Loading...
HomeMy WebLinkAbout FULL AGENDA PACKET_2021-06-01City Council and Housing Authority Meeting Packet June 1, 2021 CLOSED SESSION MEETING – 5:00 PM REGULAR OPEN MEETING – 5:45 PM  (Immediately following the Closed Session Meeting) CITY COUNCIL CHAMBER 22 Civic Center Plaza Santa Ana, CA 92701 Due to Governor Gavin Newsom’s Executive Order and the City Council's Proclamation of Local Emergency,there will be no in­person meeting location for the community to attend public meetings. Vicente Sarmiento Mayor Thai Viet Phan Councilmember – Ward 1 David Penaloza Mayor Pro Tem ­ Ward 2 Jessie Lopez Councilmember ­ Ward 3 Phil Bacerra Councilmember ­ Ward 4 Johnathan Ryan Hernandez Councilmember ­ Ward 5 Nelida Mendoza Councilmember ­ Ward 6 Mayor and Council telephone: 714­647­6900 Agenda item inquiries: 714­647­6520 Sonia R. Carvalho City Attorney Kristine Ridge City Manager Daisy Gomez Clerk of the Council In compliance with the Americans with Disabilities Act (ADA), if you need special assistance to participate in this Meeting, contact Michael Ortiz, City ADA Program Coordinator, at (714) 647­5624. Notification 48 hours prior to the Meeting will enable the City to make reasonable arrangements to assure accessibility to this meeting. The City Council agenda and supporting documentation can be found on the City’s website – www.santa­ana.org/city­meetings. CITY VISION AND CODE OF ETHICS The City of Santa Ana is committed to achieving a shared vision for the organization and its community. The Vision, Mission and Guiding Principles (Values) are the result of a thoughtful and inclusive process designed to set the City and organization on a course that meets the challenges of today and tomorrow, as follows: Vision ­ The dynamic center of Orange County which is acclaimed for our: Investment in youth • Safe and healthy community • Neighborhood pride • Thriving economic climate • Enriched and diverse culture • Quality government services Mission ­ To deliver efficient public services in partnership with our community which ensures public safety, a prosperous economic environment, opportunities for our youth, and a high quality of life for residents. Guiding Principles ­ Collaboration • Efficiency • Equity • Excellence • Fiscal Responsibility • Innovation • Transparency Code of Ethics and Conduct ­ At the Special Municipal Election held on February 5, 2008, voters approved an amendment to the City Charter which established the Code of Ethics and Conduct for elected officials and members of appointed boards, commissions, and committees to assure public confidence. The following are the core values expressed: • Integrity • Honesty • Responsibility • Fairness • Accountability • Respect • Efficiency Due to Governor Gavin Newsom’s Executive Order and the City Council's Proclamation of Local Emergency, there will be limited in­person attendance for members of the public to attend the City Council meeting or join via Zoom. The City Council meeting will occur live via teleconference Zoom webinar. You may view the meeting from your computer, tablet or smart phone via YouTube LiveStream at www.youtube.com/user/SantaAnaLibrary or on CTV3, available on Spectrum channel 3 and AT&T U­verse channel 99. PUBLIC COMMENTS – Members of the public who wish to address the City Council on closed session items, items on the regular agenda or on matters which are not on the agenda, but are within the subject matter jurisdiction of the City Council may do so by: 1. MAILING OPTION written communications – Public comments may be mailed to: Office of the Clerk of the Council, 20 Civic Center Plaza M­30, Santa Ana, CA 92701. All written communications received via mail by 4:00 p.m. on the day of the meeting will be distributed to the City Council and imaged into the City’s document archive system which is available for public review. 2. SENDING E­MAIL OPTION – Public comments may be sent via email to the City Clerk’s office at eComment@santa­ana.org. Please note the agenda item you are commenting on in the subject line of the email. All emails received before 4:00 p.m. on the day of the meeting will be distributed to the City Council and imaged into the City’s document archive system which is available for public review. 3. PROVIDING LIVE PUBLIC COMMENTS OPTION – Members of the public may provide live comments during the meeting by Zoom or Conference Call. To join by Zoom click on or type the following address into your web browser https://us02web.zoom.us/j/315965149. To join the Conference Call: Dial (669) 900­9128 and enter MEETING ID: 315 965 149#. You will be prompted by the City Clerk when it is time for i) general public comment, ii) to speak on a specific agenda item or iii) for a public hearing item. You may request to speak by dialing *9 from your phone or you may virtually raise your hand from Zoom. After the Clerk confirms the last three digits of the caller’s phone number or Zoom ID and unmutes them, the caller must press *6 or microphone icon to speak. Callers are encouraged, but not required, to identify themselves by name. Each caller will be provided three (3) minutes to speak, unless due to the number of speakers wanting to speak a decision is made to provide a different amount of time to speak. 4. IN­PERSON PUBLIC COMMENTS OPTION ­ Members of the public can provide in­ person comments at the podium in the Council Chamber. The Council Chamber will have limited seating available for members of the public to attend the meeting in­person. All persons visiting City facilities must wear face masks and observe social distancing protocols. Once the Chamber has reached health and safety capacity, the participant will be asked to exit the building once their comments have been made. Public comments are limited to three (3) minutes per speaker, unless a different time is announced by the presiding chair. Speakers who wish to address the Council must do so by submitting a “Request to Speak” card by 6:00 p.m. Cards will not be accepted after the Public Comment Session begins without the permission of the presiding chair. LIVE PUBLIC COMMENTS ON CLOSED SESSION ITEMS – You can provide live comments on closed session items by joining Zoom or the Conference Call as described in the LIVE or IN­PERSON PUBLIC COMMENTS OPTION above. Speaker queue will open at 4:30 p.m. YOU MUST JOIN ZOOM OR THE CONFERENCE CALL BY 5:00 p.m. Speakers who are not in the speaker queue by 5:00 p.m. will not be permitted to speak.   LIVE PUBLIC COMMENTS ON REGULAR AGENDA ITEMS AND NON­AGENDA ITEMS (GENERAL PUBLIC COMMENT) – You can provide comments by joining Zoom or the Conference Call as described in the LIVE or IN­PERSON PUBLIC COMMENTS OPTION above. Speaker queue will open at 4:30 p.m. YOU MUST JOIN ZOOM OR THE CONFERENCE CALL PRIOR TO 6:00 p.m. Speakers who are not in the speaker queue by 6:00 p.m. will not be permitted to speak. LIVE PUBLIC COMMENTS ON PUBLIC HEARING ITEMS – You can provide comments by joining Zoom or the Conference Call as described in the LIVE or IN­PERSON PUBLIC COMMENTS OPTION above. Speakers not in the queue by 6:00 p.m. will not be permitted to speak.   About the Agenda To download or view the attachments (staff report and other supporting documentation) for each agenda item, you must select the agenda item to see the attachments to either open in a new link (the eyeball ) or download a pdf (the cloud symbol with the down arrow ). CLOSED SESSION CALL TO ORDER ATTENDANCE Council Members Phil Bacerra Johnathan Ryan Hernandez Jessie Lopez Nelida Mendoza Thai Viet Phan Mayor  Pro Tem David Penaloza Mayor Vicente Sarmiento City Manager Kristine Ridge City Attorney Sonia R. Carvalho Clerk of the Council Daisy Gomez PUBLIC COMMENTS – Members of the public may address the City Council on Closed Session items. CLOSED SESSION ITEMS – The Brown Act permits legislative bodies to discuss certain matters without members of the public present. The City Council finds, based on advice from the City Attorney, that discussion in open session of the following matters will prejudice the position of the City in existing and anticipated litigation: 1.CONFERENCE WITH LEGAL COUNSEL ­ EXISTING LITIGATION pursuant to Paragraph (1) of subdivision (d) of Section 54956.9 of the Government Code: A. Joseph Scotti v. City of Santa Ana; Workers’ Compensation Appeals Board case #ADJ12188479  2.CONFERENCE WITH REAL PROPERTY NEGOTIATOR pursuant to Government Code Section 54956.8: Address of Property: 915 & 921 N. Flower Street, 842 N. Garnsey Street, Santa Ana, CA 92703 (APN# 005­142­35, ­47, ­58) Negotiators: City Manager Kristine Ridge, Assistant City Manager Steven A. Mendoza Negotiating Party: Charles Manh Terms:  Potential sale of Successor Agency vacant properties as required per Redevelopment Dissolution Laws (ABx1 26, AB 1484, AB 471, and SB 107) CLOSED SESSION REPORT – The City Attorney will report on any action(s) to be taken at the Regular Open Session which will begin immediately following the Closed Session. RECESS – City Council will recess to Closed Session for the purpose of conducting regular City business. RECONVENE – City Council will reconvene to continue regular City business. CITY COUNCIL REGULAR OPEN SESSION CALL TO ORDER ROLL CALL PLEDGE OF ALLEGIANCE Mayor Sarmiento INVOCATION Rabbi Stephen Einstein CEREMONIAL PRESENTATIONS 1.Certificate of Recognition presented by Councilmember Bacerra to Ed Arnold for Outstanding Contributions to the Community. STAFF PRESENTATIONS 2.COVID­19 Update in the Community. CLOSED SESSION REPORT – The City Attorney will report on any action(s) from Closed Session. PUBLIC COMMENT – Public comments will be held during the beginning of the meeting for ALL comments on agenda and non­agenda items, with the exception of public hearings. Comments for public hearings will take place after the hearing is opened. CONSENT CALENDAR RECOMMENDED ACTION:  Approve staff recommendations on the following Consent Calendar Items: 3 through 25. 3.Excused Absences Department(s): Clerk of the Council Recommended Action: Excuse the absent members. 4.Minutes from the Regular Meeting of March 16, 2021 Department(s): Clerk of the Council Recommended Action: Approve minutes. 5.Minutes from the Regular and Housing Authority meetings of April 6, 2021 Department(s): Clerk of the Council Recommended Action: Approve minutes. 6.Adopt Ordinance No. NS­XXXX – AN ORDINANCE OF THE CITY COUNCIL OF THE CITY OF SANTA ANA ADDING A NEW ARTICLE XV TO CHAPTER 36 OF THE SANTA ANA MUNICIPAL CODE TO PROHIBIT SPECTATORS AT A STREET RACE OR RECKLESS DRIVING EXHIBITION First reading at the May 18, 2021 City Council meeting and approved by a vote of 4­3 (Hernandez, Lopez and Sarmiento dissented). Published in the Orange County Reporter on May 21, 2021. Department(s): Police Department Recommended Action: Place ordinance on second reading and adopt. 7.Approve Appropriation Adjustments and Addendum No. 1 to Purchase and Sale Agreement to Increase Compensation by $5,775 for an OC Streetcar Easement Acquisition (Project No. 17­6766) (Non­General Fund) Department(s): Public Works Agency Recommended Action: 1.    Authorize the City Manager to execute Addendum No. 1 to the Purchase and Sale Agreement with Orange County Transportation Authority, A­ 2018­175, to increase the compensation to the City by $5,775, subject to non­ substantive changes approved by the City Manager and the City Attorney (Agreement No. 2021­XXX). 2.    Approve an Appropriation Adjustment (#2021­193) of $5,775 in the Select Street Construction fund, from the proceeds of the sale listed in above. (Requires five affirmative votes) 3.    Approve an Appropriation Adjustment (#2021­193) of $200,000 in the Select Street Construction fund, from the fund balance that includes $200,000 of proceeds from sale of an easement approved by Council on July 17, 2018. (Requires five affirmative votes) 8.Award a Purchase Order Contract to Repair and Renovate Ballpark Fencing in an Amount Not to Exceed $272,750 (Specification No. 21­015) (General and Non­General Fund) Department(s): Parks, Recreation, and Community Services Recommended Action: Authorize a one­time purchase and payment of purchase order contract to renovate fencing at eight ballfields to J & A Fence in the amount of $272,750, subject to non­substantive changes approved by the City Manager and City Attorney. 9.Amend the Blanket Order Contract with BPR, Inc. for Sidewalk Offset Grinding Services to Increase the Term One Year and the Total not to Exceed Amount to $720,000 (Non­General Fund) Department(s): Public Works Agency Recommended Action: Authorize the City Manager to execute an amendment to the blanket order contract with BPR, Inc. for sidewalk offset grinding services, to extend the contract term one year, beginning July 1, 2021 and expiring June 30, 2022, with provisions for an additional two, one­year renewal periods exercisable by the City Manager, in an annual amount of $240,000 for a total not to exceed amount of $720,000, subject to non­substantive changes approved by the City Manager and City Attorney. 10.Award a Purchase Order in the Amount of $438,916 to Western Truck Exchange for Five Ford Super Duty F550 Stake Bed Dump Body Trucks (Specification No. 21­029) (Non­General Fund) Department(s): Public Works Agency Recommended Action: Authorize a one­time purchase and payment of purchase order to Western Truck Exchange for five Ford Super Duty F550 Stake Bed Dump Body Trucks, in the amount of $418,916 plus a contingency of $20,000, for a total amount not to exceed $438,916, subject to non­substantive changes approved by the City Manager and City Attorney. 11.Award a Construction Contract to Hardy and Harper, Inc. in the Amount of $1,532,000 for the Local Street Preventative Maintenance Fiscal Year 20­21 Project with an Estimated Project Delivery Cost of $2,120,419 (Project No. 21­6907) (Non­General Fund) Department(s): Public Works Agency Recommended Action: 1.    Award a construction contract to Hardy and Harper, Inc., the lowest responsible bidder, in accordance with the base bid in the amount of $1,532,000, for construction of the Local Street Preventative Maintenance FY 20­21, for the term beginning June 1, 2021 and ending upon project completion, and authorize the City Manager to execute the contract subject to non­substantive changes approved by the City Manager and the City Attorney. 2.    Approve the Project Cost Analysis for a total estimated construction delivery cost of $2,120,419, which includes $1,532,000 for the construction contract, $230,119 for contract administration, inspection and testing, and a $358,300 project contingency for unanticipated or unforeseen work. 12.Approve an Agreement with Prime Government Solutions, Inc. to Continue Providing an Automated Agenda Management System for Council and Boards and Commissions (General Fund) Department(s): Clerk of the Council Office Recommended Action: Authorize the City Manager to execute an agreement with Prime Government Solutions, Inc. to continue providing an automated agenda management system in an annual amount of $50,000 for three years, with a 3% increase for a one two­year renewal for a total aggregate amount not to exceed $254,545, subject to non­substantive changes approved by the City Manager and City Attorney (Agreement No. 2021­XXX). 13.Approve an Agreement with Protection America Inc. to Provide Security Services at 1815 Carnegie Avenue during the Construction of the Homeless Navigation Center in an Amount not to exceed $95,040 (Non­General Fund) Department(s): Community Development Agency Recommended Action: Authorize the City Manager to execute an agreement with Protection America Inc. to provide security services at 1815 Carnegie Avenue for an amount not to exceed $95,040, beginning June 1, 2021 through December 31, 2021, subject to non­substantive changes approved by the City Manager and City Attorney (Agreement No. 2021­XXX). 14.Approve a Successor Agreement and a Second Amendment with Keenan & Associates for Employee Group Insurance Consulting Services Agreement and to Add KeenanWell Consulting into the Scope of Services Department(s): Human Resources Recommended Action: Authorize the City Manager to execute a: 1.    Successor Agreement with Keenan & Associates for the following services:  Act as the Broker of Record/Consultant for the City’s Group Dental, Vision, Life, Accidental Death & Dismemberment, Long Term Disability, Employee Assistance Program, Retiree Billing, Section 125 Flexible Spending Accounts, Affordable Care Act (ACA) Reporting, and Family Medical Leave Act (FMLA) administration. Keenan & Associates is paid commission through the insurance carriers and therefore there is no fiscal impact to the City for this service. The agreement will be effective July 1, 2021 through June 30, 2022 and automatically renew for subsequent one (1) year periods unless terminated earlier in accordance with section one (1) of the agreement, subject to non­substantive changes approved by the City Manager and City Attorney (Agreement No. 2021­XXX).  2.    Second Amendment with Keenan & Associates agreement to incorporate KeenanWell Consulting into the scope of services, for the development and implementation of an Employee Wellness Program (“Wellness Program”), from June 1, 2021 to June 30, 2021. The Wellness Program will automatically renew for subsequent one (1) year periods unless terminated earlier in accordance with section one (1) of the agreement.  The first period will run July 1, 2021 through June 30,  2022, services provided shall be not to exceed two thousand dollars ($2,000), and for subsequent years, the Wellness Program shall not exceed twenty­five thousand ($25,000), subject to non­substantive changes approved by the City Manager and City Attorney (Agreement No. 2021­ XXX). 15.Approve an Amendment to the Agreement with LAZ Parking in the Amount of $705,544 for Providing Parking Enforcement Services for the Police Department (General Fund) Department(s): Police Department Recommended Action: Authorize the City Manager to execute an amendment to the agreement with LAZ Karp Associates for parking enforcement services for the Police Department for the period of July 1, 2021 through June 30, 2022, in the amount of $705,554, including a 10% contingency ($64,141), subject to non­substantive changes approved by the City Manager and City Attorney (Agreement No. 2021­ XXX). 16.Approve an Agreement with Dokken Engineering for Design Services for the McFadden Avenue Protected Bike Lane and Bicycle Boulevard: Harbor to Grand Project in an Amount Not to Exceed $800,000 for a Three­Year Term (Project No. 20­ 6962) (Non­General Fund) Department(s): Public Works Agency Recommended Action: Authorize the City Manager to execute an agreement with Dokken Engineering to provide design services and complete plans, specifications, and a cost estimate for the McFadden Avenue Protected Bike Lane and Bicycle Boulevard: Harbor to Grand Project in the amount of $714,857.66, with an approximate 12 percent contingency of $85,142.34, for a total amount not to exceed $800,000, for a three­year term beginning June 1, 2021 and expiring May 30, 2024, with an option for two, one­year extensions, subject to non­substantive changes approved by the City Manager and City Attorney (Agreement No. 2021­XXX). 17.Approve an Agreement with Adams Streeter Civil Engineers, Inc. for Water Resources Plan Check Services in an Amount Not to Exceed $750,000 for up to Five Years (Non­General Fund) Department(s): Public Works Agency Recommended Action: Authorize the City Manager to execute an agreement with Adams Streeter Civil Engineers, Inc. to provide on­call water resources plan checking services for a three­year period beginning June 1, 2021 and expiring May 31, 2024, with provisions for one, two­year renewal period exercisable by the City Manager and City Attorney, in an annual amount of $150,000 and a total agreement amount not to exceed $750,000, subject to non­substantive changes approved by the City Manager and City Attorney (Agreement No. 2021­XXX). 18.Approve Agreement with the County of Orange (Public Works Materials Laboratory) for Geotechnical, Special Inspection, and Material Testing Services in an Amount not to Exceed $1,500,000 for a Three­year Period Department(s): Public Works Agency Recommended Action: Authorize the City Manager to execute an agreement with the County of Orange (Public Works Materials Laboratory) to provide on­call geotechnical, special inspection, and material testing services for a three­year period beginning June 1, 2021, and expiring May 31, 2024, in an amount not to exceed $1,500,000, subject to non­substantive changes approved by the City Manager and City Attorney (Agreement No. 2021­XXX). 19.Authorize a Purchase Agreement in the Amount of $176,000 for Real Property Acquisition for Warner Avenue Improvements Phase 2 (Property Owner: Wiliz Investment, LLC) (Project No. 18­6901) (Non­General Fund) Department(s): Public Works Agency Recommended Action: Authorize the City Manager to execute a Purchase Agreement with property owner Wiliz Investment, LLC for the partial property acquisition and goodwill (if any) for the real property located at 1201 E. Warner Avenue (APN 016­120­49 and 016­120­52) in the amount of $176,000, subject to non­substantive changes approved by the City Manager and City Attorney (Agreement No. 2021­XXX). 20.Adopt a Resolution for Fiscal Year 2021­2022 Senate Bill 1 Local Streets and Roads Projects in the estimated amount of $6,436,447 for Capital Improvement Projects (Non­General Fund) Department(s): Public Works Agency Recommended Action: Resolution No. 2021­XXX – Adopt a resolution affirming the Fiscal Year 2021­2022 SB­1 Projects List and anticipated funding in the amount of $6,436,447, which is required to be submitted to the California Transportation Commission for budgeting the Fiscal Year 2021­22 Capital Improvement Program, as necessary for City eligibility to receive Road Maintenance and Rehabilitation Account Funding. 21.Adopt Resolution to Maintain Measure M2 Funding Eligibility for Fiscal Year 2021­ 2022 Department(s): Public Works Agency Recommended Action: Resolution No. 2021­XXX – Adopt a Resolution affirming the City of Santa Ana’s Circulation Element is in conformance with the Master Plan of Arterial Highways, and that the City has an existing Mitigation Fee Program, to maintain Orange County Transportation Authority Measure M2 eligibility Program funding for Fiscal Year 2021­22.  22.Adopt a Resolution Amending the City’s Basic Classification and Compensation Plan to Establish and Delineate Classifications of Employment Designated as Unrepresented Confidential Management and Unrepresented Confidential Employees Department(s): Human Resources Recommended Action: Resolution No. 2021­XXX – Adopt a resolution that amends the City’s Basic Classification and Compensation Plan 2015­026, by: creating, deleting, or modifying classifications, and establishing terms and conditions of employment for classifications designated as Unrepresented Confidential Middle­ Management (CMM), Unrepresented Confidential Administrative Management (CAM), and Unrepresented Confidential Employees (UCE).  23.Approve Fiscal Year 2021­2022 Miscellaneous Fee Resolution Department(s): Finance and Management Services Recommended Action: Resolution No. 2021­XXX – Adopt a resolution establishing a Uniform Schedule of Miscellaneous Fees for Fiscal Year (FY) 2021­2022. 24.Adopt Resolution Approving City’s Annual Statement of Investment Policy 2021­2022; Receive and File Annual Statement of Investment Policy 2021­2022. Department(s): Finance and Management Services Recommended Action: 1.     Resolution No. 2021­XXX – Adopt a Resolution approving the City’s 2021­2022 Investment Policy. 2.    Receive and file the Annual Statement of Investment Policy 2021­2022. 25.Approve Prepayment for the City’s Contribution to Both the CalPERS Miscellaneous and Safety Employee Pension Unfunded Liability for Fiscal Year 21­22 (General and Non­General Fund) Department(s): Finance and Management Services Recommended Action: 1. Approve a $25,244,430 pre­payment for the City’s annual Unfunded Actuarial Liability to California Public Employees Retirement System (CalPERS) – Miscellaneous Plan for Fiscal Year 2021­22, to save $868,611.   2. Approve a $29,101,640 pre­payment for the City’s annual Unfunded Actuarial Liability to California Public Employees Retirement System (CalPERS) – Safety Plan for Fiscal Year 2021­22, to save $1,001,331.  **END OF CONSENT CALENDAR** BUSINESS CALENDAR 26.City­Produced Events Informational Report Department(s): Parks, Recreation, and Community Services Recommended Action: Accept informational report relating to City­produced events and provide direction to staff. 27.Authorize the Temporary Implementation of COVID­19 Relief Measures for Certain Outdoor Business Activities Specified in Executive Order No. 5­2020 and City Council Resolution No. 2020­055 for a Period of One Year from the Date the Governor Announces the Decision for California to Fully Open the Economy and Transition to Beyond the Blue Print for a Safer Economy Department(s): Planning and Building Agency Recommended Action: Resolution No. 2021­XXX – Adopt a resolution authorizing the temporary implementation of COVID­19 relief measures for certain outdoor business activities specified in Executive Order No. 5­2020 and City Council Resolution No. 2020­055 for a period of one year from the date the Governor announces the decision for California to fully open the economy and transition to Beyond the Blue Print for a Safer Economy. **END OF BUSINESS CALENDAR** PUBLIC HEARINGS PUBLIC COMMENTS – Members of the public may address the City Council on Public Hearing items. 28.Hold a Public Hearing to Adopt Resolutions Approving the 2020 Urban Water Management Plan, the 2020 Water Shortage Contingency Plan and Amend the 2015 Urban Water Management Plan Legal Notice published in the Orange County Reporter on May 21, 2021 and May 28, 2021. Department(s): Public Works Agency Recommended Action: 1.    Resolution No. 2021­XXX – Adopt a resolution approving the 2020 Urban Water Management Plan. 2.    Resolution No. 2021­XXX – Adopt a resolution approving the 2020 Water Shortage Contingency Plan. 3.   Resolution No. 2021­XXX – Adopt a resolution amending the 2015 Urban Water Management Plan to add Appendix J, Reduced Delta Reliance Reporting. 29.Public Hearing to Consider an Ordinance to Adopt the Fiscal Year 2021­22 City Budget, Approve the Revive Santa Ana Spending Priorities, Approve a Resolution for Changes to the City’s Basic Classification and Compensation Plan Budget, and Adopt the Seven­Year Capital Improvement Program Legal Notice published in the Orange County Reporter on May 21, 2021 and May 28, 2021. Department(s): Finance and Management Services Recommended Action: 1.    Approve the introduction and first reading of an Ordinance to adopt the budget for Fiscal Year 2021­22 (FY21­22), which begins on July 1, 2021 and ends on June 30, 2022. 2.    Approve the Revive Santa Ana Spending Priorities. 3.    Resolution No. 2021­XXX – Adopt a Resolution, to effect certain changes to the City’s basic classification and compensation plan, such as addition of new classification titles. 4.    Adopt the Seven­Year Capital Improvement Program (CIP) beginning FY21­22 through FY27­28, as required by the Orange County Transportation Authority (OCTA) for Measure M2 eligibility.  COUNCILMEMBER REQUESTED ITEMS 30.Discuss and Consider Directing the City Manager to Direct Staff to Form a City Charter Review Committee to Bring Forward Amendments That Can Potentially Be Placed on the Ballot for Voter Adoption – Mayor Pro Tem Penaloza 31.Discuss and Consider Directing the City Manager to Direct Staff to Prepare a Resolution Condemning Anti­Semitic Violence – Councilmember Lopez CITY MANAGER COMMENTS COUNCIL COMMENTS ADJOURNMENT – Adjourn the City Council meeting and convene to the Housing Authority meeting. Future Items 1. Enterprise Land Management System 2. Solid Waste Services Work Study Session 3. Carnegie Shelter Operator 4. Police Oversight Update HOUSING AUTHORITY CALL TO ORDER ATTENDANCE Authority Members Phil Bacerra Johnathan Ryan Hernandez Jessie Lopez Nelida Mendoza Thai Viet Phan Vice Chair David Penaloza Chair Vicente Sarmiento City Manager Kristine Ridge City Attorney Sonia R. Carvalho Clerk of the Council Daisy Gomez PUBLIC COMMENTS – Members of the public may address Housing Authority on items on the Housing Authority agenda.  CONSENT CALENDAR RECOMMENDED ACTION:  Approve staff recommendations on the following Consent Calendar Items: 1 and 2. 1.Excused Absences Department(s): Clerk of the Council Recommended Action: Excuse the absent members. 2.Minutes from the Housing Authority Meeting of April 6, 2021 Department(s): Clerk of the Council Recommended Action: Approve minutes. (Please refer to Agenda Item #5 in the City Council meeting agenda) **END OF CONSENT CALENDAR** HOUSING AUTHORITY MEMBER COMMENTS ADJOURNMENT – Adjourn the Housing Authority meeting. City Council 1 6/1/2021 City Council and Housing Authority MeetingPacketJune 1, 2021CLOSED SESSION MEETING – 5:00 PMREGULAR OPEN MEETING – 5:45 PM (Immediately following the Closed Session Meeting)CITY COUNCIL CHAMBER22 Civic Center Plaza Santa Ana, CA 92701Due to Governor Gavin Newsom’s Executive Order and the City Council's Proclamation ofLocal Emergency,there will be no in­person meeting location for the community to attendpublic meetings.Vicente SarmientoMayorThai Viet PhanCouncilmember – Ward 1 David PenalozaMayor Pro Tem ­ Ward 2Jessie LopezCouncilmember ­ Ward 3 Phil BacerraCouncilmember ­ Ward 4Johnathan Ryan HernandezCouncilmember ­ Ward 5 Nelida MendozaCouncilmember ­ Ward 6Mayor and Council telephone: 714­647­6900Agenda item inquiries: 714­647­6520Sonia R. CarvalhoCity Attorney Kristine RidgeCity Manager Daisy GomezClerk of the Council In compliance with the Americans with Disabilities Act (ADA), if you need special assistance to participate in this Meeting, contact Michael Ortiz, City ADA Program Coordinator, at (714) 647­5624. Notification 48 hours prior to the Meeting will enable the City to make reasonable arrangements to assure accessibility to this meeting. The City Council agenda and supporting documentation can be found on the City’s website – www.santa­ana.org/city­meetings. CITY VISION AND CODE OF ETHICS The City of Santa Ana is committed to achieving a shared vision for the organization and its community. The Vision, Mission and Guiding Principles (Values) are the result of a thoughtful and inclusive process designed to set the City and organization on a course that meets the challenges of today and tomorrow, as follows: Vision ­ The dynamic center of Orange County which is acclaimed for our: Investment in youth • Safe and healthy community • Neighborhood pride • Thriving economic climate • Enriched and diverse culture • Quality government services Mission ­ To deliver efficient public services in partnership with our community which ensures public safety, a prosperous economic environment, opportunities for our youth, and a high quality of life for residents. Guiding Principles ­ Collaboration • Efficiency • Equity • Excellence • Fiscal Responsibility • Innovation • Transparency Code of Ethics and Conduct ­ At the Special Municipal Election held on February 5, 2008, voters approved an amendment to the City Charter which established the Code of Ethics and Conduct for elected officials and members of appointed boards, commissions, and committees to assure public confidence. The following are the core values expressed: • Integrity • Honesty • Responsibility • Fairness • Accountability • Respect • Efficiency Due to Governor Gavin Newsom’s Executive Order and the City Council's Proclamation of Local Emergency, there will be limited in­person attendance for members of the public to attend the City Council meeting or join via Zoom. The City Council meeting will occur live via teleconference Zoom webinar. You may view the meeting from your computer, tablet or smart phone via YouTube LiveStream at www.youtube.com/user/SantaAnaLibrary or on CTV3, available on Spectrum channel 3 and AT&T U­verse channel 99. PUBLIC COMMENTS – Members of the public who wish to address the City Council on closed session items, items on the regular agenda or on matters which are not on the agenda, but are within the subject matter jurisdiction of the City Council may do so by: 1. MAILING OPTION written communications – Public comments may be mailed to: Office of the Clerk of the Council, 20 Civic Center Plaza M­30, Santa Ana, CA 92701. All written communications received via mail by 4:00 p.m. on the day of the meeting will be distributed to the City Council and imaged into the City’s document archive system which is available for public review. 2. SENDING E­MAIL OPTION – Public comments may be sent via email to the City Clerk’s office at eComment@santa­ana.org. Please note the agenda item you are commenting on in the subject line of the email. All emails received before 4:00 p.m. on the day of the meeting will be distributed to the City Council and imaged into the City’s document archive system which is available for public review. 3. PROVIDING LIVE PUBLIC COMMENTS OPTION – Members of the public may provide live comments during the meeting by Zoom or Conference Call. To join by Zoom click on or type the following address into your web browser https://us02web.zoom.us/j/315965149. To join the Conference Call: Dial (669) 900­9128 and enter MEETING ID: 315 965 149#. You will be prompted by the City Clerk when it is time for i) general public comment, ii) to speak on a specific agenda item or iii) for a public hearing item. You may request to speak by dialing *9 from your phone or you may virtually raise your hand from Zoom. After the Clerk confirms the last three digits of the caller’s phone number or Zoom ID and unmutes them, the caller must press *6 or microphone icon to speak. Callers are encouraged, but not required, to identify themselves by name. Each caller will be provided three (3) minutes to speak, unless due to the number of speakers wanting to speak a decision is made to provide a different amount of time to speak. 4. IN­PERSON PUBLIC COMMENTS OPTION ­ Members of the public can provide in­ person comments at the podium in the Council Chamber. The Council Chamber will have limited seating available for members of the public to attend the meeting in­person. All persons visiting City facilities must wear face masks and observe social distancing protocols. Once the Chamber has reached health and safety capacity, the participant will be asked to exit the building once their comments have been made. Public comments are limited to three (3) minutes per speaker, unless a different time is announced by the presiding chair. Speakers who wish to address the Council must do so by submitting a “Request to Speak” card by 6:00 p.m. Cards will not be accepted after the Public Comment Session begins without the permission of the presiding chair. LIVE PUBLIC COMMENTS ON CLOSED SESSION ITEMS – You can provide live comments on closed session items by joining Zoom or the Conference Call as described in the LIVE or IN­PERSON PUBLIC COMMENTS OPTION above. Speaker queue will open at 4:30 p.m. YOU MUST JOIN ZOOM OR THE CONFERENCE CALL BY 5:00 p.m. Speakers who are not in the speaker queue by 5:00 p.m. will not be permitted to speak.   LIVE PUBLIC COMMENTS ON REGULAR AGENDA ITEMS AND NON­AGENDA ITEMS (GENERAL PUBLIC COMMENT) – You can provide comments by joining Zoom or the Conference Call as described in the LIVE or IN­PERSON PUBLIC COMMENTS OPTION above. Speaker queue will open at 4:30 p.m. YOU MUST JOIN ZOOM OR THE CONFERENCE CALL PRIOR TO 6:00 p.m. Speakers who are not in the speaker queue by 6:00 p.m. will not be permitted to speak. LIVE PUBLIC COMMENTS ON PUBLIC HEARING ITEMS – You can provide comments by joining Zoom or the Conference Call as described in the LIVE or IN­PERSON PUBLIC COMMENTS OPTION above. Speakers not in the queue by 6:00 p.m. will not be permitted to speak.   About the Agenda To download or view the attachments (staff report and other supporting documentation) for each agenda item, you must select the agenda item to see the attachments to either open in a new link (the eyeball ) or download a pdf (the cloud symbol with the down arrow ). CLOSED SESSION CALL TO ORDER ATTENDANCE Council Members Phil Bacerra Johnathan Ryan Hernandez Jessie Lopez Nelida Mendoza Thai Viet Phan Mayor  Pro Tem David Penaloza Mayor Vicente Sarmiento City Manager Kristine Ridge City Attorney Sonia R. Carvalho Clerk of the Council Daisy Gomez PUBLIC COMMENTS – Members of the public may address the City Council on Closed Session items. CLOSED SESSION ITEMS – The Brown Act permits legislative bodies to discuss certain matters without members of the public present. The City Council finds, based on advice from the City Attorney, that discussion in open session of the following matters will prejudice the position of the City in existing and anticipated litigation: 1.CONFERENCE WITH LEGAL COUNSEL ­ EXISTING LITIGATION pursuant to Paragraph (1) of subdivision (d) of Section 54956.9 of the Government Code: A. Joseph Scotti v. City of Santa Ana; Workers’ Compensation Appeals Board case #ADJ12188479  2.CONFERENCE WITH REAL PROPERTY NEGOTIATOR pursuant to Government Code Section 54956.8: Address of Property: 915 & 921 N. Flower Street, 842 N. Garnsey Street, Santa Ana, CA 92703 (APN# 005­142­35, ­47, ­58) Negotiators: City Manager Kristine Ridge, Assistant City Manager Steven A. Mendoza Negotiating Party: Charles Manh Terms:  Potential sale of Successor Agency vacant properties as required per Redevelopment Dissolution Laws (ABx1 26, AB 1484, AB 471, and SB 107) CLOSED SESSION REPORT – The City Attorney will report on any action(s) to be taken at the Regular Open Session which will begin immediately following the Closed Session. RECESS – City Council will recess to Closed Session for the purpose of conducting regular City business. RECONVENE – City Council will reconvene to continue regular City business. CITY COUNCIL REGULAR OPEN SESSION CALL TO ORDER ROLL CALL PLEDGE OF ALLEGIANCE Mayor Sarmiento INVOCATION Rabbi Stephen Einstein CEREMONIAL PRESENTATIONS 1.Certificate of Recognition presented by Councilmember Bacerra to Ed Arnold for Outstanding Contributions to the Community. STAFF PRESENTATIONS 2.COVID­19 Update in the Community. CLOSED SESSION REPORT – The City Attorney will report on any action(s) from Closed Session. PUBLIC COMMENT – Public comments will be held during the beginning of the meeting for ALL comments on agenda and non­agenda items, with the exception of public hearings. Comments for public hearings will take place after the hearing is opened. CONSENT CALENDAR RECOMMENDED ACTION:  Approve staff recommendations on the following Consent Calendar Items: 3 through 25. 3.Excused Absences Department(s): Clerk of the Council Recommended Action: Excuse the absent members. 4.Minutes from the Regular Meeting of March 16, 2021 Department(s): Clerk of the Council Recommended Action: Approve minutes. 5.Minutes from the Regular and Housing Authority meetings of April 6, 2021 Department(s): Clerk of the Council Recommended Action: Approve minutes. 6.Adopt Ordinance No. NS­XXXX – AN ORDINANCE OF THE CITY COUNCIL OF THE CITY OF SANTA ANA ADDING A NEW ARTICLE XV TO CHAPTER 36 OF THE SANTA ANA MUNICIPAL CODE TO PROHIBIT SPECTATORS AT A STREET RACE OR RECKLESS DRIVING EXHIBITION First reading at the May 18, 2021 City Council meeting and approved by a vote of 4­3 (Hernandez, Lopez and Sarmiento dissented). Published in the Orange County Reporter on May 21, 2021. Department(s): Police Department Recommended Action: Place ordinance on second reading and adopt. 7.Approve Appropriation Adjustments and Addendum No. 1 to Purchase and Sale Agreement to Increase Compensation by $5,775 for an OC Streetcar Easement Acquisition (Project No. 17­6766) (Non­General Fund) Department(s): Public Works Agency Recommended Action: 1.    Authorize the City Manager to execute Addendum No. 1 to the Purchase and Sale Agreement with Orange County Transportation Authority, A­ 2018­175, to increase the compensation to the City by $5,775, subject to non­ substantive changes approved by the City Manager and the City Attorney (Agreement No. 2021­XXX). 2.    Approve an Appropriation Adjustment (#2021­193) of $5,775 in the Select Street Construction fund, from the proceeds of the sale listed in above. (Requires five affirmative votes) 3.    Approve an Appropriation Adjustment (#2021­193) of $200,000 in the Select Street Construction fund, from the fund balance that includes $200,000 of proceeds from sale of an easement approved by Council on July 17, 2018. (Requires five affirmative votes) 8.Award a Purchase Order Contract to Repair and Renovate Ballpark Fencing in an Amount Not to Exceed $272,750 (Specification No. 21­015) (General and Non­General Fund) Department(s): Parks, Recreation, and Community Services Recommended Action: Authorize a one­time purchase and payment of purchase order contract to renovate fencing at eight ballfields to J & A Fence in the amount of $272,750, subject to non­substantive changes approved by the City Manager and City Attorney. 9.Amend the Blanket Order Contract with BPR, Inc. for Sidewalk Offset Grinding Services to Increase the Term One Year and the Total not to Exceed Amount to $720,000 (Non­General Fund) Department(s): Public Works Agency Recommended Action: Authorize the City Manager to execute an amendment to the blanket order contract with BPR, Inc. for sidewalk offset grinding services, to extend the contract term one year, beginning July 1, 2021 and expiring June 30, 2022, with provisions for an additional two, one­year renewal periods exercisable by the City Manager, in an annual amount of $240,000 for a total not to exceed amount of $720,000, subject to non­substantive changes approved by the City Manager and City Attorney. 10.Award a Purchase Order in the Amount of $438,916 to Western Truck Exchange for Five Ford Super Duty F550 Stake Bed Dump Body Trucks (Specification No. 21­029) (Non­General Fund) Department(s): Public Works Agency Recommended Action: Authorize a one­time purchase and payment of purchase order to Western Truck Exchange for five Ford Super Duty F550 Stake Bed Dump Body Trucks, in the amount of $418,916 plus a contingency of $20,000, for a total amount not to exceed $438,916, subject to non­substantive changes approved by the City Manager and City Attorney. 11.Award a Construction Contract to Hardy and Harper, Inc. in the Amount of $1,532,000 for the Local Street Preventative Maintenance Fiscal Year 20­21 Project with an Estimated Project Delivery Cost of $2,120,419 (Project No. 21­6907) (Non­General Fund) Department(s): Public Works Agency Recommended Action: 1.    Award a construction contract to Hardy and Harper, Inc., the lowest responsible bidder, in accordance with the base bid in the amount of $1,532,000, for construction of the Local Street Preventative Maintenance FY 20­21, for the term beginning June 1, 2021 and ending upon project completion, and authorize the City Manager to execute the contract subject to non­substantive changes approved by the City Manager and the City Attorney. 2.    Approve the Project Cost Analysis for a total estimated construction delivery cost of $2,120,419, which includes $1,532,000 for the construction contract, $230,119 for contract administration, inspection and testing, and a $358,300 project contingency for unanticipated or unforeseen work. 12.Approve an Agreement with Prime Government Solutions, Inc. to Continue Providing an Automated Agenda Management System for Council and Boards and Commissions (General Fund) Department(s): Clerk of the Council Office Recommended Action: Authorize the City Manager to execute an agreement with Prime Government Solutions, Inc. to continue providing an automated agenda management system in an annual amount of $50,000 for three years, with a 3% increase for a one two­year renewal for a total aggregate amount not to exceed $254,545, subject to non­substantive changes approved by the City Manager and City Attorney (Agreement No. 2021­XXX). 13.Approve an Agreement with Protection America Inc. to Provide Security Services at 1815 Carnegie Avenue during the Construction of the Homeless Navigation Center in an Amount not to exceed $95,040 (Non­General Fund) Department(s): Community Development Agency Recommended Action: Authorize the City Manager to execute an agreement with Protection America Inc. to provide security services at 1815 Carnegie Avenue for an amount not to exceed $95,040, beginning June 1, 2021 through December 31, 2021, subject to non­substantive changes approved by the City Manager and City Attorney (Agreement No. 2021­XXX). 14.Approve a Successor Agreement and a Second Amendment with Keenan & Associates for Employee Group Insurance Consulting Services Agreement and to Add KeenanWell Consulting into the Scope of Services Department(s): Human Resources Recommended Action: Authorize the City Manager to execute a: 1.    Successor Agreement with Keenan & Associates for the following services:  Act as the Broker of Record/Consultant for the City’s Group Dental, Vision, Life, Accidental Death & Dismemberment, Long Term Disability, Employee Assistance Program, Retiree Billing, Section 125 Flexible Spending Accounts, Affordable Care Act (ACA) Reporting, and Family Medical Leave Act (FMLA) administration. Keenan & Associates is paid commission through the insurance carriers and therefore there is no fiscal impact to the City for this service. The agreement will be effective July 1, 2021 through June 30, 2022 and automatically renew for subsequent one (1) year periods unless terminated earlier in accordance with section one (1) of the agreement, subject to non­substantive changes approved by the City Manager and City Attorney (Agreement No. 2021­XXX).  2.    Second Amendment with Keenan & Associates agreement to incorporate KeenanWell Consulting into the scope of services, for the development and implementation of an Employee Wellness Program (“Wellness Program”), from June 1, 2021 to June 30, 2021. The Wellness Program will automatically renew for subsequent one (1) year periods unless terminated earlier in accordance with section one (1) of the agreement.  The first period will run July 1, 2021 through June 30,  2022, services provided shall be not to exceed two thousand dollars ($2,000), and for subsequent years, the Wellness Program shall not exceed twenty­five thousand ($25,000), subject to non­substantive changes approved by the City Manager and City Attorney (Agreement No. 2021­ XXX). 15.Approve an Amendment to the Agreement with LAZ Parking in the Amount of $705,544 for Providing Parking Enforcement Services for the Police Department (General Fund) Department(s): Police Department Recommended Action: Authorize the City Manager to execute an amendment to the agreement with LAZ Karp Associates for parking enforcement services for the Police Department for the period of July 1, 2021 through June 30, 2022, in the amount of $705,554, including a 10% contingency ($64,141), subject to non­substantive changes approved by the City Manager and City Attorney (Agreement No. 2021­ XXX). 16.Approve an Agreement with Dokken Engineering for Design Services for the McFadden Avenue Protected Bike Lane and Bicycle Boulevard: Harbor to Grand Project in an Amount Not to Exceed $800,000 for a Three­Year Term (Project No. 20­ 6962) (Non­General Fund) Department(s): Public Works Agency Recommended Action: Authorize the City Manager to execute an agreement with Dokken Engineering to provide design services and complete plans, specifications, and a cost estimate for the McFadden Avenue Protected Bike Lane and Bicycle Boulevard: Harbor to Grand Project in the amount of $714,857.66, with an approximate 12 percent contingency of $85,142.34, for a total amount not to exceed $800,000, for a three­year term beginning June 1, 2021 and expiring May 30, 2024, with an option for two, one­year extensions, subject to non­substantive changes approved by the City Manager and City Attorney (Agreement No. 2021­XXX). 17.Approve an Agreement with Adams Streeter Civil Engineers, Inc. for Water Resources Plan Check Services in an Amount Not to Exceed $750,000 for up to Five Years (Non­General Fund) Department(s): Public Works Agency Recommended Action: Authorize the City Manager to execute an agreement with Adams Streeter Civil Engineers, Inc. to provide on­call water resources plan checking services for a three­year period beginning June 1, 2021 and expiring May 31, 2024, with provisions for one, two­year renewal period exercisable by the City Manager and City Attorney, in an annual amount of $150,000 and a total agreement amount not to exceed $750,000, subject to non­substantive changes approved by the City Manager and City Attorney (Agreement No. 2021­XXX). 18.Approve Agreement with the County of Orange (Public Works Materials Laboratory) for Geotechnical, Special Inspection, and Material Testing Services in an Amount not to Exceed $1,500,000 for a Three­year Period Department(s): Public Works Agency Recommended Action: Authorize the City Manager to execute an agreement with the County of Orange (Public Works Materials Laboratory) to provide on­call geotechnical, special inspection, and material testing services for a three­year period beginning June 1, 2021, and expiring May 31, 2024, in an amount not to exceed $1,500,000, subject to non­substantive changes approved by the City Manager and City Attorney (Agreement No. 2021­XXX). 19.Authorize a Purchase Agreement in the Amount of $176,000 for Real Property Acquisition for Warner Avenue Improvements Phase 2 (Property Owner: Wiliz Investment, LLC) (Project No. 18­6901) (Non­General Fund) Department(s): Public Works Agency Recommended Action: Authorize the City Manager to execute a Purchase Agreement with property owner Wiliz Investment, LLC for the partial property acquisition and goodwill (if any) for the real property located at 1201 E. Warner Avenue (APN 016­120­49 and 016­120­52) in the amount of $176,000, subject to non­substantive changes approved by the City Manager and City Attorney (Agreement No. 2021­XXX). 20.Adopt a Resolution for Fiscal Year 2021­2022 Senate Bill 1 Local Streets and Roads Projects in the estimated amount of $6,436,447 for Capital Improvement Projects (Non­General Fund) Department(s): Public Works Agency Recommended Action: Resolution No. 2021­XXX – Adopt a resolution affirming the Fiscal Year 2021­2022 SB­1 Projects List and anticipated funding in the amount of $6,436,447, which is required to be submitted to the California Transportation Commission for budgeting the Fiscal Year 2021­22 Capital Improvement Program, as necessary for City eligibility to receive Road Maintenance and Rehabilitation Account Funding. 21.Adopt Resolution to Maintain Measure M2 Funding Eligibility for Fiscal Year 2021­ 2022 Department(s): Public Works Agency Recommended Action: Resolution No. 2021­XXX – Adopt a Resolution affirming the City of Santa Ana’s Circulation Element is in conformance with the Master Plan of Arterial Highways, and that the City has an existing Mitigation Fee Program, to maintain Orange County Transportation Authority Measure M2 eligibility Program funding for Fiscal Year 2021­22.  22.Adopt a Resolution Amending the City’s Basic Classification and Compensation Plan to Establish and Delineate Classifications of Employment Designated as Unrepresented Confidential Management and Unrepresented Confidential Employees Department(s): Human Resources Recommended Action: Resolution No. 2021­XXX – Adopt a resolution that amends the City’s Basic Classification and Compensation Plan 2015­026, by: creating, deleting, or modifying classifications, and establishing terms and conditions of employment for classifications designated as Unrepresented Confidential Middle­ Management (CMM), Unrepresented Confidential Administrative Management (CAM), and Unrepresented Confidential Employees (UCE).  23.Approve Fiscal Year 2021­2022 Miscellaneous Fee Resolution Department(s): Finance and Management Services Recommended Action: Resolution No. 2021­XXX – Adopt a resolution establishing a Uniform Schedule of Miscellaneous Fees for Fiscal Year (FY) 2021­2022. 24.Adopt Resolution Approving City’s Annual Statement of Investment Policy 2021­2022; Receive and File Annual Statement of Investment Policy 2021­2022. Department(s): Finance and Management Services Recommended Action: 1.     Resolution No. 2021­XXX – Adopt a Resolution approving the City’s 2021­2022 Investment Policy. 2.    Receive and file the Annual Statement of Investment Policy 2021­2022. 25.Approve Prepayment for the City’s Contribution to Both the CalPERS Miscellaneous and Safety Employee Pension Unfunded Liability for Fiscal Year 21­22 (General and Non­General Fund) Department(s): Finance and Management Services Recommended Action: 1. Approve a $25,244,430 pre­payment for the City’s annual Unfunded Actuarial Liability to California Public Employees Retirement System (CalPERS) – Miscellaneous Plan for Fiscal Year 2021­22, to save $868,611.   2. Approve a $29,101,640 pre­payment for the City’s annual Unfunded Actuarial Liability to California Public Employees Retirement System (CalPERS) – Safety Plan for Fiscal Year 2021­22, to save $1,001,331.  **END OF CONSENT CALENDAR** BUSINESS CALENDAR 26.City­Produced Events Informational Report Department(s): Parks, Recreation, and Community Services Recommended Action: Accept informational report relating to City­produced events and provide direction to staff. 27.Authorize the Temporary Implementation of COVID­19 Relief Measures for Certain Outdoor Business Activities Specified in Executive Order No. 5­2020 and City Council Resolution No. 2020­055 for a Period of One Year from the Date the Governor Announces the Decision for California to Fully Open the Economy and Transition to Beyond the Blue Print for a Safer Economy Department(s): Planning and Building Agency Recommended Action: Resolution No. 2021­XXX – Adopt a resolution authorizing the temporary implementation of COVID­19 relief measures for certain outdoor business activities specified in Executive Order No. 5­2020 and City Council Resolution No. 2020­055 for a period of one year from the date the Governor announces the decision for California to fully open the economy and transition to Beyond the Blue Print for a Safer Economy. **END OF BUSINESS CALENDAR** PUBLIC HEARINGS PUBLIC COMMENTS – Members of the public may address the City Council on Public Hearing items. 28.Hold a Public Hearing to Adopt Resolutions Approving the 2020 Urban Water Management Plan, the 2020 Water Shortage Contingency Plan and Amend the 2015 Urban Water Management Plan Legal Notice published in the Orange County Reporter on May 21, 2021 and May 28, 2021. Department(s): Public Works Agency Recommended Action: 1.    Resolution No. 2021­XXX – Adopt a resolution approving the 2020 Urban Water Management Plan. 2.    Resolution No. 2021­XXX – Adopt a resolution approving the 2020 Water Shortage Contingency Plan. 3.   Resolution No. 2021­XXX – Adopt a resolution amending the 2015 Urban Water Management Plan to add Appendix J, Reduced Delta Reliance Reporting. 29.Public Hearing to Consider an Ordinance to Adopt the Fiscal Year 2021­22 City Budget, Approve the Revive Santa Ana Spending Priorities, Approve a Resolution for Changes to the City’s Basic Classification and Compensation Plan Budget, and Adopt the Seven­Year Capital Improvement Program Legal Notice published in the Orange County Reporter on May 21, 2021 and May 28, 2021. Department(s): Finance and Management Services Recommended Action: 1.    Approve the introduction and first reading of an Ordinance to adopt the budget for Fiscal Year 2021­22 (FY21­22), which begins on July 1, 2021 and ends on June 30, 2022. 2.    Approve the Revive Santa Ana Spending Priorities. 3.    Resolution No. 2021­XXX – Adopt a Resolution, to effect certain changes to the City’s basic classification and compensation plan, such as addition of new classification titles. 4.    Adopt the Seven­Year Capital Improvement Program (CIP) beginning FY21­22 through FY27­28, as required by the Orange County Transportation Authority (OCTA) for Measure M2 eligibility.  COUNCILMEMBER REQUESTED ITEMS 30.Discuss and Consider Directing the City Manager to Direct Staff to Form a City Charter Review Committee to Bring Forward Amendments That Can Potentially Be Placed on the Ballot for Voter Adoption – Mayor Pro Tem Penaloza 31.Discuss and Consider Directing the City Manager to Direct Staff to Prepare a Resolution Condemning Anti­Semitic Violence – Councilmember Lopez CITY MANAGER COMMENTS COUNCIL COMMENTS ADJOURNMENT – Adjourn the City Council meeting and convene to the Housing Authority meeting. Future Items 1. Enterprise Land Management System 2. Solid Waste Services Work Study Session 3. Carnegie Shelter Operator 4. Police Oversight Update HOUSING AUTHORITY CALL TO ORDER ATTENDANCE Authority Members Phil Bacerra Johnathan Ryan Hernandez Jessie Lopez Nelida Mendoza Thai Viet Phan Vice Chair David Penaloza Chair Vicente Sarmiento City Manager Kristine Ridge City Attorney Sonia R. Carvalho Clerk of the Council Daisy Gomez PUBLIC COMMENTS – Members of the public may address Housing Authority on items on the Housing Authority agenda.  CONSENT CALENDAR RECOMMENDED ACTION:  Approve staff recommendations on the following Consent Calendar Items: 1 and 2. 1.Excused Absences Department(s): Clerk of the Council Recommended Action: Excuse the absent members. 2.Minutes from the Housing Authority Meeting of April 6, 2021 Department(s): Clerk of the Council Recommended Action: Approve minutes. (Please refer to Agenda Item #5 in the City Council meeting agenda) **END OF CONSENT CALENDAR** HOUSING AUTHORITY MEMBER COMMENTS ADJOURNMENT – Adjourn the Housing Authority meeting. City Council 2 6/1/2021 City Council and Housing Authority MeetingPacketJune 1, 2021CLOSED SESSION MEETING – 5:00 PMREGULAR OPEN MEETING – 5:45 PM (Immediately following the Closed Session Meeting)CITY COUNCIL CHAMBER22 Civic Center Plaza Santa Ana, CA 92701Due to Governor Gavin Newsom’s Executive Order and the City Council's Proclamation ofLocal Emergency,there will be no in­person meeting location for the community to attendpublic meetings.Vicente SarmientoMayorThai Viet PhanCouncilmember – Ward 1 David PenalozaMayor Pro Tem ­ Ward 2Jessie LopezCouncilmember ­ Ward 3 Phil BacerraCouncilmember ­ Ward 4Johnathan Ryan HernandezCouncilmember ­ Ward 5 Nelida MendozaCouncilmember ­ Ward 6Mayor and Council telephone: 714­647­6900Agenda item inquiries: 714­647­6520Sonia R. CarvalhoCity Attorney Kristine RidgeCity Manager Daisy GomezClerk of the CouncilIn compliance with the Americans with Disabilities Act (ADA), if you need special assistance to participate in this Meeting,contact Michael Ortiz, City ADA Program Coordinator, at (714) 647­5624. Notification 48 hours prior to the Meeting will enablethe City to make reasonable arrangements to assure accessibility to this meeting. The City Council agenda and supportingdocumentation can be found on the City’s website – www.santa­ana.org/city­meetings.CITY VISION AND CODE OF ETHICSThe City of Santa Ana is committed to achieving a shared vision for the organization and itscommunity. The Vision, Mission and Guiding Principles (Values) are the result of a thoughtfuland inclusive process designed to set the City and organization on a course that meets thechallenges of today and tomorrow, as follows:Vision ­ The dynamic center of Orange County which is acclaimed for our: Investment inyouth • Safe and healthy community • Neighborhood pride • Thriving economic climate •Enriched and diverse culture • Quality government servicesMission ­ To deliver efficient public services in partnership with our community which ensurespublic safety, a prosperous economic environment, opportunities for our youth, and a highquality of life for residents.Guiding Principles ­ Collaboration • Efficiency • Equity • Excellence • Fiscal Responsibility •Innovation • TransparencyCode of Ethics and Conduct ­ At the Special Municipal Election held on February 5, 2008,voters approved an amendment to the City Charter which established the Code of Ethics and Conduct for elected officials and members of appointed boards, commissions, and committees to assure public confidence. The following are the core values expressed: • Integrity • Honesty • Responsibility • Fairness • Accountability • Respect • Efficiency Due to Governor Gavin Newsom’s Executive Order and the City Council's Proclamation of Local Emergency, there will be limited in­person attendance for members of the public to attend the City Council meeting or join via Zoom. The City Council meeting will occur live via teleconference Zoom webinar. You may view the meeting from your computer, tablet or smart phone via YouTube LiveStream at www.youtube.com/user/SantaAnaLibrary or on CTV3, available on Spectrum channel 3 and AT&T U­verse channel 99. PUBLIC COMMENTS – Members of the public who wish to address the City Council on closed session items, items on the regular agenda or on matters which are not on the agenda, but are within the subject matter jurisdiction of the City Council may do so by: 1. MAILING OPTION written communications – Public comments may be mailed to: Office of the Clerk of the Council, 20 Civic Center Plaza M­30, Santa Ana, CA 92701. All written communications received via mail by 4:00 p.m. on the day of the meeting will be distributed to the City Council and imaged into the City’s document archive system which is available for public review. 2. SENDING E­MAIL OPTION – Public comments may be sent via email to the City Clerk’s office at eComment@santa­ana.org. Please note the agenda item you are commenting on in the subject line of the email. All emails received before 4:00 p.m. on the day of the meeting will be distributed to the City Council and imaged into the City’s document archive system which is available for public review. 3. PROVIDING LIVE PUBLIC COMMENTS OPTION – Members of the public may provide live comments during the meeting by Zoom or Conference Call. To join by Zoom click on or type the following address into your web browser https://us02web.zoom.us/j/315965149. To join the Conference Call: Dial (669) 900­9128 and enter MEETING ID: 315 965 149#. You will be prompted by the City Clerk when it is time for i) general public comment, ii) to speak on a specific agenda item or iii) for a public hearing item. You may request to speak by dialing *9 from your phone or you may virtually raise your hand from Zoom. After the Clerk confirms the last three digits of the caller’s phone number or Zoom ID and unmutes them, the caller must press *6 or microphone icon to speak. Callers are encouraged, but not required, to identify themselves by name. Each caller will be provided three (3) minutes to speak, unless due to the number of speakers wanting to speak a decision is made to provide a different amount of time to speak. 4. IN­PERSON PUBLIC COMMENTS OPTION ­ Members of the public can provide in­ person comments at the podium in the Council Chamber. The Council Chamber will have limited seating available for members of the public to attend the meeting in­person. All persons visiting City facilities must wear face masks and observe social distancing protocols. Once the Chamber has reached health and safety capacity, the participant will be asked to exit the building once their comments have been made. Public comments are limited to three (3) minutes per speaker, unless a different time is announced by the presiding chair. Speakers who wish to address the Council must do so by submitting a “Request to Speak” card by 6:00 p.m. Cards will not be accepted after the Public Comment Session begins without the permission of the presiding chair. LIVE PUBLIC COMMENTS ON CLOSED SESSION ITEMS – You can provide live comments on closed session items by joining Zoom or the Conference Call as described in the LIVE or IN­PERSON PUBLIC COMMENTS OPTION above. Speaker queue will open at 4:30 p.m. YOU MUST JOIN ZOOM OR THE CONFERENCE CALL BY 5:00 p.m. Speakers who are not in the speaker queue by 5:00 p.m. will not be permitted to speak.   LIVE PUBLIC COMMENTS ON REGULAR AGENDA ITEMS AND NON­AGENDA ITEMS (GENERAL PUBLIC COMMENT) – You can provide comments by joining Zoom or the Conference Call as described in the LIVE or IN­PERSON PUBLIC COMMENTS OPTION above. Speaker queue will open at 4:30 p.m. YOU MUST JOIN ZOOM OR THE CONFERENCE CALL PRIOR TO 6:00 p.m. Speakers who are not in the speaker queue by 6:00 p.m. will not be permitted to speak. LIVE PUBLIC COMMENTS ON PUBLIC HEARING ITEMS – You can provide comments by joining Zoom or the Conference Call as described in the LIVE or IN­PERSON PUBLIC COMMENTS OPTION above. Speakers not in the queue by 6:00 p.m. will not be permitted to speak.   About the Agenda To download or view the attachments (staff report and other supporting documentation) for each agenda item, you must select the agenda item to see the attachments to either open in a new link (the eyeball ) or download a pdf (the cloud symbol with the down arrow ). CLOSED SESSION CALL TO ORDER ATTENDANCE Council Members Phil Bacerra Johnathan Ryan Hernandez Jessie Lopez Nelida Mendoza Thai Viet Phan Mayor  Pro Tem David Penaloza Mayor Vicente Sarmiento City Manager Kristine Ridge City Attorney Sonia R. Carvalho Clerk of the Council Daisy Gomez PUBLIC COMMENTS – Members of the public may address the City Council on Closed Session items. CLOSED SESSION ITEMS – The Brown Act permits legislative bodies to discuss certain matters without members of the public present. The City Council finds, based on advice from the City Attorney, that discussion in open session of the following matters will prejudice the position of the City in existing and anticipated litigation: 1.CONFERENCE WITH LEGAL COUNSEL ­ EXISTING LITIGATION pursuant to Paragraph (1) of subdivision (d) of Section 54956.9 of the Government Code: A. Joseph Scotti v. City of Santa Ana; Workers’ Compensation Appeals Board case #ADJ12188479  2.CONFERENCE WITH REAL PROPERTY NEGOTIATOR pursuant to Government Code Section 54956.8: Address of Property: 915 & 921 N. Flower Street, 842 N. Garnsey Street, Santa Ana, CA 92703 (APN# 005­142­35, ­47, ­58) Negotiators: City Manager Kristine Ridge, Assistant City Manager Steven A. Mendoza Negotiating Party: Charles Manh Terms:  Potential sale of Successor Agency vacant properties as required per Redevelopment Dissolution Laws (ABx1 26, AB 1484, AB 471, and SB 107) CLOSED SESSION REPORT – The City Attorney will report on any action(s) to be taken at the Regular Open Session which will begin immediately following the Closed Session. RECESS – City Council will recess to Closed Session for the purpose of conducting regular City business. RECONVENE – City Council will reconvene to continue regular City business. CITY COUNCIL REGULAR OPEN SESSION CALL TO ORDER ROLL CALL PLEDGE OF ALLEGIANCE Mayor Sarmiento INVOCATION Rabbi Stephen Einstein CEREMONIAL PRESENTATIONS 1.Certificate of Recognition presented by Councilmember Bacerra to Ed Arnold for Outstanding Contributions to the Community. STAFF PRESENTATIONS 2.COVID­19 Update in the Community. CLOSED SESSION REPORT – The City Attorney will report on any action(s) from Closed Session. PUBLIC COMMENT – Public comments will be held during the beginning of the meeting for ALL comments on agenda and non­agenda items, with the exception of public hearings. Comments for public hearings will take place after the hearing is opened. CONSENT CALENDAR RECOMMENDED ACTION:  Approve staff recommendations on the following Consent Calendar Items: 3 through 25. 3.Excused Absences Department(s): Clerk of the Council Recommended Action: Excuse the absent members. 4.Minutes from the Regular Meeting of March 16, 2021 Department(s): Clerk of the Council Recommended Action: Approve minutes. 5.Minutes from the Regular and Housing Authority meetings of April 6, 2021 Department(s): Clerk of the Council Recommended Action: Approve minutes. 6.Adopt Ordinance No. NS­XXXX – AN ORDINANCE OF THE CITY COUNCIL OF THE CITY OF SANTA ANA ADDING A NEW ARTICLE XV TO CHAPTER 36 OF THE SANTA ANA MUNICIPAL CODE TO PROHIBIT SPECTATORS AT A STREET RACE OR RECKLESS DRIVING EXHIBITION First reading at the May 18, 2021 City Council meeting and approved by a vote of 4­3 (Hernandez, Lopez and Sarmiento dissented). Published in the Orange County Reporter on May 21, 2021. Department(s): Police Department Recommended Action: Place ordinance on second reading and adopt. 7.Approve Appropriation Adjustments and Addendum No. 1 to Purchase and Sale Agreement to Increase Compensation by $5,775 for an OC Streetcar Easement Acquisition (Project No. 17­6766) (Non­General Fund) Department(s): Public Works Agency Recommended Action: 1.    Authorize the City Manager to execute Addendum No. 1 to the Purchase and Sale Agreement with Orange County Transportation Authority, A­ 2018­175, to increase the compensation to the City by $5,775, subject to non­ substantive changes approved by the City Manager and the City Attorney (Agreement No. 2021­XXX). 2.    Approve an Appropriation Adjustment (#2021­193) of $5,775 in the Select Street Construction fund, from the proceeds of the sale listed in above. (Requires five affirmative votes) 3.    Approve an Appropriation Adjustment (#2021­193) of $200,000 in the Select Street Construction fund, from the fund balance that includes $200,000 of proceeds from sale of an easement approved by Council on July 17, 2018. (Requires five affirmative votes) 8.Award a Purchase Order Contract to Repair and Renovate Ballpark Fencing in an Amount Not to Exceed $272,750 (Specification No. 21­015) (General and Non­General Fund) Department(s): Parks, Recreation, and Community Services Recommended Action: Authorize a one­time purchase and payment of purchase order contract to renovate fencing at eight ballfields to J & A Fence in the amount of $272,750, subject to non­substantive changes approved by the City Manager and City Attorney. 9.Amend the Blanket Order Contract with BPR, Inc. for Sidewalk Offset Grinding Services to Increase the Term One Year and the Total not to Exceed Amount to $720,000 (Non­General Fund) Department(s): Public Works Agency Recommended Action: Authorize the City Manager to execute an amendment to the blanket order contract with BPR, Inc. for sidewalk offset grinding services, to extend the contract term one year, beginning July 1, 2021 and expiring June 30, 2022, with provisions for an additional two, one­year renewal periods exercisable by the City Manager, in an annual amount of $240,000 for a total not to exceed amount of $720,000, subject to non­substantive changes approved by the City Manager and City Attorney. 10.Award a Purchase Order in the Amount of $438,916 to Western Truck Exchange for Five Ford Super Duty F550 Stake Bed Dump Body Trucks (Specification No. 21­029) (Non­General Fund) Department(s): Public Works Agency Recommended Action: Authorize a one­time purchase and payment of purchase order to Western Truck Exchange for five Ford Super Duty F550 Stake Bed Dump Body Trucks, in the amount of $418,916 plus a contingency of $20,000, for a total amount not to exceed $438,916, subject to non­substantive changes approved by the City Manager and City Attorney. 11.Award a Construction Contract to Hardy and Harper, Inc. in the Amount of $1,532,000 for the Local Street Preventative Maintenance Fiscal Year 20­21 Project with an Estimated Project Delivery Cost of $2,120,419 (Project No. 21­6907) (Non­General Fund) Department(s): Public Works Agency Recommended Action: 1.    Award a construction contract to Hardy and Harper, Inc., the lowest responsible bidder, in accordance with the base bid in the amount of $1,532,000, for construction of the Local Street Preventative Maintenance FY 20­21, for the term beginning June 1, 2021 and ending upon project completion, and authorize the City Manager to execute the contract subject to non­substantive changes approved by the City Manager and the City Attorney. 2.    Approve the Project Cost Analysis for a total estimated construction delivery cost of $2,120,419, which includes $1,532,000 for the construction contract, $230,119 for contract administration, inspection and testing, and a $358,300 project contingency for unanticipated or unforeseen work. 12.Approve an Agreement with Prime Government Solutions, Inc. to Continue Providing an Automated Agenda Management System for Council and Boards and Commissions (General Fund) Department(s): Clerk of the Council Office Recommended Action: Authorize the City Manager to execute an agreement with Prime Government Solutions, Inc. to continue providing an automated agenda management system in an annual amount of $50,000 for three years, with a 3% increase for a one two­year renewal for a total aggregate amount not to exceed $254,545, subject to non­substantive changes approved by the City Manager and City Attorney (Agreement No. 2021­XXX). 13.Approve an Agreement with Protection America Inc. to Provide Security Services at 1815 Carnegie Avenue during the Construction of the Homeless Navigation Center in an Amount not to exceed $95,040 (Non­General Fund) Department(s): Community Development Agency Recommended Action: Authorize the City Manager to execute an agreement with Protection America Inc. to provide security services at 1815 Carnegie Avenue for an amount not to exceed $95,040, beginning June 1, 2021 through December 31, 2021, subject to non­substantive changes approved by the City Manager and City Attorney (Agreement No. 2021­XXX). 14.Approve a Successor Agreement and a Second Amendment with Keenan & Associates for Employee Group Insurance Consulting Services Agreement and to Add KeenanWell Consulting into the Scope of Services Department(s): Human Resources Recommended Action: Authorize the City Manager to execute a: 1.    Successor Agreement with Keenan & Associates for the following services:  Act as the Broker of Record/Consultant for the City’s Group Dental, Vision, Life, Accidental Death & Dismemberment, Long Term Disability, Employee Assistance Program, Retiree Billing, Section 125 Flexible Spending Accounts, Affordable Care Act (ACA) Reporting, and Family Medical Leave Act (FMLA) administration. Keenan & Associates is paid commission through the insurance carriers and therefore there is no fiscal impact to the City for this service. The agreement will be effective July 1, 2021 through June 30, 2022 and automatically renew for subsequent one (1) year periods unless terminated earlier in accordance with section one (1) of the agreement, subject to non­substantive changes approved by the City Manager and City Attorney (Agreement No. 2021­XXX).  2.    Second Amendment with Keenan & Associates agreement to incorporate KeenanWell Consulting into the scope of services, for the development and implementation of an Employee Wellness Program (“Wellness Program”), from June 1, 2021 to June 30, 2021. The Wellness Program will automatically renew for subsequent one (1) year periods unless terminated earlier in accordance with section one (1) of the agreement.  The first period will run July 1, 2021 through June 30,  2022, services provided shall be not to exceed two thousand dollars ($2,000), and for subsequent years, the Wellness Program shall not exceed twenty­five thousand ($25,000), subject to non­substantive changes approved by the City Manager and City Attorney (Agreement No. 2021­ XXX). 15.Approve an Amendment to the Agreement with LAZ Parking in the Amount of $705,544 for Providing Parking Enforcement Services for the Police Department (General Fund) Department(s): Police Department Recommended Action: Authorize the City Manager to execute an amendment to the agreement with LAZ Karp Associates for parking enforcement services for the Police Department for the period of July 1, 2021 through June 30, 2022, in the amount of $705,554, including a 10% contingency ($64,141), subject to non­substantive changes approved by the City Manager and City Attorney (Agreement No. 2021­ XXX). 16.Approve an Agreement with Dokken Engineering for Design Services for the McFadden Avenue Protected Bike Lane and Bicycle Boulevard: Harbor to Grand Project in an Amount Not to Exceed $800,000 for a Three­Year Term (Project No. 20­ 6962) (Non­General Fund) Department(s): Public Works Agency Recommended Action: Authorize the City Manager to execute an agreement with Dokken Engineering to provide design services and complete plans, specifications, and a cost estimate for the McFadden Avenue Protected Bike Lane and Bicycle Boulevard: Harbor to Grand Project in the amount of $714,857.66, with an approximate 12 percent contingency of $85,142.34, for a total amount not to exceed $800,000, for a three­year term beginning June 1, 2021 and expiring May 30, 2024, with an option for two, one­year extensions, subject to non­substantive changes approved by the City Manager and City Attorney (Agreement No. 2021­XXX). 17.Approve an Agreement with Adams Streeter Civil Engineers, Inc. for Water Resources Plan Check Services in an Amount Not to Exceed $750,000 for up to Five Years (Non­General Fund) Department(s): Public Works Agency Recommended Action: Authorize the City Manager to execute an agreement with Adams Streeter Civil Engineers, Inc. to provide on­call water resources plan checking services for a three­year period beginning June 1, 2021 and expiring May 31, 2024, with provisions for one, two­year renewal period exercisable by the City Manager and City Attorney, in an annual amount of $150,000 and a total agreement amount not to exceed $750,000, subject to non­substantive changes approved by the City Manager and City Attorney (Agreement No. 2021­XXX). 18.Approve Agreement with the County of Orange (Public Works Materials Laboratory) for Geotechnical, Special Inspection, and Material Testing Services in an Amount not to Exceed $1,500,000 for a Three­year Period Department(s): Public Works Agency Recommended Action: Authorize the City Manager to execute an agreement with the County of Orange (Public Works Materials Laboratory) to provide on­call geotechnical, special inspection, and material testing services for a three­year period beginning June 1, 2021, and expiring May 31, 2024, in an amount not to exceed $1,500,000, subject to non­substantive changes approved by the City Manager and City Attorney (Agreement No. 2021­XXX). 19.Authorize a Purchase Agreement in the Amount of $176,000 for Real Property Acquisition for Warner Avenue Improvements Phase 2 (Property Owner: Wiliz Investment, LLC) (Project No. 18­6901) (Non­General Fund) Department(s): Public Works Agency Recommended Action: Authorize the City Manager to execute a Purchase Agreement with property owner Wiliz Investment, LLC for the partial property acquisition and goodwill (if any) for the real property located at 1201 E. Warner Avenue (APN 016­120­49 and 016­120­52) in the amount of $176,000, subject to non­substantive changes approved by the City Manager and City Attorney (Agreement No. 2021­XXX). 20.Adopt a Resolution for Fiscal Year 2021­2022 Senate Bill 1 Local Streets and Roads Projects in the estimated amount of $6,436,447 for Capital Improvement Projects (Non­General Fund) Department(s): Public Works Agency Recommended Action: Resolution No. 2021­XXX – Adopt a resolution affirming the Fiscal Year 2021­2022 SB­1 Projects List and anticipated funding in the amount of $6,436,447, which is required to be submitted to the California Transportation Commission for budgeting the Fiscal Year 2021­22 Capital Improvement Program, as necessary for City eligibility to receive Road Maintenance and Rehabilitation Account Funding. 21.Adopt Resolution to Maintain Measure M2 Funding Eligibility for Fiscal Year 2021­ 2022 Department(s): Public Works Agency Recommended Action: Resolution No. 2021­XXX – Adopt a Resolution affirming the City of Santa Ana’s Circulation Element is in conformance with the Master Plan of Arterial Highways, and that the City has an existing Mitigation Fee Program, to maintain Orange County Transportation Authority Measure M2 eligibility Program funding for Fiscal Year 2021­22.  22.Adopt a Resolution Amending the City’s Basic Classification and Compensation Plan to Establish and Delineate Classifications of Employment Designated as Unrepresented Confidential Management and Unrepresented Confidential Employees Department(s): Human Resources Recommended Action: Resolution No. 2021­XXX – Adopt a resolution that amends the City’s Basic Classification and Compensation Plan 2015­026, by: creating, deleting, or modifying classifications, and establishing terms and conditions of employment for classifications designated as Unrepresented Confidential Middle­ Management (CMM), Unrepresented Confidential Administrative Management (CAM), and Unrepresented Confidential Employees (UCE).  23.Approve Fiscal Year 2021­2022 Miscellaneous Fee Resolution Department(s): Finance and Management Services Recommended Action: Resolution No. 2021­XXX – Adopt a resolution establishing a Uniform Schedule of Miscellaneous Fees for Fiscal Year (FY) 2021­2022. 24.Adopt Resolution Approving City’s Annual Statement of Investment Policy 2021­2022; Receive and File Annual Statement of Investment Policy 2021­2022. Department(s): Finance and Management Services Recommended Action: 1.     Resolution No. 2021­XXX – Adopt a Resolution approving the City’s 2021­2022 Investment Policy. 2.    Receive and file the Annual Statement of Investment Policy 2021­2022. 25.Approve Prepayment for the City’s Contribution to Both the CalPERS Miscellaneous and Safety Employee Pension Unfunded Liability for Fiscal Year 21­22 (General and Non­General Fund) Department(s): Finance and Management Services Recommended Action: 1. Approve a $25,244,430 pre­payment for the City’s annual Unfunded Actuarial Liability to California Public Employees Retirement System (CalPERS) – Miscellaneous Plan for Fiscal Year 2021­22, to save $868,611.   2. Approve a $29,101,640 pre­payment for the City’s annual Unfunded Actuarial Liability to California Public Employees Retirement System (CalPERS) – Safety Plan for Fiscal Year 2021­22, to save $1,001,331.  **END OF CONSENT CALENDAR** BUSINESS CALENDAR 26.City­Produced Events Informational Report Department(s): Parks, Recreation, and Community Services Recommended Action: Accept informational report relating to City­produced events and provide direction to staff. 27.Authorize the Temporary Implementation of COVID­19 Relief Measures for Certain Outdoor Business Activities Specified in Executive Order No. 5­2020 and City Council Resolution No. 2020­055 for a Period of One Year from the Date the Governor Announces the Decision for California to Fully Open the Economy and Transition to Beyond the Blue Print for a Safer Economy Department(s): Planning and Building Agency Recommended Action: Resolution No. 2021­XXX – Adopt a resolution authorizing the temporary implementation of COVID­19 relief measures for certain outdoor business activities specified in Executive Order No. 5­2020 and City Council Resolution No. 2020­055 for a period of one year from the date the Governor announces the decision for California to fully open the economy and transition to Beyond the Blue Print for a Safer Economy. **END OF BUSINESS CALENDAR** PUBLIC HEARINGS PUBLIC COMMENTS – Members of the public may address the City Council on Public Hearing items. 28.Hold a Public Hearing to Adopt Resolutions Approving the 2020 Urban Water Management Plan, the 2020 Water Shortage Contingency Plan and Amend the 2015 Urban Water Management Plan Legal Notice published in the Orange County Reporter on May 21, 2021 and May 28, 2021. Department(s): Public Works Agency Recommended Action: 1.    Resolution No. 2021­XXX – Adopt a resolution approving the 2020 Urban Water Management Plan. 2.    Resolution No. 2021­XXX – Adopt a resolution approving the 2020 Water Shortage Contingency Plan. 3.   Resolution No. 2021­XXX – Adopt a resolution amending the 2015 Urban Water Management Plan to add Appendix J, Reduced Delta Reliance Reporting. 29.Public Hearing to Consider an Ordinance to Adopt the Fiscal Year 2021­22 City Budget, Approve the Revive Santa Ana Spending Priorities, Approve a Resolution for Changes to the City’s Basic Classification and Compensation Plan Budget, and Adopt the Seven­Year Capital Improvement Program Legal Notice published in the Orange County Reporter on May 21, 2021 and May 28, 2021. Department(s): Finance and Management Services Recommended Action: 1.    Approve the introduction and first reading of an Ordinance to adopt the budget for Fiscal Year 2021­22 (FY21­22), which begins on July 1, 2021 and ends on June 30, 2022. 2.    Approve the Revive Santa Ana Spending Priorities. 3.    Resolution No. 2021­XXX – Adopt a Resolution, to effect certain changes to the City’s basic classification and compensation plan, such as addition of new classification titles. 4.    Adopt the Seven­Year Capital Improvement Program (CIP) beginning FY21­22 through FY27­28, as required by the Orange County Transportation Authority (OCTA) for Measure M2 eligibility.  COUNCILMEMBER REQUESTED ITEMS 30.Discuss and Consider Directing the City Manager to Direct Staff to Form a City Charter Review Committee to Bring Forward Amendments That Can Potentially Be Placed on the Ballot for Voter Adoption – Mayor Pro Tem Penaloza 31.Discuss and Consider Directing the City Manager to Direct Staff to Prepare a Resolution Condemning Anti­Semitic Violence – Councilmember Lopez CITY MANAGER COMMENTS COUNCIL COMMENTS ADJOURNMENT – Adjourn the City Council meeting and convene to the Housing Authority meeting. Future Items 1. Enterprise Land Management System 2. Solid Waste Services Work Study Session 3. Carnegie Shelter Operator 4. Police Oversight Update HOUSING AUTHORITY CALL TO ORDER ATTENDANCE Authority Members Phil Bacerra Johnathan Ryan Hernandez Jessie Lopez Nelida Mendoza Thai Viet Phan Vice Chair David Penaloza Chair Vicente Sarmiento City Manager Kristine Ridge City Attorney Sonia R. Carvalho Clerk of the Council Daisy Gomez PUBLIC COMMENTS – Members of the public may address Housing Authority on items on the Housing Authority agenda.  CONSENT CALENDAR RECOMMENDED ACTION:  Approve staff recommendations on the following Consent Calendar Items: 1 and 2. 1.Excused Absences Department(s): Clerk of the Council Recommended Action: Excuse the absent members. 2.Minutes from the Housing Authority Meeting of April 6, 2021 Department(s): Clerk of the Council Recommended Action: Approve minutes. (Please refer to Agenda Item #5 in the City Council meeting agenda) **END OF CONSENT CALENDAR** HOUSING AUTHORITY MEMBER COMMENTS ADJOURNMENT – Adjourn the Housing Authority meeting. City Council 3 6/1/2021 City Council and Housing Authority MeetingPacketJune 1, 2021CLOSED SESSION MEETING – 5:00 PMREGULAR OPEN MEETING – 5:45 PM (Immediately following the Closed Session Meeting)CITY COUNCIL CHAMBER22 Civic Center Plaza Santa Ana, CA 92701Due to Governor Gavin Newsom’s Executive Order and the City Council's Proclamation ofLocal Emergency,there will be no in­person meeting location for the community to attendpublic meetings.Vicente SarmientoMayorThai Viet PhanCouncilmember – Ward 1 David PenalozaMayor Pro Tem ­ Ward 2Jessie LopezCouncilmember ­ Ward 3 Phil BacerraCouncilmember ­ Ward 4Johnathan Ryan HernandezCouncilmember ­ Ward 5 Nelida MendozaCouncilmember ­ Ward 6Mayor and Council telephone: 714­647­6900Agenda item inquiries: 714­647­6520Sonia R. CarvalhoCity Attorney Kristine RidgeCity Manager Daisy GomezClerk of the CouncilIn compliance with the Americans with Disabilities Act (ADA), if you need special assistance to participate in this Meeting,contact Michael Ortiz, City ADA Program Coordinator, at (714) 647­5624. Notification 48 hours prior to the Meeting will enablethe City to make reasonable arrangements to assure accessibility to this meeting. The City Council agenda and supportingdocumentation can be found on the City’s website – www.santa­ana.org/city­meetings.CITY VISION AND CODE OF ETHICSThe City of Santa Ana is committed to achieving a shared vision for the organization and itscommunity. The Vision, Mission and Guiding Principles (Values) are the result of a thoughtfuland inclusive process designed to set the City and organization on a course that meets thechallenges of today and tomorrow, as follows:Vision ­ The dynamic center of Orange County which is acclaimed for our: Investment inyouth • Safe and healthy community • Neighborhood pride • Thriving economic climate •Enriched and diverse culture • Quality government servicesMission ­ To deliver efficient public services in partnership with our community which ensurespublic safety, a prosperous economic environment, opportunities for our youth, and a highquality of life for residents.Guiding Principles ­ Collaboration • Efficiency • Equity • Excellence • Fiscal Responsibility •Innovation • TransparencyCode of Ethics and Conduct ­ At the Special Municipal Election held on February 5, 2008,voters approved an amendment to the City Charter which established the Code of Ethics andConduct for elected officials and members of appointed boards, commissions, andcommittees to assure public confidence. The following are the core values expressed: •Integrity • Honesty • Responsibility • Fairness • Accountability • Respect • EfficiencyDue to Governor Gavin Newsom’s Executive Order and the City Council's Proclamation ofLocal Emergency, there will be limited in­person attendance for members of the public toattend the City Council meeting or join via Zoom. The City Council meeting will occur live viateleconference Zoom webinar. You may view the meeting from your computer, tablet or smartphone via YouTube LiveStream at www.youtube.com/user/SantaAnaLibrary or on CTV3,available on Spectrum channel 3 and AT&T U­verse channel 99.PUBLIC COMMENTS – Members of the public who wish to address the City Council onclosed session items, items on the regular agenda or on matters which are not on theagenda, but are within the subject matter jurisdiction of the City Council may do so by:1. MAILING OPTION written communications – Public comments may be mailed to: Office ofthe Clerk of the Council, 20 Civic Center Plaza M­30, Santa Ana, CA 92701. All writtencommunications received via mail by 4:00 p.m. on the day of the meeting will be distributedto the City Council and imaged into the City’s document archive system which is available forpublic review.2. SENDING E­MAIL OPTION – Public comments may be sent via email to the City Clerk’soffice at eComment@santa­ana.org. Please note the agenda item you are commenting on inthe subject line of the email. All emails received before 4:00 p.m. on the day of the meetingwill be distributed to the City Council and imaged into the City’s document archive systemwhich is available for public review.3. PROVIDING LIVE PUBLIC COMMENTS OPTION – Members of the public may providelive comments during the meeting by Zoom or Conference Call. To join by Zoom click on ortype the following address into your web browser https://us02web.zoom.us/j/315965149. Tojoin the Conference Call: Dial (669) 900­9128 and enter MEETING ID: 315 965 149#. Youwill be prompted by the City Clerk when it is time for i) general public comment, ii) to speakon a specific agenda item or iii) for a public hearing item. You may request to speak bydialing *9 from your phone or you may virtually raise your hand from Zoom. After the Clerkconfirms the last three digits of the caller’s phone number or Zoom ID and unmutes them, thecaller must press *6 or microphone icon to speak. Callers are encouraged, but not required,to identify themselves by name. Each caller will be provided three (3) minutes to speak,unless due to the number of speakers wanting to speak a decision is made to provide adifferent amount of time to speak.4. IN­PERSON PUBLIC COMMENTS OPTION ­ Members of the public can provide in­person comments at the podium in the Council Chamber. The Council Chamber will havelimited seating available for members of the public to attend the meeting in­person. Allpersons visiting City facilities must wear face masks and observe social distancingprotocols. Once the Chamber has reached health and safety capacity, the participant will beasked to exit the building once their comments have been made. Public comments arelimited to three (3) minutes per speaker, unless a different time is announced by the presidingchair. Speakers who wish to address the Council must do so by submitting a “Requestto Speak” card by 6:00 p.m. Cards will not be accepted after the Public Comment Sessionbegins without the permission of the presiding chair. LIVE PUBLIC COMMENTS ON CLOSED SESSION ITEMS – You can provide live comments on closed session items by joining Zoom or the Conference Call as described in the LIVE or IN­PERSON PUBLIC COMMENTS OPTION above. Speaker queue will open at 4:30 p.m. YOU MUST JOIN ZOOM OR THE CONFERENCE CALL BY 5:00 p.m. Speakers who are not in the speaker queue by 5:00 p.m. will not be permitted to speak.   LIVE PUBLIC COMMENTS ON REGULAR AGENDA ITEMS AND NON­AGENDA ITEMS (GENERAL PUBLIC COMMENT) – You can provide comments by joining Zoom or the Conference Call as described in the LIVE or IN­PERSON PUBLIC COMMENTS OPTION above. Speaker queue will open at 4:30 p.m. YOU MUST JOIN ZOOM OR THE CONFERENCE CALL PRIOR TO 6:00 p.m. Speakers who are not in the speaker queue by 6:00 p.m. will not be permitted to speak. LIVE PUBLIC COMMENTS ON PUBLIC HEARING ITEMS – You can provide comments by joining Zoom or the Conference Call as described in the LIVE or IN­PERSON PUBLIC COMMENTS OPTION above. Speakers not in the queue by 6:00 p.m. will not be permitted to speak.   About the Agenda To download or view the attachments (staff report and other supporting documentation) for each agenda item, you must select the agenda item to see the attachments to either open in a new link (the eyeball ) or download a pdf (the cloud symbol with the down arrow ). CLOSED SESSION CALL TO ORDER ATTENDANCE Council Members Phil Bacerra Johnathan Ryan Hernandez Jessie Lopez Nelida Mendoza Thai Viet Phan Mayor  Pro Tem David Penaloza Mayor Vicente Sarmiento City Manager Kristine Ridge City Attorney Sonia R. Carvalho Clerk of the Council Daisy Gomez PUBLIC COMMENTS – Members of the public may address the City Council on Closed Session items. CLOSED SESSION ITEMS – The Brown Act permits legislative bodies to discuss certain matters without members of the public present. The City Council finds, based on advice from the City Attorney, that discussion in open session of the following matters will prejudice the position of the City in existing and anticipated litigation: 1.CONFERENCE WITH LEGAL COUNSEL ­ EXISTING LITIGATION pursuant to Paragraph (1) of subdivision (d) of Section 54956.9 of the Government Code: A. Joseph Scotti v. City of Santa Ana; Workers’ Compensation Appeals Board case #ADJ12188479  2.CONFERENCE WITH REAL PROPERTY NEGOTIATOR pursuant to Government Code Section 54956.8: Address of Property: 915 & 921 N. Flower Street, 842 N. Garnsey Street, Santa Ana, CA 92703 (APN# 005­142­35, ­47, ­58) Negotiators: City Manager Kristine Ridge, Assistant City Manager Steven A. Mendoza Negotiating Party: Charles Manh Terms:  Potential sale of Successor Agency vacant properties as required per Redevelopment Dissolution Laws (ABx1 26, AB 1484, AB 471, and SB 107) CLOSED SESSION REPORT – The City Attorney will report on any action(s) to be taken at the Regular Open Session which will begin immediately following the Closed Session. RECESS – City Council will recess to Closed Session for the purpose of conducting regular City business. RECONVENE – City Council will reconvene to continue regular City business. CITY COUNCIL REGULAR OPEN SESSION CALL TO ORDER ROLL CALL PLEDGE OF ALLEGIANCE Mayor Sarmiento INVOCATION Rabbi Stephen Einstein CEREMONIAL PRESENTATIONS 1.Certificate of Recognition presented by Councilmember Bacerra to Ed Arnold for Outstanding Contributions to the Community. STAFF PRESENTATIONS 2.COVID­19 Update in the Community. CLOSED SESSION REPORT – The City Attorney will report on any action(s) from Closed Session. PUBLIC COMMENT – Public comments will be held during the beginning of the meeting for ALL comments on agenda and non­agenda items, with the exception of public hearings. Comments for public hearings will take place after the hearing is opened. CONSENT CALENDAR RECOMMENDED ACTION:  Approve staff recommendations on the following Consent Calendar Items: 3 through 25. 3.Excused Absences Department(s): Clerk of the Council Recommended Action: Excuse the absent members. 4.Minutes from the Regular Meeting of March 16, 2021 Department(s): Clerk of the Council Recommended Action: Approve minutes. 5.Minutes from the Regular and Housing Authority meetings of April 6, 2021 Department(s): Clerk of the Council Recommended Action: Approve minutes. 6.Adopt Ordinance No. NS­XXXX – AN ORDINANCE OF THE CITY COUNCIL OF THE CITY OF SANTA ANA ADDING A NEW ARTICLE XV TO CHAPTER 36 OF THE SANTA ANA MUNICIPAL CODE TO PROHIBIT SPECTATORS AT A STREET RACE OR RECKLESS DRIVING EXHIBITION First reading at the May 18, 2021 City Council meeting and approved by a vote of 4­3 (Hernandez, Lopez and Sarmiento dissented). Published in the Orange County Reporter on May 21, 2021. Department(s): Police Department Recommended Action: Place ordinance on second reading and adopt. 7.Approve Appropriation Adjustments and Addendum No. 1 to Purchase and Sale Agreement to Increase Compensation by $5,775 for an OC Streetcar Easement Acquisition (Project No. 17­6766) (Non­General Fund) Department(s): Public Works Agency Recommended Action: 1.    Authorize the City Manager to execute Addendum No. 1 to the Purchase and Sale Agreement with Orange County Transportation Authority, A­ 2018­175, to increase the compensation to the City by $5,775, subject to non­ substantive changes approved by the City Manager and the City Attorney (Agreement No. 2021­XXX). 2.    Approve an Appropriation Adjustment (#2021­193) of $5,775 in the Select Street Construction fund, from the proceeds of the sale listed in above. (Requires five affirmative votes) 3.    Approve an Appropriation Adjustment (#2021­193) of $200,000 in the Select Street Construction fund, from the fund balance that includes $200,000 of proceeds from sale of an easement approved by Council on July 17, 2018. (Requires five affirmative votes) 8.Award a Purchase Order Contract to Repair and Renovate Ballpark Fencing in an Amount Not to Exceed $272,750 (Specification No. 21­015) (General and Non­General Fund) Department(s): Parks, Recreation, and Community Services Recommended Action: Authorize a one­time purchase and payment of purchase order contract to renovate fencing at eight ballfields to J & A Fence in the amount of $272,750, subject to non­substantive changes approved by the City Manager and City Attorney. 9.Amend the Blanket Order Contract with BPR, Inc. for Sidewalk Offset Grinding Services to Increase the Term One Year and the Total not to Exceed Amount to $720,000 (Non­General Fund) Department(s): Public Works Agency Recommended Action: Authorize the City Manager to execute an amendment to the blanket order contract with BPR, Inc. for sidewalk offset grinding services, to extend the contract term one year, beginning July 1, 2021 and expiring June 30, 2022, with provisions for an additional two, one­year renewal periods exercisable by the City Manager, in an annual amount of $240,000 for a total not to exceed amount of $720,000, subject to non­substantive changes approved by the City Manager and City Attorney. 10.Award a Purchase Order in the Amount of $438,916 to Western Truck Exchange for Five Ford Super Duty F550 Stake Bed Dump Body Trucks (Specification No. 21­029) (Non­General Fund) Department(s): Public Works Agency Recommended Action: Authorize a one­time purchase and payment of purchase order to Western Truck Exchange for five Ford Super Duty F550 Stake Bed Dump Body Trucks, in the amount of $418,916 plus a contingency of $20,000, for a total amount not to exceed $438,916, subject to non­substantive changes approved by the City Manager and City Attorney. 11.Award a Construction Contract to Hardy and Harper, Inc. in the Amount of $1,532,000 for the Local Street Preventative Maintenance Fiscal Year 20­21 Project with an Estimated Project Delivery Cost of $2,120,419 (Project No. 21­6907) (Non­General Fund) Department(s): Public Works Agency Recommended Action: 1.    Award a construction contract to Hardy and Harper, Inc., the lowest responsible bidder, in accordance with the base bid in the amount of $1,532,000, for construction of the Local Street Preventative Maintenance FY 20­21, for the term beginning June 1, 2021 and ending upon project completion, and authorize the City Manager to execute the contract subject to non­substantive changes approved by the City Manager and the City Attorney. 2.    Approve the Project Cost Analysis for a total estimated construction delivery cost of $2,120,419, which includes $1,532,000 for the construction contract, $230,119 for contract administration, inspection and testing, and a $358,300 project contingency for unanticipated or unforeseen work. 12.Approve an Agreement with Prime Government Solutions, Inc. to Continue Providing an Automated Agenda Management System for Council and Boards and Commissions (General Fund) Department(s): Clerk of the Council Office Recommended Action: Authorize the City Manager to execute an agreement with Prime Government Solutions, Inc. to continue providing an automated agenda management system in an annual amount of $50,000 for three years, with a 3% increase for a one two­year renewal for a total aggregate amount not to exceed $254,545, subject to non­substantive changes approved by the City Manager and City Attorney (Agreement No. 2021­XXX). 13.Approve an Agreement with Protection America Inc. to Provide Security Services at 1815 Carnegie Avenue during the Construction of the Homeless Navigation Center in an Amount not to exceed $95,040 (Non­General Fund) Department(s): Community Development Agency Recommended Action: Authorize the City Manager to execute an agreement with Protection America Inc. to provide security services at 1815 Carnegie Avenue for an amount not to exceed $95,040, beginning June 1, 2021 through December 31, 2021, subject to non­substantive changes approved by the City Manager and City Attorney (Agreement No. 2021­XXX). 14.Approve a Successor Agreement and a Second Amendment with Keenan & Associates for Employee Group Insurance Consulting Services Agreement and to Add KeenanWell Consulting into the Scope of Services Department(s): Human Resources Recommended Action: Authorize the City Manager to execute a: 1.    Successor Agreement with Keenan & Associates for the following services:  Act as the Broker of Record/Consultant for the City’s Group Dental, Vision, Life, Accidental Death & Dismemberment, Long Term Disability, Employee Assistance Program, Retiree Billing, Section 125 Flexible Spending Accounts, Affordable Care Act (ACA) Reporting, and Family Medical Leave Act (FMLA) administration. Keenan & Associates is paid commission through the insurance carriers and therefore there is no fiscal impact to the City for this service. The agreement will be effective July 1, 2021 through June 30, 2022 and automatically renew for subsequent one (1) year periods unless terminated earlier in accordance with section one (1) of the agreement, subject to non­substantive changes approved by the City Manager and City Attorney (Agreement No. 2021­XXX).  2.    Second Amendment with Keenan & Associates agreement to incorporate KeenanWell Consulting into the scope of services, for the development and implementation of an Employee Wellness Program (“Wellness Program”), from June 1, 2021 to June 30, 2021. The Wellness Program will automatically renew for subsequent one (1) year periods unless terminated earlier in accordance with section one (1) of the agreement.  The first period will run July 1, 2021 through June 30,  2022, services provided shall be not to exceed two thousand dollars ($2,000), and for subsequent years, the Wellness Program shall not exceed twenty­five thousand ($25,000), subject to non­substantive changes approved by the City Manager and City Attorney (Agreement No. 2021­ XXX). 15.Approve an Amendment to the Agreement with LAZ Parking in the Amount of $705,544 for Providing Parking Enforcement Services for the Police Department (General Fund) Department(s): Police Department Recommended Action: Authorize the City Manager to execute an amendment to the agreement with LAZ Karp Associates for parking enforcement services for the Police Department for the period of July 1, 2021 through June 30, 2022, in the amount of $705,554, including a 10% contingency ($64,141), subject to non­substantive changes approved by the City Manager and City Attorney (Agreement No. 2021­ XXX). 16.Approve an Agreement with Dokken Engineering for Design Services for the McFadden Avenue Protected Bike Lane and Bicycle Boulevard: Harbor to Grand Project in an Amount Not to Exceed $800,000 for a Three­Year Term (Project No. 20­ 6962) (Non­General Fund) Department(s): Public Works Agency Recommended Action: Authorize the City Manager to execute an agreement with Dokken Engineering to provide design services and complete plans, specifications, and a cost estimate for the McFadden Avenue Protected Bike Lane and Bicycle Boulevard: Harbor to Grand Project in the amount of $714,857.66, with an approximate 12 percent contingency of $85,142.34, for a total amount not to exceed $800,000, for a three­year term beginning June 1, 2021 and expiring May 30, 2024, with an option for two, one­year extensions, subject to non­substantive changes approved by the City Manager and City Attorney (Agreement No. 2021­XXX). 17.Approve an Agreement with Adams Streeter Civil Engineers, Inc. for Water Resources Plan Check Services in an Amount Not to Exceed $750,000 for up to Five Years (Non­General Fund) Department(s): Public Works Agency Recommended Action: Authorize the City Manager to execute an agreement with Adams Streeter Civil Engineers, Inc. to provide on­call water resources plan checking services for a three­year period beginning June 1, 2021 and expiring May 31, 2024, with provisions for one, two­year renewal period exercisable by the City Manager and City Attorney, in an annual amount of $150,000 and a total agreement amount not to exceed $750,000, subject to non­substantive changes approved by the City Manager and City Attorney (Agreement No. 2021­XXX). 18.Approve Agreement with the County of Orange (Public Works Materials Laboratory) for Geotechnical, Special Inspection, and Material Testing Services in an Amount not to Exceed $1,500,000 for a Three­year Period Department(s): Public Works Agency Recommended Action: Authorize the City Manager to execute an agreement with the County of Orange (Public Works Materials Laboratory) to provide on­call geotechnical, special inspection, and material testing services for a three­year period beginning June 1, 2021, and expiring May 31, 2024, in an amount not to exceed $1,500,000, subject to non­substantive changes approved by the City Manager and City Attorney (Agreement No. 2021­XXX). 19.Authorize a Purchase Agreement in the Amount of $176,000 for Real Property Acquisition for Warner Avenue Improvements Phase 2 (Property Owner: Wiliz Investment, LLC) (Project No. 18­6901) (Non­General Fund) Department(s): Public Works Agency Recommended Action: Authorize the City Manager to execute a Purchase Agreement with property owner Wiliz Investment, LLC for the partial property acquisition and goodwill (if any) for the real property located at 1201 E. Warner Avenue (APN 016­120­49 and 016­120­52) in the amount of $176,000, subject to non­substantive changes approved by the City Manager and City Attorney (Agreement No. 2021­XXX). 20.Adopt a Resolution for Fiscal Year 2021­2022 Senate Bill 1 Local Streets and Roads Projects in the estimated amount of $6,436,447 for Capital Improvement Projects (Non­General Fund) Department(s): Public Works Agency Recommended Action: Resolution No. 2021­XXX – Adopt a resolution affirming the Fiscal Year 2021­2022 SB­1 Projects List and anticipated funding in the amount of $6,436,447, which is required to be submitted to the California Transportation Commission for budgeting the Fiscal Year 2021­22 Capital Improvement Program, as necessary for City eligibility to receive Road Maintenance and Rehabilitation Account Funding. 21.Adopt Resolution to Maintain Measure M2 Funding Eligibility for Fiscal Year 2021­ 2022 Department(s): Public Works Agency Recommended Action: Resolution No. 2021­XXX – Adopt a Resolution affirming the City of Santa Ana’s Circulation Element is in conformance with the Master Plan of Arterial Highways, and that the City has an existing Mitigation Fee Program, to maintain Orange County Transportation Authority Measure M2 eligibility Program funding for Fiscal Year 2021­22.  22.Adopt a Resolution Amending the City’s Basic Classification and Compensation Plan to Establish and Delineate Classifications of Employment Designated as Unrepresented Confidential Management and Unrepresented Confidential Employees Department(s): Human Resources Recommended Action: Resolution No. 2021­XXX – Adopt a resolution that amends the City’s Basic Classification and Compensation Plan 2015­026, by: creating, deleting, or modifying classifications, and establishing terms and conditions of employment for classifications designated as Unrepresented Confidential Middle­ Management (CMM), Unrepresented Confidential Administrative Management (CAM), and Unrepresented Confidential Employees (UCE).  23.Approve Fiscal Year 2021­2022 Miscellaneous Fee Resolution Department(s): Finance and Management Services Recommended Action: Resolution No. 2021­XXX – Adopt a resolution establishing a Uniform Schedule of Miscellaneous Fees for Fiscal Year (FY) 2021­2022. 24.Adopt Resolution Approving City’s Annual Statement of Investment Policy 2021­2022; Receive and File Annual Statement of Investment Policy 2021­2022. Department(s): Finance and Management Services Recommended Action: 1.     Resolution No. 2021­XXX – Adopt a Resolution approving the City’s 2021­2022 Investment Policy. 2.    Receive and file the Annual Statement of Investment Policy 2021­2022. 25.Approve Prepayment for the City’s Contribution to Both the CalPERS Miscellaneous and Safety Employee Pension Unfunded Liability for Fiscal Year 21­22 (General and Non­General Fund) Department(s): Finance and Management Services Recommended Action: 1. Approve a $25,244,430 pre­payment for the City’s annual Unfunded Actuarial Liability to California Public Employees Retirement System (CalPERS) – Miscellaneous Plan for Fiscal Year 2021­22, to save $868,611.   2. Approve a $29,101,640 pre­payment for the City’s annual Unfunded Actuarial Liability to California Public Employees Retirement System (CalPERS) – Safety Plan for Fiscal Year 2021­22, to save $1,001,331.  **END OF CONSENT CALENDAR** BUSINESS CALENDAR 26.City­Produced Events Informational Report Department(s): Parks, Recreation, and Community Services Recommended Action: Accept informational report relating to City­produced events and provide direction to staff. 27.Authorize the Temporary Implementation of COVID­19 Relief Measures for Certain Outdoor Business Activities Specified in Executive Order No. 5­2020 and City Council Resolution No. 2020­055 for a Period of One Year from the Date the Governor Announces the Decision for California to Fully Open the Economy and Transition to Beyond the Blue Print for a Safer Economy Department(s): Planning and Building Agency Recommended Action: Resolution No. 2021­XXX – Adopt a resolution authorizing the temporary implementation of COVID­19 relief measures for certain outdoor business activities specified in Executive Order No. 5­2020 and City Council Resolution No. 2020­055 for a period of one year from the date the Governor announces the decision for California to fully open the economy and transition to Beyond the Blue Print for a Safer Economy. **END OF BUSINESS CALENDAR** PUBLIC HEARINGS PUBLIC COMMENTS – Members of the public may address the City Council on Public Hearing items. 28.Hold a Public Hearing to Adopt Resolutions Approving the 2020 Urban Water Management Plan, the 2020 Water Shortage Contingency Plan and Amend the 2015 Urban Water Management Plan Legal Notice published in the Orange County Reporter on May 21, 2021 and May 28, 2021. Department(s): Public Works Agency Recommended Action: 1.    Resolution No. 2021­XXX – Adopt a resolution approving the 2020 Urban Water Management Plan. 2.    Resolution No. 2021­XXX – Adopt a resolution approving the 2020 Water Shortage Contingency Plan. 3.   Resolution No. 2021­XXX – Adopt a resolution amending the 2015 Urban Water Management Plan to add Appendix J, Reduced Delta Reliance Reporting. 29.Public Hearing to Consider an Ordinance to Adopt the Fiscal Year 2021­22 City Budget, Approve the Revive Santa Ana Spending Priorities, Approve a Resolution for Changes to the City’s Basic Classification and Compensation Plan Budget, and Adopt the Seven­Year Capital Improvement Program Legal Notice published in the Orange County Reporter on May 21, 2021 and May 28, 2021. Department(s): Finance and Management Services Recommended Action: 1.    Approve the introduction and first reading of an Ordinance to adopt the budget for Fiscal Year 2021­22 (FY21­22), which begins on July 1, 2021 and ends on June 30, 2022. 2.    Approve the Revive Santa Ana Spending Priorities. 3.    Resolution No. 2021­XXX – Adopt a Resolution, to effect certain changes to the City’s basic classification and compensation plan, such as addition of new classification titles. 4.    Adopt the Seven­Year Capital Improvement Program (CIP) beginning FY21­22 through FY27­28, as required by the Orange County Transportation Authority (OCTA) for Measure M2 eligibility.  COUNCILMEMBER REQUESTED ITEMS 30.Discuss and Consider Directing the City Manager to Direct Staff to Form a City Charter Review Committee to Bring Forward Amendments That Can Potentially Be Placed on the Ballot for Voter Adoption – Mayor Pro Tem Penaloza 31.Discuss and Consider Directing the City Manager to Direct Staff to Prepare a Resolution Condemning Anti­Semitic Violence – Councilmember Lopez CITY MANAGER COMMENTS COUNCIL COMMENTS ADJOURNMENT – Adjourn the City Council meeting and convene to the Housing Authority meeting. Future Items 1. Enterprise Land Management System 2. Solid Waste Services Work Study Session 3. Carnegie Shelter Operator 4. Police Oversight Update HOUSING AUTHORITY CALL TO ORDER ATTENDANCE Authority Members Phil Bacerra Johnathan Ryan Hernandez Jessie Lopez Nelida Mendoza Thai Viet Phan Vice Chair David Penaloza Chair Vicente Sarmiento City Manager Kristine Ridge City Attorney Sonia R. Carvalho Clerk of the Council Daisy Gomez PUBLIC COMMENTS – Members of the public may address Housing Authority on items on the Housing Authority agenda.  CONSENT CALENDAR RECOMMENDED ACTION:  Approve staff recommendations on the following Consent Calendar Items: 1 and 2. 1.Excused Absences Department(s): Clerk of the Council Recommended Action: Excuse the absent members. 2.Minutes from the Housing Authority Meeting of April 6, 2021 Department(s): Clerk of the Council Recommended Action: Approve minutes. (Please refer to Agenda Item #5 in the City Council meeting agenda) **END OF CONSENT CALENDAR** HOUSING AUTHORITY MEMBER COMMENTS ADJOURNMENT – Adjourn the Housing Authority meeting. City Council 4 6/1/2021 City Council and Housing Authority MeetingPacketJune 1, 2021CLOSED SESSION MEETING – 5:00 PMREGULAR OPEN MEETING – 5:45 PM (Immediately following the Closed Session Meeting)CITY COUNCIL CHAMBER22 Civic Center Plaza Santa Ana, CA 92701Due to Governor Gavin Newsom’s Executive Order and the City Council's Proclamation ofLocal Emergency,there will be no in­person meeting location for the community to attendpublic meetings.Vicente SarmientoMayorThai Viet PhanCouncilmember – Ward 1 David PenalozaMayor Pro Tem ­ Ward 2Jessie LopezCouncilmember ­ Ward 3 Phil BacerraCouncilmember ­ Ward 4Johnathan Ryan HernandezCouncilmember ­ Ward 5 Nelida MendozaCouncilmember ­ Ward 6Mayor and Council telephone: 714­647­6900Agenda item inquiries: 714­647­6520Sonia R. CarvalhoCity Attorney Kristine RidgeCity Manager Daisy GomezClerk of the CouncilIn compliance with the Americans with Disabilities Act (ADA), if you need special assistance to participate in this Meeting,contact Michael Ortiz, City ADA Program Coordinator, at (714) 647­5624. Notification 48 hours prior to the Meeting will enablethe City to make reasonable arrangements to assure accessibility to this meeting. The City Council agenda and supportingdocumentation can be found on the City’s website – www.santa­ana.org/city­meetings.CITY VISION AND CODE OF ETHICSThe City of Santa Ana is committed to achieving a shared vision for the organization and itscommunity. The Vision, Mission and Guiding Principles (Values) are the result of a thoughtfuland inclusive process designed to set the City and organization on a course that meets thechallenges of today and tomorrow, as follows:Vision ­ The dynamic center of Orange County which is acclaimed for our: Investment inyouth • Safe and healthy community • Neighborhood pride • Thriving economic climate •Enriched and diverse culture • Quality government servicesMission ­ To deliver efficient public services in partnership with our community which ensurespublic safety, a prosperous economic environment, opportunities for our youth, and a highquality of life for residents.Guiding Principles ­ Collaboration • Efficiency • Equity • Excellence • Fiscal Responsibility •Innovation • TransparencyCode of Ethics and Conduct ­ At the Special Municipal Election held on February 5, 2008,voters approved an amendment to the City Charter which established the Code of Ethics andConduct for elected officials and members of appointed boards, commissions, andcommittees to assure public confidence. The following are the core values expressed: •Integrity • Honesty • Responsibility • Fairness • Accountability • Respect • EfficiencyDue to Governor Gavin Newsom’s Executive Order and the City Council's Proclamation ofLocal Emergency, there will be limited in­person attendance for members of the public toattend the City Council meeting or join via Zoom. The City Council meeting will occur live viateleconference Zoom webinar. You may view the meeting from your computer, tablet or smartphone via YouTube LiveStream at www.youtube.com/user/SantaAnaLibrary or on CTV3,available on Spectrum channel 3 and AT&T U­verse channel 99.PUBLIC COMMENTS – Members of the public who wish to address the City Council onclosed session items, items on the regular agenda or on matters which are not on theagenda, but are within the subject matter jurisdiction of the City Council may do so by:1. MAILING OPTION written communications – Public comments may be mailed to: Office ofthe Clerk of the Council, 20 Civic Center Plaza M­30, Santa Ana, CA 92701. All writtencommunications received via mail by 4:00 p.m. on the day of the meeting will be distributedto the City Council and imaged into the City’s document archive system which is available forpublic review.2. SENDING E­MAIL OPTION – Public comments may be sent via email to the City Clerk’soffice at eComment@santa­ana.org. Please note the agenda item you are commenting on inthe subject line of the email. All emails received before 4:00 p.m. on the day of the meetingwill be distributed to the City Council and imaged into the City’s document archive systemwhich is available for public review.3. PROVIDING LIVE PUBLIC COMMENTS OPTION – Members of the public may providelive comments during the meeting by Zoom or Conference Call. To join by Zoom click on ortype the following address into your web browser https://us02web.zoom.us/j/315965149. Tojoin the Conference Call: Dial (669) 900­9128 and enter MEETING ID: 315 965 149#. Youwill be prompted by the City Clerk when it is time for i) general public comment, ii) to speakon a specific agenda item or iii) for a public hearing item. You may request to speak bydialing *9 from your phone or you may virtually raise your hand from Zoom. After the Clerkconfirms the last three digits of the caller’s phone number or Zoom ID and unmutes them, thecaller must press *6 or microphone icon to speak. Callers are encouraged, but not required,to identify themselves by name. Each caller will be provided three (3) minutes to speak,unless due to the number of speakers wanting to speak a decision is made to provide adifferent amount of time to speak.4. IN­PERSON PUBLIC COMMENTS OPTION ­ Members of the public can provide in­person comments at the podium in the Council Chamber. The Council Chamber will havelimited seating available for members of the public to attend the meeting in­person. Allpersons visiting City facilities must wear face masks and observe social distancingprotocols. Once the Chamber has reached health and safety capacity, the participant will beasked to exit the building once their comments have been made. Public comments arelimited to three (3) minutes per speaker, unless a different time is announced by the presidingchair. Speakers who wish to address the Council must do so by submitting a “Requestto Speak” card by 6:00 p.m. Cards will not be accepted after the Public Comment Sessionbegins without the permission of the presiding chair.LIVE PUBLIC COMMENTS ON CLOSED SESSION ITEMS – You can provide livecomments on closed session items by joining Zoom or the Conference Call as described inthe LIVE or IN­PERSON PUBLIC COMMENTS OPTION above. Speaker queue will openat 4:30 p.m. YOU MUST JOIN ZOOM OR THE CONFERENCE CALL BY 5:00 p.m.Speakers who are not in the speaker queue by 5:00 p.m. will not be permitted to speak.  LIVE PUBLIC COMMENTS ON REGULAR AGENDA ITEMS AND NON­AGENDAITEMS (GENERAL PUBLIC COMMENT) – You can provide comments by joining Zoom orthe Conference Call as described in the LIVE or IN­PERSON PUBLIC COMMENTSOPTION above. Speaker queue will open at 4:30 p.m. YOU MUST JOIN ZOOM OR THECONFERENCE CALL PRIOR TO 6:00 p.m. Speakers who are not in the speaker queue by6:00 p.m. will not be permitted to speak.LIVE PUBLIC COMMENTS ON PUBLIC HEARING ITEMS – You can provide commentsby joining Zoom or the Conference Call as described in the LIVE or IN­PERSON PUBLICCOMMENTS OPTION above. Speakers not in the queue by 6:00 p.m. will not be permittedto speak.  About the AgendaTo download or view the attachments (staff report and other supporting documentation) foreach agenda item, you must select the agenda item to see the attachments to either open ina new link (the eyeball ) or download a pdf (the cloud symbol with the down arrow ).CLOSED SESSIONCALL TO ORDERATTENDANCE Council Members Phil BacerraJohnathan Ryan HernandezJessie LopezNelida MendozaThai Viet PhanMayor  Pro Tem David PenalozaMayorVicente SarmientoCity Manager Kristine RidgeCity Attorney Sonia R. CarvalhoClerk of the Council Daisy GomezPUBLIC COMMENTS – Members of the public may address the City Council on ClosedSession items.CLOSED SESSION ITEMS – The Brown Act permits legislative bodies to discuss certain matters without members of the public present. The City Council finds, based on advice from the City Attorney, that discussion in open session of the following matters will prejudice the position of the City in existing and anticipated litigation: 1.CONFERENCE WITH LEGAL COUNSEL ­ EXISTING LITIGATION pursuant to Paragraph (1) of subdivision (d) of Section 54956.9 of the Government Code: A. Joseph Scotti v. City of Santa Ana; Workers’ Compensation Appeals Board case #ADJ12188479  2.CONFERENCE WITH REAL PROPERTY NEGOTIATOR pursuant to Government Code Section 54956.8: Address of Property: 915 & 921 N. Flower Street, 842 N. Garnsey Street, Santa Ana, CA 92703 (APN# 005­142­35, ­47, ­58) Negotiators: City Manager Kristine Ridge, Assistant City Manager Steven A. Mendoza Negotiating Party: Charles Manh Terms:  Potential sale of Successor Agency vacant properties as required per Redevelopment Dissolution Laws (ABx1 26, AB 1484, AB 471, and SB 107) CLOSED SESSION REPORT – The City Attorney will report on any action(s) to be taken at the Regular Open Session which will begin immediately following the Closed Session. RECESS – City Council will recess to Closed Session for the purpose of conducting regular City business. RECONVENE – City Council will reconvene to continue regular City business. CITY COUNCIL REGULAR OPEN SESSION CALL TO ORDER ROLL CALL PLEDGE OF ALLEGIANCE Mayor Sarmiento INVOCATION Rabbi Stephen Einstein CEREMONIAL PRESENTATIONS 1.Certificate of Recognition presented by Councilmember Bacerra to Ed Arnold for Outstanding Contributions to the Community. STAFF PRESENTATIONS 2.COVID­19 Update in the Community. CLOSED SESSION REPORT – The City Attorney will report on any action(s) from Closed Session. PUBLIC COMMENT – Public comments will be held during the beginning of the meeting for ALL comments on agenda and non­agenda items, with the exception of public hearings. Comments for public hearings will take place after the hearing is opened. CONSENT CALENDAR RECOMMENDED ACTION:  Approve staff recommendations on the following Consent Calendar Items: 3 through 25. 3.Excused Absences Department(s): Clerk of the Council Recommended Action: Excuse the absent members. 4.Minutes from the Regular Meeting of March 16, 2021 Department(s): Clerk of the Council Recommended Action: Approve minutes. 5.Minutes from the Regular and Housing Authority meetings of April 6, 2021 Department(s): Clerk of the Council Recommended Action: Approve minutes. 6.Adopt Ordinance No. NS­XXXX – AN ORDINANCE OF THE CITY COUNCIL OF THE CITY OF SANTA ANA ADDING A NEW ARTICLE XV TO CHAPTER 36 OF THE SANTA ANA MUNICIPAL CODE TO PROHIBIT SPECTATORS AT A STREET RACE OR RECKLESS DRIVING EXHIBITION First reading at the May 18, 2021 City Council meeting and approved by a vote of 4­3 (Hernandez, Lopez and Sarmiento dissented). Published in the Orange County Reporter on May 21, 2021. Department(s): Police Department Recommended Action: Place ordinance on second reading and adopt. 7.Approve Appropriation Adjustments and Addendum No. 1 to Purchase and Sale Agreement to Increase Compensation by $5,775 for an OC Streetcar Easement Acquisition (Project No. 17­6766) (Non­General Fund) Department(s): Public Works Agency Recommended Action: 1.    Authorize the City Manager to execute Addendum No. 1 to the Purchase and Sale Agreement with Orange County Transportation Authority, A­ 2018­175, to increase the compensation to the City by $5,775, subject to non­ substantive changes approved by the City Manager and the City Attorney (Agreement No. 2021­XXX). 2.    Approve an Appropriation Adjustment (#2021­193) of $5,775 in the Select Street Construction fund, from the proceeds of the sale listed in above. (Requires five affirmative votes) 3.    Approve an Appropriation Adjustment (#2021­193) of $200,000 in the Select Street Construction fund, from the fund balance that includes $200,000 of proceeds from sale of an easement approved by Council on July 17, 2018. (Requires five affirmative votes) 8.Award a Purchase Order Contract to Repair and Renovate Ballpark Fencing in an Amount Not to Exceed $272,750 (Specification No. 21­015) (General and Non­General Fund) Department(s): Parks, Recreation, and Community Services Recommended Action: Authorize a one­time purchase and payment of purchase order contract to renovate fencing at eight ballfields to J & A Fence in the amount of $272,750, subject to non­substantive changes approved by the City Manager and City Attorney. 9.Amend the Blanket Order Contract with BPR, Inc. for Sidewalk Offset Grinding Services to Increase the Term One Year and the Total not to Exceed Amount to $720,000 (Non­General Fund) Department(s): Public Works Agency Recommended Action: Authorize the City Manager to execute an amendment to the blanket order contract with BPR, Inc. for sidewalk offset grinding services, to extend the contract term one year, beginning July 1, 2021 and expiring June 30, 2022, with provisions for an additional two, one­year renewal periods exercisable by the City Manager, in an annual amount of $240,000 for a total not to exceed amount of $720,000, subject to non­substantive changes approved by the City Manager and City Attorney. 10.Award a Purchase Order in the Amount of $438,916 to Western Truck Exchange for Five Ford Super Duty F550 Stake Bed Dump Body Trucks (Specification No. 21­029) (Non­General Fund) Department(s): Public Works Agency Recommended Action: Authorize a one­time purchase and payment of purchase order to Western Truck Exchange for five Ford Super Duty F550 Stake Bed Dump Body Trucks, in the amount of $418,916 plus a contingency of $20,000, for a total amount not to exceed $438,916, subject to non­substantive changes approved by the City Manager and City Attorney. 11.Award a Construction Contract to Hardy and Harper, Inc. in the Amount of $1,532,000 for the Local Street Preventative Maintenance Fiscal Year 20­21 Project with an Estimated Project Delivery Cost of $2,120,419 (Project No. 21­6907) (Non­General Fund) Department(s): Public Works Agency Recommended Action: 1.    Award a construction contract to Hardy and Harper, Inc., the lowest responsible bidder, in accordance with the base bid in the amount of $1,532,000, for construction of the Local Street Preventative Maintenance FY 20­21, for the term beginning June 1, 2021 and ending upon project completion, and authorize the City Manager to execute the contract subject to non­substantive changes approved by the City Manager and the City Attorney. 2.    Approve the Project Cost Analysis for a total estimated construction delivery cost of $2,120,419, which includes $1,532,000 for the construction contract, $230,119 for contract administration, inspection and testing, and a $358,300 project contingency for unanticipated or unforeseen work. 12.Approve an Agreement with Prime Government Solutions, Inc. to Continue Providing an Automated Agenda Management System for Council and Boards and Commissions (General Fund) Department(s): Clerk of the Council Office Recommended Action: Authorize the City Manager to execute an agreement with Prime Government Solutions, Inc. to continue providing an automated agenda management system in an annual amount of $50,000 for three years, with a 3% increase for a one two­year renewal for a total aggregate amount not to exceed $254,545, subject to non­substantive changes approved by the City Manager and City Attorney (Agreement No. 2021­XXX). 13.Approve an Agreement with Protection America Inc. to Provide Security Services at 1815 Carnegie Avenue during the Construction of the Homeless Navigation Center in an Amount not to exceed $95,040 (Non­General Fund) Department(s): Community Development Agency Recommended Action: Authorize the City Manager to execute an agreement with Protection America Inc. to provide security services at 1815 Carnegie Avenue for an amount not to exceed $95,040, beginning June 1, 2021 through December 31, 2021, subject to non­substantive changes approved by the City Manager and City Attorney (Agreement No. 2021­XXX). 14.Approve a Successor Agreement and a Second Amendment with Keenan & Associates for Employee Group Insurance Consulting Services Agreement and to Add KeenanWell Consulting into the Scope of Services Department(s): Human Resources Recommended Action: Authorize the City Manager to execute a: 1.    Successor Agreement with Keenan & Associates for the following services:  Act as the Broker of Record/Consultant for the City’s Group Dental, Vision, Life, Accidental Death & Dismemberment, Long Term Disability, Employee Assistance Program, Retiree Billing, Section 125 Flexible Spending Accounts, Affordable Care Act (ACA) Reporting, and Family Medical Leave Act (FMLA) administration. Keenan & Associates is paid commission through the insurance carriers and therefore there is no fiscal impact to the City for this service. The agreement will be effective July 1, 2021 through June 30, 2022 and automatically renew for subsequent one (1) year periods unless terminated earlier in accordance with section one (1) of the agreement, subject to non­substantive changes approved by the City Manager and City Attorney (Agreement No. 2021­XXX).  2.    Second Amendment with Keenan & Associates agreement to incorporate KeenanWell Consulting into the scope of services, for the development and implementation of an Employee Wellness Program (“Wellness Program”), from June 1, 2021 to June 30, 2021. The Wellness Program will automatically renew for subsequent one (1) year periods unless terminated earlier in accordance with section one (1) of the agreement.  The first period will run July 1, 2021 through June 30,  2022, services provided shall be not to exceed two thousand dollars ($2,000), and for subsequent years, the Wellness Program shall not exceed twenty­five thousand ($25,000), subject to non­substantive changes approved by the City Manager and City Attorney (Agreement No. 2021­ XXX). 15.Approve an Amendment to the Agreement with LAZ Parking in the Amount of $705,544 for Providing Parking Enforcement Services for the Police Department (General Fund) Department(s): Police Department Recommended Action: Authorize the City Manager to execute an amendment to the agreement with LAZ Karp Associates for parking enforcement services for the Police Department for the period of July 1, 2021 through June 30, 2022, in the amount of $705,554, including a 10% contingency ($64,141), subject to non­substantive changes approved by the City Manager and City Attorney (Agreement No. 2021­ XXX). 16.Approve an Agreement with Dokken Engineering for Design Services for the McFadden Avenue Protected Bike Lane and Bicycle Boulevard: Harbor to Grand Project in an Amount Not to Exceed $800,000 for a Three­Year Term (Project No. 20­ 6962) (Non­General Fund) Department(s): Public Works Agency Recommended Action: Authorize the City Manager to execute an agreement with Dokken Engineering to provide design services and complete plans, specifications, and a cost estimate for the McFadden Avenue Protected Bike Lane and Bicycle Boulevard: Harbor to Grand Project in the amount of $714,857.66, with an approximate 12 percent contingency of $85,142.34, for a total amount not to exceed $800,000, for a three­year term beginning June 1, 2021 and expiring May 30, 2024, with an option for two, one­year extensions, subject to non­substantive changes approved by the City Manager and City Attorney (Agreement No. 2021­XXX). 17.Approve an Agreement with Adams Streeter Civil Engineers, Inc. for Water Resources Plan Check Services in an Amount Not to Exceed $750,000 for up to Five Years (Non­General Fund) Department(s): Public Works Agency Recommended Action: Authorize the City Manager to execute an agreement with Adams Streeter Civil Engineers, Inc. to provide on­call water resources plan checking services for a three­year period beginning June 1, 2021 and expiring May 31, 2024, with provisions for one, two­year renewal period exercisable by the City Manager and City Attorney, in an annual amount of $150,000 and a total agreement amount not to exceed $750,000, subject to non­substantive changes approved by the City Manager and City Attorney (Agreement No. 2021­XXX). 18.Approve Agreement with the County of Orange (Public Works Materials Laboratory) for Geotechnical, Special Inspection, and Material Testing Services in an Amount not to Exceed $1,500,000 for a Three­year Period Department(s): Public Works Agency Recommended Action: Authorize the City Manager to execute an agreement with the County of Orange (Public Works Materials Laboratory) to provide on­call geotechnical, special inspection, and material testing services for a three­year period beginning June 1, 2021, and expiring May 31, 2024, in an amount not to exceed $1,500,000, subject to non­substantive changes approved by the City Manager and City Attorney (Agreement No. 2021­XXX). 19.Authorize a Purchase Agreement in the Amount of $176,000 for Real Property Acquisition for Warner Avenue Improvements Phase 2 (Property Owner: Wiliz Investment, LLC) (Project No. 18­6901) (Non­General Fund) Department(s): Public Works Agency Recommended Action: Authorize the City Manager to execute a Purchase Agreement with property owner Wiliz Investment, LLC for the partial property acquisition and goodwill (if any) for the real property located at 1201 E. Warner Avenue (APN 016­120­49 and 016­120­52) in the amount of $176,000, subject to non­substantive changes approved by the City Manager and City Attorney (Agreement No. 2021­XXX). 20.Adopt a Resolution for Fiscal Year 2021­2022 Senate Bill 1 Local Streets and Roads Projects in the estimated amount of $6,436,447 for Capital Improvement Projects (Non­General Fund) Department(s): Public Works Agency Recommended Action: Resolution No. 2021­XXX – Adopt a resolution affirming the Fiscal Year 2021­2022 SB­1 Projects List and anticipated funding in the amount of $6,436,447, which is required to be submitted to the California Transportation Commission for budgeting the Fiscal Year 2021­22 Capital Improvement Program, as necessary for City eligibility to receive Road Maintenance and Rehabilitation Account Funding. 21.Adopt Resolution to Maintain Measure M2 Funding Eligibility for Fiscal Year 2021­ 2022 Department(s): Public Works Agency Recommended Action: Resolution No. 2021­XXX – Adopt a Resolution affirming the City of Santa Ana’s Circulation Element is in conformance with the Master Plan of Arterial Highways, and that the City has an existing Mitigation Fee Program, to maintain Orange County Transportation Authority Measure M2 eligibility Program funding for Fiscal Year 2021­22.  22.Adopt a Resolution Amending the City’s Basic Classification and Compensation Plan to Establish and Delineate Classifications of Employment Designated as Unrepresented Confidential Management and Unrepresented Confidential Employees Department(s): Human Resources Recommended Action: Resolution No. 2021­XXX – Adopt a resolution that amends the City’s Basic Classification and Compensation Plan 2015­026, by: creating, deleting, or modifying classifications, and establishing terms and conditions of employment for classifications designated as Unrepresented Confidential Middle­ Management (CMM), Unrepresented Confidential Administrative Management (CAM), and Unrepresented Confidential Employees (UCE).  23.Approve Fiscal Year 2021­2022 Miscellaneous Fee Resolution Department(s): Finance and Management Services Recommended Action: Resolution No. 2021­XXX – Adopt a resolution establishing a Uniform Schedule of Miscellaneous Fees for Fiscal Year (FY) 2021­2022. 24.Adopt Resolution Approving City’s Annual Statement of Investment Policy 2021­2022; Receive and File Annual Statement of Investment Policy 2021­2022. Department(s): Finance and Management Services Recommended Action: 1.     Resolution No. 2021­XXX – Adopt a Resolution approving the City’s 2021­2022 Investment Policy. 2.    Receive and file the Annual Statement of Investment Policy 2021­2022. 25.Approve Prepayment for the City’s Contribution to Both the CalPERS Miscellaneous and Safety Employee Pension Unfunded Liability for Fiscal Year 21­22 (General and Non­General Fund) Department(s): Finance and Management Services Recommended Action: 1. Approve a $25,244,430 pre­payment for the City’s annual Unfunded Actuarial Liability to California Public Employees Retirement System (CalPERS) – Miscellaneous Plan for Fiscal Year 2021­22, to save $868,611.   2. Approve a $29,101,640 pre­payment for the City’s annual Unfunded Actuarial Liability to California Public Employees Retirement System (CalPERS) – Safety Plan for Fiscal Year 2021­22, to save $1,001,331.  **END OF CONSENT CALENDAR** BUSINESS CALENDAR 26.City­Produced Events Informational Report Department(s): Parks, Recreation, and Community Services Recommended Action: Accept informational report relating to City­produced events and provide direction to staff. 27.Authorize the Temporary Implementation of COVID­19 Relief Measures for Certain Outdoor Business Activities Specified in Executive Order No. 5­2020 and City Council Resolution No. 2020­055 for a Period of One Year from the Date the Governor Announces the Decision for California to Fully Open the Economy and Transition to Beyond the Blue Print for a Safer Economy Department(s): Planning and Building Agency Recommended Action: Resolution No. 2021­XXX – Adopt a resolution authorizing the temporary implementation of COVID­19 relief measures for certain outdoor business activities specified in Executive Order No. 5­2020 and City Council Resolution No. 2020­055 for a period of one year from the date the Governor announces the decision for California to fully open the economy and transition to Beyond the Blue Print for a Safer Economy. **END OF BUSINESS CALENDAR** PUBLIC HEARINGS PUBLIC COMMENTS – Members of the public may address the City Council on Public Hearing items. 28.Hold a Public Hearing to Adopt Resolutions Approving the 2020 Urban Water Management Plan, the 2020 Water Shortage Contingency Plan and Amend the 2015 Urban Water Management Plan Legal Notice published in the Orange County Reporter on May 21, 2021 and May 28, 2021. Department(s): Public Works Agency Recommended Action: 1.    Resolution No. 2021­XXX – Adopt a resolution approving the 2020 Urban Water Management Plan. 2.    Resolution No. 2021­XXX – Adopt a resolution approving the 2020 Water Shortage Contingency Plan. 3.   Resolution No. 2021­XXX – Adopt a resolution amending the 2015 Urban Water Management Plan to add Appendix J, Reduced Delta Reliance Reporting. 29.Public Hearing to Consider an Ordinance to Adopt the Fiscal Year 2021­22 City Budget, Approve the Revive Santa Ana Spending Priorities, Approve a Resolution for Changes to the City’s Basic Classification and Compensation Plan Budget, and Adopt the Seven­Year Capital Improvement Program Legal Notice published in the Orange County Reporter on May 21, 2021 and May 28, 2021. Department(s): Finance and Management Services Recommended Action: 1.    Approve the introduction and first reading of an Ordinance to adopt the budget for Fiscal Year 2021­22 (FY21­22), which begins on July 1, 2021 and ends on June 30, 2022. 2.    Approve the Revive Santa Ana Spending Priorities. 3.    Resolution No. 2021­XXX – Adopt a Resolution, to effect certain changes to the City’s basic classification and compensation plan, such as addition of new classification titles. 4.    Adopt the Seven­Year Capital Improvement Program (CIP) beginning FY21­22 through FY27­28, as required by the Orange County Transportation Authority (OCTA) for Measure M2 eligibility.  COUNCILMEMBER REQUESTED ITEMS 30.Discuss and Consider Directing the City Manager to Direct Staff to Form a City Charter Review Committee to Bring Forward Amendments That Can Potentially Be Placed on the Ballot for Voter Adoption – Mayor Pro Tem Penaloza 31.Discuss and Consider Directing the City Manager to Direct Staff to Prepare a Resolution Condemning Anti­Semitic Violence – Councilmember Lopez CITY MANAGER COMMENTS COUNCIL COMMENTS ADJOURNMENT – Adjourn the City Council meeting and convene to the Housing Authority meeting. Future Items 1. Enterprise Land Management System 2. Solid Waste Services Work Study Session 3. Carnegie Shelter Operator 4. Police Oversight Update HOUSING AUTHORITY CALL TO ORDER ATTENDANCE Authority Members Phil Bacerra Johnathan Ryan Hernandez Jessie Lopez Nelida Mendoza Thai Viet Phan Vice Chair David Penaloza Chair Vicente Sarmiento City Manager Kristine Ridge City Attorney Sonia R. Carvalho Clerk of the Council Daisy Gomez PUBLIC COMMENTS – Members of the public may address Housing Authority on items on the Housing Authority agenda.  CONSENT CALENDAR RECOMMENDED ACTION:  Approve staff recommendations on the following Consent Calendar Items: 1 and 2. 1.Excused Absences Department(s): Clerk of the Council Recommended Action: Excuse the absent members. 2.Minutes from the Housing Authority Meeting of April 6, 2021 Department(s): Clerk of the Council Recommended Action: Approve minutes. (Please refer to Agenda Item #5 in the City Council meeting agenda) **END OF CONSENT CALENDAR** HOUSING AUTHORITY MEMBER COMMENTS ADJOURNMENT – Adjourn the Housing Authority meeting. City Council 5 6/1/2021 City Council and Housing Authority MeetingPacketJune 1, 2021CLOSED SESSION MEETING – 5:00 PMREGULAR OPEN MEETING – 5:45 PM (Immediately following the Closed Session Meeting)CITY COUNCIL CHAMBER22 Civic Center Plaza Santa Ana, CA 92701Due to Governor Gavin Newsom’s Executive Order and the City Council's Proclamation ofLocal Emergency,there will be no in­person meeting location for the community to attendpublic meetings.Vicente SarmientoMayorThai Viet PhanCouncilmember – Ward 1 David PenalozaMayor Pro Tem ­ Ward 2Jessie LopezCouncilmember ­ Ward 3 Phil BacerraCouncilmember ­ Ward 4Johnathan Ryan HernandezCouncilmember ­ Ward 5 Nelida MendozaCouncilmember ­ Ward 6Mayor and Council telephone: 714­647­6900Agenda item inquiries: 714­647­6520Sonia R. CarvalhoCity Attorney Kristine RidgeCity Manager Daisy GomezClerk of the CouncilIn compliance with the Americans with Disabilities Act (ADA), if you need special assistance to participate in this Meeting,contact Michael Ortiz, City ADA Program Coordinator, at (714) 647­5624. Notification 48 hours prior to the Meeting will enablethe City to make reasonable arrangements to assure accessibility to this meeting. The City Council agenda and supportingdocumentation can be found on the City’s website – www.santa­ana.org/city­meetings.CITY VISION AND CODE OF ETHICSThe City of Santa Ana is committed to achieving a shared vision for the organization and itscommunity. The Vision, Mission and Guiding Principles (Values) are the result of a thoughtfuland inclusive process designed to set the City and organization on a course that meets thechallenges of today and tomorrow, as follows:Vision ­ The dynamic center of Orange County which is acclaimed for our: Investment inyouth • Safe and healthy community • Neighborhood pride • Thriving economic climate •Enriched and diverse culture • Quality government servicesMission ­ To deliver efficient public services in partnership with our community which ensurespublic safety, a prosperous economic environment, opportunities for our youth, and a highquality of life for residents.Guiding Principles ­ Collaboration • Efficiency • Equity • Excellence • Fiscal Responsibility •Innovation • TransparencyCode of Ethics and Conduct ­ At the Special Municipal Election held on February 5, 2008,voters approved an amendment to the City Charter which established the Code of Ethics andConduct for elected officials and members of appointed boards, commissions, andcommittees to assure public confidence. The following are the core values expressed: •Integrity • Honesty • Responsibility • Fairness • Accountability • Respect • EfficiencyDue to Governor Gavin Newsom’s Executive Order and the City Council's Proclamation ofLocal Emergency, there will be limited in­person attendance for members of the public toattend the City Council meeting or join via Zoom. The City Council meeting will occur live viateleconference Zoom webinar. You may view the meeting from your computer, tablet or smartphone via YouTube LiveStream at www.youtube.com/user/SantaAnaLibrary or on CTV3,available on Spectrum channel 3 and AT&T U­verse channel 99.PUBLIC COMMENTS – Members of the public who wish to address the City Council onclosed session items, items on the regular agenda or on matters which are not on theagenda, but are within the subject matter jurisdiction of the City Council may do so by:1. MAILING OPTION written communications – Public comments may be mailed to: Office ofthe Clerk of the Council, 20 Civic Center Plaza M­30, Santa Ana, CA 92701. All writtencommunications received via mail by 4:00 p.m. on the day of the meeting will be distributedto the City Council and imaged into the City’s document archive system which is available forpublic review.2. SENDING E­MAIL OPTION – Public comments may be sent via email to the City Clerk’soffice at eComment@santa­ana.org. Please note the agenda item you are commenting on inthe subject line of the email. All emails received before 4:00 p.m. on the day of the meetingwill be distributed to the City Council and imaged into the City’s document archive systemwhich is available for public review.3. PROVIDING LIVE PUBLIC COMMENTS OPTION – Members of the public may providelive comments during the meeting by Zoom or Conference Call. To join by Zoom click on ortype the following address into your web browser https://us02web.zoom.us/j/315965149. Tojoin the Conference Call: Dial (669) 900­9128 and enter MEETING ID: 315 965 149#. Youwill be prompted by the City Clerk when it is time for i) general public comment, ii) to speakon a specific agenda item or iii) for a public hearing item. You may request to speak bydialing *9 from your phone or you may virtually raise your hand from Zoom. After the Clerkconfirms the last three digits of the caller’s phone number or Zoom ID and unmutes them, thecaller must press *6 or microphone icon to speak. Callers are encouraged, but not required,to identify themselves by name. Each caller will be provided three (3) minutes to speak,unless due to the number of speakers wanting to speak a decision is made to provide adifferent amount of time to speak.4. IN­PERSON PUBLIC COMMENTS OPTION ­ Members of the public can provide in­person comments at the podium in the Council Chamber. The Council Chamber will havelimited seating available for members of the public to attend the meeting in­person. Allpersons visiting City facilities must wear face masks and observe social distancingprotocols. Once the Chamber has reached health and safety capacity, the participant will beasked to exit the building once their comments have been made. Public comments arelimited to three (3) minutes per speaker, unless a different time is announced by the presidingchair. Speakers who wish to address the Council must do so by submitting a “Requestto Speak” card by 6:00 p.m. Cards will not be accepted after the Public Comment Sessionbegins without the permission of the presiding chair.LIVE PUBLIC COMMENTS ON CLOSED SESSION ITEMS – You can provide livecomments on closed session items by joining Zoom or the Conference Call as described inthe LIVE or IN­PERSON PUBLIC COMMENTS OPTION above. Speaker queue will openat 4:30 p.m. YOU MUST JOIN ZOOM OR THE CONFERENCE CALL BY 5:00 p.m.Speakers who are not in the speaker queue by 5:00 p.m. will not be permitted to speak.  LIVE PUBLIC COMMENTS ON REGULAR AGENDA ITEMS AND NON­AGENDAITEMS (GENERAL PUBLIC COMMENT) – You can provide comments by joining Zoom orthe Conference Call as described in the LIVE or IN­PERSON PUBLIC COMMENTSOPTION above. Speaker queue will open at 4:30 p.m. YOU MUST JOIN ZOOM OR THECONFERENCE CALL PRIOR TO 6:00 p.m. Speakers who are not in the speaker queue by6:00 p.m. will not be permitted to speak.LIVE PUBLIC COMMENTS ON PUBLIC HEARING ITEMS – You can provide commentsby joining Zoom or the Conference Call as described in the LIVE or IN­PERSON PUBLICCOMMENTS OPTION above. Speakers not in the queue by 6:00 p.m. will not be permittedto speak.  About the AgendaTo download or view the attachments (staff report and other supporting documentation) foreach agenda item, you must select the agenda item to see the attachments to either open ina new link (the eyeball ) or download a pdf (the cloud symbol with the down arrow ).CLOSED SESSIONCALL TO ORDERATTENDANCE Council Members Phil BacerraJohnathan Ryan HernandezJessie LopezNelida MendozaThai Viet PhanMayor  Pro Tem David PenalozaMayorVicente SarmientoCity Manager Kristine RidgeCity Attorney Sonia R. CarvalhoClerk of the Council Daisy GomezPUBLIC COMMENTS – Members of the public may address the City Council on ClosedSession items.CLOSED SESSION ITEMS – The Brown Act permits legislative bodies to discuss certainmatters without members of the public present. The City Council finds, based on advice fromthe City Attorney, that discussion in open session of the following matters will prejudice theposition of the City in existing and anticipated litigation:1.CONFERENCE WITH LEGAL COUNSEL ­ EXISTING LITIGATION pursuant toParagraph (1) of subdivision (d) of Section 54956.9 of the Government Code:A. Joseph Scotti v. City of Santa Ana; Workers’ Compensation Appeals Board case#ADJ12188479 2.CONFERENCE WITH REAL PROPERTY NEGOTIATOR pursuant to GovernmentCode Section 54956.8:Address of Property: 915 & 921 N. Flower Street, 842 N. Garnsey Street, Santa Ana,CA 92703 (APN# 005­142­35, ­47, ­58)Negotiators: City Manager Kristine Ridge, Assistant City Manager Steven A. MendozaNegotiating Party: Charles ManhTerms:  Potential sale of Successor Agency vacant properties as required perRedevelopment Dissolution Laws (ABx1 26, AB 1484, AB 471, and SB 107)CLOSED SESSION REPORT – The City Attorney will report on any action(s) to be taken atthe Regular Open Session which will begin immediately following the Closed Session.RECESS – City Council will recess to Closed Session for the purpose of conducting regularCity business. RECONVENE – City Council will reconvene to continue regular City business. CITY COUNCIL REGULAR OPEN SESSION CALL TO ORDER ROLL CALL PLEDGE OF ALLEGIANCE Mayor Sarmiento INVOCATION Rabbi Stephen Einstein CEREMONIAL PRESENTATIONS 1.Certificate of Recognition presented by Councilmember Bacerra to Ed Arnold for Outstanding Contributions to the Community. STAFF PRESENTATIONS 2.COVID­19 Update in the Community. CLOSED SESSION REPORT – The City Attorney will report on any action(s) from Closed Session. PUBLIC COMMENT – Public comments will be held during the beginning of the meeting for ALL comments on agenda and non­agenda items, with the exception of public hearings. Comments for public hearings will take place after the hearing is opened. CONSENT CALENDAR RECOMMENDED ACTION:  Approve staff recommendations on the following Consent Calendar Items: 3 through 25. 3.Excused Absences Department(s): Clerk of the Council Recommended Action: Excuse the absent members. 4.Minutes from the Regular Meeting of March 16, 2021 Department(s): Clerk of the Council Recommended Action: Approve minutes. 5.Minutes from the Regular and Housing Authority meetings of April 6, 2021 Department(s): Clerk of the Council Recommended Action: Approve minutes. 6.Adopt Ordinance No. NS­XXXX – AN ORDINANCE OF THE CITY COUNCIL OF THE CITY OF SANTA ANA ADDING A NEW ARTICLE XV TO CHAPTER 36 OF THE SANTA ANA MUNICIPAL CODE TO PROHIBIT SPECTATORS AT A STREET RACE OR RECKLESS DRIVING EXHIBITION First reading at the May 18, 2021 City Council meeting and approved by a vote of 4­3 (Hernandez, Lopez and Sarmiento dissented). Published in the Orange County Reporter on May 21, 2021. Department(s): Police Department Recommended Action: Place ordinance on second reading and adopt. 7.Approve Appropriation Adjustments and Addendum No. 1 to Purchase and Sale Agreement to Increase Compensation by $5,775 for an OC Streetcar Easement Acquisition (Project No. 17­6766) (Non­General Fund) Department(s): Public Works Agency Recommended Action: 1.    Authorize the City Manager to execute Addendum No. 1 to the Purchase and Sale Agreement with Orange County Transportation Authority, A­ 2018­175, to increase the compensation to the City by $5,775, subject to non­ substantive changes approved by the City Manager and the City Attorney (Agreement No. 2021­XXX). 2.    Approve an Appropriation Adjustment (#2021­193) of $5,775 in the Select Street Construction fund, from the proceeds of the sale listed in above. (Requires five affirmative votes) 3.    Approve an Appropriation Adjustment (#2021­193) of $200,000 in the Select Street Construction fund, from the fund balance that includes $200,000 of proceeds from sale of an easement approved by Council on July 17, 2018. (Requires five affirmative votes) 8.Award a Purchase Order Contract to Repair and Renovate Ballpark Fencing in an Amount Not to Exceed $272,750 (Specification No. 21­015) (General and Non­General Fund) Department(s): Parks, Recreation, and Community Services Recommended Action: Authorize a one­time purchase and payment of purchase order contract to renovate fencing at eight ballfields to J & A Fence in the amount of $272,750, subject to non­substantive changes approved by the City Manager and City Attorney. 9.Amend the Blanket Order Contract with BPR, Inc. for Sidewalk Offset Grinding Services to Increase the Term One Year and the Total not to Exceed Amount to $720,000 (Non­General Fund) Department(s): Public Works Agency Recommended Action: Authorize the City Manager to execute an amendment to the blanket order contract with BPR, Inc. for sidewalk offset grinding services, to extend the contract term one year, beginning July 1, 2021 and expiring June 30, 2022, with provisions for an additional two, one­year renewal periods exercisable by the City Manager, in an annual amount of $240,000 for a total not to exceed amount of $720,000, subject to non­substantive changes approved by the City Manager and City Attorney. 10.Award a Purchase Order in the Amount of $438,916 to Western Truck Exchange for Five Ford Super Duty F550 Stake Bed Dump Body Trucks (Specification No. 21­029) (Non­General Fund) Department(s): Public Works Agency Recommended Action: Authorize a one­time purchase and payment of purchase order to Western Truck Exchange for five Ford Super Duty F550 Stake Bed Dump Body Trucks, in the amount of $418,916 plus a contingency of $20,000, for a total amount not to exceed $438,916, subject to non­substantive changes approved by the City Manager and City Attorney. 11.Award a Construction Contract to Hardy and Harper, Inc. in the Amount of $1,532,000 for the Local Street Preventative Maintenance Fiscal Year 20­21 Project with an Estimated Project Delivery Cost of $2,120,419 (Project No. 21­6907) (Non­General Fund) Department(s): Public Works Agency Recommended Action: 1.    Award a construction contract to Hardy and Harper, Inc., the lowest responsible bidder, in accordance with the base bid in the amount of $1,532,000, for construction of the Local Street Preventative Maintenance FY 20­21, for the term beginning June 1, 2021 and ending upon project completion, and authorize the City Manager to execute the contract subject to non­substantive changes approved by the City Manager and the City Attorney. 2.    Approve the Project Cost Analysis for a total estimated construction delivery cost of $2,120,419, which includes $1,532,000 for the construction contract, $230,119 for contract administration, inspection and testing, and a $358,300 project contingency for unanticipated or unforeseen work. 12.Approve an Agreement with Prime Government Solutions, Inc. to Continue Providing an Automated Agenda Management System for Council and Boards and Commissions (General Fund) Department(s): Clerk of the Council Office Recommended Action: Authorize the City Manager to execute an agreement with Prime Government Solutions, Inc. to continue providing an automated agenda management system in an annual amount of $50,000 for three years, with a 3% increase for a one two­year renewal for a total aggregate amount not to exceed $254,545, subject to non­substantive changes approved by the City Manager and City Attorney (Agreement No. 2021­XXX). 13.Approve an Agreement with Protection America Inc. to Provide Security Services at 1815 Carnegie Avenue during the Construction of the Homeless Navigation Center in an Amount not to exceed $95,040 (Non­General Fund) Department(s): Community Development Agency Recommended Action: Authorize the City Manager to execute an agreement with Protection America Inc. to provide security services at 1815 Carnegie Avenue for an amount not to exceed $95,040, beginning June 1, 2021 through December 31, 2021, subject to non­substantive changes approved by the City Manager and City Attorney (Agreement No. 2021­XXX). 14.Approve a Successor Agreement and a Second Amendment with Keenan & Associates for Employee Group Insurance Consulting Services Agreement and to Add KeenanWell Consulting into the Scope of Services Department(s): Human Resources Recommended Action: Authorize the City Manager to execute a: 1.    Successor Agreement with Keenan & Associates for the following services:  Act as the Broker of Record/Consultant for the City’s Group Dental, Vision, Life, Accidental Death & Dismemberment, Long Term Disability, Employee Assistance Program, Retiree Billing, Section 125 Flexible Spending Accounts, Affordable Care Act (ACA) Reporting, and Family Medical Leave Act (FMLA) administration. Keenan & Associates is paid commission through the insurance carriers and therefore there is no fiscal impact to the City for this service. The agreement will be effective July 1, 2021 through June 30, 2022 and automatically renew for subsequent one (1) year periods unless terminated earlier in accordance with section one (1) of the agreement, subject to non­substantive changes approved by the City Manager and City Attorney (Agreement No. 2021­XXX).  2.    Second Amendment with Keenan & Associates agreement to incorporate KeenanWell Consulting into the scope of services, for the development and implementation of an Employee Wellness Program (“Wellness Program”), from June 1, 2021 to June 30, 2021. The Wellness Program will automatically renew for subsequent one (1) year periods unless terminated earlier in accordance with section one (1) of the agreement.  The first period will run July 1, 2021 through June 30,  2022, services provided shall be not to exceed two thousand dollars ($2,000), and for subsequent years, the Wellness Program shall not exceed twenty­five thousand ($25,000), subject to non­substantive changes approved by the City Manager and City Attorney (Agreement No. 2021­ XXX). 15.Approve an Amendment to the Agreement with LAZ Parking in the Amount of $705,544 for Providing Parking Enforcement Services for the Police Department (General Fund) Department(s): Police Department Recommended Action: Authorize the City Manager to execute an amendment to the agreement with LAZ Karp Associates for parking enforcement services for the Police Department for the period of July 1, 2021 through June 30, 2022, in the amount of $705,554, including a 10% contingency ($64,141), subject to non­substantive changes approved by the City Manager and City Attorney (Agreement No. 2021­ XXX). 16.Approve an Agreement with Dokken Engineering for Design Services for the McFadden Avenue Protected Bike Lane and Bicycle Boulevard: Harbor to Grand Project in an Amount Not to Exceed $800,000 for a Three­Year Term (Project No. 20­ 6962) (Non­General Fund) Department(s): Public Works Agency Recommended Action: Authorize the City Manager to execute an agreement with Dokken Engineering to provide design services and complete plans, specifications, and a cost estimate for the McFadden Avenue Protected Bike Lane and Bicycle Boulevard: Harbor to Grand Project in the amount of $714,857.66, with an approximate 12 percent contingency of $85,142.34, for a total amount not to exceed $800,000, for a three­year term beginning June 1, 2021 and expiring May 30, 2024, with an option for two, one­year extensions, subject to non­substantive changes approved by the City Manager and City Attorney (Agreement No. 2021­XXX). 17.Approve an Agreement with Adams Streeter Civil Engineers, Inc. for Water Resources Plan Check Services in an Amount Not to Exceed $750,000 for up to Five Years (Non­General Fund) Department(s): Public Works Agency Recommended Action: Authorize the City Manager to execute an agreement with Adams Streeter Civil Engineers, Inc. to provide on­call water resources plan checking services for a three­year period beginning June 1, 2021 and expiring May 31, 2024, with provisions for one, two­year renewal period exercisable by the City Manager and City Attorney, in an annual amount of $150,000 and a total agreement amount not to exceed $750,000, subject to non­substantive changes approved by the City Manager and City Attorney (Agreement No. 2021­XXX). 18.Approve Agreement with the County of Orange (Public Works Materials Laboratory) for Geotechnical, Special Inspection, and Material Testing Services in an Amount not to Exceed $1,500,000 for a Three­year Period Department(s): Public Works Agency Recommended Action: Authorize the City Manager to execute an agreement with the County of Orange (Public Works Materials Laboratory) to provide on­call geotechnical, special inspection, and material testing services for a three­year period beginning June 1, 2021, and expiring May 31, 2024, in an amount not to exceed $1,500,000, subject to non­substantive changes approved by the City Manager and City Attorney (Agreement No. 2021­XXX). 19.Authorize a Purchase Agreement in the Amount of $176,000 for Real Property Acquisition for Warner Avenue Improvements Phase 2 (Property Owner: Wiliz Investment, LLC) (Project No. 18­6901) (Non­General Fund) Department(s): Public Works Agency Recommended Action: Authorize the City Manager to execute a Purchase Agreement with property owner Wiliz Investment, LLC for the partial property acquisition and goodwill (if any) for the real property located at 1201 E. Warner Avenue (APN 016­120­49 and 016­120­52) in the amount of $176,000, subject to non­substantive changes approved by the City Manager and City Attorney (Agreement No. 2021­XXX). 20.Adopt a Resolution for Fiscal Year 2021­2022 Senate Bill 1 Local Streets and Roads Projects in the estimated amount of $6,436,447 for Capital Improvement Projects (Non­General Fund) Department(s): Public Works Agency Recommended Action: Resolution No. 2021­XXX – Adopt a resolution affirming the Fiscal Year 2021­2022 SB­1 Projects List and anticipated funding in the amount of $6,436,447, which is required to be submitted to the California Transportation Commission for budgeting the Fiscal Year 2021­22 Capital Improvement Program, as necessary for City eligibility to receive Road Maintenance and Rehabilitation Account Funding. 21.Adopt Resolution to Maintain Measure M2 Funding Eligibility for Fiscal Year 2021­ 2022 Department(s): Public Works Agency Recommended Action: Resolution No. 2021­XXX – Adopt a Resolution affirming the City of Santa Ana’s Circulation Element is in conformance with the Master Plan of Arterial Highways, and that the City has an existing Mitigation Fee Program, to maintain Orange County Transportation Authority Measure M2 eligibility Program funding for Fiscal Year 2021­22.  22.Adopt a Resolution Amending the City’s Basic Classification and Compensation Plan to Establish and Delineate Classifications of Employment Designated as Unrepresented Confidential Management and Unrepresented Confidential Employees Department(s): Human Resources Recommended Action: Resolution No. 2021­XXX – Adopt a resolution that amends the City’s Basic Classification and Compensation Plan 2015­026, by: creating, deleting, or modifying classifications, and establishing terms and conditions of employment for classifications designated as Unrepresented Confidential Middle­ Management (CMM), Unrepresented Confidential Administrative Management (CAM), and Unrepresented Confidential Employees (UCE).  23.Approve Fiscal Year 2021­2022 Miscellaneous Fee Resolution Department(s): Finance and Management Services Recommended Action: Resolution No. 2021­XXX – Adopt a resolution establishing a Uniform Schedule of Miscellaneous Fees for Fiscal Year (FY) 2021­2022. 24.Adopt Resolution Approving City’s Annual Statement of Investment Policy 2021­2022; Receive and File Annual Statement of Investment Policy 2021­2022. Department(s): Finance and Management Services Recommended Action: 1.     Resolution No. 2021­XXX – Adopt a Resolution approving the City’s 2021­2022 Investment Policy. 2.    Receive and file the Annual Statement of Investment Policy 2021­2022. 25.Approve Prepayment for the City’s Contribution to Both the CalPERS Miscellaneous and Safety Employee Pension Unfunded Liability for Fiscal Year 21­22 (General and Non­General Fund) Department(s): Finance and Management Services Recommended Action: 1. Approve a $25,244,430 pre­payment for the City’s annual Unfunded Actuarial Liability to California Public Employees Retirement System (CalPERS) – Miscellaneous Plan for Fiscal Year 2021­22, to save $868,611.   2. Approve a $29,101,640 pre­payment for the City’s annual Unfunded Actuarial Liability to California Public Employees Retirement System (CalPERS) – Safety Plan for Fiscal Year 2021­22, to save $1,001,331.  **END OF CONSENT CALENDAR** BUSINESS CALENDAR 26.City­Produced Events Informational Report Department(s): Parks, Recreation, and Community Services Recommended Action: Accept informational report relating to City­produced events and provide direction to staff. 27.Authorize the Temporary Implementation of COVID­19 Relief Measures for Certain Outdoor Business Activities Specified in Executive Order No. 5­2020 and City Council Resolution No. 2020­055 for a Period of One Year from the Date the Governor Announces the Decision for California to Fully Open the Economy and Transition to Beyond the Blue Print for a Safer Economy Department(s): Planning and Building Agency Recommended Action: Resolution No. 2021­XXX – Adopt a resolution authorizing the temporary implementation of COVID­19 relief measures for certain outdoor business activities specified in Executive Order No. 5­2020 and City Council Resolution No. 2020­055 for a period of one year from the date the Governor announces the decision for California to fully open the economy and transition to Beyond the Blue Print for a Safer Economy. **END OF BUSINESS CALENDAR** PUBLIC HEARINGS PUBLIC COMMENTS – Members of the public may address the City Council on Public Hearing items. 28.Hold a Public Hearing to Adopt Resolutions Approving the 2020 Urban Water Management Plan, the 2020 Water Shortage Contingency Plan and Amend the 2015 Urban Water Management Plan Legal Notice published in the Orange County Reporter on May 21, 2021 and May 28, 2021. Department(s): Public Works Agency Recommended Action: 1.    Resolution No. 2021­XXX – Adopt a resolution approving the 2020 Urban Water Management Plan. 2.    Resolution No. 2021­XXX – Adopt a resolution approving the 2020 Water Shortage Contingency Plan. 3.   Resolution No. 2021­XXX – Adopt a resolution amending the 2015 Urban Water Management Plan to add Appendix J, Reduced Delta Reliance Reporting. 29.Public Hearing to Consider an Ordinance to Adopt the Fiscal Year 2021­22 City Budget, Approve the Revive Santa Ana Spending Priorities, Approve a Resolution for Changes to the City’s Basic Classification and Compensation Plan Budget, and Adopt the Seven­Year Capital Improvement Program Legal Notice published in the Orange County Reporter on May 21, 2021 and May 28, 2021. Department(s): Finance and Management Services Recommended Action: 1.    Approve the introduction and first reading of an Ordinance to adopt the budget for Fiscal Year 2021­22 (FY21­22), which begins on July 1, 2021 and ends on June 30, 2022. 2.    Approve the Revive Santa Ana Spending Priorities. 3.    Resolution No. 2021­XXX – Adopt a Resolution, to effect certain changes to the City’s basic classification and compensation plan, such as addition of new classification titles. 4.    Adopt the Seven­Year Capital Improvement Program (CIP) beginning FY21­22 through FY27­28, as required by the Orange County Transportation Authority (OCTA) for Measure M2 eligibility.  COUNCILMEMBER REQUESTED ITEMS 30.Discuss and Consider Directing the City Manager to Direct Staff to Form a City Charter Review Committee to Bring Forward Amendments That Can Potentially Be Placed on the Ballot for Voter Adoption – Mayor Pro Tem Penaloza 31.Discuss and Consider Directing the City Manager to Direct Staff to Prepare a Resolution Condemning Anti­Semitic Violence – Councilmember Lopez CITY MANAGER COMMENTS COUNCIL COMMENTS ADJOURNMENT – Adjourn the City Council meeting and convene to the Housing Authority meeting. Future Items 1. Enterprise Land Management System 2. Solid Waste Services Work Study Session 3. Carnegie Shelter Operator 4. Police Oversight Update HOUSING AUTHORITY CALL TO ORDER ATTENDANCE Authority Members Phil Bacerra Johnathan Ryan Hernandez Jessie Lopez Nelida Mendoza Thai Viet Phan Vice Chair David Penaloza Chair Vicente Sarmiento City Manager Kristine Ridge City Attorney Sonia R. Carvalho Clerk of the Council Daisy Gomez PUBLIC COMMENTS – Members of the public may address Housing Authority on items on the Housing Authority agenda.  CONSENT CALENDAR RECOMMENDED ACTION:  Approve staff recommendations on the following Consent Calendar Items: 1 and 2. 1.Excused Absences Department(s): Clerk of the Council Recommended Action: Excuse the absent members. 2.Minutes from the Housing Authority Meeting of April 6, 2021 Department(s): Clerk of the Council Recommended Action: Approve minutes. (Please refer to Agenda Item #5 in the City Council meeting agenda) **END OF CONSENT CALENDAR** HOUSING AUTHORITY MEMBER COMMENTS ADJOURNMENT – Adjourn the Housing Authority meeting. City Council 6 6/1/2021 City Council and Housing Authority MeetingPacketJune 1, 2021CLOSED SESSION MEETING – 5:00 PMREGULAR OPEN MEETING – 5:45 PM (Immediately following the Closed Session Meeting)CITY COUNCIL CHAMBER22 Civic Center Plaza Santa Ana, CA 92701Due to Governor Gavin Newsom’s Executive Order and the City Council's Proclamation ofLocal Emergency,there will be no in­person meeting location for the community to attendpublic meetings.Vicente SarmientoMayorThai Viet PhanCouncilmember – Ward 1 David PenalozaMayor Pro Tem ­ Ward 2Jessie LopezCouncilmember ­ Ward 3 Phil BacerraCouncilmember ­ Ward 4Johnathan Ryan HernandezCouncilmember ­ Ward 5 Nelida MendozaCouncilmember ­ Ward 6Mayor and Council telephone: 714­647­6900Agenda item inquiries: 714­647­6520Sonia R. CarvalhoCity Attorney Kristine RidgeCity Manager Daisy GomezClerk of the CouncilIn compliance with the Americans with Disabilities Act (ADA), if you need special assistance to participate in this Meeting,contact Michael Ortiz, City ADA Program Coordinator, at (714) 647­5624. Notification 48 hours prior to the Meeting will enablethe City to make reasonable arrangements to assure accessibility to this meeting. The City Council agenda and supportingdocumentation can be found on the City’s website – www.santa­ana.org/city­meetings.CITY VISION AND CODE OF ETHICSThe City of Santa Ana is committed to achieving a shared vision for the organization and itscommunity. The Vision, Mission and Guiding Principles (Values) are the result of a thoughtfuland inclusive process designed to set the City and organization on a course that meets thechallenges of today and tomorrow, as follows:Vision ­ The dynamic center of Orange County which is acclaimed for our: Investment inyouth • Safe and healthy community • Neighborhood pride • Thriving economic climate •Enriched and diverse culture • Quality government servicesMission ­ To deliver efficient public services in partnership with our community which ensurespublic safety, a prosperous economic environment, opportunities for our youth, and a highquality of life for residents.Guiding Principles ­ Collaboration • Efficiency • Equity • Excellence • Fiscal Responsibility •Innovation • TransparencyCode of Ethics and Conduct ­ At the Special Municipal Election held on February 5, 2008,voters approved an amendment to the City Charter which established the Code of Ethics andConduct for elected officials and members of appointed boards, commissions, andcommittees to assure public confidence. The following are the core values expressed: •Integrity • Honesty • Responsibility • Fairness • Accountability • Respect • EfficiencyDue to Governor Gavin Newsom’s Executive Order and the City Council's Proclamation ofLocal Emergency, there will be limited in­person attendance for members of the public toattend the City Council meeting or join via Zoom. The City Council meeting will occur live viateleconference Zoom webinar. You may view the meeting from your computer, tablet or smartphone via YouTube LiveStream at www.youtube.com/user/SantaAnaLibrary or on CTV3,available on Spectrum channel 3 and AT&T U­verse channel 99.PUBLIC COMMENTS – Members of the public who wish to address the City Council onclosed session items, items on the regular agenda or on matters which are not on theagenda, but are within the subject matter jurisdiction of the City Council may do so by:1. MAILING OPTION written communications – Public comments may be mailed to: Office ofthe Clerk of the Council, 20 Civic Center Plaza M­30, Santa Ana, CA 92701. All writtencommunications received via mail by 4:00 p.m. on the day of the meeting will be distributedto the City Council and imaged into the City’s document archive system which is available forpublic review.2. SENDING E­MAIL OPTION – Public comments may be sent via email to the City Clerk’soffice at eComment@santa­ana.org. Please note the agenda item you are commenting on inthe subject line of the email. All emails received before 4:00 p.m. on the day of the meetingwill be distributed to the City Council and imaged into the City’s document archive systemwhich is available for public review.3. PROVIDING LIVE PUBLIC COMMENTS OPTION – Members of the public may providelive comments during the meeting by Zoom or Conference Call. To join by Zoom click on ortype the following address into your web browser https://us02web.zoom.us/j/315965149. Tojoin the Conference Call: Dial (669) 900­9128 and enter MEETING ID: 315 965 149#. Youwill be prompted by the City Clerk when it is time for i) general public comment, ii) to speakon a specific agenda item or iii) for a public hearing item. You may request to speak bydialing *9 from your phone or you may virtually raise your hand from Zoom. After the Clerkconfirms the last three digits of the caller’s phone number or Zoom ID and unmutes them, thecaller must press *6 or microphone icon to speak. Callers are encouraged, but not required,to identify themselves by name. Each caller will be provided three (3) minutes to speak,unless due to the number of speakers wanting to speak a decision is made to provide adifferent amount of time to speak.4. IN­PERSON PUBLIC COMMENTS OPTION ­ Members of the public can provide in­person comments at the podium in the Council Chamber. The Council Chamber will havelimited seating available for members of the public to attend the meeting in­person. Allpersons visiting City facilities must wear face masks and observe social distancingprotocols. Once the Chamber has reached health and safety capacity, the participant will beasked to exit the building once their comments have been made. Public comments arelimited to three (3) minutes per speaker, unless a different time is announced by the presidingchair. Speakers who wish to address the Council must do so by submitting a “Requestto Speak” card by 6:00 p.m. Cards will not be accepted after the Public Comment Sessionbegins without the permission of the presiding chair.LIVE PUBLIC COMMENTS ON CLOSED SESSION ITEMS – You can provide livecomments on closed session items by joining Zoom or the Conference Call as described inthe LIVE or IN­PERSON PUBLIC COMMENTS OPTION above. Speaker queue will openat 4:30 p.m. YOU MUST JOIN ZOOM OR THE CONFERENCE CALL BY 5:00 p.m.Speakers who are not in the speaker queue by 5:00 p.m. will not be permitted to speak.  LIVE PUBLIC COMMENTS ON REGULAR AGENDA ITEMS AND NON­AGENDAITEMS (GENERAL PUBLIC COMMENT) – You can provide comments by joining Zoom orthe Conference Call as described in the LIVE or IN­PERSON PUBLIC COMMENTSOPTION above. Speaker queue will open at 4:30 p.m. YOU MUST JOIN ZOOM OR THECONFERENCE CALL PRIOR TO 6:00 p.m. Speakers who are not in the speaker queue by6:00 p.m. will not be permitted to speak.LIVE PUBLIC COMMENTS ON PUBLIC HEARING ITEMS – You can provide commentsby joining Zoom or the Conference Call as described in the LIVE or IN­PERSON PUBLICCOMMENTS OPTION above. Speakers not in the queue by 6:00 p.m. will not be permittedto speak.  About the AgendaTo download or view the attachments (staff report and other supporting documentation) foreach agenda item, you must select the agenda item to see the attachments to either open ina new link (the eyeball ) or download a pdf (the cloud symbol with the down arrow ).CLOSED SESSIONCALL TO ORDERATTENDANCE Council Members Phil BacerraJohnathan Ryan HernandezJessie LopezNelida MendozaThai Viet PhanMayor  Pro Tem David PenalozaMayorVicente SarmientoCity Manager Kristine RidgeCity Attorney Sonia R. CarvalhoClerk of the Council Daisy GomezPUBLIC COMMENTS – Members of the public may address the City Council on ClosedSession items.CLOSED SESSION ITEMS – The Brown Act permits legislative bodies to discuss certainmatters without members of the public present. The City Council finds, based on advice fromthe City Attorney, that discussion in open session of the following matters will prejudice theposition of the City in existing and anticipated litigation:1.CONFERENCE WITH LEGAL COUNSEL ­ EXISTING LITIGATION pursuant toParagraph (1) of subdivision (d) of Section 54956.9 of the Government Code:A. Joseph Scotti v. City of Santa Ana; Workers’ Compensation Appeals Board case#ADJ12188479 2.CONFERENCE WITH REAL PROPERTY NEGOTIATOR pursuant to GovernmentCode Section 54956.8:Address of Property: 915 & 921 N. Flower Street, 842 N. Garnsey Street, Santa Ana,CA 92703 (APN# 005­142­35, ­47, ­58)Negotiators: City Manager Kristine Ridge, Assistant City Manager Steven A. MendozaNegotiating Party: Charles ManhTerms:  Potential sale of Successor Agency vacant properties as required perRedevelopment Dissolution Laws (ABx1 26, AB 1484, AB 471, and SB 107)CLOSED SESSION REPORT – The City Attorney will report on any action(s) to be taken atthe Regular Open Session which will begin immediately following the Closed Session.RECESS – City Council will recess to Closed Session for the purpose of conducting regularCity business.RECONVENE – City Council will reconvene to continue regular City business.CITY COUNCIL REGULAR OPEN SESSIONCALL TO ORDERROLL CALLPLEDGE OF ALLEGIANCE Mayor SarmientoINVOCATIONRabbi Stephen EinsteinCEREMONIAL PRESENTATIONS1.Certificate of Recognition presented by Councilmember Bacerra to Ed Arnold forOutstanding Contributions to the Community.STAFF PRESENTATIONS2.COVID­19 Update in the Community.CLOSED SESSION REPORT – The City Attorney will report on any action(s) from ClosedSession.PUBLIC COMMENT – Public comments will be held during the beginning of the meeting forALL comments on agenda and non­agenda items, with the exception of public hearings.Comments for public hearings will take place after the hearing is opened.CONSENT CALENDARRECOMMENDED ACTION:  Approve staff recommendations on the followingConsent Calendar Items: 3 through 25.3.Excused AbsencesDepartment(s): Clerk of the CouncilRecommended Action: Excuse the absent members.4.Minutes from the Regular Meeting of March 16, 2021Department(s): Clerk of the CouncilRecommended Action: Approve minutes.5.Minutes from the Regular and Housing Authority meetings of April 6, 2021Department(s): Clerk of the Council Recommended Action: Approve minutes. 6.Adopt Ordinance No. NS­XXXX – AN ORDINANCE OF THE CITY COUNCIL OF THE CITY OF SANTA ANA ADDING A NEW ARTICLE XV TO CHAPTER 36 OF THE SANTA ANA MUNICIPAL CODE TO PROHIBIT SPECTATORS AT A STREET RACE OR RECKLESS DRIVING EXHIBITION First reading at the May 18, 2021 City Council meeting and approved by a vote of 4­3 (Hernandez, Lopez and Sarmiento dissented). Published in the Orange County Reporter on May 21, 2021. Department(s): Police Department Recommended Action: Place ordinance on second reading and adopt. 7.Approve Appropriation Adjustments and Addendum No. 1 to Purchase and Sale Agreement to Increase Compensation by $5,775 for an OC Streetcar Easement Acquisition (Project No. 17­6766) (Non­General Fund) Department(s): Public Works Agency Recommended Action: 1.    Authorize the City Manager to execute Addendum No. 1 to the Purchase and Sale Agreement with Orange County Transportation Authority, A­ 2018­175, to increase the compensation to the City by $5,775, subject to non­ substantive changes approved by the City Manager and the City Attorney (Agreement No. 2021­XXX). 2.    Approve an Appropriation Adjustment (#2021­193) of $5,775 in the Select Street Construction fund, from the proceeds of the sale listed in above. (Requires five affirmative votes) 3.    Approve an Appropriation Adjustment (#2021­193) of $200,000 in the Select Street Construction fund, from the fund balance that includes $200,000 of proceeds from sale of an easement approved by Council on July 17, 2018. (Requires five affirmative votes) 8.Award a Purchase Order Contract to Repair and Renovate Ballpark Fencing in an Amount Not to Exceed $272,750 (Specification No. 21­015) (General and Non­General Fund) Department(s): Parks, Recreation, and Community Services Recommended Action: Authorize a one­time purchase and payment of purchase order contract to renovate fencing at eight ballfields to J & A Fence in the amount of $272,750, subject to non­substantive changes approved by the City Manager and City Attorney. 9.Amend the Blanket Order Contract with BPR, Inc. for Sidewalk Offset Grinding Services to Increase the Term One Year and the Total not to Exceed Amount to $720,000 (Non­General Fund) Department(s): Public Works Agency Recommended Action: Authorize the City Manager to execute an amendment to the blanket order contract with BPR, Inc. for sidewalk offset grinding services, to extend the contract term one year, beginning July 1, 2021 and expiring June 30, 2022, with provisions for an additional two, one­year renewal periods exercisable by the City Manager, in an annual amount of $240,000 for a total not to exceed amount of $720,000, subject to non­substantive changes approved by the City Manager and City Attorney. 10.Award a Purchase Order in the Amount of $438,916 to Western Truck Exchange for Five Ford Super Duty F550 Stake Bed Dump Body Trucks (Specification No. 21­029) (Non­General Fund) Department(s): Public Works Agency Recommended Action: Authorize a one­time purchase and payment of purchase order to Western Truck Exchange for five Ford Super Duty F550 Stake Bed Dump Body Trucks, in the amount of $418,916 plus a contingency of $20,000, for a total amount not to exceed $438,916, subject to non­substantive changes approved by the City Manager and City Attorney. 11.Award a Construction Contract to Hardy and Harper, Inc. in the Amount of $1,532,000 for the Local Street Preventative Maintenance Fiscal Year 20­21 Project with an Estimated Project Delivery Cost of $2,120,419 (Project No. 21­6907) (Non­General Fund) Department(s): Public Works Agency Recommended Action: 1.    Award a construction contract to Hardy and Harper, Inc., the lowest responsible bidder, in accordance with the base bid in the amount of $1,532,000, for construction of the Local Street Preventative Maintenance FY 20­21, for the term beginning June 1, 2021 and ending upon project completion, and authorize the City Manager to execute the contract subject to non­substantive changes approved by the City Manager and the City Attorney. 2.    Approve the Project Cost Analysis for a total estimated construction delivery cost of $2,120,419, which includes $1,532,000 for the construction contract, $230,119 for contract administration, inspection and testing, and a $358,300 project contingency for unanticipated or unforeseen work. 12.Approve an Agreement with Prime Government Solutions, Inc. to Continue Providing an Automated Agenda Management System for Council and Boards and Commissions (General Fund) Department(s): Clerk of the Council Office Recommended Action: Authorize the City Manager to execute an agreement with Prime Government Solutions, Inc. to continue providing an automated agenda management system in an annual amount of $50,000 for three years, with a 3% increase for a one two­year renewal for a total aggregate amount not to exceed $254,545, subject to non­substantive changes approved by the City Manager and City Attorney (Agreement No. 2021­XXX). 13.Approve an Agreement with Protection America Inc. to Provide Security Services at 1815 Carnegie Avenue during the Construction of the Homeless Navigation Center in an Amount not to exceed $95,040 (Non­General Fund) Department(s): Community Development Agency Recommended Action: Authorize the City Manager to execute an agreement with Protection America Inc. to provide security services at 1815 Carnegie Avenue for an amount not to exceed $95,040, beginning June 1, 2021 through December 31, 2021, subject to non­substantive changes approved by the City Manager and City Attorney (Agreement No. 2021­XXX). 14.Approve a Successor Agreement and a Second Amendment with Keenan & Associates for Employee Group Insurance Consulting Services Agreement and to Add KeenanWell Consulting into the Scope of Services Department(s): Human Resources Recommended Action: Authorize the City Manager to execute a: 1.    Successor Agreement with Keenan & Associates for the following services:  Act as the Broker of Record/Consultant for the City’s Group Dental, Vision, Life, Accidental Death & Dismemberment, Long Term Disability, Employee Assistance Program, Retiree Billing, Section 125 Flexible Spending Accounts, Affordable Care Act (ACA) Reporting, and Family Medical Leave Act (FMLA) administration. Keenan & Associates is paid commission through the insurance carriers and therefore there is no fiscal impact to the City for this service. The agreement will be effective July 1, 2021 through June 30, 2022 and automatically renew for subsequent one (1) year periods unless terminated earlier in accordance with section one (1) of the agreement, subject to non­substantive changes approved by the City Manager and City Attorney (Agreement No. 2021­XXX).  2.    Second Amendment with Keenan & Associates agreement to incorporate KeenanWell Consulting into the scope of services, for the development and implementation of an Employee Wellness Program (“Wellness Program”), from June 1, 2021 to June 30, 2021. The Wellness Program will automatically renew for subsequent one (1) year periods unless terminated earlier in accordance with section one (1) of the agreement.  The first period will run July 1, 2021 through June 30,  2022, services provided shall be not to exceed two thousand dollars ($2,000), and for subsequent years, the Wellness Program shall not exceed twenty­five thousand ($25,000), subject to non­substantive changes approved by the City Manager and City Attorney (Agreement No. 2021­ XXX). 15.Approve an Amendment to the Agreement with LAZ Parking in the Amount of $705,544 for Providing Parking Enforcement Services for the Police Department (General Fund) Department(s): Police Department Recommended Action: Authorize the City Manager to execute an amendment to the agreement with LAZ Karp Associates for parking enforcement services for the Police Department for the period of July 1, 2021 through June 30, 2022, in the amount of $705,554, including a 10% contingency ($64,141), subject to non­substantive changes approved by the City Manager and City Attorney (Agreement No. 2021­ XXX). 16.Approve an Agreement with Dokken Engineering for Design Services for the McFadden Avenue Protected Bike Lane and Bicycle Boulevard: Harbor to Grand Project in an Amount Not to Exceed $800,000 for a Three­Year Term (Project No. 20­ 6962) (Non­General Fund) Department(s): Public Works Agency Recommended Action: Authorize the City Manager to execute an agreement with Dokken Engineering to provide design services and complete plans, specifications, and a cost estimate for the McFadden Avenue Protected Bike Lane and Bicycle Boulevard: Harbor to Grand Project in the amount of $714,857.66, with an approximate 12 percent contingency of $85,142.34, for a total amount not to exceed $800,000, for a three­year term beginning June 1, 2021 and expiring May 30, 2024, with an option for two, one­year extensions, subject to non­substantive changes approved by the City Manager and City Attorney (Agreement No. 2021­XXX). 17.Approve an Agreement with Adams Streeter Civil Engineers, Inc. for Water Resources Plan Check Services in an Amount Not to Exceed $750,000 for up to Five Years (Non­General Fund) Department(s): Public Works Agency Recommended Action: Authorize the City Manager to execute an agreement with Adams Streeter Civil Engineers, Inc. to provide on­call water resources plan checking services for a three­year period beginning June 1, 2021 and expiring May 31, 2024, with provisions for one, two­year renewal period exercisable by the City Manager and City Attorney, in an annual amount of $150,000 and a total agreement amount not to exceed $750,000, subject to non­substantive changes approved by the City Manager and City Attorney (Agreement No. 2021­XXX). 18.Approve Agreement with the County of Orange (Public Works Materials Laboratory) for Geotechnical, Special Inspection, and Material Testing Services in an Amount not to Exceed $1,500,000 for a Three­year Period Department(s): Public Works Agency Recommended Action: Authorize the City Manager to execute an agreement with the County of Orange (Public Works Materials Laboratory) to provide on­call geotechnical, special inspection, and material testing services for a three­year period beginning June 1, 2021, and expiring May 31, 2024, in an amount not to exceed $1,500,000, subject to non­substantive changes approved by the City Manager and City Attorney (Agreement No. 2021­XXX). 19.Authorize a Purchase Agreement in the Amount of $176,000 for Real Property Acquisition for Warner Avenue Improvements Phase 2 (Property Owner: Wiliz Investment, LLC) (Project No. 18­6901) (Non­General Fund) Department(s): Public Works Agency Recommended Action: Authorize the City Manager to execute a Purchase Agreement with property owner Wiliz Investment, LLC for the partial property acquisition and goodwill (if any) for the real property located at 1201 E. Warner Avenue (APN 016­120­49 and 016­120­52) in the amount of $176,000, subject to non­substantive changes approved by the City Manager and City Attorney (Agreement No. 2021­XXX). 20.Adopt a Resolution for Fiscal Year 2021­2022 Senate Bill 1 Local Streets and Roads Projects in the estimated amount of $6,436,447 for Capital Improvement Projects (Non­General Fund) Department(s): Public Works Agency Recommended Action: Resolution No. 2021­XXX – Adopt a resolution affirming the Fiscal Year 2021­2022 SB­1 Projects List and anticipated funding in the amount of $6,436,447, which is required to be submitted to the California Transportation Commission for budgeting the Fiscal Year 2021­22 Capital Improvement Program, as necessary for City eligibility to receive Road Maintenance and Rehabilitation Account Funding. 21.Adopt Resolution to Maintain Measure M2 Funding Eligibility for Fiscal Year 2021­ 2022 Department(s): Public Works Agency Recommended Action: Resolution No. 2021­XXX – Adopt a Resolution affirming the City of Santa Ana’s Circulation Element is in conformance with the Master Plan of Arterial Highways, and that the City has an existing Mitigation Fee Program, to maintain Orange County Transportation Authority Measure M2 eligibility Program funding for Fiscal Year 2021­22.  22.Adopt a Resolution Amending the City’s Basic Classification and Compensation Plan to Establish and Delineate Classifications of Employment Designated as Unrepresented Confidential Management and Unrepresented Confidential Employees Department(s): Human Resources Recommended Action: Resolution No. 2021­XXX – Adopt a resolution that amends the City’s Basic Classification and Compensation Plan 2015­026, by: creating, deleting, or modifying classifications, and establishing terms and conditions of employment for classifications designated as Unrepresented Confidential Middle­ Management (CMM), Unrepresented Confidential Administrative Management (CAM), and Unrepresented Confidential Employees (UCE).  23.Approve Fiscal Year 2021­2022 Miscellaneous Fee Resolution Department(s): Finance and Management Services Recommended Action: Resolution No. 2021­XXX – Adopt a resolution establishing a Uniform Schedule of Miscellaneous Fees for Fiscal Year (FY) 2021­2022. 24.Adopt Resolution Approving City’s Annual Statement of Investment Policy 2021­2022; Receive and File Annual Statement of Investment Policy 2021­2022. Department(s): Finance and Management Services Recommended Action: 1.     Resolution No. 2021­XXX – Adopt a Resolution approving the City’s 2021­2022 Investment Policy. 2.    Receive and file the Annual Statement of Investment Policy 2021­2022. 25.Approve Prepayment for the City’s Contribution to Both the CalPERS Miscellaneous and Safety Employee Pension Unfunded Liability for Fiscal Year 21­22 (General and Non­General Fund) Department(s): Finance and Management Services Recommended Action: 1. Approve a $25,244,430 pre­payment for the City’s annual Unfunded Actuarial Liability to California Public Employees Retirement System (CalPERS) – Miscellaneous Plan for Fiscal Year 2021­22, to save $868,611.   2. Approve a $29,101,640 pre­payment for the City’s annual Unfunded Actuarial Liability to California Public Employees Retirement System (CalPERS) – Safety Plan for Fiscal Year 2021­22, to save $1,001,331.  **END OF CONSENT CALENDAR** BUSINESS CALENDAR 26.City­Produced Events Informational Report Department(s): Parks, Recreation, and Community Services Recommended Action: Accept informational report relating to City­produced events and provide direction to staff. 27.Authorize the Temporary Implementation of COVID­19 Relief Measures for Certain Outdoor Business Activities Specified in Executive Order No. 5­2020 and City Council Resolution No. 2020­055 for a Period of One Year from the Date the Governor Announces the Decision for California to Fully Open the Economy and Transition to Beyond the Blue Print for a Safer Economy Department(s): Planning and Building Agency Recommended Action: Resolution No. 2021­XXX – Adopt a resolution authorizing the temporary implementation of COVID­19 relief measures for certain outdoor business activities specified in Executive Order No. 5­2020 and City Council Resolution No. 2020­055 for a period of one year from the date the Governor announces the decision for California to fully open the economy and transition to Beyond the Blue Print for a Safer Economy. **END OF BUSINESS CALENDAR** PUBLIC HEARINGS PUBLIC COMMENTS – Members of the public may address the City Council on Public Hearing items. 28.Hold a Public Hearing to Adopt Resolutions Approving the 2020 Urban Water Management Plan, the 2020 Water Shortage Contingency Plan and Amend the 2015 Urban Water Management Plan Legal Notice published in the Orange County Reporter on May 21, 2021 and May 28, 2021. Department(s): Public Works Agency Recommended Action: 1.    Resolution No. 2021­XXX – Adopt a resolution approving the 2020 Urban Water Management Plan. 2.    Resolution No. 2021­XXX – Adopt a resolution approving the 2020 Water Shortage Contingency Plan. 3.   Resolution No. 2021­XXX – Adopt a resolution amending the 2015 Urban Water Management Plan to add Appendix J, Reduced Delta Reliance Reporting. 29.Public Hearing to Consider an Ordinance to Adopt the Fiscal Year 2021­22 City Budget, Approve the Revive Santa Ana Spending Priorities, Approve a Resolution for Changes to the City’s Basic Classification and Compensation Plan Budget, and Adopt the Seven­Year Capital Improvement Program Legal Notice published in the Orange County Reporter on May 21, 2021 and May 28, 2021. Department(s): Finance and Management Services Recommended Action: 1.    Approve the introduction and first reading of an Ordinance to adopt the budget for Fiscal Year 2021­22 (FY21­22), which begins on July 1, 2021 and ends on June 30, 2022. 2.    Approve the Revive Santa Ana Spending Priorities. 3.    Resolution No. 2021­XXX – Adopt a Resolution, to effect certain changes to the City’s basic classification and compensation plan, such as addition of new classification titles. 4.    Adopt the Seven­Year Capital Improvement Program (CIP) beginning FY21­22 through FY27­28, as required by the Orange County Transportation Authority (OCTA) for Measure M2 eligibility.  COUNCILMEMBER REQUESTED ITEMS 30.Discuss and Consider Directing the City Manager to Direct Staff to Form a City Charter Review Committee to Bring Forward Amendments That Can Potentially Be Placed on the Ballot for Voter Adoption – Mayor Pro Tem Penaloza 31.Discuss and Consider Directing the City Manager to Direct Staff to Prepare a Resolution Condemning Anti­Semitic Violence – Councilmember Lopez CITY MANAGER COMMENTS COUNCIL COMMENTS ADJOURNMENT – Adjourn the City Council meeting and convene to the Housing Authority meeting. Future Items 1. Enterprise Land Management System 2. Solid Waste Services Work Study Session 3. Carnegie Shelter Operator 4. Police Oversight Update HOUSING AUTHORITY CALL TO ORDER ATTENDANCE Authority Members Phil Bacerra Johnathan Ryan Hernandez Jessie Lopez Nelida Mendoza Thai Viet Phan Vice Chair David Penaloza Chair Vicente Sarmiento City Manager Kristine Ridge City Attorney Sonia R. Carvalho Clerk of the Council Daisy Gomez PUBLIC COMMENTS – Members of the public may address Housing Authority on items on the Housing Authority agenda.  CONSENT CALENDAR RECOMMENDED ACTION:  Approve staff recommendations on the following Consent Calendar Items: 1 and 2. 1.Excused Absences Department(s): Clerk of the Council Recommended Action: Excuse the absent members. 2.Minutes from the Housing Authority Meeting of April 6, 2021 Department(s): Clerk of the Council Recommended Action: Approve minutes. (Please refer to Agenda Item #5 in the City Council meeting agenda) **END OF CONSENT CALENDAR** HOUSING AUTHORITY MEMBER COMMENTS ADJOURNMENT – Adjourn the Housing Authority meeting. City Council 7 6/1/2021 City Council and Housing Authority MeetingPacketJune 1, 2021CLOSED SESSION MEETING – 5:00 PMREGULAR OPEN MEETING – 5:45 PM (Immediately following the Closed Session Meeting)CITY COUNCIL CHAMBER22 Civic Center Plaza Santa Ana, CA 92701Due to Governor Gavin Newsom’s Executive Order and the City Council's Proclamation ofLocal Emergency,there will be no in­person meeting location for the community to attendpublic meetings.Vicente SarmientoMayorThai Viet PhanCouncilmember – Ward 1 David PenalozaMayor Pro Tem ­ Ward 2Jessie LopezCouncilmember ­ Ward 3 Phil BacerraCouncilmember ­ Ward 4Johnathan Ryan HernandezCouncilmember ­ Ward 5 Nelida MendozaCouncilmember ­ Ward 6Mayor and Council telephone: 714­647­6900Agenda item inquiries: 714­647­6520Sonia R. CarvalhoCity Attorney Kristine RidgeCity Manager Daisy GomezClerk of the CouncilIn compliance with the Americans with Disabilities Act (ADA), if you need special assistance to participate in this Meeting,contact Michael Ortiz, City ADA Program Coordinator, at (714) 647­5624. Notification 48 hours prior to the Meeting will enablethe City to make reasonable arrangements to assure accessibility to this meeting. The City Council agenda and supportingdocumentation can be found on the City’s website – www.santa­ana.org/city­meetings.CITY VISION AND CODE OF ETHICSThe City of Santa Ana is committed to achieving a shared vision for the organization and itscommunity. The Vision, Mission and Guiding Principles (Values) are the result of a thoughtfuland inclusive process designed to set the City and organization on a course that meets thechallenges of today and tomorrow, as follows:Vision ­ The dynamic center of Orange County which is acclaimed for our: Investment inyouth • Safe and healthy community • Neighborhood pride • Thriving economic climate •Enriched and diverse culture • Quality government servicesMission ­ To deliver efficient public services in partnership with our community which ensurespublic safety, a prosperous economic environment, opportunities for our youth, and a highquality of life for residents.Guiding Principles ­ Collaboration • Efficiency • Equity • Excellence • Fiscal Responsibility •Innovation • TransparencyCode of Ethics and Conduct ­ At the Special Municipal Election held on February 5, 2008,voters approved an amendment to the City Charter which established the Code of Ethics andConduct for elected officials and members of appointed boards, commissions, andcommittees to assure public confidence. The following are the core values expressed: •Integrity • Honesty • Responsibility • Fairness • Accountability • Respect • EfficiencyDue to Governor Gavin Newsom’s Executive Order and the City Council's Proclamation ofLocal Emergency, there will be limited in­person attendance for members of the public toattend the City Council meeting or join via Zoom. The City Council meeting will occur live viateleconference Zoom webinar. You may view the meeting from your computer, tablet or smartphone via YouTube LiveStream at www.youtube.com/user/SantaAnaLibrary or on CTV3,available on Spectrum channel 3 and AT&T U­verse channel 99.PUBLIC COMMENTS – Members of the public who wish to address the City Council onclosed session items, items on the regular agenda or on matters which are not on theagenda, but are within the subject matter jurisdiction of the City Council may do so by:1. MAILING OPTION written communications – Public comments may be mailed to: Office ofthe Clerk of the Council, 20 Civic Center Plaza M­30, Santa Ana, CA 92701. All writtencommunications received via mail by 4:00 p.m. on the day of the meeting will be distributedto the City Council and imaged into the City’s document archive system which is available forpublic review.2. SENDING E­MAIL OPTION – Public comments may be sent via email to the City Clerk’soffice at eComment@santa­ana.org. Please note the agenda item you are commenting on inthe subject line of the email. All emails received before 4:00 p.m. on the day of the meetingwill be distributed to the City Council and imaged into the City’s document archive systemwhich is available for public review.3. PROVIDING LIVE PUBLIC COMMENTS OPTION – Members of the public may providelive comments during the meeting by Zoom or Conference Call. To join by Zoom click on ortype the following address into your web browser https://us02web.zoom.us/j/315965149. Tojoin the Conference Call: Dial (669) 900­9128 and enter MEETING ID: 315 965 149#. Youwill be prompted by the City Clerk when it is time for i) general public comment, ii) to speakon a specific agenda item or iii) for a public hearing item. You may request to speak bydialing *9 from your phone or you may virtually raise your hand from Zoom. After the Clerkconfirms the last three digits of the caller’s phone number or Zoom ID and unmutes them, thecaller must press *6 or microphone icon to speak. Callers are encouraged, but not required,to identify themselves by name. Each caller will be provided three (3) minutes to speak,unless due to the number of speakers wanting to speak a decision is made to provide adifferent amount of time to speak.4. IN­PERSON PUBLIC COMMENTS OPTION ­ Members of the public can provide in­person comments at the podium in the Council Chamber. The Council Chamber will havelimited seating available for members of the public to attend the meeting in­person. Allpersons visiting City facilities must wear face masks and observe social distancingprotocols. Once the Chamber has reached health and safety capacity, the participant will beasked to exit the building once their comments have been made. Public comments arelimited to three (3) minutes per speaker, unless a different time is announced by the presidingchair. Speakers who wish to address the Council must do so by submitting a “Requestto Speak” card by 6:00 p.m. Cards will not be accepted after the Public Comment Sessionbegins without the permission of the presiding chair.LIVE PUBLIC COMMENTS ON CLOSED SESSION ITEMS – You can provide livecomments on closed session items by joining Zoom or the Conference Call as described inthe LIVE or IN­PERSON PUBLIC COMMENTS OPTION above. Speaker queue will openat 4:30 p.m. YOU MUST JOIN ZOOM OR THE CONFERENCE CALL BY 5:00 p.m.Speakers who are not in the speaker queue by 5:00 p.m. will not be permitted to speak.  LIVE PUBLIC COMMENTS ON REGULAR AGENDA ITEMS AND NON­AGENDAITEMS (GENERAL PUBLIC COMMENT) – You can provide comments by joining Zoom orthe Conference Call as described in the LIVE or IN­PERSON PUBLIC COMMENTSOPTION above. Speaker queue will open at 4:30 p.m. YOU MUST JOIN ZOOM OR THECONFERENCE CALL PRIOR TO 6:00 p.m. Speakers who are not in the speaker queue by6:00 p.m. will not be permitted to speak.LIVE PUBLIC COMMENTS ON PUBLIC HEARING ITEMS – You can provide commentsby joining Zoom or the Conference Call as described in the LIVE or IN­PERSON PUBLICCOMMENTS OPTION above. Speakers not in the queue by 6:00 p.m. will not be permittedto speak.  About the AgendaTo download or view the attachments (staff report and other supporting documentation) foreach agenda item, you must select the agenda item to see the attachments to either open ina new link (the eyeball ) or download a pdf (the cloud symbol with the down arrow ).CLOSED SESSIONCALL TO ORDERATTENDANCE Council Members Phil BacerraJohnathan Ryan HernandezJessie LopezNelida MendozaThai Viet PhanMayor  Pro Tem David PenalozaMayorVicente SarmientoCity Manager Kristine RidgeCity Attorney Sonia R. CarvalhoClerk of the Council Daisy GomezPUBLIC COMMENTS – Members of the public may address the City Council on ClosedSession items.CLOSED SESSION ITEMS – The Brown Act permits legislative bodies to discuss certainmatters without members of the public present. The City Council finds, based on advice fromthe City Attorney, that discussion in open session of the following matters will prejudice theposition of the City in existing and anticipated litigation:1.CONFERENCE WITH LEGAL COUNSEL ­ EXISTING LITIGATION pursuant toParagraph (1) of subdivision (d) of Section 54956.9 of the Government Code:A. Joseph Scotti v. City of Santa Ana; Workers’ Compensation Appeals Board case#ADJ12188479 2.CONFERENCE WITH REAL PROPERTY NEGOTIATOR pursuant to GovernmentCode Section 54956.8:Address of Property: 915 & 921 N. Flower Street, 842 N. Garnsey Street, Santa Ana,CA 92703 (APN# 005­142­35, ­47, ­58)Negotiators: City Manager Kristine Ridge, Assistant City Manager Steven A. MendozaNegotiating Party: Charles ManhTerms:  Potential sale of Successor Agency vacant properties as required perRedevelopment Dissolution Laws (ABx1 26, AB 1484, AB 471, and SB 107)CLOSED SESSION REPORT – The City Attorney will report on any action(s) to be taken atthe Regular Open Session which will begin immediately following the Closed Session.RECESS – City Council will recess to Closed Session for the purpose of conducting regularCity business.RECONVENE – City Council will reconvene to continue regular City business.CITY COUNCIL REGULAR OPEN SESSIONCALL TO ORDERROLL CALLPLEDGE OF ALLEGIANCE Mayor SarmientoINVOCATIONRabbi Stephen EinsteinCEREMONIAL PRESENTATIONS1.Certificate of Recognition presented by Councilmember Bacerra to Ed Arnold forOutstanding Contributions to the Community.STAFF PRESENTATIONS2.COVID­19 Update in the Community.CLOSED SESSION REPORT – The City Attorney will report on any action(s) from ClosedSession.PUBLIC COMMENT – Public comments will be held during the beginning of the meeting forALL comments on agenda and non­agenda items, with the exception of public hearings.Comments for public hearings will take place after the hearing is opened.CONSENT CALENDARRECOMMENDED ACTION:  Approve staff recommendations on the followingConsent Calendar Items: 3 through 25.3.Excused AbsencesDepartment(s): Clerk of the CouncilRecommended Action: Excuse the absent members.4.Minutes from the Regular Meeting of March 16, 2021Department(s): Clerk of the CouncilRecommended Action: Approve minutes.5.Minutes from the Regular and Housing Authority meetings of April 6, 2021Department(s): Clerk of the CouncilRecommended Action: Approve minutes.6.Adopt Ordinance No. NS­XXXX – AN ORDINANCE OF THE CITY COUNCIL OF THECITY OF SANTA ANA ADDING A NEW ARTICLE XV TO CHAPTER 36 OF THESANTA ANA MUNICIPAL CODE TO PROHIBIT SPECTATORS AT A STREET RACEOR RECKLESS DRIVING EXHIBITIONFirst reading at the May 18, 2021 City Council meeting and approved by a vote of 4­3(Hernandez, Lopez and Sarmiento dissented).Published in the Orange County Reporter on May 21, 2021.Department(s): Police DepartmentRecommended Action: Place ordinance on second reading and adopt.7.Approve Appropriation Adjustments and Addendum No. 1 to Purchase and SaleAgreement to Increase Compensation by $5,775 for an OC Streetcar EasementAcquisition (Project No. 17­6766) (Non­General Fund)Department(s): Public Works AgencyRecommended Action: 1.    Authorize the City Manager to execute Addendum No. 1to the Purchase and Sale Agreement with Orange County Transportation Authority, A­2018­175, to increase the compensation to the City by $5,775, subject to non­substantive changes approved by the City Manager and the City Attorney (AgreementNo. 2021­XXX).2.    Approve an Appropriation Adjustment (#2021­193) of $5,775 in the Select StreetConstruction fund, from the proceeds of the sale listed in above. (Requires fiveaffirmative votes)3.    Approve an Appropriation Adjustment (#2021­193) of $200,000 in the SelectStreet Construction fund, from the fund balance that includes $200,000 of proceedsfrom sale of an easement approved by Council on July 17, 2018. (Requires fiveaffirmative votes)8.Award a Purchase Order Contract to Repair and Renovate Ballpark Fencing in anAmount Not to Exceed $272,750 (Specification No. 21­015) (General and Non­GeneralFund)Department(s): Parks, Recreation, and Community ServicesRecommended Action: Authorize a one­time purchase and payment of purchaseorder contract to renovate fencing at eight ballfields to J & A Fence in the amount of$272,750, subject to non­substantive changes approved by the City Manager and CityAttorney.9.Amend the Blanket Order Contract with BPR, Inc. for Sidewalk Offset GrindingServices to Increase the Term One Year and the Total not to Exceed Amount to $720,000 (Non­General Fund) Department(s): Public Works Agency Recommended Action: Authorize the City Manager to execute an amendment to the blanket order contract with BPR, Inc. for sidewalk offset grinding services, to extend the contract term one year, beginning July 1, 2021 and expiring June 30, 2022, with provisions for an additional two, one­year renewal periods exercisable by the City Manager, in an annual amount of $240,000 for a total not to exceed amount of $720,000, subject to non­substantive changes approved by the City Manager and City Attorney. 10.Award a Purchase Order in the Amount of $438,916 to Western Truck Exchange for Five Ford Super Duty F550 Stake Bed Dump Body Trucks (Specification No. 21­029) (Non­General Fund) Department(s): Public Works Agency Recommended Action: Authorize a one­time purchase and payment of purchase order to Western Truck Exchange for five Ford Super Duty F550 Stake Bed Dump Body Trucks, in the amount of $418,916 plus a contingency of $20,000, for a total amount not to exceed $438,916, subject to non­substantive changes approved by the City Manager and City Attorney. 11.Award a Construction Contract to Hardy and Harper, Inc. in the Amount of $1,532,000 for the Local Street Preventative Maintenance Fiscal Year 20­21 Project with an Estimated Project Delivery Cost of $2,120,419 (Project No. 21­6907) (Non­General Fund) Department(s): Public Works Agency Recommended Action: 1.    Award a construction contract to Hardy and Harper, Inc., the lowest responsible bidder, in accordance with the base bid in the amount of $1,532,000, for construction of the Local Street Preventative Maintenance FY 20­21, for the term beginning June 1, 2021 and ending upon project completion, and authorize the City Manager to execute the contract subject to non­substantive changes approved by the City Manager and the City Attorney. 2.    Approve the Project Cost Analysis for a total estimated construction delivery cost of $2,120,419, which includes $1,532,000 for the construction contract, $230,119 for contract administration, inspection and testing, and a $358,300 project contingency for unanticipated or unforeseen work. 12.Approve an Agreement with Prime Government Solutions, Inc. to Continue Providing an Automated Agenda Management System for Council and Boards and Commissions (General Fund) Department(s): Clerk of the Council Office Recommended Action: Authorize the City Manager to execute an agreement with Prime Government Solutions, Inc. to continue providing an automated agenda management system in an annual amount of $50,000 for three years, with a 3% increase for a one two­year renewal for a total aggregate amount not to exceed $254,545, subject to non­substantive changes approved by the City Manager and City Attorney (Agreement No. 2021­XXX). 13.Approve an Agreement with Protection America Inc. to Provide Security Services at 1815 Carnegie Avenue during the Construction of the Homeless Navigation Center in an Amount not to exceed $95,040 (Non­General Fund) Department(s): Community Development Agency Recommended Action: Authorize the City Manager to execute an agreement with Protection America Inc. to provide security services at 1815 Carnegie Avenue for an amount not to exceed $95,040, beginning June 1, 2021 through December 31, 2021, subject to non­substantive changes approved by the City Manager and City Attorney (Agreement No. 2021­XXX). 14.Approve a Successor Agreement and a Second Amendment with Keenan & Associates for Employee Group Insurance Consulting Services Agreement and to Add KeenanWell Consulting into the Scope of Services Department(s): Human Resources Recommended Action: Authorize the City Manager to execute a: 1.    Successor Agreement with Keenan & Associates for the following services:  Act as the Broker of Record/Consultant for the City’s Group Dental, Vision, Life, Accidental Death & Dismemberment, Long Term Disability, Employee Assistance Program, Retiree Billing, Section 125 Flexible Spending Accounts, Affordable Care Act (ACA) Reporting, and Family Medical Leave Act (FMLA) administration. Keenan & Associates is paid commission through the insurance carriers and therefore there is no fiscal impact to the City for this service. The agreement will be effective July 1, 2021 through June 30, 2022 and automatically renew for subsequent one (1) year periods unless terminated earlier in accordance with section one (1) of the agreement, subject to non­substantive changes approved by the City Manager and City Attorney (Agreement No. 2021­XXX).  2.    Second Amendment with Keenan & Associates agreement to incorporate KeenanWell Consulting into the scope of services, for the development and implementation of an Employee Wellness Program (“Wellness Program”), from June 1, 2021 to June 30, 2021. The Wellness Program will automatically renew for subsequent one (1) year periods unless terminated earlier in accordance with section one (1) of the agreement.  The first period will run July 1, 2021 through June 30,  2022, services provided shall be not to exceed two thousand dollars ($2,000), and for subsequent years, the Wellness Program shall not exceed twenty­five thousand ($25,000), subject to non­substantive changes approved by the City Manager and City Attorney (Agreement No. 2021­ XXX). 15.Approve an Amendment to the Agreement with LAZ Parking in the Amount of $705,544 for Providing Parking Enforcement Services for the Police Department (General Fund) Department(s): Police Department Recommended Action: Authorize the City Manager to execute an amendment to the agreement with LAZ Karp Associates for parking enforcement services for the Police Department for the period of July 1, 2021 through June 30, 2022, in the amount of $705,554, including a 10% contingency ($64,141), subject to non­substantive changes approved by the City Manager and City Attorney (Agreement No. 2021­ XXX). 16.Approve an Agreement with Dokken Engineering for Design Services for the McFadden Avenue Protected Bike Lane and Bicycle Boulevard: Harbor to Grand Project in an Amount Not to Exceed $800,000 for a Three­Year Term (Project No. 20­ 6962) (Non­General Fund) Department(s): Public Works Agency Recommended Action: Authorize the City Manager to execute an agreement with Dokken Engineering to provide design services and complete plans, specifications, and a cost estimate for the McFadden Avenue Protected Bike Lane and Bicycle Boulevard: Harbor to Grand Project in the amount of $714,857.66, with an approximate 12 percent contingency of $85,142.34, for a total amount not to exceed $800,000, for a three­year term beginning June 1, 2021 and expiring May 30, 2024, with an option for two, one­year extensions, subject to non­substantive changes approved by the City Manager and City Attorney (Agreement No. 2021­XXX). 17.Approve an Agreement with Adams Streeter Civil Engineers, Inc. for Water Resources Plan Check Services in an Amount Not to Exceed $750,000 for up to Five Years (Non­General Fund) Department(s): Public Works Agency Recommended Action: Authorize the City Manager to execute an agreement with Adams Streeter Civil Engineers, Inc. to provide on­call water resources plan checking services for a three­year period beginning June 1, 2021 and expiring May 31, 2024, with provisions for one, two­year renewal period exercisable by the City Manager and City Attorney, in an annual amount of $150,000 and a total agreement amount not to exceed $750,000, subject to non­substantive changes approved by the City Manager and City Attorney (Agreement No. 2021­XXX). 18.Approve Agreement with the County of Orange (Public Works Materials Laboratory) for Geotechnical, Special Inspection, and Material Testing Services in an Amount not to Exceed $1,500,000 for a Three­year Period Department(s): Public Works Agency Recommended Action: Authorize the City Manager to execute an agreement with the County of Orange (Public Works Materials Laboratory) to provide on­call geotechnical, special inspection, and material testing services for a three­year period beginning June 1, 2021, and expiring May 31, 2024, in an amount not to exceed $1,500,000, subject to non­substantive changes approved by the City Manager and City Attorney (Agreement No. 2021­XXX). 19.Authorize a Purchase Agreement in the Amount of $176,000 for Real Property Acquisition for Warner Avenue Improvements Phase 2 (Property Owner: Wiliz Investment, LLC) (Project No. 18­6901) (Non­General Fund) Department(s): Public Works Agency Recommended Action: Authorize the City Manager to execute a Purchase Agreement with property owner Wiliz Investment, LLC for the partial property acquisition and goodwill (if any) for the real property located at 1201 E. Warner Avenue (APN 016­120­49 and 016­120­52) in the amount of $176,000, subject to non­substantive changes approved by the City Manager and City Attorney (Agreement No. 2021­XXX). 20.Adopt a Resolution for Fiscal Year 2021­2022 Senate Bill 1 Local Streets and Roads Projects in the estimated amount of $6,436,447 for Capital Improvement Projects (Non­General Fund) Department(s): Public Works Agency Recommended Action: Resolution No. 2021­XXX – Adopt a resolution affirming the Fiscal Year 2021­2022 SB­1 Projects List and anticipated funding in the amount of $6,436,447, which is required to be submitted to the California Transportation Commission for budgeting the Fiscal Year 2021­22 Capital Improvement Program, as necessary for City eligibility to receive Road Maintenance and Rehabilitation Account Funding. 21.Adopt Resolution to Maintain Measure M2 Funding Eligibility for Fiscal Year 2021­ 2022 Department(s): Public Works Agency Recommended Action: Resolution No. 2021­XXX – Adopt a Resolution affirming the City of Santa Ana’s Circulation Element is in conformance with the Master Plan of Arterial Highways, and that the City has an existing Mitigation Fee Program, to maintain Orange County Transportation Authority Measure M2 eligibility Program funding for Fiscal Year 2021­22.  22.Adopt a Resolution Amending the City’s Basic Classification and Compensation Plan to Establish and Delineate Classifications of Employment Designated as Unrepresented Confidential Management and Unrepresented Confidential Employees Department(s): Human Resources Recommended Action: Resolution No. 2021­XXX – Adopt a resolution that amends the City’s Basic Classification and Compensation Plan 2015­026, by: creating, deleting, or modifying classifications, and establishing terms and conditions of employment for classifications designated as Unrepresented Confidential Middle­ Management (CMM), Unrepresented Confidential Administrative Management (CAM), and Unrepresented Confidential Employees (UCE).  23.Approve Fiscal Year 2021­2022 Miscellaneous Fee Resolution Department(s): Finance and Management Services Recommended Action: Resolution No. 2021­XXX – Adopt a resolution establishing a Uniform Schedule of Miscellaneous Fees for Fiscal Year (FY) 2021­2022. 24.Adopt Resolution Approving City’s Annual Statement of Investment Policy 2021­2022; Receive and File Annual Statement of Investment Policy 2021­2022. Department(s): Finance and Management Services Recommended Action: 1.     Resolution No. 2021­XXX – Adopt a Resolution approving the City’s 2021­2022 Investment Policy. 2.    Receive and file the Annual Statement of Investment Policy 2021­2022. 25.Approve Prepayment for the City’s Contribution to Both the CalPERS Miscellaneous and Safety Employee Pension Unfunded Liability for Fiscal Year 21­22 (General and Non­General Fund) Department(s): Finance and Management Services Recommended Action: 1. Approve a $25,244,430 pre­payment for the City’s annual Unfunded Actuarial Liability to California Public Employees Retirement System (CalPERS) – Miscellaneous Plan for Fiscal Year 2021­22, to save $868,611.   2. Approve a $29,101,640 pre­payment for the City’s annual Unfunded Actuarial Liability to California Public Employees Retirement System (CalPERS) – Safety Plan for Fiscal Year 2021­22, to save $1,001,331.  **END OF CONSENT CALENDAR** BUSINESS CALENDAR 26.City­Produced Events Informational Report Department(s): Parks, Recreation, and Community Services Recommended Action: Accept informational report relating to City­produced events and provide direction to staff. 27.Authorize the Temporary Implementation of COVID­19 Relief Measures for Certain Outdoor Business Activities Specified in Executive Order No. 5­2020 and City Council Resolution No. 2020­055 for a Period of One Year from the Date the Governor Announces the Decision for California to Fully Open the Economy and Transition to Beyond the Blue Print for a Safer Economy Department(s): Planning and Building Agency Recommended Action: Resolution No. 2021­XXX – Adopt a resolution authorizing the temporary implementation of COVID­19 relief measures for certain outdoor business activities specified in Executive Order No. 5­2020 and City Council Resolution No. 2020­055 for a period of one year from the date the Governor announces the decision for California to fully open the economy and transition to Beyond the Blue Print for a Safer Economy. **END OF BUSINESS CALENDAR** PUBLIC HEARINGS PUBLIC COMMENTS – Members of the public may address the City Council on Public Hearing items. 28.Hold a Public Hearing to Adopt Resolutions Approving the 2020 Urban Water Management Plan, the 2020 Water Shortage Contingency Plan and Amend the 2015 Urban Water Management Plan Legal Notice published in the Orange County Reporter on May 21, 2021 and May 28, 2021. Department(s): Public Works Agency Recommended Action: 1.    Resolution No. 2021­XXX – Adopt a resolution approving the 2020 Urban Water Management Plan. 2.    Resolution No. 2021­XXX – Adopt a resolution approving the 2020 Water Shortage Contingency Plan. 3.   Resolution No. 2021­XXX – Adopt a resolution amending the 2015 Urban Water Management Plan to add Appendix J, Reduced Delta Reliance Reporting. 29.Public Hearing to Consider an Ordinance to Adopt the Fiscal Year 2021­22 City Budget, Approve the Revive Santa Ana Spending Priorities, Approve a Resolution for Changes to the City’s Basic Classification and Compensation Plan Budget, and Adopt the Seven­Year Capital Improvement Program Legal Notice published in the Orange County Reporter on May 21, 2021 and May 28, 2021. Department(s): Finance and Management Services Recommended Action: 1.    Approve the introduction and first reading of an Ordinance to adopt the budget for Fiscal Year 2021­22 (FY21­22), which begins on July 1, 2021 and ends on June 30, 2022. 2.    Approve the Revive Santa Ana Spending Priorities. 3.    Resolution No. 2021­XXX – Adopt a Resolution, to effect certain changes to the City’s basic classification and compensation plan, such as addition of new classification titles. 4.    Adopt the Seven­Year Capital Improvement Program (CIP) beginning FY21­22 through FY27­28, as required by the Orange County Transportation Authority (OCTA) for Measure M2 eligibility.  COUNCILMEMBER REQUESTED ITEMS 30.Discuss and Consider Directing the City Manager to Direct Staff to Form a City Charter Review Committee to Bring Forward Amendments That Can Potentially Be Placed on the Ballot for Voter Adoption – Mayor Pro Tem Penaloza 31.Discuss and Consider Directing the City Manager to Direct Staff to Prepare a Resolution Condemning Anti­Semitic Violence – Councilmember Lopez CITY MANAGER COMMENTS COUNCIL COMMENTS ADJOURNMENT – Adjourn the City Council meeting and convene to the Housing Authority meeting. Future Items 1. Enterprise Land Management System 2. Solid Waste Services Work Study Session 3. Carnegie Shelter Operator 4. Police Oversight Update HOUSING AUTHORITY CALL TO ORDER ATTENDANCE Authority Members Phil Bacerra Johnathan Ryan Hernandez Jessie Lopez Nelida Mendoza Thai Viet Phan Vice Chair David Penaloza Chair Vicente Sarmiento City Manager Kristine Ridge City Attorney Sonia R. Carvalho Clerk of the Council Daisy Gomez PUBLIC COMMENTS – Members of the public may address Housing Authority on items on the Housing Authority agenda.  CONSENT CALENDAR RECOMMENDED ACTION:  Approve staff recommendations on the following Consent Calendar Items: 1 and 2. 1.Excused Absences Department(s): Clerk of the Council Recommended Action: Excuse the absent members. 2.Minutes from the Housing Authority Meeting of April 6, 2021 Department(s): Clerk of the Council Recommended Action: Approve minutes. (Please refer to Agenda Item #5 in the City Council meeting agenda) **END OF CONSENT CALENDAR** HOUSING AUTHORITY MEMBER COMMENTS ADJOURNMENT – Adjourn the Housing Authority meeting. City Council 8 6/1/2021 City Council and Housing Authority MeetingPacketJune 1, 2021CLOSED SESSION MEETING – 5:00 PMREGULAR OPEN MEETING – 5:45 PM (Immediately following the Closed Session Meeting)CITY COUNCIL CHAMBER22 Civic Center Plaza Santa Ana, CA 92701Due to Governor Gavin Newsom’s Executive Order and the City Council's Proclamation ofLocal Emergency,there will be no in­person meeting location for the community to attendpublic meetings.Vicente SarmientoMayorThai Viet PhanCouncilmember – Ward 1 David PenalozaMayor Pro Tem ­ Ward 2Jessie LopezCouncilmember ­ Ward 3 Phil BacerraCouncilmember ­ Ward 4Johnathan Ryan HernandezCouncilmember ­ Ward 5 Nelida MendozaCouncilmember ­ Ward 6Mayor and Council telephone: 714­647­6900Agenda item inquiries: 714­647­6520Sonia R. CarvalhoCity Attorney Kristine RidgeCity Manager Daisy GomezClerk of the CouncilIn compliance with the Americans with Disabilities Act (ADA), if you need special assistance to participate in this Meeting,contact Michael Ortiz, City ADA Program Coordinator, at (714) 647­5624. Notification 48 hours prior to the Meeting will enablethe City to make reasonable arrangements to assure accessibility to this meeting. The City Council agenda and supportingdocumentation can be found on the City’s website – www.santa­ana.org/city­meetings.CITY VISION AND CODE OF ETHICSThe City of Santa Ana is committed to achieving a shared vision for the organization and itscommunity. The Vision, Mission and Guiding Principles (Values) are the result of a thoughtfuland inclusive process designed to set the City and organization on a course that meets thechallenges of today and tomorrow, as follows:Vision ­ The dynamic center of Orange County which is acclaimed for our: Investment inyouth • Safe and healthy community • Neighborhood pride • Thriving economic climate •Enriched and diverse culture • Quality government servicesMission ­ To deliver efficient public services in partnership with our community which ensurespublic safety, a prosperous economic environment, opportunities for our youth, and a highquality of life for residents.Guiding Principles ­ Collaboration • Efficiency • Equity • Excellence • Fiscal Responsibility •Innovation • TransparencyCode of Ethics and Conduct ­ At the Special Municipal Election held on February 5, 2008,voters approved an amendment to the City Charter which established the Code of Ethics andConduct for elected officials and members of appointed boards, commissions, andcommittees to assure public confidence. The following are the core values expressed: •Integrity • Honesty • Responsibility • Fairness • Accountability • Respect • EfficiencyDue to Governor Gavin Newsom’s Executive Order and the City Council's Proclamation ofLocal Emergency, there will be limited in­person attendance for members of the public toattend the City Council meeting or join via Zoom. The City Council meeting will occur live viateleconference Zoom webinar. You may view the meeting from your computer, tablet or smartphone via YouTube LiveStream at www.youtube.com/user/SantaAnaLibrary or on CTV3,available on Spectrum channel 3 and AT&T U­verse channel 99.PUBLIC COMMENTS – Members of the public who wish to address the City Council onclosed session items, items on the regular agenda or on matters which are not on theagenda, but are within the subject matter jurisdiction of the City Council may do so by:1. MAILING OPTION written communications – Public comments may be mailed to: Office ofthe Clerk of the Council, 20 Civic Center Plaza M­30, Santa Ana, CA 92701. All writtencommunications received via mail by 4:00 p.m. on the day of the meeting will be distributedto the City Council and imaged into the City’s document archive system which is available forpublic review.2. SENDING E­MAIL OPTION – Public comments may be sent via email to the City Clerk’soffice at eComment@santa­ana.org. Please note the agenda item you are commenting on inthe subject line of the email. All emails received before 4:00 p.m. on the day of the meetingwill be distributed to the City Council and imaged into the City’s document archive systemwhich is available for public review.3. PROVIDING LIVE PUBLIC COMMENTS OPTION – Members of the public may providelive comments during the meeting by Zoom or Conference Call. To join by Zoom click on ortype the following address into your web browser https://us02web.zoom.us/j/315965149. Tojoin the Conference Call: Dial (669) 900­9128 and enter MEETING ID: 315 965 149#. Youwill be prompted by the City Clerk when it is time for i) general public comment, ii) to speakon a specific agenda item or iii) for a public hearing item. You may request to speak bydialing *9 from your phone or you may virtually raise your hand from Zoom. After the Clerkconfirms the last three digits of the caller’s phone number or Zoom ID and unmutes them, thecaller must press *6 or microphone icon to speak. Callers are encouraged, but not required,to identify themselves by name. Each caller will be provided three (3) minutes to speak,unless due to the number of speakers wanting to speak a decision is made to provide adifferent amount of time to speak.4. IN­PERSON PUBLIC COMMENTS OPTION ­ Members of the public can provide in­person comments at the podium in the Council Chamber. The Council Chamber will havelimited seating available for members of the public to attend the meeting in­person. Allpersons visiting City facilities must wear face masks and observe social distancingprotocols. Once the Chamber has reached health and safety capacity, the participant will beasked to exit the building once their comments have been made. Public comments arelimited to three (3) minutes per speaker, unless a different time is announced by the presidingchair. Speakers who wish to address the Council must do so by submitting a “Requestto Speak” card by 6:00 p.m. Cards will not be accepted after the Public Comment Sessionbegins without the permission of the presiding chair.LIVE PUBLIC COMMENTS ON CLOSED SESSION ITEMS – You can provide livecomments on closed session items by joining Zoom or the Conference Call as described inthe LIVE or IN­PERSON PUBLIC COMMENTS OPTION above. Speaker queue will openat 4:30 p.m. YOU MUST JOIN ZOOM OR THE CONFERENCE CALL BY 5:00 p.m.Speakers who are not in the speaker queue by 5:00 p.m. will not be permitted to speak.  LIVE PUBLIC COMMENTS ON REGULAR AGENDA ITEMS AND NON­AGENDAITEMS (GENERAL PUBLIC COMMENT) – You can provide comments by joining Zoom orthe Conference Call as described in the LIVE or IN­PERSON PUBLIC COMMENTSOPTION above. Speaker queue will open at 4:30 p.m. YOU MUST JOIN ZOOM OR THECONFERENCE CALL PRIOR TO 6:00 p.m. Speakers who are not in the speaker queue by6:00 p.m. will not be permitted to speak.LIVE PUBLIC COMMENTS ON PUBLIC HEARING ITEMS – You can provide commentsby joining Zoom or the Conference Call as described in the LIVE or IN­PERSON PUBLICCOMMENTS OPTION above. Speakers not in the queue by 6:00 p.m. will not be permittedto speak.  About the AgendaTo download or view the attachments (staff report and other supporting documentation) foreach agenda item, you must select the agenda item to see the attachments to either open ina new link (the eyeball ) or download a pdf (the cloud symbol with the down arrow ).CLOSED SESSIONCALL TO ORDERATTENDANCE Council Members Phil BacerraJohnathan Ryan HernandezJessie LopezNelida MendozaThai Viet PhanMayor  Pro Tem David PenalozaMayorVicente SarmientoCity Manager Kristine RidgeCity Attorney Sonia R. CarvalhoClerk of the Council Daisy GomezPUBLIC COMMENTS – Members of the public may address the City Council on ClosedSession items.CLOSED SESSION ITEMS – The Brown Act permits legislative bodies to discuss certainmatters without members of the public present. The City Council finds, based on advice fromthe City Attorney, that discussion in open session of the following matters will prejudice theposition of the City in existing and anticipated litigation:1.CONFERENCE WITH LEGAL COUNSEL ­ EXISTING LITIGATION pursuant toParagraph (1) of subdivision (d) of Section 54956.9 of the Government Code:A. Joseph Scotti v. City of Santa Ana; Workers’ Compensation Appeals Board case#ADJ12188479 2.CONFERENCE WITH REAL PROPERTY NEGOTIATOR pursuant to GovernmentCode Section 54956.8:Address of Property: 915 & 921 N. Flower Street, 842 N. Garnsey Street, Santa Ana,CA 92703 (APN# 005­142­35, ­47, ­58)Negotiators: City Manager Kristine Ridge, Assistant City Manager Steven A. MendozaNegotiating Party: Charles ManhTerms:  Potential sale of Successor Agency vacant properties as required perRedevelopment Dissolution Laws (ABx1 26, AB 1484, AB 471, and SB 107)CLOSED SESSION REPORT – The City Attorney will report on any action(s) to be taken atthe Regular Open Session which will begin immediately following the Closed Session.RECESS – City Council will recess to Closed Session for the purpose of conducting regularCity business.RECONVENE – City Council will reconvene to continue regular City business.CITY COUNCIL REGULAR OPEN SESSIONCALL TO ORDERROLL CALLPLEDGE OF ALLEGIANCE Mayor SarmientoINVOCATIONRabbi Stephen EinsteinCEREMONIAL PRESENTATIONS1.Certificate of Recognition presented by Councilmember Bacerra to Ed Arnold forOutstanding Contributions to the Community.STAFF PRESENTATIONS2.COVID­19 Update in the Community.CLOSED SESSION REPORT – The City Attorney will report on any action(s) from ClosedSession.PUBLIC COMMENT – Public comments will be held during the beginning of the meeting forALL comments on agenda and non­agenda items, with the exception of public hearings.Comments for public hearings will take place after the hearing is opened.CONSENT CALENDARRECOMMENDED ACTION:  Approve staff recommendations on the followingConsent Calendar Items: 3 through 25.3.Excused AbsencesDepartment(s): Clerk of the CouncilRecommended Action: Excuse the absent members.4.Minutes from the Regular Meeting of March 16, 2021Department(s): Clerk of the CouncilRecommended Action: Approve minutes.5.Minutes from the Regular and Housing Authority meetings of April 6, 2021Department(s): Clerk of the CouncilRecommended Action: Approve minutes.6.Adopt Ordinance No. NS­XXXX – AN ORDINANCE OF THE CITY COUNCIL OF THECITY OF SANTA ANA ADDING A NEW ARTICLE XV TO CHAPTER 36 OF THESANTA ANA MUNICIPAL CODE TO PROHIBIT SPECTATORS AT A STREET RACEOR RECKLESS DRIVING EXHIBITIONFirst reading at the May 18, 2021 City Council meeting and approved by a vote of 4­3(Hernandez, Lopez and Sarmiento dissented).Published in the Orange County Reporter on May 21, 2021.Department(s): Police DepartmentRecommended Action: Place ordinance on second reading and adopt.7.Approve Appropriation Adjustments and Addendum No. 1 to Purchase and SaleAgreement to Increase Compensation by $5,775 for an OC Streetcar EasementAcquisition (Project No. 17­6766) (Non­General Fund)Department(s): Public Works AgencyRecommended Action: 1.    Authorize the City Manager to execute Addendum No. 1to the Purchase and Sale Agreement with Orange County Transportation Authority, A­2018­175, to increase the compensation to the City by $5,775, subject to non­substantive changes approved by the City Manager and the City Attorney (AgreementNo. 2021­XXX).2.    Approve an Appropriation Adjustment (#2021­193) of $5,775 in the Select StreetConstruction fund, from the proceeds of the sale listed in above. (Requires fiveaffirmative votes)3.    Approve an Appropriation Adjustment (#2021­193) of $200,000 in the SelectStreet Construction fund, from the fund balance that includes $200,000 of proceedsfrom sale of an easement approved by Council on July 17, 2018. (Requires fiveaffirmative votes)8.Award a Purchase Order Contract to Repair and Renovate Ballpark Fencing in anAmount Not to Exceed $272,750 (Specification No. 21­015) (General and Non­GeneralFund)Department(s): Parks, Recreation, and Community ServicesRecommended Action: Authorize a one­time purchase and payment of purchaseorder contract to renovate fencing at eight ballfields to J & A Fence in the amount of$272,750, subject to non­substantive changes approved by the City Manager and CityAttorney.9.Amend the Blanket Order Contract with BPR, Inc. for Sidewalk Offset GrindingServices to Increase the Term One Year and the Total not to Exceed Amount to$720,000 (Non­General Fund)Department(s): Public Works AgencyRecommended Action: Authorize the City Manager to execute an amendment to theblanket order contract with BPR, Inc. for sidewalk offset grinding services, to extend thecontract term one year, beginning July 1, 2021 and expiring June 30, 2022, withprovisions for an additional two, one­year renewal periods exercisable by the CityManager, in an annual amount of $240,000 for a total not to exceed amount of$720,000, subject to non­substantive changes approved by the City Manager and CityAttorney.10.Award a Purchase Order in the Amount of $438,916 to Western Truck Exchange forFive Ford Super Duty F550 Stake Bed Dump Body Trucks (Specification No. 21­029)(Non­General Fund)Department(s): Public Works AgencyRecommended Action: Authorize a one­time purchase and payment of purchaseorder to Western Truck Exchange for five Ford Super Duty F550 Stake Bed DumpBody Trucks, in the amount of $418,916 plus a contingency of $20,000, for a totalamount not to exceed $438,916, subject to non­substantive changes approved by theCity Manager and City Attorney.11.Award a Construction Contract to Hardy and Harper, Inc. in the Amount of $1,532,000for the Local Street Preventative Maintenance Fiscal Year 20­21 Project with anEstimated Project Delivery Cost of $2,120,419 (Project No. 21­6907) (Non­GeneralFund)Department(s): Public Works AgencyRecommended Action: 1.    Award a construction contract to Hardy and Harper, Inc.,the lowest responsible bidder, in accordance with the base bid in the amount of$1,532,000, for construction of the Local Street Preventative Maintenance FY 20­21,for the term beginning June 1, 2021 and ending upon project completion, andauthorize the City Manager to execute the contract subject to non­substantive changesapproved by the City Manager and the City Attorney.2.    Approve the Project Cost Analysis for a total estimated construction delivery costof $2,120,419, which includes $1,532,000 for the construction contract, $230,119 forcontract administration, inspection and testing, and a $358,300 project contingencyfor unanticipated or unforeseen work.12.Approve an Agreement with Prime Government Solutions, Inc. to Continue Providingan Automated Agenda Management System for Council and Boards andCommissions (General Fund)Department(s): Clerk of the Council OfficeRecommended Action: Authorize the City Manager to execute an agreement with Prime Government Solutions, Inc. to continue providing an automated agenda management system in an annual amount of $50,000 for three years, with a 3% increase for a one two­year renewal for a total aggregate amount not to exceed $254,545, subject to non­substantive changes approved by the City Manager and City Attorney (Agreement No. 2021­XXX). 13.Approve an Agreement with Protection America Inc. to Provide Security Services at 1815 Carnegie Avenue during the Construction of the Homeless Navigation Center in an Amount not to exceed $95,040 (Non­General Fund) Department(s): Community Development Agency Recommended Action: Authorize the City Manager to execute an agreement with Protection America Inc. to provide security services at 1815 Carnegie Avenue for an amount not to exceed $95,040, beginning June 1, 2021 through December 31, 2021, subject to non­substantive changes approved by the City Manager and City Attorney (Agreement No. 2021­XXX). 14.Approve a Successor Agreement and a Second Amendment with Keenan & Associates for Employee Group Insurance Consulting Services Agreement and to Add KeenanWell Consulting into the Scope of Services Department(s): Human Resources Recommended Action: Authorize the City Manager to execute a: 1.    Successor Agreement with Keenan & Associates for the following services:  Act as the Broker of Record/Consultant for the City’s Group Dental, Vision, Life, Accidental Death & Dismemberment, Long Term Disability, Employee Assistance Program, Retiree Billing, Section 125 Flexible Spending Accounts, Affordable Care Act (ACA) Reporting, and Family Medical Leave Act (FMLA) administration. Keenan & Associates is paid commission through the insurance carriers and therefore there is no fiscal impact to the City for this service. The agreement will be effective July 1, 2021 through June 30, 2022 and automatically renew for subsequent one (1) year periods unless terminated earlier in accordance with section one (1) of the agreement, subject to non­substantive changes approved by the City Manager and City Attorney (Agreement No. 2021­XXX).  2.    Second Amendment with Keenan & Associates agreement to incorporate KeenanWell Consulting into the scope of services, for the development and implementation of an Employee Wellness Program (“Wellness Program”), from June 1, 2021 to June 30, 2021. The Wellness Program will automatically renew for subsequent one (1) year periods unless terminated earlier in accordance with section one (1) of the agreement.  The first period will run July 1, 2021 through June 30,  2022, services provided shall be not to exceed two thousand dollars ($2,000), and for subsequent years, the Wellness Program shall not exceed twenty­five thousand ($25,000), subject to non­substantive changes approved by the City Manager and City Attorney (Agreement No. 2021­ XXX). 15.Approve an Amendment to the Agreement with LAZ Parking in the Amount of $705,544 for Providing Parking Enforcement Services for the Police Department (General Fund) Department(s): Police Department Recommended Action: Authorize the City Manager to execute an amendment to the agreement with LAZ Karp Associates for parking enforcement services for the Police Department for the period of July 1, 2021 through June 30, 2022, in the amount of $705,554, including a 10% contingency ($64,141), subject to non­substantive changes approved by the City Manager and City Attorney (Agreement No. 2021­ XXX). 16.Approve an Agreement with Dokken Engineering for Design Services for the McFadden Avenue Protected Bike Lane and Bicycle Boulevard: Harbor to Grand Project in an Amount Not to Exceed $800,000 for a Three­Year Term (Project No. 20­ 6962) (Non­General Fund) Department(s): Public Works Agency Recommended Action: Authorize the City Manager to execute an agreement with Dokken Engineering to provide design services and complete plans, specifications, and a cost estimate for the McFadden Avenue Protected Bike Lane and Bicycle Boulevard: Harbor to Grand Project in the amount of $714,857.66, with an approximate 12 percent contingency of $85,142.34, for a total amount not to exceed $800,000, for a three­year term beginning June 1, 2021 and expiring May 30, 2024, with an option for two, one­year extensions, subject to non­substantive changes approved by the City Manager and City Attorney (Agreement No. 2021­XXX). 17.Approve an Agreement with Adams Streeter Civil Engineers, Inc. for Water Resources Plan Check Services in an Amount Not to Exceed $750,000 for up to Five Years (Non­General Fund) Department(s): Public Works Agency Recommended Action: Authorize the City Manager to execute an agreement with Adams Streeter Civil Engineers, Inc. to provide on­call water resources plan checking services for a three­year period beginning June 1, 2021 and expiring May 31, 2024, with provisions for one, two­year renewal period exercisable by the City Manager and City Attorney, in an annual amount of $150,000 and a total agreement amount not to exceed $750,000, subject to non­substantive changes approved by the City Manager and City Attorney (Agreement No. 2021­XXX). 18.Approve Agreement with the County of Orange (Public Works Materials Laboratory) for Geotechnical, Special Inspection, and Material Testing Services in an Amount not to Exceed $1,500,000 for a Three­year Period Department(s): Public Works Agency Recommended Action: Authorize the City Manager to execute an agreement with the County of Orange (Public Works Materials Laboratory) to provide on­call geotechnical, special inspection, and material testing services for a three­year period beginning June 1, 2021, and expiring May 31, 2024, in an amount not to exceed $1,500,000, subject to non­substantive changes approved by the City Manager and City Attorney (Agreement No. 2021­XXX). 19.Authorize a Purchase Agreement in the Amount of $176,000 for Real Property Acquisition for Warner Avenue Improvements Phase 2 (Property Owner: Wiliz Investment, LLC) (Project No. 18­6901) (Non­General Fund) Department(s): Public Works Agency Recommended Action: Authorize the City Manager to execute a Purchase Agreement with property owner Wiliz Investment, LLC for the partial property acquisition and goodwill (if any) for the real property located at 1201 E. Warner Avenue (APN 016­120­49 and 016­120­52) in the amount of $176,000, subject to non­substantive changes approved by the City Manager and City Attorney (Agreement No. 2021­XXX). 20.Adopt a Resolution for Fiscal Year 2021­2022 Senate Bill 1 Local Streets and Roads Projects in the estimated amount of $6,436,447 for Capital Improvement Projects (Non­General Fund) Department(s): Public Works Agency Recommended Action: Resolution No. 2021­XXX – Adopt a resolution affirming the Fiscal Year 2021­2022 SB­1 Projects List and anticipated funding in the amount of $6,436,447, which is required to be submitted to the California Transportation Commission for budgeting the Fiscal Year 2021­22 Capital Improvement Program, as necessary for City eligibility to receive Road Maintenance and Rehabilitation Account Funding. 21.Adopt Resolution to Maintain Measure M2 Funding Eligibility for Fiscal Year 2021­ 2022 Department(s): Public Works Agency Recommended Action: Resolution No. 2021­XXX – Adopt a Resolution affirming the City of Santa Ana’s Circulation Element is in conformance with the Master Plan of Arterial Highways, and that the City has an existing Mitigation Fee Program, to maintain Orange County Transportation Authority Measure M2 eligibility Program funding for Fiscal Year 2021­22.  22.Adopt a Resolution Amending the City’s Basic Classification and Compensation Plan to Establish and Delineate Classifications of Employment Designated as Unrepresented Confidential Management and Unrepresented Confidential Employees Department(s): Human Resources Recommended Action: Resolution No. 2021­XXX – Adopt a resolution that amends the City’s Basic Classification and Compensation Plan 2015­026, by: creating, deleting, or modifying classifications, and establishing terms and conditions of employment for classifications designated as Unrepresented Confidential Middle­ Management (CMM), Unrepresented Confidential Administrative Management (CAM), and Unrepresented Confidential Employees (UCE).  23.Approve Fiscal Year 2021­2022 Miscellaneous Fee Resolution Department(s): Finance and Management Services Recommended Action: Resolution No. 2021­XXX – Adopt a resolution establishing a Uniform Schedule of Miscellaneous Fees for Fiscal Year (FY) 2021­2022. 24.Adopt Resolution Approving City’s Annual Statement of Investment Policy 2021­2022; Receive and File Annual Statement of Investment Policy 2021­2022. Department(s): Finance and Management Services Recommended Action: 1.     Resolution No. 2021­XXX – Adopt a Resolution approving the City’s 2021­2022 Investment Policy. 2.    Receive and file the Annual Statement of Investment Policy 2021­2022. 25.Approve Prepayment for the City’s Contribution to Both the CalPERS Miscellaneous and Safety Employee Pension Unfunded Liability for Fiscal Year 21­22 (General and Non­General Fund) Department(s): Finance and Management Services Recommended Action: 1. Approve a $25,244,430 pre­payment for the City’s annual Unfunded Actuarial Liability to California Public Employees Retirement System (CalPERS) – Miscellaneous Plan for Fiscal Year 2021­22, to save $868,611.   2. Approve a $29,101,640 pre­payment for the City’s annual Unfunded Actuarial Liability to California Public Employees Retirement System (CalPERS) – Safety Plan for Fiscal Year 2021­22, to save $1,001,331.  **END OF CONSENT CALENDAR** BUSINESS CALENDAR 26.City­Produced Events Informational Report Department(s): Parks, Recreation, and Community Services Recommended Action: Accept informational report relating to City­produced events and provide direction to staff. 27.Authorize the Temporary Implementation of COVID­19 Relief Measures for Certain Outdoor Business Activities Specified in Executive Order No. 5­2020 and City Council Resolution No. 2020­055 for a Period of One Year from the Date the Governor Announces the Decision for California to Fully Open the Economy and Transition to Beyond the Blue Print for a Safer Economy Department(s): Planning and Building Agency Recommended Action: Resolution No. 2021­XXX – Adopt a resolution authorizing the temporary implementation of COVID­19 relief measures for certain outdoor business activities specified in Executive Order No. 5­2020 and City Council Resolution No. 2020­055 for a period of one year from the date the Governor announces the decision for California to fully open the economy and transition to Beyond the Blue Print for a Safer Economy. **END OF BUSINESS CALENDAR** PUBLIC HEARINGS PUBLIC COMMENTS – Members of the public may address the City Council on Public Hearing items. 28.Hold a Public Hearing to Adopt Resolutions Approving the 2020 Urban Water Management Plan, the 2020 Water Shortage Contingency Plan and Amend the 2015 Urban Water Management Plan Legal Notice published in the Orange County Reporter on May 21, 2021 and May 28, 2021. Department(s): Public Works Agency Recommended Action: 1.    Resolution No. 2021­XXX – Adopt a resolution approving the 2020 Urban Water Management Plan. 2.    Resolution No. 2021­XXX – Adopt a resolution approving the 2020 Water Shortage Contingency Plan. 3.   Resolution No. 2021­XXX – Adopt a resolution amending the 2015 Urban Water Management Plan to add Appendix J, Reduced Delta Reliance Reporting. 29.Public Hearing to Consider an Ordinance to Adopt the Fiscal Year 2021­22 City Budget, Approve the Revive Santa Ana Spending Priorities, Approve a Resolution for Changes to the City’s Basic Classification and Compensation Plan Budget, and Adopt the Seven­Year Capital Improvement Program Legal Notice published in the Orange County Reporter on May 21, 2021 and May 28, 2021. Department(s): Finance and Management Services Recommended Action: 1.    Approve the introduction and first reading of an Ordinance to adopt the budget for Fiscal Year 2021­22 (FY21­22), which begins on July 1, 2021 and ends on June 30, 2022. 2.    Approve the Revive Santa Ana Spending Priorities. 3.    Resolution No. 2021­XXX – Adopt a Resolution, to effect certain changes to the City’s basic classification and compensation plan, such as addition of new classification titles. 4.    Adopt the Seven­Year Capital Improvement Program (CIP) beginning FY21­22 through FY27­28, as required by the Orange County Transportation Authority (OCTA) for Measure M2 eligibility.  COUNCILMEMBER REQUESTED ITEMS 30.Discuss and Consider Directing the City Manager to Direct Staff to Form a City Charter Review Committee to Bring Forward Amendments That Can Potentially Be Placed on the Ballot for Voter Adoption – Mayor Pro Tem Penaloza 31.Discuss and Consider Directing the City Manager to Direct Staff to Prepare a Resolution Condemning Anti­Semitic Violence – Councilmember Lopez CITY MANAGER COMMENTS COUNCIL COMMENTS ADJOURNMENT – Adjourn the City Council meeting and convene to the Housing Authority meeting. Future Items 1. Enterprise Land Management System 2. Solid Waste Services Work Study Session 3. Carnegie Shelter Operator 4. Police Oversight Update HOUSING AUTHORITY CALL TO ORDER ATTENDANCE Authority Members Phil Bacerra Johnathan Ryan Hernandez Jessie Lopez Nelida Mendoza Thai Viet Phan Vice Chair David Penaloza Chair Vicente Sarmiento City Manager Kristine Ridge City Attorney Sonia R. Carvalho Clerk of the Council Daisy Gomez PUBLIC COMMENTS – Members of the public may address Housing Authority on items on the Housing Authority agenda.  CONSENT CALENDAR RECOMMENDED ACTION:  Approve staff recommendations on the following Consent Calendar Items: 1 and 2. 1.Excused Absences Department(s): Clerk of the Council Recommended Action: Excuse the absent members. 2.Minutes from the Housing Authority Meeting of April 6, 2021 Department(s): Clerk of the Council Recommended Action: Approve minutes. (Please refer to Agenda Item #5 in the City Council meeting agenda) **END OF CONSENT CALENDAR** HOUSING AUTHORITY MEMBER COMMENTS ADJOURNMENT – Adjourn the Housing Authority meeting. City Council 9 6/1/2021 City Council and Housing Authority MeetingPacketJune 1, 2021CLOSED SESSION MEETING – 5:00 PMREGULAR OPEN MEETING – 5:45 PM (Immediately following the Closed Session Meeting)CITY COUNCIL CHAMBER22 Civic Center Plaza Santa Ana, CA 92701Due to Governor Gavin Newsom’s Executive Order and the City Council's Proclamation ofLocal Emergency,there will be no in­person meeting location for the community to attendpublic meetings.Vicente SarmientoMayorThai Viet PhanCouncilmember – Ward 1 David PenalozaMayor Pro Tem ­ Ward 2Jessie LopezCouncilmember ­ Ward 3 Phil BacerraCouncilmember ­ Ward 4Johnathan Ryan HernandezCouncilmember ­ Ward 5 Nelida MendozaCouncilmember ­ Ward 6Mayor and Council telephone: 714­647­6900Agenda item inquiries: 714­647­6520Sonia R. CarvalhoCity Attorney Kristine RidgeCity Manager Daisy GomezClerk of the CouncilIn compliance with the Americans with Disabilities Act (ADA), if you need special assistance to participate in this Meeting,contact Michael Ortiz, City ADA Program Coordinator, at (714) 647­5624. Notification 48 hours prior to the Meeting will enablethe City to make reasonable arrangements to assure accessibility to this meeting. The City Council agenda and supportingdocumentation can be found on the City’s website – www.santa­ana.org/city­meetings.CITY VISION AND CODE OF ETHICSThe City of Santa Ana is committed to achieving a shared vision for the organization and itscommunity. The Vision, Mission and Guiding Principles (Values) are the result of a thoughtfuland inclusive process designed to set the City and organization on a course that meets thechallenges of today and tomorrow, as follows:Vision ­ The dynamic center of Orange County which is acclaimed for our: Investment inyouth • Safe and healthy community • Neighborhood pride • Thriving economic climate •Enriched and diverse culture • Quality government servicesMission ­ To deliver efficient public services in partnership with our community which ensurespublic safety, a prosperous economic environment, opportunities for our youth, and a highquality of life for residents.Guiding Principles ­ Collaboration • Efficiency • Equity • Excellence • Fiscal Responsibility •Innovation • TransparencyCode of Ethics and Conduct ­ At the Special Municipal Election held on February 5, 2008,voters approved an amendment to the City Charter which established the Code of Ethics andConduct for elected officials and members of appointed boards, commissions, andcommittees to assure public confidence. The following are the core values expressed: •Integrity • Honesty • Responsibility • Fairness • Accountability • Respect • EfficiencyDue to Governor Gavin Newsom’s Executive Order and the City Council's Proclamation ofLocal Emergency, there will be limited in­person attendance for members of the public toattend the City Council meeting or join via Zoom. The City Council meeting will occur live viateleconference Zoom webinar. You may view the meeting from your computer, tablet or smartphone via YouTube LiveStream at www.youtube.com/user/SantaAnaLibrary or on CTV3,available on Spectrum channel 3 and AT&T U­verse channel 99.PUBLIC COMMENTS – Members of the public who wish to address the City Council onclosed session items, items on the regular agenda or on matters which are not on theagenda, but are within the subject matter jurisdiction of the City Council may do so by:1. MAILING OPTION written communications – Public comments may be mailed to: Office ofthe Clerk of the Council, 20 Civic Center Plaza M­30, Santa Ana, CA 92701. All writtencommunications received via mail by 4:00 p.m. on the day of the meeting will be distributedto the City Council and imaged into the City’s document archive system which is available forpublic review.2. SENDING E­MAIL OPTION – Public comments may be sent via email to the City Clerk’soffice at eComment@santa­ana.org. Please note the agenda item you are commenting on inthe subject line of the email. All emails received before 4:00 p.m. on the day of the meetingwill be distributed to the City Council and imaged into the City’s document archive systemwhich is available for public review.3. PROVIDING LIVE PUBLIC COMMENTS OPTION – Members of the public may providelive comments during the meeting by Zoom or Conference Call. To join by Zoom click on ortype the following address into your web browser https://us02web.zoom.us/j/315965149. Tojoin the Conference Call: Dial (669) 900­9128 and enter MEETING ID: 315 965 149#. Youwill be prompted by the City Clerk when it is time for i) general public comment, ii) to speakon a specific agenda item or iii) for a public hearing item. You may request to speak bydialing *9 from your phone or you may virtually raise your hand from Zoom. After the Clerkconfirms the last three digits of the caller’s phone number or Zoom ID and unmutes them, thecaller must press *6 or microphone icon to speak. Callers are encouraged, but not required,to identify themselves by name. Each caller will be provided three (3) minutes to speak,unless due to the number of speakers wanting to speak a decision is made to provide adifferent amount of time to speak.4. IN­PERSON PUBLIC COMMENTS OPTION ­ Members of the public can provide in­person comments at the podium in the Council Chamber. The Council Chamber will havelimited seating available for members of the public to attend the meeting in­person. Allpersons visiting City facilities must wear face masks and observe social distancingprotocols. Once the Chamber has reached health and safety capacity, the participant will beasked to exit the building once their comments have been made. Public comments arelimited to three (3) minutes per speaker, unless a different time is announced by the presidingchair. Speakers who wish to address the Council must do so by submitting a “Requestto Speak” card by 6:00 p.m. Cards will not be accepted after the Public Comment Sessionbegins without the permission of the presiding chair.LIVE PUBLIC COMMENTS ON CLOSED SESSION ITEMS – You can provide livecomments on closed session items by joining Zoom or the Conference Call as described inthe LIVE or IN­PERSON PUBLIC COMMENTS OPTION above. Speaker queue will openat 4:30 p.m. YOU MUST JOIN ZOOM OR THE CONFERENCE CALL BY 5:00 p.m.Speakers who are not in the speaker queue by 5:00 p.m. will not be permitted to speak.  LIVE PUBLIC COMMENTS ON REGULAR AGENDA ITEMS AND NON­AGENDAITEMS (GENERAL PUBLIC COMMENT) – You can provide comments by joining Zoom orthe Conference Call as described in the LIVE or IN­PERSON PUBLIC COMMENTSOPTION above. Speaker queue will open at 4:30 p.m. YOU MUST JOIN ZOOM OR THECONFERENCE CALL PRIOR TO 6:00 p.m. Speakers who are not in the speaker queue by6:00 p.m. will not be permitted to speak.LIVE PUBLIC COMMENTS ON PUBLIC HEARING ITEMS – You can provide commentsby joining Zoom or the Conference Call as described in the LIVE or IN­PERSON PUBLICCOMMENTS OPTION above. Speakers not in the queue by 6:00 p.m. will not be permittedto speak.  About the AgendaTo download or view the attachments (staff report and other supporting documentation) foreach agenda item, you must select the agenda item to see the attachments to either open ina new link (the eyeball ) or download a pdf (the cloud symbol with the down arrow ).CLOSED SESSIONCALL TO ORDERATTENDANCE Council Members Phil BacerraJohnathan Ryan HernandezJessie LopezNelida MendozaThai Viet PhanMayor  Pro Tem David PenalozaMayorVicente SarmientoCity Manager Kristine RidgeCity Attorney Sonia R. CarvalhoClerk of the Council Daisy GomezPUBLIC COMMENTS – Members of the public may address the City Council on ClosedSession items.CLOSED SESSION ITEMS – The Brown Act permits legislative bodies to discuss certainmatters without members of the public present. The City Council finds, based on advice fromthe City Attorney, that discussion in open session of the following matters will prejudice theposition of the City in existing and anticipated litigation:1.CONFERENCE WITH LEGAL COUNSEL ­ EXISTING LITIGATION pursuant toParagraph (1) of subdivision (d) of Section 54956.9 of the Government Code:A. Joseph Scotti v. City of Santa Ana; Workers’ Compensation Appeals Board case#ADJ12188479 2.CONFERENCE WITH REAL PROPERTY NEGOTIATOR pursuant to GovernmentCode Section 54956.8:Address of Property: 915 & 921 N. Flower Street, 842 N. Garnsey Street, Santa Ana,CA 92703 (APN# 005­142­35, ­47, ­58)Negotiators: City Manager Kristine Ridge, Assistant City Manager Steven A. MendozaNegotiating Party: Charles ManhTerms:  Potential sale of Successor Agency vacant properties as required perRedevelopment Dissolution Laws (ABx1 26, AB 1484, AB 471, and SB 107)CLOSED SESSION REPORT – The City Attorney will report on any action(s) to be taken atthe Regular Open Session which will begin immediately following the Closed Session.RECESS – City Council will recess to Closed Session for the purpose of conducting regularCity business.RECONVENE – City Council will reconvene to continue regular City business.CITY COUNCIL REGULAR OPEN SESSIONCALL TO ORDERROLL CALLPLEDGE OF ALLEGIANCE Mayor SarmientoINVOCATIONRabbi Stephen EinsteinCEREMONIAL PRESENTATIONS1.Certificate of Recognition presented by Councilmember Bacerra to Ed Arnold forOutstanding Contributions to the Community.STAFF PRESENTATIONS2.COVID­19 Update in the Community.CLOSED SESSION REPORT – The City Attorney will report on any action(s) from ClosedSession.PUBLIC COMMENT – Public comments will be held during the beginning of the meeting forALL comments on agenda and non­agenda items, with the exception of public hearings.Comments for public hearings will take place after the hearing is opened.CONSENT CALENDARRECOMMENDED ACTION:  Approve staff recommendations on the followingConsent Calendar Items: 3 through 25.3.Excused AbsencesDepartment(s): Clerk of the CouncilRecommended Action: Excuse the absent members.4.Minutes from the Regular Meeting of March 16, 2021Department(s): Clerk of the CouncilRecommended Action: Approve minutes.5.Minutes from the Regular and Housing Authority meetings of April 6, 2021Department(s): Clerk of the CouncilRecommended Action: Approve minutes.6.Adopt Ordinance No. NS­XXXX – AN ORDINANCE OF THE CITY COUNCIL OF THECITY OF SANTA ANA ADDING A NEW ARTICLE XV TO CHAPTER 36 OF THESANTA ANA MUNICIPAL CODE TO PROHIBIT SPECTATORS AT A STREET RACEOR RECKLESS DRIVING EXHIBITIONFirst reading at the May 18, 2021 City Council meeting and approved by a vote of 4­3(Hernandez, Lopez and Sarmiento dissented).Published in the Orange County Reporter on May 21, 2021.Department(s): Police DepartmentRecommended Action: Place ordinance on second reading and adopt.7.Approve Appropriation Adjustments and Addendum No. 1 to Purchase and SaleAgreement to Increase Compensation by $5,775 for an OC Streetcar EasementAcquisition (Project No. 17­6766) (Non­General Fund)Department(s): Public Works AgencyRecommended Action: 1.    Authorize the City Manager to execute Addendum No. 1to the Purchase and Sale Agreement with Orange County Transportation Authority, A­2018­175, to increase the compensation to the City by $5,775, subject to non­substantive changes approved by the City Manager and the City Attorney (AgreementNo. 2021­XXX).2.    Approve an Appropriation Adjustment (#2021­193) of $5,775 in the Select StreetConstruction fund, from the proceeds of the sale listed in above. (Requires fiveaffirmative votes)3.    Approve an Appropriation Adjustment (#2021­193) of $200,000 in the SelectStreet Construction fund, from the fund balance that includes $200,000 of proceedsfrom sale of an easement approved by Council on July 17, 2018. (Requires fiveaffirmative votes)8.Award a Purchase Order Contract to Repair and Renovate Ballpark Fencing in anAmount Not to Exceed $272,750 (Specification No. 21­015) (General and Non­GeneralFund)Department(s): Parks, Recreation, and Community ServicesRecommended Action: Authorize a one­time purchase and payment of purchaseorder contract to renovate fencing at eight ballfields to J & A Fence in the amount of$272,750, subject to non­substantive changes approved by the City Manager and CityAttorney.9.Amend the Blanket Order Contract with BPR, Inc. for Sidewalk Offset GrindingServices to Increase the Term One Year and the Total not to Exceed Amount to$720,000 (Non­General Fund)Department(s): Public Works AgencyRecommended Action: Authorize the City Manager to execute an amendment to theblanket order contract with BPR, Inc. for sidewalk offset grinding services, to extend thecontract term one year, beginning July 1, 2021 and expiring June 30, 2022, withprovisions for an additional two, one­year renewal periods exercisable by the CityManager, in an annual amount of $240,000 for a total not to exceed amount of$720,000, subject to non­substantive changes approved by the City Manager and CityAttorney.10.Award a Purchase Order in the Amount of $438,916 to Western Truck Exchange forFive Ford Super Duty F550 Stake Bed Dump Body Trucks (Specification No. 21­029)(Non­General Fund)Department(s): Public Works AgencyRecommended Action: Authorize a one­time purchase and payment of purchaseorder to Western Truck Exchange for five Ford Super Duty F550 Stake Bed DumpBody Trucks, in the amount of $418,916 plus a contingency of $20,000, for a totalamount not to exceed $438,916, subject to non­substantive changes approved by theCity Manager and City Attorney.11.Award a Construction Contract to Hardy and Harper, Inc. in the Amount of $1,532,000for the Local Street Preventative Maintenance Fiscal Year 20­21 Project with anEstimated Project Delivery Cost of $2,120,419 (Project No. 21­6907) (Non­GeneralFund)Department(s): Public Works AgencyRecommended Action: 1.    Award a construction contract to Hardy and Harper, Inc.,the lowest responsible bidder, in accordance with the base bid in the amount of$1,532,000, for construction of the Local Street Preventative Maintenance FY 20­21,for the term beginning June 1, 2021 and ending upon project completion, andauthorize the City Manager to execute the contract subject to non­substantive changesapproved by the City Manager and the City Attorney.2.    Approve the Project Cost Analysis for a total estimated construction delivery costof $2,120,419, which includes $1,532,000 for the construction contract, $230,119 forcontract administration, inspection and testing, and a $358,300 project contingencyfor unanticipated or unforeseen work.12.Approve an Agreement with Prime Government Solutions, Inc. to Continue Providingan Automated Agenda Management System for Council and Boards andCommissions (General Fund)Department(s): Clerk of the Council OfficeRecommended Action: Authorize the City Manager to execute an agreement withPrime Government Solutions, Inc. to continue providing an automated agendamanagement system in an annual amount of $50,000 for three years, with a 3%increase for a one two­year renewal for a total aggregate amount not to exceed$254,545, subject to non­substantive changes approved by the City Manager and CityAttorney (Agreement No. 2021­XXX).13.Approve an Agreement with Protection America Inc. to Provide Security Services at1815 Carnegie Avenue during the Construction of the Homeless Navigation Center inan Amount not to exceed $95,040 (Non­General Fund)Department(s): Community Development AgencyRecommended Action: Authorize the City Manager to execute an agreement withProtection America Inc. to provide security services at 1815 Carnegie Avenue for anamount not to exceed $95,040, beginning June 1, 2021 through December 31, 2021,subject to non­substantive changes approved by the City Manager and City Attorney(Agreement No. 2021­XXX).14.Approve a Successor Agreement and a Second Amendment with Keenan &Associates for Employee Group Insurance Consulting Services Agreement and toAdd KeenanWell Consulting into the Scope of ServicesDepartment(s): Human ResourcesRecommended Action: Authorize the City Manager to execute a:1.    Successor Agreement with Keenan & Associates for the following services: Act as the Broker of Record/Consultant for the City’s Group Dental, Vision, Life,Accidental Death & Dismemberment, Long Term Disability, Employee AssistanceProgram, Retiree Billing, Section 125 Flexible Spending Accounts, Affordable CareAct (ACA) Reporting, and Family Medical Leave Act (FMLA) administration. Keenan& Associates is paid commission through the insurance carriers and therefore thereis no fiscal impact to the City for this service. The agreement will be effective July 1,2021 through June 30, 2022 and automatically renew for subsequent one (1) yearperiods unless terminated earlier in accordance with section one (1) of theagreement, subject to non­substantive changes approved by the City Manager andCity Attorney (Agreement No. 2021­XXX). 2.    Second Amendment with Keenan & Associates agreement to incorporateKeenanWell Consulting into the scope of services, for the development andimplementation of an Employee Wellness Program (“Wellness Program”), from June1, 2021 to June 30, 2021.The Wellness Program will automatically renew for subsequent one (1) year periodsunless terminated earlier in accordance with section one (1) of the agreement.  Thefirst period will run July 1, 2021 through June 30,  2022, services provided shall be notto exceed two thousand dollars ($2,000), and for subsequent years, the WellnessProgram shall not exceed twenty­five thousand ($25,000), subject to non­substantivechanges approved by the City Manager and City Attorney (Agreement No. 2021­ XXX). 15.Approve an Amendment to the Agreement with LAZ Parking in the Amount of $705,544 for Providing Parking Enforcement Services for the Police Department (General Fund) Department(s): Police Department Recommended Action: Authorize the City Manager to execute an amendment to the agreement with LAZ Karp Associates for parking enforcement services for the Police Department for the period of July 1, 2021 through June 30, 2022, in the amount of $705,554, including a 10% contingency ($64,141), subject to non­substantive changes approved by the City Manager and City Attorney (Agreement No. 2021­ XXX). 16.Approve an Agreement with Dokken Engineering for Design Services for the McFadden Avenue Protected Bike Lane and Bicycle Boulevard: Harbor to Grand Project in an Amount Not to Exceed $800,000 for a Three­Year Term (Project No. 20­ 6962) (Non­General Fund) Department(s): Public Works Agency Recommended Action: Authorize the City Manager to execute an agreement with Dokken Engineering to provide design services and complete plans, specifications, and a cost estimate for the McFadden Avenue Protected Bike Lane and Bicycle Boulevard: Harbor to Grand Project in the amount of $714,857.66, with an approximate 12 percent contingency of $85,142.34, for a total amount not to exceed $800,000, for a three­year term beginning June 1, 2021 and expiring May 30, 2024, with an option for two, one­year extensions, subject to non­substantive changes approved by the City Manager and City Attorney (Agreement No. 2021­XXX). 17.Approve an Agreement with Adams Streeter Civil Engineers, Inc. for Water Resources Plan Check Services in an Amount Not to Exceed $750,000 for up to Five Years (Non­General Fund) Department(s): Public Works Agency Recommended Action: Authorize the City Manager to execute an agreement with Adams Streeter Civil Engineers, Inc. to provide on­call water resources plan checking services for a three­year period beginning June 1, 2021 and expiring May 31, 2024, with provisions for one, two­year renewal period exercisable by the City Manager and City Attorney, in an annual amount of $150,000 and a total agreement amount not to exceed $750,000, subject to non­substantive changes approved by the City Manager and City Attorney (Agreement No. 2021­XXX). 18.Approve Agreement with the County of Orange (Public Works Materials Laboratory) for Geotechnical, Special Inspection, and Material Testing Services in an Amount not to Exceed $1,500,000 for a Three­year Period Department(s): Public Works Agency Recommended Action: Authorize the City Manager to execute an agreement with the County of Orange (Public Works Materials Laboratory) to provide on­call geotechnical, special inspection, and material testing services for a three­year period beginning June 1, 2021, and expiring May 31, 2024, in an amount not to exceed $1,500,000, subject to non­substantive changes approved by the City Manager and City Attorney (Agreement No. 2021­XXX). 19.Authorize a Purchase Agreement in the Amount of $176,000 for Real Property Acquisition for Warner Avenue Improvements Phase 2 (Property Owner: Wiliz Investment, LLC) (Project No. 18­6901) (Non­General Fund) Department(s): Public Works Agency Recommended Action: Authorize the City Manager to execute a Purchase Agreement with property owner Wiliz Investment, LLC for the partial property acquisition and goodwill (if any) for the real property located at 1201 E. Warner Avenue (APN 016­120­49 and 016­120­52) in the amount of $176,000, subject to non­substantive changes approved by the City Manager and City Attorney (Agreement No. 2021­XXX). 20.Adopt a Resolution for Fiscal Year 2021­2022 Senate Bill 1 Local Streets and Roads Projects in the estimated amount of $6,436,447 for Capital Improvement Projects (Non­General Fund) Department(s): Public Works Agency Recommended Action: Resolution No. 2021­XXX – Adopt a resolution affirming the Fiscal Year 2021­2022 SB­1 Projects List and anticipated funding in the amount of $6,436,447, which is required to be submitted to the California Transportation Commission for budgeting the Fiscal Year 2021­22 Capital Improvement Program, as necessary for City eligibility to receive Road Maintenance and Rehabilitation Account Funding. 21.Adopt Resolution to Maintain Measure M2 Funding Eligibility for Fiscal Year 2021­ 2022 Department(s): Public Works Agency Recommended Action: Resolution No. 2021­XXX – Adopt a Resolution affirming the City of Santa Ana’s Circulation Element is in conformance with the Master Plan of Arterial Highways, and that the City has an existing Mitigation Fee Program, to maintain Orange County Transportation Authority Measure M2 eligibility Program funding for Fiscal Year 2021­22.  22.Adopt a Resolution Amending the City’s Basic Classification and Compensation Plan to Establish and Delineate Classifications of Employment Designated as Unrepresented Confidential Management and Unrepresented Confidential Employees Department(s): Human Resources Recommended Action: Resolution No. 2021­XXX – Adopt a resolution that amends the City’s Basic Classification and Compensation Plan 2015­026, by: creating, deleting, or modifying classifications, and establishing terms and conditions of employment for classifications designated as Unrepresented Confidential Middle­ Management (CMM), Unrepresented Confidential Administrative Management (CAM), and Unrepresented Confidential Employees (UCE).  23.Approve Fiscal Year 2021­2022 Miscellaneous Fee Resolution Department(s): Finance and Management Services Recommended Action: Resolution No. 2021­XXX – Adopt a resolution establishing a Uniform Schedule of Miscellaneous Fees for Fiscal Year (FY) 2021­2022. 24.Adopt Resolution Approving City’s Annual Statement of Investment Policy 2021­2022; Receive and File Annual Statement of Investment Policy 2021­2022. Department(s): Finance and Management Services Recommended Action: 1.     Resolution No. 2021­XXX – Adopt a Resolution approving the City’s 2021­2022 Investment Policy. 2.    Receive and file the Annual Statement of Investment Policy 2021­2022. 25.Approve Prepayment for the City’s Contribution to Both the CalPERS Miscellaneous and Safety Employee Pension Unfunded Liability for Fiscal Year 21­22 (General and Non­General Fund) Department(s): Finance and Management Services Recommended Action: 1. Approve a $25,244,430 pre­payment for the City’s annual Unfunded Actuarial Liability to California Public Employees Retirement System (CalPERS) – Miscellaneous Plan for Fiscal Year 2021­22, to save $868,611.   2. Approve a $29,101,640 pre­payment for the City’s annual Unfunded Actuarial Liability to California Public Employees Retirement System (CalPERS) – Safety Plan for Fiscal Year 2021­22, to save $1,001,331.  **END OF CONSENT CALENDAR** BUSINESS CALENDAR 26.City­Produced Events Informational Report Department(s): Parks, Recreation, and Community Services Recommended Action: Accept informational report relating to City­produced events and provide direction to staff. 27.Authorize the Temporary Implementation of COVID­19 Relief Measures for Certain Outdoor Business Activities Specified in Executive Order No. 5­2020 and City Council Resolution No. 2020­055 for a Period of One Year from the Date the Governor Announces the Decision for California to Fully Open the Economy and Transition to Beyond the Blue Print for a Safer Economy Department(s): Planning and Building Agency Recommended Action: Resolution No. 2021­XXX – Adopt a resolution authorizing the temporary implementation of COVID­19 relief measures for certain outdoor business activities specified in Executive Order No. 5­2020 and City Council Resolution No. 2020­055 for a period of one year from the date the Governor announces the decision for California to fully open the economy and transition to Beyond the Blue Print for a Safer Economy. **END OF BUSINESS CALENDAR** PUBLIC HEARINGS PUBLIC COMMENTS – Members of the public may address the City Council on Public Hearing items. 28.Hold a Public Hearing to Adopt Resolutions Approving the 2020 Urban Water Management Plan, the 2020 Water Shortage Contingency Plan and Amend the 2015 Urban Water Management Plan Legal Notice published in the Orange County Reporter on May 21, 2021 and May 28, 2021. Department(s): Public Works Agency Recommended Action: 1.    Resolution No. 2021­XXX – Adopt a resolution approving the 2020 Urban Water Management Plan. 2.    Resolution No. 2021­XXX – Adopt a resolution approving the 2020 Water Shortage Contingency Plan. 3.   Resolution No. 2021­XXX – Adopt a resolution amending the 2015 Urban Water Management Plan to add Appendix J, Reduced Delta Reliance Reporting. 29.Public Hearing to Consider an Ordinance to Adopt the Fiscal Year 2021­22 City Budget, Approve the Revive Santa Ana Spending Priorities, Approve a Resolution for Changes to the City’s Basic Classification and Compensation Plan Budget, and Adopt the Seven­Year Capital Improvement Program Legal Notice published in the Orange County Reporter on May 21, 2021 and May 28, 2021. Department(s): Finance and Management Services Recommended Action: 1.    Approve the introduction and first reading of an Ordinance to adopt the budget for Fiscal Year 2021­22 (FY21­22), which begins on July 1, 2021 and ends on June 30, 2022. 2.    Approve the Revive Santa Ana Spending Priorities. 3.    Resolution No. 2021­XXX – Adopt a Resolution, to effect certain changes to the City’s basic classification and compensation plan, such as addition of new classification titles. 4.    Adopt the Seven­Year Capital Improvement Program (CIP) beginning FY21­22 through FY27­28, as required by the Orange County Transportation Authority (OCTA) for Measure M2 eligibility.  COUNCILMEMBER REQUESTED ITEMS 30.Discuss and Consider Directing the City Manager to Direct Staff to Form a City Charter Review Committee to Bring Forward Amendments That Can Potentially Be Placed on the Ballot for Voter Adoption – Mayor Pro Tem Penaloza 31.Discuss and Consider Directing the City Manager to Direct Staff to Prepare a Resolution Condemning Anti­Semitic Violence – Councilmember Lopez CITY MANAGER COMMENTS COUNCIL COMMENTS ADJOURNMENT – Adjourn the City Council meeting and convene to the Housing Authority meeting. Future Items 1. Enterprise Land Management System 2. Solid Waste Services Work Study Session 3. Carnegie Shelter Operator 4. Police Oversight Update HOUSING AUTHORITY CALL TO ORDER ATTENDANCE Authority Members Phil Bacerra Johnathan Ryan Hernandez Jessie Lopez Nelida Mendoza Thai Viet Phan Vice Chair David Penaloza Chair Vicente Sarmiento City Manager Kristine Ridge City Attorney Sonia R. Carvalho Clerk of the Council Daisy Gomez PUBLIC COMMENTS – Members of the public may address Housing Authority on items on the Housing Authority agenda.  CONSENT CALENDAR RECOMMENDED ACTION:  Approve staff recommendations on the following Consent Calendar Items: 1 and 2. 1.Excused Absences Department(s): Clerk of the Council Recommended Action: Excuse the absent members. 2.Minutes from the Housing Authority Meeting of April 6, 2021 Department(s): Clerk of the Council Recommended Action: Approve minutes. (Please refer to Agenda Item #5 in the City Council meeting agenda) **END OF CONSENT CALENDAR** HOUSING AUTHORITY MEMBER COMMENTS ADJOURNMENT – Adjourn the Housing Authority meeting. City Council 10 6/1/2021 City Council and Housing Authority MeetingPacketJune 1, 2021CLOSED SESSION MEETING – 5:00 PMREGULAR OPEN MEETING – 5:45 PM (Immediately following the Closed Session Meeting)CITY COUNCIL CHAMBER22 Civic Center Plaza Santa Ana, CA 92701Due to Governor Gavin Newsom’s Executive Order and the City Council's Proclamation ofLocal Emergency,there will be no in­person meeting location for the community to attendpublic meetings.Vicente SarmientoMayorThai Viet PhanCouncilmember – Ward 1 David PenalozaMayor Pro Tem ­ Ward 2Jessie LopezCouncilmember ­ Ward 3 Phil BacerraCouncilmember ­ Ward 4Johnathan Ryan HernandezCouncilmember ­ Ward 5 Nelida MendozaCouncilmember ­ Ward 6Mayor and Council telephone: 714­647­6900Agenda item inquiries: 714­647­6520Sonia R. CarvalhoCity Attorney Kristine RidgeCity Manager Daisy GomezClerk of the CouncilIn compliance with the Americans with Disabilities Act (ADA), if you need special assistance to participate in this Meeting,contact Michael Ortiz, City ADA Program Coordinator, at (714) 647­5624. Notification 48 hours prior to the Meeting will enablethe City to make reasonable arrangements to assure accessibility to this meeting. The City Council agenda and supportingdocumentation can be found on the City’s website – www.santa­ana.org/city­meetings.CITY VISION AND CODE OF ETHICSThe City of Santa Ana is committed to achieving a shared vision for the organization and itscommunity. The Vision, Mission and Guiding Principles (Values) are the result of a thoughtfuland inclusive process designed to set the City and organization on a course that meets thechallenges of today and tomorrow, as follows:Vision ­ The dynamic center of Orange County which is acclaimed for our: Investment inyouth • Safe and healthy community • Neighborhood pride • Thriving economic climate •Enriched and diverse culture • Quality government servicesMission ­ To deliver efficient public services in partnership with our community which ensurespublic safety, a prosperous economic environment, opportunities for our youth, and a highquality of life for residents.Guiding Principles ­ Collaboration • Efficiency • Equity • Excellence • Fiscal Responsibility •Innovation • TransparencyCode of Ethics and Conduct ­ At the Special Municipal Election held on February 5, 2008,voters approved an amendment to the City Charter which established the Code of Ethics andConduct for elected officials and members of appointed boards, commissions, andcommittees to assure public confidence. The following are the core values expressed: •Integrity • Honesty • Responsibility • Fairness • Accountability • Respect • EfficiencyDue to Governor Gavin Newsom’s Executive Order and the City Council's Proclamation ofLocal Emergency, there will be limited in­person attendance for members of the public toattend the City Council meeting or join via Zoom. The City Council meeting will occur live viateleconference Zoom webinar. You may view the meeting from your computer, tablet or smartphone via YouTube LiveStream at www.youtube.com/user/SantaAnaLibrary or on CTV3,available on Spectrum channel 3 and AT&T U­verse channel 99.PUBLIC COMMENTS – Members of the public who wish to address the City Council onclosed session items, items on the regular agenda or on matters which are not on theagenda, but are within the subject matter jurisdiction of the City Council may do so by:1. MAILING OPTION written communications – Public comments may be mailed to: Office ofthe Clerk of the Council, 20 Civic Center Plaza M­30, Santa Ana, CA 92701. All writtencommunications received via mail by 4:00 p.m. on the day of the meeting will be distributedto the City Council and imaged into the City’s document archive system which is available forpublic review.2. SENDING E­MAIL OPTION – Public comments may be sent via email to the City Clerk’soffice at eComment@santa­ana.org. Please note the agenda item you are commenting on inthe subject line of the email. All emails received before 4:00 p.m. on the day of the meetingwill be distributed to the City Council and imaged into the City’s document archive systemwhich is available for public review.3. PROVIDING LIVE PUBLIC COMMENTS OPTION – Members of the public may providelive comments during the meeting by Zoom or Conference Call. To join by Zoom click on ortype the following address into your web browser https://us02web.zoom.us/j/315965149. Tojoin the Conference Call: Dial (669) 900­9128 and enter MEETING ID: 315 965 149#. Youwill be prompted by the City Clerk when it is time for i) general public comment, ii) to speakon a specific agenda item or iii) for a public hearing item. You may request to speak bydialing *9 from your phone or you may virtually raise your hand from Zoom. After the Clerkconfirms the last three digits of the caller’s phone number or Zoom ID and unmutes them, thecaller must press *6 or microphone icon to speak. Callers are encouraged, but not required,to identify themselves by name. Each caller will be provided three (3) minutes to speak,unless due to the number of speakers wanting to speak a decision is made to provide adifferent amount of time to speak.4. IN­PERSON PUBLIC COMMENTS OPTION ­ Members of the public can provide in­person comments at the podium in the Council Chamber. The Council Chamber will havelimited seating available for members of the public to attend the meeting in­person. Allpersons visiting City facilities must wear face masks and observe social distancingprotocols. Once the Chamber has reached health and safety capacity, the participant will beasked to exit the building once their comments have been made. Public comments arelimited to three (3) minutes per speaker, unless a different time is announced by the presidingchair. Speakers who wish to address the Council must do so by submitting a “Requestto Speak” card by 6:00 p.m. Cards will not be accepted after the Public Comment Sessionbegins without the permission of the presiding chair.LIVE PUBLIC COMMENTS ON CLOSED SESSION ITEMS – You can provide livecomments on closed session items by joining Zoom or the Conference Call as described inthe LIVE or IN­PERSON PUBLIC COMMENTS OPTION above. Speaker queue will openat 4:30 p.m. YOU MUST JOIN ZOOM OR THE CONFERENCE CALL BY 5:00 p.m.Speakers who are not in the speaker queue by 5:00 p.m. will not be permitted to speak.  LIVE PUBLIC COMMENTS ON REGULAR AGENDA ITEMS AND NON­AGENDAITEMS (GENERAL PUBLIC COMMENT) – You can provide comments by joining Zoom orthe Conference Call as described in the LIVE or IN­PERSON PUBLIC COMMENTSOPTION above. Speaker queue will open at 4:30 p.m. YOU MUST JOIN ZOOM OR THECONFERENCE CALL PRIOR TO 6:00 p.m. Speakers who are not in the speaker queue by6:00 p.m. will not be permitted to speak.LIVE PUBLIC COMMENTS ON PUBLIC HEARING ITEMS – You can provide commentsby joining Zoom or the Conference Call as described in the LIVE or IN­PERSON PUBLICCOMMENTS OPTION above. Speakers not in the queue by 6:00 p.m. will not be permittedto speak.  About the AgendaTo download or view the attachments (staff report and other supporting documentation) foreach agenda item, you must select the agenda item to see the attachments to either open ina new link (the eyeball ) or download a pdf (the cloud symbol with the down arrow ).CLOSED SESSIONCALL TO ORDERATTENDANCE Council Members Phil BacerraJohnathan Ryan HernandezJessie LopezNelida MendozaThai Viet PhanMayor  Pro Tem David PenalozaMayorVicente SarmientoCity Manager Kristine RidgeCity Attorney Sonia R. CarvalhoClerk of the Council Daisy GomezPUBLIC COMMENTS – Members of the public may address the City Council on ClosedSession items.CLOSED SESSION ITEMS – The Brown Act permits legislative bodies to discuss certainmatters without members of the public present. The City Council finds, based on advice fromthe City Attorney, that discussion in open session of the following matters will prejudice theposition of the City in existing and anticipated litigation:1.CONFERENCE WITH LEGAL COUNSEL ­ EXISTING LITIGATION pursuant toParagraph (1) of subdivision (d) of Section 54956.9 of the Government Code:A. Joseph Scotti v. City of Santa Ana; Workers’ Compensation Appeals Board case#ADJ12188479 2.CONFERENCE WITH REAL PROPERTY NEGOTIATOR pursuant to GovernmentCode Section 54956.8:Address of Property: 915 & 921 N. Flower Street, 842 N. Garnsey Street, Santa Ana,CA 92703 (APN# 005­142­35, ­47, ­58)Negotiators: City Manager Kristine Ridge, Assistant City Manager Steven A. MendozaNegotiating Party: Charles ManhTerms:  Potential sale of Successor Agency vacant properties as required perRedevelopment Dissolution Laws (ABx1 26, AB 1484, AB 471, and SB 107)CLOSED SESSION REPORT – The City Attorney will report on any action(s) to be taken atthe Regular Open Session which will begin immediately following the Closed Session.RECESS – City Council will recess to Closed Session for the purpose of conducting regularCity business.RECONVENE – City Council will reconvene to continue regular City business.CITY COUNCIL REGULAR OPEN SESSIONCALL TO ORDERROLL CALLPLEDGE OF ALLEGIANCE Mayor SarmientoINVOCATIONRabbi Stephen EinsteinCEREMONIAL PRESENTATIONS1.Certificate of Recognition presented by Councilmember Bacerra to Ed Arnold forOutstanding Contributions to the Community.STAFF PRESENTATIONS2.COVID­19 Update in the Community.CLOSED SESSION REPORT – The City Attorney will report on any action(s) from ClosedSession.PUBLIC COMMENT – Public comments will be held during the beginning of the meeting forALL comments on agenda and non­agenda items, with the exception of public hearings.Comments for public hearings will take place after the hearing is opened.CONSENT CALENDARRECOMMENDED ACTION:  Approve staff recommendations on the followingConsent Calendar Items: 3 through 25.3.Excused AbsencesDepartment(s): Clerk of the CouncilRecommended Action: Excuse the absent members.4.Minutes from the Regular Meeting of March 16, 2021Department(s): Clerk of the CouncilRecommended Action: Approve minutes.5.Minutes from the Regular and Housing Authority meetings of April 6, 2021Department(s): Clerk of the CouncilRecommended Action: Approve minutes.6.Adopt Ordinance No. NS­XXXX – AN ORDINANCE OF THE CITY COUNCIL OF THECITY OF SANTA ANA ADDING A NEW ARTICLE XV TO CHAPTER 36 OF THESANTA ANA MUNICIPAL CODE TO PROHIBIT SPECTATORS AT A STREET RACEOR RECKLESS DRIVING EXHIBITIONFirst reading at the May 18, 2021 City Council meeting and approved by a vote of 4­3(Hernandez, Lopez and Sarmiento dissented).Published in the Orange County Reporter on May 21, 2021.Department(s): Police DepartmentRecommended Action: Place ordinance on second reading and adopt.7.Approve Appropriation Adjustments and Addendum No. 1 to Purchase and SaleAgreement to Increase Compensation by $5,775 for an OC Streetcar EasementAcquisition (Project No. 17­6766) (Non­General Fund)Department(s): Public Works AgencyRecommended Action: 1.    Authorize the City Manager to execute Addendum No. 1to the Purchase and Sale Agreement with Orange County Transportation Authority, A­2018­175, to increase the compensation to the City by $5,775, subject to non­substantive changes approved by the City Manager and the City Attorney (AgreementNo. 2021­XXX).2.    Approve an Appropriation Adjustment (#2021­193) of $5,775 in the Select StreetConstruction fund, from the proceeds of the sale listed in above. (Requires fiveaffirmative votes)3.    Approve an Appropriation Adjustment (#2021­193) of $200,000 in the SelectStreet Construction fund, from the fund balance that includes $200,000 of proceedsfrom sale of an easement approved by Council on July 17, 2018. (Requires fiveaffirmative votes)8.Award a Purchase Order Contract to Repair and Renovate Ballpark Fencing in anAmount Not to Exceed $272,750 (Specification No. 21­015) (General and Non­GeneralFund)Department(s): Parks, Recreation, and Community ServicesRecommended Action: Authorize a one­time purchase and payment of purchaseorder contract to renovate fencing at eight ballfields to J & A Fence in the amount of$272,750, subject to non­substantive changes approved by the City Manager and CityAttorney.9.Amend the Blanket Order Contract with BPR, Inc. for Sidewalk Offset GrindingServices to Increase the Term One Year and the Total not to Exceed Amount to$720,000 (Non­General Fund)Department(s): Public Works AgencyRecommended Action: Authorize the City Manager to execute an amendment to theblanket order contract with BPR, Inc. for sidewalk offset grinding services, to extend thecontract term one year, beginning July 1, 2021 and expiring June 30, 2022, withprovisions for an additional two, one­year renewal periods exercisable by the CityManager, in an annual amount of $240,000 for a total not to exceed amount of$720,000, subject to non­substantive changes approved by the City Manager and CityAttorney.10.Award a Purchase Order in the Amount of $438,916 to Western Truck Exchange forFive Ford Super Duty F550 Stake Bed Dump Body Trucks (Specification No. 21­029)(Non­General Fund)Department(s): Public Works AgencyRecommended Action: Authorize a one­time purchase and payment of purchaseorder to Western Truck Exchange for five Ford Super Duty F550 Stake Bed DumpBody Trucks, in the amount of $418,916 plus a contingency of $20,000, for a totalamount not to exceed $438,916, subject to non­substantive changes approved by theCity Manager and City Attorney.11.Award a Construction Contract to Hardy and Harper, Inc. in the Amount of $1,532,000for the Local Street Preventative Maintenance Fiscal Year 20­21 Project with anEstimated Project Delivery Cost of $2,120,419 (Project No. 21­6907) (Non­GeneralFund)Department(s): Public Works AgencyRecommended Action: 1.    Award a construction contract to Hardy and Harper, Inc.,the lowest responsible bidder, in accordance with the base bid in the amount of$1,532,000, for construction of the Local Street Preventative Maintenance FY 20­21,for the term beginning June 1, 2021 and ending upon project completion, andauthorize the City Manager to execute the contract subject to non­substantive changesapproved by the City Manager and the City Attorney.2.    Approve the Project Cost Analysis for a total estimated construction delivery costof $2,120,419, which includes $1,532,000 for the construction contract, $230,119 forcontract administration, inspection and testing, and a $358,300 project contingencyfor unanticipated or unforeseen work.12.Approve an Agreement with Prime Government Solutions, Inc. to Continue Providingan Automated Agenda Management System for Council and Boards andCommissions (General Fund)Department(s): Clerk of the Council OfficeRecommended Action: Authorize the City Manager to execute an agreement withPrime Government Solutions, Inc. to continue providing an automated agendamanagement system in an annual amount of $50,000 for three years, with a 3%increase for a one two­year renewal for a total aggregate amount not to exceed$254,545, subject to non­substantive changes approved by the City Manager and CityAttorney (Agreement No. 2021­XXX).13.Approve an Agreement with Protection America Inc. to Provide Security Services at1815 Carnegie Avenue during the Construction of the Homeless Navigation Center inan Amount not to exceed $95,040 (Non­General Fund)Department(s): Community Development AgencyRecommended Action: Authorize the City Manager to execute an agreement withProtection America Inc. to provide security services at 1815 Carnegie Avenue for anamount not to exceed $95,040, beginning June 1, 2021 through December 31, 2021,subject to non­substantive changes approved by the City Manager and City Attorney(Agreement No. 2021­XXX).14.Approve a Successor Agreement and a Second Amendment with Keenan &Associates for Employee Group Insurance Consulting Services Agreement and toAdd KeenanWell Consulting into the Scope of ServicesDepartment(s): Human ResourcesRecommended Action: Authorize the City Manager to execute a:1.    Successor Agreement with Keenan & Associates for the following services: Act as the Broker of Record/Consultant for the City’s Group Dental, Vision, Life,Accidental Death & Dismemberment, Long Term Disability, Employee AssistanceProgram, Retiree Billing, Section 125 Flexible Spending Accounts, Affordable CareAct (ACA) Reporting, and Family Medical Leave Act (FMLA) administration. Keenan& Associates is paid commission through the insurance carriers and therefore thereis no fiscal impact to the City for this service. The agreement will be effective July 1,2021 through June 30, 2022 and automatically renew for subsequent one (1) yearperiods unless terminated earlier in accordance with section one (1) of theagreement, subject to non­substantive changes approved by the City Manager andCity Attorney (Agreement No. 2021­XXX). 2.    Second Amendment with Keenan & Associates agreement to incorporateKeenanWell Consulting into the scope of services, for the development andimplementation of an Employee Wellness Program (“Wellness Program”), from June1, 2021 to June 30, 2021.The Wellness Program will automatically renew for subsequent one (1) year periodsunless terminated earlier in accordance with section one (1) of the agreement.  Thefirst period will run July 1, 2021 through June 30,  2022, services provided shall be notto exceed two thousand dollars ($2,000), and for subsequent years, the WellnessProgram shall not exceed twenty­five thousand ($25,000), subject to non­substantivechanges approved by the City Manager and City Attorney (Agreement No. 2021­XXX).15.Approve an Amendment to the Agreement with LAZ Parking in the Amount of$705,544 for Providing Parking Enforcement Services for the Police Department(General Fund)Department(s): Police DepartmentRecommended Action: Authorize the City Manager to execute an amendment to theagreement with LAZ Karp Associates for parking enforcement services for the PoliceDepartment for the period of July 1, 2021 through June 30, 2022, in the amount of$705,554, including a 10% contingency ($64,141), subject to non­substantivechanges approved by the City Manager and City Attorney (Agreement No. 2021­XXX).16.Approve an Agreement with Dokken Engineering for Design Services for theMcFadden Avenue Protected Bike Lane and Bicycle Boulevard: Harbor to GrandProject in an Amount Not to Exceed $800,000 for a Three­Year Term (Project No. 20­6962) (Non­General Fund)Department(s): Public Works AgencyRecommended Action: Authorize the City Manager to execute an agreement withDokken Engineering to provide design services and complete plans, specifications,and a cost estimate for the McFadden Avenue Protected Bike Lane and BicycleBoulevard: Harbor to Grand Project in the amount of $714,857.66, with anapproximate 12 percent contingency of $85,142.34, for a total amount not to exceed$800,000, for a three­year term beginning June 1, 2021 and expiring May 30, 2024,with an option for two, one­year extensions, subject to non­substantive changesapproved by the City Manager and City Attorney (Agreement No. 2021­XXX).17.Approve an Agreement with Adams Streeter Civil Engineers, Inc. for WaterResources Plan Check Services in an Amount Not to Exceed $750,000 for up to FiveYears (Non­General Fund)Department(s): Public Works AgencyRecommended Action: Authorize the City Manager to execute an agreement withAdams Streeter Civil Engineers, Inc. to provide on­call water resources plan checkingservices for a three­year period beginning June 1, 2021 and expiring May 31, 2024,with provisions for one, two­year renewal period exercisable by the City Manager andCity Attorney, in an annual amount of $150,000 and a total agreement amount not toexceed $750,000, subject to non­substantive changes approved by the City Managerand City Attorney (Agreement No. 2021­XXX).18.Approve Agreement with the County of Orange (Public Works Materials Laboratory)for Geotechnical, Special Inspection, and Material Testing Services in an Amount notto Exceed $1,500,000 for a Three­year Period Department(s): Public Works Agency Recommended Action: Authorize the City Manager to execute an agreement with the County of Orange (Public Works Materials Laboratory) to provide on­call geotechnical, special inspection, and material testing services for a three­year period beginning June 1, 2021, and expiring May 31, 2024, in an amount not to exceed $1,500,000, subject to non­substantive changes approved by the City Manager and City Attorney (Agreement No. 2021­XXX). 19.Authorize a Purchase Agreement in the Amount of $176,000 for Real Property Acquisition for Warner Avenue Improvements Phase 2 (Property Owner: Wiliz Investment, LLC) (Project No. 18­6901) (Non­General Fund) Department(s): Public Works Agency Recommended Action: Authorize the City Manager to execute a Purchase Agreement with property owner Wiliz Investment, LLC for the partial property acquisition and goodwill (if any) for the real property located at 1201 E. Warner Avenue (APN 016­120­49 and 016­120­52) in the amount of $176,000, subject to non­substantive changes approved by the City Manager and City Attorney (Agreement No. 2021­XXX). 20.Adopt a Resolution for Fiscal Year 2021­2022 Senate Bill 1 Local Streets and Roads Projects in the estimated amount of $6,436,447 for Capital Improvement Projects (Non­General Fund) Department(s): Public Works Agency Recommended Action: Resolution No. 2021­XXX – Adopt a resolution affirming the Fiscal Year 2021­2022 SB­1 Projects List and anticipated funding in the amount of $6,436,447, which is required to be submitted to the California Transportation Commission for budgeting the Fiscal Year 2021­22 Capital Improvement Program, as necessary for City eligibility to receive Road Maintenance and Rehabilitation Account Funding. 21.Adopt Resolution to Maintain Measure M2 Funding Eligibility for Fiscal Year 2021­ 2022 Department(s): Public Works Agency Recommended Action: Resolution No. 2021­XXX – Adopt a Resolution affirming the City of Santa Ana’s Circulation Element is in conformance with the Master Plan of Arterial Highways, and that the City has an existing Mitigation Fee Program, to maintain Orange County Transportation Authority Measure M2 eligibility Program funding for Fiscal Year 2021­22.  22.Adopt a Resolution Amending the City’s Basic Classification and Compensation Plan to Establish and Delineate Classifications of Employment Designated as Unrepresented Confidential Management and Unrepresented Confidential Employees Department(s): Human Resources Recommended Action: Resolution No. 2021­XXX – Adopt a resolution that amends the City’s Basic Classification and Compensation Plan 2015­026, by: creating, deleting, or modifying classifications, and establishing terms and conditions of employment for classifications designated as Unrepresented Confidential Middle­ Management (CMM), Unrepresented Confidential Administrative Management (CAM), and Unrepresented Confidential Employees (UCE).  23.Approve Fiscal Year 2021­2022 Miscellaneous Fee Resolution Department(s): Finance and Management Services Recommended Action: Resolution No. 2021­XXX – Adopt a resolution establishing a Uniform Schedule of Miscellaneous Fees for Fiscal Year (FY) 2021­2022. 24.Adopt Resolution Approving City’s Annual Statement of Investment Policy 2021­2022; Receive and File Annual Statement of Investment Policy 2021­2022. Department(s): Finance and Management Services Recommended Action: 1.     Resolution No. 2021­XXX – Adopt a Resolution approving the City’s 2021­2022 Investment Policy. 2.    Receive and file the Annual Statement of Investment Policy 2021­2022. 25.Approve Prepayment for the City’s Contribution to Both the CalPERS Miscellaneous and Safety Employee Pension Unfunded Liability for Fiscal Year 21­22 (General and Non­General Fund) Department(s): Finance and Management Services Recommended Action: 1. Approve a $25,244,430 pre­payment for the City’s annual Unfunded Actuarial Liability to California Public Employees Retirement System (CalPERS) – Miscellaneous Plan for Fiscal Year 2021­22, to save $868,611.   2. Approve a $29,101,640 pre­payment for the City’s annual Unfunded Actuarial Liability to California Public Employees Retirement System (CalPERS) – Safety Plan for Fiscal Year 2021­22, to save $1,001,331.  **END OF CONSENT CALENDAR** BUSINESS CALENDAR 26.City­Produced Events Informational Report Department(s): Parks, Recreation, and Community Services Recommended Action: Accept informational report relating to City­produced events and provide direction to staff. 27.Authorize the Temporary Implementation of COVID­19 Relief Measures for Certain Outdoor Business Activities Specified in Executive Order No. 5­2020 and City Council Resolution No. 2020­055 for a Period of One Year from the Date the Governor Announces the Decision for California to Fully Open the Economy and Transition to Beyond the Blue Print for a Safer Economy Department(s): Planning and Building Agency Recommended Action: Resolution No. 2021­XXX – Adopt a resolution authorizing the temporary implementation of COVID­19 relief measures for certain outdoor business activities specified in Executive Order No. 5­2020 and City Council Resolution No. 2020­055 for a period of one year from the date the Governor announces the decision for California to fully open the economy and transition to Beyond the Blue Print for a Safer Economy. **END OF BUSINESS CALENDAR** PUBLIC HEARINGS PUBLIC COMMENTS – Members of the public may address the City Council on Public Hearing items. 28.Hold a Public Hearing to Adopt Resolutions Approving the 2020 Urban Water Management Plan, the 2020 Water Shortage Contingency Plan and Amend the 2015 Urban Water Management Plan Legal Notice published in the Orange County Reporter on May 21, 2021 and May 28, 2021. Department(s): Public Works Agency Recommended Action: 1.    Resolution No. 2021­XXX – Adopt a resolution approving the 2020 Urban Water Management Plan. 2.    Resolution No. 2021­XXX – Adopt a resolution approving the 2020 Water Shortage Contingency Plan. 3.   Resolution No. 2021­XXX – Adopt a resolution amending the 2015 Urban Water Management Plan to add Appendix J, Reduced Delta Reliance Reporting. 29.Public Hearing to Consider an Ordinance to Adopt the Fiscal Year 2021­22 City Budget, Approve the Revive Santa Ana Spending Priorities, Approve a Resolution for Changes to the City’s Basic Classification and Compensation Plan Budget, and Adopt the Seven­Year Capital Improvement Program Legal Notice published in the Orange County Reporter on May 21, 2021 and May 28, 2021. Department(s): Finance and Management Services Recommended Action: 1.    Approve the introduction and first reading of an Ordinance to adopt the budget for Fiscal Year 2021­22 (FY21­22), which begins on July 1, 2021 and ends on June 30, 2022. 2.    Approve the Revive Santa Ana Spending Priorities. 3.    Resolution No. 2021­XXX – Adopt a Resolution, to effect certain changes to the City’s basic classification and compensation plan, such as addition of new classification titles. 4.    Adopt the Seven­Year Capital Improvement Program (CIP) beginning FY21­22 through FY27­28, as required by the Orange County Transportation Authority (OCTA) for Measure M2 eligibility.  COUNCILMEMBER REQUESTED ITEMS 30.Discuss and Consider Directing the City Manager to Direct Staff to Form a City Charter Review Committee to Bring Forward Amendments That Can Potentially Be Placed on the Ballot for Voter Adoption – Mayor Pro Tem Penaloza 31.Discuss and Consider Directing the City Manager to Direct Staff to Prepare a Resolution Condemning Anti­Semitic Violence – Councilmember Lopez CITY MANAGER COMMENTS COUNCIL COMMENTS ADJOURNMENT – Adjourn the City Council meeting and convene to the Housing Authority meeting. Future Items 1. Enterprise Land Management System 2. Solid Waste Services Work Study Session 3. Carnegie Shelter Operator 4. Police Oversight Update HOUSING AUTHORITY CALL TO ORDER ATTENDANCE Authority Members Phil Bacerra Johnathan Ryan Hernandez Jessie Lopez Nelida Mendoza Thai Viet Phan Vice Chair David Penaloza Chair Vicente Sarmiento City Manager Kristine Ridge City Attorney Sonia R. Carvalho Clerk of the Council Daisy Gomez PUBLIC COMMENTS – Members of the public may address Housing Authority on items on the Housing Authority agenda.  CONSENT CALENDAR RECOMMENDED ACTION:  Approve staff recommendations on the following Consent Calendar Items: 1 and 2. 1.Excused Absences Department(s): Clerk of the Council Recommended Action: Excuse the absent members. 2.Minutes from the Housing Authority Meeting of April 6, 2021 Department(s): Clerk of the Council Recommended Action: Approve minutes. (Please refer to Agenda Item #5 in the City Council meeting agenda) **END OF CONSENT CALENDAR** HOUSING AUTHORITY MEMBER COMMENTS ADJOURNMENT – Adjourn the Housing Authority meeting. City Council 11 6/1/2021 City Council and Housing Authority MeetingPacketJune 1, 2021CLOSED SESSION MEETING – 5:00 PMREGULAR OPEN MEETING – 5:45 PM (Immediately following the Closed Session Meeting)CITY COUNCIL CHAMBER22 Civic Center Plaza Santa Ana, CA 92701Due to Governor Gavin Newsom’s Executive Order and the City Council's Proclamation ofLocal Emergency,there will be no in­person meeting location for the community to attendpublic meetings.Vicente SarmientoMayorThai Viet PhanCouncilmember – Ward 1 David PenalozaMayor Pro Tem ­ Ward 2Jessie LopezCouncilmember ­ Ward 3 Phil BacerraCouncilmember ­ Ward 4Johnathan Ryan HernandezCouncilmember ­ Ward 5 Nelida MendozaCouncilmember ­ Ward 6Mayor and Council telephone: 714­647­6900Agenda item inquiries: 714­647­6520Sonia R. CarvalhoCity Attorney Kristine RidgeCity Manager Daisy GomezClerk of the CouncilIn compliance with the Americans with Disabilities Act (ADA), if you need special assistance to participate in this Meeting,contact Michael Ortiz, City ADA Program Coordinator, at (714) 647­5624. Notification 48 hours prior to the Meeting will enablethe City to make reasonable arrangements to assure accessibility to this meeting. The City Council agenda and supportingdocumentation can be found on the City’s website – www.santa­ana.org/city­meetings.CITY VISION AND CODE OF ETHICSThe City of Santa Ana is committed to achieving a shared vision for the organization and itscommunity. The Vision, Mission and Guiding Principles (Values) are the result of a thoughtfuland inclusive process designed to set the City and organization on a course that meets thechallenges of today and tomorrow, as follows:Vision ­ The dynamic center of Orange County which is acclaimed for our: Investment inyouth • Safe and healthy community • Neighborhood pride • Thriving economic climate •Enriched and diverse culture • Quality government servicesMission ­ To deliver efficient public services in partnership with our community which ensurespublic safety, a prosperous economic environment, opportunities for our youth, and a highquality of life for residents.Guiding Principles ­ Collaboration • Efficiency • Equity • Excellence • Fiscal Responsibility •Innovation • TransparencyCode of Ethics and Conduct ­ At the Special Municipal Election held on February 5, 2008,voters approved an amendment to the City Charter which established the Code of Ethics andConduct for elected officials and members of appointed boards, commissions, andcommittees to assure public confidence. The following are the core values expressed: •Integrity • Honesty • Responsibility • Fairness • Accountability • Respect • EfficiencyDue to Governor Gavin Newsom’s Executive Order and the City Council's Proclamation ofLocal Emergency, there will be limited in­person attendance for members of the public toattend the City Council meeting or join via Zoom. The City Council meeting will occur live viateleconference Zoom webinar. You may view the meeting from your computer, tablet or smartphone via YouTube LiveStream at www.youtube.com/user/SantaAnaLibrary or on CTV3,available on Spectrum channel 3 and AT&T U­verse channel 99.PUBLIC COMMENTS – Members of the public who wish to address the City Council onclosed session items, items on the regular agenda or on matters which are not on theagenda, but are within the subject matter jurisdiction of the City Council may do so by:1. MAILING OPTION written communications – Public comments may be mailed to: Office ofthe Clerk of the Council, 20 Civic Center Plaza M­30, Santa Ana, CA 92701. All writtencommunications received via mail by 4:00 p.m. on the day of the meeting will be distributedto the City Council and imaged into the City’s document archive system which is available forpublic review.2. SENDING E­MAIL OPTION – Public comments may be sent via email to the City Clerk’soffice at eComment@santa­ana.org. Please note the agenda item you are commenting on inthe subject line of the email. All emails received before 4:00 p.m. on the day of the meetingwill be distributed to the City Council and imaged into the City’s document archive systemwhich is available for public review.3. PROVIDING LIVE PUBLIC COMMENTS OPTION – Members of the public may providelive comments during the meeting by Zoom or Conference Call. To join by Zoom click on ortype the following address into your web browser https://us02web.zoom.us/j/315965149. Tojoin the Conference Call: Dial (669) 900­9128 and enter MEETING ID: 315 965 149#. Youwill be prompted by the City Clerk when it is time for i) general public comment, ii) to speakon a specific agenda item or iii) for a public hearing item. You may request to speak bydialing *9 from your phone or you may virtually raise your hand from Zoom. After the Clerkconfirms the last three digits of the caller’s phone number or Zoom ID and unmutes them, thecaller must press *6 or microphone icon to speak. Callers are encouraged, but not required,to identify themselves by name. Each caller will be provided three (3) minutes to speak,unless due to the number of speakers wanting to speak a decision is made to provide adifferent amount of time to speak.4. IN­PERSON PUBLIC COMMENTS OPTION ­ Members of the public can provide in­person comments at the podium in the Council Chamber. The Council Chamber will havelimited seating available for members of the public to attend the meeting in­person. Allpersons visiting City facilities must wear face masks and observe social distancingprotocols. Once the Chamber has reached health and safety capacity, the participant will beasked to exit the building once their comments have been made. Public comments arelimited to three (3) minutes per speaker, unless a different time is announced by the presidingchair. Speakers who wish to address the Council must do so by submitting a “Requestto Speak” card by 6:00 p.m. Cards will not be accepted after the Public Comment Sessionbegins without the permission of the presiding chair.LIVE PUBLIC COMMENTS ON CLOSED SESSION ITEMS – You can provide livecomments on closed session items by joining Zoom or the Conference Call as described inthe LIVE or IN­PERSON PUBLIC COMMENTS OPTION above. Speaker queue will openat 4:30 p.m. YOU MUST JOIN ZOOM OR THE CONFERENCE CALL BY 5:00 p.m.Speakers who are not in the speaker queue by 5:00 p.m. will not be permitted to speak.  LIVE PUBLIC COMMENTS ON REGULAR AGENDA ITEMS AND NON­AGENDAITEMS (GENERAL PUBLIC COMMENT) – You can provide comments by joining Zoom orthe Conference Call as described in the LIVE or IN­PERSON PUBLIC COMMENTSOPTION above. Speaker queue will open at 4:30 p.m. YOU MUST JOIN ZOOM OR THECONFERENCE CALL PRIOR TO 6:00 p.m. Speakers who are not in the speaker queue by6:00 p.m. will not be permitted to speak.LIVE PUBLIC COMMENTS ON PUBLIC HEARING ITEMS – You can provide commentsby joining Zoom or the Conference Call as described in the LIVE or IN­PERSON PUBLICCOMMENTS OPTION above. Speakers not in the queue by 6:00 p.m. will not be permittedto speak.  About the AgendaTo download or view the attachments (staff report and other supporting documentation) foreach agenda item, you must select the agenda item to see the attachments to either open ina new link (the eyeball ) or download a pdf (the cloud symbol with the down arrow ).CLOSED SESSIONCALL TO ORDERATTENDANCE Council Members Phil BacerraJohnathan Ryan HernandezJessie LopezNelida MendozaThai Viet PhanMayor  Pro Tem David PenalozaMayorVicente SarmientoCity Manager Kristine RidgeCity Attorney Sonia R. CarvalhoClerk of the Council Daisy GomezPUBLIC COMMENTS – Members of the public may address the City Council on ClosedSession items.CLOSED SESSION ITEMS – The Brown Act permits legislative bodies to discuss certainmatters without members of the public present. The City Council finds, based on advice fromthe City Attorney, that discussion in open session of the following matters will prejudice theposition of the City in existing and anticipated litigation:1.CONFERENCE WITH LEGAL COUNSEL ­ EXISTING LITIGATION pursuant toParagraph (1) of subdivision (d) of Section 54956.9 of the Government Code:A. Joseph Scotti v. City of Santa Ana; Workers’ Compensation Appeals Board case#ADJ12188479 2.CONFERENCE WITH REAL PROPERTY NEGOTIATOR pursuant to GovernmentCode Section 54956.8:Address of Property: 915 & 921 N. Flower Street, 842 N. Garnsey Street, Santa Ana,CA 92703 (APN# 005­142­35, ­47, ­58)Negotiators: City Manager Kristine Ridge, Assistant City Manager Steven A. MendozaNegotiating Party: Charles ManhTerms:  Potential sale of Successor Agency vacant properties as required perRedevelopment Dissolution Laws (ABx1 26, AB 1484, AB 471, and SB 107)CLOSED SESSION REPORT – The City Attorney will report on any action(s) to be taken atthe Regular Open Session which will begin immediately following the Closed Session.RECESS – City Council will recess to Closed Session for the purpose of conducting regularCity business.RECONVENE – City Council will reconvene to continue regular City business.CITY COUNCIL REGULAR OPEN SESSIONCALL TO ORDERROLL CALLPLEDGE OF ALLEGIANCE Mayor SarmientoINVOCATIONRabbi Stephen EinsteinCEREMONIAL PRESENTATIONS1.Certificate of Recognition presented by Councilmember Bacerra to Ed Arnold forOutstanding Contributions to the Community.STAFF PRESENTATIONS2.COVID­19 Update in the Community.CLOSED SESSION REPORT – The City Attorney will report on any action(s) from ClosedSession.PUBLIC COMMENT – Public comments will be held during the beginning of the meeting forALL comments on agenda and non­agenda items, with the exception of public hearings.Comments for public hearings will take place after the hearing is opened.CONSENT CALENDARRECOMMENDED ACTION:  Approve staff recommendations on the followingConsent Calendar Items: 3 through 25.3.Excused AbsencesDepartment(s): Clerk of the CouncilRecommended Action: Excuse the absent members.4.Minutes from the Regular Meeting of March 16, 2021Department(s): Clerk of the CouncilRecommended Action: Approve minutes.5.Minutes from the Regular and Housing Authority meetings of April 6, 2021Department(s): Clerk of the CouncilRecommended Action: Approve minutes.6.Adopt Ordinance No. NS­XXXX – AN ORDINANCE OF THE CITY COUNCIL OF THECITY OF SANTA ANA ADDING A NEW ARTICLE XV TO CHAPTER 36 OF THESANTA ANA MUNICIPAL CODE TO PROHIBIT SPECTATORS AT A STREET RACEOR RECKLESS DRIVING EXHIBITIONFirst reading at the May 18, 2021 City Council meeting and approved by a vote of 4­3(Hernandez, Lopez and Sarmiento dissented).Published in the Orange County Reporter on May 21, 2021.Department(s): Police DepartmentRecommended Action: Place ordinance on second reading and adopt.7.Approve Appropriation Adjustments and Addendum No. 1 to Purchase and SaleAgreement to Increase Compensation by $5,775 for an OC Streetcar EasementAcquisition (Project No. 17­6766) (Non­General Fund)Department(s): Public Works AgencyRecommended Action: 1.    Authorize the City Manager to execute Addendum No. 1to the Purchase and Sale Agreement with Orange County Transportation Authority, A­2018­175, to increase the compensation to the City by $5,775, subject to non­substantive changes approved by the City Manager and the City Attorney (AgreementNo. 2021­XXX).2.    Approve an Appropriation Adjustment (#2021­193) of $5,775 in the Select StreetConstruction fund, from the proceeds of the sale listed in above. (Requires fiveaffirmative votes)3.    Approve an Appropriation Adjustment (#2021­193) of $200,000 in the SelectStreet Construction fund, from the fund balance that includes $200,000 of proceedsfrom sale of an easement approved by Council on July 17, 2018. (Requires fiveaffirmative votes)8.Award a Purchase Order Contract to Repair and Renovate Ballpark Fencing in anAmount Not to Exceed $272,750 (Specification No. 21­015) (General and Non­GeneralFund)Department(s): Parks, Recreation, and Community ServicesRecommended Action: Authorize a one­time purchase and payment of purchaseorder contract to renovate fencing at eight ballfields to J & A Fence in the amount of$272,750, subject to non­substantive changes approved by the City Manager and CityAttorney.9.Amend the Blanket Order Contract with BPR, Inc. for Sidewalk Offset GrindingServices to Increase the Term One Year and the Total not to Exceed Amount to$720,000 (Non­General Fund)Department(s): Public Works AgencyRecommended Action: Authorize the City Manager to execute an amendment to theblanket order contract with BPR, Inc. for sidewalk offset grinding services, to extend thecontract term one year, beginning July 1, 2021 and expiring June 30, 2022, withprovisions for an additional two, one­year renewal periods exercisable by the CityManager, in an annual amount of $240,000 for a total not to exceed amount of$720,000, subject to non­substantive changes approved by the City Manager and CityAttorney.10.Award a Purchase Order in the Amount of $438,916 to Western Truck Exchange forFive Ford Super Duty F550 Stake Bed Dump Body Trucks (Specification No. 21­029)(Non­General Fund)Department(s): Public Works AgencyRecommended Action: Authorize a one­time purchase and payment of purchaseorder to Western Truck Exchange for five Ford Super Duty F550 Stake Bed DumpBody Trucks, in the amount of $418,916 plus a contingency of $20,000, for a totalamount not to exceed $438,916, subject to non­substantive changes approved by theCity Manager and City Attorney.11.Award a Construction Contract to Hardy and Harper, Inc. in the Amount of $1,532,000for the Local Street Preventative Maintenance Fiscal Year 20­21 Project with anEstimated Project Delivery Cost of $2,120,419 (Project No. 21­6907) (Non­GeneralFund)Department(s): Public Works AgencyRecommended Action: 1.    Award a construction contract to Hardy and Harper, Inc.,the lowest responsible bidder, in accordance with the base bid in the amount of$1,532,000, for construction of the Local Street Preventative Maintenance FY 20­21,for the term beginning June 1, 2021 and ending upon project completion, andauthorize the City Manager to execute the contract subject to non­substantive changesapproved by the City Manager and the City Attorney.2.    Approve the Project Cost Analysis for a total estimated construction delivery costof $2,120,419, which includes $1,532,000 for the construction contract, $230,119 forcontract administration, inspection and testing, and a $358,300 project contingencyfor unanticipated or unforeseen work.12.Approve an Agreement with Prime Government Solutions, Inc. to Continue Providingan Automated Agenda Management System for Council and Boards andCommissions (General Fund)Department(s): Clerk of the Council OfficeRecommended Action: Authorize the City Manager to execute an agreement withPrime Government Solutions, Inc. to continue providing an automated agendamanagement system in an annual amount of $50,000 for three years, with a 3%increase for a one two­year renewal for a total aggregate amount not to exceed$254,545, subject to non­substantive changes approved by the City Manager and CityAttorney (Agreement No. 2021­XXX).13.Approve an Agreement with Protection America Inc. to Provide Security Services at1815 Carnegie Avenue during the Construction of the Homeless Navigation Center inan Amount not to exceed $95,040 (Non­General Fund)Department(s): Community Development AgencyRecommended Action: Authorize the City Manager to execute an agreement withProtection America Inc. to provide security services at 1815 Carnegie Avenue for anamount not to exceed $95,040, beginning June 1, 2021 through December 31, 2021,subject to non­substantive changes approved by the City Manager and City Attorney(Agreement No. 2021­XXX).14.Approve a Successor Agreement and a Second Amendment with Keenan &Associates for Employee Group Insurance Consulting Services Agreement and toAdd KeenanWell Consulting into the Scope of ServicesDepartment(s): Human ResourcesRecommended Action: Authorize the City Manager to execute a:1.    Successor Agreement with Keenan & Associates for the following services: Act as the Broker of Record/Consultant for the City’s Group Dental, Vision, Life,Accidental Death & Dismemberment, Long Term Disability, Employee AssistanceProgram, Retiree Billing, Section 125 Flexible Spending Accounts, Affordable CareAct (ACA) Reporting, and Family Medical Leave Act (FMLA) administration. Keenan& Associates is paid commission through the insurance carriers and therefore thereis no fiscal impact to the City for this service. The agreement will be effective July 1,2021 through June 30, 2022 and automatically renew for subsequent one (1) yearperiods unless terminated earlier in accordance with section one (1) of theagreement, subject to non­substantive changes approved by the City Manager andCity Attorney (Agreement No. 2021­XXX). 2.    Second Amendment with Keenan & Associates agreement to incorporateKeenanWell Consulting into the scope of services, for the development andimplementation of an Employee Wellness Program (“Wellness Program”), from June1, 2021 to June 30, 2021.The Wellness Program will automatically renew for subsequent one (1) year periodsunless terminated earlier in accordance with section one (1) of the agreement.  Thefirst period will run July 1, 2021 through June 30,  2022, services provided shall be notto exceed two thousand dollars ($2,000), and for subsequent years, the WellnessProgram shall not exceed twenty­five thousand ($25,000), subject to non­substantivechanges approved by the City Manager and City Attorney (Agreement No. 2021­XXX).15.Approve an Amendment to the Agreement with LAZ Parking in the Amount of$705,544 for Providing Parking Enforcement Services for the Police Department(General Fund)Department(s): Police DepartmentRecommended Action: Authorize the City Manager to execute an amendment to theagreement with LAZ Karp Associates for parking enforcement services for the PoliceDepartment for the period of July 1, 2021 through June 30, 2022, in the amount of$705,554, including a 10% contingency ($64,141), subject to non­substantivechanges approved by the City Manager and City Attorney (Agreement No. 2021­XXX).16.Approve an Agreement with Dokken Engineering for Design Services for theMcFadden Avenue Protected Bike Lane and Bicycle Boulevard: Harbor to GrandProject in an Amount Not to Exceed $800,000 for a Three­Year Term (Project No. 20­6962) (Non­General Fund)Department(s): Public Works AgencyRecommended Action: Authorize the City Manager to execute an agreement withDokken Engineering to provide design services and complete plans, specifications,and a cost estimate for the McFadden Avenue Protected Bike Lane and BicycleBoulevard: Harbor to Grand Project in the amount of $714,857.66, with anapproximate 12 percent contingency of $85,142.34, for a total amount not to exceed$800,000, for a three­year term beginning June 1, 2021 and expiring May 30, 2024,with an option for two, one­year extensions, subject to non­substantive changesapproved by the City Manager and City Attorney (Agreement No. 2021­XXX).17.Approve an Agreement with Adams Streeter Civil Engineers, Inc. for WaterResources Plan Check Services in an Amount Not to Exceed $750,000 for up to FiveYears (Non­General Fund)Department(s): Public Works AgencyRecommended Action: Authorize the City Manager to execute an agreement withAdams Streeter Civil Engineers, Inc. to provide on­call water resources plan checkingservices for a three­year period beginning June 1, 2021 and expiring May 31, 2024,with provisions for one, two­year renewal period exercisable by the City Manager andCity Attorney, in an annual amount of $150,000 and a total agreement amount not toexceed $750,000, subject to non­substantive changes approved by the City Managerand City Attorney (Agreement No. 2021­XXX).18.Approve Agreement with the County of Orange (Public Works Materials Laboratory)for Geotechnical, Special Inspection, and Material Testing Services in an Amount notto Exceed $1,500,000 for a Three­year PeriodDepartment(s): Public Works AgencyRecommended Action: Authorize the City Manager to execute an agreement withthe County of Orange (Public Works Materials Laboratory) to provide on­callgeotechnical, special inspection, and material testing services for a three­year periodbeginning June 1, 2021, and expiring May 31, 2024, in an amount not to exceed$1,500,000, subject to non­substantive changes approved by the City Manager andCity Attorney (Agreement No. 2021­XXX).19.Authorize a Purchase Agreement in the Amount of $176,000 for Real PropertyAcquisition for Warner Avenue Improvements Phase 2 (Property Owner: WilizInvestment, LLC) (Project No. 18­6901) (Non­General Fund)Department(s): Public Works AgencyRecommended Action: Authorize the City Manager to execute a PurchaseAgreement with property owner Wiliz Investment, LLC for the partial propertyacquisition and goodwill (if any) for the real property located at 1201 E. WarnerAvenue (APN 016­120­49 and 016­120­52) in the amount of $176,000, subject tonon­substantive changes approved by the City Manager and City Attorney(Agreement No. 2021­XXX).20.Adopt a Resolution for Fiscal Year 2021­2022 Senate Bill 1 Local Streets and RoadsProjects in the estimated amount of $6,436,447 for Capital Improvement Projects(Non­General Fund)Department(s): Public Works AgencyRecommended Action: Resolution No. 2021­XXX – Adopt a resolution affirming theFiscal Year 2021­2022 SB­1 Projects List and anticipated funding in the amount of$6,436,447, which is required to be submitted to the California TransportationCommission for budgeting the Fiscal Year 2021­22 Capital Improvement Program, asnecessary for City eligibility to receive Road Maintenance and Rehabilitation AccountFunding.21.Adopt Resolution to Maintain Measure M2 Funding Eligibility for Fiscal Year 2021­2022Department(s): Public Works AgencyRecommended Action: Resolution No. 2021­XXX – Adopt a Resolution affirmingthe City of Santa Ana’s Circulation Element is in conformance with the Master Plan ofArterial Highways, and that the City has an existing Mitigation Fee Program, tomaintain Orange County Transportation Authority Measure M2 eligibility Programfunding for Fiscal Year 2021­22. 22.Adopt a Resolution Amending the City’s Basic Classification and Compensation Planto Establish and Delineate Classifications of Employment Designated asUnrepresented Confidential Management and Unrepresented ConfidentialEmployees Department(s): Human Resources Recommended Action: Resolution No. 2021­XXX – Adopt a resolution that amends the City’s Basic Classification and Compensation Plan 2015­026, by: creating, deleting, or modifying classifications, and establishing terms and conditions of employment for classifications designated as Unrepresented Confidential Middle­ Management (CMM), Unrepresented Confidential Administrative Management (CAM), and Unrepresented Confidential Employees (UCE).  23.Approve Fiscal Year 2021­2022 Miscellaneous Fee Resolution Department(s): Finance and Management Services Recommended Action: Resolution No. 2021­XXX – Adopt a resolution establishing a Uniform Schedule of Miscellaneous Fees for Fiscal Year (FY) 2021­2022. 24.Adopt Resolution Approving City’s Annual Statement of Investment Policy 2021­2022; Receive and File Annual Statement of Investment Policy 2021­2022. Department(s): Finance and Management Services Recommended Action: 1.     Resolution No. 2021­XXX – Adopt a Resolution approving the City’s 2021­2022 Investment Policy. 2.    Receive and file the Annual Statement of Investment Policy 2021­2022. 25.Approve Prepayment for the City’s Contribution to Both the CalPERS Miscellaneous and Safety Employee Pension Unfunded Liability for Fiscal Year 21­22 (General and Non­General Fund) Department(s): Finance and Management Services Recommended Action: 1. Approve a $25,244,430 pre­payment for the City’s annual Unfunded Actuarial Liability to California Public Employees Retirement System (CalPERS) – Miscellaneous Plan for Fiscal Year 2021­22, to save $868,611.   2. Approve a $29,101,640 pre­payment for the City’s annual Unfunded Actuarial Liability to California Public Employees Retirement System (CalPERS) – Safety Plan for Fiscal Year 2021­22, to save $1,001,331.  **END OF CONSENT CALENDAR** BUSINESS CALENDAR 26.City­Produced Events Informational Report Department(s): Parks, Recreation, and Community Services Recommended Action: Accept informational report relating to City­produced events and provide direction to staff. 27.Authorize the Temporary Implementation of COVID­19 Relief Measures for Certain Outdoor Business Activities Specified in Executive Order No. 5­2020 and City Council Resolution No. 2020­055 for a Period of One Year from the Date the Governor Announces the Decision for California to Fully Open the Economy and Transition to Beyond the Blue Print for a Safer Economy Department(s): Planning and Building Agency Recommended Action: Resolution No. 2021­XXX – Adopt a resolution authorizing the temporary implementation of COVID­19 relief measures for certain outdoor business activities specified in Executive Order No. 5­2020 and City Council Resolution No. 2020­055 for a period of one year from the date the Governor announces the decision for California to fully open the economy and transition to Beyond the Blue Print for a Safer Economy. **END OF BUSINESS CALENDAR** PUBLIC HEARINGS PUBLIC COMMENTS – Members of the public may address the City Council on Public Hearing items. 28.Hold a Public Hearing to Adopt Resolutions Approving the 2020 Urban Water Management Plan, the 2020 Water Shortage Contingency Plan and Amend the 2015 Urban Water Management Plan Legal Notice published in the Orange County Reporter on May 21, 2021 and May 28, 2021. Department(s): Public Works Agency Recommended Action: 1.    Resolution No. 2021­XXX – Adopt a resolution approving the 2020 Urban Water Management Plan. 2.    Resolution No. 2021­XXX – Adopt a resolution approving the 2020 Water Shortage Contingency Plan. 3.   Resolution No. 2021­XXX – Adopt a resolution amending the 2015 Urban Water Management Plan to add Appendix J, Reduced Delta Reliance Reporting. 29.Public Hearing to Consider an Ordinance to Adopt the Fiscal Year 2021­22 City Budget, Approve the Revive Santa Ana Spending Priorities, Approve a Resolution for Changes to the City’s Basic Classification and Compensation Plan Budget, and Adopt the Seven­Year Capital Improvement Program Legal Notice published in the Orange County Reporter on May 21, 2021 and May 28, 2021. Department(s): Finance and Management Services Recommended Action: 1.    Approve the introduction and first reading of an Ordinance to adopt the budget for Fiscal Year 2021­22 (FY21­22), which begins on July 1, 2021 and ends on June 30, 2022. 2.    Approve the Revive Santa Ana Spending Priorities. 3.    Resolution No. 2021­XXX – Adopt a Resolution, to effect certain changes to the City’s basic classification and compensation plan, such as addition of new classification titles. 4.    Adopt the Seven­Year Capital Improvement Program (CIP) beginning FY21­22 through FY27­28, as required by the Orange County Transportation Authority (OCTA) for Measure M2 eligibility.  COUNCILMEMBER REQUESTED ITEMS 30.Discuss and Consider Directing the City Manager to Direct Staff to Form a City Charter Review Committee to Bring Forward Amendments That Can Potentially Be Placed on the Ballot for Voter Adoption – Mayor Pro Tem Penaloza 31.Discuss and Consider Directing the City Manager to Direct Staff to Prepare a Resolution Condemning Anti­Semitic Violence – Councilmember Lopez CITY MANAGER COMMENTS COUNCIL COMMENTS ADJOURNMENT – Adjourn the City Council meeting and convene to the Housing Authority meeting. Future Items 1. Enterprise Land Management System 2. Solid Waste Services Work Study Session 3. Carnegie Shelter Operator 4. Police Oversight Update HOUSING AUTHORITY CALL TO ORDER ATTENDANCE Authority Members Phil Bacerra Johnathan Ryan Hernandez Jessie Lopez Nelida Mendoza Thai Viet Phan Vice Chair David Penaloza Chair Vicente Sarmiento City Manager Kristine Ridge City Attorney Sonia R. Carvalho Clerk of the Council Daisy Gomez PUBLIC COMMENTS – Members of the public may address Housing Authority on items on the Housing Authority agenda.  CONSENT CALENDAR RECOMMENDED ACTION:  Approve staff recommendations on the following Consent Calendar Items: 1 and 2. 1.Excused Absences Department(s): Clerk of the Council Recommended Action: Excuse the absent members. 2.Minutes from the Housing Authority Meeting of April 6, 2021 Department(s): Clerk of the Council Recommended Action: Approve minutes. (Please refer to Agenda Item #5 in the City Council meeting agenda) **END OF CONSENT CALENDAR** HOUSING AUTHORITY MEMBER COMMENTS ADJOURNMENT – Adjourn the Housing Authority meeting. City Council 12 6/1/2021 City Council and Housing Authority MeetingPacketJune 1, 2021CLOSED SESSION MEETING – 5:00 PMREGULAR OPEN MEETING – 5:45 PM (Immediately following the Closed Session Meeting)CITY COUNCIL CHAMBER22 Civic Center Plaza Santa Ana, CA 92701Due to Governor Gavin Newsom’s Executive Order and the City Council's Proclamation ofLocal Emergency,there will be no in­person meeting location for the community to attendpublic meetings.Vicente SarmientoMayorThai Viet PhanCouncilmember – Ward 1 David PenalozaMayor Pro Tem ­ Ward 2Jessie LopezCouncilmember ­ Ward 3 Phil BacerraCouncilmember ­ Ward 4Johnathan Ryan HernandezCouncilmember ­ Ward 5 Nelida MendozaCouncilmember ­ Ward 6Mayor and Council telephone: 714­647­6900Agenda item inquiries: 714­647­6520Sonia R. CarvalhoCity Attorney Kristine RidgeCity Manager Daisy GomezClerk of the CouncilIn compliance with the Americans with Disabilities Act (ADA), if you need special assistance to participate in this Meeting,contact Michael Ortiz, City ADA Program Coordinator, at (714) 647­5624. Notification 48 hours prior to the Meeting will enablethe City to make reasonable arrangements to assure accessibility to this meeting. The City Council agenda and supportingdocumentation can be found on the City’s website – www.santa­ana.org/city­meetings.CITY VISION AND CODE OF ETHICSThe City of Santa Ana is committed to achieving a shared vision for the organization and itscommunity. The Vision, Mission and Guiding Principles (Values) are the result of a thoughtfuland inclusive process designed to set the City and organization on a course that meets thechallenges of today and tomorrow, as follows:Vision ­ The dynamic center of Orange County which is acclaimed for our: Investment inyouth • Safe and healthy community • Neighborhood pride • Thriving economic climate •Enriched and diverse culture • Quality government servicesMission ­ To deliver efficient public services in partnership with our community which ensurespublic safety, a prosperous economic environment, opportunities for our youth, and a highquality of life for residents.Guiding Principles ­ Collaboration • Efficiency • Equity • Excellence • Fiscal Responsibility •Innovation • TransparencyCode of Ethics and Conduct ­ At the Special Municipal Election held on February 5, 2008,voters approved an amendment to the City Charter which established the Code of Ethics andConduct for elected officials and members of appointed boards, commissions, andcommittees to assure public confidence. The following are the core values expressed: •Integrity • Honesty • Responsibility • Fairness • Accountability • Respect • EfficiencyDue to Governor Gavin Newsom’s Executive Order and the City Council's Proclamation ofLocal Emergency, there will be limited in­person attendance for members of the public toattend the City Council meeting or join via Zoom. The City Council meeting will occur live viateleconference Zoom webinar. You may view the meeting from your computer, tablet or smartphone via YouTube LiveStream at www.youtube.com/user/SantaAnaLibrary or on CTV3,available on Spectrum channel 3 and AT&T U­verse channel 99.PUBLIC COMMENTS – Members of the public who wish to address the City Council onclosed session items, items on the regular agenda or on matters which are not on theagenda, but are within the subject matter jurisdiction of the City Council may do so by:1. MAILING OPTION written communications – Public comments may be mailed to: Office ofthe Clerk of the Council, 20 Civic Center Plaza M­30, Santa Ana, CA 92701. All writtencommunications received via mail by 4:00 p.m. on the day of the meeting will be distributedto the City Council and imaged into the City’s document archive system which is available forpublic review.2. SENDING E­MAIL OPTION – Public comments may be sent via email to the City Clerk’soffice at eComment@santa­ana.org. Please note the agenda item you are commenting on inthe subject line of the email. All emails received before 4:00 p.m. on the day of the meetingwill be distributed to the City Council and imaged into the City’s document archive systemwhich is available for public review.3. PROVIDING LIVE PUBLIC COMMENTS OPTION – Members of the public may providelive comments during the meeting by Zoom or Conference Call. To join by Zoom click on ortype the following address into your web browser https://us02web.zoom.us/j/315965149. Tojoin the Conference Call: Dial (669) 900­9128 and enter MEETING ID: 315 965 149#. Youwill be prompted by the City Clerk when it is time for i) general public comment, ii) to speakon a specific agenda item or iii) for a public hearing item. You may request to speak bydialing *9 from your phone or you may virtually raise your hand from Zoom. After the Clerkconfirms the last three digits of the caller’s phone number or Zoom ID and unmutes them, thecaller must press *6 or microphone icon to speak. Callers are encouraged, but not required,to identify themselves by name. Each caller will be provided three (3) minutes to speak,unless due to the number of speakers wanting to speak a decision is made to provide adifferent amount of time to speak.4. IN­PERSON PUBLIC COMMENTS OPTION ­ Members of the public can provide in­person comments at the podium in the Council Chamber. The Council Chamber will havelimited seating available for members of the public to attend the meeting in­person. Allpersons visiting City facilities must wear face masks and observe social distancingprotocols. Once the Chamber has reached health and safety capacity, the participant will beasked to exit the building once their comments have been made. Public comments arelimited to three (3) minutes per speaker, unless a different time is announced by the presidingchair. Speakers who wish to address the Council must do so by submitting a “Requestto Speak” card by 6:00 p.m. Cards will not be accepted after the Public Comment Sessionbegins without the permission of the presiding chair.LIVE PUBLIC COMMENTS ON CLOSED SESSION ITEMS – You can provide livecomments on closed session items by joining Zoom or the Conference Call as described inthe LIVE or IN­PERSON PUBLIC COMMENTS OPTION above. Speaker queue will openat 4:30 p.m. YOU MUST JOIN ZOOM OR THE CONFERENCE CALL BY 5:00 p.m.Speakers who are not in the speaker queue by 5:00 p.m. will not be permitted to speak.  LIVE PUBLIC COMMENTS ON REGULAR AGENDA ITEMS AND NON­AGENDAITEMS (GENERAL PUBLIC COMMENT) – You can provide comments by joining Zoom orthe Conference Call as described in the LIVE or IN­PERSON PUBLIC COMMENTSOPTION above. Speaker queue will open at 4:30 p.m. YOU MUST JOIN ZOOM OR THECONFERENCE CALL PRIOR TO 6:00 p.m. Speakers who are not in the speaker queue by6:00 p.m. will not be permitted to speak.LIVE PUBLIC COMMENTS ON PUBLIC HEARING ITEMS – You can provide commentsby joining Zoom or the Conference Call as described in the LIVE or IN­PERSON PUBLICCOMMENTS OPTION above. Speakers not in the queue by 6:00 p.m. will not be permittedto speak.  About the AgendaTo download or view the attachments (staff report and other supporting documentation) foreach agenda item, you must select the agenda item to see the attachments to either open ina new link (the eyeball ) or download a pdf (the cloud symbol with the down arrow ).CLOSED SESSIONCALL TO ORDERATTENDANCE Council Members Phil BacerraJohnathan Ryan HernandezJessie LopezNelida MendozaThai Viet PhanMayor  Pro Tem David PenalozaMayorVicente SarmientoCity Manager Kristine RidgeCity Attorney Sonia R. CarvalhoClerk of the Council Daisy GomezPUBLIC COMMENTS – Members of the public may address the City Council on ClosedSession items.CLOSED SESSION ITEMS – The Brown Act permits legislative bodies to discuss certainmatters without members of the public present. The City Council finds, based on advice fromthe City Attorney, that discussion in open session of the following matters will prejudice theposition of the City in existing and anticipated litigation:1.CONFERENCE WITH LEGAL COUNSEL ­ EXISTING LITIGATION pursuant toParagraph (1) of subdivision (d) of Section 54956.9 of the Government Code:A. Joseph Scotti v. City of Santa Ana; Workers’ Compensation Appeals Board case#ADJ12188479 2.CONFERENCE WITH REAL PROPERTY NEGOTIATOR pursuant to GovernmentCode Section 54956.8:Address of Property: 915 & 921 N. Flower Street, 842 N. Garnsey Street, Santa Ana,CA 92703 (APN# 005­142­35, ­47, ­58)Negotiators: City Manager Kristine Ridge, Assistant City Manager Steven A. MendozaNegotiating Party: Charles ManhTerms:  Potential sale of Successor Agency vacant properties as required perRedevelopment Dissolution Laws (ABx1 26, AB 1484, AB 471, and SB 107)CLOSED SESSION REPORT – The City Attorney will report on any action(s) to be taken atthe Regular Open Session which will begin immediately following the Closed Session.RECESS – City Council will recess to Closed Session for the purpose of conducting regularCity business.RECONVENE – City Council will reconvene to continue regular City business.CITY COUNCIL REGULAR OPEN SESSIONCALL TO ORDERROLL CALLPLEDGE OF ALLEGIANCE Mayor SarmientoINVOCATIONRabbi Stephen EinsteinCEREMONIAL PRESENTATIONS1.Certificate of Recognition presented by Councilmember Bacerra to Ed Arnold forOutstanding Contributions to the Community.STAFF PRESENTATIONS2.COVID­19 Update in the Community.CLOSED SESSION REPORT – The City Attorney will report on any action(s) from ClosedSession.PUBLIC COMMENT – Public comments will be held during the beginning of the meeting forALL comments on agenda and non­agenda items, with the exception of public hearings.Comments for public hearings will take place after the hearing is opened.CONSENT CALENDARRECOMMENDED ACTION:  Approve staff recommendations on the followingConsent Calendar Items: 3 through 25.3.Excused AbsencesDepartment(s): Clerk of the CouncilRecommended Action: Excuse the absent members.4.Minutes from the Regular Meeting of March 16, 2021Department(s): Clerk of the CouncilRecommended Action: Approve minutes.5.Minutes from the Regular and Housing Authority meetings of April 6, 2021Department(s): Clerk of the CouncilRecommended Action: Approve minutes.6.Adopt Ordinance No. NS­XXXX – AN ORDINANCE OF THE CITY COUNCIL OF THECITY OF SANTA ANA ADDING A NEW ARTICLE XV TO CHAPTER 36 OF THESANTA ANA MUNICIPAL CODE TO PROHIBIT SPECTATORS AT A STREET RACEOR RECKLESS DRIVING EXHIBITIONFirst reading at the May 18, 2021 City Council meeting and approved by a vote of 4­3(Hernandez, Lopez and Sarmiento dissented).Published in the Orange County Reporter on May 21, 2021.Department(s): Police DepartmentRecommended Action: Place ordinance on second reading and adopt.7.Approve Appropriation Adjustments and Addendum No. 1 to Purchase and SaleAgreement to Increase Compensation by $5,775 for an OC Streetcar EasementAcquisition (Project No. 17­6766) (Non­General Fund)Department(s): Public Works AgencyRecommended Action: 1.    Authorize the City Manager to execute Addendum No. 1to the Purchase and Sale Agreement with Orange County Transportation Authority, A­2018­175, to increase the compensation to the City by $5,775, subject to non­substantive changes approved by the City Manager and the City Attorney (AgreementNo. 2021­XXX).2.    Approve an Appropriation Adjustment (#2021­193) of $5,775 in the Select StreetConstruction fund, from the proceeds of the sale listed in above. (Requires fiveaffirmative votes)3.    Approve an Appropriation Adjustment (#2021­193) of $200,000 in the SelectStreet Construction fund, from the fund balance that includes $200,000 of proceedsfrom sale of an easement approved by Council on July 17, 2018. (Requires fiveaffirmative votes)8.Award a Purchase Order Contract to Repair and Renovate Ballpark Fencing in anAmount Not to Exceed $272,750 (Specification No. 21­015) (General and Non­GeneralFund)Department(s): Parks, Recreation, and Community ServicesRecommended Action: Authorize a one­time purchase and payment of purchaseorder contract to renovate fencing at eight ballfields to J & A Fence in the amount of$272,750, subject to non­substantive changes approved by the City Manager and CityAttorney.9.Amend the Blanket Order Contract with BPR, Inc. for Sidewalk Offset GrindingServices to Increase the Term One Year and the Total not to Exceed Amount to$720,000 (Non­General Fund)Department(s): Public Works AgencyRecommended Action: Authorize the City Manager to execute an amendment to theblanket order contract with BPR, Inc. for sidewalk offset grinding services, to extend thecontract term one year, beginning July 1, 2021 and expiring June 30, 2022, withprovisions for an additional two, one­year renewal periods exercisable by the CityManager, in an annual amount of $240,000 for a total not to exceed amount of$720,000, subject to non­substantive changes approved by the City Manager and CityAttorney.10.Award a Purchase Order in the Amount of $438,916 to Western Truck Exchange forFive Ford Super Duty F550 Stake Bed Dump Body Trucks (Specification No. 21­029)(Non­General Fund)Department(s): Public Works AgencyRecommended Action: Authorize a one­time purchase and payment of purchaseorder to Western Truck Exchange for five Ford Super Duty F550 Stake Bed DumpBody Trucks, in the amount of $418,916 plus a contingency of $20,000, for a totalamount not to exceed $438,916, subject to non­substantive changes approved by theCity Manager and City Attorney.11.Award a Construction Contract to Hardy and Harper, Inc. in the Amount of $1,532,000for the Local Street Preventative Maintenance Fiscal Year 20­21 Project with anEstimated Project Delivery Cost of $2,120,419 (Project No. 21­6907) (Non­GeneralFund)Department(s): Public Works AgencyRecommended Action: 1.    Award a construction contract to Hardy and Harper, Inc.,the lowest responsible bidder, in accordance with the base bid in the amount of$1,532,000, for construction of the Local Street Preventative Maintenance FY 20­21,for the term beginning June 1, 2021 and ending upon project completion, andauthorize the City Manager to execute the contract subject to non­substantive changesapproved by the City Manager and the City Attorney.2.    Approve the Project Cost Analysis for a total estimated construction delivery costof $2,120,419, which includes $1,532,000 for the construction contract, $230,119 forcontract administration, inspection and testing, and a $358,300 project contingencyfor unanticipated or unforeseen work.12.Approve an Agreement with Prime Government Solutions, Inc. to Continue Providingan Automated Agenda Management System for Council and Boards andCommissions (General Fund)Department(s): Clerk of the Council OfficeRecommended Action: Authorize the City Manager to execute an agreement withPrime Government Solutions, Inc. to continue providing an automated agendamanagement system in an annual amount of $50,000 for three years, with a 3%increase for a one two­year renewal for a total aggregate amount not to exceed$254,545, subject to non­substantive changes approved by the City Manager and CityAttorney (Agreement No. 2021­XXX).13.Approve an Agreement with Protection America Inc. to Provide Security Services at1815 Carnegie Avenue during the Construction of the Homeless Navigation Center inan Amount not to exceed $95,040 (Non­General Fund)Department(s): Community Development AgencyRecommended Action: Authorize the City Manager to execute an agreement withProtection America Inc. to provide security services at 1815 Carnegie Avenue for anamount not to exceed $95,040, beginning June 1, 2021 through December 31, 2021,subject to non­substantive changes approved by the City Manager and City Attorney(Agreement No. 2021­XXX).14.Approve a Successor Agreement and a Second Amendment with Keenan &Associates for Employee Group Insurance Consulting Services Agreement and toAdd KeenanWell Consulting into the Scope of ServicesDepartment(s): Human ResourcesRecommended Action: Authorize the City Manager to execute a:1.    Successor Agreement with Keenan & Associates for the following services: Act as the Broker of Record/Consultant for the City’s Group Dental, Vision, Life,Accidental Death & Dismemberment, Long Term Disability, Employee AssistanceProgram, Retiree Billing, Section 125 Flexible Spending Accounts, Affordable CareAct (ACA) Reporting, and Family Medical Leave Act (FMLA) administration. Keenan& Associates is paid commission through the insurance carriers and therefore thereis no fiscal impact to the City for this service. The agreement will be effective July 1,2021 through June 30, 2022 and automatically renew for subsequent one (1) yearperiods unless terminated earlier in accordance with section one (1) of theagreement, subject to non­substantive changes approved by the City Manager andCity Attorney (Agreement No. 2021­XXX). 2.    Second Amendment with Keenan & Associates agreement to incorporateKeenanWell Consulting into the scope of services, for the development andimplementation of an Employee Wellness Program (“Wellness Program”), from June1, 2021 to June 30, 2021.The Wellness Program will automatically renew for subsequent one (1) year periodsunless terminated earlier in accordance with section one (1) of the agreement.  Thefirst period will run July 1, 2021 through June 30,  2022, services provided shall be notto exceed two thousand dollars ($2,000), and for subsequent years, the WellnessProgram shall not exceed twenty­five thousand ($25,000), subject to non­substantivechanges approved by the City Manager and City Attorney (Agreement No. 2021­XXX).15.Approve an Amendment to the Agreement with LAZ Parking in the Amount of$705,544 for Providing Parking Enforcement Services for the Police Department(General Fund)Department(s): Police DepartmentRecommended Action: Authorize the City Manager to execute an amendment to theagreement with LAZ Karp Associates for parking enforcement services for the PoliceDepartment for the period of July 1, 2021 through June 30, 2022, in the amount of$705,554, including a 10% contingency ($64,141), subject to non­substantivechanges approved by the City Manager and City Attorney (Agreement No. 2021­XXX).16.Approve an Agreement with Dokken Engineering for Design Services for theMcFadden Avenue Protected Bike Lane and Bicycle Boulevard: Harbor to GrandProject in an Amount Not to Exceed $800,000 for a Three­Year Term (Project No. 20­6962) (Non­General Fund)Department(s): Public Works AgencyRecommended Action: Authorize the City Manager to execute an agreement withDokken Engineering to provide design services and complete plans, specifications,and a cost estimate for the McFadden Avenue Protected Bike Lane and BicycleBoulevard: Harbor to Grand Project in the amount of $714,857.66, with anapproximate 12 percent contingency of $85,142.34, for a total amount not to exceed$800,000, for a three­year term beginning June 1, 2021 and expiring May 30, 2024,with an option for two, one­year extensions, subject to non­substantive changesapproved by the City Manager and City Attorney (Agreement No. 2021­XXX).17.Approve an Agreement with Adams Streeter Civil Engineers, Inc. for WaterResources Plan Check Services in an Amount Not to Exceed $750,000 for up to FiveYears (Non­General Fund)Department(s): Public Works AgencyRecommended Action: Authorize the City Manager to execute an agreement withAdams Streeter Civil Engineers, Inc. to provide on­call water resources plan checkingservices for a three­year period beginning June 1, 2021 and expiring May 31, 2024,with provisions for one, two­year renewal period exercisable by the City Manager andCity Attorney, in an annual amount of $150,000 and a total agreement amount not toexceed $750,000, subject to non­substantive changes approved by the City Managerand City Attorney (Agreement No. 2021­XXX).18.Approve Agreement with the County of Orange (Public Works Materials Laboratory)for Geotechnical, Special Inspection, and Material Testing Services in an Amount notto Exceed $1,500,000 for a Three­year PeriodDepartment(s): Public Works AgencyRecommended Action: Authorize the City Manager to execute an agreement withthe County of Orange (Public Works Materials Laboratory) to provide on­callgeotechnical, special inspection, and material testing services for a three­year periodbeginning June 1, 2021, and expiring May 31, 2024, in an amount not to exceed$1,500,000, subject to non­substantive changes approved by the City Manager andCity Attorney (Agreement No. 2021­XXX).19.Authorize a Purchase Agreement in the Amount of $176,000 for Real PropertyAcquisition for Warner Avenue Improvements Phase 2 (Property Owner: WilizInvestment, LLC) (Project No. 18­6901) (Non­General Fund)Department(s): Public Works AgencyRecommended Action: Authorize the City Manager to execute a PurchaseAgreement with property owner Wiliz Investment, LLC for the partial propertyacquisition and goodwill (if any) for the real property located at 1201 E. WarnerAvenue (APN 016­120­49 and 016­120­52) in the amount of $176,000, subject tonon­substantive changes approved by the City Manager and City Attorney(Agreement No. 2021­XXX).20.Adopt a Resolution for Fiscal Year 2021­2022 Senate Bill 1 Local Streets and RoadsProjects in the estimated amount of $6,436,447 for Capital Improvement Projects(Non­General Fund)Department(s): Public Works AgencyRecommended Action: Resolution No. 2021­XXX – Adopt a resolution affirming theFiscal Year 2021­2022 SB­1 Projects List and anticipated funding in the amount of$6,436,447, which is required to be submitted to the California TransportationCommission for budgeting the Fiscal Year 2021­22 Capital Improvement Program, asnecessary for City eligibility to receive Road Maintenance and Rehabilitation AccountFunding.21.Adopt Resolution to Maintain Measure M2 Funding Eligibility for Fiscal Year 2021­2022Department(s): Public Works AgencyRecommended Action: Resolution No. 2021­XXX – Adopt a Resolution affirmingthe City of Santa Ana’s Circulation Element is in conformance with the Master Plan ofArterial Highways, and that the City has an existing Mitigation Fee Program, tomaintain Orange County Transportation Authority Measure M2 eligibility Programfunding for Fiscal Year 2021­22. 22.Adopt a Resolution Amending the City’s Basic Classification and Compensation Planto Establish and Delineate Classifications of Employment Designated asUnrepresented Confidential Management and Unrepresented ConfidentialEmployeesDepartment(s): Human ResourcesRecommended Action: Resolution No. 2021­XXX – Adopt a resolution that amendsthe City’s Basic Classification and Compensation Plan 2015­026, by: creating,deleting, or modifying classifications, and establishing terms and conditions ofemployment for classifications designated as Unrepresented Confidential Middle­Management (CMM), Unrepresented Confidential Administrative Management(CAM), and Unrepresented Confidential Employees (UCE). 23.Approve Fiscal Year 2021­2022 Miscellaneous Fee ResolutionDepartment(s): Finance and Management ServicesRecommended Action: Resolution No. 2021­XXX – Adopt a resolution establishinga Uniform Schedule of Miscellaneous Fees for Fiscal Year (FY) 2021­2022.24.Adopt Resolution Approving City’s Annual Statement of Investment Policy 2021­2022;Receive and File Annual Statement of Investment Policy 2021­2022.Department(s): Finance and Management ServicesRecommended Action: 1.     Resolution No. 2021­XXX – Adopt a Resolutionapproving the City’s 2021­2022 Investment Policy.2.    Receive and file the Annual Statement of Investment Policy 2021­2022.25.Approve Prepayment for the City’s Contribution to Both the CalPERS Miscellaneousand Safety Employee Pension Unfunded Liability for Fiscal Year 21­22 (General andNon­General Fund)Department(s): Finance and Management ServicesRecommended Action: 1. Approve a $25,244,430 pre­payment for the City’sannual Unfunded Actuarial Liability to California Public Employees Retirement System(CalPERS) – Miscellaneous Plan for Fiscal Year 2021­22, to save $868,611.  2. Approve a $29,101,640 pre­payment for the City’s annual Unfunded ActuarialLiability to California Public Employees Retirement System (CalPERS) – Safety Planfor Fiscal Year 2021­22, to save $1,001,331. **END OF CONSENT CALENDAR**BUSINESS CALENDAR26.City­Produced Events Informational ReportDepartment(s): Parks, Recreation, and Community Services Recommended Action: Accept informational report relating to City­produced events and provide direction to staff. 27.Authorize the Temporary Implementation of COVID­19 Relief Measures for Certain Outdoor Business Activities Specified in Executive Order No. 5­2020 and City Council Resolution No. 2020­055 for a Period of One Year from the Date the Governor Announces the Decision for California to Fully Open the Economy and Transition to Beyond the Blue Print for a Safer Economy Department(s): Planning and Building Agency Recommended Action: Resolution No. 2021­XXX – Adopt a resolution authorizing the temporary implementation of COVID­19 relief measures for certain outdoor business activities specified in Executive Order No. 5­2020 and City Council Resolution No. 2020­055 for a period of one year from the date the Governor announces the decision for California to fully open the economy and transition to Beyond the Blue Print for a Safer Economy. **END OF BUSINESS CALENDAR** PUBLIC HEARINGS PUBLIC COMMENTS – Members of the public may address the City Council on Public Hearing items. 28.Hold a Public Hearing to Adopt Resolutions Approving the 2020 Urban Water Management Plan, the 2020 Water Shortage Contingency Plan and Amend the 2015 Urban Water Management Plan Legal Notice published in the Orange County Reporter on May 21, 2021 and May 28, 2021. Department(s): Public Works Agency Recommended Action: 1.    Resolution No. 2021­XXX – Adopt a resolution approving the 2020 Urban Water Management Plan. 2.    Resolution No. 2021­XXX – Adopt a resolution approving the 2020 Water Shortage Contingency Plan. 3.   Resolution No. 2021­XXX – Adopt a resolution amending the 2015 Urban Water Management Plan to add Appendix J, Reduced Delta Reliance Reporting. 29.Public Hearing to Consider an Ordinance to Adopt the Fiscal Year 2021­22 City Budget, Approve the Revive Santa Ana Spending Priorities, Approve a Resolution for Changes to the City’s Basic Classification and Compensation Plan Budget, and Adopt the Seven­Year Capital Improvement Program Legal Notice published in the Orange County Reporter on May 21, 2021 and May 28, 2021. Department(s): Finance and Management Services Recommended Action: 1.    Approve the introduction and first reading of an Ordinance to adopt the budget for Fiscal Year 2021­22 (FY21­22), which begins on July 1, 2021 and ends on June 30, 2022. 2.    Approve the Revive Santa Ana Spending Priorities. 3.    Resolution No. 2021­XXX – Adopt a Resolution, to effect certain changes to the City’s basic classification and compensation plan, such as addition of new classification titles. 4.    Adopt the Seven­Year Capital Improvement Program (CIP) beginning FY21­22 through FY27­28, as required by the Orange County Transportation Authority (OCTA) for Measure M2 eligibility.  COUNCILMEMBER REQUESTED ITEMS 30.Discuss and Consider Directing the City Manager to Direct Staff to Form a City Charter Review Committee to Bring Forward Amendments That Can Potentially Be Placed on the Ballot for Voter Adoption – Mayor Pro Tem Penaloza 31.Discuss and Consider Directing the City Manager to Direct Staff to Prepare a Resolution Condemning Anti­Semitic Violence – Councilmember Lopez CITY MANAGER COMMENTS COUNCIL COMMENTS ADJOURNMENT – Adjourn the City Council meeting and convene to the Housing Authority meeting. Future Items 1. Enterprise Land Management System 2. Solid Waste Services Work Study Session 3. Carnegie Shelter Operator 4. Police Oversight Update HOUSING AUTHORITY CALL TO ORDER ATTENDANCE Authority Members Phil Bacerra Johnathan Ryan Hernandez Jessie Lopez Nelida Mendoza Thai Viet Phan Vice Chair David Penaloza Chair Vicente Sarmiento City Manager Kristine Ridge City Attorney Sonia R. Carvalho Clerk of the Council Daisy Gomez PUBLIC COMMENTS – Members of the public may address Housing Authority on items on the Housing Authority agenda.  CONSENT CALENDAR RECOMMENDED ACTION:  Approve staff recommendations on the following Consent Calendar Items: 1 and 2. 1.Excused Absences Department(s): Clerk of the Council Recommended Action: Excuse the absent members. 2.Minutes from the Housing Authority Meeting of April 6, 2021 Department(s): Clerk of the Council Recommended Action: Approve minutes. (Please refer to Agenda Item #5 in the City Council meeting agenda) **END OF CONSENT CALENDAR** HOUSING AUTHORITY MEMBER COMMENTS ADJOURNMENT – Adjourn the Housing Authority meeting. City Council 13 6/1/2021 City Council and Housing Authority MeetingPacketJune 1, 2021CLOSED SESSION MEETING – 5:00 PMREGULAR OPEN MEETING – 5:45 PM (Immediately following the Closed Session Meeting)CITY COUNCIL CHAMBER22 Civic Center Plaza Santa Ana, CA 92701Due to Governor Gavin Newsom’s Executive Order and the City Council's Proclamation ofLocal Emergency,there will be no in­person meeting location for the community to attendpublic meetings.Vicente SarmientoMayorThai Viet PhanCouncilmember – Ward 1 David PenalozaMayor Pro Tem ­ Ward 2Jessie LopezCouncilmember ­ Ward 3 Phil BacerraCouncilmember ­ Ward 4Johnathan Ryan HernandezCouncilmember ­ Ward 5 Nelida MendozaCouncilmember ­ Ward 6Mayor and Council telephone: 714­647­6900Agenda item inquiries: 714­647­6520Sonia R. CarvalhoCity Attorney Kristine RidgeCity Manager Daisy GomezClerk of the CouncilIn compliance with the Americans with Disabilities Act (ADA), if you need special assistance to participate in this Meeting,contact Michael Ortiz, City ADA Program Coordinator, at (714) 647­5624. Notification 48 hours prior to the Meeting will enablethe City to make reasonable arrangements to assure accessibility to this meeting. The City Council agenda and supportingdocumentation can be found on the City’s website – www.santa­ana.org/city­meetings.CITY VISION AND CODE OF ETHICSThe City of Santa Ana is committed to achieving a shared vision for the organization and itscommunity. The Vision, Mission and Guiding Principles (Values) are the result of a thoughtfuland inclusive process designed to set the City and organization on a course that meets thechallenges of today and tomorrow, as follows:Vision ­ The dynamic center of Orange County which is acclaimed for our: Investment inyouth • Safe and healthy community • Neighborhood pride • Thriving economic climate •Enriched and diverse culture • Quality government servicesMission ­ To deliver efficient public services in partnership with our community which ensurespublic safety, a prosperous economic environment, opportunities for our youth, and a highquality of life for residents.Guiding Principles ­ Collaboration • Efficiency • Equity • Excellence • Fiscal Responsibility •Innovation • TransparencyCode of Ethics and Conduct ­ At the Special Municipal Election held on February 5, 2008,voters approved an amendment to the City Charter which established the Code of Ethics andConduct for elected officials and members of appointed boards, commissions, andcommittees to assure public confidence. The following are the core values expressed: •Integrity • Honesty • Responsibility • Fairness • Accountability • Respect • EfficiencyDue to Governor Gavin Newsom’s Executive Order and the City Council's Proclamation ofLocal Emergency, there will be limited in­person attendance for members of the public toattend the City Council meeting or join via Zoom. The City Council meeting will occur live viateleconference Zoom webinar. You may view the meeting from your computer, tablet or smartphone via YouTube LiveStream at www.youtube.com/user/SantaAnaLibrary or on CTV3,available on Spectrum channel 3 and AT&T U­verse channel 99.PUBLIC COMMENTS – Members of the public who wish to address the City Council onclosed session items, items on the regular agenda or on matters which are not on theagenda, but are within the subject matter jurisdiction of the City Council may do so by:1. MAILING OPTION written communications – Public comments may be mailed to: Office ofthe Clerk of the Council, 20 Civic Center Plaza M­30, Santa Ana, CA 92701. All writtencommunications received via mail by 4:00 p.m. on the day of the meeting will be distributedto the City Council and imaged into the City’s document archive system which is available forpublic review.2. SENDING E­MAIL OPTION – Public comments may be sent via email to the City Clerk’soffice at eComment@santa­ana.org. Please note the agenda item you are commenting on inthe subject line of the email. All emails received before 4:00 p.m. on the day of the meetingwill be distributed to the City Council and imaged into the City’s document archive systemwhich is available for public review.3. PROVIDING LIVE PUBLIC COMMENTS OPTION – Members of the public may providelive comments during the meeting by Zoom or Conference Call. To join by Zoom click on ortype the following address into your web browser https://us02web.zoom.us/j/315965149. Tojoin the Conference Call: Dial (669) 900­9128 and enter MEETING ID: 315 965 149#. Youwill be prompted by the City Clerk when it is time for i) general public comment, ii) to speakon a specific agenda item or iii) for a public hearing item. You may request to speak bydialing *9 from your phone or you may virtually raise your hand from Zoom. After the Clerkconfirms the last three digits of the caller’s phone number or Zoom ID and unmutes them, thecaller must press *6 or microphone icon to speak. Callers are encouraged, but not required,to identify themselves by name. Each caller will be provided three (3) minutes to speak,unless due to the number of speakers wanting to speak a decision is made to provide adifferent amount of time to speak.4. IN­PERSON PUBLIC COMMENTS OPTION ­ Members of the public can provide in­person comments at the podium in the Council Chamber. The Council Chamber will havelimited seating available for members of the public to attend the meeting in­person. Allpersons visiting City facilities must wear face masks and observe social distancingprotocols. Once the Chamber has reached health and safety capacity, the participant will beasked to exit the building once their comments have been made. Public comments arelimited to three (3) minutes per speaker, unless a different time is announced by the presidingchair. Speakers who wish to address the Council must do so by submitting a “Requestto Speak” card by 6:00 p.m. Cards will not be accepted after the Public Comment Sessionbegins without the permission of the presiding chair.LIVE PUBLIC COMMENTS ON CLOSED SESSION ITEMS – You can provide livecomments on closed session items by joining Zoom or the Conference Call as described inthe LIVE or IN­PERSON PUBLIC COMMENTS OPTION above. Speaker queue will openat 4:30 p.m. YOU MUST JOIN ZOOM OR THE CONFERENCE CALL BY 5:00 p.m.Speakers who are not in the speaker queue by 5:00 p.m. will not be permitted to speak.  LIVE PUBLIC COMMENTS ON REGULAR AGENDA ITEMS AND NON­AGENDAITEMS (GENERAL PUBLIC COMMENT) – You can provide comments by joining Zoom orthe Conference Call as described in the LIVE or IN­PERSON PUBLIC COMMENTSOPTION above. Speaker queue will open at 4:30 p.m. YOU MUST JOIN ZOOM OR THECONFERENCE CALL PRIOR TO 6:00 p.m. Speakers who are not in the speaker queue by6:00 p.m. will not be permitted to speak.LIVE PUBLIC COMMENTS ON PUBLIC HEARING ITEMS – You can provide commentsby joining Zoom or the Conference Call as described in the LIVE or IN­PERSON PUBLICCOMMENTS OPTION above. Speakers not in the queue by 6:00 p.m. will not be permittedto speak.  About the AgendaTo download or view the attachments (staff report and other supporting documentation) foreach agenda item, you must select the agenda item to see the attachments to either open ina new link (the eyeball ) or download a pdf (the cloud symbol with the down arrow ).CLOSED SESSIONCALL TO ORDERATTENDANCE Council Members Phil BacerraJohnathan Ryan HernandezJessie LopezNelida MendozaThai Viet PhanMayor  Pro Tem David PenalozaMayorVicente SarmientoCity Manager Kristine RidgeCity Attorney Sonia R. CarvalhoClerk of the Council Daisy GomezPUBLIC COMMENTS – Members of the public may address the City Council on ClosedSession items.CLOSED SESSION ITEMS – The Brown Act permits legislative bodies to discuss certainmatters without members of the public present. The City Council finds, based on advice fromthe City Attorney, that discussion in open session of the following matters will prejudice theposition of the City in existing and anticipated litigation:1.CONFERENCE WITH LEGAL COUNSEL ­ EXISTING LITIGATION pursuant toParagraph (1) of subdivision (d) of Section 54956.9 of the Government Code:A. Joseph Scotti v. City of Santa Ana; Workers’ Compensation Appeals Board case#ADJ12188479 2.CONFERENCE WITH REAL PROPERTY NEGOTIATOR pursuant to GovernmentCode Section 54956.8:Address of Property: 915 & 921 N. Flower Street, 842 N. Garnsey Street, Santa Ana,CA 92703 (APN# 005­142­35, ­47, ­58)Negotiators: City Manager Kristine Ridge, Assistant City Manager Steven A. MendozaNegotiating Party: Charles ManhTerms:  Potential sale of Successor Agency vacant properties as required perRedevelopment Dissolution Laws (ABx1 26, AB 1484, AB 471, and SB 107)CLOSED SESSION REPORT – The City Attorney will report on any action(s) to be taken atthe Regular Open Session which will begin immediately following the Closed Session.RECESS – City Council will recess to Closed Session for the purpose of conducting regularCity business.RECONVENE – City Council will reconvene to continue regular City business.CITY COUNCIL REGULAR OPEN SESSIONCALL TO ORDERROLL CALLPLEDGE OF ALLEGIANCE Mayor SarmientoINVOCATIONRabbi Stephen EinsteinCEREMONIAL PRESENTATIONS1.Certificate of Recognition presented by Councilmember Bacerra to Ed Arnold forOutstanding Contributions to the Community.STAFF PRESENTATIONS2.COVID­19 Update in the Community.CLOSED SESSION REPORT – The City Attorney will report on any action(s) from ClosedSession.PUBLIC COMMENT – Public comments will be held during the beginning of the meeting forALL comments on agenda and non­agenda items, with the exception of public hearings.Comments for public hearings will take place after the hearing is opened.CONSENT CALENDARRECOMMENDED ACTION:  Approve staff recommendations on the followingConsent Calendar Items: 3 through 25.3.Excused AbsencesDepartment(s): Clerk of the CouncilRecommended Action: Excuse the absent members.4.Minutes from the Regular Meeting of March 16, 2021Department(s): Clerk of the CouncilRecommended Action: Approve minutes.5.Minutes from the Regular and Housing Authority meetings of April 6, 2021Department(s): Clerk of the CouncilRecommended Action: Approve minutes.6.Adopt Ordinance No. NS­XXXX – AN ORDINANCE OF THE CITY COUNCIL OF THECITY OF SANTA ANA ADDING A NEW ARTICLE XV TO CHAPTER 36 OF THESANTA ANA MUNICIPAL CODE TO PROHIBIT SPECTATORS AT A STREET RACEOR RECKLESS DRIVING EXHIBITIONFirst reading at the May 18, 2021 City Council meeting and approved by a vote of 4­3(Hernandez, Lopez and Sarmiento dissented).Published in the Orange County Reporter on May 21, 2021.Department(s): Police DepartmentRecommended Action: Place ordinance on second reading and adopt.7.Approve Appropriation Adjustments and Addendum No. 1 to Purchase and SaleAgreement to Increase Compensation by $5,775 for an OC Streetcar EasementAcquisition (Project No. 17­6766) (Non­General Fund)Department(s): Public Works AgencyRecommended Action: 1.    Authorize the City Manager to execute Addendum No. 1to the Purchase and Sale Agreement with Orange County Transportation Authority, A­2018­175, to increase the compensation to the City by $5,775, subject to non­substantive changes approved by the City Manager and the City Attorney (AgreementNo. 2021­XXX).2.    Approve an Appropriation Adjustment (#2021­193) of $5,775 in the Select StreetConstruction fund, from the proceeds of the sale listed in above. (Requires fiveaffirmative votes)3.    Approve an Appropriation Adjustment (#2021­193) of $200,000 in the SelectStreet Construction fund, from the fund balance that includes $200,000 of proceedsfrom sale of an easement approved by Council on July 17, 2018. (Requires fiveaffirmative votes)8.Award a Purchase Order Contract to Repair and Renovate Ballpark Fencing in anAmount Not to Exceed $272,750 (Specification No. 21­015) (General and Non­GeneralFund)Department(s): Parks, Recreation, and Community ServicesRecommended Action: Authorize a one­time purchase and payment of purchaseorder contract to renovate fencing at eight ballfields to J & A Fence in the amount of$272,750, subject to non­substantive changes approved by the City Manager and CityAttorney.9.Amend the Blanket Order Contract with BPR, Inc. for Sidewalk Offset GrindingServices to Increase the Term One Year and the Total not to Exceed Amount to$720,000 (Non­General Fund)Department(s): Public Works AgencyRecommended Action: Authorize the City Manager to execute an amendment to theblanket order contract with BPR, Inc. for sidewalk offset grinding services, to extend thecontract term one year, beginning July 1, 2021 and expiring June 30, 2022, withprovisions for an additional two, one­year renewal periods exercisable by the CityManager, in an annual amount of $240,000 for a total not to exceed amount of$720,000, subject to non­substantive changes approved by the City Manager and CityAttorney.10.Award a Purchase Order in the Amount of $438,916 to Western Truck Exchange forFive Ford Super Duty F550 Stake Bed Dump Body Trucks (Specification No. 21­029)(Non­General Fund)Department(s): Public Works AgencyRecommended Action: Authorize a one­time purchase and payment of purchaseorder to Western Truck Exchange for five Ford Super Duty F550 Stake Bed DumpBody Trucks, in the amount of $418,916 plus a contingency of $20,000, for a totalamount not to exceed $438,916, subject to non­substantive changes approved by theCity Manager and City Attorney.11.Award a Construction Contract to Hardy and Harper, Inc. in the Amount of $1,532,000for the Local Street Preventative Maintenance Fiscal Year 20­21 Project with anEstimated Project Delivery Cost of $2,120,419 (Project No. 21­6907) (Non­GeneralFund)Department(s): Public Works AgencyRecommended Action: 1.    Award a construction contract to Hardy and Harper, Inc.,the lowest responsible bidder, in accordance with the base bid in the amount of$1,532,000, for construction of the Local Street Preventative Maintenance FY 20­21,for the term beginning June 1, 2021 and ending upon project completion, andauthorize the City Manager to execute the contract subject to non­substantive changesapproved by the City Manager and the City Attorney.2.    Approve the Project Cost Analysis for a total estimated construction delivery costof $2,120,419, which includes $1,532,000 for the construction contract, $230,119 forcontract administration, inspection and testing, and a $358,300 project contingencyfor unanticipated or unforeseen work.12.Approve an Agreement with Prime Government Solutions, Inc. to Continue Providingan Automated Agenda Management System for Council and Boards andCommissions (General Fund)Department(s): Clerk of the Council OfficeRecommended Action: Authorize the City Manager to execute an agreement withPrime Government Solutions, Inc. to continue providing an automated agendamanagement system in an annual amount of $50,000 for three years, with a 3%increase for a one two­year renewal for a total aggregate amount not to exceed$254,545, subject to non­substantive changes approved by the City Manager and CityAttorney (Agreement No. 2021­XXX).13.Approve an Agreement with Protection America Inc. to Provide Security Services at1815 Carnegie Avenue during the Construction of the Homeless Navigation Center inan Amount not to exceed $95,040 (Non­General Fund)Department(s): Community Development AgencyRecommended Action: Authorize the City Manager to execute an agreement withProtection America Inc. to provide security services at 1815 Carnegie Avenue for anamount not to exceed $95,040, beginning June 1, 2021 through December 31, 2021,subject to non­substantive changes approved by the City Manager and City Attorney(Agreement No. 2021­XXX).14.Approve a Successor Agreement and a Second Amendment with Keenan &Associates for Employee Group Insurance Consulting Services Agreement and toAdd KeenanWell Consulting into the Scope of ServicesDepartment(s): Human ResourcesRecommended Action: Authorize the City Manager to execute a:1.    Successor Agreement with Keenan & Associates for the following services: Act as the Broker of Record/Consultant for the City’s Group Dental, Vision, Life,Accidental Death & Dismemberment, Long Term Disability, Employee AssistanceProgram, Retiree Billing, Section 125 Flexible Spending Accounts, Affordable CareAct (ACA) Reporting, and Family Medical Leave Act (FMLA) administration. Keenan& Associates is paid commission through the insurance carriers and therefore thereis no fiscal impact to the City for this service. The agreement will be effective July 1,2021 through June 30, 2022 and automatically renew for subsequent one (1) yearperiods unless terminated earlier in accordance with section one (1) of theagreement, subject to non­substantive changes approved by the City Manager andCity Attorney (Agreement No. 2021­XXX). 2.    Second Amendment with Keenan & Associates agreement to incorporateKeenanWell Consulting into the scope of services, for the development andimplementation of an Employee Wellness Program (“Wellness Program”), from June1, 2021 to June 30, 2021.The Wellness Program will automatically renew for subsequent one (1) year periodsunless terminated earlier in accordance with section one (1) of the agreement.  Thefirst period will run July 1, 2021 through June 30,  2022, services provided shall be notto exceed two thousand dollars ($2,000), and for subsequent years, the WellnessProgram shall not exceed twenty­five thousand ($25,000), subject to non­substantivechanges approved by the City Manager and City Attorney (Agreement No. 2021­XXX).15.Approve an Amendment to the Agreement with LAZ Parking in the Amount of$705,544 for Providing Parking Enforcement Services for the Police Department(General Fund)Department(s): Police DepartmentRecommended Action: Authorize the City Manager to execute an amendment to theagreement with LAZ Karp Associates for parking enforcement services for the PoliceDepartment for the period of July 1, 2021 through June 30, 2022, in the amount of$705,554, including a 10% contingency ($64,141), subject to non­substantivechanges approved by the City Manager and City Attorney (Agreement No. 2021­XXX).16.Approve an Agreement with Dokken Engineering for Design Services for theMcFadden Avenue Protected Bike Lane and Bicycle Boulevard: Harbor to GrandProject in an Amount Not to Exceed $800,000 for a Three­Year Term (Project No. 20­6962) (Non­General Fund)Department(s): Public Works AgencyRecommended Action: Authorize the City Manager to execute an agreement withDokken Engineering to provide design services and complete plans, specifications,and a cost estimate for the McFadden Avenue Protected Bike Lane and BicycleBoulevard: Harbor to Grand Project in the amount of $714,857.66, with anapproximate 12 percent contingency of $85,142.34, for a total amount not to exceed$800,000, for a three­year term beginning June 1, 2021 and expiring May 30, 2024,with an option for two, one­year extensions, subject to non­substantive changesapproved by the City Manager and City Attorney (Agreement No. 2021­XXX).17.Approve an Agreement with Adams Streeter Civil Engineers, Inc. for WaterResources Plan Check Services in an Amount Not to Exceed $750,000 for up to FiveYears (Non­General Fund)Department(s): Public Works AgencyRecommended Action: Authorize the City Manager to execute an agreement withAdams Streeter Civil Engineers, Inc. to provide on­call water resources plan checkingservices for a three­year period beginning June 1, 2021 and expiring May 31, 2024,with provisions for one, two­year renewal period exercisable by the City Manager andCity Attorney, in an annual amount of $150,000 and a total agreement amount not toexceed $750,000, subject to non­substantive changes approved by the City Managerand City Attorney (Agreement No. 2021­XXX).18.Approve Agreement with the County of Orange (Public Works Materials Laboratory)for Geotechnical, Special Inspection, and Material Testing Services in an Amount notto Exceed $1,500,000 for a Three­year PeriodDepartment(s): Public Works AgencyRecommended Action: Authorize the City Manager to execute an agreement withthe County of Orange (Public Works Materials Laboratory) to provide on­callgeotechnical, special inspection, and material testing services for a three­year periodbeginning June 1, 2021, and expiring May 31, 2024, in an amount not to exceed$1,500,000, subject to non­substantive changes approved by the City Manager andCity Attorney (Agreement No. 2021­XXX).19.Authorize a Purchase Agreement in the Amount of $176,000 for Real PropertyAcquisition for Warner Avenue Improvements Phase 2 (Property Owner: WilizInvestment, LLC) (Project No. 18­6901) (Non­General Fund)Department(s): Public Works AgencyRecommended Action: Authorize the City Manager to execute a PurchaseAgreement with property owner Wiliz Investment, LLC for the partial propertyacquisition and goodwill (if any) for the real property located at 1201 E. WarnerAvenue (APN 016­120­49 and 016­120­52) in the amount of $176,000, subject tonon­substantive changes approved by the City Manager and City Attorney(Agreement No. 2021­XXX).20.Adopt a Resolution for Fiscal Year 2021­2022 Senate Bill 1 Local Streets and RoadsProjects in the estimated amount of $6,436,447 for Capital Improvement Projects(Non­General Fund)Department(s): Public Works AgencyRecommended Action: Resolution No. 2021­XXX – Adopt a resolution affirming theFiscal Year 2021­2022 SB­1 Projects List and anticipated funding in the amount of$6,436,447, which is required to be submitted to the California TransportationCommission for budgeting the Fiscal Year 2021­22 Capital Improvement Program, asnecessary for City eligibility to receive Road Maintenance and Rehabilitation AccountFunding.21.Adopt Resolution to Maintain Measure M2 Funding Eligibility for Fiscal Year 2021­2022Department(s): Public Works AgencyRecommended Action: Resolution No. 2021­XXX – Adopt a Resolution affirmingthe City of Santa Ana’s Circulation Element is in conformance with the Master Plan ofArterial Highways, and that the City has an existing Mitigation Fee Program, tomaintain Orange County Transportation Authority Measure M2 eligibility Programfunding for Fiscal Year 2021­22. 22.Adopt a Resolution Amending the City’s Basic Classification and Compensation Planto Establish and Delineate Classifications of Employment Designated asUnrepresented Confidential Management and Unrepresented ConfidentialEmployeesDepartment(s): Human ResourcesRecommended Action: Resolution No. 2021­XXX – Adopt a resolution that amendsthe City’s Basic Classification and Compensation Plan 2015­026, by: creating,deleting, or modifying classifications, and establishing terms and conditions ofemployment for classifications designated as Unrepresented Confidential Middle­Management (CMM), Unrepresented Confidential Administrative Management(CAM), and Unrepresented Confidential Employees (UCE). 23.Approve Fiscal Year 2021­2022 Miscellaneous Fee ResolutionDepartment(s): Finance and Management ServicesRecommended Action: Resolution No. 2021­XXX – Adopt a resolution establishinga Uniform Schedule of Miscellaneous Fees for Fiscal Year (FY) 2021­2022.24.Adopt Resolution Approving City’s Annual Statement of Investment Policy 2021­2022;Receive and File Annual Statement of Investment Policy 2021­2022.Department(s): Finance and Management ServicesRecommended Action: 1.     Resolution No. 2021­XXX – Adopt a Resolutionapproving the City’s 2021­2022 Investment Policy.2.    Receive and file the Annual Statement of Investment Policy 2021­2022.25.Approve Prepayment for the City’s Contribution to Both the CalPERS Miscellaneousand Safety Employee Pension Unfunded Liability for Fiscal Year 21­22 (General andNon­General Fund)Department(s): Finance and Management ServicesRecommended Action: 1. Approve a $25,244,430 pre­payment for the City’sannual Unfunded Actuarial Liability to California Public Employees Retirement System(CalPERS) – Miscellaneous Plan for Fiscal Year 2021­22, to save $868,611.  2. Approve a $29,101,640 pre­payment for the City’s annual Unfunded ActuarialLiability to California Public Employees Retirement System (CalPERS) – Safety Planfor Fiscal Year 2021­22, to save $1,001,331. **END OF CONSENT CALENDAR**BUSINESS CALENDAR26.City­Produced Events Informational ReportDepartment(s): Parks, Recreation, and Community ServicesRecommended Action: Accept informational report relating to City­produced eventsand provide direction to staff.27.Authorize the Temporary Implementation of COVID­19 Relief Measures for CertainOutdoor Business Activities Specified in Executive Order No. 5­2020 and CityCouncil Resolution No. 2020­055 for a Period of One Year from the Date theGovernor Announces the Decision for California to Fully Open the Economy andTransition to Beyond the Blue Print for a Safer EconomyDepartment(s): Planning and Building AgencyRecommended Action: Resolution No. 2021­XXX – Adopt a resolution authorizingthe temporary implementation of COVID­19 relief measures for certain outdoorbusiness activities specified in Executive Order No. 5­2020 and City CouncilResolution No. 2020­055 for a period of one year from the date the Governorannounces the decision for California to fully open the economy and transition toBeyond the Blue Print for a Safer Economy.**END OF BUSINESS CALENDAR**PUBLIC HEARINGSPUBLIC COMMENTS – Members of the public may address the City Council on PublicHearing items.28.Hold a Public Hearing to Adopt Resolutions Approving the 2020 Urban WaterManagement Plan, the 2020 Water Shortage Contingency Plan and Amend the 2015Urban Water Management PlanLegal Notice published in the Orange County Reporter on May 21, 2021 and May 28,2021.Department(s): Public Works AgencyRecommended Action: 1.    Resolution No. 2021­XXX – Adopt a resolutionapproving the 2020 Urban Water Management Plan.2.    Resolution No. 2021­XXX – Adopt a resolution approving the 2020 WaterShortage Contingency Plan.3.   Resolution No. 2021­XXX – Adopt a resolution amending the 2015 Urban WaterManagement Plan to add Appendix J, Reduced Delta Reliance Reporting.29.Public Hearing to Consider an Ordinance to Adopt the Fiscal Year 2021­22 CityBudget, Approve the Revive Santa Ana Spending Priorities, Approve a Resolution forChanges to the City’s Basic Classification and Compensation Plan Budget, andAdopt the Seven­Year Capital Improvement Program Legal Notice published in the Orange County Reporter on May 21, 2021 and May 28, 2021. Department(s): Finance and Management Services Recommended Action: 1.    Approve the introduction and first reading of an Ordinance to adopt the budget for Fiscal Year 2021­22 (FY21­22), which begins on July 1, 2021 and ends on June 30, 2022. 2.    Approve the Revive Santa Ana Spending Priorities. 3.    Resolution No. 2021­XXX – Adopt a Resolution, to effect certain changes to the City’s basic classification and compensation plan, such as addition of new classification titles. 4.    Adopt the Seven­Year Capital Improvement Program (CIP) beginning FY21­22 through FY27­28, as required by the Orange County Transportation Authority (OCTA) for Measure M2 eligibility.  COUNCILMEMBER REQUESTED ITEMS 30.Discuss and Consider Directing the City Manager to Direct Staff to Form a City Charter Review Committee to Bring Forward Amendments That Can Potentially Be Placed on the Ballot for Voter Adoption – Mayor Pro Tem Penaloza 31.Discuss and Consider Directing the City Manager to Direct Staff to Prepare a Resolution Condemning Anti­Semitic Violence – Councilmember Lopez CITY MANAGER COMMENTS COUNCIL COMMENTS ADJOURNMENT – Adjourn the City Council meeting and convene to the Housing Authority meeting. Future Items 1. Enterprise Land Management System 2. Solid Waste Services Work Study Session 3. Carnegie Shelter Operator 4. Police Oversight Update HOUSING AUTHORITY CALL TO ORDER ATTENDANCE Authority Members Phil Bacerra Johnathan Ryan Hernandez Jessie Lopez Nelida Mendoza Thai Viet Phan Vice Chair David Penaloza Chair Vicente Sarmiento City Manager Kristine Ridge City Attorney Sonia R. Carvalho Clerk of the Council Daisy Gomez PUBLIC COMMENTS – Members of the public may address Housing Authority on items on the Housing Authority agenda.  CONSENT CALENDAR RECOMMENDED ACTION:  Approve staff recommendations on the following Consent Calendar Items: 1 and 2. 1.Excused Absences Department(s): Clerk of the Council Recommended Action: Excuse the absent members. 2.Minutes from the Housing Authority Meeting of April 6, 2021 Department(s): Clerk of the Council Recommended Action: Approve minutes. (Please refer to Agenda Item #5 in the City Council meeting agenda) **END OF CONSENT CALENDAR** HOUSING AUTHORITY MEMBER COMMENTS ADJOURNMENT – Adjourn the Housing Authority meeting. City Council 14 6/1/2021 City Council and Housing Authority MeetingPacketJune 1, 2021CLOSED SESSION MEETING – 5:00 PMREGULAR OPEN MEETING – 5:45 PM (Immediately following the Closed Session Meeting)CITY COUNCIL CHAMBER22 Civic Center Plaza Santa Ana, CA 92701Due to Governor Gavin Newsom’s Executive Order and the City Council's Proclamation ofLocal Emergency,there will be no in­person meeting location for the community to attendpublic meetings.Vicente SarmientoMayorThai Viet PhanCouncilmember – Ward 1 David PenalozaMayor Pro Tem ­ Ward 2Jessie LopezCouncilmember ­ Ward 3 Phil BacerraCouncilmember ­ Ward 4Johnathan Ryan HernandezCouncilmember ­ Ward 5 Nelida MendozaCouncilmember ­ Ward 6Mayor and Council telephone: 714­647­6900Agenda item inquiries: 714­647­6520Sonia R. CarvalhoCity Attorney Kristine RidgeCity Manager Daisy GomezClerk of the CouncilIn compliance with the Americans with Disabilities Act (ADA), if you need special assistance to participate in this Meeting,contact Michael Ortiz, City ADA Program Coordinator, at (714) 647­5624. Notification 48 hours prior to the Meeting will enablethe City to make reasonable arrangements to assure accessibility to this meeting. The City Council agenda and supportingdocumentation can be found on the City’s website – www.santa­ana.org/city­meetings.CITY VISION AND CODE OF ETHICSThe City of Santa Ana is committed to achieving a shared vision for the organization and itscommunity. The Vision, Mission and Guiding Principles (Values) are the result of a thoughtfuland inclusive process designed to set the City and organization on a course that meets thechallenges of today and tomorrow, as follows:Vision ­ The dynamic center of Orange County which is acclaimed for our: Investment inyouth • Safe and healthy community • Neighborhood pride • Thriving economic climate •Enriched and diverse culture • Quality government servicesMission ­ To deliver efficient public services in partnership with our community which ensurespublic safety, a prosperous economic environment, opportunities for our youth, and a highquality of life for residents.Guiding Principles ­ Collaboration • Efficiency • Equity • Excellence • Fiscal Responsibility •Innovation • TransparencyCode of Ethics and Conduct ­ At the Special Municipal Election held on February 5, 2008,voters approved an amendment to the City Charter which established the Code of Ethics andConduct for elected officials and members of appointed boards, commissions, andcommittees to assure public confidence. The following are the core values expressed: •Integrity • Honesty • Responsibility • Fairness • Accountability • Respect • EfficiencyDue to Governor Gavin Newsom’s Executive Order and the City Council's Proclamation ofLocal Emergency, there will be limited in­person attendance for members of the public toattend the City Council meeting or join via Zoom. The City Council meeting will occur live viateleconference Zoom webinar. You may view the meeting from your computer, tablet or smartphone via YouTube LiveStream at www.youtube.com/user/SantaAnaLibrary or on CTV3,available on Spectrum channel 3 and AT&T U­verse channel 99.PUBLIC COMMENTS – Members of the public who wish to address the City Council onclosed session items, items on the regular agenda or on matters which are not on theagenda, but are within the subject matter jurisdiction of the City Council may do so by:1. MAILING OPTION written communications – Public comments may be mailed to: Office ofthe Clerk of the Council, 20 Civic Center Plaza M­30, Santa Ana, CA 92701. All writtencommunications received via mail by 4:00 p.m. on the day of the meeting will be distributedto the City Council and imaged into the City’s document archive system which is available forpublic review.2. SENDING E­MAIL OPTION – Public comments may be sent via email to the City Clerk’soffice at eComment@santa­ana.org. Please note the agenda item you are commenting on inthe subject line of the email. All emails received before 4:00 p.m. on the day of the meetingwill be distributed to the City Council and imaged into the City’s document archive systemwhich is available for public review.3. PROVIDING LIVE PUBLIC COMMENTS OPTION – Members of the public may providelive comments during the meeting by Zoom or Conference Call. To join by Zoom click on ortype the following address into your web browser https://us02web.zoom.us/j/315965149. Tojoin the Conference Call: Dial (669) 900­9128 and enter MEETING ID: 315 965 149#. Youwill be prompted by the City Clerk when it is time for i) general public comment, ii) to speakon a specific agenda item or iii) for a public hearing item. You may request to speak bydialing *9 from your phone or you may virtually raise your hand from Zoom. After the Clerkconfirms the last three digits of the caller’s phone number or Zoom ID and unmutes them, thecaller must press *6 or microphone icon to speak. Callers are encouraged, but not required,to identify themselves by name. Each caller will be provided three (3) minutes to speak,unless due to the number of speakers wanting to speak a decision is made to provide adifferent amount of time to speak.4. IN­PERSON PUBLIC COMMENTS OPTION ­ Members of the public can provide in­person comments at the podium in the Council Chamber. The Council Chamber will havelimited seating available for members of the public to attend the meeting in­person. Allpersons visiting City facilities must wear face masks and observe social distancingprotocols. Once the Chamber has reached health and safety capacity, the participant will beasked to exit the building once their comments have been made. Public comments arelimited to three (3) minutes per speaker, unless a different time is announced by the presidingchair. Speakers who wish to address the Council must do so by submitting a “Requestto Speak” card by 6:00 p.m. Cards will not be accepted after the Public Comment Sessionbegins without the permission of the presiding chair.LIVE PUBLIC COMMENTS ON CLOSED SESSION ITEMS – You can provide livecomments on closed session items by joining Zoom or the Conference Call as described inthe LIVE or IN­PERSON PUBLIC COMMENTS OPTION above. Speaker queue will openat 4:30 p.m. YOU MUST JOIN ZOOM OR THE CONFERENCE CALL BY 5:00 p.m.Speakers who are not in the speaker queue by 5:00 p.m. will not be permitted to speak.  LIVE PUBLIC COMMENTS ON REGULAR AGENDA ITEMS AND NON­AGENDAITEMS (GENERAL PUBLIC COMMENT) – You can provide comments by joining Zoom orthe Conference Call as described in the LIVE or IN­PERSON PUBLIC COMMENTSOPTION above. Speaker queue will open at 4:30 p.m. YOU MUST JOIN ZOOM OR THECONFERENCE CALL PRIOR TO 6:00 p.m. Speakers who are not in the speaker queue by6:00 p.m. will not be permitted to speak.LIVE PUBLIC COMMENTS ON PUBLIC HEARING ITEMS – You can provide commentsby joining Zoom or the Conference Call as described in the LIVE or IN­PERSON PUBLICCOMMENTS OPTION above. Speakers not in the queue by 6:00 p.m. will not be permittedto speak.  About the AgendaTo download or view the attachments (staff report and other supporting documentation) foreach agenda item, you must select the agenda item to see the attachments to either open ina new link (the eyeball ) or download a pdf (the cloud symbol with the down arrow ).CLOSED SESSIONCALL TO ORDERATTENDANCE Council Members Phil BacerraJohnathan Ryan HernandezJessie LopezNelida MendozaThai Viet PhanMayor  Pro Tem David PenalozaMayorVicente SarmientoCity Manager Kristine RidgeCity Attorney Sonia R. CarvalhoClerk of the Council Daisy GomezPUBLIC COMMENTS – Members of the public may address the City Council on ClosedSession items.CLOSED SESSION ITEMS – The Brown Act permits legislative bodies to discuss certainmatters without members of the public present. The City Council finds, based on advice fromthe City Attorney, that discussion in open session of the following matters will prejudice theposition of the City in existing and anticipated litigation:1.CONFERENCE WITH LEGAL COUNSEL ­ EXISTING LITIGATION pursuant toParagraph (1) of subdivision (d) of Section 54956.9 of the Government Code:A. Joseph Scotti v. City of Santa Ana; Workers’ Compensation Appeals Board case#ADJ12188479 2.CONFERENCE WITH REAL PROPERTY NEGOTIATOR pursuant to GovernmentCode Section 54956.8:Address of Property: 915 & 921 N. Flower Street, 842 N. Garnsey Street, Santa Ana,CA 92703 (APN# 005­142­35, ­47, ­58)Negotiators: City Manager Kristine Ridge, Assistant City Manager Steven A. MendozaNegotiating Party: Charles ManhTerms:  Potential sale of Successor Agency vacant properties as required perRedevelopment Dissolution Laws (ABx1 26, AB 1484, AB 471, and SB 107)CLOSED SESSION REPORT – The City Attorney will report on any action(s) to be taken atthe Regular Open Session which will begin immediately following the Closed Session.RECESS – City Council will recess to Closed Session for the purpose of conducting regularCity business.RECONVENE – City Council will reconvene to continue regular City business.CITY COUNCIL REGULAR OPEN SESSIONCALL TO ORDERROLL CALLPLEDGE OF ALLEGIANCE Mayor SarmientoINVOCATIONRabbi Stephen EinsteinCEREMONIAL PRESENTATIONS1.Certificate of Recognition presented by Councilmember Bacerra to Ed Arnold forOutstanding Contributions to the Community.STAFF PRESENTATIONS2.COVID­19 Update in the Community.CLOSED SESSION REPORT – The City Attorney will report on any action(s) from ClosedSession.PUBLIC COMMENT – Public comments will be held during the beginning of the meeting forALL comments on agenda and non­agenda items, with the exception of public hearings.Comments for public hearings will take place after the hearing is opened.CONSENT CALENDARRECOMMENDED ACTION:  Approve staff recommendations on the followingConsent Calendar Items: 3 through 25.3.Excused AbsencesDepartment(s): Clerk of the CouncilRecommended Action: Excuse the absent members.4.Minutes from the Regular Meeting of March 16, 2021Department(s): Clerk of the CouncilRecommended Action: Approve minutes.5.Minutes from the Regular and Housing Authority meetings of April 6, 2021Department(s): Clerk of the CouncilRecommended Action: Approve minutes.6.Adopt Ordinance No. NS­XXXX – AN ORDINANCE OF THE CITY COUNCIL OF THECITY OF SANTA ANA ADDING A NEW ARTICLE XV TO CHAPTER 36 OF THESANTA ANA MUNICIPAL CODE TO PROHIBIT SPECTATORS AT A STREET RACEOR RECKLESS DRIVING EXHIBITIONFirst reading at the May 18, 2021 City Council meeting and approved by a vote of 4­3(Hernandez, Lopez and Sarmiento dissented).Published in the Orange County Reporter on May 21, 2021.Department(s): Police DepartmentRecommended Action: Place ordinance on second reading and adopt.7.Approve Appropriation Adjustments and Addendum No. 1 to Purchase and SaleAgreement to Increase Compensation by $5,775 for an OC Streetcar EasementAcquisition (Project No. 17­6766) (Non­General Fund)Department(s): Public Works AgencyRecommended Action: 1.    Authorize the City Manager to execute Addendum No. 1to the Purchase and Sale Agreement with Orange County Transportation Authority, A­2018­175, to increase the compensation to the City by $5,775, subject to non­substantive changes approved by the City Manager and the City Attorney (AgreementNo. 2021­XXX).2.    Approve an Appropriation Adjustment (#2021­193) of $5,775 in the Select StreetConstruction fund, from the proceeds of the sale listed in above. (Requires fiveaffirmative votes)3.    Approve an Appropriation Adjustment (#2021­193) of $200,000 in the SelectStreet Construction fund, from the fund balance that includes $200,000 of proceedsfrom sale of an easement approved by Council on July 17, 2018. (Requires fiveaffirmative votes)8.Award a Purchase Order Contract to Repair and Renovate Ballpark Fencing in anAmount Not to Exceed $272,750 (Specification No. 21­015) (General and Non­GeneralFund)Department(s): Parks, Recreation, and Community ServicesRecommended Action: Authorize a one­time purchase and payment of purchaseorder contract to renovate fencing at eight ballfields to J & A Fence in the amount of$272,750, subject to non­substantive changes approved by the City Manager and CityAttorney.9.Amend the Blanket Order Contract with BPR, Inc. for Sidewalk Offset GrindingServices to Increase the Term One Year and the Total not to Exceed Amount to$720,000 (Non­General Fund)Department(s): Public Works AgencyRecommended Action: Authorize the City Manager to execute an amendment to theblanket order contract with BPR, Inc. for sidewalk offset grinding services, to extend thecontract term one year, beginning July 1, 2021 and expiring June 30, 2022, withprovisions for an additional two, one­year renewal periods exercisable by the CityManager, in an annual amount of $240,000 for a total not to exceed amount of$720,000, subject to non­substantive changes approved by the City Manager and CityAttorney.10.Award a Purchase Order in the Amount of $438,916 to Western Truck Exchange forFive Ford Super Duty F550 Stake Bed Dump Body Trucks (Specification No. 21­029)(Non­General Fund)Department(s): Public Works AgencyRecommended Action: Authorize a one­time purchase and payment of purchaseorder to Western Truck Exchange for five Ford Super Duty F550 Stake Bed DumpBody Trucks, in the amount of $418,916 plus a contingency of $20,000, for a totalamount not to exceed $438,916, subject to non­substantive changes approved by theCity Manager and City Attorney.11.Award a Construction Contract to Hardy and Harper, Inc. in the Amount of $1,532,000for the Local Street Preventative Maintenance Fiscal Year 20­21 Project with anEstimated Project Delivery Cost of $2,120,419 (Project No. 21­6907) (Non­GeneralFund)Department(s): Public Works AgencyRecommended Action: 1.    Award a construction contract to Hardy and Harper, Inc.,the lowest responsible bidder, in accordance with the base bid in the amount of$1,532,000, for construction of the Local Street Preventative Maintenance FY 20­21,for the term beginning June 1, 2021 and ending upon project completion, andauthorize the City Manager to execute the contract subject to non­substantive changesapproved by the City Manager and the City Attorney.2.    Approve the Project Cost Analysis for a total estimated construction delivery costof $2,120,419, which includes $1,532,000 for the construction contract, $230,119 forcontract administration, inspection and testing, and a $358,300 project contingencyfor unanticipated or unforeseen work.12.Approve an Agreement with Prime Government Solutions, Inc. to Continue Providingan Automated Agenda Management System for Council and Boards andCommissions (General Fund)Department(s): Clerk of the Council OfficeRecommended Action: Authorize the City Manager to execute an agreement withPrime Government Solutions, Inc. to continue providing an automated agendamanagement system in an annual amount of $50,000 for three years, with a 3%increase for a one two­year renewal for a total aggregate amount not to exceed$254,545, subject to non­substantive changes approved by the City Manager and CityAttorney (Agreement No. 2021­XXX).13.Approve an Agreement with Protection America Inc. to Provide Security Services at1815 Carnegie Avenue during the Construction of the Homeless Navigation Center inan Amount not to exceed $95,040 (Non­General Fund)Department(s): Community Development AgencyRecommended Action: Authorize the City Manager to execute an agreement withProtection America Inc. to provide security services at 1815 Carnegie Avenue for anamount not to exceed $95,040, beginning June 1, 2021 through December 31, 2021,subject to non­substantive changes approved by the City Manager and City Attorney(Agreement No. 2021­XXX).14.Approve a Successor Agreement and a Second Amendment with Keenan &Associates for Employee Group Insurance Consulting Services Agreement and toAdd KeenanWell Consulting into the Scope of ServicesDepartment(s): Human ResourcesRecommended Action: Authorize the City Manager to execute a:1.    Successor Agreement with Keenan & Associates for the following services: Act as the Broker of Record/Consultant for the City’s Group Dental, Vision, Life,Accidental Death & Dismemberment, Long Term Disability, Employee AssistanceProgram, Retiree Billing, Section 125 Flexible Spending Accounts, Affordable CareAct (ACA) Reporting, and Family Medical Leave Act (FMLA) administration. Keenan& Associates is paid commission through the insurance carriers and therefore thereis no fiscal impact to the City for this service. The agreement will be effective July 1,2021 through June 30, 2022 and automatically renew for subsequent one (1) yearperiods unless terminated earlier in accordance with section one (1) of theagreement, subject to non­substantive changes approved by the City Manager andCity Attorney (Agreement No. 2021­XXX). 2.    Second Amendment with Keenan & Associates agreement to incorporateKeenanWell Consulting into the scope of services, for the development andimplementation of an Employee Wellness Program (“Wellness Program”), from June1, 2021 to June 30, 2021.The Wellness Program will automatically renew for subsequent one (1) year periodsunless terminated earlier in accordance with section one (1) of the agreement.  Thefirst period will run July 1, 2021 through June 30,  2022, services provided shall be notto exceed two thousand dollars ($2,000), and for subsequent years, the WellnessProgram shall not exceed twenty­five thousand ($25,000), subject to non­substantivechanges approved by the City Manager and City Attorney (Agreement No. 2021­XXX).15.Approve an Amendment to the Agreement with LAZ Parking in the Amount of$705,544 for Providing Parking Enforcement Services for the Police Department(General Fund)Department(s): Police DepartmentRecommended Action: Authorize the City Manager to execute an amendment to theagreement with LAZ Karp Associates for parking enforcement services for the PoliceDepartment for the period of July 1, 2021 through June 30, 2022, in the amount of$705,554, including a 10% contingency ($64,141), subject to non­substantivechanges approved by the City Manager and City Attorney (Agreement No. 2021­XXX).16.Approve an Agreement with Dokken Engineering for Design Services for theMcFadden Avenue Protected Bike Lane and Bicycle Boulevard: Harbor to GrandProject in an Amount Not to Exceed $800,000 for a Three­Year Term (Project No. 20­6962) (Non­General Fund)Department(s): Public Works AgencyRecommended Action: Authorize the City Manager to execute an agreement withDokken Engineering to provide design services and complete plans, specifications,and a cost estimate for the McFadden Avenue Protected Bike Lane and BicycleBoulevard: Harbor to Grand Project in the amount of $714,857.66, with anapproximate 12 percent contingency of $85,142.34, for a total amount not to exceed$800,000, for a three­year term beginning June 1, 2021 and expiring May 30, 2024,with an option for two, one­year extensions, subject to non­substantive changesapproved by the City Manager and City Attorney (Agreement No. 2021­XXX).17.Approve an Agreement with Adams Streeter Civil Engineers, Inc. for WaterResources Plan Check Services in an Amount Not to Exceed $750,000 for up to FiveYears (Non­General Fund)Department(s): Public Works AgencyRecommended Action: Authorize the City Manager to execute an agreement withAdams Streeter Civil Engineers, Inc. to provide on­call water resources plan checkingservices for a three­year period beginning June 1, 2021 and expiring May 31, 2024,with provisions for one, two­year renewal period exercisable by the City Manager andCity Attorney, in an annual amount of $150,000 and a total agreement amount not toexceed $750,000, subject to non­substantive changes approved by the City Managerand City Attorney (Agreement No. 2021­XXX).18.Approve Agreement with the County of Orange (Public Works Materials Laboratory)for Geotechnical, Special Inspection, and Material Testing Services in an Amount notto Exceed $1,500,000 for a Three­year PeriodDepartment(s): Public Works AgencyRecommended Action: Authorize the City Manager to execute an agreement withthe County of Orange (Public Works Materials Laboratory) to provide on­callgeotechnical, special inspection, and material testing services for a three­year periodbeginning June 1, 2021, and expiring May 31, 2024, in an amount not to exceed$1,500,000, subject to non­substantive changes approved by the City Manager andCity Attorney (Agreement No. 2021­XXX).19.Authorize a Purchase Agreement in the Amount of $176,000 for Real PropertyAcquisition for Warner Avenue Improvements Phase 2 (Property Owner: WilizInvestment, LLC) (Project No. 18­6901) (Non­General Fund)Department(s): Public Works AgencyRecommended Action: Authorize the City Manager to execute a PurchaseAgreement with property owner Wiliz Investment, LLC for the partial propertyacquisition and goodwill (if any) for the real property located at 1201 E. WarnerAvenue (APN 016­120­49 and 016­120­52) in the amount of $176,000, subject tonon­substantive changes approved by the City Manager and City Attorney(Agreement No. 2021­XXX).20.Adopt a Resolution for Fiscal Year 2021­2022 Senate Bill 1 Local Streets and RoadsProjects in the estimated amount of $6,436,447 for Capital Improvement Projects(Non­General Fund)Department(s): Public Works AgencyRecommended Action: Resolution No. 2021­XXX – Adopt a resolution affirming theFiscal Year 2021­2022 SB­1 Projects List and anticipated funding in the amount of$6,436,447, which is required to be submitted to the California TransportationCommission for budgeting the Fiscal Year 2021­22 Capital Improvement Program, asnecessary for City eligibility to receive Road Maintenance and Rehabilitation AccountFunding.21.Adopt Resolution to Maintain Measure M2 Funding Eligibility for Fiscal Year 2021­2022Department(s): Public Works AgencyRecommended Action: Resolution No. 2021­XXX – Adopt a Resolution affirmingthe City of Santa Ana’s Circulation Element is in conformance with the Master Plan ofArterial Highways, and that the City has an existing Mitigation Fee Program, tomaintain Orange County Transportation Authority Measure M2 eligibility Programfunding for Fiscal Year 2021­22. 22.Adopt a Resolution Amending the City’s Basic Classification and Compensation Planto Establish and Delineate Classifications of Employment Designated asUnrepresented Confidential Management and Unrepresented ConfidentialEmployeesDepartment(s): Human ResourcesRecommended Action: Resolution No. 2021­XXX – Adopt a resolution that amendsthe City’s Basic Classification and Compensation Plan 2015­026, by: creating,deleting, or modifying classifications, and establishing terms and conditions ofemployment for classifications designated as Unrepresented Confidential Middle­Management (CMM), Unrepresented Confidential Administrative Management(CAM), and Unrepresented Confidential Employees (UCE). 23.Approve Fiscal Year 2021­2022 Miscellaneous Fee ResolutionDepartment(s): Finance and Management ServicesRecommended Action: Resolution No. 2021­XXX – Adopt a resolution establishinga Uniform Schedule of Miscellaneous Fees for Fiscal Year (FY) 2021­2022.24.Adopt Resolution Approving City’s Annual Statement of Investment Policy 2021­2022;Receive and File Annual Statement of Investment Policy 2021­2022.Department(s): Finance and Management ServicesRecommended Action: 1.     Resolution No. 2021­XXX – Adopt a Resolutionapproving the City’s 2021­2022 Investment Policy.2.    Receive and file the Annual Statement of Investment Policy 2021­2022.25.Approve Prepayment for the City’s Contribution to Both the CalPERS Miscellaneousand Safety Employee Pension Unfunded Liability for Fiscal Year 21­22 (General andNon­General Fund)Department(s): Finance and Management ServicesRecommended Action: 1. Approve a $25,244,430 pre­payment for the City’sannual Unfunded Actuarial Liability to California Public Employees Retirement System(CalPERS) – Miscellaneous Plan for Fiscal Year 2021­22, to save $868,611.  2. Approve a $29,101,640 pre­payment for the City’s annual Unfunded ActuarialLiability to California Public Employees Retirement System (CalPERS) – Safety Planfor Fiscal Year 2021­22, to save $1,001,331. **END OF CONSENT CALENDAR**BUSINESS CALENDAR26.City­Produced Events Informational ReportDepartment(s): Parks, Recreation, and Community ServicesRecommended Action: Accept informational report relating to City­produced eventsand provide direction to staff.27.Authorize the Temporary Implementation of COVID­19 Relief Measures for CertainOutdoor Business Activities Specified in Executive Order No. 5­2020 and CityCouncil Resolution No. 2020­055 for a Period of One Year from the Date theGovernor Announces the Decision for California to Fully Open the Economy andTransition to Beyond the Blue Print for a Safer EconomyDepartment(s): Planning and Building AgencyRecommended Action: Resolution No. 2021­XXX – Adopt a resolution authorizingthe temporary implementation of COVID­19 relief measures for certain outdoorbusiness activities specified in Executive Order No. 5­2020 and City CouncilResolution No. 2020­055 for a period of one year from the date the Governorannounces the decision for California to fully open the economy and transition toBeyond the Blue Print for a Safer Economy.**END OF BUSINESS CALENDAR**PUBLIC HEARINGSPUBLIC COMMENTS – Members of the public may address the City Council on PublicHearing items.28.Hold a Public Hearing to Adopt Resolutions Approving the 2020 Urban WaterManagement Plan, the 2020 Water Shortage Contingency Plan and Amend the 2015Urban Water Management PlanLegal Notice published in the Orange County Reporter on May 21, 2021 and May 28,2021.Department(s): Public Works AgencyRecommended Action: 1.    Resolution No. 2021­XXX – Adopt a resolutionapproving the 2020 Urban Water Management Plan.2.    Resolution No. 2021­XXX – Adopt a resolution approving the 2020 WaterShortage Contingency Plan.3.   Resolution No. 2021­XXX – Adopt a resolution amending the 2015 Urban WaterManagement Plan to add Appendix J, Reduced Delta Reliance Reporting.29.Public Hearing to Consider an Ordinance to Adopt the Fiscal Year 2021­22 CityBudget, Approve the Revive Santa Ana Spending Priorities, Approve a Resolution forChanges to the City’s Basic Classification and Compensation Plan Budget, andAdopt the Seven­Year Capital Improvement ProgramLegal Notice published in the Orange County Reporter on May 21, 2021 and May 28,2021.Department(s): Finance and Management ServicesRecommended Action: 1.    Approve the introduction and first reading of anOrdinance to adopt the budget for Fiscal Year 2021­22 (FY21­22), which begins onJuly 1, 2021 and ends on June 30, 2022.2.    Approve the Revive Santa Ana Spending Priorities.3.    Resolution No. 2021­XXX – Adopt a Resolution, to effect certain changes to theCity’s basic classification and compensation plan, such as addition of newclassification titles.4.    Adopt the Seven­Year Capital Improvement Program (CIP) beginning FY21­22through FY27­28, as required by the Orange County Transportation Authority (OCTA)for Measure M2 eligibility. COUNCILMEMBER REQUESTED ITEMS30.Discuss and Consider Directing the City Manager to Direct Staff to Form a CityCharter Review Committee to Bring Forward Amendments That Can Potentially BePlaced on the Ballot for Voter Adoption – Mayor Pro Tem Penaloza31.Discuss and Consider Directing the City Manager to Direct Staff to Prepare aResolution Condemning Anti­Semitic Violence – Councilmember LopezCITY MANAGER COMMENTSCOUNCIL COMMENTSADJOURNMENT – Adjourn the City Council meeting and convene to the Housing Authoritymeeting.Future Items1. Enterprise Land Management System 2. Solid Waste Services Work Study Session 3. Carnegie Shelter Operator 4. Police Oversight Update HOUSING AUTHORITY CALL TO ORDER ATTENDANCE Authority Members Phil Bacerra Johnathan Ryan Hernandez Jessie Lopez Nelida Mendoza Thai Viet Phan Vice Chair David Penaloza Chair Vicente Sarmiento City Manager Kristine Ridge City Attorney Sonia R. Carvalho Clerk of the Council Daisy Gomez PUBLIC COMMENTS – Members of the public may address Housing Authority on items on the Housing Authority agenda.  CONSENT CALENDAR RECOMMENDED ACTION:  Approve staff recommendations on the following Consent Calendar Items: 1 and 2. 1.Excused Absences Department(s): Clerk of the Council Recommended Action: Excuse the absent members. 2.Minutes from the Housing Authority Meeting of April 6, 2021 Department(s): Clerk of the Council Recommended Action: Approve minutes. (Please refer to Agenda Item #5 in the City Council meeting agenda) **END OF CONSENT CALENDAR** HOUSING AUTHORITY MEMBER COMMENTS ADJOURNMENT – Adjourn the Housing Authority meeting. City Council 15 6/1/2021 DRAFT Minutes of the Regular Meeting of the City Council City of Santa Ana, California March 16, 2021 CLOSED SESSION MEETING – 5:00 pm REGULAR OPEN MEETING – 5:00 PM  (Immediately following the Closed Session Meeting) CITY COUNCIL CHAMBER 22 Civic Center Plaza Santa Ana, CA 92701 Due to Governor Gavin Newsom’s Executive Order and the City Council's Proclamation of Local Emergency, there was no in­person meeting location for the community to attend public meetings. CLOSED SESSION CALL TO ORDER ATTENDANCE Council Members Phil Bacerra Johnathan Ryan Hernandez Jessie Lopez Nelida Mendoza Thai Viet Phan Mayor  Pro Tem David Penaloza Mayor Vicente Sarmiento City Manager Kristine Ridge City Attorney Sonia R. Carvalho Clerk of the Council Daisy Gomez MINUTES:Mayor Sarmiento called the Closed Session meeting to order at 5:09 p.m. Clerk of the Council conducted roll call. All councilmembers were present with the exception of Councilmember Mendoza. PUBLIC COMMENTS – Members of the public may address the City Council on items on the Closed Session Agenda may do so by: Comments will be held during the beginning of the meeting for ALL comments on agenda and non­agenda items within the jurisdiction of the City, with the exception of public hearing items. Comments for public hearings will take place after the hearing is opened. This is being done to respect the time constraints of residents who cannot stay tuned late into the evening to comment on items that they feel strongly about. Individuals who would like to comment on an agenda item or make a general comment regarding a topic not in the meeting agenda may do so ahead of the meeting by: Email: Please email your comments by 4:00 p.m. on Regular Council meeting Tuesday, or as noticed for Special meetings, to eComment@santa­ana.org. Comments received after the cut­off time will be published soon after the meeting as part of the record as early as possible. OR DURING THE MEETING BY: Zoom Webinar: Please click on or type the following address into your web browser https://us02web.zoom.us/j/315965149 OR Conference Call: Dial (669) 900­9128 and enter MEETING ID: 315 965 149# when prompted.  The public can begin joining the speaker queue at 4:30 p.m. In accordance with Council procedures, calls will not be accepted after the public comment session has begun. To be sure that you are in the speaker queue, you must join the meeting by 6:00 p.m. To request to speak, dial *9 from your phone or virtually raise your hand from Zoom. After the Clerk confirms the last three digits of the caller’s phone number or Zoom ID and unmutes them, the caller must press *6 or microphone icon to speak. Callers are encouraged, but not required, to identify themselves by name. Each caller will be provided three (3) minutes to speak. To watch the meeting without participating via these remote options: YouTube LiveStream at www.youtube.com/user/SantaAnaLibrary Channel CTV3, available on Spectrum channel 3 and AT&T U­verse channel 99 About the Agenda To download or view the attachments (staff report and other supporting documentation) for each agenda item, you must select the agenda item to see the attachments to either open in a new link (the eyeball ) or download a pdf (the cloud symbol with the down arrow ). MINUTES:None. CLOSED SESSION ITEMS – The Brown Act permits legislative bodies to discuss certain matters without members of the public present. The City Council finds, based on advice from the City Attorney, that discussion in open session of the following matters will prejudice the position of the City in existing and anticipated litigation: 1.CONFERENCE WITH LEGAL COUNSEL ­ POTENTIAL LITIGATION Significant exposure to litigation pursuant to paragraph (2) or (3) of subdivision (d) of Section 54956.9 of the Government Code: Two Cases A. El Centro Cultural de Mexico B. 312­316 4  Street CLOSED SESSION REPORT – The City Attorney will report on any action(s) to be taken at the Regular Open Session which will begin immediately following the Closed Session. RECESS – City Council will recess to Closed Session for the purpose of conducting regular City business. MINUTES:Mayor Sarmiento recessed to the Closed Session at 5:11 p.m. RECONVENE – City Council will reconvene to continue regular City business. MINUTES:Mayor Sarmiento adjourned Closed Session meeting at 6:00 p.m. and convened to the Regular Open Session. CITY COUNCIL REGULAR OPEN SESSION CALL TO ORDER MINUTES:Mayor Sarmiento called the Regular Open Session meeting to order at 6:05 p.m. ROLL CALL MINUTES:Clerk of the Council conducted roll call. All councilmembers were present. Councilmember Mendoza joined the Open Regular Session meeting at 6:12 p.m. PLEDGE OF ALLEGIANCE Mayor Sarmiento INVOCATION Fr. Abel Lopez CEREMONIAL PRESENTATIONS 1.Proclamation presented by Councilmembers Lopez, Mendoza and Phan to Wiseplace recognizing March as Women’s History Month. 2.Certificate of Recognition presented by Mayor Pro Tem Penaloza to Paula Faccou for Outstanding Contributions to the Community. STAFF PRESENTATIONS 3.COVID­19 Update in the Community. MINUTES:Daisy Perez Assistant to the City Manager provided a brief presentation regarding COVID­19 vaccinations for Santa Ana Residents.  4.Neighborhood Beautification Contest Presentation MINUTES:Executive Director of Public Works Agency Nabil Saba provided a brief presentation. 5.Costa Mesa Freeway (SR­55) Improvement Project: I­405 to I­5 Aesthetic Features MINUTES:Executive Director of Public Works Agency Nabil Saba provided a brief presentation. MINUTES:Presentations taken out of order, the COVID­19 update was heard last.  CLOSED SESSION REPORT – The City Attorney will report on any action(s) from Closed Session. MINUTES:City Attorney Sonia Carvalho stated there was no reportable action. PUBLIC COMMENT – Public comments will be held during the beginning of the meeting for ALL comments on agenda and non­agenda items, except for public hearings. Comments for public hearings will take place after the hearing is opened. MINUTES:Clerk of the Council Daisy Gomez reported out on correspondence received. Donna spoke regarding Item 34 requests the Chepa’s Park handball courts be rebuilt.  Victor Mendez spoke regarding COVID­19 vaccination appointments and provided various comments regarding 30 and 33.  Issac Manzo spoke regarding Item 34, requested transparency from the neighborhood association regarding the circulation of a petition against the rebuilding of the handball courts.  Joe Andrade spoke in opposition to Item 34 and noted a petition with 35 signatures was submitted for the record. Robert Herrera spoke in support of Item 28, and hopes the fund amount will increase in the near future.  Tony O. spoke in support of Item 34. Leonardo Penilla spoke in support of Item 34, stated that on various occasions there has been overwhelming support from the community to keep the handball courts in question.  Dolores Almaraz spoke in support of Item 34, stated that green space is important to the community and provided various other comments.  Francisco Manzo spoke in support of Item 34, stated that members of the community of all ages utilized and benefited from the handball court. Belen Vazquez spoke in support of Item 34, indicated that the petition against the rebuilding of the handball courts was never provided to her.  Marla spoke in support of Item 34, indicated that the homeless issue is citywide not just as a result of the handball courts. Eloy Reyes spoke in support of Item 34. CONSENT CALENDAR RECOMMENDED ACTION:  Approve staff recommendations on the following Consent Calendar Items: 6 through 30. 6.Minutes from the regular meeting of January 19, 2021 Department(s): Clerk of the Council Recommended Action: Approve minutes. 7.Excused absences Department(s): Clerk of the Council Recommended Action: Excuse the absent members. 8.Adopt Ordinance No. NS­XXXX ­ AN ORDINANCE OF THE CITY COUNCIL OF THE CITY OF SANTA ANA AMENDING SANTA ANA MUNICIPAL CODE CHAPTER 2, ARTICLE IV DIVISIONS 2­9 TO REQUIRE BOARD AND COMMISSION MEMBERS TO BE RESIDENTS OF THE CITY INSTEAD OF QUALIFIED ELECTORS Placed on first reading at the March 2, 2021 City Council meeting and approved by a vote of 7­0. Published in the Orange County Reporter on March 5, 2021. Department(s):City Managers Office, City Attorneys Office Recommended Action: Place ordinance on second reading and adopt. MINUTES:This Consent Calendar Ordinance No. NS­3003 was approved 9.Appoint various boards and commissions members nominated by Councilmember Phan as the Ward 1 representatives for a full term expiring December 10, 2024 Department(s):Clerk of the Council Recommended Action: Appoint. 1. Indigo Vu – Arts and Culture Commission ­ Pursuant to Senate Bill 225 2. Gary Wood – Environment and Transportation Advisory Commission (ETAC) 3. Keith Carpenter – Historic Resources Commission 4. Gabrielle Marcia Gutierrez – Parks, Recreation and Community Services Commission 10.Appoint Jennifer Oliva nominated by Mayor Pro Tem Penaloza as the Ward 2 representative to the Community Development Commission for a partial­term expiring December 13, 2022 Department(s): Clerk of the Council Recommended Action: Appoint Jennifer Oliva to the Community Development Commission representing Ward 2. 11.Appoint Alan Woo nominated by Councilmember Hernandez as the Ward 5 Representative to the Planning Commission for a full term expiring December 10, 2024 Department(s): Clerk of the Council Recommended Action: Appoint Alan Woo to Planning Commission representing Ward 5. 12.Appoint Alfredo Torreblanca nominated by Councilmember Mendoza as the Ward 6 representative to the Parks, Recreation and Community Services Commission for a partial­term expiring December 13, 2022 Department(s):Clerk of the Council Recommended Action: Appoint Alfredo Torreblanca to the Parks, Recreation and Community Services Commission representing Ward 6 pursuant to Senate Bill 225. 13.Appoint various boards and commissions members nominated by Mayor Sarmiento as the Mayoral representatives for a full term expiring December 13, 2022 Department(s):Clerk of the Council Recommended Action: Appoint. 1. Tanya Navarro – Environment and Transportation Advisory Commission (ETAC) 2. Ginelle Hardy – Historic Resources Commission 14.Appoint Pierre Loubet and Daisy Campos for a partial term expiring May 31, 2022, Johanna Rivera for a partial term expiring May 31, 2023, and Doug Beaver and Bridget Kavanaugh for a partial term expiring May 31, 2024 to the Workforce Development Board representing Private Sector Business. Department(s): Community Development Agency Recommended Action: Appoint Pierre Loubet and Daisy Campos for a partial term expiring May 31, 2022, Johanna Rivera for a partial term expiring May 31, 2023, and Doug Beaver and Bridget Kavanaugh for a partial term expiring May 31, 2024 to the Workforce Development Board representing private sector business.  Moved by Councilmember Lopez, seconded by Councilmember Bacerra to Approved as amended, exclude the appointment of Doug Beaver. YES: 7 – Penaloza, Mayor Pro Tem, – Phan, Councilmember, – Lopez, Councilmember, – Bacerra, Councilmember, – Hernandez, Councilmember, – Mendoza, Councilmember, – Sarmiento, Mayor NO: 0  ABSTAIN: 0  ABSENT: 0  Status: 7 – 0 – 0 – 0 – Pass 15.Approve Destruction of Obsolete City Records Department(s): Clerk of the Council Office, Police Department, Public Works Agency Recommended Action: Approve the requests for the destruction of obsolete records from the Police Department and Public Works Agency in accordance with the retention schedule outlined in City Council Resolution 2013­014.  Moved by Mayor Pro Tem Penaloza, seconded by Councilmember Lopez to Approve. YES: 7 – Penaloza, Mayor Pro Tem, – Phan, Councilmember, – Lopez, Councilmember, – Bacerra, Councilmember, – Hernandez, Councilmember, – Mendoza, Councilmember, – Sarmiento, Mayor NO: 0  ABSTAIN: 0  ABSENT: 0  Status: 7 – 0 – 0 – 0 – Pass 16.Cannabis Public Benefit Fund for Youth Services Informational Update Department(s): Parks, Recreation, and Community Services Recommended Action: Receive and file Cannabis Public Benefit Fund for Youth Services informational update. MINUTES:Councilmember Lopez requested: A list be maintained for all projects that have been funded with cannabis funds Continuous updates regarding handball court outreach. Staff research the feasibility of increasing the number of policy interns  Finance and Managements Services Director Kathryn Downs provided comments.    Councilmember Hernandez requested staff look into increasing the Cannabis funding for youth services. Mayor Pro Tem Penaloza requested additional Book Mobiles if funds are available. Mayor Sarmiento noted the value of having a safe place for students to be able to study and the importance of partnering together with Santa Ana Unified School District in a joint use agreement to find creative options. Moved by  , seconded by   to Receive and file. YES: 0  NO: 0  ABSTAIN: 0  ABSENT: 0  Status: 0 – 0 – 0 – 0 –  17.Approve Appropriation Adjustments, Approve Amendments to the FY 2020­21 Capital Improvement Program, and Award a Construction Contract to Lonerock, Inc. in the Amount of $9,486,525 for the Warner Avenue Street Improvements Project With an Estimated Total Delivery Cost of $12,255,867 (Project Nos. 14­6802, 18­6424, 20­ 6618) (General Fund and Non­General Fund) Department(s): Public Works Agency Recommended Action: 1. Approve an appropriation adjustment (2021­136) recognizing $1,992,867 of prior year fund balance in the Transportation System Improvement Authority Area B Fund, Prior Year Carry Forward revenue account and appropriate the same amount to the Transportation System Improvement Authority Area B Fund, Improvements Other Than Building expenditure account. (Requires five affirmative votes.) 2. Approve an appropriation adjustment (2021­140) recognizing $1,225,000 of prior year fund balance in the Water Fund, Public Works Water Revenue, Prior Year Carry Forward revenue account and appropriate the same amount to the Acquisition & Construction, Water Utility Capital Projects, Water Capital Project expenditure account. (Requires five affirmative votes.) 3. Approve an appropriation adjustment (2021­133) recognizing $141,320 of prior year fund balance in the Local Drainage Area IV Fund, Prior Year Carry Forward revenue account and appropriate the same amount to the Public Works­Storm Drain Construction, Improvements Other Than Building expenditure account. (Requires five affirmative votes.) 4. Approve an appropriation adjustment (2021­135) recognizing $109,798 of prior year fund balance in the New Transportation System Improvement Area E Fund, Prior Year Carry Forward revenue account and appropriate the same amount to the New Transportation System Improvement Area E, Improvements Other Than Building expenditure account. (Requires five affirmative votes.) 5. Approve an appropriation adjustment (2021­137) recognizing the Fiscal Year 2018­ 19 appropriation of $4,629,750 in Measure M2 Competitive grant funding in the Measure M Street Construction, Measure M2 Competitive revenue account and reappropriating the same amount to the Measure M Street Construction, Improvements Other Than Building expenditure account. (Requires five affirmative votes.) 6. Authorize reallocation of $255,000 in unspent Measure M2 Local Fairshare funds from the Local Street Preventative Maintenance FY 2018­19 (19­6942) Project to the Warner Avenue Improvements Project, to complete the project’s funding requirement. 7. Approve an amendment to the Fiscal Year 2020­21 Capital Improvement Program to include $1,992,867 in construction funds for the Warner Avenue Improvements Project (Project No. 14­6802). 8. Approve an amendment to the Fiscal Year 2020­21 Capital Improvement Program to include $1,225,000 in construction funds for Warner Avenue Water Improvements Project (Project No. 18­6424). 9. Approve an amendment to the Fiscal Year 2020­21 Capital Improvement Program to include $109,798 in construction funds for the Warner Avenue Storm Drain Improvements Project (Project No. 20­6618). 10. Award a construction contract to Lonerock, Inc., the lowest responsible bidder, in accordance with the base bid in the amount of $9,486,525, for construction of the Warner Avenue Improvements Project, for the term beginning March 16, 2021 and ending upon project completion, and authorize the City Manager to execute the contract subject to non­substantive changes approved by the City Manager and the City Attorney. 11. Approve the Project Cost Analysis for a total estimated construction delivery cost of $12,255,867, which includes $9,486,525 for the construction contract, $1,614,197 for contract administration, inspection and testing; and a $1,155,145 project contingency for unanticipated or unforeseen work. 18.Approve Appropriation Adjustment Recognizing $500,000 in Grant Funding from the County of Orange for the Santa Ana Outdoor Safe Dining Program (Non­General Fund) Department(s): Community Development Agency Recommended Action: 1. Approve an appropriation adjustment (2021­141) recognizing grant funding from the County of Orange for the Santa Ana Outdoor Safe Dining Program in the amount of $500,000 in revenue account (No. 12418002­ 52030) and appropriating the same amount to expenditure account (No. 12418810­ 62300). (Requires five affirmative votes.) 2. Authorize the City Manager to execute agreements and approve any other required actions necessary with the County of Orange, vendors, and contractors, who will implement the Santa Ana Outdoor Safe Dining Program, subject to non­substantive changes approved by the City Manager and City Attorney (Agreement No. 2021­ XXX). Moved by Councilmember Hernandez, seconded by Mayor Pro Tem Penaloza to Approve. YES: 7 – Penaloza, Mayor Pro Tem, – Phan, Councilmember, – Lopez, Councilmember, – Bacerra, Councilmember, – Hernandez, Councilmember, – Mendoza, Councilmember, – Sarmiento, Mayor NO: 0  ABSTAIN: 0  ABSENT: 0  Status: 7 – 0 – 0 – 0 – Pass MINUTES:Community Development Director and Assistant City Manager Steven Mendoza provided comments.  Council provided input to city staff regarding uniformity of parklets. This consent Item ­ Agreement No. 2021­031 was approved. 19.Award Blanket Purchase Order Contracts for Painting Contractor Services to US National Corp., Mear Construction Inc., Prime Painting Contractors Inc., GDL Painters Inc., and 1 Solorio Inc., in an Annual Aggregate Amount Not to Exceed $200,000 for up to a Five­Year Term (Specification No. 20­153) (General Fund and Non­General Fund) Department(s): Public Works Agency Recommended Action: Award blanket purchase order contracts for citywide painting contractor services to US National Corp, Mear Construction Corp., Prime Painting Contractors, Inc., GDL Painters, Inc., and 1 Solorio, Inc., for a two­year period beginning March 16, 2021, and expiring March 15, 2023, with provisions for three one­year renewal options exercisable by the City Manager, in an annual aggregate amount of $200,000, subject to non­substantive changes approved by the City Manager and City Attorney.  20.Award a Purchase Order to PB Loader Corporation in an Amount not to Exceed $645,844 for Two Compressed Natural Gas Palfinger Grapple Trucks (Specification No. 21­023) (Non­General Fund) Department(s): Public Works Agency Recommended Action: Authorize a one­time purchase and payment of purchase order to PB Loader Corporation for the purchase of two compressed natural gas Palfinger grapple trucks in the amount of $620,844, plus a contingency of $25,000, for a total amount not to exceed $645,844, subject to non­substantive changes approved by the City Manager and City Attorney. 21.Award a Purchase Order to Quinn Company in an Amount not to Exceed $214,991 for One Caterpillar 926M Wheel Loader (Specification No. 21­022) (Non­General Fund) Department(s): Public Works Agency Recommended Action: Authorize a one­time purchase and payment of purchase order to Quinn Company for the purchase of one Caterpillar 926M Wheel Loader, in the amount of $204,991, plus a contingency of $10,000, for a total amount not to exceed $214,991, subject to non­substantive changes approved by the City Manager and City Attorney. 22.Award Construction Contract to All American Asphalt in the Amount of $305,598 for the Flower Street Rehabilitation from McFadden Avenue to 1st Street Project with an Estimated Project Delivery Cost of $648,000 (Project No. 21­6976) (Non­General Fund) Department(s): Public Works Agency Recommended Action: 1. Award a construction contract to All American Asphalt, the lowest responsible bidder, in accordance with the base bid in the amount of $305,598, for construction of Flower Street Rehabilitation from McFadden Avenue to 1  Street Project, for the term beginning March 16, 2021 and ending upon project completion, and authorize the City Manager to execute the contract subject to non­ substantive changes approved by the City Manager and the City Attorney. 2. Approve the Project Cost Analysis for a total estimated construction delivery cost of $648,000, which includes $305,598 for the construction contract, $61,120 for contract administration, inspection and testing, and a $281,282 project contingency for unanticipated or unforeseen work. 23.Approve an Amendment to the Agreement with SLS Property Solutions, Inc., to increase the Agreement amount by $160,000 for a total of $205,000, to extend the term to June 30, 2022, and to add a one­year renewal option ending on June 30, 2023 (General Fund and Non­General Fund) Department(s): Planning and Building Agency Recommended Action: Authorize the City Manager to execute an agreement amendment with SLS Property Solutions, Inc., for property nuisance abatement services to increase the agreement amount by $160,000 for a total of $205,000, to extend the term of the agreement to June 30, 2022, and to add a one­year renewal option ending on June 30, 2023, exercisable by the City Manager subject to non­ substantive changes approved by the City Manager and City Attorney (Agreement No. 2021­XXX). MINUTES:This consent Item ­ Agreement No. 2021­032 was approved. 24.Approve an agreement with Invengo American Corp for a Radio Frequency Identification system at Main and Newhope Branch Library for a total amount not to exceed $82,284.94 (General Fund) Department(s): Library Recommended Action: Authorize the City Manager to execute an agreement with Invengo American Corp for a term of March 16, 2021 to March 15, 2024 for an Radio Frequency Identification (RFID) system to include a tagging project of all library materials and for the purchase of two self­checkout kiosks, eight Circulation Assistant pads, and four security gates at the Main and Newhope Branch Libraries for $72,280.54, a two­year software and hardware service support plan for $7,016, and a contingency fund for additional RFID tags or any services/equipment needs for $2,988.40, for a total amount not to exceed $82,284.94 to be funded by the General Fund, subject to non­substantive changes approved by the City Manager and City Attorney (Agreement No. 2021­XXX). MINUTES:This consent Item ­ Agreement No. 2021­033 was approved. 25.Approve Agreement With Kimley­Horn and Associates, Inc. for the Warner Avenue Protected Bike Lane Project in an Amount not to Exceed $93,990.51 for a Three­Year Term (Project No. 20­6971) (Non­General Fund) Department(s): Public Works Agency Recommended Action: Authorize the City Manager to execute an agreement with Kimley­Horn and Associates Inc. to provide professional engineering services for the Warner Avenue Protected Bike Lane Project in the amount of $87,572.73, with a contingency of $6,417.78, for a total amount not to exceed $93,990.51, for a three­ year term beginning March 16, 2021 and expiring March 15, 2024, with an option for two, one­year extensions, subject non­substantive changes approved by the City Manager and City Attorney (Agreement No. 2021­XXX). MINUTES:Mayor Pro Tem Penaloza provided direction to staff regarding a more uniform design and more landscape.  Moved by Mayor Pro Tem Penaloza, seconded by Councilmember Hernandez to Approve. YES: 7 – Penaloza, Mayor Pro Tem, – Phan, Councilmember, – Lopez, Councilmember, – Bacerra, Councilmember, – Hernandez, Councilmember, – Mendoza, Councilmember, – Sarmiento, Mayor NO: 0  ABSTAIN: 0  ABSENT: 0  Status: 7 – 0 – 0 – 0 – Pass MINUTES:This consent Item ­ Agreement No. 2021­034 was approved. 26.Approve Amendments to the Agreements With Tetra Tech, Michael Baker International, Inc., Psomas, Stantec Consulting Services, Inc., NV5, Inc., Huitt­Zollars, Inc., Kimley­Horn and Associates, Inc., and TAIT & Associates, Inc., for On­Call Engineering Services, to Increase the Aggregate Amount by $950,000, for a Total Amount not to Exceed $2,950,000 for the Remaining Term of the Agreement (Non­ General Fund) Department(s): Public Works Agency Recommended Action: Authorize the City Manager to execute amendments to the agreements to provide on­call engineering services with Tetra Tech, Michael Baker International, Inc., Psomas; Stantec Consulting Services, Inc., NV5, Inc., Huitt­Zollars, Inc., Kimley­Horn and Associates, Inc., and TAIT & Associates, Inc., to increase the agreement amount by $950,000, for a total aggregate agreement amount not to exceed $2,950,000, for the remaining term of the agreement which began on April 21, 2020, and expires on April 21, 2023, with a provision for one two­year extension exercisable by the City Manager and City Attorney, subject to non­substantive changes approved by the City Manager and City Attorney (Agreement No. 2021­ XXX). MINUTES:This consent Item – Core Agreement No. 2021­035 was approved. Councilmember Phan abstained from Item 26 due to a conflict of interest regarding her employer.  27.Approve Agreements with ABM Building Solutions, LLC, ACCO Engineered Systems, Envise, F.M. Thomas Air Conditioning, Inc., and South Coast Mechanical for As­Needed Repair of Heating, Ventilation, and Air Conditioning Systems at Various City Facilities, in an Aggregate Amount not to Exceed $2,875,000 for up to a Five­ Year Term (Specification No. 20­134) (General Fund and Non­General Fund) Department(s): Public Works Agency, Police Department Recommended Action: Approve agreements with ABM Building Solutions, LLC, ACCO Engineered Systems, Envise, F.M. Thomas Air Conditioning, Inc., and South Coast Mechanical to provide as­needed heating, ventilation, and air conditioning (HVAC) repair services, including emergency call­out services, for a three­year period beginning April 1, 2021, and ending on March 31, 2024, with provisions for two, one­ year extensions, in a total shared amount not to exceed $575,000 annually, for a total aggregate amount not to exceed $2,875,000, subject to non­substantive changes as approved by the City Manager and City Attorney (Agreement No. 2021­XXX).  MINUTES:This consent Item ­  Core Agreement No. 2021­036 was approved. 28.Approve an Agreement with Immigrant Defenders Law Center For Immigration Legal Defense Services for a Two­Year Term in an Amount not to Exceed $400,000 (General Fund) Department(s): City Manager Office Recommended Action: Authorize the City Manager to execute an agreement with Immigrant Defenders Law Center to provide immigration legal defense services to Santa Ana residents, for a term beginning March 16, 2021 and ending January 31, 2023, in an amount not to exceed $400,000, subject to non­substantive changes approved by the City Manager and City Attorney (Agreement No. 2021­XXX). MINUTES:Mayor Sarmiento requested the language “not to exceed” be removed from the agreement and be replaced with “if additional services are requested, the City Council can increase the expenditure amount” and bring it back to council as an adjustment to the budget line item.  Mayor Pro Tem Penaloza requested future agreements include other organizations.  Councilmember Phan requested outreach and representation to the Asian American and Pacific Islander Community. MINUTES:This consent Item ­ Agreement No. 2021­037 was approved. Moved by Mayor Sarmiento, seconded by Mayor Pro Tem Penaloza to Approved as amended. YES: 7 – Penaloza, Mayor Pro Tem, – Phan, Councilmember, – Lopez, Councilmember, – Bacerra, Councilmember, – Hernandez, Councilmember, – Mendoza, Councilmember, – Sarmiento, Mayor NO: 0  ABSTAIN: 0  ABSENT: 0  Status: 7 – 0 – 0 – 0 – Pass 29.Receive and File Certification of Approval by City Engineer of Final Parcel Map 2018­ 02 (2110, 2114, and 2202 East First Street [Owner: Broomell Commercial Properties, LLC]) Department(s): Public Works Agency Recommended Action: Receive and file certification of approval by City Engineer of final Parcel Map 2018­02. 30.Resolution to Adopt and Approve Applications for Submission for all CalRecycle Grants for a 5­Year Period Department(s): Public Works Agency Recommended Action: Resolution No. 2021­XXX – Adopt a resolution approving the ability to apply, and authorizing submission, for all CalRecycle Grants for a 5­year period. MINUTES:This consent Item­ Resolution No. 2021­012 was approved. Moved by Mayor Pro Tem Penaloza, seconded by Councilmember Hernandez to Approve Consent Calendar items 6 – 30 with the exception of 14, 15, 16, 18, 25, and 28.  Councilmember Phan abstained from Item 26 due to a conflict of interest regarding her employer.. YES: 7 – Penaloza, Mayor Pro Tem, – Phan, Councilmember, – Lopez, Councilmember, – Bacerra, Councilmember, – Hernandez, Councilmember, – Mendoza, Councilmember, – Sarmiento, Mayor NO: 0  ABSTAIN: 0  ABSENT: 0  Status: 7 – 0 – 0 – 0 – Pass MINUTES:Councilmember Phan abstained from Item 26 **END OF CONSENT CALENDAR** BUSINESS CALENDAR 31.City of Santa Ana General Plan Annual Progress Report (2020) Department(s): Planning and Building Agency Recommended Action: Authorize staff to submit the City of Santa Ana’s 2020 General Plan Annual Progress Report to the State of California Department of Housing and Community Development (HCD) and Office of Planning and Research (OPR).  MINUTES:Planning and Building Director Minh Thai provided comments regarding the General Plan Annual Progress Report.  Principal Planner Melanie McCann provided comments and answered Council’s questions regarding Accessory Dwelling Units. Council provided input to city staff. Moved by Councilmember Bacerra, seconded by Mayor Pro Tem Penaloza to Approve. YES: 7 – Penaloza, Mayor Pro Tem, – Phan, Councilmember, – Lopez, Councilmember, – Bacerra, Councilmember, – Hernandez, Councilmember, – Mendoza, Councilmember, – Sarmiento, Mayor NO: 0  ABSTAIN: 0  ABSENT: 0  Status: 7 – 0 – 0 – 0 – Pass MINUTES:Council supports and provided direction to City staff. 32.Provide Early Direction for Preparation of the Fiscal Year 2021­22 Budget Department(s): Finance and Management Services Recommended Action: 1. Adopt the proposed Budget and Reserve Policy. 2. Direct staff to:     a. Increase miscellaneous fees by 1.67%; OR     b. Maintain miscellaneous fees at current rates. 3. In addition to Strategic Plan goals already identified, provide any further direction for the draft FY 2021­22 Budget and key priorities for federal funding from the American Rescue Plan Act of 2021.  Moved by Councilmember Bacerra, seconded by Mayor Sarmiento to Approve Item 32 with option 2B to  maintain miscellaneous fee at the current rate.. YES: 7 – Penaloza, Mayor Pro Tem, – Phan, Councilmember, – Lopez, Councilmember, – Bacerra, Councilmember, – Hernandez, Councilmember, – Mendoza, Councilmember, – Sarmiento, Mayor NO: 0  ABSTAIN: 0  ABSENT: 0  Status: 7 – 0 – 0 – 0 – Pass MINUTES:City Manager Kristine Ridge introduced Item 32. Executive Director of Finance and Management Services Agency Kathryn Downs provided a brief presentation. Council provided direction to city staff. 33.Adopt a Resolution Authorizing Judicial Validation Proceedings for the Proposed Pension Debt Refinancing and Related Bond Financing Agreements Department(s): Finance and Management Services Recommended Action: Resolution No. 2021­XXX – Adopt a resolution authorizing the Issuance of Bonds to refund certain pension obligations of the City, up to the estimated Unfunded Actuarial Liability (UAL) as of June 30, 2021, approving the form and authorizing the execution of a trust agreement and purchase contract, and authorizing Judicial Validation Proceedings relating to the issuance of such Bonds and approving additional actions related thereto (Agreement No. 2021­XXX). MINUTES:Assistant Executive Director of Finance and Management Services Agency Sergio Vidal provided a brief presentation. Moved by Councilmember Phan, seconded by Councilmember Lopez to Adopt. YES: 7 – Penaloza, Mayor Pro Tem, – Phan, Councilmember, – Lopez, Councilmember, – Bacerra, Councilmember, – Hernandez, Councilmember, – Mendoza, Councilmember, – Sarmiento, Mayor NO: 0  ABSTAIN: 0  ABSENT: 0  Status: 7 – 0 – 0 – 0 – Pass MINUTES:This consent Item­ Resolution No. 2021­013 was approved. This consent Item ­ Agreement No. 2021­038 was approved. **END OF BUSINESS CALENDAR** COUNCILMEMBER REQUESTED ITEMS 34.Discuss and consider directing City Manager to direct staff to provide options to rebuild the handball courts at Chepa’s Park in the Logan neighborhood – Councilmember Hernandez MINUTES:Council discussion ensued and direction provided to city staff. CITY MANAGER COMMENTS MINUTES:City Manager Kristine Ridge provided a General Plan Update, Housing Element Update, and announced that the Public Works Department is hosting a 6  Annual Youth Water Contest. COUNCIL COMMENTS MINUTES:Councilmember Bacerra thanked the police department for their efforts regarding illegal street racing, reminded the public of his office hours on April 3, 2021 at 10 a.m., and wished everyone a Happy St. Patrick’s Day and Easter.   Councilmember Hernandez thanked all residents who participated to be involved in the community and spoke on the importance of mental health.  Councilmember Lopez made community announcements regarding the Vector Control future presentation.  Councilmember Mendoza requested council to adjourn in memory of Sergeant Ralph Lopez and reminded the public she will be holding office hours on March 18, 2021 from 6 to 7 p.m. Councilmember Phan encouraged all to adopt a cat, spoke on recent Asian anti­ deportation and expressed concern with the increase of attacks towards the Asian American Community.  Mayor Pro Tem Penaloza encouraged all to maintain social distancing during Easter as we move to less restrictive tiers. Mayor Sarmiento thanked Chief Valentin for his commitment to transparency and adjourned in memory of Consul Mario Cuevas. ADJOURNMENT – Adjourn the City Council meeting. Future Items 1. Shelter Operator 2. Cannabis Regulation Updates 3. Group Home Regulation Updates MINUTES:Mayor Sarmiento adjourned the City Council meeting at 10:51 p.m. th st th City Council 1 3/16/2021CityCouncil4–1 6/1/2021 DRAFT Minutes of the Regular Meeting of theCity CouncilCity of Santa Ana, CaliforniaMarch 16, 2021CLOSED SESSION MEETING – 5:00 pmREGULAR OPEN MEETING – 5:00 PM (Immediately following the Closed Session Meeting)CITY COUNCIL CHAMBER22 Civic Center Plaza Santa Ana, CA 92701Due to Governor Gavin Newsom’s Executive Order and the City Council's Proclamation ofLocal Emergency, there was no in­person meeting location for the community to attendpublic meetings.CLOSED SESSIONCALL TO ORDERATTENDANCE Council Members Phil BacerraJohnathan Ryan HernandezJessie LopezNelida MendozaThai Viet PhanMayor  Pro Tem David PenalozaMayorVicente SarmientoCity Manager Kristine RidgeCity Attorney Sonia R. CarvalhoClerk of the Council Daisy GomezMINUTES:Mayor Sarmiento called the Closed Session meeting to order at 5:09 p.m. Clerk of the Council conducted roll call. All councilmembers were present with the exception of Councilmember Mendoza. PUBLIC COMMENTS – Members of the public may address the City Council on items on the Closed Session Agenda may do so by: Comments will be held during the beginning of the meeting for ALL comments on agenda and non­agenda items within the jurisdiction of the City, with the exception of public hearing items. Comments for public hearings will take place after the hearing is opened. This is being done to respect the time constraints of residents who cannot stay tuned late into the evening to comment on items that they feel strongly about. Individuals who would like to comment on an agenda item or make a general comment regarding a topic not in the meeting agenda may do so ahead of the meeting by: Email: Please email your comments by 4:00 p.m. on Regular Council meeting Tuesday, or as noticed for Special meetings, to eComment@santa­ana.org. Comments received after the cut­off time will be published soon after the meeting as part of the record as early as possible. OR DURING THE MEETING BY: Zoom Webinar: Please click on or type the following address into your web browser https://us02web.zoom.us/j/315965149 OR Conference Call: Dial (669) 900­9128 and enter MEETING ID: 315 965 149# when prompted.  The public can begin joining the speaker queue at 4:30 p.m. In accordance with Council procedures, calls will not be accepted after the public comment session has begun. To be sure that you are in the speaker queue, you must join the meeting by 6:00 p.m. To request to speak, dial *9 from your phone or virtually raise your hand from Zoom. After the Clerk confirms the last three digits of the caller’s phone number or Zoom ID and unmutes them, the caller must press *6 or microphone icon to speak. Callers are encouraged, but not required, to identify themselves by name. Each caller will be provided three (3) minutes to speak. To watch the meeting without participating via these remote options: YouTube LiveStream at www.youtube.com/user/SantaAnaLibrary Channel CTV3, available on Spectrum channel 3 and AT&T U­verse channel 99 About the Agenda To download or view the attachments (staff report and other supporting documentation) for each agenda item, you must select the agenda item to see the attachments to either open in a new link (the eyeball ) or download a pdf (the cloud symbol with the down arrow ). MINUTES:None. CLOSED SESSION ITEMS – The Brown Act permits legislative bodies to discuss certain matters without members of the public present. The City Council finds, based on advice from the City Attorney, that discussion in open session of the following matters will prejudice the position of the City in existing and anticipated litigation: 1.CONFERENCE WITH LEGAL COUNSEL ­ POTENTIAL LITIGATION Significant exposure to litigation pursuant to paragraph (2) or (3) of subdivision (d) of Section 54956.9 of the Government Code: Two Cases A. El Centro Cultural de Mexico B. 312­316 4  Street CLOSED SESSION REPORT – The City Attorney will report on any action(s) to be taken at the Regular Open Session which will begin immediately following the Closed Session. RECESS – City Council will recess to Closed Session for the purpose of conducting regular City business. MINUTES:Mayor Sarmiento recessed to the Closed Session at 5:11 p.m. RECONVENE – City Council will reconvene to continue regular City business. MINUTES:Mayor Sarmiento adjourned Closed Session meeting at 6:00 p.m. and convened to the Regular Open Session. CITY COUNCIL REGULAR OPEN SESSION CALL TO ORDER MINUTES:Mayor Sarmiento called the Regular Open Session meeting to order at 6:05 p.m. ROLL CALL MINUTES:Clerk of the Council conducted roll call. All councilmembers were present. Councilmember Mendoza joined the Open Regular Session meeting at 6:12 p.m. PLEDGE OF ALLEGIANCE Mayor Sarmiento INVOCATION Fr. Abel Lopez CEREMONIAL PRESENTATIONS 1.Proclamation presented by Councilmembers Lopez, Mendoza and Phan to Wiseplace recognizing March as Women’s History Month. 2.Certificate of Recognition presented by Mayor Pro Tem Penaloza to Paula Faccou for Outstanding Contributions to the Community. STAFF PRESENTATIONS 3.COVID­19 Update in the Community. MINUTES:Daisy Perez Assistant to the City Manager provided a brief presentation regarding COVID­19 vaccinations for Santa Ana Residents.  4.Neighborhood Beautification Contest Presentation MINUTES:Executive Director of Public Works Agency Nabil Saba provided a brief presentation. 5.Costa Mesa Freeway (SR­55) Improvement Project: I­405 to I­5 Aesthetic Features MINUTES:Executive Director of Public Works Agency Nabil Saba provided a brief presentation. MINUTES:Presentations taken out of order, the COVID­19 update was heard last.  CLOSED SESSION REPORT – The City Attorney will report on any action(s) from Closed Session. MINUTES:City Attorney Sonia Carvalho stated there was no reportable action. PUBLIC COMMENT – Public comments will be held during the beginning of the meeting for ALL comments on agenda and non­agenda items, except for public hearings. Comments for public hearings will take place after the hearing is opened. MINUTES:Clerk of the Council Daisy Gomez reported out on correspondence received. Donna spoke regarding Item 34 requests the Chepa’s Park handball courts be rebuilt.  Victor Mendez spoke regarding COVID­19 vaccination appointments and provided various comments regarding 30 and 33.  Issac Manzo spoke regarding Item 34, requested transparency from the neighborhood association regarding the circulation of a petition against the rebuilding of the handball courts.  Joe Andrade spoke in opposition to Item 34 and noted a petition with 35 signatures was submitted for the record. Robert Herrera spoke in support of Item 28, and hopes the fund amount will increase in the near future.  Tony O. spoke in support of Item 34. Leonardo Penilla spoke in support of Item 34, stated that on various occasions there has been overwhelming support from the community to keep the handball courts in question.  Dolores Almaraz spoke in support of Item 34, stated that green space is important to the community and provided various other comments.  Francisco Manzo spoke in support of Item 34, stated that members of the community of all ages utilized and benefited from the handball court. Belen Vazquez spoke in support of Item 34, indicated that the petition against the rebuilding of the handball courts was never provided to her.  Marla spoke in support of Item 34, indicated that the homeless issue is citywide not just as a result of the handball courts. Eloy Reyes spoke in support of Item 34. CONSENT CALENDAR RECOMMENDED ACTION:  Approve staff recommendations on the following Consent Calendar Items: 6 through 30. 6.Minutes from the regular meeting of January 19, 2021 Department(s): Clerk of the Council Recommended Action: Approve minutes. 7.Excused absences Department(s): Clerk of the Council Recommended Action: Excuse the absent members. 8.Adopt Ordinance No. NS­XXXX ­ AN ORDINANCE OF THE CITY COUNCIL OF THE CITY OF SANTA ANA AMENDING SANTA ANA MUNICIPAL CODE CHAPTER 2, ARTICLE IV DIVISIONS 2­9 TO REQUIRE BOARD AND COMMISSION MEMBERS TO BE RESIDENTS OF THE CITY INSTEAD OF QUALIFIED ELECTORS Placed on first reading at the March 2, 2021 City Council meeting and approved by a vote of 7­0. Published in the Orange County Reporter on March 5, 2021. Department(s):City Managers Office, City Attorneys Office Recommended Action: Place ordinance on second reading and adopt. MINUTES:This Consent Calendar Ordinance No. NS­3003 was approved 9.Appoint various boards and commissions members nominated by Councilmember Phan as the Ward 1 representatives for a full term expiring December 10, 2024 Department(s):Clerk of the Council Recommended Action: Appoint. 1. Indigo Vu – Arts and Culture Commission ­ Pursuant to Senate Bill 225 2. Gary Wood – Environment and Transportation Advisory Commission (ETAC) 3. Keith Carpenter – Historic Resources Commission 4. Gabrielle Marcia Gutierrez – Parks, Recreation and Community Services Commission 10.Appoint Jennifer Oliva nominated by Mayor Pro Tem Penaloza as the Ward 2 representative to the Community Development Commission for a partial­term expiring December 13, 2022 Department(s): Clerk of the Council Recommended Action: Appoint Jennifer Oliva to the Community Development Commission representing Ward 2. 11.Appoint Alan Woo nominated by Councilmember Hernandez as the Ward 5 Representative to the Planning Commission for a full term expiring December 10, 2024 Department(s): Clerk of the Council Recommended Action: Appoint Alan Woo to Planning Commission representing Ward 5. 12.Appoint Alfredo Torreblanca nominated by Councilmember Mendoza as the Ward 6 representative to the Parks, Recreation and Community Services Commission for a partial­term expiring December 13, 2022 Department(s):Clerk of the Council Recommended Action: Appoint Alfredo Torreblanca to the Parks, Recreation and Community Services Commission representing Ward 6 pursuant to Senate Bill 225. 13.Appoint various boards and commissions members nominated by Mayor Sarmiento as the Mayoral representatives for a full term expiring December 13, 2022 Department(s):Clerk of the Council Recommended Action: Appoint. 1. Tanya Navarro – Environment and Transportation Advisory Commission (ETAC) 2. Ginelle Hardy – Historic Resources Commission 14.Appoint Pierre Loubet and Daisy Campos for a partial term expiring May 31, 2022, Johanna Rivera for a partial term expiring May 31, 2023, and Doug Beaver and Bridget Kavanaugh for a partial term expiring May 31, 2024 to the Workforce Development Board representing Private Sector Business. Department(s): Community Development Agency Recommended Action: Appoint Pierre Loubet and Daisy Campos for a partial term expiring May 31, 2022, Johanna Rivera for a partial term expiring May 31, 2023, and Doug Beaver and Bridget Kavanaugh for a partial term expiring May 31, 2024 to the Workforce Development Board representing private sector business.  Moved by Councilmember Lopez, seconded by Councilmember Bacerra to Approved as amended, exclude the appointment of Doug Beaver. YES: 7 – Penaloza, Mayor Pro Tem, – Phan, Councilmember, – Lopez, Councilmember, – Bacerra, Councilmember, – Hernandez, Councilmember, – Mendoza, Councilmember, – Sarmiento, Mayor NO: 0  ABSTAIN: 0  ABSENT: 0  Status: 7 – 0 – 0 – 0 – Pass 15.Approve Destruction of Obsolete City Records Department(s): Clerk of the Council Office, Police Department, Public Works Agency Recommended Action: Approve the requests for the destruction of obsolete records from the Police Department and Public Works Agency in accordance with the retention schedule outlined in City Council Resolution 2013­014.  Moved by Mayor Pro Tem Penaloza, seconded by Councilmember Lopez to Approve. YES: 7 – Penaloza, Mayor Pro Tem, – Phan, Councilmember, – Lopez, Councilmember, – Bacerra, Councilmember, – Hernandez, Councilmember, – Mendoza, Councilmember, – Sarmiento, Mayor NO: 0  ABSTAIN: 0  ABSENT: 0  Status: 7 – 0 – 0 – 0 – Pass 16.Cannabis Public Benefit Fund for Youth Services Informational Update Department(s): Parks, Recreation, and Community Services Recommended Action: Receive and file Cannabis Public Benefit Fund for Youth Services informational update. MINUTES:Councilmember Lopez requested: A list be maintained for all projects that have been funded with cannabis funds Continuous updates regarding handball court outreach. Staff research the feasibility of increasing the number of policy interns  Finance and Managements Services Director Kathryn Downs provided comments.    Councilmember Hernandez requested staff look into increasing the Cannabis funding for youth services. Mayor Pro Tem Penaloza requested additional Book Mobiles if funds are available. Mayor Sarmiento noted the value of having a safe place for students to be able to study and the importance of partnering together with Santa Ana Unified School District in a joint use agreement to find creative options. Moved by  , seconded by   to Receive and file. YES: 0  NO: 0  ABSTAIN: 0  ABSENT: 0  Status: 0 – 0 – 0 – 0 –  17.Approve Appropriation Adjustments, Approve Amendments to the FY 2020­21 Capital Improvement Program, and Award a Construction Contract to Lonerock, Inc. in the Amount of $9,486,525 for the Warner Avenue Street Improvements Project With an Estimated Total Delivery Cost of $12,255,867 (Project Nos. 14­6802, 18­6424, 20­ 6618) (General Fund and Non­General Fund) Department(s): Public Works Agency Recommended Action: 1. Approve an appropriation adjustment (2021­136) recognizing $1,992,867 of prior year fund balance in the Transportation System Improvement Authority Area B Fund, Prior Year Carry Forward revenue account and appropriate the same amount to the Transportation System Improvement Authority Area B Fund, Improvements Other Than Building expenditure account. (Requires five affirmative votes.) 2. Approve an appropriation adjustment (2021­140) recognizing $1,225,000 of prior year fund balance in the Water Fund, Public Works Water Revenue, Prior Year Carry Forward revenue account and appropriate the same amount to the Acquisition & Construction, Water Utility Capital Projects, Water Capital Project expenditure account. (Requires five affirmative votes.) 3. Approve an appropriation adjustment (2021­133) recognizing $141,320 of prior year fund balance in the Local Drainage Area IV Fund, Prior Year Carry Forward revenue account and appropriate the same amount to the Public Works­Storm Drain Construction, Improvements Other Than Building expenditure account. (Requires five affirmative votes.) 4. Approve an appropriation adjustment (2021­135) recognizing $109,798 of prior year fund balance in the New Transportation System Improvement Area E Fund, Prior Year Carry Forward revenue account and appropriate the same amount to the New Transportation System Improvement Area E, Improvements Other Than Building expenditure account. (Requires five affirmative votes.) 5. Approve an appropriation adjustment (2021­137) recognizing the Fiscal Year 2018­ 19 appropriation of $4,629,750 in Measure M2 Competitive grant funding in the Measure M Street Construction, Measure M2 Competitive revenue account and reappropriating the same amount to the Measure M Street Construction, Improvements Other Than Building expenditure account. (Requires five affirmative votes.) 6. Authorize reallocation of $255,000 in unspent Measure M2 Local Fairshare funds from the Local Street Preventative Maintenance FY 2018­19 (19­6942) Project to the Warner Avenue Improvements Project, to complete the project’s funding requirement. 7. Approve an amendment to the Fiscal Year 2020­21 Capital Improvement Program to include $1,992,867 in construction funds for the Warner Avenue Improvements Project (Project No. 14­6802). 8. Approve an amendment to the Fiscal Year 2020­21 Capital Improvement Program to include $1,225,000 in construction funds for Warner Avenue Water Improvements Project (Project No. 18­6424). 9. Approve an amendment to the Fiscal Year 2020­21 Capital Improvement Program to include $109,798 in construction funds for the Warner Avenue Storm Drain Improvements Project (Project No. 20­6618). 10. Award a construction contract to Lonerock, Inc., the lowest responsible bidder, in accordance with the base bid in the amount of $9,486,525, for construction of the Warner Avenue Improvements Project, for the term beginning March 16, 2021 and ending upon project completion, and authorize the City Manager to execute the contract subject to non­substantive changes approved by the City Manager and the City Attorney. 11. Approve the Project Cost Analysis for a total estimated construction delivery cost of $12,255,867, which includes $9,486,525 for the construction contract, $1,614,197 for contract administration, inspection and testing; and a $1,155,145 project contingency for unanticipated or unforeseen work. 18.Approve Appropriation Adjustment Recognizing $500,000 in Grant Funding from the County of Orange for the Santa Ana Outdoor Safe Dining Program (Non­General Fund) Department(s): Community Development Agency Recommended Action: 1. Approve an appropriation adjustment (2021­141) recognizing grant funding from the County of Orange for the Santa Ana Outdoor Safe Dining Program in the amount of $500,000 in revenue account (No. 12418002­ 52030) and appropriating the same amount to expenditure account (No. 12418810­ 62300). (Requires five affirmative votes.) 2. Authorize the City Manager to execute agreements and approve any other required actions necessary with the County of Orange, vendors, and contractors, who will implement the Santa Ana Outdoor Safe Dining Program, subject to non­substantive changes approved by the City Manager and City Attorney (Agreement No. 2021­ XXX). Moved by Councilmember Hernandez, seconded by Mayor Pro Tem Penaloza to Approve. YES: 7 – Penaloza, Mayor Pro Tem, – Phan, Councilmember, – Lopez, Councilmember, – Bacerra, Councilmember, – Hernandez, Councilmember, – Mendoza, Councilmember, – Sarmiento, Mayor NO: 0  ABSTAIN: 0  ABSENT: 0  Status: 7 – 0 – 0 – 0 – Pass MINUTES:Community Development Director and Assistant City Manager Steven Mendoza provided comments.  Council provided input to city staff regarding uniformity of parklets. This consent Item ­ Agreement No. 2021­031 was approved. 19.Award Blanket Purchase Order Contracts for Painting Contractor Services to US National Corp., Mear Construction Inc., Prime Painting Contractors Inc., GDL Painters Inc., and 1 Solorio Inc., in an Annual Aggregate Amount Not to Exceed $200,000 for up to a Five­Year Term (Specification No. 20­153) (General Fund and Non­General Fund) Department(s): Public Works Agency Recommended Action: Award blanket purchase order contracts for citywide painting contractor services to US National Corp, Mear Construction Corp., Prime Painting Contractors, Inc., GDL Painters, Inc., and 1 Solorio, Inc., for a two­year period beginning March 16, 2021, and expiring March 15, 2023, with provisions for three one­year renewal options exercisable by the City Manager, in an annual aggregate amount of $200,000, subject to non­substantive changes approved by the City Manager and City Attorney.  20.Award a Purchase Order to PB Loader Corporation in an Amount not to Exceed $645,844 for Two Compressed Natural Gas Palfinger Grapple Trucks (Specification No. 21­023) (Non­General Fund) Department(s): Public Works Agency Recommended Action: Authorize a one­time purchase and payment of purchase order to PB Loader Corporation for the purchase of two compressed natural gas Palfinger grapple trucks in the amount of $620,844, plus a contingency of $25,000, for a total amount not to exceed $645,844, subject to non­substantive changes approved by the City Manager and City Attorney. 21.Award a Purchase Order to Quinn Company in an Amount not to Exceed $214,991 for One Caterpillar 926M Wheel Loader (Specification No. 21­022) (Non­General Fund) Department(s): Public Works Agency Recommended Action: Authorize a one­time purchase and payment of purchase order to Quinn Company for the purchase of one Caterpillar 926M Wheel Loader, in the amount of $204,991, plus a contingency of $10,000, for a total amount not to exceed $214,991, subject to non­substantive changes approved by the City Manager and City Attorney. 22.Award Construction Contract to All American Asphalt in the Amount of $305,598 for the Flower Street Rehabilitation from McFadden Avenue to 1st Street Project with an Estimated Project Delivery Cost of $648,000 (Project No. 21­6976) (Non­General Fund) Department(s): Public Works Agency Recommended Action: 1. Award a construction contract to All American Asphalt, the lowest responsible bidder, in accordance with the base bid in the amount of $305,598, for construction of Flower Street Rehabilitation from McFadden Avenue to 1  Street Project, for the term beginning March 16, 2021 and ending upon project completion, and authorize the City Manager to execute the contract subject to non­ substantive changes approved by the City Manager and the City Attorney. 2. Approve the Project Cost Analysis for a total estimated construction delivery cost of $648,000, which includes $305,598 for the construction contract, $61,120 for contract administration, inspection and testing, and a $281,282 project contingency for unanticipated or unforeseen work. 23.Approve an Amendment to the Agreement with SLS Property Solutions, Inc., to increase the Agreement amount by $160,000 for a total of $205,000, to extend the term to June 30, 2022, and to add a one­year renewal option ending on June 30, 2023 (General Fund and Non­General Fund) Department(s): Planning and Building Agency Recommended Action: Authorize the City Manager to execute an agreement amendment with SLS Property Solutions, Inc., for property nuisance abatement services to increase the agreement amount by $160,000 for a total of $205,000, to extend the term of the agreement to June 30, 2022, and to add a one­year renewal option ending on June 30, 2023, exercisable by the City Manager subject to non­ substantive changes approved by the City Manager and City Attorney (Agreement No. 2021­XXX). MINUTES:This consent Item ­ Agreement No. 2021­032 was approved. 24.Approve an agreement with Invengo American Corp for a Radio Frequency Identification system at Main and Newhope Branch Library for a total amount not to exceed $82,284.94 (General Fund) Department(s): Library Recommended Action: Authorize the City Manager to execute an agreement with Invengo American Corp for a term of March 16, 2021 to March 15, 2024 for an Radio Frequency Identification (RFID) system to include a tagging project of all library materials and for the purchase of two self­checkout kiosks, eight Circulation Assistant pads, and four security gates at the Main and Newhope Branch Libraries for $72,280.54, a two­year software and hardware service support plan for $7,016, and a contingency fund for additional RFID tags or any services/equipment needs for $2,988.40, for a total amount not to exceed $82,284.94 to be funded by the General Fund, subject to non­substantive changes approved by the City Manager and City Attorney (Agreement No. 2021­XXX). MINUTES:This consent Item ­ Agreement No. 2021­033 was approved. 25.Approve Agreement With Kimley­Horn and Associates, Inc. for the Warner Avenue Protected Bike Lane Project in an Amount not to Exceed $93,990.51 for a Three­Year Term (Project No. 20­6971) (Non­General Fund) Department(s): Public Works Agency Recommended Action: Authorize the City Manager to execute an agreement with Kimley­Horn and Associates Inc. to provide professional engineering services for the Warner Avenue Protected Bike Lane Project in the amount of $87,572.73, with a contingency of $6,417.78, for a total amount not to exceed $93,990.51, for a three­ year term beginning March 16, 2021 and expiring March 15, 2024, with an option for two, one­year extensions, subject non­substantive changes approved by the City Manager and City Attorney (Agreement No. 2021­XXX). MINUTES:Mayor Pro Tem Penaloza provided direction to staff regarding a more uniform design and more landscape.  Moved by Mayor Pro Tem Penaloza, seconded by Councilmember Hernandez to Approve. YES: 7 – Penaloza, Mayor Pro Tem, – Phan, Councilmember, – Lopez, Councilmember, – Bacerra, Councilmember, – Hernandez, Councilmember, – Mendoza, Councilmember, – Sarmiento, Mayor NO: 0  ABSTAIN: 0  ABSENT: 0  Status: 7 – 0 – 0 – 0 – Pass MINUTES:This consent Item ­ Agreement No. 2021­034 was approved. 26.Approve Amendments to the Agreements With Tetra Tech, Michael Baker International, Inc., Psomas, Stantec Consulting Services, Inc., NV5, Inc., Huitt­Zollars, Inc., Kimley­Horn and Associates, Inc., and TAIT & Associates, Inc., for On­Call Engineering Services, to Increase the Aggregate Amount by $950,000, for a Total Amount not to Exceed $2,950,000 for the Remaining Term of the Agreement (Non­ General Fund) Department(s): Public Works Agency Recommended Action: Authorize the City Manager to execute amendments to the agreements to provide on­call engineering services with Tetra Tech, Michael Baker International, Inc., Psomas; Stantec Consulting Services, Inc., NV5, Inc., Huitt­Zollars, Inc., Kimley­Horn and Associates, Inc., and TAIT & Associates, Inc., to increase the agreement amount by $950,000, for a total aggregate agreement amount not to exceed $2,950,000, for the remaining term of the agreement which began on April 21, 2020, and expires on April 21, 2023, with a provision for one two­year extension exercisable by the City Manager and City Attorney, subject to non­substantive changes approved by the City Manager and City Attorney (Agreement No. 2021­ XXX). MINUTES:This consent Item – Core Agreement No. 2021­035 was approved. Councilmember Phan abstained from Item 26 due to a conflict of interest regarding her employer.  27.Approve Agreements with ABM Building Solutions, LLC, ACCO Engineered Systems, Envise, F.M. Thomas Air Conditioning, Inc., and South Coast Mechanical for As­Needed Repair of Heating, Ventilation, and Air Conditioning Systems at Various City Facilities, in an Aggregate Amount not to Exceed $2,875,000 for up to a Five­ Year Term (Specification No. 20­134) (General Fund and Non­General Fund) Department(s): Public Works Agency, Police Department Recommended Action: Approve agreements with ABM Building Solutions, LLC, ACCO Engineered Systems, Envise, F.M. Thomas Air Conditioning, Inc., and South Coast Mechanical to provide as­needed heating, ventilation, and air conditioning (HVAC) repair services, including emergency call­out services, for a three­year period beginning April 1, 2021, and ending on March 31, 2024, with provisions for two, one­ year extensions, in a total shared amount not to exceed $575,000 annually, for a total aggregate amount not to exceed $2,875,000, subject to non­substantive changes as approved by the City Manager and City Attorney (Agreement No. 2021­XXX).  MINUTES:This consent Item ­  Core Agreement No. 2021­036 was approved. 28.Approve an Agreement with Immigrant Defenders Law Center For Immigration Legal Defense Services for a Two­Year Term in an Amount not to Exceed $400,000 (General Fund) Department(s): City Manager Office Recommended Action: Authorize the City Manager to execute an agreement with Immigrant Defenders Law Center to provide immigration legal defense services to Santa Ana residents, for a term beginning March 16, 2021 and ending January 31, 2023, in an amount not to exceed $400,000, subject to non­substantive changes approved by the City Manager and City Attorney (Agreement No. 2021­XXX). MINUTES:Mayor Sarmiento requested the language “not to exceed” be removed from the agreement and be replaced with “if additional services are requested, the City Council can increase the expenditure amount” and bring it back to council as an adjustment to the budget line item.  Mayor Pro Tem Penaloza requested future agreements include other organizations.  Councilmember Phan requested outreach and representation to the Asian American and Pacific Islander Community. MINUTES:This consent Item ­ Agreement No. 2021­037 was approved. Moved by Mayor Sarmiento, seconded by Mayor Pro Tem Penaloza to Approved as amended. YES: 7 – Penaloza, Mayor Pro Tem, – Phan, Councilmember, – Lopez, Councilmember, – Bacerra, Councilmember, – Hernandez, Councilmember, – Mendoza, Councilmember, – Sarmiento, Mayor NO: 0  ABSTAIN: 0  ABSENT: 0  Status: 7 – 0 – 0 – 0 – Pass 29.Receive and File Certification of Approval by City Engineer of Final Parcel Map 2018­ 02 (2110, 2114, and 2202 East First Street [Owner: Broomell Commercial Properties, LLC]) Department(s): Public Works Agency Recommended Action: Receive and file certification of approval by City Engineer of final Parcel Map 2018­02. 30.Resolution to Adopt and Approve Applications for Submission for all CalRecycle Grants for a 5­Year Period Department(s): Public Works Agency Recommended Action: Resolution No. 2021­XXX – Adopt a resolution approving the ability to apply, and authorizing submission, for all CalRecycle Grants for a 5­year period. MINUTES:This consent Item­ Resolution No. 2021­012 was approved. Moved by Mayor Pro Tem Penaloza, seconded by Councilmember Hernandez to Approve Consent Calendar items 6 – 30 with the exception of 14, 15, 16, 18, 25, and 28.  Councilmember Phan abstained from Item 26 due to a conflict of interest regarding her employer.. YES: 7 – Penaloza, Mayor Pro Tem, – Phan, Councilmember, – Lopez, Councilmember, – Bacerra, Councilmember, – Hernandez, Councilmember, – Mendoza, Councilmember, – Sarmiento, Mayor NO: 0  ABSTAIN: 0  ABSENT: 0  Status: 7 – 0 – 0 – 0 – Pass MINUTES:Councilmember Phan abstained from Item 26 **END OF CONSENT CALENDAR** BUSINESS CALENDAR 31.City of Santa Ana General Plan Annual Progress Report (2020) Department(s): Planning and Building Agency Recommended Action: Authorize staff to submit the City of Santa Ana’s 2020 General Plan Annual Progress Report to the State of California Department of Housing and Community Development (HCD) and Office of Planning and Research (OPR).  MINUTES:Planning and Building Director Minh Thai provided comments regarding the General Plan Annual Progress Report.  Principal Planner Melanie McCann provided comments and answered Council’s questions regarding Accessory Dwelling Units. Council provided input to city staff. Moved by Councilmember Bacerra, seconded by Mayor Pro Tem Penaloza to Approve. YES: 7 – Penaloza, Mayor Pro Tem, – Phan, Councilmember, – Lopez, Councilmember, – Bacerra, Councilmember, – Hernandez, Councilmember, – Mendoza, Councilmember, – Sarmiento, Mayor NO: 0  ABSTAIN: 0  ABSENT: 0  Status: 7 – 0 – 0 – 0 – Pass MINUTES:Council supports and provided direction to City staff. 32.Provide Early Direction for Preparation of the Fiscal Year 2021­22 Budget Department(s): Finance and Management Services Recommended Action: 1. Adopt the proposed Budget and Reserve Policy. 2. Direct staff to:     a. Increase miscellaneous fees by 1.67%; OR     b. Maintain miscellaneous fees at current rates. 3. In addition to Strategic Plan goals already identified, provide any further direction for the draft FY 2021­22 Budget and key priorities for federal funding from the American Rescue Plan Act of 2021.  Moved by Councilmember Bacerra, seconded by Mayor Sarmiento to Approve Item 32 with option 2B to  maintain miscellaneous fee at the current rate.. YES: 7 – Penaloza, Mayor Pro Tem, – Phan, Councilmember, – Lopez, Councilmember, – Bacerra, Councilmember, – Hernandez, Councilmember, – Mendoza, Councilmember, – Sarmiento, Mayor NO: 0  ABSTAIN: 0  ABSENT: 0  Status: 7 – 0 – 0 – 0 – Pass MINUTES:City Manager Kristine Ridge introduced Item 32. Executive Director of Finance and Management Services Agency Kathryn Downs provided a brief presentation. Council provided direction to city staff. 33.Adopt a Resolution Authorizing Judicial Validation Proceedings for the Proposed Pension Debt Refinancing and Related Bond Financing Agreements Department(s): Finance and Management Services Recommended Action: Resolution No. 2021­XXX – Adopt a resolution authorizing the Issuance of Bonds to refund certain pension obligations of the City, up to the estimated Unfunded Actuarial Liability (UAL) as of June 30, 2021, approving the form and authorizing the execution of a trust agreement and purchase contract, and authorizing Judicial Validation Proceedings relating to the issuance of such Bonds and approving additional actions related thereto (Agreement No. 2021­XXX). MINUTES:Assistant Executive Director of Finance and Management Services Agency Sergio Vidal provided a brief presentation. Moved by Councilmember Phan, seconded by Councilmember Lopez to Adopt. YES: 7 – Penaloza, Mayor Pro Tem, – Phan, Councilmember, – Lopez, Councilmember, – Bacerra, Councilmember, – Hernandez, Councilmember, – Mendoza, Councilmember, – Sarmiento, Mayor NO: 0  ABSTAIN: 0  ABSENT: 0  Status: 7 – 0 – 0 – 0 – Pass MINUTES:This consent Item­ Resolution No. 2021­013 was approved. This consent Item ­ Agreement No. 2021­038 was approved. **END OF BUSINESS CALENDAR** COUNCILMEMBER REQUESTED ITEMS 34.Discuss and consider directing City Manager to direct staff to provide options to rebuild the handball courts at Chepa’s Park in the Logan neighborhood – Councilmember Hernandez MINUTES:Council discussion ensued and direction provided to city staff. CITY MANAGER COMMENTS MINUTES:City Manager Kristine Ridge provided a General Plan Update, Housing Element Update, and announced that the Public Works Department is hosting a 6  Annual Youth Water Contest. COUNCIL COMMENTS MINUTES:Councilmember Bacerra thanked the police department for their efforts regarding illegal street racing, reminded the public of his office hours on April 3, 2021 at 10 a.m., and wished everyone a Happy St. Patrick’s Day and Easter.   Councilmember Hernandez thanked all residents who participated to be involved in the community and spoke on the importance of mental health.  Councilmember Lopez made community announcements regarding the Vector Control future presentation.  Councilmember Mendoza requested council to adjourn in memory of Sergeant Ralph Lopez and reminded the public she will be holding office hours on March 18, 2021 from 6 to 7 p.m. Councilmember Phan encouraged all to adopt a cat, spoke on recent Asian anti­ deportation and expressed concern with the increase of attacks towards the Asian American Community.  Mayor Pro Tem Penaloza encouraged all to maintain social distancing during Easter as we move to less restrictive tiers. Mayor Sarmiento thanked Chief Valentin for his commitment to transparency and adjourned in memory of Consul Mario Cuevas. ADJOURNMENT – Adjourn the City Council meeting. Future Items 1. Shelter Operator 2. Cannabis Regulation Updates 3. Group Home Regulation Updates MINUTES:Mayor Sarmiento adjourned the City Council meeting at 10:51 p.m. th st th City Council 2 3/16/2021CityCouncil4–2 6/1/2021 DRAFT Minutes of the Regular Meeting of theCity CouncilCity of Santa Ana, CaliforniaMarch 16, 2021CLOSED SESSION MEETING – 5:00 pmREGULAR OPEN MEETING – 5:00 PM (Immediately following the Closed Session Meeting)CITY COUNCIL CHAMBER22 Civic Center Plaza Santa Ana, CA 92701Due to Governor Gavin Newsom’s Executive Order and the City Council's Proclamation ofLocal Emergency, there was no in­person meeting location for the community to attendpublic meetings.CLOSED SESSIONCALL TO ORDERATTENDANCE Council Members Phil BacerraJohnathan Ryan HernandezJessie LopezNelida MendozaThai Viet PhanMayor  Pro Tem David PenalozaMayorVicente SarmientoCity Manager Kristine RidgeCity Attorney Sonia R. CarvalhoClerk of the Council Daisy GomezMINUTES:Mayor Sarmiento called the Closed Session meeting to order at 5:09 p.m.Clerk of the Council conducted roll call. All councilmembers were present with theexception of Councilmember Mendoza.PUBLIC COMMENTS – Members of the public may address the City Council on items onthe Closed Session Agenda may do so by:Comments will be held during the beginning of the meeting for ALL comments on agendaand non­agenda items within the jurisdiction of the City, with the exception of public hearingitems. Comments for public hearings will take place after the hearing is opened. This is beingdone to respect the time constraints of residents who cannot stay tuned late into the eveningto comment on items that they feel strongly about.Individuals who would like to comment on an agenda item or make a general commentregarding a topic not in the meeting agenda may do so ahead of the meeting by:Email: Please email your comments by 4:00 p.m. on Regular Council meeting Tuesday, or asnoticed for Special meetings, to eComment@santa­ana.org. Comments received after thecut­off time will be published soon after the meeting as part of the record as early aspossible.OR DURING THE MEETING BY:Zoom Webinar: Please click on or type the following address into your webbrowser https://us02web.zoom.us/j/315965149ORConference Call: Dial (669) 900­9128 and enter MEETING ID: 315 965 149# whenprompted. The public can begin joining the speaker queue at 4:30 p.m. In accordance with Councilprocedures, calls will not be accepted after the public comment session has begun. To besure that you are in the speaker queue, you must join the meeting by 6:00 p.m. To request tospeak, dial *9 from your phone or virtually raise your hand from Zoom. After the Clerkconfirms the last three digits of the caller’s phone number or Zoom ID and unmutes them,the caller must press *6 or microphone icon to speak. Callers are encouraged, but notrequired, to identify themselves by name. Each caller will be provided three (3) minutes tospeak.To watch the meeting without participating via these remote options:YouTube LiveStream at www.youtube.com/user/SantaAnaLibraryChannel CTV3, available on Spectrum channel 3 and AT&T U­verse channel 99About the AgendaTo download or view the attachments (staff report and other supporting documentation) for each agenda item, you must select the agenda item to see the attachments to either open in a new link (the eyeball ) or download a pdf (the cloud symbol with the down arrow ). MINUTES:None. CLOSED SESSION ITEMS – The Brown Act permits legislative bodies to discuss certain matters without members of the public present. The City Council finds, based on advice from the City Attorney, that discussion in open session of the following matters will prejudice the position of the City in existing and anticipated litigation: 1.CONFERENCE WITH LEGAL COUNSEL ­ POTENTIAL LITIGATION Significant exposure to litigation pursuant to paragraph (2) or (3) of subdivision (d) of Section 54956.9 of the Government Code: Two Cases A. El Centro Cultural de Mexico B. 312­316 4  Street CLOSED SESSION REPORT – The City Attorney will report on any action(s) to be taken at the Regular Open Session which will begin immediately following the Closed Session. RECESS – City Council will recess to Closed Session for the purpose of conducting regular City business. MINUTES:Mayor Sarmiento recessed to the Closed Session at 5:11 p.m. RECONVENE – City Council will reconvene to continue regular City business. MINUTES:Mayor Sarmiento adjourned Closed Session meeting at 6:00 p.m. and convened to the Regular Open Session. CITY COUNCIL REGULAR OPEN SESSION CALL TO ORDER MINUTES:Mayor Sarmiento called the Regular Open Session meeting to order at 6:05 p.m. ROLL CALL MINUTES:Clerk of the Council conducted roll call. All councilmembers were present. Councilmember Mendoza joined the Open Regular Session meeting at 6:12 p.m. PLEDGE OF ALLEGIANCE Mayor Sarmiento INVOCATION Fr. Abel Lopez CEREMONIAL PRESENTATIONS 1.Proclamation presented by Councilmembers Lopez, Mendoza and Phan to Wiseplace recognizing March as Women’s History Month. 2.Certificate of Recognition presented by Mayor Pro Tem Penaloza to Paula Faccou for Outstanding Contributions to the Community. STAFF PRESENTATIONS 3.COVID­19 Update in the Community. MINUTES:Daisy Perez Assistant to the City Manager provided a brief presentation regarding COVID­19 vaccinations for Santa Ana Residents.  4.Neighborhood Beautification Contest Presentation MINUTES:Executive Director of Public Works Agency Nabil Saba provided a brief presentation. 5.Costa Mesa Freeway (SR­55) Improvement Project: I­405 to I­5 Aesthetic Features MINUTES:Executive Director of Public Works Agency Nabil Saba provided a brief presentation. MINUTES:Presentations taken out of order, the COVID­19 update was heard last.  CLOSED SESSION REPORT – The City Attorney will report on any action(s) from Closed Session. MINUTES:City Attorney Sonia Carvalho stated there was no reportable action. PUBLIC COMMENT – Public comments will be held during the beginning of the meeting for ALL comments on agenda and non­agenda items, except for public hearings. Comments for public hearings will take place after the hearing is opened. MINUTES:Clerk of the Council Daisy Gomez reported out on correspondence received. Donna spoke regarding Item 34 requests the Chepa’s Park handball courts be rebuilt.  Victor Mendez spoke regarding COVID­19 vaccination appointments and provided various comments regarding 30 and 33.  Issac Manzo spoke regarding Item 34, requested transparency from the neighborhood association regarding the circulation of a petition against the rebuilding of the handball courts.  Joe Andrade spoke in opposition to Item 34 and noted a petition with 35 signatures was submitted for the record. Robert Herrera spoke in support of Item 28, and hopes the fund amount will increase in the near future.  Tony O. spoke in support of Item 34. Leonardo Penilla spoke in support of Item 34, stated that on various occasions there has been overwhelming support from the community to keep the handball courts in question.  Dolores Almaraz spoke in support of Item 34, stated that green space is important to the community and provided various other comments.  Francisco Manzo spoke in support of Item 34, stated that members of the community of all ages utilized and benefited from the handball court. Belen Vazquez spoke in support of Item 34, indicated that the petition against the rebuilding of the handball courts was never provided to her.  Marla spoke in support of Item 34, indicated that the homeless issue is citywide not just as a result of the handball courts. Eloy Reyes spoke in support of Item 34. CONSENT CALENDAR RECOMMENDED ACTION:  Approve staff recommendations on the following Consent Calendar Items: 6 through 30. 6.Minutes from the regular meeting of January 19, 2021 Department(s): Clerk of the Council Recommended Action: Approve minutes. 7.Excused absences Department(s): Clerk of the Council Recommended Action: Excuse the absent members. 8.Adopt Ordinance No. NS­XXXX ­ AN ORDINANCE OF THE CITY COUNCIL OF THE CITY OF SANTA ANA AMENDING SANTA ANA MUNICIPAL CODE CHAPTER 2, ARTICLE IV DIVISIONS 2­9 TO REQUIRE BOARD AND COMMISSION MEMBERS TO BE RESIDENTS OF THE CITY INSTEAD OF QUALIFIED ELECTORS Placed on first reading at the March 2, 2021 City Council meeting and approved by a vote of 7­0. Published in the Orange County Reporter on March 5, 2021. Department(s):City Managers Office, City Attorneys Office Recommended Action: Place ordinance on second reading and adopt. MINUTES:This Consent Calendar Ordinance No. NS­3003 was approved 9.Appoint various boards and commissions members nominated by Councilmember Phan as the Ward 1 representatives for a full term expiring December 10, 2024 Department(s):Clerk of the Council Recommended Action: Appoint. 1. Indigo Vu – Arts and Culture Commission ­ Pursuant to Senate Bill 225 2. Gary Wood – Environment and Transportation Advisory Commission (ETAC) 3. Keith Carpenter – Historic Resources Commission 4. Gabrielle Marcia Gutierrez – Parks, Recreation and Community Services Commission 10.Appoint Jennifer Oliva nominated by Mayor Pro Tem Penaloza as the Ward 2 representative to the Community Development Commission for a partial­term expiring December 13, 2022 Department(s): Clerk of the Council Recommended Action: Appoint Jennifer Oliva to the Community Development Commission representing Ward 2. 11.Appoint Alan Woo nominated by Councilmember Hernandez as the Ward 5 Representative to the Planning Commission for a full term expiring December 10, 2024 Department(s): Clerk of the Council Recommended Action: Appoint Alan Woo to Planning Commission representing Ward 5. 12.Appoint Alfredo Torreblanca nominated by Councilmember Mendoza as the Ward 6 representative to the Parks, Recreation and Community Services Commission for a partial­term expiring December 13, 2022 Department(s):Clerk of the Council Recommended Action: Appoint Alfredo Torreblanca to the Parks, Recreation and Community Services Commission representing Ward 6 pursuant to Senate Bill 225. 13.Appoint various boards and commissions members nominated by Mayor Sarmiento as the Mayoral representatives for a full term expiring December 13, 2022 Department(s):Clerk of the Council Recommended Action: Appoint. 1. Tanya Navarro – Environment and Transportation Advisory Commission (ETAC) 2. Ginelle Hardy – Historic Resources Commission 14.Appoint Pierre Loubet and Daisy Campos for a partial term expiring May 31, 2022, Johanna Rivera for a partial term expiring May 31, 2023, and Doug Beaver and Bridget Kavanaugh for a partial term expiring May 31, 2024 to the Workforce Development Board representing Private Sector Business. Department(s): Community Development Agency Recommended Action: Appoint Pierre Loubet and Daisy Campos for a partial term expiring May 31, 2022, Johanna Rivera for a partial term expiring May 31, 2023, and Doug Beaver and Bridget Kavanaugh for a partial term expiring May 31, 2024 to the Workforce Development Board representing private sector business.  Moved by Councilmember Lopez, seconded by Councilmember Bacerra to Approved as amended, exclude the appointment of Doug Beaver. YES: 7 – Penaloza, Mayor Pro Tem, – Phan, Councilmember, – Lopez, Councilmember, – Bacerra, Councilmember, – Hernandez, Councilmember, – Mendoza, Councilmember, – Sarmiento, Mayor NO: 0  ABSTAIN: 0  ABSENT: 0  Status: 7 – 0 – 0 – 0 – Pass 15.Approve Destruction of Obsolete City Records Department(s): Clerk of the Council Office, Police Department, Public Works Agency Recommended Action: Approve the requests for the destruction of obsolete records from the Police Department and Public Works Agency in accordance with the retention schedule outlined in City Council Resolution 2013­014.  Moved by Mayor Pro Tem Penaloza, seconded by Councilmember Lopez to Approve. YES: 7 – Penaloza, Mayor Pro Tem, – Phan, Councilmember, – Lopez, Councilmember, – Bacerra, Councilmember, – Hernandez, Councilmember, – Mendoza, Councilmember, – Sarmiento, Mayor NO: 0  ABSTAIN: 0  ABSENT: 0  Status: 7 – 0 – 0 – 0 – Pass 16.Cannabis Public Benefit Fund for Youth Services Informational Update Department(s): Parks, Recreation, and Community Services Recommended Action: Receive and file Cannabis Public Benefit Fund for Youth Services informational update. MINUTES:Councilmember Lopez requested: A list be maintained for all projects that have been funded with cannabis funds Continuous updates regarding handball court outreach. Staff research the feasibility of increasing the number of policy interns  Finance and Managements Services Director Kathryn Downs provided comments.    Councilmember Hernandez requested staff look into increasing the Cannabis funding for youth services. Mayor Pro Tem Penaloza requested additional Book Mobiles if funds are available. Mayor Sarmiento noted the value of having a safe place for students to be able to study and the importance of partnering together with Santa Ana Unified School District in a joint use agreement to find creative options. Moved by  , seconded by   to Receive and file. YES: 0  NO: 0  ABSTAIN: 0  ABSENT: 0  Status: 0 – 0 – 0 – 0 –  17.Approve Appropriation Adjustments, Approve Amendments to the FY 2020­21 Capital Improvement Program, and Award a Construction Contract to Lonerock, Inc. in the Amount of $9,486,525 for the Warner Avenue Street Improvements Project With an Estimated Total Delivery Cost of $12,255,867 (Project Nos. 14­6802, 18­6424, 20­ 6618) (General Fund and Non­General Fund) Department(s): Public Works Agency Recommended Action: 1. Approve an appropriation adjustment (2021­136) recognizing $1,992,867 of prior year fund balance in the Transportation System Improvement Authority Area B Fund, Prior Year Carry Forward revenue account and appropriate the same amount to the Transportation System Improvement Authority Area B Fund, Improvements Other Than Building expenditure account. (Requires five affirmative votes.) 2. Approve an appropriation adjustment (2021­140) recognizing $1,225,000 of prior year fund balance in the Water Fund, Public Works Water Revenue, Prior Year Carry Forward revenue account and appropriate the same amount to the Acquisition & Construction, Water Utility Capital Projects, Water Capital Project expenditure account. (Requires five affirmative votes.) 3. Approve an appropriation adjustment (2021­133) recognizing $141,320 of prior year fund balance in the Local Drainage Area IV Fund, Prior Year Carry Forward revenue account and appropriate the same amount to the Public Works­Storm Drain Construction, Improvements Other Than Building expenditure account. (Requires five affirmative votes.) 4. Approve an appropriation adjustment (2021­135) recognizing $109,798 of prior year fund balance in the New Transportation System Improvement Area E Fund, Prior Year Carry Forward revenue account and appropriate the same amount to the New Transportation System Improvement Area E, Improvements Other Than Building expenditure account. (Requires five affirmative votes.) 5. Approve an appropriation adjustment (2021­137) recognizing the Fiscal Year 2018­ 19 appropriation of $4,629,750 in Measure M2 Competitive grant funding in the Measure M Street Construction, Measure M2 Competitive revenue account and reappropriating the same amount to the Measure M Street Construction, Improvements Other Than Building expenditure account. (Requires five affirmative votes.) 6. Authorize reallocation of $255,000 in unspent Measure M2 Local Fairshare funds from the Local Street Preventative Maintenance FY 2018­19 (19­6942) Project to the Warner Avenue Improvements Project, to complete the project’s funding requirement. 7. Approve an amendment to the Fiscal Year 2020­21 Capital Improvement Program to include $1,992,867 in construction funds for the Warner Avenue Improvements Project (Project No. 14­6802). 8. Approve an amendment to the Fiscal Year 2020­21 Capital Improvement Program to include $1,225,000 in construction funds for Warner Avenue Water Improvements Project (Project No. 18­6424). 9. Approve an amendment to the Fiscal Year 2020­21 Capital Improvement Program to include $109,798 in construction funds for the Warner Avenue Storm Drain Improvements Project (Project No. 20­6618). 10. Award a construction contract to Lonerock, Inc., the lowest responsible bidder, in accordance with the base bid in the amount of $9,486,525, for construction of the Warner Avenue Improvements Project, for the term beginning March 16, 2021 and ending upon project completion, and authorize the City Manager to execute the contract subject to non­substantive changes approved by the City Manager and the City Attorney. 11. Approve the Project Cost Analysis for a total estimated construction delivery cost of $12,255,867, which includes $9,486,525 for the construction contract, $1,614,197 for contract administration, inspection and testing; and a $1,155,145 project contingency for unanticipated or unforeseen work. 18.Approve Appropriation Adjustment Recognizing $500,000 in Grant Funding from the County of Orange for the Santa Ana Outdoor Safe Dining Program (Non­General Fund) Department(s): Community Development Agency Recommended Action: 1. Approve an appropriation adjustment (2021­141) recognizing grant funding from the County of Orange for the Santa Ana Outdoor Safe Dining Program in the amount of $500,000 in revenue account (No. 12418002­ 52030) and appropriating the same amount to expenditure account (No. 12418810­ 62300). (Requires five affirmative votes.) 2. Authorize the City Manager to execute agreements and approve any other required actions necessary with the County of Orange, vendors, and contractors, who will implement the Santa Ana Outdoor Safe Dining Program, subject to non­substantive changes approved by the City Manager and City Attorney (Agreement No. 2021­ XXX). Moved by Councilmember Hernandez, seconded by Mayor Pro Tem Penaloza to Approve. YES: 7 – Penaloza, Mayor Pro Tem, – Phan, Councilmember, – Lopez, Councilmember, – Bacerra, Councilmember, – Hernandez, Councilmember, – Mendoza, Councilmember, – Sarmiento, Mayor NO: 0  ABSTAIN: 0  ABSENT: 0  Status: 7 – 0 – 0 – 0 – Pass MINUTES:Community Development Director and Assistant City Manager Steven Mendoza provided comments.  Council provided input to city staff regarding uniformity of parklets. This consent Item ­ Agreement No. 2021­031 was approved. 19.Award Blanket Purchase Order Contracts for Painting Contractor Services to US National Corp., Mear Construction Inc., Prime Painting Contractors Inc., GDL Painters Inc., and 1 Solorio Inc., in an Annual Aggregate Amount Not to Exceed $200,000 for up to a Five­Year Term (Specification No. 20­153) (General Fund and Non­General Fund) Department(s): Public Works Agency Recommended Action: Award blanket purchase order contracts for citywide painting contractor services to US National Corp, Mear Construction Corp., Prime Painting Contractors, Inc., GDL Painters, Inc., and 1 Solorio, Inc., for a two­year period beginning March 16, 2021, and expiring March 15, 2023, with provisions for three one­year renewal options exercisable by the City Manager, in an annual aggregate amount of $200,000, subject to non­substantive changes approved by the City Manager and City Attorney.  20.Award a Purchase Order to PB Loader Corporation in an Amount not to Exceed $645,844 for Two Compressed Natural Gas Palfinger Grapple Trucks (Specification No. 21­023) (Non­General Fund) Department(s): Public Works Agency Recommended Action: Authorize a one­time purchase and payment of purchase order to PB Loader Corporation for the purchase of two compressed natural gas Palfinger grapple trucks in the amount of $620,844, plus a contingency of $25,000, for a total amount not to exceed $645,844, subject to non­substantive changes approved by the City Manager and City Attorney. 21.Award a Purchase Order to Quinn Company in an Amount not to Exceed $214,991 for One Caterpillar 926M Wheel Loader (Specification No. 21­022) (Non­General Fund) Department(s): Public Works Agency Recommended Action: Authorize a one­time purchase and payment of purchase order to Quinn Company for the purchase of one Caterpillar 926M Wheel Loader, in the amount of $204,991, plus a contingency of $10,000, for a total amount not to exceed $214,991, subject to non­substantive changes approved by the City Manager and City Attorney. 22.Award Construction Contract to All American Asphalt in the Amount of $305,598 for the Flower Street Rehabilitation from McFadden Avenue to 1st Street Project with an Estimated Project Delivery Cost of $648,000 (Project No. 21­6976) (Non­General Fund) Department(s): Public Works Agency Recommended Action: 1. Award a construction contract to All American Asphalt, the lowest responsible bidder, in accordance with the base bid in the amount of $305,598, for construction of Flower Street Rehabilitation from McFadden Avenue to 1  Street Project, for the term beginning March 16, 2021 and ending upon project completion, and authorize the City Manager to execute the contract subject to non­ substantive changes approved by the City Manager and the City Attorney. 2. Approve the Project Cost Analysis for a total estimated construction delivery cost of $648,000, which includes $305,598 for the construction contract, $61,120 for contract administration, inspection and testing, and a $281,282 project contingency for unanticipated or unforeseen work. 23.Approve an Amendment to the Agreement with SLS Property Solutions, Inc., to increase the Agreement amount by $160,000 for a total of $205,000, to extend the term to June 30, 2022, and to add a one­year renewal option ending on June 30, 2023 (General Fund and Non­General Fund) Department(s): Planning and Building Agency Recommended Action: Authorize the City Manager to execute an agreement amendment with SLS Property Solutions, Inc., for property nuisance abatement services to increase the agreement amount by $160,000 for a total of $205,000, to extend the term of the agreement to June 30, 2022, and to add a one­year renewal option ending on June 30, 2023, exercisable by the City Manager subject to non­ substantive changes approved by the City Manager and City Attorney (Agreement No. 2021­XXX). MINUTES:This consent Item ­ Agreement No. 2021­032 was approved. 24.Approve an agreement with Invengo American Corp for a Radio Frequency Identification system at Main and Newhope Branch Library for a total amount not to exceed $82,284.94 (General Fund) Department(s): Library Recommended Action: Authorize the City Manager to execute an agreement with Invengo American Corp for a term of March 16, 2021 to March 15, 2024 for an Radio Frequency Identification (RFID) system to include a tagging project of all library materials and for the purchase of two self­checkout kiosks, eight Circulation Assistant pads, and four security gates at the Main and Newhope Branch Libraries for $72,280.54, a two­year software and hardware service support plan for $7,016, and a contingency fund for additional RFID tags or any services/equipment needs for $2,988.40, for a total amount not to exceed $82,284.94 to be funded by the General Fund, subject to non­substantive changes approved by the City Manager and City Attorney (Agreement No. 2021­XXX). MINUTES:This consent Item ­ Agreement No. 2021­033 was approved. 25.Approve Agreement With Kimley­Horn and Associates, Inc. for the Warner Avenue Protected Bike Lane Project in an Amount not to Exceed $93,990.51 for a Three­Year Term (Project No. 20­6971) (Non­General Fund) Department(s): Public Works Agency Recommended Action: Authorize the City Manager to execute an agreement with Kimley­Horn and Associates Inc. to provide professional engineering services for the Warner Avenue Protected Bike Lane Project in the amount of $87,572.73, with a contingency of $6,417.78, for a total amount not to exceed $93,990.51, for a three­ year term beginning March 16, 2021 and expiring March 15, 2024, with an option for two, one­year extensions, subject non­substantive changes approved by the City Manager and City Attorney (Agreement No. 2021­XXX). MINUTES:Mayor Pro Tem Penaloza provided direction to staff regarding a more uniform design and more landscape.  Moved by Mayor Pro Tem Penaloza, seconded by Councilmember Hernandez to Approve. YES: 7 – Penaloza, Mayor Pro Tem, – Phan, Councilmember, – Lopez, Councilmember, – Bacerra, Councilmember, – Hernandez, Councilmember, – Mendoza, Councilmember, – Sarmiento, Mayor NO: 0  ABSTAIN: 0  ABSENT: 0  Status: 7 – 0 – 0 – 0 – Pass MINUTES:This consent Item ­ Agreement No. 2021­034 was approved. 26.Approve Amendments to the Agreements With Tetra Tech, Michael Baker International, Inc., Psomas, Stantec Consulting Services, Inc., NV5, Inc., Huitt­Zollars, Inc., Kimley­Horn and Associates, Inc., and TAIT & Associates, Inc., for On­Call Engineering Services, to Increase the Aggregate Amount by $950,000, for a Total Amount not to Exceed $2,950,000 for the Remaining Term of the Agreement (Non­ General Fund) Department(s): Public Works Agency Recommended Action: Authorize the City Manager to execute amendments to the agreements to provide on­call engineering services with Tetra Tech, Michael Baker International, Inc., Psomas; Stantec Consulting Services, Inc., NV5, Inc., Huitt­Zollars, Inc., Kimley­Horn and Associates, Inc., and TAIT & Associates, Inc., to increase the agreement amount by $950,000, for a total aggregate agreement amount not to exceed $2,950,000, for the remaining term of the agreement which began on April 21, 2020, and expires on April 21, 2023, with a provision for one two­year extension exercisable by the City Manager and City Attorney, subject to non­substantive changes approved by the City Manager and City Attorney (Agreement No. 2021­ XXX). MINUTES:This consent Item – Core Agreement No. 2021­035 was approved. Councilmember Phan abstained from Item 26 due to a conflict of interest regarding her employer.  27.Approve Agreements with ABM Building Solutions, LLC, ACCO Engineered Systems, Envise, F.M. Thomas Air Conditioning, Inc., and South Coast Mechanical for As­Needed Repair of Heating, Ventilation, and Air Conditioning Systems at Various City Facilities, in an Aggregate Amount not to Exceed $2,875,000 for up to a Five­ Year Term (Specification No. 20­134) (General Fund and Non­General Fund) Department(s): Public Works Agency, Police Department Recommended Action: Approve agreements with ABM Building Solutions, LLC, ACCO Engineered Systems, Envise, F.M. Thomas Air Conditioning, Inc., and South Coast Mechanical to provide as­needed heating, ventilation, and air conditioning (HVAC) repair services, including emergency call­out services, for a three­year period beginning April 1, 2021, and ending on March 31, 2024, with provisions for two, one­ year extensions, in a total shared amount not to exceed $575,000 annually, for a total aggregate amount not to exceed $2,875,000, subject to non­substantive changes as approved by the City Manager and City Attorney (Agreement No. 2021­XXX).  MINUTES:This consent Item ­  Core Agreement No. 2021­036 was approved. 28.Approve an Agreement with Immigrant Defenders Law Center For Immigration Legal Defense Services for a Two­Year Term in an Amount not to Exceed $400,000 (General Fund) Department(s): City Manager Office Recommended Action: Authorize the City Manager to execute an agreement with Immigrant Defenders Law Center to provide immigration legal defense services to Santa Ana residents, for a term beginning March 16, 2021 and ending January 31, 2023, in an amount not to exceed $400,000, subject to non­substantive changes approved by the City Manager and City Attorney (Agreement No. 2021­XXX). MINUTES:Mayor Sarmiento requested the language “not to exceed” be removed from the agreement and be replaced with “if additional services are requested, the City Council can increase the expenditure amount” and bring it back to council as an adjustment to the budget line item.  Mayor Pro Tem Penaloza requested future agreements include other organizations.  Councilmember Phan requested outreach and representation to the Asian American and Pacific Islander Community. MINUTES:This consent Item ­ Agreement No. 2021­037 was approved. Moved by Mayor Sarmiento, seconded by Mayor Pro Tem Penaloza to Approved as amended. YES: 7 – Penaloza, Mayor Pro Tem, – Phan, Councilmember, – Lopez, Councilmember, – Bacerra, Councilmember, – Hernandez, Councilmember, – Mendoza, Councilmember, – Sarmiento, Mayor NO: 0  ABSTAIN: 0  ABSENT: 0  Status: 7 – 0 – 0 – 0 – Pass 29.Receive and File Certification of Approval by City Engineer of Final Parcel Map 2018­ 02 (2110, 2114, and 2202 East First Street [Owner: Broomell Commercial Properties, LLC]) Department(s): Public Works Agency Recommended Action: Receive and file certification of approval by City Engineer of final Parcel Map 2018­02. 30.Resolution to Adopt and Approve Applications for Submission for all CalRecycle Grants for a 5­Year Period Department(s): Public Works Agency Recommended Action: Resolution No. 2021­XXX – Adopt a resolution approving the ability to apply, and authorizing submission, for all CalRecycle Grants for a 5­year period. MINUTES:This consent Item­ Resolution No. 2021­012 was approved. Moved by Mayor Pro Tem Penaloza, seconded by Councilmember Hernandez to Approve Consent Calendar items 6 – 30 with the exception of 14, 15, 16, 18, 25, and 28.  Councilmember Phan abstained from Item 26 due to a conflict of interest regarding her employer.. YES: 7 – Penaloza, Mayor Pro Tem, – Phan, Councilmember, – Lopez, Councilmember, – Bacerra, Councilmember, – Hernandez, Councilmember, – Mendoza, Councilmember, – Sarmiento, Mayor NO: 0  ABSTAIN: 0  ABSENT: 0  Status: 7 – 0 – 0 – 0 – Pass MINUTES:Councilmember Phan abstained from Item 26 **END OF CONSENT CALENDAR** BUSINESS CALENDAR 31.City of Santa Ana General Plan Annual Progress Report (2020) Department(s): Planning and Building Agency Recommended Action: Authorize staff to submit the City of Santa Ana’s 2020 General Plan Annual Progress Report to the State of California Department of Housing and Community Development (HCD) and Office of Planning and Research (OPR).  MINUTES:Planning and Building Director Minh Thai provided comments regarding the General Plan Annual Progress Report.  Principal Planner Melanie McCann provided comments and answered Council’s questions regarding Accessory Dwelling Units. Council provided input to city staff. Moved by Councilmember Bacerra, seconded by Mayor Pro Tem Penaloza to Approve. YES: 7 – Penaloza, Mayor Pro Tem, – Phan, Councilmember, – Lopez, Councilmember, – Bacerra, Councilmember, – Hernandez, Councilmember, – Mendoza, Councilmember, – Sarmiento, Mayor NO: 0  ABSTAIN: 0  ABSENT: 0  Status: 7 – 0 – 0 – 0 – Pass MINUTES:Council supports and provided direction to City staff. 32.Provide Early Direction for Preparation of the Fiscal Year 2021­22 Budget Department(s): Finance and Management Services Recommended Action: 1. Adopt the proposed Budget and Reserve Policy. 2. Direct staff to:     a. Increase miscellaneous fees by 1.67%; OR     b. Maintain miscellaneous fees at current rates. 3. In addition to Strategic Plan goals already identified, provide any further direction for the draft FY 2021­22 Budget and key priorities for federal funding from the American Rescue Plan Act of 2021.  Moved by Councilmember Bacerra, seconded by Mayor Sarmiento to Approve Item 32 with option 2B to  maintain miscellaneous fee at the current rate.. YES: 7 – Penaloza, Mayor Pro Tem, – Phan, Councilmember, – Lopez, Councilmember, – Bacerra, Councilmember, – Hernandez, Councilmember, – Mendoza, Councilmember, – Sarmiento, Mayor NO: 0  ABSTAIN: 0  ABSENT: 0  Status: 7 – 0 – 0 – 0 – Pass MINUTES:City Manager Kristine Ridge introduced Item 32. Executive Director of Finance and Management Services Agency Kathryn Downs provided a brief presentation. Council provided direction to city staff. 33.Adopt a Resolution Authorizing Judicial Validation Proceedings for the Proposed Pension Debt Refinancing and Related Bond Financing Agreements Department(s): Finance and Management Services Recommended Action: Resolution No. 2021­XXX – Adopt a resolution authorizing the Issuance of Bonds to refund certain pension obligations of the City, up to the estimated Unfunded Actuarial Liability (UAL) as of June 30, 2021, approving the form and authorizing the execution of a trust agreement and purchase contract, and authorizing Judicial Validation Proceedings relating to the issuance of such Bonds and approving additional actions related thereto (Agreement No. 2021­XXX). MINUTES:Assistant Executive Director of Finance and Management Services Agency Sergio Vidal provided a brief presentation. Moved by Councilmember Phan, seconded by Councilmember Lopez to Adopt. YES: 7 – Penaloza, Mayor Pro Tem, – Phan, Councilmember, – Lopez, Councilmember, – Bacerra, Councilmember, – Hernandez, Councilmember, – Mendoza, Councilmember, – Sarmiento, Mayor NO: 0  ABSTAIN: 0  ABSENT: 0  Status: 7 – 0 – 0 – 0 – Pass MINUTES:This consent Item­ Resolution No. 2021­013 was approved. This consent Item ­ Agreement No. 2021­038 was approved. **END OF BUSINESS CALENDAR** COUNCILMEMBER REQUESTED ITEMS 34.Discuss and consider directing City Manager to direct staff to provide options to rebuild the handball courts at Chepa’s Park in the Logan neighborhood – Councilmember Hernandez MINUTES:Council discussion ensued and direction provided to city staff. CITY MANAGER COMMENTS MINUTES:City Manager Kristine Ridge provided a General Plan Update, Housing Element Update, and announced that the Public Works Department is hosting a 6  Annual Youth Water Contest. COUNCIL COMMENTS MINUTES:Councilmember Bacerra thanked the police department for their efforts regarding illegal street racing, reminded the public of his office hours on April 3, 2021 at 10 a.m., and wished everyone a Happy St. Patrick’s Day and Easter.   Councilmember Hernandez thanked all residents who participated to be involved in the community and spoke on the importance of mental health.  Councilmember Lopez made community announcements regarding the Vector Control future presentation.  Councilmember Mendoza requested council to adjourn in memory of Sergeant Ralph Lopez and reminded the public she will be holding office hours on March 18, 2021 from 6 to 7 p.m. Councilmember Phan encouraged all to adopt a cat, spoke on recent Asian anti­ deportation and expressed concern with the increase of attacks towards the Asian American Community.  Mayor Pro Tem Penaloza encouraged all to maintain social distancing during Easter as we move to less restrictive tiers. Mayor Sarmiento thanked Chief Valentin for his commitment to transparency and adjourned in memory of Consul Mario Cuevas. ADJOURNMENT – Adjourn the City Council meeting. Future Items 1. Shelter Operator 2. Cannabis Regulation Updates 3. Group Home Regulation Updates MINUTES:Mayor Sarmiento adjourned the City Council meeting at 10:51 p.m. th st th City Council 3 3/16/2021CityCouncil4–3 6/1/2021 DRAFT Minutes of the Regular Meeting of theCity CouncilCity of Santa Ana, CaliforniaMarch 16, 2021CLOSED SESSION MEETING – 5:00 pmREGULAR OPEN MEETING – 5:00 PM (Immediately following the Closed Session Meeting)CITY COUNCIL CHAMBER22 Civic Center Plaza Santa Ana, CA 92701Due to Governor Gavin Newsom’s Executive Order and the City Council's Proclamation ofLocal Emergency, there was no in­person meeting location for the community to attendpublic meetings.CLOSED SESSIONCALL TO ORDERATTENDANCE Council Members Phil BacerraJohnathan Ryan HernandezJessie LopezNelida MendozaThai Viet PhanMayor  Pro Tem David PenalozaMayorVicente SarmientoCity Manager Kristine RidgeCity Attorney Sonia R. CarvalhoClerk of the Council Daisy GomezMINUTES:Mayor Sarmiento called the Closed Session meeting to order at 5:09 p.m.Clerk of the Council conducted roll call. All councilmembers were present with theexception of Councilmember Mendoza.PUBLIC COMMENTS – Members of the public may address the City Council on items onthe Closed Session Agenda may do so by:Comments will be held during the beginning of the meeting for ALL comments on agendaand non­agenda items within the jurisdiction of the City, with the exception of public hearingitems. Comments for public hearings will take place after the hearing is opened. This is beingdone to respect the time constraints of residents who cannot stay tuned late into the eveningto comment on items that they feel strongly about.Individuals who would like to comment on an agenda item or make a general commentregarding a topic not in the meeting agenda may do so ahead of the meeting by:Email: Please email your comments by 4:00 p.m. on Regular Council meeting Tuesday, or asnoticed for Special meetings, to eComment@santa­ana.org. Comments received after thecut­off time will be published soon after the meeting as part of the record as early aspossible.OR DURING THE MEETING BY:Zoom Webinar: Please click on or type the following address into your webbrowser https://us02web.zoom.us/j/315965149ORConference Call: Dial (669) 900­9128 and enter MEETING ID: 315 965 149# whenprompted. The public can begin joining the speaker queue at 4:30 p.m. In accordance with Councilprocedures, calls will not be accepted after the public comment session has begun. To besure that you are in the speaker queue, you must join the meeting by 6:00 p.m. To request tospeak, dial *9 from your phone or virtually raise your hand from Zoom. After the Clerkconfirms the last three digits of the caller’s phone number or Zoom ID and unmutes them,the caller must press *6 or microphone icon to speak. Callers are encouraged, but notrequired, to identify themselves by name. Each caller will be provided three (3) minutes tospeak.To watch the meeting without participating via these remote options:YouTube LiveStream at www.youtube.com/user/SantaAnaLibraryChannel CTV3, available on Spectrum channel 3 and AT&T U­verse channel 99About the AgendaTo download or view the attachments (staff report and other supporting documentation) foreach agenda item, you must select the agenda item to see the attachments to either open ina new link (the eyeball ) or download a pdf (the cloud symbol with the down arrow ).MINUTES:None.CLOSED SESSION ITEMS – The Brown Act permits legislative bodies to discuss certainmatters without members of the public present. The City Council finds, based on advice fromthe City Attorney, that discussion in open session of the following matters will prejudice theposition of the City in existing and anticipated litigation:1.CONFERENCE WITH LEGAL COUNSEL ­ POTENTIAL LITIGATION Significantexposure to litigation pursuant to paragraph (2) or (3) of subdivision (d) of Section54956.9 of the Government Code: Two CasesA. El Centro Cultural de MexicoB. 312­316 4  StreetCLOSED SESSION REPORT – The City Attorney will report on any action(s) to be taken atthe Regular Open Session which will begin immediately following the Closed Session.RECESS – City Council will recess to Closed Session for the purpose of conducting regularCity business.MINUTES:Mayor Sarmiento recessed to the Closed Session at 5:11 p.m.RECONVENE – City Council will reconvene to continue regular City business. MINUTES:Mayor Sarmiento adjourned Closed Session meeting at 6:00 p.m. and convened to the Regular Open Session. CITY COUNCIL REGULAR OPEN SESSION CALL TO ORDER MINUTES:Mayor Sarmiento called the Regular Open Session meeting to order at 6:05 p.m. ROLL CALL MINUTES:Clerk of the Council conducted roll call. All councilmembers were present. Councilmember Mendoza joined the Open Regular Session meeting at 6:12 p.m. PLEDGE OF ALLEGIANCE Mayor Sarmiento INVOCATION Fr. Abel Lopez CEREMONIAL PRESENTATIONS 1.Proclamation presented by Councilmembers Lopez, Mendoza and Phan to Wiseplace recognizing March as Women’s History Month. 2.Certificate of Recognition presented by Mayor Pro Tem Penaloza to Paula Faccou for Outstanding Contributions to the Community. STAFF PRESENTATIONS 3.COVID­19 Update in the Community. MINUTES:Daisy Perez Assistant to the City Manager provided a brief presentation regarding COVID­19 vaccinations for Santa Ana Residents.  4.Neighborhood Beautification Contest Presentation MINUTES:Executive Director of Public Works Agency Nabil Saba provided a brief presentation. 5.Costa Mesa Freeway (SR­55) Improvement Project: I­405 to I­5 Aesthetic Features MINUTES:Executive Director of Public Works Agency Nabil Saba provided a brief presentation. MINUTES:Presentations taken out of order, the COVID­19 update was heard last.  CLOSED SESSION REPORT – The City Attorney will report on any action(s) from Closed Session. MINUTES:City Attorney Sonia Carvalho stated there was no reportable action. PUBLIC COMMENT – Public comments will be held during the beginning of the meeting for ALL comments on agenda and non­agenda items, except for public hearings. Comments for public hearings will take place after the hearing is opened. MINUTES:Clerk of the Council Daisy Gomez reported out on correspondence received. Donna spoke regarding Item 34 requests the Chepa’s Park handball courts be rebuilt.  Victor Mendez spoke regarding COVID­19 vaccination appointments and provided various comments regarding 30 and 33.  Issac Manzo spoke regarding Item 34, requested transparency from the neighborhood association regarding the circulation of a petition against the rebuilding of the handball courts.  Joe Andrade spoke in opposition to Item 34 and noted a petition with 35 signatures was submitted for the record. Robert Herrera spoke in support of Item 28, and hopes the fund amount will increase in the near future.  Tony O. spoke in support of Item 34. Leonardo Penilla spoke in support of Item 34, stated that on various occasions there has been overwhelming support from the community to keep the handball courts in question.  Dolores Almaraz spoke in support of Item 34, stated that green space is important to the community and provided various other comments.  Francisco Manzo spoke in support of Item 34, stated that members of the community of all ages utilized and benefited from the handball court. Belen Vazquez spoke in support of Item 34, indicated that the petition against the rebuilding of the handball courts was never provided to her.  Marla spoke in support of Item 34, indicated that the homeless issue is citywide not just as a result of the handball courts. Eloy Reyes spoke in support of Item 34. CONSENT CALENDAR RECOMMENDED ACTION:  Approve staff recommendations on the following Consent Calendar Items: 6 through 30. 6.Minutes from the regular meeting of January 19, 2021 Department(s): Clerk of the Council Recommended Action: Approve minutes. 7.Excused absences Department(s): Clerk of the Council Recommended Action: Excuse the absent members. 8.Adopt Ordinance No. NS­XXXX ­ AN ORDINANCE OF THE CITY COUNCIL OF THE CITY OF SANTA ANA AMENDING SANTA ANA MUNICIPAL CODE CHAPTER 2, ARTICLE IV DIVISIONS 2­9 TO REQUIRE BOARD AND COMMISSION MEMBERS TO BE RESIDENTS OF THE CITY INSTEAD OF QUALIFIED ELECTORS Placed on first reading at the March 2, 2021 City Council meeting and approved by a vote of 7­0. Published in the Orange County Reporter on March 5, 2021. Department(s):City Managers Office, City Attorneys Office Recommended Action: Place ordinance on second reading and adopt. MINUTES:This Consent Calendar Ordinance No. NS­3003 was approved 9.Appoint various boards and commissions members nominated by Councilmember Phan as the Ward 1 representatives for a full term expiring December 10, 2024 Department(s):Clerk of the Council Recommended Action: Appoint. 1. Indigo Vu – Arts and Culture Commission ­ Pursuant to Senate Bill 225 2. Gary Wood – Environment and Transportation Advisory Commission (ETAC) 3. Keith Carpenter – Historic Resources Commission 4. Gabrielle Marcia Gutierrez – Parks, Recreation and Community Services Commission 10.Appoint Jennifer Oliva nominated by Mayor Pro Tem Penaloza as the Ward 2 representative to the Community Development Commission for a partial­term expiring December 13, 2022 Department(s): Clerk of the Council Recommended Action: Appoint Jennifer Oliva to the Community Development Commission representing Ward 2. 11.Appoint Alan Woo nominated by Councilmember Hernandez as the Ward 5 Representative to the Planning Commission for a full term expiring December 10, 2024 Department(s): Clerk of the Council Recommended Action: Appoint Alan Woo to Planning Commission representing Ward 5. 12.Appoint Alfredo Torreblanca nominated by Councilmember Mendoza as the Ward 6 representative to the Parks, Recreation and Community Services Commission for a partial­term expiring December 13, 2022 Department(s):Clerk of the Council Recommended Action: Appoint Alfredo Torreblanca to the Parks, Recreation and Community Services Commission representing Ward 6 pursuant to Senate Bill 225. 13.Appoint various boards and commissions members nominated by Mayor Sarmiento as the Mayoral representatives for a full term expiring December 13, 2022 Department(s):Clerk of the Council Recommended Action: Appoint. 1. Tanya Navarro – Environment and Transportation Advisory Commission (ETAC) 2. Ginelle Hardy – Historic Resources Commission 14.Appoint Pierre Loubet and Daisy Campos for a partial term expiring May 31, 2022, Johanna Rivera for a partial term expiring May 31, 2023, and Doug Beaver and Bridget Kavanaugh for a partial term expiring May 31, 2024 to the Workforce Development Board representing Private Sector Business. Department(s): Community Development Agency Recommended Action: Appoint Pierre Loubet and Daisy Campos for a partial term expiring May 31, 2022, Johanna Rivera for a partial term expiring May 31, 2023, and Doug Beaver and Bridget Kavanaugh for a partial term expiring May 31, 2024 to the Workforce Development Board representing private sector business.  Moved by Councilmember Lopez, seconded by Councilmember Bacerra to Approved as amended, exclude the appointment of Doug Beaver. YES: 7 – Penaloza, Mayor Pro Tem, – Phan, Councilmember, – Lopez, Councilmember, – Bacerra, Councilmember, – Hernandez, Councilmember, – Mendoza, Councilmember, – Sarmiento, Mayor NO: 0  ABSTAIN: 0  ABSENT: 0  Status: 7 – 0 – 0 – 0 – Pass 15.Approve Destruction of Obsolete City Records Department(s): Clerk of the Council Office, Police Department, Public Works Agency Recommended Action: Approve the requests for the destruction of obsolete records from the Police Department and Public Works Agency in accordance with the retention schedule outlined in City Council Resolution 2013­014.  Moved by Mayor Pro Tem Penaloza, seconded by Councilmember Lopez to Approve. YES: 7 – Penaloza, Mayor Pro Tem, – Phan, Councilmember, – Lopez, Councilmember, – Bacerra, Councilmember, – Hernandez, Councilmember, – Mendoza, Councilmember, – Sarmiento, Mayor NO: 0  ABSTAIN: 0  ABSENT: 0  Status: 7 – 0 – 0 – 0 – Pass 16.Cannabis Public Benefit Fund for Youth Services Informational Update Department(s): Parks, Recreation, and Community Services Recommended Action: Receive and file Cannabis Public Benefit Fund for Youth Services informational update. MINUTES:Councilmember Lopez requested: A list be maintained for all projects that have been funded with cannabis funds Continuous updates regarding handball court outreach. Staff research the feasibility of increasing the number of policy interns  Finance and Managements Services Director Kathryn Downs provided comments.    Councilmember Hernandez requested staff look into increasing the Cannabis funding for youth services. Mayor Pro Tem Penaloza requested additional Book Mobiles if funds are available. Mayor Sarmiento noted the value of having a safe place for students to be able to study and the importance of partnering together with Santa Ana Unified School District in a joint use agreement to find creative options. Moved by  , seconded by   to Receive and file. YES: 0  NO: 0  ABSTAIN: 0  ABSENT: 0  Status: 0 – 0 – 0 – 0 –  17.Approve Appropriation Adjustments, Approve Amendments to the FY 2020­21 Capital Improvement Program, and Award a Construction Contract to Lonerock, Inc. in the Amount of $9,486,525 for the Warner Avenue Street Improvements Project With an Estimated Total Delivery Cost of $12,255,867 (Project Nos. 14­6802, 18­6424, 20­ 6618) (General Fund and Non­General Fund) Department(s): Public Works Agency Recommended Action: 1. Approve an appropriation adjustment (2021­136) recognizing $1,992,867 of prior year fund balance in the Transportation System Improvement Authority Area B Fund, Prior Year Carry Forward revenue account and appropriate the same amount to the Transportation System Improvement Authority Area B Fund, Improvements Other Than Building expenditure account. (Requires five affirmative votes.) 2. Approve an appropriation adjustment (2021­140) recognizing $1,225,000 of prior year fund balance in the Water Fund, Public Works Water Revenue, Prior Year Carry Forward revenue account and appropriate the same amount to the Acquisition & Construction, Water Utility Capital Projects, Water Capital Project expenditure account. (Requires five affirmative votes.) 3. Approve an appropriation adjustment (2021­133) recognizing $141,320 of prior year fund balance in the Local Drainage Area IV Fund, Prior Year Carry Forward revenue account and appropriate the same amount to the Public Works­Storm Drain Construction, Improvements Other Than Building expenditure account. (Requires five affirmative votes.) 4. Approve an appropriation adjustment (2021­135) recognizing $109,798 of prior year fund balance in the New Transportation System Improvement Area E Fund, Prior Year Carry Forward revenue account and appropriate the same amount to the New Transportation System Improvement Area E, Improvements Other Than Building expenditure account. (Requires five affirmative votes.) 5. Approve an appropriation adjustment (2021­137) recognizing the Fiscal Year 2018­ 19 appropriation of $4,629,750 in Measure M2 Competitive grant funding in the Measure M Street Construction, Measure M2 Competitive revenue account and reappropriating the same amount to the Measure M Street Construction, Improvements Other Than Building expenditure account. (Requires five affirmative votes.) 6. Authorize reallocation of $255,000 in unspent Measure M2 Local Fairshare funds from the Local Street Preventative Maintenance FY 2018­19 (19­6942) Project to the Warner Avenue Improvements Project, to complete the project’s funding requirement. 7. Approve an amendment to the Fiscal Year 2020­21 Capital Improvement Program to include $1,992,867 in construction funds for the Warner Avenue Improvements Project (Project No. 14­6802). 8. Approve an amendment to the Fiscal Year 2020­21 Capital Improvement Program to include $1,225,000 in construction funds for Warner Avenue Water Improvements Project (Project No. 18­6424). 9. Approve an amendment to the Fiscal Year 2020­21 Capital Improvement Program to include $109,798 in construction funds for the Warner Avenue Storm Drain Improvements Project (Project No. 20­6618). 10. Award a construction contract to Lonerock, Inc., the lowest responsible bidder, in accordance with the base bid in the amount of $9,486,525, for construction of the Warner Avenue Improvements Project, for the term beginning March 16, 2021 and ending upon project completion, and authorize the City Manager to execute the contract subject to non­substantive changes approved by the City Manager and the City Attorney. 11. Approve the Project Cost Analysis for a total estimated construction delivery cost of $12,255,867, which includes $9,486,525 for the construction contract, $1,614,197 for contract administration, inspection and testing; and a $1,155,145 project contingency for unanticipated or unforeseen work. 18.Approve Appropriation Adjustment Recognizing $500,000 in Grant Funding from the County of Orange for the Santa Ana Outdoor Safe Dining Program (Non­General Fund) Department(s): Community Development Agency Recommended Action: 1. Approve an appropriation adjustment (2021­141) recognizing grant funding from the County of Orange for the Santa Ana Outdoor Safe Dining Program in the amount of $500,000 in revenue account (No. 12418002­ 52030) and appropriating the same amount to expenditure account (No. 12418810­ 62300). (Requires five affirmative votes.) 2. Authorize the City Manager to execute agreements and approve any other required actions necessary with the County of Orange, vendors, and contractors, who will implement the Santa Ana Outdoor Safe Dining Program, subject to non­substantive changes approved by the City Manager and City Attorney (Agreement No. 2021­ XXX). Moved by Councilmember Hernandez, seconded by Mayor Pro Tem Penaloza to Approve. YES: 7 – Penaloza, Mayor Pro Tem, – Phan, Councilmember, – Lopez, Councilmember, – Bacerra, Councilmember, – Hernandez, Councilmember, – Mendoza, Councilmember, – Sarmiento, Mayor NO: 0  ABSTAIN: 0  ABSENT: 0  Status: 7 – 0 – 0 – 0 – Pass MINUTES:Community Development Director and Assistant City Manager Steven Mendoza provided comments.  Council provided input to city staff regarding uniformity of parklets. This consent Item ­ Agreement No. 2021­031 was approved. 19.Award Blanket Purchase Order Contracts for Painting Contractor Services to US National Corp., Mear Construction Inc., Prime Painting Contractors Inc., GDL Painters Inc., and 1 Solorio Inc., in an Annual Aggregate Amount Not to Exceed $200,000 for up to a Five­Year Term (Specification No. 20­153) (General Fund and Non­General Fund) Department(s): Public Works Agency Recommended Action: Award blanket purchase order contracts for citywide painting contractor services to US National Corp, Mear Construction Corp., Prime Painting Contractors, Inc., GDL Painters, Inc., and 1 Solorio, Inc., for a two­year period beginning March 16, 2021, and expiring March 15, 2023, with provisions for three one­year renewal options exercisable by the City Manager, in an annual aggregate amount of $200,000, subject to non­substantive changes approved by the City Manager and City Attorney.  20.Award a Purchase Order to PB Loader Corporation in an Amount not to Exceed $645,844 for Two Compressed Natural Gas Palfinger Grapple Trucks (Specification No. 21­023) (Non­General Fund) Department(s): Public Works Agency Recommended Action: Authorize a one­time purchase and payment of purchase order to PB Loader Corporation for the purchase of two compressed natural gas Palfinger grapple trucks in the amount of $620,844, plus a contingency of $25,000, for a total amount not to exceed $645,844, subject to non­substantive changes approved by the City Manager and City Attorney. 21.Award a Purchase Order to Quinn Company in an Amount not to Exceed $214,991 for One Caterpillar 926M Wheel Loader (Specification No. 21­022) (Non­General Fund) Department(s): Public Works Agency Recommended Action: Authorize a one­time purchase and payment of purchase order to Quinn Company for the purchase of one Caterpillar 926M Wheel Loader, in the amount of $204,991, plus a contingency of $10,000, for a total amount not to exceed $214,991, subject to non­substantive changes approved by the City Manager and City Attorney. 22.Award Construction Contract to All American Asphalt in the Amount of $305,598 for the Flower Street Rehabilitation from McFadden Avenue to 1st Street Project with an Estimated Project Delivery Cost of $648,000 (Project No. 21­6976) (Non­General Fund) Department(s): Public Works Agency Recommended Action: 1. Award a construction contract to All American Asphalt, the lowest responsible bidder, in accordance with the base bid in the amount of $305,598, for construction of Flower Street Rehabilitation from McFadden Avenue to 1  Street Project, for the term beginning March 16, 2021 and ending upon project completion, and authorize the City Manager to execute the contract subject to non­ substantive changes approved by the City Manager and the City Attorney. 2. Approve the Project Cost Analysis for a total estimated construction delivery cost of $648,000, which includes $305,598 for the construction contract, $61,120 for contract administration, inspection and testing, and a $281,282 project contingency for unanticipated or unforeseen work. 23.Approve an Amendment to the Agreement with SLS Property Solutions, Inc., to increase the Agreement amount by $160,000 for a total of $205,000, to extend the term to June 30, 2022, and to add a one­year renewal option ending on June 30, 2023 (General Fund and Non­General Fund) Department(s): Planning and Building Agency Recommended Action: Authorize the City Manager to execute an agreement amendment with SLS Property Solutions, Inc., for property nuisance abatement services to increase the agreement amount by $160,000 for a total of $205,000, to extend the term of the agreement to June 30, 2022, and to add a one­year renewal option ending on June 30, 2023, exercisable by the City Manager subject to non­ substantive changes approved by the City Manager and City Attorney (Agreement No. 2021­XXX). MINUTES:This consent Item ­ Agreement No. 2021­032 was approved. 24.Approve an agreement with Invengo American Corp for a Radio Frequency Identification system at Main and Newhope Branch Library for a total amount not to exceed $82,284.94 (General Fund) Department(s): Library Recommended Action: Authorize the City Manager to execute an agreement with Invengo American Corp for a term of March 16, 2021 to March 15, 2024 for an Radio Frequency Identification (RFID) system to include a tagging project of all library materials and for the purchase of two self­checkout kiosks, eight Circulation Assistant pads, and four security gates at the Main and Newhope Branch Libraries for $72,280.54, a two­year software and hardware service support plan for $7,016, and a contingency fund for additional RFID tags or any services/equipment needs for $2,988.40, for a total amount not to exceed $82,284.94 to be funded by the General Fund, subject to non­substantive changes approved by the City Manager and City Attorney (Agreement No. 2021­XXX). MINUTES:This consent Item ­ Agreement No. 2021­033 was approved. 25.Approve Agreement With Kimley­Horn and Associates, Inc. for the Warner Avenue Protected Bike Lane Project in an Amount not to Exceed $93,990.51 for a Three­Year Term (Project No. 20­6971) (Non­General Fund) Department(s): Public Works Agency Recommended Action: Authorize the City Manager to execute an agreement with Kimley­Horn and Associates Inc. to provide professional engineering services for the Warner Avenue Protected Bike Lane Project in the amount of $87,572.73, with a contingency of $6,417.78, for a total amount not to exceed $93,990.51, for a three­ year term beginning March 16, 2021 and expiring March 15, 2024, with an option for two, one­year extensions, subject non­substantive changes approved by the City Manager and City Attorney (Agreement No. 2021­XXX). MINUTES:Mayor Pro Tem Penaloza provided direction to staff regarding a more uniform design and more landscape.  Moved by Mayor Pro Tem Penaloza, seconded by Councilmember Hernandez to Approve. YES: 7 – Penaloza, Mayor Pro Tem, – Phan, Councilmember, – Lopez, Councilmember, – Bacerra, Councilmember, – Hernandez, Councilmember, – Mendoza, Councilmember, – Sarmiento, Mayor NO: 0  ABSTAIN: 0  ABSENT: 0  Status: 7 – 0 – 0 – 0 – Pass MINUTES:This consent Item ­ Agreement No. 2021­034 was approved. 26.Approve Amendments to the Agreements With Tetra Tech, Michael Baker International, Inc., Psomas, Stantec Consulting Services, Inc., NV5, Inc., Huitt­Zollars, Inc., Kimley­Horn and Associates, Inc., and TAIT & Associates, Inc., for On­Call Engineering Services, to Increase the Aggregate Amount by $950,000, for a Total Amount not to Exceed $2,950,000 for the Remaining Term of the Agreement (Non­ General Fund) Department(s): Public Works Agency Recommended Action: Authorize the City Manager to execute amendments to the agreements to provide on­call engineering services with Tetra Tech, Michael Baker International, Inc., Psomas; Stantec Consulting Services, Inc., NV5, Inc., Huitt­Zollars, Inc., Kimley­Horn and Associates, Inc., and TAIT & Associates, Inc., to increase the agreement amount by $950,000, for a total aggregate agreement amount not to exceed $2,950,000, for the remaining term of the agreement which began on April 21, 2020, and expires on April 21, 2023, with a provision for one two­year extension exercisable by the City Manager and City Attorney, subject to non­substantive changes approved by the City Manager and City Attorney (Agreement No. 2021­ XXX). MINUTES:This consent Item – Core Agreement No. 2021­035 was approved. Councilmember Phan abstained from Item 26 due to a conflict of interest regarding her employer.  27.Approve Agreements with ABM Building Solutions, LLC, ACCO Engineered Systems, Envise, F.M. Thomas Air Conditioning, Inc., and South Coast Mechanical for As­Needed Repair of Heating, Ventilation, and Air Conditioning Systems at Various City Facilities, in an Aggregate Amount not to Exceed $2,875,000 for up to a Five­ Year Term (Specification No. 20­134) (General Fund and Non­General Fund) Department(s): Public Works Agency, Police Department Recommended Action: Approve agreements with ABM Building Solutions, LLC, ACCO Engineered Systems, Envise, F.M. Thomas Air Conditioning, Inc., and South Coast Mechanical to provide as­needed heating, ventilation, and air conditioning (HVAC) repair services, including emergency call­out services, for a three­year period beginning April 1, 2021, and ending on March 31, 2024, with provisions for two, one­ year extensions, in a total shared amount not to exceed $575,000 annually, for a total aggregate amount not to exceed $2,875,000, subject to non­substantive changes as approved by the City Manager and City Attorney (Agreement No. 2021­XXX).  MINUTES:This consent Item ­  Core Agreement No. 2021­036 was approved. 28.Approve an Agreement with Immigrant Defenders Law Center For Immigration Legal Defense Services for a Two­Year Term in an Amount not to Exceed $400,000 (General Fund) Department(s): City Manager Office Recommended Action: Authorize the City Manager to execute an agreement with Immigrant Defenders Law Center to provide immigration legal defense services to Santa Ana residents, for a term beginning March 16, 2021 and ending January 31, 2023, in an amount not to exceed $400,000, subject to non­substantive changes approved by the City Manager and City Attorney (Agreement No. 2021­XXX). MINUTES:Mayor Sarmiento requested the language “not to exceed” be removed from the agreement and be replaced with “if additional services are requested, the City Council can increase the expenditure amount” and bring it back to council as an adjustment to the budget line item.  Mayor Pro Tem Penaloza requested future agreements include other organizations.  Councilmember Phan requested outreach and representation to the Asian American and Pacific Islander Community. MINUTES:This consent Item ­ Agreement No. 2021­037 was approved. Moved by Mayor Sarmiento, seconded by Mayor Pro Tem Penaloza to Approved as amended. YES: 7 – Penaloza, Mayor Pro Tem, – Phan, Councilmember, – Lopez, Councilmember, – Bacerra, Councilmember, – Hernandez, Councilmember, – Mendoza, Councilmember, – Sarmiento, Mayor NO: 0  ABSTAIN: 0  ABSENT: 0  Status: 7 – 0 – 0 – 0 – Pass 29.Receive and File Certification of Approval by City Engineer of Final Parcel Map 2018­ 02 (2110, 2114, and 2202 East First Street [Owner: Broomell Commercial Properties, LLC]) Department(s): Public Works Agency Recommended Action: Receive and file certification of approval by City Engineer of final Parcel Map 2018­02. 30.Resolution to Adopt and Approve Applications for Submission for all CalRecycle Grants for a 5­Year Period Department(s): Public Works Agency Recommended Action: Resolution No. 2021­XXX – Adopt a resolution approving the ability to apply, and authorizing submission, for all CalRecycle Grants for a 5­year period. MINUTES:This consent Item­ Resolution No. 2021­012 was approved. Moved by Mayor Pro Tem Penaloza, seconded by Councilmember Hernandez to Approve Consent Calendar items 6 – 30 with the exception of 14, 15, 16, 18, 25, and 28.  Councilmember Phan abstained from Item 26 due to a conflict of interest regarding her employer.. YES: 7 – Penaloza, Mayor Pro Tem, – Phan, Councilmember, – Lopez, Councilmember, – Bacerra, Councilmember, – Hernandez, Councilmember, – Mendoza, Councilmember, – Sarmiento, Mayor NO: 0  ABSTAIN: 0  ABSENT: 0  Status: 7 – 0 – 0 – 0 – Pass MINUTES:Councilmember Phan abstained from Item 26 **END OF CONSENT CALENDAR** BUSINESS CALENDAR 31.City of Santa Ana General Plan Annual Progress Report (2020) Department(s): Planning and Building Agency Recommended Action: Authorize staff to submit the City of Santa Ana’s 2020 General Plan Annual Progress Report to the State of California Department of Housing and Community Development (HCD) and Office of Planning and Research (OPR).  MINUTES:Planning and Building Director Minh Thai provided comments regarding the General Plan Annual Progress Report.  Principal Planner Melanie McCann provided comments and answered Council’s questions regarding Accessory Dwelling Units. Council provided input to city staff. Moved by Councilmember Bacerra, seconded by Mayor Pro Tem Penaloza to Approve. YES: 7 – Penaloza, Mayor Pro Tem, – Phan, Councilmember, – Lopez, Councilmember, – Bacerra, Councilmember, – Hernandez, Councilmember, – Mendoza, Councilmember, – Sarmiento, Mayor NO: 0  ABSTAIN: 0  ABSENT: 0  Status: 7 – 0 – 0 – 0 – Pass MINUTES:Council supports and provided direction to City staff. 32.Provide Early Direction for Preparation of the Fiscal Year 2021­22 Budget Department(s): Finance and Management Services Recommended Action: 1. Adopt the proposed Budget and Reserve Policy. 2. Direct staff to:     a. Increase miscellaneous fees by 1.67%; OR     b. Maintain miscellaneous fees at current rates. 3. In addition to Strategic Plan goals already identified, provide any further direction for the draft FY 2021­22 Budget and key priorities for federal funding from the American Rescue Plan Act of 2021.  Moved by Councilmember Bacerra, seconded by Mayor Sarmiento to Approve Item 32 with option 2B to  maintain miscellaneous fee at the current rate.. YES: 7 – Penaloza, Mayor Pro Tem, – Phan, Councilmember, – Lopez, Councilmember, – Bacerra, Councilmember, – Hernandez, Councilmember, – Mendoza, Councilmember, – Sarmiento, Mayor NO: 0  ABSTAIN: 0  ABSENT: 0  Status: 7 – 0 – 0 – 0 – Pass MINUTES:City Manager Kristine Ridge introduced Item 32. Executive Director of Finance and Management Services Agency Kathryn Downs provided a brief presentation. Council provided direction to city staff. 33.Adopt a Resolution Authorizing Judicial Validation Proceedings for the Proposed Pension Debt Refinancing and Related Bond Financing Agreements Department(s): Finance and Management Services Recommended Action: Resolution No. 2021­XXX – Adopt a resolution authorizing the Issuance of Bonds to refund certain pension obligations of the City, up to the estimated Unfunded Actuarial Liability (UAL) as of June 30, 2021, approving the form and authorizing the execution of a trust agreement and purchase contract, and authorizing Judicial Validation Proceedings relating to the issuance of such Bonds and approving additional actions related thereto (Agreement No. 2021­XXX). MINUTES:Assistant Executive Director of Finance and Management Services Agency Sergio Vidal provided a brief presentation. Moved by Councilmember Phan, seconded by Councilmember Lopez to Adopt. YES: 7 – Penaloza, Mayor Pro Tem, – Phan, Councilmember, – Lopez, Councilmember, – Bacerra, Councilmember, – Hernandez, Councilmember, – Mendoza, Councilmember, – Sarmiento, Mayor NO: 0  ABSTAIN: 0  ABSENT: 0  Status: 7 – 0 – 0 – 0 – Pass MINUTES:This consent Item­ Resolution No. 2021­013 was approved. This consent Item ­ Agreement No. 2021­038 was approved. **END OF BUSINESS CALENDAR** COUNCILMEMBER REQUESTED ITEMS 34.Discuss and consider directing City Manager to direct staff to provide options to rebuild the handball courts at Chepa’s Park in the Logan neighborhood – Councilmember Hernandez MINUTES:Council discussion ensued and direction provided to city staff. CITY MANAGER COMMENTS MINUTES:City Manager Kristine Ridge provided a General Plan Update, Housing Element Update, and announced that the Public Works Department is hosting a 6  Annual Youth Water Contest. COUNCIL COMMENTS MINUTES:Councilmember Bacerra thanked the police department for their efforts regarding illegal street racing, reminded the public of his office hours on April 3, 2021 at 10 a.m., and wished everyone a Happy St. Patrick’s Day and Easter.   Councilmember Hernandez thanked all residents who participated to be involved in the community and spoke on the importance of mental health.  Councilmember Lopez made community announcements regarding the Vector Control future presentation.  Councilmember Mendoza requested council to adjourn in memory of Sergeant Ralph Lopez and reminded the public she will be holding office hours on March 18, 2021 from 6 to 7 p.m. Councilmember Phan encouraged all to adopt a cat, spoke on recent Asian anti­ deportation and expressed concern with the increase of attacks towards the Asian American Community.  Mayor Pro Tem Penaloza encouraged all to maintain social distancing during Easter as we move to less restrictive tiers. Mayor Sarmiento thanked Chief Valentin for his commitment to transparency and adjourned in memory of Consul Mario Cuevas. ADJOURNMENT – Adjourn the City Council meeting. Future Items 1. Shelter Operator 2. Cannabis Regulation Updates 3. Group Home Regulation Updates MINUTES:Mayor Sarmiento adjourned the City Council meeting at 10:51 p.m. th st th City Council 4 3/16/2021CityCouncil4–4 6/1/2021 DRAFT Minutes of the Regular Meeting of theCity CouncilCity of Santa Ana, CaliforniaMarch 16, 2021CLOSED SESSION MEETING – 5:00 pmREGULAR OPEN MEETING – 5:00 PM (Immediately following the Closed Session Meeting)CITY COUNCIL CHAMBER22 Civic Center Plaza Santa Ana, CA 92701Due to Governor Gavin Newsom’s Executive Order and the City Council's Proclamation ofLocal Emergency, there was no in­person meeting location for the community to attendpublic meetings.CLOSED SESSIONCALL TO ORDERATTENDANCE Council Members Phil BacerraJohnathan Ryan HernandezJessie LopezNelida MendozaThai Viet PhanMayor  Pro Tem David PenalozaMayorVicente SarmientoCity Manager Kristine RidgeCity Attorney Sonia R. CarvalhoClerk of the Council Daisy GomezMINUTES:Mayor Sarmiento called the Closed Session meeting to order at 5:09 p.m.Clerk of the Council conducted roll call. All councilmembers were present with theexception of Councilmember Mendoza.PUBLIC COMMENTS – Members of the public may address the City Council on items onthe Closed Session Agenda may do so by:Comments will be held during the beginning of the meeting for ALL comments on agendaand non­agenda items within the jurisdiction of the City, with the exception of public hearingitems. Comments for public hearings will take place after the hearing is opened. This is beingdone to respect the time constraints of residents who cannot stay tuned late into the eveningto comment on items that they feel strongly about.Individuals who would like to comment on an agenda item or make a general commentregarding a topic not in the meeting agenda may do so ahead of the meeting by:Email: Please email your comments by 4:00 p.m. on Regular Council meeting Tuesday, or asnoticed for Special meetings, to eComment@santa­ana.org. Comments received after thecut­off time will be published soon after the meeting as part of the record as early aspossible.OR DURING THE MEETING BY:Zoom Webinar: Please click on or type the following address into your webbrowser https://us02web.zoom.us/j/315965149ORConference Call: Dial (669) 900­9128 and enter MEETING ID: 315 965 149# whenprompted. The public can begin joining the speaker queue at 4:30 p.m. In accordance with Councilprocedures, calls will not be accepted after the public comment session has begun. To besure that you are in the speaker queue, you must join the meeting by 6:00 p.m. To request tospeak, dial *9 from your phone or virtually raise your hand from Zoom. After the Clerkconfirms the last three digits of the caller’s phone number or Zoom ID and unmutes them,the caller must press *6 or microphone icon to speak. Callers are encouraged, but notrequired, to identify themselves by name. Each caller will be provided three (3) minutes tospeak.To watch the meeting without participating via these remote options:YouTube LiveStream at www.youtube.com/user/SantaAnaLibraryChannel CTV3, available on Spectrum channel 3 and AT&T U­verse channel 99About the AgendaTo download or view the attachments (staff report and other supporting documentation) foreach agenda item, you must select the agenda item to see the attachments to either open ina new link (the eyeball ) or download a pdf (the cloud symbol with the down arrow ).MINUTES:None.CLOSED SESSION ITEMS – The Brown Act permits legislative bodies to discuss certainmatters without members of the public present. The City Council finds, based on advice fromthe City Attorney, that discussion in open session of the following matters will prejudice theposition of the City in existing and anticipated litigation:1.CONFERENCE WITH LEGAL COUNSEL ­ POTENTIAL LITIGATION Significantexposure to litigation pursuant to paragraph (2) or (3) of subdivision (d) of Section54956.9 of the Government Code: Two CasesA. El Centro Cultural de MexicoB. 312­316 4  StreetCLOSED SESSION REPORT – The City Attorney will report on any action(s) to be taken atthe Regular Open Session which will begin immediately following the Closed Session.RECESS – City Council will recess to Closed Session for the purpose of conducting regularCity business.MINUTES:Mayor Sarmiento recessed to the Closed Session at 5:11 p.m.RECONVENE – City Council will reconvene to continue regular City business.MINUTES:Mayor Sarmiento adjourned Closed Session meeting at 6:00 p.m. andconvened to the Regular Open Session.CITY COUNCIL REGULAR OPEN SESSIONCALL TO ORDERMINUTES:Mayor Sarmiento called the Regular Open Session meeting to order at 6:05p.m.ROLL CALLMINUTES:Clerk of the Council conducted roll call. All councilmembers were present.Councilmember Mendoza joined the Open Regular Session meeting at 6:12 p.m.PLEDGE OF ALLEGIANCE Mayor SarmientoINVOCATIONFr. Abel LopezCEREMONIAL PRESENTATIONS1.Proclamation presented by Councilmembers Lopez, Mendoza and Phan to Wiseplacerecognizing March as Women’s History Month.2.Certificate of Recognition presented by Mayor Pro Tem Penaloza to Paula Faccou forOutstanding Contributions to the Community.STAFF PRESENTATIONS3.COVID­19 Update in the Community.MINUTES:Daisy Perez Assistant to the City Manager provided a brief presentationregarding COVID­19 vaccinations for Santa Ana Residents. 4.Neighborhood Beautification Contest PresentationMINUTES:Executive Director of Public Works Agency Nabil Saba provided a briefpresentation.5.Costa Mesa Freeway (SR­55) Improvement Project: I­405 to I­5 Aesthetic FeaturesMINUTES:Executive Director of Public Works Agency Nabil Saba provided a briefpresentation.MINUTES:Presentations taken out of order, the COVID­19 update was heard last. CLOSED SESSION REPORT – The City Attorney will report on any action(s) from ClosedSession.MINUTES:City Attorney Sonia Carvalho stated there was no reportable action.PUBLIC COMMENT – Public comments will be held during the beginning of the meeting forALL comments on agenda and non­agenda items, except for public hearings. Comments for public hearings will take place after the hearing is opened. MINUTES:Clerk of the Council Daisy Gomez reported out on correspondence received. Donna spoke regarding Item 34 requests the Chepa’s Park handball courts be rebuilt.  Victor Mendez spoke regarding COVID­19 vaccination appointments and provided various comments regarding 30 and 33.  Issac Manzo spoke regarding Item 34, requested transparency from the neighborhood association regarding the circulation of a petition against the rebuilding of the handball courts.  Joe Andrade spoke in opposition to Item 34 and noted a petition with 35 signatures was submitted for the record. Robert Herrera spoke in support of Item 28, and hopes the fund amount will increase in the near future.  Tony O. spoke in support of Item 34. Leonardo Penilla spoke in support of Item 34, stated that on various occasions there has been overwhelming support from the community to keep the handball courts in question.  Dolores Almaraz spoke in support of Item 34, stated that green space is important to the community and provided various other comments.  Francisco Manzo spoke in support of Item 34, stated that members of the community of all ages utilized and benefited from the handball court. Belen Vazquez spoke in support of Item 34, indicated that the petition against the rebuilding of the handball courts was never provided to her.  Marla spoke in support of Item 34, indicated that the homeless issue is citywide not just as a result of the handball courts. Eloy Reyes spoke in support of Item 34. CONSENT CALENDAR RECOMMENDED ACTION:  Approve staff recommendations on the following Consent Calendar Items: 6 through 30. 6.Minutes from the regular meeting of January 19, 2021 Department(s): Clerk of the Council Recommended Action: Approve minutes. 7.Excused absences Department(s): Clerk of the Council Recommended Action: Excuse the absent members. 8.Adopt Ordinance No. NS­XXXX ­ AN ORDINANCE OF THE CITY COUNCIL OF THE CITY OF SANTA ANA AMENDING SANTA ANA MUNICIPAL CODE CHAPTER 2, ARTICLE IV DIVISIONS 2­9 TO REQUIRE BOARD AND COMMISSION MEMBERS TO BE RESIDENTS OF THE CITY INSTEAD OF QUALIFIED ELECTORS Placed on first reading at the March 2, 2021 City Council meeting and approved by a vote of 7­0. Published in the Orange County Reporter on March 5, 2021. Department(s):City Managers Office, City Attorneys Office Recommended Action: Place ordinance on second reading and adopt. MINUTES:This Consent Calendar Ordinance No. NS­3003 was approved 9.Appoint various boards and commissions members nominated by Councilmember Phan as the Ward 1 representatives for a full term expiring December 10, 2024 Department(s):Clerk of the Council Recommended Action: Appoint. 1. Indigo Vu – Arts and Culture Commission ­ Pursuant to Senate Bill 225 2. Gary Wood – Environment and Transportation Advisory Commission (ETAC) 3. Keith Carpenter – Historic Resources Commission 4. Gabrielle Marcia Gutierrez – Parks, Recreation and Community Services Commission 10.Appoint Jennifer Oliva nominated by Mayor Pro Tem Penaloza as the Ward 2 representative to the Community Development Commission for a partial­term expiring December 13, 2022 Department(s): Clerk of the Council Recommended Action: Appoint Jennifer Oliva to the Community Development Commission representing Ward 2. 11.Appoint Alan Woo nominated by Councilmember Hernandez as the Ward 5 Representative to the Planning Commission for a full term expiring December 10, 2024 Department(s): Clerk of the Council Recommended Action: Appoint Alan Woo to Planning Commission representing Ward 5. 12.Appoint Alfredo Torreblanca nominated by Councilmember Mendoza as the Ward 6 representative to the Parks, Recreation and Community Services Commission for a partial­term expiring December 13, 2022 Department(s):Clerk of the Council Recommended Action: Appoint Alfredo Torreblanca to the Parks, Recreation and Community Services Commission representing Ward 6 pursuant to Senate Bill 225. 13.Appoint various boards and commissions members nominated by Mayor Sarmiento as the Mayoral representatives for a full term expiring December 13, 2022 Department(s):Clerk of the Council Recommended Action: Appoint. 1. Tanya Navarro – Environment and Transportation Advisory Commission (ETAC) 2. Ginelle Hardy – Historic Resources Commission 14.Appoint Pierre Loubet and Daisy Campos for a partial term expiring May 31, 2022, Johanna Rivera for a partial term expiring May 31, 2023, and Doug Beaver and Bridget Kavanaugh for a partial term expiring May 31, 2024 to the Workforce Development Board representing Private Sector Business. Department(s): Community Development Agency Recommended Action: Appoint Pierre Loubet and Daisy Campos for a partial term expiring May 31, 2022, Johanna Rivera for a partial term expiring May 31, 2023, and Doug Beaver and Bridget Kavanaugh for a partial term expiring May 31, 2024 to the Workforce Development Board representing private sector business.  Moved by Councilmember Lopez, seconded by Councilmember Bacerra to Approved as amended, exclude the appointment of Doug Beaver. YES: 7 – Penaloza, Mayor Pro Tem, – Phan, Councilmember, – Lopez, Councilmember, – Bacerra, Councilmember, – Hernandez, Councilmember, – Mendoza, Councilmember, – Sarmiento, Mayor NO: 0  ABSTAIN: 0  ABSENT: 0  Status: 7 – 0 – 0 – 0 – Pass 15.Approve Destruction of Obsolete City Records Department(s): Clerk of the Council Office, Police Department, Public Works Agency Recommended Action: Approve the requests for the destruction of obsolete records from the Police Department and Public Works Agency in accordance with the retention schedule outlined in City Council Resolution 2013­014.  Moved by Mayor Pro Tem Penaloza, seconded by Councilmember Lopez to Approve. YES: 7 – Penaloza, Mayor Pro Tem, – Phan, Councilmember, – Lopez, Councilmember, – Bacerra, Councilmember, – Hernandez, Councilmember, – Mendoza, Councilmember, – Sarmiento, Mayor NO: 0  ABSTAIN: 0  ABSENT: 0  Status: 7 – 0 – 0 – 0 – Pass 16.Cannabis Public Benefit Fund for Youth Services Informational Update Department(s): Parks, Recreation, and Community Services Recommended Action: Receive and file Cannabis Public Benefit Fund for Youth Services informational update. MINUTES:Councilmember Lopez requested: A list be maintained for all projects that have been funded with cannabis funds Continuous updates regarding handball court outreach. Staff research the feasibility of increasing the number of policy interns  Finance and Managements Services Director Kathryn Downs provided comments.    Councilmember Hernandez requested staff look into increasing the Cannabis funding for youth services. Mayor Pro Tem Penaloza requested additional Book Mobiles if funds are available. Mayor Sarmiento noted the value of having a safe place for students to be able to study and the importance of partnering together with Santa Ana Unified School District in a joint use agreement to find creative options. Moved by  , seconded by   to Receive and file. YES: 0  NO: 0  ABSTAIN: 0  ABSENT: 0  Status: 0 – 0 – 0 – 0 –  17.Approve Appropriation Adjustments, Approve Amendments to the FY 2020­21 Capital Improvement Program, and Award a Construction Contract to Lonerock, Inc. in the Amount of $9,486,525 for the Warner Avenue Street Improvements Project With an Estimated Total Delivery Cost of $12,255,867 (Project Nos. 14­6802, 18­6424, 20­ 6618) (General Fund and Non­General Fund) Department(s): Public Works Agency Recommended Action: 1. Approve an appropriation adjustment (2021­136) recognizing $1,992,867 of prior year fund balance in the Transportation System Improvement Authority Area B Fund, Prior Year Carry Forward revenue account and appropriate the same amount to the Transportation System Improvement Authority Area B Fund, Improvements Other Than Building expenditure account. (Requires five affirmative votes.) 2. Approve an appropriation adjustment (2021­140) recognizing $1,225,000 of prior year fund balance in the Water Fund, Public Works Water Revenue, Prior Year Carry Forward revenue account and appropriate the same amount to the Acquisition & Construction, Water Utility Capital Projects, Water Capital Project expenditure account. (Requires five affirmative votes.) 3. Approve an appropriation adjustment (2021­133) recognizing $141,320 of prior year fund balance in the Local Drainage Area IV Fund, Prior Year Carry Forward revenue account and appropriate the same amount to the Public Works­Storm Drain Construction, Improvements Other Than Building expenditure account. (Requires five affirmative votes.) 4. Approve an appropriation adjustment (2021­135) recognizing $109,798 of prior year fund balance in the New Transportation System Improvement Area E Fund, Prior Year Carry Forward revenue account and appropriate the same amount to the New Transportation System Improvement Area E, Improvements Other Than Building expenditure account. (Requires five affirmative votes.) 5. Approve an appropriation adjustment (2021­137) recognizing the Fiscal Year 2018­ 19 appropriation of $4,629,750 in Measure M2 Competitive grant funding in the Measure M Street Construction, Measure M2 Competitive revenue account and reappropriating the same amount to the Measure M Street Construction, Improvements Other Than Building expenditure account. (Requires five affirmative votes.) 6. Authorize reallocation of $255,000 in unspent Measure M2 Local Fairshare funds from the Local Street Preventative Maintenance FY 2018­19 (19­6942) Project to the Warner Avenue Improvements Project, to complete the project’s funding requirement. 7. Approve an amendment to the Fiscal Year 2020­21 Capital Improvement Program to include $1,992,867 in construction funds for the Warner Avenue Improvements Project (Project No. 14­6802). 8. Approve an amendment to the Fiscal Year 2020­21 Capital Improvement Program to include $1,225,000 in construction funds for Warner Avenue Water Improvements Project (Project No. 18­6424). 9. Approve an amendment to the Fiscal Year 2020­21 Capital Improvement Program to include $109,798 in construction funds for the Warner Avenue Storm Drain Improvements Project (Project No. 20­6618). 10. Award a construction contract to Lonerock, Inc., the lowest responsible bidder, in accordance with the base bid in the amount of $9,486,525, for construction of the Warner Avenue Improvements Project, for the term beginning March 16, 2021 and ending upon project completion, and authorize the City Manager to execute the contract subject to non­substantive changes approved by the City Manager and the City Attorney. 11. Approve the Project Cost Analysis for a total estimated construction delivery cost of $12,255,867, which includes $9,486,525 for the construction contract, $1,614,197 for contract administration, inspection and testing; and a $1,155,145 project contingency for unanticipated or unforeseen work. 18.Approve Appropriation Adjustment Recognizing $500,000 in Grant Funding from the County of Orange for the Santa Ana Outdoor Safe Dining Program (Non­General Fund) Department(s): Community Development Agency Recommended Action: 1. Approve an appropriation adjustment (2021­141) recognizing grant funding from the County of Orange for the Santa Ana Outdoor Safe Dining Program in the amount of $500,000 in revenue account (No. 12418002­ 52030) and appropriating the same amount to expenditure account (No. 12418810­ 62300). (Requires five affirmative votes.) 2. Authorize the City Manager to execute agreements and approve any other required actions necessary with the County of Orange, vendors, and contractors, who will implement the Santa Ana Outdoor Safe Dining Program, subject to non­substantive changes approved by the City Manager and City Attorney (Agreement No. 2021­ XXX). Moved by Councilmember Hernandez, seconded by Mayor Pro Tem Penaloza to Approve. YES: 7 – Penaloza, Mayor Pro Tem, – Phan, Councilmember, – Lopez, Councilmember, – Bacerra, Councilmember, – Hernandez, Councilmember, – Mendoza, Councilmember, – Sarmiento, Mayor NO: 0  ABSTAIN: 0  ABSENT: 0  Status: 7 – 0 – 0 – 0 – Pass MINUTES:Community Development Director and Assistant City Manager Steven Mendoza provided comments.  Council provided input to city staff regarding uniformity of parklets. This consent Item ­ Agreement No. 2021­031 was approved. 19.Award Blanket Purchase Order Contracts for Painting Contractor Services to US National Corp., Mear Construction Inc., Prime Painting Contractors Inc., GDL Painters Inc., and 1 Solorio Inc., in an Annual Aggregate Amount Not to Exceed $200,000 for up to a Five­Year Term (Specification No. 20­153) (General Fund and Non­General Fund) Department(s): Public Works Agency Recommended Action: Award blanket purchase order contracts for citywide painting contractor services to US National Corp, Mear Construction Corp., Prime Painting Contractors, Inc., GDL Painters, Inc., and 1 Solorio, Inc., for a two­year period beginning March 16, 2021, and expiring March 15, 2023, with provisions for three one­year renewal options exercisable by the City Manager, in an annual aggregate amount of $200,000, subject to non­substantive changes approved by the City Manager and City Attorney.  20.Award a Purchase Order to PB Loader Corporation in an Amount not to Exceed $645,844 for Two Compressed Natural Gas Palfinger Grapple Trucks (Specification No. 21­023) (Non­General Fund) Department(s): Public Works Agency Recommended Action: Authorize a one­time purchase and payment of purchase order to PB Loader Corporation for the purchase of two compressed natural gas Palfinger grapple trucks in the amount of $620,844, plus a contingency of $25,000, for a total amount not to exceed $645,844, subject to non­substantive changes approved by the City Manager and City Attorney. 21.Award a Purchase Order to Quinn Company in an Amount not to Exceed $214,991 for One Caterpillar 926M Wheel Loader (Specification No. 21­022) (Non­General Fund) Department(s): Public Works Agency Recommended Action: Authorize a one­time purchase and payment of purchase order to Quinn Company for the purchase of one Caterpillar 926M Wheel Loader, in the amount of $204,991, plus a contingency of $10,000, for a total amount not to exceed $214,991, subject to non­substantive changes approved by the City Manager and City Attorney. 22.Award Construction Contract to All American Asphalt in the Amount of $305,598 for the Flower Street Rehabilitation from McFadden Avenue to 1st Street Project with an Estimated Project Delivery Cost of $648,000 (Project No. 21­6976) (Non­General Fund) Department(s): Public Works Agency Recommended Action: 1. Award a construction contract to All American Asphalt, the lowest responsible bidder, in accordance with the base bid in the amount of $305,598, for construction of Flower Street Rehabilitation from McFadden Avenue to 1  Street Project, for the term beginning March 16, 2021 and ending upon project completion, and authorize the City Manager to execute the contract subject to non­ substantive changes approved by the City Manager and the City Attorney. 2. Approve the Project Cost Analysis for a total estimated construction delivery cost of $648,000, which includes $305,598 for the construction contract, $61,120 for contract administration, inspection and testing, and a $281,282 project contingency for unanticipated or unforeseen work. 23.Approve an Amendment to the Agreement with SLS Property Solutions, Inc., to increase the Agreement amount by $160,000 for a total of $205,000, to extend the term to June 30, 2022, and to add a one­year renewal option ending on June 30, 2023 (General Fund and Non­General Fund) Department(s): Planning and Building Agency Recommended Action: Authorize the City Manager to execute an agreement amendment with SLS Property Solutions, Inc., for property nuisance abatement services to increase the agreement amount by $160,000 for a total of $205,000, to extend the term of the agreement to June 30, 2022, and to add a one­year renewal option ending on June 30, 2023, exercisable by the City Manager subject to non­ substantive changes approved by the City Manager and City Attorney (Agreement No. 2021­XXX). MINUTES:This consent Item ­ Agreement No. 2021­032 was approved. 24.Approve an agreement with Invengo American Corp for a Radio Frequency Identification system at Main and Newhope Branch Library for a total amount not to exceed $82,284.94 (General Fund) Department(s): Library Recommended Action: Authorize the City Manager to execute an agreement with Invengo American Corp for a term of March 16, 2021 to March 15, 2024 for an Radio Frequency Identification (RFID) system to include a tagging project of all library materials and for the purchase of two self­checkout kiosks, eight Circulation Assistant pads, and four security gates at the Main and Newhope Branch Libraries for $72,280.54, a two­year software and hardware service support plan for $7,016, and a contingency fund for additional RFID tags or any services/equipment needs for $2,988.40, for a total amount not to exceed $82,284.94 to be funded by the General Fund, subject to non­substantive changes approved by the City Manager and City Attorney (Agreement No. 2021­XXX). MINUTES:This consent Item ­ Agreement No. 2021­033 was approved. 25.Approve Agreement With Kimley­Horn and Associates, Inc. for the Warner Avenue Protected Bike Lane Project in an Amount not to Exceed $93,990.51 for a Three­Year Term (Project No. 20­6971) (Non­General Fund) Department(s): Public Works Agency Recommended Action: Authorize the City Manager to execute an agreement with Kimley­Horn and Associates Inc. to provide professional engineering services for the Warner Avenue Protected Bike Lane Project in the amount of $87,572.73, with a contingency of $6,417.78, for a total amount not to exceed $93,990.51, for a three­ year term beginning March 16, 2021 and expiring March 15, 2024, with an option for two, one­year extensions, subject non­substantive changes approved by the City Manager and City Attorney (Agreement No. 2021­XXX). MINUTES:Mayor Pro Tem Penaloza provided direction to staff regarding a more uniform design and more landscape.  Moved by Mayor Pro Tem Penaloza, seconded by Councilmember Hernandez to Approve. YES: 7 – Penaloza, Mayor Pro Tem, – Phan, Councilmember, – Lopez, Councilmember, – Bacerra, Councilmember, – Hernandez, Councilmember, – Mendoza, Councilmember, – Sarmiento, Mayor NO: 0  ABSTAIN: 0  ABSENT: 0  Status: 7 – 0 – 0 – 0 – Pass MINUTES:This consent Item ­ Agreement No. 2021­034 was approved. 26.Approve Amendments to the Agreements With Tetra Tech, Michael Baker International, Inc., Psomas, Stantec Consulting Services, Inc., NV5, Inc., Huitt­Zollars, Inc., Kimley­Horn and Associates, Inc., and TAIT & Associates, Inc., for On­Call Engineering Services, to Increase the Aggregate Amount by $950,000, for a Total Amount not to Exceed $2,950,000 for the Remaining Term of the Agreement (Non­ General Fund) Department(s): Public Works Agency Recommended Action: Authorize the City Manager to execute amendments to the agreements to provide on­call engineering services with Tetra Tech, Michael Baker International, Inc., Psomas; Stantec Consulting Services, Inc., NV5, Inc., Huitt­Zollars, Inc., Kimley­Horn and Associates, Inc., and TAIT & Associates, Inc., to increase the agreement amount by $950,000, for a total aggregate agreement amount not to exceed $2,950,000, for the remaining term of the agreement which began on April 21, 2020, and expires on April 21, 2023, with a provision for one two­year extension exercisable by the City Manager and City Attorney, subject to non­substantive changes approved by the City Manager and City Attorney (Agreement No. 2021­ XXX). MINUTES:This consent Item – Core Agreement No. 2021­035 was approved. Councilmember Phan abstained from Item 26 due to a conflict of interest regarding her employer.  27.Approve Agreements with ABM Building Solutions, LLC, ACCO Engineered Systems, Envise, F.M. Thomas Air Conditioning, Inc., and South Coast Mechanical for As­Needed Repair of Heating, Ventilation, and Air Conditioning Systems at Various City Facilities, in an Aggregate Amount not to Exceed $2,875,000 for up to a Five­ Year Term (Specification No. 20­134) (General Fund and Non­General Fund) Department(s): Public Works Agency, Police Department Recommended Action: Approve agreements with ABM Building Solutions, LLC, ACCO Engineered Systems, Envise, F.M. Thomas Air Conditioning, Inc., and South Coast Mechanical to provide as­needed heating, ventilation, and air conditioning (HVAC) repair services, including emergency call­out services, for a three­year period beginning April 1, 2021, and ending on March 31, 2024, with provisions for two, one­ year extensions, in a total shared amount not to exceed $575,000 annually, for a total aggregate amount not to exceed $2,875,000, subject to non­substantive changes as approved by the City Manager and City Attorney (Agreement No. 2021­XXX).  MINUTES:This consent Item ­  Core Agreement No. 2021­036 was approved. 28.Approve an Agreement with Immigrant Defenders Law Center For Immigration Legal Defense Services for a Two­Year Term in an Amount not to Exceed $400,000 (General Fund) Department(s): City Manager Office Recommended Action: Authorize the City Manager to execute an agreement with Immigrant Defenders Law Center to provide immigration legal defense services to Santa Ana residents, for a term beginning March 16, 2021 and ending January 31, 2023, in an amount not to exceed $400,000, subject to non­substantive changes approved by the City Manager and City Attorney (Agreement No. 2021­XXX). MINUTES:Mayor Sarmiento requested the language “not to exceed” be removed from the agreement and be replaced with “if additional services are requested, the City Council can increase the expenditure amount” and bring it back to council as an adjustment to the budget line item.  Mayor Pro Tem Penaloza requested future agreements include other organizations.  Councilmember Phan requested outreach and representation to the Asian American and Pacific Islander Community. MINUTES:This consent Item ­ Agreement No. 2021­037 was approved. Moved by Mayor Sarmiento, seconded by Mayor Pro Tem Penaloza to Approved as amended. YES: 7 – Penaloza, Mayor Pro Tem, – Phan, Councilmember, – Lopez, Councilmember, – Bacerra, Councilmember, – Hernandez, Councilmember, – Mendoza, Councilmember, – Sarmiento, Mayor NO: 0  ABSTAIN: 0  ABSENT: 0  Status: 7 – 0 – 0 – 0 – Pass 29.Receive and File Certification of Approval by City Engineer of Final Parcel Map 2018­ 02 (2110, 2114, and 2202 East First Street [Owner: Broomell Commercial Properties, LLC]) Department(s): Public Works Agency Recommended Action: Receive and file certification of approval by City Engineer of final Parcel Map 2018­02. 30.Resolution to Adopt and Approve Applications for Submission for all CalRecycle Grants for a 5­Year Period Department(s): Public Works Agency Recommended Action: Resolution No. 2021­XXX – Adopt a resolution approving the ability to apply, and authorizing submission, for all CalRecycle Grants for a 5­year period. MINUTES:This consent Item­ Resolution No. 2021­012 was approved. Moved by Mayor Pro Tem Penaloza, seconded by Councilmember Hernandez to Approve Consent Calendar items 6 – 30 with the exception of 14, 15, 16, 18, 25, and 28.  Councilmember Phan abstained from Item 26 due to a conflict of interest regarding her employer.. YES: 7 – Penaloza, Mayor Pro Tem, – Phan, Councilmember, – Lopez, Councilmember, – Bacerra, Councilmember, – Hernandez, Councilmember, – Mendoza, Councilmember, – Sarmiento, Mayor NO: 0  ABSTAIN: 0  ABSENT: 0  Status: 7 – 0 – 0 – 0 – Pass MINUTES:Councilmember Phan abstained from Item 26 **END OF CONSENT CALENDAR** BUSINESS CALENDAR 31.City of Santa Ana General Plan Annual Progress Report (2020) Department(s): Planning and Building Agency Recommended Action: Authorize staff to submit the City of Santa Ana’s 2020 General Plan Annual Progress Report to the State of California Department of Housing and Community Development (HCD) and Office of Planning and Research (OPR).  MINUTES:Planning and Building Director Minh Thai provided comments regarding the General Plan Annual Progress Report.  Principal Planner Melanie McCann provided comments and answered Council’s questions regarding Accessory Dwelling Units. Council provided input to city staff. Moved by Councilmember Bacerra, seconded by Mayor Pro Tem Penaloza to Approve. YES: 7 – Penaloza, Mayor Pro Tem, – Phan, Councilmember, – Lopez, Councilmember, – Bacerra, Councilmember, – Hernandez, Councilmember, – Mendoza, Councilmember, – Sarmiento, Mayor NO: 0  ABSTAIN: 0  ABSENT: 0  Status: 7 – 0 – 0 – 0 – Pass MINUTES:Council supports and provided direction to City staff. 32.Provide Early Direction for Preparation of the Fiscal Year 2021­22 Budget Department(s): Finance and Management Services Recommended Action: 1. Adopt the proposed Budget and Reserve Policy. 2. Direct staff to:     a. Increase miscellaneous fees by 1.67%; OR     b. Maintain miscellaneous fees at current rates. 3. In addition to Strategic Plan goals already identified, provide any further direction for the draft FY 2021­22 Budget and key priorities for federal funding from the American Rescue Plan Act of 2021.  Moved by Councilmember Bacerra, seconded by Mayor Sarmiento to Approve Item 32 with option 2B to  maintain miscellaneous fee at the current rate.. YES: 7 – Penaloza, Mayor Pro Tem, – Phan, Councilmember, – Lopez, Councilmember, – Bacerra, Councilmember, – Hernandez, Councilmember, – Mendoza, Councilmember, – Sarmiento, Mayor NO: 0  ABSTAIN: 0  ABSENT: 0  Status: 7 – 0 – 0 – 0 – Pass MINUTES:City Manager Kristine Ridge introduced Item 32. Executive Director of Finance and Management Services Agency Kathryn Downs provided a brief presentation. Council provided direction to city staff. 33.Adopt a Resolution Authorizing Judicial Validation Proceedings for the Proposed Pension Debt Refinancing and Related Bond Financing Agreements Department(s): Finance and Management Services Recommended Action: Resolution No. 2021­XXX – Adopt a resolution authorizing the Issuance of Bonds to refund certain pension obligations of the City, up to the estimated Unfunded Actuarial Liability (UAL) as of June 30, 2021, approving the form and authorizing the execution of a trust agreement and purchase contract, and authorizing Judicial Validation Proceedings relating to the issuance of such Bonds and approving additional actions related thereto (Agreement No. 2021­XXX). MINUTES:Assistant Executive Director of Finance and Management Services Agency Sergio Vidal provided a brief presentation. Moved by Councilmember Phan, seconded by Councilmember Lopez to Adopt. YES: 7 – Penaloza, Mayor Pro Tem, – Phan, Councilmember, – Lopez, Councilmember, – Bacerra, Councilmember, – Hernandez, Councilmember, – Mendoza, Councilmember, – Sarmiento, Mayor NO: 0  ABSTAIN: 0  ABSENT: 0  Status: 7 – 0 – 0 – 0 – Pass MINUTES:This consent Item­ Resolution No. 2021­013 was approved. This consent Item ­ Agreement No. 2021­038 was approved. **END OF BUSINESS CALENDAR** COUNCILMEMBER REQUESTED ITEMS 34.Discuss and consider directing City Manager to direct staff to provide options to rebuild the handball courts at Chepa’s Park in the Logan neighborhood – Councilmember Hernandez MINUTES:Council discussion ensued and direction provided to city staff. CITY MANAGER COMMENTS MINUTES:City Manager Kristine Ridge provided a General Plan Update, Housing Element Update, and announced that the Public Works Department is hosting a 6  Annual Youth Water Contest. COUNCIL COMMENTS MINUTES:Councilmember Bacerra thanked the police department for their efforts regarding illegal street racing, reminded the public of his office hours on April 3, 2021 at 10 a.m., and wished everyone a Happy St. Patrick’s Day and Easter.   Councilmember Hernandez thanked all residents who participated to be involved in the community and spoke on the importance of mental health.  Councilmember Lopez made community announcements regarding the Vector Control future presentation.  Councilmember Mendoza requested council to adjourn in memory of Sergeant Ralph Lopez and reminded the public she will be holding office hours on March 18, 2021 from 6 to 7 p.m. Councilmember Phan encouraged all to adopt a cat, spoke on recent Asian anti­ deportation and expressed concern with the increase of attacks towards the Asian American Community.  Mayor Pro Tem Penaloza encouraged all to maintain social distancing during Easter as we move to less restrictive tiers. Mayor Sarmiento thanked Chief Valentin for his commitment to transparency and adjourned in memory of Consul Mario Cuevas. ADJOURNMENT – Adjourn the City Council meeting. Future Items 1. Shelter Operator 2. Cannabis Regulation Updates 3. Group Home Regulation Updates MINUTES:Mayor Sarmiento adjourned the City Council meeting at 10:51 p.m. th st th City Council 5 3/16/2021CityCouncil4–5 6/1/2021 DRAFT Minutes of the Regular Meeting of theCity CouncilCity of Santa Ana, CaliforniaMarch 16, 2021CLOSED SESSION MEETING – 5:00 pmREGULAR OPEN MEETING – 5:00 PM (Immediately following the Closed Session Meeting)CITY COUNCIL CHAMBER22 Civic Center Plaza Santa Ana, CA 92701Due to Governor Gavin Newsom’s Executive Order and the City Council's Proclamation ofLocal Emergency, there was no in­person meeting location for the community to attendpublic meetings.CLOSED SESSIONCALL TO ORDERATTENDANCE Council Members Phil BacerraJohnathan Ryan HernandezJessie LopezNelida MendozaThai Viet PhanMayor  Pro Tem David PenalozaMayorVicente SarmientoCity Manager Kristine RidgeCity Attorney Sonia R. CarvalhoClerk of the Council Daisy GomezMINUTES:Mayor Sarmiento called the Closed Session meeting to order at 5:09 p.m.Clerk of the Council conducted roll call. All councilmembers were present with theexception of Councilmember Mendoza.PUBLIC COMMENTS – Members of the public may address the City Council on items onthe Closed Session Agenda may do so by:Comments will be held during the beginning of the meeting for ALL comments on agendaand non­agenda items within the jurisdiction of the City, with the exception of public hearingitems. Comments for public hearings will take place after the hearing is opened. This is beingdone to respect the time constraints of residents who cannot stay tuned late into the eveningto comment on items that they feel strongly about.Individuals who would like to comment on an agenda item or make a general commentregarding a topic not in the meeting agenda may do so ahead of the meeting by:Email: Please email your comments by 4:00 p.m. on Regular Council meeting Tuesday, or asnoticed for Special meetings, to eComment@santa­ana.org. Comments received after thecut­off time will be published soon after the meeting as part of the record as early aspossible.OR DURING THE MEETING BY:Zoom Webinar: Please click on or type the following address into your webbrowser https://us02web.zoom.us/j/315965149ORConference Call: Dial (669) 900­9128 and enter MEETING ID: 315 965 149# whenprompted. The public can begin joining the speaker queue at 4:30 p.m. In accordance with Councilprocedures, calls will not be accepted after the public comment session has begun. To besure that you are in the speaker queue, you must join the meeting by 6:00 p.m. To request tospeak, dial *9 from your phone or virtually raise your hand from Zoom. After the Clerkconfirms the last three digits of the caller’s phone number or Zoom ID and unmutes them,the caller must press *6 or microphone icon to speak. Callers are encouraged, but notrequired, to identify themselves by name. Each caller will be provided three (3) minutes tospeak.To watch the meeting without participating via these remote options:YouTube LiveStream at www.youtube.com/user/SantaAnaLibraryChannel CTV3, available on Spectrum channel 3 and AT&T U­verse channel 99About the AgendaTo download or view the attachments (staff report and other supporting documentation) foreach agenda item, you must select the agenda item to see the attachments to either open ina new link (the eyeball ) or download a pdf (the cloud symbol with the down arrow ).MINUTES:None.CLOSED SESSION ITEMS – The Brown Act permits legislative bodies to discuss certainmatters without members of the public present. The City Council finds, based on advice fromthe City Attorney, that discussion in open session of the following matters will prejudice theposition of the City in existing and anticipated litigation:1.CONFERENCE WITH LEGAL COUNSEL ­ POTENTIAL LITIGATION Significantexposure to litigation pursuant to paragraph (2) or (3) of subdivision (d) of Section54956.9 of the Government Code: Two CasesA. El Centro Cultural de MexicoB. 312­316 4  StreetCLOSED SESSION REPORT – The City Attorney will report on any action(s) to be taken atthe Regular Open Session which will begin immediately following the Closed Session.RECESS – City Council will recess to Closed Session for the purpose of conducting regularCity business.MINUTES:Mayor Sarmiento recessed to the Closed Session at 5:11 p.m.RECONVENE – City Council will reconvene to continue regular City business.MINUTES:Mayor Sarmiento adjourned Closed Session meeting at 6:00 p.m. andconvened to the Regular Open Session.CITY COUNCIL REGULAR OPEN SESSIONCALL TO ORDERMINUTES:Mayor Sarmiento called the Regular Open Session meeting to order at 6:05p.m.ROLL CALLMINUTES:Clerk of the Council conducted roll call. All councilmembers were present.Councilmember Mendoza joined the Open Regular Session meeting at 6:12 p.m.PLEDGE OF ALLEGIANCE Mayor SarmientoINVOCATIONFr. Abel LopezCEREMONIAL PRESENTATIONS1.Proclamation presented by Councilmembers Lopez, Mendoza and Phan to Wiseplacerecognizing March as Women’s History Month.2.Certificate of Recognition presented by Mayor Pro Tem Penaloza to Paula Faccou forOutstanding Contributions to the Community.STAFF PRESENTATIONS3.COVID­19 Update in the Community.MINUTES:Daisy Perez Assistant to the City Manager provided a brief presentationregarding COVID­19 vaccinations for Santa Ana Residents. 4.Neighborhood Beautification Contest PresentationMINUTES:Executive Director of Public Works Agency Nabil Saba provided a briefpresentation.5.Costa Mesa Freeway (SR­55) Improvement Project: I­405 to I­5 Aesthetic FeaturesMINUTES:Executive Director of Public Works Agency Nabil Saba provided a briefpresentation.MINUTES:Presentations taken out of order, the COVID­19 update was heard last. CLOSED SESSION REPORT – The City Attorney will report on any action(s) from ClosedSession.MINUTES:City Attorney Sonia Carvalho stated there was no reportable action.PUBLIC COMMENT – Public comments will be held during the beginning of the meeting forALL comments on agenda and non­agenda items, except for public hearings. Comments forpublic hearings will take place after the hearing is opened.MINUTES:Clerk of the Council Daisy Gomez reported out on correspondence received.Donna spoke regarding Item 34 requests the Chepa’s Park handball courts be rebuilt. Victor Mendez spoke regarding COVID­19 vaccination appointments and provided variouscomments regarding 30 and 33. Issac Manzo spoke regarding Item 34, requested transparency from the neighborhoodassociation regarding the circulation of a petition against the rebuilding of the handballcourts. Joe Andrade spoke in opposition to Item 34 and noted a petition with 35 signatures wassubmitted for the record.Robert Herrera spoke in support of Item 28, and hopes the fund amount will increase in thenear future. Tony O. spoke in support of Item 34.Leonardo Penilla spoke in support of Item 34, stated that on various occasions there hasbeen overwhelming support from the community to keep the handball courts in question. Dolores Almaraz spoke in support of Item 34, stated that green space is important to thecommunity and provided various other comments. Francisco Manzo spoke in support of Item 34, stated that members of the community of allages utilized and benefited from the handball court.Belen Vazquez spoke in support of Item 34, indicated that the petition against therebuilding of the handball courts was never provided to her. Marla spoke in support of Item 34, indicated that the homeless issue is citywide not just asa result of the handball courts.Eloy Reyes spoke in support of Item 34.CONSENT CALENDARRECOMMENDED ACTION:  Approve staff recommendations on the followingConsent Calendar Items: 6 through 30.6.Minutes from the regular meeting of January 19, 2021Department(s): Clerk of the Council Recommended Action: Approve minutes. 7.Excused absences Department(s): Clerk of the Council Recommended Action: Excuse the absent members. 8.Adopt Ordinance No. NS­XXXX ­ AN ORDINANCE OF THE CITY COUNCIL OF THE CITY OF SANTA ANA AMENDING SANTA ANA MUNICIPAL CODE CHAPTER 2, ARTICLE IV DIVISIONS 2­9 TO REQUIRE BOARD AND COMMISSION MEMBERS TO BE RESIDENTS OF THE CITY INSTEAD OF QUALIFIED ELECTORS Placed on first reading at the March 2, 2021 City Council meeting and approved by a vote of 7­0. Published in the Orange County Reporter on March 5, 2021. Department(s):City Managers Office, City Attorneys Office Recommended Action: Place ordinance on second reading and adopt. MINUTES:This Consent Calendar Ordinance No. NS­3003 was approved 9.Appoint various boards and commissions members nominated by Councilmember Phan as the Ward 1 representatives for a full term expiring December 10, 2024 Department(s):Clerk of the Council Recommended Action: Appoint. 1. Indigo Vu – Arts and Culture Commission ­ Pursuant to Senate Bill 225 2. Gary Wood – Environment and Transportation Advisory Commission (ETAC) 3. Keith Carpenter – Historic Resources Commission 4. Gabrielle Marcia Gutierrez – Parks, Recreation and Community Services Commission 10.Appoint Jennifer Oliva nominated by Mayor Pro Tem Penaloza as the Ward 2 representative to the Community Development Commission for a partial­term expiring December 13, 2022 Department(s): Clerk of the Council Recommended Action: Appoint Jennifer Oliva to the Community Development Commission representing Ward 2. 11.Appoint Alan Woo nominated by Councilmember Hernandez as the Ward 5 Representative to the Planning Commission for a full term expiring December 10, 2024 Department(s): Clerk of the Council Recommended Action: Appoint Alan Woo to Planning Commission representing Ward 5. 12.Appoint Alfredo Torreblanca nominated by Councilmember Mendoza as the Ward 6 representative to the Parks, Recreation and Community Services Commission for a partial­term expiring December 13, 2022 Department(s):Clerk of the Council Recommended Action: Appoint Alfredo Torreblanca to the Parks, Recreation and Community Services Commission representing Ward 6 pursuant to Senate Bill 225. 13.Appoint various boards and commissions members nominated by Mayor Sarmiento as the Mayoral representatives for a full term expiring December 13, 2022 Department(s):Clerk of the Council Recommended Action: Appoint. 1. Tanya Navarro – Environment and Transportation Advisory Commission (ETAC) 2. Ginelle Hardy – Historic Resources Commission 14.Appoint Pierre Loubet and Daisy Campos for a partial term expiring May 31, 2022, Johanna Rivera for a partial term expiring May 31, 2023, and Doug Beaver and Bridget Kavanaugh for a partial term expiring May 31, 2024 to the Workforce Development Board representing Private Sector Business. Department(s): Community Development Agency Recommended Action: Appoint Pierre Loubet and Daisy Campos for a partial term expiring May 31, 2022, Johanna Rivera for a partial term expiring May 31, 2023, and Doug Beaver and Bridget Kavanaugh for a partial term expiring May 31, 2024 to the Workforce Development Board representing private sector business.  Moved by Councilmember Lopez, seconded by Councilmember Bacerra to Approved as amended, exclude the appointment of Doug Beaver. YES: 7 – Penaloza, Mayor Pro Tem, – Phan, Councilmember, – Lopez, Councilmember, – Bacerra, Councilmember, – Hernandez, Councilmember, – Mendoza, Councilmember, – Sarmiento, Mayor NO: 0  ABSTAIN: 0  ABSENT: 0  Status: 7 – 0 – 0 – 0 – Pass 15.Approve Destruction of Obsolete City Records Department(s): Clerk of the Council Office, Police Department, Public Works Agency Recommended Action: Approve the requests for the destruction of obsolete records from the Police Department and Public Works Agency in accordance with the retention schedule outlined in City Council Resolution 2013­014.  Moved by Mayor Pro Tem Penaloza, seconded by Councilmember Lopez to Approve. YES: 7 – Penaloza, Mayor Pro Tem, – Phan, Councilmember, – Lopez, Councilmember, – Bacerra, Councilmember, – Hernandez, Councilmember, – Mendoza, Councilmember, – Sarmiento, Mayor NO: 0  ABSTAIN: 0  ABSENT: 0  Status: 7 – 0 – 0 – 0 – Pass 16.Cannabis Public Benefit Fund for Youth Services Informational Update Department(s): Parks, Recreation, and Community Services Recommended Action: Receive and file Cannabis Public Benefit Fund for Youth Services informational update. MINUTES:Councilmember Lopez requested: A list be maintained for all projects that have been funded with cannabis funds Continuous updates regarding handball court outreach. Staff research the feasibility of increasing the number of policy interns  Finance and Managements Services Director Kathryn Downs provided comments.    Councilmember Hernandez requested staff look into increasing the Cannabis funding for youth services. Mayor Pro Tem Penaloza requested additional Book Mobiles if funds are available. Mayor Sarmiento noted the value of having a safe place for students to be able to study and the importance of partnering together with Santa Ana Unified School District in a joint use agreement to find creative options. Moved by  , seconded by   to Receive and file. YES: 0  NO: 0  ABSTAIN: 0  ABSENT: 0  Status: 0 – 0 – 0 – 0 –  17.Approve Appropriation Adjustments, Approve Amendments to the FY 2020­21 Capital Improvement Program, and Award a Construction Contract to Lonerock, Inc. in the Amount of $9,486,525 for the Warner Avenue Street Improvements Project With an Estimated Total Delivery Cost of $12,255,867 (Project Nos. 14­6802, 18­6424, 20­ 6618) (General Fund and Non­General Fund) Department(s): Public Works Agency Recommended Action: 1. Approve an appropriation adjustment (2021­136) recognizing $1,992,867 of prior year fund balance in the Transportation System Improvement Authority Area B Fund, Prior Year Carry Forward revenue account and appropriate the same amount to the Transportation System Improvement Authority Area B Fund, Improvements Other Than Building expenditure account. (Requires five affirmative votes.) 2. Approve an appropriation adjustment (2021­140) recognizing $1,225,000 of prior year fund balance in the Water Fund, Public Works Water Revenue, Prior Year Carry Forward revenue account and appropriate the same amount to the Acquisition & Construction, Water Utility Capital Projects, Water Capital Project expenditure account. (Requires five affirmative votes.) 3. Approve an appropriation adjustment (2021­133) recognizing $141,320 of prior year fund balance in the Local Drainage Area IV Fund, Prior Year Carry Forward revenue account and appropriate the same amount to the Public Works­Storm Drain Construction, Improvements Other Than Building expenditure account. (Requires five affirmative votes.) 4. Approve an appropriation adjustment (2021­135) recognizing $109,798 of prior year fund balance in the New Transportation System Improvement Area E Fund, Prior Year Carry Forward revenue account and appropriate the same amount to the New Transportation System Improvement Area E, Improvements Other Than Building expenditure account. (Requires five affirmative votes.) 5. Approve an appropriation adjustment (2021­137) recognizing the Fiscal Year 2018­ 19 appropriation of $4,629,750 in Measure M2 Competitive grant funding in the Measure M Street Construction, Measure M2 Competitive revenue account and reappropriating the same amount to the Measure M Street Construction, Improvements Other Than Building expenditure account. (Requires five affirmative votes.) 6. Authorize reallocation of $255,000 in unspent Measure M2 Local Fairshare funds from the Local Street Preventative Maintenance FY 2018­19 (19­6942) Project to the Warner Avenue Improvements Project, to complete the project’s funding requirement. 7. Approve an amendment to the Fiscal Year 2020­21 Capital Improvement Program to include $1,992,867 in construction funds for the Warner Avenue Improvements Project (Project No. 14­6802). 8. Approve an amendment to the Fiscal Year 2020­21 Capital Improvement Program to include $1,225,000 in construction funds for Warner Avenue Water Improvements Project (Project No. 18­6424). 9. Approve an amendment to the Fiscal Year 2020­21 Capital Improvement Program to include $109,798 in construction funds for the Warner Avenue Storm Drain Improvements Project (Project No. 20­6618). 10. Award a construction contract to Lonerock, Inc., the lowest responsible bidder, in accordance with the base bid in the amount of $9,486,525, for construction of the Warner Avenue Improvements Project, for the term beginning March 16, 2021 and ending upon project completion, and authorize the City Manager to execute the contract subject to non­substantive changes approved by the City Manager and the City Attorney. 11. Approve the Project Cost Analysis for a total estimated construction delivery cost of $12,255,867, which includes $9,486,525 for the construction contract, $1,614,197 for contract administration, inspection and testing; and a $1,155,145 project contingency for unanticipated or unforeseen work. 18.Approve Appropriation Adjustment Recognizing $500,000 in Grant Funding from the County of Orange for the Santa Ana Outdoor Safe Dining Program (Non­General Fund) Department(s): Community Development Agency Recommended Action: 1. Approve an appropriation adjustment (2021­141) recognizing grant funding from the County of Orange for the Santa Ana Outdoor Safe Dining Program in the amount of $500,000 in revenue account (No. 12418002­ 52030) and appropriating the same amount to expenditure account (No. 12418810­ 62300). (Requires five affirmative votes.) 2. Authorize the City Manager to execute agreements and approve any other required actions necessary with the County of Orange, vendors, and contractors, who will implement the Santa Ana Outdoor Safe Dining Program, subject to non­substantive changes approved by the City Manager and City Attorney (Agreement No. 2021­ XXX). Moved by Councilmember Hernandez, seconded by Mayor Pro Tem Penaloza to Approve. YES: 7 – Penaloza, Mayor Pro Tem, – Phan, Councilmember, – Lopez, Councilmember, – Bacerra, Councilmember, – Hernandez, Councilmember, – Mendoza, Councilmember, – Sarmiento, Mayor NO: 0  ABSTAIN: 0  ABSENT: 0  Status: 7 – 0 – 0 – 0 – Pass MINUTES:Community Development Director and Assistant City Manager Steven Mendoza provided comments.  Council provided input to city staff regarding uniformity of parklets. This consent Item ­ Agreement No. 2021­031 was approved. 19.Award Blanket Purchase Order Contracts for Painting Contractor Services to US National Corp., Mear Construction Inc., Prime Painting Contractors Inc., GDL Painters Inc., and 1 Solorio Inc., in an Annual Aggregate Amount Not to Exceed $200,000 for up to a Five­Year Term (Specification No. 20­153) (General Fund and Non­General Fund) Department(s): Public Works Agency Recommended Action: Award blanket purchase order contracts for citywide painting contractor services to US National Corp, Mear Construction Corp., Prime Painting Contractors, Inc., GDL Painters, Inc., and 1 Solorio, Inc., for a two­year period beginning March 16, 2021, and expiring March 15, 2023, with provisions for three one­year renewal options exercisable by the City Manager, in an annual aggregate amount of $200,000, subject to non­substantive changes approved by the City Manager and City Attorney.  20.Award a Purchase Order to PB Loader Corporation in an Amount not to Exceed $645,844 for Two Compressed Natural Gas Palfinger Grapple Trucks (Specification No. 21­023) (Non­General Fund) Department(s): Public Works Agency Recommended Action: Authorize a one­time purchase and payment of purchase order to PB Loader Corporation for the purchase of two compressed natural gas Palfinger grapple trucks in the amount of $620,844, plus a contingency of $25,000, for a total amount not to exceed $645,844, subject to non­substantive changes approved by the City Manager and City Attorney. 21.Award a Purchase Order to Quinn Company in an Amount not to Exceed $214,991 for One Caterpillar 926M Wheel Loader (Specification No. 21­022) (Non­General Fund) Department(s): Public Works Agency Recommended Action: Authorize a one­time purchase and payment of purchase order to Quinn Company for the purchase of one Caterpillar 926M Wheel Loader, in the amount of $204,991, plus a contingency of $10,000, for a total amount not to exceed $214,991, subject to non­substantive changes approved by the City Manager and City Attorney. 22.Award Construction Contract to All American Asphalt in the Amount of $305,598 for the Flower Street Rehabilitation from McFadden Avenue to 1st Street Project with an Estimated Project Delivery Cost of $648,000 (Project No. 21­6976) (Non­General Fund) Department(s): Public Works Agency Recommended Action: 1. Award a construction contract to All American Asphalt, the lowest responsible bidder, in accordance with the base bid in the amount of $305,598, for construction of Flower Street Rehabilitation from McFadden Avenue to 1  Street Project, for the term beginning March 16, 2021 and ending upon project completion, and authorize the City Manager to execute the contract subject to non­ substantive changes approved by the City Manager and the City Attorney. 2. Approve the Project Cost Analysis for a total estimated construction delivery cost of $648,000, which includes $305,598 for the construction contract, $61,120 for contract administration, inspection and testing, and a $281,282 project contingency for unanticipated or unforeseen work. 23.Approve an Amendment to the Agreement with SLS Property Solutions, Inc., to increase the Agreement amount by $160,000 for a total of $205,000, to extend the term to June 30, 2022, and to add a one­year renewal option ending on June 30, 2023 (General Fund and Non­General Fund) Department(s): Planning and Building Agency Recommended Action: Authorize the City Manager to execute an agreement amendment with SLS Property Solutions, Inc., for property nuisance abatement services to increase the agreement amount by $160,000 for a total of $205,000, to extend the term of the agreement to June 30, 2022, and to add a one­year renewal option ending on June 30, 2023, exercisable by the City Manager subject to non­ substantive changes approved by the City Manager and City Attorney (Agreement No. 2021­XXX). MINUTES:This consent Item ­ Agreement No. 2021­032 was approved. 24.Approve an agreement with Invengo American Corp for a Radio Frequency Identification system at Main and Newhope Branch Library for a total amount not to exceed $82,284.94 (General Fund) Department(s): Library Recommended Action: Authorize the City Manager to execute an agreement with Invengo American Corp for a term of March 16, 2021 to March 15, 2024 for an Radio Frequency Identification (RFID) system to include a tagging project of all library materials and for the purchase of two self­checkout kiosks, eight Circulation Assistant pads, and four security gates at the Main and Newhope Branch Libraries for $72,280.54, a two­year software and hardware service support plan for $7,016, and a contingency fund for additional RFID tags or any services/equipment needs for $2,988.40, for a total amount not to exceed $82,284.94 to be funded by the General Fund, subject to non­substantive changes approved by the City Manager and City Attorney (Agreement No. 2021­XXX). MINUTES:This consent Item ­ Agreement No. 2021­033 was approved. 25.Approve Agreement With Kimley­Horn and Associates, Inc. for the Warner Avenue Protected Bike Lane Project in an Amount not to Exceed $93,990.51 for a Three­Year Term (Project No. 20­6971) (Non­General Fund) Department(s): Public Works Agency Recommended Action: Authorize the City Manager to execute an agreement with Kimley­Horn and Associates Inc. to provide professional engineering services for the Warner Avenue Protected Bike Lane Project in the amount of $87,572.73, with a contingency of $6,417.78, for a total amount not to exceed $93,990.51, for a three­ year term beginning March 16, 2021 and expiring March 15, 2024, with an option for two, one­year extensions, subject non­substantive changes approved by the City Manager and City Attorney (Agreement No. 2021­XXX). MINUTES:Mayor Pro Tem Penaloza provided direction to staff regarding a more uniform design and more landscape.  Moved by Mayor Pro Tem Penaloza, seconded by Councilmember Hernandez to Approve. YES: 7 – Penaloza, Mayor Pro Tem, – Phan, Councilmember, – Lopez, Councilmember, – Bacerra, Councilmember, – Hernandez, Councilmember, – Mendoza, Councilmember, – Sarmiento, Mayor NO: 0  ABSTAIN: 0  ABSENT: 0  Status: 7 – 0 – 0 – 0 – Pass MINUTES:This consent Item ­ Agreement No. 2021­034 was approved. 26.Approve Amendments to the Agreements With Tetra Tech, Michael Baker International, Inc., Psomas, Stantec Consulting Services, Inc., NV5, Inc., Huitt­Zollars, Inc., Kimley­Horn and Associates, Inc., and TAIT & Associates, Inc., for On­Call Engineering Services, to Increase the Aggregate Amount by $950,000, for a Total Amount not to Exceed $2,950,000 for the Remaining Term of the Agreement (Non­ General Fund) Department(s): Public Works Agency Recommended Action: Authorize the City Manager to execute amendments to the agreements to provide on­call engineering services with Tetra Tech, Michael Baker International, Inc., Psomas; Stantec Consulting Services, Inc., NV5, Inc., Huitt­Zollars, Inc., Kimley­Horn and Associates, Inc., and TAIT & Associates, Inc., to increase the agreement amount by $950,000, for a total aggregate agreement amount not to exceed $2,950,000, for the remaining term of the agreement which began on April 21, 2020, and expires on April 21, 2023, with a provision for one two­year extension exercisable by the City Manager and City Attorney, subject to non­substantive changes approved by the City Manager and City Attorney (Agreement No. 2021­ XXX). MINUTES:This consent Item – Core Agreement No. 2021­035 was approved. Councilmember Phan abstained from Item 26 due to a conflict of interest regarding her employer.  27.Approve Agreements with ABM Building Solutions, LLC, ACCO Engineered Systems, Envise, F.M. Thomas Air Conditioning, Inc., and South Coast Mechanical for As­Needed Repair of Heating, Ventilation, and Air Conditioning Systems at Various City Facilities, in an Aggregate Amount not to Exceed $2,875,000 for up to a Five­ Year Term (Specification No. 20­134) (General Fund and Non­General Fund) Department(s): Public Works Agency, Police Department Recommended Action: Approve agreements with ABM Building Solutions, LLC, ACCO Engineered Systems, Envise, F.M. Thomas Air Conditioning, Inc., and South Coast Mechanical to provide as­needed heating, ventilation, and air conditioning (HVAC) repair services, including emergency call­out services, for a three­year period beginning April 1, 2021, and ending on March 31, 2024, with provisions for two, one­ year extensions, in a total shared amount not to exceed $575,000 annually, for a total aggregate amount not to exceed $2,875,000, subject to non­substantive changes as approved by the City Manager and City Attorney (Agreement No. 2021­XXX).  MINUTES:This consent Item ­  Core Agreement No. 2021­036 was approved. 28.Approve an Agreement with Immigrant Defenders Law Center For Immigration Legal Defense Services for a Two­Year Term in an Amount not to Exceed $400,000 (General Fund) Department(s): City Manager Office Recommended Action: Authorize the City Manager to execute an agreement with Immigrant Defenders Law Center to provide immigration legal defense services to Santa Ana residents, for a term beginning March 16, 2021 and ending January 31, 2023, in an amount not to exceed $400,000, subject to non­substantive changes approved by the City Manager and City Attorney (Agreement No. 2021­XXX). MINUTES:Mayor Sarmiento requested the language “not to exceed” be removed from the agreement and be replaced with “if additional services are requested, the City Council can increase the expenditure amount” and bring it back to council as an adjustment to the budget line item.  Mayor Pro Tem Penaloza requested future agreements include other organizations.  Councilmember Phan requested outreach and representation to the Asian American and Pacific Islander Community. MINUTES:This consent Item ­ Agreement No. 2021­037 was approved. Moved by Mayor Sarmiento, seconded by Mayor Pro Tem Penaloza to Approved as amended. YES: 7 – Penaloza, Mayor Pro Tem, – Phan, Councilmember, – Lopez, Councilmember, – Bacerra, Councilmember, – Hernandez, Councilmember, – Mendoza, Councilmember, – Sarmiento, Mayor NO: 0  ABSTAIN: 0  ABSENT: 0  Status: 7 – 0 – 0 – 0 – Pass 29.Receive and File Certification of Approval by City Engineer of Final Parcel Map 2018­ 02 (2110, 2114, and 2202 East First Street [Owner: Broomell Commercial Properties, LLC]) Department(s): Public Works Agency Recommended Action: Receive and file certification of approval by City Engineer of final Parcel Map 2018­02. 30.Resolution to Adopt and Approve Applications for Submission for all CalRecycle Grants for a 5­Year Period Department(s): Public Works Agency Recommended Action: Resolution No. 2021­XXX – Adopt a resolution approving the ability to apply, and authorizing submission, for all CalRecycle Grants for a 5­year period. MINUTES:This consent Item­ Resolution No. 2021­012 was approved. Moved by Mayor Pro Tem Penaloza, seconded by Councilmember Hernandez to Approve Consent Calendar items 6 – 30 with the exception of 14, 15, 16, 18, 25, and 28.  Councilmember Phan abstained from Item 26 due to a conflict of interest regarding her employer.. YES: 7 – Penaloza, Mayor Pro Tem, – Phan, Councilmember, – Lopez, Councilmember, – Bacerra, Councilmember, – Hernandez, Councilmember, – Mendoza, Councilmember, – Sarmiento, Mayor NO: 0  ABSTAIN: 0  ABSENT: 0  Status: 7 – 0 – 0 – 0 – Pass MINUTES:Councilmember Phan abstained from Item 26 **END OF CONSENT CALENDAR** BUSINESS CALENDAR 31.City of Santa Ana General Plan Annual Progress Report (2020) Department(s): Planning and Building Agency Recommended Action: Authorize staff to submit the City of Santa Ana’s 2020 General Plan Annual Progress Report to the State of California Department of Housing and Community Development (HCD) and Office of Planning and Research (OPR).  MINUTES:Planning and Building Director Minh Thai provided comments regarding the General Plan Annual Progress Report.  Principal Planner Melanie McCann provided comments and answered Council’s questions regarding Accessory Dwelling Units. Council provided input to city staff. Moved by Councilmember Bacerra, seconded by Mayor Pro Tem Penaloza to Approve. YES: 7 – Penaloza, Mayor Pro Tem, – Phan, Councilmember, – Lopez, Councilmember, – Bacerra, Councilmember, – Hernandez, Councilmember, – Mendoza, Councilmember, – Sarmiento, Mayor NO: 0  ABSTAIN: 0  ABSENT: 0  Status: 7 – 0 – 0 – 0 – Pass MINUTES:Council supports and provided direction to City staff. 32.Provide Early Direction for Preparation of the Fiscal Year 2021­22 Budget Department(s): Finance and Management Services Recommended Action: 1. Adopt the proposed Budget and Reserve Policy. 2. Direct staff to:     a. Increase miscellaneous fees by 1.67%; OR     b. Maintain miscellaneous fees at current rates. 3. In addition to Strategic Plan goals already identified, provide any further direction for the draft FY 2021­22 Budget and key priorities for federal funding from the American Rescue Plan Act of 2021.  Moved by Councilmember Bacerra, seconded by Mayor Sarmiento to Approve Item 32 with option 2B to  maintain miscellaneous fee at the current rate.. YES: 7 – Penaloza, Mayor Pro Tem, – Phan, Councilmember, – Lopez, Councilmember, – Bacerra, Councilmember, – Hernandez, Councilmember, – Mendoza, Councilmember, – Sarmiento, Mayor NO: 0  ABSTAIN: 0  ABSENT: 0  Status: 7 – 0 – 0 – 0 – Pass MINUTES:City Manager Kristine Ridge introduced Item 32. Executive Director of Finance and Management Services Agency Kathryn Downs provided a brief presentation. Council provided direction to city staff. 33.Adopt a Resolution Authorizing Judicial Validation Proceedings for the Proposed Pension Debt Refinancing and Related Bond Financing Agreements Department(s): Finance and Management Services Recommended Action: Resolution No. 2021­XXX – Adopt a resolution authorizing the Issuance of Bonds to refund certain pension obligations of the City, up to the estimated Unfunded Actuarial Liability (UAL) as of June 30, 2021, approving the form and authorizing the execution of a trust agreement and purchase contract, and authorizing Judicial Validation Proceedings relating to the issuance of such Bonds and approving additional actions related thereto (Agreement No. 2021­XXX). MINUTES:Assistant Executive Director of Finance and Management Services Agency Sergio Vidal provided a brief presentation. Moved by Councilmember Phan, seconded by Councilmember Lopez to Adopt. YES: 7 – Penaloza, Mayor Pro Tem, – Phan, Councilmember, – Lopez, Councilmember, – Bacerra, Councilmember, – Hernandez, Councilmember, – Mendoza, Councilmember, – Sarmiento, Mayor NO: 0  ABSTAIN: 0  ABSENT: 0  Status: 7 – 0 – 0 – 0 – Pass MINUTES:This consent Item­ Resolution No. 2021­013 was approved. This consent Item ­ Agreement No. 2021­038 was approved. **END OF BUSINESS CALENDAR** COUNCILMEMBER REQUESTED ITEMS 34.Discuss and consider directing City Manager to direct staff to provide options to rebuild the handball courts at Chepa’s Park in the Logan neighborhood – Councilmember Hernandez MINUTES:Council discussion ensued and direction provided to city staff. CITY MANAGER COMMENTS MINUTES:City Manager Kristine Ridge provided a General Plan Update, Housing Element Update, and announced that the Public Works Department is hosting a 6  Annual Youth Water Contest. COUNCIL COMMENTS MINUTES:Councilmember Bacerra thanked the police department for their efforts regarding illegal street racing, reminded the public of his office hours on April 3, 2021 at 10 a.m., and wished everyone a Happy St. Patrick’s Day and Easter.   Councilmember Hernandez thanked all residents who participated to be involved in the community and spoke on the importance of mental health.  Councilmember Lopez made community announcements regarding the Vector Control future presentation.  Councilmember Mendoza requested council to adjourn in memory of Sergeant Ralph Lopez and reminded the public she will be holding office hours on March 18, 2021 from 6 to 7 p.m. Councilmember Phan encouraged all to adopt a cat, spoke on recent Asian anti­ deportation and expressed concern with the increase of attacks towards the Asian American Community.  Mayor Pro Tem Penaloza encouraged all to maintain social distancing during Easter as we move to less restrictive tiers. Mayor Sarmiento thanked Chief Valentin for his commitment to transparency and adjourned in memory of Consul Mario Cuevas. ADJOURNMENT – Adjourn the City Council meeting. Future Items 1. Shelter Operator 2. Cannabis Regulation Updates 3. Group Home Regulation Updates MINUTES:Mayor Sarmiento adjourned the City Council meeting at 10:51 p.m. th st th City Council 6 3/16/2021CityCouncil4–6 6/1/2021 DRAFT Minutes of the Regular Meeting of theCity CouncilCity of Santa Ana, CaliforniaMarch 16, 2021CLOSED SESSION MEETING – 5:00 pmREGULAR OPEN MEETING – 5:00 PM (Immediately following the Closed Session Meeting)CITY COUNCIL CHAMBER22 Civic Center Plaza Santa Ana, CA 92701Due to Governor Gavin Newsom’s Executive Order and the City Council's Proclamation ofLocal Emergency, there was no in­person meeting location for the community to attendpublic meetings.CLOSED SESSIONCALL TO ORDERATTENDANCE Council Members Phil BacerraJohnathan Ryan HernandezJessie LopezNelida MendozaThai Viet PhanMayor  Pro Tem David PenalozaMayorVicente SarmientoCity Manager Kristine RidgeCity Attorney Sonia R. CarvalhoClerk of the Council Daisy GomezMINUTES:Mayor Sarmiento called the Closed Session meeting to order at 5:09 p.m.Clerk of the Council conducted roll call. All councilmembers were present with theexception of Councilmember Mendoza.PUBLIC COMMENTS – Members of the public may address the City Council on items onthe Closed Session Agenda may do so by:Comments will be held during the beginning of the meeting for ALL comments on agendaand non­agenda items within the jurisdiction of the City, with the exception of public hearingitems. Comments for public hearings will take place after the hearing is opened. This is beingdone to respect the time constraints of residents who cannot stay tuned late into the eveningto comment on items that they feel strongly about.Individuals who would like to comment on an agenda item or make a general commentregarding a topic not in the meeting agenda may do so ahead of the meeting by:Email: Please email your comments by 4:00 p.m. on Regular Council meeting Tuesday, or asnoticed for Special meetings, to eComment@santa­ana.org. Comments received after thecut­off time will be published soon after the meeting as part of the record as early aspossible.OR DURING THE MEETING BY:Zoom Webinar: Please click on or type the following address into your webbrowser https://us02web.zoom.us/j/315965149ORConference Call: Dial (669) 900­9128 and enter MEETING ID: 315 965 149# whenprompted. The public can begin joining the speaker queue at 4:30 p.m. In accordance with Councilprocedures, calls will not be accepted after the public comment session has begun. To besure that you are in the speaker queue, you must join the meeting by 6:00 p.m. To request tospeak, dial *9 from your phone or virtually raise your hand from Zoom. After the Clerkconfirms the last three digits of the caller’s phone number or Zoom ID and unmutes them,the caller must press *6 or microphone icon to speak. Callers are encouraged, but notrequired, to identify themselves by name. Each caller will be provided three (3) minutes tospeak.To watch the meeting without participating via these remote options:YouTube LiveStream at www.youtube.com/user/SantaAnaLibraryChannel CTV3, available on Spectrum channel 3 and AT&T U­verse channel 99About the AgendaTo download or view the attachments (staff report and other supporting documentation) foreach agenda item, you must select the agenda item to see the attachments to either open ina new link (the eyeball ) or download a pdf (the cloud symbol with the down arrow ).MINUTES:None.CLOSED SESSION ITEMS – The Brown Act permits legislative bodies to discuss certainmatters without members of the public present. The City Council finds, based on advice fromthe City Attorney, that discussion in open session of the following matters will prejudice theposition of the City in existing and anticipated litigation:1.CONFERENCE WITH LEGAL COUNSEL ­ POTENTIAL LITIGATION Significantexposure to litigation pursuant to paragraph (2) or (3) of subdivision (d) of Section54956.9 of the Government Code: Two CasesA. El Centro Cultural de MexicoB. 312­316 4  StreetCLOSED SESSION REPORT – The City Attorney will report on any action(s) to be taken atthe Regular Open Session which will begin immediately following the Closed Session.RECESS – City Council will recess to Closed Session for the purpose of conducting regularCity business.MINUTES:Mayor Sarmiento recessed to the Closed Session at 5:11 p.m.RECONVENE – City Council will reconvene to continue regular City business.MINUTES:Mayor Sarmiento adjourned Closed Session meeting at 6:00 p.m. andconvened to the Regular Open Session.CITY COUNCIL REGULAR OPEN SESSIONCALL TO ORDERMINUTES:Mayor Sarmiento called the Regular Open Session meeting to order at 6:05p.m.ROLL CALLMINUTES:Clerk of the Council conducted roll call. All councilmembers were present.Councilmember Mendoza joined the Open Regular Session meeting at 6:12 p.m.PLEDGE OF ALLEGIANCE Mayor SarmientoINVOCATIONFr. Abel LopezCEREMONIAL PRESENTATIONS1.Proclamation presented by Councilmembers Lopez, Mendoza and Phan to Wiseplacerecognizing March as Women’s History Month.2.Certificate of Recognition presented by Mayor Pro Tem Penaloza to Paula Faccou forOutstanding Contributions to the Community.STAFF PRESENTATIONS3.COVID­19 Update in the Community.MINUTES:Daisy Perez Assistant to the City Manager provided a brief presentationregarding COVID­19 vaccinations for Santa Ana Residents. 4.Neighborhood Beautification Contest PresentationMINUTES:Executive Director of Public Works Agency Nabil Saba provided a briefpresentation.5.Costa Mesa Freeway (SR­55) Improvement Project: I­405 to I­5 Aesthetic FeaturesMINUTES:Executive Director of Public Works Agency Nabil Saba provided a briefpresentation.MINUTES:Presentations taken out of order, the COVID­19 update was heard last. CLOSED SESSION REPORT – The City Attorney will report on any action(s) from ClosedSession.MINUTES:City Attorney Sonia Carvalho stated there was no reportable action.PUBLIC COMMENT – Public comments will be held during the beginning of the meeting forALL comments on agenda and non­agenda items, except for public hearings. Comments forpublic hearings will take place after the hearing is opened.MINUTES:Clerk of the Council Daisy Gomez reported out on correspondence received.Donna spoke regarding Item 34 requests the Chepa’s Park handball courts be rebuilt. Victor Mendez spoke regarding COVID­19 vaccination appointments and provided variouscomments regarding 30 and 33. Issac Manzo spoke regarding Item 34, requested transparency from the neighborhoodassociation regarding the circulation of a petition against the rebuilding of the handballcourts. Joe Andrade spoke in opposition to Item 34 and noted a petition with 35 signatures wassubmitted for the record.Robert Herrera spoke in support of Item 28, and hopes the fund amount will increase in thenear future. Tony O. spoke in support of Item 34.Leonardo Penilla spoke in support of Item 34, stated that on various occasions there hasbeen overwhelming support from the community to keep the handball courts in question. Dolores Almaraz spoke in support of Item 34, stated that green space is important to thecommunity and provided various other comments. Francisco Manzo spoke in support of Item 34, stated that members of the community of allages utilized and benefited from the handball court.Belen Vazquez spoke in support of Item 34, indicated that the petition against therebuilding of the handball courts was never provided to her. Marla spoke in support of Item 34, indicated that the homeless issue is citywide not just asa result of the handball courts.Eloy Reyes spoke in support of Item 34.CONSENT CALENDARRECOMMENDED ACTION:  Approve staff recommendations on the followingConsent Calendar Items: 6 through 30.6.Minutes from the regular meeting of January 19, 2021Department(s): Clerk of the CouncilRecommended Action: Approve minutes.7.Excused absencesDepartment(s): Clerk of the CouncilRecommended Action: Excuse the absent members.8.Adopt Ordinance No. NS­XXXX ­ AN ORDINANCE OF THE CITY COUNCIL OF THECITY OF SANTA ANA AMENDING SANTA ANA MUNICIPAL CODE CHAPTER 2,ARTICLE IV DIVISIONS 2­9 TO REQUIRE BOARD AND COMMISSION MEMBERSTO BE RESIDENTS OF THE CITY INSTEAD OF QUALIFIED ELECTORSPlaced on first reading at the March 2, 2021 City Council meeting and approved by avote of 7­0.Published in the Orange County Reporter on March 5, 2021.Department(s):City Managers Office, City Attorneys OfficeRecommended Action: Place ordinance on second reading and adopt.MINUTES:This Consent Calendar Ordinance No. NS­3003 was approved9.Appoint various boards and commissions members nominated by CouncilmemberPhan as the Ward 1 representatives for a full term expiring December 10, 2024Department(s):Clerk of the CouncilRecommended Action: Appoint.1. Indigo Vu – Arts and Culture Commission ­ Pursuant to Senate Bill 2252. Gary Wood – Environment and Transportation Advisory Commission (ETAC)3. Keith Carpenter – Historic Resources Commission4. Gabrielle Marcia Gutierrez – Parks, Recreation and Community ServicesCommission10.Appoint Jennifer Oliva nominated by Mayor Pro Tem Penaloza as the Ward 2representative to the Community Development Commission for a partial­term expiringDecember 13, 2022Department(s): Clerk of the CouncilRecommended Action: Appoint Jennifer Oliva to the Community DevelopmentCommission representing Ward 2.11.Appoint Alan Woo nominated by Councilmember Hernandez as the Ward 5Representative to the Planning Commission for a full term expiring December 10,2024Department(s): Clerk of the Council Recommended Action: Appoint Alan Woo to Planning Commission representing Ward 5. 12.Appoint Alfredo Torreblanca nominated by Councilmember Mendoza as the Ward 6 representative to the Parks, Recreation and Community Services Commission for a partial­term expiring December 13, 2022 Department(s):Clerk of the Council Recommended Action: Appoint Alfredo Torreblanca to the Parks, Recreation and Community Services Commission representing Ward 6 pursuant to Senate Bill 225. 13.Appoint various boards and commissions members nominated by Mayor Sarmiento as the Mayoral representatives for a full term expiring December 13, 2022 Department(s):Clerk of the Council Recommended Action: Appoint. 1. Tanya Navarro – Environment and Transportation Advisory Commission (ETAC) 2. Ginelle Hardy – Historic Resources Commission 14.Appoint Pierre Loubet and Daisy Campos for a partial term expiring May 31, 2022, Johanna Rivera for a partial term expiring May 31, 2023, and Doug Beaver and Bridget Kavanaugh for a partial term expiring May 31, 2024 to the Workforce Development Board representing Private Sector Business. Department(s): Community Development Agency Recommended Action: Appoint Pierre Loubet and Daisy Campos for a partial term expiring May 31, 2022, Johanna Rivera for a partial term expiring May 31, 2023, and Doug Beaver and Bridget Kavanaugh for a partial term expiring May 31, 2024 to the Workforce Development Board representing private sector business.  Moved by Councilmember Lopez, seconded by Councilmember Bacerra to Approved as amended, exclude the appointment of Doug Beaver. YES: 7 – Penaloza, Mayor Pro Tem, – Phan, Councilmember, – Lopez, Councilmember, – Bacerra, Councilmember, – Hernandez, Councilmember, – Mendoza, Councilmember, – Sarmiento, Mayor NO: 0  ABSTAIN: 0  ABSENT: 0  Status: 7 – 0 – 0 – 0 – Pass 15.Approve Destruction of Obsolete City Records Department(s): Clerk of the Council Office, Police Department, Public Works Agency Recommended Action: Approve the requests for the destruction of obsolete records from the Police Department and Public Works Agency in accordance with the retention schedule outlined in City Council Resolution 2013­014.  Moved by Mayor Pro Tem Penaloza, seconded by Councilmember Lopez to Approve. YES: 7 – Penaloza, Mayor Pro Tem, – Phan, Councilmember, – Lopez, Councilmember, – Bacerra, Councilmember, – Hernandez, Councilmember, – Mendoza, Councilmember, – Sarmiento, Mayor NO: 0  ABSTAIN: 0  ABSENT: 0  Status: 7 – 0 – 0 – 0 – Pass 16.Cannabis Public Benefit Fund for Youth Services Informational Update Department(s): Parks, Recreation, and Community Services Recommended Action: Receive and file Cannabis Public Benefit Fund for Youth Services informational update. MINUTES:Councilmember Lopez requested: A list be maintained for all projects that have been funded with cannabis funds Continuous updates regarding handball court outreach. Staff research the feasibility of increasing the number of policy interns  Finance and Managements Services Director Kathryn Downs provided comments.    Councilmember Hernandez requested staff look into increasing the Cannabis funding for youth services. Mayor Pro Tem Penaloza requested additional Book Mobiles if funds are available. Mayor Sarmiento noted the value of having a safe place for students to be able to study and the importance of partnering together with Santa Ana Unified School District in a joint use agreement to find creative options. Moved by  , seconded by   to Receive and file. YES: 0  NO: 0  ABSTAIN: 0  ABSENT: 0  Status: 0 – 0 – 0 – 0 –  17.Approve Appropriation Adjustments, Approve Amendments to the FY 2020­21 Capital Improvement Program, and Award a Construction Contract to Lonerock, Inc. in the Amount of $9,486,525 for the Warner Avenue Street Improvements Project With an Estimated Total Delivery Cost of $12,255,867 (Project Nos. 14­6802, 18­6424, 20­ 6618) (General Fund and Non­General Fund) Department(s): Public Works Agency Recommended Action: 1. Approve an appropriation adjustment (2021­136) recognizing $1,992,867 of prior year fund balance in the Transportation System Improvement Authority Area B Fund, Prior Year Carry Forward revenue account and appropriate the same amount to the Transportation System Improvement Authority Area B Fund, Improvements Other Than Building expenditure account. (Requires five affirmative votes.) 2. Approve an appropriation adjustment (2021­140) recognizing $1,225,000 of prior year fund balance in the Water Fund, Public Works Water Revenue, Prior Year Carry Forward revenue account and appropriate the same amount to the Acquisition & Construction, Water Utility Capital Projects, Water Capital Project expenditure account. (Requires five affirmative votes.) 3. Approve an appropriation adjustment (2021­133) recognizing $141,320 of prior year fund balance in the Local Drainage Area IV Fund, Prior Year Carry Forward revenue account and appropriate the same amount to the Public Works­Storm Drain Construction, Improvements Other Than Building expenditure account. (Requires five affirmative votes.) 4. Approve an appropriation adjustment (2021­135) recognizing $109,798 of prior year fund balance in the New Transportation System Improvement Area E Fund, Prior Year Carry Forward revenue account and appropriate the same amount to the New Transportation System Improvement Area E, Improvements Other Than Building expenditure account. (Requires five affirmative votes.) 5. Approve an appropriation adjustment (2021­137) recognizing the Fiscal Year 2018­ 19 appropriation of $4,629,750 in Measure M2 Competitive grant funding in the Measure M Street Construction, Measure M2 Competitive revenue account and reappropriating the same amount to the Measure M Street Construction, Improvements Other Than Building expenditure account. (Requires five affirmative votes.) 6. Authorize reallocation of $255,000 in unspent Measure M2 Local Fairshare funds from the Local Street Preventative Maintenance FY 2018­19 (19­6942) Project to the Warner Avenue Improvements Project, to complete the project’s funding requirement. 7. Approve an amendment to the Fiscal Year 2020­21 Capital Improvement Program to include $1,992,867 in construction funds for the Warner Avenue Improvements Project (Project No. 14­6802). 8. Approve an amendment to the Fiscal Year 2020­21 Capital Improvement Program to include $1,225,000 in construction funds for Warner Avenue Water Improvements Project (Project No. 18­6424). 9. Approve an amendment to the Fiscal Year 2020­21 Capital Improvement Program to include $109,798 in construction funds for the Warner Avenue Storm Drain Improvements Project (Project No. 20­6618). 10. Award a construction contract to Lonerock, Inc., the lowest responsible bidder, in accordance with the base bid in the amount of $9,486,525, for construction of the Warner Avenue Improvements Project, for the term beginning March 16, 2021 and ending upon project completion, and authorize the City Manager to execute the contract subject to non­substantive changes approved by the City Manager and the City Attorney. 11. Approve the Project Cost Analysis for a total estimated construction delivery cost of $12,255,867, which includes $9,486,525 for the construction contract, $1,614,197 for contract administration, inspection and testing; and a $1,155,145 project contingency for unanticipated or unforeseen work. 18.Approve Appropriation Adjustment Recognizing $500,000 in Grant Funding from the County of Orange for the Santa Ana Outdoor Safe Dining Program (Non­General Fund) Department(s): Community Development Agency Recommended Action: 1. Approve an appropriation adjustment (2021­141) recognizing grant funding from the County of Orange for the Santa Ana Outdoor Safe Dining Program in the amount of $500,000 in revenue account (No. 12418002­ 52030) and appropriating the same amount to expenditure account (No. 12418810­ 62300). (Requires five affirmative votes.) 2. Authorize the City Manager to execute agreements and approve any other required actions necessary with the County of Orange, vendors, and contractors, who will implement the Santa Ana Outdoor Safe Dining Program, subject to non­substantive changes approved by the City Manager and City Attorney (Agreement No. 2021­ XXX). Moved by Councilmember Hernandez, seconded by Mayor Pro Tem Penaloza to Approve. YES: 7 – Penaloza, Mayor Pro Tem, – Phan, Councilmember, – Lopez, Councilmember, – Bacerra, Councilmember, – Hernandez, Councilmember, – Mendoza, Councilmember, – Sarmiento, Mayor NO: 0  ABSTAIN: 0  ABSENT: 0  Status: 7 – 0 – 0 – 0 – Pass MINUTES:Community Development Director and Assistant City Manager Steven Mendoza provided comments.  Council provided input to city staff regarding uniformity of parklets. This consent Item ­ Agreement No. 2021­031 was approved. 19.Award Blanket Purchase Order Contracts for Painting Contractor Services to US National Corp., Mear Construction Inc., Prime Painting Contractors Inc., GDL Painters Inc., and 1 Solorio Inc., in an Annual Aggregate Amount Not to Exceed $200,000 for up to a Five­Year Term (Specification No. 20­153) (General Fund and Non­General Fund) Department(s): Public Works Agency Recommended Action: Award blanket purchase order contracts for citywide painting contractor services to US National Corp, Mear Construction Corp., Prime Painting Contractors, Inc., GDL Painters, Inc., and 1 Solorio, Inc., for a two­year period beginning March 16, 2021, and expiring March 15, 2023, with provisions for three one­year renewal options exercisable by the City Manager, in an annual aggregate amount of $200,000, subject to non­substantive changes approved by the City Manager and City Attorney.  20.Award a Purchase Order to PB Loader Corporation in an Amount not to Exceed $645,844 for Two Compressed Natural Gas Palfinger Grapple Trucks (Specification No. 21­023) (Non­General Fund) Department(s): Public Works Agency Recommended Action: Authorize a one­time purchase and payment of purchase order to PB Loader Corporation for the purchase of two compressed natural gas Palfinger grapple trucks in the amount of $620,844, plus a contingency of $25,000, for a total amount not to exceed $645,844, subject to non­substantive changes approved by the City Manager and City Attorney. 21.Award a Purchase Order to Quinn Company in an Amount not to Exceed $214,991 for One Caterpillar 926M Wheel Loader (Specification No. 21­022) (Non­General Fund) Department(s): Public Works Agency Recommended Action: Authorize a one­time purchase and payment of purchase order to Quinn Company for the purchase of one Caterpillar 926M Wheel Loader, in the amount of $204,991, plus a contingency of $10,000, for a total amount not to exceed $214,991, subject to non­substantive changes approved by the City Manager and City Attorney. 22.Award Construction Contract to All American Asphalt in the Amount of $305,598 for the Flower Street Rehabilitation from McFadden Avenue to 1st Street Project with an Estimated Project Delivery Cost of $648,000 (Project No. 21­6976) (Non­General Fund) Department(s): Public Works Agency Recommended Action: 1. Award a construction contract to All American Asphalt, the lowest responsible bidder, in accordance with the base bid in the amount of $305,598, for construction of Flower Street Rehabilitation from McFadden Avenue to 1  Street Project, for the term beginning March 16, 2021 and ending upon project completion, and authorize the City Manager to execute the contract subject to non­ substantive changes approved by the City Manager and the City Attorney. 2. Approve the Project Cost Analysis for a total estimated construction delivery cost of $648,000, which includes $305,598 for the construction contract, $61,120 for contract administration, inspection and testing, and a $281,282 project contingency for unanticipated or unforeseen work. 23.Approve an Amendment to the Agreement with SLS Property Solutions, Inc., to increase the Agreement amount by $160,000 for a total of $205,000, to extend the term to June 30, 2022, and to add a one­year renewal option ending on June 30, 2023 (General Fund and Non­General Fund) Department(s): Planning and Building Agency Recommended Action: Authorize the City Manager to execute an agreement amendment with SLS Property Solutions, Inc., for property nuisance abatement services to increase the agreement amount by $160,000 for a total of $205,000, to extend the term of the agreement to June 30, 2022, and to add a one­year renewal option ending on June 30, 2023, exercisable by the City Manager subject to non­ substantive changes approved by the City Manager and City Attorney (Agreement No. 2021­XXX). MINUTES:This consent Item ­ Agreement No. 2021­032 was approved. 24.Approve an agreement with Invengo American Corp for a Radio Frequency Identification system at Main and Newhope Branch Library for a total amount not to exceed $82,284.94 (General Fund) Department(s): Library Recommended Action: Authorize the City Manager to execute an agreement with Invengo American Corp for a term of March 16, 2021 to March 15, 2024 for an Radio Frequency Identification (RFID) system to include a tagging project of all library materials and for the purchase of two self­checkout kiosks, eight Circulation Assistant pads, and four security gates at the Main and Newhope Branch Libraries for $72,280.54, a two­year software and hardware service support plan for $7,016, and a contingency fund for additional RFID tags or any services/equipment needs for $2,988.40, for a total amount not to exceed $82,284.94 to be funded by the General Fund, subject to non­substantive changes approved by the City Manager and City Attorney (Agreement No. 2021­XXX). MINUTES:This consent Item ­ Agreement No. 2021­033 was approved. 25.Approve Agreement With Kimley­Horn and Associates, Inc. for the Warner Avenue Protected Bike Lane Project in an Amount not to Exceed $93,990.51 for a Three­Year Term (Project No. 20­6971) (Non­General Fund) Department(s): Public Works Agency Recommended Action: Authorize the City Manager to execute an agreement with Kimley­Horn and Associates Inc. to provide professional engineering services for the Warner Avenue Protected Bike Lane Project in the amount of $87,572.73, with a contingency of $6,417.78, for a total amount not to exceed $93,990.51, for a three­ year term beginning March 16, 2021 and expiring March 15, 2024, with an option for two, one­year extensions, subject non­substantive changes approved by the City Manager and City Attorney (Agreement No. 2021­XXX). MINUTES:Mayor Pro Tem Penaloza provided direction to staff regarding a more uniform design and more landscape.  Moved by Mayor Pro Tem Penaloza, seconded by Councilmember Hernandez to Approve. YES: 7 – Penaloza, Mayor Pro Tem, – Phan, Councilmember, – Lopez, Councilmember, – Bacerra, Councilmember, – Hernandez, Councilmember, – Mendoza, Councilmember, – Sarmiento, Mayor NO: 0  ABSTAIN: 0  ABSENT: 0  Status: 7 – 0 – 0 – 0 – Pass MINUTES:This consent Item ­ Agreement No. 2021­034 was approved. 26.Approve Amendments to the Agreements With Tetra Tech, Michael Baker International, Inc., Psomas, Stantec Consulting Services, Inc., NV5, Inc., Huitt­Zollars, Inc., Kimley­Horn and Associates, Inc., and TAIT & Associates, Inc., for On­Call Engineering Services, to Increase the Aggregate Amount by $950,000, for a Total Amount not to Exceed $2,950,000 for the Remaining Term of the Agreement (Non­ General Fund) Department(s): Public Works Agency Recommended Action: Authorize the City Manager to execute amendments to the agreements to provide on­call engineering services with Tetra Tech, Michael Baker International, Inc., Psomas; Stantec Consulting Services, Inc., NV5, Inc., Huitt­Zollars, Inc., Kimley­Horn and Associates, Inc., and TAIT & Associates, Inc., to increase the agreement amount by $950,000, for a total aggregate agreement amount not to exceed $2,950,000, for the remaining term of the agreement which began on April 21, 2020, and expires on April 21, 2023, with a provision for one two­year extension exercisable by the City Manager and City Attorney, subject to non­substantive changes approved by the City Manager and City Attorney (Agreement No. 2021­ XXX). MINUTES:This consent Item – Core Agreement No. 2021­035 was approved. Councilmember Phan abstained from Item 26 due to a conflict of interest regarding her employer.  27.Approve Agreements with ABM Building Solutions, LLC, ACCO Engineered Systems, Envise, F.M. Thomas Air Conditioning, Inc., and South Coast Mechanical for As­Needed Repair of Heating, Ventilation, and Air Conditioning Systems at Various City Facilities, in an Aggregate Amount not to Exceed $2,875,000 for up to a Five­ Year Term (Specification No. 20­134) (General Fund and Non­General Fund) Department(s): Public Works Agency, Police Department Recommended Action: Approve agreements with ABM Building Solutions, LLC, ACCO Engineered Systems, Envise, F.M. Thomas Air Conditioning, Inc., and South Coast Mechanical to provide as­needed heating, ventilation, and air conditioning (HVAC) repair services, including emergency call­out services, for a three­year period beginning April 1, 2021, and ending on March 31, 2024, with provisions for two, one­ year extensions, in a total shared amount not to exceed $575,000 annually, for a total aggregate amount not to exceed $2,875,000, subject to non­substantive changes as approved by the City Manager and City Attorney (Agreement No. 2021­XXX).  MINUTES:This consent Item ­  Core Agreement No. 2021­036 was approved. 28.Approve an Agreement with Immigrant Defenders Law Center For Immigration Legal Defense Services for a Two­Year Term in an Amount not to Exceed $400,000 (General Fund) Department(s): City Manager Office Recommended Action: Authorize the City Manager to execute an agreement with Immigrant Defenders Law Center to provide immigration legal defense services to Santa Ana residents, for a term beginning March 16, 2021 and ending January 31, 2023, in an amount not to exceed $400,000, subject to non­substantive changes approved by the City Manager and City Attorney (Agreement No. 2021­XXX). MINUTES:Mayor Sarmiento requested the language “not to exceed” be removed from the agreement and be replaced with “if additional services are requested, the City Council can increase the expenditure amount” and bring it back to council as an adjustment to the budget line item.  Mayor Pro Tem Penaloza requested future agreements include other organizations.  Councilmember Phan requested outreach and representation to the Asian American and Pacific Islander Community. MINUTES:This consent Item ­ Agreement No. 2021­037 was approved. Moved by Mayor Sarmiento, seconded by Mayor Pro Tem Penaloza to Approved as amended. YES: 7 – Penaloza, Mayor Pro Tem, – Phan, Councilmember, – Lopez, Councilmember, – Bacerra, Councilmember, – Hernandez, Councilmember, – Mendoza, Councilmember, – Sarmiento, Mayor NO: 0  ABSTAIN: 0  ABSENT: 0  Status: 7 – 0 – 0 – 0 – Pass 29.Receive and File Certification of Approval by City Engineer of Final Parcel Map 2018­ 02 (2110, 2114, and 2202 East First Street [Owner: Broomell Commercial Properties, LLC]) Department(s): Public Works Agency Recommended Action: Receive and file certification of approval by City Engineer of final Parcel Map 2018­02. 30.Resolution to Adopt and Approve Applications for Submission for all CalRecycle Grants for a 5­Year Period Department(s): Public Works Agency Recommended Action: Resolution No. 2021­XXX – Adopt a resolution approving the ability to apply, and authorizing submission, for all CalRecycle Grants for a 5­year period. MINUTES:This consent Item­ Resolution No. 2021­012 was approved. Moved by Mayor Pro Tem Penaloza, seconded by Councilmember Hernandez to Approve Consent Calendar items 6 – 30 with the exception of 14, 15, 16, 18, 25, and 28.  Councilmember Phan abstained from Item 26 due to a conflict of interest regarding her employer.. YES: 7 – Penaloza, Mayor Pro Tem, – Phan, Councilmember, – Lopez, Councilmember, – Bacerra, Councilmember, – Hernandez, Councilmember, – Mendoza, Councilmember, – Sarmiento, Mayor NO: 0  ABSTAIN: 0  ABSENT: 0  Status: 7 – 0 – 0 – 0 – Pass MINUTES:Councilmember Phan abstained from Item 26 **END OF CONSENT CALENDAR** BUSINESS CALENDAR 31.City of Santa Ana General Plan Annual Progress Report (2020) Department(s): Planning and Building Agency Recommended Action: Authorize staff to submit the City of Santa Ana’s 2020 General Plan Annual Progress Report to the State of California Department of Housing and Community Development (HCD) and Office of Planning and Research (OPR).  MINUTES:Planning and Building Director Minh Thai provided comments regarding the General Plan Annual Progress Report.  Principal Planner Melanie McCann provided comments and answered Council’s questions regarding Accessory Dwelling Units. Council provided input to city staff. Moved by Councilmember Bacerra, seconded by Mayor Pro Tem Penaloza to Approve. YES: 7 – Penaloza, Mayor Pro Tem, – Phan, Councilmember, – Lopez, Councilmember, – Bacerra, Councilmember, – Hernandez, Councilmember, – Mendoza, Councilmember, – Sarmiento, Mayor NO: 0  ABSTAIN: 0  ABSENT: 0  Status: 7 – 0 – 0 – 0 – Pass MINUTES:Council supports and provided direction to City staff. 32.Provide Early Direction for Preparation of the Fiscal Year 2021­22 Budget Department(s): Finance and Management Services Recommended Action: 1. Adopt the proposed Budget and Reserve Policy. 2. Direct staff to:     a. Increase miscellaneous fees by 1.67%; OR     b. Maintain miscellaneous fees at current rates. 3. In addition to Strategic Plan goals already identified, provide any further direction for the draft FY 2021­22 Budget and key priorities for federal funding from the American Rescue Plan Act of 2021.  Moved by Councilmember Bacerra, seconded by Mayor Sarmiento to Approve Item 32 with option 2B to  maintain miscellaneous fee at the current rate.. YES: 7 – Penaloza, Mayor Pro Tem, – Phan, Councilmember, – Lopez, Councilmember, – Bacerra, Councilmember, – Hernandez, Councilmember, – Mendoza, Councilmember, – Sarmiento, Mayor NO: 0  ABSTAIN: 0  ABSENT: 0  Status: 7 – 0 – 0 – 0 – Pass MINUTES:City Manager Kristine Ridge introduced Item 32. Executive Director of Finance and Management Services Agency Kathryn Downs provided a brief presentation. Council provided direction to city staff. 33.Adopt a Resolution Authorizing Judicial Validation Proceedings for the Proposed Pension Debt Refinancing and Related Bond Financing Agreements Department(s): Finance and Management Services Recommended Action: Resolution No. 2021­XXX – Adopt a resolution authorizing the Issuance of Bonds to refund certain pension obligations of the City, up to the estimated Unfunded Actuarial Liability (UAL) as of June 30, 2021, approving the form and authorizing the execution of a trust agreement and purchase contract, and authorizing Judicial Validation Proceedings relating to the issuance of such Bonds and approving additional actions related thereto (Agreement No. 2021­XXX). MINUTES:Assistant Executive Director of Finance and Management Services Agency Sergio Vidal provided a brief presentation. Moved by Councilmember Phan, seconded by Councilmember Lopez to Adopt. YES: 7 – Penaloza, Mayor Pro Tem, – Phan, Councilmember, – Lopez, Councilmember, – Bacerra, Councilmember, – Hernandez, Councilmember, – Mendoza, Councilmember, – Sarmiento, Mayor NO: 0  ABSTAIN: 0  ABSENT: 0  Status: 7 – 0 – 0 – 0 – Pass MINUTES:This consent Item­ Resolution No. 2021­013 was approved. This consent Item ­ Agreement No. 2021­038 was approved. **END OF BUSINESS CALENDAR** COUNCILMEMBER REQUESTED ITEMS 34.Discuss and consider directing City Manager to direct staff to provide options to rebuild the handball courts at Chepa’s Park in the Logan neighborhood – Councilmember Hernandez MINUTES:Council discussion ensued and direction provided to city staff. CITY MANAGER COMMENTS MINUTES:City Manager Kristine Ridge provided a General Plan Update, Housing Element Update, and announced that the Public Works Department is hosting a 6  Annual Youth Water Contest. COUNCIL COMMENTS MINUTES:Councilmember Bacerra thanked the police department for their efforts regarding illegal street racing, reminded the public of his office hours on April 3, 2021 at 10 a.m., and wished everyone a Happy St. Patrick’s Day and Easter.   Councilmember Hernandez thanked all residents who participated to be involved in the community and spoke on the importance of mental health.  Councilmember Lopez made community announcements regarding the Vector Control future presentation.  Councilmember Mendoza requested council to adjourn in memory of Sergeant Ralph Lopez and reminded the public she will be holding office hours on March 18, 2021 from 6 to 7 p.m. Councilmember Phan encouraged all to adopt a cat, spoke on recent Asian anti­ deportation and expressed concern with the increase of attacks towards the Asian American Community.  Mayor Pro Tem Penaloza encouraged all to maintain social distancing during Easter as we move to less restrictive tiers. Mayor Sarmiento thanked Chief Valentin for his commitment to transparency and adjourned in memory of Consul Mario Cuevas. ADJOURNMENT – Adjourn the City Council meeting. Future Items 1. Shelter Operator 2. Cannabis Regulation Updates 3. Group Home Regulation Updates MINUTES:Mayor Sarmiento adjourned the City Council meeting at 10:51 p.m. th st th City Council 7 3/16/2021CityCouncil4–7 6/1/2021 DRAFT Minutes of the Regular Meeting of theCity CouncilCity of Santa Ana, CaliforniaMarch 16, 2021CLOSED SESSION MEETING – 5:00 pmREGULAR OPEN MEETING – 5:00 PM (Immediately following the Closed Session Meeting)CITY COUNCIL CHAMBER22 Civic Center Plaza Santa Ana, CA 92701Due to Governor Gavin Newsom’s Executive Order and the City Council's Proclamation ofLocal Emergency, there was no in­person meeting location for the community to attendpublic meetings.CLOSED SESSIONCALL TO ORDERATTENDANCE Council Members Phil BacerraJohnathan Ryan HernandezJessie LopezNelida MendozaThai Viet PhanMayor  Pro Tem David PenalozaMayorVicente SarmientoCity Manager Kristine RidgeCity Attorney Sonia R. CarvalhoClerk of the Council Daisy GomezMINUTES:Mayor Sarmiento called the Closed Session meeting to order at 5:09 p.m.Clerk of the Council conducted roll call. All councilmembers were present with theexception of Councilmember Mendoza.PUBLIC COMMENTS – Members of the public may address the City Council on items onthe Closed Session Agenda may do so by:Comments will be held during the beginning of the meeting for ALL comments on agendaand non­agenda items within the jurisdiction of the City, with the exception of public hearingitems. Comments for public hearings will take place after the hearing is opened. This is beingdone to respect the time constraints of residents who cannot stay tuned late into the eveningto comment on items that they feel strongly about.Individuals who would like to comment on an agenda item or make a general commentregarding a topic not in the meeting agenda may do so ahead of the meeting by:Email: Please email your comments by 4:00 p.m. on Regular Council meeting Tuesday, or asnoticed for Special meetings, to eComment@santa­ana.org. Comments received after thecut­off time will be published soon after the meeting as part of the record as early aspossible.OR DURING THE MEETING BY:Zoom Webinar: Please click on or type the following address into your webbrowser https://us02web.zoom.us/j/315965149ORConference Call: Dial (669) 900­9128 and enter MEETING ID: 315 965 149# whenprompted. The public can begin joining the speaker queue at 4:30 p.m. In accordance with Councilprocedures, calls will not be accepted after the public comment session has begun. To besure that you are in the speaker queue, you must join the meeting by 6:00 p.m. To request tospeak, dial *9 from your phone or virtually raise your hand from Zoom. After the Clerkconfirms the last three digits of the caller’s phone number or Zoom ID and unmutes them,the caller must press *6 or microphone icon to speak. Callers are encouraged, but notrequired, to identify themselves by name. Each caller will be provided three (3) minutes tospeak.To watch the meeting without participating via these remote options:YouTube LiveStream at www.youtube.com/user/SantaAnaLibraryChannel CTV3, available on Spectrum channel 3 and AT&T U­verse channel 99About the AgendaTo download or view the attachments (staff report and other supporting documentation) foreach agenda item, you must select the agenda item to see the attachments to either open ina new link (the eyeball ) or download a pdf (the cloud symbol with the down arrow ).MINUTES:None.CLOSED SESSION ITEMS – The Brown Act permits legislative bodies to discuss certainmatters without members of the public present. The City Council finds, based on advice fromthe City Attorney, that discussion in open session of the following matters will prejudice theposition of the City in existing and anticipated litigation:1.CONFERENCE WITH LEGAL COUNSEL ­ POTENTIAL LITIGATION Significantexposure to litigation pursuant to paragraph (2) or (3) of subdivision (d) of Section54956.9 of the Government Code: Two CasesA. El Centro Cultural de MexicoB. 312­316 4  StreetCLOSED SESSION REPORT – The City Attorney will report on any action(s) to be taken atthe Regular Open Session which will begin immediately following the Closed Session.RECESS – City Council will recess to Closed Session for the purpose of conducting regularCity business.MINUTES:Mayor Sarmiento recessed to the Closed Session at 5:11 p.m.RECONVENE – City Council will reconvene to continue regular City business.MINUTES:Mayor Sarmiento adjourned Closed Session meeting at 6:00 p.m. andconvened to the Regular Open Session.CITY COUNCIL REGULAR OPEN SESSIONCALL TO ORDERMINUTES:Mayor Sarmiento called the Regular Open Session meeting to order at 6:05p.m.ROLL CALLMINUTES:Clerk of the Council conducted roll call. All councilmembers were present.Councilmember Mendoza joined the Open Regular Session meeting at 6:12 p.m.PLEDGE OF ALLEGIANCE Mayor SarmientoINVOCATIONFr. Abel LopezCEREMONIAL PRESENTATIONS1.Proclamation presented by Councilmembers Lopez, Mendoza and Phan to Wiseplacerecognizing March as Women’s History Month.2.Certificate of Recognition presented by Mayor Pro Tem Penaloza to Paula Faccou forOutstanding Contributions to the Community.STAFF PRESENTATIONS3.COVID­19 Update in the Community.MINUTES:Daisy Perez Assistant to the City Manager provided a brief presentationregarding COVID­19 vaccinations for Santa Ana Residents. 4.Neighborhood Beautification Contest PresentationMINUTES:Executive Director of Public Works Agency Nabil Saba provided a briefpresentation.5.Costa Mesa Freeway (SR­55) Improvement Project: I­405 to I­5 Aesthetic FeaturesMINUTES:Executive Director of Public Works Agency Nabil Saba provided a briefpresentation.MINUTES:Presentations taken out of order, the COVID­19 update was heard last. CLOSED SESSION REPORT – The City Attorney will report on any action(s) from ClosedSession.MINUTES:City Attorney Sonia Carvalho stated there was no reportable action.PUBLIC COMMENT – Public comments will be held during the beginning of the meeting forALL comments on agenda and non­agenda items, except for public hearings. Comments forpublic hearings will take place after the hearing is opened.MINUTES:Clerk of the Council Daisy Gomez reported out on correspondence received.Donna spoke regarding Item 34 requests the Chepa’s Park handball courts be rebuilt. Victor Mendez spoke regarding COVID­19 vaccination appointments and provided variouscomments regarding 30 and 33. Issac Manzo spoke regarding Item 34, requested transparency from the neighborhoodassociation regarding the circulation of a petition against the rebuilding of the handballcourts. Joe Andrade spoke in opposition to Item 34 and noted a petition with 35 signatures wassubmitted for the record.Robert Herrera spoke in support of Item 28, and hopes the fund amount will increase in thenear future. Tony O. spoke in support of Item 34.Leonardo Penilla spoke in support of Item 34, stated that on various occasions there hasbeen overwhelming support from the community to keep the handball courts in question. Dolores Almaraz spoke in support of Item 34, stated that green space is important to thecommunity and provided various other comments. Francisco Manzo spoke in support of Item 34, stated that members of the community of allages utilized and benefited from the handball court.Belen Vazquez spoke in support of Item 34, indicated that the petition against therebuilding of the handball courts was never provided to her. Marla spoke in support of Item 34, indicated that the homeless issue is citywide not just asa result of the handball courts.Eloy Reyes spoke in support of Item 34.CONSENT CALENDARRECOMMENDED ACTION:  Approve staff recommendations on the followingConsent Calendar Items: 6 through 30.6.Minutes from the regular meeting of January 19, 2021Department(s): Clerk of the CouncilRecommended Action: Approve minutes.7.Excused absencesDepartment(s): Clerk of the CouncilRecommended Action: Excuse the absent members.8.Adopt Ordinance No. NS­XXXX ­ AN ORDINANCE OF THE CITY COUNCIL OF THECITY OF SANTA ANA AMENDING SANTA ANA MUNICIPAL CODE CHAPTER 2,ARTICLE IV DIVISIONS 2­9 TO REQUIRE BOARD AND COMMISSION MEMBERSTO BE RESIDENTS OF THE CITY INSTEAD OF QUALIFIED ELECTORSPlaced on first reading at the March 2, 2021 City Council meeting and approved by avote of 7­0.Published in the Orange County Reporter on March 5, 2021.Department(s):City Managers Office, City Attorneys OfficeRecommended Action: Place ordinance on second reading and adopt.MINUTES:This Consent Calendar Ordinance No. NS­3003 was approved9.Appoint various boards and commissions members nominated by CouncilmemberPhan as the Ward 1 representatives for a full term expiring December 10, 2024Department(s):Clerk of the CouncilRecommended Action: Appoint.1. Indigo Vu – Arts and Culture Commission ­ Pursuant to Senate Bill 2252. Gary Wood – Environment and Transportation Advisory Commission (ETAC)3. Keith Carpenter – Historic Resources Commission4. Gabrielle Marcia Gutierrez – Parks, Recreation and Community ServicesCommission10.Appoint Jennifer Oliva nominated by Mayor Pro Tem Penaloza as the Ward 2representative to the Community Development Commission for a partial­term expiringDecember 13, 2022Department(s): Clerk of the CouncilRecommended Action: Appoint Jennifer Oliva to the Community DevelopmentCommission representing Ward 2.11.Appoint Alan Woo nominated by Councilmember Hernandez as the Ward 5Representative to the Planning Commission for a full term expiring December 10,2024Department(s): Clerk of the CouncilRecommended Action: Appoint Alan Woo to Planning Commission representingWard 5.12.Appoint Alfredo Torreblanca nominated by Councilmember Mendoza as the Ward 6representative to the Parks, Recreation and Community Services Commission for apartial­term expiring December 13, 2022Department(s):Clerk of the CouncilRecommended Action: Appoint Alfredo Torreblanca to the Parks, Recreation andCommunity Services Commission representing Ward 6 pursuant to Senate Bill 225.13.Appoint various boards and commissions members nominated by MayorSarmiento as the Mayoral representatives for a full term expiring December 13, 2022Department(s):Clerk of the CouncilRecommended Action: Appoint.1. Tanya Navarro – Environment and Transportation Advisory Commission (ETAC)2. Ginelle Hardy – Historic Resources Commission14.Appoint Pierre Loubet and Daisy Campos for a partial term expiring May 31, 2022,Johanna Rivera for a partial term expiring May 31, 2023, and Doug Beaver andBridget Kavanaugh for a partial term expiring May 31, 2024 to the WorkforceDevelopment Board representing Private Sector Business.Department(s): Community Development AgencyRecommended Action: Appoint Pierre Loubet and Daisy Campos for a partial termexpiring May 31, 2022, Johanna Rivera for a partial term expiring May 31, 2023, andDoug Beaver and Bridget Kavanaugh for a partial term expiring May 31, 2024 to theWorkforce Development Board representing private sector business. Moved by Councilmember Lopez, seconded by Councilmember Bacerra toApproved as amended, exclude the appointment of Doug Beaver.YES: 7 – Penaloza, Mayor Pro Tem, – Phan, Councilmember, – Lopez,Councilmember, – Bacerra, Councilmember, – Hernandez, Councilmember, –Mendoza, Councilmember, – Sarmiento, MayorNO: 0 ABSTAIN: 0 ABSENT: 0 Status: 7 – 0 – 0 – 0 – Pass15.Approve Destruction of Obsolete City RecordsDepartment(s): Clerk of the Council Office, Police Department, Public Works Agency Recommended Action: Approve the requests for the destruction of obsolete records from the Police Department and Public Works Agency in accordance with the retention schedule outlined in City Council Resolution 2013­014.  Moved by Mayor Pro Tem Penaloza, seconded by Councilmember Lopez to Approve. YES: 7 – Penaloza, Mayor Pro Tem, – Phan, Councilmember, – Lopez, Councilmember, – Bacerra, Councilmember, – Hernandez, Councilmember, – Mendoza, Councilmember, – Sarmiento, Mayor NO: 0  ABSTAIN: 0  ABSENT: 0  Status: 7 – 0 – 0 – 0 – Pass 16.Cannabis Public Benefit Fund for Youth Services Informational Update Department(s): Parks, Recreation, and Community Services Recommended Action: Receive and file Cannabis Public Benefit Fund for Youth Services informational update. MINUTES:Councilmember Lopez requested: A list be maintained for all projects that have been funded with cannabis funds Continuous updates regarding handball court outreach. Staff research the feasibility of increasing the number of policy interns  Finance and Managements Services Director Kathryn Downs provided comments.    Councilmember Hernandez requested staff look into increasing the Cannabis funding for youth services. Mayor Pro Tem Penaloza requested additional Book Mobiles if funds are available. Mayor Sarmiento noted the value of having a safe place for students to be able to study and the importance of partnering together with Santa Ana Unified School District in a joint use agreement to find creative options. Moved by  , seconded by   to Receive and file. YES: 0  NO: 0  ABSTAIN: 0  ABSENT: 0  Status: 0 – 0 – 0 – 0 –  17.Approve Appropriation Adjustments, Approve Amendments to the FY 2020­21 Capital Improvement Program, and Award a Construction Contract to Lonerock, Inc. in the Amount of $9,486,525 for the Warner Avenue Street Improvements Project With an Estimated Total Delivery Cost of $12,255,867 (Project Nos. 14­6802, 18­6424, 20­ 6618) (General Fund and Non­General Fund) Department(s): Public Works Agency Recommended Action: 1. Approve an appropriation adjustment (2021­136) recognizing $1,992,867 of prior year fund balance in the Transportation System Improvement Authority Area B Fund, Prior Year Carry Forward revenue account and appropriate the same amount to the Transportation System Improvement Authority Area B Fund, Improvements Other Than Building expenditure account. (Requires five affirmative votes.) 2. Approve an appropriation adjustment (2021­140) recognizing $1,225,000 of prior year fund balance in the Water Fund, Public Works Water Revenue, Prior Year Carry Forward revenue account and appropriate the same amount to the Acquisition & Construction, Water Utility Capital Projects, Water Capital Project expenditure account. (Requires five affirmative votes.) 3. Approve an appropriation adjustment (2021­133) recognizing $141,320 of prior year fund balance in the Local Drainage Area IV Fund, Prior Year Carry Forward revenue account and appropriate the same amount to the Public Works­Storm Drain Construction, Improvements Other Than Building expenditure account. (Requires five affirmative votes.) 4. Approve an appropriation adjustment (2021­135) recognizing $109,798 of prior year fund balance in the New Transportation System Improvement Area E Fund, Prior Year Carry Forward revenue account and appropriate the same amount to the New Transportation System Improvement Area E, Improvements Other Than Building expenditure account. (Requires five affirmative votes.) 5. Approve an appropriation adjustment (2021­137) recognizing the Fiscal Year 2018­ 19 appropriation of $4,629,750 in Measure M2 Competitive grant funding in the Measure M Street Construction, Measure M2 Competitive revenue account and reappropriating the same amount to the Measure M Street Construction, Improvements Other Than Building expenditure account. (Requires five affirmative votes.) 6. Authorize reallocation of $255,000 in unspent Measure M2 Local Fairshare funds from the Local Street Preventative Maintenance FY 2018­19 (19­6942) Project to the Warner Avenue Improvements Project, to complete the project’s funding requirement. 7. Approve an amendment to the Fiscal Year 2020­21 Capital Improvement Program to include $1,992,867 in construction funds for the Warner Avenue Improvements Project (Project No. 14­6802). 8. Approve an amendment to the Fiscal Year 2020­21 Capital Improvement Program to include $1,225,000 in construction funds for Warner Avenue Water Improvements Project (Project No. 18­6424). 9. Approve an amendment to the Fiscal Year 2020­21 Capital Improvement Program to include $109,798 in construction funds for the Warner Avenue Storm Drain Improvements Project (Project No. 20­6618). 10. Award a construction contract to Lonerock, Inc., the lowest responsible bidder, in accordance with the base bid in the amount of $9,486,525, for construction of the Warner Avenue Improvements Project, for the term beginning March 16, 2021 and ending upon project completion, and authorize the City Manager to execute the contract subject to non­substantive changes approved by the City Manager and the City Attorney. 11. Approve the Project Cost Analysis for a total estimated construction delivery cost of $12,255,867, which includes $9,486,525 for the construction contract, $1,614,197 for contract administration, inspection and testing; and a $1,155,145 project contingency for unanticipated or unforeseen work. 18.Approve Appropriation Adjustment Recognizing $500,000 in Grant Funding from the County of Orange for the Santa Ana Outdoor Safe Dining Program (Non­General Fund) Department(s): Community Development Agency Recommended Action: 1. Approve an appropriation adjustment (2021­141) recognizing grant funding from the County of Orange for the Santa Ana Outdoor Safe Dining Program in the amount of $500,000 in revenue account (No. 12418002­ 52030) and appropriating the same amount to expenditure account (No. 12418810­ 62300). (Requires five affirmative votes.) 2. Authorize the City Manager to execute agreements and approve any other required actions necessary with the County of Orange, vendors, and contractors, who will implement the Santa Ana Outdoor Safe Dining Program, subject to non­substantive changes approved by the City Manager and City Attorney (Agreement No. 2021­ XXX). Moved by Councilmember Hernandez, seconded by Mayor Pro Tem Penaloza to Approve. YES: 7 – Penaloza, Mayor Pro Tem, – Phan, Councilmember, – Lopez, Councilmember, – Bacerra, Councilmember, – Hernandez, Councilmember, – Mendoza, Councilmember, – Sarmiento, Mayor NO: 0  ABSTAIN: 0  ABSENT: 0  Status: 7 – 0 – 0 – 0 – Pass MINUTES:Community Development Director and Assistant City Manager Steven Mendoza provided comments.  Council provided input to city staff regarding uniformity of parklets. This consent Item ­ Agreement No. 2021­031 was approved. 19.Award Blanket Purchase Order Contracts for Painting Contractor Services to US National Corp., Mear Construction Inc., Prime Painting Contractors Inc., GDL Painters Inc., and 1 Solorio Inc., in an Annual Aggregate Amount Not to Exceed $200,000 for up to a Five­Year Term (Specification No. 20­153) (General Fund and Non­General Fund) Department(s): Public Works Agency Recommended Action: Award blanket purchase order contracts for citywide painting contractor services to US National Corp, Mear Construction Corp., Prime Painting Contractors, Inc., GDL Painters, Inc., and 1 Solorio, Inc., for a two­year period beginning March 16, 2021, and expiring March 15, 2023, with provisions for three one­year renewal options exercisable by the City Manager, in an annual aggregate amount of $200,000, subject to non­substantive changes approved by the City Manager and City Attorney.  20.Award a Purchase Order to PB Loader Corporation in an Amount not to Exceed $645,844 for Two Compressed Natural Gas Palfinger Grapple Trucks (Specification No. 21­023) (Non­General Fund) Department(s): Public Works Agency Recommended Action: Authorize a one­time purchase and payment of purchase order to PB Loader Corporation for the purchase of two compressed natural gas Palfinger grapple trucks in the amount of $620,844, plus a contingency of $25,000, for a total amount not to exceed $645,844, subject to non­substantive changes approved by the City Manager and City Attorney. 21.Award a Purchase Order to Quinn Company in an Amount not to Exceed $214,991 for One Caterpillar 926M Wheel Loader (Specification No. 21­022) (Non­General Fund) Department(s): Public Works Agency Recommended Action: Authorize a one­time purchase and payment of purchase order to Quinn Company for the purchase of one Caterpillar 926M Wheel Loader, in the amount of $204,991, plus a contingency of $10,000, for a total amount not to exceed $214,991, subject to non­substantive changes approved by the City Manager and City Attorney. 22.Award Construction Contract to All American Asphalt in the Amount of $305,598 for the Flower Street Rehabilitation from McFadden Avenue to 1st Street Project with an Estimated Project Delivery Cost of $648,000 (Project No. 21­6976) (Non­General Fund) Department(s): Public Works Agency Recommended Action: 1. Award a construction contract to All American Asphalt, the lowest responsible bidder, in accordance with the base bid in the amount of $305,598, for construction of Flower Street Rehabilitation from McFadden Avenue to 1  Street Project, for the term beginning March 16, 2021 and ending upon project completion, and authorize the City Manager to execute the contract subject to non­ substantive changes approved by the City Manager and the City Attorney. 2. Approve the Project Cost Analysis for a total estimated construction delivery cost of $648,000, which includes $305,598 for the construction contract, $61,120 for contract administration, inspection and testing, and a $281,282 project contingency for unanticipated or unforeseen work. 23.Approve an Amendment to the Agreement with SLS Property Solutions, Inc., to increase the Agreement amount by $160,000 for a total of $205,000, to extend the term to June 30, 2022, and to add a one­year renewal option ending on June 30, 2023 (General Fund and Non­General Fund) Department(s): Planning and Building Agency Recommended Action: Authorize the City Manager to execute an agreement amendment with SLS Property Solutions, Inc., for property nuisance abatement services to increase the agreement amount by $160,000 for a total of $205,000, to extend the term of the agreement to June 30, 2022, and to add a one­year renewal option ending on June 30, 2023, exercisable by the City Manager subject to non­ substantive changes approved by the City Manager and City Attorney (Agreement No. 2021­XXX). MINUTES:This consent Item ­ Agreement No. 2021­032 was approved. 24.Approve an agreement with Invengo American Corp for a Radio Frequency Identification system at Main and Newhope Branch Library for a total amount not to exceed $82,284.94 (General Fund) Department(s): Library Recommended Action: Authorize the City Manager to execute an agreement with Invengo American Corp for a term of March 16, 2021 to March 15, 2024 for an Radio Frequency Identification (RFID) system to include a tagging project of all library materials and for the purchase of two self­checkout kiosks, eight Circulation Assistant pads, and four security gates at the Main and Newhope Branch Libraries for $72,280.54, a two­year software and hardware service support plan for $7,016, and a contingency fund for additional RFID tags or any services/equipment needs for $2,988.40, for a total amount not to exceed $82,284.94 to be funded by the General Fund, subject to non­substantive changes approved by the City Manager and City Attorney (Agreement No. 2021­XXX). MINUTES:This consent Item ­ Agreement No. 2021­033 was approved. 25.Approve Agreement With Kimley­Horn and Associates, Inc. for the Warner Avenue Protected Bike Lane Project in an Amount not to Exceed $93,990.51 for a Three­Year Term (Project No. 20­6971) (Non­General Fund) Department(s): Public Works Agency Recommended Action: Authorize the City Manager to execute an agreement with Kimley­Horn and Associates Inc. to provide professional engineering services for the Warner Avenue Protected Bike Lane Project in the amount of $87,572.73, with a contingency of $6,417.78, for a total amount not to exceed $93,990.51, for a three­ year term beginning March 16, 2021 and expiring March 15, 2024, with an option for two, one­year extensions, subject non­substantive changes approved by the City Manager and City Attorney (Agreement No. 2021­XXX). MINUTES:Mayor Pro Tem Penaloza provided direction to staff regarding a more uniform design and more landscape.  Moved by Mayor Pro Tem Penaloza, seconded by Councilmember Hernandez to Approve. YES: 7 – Penaloza, Mayor Pro Tem, – Phan, Councilmember, – Lopez, Councilmember, – Bacerra, Councilmember, – Hernandez, Councilmember, – Mendoza, Councilmember, – Sarmiento, Mayor NO: 0  ABSTAIN: 0  ABSENT: 0  Status: 7 – 0 – 0 – 0 – Pass MINUTES:This consent Item ­ Agreement No. 2021­034 was approved. 26.Approve Amendments to the Agreements With Tetra Tech, Michael Baker International, Inc., Psomas, Stantec Consulting Services, Inc., NV5, Inc., Huitt­Zollars, Inc., Kimley­Horn and Associates, Inc., and TAIT & Associates, Inc., for On­Call Engineering Services, to Increase the Aggregate Amount by $950,000, for a Total Amount not to Exceed $2,950,000 for the Remaining Term of the Agreement (Non­ General Fund) Department(s): Public Works Agency Recommended Action: Authorize the City Manager to execute amendments to the agreements to provide on­call engineering services with Tetra Tech, Michael Baker International, Inc., Psomas; Stantec Consulting Services, Inc., NV5, Inc., Huitt­Zollars, Inc., Kimley­Horn and Associates, Inc., and TAIT & Associates, Inc., to increase the agreement amount by $950,000, for a total aggregate agreement amount not to exceed $2,950,000, for the remaining term of the agreement which began on April 21, 2020, and expires on April 21, 2023, with a provision for one two­year extension exercisable by the City Manager and City Attorney, subject to non­substantive changes approved by the City Manager and City Attorney (Agreement No. 2021­ XXX). MINUTES:This consent Item – Core Agreement No. 2021­035 was approved. Councilmember Phan abstained from Item 26 due to a conflict of interest regarding her employer.  27.Approve Agreements with ABM Building Solutions, LLC, ACCO Engineered Systems, Envise, F.M. Thomas Air Conditioning, Inc., and South Coast Mechanical for As­Needed Repair of Heating, Ventilation, and Air Conditioning Systems at Various City Facilities, in an Aggregate Amount not to Exceed $2,875,000 for up to a Five­ Year Term (Specification No. 20­134) (General Fund and Non­General Fund) Department(s): Public Works Agency, Police Department Recommended Action: Approve agreements with ABM Building Solutions, LLC, ACCO Engineered Systems, Envise, F.M. Thomas Air Conditioning, Inc., and South Coast Mechanical to provide as­needed heating, ventilation, and air conditioning (HVAC) repair services, including emergency call­out services, for a three­year period beginning April 1, 2021, and ending on March 31, 2024, with provisions for two, one­ year extensions, in a total shared amount not to exceed $575,000 annually, for a total aggregate amount not to exceed $2,875,000, subject to non­substantive changes as approved by the City Manager and City Attorney (Agreement No. 2021­XXX).  MINUTES:This consent Item ­  Core Agreement No. 2021­036 was approved. 28.Approve an Agreement with Immigrant Defenders Law Center For Immigration Legal Defense Services for a Two­Year Term in an Amount not to Exceed $400,000 (General Fund) Department(s): City Manager Office Recommended Action: Authorize the City Manager to execute an agreement with Immigrant Defenders Law Center to provide immigration legal defense services to Santa Ana residents, for a term beginning March 16, 2021 and ending January 31, 2023, in an amount not to exceed $400,000, subject to non­substantive changes approved by the City Manager and City Attorney (Agreement No. 2021­XXX). MINUTES:Mayor Sarmiento requested the language “not to exceed” be removed from the agreement and be replaced with “if additional services are requested, the City Council can increase the expenditure amount” and bring it back to council as an adjustment to the budget line item.  Mayor Pro Tem Penaloza requested future agreements include other organizations.  Councilmember Phan requested outreach and representation to the Asian American and Pacific Islander Community. MINUTES:This consent Item ­ Agreement No. 2021­037 was approved. Moved by Mayor Sarmiento, seconded by Mayor Pro Tem Penaloza to Approved as amended. YES: 7 – Penaloza, Mayor Pro Tem, – Phan, Councilmember, – Lopez, Councilmember, – Bacerra, Councilmember, – Hernandez, Councilmember, – Mendoza, Councilmember, – Sarmiento, Mayor NO: 0  ABSTAIN: 0  ABSENT: 0  Status: 7 – 0 – 0 – 0 – Pass 29.Receive and File Certification of Approval by City Engineer of Final Parcel Map 2018­ 02 (2110, 2114, and 2202 East First Street [Owner: Broomell Commercial Properties, LLC]) Department(s): Public Works Agency Recommended Action: Receive and file certification of approval by City Engineer of final Parcel Map 2018­02. 30.Resolution to Adopt and Approve Applications for Submission for all CalRecycle Grants for a 5­Year Period Department(s): Public Works Agency Recommended Action: Resolution No. 2021­XXX – Adopt a resolution approving the ability to apply, and authorizing submission, for all CalRecycle Grants for a 5­year period. MINUTES:This consent Item­ Resolution No. 2021­012 was approved. Moved by Mayor Pro Tem Penaloza, seconded by Councilmember Hernandez to Approve Consent Calendar items 6 – 30 with the exception of 14, 15, 16, 18, 25, and 28.  Councilmember Phan abstained from Item 26 due to a conflict of interest regarding her employer.. YES: 7 – Penaloza, Mayor Pro Tem, – Phan, Councilmember, – Lopez, Councilmember, – Bacerra, Councilmember, – Hernandez, Councilmember, – Mendoza, Councilmember, – Sarmiento, Mayor NO: 0  ABSTAIN: 0  ABSENT: 0  Status: 7 – 0 – 0 – 0 – Pass MINUTES:Councilmember Phan abstained from Item 26 **END OF CONSENT CALENDAR** BUSINESS CALENDAR 31.City of Santa Ana General Plan Annual Progress Report (2020) Department(s): Planning and Building Agency Recommended Action: Authorize staff to submit the City of Santa Ana’s 2020 General Plan Annual Progress Report to the State of California Department of Housing and Community Development (HCD) and Office of Planning and Research (OPR).  MINUTES:Planning and Building Director Minh Thai provided comments regarding the General Plan Annual Progress Report.  Principal Planner Melanie McCann provided comments and answered Council’s questions regarding Accessory Dwelling Units. Council provided input to city staff. Moved by Councilmember Bacerra, seconded by Mayor Pro Tem Penaloza to Approve. YES: 7 – Penaloza, Mayor Pro Tem, – Phan, Councilmember, – Lopez, Councilmember, – Bacerra, Councilmember, – Hernandez, Councilmember, – Mendoza, Councilmember, – Sarmiento, Mayor NO: 0  ABSTAIN: 0  ABSENT: 0  Status: 7 – 0 – 0 – 0 – Pass MINUTES:Council supports and provided direction to City staff. 32.Provide Early Direction for Preparation of the Fiscal Year 2021­22 Budget Department(s): Finance and Management Services Recommended Action: 1. Adopt the proposed Budget and Reserve Policy. 2. Direct staff to:     a. Increase miscellaneous fees by 1.67%; OR     b. Maintain miscellaneous fees at current rates. 3. In addition to Strategic Plan goals already identified, provide any further direction for the draft FY 2021­22 Budget and key priorities for federal funding from the American Rescue Plan Act of 2021.  Moved by Councilmember Bacerra, seconded by Mayor Sarmiento to Approve Item 32 with option 2B to  maintain miscellaneous fee at the current rate.. YES: 7 – Penaloza, Mayor Pro Tem, – Phan, Councilmember, – Lopez, Councilmember, – Bacerra, Councilmember, – Hernandez, Councilmember, – Mendoza, Councilmember, – Sarmiento, Mayor NO: 0  ABSTAIN: 0  ABSENT: 0  Status: 7 – 0 – 0 – 0 – Pass MINUTES:City Manager Kristine Ridge introduced Item 32. Executive Director of Finance and Management Services Agency Kathryn Downs provided a brief presentation. Council provided direction to city staff. 33.Adopt a Resolution Authorizing Judicial Validation Proceedings for the Proposed Pension Debt Refinancing and Related Bond Financing Agreements Department(s): Finance and Management Services Recommended Action: Resolution No. 2021­XXX – Adopt a resolution authorizing the Issuance of Bonds to refund certain pension obligations of the City, up to the estimated Unfunded Actuarial Liability (UAL) as of June 30, 2021, approving the form and authorizing the execution of a trust agreement and purchase contract, and authorizing Judicial Validation Proceedings relating to the issuance of such Bonds and approving additional actions related thereto (Agreement No. 2021­XXX). MINUTES:Assistant Executive Director of Finance and Management Services Agency Sergio Vidal provided a brief presentation. Moved by Councilmember Phan, seconded by Councilmember Lopez to Adopt. YES: 7 – Penaloza, Mayor Pro Tem, – Phan, Councilmember, – Lopez, Councilmember, – Bacerra, Councilmember, – Hernandez, Councilmember, – Mendoza, Councilmember, – Sarmiento, Mayor NO: 0  ABSTAIN: 0  ABSENT: 0  Status: 7 – 0 – 0 – 0 – Pass MINUTES:This consent Item­ Resolution No. 2021­013 was approved. This consent Item ­ Agreement No. 2021­038 was approved. **END OF BUSINESS CALENDAR** COUNCILMEMBER REQUESTED ITEMS 34.Discuss and consider directing City Manager to direct staff to provide options to rebuild the handball courts at Chepa’s Park in the Logan neighborhood – Councilmember Hernandez MINUTES:Council discussion ensued and direction provided to city staff. CITY MANAGER COMMENTS MINUTES:City Manager Kristine Ridge provided a General Plan Update, Housing Element Update, and announced that the Public Works Department is hosting a 6  Annual Youth Water Contest. COUNCIL COMMENTS MINUTES:Councilmember Bacerra thanked the police department for their efforts regarding illegal street racing, reminded the public of his office hours on April 3, 2021 at 10 a.m., and wished everyone a Happy St. Patrick’s Day and Easter.   Councilmember Hernandez thanked all residents who participated to be involved in the community and spoke on the importance of mental health.  Councilmember Lopez made community announcements regarding the Vector Control future presentation.  Councilmember Mendoza requested council to adjourn in memory of Sergeant Ralph Lopez and reminded the public she will be holding office hours on March 18, 2021 from 6 to 7 p.m. Councilmember Phan encouraged all to adopt a cat, spoke on recent Asian anti­ deportation and expressed concern with the increase of attacks towards the Asian American Community.  Mayor Pro Tem Penaloza encouraged all to maintain social distancing during Easter as we move to less restrictive tiers. Mayor Sarmiento thanked Chief Valentin for his commitment to transparency and adjourned in memory of Consul Mario Cuevas. ADJOURNMENT – Adjourn the City Council meeting. Future Items 1. Shelter Operator 2. Cannabis Regulation Updates 3. Group Home Regulation Updates MINUTES:Mayor Sarmiento adjourned the City Council meeting at 10:51 p.m. th st th City Council 8 3/16/2021CityCouncil4–8 6/1/2021 DRAFT Minutes of the Regular Meeting of theCity CouncilCity of Santa Ana, CaliforniaMarch 16, 2021CLOSED SESSION MEETING – 5:00 pmREGULAR OPEN MEETING – 5:00 PM (Immediately following the Closed Session Meeting)CITY COUNCIL CHAMBER22 Civic Center Plaza Santa Ana, CA 92701Due to Governor Gavin Newsom’s Executive Order and the City Council's Proclamation ofLocal Emergency, there was no in­person meeting location for the community to attendpublic meetings.CLOSED SESSIONCALL TO ORDERATTENDANCE Council Members Phil BacerraJohnathan Ryan HernandezJessie LopezNelida MendozaThai Viet PhanMayor  Pro Tem David PenalozaMayorVicente SarmientoCity Manager Kristine RidgeCity Attorney Sonia R. CarvalhoClerk of the Council Daisy GomezMINUTES:Mayor Sarmiento called the Closed Session meeting to order at 5:09 p.m.Clerk of the Council conducted roll call. All councilmembers were present with theexception of Councilmember Mendoza.PUBLIC COMMENTS – Members of the public may address the City Council on items onthe Closed Session Agenda may do so by:Comments will be held during the beginning of the meeting for ALL comments on agendaand non­agenda items within the jurisdiction of the City, with the exception of public hearingitems. Comments for public hearings will take place after the hearing is opened. This is beingdone to respect the time constraints of residents who cannot stay tuned late into the eveningto comment on items that they feel strongly about.Individuals who would like to comment on an agenda item or make a general commentregarding a topic not in the meeting agenda may do so ahead of the meeting by:Email: Please email your comments by 4:00 p.m. on Regular Council meeting Tuesday, or asnoticed for Special meetings, to eComment@santa­ana.org. Comments received after thecut­off time will be published soon after the meeting as part of the record as early aspossible.OR DURING THE MEETING BY:Zoom Webinar: Please click on or type the following address into your webbrowser https://us02web.zoom.us/j/315965149ORConference Call: Dial (669) 900­9128 and enter MEETING ID: 315 965 149# whenprompted. The public can begin joining the speaker queue at 4:30 p.m. In accordance with Councilprocedures, calls will not be accepted after the public comment session has begun. To besure that you are in the speaker queue, you must join the meeting by 6:00 p.m. To request tospeak, dial *9 from your phone or virtually raise your hand from Zoom. After the Clerkconfirms the last three digits of the caller’s phone number or Zoom ID and unmutes them,the caller must press *6 or microphone icon to speak. Callers are encouraged, but notrequired, to identify themselves by name. Each caller will be provided three (3) minutes tospeak.To watch the meeting without participating via these remote options:YouTube LiveStream at www.youtube.com/user/SantaAnaLibraryChannel CTV3, available on Spectrum channel 3 and AT&T U­verse channel 99About the AgendaTo download or view the attachments (staff report and other supporting documentation) foreach agenda item, you must select the agenda item to see the attachments to either open ina new link (the eyeball ) or download a pdf (the cloud symbol with the down arrow ).MINUTES:None.CLOSED SESSION ITEMS – The Brown Act permits legislative bodies to discuss certainmatters without members of the public present. The City Council finds, based on advice fromthe City Attorney, that discussion in open session of the following matters will prejudice theposition of the City in existing and anticipated litigation:1.CONFERENCE WITH LEGAL COUNSEL ­ POTENTIAL LITIGATION Significantexposure to litigation pursuant to paragraph (2) or (3) of subdivision (d) of Section54956.9 of the Government Code: Two CasesA. El Centro Cultural de MexicoB. 312­316 4  StreetCLOSED SESSION REPORT – The City Attorney will report on any action(s) to be taken atthe Regular Open Session which will begin immediately following the Closed Session.RECESS – City Council will recess to Closed Session for the purpose of conducting regularCity business.MINUTES:Mayor Sarmiento recessed to the Closed Session at 5:11 p.m.RECONVENE – City Council will reconvene to continue regular City business.MINUTES:Mayor Sarmiento adjourned Closed Session meeting at 6:00 p.m. andconvened to the Regular Open Session.CITY COUNCIL REGULAR OPEN SESSIONCALL TO ORDERMINUTES:Mayor Sarmiento called the Regular Open Session meeting to order at 6:05p.m.ROLL CALLMINUTES:Clerk of the Council conducted roll call. All councilmembers were present.Councilmember Mendoza joined the Open Regular Session meeting at 6:12 p.m.PLEDGE OF ALLEGIANCE Mayor SarmientoINVOCATIONFr. Abel LopezCEREMONIAL PRESENTATIONS1.Proclamation presented by Councilmembers Lopez, Mendoza and Phan to Wiseplacerecognizing March as Women’s History Month.2.Certificate of Recognition presented by Mayor Pro Tem Penaloza to Paula Faccou forOutstanding Contributions to the Community.STAFF PRESENTATIONS3.COVID­19 Update in the Community.MINUTES:Daisy Perez Assistant to the City Manager provided a brief presentationregarding COVID­19 vaccinations for Santa Ana Residents. 4.Neighborhood Beautification Contest PresentationMINUTES:Executive Director of Public Works Agency Nabil Saba provided a briefpresentation.5.Costa Mesa Freeway (SR­55) Improvement Project: I­405 to I­5 Aesthetic FeaturesMINUTES:Executive Director of Public Works Agency Nabil Saba provided a briefpresentation.MINUTES:Presentations taken out of order, the COVID­19 update was heard last. CLOSED SESSION REPORT – The City Attorney will report on any action(s) from ClosedSession.MINUTES:City Attorney Sonia Carvalho stated there was no reportable action.PUBLIC COMMENT – Public comments will be held during the beginning of the meeting forALL comments on agenda and non­agenda items, except for public hearings. Comments forpublic hearings will take place after the hearing is opened.MINUTES:Clerk of the Council Daisy Gomez reported out on correspondence received.Donna spoke regarding Item 34 requests the Chepa’s Park handball courts be rebuilt. Victor Mendez spoke regarding COVID­19 vaccination appointments and provided variouscomments regarding 30 and 33. Issac Manzo spoke regarding Item 34, requested transparency from the neighborhoodassociation regarding the circulation of a petition against the rebuilding of the handballcourts. Joe Andrade spoke in opposition to Item 34 and noted a petition with 35 signatures wassubmitted for the record.Robert Herrera spoke in support of Item 28, and hopes the fund amount will increase in thenear future. Tony O. spoke in support of Item 34.Leonardo Penilla spoke in support of Item 34, stated that on various occasions there hasbeen overwhelming support from the community to keep the handball courts in question. Dolores Almaraz spoke in support of Item 34, stated that green space is important to thecommunity and provided various other comments. Francisco Manzo spoke in support of Item 34, stated that members of the community of allages utilized and benefited from the handball court.Belen Vazquez spoke in support of Item 34, indicated that the petition against therebuilding of the handball courts was never provided to her. Marla spoke in support of Item 34, indicated that the homeless issue is citywide not just asa result of the handball courts.Eloy Reyes spoke in support of Item 34.CONSENT CALENDARRECOMMENDED ACTION:  Approve staff recommendations on the followingConsent Calendar Items: 6 through 30.6.Minutes from the regular meeting of January 19, 2021Department(s): Clerk of the CouncilRecommended Action: Approve minutes.7.Excused absencesDepartment(s): Clerk of the CouncilRecommended Action: Excuse the absent members.8.Adopt Ordinance No. NS­XXXX ­ AN ORDINANCE OF THE CITY COUNCIL OF THECITY OF SANTA ANA AMENDING SANTA ANA MUNICIPAL CODE CHAPTER 2,ARTICLE IV DIVISIONS 2­9 TO REQUIRE BOARD AND COMMISSION MEMBERSTO BE RESIDENTS OF THE CITY INSTEAD OF QUALIFIED ELECTORSPlaced on first reading at the March 2, 2021 City Council meeting and approved by avote of 7­0.Published in the Orange County Reporter on March 5, 2021.Department(s):City Managers Office, City Attorneys OfficeRecommended Action: Place ordinance on second reading and adopt.MINUTES:This Consent Calendar Ordinance No. NS­3003 was approved9.Appoint various boards and commissions members nominated by CouncilmemberPhan as the Ward 1 representatives for a full term expiring December 10, 2024Department(s):Clerk of the CouncilRecommended Action: Appoint.1. Indigo Vu – Arts and Culture Commission ­ Pursuant to Senate Bill 2252. Gary Wood – Environment and Transportation Advisory Commission (ETAC)3. Keith Carpenter – Historic Resources Commission4. Gabrielle Marcia Gutierrez – Parks, Recreation and Community ServicesCommission10.Appoint Jennifer Oliva nominated by Mayor Pro Tem Penaloza as the Ward 2representative to the Community Development Commission for a partial­term expiringDecember 13, 2022Department(s): Clerk of the CouncilRecommended Action: Appoint Jennifer Oliva to the Community DevelopmentCommission representing Ward 2.11.Appoint Alan Woo nominated by Councilmember Hernandez as the Ward 5Representative to the Planning Commission for a full term expiring December 10,2024Department(s): Clerk of the CouncilRecommended Action: Appoint Alan Woo to Planning Commission representingWard 5.12.Appoint Alfredo Torreblanca nominated by Councilmember Mendoza as the Ward 6representative to the Parks, Recreation and Community Services Commission for apartial­term expiring December 13, 2022Department(s):Clerk of the CouncilRecommended Action: Appoint Alfredo Torreblanca to the Parks, Recreation andCommunity Services Commission representing Ward 6 pursuant to Senate Bill 225.13.Appoint various boards and commissions members nominated by MayorSarmiento as the Mayoral representatives for a full term expiring December 13, 2022Department(s):Clerk of the CouncilRecommended Action: Appoint.1. Tanya Navarro – Environment and Transportation Advisory Commission (ETAC)2. Ginelle Hardy – Historic Resources Commission14.Appoint Pierre Loubet and Daisy Campos for a partial term expiring May 31, 2022,Johanna Rivera for a partial term expiring May 31, 2023, and Doug Beaver andBridget Kavanaugh for a partial term expiring May 31, 2024 to the WorkforceDevelopment Board representing Private Sector Business.Department(s): Community Development AgencyRecommended Action: Appoint Pierre Loubet and Daisy Campos for a partial termexpiring May 31, 2022, Johanna Rivera for a partial term expiring May 31, 2023, andDoug Beaver and Bridget Kavanaugh for a partial term expiring May 31, 2024 to theWorkforce Development Board representing private sector business. Moved by Councilmember Lopez, seconded by Councilmember Bacerra toApproved as amended, exclude the appointment of Doug Beaver.YES: 7 – Penaloza, Mayor Pro Tem, – Phan, Councilmember, – Lopez,Councilmember, – Bacerra, Councilmember, – Hernandez, Councilmember, –Mendoza, Councilmember, – Sarmiento, MayorNO: 0 ABSTAIN: 0 ABSENT: 0 Status: 7 – 0 – 0 – 0 – Pass15.Approve Destruction of Obsolete City RecordsDepartment(s): Clerk of the Council Office, Police Department, Public WorksAgencyRecommended Action: Approve the requests for the destruction of obsoleterecords from the Police Department and Public Works Agency in accordance with theretention schedule outlined in City Council Resolution 2013­014. Moved by Mayor Pro Tem Penaloza, seconded by Councilmember Lopez toApprove.YES: 7 – Penaloza, Mayor Pro Tem, – Phan, Councilmember, – Lopez,Councilmember, – Bacerra, Councilmember, – Hernandez, Councilmember, –Mendoza, Councilmember, – Sarmiento, MayorNO: 0 ABSTAIN: 0 ABSENT: 0 Status: 7 – 0 – 0 – 0 – Pass16.Cannabis Public Benefit Fund for Youth Services Informational UpdateDepartment(s): Parks, Recreation, and Community ServicesRecommended Action: Receive and file Cannabis Public Benefit Fund for YouthServices informational update.MINUTES:Councilmember Lopez requested:A list be maintained for all projects that have been funded with cannabis fundsContinuous updates regarding handball court outreach.Staff research the feasibility of increasing the number of policy interns Finance and Managements Services Director Kathryn Downs provided comments.   Councilmember Hernandez requested staff look into increasing the Cannabis funding foryouth services.Mayor Pro Tem Penaloza requested additional Book Mobiles if funds are available.Mayor Sarmiento noted the value of having a safe place for students to be able to study andthe importance of partnering together with Santa Ana Unified School District in a joint useagreement to find creative options.Moved by  , seconded by   to Receive and file.YES: 0 NO: 0 ABSTAIN: 0 ABSENT: 0 Status: 0 – 0 – 0 – 0 –  17.Approve Appropriation Adjustments, Approve Amendments to the FY 2020­21 Capital Improvement Program, and Award a Construction Contract to Lonerock, Inc. in the Amount of $9,486,525 for the Warner Avenue Street Improvements Project With an Estimated Total Delivery Cost of $12,255,867 (Project Nos. 14­6802, 18­6424, 20­ 6618) (General Fund and Non­General Fund) Department(s): Public Works Agency Recommended Action: 1. Approve an appropriation adjustment (2021­136) recognizing $1,992,867 of prior year fund balance in the Transportation System Improvement Authority Area B Fund, Prior Year Carry Forward revenue account and appropriate the same amount to the Transportation System Improvement Authority Area B Fund, Improvements Other Than Building expenditure account. (Requires five affirmative votes.) 2. Approve an appropriation adjustment (2021­140) recognizing $1,225,000 of prior year fund balance in the Water Fund, Public Works Water Revenue, Prior Year Carry Forward revenue account and appropriate the same amount to the Acquisition & Construction, Water Utility Capital Projects, Water Capital Project expenditure account. (Requires five affirmative votes.) 3. Approve an appropriation adjustment (2021­133) recognizing $141,320 of prior year fund balance in the Local Drainage Area IV Fund, Prior Year Carry Forward revenue account and appropriate the same amount to the Public Works­Storm Drain Construction, Improvements Other Than Building expenditure account. (Requires five affirmative votes.) 4. Approve an appropriation adjustment (2021­135) recognizing $109,798 of prior year fund balance in the New Transportation System Improvement Area E Fund, Prior Year Carry Forward revenue account and appropriate the same amount to the New Transportation System Improvement Area E, Improvements Other Than Building expenditure account. (Requires five affirmative votes.) 5. Approve an appropriation adjustment (2021­137) recognizing the Fiscal Year 2018­ 19 appropriation of $4,629,750 in Measure M2 Competitive grant funding in the Measure M Street Construction, Measure M2 Competitive revenue account and reappropriating the same amount to the Measure M Street Construction, Improvements Other Than Building expenditure account. (Requires five affirmative votes.) 6. Authorize reallocation of $255,000 in unspent Measure M2 Local Fairshare funds from the Local Street Preventative Maintenance FY 2018­19 (19­6942) Project to the Warner Avenue Improvements Project, to complete the project’s funding requirement. 7. Approve an amendment to the Fiscal Year 2020­21 Capital Improvement Program to include $1,992,867 in construction funds for the Warner Avenue Improvements Project (Project No. 14­6802). 8. Approve an amendment to the Fiscal Year 2020­21 Capital Improvement Program to include $1,225,000 in construction funds for Warner Avenue Water Improvements Project (Project No. 18­6424). 9. Approve an amendment to the Fiscal Year 2020­21 Capital Improvement Program to include $109,798 in construction funds for the Warner Avenue Storm Drain Improvements Project (Project No. 20­6618). 10. Award a construction contract to Lonerock, Inc., the lowest responsible bidder, in accordance with the base bid in the amount of $9,486,525, for construction of the Warner Avenue Improvements Project, for the term beginning March 16, 2021 and ending upon project completion, and authorize the City Manager to execute the contract subject to non­substantive changes approved by the City Manager and the City Attorney. 11. Approve the Project Cost Analysis for a total estimated construction delivery cost of $12,255,867, which includes $9,486,525 for the construction contract, $1,614,197 for contract administration, inspection and testing; and a $1,155,145 project contingency for unanticipated or unforeseen work. 18.Approve Appropriation Adjustment Recognizing $500,000 in Grant Funding from the County of Orange for the Santa Ana Outdoor Safe Dining Program (Non­General Fund) Department(s): Community Development Agency Recommended Action: 1. Approve an appropriation adjustment (2021­141) recognizing grant funding from the County of Orange for the Santa Ana Outdoor Safe Dining Program in the amount of $500,000 in revenue account (No. 12418002­ 52030) and appropriating the same amount to expenditure account (No. 12418810­ 62300). (Requires five affirmative votes.) 2. Authorize the City Manager to execute agreements and approve any other required actions necessary with the County of Orange, vendors, and contractors, who will implement the Santa Ana Outdoor Safe Dining Program, subject to non­substantive changes approved by the City Manager and City Attorney (Agreement No. 2021­ XXX). Moved by Councilmember Hernandez, seconded by Mayor Pro Tem Penaloza to Approve. YES: 7 – Penaloza, Mayor Pro Tem, – Phan, Councilmember, – Lopez, Councilmember, – Bacerra, Councilmember, – Hernandez, Councilmember, – Mendoza, Councilmember, – Sarmiento, Mayor NO: 0  ABSTAIN: 0  ABSENT: 0  Status: 7 – 0 – 0 – 0 – Pass MINUTES:Community Development Director and Assistant City Manager Steven Mendoza provided comments.  Council provided input to city staff regarding uniformity of parklets. This consent Item ­ Agreement No. 2021­031 was approved. 19.Award Blanket Purchase Order Contracts for Painting Contractor Services to US National Corp., Mear Construction Inc., Prime Painting Contractors Inc., GDL Painters Inc., and 1 Solorio Inc., in an Annual Aggregate Amount Not to Exceed $200,000 for up to a Five­Year Term (Specification No. 20­153) (General Fund and Non­General Fund) Department(s): Public Works Agency Recommended Action: Award blanket purchase order contracts for citywide painting contractor services to US National Corp, Mear Construction Corp., Prime Painting Contractors, Inc., GDL Painters, Inc., and 1 Solorio, Inc., for a two­year period beginning March 16, 2021, and expiring March 15, 2023, with provisions for three one­year renewal options exercisable by the City Manager, in an annual aggregate amount of $200,000, subject to non­substantive changes approved by the City Manager and City Attorney.  20.Award a Purchase Order to PB Loader Corporation in an Amount not to Exceed $645,844 for Two Compressed Natural Gas Palfinger Grapple Trucks (Specification No. 21­023) (Non­General Fund) Department(s): Public Works Agency Recommended Action: Authorize a one­time purchase and payment of purchase order to PB Loader Corporation for the purchase of two compressed natural gas Palfinger grapple trucks in the amount of $620,844, plus a contingency of $25,000, for a total amount not to exceed $645,844, subject to non­substantive changes approved by the City Manager and City Attorney. 21.Award a Purchase Order to Quinn Company in an Amount not to Exceed $214,991 for One Caterpillar 926M Wheel Loader (Specification No. 21­022) (Non­General Fund) Department(s): Public Works Agency Recommended Action: Authorize a one­time purchase and payment of purchase order to Quinn Company for the purchase of one Caterpillar 926M Wheel Loader, in the amount of $204,991, plus a contingency of $10,000, for a total amount not to exceed $214,991, subject to non­substantive changes approved by the City Manager and City Attorney. 22.Award Construction Contract to All American Asphalt in the Amount of $305,598 for the Flower Street Rehabilitation from McFadden Avenue to 1st Street Project with an Estimated Project Delivery Cost of $648,000 (Project No. 21­6976) (Non­General Fund) Department(s): Public Works Agency Recommended Action: 1. Award a construction contract to All American Asphalt, the lowest responsible bidder, in accordance with the base bid in the amount of $305,598, for construction of Flower Street Rehabilitation from McFadden Avenue to 1  Street Project, for the term beginning March 16, 2021 and ending upon project completion, and authorize the City Manager to execute the contract subject to non­ substantive changes approved by the City Manager and the City Attorney. 2. Approve the Project Cost Analysis for a total estimated construction delivery cost of $648,000, which includes $305,598 for the construction contract, $61,120 for contract administration, inspection and testing, and a $281,282 project contingency for unanticipated or unforeseen work. 23.Approve an Amendment to the Agreement with SLS Property Solutions, Inc., to increase the Agreement amount by $160,000 for a total of $205,000, to extend the term to June 30, 2022, and to add a one­year renewal option ending on June 30, 2023 (General Fund and Non­General Fund) Department(s): Planning and Building Agency Recommended Action: Authorize the City Manager to execute an agreement amendment with SLS Property Solutions, Inc., for property nuisance abatement services to increase the agreement amount by $160,000 for a total of $205,000, to extend the term of the agreement to June 30, 2022, and to add a one­year renewal option ending on June 30, 2023, exercisable by the City Manager subject to non­ substantive changes approved by the City Manager and City Attorney (Agreement No. 2021­XXX). MINUTES:This consent Item ­ Agreement No. 2021­032 was approved. 24.Approve an agreement with Invengo American Corp for a Radio Frequency Identification system at Main and Newhope Branch Library for a total amount not to exceed $82,284.94 (General Fund) Department(s): Library Recommended Action: Authorize the City Manager to execute an agreement with Invengo American Corp for a term of March 16, 2021 to March 15, 2024 for an Radio Frequency Identification (RFID) system to include a tagging project of all library materials and for the purchase of two self­checkout kiosks, eight Circulation Assistant pads, and four security gates at the Main and Newhope Branch Libraries for $72,280.54, a two­year software and hardware service support plan for $7,016, and a contingency fund for additional RFID tags or any services/equipment needs for $2,988.40, for a total amount not to exceed $82,284.94 to be funded by the General Fund, subject to non­substantive changes approved by the City Manager and City Attorney (Agreement No. 2021­XXX). MINUTES:This consent Item ­ Agreement No. 2021­033 was approved. 25.Approve Agreement With Kimley­Horn and Associates, Inc. for the Warner Avenue Protected Bike Lane Project in an Amount not to Exceed $93,990.51 for a Three­Year Term (Project No. 20­6971) (Non­General Fund) Department(s): Public Works Agency Recommended Action: Authorize the City Manager to execute an agreement with Kimley­Horn and Associates Inc. to provide professional engineering services for the Warner Avenue Protected Bike Lane Project in the amount of $87,572.73, with a contingency of $6,417.78, for a total amount not to exceed $93,990.51, for a three­ year term beginning March 16, 2021 and expiring March 15, 2024, with an option for two, one­year extensions, subject non­substantive changes approved by the City Manager and City Attorney (Agreement No. 2021­XXX). MINUTES:Mayor Pro Tem Penaloza provided direction to staff regarding a more uniform design and more landscape.  Moved by Mayor Pro Tem Penaloza, seconded by Councilmember Hernandez to Approve. YES: 7 – Penaloza, Mayor Pro Tem, – Phan, Councilmember, – Lopez, Councilmember, – Bacerra, Councilmember, – Hernandez, Councilmember, – Mendoza, Councilmember, – Sarmiento, Mayor NO: 0  ABSTAIN: 0  ABSENT: 0  Status: 7 – 0 – 0 – 0 – Pass MINUTES:This consent Item ­ Agreement No. 2021­034 was approved. 26.Approve Amendments to the Agreements With Tetra Tech, Michael Baker International, Inc., Psomas, Stantec Consulting Services, Inc., NV5, Inc., Huitt­Zollars, Inc., Kimley­Horn and Associates, Inc., and TAIT & Associates, Inc., for On­Call Engineering Services, to Increase the Aggregate Amount by $950,000, for a Total Amount not to Exceed $2,950,000 for the Remaining Term of the Agreement (Non­ General Fund) Department(s): Public Works Agency Recommended Action: Authorize the City Manager to execute amendments to the agreements to provide on­call engineering services with Tetra Tech, Michael Baker International, Inc., Psomas; Stantec Consulting Services, Inc., NV5, Inc., Huitt­Zollars, Inc., Kimley­Horn and Associates, Inc., and TAIT & Associates, Inc., to increase the agreement amount by $950,000, for a total aggregate agreement amount not to exceed $2,950,000, for the remaining term of the agreement which began on April 21, 2020, and expires on April 21, 2023, with a provision for one two­year extension exercisable by the City Manager and City Attorney, subject to non­substantive changes approved by the City Manager and City Attorney (Agreement No. 2021­ XXX). MINUTES:This consent Item – Core Agreement No. 2021­035 was approved. Councilmember Phan abstained from Item 26 due to a conflict of interest regarding her employer.  27.Approve Agreements with ABM Building Solutions, LLC, ACCO Engineered Systems, Envise, F.M. Thomas Air Conditioning, Inc., and South Coast Mechanical for As­Needed Repair of Heating, Ventilation, and Air Conditioning Systems at Various City Facilities, in an Aggregate Amount not to Exceed $2,875,000 for up to a Five­ Year Term (Specification No. 20­134) (General Fund and Non­General Fund) Department(s): Public Works Agency, Police Department Recommended Action: Approve agreements with ABM Building Solutions, LLC, ACCO Engineered Systems, Envise, F.M. Thomas Air Conditioning, Inc., and South Coast Mechanical to provide as­needed heating, ventilation, and air conditioning (HVAC) repair services, including emergency call­out services, for a three­year period beginning April 1, 2021, and ending on March 31, 2024, with provisions for two, one­ year extensions, in a total shared amount not to exceed $575,000 annually, for a total aggregate amount not to exceed $2,875,000, subject to non­substantive changes as approved by the City Manager and City Attorney (Agreement No. 2021­XXX).  MINUTES:This consent Item ­  Core Agreement No. 2021­036 was approved. 28.Approve an Agreement with Immigrant Defenders Law Center For Immigration Legal Defense Services for a Two­Year Term in an Amount not to Exceed $400,000 (General Fund) Department(s): City Manager Office Recommended Action: Authorize the City Manager to execute an agreement with Immigrant Defenders Law Center to provide immigration legal defense services to Santa Ana residents, for a term beginning March 16, 2021 and ending January 31, 2023, in an amount not to exceed $400,000, subject to non­substantive changes approved by the City Manager and City Attorney (Agreement No. 2021­XXX). MINUTES:Mayor Sarmiento requested the language “not to exceed” be removed from the agreement and be replaced with “if additional services are requested, the City Council can increase the expenditure amount” and bring it back to council as an adjustment to the budget line item.  Mayor Pro Tem Penaloza requested future agreements include other organizations.  Councilmember Phan requested outreach and representation to the Asian American and Pacific Islander Community. MINUTES:This consent Item ­ Agreement No. 2021­037 was approved. Moved by Mayor Sarmiento, seconded by Mayor Pro Tem Penaloza to Approved as amended. YES: 7 – Penaloza, Mayor Pro Tem, – Phan, Councilmember, – Lopez, Councilmember, – Bacerra, Councilmember, – Hernandez, Councilmember, – Mendoza, Councilmember, – Sarmiento, Mayor NO: 0  ABSTAIN: 0  ABSENT: 0  Status: 7 – 0 – 0 – 0 – Pass 29.Receive and File Certification of Approval by City Engineer of Final Parcel Map 2018­ 02 (2110, 2114, and 2202 East First Street [Owner: Broomell Commercial Properties, LLC]) Department(s): Public Works Agency Recommended Action: Receive and file certification of approval by City Engineer of final Parcel Map 2018­02. 30.Resolution to Adopt and Approve Applications for Submission for all CalRecycle Grants for a 5­Year Period Department(s): Public Works Agency Recommended Action: Resolution No. 2021­XXX – Adopt a resolution approving the ability to apply, and authorizing submission, for all CalRecycle Grants for a 5­year period. MINUTES:This consent Item­ Resolution No. 2021­012 was approved. Moved by Mayor Pro Tem Penaloza, seconded by Councilmember Hernandez to Approve Consent Calendar items 6 – 30 with the exception of 14, 15, 16, 18, 25, and 28.  Councilmember Phan abstained from Item 26 due to a conflict of interest regarding her employer.. YES: 7 – Penaloza, Mayor Pro Tem, – Phan, Councilmember, – Lopez, Councilmember, – Bacerra, Councilmember, – Hernandez, Councilmember, – Mendoza, Councilmember, – Sarmiento, Mayor NO: 0  ABSTAIN: 0  ABSENT: 0  Status: 7 – 0 – 0 – 0 – Pass MINUTES:Councilmember Phan abstained from Item 26 **END OF CONSENT CALENDAR** BUSINESS CALENDAR 31.City of Santa Ana General Plan Annual Progress Report (2020) Department(s): Planning and Building Agency Recommended Action: Authorize staff to submit the City of Santa Ana’s 2020 General Plan Annual Progress Report to the State of California Department of Housing and Community Development (HCD) and Office of Planning and Research (OPR).  MINUTES:Planning and Building Director Minh Thai provided comments regarding the General Plan Annual Progress Report.  Principal Planner Melanie McCann provided comments and answered Council’s questions regarding Accessory Dwelling Units. Council provided input to city staff. Moved by Councilmember Bacerra, seconded by Mayor Pro Tem Penaloza to Approve. YES: 7 – Penaloza, Mayor Pro Tem, – Phan, Councilmember, – Lopez, Councilmember, – Bacerra, Councilmember, – Hernandez, Councilmember, – Mendoza, Councilmember, – Sarmiento, Mayor NO: 0  ABSTAIN: 0  ABSENT: 0  Status: 7 – 0 – 0 – 0 – Pass MINUTES:Council supports and provided direction to City staff. 32.Provide Early Direction for Preparation of the Fiscal Year 2021­22 Budget Department(s): Finance and Management Services Recommended Action: 1. Adopt the proposed Budget and Reserve Policy. 2. Direct staff to:     a. Increase miscellaneous fees by 1.67%; OR     b. Maintain miscellaneous fees at current rates. 3. In addition to Strategic Plan goals already identified, provide any further direction for the draft FY 2021­22 Budget and key priorities for federal funding from the American Rescue Plan Act of 2021.  Moved by Councilmember Bacerra, seconded by Mayor Sarmiento to Approve Item 32 with option 2B to  maintain miscellaneous fee at the current rate.. YES: 7 – Penaloza, Mayor Pro Tem, – Phan, Councilmember, – Lopez, Councilmember, – Bacerra, Councilmember, – Hernandez, Councilmember, – Mendoza, Councilmember, – Sarmiento, Mayor NO: 0  ABSTAIN: 0  ABSENT: 0  Status: 7 – 0 – 0 – 0 – Pass MINUTES:City Manager Kristine Ridge introduced Item 32. Executive Director of Finance and Management Services Agency Kathryn Downs provided a brief presentation. Council provided direction to city staff. 33.Adopt a Resolution Authorizing Judicial Validation Proceedings for the Proposed Pension Debt Refinancing and Related Bond Financing Agreements Department(s): Finance and Management Services Recommended Action: Resolution No. 2021­XXX – Adopt a resolution authorizing the Issuance of Bonds to refund certain pension obligations of the City, up to the estimated Unfunded Actuarial Liability (UAL) as of June 30, 2021, approving the form and authorizing the execution of a trust agreement and purchase contract, and authorizing Judicial Validation Proceedings relating to the issuance of such Bonds and approving additional actions related thereto (Agreement No. 2021­XXX). MINUTES:Assistant Executive Director of Finance and Management Services Agency Sergio Vidal provided a brief presentation. Moved by Councilmember Phan, seconded by Councilmember Lopez to Adopt. YES: 7 – Penaloza, Mayor Pro Tem, – Phan, Councilmember, – Lopez, Councilmember, – Bacerra, Councilmember, – Hernandez, Councilmember, – Mendoza, Councilmember, – Sarmiento, Mayor NO: 0  ABSTAIN: 0  ABSENT: 0  Status: 7 – 0 – 0 – 0 – Pass MINUTES:This consent Item­ Resolution No. 2021­013 was approved. This consent Item ­ Agreement No. 2021­038 was approved. **END OF BUSINESS CALENDAR** COUNCILMEMBER REQUESTED ITEMS 34.Discuss and consider directing City Manager to direct staff to provide options to rebuild the handball courts at Chepa’s Park in the Logan neighborhood – Councilmember Hernandez MINUTES:Council discussion ensued and direction provided to city staff. CITY MANAGER COMMENTS MINUTES:City Manager Kristine Ridge provided a General Plan Update, Housing Element Update, and announced that the Public Works Department is hosting a 6  Annual Youth Water Contest. COUNCIL COMMENTS MINUTES:Councilmember Bacerra thanked the police department for their efforts regarding illegal street racing, reminded the public of his office hours on April 3, 2021 at 10 a.m., and wished everyone a Happy St. Patrick’s Day and Easter.   Councilmember Hernandez thanked all residents who participated to be involved in the community and spoke on the importance of mental health.  Councilmember Lopez made community announcements regarding the Vector Control future presentation.  Councilmember Mendoza requested council to adjourn in memory of Sergeant Ralph Lopez and reminded the public she will be holding office hours on March 18, 2021 from 6 to 7 p.m. Councilmember Phan encouraged all to adopt a cat, spoke on recent Asian anti­ deportation and expressed concern with the increase of attacks towards the Asian American Community.  Mayor Pro Tem Penaloza encouraged all to maintain social distancing during Easter as we move to less restrictive tiers. Mayor Sarmiento thanked Chief Valentin for his commitment to transparency and adjourned in memory of Consul Mario Cuevas. ADJOURNMENT – Adjourn the City Council meeting. Future Items 1. Shelter Operator 2. Cannabis Regulation Updates 3. Group Home Regulation Updates MINUTES:Mayor Sarmiento adjourned the City Council meeting at 10:51 p.m. th st th City Council 9 3/16/2021CityCouncil4–9 6/1/2021 DRAFT Minutes of the Regular Meeting of theCity CouncilCity of Santa Ana, CaliforniaMarch 16, 2021CLOSED SESSION MEETING – 5:00 pmREGULAR OPEN MEETING – 5:00 PM (Immediately following the Closed Session Meeting)CITY COUNCIL CHAMBER22 Civic Center Plaza Santa Ana, CA 92701Due to Governor Gavin Newsom’s Executive Order and the City Council's Proclamation ofLocal Emergency, there was no in­person meeting location for the community to attendpublic meetings.CLOSED SESSIONCALL TO ORDERATTENDANCE Council Members Phil BacerraJohnathan Ryan HernandezJessie LopezNelida MendozaThai Viet PhanMayor  Pro Tem David PenalozaMayorVicente SarmientoCity Manager Kristine RidgeCity Attorney Sonia R. CarvalhoClerk of the Council Daisy GomezMINUTES:Mayor Sarmiento called the Closed Session meeting to order at 5:09 p.m.Clerk of the Council conducted roll call. All councilmembers were present with theexception of Councilmember Mendoza.PUBLIC COMMENTS – Members of the public may address the City Council on items onthe Closed Session Agenda may do so by:Comments will be held during the beginning of the meeting for ALL comments on agendaand non­agenda items within the jurisdiction of the City, with the exception of public hearingitems. Comments for public hearings will take place after the hearing is opened. This is beingdone to respect the time constraints of residents who cannot stay tuned late into the eveningto comment on items that they feel strongly about.Individuals who would like to comment on an agenda item or make a general commentregarding a topic not in the meeting agenda may do so ahead of the meeting by:Email: Please email your comments by 4:00 p.m. on Regular Council meeting Tuesday, or asnoticed for Special meetings, to eComment@santa­ana.org. Comments received after thecut­off time will be published soon after the meeting as part of the record as early aspossible.OR DURING THE MEETING BY:Zoom Webinar: Please click on or type the following address into your webbrowser https://us02web.zoom.us/j/315965149ORConference Call: Dial (669) 900­9128 and enter MEETING ID: 315 965 149# whenprompted. The public can begin joining the speaker queue at 4:30 p.m. In accordance with Councilprocedures, calls will not be accepted after the public comment session has begun. To besure that you are in the speaker queue, you must join the meeting by 6:00 p.m. To request tospeak, dial *9 from your phone or virtually raise your hand from Zoom. After the Clerkconfirms the last three digits of the caller’s phone number or Zoom ID and unmutes them,the caller must press *6 or microphone icon to speak. Callers are encouraged, but notrequired, to identify themselves by name. Each caller will be provided three (3) minutes tospeak.To watch the meeting without participating via these remote options:YouTube LiveStream at www.youtube.com/user/SantaAnaLibraryChannel CTV3, available on Spectrum channel 3 and AT&T U­verse channel 99About the AgendaTo download or view the attachments (staff report and other supporting documentation) foreach agenda item, you must select the agenda item to see the attachments to either open ina new link (the eyeball ) or download a pdf (the cloud symbol with the down arrow ).MINUTES:None.CLOSED SESSION ITEMS – The Brown Act permits legislative bodies to discuss certainmatters without members of the public present. The City Council finds, based on advice fromthe City Attorney, that discussion in open session of the following matters will prejudice theposition of the City in existing and anticipated litigation:1.CONFERENCE WITH LEGAL COUNSEL ­ POTENTIAL LITIGATION Significantexposure to litigation pursuant to paragraph (2) or (3) of subdivision (d) of Section54956.9 of the Government Code: Two CasesA. El Centro Cultural de MexicoB. 312­316 4  StreetCLOSED SESSION REPORT – The City Attorney will report on any action(s) to be taken atthe Regular Open Session which will begin immediately following the Closed Session.RECESS – City Council will recess to Closed Session for the purpose of conducting regularCity business.MINUTES:Mayor Sarmiento recessed to the Closed Session at 5:11 p.m.RECONVENE – City Council will reconvene to continue regular City business.MINUTES:Mayor Sarmiento adjourned Closed Session meeting at 6:00 p.m. andconvened to the Regular Open Session.CITY COUNCIL REGULAR OPEN SESSIONCALL TO ORDERMINUTES:Mayor Sarmiento called the Regular Open Session meeting to order at 6:05p.m.ROLL CALLMINUTES:Clerk of the Council conducted roll call. All councilmembers were present.Councilmember Mendoza joined the Open Regular Session meeting at 6:12 p.m.PLEDGE OF ALLEGIANCE Mayor SarmientoINVOCATIONFr. Abel LopezCEREMONIAL PRESENTATIONS1.Proclamation presented by Councilmembers Lopez, Mendoza and Phan to Wiseplacerecognizing March as Women’s History Month.2.Certificate of Recognition presented by Mayor Pro Tem Penaloza to Paula Faccou forOutstanding Contributions to the Community.STAFF PRESENTATIONS3.COVID­19 Update in the Community.MINUTES:Daisy Perez Assistant to the City Manager provided a brief presentationregarding COVID­19 vaccinations for Santa Ana Residents. 4.Neighborhood Beautification Contest PresentationMINUTES:Executive Director of Public Works Agency Nabil Saba provided a briefpresentation.5.Costa Mesa Freeway (SR­55) Improvement Project: I­405 to I­5 Aesthetic FeaturesMINUTES:Executive Director of Public Works Agency Nabil Saba provided a briefpresentation.MINUTES:Presentations taken out of order, the COVID­19 update was heard last. CLOSED SESSION REPORT – The City Attorney will report on any action(s) from ClosedSession.MINUTES:City Attorney Sonia Carvalho stated there was no reportable action.PUBLIC COMMENT – Public comments will be held during the beginning of the meeting forALL comments on agenda and non­agenda items, except for public hearings. Comments forpublic hearings will take place after the hearing is opened.MINUTES:Clerk of the Council Daisy Gomez reported out on correspondence received.Donna spoke regarding Item 34 requests the Chepa’s Park handball courts be rebuilt. Victor Mendez spoke regarding COVID­19 vaccination appointments and provided variouscomments regarding 30 and 33. Issac Manzo spoke regarding Item 34, requested transparency from the neighborhoodassociation regarding the circulation of a petition against the rebuilding of the handballcourts. Joe Andrade spoke in opposition to Item 34 and noted a petition with 35 signatures wassubmitted for the record.Robert Herrera spoke in support of Item 28, and hopes the fund amount will increase in thenear future. Tony O. spoke in support of Item 34.Leonardo Penilla spoke in support of Item 34, stated that on various occasions there hasbeen overwhelming support from the community to keep the handball courts in question. Dolores Almaraz spoke in support of Item 34, stated that green space is important to thecommunity and provided various other comments. Francisco Manzo spoke in support of Item 34, stated that members of the community of allages utilized and benefited from the handball court.Belen Vazquez spoke in support of Item 34, indicated that the petition against therebuilding of the handball courts was never provided to her. Marla spoke in support of Item 34, indicated that the homeless issue is citywide not just asa result of the handball courts.Eloy Reyes spoke in support of Item 34.CONSENT CALENDARRECOMMENDED ACTION:  Approve staff recommendations on the followingConsent Calendar Items: 6 through 30.6.Minutes from the regular meeting of January 19, 2021Department(s): Clerk of the CouncilRecommended Action: Approve minutes.7.Excused absencesDepartment(s): Clerk of the CouncilRecommended Action: Excuse the absent members.8.Adopt Ordinance No. NS­XXXX ­ AN ORDINANCE OF THE CITY COUNCIL OF THECITY OF SANTA ANA AMENDING SANTA ANA MUNICIPAL CODE CHAPTER 2,ARTICLE IV DIVISIONS 2­9 TO REQUIRE BOARD AND COMMISSION MEMBERSTO BE RESIDENTS OF THE CITY INSTEAD OF QUALIFIED ELECTORSPlaced on first reading at the March 2, 2021 City Council meeting and approved by avote of 7­0.Published in the Orange County Reporter on March 5, 2021.Department(s):City Managers Office, City Attorneys OfficeRecommended Action: Place ordinance on second reading and adopt.MINUTES:This Consent Calendar Ordinance No. NS­3003 was approved9.Appoint various boards and commissions members nominated by CouncilmemberPhan as the Ward 1 representatives for a full term expiring December 10, 2024Department(s):Clerk of the CouncilRecommended Action: Appoint.1. Indigo Vu – Arts and Culture Commission ­ Pursuant to Senate Bill 2252. Gary Wood – Environment and Transportation Advisory Commission (ETAC)3. Keith Carpenter – Historic Resources Commission4. Gabrielle Marcia Gutierrez – Parks, Recreation and Community ServicesCommission10.Appoint Jennifer Oliva nominated by Mayor Pro Tem Penaloza as the Ward 2representative to the Community Development Commission for a partial­term expiringDecember 13, 2022Department(s): Clerk of the CouncilRecommended Action: Appoint Jennifer Oliva to the Community DevelopmentCommission representing Ward 2.11.Appoint Alan Woo nominated by Councilmember Hernandez as the Ward 5Representative to the Planning Commission for a full term expiring December 10,2024Department(s): Clerk of the CouncilRecommended Action: Appoint Alan Woo to Planning Commission representingWard 5.12.Appoint Alfredo Torreblanca nominated by Councilmember Mendoza as the Ward 6representative to the Parks, Recreation and Community Services Commission for apartial­term expiring December 13, 2022Department(s):Clerk of the CouncilRecommended Action: Appoint Alfredo Torreblanca to the Parks, Recreation andCommunity Services Commission representing Ward 6 pursuant to Senate Bill 225.13.Appoint various boards and commissions members nominated by MayorSarmiento as the Mayoral representatives for a full term expiring December 13, 2022Department(s):Clerk of the CouncilRecommended Action: Appoint.1. Tanya Navarro – Environment and Transportation Advisory Commission (ETAC)2. Ginelle Hardy – Historic Resources Commission14.Appoint Pierre Loubet and Daisy Campos for a partial term expiring May 31, 2022,Johanna Rivera for a partial term expiring May 31, 2023, and Doug Beaver andBridget Kavanaugh for a partial term expiring May 31, 2024 to the WorkforceDevelopment Board representing Private Sector Business.Department(s): Community Development AgencyRecommended Action: Appoint Pierre Loubet and Daisy Campos for a partial termexpiring May 31, 2022, Johanna Rivera for a partial term expiring May 31, 2023, andDoug Beaver and Bridget Kavanaugh for a partial term expiring May 31, 2024 to theWorkforce Development Board representing private sector business. Moved by Councilmember Lopez, seconded by Councilmember Bacerra toApproved as amended, exclude the appointment of Doug Beaver.YES: 7 – Penaloza, Mayor Pro Tem, – Phan, Councilmember, – Lopez,Councilmember, – Bacerra, Councilmember, – Hernandez, Councilmember, –Mendoza, Councilmember, – Sarmiento, MayorNO: 0 ABSTAIN: 0 ABSENT: 0 Status: 7 – 0 – 0 – 0 – Pass15.Approve Destruction of Obsolete City RecordsDepartment(s): Clerk of the Council Office, Police Department, Public WorksAgencyRecommended Action: Approve the requests for the destruction of obsoleterecords from the Police Department and Public Works Agency in accordance with theretention schedule outlined in City Council Resolution 2013­014. Moved by Mayor Pro Tem Penaloza, seconded by Councilmember Lopez toApprove.YES: 7 – Penaloza, Mayor Pro Tem, – Phan, Councilmember, – Lopez,Councilmember, – Bacerra, Councilmember, – Hernandez, Councilmember, –Mendoza, Councilmember, – Sarmiento, MayorNO: 0 ABSTAIN: 0 ABSENT: 0 Status: 7 – 0 – 0 – 0 – Pass16.Cannabis Public Benefit Fund for Youth Services Informational UpdateDepartment(s): Parks, Recreation, and Community ServicesRecommended Action: Receive and file Cannabis Public Benefit Fund for YouthServices informational update.MINUTES:Councilmember Lopez requested:A list be maintained for all projects that have been funded with cannabis fundsContinuous updates regarding handball court outreach.Staff research the feasibility of increasing the number of policy interns Finance and Managements Services Director Kathryn Downs provided comments.   Councilmember Hernandez requested staff look into increasing the Cannabis funding foryouth services.Mayor Pro Tem Penaloza requested additional Book Mobiles if funds are available.Mayor Sarmiento noted the value of having a safe place for students to be able to study andthe importance of partnering together with Santa Ana Unified School District in a joint useagreement to find creative options.Moved by  , seconded by   to Receive and file.YES: 0 NO: 0 ABSTAIN: 0 ABSENT: 0 Status: 0 – 0 – 0 – 0 – 17.Approve Appropriation Adjustments, Approve Amendments to the FY 2020­21Capital Improvement Program, and Award a Construction Contract to Lonerock, Inc.in the Amount of $9,486,525 for the Warner Avenue Street Improvements Project Withan Estimated Total Delivery Cost of $12,255,867 (Project Nos. 14­6802, 18­6424, 20­6618) (General Fund and Non­General Fund)Department(s): Public Works AgencyRecommended Action: 1. Approve an appropriation adjustment (2021­136)recognizing $1,992,867 of prior year fund balance in the Transportation SystemImprovement Authority Area B Fund, Prior Year Carry Forward revenue account andappropriate the same amount to the Transportation System Improvement AuthorityArea B Fund, Improvements Other Than Building expenditure account. (Requires fiveaffirmative votes.)2. Approve an appropriation adjustment (2021­140) recognizing $1,225,000 of prioryear fund balance in the Water Fund, Public Works Water Revenue, Prior Year CarryForward revenue account and appropriate the same amount to the Acquisition &Construction, Water Utility Capital Projects, Water Capital Project expenditureaccount. (Requires five affirmative votes.)3. Approve an appropriation adjustment (2021­133) recognizing $141,320 of prioryear fund balance in the Local Drainage Area IV Fund, Prior Year Carry Forwardrevenue account and appropriate the same amount to the Public Works­Storm DrainConstruction, Improvements Other Than Building expenditure account. (Requires fiveaffirmative votes.)4. Approve an appropriation adjustment (2021­135) recognizing $109,798 of prioryear fund balance in the New Transportation System Improvement Area E Fund, PriorYear Carry Forward revenue account and appropriate the same amount to the NewTransportation System Improvement Area E, Improvements Other Than Buildingexpenditure account. (Requires five affirmative votes.)5. Approve an appropriation adjustment (2021­137) recognizing the Fiscal Year 2018­19 appropriation of $4,629,750 in Measure M2 Competitive grant funding in theMeasure M Street Construction, Measure M2 Competitive revenue account andreappropriating the same amount to the Measure M Street Construction,Improvements Other Than Building expenditure account. (Requires five affirmativevotes.)6. Authorize reallocation of $255,000 in unspent Measure M2 Local Fairshare fundsfrom the Local Street Preventative Maintenance FY 2018­19 (19­6942) Project to theWarner Avenue Improvements Project, to complete the project’s funding requirement.7. Approve an amendment to the Fiscal Year 2020­21 Capital Improvement Programto include $1,992,867 in construction funds for the Warner Avenue ImprovementsProject (Project No. 14­6802).8. Approve an amendment to the Fiscal Year 2020­21 Capital Improvement Programto include $1,225,000 in construction funds for Warner Avenue Water Improvements Project (Project No. 18­6424). 9. Approve an amendment to the Fiscal Year 2020­21 Capital Improvement Program to include $109,798 in construction funds for the Warner Avenue Storm Drain Improvements Project (Project No. 20­6618). 10. Award a construction contract to Lonerock, Inc., the lowest responsible bidder, in accordance with the base bid in the amount of $9,486,525, for construction of the Warner Avenue Improvements Project, for the term beginning March 16, 2021 and ending upon project completion, and authorize the City Manager to execute the contract subject to non­substantive changes approved by the City Manager and the City Attorney. 11. Approve the Project Cost Analysis for a total estimated construction delivery cost of $12,255,867, which includes $9,486,525 for the construction contract, $1,614,197 for contract administration, inspection and testing; and a $1,155,145 project contingency for unanticipated or unforeseen work. 18.Approve Appropriation Adjustment Recognizing $500,000 in Grant Funding from the County of Orange for the Santa Ana Outdoor Safe Dining Program (Non­General Fund) Department(s): Community Development Agency Recommended Action: 1. Approve an appropriation adjustment (2021­141) recognizing grant funding from the County of Orange for the Santa Ana Outdoor Safe Dining Program in the amount of $500,000 in revenue account (No. 12418002­ 52030) and appropriating the same amount to expenditure account (No. 12418810­ 62300). (Requires five affirmative votes.) 2. Authorize the City Manager to execute agreements and approve any other required actions necessary with the County of Orange, vendors, and contractors, who will implement the Santa Ana Outdoor Safe Dining Program, subject to non­substantive changes approved by the City Manager and City Attorney (Agreement No. 2021­ XXX). Moved by Councilmember Hernandez, seconded by Mayor Pro Tem Penaloza to Approve. YES: 7 – Penaloza, Mayor Pro Tem, – Phan, Councilmember, – Lopez, Councilmember, – Bacerra, Councilmember, – Hernandez, Councilmember, – Mendoza, Councilmember, – Sarmiento, Mayor NO: 0  ABSTAIN: 0  ABSENT: 0  Status: 7 – 0 – 0 – 0 – Pass MINUTES:Community Development Director and Assistant City Manager Steven Mendoza provided comments.  Council provided input to city staff regarding uniformity of parklets. This consent Item ­ Agreement No. 2021­031 was approved. 19.Award Blanket Purchase Order Contracts for Painting Contractor Services to US National Corp., Mear Construction Inc., Prime Painting Contractors Inc., GDL Painters Inc., and 1 Solorio Inc., in an Annual Aggregate Amount Not to Exceed $200,000 for up to a Five­Year Term (Specification No. 20­153) (General Fund and Non­General Fund) Department(s): Public Works Agency Recommended Action: Award blanket purchase order contracts for citywide painting contractor services to US National Corp, Mear Construction Corp., Prime Painting Contractors, Inc., GDL Painters, Inc., and 1 Solorio, Inc., for a two­year period beginning March 16, 2021, and expiring March 15, 2023, with provisions for three one­year renewal options exercisable by the City Manager, in an annual aggregate amount of $200,000, subject to non­substantive changes approved by the City Manager and City Attorney.  20.Award a Purchase Order to PB Loader Corporation in an Amount not to Exceed $645,844 for Two Compressed Natural Gas Palfinger Grapple Trucks (Specification No. 21­023) (Non­General Fund) Department(s): Public Works Agency Recommended Action: Authorize a one­time purchase and payment of purchase order to PB Loader Corporation for the purchase of two compressed natural gas Palfinger grapple trucks in the amount of $620,844, plus a contingency of $25,000, for a total amount not to exceed $645,844, subject to non­substantive changes approved by the City Manager and City Attorney. 21.Award a Purchase Order to Quinn Company in an Amount not to Exceed $214,991 for One Caterpillar 926M Wheel Loader (Specification No. 21­022) (Non­General Fund) Department(s): Public Works Agency Recommended Action: Authorize a one­time purchase and payment of purchase order to Quinn Company for the purchase of one Caterpillar 926M Wheel Loader, in the amount of $204,991, plus a contingency of $10,000, for a total amount not to exceed $214,991, subject to non­substantive changes approved by the City Manager and City Attorney. 22.Award Construction Contract to All American Asphalt in the Amount of $305,598 for the Flower Street Rehabilitation from McFadden Avenue to 1st Street Project with an Estimated Project Delivery Cost of $648,000 (Project No. 21­6976) (Non­General Fund) Department(s): Public Works Agency Recommended Action: 1. Award a construction contract to All American Asphalt, the lowest responsible bidder, in accordance with the base bid in the amount of $305,598, for construction of Flower Street Rehabilitation from McFadden Avenue to 1  Street Project, for the term beginning March 16, 2021 and ending upon project completion, and authorize the City Manager to execute the contract subject to non­ substantive changes approved by the City Manager and the City Attorney. 2. Approve the Project Cost Analysis for a total estimated construction delivery cost of $648,000, which includes $305,598 for the construction contract, $61,120 for contract administration, inspection and testing, and a $281,282 project contingency for unanticipated or unforeseen work. 23.Approve an Amendment to the Agreement with SLS Property Solutions, Inc., to increase the Agreement amount by $160,000 for a total of $205,000, to extend the term to June 30, 2022, and to add a one­year renewal option ending on June 30, 2023 (General Fund and Non­General Fund) Department(s): Planning and Building Agency Recommended Action: Authorize the City Manager to execute an agreement amendment with SLS Property Solutions, Inc., for property nuisance abatement services to increase the agreement amount by $160,000 for a total of $205,000, to extend the term of the agreement to June 30, 2022, and to add a one­year renewal option ending on June 30, 2023, exercisable by the City Manager subject to non­ substantive changes approved by the City Manager and City Attorney (Agreement No. 2021­XXX). MINUTES:This consent Item ­ Agreement No. 2021­032 was approved. 24.Approve an agreement with Invengo American Corp for a Radio Frequency Identification system at Main and Newhope Branch Library for a total amount not to exceed $82,284.94 (General Fund) Department(s): Library Recommended Action: Authorize the City Manager to execute an agreement with Invengo American Corp for a term of March 16, 2021 to March 15, 2024 for an Radio Frequency Identification (RFID) system to include a tagging project of all library materials and for the purchase of two self­checkout kiosks, eight Circulation Assistant pads, and four security gates at the Main and Newhope Branch Libraries for $72,280.54, a two­year software and hardware service support plan for $7,016, and a contingency fund for additional RFID tags or any services/equipment needs for $2,988.40, for a total amount not to exceed $82,284.94 to be funded by the General Fund, subject to non­substantive changes approved by the City Manager and City Attorney (Agreement No. 2021­XXX). MINUTES:This consent Item ­ Agreement No. 2021­033 was approved. 25.Approve Agreement With Kimley­Horn and Associates, Inc. for the Warner Avenue Protected Bike Lane Project in an Amount not to Exceed $93,990.51 for a Three­Year Term (Project No. 20­6971) (Non­General Fund) Department(s): Public Works Agency Recommended Action: Authorize the City Manager to execute an agreement with Kimley­Horn and Associates Inc. to provide professional engineering services for the Warner Avenue Protected Bike Lane Project in the amount of $87,572.73, with a contingency of $6,417.78, for a total amount not to exceed $93,990.51, for a three­ year term beginning March 16, 2021 and expiring March 15, 2024, with an option for two, one­year extensions, subject non­substantive changes approved by the City Manager and City Attorney (Agreement No. 2021­XXX). MINUTES:Mayor Pro Tem Penaloza provided direction to staff regarding a more uniform design and more landscape.  Moved by Mayor Pro Tem Penaloza, seconded by Councilmember Hernandez to Approve. YES: 7 – Penaloza, Mayor Pro Tem, – Phan, Councilmember, – Lopez, Councilmember, – Bacerra, Councilmember, – Hernandez, Councilmember, – Mendoza, Councilmember, – Sarmiento, Mayor NO: 0  ABSTAIN: 0  ABSENT: 0  Status: 7 – 0 – 0 – 0 – Pass MINUTES:This consent Item ­ Agreement No. 2021­034 was approved. 26.Approve Amendments to the Agreements With Tetra Tech, Michael Baker International, Inc., Psomas, Stantec Consulting Services, Inc., NV5, Inc., Huitt­Zollars, Inc., Kimley­Horn and Associates, Inc., and TAIT & Associates, Inc., for On­Call Engineering Services, to Increase the Aggregate Amount by $950,000, for a Total Amount not to Exceed $2,950,000 for the Remaining Term of the Agreement (Non­ General Fund) Department(s): Public Works Agency Recommended Action: Authorize the City Manager to execute amendments to the agreements to provide on­call engineering services with Tetra Tech, Michael Baker International, Inc., Psomas; Stantec Consulting Services, Inc., NV5, Inc., Huitt­Zollars, Inc., Kimley­Horn and Associates, Inc., and TAIT & Associates, Inc., to increase the agreement amount by $950,000, for a total aggregate agreement amount not to exceed $2,950,000, for the remaining term of the agreement which began on April 21, 2020, and expires on April 21, 2023, with a provision for one two­year extension exercisable by the City Manager and City Attorney, subject to non­substantive changes approved by the City Manager and City Attorney (Agreement No. 2021­ XXX). MINUTES:This consent Item – Core Agreement No. 2021­035 was approved. Councilmember Phan abstained from Item 26 due to a conflict of interest regarding her employer.  27.Approve Agreements with ABM Building Solutions, LLC, ACCO Engineered Systems, Envise, F.M. Thomas Air Conditioning, Inc., and South Coast Mechanical for As­Needed Repair of Heating, Ventilation, and Air Conditioning Systems at Various City Facilities, in an Aggregate Amount not to Exceed $2,875,000 for up to a Five­ Year Term (Specification No. 20­134) (General Fund and Non­General Fund) Department(s): Public Works Agency, Police Department Recommended Action: Approve agreements with ABM Building Solutions, LLC, ACCO Engineered Systems, Envise, F.M. Thomas Air Conditioning, Inc., and South Coast Mechanical to provide as­needed heating, ventilation, and air conditioning (HVAC) repair services, including emergency call­out services, for a three­year period beginning April 1, 2021, and ending on March 31, 2024, with provisions for two, one­ year extensions, in a total shared amount not to exceed $575,000 annually, for a total aggregate amount not to exceed $2,875,000, subject to non­substantive changes as approved by the City Manager and City Attorney (Agreement No. 2021­XXX).  MINUTES:This consent Item ­  Core Agreement No. 2021­036 was approved. 28.Approve an Agreement with Immigrant Defenders Law Center For Immigration Legal Defense Services for a Two­Year Term in an Amount not to Exceed $400,000 (General Fund) Department(s): City Manager Office Recommended Action: Authorize the City Manager to execute an agreement with Immigrant Defenders Law Center to provide immigration legal defense services to Santa Ana residents, for a term beginning March 16, 2021 and ending January 31, 2023, in an amount not to exceed $400,000, subject to non­substantive changes approved by the City Manager and City Attorney (Agreement No. 2021­XXX). MINUTES:Mayor Sarmiento requested the language “not to exceed” be removed from the agreement and be replaced with “if additional services are requested, the City Council can increase the expenditure amount” and bring it back to council as an adjustment to the budget line item.  Mayor Pro Tem Penaloza requested future agreements include other organizations.  Councilmember Phan requested outreach and representation to the Asian American and Pacific Islander Community. MINUTES:This consent Item ­ Agreement No. 2021­037 was approved. Moved by Mayor Sarmiento, seconded by Mayor Pro Tem Penaloza to Approved as amended. YES: 7 – Penaloza, Mayor Pro Tem, – Phan, Councilmember, – Lopez, Councilmember, – Bacerra, Councilmember, – Hernandez, Councilmember, – Mendoza, Councilmember, – Sarmiento, Mayor NO: 0  ABSTAIN: 0  ABSENT: 0  Status: 7 – 0 – 0 – 0 – Pass 29.Receive and File Certification of Approval by City Engineer of Final Parcel Map 2018­ 02 (2110, 2114, and 2202 East First Street [Owner: Broomell Commercial Properties, LLC]) Department(s): Public Works Agency Recommended Action: Receive and file certification of approval by City Engineer of final Parcel Map 2018­02. 30.Resolution to Adopt and Approve Applications for Submission for all CalRecycle Grants for a 5­Year Period Department(s): Public Works Agency Recommended Action: Resolution No. 2021­XXX – Adopt a resolution approving the ability to apply, and authorizing submission, for all CalRecycle Grants for a 5­year period. MINUTES:This consent Item­ Resolution No. 2021­012 was approved. Moved by Mayor Pro Tem Penaloza, seconded by Councilmember Hernandez to Approve Consent Calendar items 6 – 30 with the exception of 14, 15, 16, 18, 25, and 28.  Councilmember Phan abstained from Item 26 due to a conflict of interest regarding her employer.. YES: 7 – Penaloza, Mayor Pro Tem, – Phan, Councilmember, – Lopez, Councilmember, – Bacerra, Councilmember, – Hernandez, Councilmember, – Mendoza, Councilmember, – Sarmiento, Mayor NO: 0  ABSTAIN: 0  ABSENT: 0  Status: 7 – 0 – 0 – 0 – Pass MINUTES:Councilmember Phan abstained from Item 26 **END OF CONSENT CALENDAR** BUSINESS CALENDAR 31.City of Santa Ana General Plan Annual Progress Report (2020) Department(s): Planning and Building Agency Recommended Action: Authorize staff to submit the City of Santa Ana’s 2020 General Plan Annual Progress Report to the State of California Department of Housing and Community Development (HCD) and Office of Planning and Research (OPR).  MINUTES:Planning and Building Director Minh Thai provided comments regarding the General Plan Annual Progress Report.  Principal Planner Melanie McCann provided comments and answered Council’s questions regarding Accessory Dwelling Units. Council provided input to city staff. Moved by Councilmember Bacerra, seconded by Mayor Pro Tem Penaloza to Approve. YES: 7 – Penaloza, Mayor Pro Tem, – Phan, Councilmember, – Lopez, Councilmember, – Bacerra, Councilmember, – Hernandez, Councilmember, – Mendoza, Councilmember, – Sarmiento, Mayor NO: 0  ABSTAIN: 0  ABSENT: 0  Status: 7 – 0 – 0 – 0 – Pass MINUTES:Council supports and provided direction to City staff. 32.Provide Early Direction for Preparation of the Fiscal Year 2021­22 Budget Department(s): Finance and Management Services Recommended Action: 1. Adopt the proposed Budget and Reserve Policy. 2. Direct staff to:     a. Increase miscellaneous fees by 1.67%; OR     b. Maintain miscellaneous fees at current rates. 3. In addition to Strategic Plan goals already identified, provide any further direction for the draft FY 2021­22 Budget and key priorities for federal funding from the American Rescue Plan Act of 2021.  Moved by Councilmember Bacerra, seconded by Mayor Sarmiento to Approve Item 32 with option 2B to  maintain miscellaneous fee at the current rate.. YES: 7 – Penaloza, Mayor Pro Tem, – Phan, Councilmember, – Lopez, Councilmember, – Bacerra, Councilmember, – Hernandez, Councilmember, – Mendoza, Councilmember, – Sarmiento, Mayor NO: 0  ABSTAIN: 0  ABSENT: 0  Status: 7 – 0 – 0 – 0 – Pass MINUTES:City Manager Kristine Ridge introduced Item 32. Executive Director of Finance and Management Services Agency Kathryn Downs provided a brief presentation. Council provided direction to city staff. 33.Adopt a Resolution Authorizing Judicial Validation Proceedings for the Proposed Pension Debt Refinancing and Related Bond Financing Agreements Department(s): Finance and Management Services Recommended Action: Resolution No. 2021­XXX – Adopt a resolution authorizing the Issuance of Bonds to refund certain pension obligations of the City, up to the estimated Unfunded Actuarial Liability (UAL) as of June 30, 2021, approving the form and authorizing the execution of a trust agreement and purchase contract, and authorizing Judicial Validation Proceedings relating to the issuance of such Bonds and approving additional actions related thereto (Agreement No. 2021­XXX). MINUTES:Assistant Executive Director of Finance and Management Services Agency Sergio Vidal provided a brief presentation. Moved by Councilmember Phan, seconded by Councilmember Lopez to Adopt. YES: 7 – Penaloza, Mayor Pro Tem, – Phan, Councilmember, – Lopez, Councilmember, – Bacerra, Councilmember, – Hernandez, Councilmember, – Mendoza, Councilmember, – Sarmiento, Mayor NO: 0  ABSTAIN: 0  ABSENT: 0  Status: 7 – 0 – 0 – 0 – Pass MINUTES:This consent Item­ Resolution No. 2021­013 was approved. This consent Item ­ Agreement No. 2021­038 was approved. **END OF BUSINESS CALENDAR** COUNCILMEMBER REQUESTED ITEMS 34.Discuss and consider directing City Manager to direct staff to provide options to rebuild the handball courts at Chepa’s Park in the Logan neighborhood – Councilmember Hernandez MINUTES:Council discussion ensued and direction provided to city staff. CITY MANAGER COMMENTS MINUTES:City Manager Kristine Ridge provided a General Plan Update, Housing Element Update, and announced that the Public Works Department is hosting a 6  Annual Youth Water Contest. COUNCIL COMMENTS MINUTES:Councilmember Bacerra thanked the police department for their efforts regarding illegal street racing, reminded the public of his office hours on April 3, 2021 at 10 a.m., and wished everyone a Happy St. Patrick’s Day and Easter.   Councilmember Hernandez thanked all residents who participated to be involved in the community and spoke on the importance of mental health.  Councilmember Lopez made community announcements regarding the Vector Control future presentation.  Councilmember Mendoza requested council to adjourn in memory of Sergeant Ralph Lopez and reminded the public she will be holding office hours on March 18, 2021 from 6 to 7 p.m. Councilmember Phan encouraged all to adopt a cat, spoke on recent Asian anti­ deportation and expressed concern with the increase of attacks towards the Asian American Community.  Mayor Pro Tem Penaloza encouraged all to maintain social distancing during Easter as we move to less restrictive tiers. Mayor Sarmiento thanked Chief Valentin for his commitment to transparency and adjourned in memory of Consul Mario Cuevas. ADJOURNMENT – Adjourn the City Council meeting. Future Items 1. Shelter Operator 2. Cannabis Regulation Updates 3. Group Home Regulation Updates MINUTES:Mayor Sarmiento adjourned the City Council meeting at 10:51 p.m. th st th City Council 10 3/16/2021CityCouncil4–10 6/1/2021 DRAFT Minutes of the Regular Meeting of theCity CouncilCity of Santa Ana, CaliforniaMarch 16, 2021CLOSED SESSION MEETING – 5:00 pmREGULAR OPEN MEETING – 5:00 PM (Immediately following the Closed Session Meeting)CITY COUNCIL CHAMBER22 Civic Center Plaza Santa Ana, CA 92701Due to Governor Gavin Newsom’s Executive Order and the City Council's Proclamation ofLocal Emergency, there was no in­person meeting location for the community to attendpublic meetings.CLOSED SESSIONCALL TO ORDERATTENDANCE Council Members Phil BacerraJohnathan Ryan HernandezJessie LopezNelida MendozaThai Viet PhanMayor  Pro Tem David PenalozaMayorVicente SarmientoCity Manager Kristine RidgeCity Attorney Sonia R. CarvalhoClerk of the Council Daisy GomezMINUTES:Mayor Sarmiento called the Closed Session meeting to order at 5:09 p.m.Clerk of the Council conducted roll call. All councilmembers were present with theexception of Councilmember Mendoza.PUBLIC COMMENTS – Members of the public may address the City Council on items onthe Closed Session Agenda may do so by:Comments will be held during the beginning of the meeting for ALL comments on agendaand non­agenda items within the jurisdiction of the City, with the exception of public hearingitems. Comments for public hearings will take place after the hearing is opened. This is beingdone to respect the time constraints of residents who cannot stay tuned late into the eveningto comment on items that they feel strongly about.Individuals who would like to comment on an agenda item or make a general commentregarding a topic not in the meeting agenda may do so ahead of the meeting by:Email: Please email your comments by 4:00 p.m. on Regular Council meeting Tuesday, or asnoticed for Special meetings, to eComment@santa­ana.org. Comments received after thecut­off time will be published soon after the meeting as part of the record as early aspossible.OR DURING THE MEETING BY:Zoom Webinar: Please click on or type the following address into your webbrowser https://us02web.zoom.us/j/315965149ORConference Call: Dial (669) 900­9128 and enter MEETING ID: 315 965 149# whenprompted. The public can begin joining the speaker queue at 4:30 p.m. In accordance with Councilprocedures, calls will not be accepted after the public comment session has begun. To besure that you are in the speaker queue, you must join the meeting by 6:00 p.m. To request tospeak, dial *9 from your phone or virtually raise your hand from Zoom. After the Clerkconfirms the last three digits of the caller’s phone number or Zoom ID and unmutes them,the caller must press *6 or microphone icon to speak. Callers are encouraged, but notrequired, to identify themselves by name. Each caller will be provided three (3) minutes tospeak.To watch the meeting without participating via these remote options:YouTube LiveStream at www.youtube.com/user/SantaAnaLibraryChannel CTV3, available on Spectrum channel 3 and AT&T U­verse channel 99About the AgendaTo download or view the attachments (staff report and other supporting documentation) foreach agenda item, you must select the agenda item to see the attachments to either open ina new link (the eyeball ) or download a pdf (the cloud symbol with the down arrow ).MINUTES:None.CLOSED SESSION ITEMS – The Brown Act permits legislative bodies to discuss certainmatters without members of the public present. The City Council finds, based on advice fromthe City Attorney, that discussion in open session of the following matters will prejudice theposition of the City in existing and anticipated litigation:1.CONFERENCE WITH LEGAL COUNSEL ­ POTENTIAL LITIGATION Significantexposure to litigation pursuant to paragraph (2) or (3) of subdivision (d) of Section54956.9 of the Government Code: Two CasesA. El Centro Cultural de MexicoB. 312­316 4  StreetCLOSED SESSION REPORT – The City Attorney will report on any action(s) to be taken atthe Regular Open Session which will begin immediately following the Closed Session.RECESS – City Council will recess to Closed Session for the purpose of conducting regularCity business.MINUTES:Mayor Sarmiento recessed to the Closed Session at 5:11 p.m.RECONVENE – City Council will reconvene to continue regular City business.MINUTES:Mayor Sarmiento adjourned Closed Session meeting at 6:00 p.m. andconvened to the Regular Open Session.CITY COUNCIL REGULAR OPEN SESSIONCALL TO ORDERMINUTES:Mayor Sarmiento called the Regular Open Session meeting to order at 6:05p.m.ROLL CALLMINUTES:Clerk of the Council conducted roll call. All councilmembers were present.Councilmember Mendoza joined the Open Regular Session meeting at 6:12 p.m.PLEDGE OF ALLEGIANCE Mayor SarmientoINVOCATIONFr. Abel LopezCEREMONIAL PRESENTATIONS1.Proclamation presented by Councilmembers Lopez, Mendoza and Phan to Wiseplacerecognizing March as Women’s History Month.2.Certificate of Recognition presented by Mayor Pro Tem Penaloza to Paula Faccou forOutstanding Contributions to the Community.STAFF PRESENTATIONS3.COVID­19 Update in the Community.MINUTES:Daisy Perez Assistant to the City Manager provided a brief presentationregarding COVID­19 vaccinations for Santa Ana Residents. 4.Neighborhood Beautification Contest PresentationMINUTES:Executive Director of Public Works Agency Nabil Saba provided a briefpresentation.5.Costa Mesa Freeway (SR­55) Improvement Project: I­405 to I­5 Aesthetic FeaturesMINUTES:Executive Director of Public Works Agency Nabil Saba provided a briefpresentation.MINUTES:Presentations taken out of order, the COVID­19 update was heard last. CLOSED SESSION REPORT – The City Attorney will report on any action(s) from ClosedSession.MINUTES:City Attorney Sonia Carvalho stated there was no reportable action.PUBLIC COMMENT – Public comments will be held during the beginning of the meeting forALL comments on agenda and non­agenda items, except for public hearings. Comments forpublic hearings will take place after the hearing is opened.MINUTES:Clerk of the Council Daisy Gomez reported out on correspondence received.Donna spoke regarding Item 34 requests the Chepa’s Park handball courts be rebuilt. Victor Mendez spoke regarding COVID­19 vaccination appointments and provided variouscomments regarding 30 and 33. Issac Manzo spoke regarding Item 34, requested transparency from the neighborhoodassociation regarding the circulation of a petition against the rebuilding of the handballcourts. Joe Andrade spoke in opposition to Item 34 and noted a petition with 35 signatures wassubmitted for the record.Robert Herrera spoke in support of Item 28, and hopes the fund amount will increase in thenear future. Tony O. spoke in support of Item 34.Leonardo Penilla spoke in support of Item 34, stated that on various occasions there hasbeen overwhelming support from the community to keep the handball courts in question. Dolores Almaraz spoke in support of Item 34, stated that green space is important to thecommunity and provided various other comments. Francisco Manzo spoke in support of Item 34, stated that members of the community of allages utilized and benefited from the handball court.Belen Vazquez spoke in support of Item 34, indicated that the petition against therebuilding of the handball courts was never provided to her. Marla spoke in support of Item 34, indicated that the homeless issue is citywide not just asa result of the handball courts.Eloy Reyes spoke in support of Item 34.CONSENT CALENDARRECOMMENDED ACTION:  Approve staff recommendations on the followingConsent Calendar Items: 6 through 30.6.Minutes from the regular meeting of January 19, 2021Department(s): Clerk of the CouncilRecommended Action: Approve minutes.7.Excused absencesDepartment(s): Clerk of the CouncilRecommended Action: Excuse the absent members.8.Adopt Ordinance No. NS­XXXX ­ AN ORDINANCE OF THE CITY COUNCIL OF THECITY OF SANTA ANA AMENDING SANTA ANA MUNICIPAL CODE CHAPTER 2,ARTICLE IV DIVISIONS 2­9 TO REQUIRE BOARD AND COMMISSION MEMBERSTO BE RESIDENTS OF THE CITY INSTEAD OF QUALIFIED ELECTORSPlaced on first reading at the March 2, 2021 City Council meeting and approved by avote of 7­0.Published in the Orange County Reporter on March 5, 2021.Department(s):City Managers Office, City Attorneys OfficeRecommended Action: Place ordinance on second reading and adopt.MINUTES:This Consent Calendar Ordinance No. NS­3003 was approved9.Appoint various boards and commissions members nominated by CouncilmemberPhan as the Ward 1 representatives for a full term expiring December 10, 2024Department(s):Clerk of the CouncilRecommended Action: Appoint.1. Indigo Vu – Arts and Culture Commission ­ Pursuant to Senate Bill 2252. Gary Wood – Environment and Transportation Advisory Commission (ETAC)3. Keith Carpenter – Historic Resources Commission4. Gabrielle Marcia Gutierrez – Parks, Recreation and Community ServicesCommission10.Appoint Jennifer Oliva nominated by Mayor Pro Tem Penaloza as the Ward 2representative to the Community Development Commission for a partial­term expiringDecember 13, 2022Department(s): Clerk of the CouncilRecommended Action: Appoint Jennifer Oliva to the Community DevelopmentCommission representing Ward 2.11.Appoint Alan Woo nominated by Councilmember Hernandez as the Ward 5Representative to the Planning Commission for a full term expiring December 10,2024Department(s): Clerk of the CouncilRecommended Action: Appoint Alan Woo to Planning Commission representingWard 5.12.Appoint Alfredo Torreblanca nominated by Councilmember Mendoza as the Ward 6representative to the Parks, Recreation and Community Services Commission for apartial­term expiring December 13, 2022Department(s):Clerk of the CouncilRecommended Action: Appoint Alfredo Torreblanca to the Parks, Recreation andCommunity Services Commission representing Ward 6 pursuant to Senate Bill 225.13.Appoint various boards and commissions members nominated by MayorSarmiento as the Mayoral representatives for a full term expiring December 13, 2022Department(s):Clerk of the CouncilRecommended Action: Appoint.1. Tanya Navarro – Environment and Transportation Advisory Commission (ETAC)2. Ginelle Hardy – Historic Resources Commission14.Appoint Pierre Loubet and Daisy Campos for a partial term expiring May 31, 2022,Johanna Rivera for a partial term expiring May 31, 2023, and Doug Beaver andBridget Kavanaugh for a partial term expiring May 31, 2024 to the WorkforceDevelopment Board representing Private Sector Business.Department(s): Community Development AgencyRecommended Action: Appoint Pierre Loubet and Daisy Campos for a partial termexpiring May 31, 2022, Johanna Rivera for a partial term expiring May 31, 2023, andDoug Beaver and Bridget Kavanaugh for a partial term expiring May 31, 2024 to theWorkforce Development Board representing private sector business. Moved by Councilmember Lopez, seconded by Councilmember Bacerra toApproved as amended, exclude the appointment of Doug Beaver.YES: 7 – Penaloza, Mayor Pro Tem, – Phan, Councilmember, – Lopez,Councilmember, – Bacerra, Councilmember, – Hernandez, Councilmember, –Mendoza, Councilmember, – Sarmiento, MayorNO: 0 ABSTAIN: 0 ABSENT: 0 Status: 7 – 0 – 0 – 0 – Pass15.Approve Destruction of Obsolete City RecordsDepartment(s): Clerk of the Council Office, Police Department, Public WorksAgencyRecommended Action: Approve the requests for the destruction of obsoleterecords from the Police Department and Public Works Agency in accordance with theretention schedule outlined in City Council Resolution 2013­014. Moved by Mayor Pro Tem Penaloza, seconded by Councilmember Lopez toApprove.YES: 7 – Penaloza, Mayor Pro Tem, – Phan, Councilmember, – Lopez,Councilmember, – Bacerra, Councilmember, – Hernandez, Councilmember, –Mendoza, Councilmember, – Sarmiento, MayorNO: 0 ABSTAIN: 0 ABSENT: 0 Status: 7 – 0 – 0 – 0 – Pass16.Cannabis Public Benefit Fund for Youth Services Informational UpdateDepartment(s): Parks, Recreation, and Community ServicesRecommended Action: Receive and file Cannabis Public Benefit Fund for YouthServices informational update.MINUTES:Councilmember Lopez requested:A list be maintained for all projects that have been funded with cannabis fundsContinuous updates regarding handball court outreach.Staff research the feasibility of increasing the number of policy interns Finance and Managements Services Director Kathryn Downs provided comments.   Councilmember Hernandez requested staff look into increasing the Cannabis funding foryouth services.Mayor Pro Tem Penaloza requested additional Book Mobiles if funds are available.Mayor Sarmiento noted the value of having a safe place for students to be able to study andthe importance of partnering together with Santa Ana Unified School District in a joint useagreement to find creative options.Moved by  , seconded by   to Receive and file.YES: 0 NO: 0 ABSTAIN: 0 ABSENT: 0 Status: 0 – 0 – 0 – 0 – 17.Approve Appropriation Adjustments, Approve Amendments to the FY 2020­21Capital Improvement Program, and Award a Construction Contract to Lonerock, Inc.in the Amount of $9,486,525 for the Warner Avenue Street Improvements Project Withan Estimated Total Delivery Cost of $12,255,867 (Project Nos. 14­6802, 18­6424, 20­6618) (General Fund and Non­General Fund)Department(s): Public Works AgencyRecommended Action: 1. Approve an appropriation adjustment (2021­136)recognizing $1,992,867 of prior year fund balance in the Transportation SystemImprovement Authority Area B Fund, Prior Year Carry Forward revenue account andappropriate the same amount to the Transportation System Improvement AuthorityArea B Fund, Improvements Other Than Building expenditure account. (Requires fiveaffirmative votes.)2. Approve an appropriation adjustment (2021­140) recognizing $1,225,000 of prioryear fund balance in the Water Fund, Public Works Water Revenue, Prior Year CarryForward revenue account and appropriate the same amount to the Acquisition &Construction, Water Utility Capital Projects, Water Capital Project expenditureaccount. (Requires five affirmative votes.)3. Approve an appropriation adjustment (2021­133) recognizing $141,320 of prioryear fund balance in the Local Drainage Area IV Fund, Prior Year Carry Forwardrevenue account and appropriate the same amount to the Public Works­Storm DrainConstruction, Improvements Other Than Building expenditure account. (Requires fiveaffirmative votes.)4. Approve an appropriation adjustment (2021­135) recognizing $109,798 of prioryear fund balance in the New Transportation System Improvement Area E Fund, PriorYear Carry Forward revenue account and appropriate the same amount to the NewTransportation System Improvement Area E, Improvements Other Than Buildingexpenditure account. (Requires five affirmative votes.)5. Approve an appropriation adjustment (2021­137) recognizing the Fiscal Year 2018­19 appropriation of $4,629,750 in Measure M2 Competitive grant funding in theMeasure M Street Construction, Measure M2 Competitive revenue account andreappropriating the same amount to the Measure M Street Construction,Improvements Other Than Building expenditure account. (Requires five affirmativevotes.)6. Authorize reallocation of $255,000 in unspent Measure M2 Local Fairshare fundsfrom the Local Street Preventative Maintenance FY 2018­19 (19­6942) Project to theWarner Avenue Improvements Project, to complete the project’s funding requirement.7. Approve an amendment to the Fiscal Year 2020­21 Capital Improvement Programto include $1,992,867 in construction funds for the Warner Avenue ImprovementsProject (Project No. 14­6802).8. Approve an amendment to the Fiscal Year 2020­21 Capital Improvement Programto include $1,225,000 in construction funds for Warner Avenue Water ImprovementsProject (Project No. 18­6424).9. Approve an amendment to the Fiscal Year 2020­21 Capital Improvement Programto include $109,798 in construction funds for the Warner Avenue Storm DrainImprovements Project (Project No. 20­6618).10. Award a construction contract to Lonerock, Inc., the lowest responsible bidder, inaccordance with the base bid in the amount of $9,486,525, for construction of theWarner Avenue Improvements Project, for the term beginning March 16, 2021 andending upon project completion, and authorize the City Manager to execute thecontract subject to non­substantive changes approved by the City Manager and theCity Attorney.11. Approve the Project Cost Analysis for a total estimated construction delivery costof $12,255,867, which includes $9,486,525 for the construction contract, $1,614,197for contract administration, inspection and testing; and a $1,155,145 projectcontingency for unanticipated or unforeseen work.18.Approve Appropriation Adjustment Recognizing $500,000 in Grant Funding from theCounty of Orange for the Santa Ana Outdoor Safe Dining Program (Non­GeneralFund)Department(s): Community Development AgencyRecommended Action: 1. Approve an appropriation adjustment (2021­141)recognizing grant funding from the County of Orange for the Santa Ana Outdoor SafeDining Program in the amount of $500,000 in revenue account (No. 12418002­52030) and appropriating the same amount to expenditure account (No. 12418810­62300). (Requires five affirmative votes.)2. Authorize the City Manager to execute agreements and approve any other requiredactions necessary with the County of Orange, vendors, and contractors, who willimplement the Santa Ana Outdoor Safe Dining Program, subject to non­substantivechanges approved by the City Manager and City Attorney (Agreement No. 2021­XXX).Moved by Councilmember Hernandez, seconded by Mayor Pro Tem Penalozato Approve.YES: 7 – Penaloza, Mayor Pro Tem, – Phan, Councilmember, – Lopez,Councilmember, – Bacerra, Councilmember, – Hernandez, Councilmember, –Mendoza, Councilmember, – Sarmiento, MayorNO: 0 ABSTAIN: 0 ABSENT: 0 Status: 7 – 0 – 0 – 0 – PassMINUTES:Community Development Director and Assistant City Manager Steven Mendozaprovided comments.  Council provided input to city staff regarding uniformity of parklets. This consent Item ­ Agreement No. 2021­031 was approved. 19.Award Blanket Purchase Order Contracts for Painting Contractor Services to US National Corp., Mear Construction Inc., Prime Painting Contractors Inc., GDL Painters Inc., and 1 Solorio Inc., in an Annual Aggregate Amount Not to Exceed $200,000 for up to a Five­Year Term (Specification No. 20­153) (General Fund and Non­General Fund) Department(s): Public Works Agency Recommended Action: Award blanket purchase order contracts for citywide painting contractor services to US National Corp, Mear Construction Corp., Prime Painting Contractors, Inc., GDL Painters, Inc., and 1 Solorio, Inc., for a two­year period beginning March 16, 2021, and expiring March 15, 2023, with provisions for three one­year renewal options exercisable by the City Manager, in an annual aggregate amount of $200,000, subject to non­substantive changes approved by the City Manager and City Attorney.  20.Award a Purchase Order to PB Loader Corporation in an Amount not to Exceed $645,844 for Two Compressed Natural Gas Palfinger Grapple Trucks (Specification No. 21­023) (Non­General Fund) Department(s): Public Works Agency Recommended Action: Authorize a one­time purchase and payment of purchase order to PB Loader Corporation for the purchase of two compressed natural gas Palfinger grapple trucks in the amount of $620,844, plus a contingency of $25,000, for a total amount not to exceed $645,844, subject to non­substantive changes approved by the City Manager and City Attorney. 21.Award a Purchase Order to Quinn Company in an Amount not to Exceed $214,991 for One Caterpillar 926M Wheel Loader (Specification No. 21­022) (Non­General Fund) Department(s): Public Works Agency Recommended Action: Authorize a one­time purchase and payment of purchase order to Quinn Company for the purchase of one Caterpillar 926M Wheel Loader, in the amount of $204,991, plus a contingency of $10,000, for a total amount not to exceed $214,991, subject to non­substantive changes approved by the City Manager and City Attorney. 22.Award Construction Contract to All American Asphalt in the Amount of $305,598 for the Flower Street Rehabilitation from McFadden Avenue to 1st Street Project with an Estimated Project Delivery Cost of $648,000 (Project No. 21­6976) (Non­General Fund) Department(s): Public Works Agency Recommended Action: 1. Award a construction contract to All American Asphalt, the lowest responsible bidder, in accordance with the base bid in the amount of $305,598, for construction of Flower Street Rehabilitation from McFadden Avenue to 1  Street Project, for the term beginning March 16, 2021 and ending upon project completion, and authorize the City Manager to execute the contract subject to non­ substantive changes approved by the City Manager and the City Attorney. 2. Approve the Project Cost Analysis for a total estimated construction delivery cost of $648,000, which includes $305,598 for the construction contract, $61,120 for contract administration, inspection and testing, and a $281,282 project contingency for unanticipated or unforeseen work. 23.Approve an Amendment to the Agreement with SLS Property Solutions, Inc., to increase the Agreement amount by $160,000 for a total of $205,000, to extend the term to June 30, 2022, and to add a one­year renewal option ending on June 30, 2023 (General Fund and Non­General Fund) Department(s): Planning and Building Agency Recommended Action: Authorize the City Manager to execute an agreement amendment with SLS Property Solutions, Inc., for property nuisance abatement services to increase the agreement amount by $160,000 for a total of $205,000, to extend the term of the agreement to June 30, 2022, and to add a one­year renewal option ending on June 30, 2023, exercisable by the City Manager subject to non­ substantive changes approved by the City Manager and City Attorney (Agreement No. 2021­XXX). MINUTES:This consent Item ­ Agreement No. 2021­032 was approved. 24.Approve an agreement with Invengo American Corp for a Radio Frequency Identification system at Main and Newhope Branch Library for a total amount not to exceed $82,284.94 (General Fund) Department(s): Library Recommended Action: Authorize the City Manager to execute an agreement with Invengo American Corp for a term of March 16, 2021 to March 15, 2024 for an Radio Frequency Identification (RFID) system to include a tagging project of all library materials and for the purchase of two self­checkout kiosks, eight Circulation Assistant pads, and four security gates at the Main and Newhope Branch Libraries for $72,280.54, a two­year software and hardware service support plan for $7,016, and a contingency fund for additional RFID tags or any services/equipment needs for $2,988.40, for a total amount not to exceed $82,284.94 to be funded by the General Fund, subject to non­substantive changes approved by the City Manager and City Attorney (Agreement No. 2021­XXX). MINUTES:This consent Item ­ Agreement No. 2021­033 was approved. 25.Approve Agreement With Kimley­Horn and Associates, Inc. for the Warner Avenue Protected Bike Lane Project in an Amount not to Exceed $93,990.51 for a Three­Year Term (Project No. 20­6971) (Non­General Fund) Department(s): Public Works Agency Recommended Action: Authorize the City Manager to execute an agreement with Kimley­Horn and Associates Inc. to provide professional engineering services for the Warner Avenue Protected Bike Lane Project in the amount of $87,572.73, with a contingency of $6,417.78, for a total amount not to exceed $93,990.51, for a three­ year term beginning March 16, 2021 and expiring March 15, 2024, with an option for two, one­year extensions, subject non­substantive changes approved by the City Manager and City Attorney (Agreement No. 2021­XXX). MINUTES:Mayor Pro Tem Penaloza provided direction to staff regarding a more uniform design and more landscape.  Moved by Mayor Pro Tem Penaloza, seconded by Councilmember Hernandez to Approve. YES: 7 – Penaloza, Mayor Pro Tem, – Phan, Councilmember, – Lopez, Councilmember, – Bacerra, Councilmember, – Hernandez, Councilmember, – Mendoza, Councilmember, – Sarmiento, Mayor NO: 0  ABSTAIN: 0  ABSENT: 0  Status: 7 – 0 – 0 – 0 – Pass MINUTES:This consent Item ­ Agreement No. 2021­034 was approved. 26.Approve Amendments to the Agreements With Tetra Tech, Michael Baker International, Inc., Psomas, Stantec Consulting Services, Inc., NV5, Inc., Huitt­Zollars, Inc., Kimley­Horn and Associates, Inc., and TAIT & Associates, Inc., for On­Call Engineering Services, to Increase the Aggregate Amount by $950,000, for a Total Amount not to Exceed $2,950,000 for the Remaining Term of the Agreement (Non­ General Fund) Department(s): Public Works Agency Recommended Action: Authorize the City Manager to execute amendments to the agreements to provide on­call engineering services with Tetra Tech, Michael Baker International, Inc., Psomas; Stantec Consulting Services, Inc., NV5, Inc., Huitt­Zollars, Inc., Kimley­Horn and Associates, Inc., and TAIT & Associates, Inc., to increase the agreement amount by $950,000, for a total aggregate agreement amount not to exceed $2,950,000, for the remaining term of the agreement which began on April 21, 2020, and expires on April 21, 2023, with a provision for one two­year extension exercisable by the City Manager and City Attorney, subject to non­substantive changes approved by the City Manager and City Attorney (Agreement No. 2021­ XXX). MINUTES:This consent Item – Core Agreement No. 2021­035 was approved. Councilmember Phan abstained from Item 26 due to a conflict of interest regarding her employer.  27.Approve Agreements with ABM Building Solutions, LLC, ACCO Engineered Systems, Envise, F.M. Thomas Air Conditioning, Inc., and South Coast Mechanical for As­Needed Repair of Heating, Ventilation, and Air Conditioning Systems at Various City Facilities, in an Aggregate Amount not to Exceed $2,875,000 for up to a Five­ Year Term (Specification No. 20­134) (General Fund and Non­General Fund) Department(s): Public Works Agency, Police Department Recommended Action: Approve agreements with ABM Building Solutions, LLC, ACCO Engineered Systems, Envise, F.M. Thomas Air Conditioning, Inc., and South Coast Mechanical to provide as­needed heating, ventilation, and air conditioning (HVAC) repair services, including emergency call­out services, for a three­year period beginning April 1, 2021, and ending on March 31, 2024, with provisions for two, one­ year extensions, in a total shared amount not to exceed $575,000 annually, for a total aggregate amount not to exceed $2,875,000, subject to non­substantive changes as approved by the City Manager and City Attorney (Agreement No. 2021­XXX).  MINUTES:This consent Item ­  Core Agreement No. 2021­036 was approved. 28.Approve an Agreement with Immigrant Defenders Law Center For Immigration Legal Defense Services for a Two­Year Term in an Amount not to Exceed $400,000 (General Fund) Department(s): City Manager Office Recommended Action: Authorize the City Manager to execute an agreement with Immigrant Defenders Law Center to provide immigration legal defense services to Santa Ana residents, for a term beginning March 16, 2021 and ending January 31, 2023, in an amount not to exceed $400,000, subject to non­substantive changes approved by the City Manager and City Attorney (Agreement No. 2021­XXX). MINUTES:Mayor Sarmiento requested the language “not to exceed” be removed from the agreement and be replaced with “if additional services are requested, the City Council can increase the expenditure amount” and bring it back to council as an adjustment to the budget line item.  Mayor Pro Tem Penaloza requested future agreements include other organizations.  Councilmember Phan requested outreach and representation to the Asian American and Pacific Islander Community. MINUTES:This consent Item ­ Agreement No. 2021­037 was approved. Moved by Mayor Sarmiento, seconded by Mayor Pro Tem Penaloza to Approved as amended. YES: 7 – Penaloza, Mayor Pro Tem, – Phan, Councilmember, – Lopez, Councilmember, – Bacerra, Councilmember, – Hernandez, Councilmember, – Mendoza, Councilmember, – Sarmiento, Mayor NO: 0  ABSTAIN: 0  ABSENT: 0  Status: 7 – 0 – 0 – 0 – Pass 29.Receive and File Certification of Approval by City Engineer of Final Parcel Map 2018­ 02 (2110, 2114, and 2202 East First Street [Owner: Broomell Commercial Properties, LLC]) Department(s): Public Works Agency Recommended Action: Receive and file certification of approval by City Engineer of final Parcel Map 2018­02. 30.Resolution to Adopt and Approve Applications for Submission for all CalRecycle Grants for a 5­Year Period Department(s): Public Works Agency Recommended Action: Resolution No. 2021­XXX – Adopt a resolution approving the ability to apply, and authorizing submission, for all CalRecycle Grants for a 5­year period. MINUTES:This consent Item­ Resolution No. 2021­012 was approved. Moved by Mayor Pro Tem Penaloza, seconded by Councilmember Hernandez to Approve Consent Calendar items 6 – 30 with the exception of 14, 15, 16, 18, 25, and 28.  Councilmember Phan abstained from Item 26 due to a conflict of interest regarding her employer.. YES: 7 – Penaloza, Mayor Pro Tem, – Phan, Councilmember, – Lopez, Councilmember, – Bacerra, Councilmember, – Hernandez, Councilmember, – Mendoza, Councilmember, – Sarmiento, Mayor NO: 0  ABSTAIN: 0  ABSENT: 0  Status: 7 – 0 – 0 – 0 – Pass MINUTES:Councilmember Phan abstained from Item 26 **END OF CONSENT CALENDAR** BUSINESS CALENDAR 31.City of Santa Ana General Plan Annual Progress Report (2020) Department(s): Planning and Building Agency Recommended Action: Authorize staff to submit the City of Santa Ana’s 2020 General Plan Annual Progress Report to the State of California Department of Housing and Community Development (HCD) and Office of Planning and Research (OPR).  MINUTES:Planning and Building Director Minh Thai provided comments regarding the General Plan Annual Progress Report.  Principal Planner Melanie McCann provided comments and answered Council’s questions regarding Accessory Dwelling Units. Council provided input to city staff. Moved by Councilmember Bacerra, seconded by Mayor Pro Tem Penaloza to Approve. YES: 7 – Penaloza, Mayor Pro Tem, – Phan, Councilmember, – Lopez, Councilmember, – Bacerra, Councilmember, – Hernandez, Councilmember, – Mendoza, Councilmember, – Sarmiento, Mayor NO: 0  ABSTAIN: 0  ABSENT: 0  Status: 7 – 0 – 0 – 0 – Pass MINUTES:Council supports and provided direction to City staff. 32.Provide Early Direction for Preparation of the Fiscal Year 2021­22 Budget Department(s): Finance and Management Services Recommended Action: 1. Adopt the proposed Budget and Reserve Policy. 2. Direct staff to:     a. Increase miscellaneous fees by 1.67%; OR     b. Maintain miscellaneous fees at current rates. 3. In addition to Strategic Plan goals already identified, provide any further direction for the draft FY 2021­22 Budget and key priorities for federal funding from the American Rescue Plan Act of 2021.  Moved by Councilmember Bacerra, seconded by Mayor Sarmiento to Approve Item 32 with option 2B to  maintain miscellaneous fee at the current rate.. YES: 7 – Penaloza, Mayor Pro Tem, – Phan, Councilmember, – Lopez, Councilmember, – Bacerra, Councilmember, – Hernandez, Councilmember, – Mendoza, Councilmember, – Sarmiento, Mayor NO: 0  ABSTAIN: 0  ABSENT: 0  Status: 7 – 0 – 0 – 0 – Pass MINUTES:City Manager Kristine Ridge introduced Item 32. Executive Director of Finance and Management Services Agency Kathryn Downs provided a brief presentation. Council provided direction to city staff. 33.Adopt a Resolution Authorizing Judicial Validation Proceedings for the Proposed Pension Debt Refinancing and Related Bond Financing Agreements Department(s): Finance and Management Services Recommended Action: Resolution No. 2021­XXX – Adopt a resolution authorizing the Issuance of Bonds to refund certain pension obligations of the City, up to the estimated Unfunded Actuarial Liability (UAL) as of June 30, 2021, approving the form and authorizing the execution of a trust agreement and purchase contract, and authorizing Judicial Validation Proceedings relating to the issuance of such Bonds and approving additional actions related thereto (Agreement No. 2021­XXX). MINUTES:Assistant Executive Director of Finance and Management Services Agency Sergio Vidal provided a brief presentation. Moved by Councilmember Phan, seconded by Councilmember Lopez to Adopt. YES: 7 – Penaloza, Mayor Pro Tem, – Phan, Councilmember, – Lopez, Councilmember, – Bacerra, Councilmember, – Hernandez, Councilmember, – Mendoza, Councilmember, – Sarmiento, Mayor NO: 0  ABSTAIN: 0  ABSENT: 0  Status: 7 – 0 – 0 – 0 – Pass MINUTES:This consent Item­ Resolution No. 2021­013 was approved. This consent Item ­ Agreement No. 2021­038 was approved. **END OF BUSINESS CALENDAR** COUNCILMEMBER REQUESTED ITEMS 34.Discuss and consider directing City Manager to direct staff to provide options to rebuild the handball courts at Chepa’s Park in the Logan neighborhood – Councilmember Hernandez MINUTES:Council discussion ensued and direction provided to city staff. CITY MANAGER COMMENTS MINUTES:City Manager Kristine Ridge provided a General Plan Update, Housing Element Update, and announced that the Public Works Department is hosting a 6  Annual Youth Water Contest. COUNCIL COMMENTS MINUTES:Councilmember Bacerra thanked the police department for their efforts regarding illegal street racing, reminded the public of his office hours on April 3, 2021 at 10 a.m., and wished everyone a Happy St. Patrick’s Day and Easter.   Councilmember Hernandez thanked all residents who participated to be involved in the community and spoke on the importance of mental health.  Councilmember Lopez made community announcements regarding the Vector Control future presentation.  Councilmember Mendoza requested council to adjourn in memory of Sergeant Ralph Lopez and reminded the public she will be holding office hours on March 18, 2021 from 6 to 7 p.m. Councilmember Phan encouraged all to adopt a cat, spoke on recent Asian anti­ deportation and expressed concern with the increase of attacks towards the Asian American Community.  Mayor Pro Tem Penaloza encouraged all to maintain social distancing during Easter as we move to less restrictive tiers. Mayor Sarmiento thanked Chief Valentin for his commitment to transparency and adjourned in memory of Consul Mario Cuevas. ADJOURNMENT – Adjourn the City Council meeting. Future Items 1. Shelter Operator 2. Cannabis Regulation Updates 3. Group Home Regulation Updates MINUTES:Mayor Sarmiento adjourned the City Council meeting at 10:51 p.m. th st th City Council 11 3/16/2021CityCouncil4–11 6/1/2021 DRAFT Minutes of the Regular Meeting of theCity CouncilCity of Santa Ana, CaliforniaMarch 16, 2021CLOSED SESSION MEETING – 5:00 pmREGULAR OPEN MEETING – 5:00 PM (Immediately following the Closed Session Meeting)CITY COUNCIL CHAMBER22 Civic Center Plaza Santa Ana, CA 92701Due to Governor Gavin Newsom’s Executive Order and the City Council's Proclamation ofLocal Emergency, there was no in­person meeting location for the community to attendpublic meetings.CLOSED SESSIONCALL TO ORDERATTENDANCE Council Members Phil BacerraJohnathan Ryan HernandezJessie LopezNelida MendozaThai Viet PhanMayor  Pro Tem David PenalozaMayorVicente SarmientoCity Manager Kristine RidgeCity Attorney Sonia R. CarvalhoClerk of the Council Daisy GomezMINUTES:Mayor Sarmiento called the Closed Session meeting to order at 5:09 p.m.Clerk of the Council conducted roll call. All councilmembers were present with theexception of Councilmember Mendoza.PUBLIC COMMENTS – Members of the public may address the City Council on items onthe Closed Session Agenda may do so by:Comments will be held during the beginning of the meeting for ALL comments on agendaand non­agenda items within the jurisdiction of the City, with the exception of public hearingitems. Comments for public hearings will take place after the hearing is opened. This is beingdone to respect the time constraints of residents who cannot stay tuned late into the eveningto comment on items that they feel strongly about.Individuals who would like to comment on an agenda item or make a general commentregarding a topic not in the meeting agenda may do so ahead of the meeting by:Email: Please email your comments by 4:00 p.m. on Regular Council meeting Tuesday, or asnoticed for Special meetings, to eComment@santa­ana.org. Comments received after thecut­off time will be published soon after the meeting as part of the record as early aspossible.OR DURING THE MEETING BY:Zoom Webinar: Please click on or type the following address into your webbrowser https://us02web.zoom.us/j/315965149ORConference Call: Dial (669) 900­9128 and enter MEETING ID: 315 965 149# whenprompted. The public can begin joining the speaker queue at 4:30 p.m. In accordance with Councilprocedures, calls will not be accepted after the public comment session has begun. To besure that you are in the speaker queue, you must join the meeting by 6:00 p.m. To request tospeak, dial *9 from your phone or virtually raise your hand from Zoom. After the Clerkconfirms the last three digits of the caller’s phone number or Zoom ID and unmutes them,the caller must press *6 or microphone icon to speak. Callers are encouraged, but notrequired, to identify themselves by name. Each caller will be provided three (3) minutes tospeak.To watch the meeting without participating via these remote options:YouTube LiveStream at www.youtube.com/user/SantaAnaLibraryChannel CTV3, available on Spectrum channel 3 and AT&T U­verse channel 99About the AgendaTo download or view the attachments (staff report and other supporting documentation) foreach agenda item, you must select the agenda item to see the attachments to either open ina new link (the eyeball ) or download a pdf (the cloud symbol with the down arrow ).MINUTES:None.CLOSED SESSION ITEMS – The Brown Act permits legislative bodies to discuss certainmatters without members of the public present. The City Council finds, based on advice fromthe City Attorney, that discussion in open session of the following matters will prejudice theposition of the City in existing and anticipated litigation:1.CONFERENCE WITH LEGAL COUNSEL ­ POTENTIAL LITIGATION Significantexposure to litigation pursuant to paragraph (2) or (3) of subdivision (d) of Section54956.9 of the Government Code: Two CasesA. El Centro Cultural de MexicoB. 312­316 4  StreetCLOSED SESSION REPORT – The City Attorney will report on any action(s) to be taken atthe Regular Open Session which will begin immediately following the Closed Session.RECESS – City Council will recess to Closed Session for the purpose of conducting regularCity business.MINUTES:Mayor Sarmiento recessed to the Closed Session at 5:11 p.m.RECONVENE – City Council will reconvene to continue regular City business.MINUTES:Mayor Sarmiento adjourned Closed Session meeting at 6:00 p.m. andconvened to the Regular Open Session.CITY COUNCIL REGULAR OPEN SESSIONCALL TO ORDERMINUTES:Mayor Sarmiento called the Regular Open Session meeting to order at 6:05p.m.ROLL CALLMINUTES:Clerk of the Council conducted roll call. All councilmembers were present.Councilmember Mendoza joined the Open Regular Session meeting at 6:12 p.m.PLEDGE OF ALLEGIANCE Mayor SarmientoINVOCATIONFr. Abel LopezCEREMONIAL PRESENTATIONS1.Proclamation presented by Councilmembers Lopez, Mendoza and Phan to Wiseplacerecognizing March as Women’s History Month.2.Certificate of Recognition presented by Mayor Pro Tem Penaloza to Paula Faccou forOutstanding Contributions to the Community.STAFF PRESENTATIONS3.COVID­19 Update in the Community.MINUTES:Daisy Perez Assistant to the City Manager provided a brief presentationregarding COVID­19 vaccinations for Santa Ana Residents. 4.Neighborhood Beautification Contest PresentationMINUTES:Executive Director of Public Works Agency Nabil Saba provided a briefpresentation.5.Costa Mesa Freeway (SR­55) Improvement Project: I­405 to I­5 Aesthetic FeaturesMINUTES:Executive Director of Public Works Agency Nabil Saba provided a briefpresentation.MINUTES:Presentations taken out of order, the COVID­19 update was heard last. CLOSED SESSION REPORT – The City Attorney will report on any action(s) from ClosedSession.MINUTES:City Attorney Sonia Carvalho stated there was no reportable action.PUBLIC COMMENT – Public comments will be held during the beginning of the meeting forALL comments on agenda and non­agenda items, except for public hearings. Comments forpublic hearings will take place after the hearing is opened.MINUTES:Clerk of the Council Daisy Gomez reported out on correspondence received.Donna spoke regarding Item 34 requests the Chepa’s Park handball courts be rebuilt. Victor Mendez spoke regarding COVID­19 vaccination appointments and provided variouscomments regarding 30 and 33. Issac Manzo spoke regarding Item 34, requested transparency from the neighborhoodassociation regarding the circulation of a petition against the rebuilding of the handballcourts. Joe Andrade spoke in opposition to Item 34 and noted a petition with 35 signatures wassubmitted for the record.Robert Herrera spoke in support of Item 28, and hopes the fund amount will increase in thenear future. Tony O. spoke in support of Item 34.Leonardo Penilla spoke in support of Item 34, stated that on various occasions there hasbeen overwhelming support from the community to keep the handball courts in question. Dolores Almaraz spoke in support of Item 34, stated that green space is important to thecommunity and provided various other comments. Francisco Manzo spoke in support of Item 34, stated that members of the community of allages utilized and benefited from the handball court.Belen Vazquez spoke in support of Item 34, indicated that the petition against therebuilding of the handball courts was never provided to her. Marla spoke in support of Item 34, indicated that the homeless issue is citywide not just asa result of the handball courts.Eloy Reyes spoke in support of Item 34.CONSENT CALENDARRECOMMENDED ACTION:  Approve staff recommendations on the followingConsent Calendar Items: 6 through 30.6.Minutes from the regular meeting of January 19, 2021Department(s): Clerk of the CouncilRecommended Action: Approve minutes.7.Excused absencesDepartment(s): Clerk of the CouncilRecommended Action: Excuse the absent members.8.Adopt Ordinance No. NS­XXXX ­ AN ORDINANCE OF THE CITY COUNCIL OF THECITY OF SANTA ANA AMENDING SANTA ANA MUNICIPAL CODE CHAPTER 2,ARTICLE IV DIVISIONS 2­9 TO REQUIRE BOARD AND COMMISSION MEMBERSTO BE RESIDENTS OF THE CITY INSTEAD OF QUALIFIED ELECTORSPlaced on first reading at the March 2, 2021 City Council meeting and approved by avote of 7­0.Published in the Orange County Reporter on March 5, 2021.Department(s):City Managers Office, City Attorneys OfficeRecommended Action: Place ordinance on second reading and adopt.MINUTES:This Consent Calendar Ordinance No. NS­3003 was approved9.Appoint various boards and commissions members nominated by CouncilmemberPhan as the Ward 1 representatives for a full term expiring December 10, 2024Department(s):Clerk of the CouncilRecommended Action: Appoint.1. Indigo Vu – Arts and Culture Commission ­ Pursuant to Senate Bill 2252. Gary Wood – Environment and Transportation Advisory Commission (ETAC)3. Keith Carpenter – Historic Resources Commission4. Gabrielle Marcia Gutierrez – Parks, Recreation and Community ServicesCommission10.Appoint Jennifer Oliva nominated by Mayor Pro Tem Penaloza as the Ward 2representative to the Community Development Commission for a partial­term expiringDecember 13, 2022Department(s): Clerk of the CouncilRecommended Action: Appoint Jennifer Oliva to the Community DevelopmentCommission representing Ward 2.11.Appoint Alan Woo nominated by Councilmember Hernandez as the Ward 5Representative to the Planning Commission for a full term expiring December 10,2024Department(s): Clerk of the CouncilRecommended Action: Appoint Alan Woo to Planning Commission representingWard 5.12.Appoint Alfredo Torreblanca nominated by Councilmember Mendoza as the Ward 6representative to the Parks, Recreation and Community Services Commission for apartial­term expiring December 13, 2022Department(s):Clerk of the CouncilRecommended Action: Appoint Alfredo Torreblanca to the Parks, Recreation andCommunity Services Commission representing Ward 6 pursuant to Senate Bill 225.13.Appoint various boards and commissions members nominated by MayorSarmiento as the Mayoral representatives for a full term expiring December 13, 2022Department(s):Clerk of the CouncilRecommended Action: Appoint.1. Tanya Navarro – Environment and Transportation Advisory Commission (ETAC)2. Ginelle Hardy – Historic Resources Commission14.Appoint Pierre Loubet and Daisy Campos for a partial term expiring May 31, 2022,Johanna Rivera for a partial term expiring May 31, 2023, and Doug Beaver andBridget Kavanaugh for a partial term expiring May 31, 2024 to the WorkforceDevelopment Board representing Private Sector Business.Department(s): Community Development AgencyRecommended Action: Appoint Pierre Loubet and Daisy Campos for a partial termexpiring May 31, 2022, Johanna Rivera for a partial term expiring May 31, 2023, andDoug Beaver and Bridget Kavanaugh for a partial term expiring May 31, 2024 to theWorkforce Development Board representing private sector business. Moved by Councilmember Lopez, seconded by Councilmember Bacerra toApproved as amended, exclude the appointment of Doug Beaver.YES: 7 – Penaloza, Mayor Pro Tem, – Phan, Councilmember, – Lopez,Councilmember, – Bacerra, Councilmember, – Hernandez, Councilmember, –Mendoza, Councilmember, – Sarmiento, MayorNO: 0 ABSTAIN: 0 ABSENT: 0 Status: 7 – 0 – 0 – 0 – Pass15.Approve Destruction of Obsolete City RecordsDepartment(s): Clerk of the Council Office, Police Department, Public WorksAgencyRecommended Action: Approve the requests for the destruction of obsoleterecords from the Police Department and Public Works Agency in accordance with theretention schedule outlined in City Council Resolution 2013­014. Moved by Mayor Pro Tem Penaloza, seconded by Councilmember Lopez toApprove.YES: 7 – Penaloza, Mayor Pro Tem, – Phan, Councilmember, – Lopez,Councilmember, – Bacerra, Councilmember, – Hernandez, Councilmember, –Mendoza, Councilmember, – Sarmiento, MayorNO: 0 ABSTAIN: 0 ABSENT: 0 Status: 7 – 0 – 0 – 0 – Pass16.Cannabis Public Benefit Fund for Youth Services Informational UpdateDepartment(s): Parks, Recreation, and Community ServicesRecommended Action: Receive and file Cannabis Public Benefit Fund for YouthServices informational update.MINUTES:Councilmember Lopez requested:A list be maintained for all projects that have been funded with cannabis fundsContinuous updates regarding handball court outreach.Staff research the feasibility of increasing the number of policy interns Finance and Managements Services Director Kathryn Downs provided comments.   Councilmember Hernandez requested staff look into increasing the Cannabis funding foryouth services.Mayor Pro Tem Penaloza requested additional Book Mobiles if funds are available.Mayor Sarmiento noted the value of having a safe place for students to be able to study andthe importance of partnering together with Santa Ana Unified School District in a joint useagreement to find creative options.Moved by  , seconded by   to Receive and file.YES: 0 NO: 0 ABSTAIN: 0 ABSENT: 0 Status: 0 – 0 – 0 – 0 – 17.Approve Appropriation Adjustments, Approve Amendments to the FY 2020­21Capital Improvement Program, and Award a Construction Contract to Lonerock, Inc.in the Amount of $9,486,525 for the Warner Avenue Street Improvements Project Withan Estimated Total Delivery Cost of $12,255,867 (Project Nos. 14­6802, 18­6424, 20­6618) (General Fund and Non­General Fund)Department(s): Public Works AgencyRecommended Action: 1. Approve an appropriation adjustment (2021­136)recognizing $1,992,867 of prior year fund balance in the Transportation SystemImprovement Authority Area B Fund, Prior Year Carry Forward revenue account andappropriate the same amount to the Transportation System Improvement AuthorityArea B Fund, Improvements Other Than Building expenditure account. (Requires fiveaffirmative votes.)2. Approve an appropriation adjustment (2021­140) recognizing $1,225,000 of prioryear fund balance in the Water Fund, Public Works Water Revenue, Prior Year CarryForward revenue account and appropriate the same amount to the Acquisition &Construction, Water Utility Capital Projects, Water Capital Project expenditureaccount. (Requires five affirmative votes.)3. Approve an appropriation adjustment (2021­133) recognizing $141,320 of prioryear fund balance in the Local Drainage Area IV Fund, Prior Year Carry Forwardrevenue account and appropriate the same amount to the Public Works­Storm DrainConstruction, Improvements Other Than Building expenditure account. (Requires fiveaffirmative votes.)4. Approve an appropriation adjustment (2021­135) recognizing $109,798 of prioryear fund balance in the New Transportation System Improvement Area E Fund, PriorYear Carry Forward revenue account and appropriate the same amount to the NewTransportation System Improvement Area E, Improvements Other Than Buildingexpenditure account. (Requires five affirmative votes.)5. Approve an appropriation adjustment (2021­137) recognizing the Fiscal Year 2018­19 appropriation of $4,629,750 in Measure M2 Competitive grant funding in theMeasure M Street Construction, Measure M2 Competitive revenue account andreappropriating the same amount to the Measure M Street Construction,Improvements Other Than Building expenditure account. (Requires five affirmativevotes.)6. Authorize reallocation of $255,000 in unspent Measure M2 Local Fairshare fundsfrom the Local Street Preventative Maintenance FY 2018­19 (19­6942) Project to theWarner Avenue Improvements Project, to complete the project’s funding requirement.7. Approve an amendment to the Fiscal Year 2020­21 Capital Improvement Programto include $1,992,867 in construction funds for the Warner Avenue ImprovementsProject (Project No. 14­6802).8. Approve an amendment to the Fiscal Year 2020­21 Capital Improvement Programto include $1,225,000 in construction funds for Warner Avenue Water ImprovementsProject (Project No. 18­6424).9. Approve an amendment to the Fiscal Year 2020­21 Capital Improvement Programto include $109,798 in construction funds for the Warner Avenue Storm DrainImprovements Project (Project No. 20­6618).10. Award a construction contract to Lonerock, Inc., the lowest responsible bidder, inaccordance with the base bid in the amount of $9,486,525, for construction of theWarner Avenue Improvements Project, for the term beginning March 16, 2021 andending upon project completion, and authorize the City Manager to execute thecontract subject to non­substantive changes approved by the City Manager and theCity Attorney.11. Approve the Project Cost Analysis for a total estimated construction delivery costof $12,255,867, which includes $9,486,525 for the construction contract, $1,614,197for contract administration, inspection and testing; and a $1,155,145 projectcontingency for unanticipated or unforeseen work.18.Approve Appropriation Adjustment Recognizing $500,000 in Grant Funding from theCounty of Orange for the Santa Ana Outdoor Safe Dining Program (Non­GeneralFund)Department(s): Community Development AgencyRecommended Action: 1. Approve an appropriation adjustment (2021­141)recognizing grant funding from the County of Orange for the Santa Ana Outdoor SafeDining Program in the amount of $500,000 in revenue account (No. 12418002­52030) and appropriating the same amount to expenditure account (No. 12418810­62300). (Requires five affirmative votes.)2. Authorize the City Manager to execute agreements and approve any other requiredactions necessary with the County of Orange, vendors, and contractors, who willimplement the Santa Ana Outdoor Safe Dining Program, subject to non­substantivechanges approved by the City Manager and City Attorney (Agreement No. 2021­XXX).Moved by Councilmember Hernandez, seconded by Mayor Pro Tem Penalozato Approve.YES: 7 – Penaloza, Mayor Pro Tem, – Phan, Councilmember, – Lopez,Councilmember, – Bacerra, Councilmember, – Hernandez, Councilmember, –Mendoza, Councilmember, – Sarmiento, MayorNO: 0 ABSTAIN: 0 ABSENT: 0 Status: 7 – 0 – 0 – 0 – PassMINUTES:Community Development Director and Assistant City Manager Steven Mendozaprovided comments. Council provided input to city staff regarding uniformity of parklets.This consent Item ­ Agreement No. 2021­031 was approved.19.Award Blanket Purchase Order Contracts for Painting Contractor Services to USNational Corp., Mear Construction Inc., Prime Painting Contractors Inc., GDL PaintersInc., and 1 Solorio Inc., in an Annual Aggregate Amount Not to Exceed $200,000 forup to a Five­Year Term (Specification No. 20­153) (General Fund and Non­GeneralFund)Department(s): Public Works AgencyRecommended Action: Award blanket purchase order contracts for citywidepainting contractor services to US National Corp, Mear Construction Corp., PrimePainting Contractors, Inc., GDL Painters, Inc., and 1 Solorio, Inc., for a two­year periodbeginning March 16, 2021, and expiring March 15, 2023, with provisions for threeone­year renewal options exercisable by the City Manager, in an annual aggregateamount of $200,000, subject to non­substantive changes approved by the CityManager and City Attorney. 20.Award a Purchase Order to PB Loader Corporation in an Amount not to Exceed$645,844 for Two Compressed Natural Gas Palfinger Grapple Trucks (SpecificationNo. 21­023) (Non­General Fund)Department(s): Public Works AgencyRecommended Action: Authorize a one­time purchase and payment of purchaseorder to PB Loader Corporation for the purchase of two compressed natural gasPalfinger grapple trucks in the amount of $620,844, plus a contingency of $25,000, fora total amount not to exceed $645,844, subject to non­substantive changes approvedby the City Manager and City Attorney.21.Award a Purchase Order to Quinn Company in an Amount not to Exceed $214,991 forOne Caterpillar 926M Wheel Loader (Specification No. 21­022) (Non­General Fund)Department(s): Public Works AgencyRecommended Action: Authorize a one­time purchase and payment of purchaseorder to Quinn Company for the purchase of one Caterpillar 926M Wheel Loader, inthe amount of $204,991, plus a contingency of $10,000, for a total amount not toexceed $214,991, subject to non­substantive changes approved by the City Managerand City Attorney.22.Award Construction Contract to All American Asphalt in the Amount of $305,598 forthe Flower Street Rehabilitation from McFadden Avenue to 1st Street Project with anEstimated Project Delivery Cost of $648,000 (Project No. 21­6976) (Non­GeneralFund) Department(s): Public Works Agency Recommended Action: 1. Award a construction contract to All American Asphalt, the lowest responsible bidder, in accordance with the base bid in the amount of $305,598, for construction of Flower Street Rehabilitation from McFadden Avenue to 1  Street Project, for the term beginning March 16, 2021 and ending upon project completion, and authorize the City Manager to execute the contract subject to non­ substantive changes approved by the City Manager and the City Attorney. 2. Approve the Project Cost Analysis for a total estimated construction delivery cost of $648,000, which includes $305,598 for the construction contract, $61,120 for contract administration, inspection and testing, and a $281,282 project contingency for unanticipated or unforeseen work. 23.Approve an Amendment to the Agreement with SLS Property Solutions, Inc., to increase the Agreement amount by $160,000 for a total of $205,000, to extend the term to June 30, 2022, and to add a one­year renewal option ending on June 30, 2023 (General Fund and Non­General Fund) Department(s): Planning and Building Agency Recommended Action: Authorize the City Manager to execute an agreement amendment with SLS Property Solutions, Inc., for property nuisance abatement services to increase the agreement amount by $160,000 for a total of $205,000, to extend the term of the agreement to June 30, 2022, and to add a one­year renewal option ending on June 30, 2023, exercisable by the City Manager subject to non­ substantive changes approved by the City Manager and City Attorney (Agreement No. 2021­XXX). MINUTES:This consent Item ­ Agreement No. 2021­032 was approved. 24.Approve an agreement with Invengo American Corp for a Radio Frequency Identification system at Main and Newhope Branch Library for a total amount not to exceed $82,284.94 (General Fund) Department(s): Library Recommended Action: Authorize the City Manager to execute an agreement with Invengo American Corp for a term of March 16, 2021 to March 15, 2024 for an Radio Frequency Identification (RFID) system to include a tagging project of all library materials and for the purchase of two self­checkout kiosks, eight Circulation Assistant pads, and four security gates at the Main and Newhope Branch Libraries for $72,280.54, a two­year software and hardware service support plan for $7,016, and a contingency fund for additional RFID tags or any services/equipment needs for $2,988.40, for a total amount not to exceed $82,284.94 to be funded by the General Fund, subject to non­substantive changes approved by the City Manager and City Attorney (Agreement No. 2021­XXX). MINUTES:This consent Item ­ Agreement No. 2021­033 was approved. 25.Approve Agreement With Kimley­Horn and Associates, Inc. for the Warner Avenue Protected Bike Lane Project in an Amount not to Exceed $93,990.51 for a Three­Year Term (Project No. 20­6971) (Non­General Fund) Department(s): Public Works Agency Recommended Action: Authorize the City Manager to execute an agreement with Kimley­Horn and Associates Inc. to provide professional engineering services for the Warner Avenue Protected Bike Lane Project in the amount of $87,572.73, with a contingency of $6,417.78, for a total amount not to exceed $93,990.51, for a three­ year term beginning March 16, 2021 and expiring March 15, 2024, with an option for two, one­year extensions, subject non­substantive changes approved by the City Manager and City Attorney (Agreement No. 2021­XXX). MINUTES:Mayor Pro Tem Penaloza provided direction to staff regarding a more uniform design and more landscape.  Moved by Mayor Pro Tem Penaloza, seconded by Councilmember Hernandez to Approve. YES: 7 – Penaloza, Mayor Pro Tem, – Phan, Councilmember, – Lopez, Councilmember, – Bacerra, Councilmember, – Hernandez, Councilmember, – Mendoza, Councilmember, – Sarmiento, Mayor NO: 0  ABSTAIN: 0  ABSENT: 0  Status: 7 – 0 – 0 – 0 – Pass MINUTES:This consent Item ­ Agreement No. 2021­034 was approved. 26.Approve Amendments to the Agreements With Tetra Tech, Michael Baker International, Inc., Psomas, Stantec Consulting Services, Inc., NV5, Inc., Huitt­Zollars, Inc., Kimley­Horn and Associates, Inc., and TAIT & Associates, Inc., for On­Call Engineering Services, to Increase the Aggregate Amount by $950,000, for a Total Amount not to Exceed $2,950,000 for the Remaining Term of the Agreement (Non­ General Fund) Department(s): Public Works Agency Recommended Action: Authorize the City Manager to execute amendments to the agreements to provide on­call engineering services with Tetra Tech, Michael Baker International, Inc., Psomas; Stantec Consulting Services, Inc., NV5, Inc., Huitt­Zollars, Inc., Kimley­Horn and Associates, Inc., and TAIT & Associates, Inc., to increase the agreement amount by $950,000, for a total aggregate agreement amount not to exceed $2,950,000, for the remaining term of the agreement which began on April 21, 2020, and expires on April 21, 2023, with a provision for one two­year extension exercisable by the City Manager and City Attorney, subject to non­substantive changes approved by the City Manager and City Attorney (Agreement No. 2021­ XXX). MINUTES:This consent Item – Core Agreement No. 2021­035 was approved. Councilmember Phan abstained from Item 26 due to a conflict of interest regarding her employer.  27.Approve Agreements with ABM Building Solutions, LLC, ACCO Engineered Systems, Envise, F.M. Thomas Air Conditioning, Inc., and South Coast Mechanical for As­Needed Repair of Heating, Ventilation, and Air Conditioning Systems at Various City Facilities, in an Aggregate Amount not to Exceed $2,875,000 for up to a Five­ Year Term (Specification No. 20­134) (General Fund and Non­General Fund) Department(s): Public Works Agency, Police Department Recommended Action: Approve agreements with ABM Building Solutions, LLC, ACCO Engineered Systems, Envise, F.M. Thomas Air Conditioning, Inc., and South Coast Mechanical to provide as­needed heating, ventilation, and air conditioning (HVAC) repair services, including emergency call­out services, for a three­year period beginning April 1, 2021, and ending on March 31, 2024, with provisions for two, one­ year extensions, in a total shared amount not to exceed $575,000 annually, for a total aggregate amount not to exceed $2,875,000, subject to non­substantive changes as approved by the City Manager and City Attorney (Agreement No. 2021­XXX).  MINUTES:This consent Item ­  Core Agreement No. 2021­036 was approved. 28.Approve an Agreement with Immigrant Defenders Law Center For Immigration Legal Defense Services for a Two­Year Term in an Amount not to Exceed $400,000 (General Fund) Department(s): City Manager Office Recommended Action: Authorize the City Manager to execute an agreement with Immigrant Defenders Law Center to provide immigration legal defense services to Santa Ana residents, for a term beginning March 16, 2021 and ending January 31, 2023, in an amount not to exceed $400,000, subject to non­substantive changes approved by the City Manager and City Attorney (Agreement No. 2021­XXX). MINUTES:Mayor Sarmiento requested the language “not to exceed” be removed from the agreement and be replaced with “if additional services are requested, the City Council can increase the expenditure amount” and bring it back to council as an adjustment to the budget line item.  Mayor Pro Tem Penaloza requested future agreements include other organizations.  Councilmember Phan requested outreach and representation to the Asian American and Pacific Islander Community. MINUTES:This consent Item ­ Agreement No. 2021­037 was approved. Moved by Mayor Sarmiento, seconded by Mayor Pro Tem Penaloza to Approved as amended. YES: 7 – Penaloza, Mayor Pro Tem, – Phan, Councilmember, – Lopez, Councilmember, – Bacerra, Councilmember, – Hernandez, Councilmember, – Mendoza, Councilmember, – Sarmiento, Mayor NO: 0  ABSTAIN: 0  ABSENT: 0  Status: 7 – 0 – 0 – 0 – Pass 29.Receive and File Certification of Approval by City Engineer of Final Parcel Map 2018­ 02 (2110, 2114, and 2202 East First Street [Owner: Broomell Commercial Properties, LLC]) Department(s): Public Works Agency Recommended Action: Receive and file certification of approval by City Engineer of final Parcel Map 2018­02. 30.Resolution to Adopt and Approve Applications for Submission for all CalRecycle Grants for a 5­Year Period Department(s): Public Works Agency Recommended Action: Resolution No. 2021­XXX – Adopt a resolution approving the ability to apply, and authorizing submission, for all CalRecycle Grants for a 5­year period. MINUTES:This consent Item­ Resolution No. 2021­012 was approved. Moved by Mayor Pro Tem Penaloza, seconded by Councilmember Hernandez to Approve Consent Calendar items 6 – 30 with the exception of 14, 15, 16, 18, 25, and 28.  Councilmember Phan abstained from Item 26 due to a conflict of interest regarding her employer.. YES: 7 – Penaloza, Mayor Pro Tem, – Phan, Councilmember, – Lopez, Councilmember, – Bacerra, Councilmember, – Hernandez, Councilmember, – Mendoza, Councilmember, – Sarmiento, Mayor NO: 0  ABSTAIN: 0  ABSENT: 0  Status: 7 – 0 – 0 – 0 – Pass MINUTES:Councilmember Phan abstained from Item 26 **END OF CONSENT CALENDAR** BUSINESS CALENDAR 31.City of Santa Ana General Plan Annual Progress Report (2020) Department(s): Planning and Building Agency Recommended Action: Authorize staff to submit the City of Santa Ana’s 2020 General Plan Annual Progress Report to the State of California Department of Housing and Community Development (HCD) and Office of Planning and Research (OPR).  MINUTES:Planning and Building Director Minh Thai provided comments regarding the General Plan Annual Progress Report.  Principal Planner Melanie McCann provided comments and answered Council’s questions regarding Accessory Dwelling Units. Council provided input to city staff. Moved by Councilmember Bacerra, seconded by Mayor Pro Tem Penaloza to Approve. YES: 7 – Penaloza, Mayor Pro Tem, – Phan, Councilmember, – Lopez, Councilmember, – Bacerra, Councilmember, – Hernandez, Councilmember, – Mendoza, Councilmember, – Sarmiento, Mayor NO: 0  ABSTAIN: 0  ABSENT: 0  Status: 7 – 0 – 0 – 0 – Pass MINUTES:Council supports and provided direction to City staff. 32.Provide Early Direction for Preparation of the Fiscal Year 2021­22 Budget Department(s): Finance and Management Services Recommended Action: 1. Adopt the proposed Budget and Reserve Policy. 2. Direct staff to:     a. Increase miscellaneous fees by 1.67%; OR     b. Maintain miscellaneous fees at current rates. 3. In addition to Strategic Plan goals already identified, provide any further direction for the draft FY 2021­22 Budget and key priorities for federal funding from the American Rescue Plan Act of 2021.  Moved by Councilmember Bacerra, seconded by Mayor Sarmiento to Approve Item 32 with option 2B to  maintain miscellaneous fee at the current rate.. YES: 7 – Penaloza, Mayor Pro Tem, – Phan, Councilmember, – Lopez, Councilmember, – Bacerra, Councilmember, – Hernandez, Councilmember, – Mendoza, Councilmember, – Sarmiento, Mayor NO: 0  ABSTAIN: 0  ABSENT: 0  Status: 7 – 0 – 0 – 0 – Pass MINUTES:City Manager Kristine Ridge introduced Item 32. Executive Director of Finance and Management Services Agency Kathryn Downs provided a brief presentation. Council provided direction to city staff. 33.Adopt a Resolution Authorizing Judicial Validation Proceedings for the Proposed Pension Debt Refinancing and Related Bond Financing Agreements Department(s): Finance and Management Services Recommended Action: Resolution No. 2021­XXX – Adopt a resolution authorizing the Issuance of Bonds to refund certain pension obligations of the City, up to the estimated Unfunded Actuarial Liability (UAL) as of June 30, 2021, approving the form and authorizing the execution of a trust agreement and purchase contract, and authorizing Judicial Validation Proceedings relating to the issuance of such Bonds and approving additional actions related thereto (Agreement No. 2021­XXX). MINUTES:Assistant Executive Director of Finance and Management Services Agency Sergio Vidal provided a brief presentation. Moved by Councilmember Phan, seconded by Councilmember Lopez to Adopt. YES: 7 – Penaloza, Mayor Pro Tem, – Phan, Councilmember, – Lopez, Councilmember, – Bacerra, Councilmember, – Hernandez, Councilmember, – Mendoza, Councilmember, – Sarmiento, Mayor NO: 0  ABSTAIN: 0  ABSENT: 0  Status: 7 – 0 – 0 – 0 – Pass MINUTES:This consent Item­ Resolution No. 2021­013 was approved. This consent Item ­ Agreement No. 2021­038 was approved. **END OF BUSINESS CALENDAR** COUNCILMEMBER REQUESTED ITEMS 34.Discuss and consider directing City Manager to direct staff to provide options to rebuild the handball courts at Chepa’s Park in the Logan neighborhood – Councilmember Hernandez MINUTES:Council discussion ensued and direction provided to city staff. CITY MANAGER COMMENTS MINUTES:City Manager Kristine Ridge provided a General Plan Update, Housing Element Update, and announced that the Public Works Department is hosting a 6  Annual Youth Water Contest. COUNCIL COMMENTS MINUTES:Councilmember Bacerra thanked the police department for their efforts regarding illegal street racing, reminded the public of his office hours on April 3, 2021 at 10 a.m., and wished everyone a Happy St. Patrick’s Day and Easter.   Councilmember Hernandez thanked all residents who participated to be involved in the community and spoke on the importance of mental health.  Councilmember Lopez made community announcements regarding the Vector Control future presentation.  Councilmember Mendoza requested council to adjourn in memory of Sergeant Ralph Lopez and reminded the public she will be holding office hours on March 18, 2021 from 6 to 7 p.m. Councilmember Phan encouraged all to adopt a cat, spoke on recent Asian anti­ deportation and expressed concern with the increase of attacks towards the Asian American Community.  Mayor Pro Tem Penaloza encouraged all to maintain social distancing during Easter as we move to less restrictive tiers. Mayor Sarmiento thanked Chief Valentin for his commitment to transparency and adjourned in memory of Consul Mario Cuevas. ADJOURNMENT – Adjourn the City Council meeting. Future Items 1. Shelter Operator 2. Cannabis Regulation Updates 3. Group Home Regulation Updates MINUTES:Mayor Sarmiento adjourned the City Council meeting at 10:51 p.m. th st th City Council 12 3/16/2021CityCouncil4–12 6/1/2021 DRAFT Minutes of the Regular Meeting of theCity CouncilCity of Santa Ana, CaliforniaMarch 16, 2021CLOSED SESSION MEETING – 5:00 pmREGULAR OPEN MEETING – 5:00 PM (Immediately following the Closed Session Meeting)CITY COUNCIL CHAMBER22 Civic Center Plaza Santa Ana, CA 92701Due to Governor Gavin Newsom’s Executive Order and the City Council's Proclamation ofLocal Emergency, there was no in­person meeting location for the community to attendpublic meetings.CLOSED SESSIONCALL TO ORDERATTENDANCE Council Members Phil BacerraJohnathan Ryan HernandezJessie LopezNelida MendozaThai Viet PhanMayor  Pro Tem David PenalozaMayorVicente SarmientoCity Manager Kristine RidgeCity Attorney Sonia R. CarvalhoClerk of the Council Daisy GomezMINUTES:Mayor Sarmiento called the Closed Session meeting to order at 5:09 p.m.Clerk of the Council conducted roll call. All councilmembers were present with theexception of Councilmember Mendoza.PUBLIC COMMENTS – Members of the public may address the City Council on items onthe Closed Session Agenda may do so by:Comments will be held during the beginning of the meeting for ALL comments on agendaand non­agenda items within the jurisdiction of the City, with the exception of public hearingitems. Comments for public hearings will take place after the hearing is opened. This is beingdone to respect the time constraints of residents who cannot stay tuned late into the eveningto comment on items that they feel strongly about.Individuals who would like to comment on an agenda item or make a general commentregarding a topic not in the meeting agenda may do so ahead of the meeting by:Email: Please email your comments by 4:00 p.m. on Regular Council meeting Tuesday, or asnoticed for Special meetings, to eComment@santa­ana.org. Comments received after thecut­off time will be published soon after the meeting as part of the record as early aspossible.OR DURING THE MEETING BY:Zoom Webinar: Please click on or type the following address into your webbrowser https://us02web.zoom.us/j/315965149ORConference Call: Dial (669) 900­9128 and enter MEETING ID: 315 965 149# whenprompted. The public can begin joining the speaker queue at 4:30 p.m. In accordance with Councilprocedures, calls will not be accepted after the public comment session has begun. To besure that you are in the speaker queue, you must join the meeting by 6:00 p.m. To request tospeak, dial *9 from your phone or virtually raise your hand from Zoom. After the Clerkconfirms the last three digits of the caller’s phone number or Zoom ID and unmutes them,the caller must press *6 or microphone icon to speak. Callers are encouraged, but notrequired, to identify themselves by name. Each caller will be provided three (3) minutes tospeak.To watch the meeting without participating via these remote options:YouTube LiveStream at www.youtube.com/user/SantaAnaLibraryChannel CTV3, available on Spectrum channel 3 and AT&T U­verse channel 99About the AgendaTo download or view the attachments (staff report and other supporting documentation) foreach agenda item, you must select the agenda item to see the attachments to either open ina new link (the eyeball ) or download a pdf (the cloud symbol with the down arrow ).MINUTES:None.CLOSED SESSION ITEMS – The Brown Act permits legislative bodies to discuss certainmatters without members of the public present. The City Council finds, based on advice fromthe City Attorney, that discussion in open session of the following matters will prejudice theposition of the City in existing and anticipated litigation:1.CONFERENCE WITH LEGAL COUNSEL ­ POTENTIAL LITIGATION Significantexposure to litigation pursuant to paragraph (2) or (3) of subdivision (d) of Section54956.9 of the Government Code: Two CasesA. El Centro Cultural de MexicoB. 312­316 4  StreetCLOSED SESSION REPORT – The City Attorney will report on any action(s) to be taken atthe Regular Open Session which will begin immediately following the Closed Session.RECESS – City Council will recess to Closed Session for the purpose of conducting regularCity business.MINUTES:Mayor Sarmiento recessed to the Closed Session at 5:11 p.m.RECONVENE – City Council will reconvene to continue regular City business.MINUTES:Mayor Sarmiento adjourned Closed Session meeting at 6:00 p.m. andconvened to the Regular Open Session.CITY COUNCIL REGULAR OPEN SESSIONCALL TO ORDERMINUTES:Mayor Sarmiento called the Regular Open Session meeting to order at 6:05p.m.ROLL CALLMINUTES:Clerk of the Council conducted roll call. All councilmembers were present.Councilmember Mendoza joined the Open Regular Session meeting at 6:12 p.m.PLEDGE OF ALLEGIANCE Mayor SarmientoINVOCATIONFr. Abel LopezCEREMONIAL PRESENTATIONS1.Proclamation presented by Councilmembers Lopez, Mendoza and Phan to Wiseplacerecognizing March as Women’s History Month.2.Certificate of Recognition presented by Mayor Pro Tem Penaloza to Paula Faccou forOutstanding Contributions to the Community.STAFF PRESENTATIONS3.COVID­19 Update in the Community.MINUTES:Daisy Perez Assistant to the City Manager provided a brief presentationregarding COVID­19 vaccinations for Santa Ana Residents. 4.Neighborhood Beautification Contest PresentationMINUTES:Executive Director of Public Works Agency Nabil Saba provided a briefpresentation.5.Costa Mesa Freeway (SR­55) Improvement Project: I­405 to I­5 Aesthetic FeaturesMINUTES:Executive Director of Public Works Agency Nabil Saba provided a briefpresentation.MINUTES:Presentations taken out of order, the COVID­19 update was heard last. CLOSED SESSION REPORT – The City Attorney will report on any action(s) from ClosedSession.MINUTES:City Attorney Sonia Carvalho stated there was no reportable action.PUBLIC COMMENT – Public comments will be held during the beginning of the meeting forALL comments on agenda and non­agenda items, except for public hearings. Comments forpublic hearings will take place after the hearing is opened.MINUTES:Clerk of the Council Daisy Gomez reported out on correspondence received.Donna spoke regarding Item 34 requests the Chepa’s Park handball courts be rebuilt. Victor Mendez spoke regarding COVID­19 vaccination appointments and provided variouscomments regarding 30 and 33. Issac Manzo spoke regarding Item 34, requested transparency from the neighborhoodassociation regarding the circulation of a petition against the rebuilding of the handballcourts. Joe Andrade spoke in opposition to Item 34 and noted a petition with 35 signatures wassubmitted for the record.Robert Herrera spoke in support of Item 28, and hopes the fund amount will increase in thenear future. Tony O. spoke in support of Item 34.Leonardo Penilla spoke in support of Item 34, stated that on various occasions there hasbeen overwhelming support from the community to keep the handball courts in question. Dolores Almaraz spoke in support of Item 34, stated that green space is important to thecommunity and provided various other comments. Francisco Manzo spoke in support of Item 34, stated that members of the community of allages utilized and benefited from the handball court.Belen Vazquez spoke in support of Item 34, indicated that the petition against therebuilding of the handball courts was never provided to her. Marla spoke in support of Item 34, indicated that the homeless issue is citywide not just asa result of the handball courts.Eloy Reyes spoke in support of Item 34.CONSENT CALENDARRECOMMENDED ACTION:  Approve staff recommendations on the followingConsent Calendar Items: 6 through 30.6.Minutes from the regular meeting of January 19, 2021Department(s): Clerk of the CouncilRecommended Action: Approve minutes.7.Excused absencesDepartment(s): Clerk of the CouncilRecommended Action: Excuse the absent members.8.Adopt Ordinance No. NS­XXXX ­ AN ORDINANCE OF THE CITY COUNCIL OF THECITY OF SANTA ANA AMENDING SANTA ANA MUNICIPAL CODE CHAPTER 2,ARTICLE IV DIVISIONS 2­9 TO REQUIRE BOARD AND COMMISSION MEMBERSTO BE RESIDENTS OF THE CITY INSTEAD OF QUALIFIED ELECTORSPlaced on first reading at the March 2, 2021 City Council meeting and approved by avote of 7­0.Published in the Orange County Reporter on March 5, 2021.Department(s):City Managers Office, City Attorneys OfficeRecommended Action: Place ordinance on second reading and adopt.MINUTES:This Consent Calendar Ordinance No. NS­3003 was approved9.Appoint various boards and commissions members nominated by CouncilmemberPhan as the Ward 1 representatives for a full term expiring December 10, 2024Department(s):Clerk of the CouncilRecommended Action: Appoint.1. Indigo Vu – Arts and Culture Commission ­ Pursuant to Senate Bill 2252. Gary Wood – Environment and Transportation Advisory Commission (ETAC)3. Keith Carpenter – Historic Resources Commission4. Gabrielle Marcia Gutierrez – Parks, Recreation and Community ServicesCommission10.Appoint Jennifer Oliva nominated by Mayor Pro Tem Penaloza as the Ward 2representative to the Community Development Commission for a partial­term expiringDecember 13, 2022Department(s): Clerk of the CouncilRecommended Action: Appoint Jennifer Oliva to the Community DevelopmentCommission representing Ward 2.11.Appoint Alan Woo nominated by Councilmember Hernandez as the Ward 5Representative to the Planning Commission for a full term expiring December 10,2024Department(s): Clerk of the CouncilRecommended Action: Appoint Alan Woo to Planning Commission representingWard 5.12.Appoint Alfredo Torreblanca nominated by Councilmember Mendoza as the Ward 6representative to the Parks, Recreation and Community Services Commission for apartial­term expiring December 13, 2022Department(s):Clerk of the CouncilRecommended Action: Appoint Alfredo Torreblanca to the Parks, Recreation andCommunity Services Commission representing Ward 6 pursuant to Senate Bill 225.13.Appoint various boards and commissions members nominated by MayorSarmiento as the Mayoral representatives for a full term expiring December 13, 2022Department(s):Clerk of the CouncilRecommended Action: Appoint.1. Tanya Navarro – Environment and Transportation Advisory Commission (ETAC)2. Ginelle Hardy – Historic Resources Commission14.Appoint Pierre Loubet and Daisy Campos for a partial term expiring May 31, 2022,Johanna Rivera for a partial term expiring May 31, 2023, and Doug Beaver andBridget Kavanaugh for a partial term expiring May 31, 2024 to the WorkforceDevelopment Board representing Private Sector Business.Department(s): Community Development AgencyRecommended Action: Appoint Pierre Loubet and Daisy Campos for a partial termexpiring May 31, 2022, Johanna Rivera for a partial term expiring May 31, 2023, andDoug Beaver and Bridget Kavanaugh for a partial term expiring May 31, 2024 to theWorkforce Development Board representing private sector business. Moved by Councilmember Lopez, seconded by Councilmember Bacerra toApproved as amended, exclude the appointment of Doug Beaver.YES: 7 – Penaloza, Mayor Pro Tem, – Phan, Councilmember, – Lopez,Councilmember, – Bacerra, Councilmember, – Hernandez, Councilmember, –Mendoza, Councilmember, – Sarmiento, MayorNO: 0 ABSTAIN: 0 ABSENT: 0 Status: 7 – 0 – 0 – 0 – Pass15.Approve Destruction of Obsolete City RecordsDepartment(s): Clerk of the Council Office, Police Department, Public WorksAgencyRecommended Action: Approve the requests for the destruction of obsoleterecords from the Police Department and Public Works Agency in accordance with theretention schedule outlined in City Council Resolution 2013­014. Moved by Mayor Pro Tem Penaloza, seconded by Councilmember Lopez toApprove.YES: 7 – Penaloza, Mayor Pro Tem, – Phan, Councilmember, – Lopez,Councilmember, – Bacerra, Councilmember, – Hernandez, Councilmember, –Mendoza, Councilmember, – Sarmiento, MayorNO: 0 ABSTAIN: 0 ABSENT: 0 Status: 7 – 0 – 0 – 0 – Pass16.Cannabis Public Benefit Fund for Youth Services Informational UpdateDepartment(s): Parks, Recreation, and Community ServicesRecommended Action: Receive and file Cannabis Public Benefit Fund for YouthServices informational update.MINUTES:Councilmember Lopez requested:A list be maintained for all projects that have been funded with cannabis fundsContinuous updates regarding handball court outreach.Staff research the feasibility of increasing the number of policy interns Finance and Managements Services Director Kathryn Downs provided comments.   Councilmember Hernandez requested staff look into increasing the Cannabis funding foryouth services.Mayor Pro Tem Penaloza requested additional Book Mobiles if funds are available.Mayor Sarmiento noted the value of having a safe place for students to be able to study andthe importance of partnering together with Santa Ana Unified School District in a joint useagreement to find creative options.Moved by  , seconded by   to Receive and file.YES: 0 NO: 0 ABSTAIN: 0 ABSENT: 0 Status: 0 – 0 – 0 – 0 – 17.Approve Appropriation Adjustments, Approve Amendments to the FY 2020­21Capital Improvement Program, and Award a Construction Contract to Lonerock, Inc.in the Amount of $9,486,525 for the Warner Avenue Street Improvements Project Withan Estimated Total Delivery Cost of $12,255,867 (Project Nos. 14­6802, 18­6424, 20­6618) (General Fund and Non­General Fund)Department(s): Public Works AgencyRecommended Action: 1. Approve an appropriation adjustment (2021­136)recognizing $1,992,867 of prior year fund balance in the Transportation SystemImprovement Authority Area B Fund, Prior Year Carry Forward revenue account andappropriate the same amount to the Transportation System Improvement AuthorityArea B Fund, Improvements Other Than Building expenditure account. (Requires fiveaffirmative votes.)2. Approve an appropriation adjustment (2021­140) recognizing $1,225,000 of prioryear fund balance in the Water Fund, Public Works Water Revenue, Prior Year CarryForward revenue account and appropriate the same amount to the Acquisition &Construction, Water Utility Capital Projects, Water Capital Project expenditureaccount. (Requires five affirmative votes.)3. Approve an appropriation adjustment (2021­133) recognizing $141,320 of prioryear fund balance in the Local Drainage Area IV Fund, Prior Year Carry Forwardrevenue account and appropriate the same amount to the Public Works­Storm DrainConstruction, Improvements Other Than Building expenditure account. (Requires fiveaffirmative votes.)4. Approve an appropriation adjustment (2021­135) recognizing $109,798 of prioryear fund balance in the New Transportation System Improvement Area E Fund, PriorYear Carry Forward revenue account and appropriate the same amount to the NewTransportation System Improvement Area E, Improvements Other Than Buildingexpenditure account. (Requires five affirmative votes.)5. Approve an appropriation adjustment (2021­137) recognizing the Fiscal Year 2018­19 appropriation of $4,629,750 in Measure M2 Competitive grant funding in theMeasure M Street Construction, Measure M2 Competitive revenue account andreappropriating the same amount to the Measure M Street Construction,Improvements Other Than Building expenditure account. (Requires five affirmativevotes.)6. Authorize reallocation of $255,000 in unspent Measure M2 Local Fairshare fundsfrom the Local Street Preventative Maintenance FY 2018­19 (19­6942) Project to theWarner Avenue Improvements Project, to complete the project’s funding requirement.7. Approve an amendment to the Fiscal Year 2020­21 Capital Improvement Programto include $1,992,867 in construction funds for the Warner Avenue ImprovementsProject (Project No. 14­6802).8. Approve an amendment to the Fiscal Year 2020­21 Capital Improvement Programto include $1,225,000 in construction funds for Warner Avenue Water ImprovementsProject (Project No. 18­6424).9. Approve an amendment to the Fiscal Year 2020­21 Capital Improvement Programto include $109,798 in construction funds for the Warner Avenue Storm DrainImprovements Project (Project No. 20­6618).10. Award a construction contract to Lonerock, Inc., the lowest responsible bidder, inaccordance with the base bid in the amount of $9,486,525, for construction of theWarner Avenue Improvements Project, for the term beginning March 16, 2021 andending upon project completion, and authorize the City Manager to execute thecontract subject to non­substantive changes approved by the City Manager and theCity Attorney.11. Approve the Project Cost Analysis for a total estimated construction delivery costof $12,255,867, which includes $9,486,525 for the construction contract, $1,614,197for contract administration, inspection and testing; and a $1,155,145 projectcontingency for unanticipated or unforeseen work.18.Approve Appropriation Adjustment Recognizing $500,000 in Grant Funding from theCounty of Orange for the Santa Ana Outdoor Safe Dining Program (Non­GeneralFund)Department(s): Community Development AgencyRecommended Action: 1. Approve an appropriation adjustment (2021­141)recognizing grant funding from the County of Orange for the Santa Ana Outdoor SafeDining Program in the amount of $500,000 in revenue account (No. 12418002­52030) and appropriating the same amount to expenditure account (No. 12418810­62300). (Requires five affirmative votes.)2. Authorize the City Manager to execute agreements and approve any other requiredactions necessary with the County of Orange, vendors, and contractors, who willimplement the Santa Ana Outdoor Safe Dining Program, subject to non­substantivechanges approved by the City Manager and City Attorney (Agreement No. 2021­XXX).Moved by Councilmember Hernandez, seconded by Mayor Pro Tem Penalozato Approve.YES: 7 – Penaloza, Mayor Pro Tem, – Phan, Councilmember, – Lopez,Councilmember, – Bacerra, Councilmember, – Hernandez, Councilmember, –Mendoza, Councilmember, – Sarmiento, MayorNO: 0 ABSTAIN: 0 ABSENT: 0 Status: 7 – 0 – 0 – 0 – PassMINUTES:Community Development Director and Assistant City Manager Steven Mendozaprovided comments. Council provided input to city staff regarding uniformity of parklets.This consent Item ­ Agreement No. 2021­031 was approved.19.Award Blanket Purchase Order Contracts for Painting Contractor Services to USNational Corp., Mear Construction Inc., Prime Painting Contractors Inc., GDL PaintersInc., and 1 Solorio Inc., in an Annual Aggregate Amount Not to Exceed $200,000 forup to a Five­Year Term (Specification No. 20­153) (General Fund and Non­GeneralFund)Department(s): Public Works AgencyRecommended Action: Award blanket purchase order contracts for citywidepainting contractor services to US National Corp, Mear Construction Corp., PrimePainting Contractors, Inc., GDL Painters, Inc., and 1 Solorio, Inc., for a two­year periodbeginning March 16, 2021, and expiring March 15, 2023, with provisions for threeone­year renewal options exercisable by the City Manager, in an annual aggregateamount of $200,000, subject to non­substantive changes approved by the CityManager and City Attorney. 20.Award a Purchase Order to PB Loader Corporation in an Amount not to Exceed$645,844 for Two Compressed Natural Gas Palfinger Grapple Trucks (SpecificationNo. 21­023) (Non­General Fund)Department(s): Public Works AgencyRecommended Action: Authorize a one­time purchase and payment of purchaseorder to PB Loader Corporation for the purchase of two compressed natural gasPalfinger grapple trucks in the amount of $620,844, plus a contingency of $25,000, fora total amount not to exceed $645,844, subject to non­substantive changes approvedby the City Manager and City Attorney.21.Award a Purchase Order to Quinn Company in an Amount not to Exceed $214,991 forOne Caterpillar 926M Wheel Loader (Specification No. 21­022) (Non­General Fund)Department(s): Public Works AgencyRecommended Action: Authorize a one­time purchase and payment of purchaseorder to Quinn Company for the purchase of one Caterpillar 926M Wheel Loader, inthe amount of $204,991, plus a contingency of $10,000, for a total amount not toexceed $214,991, subject to non­substantive changes approved by the City Managerand City Attorney.22.Award Construction Contract to All American Asphalt in the Amount of $305,598 forthe Flower Street Rehabilitation from McFadden Avenue to 1st Street Project with anEstimated Project Delivery Cost of $648,000 (Project No. 21­6976) (Non­GeneralFund)Department(s): Public Works AgencyRecommended Action: 1. Award a construction contract to All American Asphalt,the lowest responsible bidder, in accordance with the base bid in the amount of$305,598, for construction of Flower Street Rehabilitation from McFadden Avenue to1 Street Project, for the term beginning March 16, 2021 and ending upon projectcompletion, and authorize the City Manager to execute the contract subject to non­substantive changes approved by the City Manager and the City Attorney.2. Approve the Project Cost Analysis for a total estimated construction delivery cost of$648,000, which includes $305,598 for the construction contract, $61,120 for contractadministration, inspection and testing, and a $281,282 project contingency forunanticipated or unforeseen work.23.Approve an Amendment to the Agreement with SLS Property Solutions, Inc., toincrease the Agreement amount by $160,000 for a total of $205,000, to extend theterm to June 30, 2022, and to add a one­year renewal option ending on June 30,2023 (General Fund and Non­General Fund)Department(s): Planning and Building AgencyRecommended Action: Authorize the City Manager to execute an agreementamendment with SLS Property Solutions, Inc., for property nuisance abatementservices to increase the agreement amount by $160,000 for a total of $205,000, toextend the term of the agreement to June 30, 2022, and to add a one­year renewaloption ending on June 30, 2023, exercisable by the City Manager subject to non­substantive changes approved by the City Manager and City Attorney (Agreement No.2021­XXX).MINUTES:This consent Item ­ Agreement No. 2021­032 was approved.24.Approve an agreement with Invengo American Corp for a Radio FrequencyIdentification system at Main and Newhope Branch Library for a total amount not toexceed $82,284.94 (General Fund)Department(s): LibraryRecommended Action: Authorize the City Manager to execute an agreement withInvengo American Corp for a term of March 16, 2021 to March 15, 2024 for an RadioFrequency Identification (RFID) system to include a tagging project of all librarymaterials and for the purchase of two self­checkout kiosks, eight Circulation Assistantpads, and four security gates at the Main and Newhope Branch Libraries for$72,280.54, a two­year software and hardware service support plan for $7,016, and acontingency fund for additional RFID tags or any services/equipment needs for$2,988.40, for a total amount not to exceed $82,284.94 to be funded by the GeneralFund, subject to non­substantive changes approved by the City Manager and CityAttorney (Agreement No. 2021­XXX). MINUTES:This consent Item ­ Agreement No. 2021­033 was approved. 25.Approve Agreement With Kimley­Horn and Associates, Inc. for the Warner Avenue Protected Bike Lane Project in an Amount not to Exceed $93,990.51 for a Three­Year Term (Project No. 20­6971) (Non­General Fund) Department(s): Public Works Agency Recommended Action: Authorize the City Manager to execute an agreement with Kimley­Horn and Associates Inc. to provide professional engineering services for the Warner Avenue Protected Bike Lane Project in the amount of $87,572.73, with a contingency of $6,417.78, for a total amount not to exceed $93,990.51, for a three­ year term beginning March 16, 2021 and expiring March 15, 2024, with an option for two, one­year extensions, subject non­substantive changes approved by the City Manager and City Attorney (Agreement No. 2021­XXX). MINUTES:Mayor Pro Tem Penaloza provided direction to staff regarding a more uniform design and more landscape.  Moved by Mayor Pro Tem Penaloza, seconded by Councilmember Hernandez to Approve. YES: 7 – Penaloza, Mayor Pro Tem, – Phan, Councilmember, – Lopez, Councilmember, – Bacerra, Councilmember, – Hernandez, Councilmember, – Mendoza, Councilmember, – Sarmiento, Mayor NO: 0  ABSTAIN: 0  ABSENT: 0  Status: 7 – 0 – 0 – 0 – Pass MINUTES:This consent Item ­ Agreement No. 2021­034 was approved. 26.Approve Amendments to the Agreements With Tetra Tech, Michael Baker International, Inc., Psomas, Stantec Consulting Services, Inc., NV5, Inc., Huitt­Zollars, Inc., Kimley­Horn and Associates, Inc., and TAIT & Associates, Inc., for On­Call Engineering Services, to Increase the Aggregate Amount by $950,000, for a Total Amount not to Exceed $2,950,000 for the Remaining Term of the Agreement (Non­ General Fund) Department(s): Public Works Agency Recommended Action: Authorize the City Manager to execute amendments to the agreements to provide on­call engineering services with Tetra Tech, Michael Baker International, Inc., Psomas; Stantec Consulting Services, Inc., NV5, Inc., Huitt­Zollars, Inc., Kimley­Horn and Associates, Inc., and TAIT & Associates, Inc., to increase the agreement amount by $950,000, for a total aggregate agreement amount not to exceed $2,950,000, for the remaining term of the agreement which began on April 21, 2020, and expires on April 21, 2023, with a provision for one two­year extension exercisable by the City Manager and City Attorney, subject to non­substantive changes approved by the City Manager and City Attorney (Agreement No. 2021­ XXX). MINUTES:This consent Item – Core Agreement No. 2021­035 was approved. Councilmember Phan abstained from Item 26 due to a conflict of interest regarding her employer.  27.Approve Agreements with ABM Building Solutions, LLC, ACCO Engineered Systems, Envise, F.M. Thomas Air Conditioning, Inc., and South Coast Mechanical for As­Needed Repair of Heating, Ventilation, and Air Conditioning Systems at Various City Facilities, in an Aggregate Amount not to Exceed $2,875,000 for up to a Five­ Year Term (Specification No. 20­134) (General Fund and Non­General Fund) Department(s): Public Works Agency, Police Department Recommended Action: Approve agreements with ABM Building Solutions, LLC, ACCO Engineered Systems, Envise, F.M. Thomas Air Conditioning, Inc., and South Coast Mechanical to provide as­needed heating, ventilation, and air conditioning (HVAC) repair services, including emergency call­out services, for a three­year period beginning April 1, 2021, and ending on March 31, 2024, with provisions for two, one­ year extensions, in a total shared amount not to exceed $575,000 annually, for a total aggregate amount not to exceed $2,875,000, subject to non­substantive changes as approved by the City Manager and City Attorney (Agreement No. 2021­XXX).  MINUTES:This consent Item ­  Core Agreement No. 2021­036 was approved. 28.Approve an Agreement with Immigrant Defenders Law Center For Immigration Legal Defense Services for a Two­Year Term in an Amount not to Exceed $400,000 (General Fund) Department(s): City Manager Office Recommended Action: Authorize the City Manager to execute an agreement with Immigrant Defenders Law Center to provide immigration legal defense services to Santa Ana residents, for a term beginning March 16, 2021 and ending January 31, 2023, in an amount not to exceed $400,000, subject to non­substantive changes approved by the City Manager and City Attorney (Agreement No. 2021­XXX). MINUTES:Mayor Sarmiento requested the language “not to exceed” be removed from the agreement and be replaced with “if additional services are requested, the City Council can increase the expenditure amount” and bring it back to council as an adjustment to the budget line item.  Mayor Pro Tem Penaloza requested future agreements include other organizations.  Councilmember Phan requested outreach and representation to the Asian American and Pacific Islander Community. MINUTES:This consent Item ­ Agreement No. 2021­037 was approved. Moved by Mayor Sarmiento, seconded by Mayor Pro Tem Penaloza to Approved as amended. YES: 7 – Penaloza, Mayor Pro Tem, – Phan, Councilmember, – Lopez, Councilmember, – Bacerra, Councilmember, – Hernandez, Councilmember, – Mendoza, Councilmember, – Sarmiento, Mayor NO: 0  ABSTAIN: 0  ABSENT: 0  Status: 7 – 0 – 0 – 0 – Pass 29.Receive and File Certification of Approval by City Engineer of Final Parcel Map 2018­ 02 (2110, 2114, and 2202 East First Street [Owner: Broomell Commercial Properties, LLC]) Department(s): Public Works Agency Recommended Action: Receive and file certification of approval by City Engineer of final Parcel Map 2018­02. 30.Resolution to Adopt and Approve Applications for Submission for all CalRecycle Grants for a 5­Year Period Department(s): Public Works Agency Recommended Action: Resolution No. 2021­XXX – Adopt a resolution approving the ability to apply, and authorizing submission, for all CalRecycle Grants for a 5­year period. MINUTES:This consent Item­ Resolution No. 2021­012 was approved. Moved by Mayor Pro Tem Penaloza, seconded by Councilmember Hernandez to Approve Consent Calendar items 6 – 30 with the exception of 14, 15, 16, 18, 25, and 28.  Councilmember Phan abstained from Item 26 due to a conflict of interest regarding her employer.. YES: 7 – Penaloza, Mayor Pro Tem, – Phan, Councilmember, – Lopez, Councilmember, – Bacerra, Councilmember, – Hernandez, Councilmember, – Mendoza, Councilmember, – Sarmiento, Mayor NO: 0  ABSTAIN: 0  ABSENT: 0  Status: 7 – 0 – 0 – 0 – Pass MINUTES:Councilmember Phan abstained from Item 26 **END OF CONSENT CALENDAR** BUSINESS CALENDAR 31.City of Santa Ana General Plan Annual Progress Report (2020) Department(s): Planning and Building Agency Recommended Action: Authorize staff to submit the City of Santa Ana’s 2020 General Plan Annual Progress Report to the State of California Department of Housing and Community Development (HCD) and Office of Planning and Research (OPR).  MINUTES:Planning and Building Director Minh Thai provided comments regarding the General Plan Annual Progress Report.  Principal Planner Melanie McCann provided comments and answered Council’s questions regarding Accessory Dwelling Units. Council provided input to city staff. Moved by Councilmember Bacerra, seconded by Mayor Pro Tem Penaloza to Approve. YES: 7 – Penaloza, Mayor Pro Tem, – Phan, Councilmember, – Lopez, Councilmember, – Bacerra, Councilmember, – Hernandez, Councilmember, – Mendoza, Councilmember, – Sarmiento, Mayor NO: 0  ABSTAIN: 0  ABSENT: 0  Status: 7 – 0 – 0 – 0 – Pass MINUTES:Council supports and provided direction to City staff. 32.Provide Early Direction for Preparation of the Fiscal Year 2021­22 Budget Department(s): Finance and Management Services Recommended Action: 1. Adopt the proposed Budget and Reserve Policy. 2. Direct staff to:     a. Increase miscellaneous fees by 1.67%; OR     b. Maintain miscellaneous fees at current rates. 3. In addition to Strategic Plan goals already identified, provide any further direction for the draft FY 2021­22 Budget and key priorities for federal funding from the American Rescue Plan Act of 2021.  Moved by Councilmember Bacerra, seconded by Mayor Sarmiento to Approve Item 32 with option 2B to  maintain miscellaneous fee at the current rate.. YES: 7 – Penaloza, Mayor Pro Tem, – Phan, Councilmember, – Lopez, Councilmember, – Bacerra, Councilmember, – Hernandez, Councilmember, – Mendoza, Councilmember, – Sarmiento, Mayor NO: 0  ABSTAIN: 0  ABSENT: 0  Status: 7 – 0 – 0 – 0 – Pass MINUTES:City Manager Kristine Ridge introduced Item 32. Executive Director of Finance and Management Services Agency Kathryn Downs provided a brief presentation. Council provided direction to city staff. 33.Adopt a Resolution Authorizing Judicial Validation Proceedings for the Proposed Pension Debt Refinancing and Related Bond Financing Agreements Department(s): Finance and Management Services Recommended Action: Resolution No. 2021­XXX – Adopt a resolution authorizing the Issuance of Bonds to refund certain pension obligations of the City, up to the estimated Unfunded Actuarial Liability (UAL) as of June 30, 2021, approving the form and authorizing the execution of a trust agreement and purchase contract, and authorizing Judicial Validation Proceedings relating to the issuance of such Bonds and approving additional actions related thereto (Agreement No. 2021­XXX). MINUTES:Assistant Executive Director of Finance and Management Services Agency Sergio Vidal provided a brief presentation. Moved by Councilmember Phan, seconded by Councilmember Lopez to Adopt. YES: 7 – Penaloza, Mayor Pro Tem, – Phan, Councilmember, – Lopez, Councilmember, – Bacerra, Councilmember, – Hernandez, Councilmember, – Mendoza, Councilmember, – Sarmiento, Mayor NO: 0  ABSTAIN: 0  ABSENT: 0  Status: 7 – 0 – 0 – 0 – Pass MINUTES:This consent Item­ Resolution No. 2021­013 was approved. This consent Item ­ Agreement No. 2021­038 was approved. **END OF BUSINESS CALENDAR** COUNCILMEMBER REQUESTED ITEMS 34.Discuss and consider directing City Manager to direct staff to provide options to rebuild the handball courts at Chepa’s Park in the Logan neighborhood – Councilmember Hernandez MINUTES:Council discussion ensued and direction provided to city staff. CITY MANAGER COMMENTS MINUTES:City Manager Kristine Ridge provided a General Plan Update, Housing Element Update, and announced that the Public Works Department is hosting a 6  Annual Youth Water Contest. COUNCIL COMMENTS MINUTES:Councilmember Bacerra thanked the police department for their efforts regarding illegal street racing, reminded the public of his office hours on April 3, 2021 at 10 a.m., and wished everyone a Happy St. Patrick’s Day and Easter.   Councilmember Hernandez thanked all residents who participated to be involved in the community and spoke on the importance of mental health.  Councilmember Lopez made community announcements regarding the Vector Control future presentation.  Councilmember Mendoza requested council to adjourn in memory of Sergeant Ralph Lopez and reminded the public she will be holding office hours on March 18, 2021 from 6 to 7 p.m. Councilmember Phan encouraged all to adopt a cat, spoke on recent Asian anti­ deportation and expressed concern with the increase of attacks towards the Asian American Community.  Mayor Pro Tem Penaloza encouraged all to maintain social distancing during Easter as we move to less restrictive tiers. Mayor Sarmiento thanked Chief Valentin for his commitment to transparency and adjourned in memory of Consul Mario Cuevas. ADJOURNMENT – Adjourn the City Council meeting. Future Items 1. Shelter Operator 2. Cannabis Regulation Updates 3. Group Home Regulation Updates MINUTES:Mayor Sarmiento adjourned the City Council meeting at 10:51 p.m. thst th City Council 13 3/16/2021CityCouncil4–13 6/1/2021 DRAFT Minutes of the Regular Meeting of theCity CouncilCity of Santa Ana, CaliforniaMarch 16, 2021CLOSED SESSION MEETING – 5:00 pmREGULAR OPEN MEETING – 5:00 PM (Immediately following the Closed Session Meeting)CITY COUNCIL CHAMBER22 Civic Center Plaza Santa Ana, CA 92701Due to Governor Gavin Newsom’s Executive Order and the City Council's Proclamation ofLocal Emergency, there was no in­person meeting location for the community to attendpublic meetings.CLOSED SESSIONCALL TO ORDERATTENDANCE Council Members Phil BacerraJohnathan Ryan HernandezJessie LopezNelida MendozaThai Viet PhanMayor  Pro Tem David PenalozaMayorVicente SarmientoCity Manager Kristine RidgeCity Attorney Sonia R. CarvalhoClerk of the Council Daisy GomezMINUTES:Mayor Sarmiento called the Closed Session meeting to order at 5:09 p.m.Clerk of the Council conducted roll call. All councilmembers were present with theexception of Councilmember Mendoza.PUBLIC COMMENTS – Members of the public may address the City Council on items onthe Closed Session Agenda may do so by:Comments will be held during the beginning of the meeting for ALL comments on agendaand non­agenda items within the jurisdiction of the City, with the exception of public hearingitems. Comments for public hearings will take place after the hearing is opened. This is beingdone to respect the time constraints of residents who cannot stay tuned late into the eveningto comment on items that they feel strongly about.Individuals who would like to comment on an agenda item or make a general commentregarding a topic not in the meeting agenda may do so ahead of the meeting by:Email: Please email your comments by 4:00 p.m. on Regular Council meeting Tuesday, or asnoticed for Special meetings, to eComment@santa­ana.org. Comments received after thecut­off time will be published soon after the meeting as part of the record as early aspossible.OR DURING THE MEETING BY:Zoom Webinar: Please click on or type the following address into your webbrowser https://us02web.zoom.us/j/315965149ORConference Call: Dial (669) 900­9128 and enter MEETING ID: 315 965 149# whenprompted. The public can begin joining the speaker queue at 4:30 p.m. In accordance with Councilprocedures, calls will not be accepted after the public comment session has begun. To besure that you are in the speaker queue, you must join the meeting by 6:00 p.m. To request tospeak, dial *9 from your phone or virtually raise your hand from Zoom. After the Clerkconfirms the last three digits of the caller’s phone number or Zoom ID and unmutes them,the caller must press *6 or microphone icon to speak. Callers are encouraged, but notrequired, to identify themselves by name. Each caller will be provided three (3) minutes tospeak.To watch the meeting without participating via these remote options:YouTube LiveStream at www.youtube.com/user/SantaAnaLibraryChannel CTV3, available on Spectrum channel 3 and AT&T U­verse channel 99About the AgendaTo download or view the attachments (staff report and other supporting documentation) foreach agenda item, you must select the agenda item to see the attachments to either open ina new link (the eyeball ) or download a pdf (the cloud symbol with the down arrow ).MINUTES:None.CLOSED SESSION ITEMS – The Brown Act permits legislative bodies to discuss certainmatters without members of the public present. The City Council finds, based on advice fromthe City Attorney, that discussion in open session of the following matters will prejudice theposition of the City in existing and anticipated litigation:1.CONFERENCE WITH LEGAL COUNSEL ­ POTENTIAL LITIGATION Significantexposure to litigation pursuant to paragraph (2) or (3) of subdivision (d) of Section54956.9 of the Government Code: Two CasesA. El Centro Cultural de MexicoB. 312­316 4  StreetCLOSED SESSION REPORT – The City Attorney will report on any action(s) to be taken atthe Regular Open Session which will begin immediately following the Closed Session.RECESS – City Council will recess to Closed Session for the purpose of conducting regularCity business.MINUTES:Mayor Sarmiento recessed to the Closed Session at 5:11 p.m.RECONVENE – City Council will reconvene to continue regular City business.MINUTES:Mayor Sarmiento adjourned Closed Session meeting at 6:00 p.m. andconvened to the Regular Open Session.CITY COUNCIL REGULAR OPEN SESSIONCALL TO ORDERMINUTES:Mayor Sarmiento called the Regular Open Session meeting to order at 6:05p.m.ROLL CALLMINUTES:Clerk of the Council conducted roll call. All councilmembers were present.Councilmember Mendoza joined the Open Regular Session meeting at 6:12 p.m.PLEDGE OF ALLEGIANCE Mayor SarmientoINVOCATIONFr. Abel LopezCEREMONIAL PRESENTATIONS1.Proclamation presented by Councilmembers Lopez, Mendoza and Phan to Wiseplacerecognizing March as Women’s History Month.2.Certificate of Recognition presented by Mayor Pro Tem Penaloza to Paula Faccou forOutstanding Contributions to the Community.STAFF PRESENTATIONS3.COVID­19 Update in the Community.MINUTES:Daisy Perez Assistant to the City Manager provided a brief presentationregarding COVID­19 vaccinations for Santa Ana Residents. 4.Neighborhood Beautification Contest PresentationMINUTES:Executive Director of Public Works Agency Nabil Saba provided a briefpresentation.5.Costa Mesa Freeway (SR­55) Improvement Project: I­405 to I­5 Aesthetic FeaturesMINUTES:Executive Director of Public Works Agency Nabil Saba provided a briefpresentation.MINUTES:Presentations taken out of order, the COVID­19 update was heard last. CLOSED SESSION REPORT – The City Attorney will report on any action(s) from ClosedSession.MINUTES:City Attorney Sonia Carvalho stated there was no reportable action.PUBLIC COMMENT – Public comments will be held during the beginning of the meeting forALL comments on agenda and non­agenda items, except for public hearings. Comments forpublic hearings will take place after the hearing is opened.MINUTES:Clerk of the Council Daisy Gomez reported out on correspondence received.Donna spoke regarding Item 34 requests the Chepa’s Park handball courts be rebuilt. Victor Mendez spoke regarding COVID­19 vaccination appointments and provided variouscomments regarding 30 and 33. Issac Manzo spoke regarding Item 34, requested transparency from the neighborhoodassociation regarding the circulation of a petition against the rebuilding of the handballcourts. Joe Andrade spoke in opposition to Item 34 and noted a petition with 35 signatures wassubmitted for the record.Robert Herrera spoke in support of Item 28, and hopes the fund amount will increase in thenear future. Tony O. spoke in support of Item 34.Leonardo Penilla spoke in support of Item 34, stated that on various occasions there hasbeen overwhelming support from the community to keep the handball courts in question. Dolores Almaraz spoke in support of Item 34, stated that green space is important to thecommunity and provided various other comments. Francisco Manzo spoke in support of Item 34, stated that members of the community of allages utilized and benefited from the handball court.Belen Vazquez spoke in support of Item 34, indicated that the petition against therebuilding of the handball courts was never provided to her. Marla spoke in support of Item 34, indicated that the homeless issue is citywide not just asa result of the handball courts.Eloy Reyes spoke in support of Item 34.CONSENT CALENDARRECOMMENDED ACTION:  Approve staff recommendations on the followingConsent Calendar Items: 6 through 30.6.Minutes from the regular meeting of January 19, 2021Department(s): Clerk of the CouncilRecommended Action: Approve minutes.7.Excused absencesDepartment(s): Clerk of the CouncilRecommended Action: Excuse the absent members.8.Adopt Ordinance No. NS­XXXX ­ AN ORDINANCE OF THE CITY COUNCIL OF THECITY OF SANTA ANA AMENDING SANTA ANA MUNICIPAL CODE CHAPTER 2,ARTICLE IV DIVISIONS 2­9 TO REQUIRE BOARD AND COMMISSION MEMBERSTO BE RESIDENTS OF THE CITY INSTEAD OF QUALIFIED ELECTORSPlaced on first reading at the March 2, 2021 City Council meeting and approved by avote of 7­0.Published in the Orange County Reporter on March 5, 2021.Department(s):City Managers Office, City Attorneys OfficeRecommended Action: Place ordinance on second reading and adopt.MINUTES:This Consent Calendar Ordinance No. NS­3003 was approved9.Appoint various boards and commissions members nominated by CouncilmemberPhan as the Ward 1 representatives for a full term expiring December 10, 2024Department(s):Clerk of the CouncilRecommended Action: Appoint.1. Indigo Vu – Arts and Culture Commission ­ Pursuant to Senate Bill 2252. Gary Wood – Environment and Transportation Advisory Commission (ETAC)3. Keith Carpenter – Historic Resources Commission4. Gabrielle Marcia Gutierrez – Parks, Recreation and Community ServicesCommission10.Appoint Jennifer Oliva nominated by Mayor Pro Tem Penaloza as the Ward 2representative to the Community Development Commission for a partial­term expiringDecember 13, 2022Department(s): Clerk of the CouncilRecommended Action: Appoint Jennifer Oliva to the Community DevelopmentCommission representing Ward 2.11.Appoint Alan Woo nominated by Councilmember Hernandez as the Ward 5Representative to the Planning Commission for a full term expiring December 10,2024Department(s): Clerk of the CouncilRecommended Action: Appoint Alan Woo to Planning Commission representingWard 5.12.Appoint Alfredo Torreblanca nominated by Councilmember Mendoza as the Ward 6representative to the Parks, Recreation and Community Services Commission for apartial­term expiring December 13, 2022Department(s):Clerk of the CouncilRecommended Action: Appoint Alfredo Torreblanca to the Parks, Recreation andCommunity Services Commission representing Ward 6 pursuant to Senate Bill 225.13.Appoint various boards and commissions members nominated by MayorSarmiento as the Mayoral representatives for a full term expiring December 13, 2022Department(s):Clerk of the CouncilRecommended Action: Appoint.1. Tanya Navarro – Environment and Transportation Advisory Commission (ETAC)2. Ginelle Hardy – Historic Resources Commission14.Appoint Pierre Loubet and Daisy Campos for a partial term expiring May 31, 2022,Johanna Rivera for a partial term expiring May 31, 2023, and Doug Beaver andBridget Kavanaugh for a partial term expiring May 31, 2024 to the WorkforceDevelopment Board representing Private Sector Business.Department(s): Community Development AgencyRecommended Action: Appoint Pierre Loubet and Daisy Campos for a partial termexpiring May 31, 2022, Johanna Rivera for a partial term expiring May 31, 2023, andDoug Beaver and Bridget Kavanaugh for a partial term expiring May 31, 2024 to theWorkforce Development Board representing private sector business. Moved by Councilmember Lopez, seconded by Councilmember Bacerra toApproved as amended, exclude the appointment of Doug Beaver.YES: 7 – Penaloza, Mayor Pro Tem, – Phan, Councilmember, – Lopez,Councilmember, – Bacerra, Councilmember, – Hernandez, Councilmember, –Mendoza, Councilmember, – Sarmiento, MayorNO: 0 ABSTAIN: 0 ABSENT: 0 Status: 7 – 0 – 0 – 0 – Pass15.Approve Destruction of Obsolete City RecordsDepartment(s): Clerk of the Council Office, Police Department, Public WorksAgencyRecommended Action: Approve the requests for the destruction of obsoleterecords from the Police Department and Public Works Agency in accordance with theretention schedule outlined in City Council Resolution 2013­014. Moved by Mayor Pro Tem Penaloza, seconded by Councilmember Lopez toApprove.YES: 7 – Penaloza, Mayor Pro Tem, – Phan, Councilmember, – Lopez,Councilmember, – Bacerra, Councilmember, – Hernandez, Councilmember, –Mendoza, Councilmember, – Sarmiento, MayorNO: 0 ABSTAIN: 0 ABSENT: 0 Status: 7 – 0 – 0 – 0 – Pass16.Cannabis Public Benefit Fund for Youth Services Informational UpdateDepartment(s): Parks, Recreation, and Community ServicesRecommended Action: Receive and file Cannabis Public Benefit Fund for YouthServices informational update.MINUTES:Councilmember Lopez requested:A list be maintained for all projects that have been funded with cannabis fundsContinuous updates regarding handball court outreach.Staff research the feasibility of increasing the number of policy interns Finance and Managements Services Director Kathryn Downs provided comments.   Councilmember Hernandez requested staff look into increasing the Cannabis funding foryouth services.Mayor Pro Tem Penaloza requested additional Book Mobiles if funds are available.Mayor Sarmiento noted the value of having a safe place for students to be able to study andthe importance of partnering together with Santa Ana Unified School District in a joint useagreement to find creative options.Moved by  , seconded by   to Receive and file.YES: 0 NO: 0 ABSTAIN: 0 ABSENT: 0 Status: 0 – 0 – 0 – 0 – 17.Approve Appropriation Adjustments, Approve Amendments to the FY 2020­21Capital Improvement Program, and Award a Construction Contract to Lonerock, Inc.in the Amount of $9,486,525 for the Warner Avenue Street Improvements Project Withan Estimated Total Delivery Cost of $12,255,867 (Project Nos. 14­6802, 18­6424, 20­6618) (General Fund and Non­General Fund)Department(s): Public Works AgencyRecommended Action: 1. Approve an appropriation adjustment (2021­136)recognizing $1,992,867 of prior year fund balance in the Transportation SystemImprovement Authority Area B Fund, Prior Year Carry Forward revenue account andappropriate the same amount to the Transportation System Improvement AuthorityArea B Fund, Improvements Other Than Building expenditure account. (Requires fiveaffirmative votes.)2. Approve an appropriation adjustment (2021­140) recognizing $1,225,000 of prioryear fund balance in the Water Fund, Public Works Water Revenue, Prior Year CarryForward revenue account and appropriate the same amount to the Acquisition &Construction, Water Utility Capital Projects, Water Capital Project expenditureaccount. (Requires five affirmative votes.)3. Approve an appropriation adjustment (2021­133) recognizing $141,320 of prioryear fund balance in the Local Drainage Area IV Fund, Prior Year Carry Forwardrevenue account and appropriate the same amount to the Public Works­Storm DrainConstruction, Improvements Other Than Building expenditure account. (Requires fiveaffirmative votes.)4. Approve an appropriation adjustment (2021­135) recognizing $109,798 of prioryear fund balance in the New Transportation System Improvement Area E Fund, PriorYear Carry Forward revenue account and appropriate the same amount to the NewTransportation System Improvement Area E, Improvements Other Than Buildingexpenditure account. (Requires five affirmative votes.)5. Approve an appropriation adjustment (2021­137) recognizing the Fiscal Year 2018­19 appropriation of $4,629,750 in Measure M2 Competitive grant funding in theMeasure M Street Construction, Measure M2 Competitive revenue account andreappropriating the same amount to the Measure M Street Construction,Improvements Other Than Building expenditure account. (Requires five affirmativevotes.)6. Authorize reallocation of $255,000 in unspent Measure M2 Local Fairshare fundsfrom the Local Street Preventative Maintenance FY 2018­19 (19­6942) Project to theWarner Avenue Improvements Project, to complete the project’s funding requirement.7. Approve an amendment to the Fiscal Year 2020­21 Capital Improvement Programto include $1,992,867 in construction funds for the Warner Avenue ImprovementsProject (Project No. 14­6802).8. Approve an amendment to the Fiscal Year 2020­21 Capital Improvement Programto include $1,225,000 in construction funds for Warner Avenue Water ImprovementsProject (Project No. 18­6424).9. Approve an amendment to the Fiscal Year 2020­21 Capital Improvement Programto include $109,798 in construction funds for the Warner Avenue Storm DrainImprovements Project (Project No. 20­6618).10. Award a construction contract to Lonerock, Inc., the lowest responsible bidder, inaccordance with the base bid in the amount of $9,486,525, for construction of theWarner Avenue Improvements Project, for the term beginning March 16, 2021 andending upon project completion, and authorize the City Manager to execute thecontract subject to non­substantive changes approved by the City Manager and theCity Attorney.11. Approve the Project Cost Analysis for a total estimated construction delivery costof $12,255,867, which includes $9,486,525 for the construction contract, $1,614,197for contract administration, inspection and testing; and a $1,155,145 projectcontingency for unanticipated or unforeseen work.18.Approve Appropriation Adjustment Recognizing $500,000 in Grant Funding from theCounty of Orange for the Santa Ana Outdoor Safe Dining Program (Non­GeneralFund)Department(s): Community Development AgencyRecommended Action: 1. Approve an appropriation adjustment (2021­141)recognizing grant funding from the County of Orange for the Santa Ana Outdoor SafeDining Program in the amount of $500,000 in revenue account (No. 12418002­52030) and appropriating the same amount to expenditure account (No. 12418810­62300). (Requires five affirmative votes.)2. Authorize the City Manager to execute agreements and approve any other requiredactions necessary with the County of Orange, vendors, and contractors, who willimplement the Santa Ana Outdoor Safe Dining Program, subject to non­substantivechanges approved by the City Manager and City Attorney (Agreement No. 2021­XXX).Moved by Councilmember Hernandez, seconded by Mayor Pro Tem Penalozato Approve.YES: 7 – Penaloza, Mayor Pro Tem, – Phan, Councilmember, – Lopez,Councilmember, – Bacerra, Councilmember, – Hernandez, Councilmember, –Mendoza, Councilmember, – Sarmiento, MayorNO: 0 ABSTAIN: 0 ABSENT: 0 Status: 7 – 0 – 0 – 0 – PassMINUTES:Community Development Director and Assistant City Manager Steven Mendozaprovided comments. Council provided input to city staff regarding uniformity of parklets.This consent Item ­ Agreement No. 2021­031 was approved.19.Award Blanket Purchase Order Contracts for Painting Contractor Services to USNational Corp., Mear Construction Inc., Prime Painting Contractors Inc., GDL PaintersInc., and 1 Solorio Inc., in an Annual Aggregate Amount Not to Exceed $200,000 forup to a Five­Year Term (Specification No. 20­153) (General Fund and Non­GeneralFund)Department(s): Public Works AgencyRecommended Action: Award blanket purchase order contracts for citywidepainting contractor services to US National Corp, Mear Construction Corp., PrimePainting Contractors, Inc., GDL Painters, Inc., and 1 Solorio, Inc., for a two­year periodbeginning March 16, 2021, and expiring March 15, 2023, with provisions for threeone­year renewal options exercisable by the City Manager, in an annual aggregateamount of $200,000, subject to non­substantive changes approved by the CityManager and City Attorney. 20.Award a Purchase Order to PB Loader Corporation in an Amount not to Exceed$645,844 for Two Compressed Natural Gas Palfinger Grapple Trucks (SpecificationNo. 21­023) (Non­General Fund)Department(s): Public Works AgencyRecommended Action: Authorize a one­time purchase and payment of purchaseorder to PB Loader Corporation for the purchase of two compressed natural gasPalfinger grapple trucks in the amount of $620,844, plus a contingency of $25,000, fora total amount not to exceed $645,844, subject to non­substantive changes approvedby the City Manager and City Attorney.21.Award a Purchase Order to Quinn Company in an Amount not to Exceed $214,991 forOne Caterpillar 926M Wheel Loader (Specification No. 21­022) (Non­General Fund)Department(s): Public Works AgencyRecommended Action: Authorize a one­time purchase and payment of purchaseorder to Quinn Company for the purchase of one Caterpillar 926M Wheel Loader, inthe amount of $204,991, plus a contingency of $10,000, for a total amount not toexceed $214,991, subject to non­substantive changes approved by the City Managerand City Attorney.22.Award Construction Contract to All American Asphalt in the Amount of $305,598 forthe Flower Street Rehabilitation from McFadden Avenue to 1st Street Project with anEstimated Project Delivery Cost of $648,000 (Project No. 21­6976) (Non­GeneralFund)Department(s): Public Works AgencyRecommended Action: 1. Award a construction contract to All American Asphalt,the lowest responsible bidder, in accordance with the base bid in the amount of$305,598, for construction of Flower Street Rehabilitation from McFadden Avenue to1 Street Project, for the term beginning March 16, 2021 and ending upon projectcompletion, and authorize the City Manager to execute the contract subject to non­substantive changes approved by the City Manager and the City Attorney.2. Approve the Project Cost Analysis for a total estimated construction delivery cost of$648,000, which includes $305,598 for the construction contract, $61,120 for contractadministration, inspection and testing, and a $281,282 project contingency forunanticipated or unforeseen work.23.Approve an Amendment to the Agreement with SLS Property Solutions, Inc., toincrease the Agreement amount by $160,000 for a total of $205,000, to extend theterm to June 30, 2022, and to add a one­year renewal option ending on June 30,2023 (General Fund and Non­General Fund)Department(s): Planning and Building AgencyRecommended Action: Authorize the City Manager to execute an agreementamendment with SLS Property Solutions, Inc., for property nuisance abatementservices to increase the agreement amount by $160,000 for a total of $205,000, toextend the term of the agreement to June 30, 2022, and to add a one­year renewaloption ending on June 30, 2023, exercisable by the City Manager subject to non­substantive changes approved by the City Manager and City Attorney (Agreement No.2021­XXX).MINUTES:This consent Item ­ Agreement No. 2021­032 was approved.24.Approve an agreement with Invengo American Corp for a Radio FrequencyIdentification system at Main and Newhope Branch Library for a total amount not toexceed $82,284.94 (General Fund)Department(s): LibraryRecommended Action: Authorize the City Manager to execute an agreement withInvengo American Corp for a term of March 16, 2021 to March 15, 2024 for an RadioFrequency Identification (RFID) system to include a tagging project of all librarymaterials and for the purchase of two self­checkout kiosks, eight Circulation Assistantpads, and four security gates at the Main and Newhope Branch Libraries for$72,280.54, a two­year software and hardware service support plan for $7,016, and acontingency fund for additional RFID tags or any services/equipment needs for$2,988.40, for a total amount not to exceed $82,284.94 to be funded by the GeneralFund, subject to non­substantive changes approved by the City Manager and CityAttorney (Agreement No. 2021­XXX).MINUTES:This consent Item ­ Agreement No. 2021­033 was approved.25.Approve Agreement With Kimley­Horn and Associates, Inc. for the Warner AvenueProtected Bike Lane Project in an Amount not to Exceed $93,990.51 for a Three­YearTerm (Project No. 20­6971) (Non­General Fund)Department(s): Public Works AgencyRecommended Action: Authorize the City Manager to execute an agreement withKimley­Horn and Associates Inc. to provide professional engineering services for theWarner Avenue Protected Bike Lane Project in the amount of $87,572.73, with acontingency of $6,417.78, for a total amount not to exceed $93,990.51, for a three­year term beginning March 16, 2021 and expiring March 15, 2024, with an option fortwo, one­year extensions, subject non­substantive changes approved by the CityManager and City Attorney (Agreement No. 2021­XXX).MINUTES:Mayor Pro Tem Penaloza provided direction to staff regarding a moreuniform design and more landscape. Moved by Mayor Pro Tem Penaloza, seconded by Councilmember Hernandezto Approve.YES: 7 – Penaloza, Mayor Pro Tem, – Phan, Councilmember, – Lopez,Councilmember, – Bacerra, Councilmember, – Hernandez, Councilmember, –Mendoza, Councilmember, – Sarmiento, MayorNO: 0 ABSTAIN: 0 ABSENT: 0 Status: 7 – 0 – 0 – 0 – PassMINUTES:This consent Item ­ Agreement No. 2021­034 was approved.26.Approve Amendments to the Agreements With Tetra Tech, Michael BakerInternational, Inc., Psomas, Stantec Consulting Services, Inc., NV5, Inc., Huitt­Zollars,Inc., Kimley­Horn and Associates, Inc., and TAIT & Associates, Inc., for On­CallEngineering Services, to Increase the Aggregate Amount by $950,000, for a TotalAmount not to Exceed $2,950,000 for the Remaining Term of the Agreement (Non­General Fund)Department(s): Public Works AgencyRecommended Action: Authorize the City Manager to execute amendments to theagreements to provide on­call engineering services with Tetra Tech, Michael BakerInternational, Inc., Psomas; Stantec Consulting Services, Inc., NV5, Inc., Huitt­Zollars,Inc., Kimley­Horn and Associates, Inc., and TAIT & Associates, Inc., to increase theagreement amount by $950,000, for a total aggregate agreement amount not toexceed $2,950,000, for the remaining term of the agreement which began on April 21,2020, and expires on April 21, 2023, with a provision for one two­year extensionexercisable by the City Manager and City Attorney, subject to non­substantive changes approved by the City Manager and City Attorney (Agreement No. 2021­ XXX). MINUTES:This consent Item – Core Agreement No. 2021­035 was approved. Councilmember Phan abstained from Item 26 due to a conflict of interest regarding her employer.  27.Approve Agreements with ABM Building Solutions, LLC, ACCO Engineered Systems, Envise, F.M. Thomas Air Conditioning, Inc., and South Coast Mechanical for As­Needed Repair of Heating, Ventilation, and Air Conditioning Systems at Various City Facilities, in an Aggregate Amount not to Exceed $2,875,000 for up to a Five­ Year Term (Specification No. 20­134) (General Fund and Non­General Fund) Department(s): Public Works Agency, Police Department Recommended Action: Approve agreements with ABM Building Solutions, LLC, ACCO Engineered Systems, Envise, F.M. Thomas Air Conditioning, Inc., and South Coast Mechanical to provide as­needed heating, ventilation, and air conditioning (HVAC) repair services, including emergency call­out services, for a three­year period beginning April 1, 2021, and ending on March 31, 2024, with provisions for two, one­ year extensions, in a total shared amount not to exceed $575,000 annually, for a total aggregate amount not to exceed $2,875,000, subject to non­substantive changes as approved by the City Manager and City Attorney (Agreement No. 2021­XXX).  MINUTES:This consent Item ­  Core Agreement No. 2021­036 was approved. 28.Approve an Agreement with Immigrant Defenders Law Center For Immigration Legal Defense Services for a Two­Year Term in an Amount not to Exceed $400,000 (General Fund) Department(s): City Manager Office Recommended Action: Authorize the City Manager to execute an agreement with Immigrant Defenders Law Center to provide immigration legal defense services to Santa Ana residents, for a term beginning March 16, 2021 and ending January 31, 2023, in an amount not to exceed $400,000, subject to non­substantive changes approved by the City Manager and City Attorney (Agreement No. 2021­XXX). MINUTES:Mayor Sarmiento requested the language “not to exceed” be removed from the agreement and be replaced with “if additional services are requested, the City Council can increase the expenditure amount” and bring it back to council as an adjustment to the budget line item.  Mayor Pro Tem Penaloza requested future agreements include other organizations.  Councilmember Phan requested outreach and representation to the Asian American and Pacific Islander Community. MINUTES:This consent Item ­ Agreement No. 2021­037 was approved. Moved by Mayor Sarmiento, seconded by Mayor Pro Tem Penaloza to Approved as amended. YES: 7 – Penaloza, Mayor Pro Tem, – Phan, Councilmember, – Lopez, Councilmember, – Bacerra, Councilmember, – Hernandez, Councilmember, – Mendoza, Councilmember, – Sarmiento, Mayor NO: 0  ABSTAIN: 0  ABSENT: 0  Status: 7 – 0 – 0 – 0 – Pass 29.Receive and File Certification of Approval by City Engineer of Final Parcel Map 2018­ 02 (2110, 2114, and 2202 East First Street [Owner: Broomell Commercial Properties, LLC]) Department(s): Public Works Agency Recommended Action: Receive and file certification of approval by City Engineer of final Parcel Map 2018­02. 30.Resolution to Adopt and Approve Applications for Submission for all CalRecycle Grants for a 5­Year Period Department(s): Public Works Agency Recommended Action: Resolution No. 2021­XXX – Adopt a resolution approving the ability to apply, and authorizing submission, for all CalRecycle Grants for a 5­year period. MINUTES:This consent Item­ Resolution No. 2021­012 was approved. Moved by Mayor Pro Tem Penaloza, seconded by Councilmember Hernandez to Approve Consent Calendar items 6 – 30 with the exception of 14, 15, 16, 18, 25, and 28.  Councilmember Phan abstained from Item 26 due to a conflict of interest regarding her employer.. YES: 7 – Penaloza, Mayor Pro Tem, – Phan, Councilmember, – Lopez, Councilmember, – Bacerra, Councilmember, – Hernandez, Councilmember, – Mendoza, Councilmember, – Sarmiento, Mayor NO: 0  ABSTAIN: 0  ABSENT: 0  Status: 7 – 0 – 0 – 0 – Pass MINUTES:Councilmember Phan abstained from Item 26 **END OF CONSENT CALENDAR** BUSINESS CALENDAR 31.City of Santa Ana General Plan Annual Progress Report (2020) Department(s): Planning and Building Agency Recommended Action: Authorize staff to submit the City of Santa Ana’s 2020 General Plan Annual Progress Report to the State of California Department of Housing and Community Development (HCD) and Office of Planning and Research (OPR).  MINUTES:Planning and Building Director Minh Thai provided comments regarding the General Plan Annual Progress Report.  Principal Planner Melanie McCann provided comments and answered Council’s questions regarding Accessory Dwelling Units. Council provided input to city staff. Moved by Councilmember Bacerra, seconded by Mayor Pro Tem Penaloza to Approve. YES: 7 – Penaloza, Mayor Pro Tem, – Phan, Councilmember, – Lopez, Councilmember, – Bacerra, Councilmember, – Hernandez, Councilmember, – Mendoza, Councilmember, – Sarmiento, Mayor NO: 0  ABSTAIN: 0  ABSENT: 0  Status: 7 – 0 – 0 – 0 – Pass MINUTES:Council supports and provided direction to City staff. 32.Provide Early Direction for Preparation of the Fiscal Year 2021­22 Budget Department(s): Finance and Management Services Recommended Action: 1. Adopt the proposed Budget and Reserve Policy. 2. Direct staff to:     a. Increase miscellaneous fees by 1.67%; OR     b. Maintain miscellaneous fees at current rates. 3. In addition to Strategic Plan goals already identified, provide any further direction for the draft FY 2021­22 Budget and key priorities for federal funding from the American Rescue Plan Act of 2021.  Moved by Councilmember Bacerra, seconded by Mayor Sarmiento to Approve Item 32 with option 2B to  maintain miscellaneous fee at the current rate.. YES: 7 – Penaloza, Mayor Pro Tem, – Phan, Councilmember, – Lopez, Councilmember, – Bacerra, Councilmember, – Hernandez, Councilmember, – Mendoza, Councilmember, – Sarmiento, Mayor NO: 0  ABSTAIN: 0  ABSENT: 0  Status: 7 – 0 – 0 – 0 – Pass MINUTES:City Manager Kristine Ridge introduced Item 32. Executive Director of Finance and Management Services Agency Kathryn Downs provided a brief presentation. Council provided direction to city staff. 33.Adopt a Resolution Authorizing Judicial Validation Proceedings for the Proposed Pension Debt Refinancing and Related Bond Financing Agreements Department(s): Finance and Management Services Recommended Action: Resolution No. 2021­XXX – Adopt a resolution authorizing the Issuance of Bonds to refund certain pension obligations of the City, up to the estimated Unfunded Actuarial Liability (UAL) as of June 30, 2021, approving the form and authorizing the execution of a trust agreement and purchase contract, and authorizing Judicial Validation Proceedings relating to the issuance of such Bonds and approving additional actions related thereto (Agreement No. 2021­XXX). MINUTES:Assistant Executive Director of Finance and Management Services Agency Sergio Vidal provided a brief presentation. Moved by Councilmember Phan, seconded by Councilmember Lopez to Adopt. YES: 7 – Penaloza, Mayor Pro Tem, – Phan, Councilmember, – Lopez, Councilmember, – Bacerra, Councilmember, – Hernandez, Councilmember, – Mendoza, Councilmember, – Sarmiento, Mayor NO: 0  ABSTAIN: 0  ABSENT: 0  Status: 7 – 0 – 0 – 0 – Pass MINUTES:This consent Item­ Resolution No. 2021­013 was approved. This consent Item ­ Agreement No. 2021­038 was approved. **END OF BUSINESS CALENDAR** COUNCILMEMBER REQUESTED ITEMS 34.Discuss and consider directing City Manager to direct staff to provide options to rebuild the handball courts at Chepa’s Park in the Logan neighborhood – Councilmember Hernandez MINUTES:Council discussion ensued and direction provided to city staff. CITY MANAGER COMMENTS MINUTES:City Manager Kristine Ridge provided a General Plan Update, Housing Element Update, and announced that the Public Works Department is hosting a 6  Annual Youth Water Contest. COUNCIL COMMENTS MINUTES:Councilmember Bacerra thanked the police department for their efforts regarding illegal street racing, reminded the public of his office hours on April 3, 2021 at 10 a.m., and wished everyone a Happy St. Patrick’s Day and Easter.   Councilmember Hernandez thanked all residents who participated to be involved in the community and spoke on the importance of mental health.  Councilmember Lopez made community announcements regarding the Vector Control future presentation.  Councilmember Mendoza requested council to adjourn in memory of Sergeant Ralph Lopez and reminded the public she will be holding office hours on March 18, 2021 from 6 to 7 p.m. Councilmember Phan encouraged all to adopt a cat, spoke on recent Asian anti­ deportation and expressed concern with the increase of attacks towards the Asian American Community.  Mayor Pro Tem Penaloza encouraged all to maintain social distancing during Easter as we move to less restrictive tiers. Mayor Sarmiento thanked Chief Valentin for his commitment to transparency and adjourned in memory of Consul Mario Cuevas. ADJOURNMENT – Adjourn the City Council meeting. Future Items 1. Shelter Operator 2. Cannabis Regulation Updates 3. Group Home Regulation Updates MINUTES:Mayor Sarmiento adjourned the City Council meeting at 10:51 p.m. thst th City Council 14 3/16/2021CityCouncil4–14 6/1/2021 DRAFT Minutes of the Regular Meeting of theCity CouncilCity of Santa Ana, CaliforniaMarch 16, 2021CLOSED SESSION MEETING – 5:00 pmREGULAR OPEN MEETING – 5:00 PM (Immediately following the Closed Session Meeting)CITY COUNCIL CHAMBER22 Civic Center Plaza Santa Ana, CA 92701Due to Governor Gavin Newsom’s Executive Order and the City Council's Proclamation ofLocal Emergency, there was no in­person meeting location for the community to attendpublic meetings.CLOSED SESSIONCALL TO ORDERATTENDANCE Council Members Phil BacerraJohnathan Ryan HernandezJessie LopezNelida MendozaThai Viet PhanMayor  Pro Tem David PenalozaMayorVicente SarmientoCity Manager Kristine RidgeCity Attorney Sonia R. CarvalhoClerk of the Council Daisy GomezMINUTES:Mayor Sarmiento called the Closed Session meeting to order at 5:09 p.m.Clerk of the Council conducted roll call. All councilmembers were present with theexception of Councilmember Mendoza.PUBLIC COMMENTS – Members of the public may address the City Council on items onthe Closed Session Agenda may do so by:Comments will be held during the beginning of the meeting for ALL comments on agendaand non­agenda items within the jurisdiction of the City, with the exception of public hearingitems. Comments for public hearings will take place after the hearing is opened. This is beingdone to respect the time constraints of residents who cannot stay tuned late into the eveningto comment on items that they feel strongly about.Individuals who would like to comment on an agenda item or make a general commentregarding a topic not in the meeting agenda may do so ahead of the meeting by:Email: Please email your comments by 4:00 p.m. on Regular Council meeting Tuesday, or asnoticed for Special meetings, to eComment@santa­ana.org. Comments received after thecut­off time will be published soon after the meeting as part of the record as early aspossible.OR DURING THE MEETING BY:Zoom Webinar: Please click on or type the following address into your webbrowser https://us02web.zoom.us/j/315965149ORConference Call: Dial (669) 900­9128 and enter MEETING ID: 315 965 149# whenprompted. The public can begin joining the speaker queue at 4:30 p.m. In accordance with Councilprocedures, calls will not be accepted after the public comment session has begun. To besure that you are in the speaker queue, you must join the meeting by 6:00 p.m. To request tospeak, dial *9 from your phone or virtually raise your hand from Zoom. After the Clerkconfirms the last three digits of the caller’s phone number or Zoom ID and unmutes them,the caller must press *6 or microphone icon to speak. Callers are encouraged, but notrequired, to identify themselves by name. Each caller will be provided three (3) minutes tospeak.To watch the meeting without participating via these remote options:YouTube LiveStream at www.youtube.com/user/SantaAnaLibraryChannel CTV3, available on Spectrum channel 3 and AT&T U­verse channel 99About the AgendaTo download or view the attachments (staff report and other supporting documentation) foreach agenda item, you must select the agenda item to see the attachments to either open ina new link (the eyeball ) or download a pdf (the cloud symbol with the down arrow ).MINUTES:None.CLOSED SESSION ITEMS – The Brown Act permits legislative bodies to discuss certainmatters without members of the public present. The City Council finds, based on advice fromthe City Attorney, that discussion in open session of the following matters will prejudice theposition of the City in existing and anticipated litigation:1.CONFERENCE WITH LEGAL COUNSEL ­ POTENTIAL LITIGATION Significantexposure to litigation pursuant to paragraph (2) or (3) of subdivision (d) of Section54956.9 of the Government Code: Two CasesA. El Centro Cultural de MexicoB. 312­316 4  StreetCLOSED SESSION REPORT – The City Attorney will report on any action(s) to be taken atthe Regular Open Session which will begin immediately following the Closed Session.RECESS – City Council will recess to Closed Session for the purpose of conducting regularCity business.MINUTES:Mayor Sarmiento recessed to the Closed Session at 5:11 p.m.RECONVENE – City Council will reconvene to continue regular City business.MINUTES:Mayor Sarmiento adjourned Closed Session meeting at 6:00 p.m. andconvened to the Regular Open Session.CITY COUNCIL REGULAR OPEN SESSIONCALL TO ORDERMINUTES:Mayor Sarmiento called the Regular Open Session meeting to order at 6:05p.m.ROLL CALLMINUTES:Clerk of the Council conducted roll call. All councilmembers were present.Councilmember Mendoza joined the Open Regular Session meeting at 6:12 p.m.PLEDGE OF ALLEGIANCE Mayor SarmientoINVOCATIONFr. Abel LopezCEREMONIAL PRESENTATIONS1.Proclamation presented by Councilmembers Lopez, Mendoza and Phan to Wiseplacerecognizing March as Women’s History Month.2.Certificate of Recognition presented by Mayor Pro Tem Penaloza to Paula Faccou forOutstanding Contributions to the Community.STAFF PRESENTATIONS3.COVID­19 Update in the Community.MINUTES:Daisy Perez Assistant to the City Manager provided a brief presentationregarding COVID­19 vaccinations for Santa Ana Residents. 4.Neighborhood Beautification Contest PresentationMINUTES:Executive Director of Public Works Agency Nabil Saba provided a briefpresentation.5.Costa Mesa Freeway (SR­55) Improvement Project: I­405 to I­5 Aesthetic FeaturesMINUTES:Executive Director of Public Works Agency Nabil Saba provided a briefpresentation.MINUTES:Presentations taken out of order, the COVID­19 update was heard last. CLOSED SESSION REPORT – The City Attorney will report on any action(s) from ClosedSession.MINUTES:City Attorney Sonia Carvalho stated there was no reportable action.PUBLIC COMMENT – Public comments will be held during the beginning of the meeting forALL comments on agenda and non­agenda items, except for public hearings. Comments forpublic hearings will take place after the hearing is opened.MINUTES:Clerk of the Council Daisy Gomez reported out on correspondence received.Donna spoke regarding Item 34 requests the Chepa’s Park handball courts be rebuilt. Victor Mendez spoke regarding COVID­19 vaccination appointments and provided variouscomments regarding 30 and 33. Issac Manzo spoke regarding Item 34, requested transparency from the neighborhoodassociation regarding the circulation of a petition against the rebuilding of the handballcourts. Joe Andrade spoke in opposition to Item 34 and noted a petition with 35 signatures wassubmitted for the record.Robert Herrera spoke in support of Item 28, and hopes the fund amount will increase in thenear future. Tony O. spoke in support of Item 34.Leonardo Penilla spoke in support of Item 34, stated that on various occasions there hasbeen overwhelming support from the community to keep the handball courts in question. Dolores Almaraz spoke in support of Item 34, stated that green space is important to thecommunity and provided various other comments. Francisco Manzo spoke in support of Item 34, stated that members of the community of allages utilized and benefited from the handball court.Belen Vazquez spoke in support of Item 34, indicated that the petition against therebuilding of the handball courts was never provided to her. Marla spoke in support of Item 34, indicated that the homeless issue is citywide not just asa result of the handball courts.Eloy Reyes spoke in support of Item 34.CONSENT CALENDARRECOMMENDED ACTION:  Approve staff recommendations on the followingConsent Calendar Items: 6 through 30.6.Minutes from the regular meeting of January 19, 2021Department(s): Clerk of the CouncilRecommended Action: Approve minutes.7.Excused absencesDepartment(s): Clerk of the CouncilRecommended Action: Excuse the absent members.8.Adopt Ordinance No. NS­XXXX ­ AN ORDINANCE OF THE CITY COUNCIL OF THECITY OF SANTA ANA AMENDING SANTA ANA MUNICIPAL CODE CHAPTER 2,ARTICLE IV DIVISIONS 2­9 TO REQUIRE BOARD AND COMMISSION MEMBERSTO BE RESIDENTS OF THE CITY INSTEAD OF QUALIFIED ELECTORSPlaced on first reading at the March 2, 2021 City Council meeting and approved by avote of 7­0.Published in the Orange County Reporter on March 5, 2021.Department(s):City Managers Office, City Attorneys OfficeRecommended Action: Place ordinance on second reading and adopt.MINUTES:This Consent Calendar Ordinance No. NS­3003 was approved9.Appoint various boards and commissions members nominated by CouncilmemberPhan as the Ward 1 representatives for a full term expiring December 10, 2024Department(s):Clerk of the CouncilRecommended Action: Appoint.1. Indigo Vu – Arts and Culture Commission ­ Pursuant to Senate Bill 2252. Gary Wood – Environment and Transportation Advisory Commission (ETAC)3. Keith Carpenter – Historic Resources Commission4. Gabrielle Marcia Gutierrez – Parks, Recreation and Community ServicesCommission10.Appoint Jennifer Oliva nominated by Mayor Pro Tem Penaloza as the Ward 2representative to the Community Development Commission for a partial­term expiringDecember 13, 2022Department(s): Clerk of the CouncilRecommended Action: Appoint Jennifer Oliva to the Community DevelopmentCommission representing Ward 2.11.Appoint Alan Woo nominated by Councilmember Hernandez as the Ward 5Representative to the Planning Commission for a full term expiring December 10,2024Department(s): Clerk of the CouncilRecommended Action: Appoint Alan Woo to Planning Commission representingWard 5.12.Appoint Alfredo Torreblanca nominated by Councilmember Mendoza as the Ward 6representative to the Parks, Recreation and Community Services Commission for apartial­term expiring December 13, 2022Department(s):Clerk of the CouncilRecommended Action: Appoint Alfredo Torreblanca to the Parks, Recreation andCommunity Services Commission representing Ward 6 pursuant to Senate Bill 225.13.Appoint various boards and commissions members nominated by MayorSarmiento as the Mayoral representatives for a full term expiring December 13, 2022Department(s):Clerk of the CouncilRecommended Action: Appoint.1. Tanya Navarro – Environment and Transportation Advisory Commission (ETAC)2. Ginelle Hardy – Historic Resources Commission14.Appoint Pierre Loubet and Daisy Campos for a partial term expiring May 31, 2022,Johanna Rivera for a partial term expiring May 31, 2023, and Doug Beaver andBridget Kavanaugh for a partial term expiring May 31, 2024 to the WorkforceDevelopment Board representing Private Sector Business.Department(s): Community Development AgencyRecommended Action: Appoint Pierre Loubet and Daisy Campos for a partial termexpiring May 31, 2022, Johanna Rivera for a partial term expiring May 31, 2023, andDoug Beaver and Bridget Kavanaugh for a partial term expiring May 31, 2024 to theWorkforce Development Board representing private sector business. Moved by Councilmember Lopez, seconded by Councilmember Bacerra toApproved as amended, exclude the appointment of Doug Beaver.YES: 7 – Penaloza, Mayor Pro Tem, – Phan, Councilmember, – Lopez,Councilmember, – Bacerra, Councilmember, – Hernandez, Councilmember, –Mendoza, Councilmember, – Sarmiento, MayorNO: 0 ABSTAIN: 0 ABSENT: 0 Status: 7 – 0 – 0 – 0 – Pass15.Approve Destruction of Obsolete City RecordsDepartment(s): Clerk of the Council Office, Police Department, Public WorksAgencyRecommended Action: Approve the requests for the destruction of obsoleterecords from the Police Department and Public Works Agency in accordance with theretention schedule outlined in City Council Resolution 2013­014. Moved by Mayor Pro Tem Penaloza, seconded by Councilmember Lopez toApprove.YES: 7 – Penaloza, Mayor Pro Tem, – Phan, Councilmember, – Lopez,Councilmember, – Bacerra, Councilmember, – Hernandez, Councilmember, –Mendoza, Councilmember, – Sarmiento, MayorNO: 0 ABSTAIN: 0 ABSENT: 0 Status: 7 – 0 – 0 – 0 – Pass16.Cannabis Public Benefit Fund for Youth Services Informational UpdateDepartment(s): Parks, Recreation, and Community ServicesRecommended Action: Receive and file Cannabis Public Benefit Fund for YouthServices informational update.MINUTES:Councilmember Lopez requested:A list be maintained for all projects that have been funded with cannabis fundsContinuous updates regarding handball court outreach.Staff research the feasibility of increasing the number of policy interns Finance and Managements Services Director Kathryn Downs provided comments.   Councilmember Hernandez requested staff look into increasing the Cannabis funding foryouth services.Mayor Pro Tem Penaloza requested additional Book Mobiles if funds are available.Mayor Sarmiento noted the value of having a safe place for students to be able to study andthe importance of partnering together with Santa Ana Unified School District in a joint useagreement to find creative options.Moved by  , seconded by   to Receive and file.YES: 0 NO: 0 ABSTAIN: 0 ABSENT: 0 Status: 0 – 0 – 0 – 0 – 17.Approve Appropriation Adjustments, Approve Amendments to the FY 2020­21Capital Improvement Program, and Award a Construction Contract to Lonerock, Inc.in the Amount of $9,486,525 for the Warner Avenue Street Improvements Project Withan Estimated Total Delivery Cost of $12,255,867 (Project Nos. 14­6802, 18­6424, 20­6618) (General Fund and Non­General Fund)Department(s): Public Works AgencyRecommended Action: 1. Approve an appropriation adjustment (2021­136)recognizing $1,992,867 of prior year fund balance in the Transportation SystemImprovement Authority Area B Fund, Prior Year Carry Forward revenue account andappropriate the same amount to the Transportation System Improvement AuthorityArea B Fund, Improvements Other Than Building expenditure account. (Requires fiveaffirmative votes.)2. Approve an appropriation adjustment (2021­140) recognizing $1,225,000 of prioryear fund balance in the Water Fund, Public Works Water Revenue, Prior Year CarryForward revenue account and appropriate the same amount to the Acquisition &Construction, Water Utility Capital Projects, Water Capital Project expenditureaccount. (Requires five affirmative votes.)3. Approve an appropriation adjustment (2021­133) recognizing $141,320 of prioryear fund balance in the Local Drainage Area IV Fund, Prior Year Carry Forwardrevenue account and appropriate the same amount to the Public Works­Storm DrainConstruction, Improvements Other Than Building expenditure account. (Requires fiveaffirmative votes.)4. Approve an appropriation adjustment (2021­135) recognizing $109,798 of prioryear fund balance in the New Transportation System Improvement Area E Fund, PriorYear Carry Forward revenue account and appropriate the same amount to the NewTransportation System Improvement Area E, Improvements Other Than Buildingexpenditure account. (Requires five affirmative votes.)5. Approve an appropriation adjustment (2021­137) recognizing the Fiscal Year 2018­19 appropriation of $4,629,750 in Measure M2 Competitive grant funding in theMeasure M Street Construction, Measure M2 Competitive revenue account andreappropriating the same amount to the Measure M Street Construction,Improvements Other Than Building expenditure account. (Requires five affirmativevotes.)6. Authorize reallocation of $255,000 in unspent Measure M2 Local Fairshare fundsfrom the Local Street Preventative Maintenance FY 2018­19 (19­6942) Project to theWarner Avenue Improvements Project, to complete the project’s funding requirement.7. Approve an amendment to the Fiscal Year 2020­21 Capital Improvement Programto include $1,992,867 in construction funds for the Warner Avenue ImprovementsProject (Project No. 14­6802).8. Approve an amendment to the Fiscal Year 2020­21 Capital Improvement Programto include $1,225,000 in construction funds for Warner Avenue Water ImprovementsProject (Project No. 18­6424).9. Approve an amendment to the Fiscal Year 2020­21 Capital Improvement Programto include $109,798 in construction funds for the Warner Avenue Storm DrainImprovements Project (Project No. 20­6618).10. Award a construction contract to Lonerock, Inc., the lowest responsible bidder, inaccordance with the base bid in the amount of $9,486,525, for construction of theWarner Avenue Improvements Project, for the term beginning March 16, 2021 andending upon project completion, and authorize the City Manager to execute thecontract subject to non­substantive changes approved by the City Manager and theCity Attorney.11. Approve the Project Cost Analysis for a total estimated construction delivery costof $12,255,867, which includes $9,486,525 for the construction contract, $1,614,197for contract administration, inspection and testing; and a $1,155,145 projectcontingency for unanticipated or unforeseen work.18.Approve Appropriation Adjustment Recognizing $500,000 in Grant Funding from theCounty of Orange for the Santa Ana Outdoor Safe Dining Program (Non­GeneralFund)Department(s): Community Development AgencyRecommended Action: 1. Approve an appropriation adjustment (2021­141)recognizing grant funding from the County of Orange for the Santa Ana Outdoor SafeDining Program in the amount of $500,000 in revenue account (No. 12418002­52030) and appropriating the same amount to expenditure account (No. 12418810­62300). (Requires five affirmative votes.)2. Authorize the City Manager to execute agreements and approve any other requiredactions necessary with the County of Orange, vendors, and contractors, who willimplement the Santa Ana Outdoor Safe Dining Program, subject to non­substantivechanges approved by the City Manager and City Attorney (Agreement No. 2021­XXX).Moved by Councilmember Hernandez, seconded by Mayor Pro Tem Penalozato Approve.YES: 7 – Penaloza, Mayor Pro Tem, – Phan, Councilmember, – Lopez,Councilmember, – Bacerra, Councilmember, – Hernandez, Councilmember, –Mendoza, Councilmember, – Sarmiento, MayorNO: 0 ABSTAIN: 0 ABSENT: 0 Status: 7 – 0 – 0 – 0 – PassMINUTES:Community Development Director and Assistant City Manager Steven Mendozaprovided comments. Council provided input to city staff regarding uniformity of parklets.This consent Item ­ Agreement No. 2021­031 was approved.19.Award Blanket Purchase Order Contracts for Painting Contractor Services to USNational Corp., Mear Construction Inc., Prime Painting Contractors Inc., GDL PaintersInc., and 1 Solorio Inc., in an Annual Aggregate Amount Not to Exceed $200,000 forup to a Five­Year Term (Specification No. 20­153) (General Fund and Non­GeneralFund)Department(s): Public Works AgencyRecommended Action: Award blanket purchase order contracts for citywidepainting contractor services to US National Corp, Mear Construction Corp., PrimePainting Contractors, Inc., GDL Painters, Inc., and 1 Solorio, Inc., for a two­year periodbeginning March 16, 2021, and expiring March 15, 2023, with provisions for threeone­year renewal options exercisable by the City Manager, in an annual aggregateamount of $200,000, subject to non­substantive changes approved by the CityManager and City Attorney. 20.Award a Purchase Order to PB Loader Corporation in an Amount not to Exceed$645,844 for Two Compressed Natural Gas Palfinger Grapple Trucks (SpecificationNo. 21­023) (Non­General Fund)Department(s): Public Works AgencyRecommended Action: Authorize a one­time purchase and payment of purchaseorder to PB Loader Corporation for the purchase of two compressed natural gasPalfinger grapple trucks in the amount of $620,844, plus a contingency of $25,000, fora total amount not to exceed $645,844, subject to non­substantive changes approvedby the City Manager and City Attorney.21.Award a Purchase Order to Quinn Company in an Amount not to Exceed $214,991 forOne Caterpillar 926M Wheel Loader (Specification No. 21­022) (Non­General Fund)Department(s): Public Works AgencyRecommended Action: Authorize a one­time purchase and payment of purchaseorder to Quinn Company for the purchase of one Caterpillar 926M Wheel Loader, inthe amount of $204,991, plus a contingency of $10,000, for a total amount not toexceed $214,991, subject to non­substantive changes approved by the City Managerand City Attorney.22.Award Construction Contract to All American Asphalt in the Amount of $305,598 forthe Flower Street Rehabilitation from McFadden Avenue to 1st Street Project with anEstimated Project Delivery Cost of $648,000 (Project No. 21­6976) (Non­GeneralFund)Department(s): Public Works AgencyRecommended Action: 1. Award a construction contract to All American Asphalt,the lowest responsible bidder, in accordance with the base bid in the amount of$305,598, for construction of Flower Street Rehabilitation from McFadden Avenue to1 Street Project, for the term beginning March 16, 2021 and ending upon projectcompletion, and authorize the City Manager to execute the contract subject to non­substantive changes approved by the City Manager and the City Attorney.2. Approve the Project Cost Analysis for a total estimated construction delivery cost of$648,000, which includes $305,598 for the construction contract, $61,120 for contractadministration, inspection and testing, and a $281,282 project contingency forunanticipated or unforeseen work.23.Approve an Amendment to the Agreement with SLS Property Solutions, Inc., toincrease the Agreement amount by $160,000 for a total of $205,000, to extend theterm to June 30, 2022, and to add a one­year renewal option ending on June 30,2023 (General Fund and Non­General Fund)Department(s): Planning and Building AgencyRecommended Action: Authorize the City Manager to execute an agreementamendment with SLS Property Solutions, Inc., for property nuisance abatementservices to increase the agreement amount by $160,000 for a total of $205,000, toextend the term of the agreement to June 30, 2022, and to add a one­year renewaloption ending on June 30, 2023, exercisable by the City Manager subject to non­substantive changes approved by the City Manager and City Attorney (Agreement No.2021­XXX).MINUTES:This consent Item ­ Agreement No. 2021­032 was approved.24.Approve an agreement with Invengo American Corp for a Radio FrequencyIdentification system at Main and Newhope Branch Library for a total amount not toexceed $82,284.94 (General Fund)Department(s): LibraryRecommended Action: Authorize the City Manager to execute an agreement withInvengo American Corp for a term of March 16, 2021 to March 15, 2024 for an RadioFrequency Identification (RFID) system to include a tagging project of all librarymaterials and for the purchase of two self­checkout kiosks, eight Circulation Assistantpads, and four security gates at the Main and Newhope Branch Libraries for$72,280.54, a two­year software and hardware service support plan for $7,016, and acontingency fund for additional RFID tags or any services/equipment needs for$2,988.40, for a total amount not to exceed $82,284.94 to be funded by the GeneralFund, subject to non­substantive changes approved by the City Manager and CityAttorney (Agreement No. 2021­XXX).MINUTES:This consent Item ­ Agreement No. 2021­033 was approved.25.Approve Agreement With Kimley­Horn and Associates, Inc. for the Warner AvenueProtected Bike Lane Project in an Amount not to Exceed $93,990.51 for a Three­YearTerm (Project No. 20­6971) (Non­General Fund)Department(s): Public Works AgencyRecommended Action: Authorize the City Manager to execute an agreement withKimley­Horn and Associates Inc. to provide professional engineering services for theWarner Avenue Protected Bike Lane Project in the amount of $87,572.73, with acontingency of $6,417.78, for a total amount not to exceed $93,990.51, for a three­year term beginning March 16, 2021 and expiring March 15, 2024, with an option fortwo, one­year extensions, subject non­substantive changes approved by the CityManager and City Attorney (Agreement No. 2021­XXX).MINUTES:Mayor Pro Tem Penaloza provided direction to staff regarding a moreuniform design and more landscape. Moved by Mayor Pro Tem Penaloza, seconded by Councilmember Hernandezto Approve.YES: 7 – Penaloza, Mayor Pro Tem, – Phan, Councilmember, – Lopez,Councilmember, – Bacerra, Councilmember, – Hernandez, Councilmember, –Mendoza, Councilmember, – Sarmiento, MayorNO: 0 ABSTAIN: 0 ABSENT: 0 Status: 7 – 0 – 0 – 0 – PassMINUTES:This consent Item ­ Agreement No. 2021­034 was approved.26.Approve Amendments to the Agreements With Tetra Tech, Michael BakerInternational, Inc., Psomas, Stantec Consulting Services, Inc., NV5, Inc., Huitt­Zollars,Inc., Kimley­Horn and Associates, Inc., and TAIT & Associates, Inc., for On­CallEngineering Services, to Increase the Aggregate Amount by $950,000, for a TotalAmount not to Exceed $2,950,000 for the Remaining Term of the Agreement (Non­General Fund)Department(s): Public Works AgencyRecommended Action: Authorize the City Manager to execute amendments to theagreements to provide on­call engineering services with Tetra Tech, Michael BakerInternational, Inc., Psomas; Stantec Consulting Services, Inc., NV5, Inc., Huitt­Zollars,Inc., Kimley­Horn and Associates, Inc., and TAIT & Associates, Inc., to increase theagreement amount by $950,000, for a total aggregate agreement amount not toexceed $2,950,000, for the remaining term of the agreement which began on April 21,2020, and expires on April 21, 2023, with a provision for one two­year extensionexercisable by the City Manager and City Attorney, subject to non­substantivechanges approved by the City Manager and City Attorney (Agreement No. 2021­XXX).MINUTES:This consent Item – Core Agreement No. 2021­035 was approved.Councilmember Phan abstained from Item 26 due to a conflict of interest regardingher employer. 27.Approve Agreements with ABM Building Solutions, LLC, ACCO EngineeredSystems, Envise, F.M. Thomas Air Conditioning, Inc., and South Coast Mechanical forAs­Needed Repair of Heating, Ventilation, and Air Conditioning Systems at VariousCity Facilities, in an Aggregate Amount not to Exceed $2,875,000 for up to a Five­Year Term (Specification No. 20­134) (General Fund and Non­General Fund)Department(s): Public Works Agency, Police DepartmentRecommended Action: Approve agreements with ABM Building Solutions, LLC,ACCO Engineered Systems, Envise, F.M. Thomas Air Conditioning, Inc., and SouthCoast Mechanical to provide as­needed heating, ventilation, and air conditioning(HVAC) repair services, including emergency call­out services, for a three­year periodbeginning April 1, 2021, and ending on March 31, 2024, with provisions for two, one­year extensions, in a total shared amount not to exceed $575,000 annually, for a totalaggregate amount not to exceed $2,875,000, subject to non­substantive changes asapproved by the City Manager and City Attorney (Agreement No. 2021­XXX). MINUTES:This consent Item ­  Core Agreement No. 2021­036 was approved.28.Approve an Agreement with Immigrant Defenders Law Center For Immigration LegalDefense Services for a Two­Year Term in an Amount not to Exceed $400,000(General Fund)Department(s): City Manager OfficeRecommended Action: Authorize the City Manager to execute an agreement withImmigrant Defenders Law Center to provide immigration legal defense services toSanta Ana residents, for a term beginning March 16, 2021 and ending January 31,2023, in an amount not to exceed $400,000, subject to non­substantive changesapproved by the City Manager and City Attorney (Agreement No. 2021­XXX).MINUTES:Mayor Sarmiento requested the language “not to exceed” be removedfrom the agreement and be replaced with “if additional services are requested, theCity Council can increase the expenditure amount” and bring it back to council asan adjustment to the budget line item. Mayor Pro Tem Penaloza requested future agreements include otherorganizations. Councilmember Phan requested outreach and representation to the Asian American and Pacific Islander Community. MINUTES:This consent Item ­ Agreement No. 2021­037 was approved. Moved by Mayor Sarmiento, seconded by Mayor Pro Tem Penaloza to Approved as amended. YES: 7 – Penaloza, Mayor Pro Tem, – Phan, Councilmember, – Lopez, Councilmember, – Bacerra, Councilmember, – Hernandez, Councilmember, – Mendoza, Councilmember, – Sarmiento, Mayor NO: 0  ABSTAIN: 0  ABSENT: 0  Status: 7 – 0 – 0 – 0 – Pass 29.Receive and File Certification of Approval by City Engineer of Final Parcel Map 2018­ 02 (2110, 2114, and 2202 East First Street [Owner: Broomell Commercial Properties, LLC]) Department(s): Public Works Agency Recommended Action: Receive and file certification of approval by City Engineer of final Parcel Map 2018­02. 30.Resolution to Adopt and Approve Applications for Submission for all CalRecycle Grants for a 5­Year Period Department(s): Public Works Agency Recommended Action: Resolution No. 2021­XXX – Adopt a resolution approving the ability to apply, and authorizing submission, for all CalRecycle Grants for a 5­year period. MINUTES:This consent Item­ Resolution No. 2021­012 was approved. Moved by Mayor Pro Tem Penaloza, seconded by Councilmember Hernandez to Approve Consent Calendar items 6 – 30 with the exception of 14, 15, 16, 18, 25, and 28.  Councilmember Phan abstained from Item 26 due to a conflict of interest regarding her employer.. YES: 7 – Penaloza, Mayor Pro Tem, – Phan, Councilmember, – Lopez, Councilmember, – Bacerra, Councilmember, – Hernandez, Councilmember, – Mendoza, Councilmember, – Sarmiento, Mayor NO: 0  ABSTAIN: 0  ABSENT: 0  Status: 7 – 0 – 0 – 0 – Pass MINUTES:Councilmember Phan abstained from Item 26 **END OF CONSENT CALENDAR** BUSINESS CALENDAR 31.City of Santa Ana General Plan Annual Progress Report (2020) Department(s): Planning and Building Agency Recommended Action: Authorize staff to submit the City of Santa Ana’s 2020 General Plan Annual Progress Report to the State of California Department of Housing and Community Development (HCD) and Office of Planning and Research (OPR).  MINUTES:Planning and Building Director Minh Thai provided comments regarding the General Plan Annual Progress Report.  Principal Planner Melanie McCann provided comments and answered Council’s questions regarding Accessory Dwelling Units. Council provided input to city staff. Moved by Councilmember Bacerra, seconded by Mayor Pro Tem Penaloza to Approve. YES: 7 – Penaloza, Mayor Pro Tem, – Phan, Councilmember, – Lopez, Councilmember, – Bacerra, Councilmember, – Hernandez, Councilmember, – Mendoza, Councilmember, – Sarmiento, Mayor NO: 0  ABSTAIN: 0  ABSENT: 0  Status: 7 – 0 – 0 – 0 – Pass MINUTES:Council supports and provided direction to City staff. 32.Provide Early Direction for Preparation of the Fiscal Year 2021­22 Budget Department(s): Finance and Management Services Recommended Action: 1. Adopt the proposed Budget and Reserve Policy. 2. Direct staff to:     a. Increase miscellaneous fees by 1.67%; OR     b. Maintain miscellaneous fees at current rates. 3. In addition to Strategic Plan goals already identified, provide any further direction for the draft FY 2021­22 Budget and key priorities for federal funding from the American Rescue Plan Act of 2021.  Moved by Councilmember Bacerra, seconded by Mayor Sarmiento to Approve Item 32 with option 2B to  maintain miscellaneous fee at the current rate.. YES: 7 – Penaloza, Mayor Pro Tem, – Phan, Councilmember, – Lopez, Councilmember, – Bacerra, Councilmember, – Hernandez, Councilmember, – Mendoza, Councilmember, – Sarmiento, Mayor NO: 0  ABSTAIN: 0  ABSENT: 0  Status: 7 – 0 – 0 – 0 – Pass MINUTES:City Manager Kristine Ridge introduced Item 32. Executive Director of Finance and Management Services Agency Kathryn Downs provided a brief presentation. Council provided direction to city staff. 33.Adopt a Resolution Authorizing Judicial Validation Proceedings for the Proposed Pension Debt Refinancing and Related Bond Financing Agreements Department(s): Finance and Management Services Recommended Action: Resolution No. 2021­XXX – Adopt a resolution authorizing the Issuance of Bonds to refund certain pension obligations of the City, up to the estimated Unfunded Actuarial Liability (UAL) as of June 30, 2021, approving the form and authorizing the execution of a trust agreement and purchase contract, and authorizing Judicial Validation Proceedings relating to the issuance of such Bonds and approving additional actions related thereto (Agreement No. 2021­XXX). MINUTES:Assistant Executive Director of Finance and Management Services Agency Sergio Vidal provided a brief presentation. Moved by Councilmember Phan, seconded by Councilmember Lopez to Adopt. YES: 7 – Penaloza, Mayor Pro Tem, – Phan, Councilmember, – Lopez, Councilmember, – Bacerra, Councilmember, – Hernandez, Councilmember, – Mendoza, Councilmember, – Sarmiento, Mayor NO: 0  ABSTAIN: 0  ABSENT: 0  Status: 7 – 0 – 0 – 0 – Pass MINUTES:This consent Item­ Resolution No. 2021­013 was approved. This consent Item ­ Agreement No. 2021­038 was approved. **END OF BUSINESS CALENDAR** COUNCILMEMBER REQUESTED ITEMS 34.Discuss and consider directing City Manager to direct staff to provide options to rebuild the handball courts at Chepa’s Park in the Logan neighborhood – Councilmember Hernandez MINUTES:Council discussion ensued and direction provided to city staff. CITY MANAGER COMMENTS MINUTES:City Manager Kristine Ridge provided a General Plan Update, Housing Element Update, and announced that the Public Works Department is hosting a 6  Annual Youth Water Contest. COUNCIL COMMENTS MINUTES:Councilmember Bacerra thanked the police department for their efforts regarding illegal street racing, reminded the public of his office hours on April 3, 2021 at 10 a.m., and wished everyone a Happy St. Patrick’s Day and Easter.   Councilmember Hernandez thanked all residents who participated to be involved in the community and spoke on the importance of mental health.  Councilmember Lopez made community announcements regarding the Vector Control future presentation.  Councilmember Mendoza requested council to adjourn in memory of Sergeant Ralph Lopez and reminded the public she will be holding office hours on March 18, 2021 from 6 to 7 p.m. Councilmember Phan encouraged all to adopt a cat, spoke on recent Asian anti­ deportation and expressed concern with the increase of attacks towards the Asian American Community.  Mayor Pro Tem Penaloza encouraged all to maintain social distancing during Easter as we move to less restrictive tiers. Mayor Sarmiento thanked Chief Valentin for his commitment to transparency and adjourned in memory of Consul Mario Cuevas. ADJOURNMENT – Adjourn the City Council meeting. Future Items 1. Shelter Operator 2. Cannabis Regulation Updates 3. Group Home Regulation Updates MINUTES:Mayor Sarmiento adjourned the City Council meeting at 10:51 p.m. thst th City Council 15 3/16/2021CityCouncil4–15 6/1/2021 DRAFT Minutes of the Regular Meeting of theCity CouncilCity of Santa Ana, CaliforniaMarch 16, 2021CLOSED SESSION MEETING – 5:00 pmREGULAR OPEN MEETING – 5:00 PM (Immediately following the Closed Session Meeting)CITY COUNCIL CHAMBER22 Civic Center Plaza Santa Ana, CA 92701Due to Governor Gavin Newsom’s Executive Order and the City Council's Proclamation ofLocal Emergency, there was no in­person meeting location for the community to attendpublic meetings.CLOSED SESSIONCALL TO ORDERATTENDANCE Council Members Phil BacerraJohnathan Ryan HernandezJessie LopezNelida MendozaThai Viet PhanMayor  Pro Tem David PenalozaMayorVicente SarmientoCity Manager Kristine RidgeCity Attorney Sonia R. CarvalhoClerk of the Council Daisy GomezMINUTES:Mayor Sarmiento called the Closed Session meeting to order at 5:09 p.m.Clerk of the Council conducted roll call. All councilmembers were present with theexception of Councilmember Mendoza.PUBLIC COMMENTS – Members of the public may address the City Council on items onthe Closed Session Agenda may do so by:Comments will be held during the beginning of the meeting for ALL comments on agendaand non­agenda items within the jurisdiction of the City, with the exception of public hearingitems. Comments for public hearings will take place after the hearing is opened. This is beingdone to respect the time constraints of residents who cannot stay tuned late into the eveningto comment on items that they feel strongly about.Individuals who would like to comment on an agenda item or make a general commentregarding a topic not in the meeting agenda may do so ahead of the meeting by:Email: Please email your comments by 4:00 p.m. on Regular Council meeting Tuesday, or asnoticed for Special meetings, to eComment@santa­ana.org. Comments received after thecut­off time will be published soon after the meeting as part of the record as early aspossible.OR DURING THE MEETING BY:Zoom Webinar: Please click on or type the following address into your webbrowser https://us02web.zoom.us/j/315965149ORConference Call: Dial (669) 900­9128 and enter MEETING ID: 315 965 149# whenprompted. The public can begin joining the speaker queue at 4:30 p.m. In accordance with Councilprocedures, calls will not be accepted after the public comment session has begun. To besure that you are in the speaker queue, you must join the meeting by 6:00 p.m. To request tospeak, dial *9 from your phone or virtually raise your hand from Zoom. After the Clerkconfirms the last three digits of the caller’s phone number or Zoom ID and unmutes them,the caller must press *6 or microphone icon to speak. Callers are encouraged, but notrequired, to identify themselves by name. Each caller will be provided three (3) minutes tospeak.To watch the meeting without participating via these remote options:YouTube LiveStream at www.youtube.com/user/SantaAnaLibraryChannel CTV3, available on Spectrum channel 3 and AT&T U­verse channel 99About the AgendaTo download or view the attachments (staff report and other supporting documentation) foreach agenda item, you must select the agenda item to see the attachments to either open ina new link (the eyeball ) or download a pdf (the cloud symbol with the down arrow ).MINUTES:None.CLOSED SESSION ITEMS – The Brown Act permits legislative bodies to discuss certainmatters without members of the public present. The City Council finds, based on advice fromthe City Attorney, that discussion in open session of the following matters will prejudice theposition of the City in existing and anticipated litigation:1.CONFERENCE WITH LEGAL COUNSEL ­ POTENTIAL LITIGATION Significantexposure to litigation pursuant to paragraph (2) or (3) of subdivision (d) of Section54956.9 of the Government Code: Two CasesA. El Centro Cultural de MexicoB. 312­316 4  StreetCLOSED SESSION REPORT – The City Attorney will report on any action(s) to be taken atthe Regular Open Session which will begin immediately following the Closed Session.RECESS – City Council will recess to Closed Session for the purpose of conducting regularCity business.MINUTES:Mayor Sarmiento recessed to the Closed Session at 5:11 p.m.RECONVENE – City Council will reconvene to continue regular City business.MINUTES:Mayor Sarmiento adjourned Closed Session meeting at 6:00 p.m. andconvened to the Regular Open Session.CITY COUNCIL REGULAR OPEN SESSIONCALL TO ORDERMINUTES:Mayor Sarmiento called the Regular Open Session meeting to order at 6:05p.m.ROLL CALLMINUTES:Clerk of the Council conducted roll call. All councilmembers were present.Councilmember Mendoza joined the Open Regular Session meeting at 6:12 p.m.PLEDGE OF ALLEGIANCE Mayor SarmientoINVOCATIONFr. Abel LopezCEREMONIAL PRESENTATIONS1.Proclamation presented by Councilmembers Lopez, Mendoza and Phan to Wiseplacerecognizing March as Women’s History Month.2.Certificate of Recognition presented by Mayor Pro Tem Penaloza to Paula Faccou forOutstanding Contributions to the Community.STAFF PRESENTATIONS3.COVID­19 Update in the Community.MINUTES:Daisy Perez Assistant to the City Manager provided a brief presentationregarding COVID­19 vaccinations for Santa Ana Residents. 4.Neighborhood Beautification Contest PresentationMINUTES:Executive Director of Public Works Agency Nabil Saba provided a briefpresentation.5.Costa Mesa Freeway (SR­55) Improvement Project: I­405 to I­5 Aesthetic FeaturesMINUTES:Executive Director of Public Works Agency Nabil Saba provided a briefpresentation.MINUTES:Presentations taken out of order, the COVID­19 update was heard last. CLOSED SESSION REPORT – The City Attorney will report on any action(s) from ClosedSession.MINUTES:City Attorney Sonia Carvalho stated there was no reportable action.PUBLIC COMMENT – Public comments will be held during the beginning of the meeting forALL comments on agenda and non­agenda items, except for public hearings. Comments forpublic hearings will take place after the hearing is opened.MINUTES:Clerk of the Council Daisy Gomez reported out on correspondence received.Donna spoke regarding Item 34 requests the Chepa’s Park handball courts be rebuilt. Victor Mendez spoke regarding COVID­19 vaccination appointments and provided variouscomments regarding 30 and 33. Issac Manzo spoke regarding Item 34, requested transparency from the neighborhoodassociation regarding the circulation of a petition against the rebuilding of the handballcourts. Joe Andrade spoke in opposition to Item 34 and noted a petition with 35 signatures wassubmitted for the record.Robert Herrera spoke in support of Item 28, and hopes the fund amount will increase in thenear future. Tony O. spoke in support of Item 34.Leonardo Penilla spoke in support of Item 34, stated that on various occasions there hasbeen overwhelming support from the community to keep the handball courts in question. Dolores Almaraz spoke in support of Item 34, stated that green space is important to thecommunity and provided various other comments. Francisco Manzo spoke in support of Item 34, stated that members of the community of allages utilized and benefited from the handball court.Belen Vazquez spoke in support of Item 34, indicated that the petition against therebuilding of the handball courts was never provided to her. Marla spoke in support of Item 34, indicated that the homeless issue is citywide not just asa result of the handball courts.Eloy Reyes spoke in support of Item 34.CONSENT CALENDARRECOMMENDED ACTION:  Approve staff recommendations on the followingConsent Calendar Items: 6 through 30.6.Minutes from the regular meeting of January 19, 2021Department(s): Clerk of the CouncilRecommended Action: Approve minutes.7.Excused absencesDepartment(s): Clerk of the CouncilRecommended Action: Excuse the absent members.8.Adopt Ordinance No. NS­XXXX ­ AN ORDINANCE OF THE CITY COUNCIL OF THECITY OF SANTA ANA AMENDING SANTA ANA MUNICIPAL CODE CHAPTER 2,ARTICLE IV DIVISIONS 2­9 TO REQUIRE BOARD AND COMMISSION MEMBERSTO BE RESIDENTS OF THE CITY INSTEAD OF QUALIFIED ELECTORSPlaced on first reading at the March 2, 2021 City Council meeting and approved by avote of 7­0.Published in the Orange County Reporter on March 5, 2021.Department(s):City Managers Office, City Attorneys OfficeRecommended Action: Place ordinance on second reading and adopt.MINUTES:This Consent Calendar Ordinance No. NS­3003 was approved9.Appoint various boards and commissions members nominated by CouncilmemberPhan as the Ward 1 representatives for a full term expiring December 10, 2024Department(s):Clerk of the CouncilRecommended Action: Appoint.1. Indigo Vu – Arts and Culture Commission ­ Pursuant to Senate Bill 2252. Gary Wood – Environment and Transportation Advisory Commission (ETAC)3. Keith Carpenter – Historic Resources Commission4. Gabrielle Marcia Gutierrez – Parks, Recreation and Community ServicesCommission10.Appoint Jennifer Oliva nominated by Mayor Pro Tem Penaloza as the Ward 2representative to the Community Development Commission for a partial­term expiringDecember 13, 2022Department(s): Clerk of the CouncilRecommended Action: Appoint Jennifer Oliva to the Community DevelopmentCommission representing Ward 2.11.Appoint Alan Woo nominated by Councilmember Hernandez as the Ward 5Representative to the Planning Commission for a full term expiring December 10,2024Department(s): Clerk of the CouncilRecommended Action: Appoint Alan Woo to Planning Commission representingWard 5.12.Appoint Alfredo Torreblanca nominated by Councilmember Mendoza as the Ward 6representative to the Parks, Recreation and Community Services Commission for apartial­term expiring December 13, 2022Department(s):Clerk of the CouncilRecommended Action: Appoint Alfredo Torreblanca to the Parks, Recreation andCommunity Services Commission representing Ward 6 pursuant to Senate Bill 225.13.Appoint various boards and commissions members nominated by MayorSarmiento as the Mayoral representatives for a full term expiring December 13, 2022Department(s):Clerk of the CouncilRecommended Action: Appoint.1. Tanya Navarro – Environment and Transportation Advisory Commission (ETAC)2. Ginelle Hardy – Historic Resources Commission14.Appoint Pierre Loubet and Daisy Campos for a partial term expiring May 31, 2022,Johanna Rivera for a partial term expiring May 31, 2023, and Doug Beaver andBridget Kavanaugh for a partial term expiring May 31, 2024 to the WorkforceDevelopment Board representing Private Sector Business.Department(s): Community Development AgencyRecommended Action: Appoint Pierre Loubet and Daisy Campos for a partial termexpiring May 31, 2022, Johanna Rivera for a partial term expiring May 31, 2023, andDoug Beaver and Bridget Kavanaugh for a partial term expiring May 31, 2024 to theWorkforce Development Board representing private sector business. Moved by Councilmember Lopez, seconded by Councilmember Bacerra toApproved as amended, exclude the appointment of Doug Beaver.YES: 7 – Penaloza, Mayor Pro Tem, – Phan, Councilmember, – Lopez,Councilmember, – Bacerra, Councilmember, – Hernandez, Councilmember, –Mendoza, Councilmember, – Sarmiento, MayorNO: 0 ABSTAIN: 0 ABSENT: 0 Status: 7 – 0 – 0 – 0 – Pass15.Approve Destruction of Obsolete City RecordsDepartment(s): Clerk of the Council Office, Police Department, Public WorksAgencyRecommended Action: Approve the requests for the destruction of obsoleterecords from the Police Department and Public Works Agency in accordance with theretention schedule outlined in City Council Resolution 2013­014. Moved by Mayor Pro Tem Penaloza, seconded by Councilmember Lopez toApprove.YES: 7 – Penaloza, Mayor Pro Tem, – Phan, Councilmember, – Lopez,Councilmember, – Bacerra, Councilmember, – Hernandez, Councilmember, –Mendoza, Councilmember, – Sarmiento, MayorNO: 0 ABSTAIN: 0 ABSENT: 0 Status: 7 – 0 – 0 – 0 – Pass16.Cannabis Public Benefit Fund for Youth Services Informational UpdateDepartment(s): Parks, Recreation, and Community ServicesRecommended Action: Receive and file Cannabis Public Benefit Fund for YouthServices informational update.MINUTES:Councilmember Lopez requested:A list be maintained for all projects that have been funded with cannabis fundsContinuous updates regarding handball court outreach.Staff research the feasibility of increasing the number of policy interns Finance and Managements Services Director Kathryn Downs provided comments.   Councilmember Hernandez requested staff look into increasing the Cannabis funding foryouth services.Mayor Pro Tem Penaloza requested additional Book Mobiles if funds are available.Mayor Sarmiento noted the value of having a safe place for students to be able to study andthe importance of partnering together with Santa Ana Unified School District in a joint useagreement to find creative options.Moved by  , seconded by   to Receive and file.YES: 0 NO: 0 ABSTAIN: 0 ABSENT: 0 Status: 0 – 0 – 0 – 0 – 17.Approve Appropriation Adjustments, Approve Amendments to the FY 2020­21Capital Improvement Program, and Award a Construction Contract to Lonerock, Inc.in the Amount of $9,486,525 for the Warner Avenue Street Improvements Project Withan Estimated Total Delivery Cost of $12,255,867 (Project Nos. 14­6802, 18­6424, 20­6618) (General Fund and Non­General Fund)Department(s): Public Works AgencyRecommended Action: 1. Approve an appropriation adjustment (2021­136)recognizing $1,992,867 of prior year fund balance in the Transportation SystemImprovement Authority Area B Fund, Prior Year Carry Forward revenue account andappropriate the same amount to the Transportation System Improvement AuthorityArea B Fund, Improvements Other Than Building expenditure account. (Requires fiveaffirmative votes.)2. Approve an appropriation adjustment (2021­140) recognizing $1,225,000 of prioryear fund balance in the Water Fund, Public Works Water Revenue, Prior Year CarryForward revenue account and appropriate the same amount to the Acquisition &Construction, Water Utility Capital Projects, Water Capital Project expenditureaccount. (Requires five affirmative votes.)3. Approve an appropriation adjustment (2021­133) recognizing $141,320 of prioryear fund balance in the Local Drainage Area IV Fund, Prior Year Carry Forwardrevenue account and appropriate the same amount to the Public Works­Storm DrainConstruction, Improvements Other Than Building expenditure account. (Requires fiveaffirmative votes.)4. Approve an appropriation adjustment (2021­135) recognizing $109,798 of prioryear fund balance in the New Transportation System Improvement Area E Fund, PriorYear Carry Forward revenue account and appropriate the same amount to the NewTransportation System Improvement Area E, Improvements Other Than Buildingexpenditure account. (Requires five affirmative votes.)5. Approve an appropriation adjustment (2021­137) recognizing the Fiscal Year 2018­19 appropriation of $4,629,750 in Measure M2 Competitive grant funding in theMeasure M Street Construction, Measure M2 Competitive revenue account andreappropriating the same amount to the Measure M Street Construction,Improvements Other Than Building expenditure account. (Requires five affirmativevotes.)6. Authorize reallocation of $255,000 in unspent Measure M2 Local Fairshare fundsfrom the Local Street Preventative Maintenance FY 2018­19 (19­6942) Project to theWarner Avenue Improvements Project, to complete the project’s funding requirement.7. Approve an amendment to the Fiscal Year 2020­21 Capital Improvement Programto include $1,992,867 in construction funds for the Warner Avenue ImprovementsProject (Project No. 14­6802).8. Approve an amendment to the Fiscal Year 2020­21 Capital Improvement Programto include $1,225,000 in construction funds for Warner Avenue Water ImprovementsProject (Project No. 18­6424).9. Approve an amendment to the Fiscal Year 2020­21 Capital Improvement Programto include $109,798 in construction funds for the Warner Avenue Storm DrainImprovements Project (Project No. 20­6618).10. Award a construction contract to Lonerock, Inc., the lowest responsible bidder, inaccordance with the base bid in the amount of $9,486,525, for construction of theWarner Avenue Improvements Project, for the term beginning March 16, 2021 andending upon project completion, and authorize the City Manager to execute thecontract subject to non­substantive changes approved by the City Manager and theCity Attorney.11. Approve the Project Cost Analysis for a total estimated construction delivery costof $12,255,867, which includes $9,486,525 for the construction contract, $1,614,197for contract administration, inspection and testing; and a $1,155,145 projectcontingency for unanticipated or unforeseen work.18.Approve Appropriation Adjustment Recognizing $500,000 in Grant Funding from theCounty of Orange for the Santa Ana Outdoor Safe Dining Program (Non­GeneralFund)Department(s): Community Development AgencyRecommended Action: 1. Approve an appropriation adjustment (2021­141)recognizing grant funding from the County of Orange for the Santa Ana Outdoor SafeDining Program in the amount of $500,000 in revenue account (No. 12418002­52030) and appropriating the same amount to expenditure account (No. 12418810­62300). (Requires five affirmative votes.)2. Authorize the City Manager to execute agreements and approve any other requiredactions necessary with the County of Orange, vendors, and contractors, who willimplement the Santa Ana Outdoor Safe Dining Program, subject to non­substantivechanges approved by the City Manager and City Attorney (Agreement No. 2021­XXX).Moved by Councilmember Hernandez, seconded by Mayor Pro Tem Penalozato Approve.YES: 7 – Penaloza, Mayor Pro Tem, – Phan, Councilmember, – Lopez,Councilmember, – Bacerra, Councilmember, – Hernandez, Councilmember, –Mendoza, Councilmember, – Sarmiento, MayorNO: 0 ABSTAIN: 0 ABSENT: 0 Status: 7 – 0 – 0 – 0 – PassMINUTES:Community Development Director and Assistant City Manager Steven Mendozaprovided comments. Council provided input to city staff regarding uniformity of parklets.This consent Item ­ Agreement No. 2021­031 was approved.19.Award Blanket Purchase Order Contracts for Painting Contractor Services to USNational Corp., Mear Construction Inc., Prime Painting Contractors Inc., GDL PaintersInc., and 1 Solorio Inc., in an Annual Aggregate Amount Not to Exceed $200,000 forup to a Five­Year Term (Specification No. 20­153) (General Fund and Non­GeneralFund)Department(s): Public Works AgencyRecommended Action: Award blanket purchase order contracts for citywidepainting contractor services to US National Corp, Mear Construction Corp., PrimePainting Contractors, Inc., GDL Painters, Inc., and 1 Solorio, Inc., for a two­year periodbeginning March 16, 2021, and expiring March 15, 2023, with provisions for threeone­year renewal options exercisable by the City Manager, in an annual aggregateamount of $200,000, subject to non­substantive changes approved by the CityManager and City Attorney. 20.Award a Purchase Order to PB Loader Corporation in an Amount not to Exceed$645,844 for Two Compressed Natural Gas Palfinger Grapple Trucks (SpecificationNo. 21­023) (Non­General Fund)Department(s): Public Works AgencyRecommended Action: Authorize a one­time purchase and payment of purchaseorder to PB Loader Corporation for the purchase of two compressed natural gasPalfinger grapple trucks in the amount of $620,844, plus a contingency of $25,000, fora total amount not to exceed $645,844, subject to non­substantive changes approvedby the City Manager and City Attorney.21.Award a Purchase Order to Quinn Company in an Amount not to Exceed $214,991 forOne Caterpillar 926M Wheel Loader (Specification No. 21­022) (Non­General Fund)Department(s): Public Works AgencyRecommended Action: Authorize a one­time purchase and payment of purchaseorder to Quinn Company for the purchase of one Caterpillar 926M Wheel Loader, inthe amount of $204,991, plus a contingency of $10,000, for a total amount not toexceed $214,991, subject to non­substantive changes approved by the City Managerand City Attorney.22.Award Construction Contract to All American Asphalt in the Amount of $305,598 forthe Flower Street Rehabilitation from McFadden Avenue to 1st Street Project with anEstimated Project Delivery Cost of $648,000 (Project No. 21­6976) (Non­GeneralFund)Department(s): Public Works AgencyRecommended Action: 1. Award a construction contract to All American Asphalt,the lowest responsible bidder, in accordance with the base bid in the amount of$305,598, for construction of Flower Street Rehabilitation from McFadden Avenue to1 Street Project, for the term beginning March 16, 2021 and ending upon projectcompletion, and authorize the City Manager to execute the contract subject to non­substantive changes approved by the City Manager and the City Attorney.2. Approve the Project Cost Analysis for a total estimated construction delivery cost of$648,000, which includes $305,598 for the construction contract, $61,120 for contractadministration, inspection and testing, and a $281,282 project contingency forunanticipated or unforeseen work.23.Approve an Amendment to the Agreement with SLS Property Solutions, Inc., toincrease the Agreement amount by $160,000 for a total of $205,000, to extend theterm to June 30, 2022, and to add a one­year renewal option ending on June 30,2023 (General Fund and Non­General Fund)Department(s): Planning and Building AgencyRecommended Action: Authorize the City Manager to execute an agreementamendment with SLS Property Solutions, Inc., for property nuisance abatementservices to increase the agreement amount by $160,000 for a total of $205,000, toextend the term of the agreement to June 30, 2022, and to add a one­year renewaloption ending on June 30, 2023, exercisable by the City Manager subject to non­substantive changes approved by the City Manager and City Attorney (Agreement No.2021­XXX).MINUTES:This consent Item ­ Agreement No. 2021­032 was approved.24.Approve an agreement with Invengo American Corp for a Radio FrequencyIdentification system at Main and Newhope Branch Library for a total amount not toexceed $82,284.94 (General Fund)Department(s): LibraryRecommended Action: Authorize the City Manager to execute an agreement withInvengo American Corp for a term of March 16, 2021 to March 15, 2024 for an RadioFrequency Identification (RFID) system to include a tagging project of all librarymaterials and for the purchase of two self­checkout kiosks, eight Circulation Assistantpads, and four security gates at the Main and Newhope Branch Libraries for$72,280.54, a two­year software and hardware service support plan for $7,016, and acontingency fund for additional RFID tags or any services/equipment needs for$2,988.40, for a total amount not to exceed $82,284.94 to be funded by the GeneralFund, subject to non­substantive changes approved by the City Manager and CityAttorney (Agreement No. 2021­XXX).MINUTES:This consent Item ­ Agreement No. 2021­033 was approved.25.Approve Agreement With Kimley­Horn and Associates, Inc. for the Warner AvenueProtected Bike Lane Project in an Amount not to Exceed $93,990.51 for a Three­YearTerm (Project No. 20­6971) (Non­General Fund)Department(s): Public Works AgencyRecommended Action: Authorize the City Manager to execute an agreement withKimley­Horn and Associates Inc. to provide professional engineering services for theWarner Avenue Protected Bike Lane Project in the amount of $87,572.73, with acontingency of $6,417.78, for a total amount not to exceed $93,990.51, for a three­year term beginning March 16, 2021 and expiring March 15, 2024, with an option fortwo, one­year extensions, subject non­substantive changes approved by the CityManager and City Attorney (Agreement No. 2021­XXX).MINUTES:Mayor Pro Tem Penaloza provided direction to staff regarding a moreuniform design and more landscape. Moved by Mayor Pro Tem Penaloza, seconded by Councilmember Hernandezto Approve.YES: 7 – Penaloza, Mayor Pro Tem, – Phan, Councilmember, – Lopez,Councilmember, – Bacerra, Councilmember, – Hernandez, Councilmember, –Mendoza, Councilmember, – Sarmiento, MayorNO: 0 ABSTAIN: 0 ABSENT: 0 Status: 7 – 0 – 0 – 0 – PassMINUTES:This consent Item ­ Agreement No. 2021­034 was approved.26.Approve Amendments to the Agreements With Tetra Tech, Michael BakerInternational, Inc., Psomas, Stantec Consulting Services, Inc., NV5, Inc., Huitt­Zollars,Inc., Kimley­Horn and Associates, Inc., and TAIT & Associates, Inc., for On­CallEngineering Services, to Increase the Aggregate Amount by $950,000, for a TotalAmount not to Exceed $2,950,000 for the Remaining Term of the Agreement (Non­General Fund)Department(s): Public Works AgencyRecommended Action: Authorize the City Manager to execute amendments to theagreements to provide on­call engineering services with Tetra Tech, Michael BakerInternational, Inc., Psomas; Stantec Consulting Services, Inc., NV5, Inc., Huitt­Zollars,Inc., Kimley­Horn and Associates, Inc., and TAIT & Associates, Inc., to increase theagreement amount by $950,000, for a total aggregate agreement amount not toexceed $2,950,000, for the remaining term of the agreement which began on April 21,2020, and expires on April 21, 2023, with a provision for one two­year extensionexercisable by the City Manager and City Attorney, subject to non­substantivechanges approved by the City Manager and City Attorney (Agreement No. 2021­XXX).MINUTES:This consent Item – Core Agreement No. 2021­035 was approved.Councilmember Phan abstained from Item 26 due to a conflict of interest regardingher employer. 27.Approve Agreements with ABM Building Solutions, LLC, ACCO EngineeredSystems, Envise, F.M. Thomas Air Conditioning, Inc., and South Coast Mechanical forAs­Needed Repair of Heating, Ventilation, and Air Conditioning Systems at VariousCity Facilities, in an Aggregate Amount not to Exceed $2,875,000 for up to a Five­Year Term (Specification No. 20­134) (General Fund and Non­General Fund)Department(s): Public Works Agency, Police DepartmentRecommended Action: Approve agreements with ABM Building Solutions, LLC,ACCO Engineered Systems, Envise, F.M. Thomas Air Conditioning, Inc., and SouthCoast Mechanical to provide as­needed heating, ventilation, and air conditioning(HVAC) repair services, including emergency call­out services, for a three­year periodbeginning April 1, 2021, and ending on March 31, 2024, with provisions for two, one­year extensions, in a total shared amount not to exceed $575,000 annually, for a totalaggregate amount not to exceed $2,875,000, subject to non­substantive changes asapproved by the City Manager and City Attorney (Agreement No. 2021­XXX). MINUTES:This consent Item ­  Core Agreement No. 2021­036 was approved.28.Approve an Agreement with Immigrant Defenders Law Center For Immigration LegalDefense Services for a Two­Year Term in an Amount not to Exceed $400,000(General Fund)Department(s): City Manager OfficeRecommended Action: Authorize the City Manager to execute an agreement withImmigrant Defenders Law Center to provide immigration legal defense services toSanta Ana residents, for a term beginning March 16, 2021 and ending January 31,2023, in an amount not to exceed $400,000, subject to non­substantive changesapproved by the City Manager and City Attorney (Agreement No. 2021­XXX).MINUTES:Mayor Sarmiento requested the language “not to exceed” be removedfrom the agreement and be replaced with “if additional services are requested, theCity Council can increase the expenditure amount” and bring it back to council asan adjustment to the budget line item. Mayor Pro Tem Penaloza requested future agreements include otherorganizations. Councilmember Phan requested outreach and representation to the AsianAmerican and Pacific Islander Community.MINUTES:This consent Item ­ Agreement No. 2021­037 was approved.Moved by Mayor Sarmiento, seconded by Mayor Pro Tem Penaloza toApproved as amended.YES: 7 – Penaloza, Mayor Pro Tem, – Phan, Councilmember, – Lopez,Councilmember, – Bacerra, Councilmember, – Hernandez, Councilmember, –Mendoza, Councilmember, – Sarmiento, MayorNO: 0 ABSTAIN: 0 ABSENT: 0 Status: 7 – 0 – 0 – 0 – Pass29.Receive and File Certification of Approval by City Engineer of Final Parcel Map 2018­02 (2110, 2114, and 2202 East First Street [Owner: Broomell Commercial Properties,LLC])Department(s): Public Works AgencyRecommended Action: Receive and file certification of approval by City Engineer offinal Parcel Map 2018­02.30.Resolution to Adopt and Approve Applications for Submission for all CalRecycleGrants for a 5­Year PeriodDepartment(s): Public Works AgencyRecommended Action: Resolution No. 2021­XXX – Adopt a resolution approvingthe ability to apply, and authorizing submission, for all CalRecycle Grants for a 5­yearperiod.MINUTES:This consent Item­ Resolution No. 2021­012 was approved.Moved by Mayor Pro Tem Penaloza, seconded by Councilmember Hernandez toApprove Consent Calendar items 6 – 30 with the exception of 14, 15, 16, 18, 25, and 28. Councilmember Phan abstained from Item 26 due to a conflict of interest regarding heremployer..YES: 7 – Penaloza, Mayor Pro Tem, – Phan, Councilmember, – Lopez, Councilmember, –Bacerra, Councilmember, – Hernandez, Councilmember, – Mendoza, Councilmember, –Sarmiento, MayorNO: 0 ABSTAIN: 0  ABSENT: 0  Status: 7 – 0 – 0 – 0 – Pass MINUTES:Councilmember Phan abstained from Item 26 **END OF CONSENT CALENDAR** BUSINESS CALENDAR 31.City of Santa Ana General Plan Annual Progress Report (2020) Department(s): Planning and Building Agency Recommended Action: Authorize staff to submit the City of Santa Ana’s 2020 General Plan Annual Progress Report to the State of California Department of Housing and Community Development (HCD) and Office of Planning and Research (OPR).  MINUTES:Planning and Building Director Minh Thai provided comments regarding the General Plan Annual Progress Report.  Principal Planner Melanie McCann provided comments and answered Council’s questions regarding Accessory Dwelling Units. Council provided input to city staff. Moved by Councilmember Bacerra, seconded by Mayor Pro Tem Penaloza to Approve. YES: 7 – Penaloza, Mayor Pro Tem, – Phan, Councilmember, – Lopez, Councilmember, – Bacerra, Councilmember, – Hernandez, Councilmember, – Mendoza, Councilmember, – Sarmiento, Mayor NO: 0  ABSTAIN: 0  ABSENT: 0  Status: 7 – 0 – 0 – 0 – Pass MINUTES:Council supports and provided direction to City staff. 32.Provide Early Direction for Preparation of the Fiscal Year 2021­22 Budget Department(s): Finance and Management Services Recommended Action: 1. Adopt the proposed Budget and Reserve Policy. 2. Direct staff to:     a. Increase miscellaneous fees by 1.67%; OR     b. Maintain miscellaneous fees at current rates. 3. In addition to Strategic Plan goals already identified, provide any further direction for the draft FY 2021­22 Budget and key priorities for federal funding from the American Rescue Plan Act of 2021.  Moved by Councilmember Bacerra, seconded by Mayor Sarmiento to Approve Item 32 with option 2B to  maintain miscellaneous fee at the current rate.. YES: 7 – Penaloza, Mayor Pro Tem, – Phan, Councilmember, – Lopez, Councilmember, – Bacerra, Councilmember, – Hernandez, Councilmember, – Mendoza, Councilmember, – Sarmiento, Mayor NO: 0  ABSTAIN: 0  ABSENT: 0  Status: 7 – 0 – 0 – 0 – Pass MINUTES:City Manager Kristine Ridge introduced Item 32. Executive Director of Finance and Management Services Agency Kathryn Downs provided a brief presentation. Council provided direction to city staff. 33.Adopt a Resolution Authorizing Judicial Validation Proceedings for the Proposed Pension Debt Refinancing and Related Bond Financing Agreements Department(s): Finance and Management Services Recommended Action: Resolution No. 2021­XXX – Adopt a resolution authorizing the Issuance of Bonds to refund certain pension obligations of the City, up to the estimated Unfunded Actuarial Liability (UAL) as of June 30, 2021, approving the form and authorizing the execution of a trust agreement and purchase contract, and authorizing Judicial Validation Proceedings relating to the issuance of such Bonds and approving additional actions related thereto (Agreement No. 2021­XXX). MINUTES:Assistant Executive Director of Finance and Management Services Agency Sergio Vidal provided a brief presentation. Moved by Councilmember Phan, seconded by Councilmember Lopez to Adopt. YES: 7 – Penaloza, Mayor Pro Tem, – Phan, Councilmember, – Lopez, Councilmember, – Bacerra, Councilmember, – Hernandez, Councilmember, – Mendoza, Councilmember, – Sarmiento, Mayor NO: 0  ABSTAIN: 0  ABSENT: 0  Status: 7 – 0 – 0 – 0 – Pass MINUTES:This consent Item­ Resolution No. 2021­013 was approved. This consent Item ­ Agreement No. 2021­038 was approved. **END OF BUSINESS CALENDAR** COUNCILMEMBER REQUESTED ITEMS 34.Discuss and consider directing City Manager to direct staff to provide options to rebuild the handball courts at Chepa’s Park in the Logan neighborhood – Councilmember Hernandez MINUTES:Council discussion ensued and direction provided to city staff. CITY MANAGER COMMENTS MINUTES:City Manager Kristine Ridge provided a General Plan Update, Housing Element Update, and announced that the Public Works Department is hosting a 6  Annual Youth Water Contest. COUNCIL COMMENTS MINUTES:Councilmember Bacerra thanked the police department for their efforts regarding illegal street racing, reminded the public of his office hours on April 3, 2021 at 10 a.m., and wished everyone a Happy St. Patrick’s Day and Easter.   Councilmember Hernandez thanked all residents who participated to be involved in the community and spoke on the importance of mental health.  Councilmember Lopez made community announcements regarding the Vector Control future presentation.  Councilmember Mendoza requested council to adjourn in memory of Sergeant Ralph Lopez and reminded the public she will be holding office hours on March 18, 2021 from 6 to 7 p.m. Councilmember Phan encouraged all to adopt a cat, spoke on recent Asian anti­ deportation and expressed concern with the increase of attacks towards the Asian American Community.  Mayor Pro Tem Penaloza encouraged all to maintain social distancing during Easter as we move to less restrictive tiers. Mayor Sarmiento thanked Chief Valentin for his commitment to transparency and adjourned in memory of Consul Mario Cuevas. ADJOURNMENT – Adjourn the City Council meeting. Future Items 1. Shelter Operator 2. Cannabis Regulation Updates 3. Group Home Regulation Updates MINUTES:Mayor Sarmiento adjourned the City Council meeting at 10:51 p.m. thst th City Council 16 3/16/2021CityCouncil4–16 6/1/2021 DRAFT Minutes of the Regular Meeting of theCity CouncilCity of Santa Ana, CaliforniaMarch 16, 2021CLOSED SESSION MEETING – 5:00 pmREGULAR OPEN MEETING – 5:00 PM (Immediately following the Closed Session Meeting)CITY COUNCIL CHAMBER22 Civic Center Plaza Santa Ana, CA 92701Due to Governor Gavin Newsom’s Executive Order and the City Council's Proclamation ofLocal Emergency, there was no in­person meeting location for the community to attendpublic meetings.CLOSED SESSIONCALL TO ORDERATTENDANCE Council Members Phil BacerraJohnathan Ryan HernandezJessie LopezNelida MendozaThai Viet PhanMayor  Pro Tem David PenalozaMayorVicente SarmientoCity Manager Kristine RidgeCity Attorney Sonia R. CarvalhoClerk of the Council Daisy GomezMINUTES:Mayor Sarmiento called the Closed Session meeting to order at 5:09 p.m.Clerk of the Council conducted roll call. All councilmembers were present with theexception of Councilmember Mendoza.PUBLIC COMMENTS – Members of the public may address the City Council on items onthe Closed Session Agenda may do so by:Comments will be held during the beginning of the meeting for ALL comments on agendaand non­agenda items within the jurisdiction of the City, with the exception of public hearingitems. Comments for public hearings will take place after the hearing is opened. This is beingdone to respect the time constraints of residents who cannot stay tuned late into the eveningto comment on items that they feel strongly about.Individuals who would like to comment on an agenda item or make a general commentregarding a topic not in the meeting agenda may do so ahead of the meeting by:Email: Please email your comments by 4:00 p.m. on Regular Council meeting Tuesday, or asnoticed for Special meetings, to eComment@santa­ana.org. Comments received after thecut­off time will be published soon after the meeting as part of the record as early aspossible.OR DURING THE MEETING BY:Zoom Webinar: Please click on or type the following address into your webbrowser https://us02web.zoom.us/j/315965149ORConference Call: Dial (669) 900­9128 and enter MEETING ID: 315 965 149# whenprompted. The public can begin joining the speaker queue at 4:30 p.m. In accordance with Councilprocedures, calls will not be accepted after the public comment session has begun. To besure that you are in the speaker queue, you must join the meeting by 6:00 p.m. To request tospeak, dial *9 from your phone or virtually raise your hand from Zoom. After the Clerkconfirms the last three digits of the caller’s phone number or Zoom ID and unmutes them,the caller must press *6 or microphone icon to speak. Callers are encouraged, but notrequired, to identify themselves by name. Each caller will be provided three (3) minutes tospeak.To watch the meeting without participating via these remote options:YouTube LiveStream at www.youtube.com/user/SantaAnaLibraryChannel CTV3, available on Spectrum channel 3 and AT&T U­verse channel 99About the AgendaTo download or view the attachments (staff report and other supporting documentation) foreach agenda item, you must select the agenda item to see the attachments to either open ina new link (the eyeball ) or download a pdf (the cloud symbol with the down arrow ).MINUTES:None.CLOSED SESSION ITEMS – The Brown Act permits legislative bodies to discuss certainmatters without members of the public present. The City Council finds, based on advice fromthe City Attorney, that discussion in open session of the following matters will prejudice theposition of the City in existing and anticipated litigation:1.CONFERENCE WITH LEGAL COUNSEL ­ POTENTIAL LITIGATION Significantexposure to litigation pursuant to paragraph (2) or (3) of subdivision (d) of Section54956.9 of the Government Code: Two CasesA. El Centro Cultural de MexicoB. 312­316 4  StreetCLOSED SESSION REPORT – The City Attorney will report on any action(s) to be taken atthe Regular Open Session which will begin immediately following the Closed Session.RECESS – City Council will recess to Closed Session for the purpose of conducting regularCity business.MINUTES:Mayor Sarmiento recessed to the Closed Session at 5:11 p.m.RECONVENE – City Council will reconvene to continue regular City business.MINUTES:Mayor Sarmiento adjourned Closed Session meeting at 6:00 p.m. andconvened to the Regular Open Session.CITY COUNCIL REGULAR OPEN SESSIONCALL TO ORDERMINUTES:Mayor Sarmiento called the Regular Open Session meeting to order at 6:05p.m.ROLL CALLMINUTES:Clerk of the Council conducted roll call. All councilmembers were present.Councilmember Mendoza joined the Open Regular Session meeting at 6:12 p.m.PLEDGE OF ALLEGIANCE Mayor SarmientoINVOCATIONFr. Abel LopezCEREMONIAL PRESENTATIONS1.Proclamation presented by Councilmembers Lopez, Mendoza and Phan to Wiseplacerecognizing March as Women’s History Month.2.Certificate of Recognition presented by Mayor Pro Tem Penaloza to Paula Faccou forOutstanding Contributions to the Community.STAFF PRESENTATIONS3.COVID­19 Update in the Community.MINUTES:Daisy Perez Assistant to the City Manager provided a brief presentationregarding COVID­19 vaccinations for Santa Ana Residents. 4.Neighborhood Beautification Contest PresentationMINUTES:Executive Director of Public Works Agency Nabil Saba provided a briefpresentation.5.Costa Mesa Freeway (SR­55) Improvement Project: I­405 to I­5 Aesthetic FeaturesMINUTES:Executive Director of Public Works Agency Nabil Saba provided a briefpresentation.MINUTES:Presentations taken out of order, the COVID­19 update was heard last. CLOSED SESSION REPORT – The City Attorney will report on any action(s) from ClosedSession.MINUTES:City Attorney Sonia Carvalho stated there was no reportable action.PUBLIC COMMENT – Public comments will be held during the beginning of the meeting forALL comments on agenda and non­agenda items, except for public hearings. Comments forpublic hearings will take place after the hearing is opened.MINUTES:Clerk of the Council Daisy Gomez reported out on correspondence received.Donna spoke regarding Item 34 requests the Chepa’s Park handball courts be rebuilt. Victor Mendez spoke regarding COVID­19 vaccination appointments and provided variouscomments regarding 30 and 33. Issac Manzo spoke regarding Item 34, requested transparency from the neighborhoodassociation regarding the circulation of a petition against the rebuilding of the handballcourts. Joe Andrade spoke in opposition to Item 34 and noted a petition with 35 signatures wassubmitted for the record.Robert Herrera spoke in support of Item 28, and hopes the fund amount will increase in thenear future. Tony O. spoke in support of Item 34.Leonardo Penilla spoke in support of Item 34, stated that on various occasions there hasbeen overwhelming support from the community to keep the handball courts in question. Dolores Almaraz spoke in support of Item 34, stated that green space is important to thecommunity and provided various other comments. Francisco Manzo spoke in support of Item 34, stated that members of the community of allages utilized and benefited from the handball court.Belen Vazquez spoke in support of Item 34, indicated that the petition against therebuilding of the handball courts was never provided to her. Marla spoke in support of Item 34, indicated that the homeless issue is citywide not just asa result of the handball courts.Eloy Reyes spoke in support of Item 34.CONSENT CALENDARRECOMMENDED ACTION:  Approve staff recommendations on the followingConsent Calendar Items: 6 through 30.6.Minutes from the regular meeting of January 19, 2021Department(s): Clerk of the CouncilRecommended Action: Approve minutes.7.Excused absencesDepartment(s): Clerk of the CouncilRecommended Action: Excuse the absent members.8.Adopt Ordinance No. NS­XXXX ­ AN ORDINANCE OF THE CITY COUNCIL OF THECITY OF SANTA ANA AMENDING SANTA ANA MUNICIPAL CODE CHAPTER 2,ARTICLE IV DIVISIONS 2­9 TO REQUIRE BOARD AND COMMISSION MEMBERSTO BE RESIDENTS OF THE CITY INSTEAD OF QUALIFIED ELECTORSPlaced on first reading at the March 2, 2021 City Council meeting and approved by avote of 7­0.Published in the Orange County Reporter on March 5, 2021.Department(s):City Managers Office, City Attorneys OfficeRecommended Action: Place ordinance on second reading and adopt.MINUTES:This Consent Calendar Ordinance No. NS­3003 was approved9.Appoint various boards and commissions members nominated by CouncilmemberPhan as the Ward 1 representatives for a full term expiring December 10, 2024Department(s):Clerk of the CouncilRecommended Action: Appoint.1. Indigo Vu – Arts and Culture Commission ­ Pursuant to Senate Bill 2252. Gary Wood – Environment and Transportation Advisory Commission (ETAC)3. Keith Carpenter – Historic Resources Commission4. Gabrielle Marcia Gutierrez – Parks, Recreation and Community ServicesCommission10.Appoint Jennifer Oliva nominated by Mayor Pro Tem Penaloza as the Ward 2representative to the Community Development Commission for a partial­term expiringDecember 13, 2022Department(s): Clerk of the CouncilRecommended Action: Appoint Jennifer Oliva to the Community DevelopmentCommission representing Ward 2.11.Appoint Alan Woo nominated by Councilmember Hernandez as the Ward 5Representative to the Planning Commission for a full term expiring December 10,2024Department(s): Clerk of the CouncilRecommended Action: Appoint Alan Woo to Planning Commission representingWard 5.12.Appoint Alfredo Torreblanca nominated by Councilmember Mendoza as the Ward 6representative to the Parks, Recreation and Community Services Commission for apartial­term expiring December 13, 2022Department(s):Clerk of the CouncilRecommended Action: Appoint Alfredo Torreblanca to the Parks, Recreation andCommunity Services Commission representing Ward 6 pursuant to Senate Bill 225.13.Appoint various boards and commissions members nominated by MayorSarmiento as the Mayoral representatives for a full term expiring December 13, 2022Department(s):Clerk of the CouncilRecommended Action: Appoint.1. Tanya Navarro – Environment and Transportation Advisory Commission (ETAC)2. Ginelle Hardy – Historic Resources Commission14.Appoint Pierre Loubet and Daisy Campos for a partial term expiring May 31, 2022,Johanna Rivera for a partial term expiring May 31, 2023, and Doug Beaver andBridget Kavanaugh for a partial term expiring May 31, 2024 to the WorkforceDevelopment Board representing Private Sector Business.Department(s): Community Development AgencyRecommended Action: Appoint Pierre Loubet and Daisy Campos for a partial termexpiring May 31, 2022, Johanna Rivera for a partial term expiring May 31, 2023, andDoug Beaver and Bridget Kavanaugh for a partial term expiring May 31, 2024 to theWorkforce Development Board representing private sector business. Moved by Councilmember Lopez, seconded by Councilmember Bacerra toApproved as amended, exclude the appointment of Doug Beaver.YES: 7 – Penaloza, Mayor Pro Tem, – Phan, Councilmember, – Lopez,Councilmember, – Bacerra, Councilmember, – Hernandez, Councilmember, –Mendoza, Councilmember, – Sarmiento, MayorNO: 0 ABSTAIN: 0 ABSENT: 0 Status: 7 – 0 – 0 – 0 – Pass15.Approve Destruction of Obsolete City RecordsDepartment(s): Clerk of the Council Office, Police Department, Public WorksAgencyRecommended Action: Approve the requests for the destruction of obsoleterecords from the Police Department and Public Works Agency in accordance with theretention schedule outlined in City Council Resolution 2013­014. Moved by Mayor Pro Tem Penaloza, seconded by Councilmember Lopez toApprove.YES: 7 – Penaloza, Mayor Pro Tem, – Phan, Councilmember, – Lopez,Councilmember, – Bacerra, Councilmember, – Hernandez, Councilmember, –Mendoza, Councilmember, – Sarmiento, MayorNO: 0 ABSTAIN: 0 ABSENT: 0 Status: 7 – 0 – 0 – 0 – Pass16.Cannabis Public Benefit Fund for Youth Services Informational UpdateDepartment(s): Parks, Recreation, and Community ServicesRecommended Action: Receive and file Cannabis Public Benefit Fund for YouthServices informational update.MINUTES:Councilmember Lopez requested:A list be maintained for all projects that have been funded with cannabis fundsContinuous updates regarding handball court outreach.Staff research the feasibility of increasing the number of policy interns Finance and Managements Services Director Kathryn Downs provided comments.   Councilmember Hernandez requested staff look into increasing the Cannabis funding foryouth services.Mayor Pro Tem Penaloza requested additional Book Mobiles if funds are available.Mayor Sarmiento noted the value of having a safe place for students to be able to study andthe importance of partnering together with Santa Ana Unified School District in a joint useagreement to find creative options.Moved by  , seconded by   to Receive and file.YES: 0 NO: 0 ABSTAIN: 0 ABSENT: 0 Status: 0 – 0 – 0 – 0 – 17.Approve Appropriation Adjustments, Approve Amendments to the FY 2020­21Capital Improvement Program, and Award a Construction Contract to Lonerock, Inc.in the Amount of $9,486,525 for the Warner Avenue Street Improvements Project Withan Estimated Total Delivery Cost of $12,255,867 (Project Nos. 14­6802, 18­6424, 20­6618) (General Fund and Non­General Fund)Department(s): Public Works AgencyRecommended Action: 1. Approve an appropriation adjustment (2021­136)recognizing $1,992,867 of prior year fund balance in the Transportation SystemImprovement Authority Area B Fund, Prior Year Carry Forward revenue account andappropriate the same amount to the Transportation System Improvement AuthorityArea B Fund, Improvements Other Than Building expenditure account. (Requires fiveaffirmative votes.)2. Approve an appropriation adjustment (2021­140) recognizing $1,225,000 of prioryear fund balance in the Water Fund, Public Works Water Revenue, Prior Year CarryForward revenue account and appropriate the same amount to the Acquisition &Construction, Water Utility Capital Projects, Water Capital Project expenditureaccount. (Requires five affirmative votes.)3. Approve an appropriation adjustment (2021­133) recognizing $141,320 of prioryear fund balance in the Local Drainage Area IV Fund, Prior Year Carry Forwardrevenue account and appropriate the same amount to the Public Works­Storm DrainConstruction, Improvements Other Than Building expenditure account. (Requires fiveaffirmative votes.)4. Approve an appropriation adjustment (2021­135) recognizing $109,798 of prioryear fund balance in the New Transportation System Improvement Area E Fund, PriorYear Carry Forward revenue account and appropriate the same amount to the NewTransportation System Improvement Area E, Improvements Other Than Buildingexpenditure account. (Requires five affirmative votes.)5. Approve an appropriation adjustment (2021­137) recognizing the Fiscal Year 2018­19 appropriation of $4,629,750 in Measure M2 Competitive grant funding in theMeasure M Street Construction, Measure M2 Competitive revenue account andreappropriating the same amount to the Measure M Street Construction,Improvements Other Than Building expenditure account. (Requires five affirmativevotes.)6. Authorize reallocation of $255,000 in unspent Measure M2 Local Fairshare fundsfrom the Local Street Preventative Maintenance FY 2018­19 (19­6942) Project to theWarner Avenue Improvements Project, to complete the project’s funding requirement.7. Approve an amendment to the Fiscal Year 2020­21 Capital Improvement Programto include $1,992,867 in construction funds for the Warner Avenue ImprovementsProject (Project No. 14­6802).8. Approve an amendment to the Fiscal Year 2020­21 Capital Improvement Programto include $1,225,000 in construction funds for Warner Avenue Water ImprovementsProject (Project No. 18­6424).9. Approve an amendment to the Fiscal Year 2020­21 Capital Improvement Programto include $109,798 in construction funds for the Warner Avenue Storm DrainImprovements Project (Project No. 20­6618).10. Award a construction contract to Lonerock, Inc., the lowest responsible bidder, inaccordance with the base bid in the amount of $9,486,525, for construction of theWarner Avenue Improvements Project, for the term beginning March 16, 2021 andending upon project completion, and authorize the City Manager to execute thecontract subject to non­substantive changes approved by the City Manager and theCity Attorney.11. Approve the Project Cost Analysis for a total estimated construction delivery costof $12,255,867, which includes $9,486,525 for the construction contract, $1,614,197for contract administration, inspection and testing; and a $1,155,145 projectcontingency for unanticipated or unforeseen work.18.Approve Appropriation Adjustment Recognizing $500,000 in Grant Funding from theCounty of Orange for the Santa Ana Outdoor Safe Dining Program (Non­GeneralFund)Department(s): Community Development AgencyRecommended Action: 1. Approve an appropriation adjustment (2021­141)recognizing grant funding from the County of Orange for the Santa Ana Outdoor SafeDining Program in the amount of $500,000 in revenue account (No. 12418002­52030) and appropriating the same amount to expenditure account (No. 12418810­62300). (Requires five affirmative votes.)2. Authorize the City Manager to execute agreements and approve any other requiredactions necessary with the County of Orange, vendors, and contractors, who willimplement the Santa Ana Outdoor Safe Dining Program, subject to non­substantivechanges approved by the City Manager and City Attorney (Agreement No. 2021­XXX).Moved by Councilmember Hernandez, seconded by Mayor Pro Tem Penalozato Approve.YES: 7 – Penaloza, Mayor Pro Tem, – Phan, Councilmember, – Lopez,Councilmember, – Bacerra, Councilmember, – Hernandez, Councilmember, –Mendoza, Councilmember, – Sarmiento, MayorNO: 0 ABSTAIN: 0 ABSENT: 0 Status: 7 – 0 – 0 – 0 – PassMINUTES:Community Development Director and Assistant City Manager Steven Mendozaprovided comments. Council provided input to city staff regarding uniformity of parklets.This consent Item ­ Agreement No. 2021­031 was approved.19.Award Blanket Purchase Order Contracts for Painting Contractor Services to USNational Corp., Mear Construction Inc., Prime Painting Contractors Inc., GDL PaintersInc., and 1 Solorio Inc., in an Annual Aggregate Amount Not to Exceed $200,000 forup to a Five­Year Term (Specification No. 20­153) (General Fund and Non­GeneralFund)Department(s): Public Works AgencyRecommended Action: Award blanket purchase order contracts for citywidepainting contractor services to US National Corp, Mear Construction Corp., PrimePainting Contractors, Inc., GDL Painters, Inc., and 1 Solorio, Inc., for a two­year periodbeginning March 16, 2021, and expiring March 15, 2023, with provisions for threeone­year renewal options exercisable by the City Manager, in an annual aggregateamount of $200,000, subject to non­substantive changes approved by the CityManager and City Attorney. 20.Award a Purchase Order to PB Loader Corporation in an Amount not to Exceed$645,844 for Two Compressed Natural Gas Palfinger Grapple Trucks (SpecificationNo. 21­023) (Non­General Fund)Department(s): Public Works AgencyRecommended Action: Authorize a one­time purchase and payment of purchaseorder to PB Loader Corporation for the purchase of two compressed natural gasPalfinger grapple trucks in the amount of $620,844, plus a contingency of $25,000, fora total amount not to exceed $645,844, subject to non­substantive changes approvedby the City Manager and City Attorney.21.Award a Purchase Order to Quinn Company in an Amount not to Exceed $214,991 forOne Caterpillar 926M Wheel Loader (Specification No. 21­022) (Non­General Fund)Department(s): Public Works AgencyRecommended Action: Authorize a one­time purchase and payment of purchaseorder to Quinn Company for the purchase of one Caterpillar 926M Wheel Loader, inthe amount of $204,991, plus a contingency of $10,000, for a total amount not toexceed $214,991, subject to non­substantive changes approved by the City Managerand City Attorney.22.Award Construction Contract to All American Asphalt in the Amount of $305,598 forthe Flower Street Rehabilitation from McFadden Avenue to 1st Street Project with anEstimated Project Delivery Cost of $648,000 (Project No. 21­6976) (Non­GeneralFund)Department(s): Public Works AgencyRecommended Action: 1. Award a construction contract to All American Asphalt,the lowest responsible bidder, in accordance with the base bid in the amount of$305,598, for construction of Flower Street Rehabilitation from McFadden Avenue to1 Street Project, for the term beginning March 16, 2021 and ending upon projectcompletion, and authorize the City Manager to execute the contract subject to non­substantive changes approved by the City Manager and the City Attorney.2. Approve the Project Cost Analysis for a total estimated construction delivery cost of$648,000, which includes $305,598 for the construction contract, $61,120 for contractadministration, inspection and testing, and a $281,282 project contingency forunanticipated or unforeseen work.23.Approve an Amendment to the Agreement with SLS Property Solutions, Inc., toincrease the Agreement amount by $160,000 for a total of $205,000, to extend theterm to June 30, 2022, and to add a one­year renewal option ending on June 30,2023 (General Fund and Non­General Fund)Department(s): Planning and Building AgencyRecommended Action: Authorize the City Manager to execute an agreementamendment with SLS Property Solutions, Inc., for property nuisance abatementservices to increase the agreement amount by $160,000 for a total of $205,000, toextend the term of the agreement to June 30, 2022, and to add a one­year renewaloption ending on June 30, 2023, exercisable by the City Manager subject to non­substantive changes approved by the City Manager and City Attorney (Agreement No.2021­XXX).MINUTES:This consent Item ­ Agreement No. 2021­032 was approved.24.Approve an agreement with Invengo American Corp for a Radio FrequencyIdentification system at Main and Newhope Branch Library for a total amount not toexceed $82,284.94 (General Fund)Department(s): LibraryRecommended Action: Authorize the City Manager to execute an agreement withInvengo American Corp for a term of March 16, 2021 to March 15, 2024 for an RadioFrequency Identification (RFID) system to include a tagging project of all librarymaterials and for the purchase of two self­checkout kiosks, eight Circulation Assistantpads, and four security gates at the Main and Newhope Branch Libraries for$72,280.54, a two­year software and hardware service support plan for $7,016, and acontingency fund for additional RFID tags or any services/equipment needs for$2,988.40, for a total amount not to exceed $82,284.94 to be funded by the GeneralFund, subject to non­substantive changes approved by the City Manager and CityAttorney (Agreement No. 2021­XXX).MINUTES:This consent Item ­ Agreement No. 2021­033 was approved.25.Approve Agreement With Kimley­Horn and Associates, Inc. for the Warner AvenueProtected Bike Lane Project in an Amount not to Exceed $93,990.51 for a Three­YearTerm (Project No. 20­6971) (Non­General Fund)Department(s): Public Works AgencyRecommended Action: Authorize the City Manager to execute an agreement withKimley­Horn and Associates Inc. to provide professional engineering services for theWarner Avenue Protected Bike Lane Project in the amount of $87,572.73, with acontingency of $6,417.78, for a total amount not to exceed $93,990.51, for a three­year term beginning March 16, 2021 and expiring March 15, 2024, with an option fortwo, one­year extensions, subject non­substantive changes approved by the CityManager and City Attorney (Agreement No. 2021­XXX).MINUTES:Mayor Pro Tem Penaloza provided direction to staff regarding a moreuniform design and more landscape. Moved by Mayor Pro Tem Penaloza, seconded by Councilmember Hernandezto Approve.YES: 7 – Penaloza, Mayor Pro Tem, – Phan, Councilmember, – Lopez,Councilmember, – Bacerra, Councilmember, – Hernandez, Councilmember, –Mendoza, Councilmember, – Sarmiento, MayorNO: 0 ABSTAIN: 0 ABSENT: 0 Status: 7 – 0 – 0 – 0 – PassMINUTES:This consent Item ­ Agreement No. 2021­034 was approved.26.Approve Amendments to the Agreements With Tetra Tech, Michael BakerInternational, Inc., Psomas, Stantec Consulting Services, Inc., NV5, Inc., Huitt­Zollars,Inc., Kimley­Horn and Associates, Inc., and TAIT & Associates, Inc., for On­CallEngineering Services, to Increase the Aggregate Amount by $950,000, for a TotalAmount not to Exceed $2,950,000 for the Remaining Term of the Agreement (Non­General Fund)Department(s): Public Works AgencyRecommended Action: Authorize the City Manager to execute amendments to theagreements to provide on­call engineering services with Tetra Tech, Michael BakerInternational, Inc., Psomas; Stantec Consulting Services, Inc., NV5, Inc., Huitt­Zollars,Inc., Kimley­Horn and Associates, Inc., and TAIT & Associates, Inc., to increase theagreement amount by $950,000, for a total aggregate agreement amount not toexceed $2,950,000, for the remaining term of the agreement which began on April 21,2020, and expires on April 21, 2023, with a provision for one two­year extensionexercisable by the City Manager and City Attorney, subject to non­substantivechanges approved by the City Manager and City Attorney (Agreement No. 2021­XXX).MINUTES:This consent Item – Core Agreement No. 2021­035 was approved.Councilmember Phan abstained from Item 26 due to a conflict of interest regardingher employer. 27.Approve Agreements with ABM Building Solutions, LLC, ACCO EngineeredSystems, Envise, F.M. Thomas Air Conditioning, Inc., and South Coast Mechanical forAs­Needed Repair of Heating, Ventilation, and Air Conditioning Systems at VariousCity Facilities, in an Aggregate Amount not to Exceed $2,875,000 for up to a Five­Year Term (Specification No. 20­134) (General Fund and Non­General Fund)Department(s): Public Works Agency, Police DepartmentRecommended Action: Approve agreements with ABM Building Solutions, LLC,ACCO Engineered Systems, Envise, F.M. Thomas Air Conditioning, Inc., and SouthCoast Mechanical to provide as­needed heating, ventilation, and air conditioning(HVAC) repair services, including emergency call­out services, for a three­year periodbeginning April 1, 2021, and ending on March 31, 2024, with provisions for two, one­year extensions, in a total shared amount not to exceed $575,000 annually, for a totalaggregate amount not to exceed $2,875,000, subject to non­substantive changes asapproved by the City Manager and City Attorney (Agreement No. 2021­XXX). MINUTES:This consent Item ­  Core Agreement No. 2021­036 was approved.28.Approve an Agreement with Immigrant Defenders Law Center For Immigration LegalDefense Services for a Two­Year Term in an Amount not to Exceed $400,000(General Fund)Department(s): City Manager OfficeRecommended Action: Authorize the City Manager to execute an agreement withImmigrant Defenders Law Center to provide immigration legal defense services toSanta Ana residents, for a term beginning March 16, 2021 and ending January 31,2023, in an amount not to exceed $400,000, subject to non­substantive changesapproved by the City Manager and City Attorney (Agreement No. 2021­XXX).MINUTES:Mayor Sarmiento requested the language “not to exceed” be removedfrom the agreement and be replaced with “if additional services are requested, theCity Council can increase the expenditure amount” and bring it back to council asan adjustment to the budget line item. Mayor Pro Tem Penaloza requested future agreements include otherorganizations. Councilmember Phan requested outreach and representation to the AsianAmerican and Pacific Islander Community.MINUTES:This consent Item ­ Agreement No. 2021­037 was approved.Moved by Mayor Sarmiento, seconded by Mayor Pro Tem Penaloza toApproved as amended.YES: 7 – Penaloza, Mayor Pro Tem, – Phan, Councilmember, – Lopez,Councilmember, – Bacerra, Councilmember, – Hernandez, Councilmember, –Mendoza, Councilmember, – Sarmiento, MayorNO: 0 ABSTAIN: 0 ABSENT: 0 Status: 7 – 0 – 0 – 0 – Pass29.Receive and File Certification of Approval by City Engineer of Final Parcel Map 2018­02 (2110, 2114, and 2202 East First Street [Owner: Broomell Commercial Properties,LLC])Department(s): Public Works AgencyRecommended Action: Receive and file certification of approval by City Engineer offinal Parcel Map 2018­02.30.Resolution to Adopt and Approve Applications for Submission for all CalRecycleGrants for a 5­Year PeriodDepartment(s): Public Works AgencyRecommended Action: Resolution No. 2021­XXX – Adopt a resolution approvingthe ability to apply, and authorizing submission, for all CalRecycle Grants for a 5­yearperiod.MINUTES:This consent Item­ Resolution No. 2021­012 was approved.Moved by Mayor Pro Tem Penaloza, seconded by Councilmember Hernandez toApprove Consent Calendar items 6 – 30 with the exception of 14, 15, 16, 18, 25, and 28. Councilmember Phan abstained from Item 26 due to a conflict of interest regarding heremployer..YES: 7 – Penaloza, Mayor Pro Tem, – Phan, Councilmember, – Lopez, Councilmember, –Bacerra, Councilmember, – Hernandez, Councilmember, – Mendoza, Councilmember, –Sarmiento, MayorNO: 0 ABSTAIN: 0 ABSENT: 0 Status: 7 – 0 – 0 – 0 – PassMINUTES:Councilmember Phan abstained from Item 26**END OF CONSENT CALENDAR**BUSINESS CALENDAR31.City of Santa Ana General Plan Annual Progress Report (2020)Department(s): Planning and Building AgencyRecommended Action: Authorize staff to submit the City of Santa Ana’s 2020General Plan Annual Progress Report to the State of California Department ofHousing and Community Development (HCD) and Office of Planning and Research(OPR). MINUTES:Planning and Building Director Minh Thai provided commentsregarding the General Plan Annual Progress Report. Principal Planner Melanie McCann provided comments and answered Council’squestions regarding Accessory Dwelling Units.Council provided input to city staff.Moved by Councilmember Bacerra, seconded by Mayor Pro Tem Penaloza toApprove.YES: 7 – Penaloza, Mayor Pro Tem, – Phan, Councilmember, – Lopez,Councilmember, – Bacerra, Councilmember, – Hernandez, Councilmember, –Mendoza, Councilmember, – Sarmiento, MayorNO: 0 ABSTAIN: 0 ABSENT: 0 Status: 7 – 0 – 0 – 0 – PassMINUTES:Council supports and provided direction to City staff.32.Provide Early Direction for Preparation of the Fiscal Year 2021­22 BudgetDepartment(s): Finance and Management ServicesRecommended Action: 1. Adopt the proposed Budget and Reserve Policy.2. Direct staff to:    a. Increase miscellaneous fees by 1.67%; OR    b. Maintain miscellaneous fees at current rates. 3. In addition to Strategic Plan goals already identified, provide any further direction for the draft FY 2021­22 Budget and key priorities for federal funding from the American Rescue Plan Act of 2021.  Moved by Councilmember Bacerra, seconded by Mayor Sarmiento to Approve Item 32 with option 2B to  maintain miscellaneous fee at the current rate.. YES: 7 – Penaloza, Mayor Pro Tem, – Phan, Councilmember, – Lopez, Councilmember, – Bacerra, Councilmember, – Hernandez, Councilmember, – Mendoza, Councilmember, – Sarmiento, Mayor NO: 0  ABSTAIN: 0  ABSENT: 0  Status: 7 – 0 – 0 – 0 – Pass MINUTES:City Manager Kristine Ridge introduced Item 32. Executive Director of Finance and Management Services Agency Kathryn Downs provided a brief presentation. Council provided direction to city staff. 33.Adopt a Resolution Authorizing Judicial Validation Proceedings for the Proposed Pension Debt Refinancing and Related Bond Financing Agreements Department(s): Finance and Management Services Recommended Action: Resolution No. 2021­XXX – Adopt a resolution authorizing the Issuance of Bonds to refund certain pension obligations of the City, up to the estimated Unfunded Actuarial Liability (UAL) as of June 30, 2021, approving the form and authorizing the execution of a trust agreement and purchase contract, and authorizing Judicial Validation Proceedings relating to the issuance of such Bonds and approving additional actions related thereto (Agreement No. 2021­XXX). MINUTES:Assistant Executive Director of Finance and Management Services Agency Sergio Vidal provided a brief presentation. Moved by Councilmember Phan, seconded by Councilmember Lopez to Adopt. YES: 7 – Penaloza, Mayor Pro Tem, – Phan, Councilmember, – Lopez, Councilmember, – Bacerra, Councilmember, – Hernandez, Councilmember, – Mendoza, Councilmember, – Sarmiento, Mayor NO: 0  ABSTAIN: 0  ABSENT: 0  Status: 7 – 0 – 0 – 0 – Pass MINUTES:This consent Item­ Resolution No. 2021­013 was approved. This consent Item ­ Agreement No. 2021­038 was approved. **END OF BUSINESS CALENDAR** COUNCILMEMBER REQUESTED ITEMS 34.Discuss and consider directing City Manager to direct staff to provide options to rebuild the handball courts at Chepa’s Park in the Logan neighborhood – Councilmember Hernandez MINUTES:Council discussion ensued and direction provided to city staff. CITY MANAGER COMMENTS MINUTES:City Manager Kristine Ridge provided a General Plan Update, Housing Element Update, and announced that the Public Works Department is hosting a 6  Annual Youth Water Contest. COUNCIL COMMENTS MINUTES:Councilmember Bacerra thanked the police department for their efforts regarding illegal street racing, reminded the public of his office hours on April 3, 2021 at 10 a.m., and wished everyone a Happy St. Patrick’s Day and Easter.   Councilmember Hernandez thanked all residents who participated to be involved in the community and spoke on the importance of mental health.  Councilmember Lopez made community announcements regarding the Vector Control future presentation.  Councilmember Mendoza requested council to adjourn in memory of Sergeant Ralph Lopez and reminded the public she will be holding office hours on March 18, 2021 from 6 to 7 p.m. Councilmember Phan encouraged all to adopt a cat, spoke on recent Asian anti­ deportation and expressed concern with the increase of attacks towards the Asian American Community.  Mayor Pro Tem Penaloza encouraged all to maintain social distancing during Easter as we move to less restrictive tiers. Mayor Sarmiento thanked Chief Valentin for his commitment to transparency and adjourned in memory of Consul Mario Cuevas. ADJOURNMENT – Adjourn the City Council meeting. Future Items 1. Shelter Operator 2. Cannabis Regulation Updates 3. Group Home Regulation Updates MINUTES:Mayor Sarmiento adjourned the City Council meeting at 10:51 p.m. thst th City Council 17 3/16/2021CityCouncil4–17 6/1/2021 DRAFT Minutes of the Regular Meeting of theCity CouncilCity of Santa Ana, CaliforniaMarch 16, 2021CLOSED SESSION MEETING – 5:00 pmREGULAR OPEN MEETING – 5:00 PM (Immediately following the Closed Session Meeting)CITY COUNCIL CHAMBER22 Civic Center Plaza Santa Ana, CA 92701Due to Governor Gavin Newsom’s Executive Order and the City Council's Proclamation ofLocal Emergency, there was no in­person meeting location for the community to attendpublic meetings.CLOSED SESSIONCALL TO ORDERATTENDANCE Council Members Phil BacerraJohnathan Ryan HernandezJessie LopezNelida MendozaThai Viet PhanMayor  Pro Tem David PenalozaMayorVicente SarmientoCity Manager Kristine RidgeCity Attorney Sonia R. CarvalhoClerk of the Council Daisy GomezMINUTES:Mayor Sarmiento called the Closed Session meeting to order at 5:09 p.m.Clerk of the Council conducted roll call. All councilmembers were present with theexception of Councilmember Mendoza.PUBLIC COMMENTS – Members of the public may address the City Council on items onthe Closed Session Agenda may do so by:Comments will be held during the beginning of the meeting for ALL comments on agendaand non­agenda items within the jurisdiction of the City, with the exception of public hearingitems. Comments for public hearings will take place after the hearing is opened. This is beingdone to respect the time constraints of residents who cannot stay tuned late into the eveningto comment on items that they feel strongly about.Individuals who would like to comment on an agenda item or make a general commentregarding a topic not in the meeting agenda may do so ahead of the meeting by:Email: Please email your comments by 4:00 p.m. on Regular Council meeting Tuesday, or asnoticed for Special meetings, to eComment@santa­ana.org. Comments received after thecut­off time will be published soon after the meeting as part of the record as early aspossible.OR DURING THE MEETING BY:Zoom Webinar: Please click on or type the following address into your webbrowser https://us02web.zoom.us/j/315965149ORConference Call: Dial (669) 900­9128 and enter MEETING ID: 315 965 149# whenprompted. The public can begin joining the speaker queue at 4:30 p.m. In accordance with Councilprocedures, calls will not be accepted after the public comment session has begun. To besure that you are in the speaker queue, you must join the meeting by 6:00 p.m. To request tospeak, dial *9 from your phone or virtually raise your hand from Zoom. After the Clerkconfirms the last three digits of the caller’s phone number or Zoom ID and unmutes them,the caller must press *6 or microphone icon to speak. Callers are encouraged, but notrequired, to identify themselves by name. Each caller will be provided three (3) minutes tospeak.To watch the meeting without participating via these remote options:YouTube LiveStream at www.youtube.com/user/SantaAnaLibraryChannel CTV3, available on Spectrum channel 3 and AT&T U­verse channel 99About the AgendaTo download or view the attachments (staff report and other supporting documentation) foreach agenda item, you must select the agenda item to see the attachments to either open ina new link (the eyeball ) or download a pdf (the cloud symbol with the down arrow ).MINUTES:None.CLOSED SESSION ITEMS – The Brown Act permits legislative bodies to discuss certainmatters without members of the public present. The City Council finds, based on advice fromthe City Attorney, that discussion in open session of the following matters will prejudice theposition of the City in existing and anticipated litigation:1.CONFERENCE WITH LEGAL COUNSEL ­ POTENTIAL LITIGATION Significantexposure to litigation pursuant to paragraph (2) or (3) of subdivision (d) of Section54956.9 of the Government Code: Two CasesA. El Centro Cultural de MexicoB. 312­316 4  StreetCLOSED SESSION REPORT – The City Attorney will report on any action(s) to be taken atthe Regular Open Session which will begin immediately following the Closed Session.RECESS – City Council will recess to Closed Session for the purpose of conducting regularCity business.MINUTES:Mayor Sarmiento recessed to the Closed Session at 5:11 p.m.RECONVENE – City Council will reconvene to continue regular City business.MINUTES:Mayor Sarmiento adjourned Closed Session meeting at 6:00 p.m. andconvened to the Regular Open Session.CITY COUNCIL REGULAR OPEN SESSIONCALL TO ORDERMINUTES:Mayor Sarmiento called the Regular Open Session meeting to order at 6:05p.m.ROLL CALLMINUTES:Clerk of the Council conducted roll call. All councilmembers were present.Councilmember Mendoza joined the Open Regular Session meeting at 6:12 p.m.PLEDGE OF ALLEGIANCE Mayor SarmientoINVOCATIONFr. Abel LopezCEREMONIAL PRESENTATIONS1.Proclamation presented by Councilmembers Lopez, Mendoza and Phan to Wiseplacerecognizing March as Women’s History Month.2.Certificate of Recognition presented by Mayor Pro Tem Penaloza to Paula Faccou forOutstanding Contributions to the Community.STAFF PRESENTATIONS3.COVID­19 Update in the Community.MINUTES:Daisy Perez Assistant to the City Manager provided a brief presentationregarding COVID­19 vaccinations for Santa Ana Residents. 4.Neighborhood Beautification Contest PresentationMINUTES:Executive Director of Public Works Agency Nabil Saba provided a briefpresentation.5.Costa Mesa Freeway (SR­55) Improvement Project: I­405 to I­5 Aesthetic FeaturesMINUTES:Executive Director of Public Works Agency Nabil Saba provided a briefpresentation.MINUTES:Presentations taken out of order, the COVID­19 update was heard last. CLOSED SESSION REPORT – The City Attorney will report on any action(s) from ClosedSession.MINUTES:City Attorney Sonia Carvalho stated there was no reportable action.PUBLIC COMMENT – Public comments will be held during the beginning of the meeting forALL comments on agenda and non­agenda items, except for public hearings. Comments forpublic hearings will take place after the hearing is opened.MINUTES:Clerk of the Council Daisy Gomez reported out on correspondence received.Donna spoke regarding Item 34 requests the Chepa’s Park handball courts be rebuilt. Victor Mendez spoke regarding COVID­19 vaccination appointments and provided variouscomments regarding 30 and 33. Issac Manzo spoke regarding Item 34, requested transparency from the neighborhoodassociation regarding the circulation of a petition against the rebuilding of the handballcourts. Joe Andrade spoke in opposition to Item 34 and noted a petition with 35 signatures wassubmitted for the record.Robert Herrera spoke in support of Item 28, and hopes the fund amount will increase in thenear future. Tony O. spoke in support of Item 34.Leonardo Penilla spoke in support of Item 34, stated that on various occasions there hasbeen overwhelming support from the community to keep the handball courts in question. Dolores Almaraz spoke in support of Item 34, stated that green space is important to thecommunity and provided various other comments. Francisco Manzo spoke in support of Item 34, stated that members of the community of allages utilized and benefited from the handball court.Belen Vazquez spoke in support of Item 34, indicated that the petition against therebuilding of the handball courts was never provided to her. Marla spoke in support of Item 34, indicated that the homeless issue is citywide not just asa result of the handball courts.Eloy Reyes spoke in support of Item 34.CONSENT CALENDARRECOMMENDED ACTION:  Approve staff recommendations on the followingConsent Calendar Items: 6 through 30.6.Minutes from the regular meeting of January 19, 2021Department(s): Clerk of the CouncilRecommended Action: Approve minutes.7.Excused absencesDepartment(s): Clerk of the CouncilRecommended Action: Excuse the absent members.8.Adopt Ordinance No. NS­XXXX ­ AN ORDINANCE OF THE CITY COUNCIL OF THECITY OF SANTA ANA AMENDING SANTA ANA MUNICIPAL CODE CHAPTER 2,ARTICLE IV DIVISIONS 2­9 TO REQUIRE BOARD AND COMMISSION MEMBERSTO BE RESIDENTS OF THE CITY INSTEAD OF QUALIFIED ELECTORSPlaced on first reading at the March 2, 2021 City Council meeting and approved by avote of 7­0.Published in the Orange County Reporter on March 5, 2021.Department(s):City Managers Office, City Attorneys OfficeRecommended Action: Place ordinance on second reading and adopt.MINUTES:This Consent Calendar Ordinance No. NS­3003 was approved9.Appoint various boards and commissions members nominated by CouncilmemberPhan as the Ward 1 representatives for a full term expiring December 10, 2024Department(s):Clerk of the CouncilRecommended Action: Appoint.1. Indigo Vu – Arts and Culture Commission ­ Pursuant to Senate Bill 2252. Gary Wood – Environment and Transportation Advisory Commission (ETAC)3. Keith Carpenter – Historic Resources Commission4. Gabrielle Marcia Gutierrez – Parks, Recreation and Community ServicesCommission10.Appoint Jennifer Oliva nominated by Mayor Pro Tem Penaloza as the Ward 2representative to the Community Development Commission for a partial­term expiringDecember 13, 2022Department(s): Clerk of the CouncilRecommended Action: Appoint Jennifer Oliva to the Community DevelopmentCommission representing Ward 2.11.Appoint Alan Woo nominated by Councilmember Hernandez as the Ward 5Representative to the Planning Commission for a full term expiring December 10,2024Department(s): Clerk of the CouncilRecommended Action: Appoint Alan Woo to Planning Commission representingWard 5.12.Appoint Alfredo Torreblanca nominated by Councilmember Mendoza as the Ward 6representative to the Parks, Recreation and Community Services Commission for apartial­term expiring December 13, 2022Department(s):Clerk of the CouncilRecommended Action: Appoint Alfredo Torreblanca to the Parks, Recreation andCommunity Services Commission representing Ward 6 pursuant to Senate Bill 225.13.Appoint various boards and commissions members nominated by MayorSarmiento as the Mayoral representatives for a full term expiring December 13, 2022Department(s):Clerk of the CouncilRecommended Action: Appoint.1. Tanya Navarro – Environment and Transportation Advisory Commission (ETAC)2. Ginelle Hardy – Historic Resources Commission14.Appoint Pierre Loubet and Daisy Campos for a partial term expiring May 31, 2022,Johanna Rivera for a partial term expiring May 31, 2023, and Doug Beaver andBridget Kavanaugh for a partial term expiring May 31, 2024 to the WorkforceDevelopment Board representing Private Sector Business.Department(s): Community Development AgencyRecommended Action: Appoint Pierre Loubet and Daisy Campos for a partial termexpiring May 31, 2022, Johanna Rivera for a partial term expiring May 31, 2023, andDoug Beaver and Bridget Kavanaugh for a partial term expiring May 31, 2024 to theWorkforce Development Board representing private sector business. Moved by Councilmember Lopez, seconded by Councilmember Bacerra toApproved as amended, exclude the appointment of Doug Beaver.YES: 7 – Penaloza, Mayor Pro Tem, – Phan, Councilmember, – Lopez,Councilmember, – Bacerra, Councilmember, – Hernandez, Councilmember, –Mendoza, Councilmember, – Sarmiento, MayorNO: 0 ABSTAIN: 0 ABSENT: 0 Status: 7 – 0 – 0 – 0 – Pass15.Approve Destruction of Obsolete City RecordsDepartment(s): Clerk of the Council Office, Police Department, Public WorksAgencyRecommended Action: Approve the requests for the destruction of obsoleterecords from the Police Department and Public Works Agency in accordance with theretention schedule outlined in City Council Resolution 2013­014. Moved by Mayor Pro Tem Penaloza, seconded by Councilmember Lopez toApprove.YES: 7 – Penaloza, Mayor Pro Tem, – Phan, Councilmember, – Lopez,Councilmember, – Bacerra, Councilmember, – Hernandez, Councilmember, –Mendoza, Councilmember, – Sarmiento, MayorNO: 0 ABSTAIN: 0 ABSENT: 0 Status: 7 – 0 – 0 – 0 – Pass16.Cannabis Public Benefit Fund for Youth Services Informational UpdateDepartment(s): Parks, Recreation, and Community ServicesRecommended Action: Receive and file Cannabis Public Benefit Fund for YouthServices informational update.MINUTES:Councilmember Lopez requested:A list be maintained for all projects that have been funded with cannabis fundsContinuous updates regarding handball court outreach.Staff research the feasibility of increasing the number of policy interns Finance and Managements Services Director Kathryn Downs provided comments.   Councilmember Hernandez requested staff look into increasing the Cannabis funding foryouth services.Mayor Pro Tem Penaloza requested additional Book Mobiles if funds are available.Mayor Sarmiento noted the value of having a safe place for students to be able to study andthe importance of partnering together with Santa Ana Unified School District in a joint useagreement to find creative options.Moved by  , seconded by   to Receive and file.YES: 0 NO: 0 ABSTAIN: 0 ABSENT: 0 Status: 0 – 0 – 0 – 0 – 17.Approve Appropriation Adjustments, Approve Amendments to the FY 2020­21Capital Improvement Program, and Award a Construction Contract to Lonerock, Inc.in the Amount of $9,486,525 for the Warner Avenue Street Improvements Project Withan Estimated Total Delivery Cost of $12,255,867 (Project Nos. 14­6802, 18­6424, 20­6618) (General Fund and Non­General Fund)Department(s): Public Works AgencyRecommended Action: 1. Approve an appropriation adjustment (2021­136)recognizing $1,992,867 of prior year fund balance in the Transportation SystemImprovement Authority Area B Fund, Prior Year Carry Forward revenue account andappropriate the same amount to the Transportation System Improvement AuthorityArea B Fund, Improvements Other Than Building expenditure account. (Requires fiveaffirmative votes.)2. Approve an appropriation adjustment (2021­140) recognizing $1,225,000 of prioryear fund balance in the Water Fund, Public Works Water Revenue, Prior Year CarryForward revenue account and appropriate the same amount to the Acquisition &Construction, Water Utility Capital Projects, Water Capital Project expenditureaccount. (Requires five affirmative votes.)3. Approve an appropriation adjustment (2021­133) recognizing $141,320 of prioryear fund balance in the Local Drainage Area IV Fund, Prior Year Carry Forwardrevenue account and appropriate the same amount to the Public Works­Storm DrainConstruction, Improvements Other Than Building expenditure account. (Requires fiveaffirmative votes.)4. Approve an appropriation adjustment (2021­135) recognizing $109,798 of prioryear fund balance in the New Transportation System Improvement Area E Fund, PriorYear Carry Forward revenue account and appropriate the same amount to the NewTransportation System Improvement Area E, Improvements Other Than Buildingexpenditure account. (Requires five affirmative votes.)5. Approve an appropriation adjustment (2021­137) recognizing the Fiscal Year 2018­19 appropriation of $4,629,750 in Measure M2 Competitive grant funding in theMeasure M Street Construction, Measure M2 Competitive revenue account andreappropriating the same amount to the Measure M Street Construction,Improvements Other Than Building expenditure account. (Requires five affirmativevotes.)6. Authorize reallocation of $255,000 in unspent Measure M2 Local Fairshare fundsfrom the Local Street Preventative Maintenance FY 2018­19 (19­6942) Project to theWarner Avenue Improvements Project, to complete the project’s funding requirement.7. Approve an amendment to the Fiscal Year 2020­21 Capital Improvement Programto include $1,992,867 in construction funds for the Warner Avenue ImprovementsProject (Project No. 14­6802).8. Approve an amendment to the Fiscal Year 2020­21 Capital Improvement Programto include $1,225,000 in construction funds for Warner Avenue Water ImprovementsProject (Project No. 18­6424).9. Approve an amendment to the Fiscal Year 2020­21 Capital Improvement Programto include $109,798 in construction funds for the Warner Avenue Storm DrainImprovements Project (Project No. 20­6618).10. Award a construction contract to Lonerock, Inc., the lowest responsible bidder, inaccordance with the base bid in the amount of $9,486,525, for construction of theWarner Avenue Improvements Project, for the term beginning March 16, 2021 andending upon project completion, and authorize the City Manager to execute thecontract subject to non­substantive changes approved by the City Manager and theCity Attorney.11. Approve the Project Cost Analysis for a total estimated construction delivery costof $12,255,867, which includes $9,486,525 for the construction contract, $1,614,197for contract administration, inspection and testing; and a $1,155,145 projectcontingency for unanticipated or unforeseen work.18.Approve Appropriation Adjustment Recognizing $500,000 in Grant Funding from theCounty of Orange for the Santa Ana Outdoor Safe Dining Program (Non­GeneralFund)Department(s): Community Development AgencyRecommended Action: 1. Approve an appropriation adjustment (2021­141)recognizing grant funding from the County of Orange for the Santa Ana Outdoor SafeDining Program in the amount of $500,000 in revenue account (No. 12418002­52030) and appropriating the same amount to expenditure account (No. 12418810­62300). (Requires five affirmative votes.)2. Authorize the City Manager to execute agreements and approve any other requiredactions necessary with the County of Orange, vendors, and contractors, who willimplement the Santa Ana Outdoor Safe Dining Program, subject to non­substantivechanges approved by the City Manager and City Attorney (Agreement No. 2021­XXX).Moved by Councilmember Hernandez, seconded by Mayor Pro Tem Penalozato Approve.YES: 7 – Penaloza, Mayor Pro Tem, – Phan, Councilmember, – Lopez,Councilmember, – Bacerra, Councilmember, – Hernandez, Councilmember, –Mendoza, Councilmember, – Sarmiento, MayorNO: 0 ABSTAIN: 0 ABSENT: 0 Status: 7 – 0 – 0 – 0 – PassMINUTES:Community Development Director and Assistant City Manager Steven Mendozaprovided comments. Council provided input to city staff regarding uniformity of parklets.This consent Item ­ Agreement No. 2021­031 was approved.19.Award Blanket Purchase Order Contracts for Painting Contractor Services to USNational Corp., Mear Construction Inc., Prime Painting Contractors Inc., GDL PaintersInc., and 1 Solorio Inc., in an Annual Aggregate Amount Not to Exceed $200,000 forup to a Five­Year Term (Specification No. 20­153) (General Fund and Non­GeneralFund)Department(s): Public Works AgencyRecommended Action: Award blanket purchase order contracts for citywidepainting contractor services to US National Corp, Mear Construction Corp., PrimePainting Contractors, Inc., GDL Painters, Inc., and 1 Solorio, Inc., for a two­year periodbeginning March 16, 2021, and expiring March 15, 2023, with provisions for threeone­year renewal options exercisable by the City Manager, in an annual aggregateamount of $200,000, subject to non­substantive changes approved by the CityManager and City Attorney. 20.Award a Purchase Order to PB Loader Corporation in an Amount not to Exceed$645,844 for Two Compressed Natural Gas Palfinger Grapple Trucks (SpecificationNo. 21­023) (Non­General Fund)Department(s): Public Works AgencyRecommended Action: Authorize a one­time purchase and payment of purchaseorder to PB Loader Corporation for the purchase of two compressed natural gasPalfinger grapple trucks in the amount of $620,844, plus a contingency of $25,000, fora total amount not to exceed $645,844, subject to non­substantive changes approvedby the City Manager and City Attorney.21.Award a Purchase Order to Quinn Company in an Amount not to Exceed $214,991 forOne Caterpillar 926M Wheel Loader (Specification No. 21­022) (Non­General Fund)Department(s): Public Works AgencyRecommended Action: Authorize a one­time purchase and payment of purchaseorder to Quinn Company for the purchase of one Caterpillar 926M Wheel Loader, inthe amount of $204,991, plus a contingency of $10,000, for a total amount not toexceed $214,991, subject to non­substantive changes approved by the City Managerand City Attorney.22.Award Construction Contract to All American Asphalt in the Amount of $305,598 forthe Flower Street Rehabilitation from McFadden Avenue to 1st Street Project with anEstimated Project Delivery Cost of $648,000 (Project No. 21­6976) (Non­GeneralFund)Department(s): Public Works AgencyRecommended Action: 1. Award a construction contract to All American Asphalt,the lowest responsible bidder, in accordance with the base bid in the amount of$305,598, for construction of Flower Street Rehabilitation from McFadden Avenue to1 Street Project, for the term beginning March 16, 2021 and ending upon projectcompletion, and authorize the City Manager to execute the contract subject to non­substantive changes approved by the City Manager and the City Attorney.2. Approve the Project Cost Analysis for a total estimated construction delivery cost of$648,000, which includes $305,598 for the construction contract, $61,120 for contractadministration, inspection and testing, and a $281,282 project contingency forunanticipated or unforeseen work.23.Approve an Amendment to the Agreement with SLS Property Solutions, Inc., toincrease the Agreement amount by $160,000 for a total of $205,000, to extend theterm to June 30, 2022, and to add a one­year renewal option ending on June 30,2023 (General Fund and Non­General Fund)Department(s): Planning and Building AgencyRecommended Action: Authorize the City Manager to execute an agreementamendment with SLS Property Solutions, Inc., for property nuisance abatementservices to increase the agreement amount by $160,000 for a total of $205,000, toextend the term of the agreement to June 30, 2022, and to add a one­year renewaloption ending on June 30, 2023, exercisable by the City Manager subject to non­substantive changes approved by the City Manager and City Attorney (Agreement No.2021­XXX).MINUTES:This consent Item ­ Agreement No. 2021­032 was approved.24.Approve an agreement with Invengo American Corp for a Radio FrequencyIdentification system at Main and Newhope Branch Library for a total amount not toexceed $82,284.94 (General Fund)Department(s): LibraryRecommended Action: Authorize the City Manager to execute an agreement withInvengo American Corp for a term of March 16, 2021 to March 15, 2024 for an RadioFrequency Identification (RFID) system to include a tagging project of all librarymaterials and for the purchase of two self­checkout kiosks, eight Circulation Assistantpads, and four security gates at the Main and Newhope Branch Libraries for$72,280.54, a two­year software and hardware service support plan for $7,016, and acontingency fund for additional RFID tags or any services/equipment needs for$2,988.40, for a total amount not to exceed $82,284.94 to be funded by the GeneralFund, subject to non­substantive changes approved by the City Manager and CityAttorney (Agreement No. 2021­XXX).MINUTES:This consent Item ­ Agreement No. 2021­033 was approved.25.Approve Agreement With Kimley­Horn and Associates, Inc. for the Warner AvenueProtected Bike Lane Project in an Amount not to Exceed $93,990.51 for a Three­YearTerm (Project No. 20­6971) (Non­General Fund)Department(s): Public Works AgencyRecommended Action: Authorize the City Manager to execute an agreement withKimley­Horn and Associates Inc. to provide professional engineering services for theWarner Avenue Protected Bike Lane Project in the amount of $87,572.73, with acontingency of $6,417.78, for a total amount not to exceed $93,990.51, for a three­year term beginning March 16, 2021 and expiring March 15, 2024, with an option fortwo, one­year extensions, subject non­substantive changes approved by the CityManager and City Attorney (Agreement No. 2021­XXX).MINUTES:Mayor Pro Tem Penaloza provided direction to staff regarding a moreuniform design and more landscape. Moved by Mayor Pro Tem Penaloza, seconded by Councilmember Hernandezto Approve.YES: 7 – Penaloza, Mayor Pro Tem, – Phan, Councilmember, – Lopez,Councilmember, – Bacerra, Councilmember, – Hernandez, Councilmember, –Mendoza, Councilmember, – Sarmiento, MayorNO: 0 ABSTAIN: 0 ABSENT: 0 Status: 7 – 0 – 0 – 0 – PassMINUTES:This consent Item ­ Agreement No. 2021­034 was approved.26.Approve Amendments to the Agreements With Tetra Tech, Michael BakerInternational, Inc., Psomas, Stantec Consulting Services, Inc., NV5, Inc., Huitt­Zollars,Inc., Kimley­Horn and Associates, Inc., and TAIT & Associates, Inc., for On­CallEngineering Services, to Increase the Aggregate Amount by $950,000, for a TotalAmount not to Exceed $2,950,000 for the Remaining Term of the Agreement (Non­General Fund)Department(s): Public Works AgencyRecommended Action: Authorize the City Manager to execute amendments to theagreements to provide on­call engineering services with Tetra Tech, Michael BakerInternational, Inc., Psomas; Stantec Consulting Services, Inc., NV5, Inc., Huitt­Zollars,Inc., Kimley­Horn and Associates, Inc., and TAIT & Associates, Inc., to increase theagreement amount by $950,000, for a total aggregate agreement amount not toexceed $2,950,000, for the remaining term of the agreement which began on April 21,2020, and expires on April 21, 2023, with a provision for one two­year extensionexercisable by the City Manager and City Attorney, subject to non­substantivechanges approved by the City Manager and City Attorney (Agreement No. 2021­XXX).MINUTES:This consent Item – Core Agreement No. 2021­035 was approved.Councilmember Phan abstained from Item 26 due to a conflict of interest regardingher employer. 27.Approve Agreements with ABM Building Solutions, LLC, ACCO EngineeredSystems, Envise, F.M. Thomas Air Conditioning, Inc., and South Coast Mechanical forAs­Needed Repair of Heating, Ventilation, and Air Conditioning Systems at VariousCity Facilities, in an Aggregate Amount not to Exceed $2,875,000 for up to a Five­Year Term (Specification No. 20­134) (General Fund and Non­General Fund)Department(s): Public Works Agency, Police DepartmentRecommended Action: Approve agreements with ABM Building Solutions, LLC,ACCO Engineered Systems, Envise, F.M. Thomas Air Conditioning, Inc., and SouthCoast Mechanical to provide as­needed heating, ventilation, and air conditioning(HVAC) repair services, including emergency call­out services, for a three­year periodbeginning April 1, 2021, and ending on March 31, 2024, with provisions for two, one­year extensions, in a total shared amount not to exceed $575,000 annually, for a totalaggregate amount not to exceed $2,875,000, subject to non­substantive changes asapproved by the City Manager and City Attorney (Agreement No. 2021­XXX). MINUTES:This consent Item ­  Core Agreement No. 2021­036 was approved.28.Approve an Agreement with Immigrant Defenders Law Center For Immigration LegalDefense Services for a Two­Year Term in an Amount not to Exceed $400,000(General Fund)Department(s): City Manager OfficeRecommended Action: Authorize the City Manager to execute an agreement withImmigrant Defenders Law Center to provide immigration legal defense services toSanta Ana residents, for a term beginning March 16, 2021 and ending January 31,2023, in an amount not to exceed $400,000, subject to non­substantive changesapproved by the City Manager and City Attorney (Agreement No. 2021­XXX).MINUTES:Mayor Sarmiento requested the language “not to exceed” be removedfrom the agreement and be replaced with “if additional services are requested, theCity Council can increase the expenditure amount” and bring it back to council asan adjustment to the budget line item. Mayor Pro Tem Penaloza requested future agreements include otherorganizations. Councilmember Phan requested outreach and representation to the AsianAmerican and Pacific Islander Community.MINUTES:This consent Item ­ Agreement No. 2021­037 was approved.Moved by Mayor Sarmiento, seconded by Mayor Pro Tem Penaloza toApproved as amended.YES: 7 – Penaloza, Mayor Pro Tem, – Phan, Councilmember, – Lopez,Councilmember, – Bacerra, Councilmember, – Hernandez, Councilmember, –Mendoza, Councilmember, – Sarmiento, MayorNO: 0 ABSTAIN: 0 ABSENT: 0 Status: 7 – 0 – 0 – 0 – Pass29.Receive and File Certification of Approval by City Engineer of Final Parcel Map 2018­02 (2110, 2114, and 2202 East First Street [Owner: Broomell Commercial Properties,LLC])Department(s): Public Works AgencyRecommended Action: Receive and file certification of approval by City Engineer offinal Parcel Map 2018­02.30.Resolution to Adopt and Approve Applications for Submission for all CalRecycleGrants for a 5­Year PeriodDepartment(s): Public Works AgencyRecommended Action: Resolution No. 2021­XXX – Adopt a resolution approvingthe ability to apply, and authorizing submission, for all CalRecycle Grants for a 5­yearperiod.MINUTES:This consent Item­ Resolution No. 2021­012 was approved.Moved by Mayor Pro Tem Penaloza, seconded by Councilmember Hernandez toApprove Consent Calendar items 6 – 30 with the exception of 14, 15, 16, 18, 25, and 28. Councilmember Phan abstained from Item 26 due to a conflict of interest regarding heremployer..YES: 7 – Penaloza, Mayor Pro Tem, – Phan, Councilmember, – Lopez, Councilmember, –Bacerra, Councilmember, – Hernandez, Councilmember, – Mendoza, Councilmember, –Sarmiento, MayorNO: 0 ABSTAIN: 0 ABSENT: 0 Status: 7 – 0 – 0 – 0 – PassMINUTES:Councilmember Phan abstained from Item 26**END OF CONSENT CALENDAR**BUSINESS CALENDAR31.City of Santa Ana General Plan Annual Progress Report (2020)Department(s): Planning and Building AgencyRecommended Action: Authorize staff to submit the City of Santa Ana’s 2020General Plan Annual Progress Report to the State of California Department ofHousing and Community Development (HCD) and Office of Planning and Research(OPR). MINUTES:Planning and Building Director Minh Thai provided commentsregarding the General Plan Annual Progress Report. Principal Planner Melanie McCann provided comments and answered Council’squestions regarding Accessory Dwelling Units.Council provided input to city staff.Moved by Councilmember Bacerra, seconded by Mayor Pro Tem Penaloza toApprove.YES: 7 – Penaloza, Mayor Pro Tem, – Phan, Councilmember, – Lopez,Councilmember, – Bacerra, Councilmember, – Hernandez, Councilmember, –Mendoza, Councilmember, – Sarmiento, MayorNO: 0 ABSTAIN: 0 ABSENT: 0 Status: 7 – 0 – 0 – 0 – PassMINUTES:Council supports and provided direction to City staff.32.Provide Early Direction for Preparation of the Fiscal Year 2021­22 BudgetDepartment(s): Finance and Management ServicesRecommended Action: 1. Adopt the proposed Budget and Reserve Policy.2. Direct staff to:    a. Increase miscellaneous fees by 1.67%; OR    b. Maintain miscellaneous fees at current rates.3. In addition to Strategic Plan goals already identified, provide any further directionfor the draft FY 2021­22 Budget and key priorities for federal funding from theAmerican Rescue Plan Act of 2021. Moved by Councilmember Bacerra, seconded by Mayor Sarmiento toApprove Item 32 with option 2B to  maintain miscellaneous fee at the currentrate..YES: 7 – Penaloza, Mayor Pro Tem, – Phan, Councilmember, – Lopez,Councilmember, – Bacerra, Councilmember, – Hernandez, Councilmember, –Mendoza, Councilmember, – Sarmiento, MayorNO: 0 ABSTAIN: 0 ABSENT: 0 Status: 7 – 0 – 0 – 0 – PassMINUTES:City Manager Kristine Ridge introduced Item 32.Executive Director of Finance and Management Services Agency Kathryn Downs provided abrief presentation.Council provided direction to city staff.33.Adopt a Resolution Authorizing Judicial Validation Proceedings for the ProposedPension Debt Refinancing and Related Bond Financing AgreementsDepartment(s): Finance and Management ServicesRecommended Action: Resolution No. 2021­XXX – Adopt a resolution authorizingthe Issuance of Bonds to refund certain pension obligations of the City, up to theestimated Unfunded Actuarial Liability (UAL) as of June 30, 2021, approving the formand authorizing the execution of a trust agreement and purchase contract, andauthorizing Judicial Validation Proceedings relating to the issuance of such Bondsand approving additional actions related thereto (Agreement No. 2021­XXX).MINUTES:Assistant Executive Director of Finance and Management ServicesAgency Sergio Vidal provided a brief presentation.Moved by Councilmember Phan, seconded by Councilmember Lopez toAdopt.YES: 7 – Penaloza, Mayor Pro Tem, – Phan, Councilmember, – Lopez,Councilmember, – Bacerra, Councilmember, – Hernandez, Councilmember, –Mendoza, Councilmember, – Sarmiento, MayorNO: 0  ABSTAIN: 0  ABSENT: 0  Status: 7 – 0 – 0 – 0 – Pass MINUTES:This consent Item­ Resolution No. 2021­013 was approved. This consent Item ­ Agreement No. 2021­038 was approved. **END OF BUSINESS CALENDAR** COUNCILMEMBER REQUESTED ITEMS 34.Discuss and consider directing City Manager to direct staff to provide options to rebuild the handball courts at Chepa’s Park in the Logan neighborhood – Councilmember Hernandez MINUTES:Council discussion ensued and direction provided to city staff. CITY MANAGER COMMENTS MINUTES:City Manager Kristine Ridge provided a General Plan Update, Housing Element Update, and announced that the Public Works Department is hosting a 6  Annual Youth Water Contest. COUNCIL COMMENTS MINUTES:Councilmember Bacerra thanked the police department for their efforts regarding illegal street racing, reminded the public of his office hours on April 3, 2021 at 10 a.m., and wished everyone a Happy St. Patrick’s Day and Easter.   Councilmember Hernandez thanked all residents who participated to be involved in the community and spoke on the importance of mental health.  Councilmember Lopez made community announcements regarding the Vector Control future presentation.  Councilmember Mendoza requested council to adjourn in memory of Sergeant Ralph Lopez and reminded the public she will be holding office hours on March 18, 2021 from 6 to 7 p.m. Councilmember Phan encouraged all to adopt a cat, spoke on recent Asian anti­ deportation and expressed concern with the increase of attacks towards the Asian American Community.  Mayor Pro Tem Penaloza encouraged all to maintain social distancing during Easter as we move to less restrictive tiers. Mayor Sarmiento thanked Chief Valentin for his commitment to transparency and adjourned in memory of Consul Mario Cuevas. ADJOURNMENT – Adjourn the City Council meeting. Future Items 1. Shelter Operator 2. Cannabis Regulation Updates 3. Group Home Regulation Updates MINUTES:Mayor Sarmiento adjourned the City Council meeting at 10:51 p.m. thst th City Council 18 3/16/2021CityCouncil4–18 6/1/2021 DRAFT Minutes of the Regular Meeting of theCity CouncilCity of Santa Ana, CaliforniaMarch 16, 2021CLOSED SESSION MEETING – 5:00 pmREGULAR OPEN MEETING – 5:00 PM (Immediately following the Closed Session Meeting)CITY COUNCIL CHAMBER22 Civic Center Plaza Santa Ana, CA 92701Due to Governor Gavin Newsom’s Executive Order and the City Council's Proclamation ofLocal Emergency, there was no in­person meeting location for the community to attendpublic meetings.CLOSED SESSIONCALL TO ORDERATTENDANCE Council Members Phil BacerraJohnathan Ryan HernandezJessie LopezNelida MendozaThai Viet PhanMayor  Pro Tem David PenalozaMayorVicente SarmientoCity Manager Kristine RidgeCity Attorney Sonia R. CarvalhoClerk of the Council Daisy GomezMINUTES:Mayor Sarmiento called the Closed Session meeting to order at 5:09 p.m.Clerk of the Council conducted roll call. All councilmembers were present with theexception of Councilmember Mendoza.PUBLIC COMMENTS – Members of the public may address the City Council on items onthe Closed Session Agenda may do so by:Comments will be held during the beginning of the meeting for ALL comments on agendaand non­agenda items within the jurisdiction of the City, with the exception of public hearingitems. Comments for public hearings will take place after the hearing is opened. This is beingdone to respect the time constraints of residents who cannot stay tuned late into the eveningto comment on items that they feel strongly about.Individuals who would like to comment on an agenda item or make a general commentregarding a topic not in the meeting agenda may do so ahead of the meeting by:Email: Please email your comments by 4:00 p.m. on Regular Council meeting Tuesday, or asnoticed for Special meetings, to eComment@santa­ana.org. Comments received after thecut­off time will be published soon after the meeting as part of the record as early aspossible.OR DURING THE MEETING BY:Zoom Webinar: Please click on or type the following address into your webbrowser https://us02web.zoom.us/j/315965149ORConference Call: Dial (669) 900­9128 and enter MEETING ID: 315 965 149# whenprompted. The public can begin joining the speaker queue at 4:30 p.m. In accordance with Councilprocedures, calls will not be accepted after the public comment session has begun. To besure that you are in the speaker queue, you must join the meeting by 6:00 p.m. To request tospeak, dial *9 from your phone or virtually raise your hand from Zoom. After the Clerkconfirms the last three digits of the caller’s phone number or Zoom ID and unmutes them,the caller must press *6 or microphone icon to speak. Callers are encouraged, but notrequired, to identify themselves by name. Each caller will be provided three (3) minutes tospeak.To watch the meeting without participating via these remote options:YouTube LiveStream at www.youtube.com/user/SantaAnaLibraryChannel CTV3, available on Spectrum channel 3 and AT&T U­verse channel 99About the AgendaTo download or view the attachments (staff report and other supporting documentation) foreach agenda item, you must select the agenda item to see the attachments to either open ina new link (the eyeball ) or download a pdf (the cloud symbol with the down arrow ).MINUTES:None.CLOSED SESSION ITEMS – The Brown Act permits legislative bodies to discuss certainmatters without members of the public present. The City Council finds, based on advice fromthe City Attorney, that discussion in open session of the following matters will prejudice theposition of the City in existing and anticipated litigation:1.CONFERENCE WITH LEGAL COUNSEL ­ POTENTIAL LITIGATION Significantexposure to litigation pursuant to paragraph (2) or (3) of subdivision (d) of Section54956.9 of the Government Code: Two CasesA. El Centro Cultural de MexicoB. 312­316 4  StreetCLOSED SESSION REPORT – The City Attorney will report on any action(s) to be taken atthe Regular Open Session which will begin immediately following the Closed Session.RECESS – City Council will recess to Closed Session for the purpose of conducting regularCity business.MINUTES:Mayor Sarmiento recessed to the Closed Session at 5:11 p.m.RECONVENE – City Council will reconvene to continue regular City business.MINUTES:Mayor Sarmiento adjourned Closed Session meeting at 6:00 p.m. andconvened to the Regular Open Session.CITY COUNCIL REGULAR OPEN SESSIONCALL TO ORDERMINUTES:Mayor Sarmiento called the Regular Open Session meeting to order at 6:05p.m.ROLL CALLMINUTES:Clerk of the Council conducted roll call. All councilmembers were present.Councilmember Mendoza joined the Open Regular Session meeting at 6:12 p.m.PLEDGE OF ALLEGIANCE Mayor SarmientoINVOCATIONFr. Abel LopezCEREMONIAL PRESENTATIONS1.Proclamation presented by Councilmembers Lopez, Mendoza and Phan to Wiseplacerecognizing March as Women’s History Month.2.Certificate of Recognition presented by Mayor Pro Tem Penaloza to Paula Faccou forOutstanding Contributions to the Community.STAFF PRESENTATIONS3.COVID­19 Update in the Community.MINUTES:Daisy Perez Assistant to the City Manager provided a brief presentationregarding COVID­19 vaccinations for Santa Ana Residents. 4.Neighborhood Beautification Contest PresentationMINUTES:Executive Director of Public Works Agency Nabil Saba provided a briefpresentation.5.Costa Mesa Freeway (SR­55) Improvement Project: I­405 to I­5 Aesthetic FeaturesMINUTES:Executive Director of Public Works Agency Nabil Saba provided a briefpresentation.MINUTES:Presentations taken out of order, the COVID­19 update was heard last. CLOSED SESSION REPORT – The City Attorney will report on any action(s) from ClosedSession.MINUTES:City Attorney Sonia Carvalho stated there was no reportable action.PUBLIC COMMENT – Public comments will be held during the beginning of the meeting forALL comments on agenda and non­agenda items, except for public hearings. Comments forpublic hearings will take place after the hearing is opened.MINUTES:Clerk of the Council Daisy Gomez reported out on correspondence received.Donna spoke regarding Item 34 requests the Chepa’s Park handball courts be rebuilt. Victor Mendez spoke regarding COVID­19 vaccination appointments and provided variouscomments regarding 30 and 33. Issac Manzo spoke regarding Item 34, requested transparency from the neighborhoodassociation regarding the circulation of a petition against the rebuilding of the handballcourts. Joe Andrade spoke in opposition to Item 34 and noted a petition with 35 signatures wassubmitted for the record.Robert Herrera spoke in support of Item 28, and hopes the fund amount will increase in thenear future. Tony O. spoke in support of Item 34.Leonardo Penilla spoke in support of Item 34, stated that on various occasions there hasbeen overwhelming support from the community to keep the handball courts in question. Dolores Almaraz spoke in support of Item 34, stated that green space is important to thecommunity and provided various other comments. Francisco Manzo spoke in support of Item 34, stated that members of the community of allages utilized and benefited from the handball court.Belen Vazquez spoke in support of Item 34, indicated that the petition against therebuilding of the handball courts was never provided to her. Marla spoke in support of Item 34, indicated that the homeless issue is citywide not just asa result of the handball courts.Eloy Reyes spoke in support of Item 34.CONSENT CALENDARRECOMMENDED ACTION:  Approve staff recommendations on the followingConsent Calendar Items: 6 through 30.6.Minutes from the regular meeting of January 19, 2021Department(s): Clerk of the CouncilRecommended Action: Approve minutes.7.Excused absencesDepartment(s): Clerk of the CouncilRecommended Action: Excuse the absent members.8.Adopt Ordinance No. NS­XXXX ­ AN ORDINANCE OF THE CITY COUNCIL OF THECITY OF SANTA ANA AMENDING SANTA ANA MUNICIPAL CODE CHAPTER 2,ARTICLE IV DIVISIONS 2­9 TO REQUIRE BOARD AND COMMISSION MEMBERSTO BE RESIDENTS OF THE CITY INSTEAD OF QUALIFIED ELECTORSPlaced on first reading at the March 2, 2021 City Council meeting and approved by avote of 7­0.Published in the Orange County Reporter on March 5, 2021.Department(s):City Managers Office, City Attorneys OfficeRecommended Action: Place ordinance on second reading and adopt.MINUTES:This Consent Calendar Ordinance No. NS­3003 was approved9.Appoint various boards and commissions members nominated by CouncilmemberPhan as the Ward 1 representatives for a full term expiring December 10, 2024Department(s):Clerk of the CouncilRecommended Action: Appoint.1. Indigo Vu – Arts and Culture Commission ­ Pursuant to Senate Bill 2252. Gary Wood – Environment and Transportation Advisory Commission (ETAC)3. Keith Carpenter – Historic Resources Commission4. Gabrielle Marcia Gutierrez – Parks, Recreation and Community ServicesCommission10.Appoint Jennifer Oliva nominated by Mayor Pro Tem Penaloza as the Ward 2representative to the Community Development Commission for a partial­term expiringDecember 13, 2022Department(s): Clerk of the CouncilRecommended Action: Appoint Jennifer Oliva to the Community DevelopmentCommission representing Ward 2.11.Appoint Alan Woo nominated by Councilmember Hernandez as the Ward 5Representative to the Planning Commission for a full term expiring December 10,2024Department(s): Clerk of the CouncilRecommended Action: Appoint Alan Woo to Planning Commission representingWard 5.12.Appoint Alfredo Torreblanca nominated by Councilmember Mendoza as the Ward 6representative to the Parks, Recreation and Community Services Commission for apartial­term expiring December 13, 2022Department(s):Clerk of the CouncilRecommended Action: Appoint Alfredo Torreblanca to the Parks, Recreation andCommunity Services Commission representing Ward 6 pursuant to Senate Bill 225.13.Appoint various boards and commissions members nominated by MayorSarmiento as the Mayoral representatives for a full term expiring December 13, 2022Department(s):Clerk of the CouncilRecommended Action: Appoint.1. Tanya Navarro – Environment and Transportation Advisory Commission (ETAC)2. Ginelle Hardy – Historic Resources Commission14.Appoint Pierre Loubet and Daisy Campos for a partial term expiring May 31, 2022,Johanna Rivera for a partial term expiring May 31, 2023, and Doug Beaver andBridget Kavanaugh for a partial term expiring May 31, 2024 to the WorkforceDevelopment Board representing Private Sector Business.Department(s): Community Development AgencyRecommended Action: Appoint Pierre Loubet and Daisy Campos for a partial termexpiring May 31, 2022, Johanna Rivera for a partial term expiring May 31, 2023, andDoug Beaver and Bridget Kavanaugh for a partial term expiring May 31, 2024 to theWorkforce Development Board representing private sector business. Moved by Councilmember Lopez, seconded by Councilmember Bacerra toApproved as amended, exclude the appointment of Doug Beaver.YES: 7 – Penaloza, Mayor Pro Tem, – Phan, Councilmember, – Lopez,Councilmember, – Bacerra, Councilmember, – Hernandez, Councilmember, –Mendoza, Councilmember, – Sarmiento, MayorNO: 0 ABSTAIN: 0 ABSENT: 0 Status: 7 – 0 – 0 – 0 – Pass15.Approve Destruction of Obsolete City RecordsDepartment(s): Clerk of the Council Office, Police Department, Public WorksAgencyRecommended Action: Approve the requests for the destruction of obsoleterecords from the Police Department and Public Works Agency in accordance with theretention schedule outlined in City Council Resolution 2013­014. Moved by Mayor Pro Tem Penaloza, seconded by Councilmember Lopez toApprove.YES: 7 – Penaloza, Mayor Pro Tem, – Phan, Councilmember, – Lopez,Councilmember, – Bacerra, Councilmember, – Hernandez, Councilmember, –Mendoza, Councilmember, – Sarmiento, MayorNO: 0 ABSTAIN: 0 ABSENT: 0 Status: 7 – 0 – 0 – 0 – Pass16.Cannabis Public Benefit Fund for Youth Services Informational UpdateDepartment(s): Parks, Recreation, and Community ServicesRecommended Action: Receive and file Cannabis Public Benefit Fund for YouthServices informational update.MINUTES:Councilmember Lopez requested:A list be maintained for all projects that have been funded with cannabis fundsContinuous updates regarding handball court outreach.Staff research the feasibility of increasing the number of policy interns Finance and Managements Services Director Kathryn Downs provided comments.   Councilmember Hernandez requested staff look into increasing the Cannabis funding foryouth services.Mayor Pro Tem Penaloza requested additional Book Mobiles if funds are available.Mayor Sarmiento noted the value of having a safe place for students to be able to study andthe importance of partnering together with Santa Ana Unified School District in a joint useagreement to find creative options.Moved by  , seconded by   to Receive and file.YES: 0 NO: 0 ABSTAIN: 0 ABSENT: 0 Status: 0 – 0 – 0 – 0 – 17.Approve Appropriation Adjustments, Approve Amendments to the FY 2020­21Capital Improvement Program, and Award a Construction Contract to Lonerock, Inc.in the Amount of $9,486,525 for the Warner Avenue Street Improvements Project Withan Estimated Total Delivery Cost of $12,255,867 (Project Nos. 14­6802, 18­6424, 20­6618) (General Fund and Non­General Fund)Department(s): Public Works AgencyRecommended Action: 1. Approve an appropriation adjustment (2021­136)recognizing $1,992,867 of prior year fund balance in the Transportation SystemImprovement Authority Area B Fund, Prior Year Carry Forward revenue account andappropriate the same amount to the Transportation System Improvement AuthorityArea B Fund, Improvements Other Than Building expenditure account. (Requires fiveaffirmative votes.)2. Approve an appropriation adjustment (2021­140) recognizing $1,225,000 of prioryear fund balance in the Water Fund, Public Works Water Revenue, Prior Year CarryForward revenue account and appropriate the same amount to the Acquisition &Construction, Water Utility Capital Projects, Water Capital Project expenditureaccount. (Requires five affirmative votes.)3. Approve an appropriation adjustment (2021­133) recognizing $141,320 of prioryear fund balance in the Local Drainage Area IV Fund, Prior Year Carry Forwardrevenue account and appropriate the same amount to the Public Works­Storm DrainConstruction, Improvements Other Than Building expenditure account. (Requires fiveaffirmative votes.)4. Approve an appropriation adjustment (2021­135) recognizing $109,798 of prioryear fund balance in the New Transportation System Improvement Area E Fund, PriorYear Carry Forward revenue account and appropriate the same amount to the NewTransportation System Improvement Area E, Improvements Other Than Buildingexpenditure account. (Requires five affirmative votes.)5. Approve an appropriation adjustment (2021­137) recognizing the Fiscal Year 2018­19 appropriation of $4,629,750 in Measure M2 Competitive grant funding in theMeasure M Street Construction, Measure M2 Competitive revenue account andreappropriating the same amount to the Measure M Street Construction,Improvements Other Than Building expenditure account. (Requires five affirmativevotes.)6. Authorize reallocation of $255,000 in unspent Measure M2 Local Fairshare fundsfrom the Local Street Preventative Maintenance FY 2018­19 (19­6942) Project to theWarner Avenue Improvements Project, to complete the project’s funding requirement.7. Approve an amendment to the Fiscal Year 2020­21 Capital Improvement Programto include $1,992,867 in construction funds for the Warner Avenue ImprovementsProject (Project No. 14­6802).8. Approve an amendment to the Fiscal Year 2020­21 Capital Improvement Programto include $1,225,000 in construction funds for Warner Avenue Water ImprovementsProject (Project No. 18­6424).9. Approve an amendment to the Fiscal Year 2020­21 Capital Improvement Programto include $109,798 in construction funds for the Warner Avenue Storm DrainImprovements Project (Project No. 20­6618).10. Award a construction contract to Lonerock, Inc., the lowest responsible bidder, inaccordance with the base bid in the amount of $9,486,525, for construction of theWarner Avenue Improvements Project, for the term beginning March 16, 2021 andending upon project completion, and authorize the City Manager to execute thecontract subject to non­substantive changes approved by the City Manager and theCity Attorney.11. Approve the Project Cost Analysis for a total estimated construction delivery costof $12,255,867, which includes $9,486,525 for the construction contract, $1,614,197for contract administration, inspection and testing; and a $1,155,145 projectcontingency for unanticipated or unforeseen work.18.Approve Appropriation Adjustment Recognizing $500,000 in Grant Funding from theCounty of Orange for the Santa Ana Outdoor Safe Dining Program (Non­GeneralFund)Department(s): Community Development AgencyRecommended Action: 1. Approve an appropriation adjustment (2021­141)recognizing grant funding from the County of Orange for the Santa Ana Outdoor SafeDining Program in the amount of $500,000 in revenue account (No. 12418002­52030) and appropriating the same amount to expenditure account (No. 12418810­62300). (Requires five affirmative votes.)2. Authorize the City Manager to execute agreements and approve any other requiredactions necessary with the County of Orange, vendors, and contractors, who willimplement the Santa Ana Outdoor Safe Dining Program, subject to non­substantivechanges approved by the City Manager and City Attorney (Agreement No. 2021­XXX).Moved by Councilmember Hernandez, seconded by Mayor Pro Tem Penalozato Approve.YES: 7 – Penaloza, Mayor Pro Tem, – Phan, Councilmember, – Lopez,Councilmember, – Bacerra, Councilmember, – Hernandez, Councilmember, –Mendoza, Councilmember, – Sarmiento, MayorNO: 0 ABSTAIN: 0 ABSENT: 0 Status: 7 – 0 – 0 – 0 – PassMINUTES:Community Development Director and Assistant City Manager Steven Mendozaprovided comments. Council provided input to city staff regarding uniformity of parklets.This consent Item ­ Agreement No. 2021­031 was approved.19.Award Blanket Purchase Order Contracts for Painting Contractor Services to USNational Corp., Mear Construction Inc., Prime Painting Contractors Inc., GDL PaintersInc., and 1 Solorio Inc., in an Annual Aggregate Amount Not to Exceed $200,000 forup to a Five­Year Term (Specification No. 20­153) (General Fund and Non­GeneralFund)Department(s): Public Works AgencyRecommended Action: Award blanket purchase order contracts for citywidepainting contractor services to US National Corp, Mear Construction Corp., PrimePainting Contractors, Inc., GDL Painters, Inc., and 1 Solorio, Inc., for a two­year periodbeginning March 16, 2021, and expiring March 15, 2023, with provisions for threeone­year renewal options exercisable by the City Manager, in an annual aggregateamount of $200,000, subject to non­substantive changes approved by the CityManager and City Attorney. 20.Award a Purchase Order to PB Loader Corporation in an Amount not to Exceed$645,844 for Two Compressed Natural Gas Palfinger Grapple Trucks (SpecificationNo. 21­023) (Non­General Fund)Department(s): Public Works AgencyRecommended Action: Authorize a one­time purchase and payment of purchaseorder to PB Loader Corporation for the purchase of two compressed natural gasPalfinger grapple trucks in the amount of $620,844, plus a contingency of $25,000, fora total amount not to exceed $645,844, subject to non­substantive changes approvedby the City Manager and City Attorney.21.Award a Purchase Order to Quinn Company in an Amount not to Exceed $214,991 forOne Caterpillar 926M Wheel Loader (Specification No. 21­022) (Non­General Fund)Department(s): Public Works AgencyRecommended Action: Authorize a one­time purchase and payment of purchaseorder to Quinn Company for the purchase of one Caterpillar 926M Wheel Loader, inthe amount of $204,991, plus a contingency of $10,000, for a total amount not toexceed $214,991, subject to non­substantive changes approved by the City Managerand City Attorney.22.Award Construction Contract to All American Asphalt in the Amount of $305,598 forthe Flower Street Rehabilitation from McFadden Avenue to 1st Street Project with anEstimated Project Delivery Cost of $648,000 (Project No. 21­6976) (Non­GeneralFund)Department(s): Public Works AgencyRecommended Action: 1. Award a construction contract to All American Asphalt,the lowest responsible bidder, in accordance with the base bid in the amount of$305,598, for construction of Flower Street Rehabilitation from McFadden Avenue to1 Street Project, for the term beginning March 16, 2021 and ending upon projectcompletion, and authorize the City Manager to execute the contract subject to non­substantive changes approved by the City Manager and the City Attorney.2. Approve the Project Cost Analysis for a total estimated construction delivery cost of$648,000, which includes $305,598 for the construction contract, $61,120 for contractadministration, inspection and testing, and a $281,282 project contingency forunanticipated or unforeseen work.23.Approve an Amendment to the Agreement with SLS Property Solutions, Inc., toincrease the Agreement amount by $160,000 for a total of $205,000, to extend theterm to June 30, 2022, and to add a one­year renewal option ending on June 30,2023 (General Fund and Non­General Fund)Department(s): Planning and Building AgencyRecommended Action: Authorize the City Manager to execute an agreementamendment with SLS Property Solutions, Inc., for property nuisance abatementservices to increase the agreement amount by $160,000 for a total of $205,000, toextend the term of the agreement to June 30, 2022, and to add a one­year renewaloption ending on June 30, 2023, exercisable by the City Manager subject to non­substantive changes approved by the City Manager and City Attorney (Agreement No.2021­XXX).MINUTES:This consent Item ­ Agreement No. 2021­032 was approved.24.Approve an agreement with Invengo American Corp for a Radio FrequencyIdentification system at Main and Newhope Branch Library for a total amount not toexceed $82,284.94 (General Fund)Department(s): LibraryRecommended Action: Authorize the City Manager to execute an agreement withInvengo American Corp for a term of March 16, 2021 to March 15, 2024 for an RadioFrequency Identification (RFID) system to include a tagging project of all librarymaterials and for the purchase of two self­checkout kiosks, eight Circulation Assistantpads, and four security gates at the Main and Newhope Branch Libraries for$72,280.54, a two­year software and hardware service support plan for $7,016, and acontingency fund for additional RFID tags or any services/equipment needs for$2,988.40, for a total amount not to exceed $82,284.94 to be funded by the GeneralFund, subject to non­substantive changes approved by the City Manager and CityAttorney (Agreement No. 2021­XXX).MINUTES:This consent Item ­ Agreement No. 2021­033 was approved.25.Approve Agreement With Kimley­Horn and Associates, Inc. for the Warner AvenueProtected Bike Lane Project in an Amount not to Exceed $93,990.51 for a Three­YearTerm (Project No. 20­6971) (Non­General Fund)Department(s): Public Works AgencyRecommended Action: Authorize the City Manager to execute an agreement withKimley­Horn and Associates Inc. to provide professional engineering services for theWarner Avenue Protected Bike Lane Project in the amount of $87,572.73, with acontingency of $6,417.78, for a total amount not to exceed $93,990.51, for a three­year term beginning March 16, 2021 and expiring March 15, 2024, with an option fortwo, one­year extensions, subject non­substantive changes approved by the CityManager and City Attorney (Agreement No. 2021­XXX).MINUTES:Mayor Pro Tem Penaloza provided direction to staff regarding a moreuniform design and more landscape. Moved by Mayor Pro Tem Penaloza, seconded by Councilmember Hernandezto Approve.YES: 7 – Penaloza, Mayor Pro Tem, – Phan, Councilmember, – Lopez,Councilmember, – Bacerra, Councilmember, – Hernandez, Councilmember, –Mendoza, Councilmember, – Sarmiento, MayorNO: 0 ABSTAIN: 0 ABSENT: 0 Status: 7 – 0 – 0 – 0 – PassMINUTES:This consent Item ­ Agreement No. 2021­034 was approved.26.Approve Amendments to the Agreements With Tetra Tech, Michael BakerInternational, Inc., Psomas, Stantec Consulting Services, Inc., NV5, Inc., Huitt­Zollars,Inc., Kimley­Horn and Associates, Inc., and TAIT & Associates, Inc., for On­CallEngineering Services, to Increase the Aggregate Amount by $950,000, for a TotalAmount not to Exceed $2,950,000 for the Remaining Term of the Agreement (Non­General Fund)Department(s): Public Works AgencyRecommended Action: Authorize the City Manager to execute amendments to theagreements to provide on­call engineering services with Tetra Tech, Michael BakerInternational, Inc., Psomas; Stantec Consulting Services, Inc., NV5, Inc., Huitt­Zollars,Inc., Kimley­Horn and Associates, Inc., and TAIT & Associates, Inc., to increase theagreement amount by $950,000, for a total aggregate agreement amount not toexceed $2,950,000, for the remaining term of the agreement which began on April 21,2020, and expires on April 21, 2023, with a provision for one two­year extensionexercisable by the City Manager and City Attorney, subject to non­substantivechanges approved by the City Manager and City Attorney (Agreement No. 2021­XXX).MINUTES:This consent Item – Core Agreement No. 2021­035 was approved.Councilmember Phan abstained from Item 26 due to a conflict of interest regardingher employer. 27.Approve Agreements with ABM Building Solutions, LLC, ACCO EngineeredSystems, Envise, F.M. Thomas Air Conditioning, Inc., and South Coast Mechanical forAs­Needed Repair of Heating, Ventilation, and Air Conditioning Systems at VariousCity Facilities, in an Aggregate Amount not to Exceed $2,875,000 for up to a Five­Year Term (Specification No. 20­134) (General Fund and Non­General Fund)Department(s): Public Works Agency, Police DepartmentRecommended Action: Approve agreements with ABM Building Solutions, LLC,ACCO Engineered Systems, Envise, F.M. Thomas Air Conditioning, Inc., and SouthCoast Mechanical to provide as­needed heating, ventilation, and air conditioning(HVAC) repair services, including emergency call­out services, for a three­year periodbeginning April 1, 2021, and ending on March 31, 2024, with provisions for two, one­year extensions, in a total shared amount not to exceed $575,000 annually, for a totalaggregate amount not to exceed $2,875,000, subject to non­substantive changes asapproved by the City Manager and City Attorney (Agreement No. 2021­XXX). MINUTES:This consent Item ­  Core Agreement No. 2021­036 was approved.28.Approve an Agreement with Immigrant Defenders Law Center For Immigration LegalDefense Services for a Two­Year Term in an Amount not to Exceed $400,000(General Fund)Department(s): City Manager OfficeRecommended Action: Authorize the City Manager to execute an agreement withImmigrant Defenders Law Center to provide immigration legal defense services toSanta Ana residents, for a term beginning March 16, 2021 and ending January 31,2023, in an amount not to exceed $400,000, subject to non­substantive changesapproved by the City Manager and City Attorney (Agreement No. 2021­XXX).MINUTES:Mayor Sarmiento requested the language “not to exceed” be removedfrom the agreement and be replaced with “if additional services are requested, theCity Council can increase the expenditure amount” and bring it back to council asan adjustment to the budget line item. Mayor Pro Tem Penaloza requested future agreements include otherorganizations. Councilmember Phan requested outreach and representation to the AsianAmerican and Pacific Islander Community.MINUTES:This consent Item ­ Agreement No. 2021­037 was approved.Moved by Mayor Sarmiento, seconded by Mayor Pro Tem Penaloza toApproved as amended.YES: 7 – Penaloza, Mayor Pro Tem, – Phan, Councilmember, – Lopez,Councilmember, – Bacerra, Councilmember, – Hernandez, Councilmember, –Mendoza, Councilmember, – Sarmiento, MayorNO: 0 ABSTAIN: 0 ABSENT: 0 Status: 7 – 0 – 0 – 0 – Pass29.Receive and File Certification of Approval by City Engineer of Final Parcel Map 2018­02 (2110, 2114, and 2202 East First Street [Owner: Broomell Commercial Properties,LLC])Department(s): Public Works AgencyRecommended Action: Receive and file certification of approval by City Engineer offinal Parcel Map 2018­02.30.Resolution to Adopt and Approve Applications for Submission for all CalRecycleGrants for a 5­Year PeriodDepartment(s): Public Works AgencyRecommended Action: Resolution No. 2021­XXX – Adopt a resolution approvingthe ability to apply, and authorizing submission, for all CalRecycle Grants for a 5­yearperiod.MINUTES:This consent Item­ Resolution No. 2021­012 was approved.Moved by Mayor Pro Tem Penaloza, seconded by Councilmember Hernandez toApprove Consent Calendar items 6 – 30 with the exception of 14, 15, 16, 18, 25, and 28. Councilmember Phan abstained from Item 26 due to a conflict of interest regarding heremployer..YES: 7 – Penaloza, Mayor Pro Tem, – Phan, Councilmember, – Lopez, Councilmember, –Bacerra, Councilmember, – Hernandez, Councilmember, – Mendoza, Councilmember, –Sarmiento, MayorNO: 0 ABSTAIN: 0 ABSENT: 0 Status: 7 – 0 – 0 – 0 – PassMINUTES:Councilmember Phan abstained from Item 26**END OF CONSENT CALENDAR**BUSINESS CALENDAR31.City of Santa Ana General Plan Annual Progress Report (2020)Department(s): Planning and Building AgencyRecommended Action: Authorize staff to submit the City of Santa Ana’s 2020General Plan Annual Progress Report to the State of California Department ofHousing and Community Development (HCD) and Office of Planning and Research(OPR). MINUTES:Planning and Building Director Minh Thai provided commentsregarding the General Plan Annual Progress Report. Principal Planner Melanie McCann provided comments and answered Council’squestions regarding Accessory Dwelling Units.Council provided input to city staff.Moved by Councilmember Bacerra, seconded by Mayor Pro Tem Penaloza toApprove.YES: 7 – Penaloza, Mayor Pro Tem, – Phan, Councilmember, – Lopez,Councilmember, – Bacerra, Councilmember, – Hernandez, Councilmember, –Mendoza, Councilmember, – Sarmiento, MayorNO: 0 ABSTAIN: 0 ABSENT: 0 Status: 7 – 0 – 0 – 0 – PassMINUTES:Council supports and provided direction to City staff.32.Provide Early Direction for Preparation of the Fiscal Year 2021­22 BudgetDepartment(s): Finance and Management ServicesRecommended Action: 1. Adopt the proposed Budget and Reserve Policy.2. Direct staff to:    a. Increase miscellaneous fees by 1.67%; OR    b. Maintain miscellaneous fees at current rates.3. In addition to Strategic Plan goals already identified, provide any further directionfor the draft FY 2021­22 Budget and key priorities for federal funding from theAmerican Rescue Plan Act of 2021. Moved by Councilmember Bacerra, seconded by Mayor Sarmiento toApprove Item 32 with option 2B to  maintain miscellaneous fee at the currentrate..YES: 7 – Penaloza, Mayor Pro Tem, – Phan, Councilmember, – Lopez,Councilmember, – Bacerra, Councilmember, – Hernandez, Councilmember, –Mendoza, Councilmember, – Sarmiento, MayorNO: 0 ABSTAIN: 0 ABSENT: 0 Status: 7 – 0 – 0 – 0 – PassMINUTES:City Manager Kristine Ridge introduced Item 32.Executive Director of Finance and Management Services Agency Kathryn Downs provided abrief presentation.Council provided direction to city staff.33.Adopt a Resolution Authorizing Judicial Validation Proceedings for the ProposedPension Debt Refinancing and Related Bond Financing AgreementsDepartment(s): Finance and Management ServicesRecommended Action: Resolution No. 2021­XXX – Adopt a resolution authorizingthe Issuance of Bonds to refund certain pension obligations of the City, up to theestimated Unfunded Actuarial Liability (UAL) as of June 30, 2021, approving the formand authorizing the execution of a trust agreement and purchase contract, andauthorizing Judicial Validation Proceedings relating to the issuance of such Bondsand approving additional actions related thereto (Agreement No. 2021­XXX).MINUTES:Assistant Executive Director of Finance and Management ServicesAgency Sergio Vidal provided a brief presentation.Moved by Councilmember Phan, seconded by Councilmember Lopez toAdopt.YES: 7 – Penaloza, Mayor Pro Tem, – Phan, Councilmember, – Lopez,Councilmember, – Bacerra, Councilmember, – Hernandez, Councilmember, –Mendoza, Councilmember, – Sarmiento, MayorNO: 0 ABSTAIN: 0 ABSENT: 0 Status: 7 – 0 – 0 – 0 – PassMINUTES:This consent Item­ Resolution No. 2021­013 was approved.This consent Item ­ Agreement No. 2021­038 was approved.**END OF BUSINESS CALENDAR**COUNCILMEMBER REQUESTED ITEMS34.Discuss and consider directing City Manager to direct staff to provide options torebuild the handball courts at Chepa’s Park in the Logan neighborhood –Councilmember HernandezMINUTES:Council discussion ensued and direction provided to city staff.CITY MANAGER COMMENTSMINUTES:City Manager Kristine Ridge provided a General Plan Update, HousingElement Update, and announced that the Public Works Department is hosting a6 Annual Youth Water Contest.COUNCIL COMMENTSMINUTES:Councilmember Bacerra thanked the police department for their effortsregarding illegal street racing, reminded the public of his office hours on April 3, 2021 at 10a.m., and wished everyone a Happy St. Patrick’s Day and Easter.  Councilmember Hernandez thanked all residents who participated to be involved in thecommunity and spoke on the importance of mental health. Councilmember Lopez made community announcements regarding the Vector Controlfuture presentation. Councilmember Mendoza requested council to adjourn in memory of Sergeant RalphLopez and reminded the public she will be holding office hours on March 18, 2021 from 6to 7 p.m.Councilmember Phan encouraged all to adopt a cat, spoke on recent Asian anti­deportation and expressed concern with the increase of attacks towards the AsianAmerican Community. Mayor Pro Tem Penaloza encouraged all to maintain social distancing during Easter as wemove to less restrictive tiers.Mayor Sarmiento thanked Chief Valentin for his commitment to transparency andadjourned in memory of Consul Mario Cuevas. ADJOURNMENT – Adjourn the City Council meeting. Future Items 1. Shelter Operator 2. Cannabis Regulation Updates 3. Group Home Regulation Updates MINUTES:Mayor Sarmiento adjourned the City Council meeting at 10:51 p.m. thstth City Council 19 3/16/2021CityCouncil4–19 6/1/2021 DRAFT Minutes of the Regular Meeting of the City Council City of Santa Ana, California April 06, 2021 CLOSED SESSION MEETING – 5:00 pm REGULAR OPEN MEETING – 5:00 PM  (Immediately following the Closed Session Meeting) CITY COUNCIL CHAMBER 22 Civic Center Plaza Santa Ana, CA 92701 Due to Governor Gavin Newsom’s Executive Order and the City Council's Proclamation of Local Emergency, there was no in­person meeting location for the community to attend public meetings. CLOSED SESSION CALL TO ORDER ATTENDANCE Council Members Phil Bacerra Johnathan Ryan Hernandez Jessie Lopez Nelida Mendoza Thai Viet Phan Mayor  Pro Tem David Penaloza Mayor Vicente Sarmiento City Manager Kristine Ridge City Attorney Sonia R. Carvalho Clerk of the Council Daisy Gomez MINUTES:Mayor Pro Tem Penaloza called the Closed Session meeting to order at 5:10 p.m. Clerk of the Council conducted roll call. All were present. Mayor Sarmiento joined the meeting at 5:40 p.m. No public comments on Closed Session items. CLOSED SESSION ITEMS – The Brown Act permits legislative bodies to discuss certain matters without members of the public present. The City Council finds, based on advice from the City Attorney, that discussion in open session of the following matters will prejudice the position of the City in existing and anticipated litigation: 1.CONFERENCE WITH LEGAL COUNSEL ­ THREAT OF POTENTIAL LITIGATION Significant exposure to litigation pursuant to Government Code Section 54956.9(d)(2):   One Claim a.    Claim number 20­146573, Allstate Ins / Sevak Zargaryan  2.CONFERENCE WITH LEGAL COUNSEL­ EXISTING LITIGATION­ pursuant to paragraph (1) of subdivision (d) of Section 54956.9 of the Government Code: a.  California Grocers Association v. City of Santa Ana, Orange County Superior Court Case No. 30­2021­01189627­CU­MC­CXC CLOSED SESSION REPORT – The City Attorney will report on any action(s) to be taken at the Regular Open Session which will begin immediately following the Closed Session. RECESS – City Council will recess to Closed Session for the purpose of conducting regular City business. MINUTES:Council recessed meeting to consider items listed on the Closed Session for discussion at 5:12 p.m. Mayor Sarmiento joined the meeting at 5:40 p.m. RECONVENE – City Council will reconvene to continue regular City business. MINUTES:Mayor Sarmiento adjourned Closed Session meeting at 5:52 p.m.  CITY COUNCIL REGULAR OPEN SESSION CALL TO ORDER MINUTES:Mayor Sarmiento called the Regular Open Session meeting to order at 5:58 p.m. ROLL CALL MINUTES:Clerk of the Council conducted roll call. All councilmembers were present. Councilmember Mendoza joined the Open Regular Session meeting at 6:03 p.m. PLEDGE OF ALLEGIANCE Mayor Sarmiento INVOCATION Moment of Reflection CEREMONIAL PRESENTATIONS 1.Oath of Office (video) administered to Nellieann Myia Turtleheart LeGaspé, Personnel Board as the Ward 5 representative – Councilmember Hernandez 2.Introduction of Ward 1 Commissioners by Councilmember Phan. 3.Proclamation presented by Mayor Sarmiento, Mayor Pro Tem Penaloza and Councilmember Phan to Casa de la Familia recognizing Sexual Assault Awareness Month. 4.Certificate of Recognition presented by Councilmember Bacerra to Toyama Karate­Do USA in recognition of 30­year Anniversary and Outstanding Contributions to the Community. 5.Certificate of Recognition presented by Councilmember Mendoza to Alan Gersten, Santa Ana Unified School District  for Teacher of the Year and Outstanding Contributions to the Community. STAFF PRESENTATIONS 6.COVID­19 Update in the Community. MINUTES:City Manager Kristine Ridge provided brief COVID­19 updates on: Vaccines Advancement to the Orange Tier COVID­19 Funeral Assistance Business Loans Shuttered Venue Operators Grant CLOSED SESSION REPORT – The City Attorney will report on any action(s) from Closed Session. MINUTES:City Attorney Sonia Carvalho reported that Closed Session Item 1 was approved unanimously by the Council, with the exception of the Mayor Sarmiento who was absent.  PUBLIC COMMENT – Public comments will be held during the beginning of the meeting for ALL comments on agenda and non­agenda items, except for public hearings. Comments for public hearings will take place after the hearing is opened. MINUTES:Clerk of the Council Daisy Gomez reported out on correspondence received. Dale Helvig thanked Parks, Recreation and Community Services staff on Item 16, expressed concern regarding rental fee for Item 22 and abatement concerns for derelict properties.  Victor Mendez expressed concern with the vaccination appointment process.  Manny Escamilla spoke in support of Item 14 and asked to consider a potential site for a future library, made comments regarding a potential memorial in honor of the lives lost to COVID­19. Jeffrey Katz spoke regarding transitional housing and encourages council to adopt the Costa Mesa ordinance regarding transitional housing.  Speaker spoke regarding a potential $200 stimulus check, requested Council use funds to reinvest in the community and spoke regarding solar panel manufacturing in the City.  Paul Lujan spoke in opposition of the Lincoln Pathway Project. Irvin M. expressed concern with the homeless issue and maintenance in Memorial Park.  CONSENT CALENDAR RECOMMENDED ACTION:  Approve staff recommendations on the following Consent Calendar Items: 7 through 29. 7.Excused absences Department(s): Clerk of the Council Recommended Action: Excuse the absent members. 8.Minutes from the regular, special and Housing Authority meetings of February 2, 2021 Department(s): Clerk of the Council Recommended Action: Approve minutes. 9.Minutes from the special closed session meeting of February 12, 2021 Department(s): Clerk of the Council Recommended Action: Approve minutes. 10.Minutes from the regular meeting of February 16, 2021 Department(s): Clerk of the Council Recommended Action: Approve minutes. 11.Approve an Appropriation Adjustment and Agreement Accepting $90,364.23 in 2020 Edward Byrne Memorial Justice Assistance Grant Funds (Non­General Fund) Department(s): Police Department Recommended Action: 1.    Approve an appropriation adjustment recognizing $90,364.23 in the Law Enforcement Grants Revenue account and appropriate same in the Byrne Justice Assistance account. (Requires five affirmative votes) 2.    Authorize the City Manager and the Chief of Police to execute an agreement (Award #2020­DJ­BX­0773) with the Orange County Sheriff’s Department for the period of October 1, 2020 through September 30, 2023, accepting the 2020 Edward Byrne Memorial Justice Assistance Grant program funds in the amount of $90,364.23, subject to non­substantive changes approved by the City Manager and City Attorney (Agreement No. 2021­XXX).  MINUTES:This consent Item ­ Agreement No. 2021­039 was approved. 12.Approve a Lease Agreement with Railworks Track Services, Inc. for Office Space at the Santa Ana Regional Transportation Center for a One­year Term with Twelve One­ month Extensions for a Total Amount of $19,560 (Non­General Fund) Department(s): Public Works Agency Recommended Action: 1.   Authorize the City Manager to execute a site lease agreement with RailWorks Track Services, Inc., to compensate the City $815 per month, with any partial month prorated at $27 per day, for the lease of 326 square feet of office space located at the Santa Ana Regional Transportation Center, for a one­ year term beginning on April 6, 2021, and ending April 5, 2022, with an option for twelve month­to­month extensions, for a total of $19,560 in lease revenue for the entire term of the agreement, including optional extensions, subject to non­substantive changes approved by the City Manager and City Attorney (Agreement No. 2021­ XXX).  2.    Approve an appropriation adjustment recognizing Fiscal Year 2020­21 lease income in the amount of $2,310 into the SARTC Operations, Rental­RailWorks revenue account and appropriating the same amount to the SARTC Operations, Contractual Services expenditure account. (Requires five affirmative votes) MINUTES:This consent Item ­ Agreement No. 2021­040 was approved. 13.Approve an Appropriation Adjustment, Approve an Amendment to the FY 2020­21 Capital Improvement Program, and Award a Construction Contract to Big Ben, Inc. in the Amount of $707,733 for the Baker­Glenwood Sewer Main Upgrade Project with an Estimated Total Delivery Cost of $920,053 (Project No. 21­6446) (Non­General Fund) Department(s): Public Works Agency Recommended Action: 1.    Approve an appropriation adjustment to recognize $920,053 from prior year fund balance in the Sewer Connection Fee Fund, prior­year carry forward revenue account and appropriate the same amount to the Sewer Connection Projects, Improvements Other Than Building expenditure account. (Requires five affirmative votes) 2.    Approve an amendment to the Fiscal Year 2020­21 Capital Improvement Program to include $920,053 in construction funds for the Baker­Glenwood Sewer Main Upgrade. 3.    Award a Construction Contract to Big Ben, Inc., the lowest responsible bidder, in accordance with the base bid in the amount of $707,733, for construction of the Baker­Glenwood Sewer Main Upgrade, for the term beginning April 6, 2021 and ending upon project completion, and authorize the City Manager to execute the contract subject to non­substantive changes approved by the City Manager and City Attorney. 4.    Approve the Project Delivery Cost for a total estimated construction cost of $920,053, which includes $707,733 for construction contract, $106,160 for contract administration, inspection and testing, and $106,160 for project contingency.   MINUTES:Executive Director of Public Works Agency Nabil Saba addressed council regarding project timeline and traffic during construction. Moved by Mayor Pro Tem Penaloza, seconded by Councilmember Bacerra to Approve. YES: 7 – Penaloza, Mayor Pro Tem, – Phan, Councilmember, – Lopez, Councilmember, – Bacerra, Councilmember, – Hernandez, Councilmember, – Mendoza, Councilmember, – Sarmiento, Mayor NO: 0  ABSTAIN: 0  ABSENT: 0  Status: 7 – 0 – 0 – 0 – Pass 14.Award a Purchase Order Contract to Bibliotheca, LLC to Provide and Install Two Full Turn­Key Book Dispenser Remote Lockers at the Santa Ana Regional Transportation Center and Police Athletic & Activity League (PAAL) Center for $59,109.74 and a Two­Year Extended Warranty with Hardware and Software Maintenance for $10,260, for a Total Amount Not to Exceed $69,369.74 (Specification No. 21­037) (General Fund) Department(s): Library Recommended Action: Award a purchase order contract to Bibliotheca, LLC to provide and install two full turn­key book dispenser remote lockers at the Santa Ana Regional Transportation Center and Police Athletic & Activity League (PAAL) Center for $59,109.74 and a two­year extended warranty with hardware and software maintenance for $10,260 for a total amount not to exceed $69.369.74, subject to non­ substantive changes approved by the City Manager and City Attorney. 15.Authorize a one­time purchase and payment of purchase order to Metron­Farnier, LLC for construction fire hydrant water meters with Verizon Solution Registers in the amount of $82,560, plus a contingency of $8,256, for a total amount not to exceed $90,816, subject to non­substantive changes approved by the City Manager and City Attorney. Department(s): Public Works Agency Recommended Action: Authorize a one­time purchase and payment of purchase order to Metron­Farnier, LLC for construction fire hydrant water meters with Verizon Solution Registers in the amount of $82,560, plus a contingency of $8,256, for a total amount not to exceed $90,816, subject to non­substantive changes approved by the City Manager and City Attorney. 16.Authorize Budget Reallocation and Award a Construction Contract to Wright Construction Engineering Corp. in the Amount of $1,099,195.50 for the Lincoln Avenue Pedestrian Pathway from Park Lane to Santiago Creek Project with an Estimated Total Delivery Cost of $1,341,991 (Project No. 17­6802) (Non­General Fund) Department(s): Public Works Agency Recommended Action: 1. Authorize Budget Reallocation of $140,105 in unspent project funds to the Lincoln Avenue Pedestrian Pathway from Park Lane to Santiago Creek Project (17­6802) as follows: $46,105 in Measure M2 Local Fairshare funds from the Bristol Street Rehabilitation from 17  to Santa Clara project (Project 18­ 6909), and $94,000 in Measure M2 Local Fairshare funds from Project Development (Project 21­6899). 2. Award a construction contract to Wright Construction Engineering Corp., the lowest responsible bidder, in accordance with the Base Bid plus Alternates 1 and 2 in the amount of $1,099,195.50, for construction of the Lincoln Avenue Pedestrian Pathway from Park Lane to Santiago Creek Project, for the term beginning April 6, 2021 and ending upon project completion, and authorize the City Manager to execute the contract, subject to non­substantive changes approved by the City Manager and City Attorney.  3. Approve the Project Delivery Cost with a total estimated construction cost of $1,341,991, which includes $1,099,195.50 for the construction contract, $110,891.50 for contract administration, inspection and testing, and $131,904 for project contingencies. MINUTES:Executive Director of Public Works Agency Nabil Saba provided a brief presentation. Council requested staff research or provide outreach regarding the number of Santa Ana based contractors who submit bids.  Moved by Councilmember Lopez, seconded by Mayor Pro Tem Penaloza to Approve. YES: 7 – Penaloza, Mayor Pro Tem, – Phan, Councilmember, – Lopez, Councilmember, – Bacerra, Councilmember, – Hernandez, Councilmember, – Mendoza, Councilmember, – Sarmiento, Mayor NO: 0  ABSTAIN: 0  ABSENT: 0  Status: 7 – 0 – 0 – 0 – Pass 17.Approve Agreement with TPX Communications, Inc. for Telecom Services in an Annual Amount Not to Exceed $50,000 (Non­General Fund) Department(s): Information Technology Recommended Action: 1.    Authorize the City Manager to execute the agreement with TPX Communications, Inc., for telecom services for a three­year period beginning April 1, 2021 through March 31, 2024 with the potential for three (3) additional one­year (1) renewal terms, exercisable by the City Manager and the City, in an amount not to exceed $50,000 annually and $300,000 over the life of the agreement if all extensions are utilized, subject to non­substantive changes and approved by the City Manager and City Attorney (Agreement No. 2021­XXX). 2.    Approve payment for invoices for services incurred with TPX for telecom services through April 30, 2021 for an additional amount not­to­exceed $18,000. MINUTES:This consent Item ­ Agreement No. 2021­041 was approved. 18.Approve Agreement with Nogalis, Inc. for Lawson Managed Services in an annual amount not to exceed $150,000 (Non­General Fund) Department(s): Information Technology Recommended Action: Authorize the City Manager to execute an agreement with Nogalis, Inc. for Lawson Managed Services for a (4) four­year term expiring April 1, 2025, with the potential for two (2) additional (1) one­year renewal terms exercisable by the City Manager and the City Attorney, for a total amount not­to­exceed $150,000 annually and $900,000 over the life of the agreement if all extensions are utilized, subject to non­substantive changes approved by the City Manager and City Attorney (Agreement No. 2021­XXX). MINUTES:This consent Item ­ Agreement No. 2021­042 was approved. 19.Approve an Amendment to Add a One­Year Extension to the Agreement with Valley Maintenance Corporation for Custodial Services at City Park Restrooms and Facilities from June 1, 2021 to May 31, 2022 for a Total Annual Amount of $476,708, for Total Agreement Amount for the Five­Year Period to $2,130,425 (General Fund) Department(s): Parks, Recreation, and Community Services Recommended Action: Authorize the City Manager to execute an amendment to the agreement with Valley Maintenance Corporation for custodial services at City park restrooms and facilities to extend the term for one year, from June 1, 2021 to May 31, 2022 for a total annual amount of $476,708, bringing the total agreement amount for the five­year period to $2,130,425, subject to non­substantive changes approved by the City Manager and City Attorney (Agreement No. 2021­XXX). MINUTES:Executive Director of Parks, Recreation, and Community Agency Lisa Rudloff addressed council regarding park janitorial maintenance, inspections and future janitorial bid. Councilmembers requested an increase in rotation of park restroom cleaning.  This consent Item ­ Agreement No. 2021­043 was approved. Moved by Mayor Pro Tem Penaloza, seconded by Councilmember Hernandez to Approve. YES: 7 – Penaloza, Mayor Pro Tem, – Phan, Councilmember, – Lopez, Councilmember, – Bacerra, Councilmember, – Hernandez, Councilmember, – Mendoza, Councilmember, – Sarmiento, Mayor NO: 0  ABSTAIN: 0  ABSENT: 0  Status: 7 – 0 – 0 – 0 – Pass 20.Approve a Three­Year Lease Agreement with Rick Kagasoff for warehouse space for the Santa Ana Police Department Evidence Section in the amount of $197,227 (Non­ General Fund) Department(s): Police Department Recommended Action: Authorize the City Manager to execute a three­year lease agreement with Rick Kagasoff for warehouse space, for the period of April 15, 2021 through April 30, 2024, in an amount not to exceed $197,227, subject to non­ substantive changes approved by the City Manager and City Attorney. This agreement also includes an optional one­year extension, exercisable by the City Manager and City Attorney, in the annual amount of $67,200 (Agreement No. 2021­XXX). MINUTES:This consent Item ­ Agreement No. 2021­044 was approved. 21.Approve a First Amendment to the Conditional Grant Agreement with Habitat for Humanity of Orange County for the Development of the Lacy Street Project (Non­ General Fund) Department(s): Community Development Agency Recommended Action: Authorize the City Manager to execute a First Amendment to the Conditional Grant Agreement with Habitat for Humanity of Orange County for an additional $333,777 in Inclusionary Housing Funds for a total Inclusionary Grant amount of $565,271 for the development of the Lacy Street affordable housing project located at 826 N Lacy Street (APN 398­041­22) and 416 Vance Street (APN 398­ 041­18), subject to non­substantive changes approved by the City Manager and City Attorney (Agreement No. 2021­XXX). Moved by Mayor Pro Tem Penaloza, seconded by Councilmember Bacerra to Approve. YES: 7 – Penaloza, Mayor Pro Tem, – Phan, Councilmember, – Lopez, Councilmember, – Bacerra, Councilmember, – Hernandez, Councilmember, – Mendoza, Councilmember, – Sarmiento, Mayor NO: 0  ABSTAIN: 0  ABSENT: 0  Status: 7 – 0 – 0 – 0 – Pass MINUTES:This consent Item ­ Agreement No. 2021­045 was approved. 22.Approve an agreement with Illumination Foundation to Operate a Temporary Homeless Shelter, from April 20, 2021 through September 30, 2021, due to the Closure of the Link Shelter and Construction of the Carnegie Navigation Center (Non­ General Fund) Department(s): Community Development Agency Recommended Action: 1.    Authorize the City Manager to execute an agreement with Illumination Foundation to operate a temporary shelter to provide needed serves to guests at the Link shelter during the construction of the Carnegie Navigation Center for $230,000 per month in an amount not to exceed $1,500,000, from April 20, 2021 through September 30, 2021, subject to non­substantive changes approved by the City Manager and City Attorney (Agreement No. 2021­XXX). 2.    Authorize the City Manager to execute any and all agreements required by State or Federal agencies for the use of ESG­CV, ESG­CV2 and any/all other homeless­ related funds available.  MINUTES:This consent Item ­ Agreement No. 2021­046 was approved. 23.Approve HEAP Subcontractor Agreement with Orange County United Way for Landlord Incentive Program for Foster Youth to Independence Housing Voucher Holders (Non­General Fund) Department(s): Community Development Agency Recommended Action: Authorize the City Manager to execute an agreement with Orange County United Way to utilize Homeless Emergency Aid Program (HEAP) funds in an amount not to exceed $184,544.29 to provide landlord incentives for Foster Youth to Independence vouchers issued by the Housing Authority, subject to non­substantive changes approved by the City Manager and City Attorney (Agreement No. 2021­XXX).  MINUTES:Councilmember Phan abstained from Item 23 due to a conflict of interest regarding her employer. This consent Item ­ Agreement No. 2021­047 was approved. 24.Approve the Regional and Unified Local Workforce Plan for Program Years 2021­ 2024 Department(s): Community Development Agency Recommended Action: 1.    Approve the Regional and Unified Local Plan for Program Year 2021­2024 and authorize staff to submit to the California Workforce Development Board and State of California Employment Development Department. 2.    Authorize the Mayor to sign all documents necessary for the submission of the Regional and Unified Local Plan for Program Year 2021­2024.  3.    Authorize staff to make non­substantive changes to the Regional and Unified Local Plan in response to public comments received or as requested by the California Workforce Development Board and the State of California Employment Development Department. 25.Local Area Subsequent Designation and Local Board Recertification for a Two­Year Period from July 2021 to June 2023 Department(s): Community Development Agency Recommended Action: Authorize the Mayor to sign the Subsequent Local Area Designation and Local Board Recertification application for a two­year period expiring June 30, 2023. 26.Amend Conflict of Interest Code, list of designated classifications required to file annual disclosure form (Statement of Economic Interests form) Department(s): Clerk of the Council Office Recommended Action: Resolution No. 2021­XXX – Adopt a resolution amending the City of Santa Ana’s Conflict of Interest Code. MINUTES:This consent Item­ Resolution No. 2021­014 was approved. 27.Adopt a resolution amending resolution No. 2019­111 to effect certain changes to the City’s Master Pay Schedule in conformance with Title 2 of the California Code of Regulations section 570.5 and the California Public Employee’s Retirement System (CalPERS) Department(s): Human Resources Recommended Action: Resolution No. 2021­XXX – Adopt a Resolution Amending Resolution No. 2019­111 to effect certain changes to the City’s Master Pay Schedule for all represented and unrepresented employee classifications of the City of Santa Ana, covered by the City’s Classification and Compensation Plan, to conform with Title 2 of the California Code of Regulations Section 570.5, listing all employee pay rates on a publicly available master pay schedule approved and adopted by City Council.  MINUTES:This consent Item­ Resolution No. 2021­015 was approved. 28.Adopt a Resolution Authorizing a Grant Application Submission for the Bureau of Reclamation WaterSMART Small­Scale Water Efficiency Projects for the Santa Ana Landscape Transformation Program (Non­General Fund) Department(s): Public Works Agency Recommended Action: Resolution No. 2021­XXX – Adopt a resolution authorizing the Executive Director of the Public Works Agency to submit a grant application to the U.S. Department of the Interior, Bureau of Reclamation’s Sustain and Manage America’s Resources for Tomorrow Small­Scale Water Efficiency Programs Grant for the Turf Removal and Irrigation Improvements Program, in an amount up to $75,000. MINUTES:This consent Item­ Resolution No. 2021­016 was approved. 29.Adopt a Resolution and Approve an Agreement Accepting the Donation of a Police K­9 Animal, Equipment and Supplies, and $5,000 to Cover Training Expenses from Johanna Scillieri for the Santa Ana Police Department Vice/Narcotics K­9 Program Department(s): Police Department Recommended Action: 1.    Resolution No. 2021­XXX – Adopt a resolution accepting the donation of a Police K­9 animal, equipment and supplies, and $5,000 to cover training expenses from Johanna Scillieri for the Santa Ana Police Department’s Vice/Narcotics Unit and implementation of a K­9 Narcotics Detection Program.  2.    Approve an appropriation adjustment recognizing $5,000 in Police Miscellaneous Reimbursement revenue and appropriating same to the Vice/Narcotics Training, Transportation and Meetings account. (Requires five affirmative votes) MINUTES:This consent Item­ Resolution No. 2021­017 was approved. Moved by Councilmember Bacerra, seconded by Councilmember Mendoza to approve Consent Calendar items 7­ 29 with the exception of 13, 16, 19, and 21. Councilmember Phan abstained from Item 23 due to a conflict of interest. YES: 7 – Penaloza, Mayor Pro Tem, – Phan, Councilmember, – Lopez, Councilmember, – Bacerra, Councilmember, – Hernandez, Councilmember, – Mendoza, Councilmember, – Sarmiento, Mayor NO: 0  ABSTAIN: 0  ABSENT: 0  Status: 7 – 0 – 0 – 0 – Pass **END OF CONSENT CALENDAR** BUSINESS CALENDAR 30.Approve Agreement with Townsend Public Affairs for State Legislative Advocacy Services; Approve Amendment to Agreement with Holland & Knight for Federal Legislative Advocacy Services; Provide Direction to Staff relating to Local, State, and Federal Government Associations Department(s): City Manager Office Recommended Action: 1.    Authorize the City Manager to execute an agreement with Townsend Public Affairs for State legislative advocacy services for a three­year term, from April 6, 2021 through March 31, 2024, with an option to extend the term for an additional one­year period, for a four­year not­to­exceed amount of $252,000, subject to non­substantive changes approved by the City Manager and City Attorney (Agreement No. 2021­XXX).  2.    Approve an amendment to an agreement with Holland & Knight LLP for Federal legislative advocacy services for a one­year term from April 1, 2021 through March 31, 2022, in an amount not to exceed $117,600, subject to non­substantive changes approved by the City Manager and City Attorney (Agreement No. 2021­XXX). 3.    Provide direction to staff relating to local, state, and federal government associations. Moved by Councilmember Bacerra, seconded by Mayor Sarmiento to Approved as amended; 1. Approved a one year agreement to Townsend Public Affairs for state legislative advocacy services and directed staff to proceed with a request for proposal.  Agreement 2021­048 2. Approved an amendment to an agreement with Holland & Knight LLP for Federal legislative advocacy services for a term of 24 months. Agreement 2021­049 3.  Provided direction to staff relating to local state and federal government associations and return to council at a future date during the budget discussion.  . YES: 7 – Penaloza, Mayor Pro Tem, – Phan, Councilmember, – Lopez, Councilmember, – Bacerra, Councilmember, – Hernandez, Councilmember, – Mendoza, Councilmember, – Sarmiento, Mayor NO: 0  ABSTAIN: 0  ABSENT: 0  Status: 7 – 0 – 0 – 0 – Pass MINUTES:Management Assistant  Daniel Soto provided a brief presentation. 31.Adopt Resolution Condemning Racism Xenophobia and Hate against Asian Americans Department(s): City Manager Office Recommended Action: Resolution No. 2021­XXX – Adopt a resolution condemning racism, xenophobia, and hate against Asian Americans. MINUTES:Mayor Sarmiento requested staff research and restore the torn down Vietnamese themed welcome sign.  Resolution No. 2021­018 was approved Moved by Councilmember Phan, seconded by Councilmember Bacerra to Approve. YES: 7 – Penaloza, Mayor Pro Tem, – Phan, Councilmember, – Lopez, Councilmember, – Bacerra, Councilmember, – Hernandez, Councilmember, – Mendoza, Councilmember, – Sarmiento, Mayor NO: 0  ABSTAIN: 0  ABSENT: 0  Status: 7 – 0 – 0 – 0 – Pass **END OF BUSINESS CALENDAR** COUNCILMEMBER REQUESTED ITEMS 32.Discuss and consider directing City Manager to direct Police Department staff to post monthly reports of hate crime­related data on the Santa Ana Police Department website – Councilmembers Bacerra and Phan MINUTES:Council supports with no objections and provided direction to City staff. City Manager Kristine Ridge noted the data is information that is already collected by the Police Department.  Mayor Sarmiento recessed the Council meeting and convened to the Housing Authority Meeting at 9:37 p.m. Chair Sarmiento adjourned the Housing Authority meeting and reconvened to the Regular Meeting at 9:40 p.m. CITY MANAGER COMMENTS MINUTES:City Manager Kristine Ridge provided an update regarding the number of tutoring sessions provided by the library and announced the City has been named “Tree City” for 22  consecutive year.  COUNCIL COMMENTS MINUTES:Councilmember Bacerra wished everyone a happy National Library Week.  Councilmember Hernandez mentioned the unfortunate loss of a family friend due to COVID­19 and reminded the public that FEMA can provide financial assistance to those who have lost a loved one due to COVID­19.  Councilmember Lopez reminded residents she will be hosting a meeting aimed at discussing environmental concerns on April 29, 2021. Announced that the developer of the 2525 site has agreed to secure the site and provide guards overnight. Thanked residents for their patience and asked that they continue to reach out.  Councilmember Mendoza requested to adjourn the meeting in memory of Sergeant Salvador Lujan. Councilmember Phan reminded the public that the CDC still recommends social distancing and using masks after vaccination.  Mayor Pro Tem Penaloza invited the public to visit the newly renovated Newhope Library and reminded the public of Denim Day on April 28, 2021 and it’s background.   Mayor Sarmiento spoke regarding the American Rescue Plan and the importance of efficiently vaccinating the City’s residents.  ADJOURNMENT – Adjourn the City Council meeting and convene to the Housing Authority meeting. Adjourn in memory of Arthur Sandoval Future Items 1. Shelter Operator 2. Short Term Rentals & Reasonable Accommodation Regulations Update 3. Cannabis Regulation Updates MINUTES: Mayor Sarmiento adjourned the City Council meeting at 10:00 p.m. Adjourn in Memory of Arthur Sandoval, Sergeant Salvador Lujan and Matthew Farias. Daisy Gomez,   Clerk of the Council  HOUSING AUTHORITY CALL TO ORDER ATTENDANCE Authority Members Phil Bacerra Johnathan Ryan Hernandez Jessie Lopez Nelida Mendoza Thai Viet Phan Vice Chair David Penaloza Chair Vicente Sarmiento City Manager Kristine Ridge City Attorney Sonia R. Carvalho Clerk of the Council Daisy Gomez MINUTES:Chair Sarmiento recessed the Regular City Counil meeting and called the Housing Authority meeting to order at 9:37p.m. Clerk of the Council conducted roll call. All Authority Members were present. PUBLIC COMMENTS – Members of the public may address Housing Authority on items on the Housing Authority agenda.  MINUTES:None.  CONSENT CALENDAR RECOMMENDED ACTION:  Approve staff recommendations on the following Consent Calendar Item: 1. 1.Excused absences Department(s): Clerk of the Council Recommended Action: Excuse absent members. MINUTES:None. **END OF CONSENT CALENDAR** BUSINESS CALENDAR 2.Public Hearing ­ Approve the Housing Authority Annual Plan Legal Notice published in the Orange County Register, La Opinion and Nguoi Viet on February 20, 2021. Department(s): Community Development Agency Recommended Action: 1.    Conduct a public hearing in consideration of the approval and submission of the Housing Authority Annual Plan to the United States Department of Housing and Urban Development. 2.   Resolution No. 2021­XXX – Adopt a resolution approving the Housing Authority Annual Plan and authorize the Executive Director of the Housing Authority to submit the Annual Plan to the United States Department of Housing and Urban Development. Moved by Councilmember Hernandez, seconded by Councilmember Mendoza to Approve. YES: 7 – Penaloza, Mayor Pro Tem, – Phan, Councilmember, – Lopez, Councilmember, – Bacerra, Councilmember, – Hernandez, Councilmember, – Mendoza, Councilmember, – Sarmiento, Mayor NO: 0  ABSTAIN: 0  ABSENT: 0  Status: 7 – 0 – 0 – 0 – Pass MINUTES: Busniess Calendar Item Resolution No. 2021­001 was approved  Chair Sarmiento opened the public hearing and seeing there were no speakers, closed the public hearing at 9:39 p.m. **END OF BUSINESS CALENDAR** HOUSING AUTHORITY MEMBER COMMENTS MINUTES:None. ADJOURNMENT – Adjourn the Housing Authority meeting. MINUTES:Chair Sarmiento adjourned the Housing Authority meeting and reconvened to the Regular Meeting at 9:40 p.m. Daisy Gomez,   Clerk of the Council  th nd City Council 1 4/6/2021CityCouncil5–1 6/1/2021 DRAFT Minutes of the Regular Meeting of theCity CouncilCity of Santa Ana, CaliforniaApril 06, 2021CLOSED SESSION MEETING – 5:00 pmREGULAR OPEN MEETING – 5:00 PM (Immediately following the Closed Session Meeting)CITY COUNCIL CHAMBER22 Civic Center Plaza Santa Ana, CA 92701Due to Governor Gavin Newsom’s Executive Order and the City Council's Proclamation ofLocal Emergency, there was no in­person meeting location for the community to attendpublic meetings.CLOSED SESSIONCALL TO ORDERATTENDANCE Council Members Phil BacerraJohnathan Ryan HernandezJessie LopezNelida MendozaThai Viet PhanMayor  Pro Tem David PenalozaMayorVicente SarmientoCity Manager Kristine RidgeCity Attorney Sonia R. CarvalhoClerk of the Council Daisy Gomez MINUTES:Mayor Pro Tem Penaloza called the Closed Session meeting to order at 5:10 p.m. Clerk of the Council conducted roll call. All were present. Mayor Sarmiento joined the meeting at 5:40 p.m. No public comments on Closed Session items. CLOSED SESSION ITEMS – The Brown Act permits legislative bodies to discuss certain matters without members of the public present. The City Council finds, based on advice from the City Attorney, that discussion in open session of the following matters will prejudice the position of the City in existing and anticipated litigation: 1.CONFERENCE WITH LEGAL COUNSEL ­ THREAT OF POTENTIAL LITIGATION Significant exposure to litigation pursuant to Government Code Section 54956.9(d)(2):   One Claim a.    Claim number 20­146573, Allstate Ins / Sevak Zargaryan  2.CONFERENCE WITH LEGAL COUNSEL­ EXISTING LITIGATION­ pursuant to paragraph (1) of subdivision (d) of Section 54956.9 of the Government Code: a.  California Grocers Association v. City of Santa Ana, Orange County Superior Court Case No. 30­2021­01189627­CU­MC­CXC CLOSED SESSION REPORT – The City Attorney will report on any action(s) to be taken at the Regular Open Session which will begin immediately following the Closed Session. RECESS – City Council will recess to Closed Session for the purpose of conducting regular City business. MINUTES:Council recessed meeting to consider items listed on the Closed Session for discussion at 5:12 p.m. Mayor Sarmiento joined the meeting at 5:40 p.m. RECONVENE – City Council will reconvene to continue regular City business. MINUTES:Mayor Sarmiento adjourned Closed Session meeting at 5:52 p.m.  CITY COUNCIL REGULAR OPEN SESSION CALL TO ORDER MINUTES:Mayor Sarmiento called the Regular Open Session meeting to order at 5:58 p.m. ROLL CALL MINUTES:Clerk of the Council conducted roll call. All councilmembers were present. Councilmember Mendoza joined the Open Regular Session meeting at 6:03 p.m. PLEDGE OF ALLEGIANCE Mayor Sarmiento INVOCATION Moment of Reflection CEREMONIAL PRESENTATIONS 1.Oath of Office (video) administered to Nellieann Myia Turtleheart LeGaspé, Personnel Board as the Ward 5 representative – Councilmember Hernandez 2.Introduction of Ward 1 Commissioners by Councilmember Phan. 3.Proclamation presented by Mayor Sarmiento, Mayor Pro Tem Penaloza and Councilmember Phan to Casa de la Familia recognizing Sexual Assault Awareness Month. 4.Certificate of Recognition presented by Councilmember Bacerra to Toyama Karate­Do USA in recognition of 30­year Anniversary and Outstanding Contributions to the Community. 5.Certificate of Recognition presented by Councilmember Mendoza to Alan Gersten, Santa Ana Unified School District  for Teacher of the Year and Outstanding Contributions to the Community. STAFF PRESENTATIONS 6.COVID­19 Update in the Community. MINUTES:City Manager Kristine Ridge provided brief COVID­19 updates on: Vaccines Advancement to the Orange Tier COVID­19 Funeral Assistance Business Loans Shuttered Venue Operators Grant CLOSED SESSION REPORT – The City Attorney will report on any action(s) from Closed Session. MINUTES:City Attorney Sonia Carvalho reported that Closed Session Item 1 was approved unanimously by the Council, with the exception of the Mayor Sarmiento who was absent.  PUBLIC COMMENT – Public comments will be held during the beginning of the meeting for ALL comments on agenda and non­agenda items, except for public hearings. Comments for public hearings will take place after the hearing is opened. MINUTES:Clerk of the Council Daisy Gomez reported out on correspondence received. Dale Helvig thanked Parks, Recreation and Community Services staff on Item 16, expressed concern regarding rental fee for Item 22 and abatement concerns for derelict properties.  Victor Mendez expressed concern with the vaccination appointment process.  Manny Escamilla spoke in support of Item 14 and asked to consider a potential site for a future library, made comments regarding a potential memorial in honor of the lives lost to COVID­19. Jeffrey Katz spoke regarding transitional housing and encourages council to adopt the Costa Mesa ordinance regarding transitional housing.  Speaker spoke regarding a potential $200 stimulus check, requested Council use funds to reinvest in the community and spoke regarding solar panel manufacturing in the City.  Paul Lujan spoke in opposition of the Lincoln Pathway Project. Irvin M. expressed concern with the homeless issue and maintenance in Memorial Park.  CONSENT CALENDAR RECOMMENDED ACTION:  Approve staff recommendations on the following Consent Calendar Items: 7 through 29. 7.Excused absences Department(s): Clerk of the Council Recommended Action: Excuse the absent members. 8.Minutes from the regular, special and Housing Authority meetings of February 2, 2021 Department(s): Clerk of the Council Recommended Action: Approve minutes. 9.Minutes from the special closed session meeting of February 12, 2021 Department(s): Clerk of the Council Recommended Action: Approve minutes. 10.Minutes from the regular meeting of February 16, 2021 Department(s): Clerk of the Council Recommended Action: Approve minutes. 11.Approve an Appropriation Adjustment and Agreement Accepting $90,364.23 in 2020 Edward Byrne Memorial Justice Assistance Grant Funds (Non­General Fund) Department(s): Police Department Recommended Action: 1.    Approve an appropriation adjustment recognizing $90,364.23 in the Law Enforcement Grants Revenue account and appropriate same in the Byrne Justice Assistance account. (Requires five affirmative votes) 2.    Authorize the City Manager and the Chief of Police to execute an agreement (Award #2020­DJ­BX­0773) with the Orange County Sheriff’s Department for the period of October 1, 2020 through September 30, 2023, accepting the 2020 Edward Byrne Memorial Justice Assistance Grant program funds in the amount of $90,364.23, subject to non­substantive changes approved by the City Manager and City Attorney (Agreement No. 2021­XXX).  MINUTES:This consent Item ­ Agreement No. 2021­039 was approved. 12.Approve a Lease Agreement with Railworks Track Services, Inc. for Office Space at the Santa Ana Regional Transportation Center for a One­year Term with Twelve One­ month Extensions for a Total Amount of $19,560 (Non­General Fund) Department(s): Public Works Agency Recommended Action: 1.   Authorize the City Manager to execute a site lease agreement with RailWorks Track Services, Inc., to compensate the City $815 per month, with any partial month prorated at $27 per day, for the lease of 326 square feet of office space located at the Santa Ana Regional Transportation Center, for a one­ year term beginning on April 6, 2021, and ending April 5, 2022, with an option for twelve month­to­month extensions, for a total of $19,560 in lease revenue for the entire term of the agreement, including optional extensions, subject to non­substantive changes approved by the City Manager and City Attorney (Agreement No. 2021­ XXX).  2.    Approve an appropriation adjustment recognizing Fiscal Year 2020­21 lease income in the amount of $2,310 into the SARTC Operations, Rental­RailWorks revenue account and appropriating the same amount to the SARTC Operations, Contractual Services expenditure account. (Requires five affirmative votes) MINUTES:This consent Item ­ Agreement No. 2021­040 was approved. 13.Approve an Appropriation Adjustment, Approve an Amendment to the FY 2020­21 Capital Improvement Program, and Award a Construction Contract to Big Ben, Inc. in the Amount of $707,733 for the Baker­Glenwood Sewer Main Upgrade Project with an Estimated Total Delivery Cost of $920,053 (Project No. 21­6446) (Non­General Fund) Department(s): Public Works Agency Recommended Action: 1.    Approve an appropriation adjustment to recognize $920,053 from prior year fund balance in the Sewer Connection Fee Fund, prior­year carry forward revenue account and appropriate the same amount to the Sewer Connection Projects, Improvements Other Than Building expenditure account. (Requires five affirmative votes) 2.    Approve an amendment to the Fiscal Year 2020­21 Capital Improvement Program to include $920,053 in construction funds for the Baker­Glenwood Sewer Main Upgrade. 3.    Award a Construction Contract to Big Ben, Inc., the lowest responsible bidder, in accordance with the base bid in the amount of $707,733, for construction of the Baker­Glenwood Sewer Main Upgrade, for the term beginning April 6, 2021 and ending upon project completion, and authorize the City Manager to execute the contract subject to non­substantive changes approved by the City Manager and City Attorney. 4.    Approve the Project Delivery Cost for a total estimated construction cost of $920,053, which includes $707,733 for construction contract, $106,160 for contract administration, inspection and testing, and $106,160 for project contingency.   MINUTES:Executive Director of Public Works Agency Nabil Saba addressed council regarding project timeline and traffic during construction. Moved by Mayor Pro Tem Penaloza, seconded by Councilmember Bacerra to Approve. YES: 7 – Penaloza, Mayor Pro Tem, – Phan, Councilmember, – Lopez, Councilmember, – Bacerra, Councilmember, – Hernandez, Councilmember, – Mendoza, Councilmember, – Sarmiento, Mayor NO: 0  ABSTAIN: 0  ABSENT: 0  Status: 7 – 0 – 0 – 0 – Pass 14.Award a Purchase Order Contract to Bibliotheca, LLC to Provide and Install Two Full Turn­Key Book Dispenser Remote Lockers at the Santa Ana Regional Transportation Center and Police Athletic & Activity League (PAAL) Center for $59,109.74 and a Two­Year Extended Warranty with Hardware and Software Maintenance for $10,260, for a Total Amount Not to Exceed $69,369.74 (Specification No. 21­037) (General Fund) Department(s): Library Recommended Action: Award a purchase order contract to Bibliotheca, LLC to provide and install two full turn­key book dispenser remote lockers at the Santa Ana Regional Transportation Center and Police Athletic & Activity League (PAAL) Center for $59,109.74 and a two­year extended warranty with hardware and software maintenance for $10,260 for a total amount not to exceed $69.369.74, subject to non­ substantive changes approved by the City Manager and City Attorney. 15.Authorize a one­time purchase and payment of purchase order to Metron­Farnier, LLC for construction fire hydrant water meters with Verizon Solution Registers in the amount of $82,560, plus a contingency of $8,256, for a total amount not to exceed $90,816, subject to non­substantive changes approved by the City Manager and City Attorney. Department(s): Public Works Agency Recommended Action: Authorize a one­time purchase and payment of purchase order to Metron­Farnier, LLC for construction fire hydrant water meters with Verizon Solution Registers in the amount of $82,560, plus a contingency of $8,256, for a total amount not to exceed $90,816, subject to non­substantive changes approved by the City Manager and City Attorney. 16.Authorize Budget Reallocation and Award a Construction Contract to Wright Construction Engineering Corp. in the Amount of $1,099,195.50 for the Lincoln Avenue Pedestrian Pathway from Park Lane to Santiago Creek Project with an Estimated Total Delivery Cost of $1,341,991 (Project No. 17­6802) (Non­General Fund) Department(s): Public Works Agency Recommended Action: 1. Authorize Budget Reallocation of $140,105 in unspent project funds to the Lincoln Avenue Pedestrian Pathway from Park Lane to Santiago Creek Project (17­6802) as follows: $46,105 in Measure M2 Local Fairshare funds from the Bristol Street Rehabilitation from 17  to Santa Clara project (Project 18­ 6909), and $94,000 in Measure M2 Local Fairshare funds from Project Development (Project 21­6899). 2. Award a construction contract to Wright Construction Engineering Corp., the lowest responsible bidder, in accordance with the Base Bid plus Alternates 1 and 2 in the amount of $1,099,195.50, for construction of the Lincoln Avenue Pedestrian Pathway from Park Lane to Santiago Creek Project, for the term beginning April 6, 2021 and ending upon project completion, and authorize the City Manager to execute the contract, subject to non­substantive changes approved by the City Manager and City Attorney.  3. Approve the Project Delivery Cost with a total estimated construction cost of $1,341,991, which includes $1,099,195.50 for the construction contract, $110,891.50 for contract administration, inspection and testing, and $131,904 for project contingencies. MINUTES:Executive Director of Public Works Agency Nabil Saba provided a brief presentation. Council requested staff research or provide outreach regarding the number of Santa Ana based contractors who submit bids.  Moved by Councilmember Lopez, seconded by Mayor Pro Tem Penaloza to Approve. YES: 7 – Penaloza, Mayor Pro Tem, – Phan, Councilmember, – Lopez, Councilmember, – Bacerra, Councilmember, – Hernandez, Councilmember, – Mendoza, Councilmember, – Sarmiento, Mayor NO: 0  ABSTAIN: 0  ABSENT: 0  Status: 7 – 0 – 0 – 0 – Pass 17.Approve Agreement with TPX Communications, Inc. for Telecom Services in an Annual Amount Not to Exceed $50,000 (Non­General Fund) Department(s): Information Technology Recommended Action: 1.    Authorize the City Manager to execute the agreement with TPX Communications, Inc., for telecom services for a three­year period beginning April 1, 2021 through March 31, 2024 with the potential for three (3) additional one­year (1) renewal terms, exercisable by the City Manager and the City, in an amount not to exceed $50,000 annually and $300,000 over the life of the agreement if all extensions are utilized, subject to non­substantive changes and approved by the City Manager and City Attorney (Agreement No. 2021­XXX). 2.    Approve payment for invoices for services incurred with TPX for telecom services through April 30, 2021 for an additional amount not­to­exceed $18,000. MINUTES:This consent Item ­ Agreement No. 2021­041 was approved. 18.Approve Agreement with Nogalis, Inc. for Lawson Managed Services in an annual amount not to exceed $150,000 (Non­General Fund) Department(s): Information Technology Recommended Action: Authorize the City Manager to execute an agreement with Nogalis, Inc. for Lawson Managed Services for a (4) four­year term expiring April 1, 2025, with the potential for two (2) additional (1) one­year renewal terms exercisable by the City Manager and the City Attorney, for a total amount not­to­exceed $150,000 annually and $900,000 over the life of the agreement if all extensions are utilized, subject to non­substantive changes approved by the City Manager and City Attorney (Agreement No. 2021­XXX). MINUTES:This consent Item ­ Agreement No. 2021­042 was approved. 19.Approve an Amendment to Add a One­Year Extension to the Agreement with Valley Maintenance Corporation for Custodial Services at City Park Restrooms and Facilities from June 1, 2021 to May 31, 2022 for a Total Annual Amount of $476,708, for Total Agreement Amount for the Five­Year Period to $2,130,425 (General Fund) Department(s): Parks, Recreation, and Community Services Recommended Action: Authorize the City Manager to execute an amendment to the agreement with Valley Maintenance Corporation for custodial services at City park restrooms and facilities to extend the term for one year, from June 1, 2021 to May 31, 2022 for a total annual amount of $476,708, bringing the total agreement amount for the five­year period to $2,130,425, subject to non­substantive changes approved by the City Manager and City Attorney (Agreement No. 2021­XXX). MINUTES:Executive Director of Parks, Recreation, and Community Agency Lisa Rudloff addressed council regarding park janitorial maintenance, inspections and future janitorial bid. Councilmembers requested an increase in rotation of park restroom cleaning.  This consent Item ­ Agreement No. 2021­043 was approved. Moved by Mayor Pro Tem Penaloza, seconded by Councilmember Hernandez to Approve. YES: 7 – Penaloza, Mayor Pro Tem, – Phan, Councilmember, – Lopez, Councilmember, – Bacerra, Councilmember, – Hernandez, Councilmember, – Mendoza, Councilmember, – Sarmiento, Mayor NO: 0  ABSTAIN: 0  ABSENT: 0  Status: 7 – 0 – 0 – 0 – Pass 20.Approve a Three­Year Lease Agreement with Rick Kagasoff for warehouse space for the Santa Ana Police Department Evidence Section in the amount of $197,227 (Non­ General Fund) Department(s): Police Department Recommended Action: Authorize the City Manager to execute a three­year lease agreement with Rick Kagasoff for warehouse space, for the period of April 15, 2021 through April 30, 2024, in an amount not to exceed $197,227, subject to non­ substantive changes approved by the City Manager and City Attorney. This agreement also includes an optional one­year extension, exercisable by the City Manager and City Attorney, in the annual amount of $67,200 (Agreement No. 2021­XXX). MINUTES:This consent Item ­ Agreement No. 2021­044 was approved. 21.Approve a First Amendment to the Conditional Grant Agreement with Habitat for Humanity of Orange County for the Development of the Lacy Street Project (Non­ General Fund) Department(s): Community Development Agency Recommended Action: Authorize the City Manager to execute a First Amendment to the Conditional Grant Agreement with Habitat for Humanity of Orange County for an additional $333,777 in Inclusionary Housing Funds for a total Inclusionary Grant amount of $565,271 for the development of the Lacy Street affordable housing project located at 826 N Lacy Street (APN 398­041­22) and 416 Vance Street (APN 398­ 041­18), subject to non­substantive changes approved by the City Manager and City Attorney (Agreement No. 2021­XXX). Moved by Mayor Pro Tem Penaloza, seconded by Councilmember Bacerra to Approve. YES: 7 – Penaloza, Mayor Pro Tem, – Phan, Councilmember, – Lopez, Councilmember, – Bacerra, Councilmember, – Hernandez, Councilmember, – Mendoza, Councilmember, – Sarmiento, Mayor NO: 0  ABSTAIN: 0  ABSENT: 0  Status: 7 – 0 – 0 – 0 – Pass MINUTES:This consent Item ­ Agreement No. 2021­045 was approved. 22.Approve an agreement with Illumination Foundation to Operate a Temporary Homeless Shelter, from April 20, 2021 through September 30, 2021, due to the Closure of the Link Shelter and Construction of the Carnegie Navigation Center (Non­ General Fund) Department(s): Community Development Agency Recommended Action: 1.    Authorize the City Manager to execute an agreement with Illumination Foundation to operate a temporary shelter to provide needed serves to guests at the Link shelter during the construction of the Carnegie Navigation Center for $230,000 per month in an amount not to exceed $1,500,000, from April 20, 2021 through September 30, 2021, subject to non­substantive changes approved by the City Manager and City Attorney (Agreement No. 2021­XXX). 2.    Authorize the City Manager to execute any and all agreements required by State or Federal agencies for the use of ESG­CV, ESG­CV2 and any/all other homeless­ related funds available.  MINUTES:This consent Item ­ Agreement No. 2021­046 was approved. 23.Approve HEAP Subcontractor Agreement with Orange County United Way for Landlord Incentive Program for Foster Youth to Independence Housing Voucher Holders (Non­General Fund) Department(s): Community Development Agency Recommended Action: Authorize the City Manager to execute an agreement with Orange County United Way to utilize Homeless Emergency Aid Program (HEAP) funds in an amount not to exceed $184,544.29 to provide landlord incentives for Foster Youth to Independence vouchers issued by the Housing Authority, subject to non­substantive changes approved by the City Manager and City Attorney (Agreement No. 2021­XXX).  MINUTES:Councilmember Phan abstained from Item 23 due to a conflict of interest regarding her employer. This consent Item ­ Agreement No. 2021­047 was approved. 24.Approve the Regional and Unified Local Workforce Plan for Program Years 2021­ 2024 Department(s): Community Development Agency Recommended Action: 1.    Approve the Regional and Unified Local Plan for Program Year 2021­2024 and authorize staff to submit to the California Workforce Development Board and State of California Employment Development Department. 2.    Authorize the Mayor to sign all documents necessary for the submission of the Regional and Unified Local Plan for Program Year 2021­2024.  3.    Authorize staff to make non­substantive changes to the Regional and Unified Local Plan in response to public comments received or as requested by the California Workforce Development Board and the State of California Employment Development Department. 25.Local Area Subsequent Designation and Local Board Recertification for a Two­Year Period from July 2021 to June 2023 Department(s): Community Development Agency Recommended Action: Authorize the Mayor to sign the Subsequent Local Area Designation and Local Board Recertification application for a two­year period expiring June 30, 2023. 26.Amend Conflict of Interest Code, list of designated classifications required to file annual disclosure form (Statement of Economic Interests form) Department(s): Clerk of the Council Office Recommended Action: Resolution No. 2021­XXX – Adopt a resolution amending the City of Santa Ana’s Conflict of Interest Code. MINUTES:This consent Item­ Resolution No. 2021­014 was approved. 27.Adopt a resolution amending resolution No. 2019­111 to effect certain changes to the City’s Master Pay Schedule in conformance with Title 2 of the California Code of Regulations section 570.5 and the California Public Employee’s Retirement System (CalPERS) Department(s): Human Resources Recommended Action: Resolution No. 2021­XXX – Adopt a Resolution Amending Resolution No. 2019­111 to effect certain changes to the City’s Master Pay Schedule for all represented and unrepresented employee classifications of the City of Santa Ana, covered by the City’s Classification and Compensation Plan, to conform with Title 2 of the California Code of Regulations Section 570.5, listing all employee pay rates on a publicly available master pay schedule approved and adopted by City Council.  MINUTES:This consent Item­ Resolution No. 2021­015 was approved. 28.Adopt a Resolution Authorizing a Grant Application Submission for the Bureau of Reclamation WaterSMART Small­Scale Water Efficiency Projects for the Santa Ana Landscape Transformation Program (Non­General Fund) Department(s): Public Works Agency Recommended Action: Resolution No. 2021­XXX – Adopt a resolution authorizing the Executive Director of the Public Works Agency to submit a grant application to the U.S. Department of the Interior, Bureau of Reclamation’s Sustain and Manage America’s Resources for Tomorrow Small­Scale Water Efficiency Programs Grant for the Turf Removal and Irrigation Improvements Program, in an amount up to $75,000. MINUTES:This consent Item­ Resolution No. 2021­016 was approved. 29.Adopt a Resolution and Approve an Agreement Accepting the Donation of a Police K­9 Animal, Equipment and Supplies, and $5,000 to Cover Training Expenses from Johanna Scillieri for the Santa Ana Police Department Vice/Narcotics K­9 Program Department(s): Police Department Recommended Action: 1.    Resolution No. 2021­XXX – Adopt a resolution accepting the donation of a Police K­9 animal, equipment and supplies, and $5,000 to cover training expenses from Johanna Scillieri for the Santa Ana Police Department’s Vice/Narcotics Unit and implementation of a K­9 Narcotics Detection Program.  2.    Approve an appropriation adjustment recognizing $5,000 in Police Miscellaneous Reimbursement revenue and appropriating same to the Vice/Narcotics Training, Transportation and Meetings account. (Requires five affirmative votes) MINUTES:This consent Item­ Resolution No. 2021­017 was approved. Moved by Councilmember Bacerra, seconded by Councilmember Mendoza to approve Consent Calendar items 7­ 29 with the exception of 13, 16, 19, and 21. Councilmember Phan abstained from Item 23 due to a conflict of interest. YES: 7 – Penaloza, Mayor Pro Tem, – Phan, Councilmember, – Lopez, Councilmember, – Bacerra, Councilmember, – Hernandez, Councilmember, – Mendoza, Councilmember, – Sarmiento, Mayor NO: 0  ABSTAIN: 0  ABSENT: 0  Status: 7 – 0 – 0 – 0 – Pass **END OF CONSENT CALENDAR** BUSINESS CALENDAR 30.Approve Agreement with Townsend Public Affairs for State Legislative Advocacy Services; Approve Amendment to Agreement with Holland & Knight for Federal Legislative Advocacy Services; Provide Direction to Staff relating to Local, State, and Federal Government Associations Department(s): City Manager Office Recommended Action: 1.    Authorize the City Manager to execute an agreement with Townsend Public Affairs for State legislative advocacy services for a three­year term, from April 6, 2021 through March 31, 2024, with an option to extend the term for an additional one­year period, for a four­year not­to­exceed amount of $252,000, subject to non­substantive changes approved by the City Manager and City Attorney (Agreement No. 2021­XXX).  2.    Approve an amendment to an agreement with Holland & Knight LLP for Federal legislative advocacy services for a one­year term from April 1, 2021 through March 31, 2022, in an amount not to exceed $117,600, subject to non­substantive changes approved by the City Manager and City Attorney (Agreement No. 2021­XXX). 3.    Provide direction to staff relating to local, state, and federal government associations. Moved by Councilmember Bacerra, seconded by Mayor Sarmiento to Approved as amended; 1. Approved a one year agreement to Townsend Public Affairs for state legislative advocacy services and directed staff to proceed with a request for proposal.  Agreement 2021­048 2. Approved an amendment to an agreement with Holland & Knight LLP for Federal legislative advocacy services for a term of 24 months. Agreement 2021­049 3.  Provided direction to staff relating to local state and federal government associations and return to council at a future date during the budget discussion.  . YES: 7 – Penaloza, Mayor Pro Tem, – Phan, Councilmember, – Lopez, Councilmember, – Bacerra, Councilmember, – Hernandez, Councilmember, – Mendoza, Councilmember, – Sarmiento, Mayor NO: 0  ABSTAIN: 0  ABSENT: 0  Status: 7 – 0 – 0 – 0 – Pass MINUTES:Management Assistant  Daniel Soto provided a brief presentation. 31.Adopt Resolution Condemning Racism Xenophobia and Hate against Asian Americans Department(s): City Manager Office Recommended Action: Resolution No. 2021­XXX – Adopt a resolution condemning racism, xenophobia, and hate against Asian Americans. MINUTES:Mayor Sarmiento requested staff research and restore the torn down Vietnamese themed welcome sign.  Resolution No. 2021­018 was approved Moved by Councilmember Phan, seconded by Councilmember Bacerra to Approve. YES: 7 – Penaloza, Mayor Pro Tem, – Phan, Councilmember, – Lopez, Councilmember, – Bacerra, Councilmember, – Hernandez, Councilmember, – Mendoza, Councilmember, – Sarmiento, Mayor NO: 0  ABSTAIN: 0  ABSENT: 0  Status: 7 – 0 – 0 – 0 – Pass **END OF BUSINESS CALENDAR** COUNCILMEMBER REQUESTED ITEMS 32.Discuss and consider directing City Manager to direct Police Department staff to post monthly reports of hate crime­related data on the Santa Ana Police Department website – Councilmembers Bacerra and Phan MINUTES:Council supports with no objections and provided direction to City staff. City Manager Kristine Ridge noted the data is information that is already collected by the Police Department.  Mayor Sarmiento recessed the Council meeting and convened to the Housing Authority Meeting at 9:37 p.m. Chair Sarmiento adjourned the Housing Authority meeting and reconvened to the Regular Meeting at 9:40 p.m. CITY MANAGER COMMENTS MINUTES:City Manager Kristine Ridge provided an update regarding the number of tutoring sessions provided by the library and announced the City has been named “Tree City” for 22  consecutive year.  COUNCIL COMMENTS MINUTES:Councilmember Bacerra wished everyone a happy National Library Week.  Councilmember Hernandez mentioned the unfortunate loss of a family friend due to COVID­19 and reminded the public that FEMA can provide financial assistance to those who have lost a loved one due to COVID­19.  Councilmember Lopez reminded residents she will be hosting a meeting aimed at discussing environmental concerns on April 29, 2021. Announced that the developer of the 2525 site has agreed to secure the site and provide guards overnight. Thanked residents for their patience and asked that they continue to reach out.  Councilmember Mendoza requested to adjourn the meeting in memory of Sergeant Salvador Lujan. Councilmember Phan reminded the public that the CDC still recommends social distancing and using masks after vaccination.  Mayor Pro Tem Penaloza invited the public to visit the newly renovated Newhope Library and reminded the public of Denim Day on April 28, 2021 and it’s background.   Mayor Sarmiento spoke regarding the American Rescue Plan and the importance of efficiently vaccinating the City’s residents.  ADJOURNMENT – Adjourn the City Council meeting and convene to the Housing Authority meeting. Adjourn in memory of Arthur Sandoval Future Items 1. Shelter Operator 2. Short Term Rentals & Reasonable Accommodation Regulations Update 3. Cannabis Regulation Updates MINUTES: Mayor Sarmiento adjourned the City Council meeting at 10:00 p.m. Adjourn in Memory of Arthur Sandoval, Sergeant Salvador Lujan and Matthew Farias. Daisy Gomez,   Clerk of the Council  HOUSING AUTHORITY CALL TO ORDER ATTENDANCE Authority Members Phil Bacerra Johnathan Ryan Hernandez Jessie Lopez Nelida Mendoza Thai Viet Phan Vice Chair David Penaloza Chair Vicente Sarmiento City Manager Kristine Ridge City Attorney Sonia R. Carvalho Clerk of the Council Daisy Gomez MINUTES:Chair Sarmiento recessed the Regular City Counil meeting and called the Housing Authority meeting to order at 9:37p.m. Clerk of the Council conducted roll call. All Authority Members were present. PUBLIC COMMENTS – Members of the public may address Housing Authority on items on the Housing Authority agenda.  MINUTES:None.  CONSENT CALENDAR RECOMMENDED ACTION:  Approve staff recommendations on the following Consent Calendar Item: 1. 1.Excused absences Department(s): Clerk of the Council Recommended Action: Excuse absent members. MINUTES:None. **END OF CONSENT CALENDAR** BUSINESS CALENDAR 2.Public Hearing ­ Approve the Housing Authority Annual Plan Legal Notice published in the Orange County Register, La Opinion and Nguoi Viet on February 20, 2021. Department(s): Community Development Agency Recommended Action: 1.    Conduct a public hearing in consideration of the approval and submission of the Housing Authority Annual Plan to the United States Department of Housing and Urban Development. 2.   Resolution No. 2021­XXX – Adopt a resolution approving the Housing Authority Annual Plan and authorize the Executive Director of the Housing Authority to submit the Annual Plan to the United States Department of Housing and Urban Development. Moved by Councilmember Hernandez, seconded by Councilmember Mendoza to Approve. YES: 7 – Penaloza, Mayor Pro Tem, – Phan, Councilmember, – Lopez, Councilmember, – Bacerra, Councilmember, – Hernandez, Councilmember, – Mendoza, Councilmember, – Sarmiento, Mayor NO: 0  ABSTAIN: 0  ABSENT: 0  Status: 7 – 0 – 0 – 0 – Pass MINUTES: Busniess Calendar Item Resolution No. 2021­001 was approved  Chair Sarmiento opened the public hearing and seeing there were no speakers, closed the public hearing at 9:39 p.m. **END OF BUSINESS CALENDAR** HOUSING AUTHORITY MEMBER COMMENTS MINUTES:None. ADJOURNMENT – Adjourn the Housing Authority meeting. MINUTES:Chair Sarmiento adjourned the Housing Authority meeting and reconvened to the Regular Meeting at 9:40 p.m. Daisy Gomez,   Clerk of the Council  th nd City Council 2 4/6/2021CityCouncil5–2 6/1/2021 DRAFT Minutes of the Regular Meeting of theCity CouncilCity of Santa Ana, CaliforniaApril 06, 2021CLOSED SESSION MEETING – 5:00 pmREGULAR OPEN MEETING – 5:00 PM (Immediately following the Closed Session Meeting)CITY COUNCIL CHAMBER22 Civic Center Plaza Santa Ana, CA 92701Due to Governor Gavin Newsom’s Executive Order and the City Council's Proclamation ofLocal Emergency, there was no in­person meeting location for the community to attendpublic meetings.CLOSED SESSIONCALL TO ORDERATTENDANCE Council Members Phil BacerraJohnathan Ryan HernandezJessie LopezNelida MendozaThai Viet PhanMayor  Pro Tem David PenalozaMayorVicente SarmientoCity Manager Kristine RidgeCity Attorney Sonia R. CarvalhoClerk of the Council Daisy GomezMINUTES:Mayor Pro Tem Penaloza called the Closed Session meeting to order at5:10 p.m.Clerk of the Council conducted roll call. All were present. Mayor Sarmiento joined themeeting at 5:40 p.m.No public comments on Closed Session items.CLOSED SESSION ITEMS – The Brown Act permits legislative bodies to discuss certainmatters without members of the public present. The City Council finds, based on advice fromthe City Attorney, that discussion in open session of the following matters will prejudice theposition of the City in existing and anticipated litigation:1.CONFERENCE WITH LEGAL COUNSEL ­ THREAT OF POTENTIAL LITIGATIONSignificant exposure to litigation pursuant to Government Code Section 54956.9(d)(2):  One Claima.    Claim number 20­146573, Allstate Ins / Sevak Zargaryan 2.CONFERENCE WITH LEGAL COUNSEL­ EXISTING LITIGATION­ pursuant toparagraph (1) of subdivision (d) of Section 54956.9 of the Government Code:a.  California Grocers Association v. City of Santa Ana, Orange County Superior CourtCase No. 30­2021­01189627­CU­MC­CXCCLOSED SESSION REPORT – The City Attorney will report on any action(s) to be taken atthe Regular Open Session which will begin immediately following the Closed Session.RECESS – City Council will recess to Closed Session for the purpose of conducting regularCity business.MINUTES:Council recessed meeting to consider items listed on the Closed Session fordiscussion at 5:12 p.m. Mayor Sarmiento joined the meeting at 5:40 p.m.RECONVENE – City Council will reconvene to continue regular City business. MINUTES:Mayor Sarmiento adjourned Closed Session meeting at 5:52 p.m.  CITY COUNCIL REGULAR OPEN SESSION CALL TO ORDER MINUTES:Mayor Sarmiento called the Regular Open Session meeting to order at 5:58 p.m. ROLL CALL MINUTES:Clerk of the Council conducted roll call. All councilmembers were present. Councilmember Mendoza joined the Open Regular Session meeting at 6:03 p.m. PLEDGE OF ALLEGIANCE Mayor Sarmiento INVOCATION Moment of Reflection CEREMONIAL PRESENTATIONS 1.Oath of Office (video) administered to Nellieann Myia Turtleheart LeGaspé, Personnel Board as the Ward 5 representative – Councilmember Hernandez 2.Introduction of Ward 1 Commissioners by Councilmember Phan. 3.Proclamation presented by Mayor Sarmiento, Mayor Pro Tem Penaloza and Councilmember Phan to Casa de la Familia recognizing Sexual Assault Awareness Month. 4.Certificate of Recognition presented by Councilmember Bacerra to Toyama Karate­Do USA in recognition of 30­year Anniversary and Outstanding Contributions to the Community. 5.Certificate of Recognition presented by Councilmember Mendoza to Alan Gersten, Santa Ana Unified School District  for Teacher of the Year and Outstanding Contributions to the Community. STAFF PRESENTATIONS 6.COVID­19 Update in the Community. MINUTES:City Manager Kristine Ridge provided brief COVID­19 updates on: Vaccines Advancement to the Orange Tier COVID­19 Funeral Assistance Business Loans Shuttered Venue Operators Grant CLOSED SESSION REPORT – The City Attorney will report on any action(s) from Closed Session. MINUTES:City Attorney Sonia Carvalho reported that Closed Session Item 1 was approved unanimously by the Council, with the exception of the Mayor Sarmiento who was absent.  PUBLIC COMMENT – Public comments will be held during the beginning of the meeting for ALL comments on agenda and non­agenda items, except for public hearings. Comments for public hearings will take place after the hearing is opened. MINUTES:Clerk of the Council Daisy Gomez reported out on correspondence received. Dale Helvig thanked Parks, Recreation and Community Services staff on Item 16, expressed concern regarding rental fee for Item 22 and abatement concerns for derelict properties.  Victor Mendez expressed concern with the vaccination appointment process.  Manny Escamilla spoke in support of Item 14 and asked to consider a potential site for a future library, made comments regarding a potential memorial in honor of the lives lost to COVID­19. Jeffrey Katz spoke regarding transitional housing and encourages council to adopt the Costa Mesa ordinance regarding transitional housing.  Speaker spoke regarding a potential $200 stimulus check, requested Council use funds to reinvest in the community and spoke regarding solar panel manufacturing in the City.  Paul Lujan spoke in opposition of the Lincoln Pathway Project. Irvin M. expressed concern with the homeless issue and maintenance in Memorial Park.  CONSENT CALENDAR RECOMMENDED ACTION:  Approve staff recommendations on the following Consent Calendar Items: 7 through 29. 7.Excused absences Department(s): Clerk of the Council Recommended Action: Excuse the absent members. 8.Minutes from the regular, special and Housing Authority meetings of February 2, 2021 Department(s): Clerk of the Council Recommended Action: Approve minutes. 9.Minutes from the special closed session meeting of February 12, 2021 Department(s): Clerk of the Council Recommended Action: Approve minutes. 10.Minutes from the regular meeting of February 16, 2021 Department(s): Clerk of the Council Recommended Action: Approve minutes. 11.Approve an Appropriation Adjustment and Agreement Accepting $90,364.23 in 2020 Edward Byrne Memorial Justice Assistance Grant Funds (Non­General Fund) Department(s): Police Department Recommended Action: 1.    Approve an appropriation adjustment recognizing $90,364.23 in the Law Enforcement Grants Revenue account and appropriate same in the Byrne Justice Assistance account. (Requires five affirmative votes) 2.    Authorize the City Manager and the Chief of Police to execute an agreement (Award #2020­DJ­BX­0773) with the Orange County Sheriff’s Department for the period of October 1, 2020 through September 30, 2023, accepting the 2020 Edward Byrne Memorial Justice Assistance Grant program funds in the amount of $90,364.23, subject to non­substantive changes approved by the City Manager and City Attorney (Agreement No. 2021­XXX).  MINUTES:This consent Item ­ Agreement No. 2021­039 was approved. 12.Approve a Lease Agreement with Railworks Track Services, Inc. for Office Space at the Santa Ana Regional Transportation Center for a One­year Term with Twelve One­ month Extensions for a Total Amount of $19,560 (Non­General Fund) Department(s): Public Works Agency Recommended Action: 1.   Authorize the City Manager to execute a site lease agreement with RailWorks Track Services, Inc., to compensate the City $815 per month, with any partial month prorated at $27 per day, for the lease of 326 square feet of office space located at the Santa Ana Regional Transportation Center, for a one­ year term beginning on April 6, 2021, and ending April 5, 2022, with an option for twelve month­to­month extensions, for a total of $19,560 in lease revenue for the entire term of the agreement, including optional extensions, subject to non­substantive changes approved by the City Manager and City Attorney (Agreement No. 2021­ XXX).  2.    Approve an appropriation adjustment recognizing Fiscal Year 2020­21 lease income in the amount of $2,310 into the SARTC Operations, Rental­RailWorks revenue account and appropriating the same amount to the SARTC Operations, Contractual Services expenditure account. (Requires five affirmative votes) MINUTES:This consent Item ­ Agreement No. 2021­040 was approved. 13.Approve an Appropriation Adjustment, Approve an Amendment to the FY 2020­21 Capital Improvement Program, and Award a Construction Contract to Big Ben, Inc. in the Amount of $707,733 for the Baker­Glenwood Sewer Main Upgrade Project with an Estimated Total Delivery Cost of $920,053 (Project No. 21­6446) (Non­General Fund) Department(s): Public Works Agency Recommended Action: 1.    Approve an appropriation adjustment to recognize $920,053 from prior year fund balance in the Sewer Connection Fee Fund, prior­year carry forward revenue account and appropriate the same amount to the Sewer Connection Projects, Improvements Other Than Building expenditure account. (Requires five affirmative votes) 2.    Approve an amendment to the Fiscal Year 2020­21 Capital Improvement Program to include $920,053 in construction funds for the Baker­Glenwood Sewer Main Upgrade. 3.    Award a Construction Contract to Big Ben, Inc., the lowest responsible bidder, in accordance with the base bid in the amount of $707,733, for construction of the Baker­Glenwood Sewer Main Upgrade, for the term beginning April 6, 2021 and ending upon project completion, and authorize the City Manager to execute the contract subject to non­substantive changes approved by the City Manager and City Attorney. 4.    Approve the Project Delivery Cost for a total estimated construction cost of $920,053, which includes $707,733 for construction contract, $106,160 for contract administration, inspection and testing, and $106,160 for project contingency.   MINUTES:Executive Director of Public Works Agency Nabil Saba addressed council regarding project timeline and traffic during construction. Moved by Mayor Pro Tem Penaloza, seconded by Councilmember Bacerra to Approve. YES: 7 – Penaloza, Mayor Pro Tem, – Phan, Councilmember, – Lopez, Councilmember, – Bacerra, Councilmember, – Hernandez, Councilmember, – Mendoza, Councilmember, – Sarmiento, Mayor NO: 0  ABSTAIN: 0  ABSENT: 0  Status: 7 – 0 – 0 – 0 – Pass 14.Award a Purchase Order Contract to Bibliotheca, LLC to Provide and Install Two Full Turn­Key Book Dispenser Remote Lockers at the Santa Ana Regional Transportation Center and Police Athletic & Activity League (PAAL) Center for $59,109.74 and a Two­Year Extended Warranty with Hardware and Software Maintenance for $10,260, for a Total Amount Not to Exceed $69,369.74 (Specification No. 21­037) (General Fund) Department(s): Library Recommended Action: Award a purchase order contract to Bibliotheca, LLC to provide and install two full turn­key book dispenser remote lockers at the Santa Ana Regional Transportation Center and Police Athletic & Activity League (PAAL) Center for $59,109.74 and a two­year extended warranty with hardware and software maintenance for $10,260 for a total amount not to exceed $69.369.74, subject to non­ substantive changes approved by the City Manager and City Attorney. 15.Authorize a one­time purchase and payment of purchase order to Metron­Farnier, LLC for construction fire hydrant water meters with Verizon Solution Registers in the amount of $82,560, plus a contingency of $8,256, for a total amount not to exceed $90,816, subject to non­substantive changes approved by the City Manager and City Attorney. Department(s): Public Works Agency Recommended Action: Authorize a one­time purchase and payment of purchase order to Metron­Farnier, LLC for construction fire hydrant water meters with Verizon Solution Registers in the amount of $82,560, plus a contingency of $8,256, for a total amount not to exceed $90,816, subject to non­substantive changes approved by the City Manager and City Attorney. 16.Authorize Budget Reallocation and Award a Construction Contract to Wright Construction Engineering Corp. in the Amount of $1,099,195.50 for the Lincoln Avenue Pedestrian Pathway from Park Lane to Santiago Creek Project with an Estimated Total Delivery Cost of $1,341,991 (Project No. 17­6802) (Non­General Fund) Department(s): Public Works Agency Recommended Action: 1. Authorize Budget Reallocation of $140,105 in unspent project funds to the Lincoln Avenue Pedestrian Pathway from Park Lane to Santiago Creek Project (17­6802) as follows: $46,105 in Measure M2 Local Fairshare funds from the Bristol Street Rehabilitation from 17  to Santa Clara project (Project 18­ 6909), and $94,000 in Measure M2 Local Fairshare funds from Project Development (Project 21­6899). 2. Award a construction contract to Wright Construction Engineering Corp., the lowest responsible bidder, in accordance with the Base Bid plus Alternates 1 and 2 in the amount of $1,099,195.50, for construction of the Lincoln Avenue Pedestrian Pathway from Park Lane to Santiago Creek Project, for the term beginning April 6, 2021 and ending upon project completion, and authorize the City Manager to execute the contract, subject to non­substantive changes approved by the City Manager and City Attorney.  3. Approve the Project Delivery Cost with a total estimated construction cost of $1,341,991, which includes $1,099,195.50 for the construction contract, $110,891.50 for contract administration, inspection and testing, and $131,904 for project contingencies. MINUTES:Executive Director of Public Works Agency Nabil Saba provided a brief presentation. Council requested staff research or provide outreach regarding the number of Santa Ana based contractors who submit bids.  Moved by Councilmember Lopez, seconded by Mayor Pro Tem Penaloza to Approve. YES: 7 – Penaloza, Mayor Pro Tem, – Phan, Councilmember, – Lopez, Councilmember, – Bacerra, Councilmember, – Hernandez, Councilmember, – Mendoza, Councilmember, – Sarmiento, Mayor NO: 0  ABSTAIN: 0  ABSENT: 0  Status: 7 – 0 – 0 – 0 – Pass 17.Approve Agreement with TPX Communications, Inc. for Telecom Services in an Annual Amount Not to Exceed $50,000 (Non­General Fund) Department(s): Information Technology Recommended Action: 1.    Authorize the City Manager to execute the agreement with TPX Communications, Inc., for telecom services for a three­year period beginning April 1, 2021 through March 31, 2024 with the potential for three (3) additional one­year (1) renewal terms, exercisable by the City Manager and the City, in an amount not to exceed $50,000 annually and $300,000 over the life of the agreement if all extensions are utilized, subject to non­substantive changes and approved by the City Manager and City Attorney (Agreement No. 2021­XXX). 2.    Approve payment for invoices for services incurred with TPX for telecom services through April 30, 2021 for an additional amount not­to­exceed $18,000. MINUTES:This consent Item ­ Agreement No. 2021­041 was approved. 18.Approve Agreement with Nogalis, Inc. for Lawson Managed Services in an annual amount not to exceed $150,000 (Non­General Fund) Department(s): Information Technology Recommended Action: Authorize the City Manager to execute an agreement with Nogalis, Inc. for Lawson Managed Services for a (4) four­year term expiring April 1, 2025, with the potential for two (2) additional (1) one­year renewal terms exercisable by the City Manager and the City Attorney, for a total amount not­to­exceed $150,000 annually and $900,000 over the life of the agreement if all extensions are utilized, subject to non­substantive changes approved by the City Manager and City Attorney (Agreement No. 2021­XXX). MINUTES:This consent Item ­ Agreement No. 2021­042 was approved. 19.Approve an Amendment to Add a One­Year Extension to the Agreement with Valley Maintenance Corporation for Custodial Services at City Park Restrooms and Facilities from June 1, 2021 to May 31, 2022 for a Total Annual Amount of $476,708, for Total Agreement Amount for the Five­Year Period to $2,130,425 (General Fund) Department(s): Parks, Recreation, and Community Services Recommended Action: Authorize the City Manager to execute an amendment to the agreement with Valley Maintenance Corporation for custodial services at City park restrooms and facilities to extend the term for one year, from June 1, 2021 to May 31, 2022 for a total annual amount of $476,708, bringing the total agreement amount for the five­year period to $2,130,425, subject to non­substantive changes approved by the City Manager and City Attorney (Agreement No. 2021­XXX). MINUTES:Executive Director of Parks, Recreation, and Community Agency Lisa Rudloff addressed council regarding park janitorial maintenance, inspections and future janitorial bid. Councilmembers requested an increase in rotation of park restroom cleaning.  This consent Item ­ Agreement No. 2021­043 was approved. Moved by Mayor Pro Tem Penaloza, seconded by Councilmember Hernandez to Approve. YES: 7 – Penaloza, Mayor Pro Tem, – Phan, Councilmember, – Lopez, Councilmember, – Bacerra, Councilmember, – Hernandez, Councilmember, – Mendoza, Councilmember, – Sarmiento, Mayor NO: 0  ABSTAIN: 0  ABSENT: 0  Status: 7 – 0 – 0 – 0 – Pass 20.Approve a Three­Year Lease Agreement with Rick Kagasoff for warehouse space for the Santa Ana Police Department Evidence Section in the amount of $197,227 (Non­ General Fund) Department(s): Police Department Recommended Action: Authorize the City Manager to execute a three­year lease agreement with Rick Kagasoff for warehouse space, for the period of April 15, 2021 through April 30, 2024, in an amount not to exceed $197,227, subject to non­ substantive changes approved by the City Manager and City Attorney. This agreement also includes an optional one­year extension, exercisable by the City Manager and City Attorney, in the annual amount of $67,200 (Agreement No. 2021­XXX). MINUTES:This consent Item ­ Agreement No. 2021­044 was approved. 21.Approve a First Amendment to the Conditional Grant Agreement with Habitat for Humanity of Orange County for the Development of the Lacy Street Project (Non­ General Fund) Department(s): Community Development Agency Recommended Action: Authorize the City Manager to execute a First Amendment to the Conditional Grant Agreement with Habitat for Humanity of Orange County for an additional $333,777 in Inclusionary Housing Funds for a total Inclusionary Grant amount of $565,271 for the development of the Lacy Street affordable housing project located at 826 N Lacy Street (APN 398­041­22) and 416 Vance Street (APN 398­ 041­18), subject to non­substantive changes approved by the City Manager and City Attorney (Agreement No. 2021­XXX). Moved by Mayor Pro Tem Penaloza, seconded by Councilmember Bacerra to Approve. YES: 7 – Penaloza, Mayor Pro Tem, – Phan, Councilmember, – Lopez, Councilmember, – Bacerra, Councilmember, – Hernandez, Councilmember, – Mendoza, Councilmember, – Sarmiento, Mayor NO: 0  ABSTAIN: 0  ABSENT: 0  Status: 7 – 0 – 0 – 0 – Pass MINUTES:This consent Item ­ Agreement No. 2021­045 was approved. 22.Approve an agreement with Illumination Foundation to Operate a Temporary Homeless Shelter, from April 20, 2021 through September 30, 2021, due to the Closure of the Link Shelter and Construction of the Carnegie Navigation Center (Non­ General Fund) Department(s): Community Development Agency Recommended Action: 1.    Authorize the City Manager to execute an agreement with Illumination Foundation to operate a temporary shelter to provide needed serves to guests at the Link shelter during the construction of the Carnegie Navigation Center for $230,000 per month in an amount not to exceed $1,500,000, from April 20, 2021 through September 30, 2021, subject to non­substantive changes approved by the City Manager and City Attorney (Agreement No. 2021­XXX). 2.    Authorize the City Manager to execute any and all agreements required by State or Federal agencies for the use of ESG­CV, ESG­CV2 and any/all other homeless­ related funds available.  MINUTES:This consent Item ­ Agreement No. 2021­046 was approved. 23.Approve HEAP Subcontractor Agreement with Orange County United Way for Landlord Incentive Program for Foster Youth to Independence Housing Voucher Holders (Non­General Fund) Department(s): Community Development Agency Recommended Action: Authorize the City Manager to execute an agreement with Orange County United Way to utilize Homeless Emergency Aid Program (HEAP) funds in an amount not to exceed $184,544.29 to provide landlord incentives for Foster Youth to Independence vouchers issued by the Housing Authority, subject to non­substantive changes approved by the City Manager and City Attorney (Agreement No. 2021­XXX).  MINUTES:Councilmember Phan abstained from Item 23 due to a conflict of interest regarding her employer. This consent Item ­ Agreement No. 2021­047 was approved. 24.Approve the Regional and Unified Local Workforce Plan for Program Years 2021­ 2024 Department(s): Community Development Agency Recommended Action: 1.    Approve the Regional and Unified Local Plan for Program Year 2021­2024 and authorize staff to submit to the California Workforce Development Board and State of California Employment Development Department. 2.    Authorize the Mayor to sign all documents necessary for the submission of the Regional and Unified Local Plan for Program Year 2021­2024.  3.    Authorize staff to make non­substantive changes to the Regional and Unified Local Plan in response to public comments received or as requested by the California Workforce Development Board and the State of California Employment Development Department. 25.Local Area Subsequent Designation and Local Board Recertification for a Two­Year Period from July 2021 to June 2023 Department(s): Community Development Agency Recommended Action: Authorize the Mayor to sign the Subsequent Local Area Designation and Local Board Recertification application for a two­year period expiring June 30, 2023. 26.Amend Conflict of Interest Code, list of designated classifications required to file annual disclosure form (Statement of Economic Interests form) Department(s): Clerk of the Council Office Recommended Action: Resolution No. 2021­XXX – Adopt a resolution amending the City of Santa Ana’s Conflict of Interest Code. MINUTES:This consent Item­ Resolution No. 2021­014 was approved. 27.Adopt a resolution amending resolution No. 2019­111 to effect certain changes to the City’s Master Pay Schedule in conformance with Title 2 of the California Code of Regulations section 570.5 and the California Public Employee’s Retirement System (CalPERS) Department(s): Human Resources Recommended Action: Resolution No. 2021­XXX – Adopt a Resolution Amending Resolution No. 2019­111 to effect certain changes to the City’s Master Pay Schedule for all represented and unrepresented employee classifications of the City of Santa Ana, covered by the City’s Classification and Compensation Plan, to conform with Title 2 of the California Code of Regulations Section 570.5, listing all employee pay rates on a publicly available master pay schedule approved and adopted by City Council.  MINUTES:This consent Item­ Resolution No. 2021­015 was approved. 28.Adopt a Resolution Authorizing a Grant Application Submission for the Bureau of Reclamation WaterSMART Small­Scale Water Efficiency Projects for the Santa Ana Landscape Transformation Program (Non­General Fund) Department(s): Public Works Agency Recommended Action: Resolution No. 2021­XXX – Adopt a resolution authorizing the Executive Director of the Public Works Agency to submit a grant application to the U.S. Department of the Interior, Bureau of Reclamation’s Sustain and Manage America’s Resources for Tomorrow Small­Scale Water Efficiency Programs Grant for the Turf Removal and Irrigation Improvements Program, in an amount up to $75,000. MINUTES:This consent Item­ Resolution No. 2021­016 was approved. 29.Adopt a Resolution and Approve an Agreement Accepting the Donation of a Police K­9 Animal, Equipment and Supplies, and $5,000 to Cover Training Expenses from Johanna Scillieri for the Santa Ana Police Department Vice/Narcotics K­9 Program Department(s): Police Department Recommended Action: 1.    Resolution No. 2021­XXX – Adopt a resolution accepting the donation of a Police K­9 animal, equipment and supplies, and $5,000 to cover training expenses from Johanna Scillieri for the Santa Ana Police Department’s Vice/Narcotics Unit and implementation of a K­9 Narcotics Detection Program.  2.    Approve an appropriation adjustment recognizing $5,000 in Police Miscellaneous Reimbursement revenue and appropriating same to the Vice/Narcotics Training, Transportation and Meetings account. (Requires five affirmative votes) MINUTES:This consent Item­ Resolution No. 2021­017 was approved. Moved by Councilmember Bacerra, seconded by Councilmember Mendoza to approve Consent Calendar items 7­ 29 with the exception of 13, 16, 19, and 21. Councilmember Phan abstained from Item 23 due to a conflict of interest. YES: 7 – Penaloza, Mayor Pro Tem, – Phan, Councilmember, – Lopez, Councilmember, – Bacerra, Councilmember, – Hernandez, Councilmember, – Mendoza, Councilmember, – Sarmiento, Mayor NO: 0  ABSTAIN: 0  ABSENT: 0  Status: 7 – 0 – 0 – 0 – Pass **END OF CONSENT CALENDAR** BUSINESS CALENDAR 30.Approve Agreement with Townsend Public Affairs for State Legislative Advocacy Services; Approve Amendment to Agreement with Holland & Knight for Federal Legislative Advocacy Services; Provide Direction to Staff relating to Local, State, and Federal Government Associations Department(s): City Manager Office Recommended Action: 1.    Authorize the City Manager to execute an agreement with Townsend Public Affairs for State legislative advocacy services for a three­year term, from April 6, 2021 through March 31, 2024, with an option to extend the term for an additional one­year period, for a four­year not­to­exceed amount of $252,000, subject to non­substantive changes approved by the City Manager and City Attorney (Agreement No. 2021­XXX).  2.    Approve an amendment to an agreement with Holland & Knight LLP for Federal legislative advocacy services for a one­year term from April 1, 2021 through March 31, 2022, in an amount not to exceed $117,600, subject to non­substantive changes approved by the City Manager and City Attorney (Agreement No. 2021­XXX). 3.    Provide direction to staff relating to local, state, and federal government associations. Moved by Councilmember Bacerra, seconded by Mayor Sarmiento to Approved as amended; 1. Approved a one year agreement to Townsend Public Affairs for state legislative advocacy services and directed staff to proceed with a request for proposal.  Agreement 2021­048 2. Approved an amendment to an agreement with Holland & Knight LLP for Federal legislative advocacy services for a term of 24 months. Agreement 2021­049 3.  Provided direction to staff relating to local state and federal government associations and return to council at a future date during the budget discussion.  . YES: 7 – Penaloza, Mayor Pro Tem, – Phan, Councilmember, – Lopez, Councilmember, – Bacerra, Councilmember, – Hernandez, Councilmember, – Mendoza, Councilmember, – Sarmiento, Mayor NO: 0  ABSTAIN: 0  ABSENT: 0  Status: 7 – 0 – 0 – 0 – Pass MINUTES:Management Assistant  Daniel Soto provided a brief presentation. 31.Adopt Resolution Condemning Racism Xenophobia and Hate against Asian Americans Department(s): City Manager Office Recommended Action: Resolution No. 2021­XXX – Adopt a resolution condemning racism, xenophobia, and hate against Asian Americans. MINUTES:Mayor Sarmiento requested staff research and restore the torn down Vietnamese themed welcome sign.  Resolution No. 2021­018 was approved Moved by Councilmember Phan, seconded by Councilmember Bacerra to Approve. YES: 7 – Penaloza, Mayor Pro Tem, – Phan, Councilmember, – Lopez, Councilmember, – Bacerra, Councilmember, – Hernandez, Councilmember, – Mendoza, Councilmember, – Sarmiento, Mayor NO: 0  ABSTAIN: 0  ABSENT: 0  Status: 7 – 0 – 0 – 0 – Pass **END OF BUSINESS CALENDAR** COUNCILMEMBER REQUESTED ITEMS 32.Discuss and consider directing City Manager to direct Police Department staff to post monthly reports of hate crime­related data on the Santa Ana Police Department website – Councilmembers Bacerra and Phan MINUTES:Council supports with no objections and provided direction to City staff. City Manager Kristine Ridge noted the data is information that is already collected by the Police Department.  Mayor Sarmiento recessed the Council meeting and convened to the Housing Authority Meeting at 9:37 p.m. Chair Sarmiento adjourned the Housing Authority meeting and reconvened to the Regular Meeting at 9:40 p.m. CITY MANAGER COMMENTS MINUTES:City Manager Kristine Ridge provided an update regarding the number of tutoring sessions provided by the library and announced the City has been named “Tree City” for 22  consecutive year.  COUNCIL COMMENTS MINUTES:Councilmember Bacerra wished everyone a happy National Library Week.  Councilmember Hernandez mentioned the unfortunate loss of a family friend due to COVID­19 and reminded the public that FEMA can provide financial assistance to those who have lost a loved one due to COVID­19.  Councilmember Lopez reminded residents she will be hosting a meeting aimed at discussing environmental concerns on April 29, 2021. Announced that the developer of the 2525 site has agreed to secure the site and provide guards overnight. Thanked residents for their patience and asked that they continue to reach out.  Councilmember Mendoza requested to adjourn the meeting in memory of Sergeant Salvador Lujan. Councilmember Phan reminded the public that the CDC still recommends social distancing and using masks after vaccination.  Mayor Pro Tem Penaloza invited the public to visit the newly renovated Newhope Library and reminded the public of Denim Day on April 28, 2021 and it’s background.   Mayor Sarmiento spoke regarding the American Rescue Plan and the importance of efficiently vaccinating the City’s residents.  ADJOURNMENT – Adjourn the City Council meeting and convene to the Housing Authority meeting. Adjourn in memory of Arthur Sandoval Future Items 1. Shelter Operator 2. Short Term Rentals & Reasonable Accommodation Regulations Update 3. Cannabis Regulation Updates MINUTES: Mayor Sarmiento adjourned the City Council meeting at 10:00 p.m. Adjourn in Memory of Arthur Sandoval, Sergeant Salvador Lujan and Matthew Farias. Daisy Gomez,   Clerk of the Council  HOUSING AUTHORITY CALL TO ORDER ATTENDANCE Authority Members Phil Bacerra Johnathan Ryan Hernandez Jessie Lopez Nelida Mendoza Thai Viet Phan Vice Chair David Penaloza Chair Vicente Sarmiento City Manager Kristine Ridge City Attorney Sonia R. Carvalho Clerk of the Council Daisy Gomez MINUTES:Chair Sarmiento recessed the Regular City Counil meeting and called the Housing Authority meeting to order at 9:37p.m. Clerk of the Council conducted roll call. All Authority Members were present. PUBLIC COMMENTS – Members of the public may address Housing Authority on items on the Housing Authority agenda.  MINUTES:None.  CONSENT CALENDAR RECOMMENDED ACTION:  Approve staff recommendations on the following Consent Calendar Item: 1. 1.Excused absences Department(s): Clerk of the Council Recommended Action: Excuse absent members. MINUTES:None. **END OF CONSENT CALENDAR** BUSINESS CALENDAR 2.Public Hearing ­ Approve the Housing Authority Annual Plan Legal Notice published in the Orange County Register, La Opinion and Nguoi Viet on February 20, 2021. Department(s): Community Development Agency Recommended Action: 1.    Conduct a public hearing in consideration of the approval and submission of the Housing Authority Annual Plan to the United States Department of Housing and Urban Development. 2.   Resolution No. 2021­XXX – Adopt a resolution approving the Housing Authority Annual Plan and authorize the Executive Director of the Housing Authority to submit the Annual Plan to the United States Department of Housing and Urban Development. Moved by Councilmember Hernandez, seconded by Councilmember Mendoza to Approve. YES: 7 – Penaloza, Mayor Pro Tem, – Phan, Councilmember, – Lopez, Councilmember, – Bacerra, Councilmember, – Hernandez, Councilmember, – Mendoza, Councilmember, – Sarmiento, Mayor NO: 0  ABSTAIN: 0  ABSENT: 0  Status: 7 – 0 – 0 – 0 – Pass MINUTES: Busniess Calendar Item Resolution No. 2021­001 was approved  Chair Sarmiento opened the public hearing and seeing there were no speakers, closed the public hearing at 9:39 p.m. **END OF BUSINESS CALENDAR** HOUSING AUTHORITY MEMBER COMMENTS MINUTES:None. ADJOURNMENT – Adjourn the Housing Authority meeting. MINUTES:Chair Sarmiento adjourned the Housing Authority meeting and reconvened to the Regular Meeting at 9:40 p.m. Daisy Gomez,   Clerk of the Council  th nd City Council 3 4/6/2021CityCouncil5–3 6/1/2021 DRAFT Minutes of the Regular Meeting of theCity CouncilCity of Santa Ana, CaliforniaApril 06, 2021CLOSED SESSION MEETING – 5:00 pmREGULAR OPEN MEETING – 5:00 PM (Immediately following the Closed Session Meeting)CITY COUNCIL CHAMBER22 Civic Center Plaza Santa Ana, CA 92701Due to Governor Gavin Newsom’s Executive Order and the City Council's Proclamation ofLocal Emergency, there was no in­person meeting location for the community to attendpublic meetings.CLOSED SESSIONCALL TO ORDERATTENDANCE Council Members Phil BacerraJohnathan Ryan HernandezJessie LopezNelida MendozaThai Viet PhanMayor  Pro Tem David PenalozaMayorVicente SarmientoCity Manager Kristine RidgeCity Attorney Sonia R. CarvalhoClerk of the Council Daisy GomezMINUTES:Mayor Pro Tem Penaloza called the Closed Session meeting to order at5:10 p.m.Clerk of the Council conducted roll call. All were present. Mayor Sarmiento joined themeeting at 5:40 p.m.No public comments on Closed Session items.CLOSED SESSION ITEMS – The Brown Act permits legislative bodies to discuss certainmatters without members of the public present. The City Council finds, based on advice fromthe City Attorney, that discussion in open session of the following matters will prejudice theposition of the City in existing and anticipated litigation:1.CONFERENCE WITH LEGAL COUNSEL ­ THREAT OF POTENTIAL LITIGATIONSignificant exposure to litigation pursuant to Government Code Section 54956.9(d)(2):  One Claima.    Claim number 20­146573, Allstate Ins / Sevak Zargaryan 2.CONFERENCE WITH LEGAL COUNSEL­ EXISTING LITIGATION­ pursuant toparagraph (1) of subdivision (d) of Section 54956.9 of the Government Code:a.  California Grocers Association v. City of Santa Ana, Orange County Superior CourtCase No. 30­2021­01189627­CU­MC­CXCCLOSED SESSION REPORT – The City Attorney will report on any action(s) to be taken atthe Regular Open Session which will begin immediately following the Closed Session.RECESS – City Council will recess to Closed Session for the purpose of conducting regularCity business.MINUTES:Council recessed meeting to consider items listed on the Closed Session fordiscussion at 5:12 p.m. Mayor Sarmiento joined the meeting at 5:40 p.m.RECONVENE – City Council will reconvene to continue regular City business.MINUTES:Mayor Sarmiento adjourned Closed Session meeting at 5:52 p.m. CITY COUNCIL REGULAR OPEN SESSIONCALL TO ORDERMINUTES:Mayor Sarmiento called the Regular Open Session meeting to order at5:58 p.m.ROLL CALLMINUTES:Clerk of the Council conducted roll call. All councilmembers were present.Councilmember Mendoza joined the Open Regular Session meeting at 6:03 p.m.PLEDGE OF ALLEGIANCE Mayor SarmientoINVOCATIONMoment of ReflectionCEREMONIAL PRESENTATIONS1.Oath of Office (video) administered to Nellieann Myia Turtleheart LeGaspé, PersonnelBoard as the Ward 5 representative – Councilmember Hernandez2.Introduction of Ward 1 Commissioners by Councilmember Phan.3.Proclamation presented by Mayor Sarmiento, Mayor Pro Tem Penaloza andCouncilmember Phan to Casa de la Familia recognizing Sexual Assault AwarenessMonth.4.Certificate of Recognition presented by Councilmember Bacerra to Toyama Karate­DoUSA in recognition of 30­year Anniversary and Outstanding Contributions to theCommunity.5.Certificate of Recognition presented by Councilmember Mendoza to Alan Gersten,Santa Ana Unified School District  for Teacher of the Year and OutstandingContributions to the Community.STAFF PRESENTATIONS6.COVID­19 Update in the Community.MINUTES:City Manager Kristine Ridge provided brief COVID­19 updates on:VaccinesAdvancement to the Orange TierCOVID­19 Funeral AssistanceBusiness LoansShuttered Venue Operators Grant CLOSED SESSION REPORT – The City Attorney will report on any action(s) from Closed Session. MINUTES:City Attorney Sonia Carvalho reported that Closed Session Item 1 was approved unanimously by the Council, with the exception of the Mayor Sarmiento who was absent.  PUBLIC COMMENT – Public comments will be held during the beginning of the meeting for ALL comments on agenda and non­agenda items, except for public hearings. Comments for public hearings will take place after the hearing is opened. MINUTES:Clerk of the Council Daisy Gomez reported out on correspondence received. Dale Helvig thanked Parks, Recreation and Community Services staff on Item 16, expressed concern regarding rental fee for Item 22 and abatement concerns for derelict properties.  Victor Mendez expressed concern with the vaccination appointment process.  Manny Escamilla spoke in support of Item 14 and asked to consider a potential site for a future library, made comments regarding a potential memorial in honor of the lives lost to COVID­19. Jeffrey Katz spoke regarding transitional housing and encourages council to adopt the Costa Mesa ordinance regarding transitional housing.  Speaker spoke regarding a potential $200 stimulus check, requested Council use funds to reinvest in the community and spoke regarding solar panel manufacturing in the City.  Paul Lujan spoke in opposition of the Lincoln Pathway Project. Irvin M. expressed concern with the homeless issue and maintenance in Memorial Park.  CONSENT CALENDAR RECOMMENDED ACTION:  Approve staff recommendations on the following Consent Calendar Items: 7 through 29. 7.Excused absences Department(s): Clerk of the Council Recommended Action: Excuse the absent members. 8.Minutes from the regular, special and Housing Authority meetings of February 2, 2021 Department(s): Clerk of the Council Recommended Action: Approve minutes. 9.Minutes from the special closed session meeting of February 12, 2021 Department(s): Clerk of the Council Recommended Action: Approve minutes. 10.Minutes from the regular meeting of February 16, 2021 Department(s): Clerk of the Council Recommended Action: Approve minutes. 11.Approve an Appropriation Adjustment and Agreement Accepting $90,364.23 in 2020 Edward Byrne Memorial Justice Assistance Grant Funds (Non­General Fund) Department(s): Police Department Recommended Action: 1.    Approve an appropriation adjustment recognizing $90,364.23 in the Law Enforcement Grants Revenue account and appropriate same in the Byrne Justice Assistance account. (Requires five affirmative votes) 2.    Authorize the City Manager and the Chief of Police to execute an agreement (Award #2020­DJ­BX­0773) with the Orange County Sheriff’s Department for the period of October 1, 2020 through September 30, 2023, accepting the 2020 Edward Byrne Memorial Justice Assistance Grant program funds in the amount of $90,364.23, subject to non­substantive changes approved by the City Manager and City Attorney (Agreement No. 2021­XXX).  MINUTES:This consent Item ­ Agreement No. 2021­039 was approved. 12.Approve a Lease Agreement with Railworks Track Services, Inc. for Office Space at the Santa Ana Regional Transportation Center for a One­year Term with Twelve One­ month Extensions for a Total Amount of $19,560 (Non­General Fund) Department(s): Public Works Agency Recommended Action: 1.   Authorize the City Manager to execute a site lease agreement with RailWorks Track Services, Inc., to compensate the City $815 per month, with any partial month prorated at $27 per day, for the lease of 326 square feet of office space located at the Santa Ana Regional Transportation Center, for a one­ year term beginning on April 6, 2021, and ending April 5, 2022, with an option for twelve month­to­month extensions, for a total of $19,560 in lease revenue for the entire term of the agreement, including optional extensions, subject to non­substantive changes approved by the City Manager and City Attorney (Agreement No. 2021­ XXX).  2.    Approve an appropriation adjustment recognizing Fiscal Year 2020­21 lease income in the amount of $2,310 into the SARTC Operations, Rental­RailWorks revenue account and appropriating the same amount to the SARTC Operations, Contractual Services expenditure account. (Requires five affirmative votes) MINUTES:This consent Item ­ Agreement No. 2021­040 was approved. 13.Approve an Appropriation Adjustment, Approve an Amendment to the FY 2020­21 Capital Improvement Program, and Award a Construction Contract to Big Ben, Inc. in the Amount of $707,733 for the Baker­Glenwood Sewer Main Upgrade Project with an Estimated Total Delivery Cost of $920,053 (Project No. 21­6446) (Non­General Fund) Department(s): Public Works Agency Recommended Action: 1.    Approve an appropriation adjustment to recognize $920,053 from prior year fund balance in the Sewer Connection Fee Fund, prior­year carry forward revenue account and appropriate the same amount to the Sewer Connection Projects, Improvements Other Than Building expenditure account. (Requires five affirmative votes) 2.    Approve an amendment to the Fiscal Year 2020­21 Capital Improvement Program to include $920,053 in construction funds for the Baker­Glenwood Sewer Main Upgrade. 3.    Award a Construction Contract to Big Ben, Inc., the lowest responsible bidder, in accordance with the base bid in the amount of $707,733, for construction of the Baker­Glenwood Sewer Main Upgrade, for the term beginning April 6, 2021 and ending upon project completion, and authorize the City Manager to execute the contract subject to non­substantive changes approved by the City Manager and City Attorney. 4.    Approve the Project Delivery Cost for a total estimated construction cost of $920,053, which includes $707,733 for construction contract, $106,160 for contract administration, inspection and testing, and $106,160 for project contingency.   MINUTES:Executive Director of Public Works Agency Nabil Saba addressed council regarding project timeline and traffic during construction. Moved by Mayor Pro Tem Penaloza, seconded by Councilmember Bacerra to Approve. YES: 7 – Penaloza, Mayor Pro Tem, – Phan, Councilmember, – Lopez, Councilmember, – Bacerra, Councilmember, – Hernandez, Councilmember, – Mendoza, Councilmember, – Sarmiento, Mayor NO: 0  ABSTAIN: 0  ABSENT: 0  Status: 7 – 0 – 0 – 0 – Pass 14.Award a Purchase Order Contract to Bibliotheca, LLC to Provide and Install Two Full Turn­Key Book Dispenser Remote Lockers at the Santa Ana Regional Transportation Center and Police Athletic & Activity League (PAAL) Center for $59,109.74 and a Two­Year Extended Warranty with Hardware and Software Maintenance for $10,260, for a Total Amount Not to Exceed $69,369.74 (Specification No. 21­037) (General Fund) Department(s): Library Recommended Action: Award a purchase order contract to Bibliotheca, LLC to provide and install two full turn­key book dispenser remote lockers at the Santa Ana Regional Transportation Center and Police Athletic & Activity League (PAAL) Center for $59,109.74 and a two­year extended warranty with hardware and software maintenance for $10,260 for a total amount not to exceed $69.369.74, subject to non­ substantive changes approved by the City Manager and City Attorney. 15.Authorize a one­time purchase and payment of purchase order to Metron­Farnier, LLC for construction fire hydrant water meters with Verizon Solution Registers in the amount of $82,560, plus a contingency of $8,256, for a total amount not to exceed $90,816, subject to non­substantive changes approved by the City Manager and City Attorney. Department(s): Public Works Agency Recommended Action: Authorize a one­time purchase and payment of purchase order to Metron­Farnier, LLC for construction fire hydrant water meters with Verizon Solution Registers in the amount of $82,560, plus a contingency of $8,256, for a total amount not to exceed $90,816, subject to non­substantive changes approved by the City Manager and City Attorney. 16.Authorize Budget Reallocation and Award a Construction Contract to Wright Construction Engineering Corp. in the Amount of $1,099,195.50 for the Lincoln Avenue Pedestrian Pathway from Park Lane to Santiago Creek Project with an Estimated Total Delivery Cost of $1,341,991 (Project No. 17­6802) (Non­General Fund) Department(s): Public Works Agency Recommended Action: 1. Authorize Budget Reallocation of $140,105 in unspent project funds to the Lincoln Avenue Pedestrian Pathway from Park Lane to Santiago Creek Project (17­6802) as follows: $46,105 in Measure M2 Local Fairshare funds from the Bristol Street Rehabilitation from 17  to Santa Clara project (Project 18­ 6909), and $94,000 in Measure M2 Local Fairshare funds from Project Development (Project 21­6899). 2. Award a construction contract to Wright Construction Engineering Corp., the lowest responsible bidder, in accordance with the Base Bid plus Alternates 1 and 2 in the amount of $1,099,195.50, for construction of the Lincoln Avenue Pedestrian Pathway from Park Lane to Santiago Creek Project, for the term beginning April 6, 2021 and ending upon project completion, and authorize the City Manager to execute the contract, subject to non­substantive changes approved by the City Manager and City Attorney.  3. Approve the Project Delivery Cost with a total estimated construction cost of $1,341,991, which includes $1,099,195.50 for the construction contract, $110,891.50 for contract administration, inspection and testing, and $131,904 for project contingencies. MINUTES:Executive Director of Public Works Agency Nabil Saba provided a brief presentation. Council requested staff research or provide outreach regarding the number of Santa Ana based contractors who submit bids.  Moved by Councilmember Lopez, seconded by Mayor Pro Tem Penaloza to Approve. YES: 7 – Penaloza, Mayor Pro Tem, – Phan, Councilmember, – Lopez, Councilmember, – Bacerra, Councilmember, – Hernandez, Councilmember, – Mendoza, Councilmember, – Sarmiento, Mayor NO: 0  ABSTAIN: 0  ABSENT: 0  Status: 7 – 0 – 0 – 0 – Pass 17.Approve Agreement with TPX Communications, Inc. for Telecom Services in an Annual Amount Not to Exceed $50,000 (Non­General Fund) Department(s): Information Technology Recommended Action: 1.    Authorize the City Manager to execute the agreement with TPX Communications, Inc., for telecom services for a three­year period beginning April 1, 2021 through March 31, 2024 with the potential for three (3) additional one­year (1) renewal terms, exercisable by the City Manager and the City, in an amount not to exceed $50,000 annually and $300,000 over the life of the agreement if all extensions are utilized, subject to non­substantive changes and approved by the City Manager and City Attorney (Agreement No. 2021­XXX). 2.    Approve payment for invoices for services incurred with TPX for telecom services through April 30, 2021 for an additional amount not­to­exceed $18,000. MINUTES:This consent Item ­ Agreement No. 2021­041 was approved. 18.Approve Agreement with Nogalis, Inc. for Lawson Managed Services in an annual amount not to exceed $150,000 (Non­General Fund) Department(s): Information Technology Recommended Action: Authorize the City Manager to execute an agreement with Nogalis, Inc. for Lawson Managed Services for a (4) four­year term expiring April 1, 2025, with the potential for two (2) additional (1) one­year renewal terms exercisable by the City Manager and the City Attorney, for a total amount not­to­exceed $150,000 annually and $900,000 over the life of the agreement if all extensions are utilized, subject to non­substantive changes approved by the City Manager and City Attorney (Agreement No. 2021­XXX). MINUTES:This consent Item ­ Agreement No. 2021­042 was approved. 19.Approve an Amendment to Add a One­Year Extension to the Agreement with Valley Maintenance Corporation for Custodial Services at City Park Restrooms and Facilities from June 1, 2021 to May 31, 2022 for a Total Annual Amount of $476,708, for Total Agreement Amount for the Five­Year Period to $2,130,425 (General Fund) Department(s): Parks, Recreation, and Community Services Recommended Action: Authorize the City Manager to execute an amendment to the agreement with Valley Maintenance Corporation for custodial services at City park restrooms and facilities to extend the term for one year, from June 1, 2021 to May 31, 2022 for a total annual amount of $476,708, bringing the total agreement amount for the five­year period to $2,130,425, subject to non­substantive changes approved by the City Manager and City Attorney (Agreement No. 2021­XXX). MINUTES:Executive Director of Parks, Recreation, and Community Agency Lisa Rudloff addressed council regarding park janitorial maintenance, inspections and future janitorial bid. Councilmembers requested an increase in rotation of park restroom cleaning.  This consent Item ­ Agreement No. 2021­043 was approved. Moved by Mayor Pro Tem Penaloza, seconded by Councilmember Hernandez to Approve. YES: 7 – Penaloza, Mayor Pro Tem, – Phan, Councilmember, – Lopez, Councilmember, – Bacerra, Councilmember, – Hernandez, Councilmember, – Mendoza, Councilmember, – Sarmiento, Mayor NO: 0  ABSTAIN: 0  ABSENT: 0  Status: 7 – 0 – 0 – 0 – Pass 20.Approve a Three­Year Lease Agreement with Rick Kagasoff for warehouse space for the Santa Ana Police Department Evidence Section in the amount of $197,227 (Non­ General Fund) Department(s): Police Department Recommended Action: Authorize the City Manager to execute a three­year lease agreement with Rick Kagasoff for warehouse space, for the period of April 15, 2021 through April 30, 2024, in an amount not to exceed $197,227, subject to non­ substantive changes approved by the City Manager and City Attorney. This agreement also includes an optional one­year extension, exercisable by the City Manager and City Attorney, in the annual amount of $67,200 (Agreement No. 2021­XXX). MINUTES:This consent Item ­ Agreement No. 2021­044 was approved. 21.Approve a First Amendment to the Conditional Grant Agreement with Habitat for Humanity of Orange County for the Development of the Lacy Street Project (Non­ General Fund) Department(s): Community Development Agency Recommended Action: Authorize the City Manager to execute a First Amendment to the Conditional Grant Agreement with Habitat for Humanity of Orange County for an additional $333,777 in Inclusionary Housing Funds for a total Inclusionary Grant amount of $565,271 for the development of the Lacy Street affordable housing project located at 826 N Lacy Street (APN 398­041­22) and 416 Vance Street (APN 398­ 041­18), subject to non­substantive changes approved by the City Manager and City Attorney (Agreement No. 2021­XXX). Moved by Mayor Pro Tem Penaloza, seconded by Councilmember Bacerra to Approve. YES: 7 – Penaloza, Mayor Pro Tem, – Phan, Councilmember, – Lopez, Councilmember, – Bacerra, Councilmember, – Hernandez, Councilmember, – Mendoza, Councilmember, – Sarmiento, Mayor NO: 0  ABSTAIN: 0  ABSENT: 0  Status: 7 – 0 – 0 – 0 – Pass MINUTES:This consent Item ­ Agreement No. 2021­045 was approved. 22.Approve an agreement with Illumination Foundation to Operate a Temporary Homeless Shelter, from April 20, 2021 through September 30, 2021, due to the Closure of the Link Shelter and Construction of the Carnegie Navigation Center (Non­ General Fund) Department(s): Community Development Agency Recommended Action: 1.    Authorize the City Manager to execute an agreement with Illumination Foundation to operate a temporary shelter to provide needed serves to guests at the Link shelter during the construction of the Carnegie Navigation Center for $230,000 per month in an amount not to exceed $1,500,000, from April 20, 2021 through September 30, 2021, subject to non­substantive changes approved by the City Manager and City Attorney (Agreement No. 2021­XXX). 2.    Authorize the City Manager to execute any and all agreements required by State or Federal agencies for the use of ESG­CV, ESG­CV2 and any/all other homeless­ related funds available.  MINUTES:This consent Item ­ Agreement No. 2021­046 was approved. 23.Approve HEAP Subcontractor Agreement with Orange County United Way for Landlord Incentive Program for Foster Youth to Independence Housing Voucher Holders (Non­General Fund) Department(s): Community Development Agency Recommended Action: Authorize the City Manager to execute an agreement with Orange County United Way to utilize Homeless Emergency Aid Program (HEAP) funds in an amount not to exceed $184,544.29 to provide landlord incentives for Foster Youth to Independence vouchers issued by the Housing Authority, subject to non­substantive changes approved by the City Manager and City Attorney (Agreement No. 2021­XXX).  MINUTES:Councilmember Phan abstained from Item 23 due to a conflict of interest regarding her employer. This consent Item ­ Agreement No. 2021­047 was approved. 24.Approve the Regional and Unified Local Workforce Plan for Program Years 2021­ 2024 Department(s): Community Development Agency Recommended Action: 1.    Approve the Regional and Unified Local Plan for Program Year 2021­2024 and authorize staff to submit to the California Workforce Development Board and State of California Employment Development Department. 2.    Authorize the Mayor to sign all documents necessary for the submission of the Regional and Unified Local Plan for Program Year 2021­2024.  3.    Authorize staff to make non­substantive changes to the Regional and Unified Local Plan in response to public comments received or as requested by the California Workforce Development Board and the State of California Employment Development Department. 25.Local Area Subsequent Designation and Local Board Recertification for a Two­Year Period from July 2021 to June 2023 Department(s): Community Development Agency Recommended Action: Authorize the Mayor to sign the Subsequent Local Area Designation and Local Board Recertification application for a two­year period expiring June 30, 2023. 26.Amend Conflict of Interest Code, list of designated classifications required to file annual disclosure form (Statement of Economic Interests form) Department(s): Clerk of the Council Office Recommended Action: Resolution No. 2021­XXX – Adopt a resolution amending the City of Santa Ana’s Conflict of Interest Code. MINUTES:This consent Item­ Resolution No. 2021­014 was approved. 27.Adopt a resolution amending resolution No. 2019­111 to effect certain changes to the City’s Master Pay Schedule in conformance with Title 2 of the California Code of Regulations section 570.5 and the California Public Employee’s Retirement System (CalPERS) Department(s): Human Resources Recommended Action: Resolution No. 2021­XXX – Adopt a Resolution Amending Resolution No. 2019­111 to effect certain changes to the City’s Master Pay Schedule for all represented and unrepresented employee classifications of the City of Santa Ana, covered by the City’s Classification and Compensation Plan, to conform with Title 2 of the California Code of Regulations Section 570.5, listing all employee pay rates on a publicly available master pay schedule approved and adopted by City Council.  MINUTES:This consent Item­ Resolution No. 2021­015 was approved. 28.Adopt a Resolution Authorizing a Grant Application Submission for the Bureau of Reclamation WaterSMART Small­Scale Water Efficiency Projects for the Santa Ana Landscape Transformation Program (Non­General Fund) Department(s): Public Works Agency Recommended Action: Resolution No. 2021­XXX – Adopt a resolution authorizing the Executive Director of the Public Works Agency to submit a grant application to the U.S. Department of the Interior, Bureau of Reclamation’s Sustain and Manage America’s Resources for Tomorrow Small­Scale Water Efficiency Programs Grant for the Turf Removal and Irrigation Improvements Program, in an amount up to $75,000. MINUTES:This consent Item­ Resolution No. 2021­016 was approved. 29.Adopt a Resolution and Approve an Agreement Accepting the Donation of a Police K­9 Animal, Equipment and Supplies, and $5,000 to Cover Training Expenses from Johanna Scillieri for the Santa Ana Police Department Vice/Narcotics K­9 Program Department(s): Police Department Recommended Action: 1.    Resolution No. 2021­XXX – Adopt a resolution accepting the donation of a Police K­9 animal, equipment and supplies, and $5,000 to cover training expenses from Johanna Scillieri for the Santa Ana Police Department’s Vice/Narcotics Unit and implementation of a K­9 Narcotics Detection Program.  2.    Approve an appropriation adjustment recognizing $5,000 in Police Miscellaneous Reimbursement revenue and appropriating same to the Vice/Narcotics Training, Transportation and Meetings account. (Requires five affirmative votes) MINUTES:This consent Item­ Resolution No. 2021­017 was approved. Moved by Councilmember Bacerra, seconded by Councilmember Mendoza to approve Consent Calendar items 7­ 29 with the exception of 13, 16, 19, and 21. Councilmember Phan abstained from Item 23 due to a conflict of interest. YES: 7 – Penaloza, Mayor Pro Tem, – Phan, Councilmember, – Lopez, Councilmember, – Bacerra, Councilmember, – Hernandez, Councilmember, – Mendoza, Councilmember, – Sarmiento, Mayor NO: 0  ABSTAIN: 0  ABSENT: 0  Status: 7 – 0 – 0 – 0 – Pass **END OF CONSENT CALENDAR** BUSINESS CALENDAR 30.Approve Agreement with Townsend Public Affairs for State Legislative Advocacy Services; Approve Amendment to Agreement with Holland & Knight for Federal Legislative Advocacy Services; Provide Direction to Staff relating to Local, State, and Federal Government Associations Department(s): City Manager Office Recommended Action: 1.    Authorize the City Manager to execute an agreement with Townsend Public Affairs for State legislative advocacy services for a three­year term, from April 6, 2021 through March 31, 2024, with an option to extend the term for an additional one­year period, for a four­year not­to­exceed amount of $252,000, subject to non­substantive changes approved by the City Manager and City Attorney (Agreement No. 2021­XXX).  2.    Approve an amendment to an agreement with Holland & Knight LLP for Federal legislative advocacy services for a one­year term from April 1, 2021 through March 31, 2022, in an amount not to exceed $117,600, subject to non­substantive changes approved by the City Manager and City Attorney (Agreement No. 2021­XXX). 3.    Provide direction to staff relating to local, state, and federal government associations. Moved by Councilmember Bacerra, seconded by Mayor Sarmiento to Approved as amended; 1. Approved a one year agreement to Townsend Public Affairs for state legislative advocacy services and directed staff to proceed with a request for proposal.  Agreement 2021­048 2. Approved an amendment to an agreement with Holland & Knight LLP for Federal legislative advocacy services for a term of 24 months. Agreement 2021­049 3.  Provided direction to staff relating to local state and federal government associations and return to council at a future date during the budget discussion.  . YES: 7 – Penaloza, Mayor Pro Tem, – Phan, Councilmember, – Lopez, Councilmember, – Bacerra, Councilmember, – Hernandez, Councilmember, – Mendoza, Councilmember, – Sarmiento, Mayor NO: 0  ABSTAIN: 0  ABSENT: 0  Status: 7 – 0 – 0 – 0 – Pass MINUTES:Management Assistant  Daniel Soto provided a brief presentation. 31.Adopt Resolution Condemning Racism Xenophobia and Hate against Asian Americans Department(s): City Manager Office Recommended Action: Resolution No. 2021­XXX – Adopt a resolution condemning racism, xenophobia, and hate against Asian Americans. MINUTES:Mayor Sarmiento requested staff research and restore the torn down Vietnamese themed welcome sign.  Resolution No. 2021­018 was approved Moved by Councilmember Phan, seconded by Councilmember Bacerra to Approve. YES: 7 – Penaloza, Mayor Pro Tem, – Phan, Councilmember, – Lopez, Councilmember, – Bacerra, Councilmember, – Hernandez, Councilmember, – Mendoza, Councilmember, – Sarmiento, Mayor NO: 0  ABSTAIN: 0  ABSENT: 0  Status: 7 – 0 – 0 – 0 – Pass **END OF BUSINESS CALENDAR** COUNCILMEMBER REQUESTED ITEMS 32.Discuss and consider directing City Manager to direct Police Department staff to post monthly reports of hate crime­related data on the Santa Ana Police Department website – Councilmembers Bacerra and Phan MINUTES:Council supports with no objections and provided direction to City staff. City Manager Kristine Ridge noted the data is information that is already collected by the Police Department.  Mayor Sarmiento recessed the Council meeting and convened to the Housing Authority Meeting at 9:37 p.m. Chair Sarmiento adjourned the Housing Authority meeting and reconvened to the Regular Meeting at 9:40 p.m. CITY MANAGER COMMENTS MINUTES:City Manager Kristine Ridge provided an update regarding the number of tutoring sessions provided by the library and announced the City has been named “Tree City” for 22  consecutive year.  COUNCIL COMMENTS MINUTES:Councilmember Bacerra wished everyone a happy National Library Week.  Councilmember Hernandez mentioned the unfortunate loss of a family friend due to COVID­19 and reminded the public that FEMA can provide financial assistance to those who have lost a loved one due to COVID­19.  Councilmember Lopez reminded residents she will be hosting a meeting aimed at discussing environmental concerns on April 29, 2021. Announced that the developer of the 2525 site has agreed to secure the site and provide guards overnight. Thanked residents for their patience and asked that they continue to reach out.  Councilmember Mendoza requested to adjourn the meeting in memory of Sergeant Salvador Lujan. Councilmember Phan reminded the public that the CDC still recommends social distancing and using masks after vaccination.  Mayor Pro Tem Penaloza invited the public to visit the newly renovated Newhope Library and reminded the public of Denim Day on April 28, 2021 and it’s background.   Mayor Sarmiento spoke regarding the American Rescue Plan and the importance of efficiently vaccinating the City’s residents.  ADJOURNMENT – Adjourn the City Council meeting and convene to the Housing Authority meeting. Adjourn in memory of Arthur Sandoval Future Items 1. Shelter Operator 2. Short Term Rentals & Reasonable Accommodation Regulations Update 3. Cannabis Regulation Updates MINUTES: Mayor Sarmiento adjourned the City Council meeting at 10:00 p.m. Adjourn in Memory of Arthur Sandoval, Sergeant Salvador Lujan and Matthew Farias. Daisy Gomez,   Clerk of the Council  HOUSING AUTHORITY CALL TO ORDER ATTENDANCE Authority Members Phil Bacerra Johnathan Ryan Hernandez Jessie Lopez Nelida Mendoza Thai Viet Phan Vice Chair David Penaloza Chair Vicente Sarmiento City Manager Kristine Ridge City Attorney Sonia R. Carvalho Clerk of the Council Daisy Gomez MINUTES:Chair Sarmiento recessed the Regular City Counil meeting and called the Housing Authority meeting to order at 9:37p.m. Clerk of the Council conducted roll call. All Authority Members were present. PUBLIC COMMENTS – Members of the public may address Housing Authority on items on the Housing Authority agenda.  MINUTES:None.  CONSENT CALENDAR RECOMMENDED ACTION:  Approve staff recommendations on the following Consent Calendar Item: 1. 1.Excused absences Department(s): Clerk of the Council Recommended Action: Excuse absent members. MINUTES:None. **END OF CONSENT CALENDAR** BUSINESS CALENDAR 2.Public Hearing ­ Approve the Housing Authority Annual Plan Legal Notice published in the Orange County Register, La Opinion and Nguoi Viet on February 20, 2021. Department(s): Community Development Agency Recommended Action: 1.    Conduct a public hearing in consideration of the approval and submission of the Housing Authority Annual Plan to the United States Department of Housing and Urban Development. 2.   Resolution No. 2021­XXX – Adopt a resolution approving the Housing Authority Annual Plan and authorize the Executive Director of the Housing Authority to submit the Annual Plan to the United States Department of Housing and Urban Development. Moved by Councilmember Hernandez, seconded by Councilmember Mendoza to Approve. YES: 7 – Penaloza, Mayor Pro Tem, – Phan, Councilmember, – Lopez, Councilmember, – Bacerra, Councilmember, – Hernandez, Councilmember, – Mendoza, Councilmember, – Sarmiento, Mayor NO: 0  ABSTAIN: 0  ABSENT: 0  Status: 7 – 0 – 0 – 0 – Pass MINUTES: Busniess Calendar Item Resolution No. 2021­001 was approved  Chair Sarmiento opened the public hearing and seeing there were no speakers, closed the public hearing at 9:39 p.m. **END OF BUSINESS CALENDAR** HOUSING AUTHORITY MEMBER COMMENTS MINUTES:None. ADJOURNMENT – Adjourn the Housing Authority meeting. MINUTES:Chair Sarmiento adjourned the Housing Authority meeting and reconvened to the Regular Meeting at 9:40 p.m. Daisy Gomez,   Clerk of the Council  th nd City Council 4 4/6/2021CityCouncil5–4 6/1/2021 DRAFT Minutes of the Regular Meeting of theCity CouncilCity of Santa Ana, CaliforniaApril 06, 2021CLOSED SESSION MEETING – 5:00 pmREGULAR OPEN MEETING – 5:00 PM (Immediately following the Closed Session Meeting)CITY COUNCIL CHAMBER22 Civic Center Plaza Santa Ana, CA 92701Due to Governor Gavin Newsom’s Executive Order and the City Council's Proclamation ofLocal Emergency, there was no in­person meeting location for the community to attendpublic meetings.CLOSED SESSIONCALL TO ORDERATTENDANCE Council Members Phil BacerraJohnathan Ryan HernandezJessie LopezNelida MendozaThai Viet PhanMayor  Pro Tem David PenalozaMayorVicente SarmientoCity Manager Kristine RidgeCity Attorney Sonia R. CarvalhoClerk of the Council Daisy GomezMINUTES:Mayor Pro Tem Penaloza called the Closed Session meeting to order at5:10 p.m.Clerk of the Council conducted roll call. All were present. Mayor Sarmiento joined themeeting at 5:40 p.m.No public comments on Closed Session items.CLOSED SESSION ITEMS – The Brown Act permits legislative bodies to discuss certainmatters without members of the public present. The City Council finds, based on advice fromthe City Attorney, that discussion in open session of the following matters will prejudice theposition of the City in existing and anticipated litigation:1.CONFERENCE WITH LEGAL COUNSEL ­ THREAT OF POTENTIAL LITIGATIONSignificant exposure to litigation pursuant to Government Code Section 54956.9(d)(2):  One Claima.    Claim number 20­146573, Allstate Ins / Sevak Zargaryan 2.CONFERENCE WITH LEGAL COUNSEL­ EXISTING LITIGATION­ pursuant toparagraph (1) of subdivision (d) of Section 54956.9 of the Government Code:a.  California Grocers Association v. City of Santa Ana, Orange County Superior CourtCase No. 30­2021­01189627­CU­MC­CXCCLOSED SESSION REPORT – The City Attorney will report on any action(s) to be taken atthe Regular Open Session which will begin immediately following the Closed Session.RECESS – City Council will recess to Closed Session for the purpose of conducting regularCity business.MINUTES:Council recessed meeting to consider items listed on the Closed Session fordiscussion at 5:12 p.m. Mayor Sarmiento joined the meeting at 5:40 p.m.RECONVENE – City Council will reconvene to continue regular City business.MINUTES:Mayor Sarmiento adjourned Closed Session meeting at 5:52 p.m. CITY COUNCIL REGULAR OPEN SESSIONCALL TO ORDERMINUTES:Mayor Sarmiento called the Regular Open Session meeting to order at5:58 p.m.ROLL CALLMINUTES:Clerk of the Council conducted roll call. All councilmembers were present.Councilmember Mendoza joined the Open Regular Session meeting at 6:03 p.m.PLEDGE OF ALLEGIANCE Mayor SarmientoINVOCATIONMoment of ReflectionCEREMONIAL PRESENTATIONS1.Oath of Office (video) administered to Nellieann Myia Turtleheart LeGaspé, PersonnelBoard as the Ward 5 representative – Councilmember Hernandez2.Introduction of Ward 1 Commissioners by Councilmember Phan.3.Proclamation presented by Mayor Sarmiento, Mayor Pro Tem Penaloza andCouncilmember Phan to Casa de la Familia recognizing Sexual Assault AwarenessMonth.4.Certificate of Recognition presented by Councilmember Bacerra to Toyama Karate­DoUSA in recognition of 30­year Anniversary and Outstanding Contributions to theCommunity.5.Certificate of Recognition presented by Councilmember Mendoza to Alan Gersten,Santa Ana Unified School District  for Teacher of the Year and OutstandingContributions to the Community.STAFF PRESENTATIONS6.COVID­19 Update in the Community.MINUTES:City Manager Kristine Ridge provided brief COVID­19 updates on:VaccinesAdvancement to the Orange TierCOVID­19 Funeral AssistanceBusiness LoansShuttered Venue Operators GrantCLOSED SESSION REPORT – The City Attorney will report on any action(s) from ClosedSession.MINUTES:City Attorney Sonia Carvalho reported that Closed Session Item 1 wasapproved unanimously by the Council, with the exception of the Mayor Sarmiento who wasabsent. PUBLIC COMMENT – Public comments will be held during the beginning of the meeting forALL comments on agenda and non­agenda items, except for public hearings. Comments forpublic hearings will take place after the hearing is opened.MINUTES:Clerk of the Council Daisy Gomez reported out on correspondence received.Dale Helvig thanked Parks, Recreation and Community Services staff on Item 16,expressed concern regarding rental fee for Item 22 and abatement concerns for derelictproperties. Victor Mendez expressed concern with the vaccination appointment process. Manny Escamilla spoke in support of Item 14 and asked to consider a potential site for afuture library, made comments regarding a potential memorial in honor of the lives lost toCOVID­19.Jeffrey Katz spoke regarding transitional housing and encourages council to adopt theCosta Mesa ordinance regarding transitional housing. Speaker spoke regarding a potential $200 stimulus check, requested Council use funds toreinvest in the community and spoke regarding solar panel manufacturing in the City. Paul Lujan spoke in opposition of the Lincoln Pathway Project.Irvin M. expressed concern with the homeless issue and maintenance in Memorial Park. CONSENT CALENDARRECOMMENDED ACTION:  Approve staff recommendations on the followingConsent Calendar Items: 7 through 29.7.Excused absencesDepartment(s): Clerk of the CouncilRecommended Action: Excuse the absent members.8.Minutes from the regular, special and Housing Authority meetings of February 2, 2021Department(s): Clerk of the Council Recommended Action: Approve minutes. 9.Minutes from the special closed session meeting of February 12, 2021 Department(s): Clerk of the Council Recommended Action: Approve minutes. 10.Minutes from the regular meeting of February 16, 2021 Department(s): Clerk of the Council Recommended Action: Approve minutes. 11.Approve an Appropriation Adjustment and Agreement Accepting $90,364.23 in 2020 Edward Byrne Memorial Justice Assistance Grant Funds (Non­General Fund) Department(s): Police Department Recommended Action: 1.    Approve an appropriation adjustment recognizing $90,364.23 in the Law Enforcement Grants Revenue account and appropriate same in the Byrne Justice Assistance account. (Requires five affirmative votes) 2.    Authorize the City Manager and the Chief of Police to execute an agreement (Award #2020­DJ­BX­0773) with the Orange County Sheriff’s Department for the period of October 1, 2020 through September 30, 2023, accepting the 2020 Edward Byrne Memorial Justice Assistance Grant program funds in the amount of $90,364.23, subject to non­substantive changes approved by the City Manager and City Attorney (Agreement No. 2021­XXX).  MINUTES:This consent Item ­ Agreement No. 2021­039 was approved. 12.Approve a Lease Agreement with Railworks Track Services, Inc. for Office Space at the Santa Ana Regional Transportation Center for a One­year Term with Twelve One­ month Extensions for a Total Amount of $19,560 (Non­General Fund) Department(s): Public Works Agency Recommended Action: 1.   Authorize the City Manager to execute a site lease agreement with RailWorks Track Services, Inc., to compensate the City $815 per month, with any partial month prorated at $27 per day, for the lease of 326 square feet of office space located at the Santa Ana Regional Transportation Center, for a one­ year term beginning on April 6, 2021, and ending April 5, 2022, with an option for twelve month­to­month extensions, for a total of $19,560 in lease revenue for the entire term of the agreement, including optional extensions, subject to non­substantive changes approved by the City Manager and City Attorney (Agreement No. 2021­ XXX).  2.    Approve an appropriation adjustment recognizing Fiscal Year 2020­21 lease income in the amount of $2,310 into the SARTC Operations, Rental­RailWorks revenue account and appropriating the same amount to the SARTC Operations, Contractual Services expenditure account. (Requires five affirmative votes) MINUTES:This consent Item ­ Agreement No. 2021­040 was approved. 13.Approve an Appropriation Adjustment, Approve an Amendment to the FY 2020­21 Capital Improvement Program, and Award a Construction Contract to Big Ben, Inc. in the Amount of $707,733 for the Baker­Glenwood Sewer Main Upgrade Project with an Estimated Total Delivery Cost of $920,053 (Project No. 21­6446) (Non­General Fund) Department(s): Public Works Agency Recommended Action: 1.    Approve an appropriation adjustment to recognize $920,053 from prior year fund balance in the Sewer Connection Fee Fund, prior­year carry forward revenue account and appropriate the same amount to the Sewer Connection Projects, Improvements Other Than Building expenditure account. (Requires five affirmative votes) 2.    Approve an amendment to the Fiscal Year 2020­21 Capital Improvement Program to include $920,053 in construction funds for the Baker­Glenwood Sewer Main Upgrade. 3.    Award a Construction Contract to Big Ben, Inc., the lowest responsible bidder, in accordance with the base bid in the amount of $707,733, for construction of the Baker­Glenwood Sewer Main Upgrade, for the term beginning April 6, 2021 and ending upon project completion, and authorize the City Manager to execute the contract subject to non­substantive changes approved by the City Manager and City Attorney. 4.    Approve the Project Delivery Cost for a total estimated construction cost of $920,053, which includes $707,733 for construction contract, $106,160 for contract administration, inspection and testing, and $106,160 for project contingency.   MINUTES:Executive Director of Public Works Agency Nabil Saba addressed council regarding project timeline and traffic during construction. Moved by Mayor Pro Tem Penaloza, seconded by Councilmember Bacerra to Approve. YES: 7 – Penaloza, Mayor Pro Tem, – Phan, Councilmember, – Lopez, Councilmember, – Bacerra, Councilmember, – Hernandez, Councilmember, – Mendoza, Councilmember, – Sarmiento, Mayor NO: 0  ABSTAIN: 0  ABSENT: 0  Status: 7 – 0 – 0 – 0 – Pass 14.Award a Purchase Order Contract to Bibliotheca, LLC to Provide and Install Two Full Turn­Key Book Dispenser Remote Lockers at the Santa Ana Regional Transportation Center and Police Athletic & Activity League (PAAL) Center for $59,109.74 and a Two­Year Extended Warranty with Hardware and Software Maintenance for $10,260, for a Total Amount Not to Exceed $69,369.74 (Specification No. 21­037) (General Fund) Department(s): Library Recommended Action: Award a purchase order contract to Bibliotheca, LLC to provide and install two full turn­key book dispenser remote lockers at the Santa Ana Regional Transportation Center and Police Athletic & Activity League (PAAL) Center for $59,109.74 and a two­year extended warranty with hardware and software maintenance for $10,260 for a total amount not to exceed $69.369.74, subject to non­ substantive changes approved by the City Manager and City Attorney. 15.Authorize a one­time purchase and payment of purchase order to Metron­Farnier, LLC for construction fire hydrant water meters with Verizon Solution Registers in the amount of $82,560, plus a contingency of $8,256, for a total amount not to exceed $90,816, subject to non­substantive changes approved by the City Manager and City Attorney. Department(s): Public Works Agency Recommended Action: Authorize a one­time purchase and payment of purchase order to Metron­Farnier, LLC for construction fire hydrant water meters with Verizon Solution Registers in the amount of $82,560, plus a contingency of $8,256, for a total amount not to exceed $90,816, subject to non­substantive changes approved by the City Manager and City Attorney. 16.Authorize Budget Reallocation and Award a Construction Contract to Wright Construction Engineering Corp. in the Amount of $1,099,195.50 for the Lincoln Avenue Pedestrian Pathway from Park Lane to Santiago Creek Project with an Estimated Total Delivery Cost of $1,341,991 (Project No. 17­6802) (Non­General Fund) Department(s): Public Works Agency Recommended Action: 1. Authorize Budget Reallocation of $140,105 in unspent project funds to the Lincoln Avenue Pedestrian Pathway from Park Lane to Santiago Creek Project (17­6802) as follows: $46,105 in Measure M2 Local Fairshare funds from the Bristol Street Rehabilitation from 17  to Santa Clara project (Project 18­ 6909), and $94,000 in Measure M2 Local Fairshare funds from Project Development (Project 21­6899). 2. Award a construction contract to Wright Construction Engineering Corp., the lowest responsible bidder, in accordance with the Base Bid plus Alternates 1 and 2 in the amount of $1,099,195.50, for construction of the Lincoln Avenue Pedestrian Pathway from Park Lane to Santiago Creek Project, for the term beginning April 6, 2021 and ending upon project completion, and authorize the City Manager to execute the contract, subject to non­substantive changes approved by the City Manager and City Attorney.  3. Approve the Project Delivery Cost with a total estimated construction cost of $1,341,991, which includes $1,099,195.50 for the construction contract, $110,891.50 for contract administration, inspection and testing, and $131,904 for project contingencies. MINUTES:Executive Director of Public Works Agency Nabil Saba provided a brief presentation. Council requested staff research or provide outreach regarding the number of Santa Ana based contractors who submit bids.  Moved by Councilmember Lopez, seconded by Mayor Pro Tem Penaloza to Approve. YES: 7 – Penaloza, Mayor Pro Tem, – Phan, Councilmember, – Lopez, Councilmember, – Bacerra, Councilmember, – Hernandez, Councilmember, – Mendoza, Councilmember, – Sarmiento, Mayor NO: 0  ABSTAIN: 0  ABSENT: 0  Status: 7 – 0 – 0 – 0 – Pass 17.Approve Agreement with TPX Communications, Inc. for Telecom Services in an Annual Amount Not to Exceed $50,000 (Non­General Fund) Department(s): Information Technology Recommended Action: 1.    Authorize the City Manager to execute the agreement with TPX Communications, Inc., for telecom services for a three­year period beginning April 1, 2021 through March 31, 2024 with the potential for three (3) additional one­year (1) renewal terms, exercisable by the City Manager and the City, in an amount not to exceed $50,000 annually and $300,000 over the life of the agreement if all extensions are utilized, subject to non­substantive changes and approved by the City Manager and City Attorney (Agreement No. 2021­XXX). 2.    Approve payment for invoices for services incurred with TPX for telecom services through April 30, 2021 for an additional amount not­to­exceed $18,000. MINUTES:This consent Item ­ Agreement No. 2021­041 was approved. 18.Approve Agreement with Nogalis, Inc. for Lawson Managed Services in an annual amount not to exceed $150,000 (Non­General Fund) Department(s): Information Technology Recommended Action: Authorize the City Manager to execute an agreement with Nogalis, Inc. for Lawson Managed Services for a (4) four­year term expiring April 1, 2025, with the potential for two (2) additional (1) one­year renewal terms exercisable by the City Manager and the City Attorney, for a total amount not­to­exceed $150,000 annually and $900,000 over the life of the agreement if all extensions are utilized, subject to non­substantive changes approved by the City Manager and City Attorney (Agreement No. 2021­XXX). MINUTES:This consent Item ­ Agreement No. 2021­042 was approved. 19.Approve an Amendment to Add a One­Year Extension to the Agreement with Valley Maintenance Corporation for Custodial Services at City Park Restrooms and Facilities from June 1, 2021 to May 31, 2022 for a Total Annual Amount of $476,708, for Total Agreement Amount for the Five­Year Period to $2,130,425 (General Fund) Department(s): Parks, Recreation, and Community Services Recommended Action: Authorize the City Manager to execute an amendment to the agreement with Valley Maintenance Corporation for custodial services at City park restrooms and facilities to extend the term for one year, from June 1, 2021 to May 31, 2022 for a total annual amount of $476,708, bringing the total agreement amount for the five­year period to $2,130,425, subject to non­substantive changes approved by the City Manager and City Attorney (Agreement No. 2021­XXX). MINUTES:Executive Director of Parks, Recreation, and Community Agency Lisa Rudloff addressed council regarding park janitorial maintenance, inspections and future janitorial bid. Councilmembers requested an increase in rotation of park restroom cleaning.  This consent Item ­ Agreement No. 2021­043 was approved. Moved by Mayor Pro Tem Penaloza, seconded by Councilmember Hernandez to Approve. YES: 7 – Penaloza, Mayor Pro Tem, – Phan, Councilmember, – Lopez, Councilmember, – Bacerra, Councilmember, – Hernandez, Councilmember, – Mendoza, Councilmember, – Sarmiento, Mayor NO: 0  ABSTAIN: 0  ABSENT: 0  Status: 7 – 0 – 0 – 0 – Pass 20.Approve a Three­Year Lease Agreement with Rick Kagasoff for warehouse space for the Santa Ana Police Department Evidence Section in the amount of $197,227 (Non­ General Fund) Department(s): Police Department Recommended Action: Authorize the City Manager to execute a three­year lease agreement with Rick Kagasoff for warehouse space, for the period of April 15, 2021 through April 30, 2024, in an amount not to exceed $197,227, subject to non­ substantive changes approved by the City Manager and City Attorney. This agreement also includes an optional one­year extension, exercisable by the City Manager and City Attorney, in the annual amount of $67,200 (Agreement No. 2021­XXX). MINUTES:This consent Item ­ Agreement No. 2021­044 was approved. 21.Approve a First Amendment to the Conditional Grant Agreement with Habitat for Humanity of Orange County for the Development of the Lacy Street Project (Non­ General Fund) Department(s): Community Development Agency Recommended Action: Authorize the City Manager to execute a First Amendment to the Conditional Grant Agreement with Habitat for Humanity of Orange County for an additional $333,777 in Inclusionary Housing Funds for a total Inclusionary Grant amount of $565,271 for the development of the Lacy Street affordable housing project located at 826 N Lacy Street (APN 398­041­22) and 416 Vance Street (APN 398­ 041­18), subject to non­substantive changes approved by the City Manager and City Attorney (Agreement No. 2021­XXX). Moved by Mayor Pro Tem Penaloza, seconded by Councilmember Bacerra to Approve. YES: 7 – Penaloza, Mayor Pro Tem, – Phan, Councilmember, – Lopez, Councilmember, – Bacerra, Councilmember, – Hernandez, Councilmember, – Mendoza, Councilmember, – Sarmiento, Mayor NO: 0  ABSTAIN: 0  ABSENT: 0  Status: 7 – 0 – 0 – 0 – Pass MINUTES:This consent Item ­ Agreement No. 2021­045 was approved. 22.Approve an agreement with Illumination Foundation to Operate a Temporary Homeless Shelter, from April 20, 2021 through September 30, 2021, due to the Closure of the Link Shelter and Construction of the Carnegie Navigation Center (Non­ General Fund) Department(s): Community Development Agency Recommended Action: 1.    Authorize the City Manager to execute an agreement with Illumination Foundation to operate a temporary shelter to provide needed serves to guests at the Link shelter during the construction of the Carnegie Navigation Center for $230,000 per month in an amount not to exceed $1,500,000, from April 20, 2021 through September 30, 2021, subject to non­substantive changes approved by the City Manager and City Attorney (Agreement No. 2021­XXX). 2.    Authorize the City Manager to execute any and all agreements required by State or Federal agencies for the use of ESG­CV, ESG­CV2 and any/all other homeless­ related funds available.  MINUTES:This consent Item ­ Agreement No. 2021­046 was approved. 23.Approve HEAP Subcontractor Agreement with Orange County United Way for Landlord Incentive Program for Foster Youth to Independence Housing Voucher Holders (Non­General Fund) Department(s): Community Development Agency Recommended Action: Authorize the City Manager to execute an agreement with Orange County United Way to utilize Homeless Emergency Aid Program (HEAP) funds in an amount not to exceed $184,544.29 to provide landlord incentives for Foster Youth to Independence vouchers issued by the Housing Authority, subject to non­substantive changes approved by the City Manager and City Attorney (Agreement No. 2021­XXX).  MINUTES:Councilmember Phan abstained from Item 23 due to a conflict of interest regarding her employer. This consent Item ­ Agreement No. 2021­047 was approved. 24.Approve the Regional and Unified Local Workforce Plan for Program Years 2021­ 2024 Department(s): Community Development Agency Recommended Action: 1.    Approve the Regional and Unified Local Plan for Program Year 2021­2024 and authorize staff to submit to the California Workforce Development Board and State of California Employment Development Department. 2.    Authorize the Mayor to sign all documents necessary for the submission of the Regional and Unified Local Plan for Program Year 2021­2024.  3.    Authorize staff to make non­substantive changes to the Regional and Unified Local Plan in response to public comments received or as requested by the California Workforce Development Board and the State of California Employment Development Department. 25.Local Area Subsequent Designation and Local Board Recertification for a Two­Year Period from July 2021 to June 2023 Department(s): Community Development Agency Recommended Action: Authorize the Mayor to sign the Subsequent Local Area Designation and Local Board Recertification application for a two­year period expiring June 30, 2023. 26.Amend Conflict of Interest Code, list of designated classifications required to file annual disclosure form (Statement of Economic Interests form) Department(s): Clerk of the Council Office Recommended Action: Resolution No. 2021­XXX – Adopt a resolution amending the City of Santa Ana’s Conflict of Interest Code. MINUTES:This consent Item­ Resolution No. 2021­014 was approved. 27.Adopt a resolution amending resolution No. 2019­111 to effect certain changes to the City’s Master Pay Schedule in conformance with Title 2 of the California Code of Regulations section 570.5 and the California Public Employee’s Retirement System (CalPERS) Department(s): Human Resources Recommended Action: Resolution No. 2021­XXX – Adopt a Resolution Amending Resolution No. 2019­111 to effect certain changes to the City’s Master Pay Schedule for all represented and unrepresented employee classifications of the City of Santa Ana, covered by the City’s Classification and Compensation Plan, to conform with Title 2 of the California Code of Regulations Section 570.5, listing all employee pay rates on a publicly available master pay schedule approved and adopted by City Council.  MINUTES:This consent Item­ Resolution No. 2021­015 was approved. 28.Adopt a Resolution Authorizing a Grant Application Submission for the Bureau of Reclamation WaterSMART Small­Scale Water Efficiency Projects for the Santa Ana Landscape Transformation Program (Non­General Fund) Department(s): Public Works Agency Recommended Action: Resolution No. 2021­XXX – Adopt a resolution authorizing the Executive Director of the Public Works Agency to submit a grant application to the U.S. Department of the Interior, Bureau of Reclamation’s Sustain and Manage America’s Resources for Tomorrow Small­Scale Water Efficiency Programs Grant for the Turf Removal and Irrigation Improvements Program, in an amount up to $75,000. MINUTES:This consent Item­ Resolution No. 2021­016 was approved. 29.Adopt a Resolution and Approve an Agreement Accepting the Donation of a Police K­9 Animal, Equipment and Supplies, and $5,000 to Cover Training Expenses from Johanna Scillieri for the Santa Ana Police Department Vice/Narcotics K­9 Program Department(s): Police Department Recommended Action: 1.    Resolution No. 2021­XXX – Adopt a resolution accepting the donation of a Police K­9 animal, equipment and supplies, and $5,000 to cover training expenses from Johanna Scillieri for the Santa Ana Police Department’s Vice/Narcotics Unit and implementation of a K­9 Narcotics Detection Program.  2.    Approve an appropriation adjustment recognizing $5,000 in Police Miscellaneous Reimbursement revenue and appropriating same to the Vice/Narcotics Training, Transportation and Meetings account. (Requires five affirmative votes) MINUTES:This consent Item­ Resolution No. 2021­017 was approved. Moved by Councilmember Bacerra, seconded by Councilmember Mendoza to approve Consent Calendar items 7­ 29 with the exception of 13, 16, 19, and 21. Councilmember Phan abstained from Item 23 due to a conflict of interest. YES: 7 – Penaloza, Mayor Pro Tem, – Phan, Councilmember, – Lopez, Councilmember, – Bacerra, Councilmember, – Hernandez, Councilmember, – Mendoza, Councilmember, – Sarmiento, Mayor NO: 0  ABSTAIN: 0  ABSENT: 0  Status: 7 – 0 – 0 – 0 – Pass **END OF CONSENT CALENDAR** BUSINESS CALENDAR 30.Approve Agreement with Townsend Public Affairs for State Legislative Advocacy Services; Approve Amendment to Agreement with Holland & Knight for Federal Legislative Advocacy Services; Provide Direction to Staff relating to Local, State, and Federal Government Associations Department(s): City Manager Office Recommended Action: 1.    Authorize the City Manager to execute an agreement with Townsend Public Affairs for State legislative advocacy services for a three­year term, from April 6, 2021 through March 31, 2024, with an option to extend the term for an additional one­year period, for a four­year not­to­exceed amount of $252,000, subject to non­substantive changes approved by the City Manager and City Attorney (Agreement No. 2021­XXX).  2.    Approve an amendment to an agreement with Holland & Knight LLP for Federal legislative advocacy services for a one­year term from April 1, 2021 through March 31, 2022, in an amount not to exceed $117,600, subject to non­substantive changes approved by the City Manager and City Attorney (Agreement No. 2021­XXX). 3.    Provide direction to staff relating to local, state, and federal government associations. Moved by Councilmember Bacerra, seconded by Mayor Sarmiento to Approved as amended; 1. Approved a one year agreement to Townsend Public Affairs for state legislative advocacy services and directed staff to proceed with a request for proposal.  Agreement 2021­048 2. Approved an amendment to an agreement with Holland & Knight LLP for Federal legislative advocacy services for a term of 24 months. Agreement 2021­049 3.  Provided direction to staff relating to local state and federal government associations and return to council at a future date during the budget discussion.  . YES: 7 – Penaloza, Mayor Pro Tem, – Phan, Councilmember, – Lopez, Councilmember, – Bacerra, Councilmember, – Hernandez, Councilmember, – Mendoza, Councilmember, – Sarmiento, Mayor NO: 0  ABSTAIN: 0  ABSENT: 0  Status: 7 – 0 – 0 – 0 – Pass MINUTES:Management Assistant  Daniel Soto provided a brief presentation. 31.Adopt Resolution Condemning Racism Xenophobia and Hate against Asian Americans Department(s): City Manager Office Recommended Action: Resolution No. 2021­XXX – Adopt a resolution condemning racism, xenophobia, and hate against Asian Americans. MINUTES:Mayor Sarmiento requested staff research and restore the torn down Vietnamese themed welcome sign.  Resolution No. 2021­018 was approved Moved by Councilmember Phan, seconded by Councilmember Bacerra to Approve. YES: 7 – Penaloza, Mayor Pro Tem, – Phan, Councilmember, – Lopez, Councilmember, – Bacerra, Councilmember, – Hernandez, Councilmember, – Mendoza, Councilmember, – Sarmiento, Mayor NO: 0  ABSTAIN: 0  ABSENT: 0  Status: 7 – 0 – 0 – 0 – Pass **END OF BUSINESS CALENDAR** COUNCILMEMBER REQUESTED ITEMS 32.Discuss and consider directing City Manager to direct Police Department staff to post monthly reports of hate crime­related data on the Santa Ana Police Department website – Councilmembers Bacerra and Phan MINUTES:Council supports with no objections and provided direction to City staff. City Manager Kristine Ridge noted the data is information that is already collected by the Police Department.  Mayor Sarmiento recessed the Council meeting and convened to the Housing Authority Meeting at 9:37 p.m. Chair Sarmiento adjourned the Housing Authority meeting and reconvened to the Regular Meeting at 9:40 p.m. CITY MANAGER COMMENTS MINUTES:City Manager Kristine Ridge provided an update regarding the number of tutoring sessions provided by the library and announced the City has been named “Tree City” for 22  consecutive year.  COUNCIL COMMENTS MINUTES:Councilmember Bacerra wished everyone a happy National Library Week.  Councilmember Hernandez mentioned the unfortunate loss of a family friend due to COVID­19 and reminded the public that FEMA can provide financial assistance to those who have lost a loved one due to COVID­19.  Councilmember Lopez reminded residents she will be hosting a meeting aimed at discussing environmental concerns on April 29, 2021. Announced that the developer of the 2525 site has agreed to secure the site and provide guards overnight. Thanked residents for their patience and asked that they continue to reach out.  Councilmember Mendoza requested to adjourn the meeting in memory of Sergeant Salvador Lujan. Councilmember Phan reminded the public that the CDC still recommends social distancing and using masks after vaccination.  Mayor Pro Tem Penaloza invited the public to visit the newly renovated Newhope Library and reminded the public of Denim Day on April 28, 2021 and it’s background.   Mayor Sarmiento spoke regarding the American Rescue Plan and the importance of efficiently vaccinating the City’s residents.  ADJOURNMENT – Adjourn the City Council meeting and convene to the Housing Authority meeting. Adjourn in memory of Arthur Sandoval Future Items 1. Shelter Operator 2. Short Term Rentals & Reasonable Accommodation Regulations Update 3. Cannabis Regulation Updates MINUTES: Mayor Sarmiento adjourned the City Council meeting at 10:00 p.m. Adjourn in Memory of Arthur Sandoval, Sergeant Salvador Lujan and Matthew Farias. Daisy Gomez,   Clerk of the Council  HOUSING AUTHORITY CALL TO ORDER ATTENDANCE Authority Members Phil Bacerra Johnathan Ryan Hernandez Jessie Lopez Nelida Mendoza Thai Viet Phan Vice Chair David Penaloza Chair Vicente Sarmiento City Manager Kristine Ridge City Attorney Sonia R. Carvalho Clerk of the Council Daisy Gomez MINUTES:Chair Sarmiento recessed the Regular City Counil meeting and called the Housing Authority meeting to order at 9:37p.m. Clerk of the Council conducted roll call. All Authority Members were present. PUBLIC COMMENTS – Members of the public may address Housing Authority on items on the Housing Authority agenda.  MINUTES:None.  CONSENT CALENDAR RECOMMENDED ACTION:  Approve staff recommendations on the following Consent Calendar Item: 1. 1.Excused absences Department(s): Clerk of the Council Recommended Action: Excuse absent members. MINUTES:None. **END OF CONSENT CALENDAR** BUSINESS CALENDAR 2.Public Hearing ­ Approve the Housing Authority Annual Plan Legal Notice published in the Orange County Register, La Opinion and Nguoi Viet on February 20, 2021. Department(s): Community Development Agency Recommended Action: 1.    Conduct a public hearing in consideration of the approval and submission of the Housing Authority Annual Plan to the United States Department of Housing and Urban Development. 2.   Resolution No. 2021­XXX – Adopt a resolution approving the Housing Authority Annual Plan and authorize the Executive Director of the Housing Authority to submit the Annual Plan to the United States Department of Housing and Urban Development. Moved by Councilmember Hernandez, seconded by Councilmember Mendoza to Approve. YES: 7 – Penaloza, Mayor Pro Tem, – Phan, Councilmember, – Lopez, Councilmember, – Bacerra, Councilmember, – Hernandez, Councilmember, – Mendoza, Councilmember, – Sarmiento, Mayor NO: 0  ABSTAIN: 0  ABSENT: 0  Status: 7 – 0 – 0 – 0 – Pass MINUTES: Busniess Calendar Item Resolution No. 2021­001 was approved  Chair Sarmiento opened the public hearing and seeing there were no speakers, closed the public hearing at 9:39 p.m. **END OF BUSINESS CALENDAR** HOUSING AUTHORITY MEMBER COMMENTS MINUTES:None. ADJOURNMENT – Adjourn the Housing Authority meeting. MINUTES:Chair Sarmiento adjourned the Housing Authority meeting and reconvened to the Regular Meeting at 9:40 p.m. Daisy Gomez,   Clerk of the Council  th nd City Council 5 4/6/2021CityCouncil5–5 6/1/2021 DRAFT Minutes of the Regular Meeting of theCity CouncilCity of Santa Ana, CaliforniaApril 06, 2021CLOSED SESSION MEETING – 5:00 pmREGULAR OPEN MEETING – 5:00 PM (Immediately following the Closed Session Meeting)CITY COUNCIL CHAMBER22 Civic Center Plaza Santa Ana, CA 92701Due to Governor Gavin Newsom’s Executive Order and the City Council's Proclamation ofLocal Emergency, there was no in­person meeting location for the community to attendpublic meetings.CLOSED SESSIONCALL TO ORDERATTENDANCE Council Members Phil BacerraJohnathan Ryan HernandezJessie LopezNelida MendozaThai Viet PhanMayor  Pro Tem David PenalozaMayorVicente SarmientoCity Manager Kristine RidgeCity Attorney Sonia R. CarvalhoClerk of the Council Daisy GomezMINUTES:Mayor Pro Tem Penaloza called the Closed Session meeting to order at5:10 p.m.Clerk of the Council conducted roll call. All were present. Mayor Sarmiento joined themeeting at 5:40 p.m.No public comments on Closed Session items.CLOSED SESSION ITEMS – The Brown Act permits legislative bodies to discuss certainmatters without members of the public present. The City Council finds, based on advice fromthe City Attorney, that discussion in open session of the following matters will prejudice theposition of the City in existing and anticipated litigation:1.CONFERENCE WITH LEGAL COUNSEL ­ THREAT OF POTENTIAL LITIGATIONSignificant exposure to litigation pursuant to Government Code Section 54956.9(d)(2):  One Claima.    Claim number 20­146573, Allstate Ins / Sevak Zargaryan 2.CONFERENCE WITH LEGAL COUNSEL­ EXISTING LITIGATION­ pursuant toparagraph (1) of subdivision (d) of Section 54956.9 of the Government Code:a.  California Grocers Association v. City of Santa Ana, Orange County Superior CourtCase No. 30­2021­01189627­CU­MC­CXCCLOSED SESSION REPORT – The City Attorney will report on any action(s) to be taken atthe Regular Open Session which will begin immediately following the Closed Session.RECESS – City Council will recess to Closed Session for the purpose of conducting regularCity business.MINUTES:Council recessed meeting to consider items listed on the Closed Session fordiscussion at 5:12 p.m. Mayor Sarmiento joined the meeting at 5:40 p.m.RECONVENE – City Council will reconvene to continue regular City business.MINUTES:Mayor Sarmiento adjourned Closed Session meeting at 5:52 p.m. CITY COUNCIL REGULAR OPEN SESSIONCALL TO ORDERMINUTES:Mayor Sarmiento called the Regular Open Session meeting to order at5:58 p.m.ROLL CALLMINUTES:Clerk of the Council conducted roll call. All councilmembers were present.Councilmember Mendoza joined the Open Regular Session meeting at 6:03 p.m.PLEDGE OF ALLEGIANCE Mayor SarmientoINVOCATIONMoment of ReflectionCEREMONIAL PRESENTATIONS1.Oath of Office (video) administered to Nellieann Myia Turtleheart LeGaspé, PersonnelBoard as the Ward 5 representative – Councilmember Hernandez2.Introduction of Ward 1 Commissioners by Councilmember Phan.3.Proclamation presented by Mayor Sarmiento, Mayor Pro Tem Penaloza andCouncilmember Phan to Casa de la Familia recognizing Sexual Assault AwarenessMonth.4.Certificate of Recognition presented by Councilmember Bacerra to Toyama Karate­DoUSA in recognition of 30­year Anniversary and Outstanding Contributions to theCommunity.5.Certificate of Recognition presented by Councilmember Mendoza to Alan Gersten,Santa Ana Unified School District  for Teacher of the Year and OutstandingContributions to the Community.STAFF PRESENTATIONS6.COVID­19 Update in the Community.MINUTES:City Manager Kristine Ridge provided brief COVID­19 updates on:VaccinesAdvancement to the Orange TierCOVID­19 Funeral AssistanceBusiness LoansShuttered Venue Operators GrantCLOSED SESSION REPORT – The City Attorney will report on any action(s) from ClosedSession.MINUTES:City Attorney Sonia Carvalho reported that Closed Session Item 1 wasapproved unanimously by the Council, with the exception of the Mayor Sarmiento who wasabsent. PUBLIC COMMENT – Public comments will be held during the beginning of the meeting forALL comments on agenda and non­agenda items, except for public hearings. Comments forpublic hearings will take place after the hearing is opened.MINUTES:Clerk of the Council Daisy Gomez reported out on correspondence received.Dale Helvig thanked Parks, Recreation and Community Services staff on Item 16,expressed concern regarding rental fee for Item 22 and abatement concerns for derelictproperties. Victor Mendez expressed concern with the vaccination appointment process. Manny Escamilla spoke in support of Item 14 and asked to consider a potential site for afuture library, made comments regarding a potential memorial in honor of the lives lost toCOVID­19.Jeffrey Katz spoke regarding transitional housing and encourages council to adopt theCosta Mesa ordinance regarding transitional housing. Speaker spoke regarding a potential $200 stimulus check, requested Council use funds toreinvest in the community and spoke regarding solar panel manufacturing in the City. Paul Lujan spoke in opposition of the Lincoln Pathway Project.Irvin M. expressed concern with the homeless issue and maintenance in Memorial Park. CONSENT CALENDARRECOMMENDED ACTION:  Approve staff recommendations on the followingConsent Calendar Items: 7 through 29.7.Excused absencesDepartment(s): Clerk of the CouncilRecommended Action: Excuse the absent members.8.Minutes from the regular, special and Housing Authority meetings of February 2, 2021Department(s): Clerk of the CouncilRecommended Action: Approve minutes.9.Minutes from the special closed session meeting of February 12, 2021Department(s): Clerk of the CouncilRecommended Action: Approve minutes.10.Minutes from the regular meeting of February 16, 2021Department(s): Clerk of the CouncilRecommended Action: Approve minutes.11.Approve an Appropriation Adjustment and Agreement Accepting $90,364.23 in 2020Edward Byrne Memorial Justice Assistance Grant Funds (Non­General Fund)Department(s): Police DepartmentRecommended Action: 1.    Approve an appropriation adjustment recognizing$90,364.23 in the Law Enforcement Grants Revenue account and appropriate samein the Byrne Justice Assistance account. (Requires five affirmative votes)2.    Authorize the City Manager and the Chief of Police to execute an agreement(Award #2020­DJ­BX­0773) with the Orange County Sheriff’s Department for theperiod of October 1, 2020 through September 30, 2023, accepting the 2020 EdwardByrne Memorial Justice Assistance Grant program funds in the amount of $90,364.23,subject to non­substantive changes approved by the City Manager and City Attorney(Agreement No. 2021­XXX). MINUTES:This consent Item ­ Agreement No. 2021­039 was approved.12.Approve a Lease Agreement with Railworks Track Services, Inc. for Office Space atthe Santa Ana Regional Transportation Center for a One­year Term with Twelve One­month Extensions for a Total Amount of $19,560 (Non­General Fund)Department(s): Public Works AgencyRecommended Action: 1.   Authorize the City Manager to execute a site leaseagreement with RailWorks Track Services, Inc., to compensate the City $815 permonth, with any partial month prorated at $27 per day, for the lease of 326 square feetof office space located at the Santa Ana Regional Transportation Center, for a one­year term beginning on April 6, 2021, and ending April 5, 2022, with an option fortwelve month­to­month extensions, for a total of $19,560 in lease revenue for the entireterm of the agreement, including optional extensions, subject to non­substantivechanges approved by the City Manager and City Attorney (Agreement No. 2021­XXX).  2.    Approve an appropriation adjustment recognizing Fiscal Year 2020­21 lease income in the amount of $2,310 into the SARTC Operations, Rental­RailWorks revenue account and appropriating the same amount to the SARTC Operations, Contractual Services expenditure account. (Requires five affirmative votes) MINUTES:This consent Item ­ Agreement No. 2021­040 was approved. 13.Approve an Appropriation Adjustment, Approve an Amendment to the FY 2020­21 Capital Improvement Program, and Award a Construction Contract to Big Ben, Inc. in the Amount of $707,733 for the Baker­Glenwood Sewer Main Upgrade Project with an Estimated Total Delivery Cost of $920,053 (Project No. 21­6446) (Non­General Fund) Department(s): Public Works Agency Recommended Action: 1.    Approve an appropriation adjustment to recognize $920,053 from prior year fund balance in the Sewer Connection Fee Fund, prior­year carry forward revenue account and appropriate the same amount to the Sewer Connection Projects, Improvements Other Than Building expenditure account. (Requires five affirmative votes) 2.    Approve an amendment to the Fiscal Year 2020­21 Capital Improvement Program to include $920,053 in construction funds for the Baker­Glenwood Sewer Main Upgrade. 3.    Award a Construction Contract to Big Ben, Inc., the lowest responsible bidder, in accordance with the base bid in the amount of $707,733, for construction of the Baker­Glenwood Sewer Main Upgrade, for the term beginning April 6, 2021 and ending upon project completion, and authorize the City Manager to execute the contract subject to non­substantive changes approved by the City Manager and City Attorney. 4.    Approve the Project Delivery Cost for a total estimated construction cost of $920,053, which includes $707,733 for construction contract, $106,160 for contract administration, inspection and testing, and $106,160 for project contingency.   MINUTES:Executive Director of Public Works Agency Nabil Saba addressed council regarding project timeline and traffic during construction. Moved by Mayor Pro Tem Penaloza, seconded by Councilmember Bacerra to Approve. YES: 7 – Penaloza, Mayor Pro Tem, – Phan, Councilmember, – Lopez, Councilmember, – Bacerra, Councilmember, – Hernandez, Councilmember, – Mendoza, Councilmember, – Sarmiento, Mayor NO: 0  ABSTAIN: 0  ABSENT: 0  Status: 7 – 0 – 0 – 0 – Pass 14.Award a Purchase Order Contract to Bibliotheca, LLC to Provide and Install Two Full Turn­Key Book Dispenser Remote Lockers at the Santa Ana Regional Transportation Center and Police Athletic & Activity League (PAAL) Center for $59,109.74 and a Two­Year Extended Warranty with Hardware and Software Maintenance for $10,260, for a Total Amount Not to Exceed $69,369.74 (Specification No. 21­037) (General Fund) Department(s): Library Recommended Action: Award a purchase order contract to Bibliotheca, LLC to provide and install two full turn­key book dispenser remote lockers at the Santa Ana Regional Transportation Center and Police Athletic & Activity League (PAAL) Center for $59,109.74 and a two­year extended warranty with hardware and software maintenance for $10,260 for a total amount not to exceed $69.369.74, subject to non­ substantive changes approved by the City Manager and City Attorney. 15.Authorize a one­time purchase and payment of purchase order to Metron­Farnier, LLC for construction fire hydrant water meters with Verizon Solution Registers in the amount of $82,560, plus a contingency of $8,256, for a total amount not to exceed $90,816, subject to non­substantive changes approved by the City Manager and City Attorney. Department(s): Public Works Agency Recommended Action: Authorize a one­time purchase and payment of purchase order to Metron­Farnier, LLC for construction fire hydrant water meters with Verizon Solution Registers in the amount of $82,560, plus a contingency of $8,256, for a total amount not to exceed $90,816, subject to non­substantive changes approved by the City Manager and City Attorney. 16.Authorize Budget Reallocation and Award a Construction Contract to Wright Construction Engineering Corp. in the Amount of $1,099,195.50 for the Lincoln Avenue Pedestrian Pathway from Park Lane to Santiago Creek Project with an Estimated Total Delivery Cost of $1,341,991 (Project No. 17­6802) (Non­General Fund) Department(s): Public Works Agency Recommended Action: 1. Authorize Budget Reallocation of $140,105 in unspent project funds to the Lincoln Avenue Pedestrian Pathway from Park Lane to Santiago Creek Project (17­6802) as follows: $46,105 in Measure M2 Local Fairshare funds from the Bristol Street Rehabilitation from 17  to Santa Clara project (Project 18­ 6909), and $94,000 in Measure M2 Local Fairshare funds from Project Development (Project 21­6899). 2. Award a construction contract to Wright Construction Engineering Corp., the lowest responsible bidder, in accordance with the Base Bid plus Alternates 1 and 2 in the amount of $1,099,195.50, for construction of the Lincoln Avenue Pedestrian Pathway from Park Lane to Santiago Creek Project, for the term beginning April 6, 2021 and ending upon project completion, and authorize the City Manager to execute the contract, subject to non­substantive changes approved by the City Manager and City Attorney.  3. Approve the Project Delivery Cost with a total estimated construction cost of $1,341,991, which includes $1,099,195.50 for the construction contract, $110,891.50 for contract administration, inspection and testing, and $131,904 for project contingencies. MINUTES:Executive Director of Public Works Agency Nabil Saba provided a brief presentation. Council requested staff research or provide outreach regarding the number of Santa Ana based contractors who submit bids.  Moved by Councilmember Lopez, seconded by Mayor Pro Tem Penaloza to Approve. YES: 7 – Penaloza, Mayor Pro Tem, – Phan, Councilmember, – Lopez, Councilmember, – Bacerra, Councilmember, – Hernandez, Councilmember, – Mendoza, Councilmember, – Sarmiento, Mayor NO: 0  ABSTAIN: 0  ABSENT: 0  Status: 7 – 0 – 0 – 0 – Pass 17.Approve Agreement with TPX Communications, Inc. for Telecom Services in an Annual Amount Not to Exceed $50,000 (Non­General Fund) Department(s): Information Technology Recommended Action: 1.    Authorize the City Manager to execute the agreement with TPX Communications, Inc., for telecom services for a three­year period beginning April 1, 2021 through March 31, 2024 with the potential for three (3) additional one­year (1) renewal terms, exercisable by the City Manager and the City, in an amount not to exceed $50,000 annually and $300,000 over the life of the agreement if all extensions are utilized, subject to non­substantive changes and approved by the City Manager and City Attorney (Agreement No. 2021­XXX). 2.    Approve payment for invoices for services incurred with TPX for telecom services through April 30, 2021 for an additional amount not­to­exceed $18,000. MINUTES:This consent Item ­ Agreement No. 2021­041 was approved. 18.Approve Agreement with Nogalis, Inc. for Lawson Managed Services in an annual amount not to exceed $150,000 (Non­General Fund) Department(s): Information Technology Recommended Action: Authorize the City Manager to execute an agreement with Nogalis, Inc. for Lawson Managed Services for a (4) four­year term expiring April 1, 2025, with the potential for two (2) additional (1) one­year renewal terms exercisable by the City Manager and the City Attorney, for a total amount not­to­exceed $150,000 annually and $900,000 over the life of the agreement if all extensions are utilized, subject to non­substantive changes approved by the City Manager and City Attorney (Agreement No. 2021­XXX). MINUTES:This consent Item ­ Agreement No. 2021­042 was approved. 19.Approve an Amendment to Add a One­Year Extension to the Agreement with Valley Maintenance Corporation for Custodial Services at City Park Restrooms and Facilities from June 1, 2021 to May 31, 2022 for a Total Annual Amount of $476,708, for Total Agreement Amount for the Five­Year Period to $2,130,425 (General Fund) Department(s): Parks, Recreation, and Community Services Recommended Action: Authorize the City Manager to execute an amendment to the agreement with Valley Maintenance Corporation for custodial services at City park restrooms and facilities to extend the term for one year, from June 1, 2021 to May 31, 2022 for a total annual amount of $476,708, bringing the total agreement amount for the five­year period to $2,130,425, subject to non­substantive changes approved by the City Manager and City Attorney (Agreement No. 2021­XXX). MINUTES:Executive Director of Parks, Recreation, and Community Agency Lisa Rudloff addressed council regarding park janitorial maintenance, inspections and future janitorial bid. Councilmembers requested an increase in rotation of park restroom cleaning.  This consent Item ­ Agreement No. 2021­043 was approved. Moved by Mayor Pro Tem Penaloza, seconded by Councilmember Hernandez to Approve. YES: 7 – Penaloza, Mayor Pro Tem, – Phan, Councilmember, – Lopez, Councilmember, – Bacerra, Councilmember, – Hernandez, Councilmember, – Mendoza, Councilmember, – Sarmiento, Mayor NO: 0  ABSTAIN: 0  ABSENT: 0  Status: 7 – 0 – 0 – 0 – Pass 20.Approve a Three­Year Lease Agreement with Rick Kagasoff for warehouse space for the Santa Ana Police Department Evidence Section in the amount of $197,227 (Non­ General Fund) Department(s): Police Department Recommended Action: Authorize the City Manager to execute a three­year lease agreement with Rick Kagasoff for warehouse space, for the period of April 15, 2021 through April 30, 2024, in an amount not to exceed $197,227, subject to non­ substantive changes approved by the City Manager and City Attorney. This agreement also includes an optional one­year extension, exercisable by the City Manager and City Attorney, in the annual amount of $67,200 (Agreement No. 2021­XXX). MINUTES:This consent Item ­ Agreement No. 2021­044 was approved. 21.Approve a First Amendment to the Conditional Grant Agreement with Habitat for Humanity of Orange County for the Development of the Lacy Street Project (Non­ General Fund) Department(s): Community Development Agency Recommended Action: Authorize the City Manager to execute a First Amendment to the Conditional Grant Agreement with Habitat for Humanity of Orange County for an additional $333,777 in Inclusionary Housing Funds for a total Inclusionary Grant amount of $565,271 for the development of the Lacy Street affordable housing project located at 826 N Lacy Street (APN 398­041­22) and 416 Vance Street (APN 398­ 041­18), subject to non­substantive changes approved by the City Manager and City Attorney (Agreement No. 2021­XXX). Moved by Mayor Pro Tem Penaloza, seconded by Councilmember Bacerra to Approve. YES: 7 – Penaloza, Mayor Pro Tem, – Phan, Councilmember, – Lopez, Councilmember, – Bacerra, Councilmember, – Hernandez, Councilmember, – Mendoza, Councilmember, – Sarmiento, Mayor NO: 0  ABSTAIN: 0  ABSENT: 0  Status: 7 – 0 – 0 – 0 – Pass MINUTES:This consent Item ­ Agreement No. 2021­045 was approved. 22.Approve an agreement with Illumination Foundation to Operate a Temporary Homeless Shelter, from April 20, 2021 through September 30, 2021, due to the Closure of the Link Shelter and Construction of the Carnegie Navigation Center (Non­ General Fund) Department(s): Community Development Agency Recommended Action: 1.    Authorize the City Manager to execute an agreement with Illumination Foundation to operate a temporary shelter to provide needed serves to guests at the Link shelter during the construction of the Carnegie Navigation Center for $230,000 per month in an amount not to exceed $1,500,000, from April 20, 2021 through September 30, 2021, subject to non­substantive changes approved by the City Manager and City Attorney (Agreement No. 2021­XXX). 2.    Authorize the City Manager to execute any and all agreements required by State or Federal agencies for the use of ESG­CV, ESG­CV2 and any/all other homeless­ related funds available.  MINUTES:This consent Item ­ Agreement No. 2021­046 was approved. 23.Approve HEAP Subcontractor Agreement with Orange County United Way for Landlord Incentive Program for Foster Youth to Independence Housing Voucher Holders (Non­General Fund) Department(s): Community Development Agency Recommended Action: Authorize the City Manager to execute an agreement with Orange County United Way to utilize Homeless Emergency Aid Program (HEAP) funds in an amount not to exceed $184,544.29 to provide landlord incentives for Foster Youth to Independence vouchers issued by the Housing Authority, subject to non­substantive changes approved by the City Manager and City Attorney (Agreement No. 2021­XXX).  MINUTES:Councilmember Phan abstained from Item 23 due to a conflict of interest regarding her employer. This consent Item ­ Agreement No. 2021­047 was approved. 24.Approve the Regional and Unified Local Workforce Plan for Program Years 2021­ 2024 Department(s): Community Development Agency Recommended Action: 1.    Approve the Regional and Unified Local Plan for Program Year 2021­2024 and authorize staff to submit to the California Workforce Development Board and State of California Employment Development Department. 2.    Authorize the Mayor to sign all documents necessary for the submission of the Regional and Unified Local Plan for Program Year 2021­2024.  3.    Authorize staff to make non­substantive changes to the Regional and Unified Local Plan in response to public comments received or as requested by the California Workforce Development Board and the State of California Employment Development Department. 25.Local Area Subsequent Designation and Local Board Recertification for a Two­Year Period from July 2021 to June 2023 Department(s): Community Development Agency Recommended Action: Authorize the Mayor to sign the Subsequent Local Area Designation and Local Board Recertification application for a two­year period expiring June 30, 2023. 26.Amend Conflict of Interest Code, list of designated classifications required to file annual disclosure form (Statement of Economic Interests form) Department(s): Clerk of the Council Office Recommended Action: Resolution No. 2021­XXX – Adopt a resolution amending the City of Santa Ana’s Conflict of Interest Code. MINUTES:This consent Item­ Resolution No. 2021­014 was approved. 27.Adopt a resolution amending resolution No. 2019­111 to effect certain changes to the City’s Master Pay Schedule in conformance with Title 2 of the California Code of Regulations section 570.5 and the California Public Employee’s Retirement System (CalPERS) Department(s): Human Resources Recommended Action: Resolution No. 2021­XXX – Adopt a Resolution Amending Resolution No. 2019­111 to effect certain changes to the City’s Master Pay Schedule for all represented and unrepresented employee classifications of the City of Santa Ana, covered by the City’s Classification and Compensation Plan, to conform with Title 2 of the California Code of Regulations Section 570.5, listing all employee pay rates on a publicly available master pay schedule approved and adopted by City Council.  MINUTES:This consent Item­ Resolution No. 2021­015 was approved. 28.Adopt a Resolution Authorizing a Grant Application Submission for the Bureau of Reclamation WaterSMART Small­Scale Water Efficiency Projects for the Santa Ana Landscape Transformation Program (Non­General Fund) Department(s): Public Works Agency Recommended Action: Resolution No. 2021­XXX – Adopt a resolution authorizing the Executive Director of the Public Works Agency to submit a grant application to the U.S. Department of the Interior, Bureau of Reclamation’s Sustain and Manage America’s Resources for Tomorrow Small­Scale Water Efficiency Programs Grant for the Turf Removal and Irrigation Improvements Program, in an amount up to $75,000. MINUTES:This consent Item­ Resolution No. 2021­016 was approved. 29.Adopt a Resolution and Approve an Agreement Accepting the Donation of a Police K­9 Animal, Equipment and Supplies, and $5,000 to Cover Training Expenses from Johanna Scillieri for the Santa Ana Police Department Vice/Narcotics K­9 Program Department(s): Police Department Recommended Action: 1.    Resolution No. 2021­XXX – Adopt a resolution accepting the donation of a Police K­9 animal, equipment and supplies, and $5,000 to cover training expenses from Johanna Scillieri for the Santa Ana Police Department’s Vice/Narcotics Unit and implementation of a K­9 Narcotics Detection Program.  2.    Approve an appropriation adjustment recognizing $5,000 in Police Miscellaneous Reimbursement revenue and appropriating same to the Vice/Narcotics Training, Transportation and Meetings account. (Requires five affirmative votes) MINUTES:This consent Item­ Resolution No. 2021­017 was approved. Moved by Councilmember Bacerra, seconded by Councilmember Mendoza to approve Consent Calendar items 7­ 29 with the exception of 13, 16, 19, and 21. Councilmember Phan abstained from Item 23 due to a conflict of interest. YES: 7 – Penaloza, Mayor Pro Tem, – Phan, Councilmember, – Lopez, Councilmember, – Bacerra, Councilmember, – Hernandez, Councilmember, – Mendoza, Councilmember, – Sarmiento, Mayor NO: 0  ABSTAIN: 0  ABSENT: 0  Status: 7 – 0 – 0 – 0 – Pass **END OF CONSENT CALENDAR** BUSINESS CALENDAR 30.Approve Agreement with Townsend Public Affairs for State Legislative Advocacy Services; Approve Amendment to Agreement with Holland & Knight for Federal Legislative Advocacy Services; Provide Direction to Staff relating to Local, State, and Federal Government Associations Department(s): City Manager Office Recommended Action: 1.    Authorize the City Manager to execute an agreement with Townsend Public Affairs for State legislative advocacy services for a three­year term, from April 6, 2021 through March 31, 2024, with an option to extend the term for an additional one­year period, for a four­year not­to­exceed amount of $252,000, subject to non­substantive changes approved by the City Manager and City Attorney (Agreement No. 2021­XXX).  2.    Approve an amendment to an agreement with Holland & Knight LLP for Federal legislative advocacy services for a one­year term from April 1, 2021 through March 31, 2022, in an amount not to exceed $117,600, subject to non­substantive changes approved by the City Manager and City Attorney (Agreement No. 2021­XXX). 3.    Provide direction to staff relating to local, state, and federal government associations. Moved by Councilmember Bacerra, seconded by Mayor Sarmiento to Approved as amended; 1. Approved a one year agreement to Townsend Public Affairs for state legislative advocacy services and directed staff to proceed with a request for proposal.  Agreement 2021­048 2. Approved an amendment to an agreement with Holland & Knight LLP for Federal legislative advocacy services for a term of 24 months. Agreement 2021­049 3.  Provided direction to staff relating to local state and federal government associations and return to council at a future date during the budget discussion.  . YES: 7 – Penaloza, Mayor Pro Tem, – Phan, Councilmember, – Lopez, Councilmember, – Bacerra, Councilmember, – Hernandez, Councilmember, – Mendoza, Councilmember, – Sarmiento, Mayor NO: 0  ABSTAIN: 0  ABSENT: 0  Status: 7 – 0 – 0 – 0 – Pass MINUTES:Management Assistant  Daniel Soto provided a brief presentation. 31.Adopt Resolution Condemning Racism Xenophobia and Hate against Asian Americans Department(s): City Manager Office Recommended Action: Resolution No. 2021­XXX – Adopt a resolution condemning racism, xenophobia, and hate against Asian Americans. MINUTES:Mayor Sarmiento requested staff research and restore the torn down Vietnamese themed welcome sign.  Resolution No. 2021­018 was approved Moved by Councilmember Phan, seconded by Councilmember Bacerra to Approve. YES: 7 – Penaloza, Mayor Pro Tem, – Phan, Councilmember, – Lopez, Councilmember, – Bacerra, Councilmember, – Hernandez, Councilmember, – Mendoza, Councilmember, – Sarmiento, Mayor NO: 0  ABSTAIN: 0  ABSENT: 0  Status: 7 – 0 – 0 – 0 – Pass **END OF BUSINESS CALENDAR** COUNCILMEMBER REQUESTED ITEMS 32.Discuss and consider directing City Manager to direct Police Department staff to post monthly reports of hate crime­related data on the Santa Ana Police Department website – Councilmembers Bacerra and Phan MINUTES:Council supports with no objections and provided direction to City staff. City Manager Kristine Ridge noted the data is information that is already collected by the Police Department.  Mayor Sarmiento recessed the Council meeting and convened to the Housing Authority Meeting at 9:37 p.m. Chair Sarmiento adjourned the Housing Authority meeting and reconvened to the Regular Meeting at 9:40 p.m. CITY MANAGER COMMENTS MINUTES:City Manager Kristine Ridge provided an update regarding the number of tutoring sessions provided by the library and announced the City has been named “Tree City” for 22  consecutive year.  COUNCIL COMMENTS MINUTES:Councilmember Bacerra wished everyone a happy National Library Week.  Councilmember Hernandez mentioned the unfortunate loss of a family friend due to COVID­19 and reminded the public that FEMA can provide financial assistance to those who have lost a loved one due to COVID­19.  Councilmember Lopez reminded residents she will be hosting a meeting aimed at discussing environmental concerns on April 29, 2021. Announced that the developer of the 2525 site has agreed to secure the site and provide guards overnight. Thanked residents for their patience and asked that they continue to reach out.  Councilmember Mendoza requested to adjourn the meeting in memory of Sergeant Salvador Lujan. Councilmember Phan reminded the public that the CDC still recommends social distancing and using masks after vaccination.  Mayor Pro Tem Penaloza invited the public to visit the newly renovated Newhope Library and reminded the public of Denim Day on April 28, 2021 and it’s background.   Mayor Sarmiento spoke regarding the American Rescue Plan and the importance of efficiently vaccinating the City’s residents.  ADJOURNMENT – Adjourn the City Council meeting and convene to the Housing Authority meeting. Adjourn in memory of Arthur Sandoval Future Items 1. Shelter Operator 2. Short Term Rentals & Reasonable Accommodation Regulations Update 3. Cannabis Regulation Updates MINUTES: Mayor Sarmiento adjourned the City Council meeting at 10:00 p.m. Adjourn in Memory of Arthur Sandoval, Sergeant Salvador Lujan and Matthew Farias. Daisy Gomez,   Clerk of the Council  HOUSING AUTHORITY CALL TO ORDER ATTENDANCE Authority Members Phil Bacerra Johnathan Ryan Hernandez Jessie Lopez Nelida Mendoza Thai Viet Phan Vice Chair David Penaloza Chair Vicente Sarmiento City Manager Kristine Ridge City Attorney Sonia R. Carvalho Clerk of the Council Daisy Gomez MINUTES:Chair Sarmiento recessed the Regular City Counil meeting and called the Housing Authority meeting to order at 9:37p.m. Clerk of the Council conducted roll call. All Authority Members were present. PUBLIC COMMENTS – Members of the public may address Housing Authority on items on the Housing Authority agenda.  MINUTES:None.  CONSENT CALENDAR RECOMMENDED ACTION:  Approve staff recommendations on the following Consent Calendar Item: 1. 1.Excused absences Department(s): Clerk of the Council Recommended Action: Excuse absent members. MINUTES:None. **END OF CONSENT CALENDAR** BUSINESS CALENDAR 2.Public Hearing ­ Approve the Housing Authority Annual Plan Legal Notice published in the Orange County Register, La Opinion and Nguoi Viet on February 20, 2021. Department(s): Community Development Agency Recommended Action: 1.    Conduct a public hearing in consideration of the approval and submission of the Housing Authority Annual Plan to the United States Department of Housing and Urban Development. 2.   Resolution No. 2021­XXX – Adopt a resolution approving the Housing Authority Annual Plan and authorize the Executive Director of the Housing Authority to submit the Annual Plan to the United States Department of Housing and Urban Development. Moved by Councilmember Hernandez, seconded by Councilmember Mendoza to Approve. YES: 7 – Penaloza, Mayor Pro Tem, – Phan, Councilmember, – Lopez, Councilmember, – Bacerra, Councilmember, – Hernandez, Councilmember, – Mendoza, Councilmember, – Sarmiento, Mayor NO: 0  ABSTAIN: 0  ABSENT: 0  Status: 7 – 0 – 0 – 0 – Pass MINUTES: Busniess Calendar Item Resolution No. 2021­001 was approved  Chair Sarmiento opened the public hearing and seeing there were no speakers, closed the public hearing at 9:39 p.m. **END OF BUSINESS CALENDAR** HOUSING AUTHORITY MEMBER COMMENTS MINUTES:None. ADJOURNMENT – Adjourn the Housing Authority meeting. MINUTES:Chair Sarmiento adjourned the Housing Authority meeting and reconvened to the Regular Meeting at 9:40 p.m. Daisy Gomez,   Clerk of the Council  th nd City Council 6 4/6/2021CityCouncil5–6 6/1/2021 DRAFT Minutes of the Regular Meeting of theCity CouncilCity of Santa Ana, CaliforniaApril 06, 2021CLOSED SESSION MEETING – 5:00 pmREGULAR OPEN MEETING – 5:00 PM (Immediately following the Closed Session Meeting)CITY COUNCIL CHAMBER22 Civic Center Plaza Santa Ana, CA 92701Due to Governor Gavin Newsom’s Executive Order and the City Council's Proclamation ofLocal Emergency, there was no in­person meeting location for the community to attendpublic meetings.CLOSED SESSIONCALL TO ORDERATTENDANCE Council Members Phil BacerraJohnathan Ryan HernandezJessie LopezNelida MendozaThai Viet PhanMayor  Pro Tem David PenalozaMayorVicente SarmientoCity Manager Kristine RidgeCity Attorney Sonia R. CarvalhoClerk of the Council Daisy GomezMINUTES:Mayor Pro Tem Penaloza called the Closed Session meeting to order at5:10 p.m.Clerk of the Council conducted roll call. All were present. Mayor Sarmiento joined themeeting at 5:40 p.m.No public comments on Closed Session items.CLOSED SESSION ITEMS – The Brown Act permits legislative bodies to discuss certainmatters without members of the public present. The City Council finds, based on advice fromthe City Attorney, that discussion in open session of the following matters will prejudice theposition of the City in existing and anticipated litigation:1.CONFERENCE WITH LEGAL COUNSEL ­ THREAT OF POTENTIAL LITIGATIONSignificant exposure to litigation pursuant to Government Code Section 54956.9(d)(2):  One Claima.    Claim number 20­146573, Allstate Ins / Sevak Zargaryan 2.CONFERENCE WITH LEGAL COUNSEL­ EXISTING LITIGATION­ pursuant toparagraph (1) of subdivision (d) of Section 54956.9 of the Government Code:a.  California Grocers Association v. City of Santa Ana, Orange County Superior CourtCase No. 30­2021­01189627­CU­MC­CXCCLOSED SESSION REPORT – The City Attorney will report on any action(s) to be taken atthe Regular Open Session which will begin immediately following the Closed Session.RECESS – City Council will recess to Closed Session for the purpose of conducting regularCity business.MINUTES:Council recessed meeting to consider items listed on the Closed Session fordiscussion at 5:12 p.m. Mayor Sarmiento joined the meeting at 5:40 p.m.RECONVENE – City Council will reconvene to continue regular City business.MINUTES:Mayor Sarmiento adjourned Closed Session meeting at 5:52 p.m. CITY COUNCIL REGULAR OPEN SESSIONCALL TO ORDERMINUTES:Mayor Sarmiento called the Regular Open Session meeting to order at5:58 p.m.ROLL CALLMINUTES:Clerk of the Council conducted roll call. All councilmembers were present.Councilmember Mendoza joined the Open Regular Session meeting at 6:03 p.m.PLEDGE OF ALLEGIANCE Mayor SarmientoINVOCATIONMoment of ReflectionCEREMONIAL PRESENTATIONS1.Oath of Office (video) administered to Nellieann Myia Turtleheart LeGaspé, PersonnelBoard as the Ward 5 representative – Councilmember Hernandez2.Introduction of Ward 1 Commissioners by Councilmember Phan.3.Proclamation presented by Mayor Sarmiento, Mayor Pro Tem Penaloza andCouncilmember Phan to Casa de la Familia recognizing Sexual Assault AwarenessMonth.4.Certificate of Recognition presented by Councilmember Bacerra to Toyama Karate­DoUSA in recognition of 30­year Anniversary and Outstanding Contributions to theCommunity.5.Certificate of Recognition presented by Councilmember Mendoza to Alan Gersten,Santa Ana Unified School District  for Teacher of the Year and OutstandingContributions to the Community.STAFF PRESENTATIONS6.COVID­19 Update in the Community.MINUTES:City Manager Kristine Ridge provided brief COVID­19 updates on:VaccinesAdvancement to the Orange TierCOVID­19 Funeral AssistanceBusiness LoansShuttered Venue Operators GrantCLOSED SESSION REPORT – The City Attorney will report on any action(s) from ClosedSession.MINUTES:City Attorney Sonia Carvalho reported that Closed Session Item 1 wasapproved unanimously by the Council, with the exception of the Mayor Sarmiento who wasabsent. PUBLIC COMMENT – Public comments will be held during the beginning of the meeting forALL comments on agenda and non­agenda items, except for public hearings. Comments forpublic hearings will take place after the hearing is opened.MINUTES:Clerk of the Council Daisy Gomez reported out on correspondence received.Dale Helvig thanked Parks, Recreation and Community Services staff on Item 16,expressed concern regarding rental fee for Item 22 and abatement concerns for derelictproperties. Victor Mendez expressed concern with the vaccination appointment process. Manny Escamilla spoke in support of Item 14 and asked to consider a potential site for afuture library, made comments regarding a potential memorial in honor of the lives lost toCOVID­19.Jeffrey Katz spoke regarding transitional housing and encourages council to adopt theCosta Mesa ordinance regarding transitional housing. Speaker spoke regarding a potential $200 stimulus check, requested Council use funds toreinvest in the community and spoke regarding solar panel manufacturing in the City. Paul Lujan spoke in opposition of the Lincoln Pathway Project.Irvin M. expressed concern with the homeless issue and maintenance in Memorial Park. CONSENT CALENDARRECOMMENDED ACTION:  Approve staff recommendations on the followingConsent Calendar Items: 7 through 29.7.Excused absencesDepartment(s): Clerk of the CouncilRecommended Action: Excuse the absent members.8.Minutes from the regular, special and Housing Authority meetings of February 2, 2021Department(s): Clerk of the CouncilRecommended Action: Approve minutes.9.Minutes from the special closed session meeting of February 12, 2021Department(s): Clerk of the CouncilRecommended Action: Approve minutes.10.Minutes from the regular meeting of February 16, 2021Department(s): Clerk of the CouncilRecommended Action: Approve minutes.11.Approve an Appropriation Adjustment and Agreement Accepting $90,364.23 in 2020Edward Byrne Memorial Justice Assistance Grant Funds (Non­General Fund)Department(s): Police DepartmentRecommended Action: 1.    Approve an appropriation adjustment recognizing$90,364.23 in the Law Enforcement Grants Revenue account and appropriate samein the Byrne Justice Assistance account. (Requires five affirmative votes)2.    Authorize the City Manager and the Chief of Police to execute an agreement(Award #2020­DJ­BX­0773) with the Orange County Sheriff’s Department for theperiod of October 1, 2020 through September 30, 2023, accepting the 2020 EdwardByrne Memorial Justice Assistance Grant program funds in the amount of $90,364.23,subject to non­substantive changes approved by the City Manager and City Attorney(Agreement No. 2021­XXX). MINUTES:This consent Item ­ Agreement No. 2021­039 was approved.12.Approve a Lease Agreement with Railworks Track Services, Inc. for Office Space atthe Santa Ana Regional Transportation Center for a One­year Term with Twelve One­month Extensions for a Total Amount of $19,560 (Non­General Fund)Department(s): Public Works AgencyRecommended Action: 1.   Authorize the City Manager to execute a site leaseagreement with RailWorks Track Services, Inc., to compensate the City $815 permonth, with any partial month prorated at $27 per day, for the lease of 326 square feetof office space located at the Santa Ana Regional Transportation Center, for a one­year term beginning on April 6, 2021, and ending April 5, 2022, with an option fortwelve month­to­month extensions, for a total of $19,560 in lease revenue for the entireterm of the agreement, including optional extensions, subject to non­substantivechanges approved by the City Manager and City Attorney (Agreement No. 2021­XXX). 2.    Approve an appropriation adjustment recognizing Fiscal Year 2020­21 leaseincome in the amount of $2,310 into the SARTC Operations, Rental­RailWorksrevenue account and appropriating the same amount to the SARTC Operations,Contractual Services expenditure account. (Requires five affirmative votes)MINUTES:This consent Item ­ Agreement No. 2021­040 was approved.13.Approve an Appropriation Adjustment, Approve an Amendment to the FY 2020­21Capital Improvement Program, and Award a Construction Contract to Big Ben, Inc. inthe Amount of $707,733 for the Baker­Glenwood Sewer Main Upgrade Project withan Estimated Total Delivery Cost of $920,053 (Project No. 21­6446) (Non­GeneralFund)Department(s): Public Works AgencyRecommended Action: 1.    Approve an appropriation adjustment to recognize$920,053 from prior year fund balance in the Sewer Connection Fee Fund, prior­yearcarry forward revenue account and appropriate the same amount to the SewerConnection Projects, Improvements Other Than Building expenditureaccount. (Requires five affirmative votes)2.    Approve an amendment to the Fiscal Year 2020­21 Capital ImprovementProgram to include $920,053 in construction funds for the Baker­Glenwood SewerMain Upgrade.3.    Award a Construction Contract to Big Ben, Inc., the lowest responsible bidder, inaccordance with the base bid in the amount of $707,733, for construction of theBaker­Glenwood Sewer Main Upgrade, for the term beginning April 6, 2021 andending upon project completion, and authorize the City Manager to execute thecontract subject to non­substantive changes approved by the City Manager and CityAttorney.4.    Approve the Project Delivery Cost for a total estimated construction cost of$920,053, which includes $707,733 for construction contract, $106,160 for contractadministration, inspection and testing, and $106,160 for project contingency.  MINUTES:Executive Director of Public Works Agency Nabil Saba addressedcouncil regarding project timeline and traffic during construction.Moved by Mayor Pro Tem Penaloza, seconded by Councilmember Bacerra toApprove.YES: 7 – Penaloza, Mayor Pro Tem, – Phan, Councilmember, – Lopez,Councilmember, – Bacerra, Councilmember, – Hernandez, Councilmember, –Mendoza, Councilmember, – Sarmiento, MayorNO: 0  ABSTAIN: 0  ABSENT: 0  Status: 7 – 0 – 0 – 0 – Pass 14.Award a Purchase Order Contract to Bibliotheca, LLC to Provide and Install Two Full Turn­Key Book Dispenser Remote Lockers at the Santa Ana Regional Transportation Center and Police Athletic & Activity League (PAAL) Center for $59,109.74 and a Two­Year Extended Warranty with Hardware and Software Maintenance for $10,260, for a Total Amount Not to Exceed $69,369.74 (Specification No. 21­037) (General Fund) Department(s): Library Recommended Action: Award a purchase order contract to Bibliotheca, LLC to provide and install two full turn­key book dispenser remote lockers at the Santa Ana Regional Transportation Center and Police Athletic & Activity League (PAAL) Center for $59,109.74 and a two­year extended warranty with hardware and software maintenance for $10,260 for a total amount not to exceed $69.369.74, subject to non­ substantive changes approved by the City Manager and City Attorney. 15.Authorize a one­time purchase and payment of purchase order to Metron­Farnier, LLC for construction fire hydrant water meters with Verizon Solution Registers in the amount of $82,560, plus a contingency of $8,256, for a total amount not to exceed $90,816, subject to non­substantive changes approved by the City Manager and City Attorney. Department(s): Public Works Agency Recommended Action: Authorize a one­time purchase and payment of purchase order to Metron­Farnier, LLC for construction fire hydrant water meters with Verizon Solution Registers in the amount of $82,560, plus a contingency of $8,256, for a total amount not to exceed $90,816, subject to non­substantive changes approved by the City Manager and City Attorney. 16.Authorize Budget Reallocation and Award a Construction Contract to Wright Construction Engineering Corp. in the Amount of $1,099,195.50 for the Lincoln Avenue Pedestrian Pathway from Park Lane to Santiago Creek Project with an Estimated Total Delivery Cost of $1,341,991 (Project No. 17­6802) (Non­General Fund) Department(s): Public Works Agency Recommended Action: 1. Authorize Budget Reallocation of $140,105 in unspent project funds to the Lincoln Avenue Pedestrian Pathway from Park Lane to Santiago Creek Project (17­6802) as follows: $46,105 in Measure M2 Local Fairshare funds from the Bristol Street Rehabilitation from 17  to Santa Clara project (Project 18­ 6909), and $94,000 in Measure M2 Local Fairshare funds from Project Development (Project 21­6899). 2. Award a construction contract to Wright Construction Engineering Corp., the lowest responsible bidder, in accordance with the Base Bid plus Alternates 1 and 2 in the amount of $1,099,195.50, for construction of the Lincoln Avenue Pedestrian Pathway from Park Lane to Santiago Creek Project, for the term beginning April 6, 2021 and ending upon project completion, and authorize the City Manager to execute the contract, subject to non­substantive changes approved by the City Manager and City Attorney.  3. Approve the Project Delivery Cost with a total estimated construction cost of $1,341,991, which includes $1,099,195.50 for the construction contract, $110,891.50 for contract administration, inspection and testing, and $131,904 for project contingencies. MINUTES:Executive Director of Public Works Agency Nabil Saba provided a brief presentation. Council requested staff research or provide outreach regarding the number of Santa Ana based contractors who submit bids.  Moved by Councilmember Lopez, seconded by Mayor Pro Tem Penaloza to Approve. YES: 7 – Penaloza, Mayor Pro Tem, – Phan, Councilmember, – Lopez, Councilmember, – Bacerra, Councilmember, – Hernandez, Councilmember, – Mendoza, Councilmember, – Sarmiento, Mayor NO: 0  ABSTAIN: 0  ABSENT: 0  Status: 7 – 0 – 0 – 0 – Pass 17.Approve Agreement with TPX Communications, Inc. for Telecom Services in an Annual Amount Not to Exceed $50,000 (Non­General Fund) Department(s): Information Technology Recommended Action: 1.    Authorize the City Manager to execute the agreement with TPX Communications, Inc., for telecom services for a three­year period beginning April 1, 2021 through March 31, 2024 with the potential for three (3) additional one­year (1) renewal terms, exercisable by the City Manager and the City, in an amount not to exceed $50,000 annually and $300,000 over the life of the agreement if all extensions are utilized, subject to non­substantive changes and approved by the City Manager and City Attorney (Agreement No. 2021­XXX). 2.    Approve payment for invoices for services incurred with TPX for telecom services through April 30, 2021 for an additional amount not­to­exceed $18,000. MINUTES:This consent Item ­ Agreement No. 2021­041 was approved. 18.Approve Agreement with Nogalis, Inc. for Lawson Managed Services in an annual amount not to exceed $150,000 (Non­General Fund) Department(s): Information Technology Recommended Action: Authorize the City Manager to execute an agreement with Nogalis, Inc. for Lawson Managed Services for a (4) four­year term expiring April 1, 2025, with the potential for two (2) additional (1) one­year renewal terms exercisable by the City Manager and the City Attorney, for a total amount not­to­exceed $150,000 annually and $900,000 over the life of the agreement if all extensions are utilized, subject to non­substantive changes approved by the City Manager and City Attorney (Agreement No. 2021­XXX). MINUTES:This consent Item ­ Agreement No. 2021­042 was approved. 19.Approve an Amendment to Add a One­Year Extension to the Agreement with Valley Maintenance Corporation for Custodial Services at City Park Restrooms and Facilities from June 1, 2021 to May 31, 2022 for a Total Annual Amount of $476,708, for Total Agreement Amount for the Five­Year Period to $2,130,425 (General Fund) Department(s): Parks, Recreation, and Community Services Recommended Action: Authorize the City Manager to execute an amendment to the agreement with Valley Maintenance Corporation for custodial services at City park restrooms and facilities to extend the term for one year, from June 1, 2021 to May 31, 2022 for a total annual amount of $476,708, bringing the total agreement amount for the five­year period to $2,130,425, subject to non­substantive changes approved by the City Manager and City Attorney (Agreement No. 2021­XXX). MINUTES:Executive Director of Parks, Recreation, and Community Agency Lisa Rudloff addressed council regarding park janitorial maintenance, inspections and future janitorial bid. Councilmembers requested an increase in rotation of park restroom cleaning.  This consent Item ­ Agreement No. 2021­043 was approved. Moved by Mayor Pro Tem Penaloza, seconded by Councilmember Hernandez to Approve. YES: 7 – Penaloza, Mayor Pro Tem, – Phan, Councilmember, – Lopez, Councilmember, – Bacerra, Councilmember, – Hernandez, Councilmember, – Mendoza, Councilmember, – Sarmiento, Mayor NO: 0  ABSTAIN: 0  ABSENT: 0  Status: 7 – 0 – 0 – 0 – Pass 20.Approve a Three­Year Lease Agreement with Rick Kagasoff for warehouse space for the Santa Ana Police Department Evidence Section in the amount of $197,227 (Non­ General Fund) Department(s): Police Department Recommended Action: Authorize the City Manager to execute a three­year lease agreement with Rick Kagasoff for warehouse space, for the period of April 15, 2021 through April 30, 2024, in an amount not to exceed $197,227, subject to non­ substantive changes approved by the City Manager and City Attorney. This agreement also includes an optional one­year extension, exercisable by the City Manager and City Attorney, in the annual amount of $67,200 (Agreement No. 2021­XXX). MINUTES:This consent Item ­ Agreement No. 2021­044 was approved. 21.Approve a First Amendment to the Conditional Grant Agreement with Habitat for Humanity of Orange County for the Development of the Lacy Street Project (Non­ General Fund) Department(s): Community Development Agency Recommended Action: Authorize the City Manager to execute a First Amendment to the Conditional Grant Agreement with Habitat for Humanity of Orange County for an additional $333,777 in Inclusionary Housing Funds for a total Inclusionary Grant amount of $565,271 for the development of the Lacy Street affordable housing project located at 826 N Lacy Street (APN 398­041­22) and 416 Vance Street (APN 398­ 041­18), subject to non­substantive changes approved by the City Manager and City Attorney (Agreement No. 2021­XXX). Moved by Mayor Pro Tem Penaloza, seconded by Councilmember Bacerra to Approve. YES: 7 – Penaloza, Mayor Pro Tem, – Phan, Councilmember, – Lopez, Councilmember, – Bacerra, Councilmember, – Hernandez, Councilmember, – Mendoza, Councilmember, – Sarmiento, Mayor NO: 0  ABSTAIN: 0  ABSENT: 0  Status: 7 – 0 – 0 – 0 – Pass MINUTES:This consent Item ­ Agreement No. 2021­045 was approved. 22.Approve an agreement with Illumination Foundation to Operate a Temporary Homeless Shelter, from April 20, 2021 through September 30, 2021, due to the Closure of the Link Shelter and Construction of the Carnegie Navigation Center (Non­ General Fund) Department(s): Community Development Agency Recommended Action: 1.    Authorize the City Manager to execute an agreement with Illumination Foundation to operate a temporary shelter to provide needed serves to guests at the Link shelter during the construction of the Carnegie Navigation Center for $230,000 per month in an amount not to exceed $1,500,000, from April 20, 2021 through September 30, 2021, subject to non­substantive changes approved by the City Manager and City Attorney (Agreement No. 2021­XXX). 2.    Authorize the City Manager to execute any and all agreements required by State or Federal agencies for the use of ESG­CV, ESG­CV2 and any/all other homeless­ related funds available.  MINUTES:This consent Item ­ Agreement No. 2021­046 was approved. 23.Approve HEAP Subcontractor Agreement with Orange County United Way for Landlord Incentive Program for Foster Youth to Independence Housing Voucher Holders (Non­General Fund) Department(s): Community Development Agency Recommended Action: Authorize the City Manager to execute an agreement with Orange County United Way to utilize Homeless Emergency Aid Program (HEAP) funds in an amount not to exceed $184,544.29 to provide landlord incentives for Foster Youth to Independence vouchers issued by the Housing Authority, subject to non­substantive changes approved by the City Manager and City Attorney (Agreement No. 2021­XXX).  MINUTES:Councilmember Phan abstained from Item 23 due to a conflict of interest regarding her employer. This consent Item ­ Agreement No. 2021­047 was approved. 24.Approve the Regional and Unified Local Workforce Plan for Program Years 2021­ 2024 Department(s): Community Development Agency Recommended Action: 1.    Approve the Regional and Unified Local Plan for Program Year 2021­2024 and authorize staff to submit to the California Workforce Development Board and State of California Employment Development Department. 2.    Authorize the Mayor to sign all documents necessary for the submission of the Regional and Unified Local Plan for Program Year 2021­2024.  3.    Authorize staff to make non­substantive changes to the Regional and Unified Local Plan in response to public comments received or as requested by the California Workforce Development Board and the State of California Employment Development Department. 25.Local Area Subsequent Designation and Local Board Recertification for a Two­Year Period from July 2021 to June 2023 Department(s): Community Development Agency Recommended Action: Authorize the Mayor to sign the Subsequent Local Area Designation and Local Board Recertification application for a two­year period expiring June 30, 2023. 26.Amend Conflict of Interest Code, list of designated classifications required to file annual disclosure form (Statement of Economic Interests form) Department(s): Clerk of the Council Office Recommended Action: Resolution No. 2021­XXX – Adopt a resolution amending the City of Santa Ana’s Conflict of Interest Code. MINUTES:This consent Item­ Resolution No. 2021­014 was approved. 27.Adopt a resolution amending resolution No. 2019­111 to effect certain changes to the City’s Master Pay Schedule in conformance with Title 2 of the California Code of Regulations section 570.5 and the California Public Employee’s Retirement System (CalPERS) Department(s): Human Resources Recommended Action: Resolution No. 2021­XXX – Adopt a Resolution Amending Resolution No. 2019­111 to effect certain changes to the City’s Master Pay Schedule for all represented and unrepresented employee classifications of the City of Santa Ana, covered by the City’s Classification and Compensation Plan, to conform with Title 2 of the California Code of Regulations Section 570.5, listing all employee pay rates on a publicly available master pay schedule approved and adopted by City Council.  MINUTES:This consent Item­ Resolution No. 2021­015 was approved. 28.Adopt a Resolution Authorizing a Grant Application Submission for the Bureau of Reclamation WaterSMART Small­Scale Water Efficiency Projects for the Santa Ana Landscape Transformation Program (Non­General Fund) Department(s): Public Works Agency Recommended Action: Resolution No. 2021­XXX – Adopt a resolution authorizing the Executive Director of the Public Works Agency to submit a grant application to the U.S. Department of the Interior, Bureau of Reclamation’s Sustain and Manage America’s Resources for Tomorrow Small­Scale Water Efficiency Programs Grant for the Turf Removal and Irrigation Improvements Program, in an amount up to $75,000. MINUTES:This consent Item­ Resolution No. 2021­016 was approved. 29.Adopt a Resolution and Approve an Agreement Accepting the Donation of a Police K­9 Animal, Equipment and Supplies, and $5,000 to Cover Training Expenses from Johanna Scillieri for the Santa Ana Police Department Vice/Narcotics K­9 Program Department(s): Police Department Recommended Action: 1.    Resolution No. 2021­XXX – Adopt a resolution accepting the donation of a Police K­9 animal, equipment and supplies, and $5,000 to cover training expenses from Johanna Scillieri for the Santa Ana Police Department’s Vice/Narcotics Unit and implementation of a K­9 Narcotics Detection Program.  2.    Approve an appropriation adjustment recognizing $5,000 in Police Miscellaneous Reimbursement revenue and appropriating same to the Vice/Narcotics Training, Transportation and Meetings account. (Requires five affirmative votes) MINUTES:This consent Item­ Resolution No. 2021­017 was approved. Moved by Councilmember Bacerra, seconded by Councilmember Mendoza to approve Consent Calendar items 7­ 29 with the exception of 13, 16, 19, and 21. Councilmember Phan abstained from Item 23 due to a conflict of interest. YES: 7 – Penaloza, Mayor Pro Tem, – Phan, Councilmember, – Lopez, Councilmember, – Bacerra, Councilmember, – Hernandez, Councilmember, – Mendoza, Councilmember, – Sarmiento, Mayor NO: 0  ABSTAIN: 0  ABSENT: 0  Status: 7 – 0 – 0 – 0 – Pass **END OF CONSENT CALENDAR** BUSINESS CALENDAR 30.Approve Agreement with Townsend Public Affairs for State Legislative Advocacy Services; Approve Amendment to Agreement with Holland & Knight for Federal Legislative Advocacy Services; Provide Direction to Staff relating to Local, State, and Federal Government Associations Department(s): City Manager Office Recommended Action: 1.    Authorize the City Manager to execute an agreement with Townsend Public Affairs for State legislative advocacy services for a three­year term, from April 6, 2021 through March 31, 2024, with an option to extend the term for an additional one­year period, for a four­year not­to­exceed amount of $252,000, subject to non­substantive changes approved by the City Manager and City Attorney (Agreement No. 2021­XXX).  2.    Approve an amendment to an agreement with Holland & Knight LLP for Federal legislative advocacy services for a one­year term from April 1, 2021 through March 31, 2022, in an amount not to exceed $117,600, subject to non­substantive changes approved by the City Manager and City Attorney (Agreement No. 2021­XXX). 3.    Provide direction to staff relating to local, state, and federal government associations. Moved by Councilmember Bacerra, seconded by Mayor Sarmiento to Approved as amended; 1. Approved a one year agreement to Townsend Public Affairs for state legislative advocacy services and directed staff to proceed with a request for proposal.  Agreement 2021­048 2. Approved an amendment to an agreement with Holland & Knight LLP for Federal legislative advocacy services for a term of 24 months. Agreement 2021­049 3.  Provided direction to staff relating to local state and federal government associations and return to council at a future date during the budget discussion.  . YES: 7 – Penaloza, Mayor Pro Tem, – Phan, Councilmember, – Lopez, Councilmember, – Bacerra, Councilmember, – Hernandez, Councilmember, – Mendoza, Councilmember, – Sarmiento, Mayor NO: 0  ABSTAIN: 0  ABSENT: 0  Status: 7 – 0 – 0 – 0 – Pass MINUTES:Management Assistant  Daniel Soto provided a brief presentation. 31.Adopt Resolution Condemning Racism Xenophobia and Hate against Asian Americans Department(s): City Manager Office Recommended Action: Resolution No. 2021­XXX – Adopt a resolution condemning racism, xenophobia, and hate against Asian Americans. MINUTES:Mayor Sarmiento requested staff research and restore the torn down Vietnamese themed welcome sign.  Resolution No. 2021­018 was approved Moved by Councilmember Phan, seconded by Councilmember Bacerra to Approve. YES: 7 – Penaloza, Mayor Pro Tem, – Phan, Councilmember, – Lopez, Councilmember, – Bacerra, Councilmember, – Hernandez, Councilmember, – Mendoza, Councilmember, – Sarmiento, Mayor NO: 0  ABSTAIN: 0  ABSENT: 0  Status: 7 – 0 – 0 – 0 – Pass **END OF BUSINESS CALENDAR** COUNCILMEMBER REQUESTED ITEMS 32.Discuss and consider directing City Manager to direct Police Department staff to post monthly reports of hate crime­related data on the Santa Ana Police Department website – Councilmembers Bacerra and Phan MINUTES:Council supports with no objections and provided direction to City staff. City Manager Kristine Ridge noted the data is information that is already collected by the Police Department.  Mayor Sarmiento recessed the Council meeting and convened to the Housing Authority Meeting at 9:37 p.m. Chair Sarmiento adjourned the Housing Authority meeting and reconvened to the Regular Meeting at 9:40 p.m. CITY MANAGER COMMENTS MINUTES:City Manager Kristine Ridge provided an update regarding the number of tutoring sessions provided by the library and announced the City has been named “Tree City” for 22  consecutive year.  COUNCIL COMMENTS MINUTES:Councilmember Bacerra wished everyone a happy National Library Week.  Councilmember Hernandez mentioned the unfortunate loss of a family friend due to COVID­19 and reminded the public that FEMA can provide financial assistance to those who have lost a loved one due to COVID­19.  Councilmember Lopez reminded residents she will be hosting a meeting aimed at discussing environmental concerns on April 29, 2021. Announced that the developer of the 2525 site has agreed to secure the site and provide guards overnight. Thanked residents for their patience and asked that they continue to reach out.  Councilmember Mendoza requested to adjourn the meeting in memory of Sergeant Salvador Lujan. Councilmember Phan reminded the public that the CDC still recommends social distancing and using masks after vaccination.  Mayor Pro Tem Penaloza invited the public to visit the newly renovated Newhope Library and reminded the public of Denim Day on April 28, 2021 and it’s background.   Mayor Sarmiento spoke regarding the American Rescue Plan and the importance of efficiently vaccinating the City’s residents.  ADJOURNMENT – Adjourn the City Council meeting and convene to the Housing Authority meeting. Adjourn in memory of Arthur Sandoval Future Items 1. Shelter Operator 2. Short Term Rentals & Reasonable Accommodation Regulations Update 3. Cannabis Regulation Updates MINUTES: Mayor Sarmiento adjourned the City Council meeting at 10:00 p.m. Adjourn in Memory of Arthur Sandoval, Sergeant Salvador Lujan and Matthew Farias. Daisy Gomez,   Clerk of the Council  HOUSING AUTHORITY CALL TO ORDER ATTENDANCE Authority Members Phil Bacerra Johnathan Ryan Hernandez Jessie Lopez Nelida Mendoza Thai Viet Phan Vice Chair David Penaloza Chair Vicente Sarmiento City Manager Kristine Ridge City Attorney Sonia R. Carvalho Clerk of the Council Daisy Gomez MINUTES:Chair Sarmiento recessed the Regular City Counil meeting and called the Housing Authority meeting to order at 9:37p.m. Clerk of the Council conducted roll call. All Authority Members were present. PUBLIC COMMENTS – Members of the public may address Housing Authority on items on the Housing Authority agenda.  MINUTES:None.  CONSENT CALENDAR RECOMMENDED ACTION:  Approve staff recommendations on the following Consent Calendar Item: 1. 1.Excused absences Department(s): Clerk of the Council Recommended Action: Excuse absent members. MINUTES:None. **END OF CONSENT CALENDAR** BUSINESS CALENDAR 2.Public Hearing ­ Approve the Housing Authority Annual Plan Legal Notice published in the Orange County Register, La Opinion and Nguoi Viet on February 20, 2021. Department(s): Community Development Agency Recommended Action: 1.    Conduct a public hearing in consideration of the approval and submission of the Housing Authority Annual Plan to the United States Department of Housing and Urban Development. 2.   Resolution No. 2021­XXX – Adopt a resolution approving the Housing Authority Annual Plan and authorize the Executive Director of the Housing Authority to submit the Annual Plan to the United States Department of Housing and Urban Development. Moved by Councilmember Hernandez, seconded by Councilmember Mendoza to Approve. YES: 7 – Penaloza, Mayor Pro Tem, – Phan, Councilmember, – Lopez, Councilmember, – Bacerra, Councilmember, – Hernandez, Councilmember, – Mendoza, Councilmember, – Sarmiento, Mayor NO: 0  ABSTAIN: 0  ABSENT: 0  Status: 7 – 0 – 0 – 0 – Pass MINUTES: Busniess Calendar Item Resolution No. 2021­001 was approved  Chair Sarmiento opened the public hearing and seeing there were no speakers, closed the public hearing at 9:39 p.m. **END OF BUSINESS CALENDAR** HOUSING AUTHORITY MEMBER COMMENTS MINUTES:None. ADJOURNMENT – Adjourn the Housing Authority meeting. MINUTES:Chair Sarmiento adjourned the Housing Authority meeting and reconvened to the Regular Meeting at 9:40 p.m. Daisy Gomez,   Clerk of the Council  th nd City Council 7 4/6/2021CityCouncil5–7 6/1/2021 DRAFT Minutes of the Regular Meeting of theCity CouncilCity of Santa Ana, CaliforniaApril 06, 2021CLOSED SESSION MEETING – 5:00 pmREGULAR OPEN MEETING – 5:00 PM (Immediately following the Closed Session Meeting)CITY COUNCIL CHAMBER22 Civic Center Plaza Santa Ana, CA 92701Due to Governor Gavin Newsom’s Executive Order and the City Council's Proclamation ofLocal Emergency, there was no in­person meeting location for the community to attendpublic meetings.CLOSED SESSIONCALL TO ORDERATTENDANCE Council Members Phil BacerraJohnathan Ryan HernandezJessie LopezNelida MendozaThai Viet PhanMayor  Pro Tem David PenalozaMayorVicente SarmientoCity Manager Kristine RidgeCity Attorney Sonia R. CarvalhoClerk of the Council Daisy GomezMINUTES:Mayor Pro Tem Penaloza called the Closed Session meeting to order at5:10 p.m.Clerk of the Council conducted roll call. All were present. Mayor Sarmiento joined themeeting at 5:40 p.m.No public comments on Closed Session items.CLOSED SESSION ITEMS – The Brown Act permits legislative bodies to discuss certainmatters without members of the public present. The City Council finds, based on advice fromthe City Attorney, that discussion in open session of the following matters will prejudice theposition of the City in existing and anticipated litigation:1.CONFERENCE WITH LEGAL COUNSEL ­ THREAT OF POTENTIAL LITIGATIONSignificant exposure to litigation pursuant to Government Code Section 54956.9(d)(2):  One Claima.    Claim number 20­146573, Allstate Ins / Sevak Zargaryan 2.CONFERENCE WITH LEGAL COUNSEL­ EXISTING LITIGATION­ pursuant toparagraph (1) of subdivision (d) of Section 54956.9 of the Government Code:a.  California Grocers Association v. City of Santa Ana, Orange County Superior CourtCase No. 30­2021­01189627­CU­MC­CXCCLOSED SESSION REPORT – The City Attorney will report on any action(s) to be taken atthe Regular Open Session which will begin immediately following the Closed Session.RECESS – City Council will recess to Closed Session for the purpose of conducting regularCity business.MINUTES:Council recessed meeting to consider items listed on the Closed Session fordiscussion at 5:12 p.m. Mayor Sarmiento joined the meeting at 5:40 p.m.RECONVENE – City Council will reconvene to continue regular City business.MINUTES:Mayor Sarmiento adjourned Closed Session meeting at 5:52 p.m. CITY COUNCIL REGULAR OPEN SESSIONCALL TO ORDERMINUTES:Mayor Sarmiento called the Regular Open Session meeting to order at5:58 p.m.ROLL CALLMINUTES:Clerk of the Council conducted roll call. All councilmembers were present.Councilmember Mendoza joined the Open Regular Session meeting at 6:03 p.m.PLEDGE OF ALLEGIANCE Mayor SarmientoINVOCATIONMoment of ReflectionCEREMONIAL PRESENTATIONS1.Oath of Office (video) administered to Nellieann Myia Turtleheart LeGaspé, PersonnelBoard as the Ward 5 representative – Councilmember Hernandez2.Introduction of Ward 1 Commissioners by Councilmember Phan.3.Proclamation presented by Mayor Sarmiento, Mayor Pro Tem Penaloza andCouncilmember Phan to Casa de la Familia recognizing Sexual Assault AwarenessMonth.4.Certificate of Recognition presented by Councilmember Bacerra to Toyama Karate­DoUSA in recognition of 30­year Anniversary and Outstanding Contributions to theCommunity.5.Certificate of Recognition presented by Councilmember Mendoza to Alan Gersten,Santa Ana Unified School District  for Teacher of the Year and OutstandingContributions to the Community.STAFF PRESENTATIONS6.COVID­19 Update in the Community.MINUTES:City Manager Kristine Ridge provided brief COVID­19 updates on:VaccinesAdvancement to the Orange TierCOVID­19 Funeral AssistanceBusiness LoansShuttered Venue Operators GrantCLOSED SESSION REPORT – The City Attorney will report on any action(s) from ClosedSession.MINUTES:City Attorney Sonia Carvalho reported that Closed Session Item 1 wasapproved unanimously by the Council, with the exception of the Mayor Sarmiento who wasabsent. PUBLIC COMMENT – Public comments will be held during the beginning of the meeting forALL comments on agenda and non­agenda items, except for public hearings. Comments forpublic hearings will take place after the hearing is opened.MINUTES:Clerk of the Council Daisy Gomez reported out on correspondence received.Dale Helvig thanked Parks, Recreation and Community Services staff on Item 16,expressed concern regarding rental fee for Item 22 and abatement concerns for derelictproperties. Victor Mendez expressed concern with the vaccination appointment process. Manny Escamilla spoke in support of Item 14 and asked to consider a potential site for afuture library, made comments regarding a potential memorial in honor of the lives lost toCOVID­19.Jeffrey Katz spoke regarding transitional housing and encourages council to adopt theCosta Mesa ordinance regarding transitional housing. Speaker spoke regarding a potential $200 stimulus check, requested Council use funds toreinvest in the community and spoke regarding solar panel manufacturing in the City. Paul Lujan spoke in opposition of the Lincoln Pathway Project.Irvin M. expressed concern with the homeless issue and maintenance in Memorial Park. CONSENT CALENDARRECOMMENDED ACTION:  Approve staff recommendations on the followingConsent Calendar Items: 7 through 29.7.Excused absencesDepartment(s): Clerk of the CouncilRecommended Action: Excuse the absent members.8.Minutes from the regular, special and Housing Authority meetings of February 2, 2021Department(s): Clerk of the CouncilRecommended Action: Approve minutes.9.Minutes from the special closed session meeting of February 12, 2021Department(s): Clerk of the CouncilRecommended Action: Approve minutes.10.Minutes from the regular meeting of February 16, 2021Department(s): Clerk of the CouncilRecommended Action: Approve minutes.11.Approve an Appropriation Adjustment and Agreement Accepting $90,364.23 in 2020Edward Byrne Memorial Justice Assistance Grant Funds (Non­General Fund)Department(s): Police DepartmentRecommended Action: 1.    Approve an appropriation adjustment recognizing$90,364.23 in the Law Enforcement Grants Revenue account and appropriate samein the Byrne Justice Assistance account. (Requires five affirmative votes)2.    Authorize the City Manager and the Chief of Police to execute an agreement(Award #2020­DJ­BX­0773) with the Orange County Sheriff’s Department for theperiod of October 1, 2020 through September 30, 2023, accepting the 2020 EdwardByrne Memorial Justice Assistance Grant program funds in the amount of $90,364.23,subject to non­substantive changes approved by the City Manager and City Attorney(Agreement No. 2021­XXX). MINUTES:This consent Item ­ Agreement No. 2021­039 was approved.12.Approve a Lease Agreement with Railworks Track Services, Inc. for Office Space atthe Santa Ana Regional Transportation Center for a One­year Term with Twelve One­month Extensions for a Total Amount of $19,560 (Non­General Fund)Department(s): Public Works AgencyRecommended Action: 1.   Authorize the City Manager to execute a site leaseagreement with RailWorks Track Services, Inc., to compensate the City $815 permonth, with any partial month prorated at $27 per day, for the lease of 326 square feetof office space located at the Santa Ana Regional Transportation Center, for a one­year term beginning on April 6, 2021, and ending April 5, 2022, with an option fortwelve month­to­month extensions, for a total of $19,560 in lease revenue for the entireterm of the agreement, including optional extensions, subject to non­substantivechanges approved by the City Manager and City Attorney (Agreement No. 2021­XXX). 2.    Approve an appropriation adjustment recognizing Fiscal Year 2020­21 leaseincome in the amount of $2,310 into the SARTC Operations, Rental­RailWorksrevenue account and appropriating the same amount to the SARTC Operations,Contractual Services expenditure account. (Requires five affirmative votes)MINUTES:This consent Item ­ Agreement No. 2021­040 was approved.13.Approve an Appropriation Adjustment, Approve an Amendment to the FY 2020­21Capital Improvement Program, and Award a Construction Contract to Big Ben, Inc. inthe Amount of $707,733 for the Baker­Glenwood Sewer Main Upgrade Project withan Estimated Total Delivery Cost of $920,053 (Project No. 21­6446) (Non­GeneralFund)Department(s): Public Works AgencyRecommended Action: 1.    Approve an appropriation adjustment to recognize$920,053 from prior year fund balance in the Sewer Connection Fee Fund, prior­yearcarry forward revenue account and appropriate the same amount to the SewerConnection Projects, Improvements Other Than Building expenditureaccount. (Requires five affirmative votes)2.    Approve an amendment to the Fiscal Year 2020­21 Capital ImprovementProgram to include $920,053 in construction funds for the Baker­Glenwood SewerMain Upgrade.3.    Award a Construction Contract to Big Ben, Inc., the lowest responsible bidder, inaccordance with the base bid in the amount of $707,733, for construction of theBaker­Glenwood Sewer Main Upgrade, for the term beginning April 6, 2021 andending upon project completion, and authorize the City Manager to execute thecontract subject to non­substantive changes approved by the City Manager and CityAttorney.4.    Approve the Project Delivery Cost for a total estimated construction cost of$920,053, which includes $707,733 for construction contract, $106,160 for contractadministration, inspection and testing, and $106,160 for project contingency.  MINUTES:Executive Director of Public Works Agency Nabil Saba addressedcouncil regarding project timeline and traffic during construction.Moved by Mayor Pro Tem Penaloza, seconded by Councilmember Bacerra toApprove.YES: 7 – Penaloza, Mayor Pro Tem, – Phan, Councilmember, – Lopez,Councilmember, – Bacerra, Councilmember, – Hernandez, Councilmember, –Mendoza, Councilmember, – Sarmiento, MayorNO: 0 ABSTAIN: 0 ABSENT: 0 Status: 7 – 0 – 0 – 0 – Pass14.Award a Purchase Order Contract to Bibliotheca, LLC to Provide and Install Two FullTurn­Key Book Dispenser Remote Lockers at the Santa Ana Regional TransportationCenter and Police Athletic & Activity League (PAAL) Center for $59,109.74 and aTwo­Year Extended Warranty with Hardware and Software Maintenance for $10,260,for a Total Amount Not to Exceed $69,369.74 (Specification No. 21­037) (GeneralFund)Department(s): LibraryRecommended Action: Award a purchase order contract to Bibliotheca, LLC toprovide and install two full turn­key book dispenser remote lockers at the Santa AnaRegional Transportation Center and Police Athletic & Activity League (PAAL) Centerfor $59,109.74 and a two­year extended warranty with hardware and softwaremaintenance for $10,260 for a total amount not to exceed $69.369.74, subject to non­substantive changes approved by the City Manager and City Attorney.15.Authorize a one­time purchase and payment of purchase order to Metron­Farnier,LLC for construction fire hydrant water meters with Verizon Solution Registers in theamount of $82,560, plus a contingency of $8,256, for a total amount not to exceed$90,816, subject to non­substantive changes approved by the City Manager and CityAttorney.Department(s): Public Works AgencyRecommended Action: Authorize a one­time purchase and payment of purchaseorder to Metron­Farnier, LLC for construction fire hydrant water meters with VerizonSolution Registers in the amount of $82,560, plus a contingency of $8,256, for a totalamount not to exceed $90,816, subject to non­substantive changes approved by theCity Manager and City Attorney.16.Authorize Budget Reallocation and Award a Construction Contract to WrightConstruction Engineering Corp. in the Amount of $1,099,195.50 for the LincolnAvenue Pedestrian Pathway from Park Lane to Santiago Creek Project with anEstimated Total Delivery Cost of $1,341,991 (Project No. 17­6802) (Non­GeneralFund)Department(s): Public Works AgencyRecommended Action: 1. Authorize Budget Reallocation of $140,105 in unspentproject funds to the Lincoln Avenue Pedestrian Pathway from Park Lane to SantiagoCreek Project (17­6802) as follows: $46,105 in Measure M2 Local Fairshare fundsfrom the Bristol Street Rehabilitation from 17  to Santa Clara project (Project 18­6909), and $94,000 in Measure M2 Local Fairshare funds from Project Development(Project 21­6899).2. Award a construction contract to Wright Construction Engineering Corp., the lowest responsible bidder, in accordance with the Base Bid plus Alternates 1 and 2 in the amount of $1,099,195.50, for construction of the Lincoln Avenue Pedestrian Pathway from Park Lane to Santiago Creek Project, for the term beginning April 6, 2021 and ending upon project completion, and authorize the City Manager to execute the contract, subject to non­substantive changes approved by the City Manager and City Attorney.  3. Approve the Project Delivery Cost with a total estimated construction cost of $1,341,991, which includes $1,099,195.50 for the construction contract, $110,891.50 for contract administration, inspection and testing, and $131,904 for project contingencies. MINUTES:Executive Director of Public Works Agency Nabil Saba provided a brief presentation. Council requested staff research or provide outreach regarding the number of Santa Ana based contractors who submit bids.  Moved by Councilmember Lopez, seconded by Mayor Pro Tem Penaloza to Approve. YES: 7 – Penaloza, Mayor Pro Tem, – Phan, Councilmember, – Lopez, Councilmember, – Bacerra, Councilmember, – Hernandez, Councilmember, – Mendoza, Councilmember, – Sarmiento, Mayor NO: 0  ABSTAIN: 0  ABSENT: 0  Status: 7 – 0 – 0 – 0 – Pass 17.Approve Agreement with TPX Communications, Inc. for Telecom Services in an Annual Amount Not to Exceed $50,000 (Non­General Fund) Department(s): Information Technology Recommended Action: 1.    Authorize the City Manager to execute the agreement with TPX Communications, Inc., for telecom services for a three­year period beginning April 1, 2021 through March 31, 2024 with the potential for three (3) additional one­year (1) renewal terms, exercisable by the City Manager and the City, in an amount not to exceed $50,000 annually and $300,000 over the life of the agreement if all extensions are utilized, subject to non­substantive changes and approved by the City Manager and City Attorney (Agreement No. 2021­XXX). 2.    Approve payment for invoices for services incurred with TPX for telecom services through April 30, 2021 for an additional amount not­to­exceed $18,000. MINUTES:This consent Item ­ Agreement No. 2021­041 was approved. 18.Approve Agreement with Nogalis, Inc. for Lawson Managed Services in an annual amount not to exceed $150,000 (Non­General Fund) Department(s): Information Technology Recommended Action: Authorize the City Manager to execute an agreement with Nogalis, Inc. for Lawson Managed Services for a (4) four­year term expiring April 1, 2025, with the potential for two (2) additional (1) one­year renewal terms exercisable by the City Manager and the City Attorney, for a total amount not­to­exceed $150,000 annually and $900,000 over the life of the agreement if all extensions are utilized, subject to non­substantive changes approved by the City Manager and City Attorney (Agreement No. 2021­XXX). MINUTES:This consent Item ­ Agreement No. 2021­042 was approved. 19.Approve an Amendment to Add a One­Year Extension to the Agreement with Valley Maintenance Corporation for Custodial Services at City Park Restrooms and Facilities from June 1, 2021 to May 31, 2022 for a Total Annual Amount of $476,708, for Total Agreement Amount for the Five­Year Period to $2,130,425 (General Fund) Department(s): Parks, Recreation, and Community Services Recommended Action: Authorize the City Manager to execute an amendment to the agreement with Valley Maintenance Corporation for custodial services at City park restrooms and facilities to extend the term for one year, from June 1, 2021 to May 31, 2022 for a total annual amount of $476,708, bringing the total agreement amount for the five­year period to $2,130,425, subject to non­substantive changes approved by the City Manager and City Attorney (Agreement No. 2021­XXX). MINUTES:Executive Director of Parks, Recreation, and Community Agency Lisa Rudloff addressed council regarding park janitorial maintenance, inspections and future janitorial bid. Councilmembers requested an increase in rotation of park restroom cleaning.  This consent Item ­ Agreement No. 2021­043 was approved. Moved by Mayor Pro Tem Penaloza, seconded by Councilmember Hernandez to Approve. YES: 7 – Penaloza, Mayor Pro Tem, – Phan, Councilmember, – Lopez, Councilmember, – Bacerra, Councilmember, – Hernandez, Councilmember, – Mendoza, Councilmember, – Sarmiento, Mayor NO: 0  ABSTAIN: 0  ABSENT: 0  Status: 7 – 0 – 0 – 0 – Pass 20.Approve a Three­Year Lease Agreement with Rick Kagasoff for warehouse space for the Santa Ana Police Department Evidence Section in the amount of $197,227 (Non­ General Fund) Department(s): Police Department Recommended Action: Authorize the City Manager to execute a three­year lease agreement with Rick Kagasoff for warehouse space, for the period of April 15, 2021 through April 30, 2024, in an amount not to exceed $197,227, subject to non­ substantive changes approved by the City Manager and City Attorney. This agreement also includes an optional one­year extension, exercisable by the City Manager and City Attorney, in the annual amount of $67,200 (Agreement No. 2021­XXX). MINUTES:This consent Item ­ Agreement No. 2021­044 was approved. 21.Approve a First Amendment to the Conditional Grant Agreement with Habitat for Humanity of Orange County for the Development of the Lacy Street Project (Non­ General Fund) Department(s): Community Development Agency Recommended Action: Authorize the City Manager to execute a First Amendment to the Conditional Grant Agreement with Habitat for Humanity of Orange County for an additional $333,777 in Inclusionary Housing Funds for a total Inclusionary Grant amount of $565,271 for the development of the Lacy Street affordable housing project located at 826 N Lacy Street (APN 398­041­22) and 416 Vance Street (APN 398­ 041­18), subject to non­substantive changes approved by the City Manager and City Attorney (Agreement No. 2021­XXX). Moved by Mayor Pro Tem Penaloza, seconded by Councilmember Bacerra to Approve. YES: 7 – Penaloza, Mayor Pro Tem, – Phan, Councilmember, – Lopez, Councilmember, – Bacerra, Councilmember, – Hernandez, Councilmember, – Mendoza, Councilmember, – Sarmiento, Mayor NO: 0  ABSTAIN: 0  ABSENT: 0  Status: 7 – 0 – 0 – 0 – Pass MINUTES:This consent Item ­ Agreement No. 2021­045 was approved. 22.Approve an agreement with Illumination Foundation to Operate a Temporary Homeless Shelter, from April 20, 2021 through September 30, 2021, due to the Closure of the Link Shelter and Construction of the Carnegie Navigation Center (Non­ General Fund) Department(s): Community Development Agency Recommended Action: 1.    Authorize the City Manager to execute an agreement with Illumination Foundation to operate a temporary shelter to provide needed serves to guests at the Link shelter during the construction of the Carnegie Navigation Center for $230,000 per month in an amount not to exceed $1,500,000, from April 20, 2021 through September 30, 2021, subject to non­substantive changes approved by the City Manager and City Attorney (Agreement No. 2021­XXX). 2.    Authorize the City Manager to execute any and all agreements required by State or Federal agencies for the use of ESG­CV, ESG­CV2 and any/all other homeless­ related funds available.  MINUTES:This consent Item ­ Agreement No. 2021­046 was approved. 23.Approve HEAP Subcontractor Agreement with Orange County United Way for Landlord Incentive Program for Foster Youth to Independence Housing Voucher Holders (Non­General Fund) Department(s): Community Development Agency Recommended Action: Authorize the City Manager to execute an agreement with Orange County United Way to utilize Homeless Emergency Aid Program (HEAP) funds in an amount not to exceed $184,544.29 to provide landlord incentives for Foster Youth to Independence vouchers issued by the Housing Authority, subject to non­substantive changes approved by the City Manager and City Attorney (Agreement No. 2021­XXX).  MINUTES:Councilmember Phan abstained from Item 23 due to a conflict of interest regarding her employer. This consent Item ­ Agreement No. 2021­047 was approved. 24.Approve the Regional and Unified Local Workforce Plan for Program Years 2021­ 2024 Department(s): Community Development Agency Recommended Action: 1.    Approve the Regional and Unified Local Plan for Program Year 2021­2024 and authorize staff to submit to the California Workforce Development Board and State of California Employment Development Department. 2.    Authorize the Mayor to sign all documents necessary for the submission of the Regional and Unified Local Plan for Program Year 2021­2024.  3.    Authorize staff to make non­substantive changes to the Regional and Unified Local Plan in response to public comments received or as requested by the California Workforce Development Board and the State of California Employment Development Department. 25.Local Area Subsequent Designation and Local Board Recertification for a Two­Year Period from July 2021 to June 2023 Department(s): Community Development Agency Recommended Action: Authorize the Mayor to sign the Subsequent Local Area Designation and Local Board Recertification application for a two­year period expiring June 30, 2023. 26.Amend Conflict of Interest Code, list of designated classifications required to file annual disclosure form (Statement of Economic Interests form) Department(s): Clerk of the Council Office Recommended Action: Resolution No. 2021­XXX – Adopt a resolution amending the City of Santa Ana’s Conflict of Interest Code. MINUTES:This consent Item­ Resolution No. 2021­014 was approved. 27.Adopt a resolution amending resolution No. 2019­111 to effect certain changes to the City’s Master Pay Schedule in conformance with Title 2 of the California Code of Regulations section 570.5 and the California Public Employee’s Retirement System (CalPERS) Department(s): Human Resources Recommended Action: Resolution No. 2021­XXX – Adopt a Resolution Amending Resolution No. 2019­111 to effect certain changes to the City’s Master Pay Schedule for all represented and unrepresented employee classifications of the City of Santa Ana, covered by the City’s Classification and Compensation Plan, to conform with Title 2 of the California Code of Regulations Section 570.5, listing all employee pay rates on a publicly available master pay schedule approved and adopted by City Council.  MINUTES:This consent Item­ Resolution No. 2021­015 was approved. 28.Adopt a Resolution Authorizing a Grant Application Submission for the Bureau of Reclamation WaterSMART Small­Scale Water Efficiency Projects for the Santa Ana Landscape Transformation Program (Non­General Fund) Department(s): Public Works Agency Recommended Action: Resolution No. 2021­XXX – Adopt a resolution authorizing the Executive Director of the Public Works Agency to submit a grant application to the U.S. Department of the Interior, Bureau of Reclamation’s Sustain and Manage America’s Resources for Tomorrow Small­Scale Water Efficiency Programs Grant for the Turf Removal and Irrigation Improvements Program, in an amount up to $75,000. MINUTES:This consent Item­ Resolution No. 2021­016 was approved. 29.Adopt a Resolution and Approve an Agreement Accepting the Donation of a Police K­9 Animal, Equipment and Supplies, and $5,000 to Cover Training Expenses from Johanna Scillieri for the Santa Ana Police Department Vice/Narcotics K­9 Program Department(s): Police Department Recommended Action: 1.    Resolution No. 2021­XXX – Adopt a resolution accepting the donation of a Police K­9 animal, equipment and supplies, and $5,000 to cover training expenses from Johanna Scillieri for the Santa Ana Police Department’s Vice/Narcotics Unit and implementation of a K­9 Narcotics Detection Program.  2.    Approve an appropriation adjustment recognizing $5,000 in Police Miscellaneous Reimbursement revenue and appropriating same to the Vice/Narcotics Training, Transportation and Meetings account. (Requires five affirmative votes) MINUTES:This consent Item­ Resolution No. 2021­017 was approved. Moved by Councilmember Bacerra, seconded by Councilmember Mendoza to approve Consent Calendar items 7­ 29 with the exception of 13, 16, 19, and 21. Councilmember Phan abstained from Item 23 due to a conflict of interest. YES: 7 – Penaloza, Mayor Pro Tem, – Phan, Councilmember, – Lopez, Councilmember, – Bacerra, Councilmember, – Hernandez, Councilmember, – Mendoza, Councilmember, – Sarmiento, Mayor NO: 0  ABSTAIN: 0  ABSENT: 0  Status: 7 – 0 – 0 – 0 – Pass **END OF CONSENT CALENDAR** BUSINESS CALENDAR 30.Approve Agreement with Townsend Public Affairs for State Legislative Advocacy Services; Approve Amendment to Agreement with Holland & Knight for Federal Legislative Advocacy Services; Provide Direction to Staff relating to Local, State, and Federal Government Associations Department(s): City Manager Office Recommended Action: 1.    Authorize the City Manager to execute an agreement with Townsend Public Affairs for State legislative advocacy services for a three­year term, from April 6, 2021 through March 31, 2024, with an option to extend the term for an additional one­year period, for a four­year not­to­exceed amount of $252,000, subject to non­substantive changes approved by the City Manager and City Attorney (Agreement No. 2021­XXX).  2.    Approve an amendment to an agreement with Holland & Knight LLP for Federal legislative advocacy services for a one­year term from April 1, 2021 through March 31, 2022, in an amount not to exceed $117,600, subject to non­substantive changes approved by the City Manager and City Attorney (Agreement No. 2021­XXX). 3.    Provide direction to staff relating to local, state, and federal government associations. Moved by Councilmember Bacerra, seconded by Mayor Sarmiento to Approved as amended; 1. Approved a one year agreement to Townsend Public Affairs for state legislative advocacy services and directed staff to proceed with a request for proposal.  Agreement 2021­048 2. Approved an amendment to an agreement with Holland & Knight LLP for Federal legislative advocacy services for a term of 24 months. Agreement 2021­049 3.  Provided direction to staff relating to local state and federal government associations and return to council at a future date during the budget discussion.  . YES: 7 – Penaloza, Mayor Pro Tem, – Phan, Councilmember, – Lopez, Councilmember, – Bacerra, Councilmember, – Hernandez, Councilmember, – Mendoza, Councilmember, – Sarmiento, Mayor NO: 0  ABSTAIN: 0  ABSENT: 0  Status: 7 – 0 – 0 – 0 – Pass MINUTES:Management Assistant  Daniel Soto provided a brief presentation. 31.Adopt Resolution Condemning Racism Xenophobia and Hate against Asian Americans Department(s): City Manager Office Recommended Action: Resolution No. 2021­XXX – Adopt a resolution condemning racism, xenophobia, and hate against Asian Americans. MINUTES:Mayor Sarmiento requested staff research and restore the torn down Vietnamese themed welcome sign.  Resolution No. 2021­018 was approved Moved by Councilmember Phan, seconded by Councilmember Bacerra to Approve. YES: 7 – Penaloza, Mayor Pro Tem, – Phan, Councilmember, – Lopez, Councilmember, – Bacerra, Councilmember, – Hernandez, Councilmember, – Mendoza, Councilmember, – Sarmiento, Mayor NO: 0  ABSTAIN: 0  ABSENT: 0  Status: 7 – 0 – 0 – 0 – Pass **END OF BUSINESS CALENDAR** COUNCILMEMBER REQUESTED ITEMS 32.Discuss and consider directing City Manager to direct Police Department staff to post monthly reports of hate crime­related data on the Santa Ana Police Department website – Councilmembers Bacerra and Phan MINUTES:Council supports with no objections and provided direction to City staff. City Manager Kristine Ridge noted the data is information that is already collected by the Police Department.  Mayor Sarmiento recessed the Council meeting and convened to the Housing Authority Meeting at 9:37 p.m. Chair Sarmiento adjourned the Housing Authority meeting and reconvened to the Regular Meeting at 9:40 p.m. CITY MANAGER COMMENTS MINUTES:City Manager Kristine Ridge provided an update regarding the number of tutoring sessions provided by the library and announced the City has been named “Tree City” for 22  consecutive year.  COUNCIL COMMENTS MINUTES:Councilmember Bacerra wished everyone a happy National Library Week.  Councilmember Hernandez mentioned the unfortunate loss of a family friend due to COVID­19 and reminded the public that FEMA can provide financial assistance to those who have lost a loved one due to COVID­19.  Councilmember Lopez reminded residents she will be hosting a meeting aimed at discussing environmental concerns on April 29, 2021. Announced that the developer of the 2525 site has agreed to secure the site and provide guards overnight. Thanked residents for their patience and asked that they continue to reach out.  Councilmember Mendoza requested to adjourn the meeting in memory of Sergeant Salvador Lujan. Councilmember Phan reminded the public that the CDC still recommends social distancing and using masks after vaccination.  Mayor Pro Tem Penaloza invited the public to visit the newly renovated Newhope Library and reminded the public of Denim Day on April 28, 2021 and it’s background.   Mayor Sarmiento spoke regarding the American Rescue Plan and the importance of efficiently vaccinating the City’s residents.  ADJOURNMENT – Adjourn the City Council meeting and convene to the Housing Authority meeting. Adjourn in memory of Arthur Sandoval Future Items 1. Shelter Operator 2. Short Term Rentals & Reasonable Accommodation Regulations Update 3. Cannabis Regulation Updates MINUTES: Mayor Sarmiento adjourned the City Council meeting at 10:00 p.m. Adjourn in Memory of Arthur Sandoval, Sergeant Salvador Lujan and Matthew Farias. Daisy Gomez,   Clerk of the Council  HOUSING AUTHORITY CALL TO ORDER ATTENDANCE Authority Members Phil Bacerra Johnathan Ryan Hernandez Jessie Lopez Nelida Mendoza Thai Viet Phan Vice Chair David Penaloza Chair Vicente Sarmiento City Manager Kristine Ridge City Attorney Sonia R. Carvalho Clerk of the Council Daisy Gomez MINUTES:Chair Sarmiento recessed the Regular City Counil meeting and called the Housing Authority meeting to order at 9:37p.m. Clerk of the Council conducted roll call. All Authority Members were present. PUBLIC COMMENTS – Members of the public may address Housing Authority on items on the Housing Authority agenda.  MINUTES:None.  CONSENT CALENDAR RECOMMENDED ACTION:  Approve staff recommendations on the following Consent Calendar Item: 1. 1.Excused absences Department(s): Clerk of the Council Recommended Action: Excuse absent members. MINUTES:None. **END OF CONSENT CALENDAR** BUSINESS CALENDAR 2.Public Hearing ­ Approve the Housing Authority Annual Plan Legal Notice published in the Orange County Register, La Opinion and Nguoi Viet on February 20, 2021. Department(s): Community Development Agency Recommended Action: 1.    Conduct a public hearing in consideration of the approval and submission of the Housing Authority Annual Plan to the United States Department of Housing and Urban Development. 2.   Resolution No. 2021­XXX – Adopt a resolution approving the Housing Authority Annual Plan and authorize the Executive Director of the Housing Authority to submit the Annual Plan to the United States Department of Housing and Urban Development. Moved by Councilmember Hernandez, seconded by Councilmember Mendoza to Approve. YES: 7 – Penaloza, Mayor Pro Tem, – Phan, Councilmember, – Lopez, Councilmember, – Bacerra, Councilmember, – Hernandez, Councilmember, – Mendoza, Councilmember, – Sarmiento, Mayor NO: 0  ABSTAIN: 0  ABSENT: 0  Status: 7 – 0 – 0 – 0 – Pass MINUTES: Busniess Calendar Item Resolution No. 2021­001 was approved  Chair Sarmiento opened the public hearing and seeing there were no speakers, closed the public hearing at 9:39 p.m. **END OF BUSINESS CALENDAR** HOUSING AUTHORITY MEMBER COMMENTS MINUTES:None. ADJOURNMENT – Adjourn the Housing Authority meeting. MINUTES:Chair Sarmiento adjourned the Housing Authority meeting and reconvened to the Regular Meeting at 9:40 p.m. Daisy Gomez,   Clerk of the Council  th nd City Council 8 4/6/2021CityCouncil5–8 6/1/2021 DRAFT Minutes of the Regular Meeting of theCity CouncilCity of Santa Ana, CaliforniaApril 06, 2021CLOSED SESSION MEETING – 5:00 pmREGULAR OPEN MEETING – 5:00 PM (Immediately following the Closed Session Meeting)CITY COUNCIL CHAMBER22 Civic Center Plaza Santa Ana, CA 92701Due to Governor Gavin Newsom’s Executive Order and the City Council's Proclamation ofLocal Emergency, there was no in­person meeting location for the community to attendpublic meetings.CLOSED SESSIONCALL TO ORDERATTENDANCE Council Members Phil BacerraJohnathan Ryan HernandezJessie LopezNelida MendozaThai Viet PhanMayor  Pro Tem David PenalozaMayorVicente SarmientoCity Manager Kristine RidgeCity Attorney Sonia R. CarvalhoClerk of the Council Daisy GomezMINUTES:Mayor Pro Tem Penaloza called the Closed Session meeting to order at5:10 p.m.Clerk of the Council conducted roll call. All were present. Mayor Sarmiento joined themeeting at 5:40 p.m.No public comments on Closed Session items.CLOSED SESSION ITEMS – The Brown Act permits legislative bodies to discuss certainmatters without members of the public present. The City Council finds, based on advice fromthe City Attorney, that discussion in open session of the following matters will prejudice theposition of the City in existing and anticipated litigation:1.CONFERENCE WITH LEGAL COUNSEL ­ THREAT OF POTENTIAL LITIGATIONSignificant exposure to litigation pursuant to Government Code Section 54956.9(d)(2):  One Claima.    Claim number 20­146573, Allstate Ins / Sevak Zargaryan 2.CONFERENCE WITH LEGAL COUNSEL­ EXISTING LITIGATION­ pursuant toparagraph (1) of subdivision (d) of Section 54956.9 of the Government Code:a.  California Grocers Association v. City of Santa Ana, Orange County Superior CourtCase No. 30­2021­01189627­CU­MC­CXCCLOSED SESSION REPORT – The City Attorney will report on any action(s) to be taken atthe Regular Open Session which will begin immediately following the Closed Session.RECESS – City Council will recess to Closed Session for the purpose of conducting regularCity business.MINUTES:Council recessed meeting to consider items listed on the Closed Session fordiscussion at 5:12 p.m. Mayor Sarmiento joined the meeting at 5:40 p.m.RECONVENE – City Council will reconvene to continue regular City business.MINUTES:Mayor Sarmiento adjourned Closed Session meeting at 5:52 p.m. CITY COUNCIL REGULAR OPEN SESSIONCALL TO ORDERMINUTES:Mayor Sarmiento called the Regular Open Session meeting to order at5:58 p.m.ROLL CALLMINUTES:Clerk of the Council conducted roll call. All councilmembers were present.Councilmember Mendoza joined the Open Regular Session meeting at 6:03 p.m.PLEDGE OF ALLEGIANCE Mayor SarmientoINVOCATIONMoment of ReflectionCEREMONIAL PRESENTATIONS1.Oath of Office (video) administered to Nellieann Myia Turtleheart LeGaspé, PersonnelBoard as the Ward 5 representative – Councilmember Hernandez2.Introduction of Ward 1 Commissioners by Councilmember Phan.3.Proclamation presented by Mayor Sarmiento, Mayor Pro Tem Penaloza andCouncilmember Phan to Casa de la Familia recognizing Sexual Assault AwarenessMonth.4.Certificate of Recognition presented by Councilmember Bacerra to Toyama Karate­DoUSA in recognition of 30­year Anniversary and Outstanding Contributions to theCommunity.5.Certificate of Recognition presented by Councilmember Mendoza to Alan Gersten,Santa Ana Unified School District  for Teacher of the Year and OutstandingContributions to the Community.STAFF PRESENTATIONS6.COVID­19 Update in the Community.MINUTES:City Manager Kristine Ridge provided brief COVID­19 updates on:VaccinesAdvancement to the Orange TierCOVID­19 Funeral AssistanceBusiness LoansShuttered Venue Operators GrantCLOSED SESSION REPORT – The City Attorney will report on any action(s) from ClosedSession.MINUTES:City Attorney Sonia Carvalho reported that Closed Session Item 1 wasapproved unanimously by the Council, with the exception of the Mayor Sarmiento who wasabsent. PUBLIC COMMENT – Public comments will be held during the beginning of the meeting forALL comments on agenda and non­agenda items, except for public hearings. Comments forpublic hearings will take place after the hearing is opened.MINUTES:Clerk of the Council Daisy Gomez reported out on correspondence received.Dale Helvig thanked Parks, Recreation and Community Services staff on Item 16,expressed concern regarding rental fee for Item 22 and abatement concerns for derelictproperties. Victor Mendez expressed concern with the vaccination appointment process. Manny Escamilla spoke in support of Item 14 and asked to consider a potential site for afuture library, made comments regarding a potential memorial in honor of the lives lost toCOVID­19.Jeffrey Katz spoke regarding transitional housing and encourages council to adopt theCosta Mesa ordinance regarding transitional housing. Speaker spoke regarding a potential $200 stimulus check, requested Council use funds toreinvest in the community and spoke regarding solar panel manufacturing in the City. Paul Lujan spoke in opposition of the Lincoln Pathway Project.Irvin M. expressed concern with the homeless issue and maintenance in Memorial Park. CONSENT CALENDARRECOMMENDED ACTION:  Approve staff recommendations on the followingConsent Calendar Items: 7 through 29.7.Excused absencesDepartment(s): Clerk of the CouncilRecommended Action: Excuse the absent members.8.Minutes from the regular, special and Housing Authority meetings of February 2, 2021Department(s): Clerk of the CouncilRecommended Action: Approve minutes.9.Minutes from the special closed session meeting of February 12, 2021Department(s): Clerk of the CouncilRecommended Action: Approve minutes.10.Minutes from the regular meeting of February 16, 2021Department(s): Clerk of the CouncilRecommended Action: Approve minutes.11.Approve an Appropriation Adjustment and Agreement Accepting $90,364.23 in 2020Edward Byrne Memorial Justice Assistance Grant Funds (Non­General Fund)Department(s): Police DepartmentRecommended Action: 1.    Approve an appropriation adjustment recognizing$90,364.23 in the Law Enforcement Grants Revenue account and appropriate samein the Byrne Justice Assistance account. (Requires five affirmative votes)2.    Authorize the City Manager and the Chief of Police to execute an agreement(Award #2020­DJ­BX­0773) with the Orange County Sheriff’s Department for theperiod of October 1, 2020 through September 30, 2023, accepting the 2020 EdwardByrne Memorial Justice Assistance Grant program funds in the amount of $90,364.23,subject to non­substantive changes approved by the City Manager and City Attorney(Agreement No. 2021­XXX). MINUTES:This consent Item ­ Agreement No. 2021­039 was approved.12.Approve a Lease Agreement with Railworks Track Services, Inc. for Office Space atthe Santa Ana Regional Transportation Center for a One­year Term with Twelve One­month Extensions for a Total Amount of $19,560 (Non­General Fund)Department(s): Public Works AgencyRecommended Action: 1.   Authorize the City Manager to execute a site leaseagreement with RailWorks Track Services, Inc., to compensate the City $815 permonth, with any partial month prorated at $27 per day, for the lease of 326 square feetof office space located at the Santa Ana Regional Transportation Center, for a one­year term beginning on April 6, 2021, and ending April 5, 2022, with an option fortwelve month­to­month extensions, for a total of $19,560 in lease revenue for the entireterm of the agreement, including optional extensions, subject to non­substantivechanges approved by the City Manager and City Attorney (Agreement No. 2021­XXX). 2.    Approve an appropriation adjustment recognizing Fiscal Year 2020­21 leaseincome in the amount of $2,310 into the SARTC Operations, Rental­RailWorksrevenue account and appropriating the same amount to the SARTC Operations,Contractual Services expenditure account. (Requires five affirmative votes)MINUTES:This consent Item ­ Agreement No. 2021­040 was approved.13.Approve an Appropriation Adjustment, Approve an Amendment to the FY 2020­21Capital Improvement Program, and Award a Construction Contract to Big Ben, Inc. inthe Amount of $707,733 for the Baker­Glenwood Sewer Main Upgrade Project withan Estimated Total Delivery Cost of $920,053 (Project No. 21­6446) (Non­GeneralFund)Department(s): Public Works AgencyRecommended Action: 1.    Approve an appropriation adjustment to recognize$920,053 from prior year fund balance in the Sewer Connection Fee Fund, prior­yearcarry forward revenue account and appropriate the same amount to the SewerConnection Projects, Improvements Other Than Building expenditureaccount. (Requires five affirmative votes)2.    Approve an amendment to the Fiscal Year 2020­21 Capital ImprovementProgram to include $920,053 in construction funds for the Baker­Glenwood SewerMain Upgrade.3.    Award a Construction Contract to Big Ben, Inc., the lowest responsible bidder, inaccordance with the base bid in the amount of $707,733, for construction of theBaker­Glenwood Sewer Main Upgrade, for the term beginning April 6, 2021 andending upon project completion, and authorize the City Manager to execute thecontract subject to non­substantive changes approved by the City Manager and CityAttorney.4.    Approve the Project Delivery Cost for a total estimated construction cost of$920,053, which includes $707,733 for construction contract, $106,160 for contractadministration, inspection and testing, and $106,160 for project contingency.  MINUTES:Executive Director of Public Works Agency Nabil Saba addressedcouncil regarding project timeline and traffic during construction.Moved by Mayor Pro Tem Penaloza, seconded by Councilmember Bacerra toApprove.YES: 7 – Penaloza, Mayor Pro Tem, – Phan, Councilmember, – Lopez,Councilmember, – Bacerra, Councilmember, – Hernandez, Councilmember, –Mendoza, Councilmember, – Sarmiento, MayorNO: 0 ABSTAIN: 0 ABSENT: 0 Status: 7 – 0 – 0 – 0 – Pass14.Award a Purchase Order Contract to Bibliotheca, LLC to Provide and Install Two FullTurn­Key Book Dispenser Remote Lockers at the Santa Ana Regional TransportationCenter and Police Athletic & Activity League (PAAL) Center for $59,109.74 and aTwo­Year Extended Warranty with Hardware and Software Maintenance for $10,260,for a Total Amount Not to Exceed $69,369.74 (Specification No. 21­037) (GeneralFund)Department(s): LibraryRecommended Action: Award a purchase order contract to Bibliotheca, LLC toprovide and install two full turn­key book dispenser remote lockers at the Santa AnaRegional Transportation Center and Police Athletic & Activity League (PAAL) Centerfor $59,109.74 and a two­year extended warranty with hardware and softwaremaintenance for $10,260 for a total amount not to exceed $69.369.74, subject to non­substantive changes approved by the City Manager and City Attorney.15.Authorize a one­time purchase and payment of purchase order to Metron­Farnier,LLC for construction fire hydrant water meters with Verizon Solution Registers in theamount of $82,560, plus a contingency of $8,256, for a total amount not to exceed$90,816, subject to non­substantive changes approved by the City Manager and CityAttorney.Department(s): Public Works AgencyRecommended Action: Authorize a one­time purchase and payment of purchaseorder to Metron­Farnier, LLC for construction fire hydrant water meters with VerizonSolution Registers in the amount of $82,560, plus a contingency of $8,256, for a totalamount not to exceed $90,816, subject to non­substantive changes approved by theCity Manager and City Attorney.16.Authorize Budget Reallocation and Award a Construction Contract to WrightConstruction Engineering Corp. in the Amount of $1,099,195.50 for the LincolnAvenue Pedestrian Pathway from Park Lane to Santiago Creek Project with anEstimated Total Delivery Cost of $1,341,991 (Project No. 17­6802) (Non­GeneralFund)Department(s): Public Works AgencyRecommended Action: 1. Authorize Budget Reallocation of $140,105 in unspentproject funds to the Lincoln Avenue Pedestrian Pathway from Park Lane to SantiagoCreek Project (17­6802) as follows: $46,105 in Measure M2 Local Fairshare fundsfrom the Bristol Street Rehabilitation from 17  to Santa Clara project (Project 18­6909), and $94,000 in Measure M2 Local Fairshare funds from Project Development(Project 21­6899).2. Award a construction contract to Wright Construction Engineering Corp., the lowestresponsible bidder, in accordance with the Base Bid plus Alternates 1 and 2 in theamount of $1,099,195.50, for construction of the Lincoln Avenue Pedestrian Pathwayfrom Park Lane to Santiago Creek Project, for the term beginning April 6, 2021 andending upon project completion, and authorize the City Manager to execute thecontract, subject to non­substantive changes approved by the City Manager and CityAttorney. 3. Approve the Project Delivery Cost with a total estimated construction cost of$1,341,991, which includes $1,099,195.50 for the construction contract, $110,891.50for contract administration, inspection and testing, and $131,904 for projectcontingencies.MINUTES:Executive Director of Public Works Agency Nabil Saba provided a briefpresentation.Council requested staff research or provide outreach regarding the number of SantaAna based contractors who submit bids. Moved by Councilmember Lopez, seconded by Mayor Pro Tem Penaloza toApprove.YES: 7 – Penaloza, Mayor Pro Tem, – Phan, Councilmember, – Lopez,Councilmember, – Bacerra, Councilmember, – Hernandez, Councilmember, –Mendoza, Councilmember, – Sarmiento, MayorNO: 0 ABSTAIN: 0 ABSENT: 0 Status: 7 – 0 – 0 – 0 – Pass17.Approve Agreement with TPX Communications, Inc. for Telecom Services in anAnnual Amount Not to Exceed $50,000 (Non­General Fund)Department(s): Information TechnologyRecommended Action: 1.    Authorize the City Manager to execute the agreementwith TPX Communications, Inc., for telecom services for a three­year periodbeginning April 1, 2021 through March 31, 2024 with the potential for three (3)additional one­year (1) renewal terms, exercisable by the City Manager and the City,in an amount not to exceed $50,000 annually and $300,000 over the life of theagreement if all extensions are utilized, subject to non­substantive changes andapproved by the City Manager and City Attorney (Agreement No. 2021­XXX).2.    Approve payment for invoices for services incurred with TPX for telecom servicesthrough April 30, 2021 for an additional amount not­to­exceed $18,000.MINUTES:This consent Item ­ Agreement No. 2021­041 was approved.18.Approve Agreement with Nogalis, Inc. for Lawson Managed Services in an annual amount not to exceed $150,000 (Non­General Fund) Department(s): Information Technology Recommended Action: Authorize the City Manager to execute an agreement with Nogalis, Inc. for Lawson Managed Services for a (4) four­year term expiring April 1, 2025, with the potential for two (2) additional (1) one­year renewal terms exercisable by the City Manager and the City Attorney, for a total amount not­to­exceed $150,000 annually and $900,000 over the life of the agreement if all extensions are utilized, subject to non­substantive changes approved by the City Manager and City Attorney (Agreement No. 2021­XXX). MINUTES:This consent Item ­ Agreement No. 2021­042 was approved. 19.Approve an Amendment to Add a One­Year Extension to the Agreement with Valley Maintenance Corporation for Custodial Services at City Park Restrooms and Facilities from June 1, 2021 to May 31, 2022 for a Total Annual Amount of $476,708, for Total Agreement Amount for the Five­Year Period to $2,130,425 (General Fund) Department(s): Parks, Recreation, and Community Services Recommended Action: Authorize the City Manager to execute an amendment to the agreement with Valley Maintenance Corporation for custodial services at City park restrooms and facilities to extend the term for one year, from June 1, 2021 to May 31, 2022 for a total annual amount of $476,708, bringing the total agreement amount for the five­year period to $2,130,425, subject to non­substantive changes approved by the City Manager and City Attorney (Agreement No. 2021­XXX). MINUTES:Executive Director of Parks, Recreation, and Community Agency Lisa Rudloff addressed council regarding park janitorial maintenance, inspections and future janitorial bid. Councilmembers requested an increase in rotation of park restroom cleaning.  This consent Item ­ Agreement No. 2021­043 was approved. Moved by Mayor Pro Tem Penaloza, seconded by Councilmember Hernandez to Approve. YES: 7 – Penaloza, Mayor Pro Tem, – Phan, Councilmember, – Lopez, Councilmember, – Bacerra, Councilmember, – Hernandez, Councilmember, – Mendoza, Councilmember, – Sarmiento, Mayor NO: 0  ABSTAIN: 0  ABSENT: 0  Status: 7 – 0 – 0 – 0 – Pass 20.Approve a Three­Year Lease Agreement with Rick Kagasoff for warehouse space for the Santa Ana Police Department Evidence Section in the amount of $197,227 (Non­ General Fund) Department(s): Police Department Recommended Action: Authorize the City Manager to execute a three­year lease agreement with Rick Kagasoff for warehouse space, for the period of April 15, 2021 through April 30, 2024, in an amount not to exceed $197,227, subject to non­ substantive changes approved by the City Manager and City Attorney. This agreement also includes an optional one­year extension, exercisable by the City Manager and City Attorney, in the annual amount of $67,200 (Agreement No. 2021­XXX). MINUTES:This consent Item ­ Agreement No. 2021­044 was approved. 21.Approve a First Amendment to the Conditional Grant Agreement with Habitat for Humanity of Orange County for the Development of the Lacy Street Project (Non­ General Fund) Department(s): Community Development Agency Recommended Action: Authorize the City Manager to execute a First Amendment to the Conditional Grant Agreement with Habitat for Humanity of Orange County for an additional $333,777 in Inclusionary Housing Funds for a total Inclusionary Grant amount of $565,271 for the development of the Lacy Street affordable housing project located at 826 N Lacy Street (APN 398­041­22) and 416 Vance Street (APN 398­ 041­18), subject to non­substantive changes approved by the City Manager and City Attorney (Agreement No. 2021­XXX). Moved by Mayor Pro Tem Penaloza, seconded by Councilmember Bacerra to Approve. YES: 7 – Penaloza, Mayor Pro Tem, – Phan, Councilmember, – Lopez, Councilmember, – Bacerra, Councilmember, – Hernandez, Councilmember, – Mendoza, Councilmember, – Sarmiento, Mayor NO: 0  ABSTAIN: 0  ABSENT: 0  Status: 7 – 0 – 0 – 0 – Pass MINUTES:This consent Item ­ Agreement No. 2021­045 was approved. 22.Approve an agreement with Illumination Foundation to Operate a Temporary Homeless Shelter, from April 20, 2021 through September 30, 2021, due to the Closure of the Link Shelter and Construction of the Carnegie Navigation Center (Non­ General Fund) Department(s): Community Development Agency Recommended Action: 1.    Authorize the City Manager to execute an agreement with Illumination Foundation to operate a temporary shelter to provide needed serves to guests at the Link shelter during the construction of the Carnegie Navigation Center for $230,000 per month in an amount not to exceed $1,500,000, from April 20, 2021 through September 30, 2021, subject to non­substantive changes approved by the City Manager and City Attorney (Agreement No. 2021­XXX). 2.    Authorize the City Manager to execute any and all agreements required by State or Federal agencies for the use of ESG­CV, ESG­CV2 and any/all other homeless­ related funds available.  MINUTES:This consent Item ­ Agreement No. 2021­046 was approved. 23.Approve HEAP Subcontractor Agreement with Orange County United Way for Landlord Incentive Program for Foster Youth to Independence Housing Voucher Holders (Non­General Fund) Department(s): Community Development Agency Recommended Action: Authorize the City Manager to execute an agreement with Orange County United Way to utilize Homeless Emergency Aid Program (HEAP) funds in an amount not to exceed $184,544.29 to provide landlord incentives for Foster Youth to Independence vouchers issued by the Housing Authority, subject to non­substantive changes approved by the City Manager and City Attorney (Agreement No. 2021­XXX).  MINUTES:Councilmember Phan abstained from Item 23 due to a conflict of interest regarding her employer. This consent Item ­ Agreement No. 2021­047 was approved. 24.Approve the Regional and Unified Local Workforce Plan for Program Years 2021­ 2024 Department(s): Community Development Agency Recommended Action: 1.    Approve the Regional and Unified Local Plan for Program Year 2021­2024 and authorize staff to submit to the California Workforce Development Board and State of California Employment Development Department. 2.    Authorize the Mayor to sign all documents necessary for the submission of the Regional and Unified Local Plan for Program Year 2021­2024.  3.    Authorize staff to make non­substantive changes to the Regional and Unified Local Plan in response to public comments received or as requested by the California Workforce Development Board and the State of California Employment Development Department. 25.Local Area Subsequent Designation and Local Board Recertification for a Two­Year Period from July 2021 to June 2023 Department(s): Community Development Agency Recommended Action: Authorize the Mayor to sign the Subsequent Local Area Designation and Local Board Recertification application for a two­year period expiring June 30, 2023. 26.Amend Conflict of Interest Code, list of designated classifications required to file annual disclosure form (Statement of Economic Interests form) Department(s): Clerk of the Council Office Recommended Action: Resolution No. 2021­XXX – Adopt a resolution amending the City of Santa Ana’s Conflict of Interest Code. MINUTES:This consent Item­ Resolution No. 2021­014 was approved. 27.Adopt a resolution amending resolution No. 2019­111 to effect certain changes to the City’s Master Pay Schedule in conformance with Title 2 of the California Code of Regulations section 570.5 and the California Public Employee’s Retirement System (CalPERS) Department(s): Human Resources Recommended Action: Resolution No. 2021­XXX – Adopt a Resolution Amending Resolution No. 2019­111 to effect certain changes to the City’s Master Pay Schedule for all represented and unrepresented employee classifications of the City of Santa Ana, covered by the City’s Classification and Compensation Plan, to conform with Title 2 of the California Code of Regulations Section 570.5, listing all employee pay rates on a publicly available master pay schedule approved and adopted by City Council.  MINUTES:This consent Item­ Resolution No. 2021­015 was approved. 28.Adopt a Resolution Authorizing a Grant Application Submission for the Bureau of Reclamation WaterSMART Small­Scale Water Efficiency Projects for the Santa Ana Landscape Transformation Program (Non­General Fund) Department(s): Public Works Agency Recommended Action: Resolution No. 2021­XXX – Adopt a resolution authorizing the Executive Director of the Public Works Agency to submit a grant application to the U.S. Department of the Interior, Bureau of Reclamation’s Sustain and Manage America’s Resources for Tomorrow Small­Scale Water Efficiency Programs Grant for the Turf Removal and Irrigation Improvements Program, in an amount up to $75,000. MINUTES:This consent Item­ Resolution No. 2021­016 was approved. 29.Adopt a Resolution and Approve an Agreement Accepting the Donation of a Police K­9 Animal, Equipment and Supplies, and $5,000 to Cover Training Expenses from Johanna Scillieri for the Santa Ana Police Department Vice/Narcotics K­9 Program Department(s): Police Department Recommended Action: 1.    Resolution No. 2021­XXX – Adopt a resolution accepting the donation of a Police K­9 animal, equipment and supplies, and $5,000 to cover training expenses from Johanna Scillieri for the Santa Ana Police Department’s Vice/Narcotics Unit and implementation of a K­9 Narcotics Detection Program.  2.    Approve an appropriation adjustment recognizing $5,000 in Police Miscellaneous Reimbursement revenue and appropriating same to the Vice/Narcotics Training, Transportation and Meetings account. (Requires five affirmative votes) MINUTES:This consent Item­ Resolution No. 2021­017 was approved. Moved by Councilmember Bacerra, seconded by Councilmember Mendoza to approve Consent Calendar items 7­ 29 with the exception of 13, 16, 19, and 21. Councilmember Phan abstained from Item 23 due to a conflict of interest. YES: 7 – Penaloza, Mayor Pro Tem, – Phan, Councilmember, – Lopez, Councilmember, – Bacerra, Councilmember, – Hernandez, Councilmember, – Mendoza, Councilmember, – Sarmiento, Mayor NO: 0  ABSTAIN: 0  ABSENT: 0  Status: 7 – 0 – 0 – 0 – Pass **END OF CONSENT CALENDAR** BUSINESS CALENDAR 30.Approve Agreement with Townsend Public Affairs for State Legislative Advocacy Services; Approve Amendment to Agreement with Holland & Knight for Federal Legislative Advocacy Services; Provide Direction to Staff relating to Local, State, and Federal Government Associations Department(s): City Manager Office Recommended Action: 1.    Authorize the City Manager to execute an agreement with Townsend Public Affairs for State legislative advocacy services for a three­year term, from April 6, 2021 through March 31, 2024, with an option to extend the term for an additional one­year period, for a four­year not­to­exceed amount of $252,000, subject to non­substantive changes approved by the City Manager and City Attorney (Agreement No. 2021­XXX).  2.    Approve an amendment to an agreement with Holland & Knight LLP for Federal legislative advocacy services for a one­year term from April 1, 2021 through March 31, 2022, in an amount not to exceed $117,600, subject to non­substantive changes approved by the City Manager and City Attorney (Agreement No. 2021­XXX). 3.    Provide direction to staff relating to local, state, and federal government associations. Moved by Councilmember Bacerra, seconded by Mayor Sarmiento to Approved as amended; 1. Approved a one year agreement to Townsend Public Affairs for state legislative advocacy services and directed staff to proceed with a request for proposal.  Agreement 2021­048 2. Approved an amendment to an agreement with Holland & Knight LLP for Federal legislative advocacy services for a term of 24 months. Agreement 2021­049 3.  Provided direction to staff relating to local state and federal government associations and return to council at a future date during the budget discussion.  . YES: 7 – Penaloza, Mayor Pro Tem, – Phan, Councilmember, – Lopez, Councilmember, – Bacerra, Councilmember, – Hernandez, Councilmember, – Mendoza, Councilmember, – Sarmiento, Mayor NO: 0  ABSTAIN: 0  ABSENT: 0  Status: 7 – 0 – 0 – 0 – Pass MINUTES:Management Assistant  Daniel Soto provided a brief presentation. 31.Adopt Resolution Condemning Racism Xenophobia and Hate against Asian Americans Department(s): City Manager Office Recommended Action: Resolution No. 2021­XXX – Adopt a resolution condemning racism, xenophobia, and hate against Asian Americans. MINUTES:Mayor Sarmiento requested staff research and restore the torn down Vietnamese themed welcome sign.  Resolution No. 2021­018 was approved Moved by Councilmember Phan, seconded by Councilmember Bacerra to Approve. YES: 7 – Penaloza, Mayor Pro Tem, – Phan, Councilmember, – Lopez, Councilmember, – Bacerra, Councilmember, – Hernandez, Councilmember, – Mendoza, Councilmember, – Sarmiento, Mayor NO: 0  ABSTAIN: 0  ABSENT: 0  Status: 7 – 0 – 0 – 0 – Pass **END OF BUSINESS CALENDAR** COUNCILMEMBER REQUESTED ITEMS 32.Discuss and consider directing City Manager to direct Police Department staff to post monthly reports of hate crime­related data on the Santa Ana Police Department website – Councilmembers Bacerra and Phan MINUTES:Council supports with no objections and provided direction to City staff. City Manager Kristine Ridge noted the data is information that is already collected by the Police Department.  Mayor Sarmiento recessed the Council meeting and convened to the Housing Authority Meeting at 9:37 p.m. Chair Sarmiento adjourned the Housing Authority meeting and reconvened to the Regular Meeting at 9:40 p.m. CITY MANAGER COMMENTS MINUTES:City Manager Kristine Ridge provided an update regarding the number of tutoring sessions provided by the library and announced the City has been named “Tree City” for 22  consecutive year.  COUNCIL COMMENTS MINUTES:Councilmember Bacerra wished everyone a happy National Library Week.  Councilmember Hernandez mentioned the unfortunate loss of a family friend due to COVID­19 and reminded the public that FEMA can provide financial assistance to those who have lost a loved one due to COVID­19.  Councilmember Lopez reminded residents she will be hosting a meeting aimed at discussing environmental concerns on April 29, 2021. Announced that the developer of the 2525 site has agreed to secure the site and provide guards overnight. Thanked residents for their patience and asked that they continue to reach out.  Councilmember Mendoza requested to adjourn the meeting in memory of Sergeant Salvador Lujan. Councilmember Phan reminded the public that the CDC still recommends social distancing and using masks after vaccination.  Mayor Pro Tem Penaloza invited the public to visit the newly renovated Newhope Library and reminded the public of Denim Day on April 28, 2021 and it’s background.   Mayor Sarmiento spoke regarding the American Rescue Plan and the importance of efficiently vaccinating the City’s residents.  ADJOURNMENT – Adjourn the City Council meeting and convene to the Housing Authority meeting. Adjourn in memory of Arthur Sandoval Future Items 1. Shelter Operator 2. Short Term Rentals & Reasonable Accommodation Regulations Update 3. Cannabis Regulation Updates MINUTES: Mayor Sarmiento adjourned the City Council meeting at 10:00 p.m. Adjourn in Memory of Arthur Sandoval, Sergeant Salvador Lujan and Matthew Farias. Daisy Gomez,   Clerk of the Council  HOUSING AUTHORITY CALL TO ORDER ATTENDANCE Authority Members Phil Bacerra Johnathan Ryan Hernandez Jessie Lopez Nelida Mendoza Thai Viet Phan Vice Chair David Penaloza Chair Vicente Sarmiento City Manager Kristine Ridge City Attorney Sonia R. Carvalho Clerk of the Council Daisy Gomez MINUTES:Chair Sarmiento recessed the Regular City Counil meeting and called the Housing Authority meeting to order at 9:37p.m. Clerk of the Council conducted roll call. All Authority Members were present. PUBLIC COMMENTS – Members of the public may address Housing Authority on items on the Housing Authority agenda.  MINUTES:None.  CONSENT CALENDAR RECOMMENDED ACTION:  Approve staff recommendations on the following Consent Calendar Item: 1. 1.Excused absences Department(s): Clerk of the Council Recommended Action: Excuse absent members. MINUTES:None. **END OF CONSENT CALENDAR** BUSINESS CALENDAR 2.Public Hearing ­ Approve the Housing Authority Annual Plan Legal Notice published in the Orange County Register, La Opinion and Nguoi Viet on February 20, 2021. Department(s): Community Development Agency Recommended Action: 1.    Conduct a public hearing in consideration of the approval and submission of the Housing Authority Annual Plan to the United States Department of Housing and Urban Development. 2.   Resolution No. 2021­XXX – Adopt a resolution approving the Housing Authority Annual Plan and authorize the Executive Director of the Housing Authority to submit the Annual Plan to the United States Department of Housing and Urban Development. Moved by Councilmember Hernandez, seconded by Councilmember Mendoza to Approve. YES: 7 – Penaloza, Mayor Pro Tem, – Phan, Councilmember, – Lopez, Councilmember, – Bacerra, Councilmember, – Hernandez, Councilmember, – Mendoza, Councilmember, – Sarmiento, Mayor NO: 0  ABSTAIN: 0  ABSENT: 0  Status: 7 – 0 – 0 – 0 – Pass MINUTES: Busniess Calendar Item Resolution No. 2021­001 was approved  Chair Sarmiento opened the public hearing and seeing there were no speakers, closed the public hearing at 9:39 p.m. **END OF BUSINESS CALENDAR** HOUSING AUTHORITY MEMBER COMMENTS MINUTES:None. ADJOURNMENT – Adjourn the Housing Authority meeting. MINUTES:Chair Sarmiento adjourned the Housing Authority meeting and reconvened to the Regular Meeting at 9:40 p.m. Daisy Gomez,   Clerk of the Council  th nd City Council 9 4/6/2021CityCouncil5–9 6/1/2021 DRAFT Minutes of the Regular Meeting of theCity CouncilCity of Santa Ana, CaliforniaApril 06, 2021CLOSED SESSION MEETING – 5:00 pmREGULAR OPEN MEETING – 5:00 PM (Immediately following the Closed Session Meeting)CITY COUNCIL CHAMBER22 Civic Center Plaza Santa Ana, CA 92701Due to Governor Gavin Newsom’s Executive Order and the City Council's Proclamation ofLocal Emergency, there was no in­person meeting location for the community to attendpublic meetings.CLOSED SESSIONCALL TO ORDERATTENDANCE Council Members Phil BacerraJohnathan Ryan HernandezJessie LopezNelida MendozaThai Viet PhanMayor  Pro Tem David PenalozaMayorVicente SarmientoCity Manager Kristine RidgeCity Attorney Sonia R. CarvalhoClerk of the Council Daisy GomezMINUTES:Mayor Pro Tem Penaloza called the Closed Session meeting to order at5:10 p.m.Clerk of the Council conducted roll call. All were present. Mayor Sarmiento joined themeeting at 5:40 p.m.No public comments on Closed Session items.CLOSED SESSION ITEMS – The Brown Act permits legislative bodies to discuss certainmatters without members of the public present. The City Council finds, based on advice fromthe City Attorney, that discussion in open session of the following matters will prejudice theposition of the City in existing and anticipated litigation:1.CONFERENCE WITH LEGAL COUNSEL ­ THREAT OF POTENTIAL LITIGATIONSignificant exposure to litigation pursuant to Government Code Section 54956.9(d)(2):  One Claima.    Claim number 20­146573, Allstate Ins / Sevak Zargaryan 2.CONFERENCE WITH LEGAL COUNSEL­ EXISTING LITIGATION­ pursuant toparagraph (1) of subdivision (d) of Section 54956.9 of the Government Code:a.  California Grocers Association v. City of Santa Ana, Orange County Superior CourtCase No. 30­2021­01189627­CU­MC­CXCCLOSED SESSION REPORT – The City Attorney will report on any action(s) to be taken atthe Regular Open Session which will begin immediately following the Closed Session.RECESS – City Council will recess to Closed Session for the purpose of conducting regularCity business.MINUTES:Council recessed meeting to consider items listed on the Closed Session fordiscussion at 5:12 p.m. Mayor Sarmiento joined the meeting at 5:40 p.m.RECONVENE – City Council will reconvene to continue regular City business.MINUTES:Mayor Sarmiento adjourned Closed Session meeting at 5:52 p.m. CITY COUNCIL REGULAR OPEN SESSIONCALL TO ORDERMINUTES:Mayor Sarmiento called the Regular Open Session meeting to order at5:58 p.m.ROLL CALLMINUTES:Clerk of the Council conducted roll call. All councilmembers were present.Councilmember Mendoza joined the Open Regular Session meeting at 6:03 p.m.PLEDGE OF ALLEGIANCE Mayor SarmientoINVOCATIONMoment of ReflectionCEREMONIAL PRESENTATIONS1.Oath of Office (video) administered to Nellieann Myia Turtleheart LeGaspé, PersonnelBoard as the Ward 5 representative – Councilmember Hernandez2.Introduction of Ward 1 Commissioners by Councilmember Phan.3.Proclamation presented by Mayor Sarmiento, Mayor Pro Tem Penaloza andCouncilmember Phan to Casa de la Familia recognizing Sexual Assault AwarenessMonth.4.Certificate of Recognition presented by Councilmember Bacerra to Toyama Karate­DoUSA in recognition of 30­year Anniversary and Outstanding Contributions to theCommunity.5.Certificate of Recognition presented by Councilmember Mendoza to Alan Gersten,Santa Ana Unified School District  for Teacher of the Year and OutstandingContributions to the Community.STAFF PRESENTATIONS6.COVID­19 Update in the Community.MINUTES:City Manager Kristine Ridge provided brief COVID­19 updates on:VaccinesAdvancement to the Orange TierCOVID­19 Funeral AssistanceBusiness LoansShuttered Venue Operators GrantCLOSED SESSION REPORT – The City Attorney will report on any action(s) from ClosedSession.MINUTES:City Attorney Sonia Carvalho reported that Closed Session Item 1 wasapproved unanimously by the Council, with the exception of the Mayor Sarmiento who wasabsent. PUBLIC COMMENT – Public comments will be held during the beginning of the meeting forALL comments on agenda and non­agenda items, except for public hearings. Comments forpublic hearings will take place after the hearing is opened.MINUTES:Clerk of the Council Daisy Gomez reported out on correspondence received.Dale Helvig thanked Parks, Recreation and Community Services staff on Item 16,expressed concern regarding rental fee for Item 22 and abatement concerns for derelictproperties. Victor Mendez expressed concern with the vaccination appointment process. Manny Escamilla spoke in support of Item 14 and asked to consider a potential site for afuture library, made comments regarding a potential memorial in honor of the lives lost toCOVID­19.Jeffrey Katz spoke regarding transitional housing and encourages council to adopt theCosta Mesa ordinance regarding transitional housing. Speaker spoke regarding a potential $200 stimulus check, requested Council use funds toreinvest in the community and spoke regarding solar panel manufacturing in the City. Paul Lujan spoke in opposition of the Lincoln Pathway Project.Irvin M. expressed concern with the homeless issue and maintenance in Memorial Park. CONSENT CALENDARRECOMMENDED ACTION:  Approve staff recommendations on the followingConsent Calendar Items: 7 through 29.7.Excused absencesDepartment(s): Clerk of the CouncilRecommended Action: Excuse the absent members.8.Minutes from the regular, special and Housing Authority meetings of February 2, 2021Department(s): Clerk of the CouncilRecommended Action: Approve minutes.9.Minutes from the special closed session meeting of February 12, 2021Department(s): Clerk of the CouncilRecommended Action: Approve minutes.10.Minutes from the regular meeting of February 16, 2021Department(s): Clerk of the CouncilRecommended Action: Approve minutes.11.Approve an Appropriation Adjustment and Agreement Accepting $90,364.23 in 2020Edward Byrne Memorial Justice Assistance Grant Funds (Non­General Fund)Department(s): Police DepartmentRecommended Action: 1.    Approve an appropriation adjustment recognizing$90,364.23 in the Law Enforcement Grants Revenue account and appropriate samein the Byrne Justice Assistance account. (Requires five affirmative votes)2.    Authorize the City Manager and the Chief of Police to execute an agreement(Award #2020­DJ­BX­0773) with the Orange County Sheriff’s Department for theperiod of October 1, 2020 through September 30, 2023, accepting the 2020 EdwardByrne Memorial Justice Assistance Grant program funds in the amount of $90,364.23,subject to non­substantive changes approved by the City Manager and City Attorney(Agreement No. 2021­XXX). MINUTES:This consent Item ­ Agreement No. 2021­039 was approved.12.Approve a Lease Agreement with Railworks Track Services, Inc. for Office Space atthe Santa Ana Regional Transportation Center for a One­year Term with Twelve One­month Extensions for a Total Amount of $19,560 (Non­General Fund)Department(s): Public Works AgencyRecommended Action: 1.   Authorize the City Manager to execute a site leaseagreement with RailWorks Track Services, Inc., to compensate the City $815 permonth, with any partial month prorated at $27 per day, for the lease of 326 square feetof office space located at the Santa Ana Regional Transportation Center, for a one­year term beginning on April 6, 2021, and ending April 5, 2022, with an option fortwelve month­to­month extensions, for a total of $19,560 in lease revenue for the entireterm of the agreement, including optional extensions, subject to non­substantivechanges approved by the City Manager and City Attorney (Agreement No. 2021­XXX). 2.    Approve an appropriation adjustment recognizing Fiscal Year 2020­21 leaseincome in the amount of $2,310 into the SARTC Operations, Rental­RailWorksrevenue account and appropriating the same amount to the SARTC Operations,Contractual Services expenditure account. (Requires five affirmative votes)MINUTES:This consent Item ­ Agreement No. 2021­040 was approved.13.Approve an Appropriation Adjustment, Approve an Amendment to the FY 2020­21Capital Improvement Program, and Award a Construction Contract to Big Ben, Inc. inthe Amount of $707,733 for the Baker­Glenwood Sewer Main Upgrade Project withan Estimated Total Delivery Cost of $920,053 (Project No. 21­6446) (Non­GeneralFund)Department(s): Public Works AgencyRecommended Action: 1.    Approve an appropriation adjustment to recognize$920,053 from prior year fund balance in the Sewer Connection Fee Fund, prior­yearcarry forward revenue account and appropriate the same amount to the SewerConnection Projects, Improvements Other Than Building expenditureaccount. (Requires five affirmative votes)2.    Approve an amendment to the Fiscal Year 2020­21 Capital ImprovementProgram to include $920,053 in construction funds for the Baker­Glenwood SewerMain Upgrade.3.    Award a Construction Contract to Big Ben, Inc., the lowest responsible bidder, inaccordance with the base bid in the amount of $707,733, for construction of theBaker­Glenwood Sewer Main Upgrade, for the term beginning April 6, 2021 andending upon project completion, and authorize the City Manager to execute thecontract subject to non­substantive changes approved by the City Manager and CityAttorney.4.    Approve the Project Delivery Cost for a total estimated construction cost of$920,053, which includes $707,733 for construction contract, $106,160 for contractadministration, inspection and testing, and $106,160 for project contingency.  MINUTES:Executive Director of Public Works Agency Nabil Saba addressedcouncil regarding project timeline and traffic during construction.Moved by Mayor Pro Tem Penaloza, seconded by Councilmember Bacerra toApprove.YES: 7 – Penaloza, Mayor Pro Tem, – Phan, Councilmember, – Lopez,Councilmember, – Bacerra, Councilmember, – Hernandez, Councilmember, –Mendoza, Councilmember, – Sarmiento, MayorNO: 0 ABSTAIN: 0 ABSENT: 0 Status: 7 – 0 – 0 – 0 – Pass14.Award a Purchase Order Contract to Bibliotheca, LLC to Provide and Install Two FullTurn­Key Book Dispenser Remote Lockers at the Santa Ana Regional TransportationCenter and Police Athletic & Activity League (PAAL) Center for $59,109.74 and aTwo­Year Extended Warranty with Hardware and Software Maintenance for $10,260,for a Total Amount Not to Exceed $69,369.74 (Specification No. 21­037) (GeneralFund)Department(s): LibraryRecommended Action: Award a purchase order contract to Bibliotheca, LLC toprovide and install two full turn­key book dispenser remote lockers at the Santa AnaRegional Transportation Center and Police Athletic & Activity League (PAAL) Centerfor $59,109.74 and a two­year extended warranty with hardware and softwaremaintenance for $10,260 for a total amount not to exceed $69.369.74, subject to non­substantive changes approved by the City Manager and City Attorney.15.Authorize a one­time purchase and payment of purchase order to Metron­Farnier,LLC for construction fire hydrant water meters with Verizon Solution Registers in theamount of $82,560, plus a contingency of $8,256, for a total amount not to exceed$90,816, subject to non­substantive changes approved by the City Manager and CityAttorney.Department(s): Public Works AgencyRecommended Action: Authorize a one­time purchase and payment of purchaseorder to Metron­Farnier, LLC for construction fire hydrant water meters with VerizonSolution Registers in the amount of $82,560, plus a contingency of $8,256, for a totalamount not to exceed $90,816, subject to non­substantive changes approved by theCity Manager and City Attorney.16.Authorize Budget Reallocation and Award a Construction Contract to WrightConstruction Engineering Corp. in the Amount of $1,099,195.50 for the LincolnAvenue Pedestrian Pathway from Park Lane to Santiago Creek Project with anEstimated Total Delivery Cost of $1,341,991 (Project No. 17­6802) (Non­GeneralFund)Department(s): Public Works AgencyRecommended Action: 1. Authorize Budget Reallocation of $140,105 in unspentproject funds to the Lincoln Avenue Pedestrian Pathway from Park Lane to SantiagoCreek Project (17­6802) as follows: $46,105 in Measure M2 Local Fairshare fundsfrom the Bristol Street Rehabilitation from 17  to Santa Clara project (Project 18­6909), and $94,000 in Measure M2 Local Fairshare funds from Project Development(Project 21­6899).2. Award a construction contract to Wright Construction Engineering Corp., the lowestresponsible bidder, in accordance with the Base Bid plus Alternates 1 and 2 in theamount of $1,099,195.50, for construction of the Lincoln Avenue Pedestrian Pathwayfrom Park Lane to Santiago Creek Project, for the term beginning April 6, 2021 andending upon project completion, and authorize the City Manager to execute thecontract, subject to non­substantive changes approved by the City Manager and CityAttorney. 3. Approve the Project Delivery Cost with a total estimated construction cost of$1,341,991, which includes $1,099,195.50 for the construction contract, $110,891.50for contract administration, inspection and testing, and $131,904 for projectcontingencies.MINUTES:Executive Director of Public Works Agency Nabil Saba provided a briefpresentation.Council requested staff research or provide outreach regarding the number of SantaAna based contractors who submit bids. Moved by Councilmember Lopez, seconded by Mayor Pro Tem Penaloza toApprove.YES: 7 – Penaloza, Mayor Pro Tem, – Phan, Councilmember, – Lopez,Councilmember, – Bacerra, Councilmember, – Hernandez, Councilmember, –Mendoza, Councilmember, – Sarmiento, MayorNO: 0 ABSTAIN: 0 ABSENT: 0 Status: 7 – 0 – 0 – 0 – Pass17.Approve Agreement with TPX Communications, Inc. for Telecom Services in anAnnual Amount Not to Exceed $50,000 (Non­General Fund)Department(s): Information TechnologyRecommended Action: 1.    Authorize the City Manager to execute the agreementwith TPX Communications, Inc., for telecom services for a three­year periodbeginning April 1, 2021 through March 31, 2024 with the potential for three (3)additional one­year (1) renewal terms, exercisable by the City Manager and the City,in an amount not to exceed $50,000 annually and $300,000 over the life of theagreement if all extensions are utilized, subject to non­substantive changes andapproved by the City Manager and City Attorney (Agreement No. 2021­XXX).2.    Approve payment for invoices for services incurred with TPX for telecom servicesthrough April 30, 2021 for an additional amount not­to­exceed $18,000.MINUTES:This consent Item ­ Agreement No. 2021­041 was approved.18.Approve Agreement with Nogalis, Inc. for Lawson Managed Services in an annualamount not to exceed $150,000 (Non­General Fund)Department(s): Information TechnologyRecommended Action: Authorize the City Manager to execute an agreement withNogalis, Inc. for Lawson Managed Services for a (4) four­year term expiring April 1,2025, with the potential for two (2) additional (1) one­year renewal terms exercisableby the City Manager and the City Attorney, for a total amount not­to­exceed $150,000annually and $900,000 over the life of the agreement if all extensions are utilized,subject to non­substantive changes approved by the City Manager and City Attorney(Agreement No. 2021­XXX).MINUTES:This consent Item ­ Agreement No. 2021­042 was approved.19.Approve an Amendment to Add a One­Year Extension to the Agreement with ValleyMaintenance Corporation for Custodial Services at City Park Restrooms andFacilities from June 1, 2021 to May 31, 2022 for a Total Annual Amount of $476,708,for Total Agreement Amount for the Five­Year Period to $2,130,425 (General Fund)Department(s): Parks, Recreation, and Community ServicesRecommended Action: Authorize the City Manager to execute an amendment to theagreement with Valley Maintenance Corporation for custodial services at City parkrestrooms and facilities to extend the term for one year, from June 1, 2021 to May 31,2022 for a total annual amount of $476,708, bringing the total agreement amount forthe five­year period to $2,130,425, subject to non­substantive changes approved bythe City Manager and City Attorney (Agreement No. 2021­XXX).MINUTES:Executive Director of Parks, Recreation, and Community Agency LisaRudloff addressed council regarding park janitorial maintenance, inspections andfuture janitorial bid.Councilmembers requested an increase in rotation of park restroom cleaning. This consent Item ­ Agreement No. 2021­043 was approved.Moved by Mayor Pro Tem Penaloza, seconded by Councilmember Hernandezto Approve.YES: 7 – Penaloza, Mayor Pro Tem, – Phan, Councilmember, – Lopez,Councilmember, – Bacerra, Councilmember, – Hernandez, Councilmember, –Mendoza, Councilmember, – Sarmiento, MayorNO: 0 ABSTAIN: 0 ABSENT: 0 Status: 7 – 0 – 0 – 0 – Pass 20.Approve a Three­Year Lease Agreement with Rick Kagasoff for warehouse space for the Santa Ana Police Department Evidence Section in the amount of $197,227 (Non­ General Fund) Department(s): Police Department Recommended Action: Authorize the City Manager to execute a three­year lease agreement with Rick Kagasoff for warehouse space, for the period of April 15, 2021 through April 30, 2024, in an amount not to exceed $197,227, subject to non­ substantive changes approved by the City Manager and City Attorney. This agreement also includes an optional one­year extension, exercisable by the City Manager and City Attorney, in the annual amount of $67,200 (Agreement No. 2021­XXX). MINUTES:This consent Item ­ Agreement No. 2021­044 was approved. 21.Approve a First Amendment to the Conditional Grant Agreement with Habitat for Humanity of Orange County for the Development of the Lacy Street Project (Non­ General Fund) Department(s): Community Development Agency Recommended Action: Authorize the City Manager to execute a First Amendment to the Conditional Grant Agreement with Habitat for Humanity of Orange County for an additional $333,777 in Inclusionary Housing Funds for a total Inclusionary Grant amount of $565,271 for the development of the Lacy Street affordable housing project located at 826 N Lacy Street (APN 398­041­22) and 416 Vance Street (APN 398­ 041­18), subject to non­substantive changes approved by the City Manager and City Attorney (Agreement No. 2021­XXX). Moved by Mayor Pro Tem Penaloza, seconded by Councilmember Bacerra to Approve. YES: 7 – Penaloza, Mayor Pro Tem, – Phan, Councilmember, – Lopez, Councilmember, – Bacerra, Councilmember, – Hernandez, Councilmember, – Mendoza, Councilmember, – Sarmiento, Mayor NO: 0  ABSTAIN: 0  ABSENT: 0  Status: 7 – 0 – 0 – 0 – Pass MINUTES:This consent Item ­ Agreement No. 2021­045 was approved. 22.Approve an agreement with Illumination Foundation to Operate a Temporary Homeless Shelter, from April 20, 2021 through September 30, 2021, due to the Closure of the Link Shelter and Construction of the Carnegie Navigation Center (Non­ General Fund) Department(s): Community Development Agency Recommended Action: 1.    Authorize the City Manager to execute an agreement with Illumination Foundation to operate a temporary shelter to provide needed serves to guests at the Link shelter during the construction of the Carnegie Navigation Center for $230,000 per month in an amount not to exceed $1,500,000, from April 20, 2021 through September 30, 2021, subject to non­substantive changes approved by the City Manager and City Attorney (Agreement No. 2021­XXX). 2.    Authorize the City Manager to execute any and all agreements required by State or Federal agencies for the use of ESG­CV, ESG­CV2 and any/all other homeless­ related funds available.  MINUTES:This consent Item ­ Agreement No. 2021­046 was approved. 23.Approve HEAP Subcontractor Agreement with Orange County United Way for Landlord Incentive Program for Foster Youth to Independence Housing Voucher Holders (Non­General Fund) Department(s): Community Development Agency Recommended Action: Authorize the City Manager to execute an agreement with Orange County United Way to utilize Homeless Emergency Aid Program (HEAP) funds in an amount not to exceed $184,544.29 to provide landlord incentives for Foster Youth to Independence vouchers issued by the Housing Authority, subject to non­substantive changes approved by the City Manager and City Attorney (Agreement No. 2021­XXX).  MINUTES:Councilmember Phan abstained from Item 23 due to a conflict of interest regarding her employer. This consent Item ­ Agreement No. 2021­047 was approved. 24.Approve the Regional and Unified Local Workforce Plan for Program Years 2021­ 2024 Department(s): Community Development Agency Recommended Action: 1.    Approve the Regional and Unified Local Plan for Program Year 2021­2024 and authorize staff to submit to the California Workforce Development Board and State of California Employment Development Department. 2.    Authorize the Mayor to sign all documents necessary for the submission of the Regional and Unified Local Plan for Program Year 2021­2024.  3.    Authorize staff to make non­substantive changes to the Regional and Unified Local Plan in response to public comments received or as requested by the California Workforce Development Board and the State of California Employment Development Department. 25.Local Area Subsequent Designation and Local Board Recertification for a Two­Year Period from July 2021 to June 2023 Department(s): Community Development Agency Recommended Action: Authorize the Mayor to sign the Subsequent Local Area Designation and Local Board Recertification application for a two­year period expiring June 30, 2023. 26.Amend Conflict of Interest Code, list of designated classifications required to file annual disclosure form (Statement of Economic Interests form) Department(s): Clerk of the Council Office Recommended Action: Resolution No. 2021­XXX – Adopt a resolution amending the City of Santa Ana’s Conflict of Interest Code. MINUTES:This consent Item­ Resolution No. 2021­014 was approved. 27.Adopt a resolution amending resolution No. 2019­111 to effect certain changes to the City’s Master Pay Schedule in conformance with Title 2 of the California Code of Regulations section 570.5 and the California Public Employee’s Retirement System (CalPERS) Department(s): Human Resources Recommended Action: Resolution No. 2021­XXX – Adopt a Resolution Amending Resolution No. 2019­111 to effect certain changes to the City’s Master Pay Schedule for all represented and unrepresented employee classifications of the City of Santa Ana, covered by the City’s Classification and Compensation Plan, to conform with Title 2 of the California Code of Regulations Section 570.5, listing all employee pay rates on a publicly available master pay schedule approved and adopted by City Council.  MINUTES:This consent Item­ Resolution No. 2021­015 was approved. 28.Adopt a Resolution Authorizing a Grant Application Submission for the Bureau of Reclamation WaterSMART Small­Scale Water Efficiency Projects for the Santa Ana Landscape Transformation Program (Non­General Fund) Department(s): Public Works Agency Recommended Action: Resolution No. 2021­XXX – Adopt a resolution authorizing the Executive Director of the Public Works Agency to submit a grant application to the U.S. Department of the Interior, Bureau of Reclamation’s Sustain and Manage America’s Resources for Tomorrow Small­Scale Water Efficiency Programs Grant for the Turf Removal and Irrigation Improvements Program, in an amount up to $75,000. MINUTES:This consent Item­ Resolution No. 2021­016 was approved. 29.Adopt a Resolution and Approve an Agreement Accepting the Donation of a Police K­9 Animal, Equipment and Supplies, and $5,000 to Cover Training Expenses from Johanna Scillieri for the Santa Ana Police Department Vice/Narcotics K­9 Program Department(s): Police Department Recommended Action: 1.    Resolution No. 2021­XXX – Adopt a resolution accepting the donation of a Police K­9 animal, equipment and supplies, and $5,000 to cover training expenses from Johanna Scillieri for the Santa Ana Police Department’s Vice/Narcotics Unit and implementation of a K­9 Narcotics Detection Program.  2.    Approve an appropriation adjustment recognizing $5,000 in Police Miscellaneous Reimbursement revenue and appropriating same to the Vice/Narcotics Training, Transportation and Meetings account. (Requires five affirmative votes) MINUTES:This consent Item­ Resolution No. 2021­017 was approved. Moved by Councilmember Bacerra, seconded by Councilmember Mendoza to approve Consent Calendar items 7­ 29 with the exception of 13, 16, 19, and 21. Councilmember Phan abstained from Item 23 due to a conflict of interest. YES: 7 – Penaloza, Mayor Pro Tem, – Phan, Councilmember, – Lopez, Councilmember, – Bacerra, Councilmember, – Hernandez, Councilmember, – Mendoza, Councilmember, – Sarmiento, Mayor NO: 0  ABSTAIN: 0  ABSENT: 0  Status: 7 – 0 – 0 – 0 – Pass **END OF CONSENT CALENDAR** BUSINESS CALENDAR 30.Approve Agreement with Townsend Public Affairs for State Legislative Advocacy Services; Approve Amendment to Agreement with Holland & Knight for Federal Legislative Advocacy Services; Provide Direction to Staff relating to Local, State, and Federal Government Associations Department(s): City Manager Office Recommended Action: 1.    Authorize the City Manager to execute an agreement with Townsend Public Affairs for State legislative advocacy services for a three­year term, from April 6, 2021 through March 31, 2024, with an option to extend the term for an additional one­year period, for a four­year not­to­exceed amount of $252,000, subject to non­substantive changes approved by the City Manager and City Attorney (Agreement No. 2021­XXX).  2.    Approve an amendment to an agreement with Holland & Knight LLP for Federal legislative advocacy services for a one­year term from April 1, 2021 through March 31, 2022, in an amount not to exceed $117,600, subject to non­substantive changes approved by the City Manager and City Attorney (Agreement No. 2021­XXX). 3.    Provide direction to staff relating to local, state, and federal government associations. Moved by Councilmember Bacerra, seconded by Mayor Sarmiento to Approved as amended; 1. Approved a one year agreement to Townsend Public Affairs for state legislative advocacy services and directed staff to proceed with a request for proposal.  Agreement 2021­048 2. Approved an amendment to an agreement with Holland & Knight LLP for Federal legislative advocacy services for a term of 24 months. Agreement 2021­049 3.  Provided direction to staff relating to local state and federal government associations and return to council at a future date during the budget discussion.  . YES: 7 – Penaloza, Mayor Pro Tem, – Phan, Councilmember, – Lopez, Councilmember, – Bacerra, Councilmember, – Hernandez, Councilmember, – Mendoza, Councilmember, – Sarmiento, Mayor NO: 0  ABSTAIN: 0  ABSENT: 0  Status: 7 – 0 – 0 – 0 – Pass MINUTES:Management Assistant  Daniel Soto provided a brief presentation. 31.Adopt Resolution Condemning Racism Xenophobia and Hate against Asian Americans Department(s): City Manager Office Recommended Action: Resolution No. 2021­XXX – Adopt a resolution condemning racism, xenophobia, and hate against Asian Americans. MINUTES:Mayor Sarmiento requested staff research and restore the torn down Vietnamese themed welcome sign.  Resolution No. 2021­018 was approved Moved by Councilmember Phan, seconded by Councilmember Bacerra to Approve. YES: 7 – Penaloza, Mayor Pro Tem, – Phan, Councilmember, – Lopez, Councilmember, – Bacerra, Councilmember, – Hernandez, Councilmember, – Mendoza, Councilmember, – Sarmiento, Mayor NO: 0  ABSTAIN: 0  ABSENT: 0  Status: 7 – 0 – 0 – 0 – Pass **END OF BUSINESS CALENDAR** COUNCILMEMBER REQUESTED ITEMS 32.Discuss and consider directing City Manager to direct Police Department staff to post monthly reports of hate crime­related data on the Santa Ana Police Department website – Councilmembers Bacerra and Phan MINUTES:Council supports with no objections and provided direction to City staff. City Manager Kristine Ridge noted the data is information that is already collected by the Police Department.  Mayor Sarmiento recessed the Council meeting and convened to the Housing Authority Meeting at 9:37 p.m. Chair Sarmiento adjourned the Housing Authority meeting and reconvened to the Regular Meeting at 9:40 p.m. CITY MANAGER COMMENTS MINUTES:City Manager Kristine Ridge provided an update regarding the number of tutoring sessions provided by the library and announced the City has been named “Tree City” for 22  consecutive year.  COUNCIL COMMENTS MINUTES:Councilmember Bacerra wished everyone a happy National Library Week.  Councilmember Hernandez mentioned the unfortunate loss of a family friend due to COVID­19 and reminded the public that FEMA can provide financial assistance to those who have lost a loved one due to COVID­19.  Councilmember Lopez reminded residents she will be hosting a meeting aimed at discussing environmental concerns on April 29, 2021. Announced that the developer of the 2525 site has agreed to secure the site and provide guards overnight. Thanked residents for their patience and asked that they continue to reach out.  Councilmember Mendoza requested to adjourn the meeting in memory of Sergeant Salvador Lujan. Councilmember Phan reminded the public that the CDC still recommends social distancing and using masks after vaccination.  Mayor Pro Tem Penaloza invited the public to visit the newly renovated Newhope Library and reminded the public of Denim Day on April 28, 2021 and it’s background.   Mayor Sarmiento spoke regarding the American Rescue Plan and the importance of efficiently vaccinating the City’s residents.  ADJOURNMENT – Adjourn the City Council meeting and convene to the Housing Authority meeting. Adjourn in memory of Arthur Sandoval Future Items 1. Shelter Operator 2. Short Term Rentals & Reasonable Accommodation Regulations Update 3. Cannabis Regulation Updates MINUTES: Mayor Sarmiento adjourned the City Council meeting at 10:00 p.m. Adjourn in Memory of Arthur Sandoval, Sergeant Salvador Lujan and Matthew Farias. Daisy Gomez,   Clerk of the Council  HOUSING AUTHORITY CALL TO ORDER ATTENDANCE Authority Members Phil Bacerra Johnathan Ryan Hernandez Jessie Lopez Nelida Mendoza Thai Viet Phan Vice Chair David Penaloza Chair Vicente Sarmiento City Manager Kristine Ridge City Attorney Sonia R. Carvalho Clerk of the Council Daisy Gomez MINUTES:Chair Sarmiento recessed the Regular City Counil meeting and called the Housing Authority meeting to order at 9:37p.m. Clerk of the Council conducted roll call. All Authority Members were present. PUBLIC COMMENTS – Members of the public may address Housing Authority on items on the Housing Authority agenda.  MINUTES:None.  CONSENT CALENDAR RECOMMENDED ACTION:  Approve staff recommendations on the following Consent Calendar Item: 1. 1.Excused absences Department(s): Clerk of the Council Recommended Action: Excuse absent members. MINUTES:None. **END OF CONSENT CALENDAR** BUSINESS CALENDAR 2.Public Hearing ­ Approve the Housing Authority Annual Plan Legal Notice published in the Orange County Register, La Opinion and Nguoi Viet on February 20, 2021. Department(s): Community Development Agency Recommended Action: 1.    Conduct a public hearing in consideration of the approval and submission of the Housing Authority Annual Plan to the United States Department of Housing and Urban Development. 2.   Resolution No. 2021­XXX – Adopt a resolution approving the Housing Authority Annual Plan and authorize the Executive Director of the Housing Authority to submit the Annual Plan to the United States Department of Housing and Urban Development. Moved by Councilmember Hernandez, seconded by Councilmember Mendoza to Approve. YES: 7 – Penaloza, Mayor Pro Tem, – Phan, Councilmember, – Lopez, Councilmember, – Bacerra, Councilmember, – Hernandez, Councilmember, – Mendoza, Councilmember, – Sarmiento, Mayor NO: 0  ABSTAIN: 0  ABSENT: 0  Status: 7 – 0 – 0 – 0 – Pass MINUTES: Busniess Calendar Item Resolution No. 2021­001 was approved  Chair Sarmiento opened the public hearing and seeing there were no speakers, closed the public hearing at 9:39 p.m. **END OF BUSINESS CALENDAR** HOUSING AUTHORITY MEMBER COMMENTS MINUTES:None. ADJOURNMENT – Adjourn the Housing Authority meeting. MINUTES:Chair Sarmiento adjourned the Housing Authority meeting and reconvened to the Regular Meeting at 9:40 p.m. Daisy Gomez,   Clerk of the Council  th nd City Council 10 4/6/2021CityCouncil5–10 6/1/2021 DRAFT Minutes of the Regular Meeting of theCity CouncilCity of Santa Ana, CaliforniaApril 06, 2021CLOSED SESSION MEETING – 5:00 pmREGULAR OPEN MEETING – 5:00 PM (Immediately following the Closed Session Meeting)CITY COUNCIL CHAMBER22 Civic Center Plaza Santa Ana, CA 92701Due to Governor Gavin Newsom’s Executive Order and the City Council's Proclamation ofLocal Emergency, there was no in­person meeting location for the community to attendpublic meetings.CLOSED SESSIONCALL TO ORDERATTENDANCE Council Members Phil BacerraJohnathan Ryan HernandezJessie LopezNelida MendozaThai Viet PhanMayor  Pro Tem David PenalozaMayorVicente SarmientoCity Manager Kristine RidgeCity Attorney Sonia R. CarvalhoClerk of the Council Daisy GomezMINUTES:Mayor Pro Tem Penaloza called the Closed Session meeting to order at5:10 p.m.Clerk of the Council conducted roll call. All were present. Mayor Sarmiento joined themeeting at 5:40 p.m.No public comments on Closed Session items.CLOSED SESSION ITEMS – The Brown Act permits legislative bodies to discuss certainmatters without members of the public present. The City Council finds, based on advice fromthe City Attorney, that discussion in open session of the following matters will prejudice theposition of the City in existing and anticipated litigation:1.CONFERENCE WITH LEGAL COUNSEL ­ THREAT OF POTENTIAL LITIGATIONSignificant exposure to litigation pursuant to Government Code Section 54956.9(d)(2):  One Claima.    Claim number 20­146573, Allstate Ins / Sevak Zargaryan 2.CONFERENCE WITH LEGAL COUNSEL­ EXISTING LITIGATION­ pursuant toparagraph (1) of subdivision (d) of Section 54956.9 of the Government Code:a.  California Grocers Association v. City of Santa Ana, Orange County Superior CourtCase No. 30­2021­01189627­CU­MC­CXCCLOSED SESSION REPORT – The City Attorney will report on any action(s) to be taken atthe Regular Open Session which will begin immediately following the Closed Session.RECESS – City Council will recess to Closed Session for the purpose of conducting regularCity business.MINUTES:Council recessed meeting to consider items listed on the Closed Session fordiscussion at 5:12 p.m. Mayor Sarmiento joined the meeting at 5:40 p.m.RECONVENE – City Council will reconvene to continue regular City business.MINUTES:Mayor Sarmiento adjourned Closed Session meeting at 5:52 p.m. CITY COUNCIL REGULAR OPEN SESSIONCALL TO ORDERMINUTES:Mayor Sarmiento called the Regular Open Session meeting to order at5:58 p.m.ROLL CALLMINUTES:Clerk of the Council conducted roll call. All councilmembers were present.Councilmember Mendoza joined the Open Regular Session meeting at 6:03 p.m.PLEDGE OF ALLEGIANCE Mayor SarmientoINVOCATIONMoment of ReflectionCEREMONIAL PRESENTATIONS1.Oath of Office (video) administered to Nellieann Myia Turtleheart LeGaspé, PersonnelBoard as the Ward 5 representative – Councilmember Hernandez2.Introduction of Ward 1 Commissioners by Councilmember Phan.3.Proclamation presented by Mayor Sarmiento, Mayor Pro Tem Penaloza andCouncilmember Phan to Casa de la Familia recognizing Sexual Assault AwarenessMonth.4.Certificate of Recognition presented by Councilmember Bacerra to Toyama Karate­DoUSA in recognition of 30­year Anniversary and Outstanding Contributions to theCommunity.5.Certificate of Recognition presented by Councilmember Mendoza to Alan Gersten,Santa Ana Unified School District  for Teacher of the Year and OutstandingContributions to the Community.STAFF PRESENTATIONS6.COVID­19 Update in the Community.MINUTES:City Manager Kristine Ridge provided brief COVID­19 updates on:VaccinesAdvancement to the Orange TierCOVID­19 Funeral AssistanceBusiness LoansShuttered Venue Operators GrantCLOSED SESSION REPORT – The City Attorney will report on any action(s) from ClosedSession.MINUTES:City Attorney Sonia Carvalho reported that Closed Session Item 1 wasapproved unanimously by the Council, with the exception of the Mayor Sarmiento who wasabsent. PUBLIC COMMENT – Public comments will be held during the beginning of the meeting forALL comments on agenda and non­agenda items, except for public hearings. Comments forpublic hearings will take place after the hearing is opened.MINUTES:Clerk of the Council Daisy Gomez reported out on correspondence received.Dale Helvig thanked Parks, Recreation and Community Services staff on Item 16,expressed concern regarding rental fee for Item 22 and abatement concerns for derelictproperties. Victor Mendez expressed concern with the vaccination appointment process. Manny Escamilla spoke in support of Item 14 and asked to consider a potential site for afuture library, made comments regarding a potential memorial in honor of the lives lost toCOVID­19.Jeffrey Katz spoke regarding transitional housing and encourages council to adopt theCosta Mesa ordinance regarding transitional housing. Speaker spoke regarding a potential $200 stimulus check, requested Council use funds toreinvest in the community and spoke regarding solar panel manufacturing in the City. Paul Lujan spoke in opposition of the Lincoln Pathway Project.Irvin M. expressed concern with the homeless issue and maintenance in Memorial Park. CONSENT CALENDARRECOMMENDED ACTION:  Approve staff recommendations on the followingConsent Calendar Items: 7 through 29.7.Excused absencesDepartment(s): Clerk of the CouncilRecommended Action: Excuse the absent members.8.Minutes from the regular, special and Housing Authority meetings of February 2, 2021Department(s): Clerk of the CouncilRecommended Action: Approve minutes.9.Minutes from the special closed session meeting of February 12, 2021Department(s): Clerk of the CouncilRecommended Action: Approve minutes.10.Minutes from the regular meeting of February 16, 2021Department(s): Clerk of the CouncilRecommended Action: Approve minutes.11.Approve an Appropriation Adjustment and Agreement Accepting $90,364.23 in 2020Edward Byrne Memorial Justice Assistance Grant Funds (Non­General Fund)Department(s): Police DepartmentRecommended Action: 1.    Approve an appropriation adjustment recognizing$90,364.23 in the Law Enforcement Grants Revenue account and appropriate samein the Byrne Justice Assistance account. (Requires five affirmative votes)2.    Authorize the City Manager and the Chief of Police to execute an agreement(Award #2020­DJ­BX­0773) with the Orange County Sheriff’s Department for theperiod of October 1, 2020 through September 30, 2023, accepting the 2020 EdwardByrne Memorial Justice Assistance Grant program funds in the amount of $90,364.23,subject to non­substantive changes approved by the City Manager and City Attorney(Agreement No. 2021­XXX). MINUTES:This consent Item ­ Agreement No. 2021­039 was approved.12.Approve a Lease Agreement with Railworks Track Services, Inc. for Office Space atthe Santa Ana Regional Transportation Center for a One­year Term with Twelve One­month Extensions for a Total Amount of $19,560 (Non­General Fund)Department(s): Public Works AgencyRecommended Action: 1.   Authorize the City Manager to execute a site leaseagreement with RailWorks Track Services, Inc., to compensate the City $815 permonth, with any partial month prorated at $27 per day, for the lease of 326 square feetof office space located at the Santa Ana Regional Transportation Center, for a one­year term beginning on April 6, 2021, and ending April 5, 2022, with an option fortwelve month­to­month extensions, for a total of $19,560 in lease revenue for the entireterm of the agreement, including optional extensions, subject to non­substantivechanges approved by the City Manager and City Attorney (Agreement No. 2021­XXX). 2.    Approve an appropriation adjustment recognizing Fiscal Year 2020­21 leaseincome in the amount of $2,310 into the SARTC Operations, Rental­RailWorksrevenue account and appropriating the same amount to the SARTC Operations,Contractual Services expenditure account. (Requires five affirmative votes)MINUTES:This consent Item ­ Agreement No. 2021­040 was approved.13.Approve an Appropriation Adjustment, Approve an Amendment to the FY 2020­21Capital Improvement Program, and Award a Construction Contract to Big Ben, Inc. inthe Amount of $707,733 for the Baker­Glenwood Sewer Main Upgrade Project withan Estimated Total Delivery Cost of $920,053 (Project No. 21­6446) (Non­GeneralFund)Department(s): Public Works AgencyRecommended Action: 1.    Approve an appropriation adjustment to recognize$920,053 from prior year fund balance in the Sewer Connection Fee Fund, prior­yearcarry forward revenue account and appropriate the same amount to the SewerConnection Projects, Improvements Other Than Building expenditureaccount. (Requires five affirmative votes)2.    Approve an amendment to the Fiscal Year 2020­21 Capital ImprovementProgram to include $920,053 in construction funds for the Baker­Glenwood SewerMain Upgrade.3.    Award a Construction Contract to Big Ben, Inc., the lowest responsible bidder, inaccordance with the base bid in the amount of $707,733, for construction of theBaker­Glenwood Sewer Main Upgrade, for the term beginning April 6, 2021 andending upon project completion, and authorize the City Manager to execute thecontract subject to non­substantive changes approved by the City Manager and CityAttorney.4.    Approve the Project Delivery Cost for a total estimated construction cost of$920,053, which includes $707,733 for construction contract, $106,160 for contractadministration, inspection and testing, and $106,160 for project contingency.  MINUTES:Executive Director of Public Works Agency Nabil Saba addressedcouncil regarding project timeline and traffic during construction.Moved by Mayor Pro Tem Penaloza, seconded by Councilmember Bacerra toApprove.YES: 7 – Penaloza, Mayor Pro Tem, – Phan, Councilmember, – Lopez,Councilmember, – Bacerra, Councilmember, – Hernandez, Councilmember, –Mendoza, Councilmember, – Sarmiento, MayorNO: 0 ABSTAIN: 0 ABSENT: 0 Status: 7 – 0 – 0 – 0 – Pass14.Award a Purchase Order Contract to Bibliotheca, LLC to Provide and Install Two FullTurn­Key Book Dispenser Remote Lockers at the Santa Ana Regional TransportationCenter and Police Athletic & Activity League (PAAL) Center for $59,109.74 and aTwo­Year Extended Warranty with Hardware and Software Maintenance for $10,260,for a Total Amount Not to Exceed $69,369.74 (Specification No. 21­037) (GeneralFund)Department(s): LibraryRecommended Action: Award a purchase order contract to Bibliotheca, LLC toprovide and install two full turn­key book dispenser remote lockers at the Santa AnaRegional Transportation Center and Police Athletic & Activity League (PAAL) Centerfor $59,109.74 and a two­year extended warranty with hardware and softwaremaintenance for $10,260 for a total amount not to exceed $69.369.74, subject to non­substantive changes approved by the City Manager and City Attorney.15.Authorize a one­time purchase and payment of purchase order to Metron­Farnier,LLC for construction fire hydrant water meters with Verizon Solution Registers in theamount of $82,560, plus a contingency of $8,256, for a total amount not to exceed$90,816, subject to non­substantive changes approved by the City Manager and CityAttorney.Department(s): Public Works AgencyRecommended Action: Authorize a one­time purchase and payment of purchaseorder to Metron­Farnier, LLC for construction fire hydrant water meters with VerizonSolution Registers in the amount of $82,560, plus a contingency of $8,256, for a totalamount not to exceed $90,816, subject to non­substantive changes approved by theCity Manager and City Attorney.16.Authorize Budget Reallocation and Award a Construction Contract to WrightConstruction Engineering Corp. in the Amount of $1,099,195.50 for the LincolnAvenue Pedestrian Pathway from Park Lane to Santiago Creek Project with anEstimated Total Delivery Cost of $1,341,991 (Project No. 17­6802) (Non­GeneralFund)Department(s): Public Works AgencyRecommended Action: 1. Authorize Budget Reallocation of $140,105 in unspentproject funds to the Lincoln Avenue Pedestrian Pathway from Park Lane to SantiagoCreek Project (17­6802) as follows: $46,105 in Measure M2 Local Fairshare fundsfrom the Bristol Street Rehabilitation from 17  to Santa Clara project (Project 18­6909), and $94,000 in Measure M2 Local Fairshare funds from Project Development(Project 21­6899).2. Award a construction contract to Wright Construction Engineering Corp., the lowestresponsible bidder, in accordance with the Base Bid plus Alternates 1 and 2 in theamount of $1,099,195.50, for construction of the Lincoln Avenue Pedestrian Pathwayfrom Park Lane to Santiago Creek Project, for the term beginning April 6, 2021 andending upon project completion, and authorize the City Manager to execute thecontract, subject to non­substantive changes approved by the City Manager and CityAttorney. 3. Approve the Project Delivery Cost with a total estimated construction cost of$1,341,991, which includes $1,099,195.50 for the construction contract, $110,891.50for contract administration, inspection and testing, and $131,904 for projectcontingencies.MINUTES:Executive Director of Public Works Agency Nabil Saba provided a briefpresentation.Council requested staff research or provide outreach regarding the number of SantaAna based contractors who submit bids. Moved by Councilmember Lopez, seconded by Mayor Pro Tem Penaloza toApprove.YES: 7 – Penaloza, Mayor Pro Tem, – Phan, Councilmember, – Lopez,Councilmember, – Bacerra, Councilmember, – Hernandez, Councilmember, –Mendoza, Councilmember, – Sarmiento, MayorNO: 0 ABSTAIN: 0 ABSENT: 0 Status: 7 – 0 – 0 – 0 – Pass17.Approve Agreement with TPX Communications, Inc. for Telecom Services in anAnnual Amount Not to Exceed $50,000 (Non­General Fund)Department(s): Information TechnologyRecommended Action: 1.    Authorize the City Manager to execute the agreementwith TPX Communications, Inc., for telecom services for a three­year periodbeginning April 1, 2021 through March 31, 2024 with the potential for three (3)additional one­year (1) renewal terms, exercisable by the City Manager and the City,in an amount not to exceed $50,000 annually and $300,000 over the life of theagreement if all extensions are utilized, subject to non­substantive changes andapproved by the City Manager and City Attorney (Agreement No. 2021­XXX).2.    Approve payment for invoices for services incurred with TPX for telecom servicesthrough April 30, 2021 for an additional amount not­to­exceed $18,000.MINUTES:This consent Item ­ Agreement No. 2021­041 was approved.18.Approve Agreement with Nogalis, Inc. for Lawson Managed Services in an annualamount not to exceed $150,000 (Non­General Fund)Department(s): Information TechnologyRecommended Action: Authorize the City Manager to execute an agreement withNogalis, Inc. for Lawson Managed Services for a (4) four­year term expiring April 1,2025, with the potential for two (2) additional (1) one­year renewal terms exercisableby the City Manager and the City Attorney, for a total amount not­to­exceed $150,000annually and $900,000 over the life of the agreement if all extensions are utilized,subject to non­substantive changes approved by the City Manager and City Attorney(Agreement No. 2021­XXX).MINUTES:This consent Item ­ Agreement No. 2021­042 was approved.19.Approve an Amendment to Add a One­Year Extension to the Agreement with ValleyMaintenance Corporation for Custodial Services at City Park Restrooms andFacilities from June 1, 2021 to May 31, 2022 for a Total Annual Amount of $476,708,for Total Agreement Amount for the Five­Year Period to $2,130,425 (General Fund)Department(s): Parks, Recreation, and Community ServicesRecommended Action: Authorize the City Manager to execute an amendment to theagreement with Valley Maintenance Corporation for custodial services at City parkrestrooms and facilities to extend the term for one year, from June 1, 2021 to May 31,2022 for a total annual amount of $476,708, bringing the total agreement amount forthe five­year period to $2,130,425, subject to non­substantive changes approved bythe City Manager and City Attorney (Agreement No. 2021­XXX).MINUTES:Executive Director of Parks, Recreation, and Community Agency LisaRudloff addressed council regarding park janitorial maintenance, inspections andfuture janitorial bid.Councilmembers requested an increase in rotation of park restroom cleaning. This consent Item ­ Agreement No. 2021­043 was approved.Moved by Mayor Pro Tem Penaloza, seconded by Councilmember Hernandezto Approve.YES: 7 – Penaloza, Mayor Pro Tem, – Phan, Councilmember, – Lopez,Councilmember, – Bacerra, Councilmember, – Hernandez, Councilmember, –Mendoza, Councilmember, – Sarmiento, MayorNO: 0 ABSTAIN: 0 ABSENT: 0 Status: 7 – 0 – 0 – 0 – Pass20.Approve a Three­Year Lease Agreement with Rick Kagasoff for warehouse space forthe Santa Ana Police Department Evidence Section in the amount of $197,227 (Non­General Fund)Department(s): Police DepartmentRecommended Action: Authorize the City Manager to execute a three­year leaseagreement with Rick Kagasoff for warehouse space, for the period of April 15, 2021through April 30, 2024, in an amount not to exceed $197,227, subject to non­substantive changes approved by the City Manager and City Attorney. This agreementalso includes an optional one­year extension, exercisable by the City Manager andCity Attorney, in the annual amount of $67,200 (Agreement No. 2021­XXX).MINUTES:This consent Item ­ Agreement No. 2021­044 was approved.21.Approve a First Amendment to the Conditional Grant Agreement with Habitat forHumanity of Orange County for the Development of the Lacy Street Project (Non­General Fund)Department(s): Community Development AgencyRecommended Action: Authorize the City Manager to execute a First Amendmentto the Conditional Grant Agreement with Habitat for Humanity of Orange County for anadditional $333,777 in Inclusionary Housing Funds for a total Inclusionary Grantamount of $565,271 for the development of the Lacy Street affordable housing projectlocated at 826 N Lacy Street (APN 398­041­22) and 416 Vance Street (APN 398­041­18), subject to non­substantive changes approved by the City Manager and CityAttorney (Agreement No. 2021­XXX).Moved by Mayor Pro Tem Penaloza, seconded by Councilmember Bacerra toApprove.YES: 7 – Penaloza, Mayor Pro Tem, – Phan, Councilmember, – Lopez,Councilmember, – Bacerra, Councilmember, – Hernandez, Councilmember, –Mendoza, Councilmember, – Sarmiento, MayorNO: 0 ABSTAIN: 0 ABSENT: 0 Status: 7 – 0 – 0 – 0 – PassMINUTES:This consent Item ­ Agreement No. 2021­045 was approved.22.Approve an agreement with Illumination Foundation to Operate a TemporaryHomeless Shelter, from April 20, 2021 through September 30, 2021, due to theClosure of the Link Shelter and Construction of the Carnegie Navigation Center (Non­ General Fund) Department(s): Community Development Agency Recommended Action: 1.    Authorize the City Manager to execute an agreement with Illumination Foundation to operate a temporary shelter to provide needed serves to guests at the Link shelter during the construction of the Carnegie Navigation Center for $230,000 per month in an amount not to exceed $1,500,000, from April 20, 2021 through September 30, 2021, subject to non­substantive changes approved by the City Manager and City Attorney (Agreement No. 2021­XXX). 2.    Authorize the City Manager to execute any and all agreements required by State or Federal agencies for the use of ESG­CV, ESG­CV2 and any/all other homeless­ related funds available.  MINUTES:This consent Item ­ Agreement No. 2021­046 was approved. 23.Approve HEAP Subcontractor Agreement with Orange County United Way for Landlord Incentive Program for Foster Youth to Independence Housing Voucher Holders (Non­General Fund) Department(s): Community Development Agency Recommended Action: Authorize the City Manager to execute an agreement with Orange County United Way to utilize Homeless Emergency Aid Program (HEAP) funds in an amount not to exceed $184,544.29 to provide landlord incentives for Foster Youth to Independence vouchers issued by the Housing Authority, subject to non­substantive changes approved by the City Manager and City Attorney (Agreement No. 2021­XXX).  MINUTES:Councilmember Phan abstained from Item 23 due to a conflict of interest regarding her employer. This consent Item ­ Agreement No. 2021­047 was approved. 24.Approve the Regional and Unified Local Workforce Plan for Program Years 2021­ 2024 Department(s): Community Development Agency Recommended Action: 1.    Approve the Regional and Unified Local Plan for Program Year 2021­2024 and authorize staff to submit to the California Workforce Development Board and State of California Employment Development Department. 2.    Authorize the Mayor to sign all documents necessary for the submission of the Regional and Unified Local Plan for Program Year 2021­2024.  3.    Authorize staff to make non­substantive changes to the Regional and Unified Local Plan in response to public comments received or as requested by the California Workforce Development Board and the State of California Employment Development Department. 25.Local Area Subsequent Designation and Local Board Recertification for a Two­Year Period from July 2021 to June 2023 Department(s): Community Development Agency Recommended Action: Authorize the Mayor to sign the Subsequent Local Area Designation and Local Board Recertification application for a two­year period expiring June 30, 2023. 26.Amend Conflict of Interest Code, list of designated classifications required to file annual disclosure form (Statement of Economic Interests form) Department(s): Clerk of the Council Office Recommended Action: Resolution No. 2021­XXX – Adopt a resolution amending the City of Santa Ana’s Conflict of Interest Code. MINUTES:This consent Item­ Resolution No. 2021­014 was approved. 27.Adopt a resolution amending resolution No. 2019­111 to effect certain changes to the City’s Master Pay Schedule in conformance with Title 2 of the California Code of Regulations section 570.5 and the California Public Employee’s Retirement System (CalPERS) Department(s): Human Resources Recommended Action: Resolution No. 2021­XXX – Adopt a Resolution Amending Resolution No. 2019­111 to effect certain changes to the City’s Master Pay Schedule for all represented and unrepresented employee classifications of the City of Santa Ana, covered by the City’s Classification and Compensation Plan, to conform with Title 2 of the California Code of Regulations Section 570.5, listing all employee pay rates on a publicly available master pay schedule approved and adopted by City Council.  MINUTES:This consent Item­ Resolution No. 2021­015 was approved. 28.Adopt a Resolution Authorizing a Grant Application Submission for the Bureau of Reclamation WaterSMART Small­Scale Water Efficiency Projects for the Santa Ana Landscape Transformation Program (Non­General Fund) Department(s): Public Works Agency Recommended Action: Resolution No. 2021­XXX – Adopt a resolution authorizing the Executive Director of the Public Works Agency to submit a grant application to the U.S. Department of the Interior, Bureau of Reclamation’s Sustain and Manage America’s Resources for Tomorrow Small­Scale Water Efficiency Programs Grant for the Turf Removal and Irrigation Improvements Program, in an amount up to $75,000. MINUTES:This consent Item­ Resolution No. 2021­016 was approved. 29.Adopt a Resolution and Approve an Agreement Accepting the Donation of a Police K­9 Animal, Equipment and Supplies, and $5,000 to Cover Training Expenses from Johanna Scillieri for the Santa Ana Police Department Vice/Narcotics K­9 Program Department(s): Police Department Recommended Action: 1.    Resolution No. 2021­XXX – Adopt a resolution accepting the donation of a Police K­9 animal, equipment and supplies, and $5,000 to cover training expenses from Johanna Scillieri for the Santa Ana Police Department’s Vice/Narcotics Unit and implementation of a K­9 Narcotics Detection Program.  2.    Approve an appropriation adjustment recognizing $5,000 in Police Miscellaneous Reimbursement revenue and appropriating same to the Vice/Narcotics Training, Transportation and Meetings account. (Requires five affirmative votes) MINUTES:This consent Item­ Resolution No. 2021­017 was approved. Moved by Councilmember Bacerra, seconded by Councilmember Mendoza to approve Consent Calendar items 7­ 29 with the exception of 13, 16, 19, and 21. Councilmember Phan abstained from Item 23 due to a conflict of interest. YES: 7 – Penaloza, Mayor Pro Tem, – Phan, Councilmember, – Lopez, Councilmember, – Bacerra, Councilmember, – Hernandez, Councilmember, – Mendoza, Councilmember, – Sarmiento, Mayor NO: 0  ABSTAIN: 0  ABSENT: 0  Status: 7 – 0 – 0 – 0 – Pass **END OF CONSENT CALENDAR** BUSINESS CALENDAR 30.Approve Agreement with Townsend Public Affairs for State Legislative Advocacy Services; Approve Amendment to Agreement with Holland & Knight for Federal Legislative Advocacy Services; Provide Direction to Staff relating to Local, State, and Federal Government Associations Department(s): City Manager Office Recommended Action: 1.    Authorize the City Manager to execute an agreement with Townsend Public Affairs for State legislative advocacy services for a three­year term, from April 6, 2021 through March 31, 2024, with an option to extend the term for an additional one­year period, for a four­year not­to­exceed amount of $252,000, subject to non­substantive changes approved by the City Manager and City Attorney (Agreement No. 2021­XXX).  2.    Approve an amendment to an agreement with Holland & Knight LLP for Federal legislative advocacy services for a one­year term from April 1, 2021 through March 31, 2022, in an amount not to exceed $117,600, subject to non­substantive changes approved by the City Manager and City Attorney (Agreement No. 2021­XXX). 3.    Provide direction to staff relating to local, state, and federal government associations. Moved by Councilmember Bacerra, seconded by Mayor Sarmiento to Approved as amended; 1. Approved a one year agreement to Townsend Public Affairs for state legislative advocacy services and directed staff to proceed with a request for proposal.  Agreement 2021­048 2. Approved an amendment to an agreement with Holland & Knight LLP for Federal legislative advocacy services for a term of 24 months. Agreement 2021­049 3.  Provided direction to staff relating to local state and federal government associations and return to council at a future date during the budget discussion.  . YES: 7 – Penaloza, Mayor Pro Tem, – Phan, Councilmember, – Lopez, Councilmember, – Bacerra, Councilmember, – Hernandez, Councilmember, – Mendoza, Councilmember, – Sarmiento, Mayor NO: 0  ABSTAIN: 0  ABSENT: 0  Status: 7 – 0 – 0 – 0 – Pass MINUTES:Management Assistant  Daniel Soto provided a brief presentation. 31.Adopt Resolution Condemning Racism Xenophobia and Hate against Asian Americans Department(s): City Manager Office Recommended Action: Resolution No. 2021­XXX – Adopt a resolution condemning racism, xenophobia, and hate against Asian Americans. MINUTES:Mayor Sarmiento requested staff research and restore the torn down Vietnamese themed welcome sign.  Resolution No. 2021­018 was approved Moved by Councilmember Phan, seconded by Councilmember Bacerra to Approve. YES: 7 – Penaloza, Mayor Pro Tem, – Phan, Councilmember, – Lopez, Councilmember, – Bacerra, Councilmember, – Hernandez, Councilmember, – Mendoza, Councilmember, – Sarmiento, Mayor NO: 0  ABSTAIN: 0  ABSENT: 0  Status: 7 – 0 – 0 – 0 – Pass **END OF BUSINESS CALENDAR** COUNCILMEMBER REQUESTED ITEMS 32.Discuss and consider directing City Manager to direct Police Department staff to post monthly reports of hate crime­related data on the Santa Ana Police Department website – Councilmembers Bacerra and Phan MINUTES:Council supports with no objections and provided direction to City staff. City Manager Kristine Ridge noted the data is information that is already collected by the Police Department.  Mayor Sarmiento recessed the Council meeting and convened to the Housing Authority Meeting at 9:37 p.m. Chair Sarmiento adjourned the Housing Authority meeting and reconvened to the Regular Meeting at 9:40 p.m. CITY MANAGER COMMENTS MINUTES:City Manager Kristine Ridge provided an update regarding the number of tutoring sessions provided by the library and announced the City has been named “Tree City” for 22  consecutive year.  COUNCIL COMMENTS MINUTES:Councilmember Bacerra wished everyone a happy National Library Week.  Councilmember Hernandez mentioned the unfortunate loss of a family friend due to COVID­19 and reminded the public that FEMA can provide financial assistance to those who have lost a loved one due to COVID­19.  Councilmember Lopez reminded residents she will be hosting a meeting aimed at discussing environmental concerns on April 29, 2021. Announced that the developer of the 2525 site has agreed to secure the site and provide guards overnight. Thanked residents for their patience and asked that they continue to reach out.  Councilmember Mendoza requested to adjourn the meeting in memory of Sergeant Salvador Lujan. Councilmember Phan reminded the public that the CDC still recommends social distancing and using masks after vaccination.  Mayor Pro Tem Penaloza invited the public to visit the newly renovated Newhope Library and reminded the public of Denim Day on April 28, 2021 and it’s background.   Mayor Sarmiento spoke regarding the American Rescue Plan and the importance of efficiently vaccinating the City’s residents.  ADJOURNMENT – Adjourn the City Council meeting and convene to the Housing Authority meeting. Adjourn in memory of Arthur Sandoval Future Items 1. Shelter Operator 2. Short Term Rentals & Reasonable Accommodation Regulations Update 3. Cannabis Regulation Updates MINUTES: Mayor Sarmiento adjourned the City Council meeting at 10:00 p.m. Adjourn in Memory of Arthur Sandoval, Sergeant Salvador Lujan and Matthew Farias. Daisy Gomez,   Clerk of the Council  HOUSING AUTHORITY CALL TO ORDER ATTENDANCE Authority Members Phil Bacerra Johnathan Ryan Hernandez Jessie Lopez Nelida Mendoza Thai Viet Phan Vice Chair David Penaloza Chair Vicente Sarmiento City Manager Kristine Ridge City Attorney Sonia R. Carvalho Clerk of the Council Daisy Gomez MINUTES:Chair Sarmiento recessed the Regular City Counil meeting and called the Housing Authority meeting to order at 9:37p.m. Clerk of the Council conducted roll call. All Authority Members were present. PUBLIC COMMENTS – Members of the public may address Housing Authority on items on the Housing Authority agenda.  MINUTES:None.  CONSENT CALENDAR RECOMMENDED ACTION:  Approve staff recommendations on the following Consent Calendar Item: 1. 1.Excused absences Department(s): Clerk of the Council Recommended Action: Excuse absent members. MINUTES:None. **END OF CONSENT CALENDAR** BUSINESS CALENDAR 2.Public Hearing ­ Approve the Housing Authority Annual Plan Legal Notice published in the Orange County Register, La Opinion and Nguoi Viet on February 20, 2021. Department(s): Community Development Agency Recommended Action: 1.    Conduct a public hearing in consideration of the approval and submission of the Housing Authority Annual Plan to the United States Department of Housing and Urban Development. 2.   Resolution No. 2021­XXX – Adopt a resolution approving the Housing Authority Annual Plan and authorize the Executive Director of the Housing Authority to submit the Annual Plan to the United States Department of Housing and Urban Development. Moved by Councilmember Hernandez, seconded by Councilmember Mendoza to Approve. YES: 7 – Penaloza, Mayor Pro Tem, – Phan, Councilmember, – Lopez, Councilmember, – Bacerra, Councilmember, – Hernandez, Councilmember, – Mendoza, Councilmember, – Sarmiento, Mayor NO: 0  ABSTAIN: 0  ABSENT: 0  Status: 7 – 0 – 0 – 0 – Pass MINUTES: Busniess Calendar Item Resolution No. 2021­001 was approved  Chair Sarmiento opened the public hearing and seeing there were no speakers, closed the public hearing at 9:39 p.m. **END OF BUSINESS CALENDAR** HOUSING AUTHORITY MEMBER COMMENTS MINUTES:None. ADJOURNMENT – Adjourn the Housing Authority meeting. MINUTES:Chair Sarmiento adjourned the Housing Authority meeting and reconvened to the Regular Meeting at 9:40 p.m. Daisy Gomez,   Clerk of the Council  th nd City Council 11 4/6/2021CityCouncil5–11 6/1/2021 DRAFT Minutes of the Regular Meeting of theCity CouncilCity of Santa Ana, CaliforniaApril 06, 2021CLOSED SESSION MEETING – 5:00 pmREGULAR OPEN MEETING – 5:00 PM (Immediately following the Closed Session Meeting)CITY COUNCIL CHAMBER22 Civic Center Plaza Santa Ana, CA 92701Due to Governor Gavin Newsom’s Executive Order and the City Council's Proclamation ofLocal Emergency, there was no in­person meeting location for the community to attendpublic meetings.CLOSED SESSIONCALL TO ORDERATTENDANCE Council Members Phil BacerraJohnathan Ryan HernandezJessie LopezNelida MendozaThai Viet PhanMayor  Pro Tem David PenalozaMayorVicente SarmientoCity Manager Kristine RidgeCity Attorney Sonia R. CarvalhoClerk of the Council Daisy GomezMINUTES:Mayor Pro Tem Penaloza called the Closed Session meeting to order at5:10 p.m.Clerk of the Council conducted roll call. All were present. Mayor Sarmiento joined themeeting at 5:40 p.m.No public comments on Closed Session items.CLOSED SESSION ITEMS – The Brown Act permits legislative bodies to discuss certainmatters without members of the public present. The City Council finds, based on advice fromthe City Attorney, that discussion in open session of the following matters will prejudice theposition of the City in existing and anticipated litigation:1.CONFERENCE WITH LEGAL COUNSEL ­ THREAT OF POTENTIAL LITIGATIONSignificant exposure to litigation pursuant to Government Code Section 54956.9(d)(2):  One Claima.    Claim number 20­146573, Allstate Ins / Sevak Zargaryan 2.CONFERENCE WITH LEGAL COUNSEL­ EXISTING LITIGATION­ pursuant toparagraph (1) of subdivision (d) of Section 54956.9 of the Government Code:a.  California Grocers Association v. City of Santa Ana, Orange County Superior CourtCase No. 30­2021­01189627­CU­MC­CXCCLOSED SESSION REPORT – The City Attorney will report on any action(s) to be taken atthe Regular Open Session which will begin immediately following the Closed Session.RECESS – City Council will recess to Closed Session for the purpose of conducting regularCity business.MINUTES:Council recessed meeting to consider items listed on the Closed Session fordiscussion at 5:12 p.m. Mayor Sarmiento joined the meeting at 5:40 p.m.RECONVENE – City Council will reconvene to continue regular City business.MINUTES:Mayor Sarmiento adjourned Closed Session meeting at 5:52 p.m. CITY COUNCIL REGULAR OPEN SESSIONCALL TO ORDERMINUTES:Mayor Sarmiento called the Regular Open Session meeting to order at5:58 p.m.ROLL CALLMINUTES:Clerk of the Council conducted roll call. All councilmembers were present.Councilmember Mendoza joined the Open Regular Session meeting at 6:03 p.m.PLEDGE OF ALLEGIANCE Mayor SarmientoINVOCATIONMoment of ReflectionCEREMONIAL PRESENTATIONS1.Oath of Office (video) administered to Nellieann Myia Turtleheart LeGaspé, PersonnelBoard as the Ward 5 representative – Councilmember Hernandez2.Introduction of Ward 1 Commissioners by Councilmember Phan.3.Proclamation presented by Mayor Sarmiento, Mayor Pro Tem Penaloza andCouncilmember Phan to Casa de la Familia recognizing Sexual Assault AwarenessMonth.4.Certificate of Recognition presented by Councilmember Bacerra to Toyama Karate­DoUSA in recognition of 30­year Anniversary and Outstanding Contributions to theCommunity.5.Certificate of Recognition presented by Councilmember Mendoza to Alan Gersten,Santa Ana Unified School District  for Teacher of the Year and OutstandingContributions to the Community.STAFF PRESENTATIONS6.COVID­19 Update in the Community.MINUTES:City Manager Kristine Ridge provided brief COVID­19 updates on:VaccinesAdvancement to the Orange TierCOVID­19 Funeral AssistanceBusiness LoansShuttered Venue Operators GrantCLOSED SESSION REPORT – The City Attorney will report on any action(s) from ClosedSession.MINUTES:City Attorney Sonia Carvalho reported that Closed Session Item 1 wasapproved unanimously by the Council, with the exception of the Mayor Sarmiento who wasabsent. PUBLIC COMMENT – Public comments will be held during the beginning of the meeting forALL comments on agenda and non­agenda items, except for public hearings. Comments forpublic hearings will take place after the hearing is opened.MINUTES:Clerk of the Council Daisy Gomez reported out on correspondence received.Dale Helvig thanked Parks, Recreation and Community Services staff on Item 16,expressed concern regarding rental fee for Item 22 and abatement concerns for derelictproperties. Victor Mendez expressed concern with the vaccination appointment process. Manny Escamilla spoke in support of Item 14 and asked to consider a potential site for afuture library, made comments regarding a potential memorial in honor of the lives lost toCOVID­19.Jeffrey Katz spoke regarding transitional housing and encourages council to adopt theCosta Mesa ordinance regarding transitional housing. Speaker spoke regarding a potential $200 stimulus check, requested Council use funds toreinvest in the community and spoke regarding solar panel manufacturing in the City. Paul Lujan spoke in opposition of the Lincoln Pathway Project.Irvin M. expressed concern with the homeless issue and maintenance in Memorial Park. CONSENT CALENDARRECOMMENDED ACTION:  Approve staff recommendations on the followingConsent Calendar Items: 7 through 29.7.Excused absencesDepartment(s): Clerk of the CouncilRecommended Action: Excuse the absent members.8.Minutes from the regular, special and Housing Authority meetings of February 2, 2021Department(s): Clerk of the CouncilRecommended Action: Approve minutes.9.Minutes from the special closed session meeting of February 12, 2021Department(s): Clerk of the CouncilRecommended Action: Approve minutes.10.Minutes from the regular meeting of February 16, 2021Department(s): Clerk of the CouncilRecommended Action: Approve minutes.11.Approve an Appropriation Adjustment and Agreement Accepting $90,364.23 in 2020Edward Byrne Memorial Justice Assistance Grant Funds (Non­General Fund)Department(s): Police DepartmentRecommended Action: 1.    Approve an appropriation adjustment recognizing$90,364.23 in the Law Enforcement Grants Revenue account and appropriate samein the Byrne Justice Assistance account. (Requires five affirmative votes)2.    Authorize the City Manager and the Chief of Police to execute an agreement(Award #2020­DJ­BX­0773) with the Orange County Sheriff’s Department for theperiod of October 1, 2020 through September 30, 2023, accepting the 2020 EdwardByrne Memorial Justice Assistance Grant program funds in the amount of $90,364.23,subject to non­substantive changes approved by the City Manager and City Attorney(Agreement No. 2021­XXX). MINUTES:This consent Item ­ Agreement No. 2021­039 was approved.12.Approve a Lease Agreement with Railworks Track Services, Inc. for Office Space atthe Santa Ana Regional Transportation Center for a One­year Term with Twelve One­month Extensions for a Total Amount of $19,560 (Non­General Fund)Department(s): Public Works AgencyRecommended Action: 1.   Authorize the City Manager to execute a site leaseagreement with RailWorks Track Services, Inc., to compensate the City $815 permonth, with any partial month prorated at $27 per day, for the lease of 326 square feetof office space located at the Santa Ana Regional Transportation Center, for a one­year term beginning on April 6, 2021, and ending April 5, 2022, with an option fortwelve month­to­month extensions, for a total of $19,560 in lease revenue for the entireterm of the agreement, including optional extensions, subject to non­substantivechanges approved by the City Manager and City Attorney (Agreement No. 2021­XXX). 2.    Approve an appropriation adjustment recognizing Fiscal Year 2020­21 leaseincome in the amount of $2,310 into the SARTC Operations, Rental­RailWorksrevenue account and appropriating the same amount to the SARTC Operations,Contractual Services expenditure account. (Requires five affirmative votes)MINUTES:This consent Item ­ Agreement No. 2021­040 was approved.13.Approve an Appropriation Adjustment, Approve an Amendment to the FY 2020­21Capital Improvement Program, and Award a Construction Contract to Big Ben, Inc. inthe Amount of $707,733 for the Baker­Glenwood Sewer Main Upgrade Project withan Estimated Total Delivery Cost of $920,053 (Project No. 21­6446) (Non­GeneralFund)Department(s): Public Works AgencyRecommended Action: 1.    Approve an appropriation adjustment to recognize$920,053 from prior year fund balance in the Sewer Connection Fee Fund, prior­yearcarry forward revenue account and appropriate the same amount to the SewerConnection Projects, Improvements Other Than Building expenditureaccount. (Requires five affirmative votes)2.    Approve an amendment to the Fiscal Year 2020­21 Capital ImprovementProgram to include $920,053 in construction funds for the Baker­Glenwood SewerMain Upgrade.3.    Award a Construction Contract to Big Ben, Inc., the lowest responsible bidder, inaccordance with the base bid in the amount of $707,733, for construction of theBaker­Glenwood Sewer Main Upgrade, for the term beginning April 6, 2021 andending upon project completion, and authorize the City Manager to execute thecontract subject to non­substantive changes approved by the City Manager and CityAttorney.4.    Approve the Project Delivery Cost for a total estimated construction cost of$920,053, which includes $707,733 for construction contract, $106,160 for contractadministration, inspection and testing, and $106,160 for project contingency.  MINUTES:Executive Director of Public Works Agency Nabil Saba addressedcouncil regarding project timeline and traffic during construction.Moved by Mayor Pro Tem Penaloza, seconded by Councilmember Bacerra toApprove.YES: 7 – Penaloza, Mayor Pro Tem, – Phan, Councilmember, – Lopez,Councilmember, – Bacerra, Councilmember, – Hernandez, Councilmember, –Mendoza, Councilmember, – Sarmiento, MayorNO: 0 ABSTAIN: 0 ABSENT: 0 Status: 7 – 0 – 0 – 0 – Pass14.Award a Purchase Order Contract to Bibliotheca, LLC to Provide and Install Two FullTurn­Key Book Dispenser Remote Lockers at the Santa Ana Regional TransportationCenter and Police Athletic & Activity League (PAAL) Center for $59,109.74 and aTwo­Year Extended Warranty with Hardware and Software Maintenance for $10,260,for a Total Amount Not to Exceed $69,369.74 (Specification No. 21­037) (GeneralFund)Department(s): LibraryRecommended Action: Award a purchase order contract to Bibliotheca, LLC toprovide and install two full turn­key book dispenser remote lockers at the Santa AnaRegional Transportation Center and Police Athletic & Activity League (PAAL) Centerfor $59,109.74 and a two­year extended warranty with hardware and softwaremaintenance for $10,260 for a total amount not to exceed $69.369.74, subject to non­substantive changes approved by the City Manager and City Attorney.15.Authorize a one­time purchase and payment of purchase order to Metron­Farnier,LLC for construction fire hydrant water meters with Verizon Solution Registers in theamount of $82,560, plus a contingency of $8,256, for a total amount not to exceed$90,816, subject to non­substantive changes approved by the City Manager and CityAttorney.Department(s): Public Works AgencyRecommended Action: Authorize a one­time purchase and payment of purchaseorder to Metron­Farnier, LLC for construction fire hydrant water meters with VerizonSolution Registers in the amount of $82,560, plus a contingency of $8,256, for a totalamount not to exceed $90,816, subject to non­substantive changes approved by theCity Manager and City Attorney.16.Authorize Budget Reallocation and Award a Construction Contract to WrightConstruction Engineering Corp. in the Amount of $1,099,195.50 for the LincolnAvenue Pedestrian Pathway from Park Lane to Santiago Creek Project with anEstimated Total Delivery Cost of $1,341,991 (Project No. 17­6802) (Non­GeneralFund)Department(s): Public Works AgencyRecommended Action: 1. Authorize Budget Reallocation of $140,105 in unspentproject funds to the Lincoln Avenue Pedestrian Pathway from Park Lane to SantiagoCreek Project (17­6802) as follows: $46,105 in Measure M2 Local Fairshare fundsfrom the Bristol Street Rehabilitation from 17  to Santa Clara project (Project 18­6909), and $94,000 in Measure M2 Local Fairshare funds from Project Development(Project 21­6899).2. Award a construction contract to Wright Construction Engineering Corp., the lowestresponsible bidder, in accordance with the Base Bid plus Alternates 1 and 2 in theamount of $1,099,195.50, for construction of the Lincoln Avenue Pedestrian Pathwayfrom Park Lane to Santiago Creek Project, for the term beginning April 6, 2021 andending upon project completion, and authorize the City Manager to execute thecontract, subject to non­substantive changes approved by the City Manager and CityAttorney. 3. Approve the Project Delivery Cost with a total estimated construction cost of$1,341,991, which includes $1,099,195.50 for the construction contract, $110,891.50for contract administration, inspection and testing, and $131,904 for projectcontingencies.MINUTES:Executive Director of Public Works Agency Nabil Saba provided a briefpresentation.Council requested staff research or provide outreach regarding the number of SantaAna based contractors who submit bids. Moved by Councilmember Lopez, seconded by Mayor Pro Tem Penaloza toApprove.YES: 7 – Penaloza, Mayor Pro Tem, – Phan, Councilmember, – Lopez,Councilmember, – Bacerra, Councilmember, – Hernandez, Councilmember, –Mendoza, Councilmember, – Sarmiento, MayorNO: 0 ABSTAIN: 0 ABSENT: 0 Status: 7 – 0 – 0 – 0 – Pass17.Approve Agreement with TPX Communications, Inc. for Telecom Services in anAnnual Amount Not to Exceed $50,000 (Non­General Fund)Department(s): Information TechnologyRecommended Action: 1.    Authorize the City Manager to execute the agreementwith TPX Communications, Inc., for telecom services for a three­year periodbeginning April 1, 2021 through March 31, 2024 with the potential for three (3)additional one­year (1) renewal terms, exercisable by the City Manager and the City,in an amount not to exceed $50,000 annually and $300,000 over the life of theagreement if all extensions are utilized, subject to non­substantive changes andapproved by the City Manager and City Attorney (Agreement No. 2021­XXX).2.    Approve payment for invoices for services incurred with TPX for telecom servicesthrough April 30, 2021 for an additional amount not­to­exceed $18,000.MINUTES:This consent Item ­ Agreement No. 2021­041 was approved.18.Approve Agreement with Nogalis, Inc. for Lawson Managed Services in an annualamount not to exceed $150,000 (Non­General Fund)Department(s): Information TechnologyRecommended Action: Authorize the City Manager to execute an agreement withNogalis, Inc. for Lawson Managed Services for a (4) four­year term expiring April 1,2025, with the potential for two (2) additional (1) one­year renewal terms exercisableby the City Manager and the City Attorney, for a total amount not­to­exceed $150,000annually and $900,000 over the life of the agreement if all extensions are utilized,subject to non­substantive changes approved by the City Manager and City Attorney(Agreement No. 2021­XXX).MINUTES:This consent Item ­ Agreement No. 2021­042 was approved.19.Approve an Amendment to Add a One­Year Extension to the Agreement with ValleyMaintenance Corporation for Custodial Services at City Park Restrooms andFacilities from June 1, 2021 to May 31, 2022 for a Total Annual Amount of $476,708,for Total Agreement Amount for the Five­Year Period to $2,130,425 (General Fund)Department(s): Parks, Recreation, and Community ServicesRecommended Action: Authorize the City Manager to execute an amendment to theagreement with Valley Maintenance Corporation for custodial services at City parkrestrooms and facilities to extend the term for one year, from June 1, 2021 to May 31,2022 for a total annual amount of $476,708, bringing the total agreement amount forthe five­year period to $2,130,425, subject to non­substantive changes approved bythe City Manager and City Attorney (Agreement No. 2021­XXX).MINUTES:Executive Director of Parks, Recreation, and Community Agency LisaRudloff addressed council regarding park janitorial maintenance, inspections andfuture janitorial bid.Councilmembers requested an increase in rotation of park restroom cleaning. This consent Item ­ Agreement No. 2021­043 was approved.Moved by Mayor Pro Tem Penaloza, seconded by Councilmember Hernandezto Approve.YES: 7 – Penaloza, Mayor Pro Tem, – Phan, Councilmember, – Lopez,Councilmember, – Bacerra, Councilmember, – Hernandez, Councilmember, –Mendoza, Councilmember, – Sarmiento, MayorNO: 0 ABSTAIN: 0 ABSENT: 0 Status: 7 – 0 – 0 – 0 – Pass20.Approve a Three­Year Lease Agreement with Rick Kagasoff for warehouse space forthe Santa Ana Police Department Evidence Section in the amount of $197,227 (Non­General Fund)Department(s): Police DepartmentRecommended Action: Authorize the City Manager to execute a three­year leaseagreement with Rick Kagasoff for warehouse space, for the period of April 15, 2021through April 30, 2024, in an amount not to exceed $197,227, subject to non­substantive changes approved by the City Manager and City Attorney. This agreementalso includes an optional one­year extension, exercisable by the City Manager andCity Attorney, in the annual amount of $67,200 (Agreement No. 2021­XXX).MINUTES:This consent Item ­ Agreement No. 2021­044 was approved.21.Approve a First Amendment to the Conditional Grant Agreement with Habitat forHumanity of Orange County for the Development of the Lacy Street Project (Non­General Fund)Department(s): Community Development AgencyRecommended Action: Authorize the City Manager to execute a First Amendmentto the Conditional Grant Agreement with Habitat for Humanity of Orange County for anadditional $333,777 in Inclusionary Housing Funds for a total Inclusionary Grantamount of $565,271 for the development of the Lacy Street affordable housing projectlocated at 826 N Lacy Street (APN 398­041­22) and 416 Vance Street (APN 398­041­18), subject to non­substantive changes approved by the City Manager and CityAttorney (Agreement No. 2021­XXX).Moved by Mayor Pro Tem Penaloza, seconded by Councilmember Bacerra toApprove.YES: 7 – Penaloza, Mayor Pro Tem, – Phan, Councilmember, – Lopez,Councilmember, – Bacerra, Councilmember, – Hernandez, Councilmember, –Mendoza, Councilmember, – Sarmiento, MayorNO: 0 ABSTAIN: 0 ABSENT: 0 Status: 7 – 0 – 0 – 0 – PassMINUTES:This consent Item ­ Agreement No. 2021­045 was approved.22.Approve an agreement with Illumination Foundation to Operate a TemporaryHomeless Shelter, from April 20, 2021 through September 30, 2021, due to theClosure of the Link Shelter and Construction of the Carnegie Navigation Center (Non­General Fund)Department(s): Community Development AgencyRecommended Action: 1.    Authorize the City Manager to execute an agreementwith Illumination Foundation to operate a temporary shelter to provide needed servesto guests at the Link shelter during the construction of the Carnegie Navigation Centerfor $230,000 per month in an amount not to exceed $1,500,000, from April 20, 2021through September 30, 2021, subject to non­substantive changes approved by theCity Manager and City Attorney (Agreement No. 2021­XXX).2.    Authorize the City Manager to execute any and all agreements required by Stateor Federal agencies for the use of ESG­CV, ESG­CV2 and any/all other homeless­related funds available. MINUTES:This consent Item ­ Agreement No. 2021­046 was approved.23.Approve HEAP Subcontractor Agreement with Orange County United Way forLandlord Incentive Program for Foster Youth to Independence Housing VoucherHolders (Non­General Fund)Department(s): Community Development AgencyRecommended Action: Authorize the City Manager to execute an agreement withOrange County United Way to utilize Homeless Emergency Aid Program (HEAP)funds in an amount not to exceed $184,544.29 to provide landlord incentives forFoster Youth to Independence vouchers issued by the Housing Authority, subject tonon­substantive changes approved by the City Manager and City Attorney(Agreement No. 2021­XXX). MINUTES:Councilmember Phan abstained from Item 23 due to a conflict ofinterest regarding her employer.This consent Item ­ Agreement No. 2021­047 was approved.24.Approve the Regional and Unified Local Workforce Plan for Program Years 2021­2024Department(s): Community Development AgencyRecommended Action: 1.    Approve the Regional and Unified Local Plan forProgram Year 2021­2024 and authorize staff to submit to the California WorkforceDevelopment Board and State of California Employment Development Department.2.    Authorize the Mayor to sign all documents necessary for the submission of theRegional and Unified Local Plan for Program Year 2021­2024. 3.    Authorize staff to make non­substantive changes to the Regional and Unified Local Plan in response to public comments received or as requested by the California Workforce Development Board and the State of California Employment Development Department. 25.Local Area Subsequent Designation and Local Board Recertification for a Two­Year Period from July 2021 to June 2023 Department(s): Community Development Agency Recommended Action: Authorize the Mayor to sign the Subsequent Local Area Designation and Local Board Recertification application for a two­year period expiring June 30, 2023. 26.Amend Conflict of Interest Code, list of designated classifications required to file annual disclosure form (Statement of Economic Interests form) Department(s): Clerk of the Council Office Recommended Action: Resolution No. 2021­XXX – Adopt a resolution amending the City of Santa Ana’s Conflict of Interest Code. MINUTES:This consent Item­ Resolution No. 2021­014 was approved. 27.Adopt a resolution amending resolution No. 2019­111 to effect certain changes to the City’s Master Pay Schedule in conformance with Title 2 of the California Code of Regulations section 570.5 and the California Public Employee’s Retirement System (CalPERS) Department(s): Human Resources Recommended Action: Resolution No. 2021­XXX – Adopt a Resolution Amending Resolution No. 2019­111 to effect certain changes to the City’s Master Pay Schedule for all represented and unrepresented employee classifications of the City of Santa Ana, covered by the City’s Classification and Compensation Plan, to conform with Title 2 of the California Code of Regulations Section 570.5, listing all employee pay rates on a publicly available master pay schedule approved and adopted by City Council.  MINUTES:This consent Item­ Resolution No. 2021­015 was approved. 28.Adopt a Resolution Authorizing a Grant Application Submission for the Bureau of Reclamation WaterSMART Small­Scale Water Efficiency Projects for the Santa Ana Landscape Transformation Program (Non­General Fund) Department(s): Public Works Agency Recommended Action: Resolution No. 2021­XXX – Adopt a resolution authorizing the Executive Director of the Public Works Agency to submit a grant application to the U.S. Department of the Interior, Bureau of Reclamation’s Sustain and Manage America’s Resources for Tomorrow Small­Scale Water Efficiency Programs Grant for the Turf Removal and Irrigation Improvements Program, in an amount up to $75,000. MINUTES:This consent Item­ Resolution No. 2021­016 was approved. 29.Adopt a Resolution and Approve an Agreement Accepting the Donation of a Police K­9 Animal, Equipment and Supplies, and $5,000 to Cover Training Expenses from Johanna Scillieri for the Santa Ana Police Department Vice/Narcotics K­9 Program Department(s): Police Department Recommended Action: 1.    Resolution No. 2021­XXX – Adopt a resolution accepting the donation of a Police K­9 animal, equipment and supplies, and $5,000 to cover training expenses from Johanna Scillieri for the Santa Ana Police Department’s Vice/Narcotics Unit and implementation of a K­9 Narcotics Detection Program.  2.    Approve an appropriation adjustment recognizing $5,000 in Police Miscellaneous Reimbursement revenue and appropriating same to the Vice/Narcotics Training, Transportation and Meetings account. (Requires five affirmative votes) MINUTES:This consent Item­ Resolution No. 2021­017 was approved. Moved by Councilmember Bacerra, seconded by Councilmember Mendoza to approve Consent Calendar items 7­ 29 with the exception of 13, 16, 19, and 21. Councilmember Phan abstained from Item 23 due to a conflict of interest. YES: 7 – Penaloza, Mayor Pro Tem, – Phan, Councilmember, – Lopez, Councilmember, – Bacerra, Councilmember, – Hernandez, Councilmember, – Mendoza, Councilmember, – Sarmiento, Mayor NO: 0  ABSTAIN: 0  ABSENT: 0  Status: 7 – 0 – 0 – 0 – Pass **END OF CONSENT CALENDAR** BUSINESS CALENDAR 30.Approve Agreement with Townsend Public Affairs for State Legislative Advocacy Services; Approve Amendment to Agreement with Holland & Knight for Federal Legislative Advocacy Services; Provide Direction to Staff relating to Local, State, and Federal Government Associations Department(s): City Manager Office Recommended Action: 1.    Authorize the City Manager to execute an agreement with Townsend Public Affairs for State legislative advocacy services for a three­year term, from April 6, 2021 through March 31, 2024, with an option to extend the term for an additional one­year period, for a four­year not­to­exceed amount of $252,000, subject to non­substantive changes approved by the City Manager and City Attorney (Agreement No. 2021­XXX).  2.    Approve an amendment to an agreement with Holland & Knight LLP for Federal legislative advocacy services for a one­year term from April 1, 2021 through March 31, 2022, in an amount not to exceed $117,600, subject to non­substantive changes approved by the City Manager and City Attorney (Agreement No. 2021­XXX). 3.    Provide direction to staff relating to local, state, and federal government associations. Moved by Councilmember Bacerra, seconded by Mayor Sarmiento to Approved as amended; 1. Approved a one year agreement to Townsend Public Affairs for state legislative advocacy services and directed staff to proceed with a request for proposal.  Agreement 2021­048 2. Approved an amendment to an agreement with Holland & Knight LLP for Federal legislative advocacy services for a term of 24 months. Agreement 2021­049 3.  Provided direction to staff relating to local state and federal government associations and return to council at a future date during the budget discussion.  . YES: 7 – Penaloza, Mayor Pro Tem, – Phan, Councilmember, – Lopez, Councilmember, – Bacerra, Councilmember, – Hernandez, Councilmember, – Mendoza, Councilmember, – Sarmiento, Mayor NO: 0  ABSTAIN: 0  ABSENT: 0  Status: 7 – 0 – 0 – 0 – Pass MINUTES:Management Assistant  Daniel Soto provided a brief presentation. 31.Adopt Resolution Condemning Racism Xenophobia and Hate against Asian Americans Department(s): City Manager Office Recommended Action: Resolution No. 2021­XXX – Adopt a resolution condemning racism, xenophobia, and hate against Asian Americans. MINUTES:Mayor Sarmiento requested staff research and restore the torn down Vietnamese themed welcome sign.  Resolution No. 2021­018 was approved Moved by Councilmember Phan, seconded by Councilmember Bacerra to Approve. YES: 7 – Penaloza, Mayor Pro Tem, – Phan, Councilmember, – Lopez, Councilmember, – Bacerra, Councilmember, – Hernandez, Councilmember, – Mendoza, Councilmember, – Sarmiento, Mayor NO: 0  ABSTAIN: 0  ABSENT: 0  Status: 7 – 0 – 0 – 0 – Pass **END OF BUSINESS CALENDAR** COUNCILMEMBER REQUESTED ITEMS 32.Discuss and consider directing City Manager to direct Police Department staff to post monthly reports of hate crime­related data on the Santa Ana Police Department website – Councilmembers Bacerra and Phan MINUTES:Council supports with no objections and provided direction to City staff. City Manager Kristine Ridge noted the data is information that is already collected by the Police Department.  Mayor Sarmiento recessed the Council meeting and convened to the Housing Authority Meeting at 9:37 p.m. Chair Sarmiento adjourned the Housing Authority meeting and reconvened to the Regular Meeting at 9:40 p.m. CITY MANAGER COMMENTS MINUTES:City Manager Kristine Ridge provided an update regarding the number of tutoring sessions provided by the library and announced the City has been named “Tree City” for 22  consecutive year.  COUNCIL COMMENTS MINUTES:Councilmember Bacerra wished everyone a happy National Library Week.  Councilmember Hernandez mentioned the unfortunate loss of a family friend due to COVID­19 and reminded the public that FEMA can provide financial assistance to those who have lost a loved one due to COVID­19.  Councilmember Lopez reminded residents she will be hosting a meeting aimed at discussing environmental concerns on April 29, 2021. Announced that the developer of the 2525 site has agreed to secure the site and provide guards overnight. Thanked residents for their patience and asked that they continue to reach out.  Councilmember Mendoza requested to adjourn the meeting in memory of Sergeant Salvador Lujan. Councilmember Phan reminded the public that the CDC still recommends social distancing and using masks after vaccination.  Mayor Pro Tem Penaloza invited the public to visit the newly renovated Newhope Library and reminded the public of Denim Day on April 28, 2021 and it’s background.   Mayor Sarmiento spoke regarding the American Rescue Plan and the importance of efficiently vaccinating the City’s residents.  ADJOURNMENT – Adjourn the City Council meeting and convene to the Housing Authority meeting. Adjourn in memory of Arthur Sandoval Future Items 1. Shelter Operator 2. Short Term Rentals & Reasonable Accommodation Regulations Update 3. Cannabis Regulation Updates MINUTES: Mayor Sarmiento adjourned the City Council meeting at 10:00 p.m. Adjourn in Memory of Arthur Sandoval, Sergeant Salvador Lujan and Matthew Farias. Daisy Gomez,   Clerk of the Council  HOUSING AUTHORITY CALL TO ORDER ATTENDANCE Authority Members Phil Bacerra Johnathan Ryan Hernandez Jessie Lopez Nelida Mendoza Thai Viet Phan Vice Chair David Penaloza Chair Vicente Sarmiento City Manager Kristine Ridge City Attorney Sonia R. Carvalho Clerk of the Council Daisy Gomez MINUTES:Chair Sarmiento recessed the Regular City Counil meeting and called the Housing Authority meeting to order at 9:37p.m. Clerk of the Council conducted roll call. All Authority Members were present. PUBLIC COMMENTS – Members of the public may address Housing Authority on items on the Housing Authority agenda.  MINUTES:None.  CONSENT CALENDAR RECOMMENDED ACTION:  Approve staff recommendations on the following Consent Calendar Item: 1. 1.Excused absences Department(s): Clerk of the Council Recommended Action: Excuse absent members. MINUTES:None. **END OF CONSENT CALENDAR** BUSINESS CALENDAR 2.Public Hearing ­ Approve the Housing Authority Annual Plan Legal Notice published in the Orange County Register, La Opinion and Nguoi Viet on February 20, 2021. Department(s): Community Development Agency Recommended Action: 1.    Conduct a public hearing in consideration of the approval and submission of the Housing Authority Annual Plan to the United States Department of Housing and Urban Development. 2.   Resolution No. 2021­XXX – Adopt a resolution approving the Housing Authority Annual Plan and authorize the Executive Director of the Housing Authority to submit the Annual Plan to the United States Department of Housing and Urban Development. Moved by Councilmember Hernandez, seconded by Councilmember Mendoza to Approve. YES: 7 – Penaloza, Mayor Pro Tem, – Phan, Councilmember, – Lopez, Councilmember, – Bacerra, Councilmember, – Hernandez, Councilmember, – Mendoza, Councilmember, – Sarmiento, Mayor NO: 0  ABSTAIN: 0  ABSENT: 0  Status: 7 – 0 – 0 – 0 – Pass MINUTES: Busniess Calendar Item Resolution No. 2021­001 was approved  Chair Sarmiento opened the public hearing and seeing there were no speakers, closed the public hearing at 9:39 p.m. **END OF BUSINESS CALENDAR** HOUSING AUTHORITY MEMBER COMMENTS MINUTES:None. ADJOURNMENT – Adjourn the Housing Authority meeting. MINUTES:Chair Sarmiento adjourned the Housing Authority meeting and reconvened to the Regular Meeting at 9:40 p.m. Daisy Gomez,   Clerk of the Council  th nd City Council 12 4/6/2021CityCouncil5–12 6/1/2021 DRAFT Minutes of the Regular Meeting of theCity CouncilCity of Santa Ana, CaliforniaApril 06, 2021CLOSED SESSION MEETING – 5:00 pmREGULAR OPEN MEETING – 5:00 PM (Immediately following the Closed Session Meeting)CITY COUNCIL CHAMBER22 Civic Center Plaza Santa Ana, CA 92701Due to Governor Gavin Newsom’s Executive Order and the City Council's Proclamation ofLocal Emergency, there was no in­person meeting location for the community to attendpublic meetings.CLOSED SESSIONCALL TO ORDERATTENDANCE Council Members Phil BacerraJohnathan Ryan HernandezJessie LopezNelida MendozaThai Viet PhanMayor  Pro Tem David PenalozaMayorVicente SarmientoCity Manager Kristine RidgeCity Attorney Sonia R. CarvalhoClerk of the Council Daisy GomezMINUTES:Mayor Pro Tem Penaloza called the Closed Session meeting to order at5:10 p.m.Clerk of the Council conducted roll call. All were present. Mayor Sarmiento joined themeeting at 5:40 p.m.No public comments on Closed Session items.CLOSED SESSION ITEMS – The Brown Act permits legislative bodies to discuss certainmatters without members of the public present. The City Council finds, based on advice fromthe City Attorney, that discussion in open session of the following matters will prejudice theposition of the City in existing and anticipated litigation:1.CONFERENCE WITH LEGAL COUNSEL ­ THREAT OF POTENTIAL LITIGATIONSignificant exposure to litigation pursuant to Government Code Section 54956.9(d)(2):  One Claima.    Claim number 20­146573, Allstate Ins / Sevak Zargaryan 2.CONFERENCE WITH LEGAL COUNSEL­ EXISTING LITIGATION­ pursuant toparagraph (1) of subdivision (d) of Section 54956.9 of the Government Code:a.  California Grocers Association v. City of Santa Ana, Orange County Superior CourtCase No. 30­2021­01189627­CU­MC­CXCCLOSED SESSION REPORT – The City Attorney will report on any action(s) to be taken atthe Regular Open Session which will begin immediately following the Closed Session.RECESS – City Council will recess to Closed Session for the purpose of conducting regularCity business.MINUTES:Council recessed meeting to consider items listed on the Closed Session fordiscussion at 5:12 p.m. Mayor Sarmiento joined the meeting at 5:40 p.m.RECONVENE – City Council will reconvene to continue regular City business.MINUTES:Mayor Sarmiento adjourned Closed Session meeting at 5:52 p.m. CITY COUNCIL REGULAR OPEN SESSIONCALL TO ORDERMINUTES:Mayor Sarmiento called the Regular Open Session meeting to order at5:58 p.m.ROLL CALLMINUTES:Clerk of the Council conducted roll call. All councilmembers were present.Councilmember Mendoza joined the Open Regular Session meeting at 6:03 p.m.PLEDGE OF ALLEGIANCE Mayor SarmientoINVOCATIONMoment of ReflectionCEREMONIAL PRESENTATIONS1.Oath of Office (video) administered to Nellieann Myia Turtleheart LeGaspé, PersonnelBoard as the Ward 5 representative – Councilmember Hernandez2.Introduction of Ward 1 Commissioners by Councilmember Phan.3.Proclamation presented by Mayor Sarmiento, Mayor Pro Tem Penaloza andCouncilmember Phan to Casa de la Familia recognizing Sexual Assault AwarenessMonth.4.Certificate of Recognition presented by Councilmember Bacerra to Toyama Karate­DoUSA in recognition of 30­year Anniversary and Outstanding Contributions to theCommunity.5.Certificate of Recognition presented by Councilmember Mendoza to Alan Gersten,Santa Ana Unified School District  for Teacher of the Year and OutstandingContributions to the Community.STAFF PRESENTATIONS6.COVID­19 Update in the Community.MINUTES:City Manager Kristine Ridge provided brief COVID­19 updates on:VaccinesAdvancement to the Orange TierCOVID­19 Funeral AssistanceBusiness LoansShuttered Venue Operators GrantCLOSED SESSION REPORT – The City Attorney will report on any action(s) from ClosedSession.MINUTES:City Attorney Sonia Carvalho reported that Closed Session Item 1 wasapproved unanimously by the Council, with the exception of the Mayor Sarmiento who wasabsent. PUBLIC COMMENT – Public comments will be held during the beginning of the meeting forALL comments on agenda and non­agenda items, except for public hearings. Comments forpublic hearings will take place after the hearing is opened.MINUTES:Clerk of the Council Daisy Gomez reported out on correspondence received.Dale Helvig thanked Parks, Recreation and Community Services staff on Item 16,expressed concern regarding rental fee for Item 22 and abatement concerns for derelictproperties. Victor Mendez expressed concern with the vaccination appointment process. Manny Escamilla spoke in support of Item 14 and asked to consider a potential site for afuture library, made comments regarding a potential memorial in honor of the lives lost toCOVID­19.Jeffrey Katz spoke regarding transitional housing and encourages council to adopt theCosta Mesa ordinance regarding transitional housing. Speaker spoke regarding a potential $200 stimulus check, requested Council use funds toreinvest in the community and spoke regarding solar panel manufacturing in the City. Paul Lujan spoke in opposition of the Lincoln Pathway Project.Irvin M. expressed concern with the homeless issue and maintenance in Memorial Park. CONSENT CALENDARRECOMMENDED ACTION:  Approve staff recommendations on the followingConsent Calendar Items: 7 through 29.7.Excused absencesDepartment(s): Clerk of the CouncilRecommended Action: Excuse the absent members.8.Minutes from the regular, special and Housing Authority meetings of February 2, 2021Department(s): Clerk of the CouncilRecommended Action: Approve minutes.9.Minutes from the special closed session meeting of February 12, 2021Department(s): Clerk of the CouncilRecommended Action: Approve minutes.10.Minutes from the regular meeting of February 16, 2021Department(s): Clerk of the CouncilRecommended Action: Approve minutes.11.Approve an Appropriation Adjustment and Agreement Accepting $90,364.23 in 2020Edward Byrne Memorial Justice Assistance Grant Funds (Non­General Fund)Department(s): Police DepartmentRecommended Action: 1.    Approve an appropriation adjustment recognizing$90,364.23 in the Law Enforcement Grants Revenue account and appropriate samein the Byrne Justice Assistance account. (Requires five affirmative votes)2.    Authorize the City Manager and the Chief of Police to execute an agreement(Award #2020­DJ­BX­0773) with the Orange County Sheriff’s Department for theperiod of October 1, 2020 through September 30, 2023, accepting the 2020 EdwardByrne Memorial Justice Assistance Grant program funds in the amount of $90,364.23,subject to non­substantive changes approved by the City Manager and City Attorney(Agreement No. 2021­XXX). MINUTES:This consent Item ­ Agreement No. 2021­039 was approved.12.Approve a Lease Agreement with Railworks Track Services, Inc. for Office Space atthe Santa Ana Regional Transportation Center for a One­year Term with Twelve One­month Extensions for a Total Amount of $19,560 (Non­General Fund)Department(s): Public Works AgencyRecommended Action: 1.   Authorize the City Manager to execute a site leaseagreement with RailWorks Track Services, Inc., to compensate the City $815 permonth, with any partial month prorated at $27 per day, for the lease of 326 square feetof office space located at the Santa Ana Regional Transportation Center, for a one­year term beginning on April 6, 2021, and ending April 5, 2022, with an option fortwelve month­to­month extensions, for a total of $19,560 in lease revenue for the entireterm of the agreement, including optional extensions, subject to non­substantivechanges approved by the City Manager and City Attorney (Agreement No. 2021­XXX). 2.    Approve an appropriation adjustment recognizing Fiscal Year 2020­21 leaseincome in the amount of $2,310 into the SARTC Operations, Rental­RailWorksrevenue account and appropriating the same amount to the SARTC Operations,Contractual Services expenditure account. (Requires five affirmative votes)MINUTES:This consent Item ­ Agreement No. 2021­040 was approved.13.Approve an Appropriation Adjustment, Approve an Amendment to the FY 2020­21Capital Improvement Program, and Award a Construction Contract to Big Ben, Inc. inthe Amount of $707,733 for the Baker­Glenwood Sewer Main Upgrade Project withan Estimated Total Delivery Cost of $920,053 (Project No. 21­6446) (Non­GeneralFund)Department(s): Public Works AgencyRecommended Action: 1.    Approve an appropriation adjustment to recognize$920,053 from prior year fund balance in the Sewer Connection Fee Fund, prior­yearcarry forward revenue account and appropriate the same amount to the SewerConnection Projects, Improvements Other Than Building expenditureaccount. (Requires five affirmative votes)2.    Approve an amendment to the Fiscal Year 2020­21 Capital ImprovementProgram to include $920,053 in construction funds for the Baker­Glenwood SewerMain Upgrade.3.    Award a Construction Contract to Big Ben, Inc., the lowest responsible bidder, inaccordance with the base bid in the amount of $707,733, for construction of theBaker­Glenwood Sewer Main Upgrade, for the term beginning April 6, 2021 andending upon project completion, and authorize the City Manager to execute thecontract subject to non­substantive changes approved by the City Manager and CityAttorney.4.    Approve the Project Delivery Cost for a total estimated construction cost of$920,053, which includes $707,733 for construction contract, $106,160 for contractadministration, inspection and testing, and $106,160 for project contingency.  MINUTES:Executive Director of Public Works Agency Nabil Saba addressedcouncil regarding project timeline and traffic during construction.Moved by Mayor Pro Tem Penaloza, seconded by Councilmember Bacerra toApprove.YES: 7 – Penaloza, Mayor Pro Tem, – Phan, Councilmember, – Lopez,Councilmember, – Bacerra, Councilmember, – Hernandez, Councilmember, –Mendoza, Councilmember, – Sarmiento, MayorNO: 0 ABSTAIN: 0 ABSENT: 0 Status: 7 – 0 – 0 – 0 – Pass14.Award a Purchase Order Contract to Bibliotheca, LLC to Provide and Install Two FullTurn­Key Book Dispenser Remote Lockers at the Santa Ana Regional TransportationCenter and Police Athletic & Activity League (PAAL) Center for $59,109.74 and aTwo­Year Extended Warranty with Hardware and Software Maintenance for $10,260,for a Total Amount Not to Exceed $69,369.74 (Specification No. 21­037) (GeneralFund)Department(s): LibraryRecommended Action: Award a purchase order contract to Bibliotheca, LLC toprovide and install two full turn­key book dispenser remote lockers at the Santa AnaRegional Transportation Center and Police Athletic & Activity League (PAAL) Centerfor $59,109.74 and a two­year extended warranty with hardware and softwaremaintenance for $10,260 for a total amount not to exceed $69.369.74, subject to non­substantive changes approved by the City Manager and City Attorney.15.Authorize a one­time purchase and payment of purchase order to Metron­Farnier,LLC for construction fire hydrant water meters with Verizon Solution Registers in theamount of $82,560, plus a contingency of $8,256, for a total amount not to exceed$90,816, subject to non­substantive changes approved by the City Manager and CityAttorney.Department(s): Public Works AgencyRecommended Action: Authorize a one­time purchase and payment of purchaseorder to Metron­Farnier, LLC for construction fire hydrant water meters with VerizonSolution Registers in the amount of $82,560, plus a contingency of $8,256, for a totalamount not to exceed $90,816, subject to non­substantive changes approved by theCity Manager and City Attorney.16.Authorize Budget Reallocation and Award a Construction Contract to WrightConstruction Engineering Corp. in the Amount of $1,099,195.50 for the LincolnAvenue Pedestrian Pathway from Park Lane to Santiago Creek Project with anEstimated Total Delivery Cost of $1,341,991 (Project No. 17­6802) (Non­GeneralFund)Department(s): Public Works AgencyRecommended Action: 1. Authorize Budget Reallocation of $140,105 in unspentproject funds to the Lincoln Avenue Pedestrian Pathway from Park Lane to SantiagoCreek Project (17­6802) as follows: $46,105 in Measure M2 Local Fairshare fundsfrom the Bristol Street Rehabilitation from 17  to Santa Clara project (Project 18­6909), and $94,000 in Measure M2 Local Fairshare funds from Project Development(Project 21­6899).2. Award a construction contract to Wright Construction Engineering Corp., the lowestresponsible bidder, in accordance with the Base Bid plus Alternates 1 and 2 in theamount of $1,099,195.50, for construction of the Lincoln Avenue Pedestrian Pathwayfrom Park Lane to Santiago Creek Project, for the term beginning April 6, 2021 andending upon project completion, and authorize the City Manager to execute thecontract, subject to non­substantive changes approved by the City Manager and CityAttorney. 3. Approve the Project Delivery Cost with a total estimated construction cost of$1,341,991, which includes $1,099,195.50 for the construction contract, $110,891.50for contract administration, inspection and testing, and $131,904 for projectcontingencies.MINUTES:Executive Director of Public Works Agency Nabil Saba provided a briefpresentation.Council requested staff research or provide outreach regarding the number of SantaAna based contractors who submit bids. Moved by Councilmember Lopez, seconded by Mayor Pro Tem Penaloza toApprove.YES: 7 – Penaloza, Mayor Pro Tem, – Phan, Councilmember, – Lopez,Councilmember, – Bacerra, Councilmember, – Hernandez, Councilmember, –Mendoza, Councilmember, – Sarmiento, MayorNO: 0 ABSTAIN: 0 ABSENT: 0 Status: 7 – 0 – 0 – 0 – Pass17.Approve Agreement with TPX Communications, Inc. for Telecom Services in anAnnual Amount Not to Exceed $50,000 (Non­General Fund)Department(s): Information TechnologyRecommended Action: 1.    Authorize the City Manager to execute the agreementwith TPX Communications, Inc., for telecom services for a three­year periodbeginning April 1, 2021 through March 31, 2024 with the potential for three (3)additional one­year (1) renewal terms, exercisable by the City Manager and the City,in an amount not to exceed $50,000 annually and $300,000 over the life of theagreement if all extensions are utilized, subject to non­substantive changes andapproved by the City Manager and City Attorney (Agreement No. 2021­XXX).2.    Approve payment for invoices for services incurred with TPX for telecom servicesthrough April 30, 2021 for an additional amount not­to­exceed $18,000.MINUTES:This consent Item ­ Agreement No. 2021­041 was approved.18.Approve Agreement with Nogalis, Inc. for Lawson Managed Services in an annualamount not to exceed $150,000 (Non­General Fund)Department(s): Information TechnologyRecommended Action: Authorize the City Manager to execute an agreement withNogalis, Inc. for Lawson Managed Services for a (4) four­year term expiring April 1,2025, with the potential for two (2) additional (1) one­year renewal terms exercisableby the City Manager and the City Attorney, for a total amount not­to­exceed $150,000annually and $900,000 over the life of the agreement if all extensions are utilized,subject to non­substantive changes approved by the City Manager and City Attorney(Agreement No. 2021­XXX).MINUTES:This consent Item ­ Agreement No. 2021­042 was approved.19.Approve an Amendment to Add a One­Year Extension to the Agreement with ValleyMaintenance Corporation for Custodial Services at City Park Restrooms andFacilities from June 1, 2021 to May 31, 2022 for a Total Annual Amount of $476,708,for Total Agreement Amount for the Five­Year Period to $2,130,425 (General Fund)Department(s): Parks, Recreation, and Community ServicesRecommended Action: Authorize the City Manager to execute an amendment to theagreement with Valley Maintenance Corporation for custodial services at City parkrestrooms and facilities to extend the term for one year, from June 1, 2021 to May 31,2022 for a total annual amount of $476,708, bringing the total agreement amount forthe five­year period to $2,130,425, subject to non­substantive changes approved bythe City Manager and City Attorney (Agreement No. 2021­XXX).MINUTES:Executive Director of Parks, Recreation, and Community Agency LisaRudloff addressed council regarding park janitorial maintenance, inspections andfuture janitorial bid.Councilmembers requested an increase in rotation of park restroom cleaning. This consent Item ­ Agreement No. 2021­043 was approved.Moved by Mayor Pro Tem Penaloza, seconded by Councilmember Hernandezto Approve.YES: 7 – Penaloza, Mayor Pro Tem, – Phan, Councilmember, – Lopez,Councilmember, – Bacerra, Councilmember, – Hernandez, Councilmember, –Mendoza, Councilmember, – Sarmiento, MayorNO: 0 ABSTAIN: 0 ABSENT: 0 Status: 7 – 0 – 0 – 0 – Pass20.Approve a Three­Year Lease Agreement with Rick Kagasoff for warehouse space forthe Santa Ana Police Department Evidence Section in the amount of $197,227 (Non­General Fund)Department(s): Police DepartmentRecommended Action: Authorize the City Manager to execute a three­year leaseagreement with Rick Kagasoff for warehouse space, for the period of April 15, 2021through April 30, 2024, in an amount not to exceed $197,227, subject to non­substantive changes approved by the City Manager and City Attorney. This agreementalso includes an optional one­year extension, exercisable by the City Manager andCity Attorney, in the annual amount of $67,200 (Agreement No. 2021­XXX).MINUTES:This consent Item ­ Agreement No. 2021­044 was approved.21.Approve a First Amendment to the Conditional Grant Agreement with Habitat forHumanity of Orange County for the Development of the Lacy Street Project (Non­General Fund)Department(s): Community Development AgencyRecommended Action: Authorize the City Manager to execute a First Amendmentto the Conditional Grant Agreement with Habitat for Humanity of Orange County for anadditional $333,777 in Inclusionary Housing Funds for a total Inclusionary Grantamount of $565,271 for the development of the Lacy Street affordable housing projectlocated at 826 N Lacy Street (APN 398­041­22) and 416 Vance Street (APN 398­041­18), subject to non­substantive changes approved by the City Manager and CityAttorney (Agreement No. 2021­XXX).Moved by Mayor Pro Tem Penaloza, seconded by Councilmember Bacerra toApprove.YES: 7 – Penaloza, Mayor Pro Tem, – Phan, Councilmember, – Lopez,Councilmember, – Bacerra, Councilmember, – Hernandez, Councilmember, –Mendoza, Councilmember, – Sarmiento, MayorNO: 0 ABSTAIN: 0 ABSENT: 0 Status: 7 – 0 – 0 – 0 – PassMINUTES:This consent Item ­ Agreement No. 2021­045 was approved.22.Approve an agreement with Illumination Foundation to Operate a TemporaryHomeless Shelter, from April 20, 2021 through September 30, 2021, due to theClosure of the Link Shelter and Construction of the Carnegie Navigation Center (Non­General Fund)Department(s): Community Development AgencyRecommended Action: 1.    Authorize the City Manager to execute an agreementwith Illumination Foundation to operate a temporary shelter to provide needed servesto guests at the Link shelter during the construction of the Carnegie Navigation Centerfor $230,000 per month in an amount not to exceed $1,500,000, from April 20, 2021through September 30, 2021, subject to non­substantive changes approved by theCity Manager and City Attorney (Agreement No. 2021­XXX).2.    Authorize the City Manager to execute any and all agreements required by Stateor Federal agencies for the use of ESG­CV, ESG­CV2 and any/all other homeless­related funds available. MINUTES:This consent Item ­ Agreement No. 2021­046 was approved.23.Approve HEAP Subcontractor Agreement with Orange County United Way forLandlord Incentive Program for Foster Youth to Independence Housing VoucherHolders (Non­General Fund)Department(s): Community Development AgencyRecommended Action: Authorize the City Manager to execute an agreement withOrange County United Way to utilize Homeless Emergency Aid Program (HEAP)funds in an amount not to exceed $184,544.29 to provide landlord incentives forFoster Youth to Independence vouchers issued by the Housing Authority, subject tonon­substantive changes approved by the City Manager and City Attorney(Agreement No. 2021­XXX). MINUTES:Councilmember Phan abstained from Item 23 due to a conflict ofinterest regarding her employer.This consent Item ­ Agreement No. 2021­047 was approved.24.Approve the Regional and Unified Local Workforce Plan for Program Years 2021­2024Department(s): Community Development AgencyRecommended Action: 1.    Approve the Regional and Unified Local Plan forProgram Year 2021­2024 and authorize staff to submit to the California WorkforceDevelopment Board and State of California Employment Development Department.2.    Authorize the Mayor to sign all documents necessary for the submission of theRegional and Unified Local Plan for Program Year 2021­2024. 3.    Authorize staff to make non­substantive changes to the Regional and UnifiedLocal Plan in response to public comments received or as requested by the CaliforniaWorkforce Development Board and the State of California Employment DevelopmentDepartment.25.Local Area Subsequent Designation and Local Board Recertification for a Two­YearPeriod from July 2021 to June 2023Department(s): Community Development AgencyRecommended Action: Authorize the Mayor to sign the Subsequent Local AreaDesignation and Local Board Recertification application for a two­year periodexpiring June 30, 2023.26.Amend Conflict of Interest Code, list of designated classifications required to fileannual disclosure form (Statement of Economic Interests form)Department(s): Clerk of the Council OfficeRecommended Action: Resolution No. 2021­XXX – Adopt a resolution amendingthe City of Santa Ana’s Conflict of Interest Code.MINUTES:This consent Item­ Resolution No. 2021­014 was approved.27.Adopt a resolution amending resolution No. 2019­111 to effect certain changes to theCity’s Master Pay Schedule in conformance with Title 2 of the California Code ofRegulations section 570.5 and the California Public Employee’s Retirement System(CalPERS)Department(s): Human ResourcesRecommended Action: Resolution No. 2021­XXX – Adopt a Resolution AmendingResolution No. 2019­111 to effect certain changes to the City’s Master Pay Schedulefor all represented and unrepresented employee classifications of the City of SantaAna, covered by the City’s Classification and Compensation Plan, to conform withTitle 2 of the California Code of Regulations Section 570.5, listing all employee payrates on a publicly available master pay schedule approved and adopted by CityCouncil. MINUTES:This consent Item­ Resolution No. 2021­015 was approved.28.Adopt a Resolution Authorizing a Grant Application Submission for the Bureau ofReclamation WaterSMART Small­Scale Water Efficiency Projects for the Santa AnaLandscape Transformation Program (Non­General Fund)Department(s): Public Works AgencyRecommended Action: Resolution No. 2021­XXX – Adopt a resolution authorizingthe Executive Director of the Public Works Agency to submit a grant application to the U.S. Department of the Interior, Bureau of Reclamation’s Sustain and Manage America’s Resources for Tomorrow Small­Scale Water Efficiency Programs Grant for the Turf Removal and Irrigation Improvements Program, in an amount up to $75,000. MINUTES:This consent Item­ Resolution No. 2021­016 was approved. 29.Adopt a Resolution and Approve an Agreement Accepting the Donation of a Police K­9 Animal, Equipment and Supplies, and $5,000 to Cover Training Expenses from Johanna Scillieri for the Santa Ana Police Department Vice/Narcotics K­9 Program Department(s): Police Department Recommended Action: 1.    Resolution No. 2021­XXX – Adopt a resolution accepting the donation of a Police K­9 animal, equipment and supplies, and $5,000 to cover training expenses from Johanna Scillieri for the Santa Ana Police Department’s Vice/Narcotics Unit and implementation of a K­9 Narcotics Detection Program.  2.    Approve an appropriation adjustment recognizing $5,000 in Police Miscellaneous Reimbursement revenue and appropriating same to the Vice/Narcotics Training, Transportation and Meetings account. (Requires five affirmative votes) MINUTES:This consent Item­ Resolution No. 2021­017 was approved. Moved by Councilmember Bacerra, seconded by Councilmember Mendoza to approve Consent Calendar items 7­ 29 with the exception of 13, 16, 19, and 21. Councilmember Phan abstained from Item 23 due to a conflict of interest. YES: 7 – Penaloza, Mayor Pro Tem, – Phan, Councilmember, – Lopez, Councilmember, – Bacerra, Councilmember, – Hernandez, Councilmember, – Mendoza, Councilmember, – Sarmiento, Mayor NO: 0  ABSTAIN: 0  ABSENT: 0  Status: 7 – 0 – 0 – 0 – Pass **END OF CONSENT CALENDAR** BUSINESS CALENDAR 30.Approve Agreement with Townsend Public Affairs for State Legislative Advocacy Services; Approve Amendment to Agreement with Holland & Knight for Federal Legislative Advocacy Services; Provide Direction to Staff relating to Local, State, and Federal Government Associations Department(s): City Manager Office Recommended Action: 1.    Authorize the City Manager to execute an agreement with Townsend Public Affairs for State legislative advocacy services for a three­year term, from April 6, 2021 through March 31, 2024, with an option to extend the term for an additional one­year period, for a four­year not­to­exceed amount of $252,000, subject to non­substantive changes approved by the City Manager and City Attorney (Agreement No. 2021­XXX).  2.    Approve an amendment to an agreement with Holland & Knight LLP for Federal legislative advocacy services for a one­year term from April 1, 2021 through March 31, 2022, in an amount not to exceed $117,600, subject to non­substantive changes approved by the City Manager and City Attorney (Agreement No. 2021­XXX). 3.    Provide direction to staff relating to local, state, and federal government associations. Moved by Councilmember Bacerra, seconded by Mayor Sarmiento to Approved as amended; 1. Approved a one year agreement to Townsend Public Affairs for state legislative advocacy services and directed staff to proceed with a request for proposal.  Agreement 2021­048 2. Approved an amendment to an agreement with Holland & Knight LLP for Federal legislative advocacy services for a term of 24 months. Agreement 2021­049 3.  Provided direction to staff relating to local state and federal government associations and return to council at a future date during the budget discussion.  . YES: 7 – Penaloza, Mayor Pro Tem, – Phan, Councilmember, – Lopez, Councilmember, – Bacerra, Councilmember, – Hernandez, Councilmember, – Mendoza, Councilmember, – Sarmiento, Mayor NO: 0  ABSTAIN: 0  ABSENT: 0  Status: 7 – 0 – 0 – 0 – Pass MINUTES:Management Assistant  Daniel Soto provided a brief presentation. 31.Adopt Resolution Condemning Racism Xenophobia and Hate against Asian Americans Department(s): City Manager Office Recommended Action: Resolution No. 2021­XXX – Adopt a resolution condemning racism, xenophobia, and hate against Asian Americans. MINUTES:Mayor Sarmiento requested staff research and restore the torn down Vietnamese themed welcome sign.  Resolution No. 2021­018 was approved Moved by Councilmember Phan, seconded by Councilmember Bacerra to Approve. YES: 7 – Penaloza, Mayor Pro Tem, – Phan, Councilmember, – Lopez, Councilmember, – Bacerra, Councilmember, – Hernandez, Councilmember, – Mendoza, Councilmember, – Sarmiento, Mayor NO: 0  ABSTAIN: 0  ABSENT: 0  Status: 7 – 0 – 0 – 0 – Pass **END OF BUSINESS CALENDAR** COUNCILMEMBER REQUESTED ITEMS 32.Discuss and consider directing City Manager to direct Police Department staff to post monthly reports of hate crime­related data on the Santa Ana Police Department website – Councilmembers Bacerra and Phan MINUTES:Council supports with no objections and provided direction to City staff. City Manager Kristine Ridge noted the data is information that is already collected by the Police Department.  Mayor Sarmiento recessed the Council meeting and convened to the Housing Authority Meeting at 9:37 p.m. Chair Sarmiento adjourned the Housing Authority meeting and reconvened to the Regular Meeting at 9:40 p.m. CITY MANAGER COMMENTS MINUTES:City Manager Kristine Ridge provided an update regarding the number of tutoring sessions provided by the library and announced the City has been named “Tree City” for 22  consecutive year.  COUNCIL COMMENTS MINUTES:Councilmember Bacerra wished everyone a happy National Library Week.  Councilmember Hernandez mentioned the unfortunate loss of a family friend due to COVID­19 and reminded the public that FEMA can provide financial assistance to those who have lost a loved one due to COVID­19.  Councilmember Lopez reminded residents she will be hosting a meeting aimed at discussing environmental concerns on April 29, 2021. Announced that the developer of the 2525 site has agreed to secure the site and provide guards overnight. Thanked residents for their patience and asked that they continue to reach out.  Councilmember Mendoza requested to adjourn the meeting in memory of Sergeant Salvador Lujan. Councilmember Phan reminded the public that the CDC still recommends social distancing and using masks after vaccination.  Mayor Pro Tem Penaloza invited the public to visit the newly renovated Newhope Library and reminded the public of Denim Day on April 28, 2021 and it’s background.   Mayor Sarmiento spoke regarding the American Rescue Plan and the importance of efficiently vaccinating the City’s residents.  ADJOURNMENT – Adjourn the City Council meeting and convene to the Housing Authority meeting. Adjourn in memory of Arthur Sandoval Future Items 1. Shelter Operator 2. Short Term Rentals & Reasonable Accommodation Regulations Update 3. Cannabis Regulation Updates MINUTES: Mayor Sarmiento adjourned the City Council meeting at 10:00 p.m. Adjourn in Memory of Arthur Sandoval, Sergeant Salvador Lujan and Matthew Farias. Daisy Gomez,   Clerk of the Council  HOUSING AUTHORITY CALL TO ORDER ATTENDANCE Authority Members Phil Bacerra Johnathan Ryan Hernandez Jessie Lopez Nelida Mendoza Thai Viet Phan Vice Chair David Penaloza Chair Vicente Sarmiento City Manager Kristine Ridge City Attorney Sonia R. Carvalho Clerk of the Council Daisy Gomez MINUTES:Chair Sarmiento recessed the Regular City Counil meeting and called the Housing Authority meeting to order at 9:37p.m. Clerk of the Council conducted roll call. All Authority Members were present. PUBLIC COMMENTS – Members of the public may address Housing Authority on items on the Housing Authority agenda.  MINUTES:None.  CONSENT CALENDAR RECOMMENDED ACTION:  Approve staff recommendations on the following Consent Calendar Item: 1. 1.Excused absences Department(s): Clerk of the Council Recommended Action: Excuse absent members. MINUTES:None. **END OF CONSENT CALENDAR** BUSINESS CALENDAR 2.Public Hearing ­ Approve the Housing Authority Annual Plan Legal Notice published in the Orange County Register, La Opinion and Nguoi Viet on February 20, 2021. Department(s): Community Development Agency Recommended Action: 1.    Conduct a public hearing in consideration of the approval and submission of the Housing Authority Annual Plan to the United States Department of Housing and Urban Development. 2.   Resolution No. 2021­XXX – Adopt a resolution approving the Housing Authority Annual Plan and authorize the Executive Director of the Housing Authority to submit the Annual Plan to the United States Department of Housing and Urban Development. Moved by Councilmember Hernandez, seconded by Councilmember Mendoza to Approve. YES: 7 – Penaloza, Mayor Pro Tem, – Phan, Councilmember, – Lopez, Councilmember, – Bacerra, Councilmember, – Hernandez, Councilmember, – Mendoza, Councilmember, – Sarmiento, Mayor NO: 0  ABSTAIN: 0  ABSENT: 0  Status: 7 – 0 – 0 – 0 – Pass MINUTES: Busniess Calendar Item Resolution No. 2021­001 was approved  Chair Sarmiento opened the public hearing and seeing there were no speakers, closed the public hearing at 9:39 p.m. **END OF BUSINESS CALENDAR** HOUSING AUTHORITY MEMBER COMMENTS MINUTES:None. ADJOURNMENT – Adjourn the Housing Authority meeting. MINUTES:Chair Sarmiento adjourned the Housing Authority meeting and reconvened to the Regular Meeting at 9:40 p.m. Daisy Gomez,   Clerk of the Council  th nd City Council 13 4/6/2021CityCouncil5–13 6/1/2021 DRAFT Minutes of the Regular Meeting of theCity CouncilCity of Santa Ana, CaliforniaApril 06, 2021CLOSED SESSION MEETING – 5:00 pmREGULAR OPEN MEETING – 5:00 PM (Immediately following the Closed Session Meeting)CITY COUNCIL CHAMBER22 Civic Center Plaza Santa Ana, CA 92701Due to Governor Gavin Newsom’s Executive Order and the City Council's Proclamation ofLocal Emergency, there was no in­person meeting location for the community to attendpublic meetings.CLOSED SESSIONCALL TO ORDERATTENDANCE Council Members Phil BacerraJohnathan Ryan HernandezJessie LopezNelida MendozaThai Viet PhanMayor  Pro Tem David PenalozaMayorVicente SarmientoCity Manager Kristine RidgeCity Attorney Sonia R. CarvalhoClerk of the Council Daisy GomezMINUTES:Mayor Pro Tem Penaloza called the Closed Session meeting to order at5:10 p.m.Clerk of the Council conducted roll call. All were present. Mayor Sarmiento joined themeeting at 5:40 p.m.No public comments on Closed Session items.CLOSED SESSION ITEMS – The Brown Act permits legislative bodies to discuss certainmatters without members of the public present. The City Council finds, based on advice fromthe City Attorney, that discussion in open session of the following matters will prejudice theposition of the City in existing and anticipated litigation:1.CONFERENCE WITH LEGAL COUNSEL ­ THREAT OF POTENTIAL LITIGATIONSignificant exposure to litigation pursuant to Government Code Section 54956.9(d)(2):  One Claima.    Claim number 20­146573, Allstate Ins / Sevak Zargaryan 2.CONFERENCE WITH LEGAL COUNSEL­ EXISTING LITIGATION­ pursuant toparagraph (1) of subdivision (d) of Section 54956.9 of the Government Code:a.  California Grocers Association v. City of Santa Ana, Orange County Superior CourtCase No. 30­2021­01189627­CU­MC­CXCCLOSED SESSION REPORT – The City Attorney will report on any action(s) to be taken atthe Regular Open Session which will begin immediately following the Closed Session.RECESS – City Council will recess to Closed Session for the purpose of conducting regularCity business.MINUTES:Council recessed meeting to consider items listed on the Closed Session fordiscussion at 5:12 p.m. Mayor Sarmiento joined the meeting at 5:40 p.m.RECONVENE – City Council will reconvene to continue regular City business.MINUTES:Mayor Sarmiento adjourned Closed Session meeting at 5:52 p.m. CITY COUNCIL REGULAR OPEN SESSIONCALL TO ORDERMINUTES:Mayor Sarmiento called the Regular Open Session meeting to order at5:58 p.m.ROLL CALLMINUTES:Clerk of the Council conducted roll call. All councilmembers were present.Councilmember Mendoza joined the Open Regular Session meeting at 6:03 p.m.PLEDGE OF ALLEGIANCE Mayor SarmientoINVOCATIONMoment of ReflectionCEREMONIAL PRESENTATIONS1.Oath of Office (video) administered to Nellieann Myia Turtleheart LeGaspé, PersonnelBoard as the Ward 5 representative – Councilmember Hernandez2.Introduction of Ward 1 Commissioners by Councilmember Phan.3.Proclamation presented by Mayor Sarmiento, Mayor Pro Tem Penaloza andCouncilmember Phan to Casa de la Familia recognizing Sexual Assault AwarenessMonth.4.Certificate of Recognition presented by Councilmember Bacerra to Toyama Karate­DoUSA in recognition of 30­year Anniversary and Outstanding Contributions to theCommunity.5.Certificate of Recognition presented by Councilmember Mendoza to Alan Gersten,Santa Ana Unified School District  for Teacher of the Year and OutstandingContributions to the Community.STAFF PRESENTATIONS6.COVID­19 Update in the Community.MINUTES:City Manager Kristine Ridge provided brief COVID­19 updates on:VaccinesAdvancement to the Orange TierCOVID­19 Funeral AssistanceBusiness LoansShuttered Venue Operators GrantCLOSED SESSION REPORT – The City Attorney will report on any action(s) from ClosedSession.MINUTES:City Attorney Sonia Carvalho reported that Closed Session Item 1 wasapproved unanimously by the Council, with the exception of the Mayor Sarmiento who wasabsent. PUBLIC COMMENT – Public comments will be held during the beginning of the meeting forALL comments on agenda and non­agenda items, except for public hearings. Comments forpublic hearings will take place after the hearing is opened.MINUTES:Clerk of the Council Daisy Gomez reported out on correspondence received.Dale Helvig thanked Parks, Recreation and Community Services staff on Item 16,expressed concern regarding rental fee for Item 22 and abatement concerns for derelictproperties. Victor Mendez expressed concern with the vaccination appointment process. Manny Escamilla spoke in support of Item 14 and asked to consider a potential site for afuture library, made comments regarding a potential memorial in honor of the lives lost toCOVID­19.Jeffrey Katz spoke regarding transitional housing and encourages council to adopt theCosta Mesa ordinance regarding transitional housing. Speaker spoke regarding a potential $200 stimulus check, requested Council use funds toreinvest in the community and spoke regarding solar panel manufacturing in the City. Paul Lujan spoke in opposition of the Lincoln Pathway Project.Irvin M. expressed concern with the homeless issue and maintenance in Memorial Park. CONSENT CALENDARRECOMMENDED ACTION:  Approve staff recommendations on the followingConsent Calendar Items: 7 through 29.7.Excused absencesDepartment(s): Clerk of the CouncilRecommended Action: Excuse the absent members.8.Minutes from the regular, special and Housing Authority meetings of February 2, 2021Department(s): Clerk of the CouncilRecommended Action: Approve minutes.9.Minutes from the special closed session meeting of February 12, 2021Department(s): Clerk of the CouncilRecommended Action: Approve minutes.10.Minutes from the regular meeting of February 16, 2021Department(s): Clerk of the CouncilRecommended Action: Approve minutes.11.Approve an Appropriation Adjustment and Agreement Accepting $90,364.23 in 2020Edward Byrne Memorial Justice Assistance Grant Funds (Non­General Fund)Department(s): Police DepartmentRecommended Action: 1.    Approve an appropriation adjustment recognizing$90,364.23 in the Law Enforcement Grants Revenue account and appropriate samein the Byrne Justice Assistance account. (Requires five affirmative votes)2.    Authorize the City Manager and the Chief of Police to execute an agreement(Award #2020­DJ­BX­0773) with the Orange County Sheriff’s Department for theperiod of October 1, 2020 through September 30, 2023, accepting the 2020 EdwardByrne Memorial Justice Assistance Grant program funds in the amount of $90,364.23,subject to non­substantive changes approved by the City Manager and City Attorney(Agreement No. 2021­XXX). MINUTES:This consent Item ­ Agreement No. 2021­039 was approved.12.Approve a Lease Agreement with Railworks Track Services, Inc. for Office Space atthe Santa Ana Regional Transportation Center for a One­year Term with Twelve One­month Extensions for a Total Amount of $19,560 (Non­General Fund)Department(s): Public Works AgencyRecommended Action: 1.   Authorize the City Manager to execute a site leaseagreement with RailWorks Track Services, Inc., to compensate the City $815 permonth, with any partial month prorated at $27 per day, for the lease of 326 square feetof office space located at the Santa Ana Regional Transportation Center, for a one­year term beginning on April 6, 2021, and ending April 5, 2022, with an option fortwelve month­to­month extensions, for a total of $19,560 in lease revenue for the entireterm of the agreement, including optional extensions, subject to non­substantivechanges approved by the City Manager and City Attorney (Agreement No. 2021­XXX). 2.    Approve an appropriation adjustment recognizing Fiscal Year 2020­21 leaseincome in the amount of $2,310 into the SARTC Operations, Rental­RailWorksrevenue account and appropriating the same amount to the SARTC Operations,Contractual Services expenditure account. (Requires five affirmative votes)MINUTES:This consent Item ­ Agreement No. 2021­040 was approved.13.Approve an Appropriation Adjustment, Approve an Amendment to the FY 2020­21Capital Improvement Program, and Award a Construction Contract to Big Ben, Inc. inthe Amount of $707,733 for the Baker­Glenwood Sewer Main Upgrade Project withan Estimated Total Delivery Cost of $920,053 (Project No. 21­6446) (Non­GeneralFund)Department(s): Public Works AgencyRecommended Action: 1.    Approve an appropriation adjustment to recognize$920,053 from prior year fund balance in the Sewer Connection Fee Fund, prior­yearcarry forward revenue account and appropriate the same amount to the SewerConnection Projects, Improvements Other Than Building expenditureaccount. (Requires five affirmative votes)2.    Approve an amendment to the Fiscal Year 2020­21 Capital ImprovementProgram to include $920,053 in construction funds for the Baker­Glenwood SewerMain Upgrade.3.    Award a Construction Contract to Big Ben, Inc., the lowest responsible bidder, inaccordance with the base bid in the amount of $707,733, for construction of theBaker­Glenwood Sewer Main Upgrade, for the term beginning April 6, 2021 andending upon project completion, and authorize the City Manager to execute thecontract subject to non­substantive changes approved by the City Manager and CityAttorney.4.    Approve the Project Delivery Cost for a total estimated construction cost of$920,053, which includes $707,733 for construction contract, $106,160 for contractadministration, inspection and testing, and $106,160 for project contingency.  MINUTES:Executive Director of Public Works Agency Nabil Saba addressedcouncil regarding project timeline and traffic during construction.Moved by Mayor Pro Tem Penaloza, seconded by Councilmember Bacerra toApprove.YES: 7 – Penaloza, Mayor Pro Tem, – Phan, Councilmember, – Lopez,Councilmember, – Bacerra, Councilmember, – Hernandez, Councilmember, –Mendoza, Councilmember, – Sarmiento, MayorNO: 0 ABSTAIN: 0 ABSENT: 0 Status: 7 – 0 – 0 – 0 – Pass14.Award a Purchase Order Contract to Bibliotheca, LLC to Provide and Install Two FullTurn­Key Book Dispenser Remote Lockers at the Santa Ana Regional TransportationCenter and Police Athletic & Activity League (PAAL) Center for $59,109.74 and aTwo­Year Extended Warranty with Hardware and Software Maintenance for $10,260,for a Total Amount Not to Exceed $69,369.74 (Specification No. 21­037) (GeneralFund)Department(s): LibraryRecommended Action: Award a purchase order contract to Bibliotheca, LLC toprovide and install two full turn­key book dispenser remote lockers at the Santa AnaRegional Transportation Center and Police Athletic & Activity League (PAAL) Centerfor $59,109.74 and a two­year extended warranty with hardware and softwaremaintenance for $10,260 for a total amount not to exceed $69.369.74, subject to non­substantive changes approved by the City Manager and City Attorney.15.Authorize a one­time purchase and payment of purchase order to Metron­Farnier,LLC for construction fire hydrant water meters with Verizon Solution Registers in theamount of $82,560, plus a contingency of $8,256, for a total amount not to exceed$90,816, subject to non­substantive changes approved by the City Manager and CityAttorney.Department(s): Public Works AgencyRecommended Action: Authorize a one­time purchase and payment of purchaseorder to Metron­Farnier, LLC for construction fire hydrant water meters with VerizonSolution Registers in the amount of $82,560, plus a contingency of $8,256, for a totalamount not to exceed $90,816, subject to non­substantive changes approved by theCity Manager and City Attorney.16.Authorize Budget Reallocation and Award a Construction Contract to WrightConstruction Engineering Corp. in the Amount of $1,099,195.50 for the LincolnAvenue Pedestrian Pathway from Park Lane to Santiago Creek Project with anEstimated Total Delivery Cost of $1,341,991 (Project No. 17­6802) (Non­GeneralFund)Department(s): Public Works AgencyRecommended Action: 1. Authorize Budget Reallocation of $140,105 in unspentproject funds to the Lincoln Avenue Pedestrian Pathway from Park Lane to SantiagoCreek Project (17­6802) as follows: $46,105 in Measure M2 Local Fairshare fundsfrom the Bristol Street Rehabilitation from 17  to Santa Clara project (Project 18­6909), and $94,000 in Measure M2 Local Fairshare funds from Project Development(Project 21­6899).2. Award a construction contract to Wright Construction Engineering Corp., the lowestresponsible bidder, in accordance with the Base Bid plus Alternates 1 and 2 in theamount of $1,099,195.50, for construction of the Lincoln Avenue Pedestrian Pathwayfrom Park Lane to Santiago Creek Project, for the term beginning April 6, 2021 andending upon project completion, and authorize the City Manager to execute thecontract, subject to non­substantive changes approved by the City Manager and CityAttorney. 3. Approve the Project Delivery Cost with a total estimated construction cost of$1,341,991, which includes $1,099,195.50 for the construction contract, $110,891.50for contract administration, inspection and testing, and $131,904 for projectcontingencies.MINUTES:Executive Director of Public Works Agency Nabil Saba provided a briefpresentation.Council requested staff research or provide outreach regarding the number of SantaAna based contractors who submit bids. Moved by Councilmember Lopez, seconded by Mayor Pro Tem Penaloza toApprove.YES: 7 – Penaloza, Mayor Pro Tem, – Phan, Councilmember, – Lopez,Councilmember, – Bacerra, Councilmember, – Hernandez, Councilmember, –Mendoza, Councilmember, – Sarmiento, MayorNO: 0 ABSTAIN: 0 ABSENT: 0 Status: 7 – 0 – 0 – 0 – Pass17.Approve Agreement with TPX Communications, Inc. for Telecom Services in anAnnual Amount Not to Exceed $50,000 (Non­General Fund)Department(s): Information TechnologyRecommended Action: 1.    Authorize the City Manager to execute the agreementwith TPX Communications, Inc., for telecom services for a three­year periodbeginning April 1, 2021 through March 31, 2024 with the potential for three (3)additional one­year (1) renewal terms, exercisable by the City Manager and the City,in an amount not to exceed $50,000 annually and $300,000 over the life of theagreement if all extensions are utilized, subject to non­substantive changes andapproved by the City Manager and City Attorney (Agreement No. 2021­XXX).2.    Approve payment for invoices for services incurred with TPX for telecom servicesthrough April 30, 2021 for an additional amount not­to­exceed $18,000.MINUTES:This consent Item ­ Agreement No. 2021­041 was approved.18.Approve Agreement with Nogalis, Inc. for Lawson Managed Services in an annualamount not to exceed $150,000 (Non­General Fund)Department(s): Information TechnologyRecommended Action: Authorize the City Manager to execute an agreement withNogalis, Inc. for Lawson Managed Services for a (4) four­year term expiring April 1,2025, with the potential for two (2) additional (1) one­year renewal terms exercisableby the City Manager and the City Attorney, for a total amount not­to­exceed $150,000annually and $900,000 over the life of the agreement if all extensions are utilized,subject to non­substantive changes approved by the City Manager and City Attorney(Agreement No. 2021­XXX).MINUTES:This consent Item ­ Agreement No. 2021­042 was approved.19.Approve an Amendment to Add a One­Year Extension to the Agreement with ValleyMaintenance Corporation for Custodial Services at City Park Restrooms andFacilities from June 1, 2021 to May 31, 2022 for a Total Annual Amount of $476,708,for Total Agreement Amount for the Five­Year Period to $2,130,425 (General Fund)Department(s): Parks, Recreation, and Community ServicesRecommended Action: Authorize the City Manager to execute an amendment to theagreement with Valley Maintenance Corporation for custodial services at City parkrestrooms and facilities to extend the term for one year, from June 1, 2021 to May 31,2022 for a total annual amount of $476,708, bringing the total agreement amount forthe five­year period to $2,130,425, subject to non­substantive changes approved bythe City Manager and City Attorney (Agreement No. 2021­XXX).MINUTES:Executive Director of Parks, Recreation, and Community Agency LisaRudloff addressed council regarding park janitorial maintenance, inspections andfuture janitorial bid.Councilmembers requested an increase in rotation of park restroom cleaning. This consent Item ­ Agreement No. 2021­043 was approved.Moved by Mayor Pro Tem Penaloza, seconded by Councilmember Hernandezto Approve.YES: 7 – Penaloza, Mayor Pro Tem, – Phan, Councilmember, – Lopez,Councilmember, – Bacerra, Councilmember, – Hernandez, Councilmember, –Mendoza, Councilmember, – Sarmiento, MayorNO: 0 ABSTAIN: 0 ABSENT: 0 Status: 7 – 0 – 0 – 0 – Pass20.Approve a Three­Year Lease Agreement with Rick Kagasoff for warehouse space forthe Santa Ana Police Department Evidence Section in the amount of $197,227 (Non­General Fund)Department(s): Police DepartmentRecommended Action: Authorize the City Manager to execute a three­year leaseagreement with Rick Kagasoff for warehouse space, for the period of April 15, 2021through April 30, 2024, in an amount not to exceed $197,227, subject to non­substantive changes approved by the City Manager and City Attorney. This agreementalso includes an optional one­year extension, exercisable by the City Manager andCity Attorney, in the annual amount of $67,200 (Agreement No. 2021­XXX).MINUTES:This consent Item ­ Agreement No. 2021­044 was approved.21.Approve a First Amendment to the Conditional Grant Agreement with Habitat forHumanity of Orange County for the Development of the Lacy Street Project (Non­General Fund)Department(s): Community Development AgencyRecommended Action: Authorize the City Manager to execute a First Amendmentto the Conditional Grant Agreement with Habitat for Humanity of Orange County for anadditional $333,777 in Inclusionary Housing Funds for a total Inclusionary Grantamount of $565,271 for the development of the Lacy Street affordable housing projectlocated at 826 N Lacy Street (APN 398­041­22) and 416 Vance Street (APN 398­041­18), subject to non­substantive changes approved by the City Manager and CityAttorney (Agreement No. 2021­XXX).Moved by Mayor Pro Tem Penaloza, seconded by Councilmember Bacerra toApprove.YES: 7 – Penaloza, Mayor Pro Tem, – Phan, Councilmember, – Lopez,Councilmember, – Bacerra, Councilmember, – Hernandez, Councilmember, –Mendoza, Councilmember, – Sarmiento, MayorNO: 0 ABSTAIN: 0 ABSENT: 0 Status: 7 – 0 – 0 – 0 – PassMINUTES:This consent Item ­ Agreement No. 2021­045 was approved.22.Approve an agreement with Illumination Foundation to Operate a TemporaryHomeless Shelter, from April 20, 2021 through September 30, 2021, due to theClosure of the Link Shelter and Construction of the Carnegie Navigation Center (Non­General Fund)Department(s): Community Development AgencyRecommended Action: 1.    Authorize the City Manager to execute an agreementwith Illumination Foundation to operate a temporary shelter to provide needed servesto guests at the Link shelter during the construction of the Carnegie Navigation Centerfor $230,000 per month in an amount not to exceed $1,500,000, from April 20, 2021through September 30, 2021, subject to non­substantive changes approved by theCity Manager and City Attorney (Agreement No. 2021­XXX).2.    Authorize the City Manager to execute any and all agreements required by Stateor Federal agencies for the use of ESG­CV, ESG­CV2 and any/all other homeless­related funds available. MINUTES:This consent Item ­ Agreement No. 2021­046 was approved.23.Approve HEAP Subcontractor Agreement with Orange County United Way forLandlord Incentive Program for Foster Youth to Independence Housing VoucherHolders (Non­General Fund)Department(s): Community Development AgencyRecommended Action: Authorize the City Manager to execute an agreement withOrange County United Way to utilize Homeless Emergency Aid Program (HEAP)funds in an amount not to exceed $184,544.29 to provide landlord incentives forFoster Youth to Independence vouchers issued by the Housing Authority, subject tonon­substantive changes approved by the City Manager and City Attorney(Agreement No. 2021­XXX). MINUTES:Councilmember Phan abstained from Item 23 due to a conflict ofinterest regarding her employer.This consent Item ­ Agreement No. 2021­047 was approved.24.Approve the Regional and Unified Local Workforce Plan for Program Years 2021­2024Department(s): Community Development AgencyRecommended Action: 1.    Approve the Regional and Unified Local Plan forProgram Year 2021­2024 and authorize staff to submit to the California WorkforceDevelopment Board and State of California Employment Development Department.2.    Authorize the Mayor to sign all documents necessary for the submission of theRegional and Unified Local Plan for Program Year 2021­2024. 3.    Authorize staff to make non­substantive changes to the Regional and UnifiedLocal Plan in response to public comments received or as requested by the CaliforniaWorkforce Development Board and the State of California Employment DevelopmentDepartment.25.Local Area Subsequent Designation and Local Board Recertification for a Two­YearPeriod from July 2021 to June 2023Department(s): Community Development AgencyRecommended Action: Authorize the Mayor to sign the Subsequent Local AreaDesignation and Local Board Recertification application for a two­year periodexpiring June 30, 2023.26.Amend Conflict of Interest Code, list of designated classifications required to fileannual disclosure form (Statement of Economic Interests form)Department(s): Clerk of the Council OfficeRecommended Action: Resolution No. 2021­XXX – Adopt a resolution amendingthe City of Santa Ana’s Conflict of Interest Code.MINUTES:This consent Item­ Resolution No. 2021­014 was approved.27.Adopt a resolution amending resolution No. 2019­111 to effect certain changes to theCity’s Master Pay Schedule in conformance with Title 2 of the California Code ofRegulations section 570.5 and the California Public Employee’s Retirement System(CalPERS)Department(s): Human ResourcesRecommended Action: Resolution No. 2021­XXX – Adopt a Resolution AmendingResolution No. 2019­111 to effect certain changes to the City’s Master Pay Schedulefor all represented and unrepresented employee classifications of the City of SantaAna, covered by the City’s Classification and Compensation Plan, to conform withTitle 2 of the California Code of Regulations Section 570.5, listing all employee payrates on a publicly available master pay schedule approved and adopted by CityCouncil. MINUTES:This consent Item­ Resolution No. 2021­015 was approved.28.Adopt a Resolution Authorizing a Grant Application Submission for the Bureau ofReclamation WaterSMART Small­Scale Water Efficiency Projects for the Santa AnaLandscape Transformation Program (Non­General Fund)Department(s): Public Works AgencyRecommended Action: Resolution No. 2021­XXX – Adopt a resolution authorizingthe Executive Director of the Public Works Agency to submit a grant application to theU.S. Department of the Interior, Bureau of Reclamation’s Sustain and ManageAmerica’s Resources for Tomorrow Small­Scale Water Efficiency Programs Grant forthe Turf Removal and Irrigation Improvements Program, in an amount up to $75,000.MINUTES:This consent Item­ Resolution No. 2021­016 was approved.29.Adopt a Resolution and Approve an Agreement Accepting the Donation of a PoliceK­9 Animal, Equipment and Supplies, and $5,000 to Cover Training Expenses fromJohanna Scillieri for the Santa Ana Police Department Vice/Narcotics K­9 ProgramDepartment(s): Police DepartmentRecommended Action: 1.    Resolution No. 2021­XXX – Adopt a resolutionaccepting the donation of a Police K­9 animal, equipment and supplies, and $5,000to cover training expenses from Johanna Scillieri for the Santa Ana PoliceDepartment’s Vice/Narcotics Unit and implementation of a K­9 Narcotics DetectionProgram. 2.    Approve an appropriation adjustment recognizing $5,000 in Police MiscellaneousReimbursement revenue and appropriating same to the Vice/Narcotics Training,Transportation and Meetings account. (Requires five affirmative votes)MINUTES:This consent Item­ Resolution No. 2021­017 was approved.Moved by Councilmember Bacerra, seconded by Councilmember Mendoza toapprove Consent Calendar items 7­ 29 with the exception of 13, 16, 19, and 21.Councilmember Phan abstained from Item 23 due to a conflict of interest.YES: 7 – Penaloza, Mayor Pro Tem, – Phan, Councilmember, – Lopez, Councilmember, –Bacerra, Councilmember, – Hernandez, Councilmember, – Mendoza, Councilmember, –Sarmiento, MayorNO: 0 ABSTAIN: 0 ABSENT: 0 Status: 7 – 0 – 0 – 0 – Pass**END OF CONSENT CALENDAR**BUSINESS CALENDAR30.Approve Agreement with Townsend Public Affairs for State Legislative Advocacy Services; Approve Amendment to Agreement with Holland & Knight for Federal Legislative Advocacy Services; Provide Direction to Staff relating to Local, State, and Federal Government Associations Department(s): City Manager Office Recommended Action: 1.    Authorize the City Manager to execute an agreement with Townsend Public Affairs for State legislative advocacy services for a three­year term, from April 6, 2021 through March 31, 2024, with an option to extend the term for an additional one­year period, for a four­year not­to­exceed amount of $252,000, subject to non­substantive changes approved by the City Manager and City Attorney (Agreement No. 2021­XXX).  2.    Approve an amendment to an agreement with Holland & Knight LLP for Federal legislative advocacy services for a one­year term from April 1, 2021 through March 31, 2022, in an amount not to exceed $117,600, subject to non­substantive changes approved by the City Manager and City Attorney (Agreement No. 2021­XXX). 3.    Provide direction to staff relating to local, state, and federal government associations. Moved by Councilmember Bacerra, seconded by Mayor Sarmiento to Approved as amended; 1. Approved a one year agreement to Townsend Public Affairs for state legislative advocacy services and directed staff to proceed with a request for proposal.  Agreement 2021­048 2. Approved an amendment to an agreement with Holland & Knight LLP for Federal legislative advocacy services for a term of 24 months. Agreement 2021­049 3.  Provided direction to staff relating to local state and federal government associations and return to council at a future date during the budget discussion.  . YES: 7 – Penaloza, Mayor Pro Tem, – Phan, Councilmember, – Lopez, Councilmember, – Bacerra, Councilmember, – Hernandez, Councilmember, – Mendoza, Councilmember, – Sarmiento, Mayor NO: 0  ABSTAIN: 0  ABSENT: 0  Status: 7 – 0 – 0 – 0 – Pass MINUTES:Management Assistant  Daniel Soto provided a brief presentation. 31.Adopt Resolution Condemning Racism Xenophobia and Hate against Asian Americans Department(s): City Manager Office Recommended Action: Resolution No. 2021­XXX – Adopt a resolution condemning racism, xenophobia, and hate against Asian Americans. MINUTES:Mayor Sarmiento requested staff research and restore the torn down Vietnamese themed welcome sign.  Resolution No. 2021­018 was approved Moved by Councilmember Phan, seconded by Councilmember Bacerra to Approve. YES: 7 – Penaloza, Mayor Pro Tem, – Phan, Councilmember, – Lopez, Councilmember, – Bacerra, Councilmember, – Hernandez, Councilmember, – Mendoza, Councilmember, – Sarmiento, Mayor NO: 0  ABSTAIN: 0  ABSENT: 0  Status: 7 – 0 – 0 – 0 – Pass **END OF BUSINESS CALENDAR** COUNCILMEMBER REQUESTED ITEMS 32.Discuss and consider directing City Manager to direct Police Department staff to post monthly reports of hate crime­related data on the Santa Ana Police Department website – Councilmembers Bacerra and Phan MINUTES:Council supports with no objections and provided direction to City staff. City Manager Kristine Ridge noted the data is information that is already collected by the Police Department.  Mayor Sarmiento recessed the Council meeting and convened to the Housing Authority Meeting at 9:37 p.m. Chair Sarmiento adjourned the Housing Authority meeting and reconvened to the Regular Meeting at 9:40 p.m. CITY MANAGER COMMENTS MINUTES:City Manager Kristine Ridge provided an update regarding the number of tutoring sessions provided by the library and announced the City has been named “Tree City” for 22  consecutive year.  COUNCIL COMMENTS MINUTES:Councilmember Bacerra wished everyone a happy National Library Week.  Councilmember Hernandez mentioned the unfortunate loss of a family friend due to COVID­19 and reminded the public that FEMA can provide financial assistance to those who have lost a loved one due to COVID­19.  Councilmember Lopez reminded residents she will be hosting a meeting aimed at discussing environmental concerns on April 29, 2021. Announced that the developer of the 2525 site has agreed to secure the site and provide guards overnight. Thanked residents for their patience and asked that they continue to reach out.  Councilmember Mendoza requested to adjourn the meeting in memory of Sergeant Salvador Lujan. Councilmember Phan reminded the public that the CDC still recommends social distancing and using masks after vaccination.  Mayor Pro Tem Penaloza invited the public to visit the newly renovated Newhope Library and reminded the public of Denim Day on April 28, 2021 and it’s background.   Mayor Sarmiento spoke regarding the American Rescue Plan and the importance of efficiently vaccinating the City’s residents.  ADJOURNMENT – Adjourn the City Council meeting and convene to the Housing Authority meeting. Adjourn in memory of Arthur Sandoval Future Items 1. Shelter Operator 2. Short Term Rentals & Reasonable Accommodation Regulations Update 3. Cannabis Regulation Updates MINUTES: Mayor Sarmiento adjourned the City Council meeting at 10:00 p.m. Adjourn in Memory of Arthur Sandoval, Sergeant Salvador Lujan and Matthew Farias. Daisy Gomez,   Clerk of the Council  HOUSING AUTHORITY CALL TO ORDER ATTENDANCE Authority Members Phil Bacerra Johnathan Ryan Hernandez Jessie Lopez Nelida Mendoza Thai Viet Phan Vice Chair David Penaloza Chair Vicente Sarmiento City Manager Kristine Ridge City Attorney Sonia R. Carvalho Clerk of the Council Daisy Gomez MINUTES:Chair Sarmiento recessed the Regular City Counil meeting and called the Housing Authority meeting to order at 9:37p.m. Clerk of the Council conducted roll call. All Authority Members were present. PUBLIC COMMENTS – Members of the public may address Housing Authority on items on the Housing Authority agenda.  MINUTES:None.  CONSENT CALENDAR RECOMMENDED ACTION:  Approve staff recommendations on the following Consent Calendar Item: 1. 1.Excused absences Department(s): Clerk of the Council Recommended Action: Excuse absent members. MINUTES:None. **END OF CONSENT CALENDAR** BUSINESS CALENDAR 2.Public Hearing ­ Approve the Housing Authority Annual Plan Legal Notice published in the Orange County Register, La Opinion and Nguoi Viet on February 20, 2021. Department(s): Community Development Agency Recommended Action: 1.    Conduct a public hearing in consideration of the approval and submission of the Housing Authority Annual Plan to the United States Department of Housing and Urban Development. 2.   Resolution No. 2021­XXX – Adopt a resolution approving the Housing Authority Annual Plan and authorize the Executive Director of the Housing Authority to submit the Annual Plan to the United States Department of Housing and Urban Development. Moved by Councilmember Hernandez, seconded by Councilmember Mendoza to Approve. YES: 7 – Penaloza, Mayor Pro Tem, – Phan, Councilmember, – Lopez, Councilmember, – Bacerra, Councilmember, – Hernandez, Councilmember, – Mendoza, Councilmember, – Sarmiento, Mayor NO: 0  ABSTAIN: 0  ABSENT: 0  Status: 7 – 0 – 0 – 0 – Pass MINUTES: Busniess Calendar Item Resolution No. 2021­001 was approved  Chair Sarmiento opened the public hearing and seeing there were no speakers, closed the public hearing at 9:39 p.m. **END OF BUSINESS CALENDAR** HOUSING AUTHORITY MEMBER COMMENTS MINUTES:None. ADJOURNMENT – Adjourn the Housing Authority meeting. MINUTES:Chair Sarmiento adjourned the Housing Authority meeting and reconvened to the Regular Meeting at 9:40 p.m. Daisy Gomez,   Clerk of the Council  th nd City Council 14 4/6/2021CityCouncil5–14 6/1/2021 DRAFT Minutes of the Regular Meeting of theCity CouncilCity of Santa Ana, CaliforniaApril 06, 2021CLOSED SESSION MEETING – 5:00 pmREGULAR OPEN MEETING – 5:00 PM (Immediately following the Closed Session Meeting)CITY COUNCIL CHAMBER22 Civic Center Plaza Santa Ana, CA 92701Due to Governor Gavin Newsom’s Executive Order and the City Council's Proclamation ofLocal Emergency, there was no in­person meeting location for the community to attendpublic meetings.CLOSED SESSIONCALL TO ORDERATTENDANCE Council Members Phil BacerraJohnathan Ryan HernandezJessie LopezNelida MendozaThai Viet PhanMayor  Pro Tem David PenalozaMayorVicente SarmientoCity Manager Kristine RidgeCity Attorney Sonia R. CarvalhoClerk of the Council Daisy GomezMINUTES:Mayor Pro Tem Penaloza called the Closed Session meeting to order at5:10 p.m.Clerk of the Council conducted roll call. All were present. Mayor Sarmiento joined themeeting at 5:40 p.m.No public comments on Closed Session items.CLOSED SESSION ITEMS – The Brown Act permits legislative bodies to discuss certainmatters without members of the public present. The City Council finds, based on advice fromthe City Attorney, that discussion in open session of the following matters will prejudice theposition of the City in existing and anticipated litigation:1.CONFERENCE WITH LEGAL COUNSEL ­ THREAT OF POTENTIAL LITIGATIONSignificant exposure to litigation pursuant to Government Code Section 54956.9(d)(2):  One Claima.    Claim number 20­146573, Allstate Ins / Sevak Zargaryan 2.CONFERENCE WITH LEGAL COUNSEL­ EXISTING LITIGATION­ pursuant toparagraph (1) of subdivision (d) of Section 54956.9 of the Government Code:a.  California Grocers Association v. City of Santa Ana, Orange County Superior CourtCase No. 30­2021­01189627­CU­MC­CXCCLOSED SESSION REPORT – The City Attorney will report on any action(s) to be taken atthe Regular Open Session which will begin immediately following the Closed Session.RECESS – City Council will recess to Closed Session for the purpose of conducting regularCity business.MINUTES:Council recessed meeting to consider items listed on the Closed Session fordiscussion at 5:12 p.m. Mayor Sarmiento joined the meeting at 5:40 p.m.RECONVENE – City Council will reconvene to continue regular City business.MINUTES:Mayor Sarmiento adjourned Closed Session meeting at 5:52 p.m. CITY COUNCIL REGULAR OPEN SESSIONCALL TO ORDERMINUTES:Mayor Sarmiento called the Regular Open Session meeting to order at5:58 p.m.ROLL CALLMINUTES:Clerk of the Council conducted roll call. All councilmembers were present.Councilmember Mendoza joined the Open Regular Session meeting at 6:03 p.m.PLEDGE OF ALLEGIANCE Mayor SarmientoINVOCATIONMoment of ReflectionCEREMONIAL PRESENTATIONS1.Oath of Office (video) administered to Nellieann Myia Turtleheart LeGaspé, PersonnelBoard as the Ward 5 representative – Councilmember Hernandez2.Introduction of Ward 1 Commissioners by Councilmember Phan.3.Proclamation presented by Mayor Sarmiento, Mayor Pro Tem Penaloza andCouncilmember Phan to Casa de la Familia recognizing Sexual Assault AwarenessMonth.4.Certificate of Recognition presented by Councilmember Bacerra to Toyama Karate­DoUSA in recognition of 30­year Anniversary and Outstanding Contributions to theCommunity.5.Certificate of Recognition presented by Councilmember Mendoza to Alan Gersten,Santa Ana Unified School District  for Teacher of the Year and OutstandingContributions to the Community.STAFF PRESENTATIONS6.COVID­19 Update in the Community.MINUTES:City Manager Kristine Ridge provided brief COVID­19 updates on:VaccinesAdvancement to the Orange TierCOVID­19 Funeral AssistanceBusiness LoansShuttered Venue Operators GrantCLOSED SESSION REPORT – The City Attorney will report on any action(s) from ClosedSession.MINUTES:City Attorney Sonia Carvalho reported that Closed Session Item 1 wasapproved unanimously by the Council, with the exception of the Mayor Sarmiento who wasabsent. PUBLIC COMMENT – Public comments will be held during the beginning of the meeting forALL comments on agenda and non­agenda items, except for public hearings. Comments forpublic hearings will take place after the hearing is opened.MINUTES:Clerk of the Council Daisy Gomez reported out on correspondence received.Dale Helvig thanked Parks, Recreation and Community Services staff on Item 16,expressed concern regarding rental fee for Item 22 and abatement concerns for derelictproperties. Victor Mendez expressed concern with the vaccination appointment process. Manny Escamilla spoke in support of Item 14 and asked to consider a potential site for afuture library, made comments regarding a potential memorial in honor of the lives lost toCOVID­19.Jeffrey Katz spoke regarding transitional housing and encourages council to adopt theCosta Mesa ordinance regarding transitional housing. Speaker spoke regarding a potential $200 stimulus check, requested Council use funds toreinvest in the community and spoke regarding solar panel manufacturing in the City. Paul Lujan spoke in opposition of the Lincoln Pathway Project.Irvin M. expressed concern with the homeless issue and maintenance in Memorial Park. CONSENT CALENDARRECOMMENDED ACTION:  Approve staff recommendations on the followingConsent Calendar Items: 7 through 29.7.Excused absencesDepartment(s): Clerk of the CouncilRecommended Action: Excuse the absent members.8.Minutes from the regular, special and Housing Authority meetings of February 2, 2021Department(s): Clerk of the CouncilRecommended Action: Approve minutes.9.Minutes from the special closed session meeting of February 12, 2021Department(s): Clerk of the CouncilRecommended Action: Approve minutes.10.Minutes from the regular meeting of February 16, 2021Department(s): Clerk of the CouncilRecommended Action: Approve minutes.11.Approve an Appropriation Adjustment and Agreement Accepting $90,364.23 in 2020Edward Byrne Memorial Justice Assistance Grant Funds (Non­General Fund)Department(s): Police DepartmentRecommended Action: 1.    Approve an appropriation adjustment recognizing$90,364.23 in the Law Enforcement Grants Revenue account and appropriate samein the Byrne Justice Assistance account. (Requires five affirmative votes)2.    Authorize the City Manager and the Chief of Police to execute an agreement(Award #2020­DJ­BX­0773) with the Orange County Sheriff’s Department for theperiod of October 1, 2020 through September 30, 2023, accepting the 2020 EdwardByrne Memorial Justice Assistance Grant program funds in the amount of $90,364.23,subject to non­substantive changes approved by the City Manager and City Attorney(Agreement No. 2021­XXX). MINUTES:This consent Item ­ Agreement No. 2021­039 was approved.12.Approve a Lease Agreement with Railworks Track Services, Inc. for Office Space atthe Santa Ana Regional Transportation Center for a One­year Term with Twelve One­month Extensions for a Total Amount of $19,560 (Non­General Fund)Department(s): Public Works AgencyRecommended Action: 1.   Authorize the City Manager to execute a site leaseagreement with RailWorks Track Services, Inc., to compensate the City $815 permonth, with any partial month prorated at $27 per day, for the lease of 326 square feetof office space located at the Santa Ana Regional Transportation Center, for a one­year term beginning on April 6, 2021, and ending April 5, 2022, with an option fortwelve month­to­month extensions, for a total of $19,560 in lease revenue for the entireterm of the agreement, including optional extensions, subject to non­substantivechanges approved by the City Manager and City Attorney (Agreement No. 2021­XXX). 2.    Approve an appropriation adjustment recognizing Fiscal Year 2020­21 leaseincome in the amount of $2,310 into the SARTC Operations, Rental­RailWorksrevenue account and appropriating the same amount to the SARTC Operations,Contractual Services expenditure account. (Requires five affirmative votes)MINUTES:This consent Item ­ Agreement No. 2021­040 was approved.13.Approve an Appropriation Adjustment, Approve an Amendment to the FY 2020­21Capital Improvement Program, and Award a Construction Contract to Big Ben, Inc. inthe Amount of $707,733 for the Baker­Glenwood Sewer Main Upgrade Project withan Estimated Total Delivery Cost of $920,053 (Project No. 21­6446) (Non­GeneralFund)Department(s): Public Works AgencyRecommended Action: 1.    Approve an appropriation adjustment to recognize$920,053 from prior year fund balance in the Sewer Connection Fee Fund, prior­yearcarry forward revenue account and appropriate the same amount to the SewerConnection Projects, Improvements Other Than Building expenditureaccount. (Requires five affirmative votes)2.    Approve an amendment to the Fiscal Year 2020­21 Capital ImprovementProgram to include $920,053 in construction funds for the Baker­Glenwood SewerMain Upgrade.3.    Award a Construction Contract to Big Ben, Inc., the lowest responsible bidder, inaccordance with the base bid in the amount of $707,733, for construction of theBaker­Glenwood Sewer Main Upgrade, for the term beginning April 6, 2021 andending upon project completion, and authorize the City Manager to execute thecontract subject to non­substantive changes approved by the City Manager and CityAttorney.4.    Approve the Project Delivery Cost for a total estimated construction cost of$920,053, which includes $707,733 for construction contract, $106,160 for contractadministration, inspection and testing, and $106,160 for project contingency.  MINUTES:Executive Director of Public Works Agency Nabil Saba addressedcouncil regarding project timeline and traffic during construction.Moved by Mayor Pro Tem Penaloza, seconded by Councilmember Bacerra toApprove.YES: 7 – Penaloza, Mayor Pro Tem, – Phan, Councilmember, – Lopez,Councilmember, – Bacerra, Councilmember, – Hernandez, Councilmember, –Mendoza, Councilmember, – Sarmiento, MayorNO: 0 ABSTAIN: 0 ABSENT: 0 Status: 7 – 0 – 0 – 0 – Pass14.Award a Purchase Order Contract to Bibliotheca, LLC to Provide and Install Two FullTurn­Key Book Dispenser Remote Lockers at the Santa Ana Regional TransportationCenter and Police Athletic & Activity League (PAAL) Center for $59,109.74 and aTwo­Year Extended Warranty with Hardware and Software Maintenance for $10,260,for a Total Amount Not to Exceed $69,369.74 (Specification No. 21­037) (GeneralFund)Department(s): LibraryRecommended Action: Award a purchase order contract to Bibliotheca, LLC toprovide and install two full turn­key book dispenser remote lockers at the Santa AnaRegional Transportation Center and Police Athletic & Activity League (PAAL) Centerfor $59,109.74 and a two­year extended warranty with hardware and softwaremaintenance for $10,260 for a total amount not to exceed $69.369.74, subject to non­substantive changes approved by the City Manager and City Attorney.15.Authorize a one­time purchase and payment of purchase order to Metron­Farnier,LLC for construction fire hydrant water meters with Verizon Solution Registers in theamount of $82,560, plus a contingency of $8,256, for a total amount not to exceed$90,816, subject to non­substantive changes approved by the City Manager and CityAttorney.Department(s): Public Works AgencyRecommended Action: Authorize a one­time purchase and payment of purchaseorder to Metron­Farnier, LLC for construction fire hydrant water meters with VerizonSolution Registers in the amount of $82,560, plus a contingency of $8,256, for a totalamount not to exceed $90,816, subject to non­substantive changes approved by theCity Manager and City Attorney.16.Authorize Budget Reallocation and Award a Construction Contract to WrightConstruction Engineering Corp. in the Amount of $1,099,195.50 for the LincolnAvenue Pedestrian Pathway from Park Lane to Santiago Creek Project with anEstimated Total Delivery Cost of $1,341,991 (Project No. 17­6802) (Non­GeneralFund)Department(s): Public Works AgencyRecommended Action: 1. Authorize Budget Reallocation of $140,105 in unspentproject funds to the Lincoln Avenue Pedestrian Pathway from Park Lane to SantiagoCreek Project (17­6802) as follows: $46,105 in Measure M2 Local Fairshare fundsfrom the Bristol Street Rehabilitation from 17  to Santa Clara project (Project 18­6909), and $94,000 in Measure M2 Local Fairshare funds from Project Development(Project 21­6899).2. Award a construction contract to Wright Construction Engineering Corp., the lowestresponsible bidder, in accordance with the Base Bid plus Alternates 1 and 2 in theamount of $1,099,195.50, for construction of the Lincoln Avenue Pedestrian Pathwayfrom Park Lane to Santiago Creek Project, for the term beginning April 6, 2021 andending upon project completion, and authorize the City Manager to execute thecontract, subject to non­substantive changes approved by the City Manager and CityAttorney. 3. Approve the Project Delivery Cost with a total estimated construction cost of$1,341,991, which includes $1,099,195.50 for the construction contract, $110,891.50for contract administration, inspection and testing, and $131,904 for projectcontingencies.MINUTES:Executive Director of Public Works Agency Nabil Saba provided a briefpresentation.Council requested staff research or provide outreach regarding the number of SantaAna based contractors who submit bids. Moved by Councilmember Lopez, seconded by Mayor Pro Tem Penaloza toApprove.YES: 7 – Penaloza, Mayor Pro Tem, – Phan, Councilmember, – Lopez,Councilmember, – Bacerra, Councilmember, – Hernandez, Councilmember, –Mendoza, Councilmember, – Sarmiento, MayorNO: 0 ABSTAIN: 0 ABSENT: 0 Status: 7 – 0 – 0 – 0 – Pass17.Approve Agreement with TPX Communications, Inc. for Telecom Services in anAnnual Amount Not to Exceed $50,000 (Non­General Fund)Department(s): Information TechnologyRecommended Action: 1.    Authorize the City Manager to execute the agreementwith TPX Communications, Inc., for telecom services for a three­year periodbeginning April 1, 2021 through March 31, 2024 with the potential for three (3)additional one­year (1) renewal terms, exercisable by the City Manager and the City,in an amount not to exceed $50,000 annually and $300,000 over the life of theagreement if all extensions are utilized, subject to non­substantive changes andapproved by the City Manager and City Attorney (Agreement No. 2021­XXX).2.    Approve payment for invoices for services incurred with TPX for telecom servicesthrough April 30, 2021 for an additional amount not­to­exceed $18,000.MINUTES:This consent Item ­ Agreement No. 2021­041 was approved.18.Approve Agreement with Nogalis, Inc. for Lawson Managed Services in an annualamount not to exceed $150,000 (Non­General Fund)Department(s): Information TechnologyRecommended Action: Authorize the City Manager to execute an agreement withNogalis, Inc. for Lawson Managed Services for a (4) four­year term expiring April 1,2025, with the potential for two (2) additional (1) one­year renewal terms exercisableby the City Manager and the City Attorney, for a total amount not­to­exceed $150,000annually and $900,000 over the life of the agreement if all extensions are utilized,subject to non­substantive changes approved by the City Manager and City Attorney(Agreement No. 2021­XXX).MINUTES:This consent Item ­ Agreement No. 2021­042 was approved.19.Approve an Amendment to Add a One­Year Extension to the Agreement with ValleyMaintenance Corporation for Custodial Services at City Park Restrooms andFacilities from June 1, 2021 to May 31, 2022 for a Total Annual Amount of $476,708,for Total Agreement Amount for the Five­Year Period to $2,130,425 (General Fund)Department(s): Parks, Recreation, and Community ServicesRecommended Action: Authorize the City Manager to execute an amendment to theagreement with Valley Maintenance Corporation for custodial services at City parkrestrooms and facilities to extend the term for one year, from June 1, 2021 to May 31,2022 for a total annual amount of $476,708, bringing the total agreement amount forthe five­year period to $2,130,425, subject to non­substantive changes approved bythe City Manager and City Attorney (Agreement No. 2021­XXX).MINUTES:Executive Director of Parks, Recreation, and Community Agency LisaRudloff addressed council regarding park janitorial maintenance, inspections andfuture janitorial bid.Councilmembers requested an increase in rotation of park restroom cleaning. This consent Item ­ Agreement No. 2021­043 was approved.Moved by Mayor Pro Tem Penaloza, seconded by Councilmember Hernandezto Approve.YES: 7 – Penaloza, Mayor Pro Tem, – Phan, Councilmember, – Lopez,Councilmember, – Bacerra, Councilmember, – Hernandez, Councilmember, –Mendoza, Councilmember, – Sarmiento, MayorNO: 0 ABSTAIN: 0 ABSENT: 0 Status: 7 – 0 – 0 – 0 – Pass20.Approve a Three­Year Lease Agreement with Rick Kagasoff for warehouse space forthe Santa Ana Police Department Evidence Section in the amount of $197,227 (Non­General Fund)Department(s): Police DepartmentRecommended Action: Authorize the City Manager to execute a three­year leaseagreement with Rick Kagasoff for warehouse space, for the period of April 15, 2021through April 30, 2024, in an amount not to exceed $197,227, subject to non­substantive changes approved by the City Manager and City Attorney. This agreementalso includes an optional one­year extension, exercisable by the City Manager andCity Attorney, in the annual amount of $67,200 (Agreement No. 2021­XXX).MINUTES:This consent Item ­ Agreement No. 2021­044 was approved.21.Approve a First Amendment to the Conditional Grant Agreement with Habitat forHumanity of Orange County for the Development of the Lacy Street Project (Non­General Fund)Department(s): Community Development AgencyRecommended Action: Authorize the City Manager to execute a First Amendmentto the Conditional Grant Agreement with Habitat for Humanity of Orange County for anadditional $333,777 in Inclusionary Housing Funds for a total Inclusionary Grantamount of $565,271 for the development of the Lacy Street affordable housing projectlocated at 826 N Lacy Street (APN 398­041­22) and 416 Vance Street (APN 398­041­18), subject to non­substantive changes approved by the City Manager and CityAttorney (Agreement No. 2021­XXX).Moved by Mayor Pro Tem Penaloza, seconded by Councilmember Bacerra toApprove.YES: 7 – Penaloza, Mayor Pro Tem, – Phan, Councilmember, – Lopez,Councilmember, – Bacerra, Councilmember, – Hernandez, Councilmember, –Mendoza, Councilmember, – Sarmiento, MayorNO: 0 ABSTAIN: 0 ABSENT: 0 Status: 7 – 0 – 0 – 0 – PassMINUTES:This consent Item ­ Agreement No. 2021­045 was approved.22.Approve an agreement with Illumination Foundation to Operate a TemporaryHomeless Shelter, from April 20, 2021 through September 30, 2021, due to theClosure of the Link Shelter and Construction of the Carnegie Navigation Center (Non­General Fund)Department(s): Community Development AgencyRecommended Action: 1.    Authorize the City Manager to execute an agreementwith Illumination Foundation to operate a temporary shelter to provide needed servesto guests at the Link shelter during the construction of the Carnegie Navigation Centerfor $230,000 per month in an amount not to exceed $1,500,000, from April 20, 2021through September 30, 2021, subject to non­substantive changes approved by theCity Manager and City Attorney (Agreement No. 2021­XXX).2.    Authorize the City Manager to execute any and all agreements required by Stateor Federal agencies for the use of ESG­CV, ESG­CV2 and any/all other homeless­related funds available. MINUTES:This consent Item ­ Agreement No. 2021­046 was approved.23.Approve HEAP Subcontractor Agreement with Orange County United Way forLandlord Incentive Program for Foster Youth to Independence Housing VoucherHolders (Non­General Fund)Department(s): Community Development AgencyRecommended Action: Authorize the City Manager to execute an agreement withOrange County United Way to utilize Homeless Emergency Aid Program (HEAP)funds in an amount not to exceed $184,544.29 to provide landlord incentives forFoster Youth to Independence vouchers issued by the Housing Authority, subject tonon­substantive changes approved by the City Manager and City Attorney(Agreement No. 2021­XXX). MINUTES:Councilmember Phan abstained from Item 23 due to a conflict ofinterest regarding her employer.This consent Item ­ Agreement No. 2021­047 was approved.24.Approve the Regional and Unified Local Workforce Plan for Program Years 2021­2024Department(s): Community Development AgencyRecommended Action: 1.    Approve the Regional and Unified Local Plan forProgram Year 2021­2024 and authorize staff to submit to the California WorkforceDevelopment Board and State of California Employment Development Department.2.    Authorize the Mayor to sign all documents necessary for the submission of theRegional and Unified Local Plan for Program Year 2021­2024. 3.    Authorize staff to make non­substantive changes to the Regional and UnifiedLocal Plan in response to public comments received or as requested by the CaliforniaWorkforce Development Board and the State of California Employment DevelopmentDepartment.25.Local Area Subsequent Designation and Local Board Recertification for a Two­YearPeriod from July 2021 to June 2023Department(s): Community Development AgencyRecommended Action: Authorize the Mayor to sign the Subsequent Local AreaDesignation and Local Board Recertification application for a two­year periodexpiring June 30, 2023.26.Amend Conflict of Interest Code, list of designated classifications required to fileannual disclosure form (Statement of Economic Interests form)Department(s): Clerk of the Council OfficeRecommended Action: Resolution No. 2021­XXX – Adopt a resolution amendingthe City of Santa Ana’s Conflict of Interest Code.MINUTES:This consent Item­ Resolution No. 2021­014 was approved.27.Adopt a resolution amending resolution No. 2019­111 to effect certain changes to theCity’s Master Pay Schedule in conformance with Title 2 of the California Code ofRegulations section 570.5 and the California Public Employee’s Retirement System(CalPERS)Department(s): Human ResourcesRecommended Action: Resolution No. 2021­XXX – Adopt a Resolution AmendingResolution No. 2019­111 to effect certain changes to the City’s Master Pay Schedulefor all represented and unrepresented employee classifications of the City of SantaAna, covered by the City’s Classification and Compensation Plan, to conform withTitle 2 of the California Code of Regulations Section 570.5, listing all employee payrates on a publicly available master pay schedule approved and adopted by CityCouncil. MINUTES:This consent Item­ Resolution No. 2021­015 was approved.28.Adopt a Resolution Authorizing a Grant Application Submission for the Bureau ofReclamation WaterSMART Small­Scale Water Efficiency Projects for the Santa AnaLandscape Transformation Program (Non­General Fund)Department(s): Public Works AgencyRecommended Action: Resolution No. 2021­XXX – Adopt a resolution authorizingthe Executive Director of the Public Works Agency to submit a grant application to theU.S. Department of the Interior, Bureau of Reclamation’s Sustain and ManageAmerica’s Resources for Tomorrow Small­Scale Water Efficiency Programs Grant forthe Turf Removal and Irrigation Improvements Program, in an amount up to $75,000.MINUTES:This consent Item­ Resolution No. 2021­016 was approved.29.Adopt a Resolution and Approve an Agreement Accepting the Donation of a PoliceK­9 Animal, Equipment and Supplies, and $5,000 to Cover Training Expenses fromJohanna Scillieri for the Santa Ana Police Department Vice/Narcotics K­9 ProgramDepartment(s): Police DepartmentRecommended Action: 1.    Resolution No. 2021­XXX – Adopt a resolutionaccepting the donation of a Police K­9 animal, equipment and supplies, and $5,000to cover training expenses from Johanna Scillieri for the Santa Ana PoliceDepartment’s Vice/Narcotics Unit and implementation of a K­9 Narcotics DetectionProgram. 2.    Approve an appropriation adjustment recognizing $5,000 in Police MiscellaneousReimbursement revenue and appropriating same to the Vice/Narcotics Training,Transportation and Meetings account. (Requires five affirmative votes)MINUTES:This consent Item­ Resolution No. 2021­017 was approved.Moved by Councilmember Bacerra, seconded by Councilmember Mendoza toapprove Consent Calendar items 7­ 29 with the exception of 13, 16, 19, and 21.Councilmember Phan abstained from Item 23 due to a conflict of interest.YES: 7 – Penaloza, Mayor Pro Tem, – Phan, Councilmember, – Lopez, Councilmember, –Bacerra, Councilmember, – Hernandez, Councilmember, – Mendoza, Councilmember, –Sarmiento, MayorNO: 0 ABSTAIN: 0 ABSENT: 0 Status: 7 – 0 – 0 – 0 – Pass**END OF CONSENT CALENDAR**BUSINESS CALENDAR30.Approve Agreement with Townsend Public Affairs for State Legislative AdvocacyServices; Approve Amendment to Agreement with Holland & Knight for FederalLegislative Advocacy Services; Provide Direction to Staff relating to Local, State, andFederal Government AssociationsDepartment(s): City Manager OfficeRecommended Action: 1.    Authorize the City Manager to execute an agreementwith Townsend Public Affairs for State legislative advocacy services for a three­yearterm, from April 6, 2021 through March 31, 2024, with an option to extend the term foran additional one­year period, for a four­year not­to­exceed amount of $252,000,subject to non­substantive changes approved by the City Manager and City Attorney(Agreement No. 2021­XXX). 2.    Approve an amendment to an agreement with Holland & Knight LLP for Federallegislative advocacy services for a one­year term from April 1, 2021 through March31, 2022, in an amount not to exceed $117,600, subject to non­substantive changesapproved by the City Manager and City Attorney (Agreement No. 2021­XXX).3.    Provide direction to staff relating to local, state, and federal governmentassociations.Moved by Councilmember Bacerra, seconded by Mayor Sarmiento toApproved as amended;1. Approved a one year agreement to Townsend Public Affairs for statelegislative advocacy services and directed staff to proceed with arequest for proposal.  Agreement 2021­0482. Approved an amendment to an agreement with Holland & Knight LLP forFederal legislative advocacy services for a term of 24months. Agreement 2021­0493.  Provided direction to staff relating to local state and federal governmentassociations and return to council at a future date during the budgetdiscussion. .YES: 7 – Penaloza, Mayor Pro Tem, – Phan, Councilmember, – Lopez,Councilmember, – Bacerra, Councilmember, – Hernandez, Councilmember, –Mendoza, Councilmember, – Sarmiento, MayorNO: 0 ABSTAIN: 0 ABSENT: 0 Status: 7 – 0 – 0 – 0 – PassMINUTES:Management Assistant  Daniel Soto provided a brief presentation.31.Adopt Resolution Condemning Racism Xenophobia and Hate against AsianAmericans Department(s): City Manager Office Recommended Action: Resolution No. 2021­XXX – Adopt a resolution condemning racism, xenophobia, and hate against Asian Americans. MINUTES:Mayor Sarmiento requested staff research and restore the torn down Vietnamese themed welcome sign.  Resolution No. 2021­018 was approved Moved by Councilmember Phan, seconded by Councilmember Bacerra to Approve. YES: 7 – Penaloza, Mayor Pro Tem, – Phan, Councilmember, – Lopez, Councilmember, – Bacerra, Councilmember, – Hernandez, Councilmember, – Mendoza, Councilmember, – Sarmiento, Mayor NO: 0  ABSTAIN: 0  ABSENT: 0  Status: 7 – 0 – 0 – 0 – Pass **END OF BUSINESS CALENDAR** COUNCILMEMBER REQUESTED ITEMS 32.Discuss and consider directing City Manager to direct Police Department staff to post monthly reports of hate crime­related data on the Santa Ana Police Department website – Councilmembers Bacerra and Phan MINUTES:Council supports with no objections and provided direction to City staff. City Manager Kristine Ridge noted the data is information that is already collected by the Police Department.  Mayor Sarmiento recessed the Council meeting and convened to the Housing Authority Meeting at 9:37 p.m. Chair Sarmiento adjourned the Housing Authority meeting and reconvened to the Regular Meeting at 9:40 p.m. CITY MANAGER COMMENTS MINUTES:City Manager Kristine Ridge provided an update regarding the number of tutoring sessions provided by the library and announced the City has been named “Tree City” for 22  consecutive year.  COUNCIL COMMENTS MINUTES:Councilmember Bacerra wished everyone a happy National Library Week.  Councilmember Hernandez mentioned the unfortunate loss of a family friend due to COVID­19 and reminded the public that FEMA can provide financial assistance to those who have lost a loved one due to COVID­19.  Councilmember Lopez reminded residents she will be hosting a meeting aimed at discussing environmental concerns on April 29, 2021. Announced that the developer of the 2525 site has agreed to secure the site and provide guards overnight. Thanked residents for their patience and asked that they continue to reach out.  Councilmember Mendoza requested to adjourn the meeting in memory of Sergeant Salvador Lujan. Councilmember Phan reminded the public that the CDC still recommends social distancing and using masks after vaccination.  Mayor Pro Tem Penaloza invited the public to visit the newly renovated Newhope Library and reminded the public of Denim Day on April 28, 2021 and it’s background.   Mayor Sarmiento spoke regarding the American Rescue Plan and the importance of efficiently vaccinating the City’s residents.  ADJOURNMENT – Adjourn the City Council meeting and convene to the Housing Authority meeting. Adjourn in memory of Arthur Sandoval Future Items 1. Shelter Operator 2. Short Term Rentals & Reasonable Accommodation Regulations Update 3. Cannabis Regulation Updates MINUTES: Mayor Sarmiento adjourned the City Council meeting at 10:00 p.m. Adjourn in Memory of Arthur Sandoval, Sergeant Salvador Lujan and Matthew Farias. Daisy Gomez,   Clerk of the Council  HOUSING AUTHORITY CALL TO ORDER ATTENDANCE Authority Members Phil Bacerra Johnathan Ryan Hernandez Jessie Lopez Nelida Mendoza Thai Viet Phan Vice Chair David Penaloza Chair Vicente Sarmiento City Manager Kristine Ridge City Attorney Sonia R. Carvalho Clerk of the Council Daisy Gomez MINUTES:Chair Sarmiento recessed the Regular City Counil meeting and called the Housing Authority meeting to order at 9:37p.m. Clerk of the Council conducted roll call. All Authority Members were present. PUBLIC COMMENTS – Members of the public may address Housing Authority on items on the Housing Authority agenda.  MINUTES:None.  CONSENT CALENDAR RECOMMENDED ACTION:  Approve staff recommendations on the following Consent Calendar Item: 1. 1.Excused absences Department(s): Clerk of the Council Recommended Action: Excuse absent members. MINUTES:None. **END OF CONSENT CALENDAR** BUSINESS CALENDAR 2.Public Hearing ­ Approve the Housing Authority Annual Plan Legal Notice published in the Orange County Register, La Opinion and Nguoi Viet on February 20, 2021. Department(s): Community Development Agency Recommended Action: 1.    Conduct a public hearing in consideration of the approval and submission of the Housing Authority Annual Plan to the United States Department of Housing and Urban Development. 2.   Resolution No. 2021­XXX – Adopt a resolution approving the Housing Authority Annual Plan and authorize the Executive Director of the Housing Authority to submit the Annual Plan to the United States Department of Housing and Urban Development. Moved by Councilmember Hernandez, seconded by Councilmember Mendoza to Approve. YES: 7 – Penaloza, Mayor Pro Tem, – Phan, Councilmember, – Lopez, Councilmember, – Bacerra, Councilmember, – Hernandez, Councilmember, – Mendoza, Councilmember, – Sarmiento, Mayor NO: 0  ABSTAIN: 0  ABSENT: 0  Status: 7 – 0 – 0 – 0 – Pass MINUTES: Busniess Calendar Item Resolution No. 2021­001 was approved  Chair Sarmiento opened the public hearing and seeing there were no speakers, closed the public hearing at 9:39 p.m. **END OF BUSINESS CALENDAR** HOUSING AUTHORITY MEMBER COMMENTS MINUTES:None. ADJOURNMENT – Adjourn the Housing Authority meeting. MINUTES:Chair Sarmiento adjourned the Housing Authority meeting and reconvened to the Regular Meeting at 9:40 p.m. Daisy Gomez,   Clerk of the Council  th nd City Council 15 4/6/2021CityCouncil5–15 6/1/2021 DRAFT Minutes of the Regular Meeting of theCity CouncilCity of Santa Ana, CaliforniaApril 06, 2021CLOSED SESSION MEETING – 5:00 pmREGULAR OPEN MEETING – 5:00 PM (Immediately following the Closed Session Meeting)CITY COUNCIL CHAMBER22 Civic Center Plaza Santa Ana, CA 92701Due to Governor Gavin Newsom’s Executive Order and the City Council's Proclamation ofLocal Emergency, there was no in­person meeting location for the community to attendpublic meetings.CLOSED SESSIONCALL TO ORDERATTENDANCE Council Members Phil BacerraJohnathan Ryan HernandezJessie LopezNelida MendozaThai Viet PhanMayor  Pro Tem David PenalozaMayorVicente SarmientoCity Manager Kristine RidgeCity Attorney Sonia R. CarvalhoClerk of the Council Daisy GomezMINUTES:Mayor Pro Tem Penaloza called the Closed Session meeting to order at5:10 p.m.Clerk of the Council conducted roll call. All were present. Mayor Sarmiento joined themeeting at 5:40 p.m.No public comments on Closed Session items.CLOSED SESSION ITEMS – The Brown Act permits legislative bodies to discuss certainmatters without members of the public present. The City Council finds, based on advice fromthe City Attorney, that discussion in open session of the following matters will prejudice theposition of the City in existing and anticipated litigation:1.CONFERENCE WITH LEGAL COUNSEL ­ THREAT OF POTENTIAL LITIGATIONSignificant exposure to litigation pursuant to Government Code Section 54956.9(d)(2):  One Claima.    Claim number 20­146573, Allstate Ins / Sevak Zargaryan 2.CONFERENCE WITH LEGAL COUNSEL­ EXISTING LITIGATION­ pursuant toparagraph (1) of subdivision (d) of Section 54956.9 of the Government Code:a.  California Grocers Association v. City of Santa Ana, Orange County Superior CourtCase No. 30­2021­01189627­CU­MC­CXCCLOSED SESSION REPORT – The City Attorney will report on any action(s) to be taken atthe Regular Open Session which will begin immediately following the Closed Session.RECESS – City Council will recess to Closed Session for the purpose of conducting regularCity business.MINUTES:Council recessed meeting to consider items listed on the Closed Session fordiscussion at 5:12 p.m. Mayor Sarmiento joined the meeting at 5:40 p.m.RECONVENE – City Council will reconvene to continue regular City business.MINUTES:Mayor Sarmiento adjourned Closed Session meeting at 5:52 p.m. CITY COUNCIL REGULAR OPEN SESSIONCALL TO ORDERMINUTES:Mayor Sarmiento called the Regular Open Session meeting to order at5:58 p.m.ROLL CALLMINUTES:Clerk of the Council conducted roll call. All councilmembers were present.Councilmember Mendoza joined the Open Regular Session meeting at 6:03 p.m.PLEDGE OF ALLEGIANCE Mayor SarmientoINVOCATIONMoment of ReflectionCEREMONIAL PRESENTATIONS1.Oath of Office (video) administered to Nellieann Myia Turtleheart LeGaspé, PersonnelBoard as the Ward 5 representative – Councilmember Hernandez2.Introduction of Ward 1 Commissioners by Councilmember Phan.3.Proclamation presented by Mayor Sarmiento, Mayor Pro Tem Penaloza andCouncilmember Phan to Casa de la Familia recognizing Sexual Assault AwarenessMonth.4.Certificate of Recognition presented by Councilmember Bacerra to Toyama Karate­DoUSA in recognition of 30­year Anniversary and Outstanding Contributions to theCommunity.5.Certificate of Recognition presented by Councilmember Mendoza to Alan Gersten,Santa Ana Unified School District  for Teacher of the Year and OutstandingContributions to the Community.STAFF PRESENTATIONS6.COVID­19 Update in the Community.MINUTES:City Manager Kristine Ridge provided brief COVID­19 updates on:VaccinesAdvancement to the Orange TierCOVID­19 Funeral AssistanceBusiness LoansShuttered Venue Operators GrantCLOSED SESSION REPORT – The City Attorney will report on any action(s) from ClosedSession.MINUTES:City Attorney Sonia Carvalho reported that Closed Session Item 1 wasapproved unanimously by the Council, with the exception of the Mayor Sarmiento who wasabsent. PUBLIC COMMENT – Public comments will be held during the beginning of the meeting forALL comments on agenda and non­agenda items, except for public hearings. Comments forpublic hearings will take place after the hearing is opened.MINUTES:Clerk of the Council Daisy Gomez reported out on correspondence received.Dale Helvig thanked Parks, Recreation and Community Services staff on Item 16,expressed concern regarding rental fee for Item 22 and abatement concerns for derelictproperties. Victor Mendez expressed concern with the vaccination appointment process. Manny Escamilla spoke in support of Item 14 and asked to consider a potential site for afuture library, made comments regarding a potential memorial in honor of the lives lost toCOVID­19.Jeffrey Katz spoke regarding transitional housing and encourages council to adopt theCosta Mesa ordinance regarding transitional housing. Speaker spoke regarding a potential $200 stimulus check, requested Council use funds toreinvest in the community and spoke regarding solar panel manufacturing in the City. Paul Lujan spoke in opposition of the Lincoln Pathway Project.Irvin M. expressed concern with the homeless issue and maintenance in Memorial Park. CONSENT CALENDARRECOMMENDED ACTION:  Approve staff recommendations on the followingConsent Calendar Items: 7 through 29.7.Excused absencesDepartment(s): Clerk of the CouncilRecommended Action: Excuse the absent members.8.Minutes from the regular, special and Housing Authority meetings of February 2, 2021Department(s): Clerk of the CouncilRecommended Action: Approve minutes.9.Minutes from the special closed session meeting of February 12, 2021Department(s): Clerk of the CouncilRecommended Action: Approve minutes.10.Minutes from the regular meeting of February 16, 2021Department(s): Clerk of the CouncilRecommended Action: Approve minutes.11.Approve an Appropriation Adjustment and Agreement Accepting $90,364.23 in 2020Edward Byrne Memorial Justice Assistance Grant Funds (Non­General Fund)Department(s): Police DepartmentRecommended Action: 1.    Approve an appropriation adjustment recognizing$90,364.23 in the Law Enforcement Grants Revenue account and appropriate samein the Byrne Justice Assistance account. (Requires five affirmative votes)2.    Authorize the City Manager and the Chief of Police to execute an agreement(Award #2020­DJ­BX­0773) with the Orange County Sheriff’s Department for theperiod of October 1, 2020 through September 30, 2023, accepting the 2020 EdwardByrne Memorial Justice Assistance Grant program funds in the amount of $90,364.23,subject to non­substantive changes approved by the City Manager and City Attorney(Agreement No. 2021­XXX). MINUTES:This consent Item ­ Agreement No. 2021­039 was approved.12.Approve a Lease Agreement with Railworks Track Services, Inc. for Office Space atthe Santa Ana Regional Transportation Center for a One­year Term with Twelve One­month Extensions for a Total Amount of $19,560 (Non­General Fund)Department(s): Public Works AgencyRecommended Action: 1.   Authorize the City Manager to execute a site leaseagreement with RailWorks Track Services, Inc., to compensate the City $815 permonth, with any partial month prorated at $27 per day, for the lease of 326 square feetof office space located at the Santa Ana Regional Transportation Center, for a one­year term beginning on April 6, 2021, and ending April 5, 2022, with an option fortwelve month­to­month extensions, for a total of $19,560 in lease revenue for the entireterm of the agreement, including optional extensions, subject to non­substantivechanges approved by the City Manager and City Attorney (Agreement No. 2021­XXX). 2.    Approve an appropriation adjustment recognizing Fiscal Year 2020­21 leaseincome in the amount of $2,310 into the SARTC Operations, Rental­RailWorksrevenue account and appropriating the same amount to the SARTC Operations,Contractual Services expenditure account. (Requires five affirmative votes)MINUTES:This consent Item ­ Agreement No. 2021­040 was approved.13.Approve an Appropriation Adjustment, Approve an Amendment to the FY 2020­21Capital Improvement Program, and Award a Construction Contract to Big Ben, Inc. inthe Amount of $707,733 for the Baker­Glenwood Sewer Main Upgrade Project withan Estimated Total Delivery Cost of $920,053 (Project No. 21­6446) (Non­GeneralFund)Department(s): Public Works AgencyRecommended Action: 1.    Approve an appropriation adjustment to recognize$920,053 from prior year fund balance in the Sewer Connection Fee Fund, prior­yearcarry forward revenue account and appropriate the same amount to the SewerConnection Projects, Improvements Other Than Building expenditureaccount. (Requires five affirmative votes)2.    Approve an amendment to the Fiscal Year 2020­21 Capital ImprovementProgram to include $920,053 in construction funds for the Baker­Glenwood SewerMain Upgrade.3.    Award a Construction Contract to Big Ben, Inc., the lowest responsible bidder, inaccordance with the base bid in the amount of $707,733, for construction of theBaker­Glenwood Sewer Main Upgrade, for the term beginning April 6, 2021 andending upon project completion, and authorize the City Manager to execute thecontract subject to non­substantive changes approved by the City Manager and CityAttorney.4.    Approve the Project Delivery Cost for a total estimated construction cost of$920,053, which includes $707,733 for construction contract, $106,160 for contractadministration, inspection and testing, and $106,160 for project contingency.  MINUTES:Executive Director of Public Works Agency Nabil Saba addressedcouncil regarding project timeline and traffic during construction.Moved by Mayor Pro Tem Penaloza, seconded by Councilmember Bacerra toApprove.YES: 7 – Penaloza, Mayor Pro Tem, – Phan, Councilmember, – Lopez,Councilmember, – Bacerra, Councilmember, – Hernandez, Councilmember, –Mendoza, Councilmember, – Sarmiento, MayorNO: 0 ABSTAIN: 0 ABSENT: 0 Status: 7 – 0 – 0 – 0 – Pass14.Award a Purchase Order Contract to Bibliotheca, LLC to Provide and Install Two FullTurn­Key Book Dispenser Remote Lockers at the Santa Ana Regional TransportationCenter and Police Athletic & Activity League (PAAL) Center for $59,109.74 and aTwo­Year Extended Warranty with Hardware and Software Maintenance for $10,260,for a Total Amount Not to Exceed $69,369.74 (Specification No. 21­037) (GeneralFund)Department(s): LibraryRecommended Action: Award a purchase order contract to Bibliotheca, LLC toprovide and install two full turn­key book dispenser remote lockers at the Santa AnaRegional Transportation Center and Police Athletic & Activity League (PAAL) Centerfor $59,109.74 and a two­year extended warranty with hardware and softwaremaintenance for $10,260 for a total amount not to exceed $69.369.74, subject to non­substantive changes approved by the City Manager and City Attorney.15.Authorize a one­time purchase and payment of purchase order to Metron­Farnier,LLC for construction fire hydrant water meters with Verizon Solution Registers in theamount of $82,560, plus a contingency of $8,256, for a total amount not to exceed$90,816, subject to non­substantive changes approved by the City Manager and CityAttorney.Department(s): Public Works AgencyRecommended Action: Authorize a one­time purchase and payment of purchaseorder to Metron­Farnier, LLC for construction fire hydrant water meters with VerizonSolution Registers in the amount of $82,560, plus a contingency of $8,256, for a totalamount not to exceed $90,816, subject to non­substantive changes approved by theCity Manager and City Attorney.16.Authorize Budget Reallocation and Award a Construction Contract to WrightConstruction Engineering Corp. in the Amount of $1,099,195.50 for the LincolnAvenue Pedestrian Pathway from Park Lane to Santiago Creek Project with anEstimated Total Delivery Cost of $1,341,991 (Project No. 17­6802) (Non­GeneralFund)Department(s): Public Works AgencyRecommended Action: 1. Authorize Budget Reallocation of $140,105 in unspentproject funds to the Lincoln Avenue Pedestrian Pathway from Park Lane to SantiagoCreek Project (17­6802) as follows: $46,105 in Measure M2 Local Fairshare fundsfrom the Bristol Street Rehabilitation from 17  to Santa Clara project (Project 18­6909), and $94,000 in Measure M2 Local Fairshare funds from Project Development(Project 21­6899).2. Award a construction contract to Wright Construction Engineering Corp., the lowestresponsible bidder, in accordance with the Base Bid plus Alternates 1 and 2 in theamount of $1,099,195.50, for construction of the Lincoln Avenue Pedestrian Pathwayfrom Park Lane to Santiago Creek Project, for the term beginning April 6, 2021 andending upon project completion, and authorize the City Manager to execute thecontract, subject to non­substantive changes approved by the City Manager and CityAttorney. 3. Approve the Project Delivery Cost with a total estimated construction cost of$1,341,991, which includes $1,099,195.50 for the construction contract, $110,891.50for contract administration, inspection and testing, and $131,904 for projectcontingencies.MINUTES:Executive Director of Public Works Agency Nabil Saba provided a briefpresentation.Council requested staff research or provide outreach regarding the number of SantaAna based contractors who submit bids. Moved by Councilmember Lopez, seconded by Mayor Pro Tem Penaloza toApprove.YES: 7 – Penaloza, Mayor Pro Tem, – Phan, Councilmember, – Lopez,Councilmember, – Bacerra, Councilmember, – Hernandez, Councilmember, –Mendoza, Councilmember, – Sarmiento, MayorNO: 0 ABSTAIN: 0 ABSENT: 0 Status: 7 – 0 – 0 – 0 – Pass17.Approve Agreement with TPX Communications, Inc. for Telecom Services in anAnnual Amount Not to Exceed $50,000 (Non­General Fund)Department(s): Information TechnologyRecommended Action: 1.    Authorize the City Manager to execute the agreementwith TPX Communications, Inc., for telecom services for a three­year periodbeginning April 1, 2021 through March 31, 2024 with the potential for three (3)additional one­year (1) renewal terms, exercisable by the City Manager and the City,in an amount not to exceed $50,000 annually and $300,000 over the life of theagreement if all extensions are utilized, subject to non­substantive changes andapproved by the City Manager and City Attorney (Agreement No. 2021­XXX).2.    Approve payment for invoices for services incurred with TPX for telecom servicesthrough April 30, 2021 for an additional amount not­to­exceed $18,000.MINUTES:This consent Item ­ Agreement No. 2021­041 was approved.18.Approve Agreement with Nogalis, Inc. for Lawson Managed Services in an annualamount not to exceed $150,000 (Non­General Fund)Department(s): Information TechnologyRecommended Action: Authorize the City Manager to execute an agreement withNogalis, Inc. for Lawson Managed Services for a (4) four­year term expiring April 1,2025, with the potential for two (2) additional (1) one­year renewal terms exercisableby the City Manager and the City Attorney, for a total amount not­to­exceed $150,000annually and $900,000 over the life of the agreement if all extensions are utilized,subject to non­substantive changes approved by the City Manager and City Attorney(Agreement No. 2021­XXX).MINUTES:This consent Item ­ Agreement No. 2021­042 was approved.19.Approve an Amendment to Add a One­Year Extension to the Agreement with ValleyMaintenance Corporation for Custodial Services at City Park Restrooms andFacilities from June 1, 2021 to May 31, 2022 for a Total Annual Amount of $476,708,for Total Agreement Amount for the Five­Year Period to $2,130,425 (General Fund)Department(s): Parks, Recreation, and Community ServicesRecommended Action: Authorize the City Manager to execute an amendment to theagreement with Valley Maintenance Corporation for custodial services at City parkrestrooms and facilities to extend the term for one year, from June 1, 2021 to May 31,2022 for a total annual amount of $476,708, bringing the total agreement amount forthe five­year period to $2,130,425, subject to non­substantive changes approved bythe City Manager and City Attorney (Agreement No. 2021­XXX).MINUTES:Executive Director of Parks, Recreation, and Community Agency LisaRudloff addressed council regarding park janitorial maintenance, inspections andfuture janitorial bid.Councilmembers requested an increase in rotation of park restroom cleaning. This consent Item ­ Agreement No. 2021­043 was approved.Moved by Mayor Pro Tem Penaloza, seconded by Councilmember Hernandezto Approve.YES: 7 – Penaloza, Mayor Pro Tem, – Phan, Councilmember, – Lopez,Councilmember, – Bacerra, Councilmember, – Hernandez, Councilmember, –Mendoza, Councilmember, – Sarmiento, MayorNO: 0 ABSTAIN: 0 ABSENT: 0 Status: 7 – 0 – 0 – 0 – Pass20.Approve a Three­Year Lease Agreement with Rick Kagasoff for warehouse space forthe Santa Ana Police Department Evidence Section in the amount of $197,227 (Non­General Fund)Department(s): Police DepartmentRecommended Action: Authorize the City Manager to execute a three­year leaseagreement with Rick Kagasoff for warehouse space, for the period of April 15, 2021through April 30, 2024, in an amount not to exceed $197,227, subject to non­substantive changes approved by the City Manager and City Attorney. This agreementalso includes an optional one­year extension, exercisable by the City Manager andCity Attorney, in the annual amount of $67,200 (Agreement No. 2021­XXX).MINUTES:This consent Item ­ Agreement No. 2021­044 was approved.21.Approve a First Amendment to the Conditional Grant Agreement with Habitat forHumanity of Orange County for the Development of the Lacy Street Project (Non­General Fund)Department(s): Community Development AgencyRecommended Action: Authorize the City Manager to execute a First Amendmentto the Conditional Grant Agreement with Habitat for Humanity of Orange County for anadditional $333,777 in Inclusionary Housing Funds for a total Inclusionary Grantamount of $565,271 for the development of the Lacy Street affordable housing projectlocated at 826 N Lacy Street (APN 398­041­22) and 416 Vance Street (APN 398­041­18), subject to non­substantive changes approved by the City Manager and CityAttorney (Agreement No. 2021­XXX).Moved by Mayor Pro Tem Penaloza, seconded by Councilmember Bacerra toApprove.YES: 7 – Penaloza, Mayor Pro Tem, – Phan, Councilmember, – Lopez,Councilmember, – Bacerra, Councilmember, – Hernandez, Councilmember, –Mendoza, Councilmember, – Sarmiento, MayorNO: 0 ABSTAIN: 0 ABSENT: 0 Status: 7 – 0 – 0 – 0 – PassMINUTES:This consent Item ­ Agreement No. 2021­045 was approved.22.Approve an agreement with Illumination Foundation to Operate a TemporaryHomeless Shelter, from April 20, 2021 through September 30, 2021, due to theClosure of the Link Shelter and Construction of the Carnegie Navigation Center (Non­General Fund)Department(s): Community Development AgencyRecommended Action: 1.    Authorize the City Manager to execute an agreementwith Illumination Foundation to operate a temporary shelter to provide needed servesto guests at the Link shelter during the construction of the Carnegie Navigation Centerfor $230,000 per month in an amount not to exceed $1,500,000, from April 20, 2021through September 30, 2021, subject to non­substantive changes approved by theCity Manager and City Attorney (Agreement No. 2021­XXX).2.    Authorize the City Manager to execute any and all agreements required by Stateor Federal agencies for the use of ESG­CV, ESG­CV2 and any/all other homeless­related funds available. MINUTES:This consent Item ­ Agreement No. 2021­046 was approved.23.Approve HEAP Subcontractor Agreement with Orange County United Way forLandlord Incentive Program for Foster Youth to Independence Housing VoucherHolders (Non­General Fund)Department(s): Community Development AgencyRecommended Action: Authorize the City Manager to execute an agreement withOrange County United Way to utilize Homeless Emergency Aid Program (HEAP)funds in an amount not to exceed $184,544.29 to provide landlord incentives forFoster Youth to Independence vouchers issued by the Housing Authority, subject tonon­substantive changes approved by the City Manager and City Attorney(Agreement No. 2021­XXX). MINUTES:Councilmember Phan abstained from Item 23 due to a conflict ofinterest regarding her employer.This consent Item ­ Agreement No. 2021­047 was approved.24.Approve the Regional and Unified Local Workforce Plan for Program Years 2021­2024Department(s): Community Development AgencyRecommended Action: 1.    Approve the Regional and Unified Local Plan forProgram Year 2021­2024 and authorize staff to submit to the California WorkforceDevelopment Board and State of California Employment Development Department.2.    Authorize the Mayor to sign all documents necessary for the submission of theRegional and Unified Local Plan for Program Year 2021­2024. 3.    Authorize staff to make non­substantive changes to the Regional and UnifiedLocal Plan in response to public comments received or as requested by the CaliforniaWorkforce Development Board and the State of California Employment DevelopmentDepartment.25.Local Area Subsequent Designation and Local Board Recertification for a Two­YearPeriod from July 2021 to June 2023Department(s): Community Development AgencyRecommended Action: Authorize the Mayor to sign the Subsequent Local AreaDesignation and Local Board Recertification application for a two­year periodexpiring June 30, 2023.26.Amend Conflict of Interest Code, list of designated classifications required to fileannual disclosure form (Statement of Economic Interests form)Department(s): Clerk of the Council OfficeRecommended Action: Resolution No. 2021­XXX – Adopt a resolution amendingthe City of Santa Ana’s Conflict of Interest Code.MINUTES:This consent Item­ Resolution No. 2021­014 was approved.27.Adopt a resolution amending resolution No. 2019­111 to effect certain changes to theCity’s Master Pay Schedule in conformance with Title 2 of the California Code ofRegulations section 570.5 and the California Public Employee’s Retirement System(CalPERS)Department(s): Human ResourcesRecommended Action: Resolution No. 2021­XXX – Adopt a Resolution AmendingResolution No. 2019­111 to effect certain changes to the City’s Master Pay Schedulefor all represented and unrepresented employee classifications of the City of SantaAna, covered by the City’s Classification and Compensation Plan, to conform withTitle 2 of the California Code of Regulations Section 570.5, listing all employee payrates on a publicly available master pay schedule approved and adopted by CityCouncil. MINUTES:This consent Item­ Resolution No. 2021­015 was approved.28.Adopt a Resolution Authorizing a Grant Application Submission for the Bureau ofReclamation WaterSMART Small­Scale Water Efficiency Projects for the Santa AnaLandscape Transformation Program (Non­General Fund)Department(s): Public Works AgencyRecommended Action: Resolution No. 2021­XXX – Adopt a resolution authorizingthe Executive Director of the Public Works Agency to submit a grant application to theU.S. Department of the Interior, Bureau of Reclamation’s Sustain and ManageAmerica’s Resources for Tomorrow Small­Scale Water Efficiency Programs Grant forthe Turf Removal and Irrigation Improvements Program, in an amount up to $75,000.MINUTES:This consent Item­ Resolution No. 2021­016 was approved.29.Adopt a Resolution and Approve an Agreement Accepting the Donation of a PoliceK­9 Animal, Equipment and Supplies, and $5,000 to Cover Training Expenses fromJohanna Scillieri for the Santa Ana Police Department Vice/Narcotics K­9 ProgramDepartment(s): Police DepartmentRecommended Action: 1.    Resolution No. 2021­XXX – Adopt a resolutionaccepting the donation of a Police K­9 animal, equipment and supplies, and $5,000to cover training expenses from Johanna Scillieri for the Santa Ana PoliceDepartment’s Vice/Narcotics Unit and implementation of a K­9 Narcotics DetectionProgram. 2.    Approve an appropriation adjustment recognizing $5,000 in Police MiscellaneousReimbursement revenue and appropriating same to the Vice/Narcotics Training,Transportation and Meetings account. (Requires five affirmative votes)MINUTES:This consent Item­ Resolution No. 2021­017 was approved.Moved by Councilmember Bacerra, seconded by Councilmember Mendoza toapprove Consent Calendar items 7­ 29 with the exception of 13, 16, 19, and 21.Councilmember Phan abstained from Item 23 due to a conflict of interest.YES: 7 – Penaloza, Mayor Pro Tem, – Phan, Councilmember, – Lopez, Councilmember, –Bacerra, Councilmember, – Hernandez, Councilmember, – Mendoza, Councilmember, –Sarmiento, MayorNO: 0 ABSTAIN: 0 ABSENT: 0 Status: 7 – 0 – 0 – 0 – Pass**END OF CONSENT CALENDAR**BUSINESS CALENDAR30.Approve Agreement with Townsend Public Affairs for State Legislative AdvocacyServices; Approve Amendment to Agreement with Holland & Knight for FederalLegislative Advocacy Services; Provide Direction to Staff relating to Local, State, andFederal Government AssociationsDepartment(s): City Manager OfficeRecommended Action: 1.    Authorize the City Manager to execute an agreementwith Townsend Public Affairs for State legislative advocacy services for a three­yearterm, from April 6, 2021 through March 31, 2024, with an option to extend the term foran additional one­year period, for a four­year not­to­exceed amount of $252,000,subject to non­substantive changes approved by the City Manager and City Attorney(Agreement No. 2021­XXX). 2.    Approve an amendment to an agreement with Holland & Knight LLP for Federallegislative advocacy services for a one­year term from April 1, 2021 through March31, 2022, in an amount not to exceed $117,600, subject to non­substantive changesapproved by the City Manager and City Attorney (Agreement No. 2021­XXX).3.    Provide direction to staff relating to local, state, and federal governmentassociations.Moved by Councilmember Bacerra, seconded by Mayor Sarmiento toApproved as amended;1. Approved a one year agreement to Townsend Public Affairs for statelegislative advocacy services and directed staff to proceed with arequest for proposal.  Agreement 2021­0482. Approved an amendment to an agreement with Holland & Knight LLP forFederal legislative advocacy services for a term of 24months. Agreement 2021­0493.  Provided direction to staff relating to local state and federal governmentassociations and return to council at a future date during the budgetdiscussion. .YES: 7 – Penaloza, Mayor Pro Tem, – Phan, Councilmember, – Lopez,Councilmember, – Bacerra, Councilmember, – Hernandez, Councilmember, –Mendoza, Councilmember, – Sarmiento, MayorNO: 0 ABSTAIN: 0 ABSENT: 0 Status: 7 – 0 – 0 – 0 – PassMINUTES:Management Assistant  Daniel Soto provided a brief presentation.31.Adopt Resolution Condemning Racism Xenophobia and Hate against AsianAmericansDepartment(s): City Manager OfficeRecommended Action: Resolution No. 2021­XXX – Adopt a resolution condemningracism, xenophobia, and hate against Asian Americans.MINUTES:Mayor Sarmiento requested staff research and restore the torn downVietnamese themed welcome sign. Resolution No. 2021­018 was approvedMoved by Councilmember Phan, seconded by Councilmember Bacerra toApprove.YES: 7 – Penaloza, Mayor Pro Tem, – Phan, Councilmember, – Lopez,Councilmember, – Bacerra, Councilmember, – Hernandez, Councilmember, –Mendoza, Councilmember, – Sarmiento, MayorNO: 0 ABSTAIN: 0 ABSENT: 0 Status: 7 – 0 – 0 – 0 – Pass**END OF BUSINESS CALENDAR**COUNCILMEMBER REQUESTED ITEMS32.Discuss and consider directing City Manager to direct Police Department staff to postmonthly reports of hate crime­related data on the Santa Ana Police Departmentwebsite – Councilmembers Bacerra and PhanMINUTES:Council supports with no objections and provided direction to City staff.City Manager Kristine Ridge noted the data is information that is already collectedby the Police Department. Mayor Sarmiento recessed the Council meeting and convened to the HousingAuthority Meeting at 9:37 p.m.Chair Sarmiento adjourned the Housing Authority meeting and reconvened to theRegular Meeting at 9:40 p.m.CITY MANAGER COMMENTSMINUTES:City Manager Kristine Ridge provided an update regarding the number oftutoring sessions provided by the library and announced the City has been named “Tree City” for 22  consecutive year.  COUNCIL COMMENTS MINUTES:Councilmember Bacerra wished everyone a happy National Library Week.  Councilmember Hernandez mentioned the unfortunate loss of a family friend due to COVID­19 and reminded the public that FEMA can provide financial assistance to those who have lost a loved one due to COVID­19.  Councilmember Lopez reminded residents she will be hosting a meeting aimed at discussing environmental concerns on April 29, 2021. Announced that the developer of the 2525 site has agreed to secure the site and provide guards overnight. Thanked residents for their patience and asked that they continue to reach out.  Councilmember Mendoza requested to adjourn the meeting in memory of Sergeant Salvador Lujan. Councilmember Phan reminded the public that the CDC still recommends social distancing and using masks after vaccination.  Mayor Pro Tem Penaloza invited the public to visit the newly renovated Newhope Library and reminded the public of Denim Day on April 28, 2021 and it’s background.   Mayor Sarmiento spoke regarding the American Rescue Plan and the importance of efficiently vaccinating the City’s residents.  ADJOURNMENT – Adjourn the City Council meeting and convene to the Housing Authority meeting. Adjourn in memory of Arthur Sandoval Future Items 1. Shelter Operator 2. Short Term Rentals & Reasonable Accommodation Regulations Update 3. Cannabis Regulation Updates MINUTES: Mayor Sarmiento adjourned the City Council meeting at 10:00 p.m. Adjourn in Memory of Arthur Sandoval, Sergeant Salvador Lujan and Matthew Farias. Daisy Gomez,   Clerk of the Council  HOUSING AUTHORITY CALL TO ORDER ATTENDANCE Authority Members Phil Bacerra Johnathan Ryan Hernandez Jessie Lopez Nelida Mendoza Thai Viet Phan Vice Chair David Penaloza Chair Vicente Sarmiento City Manager Kristine Ridge City Attorney Sonia R. Carvalho Clerk of the Council Daisy Gomez MINUTES:Chair Sarmiento recessed the Regular City Counil meeting and called the Housing Authority meeting to order at 9:37p.m. Clerk of the Council conducted roll call. All Authority Members were present. PUBLIC COMMENTS – Members of the public may address Housing Authority on items on the Housing Authority agenda.  MINUTES:None.  CONSENT CALENDAR RECOMMENDED ACTION:  Approve staff recommendations on the following Consent Calendar Item: 1. 1.Excused absences Department(s): Clerk of the Council Recommended Action: Excuse absent members. MINUTES:None. **END OF CONSENT CALENDAR** BUSINESS CALENDAR 2.Public Hearing ­ Approve the Housing Authority Annual Plan Legal Notice published in the Orange County Register, La Opinion and Nguoi Viet on February 20, 2021. Department(s): Community Development Agency Recommended Action: 1.    Conduct a public hearing in consideration of the approval and submission of the Housing Authority Annual Plan to the United States Department of Housing and Urban Development. 2.   Resolution No. 2021­XXX – Adopt a resolution approving the Housing Authority Annual Plan and authorize the Executive Director of the Housing Authority to submit the Annual Plan to the United States Department of Housing and Urban Development. Moved by Councilmember Hernandez, seconded by Councilmember Mendoza to Approve. YES: 7 – Penaloza, Mayor Pro Tem, – Phan, Councilmember, – Lopez, Councilmember, – Bacerra, Councilmember, – Hernandez, Councilmember, – Mendoza, Councilmember, – Sarmiento, Mayor NO: 0  ABSTAIN: 0  ABSENT: 0  Status: 7 – 0 – 0 – 0 – Pass MINUTES: Busniess Calendar Item Resolution No. 2021­001 was approved  Chair Sarmiento opened the public hearing and seeing there were no speakers, closed the public hearing at 9:39 p.m. **END OF BUSINESS CALENDAR** HOUSING AUTHORITY MEMBER COMMENTS MINUTES:None. ADJOURNMENT – Adjourn the Housing Authority meeting. MINUTES:Chair Sarmiento adjourned the Housing Authority meeting and reconvened to the Regular Meeting at 9:40 p.m. Daisy Gomez,   Clerk of the Council  th nd City Council 16 4/6/2021CityCouncil5–16 6/1/2021 DRAFT Minutes of the Regular Meeting of theCity CouncilCity of Santa Ana, CaliforniaApril 06, 2021CLOSED SESSION MEETING – 5:00 pmREGULAR OPEN MEETING – 5:00 PM (Immediately following the Closed Session Meeting)CITY COUNCIL CHAMBER22 Civic Center Plaza Santa Ana, CA 92701Due to Governor Gavin Newsom’s Executive Order and the City Council's Proclamation ofLocal Emergency, there was no in­person meeting location for the community to attendpublic meetings.CLOSED SESSIONCALL TO ORDERATTENDANCE Council Members Phil BacerraJohnathan Ryan HernandezJessie LopezNelida MendozaThai Viet PhanMayor  Pro Tem David PenalozaMayorVicente SarmientoCity Manager Kristine RidgeCity Attorney Sonia R. CarvalhoClerk of the Council Daisy GomezMINUTES:Mayor Pro Tem Penaloza called the Closed Session meeting to order at5:10 p.m.Clerk of the Council conducted roll call. All were present. Mayor Sarmiento joined themeeting at 5:40 p.m.No public comments on Closed Session items.CLOSED SESSION ITEMS – The Brown Act permits legislative bodies to discuss certainmatters without members of the public present. The City Council finds, based on advice fromthe City Attorney, that discussion in open session of the following matters will prejudice theposition of the City in existing and anticipated litigation:1.CONFERENCE WITH LEGAL COUNSEL ­ THREAT OF POTENTIAL LITIGATIONSignificant exposure to litigation pursuant to Government Code Section 54956.9(d)(2):  One Claima.    Claim number 20­146573, Allstate Ins / Sevak Zargaryan 2.CONFERENCE WITH LEGAL COUNSEL­ EXISTING LITIGATION­ pursuant toparagraph (1) of subdivision (d) of Section 54956.9 of the Government Code:a.  California Grocers Association v. City of Santa Ana, Orange County Superior CourtCase No. 30­2021­01189627­CU­MC­CXCCLOSED SESSION REPORT – The City Attorney will report on any action(s) to be taken atthe Regular Open Session which will begin immediately following the Closed Session.RECESS – City Council will recess to Closed Session for the purpose of conducting regularCity business.MINUTES:Council recessed meeting to consider items listed on the Closed Session fordiscussion at 5:12 p.m. Mayor Sarmiento joined the meeting at 5:40 p.m.RECONVENE – City Council will reconvene to continue regular City business.MINUTES:Mayor Sarmiento adjourned Closed Session meeting at 5:52 p.m. CITY COUNCIL REGULAR OPEN SESSIONCALL TO ORDERMINUTES:Mayor Sarmiento called the Regular Open Session meeting to order at5:58 p.m.ROLL CALLMINUTES:Clerk of the Council conducted roll call. All councilmembers were present.Councilmember Mendoza joined the Open Regular Session meeting at 6:03 p.m.PLEDGE OF ALLEGIANCE Mayor SarmientoINVOCATIONMoment of ReflectionCEREMONIAL PRESENTATIONS1.Oath of Office (video) administered to Nellieann Myia Turtleheart LeGaspé, PersonnelBoard as the Ward 5 representative – Councilmember Hernandez2.Introduction of Ward 1 Commissioners by Councilmember Phan.3.Proclamation presented by Mayor Sarmiento, Mayor Pro Tem Penaloza andCouncilmember Phan to Casa de la Familia recognizing Sexual Assault AwarenessMonth.4.Certificate of Recognition presented by Councilmember Bacerra to Toyama Karate­DoUSA in recognition of 30­year Anniversary and Outstanding Contributions to theCommunity.5.Certificate of Recognition presented by Councilmember Mendoza to Alan Gersten,Santa Ana Unified School District  for Teacher of the Year and OutstandingContributions to the Community.STAFF PRESENTATIONS6.COVID­19 Update in the Community.MINUTES:City Manager Kristine Ridge provided brief COVID­19 updates on:VaccinesAdvancement to the Orange TierCOVID­19 Funeral AssistanceBusiness LoansShuttered Venue Operators GrantCLOSED SESSION REPORT – The City Attorney will report on any action(s) from ClosedSession.MINUTES:City Attorney Sonia Carvalho reported that Closed Session Item 1 wasapproved unanimously by the Council, with the exception of the Mayor Sarmiento who wasabsent. PUBLIC COMMENT – Public comments will be held during the beginning of the meeting forALL comments on agenda and non­agenda items, except for public hearings. Comments forpublic hearings will take place after the hearing is opened.MINUTES:Clerk of the Council Daisy Gomez reported out on correspondence received.Dale Helvig thanked Parks, Recreation and Community Services staff on Item 16,expressed concern regarding rental fee for Item 22 and abatement concerns for derelictproperties. Victor Mendez expressed concern with the vaccination appointment process. Manny Escamilla spoke in support of Item 14 and asked to consider a potential site for afuture library, made comments regarding a potential memorial in honor of the lives lost toCOVID­19.Jeffrey Katz spoke regarding transitional housing and encourages council to adopt theCosta Mesa ordinance regarding transitional housing. Speaker spoke regarding a potential $200 stimulus check, requested Council use funds toreinvest in the community and spoke regarding solar panel manufacturing in the City. Paul Lujan spoke in opposition of the Lincoln Pathway Project.Irvin M. expressed concern with the homeless issue and maintenance in Memorial Park. CONSENT CALENDARRECOMMENDED ACTION:  Approve staff recommendations on the followingConsent Calendar Items: 7 through 29.7.Excused absencesDepartment(s): Clerk of the CouncilRecommended Action: Excuse the absent members.8.Minutes from the regular, special and Housing Authority meetings of February 2, 2021Department(s): Clerk of the CouncilRecommended Action: Approve minutes.9.Minutes from the special closed session meeting of February 12, 2021Department(s): Clerk of the CouncilRecommended Action: Approve minutes.10.Minutes from the regular meeting of February 16, 2021Department(s): Clerk of the CouncilRecommended Action: Approve minutes.11.Approve an Appropriation Adjustment and Agreement Accepting $90,364.23 in 2020Edward Byrne Memorial Justice Assistance Grant Funds (Non­General Fund)Department(s): Police DepartmentRecommended Action: 1.    Approve an appropriation adjustment recognizing$90,364.23 in the Law Enforcement Grants Revenue account and appropriate samein the Byrne Justice Assistance account. (Requires five affirmative votes)2.    Authorize the City Manager and the Chief of Police to execute an agreement(Award #2020­DJ­BX­0773) with the Orange County Sheriff’s Department for theperiod of October 1, 2020 through September 30, 2023, accepting the 2020 EdwardByrne Memorial Justice Assistance Grant program funds in the amount of $90,364.23,subject to non­substantive changes approved by the City Manager and City Attorney(Agreement No. 2021­XXX). MINUTES:This consent Item ­ Agreement No. 2021­039 was approved.12.Approve a Lease Agreement with Railworks Track Services, Inc. for Office Space atthe Santa Ana Regional Transportation Center for a One­year Term with Twelve One­month Extensions for a Total Amount of $19,560 (Non­General Fund)Department(s): Public Works AgencyRecommended Action: 1.   Authorize the City Manager to execute a site leaseagreement with RailWorks Track Services, Inc., to compensate the City $815 permonth, with any partial month prorated at $27 per day, for the lease of 326 square feetof office space located at the Santa Ana Regional Transportation Center, for a one­year term beginning on April 6, 2021, and ending April 5, 2022, with an option fortwelve month­to­month extensions, for a total of $19,560 in lease revenue for the entireterm of the agreement, including optional extensions, subject to non­substantivechanges approved by the City Manager and City Attorney (Agreement No. 2021­XXX). 2.    Approve an appropriation adjustment recognizing Fiscal Year 2020­21 leaseincome in the amount of $2,310 into the SARTC Operations, Rental­RailWorksrevenue account and appropriating the same amount to the SARTC Operations,Contractual Services expenditure account. (Requires five affirmative votes)MINUTES:This consent Item ­ Agreement No. 2021­040 was approved.13.Approve an Appropriation Adjustment, Approve an Amendment to the FY 2020­21Capital Improvement Program, and Award a Construction Contract to Big Ben, Inc. inthe Amount of $707,733 for the Baker­Glenwood Sewer Main Upgrade Project withan Estimated Total Delivery Cost of $920,053 (Project No. 21­6446) (Non­GeneralFund)Department(s): Public Works AgencyRecommended Action: 1.    Approve an appropriation adjustment to recognize$920,053 from prior year fund balance in the Sewer Connection Fee Fund, prior­yearcarry forward revenue account and appropriate the same amount to the SewerConnection Projects, Improvements Other Than Building expenditureaccount. (Requires five affirmative votes)2.    Approve an amendment to the Fiscal Year 2020­21 Capital ImprovementProgram to include $920,053 in construction funds for the Baker­Glenwood SewerMain Upgrade.3.    Award a Construction Contract to Big Ben, Inc., the lowest responsible bidder, inaccordance with the base bid in the amount of $707,733, for construction of theBaker­Glenwood Sewer Main Upgrade, for the term beginning April 6, 2021 andending upon project completion, and authorize the City Manager to execute thecontract subject to non­substantive changes approved by the City Manager and CityAttorney.4.    Approve the Project Delivery Cost for a total estimated construction cost of$920,053, which includes $707,733 for construction contract, $106,160 for contractadministration, inspection and testing, and $106,160 for project contingency.  MINUTES:Executive Director of Public Works Agency Nabil Saba addressedcouncil regarding project timeline and traffic during construction.Moved by Mayor Pro Tem Penaloza, seconded by Councilmember Bacerra toApprove.YES: 7 – Penaloza, Mayor Pro Tem, – Phan, Councilmember, – Lopez,Councilmember, – Bacerra, Councilmember, – Hernandez, Councilmember, –Mendoza, Councilmember, – Sarmiento, MayorNO: 0 ABSTAIN: 0 ABSENT: 0 Status: 7 – 0 – 0 – 0 – Pass14.Award a Purchase Order Contract to Bibliotheca, LLC to Provide and Install Two FullTurn­Key Book Dispenser Remote Lockers at the Santa Ana Regional TransportationCenter and Police Athletic & Activity League (PAAL) Center for $59,109.74 and aTwo­Year Extended Warranty with Hardware and Software Maintenance for $10,260,for a Total Amount Not to Exceed $69,369.74 (Specification No. 21­037) (GeneralFund)Department(s): LibraryRecommended Action: Award a purchase order contract to Bibliotheca, LLC toprovide and install two full turn­key book dispenser remote lockers at the Santa AnaRegional Transportation Center and Police Athletic & Activity League (PAAL) Centerfor $59,109.74 and a two­year extended warranty with hardware and softwaremaintenance for $10,260 for a total amount not to exceed $69.369.74, subject to non­substantive changes approved by the City Manager and City Attorney.15.Authorize a one­time purchase and payment of purchase order to Metron­Farnier,LLC for construction fire hydrant water meters with Verizon Solution Registers in theamount of $82,560, plus a contingency of $8,256, for a total amount not to exceed$90,816, subject to non­substantive changes approved by the City Manager and CityAttorney.Department(s): Public Works AgencyRecommended Action: Authorize a one­time purchase and payment of purchaseorder to Metron­Farnier, LLC for construction fire hydrant water meters with VerizonSolution Registers in the amount of $82,560, plus a contingency of $8,256, for a totalamount not to exceed $90,816, subject to non­substantive changes approved by theCity Manager and City Attorney.16.Authorize Budget Reallocation and Award a Construction Contract to WrightConstruction Engineering Corp. in the Amount of $1,099,195.50 for the LincolnAvenue Pedestrian Pathway from Park Lane to Santiago Creek Project with anEstimated Total Delivery Cost of $1,341,991 (Project No. 17­6802) (Non­GeneralFund)Department(s): Public Works AgencyRecommended Action: 1. Authorize Budget Reallocation of $140,105 in unspentproject funds to the Lincoln Avenue Pedestrian Pathway from Park Lane to SantiagoCreek Project (17­6802) as follows: $46,105 in Measure M2 Local Fairshare fundsfrom the Bristol Street Rehabilitation from 17  to Santa Clara project (Project 18­6909), and $94,000 in Measure M2 Local Fairshare funds from Project Development(Project 21­6899).2. Award a construction contract to Wright Construction Engineering Corp., the lowestresponsible bidder, in accordance with the Base Bid plus Alternates 1 and 2 in theamount of $1,099,195.50, for construction of the Lincoln Avenue Pedestrian Pathwayfrom Park Lane to Santiago Creek Project, for the term beginning April 6, 2021 andending upon project completion, and authorize the City Manager to execute thecontract, subject to non­substantive changes approved by the City Manager and CityAttorney. 3. Approve the Project Delivery Cost with a total estimated construction cost of$1,341,991, which includes $1,099,195.50 for the construction contract, $110,891.50for contract administration, inspection and testing, and $131,904 for projectcontingencies.MINUTES:Executive Director of Public Works Agency Nabil Saba provided a briefpresentation.Council requested staff research or provide outreach regarding the number of SantaAna based contractors who submit bids. Moved by Councilmember Lopez, seconded by Mayor Pro Tem Penaloza toApprove.YES: 7 – Penaloza, Mayor Pro Tem, – Phan, Councilmember, – Lopez,Councilmember, – Bacerra, Councilmember, – Hernandez, Councilmember, –Mendoza, Councilmember, – Sarmiento, MayorNO: 0 ABSTAIN: 0 ABSENT: 0 Status: 7 – 0 – 0 – 0 – Pass17.Approve Agreement with TPX Communications, Inc. for Telecom Services in anAnnual Amount Not to Exceed $50,000 (Non­General Fund)Department(s): Information TechnologyRecommended Action: 1.    Authorize the City Manager to execute the agreementwith TPX Communications, Inc., for telecom services for a three­year periodbeginning April 1, 2021 through March 31, 2024 with the potential for three (3)additional one­year (1) renewal terms, exercisable by the City Manager and the City,in an amount not to exceed $50,000 annually and $300,000 over the life of theagreement if all extensions are utilized, subject to non­substantive changes andapproved by the City Manager and City Attorney (Agreement No. 2021­XXX).2.    Approve payment for invoices for services incurred with TPX for telecom servicesthrough April 30, 2021 for an additional amount not­to­exceed $18,000.MINUTES:This consent Item ­ Agreement No. 2021­041 was approved.18.Approve Agreement with Nogalis, Inc. for Lawson Managed Services in an annualamount not to exceed $150,000 (Non­General Fund)Department(s): Information TechnologyRecommended Action: Authorize the City Manager to execute an agreement withNogalis, Inc. for Lawson Managed Services for a (4) four­year term expiring April 1,2025, with the potential for two (2) additional (1) one­year renewal terms exercisableby the City Manager and the City Attorney, for a total amount not­to­exceed $150,000annually and $900,000 over the life of the agreement if all extensions are utilized,subject to non­substantive changes approved by the City Manager and City Attorney(Agreement No. 2021­XXX).MINUTES:This consent Item ­ Agreement No. 2021­042 was approved.19.Approve an Amendment to Add a One­Year Extension to the Agreement with ValleyMaintenance Corporation for Custodial Services at City Park Restrooms andFacilities from June 1, 2021 to May 31, 2022 for a Total Annual Amount of $476,708,for Total Agreement Amount for the Five­Year Period to $2,130,425 (General Fund)Department(s): Parks, Recreation, and Community ServicesRecommended Action: Authorize the City Manager to execute an amendment to theagreement with Valley Maintenance Corporation for custodial services at City parkrestrooms and facilities to extend the term for one year, from June 1, 2021 to May 31,2022 for a total annual amount of $476,708, bringing the total agreement amount forthe five­year period to $2,130,425, subject to non­substantive changes approved bythe City Manager and City Attorney (Agreement No. 2021­XXX).MINUTES:Executive Director of Parks, Recreation, and Community Agency LisaRudloff addressed council regarding park janitorial maintenance, inspections andfuture janitorial bid.Councilmembers requested an increase in rotation of park restroom cleaning. This consent Item ­ Agreement No. 2021­043 was approved.Moved by Mayor Pro Tem Penaloza, seconded by Councilmember Hernandezto Approve.YES: 7 – Penaloza, Mayor Pro Tem, – Phan, Councilmember, – Lopez,Councilmember, – Bacerra, Councilmember, – Hernandez, Councilmember, –Mendoza, Councilmember, – Sarmiento, MayorNO: 0 ABSTAIN: 0 ABSENT: 0 Status: 7 – 0 – 0 – 0 – Pass20.Approve a Three­Year Lease Agreement with Rick Kagasoff for warehouse space forthe Santa Ana Police Department Evidence Section in the amount of $197,227 (Non­General Fund)Department(s): Police DepartmentRecommended Action: Authorize the City Manager to execute a three­year leaseagreement with Rick Kagasoff for warehouse space, for the period of April 15, 2021through April 30, 2024, in an amount not to exceed $197,227, subject to non­substantive changes approved by the City Manager and City Attorney. This agreementalso includes an optional one­year extension, exercisable by the City Manager andCity Attorney, in the annual amount of $67,200 (Agreement No. 2021­XXX).MINUTES:This consent Item ­ Agreement No. 2021­044 was approved.21.Approve a First Amendment to the Conditional Grant Agreement with Habitat forHumanity of Orange County for the Development of the Lacy Street Project (Non­General Fund)Department(s): Community Development AgencyRecommended Action: Authorize the City Manager to execute a First Amendmentto the Conditional Grant Agreement with Habitat for Humanity of Orange County for anadditional $333,777 in Inclusionary Housing Funds for a total Inclusionary Grantamount of $565,271 for the development of the Lacy Street affordable housing projectlocated at 826 N Lacy Street (APN 398­041­22) and 416 Vance Street (APN 398­041­18), subject to non­substantive changes approved by the City Manager and CityAttorney (Agreement No. 2021­XXX).Moved by Mayor Pro Tem Penaloza, seconded by Councilmember Bacerra toApprove.YES: 7 – Penaloza, Mayor Pro Tem, – Phan, Councilmember, – Lopez,Councilmember, – Bacerra, Councilmember, – Hernandez, Councilmember, –Mendoza, Councilmember, – Sarmiento, MayorNO: 0 ABSTAIN: 0 ABSENT: 0 Status: 7 – 0 – 0 – 0 – PassMINUTES:This consent Item ­ Agreement No. 2021­045 was approved.22.Approve an agreement with Illumination Foundation to Operate a TemporaryHomeless Shelter, from April 20, 2021 through September 30, 2021, due to theClosure of the Link Shelter and Construction of the Carnegie Navigation Center (Non­General Fund)Department(s): Community Development AgencyRecommended Action: 1.    Authorize the City Manager to execute an agreementwith Illumination Foundation to operate a temporary shelter to provide needed servesto guests at the Link shelter during the construction of the Carnegie Navigation Centerfor $230,000 per month in an amount not to exceed $1,500,000, from April 20, 2021through September 30, 2021, subject to non­substantive changes approved by theCity Manager and City Attorney (Agreement No. 2021­XXX).2.    Authorize the City Manager to execute any and all agreements required by Stateor Federal agencies for the use of ESG­CV, ESG­CV2 and any/all other homeless­related funds available. MINUTES:This consent Item ­ Agreement No. 2021­046 was approved.23.Approve HEAP Subcontractor Agreement with Orange County United Way forLandlord Incentive Program for Foster Youth to Independence Housing VoucherHolders (Non­General Fund)Department(s): Community Development AgencyRecommended Action: Authorize the City Manager to execute an agreement withOrange County United Way to utilize Homeless Emergency Aid Program (HEAP)funds in an amount not to exceed $184,544.29 to provide landlord incentives forFoster Youth to Independence vouchers issued by the Housing Authority, subject tonon­substantive changes approved by the City Manager and City Attorney(Agreement No. 2021­XXX). MINUTES:Councilmember Phan abstained from Item 23 due to a conflict ofinterest regarding her employer.This consent Item ­ Agreement No. 2021­047 was approved.24.Approve the Regional and Unified Local Workforce Plan for Program Years 2021­2024Department(s): Community Development AgencyRecommended Action: 1.    Approve the Regional and Unified Local Plan forProgram Year 2021­2024 and authorize staff to submit to the California WorkforceDevelopment Board and State of California Employment Development Department.2.    Authorize the Mayor to sign all documents necessary for the submission of theRegional and Unified Local Plan for Program Year 2021­2024. 3.    Authorize staff to make non­substantive changes to the Regional and UnifiedLocal Plan in response to public comments received or as requested by the CaliforniaWorkforce Development Board and the State of California Employment DevelopmentDepartment.25.Local Area Subsequent Designation and Local Board Recertification for a Two­YearPeriod from July 2021 to June 2023Department(s): Community Development AgencyRecommended Action: Authorize the Mayor to sign the Subsequent Local AreaDesignation and Local Board Recertification application for a two­year periodexpiring June 30, 2023.26.Amend Conflict of Interest Code, list of designated classifications required to fileannual disclosure form (Statement of Economic Interests form)Department(s): Clerk of the Council OfficeRecommended Action: Resolution No. 2021­XXX – Adopt a resolution amendingthe City of Santa Ana’s Conflict of Interest Code.MINUTES:This consent Item­ Resolution No. 2021­014 was approved.27.Adopt a resolution amending resolution No. 2019­111 to effect certain changes to theCity’s Master Pay Schedule in conformance with Title 2 of the California Code ofRegulations section 570.5 and the California Public Employee’s Retirement System(CalPERS)Department(s): Human ResourcesRecommended Action: Resolution No. 2021­XXX – Adopt a Resolution AmendingResolution No. 2019­111 to effect certain changes to the City’s Master Pay Schedulefor all represented and unrepresented employee classifications of the City of SantaAna, covered by the City’s Classification and Compensation Plan, to conform withTitle 2 of the California Code of Regulations Section 570.5, listing all employee payrates on a publicly available master pay schedule approved and adopted by CityCouncil. MINUTES:This consent Item­ Resolution No. 2021­015 was approved.28.Adopt a Resolution Authorizing a Grant Application Submission for the Bureau ofReclamation WaterSMART Small­Scale Water Efficiency Projects for the Santa AnaLandscape Transformation Program (Non­General Fund)Department(s): Public Works AgencyRecommended Action: Resolution No. 2021­XXX – Adopt a resolution authorizingthe Executive Director of the Public Works Agency to submit a grant application to theU.S. Department of the Interior, Bureau of Reclamation’s Sustain and ManageAmerica’s Resources for Tomorrow Small­Scale Water Efficiency Programs Grant forthe Turf Removal and Irrigation Improvements Program, in an amount up to $75,000.MINUTES:This consent Item­ Resolution No. 2021­016 was approved.29.Adopt a Resolution and Approve an Agreement Accepting the Donation of a PoliceK­9 Animal, Equipment and Supplies, and $5,000 to Cover Training Expenses fromJohanna Scillieri for the Santa Ana Police Department Vice/Narcotics K­9 ProgramDepartment(s): Police DepartmentRecommended Action: 1.    Resolution No. 2021­XXX – Adopt a resolutionaccepting the donation of a Police K­9 animal, equipment and supplies, and $5,000to cover training expenses from Johanna Scillieri for the Santa Ana PoliceDepartment’s Vice/Narcotics Unit and implementation of a K­9 Narcotics DetectionProgram. 2.    Approve an appropriation adjustment recognizing $5,000 in Police MiscellaneousReimbursement revenue and appropriating same to the Vice/Narcotics Training,Transportation and Meetings account. (Requires five affirmative votes)MINUTES:This consent Item­ Resolution No. 2021­017 was approved.Moved by Councilmember Bacerra, seconded by Councilmember Mendoza toapprove Consent Calendar items 7­ 29 with the exception of 13, 16, 19, and 21.Councilmember Phan abstained from Item 23 due to a conflict of interest.YES: 7 – Penaloza, Mayor Pro Tem, – Phan, Councilmember, – Lopez, Councilmember, –Bacerra, Councilmember, – Hernandez, Councilmember, – Mendoza, Councilmember, –Sarmiento, MayorNO: 0 ABSTAIN: 0 ABSENT: 0 Status: 7 – 0 – 0 – 0 – Pass**END OF CONSENT CALENDAR**BUSINESS CALENDAR30.Approve Agreement with Townsend Public Affairs for State Legislative AdvocacyServices; Approve Amendment to Agreement with Holland & Knight for FederalLegislative Advocacy Services; Provide Direction to Staff relating to Local, State, andFederal Government AssociationsDepartment(s): City Manager OfficeRecommended Action: 1.    Authorize the City Manager to execute an agreementwith Townsend Public Affairs for State legislative advocacy services for a three­yearterm, from April 6, 2021 through March 31, 2024, with an option to extend the term foran additional one­year period, for a four­year not­to­exceed amount of $252,000,subject to non­substantive changes approved by the City Manager and City Attorney(Agreement No. 2021­XXX). 2.    Approve an amendment to an agreement with Holland & Knight LLP for Federallegislative advocacy services for a one­year term from April 1, 2021 through March31, 2022, in an amount not to exceed $117,600, subject to non­substantive changesapproved by the City Manager and City Attorney (Agreement No. 2021­XXX).3.    Provide direction to staff relating to local, state, and federal governmentassociations.Moved by Councilmember Bacerra, seconded by Mayor Sarmiento toApproved as amended;1. Approved a one year agreement to Townsend Public Affairs for statelegislative advocacy services and directed staff to proceed with arequest for proposal.  Agreement 2021­0482. Approved an amendment to an agreement with Holland & Knight LLP forFederal legislative advocacy services for a term of 24months. Agreement 2021­0493.  Provided direction to staff relating to local state and federal governmentassociations and return to council at a future date during the budgetdiscussion. .YES: 7 – Penaloza, Mayor Pro Tem, – Phan, Councilmember, – Lopez,Councilmember, – Bacerra, Councilmember, – Hernandez, Councilmember, –Mendoza, Councilmember, – Sarmiento, MayorNO: 0 ABSTAIN: 0 ABSENT: 0 Status: 7 – 0 – 0 – 0 – PassMINUTES:Management Assistant  Daniel Soto provided a brief presentation.31.Adopt Resolution Condemning Racism Xenophobia and Hate against AsianAmericansDepartment(s): City Manager OfficeRecommended Action: Resolution No. 2021­XXX – Adopt a resolution condemningracism, xenophobia, and hate against Asian Americans.MINUTES:Mayor Sarmiento requested staff research and restore the torn downVietnamese themed welcome sign. Resolution No. 2021­018 was approvedMoved by Councilmember Phan, seconded by Councilmember Bacerra toApprove.YES: 7 – Penaloza, Mayor Pro Tem, – Phan, Councilmember, – Lopez,Councilmember, – Bacerra, Councilmember, – Hernandez, Councilmember, –Mendoza, Councilmember, – Sarmiento, MayorNO: 0 ABSTAIN: 0 ABSENT: 0 Status: 7 – 0 – 0 – 0 – Pass**END OF BUSINESS CALENDAR**COUNCILMEMBER REQUESTED ITEMS32.Discuss and consider directing City Manager to direct Police Department staff to postmonthly reports of hate crime­related data on the Santa Ana Police Departmentwebsite – Councilmembers Bacerra and PhanMINUTES:Council supports with no objections and provided direction to City staff.City Manager Kristine Ridge noted the data is information that is already collectedby the Police Department. Mayor Sarmiento recessed the Council meeting and convened to the HousingAuthority Meeting at 9:37 p.m.Chair Sarmiento adjourned the Housing Authority meeting and reconvened to theRegular Meeting at 9:40 p.m.CITY MANAGER COMMENTSMINUTES:City Manager Kristine Ridge provided an update regarding the number oftutoring sessions provided by the library and announced the City has been named “TreeCity” for 22  consecutive year. COUNCIL COMMENTSMINUTES:Councilmember Bacerra wished everyone a happy National Library Week. Councilmember Hernandez mentioned the unfortunate loss of a family friend due toCOVID­19 and reminded the public that FEMA can provide financial assistance to thosewho have lost a loved one due to COVID­19. Councilmember Lopez reminded residents she will be hosting a meeting aimed atdiscussing environmental concerns on April 29, 2021. Announced that the developer ofthe 2525 site has agreed to secure the site and provide guards overnight. Thankedresidents for their patience and asked that they continue to reach out. Councilmember Mendoza requested to adjourn the meeting in memory of SergeantSalvador Lujan.Councilmember Phan reminded the public that the CDC still recommends socialdistancing and using masks after vaccination. Mayor Pro Tem Penaloza invited the public to visit the newly renovated Newhope Libraryand reminded the public of Denim Day on April 28, 2021 and it’s background.  Mayor Sarmiento spoke regarding the American Rescue Plan and the importance ofefficiently vaccinating the City’s residents. ADJOURNMENT – Adjourn the City Council meeting and convene to the Housing Authoritymeeting.Adjourn in memory of Arthur SandovalFuture Items1. Shelter Operator2. Short Term Rentals & Reasonable Accommodation Regulations Update3. Cannabis Regulation UpdatesMINUTES:Mayor Sarmiento adjourned the City Council meeting at 10:00 p.m.Adjourn in Memory of Arthur Sandoval, Sergeant Salvador Lujan and Matthew Farias. Daisy Gomez,   Clerk of the Council  HOUSING AUTHORITY CALL TO ORDER ATTENDANCE Authority Members Phil Bacerra Johnathan Ryan Hernandez Jessie Lopez Nelida Mendoza Thai Viet Phan Vice Chair David Penaloza Chair Vicente Sarmiento City Manager Kristine Ridge City Attorney Sonia R. Carvalho Clerk of the Council Daisy Gomez MINUTES:Chair Sarmiento recessed the Regular City Counil meeting and called the Housing Authority meeting to order at 9:37p.m. Clerk of the Council conducted roll call. All Authority Members were present. PUBLIC COMMENTS – Members of the public may address Housing Authority on items on the Housing Authority agenda.  MINUTES:None.  CONSENT CALENDAR RECOMMENDED ACTION:  Approve staff recommendations on the following Consent Calendar Item: 1. 1.Excused absences Department(s): Clerk of the Council Recommended Action: Excuse absent members. MINUTES:None. **END OF CONSENT CALENDAR** BUSINESS CALENDAR 2.Public Hearing ­ Approve the Housing Authority Annual Plan Legal Notice published in the Orange County Register, La Opinion and Nguoi Viet on February 20, 2021. Department(s): Community Development Agency Recommended Action: 1.    Conduct a public hearing in consideration of the approval and submission of the Housing Authority Annual Plan to the United States Department of Housing and Urban Development. 2.   Resolution No. 2021­XXX – Adopt a resolution approving the Housing Authority Annual Plan and authorize the Executive Director of the Housing Authority to submit the Annual Plan to the United States Department of Housing and Urban Development. Moved by Councilmember Hernandez, seconded by Councilmember Mendoza to Approve. YES: 7 – Penaloza, Mayor Pro Tem, – Phan, Councilmember, – Lopez, Councilmember, – Bacerra, Councilmember, – Hernandez, Councilmember, – Mendoza, Councilmember, – Sarmiento, Mayor NO: 0  ABSTAIN: 0  ABSENT: 0  Status: 7 – 0 – 0 – 0 – Pass MINUTES: Busniess Calendar Item Resolution No. 2021­001 was approved  Chair Sarmiento opened the public hearing and seeing there were no speakers, closed the public hearing at 9:39 p.m. **END OF BUSINESS CALENDAR** HOUSING AUTHORITY MEMBER COMMENTS MINUTES:None. ADJOURNMENT – Adjourn the Housing Authority meeting. MINUTES:Chair Sarmiento adjourned the Housing Authority meeting and reconvened to the Regular Meeting at 9:40 p.m. Daisy Gomez,   Clerk of the Council  thnd City Council 17 4/6/2021CityCouncil5–17 6/1/2021 DRAFT Minutes of the Regular Meeting of theCity CouncilCity of Santa Ana, CaliforniaApril 06, 2021CLOSED SESSION MEETING – 5:00 pmREGULAR OPEN MEETING – 5:00 PM (Immediately following the Closed Session Meeting)CITY COUNCIL CHAMBER22 Civic Center Plaza Santa Ana, CA 92701Due to Governor Gavin Newsom’s Executive Order and the City Council's Proclamation ofLocal Emergency, there was no in­person meeting location for the community to attendpublic meetings.CLOSED SESSIONCALL TO ORDERATTENDANCE Council Members Phil BacerraJohnathan Ryan HernandezJessie LopezNelida MendozaThai Viet PhanMayor  Pro Tem David PenalozaMayorVicente SarmientoCity Manager Kristine RidgeCity Attorney Sonia R. CarvalhoClerk of the Council Daisy GomezMINUTES:Mayor Pro Tem Penaloza called the Closed Session meeting to order at5:10 p.m.Clerk of the Council conducted roll call. All were present. Mayor Sarmiento joined themeeting at 5:40 p.m.No public comments on Closed Session items.CLOSED SESSION ITEMS – The Brown Act permits legislative bodies to discuss certainmatters without members of the public present. The City Council finds, based on advice fromthe City Attorney, that discussion in open session of the following matters will prejudice theposition of the City in existing and anticipated litigation:1.CONFERENCE WITH LEGAL COUNSEL ­ THREAT OF POTENTIAL LITIGATIONSignificant exposure to litigation pursuant to Government Code Section 54956.9(d)(2):  One Claima.    Claim number 20­146573, Allstate Ins / Sevak Zargaryan 2.CONFERENCE WITH LEGAL COUNSEL­ EXISTING LITIGATION­ pursuant toparagraph (1) of subdivision (d) of Section 54956.9 of the Government Code:a.  California Grocers Association v. City of Santa Ana, Orange County Superior CourtCase No. 30­2021­01189627­CU­MC­CXCCLOSED SESSION REPORT – The City Attorney will report on any action(s) to be taken atthe Regular Open Session which will begin immediately following the Closed Session.RECESS – City Council will recess to Closed Session for the purpose of conducting regularCity business.MINUTES:Council recessed meeting to consider items listed on the Closed Session fordiscussion at 5:12 p.m. Mayor Sarmiento joined the meeting at 5:40 p.m.RECONVENE – City Council will reconvene to continue regular City business.MINUTES:Mayor Sarmiento adjourned Closed Session meeting at 5:52 p.m. CITY COUNCIL REGULAR OPEN SESSIONCALL TO ORDERMINUTES:Mayor Sarmiento called the Regular Open Session meeting to order at5:58 p.m.ROLL CALLMINUTES:Clerk of the Council conducted roll call. All councilmembers were present.Councilmember Mendoza joined the Open Regular Session meeting at 6:03 p.m.PLEDGE OF ALLEGIANCE Mayor SarmientoINVOCATIONMoment of ReflectionCEREMONIAL PRESENTATIONS1.Oath of Office (video) administered to Nellieann Myia Turtleheart LeGaspé, PersonnelBoard as the Ward 5 representative – Councilmember Hernandez2.Introduction of Ward 1 Commissioners by Councilmember Phan.3.Proclamation presented by Mayor Sarmiento, Mayor Pro Tem Penaloza andCouncilmember Phan to Casa de la Familia recognizing Sexual Assault AwarenessMonth.4.Certificate of Recognition presented by Councilmember Bacerra to Toyama Karate­DoUSA in recognition of 30­year Anniversary and Outstanding Contributions to theCommunity.5.Certificate of Recognition presented by Councilmember Mendoza to Alan Gersten,Santa Ana Unified School District  for Teacher of the Year and OutstandingContributions to the Community.STAFF PRESENTATIONS6.COVID­19 Update in the Community.MINUTES:City Manager Kristine Ridge provided brief COVID­19 updates on:VaccinesAdvancement to the Orange TierCOVID­19 Funeral AssistanceBusiness LoansShuttered Venue Operators GrantCLOSED SESSION REPORT – The City Attorney will report on any action(s) from ClosedSession.MINUTES:City Attorney Sonia Carvalho reported that Closed Session Item 1 wasapproved unanimously by the Council, with the exception of the Mayor Sarmiento who wasabsent. PUBLIC COMMENT – Public comments will be held during the beginning of the meeting forALL comments on agenda and non­agenda items, except for public hearings. Comments forpublic hearings will take place after the hearing is opened.MINUTES:Clerk of the Council Daisy Gomez reported out on correspondence received.Dale Helvig thanked Parks, Recreation and Community Services staff on Item 16,expressed concern regarding rental fee for Item 22 and abatement concerns for derelictproperties. Victor Mendez expressed concern with the vaccination appointment process. Manny Escamilla spoke in support of Item 14 and asked to consider a potential site for afuture library, made comments regarding a potential memorial in honor of the lives lost toCOVID­19.Jeffrey Katz spoke regarding transitional housing and encourages council to adopt theCosta Mesa ordinance regarding transitional housing. Speaker spoke regarding a potential $200 stimulus check, requested Council use funds toreinvest in the community and spoke regarding solar panel manufacturing in the City. Paul Lujan spoke in opposition of the Lincoln Pathway Project.Irvin M. expressed concern with the homeless issue and maintenance in Memorial Park. CONSENT CALENDARRECOMMENDED ACTION:  Approve staff recommendations on the followingConsent Calendar Items: 7 through 29.7.Excused absencesDepartment(s): Clerk of the CouncilRecommended Action: Excuse the absent members.8.Minutes from the regular, special and Housing Authority meetings of February 2, 2021Department(s): Clerk of the CouncilRecommended Action: Approve minutes.9.Minutes from the special closed session meeting of February 12, 2021Department(s): Clerk of the CouncilRecommended Action: Approve minutes.10.Minutes from the regular meeting of February 16, 2021Department(s): Clerk of the CouncilRecommended Action: Approve minutes.11.Approve an Appropriation Adjustment and Agreement Accepting $90,364.23 in 2020Edward Byrne Memorial Justice Assistance Grant Funds (Non­General Fund)Department(s): Police DepartmentRecommended Action: 1.    Approve an appropriation adjustment recognizing$90,364.23 in the Law Enforcement Grants Revenue account and appropriate samein the Byrne Justice Assistance account. (Requires five affirmative votes)2.    Authorize the City Manager and the Chief of Police to execute an agreement(Award #2020­DJ­BX­0773) with the Orange County Sheriff’s Department for theperiod of October 1, 2020 through September 30, 2023, accepting the 2020 EdwardByrne Memorial Justice Assistance Grant program funds in the amount of $90,364.23,subject to non­substantive changes approved by the City Manager and City Attorney(Agreement No. 2021­XXX). MINUTES:This consent Item ­ Agreement No. 2021­039 was approved.12.Approve a Lease Agreement with Railworks Track Services, Inc. for Office Space atthe Santa Ana Regional Transportation Center for a One­year Term with Twelve One­month Extensions for a Total Amount of $19,560 (Non­General Fund)Department(s): Public Works AgencyRecommended Action: 1.   Authorize the City Manager to execute a site leaseagreement with RailWorks Track Services, Inc., to compensate the City $815 permonth, with any partial month prorated at $27 per day, for the lease of 326 square feetof office space located at the Santa Ana Regional Transportation Center, for a one­year term beginning on April 6, 2021, and ending April 5, 2022, with an option fortwelve month­to­month extensions, for a total of $19,560 in lease revenue for the entireterm of the agreement, including optional extensions, subject to non­substantivechanges approved by the City Manager and City Attorney (Agreement No. 2021­XXX). 2.    Approve an appropriation adjustment recognizing Fiscal Year 2020­21 leaseincome in the amount of $2,310 into the SARTC Operations, Rental­RailWorksrevenue account and appropriating the same amount to the SARTC Operations,Contractual Services expenditure account. (Requires five affirmative votes)MINUTES:This consent Item ­ Agreement No. 2021­040 was approved.13.Approve an Appropriation Adjustment, Approve an Amendment to the FY 2020­21Capital Improvement Program, and Award a Construction Contract to Big Ben, Inc. inthe Amount of $707,733 for the Baker­Glenwood Sewer Main Upgrade Project withan Estimated Total Delivery Cost of $920,053 (Project No. 21­6446) (Non­GeneralFund)Department(s): Public Works AgencyRecommended Action: 1.    Approve an appropriation adjustment to recognize$920,053 from prior year fund balance in the Sewer Connection Fee Fund, prior­yearcarry forward revenue account and appropriate the same amount to the SewerConnection Projects, Improvements Other Than Building expenditureaccount. (Requires five affirmative votes)2.    Approve an amendment to the Fiscal Year 2020­21 Capital ImprovementProgram to include $920,053 in construction funds for the Baker­Glenwood SewerMain Upgrade.3.    Award a Construction Contract to Big Ben, Inc., the lowest responsible bidder, inaccordance with the base bid in the amount of $707,733, for construction of theBaker­Glenwood Sewer Main Upgrade, for the term beginning April 6, 2021 andending upon project completion, and authorize the City Manager to execute thecontract subject to non­substantive changes approved by the City Manager and CityAttorney.4.    Approve the Project Delivery Cost for a total estimated construction cost of$920,053, which includes $707,733 for construction contract, $106,160 for contractadministration, inspection and testing, and $106,160 for project contingency.  MINUTES:Executive Director of Public Works Agency Nabil Saba addressedcouncil regarding project timeline and traffic during construction.Moved by Mayor Pro Tem Penaloza, seconded by Councilmember Bacerra toApprove.YES: 7 – Penaloza, Mayor Pro Tem, – Phan, Councilmember, – Lopez,Councilmember, – Bacerra, Councilmember, – Hernandez, Councilmember, –Mendoza, Councilmember, – Sarmiento, MayorNO: 0 ABSTAIN: 0 ABSENT: 0 Status: 7 – 0 – 0 – 0 – Pass14.Award a Purchase Order Contract to Bibliotheca, LLC to Provide and Install Two FullTurn­Key Book Dispenser Remote Lockers at the Santa Ana Regional TransportationCenter and Police Athletic & Activity League (PAAL) Center for $59,109.74 and aTwo­Year Extended Warranty with Hardware and Software Maintenance for $10,260,for a Total Amount Not to Exceed $69,369.74 (Specification No. 21­037) (GeneralFund)Department(s): LibraryRecommended Action: Award a purchase order contract to Bibliotheca, LLC toprovide and install two full turn­key book dispenser remote lockers at the Santa AnaRegional Transportation Center and Police Athletic & Activity League (PAAL) Centerfor $59,109.74 and a two­year extended warranty with hardware and softwaremaintenance for $10,260 for a total amount not to exceed $69.369.74, subject to non­substantive changes approved by the City Manager and City Attorney.15.Authorize a one­time purchase and payment of purchase order to Metron­Farnier,LLC for construction fire hydrant water meters with Verizon Solution Registers in theamount of $82,560, plus a contingency of $8,256, for a total amount not to exceed$90,816, subject to non­substantive changes approved by the City Manager and CityAttorney.Department(s): Public Works AgencyRecommended Action: Authorize a one­time purchase and payment of purchaseorder to Metron­Farnier, LLC for construction fire hydrant water meters with VerizonSolution Registers in the amount of $82,560, plus a contingency of $8,256, for a totalamount not to exceed $90,816, subject to non­substantive changes approved by theCity Manager and City Attorney.16.Authorize Budget Reallocation and Award a Construction Contract to WrightConstruction Engineering Corp. in the Amount of $1,099,195.50 for the LincolnAvenue Pedestrian Pathway from Park Lane to Santiago Creek Project with anEstimated Total Delivery Cost of $1,341,991 (Project No. 17­6802) (Non­GeneralFund)Department(s): Public Works AgencyRecommended Action: 1. Authorize Budget Reallocation of $140,105 in unspentproject funds to the Lincoln Avenue Pedestrian Pathway from Park Lane to SantiagoCreek Project (17­6802) as follows: $46,105 in Measure M2 Local Fairshare fundsfrom the Bristol Street Rehabilitation from 17  to Santa Clara project (Project 18­6909), and $94,000 in Measure M2 Local Fairshare funds from Project Development(Project 21­6899).2. Award a construction contract to Wright Construction Engineering Corp., the lowestresponsible bidder, in accordance with the Base Bid plus Alternates 1 and 2 in theamount of $1,099,195.50, for construction of the Lincoln Avenue Pedestrian Pathwayfrom Park Lane to Santiago Creek Project, for the term beginning April 6, 2021 andending upon project completion, and authorize the City Manager to execute thecontract, subject to non­substantive changes approved by the City Manager and CityAttorney. 3. Approve the Project Delivery Cost with a total estimated construction cost of$1,341,991, which includes $1,099,195.50 for the construction contract, $110,891.50for contract administration, inspection and testing, and $131,904 for projectcontingencies.MINUTES:Executive Director of Public Works Agency Nabil Saba provided a briefpresentation.Council requested staff research or provide outreach regarding the number of SantaAna based contractors who submit bids. Moved by Councilmember Lopez, seconded by Mayor Pro Tem Penaloza toApprove.YES: 7 – Penaloza, Mayor Pro Tem, – Phan, Councilmember, – Lopez,Councilmember, – Bacerra, Councilmember, – Hernandez, Councilmember, –Mendoza, Councilmember, – Sarmiento, MayorNO: 0 ABSTAIN: 0 ABSENT: 0 Status: 7 – 0 – 0 – 0 – Pass17.Approve Agreement with TPX Communications, Inc. for Telecom Services in anAnnual Amount Not to Exceed $50,000 (Non­General Fund)Department(s): Information TechnologyRecommended Action: 1.    Authorize the City Manager to execute the agreementwith TPX Communications, Inc., for telecom services for a three­year periodbeginning April 1, 2021 through March 31, 2024 with the potential for three (3)additional one­year (1) renewal terms, exercisable by the City Manager and the City,in an amount not to exceed $50,000 annually and $300,000 over the life of theagreement if all extensions are utilized, subject to non­substantive changes andapproved by the City Manager and City Attorney (Agreement No. 2021­XXX).2.    Approve payment for invoices for services incurred with TPX for telecom servicesthrough April 30, 2021 for an additional amount not­to­exceed $18,000.MINUTES:This consent Item ­ Agreement No. 2021­041 was approved.18.Approve Agreement with Nogalis, Inc. for Lawson Managed Services in an annualamount not to exceed $150,000 (Non­General Fund)Department(s): Information TechnologyRecommended Action: Authorize the City Manager to execute an agreement withNogalis, Inc. for Lawson Managed Services for a (4) four­year term expiring April 1,2025, with the potential for two (2) additional (1) one­year renewal terms exercisableby the City Manager and the City Attorney, for a total amount not­to­exceed $150,000annually and $900,000 over the life of the agreement if all extensions are utilized,subject to non­substantive changes approved by the City Manager and City Attorney(Agreement No. 2021­XXX).MINUTES:This consent Item ­ Agreement No. 2021­042 was approved.19.Approve an Amendment to Add a One­Year Extension to the Agreement with ValleyMaintenance Corporation for Custodial Services at City Park Restrooms andFacilities from June 1, 2021 to May 31, 2022 for a Total Annual Amount of $476,708,for Total Agreement Amount for the Five­Year Period to $2,130,425 (General Fund)Department(s): Parks, Recreation, and Community ServicesRecommended Action: Authorize the City Manager to execute an amendment to theagreement with Valley Maintenance Corporation for custodial services at City parkrestrooms and facilities to extend the term for one year, from June 1, 2021 to May 31,2022 for a total annual amount of $476,708, bringing the total agreement amount forthe five­year period to $2,130,425, subject to non­substantive changes approved bythe City Manager and City Attorney (Agreement No. 2021­XXX).MINUTES:Executive Director of Parks, Recreation, and Community Agency LisaRudloff addressed council regarding park janitorial maintenance, inspections andfuture janitorial bid.Councilmembers requested an increase in rotation of park restroom cleaning. This consent Item ­ Agreement No. 2021­043 was approved.Moved by Mayor Pro Tem Penaloza, seconded by Councilmember Hernandezto Approve.YES: 7 – Penaloza, Mayor Pro Tem, – Phan, Councilmember, – Lopez,Councilmember, – Bacerra, Councilmember, – Hernandez, Councilmember, –Mendoza, Councilmember, – Sarmiento, MayorNO: 0 ABSTAIN: 0 ABSENT: 0 Status: 7 – 0 – 0 – 0 – Pass20.Approve a Three­Year Lease Agreement with Rick Kagasoff for warehouse space forthe Santa Ana Police Department Evidence Section in the amount of $197,227 (Non­General Fund)Department(s): Police DepartmentRecommended Action: Authorize the City Manager to execute a three­year leaseagreement with Rick Kagasoff for warehouse space, for the period of April 15, 2021through April 30, 2024, in an amount not to exceed $197,227, subject to non­substantive changes approved by the City Manager and City Attorney. This agreementalso includes an optional one­year extension, exercisable by the City Manager andCity Attorney, in the annual amount of $67,200 (Agreement No. 2021­XXX).MINUTES:This consent Item ­ Agreement No. 2021­044 was approved.21.Approve a First Amendment to the Conditional Grant Agreement with Habitat forHumanity of Orange County for the Development of the Lacy Street Project (Non­General Fund)Department(s): Community Development AgencyRecommended Action: Authorize the City Manager to execute a First Amendmentto the Conditional Grant Agreement with Habitat for Humanity of Orange County for anadditional $333,777 in Inclusionary Housing Funds for a total Inclusionary Grantamount of $565,271 for the development of the Lacy Street affordable housing projectlocated at 826 N Lacy Street (APN 398­041­22) and 416 Vance Street (APN 398­041­18), subject to non­substantive changes approved by the City Manager and CityAttorney (Agreement No. 2021­XXX).Moved by Mayor Pro Tem Penaloza, seconded by Councilmember Bacerra toApprove.YES: 7 – Penaloza, Mayor Pro Tem, – Phan, Councilmember, – Lopez,Councilmember, – Bacerra, Councilmember, – Hernandez, Councilmember, –Mendoza, Councilmember, – Sarmiento, MayorNO: 0 ABSTAIN: 0 ABSENT: 0 Status: 7 – 0 – 0 – 0 – PassMINUTES:This consent Item ­ Agreement No. 2021­045 was approved.22.Approve an agreement with Illumination Foundation to Operate a TemporaryHomeless Shelter, from April 20, 2021 through September 30, 2021, due to theClosure of the Link Shelter and Construction of the Carnegie Navigation Center (Non­General Fund)Department(s): Community Development AgencyRecommended Action: 1.    Authorize the City Manager to execute an agreementwith Illumination Foundation to operate a temporary shelter to provide needed servesto guests at the Link shelter during the construction of the Carnegie Navigation Centerfor $230,000 per month in an amount not to exceed $1,500,000, from April 20, 2021through September 30, 2021, subject to non­substantive changes approved by theCity Manager and City Attorney (Agreement No. 2021­XXX).2.    Authorize the City Manager to execute any and all agreements required by Stateor Federal agencies for the use of ESG­CV, ESG­CV2 and any/all other homeless­related funds available. MINUTES:This consent Item ­ Agreement No. 2021­046 was approved.23.Approve HEAP Subcontractor Agreement with Orange County United Way forLandlord Incentive Program for Foster Youth to Independence Housing VoucherHolders (Non­General Fund)Department(s): Community Development AgencyRecommended Action: Authorize the City Manager to execute an agreement withOrange County United Way to utilize Homeless Emergency Aid Program (HEAP)funds in an amount not to exceed $184,544.29 to provide landlord incentives forFoster Youth to Independence vouchers issued by the Housing Authority, subject tonon­substantive changes approved by the City Manager and City Attorney(Agreement No. 2021­XXX). MINUTES:Councilmember Phan abstained from Item 23 due to a conflict ofinterest regarding her employer.This consent Item ­ Agreement No. 2021­047 was approved.24.Approve the Regional and Unified Local Workforce Plan for Program Years 2021­2024Department(s): Community Development AgencyRecommended Action: 1.    Approve the Regional and Unified Local Plan forProgram Year 2021­2024 and authorize staff to submit to the California WorkforceDevelopment Board and State of California Employment Development Department.2.    Authorize the Mayor to sign all documents necessary for the submission of theRegional and Unified Local Plan for Program Year 2021­2024. 3.    Authorize staff to make non­substantive changes to the Regional and UnifiedLocal Plan in response to public comments received or as requested by the CaliforniaWorkforce Development Board and the State of California Employment DevelopmentDepartment.25.Local Area Subsequent Designation and Local Board Recertification for a Two­YearPeriod from July 2021 to June 2023Department(s): Community Development AgencyRecommended Action: Authorize the Mayor to sign the Subsequent Local AreaDesignation and Local Board Recertification application for a two­year periodexpiring June 30, 2023.26.Amend Conflict of Interest Code, list of designated classifications required to fileannual disclosure form (Statement of Economic Interests form)Department(s): Clerk of the Council OfficeRecommended Action: Resolution No. 2021­XXX – Adopt a resolution amendingthe City of Santa Ana’s Conflict of Interest Code.MINUTES:This consent Item­ Resolution No. 2021­014 was approved.27.Adopt a resolution amending resolution No. 2019­111 to effect certain changes to theCity’s Master Pay Schedule in conformance with Title 2 of the California Code ofRegulations section 570.5 and the California Public Employee’s Retirement System(CalPERS)Department(s): Human ResourcesRecommended Action: Resolution No. 2021­XXX – Adopt a Resolution AmendingResolution No. 2019­111 to effect certain changes to the City’s Master Pay Schedulefor all represented and unrepresented employee classifications of the City of SantaAna, covered by the City’s Classification and Compensation Plan, to conform withTitle 2 of the California Code of Regulations Section 570.5, listing all employee payrates on a publicly available master pay schedule approved and adopted by CityCouncil. MINUTES:This consent Item­ Resolution No. 2021­015 was approved.28.Adopt a Resolution Authorizing a Grant Application Submission for the Bureau ofReclamation WaterSMART Small­Scale Water Efficiency Projects for the Santa AnaLandscape Transformation Program (Non­General Fund)Department(s): Public Works AgencyRecommended Action: Resolution No. 2021­XXX – Adopt a resolution authorizingthe Executive Director of the Public Works Agency to submit a grant application to theU.S. Department of the Interior, Bureau of Reclamation’s Sustain and ManageAmerica’s Resources for Tomorrow Small­Scale Water Efficiency Programs Grant forthe Turf Removal and Irrigation Improvements Program, in an amount up to $75,000.MINUTES:This consent Item­ Resolution No. 2021­016 was approved.29.Adopt a Resolution and Approve an Agreement Accepting the Donation of a PoliceK­9 Animal, Equipment and Supplies, and $5,000 to Cover Training Expenses fromJohanna Scillieri for the Santa Ana Police Department Vice/Narcotics K­9 ProgramDepartment(s): Police DepartmentRecommended Action: 1.    Resolution No. 2021­XXX – Adopt a resolutionaccepting the donation of a Police K­9 animal, equipment and supplies, and $5,000to cover training expenses from Johanna Scillieri for the Santa Ana PoliceDepartment’s Vice/Narcotics Unit and implementation of a K­9 Narcotics DetectionProgram. 2.    Approve an appropriation adjustment recognizing $5,000 in Police MiscellaneousReimbursement revenue and appropriating same to the Vice/Narcotics Training,Transportation and Meetings account. (Requires five affirmative votes)MINUTES:This consent Item­ Resolution No. 2021­017 was approved.Moved by Councilmember Bacerra, seconded by Councilmember Mendoza toapprove Consent Calendar items 7­ 29 with the exception of 13, 16, 19, and 21.Councilmember Phan abstained from Item 23 due to a conflict of interest.YES: 7 – Penaloza, Mayor Pro Tem, – Phan, Councilmember, – Lopez, Councilmember, –Bacerra, Councilmember, – Hernandez, Councilmember, – Mendoza, Councilmember, –Sarmiento, MayorNO: 0 ABSTAIN: 0 ABSENT: 0 Status: 7 – 0 – 0 – 0 – Pass**END OF CONSENT CALENDAR**BUSINESS CALENDAR30.Approve Agreement with Townsend Public Affairs for State Legislative AdvocacyServices; Approve Amendment to Agreement with Holland & Knight for FederalLegislative Advocacy Services; Provide Direction to Staff relating to Local, State, andFederal Government AssociationsDepartment(s): City Manager OfficeRecommended Action: 1.    Authorize the City Manager to execute an agreementwith Townsend Public Affairs for State legislative advocacy services for a three­yearterm, from April 6, 2021 through March 31, 2024, with an option to extend the term foran additional one­year period, for a four­year not­to­exceed amount of $252,000,subject to non­substantive changes approved by the City Manager and City Attorney(Agreement No. 2021­XXX). 2.    Approve an amendment to an agreement with Holland & Knight LLP for Federallegislative advocacy services for a one­year term from April 1, 2021 through March31, 2022, in an amount not to exceed $117,600, subject to non­substantive changesapproved by the City Manager and City Attorney (Agreement No. 2021­XXX).3.    Provide direction to staff relating to local, state, and federal governmentassociations.Moved by Councilmember Bacerra, seconded by Mayor Sarmiento toApproved as amended;1. Approved a one year agreement to Townsend Public Affairs for statelegislative advocacy services and directed staff to proceed with arequest for proposal.  Agreement 2021­0482. Approved an amendment to an agreement with Holland & Knight LLP forFederal legislative advocacy services for a term of 24months. Agreement 2021­0493.  Provided direction to staff relating to local state and federal governmentassociations and return to council at a future date during the budgetdiscussion. .YES: 7 – Penaloza, Mayor Pro Tem, – Phan, Councilmember, – Lopez,Councilmember, – Bacerra, Councilmember, – Hernandez, Councilmember, –Mendoza, Councilmember, – Sarmiento, MayorNO: 0 ABSTAIN: 0 ABSENT: 0 Status: 7 – 0 – 0 – 0 – PassMINUTES:Management Assistant  Daniel Soto provided a brief presentation.31.Adopt Resolution Condemning Racism Xenophobia and Hate against AsianAmericansDepartment(s): City Manager OfficeRecommended Action: Resolution No. 2021­XXX – Adopt a resolution condemningracism, xenophobia, and hate against Asian Americans.MINUTES:Mayor Sarmiento requested staff research and restore the torn downVietnamese themed welcome sign. Resolution No. 2021­018 was approvedMoved by Councilmember Phan, seconded by Councilmember Bacerra toApprove.YES: 7 – Penaloza, Mayor Pro Tem, – Phan, Councilmember, – Lopez,Councilmember, – Bacerra, Councilmember, – Hernandez, Councilmember, –Mendoza, Councilmember, – Sarmiento, MayorNO: 0 ABSTAIN: 0 ABSENT: 0 Status: 7 – 0 – 0 – 0 – Pass**END OF BUSINESS CALENDAR**COUNCILMEMBER REQUESTED ITEMS32.Discuss and consider directing City Manager to direct Police Department staff to postmonthly reports of hate crime­related data on the Santa Ana Police Departmentwebsite – Councilmembers Bacerra and PhanMINUTES:Council supports with no objections and provided direction to City staff.City Manager Kristine Ridge noted the data is information that is already collectedby the Police Department. Mayor Sarmiento recessed the Council meeting and convened to the HousingAuthority Meeting at 9:37 p.m.Chair Sarmiento adjourned the Housing Authority meeting and reconvened to theRegular Meeting at 9:40 p.m.CITY MANAGER COMMENTSMINUTES:City Manager Kristine Ridge provided an update regarding the number oftutoring sessions provided by the library and announced the City has been named “TreeCity” for 22  consecutive year. COUNCIL COMMENTSMINUTES:Councilmember Bacerra wished everyone a happy National Library Week. Councilmember Hernandez mentioned the unfortunate loss of a family friend due toCOVID­19 and reminded the public that FEMA can provide financial assistance to thosewho have lost a loved one due to COVID­19. Councilmember Lopez reminded residents she will be hosting a meeting aimed atdiscussing environmental concerns on April 29, 2021. Announced that the developer ofthe 2525 site has agreed to secure the site and provide guards overnight. Thankedresidents for their patience and asked that they continue to reach out. Councilmember Mendoza requested to adjourn the meeting in memory of SergeantSalvador Lujan.Councilmember Phan reminded the public that the CDC still recommends socialdistancing and using masks after vaccination. Mayor Pro Tem Penaloza invited the public to visit the newly renovated Newhope Libraryand reminded the public of Denim Day on April 28, 2021 and it’s background.  Mayor Sarmiento spoke regarding the American Rescue Plan and the importance ofefficiently vaccinating the City’s residents. ADJOURNMENT – Adjourn the City Council meeting and convene to the Housing Authoritymeeting.Adjourn in memory of Arthur SandovalFuture Items1. Shelter Operator2. Short Term Rentals & Reasonable Accommodation Regulations Update3. Cannabis Regulation UpdatesMINUTES:Mayor Sarmiento adjourned the City Council meeting at 10:00 p.m.Adjourn in Memory of Arthur Sandoval, Sergeant Salvador Lujan and Matthew Farias.Daisy Gomez,  Clerk of the Council HOUSING AUTHORITYCALL TO ORDERATTENDANCE Authority Members Phil BacerraJohnathan Ryan HernandezJessie LopezNelida MendozaThai Viet PhanVice Chair David PenalozaChairVicente SarmientoCity Manager Kristine RidgeCity Attorney Sonia R. CarvalhoClerk of the Council Daisy GomezMINUTES:Chair Sarmiento recessed the Regular City Counil meeting and called theHousing Authority meeting to order at 9:37p.m.Clerk of the Council conducted roll call. All Authority Members were present.PUBLIC COMMENTS – Members of the public may address Housing Authority on items onthe Housing Authority agenda. MINUTES:None. CONSENT CALENDARRECOMMENDED ACTION:  Approve staff recommendations on the followingConsent Calendar Item: 1.1.Excused absencesDepartment(s): Clerk of the CouncilRecommended Action: Excuse absent members.MINUTES:None.**END OF CONSENT CALENDAR**BUSINESS CALENDAR 2.Public Hearing ­ Approve the Housing Authority Annual Plan Legal Notice published in the Orange County Register, La Opinion and Nguoi Viet on February 20, 2021. Department(s): Community Development Agency Recommended Action: 1.    Conduct a public hearing in consideration of the approval and submission of the Housing Authority Annual Plan to the United States Department of Housing and Urban Development. 2.   Resolution No. 2021­XXX – Adopt a resolution approving the Housing Authority Annual Plan and authorize the Executive Director of the Housing Authority to submit the Annual Plan to the United States Department of Housing and Urban Development. Moved by Councilmember Hernandez, seconded by Councilmember Mendoza to Approve. YES: 7 – Penaloza, Mayor Pro Tem, – Phan, Councilmember, – Lopez, Councilmember, – Bacerra, Councilmember, – Hernandez, Councilmember, – Mendoza, Councilmember, – Sarmiento, Mayor NO: 0  ABSTAIN: 0  ABSENT: 0  Status: 7 – 0 – 0 – 0 – Pass MINUTES: Busniess Calendar Item Resolution No. 2021­001 was approved  Chair Sarmiento opened the public hearing and seeing there were no speakers, closed the public hearing at 9:39 p.m. **END OF BUSINESS CALENDAR** HOUSING AUTHORITY MEMBER COMMENTS MINUTES:None. ADJOURNMENT – Adjourn the Housing Authority meeting. MINUTES:Chair Sarmiento adjourned the Housing Authority meeting and reconvened to the Regular Meeting at 9:40 p.m. Daisy Gomez,   Clerk of the Council  thnd City Council 18 4/6/2021CityCouncil5–18 6/1/2021 1 ORDINANCE NO. NS-XXXX AN ORDINANCE OF THE CITY COUNCIL OF THE CITY OF SANTA ANA ADDING A NEW ARTICLE XV TO CHAPTER 36 OF THE SANTA ANA MUNICIPAL CODE TO PROHIBIT SPECTATORS AT A STREET RACE OR RECKLESS DRIVING EXHIBITION WHEREAS, under the provisions of Sections 23103, 23109 of the California Vehicle Code, reckless driving exhibition and speed contests on public streets are illegal; and WHEREAS, motor vehicle speed contests are more commonly known as street races or drag races and reckless driving exhibitions are more commonly referred to as exhibitions of reckless driving; and WHEREAS, the streets within the City of Santa Ana have been the site of continuing and escalating illegal street racing over the past several years; and WHEREAS, such street racing poses serious hazards and threatens the health and safety of the public, interferes with pedestrian and vehicular traffic, creates a public nuisance, and interferes with the right of private business owners to enjoy the use of their property within the City of Santa Ana; and WHEREAS, in most cases, hundreds of street racers and spectators gather on the streets late at night, and in the early morning hours, blocking the streets and sidewalks to traffic, forming a racetrack area, placing bets, and otherwise encouraging, aiding and abetting the racing process and the City has determined the presence of spectators at these events encourage and fuel the occurrence of these unlawful events; and WHEREAS, traffic accidents, property crimes, and calls for police service have increased dramatically. Recently, an innocent motorist was killed in broad daylight by drivers engaged in street racing and in a separate incident, street racers involved in a race struck and killed a pedestrian; and WHEREAS, street racing constitutes a nuisance and the City Council of the City of Santa Ana wishes to promote the City's interest in protecting and preserving the safety of pedestrian and vehicular traffic in, about, or upon public and private streets, parkways, roadways, alleys, sidewalks, and parking areas so as to minimize any dangerous conditions due to street racing. THE CITY COUNCIL OF THE CITY OF SANTA ANA DOES ORDAIN AS FOLLOWS: Section 1. A new Article XV is hereby added to Chapter 36 of the Santa Ana Municipal Code to read as follows: City Council 6 –1 6/1/2021 2 Illegal Street Race and Reckless Driving Exhibition-Article XV Section 36-706. Definitions. As used in this Article: “Street race” or “street racing” means any speed contest or exhibition of speed referred to in California Vehicle Code section 23109, as it may be amended from time to time. “Reckless driving exhibition” means any exhibition of reckless driving referred to in California Vehicle Code section 23103, as it may be amended from time to time. Offstreet parking facility has the same meaning as set forth in Vehicle Code section 12500(c), as may be amended from time to time, and includes any public or private parking facility open and accessible to members of the public. Preparations for a street race or reckless driving exhibition includes, but are not limited to, situations in which: (1) One (1) or more motor vehicles and persons have arrived at a location on a public street, highway or an offstreet parking facility for the purpose of participating in or being spectators at a street race or reckless driving exhibition; (2) One (1) or more persons have gathered in an offstreet parking facility for the purpose of participating in or being a spectator at a street race or reckless driving exhibition; (3) One (1) or more persons have gathered for a motorcycle stunting or other exhibition in conjunction with a street race or reckless driving exhibition; (4) One (1) or more persons have impeded the free public use of a public street, highway, or offstreet parking facility by actions, words, or physical barriers; (5) One (1) or more vehicles have lined up on a public street, highway, or offstreet parking facility with motors running; (6) One (1) or more drivers is revving a motor vehicle’s engine or spinning the motor vehicle’s tires; or (7) A person is stationed for the purpose of acting as a race starter. A person is "present" at a street race or reckless driving exhibition if that person is within two hundred (200) feet of the location of the street race or reckless driving exhibition, or within two hundred (200) feet of the site of the preparations for either of these activities. Spectator means any individual who is present at street race or reckless driving exhibition at a location where preparations are being made for such activities, for the purpose of viewing, observing, watching, recording, or witnessing, the event as it progresses. Spectator includes any individual at the location of the event without regard to whether the individual arrived at the event by driving a vehicle, riding as a passenger in a vehicle, walking, or arriving by some other means. City Council 6 –2 6/1/2021 3 Section 36-707. Aiding and Abetting Street Races or Reckless Driving Exhibitions Prohibited It shall be unlawful for any person to engage in, or to aid and abet, any street race or reckless driving exhibition conducted on a public street or highway or in an offstreet parking facility. A violation of this section may be punishable as a misdemeanor subject to a maximum of six months in jail and a fine of $1,000. A violation of this section may be cited under the City’s administrative fines and penalties provisions or as an infraction or may be punishable as a misdemeanor subject to a maximum of six months in jail and a fine of $1,000. Prior to issuing an administrative fine or citing as an infraction the City must demonstrate that the person previously received a written warning. Prior to filing a misdemeanor charge the City must demonstrate that the person was previously issued an administrative fine or infraction citation. Section 36-708. Spectators at Street Races or Reckless Driving Exhibitions Prohibited. (a) It shall be unlawful for any person to be knowingly present as a spectator at a street race or reckless driving exhibition on a public street, highway, or offstreet parking facility. A violation of this section may be punishable as a misdemeanor subject to a maximum of six months in jail and a fine of $1,000. A violation of this section may be cited under the City’s administrative fines and penalties provisions or as an infraction or may be punishable as a misdemeanor subject to a maximum of six months in jail and a fine of $1,000. Prior to issuing an administrative fine or citing as an infraction the City must demonstrate that the person previously received a written warning. Prior to filing a misdemeanor charge the City must demonstrate that the person was previously issued an administrative fine or infraction citation. (b) It shall be unlawful for any person to be knowingly present as a spectator where preparations are being made for a street race or reckless driving exhibition conducted on a public street or highway or offstreet parking facility. A violation of this section may be punishable as a misdemeanor subject to a maximum of six months in jail and a fine of $1,000. (c) Exemption: Nothing in this section prohibits law enforcement officers or their agents who are acting in the course of their official duties from being spectators at a street race or reckless driving exhibition. Section 36-709 Relevant Circumstances to Prove a Violation. Notwithstanding any other provision of law, to prove a violation of Sections 36-707 or 36- 708, admissible evidence may include, but is not limited to, any of the following: (a) the time of day; (b) the nature and description of the scene; (c) the number of people at the scene; (d) the location of the person charged in relation to any person or group present at the scene; City Council 6 –3 6/1/2021 4 (e) indicia of a street race or reckless driving exhibition, including but not limited to, stickers, posters, markings, flags at or near the scene; (e) the number and types of motor vehicles at the scene; (f) that the motor vehicles present have been altered or modified to increase power, handling or visual appeal; (g) that the person charged drove or was transported to the scene; (h) that the person charged admitted to being a spectator at a street race or reckless driving exhibition; (i) that the person charged has previously participated in street race or reckless driving exhibition; (j) that the person charged has previously aided and abetted a street race or reckless driving exhibition; (k) that the person charged has previously attended a street race or reckless driving exhibition; (l) that the person charged previously was present at a location where preparations were being made for a street race or reckless driving exhibition or a street race or reckless driving exhibition was in progress. Section 36-710 Admissibility of Prior Acts The list of circumstances set forth in Section 36-709 is not exclusive. To the fullest extext permissible by law, evidence of prior acts may be admissible to show plan, opportunity, knowledge, identity, and/or propensity of the person charged to be present at or attending a street race or reckless exhibition of speed if the prior act(s) occurred within three (3) years of the presently charged offense. These prior acts may always be admissible to show knowledge on the part of the defendant that a street race or reckless driving exhibition was taking place at the time of the presently charged offense. Prior acts are not limited to those that occurred within the City of Santa Ana. Section 3. The City Council finds that this ordinance is not subject to the California Environmental Quality Act under California Code of regulations, Title 14, Section 15060, subdivision (c)(2), because the activity will not result in a direct or reasonably foreseeable indirect physical change in the environment nor under subdivision (c)(3) because the activity has no potential for resulting in physical change to the environment, directly or indirectly and so is not a project. Section 4. If any section, subsection, phrase, or clause of this ordinance is for any reason held to be unconstitutional, such decision shall not affect the validity of the remaining portions of this ordinance. The City Council hereby declares that it would have passed this ordinance and each section, subsection, phrase or clause thereof irrespective of the fact that any one or more sections, subsections, phrases or clauses be declared invalid or unconstitutional. Section 5. The Clerk of the Council shall certify to the adoption of this ordinance and cause the same to be published in the manner prescribed by law. Section 6.This ordinance shall take effect and be in full force thirty (30) days from and after its final passage. City Council 6 –4 6/1/2021 5 ADOPTED this ______ day of ______________, 2021. _______________________ Vicente Sarmiento Mayor APPROVED AS TO FORM: Sonia R. Carvalho City Attorney By:________________________ Tamara Bogosian Senior Assistant City Attorney AYES: Councilmembers __________________________________ NOES: Councilmembers __________________________________ ABSTAIN: Councilmembers __________________________________ NOT PRESENT: Councilmembers __________________________________ CERTIFICATE OF ATTESTATION AND ORIGINALITY I, DAISY GOMEZ, Clerk of the Council, do hereby attest to and certify that the attached Ordinance No. NS-XXX to be the original ordinance adopted by the City Council of the City of Santa Ana on _______________, 2021 and that said ordinance was published in accordance with the Charter of the City of Santa Ana. Date: ________________ ____________________________________ Clerk of the Council City of Santa Ana City Council 6 –5 6/1/2021 1 ORDINANCE NO. NS-XXXX AN ORDINANCE OF THE CITY COUNCIL OF THE CITY OF SANTA ANA ADDING A NEW ARTICLE XV TO CHAPTER 36 OF THE SANTA ANA MUNICIPAL CODE TO PROHIBIT SPECTATORS AT A STREET RACE OR RECKLESS DRIVING EXHIBITION WHEREAS, under the provisions of Sections 23103, 23109 of the California Vehicle Code, reckless driving exhibition and speed contests on public streets are illegal; and WHEREAS, motor vehicle speed contests are more commonly known as street races or drag races and reckless driving exhibitions are more commonly referred to as exhibitions of reckless driving; and WHEREAS, the streets within the City of Santa Ana have been the site of continuing and escalating illegal street racing over the past several years; and WHEREAS, such street racing poses serious hazards and threatens the health and safety of the public, interferes with pedestrian and vehicular traffic, creates a public nuisance, and interferes with the right of private business owners to enjoy the use of their property within the City of Santa Ana; and WHEREAS, in most cases, hundreds of street racers and spectators gather on the streets late at night, and in the early morning hours, blocking the streets and sidewalks to traffic, forming a racetrack area, placing bets, and otherwise encouraging, aiding and abetting the racing process and the City has determined the presence of spectators at these events encourage and fuel the occurrence of these unlawful events; and WHEREAS, traffic accidents, property crimes, and calls for police service have increased dramatically. Recently, an innocent motorist was killed in broad daylight by drivers engaged in street racing and in a separate incident, street racers involved in a race struck and killed a pedestrian; and WHEREAS, street racing constitutes a nuisance and the City Council of the City of Santa Ana wishes to promote the City's interest in protecting and preserving the safety of pedestrian and vehicular traffic in, about, or upon public and private streets, parkways, roadways, alleys, sidewalks, and parking areas so as to minimize any dangerous conditions due to street racing. THE CITY COUNCIL OF THE CITY OF SANTA ANA DOES ORDAIN AS FOLLOWS: Section 1. A new Article XV is hereby added to Chapter 36 of the Santa Ana Municipal Code to read as follows: City Council 6 –6 6/1/2021 2 Illegal Street Race and Reckless Driving Exhibition-Article XV Section 36-706. Definitions. As used in this Article: “Street race” or “street racing” means any speed contest or exhibition of speed referred to in California Vehicle Code section 23109, as it may be amended from time to time. “Reckless driving exhibition” means any exhibition of reckless driving referred to in California Vehicle Code section 23103, as it may be amended from time to time. Offstreet parking facility has the same meaning as set forth in Vehicle Code section 12500(c), as may be amended from time to time, and includes any public or private parking facility open and accessible to members of the public. Preparations for a street race or reckless driving exhibition includes, but are not limited to, situations in which: (1) One (1) or more motor vehicles and persons have arrived at a location on a public street, highway or an offstreet parking facility for the purpose of participating in or being spectators at a street race or reckless driving exhibition; (2) One (1) or more persons have gathered in an offstreet parking facility for the purpose of participating in or being a spectator at a street race or reckless driving exhibition; (3) One (1) or more persons have gathered for a motorcycle stunting or other exhibition in conjunction with a street race or reckless driving exhibition; (4) One (1) or more persons have impeded the free public use of a public street, highway, or offstreet parking facility by actions, words, or physical barriers; (5) One (1) or more vehicles have lined up on a public street, highway, or offstreet parking facility with motors running; (6) One (1) or more drivers is revving a motor vehicle’s engine or spinning the motor vehicle’s tires; or (7) A person is stationed for the purpose of acting as a race starter. A person is "present" at a street race or reckless driving exhibition if that person is within two hundred (200) feet of the location of the street race or reckless driving exhibition, or within two hundred (200) feet of the site of the preparations for either of these activities. Spectator means any individual who is present at street race or reckless driving exhibition at a location where preparations are being made for such activities, for the purpose of viewing, observing, watching, recording, or witnessing, the event as it progresses. Spectator includes any individual at the location of the event without regard to whether the individual arrived at the event by driving a vehicle, riding as a passenger in a vehicle, walking, or arriving by some other means. City Council 6 –7 6/1/2021 3 Section 36-707. Aiding and Abetting Street Races or Reckless Driving Exhibitions Prohibited It shall be unlawful for any person to engage in, or to aid and abet, any street race or reckless driving exhibition conducted on a public street or highway or in an offstreet parking facility. A violation of this section may be cited under the City’s administrative fines and penalties provisions or as an infraction or may be punishable as a misdemeanor subject to a maximum of six months in jail and a fine of $1,000. Prior to issuing an administrative fine or citing as an infraction the City must demonstra te that the person previously received a written warning. Prior to filing a misdemeanor charge the City must demonstrate that the person was previously issued an administrative fine or infraction citation. Section 36-708. Spectators at Street Races or Reckless Driving Exhibitions Prohibited. (a) It shall be unlawful for any person to be knowingly present as a spectator at a street race or reckless driving exhibition on a public street, highway, or offstreet parking facility. A violation of this section may be cited under the City’s administrative fines and penalties provisions or as an infraction or may be punishable as a misdemeanor subject to a maximum of six months in jail and a fine of $1,000. Prior to issuing an administrative fine or citing as an infraction the City must demonstrate that the person previously received a written warning. Prior to filing a misdemeanor charge the City must demonstrate that the person was previously issued an administrative fine or infraction citation. (b) It shall be unlawful for any person to be knowingly present as a spectator where preparations are being made for a street race or reckless driving exhibition conducted on a public street or highway or offstreet parking facility. A violation of this section may be punishable as a misdemeanor subject to a maximum of six months in jail and a fine of $1,000. (c) Exemption: Nothing in this section prohibits law enforcement officers or their agents who are acting in the course of their official duties from being spectators at a street race or reckless driving exhibition. Section 36-709 Relevant Circumstances to Prove a Violation. Notwithstanding any other provision of law, to prove a violation of Sections 36-707 or 36- 708, admissible evidence may include, but is not limited to, any of the following: (a) the time of day; (b) the nature and description of the scene; (c) the number of people at the scene; (d) the location of the person charged in relation to any person or group present at the scene; (e) indicia of a street race or reckless driving exhibition, including but not limited to, stickers, posters, markings, flags at or near the scene; (e) the number and types of motor vehicles at the scene; City Council 6 –8 6/1/2021 4 (f) that the motor vehicles present have been alter ed or modified to increase power, handling or visual appeal; (g) that the person charged drove or was transported to the scene; (h) that the person charged admitted to being a spectator at a street race or reckless driving exhibition; (i) that the person charged has previously participated in street race or reckless driving exhibition; (j) that the person charged has previously aided and abetted a street race or reckless driving exhibition; (k) that the person charged has previously attended a street race or reckless driving exhibition; (l) that the person charged previously was present at a location where preparations were being made for a street race or reckless driving exhibition or a street race or reckless driving exhibition was in progress. Section 36-710 Admissibility of Prior Acts The list of circumstances set forth in Section 36-709 is not exclusive. To the fullest extext permissible by law, evidence of prior acts may be admissible to show plan, opportunity, knowledge, identity, and/or propensity of the person charged to be present at or attending a street race or reckless exhibition of speed if the prior act(s) occurred within three (3) years of the presently charged offense. These prior acts may always be admissible to show knowledge on the part of the defendant that a street race or reckless driving exhibition was taking place at the time of the presently charged offense. Prior acts are not limited to those that occurred within the City of Santa Ana. Section 3. The City Council finds that this ordinance is not subject to the California Environmental Quality Act under California Code of regulations, Title 14, Section 15060, subdivision (c)(2), because the activity will not result in a direct or reasonably foreseeable indirect physical change in the environment nor under subdivision (c)(3) because the activity has no potential for resulting in physical change to the environment, directly or indirectly and so is not a project. Section 4. If any section, subsection, phrase, or clause of this ordinance is for any reason held to be unconstitutional, such decision shall not affect the validity of the remaining portions of this ordinance. The City Council hereby declares that it would have passed this ordinance and each section, subsection, phrase or clause thereof irrespective of the fact that any one or more sections, subsections, phrases or clauses be declared invalid or unconstitutional. Section 5. The Clerk of the Council shall certify to the adoption of this ordinance and cause the same to be published in the manner prescribed by law. Section 6.This ordinance shall take effect and be in full force thirty (30) days from and after its final passage. ADOPTED this ______ day of ______________, 2021. City Council 6 –9 6/1/2021 5 _______________________ Vicente Sarmiento Mayor APPROVED AS TO FORM: Sonia R. Carvalho City Attorney By:________________________ Tamara Bogosian Senior Assistant City Attorney AYES: Councilmembers __________________________________ NOES: Councilmembers __________________________________ ABSTAIN: Councilmembers __________________________________ NOT PRESENT: Councilmembers __________________________________ CERTIFICATE OF ATTESTATION AND ORIGINALITY I, DAISY GOMEZ, Clerk of the Council, do hereby attest to and certify that the attached Ordinance No. NS-XXX to be the original ordinance adopted by the City Council of the City of Santa Ana on _______________, 2021 and that said ordinance was published in accordance with the Charter of the City of Santa Ana. Date: ________________ ____________________________________ Clerk of the Council City of Santa Ana City Council 6 –10 6/1/2021 Public Works Agency https://www.santa-ana.org/pw Item # 7 City of Santa Ana 20 Civic Center Plaza, Santa Ana, CA 92701 Staff Report June 1, 2021 TOPIC: OC Streetcar Purchase and Sale Agreement for City Easement AGENDA TITLE Approve Appropriation Adjustments and Addendum No. 1 to Purchase and Sale Agreement to Increase Compensation by $5,775 for an OC Streetcar Easement Acquisition (Project No. 17-6766) (Non-General Fund) RECOMMENDED ACTION 1. Authorize the City Manager to execute Addendum No. 1 to the Purchase and Sale Agreement with Orange County Transportation Authority, A-2018-175, to increase the compensation to the City by $5,775, subject to non-substantive changes approved by the City Manager and the City Attorney. 2. Approve an Appropriation Adjustment of $5,775 in the Select Street Construction fund, from the proceeds of the sale listed in above. 3. Approve an Appropriation Adjustment of $200,000 in the Select Street Construction fund, from the fund balance that includes $200,000 of proceeds from sale of an easement approved by Council on July 17, 2018. DISCUSSION On July 17, 2018 the City agreed to sell two easements at the City Hall parking lot to the Orange County Transportation Authority (OCTA), at an appraised value of $200,000, for an OC Streetcar traction power substation (TPSS) (Exhibit 1). Additionally, the City agreed to identify a permanent easement at the Santa Ana Regional Transportation Center (SARTC) for use at no cost to OCTA. The intent of these easements was to bring necessary utilities to and from the TPSSs. The $200,000 proceeds from the sale of the easement were recognized with an appropriation adjustment approved by Council on July 17, 2018. However, the funds were not added to Project 17-6766 for future expenditure and therefore not included in the Council approved carryforward for Fiscal Year 2020-21. Upon approval of the requested appropriation adjustments, funds in the amount of $205,775 will be available for any unforeseen expenditures related to the implementation of the OC Streetcar route in Santa Ana. City Council 7 –1 6/1/2021 Amend OC Streetcar Easement Agreement June 1, 2021 Page 2 1 7 6 1 It has since been determined that Southern California Edison (SCE) requires a separate easement at both locations, Civic Center and SARTC to provide the electrical connection to the TPSSs. While the majority of the requested SCE easement at Civic Center overlaps with the existing OCTA easements, a minor portion falls outside the footprint. OCTA has agreed to amend the original Purchase and Sale Agreement (Exhibit 2) to compensate the City $5,775 for the portion which falls outside the original footprint. The SCE easement at SARTC will be provided at no cost pursuant to the 2017 Amended and Restated Cooperative Agreement for SARTC that establishes the roles and responsibilities for the various rail and bus operations at the train station. ENVIRONMENTAL IMPACT There is no environmental impact associated with this action. FISCAL IMPACT The City has agreed to sell an easement at the City Hall parking lot for $5,775, which will be credited to account 05917002-57071 and appropriated for spending in account 05917660-66220 Project No. 17-6766, if City Council approves recommendations #1 and #2. Another $200,000 will be appropriated to 05917660-66220 Project No. 17-6766 from the estimated Select Street Construction estimated fund balance of $12.2 million at June 30, 2021, if City Council approves recommendation #3. The combined appropriation of $205,775 will be set aside for any unforeseen expenditures related to the implementation of the OC Streetcar route in Santa Ana. EXHIBIT(S) 1. A-2018-175 Purchase and Sale Agreement with OCTA 2. Addendum No. 1 to Agreement with OCTA Submitted By: Nabil Saba, P.E., Executive Director – Public Works Agency Approved By: Kristine Ridge, City Manager City Council 7 –2 6/1/2021 A-2018-175 ORANGE COUNTY TRANSPORTATION AUTHORITY CONFIDENT] e, This document contain, P411'eh$Se and Sale Agreement Return ORIGINAL information, and pursuant to Civil Code section 1799.21, it shall be kept confidential Executed COPY to COTC in order to protect against unauthorizedINSURANCENOTREQUIRED (M-30/T11) disclosure, 646V coop, CLERK OF COUNCIL OC STREETCAR PROJECT oaT • JUL 3 1 ?A1820CivicCenterPlaza Santa Ana, CA 92701 008-067-47 398-221-23,008-068-09 398-351-04, -05, -07, -08 Plgperty Address Parcel No(s) APN(s) 1 0) p.t,k,t" TBD-Pending FTA Federal Project No. Escrow No. Title Order No. OCS-004-01, -02 OCS-008 OCS-009-01, -02 PURCHASE AND SALE AGREEMENT This PURCHASE AND SALE AGREEMENT ("PSA") is dated for reference purposes as of thel- day of J u- 2018 Date of PSA"), and is being entered into by and between the CITY OF SANTA ANA, a charter city and municipal corporation organized and existing under the Constitution and laws of the state of California ("CITY" or "Seller"), and the ORANGE COUNTY TRANSPORTATION AUTHORITY, a Public Entity, ("AUTHORITY" or "Buyer"), for the acquisition by Buyer of certain real property interests described below. Each will be individually known as "Party" and collectively known as the "Parties". RECITALS WHEREAS, the OC Streetcar Project ("Project') is a modem streetcar system connecting the Santa Ana Regional Transportation Center to Harbor Boulevard and Westminster Avenue in the City of Garden Grove; WHEREAS, the CITY and AUTHORITY entered into COOPERATIVE AGREEMENT No. C-5-3583 ("Agreement') on August 1, 2015 for support of the design phase the Project; WHEREAS, the CITY owns the real property located at the City Hall Parking Structure, Sasscer Park, and the Santa Ana Regional Transportation Center (SARTC), known as APNs 008-067-47; 398-221-23, 008-068-09; and 398-351-04, -05, - 07, -08, in the County of Orange (collectively, the "CITY Property"); WHEREAS, the CITY agrees to sell to the AUTHORITY the CITY property, at the appraised value, necessary for the AUTHORITY to construct, operate, and maintain a traction power substation and related equipment necessary for the Project at the following location described in Amendment No. 2 to the Agreement: 2) easements- City Hall Parking Structure (Traction Power Substation and Public Utility Easement) Appraise/Sell) WHEREAS, the CITY agrees to grant to the AUTHORITY an easement to use CITY property for streetcar purposes, including the right to construct, operate, and maintain traction power substations and related equipment necessary for the Project at the following two (2) locations described in Amendment No. 2 to the Agreement: 1) easement- Santa Ana Regional Transportation Center (Platform and Traction Power Substation and Guideway) (Grant) 1) easement- Abandoned 4th Street adjacent to Sasscer Park (Easement for construction, maintenance, and operation) (Grant) NOW, THEREFORE, the CITY agrees to sell and grant interests in the CITY Property to the AUTHORITY and the AUTHORITY agrees to purchase interests in the CITY Property from the CITY upon the terms and for the consideration set forth in this PSA and through the instruments attached as follows: City Council 7 –3 6/1/2021 ORi NGE COUNTY TRANSPORTATION AUTHORITY Purchase and Sale Agreement CONFIDENTIAL This document contains personal information, and pursuant to Civil Code section 1798.21, it shall be kept confidential in order to protect against unauthorized disclosure. Document No. OCS-004-01 also known as APN 008-067-47 in the form of a Public Utility Easement deed attached hereto as Exhibit "1" covering a portion of the City Hall Parking Structure as described and depicted in Exhibits "A" and `B" attached to said Public Utility Easement; and Document No. OCS-004-02 also known as APN 008-067-47 in the form of a Traction Power Substation Easement deed attached hereto as Exhibit "2" covering a portion of the City Hall Parking Structure as described and depicted in Exhibits "A" and `B" attached to said Traction Power Substation Easement deed (collectively the "City Hall Parking Structure"). Document No. OCS-008 also known as APN 398-221-23, 008-068-09 in the form of an Easement Deed attached hereto as Exhibit "3" covering a portion of Sasscer Park ("Sasscer Park") as described and depicted in Exhibits "A" and "B" attached to said Easement ,Deed. Document No. OCS-009-01 and OCS-009-02 also known as APN 398-351-04, 398-351-05, 398-351-07, and 398-351-08 in the form of a Platform and Traction Power Substation Easement deed attached hereto as Exhibit "4" covering a portion of the Santa Ana Regional Transportation Center ("SARTC") as described and depicted in Exhibits "A" and `B" attached to said Platform and Traction Power Substation Easement deed. I. It is agreed that AUTHORITY shall conduct an internal escrow. This PSA constitutes the joint escrow instructions of AUTHORITY and CITY. The parties hereto agree to perform all acts reasonably necessary to close this escrow within sixty (60) days following the opening of escrow. 2. (A) AUTHORITY shall pay the CITY the sum of Two Hundred Thousand Dollars and No Cents 200,000.00), the appraised value, for the property at the City Hall Parking Structure when title to said Property interests vests in AUTHORITY free and clear of all liens, deeds of trusts, encumbrances, assessments, easements and leases (recorded and/or unrecorded), and taxes. The CITY will grant at no cost the property interests at Sasscer Park and SARTC. B) AUTHORITY will pay all usual escrow and recording fees incurred in this transaction, and if title insurance is desired by AUTHORITY, the premium charged therefore. Due to AUTHORITY's status as a public entity, no recording fees will be payable (pursuant to Government Code Section 27383) and no documentary transfer tax will be payable (pursuant to Revenue & Taxation Code Section 11922). C) It is agreed and confirmed by the parties hereto that notwithstanding other provisions in this contract, the right of possession and use of the subject property by OCTA, including the right to remove and dispose of improvements, shall commence on the close of escrow controlling this transaction, and that the amount shown in Clause 2 (A) herein includes, but is not limited to, full payment for such possession and use, including damages, if any, from said date. D) CITY agrees that the payment described in Clause 2 (A) above shall constitute full and fair compensation for any and all claims that CITY, and its successors and assigns, may have against AUTHORITY for the acquisition of the Property interests. E) The property rights shall transfer upon the close of escrow. F) Should the property be materially destroyed by fire, earthquake, or other calamity without the fault of either party, this contract may be rescinded by AUTHORITY; in such an event, AUTHORITY may reappraise the property and make an offer thereon. G) In the event AUTHORITY determines that acquisition of the Property interests is no longer feasible for the Project, AUTHORITY may revoke this offer at any time. City Council 7 –4 6/1/2021 ORANGE COUNTY TRANSPORTATION AUTHORITY CONFIDENTIAL This document contains personalPurchaseandSaleAgreementinformation, and pursuant to Civil Code section 1798.2 [,it shall be kept confidential in order to protect against unauthorized disclosure. It is understood and agreed by and between the parties hereto that payment as provided in Clause 2(A) includes, but is not limited to, payment for any and all past, present, and/or future damages, which have accrued or may accrue to CITY's remaining property by reason of its severance from the property conveyed herein and/or the construction and use of the proposed Project, including, but not limited to, any expense which CITY may incur in restoring the utility of the remaining property. This release is not intended to extend to unanticipated physical damage caused by construction. 4. Any notice either party may or is required to give the other shall be in writing, and shall be either personally delivered or sent by registered or certified mail, return receipt requested. If by mail, service shall be deemed to have been received by such party at the time the notice is delivered to the following addresses: To CITY: City of Santa Ana 20 Civic Center Plaza P.O. Box 1988 Santa Ana, California 92701 Attn: Clerk of the Council To AUTHORITY: Orange County Transportation Authority 550 South Main Street P.O. Box 14184 Orange, CA 92863-1584 Attn: Real Property Department 5. It is understood and agreed by and between the parties hereto that this PSA inures to the benefit of, and is binding on, the parties, their respective heirs, personal representatives, successors, and/or assignees. Neither this PSA, nor any of the Parties' rights, obligations, duties, or authority hereunder may be assigned in whole or in part by either Party without the prior consent of the other Party. 6. CITY represents and warrants that, to the best of the CITY'S knowledge, during the period of CITY's ownership of the Property, there have been no disposals, releases or threatened releases of hazardous substances or hazardous wastes on, from, or under the Property. CITY further represents and warrants that CITY has no knowledge of any disposal, release, or threatened release of hazardous substances or hazardous wastes on, from, or under the Property which may have occurred prior to CITY taking title to the Property, other than that described in the Environmental Report. If contamination is found, this offer will be subject to amendment. 7. The acquisition price of the Property interests being acquired in this transaction reflects the full and complete settlement of the Property interests without the presence of contamination. If the Property interests being acquired are found to be contaminated by the presence of hazardous waste which requires mitigation under Federal or State law, AUTHORITY may elect to recover the clean-up costs from those who caused or contributed to the contamination including, but not limited to, CITY. 8. This PSA constitutes the entire agreement between the parties hereto with respect to the subject matter of this PSA and may not be modified except by an instrument in writing signed by the party to be bound thereby. 9. If any term or provision of this PSA shall be held to be invalid or unenforceable, the remainder of the PSA shall remain in full force and effect. 10, Each individual executing this PSA on behalf of an entity represents and warrants that he or she has been authorized to do so by the entity on whose behalf he or she executes this PSA and that said entity will thereby be obligated to perform the terms of this PSA. City Council 7 –5 6/1/2021 ORANGE COUNTY TRANSPORTATION AUTHORITY CONFIDENTIAL This document contains personalPurchaseinformation, and Sale Agreement toinfoation, and pursuant to Civil Code section 1798.21, it shall be kept confidential in order to protect against unauthorized disclosure. 11. This PSA may be executed in counterparts, including by facsimile and/or electronic transmission (i.e., email), each of which so executed counterpart shall, irrespective of the date of its execution and delivery, be deemed an original, and all such counterparts together shall constitute one and the same instrument. 12. This Agreement is subject to approval by AUTHORITY's governing Board of Directors and CITY's City Council. SIGNATURE PAGE FOLLOWS City Council 7 –6 6/1/2021 ORANGE COUNTY TRANSPORTATION AUTHORITY CONFIDENTIAL This doeu nent contains personalPurchaseandSaleAgreementinfomwtion, and pursuant to Civil code section 1798.21, it shall be kept confidential in order to protect against unauthorized disclosure. In Witness Whereof, the parties have executed this Purchase and Sale Agreement on the day and year set forth below CITY OF SANTA ANA By: Raul Go&n z, II i City Manager Date: `3 -2,-1 e Approved as to :Form: By: Q64 CW. o 1a R. Cmalho .Qr,.-,. City Attorney ate: " Iiy: Fuad S. Sweiss, PE, PLE Executive Director Public Works A FcyDate: 7 C f5 ORANGE Director, Capital Programs Approved as to qfneral Counsel Orange County Transportation Authority Return ORIGINAL Executed Copy to COTC QM-30/TlII ATTEST° MARIA D. HUIZAR CLERK OF THE COUNCIL AUTHORITY City Council 7 –7 6/1/2021 ORANGE COUNTY TRANSPORTATION AUTHORITY Purchase and Sale Agreement ATTACHMENTS TO PURCHASE AND SALE AGREEMENT APN (008-067-47) CONFIDENTIAL This document contains personal information, and pursuant to Civil Code section 1798.21, it shall be kept confidential inorder to protect against unauthorized disclosure. Document No. OCS-004-01 / Public Utility Easement (Exhibit 1'11') SEE THE FOLLOWING PAGES) City Council 7 –8 6/1/2021 NO FEE DOCUMENT Exempt per Government Code 86103 & 527383 RECORDING REQUESTED BY AND WHEN RECORDED MAIL TO: Capital Programs ORANGE COUNTY TRANSPORTATION AUTHORITY 550 South Main Street P.O. Box 14184 Recorded in Official Records, Orange County Hugh Nguyen, Clerk -Recorder IIIII IIIIIIIIIIIIIIIIIIIIIIIIIIIIIIIIIIIIIIIIIIIIIIIIIIIIIIIIIIIIIIIIIIi NO FEE R 0 0 1 0 3 9 5 6 2 5 8 2018000364980 2:04 pm 10105/18 7 413 E01 7 0.00 0.00 0.00 0.00 18.00 0.00 0.000.000.00 0.00 Address: Santa Ana, California APN: 398-221-23, 008-068-09 CONFORMED Project Parcel No.: OCS-008 THIS TRANSACTION IS EXEMPT FROM CALIFORNIA DOCUMENTARY TRANSFER TAX PURSUANT TO SECTION 11922 OF THE CALIFORNIA REVENUE AND TAXATION CODE. EASEMENT DEED FOR VALUABLE CONSIDERATION, receipt and sufficiency of which is hereby acknowledged, the CITY OF SANTA ANA, a charter city and municipal corporation organized and existing under the Constitution and laws of the State of California, ("Grantor") hereby grants to the ORANGE COUNTY TRANSPORTATION AUTHORITY, A Public Entity ("Grantee"), a non-exclusive permanent easement (PE) for the purpose of constructing, maintaining, repairing, and adjusting, as applicable, track, track slab; platforms, including, but not limited to subsurface foundations and footings; ticket vending machines; utilities; overhead catenary systems; and communication systems, along with their appurtenant fixtures and equipment, as required, in, over, under, across and within that certain real property situated in the City of Santa Ana, County of Orange, State of California, which is described in Exhibit "A" and depicted on Exhibit "B", both of which are attached hereto and made a part hereof, Rights and Limitations of Use and Occupancy of PE: OCTA shall provide the owner(s) and oceupant(s) of the property subject to this PE a minimum of thirty (30)-days written notice as to when the Construction Period will commence. During the Construction Period, OCTA may place a temporary fence around the PE area. Reasonable pedestrian access to adjacent properties shall be maintained at all times Access to the PE area shall be from public right of way. The following improvements within the PE area will be removed as needed by OCTA to allow for construction activities. All improvements so removed as identified on the project plans shall be included in the compensation paid by OCTA for this PE, including but not limited to: o Brick/concrete pavers o Concrete sidewalk/banding, as required o Trees, as required o Landscaping and raised concrete planter boxes as required o Fire Hydrant o Water Main o Site Drainage System 1201539.1 City Council 7 –9 6/1/2021 The following improvements within the PE area will be protected in place: o None The following improvements within the PE area will be constructed and/or replaced by OCTA: o Linear concrete pavers o Decorative concrete banding o Landscaping and trees o Fire Hydrant o Water Main o Site Drainage System Surface drainage patterns will be maintained during construction and restored to pre- existing conditions. Prior to the termination of the Construction Period, OCTA will remove from the PE area all construction equipment and materials including, without limitation, any temporary fence, any temporary improvements, and all construction -related debris. There shall not be constructed any improvement in, on, over, under, across or within the PE that would impede the rights as defined herein. OCTA expressly reserves the right to convey, transfer, or assign the PE subject to the same rights and limitations described herein. Dated this 6r'/4 day of /4,c-,6ts ' 2018. ATTEST-6": A IA fJ. HUICLERICOFTHE 60l1NCll_ City of Santa Ana, a charter city and municipal corporation organized and existing under the Constitution and laws of the State of California Raul Godinez, Il City Manager Approved to Form: By S "M',- <a^ So6la R. Carvalho Q City Attorney Approves.-tRForm: n'Nm By Fuad S. Sweiss, PE, PLS Executive Director Public Works Agency 1201539.1 City Council 7 –10 6/1/2021 ACKNOWLEDGEMENT A notary public or other officer completing this certificate verifies only the identity of the individual who signed the document to which this certificate is attached, and not the truthfulness, accuracy, or validity of that document. STATE OF CALIFORNIA COUNTY OF ORANGE ) On Q t k `} _ 2018, before me, Z-05E Notary Public, personalty appeared, _ L01 VL(-i ( Cf'tt' e"-L who proved to me on the basis of satisfactory evidence to be the persono whose name is subscribed to the within instrument and acknowledged to me that he/shekhey executed the same in his/her/their authorized capacity, and that by his/her/4-heir-signature on the instrument the person, or the entity upon behalf of which the person acted, executed the instrument. I certify UNDER PENALTY OF PERJURY under the laws of the State of California that the foregoing paragraph is true and correct. WITNESS my hand and official seal. Signature seal) ROSA A. FLOReS Notary Public -California r a:. Orang2CouMy r 4 Commission 11111450 My Comm. Expires Feb 7, 2022 1201539.1 City Council 7 –11 6/1/2021 CERTIFICATE OF ACCEPTANCE This is to certify that the interest in real property conveyed by the Easement Deed dated from the City of Santa Ana, a charter city and municipal corporation organized and existing under the Constitution and laws of the State of California to the Orange County Transportation Authority (OCTA), a Public Entity, by the within instrument, the provisions of which are incorporated by this reference as though fully set forth in this Certification, is hereby accepted by the undersigned officer(s) on behalf of the OCTA pursuant to authority conferred by the OCTA Board of Directors Resolution No. 2010-010 adopted on March B, 2010, and the Grantee consents to recordation thereof by its duly authorized gfgficer. y Dated: is Bell Director, Capital Programs 1201539.1 City Council 7 –12 6/1/2021 10 11 12 13 14 15 16 17 18 19 20 21 22 23 24 25 26 27 28 29 30 31 PS OMAS EXHIBIT'A' LEGAL DESCRIPTION PI+'.RMANENT EASEMENT In the City of Santa Ana, County of Orange, State of California, being that portion of 4th Street abandoned per Resolution No, 69-27, recorded on February 19, 1969 in Book 8878, Page 863 of Official Records of said County, together with that portion of the 4tn Street abandoned per Resolution No. 80-160, recorded on October 20, 1983 in Book 13796, Page 1800 of Official Records of said County, described as follows: Beginning at the northeasterly corner of Lot 1, Block 'I', of the Jacob Ross Addition to Santa Ana, recorded in Book 5, Page 582 of Miscellaneous Records of Los Angeles County, California; thence along the northerly line of said Lot 1 North 82°45'22" West 15,00 feet to the westerly line of North Ross Street, (80 feet wide) as shown on said Jacob Ross Addition to Santa Ana and the True Point of Beginning; thence North 89°23'44" West 82.53 feet; thence North 00°36'16" East 13.44 feet; thence North 89°23'44" West 192.87 feet; thence South 01°07'03" West 12.34 feet to the southerly line of said 40i Street; thence along said southerly line North 89°23'44" West 10.03 feet to the beginning of a non -tangent curve concave northerly having a radius of 569.44 feet, a radial line to said curve bears South 01'41'49" West; thence westerly 55.13 feet along said curve through a central angle of 05°32'49'; thence North 82°45'22" West 19.28 feet to a curve concave northerly having a radius of 569.44 feet; thence westerly 23.04 feet along said curve through a central angle of 02119'07"; thence North 80'26'15" West 57.94 feet to the curved southeasterly line of Santa Ana Boulevard, (108 feet wide) per Resolution No. 68-186 recorded in Book 8819, Page 934 of Official Records of said County, said curved southeasterly line being concave northwesterly having a radius of 854.00 feet, a radial line to said curve bears South 15°25'08" East; thence northeasterly 69.58 feet along said curve through a central angle of 04°40'05"; thence South 89°23'44" East 38.78 feet; thence South 07° 14'38" West 12.24 feet to the beginning of a non -tangent curve concave northerly having a radius of 545.00 feet, a radial line to said curve bears MA2HNT010400\SURVEYILEGALS\TPSS_3\1)escription\V-LG-PE-UESC-P.PN 398.221-23 and 008-068-09_REV 1,docx Page 1 of 2 3/9/2018 City Council 7 –13 6/1/2021 1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 11 12 13 14 15 16 17 18 19 20 21 22 23 24 25 26 27 28 29 30 31 South 07°06'05" West; thence easterly 61.80 feet along said curve through a central angle of 06°29'48'; thence South 89°23'44" East 53.68 feet; thence North 00°36'16" East 14.77 feet; thence North 65°52'29" East 6.45 feet; thence South 33'09'11" East 4.57 feet to a curve concave northeasterly having a radius of 14.35 feet; thence southeasterly 14.02 feet along said curve through a central angle of 55°57'58'; thence South 89°23'44" East 118.22 feet; thence South 00°36'16" West 7.30 feet; thence South 89°23'44" East 14.75 feet to a curve concave northerly having a radius of 80.00 feet; thence easterly 33.07 feet along said curve through a central angle of 23041'0911; thence North 66°55'08" East 38.42 feet to the westerly line of said Ross Street; thence along said westerly line South 00°0.3'18" West 47.61 feet to the True Point of Beginning. Containing 9,924 sq. ft. All as shown on Exhibit `B" attached hereto and made a part thereof. This legal description is not intended to be used in the conveyance of land in violation of the Subdivision Map Act of the State of California. The Basis of Bearings for this legal description is based on the California State Plane Coordinate System of 1983 (CCS83), Zone VI, relative to the North American Datum of 1983 (NAD83); 2011..00 Epoch. This legal description was prepared by me or under my direction. Peter J. Fitzpatrick,15LS 6777 Date A Uz i PETER J. rITZPArRICK No. 6777 1 * M:\2HNT010400\SURVEY\LE(iALSCFPSS_3\Description\V-LCi-PE-DESC-APN 398-221-23 and 008-068.09_REV Ldoex Page 2 of 2 3/9/2018 City Council 7 –14 6/1/2021 LINE DATA: RPARTNr, DISTANCE NB9n23'44"W 82.53' NOOn36'16"E 13.44' N89e23'44"W 192.87' r S01n07'03"W 12.34' N89e23'44"W 10.03' N82e45'22"W 19.28' N80e26'15"W 57.94' S89e23'44"E 38.78' L9 S07e14'38"W 12.24' Li S89°23'44"E 53.68' L11 N00e36'16"E 14.77' L 1 2 N65e52'29"E 6.45' ITT S33009'11HE 4.57' L 1 4 S89n23'44"E 118.22' L15 S00n36'16"W 7.30' L16 S89023'44"E 14.75' ITT N66°55'08"E 38.42' L18 S00n03'16"W 47.61' L 1 9 N82°45'22"W 1 15.00' F F- w w EXHIBIT "B" CURVE DATA: RADIUS DELTA LENGTH C1 569.44' 05°32'49" 55.13' C2 569.44' 02n19'07" 23.04' C3 854.00' 04n40'05" 69. 58' C4 C5 545.00' 14.35' 06n29'48" 55-57'58" 61.80' 14.02' C6 80.00' 23°41'09" 33.07' R1 F L5 < r VAN NESS STREET DETAIL'A' (ABANDONED) RADIAL DATA: N.T.S. r 42 v 11-111 H S 3 Hutton Centre o4 Solln 200 Sonlo Ma, Colllomlo 92707 7111751-7373 LEGEND: 01 50' 100' 200' 300' ®_ PERMANENT EASEMENT SHEET 1 OF 1 SCALE 1"=100' SCALE T' = 100' DRAFTED FD/NPG DESCRIPTION; CHECKED JLE PERMANENT EASEMENT APN 598-221-23 & 006-068-09 DATE 03/08/201B CITY OF SANTA ANA JOBNUMBER 2HNT010400 1h Hl Tl I ul n lllollllll 1111111ntl I I.I I, I. City Council 7 –15 6/1/2021 A-2015-175 NO FEE DOCUMENT Exempt per Government Code 86103 & 427383 RECORDING REQUESTED BY AND WHEN RECORDED MAIL TO: Capital Programs ORANGE COUNTY TRANSPORTATION AUTHORITY 550 South Main Street P.O. Box 14184 Recorded in Official Records, Orange County Hugh Nguyen, Clerk -Recorder I1111IIIIll III111iIlll l II lulllulllulllulllulllulllulllllllll NO FEE 2018000364978 2:04 pm 10105/18 7 413 E01 7 0. 00 0.00 0.00 0.00 18.00 0.00 0.000.000.00 0.00 Use Address: Santa Ana, California APN: 008-067A7 Project Parcel No.: OCS-004-01 CUNFOR&Im copy THIS TRANSACTION IS EXEMPT FROM CALIFORNIA DOCUMENTARY TRANSFER TAX PURSUANT TO SECTION 11922 OF THE CALIFORNIA REVENUE AND TAXATION CODE, PUBLIC UTILITY EASEMENT FOR VALUABLE CONSIDERATION, receipt and sufficiency of which is hereby acknowledged, the CITY OF SANTA ANA, a charter city and municipal corporation organized and existing under the Constitution and laws of the State of California, ("Grantor") hereby grants to the ORANGE COUNTY TRANSPORTATION AUTHORITY, A Public Entity ("Grantee"), a non-exclusive public utility easement ("PUE") for the purpose of constructing, maintaining, repairing, relocating, and adjusting, as applicable, underground utility and communication facilities and their appurtenant fixtures and equipment, as required, in and under that certain real property situated in the City of Santa Ana, County of Orange, State of California, which is described in Exhibit "A" and depicted on Exhibit `B", both of which are attached hereto and made a part hereof. During the Construction Period, OCTA's use and occupancy of the PUE will be exclusive, subject to the rights and limitations set forth below. OCTA's use and occupancy of the PUE prior to and after the Construction Period will be non-exclusive. Rights and Limitations of Use and Occupancy of PUE: OCTA shall provide the owner(s) and occupant(s) of the property subject to this PUE a minimum of thirty (30)-days written notice as to when the Construction Period will commence. During the Construction Period, OCTA may place a temporary fence around the PUE area. Reasonable pedestrian access to the property shall be maintained at all times Access to the PUE area shall be from public right of way. Driveway access will be maintained at all times. The following improvements within the PUE area will be removed as needed by OCTA to allow for construction activities. All improvements so removed shall be included in the compensation paid by OCTA for this PUB. o Approximately 5,600 SF of pavement 0 33 parking stalls (temporarily) The following improvements within the PUE area will be protected in place: o None 1201539. 1 City Council 7 –16 6/1/2021 The following improvements within the PUE area will be constructed and/or replaced in kind by OCTA: o Pavement o Striping of affected parking stalls o Affected landscaping and irrigation Drainage patterns and/or systems will be maintained during construction and restored to pre-existing conditions. Prior to the termination of the Construction Period, OCTA will remove from the PUE area all construction equipment and materials including, without limitation, any temporary fence, any temporary improvements, and all construction -related debris. The PUE area will be restored to a condition that is as functionally equivalent as is practicable to its condition prior to commencement of the construction activities, as indicated above, unless otherwise agreed to in writing between OCTA and owner. There shall not be constructed any improvement in, on, over, under, across or within the YUL that wotuo nnpeue the rights as demaro herein. Once the uti toes are in place, the surface of the PUE may be used for access or automobile parking purposes. OCTA expressly reserves the right to convey, transfer, or assign the Easement subject to the same rights and limitations described herein. Dated this day of ttS! 2018. City of Santa Ana, a charter city and municipal corporation organized and existing under the Constitution and laws of the State of California By i,/ Raul Godmex, ii —c City Manager/zl%r Approved as to Form: By S6Aia R. Carvalho City Attorney Approved as Ig Form: ATTESTemu, . BY — > 2. trOj%'' Executive Director MARIA D. HUIZAR Public Works Agency CLERKOFTHECOUNCIL1201539. 1City Council 7 –17 6/1/2021 ACKNOWLEDGEMENT A notary public or other officer completing this certificate verifies only the identity of the individual who signed the document to which this certificate is attached, and not the truthfulness, accuracy, or validity of that document. STATE OF CALIFORNIA ) COUNTY OF ORANGE ) On AIVo ikc, - i ( , 2018, before me, _ A&5t F Notary Public, personally appeared, }-OtXyk- ( r wr4-"-?- who proved to me on the basis of satisfactory evidence to be the person(s-Ywhose name is subscribed to the within instrument and acknowledged to me that he/sheAhey executed the same in hisfherAiheir authorized capacity, and that by hisAmrttheir signature on the instrument the person, or the entity upon behalf of which the person acted, executed the instrument. I certify UNDER PENALTY OF PERJURY under the laws of the State of California that the foregoing paragraph is true and correct. WITNESS my hand and official seal. Signature seat) R05A A. F40RE5 Notary Public - California orange County n Commission 922284$0 My Comm. Expires Feh 72022 1201539.1 City Council 7 –18 6/1/2021 CERTIFICATE OF ACCEPTANCE This is to certify that the interest in real property conveyed by the Easement Deed dated from the City of Santa Ana, a charter city and municipal corporation organized and existing under the Constitution and laws of the State of California, to the Orange County Transportation Authority (OCTA), a Public Entity, by the within instrument, the provisions of which are incorporated by this reference as though fully set forth in this Certification, is hereby accepted by the undersigned officer(s) on behalf of the OCTA pursuant to authority conferred by the OCTA Board of Directors Resolution No. 2010-010 adopted on March 8 2010, and the Grantee consents to recordation thereof by its duly authorized officer. Dated: P 18 By: eJa s G. Bell ecutive Director, Capital Programs 1201539.1 City Council 7 –19 6/1/2021 PSOMAS i EXHIBIT `A' 2 LEGAL DESCRIPTION 3 4 PERMANENT EASEMENT 5 In the City of Santa Ana, County of Orange, State of California, being those portions of 6 Lots 1, 2 and 6 through 10, Block `D,' of the Ross Addition to Santa Ana, recorded in 7 Book 3, Pages 534 and 535 of Miscellaneous Records of Los Angeles County, California, 8 together with those portions of Van Ness Street and Parton Street vacated per Resolution 9 69-27 of the City Council of the City of Santa Ana adopted February 17, 1969, a certified 10 copy of said resolution being recorded in Book 8878, Page 863 of Official Records of i i said Orange County, described as follows: 12 13 Beginning at the intersection of the northwesterly line of Santa Ana Boulevard (54-foot 14 northerly half -width) as described in the Easement Deed to the City of Santa Ana, 15 recorded in Book 8821, Page 290 of Official Records of said county, with the westerly 16 line of said Lot 6, said northwesterly line being a curve concave northwesterly having a 17 radius of 746.00 feet, a radial line to said curve bears South 09°25' 05" East; thence 18 southwesterly along said curve and said northwesterly line, 21.13 feet through a central — 19 angle of 01 °37'21'; thence North 12'15' 19" West 22.08 feet; thence 20 North 67048'31" East 286.30 feet; thence North 57°59'03" East 3.09 feet; thence 21 North 55034'50" East 12.16 feet; thence North 55°37'54" East 17.92 feet; thence 22 North 54050'37" East 2.80 feet; thence South 89°24'45" East 30.75 feet to the beginning 23 of a non -tangent curve concave northwesterly, having a radius of 725.00 feet, a radial line 24 to said beginning bears South 35°36' 16" East; thence southwesterly along said curve 25 86.42 feet through a central angle of 06149'48'; thence North 29°26'32" West 5.44 feet; 26 thence South 67°48'31" West 223.83 feet; thence South 12°29' 18" East 17,33 feet to the 27 northwesterly line of said Santa Ana Boulevard, said point also being the beginning of a 28 non -tangent curve concave northwesterly having a radius of 746.00 feet, a radial line to 29 said beginning bears South 11'02' 12" East; thence southwesterly along said curve and 30 M?2HNT0104001SURVEY\LEGALS\TPSS_3\Description\V-LG-PE-DESC-APN 008.067.47_Below_REV 3.docx Page 1 of 3/9/2018 City Council 7 –20 6/1/2021 1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 11 12 13 14 15 16 17 18 19 20 21 22 23 24 25 26 27 28 29 30 said northwesterly line 21.07 feet through a central angle of 01°37'06" to the Point of Beginning. Containing 5,524 sq. ft. All as shown on Exhibit "B" attached hereto and made a part thereof. This legal description is not intended to be used in the conveyance of land in violation of the Subdivision Map Act of the State of California, The Basis of Bearings for this legal description is based on the California State Plane Coordinate System of 1983 (CCS83), Zone VT, relative to the North American Datum of 1983 (NAD83); 2011.00 Epoch. This legal description was prepared by me or under my direction. a / 4,6,z Peter J. Fitzpatrick, PLS 6777 Date PETEJ. FIT2 ATRICK No. 5777 M:\ 2HNT0I0400\SURVEY\LEGALSCrPSS_3\Description\V-LG-PE-DESC-APN 008-067-47_aelow REV 3.doex Page 2 of 3/ 9/2018 City Council 7 –21 6/1/2021 EXHIBIT "B" LAND CONVEYED TO THE STATE OF CALIFORNIA PER DOCUMENT NO. 2007000582904, C.R. RESOLUTION 69-27 ORDERING VACATION OF STREETS ANDF,, RESERVING EASEMENTS FOR PUBLIC UTILITIES BK 8878. q PG 863. O.R. I w I-- _TI _I---T T---I z L1S iIAPN 008-067-47 Lu I o nLJC J Z zo a I L A°j DJii 1 PAGE -4l1 azm aar"C)88 ADD TO GANTA AINA IRGrJFJEJ'ciC FCS° 5'} ;±, 35 Dr -1\1TY 60' A/11 SG REGORDG . LA 001 L5 60' I LOT 5 LOT 4 ii ILOT 3 I L07 2 LOT I 1p L3 \. L6 GRANT OF EASEMENT FOR ELECTRICALI I' I I I AND COMMUNICATION SYSTEMS II L2 PER BK. PG. 7031 O.R. REC. 29/22/12/197972 I i 2 30' 30' I I I 30 G w ' — —I— — -i-I —I• — — — -i- -Z$6 o r I LO7 b La7 7i I L07 2 I L7 0 . ,'ELtCE_(R) oao u i I I 1 II 223 La7 r48"E iR1 Ab' \ I vwi cc 1°c3 wwad LB L1 C1 C3 511°0R) Cq EASEMENT DEED FOR STREET SOZ47'44'E-J B-/ , - AND HIGHWAY PURPOSES P.O.B 509_25 05 'E_1R1 PER BK 6821; PG 290, O.R. v REC. 12/19/1968 I— v Z. 0 F- a CURVE DATA: LEGEND: PERMANENT EASEMENT i I LINE DATA: RADIUS ANGLE LENGTH Cl 746.00' 01°37'21" 21.13' C2 725.00' 06°49'48" 86.42' C3 746.00' 01°37'06" 21,07' C4 746.00' 03°14'27" 42.20' 0' 30' 60' 120' SCALE 1" = 60' DESCRIPTION: PERMANENT EASEMENT- APN 008-067.47 CITY OF SANTA ANA m BEARING DISTANCE L1 N12'15'18"W 22.08' L2 N57059'03"E 3.09, L3 N55"34'50"E 12.16' 1-4 N55°37'54"E 17.92' 1-5 N54"50'37"E 2.80' L6 S89°24'45"E 30.75' 1-7 N29°26'32"W 5.44' LB S12°29'18"E 17.33' P S O M A 3 H°Ilon centre Or, Wt. 200 Sonl° Mw. C°Alomi° 92701 7141751-7373 I SHEET 1 OF 1 1 CHECKED JLE DATE 03/09/ 10400CityCouncil7–22 6/1/2021 ORANGE COUNTY TRANSPORTATION AUTHORITY CONFID NUA1. This document contains personalPurchaseandSaleAgreementinformation, and pursuant to Civil Code section 1798.21, it shall be kept confidential in order to protect against unauthorized disclosure. ATTACHMENTS TO PURCHASE AND SALE AGREEMENT APN (008-067-47) Document No. OCS-004-01 / Public Utility Easement (Exhibit 11111) SEE THE FOLLOWING PAGES) City Council 7 –23 6/1/2021 ORANGE COUNTY TRANSPORTATION AUTHORITY CONFIDENTIAL This document contains personalPurchaseandSaleAgreementinformation, and pursuant to Civil Code section 1798.21, it shall be kept confidential in order to protect against unauthorized disclosure. ATTACHMENTS TO PURCHASE AND SALE AGREEMENT APN (008-067-47) Document No. OCS-004-02 / Traction Power Substation Easement (Exhibit 11211) SEE THE FOLLOWING PAGES) City Council 7 –24 6/1/2021 A-2018-175 NO FEE DOCUMENT Exempt oerGovenment Code $6103 A 27383 RECORDING REQUESTED BY AND WHEN RECORDED MAIL TO: Capital Programs ORANGE COUNTY TRANSPORTATION AUTHORITY 550 South Main Street P.O. Box 14184 Recorded in Official Records, Orange County Hugh Nguyen, Clerk -Recorder J IIIII!IIII111111111IIIIIIIIIIIIIIIIIIIII1I1I11111111IIIIIIIIIII 111I1III NO FEE R 0 0 1 0 3 9 5 b 2 4 $ * 2018000364979 2:04 pm 10105118 7 413 E01 7 0.00 0.00 0.00 0.00 18.00 0.00 01000.000.00 0.00 The Project Name: OC Streetcar Pro' Address: Santa Ana, California APN: 008-06747 Project Parcel No.: OCS-004-02 Use THIS TRANSACTION IS EXEMPT FROM CALIFORNIA DOCUMENTARY TRANSFER TAX PURSUANT TO SECTION 11922 OF THE CALIFORNIA REVENUE AND TAXATION CODE, TRACTION POWER SUBSTATION EASEMENT FOR VALUABLE CONSIDERATION', receipt and sufficiency of which is hereby acknowledged, the CITY OF SANTA ANA, a charter city and municipal corporation organized and existing under the Constitution and laws of the State of California, ("Grantor") hereby grants to the ORANGE COUNTY TRANSPORTATION AUTIiORITY, A Public Entity ("Grantee"), an exclusive traction power substation easement (TPSSE) for the purpose of constructing, maintaining, repairing, and adjusting, as applicable, above ground and underground facilities, and their appurtenant fixtures and equipment, including but not limited to utility and communication facilities, as required, in, under and across that certain real property situated in the City of Santa Ana, County of Orange, State of California, which is described in Exhibit "A" and depicted on Exhibit "B", both of which are attached hereto and made a part hereof. Rights and Limitations of Use and Occupancy of TPSSE: OCTA shall provide the owner(s) and occupant(s) of the property subject to this TPSSE a minimum of thirty (30)-days written notice as to when the Construction Period will commence. During the Construction Period, OCTA may place a temporary fence around the TPSSE area. The emergency driveway/gated area in the NE area will not be accessible during the Construction Period Access to the TPSSE area shall be from public right of way. Driveway access will be maintained at all times. The following improvements within the TPSSE area will be removed as needed by OCTA to allow for construction activities. All improvements so removed shall be included in the compensation paid by OCTA for this TPSSE. c Pavement within limits of TPSSE 6 parking stalls (permanently) The following improvements within the TPSSE area will be protected in place: o Adjacent retaining wall o Adjacent fencing 1201539.1 City Council 7 –25 6/1/2021 The following improvements within or adjacent to the TPSSE area will be constructed and/or replaced in kind by OCTA: 0 8-foot tall fencing similar to adjacent fencing o Pavement around TPSS unit and electrical equipment o Raised parking lot island with concrete curb o Landscape and irrigation Drainage patterns and/or systems will be maintained during construction and restored to pre-existing conditions. Prior to the termination of the Construction Period, OCTA will remove from the TPSSE area all construction equipment and materials including, without limitation, any temporary fence, any temporary improvements, and all construction -related debris. The area around the TPSSE and unit will be restored to a condition that is as functionally equivalent as is practicable to its condition prior to commencement of the construction activities, as indicated above, unless otherwise agreed to in writing between OCTA and owner. The TPSS unit and electrical equipment will be enclosed by a fence/gate and will be locked. There shall not be constructed any improvement in, on, over, under, across or within the TPSSE that would impede the rights as defined herein. Once the TPSS unit is in place, a portion of the surface of the TPSSE may be used for access including fire access. OCTA expressly reserves the right to convey, transfer, or assign the Easement subject to the same rights and limitations described herein. Dated this day of / 14 2018. City of Santa Ana, a charter city and municipal corporation organized and existing under the Constitution and laws of the State of California By Raul Godinez, II City Manager t , Approved as to Form: By IS a R. Carvalho Ci y Attorney Approved/as` onn: ATTEST. . By A v 'v os MA D. UIZFlR ! HFuadS. Sweiss, PE, PLS 1 CLERK OF THE COUNCIL Executive Director Public Works Agency 1201539.1 City Council 7 –26 6/1/2021 ACKNOWLEDGEMENT A notary public or other officer completing this certificate verifies only the identity of the individual who signed the document to which this certificate is attached, and not the truthfulness, accuracy, or validity of that document. STATE OF CALIFORNIA COUNTY OF ORANGE ) On "- MwSF ) l , 2018, before me, OVf_5 Notary Public, personally appeared, „2't ngLA C. co( /i -L' who proved to me on the basis of satisfactory dence to be the personW whose name is subscribed to the within instrument and acknowledged to me that he/shelthey executed the same in his/hcrkherr authorized capacity, and that by his/her/their signature on the instrument the person, or the entity upon behalf of which the person acted, executed the instrument. I certify UNDER PENALTY OF PERJURY under the laws of the State of California that the foregoing paragraph is true and correct. WITNESS my hand and official seal seal) r. ROSA A. FLORES votary Public- California ortinge County x ' Commieslon R 2228h50 My Comm, Exp1re5 Feb 7, 2022 Signature }yi)11 G. linj 1201539.1 City Council 7 –27 6/1/2021 CERTIFICATE OF ACCEPTANCE This is to certify that the interest in real property conveyed by the Easement Deed dated from the City of Santa Ana, a charter city and municipal corporation organized and existing under the Constitution and laws of the State of California, to the Orange County Transportation Authority (OCTA), a Public Entity, by the within instrument, the provisions of which are incorporated by this reference as though fully set forth in this Certification, is hereby accepted by the undersigned officer(s) on behalf of the OCTA pursuant to authority conferred by the OCTA Board of Directors Resolution No. 2010-010 adopted on March 8, 2010, and the Grantee consents to recordation thereof by its duly authorized Dated: 2,11 D By: _ Ja Director, Capital Programs 1201539.1 City Council 7 –28 6/1/2021 IWa ITS r EXHIBIT `A' 2 LEGAL DESCRIPTION 3 4 PERMANENT EASEMENT 5 In the City of Santa Ana, County of Orange, State of California, being those portions of 6 Lots 1 and 10, Block `D,' of the Ross Addition to Santa Ana, recorded in Book 3, Pages 7 534 and 535 of Miscellaneous Records of Los Angeles County, California, together with 8 those portions of Van Ness Street vacated per Resolution 69-27 of the City Council of the 9 City of Santa Ana adopted February 17, 1969, a certified copy of said resolution being 10 recorded in Book 8878, Page 863 of Official Records of said Orange County, described 11 as follows: 12 13 Commencing at the intersection of the northwesterly line of Santa Ana Boulevard 14 ( 54-foot northerly half -width) as described in the Easement Deed to the City of Santa 15 Ana, recorded in Book 8821, Page 290 of Official Records of said county, with the 16 westerly line of L,ot 6 of Block `D' of said Ross Addition to Santa Ana, said 17 northwesterly line being a curve concave northwesterly having a radius of 746.00 feet, a 18 radial line to said curve bears South 09°25'05" East; thence northeasterly along said 19 curve and the northwesterly line of said Santa Ana Boulevard, 252.27 feet through a 20 central angle of 19°22'30" to the True Point of Beginning; thence 21 North 29026'32" West 21.00 feet to the beginning of a non -tangent curve concave 22 northwesterly having a radius of 725.00 feet, a radial line to said curve bears 23 South 28°46'28" East; thence northeasterly 86.42 feet along said curve through a central 24 angle of 06°49'48"; thence South 89°24'45" East 1.34 feet to the westerly line of the land 25 described in the Grant Deed to the State of California recorded on September 26, 2007 as 26 Document Number 2007000582904 of Official Records of said county; thence along said 27 westerly line South 00e01'32" West 2.84 feet; thence South 51°55'16" West 0.83 feet; 28 thence South 009758" East 21.73 feet to said northwesterly line and the beginning of a 29 non -tangent curve concave northwesterly having a radius of 746.00 feet, a radial line to 30 said curve bears South 349 P58" East; thence southwesterly 74.73 feet along said curve M:\ 2HN'L010400\SURVEY\LEGAL.S\-f'SS_3\Dcscription\V-LG-PE-DESC-APN 008-067-47 -Above Grade —REV 2.doex Page 1 of 03/ 09/2018 City Council 7 –29 6/1/2021 1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 11 12 13 14 15 16 17 18 19 20 21 22 23 24 25 26 27 28 29 30 PS OMAS and said northwesterly line through a central angle of 05044'23" feet to the True Point of Beginning. Containing 1,702 sq. ft. All as shown on Exhibit `B" attached hereto and made a part thereof. This legal description is not intended to be used in the conveyance of land in violation of the Subdivision Map Act of the State of California. The Basis of Bearings for this legal description is based on the California State Plane Coordinate System of 1983 (CCS83), Zone VI, relative to the North American Datum of 1983 (NAD83); 2011.00 Epoch. This legal description was prepared by me or under my direction. ilk Peter J. Fitzpatrick, PLS 6777 Date PETER J. FI T2PA TRICK No. 6777 M:\2HN'r010400\SURVEY\l..hGAI,S\TPSS_3\f)escription\V-I.G-PE-DESC-APN 008-06747 -Above Grade_.,R£V 2.docx Page 2 of 03/09/2018City Council 7 –30 6/1/2021 35°36'16"E (R) L 2 N ` G DETAIL "A" N. T. S. l L4 EXHIBIT "B" LAND CONVEYED TO THE STATE OF CALIFORNIA PER DOCUMENT NO. 2007000582904, O.R. - RESOLUTION 69-27 ORDERING VACATION OF STREETS AND (- RESERVING EASEMENTS FOR PUBLIC UTILITIES (q BK 8878. PG 863, O.R. — — c o w F— -- CIAN 006-067 47 — W o v F ii r o ii F f< J Zz a a L 4 A °i i JL1 JK l Y PAGg '} %i Z a wz I a I TRoss I ADD -ro 8 iT{ a a I j aoW R CDr J D ii 31 PGS ,3L'r t- 535 60' cc Jr imisc, T2 E 5,6r 17Sy r1 Do INTY w= 6G' LOT E LOT 4 j 1 LOT a LOT 2 LOT I w GRANT OF EASEMENT FOR ELECTRICALI I I Ii AND COMMUNICATION SYSTEMS II ' PER BK. 10338, PG. 703, O.R. I I IGN 1-5REC• 9/22/1 7 30 I \` r-- — — — -r —I- — — w Lor 6 LOT i; LOT 9 In P I 1UJ IT P.0.8. fi p 11nLOT woy s aowc w 9oZ2,30 / a_ EASEMENT DEED FOR STREET AND HIGHWAY PURPOSES / P.0tC\\9°25'05"E (RI PER BK 8821, PG 290, O.R. a. REC. 12/19/196B J P Z 1 a 130 Z CURVE DATA: 30, PERMANENT EASEMENT P.O.C.- POINT OF COMMENCEMENT T.P.O.B.- TRUE POINT OF BEGINNING I/ LINE DATA: BEARING DISTANCE 1-1 N29°26'32"W 21.00' 0' 30' 60' 120' 180, SCALE 1" = 60' DESCRIPTION: PERMANENT EASEMENT FOR APN 008-067-47 CITY OF SANTA ANA PSOMAS d Hutton centre or, Sune 200 Sant° Nw. O°liler- 92707 714/751-7373 I SHEET 10F 1 1 DRAFTED FD/NG CHECKED JLE DATE 03/09/2018 JOBNUMBER 2HNT010400 City Council 7 –31 6/1/2021 ORANGE COUNTY TRANSPORTATION AUTHORITY Purchase and Sale Agreement ATTACHMENTS TO PURCHASE AND SALE AGREEMENT APN (398-221-23, 008-068-09) CONFIDENTIAL This document contains personal information, and pursuant to Civil Code section 1798.21, it shall be kept confidential in order to protect against unauthorized disclosure. Document No. OCS-008 / Easement Deed (Exhibit 11311) SEE THE FOLLOWING PAGES) City Council 7 –32 6/1/2021 A-2018-176 NO FEE DOCUMENT Exempt per Government Code 66103 & U7383 RECORDING REQUESTED BY AND WHEN RECORDED MAIL TO: Capital Programs ORANGE COUNTY TRANSPORTATION AUTHORITY 550 South Main Street P.O. Box 14184 Recorded in Official Records, Orange County Hugh Nguyen, Clerk -Recorder NO FEE IIIIIIIIII R IIIIIIIIIIIIIIIIIIIII 3IIIIII III6IIII2 I IIIIIIIIII I 2018000364980 2:04 PM 10105/18 7 413 E01 7 0.00 0.00 0.00 0.00 18.00 0.00 0.000.000.00 0.00 Address: Santa Ana, California APN: 398-221-23, 008-068-09 Project Parcel No.: OCS-008 CoNfMMED COPY THIS TRANSACTION IS EXEMPT FROM CALIFORNIA DOCUMENTARY TRANSFER TAX PURSUANT TO SECTION 11922 OF THE CALIFORNIA REVENUE AND TAXATION CODE. EASEMENT DEED FOR VALUABLE CONSIDERATION, receipt and sufficiency of which is hereby acknowledged, the CITY OF SANTA ANA, a charter city and municipal corporation organized and existing under the Constitution and laws of the State of California, ("Grantor") hereby grants to the ORANGE COUNTY TRANSPORTATION AUTHORITY, A Public Entity ("Grantee"), a non-exclusive permanent easement (PE) for the purpose of constructing, maintaining, repairing, and adjusting, as applicable, track, track slab; platforms, including, but not limited to subsurface foundations and footings; ticket vending machines; utilities; overhead catenary systems; and communication systems, along with their appurtenant fixtures and equipment, as required, in, over, under, across and within that certain real property situated in the City of Santa Ana, County of Orange, State of California, which is described in Exhibit "A" and depicted on Exhibit "B", both of which are attached hereto and made a part hereof. Rights and Limitations of Use and Occupancy of PE: OCTA shall provide the owner(s) and occupant(s) of the property subject to this PE a minimum of thirty (30)-days written notice as to when the Construction Period will commence. During the Construction Period, OCTA may place a temporary fence around the PE area. Reasonable pedestrian access to adjacent properties shall be maintained at all times Access to the PE area shall be from public right of way, The following improvements within the PE area will be removed as needed by OCTA to allow for construction activities. All improvements so removed as identified on the project plans shall be included in the compensation paid by OCTA for this PE, including but not limited to: o Brick/concrete pavers o Concrete sidewalk/banding, as required o Trees, as required o Landscaping and raised concrete planter boxes as required o Fire Hydrant o Water Main o Site Drainage System 1201539.1 City Council 7 –33 6/1/2021 The following improvements within the PE area will be protected in place: o None The following improvements within the PE area will be constructed and/or replaced by OCTA: o Linear concrete pavers o Decorative concrete banding o Landscaping and trees o Fire Hydrant o Water Main o Site Drainage System Surface drainage patterns will be maintained during construction and restored to pre- existing conditions. Prior to the termination of the Construction Period, OCTA will remove from the PE area all construction equipment and materials including, without limitation, any temporary fence, any temporary improvements, and all construction -related debris. There shall not be constructed any improvement in, on, over, under, across or within the PE that would impede the rights as defined herein. OCTA expressly reserves the right to convey, transfer, or assign the PE subject to the same rights and limitations described herein. Dated this day of 14'461_ 2018, ATTEST ss NIARIA D. HUIZ CLERK OF THE COUNCIL City of Santa Ana, a charter city and municipal corporation organized and existing under the Constitution and laws of the State of California By - -- Raul Godinez,1I City Manager 2lIIg Approved as to Form: By `1 V, i ,A S a R. Carvalho Q City Attorney V Approveddtt Form: By Fuad S. Sweis's, PE, PLS Executive Director Public Works Agency 120W9.1 City Council 7 –34 6/1/2021 ACKNOWLEDGEMENT A notary public or other officer completing this certificate verifies only the identity of the individual who signed the document to which this certificate is attached, and not the truthfulness, accuracy, or validity of that document. STATE OF CALIFORNIA ) COUNTY OF ORANGE ) On Lu `) \ , 2018, before me, 5 Notary Public, personally appeared, nave LV who proved to me on the basis of satisfactory evidence to be the personF4 whose name is subscribed to the within instrument and acknowledged to me that he/sheAthey executed the same in his/herhireir authorized capacity, and that by his/hek-heirsignature on the instrument the person, or the entity upon behalf of which the person acted, executed the instrument. I certify UNDER PENALTY OF PERJURY under the laws of the State of California that the foregoing paragraph is true and correct. WITNESS my hand and official seal. seal) r" ROSA A, FLORES IN-1 Notary Public-CaliforniaOrangeCountyCommissiont2228n50 My Comm. Expires Feb 7. 2022 Signature l'_ Ck . C*Vy 1201539.1 City Council 7 –35 6/1/2021 CERTIFICATE OF ACCEPTANCE This is to certify that the interest in real property conveyed by the Easement Deed dated from the City of Santa Ana a charter city and municipal corporation organized and existing under the Constitution and laws of the State of California to the Orange County Transportation Authority (OCTA), a Public Entity, by the within instrument, the provisions of which are incorporated by this reference as though fully set forth in this Certification, is hereby accepted by the undersigned officer(s) on behalf of the OCTA pursuant to authority conferred by the OCTA Board of Directors Resolution No. 2010-010 adopted on March 8, 2010, and the Grantee consents to recordation thereof by Its duly authorized gificer. s Dated: By: Bell Director, Capital Programs 1201539.1 City Council 7 –36 6/1/2021 PS OMAS 1 EXHIBIT °A' 2 LEGAL DESCRIPTION 3 4 PERMANENT EASEMENT 5 In the City of Santa Ana, County of Orange, State of California, being that portion of 6 4ch Street abandoned per Resolution No, 69-27, recorded on February 19, 1969 in Book 7 8878, Page 863 of Official Records of said County, together with that portion of the 41h 8 Street abandoned per Resolution No. 80-160, recorded on October 20, 1983 in Book 9 13796, Page 1800 of Official Records of said County, described as follows: 10 11 Beginning at the northeasterly corner of Lot 1, Block `l', of the Jacob Ross Addition to 12 Santa Ana, recorded in Book 5, Page 582 of Miscellaneous Records of Los Angeles 13 County, California; thence along the northerly line of said Lot 1 North 82°45'22" West 14 15.00 feet to the westerly line of North Ross Street, (90 feet wide) as shown on said 15 Jacob Ross Addition to Santa Ana and the True Point of Beginning; thence 16 North 89°23'44" West 82.53 feet; thence North 00°36'16" East 13.44 feet; thence 17 North 89023144" West 192.87 feet; thence South 01°07'03" West 12.34 feet to the 18 southerly line of said 411 Street; thence along said southerly line North 89023'44" West 19 10.03 feet to the beginning of a non -tangent curve concave northerly having a radius of 20 569.44 feet, a radial line to said curve bears South 01 °41'49" West; thence westerly 21 55.13 feet along said curve through a central angle of 05°32'49"; thence 22 North 82045'22" West 19.28 feet to a curve concave northerly having a radius of 23 569.44 feet; thence westerly 23.04 feet along said curve tluough a central angle of 24 02019'07'; thence North 80'26'15" West 57.94 feet to the curved southeasterly line of 25 Santa Ana Boulevard, (108 feet wide) per Resolution No. 68-186 recorded in Book 8819, 26 Page 934 of Official Records of said County, said curved southeasterly line being 27 concave northwesterly having a radius of 854.00 feet, a radial line to said curve bears 28 South 15025108" East; thence northeasterly 69.58 feet along said curve through a central 29 angle of 04e40'05'; thence South 89°23'44" East 38.78 feet; thence 30 South 07° 14'38" West 12.24 feet to the beginning of a non -tangent curve concave 31 northerly having a radius of 545.00 feet, a radial line to said curve bears M:tiliNT010400\SURVEY\LEQALS\TPSS 3\Description%V-L6-PE-DESC-APN 398.221-23 and 008.060-09 REV Ldoex Page 1 of 2 3/9/2018 City Council 7 –37 6/1/2021 i t 2 3 4 5 6 7 8 9 10 11 12 13 14 15 16 17 18 19 20 21 22 23 24 25 26 27 28 29 30 31 South 07°06'05" West; thence easterly 61.80 feet along said curve through a central angle of 06°29'48'; thence South 89°23'44" East 53.68 feet; thence North 00136'16" East 14.77 feet; thence North 65052'29" East 6.45 feet; thence South 33'09'11" East 4.57 feet to a curve concave northeasterly having a radius of 14.35 feet; thence southeasterly 14.02 feet along said curve through a central angle of 55°57'58"; thence South 89023'44" East 118.22 feet; thence South 00°36'16" West 7.30 feet;..thence South 89°23'44" East 14.75 feet to a curve concave northerly having a radius of 80.00 feet; thence easterly 33.07 feet along said curve through a central angle of 23°41'09'; thence North 66°55'08" East 38.42 feet to the westerly line of said Ross Street; thence along said westerly line South 00°03'18" West 47.61 feet to the True Point of Beginning. Containing 9,924 sq. ft. All as shown on Exhibit "B" attached hereto and made a part thereof. This legal description is not intended to be used in the conveyance of land in violation of the Subdivision Map Act of the State of California. The Basis of Bearings for this legal description is based on the California State Plane Coordinate System of 1983 (CCS83), Zane VI, relative to the North American Datum of 1983 (NAD83); 2011.00 Epoch. This legal description was prepared by me or under my direction. Peter J. FitzP atricic LS 6777 Date L:ri y PETER J. FITZPATRICK No, 6777 M:r2HNT010400\SURVEY\LEQALSCrPSS_3\Dcscription\V-LG-PE•DESC-APN 398-221-23 and 008.068.09_REV Ldoa Paget of 3/9/2018 City Council 7 –38 6/1/2021 EXHIBIT "B" CURVE DATA: RADIUS DELTA LENGTH Cl 569.44' 05°32'49" 55.13' C2 569. 44' 02"19'07" 23. 04' C3 854.00, 04°40'05" 69.58' C4 545.00' 06"29'48" 61.80' C5 14.35' 55057'58" 14.02' CG 80.00' 23"41'09" 33.07' RADIAL DATA: LINE DATA: REAR 1nin nISTAWnP L1 N89"23'44"W 82.53' L2 N00'36'16"E 13.44' L3 N89023'A4"W 192.87' L4 S01°07'03"W 12.34' L5 N89°23'44"W 10.03' 1-6 N82"45'22"W 19.28' L7 N80°26'15"W 57.94' L8 S89023'44"E 38.78' L9 S07014'38"W 12.24' L10 S89°23'44"E 53.68' L111 N00°36'16"E 14.77' L121 NG5°52'29"E 6.45' L13 S33°09'11"E 4.57' L14 S89023'44"E 118.22' L15 500°36'16"W 7.30' L16 S89°23'44"E 14.75' L17 N66°55'08"E 38.42' L18 S00003'18"W 47.61' L19 N82°45'22"W 15.00' 0' 50' 1D0' 200' 300' SCALE P' = 100' SCRIPTIONt PERMANENT EASEMENT APN 398-22h23 & 006-068-09 CITY OF SANTA ANA LEGEND: C4 ems' NO i, p rb V M A b Snla Me Ca.1. 592707 7417519Ji3 PERMANENT EASEMENT SHEET 1 OF 1 SCALE 1'=100' DRAFTED FD/NPG CHECKED JLE DATE 03/08/201B 1013JUMBER 2HN7010400CityCouncil7–39 6/1/2021 ORANGE COUNTY TRANSPORTATION AUTHORITY CONFIDENTIAL This document contains personalPurchaseandSaleAgreementinformation, and pursuant to Civil Code section 1798.21, it shall be kept confidential in order to protect against unauthorized disclosure. ATTACHMENTS TO PURCHASE AND SALE AGREEMENT APN (398-351-04, 398-351-05, 398-351-07, and 398-351-08) Document No. OCS-009-01 and OCS-009-02/ Platform and Traction Power Substation Easement Exhibit 11411) SEE THE FOLLOWING PAGES) City Council 7 –40 6/1/2021 ONFORMED COPY A-2018476 NO FEE DOCUMENT Exempt per Government Code §6103 & 527383 RECORDING REQUESTED BY AND WHEN RECORDED MAIL TO: Capital Programs ORANGE COUNTY TRANSPORTATION AUTHORITY 550 South Main Street P.O. Box 14184 Recorded in Official Records, Orange County Hugh Nguyen, Clerk -Recorder IIIIIIIIIIIIIilllllllllll llllllllJ$111111111111l11JIJJlJ[ NO FEEIllll1111l 20180003649812:04 PM 10105118 7 413 E01 8 0.00 0,00 0.00 0,00 21.00 0.00 0.000.000.00 0.00 For Recorder's Address: Santa Ana, California APN: 398-351-04, 398-351-05, 398-351-07 and 398-351-08 Project Parcel No.: OCS-009-01 and OCS-009-02 THIS TRANSACTION IS EXEMPT FROM CALIFORNIA DOCUMENTARY TRANSFER TAX PURSUANT TO SECTION 11922 OF THE CALIFORNIA REVENUE AND TAXATION CODE. PLATFORM AND TRACTION POWER SUBSTATION EASEMENT FOR VALUABLE CONSIDERATION, receipt and sufficiency of which is hereby acknowledged, the CITY OF SANTA ANA, a charter city and municipal corporation organized and existing under the Constitution and laws of the State of California, ("Grantor") hereby grants to the ORANGE COUNTY TRANSPORTATION AUTHORITY, A Public Entity ("Grantee"), an exclusive perpetual platform and traction power substation easement which allows Grantee and its employees, agents, representatives, contractors, successors and assigns the right to use the described property for the construction, operations, maintenance, and all related purposes, of the OC Streetcar System, in, on, over, under and across that certain real property situated in the City of Santa Ana, County of Orange, State of California, which is described in Exhibit "A and depicted on Exhibit "B", both of which are attached hereto and made a part hereof. Rights, Limitations of Use and Occupancy of Easements; and facilities to be constructed: OCTA shall provide the City a minimmn of thirty (30)-days written notice as to when construction will commence. The OC Streetcar controlled work access zone is defined as the area extending four (4) feet beyond the farthest rail, any portion of a streetcar stop within ten (10) feet of a traction power substation unit and ten (10) feet from the overhead contact system (OCS). No permanent improvements, including, but not limited to parking structures, walls, etc. shall be constructed by City on, over, below or above Parcel 1 Easement area, except for driveway purposes. No permanent improvements, including, but not limited to parking structures, walls, etc. shall be constructed by City on, over, below or above Parcel 2 Easement area. The facilities to be constructed on, over, below or above Parcel 1 Easement area are those elements included in the construction documents reviewed and approved by the City. OCTA shall maintain all facilities within Parcel 1 Easement area with the exception of: o Curb and gutter north of OCTA's traction power substation o Driveway pavement north end of TPSS area The facilities to be constructed on, over below or above Parcel 2 Easement area are those elements included in the construction documents reviewed and approved by the City. 1201539.1 City Council 7 –41 6/1/2021 OCTA shall maintain all facilities within Parcel 2 Easement area with the exception of: o Driveway pavement south end of OC Streetcar Platform area o Sidewalk and curb and gutter at south end of OC Streetcar Platform area Except as to those improvements identified below as being protected in place, improvements within the Easement areas will be removed as needed by OCTA to allow for construction activities. Pursuant to Amended and Restated Cooperative Agreement C-94- 859 and the Memorandum of Understanding C-5-3295 referenced above, no compensation will be paid by OCTA for this Easement or improvements. The following improvements within the Easement area will be protected in place: o NONE OCTA expressly reserves the right to convey, transfer, or assign the Easement subject to the same rights and limitations described herein. Dated this __day of G ll 2018. City of Santa Ana, a charter city and municipal corporation organized and existing under the Constitution and laws of the State of California By Raul odinn=ez 11 y wCityManager 2 Approved as to Form: By iYtr, SdAia R. Carvalho City Attorney ATTES7o Approved as to Form: By u C- A I D. HUIZAR j \fi Fuad S. Sweiss, PE, PLSCLERKOFTHECOCILExecutiveDirector Public Works Agency 1201539.1 City Council 7 –42 6/1/2021 ACKNOWLEDGEMENT A notary public or other officer completing this certificate verifies only the identity of the individual who signed the document to which this certificate is attached, and not the truthfulness, accuracy, or validity of that document. STATE OF CALIFORNIA COUNTY OF ORANGE On 2018, before me l\bS A iA • F lWLS Notary Public, personally appeared, }Ots„F C (f7 rky who proved to me on the basis of satisfactory evidence to be the person(8) whose name is subscribed to the within instrument and acknowledged to me that he/sheithey executed the same in his/her/tf<etr authorized capacity, and that by his/her444r signature on the instrument the person, or the entity upon behalf of which the person acted, executed the instrument. I certify UNDER PENALTY OF PERJURY under the laws of the State of California that the foregoing paragraph is true and correct. WITNESS my hand and official seat. Signature . < seal) ROSA A. FLORES Rotary Public - California Orange County Commission _ 2228450 My Comm. Expires Feb 7, 2022 1201539.1 City Council 7 –43 6/1/2021 CERTIFICATE OF ACCEPTANCE This is to certify that the interest in real property conveyed by the Easement Deed dated from the City of Santa Ana, a charter citv and municipal corporation organized and existing under the Constitution and laws of the State of California to the Orange County Transportation Authority (OCTA), a Public Entity, by the within instrument, the provisions of which are incorporated by this reference as though fully set forth in this Certification, is hereby accepted bythe undersigned officer(s) on behalf of the OCTA pursuant to authority conferred by the OCTA Board of Directors Resolution No. 2010-010 adopted on March 8, 2010, and the Grantee consents to recordation thereof by its duly auth orized r. Dated: By: ector, Capital Programs 1201539.1City Council 7 –44 6/1/2021 2 3 4 5 6 7 8 9 l0 1( 12 13 14 15 16 17 18 19 20 21 22 23 24 25 26 27 28 29 30 31 EXHIBIT'A' LEGAL DESCRIPTION I PERMANENT EASEMENTS Parcel 1: In the City of Santa Ana, County of Orange, State of California, being those portions of Block 43 and Brown Street (abandoned) of the Town of Santa Ana- East, recorded in Book 1 D, Pages 43 and 44 of Miscellaneous Records of Los Angeles County, California, described as follows: Beginning at the centerline intersection of Santa Ana Boulevard with Santiago Street as shown on Record of Survey 84-1188 filed in Book 110, Page 21, of Records of Survey of said Orange County; thence along the centerline of said Santiago Street South 25128' 19" East (South 26e04'21" East per said Record of Survey 84-1188) 561.32 feet; thence North 64031141" East 40.00 feet to a point on the northeasterly line of said Santiago Street, and the True Point of Beginning; thence along said northeasterly line North 25'28' 19" West 55.00 feet; thence North 64e31'41" East 70.50 feet to a line parallel with and 70.50 feet northeasterly of said northeasterly line; thence South 2502811911 East 55.00 feet along said parallel line; thence South 64°31'41" West 70.50 feet to the True Point of Beginning. Containing 3,878 sq. 'ft. Parcel 2: In the City of Santa Ana, County of Orange, State of California, being those portions of Lots 1 through 14, Block 51 of the Town of Santa Ana- East, recorded in Book 10, Pages 43 and 44 of Miscellaneous Records of Los Angeles County, California, described as follows: M:\2HNT0104004SURVEYILEGALS\SARTCIDescription%V-LG-PE-DESC-SARTC_REV I.docx Page I of 3/8/2018 City Council 7 –45 6/1/2021 10 11 12 13 14 15 16 17 18 19 20 21 22 23 24 25 26 27 28 29 30 31 Beginning at the centerline intersection of Santa Ana Boulevard with Santiago Street as shown on Record of Survey 84-1188 filed in Book 110, Page 21, of Records of Survey of said Orange County; thence along the centerline of said Santiago Street South 25'28' 19" East (South 26°04'21" East per said Record of Survey 84-1188) 340.22 feet; thence North 6413 P41" East 40.00 feet to the southernmost corner of Lot 12 on the northeasterly line of said Santiago Street, and the True Point of Beginning; thence North 25128'19" West 281.24 feet along said northeasterly line to the curved easterly line of the land described in the Easement Deed to the City of Santa Ana, recorded in Book 9139, Page 1 of Official Records of said county, said curve being concave southeasterly having a radius of 33.00 feet, a radial line to said curve bears North 80°23'42" West; thence northerly 10.53 feet along said curve through a central angle of 18016'51" to the southerly line of Fruit Street as described in Easement Deed to the City of Santa Ana, recorded in Book 554, Page 376 of Deeds, records of said county; thence South 89°23'36" East 1.82 feet along said southerly line to the southeasterly line of said Santa Ana Boulevard having a southerly half width of 52.00 feet; thence North 64°53'44" East 35.05 feet along said southeasterly line to a line parallel with and 44. 00 feet northeasterly of the northeasterly line of said Santiago Street; thence South 25'28'-19" East 320.93 feet along said parallel line; thence South 64131'41" West 44, 00 feet to said northeasterly line; thence North 25°28' 19" West 33.20 feet along said northeasterly line to the True Point of Beginning. Containing 14,109 sq. ft. Subject to any easements or rights per recorded or unrecorded documents. All as shown on Exhibit `B" attached hereto and made a part thereof. This legal description is not intended to be used in the conveyance of land in violation of the Subdivision Map Act of the State of California. MA21INT010400\ SURVEMEGALS\SARTC\Description\V-LG-PE-DESC-SARTC REV Ldoex Page 2 of 3/ 8/2018 City Council 7 –46 6/1/2021 2 3 4 5 6 7 8 9 10 11 12 13 14 15 16 17 18 19 20 21 22 23 24 25 26 27 28 29 30 31 PS OMAS The Basis of Bearings for this legal description is based on the California State Plane Coordinate System of 1983 (CCS83), Zone VI, relative to the North American Datum of 1983 (NAD83); 2011.00 Epoch. This legal description was prepared by me or under my direction. Peter J. Fitzpatric , PLS 6777 Date PETER J. FiTZPATRiCK No. 6777 M:V21INT0104001SURVEY\LEGALS4SARTC\Description\V.LG•PE-DESC-SARTL_REV l.doex Page 3 of 3/812018 City Council 7 –47 6/1/2021 47, 187' EXHIBIT 11 B AA m_ SANTA ANA BLVD m P.O.S. _ R- 33.00' N / 0 N64°53'44"E \ A- 18° .951" H 35.05, IL= 10.53'. 2° 0' s 2 FiSB 151,( P© 4-1-50 /Jv ,I S'LY LINE OF / M N FRUIT ST SCR \ TA nA° / I -------Uirsr 9e' z- eAyroI48' 40' __-________I LL N I _ _ -} a o c in 6 APN 398-361-07 / o° r, M '7 J---------- 1 EASEMENT TO I-m m m Ld CITY OF SANTA ANA ww l O N U ,B1 DK. 554, PG. 376. DEEDS y m - - - 4W , p Z° N a ---- -__ ___y GRANT DEED TO m Q _ ANA TOWOFSANTA\ 7Q\ INSL. TYONO SANTA O.R. N10AIA`EAST 7A!/ NEC. 4/24/1985 a 44' II NL R. L.A. COUNTY p oB11 0'1 r 12 APN 398-351-05 w - - - - - - - - - - - - - - , tti FINAL ORDER OF CONDEMNATION CASE NO. 37-30-09 13 - - - - -7 (V INST. /2 84-218845. O.R. 1/ ______ e+ NEC. 5NO. 54-2 N64° 31'41 40. 00' LEGEND: 13 PERMANENT EASEMENT I N64' 31'41"E 40. 00, 2 40' 1 40 80, L7 I4 RS 84-IIBB 15110/- PD 21 Lo 16------ 1 r7 1' 1 Il7 20 . 2p. 18 -/ i / Yga7 I /V3`%7.p r I 4 I 4 rn or sanlra ANA- EAST IEK 10pPOS. 43-1-4 M.R- L.A. COUDITY. BLOCK 43 Iluc DATA: BEARING DISTANCE L7 25° 29'19"W SS.00' L2 I NG4"31'41"E 70.50' L3 525' 28'19"E 55.00' L9 564° 31'41'W 70.50' L5 S99° 23'36"E 1.82' L6 N64° 5344"E 35.D5' L7 SS4° 31'40W 44.00' 78 N25" 28'19"W 33.20' 0' 40' 80' 160' 240' SCALE 1" = 80' PERMANENT EASEMENTS OVER SANTA ANA REGIONAL TRANSPORTATION CENTER PS O M A S 9amu MI. call., 02707 nV761-73$ SHEET 10F 1 SCALE i" - 80' DRAFTED NPO CHECKED JLE DATE 03/ 08/2018 JOB NUMBER 2HNT010400CityCouncil7–48 6/1/2021 A-2018-175 NO FEE DOCUMENT Exempt per Government Code 66103 & §27383 RECORDING REQUESTED BY AND WHEN RECORDED MAIL TO: Capital Programs ORANGE COUNTY TRANSPORTATION AUTHORITY 550 South Main Street P.O. Box 14184 Recorded in Official Records, Orange County Hugh Nguyen, Clerk -Recorder IIII[ IIIIilgiIIIII111111iIIIIIIII1111I1111ilI1111111 NO FEEIIII1II1 20180003649792: 04 pm 10105/18 7 413 E01 7 0.00 0.00 0.00 0.00 18.00 0.00 0,000,000.00 0.00 For Recorder' s Address: Santa Ana, California APN: 008- 067-47M$D COP}' Project ParcelNo.: OCS-004-02 THIS TRANSACTION IS EXEMPT FROM CALIFORNIA DOCUMENTARY TRANSFER TAX PURSUANT TO SECTION 11922 OF TIIE CALIFORNIA REVENUE AND TAXATION CODE. TRACTION POWER SUBSTATION EASEMENT FOR VALUABLE CONSIDERATION, receipt and sufficiency of which is hereby acknowledged, the CITY OF SANTA ANA, a charter city and municipal corporadon organized and existing under the Constitution and laws of the State of California, ("Grantor") hereby grants to the ORANGE COUNTY TRANSPORTATION AUTHORITY, A Public Entity ("Grantee"), an exclusive traction power substation easement (TPSSE) for the purpose of constructing, maintaining, repairing, and adjusting, as applicable, above ground and underground facilities, and their appurtenant fixtures and equipment, including but not limited to utility and communication facilities, as required, in, under and across that certain real property situated in the City of Santa Ana, County of Orange State of California, which is described in Exhibit "A and depicted on Exhibit "B", both of which are attached hereto and made a part hereof. Rights and Limitations of Use and Occupancy of TPSSE: OCTA shall provide the owner(s) and occupant(s) of the property subject to this TPSSE a minimum of thirty (30)-days written notice as to when the Construction Period will commence. During the Construction Period, OCTA may place a temporary fence around the TPSSE area. The emergency driveway/gated area in the NE area will not be accessible during the Construction Period Access to the TPSSE area shall be frorn public right of way. Driveway access will be maintained at all times. The following improvements within the TPSSE area will be removed as needed by OCTA to allow for construction activities. All improvements so removed shall be included in the compensation paid by OCTA for this TPSSE. o Pavement within limits of TPSSE 0 6 parking stalls (permanently) The following improvements within the TPSSE area will be protected in place: o Adjacent retaining wall o Adjacent fencing 1201539.1 City Council 7 –49 6/1/2021 The following improvements within or adjacent to the TPSSE area will be constructed and/or replaced in kind by OCTA: 0 8-foot tall fencing similar to adjacent fencing o Pavement around TPSS unit and electrical equipment o Raised parking lot island with concrete curb o Landscape and irrigation Drainage patterns and/or systems will be maintained during construction and restored to pre-existing conditions. Prior to the termination of the Construction Period, OCTA will remove from the TPSSE area all construction equipment and materials including, without limitation, any temporary fence, any temporary improvements, and all construction -related debris. The area around the TPSSE and unit will be restored to a condition that is as functionally equivalent as is practicable to its condition prior to commencement of the construction activities, as indicated above, unless otherwise agreed to in writing between OCTA and owner. The TPSS unit and electrical equipment will be enclosed by a fence/gate and will be locked. There shall not be constructed any improvement in, on, over, under, across or within the TPSSE that would impede the rights as defined herein. Once the TPSS unit is in place, a portion of the surface of the TPSSE may be used for access including fire access. OCTA expressly reserves the right to convey, transfer, or assign the Easement subject to the same rights and limitations described herein. Dated this day of 1rr r45"i 201& City of Santa Ana, a charter city and municipal corporation organized and existing under the Constitution and laws of the State of California Raul Godinez IIj v City Manager $/e,1 Approved as to Form: By S a R. Carvalho Ci y Attorney 7 Approved as ronn: ATTEST. E,,1}71 7j, /y/, Y Tc rc M D. HUZAtb Fuad S. Sweiss, PE, PLS CLERK OF THE C UNCIL Executive Director Public Works Agency 1201539.1 City Council 7 –50 6/1/2021 ACKNOWLEDGEMENT A notary public or other officer completing this certificate verifies only the identity of the individual who signed the document to which this certificate is attached, and not the truthfulness, accuracy, or validity of that document. STATE OF CALIFORNIA COUNTY OF ORANGE ) On N5AhC Z l , 2018, before me, bl: c . F i nl 2.S Notary Public, personally appeared, V o pv- G cwj-67 who proved to me on the basis of satisfactory evidence to be the person(sj whose name is subscribed to the within instrument and acknowledged to me that he/sho4hey executed the same in his/Jrerf weir- authorized capacity, and that by his/herAhair signature on the instrument the person, or the entity upon behalf of which the person acted, executed the instrument. I certify UNDER PENALTY OF PERJURY under the laws of the State of California that the foregoing paragraph is true and correct. WITNESS my hand and official seal. seal) ROSA A, FLOFES Notary Puhlic -Cal iforni a Orange County € Commission: 2228450 My Comm. Expires Feb 7, 2g22 Signature Q p' Vt l lit • J !Lw 1201539.1 City Council 7 –51 6/1/2021 CERTIFICATE OF ACCEPTANCE This is to certify that the interest in real property conveyed by the Easement Deed dated from the City of Santa Ana a charter city and municipal corporation organized and existing under the Constitution and laws of the State of California to the Orange County Transportation Authority (OCTA), a Public Entity, by the within instrument, the provisions of which are incorporated by this reference as though fully set forth in this certification, is hereby accepted by the undersigned officer(s) on behalf of the OCTA pursuant to authority conferred by the OCTA Board of Directors Resolution No. 2010-010 adopted on March 8, 2010, and the Grantee consents to recordation thereof by its duly authorized offiegr, p' Dated: 9 . .e) By: Director, Capital Programs 1201539.1 City Council 7 –52 6/1/2021 PSOMAS 1 EXHIBIT `A' 2 LEGAL DESCRIPTION 3 4 PERMANENT EASEMENT 5 In the City of Santa Ana, County of Orange, State of California, being those portions of 6 Lots 1 and 10, Block `D,' of the Ross Addition to Santa Ana, recorded in Book 3, Pages 7 534 and 535 of Miscellaneous Records of Los Angeles County, California, together with 8 those portions of Van Ness Street vacated per Resolution 69-27 of the City Council of the 9 City of Santa Ana adopted February 17, 1969, a certified copy of said resolution being to recorded in Book 8878, Page 863 of Official Records of said Orange County, described 11 as follows: 12 13 Commencing at the intersection of the northwesterly line of Santa Ana Boulevard 14 (54-foot northerly half -width) as described in the Easement Deed to the City of Santa 15 Ana, recorded in Book 8821, Page 290 of Official Records of said county, with the 16 westerly line of Lot 6 of Block `D' of said Ross Addition to Santa Ana, said 17 northwesterly line being a carve concave northwesterly having a radius of 746.00 feet, a 18 radial line to said curve bears South 09°25'05" East; thence northeasterly along said -- - i9 curve and the northwesterly line of said Santa Ana Boulevard, 252.27 feet through a 20 central angle of 19°22'30" to the True Point of Beginning; thence 21 North 29026'32" West 21.00 feet to the beginning of a non -tangent curve concave 22 northwesterly having a radius of 725.00 feet, a radial line to said curve bears 23 South 28046'28" East; thence northeasterly 86.42 feet along said curve through a central 24 angle of 06°49'48'; thence South 89°2.4'45" East 134 feet to the westerly line of the land 25 described in the Grant Deed to the State of California recorded on September 26, 2007 as 26 Document Number 2007000582904 of Official Records of said county; thence along said 27 westerly line South 00°01'32" West 2.84 feet; thence South 51°55'16" West 0.83 feet; 29 thence South 00° 17'58" East 21.73 feet to said northwesterly line and the beginning of a 29 non -tangent curve concave northwesterly having a radius of 746.00 feet, a radial line to 30 said curve bears South 34031'58" East; thence southwesterly 74.73 feet along said curve M92MTOI0400\SURVEYTEGALS\TPSS 3VJescription\V-LG-PE-DESC-APN 008-067-47-Above Grade_ REV 2.docs Pago l of03/09/2018 City Council 7 –53 6/1/2021 1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 11 12 13 14 15 16 17 18 19 20 21 22 23 24 25 26 27 28 29 30 PS®MAS and said northwesterly line through a central angle of 05°44'23" feet to the True Point of Beginning. Containing 1,702 sq. ft. All as shown on Exhibit "B" attached hereto and made a part thereof. This legal description is not intended to be used in the conveyance of land in violation of the Subdivision Map Act of the State of California. The Basis of Bearings for this legal description is based on the California State Plane Coordinate System of 1983 (CCS83), Zone VI, relative to the North American Datum of 1983 (NAD83); 2011.00 Epoch. This legal description was prepared by me or under my direction. Peter J. Fitzpatrick, PLS 6777 Date PETER J. FITZPATRICK No. 6777 M:\2HNT010400\SURVEY\LEGALS\TPSS_3\Description\V-LG-PE-DESC-APN 008-067-47-Above Grade_REV2.dom Page 2of2 03/09/2018 City Council 7 –54 6/1/2021 rm DETAIL "A" N.T.S. EXHIBIT "B" LAND CONVEYED TO THE STATE OF CALIFORNIA PER DOCUMENT NO. 2007000582904, O.R. - RESOLUTION 69-27 ORDERING VACATION OF STREETS AND RESERVING EASEMENTS FOR PUBLIC UTILITIES BK 8878, PG 863. O,R. w 7 o--- I----' APN 008-067-47 I J 1< F' I I I ;; 2L x, D I a IL ,A °IiEJ riX 1 y JA 0E r%I R0881 ADD To sAN-rA ARIA RECUF2JEJ 1 _ x 3, pos 5.34 '• 535ICJFmiSGiInr_0 RTJSy I_1A CDJ\1TY 6110 I LOT a I LOT 4 11 ( LOT 3 I LOT 2 LOT I GRANT OF EASEMENT FOR ELECTRICALI II I i AND COMMUNICATION SYSTEMS 111PERBK. 103381 PG. T03, O.R. 1T \'l'\1 I I Irv' REC. 9/22 /193702 IR130 LOT l 6 I LOT 71 LOT a sl6iA• L 1poI t- N o Lu Z 0Z am 60' a R o ww oz 1w A an.Lua. m I I 11 I\-O..( T.P.O.6 Wane I I I I I LOT 5 wommo J-., ! I II Y,' CO aowow Lit wtLa_mx' 3 0 EASEMENT DEED FOR STREET P.O.0 509°25'OS'E (R> PER BKHWAY PGK8821, G , O.R. v - REC. 12/19/1968 m uP z 0 I3D Z CURVE DATA: 30 LEGEND: PERMANENT EASEMENT P• 0•C.- POINT OF COMMENCEMENT T. P.O.B.- TRUE POINT OF BEGINNING 17 LINE DATA: RADIUS DELTA LENGTH Cl 72N( 06°49'48" 86 42' G2 746.00' 05°44'23 74.73'__ BEARING DISTANCE L1 N29026'32"W 21.00' L2 S89°24'45"E 1.34' L3 SO 001'32"W 2.84' L4 S51055'16"W 0.83' L5 S00017'58"E 21.73' 0' 30' 60' 120' 180, SCALE 1" = 60' DESCRIPTION: PERMANENT EASEMENT FOR APN 008-067-47 CITY OF SANTA ANA PSOMAS S. M. vmuorm6 S927.7 Y14/ 751-03, SHEET 1 OF 1 SCALE 1"=60' DRAFTED FD/NG JOB NUMBER2HNT010400CityCouncil7–55 6/1/2021 i ( e NO FEE DOCUMENT Exempt per Government Code J6103 & '27L&3 RECORDING REQUESTED BY AND WHEN RECORDED MAIL TO: Capital Programs ORANGE COUNTY TRANSPORTATION AUTHORITY 550 South Main Street P.O. Box 14184 Recorded in Official Records, Orange County Hugh Nguyen, Clerk -Recorder I 1[II II IIIIIIIII II JJJ11Iil11IIJ]11IJ JJJ11I J IO1 I I O NO FEE R 0 0 1 0 3 9 5 6 2 3 $ * 2018000364978 2:04 pm 10MM8 7 413 E01 7 0.00 0.00 0.00 0.00 18.00 om 0.000.000.00 0.00 Project Name: OC Streetcar Pro Address: Santa Ana, California APN: 008-067-47 Project Parcel No.: OCS-004-01 THIS TRANSACTION IS EXEMPT FROM CALIFORNIA DOCUMENTARY TRANSFER TAX PURSUANT TO SECTION 11922 OF THE CALIFORNIA REVENUE AND TAXATION CODE. PUBLIC UTILITY EASEMENT FOR VALUABLE CONSMERATION, receipt and sufficiency of which is hereby acknowledged, the CITY OF SANTA ANA, a charter city and municipal corporation organized and existing under the Constitution and laws of the State of California, ("Grantor") hereby grants to the ORANGE COUNTY TRANSPORTATION AUTHORITY, A Public Entity ("Grantee"), a non-exclusive public utility easement ("PUE") for the purpose of constructing, maintaining, repairing, relocating, and adjusting, as applicable, underground utility and Communication facilities and their appurtenant fixtures and equipment, as required, in and under that certain real property situated in the City of Santa Ana, Comity of Orange, State of California, which is described in Exhibit "A" and depicted on Exhibit "B", both of which are attached hereto and made a hart hereof. During the Construction Period, OCTA's use and occupancy of the PUE will be exclusive, subject to the rights and limitations set forth below. OCTA's use and occupancy of the PUE prior to and after the Construction Period will be non-exclusive. Rights and Limitations of Use and Occupancy of PUE: OCTA shall provide the owner(s) and occupant(s) of the property subject to this PUE a minimum of thirty (30)-days written notice as to when the Construction Period will commence. During the Construction Period, OCTA may place a temporary fence around the PUE area. Reasonable pedestrian access to the property shall be maintained at all times Access to the PUE area shall be from public right of way. Driveway access will be maintained at all tunes. The following improvements within the PUE area will be removed as needed by OCTA to allow for construction activities. All improvements so removed shall be included in the compensation paid by OCTA for this PUE. o Approximately 5,600 SF of pavement 0 33 parking stalls (temporarily) The following improvements within the PUE area will be protected in place: o None 1201539,1 City Council 7 –56 6/1/2021 The following improvements within the PUB area will be constructed and/or replaced in kind by OCTA: o Pavement o Striping of affected parking stalls o Affected landscaping and irrigation Drainage patterns and/or systems will be maintained during construction and restored to pre-existing conditions. Prior to the termination of the Construction Period, OCTA will remove from the PUE area all construction equipment and materials including, without limitation, any temporary fence, any temporary improvements, and all construction -related debris. The PUE area will be restored to a condition that is as functionally equivalent as is practicable to its condition prior to commencement of the construction activities, as indicated above, unless otherwise agreed to in writing between OCTA and owner. There shall not be constructed any improvement in, on, over, under, across or within the PUB that would unpeue the rights as delined herein. Once the utilities are in place, the surface of the PUE may be used for access or automobile parking purposes. OCTA expressly reserves the right to convey, transfer, or assign the Easement subject to the same rights and limitations described herein. Dated this day of ' 2018. YlJ® d Pfs o MARIA D. HUIZAR CLERK OF THE COUNCIL City of Santa Ana, a charter city and municipal corporation organized and existing under the Constitution and laws of the Skate of California B Raul Godinez, II City Manager Approved as to Form: By `, S64ia R. Carvalho fC _, sty Attorney Approved as tsForm: By M ' l r L Fuad S. Sweiss, PE, PLS Executive Director Public Works Agency 1201539.1 City Council 7 –57 6/1/2021 ACKNOWLEDGEMENT A notary public or other officer completing this certificate verifies only the identity of the individual who signed the document to which this certificate is attached, and not the truthfulness, accuracy, or validity of that document. STATE OF CALIFORNIA COUNTY OF ORANGE ) On A tL; '/"1 , 2018, before me, Notary Public, personally appeared, who proved to me on the basis of satisfactory evidence to be the person(w)whose name is subscribed to the within instrument and acknowledged to me that 'he/she/they executed the same in his/her hair authorized capacity, and that by his/her/their signature on the instrument the person, or the entity upon behalf of which the person acted, executed the instrument. I certify UNDER PENALTY OF PERJURY under the laws of the State of California that the foregoing paragraph is true and correct. WITNESS my hand and official seal. seal) ROSA A. FLORES t t• Notary Pu611c-California r :yd"";-`• Orange County Commission-2228450 My Comm. Expires Feb 7, 2022 Signature v""7'' (i'- 6' 1201539.1 City Council 7 –58 6/1/2021 CERTIFICATE OF ACCEPTANCE This is to certify that the interest in real property conveyed by the Easement Deed dated from the City of Santa Ana a charter city and municipal corporation organized and existing under the Constitution and laws of the State of California, to the Orange County Transportation Authority (OCTA), a Public Entity, by the within instrument, the provisions of which are incorporated by this reference as though fully set forth in this Certification, is hereby accepted by the undersigned officer(s) on behalf of the OCTA pursuant to authority conferred by the OCTA Board of Directors Resolution No. 2010-010 adopted on March 8, 2010, and the Grantee consents to recordation thereof by its duly authorized off;cer, Z Dated: o rs G. Bell utive Director, Capital Programs 1201539.1 City Council 7 –59 6/1/2021 PS ®MAS 1 EXHIBIT °A' 2 LEI GAL DESCRIPTION 3 4 PERMANENT EASEMENT 5 In the City of Santa Ana, County of Orange, State of California, being those portions of 6 Lots 1, 2 and 6 through 10, Block `D,' of the Ross Addition to Santa Ana, recorded in 7 Book 3, Pages 534 and 535 of Miscellaneous Records of Los Angeles County, California, 8 together with those portions of Van Ness Street and Parton Street vacated per Resolution 9 69-27 of the City Council of the City of Santa Ana adopted February 17, 1969, a certified to copy of said resolution being recorded in Book 8878, Page 863 of Official Records of 11 said Orange County, described as follows: 12 13 Beginning at the intersection of the northwesterly line of Santa Ana Boulevard (54-foot 14 northerly half -width) as described in the Easement Deed to the City of Santa Ana, 15 recorded in Book 8821, Page 290 of Official Records of said county, with the westerly 16 line of said Lot 6, said northwesterly line being a curve concave northwesterly having a 17 radius of 746.00 feet, a radial line to said curve bears South 09°25'05" East; thence 18 southwesterly along said curve and said northwesterly line, 21.13 feet through a central 19 angle of 01 °37'21'; thence North 12° 15' 18" West 22,08 feet; thence 20 North 67048'31" East 286.30 feet; thence North 57°59'03" East 3.09 feet; thence 21 North 55034'50" East 12,16 feet; thence North 55°37'54" East 17.92 feet; thence 22 North 54050'37" East 2.80 feet; thence South 89°24'45" East 30,75 feet to the beginning 23 of a non -tangent curve concave northwesterly, having a radius of 725.00 feet, a radial line 24 to said beginning bears South 35'36' 16" East; thence southwesterly along said curve 25 86.42 feet through a central angle of 06°49'48'; thence North 29°26'32" West 5.44 feet; 26 thence South 67°48'31" West 223.83 feet; thence South 12'29' 18" East 17.33 feet to the 27 northwesterly line of said Santa Ana Boulevard, said point also being the beginning of a 28 non -tangent curve concave northwesterly having a radius of 746.00 feet, a radial line to 29 said beginning bears South 11'02' 12" East; thence southwesterly along said curve and 30 M:\2HNT010400\SURVEY\LEGALS\TPSS-3\Description\V-L,G-PE-DESC-APN 008-067-47_L3elow_REV 3.doex Page 1 of 2 3/9/2018 City Council 7 –60 6/1/2021 1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 11 12 13 14 15 16 17 18 19 20 22 23 24 25 26 27 28 29 WE said northwesterly line 21.07 feet through a central angle of 01 °37'06" to the Point of Beginning. Containing 5,524 sq. ft. All as shown on Exhibit `B" attached hereto and made a part thereof. This legal description is not intended to be used in the conveyance of land in violation of the Subdivision Map Act of the State of California. The Basis of Bearings for this legal description is based on the California State Plane Coordinate System of 1983 (CCS83), Zone VI, relative to the North American Datum of 1983 (NAD83); 2011.00 Epoch. This legal description was prepared by me or under my direction. p P67ER J, yy d FT PAr121CK cnT No, 6777 Peter J. Fitzpatrick, PLS 6777 Date M:\2HN'1'010400\SURVEY\LP;GA.LS\TPSS_3\Description\V-LG-PE-DESGAPN 008-067-47_Relow_REV 3.docx Page 2 of 2 3/9/2018 City Council 7 –61 6/1/2021 EXHIBIT "B" LAND CONVEYED TO THE STATE OF CALIFORNIA PER DOCUMENT NO. 2007000582904, O.R. RESOLUTION 69-27 ORDERING VACATION OF STREETS AND 1-- RESERVING EASEMENTS FOR PUBLIC UTILITIES BE 8878, (A PG 863, O.R. o 11APN 008-067-47 W o ELK ° ILK 4 J ( Z o a L,A 800N J y PAC z-Jl QaRJs ADr 70 'Sr1NTA A Jr1 > RECORDED 1K 3y PGS 53zL -;- s i s 60, OFllJlSCii i CCJRJuY A cc' NYY L5 I 60' LOT 5 LOT 4 LOT 3 1LOT 2 LOT 1L3 L6 GRANT OF EASEMENT FOR ELECTRICALI ii I I I L2ANDCOMMUNICATIONSYSTEMS PER B10338, PG. 703, O.R. 9 I . REC. / 22/1932 030 30 I 6 o LO7 b LO'f 7i LOT a 1-7VO 5_3Cz'18"E(R) S28°46' 28"E (R) o a=. o`r 13 nE 22 LOT 9 Zo0 o woYroo ' N6 3111'I f, `,. l° I P aowc w8Imo.- n L wwaa L1C3 S11° 02'12"E ((R). VVj/ 9 EASEMENT DEED FOR STREET S07°47' 44"E ( R/ C1 G "`- AND HIGHWAY PURPOSES 13.0. 113 \S 09°25'05"E (R) PER BK 8621+ PG 290, O.R. a. REC. 12/19/1968 P "L N I30' Z CURVE DATA: 30' RADIUS ANGLE LENGTH C1 746. 00' 01037'21" 21.13' C2 725. 00' 06°4946' 86.42' C3 746. 00' 01°37'06" 21.07' C4 746. OW 03°14'27" 42.20' 0' 30' 60' 120' 180' SCALE 1" = 60' DESCRIPTION: PERMANENT EASEMENT APN 008-067-47 CITY OF SANTA ANA LEGEND: PERMANENT EASEMENT LINE DATA: BEARING DISTANCE L1 N12° 15'18"W 22,OB' L2 N57° 59'03"E 3.09' 13 N55° 34'50"E 12.16' 14 N55° 37'54"E 17.92' L5 N54° 50'37"E 2.80' L6 S89° 24'45"E 30.75' 17 N29° 26'32"W 5.44' L8 S12° 29'187E 17.33' P SOMA S 3 N° 11v° Cenlre D,, SA. 206 S.M. Mu, C°Illvmly '2707 714/751- 7373 SHEET 1 OF 1 SCALE 1"= 60' DRAFTED KPV/ NPG CHECKED JLE DATE 03/ 09/2018 JOB NUMBER 2HNT010400 City Council 7 –62 6/1/2021 NO FEE DOCUMENT Exempt per Government Code W 03 & C 7383 RECORDING REQUESTED BY AND WHEN RECORDED MAIL, TO: Capital Programs ORANGE COUNTY TRANSPORTATION AUTHORITY 550 South Main Street P.O. Box 14184 Recorded in official Records, Orange County Hugh Nguyen, Clerk -Recorder 1111 111] Ill 1111j$IIIII1111I111111111111111111111 11111 N° FEE11jI11I111$ 2018000364981 2:04 pm 10/05118 7411301 8 0.00 0.00 0.00 0.00 21.00 0.00 0.000-000.00 0,00 The Address: Santa Ann, California APN: 398-351-04, 398-351-05, 398-351-07 and 398-351-08 Project Parcel No.: OCS-009-01 and OCS-009-02 THIS TRANSACTION IS EXEMPT FROM CALIFORNIA DOCUMENTARY TRANSFER TAX PURSUANT TO SECTION 11922 OF THE CALIFORNIA REVENUE AND TAXATION CODE, PLATFORM AND TRACTION POWER SUBSTATION EASEMENT FOR VALUABLE CONSIDERATION, receipt and sufficiency of which is hereby acknowledged, the CITY OF SANTA ANA, a charter city and municipal corporation organized and existing under the Constitution and laws of the State of California, ("Grantor") hereby grants to the ORANGE COUNTY TRANSPORTATION AUTHORITY, A Public Entity ("Grantee"), an exclusive perpetual platform and traction power substation easement which allows Grantee and its employees, agents, representatives, contractors, successors and assigns the right to use the described property for the construction, operations, maintenance, and all related purposes, of the OC Streetcar System, in, on, over, under and across that certain real property situated in the City of Santa Ana, County of Orange, State of California, which is described in Exhibit "A" and depicted on Exhibit "B", both of which are attached hereto and made a part hereof. Rights, Limitations of Use and Occupancy of Easements; and facilities to be constructed: OCTA shall provide the City a minimum of thirty (30)-days written notice as to when construction will commence. The OC Streetcar controlled work access zone is defined as the area extending four (4) feet beyond the farthest rail,, any portion of a streetcar stop within ten (10) feet of a traction power substation unit and ten (10) feet from the overhead contact system (OCS). No permanent improvements, including, but not limited to parking structures, walls, etc. shall be constructed by City on, over, below or above Parcel 1 Easement area, except for driveway purposes. No permanent improvements, including, but not limited to parking structures, walls, etc. shall be constructed by City on, over, below or above Parcel 2 Easement area. The facilities to be constructed on, over, below or above Parcel I Easement area are those elements included in the construction documents reviewed and approved by the City. OCTA shall maintain all 'facilities within Parcel 1 Easement area with the exception of: o Curb and gutter north of OCTA's traction power substation o Driveway pavement north end of TPSS area The facilities to be constructed on, over below or above Parcel 2 Easement area are those elements included in the construction documents reviewed and approved by the City. 1201539.1 City Council 7 –63 6/1/2021 OCTA shall maintain all facilities within Parcel 2 Easement area with the exception of o Driveway pavement south end of OC Streetcar Platform area o Sidewalk and curb and gutter at south end of OC Streetcar Platform area Except as to those improvements identified below as being protected in place, improvements within the Easement areas will be removed as needed by OCTA to allow for construction activities. Pursuant to Amended and Restated Cooperative Agreement C-94- 859 and the Memorandum of Understanding C-5-3295 referenced above, no compensation will be paid by OCTA for this Easement or improvements. The following improvements within the Easement area will be protected in place: o NONE OCTA expressly reserves the right to convey, transfer, or assign the Easement subject to the same rights and limitations described herein. Dated this J-( day of 7t. LC. 2018. City of Santa Ana, a charter city and municipal corporation organized and existing under the Constitution and laws of the State of California x By Raul Godinez, II City Manager Approved as to Form: By - 4 fV4'. a,..vk S64ia R. Carvalho %-. City Attorney Approved as to Form: R11, Y MAR! I.y. HUIZAF4 CIF Gx { Fund S. Sweiss, PE, PLS CLERK OF THE GO Executive Director Public Works Agency 1201539.1 City Council 7 –64 6/1/2021 ACKNOWLEDGEMENT A notary public or other officer completing this certificate verifies only the identity of the individual who signed the document to which this certificate is attached, and not the truthfulness, accuracy, or validity of that document. STATE OF CALIFORNIA COUNTY OF ORANGE On \A 5mk `i l 2018, before me V&C i rA • - dWe Notary Public, personall appeared, 4 JL%r C • C t ykl-_ who proved to me on the basis of satisfactory evidence to be the person(8) whose name is subscribed to the within instrument and acknowledged to me that he/shefthey executed the same in his/her/iheur authorized capacity, and that by his/her-Aheir signature on the instrument the person, or the entity upon behalf of which the person acted, executed the instrument. I certify UNDER PENALTY OF PERJURY under the laws of the State of California that the foregoing paragraph is hue and correct, WITNESS my hand and official seal. Signature _ ° I'' 1 t • "-Y` seal) — — RASA A. FLORES Notary Public - California Orange County a e Commission 42228450 r My Comm. Expires Feb 7, 2022 wrswwr 1201539.1 City Council 7 –65 6/1/2021 CERTIFICATE OF ACCEPTANCE This is to certify that the interest in real property conveyed by the Easement Deed dated from the City of Santa Ana, a charter city and municipal corporation organized and existing under the Constitution and laws of the State of California, to the Orange County Transportation Authority (OCTA), a Public Entity, by the within instrument, the provisions of which are incorporated by this reference as though fully set forth in this Certification, is hereby accepted by the undersigned officer(s) on behalf of the OCTA pursuant to authority conferred by the OCTA Board of Directors Resolution No. 2010-010 adopted on March 8, 2010, and the Grantee consents to recordation thereof by its duly authorized oyger. Dated: By: _ Ja Director, Capital Programs 1201539.1 City Council 7 –66 6/1/2021 2 3 4 5 6 7 8 9 10 11 12 13 14 15 16 17 18 19 20 21 22 23 24 25 26 27 28 29 30 31 EXHIBIT `A' LEGAL DESCRIPTION PERMANENT EASEMENTS Parcel 1: In the City of Santa Ana, County of Orange, State of California, being those portions of Block 43 and Brown Street (abandoned) of the Town of Santa Ana- East, recorded in Book 10, Pages 43 and 44 of Miscellaneous Records of Los Angeles County, California, described as follows: Beginning at the centerline intersection of Santa Ana Boulevard with Santiago Street as shown on Record of Survey 84-1188 filed in Book 110, Page 21, of Records of Survey of said Orange County; thence along the centerline of said Santiago Street South 25'28' 19" East (South 26'04'21" East per said Record of Survey 84-1188) 561.32 feet; thence North 64'31'41" East 40.00 feet to a point on the northeasterly line of said Santiago Street, and the True Point of Beginning; thence along said northeasterly line North 25'28' 19" West 55.00 feet; thence North 64'31'41" East 70.50 feet to a line parallel with and 70.50 feet northeasterly of said northeasterly line; thence South 25'28'19" East 55.00 feet along said parallel line; thence South 64'31'41" West 70.50 feet to the True Point of Beginning. Containing 3,878 sq. ft. Parcel 2: In the City of Santa Ana, County of Orange, State of California, being those portions of Lots 1 through 14, Block 51 of the Town of Santa Ana- East, recorded in Book 10, Pages 43 and 44 of Miscellaneous Records of Los Angeles County, California, described as follows: M:\2I-1N7'010400\SURVEY\LEGALS\SARTC\Description\V-LG-PE-DGSC-SARTC_REV l.docx Page I of 3/8/2018 City Council 7 –67 6/1/2021 10 11 12 13 14 15 16 17 18 19 20 21 22 23 24 25 26 27 28 29 30 31 PS OMAS Beginning at the centerline intersection of Santa Ana Boulevard with Santiago Street as shown on Record of Survey 84-1188 filed in Book 110, Page 21, of Records of Survey of said Orange County; thence along the centerline of said Santiago Street South 25'28'19" East (South 26°04'21" East per said Record of Survey 84-1188) 340.22 feet; thence North 64°31'41" East 40.00 feet to the southernmost corner of Lot 12 on the northeasterly line of said Santiago Street, and the True Point of Beginning; thence North 25'28' 19" West 281.24 feet along said northeasterly line to the curved easterly line of the land described in the Easement Deed to the City of Santa Ana, recorded in Book 9139, Page 1 of Official Records of said county, said curve being concave southeasterly having a radius of 33.00 feet, a radial line to said curve bears North 80°23'42" West; thence northerly 10.53 feet along said curve through a central angle of 18' 16'51" to the southerly line of Fruit Street as described in Easement Deed to the City of Santa Ana, recorded in Book 554, Page 376 of Deeds, records of said county; thence South 89°23'36" East 1.82 feet along said southerly line to the southeasterly line of said Santa Ana Boulevard having a southerly half width of 52.00 feet; thence North 64°53'44" East 35.05 feet along said southeasterly line to a line parallel with and 44.00 feet northeasterly of the northeasterly line of said Santiago Street; thence South 25°28' 19" East 320.93 feet along said parallel line; thence South 64°31'41" West 44.00 feet to said northeasterly line; thence North 25'28' 19" West 33.20 feet along said northeasterly line to the True Point of Beginning. Containing 14,109 sq. ft. Subject to any easements or rights per recorded or unrecorded documents. All as shown on Exhibit "B" attached hereto and made a part thereof. This legal description is not intended to be used in the conveyance of land in violation of the Subdivision Map Act of the State of California. M:\2l-INT010400\SURVEY\LEGALS\SAR7'C\Description\V-LG-PE-DESC-SAR'1'C_REV l.doex Paget of 3/8/2018 City Council 7 –68 6/1/2021 I 3 4 5 6 7 8 M 1031 11 12 13 14 15 16 17 18 19 20 21 22 23 24 25 26 27 28 29 30 31 PSOMAS The Basis of Bearings for this legal description is based on the California State Plane Coordinate System of 1983 (CCS83), Zone VI, relative to the North American Datum of 1983 (NAD83); 2011.00 Epoch. This legal description was prepared by me or under my direction. Peter J. Fitzpatric , PLS 6777 Date PETER J. FITZPATRICK No. 6777 M:121INT010400\SIJRVEY\LEOALS\SARTC\Description\V-LG-PF DESG5AR"rC_REV I.doex Page of 3/8/2018 City Council 7 –69 6/1/2021 m NG4°31'41"E 40.00, I87' 47' 40 I r IR= 33.00, 0= 18-16'51" L= 10.53'- 48' 40' V1 0 m Z M N 0 40' LEGEND: PERMANENT EASEMENTS I I N64°31'41'E 40. 00' PCL 1 40, EXHIBIT SANTA ANA BLVD B" iv / 00y' I z N64°53'44"E \ 35.05' L5 2 1 S'LY LINE OF / O \ FRUIT ST 1 \ 6 APN 398-351-07 M N ry -7 W 2ua d I m I N TOWN OP sAN'fA /Q10ANIA-EASE 7<U 44, OK 10; PGS. 43-s}s}y //. IV1.. R. III A. COUNfY O/ 51 /- 12 APN 398-351-05 1} L7 Rs 2+-,111S2 R, S.B. 2 Po. 2115110/ 4p,1, 3q / EASEMENT TO CITY OF SANTA ANA BK. 554, PG. 376 DEEDS GRANT DEED TO CITY OF SANTA ANA INST. NO, 85-115812, O.R. REC. 4/24/1985 FINAL ORDER OF CONDEMNATION CASE NO. 37-30-04 INST, NO. 89-218845, O.R. REC. 5/24/1984 LINE DATA: BEARING DISTANCE L1 N25°28'19'W 55.00, L2 N64°3141"E 70.50' L3 S25°28'19'E 55.00' L4 S64°31'41"W 70.50' LS S89°23'36"E 1.82' L6 N64°53'44"E 35.05' 77 S64-31'41"W 44.00' L8 N25°21]1'19"W 33.2D' 12 'pq 1' 0' 40, 80' 160, 240' LT?/, O.n n / SCALE i" = 80' a 14 TOWN OF SA ITA &q O0 Fl ox ANA- EAsT n4.R. L,A° DOUNTY IL -LOOK 213 SCRIPTION: PERMANENT EASEMENTS OVER SANTA ANA REGIONAL TRANSPORTATION CENTER P SOMA S 3 Hulbn Centre D" Wt. 200 samo Mo, Confor,ao 92707 714/76t-7S73 SHEET 1 OF 1 SCALE P' = 80' DRAFTED NPG CHECKED JLE DATE 03/06/2018 JOBNUMBER 2HNTO10400 F,IF PATH City Council 7 –70 6/1/2021 City Council 7 –71 6/1/2021 City Council 7 –72 6/1/2021 ORANGE COUNTY TRANSPORTATION AUTHORITY Addendum No. 1 to Purchase and Sale Agreement CONFIDENTIAL This document contains personal information, and pursuant to Civil Code section 1798.2 l, it shall be kept confidential in order to protect against m:tUuthorized disclosure. In Witness Whereof, the parties have executed this Addendum No. 1 on the day and year set forth below. CITY OF SANTA ANA By: _________________ _ Kristine Ridge DATE City Manager Approved as to Form: Sonia R. Carvalho, City Attorney By: ______________ _ John M. Funk DATE Sr. Assistant City Attorney By:---,-.,...,.--,------------------Nabil Saba DATE Executive Director Public Works Agency ORANGE COl:NTY TRA�SPORTATION AUTHORITY By: _______________ _ James G. Beil DATE Executive Director, Capital Programs Approved as to Form: By: _________________ _ James Donich DATE General Counsel Orange County Transportation Authority Page 3 of 6 4-30-21 City Council 7 –73 6/1/2021 City Council 7 –74 6/1/2021 City Council 7 –75 6/1/2021 City Council 7 –76 6/1/2021 City Council 7 –77 6/1/2021 City Council 7 –78 6/1/2021 City Council 7 –79 6/1/2021 City Council 7 –80 6/1/2021 City Council 7 –81 6/1/2021 City Council 7 –82 6/1/2021 City Council 7 –83 6/1/2021 City Council 7 –84 6/1/2021 City Council 7 –85 6/1/2021 Parks, Recreation, and Community Services https://www.santa-ana.org/parks Item # 8 City of Santa Ana 20 Civic Center Plaza, Santa Ana, CA 92701 Staff Report June 1, 2021 TOPIC: Contract to Repair and Renovate Ballpark Fencing at Various Parks AGENDA TITLE: Award a Purchase Order Contract to Repair and Renovate Ballpark Fencing in an Amount Not to Exceed $272,750 (Specification No. 21-015) (General and Non-General Fund) RECOMMENDED ACTION Authorize a one-time purchase and payment of purchase order contract to renovate fencing at eight ballfields to J & A Fence in the amount of $272,750, subject to non- substantive changes approved by the City Manager and City Attorney. DISCUSSION An invitation for Bids to renovate the ballpark fencing at eight City parks (El Salvador, Delhi, Riverview, Rosita, Madison, Adams, Morrison and Heritage Parks) was advertised on March 24, 2021, on the City’s online bid and management publication system. A summary of the Invitation for Bids and bids received is as follows: 155 Vendors notified 9 Santa Ana vendor notified 26 Vendors downloaded the bid packet 7 Bids received 0 Bid received from a Santa Ana vendor The bids were received and opened on April 14, 2021, and evaluated (Exhibit 1). J & A Fence is the lowest, responsive to specifications, and meet the City’s requirements. ENVIRONMENTAL IMPACT There is no environmental impact associated with this action. FISCAL IMPACT Funds are budgeted and available in the following accounts, but due to the fact that the award of the purchase order is at the end of the fiscal year, the City does not expect expend the funds in Fiscal Year 2020-2021, and that departments have already submitted fiscal year 2021-2022 budget information a request to carryover funds in the accounts below will be submitted as part of the City-Wide carryover process. The citywide carryover City Council 8 –1 6/1/2021 Contract to Repair and Renovate Ballpark Fencing at Various Parks June 1, 2021 Page 2 1 7 4 1 request is normally presented to the City Council in September/October after year-end balances of the prior year are available. Therefore, in order to not delay the project by several months, staff will begin progress on the project and expend funds in the accounts below with the understanding that approval of the carryover request will occur at a future date. Fiscal Year Accounting Unit- Account # Fund Description Accounting Unit, Account Description Amount 2021-2022 05113263-62320 Capital Outlay Fund PRCSA-Maintenance & Repair Buildings & Ground $228,000 2021-2022 01113250-62320 General Fund PRCSA-Maintenance & Repair Buildings & Ground $44,750 EXHIBIT(S) 1. Abstract of Bids Submitted By: Lisa Rudloff, Executive Director of Parks, Recreation and Community Services Approved By: Kristine Ridge, City Manager City Council 8 –2 6/1/2021 ABSTRACT OF BIDS RENOVATION OF BALLFIELD FENCING (21-015) Item Replace/Renovate Fencing LOCATION J & A Fence Azusa, Ca J. CARDENAS INC. Victorville, Ca Quality Fence Co Inc. Paramount, Ca 1 El Salvador Park $56,125.00 $86,250.00 $82,602.00 2 Delhi Park $23,370.00 $24,313.00 $13,916.00 3 Riverview Park $55,127.00 $96,000.00 $127,857.00 4 Rosita Park $23,376.00 $31,063.00 $47,966.00 5 Madison Park $46,874.00 $32,500.00 $62,082.00 6 Adams Park $23,128.00 $26,875.00 $21,728.00 7 Morrison Park $22,375.00 $21,975.00 $11,872.00 8 Heritage Park $22,375.00 $29,375.00 $15,168.00 Total Offer:$272,750.00 $348,351.00 $383,191.00 Item Replace/Renovate Fencing LOCATION Izurieta Fence Company, Inc. Los Angeles, Ca Econo Fence, Inc. Riverside, Ca Moore Fence Company Inc Perris, Ca 1 El Salvador Park $126,605.94 $147,865.00 $226,394.00 2 Delhi Park $49,256.34 $48,165.00 $43,773.00 3 Riverview Park $164,296.65 $214,420.00 $213,277.00 4 Rosita Park $106,442.69 $88,850.00 $146,624.00 5 Madison Park $121,241.04 $136,750.00 $152,348.00 6 Adams Park $79,829.44 $63,735.00 $85,894.00 7 Morrison Park $52,863.74 $68,130.00 $45,310.00 8 Heritage Park $56,496.37 $36,820.00 $56,035.00 Total Offer: $757,032.21 $804,735.00 $969,655.00 City Council 8 –3 6/1/2021 Lightning Fence Company Escondido, Ca $102,600.00 $28,900.00 $116,100.00 $55,700.00 $77,200.00 $47,400.00 $25,800.00 $25,600.00 $479,300.00 City Council 8 –4 6/1/2021 Public Works Agency https://www.santa-ana.org/pw Item # 9 City of Santa Ana 20 Civic Center Plaza, Santa Ana, CA 92701 Staff Report June 1, 2021 TOPIC: Sidewalk Offset Grinding Services AGENDA TITLE Amend the Blanket Order Contract with BPR, Inc. for Sidewalk Offset Grinding Services to Increase the Term One Year and the Total not to Exceed Amount to $720,000 (Non- General Fund) RECOMMENDED ACTION Authorize the City Manager to execute an amendment to the blanket order contract with BPR, Inc. for sidewalk offset grinding services, to extend the contract term one year, beginning July 1, 2021 and expiring June 30, 2022, with provisions for an additional two, one-year renewal periods exercisable by the City Manager, in an annual amount of $240,000 for a total not to exceed amount of $720,000, subject to non-substantive changes approved by the City Manager and City Attorney. DISCUSSION The Public Works Agency Maintenance Services Division is responsible for maintaining City sidewalks. Staff evaluates the condition of sidewalks, and identifies uneven surfaces and cracks that may pose a risk to pedestrians. Offset grinding is the preferred method to repair uneven surfaces caused by underlying tree roots or soil depressions that raise or sink sidewalk areas, as it is more economical and cost effective than replacing an entire section of concrete sidewalk. The Public Works Agency uses offset grinding to repair approximately 2,000 sidewalk hazards annually.. The Parks, Recreation and Community Services Agency also uses this method to address trip/step hazards at parks, the Santa Ana Zoo, the Civic Center area, and within the bike trail system. On July 1, 2019, the City awarded a contract to BPR, Inc. for sidewalk offset grinding services in the amount of $240,000. The contractor has continued to perform well and meet City needs and expectations. The Public Works Agency is requesting approval to extend the contract for an additional 12-month period and incorporate an additional two renewal periods in order to continue utilizing their services. ENVIRONMENTAL IMPACT There is no environmental impact associated with the action. City Council 9 –1 6/1/2021 Amend Blanket Order Contract for Sidewalk Grinding Services June 1, 2021 Page 2 1 7 6 6 FISCAL IMPACT Funds in the amount of $240,000 are available for expenditure in FY 2021-22 and future renewal terms as follows: Fiscal Year Accounting Unit- Account # Fund Description Accounting Unit, Account Description Amount 02917660-62300 Special Gas Tax Roadway Maintenance, Contract Services - Professional $200,000 01113250-62320 General Fund PRCSA-Park Facilities, Maintenance & Repair Buildings & Ground $30,0002021-2022 07413250-62320 Civic Center Maintenance Civic Center-Regular Maintenance, Maintenance & Repair Buildings & Ground $10,000 Second Renewal Term $240,000 02917660-62300 Special Gas Tax Roadway Maintenance, Contract Services - Professional $200,000 01113250-62320 General Fund PRCSA-Park Facilities, Maintenance & Repair Buildings & Ground $30,0002022-2023 07413250-62320 Civic Center Maintenance Civic Center-Regular Maintenance, Maintenance & Repair Buildings & Ground $10,000 Third Renewal Term $240,000 02917660-62300 Roadway Maintenance Roadway Maintenance, Contract Services - Professional $200,000 2023-2024 01113250-62320 General Fund PRCSA-Park Facilities, Maintenance & $30,000 City Council 9 –2 6/1/2021 Amend Blanket Order Contract for Sidewalk Grinding Services June 1, 2021 Page 3 1 7 6 6 Repair Buildings & Ground 07413250-62320 Civic Center Maintenance Civic Center-Regular Maintenance, Maintenance & Repair Buildings & Ground $10,000 Fourth Renewal Term $240,000 Grand Total $720,000 Submitted By: Nabil Saba, P.E., Executive Director – Public Works Agency and Lisa Rudloff, Executive Director, Parks, Recreation and Community Services Approved By: Kristine Ridge, City Manager City Council 9 –3 6/1/2021 Public Works Agency https://www.santa-ana.org/pw Item # 10 City of Santa Ana 20 Civic Center Plaza, Santa Ana, CA 92701 Staff Report June 1, 2021 TOPIC: Ford Super Duty Dump Trucks AGENDA TITLE Award a Purchase Order in the Amount of $438,916 to Western Truck Exchange for Five Ford Super Duty F550 Stake Bed Dump Body Trucks (Specification No. 21-029) (Non- General Fund) RECOMMENDED ACTION Authorize a one-time purchase and payment of purchase order to Western Truck Exchange for five Ford Super Duty F550 Stake Bed Dump Body Trucks, in the amount of $418,916 plus a contingency of $20,000, for a total amount not to exceed $438,916, subject to non-substantive changes approved by the City Manager and City Attorney. DISCUSSION The Public Works Agency, Fleet Services Division is responsible for the acquisition, maintenance, repair, and replacement of vehicles, trucks, and maintenance equipment. The Public Works Agency Maintenance Services Division is in need of five new stake bed dump body trucks to replace the existing vehicles in the aging fleet of work equipment. The stake bed dump body truck (vehicle) is a vital vehicle that allows staff to perform various tasks efficiently during the course of daily field operations requiring hauling/moving of heavy equipment and objects, such as tree trunks, and debris and rubbish from illegal dumping. This vehicle is crucial and heavily utilized in responding to homeless-related request for service to locations with challenging terrain requiring earth/soil clearing, including within the Santiago Creek and similar terrain. In addition, the vehicle is vital when deployed as part of the City’s emergency response to rain and wind storm-related debris and after hour’s emergency service calls. The current vehicles are 1997 to 2008 models, have reached the end of their useful lifecycle, and have become unreliable, directly leading to public service delays. The vehicles exceed the Fleet Services Division’s recommended Equipment Lifecycle Guidelines, earning a “terrible” rating based on industry standards from the Municipal Equipment Maintenance Association, the National Association of Fleet Administrators, and the American Public Works Association. City Council 10 –1 6/1/2021 Award Purchase Order for Ford Super Duty F550 Stake Bed Trucks June 1, 2021 Page 2 1 7 6 5 The Notice Inviting Bids was advertised on March 4, 2021, on the City’s online bid management and publication system. A summary of the bid invitation and bids received is as follows: 194 Vendors were notified 20 Santa Ana vendors were notified 8 Vendors downloaded the bid packet 3 Bids received 0 Bids received from Santa Ana vendors Three bids were received and opened on March 25, 2021, and evaluated as follows: Vendor Location Amount South Bay Ford Lincoln Hawthorne, CA $86,109.91 Transwest Truck Center LLC Fontana, CA $85,146.01 Western Truck Exchange Los Angeles, CA $83,783.14 The bid submitted by Western Truck Exchange is responsive to the specifications and meets the City’s requirements. There are no Ford dealerships in Santa Ana. ENVIRONMENTAL IMPACT There is no environmental impact associated with the action. FISCAL IMPACT Funds in the amount of $438,916 are available for expenditure in the current Fiscal Year 2020-21 as follows: Fiscal Year Accounting Unit- Account # Fund Description Accounting Unit, Account Description Amount 2020-21 06817640-66400 Sanitation Fund Public Works- Environment/Sanitation, Machinery & Equipment $438,916 Total $438,916 EXHIBIT(S) 1. Abstract of Bids Submitted By: Nabil Saba, P.E., Executive Director – Public Works Agency Approved By: Kristine Ridge, City Manager City Council 10 –2 6/1/2021 CITY OF SANTA ANA Item Description South Bay Ford Lincoln Hawthorne, CA Transwest Truck Center LLC Fontana, CA Western Truck Exchange Los Angeles, CA 1 Ford Super Duty F550 Model Year 2022 or Newer, Base Model as specified $41,299.13 $45,855.60 $41,557.00 2 Stake Bed Dump as specified $37,400.00 $31,799.00 $34,958.00 3 Documentation Fee $85.00 $85.00 $80.00 4 9.25% Sales Tax $7,287.53 $7,190.91 $7,077.64 5 Subtotal $86,071.66 $84,930.51 $83,672.64 6 Destination and Delivery (Non Taxable) $0.00 $175.00 $100.00 7 California Tire Fee (Non Taxable) $12.25 $10.50 $10.50 8 Misc. Fees (Non Taxable) $26.00 $30.00 $0.00 9 Total Price per vehicle $86,109.91 $85,146.01 $83,783.14 10 1% Local Vendor Preference N/A N/A N/A 11 Final Bid Amount as Determined by Basis of Award $86,109.91 $85,146.01 $83,783.14 EXHIBIT 1 City Council 10 –3 6/1/2021 Public Works Agency https://www.santa-ana.org/pw Item # 11 City of Santa Ana 20 Civic Center Plaza, Santa Ana, CA 92701 Staff Report June 1, 2021 TOPIC: Local Street Preventative Maintenance FY 20-21 AGENDA TITLE Award a Construction Contract to Hardy and Harper, Inc. in the Amount of $1,532,000 for the Local Street Preventative Maintenance FY 20-21 Project with an Estimated Project Delivery Cost of $2,120,419 (Project No. 21-6907) (Non-General Fund) RECOMMENDED ACTION 1. Award a construction contract to Hardy and Harper, Inc., the lowest responsible bidder, in accordance with the base bid in the amount of $1,532,000, for construction of the Local Street Preventative Maintenance FY 20-21, for the term beginning June 1, 2021 and ending upon project completion, and authorize the City Manager to execute the contract subject to nonsubstantive changes approved by the City Manager and the City Attorney. 2. Approve the Project Cost Analysis for a total estimated construction delivery cost of $2,120,419, which includes $1,532,000 for the construction contract, $230,119 for contract administration, inspection and testing, and a $358,300 project contingency for unanticipated or unforeseen work. DISCUSSION The City's Pavement Management Program has been developed to identify the preventive maintenance requirements for the City's street network. The local street segments (Exhibit 1) recommended for the Fiscal Year 2020-21 Local Street Preventative Maintenance Capital Improvement Project have been identified as high priorities for slurry seal. The recommended work consists of preparing the roadway by performing minor pavement repairs, including the following localized replacement of asphalt concrete pavement, followed by slurry seal resurfacing, crack seal, striping, and signage. The improvements also include replacement of damaged concrete curbs, gutters, sidewalks, and curb ramps. Once completed, this project will improve the City's overall pavement condition, enhance the visual appeal of the street, upgrade ride quality, and support compliance with Americans with Disability Act (ADA) standards. City Council 11 –1 6/1/2021 Award Construction Contract to Hardy and Harper, Inc. June 1, 2021 Page 2 1 7 6 0 Public Outreach and Contractor Participation To provide an opportunity for local vendors to submit bids, the City notified a total of 939 regional vendors via PlanetBids, many of which are Santa Ana based. Twenty-eight vendors requested bidding documents, and a total of five bids were received. Bids were not received from any Santa Ana contractors. As legally required, a Notice Inviting Bids was advertised in the Orange County Register newspaper on April 1, and 9, of 2021. The project was also advertised in PlanetBids from March 30, 2021 through April 21, 2021. Bids were received electronically via PlanetBids on April 21, 2021. Bid Results Summary RANK BIDDER’S NAME LOCATION BASE BID 1 Hardy and Harper, Inc. Lake Forest $1,532,000 2 R.J. Noble Company Orange $1,579,789 3 All American Asphalt Corona $1,581,560 4 Excel Paving Co Long Beach $1,677,582 5 EBS General Engineering Inc.Corona $1,831,532 A total of five bids were received, and all were deemed responsive. Hardy and Harper, Inc. submitted the lowest responsive base bid in the amount of $1,532,000 (Exhibit 2). As specified in the bid documents, the lowest bid shall be determined on the basis of the Base Bid. Based on the bid analysis and a contractor’s reference check, staff recommends awarding the construction contract to Hardy and Harper, Inc., in the amount of the base bid totaling $1,532,000 (Exhibit 3). Project Delivery To deliver a complete project, in addition to the construction contract, the estimated total project delivery cost includes construction administration, inspection, and testing, along with an allowance for contingencies to account for unexpected or unforeseen conditions. Construction administration and inspection includes construction management; implementation of the City’s Community Workforce Agreement requirements, inspection of the Contractor’s work to ensure contract compliance, workmanship, quality, and materials testing. As indicated in the Cost Analysis (Exhibit 4) and as summarized in the table below, the estimated total construction delivery cost of the project is $2,120,419. City Council 11 –2 6/1/2021 Award Construction Contract to Hardy and Harper, Inc. June 1, 2021 Page 3 1 7 6 0 Project Item Total Construction Contract $1,532,000 Construction Administration, Inspection, Testing $230,119 Contingencies $358,300 TOTAL CONSTRUCTION DELIVERY COST $2,120,419 ENVIRONMENTAL IMPACT In accordance with the California Environmental Quality Act, the recommended actions are exempt from further review. Categorical Exemption Environmental Review No. ER- 2021-38 was filed for the project. FISCAL IMPACT As indicated in the Cost Analysis, the estimated total construction delivery cost of the project is $2,120,419, which includes construction, contract administration, inspection, testing, design engineering, and an authorized contingency of $358,300. The following table summarizes the funds budgeted for expenditure to deliver construction of this project. All Funds are available for expenditure in Fiscal Year 2020- 21. Fiscal Year Accounting Unit - Account No. (Project No.) Fund Description Accounting Unit - Account No. Description Amount EXISTING BUDGET 2020-21 03217662-66220 (21-6907) Measure M- Street Construction Measure M2 Local Fairshare, Improvements Other Than Building $2,120,419 Total $2,120,419 EXHIBIT(S) 1. Location Map 2. Bid Proposal 3. Construction Contract 4. Cost Analysis Submitted By: Nabil Saba, P.E., Executive Director – Public Works Agency Approved By: Kristine Ridge, City Manager City Council 11 –3 6/1/2021 PWA SANTA ANA PUBLIC WORKS AGENCY Project No. 21-6907: Local Street Preventative Maintenance FY 21-22 EXHIBIT 1 City Council 11 –4 6/1/2021 City Council 11 –5 6/1/2021 City Council 11 –6 6/1/2021 City Council 11 –7 6/1/2021 City Council 11 –8 6/1/2021 City Council 11 –9 6/1/2021 City Council 11 –10 6/1/2021 City Council 11 –11 6/1/2021 City Council 11 –12 6/1/2021 City Council 11 –13 6/1/2021 City Council 11 –14 6/1/2021 City Council 11 –15 6/1/2021 City Council 11 –16 6/1/2021 City Council 11 –17 6/1/2021 City Council 11 –18 6/1/2021 City Council 11 –19 6/1/2021 City Council 11 –20 6/1/2021 City Council 11 –21 6/1/2021 City Council 11 –22 6/1/2021 City Council 11 –23 6/1/2021 City Council 11 –24 6/1/2021 City Council 11 –25 6/1/2021 City Council 11 –26 6/1/2021 City Council 11 –27 6/1/2021 City Council 11 –28 6/1/2021 City Council 11 –29 6/1/2021 City Council 11 –30 6/1/2021 City Council 11 –31 6/1/2021 City Council 11 –32 6/1/2021 City Council 11 –33 6/1/2021 City Council 11 –34 6/1/2021 City Council 11 –35 6/1/2021 City Council 11 –36 6/1/2021 City Council 11 –37 6/1/2021 City Council 11 –38 6/1/2021 City Council 11 –39 6/1/2021 City Council 11 –40 6/1/2021 City Council 11 –41 6/1/2021 City Council 11 –42 6/1/2021 City Council 11 –43 6/1/2021 City Council 11 –44 6/1/2021 City Council 11 –45 6/1/2021 City Council 11 –46 6/1/2021 City Council 11 –47 6/1/2021 City Council 11 –48 6/1/2021 City Council 11 –49 6/1/2021 City Council 11 –50 6/1/2021 City Council 11 –51 6/1/2021 &,7<2)6$17$$1$ &216758&7,21&2175$&7 UHY3DJHRI 352-(&712 /2&$/675((735(9(17$7,9(0$,17(1$1&()<  7KLV&216758&7,21&2175$&7LVPDGHDQGHQWHUHGLQWRWKLVVWGD\RI-XQHE\DQGEHWZHHQ WKH&LW\RI6DQWD$QD&DOLIRUQLDDFKDUWHUFLW\DQGPXQLFLSDOFRUSRUDWLRQRUJDQL]HGDQGH[LVWLQJXQGHU WKH&RQVWLWXWLRQDQGODZVRIWKH6WDWHRI&DOLIRUQLD KHUHLQDIWHU³&,7<´ DQG+DUG\DQG+DUSHU,QF KHUHLQDIWHU³&2175$&725´  :,71(66(7+ 7KH&,7<DQGWKH&2175$&725IRUWKHFRQVLGHUDWLRQKHUHLQDIWHUQDPHGPXWXDOO\DJUHHDVIROORZV &2175$&725DJUHHVWRSHUIRUPDOOWKHZRUNDQGIXUQLVKDOOWKHPDWHULDOVDWLWVRZQFRVWDQG H[SHQVHQHFHVVDU\WRFRQVWUXFWDQGFRPSOHWHLQDJRRGDQGZRUNPDQOLNHPDQQHUDQGWRWKHVDWLVIDFWLRQ RIWKH&LW\(QJLQHHURIWKH&,7<WKH/RFDO6WUHHW3UHYHQWDWLYH0DLQWHQDQFH)<3URMHFW KHUHLQDIWHUUHIHUUHGWRDVWKH³:25.2),03529(0(17´ LGHQWLILHGLQDQGLQDFFRUGDQFHZLWK WKH&RQWUDFW'RFXPHQWVSUHSDUHGE\WKH&LW\¶V3XEOLF:RUNV$JHQF\DQGDSSURYHGE\WKH&LW\ &RXQFLO 7KHFRPSOHWH&RQVWUXFWLRQ&RQWUDFWFRQVLVWVRIWKH³&RQWUDFW'RFXPHQWV´DVGHILQHGE\WKH6WDQGDUG 6SHFLILFDWLRQVIRU3XEOLF:RUNV&RQVWUXFWLRQDQGZKLFKLQFOXGHWKHIROORZLQJ x1RWLFH,QYLWLQJ%LGV x,QIRUPDWLRQWR%LGGHUV x%LG3URSRVDO x%LG%RQG x&RQWUDFW)RUP x&RQWUDFW%RQGV x*HQHUDO3URYLVLRQV x6SHFLDO3URYLVLRQV x7HFKQLFDO3URYLVLRQVDQG3URMHFW3ODQV x&RPPXQLW\:RUNIRUFH$JUHHPHQW x$SSHQGLFHV ,Q FDVH RI FRQIOLFW EHWZHHQ WKH &RQWUDFW 'RFXPHQWV WKH SUHFHGHQFH RI GRFXPHQWV VKDOO EH DV HVWDEOLVKHGLQWKH6WDQGDUG6SHFLILFDWLRQVIRU3XEOLF:RUNV&RQVWUXFWLRQ &,7<DJUHHVWRSD\DQG&2175$&725DJUHHVWRDFFHSWLQIXOOSD\PHQWWRFRPSOHWHWKH:25.2) ,03529(0(17 WKH VXP WRWDO DPRXQW QRW WR H[FHHG 2QH +XQGUHG )LYH +XQGUHG 7KLUW\7ZR 7KRXVDQG'ROODUVDQG1R&HQWV  DVVHWIRUWKDQGLGHQWLILHGLQWKH%,'352326$/ ZKLFKLVDWWDFKHGKHUHWRDQGLQFRUSRUDWHGKHUHLQDV([KLELW³$´ 7KH%,'352326$/FRQWDLQVDVFKHGXOHRIXQLWSULFH V RUOXPSVXP V EDVHGRQDSSUR[LPDWH TXDQWLWLHVRQO\DQGWKH&LW\GRHVQRWH[SUHVVO\RUE\LPSOLFDWLRQDJUHHWKDWWKHDFWXDODPRXQWRIZRUN ZLOOFRUUHVSRQGWKHUHZLWKEXWUHVHUYHVWKHULJKWWRLQFUHDVHRUGHFUHDVHWKHDPRXQWRIDQ\FODVVRU SRUWLRQRIWKHZRUNRUWRRPLWSRUWLRQVRIWKHZRUNDVPD\EHGHHPHGQHFHVVDU\RUDGYLVDEOH ([KLELW  City Council 11 –52 6/1/2021 Page 2 of 3 4. CONTRACTOR agrees to complete the WORK OF IMPROVEMENT within the time specified in the Time for Completion of Improvements section of the BID PROPOSAL (Exhibit “A”) including commencing construction within the timeframe therein specified after issuance of a Notice to Proceed. 5. The CONTRACTOR will pay, and will require all subcontractors to pay, all employees on the WORK OF IMPROVEMENT a salary or wage at least equal to the prevailing salary or wage established for such work as set forth in the wage determinations for this work in accordance with applicable State and Federal law. 6. If applicable, the CONTRACTOR shall adhere to the CITY’S Community Workforce Agreement (CWA), a pre-hire collective bargaining agreement, which establishes the labor relations policies and procedures for CONTRACTOR to follow in the crafts persons employed to complete the WORK OF IMPROVEMENT as more fully described in the CWA. The CWA may be found on the City’s website at: http://www.santa-ana.org/pwa/documents/CWA.pdf 7. CONTRACTOR shall, after award of this Contract, furnish two bonds to be approved by the CITY, one in the amount of One Hundred Percent (100%) of the Contract price, to guarantee the faithful performance of the work (Performance Bond), and one in the amount of One Hundred Percent (100%) of the Contract price to guarantee payment of all claims for labor and materials furnished (Payment Bond). This Contract shall not become effective until such bonds are supplied to and approved by the CITY. 8. CONTRACTOR shall, prior to the release of the performance and payment bonds or the retention payment, furnish a warranty performance and payment bond (Warranty Bond). Said Warranty Bond shall also be required as a condition of project acceptance. For projects up to Five Hundred Thousand Dollars ($500,000), the Warranty Bond amount shall be the greater of Ten Thousand Dollars ($10,000) or Twenty Percent (20%) of the final contract price. For projects above Five Hundred Thousand Dollars ($500,000), the Warranty Bond amount shall be the greater of One Hundred Thousand Dollars ($100,000) or Ten Percent (10%) of the final contract price. 9. CONTRACTOR shall, after award of this Contract, furnish Certificates of Liability Insurance and Worker’s Compensation Insurance as outlined in the General Provisions, to be approved by the CITY. 10. INDEMNIFICATION. To the fullest extent allowed by law, CONTRACTOR and its Subcontractors hereby agree to defend, indemnify, and hold harmless CITY, its City Council, boards and commissions, officers, agents, employees, representatives and volunteers (hereinafter collectively referred to as "Indemnitees"), through legal counsel acceptable to CITY, from and against any liability, claims, actions, costs, damages or losses, including reasonable costs and attorney’s fees, for injury, including death to any person or damage to any property, arising directly or indirectly from, or in any manner relating to, any of the following: (i) Performance or nonperformance of the Work of Improvement by CONTRACTOR or its Subcontractors of any lower tier; (ii) Performance or nonperformance by CONTRACTOR or its Subcontractors of any lower tier, of any of the obligations under the Contract Documents; City Council 11 –53 6/1/2021 Page 3 of 3 (iii) The construction activities of CONTRACTOR or its Subcontractors of any lower tier, either on the project site or on other properties; (iv) The payment or nonpayment by CONTRACTOR of any of its Subcontractors of any lower tier, for Work of Improvement performed on or off the project site; and (v) Any personal injury, property damage or economic loss to third persons related to and arising from the performance or nonperformance by CONTRACTOR or its Subcontractors of any lower tier, of the Work of Improvement. (vi) The indemnity obligations of Subcontractors provided by this Section shall be included in all subcontract documents issued by CONTRACTOR. Nothing in the Contract Documents shall be construed to give rise to any implied right of indemnity in favor of CONTRACTOR against CITY or any other Indemnitee. IN WITNESS WHEREOF, the parties hereto have executed this Construction Contract on the day and year first above written. ATTEST: CITY OF SANTA ANA DAISY GOMEZ KRISTINE RIDGE Clerk of the Council City Manager APPROVED AS TO FORM: SONIA R. CARVALHO CONTRACTOR: City Attorney Hardy and Harper, Inc. By: JOHN M. FUNK NAME: Senior Assistant City Attorney TITLE: RECOMMENDED FOR APPROVAL: NABIL SABA, PE Executive Director Public Works Agency OHNHHHHHHHHHHHHHHHHHHHHHHHHHHHHHHHHHHHHHHHHHHHHHHHHHHHHHHHHHHHHHHHHHHHHHHHHHHHHHHHHHHHHHHHHHHHHHHHHHHHHHHHHHHHHHHHHHHHHHHHHHHHHHHHHHHHHHHHHHHHHHHHHHHHHHHHHHHHHHHHHHHHHHHHHHHHHHHHHHHHHHHHHHHHHHHHHHHHHHHHHHHHHH M.FUNK City Council 11 –54 6/1/2021 &LW\RI6DQWD$QD /RFDO6WUHHW3UHYHQWDWLYH0DLQWHQDQFH)< 3URMHFW ELGGLQJRQ30 3'7 3DJHRI 3ULQWHG 3ODQHW%LGV,QF (;+,%,7 $ City Council 11 –55 6/1/2021 &LW\RI6DQWD$QD /RFDO6WUHHW3UHYHQWDWLYH0DLQWHQDQFH)< 3URMHFW ELGGLQJRQ30 3'7 3DJHRI 3ULQWHG 3ODQHW%LGV,QF (;+,%,7 $ City Council 11 –56 6/1/2021 &LW\RI6DQWD$QD /RFDO6WUHHW3UHYHQWDWLYH0DLQWHQDQFH)< 3URMHFW ELGGLQJRQ30 3'7 3DJHRI 3ULQWHG 3ODQHW%LGV,QF (;+,%,7 $ City Council 11 –57 6/1/2021 (;+,%,7 $ City Council 11 –58 6/1/2021 Construction Contract 1,532,000$ Contract Administration, Inspection and Testing 230,119$ Contingencies 358,300$ TOTAL ESTIMATED CONSTRUCTION COSTS 2,120,419$ CONSTRUCTION OF THE PROJECT NO. 21-6907: LOCAL STREET PREVENTATIVE MAINTENANCE FY 20-21 COST ANALYSIS EXHIBIT 4 City Council 11 –59 6/1/2021 Clerk of the Council Office https://www.santa-ana.org/cc Item # 12 City of Santa Ana 20 Civic Center Plaza, Santa Ana, CA 92701 Staff Report June 1, 2021 TOPIC: Automated Agenda Management System AGENDA TITLE: Approve an Agreement with Prime Government Solutions, Inc. to Continue Providing an Automated Agenda Management System for Council and Boards and Commissions (General Fund) RECOMMENDED ACTION Authorize the City Manager to execute an agreement with Prime Government Solutions, Inc. to continue providing an automated agenda management system in an annual amount of $50,000 for three years, with a 3% increase for a one two-year renewal for a total aggregate amount not to exceed $254,545, subject to non-substantive changes approved by the City Manager and City Attorney. DISCUSSION In June of 2020, the City entered into an agreement with Prime Government Solutions, Inc. to implement a pilot program for a cloud-based agenda management system and online capabilities with the below modules to manage a variety of components related to the legislative process. PrimeGov Agenda Allows staff to create meeting types, agenda items, upload related documents to create an agenda and materials packet that can be compiled for distribution. PrimeGov Committee Manager Allows staff to view, edit, and add committees, members, and positions allowing a user to take care of all committee tasks efficiently and effectively. PrimeGov Forms/Workflow Allows for the automation of the item submission process. Enable users to ensure items are review electronically and that users can always know where an item is at in the process. PrimeGov Minutes Allows the meeting administrator to run a meeting and record roll call, minutes, motions, votes, notes, and actions. The real- time meeting tools offer options for citizen engagement information regarding the active item, speakers, motion City Council 12 –1 6/1/2021 Automated Agenda Management System June 1, 2021 Page 2 1 7 7 5 information, and votes can be displayed in chambers or online via the public portal. PrimeGov Public Portal Integrated directly within the city’s website providing a seamless look and feel. PrimeGov Meeting Viewer Allows members of the council or boards and commissions to participate in the meeting using their web-enabled device to review, annotate and save notes on the agenda materials and items on the agenda in the cloud. PrimeGov Video Provides a high-definition live stream and on-demand viewing for audio or video of meetings via the interactive agenda on the public portal in which the events can be automatically timestamped by activating an item on the Meeting Viewer. PrimeGov Voting Provides a means for the members to record their vote during a meeting and offers the ability to communicate the voting process of agenda items to the public. PrimeGov Historical Import (Conversion) Import historical data including utilization of a utility that has been specifically developed to assist with streamlining the conversion process. PrimeGov Core/Administration Allows users and administrators to have an Agenda Management Solution in the cloud with access from any internet connections. All system settings and security are managed and administered from the core. PrimeGov API Laserfiche integration Effective January 2021, the city went live with the pilot program and has allowed the city to further strengthen its efforts towards greater transparency, accountability, public information accessibility seven days a week. The contract with Prime Government Solutions, Inc. will expire on June 25, 2021 and based on performance and pricing staff recommends that Prime Government Solutions, Inc. continue to be the City’s provider of said service. ENVIRONMENTAL IMPACT There is no environmental impact associated with this action. FISCAL IMPACT Upon approval of the FY 2021-22 Budget, funds will be available in the following account: 01103017-62300 (COTC-Service Enhancement) in the amount $254,545 for the period FY 2021-22 thru FY 2025-26, impact by fiscal year is as follows: City Council 12 –2 6/1/2021 Automated Agenda Management System June 1, 2021 Page 3 1 7 7 5 Fiscal Year Accounting Unit / Account Amount FY 2021-22 01103017-62300 (COTC Service Enhancement)$50,000 FY 2022-23 01103017-62300 (COTC Service Enhancement)$50,000 FY 2023-24 01103017-62300 (COTC Service Enhancement)$50,000 FY 2024-25 01103017-62300 (COTC Service Enhancement)$51,500 FY 2025-26 01103017-62300 (COTC Service Enhancement)$53,045 EXHIBIT(S) 1. Agreement Submitted By: Daisy Gomez, Clerk of the Council Approved By: Kristine Ridge, City Manager City Council 12 –3 6/1/2021 PRIMEGOV SERVICE AGREEMENT (“Agreement”) THIS AGREEMENT is made on the 1st day of June 2021 BETWEEN 1. PRIME GOVERNMENT SOLUTIONS Inc, having its principal office at 3429 Derry Street, Harrisburg, PA 17111 (the “Supplier”); and 2. City of Santa Ana, whose registered office is at 20 Civic Center Plaza, P.O. Box 1988, Santa Ana, CA 92701 (the “Customer”) (and at times referred to in this Agreement as a “party” or “parties”) BACKGROUND A. The Supplier has developed and owns the Service (as defined in clause 1) and has granted to the Customer a non-exclusive license to use such Service solely for Customer’s internal operations and in accordance with the terms and conditions of this Agreement. The terms of this Agreement shall also apply to any updates and upgrades subsequently provided by Supplier to Customer for the Service. Supplier may update the functionality of or make modifications to the Service and user interface of the Service from time to time in its sole discretion and shall not be liable to Customer or to any third party for any modification of the Service. Supplier will use commercially reasonable efforts to notify Customer of any material modifications. B. The Customer wishes the Supplier to provide certain support services in respect of the Service in accordance with the provisions set out in Schedule 1 of this Agreement (“Support Services”). OPERATIVE PROVISIONS 1 DEFINITIONS In this Agreement the following expressions will have the following meanings unless inconsistent with the context: “Affiliate” “Application Password” “Business Day” means any company or non-corporate entity that controls, is controlled by, or is under common control with a party. An entity shall be regarded as in control of another company or entity if it owns or directly or indirectly controls more than 50 per cent. of the voting rights of the other company or entity means any encryption keys, certificates, passwords, access codes, user IDs or other login information provided to or used by Customer for the purpose of accessing and using the Service. a day that is not a Saturday, Sunday, or public holiday. “Client Environment” means the Customer hardware and software system containing the minimum specification, which the Customer, as advised by Supplier, is required to have to enable the Customer to connect with the PRIMEGOV Cloud Environment as defined in Schedule 2, part C. “Customer Data” means data, information or material provided or submitted by Customer or any User to the Supplier in the course of utilizing the Service. City Council 12 –4 6/1/2021 “Effective Date” “Intellectual Property Rights” means the date of this Agreement signed by the Supplier and the Customer. means all intellectual and industrial property rights of any kind whatsoever, registered or unregistered, including patents, know-how, software, code, intellectual property specifications, design plans, prototypes, drawings, software, software documentation, material, documents, ideas, operations, processes, product information, know- how, and the like including mode and procedures of development of source code, registered trademarks, registered designs, utility models, applications for and rights to apply for any of the foregoing, unregistered design rights, unregistered trademarks, rights to prevent passing off for unfair competition and copyright, database rights, topography rights, and any other rights in any invention, discovery or process, in each case in all countries in the world and together with all renewals and extensions. “Pricing Schedule” means Schedule 2 to this Agreement which sets out the prices and payment terms for the Service. “Professional Services” means the general consulting, implementation and/or training services to be provided to Customer. “Purchase Order” means a purchase order issued by the Customer to the Supplier for the Service. “Service” means Supplier’s online software applications purchased by Customer and maintained through Support Services by Supplier including associated offline components and ancillary online or offline services to which Customer is granted access under this Agreement. “Service Level Commitme nts” the service level commitments in respect of the Service to the Customer as more particularly set out in Schedule 1. “Term” means the term of this Agreement as specified in clause 3. “User” means one (or if more than one “Users”) of Customer’s employees, representatives, consultants, contractors or agents and other persons expressly permitted by Customer in connection with Customer’s business affairs who are authorized to use the Service and have been supplied User identifications and passwords by Customer. City Council 12 –5 6/1/2021 2 INTERPRETATION 2.1 Gender: In this Agreement the masculine includes the feminine and the neuter, and the singular includes the plural and vice versa as the context admits or requires. 2.2 Person: The expression “person” means any individual, firm, body corporate, unincorporated association, or partnership, government, state or agency of a state or joint venture. 2.3 Headings: The index and headings to the clauses, the Appendices and Schedules of this Agreement are for convenience only and will not affect its construction or interpretation. 2.4 Statutes: Any reference to a statute or statutory provision and all regulations and notices made pursuant to it (whether made before or after the date of this Agreement), includes a reference to the same as from time to time amended, modified, extended, re-enacted, consolidated, or replaced provided that amendments, consolidations, modifications, extensions, re-enactments or replacements made after the date of this Agreement will not have substantively changed any provision which is relevant to this Agreement. 2.5 Provisions of the Agreement 2.5.1 Any reference in this Agreement to a clause, Schedule or Appendix is a reference to a clause, Schedule or Appendix of this Agreement and references in any Schedule or Appendix to paragraphs relate to the paragraphs in that Schedule or Appendix. 2.5.2 The Schedules and Appendices form part of this Agreement and will have the same force and effect as if expressly set out in the body of this Agreement and any reference to this Agreement will include the Schedules and Appendices. 2.6 Writing: Any references to “writing” or “written” includes references to any communication effected by post, facsimile, email or any comparable means. 3 TERM 3.1 This Agreement shall unless terminated in accordance with clause 19, commences on the Effective Date and shall continue for an initial period of five (5) years therefrom (the “Initial Term”) with the option for the City to grant an annual renewal,as set forth in Schedule 2 to this agreement, exercisable by a writing by the City Manager and the City Attorney unless terminated earlier in accordance with clause 19, below. 4 CUSTOMER USE OF THE SERVICE 4.1 Supplier grants Customer a license to access and use the Service during the Term via the internet under and subject to the terms of this Agreement. Supplier reserves the right to make changes and updates to the functionality and/or documentation of the Service from time to time. 5 FEES AND PAYMENT 5.1 Customer agrees to pay fees as set forth in the Pricing Schedule. (“the Service Fees”). 5.2 The Service Fees are to be paid annually in advance commencing on the Effective Date of this agreement and are non-refundable. 5.3 The Service Fees shall be billable and payable annually in advance for a twelve (12) month period at a time (“a Service Year”) on the anniversary of the Effective Service Date (“the “Renewal Date”) for the first year and for each year thereafter the Service Fees shall be payable annually in advance on each subsequent anniversary of the Renewal Date. One month prior to the expiry of a Service Year (“Service Year Expiry Date”) the Service Fees for the Service Year will be invoiced by the Supplier to the Customer in respect of the Service to be provided in the following Service Year. The Customer shall pay the Service Fees on or before the relevant Service Year Expiry Date. 5.4 Where any additional Service(s) is acquired by the Customer during the period between one Renewal Date and the next Renewal Date (“the Installation Year”) the Service Fees payable shall be calculated pro-rata, from the date of the Purchase Order for the Service(s) in the City Council 12 –6 6/1/2021 Installation Year up to the next Renewal Date applicable to Customer’s other Licenses. For all subsequent years thereafter, the Service Fees shall be payable annually in advance on each anniversary of the Renewal Date in accordance with this Agreement. 5.5 Where the Supplier performs Professional Services under this Agreement (such as configuration of the Support Service if requested by Customer or migration of Customer Data to the Service), such services shall be invoiced by the Supplier on a time and material basis in accordance with the Supplier’s rates in effect at the time of provision of such services (“Professional Services Fees”) unless otherwise agreed in writing between the Parties and will be payable without withholding, deduction or off set of any amounts for any purpose. 5.6 The Service Fees and Professional Service Fees do not include local or foreign taxes, duties, fees and levies imposed from time to time by any government or other authority (“Taxes”) and such Taxes, where applicable, will be payable by the Customer on the Service Fees and Professional Services Fees, at the rate applicable at the time of supply of the Service and/or Professional Services. 5.7 The Customer shall pay each invoice within 45 days of receipt of this invoice. 5.8 Customer agrees to provide Supplier billing and contact information as Supplier may reasonably require. Customer agrees to update this information promptly by means of email to the Supplier and in any case within 15 days, if there is any change. 6 NON-PAYMENT 6.1 Customer’s account will be considered delinquent (in arrears) if the Supplier has not received payment in full within 45 days after the due date, and without prejudice to any other rights and remedies of the Supplier; 6.1.1 Interest shall accrue on any payments (or any part thereof) outstanding at a rate of one and a half per cent (1.5%) per month or the highest rate allowed by applicable law, whichever is lower, plus all expenses of collection, including reasonable legal fees and court costs; 6.1.2 Subject to clause 6.4 below, the Supplier may, upon giving ten (10) days written notice but without liability to the Customer, disable/suspend the Customer’s password, account and access to all or part of the Service and the Supplier shall be under no obligation to provide any or all of the Service while the invoice(s) or any part thereof, remains unpaid; 6.2 Supplier may in its discretion, decide not to exercise its rights under clause 6.1.1 (interest) and 6.1.2 (suspension), if Customer is disputing the applicable Service Fees and/or Professional Services Fees reasonably and in good faith and is cooperating diligently to resolve the dispute. 6.3 Supplier reserves the right to impose a reconnection fee if the Service is suspended (as a result of Customer’s breach) but subsequently reinstated. 6.4 Without recourse to clause 6.1.2, Supplier reserves the right to terminate this Agreement if Customer’s account falls into arrears 45 days after the due date. 7 RESTRICTIONS ON USE OF THE SERVICE 7.1 The Customer may not: - 7.1.1 Make the Service or use the Service for the benefit of anyone else other than the Customer and the Customer’s Users. Customer shall access and use the Service only to the extent of authorizations acquired by the Customer in accordance with this Agreement (for example the quantity specified in the relevant Purchase Order) and Customer agrees that the Customer is solely responsible for use of the Service by any Users who access and/or use the Service. Customer agrees to immediately notify the Supplier if Customer becomes aware of any loss or theft or unauthorized use of Customer’s account credentials. City Council 12 –7 6/1/2021 7.1.2 Sublicense, resell or supply the Service for use in or for the benefit of any other organization, entity, business, or enterprise without Supplier’s prior written consent. 7.1.3 Submit to the Service any material that is illegal, misleading, defamatory, indecent or obscene, in poor taste, threatening, infringing of any third-party proprietary rights, invasive of personal privacy, or otherwise objectionable (collectively “Objectionable Matter”). Customer will be responsible to ensure that its Users do not submit any Objectionable Matter. In addition, the Supplier may, at its option, adopt rules for permitted and appropriate use and may update them from time to time on the Supplier web site and Customer and Customer’s Users will be bound by any such rules. Supplier reserves the right to remove any Customer Data that constitutes Objectionable Matter or violates any Supplier rules regarding appropriate use but is not obligated to do so. Supplier will provide written notice to Customer of intent to remove Customer Data and the Customer shall have five (5) working days after receipt of notification to provide Supplier written not ice of Customer's objection. Customer and Customer’s Users will comply with all applicable laws regarding Customer Data and use of the Service. 7.1.4 Interfere with or disrupt the integrity or attempt to gain unauthorized access to the Service or the Supplier’s intellectual property therein; 7.1.5 Copy the Service or any part, feature, function or user interface thereof; 7.1.6 Frame or mirror any part of any Service on any other server or wireless or internet- based device outside of the agreed usage in this contract; 7.1.7 Access any part of the Service in order to build a competitive product or service or to build a product using similar ideas, features, functions or graphics of the Service; 7.2 Supplier reserves the right to disable, suspend or terminate this Agreement for cause in case the Customer breaches the provisions of this clause 7. 8 CUSTOMER DATA 8.1 The Customer shall own all rights, title and interest in and to all of the Customer Data and shall have sole responsibility for the legality, reliability, integrity, accuracy and quality of the Customer Data. 8.2 Supplier will use best efforts to provide protection using current technological standards to protect Customer Data against unauthorized disclosure or use. 8.3 In the event of any loss or damage to Customer Data, the Customer's sole and exclusive remedy shall be for the Supplier to use reasonable commercial endeavors to restore the lost or damaged Customer Data from the latest back-up of such Customer Data maintained by the Supplier. The Supplier shall not be responsible for any loss, destruction, alteration or disclosure of Customer Data caused by any third party if that loss, destruction, alteration of disclosure was a result of Customer’s actions or failure to act (except those third parties sub- contracted by the Supplier to perform services related to Customer Data maintenance and back-up). 8.4 Subject to the terms and conditions of this Agreement, Customer grants to Supplier a non- exclusive license to use, copy, store, transmit and display Customer Data to the extent reasonably necessary to provide and maintain the Service. 9 CUSTOMER'S OBLIGATIONS 9.1 The Customer shall: 9.1.1 Provide the Supplier with: (i) All necessary co-operation in relation to this Agreement; and (ii) All necessary access to such information as may be required by the Supplier in order to render the Service, including but not limited to Customer Data, security access information and configuration services; City Council 12 –8 6/1/2021 9.1.2 Comply with all applicable laws and regulations with respect to its activities under this Agreement; 9.1.3 Carry out all other Customer responsibilities set out in this Agreement in a timely and efficient manner. In the event of any delays in the Customer's provision of such assistance as agreed by the parties, the Supplier may adjust any agreed timetable or delivery schedule as reasonably necessary; 9.1.4 Ensure that the Users use the Service in accordance with the terms and conditions of this Agreement and shall be responsible for any User’s breach of this Agreement; 9.1.5 Obtain and shall maintain all necessary licenses, consents, and permissions necessary for the Supplier, its contractors and agents to perform their obligations under this Agreement, including without limitation the Service; 9.1.6 Ensure that its network and systems comply with the relevant specifications provided by the Supplier from time to time; 9.1.7 Shall be solely responsible for protecting and safeguarding all Application Passwords, as Customer will be the only party with knowledge of its passwords. If Customer makes such Application Passwords available to any third party, Customer shall be liable for all actions taken by such third party in connection with the Service. Customer shall not disclose or make available the Application Password other than to Customer's authorized employees or contractors, shall use all commercially reasonable efforts to prevent unauthorized access to, or use of, the Application Password and the Service and will notify the Supplier promptly of any such unauthorized access or use and make any disclosures related to such unauthorized access or use which may be required under any applicable laws; and 9.1.8 Be solely responsible for procuring and maintaining its network connections and telecommunications links from its systems to the Supplier, and all problems, conditions, delays, delivery failures and all other loss or damage arising from or relating to the Customer's network connections or telecommunications links or caused by the internet. 10 PROFESSIONAL SERVICES 10.1 Customer may retain Supplier to perform Professional Services as the parties may agree upon in writing (“Work Order”). Supplier will use reasonable efforts to carry out the Professional Services stated in the Work Order and to provide any resulting functionality in the Service made available online to Customer and Customer’s Users. Except as the parties otherwise agree in a Work Order, Professional Services and the results thereof are made available “AS IS.” 10.2 Unless otherwise agreed in writing either under this Agreement or in the Work Order, Professional Services are provided by Supplier on a time and materials basis. Maintenance and support of code or functionality created by means of Professional Services will likewise be on a Work Order basis under this clause 10 unless otherwise agreed in writing. The code and functionality made or provided under this clause 10 and all proprietary and intellectual property interests therein, will be Supplier’s property. Access to the results of Professional Services will be available, subject to any further terms as may be agreed between the parties, as part of the Service during the Term unless otherwise agreed in writing. 11 INTELLECTUAL PROPERTY RIGHTS 11.1 Customer will not acquire any title copyright or other proprietary rights or Intellectual Property Rights in the Service or to the source code of the Service including in any materials or supporting documentation provided under the Service as provided in this Agreement. 11.2 The Supplier shall at all times be the sole owner of all title and Intellectual Property Rights emanating from any intellectual property, additional coding, data or patents, any discovery, City Council 12 –9 6/1/2021 invention, secret process, development, research or improvement in procedure that may be generated in connection with this Agreement including, but not limited to, any derivative works and Customer-specific enhancements and modifications. All intellectual property and other proprietary rights made, conceived or developed by the Supplier alone or in connection with the Customer in the course of the supply of the Service shall at all times be and remain the sole and exclusive property of the Supplier along with any improvement of any process, know- how, technology and any other materials in respect of the Service to be provided under this Agreement. 11.3 The Customer agrees not to remove, modify or use in any way any of Supplier’s proprietary marking, including any trade mark, product or service names or copyright notice, without the prior written consent of the Supplier. 12 PRIVACY Supplier agrees to implement its privacy policies in effect from time to time. 13 SERVICE LEVEL WARRANTY Supplier warrants during the Term of this Agreement that the Service will meet the Service Level Commitment stated in Schedule 1. 14 ADDITIONAL WARRANTIES Each party represents and warrants that it has the legal power and authority to enter into this Agreement. 15 INDEMNIFICATION 15.1 Supplier will defend, indemnify, and hold Customer (and its officers, directors, employees and agents) harmless from and against all costs, liabilities, losses, and expenses (including reasonable legal fees) (collectively, “Losses”) arising from any third-party claim, suit, action, or proceeding arising from the actual or alleged infringement of any copyright, patent, trademark, or misappropriation of a trade secret by the Service or Supplier Content (other than that due to Customer Data). In case of such a claim, Supplier may, in its discretion, procure a license that will protect Customer against such claim without cost to Customer or replace the Service with a non-infringing Service. THIS CLAUSE 15.1 STATES CUSTOMER’S SOLE AND EXCLUSIVE REMEDIES FOR INFRINGEMENT OR CLAIMS ALLEGING INFRINGEMENT. This indemnity by Supplier shall not apply to the extent that the claim of infringement of Intellectual Property Rights arose as a result of i) any negligent act or omission or willful misconduct of the Customer pursuant to this Agreement; (ii) any misuse or modification of the Service by the Customer, including, but not limited to the Customer’s use of the Service in a manner inconsistent with information, directions, specifications, or instructions provided and approved by Supplier; (iii) the Customer’s use of the Service in combination or conjunction with any product, service, device, or method not owned, developed, furnished, recommended, or approved by Supplier; (iv) the combination, operation or use of the Service with non-Supplier programs, data, methods or technology if such infringement would have been avoided without the combination, operation or use of the Service with other programs, data, methods or technology, or (v) Customer’s breach of any of the provisions of section 7 of this Agreement. 15.2 Customer will defend, indemnify, and hold Supplier (and its officers, directors, employees and agents) harmless from any expense or cost arising from any third-party subpoena or compulsory legal order or process that seeks Customer Data and/or other Customer-related information or data, including, without limitation, prompt payment to Supplier of all costs (including legal’ fees) incurred by Supplier as a result. City Council 12 –10 6/1/2021 15.3 In case of any claim that is subject to indemnification under this Agreement, the party that is indemnified (“Indemnitee”) will provide the indemnifying party (“Indemnitor”) reasonably prompt notice of the relevant claim. Indemnitor will defend and/or settle, at its own expense, any demand, action, or suit on any claim subject to indemnification under this Agreement. Each party will cooperate in good faith with the other to facilitate the defense of any such claim and will tender the defense and settlement of any action or proceeding covered by this clause 15 to the Indemnitor upon request. Claims may be settled without the consent of the Indemnitee, unless the settlement includes an admission of wrongdoing, fault or liability. 16 DISCLAIMERS AND LIMITATIONS 16.1 Except with regard to Customer’s payment obligations under clause 5 and with regard to either party’s indemnification obligations under clause 15, at the time of the event or circumstance giving rise to such claim, and except in regard to Customer’s breach of clause 7, in no event will either party be liable for any punitive or exemplary damages. 16.2 The Supplier is not responsible for any defects or damages resulting from Customer's or Customer's agents or employees mishandling, abuse, misuse, accident or Force Majeure. The Customer agrees to inform the Supplier of any Customer system change that may reasonably be expected to affect the Supplier's ability to provide the Service and shall notify the Supplier of any change to its IT configuration affecting the Services. The Supplier shall not be held responsible for the availability of telephone lines, the Internet, electricity or servers outside its reasonable control. The Supplier provides no warranty or guarantee in relation to speed of delivery of the Service, including the speed of any restores. The speed of delivery of the Service is dependent on factors outside the control of the Supplier including inter alia the speed, functionality and condition of the Customer’s IT infrastructure, the amount of data being restored and/or the bandwidth of the Customer's internet connection. Any errors caused arising from the inadequacy or defectiveness of the Customer’s IT infrastructure and/or the connectivity and bandwidth of the Customer's internet connection may affect the delivery of the Service including the performance of any restores. The Supplier will notify Customer of any technical failures in respect of delivery of the Service of which it is aware and subject to the terms of the Service Level Commitments, will endeavor to work with Customer to assist with rectification of any such failures. Customer acknowledges that changes may be required to the Customer’s IT infrastructure and/or to its internet connectivity including its bandwidth capacity or otherwise to improve the speed, performance and/or delivery of the Service. Customer shall be responsible for the cost of any such changes. Any administrative and technical notifications in respect of the delivery of the Service will be sent by email to the Customer. 16.3 Except as set forth in the Service Level Commitments, the Supplier makes no warranty that the Service will be uninterrupted, timely, secure or error free. The Supplier expressly disclaims all liability howsoever arising from any change made to the Customer's IT configuration of the Client Environment of which Customer has not notified the Supplier in writing. No statement, whether oral or written, obtained by Customer from the Supplier shall create any warranty not expressly made herein. 16.4 The Customer recognizes that the Internet consists of multiple participating networks that are separately owned and not subject to the Supplier's control. The Customer agrees that the Supplier shall not be liable for damages incurred or sums paid when the Service is temporarily or permanently unavailable due to malfunction of, or cessation of, internet services by networks or Internet service providers not subject to the Supplier's control, or for transmission errors in, corruption of, or the security of the Customer Data or data transmitted through the Service carried on such networks or Internet service providers. The Supplier shall have no liability hereunder for damages incurred or sums paid due to any fault of Customer or any third party, or by any harmful components (such as computer viruses, worms and computer City Council 12 –11 6/1/2021 sabotage). The Supplier is not liable for any breach of security on the Customer's network unless such breach was caused by the actions of Supplier, its employees or agents, regardless of whether any remedy provided in this Agreement fails in its essential purpose. 16.5 THE WARRANTIES EXPRESSLY STATED IN THIS AGREEMENT ARE THE SOLE AND EXCLUSIVE WARRANTIES OFFERED BY SUPPLIER. THERE ARE NO OTHER WARRANTIES OR REPRESENTATIONS, EXPRESS OR IMPLIED, INCLUDING WITHOUT LIMITATION, THOSE OF MERCHANTABILITY OR FITNESS FOR A PARTICULAR PURPOSE. THE SERVICES ARE PROVIDED TO CUSTOMER ON AN “AS IS” AND “AS AVAILABLE” BASIS. CUSTOMER ASSUMES ALL RESPONSIBILITY FOR DETERMINING WHETHER THE SERVICE OR THE INFORMATION GENERATED THEREBY IS ACCURATE OR SUFFICIENT FOR CUSTOMER’S PURPOSES. 17 CONFIDENTIALITY 17.1 “Confidential Information” means non-public information, technical data or know-how of a party and/or its Affiliates, which is furnished to the other party in written or tangible form in connection with this Agreement. Oral disclosure will also be deemed Confidential Information if it would reasonably be considered to be of a confidential nature or if it is confirmed at the time of disclosure to be confidential. 17.2 Notwithstanding the foregoing, Confidential Information does not include information which is: (i) already in the possession of the receiving party and not subject to a confidentiality obligation to the providing party; (ii) independently developed by the receiving party; (iii) publicly disclosed through no fault of the receiving party; (iv) rightfully received by the receiving party from a third party that is not under any obligation to keep such information confidential; (v) approved for release by written agreement with the disclosing party; or (vi) disclosed pursuant to the requirements of law, regulation, or court order, provided that the receiving party will promptly inform the providing party of any such requirement and cooperate with any attempt to procure a protective order or similar treatment. 17.3 Neither party will use the other party’s Confidential Information except as reasonably required for the performance of this Agreement. Each party will hold in confidence the other party’s Confidential Information by means that are no less restrictive than those used for its own confidential materials. Each party agrees not to disclose the other party’s Confidential Information to anyone other than its employees or subcontractors who are bound by confidentiality obligations and who need to know the same to perform such party’s obligations hereunder. The confidentiality obligations set forth in this clause 17 will survive for five (5) years after the termination or expiration of this Agreement. 17.4 Upon termination or expiration of this Agreement, except as otherwise agreed in writing or otherwise stated in this Agreement, each party will, upon the request of the disclosing party, either: (i) return all of such Confidential Information of the disclosing party and all copies thereof in the receiving party’s possession or control to the disclosing party; or (ii) destroy all Confidential Information and all copies thereof in the receiving party’s possession or control. The receiving party will then, at the request of the disclosing party, certify in writing that no copies have been retained by the receiving party, its employees or agents. 17.5 In case a party receives legal process that demands or requires disclosure of the disclosing party’s Confidential Information, such party will give prompt notice to the disclosing party, if legally permissible, to enable the disclosing party to challenge such demand. 18 DATA PROTECTION 18.1 The parties agree that the Customer is the Data Controller and the Supplier is the Data Processor in respect of any Personal Data. 18.2 The Supplier will: City Council 12 –12 6/1/2021 18.2.1 Take appropriate technical and organizational measures against unauthorized or unlawful processing of, and accidental loss or destruction of, or damage to, Personal Data, having regard to the state of technological development and the cost of implementing any measures, to ensure a level of security appropriate to the harm that might result from such unauthorized or unlawful processing, accidental loss, destruction or damage and the nature of the Personal Data; 18.2.2 Only process Personal Data in accordance with instructions from the Customer and the Customer shall not provide the Supplier access to sensitive personal information that imposes specific security data security obligations for the processing of such data.; and 18.2.3 Take reasonable steps to ensure the reliability of its employees who have access to the Personal Data. 19 TERMINATION 19.1 19.1.1 If a party: (a) Commits a material breach of this Agreement which cannot be remedied; or (b) Commits a material breach of this Agreement which can be remedied but fails to remedy that material breach within sixty (60) days of a written notice setting out the breach and requiring it to be remedied being given by the other party (or such longer period where agreed between the parties. Then the other party may terminate this Agreement immediately by giving not less than sixty (60) days’ written notice to that effect to the party in breach. 19.1.2 A breach can be remedied if the party in breach can comply with the relevant obligation in all respects other than as to time of performance unless time of performance of such obligation is of the essence. 19.1.3 This clause 19.1 will not apply to any failure by the Customer to make any payment due to the Supplier under this Agreement on or before the due date. Clause 19.2 will apply instead to any such failure. 19.2 The Supplier may terminate this Agreement by giving not less than thirty (30) days’ written notice to that effect to the Customer if the Customer fails to make any payment due to the Supplier under this Agreement within 60 days after the relevant due date for payment. 19.3 Either party may terminate this Agreement immediately by giving written notice to that effect to the other party if the other party becomes Insolvent. 19.4 Each party will notify the other party immediately upon becoming Insolvent. 19.5 If an application for an administration order, a notice of intention to appoint an administrator or a winding up petition is the only grounds for giving notice to terminate, that notice will be deemed to be ineffective if: 19.5.1 in the event of an application for an administration order being made, that application is withdrawn or dismissed within 10 Business Days of being made; 19.5.2 in the event of a notice of intention to appoint an administrator being filed, no administrator is appointed within 10 Business Days of the notice being filed; or 19.5.3 in the event of a winding up petition being presented, that petition is withdrawn or dismissed prior to advertisement and within 10 Business Days of presentation. 19.6 Either Party may terminate this Agreement without cause after giving sixty (60) days’ notice of termination to the other Party. 19.7 The Supplier’s rights of termination set out in this Agreement are in addition to and not in substitution for any rights of termination which may exist at common law. 19.8 Termination of this agreement for any reason, shall not affect the accrued rights, remedies, obligations or liabilities of the parties existing at termination. City Council 12 –13 6/1/2021 20 CONSEQUENCES OF TERMINATION 20.1 The termination of this Agreement howsoever arising is without prejudice to the rights, duties and liabilities of either party accrued prior to termination. 20.2 If the Supplier terminates or suspends the Service under this Agreement, Customer must pay within 30 days all Service Fees and Professional Services Fees that have accrued prior to such termination or suspension, as well as any fees that remain unpaid for the Service up to date of termination or suspension plus related taxes and expenses. If the Agreement is terminated by Customer for any reason other than a termination expressly permitted by the Agreement, Customer agrees that the Supplier shall be entitled to the Service Fees payable for the Service under the Agreement for the entire remainder of that year’s term or if terminated during an Extended Term, the Service Fees payable for the entire remainder of that year’s term, unless a provision to the contrary is stipulated in the Agreement. 20.3 The clauses in this Agreement which expressly or impliedly have effect after termination will continue to be enforceable notwithstanding termination. 20.4 The Customer shall not be entitled on or after the termination of this Agreement for any reason whatsoever to a rebate of any Service Fees paid in advance of their due date. 20.5 On termination of this Agreement howsoever arising the Customer will at the direction of the Supplier return to the Supplier any documents in its possession or control which contain or record any Confidential Information. 21 FORCE MAJEURE 21.1 Neither party to this Agreement will be deemed to be in breach of this Agreement or otherwise liable to the other party in any manner whatsoever for any failure or delay in performing its obligations under this Agreement due to Force Majeure, provided that it has complied and continues to comply with its obligations set out in clause 21.2. Force Majeure of this agreement is defined as catastrophic events of environmental and unforeseen nature. Examples defined as force Majeure (but not limited to) include, hurricanes, tornados, earthquakes, and others of like unforeseen environmental impacts. 21.2 If a party’s performance of its obligations under this Agreement is affected by Force Majeure: 21.2.1 it will give written notice to the other party, specifying the nature and extent of the Force Majeure, within seven days of becoming aware of the Force Majeure and will at all times use all reasonable endeavors to bring the Force Majeure event to an end and, whilst the Force Majeure is continuing, to mitigate its severity, without being obliged to incur any expenditure; 21.2.2 subject to the provisions of clause 21.3, the date for performance of such obligation will be deemed suspended only for a period equal to the delay caused by such event; 21.2.3 it will not be entitled to payment from the other party in respect of extra costs and expenses incurred by virtue of the Force Majeure. 21.3 If the Force Majeure in question continues for more than three months a party may give written notice to the other to terminate this Agreement. The notice to terminate must specify the termination date, which must not be less than 15 days and once such notice has been validly given, this Agreement will terminate on that termination date. 21.4 If the Agreement is terminated in accordance with clause 21.3, then neither party will have any liability to the other except that rights and liabilities which accrued prior to such termination will continue to exist. City Council 12 –14 6/1/2021 22 EMPLOYEES NON-SOLICITATION 22.1 Notwithstanding any degree of supervision exercised by either party over employees of the other, in no circumstances will the relationship of employer and employee be deemed to arise between either party and an employee of the other. 22.2 Unless this Agreement is earlier terminated by reason of the Supplier’s Insolvency (“Insolvency Event”) when no such restrictions shall apply, during the term of this Agreement and for a period of six months after its termination, Customer will not and will ensure that its Affiliates will not, directly or indirectly, without the prior written consent of the other, solicit, or permit any of its group companies to solicit or entice, the employment of any person who is employed by the other party or any of its group companies and whose role either wholly or partly relates to the provision of the Service or the performance of this Agreement. For the purposes of this clause 22 “solicit” or “entice” means the soliciting or enticing of such person with a view to engaging such person as an employee, director, sub-contractor, consultant or independent contractor or through a company owned by such person or his or her family, but will not apply in the case of any such person responding without enticement to a job advertisement which is capable of being responded to by members of the public (or sections thereof) generally. 22.3 In such circumstances where the Supplier suffers an Insolvency Event, nothing in this clause 22 will prohibit the Customer from soliciting or enticing or attempting to solicit or entice the employment of any of the key personnel for the duration of that Insolvency Event. 23 ASSIGNMENT 23.1 Either party may assign, novate or deal in any other manner with any of its rights and obligations under this Agreement with the prior written consent of the other. 23.2 Subject to the foregoing, this Agreement will be binding upon, and inure to the benefit of the parties and their respective successors and permitted assigns. 24 NOTICES 24.1 Notices will be in writing, in the English language, marked for the attention of the specified representative of the party to be given the notice or communication and: 24.1.1 Sent by pre-paid first-class post to that party’s address; 24.1.2 Sent by e-mail to that party’s e-mail address (with a copy sent by pre-paid to that party’s address within 24 hours after sending the e-mail). The address, e-mail address and representative for each party are set out below and may be changed by that party giving at least 5 Business Days’ notice in accordance with this clause 24: City of Santa Ana Prime Government Solutions Inc. 20 Civic Center, M-(30) 3429 Derry Street Santa Ana, CA 92701 Harrisburgh, PA, 17111 For the attention of: Clerk of Council For the attention of: PrimeGov Finance billing@primegov.com 24.2 Any Notice given in accordance with 24.1 will be deemed to have been served: 24.2.1 if given as set out in clause 24.1.1 at 9.00 am on the second Business Days after the date of posting; 24.2.2 if given as set out in clause 21.2.324.1.2, at the time of sending (except that if an automatic electronic notification is received by the sender within 24 hours after sending the e-mail informing the sender that the e-mail has not been delivered to the City Council 12 –15 6/1/2021 recipient or that the recipient is out of the office, that e-mail will be deemed not to have been served); 25 RELIANCE ON REPRESENTATIONS 25.1 The Customer acknowledges that this Agreement has not been entered into wholly or partly in reliance on, nor has the Supplier given or made, any warranty, statement, promise or representation other than as expressly set out in this Agreement. 25.2 Nothing in this clause 25 will exclude any liability which one party would otherwise have to the other party in respect of any statements made fraudulently. 26 SET-OFF OR WITHHOLDING All payments to be made by the Customer to the Supplier under this Agreement will (in the absence of express written agreement from the Supplier) be made in full without any set-off, restriction or condition and without any deduction or withholding for or on account of any counterclaim or any present or future taxes, levies, duties, charges, fees, deductions or withholdings of any nature unless the Customer is required by law to make any such deduction or withholding and Customer has given prior notification to Supplier of such legal obligations on the Customer’s part. 27 ENFORCEMENT BY THIRD PARTIES The terms and conditions of this Agreement are for the sole benefit of the parties and nothing herein will be construed as giving any rights to any person or party not a party to it. 28 INVALIDITY/SEVERABILITY If any clause or part of this Agreement is found by any court, tribunal, administrative body or authority of competent jurisdiction to be illegal, invalid or unenforceable then that provision will, to the extent required, be severed from this Agreement and will be ineffective without, as far as is possible, modifying any other clause or part of this Agreement and this will not affect any other provisions of this Agreement which will remain in full force and effect. 29 VARIATION This Agreement may only be varied or amended in writing and signed by the parties or their authorized representatives of each of the parties. 30 WAIVER No failure or delay by the Supplier to exercise any right, power or remedy will operate as a waiver of it nor will any partial exercise preclude any further exercise of the same, or of some other right, power or remedy. 31 DISPUTE RESOLUTION 31.1 If a dispute arises out of or in connection with this Agreement or the performance, validity or enforceability of it (“Dispute”) then, except as expressly provided in this Agreement, the parties shall follow the dispute resolution procedure set out in this clause 32. 31.2 The parties will initially seek to resolve the Dispute through discussion and negotiation in good faith between the appropriate officers of the parties. If the Dispute is not resolved, through discussion and negotiation under this section, within thirty (30) days (or such alternative time period as may be agreed between the Parties), the following procedure will apply:- City Council 12 –16 6/1/2021 32 GOVERNING LAW AND JURISDICTION 32.1 The formation, existence, construction, performance, validity and all aspects whatsoever of this Agreement or of any term of this Agreement will be governed by the laws of the State of California. 32.2 The courts of Orange County will have non-exclusive jurisdiction to settle any disputes which may arise out of or in connection with this Agreement. The parties irrevocably agree to submit to that jurisdiction except that either party may seek injunctive relief in any court of competent jurisdiction. 33 MERGER AND MODIFICATION This Agreement, including the attached documents, constitutes the entire agreement between the parties. There are no understandings, agreements, or representations, oral or written, not specified within this Agreement. This Agreement may not be modified, supplemented, or amended, in any manner, except by written agreement signed by both parties. 34 NONDISCRIMINATION AND COMPLIANCE WITH LAWS Supplier agrees to comply with all applicable laws, rules, regulations, and policies, including those relating to nondiscrimination, accessibility, and civil rights. Supplier agrees to timely file all required reports, make required payroll deductions, and timely pay all taxes and premiums owed, including sales and use taxes and unemployment compensation and workers' compensation premiums. Supplier shall have and keep current at all times during the term of this Agreement all licenses and permits required by law. 35 INSURANCE 35.1 Supplier shall procure and maintain for the duration of the contract, insurance against claims for security breaches, system failures, injuries to persons, damages to software, and or damages to property (including computer equipment) which may arise from or in connection with the performance of the work hereunder by the Supplier, its agents, representatives, or employees. Supplier shall procure and maintain for the duration of the contract insurance claims arising out of their services and including, but not limited to loss, damage, theft or other misuse of data, infringement of intellectual property, invasion of privacy and breach of data. 35.2 Commercial General Liability (CGL): Supplier shall have CGL coverage evidenced by Insurance Services Office Form CG 00 01 covering CGL on an “occurrence” basis, including products and completed operations, property damage, bodily injury and personal & advertising injury with limits no less than $1,000,000 per occurrence. If a general aggregate limit applies, either the general aggregate limit shall apply separately to this project (ISO CG 25 03 or 25 04) or the general aggregate limit shall be twice the required occurrence limit ($2,000,000). 35.3 Workers’ Compensation insurance as required by the State of California, with Statutory Limits, and Employer’s Liability Insurance with limit of no less than $1,000,000 per accident for bodily injury or disease. City Council 12 –17 6/1/2021 35.4 Cyber Liability Insurance, with limits not less than $2,000,000 per occurrence or claim, $2,000,000 aggregate. Coverage shall be sufficiently broad to respond to the duties and obligations as is undertaken by Supplier in this agreement and shall include, but not be limited to, claims involving security breach, system failure, data recovery, business interruption, cyber extortion, social engineering, infringement of intellectual property, including but not limited to infringement of copyright, trademark, trade dress, invasion of privacy violations, information theft, damage to or destruction of electronic information, release of private information, and alteration of electronic information. The policy shall provide coverage for breach response costs, regulatory fines and penalties as well as credit monitoring expenses. 35.5 Technology Professional Liability Errors and Omissions Insurance- appropriate to Supplier’s profession and work hereunder, with limits not less than $2,000,000 per occurrence. Coverage shall be sufficiently broad to respond to the duties and obligations as is undertaken by the Supplier in this agreement and shall include, but not be limited to, claims involving security breach, system failure, data recovery, business interruption, cyber extortion, social engineering, infringement of intellectual property, including but not limited to infringement of copyright, trademark, trade dress, invasion of privacy violations, information theft, damage to or destruction of electronic information, release of private information, and alteration of electronic information. The policy shall provide coverage for breach response costs, regulatory fines and penalties as well as credit monitoring expenses. 35.5.1 The Policy shall include, or be endorsed to include, property damage liability coverage for damage to, alteration of, loss of, or destruction of electronic data and/or information “property” of the Customer in the care, custody, or control of the Supplier. If not covered under the Supplier’s liability policy, such “property” coverage of the Customer may be endorsed onto the Supplier’s Cyber Liability Policy as covered property as follows: 35.5.1.1 If the Supplier maintains broader coverage and/or higher limits than the minimums shown above, the Customer requires and shall be entitled to the broader coverage and/or the higher limits maintained by the Supplier. Any available insurance proceeds in excess of the specified minimum limits of insurance and coverage shall be available to Customer. 35.6 The insurance policies are to contain, or be endorsed to contain, the following provisions: 35.6.1 Additional Insured Status- The Customer, its officers, officials, employees, and volunteers are to be covered as additional insureds on the CGL policy with respect to liability arising out of work or operations performed by or on behalf of the Supplier including materials, parts, or equipment furnished in connection with such work or operations. General liability coverage can be provided in the form of an endorsement to the Supplier’s insurance (at least as broad as ISO Form CG 20 10 11 85 or both CG 20 10, CG 20 26, CG 20 33, or CG 20 38; and CG 20 37 forms if later revisions used). City Council 12 –18 6/1/2021 35.6.2 Primary Coverage- For any claims related to this contract, the Supplier’s insurance coverage shall be primary. Coverage for commercial liability shall be at least as broad as ISO CG 20 01 04 13 as respect to the Customer, its officers, officials, employees, and volunteers. Any insurance or self-insurance maintained by the Supplier, its officers, officials, employees, or volunteers shall be excess of the Supplier’s insurance and shall not contribute with it. 35.6.3 Notice of Cancellation- Each insurance policy required above shall state that coverage shall not be cancelled, except with notice to Customer. 35.6.4 Waiver of Subrogation- Supplier hereby grants to Customer a waiver of any right to subrogation which any insurer of said Supplier may acquire against the Customer by virtue of the payment of any loss under such insurance. Supplier agrees to obtain any endorsement that may be necessary to affect this waiver of subrogation, but this provision applies regardless of whether or not the Customer has received a waiver of subrogation endorsement from the insurer. 35.6.5. Self-Insured Retentions- Self-insured retentions must be declared to and approved by the Customer. The Customer may require the Supplier to provide proof of ability to pay losses and related investigations, claim administration, and defense expenses within the retention. The policy language shall provide, or be endorsed to provide, that the self- insured retention may be satisfied by either the named insured or Customer. 35.6.6 Acceptability of Insurers- Insurance is to be placed with insurers authorized to conduct business in the state with a current A.M. Best’s rating of no less than A-:VII, unless otherwise acceptable to the Customer. 35.6.7 Claims Made Policies- If any of the required policies provide coverage on a claims-made basis: 35.6.7.1.The Retroactive Date must be shown and must be before the date of the contract or the beginning of contract work. 35.6.7.2. Insurance must be maintained and evidence of insurance must be provided for at least five (5) years after completion of the contract of work. 35.6.7.3. If coverage is cancelled or non-renewed, and not replaced with another claims-made policy form with a Retroactive Date prior to the contract effective date, the Supplier must purchase “extended reporting” coverage for a minimum of five (5) years after completion of contract work. 35.6.8 Verification of Coverage- Supplier shall furnish Customer with original Certificates of Insurance including all required amendatory endorsements (or copies of the applicable policy language effecting coverage required by this clause) and a copy of the Declarations and Endorsement Page of the CGL policy listing all policy endorsements to the Customer before work begins. However, failure to obtain the required documents prior to the work beginning shall not waive the Supplier’s obligation to provide them. Customer reserves the right to require complete, certified copies of all required insurance policies, including endorsements required by these specifications, at any time. 35.6.9 Subcontractors- Supplier shall require and verify that all subcontractors maintain insurance meeting all the requirements stated herein, and Supplier shall ensure that Customer is an additional insured on insurance required from subcontractors. City Council 12 –19 6/1/2021 35.6.10 Special Risks or Circumstances-Customer reserves the right to modify these requirements, including limits, based on the nature of the risk, prior experience, insurer, coverage, or other special circumstances. SIGNED BY the parties on the date stated at the beginning of this Agreement. ATTEST:CITY OF SANTA ANA ________________________ _________________________ Daisy Gomez Kristine Ridge Clerk of the Council City Manager APPROVED AS TO FORM: SONIA CARVALHO CONSULTANT City Attorney By: _______________________ _____________________________ Laura A. Rossini Prime Government Solutions Inc. Chief Assistant City Attorney By:_____________________ (Print Name) Its _____________________ y Attorney ____________________ Laura A. Rossini Chi f A i t t Cit Att 6KHULI$JLE 3UHVLGHQW Digitally signed by Sherif Agib Date: 2021.05.27 12:49:14 -07'00' City Council 12 –20 6/1/2021 SCHEDULE 1 – Support Services SLA The SLA describes the expected performance of the PrimeGov Service, the procedures for reporting an issue and expected turnaround time on issues reported. A. Service Uptime Target PrimeGov have a target uptime of >99.95% measured on a monthly basis. This time excludes any planned outages that have been identified to the Customer. PrimeGov must give a minimum of two business days’ notice for a planned outage. Planned outages will be targeted to occur between 00:01 on Saturdays to 23:59 on Sunday night. B. Reporting an Issue 1. Contact Details At PrimeGov we build our Service with alerting to anticipate any Service disruption so that our Customer Success team can address any technical items before they become an issue for our customers. In the case where a Customer discovers a defect or fault, or the Service is unavailable, the Customer should notify the PrimeGov Customer Success team through one of the following channels: - Enter a ticket in the help desk system at primegov.freshdesk.com - E-mail: support@primegov.com - Phone: 801-341-1910 2. Hours of Coverage The Support Services will be provided between Business Days 08:00 to 18.00 MT, from Monday to Friday. More specifically, the hours are as follows: - Service support 08:00 to 18.00 MT - Enter an issue in the help desk system This service will be available 24 hours a day – 7 days a week - Email an issue to the Customer Success team This service will be available 24 hours a day – 7 days a week 3. Customer Priority Identification The Customer will supply their determined priority for each support item logged in accordance with the following Priority Code. Priority Code Description P1 Critical - The problem is impacting all Users by the Service being unavailable with no work around available. P2 High - The problem is impacting a significant number of Users and is causing a significant business impact, where there is no workaround available. P3 Moderate - The problem is impacting a small number of Users and is causing a minor business impact or is causing a significant business impact, but there is a workaround available City Council 12 –21 6/1/2021 P4 Low – NON-SERVICE AFFECTING DEFECT –Non-urgent or cosmetic problems, queries, causing inconvenience only. C. Resolving an Issue 1. Steps to Resolution a) PrimeGov Customer Success staff will analyze the issue and revert to the Customer with an assessment of the issue b) The issue will then result in one of the following actions: a. The PrimeGov Customer Success staff will send a set of steps to close the issue with associated times. b. PrimeGov Customer Success staff will ask for more clarification/ information on the issue. c. PrimeGov Customer Success staff may discuss the priority of the issue. c) The Customer and the PrimeGov Customer Success staff will mutually agree to close or reprioritize an issue. d) If a support issue is closed because it has been successfully resolved, then PrimeGov Customer Success staff will provide a brief description of the final solution to the Customer. e) If a support issue is closed but it has not been successfully resolved, then PrimeGov Customer Success staff will provide a brief description of the reason for closing the issue to the Customer. 2. Target Response Time PrimeGov will aim to provide the Customer with a response within a specific time limit based on the agreed Priority Code of the Support Issue (a “Target Response Time”). The following Target Response Times are within the Hours of Coverage. 3. Problem Escalation A Support Call’s Priority Code may be escalated by either the Customer or PrimeGov, if it is found to be more business critical than first realized or if the steps to resolve are proving unsatisfactory. In the event of escalation the following contacts from PrimeGov should be called: Role Name Contact Details V.P. Customer Success Larry Thorpe Larry.thorpe@primegov.com Priority Code Description Target Response Time < P1 Critical 30 Minutes P2 High 1 Hour P3 Moderate 2 Hours P4 Low 40 Hours City Council 12 –22 6/1/2021 Director Josh Hurni josh.hurni@primegov.com COO Sherif Agib sherif@primegov.com 4. Minor Enhancements Requests by the Customer for minor enhancements or changes to the Service not relating to a defect or error inherent in the Service will be considered on a case by case basis and will be included under this Agreement at the sole discretion of PrimeGov if in the PrimeGov software product roadmap. 5. Exclusions a) Requests by the Customer for significant enhancements or changes to the Service not relating to a defect or error inherent in the Service will be excluded from this Agreement and will be managed separately. b) PrimeGov is only obliged to provide the Support Services with respect to the then current version of the Service. If PrimeGov provides Support Services for older versions/releases, this is done without obligation on an “as-is” basis at PrimeGov’s sole discretion and without any service level applying and PrimeGov may make the provision of further Support Services for older versions of the Service subject to the payment of additional fees. c) any alteration, modification or maintenance of the Service by the Customer or any third party which has not been authorized in writing by PrimeGov; d) any failure by the Customer to implement any recommendations, solutions to faults, problems or updates previously advised or delivered by PrimeGov to the Customer; e) either Party being subject to Force Majeure; f) the Customer’s failure, inability or refusal to allow PrimeGov’s personnel proper and uninterrupted access to the Service; City Council 12 –23 6/1/2021 SCHEDULE 2 – PrimeGov Meeting Management Solution and Pricing Schedule Customer Details: City of Santa Ana 20 Civic Center Plaza M-30 Santa Ana, CA 92701 Customer Contact: Daisy Gomez Clerk of the Council 714.647.5235 dgomez@santa-ana.org PrimeGov Contact: Josh Hurni Sales Director 718.208.0144 Joshua.Hurni@primegov.com Date: 06/15/2021 Our legislative management software has been designed to facilitate every step of the legislative process, from committee appointments to agenda management, virtual council meetings, minutes annotation, and live and archived video streaming. We pride ourselves on ensuring a seamless cloud-based product that allows you to switch between tasks quickly and effortlessly in a single interface. While PrimeGov is a smaller company, our team is the most experienced in the industry. Our leadership founded and ran market-leading legislative management solutions for over a decade, and we came together to address the frustration voiced by city and county clerks, regarding the lack of innovation and support they received from their existing products. At PrimeGov, we are committed to being the number one provider in the legislative management space for local government, and to do that we commit to: x Exclusively focus on municipal clerks and their technology needs. x Customer support that proactively ensure our clients are successful. This starts with being available and responsive to our customers, but it also means we are accountable for results. x Provide comprehensive and seamless cloud-based software. We want to automate your entire legislative process without clunky handoffs between different software applications and interfaces. We also ensure business continuity by allowing our customers to run their entire legislative processes from any location and device. The world is changing faster than ever, and uncertainty about our future is at an all-time high. As a result, local government operations must transform, including changing the way public/legislative meetings are held. Our solution is 100% cloud-based, including live meeting management tools usable on any device from any location to enable virtual meetings. The entire PrimeGov team is excited to guide you through a seamless transition from your existing legislative management tools and processes into our cloud-based platform. We look forward to being your long-term partner and supporting your every need throughout the process. Most Sincerely, Josh Hurni Sales Director, PrimeGov City Council 12 –24 6/1/2021 Pricing The PrimeGov Legislative Management platform is a single hosted solution that we can partition into separate modules when clients are looking to start with specific functions only. Our solution is 100% cloud- based, including live meeting management tools usable on any device from any location to enable virtual meetings Should you decided to add services in the future you never have to worry about integration or data migration issues because all modules share the same database. The pricing is based on population and there are no limits to the number of users, committees, or amount of data uploaded to the solution. The following PrimeGov modules are available: x Agenda Management x Minutes & Live Meeting Management x Electronic Voting x Video streaming x Boards and Commissions x Community Engagement Agenda Management $15,000 Minutes & Live Meeting Management $10,000 Electronic Voting $6,000 Video Streaming $15,000 Committee Management $10,000 Community Engagement $3,000 Total Annual Cost $59,000 Bundle Discount -$9,000 Year 1 Annual Cost $50,000 Year 2 Annual Cost $50,000 Year 3 Annual Cost $50,000 Year 4 Annual Cost $51,500 Year 5 Annual Cost $53,045 Total 5 Year Cost Not To Exceed $254,545 Upon Renewal $53,045 (+ 3% annual increase) City Council 12 –25 6/1/2021 Community Development Agency santa-ana.org/cd Item # 13 City of Santa Ana 20 Civic Center Plaza, Santa Ana, CA 92701 Staff Report June 1, 2021 TOPIC: Security Services for the Homeless Navigation Center AGENDA TITLE: Approve an Agreement with Protection America Inc. to Provide Security Services at 1815 Carnegie Avenue during the Construction of the Homeless Navigation Center in an Amount not to exceed $95,040 (Non-General Fund) RECOMMENDED ACTION Authorize the City Manager to execute an agreement with Protection America Inc. to provide security services at 1815 Carnegie Avenue for an amount not to exceed $95,040, beginning June 1, 2021 through December 31, 2021, subject to non-substantive changes approved by the City Manager and City Attorney. DISCUSSION To provide security during the construction of the Homeless Navigation Center, staff is recommending approval of an agreement with Protection America Inc. Protection America Inc. has provided the security at the Link interim shelter for the past six months. Currently, Protection America Inc. provides security for two other properties within walking distance of the Carnegie site. This provides additional support at all times should the guard ever require back up. Security services will be 24 hours a day, seven days a week for the entire site, which includes the building, seven storage containers, and miscellaneous Link shelter items that were moved onto the property to store furnishings that were used at the Link shelter and are anticipated to be used in the new Navigation Center. On-Site officers will do the following: patrol the property, report hourly with multiple pictures of different areas of the sites, respond to alarms, and maintain overall visibility on the site to ensure that the property is not breached. Once the shelter opens, security services will be expanded to include additional services regarding staff and guest safety. FISCAL IMPACT Funds are available for expenditure in the current Fiscal Year 2020-21 budget and will be carried forward into FY 2021-2022 budget. The table below indicates the estimated expenditures by fiscal year and may vary slightly depending upon start date. City Council 13 –1 6/1/2021 Security Services for the Homeless Navigation Center June 1, 2021 Page 2 1 7 7 2 Fiscal Year Accounting Unit-Account Fund Description Accounting Unit, Account Description Amount FY 20-21 (June)13518789-62300 Emergency Solutions Grant-CV ESG-CV, Contract Services $8,000 FY 21-22 (July-Nov.)13518789-62300 Emergency Solutions Grant-CV ESG-CV, Contract Services $87,040 Total Amount $95,040 EXHIBIT(S) 1. Agreement between the City of Santa Ana and Protection America Inc. Submitted By: Steven Mendoza, Assistant City Manager Approved By: Kristine Ridge, City Manager City Council 13 –2 6/1/2021 1st EXHIBIT 1 City Council 13 –3 6/1/2021 EXHIBIT 1 City Council 13 –4 6/1/2021 EXHIBIT 1 City Council 13 –5 6/1/2021 EXHIBIT 1 City Council 13 –6 6/1/2021 EXHIBIT 1 City Council 13 –7 6/1/2021 EXHIBIT 1 City Council 13 –8 6/1/2021 EXHIBIT 1 City Council 13 –9 6/1/2021 20. MISCELLANEOUS PROVISIONS a. Each undersigned represents and warrants that its signature herein below has the power, authority and right to bind their respective parties to each of the terms of this Agreement, and shall indemnify City fully, including reasonable costs and attorney’s fees, for any injuries or damages to City in the event that such authority or power is not, in fact, held by the signatory or is withdrawn. b. The Agreement is the final and complete agreement and any prior or contemporaneous agreements for similar services between the parties is superseded by this Agreement. This shall not apply where the Parties are currently engaged and Consultant is providing services not contemplated by this Agreement c. All Exhibits referenced herein and attached hereto shall be incorporated as if fully set forth in the body of this Agreement. IN WITNESS WHEREOF, the parties hereto have executed this Agreement the date and year first above written. ATTEST: CITY OF SANTA ANA Daisy Gomez Kristine Ridge Clerk of the Council City Manager APPROVED AS TO FORM: SONIA R. CARVALHO CONSULTANT: City Attorney By: Ryan O. Hodge Assistant City Attorney (title) Tax ID# RECOMMENDED FOR APPROVAL: Steven Mendoza Executive Director Community Development Agency By: Title: Ahmed Ali Chief Executive Officer Protection America, Inc. EXHIBIT 1 City Council 13 –10 6/1/2021 EXHIBIT 1 City Council 13 –11 6/1/2021 EXHIBIT 1 City Council 13 –12 6/1/2021 EXHIBIT 1 City Council 13 –13 6/1/2021 Human Resources https://www.santa-ana.org/hr Item # 14 City of Santa Ana 20 Civic Center Plaza, Santa Ana, CA 92701 Staff Report June 1, 2021 TOPIC: Approve and Authorize Execution of a Successor Agreement and a Second Amendment with Keenan & Associates AGENDA TITLE: Approve a Successor Agreement and a Second Amendment with Keenan & Associates for Employee Group Insurance Consulting Services Agreement and to Add KeenanWell Consulting into the Scope of Services RECOMMENDED ACTION Authorize the City Manager to execute a: 1) Successor Agreement with Keenan & Associates for the following services: Act as the Broker of Record/Consultant for the City’s Group Dental, Vision, Life, Accidental Death & Dismemberment, Long Term Disability, Employee Assistance Program, Retiree Billing, Section 125 Flexible Spending Accounts, Affordable Care Act (ACA) Reporting, and Family Medical Leave Act (FMLA) administration. Keenan & Associates is paid commission through the insurance carriers and therefore there is no fiscal impact to the City for this service. The agreement will be effective July 1, 2021 through June 30, 2022 and automatically renew for subsequent one (1) year periods unless terminated earlier in accordance with section one (1) of the agreement, subject to non-substantive changes approved by the City Manager and City Attorney. 2) Second Amendment with Keenan & Associates agreement to incorporate KeenanWell Consulting into the scope of services, for the development and implementation of an Employee Wellness Program (“Wellness Program”), from June 1, 2021 to June 30, 2021. The Wellness Program will automatically renew for subsequent one (1) year periods unless terminated earlier in accordance with section one (1) of the agreement. The first period will run July 1, 2021 through June 30, 2022, services provided shall be not to exceed two thousand dollars ($2,000), and for subsequent years, the Wellness Program shall not exceed twenty-five thousand ($25,000), City Council 14 –1 6/1/2021 Approve Agreement with Keenan & Associates June 1, 2021 Page 2 1 7 5 2 subject to non-substantive changes approved by the City Manager and City Attorney. DISCUSSION On June 21, 2016, the City Council authorized the City Manager and Clerk of the Council to execute an agreement (A-2016-162) with Keenan & Associates for a term of June 21, 2016 through June 30, 2018, to act as the Broker of Record/Consultant for the City’s Group, Vision, Life, Accidental Death & Dismemberment, Long Term Disability, Employee Assistance Program, Retiree Billing, Section 125 Flexible Spending Accounts, Affordable Care Act (ACA) Reporting, and Family Medical Leave Act (FMLA) administration. On February 6, 2018, Council approved a first amendment (A-2018-022) extending the term of the original agreement (A-2016-162) from July 1, 2018 through June 30, 2021 (Exhibit 1). In January 2020, the Human Resources Department established an Employee Wellness Program through a grant program awarded by the League of California Cities; however, the grant monies expired on December 31, 2020. The wellness program is designed to provide City of Santa Ana employees with health and wellness programs and resources to achieve better health and reduce health risks. These programs include, but are not limited to, the following: ‘Healthy Eating,’ ‘Physical Activity,’ and ‘Mental Wellness.’ KeenanWell will provide a dedicated subject matter expert for Wellness Programing, who can provide strategic planning, coordinate resources between our various insurance carriers and third-party providers and provide marketing and communications support (Exhibit 2). Approval of these recommended actions will allow the Human Resources Department to continuously provide comprehensive benefits strategies for employees’ benefits and wellness, implement solutions that positively impact employee productivity and retention, and address the full employee life-cycle from on-boarding through retirement needs. ENVIRONMENTAL IMPACT There is no environmental impact associated with this action. FISCAL IMPACT There is no fiscal impact for Keenan & Associates to Act as the Broker of Record/Consultant for the City’s Group Insurances. For the KeenanWell Consulting Services, funds are currently budgeted in the Quality Service Training Fund, Contract Services- Professional (08809050-62300) for current fiscal year, 2020-2021. Funds for next fiscal year, 2021-2022, will be available in the Quality Service Training Fund, through the carry forward process and will be budgeted accordingly every fiscal year after. City Council 14 –2 6/1/2021 Approve Agreement with Keenan & Associates June 1, 2021 Page 3 1 7 5 2 EXHIBIT(S) 1. Exhibit 1: Employee Benefits Consulting Services Agreement 2. Exhibit 2: Second Amendment to Employee Benefits Consulting Services Agreement (A-2016-162) Submitted By: Jason Motsick, Executive Director of Human Resources Approved By: Kristine Ridge, City Manager City Council 14 –3 6/1/2021 Keenan & Associates – License #0451271 EB Consulting Services Agreement (PM2) Confidential For Client Use Only (Rev. 05/15/20) Page 1 of 17 EMPLOYEE BENEFITS CONSULTING SERVICES AGREEMENT This Employee Benefits Consulting Services Agreement (“Agreement”) is made and entered into by and between City of Santa Ana, a charter city and municipal corporation organized and existing under the Constitution and State of California (“Client”) and Keenan & Associates, a California corporation (“Keenan”), as of July 1, 2021 (“Effective Date”). RECITALS WHEREAS, Client desires to secure a variety of insurance products, and related services in conjunction with the health and welfare benefits provided to its eligible employees; WHEREAS, Keenan is a specialty insurance services provider, and, as such, is qualified to provide such services; and WHEREAS, Client desires Keenan to provide, and Keenan desires to provide, the services described in this Agreement for those Client benefits programs identified below (“Plans”): Dental, Vision, Life, Accidental Death & Dismemberment ("AD&D"), Long Term Disability ("LTD"), Employee Assistance Program ("EAP"), Retiree Billing, Section 125 Flexible Spending Accounts ("FSA"), Affordable Care Act (ACA) reporting, and FMLA Leave Administration; WHEREAS, Keenan is also specialized in providing wellness services, and Client desires Keenan to provide such services; and The parties agree as follows: AGREEMENT 1.TERM The term of this Agreement is from the Effective Date through June 30, 2022 (“Termination Date”) and shall automatically renew for subsequent one (1) year periods unless either party give the other at least sixty (60) days written notice of its intent not to renew. 2.KEENAN SERVICES AND RELATIONSHIP OF THE PARTIES A.Client elects and Keenan shall provide its services (“Services”) with respect to Client’s Plans for the Plan year that begins on January 1, 2021 and ends December 31, 2021 (Services provided during a renewal term shall be provided for Client’s then-current Plan year.). A full description of the Services is provided in Exhibits A-1 through A-2 (including sub-exhibits such as Exhibit A-2-a) attached hereto and incorporated herein. B.The relationship of Keenan and Client shall be that of an independent contractor and Keenan shall at all times remain responsible for its own operational and personnel expenses. Under no circumstance shall any employee of one party look to the other party for any payment or the provision of any benefit, including without exception, Exhibit 1 City Council 14 –4 6/1/2021 Keenan & Associates – License #0451271 EB Consulting Services Agreement (PM2) Confidential For Client Use Only (Rev. 05/15/20) Page 2 of 17 workers’ compensation coverage. Except as may be expressly set forth in or contemplated by this Agreement, neither party shall have the right to act on behalf of the other, or to bind the other to any contract or other obligation. C. In providing the Services, Keenan shall act exclusively in an advisory and consultative capacity. Client shall at all times have the right to determine whether to act on or implement the information, recommendations, and suggestions provided by Keenan, and the manner by which any such action or implementation shall be unde rtaken. Except for Keenan’s responsibilities with respect to funds obtained from or on behalf of Client, Keenan shall not be a fiduciary of Client. D. Keenan shall not provide any legal, tax, or accounting service, advice, or opinion, and the Services shall not be interpreted as representing any such service, advice or opinion. Client shall consult its own attorney on all legal issues and its own tax and accounting experts on all tax, accounting, and financial matters relating to its operations, including without limitation, the establishment, implementation and operation of the Plans. E. In providing its Services, Keenan shall comply with all applicable state and federal laws and regulations, and obtain and maintain all necessary licenses, registrations, and /or permits necessary for the performance of its duties under this Agreement. F. The Services provided to Client are non-exclusive and Keenan reserves the right to provide the same or similar services to other clients who may be in the same industry, business, or service as Client. 3. CLIENT’S DUTIES AND RESPONSIBILITIES A. Client shall retain decision-making authority for its Plans, and shall manage the day-to- day activities of the Plans, except for those duties and/or functions expressly assigned to Keenan under this Agreement. B. Client shall provide Keenan with timely access to such information and individuals, including its outside advisors and consultants, as may be necessary for Keenan to perform the Services. Keenan shall not be responsible for any delay in its performance that results from the failure of Client, or any person acting on behalf of Client, to make available any information or individual in a timely manner. C. All information provided to Keenan, either in anticipation of or during the term of this Agreement, shall be complete and accurate, and that Keenan may rely upon such information. D. If Client desires Keenan to obtain insurance quotes on its behalf, Client shall execute the Broker of Record Designation attached hereto as Exhibit B. 4. COMPENSATION A. Keenan’s fees for the Services rendered pursuant to this Agreement are as provided in the attached Exhibit C. Any Services provided to Client that are outside of or in City Council 14 –5 6/1/2021 Keenan & Associates – License #0451271 EB Consulting Services Agreement (PM2) Confidential For Client Use Only (Rev. 05/15/20) Page 3 of 17 addition to those described in Exhibit A-1, Exhibit A-2, and Exhibit A-2-a shall be subject to additional fees. B. It is possible that Keenan may also provide services to other entities that participate in or provide services to the Plans (such as management services, underwriting, marketing, claims administration, loss control services, obtaining other insurance and reinsurance). To the extent that such services are provided, Keenan will be separately compensated by the recipient of those services. C. Consistent with industry practices, insurers may also pay insurance brokers, such as Keenan, indirect compensation based upon volume efficiencies, client renewals, marketing services, product development, technology investments and other additional services. Keenan seeks written assurances from insurers that any such indirect compensation will not adversely impact the pricing or coverage terms that Keenan is able to obtain for its clients. The parties agree that any indirect compensation shall not be considered part of Keenan’s “commissions” as that term may be used elsewhere in this Agreement D. Keenan shall comply with all applicable state and/or federal laws and regulations regarding disclosure of compensation. We embrace industry efforts for transparency and believe it is important that clients have access to information that may be rele vant to their choice of insurance products, including the cost of such insurance and services, and, the compensation that may be directly or indirectly paid to Keenan in connection with the products or services that are selected. If you have questions regarding any of these items or desire additional information, you may contact your Keenan account representative to discuss this matter in more detail. 5. INSURANCE Keenan shall procure and maintain during the term of this Agreement the following insurance coverages, and shall provide certificates of insurance to Client upon Client’s request. (1) Workers’ Compensation. Workers’ Compensation Insurance in conformance with the laws of the State of California and applicable federal laws with limit of no less than $1,000,000 per accident for bodily injury or disease. (2) Commercial General Liability Insurance (CGL). Insurance Services Office Form CG 00 01 covering CGL on an “occurrence” basis, including products and completed operations, property damage, bodily injury and personal & advertising injury with limits no less than $2,000,000 per occurrence. If a general aggregate limit applies, either the general aggregate limit shall apply separately to this project/location (ISO CG 25 03 or 25 04) or the general aggregate limit shall be twice the required occurrence limit CGL will be inclusive of Auto Liability Insurance. Insurance Services Office Form Number CA 0001 covering, Code 1 (any auto), or if Instructor has no owned autos, City Council 14 –6 6/1/2021 Keenan & Associates – License #0451271 EB Consulting Services Agreement (PM2) Confidential For Client Use Only (Rev. 05/15/20) Page 4 of 17 Code 8 (hired) and 9 (non-owned), with limits no less than $1,000,000 per accident for bodily injury and property damage. (3) Professional Liability Insurance. Professional Liability Insurance with a Two Million Dollar ($2,000,000) limit of liability for each occurrence and a Two Million Dollar ($2,000,000) aggregate limit of liability. (4) Cyber Liability/Privacy Insurance. Cyber Liability Insurance with a Two Million Dollar ($2,000,000) limit of liability for each occurrence and a Two Million Dollar ($2,000,000) aggregate limit of liability. If the Keenan maintains broader coverage and/or higher limits than the minimums shown above, the City of Santa Ana requires and shall be entitled to the broader coverage and/or the higher limits maintained by the Keenan. Any available insurance proceeds in excess of the specified minimum limits of insurance and coverage shall be available to the City of Santa Ana, subject to the Limitations of Liability in Section 7 of this Agreement. Other Insurance Provisions - The insurance policies are to contain, or be endorsed to contain, the following provisions: (a) Additional Insured Status- This Section shall apply to the CGL policy only. The City of Santa Ana, its officers, officials, employees, and volunteers are to be covered as additional insureds on the CGL with respect to liability arising out of work or operations performed by or on behalf of the Keenan including materials, parts, or equipment furnished in connection with such work or operations. General liability coverage can be provided in the form of an endorsement to the Keenan’s insurance (at least as broad as ISO Form CG 20 10 11 85 or if not available, through the addition of both CG 20 10, CG 20 26, CG 20 33, or CG 20 38; and CG 20 37 if a later edition is used). (b) Primary Coverage- This Section shall apply to the CGL policy only. For any claims related to this contract, Keenan’s insurance coverage shall be primary coverage at least as broad as ISO CG 20 01 04 13 as respects the City of Santa Ana, its officers, officials, employees, and volunteers. Any insurance or self-insurance maintained by the City of Santa Ana, its officers, officials, employees, or volunteers shall be excess of Keenan’s insurance and shall not contribute with it. (c) Notice of Cancellation- Certificate of Insurance shall provide thirty (30) day prior written notice of cancellation in a form approved by the City. (d) Waiver of Subrogation- This Section shall apply to the CGL policy only Keenan hereby grants to City of Santa Ana a waiver of any right to subrogation, which any insurer of Keenan may acquire against the Entity by virtue of the payment of any loss under such insurance. Keenan agrees to obtain any endorsement that may be necessary to affect this waiver of subrogation, but this provision applies regardless of whether or not the Entity has received a waiver of subrogation endorsement from the insurer. City Council 14 –7 6/1/2021 Keenan & Associates – License #0451271 EB Consulting Services Agreement (PM2) Confidential For Client Use Only (Rev. 05/15/20) Page 5 of 17 (e) Self-Insured Retentions- Self-insured retentions must be declared to and approved by the City of Santa Ana. The City of Santa Ana may require Keenan to purchase coverage with a lower retention or provide proof of ability to pay losses and related investigations, claim administration, and defense expenses within the retention. The policy language shall provide, or be endorsed to provide, that the self-insured retention may be satisfied by either the named insured or the City of Santa Ana. (f) Failure to provide or maintain insurance coverage as required by this Agreement is grounds for immediate terminate of this Agreement. 6. INDEMNIFICATION If either party breaches this Agreement, then the breaching party shall defend, indemnify and hold harmless the non-breaching party, its officers, agents and employees against all claims, losses, demands, actions, liabilities, and costs (including, without limitation, reasonable attorneys’ fees and expenses) arising from such breach. In addition, if Keenan (i) becomes the subject of a subpoena or is otherwise compelled to testify or (ii) becomes the subject of a claim, demand, action or liability brought or asserted by one of Client’s employees, Plan beneficiaries, or Plan vendors (“Third-Party Demand”) relating to the Services and such Third-Party Demand is not a direct result of Keenan’s negligence or willful misconduct, then Client shall defend, indemnify and hold Keenan harmless from all losses, payments, and expenses incurred by Keenan in resolving such Third-Party Demand. 7. LIMITATION OF LIABILITY Notwithstanding anything to the contrary in this Agreement, in no event shall either party be liable for any punitive damages, fines, penalties, taxes, or any indirect, incidental, or consequential damages incurred by the other party, its officers, employees, agents, contractors or consultants whether or not foreseeable and whether or not based in contract or tort claims or otherwise, arising out of or in connection with this Agreement even if advised of the possibility of such damage. Keenan’s liability under this Agreement shall further be limited to, and shall not exceed, the amount of its available insurance coverage, but not exceeding the limits of coverage outlined in Section 5. 8. DISPUTE RESOLUTION A. In the event of any dispute arising out of or relating to this Agreement that cannot be settled through informal discussion or mediation, such dispute shall be resolved by submission to binding arbitration before Judicial Arbitration & Mediation Services (“JAMS”) or ADR Services, at the claimant's choice, in Los Angeles County, California, before a retired judge or justice. If the parties are unable to agree on a retired judge or justice, the selected arbitration service (JAMS or ADR Services) will select the arbitrator. B. In any such arbitration, the parties shall be entitled to take discovery in accordance with the provisions of the California Code of Civil Procedure, but either party may request that the arbitrator limit the amount or scope of such discovery, and in determining whether to do so, the arbitrator shall balance the need for the discovery against the parties’ mutual desire to resolve disputes expeditiously and inexpensively. City Council 14 –8 6/1/2021 Keenan & Associates – License #0451271 EB Consulting Services Agreement (PM2) Confidential For Client Use Only (Rev. 05/15/20) Page 6 of 17 C. The prevailing party in any action, arbitration, or proceeding arising out of or to enforce any provision of this Agreement will be awarded reasonable attorneys’ fees and costs incurred in that action, arbitration of proceeding, or in the enforce ment of any judgment or award rendered. 9. TERMINATION A. This Agreement may be terminated upon the occurrence of any of the following events: i. By either party upon the dissolution or insolvency of a party to this Agreement; ii. By either party following the filing of a bankruptcy petition by or against either party (if the petition is not dismissed within sixty (60) days in the case of an involuntary bankruptcy petition); iii. If the application of any law, rule, regulation, or court or administrative decision prohibits the continuation of this Agreement or would cause a penalty to either party if the Agreement is continued, and if the Agreement cannot be amended to conform to such law, rule, regulation, or court or administrative decision in a manne r that would preserve the original intent of the parties with respect to their rights and duties under this Agreement; or iv. By the non-breaching party if a breach of this Agreement is not cured within thirty (30) days following receipt of written notice of the breach from the non-breaching party; v. By either party for any reason, following receipt of sixty (60) days written notice to the other party of their request to terminate the entire Agreement, or any specific Exhibits of this Agreement; B. In the event of termination pursuant to Section 9A above, Keenan shall be paid for the full value of its services through the date of termination. 10. GENERAL A. This Agreement, its recitals and all exhibits attached to the Agreement contain the entire understanding of the parties related to the subject matter covered by this Agreement and supersede all prior and collateral statements, presentations, communications, reports, agreements or understandings, if any, related to such matter(s). B. The obligations set forth in this Agreement, other than Keenan’s obligation to perform the Services and Client’s responsibility to pay for such services, shall survive the expiration or termination of this Agreement. Nothing in this Section 10B shall, however, be interpreted as relieving Client of its obligation to pay for any Services rendered by Keenan during the term of this Agreement. C. This Agreement is made for the benefit of the parties and is not intended to confer any third-party benefit or right. The enforcement of any remedy for a breach of this City Council 14 –9 6/1/2021 Keenan & Associates – License #0451271 EB Consulting Services Agreement (PM2) Confidential For Client Use Only (Rev. 05/15/20) Page 7 of 17 Agreement or claim related to the Services may only be pursued by the parties to this Agreement. D. No modification or amendment to this Agreement shall be binding unless it is in writing and signed by authorized representatives from both parties. Any waiver or delay by a party in enforcing this Agreement shall not deprive that party of the right to take appropriate action at a later time or due to another breach. This Agreement shall be interpreted as if written jointly by the parties. E. Any provision determined by a court of competent jurisdiction to be partially or wholly invalid or unenforceable shall be severed from this Agreement and replaced by a valid and enforceable provision that most closely expresses the intention of the invalid or unenforceable provision. The severance of any such provision shall not affect the validity of the remaining provisions of this Agreement. F. Neither party shall be liable or deemed to be in default for any delay or failure in performance under this Agreement resulting, directly or indirectly, from acts of God, civil or military authority, acts of public enemy, war, accidents, fires, explosions, earthquakes, floods, power outages, failure of computer systems, machinery or supplies, vandalism, strikes, or other work interruptions, or any similar or other cause that is beyond the reasonable control of either party. Each party shall make good faith efforts to perform under this Agreement in the event of any such circumstances, and shall resume full performance once the cause of the delay has abated. G. All notices hereunder shall be in writing and sent to the parties at the addresses as set forth below, or to such other individual or address as a party may later designate. Notices shall be sent via personal delivery, courier service, United States mail (postage pre-paid, return receipt requested), express mail service, electronic mail, or fax. Notice shall be effective when delivered, or if refused, when delivery is attempted. Notices delivered during non-working hours shall be deemed to be effective as of the next business day. If the notice relates to a legal matter or dispute, a copy shall be sent to: Keenan & Associates 2355 Crenshaw Blvd., Ste. 200 Torrance, CA 90501 Attn: Legal Department Fax: (310) 533-0573 City of Santa Ana Clerk of Council 20 Civic Center Plaza, M-30 P.O. Box 1988 Santa Ana, CA 92702 Fax: (714) 647-6956 City Council 14 –10 6/1/2021 Keenan & Associates – License #0451271 EB Consulting Services Agreement (PM2) Confidential For Client Use Only (Rev. 05/15/20) Page 8 of 17 H.This Agreement may be executed in counterparts and by fax, signatures and each shall be deemed to be an original. Each person signing this Agreement on behalf of a party represents and warrants that he or she has the necessary authority to bind such party and that this Agreement is binding on and enforceable against such party. City of Santa Ana Keenan & Associates Signature: Signature: By: Kristine A. Ridge By: Laurie Lofranco Title: City Manager Title: Municipalities Practice Leader Address: Address: 2355 Crenshaw Blvd., Ste. 200 Torrance, CA 90501 Telephone: Telephone: 310 212-0363 Attention: Attention: Tierney Allen E-mail:E-mail: ATTEST Signature: By: Daisy Gomez Title: Clerk of the Council APPROVED AS TO FORM Signature: By: Laura A. Rossini Title: Chief Asst. City Attorney RECOMMENDED FOR APPROVAL Signature: By: Jason Motsick Title: Executive Director of Human Resources City Council 14 –11 6/1/2021 Keenan & Associates – License #0451271 EB Consulting Services Agreement (PM2) Confidential For Client Use Only (Rev. 05/15/20) Page 9 of 17 EXHIBIT A-1 BROKERAGE AND CONSULTING SERVICES Consultant shall provide Health Benefits Brokerage and Consulting Services and be a Broker of Record for the City’s employee insurance benefits. The City is particularly interested in Consultant to offer creative, innovative approaches, with a proven track record, that allows the City to maintain quality benefit programs and contain or reduce costs. Consultant will perform a full range of benefit program services related to the acquisition, implementation, maintenance, communication and improvement of the City’s employee insurance benefits. Consultant shall provide services for some or all of the group employee insurance benefits. Consultant shall provide services, including, but not limited to, the following: A. Procure group insurance coverage or Third-Party Administrator (TPA) services for Group Dental, Vision, Life, Accidental Death & Dismemberment, Long Term Disability Insurance, Employee Assistance Program (EAP), Retiree Billing, and Section 125 Flexible Spending Accounts (FSA); Affordable Care Act (ACA) reporting, and FMLA Leave Administration. B. Representation in all negotiations with insurance providers on issues related to premiums, services, benefit level, plan design, special terms and conditions; C. Provide all renewal rates for the upcoming calendar year by July 1st or as soon as practicable; D. Analyze existing coverage and identify or develop cost-saving alternative benefit strategies and plans; E. Assist in the development of long-range goals and strategies, including making recommendations and projections of potential savings; F. Upon request, provide quarterly claims experience reports; G Assist the City in monitoring and analyzing experience trends and providing timely alerts on changing patterns and appropriate recommendations; H. Provide information and recommendations regarding employee benefit issues, trends, existing, proposed and new State and/or Federal legislation (i.e. COBRA, HIPAA, ACA, IRS Rules and regulations); I. Upon request, provide, maintain and update comparison reports of other public and/or private companies’ benefit plan offerings and costs to determine their competitiveness with the City’s programs; J. Upon request, provide access to published benefit-related survey information; City Council 14 –12 6/1/2021 Keenan & Associates – License #0451271 EB Consulting Services Agreement (PM2) Confidential For Client Use Only (Rev. 05/15/20) Page 10 of 17 K. Be available to provide consultation on plan interpretation, explanation of plans and problem resolution; L. Be available to provide assistance to staff, employees and retirees with issues involving billing, claims, eligibility, problems, disputes, interpretation of contracts and services, changes and general troubleshooting; M. Be available to attend meetings with City staff, employees and/or retirees to facilitate and assist in the management of the City’s employee benefit plans; N. With regard to the annual health benefit fair services, Keenan will assist as follows, upon written request: 1. Attend the annual health benefit fair representing Keenan; 2. Invite City’s employee benefits vendors and carriers and track their responses; 3. Provide City’s employee benefits vendors and carriers with logistics/demographic details; 4. Request and track swag, gift cards and flyers; O. Upon request, submit annual reports detailing compensation and/or commissions received from contracted carriers of the City; P. Coordinate the flow of information between staff and contracted carriers; Q. Manage plan transitions as necessary; R. Be available to assist staff with obtaining health benefits program materials; S. Be available to provide various types of reports as needed; and T. Be available to provide information on new products as requested. City Council 14 –13 6/1/2021 Keenan & Associates – License #0451271 EB Consulting Services Agreement (PM2) Confidential For Client Use Only (Rev. 05/15/20) Page 11 of 17 EXHIBIT A-2 HEALTH MANAGEMENT CONSULTING SERVICES The estimated costs for provision of the KeenanWell consulting services to assist the City of Santa Ana in developing and implementing its health management program during the 12-month period of July 1, 2021 through June 30, 2022 are as noted below. However, for purposes of this Exhibit and such compensation referenced herein, Section 10B shall not apply; this amount shall be fully earned as of July 1, 2021. Further, if an increase in services is requested, KeenanWell will provide an updated proposal of such applicable increase in compensation. KeenanWell Consulting Services Cost 1. Leveraging the Wellness Committee  Determine purpose, structure, and function  Identify committee responsibilities  Assist with meeting agendas and facilitating meetings 2. Crafting a Program Strategic Plan  Develop a best-practice program design based on the organization’s needs, interests, and program goals/objectives  Design an incentive plan  Assist with rewards fulfillment and tracking  Develop strategies to establish a wellness culture 3. Identifying and Recommending Program Resources  Review existing health carrier resources and help the organization leverage available resources  Gather information from third-party wellness vendors and assist with vendor/sub- contractor procurement as needed  Identify program gaps and recommend appropriate additional resources via health carriers and third-party vendors  Serve as the liaison between the organization and health carriers and vendors/sub- contractors for wellness resources and programming Continued on next page. $2,000* City Council 14 –14 6/1/2021 Keenan & Associates – License #0451271 EB Consulting Services Agreement (PM2) Confidential For Client Use Only (Rev. 05/15/20) Page 12 of 17 4. Communications and Promotion  Develop multimedia communication strategies including promotional language, flyers, email templates, and rewards winner announcements  Create communications materials to promote wellness program offerings  Provide guidance on health promotion best practices and utilization of communication pieces  Create communication timeline for applicable wellness programs and campaigns *This amount is paid for Keenan’s Services only. It is a separate and distinct amount from Item No. 5 below, which is strictly for third-party vendor products and/or services. In no instance shall the amount in Item No. 5 below offset this amount for Keenan’s Services in Item Nos 1-4, nor shall the amount in Item Nos 1-4 offset the amount in Item 5. 5. Secure and Pay the Cost of Third-Party Vendor Products and/or Services for Wellness Programming  Online wellness challenges  Biometric screenings  Health assessment  Corporate fitness class pass discount program  Cooking demonstration  Rewards (gift cards, prizes) Subject to availability, COVID-19 regulations, and cost of each service. *The amounts referenced herein shall be a carryover of the $10,000 for Keenan’s services not completed during the predecessor agreement, and any of the $15,000 for third-party vendor products and/or services not utilized during such predecessor agreement. This new Agreement requires an additional amount of $2,000 for Keenan’s Services, for a total of $27,000 for the period of June 1, 2021 - June 30, 2021 and July 1, 2021 - June 30, 2022. * Total Cost $2,000 City Council 14 –15 6/1/2021 Keenan & Associates – License #0451271 EB Consulting Services Agreement (PM2) Confidential For Client Use Only (Rev. 05/15/20) Page 13 of 17 EXHIBIT A-2-a HEALTH MANAGEMENT CONSULTING SERVICES The estimated costs for provision of the KeenanWell consulting services to assist the City of Santa Ana in developing and implementing its health management program during the first twelve (12) month automatic renewal wellness year of July 1, 2022 through June 30, 2023 are as noted below. Further, if an increase in services is requested, KeenanWell will provide an updated proposal of such applicable increase in compensation. KeenanWell Consulting Services Cost 1. Leveraging the Wellness Committee  Determine purpose, structure, and function  Identify committee responsibilities  Assist with meeting agendas and facilitating meetings 2. Crafting a Program Strategic Plan  Develop a best-practice program design based on the organization’s needs, interests, and program goals/objectives  Design an incentive plan  Assist with rewards fulfillment and tracking  Develop strategies to establish a wellness culture 3. Identifying and Recommending Program Resources  Review existing health carrier resources and help the organization leverage available resources  Gather information from third-party wellness vendors and assist with vendor/sub-contractor procurement as needed  Identify program gaps and recommend appropriate additional resources via health carriers and third- party vendors  Serve as the liaison between the organization and health carriers and vendors/sub-contractors for wellness resources and programming 4. Communications and Promotion  Develop multimedia communication strategies including promotional language, flyers, email templates, and rewards winner announcements  Create communications materials to promote wellness program offerings  Provide guidance on health promotion best practices and utilization of communication pieces  Create communication timeline for applicable wellness programs and campaigns *This $10,000 amount is paid for Keenan’s Services only. It is a separate and distinct amount of $15,000 from Item No. 5 below, which is strictly for third-party vendor products and/or services. In no instance shall the amount in Item No. 5 below offset this amount for Keenan’s Se rvices in Item Nos 1-4, nor shall the amount in Item Nos 1-4 offset the amount in Item 5. $10,000* City Council 14 –16 6/1/2021 Keenan & Associates – License #0451271 EB Consulting Services Agreement (PM2) Confidential For Client Use Only (Rev. 05/15/20) Page 14 of 17 KeenanWell Consulting Services (CONTINUED) Cost 5. Secure and Pay the Cost of Third-Party Vendor Products and/or Services for Wellness Programming  Online wellness challenges  Biometric screenings  Health assessment  Corporate fitness class pass discount program  Cooking demonstration  Rewards (gift cards, prizes) Subject to availability, COVID-19 regulations, and cost of each service. $15,000* Total Cost $25,000 City Council 14 –17 6/1/2021 Keenan & Associates – License #0451271 EB Consulting Services Agreement (PM2) Confidential For Client Use Only (Rev. 05/15/20) Page 15 of 17 BOR on file EXHIBIT B Broker of Record Designation This letter confirms that as of July 1, 2021, the organization listed below (“Client”) has appointed Keenan & Associates (“Keenan”) as the Broker of Record in connection with the following coverages: 1. Dental 2. Vision 3. Life 4. Accidental Death & Dismemberment 5. Long Term Disability 6. Employee Assistance Program 7. Retiree Billing 8. Section 125 Flexible Spending Accounts 9. Affordable Care Act (ACA) Reporting 10. FMLA Leave Administration and such additional coverages or insurance (the “Coverage”) as Client may from time-to-time request from Keenan. With respect to the Coverage identified in this Exhibit B (and as later amended) Keenan shall have the exclusive authority and right to negotiate with insurance carriers and other coverage providers on Client’s behalf. Client shall not seek or acquire quotes directly from any insurance carrier or other coverage provider during the term of this Agreement. Keenan is authorized to provide a copy of this letter to any insurer to demonstrate Keenan’s authority to obtain the Coverage. This appointment rescinds any and all previous appointments Client may have made with respect to the Coverage, and shall remain in full force and effect until cancelled in writing with sixty (60) days advance notice. Keenan shall at all times remain an independent contractor and shall not act as or be deemed to be an officer, employee, agent or fiduciary of Client. Client authorizes Keenan to provide representatives of prospective insurers and other coverage providers with all information regarding Client, its operations, employees, and financial status as may be necessary for such insurer or coverage provider to evaluate Client’s suitability for coverage and to prepare a quote. City Council 14 –18 6/1/2021 Keenan & Associates – License #0451271 EB Consulting Services Agreement (PM2) Confidential For Client Use Only (Rev. 05/15/20) Page 16 of 17 EXHIBIT C Compensation 1. With respect to the Services listed in Exhibits A-1, a. As compensation for its provision of the Services, Keenan shall receive commissions from insurance carriers and/or other vendors for the placement of insurance coverage. Client shall have no responsibility for the payment of any such commission to Keenan; and b. Client acknowledges that commissions paid by insurers to Keenan that are directly related to the insurance coverage purchased by Client as part of the Plans may impact the pricing that Keenan is able to obtain for Client for such coverage. 2. As compensation for its provision of the Services listed in Exhibit A-2, Keenan shall receive two thousand dollars ($2,000.00) for wellness year July 1, 2021 to June 30, 2022. Payment shall be due in full upon receipt of invoice and is non- cancellable. This amount is paid for Keenan’s Services only. It is a separate and distinct amount from any amounts for third-party vendor products and/or services. In no instance shall the amount for Keenan’s Services offset the amount for third-party vendor products and/or services, nor shall the amount for third-party vendor products and/or services offset the amount for Keenan’s Services. 3. As Compensation for its provision of Services listed in Exhibit A-2-a for the first automatic renewal wellness year beginning July 1, 2022 – June 30, 2023, The estimated costs for provision of the KeenanWell consulting services to assist the City of Santa Ana in developing and implementing its health management program during the 12-month period of July 1, 2022 through June 30, 2023 are twenty-five thousand dollars ($25,000) as noted in Exhibit A-2-a with a further explanation of the costs of Keenan’s Services and the costs of Third-Party Vendor Products and/or Services. Further, if an increase in services is requested, KeenanWell will provide an updated proposal of such applicable increase in compensation. 4. Should Keenan wish to alter or amend its compensation, Keenan shall provide written notice to the Client at least six (6) months in advance, no later than December 1 of the year preceding a change. All rate increases will be effective on July 1. 5. Fees for related services performed by outside parties (e.g. legal, printing, accounting, communications) shall be the responsibility of the Client. 6. Any balance owed by the Client that is not paid within thirty (30) days following the date on the invoice shall be deemed late. Interest on any late payment shall accrue as of the date of Keenan’s original invoice at the rate of (a) one and a half percent (1½ %) per month, or (b) City Council 14 –19 6/1/2021 Keenan & Associates – License #0451271 EB Consulting Services Agreement (PM2) Confidential For Client Use Only (Rev. 05/15/20) Page 17 of 17 the maximum interest rate permitted by applicable law, whichever is lower. Keenan shall have the right to suspend its Services if any balance owed by Client is more than sixty (60) days late. City Council 14 –20 6/1/2021 Amendment No. 2 Keenan & Associates – License #0451271 Confidential Information – For Client Use Only (Rev. 12/2020) Page 1 of 4 AMENDMENT No. 2 This Amendment hereby amends the Consulting Agreement (“Agreement”) dated June 21, 2016 by and between Keenan & Associates and City of Santa Ana (hereinafter referred to collectively as the “Parties”) as follows: WHEREAS the Parties wish to add KeenanWell services to this Agreement; and WHEREAS, the Parties desire to continue their relationship subject to the terms and conditions outlined in the Agreement; NOW, THEREFORE, the Parties agree as follows: 1.Additionally, Statement of Work No. 1 - KeenanWell (“SOW No. 1”) is hereby added as pursuant to the attached terms and conditions. 2.All the remaining terms and conditions of the Agreement shall remain unchanged and in full force and effect, and shall govern the conduct of the Parties during the Renewal Term. 3.The effective date of this Amendment is June 1, 2021. 4.Each person signing this Amendment to the Agreement on behalf of a Party represents and warrants that he or she has the necessary authority to bind such Party and that this Amendment is binding on and enforceable against such Party. Exhibit 2 City Council 14 –21 6/1/2021 Amendment No. 2 Keenan & Associates – License #0451271 Confidential Information – For Client Use Only (Rev. 12/2020) Page 2 of 4 STATEMENT OF WORK No. 1 – KeenanWell Health Management Consulting Services (“SOW No. 1”) This SOW No. 1 shall commence on June 1, 2021 and shall be effective until June 30, 2021. a. Section 1 Scope of Services is amended to add: “Additionally, Consultant shall perform the services (Program Tasks) as set forth in this SOW No. 1.” b. Section 2 Compensation is hereby amended as follows to add 2C KeenanWell compensation: “c. Notwithstanding the foregoing, City agrees to pay Consultant a sum of twenty -five thousand dollars ($25,000.00), ten thousand dollars ($10,000.00) shall be for the KeenanWell Services and fifteen thousand dollars ($15,000.00) shall be for the Third- Party Vendor products and/or services described in this SOW No. 1. The payment for Keenan’s is a separate and distinct amount from any amounts for third- party vendor products and/or services. In no instance shall the amount for Keenan’s Services offset the amount for third-party vendor products and/or services, nor shall the amount for third-party vendor products and/or services offset the amount for Keenan’s Services. This amount shall be due in full on June 1, 2021, and shall be considered fully earned as of June 30, 2021 and non-cancellable. Additionally, Client shall be invoiced for any additional fees, including but not limited to third-party vendor services or products, relating to the KeenanWell Services. Further, if an increase in services is requested, KeenanWell will provide an updated proposal of such applicable increase in compensation.” c. The Term of this SOW No. 1 shall be limited to June 1, 2021 and shall be effective until June 30, 2021, and shall be subject to the Parties executing a separate written renewal amendment confirming that this SOW No. 1 will renew. d. Keenan shall provide the following KeenanWell services to assist Client in developing and implementing its health management program from June 1, 2021 to June 30, 2021 are as follows: Continued on page 3. City Council 14 –22 6/1/2021 Amendment No. 2 Keenan & Associates – License #0451271 Confidential Information – For Client Use Only (Rev. 12/2020) Page 3 of 4 KeenanWell Consulting Services Cost 1. Leveraging the Wellness Committee  Determine purpose, structure, and function  Identify committee responsibilities  Assist with meeting agendas and facilitating meetings 2. Crafting a Program Strategic Plan  Develop a best-practice program design based on the organization’s needs, interests, and program goals/objectives  Design an incentive plan  Assist with rewards fulfillment and tracking  Develop strategies to establish a wellness culture 3. Identifying and Recommending Program Resources  Review existing health carrier resources and help the organization leverage available resources  Gather information from third-party wellness vendors and assist with vendor/sub-contractor procurement as needed  Identify program gaps and recommend appropriate additional resources via health carriers and third-party vendors  Serve as the liaison between the organization and health carriers and vendors/sub- contractors for wellness resources and programming 4. Communications and Promotion  Develop multimedia communication strategies including promotional language, flyers, email templates, and rewards winner announcements  Create communications materials to promote wellness program offerings  Provide guidance on health promotion best practices and utilization of communication pieces  Create communication timeline for applicable wellness programs and campaigns *This $10,000 amount is paid for Keenan’s Services only. It is a separate and distinct amount of $15,000 from Item No. 5 below, which is strictly for third-party vendor products and/or services. In no instance shall the amount in Item No. 5 below offset this amount for Keenan’s Services in Item Nos 1-4, nor shall the amount in Item Nos 1-4 offset the amount in Item 5. $10,000* 5. Secure and Pay the Cost of Third-Party Vendor Products and/or Services for Wellness Programming  Online wellness challenges  Biometric screenings  Health assessment  Corporate fitness class pass discount program $15,000* City Council 14 –23 6/1/2021 Amendment No. 2 Keenan & Associates – License #0451271 Confidential Information – For Client Use Only (Rev. 12/2020) Page 4 of 4 Cooking demonstration Rewards (gift cards, prizes) Subject to availability, COVID-19 regulations, and cost of each service. *A new, separate Consulting Agreement dated July 1, 2021 will carry-over any remainder of the $10,000 for Keenan’s services not completed during this Agreement, and any of the $15,000 for third-party vendor products and/or services not utilized during this Agreement. That new Consulting Agreement executed will include an additional amount of $2,000 for Keenan’s Services, for a total of $27,000 for the period of June 1, 2021 - June 30, 2021 and July 1, 2021 - June 30, 2022. Total Cost $25,000 City of Santa Ana Keenan & Associates Signature: Signature: By: Kristine A. Ridge By: Laurie Lofranco Title: City Manager Title: Municipalities Practice Leader Address: Address: 2355 Crenshaw Blvd., Ste. 200 Torrance, CA 90501 Telephone: Telephone: 310 212-0363 Attention: Attention: Tierney Allen E-mail:E-mail: ATTEST Signature: By: Daisy Gomez Title: Clerk of the Council APPROVED AS TO FORM Signature: By: Sonia R. Carvalho Title: City Attorney RECOMMENDED FOR APPROVAL Signature: By: Jason Motsick Title: Executive Director of Human Resources for City Council 14 –24 6/1/2021 Police Department https://www.santa-ana.org/pd Item # 15 City of Santa Ana 20 Civic Center Plaza, Santa Ana, CA 92701 Staff Report June 1, 2021 TOPIC: Amendment to the Agreement for Parking Enforcement Services AGENDA TITLE: Approve an Amendment to the Agreement with LAZ Parking in the Amount of $705,544 for Providing Parking Enforcement Services for the Police Department (General Fund) RECOMMENDED ACTION Authorize the City Manager to execute an amendment to the agreement with LAZ Karp Associates for parking enforcement services for the Police Department for the period of July 1, 2021 through June 30, 2022, in the amount of $705,554, including a 10% contingency ($64,141), subject to non-substantive changes approved by the City Manager and City Attorney. DISCUSSION On June 19, 2018, the Council approved agreement A-2018-158 with Serco, Inc. to provide parking enforcement services for the Police Department. Effective May 2021, the parking enforcement services provided by Serco were sold to LAZ Karp Associates. LAZ performs the enforcement of street sweeping violations and enforcement of other designated sections of the Santa Ana Municipal Code and California Vehicle Code, as authorized by the Chief of Police. Under this agreement, LAZ provides Parking Ambassadors, a Parking Enforcement Supervisor, vehicles, fuel, uniforms, and other miscellaneous supplies. Before they are deployed, LAZ employees must complete training related to Police Department parking procedures, equipment, vehicle operations, and traffic control. In addition, LAZ employees receive training in basic customer service, including conflict resolution, handling difficult customers, and cultural diversity. The original term of the agreement covered the two-year period of July 1, 2018, through June 30, 2020. The first one year extension included an the amount of $705,553, including a 10% contingency ($64,141), to fund these services for the period of July 1, 2020, through June 30, 2021. The funding for this extension will remain the same as the previous amendment at $705,553, including a 10% contingency ($64,141) to fund these services for the period of July 1, 2021 through June 30, 2022. LAZ has been accommodating, professional and consistent in its provision of parking enforcement services, and staff recommends approval of this agreement amendment. City Council 15 –1 6/1/2021 Amendment to the Agreement for Parking Enforcement Services June 1, 2021 Page 2 1 7 4 4 ENVIRONMENTAL IMPACT There is no environmental impact associated with this action. FISCAL IMPACT Funds in the amount of $705,554 will be expended as follows: Fiscal Year Accounting Unit- Account # Accounting Unit, Account Description Amount FY 2021-22 01114405 62300 Traffic Division – Contract Services $705,554 EXHIBIT(S) 1. Amendment to Agreement with LAZ Parking Submitted By: David Valentin, Police Chief Approved By: Kristine Ridge, City Manager City Council 15 –2 6/1/2021 Page 1 of 2 THIRD AMENDMENT TO ENFORCEMENT SERVICES AGREEMENT WITH LAZ PARKING THIS THIRD AMENDMENT to the above-referenced agreement is entered into on June 1, 2021, by and between LAZ Karp Associates, LLC, a Connecticut limited liability company (“Consultant”) and the City of Santa Ana, a charter city and municipal corporation organized and existing under the Constitution and laws of the State of California (“City”). RECITALS A.On June 19, 2018, the City entered into Agreement No. A-2018-158 (“Agreement”) with SERCO, Inc., to provide parking control enforcement services for the City. B.The Agreement was subsequently amended on August 21, 2018 (A-2018-222) to amend selected terms and conditions to the Agreement. This was followed up by a Second Amendment to the Agreement dated August 18, 2020 to increase the overall compensation and clarify terms and conditions within the Agreement and the Scope of Work. SERCO and the City also exercised the first of three one (1) year options to extend the Agreement on June 10, 2020 (#A-2018-158-01) until June 30, 2021. The Agreement is current and in effect. C.On January 21, 2021, the City consented to a request from LAZ Karp Associates, LLC (“Consultant”) to be assigned the duties and responsibilities related to the above referenced Agreement, as amended (A-2020-169-01). Effective January 21, 2021, Consultant became a party to this Agreement, as amended. D.The parties now wish to further amend the Agreement to increase the overall compensation reflective of Consumer Price Index (“CPI”) increases. The parties will also exercise the second option to extend the Agreement, as previously allowed under the terms of the Agreement, as amended. The Parties therefore agree: 1.Section 2, Compensation, is amended to increase the overall compensation for additional services provided for the second extension to the Agreement, as detailed below. Additional compensation, reflected by CPI increases, in the amount of $705,553.53, including a 10% contingency ($64,141.23) for services to be provided at the sole discretion of the City, shall be added to the not-to-exceed amount for the Agreement. 2.Section 3, Term. The parties agree to extend the term of the Agreement for an additional one (1) year period from July 1, 2021 through June 30, 2022. A third and final one year option remains available for the parties to exercise. No other changes are contemplated to this section. 3.Except as modified by this Third Amendment, all terms and conditions of the Agreement, as amended, shall remain in full force and effect. City Council 15 –3 6/1/2021 City Council 15 –4 6/1/2021 Public Works Agency https://www.santa-ana.org/pw Item # 16 City of Santa Ana 20 Civic Center Plaza, Santa Ana, CA 92701 Staff Report June 1, 2021 TOPIC: McFadden Avenue Protected Bike Lane and Bicycle Boulevard: Harbor to Grand AGENDA TITLE Approve an Agreement with Dokken Engineering for Design Services for the McFadden Avenue Protected Bike Lane and Bicycle Boulevard: Harbor to Grand Project in an Amount Not to Exceed $800,000 for a Three-Year Term (Project No. 20-6962) (Non- General Fund) RECOMMENDED ACTION Authorize the City Manager to execute an agreement with Dokken Engineering to provide design services and complete plans, specifications, and a cost estimate for the McFadden Avenue Protected Bike Lane and Bicycle Boulevard: Harbor to Grand Project in the amount of $714,857.66, with an approximate 12 percent contingency of $85,142.34, for a total amount not to exceed $800,000, for a three-year term beginning June 1, 2021 and expiring May 30, 2024, with an option for two, one-year extensions, subject to non- substantive changes approved by the City Manager and City Attorney. DISCUSSION On January 27, 2021, the Public Works Agency released Request for Proposal (RFP) No. 20-164 to seek the services of a professional engineering firm to provide complete plans, specifications, and a cost estimate for the design of a protected bike lane and bicycle boulevard along McFadden Avenue from Harbor Blvd. to Grand Avenue. The project consists of roadway design, traffic signal modifications, signing and striping and railroad/utility coordination. The RFP was advertised on the City’s online procurement management and publication system, with proposals due on February 18, 2021. Six proposals were received and evaluated by a selection committee. In accordance with the qualifications-based selection process, the fee proposal was opened for the top-ranked firm, Mark Thomas, following proposal evaluation. The fee was more than the engineering estimate and the allocated budget in the Capital Improvement Program. The fee was not reduced sufficiently during negotiations and therefore, the fee proposal for the second ranked firm, Dokken Engineering, was opened. The fee was within the engineering estimate and project budget. As a result, Dokken Engineering was selected to provide the design services for City Council 16 –1 6/1/2021 Agreement with Dokken Engineering June 1, 2021 Page 2 1 7 5 9 this project. Based on criteria outlined in the RFP, the following summarizes the responding firms and their ranking. Firm City Rank Mark Thomas Irvine 1 Dokken Engineering San Diego 2 Chen Ryan Associates, Inc.Los Angeles 3 Stantec Consulting Services, Inc.Irvine 4 Alta Planning+Design, Inc.Los Angeles 5 RRM Design Group San Juan Capistrano 6 Staff recommends awarding an agreement (Exhibit 2) to Dokken Engineering to provide design engineering services based upon the scope of work and selection criteria outlined in RFP 20-164. Their proposal demonstrated the firm has the necessary capacity and expertise to complete the required services on an expedited grant-funding deadline. The firm’s rates are reasonable and within industry standard, the team qualifications are appropriate for this project, and the proposal was determined to provide the best value for the City. ENVIRONMENTAL IMPACT There is no environmental impact associated with the action. FISCAL IMPACT Funds are budgeted and available for expenditure in the current Fiscal Year 2020-21 Capital Improvement Program (Project No. 20-6962). The table below indicates the estimated expenditures by fiscal year. Any remaining balances not expended at the end of the agreement term will be carried forward for expenditure in the event the optional extension periods are exercised Fiscal Year Accounting Unit - Account No. Fund Description Accounting Unit - Account No. Description Amount 2020-21 (June) 14817614-66220 (20-6962) Traffic System Management Grant Active Transportation Program Augmentation, Improvements Other Than Building $5,000 City Council 16 –2 6/1/2021 Agreement with Dokken Engineering June 1, 2021 Page 3 1 7 5 9 Fiscal Year Accounting Unit - Account No. Fund Description Accounting Unit - Account No. Description Amount 2021-22 (July-June) 14817614-66220 (20-6962) Traffic System Management Grant Active Transportation Program Augmentation, Improvements Other Than Building $500,000 2022-23 (July-June) 14817614-66220 (20-6962) Traffic System Management Grant Active Transportation Program Augmentation, Improvements Other Than Building $210,000 2023-24 (July-May) 14817614-66220 (20-6962) Traffic System Management Grant Active Transportation Program Augmentation, Improvements Other Than Building $85,000 TOTAL:$800,000 EXHIBIT(S) 1. Location Map 2. Agreement with Dokken Engineering Submitted By: Nabil Saba, P.E., Executive Director – Public Works Agency Approved By: Kristine Ridge, City Manager City Council 16 –3 6/1/2021 PWA SANTA ANA PUBLIC WORKS AGENCY Project No. 20-6962: McFadden Avenue Protected Bike Lane And Bicycle Boulevard: Habor to Grand Exhibit 1 City Council 16 –4 6/1/2021 Page 1 of 8 AGREEMENT TO PROVIDE ENGINEERING SERVICES FOR THE MCFADDEN AVENUE PROTECTED BIKE LANE AND BICYCLE BOULEVARD PROJECT FROM HARBOR TO GRAND THIS AGREEMENT is made and entered into on this 1st day of June, 2021 by and between Dokken Engineering (“Consultant”), and the City of Santa Ana, a charter city and municipal corporation organized and existing under the Constitution and laws of the State of California (“City”). RECITALS A. On January 27, 2021 the City issued Request for Proposal No. 20-164, by which it sought a Consultant to provide a complete Plans, Specifications, and Cost Estimate (PS&E) package for the McFadden Avenue Protected Bike Lane and Bicycle Boulevard Project from Harbor Blvd to Grand Avenue. B. Consultant submitted a responsive proposal that was selected by the City. Consultant represents that it is able and willing to provide the services described in the scope of work that was included in RFP No. 20-164. C. In undertaking the performance of this Agreement, Consultant represents that it is knowledgeable in its field and that any services performed by Consultant under this Agreement will be performed in compliance with such standards as may reasonably be expected from a professional consulting firm in the field. NOW THEREFORE, in consideration of the mutual and respective promises, and subject to the terms and conditions hereinafter set forth, the parties agree as follows: 1. SCOPE OF SERVICES Consultant shall perform the services described in the scope of work that was included in RFP No. 20-164, which is attached as Exhibit A, and as more specifically delineated in Consultant’s proposal, which is attached as Exhibit B and incorporated in full. 2. COMPENSATION a. City agrees to pay, and Consultant agrees to accept as total payment for its services for City, the rates and charges identified in Exhibit C. The total amount to be expended under this Agreement shall not exceed $800,000 during the term of this Agreement, including any extension periods. The sum is comprised of (1) the base amount of $714,857.66 and (2) an approximate 12% contingency in the amount of $85,142.34 for additional services at the City’s sole discretion. b. Payment by City shall be made within 45 days (forty-five) days following receipt of proper invoice evidencing work performed, subject to City accounting procedures. Payment need not be made for work which fails to meet the standards of performance set forth in the Recitals which may reasonably be expected by City. City Council 16 –5 6/1/2021 Page 2 of 8 3. TERM This Agreement shall commence on the date first written above and terminate on May 30, 2024, unless terminated earlier in accordance with Section 16, below. The term of this Agreement may be extended for two 1-year periods upon a writing executed by the City Manager and City Attorney. 4. PREVAILING WAGES Consultant is aware of the requirements of California Labor Code Section 1720, et seq., and 1770, et seq., as well as California Code of Regulations, Title 8, Section 16000, et seq., (“Prevailing Wage Laws”), which require the payment of prevailing wage rates and the performance of other requirements on “public works” and “maintenance” projects. If the services being performed are part of an applicable “public works” or “maintenance” project, as defined by the Prevailing Wage Laws, and the total compensation is $1,000 or more, Consultant agrees to fully comply with such Prevailing Wage Laws. Consultant shall defend, indemnify and hold the City, its elected officials, officers, employees and agents free and harmless from any claim or liability arising out of any failure or alleged failure to comply with the Prevailing Wage Laws. 5. INDEPENDENT CONTRACTOR Consultant shall, during the entire term of this Agreement, be construed to be an independent contractor and not an employee of the City. This Agreement is not intended nor shall it be construed to create an employer-employee relationship, a joint venture relationship, or to allow the City to exercise discretion or control over the professional manner in which Consultant performs the services which are the subject matter of this Agreement; however, the services to be provided by Consultant shall be provided in a manner consistent with all applicable standards and regulations governing such services. Consultant shall pay all salaries and wages, employer's social security taxes, unemployment insurance and similar taxes relating to employees and shall be responsible for all applicable withholding taxes. 6. OWNERSHIP OF MATERIALS This Agreement creates a non-exclusive and perpetual license for City to copy, use, modify, reuse, or sublicense any and all copyrights, designs, and other intellectual property embodied in plans, specifications, studies, drawings, estimates, and other documents or works of authorship fixed in any tangible medium of expression, including but not limited to, physical drawings or data magnetically or otherwise recorded on computer diskettes, which are prepared or caused to be prepared by Consultant under this Agreement (“Documents & Data”). Consultant shall require all subcontractors to agree in writing that City is granted a non-exclusive and perpetual license for any Documents & Data the subcontractor prepares under this Agreement. Consultant represents and warrants that Consultant has the legal right to license any and all Documents & Data. Consultant makes no such representation and warranty in regard to Documents & Data which were provided to Consultant by the City. City shall not be limited in any way in its use of the Documents and Data at any time, provided that any such use not within the purposes intended by this Agreement shall be at City’s sole risk. City Council 16 –6 6/1/2021 Page 3 of 8 7. INSURANCE Prior to undertaking performance of work under this Agreement, Consultant shall maintain and shall require its subcontractors, if any, to obtain and maintain insurance as described below: a. Commercial General Liability Insurance. Consultant shall maintain commercial general liability insurance naming the City, its officers, employees, agents, volunteers and representatives as additional insured(s) and shall include, but not be limited to protection against claims arising from bodily and personal injury, including death resulting therefrom and damage to property, resulting from any act or occurrence arising out of Consultant’s operations in the performance of this Agreement, including, without limitation, acts involving vehicles. The amounts of insurance shall be not less than the following: single limit coverage applying to bodily and personal injury, including death resulting therefrom, and property damage, in the total amount of $1,000,000 per occurrence, with $2,000,000 in the aggregate. Such insurance shall (a) name the City, its officers, employees, agents, and representatives as additional insured(s); (b) be primary and not contributory with respect to insurance or self-insurance programs maintained by the City; and (c) contain standard separation of insureds provisions. b. Business automobile liability insurance, or equivalent form, with a combined single limit of not less than $1,000,000 per occurrence. Such insurance shall include coverage for owned, hired and non-owned automobiles. c. Worker’s Compensation Insurance. In accordance with the provisions of Section 3700 of the Labor Code, Consultant, if Consultant has any employees, is required to be insured against liability for worker’s compensation or to undertake self-insurance. Prior to commencing the performance of the work under this Agreement, Consultant agrees to obtain and maintain any employer’s liability insurance with limits not less than $1,000,000 per accident. d. If Consultant is or employs a licensed professional such as an architect or engineer: Professional liability (errors and omissions) insurance, with a combined single limit of not less than $1,000,000 per claim with $2,000,000 in the aggregate. e. The following requirements apply to the insurance to be provided by Consultant pursuant to this section: i. Consultant shall maintain all insurance required above in full force and effect for the entire period covered by this Agreement. ii. Certificates of insurance shall be furnished to the City upon execution of this Agreement and shall be approved by the City. iii. Certificates and policies shall state that the policies shall not be canceled or reduced in coverage or changed in any other material aspect without thirty (30) days prior written notice to the City. iv. Where the amounts or coverage provided by the certificates of insurance provides coverage greater than those listed by this Agreement, the amounts provided by the certificates of insurance shall be incorporated by reference into the Agreement. v. Consultant shall supply City with a fully executed additional insured endorsement. f. If Consultant fails or refuses to produce or maintain the insurance required by this section or fails or refuses to furnish the City with required proof that insurance has been procured City Council 16 –7 6/1/2021 Page 4 of 8 and is in force and paid for, the City shall have the right, at the City’s election, to forthwith terminate this Agreement. Such termination shall not affect Consultant’s right to be paid for its time and materials expended prior to notification of termination. Consultant waives the right to receive compensation and agrees to indemnify the City for any work performed prior to approval of insurance by the City. 8. INDEMNIFICATION Consultant agrees to defend, and shall indemnify and hold harmless the City, its officers, agents, employees, contractors, special counsel, and representatives from liability: (1) for personal injury, damages, just compensation, restitution, judicial or equitable relief arising out of claims for personal injury, including death, and claims for property damage, which may arise from the negligent operations of the Consultant, its subcontractors, agents, employees, or other persons acting on its behalf which relates to the services described in section 1 of this Agreement; and (2) from any claim that personal injury, damages, just compensation, restitution, judicial or equitable relief is due by reason of the terms of or effects arising from this Agreement. This indemnity and hold harmless agreement applies to all claims for damages, just compensation, restitution, judicial or equitable relief suffered, or alleged to have been suffered, by reason of the events referred to in this Section or by reason of the terms of, or effects, arising from this Agreement. The Consultant further agrees to indemnify, hold harmless, and pay all costs for the defense of the City, including fees and costs for special counsel to be selected by the City, regarding any action by a third party challenging the validity of this Agreement, or asserting that personal injury, damages, just compensation, restitution, judicial or equitable relief due to personal or property rights arises by reason of the terms of, or effects arising from this Agreement. City may make all reasonable decisions with respect to its representation in any legal proceeding. Notwithstanding the foregoing, to the extent Consultant’s services are subject to Civil Code Section 2782.8, the above indemnity shall be limited, to the extent required by Civil Code Section 2782.8, to claims that arise out of, pertain to, or relate to the negligence, recklessness, or willful misconduct of the Consultant. 9. INTELLECTUAL PROPERTY INDEMNIFICATION Consultant shall defend and indemnify the City, its officers, agents, representatives, and employees against any and all liability, including costs, for infringement of any United States’ letters patent, trademark, or copyright infringement, including costs, contained in the work product or documents provided by Consultant to the City pursuant to this Agreement. 10. RECORDS Consultant shall keep records and invoices in connection with the work to be performed under this Agreement. Consultant shall maintain complete and accurate records with respect to the costs incurred under this Agreement and any services, expenditures, and disbursements charged to the City for a minimum period of three (3) years, or for any longer period required by law, from the date of final payment to Consultant under this Agreement. All such records and invoices shall be clearly identifiable. Consultant shall allow a representative of the City to examine, audit, and make transcripts or copies of such records and an y other documents created pursuant to this Agreement during regular business hours. Consultant shall allow inspection of all work, data, documents, proceedings, and activities related to this Agreement for a period of three (3) years from the date of final payment to Consultant under this City Council 16 –8 6/1/2021 Page 5 of 8 Agreement. 11. CONFIDENTIALITY If Consultant receives from the City information which due to the nature of such information is reasonably understood to be confidential and/or proprietary, Consultant agrees that it shall not use or disclose such information except in the performance of this Agreement, and further agrees to exercise the same degree of care it uses to protect its own information of like importance, but in no event less than reasonable care. “Confidential Information” shall include all nonpublic information. Confidential information includes not only written information, but also information transferred orally, visually, electronically, or by other means. Confidential information disclosed to either party by any subsidiary and/or agent of the other party is covered by this Agreement. The foregoing obligations of non-use and nondisclosure shall not apply to any information that (a) has been disclosed in publicly available sources; (b) is, through no fault of the Consultant disclosed in a publicly available source; (c) is in rightful possession of the Consultant without an obligation of confidentiality; (d) is required to be disclosed by operation of law; or (e) is independently developed by the Consultant without reference to information disclosed by the City. 12. CONFLICT OF INTEREST CLAUSE Consultant covenants that it presently has no interests and shall not have interests, direct or indirect, which would conflict in any manner with performance of services specified under this Agreement. 13. NON-DISCRIMINATION Consultant shall not discriminate because of race, color, creed, religion, sex, marital status, sexual orientation, gender identity, gender expression, gender, medical conditions, genetic information, or military and veteran status, age, national origin, ancestry, or disability, as defined and prohibited by applicable law, in the recruitment, selection, teaching, training, utilization, promotion, termination or other employment related activities or any services provided under this Agreement. Consultant affirms that it is an equal opportunity employer and shall comply with all applicable federal, state and local laws and regulations. 14. EXCLUSIVITY AND AMENDMENT This Agreement represents the complete and exclusive statement between the City and Consultant, and supersedes any and all other agreements, oral or written, between the parties. In the event of a conflict between the terms of this Agreement and any attachments hereto, the terms of this Agreement shall prevail. This Agreement may not be modified except by written instrument signed by the City and by an authorized representative of Consultant. The parties agree that any terms or conditions of any purchase order or other instrument that are inconsistent with, or in addition to, the terms and conditions hereof, shall not bind or obligate Consultant or the City. Each party to this Agreement acknowledges that no representations, inducements, promises or agreements, orally or otherwise, have been made by any party, or anyone acting on behalf of any party, which is not embodied herein. City Council 16 –9 6/1/2021 Page 6 of 8 15. ASSIGNMENT Inasmuch as this Agreement is intended to secure the specialized services of Consultant, Consultant may not assign, transfer, delegate, or subcontract any interest herein without the prior written consent of the City and any such assignment, transfer, delegation or subcontract without the City's prior written consent shall be considered null and void. Nothing in this Agreement shall be construed to limit the City’s ability to have any of the services which are the subject to this Agreement performed by City personnel or by other consultants retained by City. 16. TERMINATION This Agreement may be terminated by the City upon thirty (30) days written notice of termination. In such event, Consultant shall be entitled to receive and the City shall pay Consultant compensation for all services performed by Consultant prior to receipt of such notice of termination, subject to the following conditions: a. As a condition of such payment, the Executive Director may require Consultant to deliver to the City all work product(s) completed as of such date, and in such case such work product shall be the property of the City unless prohibited by law, and Consultant consents to the City's use thereof for such purposes as the City deems appropriate. b. Payment need not be made for work which fails to meet the standard of performance specified in the Recitals of this Agreement. 17. WAIVER No waiver of breach, failure of any condition, or any right or remedy contained in or granted by the provisions of this Agreement shall be effective unless it is in writing and signed by the party waiving the breach, failure, right or remedy. No waiver of any breach, failure or right, or remedy shall be deemed a waiver of any other breach, failure, right or remedy, whether or not similar, nor shall any waiver constitute a continuing waiver unless the writing so specifies. 18. JURISDICTION - VENUE This Agreement has been executed and delivered in the State of California and the validity, interpretation, performance, and enforcement of any of the clauses of this Agreement shall be determined and governed by the laws of the State of California. Both parties further agree that Orange County, California, shall be the venue for any action or proceeding that may be brought or arise out of, in connection with or by reason of this Agreement. 19. PROFESSIONAL LICENSES Consultant shall, throughout the term of this Agreement, maintain all necessary licenses, permits, approvals, waivers, and exemptions necessary for the provision of the services hereunder and required by the laws and regulations of the United States, the State of California, the City of Santa Ana and all other governmental agencies. Consultant shall notify the City immediately and in writing of its inability to obtain or maintain such permits, licenses, approvals, waivers, and exemptions. Said inability shall be City Council 16 –10 6/1/2021 Page 7 of 8 cause for termination of this Agreement. 20. MISCELLANEOUS PROVISIONS a. Each undersigned represents and warrants that its signature herein below has the power, authority and right to bind their respective parties to each of the terms of this Agreement, and shall indemnify City fully, including reasonable costs and attorney’s fees, for any injuries or damages to City in the event that such authority or power is not, in fact, held by the signatory or is withdrawn. b. All Exhibits referenced herein and attached hereto shall be incorporated as if fully set forth in the body of this Agreement. 21. NOTICE Any notice, tender, demand, delivery, or other communication pursuant to this Agreement shall be in writing and shall be deemed to be properly given if delivered in person or mailed by first class or certified mail, postage prepaid, or sent by fax or other telegraphic communication in the manner provided in this Section, to the following persons: To City: Clerk of the City Council City of Santa Ana 20 Civic Center Plaza (M-30) P.O. Box 1988 Santa Ana, CA 92702-1988 Fax: 714- 647-6956 With courtesy copies to: Nabil Saba, PE Executive Director, Public Works Agency City of Santa Ana 20 Civic Center Plaza (M-21) P.O. Box 1988 Santa Ana, California 92702 Fax: 714-647-5635 To Consultant: John A. Klemunes, PE Dokken Engineering 1450 Frazee Road, Suite 100 San Diego, CA 92108 Office: 858-514-8377 City Council 16 –11 6/1/2021 City Council 16 –12 6/1/2021  &LW\RI6DQWD$QD5)3 3DJH$ $SSHQGL[ $77$&+0(17 6&23(2):25.  &,7<2)6$17$$1$ 5(48(67)25352326$/6 )25 0&)$''(1$9(3527(&7('%,.(/$1($1'%,&<&/(%28/(9$5' )520+$5%25%/9'72*5$1'$9( 5)312  ,1752'8&7,21352-(&7'(6&5,37,21 :LWKLQWKH&LW\RI6DQWD$QD0F)DGGHQ$YHQXHLVDIRXUODQHHDVWZHVWVHFRQGDU\DUWHULDO IDFLOLW\H[FHSWDORQJFHUWDLQVKRUWVHJPHQWVDVWZRODQHFROOHFWRUURDGZD\7KHSURSRVHGSURMHFW ZLOOLPSOHPHQWD&ODVVEXIIHUHGELNHODQHDORQJ0F)DGGHQ$YHQXHIURP+DUERU%OYGWR6DQWD $QD5LYHUDQG6WDQGDUGWR*UDQGD&ODVVSURWHFWHGELNHODQHIURP6DQWD$QD5LYHUWR%ULVWRO 0DLQWR0DSOH+DOODGD\WR6WDQGDUGDQGD&ODVVELF\FOHERXOHYDUGIURP%ULVWROWR0DLQDQG 0DSOHWR+DOODGD\7KHSURSRVHG3URMHFWZLOOUHGXFHRQHVWDQGDUGYHKLFXODUWUDYHOODQHVLQHDFK GLUHFWLRQIURPWZRODQHVWRRQHODQHSHUGLUHFWLRQEHWZHHQ6DQWD$QD5LYHUDQG*UDQG$YHQXH 2QFHLPSOHPHQWHGWKHURDGZD\ZRXOGRSHUDWHLQLWVQHZFRQILJXUDWLRQZLWKRQHODQHLQHDFK GLUHFWLRQDQGWKH&ODVV ELNHZD\VH[FHSWIRUWKHVHJPHQWIURP+DUERU%RXOHYDUGWR6DQWD $QD5LYHUZLOOUHPDLQDWWZRODQHVLQHDFKGLUHFWLRQZLWKDQHZFODVVELNHZD\V$GGLWLRQDOO\ SURMHFWFRPSRQHQWVZLOOLQFOXGHVRPHURDGZD\SDYLQJVLJQLQJVWULSLQJPHGLDQELNHGHWHFWLRQ EXOERXWVWUDIILFVLJQDOPRGLILFDWLRQVDQGUDLOURDGFRRUGLQDWLRQDQGLPSURYHPHQWV  7KH SURMHFW DV UHSUHVHQWHG LQ WKH &RQFHSW 3ODQ DQG DV RXWOLQHG EHORZ XQGHU &RQVXOWDQW 5HVSRQVLELOLWLHVVKDOOLQFOXGHEXWQRWOLPLWHGWRWKHIROORZLQJFRPSRQHQWV x5RDGZD\ o0LQRU URDGZD\ DQG JUDGLQJ GHVLJQ LQFOXGLQJ SDUNLQJ GLYLGHU PHGLDQ $'$ UDPSVDQGEXOERXWV ƒ([FOXGLQJ 0F)DGGHQ IURP )DLUYLHZ WR 5DLWW D VHSDUDWH UHKDELOLWDWLRQ SURMHFW  o$WJUDGHFURVVLQJDQGSHGHVWULDQLPSURYHPHQWVDW8QLRQ3DFLILF5DLOURDG ƒ5DLOURDG FRRUGLQDWLRQ ZLWK 8QLRQ 3DFLILF DQG &DOLIRUQLD 3XEOLF8WLOLW\ &RPPLVVLRQ x7UDIILF o6LJQLQJDQG6WULSLQJ o7UDIILFVLJQDOPRGLILFDWLRQVH[FHSWDW6WDQGDUG$YH o9LGHRGHWHFWLRQDWDOOVLJQDOL]HGLQWHUVHFWLRQV o7UDIILF6LJQDO,QWHUFRQQHFW  x&RRUGLQDWLRQ o3URMHFWFRRUGLQDWLRQZLWKWKHIXWXUHSURWHFWHGELNHERXOHYDUGDORQJ6WDQGDUG$YH IURP:DUQHU$YHQXHWRUG6WUHHWDQGUHKDELOLWDWLRQRI0F)DGGHQIURP)DLUYLHZ 6WWR5DLWW6W7KHELGSDFNDJHVRIWKUHHSURMHFWV 0F)DGGHQ%LNH3URMHFW6WDQGDUG %LNHSURMHFWDQG0F)DGGHQ5HKDELOLWDWLRQSURMHFW PD\EHDGYHUWLVLQJIRUELG WRJHWKHULQRQHSDFNDJH  EXHIBIT A City Council 16 –13 6/1/2021  &LW\RI6DQWD$QD5)3 3DJH$ 7KH 3URMHFW LV IXQGHG WKURXJK WKH $FWLYH 7UDQVSRUWDWLRQ 3URJUDP $73  ZLWK 0HWURSROLWDQ 3ODQQLQJ2UJDQL]DWLRQ 032 &RPSRQHQW*UDQWDSSOLFDWLRQFDQEHIRXQGLQWKH$WWDFKPHQW 7KH&(4$&DWHJRULFDO([HPSWLRQIRUWKLVSURMHFWZDVUHFRUGHGDWWKH&RXQW\RI2UDQJH 25$    3HUWKHJUDQWDSSOLFDWLRQ&RQVWUXFWLRQIXQGPXVWEHDOORFDWHGE\-XQH&7&PHHWLQJIRU )LVFDO<HDU,QVWHDGRIUHTXHVWLQJIRUIXQGDOORFDWLRQ&LW\ZLOOUHTXHVWIRU7LPHO\8VHRI )XQGV([WHQVLRQWRPRQWKV PD[LPXPWLPHDOORZHG IRU&RQVWUXFWLRQ7KHUHIRUHWKHGHVLJQ PXVWEHFRPSOHWHGZLWKLQPRQWKVIURPWKHGDWHRI1RWLFHWR3URFHHG  &2168/7$176(59,&(6  &RQVXOWDQWVKDOOEHUHVSRQVLEOHIRUWKHSUHSDUDWLRQDQGVXEPLWWDORIWKH36 (SDFNDJHWKURXJK FRPSOHWLRQZLWKWKHDSSURYDOIURP&LW\WRUHOHDVHIRUFRQVWUXFWLRQ7KLVVKDOOLQFOXGHEXWQRWOLPLWHG WRVXUYH\FLYLOHQJLQHHULQJDQGWUDIILFHQJLQHHULQJ$Q\DGGLWLRQDOWDVNVGHHPHGQHFHVVDU\E\WKH &RQVXOWDQWVKDOOEHFOHDUO\LGHQWLILHGLQWKHSURSRVDO  $352-(&7&225',1$7,217KH&RQVXOWDQWVKDOOEHIXOO\UHVSRQVLEOHIRUWKHRYHUDOO PDQDJHPHQWDQGFRRUGLQDWLRQIRUWKHSURMHFWZKLFKPD\LQFOXGHEXWLVQRWOLPLWHGWRSURMHFW GHYHORSPHQWWHDPPHHWLQJVOLDLVRQZLWKDIIHFWHGDJHQFLHVDQGXWLOLW\FRPSDQLHV3UHSDUH SURJUHVVUHSRUWDQGVFKHGXOHVHFXULQJSHUPLWVIRUDOOILHOGVWXGLHVDQGDQ\RWKHUUHTXLUHG SHUPLWVIURPRWKHUDJHQFLHV  %5(&25'65(6($5&+5HVHDUFKDOOLQIRUPDWLRQSHUWLQHQWWRWKHSURMHFWLQFOXGLQJEXWQRW OLPLWHGWRH[LVWLQJILHOGFRQGLWLRQDVEXLOWSODQVDQGUHFRUGGUDZLQJVULJKWRIZD\GDWDDQG DOOIXWXUHLPSURYHPHQWSODQVDGMDFHQWWRRUDIIHFWLQJWKHSURMHFWVLWH7KHVHOHFWHG&RQVXOWDQW VKDOO LGHQWLI\ DOO H[LVWLQJ DQG SURSRVHG IDFLOLWLHV ZLWKLQ WKHSURMHFWV OLPLWV DQG SRWHQWLDO FRQIOLFWV  &6859(<2QWKHJURXQGILHOGWRSRJUDSKLFDOVXUYH\ZRUNLVUHTXLUHGIRUWKH&RQVXOWDQW DQGRUWKH&RQVXOWDQW¶V6XEFRQVXOWDQW XVLQJSUHYDLOLQJZDJHVWRLGHQWLI\H[LVWLQJKRUL]RQWDO DQGYHUWLFDOIHDWXUHVWKDWDUHQHHGHGIRUWKHSURMHFW,WLVWKH&RQVXOWDQW¶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¶VFRVWHVWLPDWH  7KHVHOHFWLRQRI%HVW0DQDJHPHQW3UDFWLFHV %03V ZLOODOZD\VEHVXEMHFWWRVLWHVSHFLILF FRQGLWLRQVDQGWKH&RQVXOWDQWZLOOEHUHTXLUHGWRSHUIRUPWKHUHVHDUFKLQWRWKHVLWHVSHFLILF FRQGLWLRQV HJSULRUFRQWDPLQDWLRQGHSWKWRJURXQGZDWHUVRLOFRQGLWLRQVLQWHUIHULQJXWLOLWLHV HWF WKDWFRXOGSUHFOXGHLQILOWUDWLRQ7KH&RQVXOWDQWVKDOODOVRSHUIRUPWKHUHTXLUHGVRLOVDQGRU City Council 16 –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ity Council 16 –15 6/1/2021  &LW\RI6DQWD$QD5)3 3DJH$   /3/$1663(&,),&$7,216$1'(67,0$7(6 36 (    'HYHORSPHQWRI3ODQV6SHFLILFDWLRQVDQG(VWLPDWH 36 (   D $OOUHSRUWVSODQVVSHFLILFDWLRQVDQGTXDQWLW\FDOFXODWLRQVVKDOOFRQIRUPWRFULWHULD SROLFLHV SURFHGXUHV DQG VWDQGDUGV RI WKH &LW\  7KH &RQVXOWDQW VKDOO XVH WKH ERLOHUSODWHIRUFXWVKHHWVVSHFLILFDWLRQVDQGHVWLPDWHVSURYLGHGE\WKH&LW\  E 7KHSODQGHYHORSPHQWVKDOOLQFOXGHIRXU  PLOHVWRQHGHOLYHUDEOHV² SUHILQDO DQG ILQDO $OOSODQVKHHWVVKDOOEHSUHSDUHGDWVFDOHXQOHVVQRWHG RWKHUZLVH7KHQHFHVVDU\SODQVIRUHDFK36 (SDFNDJHVKDOOLQFOXGHEXWQRWEH OLPLWHGWR  7LWOH6KHHW &LW\ERLOHUWHPSODWH  7\SLFDO&URVV6HFWLRQV 6WUHHW,PSURYHPHQW3ODQ /D\RXW3URILOH  &RQVWUXFWLRQ'HWDLOV 7UDIILF6LJQDO0RGLILFDWLRQ 6FDOH  7UDIILF6LJQDO,QWHUFRQQHFW 6FDOH  &KDQQHOL]DWLRQ3ODQ 6FDOH   F $OOFDOFXODWLRQVIRUWKHGHVLJQDQGTXDQWLWLHVVKDOOEHVXEPLWWHGDVSDUWRIWKH36 ( VXEPLWWDOUHTXLUHPHQWV4XDQWLWLHVIRUDOOFRQWUDFWSD\LWHPVVKDOOEHVXEVWDQWLDWHGE\ FDOFXODWLRQV4XDQWLW\FDOFXODWLRQVVKDOOEHQHDWDQGRUGHUO\DQGVKDOOVKRZDOO VNHWFKHVGLDJUDPVDQGGLPHQVLRQVQHFHVVDU\WRDOORZWKHPWREHLQGHSHQGHQWO\XVHG E\ ILHOG LQVSHFWRUV GXULQJ FRQVWUXFWLRQ $OO TXDQWLW\ FDOFXODWLRQV VKDOO EH LQGHSHQGHQWO\FKHFNHGDQGVXEVWDQWLDWHGZLWKLQGHSHQGHQWFDOFXODWLRQV  G (OHFWURQLFILOHVIRUDOO&$'' LQ0LFURVWDWLRQ9L UHSRUWVDQGFDOFXODWLRQVVKDOO EHVXEPLWWHGDWWKHHQGRIWKHFRQWUDFWRUZKHQUHTXHVWHGE\WKH&LW\  H $OOHOHFWURQLFVRIWZDUHGHYHORSHGGDWDEDVHVJHQHUDWHGVSUHDGVKHHWVDQGLQWHOOHFWXDO SURSHUWLHVGHYHORSHGGXULQJWKHOLIHRIWKH$JUHHPHQWVKDOOEHFRPHWKHSURSHUWLHVRI WKH&LW\   'HOLYHUDEOH36 (SDFNDJH  D 36 (  7KH SDFNDJH VKDOO LQFOXGH WKH FRQFHSW OD\RXW RI WKH SURWHFWHG ELNH ODQHV EXOE RXWVFXUEH[WHQVLRQVELNHODQHFXUEGLYLGHUXWLOLW\DGMXVWPHQWVOLPLWVRISDYHPHQW LPSURYHPHQWVPHGLDQODQGVFDSLQJLUULJDWLRQPRGLILFDWLRQDQGFRVWHVWLPDWHV7KH *UDQWRQO\DOORZVRIWKHWRWDOFRQVWUXFWLRQFRVWIRUODQGVFDSLQJDQGLUULJDWLRQ FRVW  E 36 (   7KH&RQVXOWDQWVKDOOVXEPLWWKHIROORZLQJGRFXPHQWVIRUUHYLHZDQGDSSURYDO City Council 16 –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¶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ity Council 16 –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¶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ity Council 16 –18 6/1/2021  &LW\RI6DQWD$QD5)3 3DJH$ $JHQF\,QWHUDJHQF\&$'VWDQGDUGV  7KH&RQVXOWDQW¶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¶V VWDQGDUGLQYRLFHWHPSODWH7DVNVDQGKRXUVVKDOOEHFOHDUO\LGHQWLILHGDQGDOOUDWHVPXVWPDWFK WKRVHLQFOXGHGLQWKHDSSURYHGDJUHHPHQW&LW\VKDOOUHWDLQWHQSHUFHQW  RIWKHLQYRLFH DPRXQWIURPHDFKSD\PHQWXQWLOWKHFRPSOHWHG3URMHFWKDVEHHQDFFHSWHGE\WKH&LW\   &LW\5HVSRQVLELOLWLHV  7KH&LW\ZLOOSURYLGHLQIRUPDWLRQLQLWVSRVVHVVLRQUHOHYDQWWRWKHSUHSDUDWLRQRIWKH UHTXLUHGLQIRUPDWLRQLQWKH5)37KH&LW\ZLOOSURYLGHRQO\WKHVWDIIDVVLVWDQFHDQGWKH GRFXPHQWDWLRQVSHFLILFDOO\LQUHIHUUHGWRKHUHLQ  x)XUQLVKVFRSHRIZRUNDQGSURYLGHJHQHUDOGLUHFWLRQDVQHHGHGIRUWKHDVVLJQHGSURMHFW x$OOSODQFKHFNFRRUGLQDWLRQZLWKLQWKH&LW\ x$GYHUWLVHDZDUGDQGDGPLQLVWHURIFRQVWUXFWLRQFRQWUDFW x(OHFWURQLFILOHV VDPSOHSODQV VSHFLILFDWLRQV&LW\RI6DQWD$QD¶V&$''6WDQGDUGV  x(OHFWURQLFILOHVIRUWLWOHVKHHWVDQGVKHHWERUGHUV x)DFLOLWDWHPHHWLQJVSDFHDQGFRRUGLQDWLRQDQG&LW\IDFLOLWLHV  &RQVXOWDQW5HVSRQVLELOLWLHV  x3URYLGHDOOUHTXLUHGLQVXUDQFHDVRXWOLQHGLQ$WWDFKPHQWRIWKLV5)3 x$GKHUHWRSURMHFWVFKHGXOHWRPHHWIXQGLQJGHDGOLQH x$GYLFH&LW\LISODQVQHHGWREHVXEPLWWHGWR6WDWH$UFKLWHFWLIGHHPHGUHTXLUHG  City Council 16 –19 6/1/2021 PROPOSAL Michael Greer, PE, TE Project Manager DOKKEN ENGINEERING 1450 Frazee Road, Suite 100 San Diego, CA 92108 (858) 514‐8377 mgreer@dokkenengineering.com SUBMITTED TO: Kenny Nguyen Project Manager CITY OF SANTA ANA Public Works Agency 20 Civic Center Plaza, M‐36 Santa Ana, CA 92701 SUBMITTED ON: February 18, 2021 MCFADDEN AVENUE   PROTECTED BIKE LANE AND  BICYCLE BOULEVARD FROM HARBOR BLVD TO   GRAND AVE RFP NO.: 20‐164 EXHIBIT B City Council 16 –20 6/1/2021 1450 Frazee Road, Suite 100, San Diego, CA 92108 ● Tele: 858.514.8377 ● Fax: 858.514.8377 ● www.dokkenengineering.com DOKKEN ENGINEERING February 18, 2021 City of Santa Ana Attn.: Kenny Nguyen Public Works Agency; M-36 20 Civic Center Plaza; 3rd Fl. Reception, Ross Annex Santa Ana, CA 92701 Subject: McFadden Avenue Protected Bike Lane and Bicycle Boulevard from Harbor Boulevard to Grand Avenue, RFP No. 20-164 Review Panel Member, As a firm that specializes in Public Agency Projects, we understand the objective of our clients while addressing the needs of the stakeholders. Dokken Engineering is uniquely qualified to deliver this project because: • We have selected a Project Manager in Michael Greer, PE, TE who has demonstrated an ability to succeed on traffic improvement related projects with accelerated delivery schedules. Mr. Greer brings over 12 years of experience in the management, design, and delivery of transportation projects for public agencies. Mike has recently completed the design of similar projects for the County of San Diego, City of Vista, and City of Palm Desert; Mike and his team are immediately available to begin the design and management of this project. • Mike has developed a team to deliver Final Construction Documents to the City of Santa Ana within Nine (9) months of NTP. Mike’s team has a proven track record of delivering accelerate project schedules, funded via ATP Grants. A recent example is the San Pablo Ave, Phase II Streetscape Project. After successful completion of Phase I, Dokken delivered Phase II of this transformative project in seven months to include 116 plan sheets and a construction cost of $7.7 million for the City of Palm Desert. • Our team has designed several pavement, sidewalk, and curb ramp rehabilitation projects that include restriping to add bike lanes. Our in-house staff of over 100 engineering professionals in our San Diego and Folsom offices will be supplemented by a proven design firm in FPL & Associates, who has provided traffic signal design and modification plans for the City of Santa Ana for over 25 years. GUIDA Surveying, Inc. will provide the aerial image and topographic base map and we have NOVA on board to provide infiltration recommendations. Our team understands the roadblocks that can occur when delivering this type of project and we developed an approach to project coordination that resolves these issues efficiently. • Dokken has a reputation for our ability to provide effective, constructible designs that get built. This reputation is supported through our continuous effort to repeatedly demonstrate our ability to provide quality construction documents, at the lowest cost, and ahead of schedule. • Dokken Engineering certifies (under penalty of perjury) that we comply with nondiscrimination requirements of the state and federal government. The following individual has the authority to negotiate and contractually bind Dokken Engineering for this project: John A Klemunes, PE – President, Principal in Charge Dokken Engineering – 1450 Frazee Road, Suite 100, San Diego, CA 92108 (858) 514-8377│ jklemunes@dokkenengineering.com Dokken Engineering’s mission is to provide superior service to our clients. We strive to be responsive and flexible, which results in projects being delivered on time and within budget. Thank you for the opportunity to submit on this exciting and transformative project that we know will be appreciated by the community. Our proposal and fees shall remain firm for a period of 90 days. Sincerely, DOKKEN ENGINEERING Michael Greer, PE, TE John A. Klemunes, PE Project Manager President, Principal in Charge PROJECT MANAGER & KEY CONTACT Michael Greer, PE, TE Dokken Engineering 1450 Frazee Road, Suite 100 San Diego, CA 92108 Tele: (858) 514-8377 Fax: (858) 514-8608 Mobile: (858) 276-9726 E-Mail: mgreer@dokkenengineering.com City Council 16 –21 6/1/2021 Page | 2 MCFADDEN AVENUE PROTECTED BIKE LANE AND BICYCLE BOULEVARD PROJECT CITY OF SANTA ANA CONTRACT AGREEMENT STATEMENT Dokken Engineering concurs with any and all provisions contained in the Agreement attached as Attachment 2 in the Appendix of the RFP. FIRM AND TEAM EXPERIENCE SAN DIEGO OFFICE: 1450 Frazee Road, Suite 100 San Diego, CA 92108 Tel (858) 514-8377 Fax (858) 514-8608 FOLSOM OFFICE – HEADQUARTERS: 110 Blue Ravine Road, Suite 200 Folsom, CA 95630 REDDING OFFICE: 2192 Civic Center Drive Redding, CA 96001 ORGANIZATIONAL STRUCTURE Business Classification: CA Corporation Year of Incorporation: 1986 Firm Size: 132 Employees PRIMARY CONTACT Michael Greer, PE, TE  Cell (858) 276-9726  mgreer@dokkenengineering.com FIRM EXPERTISE Project Management Roadway and Bikeway Design Traffic Signals & Lighting Design Public/Community Outreach Structures Design CEQA / NEPA Environmental Engineering & Planning Stakeholder Coordination & Utility Coordination & Design Funding Assistance Right of Way Engineering Right of Way Acquisition & Relocation Hydrology & Hydraulics Engineering SWQMP/SWPPP Site Design www.dokkenengineering.com Established in 1986, DOKKEN ENGINEERING is a civil, structural, engineering, and environmental services firm headquartered in Folsom, California. Since our founding, we have developed an exceptional depth of experience and expertise, having successfully completed more than 2,500 infrastructure projects, including site design, roadways, structures, environmental and right of way projects across the state. Dokken employs a multi-disciplinary team of civil engineers, structural engineers, roadway engineers, traffic engineers, right of way agents, environmental specialists, hydrologists, and other specialists. Our technical experts and their support staff work together to provide seamless and cost effective project delivery. Having these readily available in- house specialists streamlines project coordination by providing easy and effective communication. Our team is also able to utilize collective experience to plan and troubleshoot projects from various aspects. Dokken almost exclusively works with public agencies, including county, city, municipal, state and federal agencies. The combined experience of working with these public agencies allows Dokken to anticipate regulations, funding and agency preferences regarding transportation projects; which facilitates smooth project delivery with successful results. Dokken’s team of experts have established professional working relationships with federal and state oversight agencies and have a thorough understanding of regulatory processes and standards, including Caltrans Local Assistance Procedures Manual (LAPM) policies and procedures, FHWA requirements, and regulatory agency requirements. Our experience working with local agencies has enabled us the insight necessary to successfully deliver projects that are well-accepted by the public. City Council 16 –22 6/1/2021 Page | 3 MCFADDEN AVENUE PROTECTED BIKE LANE AND BICYCLE BOULEVARD PROJECT CITY OF SANTA ANA Dokken works almost exclusively with public agencies and many of our staff have substantial experience working for local agencies, Caltrans, and/or resource agencies. This allows us to better understand and meet the needs of our clients and develop the best approach to achieving project delivery. As a result, project management is streamlined, saving valuable time and money. Road and Bikeway Design Services | Roadway projects are an integral component of Dokken Engineering’s services. Our engineers design simple and complex roadway widening/extension projects, as well as the required improvements to the surrounding area, such as sidewalks, bike and pedestrian pathways, bus stop/pullouts and intersection signalizations. Our roadway projects are supported by engineering staff from our specialty groups. Traffic Control/Signing & Striping Plans | Dokken Engineering has prepared hundreds of traffic control plans for various projects and agencies, involving various bicycle facility treatments. We are familiar with the intricacies of developing intersection control and bike facility transition options. We are very familiar with the traffic control requirements, standards, and permitting process. We develop traffic control plans with a focus on safety, while minimizing impacts to the traveling public. Our team adheres to and implements the standards of the latest CA MUTCD and agency design standards to support our projects develops when traffic striping and signing plans. Signal/Lighting Design | Dokken Engineering has many in-house specialties including Electrical and Traffic Signal Design for public projects. Dokken’s internal team has provided traffic signals and street lighting plans for a multitude of intersections and streets including lighting design for freeways, bridges, parking lots, bikeways, and streetscape projects. Services include layout, design, and estimate of signal modifications, new signals, street lighting plans, ITS and TMS design, striping and signing plans, and aesthetic lighting for bridges and streetscapes. Our staff is well versed with signal, lighting, and electrical design requirements, and the California MUTCD. We have designed or modified over 200 traffic signals in various jurisdictions across California. Structures Design | Dokken has successfully completed hundreds of structure designs, from rural two-lane HBP bridges, to complex multi-level freeway-to-freeway interchanges. Additional structure designs include pedestrian overcrossings, bicycle facility bridges, viaducts, and retaining/sound walls. Dokken has also provided seismic stability evaluations, retrofit plans, specifications, and estimates. Our structures team has innovative and cost-effective design solutions which save our clients millions of dollars. Paying careful attention to the details of a project’s setting, along with client and community feedback, our designs meet the unique conditions of each project. Environmental Services | Dokken has an experienced in-house Environmental Services Group that works on our roadway, bridge, and infrastructure projects throughout California. We have established professional working relationships with federal and state regulatory agencies based on technical excellence and a thorough understanding of regulatory processes, including: Environmental Document Preparation (NEPA / CEQA Analysis and Compliance); Technical Studies & Reports; and Environmental Regulatory Permitting & Compliance. Dokken’s hands on approach and technical experience have accelerated schedules for all regulatory requirements of the Federal Clean Water Act (CWA), Sections 401, 402, and 404; the National Environmental Policy Act (NEPA); the National Historic Preservations Act (NHPA), Sections 106 and 110; the Federal Endangered Species Act (ESA), Sections 7 and 10; the California Environmental Quality Act (CEQA); the California Endangered Species Act (CESA); and 1600-16116 California Fish and Game Codes. Drainage Studies and Water Quality Engineering | Dokken Engineering has staff dedicated to hydrology, hydraulics, and drainage design. These staff members are experts in assessing drainage issues, conducting analyses, and coordinating with other disciplines to develop balanced, cost-effective solutions. Our group concurrently reviews the project improvements City Council 16 –23 6/1/2021 Page | 4 MCFADDEN AVENUE PROTECTED BIKE LANE AND BICYCLE BOULEVARD PROJECT CITY OF SANTA ANA to determine the storm water quality management requirements. Each project includes Site Design and Source Control BMPs and may include Treatment Control BMPs. We engage the City early to develop proposed drainage and water quality concepts that accommodate roadway improvements and correct any existing drainage deficiencies. Utilities | Our team identifies potential conflicts in collaboration with the utility owner representatives and the local agency and develop a comprehensive plan to ensure that all potential conflicts are verified. We understand the importance of accurate utility mapping, positive verification of utility conflicts through potholing, and developing conflict resolutions early in the design process. We work side-by-side with the local agency and utility owner representatives, creating exhibits as needed to highlight potential conflicts and resolutions for accurate designs that are compatible with the proposed project improvements and construction sequencing. SUBCONSULTANTS Dokken Engineering has utilized many valuable sub-consultants to complete past projects and has compiled an outstanding team for this project. The team has the capabilities to deliver all services outlined in the RFP. The following identifies each proposed subconsultant on the Dokken Engineering Team, their role, a brief description of the firm and relevant experience. ROLE: SURVEYING FPL AND ASSOCIATES, INC. * DBE FPL and Associates, Inc. was established in 1988 by Dr. Fong-Ping Lee, P.E., T.E. and has since been providing civil and traffic engineering services to municipal / local, federal, state, and private clients, including the City of Los Angeles. FPL specializes in joint jurisdiction City of Los Angeles projects with civil and traffic engineering needs. FPL has participated in dozens of projects requiring the joint review and approval of BOE, LADOT, BSL, BSS, LADWP, Cultural Affairs, Caltrans District 7, and/or the County of Los Angeles. FPL is a certified (Underutilized) Disadvantaged Business Enterprise (DBE) / Minority-owned Business Enterprise (MBE) / Small Business Enterprise (SBE). ROLE: SURVEY / RIGHT OF WAY MAPPING GUIDA SURVEYING, INC. Guida Surveying, Inc. (Guida) is a multi-disciplined land surveying firm that has provided project-based and on-call geomatics services throughout California since 1995. Guida has had a long history of providing skilled surveyors, field crews, and office personnel who have significantly contributed to this region’s infrastructure growth, including a recent project with Dokken for the City of Palm Desert. The firm offers a depth of available staffing resources which can provide flexibility to accommodate working off hours, variable days, and locations, if needed. Guida is a certified Small Business Enterprise (Department of General Services) as well as certified Woman Owned Business Enterprise (California Public Utilities Commission). ROLE: GEOTECHNICAL NOVA SERVICES, INC. NOVA Services, Inc. (NOVA) is a State of California Certified Disabled Veteran Business Enterprise (DVBE), State of California Small Business (SB), Service-Disabled Veteran-Owned Small Business (SDVOSB), and City of San Diego Small Local Business Enterprise (SLBE). The firm was formed in 2008. Their team consists of experienced, technical professionals who bring quality, expertise, and leadership skills to the areas of Geotechnical Engineering, Materials Testing, and Special Inspection. NOVA’s geotechnical engineering staff has provided geotechnical engineering and design services to owners, construction managers, architects, developers, structural engineers, contractors, and civil engineers for hundreds of projects including educational facilities, highrise buildings, healthcare facilities, parking structures, earth retaining structures, community developments, and industrial parks. City Council 16 –24 6/1/2021 Page | 5 MCFADDEN AVENUE PROTECTED BIKE LANE AND BICYCLE BOULEVARD PROJECT CITY OF SANTA ANA ORGANIZATION CHART Dokken Engineering offers an experienced project manager and team with the availability to focus on your project. Project Manager, Michael Greer, PE, TE, has over 12 years of providing civil engineering expertise during the design and construction phases. He will be the principle point of contact for this contract and will work hand-in-hand with the City staff. He will lead our team and be responsible for planning, executing, and managing the team, including subconsultants, and the delivery of the proposed services. City Council 16 –25 6/1/2021 Page | 6 MCFADDEN AVENUE PROTECTED BIKE LANE AND BICYCLE BOULEVARD PROJECT CITY OF SANTA ANA TEAM EXPERIENCE In order to meet the City’s needs, we have organized a team that has a proven track record and resources available to deliver the project. Dokken Engineering specializes in providing professional engineering services and has completed many infrastructure projects, most of them for local agencies. The Dokken Team has a clear understanding of City standards and procedures, as well as the regulatory agencies involved with these projects. The knowledge and experience of our team will ensure that the City successfully delivers the McFadden Avenue Protected Bike Lane and Bicycle Boulevard project. Resumes for key staff are included in Attachment A. KEY PERSONNEL ROLE YEARS EXP. EDUCATION/LICENSES EXPERTISE Michael Greer, PE, TE Project Manager 12 yrs (12 w/DE) • 2008, BS Civil Engineering San Diego State University • California Professional Civil Engineer, #79080 • California Professional Traffic Engineer, #TR 2845 • Roadway Design • Green Streets • Roundabout Design • Traffic Signals • Lighting Joe Ostdiek, PE, TE Traffic Engineering 20 yrs (18 w/DE) • 1999, BS Civil Engineering San Jose State University • California Professional Civil Engineer, #C65334 • California Professional Traffic Engineer, #TR2508 • Lighting System Design • Traffic Signal Design • Electrical Systems Design • Traffic Control • Signing & Striping Fong-Ping Lee, PE, TE Traffic Engineering 37 yrs • Doctor of Philosophy, Civil (Transportation) Engineering University of Texas • MS Transportation Planning National Taiwan University • BS Civil Engineering National Taiwan University • California Professional Civil Engineer, #C40869 • California Professional Traffic Engineer, #TR 1705 • Traffic Engineering • Transportation Planning • Civil Design • Traffic Studies Justin Thornber, PE Roadway/Bikeway Design 9 yrs (2 w/DE) • 2010, BS Civil Engineering San Diego State University • California Professional Civil Engineer, #88901 • Bike Paths • Roadway Design • Curb Ramp Design • Roundabout Design Pamela Dalcin-Walling, PE, QSD/P Drainage 29 yrs (11 w/DE) • 1991, BS Civil Engineering UC Davis • California Professional Civil Engineer, #52187 • QSD/QSP Certification, #21440 • Hydrology/Hydraulics • Scour Analysis • Drainage Design • NPDES/Storm Water Pollution Control Jena Addenbrooke, PE Utility Coordination 11 yrs (11 w/DE) • 2008, BS Civil Engineering San Diego State University • California Professional Civil Engineer, #82544 • Utility Coordination/Design • Railroad Coordination • Design Support During Construction Jamie Formico, SR/WA UPRR Coordination 18 yrs (6 w/DE) • 2001, BS Criminal Justice • CSU Sacramento • California Licensed Real Estate Broker, #01445531 • Railroad Coordination • Negotiations • Relocation Assistance • Eminent Domain Law City Council 16 –26 6/1/2021 Page | 7 MCFADDEN AVENUE PROTECTED BIKE LANE AND BICYCLE BOULEVARD PROJECT CITY OF SANTA ANA STAFF AVAILABILITY In order to meet the City’s needs for this project, we have organized a team that has a proven track record and availability to deliver the project. The team is put together to give the City the maximum flexibility possible in order to meet all of the contract’s needs. The following chart provides the availability of the key staff. Name of Key Personnel Proposed Position Current Commitments Commitment Time Availability Michael Greer, PE, TE Project Manager  San Pablo Phase II  Caltrans District 6 On-Call  County of San Diego On-Call 10% 20% 10% 60% Joe Ostdiek, PE, TE Traffic Engineering  Superior Avenue OC & Parking Lot  Iris Rapid Corridor and Station  SR 99 Phase 5 Bikeway 30% 20% 10% 40% Justin Thornber, PE Roadway/Bikeway Design  San Pablo Avenue, Phase 1  Caltrans District 3 On-Call 10% 20% 70% Pamela Dalcin-Walling, PE, QSD/P Drainage  Del Rio Trail  Monge Ranch Road Bridge  Capital SouthEast Connector 25% 15% 15% 45% Jena Addenbrooke, PE Utility Coordination  Mid Coast Corridor Transit Project  UCSD Utility Projects 20% 20% 60% Jamie Formico, SR/WA Railroad Coordination  E Palm Canyon Dr Bridge Widening  I-80 Auxiliary Lanes PS&E  Riverwalk Trail Extension 20% 20% 15% 45% Fong-Ping Lee, PE, TE Traffic Engineering  METRO Los Angeles River Bike Path Gap Closure  LAWA 98th Street Improvements 20% 20% 60% UNDERSTANDING OF NEED MANAGEMENT APPROACH Dokken Engineering enlists a management approach that is to be an extension of the City staff and provide the City an experienced team throughout the life of our projects. Our team will provide the resources and tools necessary to deliver this project with minimal oversight from the City staff. Maintaining Constant Open Lines Communication Dokken Engineering has chosen a Project Manager in Michael Greer, PE, TE who is uniquely qualified to deliver this project for the City due to his recent experience on projects that include signal modifications, bike lane additions, and road-diets to add traffic calming countermeasures. In addition to regular communication via monthly project team meetings, Mike will keep the City’s Project Manager aware of progress through weekly emails and as-needed team conference calls. This approach allows the City’s Project Manager to provide any required input throughout the project development process. As an extension of the City staff, Mike and his team will use a suite of communication mechanisms to keep the City informed and to maintain the project schedule. Dokken Engineering has long-standing history of delivering projects with multiple team members and stakeholders, and we have established communication protocols that all team members understand. The following diagram identifies the key communication methods to deliver this project. City Council 16 –27 6/1/2021 Page | 8 MCFADDEN AVENUE PROTECTED BIKE LANE AND BICYCLE BOULEVARD PROJECT CITY OF SANTA ANA We host weekly internal team teleconference calls to track progress and keep everyone current on project status and recent decisions that affect their awareness and productivity. Our number one goal when working with our clients is satisfaction through successful project delivery. We strive to identify risks early in the process and develop ways to mitigate these risks. We work closely with our clients to keep them informed on the status of their project and any pending decisions, and we are extremely responsive to their needs. Quality Control/Quality Assurance Dokken Engineering and our Team members are committed to the City in delivering project documents whose quality exceeds the Industry standards. Quality is not just a priority; it is one of our core values. We will implement a project-specific Quality Control Plan from the outset and QA/QC procedures will be implemented in accordance with the project Scope of Work and general requirements of the RFP. We understand that plan checks will be provided by the City of Santa Ana’s Engineering Division and the Orange County Fire Authority. Our procedures incorporate continuous product review cycles during plan development, as well as a series of formal review procedures completed for major project deliverables. The review of deliverables needed to satisfy the QA/QC procedure is built into our proposed schedule. The flow chart below outlines our process. We take quality very seriously, as a quality plan set provides the most competitive bidding opportunities for projects and helps keep projects within their overall budgets, ultimately resulting in a high-quality project being built, on time, and with minimal or no change orders. City Council 16 –28 6/1/2021 Page | 9 MCFADDEN AVENUE PROTECTED BIKE LANE AND BICYCLE BOULEVARD PROJECT CITY OF SANTA ANA PROJECT APPROACH The City of Santa seeks to increase active transportation and safety via reduced vehicle congestion and increased mobility as promoted by the Safe Mobility Santa Ana – A Vision Zero Plan. The addition of protected bicycle facilities and reduction of vehicular travel lanes along McFadden Avenue between Harbor Boulevard and Grand Avenue will go a long way towards helping the City reach this goal. It’s evident through reading the grant application that this project is not only a much needed one along this corridor, but very much desired by the community as well. Based on our understanding of the project we have developed an approach which will identify cost-effective signal modification strategies, seek opportunities to improve pedestrian and bicycle mobility through a variety of traffic calming countermeasures, as well as coordinate potential utility conflicts collaboratively. The services our team will provide to achieve this will include providing a topographical survey of the project area; providing utility base mapping with existing facility locations derived from as-built record documents, field verification, and potholing as needed to confirm proposed designs; and performing infiltration tests for low-impact development (LID) treatments within bulb-outs. The identification of demolition limits will include impacts related to traffic signal modifications and new interconnection system work, roadway conforms with recommended pavement repair areas, sidewalk and non- compliant curb ramp replacements to meet ADA Standards, pavement delineation and sign upgrades to match design intent and standards. We have visited the project site to evaluate the potential impacts to each of the intersections impacted by project improvements, specifically the nineteen existing signalized intersections. We’ve gathered preliminary information to develop an understanding of the proposed improvements related to existing infrastructure. We have used the information gathered to prepare draft project exhibits, included as Attachment A, illustrating proposed improvements along the corridor. We developed the following table to describe key project issues along with our experience and benefits we bring to the City. Issue Team Experience Benefit Concurrent Project Coordination The RFP lists at least two overlapping projects being designed concurrently that could be combined with this project into a single bid package. Maintaining consistency of design for similarity of plans and constructability will be a challenge that should be addressed early. Dokken has experience re- packaging projects for bid based on available funding and completeness of designs. We are often asked to collaborate with developers or other agency projects to leverage construction windows and other opportunities. We have recently coordinated with five other lead design firms to quickly produce roadway rehabilitation plans for the Town of Paradise, post-fire. We bring the depth of knowledge and experience needed for projects big and small. We pride ourselves in our abilities to collaborate efficiently and effectively with all stakeholders of a project, especially when the opportunity to reduce impacts to the travelling public present themselves. We feel it is our duty to the public to make the best use of project funds and time. Complete Bikeway Network Connecting bikeway networks isn’t always as simple as crossing one bike lane with another and our team understands the complexities that arise when aiming to provide complete connectivity to existing bicycle facilities. Our team has experience on multiple projects with a focus on pedestrian and bicycle facilities including road-diet projects for the the Cities of Vista and Palm Desert. We have also worked with the County of San Diego to utilize pavement rehabilitation projects as an opportunity to provide protected bike lanes where possible. With Dokken, the City has an experienced team who understands the importance of working a functional design in limited space. We are well versed in the challenges of bicycle master plans and “road diet” projects and will be able provide best fit options for the City's consideration. City Council 16 –29 6/1/2021 Page | 10 MCFADDEN AVENUE PROTECTED BIKE LANE AND BICYCLE BOULEVARD PROJECT CITY OF SANTA ANA Issue Team Experience Benefit Stakeholder Expectations This project involves a main roadway with a variety of stakeholders. Involvement with multiple agencies having varying approval and permitting processes will be necessary during the design phase. Dokken has recent experience working with utility companies to coordinate relocation of utilities and modifications to service points. We have also recently coordinated modifications to existing at-grade RR crossings via the CPUC, including the preparation of GO-88B Packages. Our approach to achieving project success lies in our ability to develop quality and lasting working relationships that lead to open lines of communication and group collaboration. We strive to meet or exceed submittals requirements to ease the approval process. Concurrent Project Coordination We acknowledge that the City of Santa Ana is vigorously investing in this area of the City with several different projects currently going through different phases of design. Specifically, we note that there will be two concurrent projects in development of plans that may potentially be combined with this project’s bid documents to form a single bid package for construction. We commend the City on taking this approach to minimize impacts to the traveling public and efficiently using taxpayer dollars to obtain an “economy of scale” by putting more work on the street at once. We find that a good majority of our projects involve collaboration with other design firms, developers, or local agency projects. We enjoy this collaborative effort and find that our projects end up better developed and more complete in the long run making the teamwork well worth the effort. As stated in the RFP, two projects on McFadden Avenue have overlapping work limits with potential for bid documents to be combined into a single bid package as follows: 1) The Standard Bike Project with plans to install a future protected bike boulevard on Standard Avenue from Warner Avenue to Third/3rd Street 2) The McFadden Rehabilitation Project with plans to install minor roadway/grading, parking divider, median, ADA ramps, and bulb-outs on McFadden Avenue from Fairview Avenue to Raitt Street In developing our concept exhibits for this proposal we highlighted the work to be done by others in these areas along with another project we came across that will install protected bike lanes along Bristol Street from Edinger Avenue to First/1st Street. At this intersection the importance of collaboration between projects to achieve bikeway network connectivity is clearly illustrated. With the Bristol Street Bike Project providing protected bike lanes in the North-South direction it will be incumbent upon the designers of the McFadden Avenue Project to provide East-West connectivity along this vital, multi-use corridor. Bike boxes at the intersection may be one option to allow cyclists to turn left at these traffic signals. Through our review of the draft plans developed for the Bristol Street Bike Project it appears that this intersection will be installing video detection as part of that project, which alleviates that responsibility from the McFadden Bike Project. City Council 16 –30 6/1/2021 Page | 11 MCFADDEN AVENUE PROTECTED BIKE LANE AND BICYCLE BOULEVARD PROJECT CITY OF SANTA ANA With civil improvements, such as bulb-outs, curbs, and curb ramps being designed via The McFadden Rehabilitation Project between Fairview Avenue and Raitt Street; it is our team’s understanding that this McFadden Bike Project will still be responsible for designing the traffic signal modifications and traffic signal interconnection improvements along this stretch of the corridor. The Standard Bike Project plans to install a fully protected intersection at McFadden Avenue and Standard Avenue, a “first of it’s kind” for this area and likely all of Southern California. We appreciate innovation in design and have recently worked with the City of Palm Desert to transform the San Pablo Avenue Corridor into an award-winning streetscape with innovative designs such as median parking, roundabouts with Class 1 and Class 2 bicycle facilities on entry, and low-impact drainage and water quality design that utilized the desert’s naturally infiltrative soils to treat storm water. Bikeway Network The proposed project will install bike lanes and routes of three different varieties to accomplish the goal of achieving complete bikeway network connectivity. At the westerly limits of this project the 4- lane roadway will remain with vehicular travel lanes to be reduced to 10’ wide and Class 2 bike lanes to be installed along the outer shoulders. This configuration will remain heading easterly along McFadden Avenue from Harbor Boulevard, through two signalized intersections at Riverview Marketplace and Jackson Street, to the bridge overcrossing the Santa Ana River where the 4-lane roadway will be reduced to 2-lanes via a road-diet. This area highlights the first critical transition zone where vehicles may tend to increase speeds to “get around” perceived slower moving traffic. It also highlights an important junction between the Santa Ana River Bike Trail and the new bike lanes to be added along McFadden Avenue. This is an area where proper signage and pavement markings will be necessary to communicate bikeway connectivity options and roadway safety. As McFadden Avenue continues easterly across the signalized intersection at Mohawk Drive the roadway cross-section narrows, so the buffered portion of the bike lane will reduce in width. Heading across the Fairview Street signalized intersection the Class 2 buffered bike lanes will transition to Class 4 protected bike lanes in the eastbound direction with parked vehicles to the left of the curb- side bike lanes. This is another area of opportunity for pavement markings and signage to coherently direct the traveling public to where they need to be, especially since the westbound bike lanes will essentially remain Class 2 through three more signalized intersections at Sullivan Street, Center Street, and Raitt Street. With parking allowed along the southerly curb line, but not along the northerly curb line, vehicles travelling eastbound will not be able to see bicyclists in the Class 4 protected bike lane to their right side as easily as westbound drivers will be able to see bicycles in the Class 2 buffered bike lane to their right side. This is a critical component of the installation of Class 4 bike lanes which requires complete comprehension and education by the travelling public to achieve the safest roads. Within the section between Fairview and Raitt Streets, then continuing easterly the roadway character slows and cross-streets are often treated with stop-control rather than signalization. As bike lanes cross these stop-controlled minor side-streets they will be treated with green conflict paint and dashed bike lane markings. East of Raitt Street the center median is eliminated in favor of parking on both sides of the street, thus the Class 4 bike lane treatments will be provided for both westbound and eastbound cyclists through the signalized intersection at Pacific Avenue to the west side of the traffic signal at Bristol Street. Heading easterly of Bristol Street the roadway width isn’t sufficient to provide for separated or protected bike lanes therefore “Sharrows” and “Bikes May Use Full Lane” signs will be utilized to create a Class 3 Bike Boulevard where cyclists travel in line with vehicles driving at slower speeds. Spacing of the newly installed “Sharrows” and signs will be of utmost importance in maintaining driver awareness of the shared road situation, which continues for nearly a mile through three signalized intersections at Shelton Street, Flower Street, and South Broadway. City Council 16 –31 6/1/2021 Page | 12 MCFADDEN AVENUE PROTECTED BIKE LANE AND BICYCLE BOULEVARD PROJECT CITY OF SANTA ANA Approximately 500-feet east of Broadway Street the Class 3 Bike Boulevard transitions back to a Class 2 Buffered Bike Lane facility on the east side of the Main Street traffic signal with a wider roadway. The wider roadway only persists through the S-curve and the next signalized intersection at Orange Avenue where the roadway begins to narrow. East of Orange Avenue, the Class 2 Bike Lanes will transition back to Class 3 Bike Boulevard facilities through the signalized intersection at Maple Street to the next traffic signal at Standard Avenue. This is where we noted previously that the intersection will become fully protected with bulb-outs protected bike lanes in each quadrant. With Class 2 Bike Lanes added at Standard Avenue, the existing at-grade railroad crossing to the east will require an upgrade. While on our site visit, we witnessed a near-collision between a cyclist and driver here that further highlighted to our team the need for an improved crossing at this location. Continuing east along McFadden Avenue the project will install Class 2 Bike Lanes across the signalized intersection at Hathaway Street and wrapping up improvements with Class 2 Bike Lanes through Grand Avenue. Stakeholder Expectations Dokken has a long history of engaging stakeholders, managing their expectations, and satisfying their needs for projects big and small. The project has identified stakeholders which need to be considered. The users include drivers, cyclists, pedestrians, and local property owners. If a striping design ends up impacting parking the community will be sensitive to that. Our team will work to evaluate the potential risks for temporary access issues to arise during construction that may concern property owners and we’ll work with the City to mitigate these risks. Stakeholders include Caltrans for ATP Grant coordination, franchise utility owners, Union Pacific Railroad, Metrolink, and others. We have a long track record of working successfully with Caltrans and obtaining agency approvals in a timely manner. Our streamlined process of utility verification will ensure utility research is complete, as-built plans are acquired, and impacts with potential conflicts are identified. We make this an early priority so any impacts to the design, schedule, or budget can be communicated to the City in a timely manner. Successful projects are typically a story of commitment and successful communication. Railroad Coordination A Union Pacific Railroad (UPRR) railroad corridor crosses The McFadden Bike Project between Standard Avenue and Grand Avenue. This set of tracks, which spurs off the Metrolink line to the north, operates as a freight corridor and serves the multitude of industrial warehouses and properties within this portion of the City of Santa Ana. The existing railroad crossing at this location along McFadden Avenue is gated with crossings occurring one to two times per day. There are pedestrian paths of travel along reduced width sidewalks, traversing behind the railroad crossing gates. If the CPUC approves of the proposed project improvements with minor modification to the existing pedestrian (i.e., the addition of detectable warning surfaces), then it may be possible to avoid the need for a GO-88B application. However, it has been our experience that even the slightest modification to an existing at-grade rail crossing will result in the need for an approved GO-88B to allow the City to move forward with their project. We anticipate that at the very least, the CPUC will request the installation of detectable warning surfaces on both sides of the rail crossing to alert the visibly impaired as to when they have left a protected sidewalk area. Our team has extensive experience with GO-88B Applications and CPUC Approvals, and we have delivered several successful project examples across the state. City Council 16 –32 6/1/2021 Page | 13 MCFADDEN AVENUE PROTECTED BIKE LANE AND BICYCLE BOULEVARD PROJECT CITY OF SANTA ANA Transit Coordination The OCTA Route 66 Line has 20 bus stops in each direction along McFadden Avenue that are configured with and without bus pullouts. We will evaluate each bus stop location and adjacent bicycle facility treatment option to determine how best to maintain accessibility and provide the safest configurations possible. With the pending signal modifications and “road-diet” improvements throughout portions of the project there will be opportunities for transit signal priority (TSP) treatment. In addition, our team will work with City staff to coordinate the specific details for the conflict zone area treatments for Class II buffered bike lanes and potential curb lines and bulb-outs for Class IV parking- separated bike lanes at each bus stop location. Public Outreach & Engagement The McFadden Bike Project will provide a safe and healthy, transportation alternative for pedestrians and bicyclists to access neighborhood assets and local services. With a high percentage of Santa Ana residents lacking access to an automobile as presented in the grant application, building these Class II, III, and IV bikeway facilities will provide underserved communities in the area with a viable network to walk or ride to locally owned businesses, schools, churches, senior centers, as well as Jerome Park and the wide range of amenities within the park. Furthermore, this added bikeway network will create greater connectivity in the region by providing safe access to the Santa Ana River Trail to the West and the Pacific Electric Bicycle Trail to the East, just past Main Street. A public outreach and engagement strategy that is mindful of area demographics will be important to broadcast information about the project, so communities know what’s to come and are aware of project features and benefits. Dokken will create a public outreach plan that details project elements and provides space for community input. Our team will prepare meeting materials, renderings, presentations, and other workshop content in both English and Spanish that can be utilized for social media and websites. We acknowledge that the City has done a tremendous job involving and informing the public of The McFadden Bike Project to date and our team is excited to continue building public support and momentum for this essential project. Traffic Signal Modifications and Signal Interconnection As noted throughout the grant application The McFadden Bike Project will modify existing traffic signals along the corridor to install bike phasing and signal heads as needed. Our experience with modifying existing signals to add bicycle phasing and signal heads leads allows us to understand the downstream implications not just at the intersection itself, but on all approaches and transition zones to the intersection. Our team understands the field data necessary to develop comprehensive designs. This is critically important with the Class IV protected bike lane configurations, especially at intersections with heavy right turn movements where a separated right turn lane may still be warranted by traffic counts. Traffic engineers and localities have the option of striping a bike lane transition to bring right turning traffic to the right side of the bike lane or installing no right on red signals to alert drivers of the bicyclists on their right side. We have experience handling traffic in both scenarios and understand the necessary signing and striping improvements that need to be made in addition to the traffic signal modifications. Additionally, where connecting cross-streets bring bicycle traffic to signalized intersections there may be an opportunity to install green pavement markings for “bike boxes”, that give cyclists the priority on green lights and allows left turns onto cross-streets to be made safely by cyclists in front of vehicular traffic. Our experience with traffic signal interconnection projects, that tie existing signalized intersections together and to a main hub, has given us many insights into the details necessary during construction. We have FPL & Associates on board to provide the plans and splicing details and our staff at Dokken has also developed signal interconnection backbones for many local agencies as well as Caltrans. We understand the level of information required to allow an electrical subcontractor to install the new facilities within the various types of traffic signal cabinets and we will put boots on the ground to ensure that our proposed approach will be successful during construction. City Council 16 –33 6/1/2021 Page | 14 MCFADDEN AVENUE PROTECTED BIKE LANE AND BICYCLE BOULEVARD PROJECT CITY OF SANTA ANA RELEVANT PROJECT EXPERIENCES & REFERENCES SAN PABLO AVENUE CORRIDOR IMPROVEMENTS, PHASE I & II │ Palm Desert, CA CLIENT: CITY OF PALM DESERT 73510 Fred Waring Drive Palm Desert, CA 92260 CONTACT/REFERENCE: Randy Bowman (760) 776-6493 rbowman@cityofpalmdesert.org YEAR COMPLETED:  In Construction SCOPE OF SERVICES:  Project Management  Green Street Design  Roadway Improvements  Roundabout Design  Streetscape Improvements  Landscape & Irrigation  Water Quality  Hydraulics/Hydrology  Utility Coordination  Street Lighting/Traffic Signals  Signing and Striping  Public Art  Multi-Agency Coordination  Design Support During Construction Dokken Engineering completed PS&E for the Phase I reconfiguration of San Pablo Avenue Corridor to comply with the goals of the adopted Palm Desert General Plan. The Phase 2 improvements are currently in construction. The City of Palm Desert identified the San Pablo Avenue corridor as a key area for transformation to create a downtown/city center. The City hosted public outreach events including “Vision San Pablo” and the feedback was overwhelmingly positive for the transformation of the San Pablo Avenue corridor. Both phases propose a “road diet” to reduce the existing travel lanes of San Pablo Avenue from four to two between Highway 111 to Magnesia Fall Drive. The Project includes components such as roadway improvements, bike lanes, ADA curb ramps, bulb-outs, planter islands, drainage facilities, traffic signal improvements, expansion of street parking, landscaping, and artistic features. The goal of the project is to provide an attractive downtown corridor connecting pedestrians, motorist, and cyclist to residential neighborhoods, shopping and restaurants, Palm Desert City Hall, College of the Desert, and Civic Center Park. The design includes wide sidewalks with shade trees and street furniture, enhancements to the community gardens, parking improvements throughout the corridor, and construction of roundabouts at the San Gorgonio, College of the Desert driveway, and Magnesia Falls intersections. Both phases will add raised midblock crosswalks with in-pavement roadway warning lights to improve pedestrian safety. Construction of Phase I completed in the summer of 2020 and includes improvements from Highway 111 to Fred Waring Drive along the San Pablo Avenue corridor. The Phase 1 corridor improvements provide pedestrians and cyclist with a fun and safe experience near shopping, restaurants, schools, and civic buildings. Construction of Phase 2 began in Fall 2020 and includes improvements from Fred Waring Drive to Magnesia Falls Drive along the San Pablo Avenue corridor. The Phase 2 corridor improvements will have a similar feel to Phase 1 but will travel through the City offices and recreational space and the College of the Desert. The separated bike lanes will provide connectivity from south of Fred Waring Drive to the future CV Links project at Magnesia Falls. City Council 16 –34 6/1/2021 Page | 15 MCFADDEN AVENUE PROTECTED BIKE LANE AND BICYCLE BOULEVARD PROJECT CITY OF SANTA ANA PASEO SANTA FE STREETSCAPE, PHASE II & III │ Vista, CA CLIENT: CITY OF VISTA 200 Civic Center Drive Vista, CA 92084 CONTACT/REFERENCE: Conrad “Skip” Hammann, PE (760) 802-5605 Skip.hammann@gmail.com YEAR COMPLETED:  2021 SCOPE OF SERVICES:  Project Management  Green Street Design  Roadway Design with ADA Compliant Design  Intersection Designs  Landscape and Irrigation  Water Quality  Utility Coordination  Traffic Signals/Lighting Design  Signing and Striping  Multi-Agency Coordination  Design Support During Construction Dokken Engineering provided project management and design services to the City of Vista for Phases II and III of the Paseo Santa Fe Streetscape project. The project is located along South Santa Fe Avenue between Main Street and Civic Center Drive. The project is a “road diet” project in which the existing four lane roadway is being converted to a two-lane roadway with added parking and widened pedestrian walkways for trees and plazas. The road between the parking areas is designed with an inverted crown along the drive aisles and standard crowns along the parking areas, known as an M-section, to allow the median to be used to treat storm water via permeable pavers and filtered inlets. Dokken provided preliminary design, PS&E, and construction support for the Phase II and Phase III segments. The design includes the relocation and modification of master planned sewer, water and storm drain infrastructure; streetscape improvements that include a roundabout within each phase and enhanced landscaping, hardscaping and pedestrian oriented streetscape furnishings; permanent water quality treatment infrastructure (Silva Cells for root growth and trash filters at drainage inlets); removal of existing street lighting in favor of pedestrian and driver friendly corridor lighting; removal of one existing traffic signal and modification of another; and 20B Conversion of overhead utilities in addition to right-of-way support via property owner exhibits. Traffic Striping & Signing Plans Associated with County of San Diego Rd Maintenance Projects & Countywide Pedestrian Ramp Evaluation │ San Diego County, CA CLIENT: COUNTY OF SAN DIEGO 5500 Overland Avenue Suite 320 San Diego, CA 92123 CONTACT/REFERENCE: Keith Kezer (858) 495-5752 keith.kezer@sdcounty.ca.gov YEAR COMPLETED  2020 SCOPE OF SERVICES:  Project Management  Street Improvements  Pavement Rehabilitation  Civil/Site/Path/ADA  Signing & Striping  Bike Lane Evaluation Dokken has completed the traffic striping and signing plans to support and assist the Department of Public Works County of San Diego Road Maintenance Projects for the past three fiscal years (FY 17/18, FY 18/19, and FY 19/20). The scope of work for these task orders involved base mapping of existing signing and striping assets within project limits utilizing GIS and other aerial imagery, field reconnaissance and confirmation of the existing conditions of each project area, evaluation of proposed bike lanes/routes per the County’s Master Bicycle Plan, implementation of updates to signing and striping per the latest CA MUTCD and County design standards, and preparation of construction drawings with proposed improvements and all comments addressed. In total, over the last three years we have prepared traffic striping and signing plans for nearly 57 miles of roadway, adding approximately 20 miles of Class II bike lanes and 15 miles of Class III bike routes to County roads during the contracted fiscal years in addition to evaluation of over 1,200 curb ramps for ADA compliance along these roadways. City Council 16 –35 6/1/2021     Page | 1   MCFADDEN AVENUE PROTECTED BIKE LANE AND BICYCLE BOULEVARD PROJECT CITY OF SANTA ANA SCOPE OF SERVICES AND SCHEDULE The Dokken Engineering Team will perform professional and technical engineering services to prepare civil design plans, construction cost estimates, specifications, topographical survey, utility research, permitting services, and other related support services pursuant to successful delivery of The McFadden Bike Project as described herein. The following is a detailed scope of services with deliverables to be submitted based on the City’s RFP and our understanding of the work. Task 1 – Project Management Project management includes regular in-person meetings, deliveries, presentation of work products, development and monitoring of action items, monthly progress reports, work progress monitoring, budget monitoring, quality assurance/quality control, and extensive communication and coordination. Task 1.1 – Project Coordination and Administration: Close contact will be maintained between our Dokken Project Manager Mike Greer, all sub-consultants, the City’s Project Manager, project personnel, and regulatory agencies. Effective communication through in-person visits when feasible, focused meetings, telephone calls and e-mails to the City will be performed to discuss specific project issues by the Project Manager. Regular communication with team members, the City and other agency personnel will be facilitated through our Dokken Project Manager. Progress Reports that include an updated project schedule, a discussion of issues/decisions, recommendations to address issues, budget status, and anticipated work for the following month will be submitted monthly with invoices to the City. Our Dokken Project Manager is responsible for maintaining cost control for each task, including our sub-consultants and other direct costs. Task 1.2 – MS Project Schedule: Dokken will provide and maintain a detailed Microsoft Project Schedule. This comprehensive MS Project schedule will be prepared to identify each task, deliverable, and review period for the project. Our Dokken Project Manager will closely monitor the schedule and bring any deviations or risks of delay to the attention of the City’s Project Manager. Task 1.3 – Meetings: Dokken will coordinate and facilitate meetings with City staff and stakeholders for an Initial Kick-Off Meeting and regularly during the design process to discuss areas of concern, proposed recommendations, establishment of general guidelines, and for overall project coordination. We believe there to be great value in scheduling regular monthly meetings with the Project Development Team (PDT) and we will be prepared to host teleconference meetings via an on-line video chat service of the City’s choosing or in-person as the City desires. Dokken will coordinate and facilitate meetings with utility companies and other regulatory other agencies on behalf of the City to meet the goals of this McFadden Bike Project. Meetings with utility companies will be arranged as needed to identify and resolve potential conflicts and electrical service point needs for new meters to be installed. Meetings with the railroad owners and operators will be arranged as needed to facilitate modifications to the existing at-grade crossing and if necessary, to process a GO-88B Application through the CPUC. Focus meetings will be coordinated as requested by the City or as determined necessary by our team via our Dokken Project Manager. Our Dokken Project Manager will facilitate the meeting and have any needed specialty personnel present to inform the City of project items, concerns, or exhibits. Additional meeting materials may include Meeting Agendas, Meeting Minutes, Meeting Exhibits, and other items as requested for review by the team. Meeting minutes will be provided to the City within five (5) business days after the meeting. Task 1.4 – Permits: Dokken will be responsible for securing permits, to include preparation of applications with all submittals and revisions. We will be responsible for researching, coordinating, and preparing all required right of entry applications necessary for the completion of project design. Task 1 Deliverables: Monthly Invoices with Progress Reports; MS Project Schedule with Updates; Facilitate One (1) Kick-Off Meeting and Twelve (12) PDT Meetings; Focus, Utility, and Agency Meetings with Materials as needed; Meeting Agendas; Meeting Minutes with Action Items; Meeting Exhibits; Permits City Council 16 –36 6/1/2021     Page | 2   MCFADDEN AVENUE PROTECTED BIKE LANE AND BICYCLE BOULEVARD PROJECT CITY OF SANTA ANA Task 2 – Preliminary Research & Investigation Task 2.1 – Topographic Surveys (Optional Task): Dokken with Guida Surveying, Inc. will provide topographic surveys of The McFadden Bike Project as follows. Aerial Topographic Surveys: Aerial photogrammetric survey methods will be utilized to capture digital color imagery along McFadden Avenue from Fairview Avenue to Main Street. Horizontal and vertical aerial control panels will be set to meet aerial triangulation requirements and tied into the survey controls established for the project. A digital topographic map at a scale of 1" = 40' with a 1-foot contour interval will be compiled over the project limits. Color digital orthophotography at a scale of 1" = 50' with a pixel ground resolution of 0.25 foot (200 pixels per inch) will also be provided. Record Land Net (Centerline and Right-of-Way) Surveys: Cadastral research will be performed for the project area with the County of Orange and the City of Santa Ana for existing centerline and right- of-way files and/or available cadastral records in support of the record boundary of the streets affected by the project. Record right-of-way surveys will be performed for the project area and will include research for existing centerline monuments and controls to tie the record boundary to the topographic mapping data. The record map will include record centerlines, rights-of-way of the adjacent streets, and lots/easements taken from the recorded tract and parcel map information, as well as underlying cadastral, title, and ownership information as recorded with the Orange County assessor’s offices. Task 2.2 – Supplemental Topographic Surveys: Conventional ground survey methods will be utilized to supplement the aerial mapping and collect detailed topographic data at ADA ramp locations, bulb outs and in areas of proposed hardscape improvements. The topographic data may include curb and gutter, flowlines, walkways, building corners, walls and fences, hardscape features, trees, driveways, surface visible utility features (meters, cabinets, pull boxes, manholes, catch basins, poles, etc.). The topographic data will be downloaded, processed, and tied to the horizontal and vertical control established for this project. The topographic data will be plotted in CAD, incorporated with the aerial mapping and a digital terrain model (DTM) created for the existing ground surface, if applicable. The final deliverables will include the digital terrain model, topographic data plotted in CAD and an ASCII file of the topographic survey points. For the purposes of this proposal, 120 field crew hours and associated office processing and mapping time has been included. This task will be performed at the direction of the design team. Task 2 Deliverables: Topographic Survey Data and Digital Terrain Model for 1-foot Contours and an ASCII File of the Topographic Survey Points; Record Right of Way Mapping; Field Notes Task 3 – Drainage & Water Quality Design Task 3.1 – Draft/Final Drainage Memorandum: A Drainage Memo will be prepared to document any drainage modifications caused by project improvements. This scope assumes hydraulic analysis of the impacted facilities will be limited to inlet and open channel flow analyses in accordance with local methodologies. The analyses will indicate that proposed minor modifications will not result in decreased collection or conveyance capacities. This Memo will provide a brief discussion of the existing conditions, post-project drainage patterns and conditions, results of the on-site hydraulic analyses and any issues of special concern or significance. A draft Memo will be submitted to the City at the 60% PS&E milestone and will be finalized upon completion of the 100% Final PS&E submittal. Task 3.2 – Draft/Final Green Streets Water Quality Management Plan: Dokken will prepare a Water Quality Management Plan (WQMP) in accordance with the Orange County Model Water Quality Management Plan and Technical Guidance Document to comply with the Santa Ana Region Orange County MS4 Permit (Order No. R8-2009-0030 amended by Order No. R8-2010-0062). The WQMP will document the following Green Streets design features:  A description of the project and the major engineering features.  A description of the feasible Site Design Measures and Green Streets BMPs including justification of Measures and BMPs considered infeasible or not applicable to the project. City Council 16 –37 6/1/2021     Page | 3   MCFADDEN AVENUE PROTECTED BIKE LANE AND BICYCLE BOULEVARD PROJECT CITY OF SANTA ANA  A design capture volume worksheet for each drainage area.  A BMP Site Plan with impervious/pervious areas, improvements, and discharge points.  An operation and maintenance program and identification of maintenance responsibility.  Infiltration feasibility documentation with geotechnical field explorations. It is assumed that Green Street BMPs will be incorporated to the maximum extent practicable (MEP) consistent with USEPA guidance. This scope assumes that the Green Streets design approach allows the project a pathway to MS4 compliance by designing to the MEP in lieu of the sizing criteria required for other Priority Projects. Hydromodification analysis and design is not required for this project since the project will not impact the runoff rates or times of concentration. A draft WQMP will be submitted to the City of Santa Ana for review with the 60% PS&E milestone submittal. Comments will be addressed, and the final document will be submitted for approval with the 100% Final PS&E. Task 3.3 – Geotechnical Investigations (Optional Task): Dokken will work with our subconsultant NOVA to provide temporary traffic control as necessary to conduct geotechnical investigations. Borings will be explored to make recommendations on project infiltration and percolation rates. Geotechnical borings will be taken to a depth of between five and ten feet over a two-day period at approximately 5 locations where bulb-outs may be designed with a potential to treat storm water. A draft and final Geotechnical Report will be submitted and revised as needed. Task 3 Deliverables: Draft/Final Drainage Memo; Draft/Final WQMP; Draft/Final Geotech Report Task 4 – Public Outreach Task 4.1 – Public Outreach Meetings (2): Dokken will conduct community outreach by the facilitation of two (2) public outreach meetings/workshops. Outreach to the surrounding communities for the public workshops will occur with information in English and Spanish. We will create Meeting Agendas, Presentations, Renderings, Exhibits, and Comment Cards for the meeting. Workshops will be held in person or virtually depending on State and Orange County COVID guidelines. Meeting materials, in English and Spanish, will include fact sheets, maps, exhibits, and other content that can be printed, emailed, and utilized for social media and websites. We recognize the Southwest Senior Center has been utilized for previous community workshops. Task 4.2 – Draft/Final Public Outreach Summary Reports (2): Dokken will prepare Meeting Minutes to summarize the points of discussion and areas of concern highlighted at each of the public workshops. The Meeting Minutes, along with a summary of workshop materials provided and photos taken during the events will become part of the Draft and Final Public Outreach Summary Reports. Task 4 Deliverables: Facilitate Two (2) Public Outreach Meetings/Workshops; Prepare/Provide Meeting Materials; Fact Sheets and Informational Handouts; Social Media/Website Content; Draft/Final Public Outreach Summary Reports Task 5 – Utility Coordination Task 5.1 – Utility Agency Letters 1-2-3 (A-B-C): Dokken will create a Utility Coordination Matrix to track contract information and communication with utility companies. Our proven utility coordination process matches the state and federally approved processes and involves sending out Letter No. 1’s or A-Letters to request as-builts to research all existing utility infrastructure including franchise utilities. Letter No. 2’s will be mailed to each utility company having facilities within the limits of project improvements that have a potential to have conflicts with the proposed work. Included in the Letter No. 2’s, or B-Letters, are liability determination questions that seek to determine who has prior rights of the facility in question. Finally, we will send out Letter No. 3’s, C-Letters, or Notice to Owner Letters notifying utility companies of project construction timelines to coordinate relocations or adjustments before or during construction. Task 5.2 – Utility Base Mapping and Conflict Resolution: Dokken Engineering will perform site visits as needed to confirm the utility mapping obtained against topographic features provided by the survey team. We will create a Utility Conflict Matrix to reconcile any discrepancies, identify potential City Council 16 –38 6/1/2021     Page | 4   MCFADDEN AVENUE PROTECTED BIKE LANE AND BICYCLE BOULEVARD PROJECT CITY OF SANTA ANA conflicts, and prepare a plan to resolve each of the conflicts that cannot be designed around. We will also identify potential electrical service points. We will provide the City with verification of utility mapping via a comprehensive utility base file that includes a review of design plans and verification of utility research to confirm conflicts and provide resolutions. Task 5 Deliverables: Utility Coordination Matrix; Utility Conflict Matrix; Utility As-Builts; Utility 1-2-3 (A- B-C) Letters; Existing/Proposed Utilities Base Map with Service Points Task 6 – Railroad Coordination Task 6.1 – CPUC and Railroad/Metrolink Communications: Dokken will initiate contact with the Railroad/Metrolink to gain approvals of the proposed improvements and to prepare applications as needed to gain right of entry permits for engineering and construction since the railroad will require approval of any improvements within their right-of-way. Dokken will facilitate preliminary and final plan reviews by the Railroad/Metrolink, coordinate resolution of design comments, and assist the City of Santa Ana with obtaining concurrence on the prosed improvements. Task 6.2 – GO-88B Application and Exhibits: Dokken will lead the effort to gain CPUC approvals pending final design. If it is determined by the PDT that the at-grade crossing warrants significant upgrades to the existing infrastructure at this crossing, then Dokken will coordinate with CPUC to prepare a GO-88B Application, including all necessary reviews and revisions. Task 6 Deliverables: RR Communications; Permits; GO-88B Application (with Revisions as needed) Task 7 – Plans, Specifications, and Estimate (30%, 60%, 90%, and 100% Final PS&E) Dokken will prepare submittal packages at the 30%, 60%, 90%, and 100% Final design levels and coordinate meetings with City staff to review status and project specifics for each of those submittals. Task 7.1 – 30% Concept Plans and Estimate: Dokken will prepare preliminary street improvement, signing/striping, planting/irrigation, and signal modification plans with an engineer’s estimate of costs for this 30% Concept Plans and Estimate Submittal. We will utilize exhibits to convey design intents. Task 7.2 – 60% PS&E: Dokken will incorporate all City comments and concerns from the 30% Concept Plans and Estimate Submittal. We will prepare a Response to Comment Matrix to ensure all 30% comments are adequately addressed to the satisfaction of all reviewers. Dokken will prepare 60% PS&E to include the following plan sheets:  Title Sheet (City Boiler Template) = 1 sheet  Typical Cross Sections = 3 sheets  Street Improvement Plan (20 Scale Layout & Profile) = 18 sheets (covering 560’ each)  Construction Details = 4 sheets (covering Civil, Sign/Stripe, & Traffic Electrical Details)  Drainage System Modification Plan (20 Scale Layout & Profile) = 5 sheets (covers 3 systems)  Traffic Signal Modification (20 Scale) = 15 sheets (covering 1 Location each) o 5 Locations with Class IV impacts by FPL o 10 Locations with Class II impacts by DE  Traffic Signal Interconnect (40 Scale) = 19 sheets (covering 1,120’ each) o 10 Signals Anticipated to Add Interconnection by FPL (9 already Interconnected)  Channelization Plan (40 Scale) = 19 sheets (covering 1,120’ each)  Landscape Plan and Details (40 Scale) = 15 sheets (6 Planting, 6 Irrigation, 3 Details) TOTAL SHEETS = 99 Task 7.3 – 90% PS&E: Dokken will incorporate all City comments and concerns from the 60% PS&E Submittal. We will prepare a Response to Comment Matrix to ensure all 60% comments are adequately addressed to the satisfaction of all reviewers, meeting as needed to discuss responses. City Council 16 –39 6/1/2021     Page | 5   MCFADDEN AVENUE PROTECTED BIKE LANE AND BICYCLE BOULEVARD PROJECT CITY OF SANTA ANA Task 7.4 – 100% Final PS&E: Dokken will incorporate all City comments and concerns from the 90% PS&E Submittal as well as the 90% Constructability Review and meet with City staff to review the responses prior to making revisions. Once we have ensured that all final review comments have been addressed to the satisfaction of all reviewers, the 100% Final PS&E for Bidding Package will be submitted to the City with hard copies available as needed. Task 7 Deliverables: 30% Concept Plans and Estimate; Responses to 30% Review Comments; 60% PS&E; Responses to 60% Review Comments; 90% PS&E; Responses to 90% Review Comments; 100% Final PS&E for Bidding; Irrigation Calculations and Point of Connection Coordination Task 8 – Bidding Support Services: Dokken will be available during the bidding phase of the project to assist the City with providing responses to bidder inquiries and an analysis of the bids as needed. Task 8 Deliverables: Response to Bidder Inquiries; Bidding Analysis Task 9 – Construction Engineering Support (Optional Task): Dokken will provide a cost proposal for construction engineering support services during the construction phase. Task 9 Deliverables: Pre-Con Meeting Preparation; Response to Requests for Information; Submittal Reviews; CCO Package Preparation; As-Built Plans City Council 16 –40 6/1/2021 MCFADDEN AVENUE PROTECTED BIKE LANE AND BICYCLE BOULEVARD PROJECT CITY OF SANTA ANA This page intentionally left blank. City Council 16 –41 6/1/2021 ID Task Name Duration Start Finish1Street Improvement Project2Notice to Proceed0 daysMon 4/12/21Mon 4/12/213Task 1 ‐ Project Management262 daysMon 4/12/21Tue 4/12/224Task 1.1 ‐ Project Coordination & Administration262 daysMon 4/12/21Tue 4/12/225Task 1.2 ‐ MS Project Schedule262 daysMon 4/12/21Tue 4/12/226Task 1.3 ‐ Meetings262 daysMon 4/12/21Tue 4/12/227Kick‐Off Meeting1 dayMon 4/12/21Mon 4/12/218Monthly PDT Meetings241 daysTue 5/11/21Tue 4/12/229241 daysTue 5/11/21Tue 4/12/2222Task 1.4 ‐ Permits100 daysMon 4/12/21Fri 8/27/2123Task 2 ‐ Preliminary Research & Investigation60 daysTue 4/13/21Mon 7/5/2124Task 2.1 ‐ Topographic Surveys30 daysTue 4/13/21Mon 5/24/2125Task 2.2 ‐ Supplemental Topographic Surveys20 daysTue 6/8/21Mon 7/5/2126Task 3 ‐ Drainage & Water Quality Design110 daysTue 5/25/21Mon 10/25/2127Task 3.1 ‐ Draft/Final Drainage Memo60 daysTue 5/25/21Mon 8/16/2128Task 3.2 ‐ Draft/Final Green Streets WQMP60 daysTue 8/3/21Mon 10/25/2129Task 3.3 ‐ Infiltration Testing and Reporting40 daysTue 6/8/21Mon 8/2/2130Task 4 ‐ Public Outreach121 daysTue 8/24/21Tue 2/8/2231Task 4.1 ‐ Public Outreach Meetings (2)111 daysTue 8/24/21Tue 1/25/2232Public Outreach Meeting No. 11 dayTue 8/24/21Tue 8/24/2133Public Outreach Meeting No. 21 dayTue 1/25/22Tue 1/25/2234Task 4.2 ‐ Draft/Final Public Outreach Summaries120 daysWed 8/25/21Tue 2/8/2235Task 5 ‐ Utility Coordination130 daysTue 5/25/21Mon 11/22/2136Task 5.1 ‐ Utility Agency Letters 1‐2‐3 (A‐B‐C)130 daysTue 5/25/21Mon 11/22/2137Task 5.2 ‐ Base Mapping & Conflict Resolution90 daysTue 6/22/21Mon 10/25/2138Task 6 ‐ Railroad Coordination90 daysTue 8/24/21Mon 12/27/2139Task 6.1 ‐ CPUC and RR/Metrolink Communications90 daysTue 8/24/21Mon 12/27/2140Task 6.2 ‐ GO‐88B Application and Exhibits60 daysTue 9/21/21Mon 12/13/2141Task 7 ‐ 30%, 60%, 90%, and 100% Final PS&E215 daysTue 5/25/21Mon 3/21/2242Task 7.1 ‐ 30% Concept Plans and Estimate65 daysTue 5/25/21Mon 8/23/2143Preliminary Street Improvement Plans20 daysTue 5/25/21Mon 6/21/2144Preliminary Signing/Striping Plans20 daysTue 6/22/21Mon 7/19/2145Preliminary Engineer's Estimate5 daysTue 7/20/21Mon 7/26/2146City Review of 30% Submittal20 daysTue 7/27/21Mon 8/23/2147Task 7.2 ‐ 60% PS&E45 daysTue 8/24/21Mon 10/25/2148  City Review of 60% Submittal20 daysTue 10/26/21Mon 11/22/2149Task 7.3 ‐ 90% PS&E45 daysTue 11/23/21Mon 1/24/2250  City Review of 90% Submittal20 daysTue 1/25/22Mon 2/21/2251Task 7.4 ‐ 100% Final PS&E20 daysTue 2/22/22Mon 3/21/2252Task 8 ‐ Bidding Support Services30 daysTue 5/3/22Mon 6/13/2253Task 9 ‐ Construction Engineering Support180 daysTue 7/26/22Mon 4/3/234/12Notice to Proceed4/124/12Task 1 ‐ Project Management4/124/12Task 1.1 ‐ Project Coordination & Administration4/124/12Task 1.2 ‐ MS Project Schedule4/124/12Task 1.3 ‐ Meetings4/12 Kick‐Off Meeting5/114/12Monthly PDT Meetings5/116/87/138/109/1410/1211/912/141/112/83/84/124/128/27Task 1.4 ‐ Permits4/137/5Task 2 ‐ Preliminary Research & Investigation4/135/24Task 2.1 ‐ Topographic Surveys6/87/5Task 2.2 ‐ Supplemental Topographic Surveys5/2510/25Task 3 ‐ Drainage & Water Quality Design5/258/16Task 3.1 ‐ Draft/Final Drainage Memo8/310/25Task 3.2 ‐ Draft/Final Green Streets WQMP6/88/2Task 3.3 ‐ Infiltration Testing and Reporting8/242/8Task 4 ‐ Public Outreach8/241/25Task 4.1 ‐ Public Outreach Meetings (2)8/24 Public Outreach Meeting No. 11/25 Public Outreach Meeting No. 28/252/8Task 4.2 ‐ Draft/Final Public Outreach Summaries5/2511/22Task 5 ‐ Utility Coordination5/2511/22Task 5.1 ‐ Utility Agency Letters 1‐2‐3 (A‐B‐C)6/2210/25Task 5.2 ‐ Base Mapping & Conflict Resolution8/2412/27Task 6 ‐ Railroad Coordination8/2412/27Task 6.1 ‐ CPUC and RR/Metrolink Communications9/2112/13Task 6.2 ‐ GO‐88B Application and Exhibits5/253/21Task 7 ‐ 30%, 60%, 90%, and 100% Final PS&E5/258/23Task 7.1 ‐ 30% Concept Plans and Estimate5/256/21Preliminary Street Improvement Plans6/227/19Preliminary Signing/Striping Plans7/20 7/26Preliminary Engineer's Estimate7/278/23City Review of 30% Submittal8/2410/25Task 7.2 ‐ 60% PS&E10/2611/22   City Review of 60% Submittal11/231/24Task 7.3 ‐ 90% PS&E1/252/21     City Review of 90% Submittal2/223/21Task 7.4 ‐ 100% Final PS&E5/36/13Task 8 ‐ Bidding Support ServicesTask 9 ‐ Construction Engineering Support28411182529162330613202741118251815222951219263101724317142128512192629162330613202761320273101724181522295121926310172431Apr '21May '21Jun '21Jul '21Aug '21Sep '21Oct '21Nov '21Dec '21Jan '22Feb '22Mar '22Apr '22May '22Jun '22Jul '222022City of Santa Ana, McFadden Bike ProjectPage 20&nbsp;City Council&nbsp;16 &ndash;&nbsp;426/1/2021&nbsp; Proposal for MCFADDEN AVENUE PROTECTED BIKE LANE AND BICYCLE BOULEVARDFROM HARBOR BLVD TO GRAND AVE RFP NO. 20-164 CERTIFICATIONS City Council 16 –43 6/1/2021 City Council 16 –44 6/1/2021 City Council 16 –45 6/1/2021 City Council 16 –46 6/1/2021 City Council 16 –47 6/1/2021 Proposal for MCFADDEN AVENUE PROTECTED BIKE LANE AND BICYCLE BOULEVARDFROM HARBOR BLVD TO GRAND AVE RFP NO. 20-164 ATTACHMENT A RESUMES City Council 16 –48 6/1/2021 Page | A-1 MCFADDEN AVENUE PROTECTED BIKE LANE AND BICYCLE BOULEVARD PROJECT CITY OF SANTA ANA ATTACHMENT A: RESUMES MICHAEL GREER, PE, TE PROJECT MANAGER EDUCATION Mr. Greer manages the design of roadways and complete streets in accordance with City, County, Caltrans, and AASHTO standards. He also works on traffic signals, lighting design, and electrical infrastructure giving him the unique ability to foresee various potential issues related to design. He has also worked in the field as a roadway inspector, allowing him the opportunity to gain valuable knowledge about construction equipment, practices, and techniques. EXPERIENCE San Pablo Avenue Streetscape Phases I & II, Palm Desert, CA │ Project Engineer responsible for the design and preparation of plans for the roadway (including pedestrian, bicycle, and roundabout), traffic electrical (including lighting and signal modifications), and traffic control (including signing and striping) improvement portions of this road-diet project. A Roundabout Validation Report, City Council Study Session on Roundabouts, and Position Paper on the Use of Roundabouts versus Stop Control at Intersections were specifically prepared. Mike was essential in leading utility and stakeholder communication and coordination. Paseo Santa Fe Streetscape Phases II & III, Vista, CA │ Project Engineer for the PS&E of the South Santa Fe Streetscape Improvements, Phases II and III. Design improvements include roundabouts, utility undergrounding, enhanced landscaping and hardscaping, pedestrian oriented streetscape furnishings, and water quality design features that qualify this roadway as a Green Street. Traffic Striping and Signing Plans Associated with County of San Diego Road Maintenance Projects, San Diego County, CA │ Project Engineer responsible for the traffic striping and signing plans to support and assist the Department of Public Works County of San Diego Road Maintenance Projects for the past three fiscal years (FY 17/18, FY 18/19, and FY 19/20). In total, over the last three years we have prepared traffic striping and signing plans for nearly 57 miles of roadway, adding approximately 20 miles of Class II bike lanes and 15 miles of Class III bike routes to County roads during the contracted fiscal years. Highway 101 NB (4th St) ADA / Safety Improvements, Eureka, CA Project Manager responsible for the PS&E preparation and successful delivery of this downtown mobility project to enhance pedestrian, bicycle, and driver safety. Nearly 100 curb ramp and 100 driveway upgrades were provided to ensure ADA compliance along with 20 new bulb-outs to reduce pedestrian exposure within crosswalks. Modifications to six traffic signals were provided as well as one new traffic signal and improvements to storm drain inlets as needed. Highway 101 NB & SB (L St & M St) ADA / Safety Improvements, Crescent City, CA │ Project Manager responsible for PS&E preparation and successful delivery of this two-mile long safety and mobility enhancement project that upgraded 85 curb ramps and added 10 new ones, including a mid-block crossing with pedestrian actuated RRFB’s. Over 100 driveways were also upgraded for ADA compliance with conforms and utility impacts minimized throughout design. 2008, BS Civil Engineering San Diego State University REGISTRATION California Professional Civil Engineer, #79080 California Professional Traffic Engineer, #2845 EXPERIENCE 12 Years (with Dokken since 2008) AFFILIATIONS American Society of Civil Engineers (ASCE) Institute of Transportation Engineers (ITE) AREAS OF EXPERTISE  Project Management  Roadway/ADA Design  Pavement Management  Utility/ROW Coordination  Traffic Signals & Lighting  Ramp Metering Systems  Transit Station Amenities  Roundabout Design  Green Streets  Traffic Monitoring/ Count Stations  Interconnection and Fiber Optic Networks City Council 16 –49 6/1/2021 Page | A-2 MCFADDEN AVENUE PROTECTED BIKE LANE AND BICYCLE BOULEVARD PROJECT CITY OF SANTA ANA JOE OSTDIEK, PE, TE TRAFFIC ENGINEERING EDUCATION Mr. Ostdiek is a Senior Signal and Lighting Design Engineer with twenty years of experience in the layout, design, and estimating of modifications to existing and new signals, street plighting plans, striping plans, and signing plans. Mr. Ostdiek is well versed in the California Department of Transportation Signal, Lighting and Striping design and requirements. Mr. Ostdiek also has extensive knowledge and experience with the Americans with Disabilities Act and California Accessibility Standards. EXPERIENCE San Pablo Avenue, Phases 1 and 2, Palm Desert, CA │ As senior engineer Mr. Ostdiek made recommendations for traffic signal modifications and lighting improvements including intersection, roundabout, decorative, and in-pavement roadway lighting. Mr. Ostdiek was responsible for oversight of the PS&E development, as well as the selection of fixtures and writing of electrical specifications for this project. SR 67 at Poway Road Traffic Signal Modification, Poway, CA│ Traffic Signal Design Engineer for the modification of the existing traffic signal at the popular Iron Mountain Trailhead near the intersection of SR 67 at Poway Road. Coordination with the City staff to prepare the park and ride plans was needed to ensure signing, striping, and traffic signal improvements did not impede on any adjacent park and ride improvements. Latrobe Road Improvements, El Dorado County, CA │ This project improved Latrobe Road over Carson Creek for local street improvements for the County of El Dorado. Latrobe Road was a two- lane facility widened to four lanes, with a 16-foot-wide median, signalization, Class II bike lanes and Class I bike trail. Mr. Ostdiek was responsible for the PS&E, as well as writing the electrical specifications for this project. Johnny Cash Trail and Bicycle/Pedestrian Overcrossing, Folsom, CA │ This project constructed a Class I bike/pedestrian trail from the Historic Truss Bridge to Green Valley Road. A majority of the trail alignment is within the Folsom Prison property. This project required careful planning of drainage design to avoid right of way and tree impacts, utility coordination, and meeting the safety and security needs of the prison. Mr. Ostdiek was responsible for the incorporation of aesthetic features that met the City’s vision of a signature crossing, were buildable, and fit within the available funding. West Capitol Avenue Streetscape Improvements, West Sacramento, CA │ This project reduced West Capitol Avenue from six lanes to four, including wider sidewalks, bicycle lanes, reconfigured traffic lanes, utility upgrades and relocations, new lighting, and substantial planting and hardscape treatments. The street was beautified with landscaping, public seating and streetlights for both vehicles and pedestrian traffic. Joe was responsible for traffic preparing all traffic signals improvements, streetlighting improvements including temporary lighting. A lighting analysis was also prepared for the entire corridor to ensure adequate and uniform lighting for the roadway and pedestrian areas. 1999, BS Civil Engineering San Jose State University REGISTRATION California Professional Civil Engineer, #65334 California Professional Traffic Engineer, #2508 EXPERIENCE 20 Years (with Dokken since 2002) AFFILIATIONS Institute of Transportation Engineers (ITE) AREAS OF EXPERTISE  Lighting System Design  Traffic Signal Design  Electrical Systems Design  Traffic Control  Utility Relocation  Signing & Striping  Geometrics  Construction Management  Utility Coordination  ADA and Accessibility Compliance and Coordination  Lighting Analysis City Council 16 –50 6/1/2021 Page | A-3 MCFADDEN AVENUE PROTECTED BIKE LANE AND BICYCLE BOULEVARD PROJECT CITY OF SANTA ANA FONG-PING LEE, PE, TE TRAFFIC ENGINEERING EDUCATION Fong-Ping founded FPL in 1988 and has since grown FPL to become a go-to local firm for traffic and civil engineering services in Southern California. Fong- Ping has led FPL to specialize in projects under the jurisdiction of the City of Los Angeles (LADOT, BSL, BOE, LADWP, and BSS). Fong-Ping has a diverse background in traffic engineering design, civil engineering design, and transportation planning. He personally oversees all traffic studies. EXPERIENCE METRO Airport METRO Connector (AMC) Station, Los Angeles | FPL PRINCIPAL-IN-CHARGE; the proposed project will create the long-sought rail link to LAX by connecting the Green and Crenshaw lines to a future automated people mover currently under construction by Los Angeles International Airport (LAX). FPL is responsible for all off-site civil and traffic engineering design. Design challenges have included supporting LADOT with the development of a concept of the multi-use path (to be shared by pedestrians and bicyclists) for internal coordination at LADOT. Since LADOT did not have design criteria for a multi-use path prior to this project, FPL worked closely with LADOT to develop “Ride Slow” pavement markings that obtained consensus within LADOT, including LADOT’s bicycle group – the first of these kinds of markings in the City of Los Angeles. METRO Rail to Rail Active Transportation Corridor (ATC) – Segment A, Los Angeles | FPL PRINCIPAL-IN-CHARGE; the 5.6- mile ATC connects the future Crenshaw/LAX Line (Fairview Heights Station) to the I-110 / Silver Line (Slauson Station) and the Blue Line (Slauson Station). The project includes the development of a 12’ wide bicycle path, 7’ wide pedestrian path, and buffer, converting abandoned railroad tracks and separating vehicular traffic on Slauson Avenue from the active transportation paths, through the heart of South Los Angeles. FPL is responsible for the civil and traffic engineering design of over 20 intersections that requires approval from City of Los Angeles agencies that include BOE, LADOT, and BSL. FPL initially prepared preliminary engineering documents, was then tasked with preparing final construction documents, and is now preparing worksite traffic control plans to aid in construction of the project. Fong-Ping has overseen FPL’s role evolve from supporting METRO to meet internal and funding deadlines, to switching gears to perform final design once the decision was made to deliver the project as a design-bid-build project. Overall Municipal “On-Call” Experience | PROJECT MANAGER / PRINCIPAL-IN-CHARGE; under Fong-Ping’s leadership, FPL has provided “on-call” traffic and civil engineering services as a prime consultant for the Cities of Mission Viejo, Irvine, Huntington Beach, Santa Ana, and Downey, as well as the County of Los Angeles and the Los Angeles Unified School District (LAUSD). In addition, FPL has served as a subconsultant for the “on-call” programs of the City of Los Angeles, Port of Long Beach (POLB), Port of Los Angeles (POLA), Los Angeles County Metropolitan Transportation Authority (METRO), and Caltrans Districts 7 and 12. 1983, Doctor of Philosophy, Civil (Transportation) Engineering University of Texas 1976, MS Transportation Planning National Taiwan University 1974, BS Civil Engineering National Taiwan University REGISTRATION California Professional Civil Engineer, #C40869 California Professional Traffic Engineer, #TR 1705 EXPERIENCE 37 Years AREAS OF EXPERTISE  Traffic Engineering  Transportation Planning  Civil Design  Traffic Studies City Council 16 –51 6/1/2021 Page | A-4 MCFADDEN AVENUE PROTECTED BIKE LANE AND BICYCLE BOULEVARD PROJECT CITY OF SANTA ANA JUSTIN THORNBER, PE ROADWAY/BIKEWAY DESIGN EDUCATION Mr. Thornber has a demonstrated history of civil design excellence specifically on site development plans, construction plans, restoration plans, and grading and erosion control plans. Mr. Thornber is proficient using AutoCAD Civil 3D, Microstation Inroads, HydroCAD, ArcMAP, Flowmaster, Bluebeam, and Projectwise. EXPERIENCE San Pablo Avenue Streetscape Phases I & II, Palm Desert, CA │ Mr. Thornber was responsible for preparing the ATP cycle 4 grant application for San Pablo Avenue He designed the driveways and curb ramps along the San Pablo corridor from Highway 111 to Fred Waring Drive. He developed the cost estimate separated by funding source to aid with funding decisions. He reduced construction cost by recommending grind and overlay work, instead of full depth removal, between Royal Palm Drive and Fred Waring Drive. He developed solutions to potential right of way issues with the shop owners between Highway 111 and San Gorgonio Avenue. He coordinated with CWVD to revise limits of work near San Gorgonio to reduce water meter relocations. Paseo Santa Fe Streetscape Phases II & III, Vista, CA │ Design Engineer for the PS&E of the South Santa Fe Streetscape Improvements, Phases II and III. Design improvements include roundabouts, utility undergrounding, enhanced landscaping and hardscaping, pedestrian oriented streetscape furnishings, and water quality design features that qualify this roadway as a Green Street. 2010, BS Civil Engineering San Diego State University REGISTRATION California Professional Civil Engineer, #C88901 EXPERIENCE 10 Years (with Dokken since 2018) AFFILIATIONS American Public Works Association (APWA) American Society of Civil Engineers (ASCE) PAMELA DALCIN-WALLING, PE, QSD/P DRAINAGE EDUCATION Ms. Dalcin-Walling is a California registered Professional Engineer with 29 years of experience in the management, delivery and design of roadway and drainage facilities for transportation, environmental, and water resources projects. Ms. Dalcin-Walling’s expertise includes the application of hydrology, hydraulics, and related computer models to the design of drainage facilities for roadways, bridges, and highways as well as for environmental documents. EXPERIENCE Miramar Street and Athena Circle Improvements, UCSD, San Diego, CA │ Drainage/Water Quality Task Lead for this project which widened Miramar Street, an access roadway serving numerous residential dormatories and university offices, for a distance of 0.5 miles. Ms. Dalcin-Walling directed, managed, and reviewed the preparation of the storm drain modifications, detention basin design, and preparation of the drainage report and storm water quality management plan. Friars Road/SR-163 Interchange, San Diego, CA │ Drainage/ Stormwater Quality Task Lead. This project modified the ramps and structures of the existing interchange to improve traffic operations and alleviate congestion. Ms. Dalcin-Walling was responsible for developing the proposed drainage layout, conducting the hydrologic and hydraulic evaluations for each system, and incorporating stormwater quality features into the project. 1991, BS Civil Engineering University of California, Davis REGISTRATION California Professional Civil Engineer, #C52187 California QSD/P, #21440 EXPERIENCE 29 Years (with Dokken since 2010) AFFILIATIONS American Society of Civil Engineers (ASCE) American Public Works Association (APWA) City Council 16 –52 6/1/2021 Page | A-5 MCFADDEN AVENUE PROTECTED BIKE LANE AND BICYCLE BOULEVARD PROJECT CITY OF SANTA ANA JENA ADDENBROOKE, PE UTILITY COORDINATION EDUCATION Ms. Addenbrooke has 12 years of roadway design experience, specializing in the area of utility coordination. She has an extensive understanding and complies with the FHWA’s regulations and requirements under CFR governing utility relocations to ensure proper and complete utility clearance prior to Right of Way certification. EXPERIENCE Mid-Coast Corridor Transit Project, San Diego, CA │ Associate Utility Coordinator who assisted with coordination of dry utility relocations. She was responsible for coordinating all utility designs with the respective companies, ensuring relocations were compatible with the combined project plans, processing traffic control and right of way permits for the utility owners, and providing construction support during relocations. E Palomar St Transit Station, Park & Ride and DAR at I-805, Chula Vista, CA │ Utility Engineer identified potential conflicts, prepared pothole plans, monitored all activity in the field, and verified utility conflicts for the project. She also prepared recycled water project utility sheets in accordance with Otay Water District design standards. Ms. Addenbrooke coordinated with utility companies, construction managers, and design representatives to ensure conflicts were identified and relocation designs were completed for Caltrans utility certification. 2008, BS Civil Engineering San Diego State University REGISTRATION California Professional Civil Engineer, #C82544 EXPERIENCE 12 Years (with Dokken since 2008) AFFILIATIONS Women’s Transportation Seminar (WTS) JAMIE FORMICO, SR/WA, R/W-NAC, R/W-RAC UPRR COORDINATION EDUCATION Ms. Formico has 19 years of right of way project management, real property acquisition and relocation experience. She is an active member of the International Right of Way Association, current Vice Chair of the International Transportation Committee and past president for Chapter 27. She specializes in right of way project management, property acquisition, relocation assistance services, public project management, and agreement preparation. EXPERIENCE Green Tree Boulevard Extension, Victorville, CA │ Ms. Formico managed all right of way aspects of the project, including right of way determination, ordering preliminary title reports, title research, plat maps and legal descriptions, property owner exhibits, document preparation, right of way negotiations, railroad coordination, escrow coordination, and right of way certification. The project is a roadway gap closure that connects Yucca Loma Road in the Town of Apple Valley at the east end of the project with Hesperia Road and Green Tree Blvd in the City of Victorville at the west end of the project. Yucca Loma Bridge and Roadway Widening, Town of Apple Valley, CA │ Right of Way Manager │ Ms. Formico managed all right of way aspects of the project, including right of way determination, ordering preliminary title reports, title research, plat maps and legal descriptions, property owner exhibits, document preparation, right of way negotiations, railroad coordination, escrow coordination, and right of way certification. 2001, BS Criminal Justice CSU Sacramento REGISTRATION California Licensed Real Estate Broker, #01445531 California License Notary Relocation Certification, IRWA (R/W-RAC) Negotiations Certification IRWA (R/W-NAC) EXPERIENCE 19 Years (with Dokken since 2014) AFFILIATIONS International Right of Way Assocations (SR/WA) City Council 16 –53 6/1/2021 COST PROPOSAL ‐ ESTIMATED HOURS BY TASKTHE MCFADDEN BIKE PROJECT: HARBOR TO GRAND  CITY OF SANTA ANAJohn Klemunes, PE, Env SPPrincipal in ChargeMichael Greer, PE, TEProject ManagerMark Tarrall, PEQA/QCJoe Ostdiek, PE, TELead Traffic EngineerJustin Thornber, PELead Roadway/Bikeway EngineerPamela Dalcin‐Walling, PE, QSD/PLead Drainage/Water Quality EngineerJena Addenbrooke, PELead Utility CoordinatorJamie Formico, SR/WALead Railroad CoordinatorAssociate EngineerAssistant EngineerCAD TechnicianSenior Environmental PlannerTOTAL HOURS OTHER DIRECT COST  TOTAL COST  FULLY BURDENED RATE    $         292.22  $         214.78  $         277.60  $         189.94  $         153.41  $         236.69  $         163.64  $         184.10  $         166.56  $               116.89  $               127.11  $         154.87 PHASE 1TASK 1 - PROJECT MANAGEMENT 2 50 3 10 25 10 20 10 20 40 2 192 5,000.00$ 38,688.01$ Task 1.1 - Project Coordination and Administration 1 20 10 233 6,490.10$ Task 1.2 - MS Project Schedule 5 1 511 2,118.56$ Task 1.3 - Meetings 1 20 2 10 10 10 20 4 20 40 2 139 23,269.08$ Task 1.4 - Permits549 5,000.00$ 6,810.27$ TASK 2 - PRELIMINARY RESEARCH & INVESTIGATION 2 4 4 8 18 -$ 3,112.09$ Task 2.1 - Topographic Surveys (Optional Task) 1 2 2 4 9 1,556.04$ Task 2.2 - Supplemental Topographic Surveys 1 2 2 4 9 1,556.04$ TASK 3 - DRAINAGE & WATER QUALITY DESIGN 2 5 2 21 102 110 242 18,750.00$ 55,780.95$ Task 3.1 - Draft/Final Drainage Memorandum 1 2 1 6 36 30 76 11,922.37$ Task 3.2 - Draft/Final Water Quality Management Plan (WQMP) 1 2 1 12 60 80 156 23,184.34$ Task 3.3 - Geotechnical Investigations (Optional Task) 1 3 6 10 18,750.00$ 20,674.24$ TASK 4 - PUBLIC OUTREACH 14244 1224 4848147 -$ 21,419.36$ Task 4.1 - Public Outreach Meetings (2) 2122 8 16 323295 13,620.14$ Task 4.2 - Draft/Final Public Outreach Summaries (2)12122 4 8 161652 7,799.22$ TASK 5 - UTILITY COORDINATION 9 9 12 12 48 48 48 186 30,000.00$ 58,118.39$ Task 5.1 - Utility Agency Letters 1-2-3 (A-B-C)332424548,209.78$ Task 5.2 - Utility Base Mapping and Conflict Resolution661212242448132 30,000.00$ 49,908.61$ TASK 6 - RAILROAD COORDINATION333631216 247015,000.00$ 25,588.41$ Task 6.1 - CPUC and RR/Metrolink Communications11121410 10,000.00$ 11,889.17$ Task 6.2 - GO-88B Application and Exhibits22242816 24605,000.00$ 13,699.24$ TASK 7 - 30%, 60%, 90%, and 100% Final PS&E48528 184 184 52953357207202,407-$ 349,706.84$ Task 7.1 - 30% Concept Plans and Estimate1154303010156012012040559,020.12$ Task 7.2 - 60% Plans and Estimate125860601630100240240780112,396.12$ 60% Specs31332310254,581.93$ Task 7.3 - 90% Plans and Estimate125860601630100240240780112,396.12$ 90% Specs31332310254,581.93$ Task 7.4 - 100% Final Plans and Estimate112525255125012012037553,596.61$ 100% Final Specs2133125173,134.01$ TASK 8 - BIDDING SUPPORT SERVICES141242424 8325,519.94$ TASK 9 - CONSTRUCTION SUPPORT (OPTIONAL TASK)82484848 16 32945,000.00$ 19,523.09$ TOTAL HOURS WITHOUT OPTIONAL10 160 48 215 237 82 170 26 47196684050 3,275TOTAL COST WITHOUT OPTIONAL2,922.15$ 34,364.48$ 13,325.01$ 40,837.06$ 36,358.86$ 19,408.92$ 27,818.87$ 4,786.48$ 78,450.98$ 112,911.88$ 106,775.34$ 7,743.70$ 50,000.00$ 535,703.70$ TOTAL HOURS WITH OPTIONAL TASKS10 170 50 219 247 89 178 32 48998287250 3,388TOTAL COST WITH OPTIONAL TASKS2,922.15$ 36,512.26$ 13,880.22$ 41,596.82$ 37,892.99$ 21,065.78$ 29,127.99$ 5,891.06$ 81,449.11$ 114,782.05$ 110,842.97$ 7,743.70$ 73,750.00$ 577,457.07$ TaskDescriptionDOKKEN ENGINEERINGApril 29, 2021EXHIBIT C&nbsp;City Council&nbsp;16 &ndash;&nbsp;546/1/2021&nbsp; COST PROPOSAL ‐ ESTIMATED HOURS BY TASKTHE MCFADDEN BIKE PROJECT: HARBOR TO GRAND  CITY OF SANTA ANA FULLY BURDENED RATE  PHASE 1TASK 1 - PROJECT MANAGEMENTTask 1.1 - Project Coordination and AdministrationTask 1.2 - MS Project ScheduleTask 1.3 - MeetingsTask 1.4 - PermitsTASK 2 - PRELIMINARY RESEARCH & INVESTIGATIONTask 2.1 - Topographic Surveys (Optional Task)Task 2.2 - Supplemental Topographic SurveysTASK 3 - DRAINAGE & WATER QUALITY DESIGNTask 3.1 - Draft/Final Drainage MemorandumTask 3.2 - Draft/Final Water Quality Management Plan (WQMP)Task 3.3 - Geotechnical Investigations (Optional Task)TASK 4 - PUBLIC OUTREACHTask 4.1 - Public Outreach Meetings (2)Task 4.2 - Draft/Final Public Outreach Summaries (2)TASK 5 - UTILITY COORDINATIONTask 5.1 - Utility Agency Letters 1-2-3 (A-B-C)Task 5.2 - Utility Base Mapping and Conflict ResolutionTASK 6 - RAILROAD COORDINATIONTask 6.1 - CPUC and RR/Metrolink CommunicationsTask 6.2 - GO-88B Application and ExhibitsTASK 7 - 30%, 60%, 90%, and 100% Final PS&ETask 7.1 - 30% Concept Plans and EstimateTask 7.2 - 60% Plans and Estimate60% SpecsTask 7.3 - 90% Plans and Estimate90% SpecsTask 7.4 - 100% Final Plans and Estimate100% Final SpecsTASK 8 - BIDDING SUPPORT SERVICESTASK 9 - CONSTRUCTION SUPPORT (OPTIONAL TASK)TOTAL HOURS WITHOUT OPTIONALTOTAL COST WITHOUT OPTIONALTOTAL HOURS WITH OPTIONAL TASKSTOTAL COST WITH OPTIONAL TASKSTaskDescriptionSenior Survey ManagerSurvey Manager/PLSSurvey AnalystSurvey TechnicianSurvey AdminParty Chief**Apprentice G**TOTAL HOURS OTHER DIRECT COST  TOTAL COST Principal Landscape ArchitectDesigner / PlannerAssistant / DrafterTOTAL HOURS OTHER DIRECT COST  TOTAL COST  $         263.43  $         206.74  $         150.05  $         116.71  $         100.04  $         178.60  $             124.75  $         173.25  $            72.77  $            50.82 -$ -$ 10 12 22 -$ 2,605.73$ -$ 10 12 22 2,605.73$ -$ -$ -$ -$ -$ -$ 6 48 82 76 3 120 120 455 20,525.00$ 89,904.77$ -$ -$ 3 30 42 2 40 40 157 20,200.00$ 45,828.61$ -$ 3 18 40 76 1 80 80 298 325.00$ 44,076.17$ -$ -$ -$ -$ -$ -$ -$ -$ -$ -$ -$ -$ -$ 5 20 15 40 -$ 3,083.87$ -$ 5 20 15 40 3,083.87$ -$ -$ -$ -$ -$ -$ -$ -$ -$ -$ -$ -$ -$ -$ -$ -$ -$ -$ -$ -$ 16 196 165 377 -$ 25,419.31$ -$ 5 35 35 75 5,191.75$ -$ 2 39 35 76 4,963.04$ 1 4 5 464.31$ -$ 2 76 60 138 8,925.85$ 1 4 5 464.31$ -$ 4 30 35 69 4,654.67$ -$ 1 8 9 755.37$ -$ -$ -$ 2 4 8 14 1,044.13$ 3 18 40 76 1 80 80 298 31 228 180 439790.29$ 3,721.35$ 6,002.17$ 8,869.88$ 100.04$ 14,287.84$ 9,979.61$ 325.00$ 44,076.17$ 5,370.89$ 16,590.42$ 9,147.60$ -$ 31,108.91$ 6 48 82 76 3 120 120 455 33 232 188 4531,580.57$ 9,923.59$ 12,304.45$ 8,869.88$ 300.11$ 21,431.76$ 14,969.42$ 20,525.00$ 89,904.77$ 5,717.40$ 16,881.48$ 9,554.16$ -$ 32,153.04$ ADL PLANNING ASSOCIATES, INC.GUIDA SURVEYING, INC.April 29, 2021&nbsp;City Council&nbsp;16 &ndash;&nbsp;556/1/2021&nbsp; COST PROPOSAL ‐ ESTIMATED HOURS BY TASKTHE MCFADDEN BIKE PROJECT: HARBOR TO GRAND  CITY OF SANTA ANA FULLY BURDENED RATE  PHASE 1TASK 1 - PROJECT MANAGEMENTTask 1.1 - Project Coordination and AdministrationTask 1.2 - MS Project ScheduleTask 1.3 - MeetingsTask 1.4 - PermitsTASK 2 - PRELIMINARY RESEARCH & INVESTIGATIONTask 2.1 - Topographic Surveys (Optional Task)Task 2.2 - Supplemental Topographic SurveysTASK 3 - DRAINAGE & WATER QUALITY DESIGNTask 3.1 - Draft/Final Drainage MemorandumTask 3.2 - Draft/Final Water Quality Management Plan (WQMP)Task 3.3 - Geotechnical Investigations (Optional Task)TASK 4 - PUBLIC OUTREACHTask 4.1 - Public Outreach Meetings (2)Task 4.2 - Draft/Final Public Outreach Summaries (2)TASK 5 - UTILITY COORDINATIONTask 5.1 - Utility Agency Letters 1-2-3 (A-B-C)Task 5.2 - Utility Base Mapping and Conflict ResolutionTASK 6 - RAILROAD COORDINATIONTask 6.1 - CPUC and RR/Metrolink CommunicationsTask 6.2 - GO-88B Application and ExhibitsTASK 7 - 30%, 60%, 90%, and 100% Final PS&ETask 7.1 - 30% Concept Plans and EstimateTask 7.2 - 60% Plans and Estimate60% SpecsTask 7.3 - 90% Plans and Estimate90% SpecsTask 7.4 - 100% Final Plans and Estimate100% Final SpecsTASK 8 - BIDDING SUPPORT SERVICESTASK 9 - CONSTRUCTION SUPPORT (OPTIONAL TASK)TOTAL HOURS WITHOUT OPTIONALTOTAL COST WITHOUT OPTIONALTOTAL HOURS WITH OPTIONAL TASKSTOTAL COST WITH OPTIONAL TASKSTaskDescriptionProject ManagerProject EngineerAssociate EngineerAssistant EngineerTOTAL HOURS OTHER DIRECT COST  TOTAL COST  $         226.59  $         198.55  $         144.19  $         112.47 221,030.14$ 6 4 10 175.00$ 2,328.73$ 224 5,175.00$ 43,622.46$ -$ 55 -$ 9,095.82$ -$ 11 -$ 2,118.56$ 6 4 10 175.00$ 2,328.73$ 149 175.00$ 25,597.81$ -$ 9 5,000.00$ 6,810.27$ 16 16 32 -$ 4,106.63$ 505 20,525.00$ 97,123.49$ 8 8 16 2,053.32$ 182 20,200.00$ 49,437.97$ 8 8 16 2,053.32$ 323 325.00$ 47,685.53$ -$ -$ 242 18,750.00$ 55,780.95$ -$ 76 -$ 11,922.37$ -$ 156 -$ 23,184.34$ -$ 10 18,750.00$ 20,674.24$ -$ -$ 187 -$ 24,503.23$ -$ 135 -$ 16,704.01$ -$ 52 -$ 7,799.22$ -$ -$ 186 30,000.00$ 58,118.39$ -$ 54 -$ 8,209.78$ -$ 132 30,000.00$ 49,908.61$ -$ -$ 70 15,000.00$ 25,588.41$ -$ 10 10,000.00$ 11,889.17$ -$ 60 5,000.00$ 13,699.24$ 53 139 274 182 648-$ 99,586.84$ 3432-$ 474,712.99$ 8243442 10816,204.35$ 588-$ 80,416.22$ 2059550 17024,846.41$ 1026-$ 142,205.58$ 55101,713.74$ 40-$ 6,759.99$ 20759550 24038,745.23$ 1158-$ 160,067.19$ 55101,713.74$ 40-$ 6,759.99$ 5223740 10415,335.12$ 548-$ 73,586.41$ 3361,028.24$ 32-$ 4,917.62$ -$ 32-$ 5,519.94$ 24816304,200.47$ 138 5,000.00$ 24,767.69$ 59 143 282 190 6744,68613,368.55$ 28,393.29$ 40,662.57$ 21,369.48$ 175.00$ 103,968.88$ 50,500.00$ 714,857.66$ 61 147 298 214 7205,01613,821.73$ 29,187.50$ 42,969.66$ 24,068.78$ 175.00$ 110,222.67$ 94,450.00$ 809,737.55$ GRAND TOTAL HOURS GRAND TOTAL OTHER DIRECT COSTS  GRAND TOTAL COST FPL & ASSOCIATESApril 29, 2021&nbsp;City Council&nbsp;16 &ndash;&nbsp;566/1/2021&nbsp; Public Works Agency https://www.santa-ana.org/pw Item # 17 City of Santa Ana 20 Civic Center Plaza, Santa Ana, CA 92701 Staff Report June 1, 2021 TOPIC: On-Call Water Resources Plan Check Services AGENDA TITLE Approve an Agreement with Adams Streeter Civil Engineers, Inc. for Water Resources Plan Check Services in an Amount Not to Exceed $750,000 for up to Five Years (Non- General Fund) RECOMMENDED ACTION Authorize the City Manager to execute an agreement with Adams Streeter Civil Engineers, Inc. to provide on-call water resources plan checking services for a three-year period beginning June 1, 2021 and expiring May 31, 2024, with provisions for one, two- year renewal period exercisable by the City Manager and City Attorney, in an annual amount of $150,000 and a total agreement amount not to exceed $750,000, subject to non-substantive changes approved by the City Manager and City Attorney. DISCUSSION The Public Works Agency Water Resources Division is responsible for reviewing, checking and regulating all proposed developments and capital improvement projects within the City limits as they pertain to the City’s water and sewer infrastructure. This process ensures that development and improvements are done in accordance with applicable local, county and state requirements, and that any impacts to the infrastructure are mitigated through conditions of approval. The current demand for development plan review has exceeded the Division’s capacity. The recommended action provides on-call plan checking services that can be utilized to increase responsiveness related to the review of private development plans, which allows staff to adhere to public project delivery schedules On February 25, 2021, the Public Works Agency released a Request for Proposals on the City’s online bid and management publication system. Eight proposals were received and evaluated by a review committee based on criteria outlined in the RFP. A summary of the proposals received and their respective ranking is as follows: City Council 17 –1 6/1/2021 Agreement for On-Call Water Resources Plan Checking Services June 1, 2021 Page 2 1 7 6 3 Firm Location Rank Adams Streeter Irvine, CA 1 Cannon San Luis Obispo, CA 2 Wildan Anaheim, CA 3 Interwest Consulting Group Irvine, CA 4 Project Partners Laguna Hills, CA 5 Bureau Veritas Santa Ana, CA 6 M6 Consulting Westlake Village, CA 7 PDM Consulting Oceanside, CA 8 In accordance with the RFP, staff recommends awarding a contract to Adams Streeter Civil Engineers, Inc. The proposal demonstrated a high level of technical competency and experience performing similar services. The proposal contained a clear path toward achieving City goals and objectives as required by the RFP. ENVIRONMENTAL IMPACT There is no environmental impact associated with the action. FISCAL IMPACT Funds are budgeted and available for expenditure in the current fiscal year and will be budgeted in future fiscal years, including the renewal option, based on the needs of the Water Resources Division. The following is an estimate of expenditures by fiscal year: Fiscal Year Accounting Unit - Account # Fund Description Accounting Unit, Account Description Amount Contract (3-Year Term) 2020-21 (June)06017645-62300 Water Fund Water Admin & Engineering, Contract Services-Professional $12,500 2021-22 (July-June)06017645-62300 Water Fund Water Admin & Engineering, Contract Services-Professional $150,000 2022-23 (July-June)06017645-62300 Water Fund Water Admin & Engineering, Contract Services-Professional $150,000 2023-24 (July-May)06017645-62300 Water Fund Water Admin & Engineering, Contract Services-Professional $137,500 City Council 17 –2 6/1/2021 Agreement for On-Call Water Resources Plan Checking Services June 1, 2021 Page 3 1 7 6 3 Fiscal Year Accounting Unit - Account # Fund Description Accounting Unit, Account Description Amount Optional Two-Year Extension 2023-24 (June)06017645-62300 Water Fund Water Admin & Engineering, Contract Services-Professional $12,500 2024-25 (July-June)06017645-62300 Water Fund Water Admin & Engineering, Contract Services-Professional $150,000 2025-26 (July-May)06017645-62300 Water Fund Water Admin & Engineering, Contract Services-Professional $137,500 Total:$750,000 EXHIBIT(S) 1. Agreement with Adams Streeter Civil Engineers, Inc. Submitted By: Nabil Saba, P.E., Executive Director – Public Works Agency Approved By: Kristine Ridge, City Manager City Council 17 –3 6/1/2021 Page 1 of 8 AGREEMENT TO PROVIDE ON-CALL DEVELOPMENT PLAN CHECKING SERVICES FOR WATER RESOURCES DIVISION THIS AGREEMENT is made and entered into this 1st day of June, 2021 by and between Adams Streeter Civil Engineers, Inc. (“Contractor”), and the City of Santa Ana, a charter city and municipal corporation organized and existing under the Constitution and laws of the State of California (“City”). RECITALS A. On February 25, 2021, the City issued Request for Proposal No. 21-020, by which it sought a qualified contractor to provide on-call development plan checking services for the Water Resources Division of the City’s Public Works Agency. B.Contractor submitted a responsive proposal that was selected by the City. Contractor represents that it is able and willing to provide the services described in the scope of work that was included in RFP 21-020. C.In undertaking the performance of this Agreement, Contractor represents that it is knowledgeable in its field and that any services performed by Contractor under this Agreement will be performed in compliance with such standards as may reasonably be expected from a professional contracting firm in the field. NOW THEREFORE, in consideration of the mutual and respective promises, and subject to the terms and conditions hereinafter set forth, the parties agree as follows: 1.SCOPE OF SERVICES On an on-call basis, and at the City’s sole discretion, Contractor shall perform the services described in the scope of work that was included in RFP No. 21-020, which is attached as Exhibit A and incorporated in full, and as further described in Contractor’s Proposal, which is attached as Exhibit B and incorporated in full. 2.COMPENSATION a.City neither warrants nor guarantees any minimum or maximum compensation to Contractor under this Agreement. Contractor shall be paid only for actual services performed under this Agreement at the rates and charges identified in Exhibit C. The total annual sum to be expended under the term of this Agreement, including any extension periods, shall not exceed $150,000. b.Payment by City shall be made within forty-five (45) days following receipt of proper invoice evidencing work performed, subject to City accounting procedures. Payment need not be made for work which fails to meet the standards of performance set forth in the Recitals and Scope of Work, which may reasonably be expected by City. EXHIBIT 1 City Council 17 –4 6/1/2021 Page 2 of 8 3. TERM This Agreement shall commence on the date first written above and terminate on May 31, 2024, unless terminated earlier in accordance with Section 17, below. The term of this Agreement may be extended for one 2-year period upon a writing executed by the City Manager and City Attorney. 4. PREVAILING WAGES Contractor is aware of the requirements of California Labor Code Section 1720, et seq., and 1770, et seq., as well as California Code of Regulations, Title 8, Section 16000, et seq., (“Prevailing Wage Laws”), which require the payment of prevailing wage rates and the performance of other requirements on “public works” and “maintenance” projects. If the services being performed are part of an applicable “public works” or “maintenance” project, as defined by the Prevailing Wage Laws, and the total compensation is $1,000 or more, Contractor agrees to fully comply with such Prevailing Wage Laws. Contractor shall defend, indemnify and hold the City, its elected officials, officers, employees and agents free and harmless from any claim or liability arising out of any failure or alleged failure to comply with the Prevailing Wage Laws. 5. INDEPENDENT CONTRACTOR Contractor shall, during the entire term of this Agreement, be construed to be an independent contractor and not an employee of the City. This Agreement is not intended nor shall it be construed to create an employer-employee relationship, a joint venture relationship, or to allow the City to exercise discretion or control over the professional manner in which Contractor performs the services which are the subject matter of this Agreement; however, the services to be provided by Contractor shall be provided in a manner consistent with all applicable standards and regulations governing such services. Contractor shall pay all salaries and wages, employer's social security taxes, unemployment insurance and similar taxes relating to employees and shall be responsible for all applicable withholding taxes. 6. OWNERSHIP OF MATERIALS This Agreement creates a non-exclusive and perpetual license for City to copy, use, modify, reuse, or sublicense any and all copyrights, designs, and other intellectual property embodied in plans, specifications, studies, drawings, estimates, and other documents or works of authorship fixed in any tangible medium of expression, including but not limited to, physical drawings or data magnetically or otherwise recorded on computer diskettes, which are prepared or caused to be prepared by Contractor under this Agreement (“Documents & Data”). Contractor shall require all subcontractors to agree in writing that City is granted a non-exclusive and perpetual license for any Documents & Data the subcontractor prepares under this Agreement. Contractor represents and warrants that Contractor has the legal right to license any and all Documents & Data. Contractor makes no such representation and warranty in regard to Documents & Data which were provided to Contractor by the City. City shall not be limited in any way in its use of the Documents and Data at any time, provided that any such use not within the purposes intended by this Agreement shall be at City’s sole risk. City Council 17 –5 6/1/2021 Page 3 of 8 7. INSURANCE Prior to undertaking performance of work under this Agreement, Contractor shall maintain and shall require its subcontractors, if any, to obtain and maintain insurance as described below: a. Commercial General Liability Insurance. Contractor shall maintain commercial general liability insurance naming the City, its officers, employees, agents, volunteers and representatives as additional insured(s) and shall include, but not be limited to protection against claims arising from bodily and personal injury, including death resulting therefrom and damage to property, resulting from any act or occurrence arising out of Contractor’s operations in the performance of this Agreement, including, without limitation, acts involving vehicles. The amounts of insurance shall be not less than the following: single limit coverage applying to bodily and personal injury, including death resulting therefrom, and property damage, in the total amount of $1,000,000 per occurrence, with $2,000,000 in the aggregate. Such insurance shall (a) name the City, its officers, employees, agents, volunteers and representatives as additional insured(s); (b) be primary with respect to insurance or self-insurance programs maintained by the City; and (c) contain standard separation of insureds provisions. b. Business automobile liability insurance, or equivalent form, with a combined single limit of not less than $1,000,000 per occurrence. Such insurance shall include coverage for owned, hired and non-owned automobiles. c. Worker’s Compensation Insurance. In accordance with the California Labor Code, Contractor, if Contractor has any employees, is required to be insured against liability for worker’s compensation or to undertake self-insurance. Prior to commencing the performance of the work under this Agreement, Contractor agrees to obtain and maintain any employer’s liability insurance with limits not less than $1,000,000 per accident. d. If Contractor is or employs a licensed professional such as an architect or engineer: Professional liability (errors and omissions) insurance, with a combined single limit of not less than $1,000,000 per claim with $2,000,000 in the aggregate. e. The following requirements apply to the insurance to be provided by Contractor pursuant to this section: (i) Contractor shall maintain all insurance required above in full force and effect for the entire period covered by this Agreement. (ii) Certificates of insurance shall be furnished to the City upon execution of this Agreement and shall be approved by the City. (iii) Certificates and policies shall state that the policies shall not be cancelled or reduced in coverage or changed in any other material aspect, by contractor, without thirty (30) days prior written notice to the City. (iv) Contractor shall supply City with a fully executed additional insured endorsement. City Council 17 –6 6/1/2021 Page 4 of 8 f. If Contractor fails or refuses to produce or maintain the insurance required by this section or fails or refuses to furnish the City with required proof that insurance has been procured and is in force and paid for, the City shall have the right, at the City’s election, to forthwith terminate this Agreement. Such termination shall not affect Contractor’s right to be paid for its time and materials expended prior to notification of termination. Contractor waives the right to receive compensation and agrees to indemnify the City for any work performed prior to approval of insurance by the City. 8. INDEMNIFICATION Contractor agrees to defend, and shall indemnify and hold harmless the City, its officers, agents, employees, contractors, special counsel, and representatives from liability: (1) for personal injury, damages, just compensation, restitution, judicial or equitable relief arising out of claims for personal injury, including death, and claims for property damage, which may arise from the negligent operations of the Contractor or its subcontractors, agents, employees, or other persons acting on their behalf which relates to the services described in section 1 of this Agreement; and (2) from any claim that personal injury, damages, just compensation, restitution, judicial or equitable relief is due by reason of the terms of or effects arising from this Agreement. This indemnity and hold harmless agreement applies to all claims for damages, just compensation, restitution, judicial or equitable relief suffered, or alleged to have been suffered, by reason of the events referred to in this Section or by reason of the terms of, or effects, arising from this Agreement. The Contractor further agrees to indemnify, hold harmless, and pay all costs for the defense of the City, including fees and costs for special counsel to be selected by the City, regarding any action by a third party challenging the validity of this Agreement, or asserting that personal injury, damages, just compensation, restitution, judicial or equitable relief due to personal or property rights arises by reason of the terms of, or effects arising from this Agreement. City may make all reasonable decisions with respect to its representation in any legal proceeding. Notwithstanding the foregoing, to the extent Contractor’s services are subject to Civil Code Section 2782.8, the above indemnity shall be limited, to the extent required by Civil Code Section 2782.8, to claims that arise of, pertain to, or relate to the negligence, recklessness, or willful misconduct of the Contractor. 9. INTELLECTUAL PROPERTY INDEMNIFICATION Contractor shall defend, indemnify and hold harmless the City, its officers, agents, representatives, and employees against any and all liability, including costs, and attorney’s fees, for infringement of any United States’ letters patent, trademark, or copyright contained in the work product or documents provided by Contractor to the City pursuant to this Agreement. 10. RECORDS Contractor shall keep records and invoices in connection with the work to be performed under this Agreement. Contractor shall maintain complete and accurate records with respect to the costs incurred under this Agreement and any services, expenditures, and disbursements City Council 17 –7 6/1/2021 Page 5 of 8 charged to the City for a minimum period of three (3) years, or for any longer period required by law, from the date of final payment to Contractor under this Agreement. All such records and invoices shall be clearly identifiable. Contractor shall allow a representative of the City to examine, audit, and make transcripts or copies of such records and any other documents created pursuant to this Agreement during regular business hours. Contractor shall allow inspection of all work, data, documents, proceedings, and activities related to this Agreement for a period of three (3) years from the date of final payment to Contractor under this Agreement. 11. CONFIDENTIALITY If Contractor receives from the City information which due to the nature of such information is reasonably understood to be confidential and/or proprietary, Contractor agrees that it shall not use or disclose such information except in the performance of this Agreement, and further agrees to exercise the same degree of care it uses to protect its own information of like importance, but in no event less than reasonable care. “Confidential Information” shall include all nonpublic information. Confidential information includes not only written information, but also information transferred orally, visually, electronically, or by other means. Confidential information disclosed to either party by any subsidiary and/or agent of the other party is covered by this Agreement. The foregoing obligations of non-use and nondisclosure shall not apply to any information that (a) has been disclosed in publicly available sources; (b) is, through no fault of the Contractor disclosed in a publicly available source; (c) is in rightful possession of the Contractor without an obligation of confidentiality; (d) is required to be disclosed by operation of law; or (e) is independently developed by the Contractor without reference to information disclosed by the City. 12. CONFLICT OF INTEREST CLAUSE Contractor covenants that it presently has no interest and shall not have interests, direct or indirect, which would conflict in any manner with performance of services specified under this Agreement. 13. NOTICE Any notice, tender, demand, delivery, or other communication pursuant to this Agreement shall be in writing and shall be deemed to be properly given if delivered in person or mailed by first class or certified mail, postage prepaid, or sent by fax or other telegraphic communication in the manner provided in this Section, to the following persons: To City: Clerk of the City Council City of Santa Ana 20 Civic Center Plaza (M-30) P.O. Box 1988 Santa Ana, CA 92702-1988 Fax 714- 647-6956 City Council 17 –8 6/1/2021 Page 6 of 8 Executive Director Public Works Agency City of Santa Ana 20 Civic Center Plaza (M-21) P.O. Box 1988 Santa Ana, CA 92702 To Contractor: Adams Streeter Civil Engineers, Inc. 16755 Von Karman Avenue, Suite 150 Irvine, CA 92606 Attn: Khoon Tan, P.E., Director of Municipal Services A party may change its address by giving notice in writing to the other party. Thereafter, any communication shall be addressed and transmitted to the new address. If sent by mail, communication shall be effective or deemed to have been given three (3) days after it has been deposited in the United States mail, duly registered or certified, with postage prepaid, and addressed as set forth above. If sent by fax, communication shall be effective or deemed to have been given twenty-four (24) hours after the time set forth on the transmission report issued by the transmitting facsimile machine, addressed as set forth above. For purposes of calculating these timeframes, weekends, federal, state, County or City holidays shall be excluded. 14. EXCLUSIVITY AND AMENDMENT This Agreement represents the complete and exclusive statement between the City and Contractor regarding the subject matter herein, and supersedes any and all other agreements, oral or written, between the parties. In the event of a conflict between the terms of this Agreement and any attachments hereto, the terms of this Agreement shall prevail. This Agreement may not be modified except by written instrument signed by the City and by an authorized representative of Contractor. The parties agree that any terms or conditions of any purchase order or other instrument that are inconsistent with, or in addition to, the terms and conditions hereof, shall not bind or obligate Contractor or the City. Each party to this Agreement acknowledges that no representations, inducements, promises or agreements, orally or otherwise, have been made by any party, or anyone acting on behalf of any party, which are not embodied herein. 15. ASSIGNMENT Inasmuch as this Agreement is intended to secure the specialized services of Contractor, Contractor may not assign, transfer, delegate, or subcontract any interest herein without the prior written consent of the City and any such assignment, transfer, delegation or subcontract without the City’s prior written consent shall be considered null and void. Nothing in this Agreement shall be construed to limit the City’s ability to have any of the services which are the subject to this Agreement performed by City personnel or by other contractors retained by City. 16. WAIVER No waiver of breach, failure of any condition, or any right or remedy contained in or City Council 17 –9 6/1/2021 Page 7 of 8 granted by the provisions of this Agreement shall be effective unless it is in writing and signed by the party waiving the breach, failure, right or remedy. No waiver of any breach, failure or right, or remedy shall be deemed a waiver of any other breach, failure, right or remedy, whether or not similar, nor shall any waiver constitute a continuing waiver unless the writing so specifies. 17. TERMINATION This Agreement may be terminated by the City upon thirty (30) days written notice of termination. In such event, Contractor shall be entitled to receive and the City shall pay Contractor compensation for all services performed by Contractor prior to receipt of such notice of termination, subject to the following conditions: a. As a condition of such payment, the Executive Director may require Contractor to deliver to the City all work product completed as of such date, and in such case such work product shall be the property of the City unless prohibited by law, and Contractor consents to the City's use thereof for such purposes as the City deems appropriate. b. Payment need not be made for work which fails to meet the standard of performance specified in the Recitals of this Agreement. 18. NON-DISCRIMINATION Contractor shall not discriminate because of race, color, creed, relation, sex, marital status, sexual orientation, age, national origin, ancestry, or disability, as defined and prohibited by applicable law, in the recruitment, selection, training, utilization, promotion, termination or other employment related activities or in connection with any activities under this Agreement. Contractor affirms that it is an equal opportunity employer and shall comply with all applicable federal, state and local laws and regulations. 19. JURISDICTION-VENUE This Agreement has been executed and delivered in the State of California and the validity, interpretation, performance, and enforcement of any of the clauses of this Agreement shall be determined and governed by the laws of the State of California. Both parties further agree that Orange County, California, shall be the venue for any action or proceeding that may be brought or arise out of, in connection with or by reason of this Agreement. 20. PROFESSIONAL LICENSES Contractor shall, throughout the term of this Agreement, maintain all necessary licenses, permits, approvals, waivers, and exemptions necessary for the provision of the services hereunder and required by the laws and regulations of the United States, the State of California, the City of Santa Ana and all other governmental agencies. Contractor shall notify the City immediately and in writing of its inability to obtain or maintain such permits, licenses, approvals, waivers, and exemptions. Said inability shall be cause for termination of this Agreement. City Council 17 –10 6/1/2021 City Council 17 –11 6/1/2021 CITY OF SANTA ANA RFP NO.: 21-020 ON-CALL WATER RESOURCES DEVELOPMENT PLAN CHECKING SERVICES Page 1 of 7 A. Introduction The Water Resources Division of the Public Works Agency is committed to providing the highest quality drinking water systems and sewer collection and conveyance systems. It is also the Division’s goal to provide the highest level of responsiveness, professionalism and customer service to the residents and businesses of Santa Ana. To pursue this mission, the Water Resources Division is issuing this Request for Proposal (RFP) for On-Call Water Resources Development Plan Checking Services to assist City staff in maintaining an efficient Water Resources Development Services program. Continuous and timely interaction with our residents and customers, efficient checking and processing of Developer requests is paramount to the success of the Public Works Agency vision. The work that will be performed by the selected Consultant(s) is essential to the City’s ability to help provide an effective and efficient Water Resources Division Development services. B. Background The City of Santa Ana is located in the County of Orange in Southern California. The City encompasses 27.2 square miles and a population of 332,318 people. The Water Resources Division is a part of the City’s Public Works Agency and oversees and maintains the daily operations of the public domestic water system and sanitary sewer system. The City of Santa Ana’s water system is comprised of approximately 478 miles of water main, 45 MG of storage at 5 sites, 7 Metropolitan Water District connections, 21 groundwater wells, 7 pump stations, 4 pressure regulating stations and utilizes 2 pressure zones. The City’s sanitary sewer system has approximately 9,000 manholes, 400 miles of sewer mains and 2 lift stations. The sewer system collects all sewage and transports it to the Orange County Sanitation District for treatment. The Water Resources Division administrative and engineering section is tasked with reviewing, checking and regulating all proposed developments within the City limits as it pertains to the City’s water and sewer infrastructure. The Water Resources Division staff members review development applications to determine the impact of proposed developments on City domestic water and sanitary sewer infrastructure. Applications for subdivision, use permits, lot line adjustments, grading permits are reviewed and Conditions of Approval are prepared to mitigate development impacts. Water service application processing and plan checking assure that the development of public improvements is accomplished in accordance with applicable local, county and state requirements. Staff reviews improvement plans, subdivision maps, improvement agreements, legal descriptions, deeds and offers of dedication associated with a wide range of development projects. Staff coordinates with other City departments, agencies and utility companies as well as provides assistance to private developers and the general public as required throughout the development process. EXHIBIT A City Council 17 –12 6/1/2021 CITY OF SANTA ANA RFP NO.: 21-020 ON-CALL WATER RESOURCES DEVELOPMENT PLAN CHECKING SERVICES Page 2 of 7 C. Work Description The project consists of providing on-call consultant services in private development review and plan check for the Water Resources staff from up to three (3) professional civil engineering firms, essentially serving as an “extension” of staff for a three-year period for a not-to-exceed amount of $150,000 annually. The City will retain an option for a two-year renewal period. When requested from The City Water Resources Division, the consultant shall provide a scope of work, budget, and schedule for each task. The Consultant shall identify the work to be done, as well as, all task deliverables from the consultant. The Consultant shall not charge or invoice the City for its cost in developing scope proposals. The Consultant shall be expected to check plans in conformance with the following standards: The City of Santa Ana Water Resources Standard Plans https://www.santa-ana.org/pw/water-and-sewer/water-services/water-construction-standards The City of Santa Ana Design Guidelines for Water and Sewer Facilities 2020 https://www.santa- ana.org/sites/default/files/pw/documents/Design%20Guidelines%20Complete%20Final%2020 1124.pdf The City of Santa Ana Cross-Connection Control and Backflow Prevention Program https://www.santa-ana.org/pw/water-and-sewer/water-services/cross-connection-control-and- backflow-prevention-program The City of Santa Ana Sewer System Management Plan https://www.santa-ana.org/sites/default/files/pw/documents/SSMP-2020.pdf https://www.santa-ana.org/sites/default/files/pw/documents/Revised_SSMP_9-1-2020- Appendices.pdf The City of Santa Ana 2017 Water Master Plan https://www.santa-ana.org/sites/default/files/Documents/2017WaterMasterPlan.pdf The City of Santa Ana 2016 Sewer Master Plan https://www.santa- ana.org/sites/default/files/Documents/SantaAna_Sewer_MasterPlan_Report_011717.pdf The Standard Specifications for Public Works Construction (The “Greenbook”) 2018 Edition D. Core Requirements and Deliverables (Time and material and/or fixed fee) Consultant shall provide the following deliverables in accordance with established procedures as dictated by the Project Manager or designee. Turnaround time shall not exceed 8 working days per assignment unless otherwise approved by the Project Manager or designee. The Consultant is expected to be knowledgeable in plan check engineering, especially as it relates to sewage systems, FOG control and public water systems. City Council 17 –13 6/1/2021 CITY OF SANTA ANA RFP NO.: 21-020 ON-CALL WATER RESOURCES DEVELOPMENT PLAN CHECKING SERVICES Page 3 of 7 1. Engineering Plan Check of Private Development Projects The Consultant(s) shall review private development improvement plans for technical correctness and conformance with general engineering principals, state law, the City Municipal Code and Standards, conditions of approval and approved subdivision maps. The Consultant(s) shall review dry utility improvement plans for technical correctness and conformance with general engineering principals, state law, the City Municipal Code and Standards, and any other conditions that are pertinent to the proposed project. The Consultant(s) shall review studies, reports, geotechnical reports and/or materials associated with development projects including, but not limited to improvement agreements, legal descriptions, deeds, offers of dedication and CEQA documents. The Consultant personnel assigned will review estimates, design drawings, maps and other related documents for compliance and conformance with the City of Santa Ana Water Resources Design Guidelines. The Consultant shall also perform field investigations as part of the review and attend meetings when requested by the City. The Consultant shall identify utility, environmental and/or regulatory constraints that may influence the design of the project. The Consultant shall be required to use the Water Resources Division’s Field Data acquisition software, infraMAP, to assist them in plan review and coordinate with the City as necessary for all engineering checks. The City shall provide access and training for this software tool. Hours spent on each submittal shall be logged and submitted to the City with the return of each plan check for project and program tracking. The Consultant shall return all plans with corrections to the City. Written evaluations with engineering recommendations to ensure submissions conform to engineering design standards, policies and industry practices for all assigned work shall be provided with each submittal return. The Consultant shall also deliver monthly status reports of all assignments detailing each project, submittal number and correction status. This report shall also provide budgetary status of each project. E. Technical Abilities Proposer must demonstrate the following skills: 1. Accomplished knowledge in the field of engineering plan check services. 2. Knowledge of the City’s Municipal Code, Subdivision Map Act, state and local regulations as it pertains to developments City Council 17 –14 6/1/2021 CITY OF SANTA ANA RFP NO.: 21-020 ON-CALL WATER RESOURCES DEVELOPMENT PLAN CHECKING SERVICES Page 4 of 7 3. If required, the Proposer shall also use any plan checking software that the City Water Resources Division implements such as Bluebeam or other software. F. Cooperative Work Environment It is required that successful proposer(s) be able to work together in a cooperative work environment with the program manager/contract administrator and staff, and other consultants as required. G. Ongoing Coordination/Status Meetings During the term of the contract, the Project Manager reserves the right to schedule periodic meetings (anticipated to be once per quarter). H. Content The City retains control over all creative content, and is responsible for providing existing creative content to the Consultant. The City will work with the Consultant(s) to develop any new creative, including public service announcements, display ads, collateral materials, etc., as well as the technical and knowledge support required to execute any advertising activities. The City will be the sole authority in determining acceptability of Consultant(s) work product. I. Value Added Services Proposers are encouraged to list and describe any value added services that can be offered to the City as part of their proposal that will aid in the City’s endeavors for this request for proposals. City Council 17 –15 6/1/2021 ON CALL WATER RESOURCES DEVELOPMENT PLAN CHECKING SERVICES CITY OF SANTA ANA RFP: 21-020 PROPOSAL FOR EXHIBIT B City Council 17 –16 6/1/2021 Page 1 PROPOSAL FOR ON-CALL WATER RESOURCES DEVELOPMENT PLAN CHECKING SERVICES TABLE OF CONTENTS I. COVER LETTER .................................................................................................................... 2 II. COMPANY OVERVIEW ......................................................................................................... 3 III. TEAM SUBCONSULTANT ..................................................................................................... 5 IV. FIRM AND TEAM EXPERIENCE ........................................................................................... 6 V. OVERALL APPROACH .......................................................................................................... 8 VI. SCOPE OF SERVICES .......................................................................................................... 9 VII. RELEVANT PLAN CHECKING EXPERIENCE AND REFERENCES .................................. 11 VIII. AGREEMENT STATEMENT ................................................................................................ 14 IX. FEE PROPOSAL .................................................................................................................. 14 APPENDIX A. NON-COLLUSION AFFIDAVIT ........................................................................................ 16 B. NON-LOBBYING CERTIFICATION ................................................................................. 17 C. NON-DISCRIMINATION CERTIFICATION ..................................................................... 18 City Council 17 –17 6/1/2021 Page 2 PROPOSAL FOR ON-CALL WATER RESOURCES DEVELOPMENT PLAN CHECKING SERVICES I. COVER LETTER March 18, 2021 City of Santa Ana Public Works Agency 215 South Center Street Santa Ana, California 92703 Attn: Rodolfo Rosas, P.E. SUBJECT: Proposal to Provide On-Call Water Resources Development Plan Checking Services (Request for Proposal No. 21-020) Dear Mr. Rosas, Adams Streeter Civil Engineers appreciates the opportunity to submit our Proposal to the City of Santa Ana to provide “On-Call” Water Resources Development Plan Checking Services. In conformance with the Request for Proposal (RFP) requirements, a Technical Proposal and Fee Proposal is provided separately through the PlanetBids system for the City’s consideration. We are committed to working seamlessly with your staff and have the expertise and resources necessary to assist the City in providing the necessary services in a timely, efficient and cost-effective manner. Adams Streeter is financially solvent and is not in any condition such as bankruptcy, pending litigation, planned office closures, impending merger, etc., that may impede our ability to complete the required RFP scope of work. This Proposal is also made without collusion with any other person, organization or party submitting a proposal and it is in all respects fair and in good faith without collusion or fraud. This Proposal shall remain valid for a period of not less than one hundred and twenty (120) calendar days from the date of submittal. The signer of this Proposal has the full authority to bind Adams- Streeter. The point of contact during the proposal evaluation period who will be authorized to make representations for the organization is as follows: Adams Streeter Civil Engineers, Inc. 16755 Von Karman Avenue, Suite 150 Irvine, California 92606 Attn: Khoon Tan, P.E., Director of Municipal Services Office: (949) 474-2330 x231, Cell: (949) 390-0984, Email: ktan@adams-streeter.com Thank you for this opportunity to be of service to the City of Santa Ana. Please don’t hesitate to contact Mr. Tan for any questions about any portion of this Proposal during the evaluation period. Sincerely, Randal L. Streeter President / Principal In-Charge City Council 17 –18 6/1/2021 Page 3 PROPOSAL FOR ON-CALL WATER RESOURCES DEVELOPMENT PLAN CHECKING SERVICES II. COMPANY OVERVIEW CAPABILITIES Streetscape and Parking Lots Parks & Open Space Low Impact Development, Stormwater Management and Water Quality Hydrology and Hydraulics Site Development, Planning and Due Diligence Site Grading & Earthwork Site ADA Evaluations Storm Drainage and Sanitary Sewer Domestic and Reclaimed Water Plan Check / Plan Review Boundary Surveys, Land Title Surveys, Topographic Survey, Construction Staking, As-built Surveys and Mapping Services AREAS OF EXPERTISE C I V I L E N G I N E E R I N G & L A N D S U R V E Y I N G ___________________________ SELECT AWARDS HomeAid Orange County & OC United – Recognition of Contribution to the OC United THRIVE Quad Development, 2019 Family Assistance Ministries & HomeAid Orange County – Recognition of Contribution to the Calle Canasta House, 2016 American Society of Civil Engineers, Orange County Branch – Land Development Project of the Year Award for Lambert Ranch, 2013 American Public Works Association, Southern California Chapter – 2016 Storm Water Quality Project of the Year for the Glassell Campus LID Retrofit & Parking Rehabilitation Project American Society of Civil Engineers, Orange County Branch – 2017 Outstanding Sustainable Engineering Project, 2017. American Society of Civil Engineers, Region 9 (CA) – 2010 Outstanding Community Improvement Project for the Irvine Ranch Outdoor Education Center Orange County Engineering Council – 2010 Engineering Project Achievement Award for the Irvine Ranch Outdoor Education Center ADAMS STREETER CIVIL ENGINEERS is a premier civil engineering and surveying firm that specializes in project delivery for local and regional public agencies, special districts and private developers. We are a client-centered, service-oriented small business dedicated to providing exceptional services through thoroughness, rapid turnaround, cost efficiency and quality work. FIRM BACKGROUND Adams Streeter is founded by Jan Adams and Randal Streeter in 1981, and is headquartered in Irvine, California. The firm is a small business enterprise with over 38 years of experience and specializes in private and public- realm design through innovative and cost- effective design solutions for dozens of public municipalities and private entities throughout California. The firm is currently staffed by twenty-three employees, comprising of fourteen civil engineers and technicians, six surveyors and mappers, and three administrative staff. EXPERIENCE Parks, Open Space & Trails Street Beautification, Improvement, Rehabilitation Public Facility Improvements and Renovations Office and Retail Facilities Single and Multi-Family Residential Developments Urban In-Fill/Mixed-Use Developments Affordable Housing Campus Housing Planning and Design Commercial and Industrial Site Development Retail Site Development Public and Commercial ADA Upgrades City Council 17 –19 6/1/2021 Page 4 PROPOSAL FOR ON-CALL WATER RESOURCES DEVELOPMENT PLAN CHECKING SERVICES ASCE BUSINESS INFORMATION Company Legal Name: Adams Streeter Civil Engineers, Inc. 16755 Von Karman Avenue, Suite 150 Irvine, CA 92606 Organizational Structure: California “C” Corporation State Entity Number: C1014113 Certification Small Business Enterprise (Certification No. 59891) Years in Business: 40 Years Company Officers: Jan A. Adams (Chief Executive Officer), Randal L. Streeter (Secretary), Linda I. Adams (Chief Financial Officer) Adams Streeter Civil Engineers (ASCE) is a full-service civil engineering and land surveying firm that specializes in project delivery for local and regional public agencies, special districts and private developers, and have been providing civil engineering and surveying services in Southern California since 1981 to both our public and private sector clients. ASCE is a California “C” corporation that was incorporated in January 8, 1981 by Jan Adams and Randal Streeter and is a small business enterprise (SBE) based in Irvine, California. Over the last 40 years of business, the company has earned a reputation for thoroughness, rapid turnaround, cost efficiency and overall quality of work and is one of Orange County’s premier firms for civil engineering and surveying services. ASCE takes pride in the fact that ninety percent of our business comes from repeat clientele due in part to our quality of work, competitive prices and our ability to meet deadlines. ASCE have extensive experience and a proven track record in providing Public Works related services encompassing the civil engineering, surveying and mapping fields to various cities, municipalities and districts including, but not limited to the following: City of Aliso Viejo City of Newport Beach Chino Basin Desalter Authority City of Anaheim City of Orange Eastern Municipal Water District City of Buena Park Coast College Irvine Ranch Water District City of Diamond Bar Concordia University Irvine Campus Housing Authority City of Fullerton City of Perris Jurupa Community Services Dist. City of Garden Grove City of Redlands Long Beach City College City of Hermosa Beach City of Riverside Orange County Water District City of Huntington Beach City of San Clemente Santa Margarita Water District City of Irvine City of San Juan Capistrano Riverside County Flood Control District City of La Habra City of Tustin Trabuco Canyon Water District City of Laguna Niguel City of Villa Park University of California, Bakersfield City of Lake Elsinore City of Yorba Linda University of California, Irvine City of Loma Linda CALTRANS Vanguard University City of Mission Viejo County of Orange City of Moreno Valley County of Riverside ASCE have also provided services on numerous development and facility improvement-based projects (residential, commercial, industrial) that involves extensive public/municipal support infrastructure improvements to private clients including, but not limited to the following: City Council 17 –20 6/1/2021 Page 5 PROPOSAL FOR ON-CALL WATER RESOURCES DEVELOPMENT PLAN CHECKING SERVICES Amgen Irvine Unified School Dist. Sukut Construction Armada, LLC John Laing Homes SunCal Companies Arnel Development Joseph Nicholas Homes Sunrise Communities Artisan Communities K. Hovnanian Companies Taylor Morrison Homes Barratt American Kaufman & Broad The Garrett Group Baywood Development Keystone Pacific The Irvine Company Boeing Realty Corporation Koll Company The Olson Company Brookfield Homes Lambert Ranch Valeo Companies CalAtlantic Homes Lennar Communities Warmington Homes California Pacific Homes Mastercraft Homes William Lyon Homes Centex Homes MBK Homes Catalina Freight Line Citation Homes Oak Tree Industries Schafer Logistics Cook Hill Properties O Hill Partners Travis Companies, Inc. D. R. Horton Homes Pacific Communities Urban Commons Fieldstone Development Pardee Construction Ferrado Griffin Communities Pulte Homes Shlemmer Algaze Assoc Habitat for Humanity Rancho Mission Viejo Co TD Architects, Inc. Irvine Apt. Communities Red Mountain Retail Group Trico Realty Irvine Community Dev. Richmond American Homes Ware Malcomb Architect California Building & Maintenance Industries, Inc. Grand Valley Healthcare Skilled Nursing Facility The Irvine Ranch Outdoor Education Center Coast to Coast Commercial, LLC Newport Partners, LLC Santa Margarita Ford ASCE brings over 40 years of experience working concurrently with public agencies and private entities and is very familiar with the development plan check process. ASCE is well qualified and capable to perform the required work and is confident in our ability to provide exceptional services to the City of Santa Ana in a timely and cost-effective manner. III. TEAM SUBCONSULTANT Gong Enterprises (GEI) sole business model since its founding in 1989 is providing professional plan check services to municipal governments in the Southern California region with a motto for “thoroughness and attention to detail”. For over 32 years, GEI has provided professional plan check services to numerous municipalities throughout Southern California, including for City of Moreno Valley, City of Brea, City of San Juan Capistrano, City of San Clemente, City of La Habra, City of Santa Ana, City of Mission Viejo, City of Orange and City of Irvine. Kenneth Gong, the firm’s founder and president is directly involved in the “day-to-day” plan checking process and have reviewed a myriad of projects including residential tract developments, commercial developments, multi-use site developments, single infill lot redevelopments, and industrial site developments. GEI also has a high degree of expertise in the area of flood control and storm drainage for regional, master planned, and local drainage facilities. GEI’s office is located at 7755 Center Avenue, Ste. 1100, Huntington Beach, CA 92647, and can be reached during normal business hours at (714) 372-4959. City Council 17 –21 6/1/2021 Page 6 PROPOSAL FOR ON-CALL WATER RESOURCES DEVELOPMENT PLAN CHECKING SERVICES IV. FIRM AND TEAM EXPERIENCE Key personnel are assigned based upon their experience, project management abilities, technical/design competency, and prior involvement with projects of similar scope and prior experience with the public and private sectors. A brief overview the key personnel that will be managing and performing the assigned plan checking tasks are as follows: PERSONNEL HIGHLIGHTS, EDUCATION AND CERTIFICATIONS Khoon Tan, PE, QSD Director of Municipal Services and Senior Project Manager · Seasoned project manager with broad knowledge and hands-on experience in engineering design and construction with 33-years of industry experience. · Public-sector practice including 10-years of public agency experience in managing capital improvement projects and construction, including for sanitary sewer, domestic / reclaimed water, and storm drain infrastructure improvements, local / arterial streets and state highway improvements and rehabilitation, parks and open space development. · Private-sector practice includes 23-years of experience in the management, design and construction of public infrastructure improvements involving wet utilities, streets, pavement rehabilitation, parks, etc., and commercial, residential, and industrial site development. · Bachelor of Science in Civil Engineering, Oklahoma State University, Oklahoma; Registered Civil Engineer (CA RCE 60131); Qualified SWPPP Developer / Practitioner (No. 20862). Mo Abadi, PE Senior Project Manager · Seasoned and highly experienced project manager with 37-years of engineering design and construction experience. · Extensive technical expertise in infrastructure planning, subdivision and industrial site development encompassing site planning, grading, storm drainage, sewer and water facilities, roadway improvements, hydrology and hydraulics analysis, and water quality compliance. · Experienced in implementing improvements involving complex wet and dry utility alignments, design and demand analysis, such as for the Boeing Company facilities in Huntington Beach, Seal Beach, Long Beach, Torrance, Monrovia and Santa Ana. · Bachelor of Science in Civil Engineering, University of California, Irvine, California; Registered Civil Engineer (CA RCE 42615). Felix Gonzalez, PE Director of Commercial Engineering and Sr. Project Manager · Experienced project manager with 30-years of industry experience. · Adapt in management and design of engineering projects for public and private land development projects ranging from residential to recreational facilities, and commercial property developments including for retail and fast-food chains to public utility agencies. · Extensive background in plan preparation and analysis of domestic water facilities and sanitary sewer improvements, street improvement and storm drain facilities along with rough and precise grading. · Well versed with site accessibility requirements for public improvement and commercial projects. · Bachelor of Science in Civil Engineering, California State University of Long Beach with emphasis in Water Resources; Registered Civil Engineer (CA RCE 67660). City Council 17 –22 6/1/2021 Page 7 PROPOSAL FOR ON-CALL WATER RESOURCES DEVELOPMENT PLAN CHECKING SERVICES As a full-service engineering firm, ASCE have provided a wide array of professional engineering, mapping, survey, plan/map checking, and other services to various municipalities and private clients for the past 40 years. GEI have focused exclusively on providing professional plan checking services to various municipalities over the past 32 years, developing long-standing clients including for City of Moreno Valley (18 years), City of San Clemente (32 years), and City of San Juan Capistrano (30 years). Projects reviewed include residential tracts, commercial, multi-use, infill and industrial sites that typical includes rough grading, precise grading, street, storm drain, sewer and water, drainage reports, soils reports, structural calculations, subdivision tract maps and parcel maps. Tract and parcel maps are reviewed for the procedure of survey, completeness and accuracy of data notation, mathematical closure, dedication and easement provisions, and legal description in compliance with the Subdivision Map Act, the Land Surveyor’s Act, the approved Tentative Map, the approved Conditions of Approval, and the current title report. Our expertise also includes the review of Flood Control and Storm Drain projects at the Regional, Master Planned, and Local Drainage levels inclusive of storm drain facilities (pipes, box culvert, channels, etc.), hydrology reports (i.e., existing / developed / interim conditions, detention basin and routing analysis, etc.), hydraulic calculations (i.e., pipe and catch basin sizing, street flooding analysis, etc.) and WQMP reports. ASCE’s capabilities as a full-service engineering and surveying firm along with GEI exclusive plan checking background affords us the expertise and resource to provide the City with exceptional on-call plan check / plan review services. ASCE have an excellent and long-standing relationship with Gong Enterprises (GEI) and have in the past provided professional plan check services on numerous development projects concurrently for the City of San Juan Capistrano. ASCE and GEI (as a team sub- consultant under ASCE) are also currently providing on-call project engineering services at the Orange County Great Park for the City of Irvine (inclusive of plan checking services), and are separately assisting the City of Santa Ana Public Works Agency in providing on-call development plan checking services to the Water Resources Division. ASCE in conjunction with GEI, our team subconsultant not only affords us the background, knowledge and expertise to discern technical design and constructability related issues, but also a thorough understanding of the intricacies and potential challenges that can emerge during the plan review process. Both Mr. Tan and Mr. Gong’s public service backgrounds also provides an understanding from both private and public sector perspective. As shown above, the team directly responsible for the work will comprise of highly qualified senior-level professionals that utilize a balanced and comprehensive approach to the plan checking process. Aside from technical plan review, progress monitoring/tracking and Quality Assurance and Quality Control (QA/AC), the team will also seek to identify, document and communicate any other potential issues that may affect the project to City staff for further coordination and collaboration as needed. Key staff PERSONNEL HIGHLIGHTS, EDUCATION AND CERTIFICATIONS Kenneth Gong, PE President · Experienced plan checker with 32-years of experience and a total of 37- years of industry experience. · Public-sector practice including 9-years with OC Flood Control, OC Subdivision Division, and OC Lab. · Private-sector practice includes providing plan check services to various municipalities in Southern California with specific expertise in the review and analysis of drainage facilities. · Strong track record in consistent delivery of plan check reviews within time frame commitments. · Bachelor of Science in Civil Engineering, University of California, Irvine, California; Registered Civil Engineer (CA RCE 36494); General Contractor, B Classification. City Council 17 –23 6/1/2021 Page 8 PROPOSAL FOR ON-CALL WATER RESOURCES DEVELOPMENT PLAN CHECKING SERVICES members will also attend meetings and/or participate in teleconferences to discuss and resolve plan related issues with City staff and the applicants, as necessary. An overall project team organization chart identifying communication/reporting relationships and key personnel that will perform the work, including each individual’s time that is anticipated to be devoted to this project is provided as follows: (*) Project Management, Oversight and City Liaison: All project engineering services provided under the leadership of ASCE will be managed by Mr. Tan, who is also the designated City liaison. Mr. Abadi, the designated technical and production manager, will also serve as the secondary liaison to the City for redundancy. ASCE and GEI have committed the specific personnel as indicated on the overall project team organization chart above to perform the City-assigned plan checking work. However, additional ASCE staff resource is available to the City and can be called upon to assist, if needed. In addition to the company’s two founding engineering principals, ASCE is currently staffed with a total of nine civil engineers, four engineering technicians / CAD personnel and four administrative personnel, including for six survey personnel (or three 2-man survey crews) and a mapping professional that can be called upon as additional resource or for support. ASCE will respond to the City’s needs with minimal notice, assign appropriate staff engineer(s) and/or technician(s) based on the nature of work involved, and manage/oversee all assigned task orders. V. OVERALL APPROACH ASCE utilizes experienced and qualified professional staff as opposed to junior-level staff to perform plan checking services. To ensure milestones and deadlines are adhered to, staff workloads and project specifics are monitored to meet the turnaround schedules. Assigned reviewers are also maintained for the course of the project. We would typically respond within one day or less to discuss the specific requests and any required accelerated turnaround schedule. To manage backlog that may occur due to unforeseen circumstances, lost work hours will be made-up by allocating additional resources to the project. All incoming and outgoing plan check submittals to / from the City will be logged into a MS Excel spreadsheet for documentation purposes and to track dates, progress status, turnaround times, budgets, etc. The Water Resources Division’s Field Data acquisition software, infraMAP that is City Council 17 –24 6/1/2021 Page 9 PROPOSAL FOR ON-CALL WATER RESOURCES DEVELOPMENT PLAN CHECKING SERVICES being used by the Division’s field crews to update field information, will also be utilized by the team as part of the plan checking process to obtain available information on the City’s existing sewer and water infrastructure including for scanned atlas drawings / as-built plans, sewer CCTV records, foreman cards, etc. All assigned ASCE and GEI staff are proficient in using the infraMAP software and will not require any additional training in utilizing this software tool for plan checking purposes. Deliverables will typically comprise of comprehensive plan redlines and comments letters that are provided in electronic format (PDF) utilizing the Bluebeam and MS Word software, and securely transmitted on- line utilizing LiquidFiles, which effectively eliminates the time associated with the handling and delivery of hardcopy media. Hours spent on each submittal will be logged and submitted to the City with the return of each plan check to facilitate project and program tracking by City staff. A spreadsheet with logged information of all plan check assignments and corresponding budgets will also be provided to the City each month. The typical turnaround time is eight (8) working days with a goal to complete each plan check within three (3) plan check cycles. VI. SCOPE OF SERVICES The scope of work anticipated for this endeavor would generally include the review of various private development plans (residential, commercial and industrial / other developments), and wet / dry utility improvement plans by other utility purveyors, as it pertains to the City’s sewer and water facilities. Residential related development is anticipated to include small Accessory Dwelling Units (ADU’s), apartment complexes, and residential subdivisions consisting of single-family, condominiums, town- homes and flats. Commercial developments may include business / retail facilities (shopping and strip malls, fueling stations, mini-marts, etc.), distribution hubs, medical and utility support buildings, and other facilities. Other non-profit public service and religious facilities such as churches, support offices, homeless shelters, affordable housing, food bank facilities, etc., are also anticipated. Typical plans anticipated for review of these development includes sewer and water (domestic, potential reclaimed and fire) plans, street improvement plans, storm drainage plans, dry utility improvement plans, site utility plans, grading plans (precise, rough, mass), and may require review of appurtenant documents such as Conditions of Approvals (COA), Tentative Tract / Parcel Maps (TTM / City Council 17 –25 6/1/2021 Page 10 PROPOSAL FOR ON-CALL WATER RESOURCES DEVELOPMENT PLAN CHECKING SERVICES TPM), easements documents, plats, plumbing, fire, dry utility plans and other documents as provided in the RFP Appendix (Attachment 1, Page 3 of ). As it pertains to the City’s sewer and water facilities, addressing specific concerns of the Water Resources Division will be imperative. The review of sanitary sewer systems would generally include mainline and lateral design, materials, fittings, manholes, clean-outs, gas venting, backflow preventers, and other related appurtenances. The review of water improvements may involve domestic, reclaimed (limited per City infrastructure) and fire water design, materials, fittings, hydrants, air blow-offs / air and vacuum release valves, gate / butterfly valves, backflow preventers / detector checks, domestic and irrigation meters, and other related appurtenances. Typical item requirements to address general and specific Water Resources Division’s concerns may include, but not limited to the following: 1. Conformance with the latest revision of the City’s Design Guidelines and Standard Drawings for Water and Sewer Facilities dated November 2020, including typical requirements such as for the inclusion of the latest standard water and sewer notes, utilizing standard construction notes/format, identification of applicant and engineer of record, legal description listing, drafting standards, etc. Specific department provisions may include items ranging from a signature block placement for the Water Resources Manager on the plans to specific provisions for lateral service connections to mainline depending on pipe size and material (hot taps, tee-cuts, etc.) 2. Identification of all existing public/private water and sewer mainlines and service laterals, lateral centerline stationing, pipe size and material, meter size, location of sewer manholes and cleanouts, fire hydrants, backflow devices and easements on plan; identification of all proposed service lateral locations including centerline stationing, pipe size, material and slopes. 3. Verification of proposed meter and lateral sizing (demand calculations), development contribution to sewer mainline, adequate line pressures for domestic water and fire service (pressure information on meters, hydrants, valves, etc., via the Automated Meter Infrastructure deployment or AMI when implemented by City), minimum horizontal and vertical pipe separations, minimum pipe cover, allowable pipe material specification, backflow protection for fire lines, potential dry/wet utility conflicts, sewer backflow and water pressure regulator valves, abandonments of existing unused services at the mainline, OCFA fire sprinkler requirements, manhole and cleanout placements, meter vault placements and clearances, facility placements within public/private property and easements, approved backflow devices, trenching and repairs, and other appurtenances. 4. Specific water provisions such as allowance for 1” to 2” water service hot-taps to concrete (ACP) or steel mainlines with mandated joint-to-joint replacement of ACP pipe section with PVC pipe and “tee” fitting for larger water services; acceptable pipe material (PVC C900 DR-14); use of mechanical and flange joints as opposed to push-on connections; separate water (and sewer services) for commercial developments such as for services to individual units within a mini- mall (but case-by-case determination for high rise developments) with allowance for manifolds for 3” or larger service (per COA); no splicing of copper services; no deviation of sewer to water pipe separation (minimum 10’ horizontal and 1’ vertical between mainlines, and minimum 5’ horizontal and 1’ vertical between laterals) unless the deviation is cleared by Division of Drinking Water (DDW); abandonment of unused services to the corporation stop (per Std. Plan); and use of combined water and fire service meters limited to a 1” combination meter only. 5. Specific sewer provision such as the use of transition couplers (Mission Clay) and stainless- steel bands for PVC lateral wye-connection to VCP sewer lines; acceptable pipe materials for sewer pipes (VCP or PVC SDR 26); minimum sewer (and water) separation from other utilities of 5’ with separation of 2’ to 3’ acceptable for short segments only; sewer by-pass plans required for new 10” or 12” pipe connections; manhole use for 8” or larger laterals; construction potholing and CCTV required to locate utilities; and abandonment of unused services to mainline wye. City Council 17 –26 6/1/2021 Page 11 PROPOSAL FOR ON-CALL WATER RESOURCES DEVELOPMENT PLAN CHECKING SERVICES VII. RELEVANT PLAN CHECKING EXPERIENCE AND REFERENCES 1. Client: City of Santa Ana Address: 220 S. Daisy Avenue, M-85, Santa Ana, CA 92703 (City Corporation Yard) Name | Title: Mr. Brian Ige | Associate Engineer Phone | Email: (714) 647-3385 | bige@santa-ana.org Project Sampling: Amazon Delivery Station Project, Santa Ana Medical Office Building, Main Place Mall Redevelopment, North Harbor Village Affordable Housing 2. Client: City of Irvine Address: 1 Civil Center Plaza, Irvine, CA 92606 Name | Title: Mr. Steve Torelli | Manager, Administration and Operations Phone | Email: (949) 724-6381 | STorelli@cityofirvine.org Project Sampling: OC Great Park Western Sector Area Concept Design, Serrano Creek Channel Improvements, Administration Building Schematic Design Package 3. Client: City of Moreno Valley Address: 14177 Frederick Street, Moreno Valley, CA 92553 Name | Title: Mr. Michael Lloyd, PE | Engineering Division Manager, Assistant City Engineer Phone | E-mail: (951) 413-3146 | MichaelL@moval.org Project Sampling: Moreno Valley Distribution Center: Precise Grading, Drainage, Parking Lot, Sewer, Water Improvements. Project Completed and Facility Operational. Moreno Valley Centerpointe: Precise Grading, Drainage, Detention Basin, Parking Lot, Sewer and Water Improvements. Project Completed and Facility Operational. 4. Client: City of San Clemente Address: 910 Calle Negocio, Suite 300, San Clemente, CA 92673 Name | Title: Mr. Tom Bonigut, PE | City Engineer Phone | Email: (949) 361-6187 | BonigutT@San-Clemente.org Project Sampling: Ralph’s Grocery Store: Precise grading and associated utilities. City approved/permitted plans and store is operation. Marblehead Planned Community: Rough grading, street, sewer, water, water quality and drainage. City approved/permitted plans, development of community is close to completion. 5. Client: City of San Juan Capistrano Address: 32400 Paseo Adelanto, San Juan Capistrano, CA 92675 Name | Title: Joe Parco, PE | City Engineer Phone | Email: (949) 443-6353 | Jparco@sanjuancapistrano.org Project Sampling: Pacifica San Juan Planned Community: Rough Grading, Precise Grading, Retaining Walls, Street, Sewer, Water, Water Quality and Drainage Improvements. All Infrastructure Completed, Developer Proceeding w/ Sales and Construction of SFR’s. 24-Hr Fitness: – Rough Grading, Precise Grading, Storm Drain, Sewer, and Water Improvements. Project Completed and Operational. 6. Client: City of Brea Address: One Civic Center Circle, Brea, CA 92821 Name | Title: Ms. Hsing Chao | Associate Engineer Phone | Email: (714) 990-7606 | HsingC@ci.brea.us Project Sampling: Hines Development Expansion (40 Acre Multi-Phase In-Fill Project by Brea Mall): Offsite Street, Storm Drain, Signing and Striping Improvements. City Council 17 –27 6/1/2021 Page 12 PROPOSAL FOR ON-CALL WATER RESOURCES DEVELOPMENT PLAN CHECKING SERVICES City Council 17 –28 6/1/2021 Page 13 PROPOSAL FOR ON-CALL WATER RESOURCES DEVELOPMENT PLAN CHECKING SERVICES City Council 17 –29 6/1/2021 Page 14 PROPOSAL FOR ON-CALL WATER RESOURCES DEVELOPMENT PLAN CHECKING SERVICES VIII. AGREEMENT STATEMENT ASCE concurs with the provisions as contained in the Standard Agreement provided in Attachment 4 of the RFP Appendix. IX. FEE PROPOSAL The fee proposal is electronically submitted concurrently with this technical proposal but as a separate PDF document to the PlanetBids system, in compliance with RFP requirements. The fee proposal includes ASCE’s Standard Hourly Fee Schedule with positions and fees, and the completed Project Fee Schedule as provided by Attachment 2 of the RFP Appendix. The team acknowledge that price adjustments and final contract pricing may be negotiated by the City based on available funding. City Council 17 –30 6/1/2021 Page 15 PROPOSAL FOR ON-CALL WATER RESOURCES DEVELOPMENT PLAN CHECKING SERVICES APPENDIX · NON-COLLUSION AFFIDAVIT · NON-LOBBYING CERTIFICATION · NON-DISCRIMINATION CERTIFICATION City Council 17 –31 6/1/2021 Page 16 PROPOSAL FOR ON-CALL WATER RESOURCES DEVELOPMENT PLAN CHECKING SERVICES City Council 17 –32 6/1/2021 Page 17 PROPOSAL FOR ON-CALL WATER RESOURCES DEVELOPMENT PLAN CHECKING SERVICES City Council 17 –33 6/1/2021 Page 18 PROPOSAL FOR ON-CALL WATER RESOURCES DEVELOPMENT PLAN CHECKING SERVICES City Council 17 –34 6/1/2021 Page 19 PROPOSAL FOR ON-CALL WATER RESOURCES DEVELOPMENT PLAN CHECKING SERVICES City Council 17 –35 6/1/2021 FEE PROPOSAL Project Name: ON-CALL WATER RESOURCES DEVELOPMENT PLAN CHECKING SERVICES RFP NO.: 21-020 Prepared for: CITY OF SANTA ANA Attn: Rodolfo Rosas, P.E. Project Manager Public Works Agency 215 South Center Street Santa Ana, California 92703 March 18, 2021 Prepared by: Adams-Streeter Civil Engineers EXHIBIT C City Council 17 –36 6/1/2021 City Council 17 –37 6/1/2021 CIVIL ENGINEERING SERVICES Principal ................................................................................................................................................. $185.00/hour Project Director .................................................................................................................................. $170.00/hour Project Manager ................................................................................................................................ $150.00/hour Project Engineer ................................................................................................................................ $135.00/hour CADD Designer / Technician ....................................................................................................... $100.00/hour Clerical / Word Processing ............................................................................................................. $55.00/hour SURVEYING AND MAPPING SERVICES 2-Man Survey Crew (Field) * ........................................................................................................ $250.00/hour 1-Man Survey Crew (Field) * ......................................................................................................... $215.00/hour Survey Office / Mapper ................................................................................................................. $150.00/hour * Prevailing Wage Rates. REIMBURSABLE EXPENSES All out of pocket expenses, such as filing and plan check fees, permit fees, delivery service, reproduction printing, and other project expenses will be extra and invoiced at our direct cost. MILEAGE Mileage will be invoiced at the IRS standard mileage rate for 2021. * Rate applied for plan checking services. * ADAMS STREETER CIVIL ENGINEERS 2021 PROFESSIONAL FEE SCHEDULE City Council 17 –38 6/1/2021 Public Works Agency https://www.santa-ana.org/pw Item # 18 City of Santa Ana 20 Civic Center Plaza, Santa Ana, CA 92701 Staff Report June 1, 2021 TOPIC: Geotechnical, Special Inspection, and Material Testing AGENDA TITLE Approve Agreement with the County of Orange (Public Works Materials Laboratory) for Geotechnical, Special Inspection, and Material Testing Services in an Amount not to Exceed $1,500,000 for a Three-year Period RECOMMENDED ACTION Authorize the City Manager to execute an agreement with the County of Orange (Public Works Materials Laboratory) to provide on-call geotechnical, special inspection, and material testing services for a three-year period beginning June 1, 2021, and expiring May 31, 2024, in an amount not to exceed $1,500,000, subject to non-substantive changes approved by the City Manager and City Attorney. DISCUSSION The Public Works Agency oversees construction of capital projects. To ensure quality and meet state and federal requirements, a variety of inspections and tests must be performed on workmanship and construction materials used on the project. City staff does not have certain certifications, nor does the City have the proper testing equipment to meet particular federal and state requirements. Therefore, staff utilizes consultants and the Orange County Public Works Materials Laboratory (OCPWML) to perform geotechnical, special inspection and material testing to support delivery of the City’s Capital Improvement Program. Furthermore, recipients of federal funding must have an approved Quality Assurance Plan (QAP) as a condition to receive funding. The City’s QAP list OCPWML as one of the approved laboratories to perform these functions. Staff has utilized these County services in past years and recommends that OCPWML be retained to provide on-call geotechnical, special inspection and material testing in addition to those services provided by third-party geotechnical engineering consultants. ENVIRONMENTAL IMPACT There is no environmental impact associated with this action. City Council 18 –1 6/1/2021 Agreement with OC Materials Laboratory June 1, 2021 Page 2 1 7 6 2 FISCAL IMPACT There is no fiscal impact associated with this action. Funding for these services is available in the approved FY 2020-21 Capital Improvement Program (CIP) and will be budgeted in future fiscal years’ CIP. Prior to utilizing any of these on-call services, Public Works staff will receive Finance and Management Services Agency approval of funding and accounts to ensure that funds are available under the authorization and capacity of the agreement. Upon successful completion of this fiscal review, a work order containing specific scope and maximum cost will be issued. EXHIBIT(S) 1. Cooperative Agreement Submitted By: Nabil Saba, P.E., Executive Director – Public Works Agency Approved By: Kristine Ridge, City Manager City Council 18 –2 6/1/2021 3DJHRI &223(5$7,9(6(59,&(6$*5((0(17 %(7:((1 7+(&2817<2)25$1*($1'7+(&,7<2)6$17$$1$  7KLV$*5((0(17PDGHDQGHQWHUHGLQWRE\DQGEHWZHHQWKH&LW\RI6DQWD$QDD PXQLFLSDOFRUSRUDWLRQORFDWHGZLWKLQWKH&RXQW\RI2UDQJH6WDWHRI&DOLIRUQLDKHUHLQDIWHU UHIHUUHGWRDV³$*(1&<´DQGWKH&RXQW\RI2UDQJHDSROLWLFDOVXEGLYLVLRQRIWKH6WDWHRI &DOLIRUQLDKHUHLQDIWHUUHIHUUHGWRDV³&2817<´$*(1&<DQG&2817<VKDOOVRPHWLPHVEH UHIHUUHGWRLQGLYLGXDOO\DV³3$57<´RUFROOHFWLYHO\DV³3$57,(6´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³$´KHUHLQUHIHUUHG WRDV³6(59,&(6´DQG          EXHIBIT 1 City Council 18 –3 6/1/2021 3DJHRI  :+(5($6 &2817< LV ZLOOLQJ WR SURYLGH WKHVH 6(59,&(6 WR $*(1&<LQ DFFRUGDQFHZLWKWKHWHUPVFRQGLWLRQVDQGSURYLVLRQVRIWKLV$*5((0(17  12:7+(5()25($*(1&<DQG&2817<PXWXDOO\DJUHHDVIROORZV  *(1(5$/3529,6,216 6(&7,21,±385326($1''(),1,7,216 $385326(  7KH3$57,(6DUHHQWHULQJLQWRWKLV$*5((0(17SXUVXDQWWRDXWKRULW\JUDQWHGE\ &DOLIRUQLD*RYHUQPHQW&RGH†WRHVWDEOLVKWKHWHUPVFRQGLWLRQVDQGSURYLVLRQVXSRQ ZKLFK$*(1&<PD\UHTXHVW&2817<WRSHUIRUP6(59,&(6RQWKH$*(1&<¶VEHKDOI LQFOXGLQJEXWQRWOLPLWHGWRSHUIRUPDQFHRISXEOLFSURMHFWVLQDFFRUGDQFHZLWK&DOLIRUQLD3XEOLF &RQWUDFW&RGH† D 7KH&2817<PD\XVHHLWKHU&2817<VWDIIRUFRQWUDFWRUVDVWKH &2817<GHHPVDSSURSULDWH$OO&2817<VWDIIDQGFRQWUDFWRUVXWLOL]HGWRSHUIRUP6(59,&(6 ZLOOZRUNXQGHU&2817<¶VGLUHFWLRQDQGVXSHUYLVLRQ %'(),1,7,216 ³$*(1&<´VKDOOPHDQWKH&LW\RI6DQWD$QDDPXQLFLSDOFRUSRUDWLRQ ³$*(1&<0$1$*(5´VKDOOPHDQWKH$*(1&<¶V3XEOLF:RUNV'LUHFWRU,RU DXWKRUL]HGGHVLJQHH ³$*5((0(17&$3$&,7<´VKDOOPHDQWKHPD[LPXPDJJUHJDWHGROODUYDOXHRIDOO 6(59,&(6WKDWPD\EHSURYLGHGE\&2817<WR$*(1&<XQGHUWKLV$*5((0(17 ³%,//,1*6&+('8/(´LVWKHFRPSRQHQWRID:25.25'(5WKDWGHVFULEHVWKHWLPH DQGPDQQHULQZKLFK$*(1&<VKDOOSD\&2817<IRU6(59,&(6SURYLGHGXQGHUWKDW :25.25'(5          City Council 18 –4 6/1/2021 3DJHRI ³&2817<´VKDOOPHDQWKH&RXQW\RI2UDQJHDSROLWLFDOVXEGLYLVLRQRIWKH6WDWHRI &DOLIRUQLD ³&2817<5(6285&(6´VKDOOPHDQWKH&2817<SHUVRQQHORUFRQWUDFWRUVWKDWPD\ EHXVHGWRSURYLGH$*(1&<ZLWK6(59,&(6XQGHUWKLV$*5((0(177KH &2817<PD\XWLOL]HDQ\FRPELQDWLRQRI&2817<VWDIIRUFRQWUDFWRUVDVWKH &2817<GHHPVDSSURSULDWHWRSURYLGHWKHUHTXHVWHG6(59,&(6 ³',5(&725´VKDOOPHDQWKH'LUHFWRU2&3XEOLF:RUNVRUDXWKRUL]HGGHVLJQHH ³())(&7,9('$7(´VKDOOEHWKHGDWHWKDWERWK3$57,(6H[HFXWHWKLV$*5((0(17 ³(0(5*(1&<´IRUWKHOLPLWHGSXUSRVHVRIWKLV$*5((0(17VKDOOPHDQWKH IROORZLQJ D ZKHQWKH&2817<¶V&KLHI([HFXWLYH2IILFHUGHWHUPLQHVWKDWWKHUHLVDQ LPPHGLDWHGDQJHUWROLIHVDIHW\DQGSURSHUW\RIFRQWUDFWLQJ$*(1&<LWVFLWL]HQVRU WKHFLWL]HQVRIWKH&2817<UHTXLULQJWKHSHUIRUPDQFHRI(0(5*(1&<:25. DQGRU E ZKHQWKH$*(1&<¶VOHJLVODWLYHERG\RUDXWKRUL]HGRIILFHUGHFODUHVDQ HPHUJHQF\SXUVXDQWWRWKHDSSOLFDEOHSURYLVLRQVRIWKH*RYHUQPHQW&RGHDQGRU F  ZKHQWKH&2817<¶V%RDUGRI6XSHUYLVRUVRUDXWKRUL]HG&2817<RIILFHUGHFODUHVDQ HPHUJHQF\SXUVXDQWWR*RYHUQPHQW&RGHVHFWLRQHWVHTDQGRU G ZKHQWKH 6WDWHRU)HGHUDO*RYHUQPHQWRUERWKGHFODUHDQHPHUJHQF\IRUWKHJHRJUDSKLFDUHD HQFRPSDVVLQJDOORUSDUWRIWKH$*(1&<¶VMXULVGLFWLRQ ³(0(5*(1&<:25.´LVZRUNRUVHUYLFHVWKDWWKH$*(1&<PD\UHTXLUHWKDWRFFXUV GXHWRDQ(0(5*(1&<DQGH[FHHGVWKHGROODUYDOXHOLPLWVIRU21(7,0( 6(59,&(6          City Council 18 –5 6/1/2021 3DJHRI $³-2%25'(5&2175$&7´LVD&2817<FRQWUDFWIRUWKHSURYLVLRQRIUHSDLU UHPRGHOLQJRURWKHUUHSHWLWLYHZRUNGRQHDFFRUGLQJWRXQLWSULFHVSXUVXDQWWR3XEOLF &RQWUDFW&RGHVHFWLRQ ³21(7,0(6(59,&(6´DUH6(59,&(6SURYLGHGE\&2817<XQGHUWKLV $*5((0(17PD\EHXWLOL]HGIRUDVSHFLILFSURMHFWLQFOXGLQJQHZFRQVWUXFWLRQ UHFRQVWUXFWLRQHUHFWLRQDOWHUDWLRQUHQRYDWLRQLPSURYHPHQWGHPROLWLRQDQGUHSDLU ZRUNLQYROYLQJDQ\$*(1&<RZQHGOHDVHGRURSHUDWHGIDFLOLW\DQGWKHSDLQWLQJRU UHSDLQWLQJRIDQ\$*(1&<RZQHGOHDVHGRURSHUDWHGIDFLOLW\21(7,0( 6(59,&(6GRQRWLQFOXGHZRUNWKDWLVSURSHUO\FODVVLILHGDV5(&855,1* 6(59,&(6 ³3$57<´RU³3$57,(6´VKDOOPHDQHLWKHURUFROOHFWLYHO\WKH$*(1&<RU&2817< $³48$/,),('9(1'25/,67´LVD&2817<PDLQWDLQHGOLVWRISRWHQWLDO FRQWUDFWRUVZKRPD\SURYLGHHLWKHUVHUYLFHVDUFKLWHFWXUHRUHQJLQHHULQJVHUYLFHVWKDW ZDVDVVHPEOHGE\WKH&2817<WKURXJKWKH5HTXHVWIRU4XDOLILFDWLRQSURFHVV ³5$7(6+((7´VKDOOPHDQWKHUDWHVKHHWIRUDOO6(59,&(6WKDW&2817<PD\ SURYLGHXQGHUWKLV$*5((0(17SUHSDUHGE\WKH&2817<XSRQH[HFXWLRQRIWKLV $*5((0(177KH5$7(6+((7DORQJZLWKDEULHIGHVFULSWLRQRIWKHW\SHVRIZRUN WKDWPD\EHSHUIRUPHGXQGHUWKLV$*5((0(17VKDOOFRQVWLWXWH$WWDFKPHQW³$´WR WKLV$*5((0(17 ³5(&855,1*6(59,&(6´DUH6(59,&(6WKDWDUHSHUIRUPHGRQDURXWLQHUHSHWLWLYH EDVLVZLWKLQDJLYHQWLPHSHULRG ³6&23(2):25.´LVDGHWDLOHGGHVFULSWLRQRIWKH6(59,&(6DQGWKHPDQQHULQ ZKLFKWKH\ZLOOEHSURYLGHG          City Council 18 –6 6/1/2021 3DJHRI ³6(59,&(6´VKDOOPHDQWKHURXWLQHUHFXUULQJVHUYLFHVRURQHWLPHSURMHFWVSURYLGHG WR$*(1&<E\&2817<XQGHUWKHWHUPVRIWKLV$*5((0(17DQGVKDOOPRUH H[SOLFLWO\EHGHILQHGLQ$WWDFKPHQW³$´KHUHWR $³6723:25.25'(5127,&(´VKDOOPHDQDZULWWHQQRWLFHE\WKH&2817<WR WKH$*(1&<LPPHGLDWHO\VWRSSLQJRUFDQFHOOLQJDOORUDQ\SDUWRID:25.25'(5 ³85*(17:25.´LVXQIRUHVHHQZRUNWKDW$*(1&<PD\SHULRGLFDOO\UHTXLUHWREH SHUIRUPHGRQDQXUJHQWEXWLVQRWDQ(0(5*(1&<EDVLVZKLFKPD\H[FHHGWKH GROODUYDOXHOLPLWVDSSOLFDEOHWR21(7,0(6(59,&(67KLV85*(17:25.PD\ LQFOXGHHLWKHUSURYLVLRQRIVHUYLFHVRUWKHSHUIRUPDQFHRIUHSDLUZRUN $³:25.25'(5´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±$'0,1,675$7,212)$*5((0(17 $ 3$57,(6¶5(35(6(17$7,9(6 $*(1&< 0$1$*(5 VKDOO EH $*(1&<¶VUHSUHVHQWDWLYHLQDOOPDWWHUVSHUWDLQLQJWRWKLV$*5((0(17DQGZLOODFWDVOLDLVRQ EHWZHHQ$*(1&<DQG&2817<DQGFRRUGLQDWHWKHDFWLYLWLHVRI$*(1&<VWDIIDVVLJQHGWR ZRUNZLWK&2817<VWDIIWRLPSOHPHQWWKHWHUPVRIWKLV$*5((0(17          City Council 18 –7 6/1/2021 3DJHRI &2817<¶6',5(&725VKDOOEHDXWKRUL]HGWRDFWDV&2817<¶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¶VGLUHFWLRQDQGVXSHUYLVLRQDQG   ,I&2817<5(6285&(6DUHXQDYDLODEOHIRUZKDWHYHUUHDVRQDVGHWHUPLQHGE\ WKH',5(&725RUWKH',5(&725GHWHUPLQHVWKDWSURYLVLRQRIWKH6(59,&(6UHTXHVWHGE\ $*(1&<ZRXOGQRWEHLQWKH&2817<¶VEHVWLQWHUHVWRUZRXOGLPSDLUWKH&2817<¶VDELOLW\ WR SURYLGH JRYHUQPHQW VHUYLFHV RI DQ\ W\SH LQ DUHDV RXWVLGH WKH $*(1&<¶V MXULVGLFWLRQ &2817<PD\GHFOLQHWRSURYLGHWKHUHTXHVWHG6(59,&(6DWQRSHQDOW\WRWKH&2817<  ,I&2817<DJUHHVWRSURYLGH6(59,&(6UHTXHVWHGE\$*(1&<&2817<LQ FROODERUDWLRQ ZLWK $*(1&< ZLOO SUHSDUH D :25. 25'(5 IRU DSSURYDO RI $*(1&< 0$1$*(58SRQDSSURYDOE\$*(1&<0$1$*(5DQDSSURYHG:25.25'(5VKDOO EHFRPHSDUWRIWKH$*5((0(17EHWZHHQWKH3$57,(6DVGHVFULEHGLQ6HFWLRQ9,, & KHUHLQ SURYLGHGKRZHYHU:25.25'(56PD\QRWPDWHULDOO\FKDQJHWKHWHUPVWKLV$*5((0(17RU          City Council 18 –8 6/1/2021 3DJHRI DQ\ $WWDFKPHQWV EXW UDWKHU PD\ RQO\ VSHFLI\ WKH WLPHV PDQQHUDQG WRWDO FRVW SDUWLFXODU 6(59,&(6WREHSURYLGHGXQGHUWKLV$*5((0(17 8SRQREWDLQLQJ$*(1&<¶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ity Council 18 –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ity Council 18 –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¶VFRPSOHWLRQRIDQ\QHFHVVDU\          City Council 18 –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¶V%RDUGRI6XSHUYLVRUVGXULQJWKH7(50RIWKLV$*5((0(17 DQGVKDOOEHPDGHSDUWRIWKLV$*5((0(17DV$WWDFKPHQW³$´DQGLQFRUSRUDWHGKHUHLQE\ UHIHUHQFHRQFHSUHSDUHGE\WKH&2817<DQGSURYLGHGWR$*(1&<7KH&2817<PD\DOVR SURYLGH6(59,&(6XVLQJFRQWUDFWVDZDUGHGE\RUSXUVXDQWWRWKHGHOHJDWHGDXWKRULW\RIWKH &2817<¶V%RDUGRI6XSHUYLVRUV,QWKHHYHQWWKDWWKH&2817<SURYLGHV6(59,&(6XVLQJ WKHVHFRQWUDFWVWKHFRVWVKDOOEHWKDWVHWIRUWKLQWKHUHVSHFWLYHFRQWUDFWSOXVWKHDGGHGUDWHVHW IRUWKLQWKH5$7(6+((7IRUDQ\&2817<ODERUXVHGLQDGPLQLVWHULQJRUSURFXULQJWKRVH FRQWUDFWV  ) 85*(17:25. )URPWLPHWRWLPH$*(1&<PD\UHTXLUHWKH&2817< WRSURYLGH85*(17:25.XQGHUWKLV$*5((0(17          City Council 18 –12 6/1/2021 3DJHRI   85*(17:25.PD\RQO\EHSHUIRUPHGZKHQDXWKRUL]HGE\DQGDWWKH GLVFUHWLRQDQGGLUHFWLRQRIWKH&2817<¶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³(0(5*(1&<:25.´   (0(5*(1&<:25.VKDOORQO\EHSHUIRUPHGLQWKHHYHQWRIDQ(PHUJHQF\          City Council 18 –13 6/1/2021 3DJHRI   (0(5*(1&<:25.VKDOOEHRUGHUHGE\:25.25'(5  (0(5*(1&<:25.PD\EHSHUIRUPHGHLWKHUE\&2817<SHUVRQQHORU &2817<FRQWUDFWRUVRUERWKDVLVGHWHUPLQHGQHFHVVDU\E\WKH',5(&725DQGWKH &2817<¶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±%,//,1*$1',192,&,1*  &2817<VKDOOVXEPLWLQYRLFH V WR$*(1&<IRU6(59,&(6SURYLGHG7KHLQYRLFHG DPRXQW VKDOO UHIOHFW WKH DJUHHG XSRQ FRVWV DQG IHHV VHW LQ WKHPDQQHU DXWKRUL]HG E\ WKH &2817<¶V%RDUGRI6XSHUYLVRUVRUDVVHWIRUWKLQDFRQWUDFWRUDZDUGHGE\RUSXUVXDQWWR DXWKRULW\GHOHJDWHGE\WKH&2817<¶V%RDUGRI6XSHUYLVRUV$OODPRXQWVLQYRLFHGWR$*(1&<          City Council 18 –14 6/1/2021 3DJHRI VKDOOUHDVRQDEO\UHIOHFW&2817<¶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¶VQHJOLJHQWRUZLOOIXO ZURQJIXODFWVLQSHUIRUPLQJXQGHUWKHWHUPVRIWKLV$*5((0(17&2817<VKDOOGHIHQGDW LWVH[SHQVHLQFOXGLQJDWWRUQH\IHHV$*(1&<LWVRIILFHUVDJHQWVHPSOR\HHVLQGHSHQGHQW FRQWUDFWRUVDQGYROXQWHHUVLQDQ\OHJDODFWLRQRUFODLPRIDQ\NLQGEDVHGXSRQVXFKDOOHJHGDFWV RURPLVVLRQV7KH&2817<VKDOOQRWEHOLDEOHLQDQ\ZD\RULQGHPQLI\WKH$*(1&<LWV RIILFHUVHOHFWHGRUDSSRLQWHGRIILFLDOVHPSOR\HHVDQGYROXQWHHUVIRU$*(1&<¶6QHJOLJHQFHRU WKHQHJOLJHQFHRI$*(1&<¶VRIILFHUVRIILFLDOVHPSOR\HHVRUYROXQWHHUV          City Council 18 –15 6/1/2021 3DJHRI  $*(1&<DJUHHVWRLQGHPQLI\GHIHQGZLWKFRXQVHODSSURYHGLQZULWLQJE\&2817< SURWHFWDQGKROGKDUPOHVVWKH&2817<LWVRIILFHUVHOHFWHGRUDSSRLQWHGRIILFLDOVHPSOR\HHV DQGYROXQWHHUVIURPDQGDJDLQVWDQ\DQGDOOFODLPVGHPDQGVORVVHVGHIHQVHFRVWRUH[SHQVHV RUOLDELOLW\RIDQ\NLQGRUQDWXUHZKLFKWKH&2817<LWVRIILFHUVHOHFWHGRUDSSRLQWHGRIILFLDOV HPSOR\HHVRUYROXQWHHUVPD\VXVWDLQRULQFXURUZKLFKPD\EHLPSRVHGXSRQWKHPIRULQMXU\WR RUGHDWKRISHUVRQVRUGDPDJHWRSURSHUW\DULVLQJRXWRIWKH$*(1&<¶VQHJOLJHQWRUZURQJIXO DFWVLQSHUIRUPLQJXQGHUWKHWHUPVRIWKLV$*5((0(177KH$*(1&<VKDOOQRWEHOLDEOHLQ DQ\ZD\RULQGHPQLI\WKH&2817<LWVRIILFHUVHOHFWHGRUDSSRLQWHGRIILFLDOVHPSOR\HHVDQG YROXQWHHUVIRU&2817<¶VJURVVDQGZLOOIXOQHJOLJHQFHRUWKHJURVVDQGZLOOIXOQHJOLJHQFHRI &2817<¶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ity Council 18 –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±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ity Council 18 –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¶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ity Council 18 –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¶6)((6,QDQ\DFWLRQRUSURFHHGLQJEURXJKWWRHQIRUFHRULQWHUSUHW DQ\SURYLVLRQRIWKLV$*5((0(17RUZKHUHDQ\SURYLVLRQKHUHRILVYDOLGO\DVVHUWHGDVD GHIHQVHHDFK3$57<VKDOOEHDULWVRZQDWWRUQH\¶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ity Council 18 –19 6/1/2021 3DJHRI KDYHERWKUHYLHZHGDQGUHYLVHGWKLV$*5((0(17WKDWLWLVWKHSURGXFWRIWKH3$57,(6¶PXWXDO GUDIWLQJHIIRUWVDQGWKDWWKHUHIRUHWKHQRUPDOUXOHRIFRQVWUXFWLRQWRWKHHIIHFWWKDWDQ\DPELJXLWLHV DUHWREHUHVROYHGDJDLQVWWKHGUDIWLQJ3$57<VKDOOQRWEHHPSOR\HGLQWKHLQWHUSUHWDWLRQRIWKLV $*5((0(17RUDQ\H[KLELWVRUDPHQGPHQWVKHUHWR . &$/(1'$5 '$<6  $Q\ UHIHUHQFH WR WKH ZRUG ³GD\´ RU ³GD\V´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ity Council 18 –20 6/1/2021 3DJHRI      >6,*1$785(3$*()2//2:6@                             City Council 18 –21 6/1/2021 3DJHRI   ,1:,71(66:+(5(2)WKH3$57,(6KHUHWRKDYHH[HFXWHGWKLV$*5((0(17RQ WKHGDWHVIROORZLQJWKHLUUHVSHFWLYHVLJQDWXUHVHIIHFWLYHDVRIWKHGDWHILUVWDERYHZULWWHQ   &2817<2)25$1*( ³&2817<´   &,7<2)6$17$$1$ ³$*(1&<´    %\BBBBBBBBBBBBBBBBBBBBBBBBBB %\BBBBBBBBBBBBBBBBBBBBBBBBBB  -DPHV7UHDGDZD\'LUHFWRU.ULVWLQH5LGJH&LW\0DQDJHU &RXQW\RI2UDQJH&DOLIRUQLD3XEOLF:RUNV$JHQF\6DQWD$QD&DOLIRUQLD   'DWHBBBBBBBBBBBBBBBBBBBBBBBBBB 'DWHBBBBBBBBBBBBBBBBBBBBBBBBBB     $33529('$672)250 2)),&(2)7+(&2817<&2816(/ 25$1*(&2817<&$/,)251,$   %\BBBBBBBBBBBBBBBBBBBBBBBBBB 'HSXW\ $3529('$672)250 %\BBBBBBBBBBBBBBBBBBBBBBBBBB   John M. Funk Sr. Assistant &LW\$WWRUQH\                          City Council 18 –22 6/1/2021 3DJHRI      $WWDFKPHQW$ 6FRSHRI6HUYLFHV5DWH6KHHW  >,17(17,21$//</()7%/$1.@              City Council 18 –23 6/1/2021 Public Works Agency https://www.santa-ana.org/pw Item # 19 City of Santa Ana 20 Civic Center Plaza, Santa Ana, CA 92701 Staff Report June 1, 2021 TOPIC: Warner Avenue Street Improvements (Oak Street to Grand Avenue) AGENDA TITLE Authorize a Purchase Agreement in the Amount of $176,000 for Real Property Acquisition for Warner Avenue Improvements Phase 2 (Property Owner: Wiliz Investment, LLC) (Project No. 18-6901) (Non-General Fund) RECOMMENDED ACTION Authorize the City Manager to execute a Purchase Agreement with property owner Wiliz Investment, LLC for the partial property acquisition and goodwill (if any) for the real property located at 1201 E. Warner Avenue (APN 016-120-49 and 016-120-52) in the amount of $176,000, subject to non-substantive changes approved by the City Manager and City Attorney. DISCUSSION Warner Avenue is classified as an East-West Major Arterial in the City’s General Plan Circulation Element and the County of Orange Master Plan of Arterial Highways. Improving the one-mile segment of Warner Avenue from Main Street to Wright Street has been a long-term priority project that is being constructed in several phases. Improvements include: widening the street from a four-lane roadway to a six-lane arterial to address safety issues and provide adequate vehicular capacity and installing parkways, raised median landscaping, storm drains, protected bike lanes, sound walls, street lights and traffic signals. The City is acquiring properties for the development of Phase 2 of the Warner Avenue Improvements project, bounded by Oak Street and Grand Avenue. Construction is anticipated to begin during winter 2021. The proposed improvements for the project originated as a mitigation measure for the Tustin Legacy project, which involves the redevelopment of the former Tustin Marine Corps Air Station as a mixed-use commercial, residential and industrial project. As a mitigation measure, the City of Tustin agreed to partially fund the improvements on Warner Avenue between Main Street and Grand Avenue. The recommended property acquisition is necessary to accommodate the street improvements for Phase 2 (Exhibit 1). The purchase offer was determined based on the City Council 19 –1 6/1/2021 Real Property Purchase Agreement – Warner Avenue Improvements, Phase 2 June 1, 2021 Page 2 1 7 6 4 appraised value prepared by a California State licensed appraiser and accepted by the property owner (Exhibit 2). ENVIRONMENTAL IMPACT On September 1, 2015, City Council approved the Warner Avenue Final Environmental Impact Statement (SCH No. 2012101004). FISCAL IMPACT A total of $176,000 is budgeted and available for the property acquisition expenditures in FY 2020-21 as follows: Fiscal Year Accounting Unit– Account No.Fund Description Accounting Unit, Account No. Description Amount PROPERTY ACQUISITION 2020-21 03217663-66100 (18-6901) Measure M- Street Construction Measure M2 Competitive Street, Land $132,000 2020-21 05917668-66100 (18-6901) Select Street Construction (City of Tustin Contribution) Warner Ave-Tustin CFD, Land $44,000 TOTAL PROPERTY PURCHASE AGREEMENT:$176,000 EXHIBIT(S) 1. Location Map 2. Purchase Agreement – APN 016-120-52 Submitted By: Nabil Saba, P.E., Executive Director – Public Works Agency Approved By: Kristine Ridge, City Manager City Council 19 –2 6/1/2021 EXHIBIT 1 City Council 19 –3 6/1/2021 EXHIBIT 2 City Council 19 –4 6/1/2021 City Council 19 –5 6/1/2021 City Council 19 –6 6/1/2021 City Council 19 –7 6/1/2021 City Council 19 –8 6/1/2021 City Council 19 –9 6/1/2021 31.Incorporation of (;xhibits. All Exhibits referenced herein and attached hereto shall be incorporatedas if fully set forth in the body of this PSA. IN WITNESS WHEREOF, the Parties hereto have executed this Purchase and Sale Agreement on the date and year first written above. Its: Manager City/Buyer City of Santa Ana Kristine Ridge City Manager ATTEST: Daisy Gomez Clerk of the Council APPROVED AS TO FORM Sonia R. Carvalho, City Attorney John M. Funk Sr. Assistant City Attorney RECOMMENDED FOR APPROVAL: Nabil Saba, PE, PLS Executive Director Public Works Agency Date: _____ _ Date: ______ _ Date: ______ _ Date: ______ _ 4-27-21 City Council 19 –10 6/1/2021 City Council 19 –11 6/1/2021 City Council 19 –12 6/1/2021 City Council 19 –13 6/1/2021 City Council 19 –14 6/1/2021 City Council 19 –15 6/1/2021 City Council 19 –16 6/1/2021 City Council 19 –17 6/1/2021 City Council 19 –18 6/1/2021 City Council 19 –19 6/1/2021 City Council 19 –20 6/1/2021 City Council 19 –21 6/1/2021 Public Works Agency https://www.santa-ana.org/pw Item # 20 City of Santa Ana 20 Civic Center Plaza, Santa Ana, CA 92701 Staff Report June 1, 2021 TOPIC: Resolution for Fiscal Year 2021-2022 Senate Bill 1 Projects AGENDA TITLE Adopt a Resolution for Fiscal Year 2021-2022 Senate Bill 1 Local Streets and Roads Projects in the estimated amount of $6,436,447 for Capital Improvement Projects (Non- General Fund) RECOMMENDED ACTION Adopt a resolution affirming the Fiscal Year 2021-2022 SB-1 Projects List and anticipated funding in the amount of $6,436,447, which is required to be submitted to the California Transportation Commission for budgeting the Fiscal Year 2021-22 Capital Improvement Program, as necessary for City eligibility to receive Road Maintenance and Rehabilitation Account Funding. DISCUSSION Senate Bill 1 (SB 1), the Road Repair and Accountability Act of 2017 (Chapter 5, Statutes of 2017), was passed by the Legislature and signed into law by the Governor in April 2017 to address basic road maintenance, rehabilitation, and critical safety needs on both the state highway and the local streets systems. The funding guidelines specify that before local agencies can receive their apportionment of Road Maintenance and Rehabilitation Account (RMRA) funds in a given fiscal year, the adoption of a resolution with a list of proposed projects is required (Exhibit 1). Each RMRA-funded project must be specifically differentiated from the Highway Users Tax Account funding, and project nominations must include a project description, specific location, proposed schedule for its completion, and the estimated useful life. The proposed projects are being incorporated into the FY 2021-22 Capital Improvement Program Budget (Exhibit 2). The City is expected to receive an estimated $6,436,447 in FY 2021-22 from RMRA funds and staff recommends the adoption of the resolution in order to maintain eligibility. ENVIRONMENTAL IMPACT There is no environmental impact associated with the action. City Council 20 –1 6/1/2021 Resolution for Fiscal Year 21-22 Senate Bill 1 Projects June 1, 2021 Page 2 1 7 5 5 FISCAL IMPACT Pursuant to the California Transportation Commission’s Annual Reporting Guidelines for Local Streets and Roads Funding, staff has identified five CIP projects to be funded with anticipated FY 2021-22 RMRA revenues in the table shown below. The proposed FY 2021-22 CIP budget was prepared using the California Department of Finance RMRA May 2021 estimate of $6,436,447. Fiscal Year 2021/22 - SB1 Road Repair and Accountability Act Project List PROJECT LOCATION DESCRIPTION COST MAIN ST MACARTHUR BLVD TO DYER RD ROAD REHABILITATION $1,680,000 WESTMINSTER AV NEWHOPE ST TO HARBOR BLVD ROAD REHABILITATION $1,335,892 BRISTOL ST SANTA CLARA ST TO MEMORY LN ROAD REHABILITATION $940,000 GRAND AVE WARNER AVE TO EDINGER AVE ROAD REHABILITATION $1,668,221 GARNSEY BUSINESS DISTRICT VARIOUS LOCAL NON- RESIDENTIAL STREETS ROAD REHABILITATION $812,334 Grand Total: $6,436,447 EXHIBIT(S) 1. Resolution and Proposed FY 2021-2022 List of Projects 2. FY 2021-22 RMRA CIP Project Sheets Submitted By: Nabil Saba, P.E., Executive Director – Public Works Agency Approved By: Kristine Ridge, City Manager City Council 20 –2 6/1/2021 Resolution No. 2021-XXX Page 1 of 5 RESOLUTION NO. 2021-XXX A RESOLUTION OF THE CITY COUNCIL OF THE CITY OF SANTA ANA ADOPTING A LIST OF PROJECTS TO BE FUNDED BY SB 1: THE ROAD REPAIR AND ACCOUNTABILITY ACT BE IT RESOLVED BY THE CITY COUNCIL OF THE CITY OF SANTA ANA AS FOLLOWS: Section 1. The City Council of the City of Santa Ana hereby finds, determines and declares as follows: A.Senate Bill 1 (SB 1), the Road Repair and Accountability Act of 2017, was passed by the Legislature and signed into law by the Governor in April 2017 in order to address the significant multi-modal transportation funding shortfalls statewide. B.SB 1 includes accountability and transparency provisions that will ensure the residents of the City of Santa Ana are aware of the projects proposed for funding in our community and which projects have been completed each fiscal year. C.The City of Santa Ana must establish a list of all projects to receive funding from the Road Maintenance and Rehabilitation Account (RMRA), created by SB 1, which must include a description and the location of each proposed project, a proposed schedule for the project’s completion, and the estimated useful life of the improvement. D.The City will receive an estimated $6,36, in RMRA funding in Fiscal Year 2021-22 from SB 1. E.This is the third year in which the City of Santa Ana is receiving SB 1 funding and will enable the City to continue essential road maintenance and rehabilitation projects, safety improvements, repairing and replacing aging bridges, and increasing access and mobility options for the traveling public that would not have otherwise been possible without SB 1. F.The City used a Pavement Management System to develop the SB 1 project list to ensure revenues are being used on the most high-priority and cost-effective projects that also meet the priorities of the community for transportation investment. G.The funding from SB 1 will help the City maintain and rehabilitate local streets and roads and provide resources for similar projects in the future. EXHIBIT 1 City Council 20 –3 6/1/2021 Resolution No. 2021-XXX Page 2 of 5 H. The 2018 California Statewide Local Streets and Roads Needs Assessment found that the City’s streets and roads are in a good condition, and this revenue will help enhance the overall quality of its road system and over the next decade will help to maintain streets and roads conditions. I. The SB 1 project list and overall investment in the City’s local streets and roads infrastructure, with a focus on basic maintenance, safety, and investing in complete streets, will have significant benefits statewide. Section 2. The City of Santa Ana adopts the following list of projects planned to be funded with Road Maintenance and Rehabilitation Account (RMRA) revenues for Fiscal Year 2021-22. Project Name Location Description Proposed Project Completion Estimated Useful Life Road Projects: MAIN ST MACARTHUR BLVD TO DYER RD Preventative Maintenance/Slurry 12/31/22 10 YR WESTMINSTER AVE NEWHOPE ST TO HARBOR BLVD Road Rehabilitation 12/31/22 20 YR BRISTOL ST SANTA CLARA ST TO MEMORY LN Road Rehabilitation 12/31/22 20 YR GRAND AVE WARNER AVE TO EDINGER AVE Road Rehabilitation 12/31/22 20 YR GARNSEY BUSINESS DISTRICT VARIOUS LOCAL NON- RESIDENTIAL STREETS Road Rehabilitation 12/31/22 20 YR Section 3. The following previously proposed and adopted projects may also utilize previous Fiscal Year Road Maintenance and Rehabilitation Account revenues in their delivery. With the relisting of these projects in the adopted fiscal year resolution, the City is reaffirming to the public and the State its intent to fund these projects with Road Maintenance and Rehabilitation Account Revenues: City Council 20 –4 6/1/2021 Resolution No. 2021-XXX Page 3 of 5 Projects Continued from FY 20-21: Project Name Location Description Proposed Project Completion Estimated Useful Life Road Projects: 17th Street Fairview Street to Flower Street Road Rehabilitation 06/2/22 20 YR 17th Street Bristol Street to Flower Street Road Rehabilitation 06/2/22 20 YR Alton Main Street to Standard Avenue Road Rehabilitation 0/0/22 20 YR Fairview Street City Limit to Segerstrom Avenue Road Rehabilitation 03/11/22 20 YR MacArthur Boulevard Fairview Street to Raitt Street Road Rehabilitation 02/1/22 20 YR Projects Continued from FY 19-20: Project Name Location Description Proposed Project Completion Estimated Useful Life Road Projects: Euclid Street McFadden Avenue to 1st Street Road Rehabilitation 06/0/22 20 YR Euclid Street 1st Street to Hazard Avenue Road Rehabilitation 06/0/22 20 YR MacArthur Boulevard Flower Street to Main Street Road Rehabilitation 02/1/22 20 YR Euclid Street City Limit to McFadden Avenue Road Rehabilitation 05/12/22 20 YR Main Street Warner Avenue to Edinger Avenue Road Rehabilitation 09/20/22 20 YR City Council 20 –5 6/1/2021 Resolution No. 2021-XXX Page 4 of 5 Projects Continued from FY 18-19: Project Name Location Description Proposed Project Completion Estimated Useful Life Road Projects: Raitt Street McFadden Avenue to Civic Center Drive Road Rehabilitation 02/02/22 20 YR Main Street Dyer Road to Warner Avenue Road Rehabilitation 0/20/22 20 YR Main Street 1st Street to Civic Center Drive Preventative Maintenance / Slurry 12/31/2 10 YR 1st Street City Limit to Newhope Street Preventative Maintenance / Slurry 12/31/21 10 YR McFadden Avenue Fairview Street to Raitt Street Road Rehabilitation 02/2/23 20 YR Section 4. This Resolution shall take effect immediately upon its adoption by the City Council, and the Clerk of the Council shall attest to and certify the vote adopting this Resolution. ADOPTED this 1st day of June, 2021. _ Vicente Sarmiento Mayor APPROVED AS TO FORM: Sonia R. Carvalho, City Attorney By: John M. Funk Sr. Assistant City Attorney City Council 20 –6 6/1/2021 Resolution No. 2021-XXX Page 5 of 5 AYES: Councilmembers NOES: Councilmembers ABSTAIN: Councilmembers NOT PRESENT: Councilmembers _ CERTIFICATE OF ATTESTATION AND ORIGINALITY I, Daisy Gomez, Clerk of the Council, do hereby certify the attached Resolution No. 2021 - _____ to be the original resolution adopted by the City Council of the City of Santa Ana on ___________, 2021. Date: Clerk of the Council City of Santa Ana City Council 20 –7 6/1/2021 CITY OF SANTA ANA FY 21/22CIP CAPITAL IMPROVEMENT PROJECT WORKSHEET PROJECT DESCRIPTION: Roadway reconstruction along with miscellaneous concrete repairs to address accessibility and drainage issues along this segment of roadway. PROJECT NEED: This segment of Main Street has been identified as a priority by the City's Pavement Management System. The pavement is deteriorating due to weather, age, and heavy usage. PROJECT TITLE: Main Street Rehabilitation: MacArthur to Dyer PROJECT CATEGORY: Street Improvements Arterial Street Rehabilitation LOCATION MAP AGENCY:DIVISION:CONTACT:DATE: Public Works CIP Engineering Mike Ortiz, Senior Civil Engineer 11-May-2021 PROJECT COSTS FY 21/22 FY 22/23 FY 23/24 FY 24/25 FY 25/26 FY 26/27 FY 27/28 Construction 1,556,000 ------ Engineering 124,000 ------ TOTAL 1,680,000 ------ SOURCE OF FUNDS FY 21/22 FY 22/23 FY 23/24 FY 24/25 FY 25/26 FY 26/27 FY 27/28 RMRA SB1 1,680,000 ------ TOTAL 1,680,000 ------ City Council 20 –8 6/1/2021 CITY OF SANTA ANA FY 21/22CIP CAPITAL IMPROVEMENT PROJECT WORKSHEET PROJECT DESCRIPTION: Roadway reconstruction along with miscellaneous concrete repairs to address accessibility and drainage issues along this segment of roadway. PROJECT NEED: This segment of Westminster Avenue has been identified as a priority by the City's Pavement Management System. The pavement is deteriorating due to weather, age, and heavy usage. PROJECT TITLE: Westminster Avenue Rehabilitation: Newhope to Harbor PROJECT CATEGORY: Street Improvements Arterial Street Rehabilitation LOCATION MAP AGENCY:DIVISION:CONTACT:DATE: Public Works CIP Engineering Mike Ortiz, Senior Civil Engineer 19-May-2021 PROJECT COSTS FY 21/22 FY 22/23 FY 23/24 FY 24/25 FY 25/26 FY 26/27 FY 27/28 Construction 1,389,000 ------ Engineering 111,000 ------ TOTAL 1,500,000 ------ SOURCE OF FUNDS FY 21/22 FY 22/23 FY 23/24 FY 24/25 FY 25/26 FY 26/27 FY 27/28 GAS TAX 164,108 ------ RMRA SB1 1,335,892 ------ TOTAL 1,500,000 ------ City Council 20 –9 6/1/2021 CITY OF SANTA ANA FY 21/22CIP CAPITAL IMPROVEMENT PROJECT WORKSHEET PROJECT DESCRIPTION: Reconstruction/resurfacing of existing pavement and replacement/installation of missing or damaged, curbs, gutters, sidewalks, driveway approaches, and wheelchair ramps along Bristol Street between Santa Clara Avenue and Memory Lane. PROJECT NEED: This segment of roadway has been identified as a high priority by the City's Pavement Management System. The pavement is deteriorating due to weather, age, and heavy usage. Some of the adjacent curbs, gutters, driveway approaches, curb ramps, and sidewalks are also in various states of disrepair and require replacement. PROJECT TITLE: Bristol Street Rehabilitation: Santa Clara to Memory Lane PROJECT CATEGORY: Arterial Improvements Arterial Street Rehabilitation LOCATION MAP AGENCY:DIVISION:CONTACT:DATE: Public Works CIP Engineering Sean Thomas, Senior Civil Engineer 07-May-2021 PROJECT COSTS FY 21/22 FY 22/23 FY 23/24 FY 24/25 FY 25/26 FY 26/27 FY 27/28 Construction 870,000 ------ Engineering 70,000 ------ TOTAL 940,000 ------ SOURCE OF FUNDS FY 21/22 FY 22/23 FY 23/24 FY 24/25 FY 25/26 FY 26/27 FY 27/28 RMRA SB1 940,000 ------ TOTAL 940,000 ------ City Council 20 –10 6/1/2021 CITY OF SANTA ANA FY 21/22CIP CAPITAL IMPROVEMENT PROJECT WORKSHEET PROJECT DESCRIPTION: Reconstruction/resurfacing of existing pavement and replacement/installation of missing or damaged, curbs, gutters, sidewalks, driveway approaches, and wheelchair ramps within this segment of roadway. PROJECT NEED: The City's Pavement Management Program has been developed to identify total deferred maintenance requirements for the City's arterial network and to move toward preventative maintenance. As one of the City's arterial streets, Grand Avenue pavement rehabilitation is identified as a high priority in the Pavement Management Program. PROJECT TITLE: Grand Avenue Rehabilitation: Warner to Edinger PROJECT CATEGORY: Street Improvements Arterial Street Rehabilitation LOCATION MAP AGENCY:DIVISION:CONTACT:DATE: Public Works CIP Engineering Kenny Nguyen, Senior Civil Engineer 07-May-2021 PROJECT COSTS FY 21/22 FY 22/23 FY 23/24 FY 24/25 FY 25/26 FY 26/27 FY 27/28 Construction 1,544,221 ------ Engineering 124,000 ------ TOTAL 1,668,221 ------ SOURCE OF FUNDS FY 21/22 FY 22/23 FY 23/24 FY 24/25 FY 25/26 FY 26/27 FY 27/28 RMRA SB1 1,668,221 ------ TOTAL 1,668,221 ------ City Council 20 –11 6/1/2021 CITY OF SANTA ANA FY 21/22CIP CAPITAL IMPROVEMENT PROJECT WORKSHEET PROJECT DESCRIPTION: Reconstruct the local interior roadway network within the Garnsey Business District (GBD). The area is bordered by Dyer Road to the north, Flower Street to the east, Main Street to the west, and Warner Avenue to the south. The street segments for this project include Garnsey Street from Dyer Rd to Warner Ave, Central Avenue from Garnsey St to Birch St, Birch Street from End to Warner Ave, Central Ave from Birch St to Main St, Broadway from Central Ave to Warner Ave. PROJECT NEED: The interior roadway network of GBD has been identified as a priority by the City’s Pavement Management System. The pavement is deteriorating due to weather, age, and heavy usage PROJECT TITLE: Garnsey Business District Improvements PROJECT CATEGORY: Street Improvements Neighborhood Street Rehabilitation LOCATION MAP AGENCY:DIVISION:CONTACT:DATE: Public Works Design Engineering Kenny Nguyen, Senior Civil Engineer 19-May-2021 PROJECT COSTS FY 21/22 FY 22/23 FY 23/24 FY 24/25 FY 25/26 FY 26/27 FY 27/28 Construction 3,943,666 ------ Engineering 391,000 ------ TOTAL 4,334,666 ------ SOURCE OF FUNDS FY 21/22 FY 22/23 FY 23/24 FY 24/25 FY 25/26 FY 26/27 FY 27/28 REFUSE MAINTENANCE 3,522,332 ------ RMRA SB1 812,334 ------ TOTAL 4,334,666 ------ City Council 20 –12 6/1/2021 Public Works Agency https://www.santa-ana.org/pw Item # 21 City of Santa Ana 20 Civic Center Plaza, Santa Ana, CA 92701 Staff Report June 1, 2021 TOPIC: OC Go Funding Eligibility Renewal 2021-22 AGENDA TITLE Adopt Resolution to Maintain Measure M2 Funding Eligibility for Fiscal Year 2021-2022 RECOMMENDED ACTION Adopt a Resolution affirming the City of Santa Ana’s Circulation Element is in conformance with the Master Plan of Arterial Highways, and that the City has an existing Mitigation Fee Program, to maintain Orange County Transportation Authority Measure M2 eligibility Program funding for Fiscal Year 2021-22. DISCUSSION In November 1990, Orange County voters approved Measure M, a twenty-year, one-half cent sales tax increase, to fund transportation projects in Orange County. Sixteen years later, in November 2006, the voters again approved the Renewal of Measure M, referred to as M2 for an additional thirty years. M2 became effective in April 2011, and the net revenues generated by M2 contribute to two types of funding: Local Fair Share (LFS) and Competitive funding. All Orange County cities are eligible for LFS funding which is a formula-based allocation determined by population, the number of existing Master Plan of Arterial Highways (MPAH) centerline miles, and taxable sales. Under the competitive component of M2 funding, cities must compete to receive grant monies. Fulfilling M2 eligibility requirements allows the City to qualify for other regional, competitive M2 grant funding opportunities. The Orange County Transportation Authority (OCTA) determines annual eligibility for M2 funds based upon specific elements that cities must meet prior to June 30 of every year. Each year local agencies are required to submit documentation to OCTA in order to remain eligible for Measure M2 Comprehensive Transportation Funding Programs (CTFP) funds via resolution (Exhibit 1). Additionally, every odd-numbered calendar year, the City is required to adopt a resolution that affirms consistency between the City's Circulation Element and the Orange County MPAH, and reaffirm that the City has an existing mitigation fee program. City staff has reviewed and updated the City’s street classification system to ensure traffic mobility and traffic safety are in alignment with City goals and have coordinated those City Council 21 –1 6/1/2021 Measure M2 Funding Eligibility Renewal June 1, 2021 Page 2 1 7 5 8 changes with OCTA. This resolution attests that the City's adopted General Plan Circulation Element is consistent with the MPAH, does not preclude implementation of the MPAH within Santa Ana, and that no unilateral reduction in through lanes has been made on MPAH arterials during FY’s 19-20 and 20-21. In addition, the Resolution reaffirms the City's concurrence with its existing and previously adopted Transportation System Improvement Area fees to mitigate the effects of new development on transportation infrastructure. Measure M2 Program Guidelines require local agencies to assess traffic impacts of new development and require new development to pay a fair share of necessary transportation improvements attributable to the new development. The development impact fee programs and policies currently in place satisfy this requirement and are updated as required by Council action. Adoption of this resolution is required to meet Measure M2 Program guidelines in order for the City to continue to receiving Measure M2 Fairshare funds each year, and to remain eligible for CTFP grant funding administered by OCTA. The deadline for Resolution adoption is June 30, 2021. ENVIRONMENTAL IMPACT There is no environmental impact associated with the action. FISCAL IMPACT The recommended actions will continue the City’s eligibility to receive Measure M2 funds. Upon meeting OCTA eligibility requirements, the City of Santa Ana is anticipated to receive $4,708,915 million in LFS funds (as of the February 2021 estimate) and a yet to be determined amount in M2 competitive funds for FY 2021-22. In the past, the City has received an average of $20 million in combined annual revenue from M2 LFS and competitive fund program allocations. If the recommended action is not approved, the City will lose Measure M2 LFS revenue and eligibility to apply for various future OCTA comprehensive funding programs. EXHIBIT(S) 1. Resolution Submitted By: Nabil Saba, P.E., Executive Director – Public Works Agency Approved By: Kristine Ridge, City Manager City Council 21 –2 6/1/2021 Resolution No. 2021-XXX Page 1 of 2 RESOLUTION NO. 2021-XXX A RESOLUTION OF THE CITY COUNCIL OF THE CITY OF SANTA ANA CONCERNING THE STATUS AND UPDATE OF THE CIRCULATION ELEMENT, AND MITIGATION FEE PROGRAM FOR THE MEASURE M (M2) PROGRAM WHEREAS, the City of Santa Ana desires to maintain and improve the streets within its jurisdiction, including those arterials contained in the Master Plan of Arterial Highways (MPAH); and WHEREAS, the City of Santa Ana had endorsed a definition of and process for, determining consistency of the City’s Traffic Circulation Plan with the MPAH; and WHEREAS, the City has adopted a General Plan Circulation Element which does not preclude implementation of the MPAH within its jurisdiction; and WHEREAS, the City is required to adopt a resolution biennially informing the Orange County Transportation Authority (OCTA) that the City’s Circulation Element is in conformance with the MPAH and whether any changes to any arterial highways of said Circulation Element have been adopted by the City during Fiscal Years (FY) 2019-20 and FY 2020-21; and WHEREAS, the City is required to send biennially to the OCTA all recommended changes to the City Circulation Element and the MPAH for the purposes of re-qualifying for participation in the Comprehensive Transportation Funding Programs; and WHEREAS, the City is required to adopt a resolution biennially certifying that the City has an existing Mitigation Fee Program that assesses traffic impacts of new development and requires new development to pay a fair share of necessary transportation improvements attributable to the new development. NOW, THEREFORE, BE IT RESOLVED by the City Council of the City of Santa Ana as follows: Section 1. The arterial highway portion of the City Circulation Element of the City is in conformance with the MPAH. Section 2. The City attests that no unilateral reduction in through lanes has been made on any MPAH arterials during FY 2019-20 and FY 2020-21. Section 3. The City affirms that it will bring forward requests to amend the MPAH, when necessary, in order to ensure that the MPAH and the General Plan Circulation Element remain consistent. Section 4. The City reaffirms that the City Council concurs with the existing Mitigation Fee Program. EXHIBIT 1 City Council 21 –3 6/1/2021 Resolution No. 2021-XXX Page 2 of 2 Section 5. This Resolution shall take effect immediately upon its adoption by the City Council, and the Clerk of the Council shall attest to and certify the vote adopting this Resolution. ADOPTED this ___ day of __________ 2021. Vicente Sarmiento Mayor APPROVED AS TO FORM: Sonia R. Carvalho, City Attorney By: John M. Funk Sr. Assistant City Attorney AYES: Councilmembers NOES: Councilmembers ABSTAIN: Councilmembers NOT PRESENT: Councilmembers _ CERTIFICATE OF ATTESTATION AND ORIGINALITY I, Daisy Gomez, Clerk of the Council, do hereby certify the attached Resolution No. 2021 -_____ to be the original resolution adopted by the City Council of the City of Santa Ana on _______________, 2021. Date: Clerk of the Council City of Santa Ana City Council 21 –4 6/1/2021 Human Resources https://www.santa-ana.org/hr Item # 22 City of Santa Ana 20 Civic Center Plaza, Santa Ana, CA 92701 Staff Report June 1, 2021 TOPIC: Resolution Amending the City's Basic Classification and Compensation Plan AGENDA TITLE: Adopt a Resolution Amending the City’s Basic Classification and Compensation Plan to Establish and Delineate Classifications of Employment Designated as Unrepresented Confidential Management and Unrepresented Confidential Employees RECOMMENDED ACTION Adopt a resolution that amends the City’s Basic Classification and Compensation Plan 2015-026, by: creating, deleting, or modifying classifications, and establishing terms and conditions of employment for classifications designated as Unrepresented Confidential Middle-Management (CMM), Unrepresented Confidential Administrative Management (CAM), and Unrepresented Confidential Employees (UCE). DISCUSSION The Human Resources Department is vested with the responsibility for ensuring the appropriateness of classifications based upon the type and level of duties and responsibilities performed. On an ongoing basis, individual classifications are reviewed and modified to ensure that job specifications remain current with emerging technology, organizational changes, and labor market trends within specific occupations. The ongoing maintenance of the personnel system will help facilitate efficient and economical services to the public and provide for the continuance of a fair and equitable system of personnel management. Accordingly, the Human Resources Department recommends establishing and delineating the Basic Compensation and Benefit Plan for classifications of confidential employment designated as Unrepresented Confidential Middle-Management (CMM), Unrepresented Confidential Administrative Management (CAM), and Unrepresented Confidential Employee (UCE). Employee, Confidential is defined in the City’s EE-ER Resolution 81-075 as, “an employee who is assigned to perform work directly involved in the development, preparation or presentation of management positions with respect to employer-employee relations.” Specifically, the recommendations are: City Council 22 –1 6/1/2021 Resolution Amending the City's Basic Classification and Compensation Plan June 1, 2021 Page 2 1 7 5 7 Unrepresented Confidential Middle-Management (CMM) The creation of two (2) classifications assigned to the City Attorney’s Office: Chief Assistant City Attorney - Employee Relations and Senior Assistant City Attorney - Employee Relations assigned to the City Attorney’s office. Said positions are exempt from the City’s civil service system as set forth in the Santa Ana City Charter, Article X, Section 1002 and serve at will. The reassignment of the Assistant Human Resources Director classification. The creation of three (3) classifications assigned to the Human Resources Department: Employee Relations Manager, Human Resources Operations Manager, and Human Resources Business Systems Administrator. Unrepresented Confidential Administrative-Management (CAM) The creation of two (2) classifications assigned to the Human Resources Department: Principal Employee Relations Analyst and Senior Employee Relations Analyst. Unrepresented Confidential Employees (UCE) The creation of two (2) classifications assigned to the Human Resources Department: Employee Relations Analyst and Executive Secretary – Human Resources. The City and representatives of the Santa Ana Management Association (SAMA) and the Confidential Association of Santa Ana (CASA) have met and conferred and agree to i) the reassignment of classifications represented by the respective association and ii) the creation of classifications assigned to the City Attorney’s Office and Human Resources Department, to the unrepresented confidential units. The classification and compensation recommendations to establish and delineate the job classification, compensation and benefit plan for CMM, CAM, and UCE requires amendment of the City Council adopted Resolution 2015-026. Specifically, the resolutions (Attachments: Exhibit J and Exhibit K) provide language to mirror the compensation and benefits available to SAMA and CASA members, while excluding provisions pertaining to association representation. The resolutions are intended to accurately and comprehensively describe all provisions applicable to CMM, CAM and UCE and enable the City to administer provisions in an appropriate and legally compliant manner. ENVIRONMENTAL IMPACT There is no environmental impact associated with this action. FISCAL IMPACT Proposed related workforce changes and compensation for these classifications have been included in the Proposed FY 2021-22 City Budget. City Council 22 –2 6/1/2021 Resolution Amending the City's Basic Classification and Compensation Plan June 1, 2021 Page 3 1 7 5 7 EXHIBIT(S) 1. Amend Basic Classification and Compensation Resolution Submitted By: Jason Motsick, Approved By: Kristine Ridge, City Manager City Council 22 –3 6/1/2021 Resolution 2021-XXX Page 1 of 4 EXHIBIT 1 RESOLUTION NO. 2021-XX A RESOLUTION OF THE CITY COUNCIL OF THE CITY OF SANTA ANA TO AMEND RESOLUTION NO. 2015-026 TO EFFECT CERTAIN CHANGES TO THE CITY’S BASIC CLASSIFICATION AND COMPENSATION PLAN. BE IT RESOLVED BY THE CITY COUNCIL OF THE CITY OF SANTA ANA AS FOLLOWS: Section 1: The City Council hereby finds, determines and declares as follows: A. Section 1004, Article X of the City Charter of the City of Santa Ana requires the City Manager to prepare, install and maintain a position classification and pay plan subject to civil service rules and regulations and the approval of the City Council. B. On June 16, 2015, the City Council adopted Resolution No. 2015-026 amending and re-establishing the Basic Classification and Compensation Plan for all Full-Time and Part-Time Classifications of Officers and Employees of the City of Santa Ana. C. It is the City’s practice to assign job titles that reflect the duties and responsibilities of the classification and are consistent with other classificat ions within the City’s organizational structure as well as comparable job titles in the labor market, while maintaining internal pay equity relationships and attracting and retaining qualified candidates. D. The Human Resources Department has completed a review of the various departmental requests to make changes to the City’s organizational structure, classification titles, and staffing which revealed the need to effect certain changes to the City’s basic classification and compensation plans. E. The Human Resources Department desires to establish and delineate the Basic Compensation and Benefit Plan for classes of employment designated as Unrepresented Confidential Middle-Management (CMM), Unrepresented Confidential Administrative Management (CAM) and Unrepresented Confidential Employees (UCE), attached to this resolution as Exhibit “J” and “K” to the Basic Classification and Compensation Plan Resolution No. 2015 -026. F. The City Council has amended and reestablished the Basic Classification and Compensation Plan on numerous occasions since its adoption. City Council 22 –4 6/1/2021 Resolution 2021-XXX Page 2 of 4 G. It is now desired to amend Council Resolution No. 2015-026, as amended, in order to effect these changes, as shown below: Section 2: The Santa Ana City Council amends Resolution No. 2015-026, Exhibit “E” as follows: A. Deleting the following full-time classification title at the monthly seventeen -step salary rate range indicated: 17-Step Salary Rate Range Effective 1/1/2021 Monthly Salary Classification Title SRR Minimum-Maximum Assistant Director of Human Resources MM-26 $10521-15614 Section 3: The Santa Ana City Council amends Resolution No. 2015-026, to add Exhibit “J” as follows: A. Adding the full-time classification titles for the following unrepresented middle- management at the monthly seventeen-step salary rate range indicated: 17-Step Salary Rate Range Effective 1/1/2021 Monthly Salary Classification Title SRR Minimum-Maximum Assistant Director of Human Resources MM-26 $10521-$15614 Chief Assistant City Attorney–Employee Relations (Exempt) MM-30 $11612-$17237 Employee Relations Manager MM-22 $9531-$14147 Human Resources Operations Manager MM-22 $9531-$14147 Human Resources Business Systems Administrator MM-18 $8635-$12816 Senior Assistant City Attorney–Employee Relations (Exempt) MM-28 $11052-$16406 B. Adding the full-time classification titles for the following unrepresented administrative-management at the monthly five-step salary rate range indicated: 5-Step Salary Rate Range Effective 1/1/2021 Monthly Salary Classification Title SRR Minimum-Maximum Principal Employee Relations Analyst AM-737 $8844-$10752 Senior Employee Relations Analyst AM-722 $8221-$9995 City Council 22 –5 6/1/2021 Resolution 2021-XXX Page 3 of 4 Section 4: The Santa Ana City Council amends Resolution No. 2015-026, to add Exhibit “K” as follows: A. Adding the full-time classification titles for the following unrepresented confidential at the monthly six-step salary rate range indicated: 6-Step Salary Rate Range Effective 1/1/2021 Monthly Salary Classification Title SRR Minimum-Maximum Employee Relations Analyst UC-663 $6164-$7867 Executive Secretary – Human Resources UC-615 $4874-$6226 Section 5: All salary rate range classifications are set forth in the City’s Master “Salary Schedule” as periodically updated. Section 6: That except as amended by this Resolution, all other provisions of Resolution No. 2015-026 as amended shall remain in full force and effect Section 7: This Resolution is operative from and after July 1, 2021. ADOPTED this 1st day of June, 2021. ___________________________ Vincente Sarmiento Mayor APPROVED AS TO FORM: By: __________________ Sonia R. Carvalho City Attorney City Council 22 –6 6/1/2021 Resolution 2021-XXX Page 4 of 4 AYES: Councilmembers NOES: Councilmembers ABSTAIN: Councilmembers NOT PRESENT: Councilmembers CERTIFICATE OF ATTESTATION AND ORIGINALITY I, Daisy Gomez, Clerk of the Council, do hereby attest to and certify the attached Resolution No. 2021-___ to be the original Resolution adopted by the City Council of the City of Santa Ana on June 1, 2021 Date: ___________________ ____________________________ Clerk of the Council City of Santa Ana City Council 22 –7 6/1/2021 1 | Page    Attachment 1 EXHIBIT J THE BASIC COMPENSATION AND BENEFIT PLAN FOR CLASSES OF EMPLOYMENT DESIGNATED AS UNREPRESENTED CONFIDENTIAL MIDDLE- MANAGEMENT (CMM) AND UNREPRESENTED CONFIDENTIAL ADMINISTRATIVE- MANAGEMENT (CAM). Unrepresented Confidential Middle-Management (CMM) and Unrepresented Confidential Administrative-Management (CAM) Basic Compensation and Benefit Plan Effective, July 1, 2021 and after. Section 1. Employer-Employee Relations in the Public Service of The City of Santa Ana Resolution 81-75, as authorized by California Government Code (Section 3500, et seq.) defines “Employee, Confidential” as, an employee who is assigned to perform work directly involved in the development, preparation or presentation of management positions with respect to employer-employee relations. Employee, Management means an employee having responsibility for formulating, administering, or managing the implementation of City policies or programs, including but not limited to, department and assistant department heads, division heads, and professional administrative staff employees employed to render advice and assistance pertaining to the conduct of legal, fiscal, budgetary, personnel management, and employer-employee relations affairs of the City. Section 2. Unrepresented Confidential Middle-Management (CMM) Classification and Compensation Plan. A. Unrepresented Confidential Middle-Management (CMM) Employee Classifications Assistant Director of Human Resources Chief Assistant City Attorney-Employee Relations (Exempt from Civil Service) Employee Relations Manager Human Resources Operations Manager Human Resources Business Systems Administrator Senior Assistant City Attorney–Employee Relations (Exempt from Civil Service) B. Schedule of Salaries: A schedule showing salary rate ranges for classifications of employment designated as unrepresented confidential middle-management (CMM) at the seventeen step salary rate range referenced as Exhibit “B” of the City’s Master Salary Schedule same as those City Council 22 –8 6/1/2021 2 | Page    middle-management (MM) represented Santa Ana Management Association (SAMA) classes of employment is listed as follows: Unrepresented CMM Classifications Salary Range Assistant Director of Human Resources MM-26 Chief Assistant City Attorney-Employee Relations (Exempt) MM-30 Employee Relations Manager MM-22 Human Resources Operations Manager MM-22 Human Resources Business Systems Administrator MM-18 Senior Assistant City Attorney–Employee Relations (Exempt) MM-28 Section 3. Unrepresented Confidential Administrative-Management (CAM) Classification and Compensation Plan. A. Unrepresented Confidential Administrative-Management (CAM) Employee Classification Principal Employee Relations Analyst Senior Employee Relations Analyst B. Schedule of Salaries: A schedule showing salary rate ranges for classifications of employment designated as unrepresented confidential administrative-management (CAM) at the five-step salary rate range same as those administrative management (AM) represented by Santa Ana Management Association (SAMA) classes of employment as listed as follows: Unrepresented CAM Classifications Salary Range Principal Employee Relations Analyst AM-737 Senior Employee Relations Analyst AM-722 The Unrepresented Confidential Management salary schedules contain several salary ranges; each salary range is shown in monthly amounts. The ranges are identified by a two-digit number preceded by the capital letters “MM” for Middle Management and “AM” for Administrative Management. The salaries within each salary range are identified by the minimum salary of the range up to the maximum salary of the range. Terminal Classifications. Should a classification be identified as a terminal classification, the capitalized letter “T” shown within parenthesis [i.e., (T)] next to a classification title signifies a position classification that has been designated as “terminal” by formal City Council action and, as such, will be deleted from The Basic Classification and Compensation Plan for Unrepresented Confidential Management CMM or CAM classifications of employment when vacated by its last remaining incumbent. No new appointment may be made to a classification that has been designated as terminal. City Council 22 –9 6/1/2021 3 | Page    Section 4. Administration and Applicability of the Basic Classification and Compensation and Benefit Plan for Classifications of Employment Designated as Unrepresented Confidential Middle-Management (CMM) and Unrepresented Confidential Administrative-Management (CAM). A. Unless specified otherwise herein, Unrepresented Confidential Management listed in Section 2 and Section 3 of this Exhibit will be afforded, and/or subject to the same provisions and/or changes in salaries, compensation, and benefits including but not limited to; cost of living adjustments; bi-lingual pay; pay additives; fringe benefit plans and allowances; City’s Section 125 Plan; group health, dental, term life, and long-term disability allowances and plans; cafeteria plan; wellness plan benefits; technology stipend; access to participation in the City’s voluntary benefit plans (e.g., vision, flexible spending accounts, supplement life insurance, and 457(b) deferred compensation plan); CalPERS Retirement System; Retirement Health Savings Plan (RHS) participation, including any employer contribution to the employee’s individual RHS plan or the same employer contribution to an association’s retiree health savings or similar plan on behalf of the member; as provided and available to those represented in the Santa Ana Management Association (SAMA) unit. B. Compensation Plan Implementation. Upon implementation of the Basic Classification and Compensation Plan set forth in Sub-section 2.B and 3.B. of this Resolution Exhibit, a current incumbent of an Unrepresented Confidential Management CMM or CAM classification listed herein above unless specified otherwise herein, will be afforded, and/or subject to the same provisions in salaries, compensation, attendance, work day, and work week as provided and available to those represented in the SAMA unit. C. Temporary Upgrade to a CMM or CAM Classification. Regular employees of the City who are incumbents of classes of employment not included in this resolution exhibit and who are temporarily upgraded into a higher classification for a limited duration to an CMM or CAM classification due to a current incumbent’s leave of absence or out-of- class temporary appointment as defined in Section 4.D. below, shall receive a minimum five percent (5%) temporary upgrade pay as defined by CCR 571(a)(3) as “compensation to employees who are required by their employer or governing body to work in an upgraded position/classification of limited duration”, and is intended to meet the definition of “Compensation Earnable” for Classic members of CalPERS as provided by the Public Employees’ Retirement Law (PERL), and Government Code (G.C.) section 20636. City Council 22 –10 6/1/2021 4 | Page    D. Out-of-Class Appointment to a CMM or CAM Classification. Regular employees of the City who are incumbents of classes of employment not included in this resolution exhibit and who are appointed to an “out-of-class appointment” as defined in Gov. Code section 20480 of the Public Employees’ Retirement Law (PERL) as, “an appointment to an upgraded position or higher classification by an employer or governing body in a vacant position for a limited duration not to exceed nine-hundred sixty (960) hours in a fiscal year”. A “vacant position” refers to “a position that is vacant during recruitment for a permanent appointment”. A vacant position does not refer to a position that is temporarily available due to another employee’s leave of absence. Employees temporarily upgraded to a unrepresented management classifications designated as CMM or CAM shall receive a minimum five percent (5%) temporary upgrade premium as defined by CCR 571(a)(3) as “compensation to employees who are required by their employer or governing body to work in an upgraded position/classification of limited duration”, and is intended to meet the definition of “Compensation Earnable” for Classic members of CalPERS as provided by the Public Employees’ Retirement Law (PERL), and Government Code (G.C.) section 20636. E. Reallocation of Salary Rate Ranges. When an employee is in a CMM or CAM classification, which is reallocated from the current salary rate range to a different salary rate range, the employee will retain the same salary he or she held prior to the reallocation. Section 5. Health and Welfare Benefits. The following insurance benefits available to Unrepresented Confidential Management employees are provided through the City’s Section 125 Cafeteria Plan adopted in accordance with the provisions of Internal Revenue Code § 125. Under City Council Resolution No. 98-52, the City elected to be subject to the Public Employees’ Medical & Hospital Care Act (PEMHCA) to provide medical insurance through CalPERS for management members. The City’s contribution for each employee meets the statutory minimum using the “Unequal Method” California Government Code § 22892(c) (AB-2544). The City will contribute an allowance, which includes the PEMHCA statutory minimum towards the employee’s cafeteria plan in the same amount as available to the SAMA unit covered under the PEMHCA plan. Section 6. Leave Accruals and Cash-Out Provisions. Unless otherwise provided, the same leave accrual, maximum accrual, and cash-out provisions provided to the members of the SAMA unit, will also be offered to the classifications listed in this resolution exhibit including but not limited to; sick, paid holidays, floating holidays, holiday closures, vacation, “must-use” vacation, City Council 22 –11 6/1/2021 5 | Page    management vacation, bereavement leave, military leave, jury duty, witness leave, catastrophic, and industrial/workers compensation leave. Section 7. Retirement Plan Contributions. A. The terms of the existing contract between the City and California Public Employees’ Retirement System (CalPERS) governing the City retirement benefits of Unrepresented Confidential Management employees covered by this Resolution are incorporated by reference herein. The City will make contributions to CalPERS in accordance with its contract with CalPERS for employees covered by said contract as amended. B. The California Public Employees’ Pension Reform Act (PEPRA) went into effect on January 1, 2013. Based on consideration of various eligibility factors, PEPRA defines each employee as either a “classic” or “new” member of CalPERS. C. 2.7% at 55 Service Retirement Benefit for Classic Miscellaneous Members. The City agrees to provide CMM and CAM employees covered by this Resolution, and who are defined as Classic Miscellaneous Members under the California Public Employees’ Pension Reform Act (PEPRA) of 2013 (AB340), with the 2.7% at 55 Service Retirement benefit. D. Payment of 2.7% at 55 Service Retirement Benefit. Classic Miscellaneous CMM and CAM employees covered by this Resolution will contribute eight percent (8%) of CalPERS reportable compensation toward the employer cost of the 2.7% at 55 enhanced retirement formula. This payment will be implemented as cost-sharing pursuant to Government Code Section 20516(f). 1. Pre-Taxable Benefit. To the extent permitted by CalPERS and Internal Revenue Service regulations, this eight percent (8%) employee contribution will be implemented through payroll deductions on a pre-tax basis. E. 2.0% at 62 Service Retirement Benefit for New Miscellaneous Members. The City agrees to provide CMM and CAM employees covered by this Resolution who were appointed to their classification on or after January 1, 2013, and who are defined as new members under the California Public Employees’ Pension Reform Act (PEPRA) of 2013 (AB340), with the 2.0% at 62 Service Retirement benefit. F. Payment of 2.0% at 62 Service Retirement Benefit. CMM and CAM employees defined in 7.E. (above) will contribute at least 50% of normal cost of the 2.0% at 62 retirement benefit. 1. Pre-Taxable Benefit. To the extent permitted by CalPERS and Internal Revenue Service regulations, the City will make the above employee deductions pre-tax contributions. City Council 22 –12 6/1/2021 6 | Page    G. Final Compensation for Pension Calculation. Final compensation for Classic Miscellaneous Members will be based on the highest annual average compensation earnable during the 12 consecutive months immediately preceding the effective date of their retirement, or some other 12 consecutive month period designated by the member. Final compensation Miscellaneous Members who are defined as New Members under PEPRA will be based on the highest annual average compensation earnable during the 36 consecutive months immediately preceding the effective date of their retirement, or some other 36 consecutive month period designated by the member. H. Deferred Retirement for Classic Miscellaneous Members as defined in Section D (above). The City will continue to make payments to CalPERS on behalf of each eligible affected employee in an amount necessary to pay one hundred percent (100%) of each employee’s member contribution and report it to CalPERS as special compensation [Government Code §20636(C)(4)]. This contribution is known as Employer Paid Member Contribution (EPMC), which is equal to eight percent (8%) of reportable compensation for Classic Miscellaneous Members. Such payments will be credited to the individual employee’s CalPERS account. Such payments are not an increase in base salary and no salary rate range applicable to any of the employees covered by this Resolution will be changed or deemed to have been changed by reason thereof. As a result, the City will not treat these payments as ordinary income and thus will not withhold federal or state income tax from said payments. The City previously received a ruling from the Internal Revenue Service confirming that such payments are deferred compensation and not ordinary income. In the event that the City receives a new ruling from the Internal Revenue Service that such payments are ordinary income of the employees instead of deferred compensation, the City’s obligation to make such payments will discontinue and in place thereof the reportable compensation of each Classic Miscellaneous Member eligible for the 2.7% at 55 Benefits Formula will be increased by eight percent (8%). For the purpose of reporting an employee’s compensation to CalPERS, the City will include these payments as if they were a part of the employee’s reportable compensation. Section 8. Tuition Reimbursement Unrepresented Confidential Management employees are eligible to participate in the Training and Education Assistance Program provided for all regular, full-time employees of the City. Reimbursement will be based on the cost of tuition, required enrollment/registration fees, miscellaneous fees (health, parking, student union fees, etc.) and all required texts, eBooks and related material for each course. Maximum tuition reimbursement will be paid the same amount as available to represented SAMA members. City Council 22 –13 6/1/2021 7 | Page    Section 9. Retirement Health Savings (RHS) Plan A. Employees participate in the “Vantage Care” Retirement Health Savings Plan (RHS), which designated ICMA-RC as the administrator of the plan. The City shall make contributions into the individual accounts of Unrepresented Confidential Management employees as provided to the members of the represented SAMA unit. 1. Unrepresented Confidential Management employees will contribute one and one-quarter percent (1.25%) of base pay into their individual RHS account each pay period. 2. Unrepresented Confidential Management employees shall have the option to amend the current management plan design by mutual agreement of the majority including the SAMA membership within in the City’s agreement with ICMA-RC. 3. The City will contribute one percent (1%) of employee’s base pay deposited into their individual RHS account each pay period. Section 10. Deferred Compensation The City has established and maintains a deferred compensation plan pursuant to the provisions of Section 457(b) of the Internal Revenue Code. CMM and CAM employees covered under this resolution, at their sole discretion, may defer to have deposited into the City’s 457(b) plan a portion of their compensation up to the maximum amount permitted by law. As permissible by law if the City is desirous of establishing a 401(a) deferred compensation plan at a future date, Unrepresented Confidential Management employees covered under this resolution, at their sole discretion, may elect to participate into said 401(a) plan upon its establishment, and defer a portion of their compensation up to the maximum amount permitted by law to the same extent as the SAMA unit. All contributions into the 457(b) and 401(a) plan are voluntary employee contributions and will meet the requirements of the Internal Revenue Code. Section 11. Miscellaneous Provisions A. Catastrophic Leave Donation. Unrepresented Confidential Management employees will be eligible to donate and receive catastrophic leave donations as provided to all other represented SAMA members. B. At-Will Employment Relationship. Classifications; Chief Assistant City Attorney- Employee Relations and Senior Assistant City Attorney-Employee Relations are defined as not excepted by the Civil Service System as defined in Section 1002 of the City of City Council 22 –14 6/1/2021 8 | Page    Santa Ana Code of Ordinance, Charter Article X – Civil Service and are considered to be employed “at-will” as defined by the California Labor Code section 2922. The classifications identified in this section will be appointed by and report to the City Attorney and nothing in this Resolution Exhibit shall prevent, limit, or otherwise interfere with the right of the City Attorney or the City Manager to terminate employment at any time, with or without cause of an employee whose classification is listed in this section. City Council 22 –15 6/1/2021 1 | Page    Attachment 2 EXHIBIT K THE BASIC COMPENSATION AND BENEFIT PLAN FOR CLASSES OF EMPLOYMENT DESIGNATED AS UNREPRESENTED CONFIDENTIAL EMPLOYEES (UCE). Unrepresented Confidential Employees (UCE) Basic Compensation and Benefit Plan Effective, July 1, 2021 and after. Section 1. Employer-Employee Relations in the Public Service of The City of Santa Ana Resolution 81-75, as authorized by California Government Code (Section 3500, et seq.) defines “Employee, Confidential” as, an employee who is assigned to perform work directly involved in the development, preparation or presentation of management positions with respect to employer-employee relations. Section 2. Unrepresented Confidential Employees (UCE) Classification and Compensation Plan. A. Unrepresented Confidential Employee (UCE) Classifications Employee Relations Analyst Executive Secretary – Human Resources B. Schedule of Salaries A schedule showing salary rate ranges for classifications of employment designated as unrepresented confidential employees (UCE) at the six-step salary rate range same as those represented by Confidential Association of the Santa Ana (CASA) classes of employment as listed as follows: Unrepresented UCE Classifications Salary Range Employee Relations Analyst UC-663 Executive Secretary – Human Resources UC-615 The Unrepresented Confidential Employees’ salary schedule contains several salary ranges, each salary range is shown in monthly amounts. The ranges are identified by a two-digit number preceded by the capital letters “UC” Unaffiliated Confidential. The salary within each salary range is identified by the minimum salary of the range up to the maximum salary of the range. Terminal Classifications. Should a classification be identified as a terminal classification, the capitalized letter “T” shown within parenthesis [i.e., (T)] next to a classification title signifies a position classification that has been designated as City Council 22 –16 6/1/2021 2 | Page    “terminal” by formal City Council action and, as such, will be deleted from The Basic Classification and Compensation Plan for Unrepresented Confidential Employees (UCE) classifications of employment when vacated by its last remaining incumbent. No new appointment may be made to a classification that has been designated as terminal. Section 4. Administration and Applicability of the Basic Classification and Compensation and Benefit Plan for Classifications of Employment Designated as Unrepresented Confidential Employees (UCE). A. Unless specified otherwise herein, Unrepresented Confidential Employees listed in Section 2 of this Exhibit will be afforded, and/or subject to the same provisions and/or changes in salaries, compensation and benefits including but not limited to; cost of living adjustments; overtime; bi-lingual pay; assignment and other special pay additives; fringe benefit plans and allowances; City’s Section 125 Plan; group health, dental, term life, and long-term disability allowances and plans; access to participation in the City’s voluntary benefit plans (e.g., vision, flexible spending accounts, supplement life insurance, and 457(b) deferred compensation plan); CalPERS Retirement System; Retirement Health Savings Plan (RHS) participation, including any (if applicable) employer contribution to the employee’s individual RHS plan or the same employer contribution to an association’s retiree health savings or similar plan on behalf of the member, as provided and available to those represented in the CASA unit. B. Compensation Plan Implementation. Upon implementation of the Basic Classification and Compensation Plan set forth in Sub-section 2.B. of this Resolution Exhibit, a current incumbent of an UCE classification listed herein above unless specified otherwise herein, will be afforded, and/or subject to the same provisions in salaries, compensation, attendance, workday, and work week as provided and available to those represented in the CASA unit. C. Temporary Upgrade to a UCE Classification. Regular employees of the City who are incumbents of classes of employment not included in this resolution exhibit and who are temporarily upgraded into a higher classification for a limited duration to a UCE classification due to a current incumbent’s leave of absence or out-of-class temporary appointment as defined in Section 4.D below, shall receive a minimum five percent (5%) temporary upgrade pay as defined by CCR 571(a)(3) as “compensation to employees who are required by their employer or governing body to work in an upgraded position/classification of limited duration”, and is intended to meet the definition of “Compensation Earnable” for Classic members of CalPERS as provided by the Public Employees’ Retirement Law (PERL), and Government Code (G.C.) section 20636. City Council 22 –17 6/1/2021 3 | Page    D. Out-of-Class Appointment to a UCE Classification. Regular employees of the City who are incumbents of classes of employment not included in this resolution exhibit and who are appointed to an “out-of-class appointment” as defined in Gov. Code section 20480 of the Public Employees’ Retirement Law (PERL) as, “an appointment to an upgraded position or higher classification by an employer or governing body in a vacant position for a limited duration not to exceed nine-hundred sixty (960) hours in a fiscal year”. A “vacant position” refers to “a position that is vacant during recruitment for a permanent appointment”. A vacant position does not refer to a position that is temporarily available due to another employee’s leave of absence. Employees temporarily upgraded to a unrepresented management classifications designated as UCE shall receive a minimum five percent (5%) temporary upgrade premium as defined by CCR 571(a)(3) as “compensation to employees who are required by their employer or governing body to work in an upgraded position/classification of limited duration”, and is intended to meet the definition of “Compensation Earnable” for Classic members of CalPERS as provided by the Public Employees’ Retirement Law (PERL), and Government Code (G.C.) section 20636. D. Reallocation of Salary Rate Ranges. When an employee is in a UCE classification which is reallocated from the current salary rate range to a different salary rate range, the employee will retain the same salary he or she held prior to the reallocation. Section 5. Health and Welfare Benefits. The following insurance benefits available to UCE employees are provided through the City’s Section 125 Cafeteria Plan adopted in accordance with the provisions of Internal Revenue Code § 125. Under City Council Resolution No. 98-53, the City elected to be subject to the Public Employees’ Medical & Hospital Care Act (PEMHCA) to provide medical insurance through CalPERS for unrepresented confidential employees. The City’s contribution for each employee meets the statutory minimum using the “Unequal Method” California Government Code § 22892(c) (AB-2544). The City will contribute an allowance, which includes the PEMHCA statutory minimum towards the employee’s health premium covered under the PEMHCA plan to the same extent afforded to those members of the CASA unit. Section 6. Leave Accruals and Cash-Out Provisions. Unless otherwise provided, the same leave accrual, maximum accrual, and cash-out provisions provided to the members of the CASA unit, will also be offered to the classifications listed in this resolution exhibit including but not limited to; sick, paid holidays, floating holidays, holiday closures, vacation, “must-use” vacation, comp time, bereavement leave, military leave, jury duty, witness leave, catastrophic, and industrial/workers compensation leave. City Council 22 –18 6/1/2021 4 | Page    Section 7. Retirement Plan Contributions. A. The terms of the existing contract between the City and California Public Employees’ Retirement System (CalPERS) governing the City retirement benefits of UCE employees covered by this Resolution are incorporated by reference herein. The City will make contributions to CalPERS in accordance with its contract with CalPERS for employees covered by said contract as amended. B. The California Public Employees’ Pension Reform Act (PEPRA) went into effect on January 1, 2013. Based on consideration of various eligibility factors, PEPRA defines each employee as either a “classic” or “new” member of CalPERS. C. 2.7% at 55 Service Retirement Benefit for Classic Miscellaneous Members. The City agrees to provide UCE employees covered by this Resolution, and who are defined as Classic Miscellaneous Members under the California Public Employees’ Pension Reform Act (PEPRA) of 2013 (AB340), with the 2.7% at 55 Service Retirement benefit. D. Payment of 2.7% at 55 Service Retirement Benefit. Classic Miscellaneous UCE employees covered by this Resolution will contribute eight percent (8%) of CalPERS reportable compensation toward the employer cost of the 2.7% at 55 enhanced retirement formula. This payment will be implemented as cost-sharing pursuant to Government Code Section 20516(f). 1. Pre-Taxable Benefit. To the extent permitted by CalPERS and Internal Revenue Service regulations, this eight percent (8%) employee contribution will be implemented through payroll deductions on a pre-tax basis. E. 2.0% at 62 Service Retirement Benefit for New Miscellaneous Members. The City agrees to provide UCE employees covered by this Resolution who were appointed to their classification on or after January 1, 2013, and who are defined as new members under the California Public Employees’ Pension Reform Act (PEPRA) of 2013 (AB340), with the 2.0% at 62 Service Retirement benefit. F. Payment of 2.0% at 62 Service Retirement Benefit. UCE employees defined in 6.E. (above) will contribute at least 50% of normal cost of the 2.0% at 62 retirement benefit. 1. Pre-Taxable Benefit. To the extent permitted by CalPERS and Internal Revenue Service regulations, the City will make the above employee deductions pre-tax contributions. K. Final Compensation for Pension Calculation. Final compensation for Classic City Council 22 –19 6/1/2021 5 | Page    Miscellaneous Members will be based on the highest annual average compensation earnable during the 12 consecutive months immediately preceding the effective date of their retirement, or some other 12 consecutive month period designated by the member. Final compensation Miscellaneous Members who are defined as New Members under PEPRA will be based on the highest annual average compensation earnable during the 36 consecutive months immediately preceding the effective date of their retirement, or some other 36 consecutive month period designated by the member. L. Deferred Retirement for Classic Miscellaneous Members as defined in Section D (above). The City will continue to make payments to CalPERS on behalf of each eligible affected employee in an amount necessary to pay one hundred percent (100%) of each employee’s member contribution and report it to CalPERS as special compensation [Government Code §20636(C)(4)]. This contribution is known as Employer Paid Member Contribution (EPMC), which is equal to eight percent (8%) of reportable compensation for Classic Miscellaneous Members. Such payments will be credited to the individual employee’s CalPERS account. Such payments are not an increase in base salary and no salary rate range applicable to any of the employees covered by this Resolution will be changed or deemed to have been changed by reason thereof. As a result, the City will not treat these payments as ordinary income and thus will not withhold federal or state income tax from said payments. The City previously received a ruling from the Internal Revenue Service confirming that such payments are deferred compensation and not ordinary income. In the event that the City receives a new ruling from the Internal Revenue Service that such payments are ordinary income of the employees instead of deferred compensation, the City’s obligation to make such payments will discontinue and in place thereof the reportable compensation of each Classic Miscellaneous Member eligible for the 2.7% at 55 Benefits Formula will be increased by eight percent (8%). For the purpose of reporting an employee’s compensation to CalPERS, the City will include these payments as if they were a part of the employee’s reportable compensation. Section 8. Tuition Reimbursement UCE employees are eligible to participate in the Training and Education Assistance Program provided for all regular, full-time employees of the City. Reimbursement will be based on the same provisions and amounts afforded to those in the CASA unit. Section 9. Retirement Health Savings (RHS) Plan A. Employees participate in the “Vantage Care” Retirement Health Savings Plan (RHS), which designated ICMA-RC as the administrator of the plan. The City shall make City Council 22 –20 6/1/2021 6 | Page    contributions into the individual accounts of UCE employees as provided to the members of the represented CASA unit. 1. UCE employees will contribute one and one-quarter percent (1.25%) of base pay into their individual RHS account each pay period. 2. UCE employees shall have the option to amend the current plan design by mutual agreement of the majority including the CASA membership within in the City’s agreement with ICMA-RC. Section 10. Deferred Compensation The City has established and maintains a deferred compensation plan pursuant to the provisions of Section 457(b) of the Internal Revenue Code. UCE employees covered under this resolution, at their sole discretion, may defer to have deposited into the City’s 457(b) plan a portion of their compensation up to the maximum amount permitted by law. As permissible by law if the City is desirous of establishing a 401(a) deferred compensation plan at a future date, UCE employees covered under this resolution, at their sole discretion, may elect to participate into said 401(a) plan upon its establishment, and defer a portion of their compensation up to the maximum amount permitted by law to the same extent as the CASA unit. All contributions into the 457(b) and 401(a) plan are voluntary employee contributions and will meet the requirements of the Internal Revenue Code. Section 11. Miscellaneous Provisions A. Catastrophic Leave Donation. UCE employees will be eligible to donate and receive catastrophic leave donations as provided to all other represented CASA members.   City Council 22 –21 6/1/2021 Finance and Management Services https://www.santa-ana.org/finance Item # 23 City of Santa Ana 20 Civic Center Plaza, Santa Ana, CA 92701 Staff Report June 1, 2021 TOPIC: Fiscal Year 2021-2022 Miscellaneous Fee Resolution AGENDA TITLE: Approve Fiscal Year 2021-2022 Miscellaneous Fee Resolution RECOMMENDED ACTION Adopt a resolution establishing a Uniform Schedule of Miscellaneous Fees for Fiscal Year (FY) 2021-2022. DISCUSSION The Miscellaneous Fee Resolution (Exhibit 1) is composed of various charges associated with, but not limited to, the following: City services, building, and enterprise-related fees. Miscellaneous Fees (Fees) are intended to recover the City’s costs associated with delivering the corresponding services. However, the collection of Fees do not exceed the City’s actual costs in delivering the said service, in accordance with state law. On an annual basis, fees and related services associated with the Miscellaneous Fee Resolution are reviewed and adjusted to reflect the City’s costs in delivering the services. On March 16, 2021, the City Council directed staff to waive the Consumer Price Index (CPI) increase of 1.67% to the Miscellaneous Fees for FY 2021-2022. Furthermore, each city department has confirmed that the actual cost of providing the service does not exceed the proposed fees for FY 2021-2022. The FY 2021-2022 Miscellaneous Fee Schedule identifies all fees assessed, as well as proposed new fees and those recommended for adjustment (Exhibit 2 and Exhibit 3). The FY 2021-2022 Miscellaneous Fee Schedule includes the continued waiver of the Credit Card Processing fee, along with the following items:  Two (2) new Library Fees Three (3) new Planning and Building Fees One (1) new Police Fee Modification of thirty-three (33) existing fees Deletion of twenty-one (21) fees that are no longer active City Council 23 –1 6/1/2021 Fiscal Year 2021-2022 Miscellaneous Fee Resolution June 1, 2021 Page 2 1 7 6 9 Later in the calendar year, staff expects to return to City Council with a comprehensive proposal for Parks, Recreation and Community Services Agency (PRCSA) fees based upon a restructuring of permitted fees such as: film, rental of indoor and outdoor facility and park amenities, special events and athletic field use. ENVIRONMENTAL IMPACT There is no environmental impact associated with this action. FISCAL IMPACT General Fund revenue estimates for the upcoming fiscal year are based upon the miscellaneous fees as proposed. EXHIBIT(S) 1. Miscellaneous Fee Resolution 2. Proposed FY 21-22 Miscellaneous Fee Schedule Submitted By: Kathryn Downs, Executive Director Finance and Management Services Approved By: Kristine Ridge, City Manager City Council 23 –2 6/1/2021 ROH – 6.1.21 Resolution No. 2021-xx Page 1 of 3 RESOLUTION NO. 2021-xx A RESOLUTION OF THE CITY COUNCIL OF THE CITY OF SANTA ANA ESTABLISHING A UNIFORM SCHEDULE OF MISCELLANEOUS FEES FOR FISCAL YEAR 2021-2022 BE IT RESOLVED BY THE CITY COUNCIL OF THE CITY OF SANTA ANA AS FOLLOWS: Section 1: The City Council hereby finds, determines and declares as follows: A.Each year, for the convenience of the public, the City Council gathers in a single document a comprehensive listing of fees and service charges imposed by the City upon th ose persons seeking services of value from the City. B.This document is known as the “Miscellaneous Fee Schedule” for Fiscal Year 2021-2022 and is on file at the Clerk of the Council office, and incorporated by this reference. C.As part of approving the Miscellaneous Fee Schedule for Fiscal Year 2021-2022, the various agencies of the City have analyzed the cost to administer the various programs, activities and applications for which the City imposes fees or service charges. D.On an annual basis, fees and related services associated with the Miscellaneous Fee Resolution are reviewed and adjusted to reflect the City’s costs in delivering the services. On March 16, 2021, the City Council directed staff to waive the Consumer Price Index-All Urban Consumers Component for the Los Angeles-Riverside-Orange County area (CPI) increase of 1.67% to the Miscellaneous Fees for Fiscal Year 2021-2022. Furthermore, each city department has confirmed that the actual cost of providing the service does not exceed the proposed fees for Fiscal Year 2021-2022. E.In a few limited circumstances, agencies have determined that the fee should be deleted; new charges should be added or modified; or, existing charges raised. Such charges are listed in the ‘Proposed New Miscellaneous Fees’ and ‘Proposal to Modify Existing Fees’, attached to the staff report submitted for this matter and made a part hereof by this reference. F.In order to have a single comprehensive document for Fiscal Year 2021- 2022, the majority of fees which are unchanged h ave simply been reprinted in the Miscellaneous Fee Schedule. The Council expressly Exhibit 1 City Council 23 –3 6/1/2021 ROH – 6.1.21 Resolution No. 2021-xx Page 2 of 3 states that it is not its intention to repeal previously adopted fees and adopt new fees of exactly the same amount, but is simply repeating these fees so that the Miscellaneous Fee Schedule can continue to be a comprehensive source of City fees and service charges. G. In each of these cases, the Council finds, determines and declares that such new or increased charges, fees or service charges do not exceed the City’s estimated reasonable cost to provide the pertinent service, process the specified application or administer the certain program for which the charge, fee or service charge is imposed. H. Based upon the testimony, reports and other evidence submitted on this matter, this City Council makes the above-specified findings. Section 2: The Miscellaneous Fee Schedule for Fiscal Year 2021-2022 is hereby adopted. Each fee or service charge set forth shall be levied until further resolution of this Council. Section 3: To the extent that any fee or service charge established pursuant to City Resolution No. 2020-053 is inconsistent with the fees or service charges established pursuant to this Resolution, then said Resolution No. 2020-053 is hereby repealed. Section 4: If any charge, fee, service charge, section, subsection, sentence, clause, phrase or word of this Resolution is for any reason held to be invalid by a court of competent jurisdiction, such decision shall not affect the validity of the remaining portions of this Resolution. The City Council hereby declares that it would have passed and adopted this Resolution, and each and all provisions hereof, irrespective of the fact that one or more provisions may be declared invalid. Section 5: This Resolution shall be operative from and after July 1, 2021. City Council 23 –4 6/1/2021 ROH – 6.1.21 Resolution No. 2021-xx Page 3 of 3 ADOPTED this 1st day of June, 2021. _______________________ Vicente Sarmiento Mayor APPROVED AS TO FORM: Sonia R. Carvalho, City Attorney By:________________________ Ryan O. Hodge Assistant City Attorney AYES: Councilmembers _______________________________________ NOES: Councilmembers _______________________________________ ABSTAIN: Councilmembers _______________________________________ NOT PRESENT: Councilmembers _______________________________________ CERTIFICATE OF ATTESTATION AND ORIGINALITY I, DAISY GOMEZ, Clerk of the Council, do hereby attest to and certify the attached Resolution No. 2021-xx to be the original resolution adopted by the City Council of the City of Santa Ana on June 1, 2021. Date: ________________ ____________________________________ Clerk of the Council City of Santa Ana City Council 23 –5 6/1/2021 FISCAL YEAR 2021-2022 CITY OF SANTA ANA JUNE 1, 2021 PROPOSED MISCELLANEOUS FEES Exhibit 2 City Council 23 –6 6/1/2021 If you have any questions regarding the fees or rates in this document, please contact the appropriate departmental representative listed below: Section Representative Phone ALL DEPARTMENTS Budget Office 647-5420 CLERK OF THE COUNCIL Norma Mitre 647-5237 COMMUNITY DEVELOPMENT AGENCY Susan Gorospe 647-5376 FINANCE & MANAGEMENT SERVICES Will Holt 647-5440 FIRE SERVICES Budget Office 647-5420 LIBRARY Francisco Arroyo 647-5254 PARKS, RECREATION & COMMUNITY SERVICES Francisco Arroyo 571-4218 PLANNING & BUILDING AGENCY Sona Mooradian 667-2712 POLICE DEPARTMENT Robert Carroll 245-8135 PUBLIC WORKS AGENCY Margaret Mercer 647-5050 If you have any questions regarding the Miscellaneous Fee Process, please contact the Budget Office at 647-5420. City Council 23 –7 6/1/2021 TABLE OF CONTENTS Section Department Page I ALL DEPARTMENTS 1 II CLERK OF THE COUNCIL 13 III COMMUNITY DEVELOPMENT AGENCY 14 IV FINANCE & MANAGEMENT SERVICES 15 V FIRE SERVICES 17 VI LIBRARY SERVICES 23 VII PARKS, RECREATION & COMMUNITY SERVICES 26 VIII & IX PLANNING & BUILDING AGENCY 36 X POLICE DEPARTMENT 71 XI PUBLIC WORKS AGENCY 81 Appendix Summary of Proposed New, Modified, and Deleted Fees 88 Resolution Resolution 2021 - XXX 111 City Council 23 –8 6/1/2021 This Page Intentionally Left Blank City Council 23 –9 6/1/2021 ADOPTED FY 20-21 PROPOSED FY 21-22 DEPT DEPARTMENT/MISCELLANEOUS FEE OR SERVICE UNIT FEES FEES CHANGES Certification - Any Public Record Each 3.64 3.64 Proof of Residency/Living Certification Each 11.57 11.57 In General (excluding Police Accident Reports) Size up to 8 1/2" x 14"Each Page 0.23 0.23 Oversized (larger than 8 1/2" x 14")Each Page At Cost Modification: Amount Postage Charges Each At Cost Modification: Amount DVD or CD with records Each 6.41 6.41 Special reproduction charges (if any)Each Actual Cost Actual Cost Labor charges per person for locating and preparing documents2 Hour 26.86 26.86 Quarter hour or fraction thereof 6.71 6.71 return of records held by that third person Each Actual Cost Actual Cost Per Day 275.00 275.00 Modification: Footnote Police/Fire Per Day 275.00 275.00 Modification: Footnote All other Employees 275.00 275.00 Modification: Footnote Each 0.20 0.20 Charges paid to a third person for retrieval and Witness Fees1 at tender of Subpoena plus full cost that city incurs in terms of salary and traveling expenses for employee at tender of Subpoena plus full cost that city incurs in terms of salary and traveling expenses for employee Mileage Fees3 (per mile, each way) Subpoena Duces Tecum - same as above general fees plus the following: REVENUE ACCOUNT SECTION I ALL DEPARTMENTS Copy of Public Records (from Paper, Fax, Microfilm, or Other Media)1 1CityCouncil23–10 6/1/2021 ADOPTED FY 20-21 PROPOSED FY 21-22 DEPT DEPARTMENT/MISCELLANEOUS FEE OR SERVICE UNIT FEES FEES CHANGES REVENUE ACCOUNT SECTION I ALL DEPARTMENTS Deposit-Flat Rate 136.84 136.84 Subscriptions Building Rental Fees Santa Ana Regional Transportation Center (SARTC) Facility Rental for Special Events Per Reservation 4,659.01 4,659.01 06717002-57960 1 Pursuant to California Government Code Section 6253(B) 2 Pursuant to California Government Code Section 68096.1 and 68097.2 3 Pursuant to California Government Code Section 68093 Preparation of Administrative Records Deposit to be applied to copy charges of City Council Agenda and Minutes can be obtained at no charge from the City's internet website at www.santa-ana.org Santa Ana Municipal Code (SAMC) and Supplements (order directly by calling Municipal Code Corporation at 1-800-262-2633) Conforms to California Government Code Section 68096.1 and 68097.2 NOTE: Copies of maps, documents, graphs, or special work may be furnished upon the payment of the cost of printing and preparation. In cases where a regular established price is unavailable, the Department Head, in collaboration with the Executive Director of Finance & Management Services, may establish a price consistent with the cost of printing and preparation thereof. The Executive Director of Finance & Management Services shall report such exceptions to the City Manager. It shall be the responsibility of the City Manager to review costs annually and make such recommendations to the City Council as required to keep rates consistent with costs. Government agencies and their official representative(s) shall be exempt from paying these charges for single copies for official use. $0.20 per page. 2CityCouncil23–11 6/1/2021 ADOPTED FY 20-21 PROPOSED FY 21-22 DEPT DEPARTMENT/MISCELLANEOUS FEE OR SERVICE FEES FEES CHANGES Group 1 Group 2 Group 3 Group 4 Group 5 Facility Police Facility Community Room Up to 3 hours Group 1 N/C N/C Group 2 167.55 167.55 Group 3 335.08 335.08 Group 4 232.08 232.08 Group 5 484.02 484.02 Each additional hour Group 1 N/C N/C Group 2 53.37 53.37 Group 3 107.98 107.98 Group 4 76.94 76.94 Group 5 161.34 161.34 Cleaning Deposit (may be refundable) Group 1 256.85 256.85 Group 2 258.14 258.14 Group 3 258.14 258.14 Group 4 258.14 258.14 Group 5 258.14 258.14 SARTC Lobby (Per Hour) 06717002-57960 Group 1 N/C N/C Group 2 209.06 209.06 Group 3 277.94 277.94 Group 4 207.85 207.85 Group 5 346.83 346.83 SARTC Lobby Cleaning Deposit Modification: Fee Name 06717002-57960 Group 1 246.50 246.50 Group 2 247.73 247.73 Group 3 247.73 247.73 Group 4 247.73 247.73 Group 5 247.73 247.73 REVENUE ACCOUNT SECTION I ALL DEPARTMENTS City of Santa Ana sponsored or cosponsored event or program; agencies with a reciprocal facility use and fee schedule; and governmental agencies (serving Santa Ana residents) for business meetings and Resident not-for-profit civic, social, and religious organizations. Nonresident not-for-profit civic, social, and religious organizations. Resident commercial, business, and for-profit organizations. Nonresident commercial, business, and for-profit organizations. 3CityCouncil23–12 6/1/2021 ADOPTED FY 20-21 PROPOSED FY 21-22 DEPT DEPARTMENT/MISCELLANEOUS FEE OR SERVICE FEES FEES CHANGES Group 1 Group 2 Group 3 Group 4 Group 5 REVENUE ACCOUNT SECTION I ALL DEPARTMENTS City of Santa Ana sponsored or cosponsored event or program; agencies with a reciprocal facility use and fee schedule; and governmental agencies (serving Santa Ana residents) for business meetings and Resident not-for-profit civic, social, and religious organizations. Nonresident not-for-profit civic, social, and religious organizations. Resident commercial, business, and for-profit organizations. Nonresident commercial, business, and for-profit organizations. SARTC Courtyard (Per Hour)Modification: Fee Name 06717002-57960 Group 1 N/C N/C Group 2 68.89 68.89 Group 3 102.72 102.72 Group 4 68.89 68.89 Group 5 137.76 137.76 Courtyard Cleaning Deposit 06717002-57960 Group 1 124.48 124.48 Group 2 124.48 124.48 Group 3 124.48 124.48 Group 4 124.48 124.48 Group 5 124.48 124.48 SARTC Meeting Room (Up to 3 Hours) 06717002-57960 Group 1 N/C N/C Group 2 89.43 89.43 Group 3 180.05 180.05 Group 4 124.48 124.48 Group 5 262.23 262.23 Each Add. Hour Group 1 N/C N/C Group 2 20.55 20.55 Group 3 35.05 35.05 Group 4 26.59 26.59 Group 5 54.39 54.39 Cleaning Deposit Group 1 258.14 258.14 Group 2 258.14 258.14 Group 3 258.14 258.14 Group 4 258.14 258.14 Group 5 258.14 258.14 4CityCouncil23–13 6/1/2021 ADOPTED FY 20-21 PROPOSED FY 21-22 DEPT DEPARTMENT/MISCELLANEOUS FEE OR SERVICE FEES FEES CHANGES Group 1 Group 2 Group 3 Group 4 Group 5 REVENUE ACCOUNT SECTION I ALL DEPARTMENTS City of Santa Ana sponsored or cosponsored event or program; agencies with a reciprocal facility use and fee schedule; and governmental agencies (serving Santa Ana residents) for business meetings and Resident not-for-profit civic, social, and religious organizations. Nonresident not-for-profit civic, social, and religious organizations. Resident commercial, business, and for-profit organizations. Nonresident commercial, business, and for-profit organizations. Facility SARTC - Suite 100 (Up to 3 hours) 06717002-57960 Group 1 N/C N/C Group 2 627.19 627.19 Group 3 1,254.38 1,254.38 Group 4 878.07 878.07 Group 5 1,756.13 1,756.13 Each additional hour Group 1 N/C N/C Group 2 151.06 151.06 Group 3 302.12 302.12 Group 4 211.48 211.48 Group 5 422.96 422.96 Cleaning Deposit Group 1 258.14 258.14 Group 2 258.14 258.14 Group 3 258.14 258.14 Group 4 258.14 258.14 Group 5 258.14 258.14 Lawn Bowling Clubhouse 57361 Group 1 N/C N/C Group 2 65.00 65.00 Group 3 130.00 130.00 Group 4 93.00 93.00 Group 5 194.00 194.00 Southwest Sr. Center (may be refundable) California Room 57361 Group 1 N/C N/C Group 2 116.00 116.00 Group 3 195.00 195.00 Group 4 130.00 130.00 Group 5 234.00 234.00 5CityCouncil23–14 6/1/2021 ADOPTED FY 20-21 PROPOSED FY 21-22 DEPT DEPARTMENT/MISCELLANEOUS FEE OR SERVICE FEES FEES CHANGES Group 1 Group 2 Group 3 Group 4 Group 5 REVENUE ACCOUNT SECTION I ALL DEPARTMENTS City of Santa Ana sponsored or cosponsored event or program; agencies with a reciprocal facility use and fee schedule; and governmental agencies (serving Santa Ana residents) for business meetings and Resident not-for-profit civic, social, and religious organizations. Nonresident not-for-profit civic, social, and religious organizations. Resident commercial, business, and for-profit organizations. Nonresident commercial, business, and for-profit organizations. Conference Room or Dining Room 57361 Group 1 N/C N/C Group 2 38.00 38.00 Group 3 62.00 62.00 Group 4 46.00 46.00 Group 5 93.00 93.00 Kitchen 57361 Group 1 N/C N/C Group 2 31.00 31.00 Group 3 46.00 46.00 Group 4 38.00 38.00 Group 5 62.00 62.00 Classroom Group 1 N/C N/C Group 2 20.00 20.00 Group 3 42.00 42.00 Group 4 31.00 31.00 Group 5 62.00 62.00 Santa Ana Sr. Center Main Room (may be refundable)N/C N/C 57361 Group 1 119.00 119.00 Group 2 201.00 201.00 Group 3 133.00 133.00 Group 4 240.00 240.00 Group 5 Dining Room 57361 Group 1 N/C N/C Group 2 38.00 38.00 Group 3 62.00 62.00 Group 4 46.00 46.00 Group 5 93.00 93.00 Kitchen 57361 Group 1 N/C N/C Group 2 31.00 31.00 Group 3 46.00 46.00 Group 4 38.00 38.00 Group 5 62.00 62.00 6CityCouncil23–15 6/1/2021 ADOPTED FY 20-21 PROPOSED FY 21-22 DEPT DEPARTMENT/MISCELLANEOUS FEE OR SERVICE FEES FEES CHANGES Group 1 Group 2 Group 3 Group 4 Group 5 REVENUE ACCOUNT SECTION I ALL DEPARTMENTS City of Santa Ana sponsored or cosponsored event or program; agencies with a reciprocal facility use and fee schedule; and governmental agencies (serving Santa Ana residents) for business meetings and Resident not-for-profit civic, social, and religious organizations. Nonresident not-for-profit civic, social, and religious organizations. Resident commercial, business, and for-profit organizations. Nonresident commercial, business, and for-profit organizations. Classroom 57361 Group 1 N/C N/C Group 2 20.00 20.00 Group 3 42.00 42.00 Group 4 31.00 31.00 Group 5 62.00 62.00 Salgado Community Center Meeting Room A 57361 Group 1 N/C N/C Group 2 42.00 42.00 Group 3 86.00 86.00 Group 4 62.00 62.00 Group 5 124.00 124.00 Meeting Room B 57361 Group 1 N/C N/C Group 2 20.00 20.00 Group 3 42.00 42.00 Group 4 31.00 31.00 Group 5 62.00 62.00 Kitchen 57361 Group 1 N/C N/C Group 2 15.00 15.00 Group 3 32.00 32.00 Group 4 21.00 21.00 Group 5 46.00 46.00 Gymnasium 57361 Group 1 N/C N/C Group 2 80.00 80.00 Group 3 162.00 162.00 Group 4 116.00 116.00 Group 5 234.00 234.00 7CityCouncil23–16 6/1/2021 ADOPTED FY 20-21 PROPOSED FY 21-22 DEPT DEPARTMENT/MISCELLANEOUS FEE OR SERVICE FEES FEES CHANGES Group 1 Group 2 Group 3 Group 4 Group 5 REVENUE ACCOUNT SECTION I ALL DEPARTMENTS City of Santa Ana sponsored or cosponsored event or program; agencies with a reciprocal facility use and fee schedule; and governmental agencies (serving Santa Ana residents) for business meetings and Resident not-for-profit civic, social, and religious organizations. Nonresident not-for-profit civic, social, and religious organizations. Resident commercial, business, and for-profit organizations. Nonresident commercial, business, and for-profit organizations. Facility Garfield Community Center Multi-Purpose Room 13518002-57361-15753401132-7006 Group 1 N/C N/C Group 2 107.00 107.00 Group 3 181.00 181.00 Group 4 121.00 121.00 Group 5 217.00 217.00 Dance Room 13518002-57361-1575341132-7000 Group 1 N/C N/C Group 2 35.00 35.00 Group 3 57.00 57.00 Group 4 42.00 42.00 Group 5 87.00 87.00 Jerome Recreation Center Social Hall or Class Room or Fitness Room Group 1 N/C N/C Group 2 20.00 20.00 Group 3 42.00 42.00 Group 4 31.00 31.00 Group 5 62.00 62.00 Kitchen 57361 Group 1 N/C N/C Group 2 15.00 15.00 Group 3 32.00 32.00 Group 4 21.00 21.00 Group 5 46.00 46.00 Gymnasium 57361 Group 1 N/C N/C Group 2 78.00 78.00 Group 3 158.00 158.00 Group 4 113.00 113.00 Group 5 228.00 228.00 (note: half court may be reserved at half the regular price) 8CityCouncil23–17 6/1/2021 ADOPTED FY 20-21 PROPOSED FY 21-22 DEPT DEPARTMENT/MISCELLANEOUS FEE OR SERVICE FEES FEES CHANGES Group 1 Group 2 Group 3 Group 4 Group 5 REVENUE ACCOUNT SECTION I ALL DEPARTMENTS City of Santa Ana sponsored or cosponsored event or program; agencies with a reciprocal facility use and fee schedule; and governmental agencies (serving Santa Ana residents) for business meetings and Resident not-for-profit civic, social, and religious organizations. Nonresident not-for-profit civic, social, and religious organizations. Resident commercial, business, and for-profit organizations. Nonresident commercial, business, and for-profit organizations. El Salvador Center Social Hall or Class Room 57361 Group 1 N/C N/C Group 2 20.00 20.00 Group 3 42.00 42.00 Group 4 31.00 31.00 Group 5 62.00 62.00 Kitchen57361 Group 1 N/C N/C Group 2 15.00 15.00 Group 3 32.00 32.00 Group 4 21.00 21.00 Group 5 46.00 46.00 Memorial Center Social Hall or Class Room 57361 Group 1 N/C N/C Group 2 20.00 20.00 Group 3 42.00 42.00 Group 4 31.00 31.00 Group 5 62.00 62.00 Stage 57361 Group 1 N/C N/C Group 2 15.00 15.00 Group 3 31.00 31.00 Group 4 20.00 20.00 Group 5 41.00 41.00 Roosevelt/Walker Community Center Multi-Purpose Room 57361 Group 1 N/C N/C Group 2 20.00 20.00 Group 3 41.00 20.00 Modification: Amount Group 4 31.00 31.00 Group 5 62.00 31.00 Modification: Amount 9CityCouncil23–18 6/1/2021 ADOPTED FY 20-21 PROPOSED FY 21-22 DEPT DEPARTMENT/MISCELLANEOUS FEE OR SERVICE FEES FEES CHANGES Group 1 Group 2 Group 3 Group 4 Group 5 REVENUE ACCOUNT SECTION I ALL DEPARTMENTS City of Santa Ana sponsored or cosponsored event or program; agencies with a reciprocal facility use and fee schedule; and governmental agencies (serving Santa Ana residents) for business meetings and Resident not-for-profit civic, social, and religious organizations. Nonresident not-for-profit civic, social, and religious organizations. Resident commercial, business, and for-profit organizations. Nonresident commercial, business, and for-profit organizations. Log Cabins 57361 Group 1 N/C N/C Group 2 10.00 10.00 Group 3 20.00 20.00 Group 4 15.00 15.00 Group 5 21.00 21.00 Corbin Center (per room) 57361 Group 1 N/C N/C Group 2 20.00 20.00 Group 3 42.00 42.00 Group 4 31.00 31.00 Group 5 62.00 62.00 Hector Godinez High School Class Room Group 1 N/C N/C 01113002-57361 Group 2 36.00 36.00Group 3 59.00 59.00 Group 4 44.00 44.00 Group 5 89.00 89.00 Meeting Room 01113002-57361 Group 1 N/C N/C Group 2 40.00 40.00 Group 3 82.00 82.00 Group 4 59.00 59.00 Group 5 119.00 119.00 Performing Arts Facility 01113002-57361 Group 1 N/C N/C Group 2 110.00 110.00 Group 3 186.00 186.00 Group 4 124.00 124.00 Group 5 223.00 223.00 Band Room 01113002-57361 Group 1 N/C N/C Group 2 62.00 62.00 Group 3 124.00 124.00 Group 4 89.00 89.00 Group 5 185.00 185.00 10CityCouncil23–19 6/1/2021 ADOPTED FY 20-21 PROPOSED FY 21-22 DEPT DEPARTMENT/MISCELLANEOUS FEE OR SERVICE FEES FEES CHANGES Group 1 Group 2 Group 3 Group 4 Group 5 REVENUE ACCOUNT SECTION I ALL DEPARTMENTS City of Santa Ana sponsored or cosponsored event or program; agencies with a reciprocal facility use and fee schedule; and governmental agencies (serving Santa Ana residents) for business meetings and Resident not-for-profit civic, social, and religious organizations. Nonresident not-for-profit civic, social, and religious organizations. Resident commercial, business, and for-profit organizations. Nonresident commercial, business, and for-profit organizations. Gymnasium 01113002-53307 Group 1 N/C N/C Group 2 77.00 77.00 Group 3 155.00 155.00 Group 4 110.00 110.00 Group 5 223.00 223.00 See SECTION VII for surcharges Santiago Wildlife and Watershed Center Class Room Group 1 N/C N/C 57361 Group 2 51.00 51.00 Group 3 86.00 86.00 Group 4 58.00 58.00 Group 5 103.00 103.00 Stage 57361 Group 1 N/C N/C Group 2 15.00 15.00 Group 3 31.00 31.00 Group 4 20.00 20.00 Group 5 41.00 41.00 Stadium Concession Building 01113002-57361 Group 1 N/C N/C Group 2 65.00 65.00 Group 3 130.00 130.00 Group 4 93.00 93.00 Group 5 194.00 194.00 11CityCouncil23–20 6/1/2021 REVENUE ADOPTED FY 20-21 PROPOSED FY 21-22 DEPT ACCOUNT DEPARTMENT/MISCELLANEOUS FEE OR SERVICE UNIT FEES FEES CHANGES SECTION II CLERK OF THE COUNCIL 57070 Initiative Petition Pursuant to California Elections Code 9202(b) & City of Santa Ana Council Resolution 88-048 Per Filing 200.00 200.00 57070 Maps City Precinct Maps (Refer to the Orange County Voter Registrar's Office) Oversized City and Ward Maps (Actual cost to reproduce by Public Works Agency Actual Cost Actual Cost Geographical Information Systems (GIS) Maps 57070 Notification for New or Increased Taxes Pursuant to Government Code Section 54954.6 (b) (1)Per Request 62.98 62.98 57070 City Charter Over the Counter Per Unit 16.05 At cost Modification: Amount Mailed Requested Per Unit 20.37 At cost Modification: Amount 57070 Copies of Council Minutes, Ordinances, Resolutions Paper Copies including Fax Copies Each Page 0.22 0.22 Specially Reproduced Copies (e.g ., floppy disks)Each Page Actual Cost Actual Cost 57070 Fair Political Practice Commission (FPPC) Statements Retrieval Fee for Statements 5 years of age or over Per Record 5.39 5.00 Modification: Amount Copy Charge for Statements Per Record 0.11 0.10 Modification: Amount Per Government Code, "(t)he legislative body may establish a reasonable annual charge for sending notices based on the estimated cost of providing the service." Per FPPC the fee is $5.00. (http://www.fppc.ca.gov/learn/guidance-for- filing-officers-/guidance-for-filing-officers.html) Per FPPC the fee is 10 cents per page. (http://www.fppc.ca.gov/learn/guidance- for-filing-officers-/guidance-for-filing-officers.html) 12CityCouncil23–21 6/1/2021 REVENUE ADOPTED FY 20-21 PROPOSED FY 21-22 DEPT ACCOUNT DEPARTMENT/MISCELLANEOUS FEE OR SERVICE UNIT FEES FEES CHANGES SECTION II CLERK OF THE COUNCIL 57070 DVD of Council Meetings DVD's Per Meeting 6.17 At Cost Modification: Amount (order DVD's directly by calling Parks, Recreation and Community Services at (714) 571-4200) 57070 Hearings Chapter 3 Appeal Hearing Application Fee Per Request 144.42 144.42 Processing Fee Per Request 48.93 48.93 Labor Charges (Deposit Only)Per Hour 48.93 48.93 *** Appellant will be billed for ACTUAL costs, including Hearing Officer Sec. 3-3. - Administrative fee. By resolution, the Council may require the payment of a fee to cover the administrative costs incurred by the clerk of the council in carrying out the provisions of this chapter. 13CityCouncil23–22 6/1/2021 REVENUE ADOPTED FY 20-21 PROPOSED FY 21-22 DEPT ACCOUNT DEPARTMENT/MISCELLANEOUS FEE OR SERVICE UNIT FEES FEES CHANGES SECTION III COMMUNITY DEVELOPMENT AGENCY Various-57990 Subordination Fee Per Loan 279.78 279.78 Various-53822 Density Bonus Setup Fee 1/8 of 1%1/8 of 1% Gross Gross Valuation of Valuation of Construction Construction Charge Charge 53902 Inclusionary Housing Plan Submittal Fee Per Submittal 279.78 279.78 53902 Initial Sale of Ownership Units Per Unit 346.93 346.93 53902 Annual Rental Monitoring Fee Per Unit 111.91 111.91 53902 TEFRA Hearing Fee - Housing Project Per Hearing 896.78 896.78 53902 TEFRA Hearing Fee - Non-Housing Project Per Hearing 694.24 694.24 14CityCouncil23–23 6/1/2021 REVENUE ADOPTED FY 20-21 PROPOSED FY 21-22 DEPT ACCOUNT DEPARTMENT/MISCELLANEOUS FEE OR SERVICE UNIT FEES FEES CHANGES SECTION IV FINANCE & MANAGEMENT SERVICES 51002 Dog License Fees County of Orange fees relating to the redemption of dogs adopted by City Council on 01/06/03 (Reso. No 2003-004)* Program administered by Police Department County of Orange proposed fees, subject to change pending County approval** CA Food & Agriculture Code Sec. 30804.5 sets the fee for altered dogs at no more than 50% of unaltered dogs. Annual *Altered (Neutered or Spayed)Each Dog**30.22 28.00 Modified: Amount *Unaltered Each Dog**111.91 159.00 Modified: Amount Replacement of Tag Each**3.36 9.00 Modified: Amount *Senior Citizen (65 or older) Animal must be spayed/neutered.Each**15.10 14.00 Modified: Amount *Late License Penalty (after 30 days)Each**39.18 48.00 Modified: Amount *Puppy License (12 month license for dogs under 6 months)Each Dog**30.22 28.00 Modified: Amount 53902 Bound Copy (Unabridged) Chapter 21 SAMC Business License Code Customer Pickup Each 43.41 43.41 Mailed Each 53.49 53.49 53902 Finance - Record Abstract Certified Each 22.56 22.56 Uncertified Each 14.42 14.42 53902 Abstract of Billing History Fee Per Account 56.06 56.06 50045 Monthly New Business License List Each 22.56 22.56 50045 Inspection/Collection Service Fee Each BLT 63.71 63.71 50045 Audit Service Fee 66.20 66.20 50045 Autoregistration Service Fee 17.49 17.49 50045 Recording Service Fee 65.93 65.93 50045 Transfer Service Fee 42.47 42.47 50045 Hearing Service Fee 120.25 120.25 53900 Credit Card Processing Fee (fee waived by Council in 2012)Waived Waived 57900 Return Payment Service Fee 1st item 25.92 25.00 Modified: Amount each Subsequent item 36.28 35.00 Modified: Amount 53901 Stop Payment/Reissue Fee Each 13.44 13.44 Per Transaction re-inspection/collection visit Per qualifying BLT audit (underpayments of 10% or greater, but not less than $250) Per BLT account autoregistration/assessment Per recording of BLT (Business License Tax) lien Per BLT account collection transfer Per BLT administrative hearing 15CityCouncil23–24 6/1/2021 REVENUE ADOPTED FY 20-21 PROPOSED FY 21-22 DEPT ACCOUNT DEPARTMENT/MISCELLANEOUS FEE OR SERVICE UNIT FEES FEES CHANGES SECTION IV FINANCE & MANAGEMENT SERVICES 06017002 Utility Service Set-up 53716 After hours Turn On or Turn Off Fee Each 166.44 166.44 After hours Turn On or Turn Off Fee Each 150.00 150.00 (low-income qualified pursuant to SAMC 39-22 (b) and (d)) 53715 Meter Turn On or Meter Turn Off Fee Each 66.48 66.48 Meter Turn On or Meter Turn Off Fee Each 50.00 50.00 (low-income qualified pursuant to SAMC 39-22 (b) and (d)) 53715 Field Collection Fee Each 32.62 32.62 53715 Registration Fee Each 43.72 43.72 53717 Tag Fee (Upon affixing)Each 14.34 14.34 53714 Special Investigation/Meter Reread Fee Each 14.34 14.34 53714 Meter Read Trip Fee Each 14.34 14.34 57000 Copy of Comprehensive Annual Financial Report (CAFR)Each Actual Cost Actual Cost 57000 Copy of City Annual Budget Each Actual Cost Actual Cost 53402 Paramedic Subscription Fee Per Household/Business Location City Administered Paramedic Subscription Program Fee Annual 62.28 62.28 16CityCouncil23–25 6/1/2021 FY 20-21 PROPOSED FY 21-22 DEPT DEPARTMENT/MISCELLANEOUS FEE OR SERVICE UNIT FEES FEES CHANGES SECTION V 53505 Fire Incident Reports Per Report (20 pages or less)*per page 0.26 0.26 53505 Fire Incident Report/Photographs on Computer Disc (CD)per page 0.26 0.26 Reports and photographs in a digital format 53505 Fire Incident or Medical Incident Reports (Requiring computer search) *Minimum one (1) hour per page 0.25 0.25 53505 Fire Inspection Reports per page 0.26 0.26 53505 Fire Code and Fire Code Standard Copies per page 0.26 0.26 51501 Fireworks/Stands and Displays: Permit for Sale (Retail Stand Only)Per Stand 486.14 486.14 Cleanup Deposit Bond (Refundable)Per Stand 219.60 219.60 12015002 53700 Fire Facilities Per Sq. Ft. of floor area 0.94 0.94 Pertains to construction built over 2 stories in height. Rate is set by ordinance in accordance with the Engineering News Report. **Other Fire Services related fees that may apply can be found at www.ocfa.org REVENUE ACCOUNT FIRE SERVICES 17CityCouncil23–26 6/1/2021 FY 20-21 PROPOSED FY 21-22 DEPT DEPARTMENT/MISCELLANEOUS FEE OR SERVICE UNIT FEES FEES CHANGES SECTION V REVENUE ACCOUNT FIRE SERVICES MEDICAL RESPONSE 53509 Basic Life Support (BLS) Treatment Per BLS Treated Patient Each 327.11 327.11 53509 Advanced Life Support (ALS) Treatment Per ALS Treated Patient Each 523.37 523.37 53509 Emergency Medical Assessment N/A 173.17 173.17 Per BLS or ALS assessment where no transport occurs 53509 Administration of Oxygen during Transport Per Patient receiving oxygen Each 91.07 91.07 53509 Emergency Base Rate/Transportation Per Transported Patient Each 732.47 732.47 53509 Mileage Per Transport Per Transport Mile Per Transported Patient Each 19.24 19.24 18CityCouncil23–27 6/1/2021 FY 20-21 PROPOSED FY 21-22 DEPT DEPARTMENT/MISCELLANEOUS FEE OR SERVICE UNIT FEES FEES CHANGES SECTION V REVENUE ACCOUNT FIRE SERVICES 53509 DISPOSIBLE MEDICAL SUPPLIES AIRWAY OXYGEN SUCTION Airway Bridge Each 33.35 33.35 Airway - Combitube, holder Each 134.69 134.69 Airway - ET Kit, Slick set, holder, laryngoscope blade,Per Patient eye protection, N-95 mask Airway Nasal Each 39.77 39.77 Airway Oral Each Ambu. Bag, Adult, Pediatric, Infant Each 78.25 78.25 "Cook Kit" (thoracostomy set)Each 209.09 209.09 Mask - Resuscitator Each 24.37 24.37 Mask - Non-rebreather-oxygen Each 4.96 4.96 Nasal cannula Each 4.39 4.39 Nebulizer Each Oxygen Per Patient 93.25 93.25 Suction Kit - Manual or electric V-vac, canister, catheters, yankauer, bulb, feeding tube Per Patient 36.68 36.68 CARDIAC MONITOR/ DEFIBRILLATION Monitor - electrodes Per Patient 35.14 35.14 Defibrillation gel Per Patient 5.65 5.65 Defibrillation pads Per Pair 62.65 62.65 19CityCouncil23–28 6/1/2021 FY 20-21 PROPOSED FY 21-22 DEPT DEPARTMENT/MISCELLANEOUS FEE OR SERVICE UNIT FEES FEES CHANGES SECTION V REVENUE ACCOUNT FIRE SERVICES DRESSING/ IMMOBILIZATION Minor trauma kit - Band-Aid, 4x4, 2x2, Kerlix, tape, eye pad Per Patient 7.23 7.23 Major trauma kit - 4x4's, ABD pads, Kerlix, tape, petroleum dsg Per Patient 10.65 10.65 Burn pack - Burn sheet, any size burn towel, irrigation saline Per Patient 41.28 41.28 Cold pack Each 3.68 3.68 Gloves Per Pair 2.02 2.02 Hip wrap (disposable hip splint)Each 41.77 41.77 Restraint (limb restraint)Each 3.68 3.68 Spinal Immobilization - backboard, cervical collar, StaBlock, tape Per Patient 53.51 53.51 Splint - air or cardboard Each 16.70 16.70 Vacuum Splint Each 16.71 16.71 IV ADMINISTRATION Armboard Each 7.23 7.23 IV Start - IV Start Kit, prep razor, sharpsafe, connectors Each 16.07 16.07 IV Solution - 250cc Saline, tubing Each 18.31 18.31 IV Solution - 1000cc Saline, tubing Each 19.71 19.71 Needles - disposable Each 1.81 1.81 Saline lock Each 6.61 6.61 Syringe Each 3.48 3.48 20CityCouncil23–29 6/1/2021 FY 20-21 PROPOSED FY 21-22 DEPT DEPARTMENT/MISCELLANEOUS FEE OR SERVICE UNIT FEES FEES CHANGES SECTION V REVENUE ACCOUNT FIRE SERVICES MEDICATIONS Adenosine Each 37.07 37.07 Albuterol Each 3.46 3.46 Amiodarone Each 50.80 50.80 Atropine, Ampule Each 4.11 4.11 Atropine, Syringe Each 13.54 13.54 Diphenhydramine Each 4.44 4.44 Dextrose, Syringe Each 20.32 20.32 Dopamine, with drip regulator Each 11.05 11.05 Epinephrine, 1:1000 amp Each 5.70 5.70 Epinephrine, 1:1000 30cc vial Each 23.70 23.70 Epinephrine, 1:10000 syringe Each 52.97 52.97 Glucagon Each 269.64 269.64 Glucose solution Each 7.90 7.90 Lidocaine Each 13.54 13.54 Morphine, amp Each 4.11 4.11 Narcan, syringe Each 57.39 57.39 Narcan, vial Each 126.18 126.18 Nitro spray Each 8.59 8.59 Normal saline 10cc vial Each 2.18 2.18 Sodium Bicarb Each 2.87 2.87 Versed Each 7.86 7.86 21CityCouncil23–30 6/1/2021 FY 20-21 PROPOSED FY 21-22 DEPT DEPARTMENT/MISCELLANEOUS FEE OR SERVICE UNIT FEES FEES CHANGES SECTION V REVENUE ACCOUNT FIRE SERVICES MISCELLANEOUS SUPPLIES Linen - Disposable sheet, gurney Each 1.61 1.61 Blanket KCD Each 21.78 21.78 Blanket, quilted (disposable)Each 27.85 27.85 Communicable Disease Kit - Personal protection pak, eye protection, vionex wipes Each 12.53 12.53 Emesis Basin - Convenience bag Each 2.78 2.78 Glucometer Strips Each 6.81 6.81 Irrigation Saline - 500cc bottle Each 3.75 3.75 N 95 Mask Each 3.28 3.28 OB Kit - Disposable OB Kit, eye protection Each 65.78 65.78 22CityCouncil23–31 6/1/2021 REVENUE ADOPTED FY 20-21 PROPOSED FY 21-22 DEPT ACCOUNT DEPARTMENT/MISCELLANEOUS FEE OR SERVICE UNIT FEES FEES CHANGES SECTION VI 55200 Compact Discs - Overdue/Loss of Use Fee Per Day 0.25 DELETE Maximum 15.00 DELETE 55200 Audio books - Overdue/Loss of Use Fee Per Day 0.25 DELETE Maximum 15.00 DELETE 55200 Video Cassettes / DVDs- Overdue/Loss of Use Fee Per Day 1.50 DELETE *Not to exceed $15 Maximum Actual Cost*DELETE 55200 Regular Books & Multi-Media Kits - Overdue/Loss of Use Fee Per Day 0.25 DELETE (Includes adult books and children books)Maximum Actual Cost*DELETE *Not to exceed $15 55200 Magazines - Overdue/Loss of Use Fee Per Day 0.25 DELETE Maximum Actual Cost DELETE 55200 Paperbacks - Overdue/Loss of Use Fee Per Day 0.25 DELETE ($10 or Actual Cost whichever is less)Maximum 55200 Jetpacks (Hotspots) - Overdue/Loss of Use Fee Per Day 2.00 DELETE ($100 or Actual Cost whichever is less)Maximum 53203 Compact Discs/Rental Per 2 Week 0.50 DELETE Children's Per 2 Week 0.25 DELETE 53203 DVD/Video Cassettes / Rental Entertainment Per 2 Weeks 2.00 DELETE Instructional & Non-Fiction Per 2 Weeks No Charge DELETE Children's Entertainment Per 2 Weeks 1.00 DELETE 55201 Lost/Damaged Catalogued Materials Process Fee Each 10.00 DELETE Replacement Cost Actual Cost Actual Cost Plus overdue charges if incurred LIBRARY 23CityCouncil23–32 6/1/2021 REVENUE ADOPTED FY 20-21 PROPOSED FY 21-22 DEPT ACCOUNT DEPARTMENT/MISCELLANEOUS FEE OR SERVICE UNIT FEES FEES CHANGES SECTION VI LIBRARY 55201 Lost/Damaged Uncatalogued Materials Process Fee Each 7.00 DELETE Replacement Cost Actual Cost Actual Cost Plus overdue charges if incurred 55201 Lost/Damaged Jetpacks (Hotspots) Process Fee Each 10.00 DELETE Replacement Cost (Jetpack, USB cord, AC Adapter)Actual Cost Actual Cost Plus overdue charges if incurred 57200 Damaged Bar Code label Per Incident 2.00 DELETE 57200 Other Damaged Materials Fabric Bag (Multimedia)Per Incident 6.00 DELETE CD/DVD Pamphlet Per Incident 2.00 DELETE Video cases (Includes Bar Code Replacements)Per Incident 5.00 DELETE Cassette Cases Per Incident 1.00 DELETE CD/DVD Cases (Includes Bar Code Replacements)Per Incident 6.00 DELETE Library Card Replacement Fee Per Incident 3.00 DELETE Other Per Incident Actual Cost DELETE 57200 Material Recovery Surcharge Per Incident 15.00 DELETE 57200 Data Base Access No Charge DELETE 57200 Reserve Postal Card Per Item 1.00 DELETE 57200 Reserved/Mail Books Homebound SA Residents 1.00 DELETE Other Santa Ana Addresses 3.00 DELETE Non-Santa Ana Addresses 4.00 DELETE 57200 Newspaper Search Fee Per Search 20.00 Newspaper Microfilm/Historical Research Per Hour 2 Hour Minimum 30.00 Additional Hour 15.00 Modification: Name & Fee 24CityCouncil23–33 6/1/2021 REVENUE ADOPTED FY 20-21 PROPOSED FY 21-22 DEPT ACCOUNT DEPARTMENT/MISCELLANEOUS FEE OR SERVICE UNIT FEES FEES CHANGES SECTION VI LIBRARY 57200 Digital Services Photograph Request New Fee Scanned Existing Image (TIFF): Non-Commercial Use Per Image 10.00 Scan New Image (JPG): Non-Commercial Use Per Image 10.00 57200 Intellectectual Property Rights of the Library New Fee Commercial Use Per Item 75.00 Non-Profit Use Per Item 10.00 57200 Computer Rental Per Hour 5.00 DELETE Nonresident Library Card for Employees of Santa Ana Businesses Per Card/Year 0.00 DELETE To be consistent with Resolution 63-204: Fixed Charge for Nonresidents. One Day Library Pass Per Day 15.00 DELETE Digital Services Photograph Request - Non-Commercial Use jpeg images from online catalog for personal use Per Image Free DELETE Tiff files/prints from existing scan Per Image 5.00 DELETE Image from previously unscanned material Per Image 15.00 DELETE Image for Commercial Use Per Image 25.00 DELETE Compact Disc Fee Per Disc 1.00 DELETE 57200 Interlibrary Loan Fee Per Request 5.00 DELETE 25CityCouncil23–34 6/1/2021 REVENUE ADOPTED FY 20-21 PROPOSED FY 21-22 DEPT ACCOUNT DEPARTMENT/MISCELLANEOUS FEE OR SERVICE UNIT FEES FEES CHANGES SECTION VII PARKS, RECREATION & COMMUNITY SERVICES DEFINITION OF RESIDENT For Group activities, those groups for which at least 51% of participants either live or work in the City of Santa Ana, the resident rate shall be applied. 53316 LEISURE CLASSES Variable Variable From time to time, privately taught leisure and instructional classes will be offered by various agency divisions. The announcement of same will be made by printed fliers or in the quarterly program booklet mailed to registered participants. Programs so offered will be conducted in a 4-10 week format. Charges for each class will be established by the Executive Director of Parks, Recreation & Community Services. STAFF FEES 53319 Park Facilities/Reservation/Supervision (Mandatory) Resident/Non-Resident Per Hour 25.00 25.00 57301 Rate for all other Services, Labor, Material, Lost or Damaged Equipment City's Cost ATHLETIC FIELDS AND FACILITIES Multi-Purpose Field Fees 53308 Adult Non-Resident/ Profit Per Hour 30.00 30.00 Adult Non-Resident/ Non-Profit Per Hour 25.00 25.00 Adult Resident/ Profit Per Hour 18.00 18.00 Adult Resident/ Non-Profit Per Hour 15.00 15.00 53307 Youth Non-Resident/ Profit Per Hour 11.00 11.00 Youth Non-Resident/Non-Profit Per Hour 7.00 7.00 Youth Resident/ Profit Per Hour 4.00 4.00 Youth Resident/ Non-Profit Per Hour 2.00 2.00 26CityCouncil23–35 6/1/2021 REVENUE ADOPTED FY 20-21 PROPOSED FY 21-22 DEPT ACCOUNT DEPARTMENT/MISCELLANEOUS FEE OR SERVICE UNIT FEES FEES CHANGES SECTION VII PARKS, RECREATION & COMMUNITY SERVICES Multi-Purpose Court Fees 53308 Adult Non-Resident/ Profit Per Hour 15.00 15.00 Adult Non-Resident/ Non-Profit Per Hour 13.00 13.00 Adult Resident/ Profit Per Hour 9.00 9.00 Adult Resident/ Non-Profit Per Hour 8.00 8.00 53307 Youth Non-Resident/ Profit Per Hour 6.00 6.00 Youth Non-Resident/Non-Profit Per Hour 4.00 4.00 Youth Resident/ Profit Per Hour 2.00 2.00 Youth Resident/ Non-Profit Per Hour 1.00 1.00 DYSC Reservation Fee- No Admission 53308 Adult Non-Resident/ Profit Per Hour 81.00 81.00 Adult Non-Resident/ Non-Profit Per Hour 71.00 71.00 Adult Resident/ Profit Per Hour 50.00 50.00 Adult Resident/ Non-Profit Per Hour 40.00 40.00 53307 Youth Non-Resident/ Profit Per Hour 29.00 29.00 Youth Non-Resident/Non-Profit Per Hour 19.00 19.00 Youth Resident/ Profit Per Hour 10.00 10.00 Youth Resident/ Non-Profit Per Hour 5.00 5.00 DYSC Reservation Fee- Admission 53308 Adult Non-Resident/ Profit Per Hour 117.00 117.00 Adult Non-Resident/ Non-Profit Per Hour 102.00 102.00 Adult Resident/ Profit Per Hour 73.00 73.00 Adult Resident/ Non-Profit Per Hour 58.00 58.00 27CityCouncil23–36 6/1/2021 REVENUE ADOPTED FY 20-21 PROPOSED FY 21-22 DEPT ACCOUNT DEPARTMENT/MISCELLANEOUS FEE OR SERVICE UNIT FEES FEES CHANGES SECTION VII PARKS, RECREATION & COMMUNITY SERVICES 53307 Youth Non-Resident/ Profit Per Hour N/A N/A Youth Non-Resident/Non-Profit Per Hour N/A N/A Youth Resident/ Profit Per Hour N/A N/A Youth Resident/ Non-Profit Per Hour N/A N/A DYSC Synthetic Turf Youth Field Adult Non-Resident/ Profit Per Hour N/A N/A Adult Non-Resident/ Non-Profit Per Hour N/A N/A Adult Resident/ Profit Per Hour N/A N/A Adult Resident/ Non-Profit Per Hour N/A N/A 13518002-53307-10753301132-7007 Youth Non-Resident/ Profit Per Hour 50.00 50.00 Youth Non-Resident/Non-Profit Per Hour 34.00 34.00 Youth Resident/ Profit Per Hour 16.00 16.00 Youth Resident/ Non-Profit Per Hour 8.00 8.00 53307 Willard Intermediate Sports Field Non-Resident/Profit Per Hour 50.00 16.00 Non-Resident/Non-Profit Per Hour 34.00 8.00 Resident/Profit Per Hour 16.00 16.00 Resident/Non-Profit Per Hour 8.00 8.00 Athletic Facility Lights 53308 Adult Non-Resident/ Profit Per Hour 54.00 54.00 Adult Non-Resident/ Non-Profit Per Hour 47.00 47.00 Adult Resident/ Profit Per Hour 35.00 35.00 Adult Resident/ Non-Profit Per Hour 29.00 29.00 28CityCouncil23–37 6/1/2021 REVENUE ADOPTED FY 20-21 PROPOSED FY 21-22 DEPT ACCOUNT DEPARTMENT/MISCELLANEOUS FEE OR SERVICE UNIT FEES FEES CHANGES SECTION VII PARKS, RECREATION & COMMUNITY SERVICES 53307 Youth Non-Resident/ Profit Per Hour 13.00 13.00 Youth Non-Resident/Non-Profit Per Hour 9.00 9.00 Youth Resident/ Profit Per Hour 5.00 5.00 Youth Resident/ Non-Profit Per Hour 2.00 2.00 57390 Hector Godinez Field Lights Football Field Per Hour 14.00 14.00 Baseball Field Per Hour 19.00 19.00 Soccer Field Per Hour 14.00 14.00 Classroom Per Hour 3.00 3.00 Gymnasium Per Hour 25.00 25.00 Performing Arts Center Per Hour 61.00 61.00 Black Box Per Hour 13.00 13.00 Outdoor Basketball Per Hour 5.00 5.00 57390 Hector Godinez Reservation Surcharge Per Reservation 10.00 10.00 Per Joint Use Agreement with the Santa Ana Unified School District 57390 Hector Godinez Participant Fee Per Participant 1.00 1.00 Per Joint Use Agreement with the Santa Ana Unified School District SANTA ANA STADIUM 57362 Stadium Sporting Event (12-14 Hours) Fee Adult Non-Resident/ Profit Per Day 1,689.00 1,689.00 Adult Non-Resident/ Non-Profit Per Day 1,478.00 1,478.00 Adult Resident/ Profit Per Day 1,056.00 1,056.00 Adult Resident/ Non-Profit Per Day 844.00 844.00 Youth Non-Resident/ Profit Per Day 614.00 614.00 Youth Non-Resident/Non-Profit Per Day 409.00 409.00 Youth Resident/ Profit Per Day 204.00 204.00 Youth Resident/ Non-Profit Per Day 98.00 98.00 29CityCouncil23–38 6/1/2021 REVENUE ADOPTED FY 20-21 PROPOSED FY 21-22 DEPT ACCOUNT DEPARTMENT/MISCELLANEOUS FEE OR SERVICE UNIT FEES FEES CHANGES SECTION VII PARKS, RECREATION & COMMUNITY SERVICES 57362 Stadium Sporting Events Fee Adult Non-Resident/ Profit Per Hour 140.00 140.00 Adult Non-Resident/ Non-Profit Per Hour 123.00 123.00 Adult Resident/ Profit Per Hour 88.00 88.00 Adult Resident/ Non-Profit Per Hour 70.00 70.00 Youth Non-Resident/ Profit Per Hour 50.00 50.00 Youth Non-Resident/Non-Profit Per Hour 34.00 34.00 Youth Resident/ Profit Per Hour 16.00 16.00 Youth Resident/ Non-Profit Per Hour 8.00 8.00 57362 Local high schools and colleges + Security Flat Fee Per Day 1,746.00 1,746.00 57362 Playoff Games + Security Colleges, Universities, League or Conference Playoff Games for NCAA, ETC. Flat Fee plus security Per Day 2,162.00 2,162.00 Stadium Concession Building (see SECTION I) 57362 Commercial Events/Admin. 7500 and over Both Grandstands Per Day 14,096.00 14,096.00 West Grandstand Only Per Day 7,047.00 7,047.00 West Grandstand and Field Level Seating Per Day 10,572.00 10,572.00 Both Grandstands and Field Level Seating Per Day 21,144.00 21,144.00 57362 Commercial Events/Extra Day Move-in, if available: Flat Fee Per Day 1,388.00 1,388.00 57362 Commercial Events/Non-Spectator One to two days Per Day 1,832.00 1,832.00 Three or more consecutive days Per Day 1,465.00 1,465.00 All-inclusive rental includes basic staffing, lighting, and rental fees 30CityCouncil23–39 6/1/2021 REVENUE ADOPTED FY 20-21 PROPOSED FY 21-22 DEPT ACCOUNT DEPARTMENT/MISCELLANEOUS FEE OR SERVICE UNIT FEES FEES CHANGES SECTION VII PARKS, RECREATION & COMMUNITY SERVICES 57362 Events/Solicit Donations No admission charge Per Day 4,948.00 4,948.00 57362 Santa Ana Stadium - Television Rights Per Event 1,221.00 1,221.00 57362 Santa Ana Stadium Graphics Operator Per Hour 100.00 100.00 53315 Santa Ana Stadium Advertising Fee (per advertiser) Group 1 Per Day Group 2 Per Day 52.00 52.00 Group 3 Per Day 66.00 66.00 Group 4 Per Day 79.00 79.00 Group 5 Per Day 106.00 106.00 See SECTION I, All Departments, Building Rental Fees, for group descriptions 57361 Santiago Lawn Bowling Greens Per Month 610.00 610.00 53308 Grass Area (1-50 People)Per Hour-Resident 10.00 10.00 Per Hour-Non Resident 20.00 20.00 Grass Area (Each additional 50 People)Per Hour-Resident 5.00 5.00 Per Hour-Non Resident 10.00 10.00 53308 Picnic Area (1-50 People)Per Hour-Resident 10.00 10.00 Per Hour-Non Resident 20.00 20.00 Picnic Area (Each additional 50 People)Per Hour-Resident 5.00 5.00 Per Hour-Non Resident 10.00 10.00 57361 Plaza Calle Cuatro From the hours of 8:00am to 10:00pm Non-Resident/Business Per Reservation 213.00 213.00 Non-Resident/Non-Profit Per Reservation 207.00 207.00 Resident/Business Per Reservation 161.00 161.00 Resident/Non-Profit Per Reservation 137.00 137.00 Event Staffing Fee*Per Event Day 22.00 22.00 *If special event requires access to electricity 31CityCouncil23–40 6/1/2021 REVENUE ADOPTED FY 20-21 PROPOSED FY 21-22 DEPT ACCOUNT DEPARTMENT/MISCELLANEOUS FEE OR SERVICE UNIT FEES FEES CHANGES SECTION VII PARKS, RECREATION & COMMUNITY SERVICES 57361 Showmobile and Other Equipment Professional Commercial Rentals Per Day 500.00 500.00 Schools, Non-profit, Government Per Day 249.00 249.00 Supervision Cost (Mandatory)Per Hour 42.00 42.00 Towing Fee Round Trip 380.00 380.00 Mobile Bleacher * 4 Hour Minimum Per Hour*42.00 42.00 Mobile Bleacher Additional Hour Per Hour 34.00 34.00 57361 Events Trailer - Tables and Chairs Tables Per Table/Day 13.00 13.00 Chairs Per Chair/Day 2.00 2.00 OTHER RECREATION PROGRAMS 53303 Sports, Youth: Registration for Baseball, T-Ball, Basketball, Flag football, Kickball, Softball, Soccer, and Volleyball. Reg. per person/sport (includes T-shirt)Each 38.00 38.00 Shirt-Extra Each 13.00 13.00 Cap-Extra Each 13.00 13.00 Shirt & Cap-Extra Set 23.00 23.00 53301 Vacation Recreation Program Resident-per week Per Child 97.00 97.00 Resident Second Child- per week Per Child 64.00 64.00 Additional Non-Resident Fee Per Registration 16.00 16.00 Resident-per day (two day minimum)Per Child 19.00 19.00 32CityCouncil23–41 6/1/2021 REVENUE ADOPTED FY 20-21 PROPOSED FY 21-22 DEPT ACCOUNT DEPARTMENT/MISCELLANEOUS FEE OR SERVICE UNIT FEES FEES CHANGES SECTION VII PARKS, RECREATION & COMMUNITY SERVICES 53301 Family PRIDE Fees Excursion Bus Fees Per Child 3.00 3.00 Per Adult 5.00 5.00 Family Annual Membership Fee Per Family 76.00 76.00 Campout Per Family 38.00 38.00 Halloween Dance Per Child 2.00 2.00 Per Adult 5.00 5.00 Christmas Dinner Per Child 8.00 8.00 Per Adult 11.00 11.00 Parent Dinner Dance Per Person 22.00 22.00 Per Couple 38.00 38.00 Teen Club Annual Membership Per Member 22.00 22.00 Teen Dance Per Person 5.00 5.00 53301 Excursion Bus Fee Per Child 5.00 5.00 Per Adult 8.00 8.00 53301 After School Adventures Program Per Child 21.00 21.00 Additional Child 16.00 16.00 SANTA ANA ZOO AT PRENTICE PARK 53312 Zoo Admissions Adult Each 12.00 12.00 Child/Senior Each 9.00 9.00 Friends of Zoo Each Free Free 53310 Zoo Education Programs: Rates to be established and advertised by the Executive Director of Recreation & Community Services Agency, through fliers or other media. OTHER SPECIAL FEES 57010 Reservation Cancellation/Transfer Fee Per Reservation 15.00 15.00 33CityCouncil23–42 6/1/2021 REVENUE ADOPTED FY 20-21 PROPOSED FY 21-22 DEPT ACCOUNT DEPARTMENT/MISCELLANEOUS FEE OR SERVICE UNIT FEES FEES CHANGES SECTION VII PARKS, RECREATION & COMMUNITY SERVICES 57010 Reservation No-Show Fee Per Reservation 25.00 25.00 57010 Reservation Permit Processing Fee Per Annual Permit 25.00 25.00 57010 Portable Restroom Fee Per Hour 4.00 4.00 05113002-53317 Adult Soccer Reservation Surcharge Per Game 34.00 34.00 05113002-53317 Adult Baseball Reservation Surcharge Per Game 21.00 21.00 51301 Filming Permit Fee Per Day 492.00 492.00 Filming Permit Processing Fee-Student Per permit 79.00 79.00 Program administered by Parks, Recreation & Community Services 53308 Audio Permits Resident Each 51.00 51.00 Non-Resident Each 69.00 69.00 53308 Public Space Special Event Fee First Event Day Group 1 City Sponsored Event Each No Charge No charge Group 2 Resident Non-Profit Each 832.00 832.00 Group 3 Non Resident Non-Profit Each 1,249.00 1,249.00 Group 4 Resident Commercial Each 1,457.00 1,457.00 Group 5 Non Resident Commercial Each 2,082.00 2,082.00 Each Additional Day Group 1 City Sponsored Event Per Day Group 2 Resident Non-Profit Per Day 249.00 249.00 Group 3 Non Resident Non-Profit Per Day 374.00 374.00 Group 4 Resident Commercial Per Day 437.00 437.00 Group 5 Non Resident Commercial Per Day 624.00 624.00 See SECTION I, All Departments, Building Rental Fees, for group descriptions 34CityCouncil23–43 6/1/2021 REVENUE ADOPTED FY 20-21 PROPOSED FY 21-22 DEPT ACCOUNT DEPARTMENT/MISCELLANEOUS FEE OR SERVICE UNIT FEES FEES CHANGES SECTION VII PARKS, RECREATION & COMMUNITY SERVICES 99801001-21662 Park Facilities Deposit Per Reservation $100-$500 100-500 The appropriate deposit for each facility will be determined by the Executive Director of Parks, Recreation and Community Services TBD Other Recreation and Aquatic Programs Rates to be established and advertised by the Executive Director of Parks, Recreation and Community Services Agency through fliers or other media. 3xx13002-53300 Park Acquisition and Development Fees 5 bedrooms Each 7,902.00 7,902.00 4 bedrooms Each 7,103.00 7,103.00 3 bedrooms Each 6,415.00 6,415.00 2 bedrooms Each 4,781.00 4,781.00 1 or less Each 3,588.00 3,588.00 35CityCouncil23–44 6/1/2021 REVENUE FY 20-21 ADOPTED FY 20-21 FY 21-22 PROPOSED FY 21-22 DEPT CHANGES ACCOUNT DEPARTMENT/MISCELLANEOUS FEE OR SERVICE UNIT FEES UNIT FEES SECTION VIII PLANNING & BUILDING AGENCY 57770 Accelerated Records Research Fee Per Hour 76.45 76.45 Per Hour 76.45 53606 Adult Entertainment Land Use Permit Fee 1,766.25 1,766.25 Fee 1,766.25 57770 Copies of maps, documents, graphs, or Actual Cost Actual Cost Per Sheet Actual Cost special work may be furnished upon the Per Sheet Actual Cost Actual Cost Per Set Actual Cost payment of the cost of printing and preparation 53606 Appeal (Applicant)4,585.43 Each 4,585.43 Appeal (Non-Applicant)Each 456.16 4,585.43 Each 456.16 53606 Certificate of Compliance Certificate 1,330.69 1,330.69 Certificate 1,330.69 51605 Certificate of Occupancy (Planning & Inspection)Certificate 499.36 499.36 Certificate 499.36 53606 Amendment Application (Zone Change)5,722.06 5,722.06 Fee 5,722.06 53613 Change of Site Address Request Fee 1,287.28 1,287.28 Fee 1,287.28 53613 Conceptual Review "First Look"Fee 544.91 544.91 Fee 544.91 53606 Conditional Use Permit 6,150.89 6,150.89 Fee 6,150.89 53606 Entitlement Condition Modification Fee 50% App. Fee 50% App. Fee Fee 50% App. Fee 53606 Conditional Use Permit - ABC (PC&N Included)5,475.35 5,475.35 Fee 5,475.35 53606 Conditional Use Permit - Planned Residential Development 9,780.30 9,780.30 Fee 9,780.30 53606 Development Agreement Review / Deposit 14,372.04 14,372.04 Deposit 14,372.04 53606 General Plan Amendment Application 10,309.53 10,309.53 Flat Fee 10,309.53 53613 LUC - Child Care (8-14 Children)437.72 437.72 Per Certificate 437.72 LUC - Fiesta & Rummage, Parking Lot Sale, Auction LUC - Seasonal 53613 LUC - Ancillary Massage Establishment, Cat. 2 Ent.437.72 Per Certificate 437.72 LUC - Outdoor Vending Machine 53613 LUC - Carnival, Music, Arcade, ABC, Cat. 3/4 Ent.784.93 784.93 Per Certificate 784.93 53613 LUC - Antenna/Dish 815.22 815.22 Per Certificate 815.22 53613 LUC - Exterior Phone 1st Phone 625.33 625.33 Fee 625.33 LUC - Ext. Phone Add'l Per Each 195.35 195.35 Each 195.35 53613 LUC - Recycling Facility (Small)1,137.14 1,137.14 Fee 1,137.14 53605 Landscape Plan Review - Single Family/Duplex 375.54 375.54 Fee 375.54 Landscape Plan Review - Triplex/Townhouse/Multi Fee 694.62 694.62 Fee 694.62 Landscape Plan Review - Mixed Use/Non-residential Fee 988.02 988.02 Fee 988.02 Landscape Plan Review - Per Insp, After 2nd Insp Fee 563.94 563.94 Fee 563.94 53606 Lot Line Adjustment Application 1,464.78 1,464.78 Fee 1,464.78 36CityCouncil23–45 6/1/2021 REVENUE FY 20-21 ADOPTED FY 20-21 FY 21-22 PROPOSED FY 21-22 DEPT CHANGES ACCOUNT DEPARTMENT/MISCELLANEOUS FEE OR SERVICE UNIT FEES UNIT FEES SECTION VIII PLANNING & BUILDING AGENCY 53606 Minor Exception Application 2,841.38 2,841.38 Fee 2,841.38 53613 Home Occupation Permit Fee 309.66 309.66 Fee 309.66 53613 New Single Family Residence Review Fee 1,593.03 1,593.03 Fee 1,593.03 53613 Major Commercial Modification Review Fee 1,593.03 1,593.03 Fee 1,593.03 53613 Off-Premise Advertising (Billboard) Permit Application Fee 6,005.84 6,005.84 Fee 6,005.84 53606 Parcel Map Filing Fee 4,962.09 4,962.09 Fee 4,962.09 Additional Fee Per Lot Fee 21.12 21.12 Fee 21.12 53606 Voluntary Lot Merger Application Fee 2,831.63 2,831.63 Fee 2,831.63 53606 Residential Relocation Application 4,522.15 4,522.15 Fee 4,522.15 53613 Accessory Dwelling Unit Review Fee 2,421.46 2,421.46 Fee 2,421.46 53613 Sign Permit Review Fee 549.47 549.47 Fee 549.47 53613 Planned Sign Program Review Fee 619.26 619.26 Fee 619.26 53606 Regional Planned Sign Program Fee 6,150.89 6,150.89 Fee 6,150.89 53613 Sign Program Amendment Fee 50% App. Fee 50% App. Fee Fee 50% App. Fee 53606 Site Plan Review (Public Hearing)Fee 4,543.67 4,543.67 Fee 4,543.67 53606 Specific Development Zone Application 18,221.30 18,221.30 Fee 18,221.30 53613 Temporary Sign Permit Fee 179.20 179.20 Fee 179.20 53613 Temporary Trailer Permit Fee 687.28 687.28 Fee 687.28 53616 Development Project Review Base + [Per additional square footage $XX.XX x sq. footage #] S.F. RANGE FY 20-21 BASE COST FY 20-21 BASE COST ADDITIONAL SQUARE FOOTAGE BASE COST ADDITIONAL SQUARE FOOTAGE 5,039.98 5,039.98 6.16 5,039.98 5,039.98 6.16 1,000 - 1,999 …….…..6,179.78 6,179.78 4.55 6,179.78 6,179.78 4.55 2,000 - 4,499 ……….10,737.53 10,737.53 2.57 10,737.53 10,737.53 2.57 4,500 - 9,999……...…….17,219.06 17,219.06 1.46 17,219.06 17,219.06 1.46 10,000 - 19,999……..….25,335.62 25,335.62 0.81 25,335.62 25,335.62 0.81 20,000 - 49,999…...….33,453.64 33,453.64 0.30 33,453.64 33,453.64 0.30 50,000 - 99,999………..42,130.46 42,130.46 0.17 42,130.46 42,130.46 0.17 100,000+ s.f…………..…..50,497.33 50,497.33 0.07 50,497.33 50,497.33 0.07 53606 Tract Map Filing Fee 5,365.47 5,365.47 Fee 5,365.47 Additional Fee per Lot Fee 21.12 21.12 Fee 21.12 Additional Fee per Dwelling Unit Fee 21.12 21.12 Fee 21.12 37CityCouncil23–46 6/1/2021 REVENUE FY 20-21 ADOPTED FY 20-21 FY 21-22 PROPOSED FY 21-22 DEPT CHANGES ACCOUNT DEPARTMENT/MISCELLANEOUS FEE OR SERVICE UNIT FEES UNIT FEES SECTION VIII PLANNING & BUILDING AGENCY 53606 Underground Utilities Waiver Flat Filing Fee Fee 557.35 557.35 Fee 557.35 53606 Variance Application Fee 5,966.68 5,966.68 Fee 5,966.68 53607 Environmental Impact Report - In-House Fee 119,602.66 119,602.66 Fee 119,602.66 Environmental Impact Report - 10% of Consultant fee 53607 Negative Declaration - In-House Fee 78,088.90 78,088.90 Fee 78,088.90 Negative Declaration - With Consultant 10% of Consultant fee Negative Declaration - Without Studies Fee 8,576.56 8,576.56 Fee 8,576.56 Plus reimburse City for actual cost 53607 Project and Environmental Contracts - Consultant Fee At Cost 53607 Project and Environmental Contracts Administration - 15% of Consultant Fee Fee 15% of Consultant Fee 53607 Categorical Exemption / Environmental Determination Each 682.53 682.53 Each 682.53 5406 Mobile Vending Fee Each 623.24 623.24 Each 623.24 55601 Vendor Merchandise Release Fee Street/pushcart vendors Incident 196.34 196.34 Incident 196.34 51601 Re-Inspection Fees First assessment Each 98.13 98.13 Each 98.13 Second assessment Each 144.93 144.93 Each 144.93 Third assessment Each 196.34 196.34 Each 196.34 51601 Extension Fee (Notice of Violation)Each 291.24 291.24 Each 291.24 5579 Dangerous and Abandoned Building Fee Fee 40% of board up fee 40% of board up fee Fee 40% of board up fee or $205, whichever or $205, whichever or $205, whichever is greater. is greater. is greater. 53613 Nonconforming Status / Zoning Verification Letter Each 639.08 639.08 Each 639.08 53613 Zoning Interpretation Letter Each 567.58 567.58 Each 567.58 53606 Zoning Ordinance Amendment Each 6,429.88 6,429.88 Each 6,429.88 53418 Code Enforcement and Hearing Examiner Fee Per Hour 144.93 144.93 Per Hour 144.93 53418 Monitoring Fee Per Hour 165.38 165.38 Per Hour 165.38 Minimum 165.38 165.38 Minimum 165.38 53606 Public Convenience & Necessity Determination Per Application 6,199.52 6,199.52 Per Application 6,199.52 53618 Accelerated Development Project Review Each City's Cost City's Cost Each City's Cost 53612 Mitigation Monitoring Program Per Project 507.32 507.32 Per Project 507.32 Mitigation Monitoring Per Project 1,073.84 1,073.84 Per Project 1,073.84 53626 Medicinal Cannabis - Retail Reg. Appl. (Ph 1)Fee 1,752.02 1,752.02 Fee 1,752.02 53626 Medicinal Cannabis - RSP (Phase 2)Fee 12,529.56 12,529.56 Fee 12,529.56 51613 Comm. Cannabis Adult-Use Retail Reg. App. (Phase 1) Fee Fee 1,752.02 1,690.00 Fee 1,752.02 51614 Comm. Cannabis Adult-use Retail RSP (Phase 2) Fee Fee 12,529.56 12,086.00 Fee 12,529.56 Modification: Amount 38CityCouncil23–47 6/1/2021 REVENUE FY 20-21 ADOPTED FY 20-21 FY 21-22 PROPOSED FY 21-22 DEPT CHANGES ACCOUNT DEPARTMENT/MISCELLANEOUS FEE OR SERVICE UNIT FEES UNIT FEES SECTION VIII PLANNING & BUILDING AGENCY 51619 Comm. Cannabis - Cultivation Reg. App. (Phase 1)Fee 1,752.02 1,690.00 Fee 1,752.02 51622 Comm. Cannabis - Cultivation RSP (Phase 2)Fee 12,529.56 12,086.00 Fee 12,529.56 51621 Comm. Cannabis - Distribution Reg. App. (Phase 1)Fee 1,752.02 1,690.00 Fee 1,752.02 51624 Comm. Cannabis - Distribution RSP (Phase 2)Fee 12,529.56 12,086.00 Fee 12,529.56 51620 Comm. Cannabis - Manufacturing Reg. App. (Phase 1)Fee 1,752.02 1,690.00 Fee 1,752.02 51623 Comm. Cannabis - Manufacturing RSP (Phase 2)Fee 12,529.56 12,086.00 Fee 12,529.56 51616 Comm. Cannabis - Testing Reg. App. (Phase 1)Fee 1,752.02 1,690.00 Fee 1,752.02 51617 Comm. Cannabis - Testing RSP (Phase 2)Fee 12,529.56 12,086.00 Fee 12,529.56 53613 Historic Property Preservation Agreement Each 2,500.00 2,500.00 Each 2,500.00 (Mills Act Application) 53606 Historic Exterior Modification Application (HEMA)Each 2,435.03 2,435.03 Each 2,435.03 53606 Historic Register Categorization / Application Each 500.00 500.00 Each 500.0053606Historic Property Listing Qualification Review (Non-refundable deposit to Historic Register Categorization/Application fee)Fee 283.03 New fee 53614 Shopping Cart Containment Program Annual Fee 773.45 773.45 Annual Fee 773.45 53628 Foreclosure, Abandoned, and Vacant Properties Registration Program Fee Fee 1,232.85 55402 Commercial Vehicle Violation: Private Property First Violation 87.00 87.00 87.00 Second Violation 131.76 131.76 131.76 Third Violation 164.73 164.73 164.73 Pursuant to SAMC Sec 41-6071(h) 55000 Commercial Vehicle Violation: Public Streets First Violation 87.00 87.00 87.00 Second Violation 131.76 131.76 131.76 Third Violation 164.73 164.73 164.73 Pursuant to SAMC Sec 41-607(h) Program administered by Police Department 50045 PREP Recording Service Fee Per Recording 65.93 65.93 Per Recording 65.93 Pursuant to SAMC Sec 8-1981 (b) 50045 PREP Rental Housing Annual Inspection Fee Per Unit 26.61 26.61 Per Unit 26.61 Pursuant to SAMC Sec 8-1967 50045 PREP Re-inspection Fee Per Unit 17.35 17.35 Per Unit 17.35 55402 Yard Parking Violation First Violation 87.00 87.00 87.00 Second Violation 131.76 131.76 131.76 Third Violation 164.73 164.73 164.73 Pursuant to SAMC Sec 41-6071(e) 55402 Displaying Vehicle For Sale First Violation 87.00 87.00 87.00 Second Violation 131.76 131.76 131.76 Third Violation 164.73 164.73 164.73 Pursuant to SAMC Sec 41-1301(a) 39CityCouncil23–48 6/1/2021 REVENUE FY 20-21 ADOPTED FY 20-21 FY 21-22 PROPOSED FY 21-22 DEPT CHANGES ACCOUNT DEPARTMENT/MISCELLANEOUS FEE OR SERVICE UNIT FEES UNIT FEES SECTION VIII PLANNING & BUILDING AGENCY 53607 Public Hearing Notice Re-Publication Fee Fee 216.41 New Fee 53606 Entitlement Application Extension 2508.32 2,508.32 53606 Historic Register Removal/Demolition 5739.81 5,739.81 40CityCouncil23–49 6/1/2021 REVENUE ADOPTED FY 20-21 PROPOSED FY 21-22 DEPT CHANGES ACCOUNT DEPARTMENT/MISCELLANEOUS FEE OR SERVICE UNIT FEES FEES SECTION IX PLANNING & BUILDING AGENCY 53600 1)10,000 s/f w/o interior improvements - Structural Plan Check sq. ft.1.08 1.08 51601 2)10,000 s/f w/o interior improvements - Structural Plan Inspection sq. ft.0.29 0.29 51602 3)10,000 sf w/o interior improvements - EMP Insp see individual item schedule see individual item schedule 51603 51604 53601 4)10,000 sf w/o interior improvements - EMP Plan Check see individual item schedule see individual item schedule 53602 53603 53600 5) 60,000 sf w/o interior improvements - Structural Plan Check sq. ft.0.10 0.10 51601 6)60,000 sf w/o interior improvements - Structural Insp sq. ft.0.10 0.10 51602 7)60,000 sf w/o interior improvements - EMP Insp see individual item schedule see individual item schedule 51603 51604 53601 8)60,000 sf w/o interior improvements - EMP Plan Check see individual item schedule see individual item schedule 53602 53603 53600 9)100,000 sf w/o interior improvements - Structural Plan Check sq. ft.0.08 0.08 51601 10)100,000 sf w/o interior improvements - Structural Insp sq. ft.0.17 0.17 51602 11)100,000 sf w/o interior improvements - EMP Insp see individual item schedule see individual item schedule 51603 51604 53601 12) 100,000 sf w/o interior improvements - EMP Plan Check see individual item schedule see individual item schedule 53602 53603 53600 13)10,000 sf with interior improvements - Structural Plan Check sq. ft.1.47 1.47 41CityCouncil23–50 6/1/2021 REVENUE ADOPTED FY 20-21 PROPOSED FY 21-22 DEPT CHANGES ACCOUNT DEPARTMENT/MISCELLANEOUS FEE OR SERVICE UNIT FEES FEES SECTION IX PLANNING & BUILDING AGENCY 51601 14)10,000 sf with interior improvements - Structural Insp sq. ft.0.43 0.43 51602 15)10,000 sf with interior improvements - EMP Insp see individual item schedule see individual item schedule 51603 51604 53601 16)10,000 sf with interior improvements - EMP Plan Check see individual item schedule see individual item schedule 53602 53603 53600 17)60,000 sf with interior improvements - Structural Plan Check sq. ft.0.10 0.10 51601 18)60,000 sf with interior improvements - Structural Insp sq. ft.0.18 0.18 51602 19)60,000 sf with interior improvements - EMP Insp see individual item schedule see individual item schedule 51603 51604 53601 20)60,000 sf with interior improvements - EMP Plan Check see individual item schedule see individual item schedule 53602 53603 53600 21)100,000 sf with interior improvements - Structural Plan Check sq. ft.0.16 0.16 51601 22)100,000 sf with interior improvements - Structural Insp sq. ft.0.19 0.19 51602 23)100,000 sf with interior improvements - EMP Insp see individual item schedule see individual item schedule 51603 51604 53601 24)100,000 sf with interior improvements - EMP Plan Check see individual item schedule see individual item schedule 53602 53603 53600 25)High Rise, 5 Stories or more - Structural Plan Check assumes 50k sq. ft.1.01 1.01 51601 26)High Rise, 5 Stories or more - Structural Insp assumes 50k sq. ft.0.29 0.29 42CityCouncil23–51 6/1/2021 REVENUE ADOPTED FY 20-21 PROPOSED FY 21-22 DEPT CHANGES ACCOUNT DEPARTMENT/MISCELLANEOUS FEE OR SERVICE UNIT FEES FEES SECTION IX PLANNING & BUILDING AGENCY 51602 27)High Rise, 5 Stories or more - EMP Insp see individual item schedule see individual item schedule 51603 51604 53601 28)High Rise, 5 Stories or more - EMP Plan Check see individual item schedule see individual item schedule 53602 53603 53600 29)2,500 sf Residential 2 story SFD - Structural Plan Check sq. ft.2.55 2.55 If single story sq. ft.1.16 1.16 If repeat sq. ft.0.59 0.59 51601 30)2,500 sf Residential SFD - Structural Insp sq. ft.0.66 0.66 51602 31)2,500 sf Residential SFD - EMP Insp see individual item schedule see individual item schedule 51603 51604 53601 32)2,500 sf Residential SFD - EMP Plan Check see individual item schedule see individual item schedule 53602 53603 53600 33)Apartment, 10 units - Structural Plan Check assumes 10k sq. ft.1.16 1.16 51601 34)Apartment, 10 units - Structural Insp assumes 10k sq. ft.0.28 0.28 51602 35)Apartment, 10 units - EMP Insp see individual item schedule see individual item schedule 51603 51604 53601 36)Apartment, 10 units - EMP Plan Check see individual item schedule see individual item schedule 53602 53603 53600 37)Hotel/Motel, 20 units - Structural Plan Check assumes 15k sq. ft.1.25 1.25 43CityCouncil23–52 6/1/2021 REVENUE ADOPTED FY 20-21 PROPOSED FY 21-22 DEPT CHANGES ACCOUNT DEPARTMENT/MISCELLANEOUS FEE OR SERVICE UNIT FEES FEES SECTION IX PLANNING & BUILDING AGENCY 51601 38)Hotel/Motel, 20 units - Structural Insp assumes 15k sq. ft.0.49 0.49 51602 39)Hotel/Motel, 20 units - EMP Insp see individual item schedule see individual item schedule 51603 51604 53601 40)Hotel/Motel, 20 units - EMP Plan Check see individual item schedule see individual item schedule 53602 53603 53600 41)Misc Resid. Structure: Patio Cover/Garage-Structural Plan Check sq. ft.0.43 0.43 51601 42)Misc. Resid. Structure: Patio Cover/ Garage - Structural Insp sq. ft.0.44 0.44 51602 43)Misc. Resid. Structure: Patio Cover/ Garage - EMP Insp see individual item schedule see individual item schedule 51603 51604 53600 44)Addition: up to 500 sf Resid 1st floor - Structural Plan Check sq. ft.1.45 1.45 51601 45)Addition: up to 500 sf Resid 1st floor - Structural Insp sq. ft.1.16 1.16 51602 46)Addition: up to 500 sf Resid 1st floor - EMP Insp see individual item schedule see individual item schedule 51603 51604 53600 47)Addition: up to 1,500 sf Resid 1st floor - Structural Plan Check sq. ft.1.16 1.16 51601 48)Addition: up to 1,500 sf Resid 1st floor - Structural Insp sq. ft.1.00 1.00 51602 49)Addition: up to 1,500 sf Resid 1st floor - EMP Insp see individual item schedule see individual item schedule 51603 51604 44CityCouncil23–53 6/1/2021 REVENUE ADOPTED FY 20-21 PROPOSED FY 21-22 DEPT CHANGES ACCOUNT DEPARTMENT/MISCELLANEOUS FEE OR SERVICE UNIT FEES FEES SECTION IX PLANNING & BUILDING AGENCY 53601 50)Addition: up to 1,500 sf Resid 1st floor - EMP Plan Check see individual item schedule see individual item schedule 53602 53603 53600 51)Addition: up to 500 sf Resid 2nd floor - Structural Plan Check sq. ft.3.99 3.99 51601 52)Addition: up to 500 sf Resid 2nd floor - Structural Insp sq. ft.2.02 2.02 51602 53)Addition: up to 500 sf Resid 2nd floor - EMP Insp see individual item schedule see individual item schedule 51603 51604 53600 54)Addition: up to 1,500 sf Resid 2nd floor - Structural Plan Check sq. ft.2.60 2.60 51601 55)Addition: up to 1,500 sf Resid 2nd floor - Structural Insp sq. ft.1.14 1.14 51602 56)Addition: up to 1,500 sf Resid 2nd floor - EMP Insp see individual item schedule see individual item schedule 51603 51604 53601 57)Addition: up to 1,500 sf Resid 2nd floor - EMP Plan Check see individual item schedule see individual item schedule 53602 53603 53600 58)Swimming Pool, 350 sf - Structural Plan Check sq. ft.0.59 0.59 51601 59)Swimming Pool, 350 sf - Structural Insp sq. ft.0.65 0.65 51602 60)Swimming Pool, 350 sf - EMP Insp see individual item schedule see individual item schedule 51603 51604 45CityCouncil23–54 6/1/2021 REVENUE ADOPTED FY 20-21 PROPOSED FY 21-22 DEPT CHANGES ACCOUNT DEPARTMENT/MISCELLANEOUS FEE OR SERVICE UNIT FEES FEES SECTION IX PLANNING & BUILDING AGENCY 53601 61)Swimming Pool, 350 sf - EMP Plan Check see individual item schedule see individual item schedule 53602 53603 53600 62)Fence (wood), 20 lf - Structural Plan Check lf 0.43 0.43 51601 63)Fence (wood), 20 lf - Structural Insp lf 0.31 0.31 53600 64)Retaining Wall, 20 lf - Structural Plan Check lf 0.44 0.44 51601 65)Retaining Wall, 20 lf - Structural Insp lf 0.43 0.43 53600 66)TI, 4,000 sf - Structural Plan Check sq. ft.0.37 0.37 51601 67)TI, 4,000 sf - Structural Insp sq. ft.0.27 0.27 51602 68)TI, 4,000 sf - EMP Insp see individual item schedule see individual item schedule 51603 51604 53601 69)TI, 4,000 sf - EMP Plan Check see individual item schedule see individual item schedule 53602 53603 53600 70)TI, 8,000 sf - Structural Plan Check sq. ft.0.31 0.31 51601 71)TI, 8,000 sf - Structural Insp sq. ft.0.16 0.16 51602 72)TI, 8,000 sf - EMP Insp see individual item schedule see individual item schedule 51603 51604 53601 73)TI, 8,000 sf - EMP Plan Check see individual item schedule see individual item schedule 53602 53603 46CityCouncil23–55 6/1/2021 REVENUE ADOPTED FY 20-21 PROPOSED FY 21-22 DEPT CHANGES ACCOUNT DEPARTMENT/MISCELLANEOUS FEE OR SERVICE UNIT FEES FEES SECTION IX PLANNING & BUILDING AGENCY 53600 74)TI, 12,000 sf - Structural Plan Check sq. ft.0.29 0.29 51601 75)TI, 12,000 sf - Structural Insp sq. ft.0.09 0.09 51602 76)TI, 12,000 sf - EMP Insp see individual item schedule see individual item schedule 51603 51604 53601 77)TI, 12,000 sf - EMP Plan Check see individual item schedule see individual item schedule 53602 53603 53600 78)TI, 20,000 sf - Structural Plan Check sq. ft.0.22 0.22 51601 79)TI, 20,000 sf - Structural Insp sq. ft.0.11 0.11 51602 80)TI, 20,000 sf - EMP Insp see individual item schedule see individual item schedule 51603 51604 53601 81)TI, 20,000 sf - EMP Plan Check see individual item schedule see individual item schedule 53602 53603 53600 82)Resid. Misc (window, door, etc.) - Structural Plan Check flat 621.14 621.14 51601 83)Resid. Misc (window, door, etc.) - Inspection flat 457.67 457.67 53600 84)Comm. Misc (storage rack) - Structural Plan Check d)flat 1194.40 1194.40 51601 85)Comm. Misc (storage rack) - Structural Insp flat 643.31 643.31 47CityCouncil23–56 6/1/2021 REVENUE ADOPTED FY 20-21 PROPOSED FY 21-22 DEPT CHANGES ACCOUNT DEPARTMENT/MISCELLANEOUS FEE OR SERVICE UNIT FEES FEES SECTION IX PLANNING & BUILDING AGENCY 51602 86)Comm. Misc (storage rack) - EMP Insp see individual item schedule see individual item schedule 51603 51604 53601 87)Comm. Misc (storage rack) - EMP Plan Check see individual item schedule see individual item schedule 53602 53603 53600 88)Commercial Sign - Structural Plan Check hourly 239.34 239.34 51601 89)Commercial Sign - Structural Insp hourly 172.64 172.64 51602 90)Commercial Sign - EMP Insp see individual item schedule see individual item schedule 51603 51604 53601 91)Commercial Sign - EMP Plan Check see individual item schedule see individual item schedule 53602 53603 53600 92)Residential Re-roof - Structural Plan Check a)hourly 239.34 239.34 51601 93)Residential Re-roof - Structural Insp hourly 172.64 172.64 53600 94)Commercial Re-roof - Structural Plan Check a)hourly 239.34 239.34 51601 95)Commercial Re-roof - Structural Insp hourly 172.64 172.64 53600 96)Demolition - Structural Plan Check hourly 239.34 239.34 51601 97)Demolition - Structural Insp hourly 172.64 172.64 51602 98)Demolition - EMP Insp see individual item schedule see individual item schedule 51603 51604 48CityCouncil23–57 6/1/2021 REVENUE ADOPTED FY 20-21 PROPOSED FY 21-22 DEPT CHANGES ACCOUNT DEPARTMENT/MISCELLANEOUS FEE OR SERVICE UNIT FEES FEES SECTION IX PLANNING & BUILDING AGENCY 53601 99)Demolition - EMP Plan Check see individual item schedule see individual item schedule 53602 53603 53600 100)400 sf TI and Seismic Reinforcement - Structural Plan Check sq. ft.0.59 0.59 51601 101)400 sf TI and Seismic Reinforcement - Structural Insp sq. ft.0.47 0.47 53601 102)400 sf TI and Seismic Reinforcement - EMP Plan Check see individual item schedule see individual item schedule 53602 53603 53600 103)Seismic Reinforcement Only sq. ft. 53600 104)Parking Lot- 20 or fewer spaces Restriping - Structural Plan Check per space 2.34 2.34 51601 105)Parking Lot- 20 or fewer spaces Restriping - Inspection per space 2.34 2.34 53600 106)Parking Lot - >20 spaces Resurface - Structural Plan Check per space 2.34 2.34 51601 107)Parking Lot - >20 spaces sf Resurface - Insp per space 2.34 2.34 51601 108)Minimum Fee - Inspection flat 172.64 172.64 51602 51603 51604 53600 109)Minimum Fee - Plan Check hourly, min 1/2 hr 239.34 239.34 53601 53602 53603 51601 110) Re-inspection hourly 172.64 172.64 51602 51603 51604 49CityCouncil23–58 6/1/2021 REVENUE ADOPTED FY 20-21 PROPOSED FY 21-22 DEPT CHANGES ACCOUNT DEPARTMENT/MISCELLANEOUS FEE OR SERVICE UNIT FEES FEES SECTION IX PLANNING & BUILDING AGENCY 53600 111)Prelim Plan Check Review - per hour b)hourly 239.34 239.34 53601 53602 53603 53600 112)Energy PC - 4,000 sf.sq. ft.0.10 0.10 53600 113)Energy PC - 8,000 sf sq. ft.0.10 0.10 53600 114)Accessibility PC - 4,000 sf - Structural Plan Check sq. ft.0.18 0.18 51601 115)Accessibility PC - 4,000 sf - Inspection sq. ft.0.06 0.06 53600 116)Accessibility PC - 8,000 sf - Structural Plan Check sq. ft.0.10 0.10 51601 117)Accessibility PC - 8,000 sf - Inspection sq. ft.0.05 0.05 53600 118)Change of Use b)deposit 874.53 874.53 53600 119)Code Modification - simple flat 955.06 955.06 53601 53602 53603 53600 120)Code Modification - moderate flat 1,910.14 1,910.14 53601 53602 53603 53600 121)Code Modification - complex flat 3,820.30 3,820.30 53601 53602 53603 53600 122)Notice of Violation - Structural Plan Check New hourly 239.34 239.34 50CityCouncil23–59 6/1/2021 REVENUE ADOPTED FY 20-21 PROPOSED FY 21-22 DEPT CHANGES ACCOUNT DEPARTMENT/MISCELLANEOUS FEE OR SERVICE UNIT FEES FEES SECTION IX PLANNING & BUILDING AGENCY 51601 123)Permit Issuance Fee - EMP and Misc. Building flat 59.30 59.30 51602 51603 51604 51601 124)Permit Issuance Fee - Residential and Non Residential flat 158.15 158.15 51600 125)Permit Issuance Fee - General Plan Update surcharge f)flat 23.79 23.79 51601 126)Permit Renewal/Extension Fee flat 86.33 86.33 51602 (per permit renewed or extended) 51603 51604 51601 127a Residential Photovoltaic System (1kW to 15kW) flat 450.00 450.00 Plus each additional kW over 15kW each 15.00 15.00 127b Residential Thermal Systems (1kwth to 10 kWth) flat 450.00 450.00 Plus each additional kWth over 10kWth each 15.00 15.00 127c Commercial Rooftop Solar (1kW to 50kW)flat 1,000.00 1000.00 Plus each additional kW over 50kW up to 250 kW each 7.00 7.00 Plus each additional kW over 250kW each 5.00 5.00 127d Commercial Thermal Systems (1kWth up to 30kWth) flat 1,000.00 1000.00 Plus each additional kWth between 30kWth up to 260kWth each 7.00 7.00 Plus each additional kWth over 260kW each 5.00 5.00 53600 128)Solar Panel - Structural Plan Check hourly 239.34 239.34 51601 129)Solar Panel - Inspection Residential flat 352.57 352.57 51601 130)Solar Panel - Inspection Commercial flat 1062.48 1,062.48 51601 131)Field Plan Check - subject to field Structural Plan Check hourly 172.65 172.65 53600 132)Cell Tower - Structural Plan Check hourly 239.34 239.34 53600 133)Deferred Submittal - Structural Plan Check hourly 239.34 239.34 51CityCouncil23–60 6/1/2021 REVENUE ADOPTED FY 20-21 PROPOSED FY 21-22 DEPT CHANGES ACCOUNT DEPARTMENT/MISCELLANEOUS FEE OR SERVICE UNIT FEES FEES SECTION IX PLANNING & BUILDING AGENCY 53600 134)Rooftop equipment - Structural Plan Check hourly 239.34 239.34 53600 135)Equipment Changeout - Structural Plan Check hourly, min 1/2 hr 239.34 239.34 53600 136)Dust Collecting - Structural Plan Check hourly 239.34 239.34 53600 137)Above/Below Ground Tank - Structural Plan Check hourly 239.34 239.34 53600 138)Trash Enclosures - Structural Plan Check flat 239.34 239.34 53600 139)Lighting Standards - Structural Plan Check hourly, min 1/2 hr 239.34 239.34 51601 140)Lighting Standards - Inspection hourly 172.64 172.64 53600 141)Pedestrian Protection - Structural Plan Check hourly, min 1/2 hr 239.34 239.34 51601 142)Pedestrian Protection - Inspection hourly, min 2hr 172.64 172.64 53600 143)Security Card Reader - Structural Plan Check hourly, min 1/2 hr 239.34 239.34 53600 144)Fire Damage Repair, Structural - Plan Check hourly 239.34 239.34 51601 145)Certificate of Occupancy inspection flat 61.75 61.75 51601 146)Temporary Certificate of Occupancy flat 519.52 519.52 53600 147)Revision - Structural Plan Check e)hourly, min 1/2 hr 239.34 239.34 53601 148)Revision - EMP Plan Check hourly, min 1/2 hr 239.34 239.34 53602 53603 51601 149)Special Inspection hourly 172.64 172.64 51602 51601 150)Relocation Inspections Main building or structure Each 525.61 525.61 Accessory structure Each 104.26 104.26 Inspection for structures located outside of the City Per Mile 1.03 1.03 Travel time Per Hour 104.26 104.26 52CityCouncil23–61 6/1/2021 REVENUE ADOPTED FY 20-21 PROPOSED FY 21-22 DEPT CHANGES ACCOUNT DEPARTMENT/MISCELLANEOUS FEE OR SERVICE UNIT FEES FEES SECTION IX PLANNING & BUILDING AGENCY 53600 151)Misc. Non-resid. Structures: 200 sf Patio Cover - Structural sq. ft.0.47 0.47 Plan Check 51601 152)Misc. Non Resid. Structures: 200 sf Patio Cover-Structural Insp sq. ft.0.43 0.43 51602 153)Misc. Non Resid. Structures: 200 sf Patio Cover - EMP Insp see individual item schedule see individual item schedule 51603 51604 57600 154)Accelerated Plan Check Fee hourly 153.39 153.39 51601 155)Appeals Each 1458.66 1,458.66 The fee for an appeal of a ruling of the Building Official to the Planning Commission (SAMC Section 806.254) shall be payable at the time of filing of the appeal. 51601 156)Change of incorrect address Each Permit 71.22 71.22 51601 157)Change of owner or contractor Each Permit 71.22 71.22 51601 158)Flood plain construction standards variances Each 314.88 314.88 51601 159)Expedited copy request Per Hour 71.22 71.22 51601 160)Penalty Fees in addition to investiagation fee and permit fee flat 261.96 261.96 51602 51603 51611 51604 51606 51601 161)Violation/Investigation Fees Per Hour 104.26 104.26 51602 51603 51611 51604 51606 53513 162)OCFA Administrative Processing Fee Each 15.00 15.00 53CityCouncil23–62 6/1/2021 REVENUE ADOPTED FY 20-21 PROPOSED FY 21-22 DEPT CHANGES ACCOUNT DEPARTMENT/MISCELLANEOUS FEE OR SERVICE UNIT FEES FEES SECTION IX PLANNING & BUILDING AGENCY 51601 57770 163)Microfilm Records Each Sheet 4.05 4.05 Modification: Account Number 51630 Fireworks Stand Inspections Per Booth 32.45 32.45 164)Refunds 49.84 49.84 Upon written request from the permittee, refunds of permit fees may be made to the permittee in an amount equal to 80% of the permit fee, exclusive of the plan check and issuance fee; except that no permit fees shall be refunded under any of the following circumstances: (1) 180 days has elapsed from the date of the issuance of the permit (2) inspections have been performed by the Building Safety Division If a permit has been issued for a project located in an area outside of the jurisdiction of the City, 100% of the permit and plan check fee may be refunded. If a permit has been erroneously issued, 100% of the permit and plan check fee may be refunded. If a plan check fee has been paid and the plan is withdrawn by the applicant prior to the plan check, refunds of plan check fees may be made to the permittee in an amount equal to 100% of the plan check fee in excess of $49.84 paid. In no other case may any plan check fees be refunded. Waiver of Fee No permit or plan check fees required by this resolution will be charged for public improvement projects performed by construction contractors and subcontractors pursuant to contract with the City of Santa Ana or the Community Redevelopment Agency of the City of Santa Ana nor for any work performed by employees of the City in the course of their employment. However, this fee waiver does not exempt any party from obtaining a permit for such work nor exempt such party from conforming to the procedures established by the City nor from compliance with all applicable City and State ordinances regulating such work. 54CityCouncil23–63 6/1/2021 REVENUE ADOPTED FY 20-21 PROPOSED FY 21-22 DEPT CHANGES ACCOUNT DEPARTMENT/MISCELLANEOUS FEE OR SERVICE UNIT FEES FEES SECTION IX PLANNING & BUILDING AGENCY Note: The volume for Plan Check activity has been reduced to reflect the fact that contract services and overtime are used to complete a portion of activity. a)Not all re-roofing activities require plan check. Material and current structure design will be the deciding factor. b)This service will be charged an initial deposit and then charged by hourly rate. c) These services were reallocated across fee areas as an overhead. d) Up to 10 racks. Each additional rack will be charged at $12.83 each.12.83 12.83 e) Hourly rates will be charged after the minimum is met, if required. f) This revenue is earmarked for the General Plan Update and is not included in new revenue figures. All plan check services reflect an initial plus two rechecks. Additional reviews will be charged on an hourly basis. Any unique plan check or inspection that does not match a service category will be charged on an hourly basis. Electrical Fees 51603 165)Permit Issuance 59.30 59.30 51603 166)Minimum Fee (Nonresidential)79.06 79.06 53601 167)Electrical Plan Check Fee (when required)65% of Subtotal 65% of Subtotal 51603 168)125 Volt Receptacle Outlets 1.57 1.57 51603 169)Light Switches, Occupancy Sensors 1.70 1.70 51603 170)Light Fixtures 1.13 1.13 51603 171)Air Conditioners, Heat Pumps 104.40 104.40 51603 172)Factory-Wired Units (Solid Hook-Ups)26.71 26.71 51603 173)Dedicated Circuits (15 or 20 AMP Receptacles)26.71 26.71 51603 174)Time Clock, Photo-Cell, Time Switch 13.03 13.03 55CityCouncil23–64 6/1/2021 REVENUE ADOPTED FY 20-21 PROPOSED FY 21-22 DEPT CHANGES ACCOUNT DEPARTMENT/MISCELLANEOUS FEE OR SERVICE UNIT FEES FEES SECTION IX PLANNING & BUILDING AGENCY 51603 175)Track-Light, Cable Tray, Special Raceway, Plugmold, 26.71 26.71 Under-Floor Duct, Plug-In Busways, Wiremold, Etc. Service Meter, Reset Meter, Subpanel, Switchboard, Motor Control Center, Transfer Switch, Busduct, or other Distribution Equipment changes or modifications. 51603 176)Under 400 amperes 57.40 57.40 51603 177)400 amperes to 1199 amperes 156.51 156.51 51603 178)1200 amperes and over 260.79 260.79 Motor, Transformer, Welder, Industrial Equipment, Oven, Rectifier, Generator, Surge Arrestor, Water Heater, Photovoltaic Panel or other Power Equipment. 51603 179)0 to 1 HP, kW or kVA 3.84 3.84 51603 180)Over 1 to 10 HP, kW or kVA 25.09 25.09 51603 181)Over 10 to 50 HP, kW or kVA 49.78 49.78 51603 182)Over 50 to 100 HP, kW or kVA 113.06 113.06 51603 183)Over 100 to 500 HP, kW or kVA 162.45 162.45 51603 184)Over 500 HP, kW or kVA 202.92 202.92 Low Voltage: phone, data outlet, speaker, thermostat, door holder, doorbell, pull station, smoke detector, alarm device, card reader, etc. Commercial: 51603 185)FIRST 10 devices or outlets 36.50 36.50 51603 186)Additional Devices 3.45 3.45 51603 187)Each control panel, power supply annunciator, switch or auxiliary equipment 17.39 17.39 Residential: 51603 188)Single Dwelling Unit 39.56 39.56 Each 100 ft. or fraction thereof 56CityCouncil23–65 6/1/2021 REVENUE ADOPTED FY 20-21 PROPOSED FY 21-22 DEPT CHANGES ACCOUNT DEPARTMENT/MISCELLANEOUS FEE OR SERVICE UNIT FEES FEES SECTION IX PLANNING & BUILDING AGENCY 51603 189)Each Additional dwelling unit (2 – 20)34.80 34.80 51603 190)Each additional Unit (Over 20)21.24 21.24 Miscellaneous: 51603 191)Light Standard (Pole) with one fixture 26.72 26.72 51603 192)Additional Fixtures – Same Pole 51603 193)Power Pole (Temporary)111.04 111.04 51603 194)Additional Distribution Poles 26.72 26.72 51603 195)Swimming Pool, Spa, Fountain 130.46 130.46 51603 196)Above Ground Spa 56.37 56.37 51603 197)Demolition 52.21 52.21 51603 198)Signs & Neon/LED Decorative Lighting 80.95 80.95 (refundable bond) New or Total Rewire for Single Family Dwellings: 51603 199)SFD (per square foot)sq. ft.0.16 0.16 51603 200)Garage (per square foot)sq. ft.0.16 0.16 51603 201)Temporary Electrical Service, Prior to approval or Each Meter 262.97 262.97 Occupancy (30 Days) At the time of application for temporary power, the owner shall post a $1,000 cash or cashier's check conforming to the Santa Ana Municipal Code Section 8-1768 for each service meter. This deposit shall be released upon request after the Certificate of Completion or Certificate of Occupancy is issued. Mechanical Fees 51604 202)Permit Issuance Fee 59.30 59.30 57CityCouncil23–66 6/1/2021 REVENUE ADOPTED FY 20-21 PROPOSED FY 21-22 DEPT CHANGES ACCOUNT DEPARTMENT/MISCELLANEOUS FEE OR SERVICE UNIT FEES FEES SECTION IX PLANNING & BUILDING AGENCY 51604 203)Minimum Fee (Nonresidential)79.06 79.06 53603 204)Stand Alone Mechanical Plan Check 65% of Subtotal 65% of Subtotal Furnace including ducts & vents (each) 51604 205)Up to 100,000 BTU 70.66 70.66 51604 206)Over 100,000 BTU 100.82 100.82 51604 207)Furnace/Compressor Combo (Residential)136.71 136.71 Each Compressor, Boiler or Heat Pump (packaged or split system) 51604 208)Up to 5 HP 97.17 97.17 51604 209)Over 5 to 30 HP 116.19 116.19 51604 210)Over 30 to 50 HP 145.24 145.24 51604 211)Over 50 HP 156.51 156.51 51604 212)VAV Box up to 2,000 CFM 47.95 47.95 51604 213)VAV Box Over 2,000 CFM 70.64 70.64 51604 214)Air Handling Unit Up to 2,000 CFM 47.95 47.95 51604 215)Air Handling Unit Over 2,000 CFM 70.64 70.64 Miscellaneous 51604 216)Outdoor Dual Package Heating/Cooling 122.00 122.00 51604 217)Wall Heater 70.64 70.64 51604 218)Unit Heater 69.92 69.92 51604 219)Suspended Heater 62.63 62.63 58CityCouncil23–67 6/1/2021 REVENUE ADOPTED FY 20-21 PROPOSED FY 21-22 DEPT CHANGES ACCOUNT DEPARTMENT/MISCELLANEOUS FEE OR SERVICE UNIT FEES FEES SECTION IX PLANNING & BUILDING AGENCY 51604 220)Decorative Fireplace (Wood or Gas)62.63 62.63 51604 221)Clothes Dryer (Residential)43.46 43.46 51604 222)Clothes Dryer (Commercial)58.71 58.71 51604 223)Any Alteration, Repair or Addition to a Ventilation System (per system unit)46.99 46.99 51604 224)Vent System (Not part of an HVAC System)66.14 66.14 51604 225)Type I hood with Duct & Fan 122.00 122.00 51604 226)Type II hood with Duct & Fan 70.64 70.64 51604 227)Environmental Air Fan (Residential or Commercial)37.93 37.93 51604 228)Laundry Fan (Environmental air)37.54 37.54 51604 229)Bathroom/Restroom Fan 32.88 32.88 51604 230)Range Hood (Residential)34.80 34.80 51604 231)Commercial Vent Fan 46.99 46.99 51604 232)Fan Coil 61.20 61.20 51604 233 Evaporative Cooler 70.64 70.64 51604 234)Gas Piping (Incidental)24.11 24.11 51604 235)Fire Damper 70.64 70.64 51604 236)Install/Repair/Replace Appliance Vent 70.64 70.64 51604 237)Product Conveying System (Flammable Vapors, Fumes, Smoke, Heat)202.92 202.92 51604 238)Dust Collection System 202.92 202.92 51604 239)Appliance Not Listed 70.64 70.64 59CityCouncil23–68 6/1/2021 REVENUE ADOPTED FY 20-21 PROPOSED FY 21-22 DEPT CHANGES ACCOUNT DEPARTMENT/MISCELLANEOUS FEE OR SERVICE UNIT FEES FEES SECTION IX PLANNING & BUILDING AGENCY 51604 240)System Not Listed (Halon, Smoke Evac, Crematory, Etc)202.92 202.92 Absorption System 51604 241)Up to 1,000,000 BTU 84.34 84.34 51604 242)1,000,001 to 1,750,000 BTU 119.89 119.89 51604 243)1,750,001 and over 202.92 202.92 51604 244)Commercial Cooking Equipment (Ovens/Fryers/Etc)46.14 46.14 51604 245)Condensate Pump 34.46 34.46 51604 246)Kiln <20cubic feet (includes hood and duct) 71.16 71.16 51604 247)Air Compressor (each includes piping)71.16 71.16 51604 248)Cooling Tower 71.16 71.16 51604 249)Heat Exchanger 65.22 65.22 51604 250)Electrostatic Precipitator 42.10 42.10 51604 251)Vacuum Cleaner System (Residential)71.16 71.16 51604 252)Humidifier 42.16 42.16 51604 253)Duct Heater 71.16 71.16 51604 254)Wood Sawdust System 152.88 152.88 51604 255)Incinerator (Residential)47.44 47.44 51604 256)Incinerator (Commercial)202.92 202.92 Plumbing Fees 51602 257)Permit Issuance Fee 59.30 59.30 60CityCouncil23–69 6/1/2021 REVENUE ADOPTED FY 20-21 PROPOSED FY 21-22 DEPT CHANGES ACCOUNT DEPARTMENT/MISCELLANEOUS FEE OR SERVICE UNIT FEES FEES SECTION IX PLANNING & BUILDING AGENCY 51602 258)Minimum Fee (Nonresidential)79.06 79.06 53602 259)Stand Alone Plumbing Plan Check Fee 65% of Subtotal 65% of Subtotal Fixtures: 51602 260)Water Closet 15.32 15.32 51602 261)Urinal 11.71 11.71 51602 262)Tub/Shower 23.97 23.97 51602 263)Whirlpool Tub 23.97 23.97 51602 264)Sinks 13.68 13.68 51602 265)Clothes Washer 15.05 15.05 51602 266)Dishwasher 12.90 12.90 51602 267)Garbage Disposal 11.49 11.49 51602 268)Floor Sink 17.39 17.39 51602 269)Floor Drain 17.39 17.39 51602 270)Drinking Fountain 9.64 9.64 51602 271)Cap Fixture 7.48 7.48 Sewer: 51602 272)New Sewer (First 100 Feet)69.59 69.59 51602 273)Additional Sewer Connection 23.97 23.97 51602 274)Each Additional 100 Feet of Sewer 23.97 23.97 51602 275)Repair/Alter Sewer 47.95 47.95 61CityCouncil23–70 6/1/2021 REVENUE ADOPTED FY 20-21 PROPOSED FY 21-22 DEPT CHANGES ACCOUNT DEPARTMENT/MISCELLANEOUS FEE OR SERVICE UNIT FEES FEES SECTION IX PLANNING & BUILDING AGENCY 51602 276)Private Sewage Disposal System 145.24 145.24 51602 277)Cesspool 70.64 70.64 51602 278)Cap Sewer 107.65 107.65 Gas: 51602 279)New Gas System (1 – 4 outlets)47.95 47.95 51602 280)Additional Gas Outlet (each)7.61 7.61 51602 281)Extend/Alter Gas System 70.64 70.64 51602 282)Repair Gas Piping 47.95 47.95 51602 283)Cap Gas Outlet 9.12 9.12 Swimming Pools: 51602 284)Pool Trap 23.97 23.97 51602 285)Pool Heater 78.27 78.27 51602 286)Pool Piping 47.95 47.95 Miscellaneous: 51602 287)Water Heater (Residential up to 50 gallons)23.97 23.97 51602 288)Water Heater (Commercial up to 50 gallons)23.97 23.97 51602 289)Water Heater (Res/Comm over 50 gallons)98.34 98.34 51602 290)Water Heater (Tankless)70.64 70.64 51602 291)Water Service (each 100 feet)47.95 47.95 51602 292)Water Piping (each 100 feet)47.95 47.95 62CityCouncil23–71 6/1/2021 REVENUE ADOPTED FY 20-21 PROPOSED FY 21-22 DEPT CHANGES ACCOUNT DEPARTMENT/MISCELLANEOUS FEE OR SERVICE UNIT FEES FEES SECTION IX PLANNING & BUILDING AGENCY 51602 293)Repipe (Residential – Each 100 Feet)47.95 47.95 51602 294)Primary/Secondary Roof Drain (per set)47.95 47.95 51602 295)Deck/Area Drain 10.37 10.37 51602 296)Rainwater System 47.95 47.95 51602 297)Rainwater Piping (buried)23.34 23.34 51602 298)Storm Drains 30.82 30.82 51602 299)Water Softener (Residential)23.97 23.97 51602 300)Water Softener (Commercial)47.95 47.95 51602 301)Lawn Sprinkler (Each)10.95 10.95 51602 302)Backflow Preventer (Less than 2 inches)23.97 23.97 51602 303)Backflow Preventer (2 inches and bigger)47.95 47.95 51602 304)Vacuum Breakers (1 to 5)21.91 21.91 51602 305)Vacuum Breakers (Over 5 – each)6.26 6.26 51602 306)Hose Bib with Vacuum Breaker 16.67 16.67 51602 307)Grease/Waste Interceptor 40.46 40.46 51602 308)Dental Unit 34.80 34.80 51602 309)Medical Gas Piping (Fire Department)47.95 47.95 51602 310)Alteration to Drain or Vent Piping 47.95 47.95 51602 311)Appliance not listed 70.64 70.64 51602 312)Sewage Ejector 70.64 70.64 63CityCouncil23–72 6/1/2021 REVENUE ADOPTED FY 20-21 PROPOSED FY 21-22 DEPT CHANGES ACCOUNT DEPARTMENT/MISCELLANEOUS FEE OR SERVICE UNIT FEES FEES SECTION IX PLANNING & BUILDING AGENCY 51602 313)Sump Pump 70.64 70.64 51602 314)Hot Water Storage Tank 32.82 32.82 51602 315)Heat Exchanger 62.10 62.10 51602 316)Cooling Tower 70.64 70.64 51602 317)Booster Pumps 38.25 38.25 51602 318)Fireline/Hydrant (Each 100 Feet)47.95 47.95 51602 319)Temporary Gas Meter, Prior to approval Each Meter 262.97 262.97 Or Occpancy (30 Days) At the time of application for temporary power, the owner shall post a $1,000 cash or cashier's check conforming to the Santa Ana Municipal Code Section 8-1768 for each service meter. This deposit shall be released upon request after the Certificate of Completion or Certificate of Occupancy is issued. PIPELINE PROJECT FEES PER RESOLUTION NO. 2009-018 GENERAL PROVISIONS Unless otherwise provided, payment of fees and charges as established herein shall be made to the Executive Director of the Planning and Building Agency or his/her authorized representative at the time of initial application or request for the permit or service for which a fee is charged or imposed. No permit shall be issued to any person, firm or corporation unless all fees therefore have been paid in full. 64CityCouncil23–73 6/1/2021 REVENUE ADOPTED FY 20-21 PROPOSED FY 21-22 DEPT CHANGES ACCOUNT DEPARTMENT/MISCELLANEOUS FEE OR SERVICE UNIT FEES FEES SECTION IX PLANNING & BUILDING AGENCY 51601 SPECIAL INVESTIGATION FEE 104.26 104.26 51602 51603 A special investigation fee shall be charged by the Building 51611 Official for any investigation of a building structural work, 51604 reports, certification, or any other related work requested by 51606 an owner or his authorized agent. Said fee shall be assessed in an amount sufficient to reimburse the City for the costs actually incurred by the City based upon a rate of $104.26 per hour but in no case shall be less than $104.26. 51601 OSHPD CERTIFICATION FEE 53600 Whenever plans are submitted for the construction of specialized medical clinics which require by law certification of compliance with requirements set forth by the Office of Statewide Health Planning and Development (OSHPD-3 certification), a building permit fee will be paid to the Building Official equivalent to 1% of the construction valuation. An additional plan check fee equivalent to .65% of the construction valuation will be paid to the Building Official at the time plans are submitted for plan check. This fee does not preclude other applicable fees which are normally assessed by the City. 53600 RESEARCH AND PROCESSING FEES (ALTERNATE MATERIALS/MODIFICATIONS) 53602 53601 Whenever the Building Official is requested to approve Each 314.89 314.89 53603 alternate materials or methods of construction in accordance with the Building Code, Plumbing Code, Mechanical Code or the Administrative Code provisions for the Electrical Code. Whenever the Building Official is requested to approve a Each 314.89 314.89 modification of code in accordance with the Building Code, Plumbing Code, Mechanical Code or the Administrative Code provisions for the Electrical Code. 65CityCouncil23–74 6/1/2021 REVENUE ADOPTED FY 20-21 PROPOSED FY 21-22 DEPT CHANGES ACCOUNT DEPARTMENT/MISCELLANEOUS FEE OR SERVICE UNIT FEES FEES SECTION IX PLANNING & BUILDING AGENCY SPECIAL INSPECTOR REGISTRATION FEE Each 104.26 104.26 Inspection The fee for registration of special inspectors in accordance Specialty with Section 8-100 of the Santa Ana Municipal Code. 53600 BUILDING PLAN CHECK FEE FOR IDENTICAL, RESIDENTIAL R-3, WITH DETACHED OR ATTACHED GARAGES: Models Only 100% All other identical plans 50% 53602 ELECTRICAL, PLUMBING AND MECHANICAL PLAN 53601 CHECK FEE FOR IDENTICAL, RESIDENTIAL R-3, 53603 WITH DETACHED OR ATTACHED GARAGES: Models Only 100% All other identical plans 50% 53600 PRELIMINARY REVIEW OF BUILDING Minimum Fee Per Hour 104.26 104.26 STANDARDS COMPLIANCE 09801001-SIGNS 24015 When a permit is required for an illuminated or non-illuminated sign, the owner shall provide the City a cash or surety bond as described in Section 8-1768 through 8-1771 of the Santa Ana Municipal Code. The amount of the bond shall be established by the Building Official, but shall not be less than $20 per address. ELECTRICAL PLAN CHECK FEES Whenever electrical plans are required by the Building Official, plan check fees shall be 65% of the electrical permit fee and shall be paid at the time of submitting plans. 66CityCouncil23–75 6/1/2021 REVENUE ADOPTED FY 20-21 PROPOSED FY 21-22 DEPT CHANGES ACCOUNT DEPARTMENT/MISCELLANEOUS FEE OR SERVICE UNIT FEES FEES SECTION IX PLANNING & BUILDING AGENCY MECHANICAL PLAN CHECK FEES Whenever mechanical plans are required by the Building Official, plan check fees shall be 65% of the mechanical permit fee and shall be paid at the time of submitting plans. PLUMBING PLAN CHECK FEES Whenever plumbing plans are required by the Building Official, plan check fees shall be 65% of the plumbing permit fee and shall be paid at the time of submitting plans. GRADING PERMITS 51606 Any person desiring a grading permit required by the Building Each Permit 49.84 49.84 Code, shall, at the time of filing an application, pay a fee of $49.84. FEE SCHEDULE 51606 1) Grading Permit:Minimum Per Hour 104.26 104.26 a. One and Two S.F.D.1 Hour b. Multiple Residential including, Residential tracts,2 Hours Apartments, Condominiums, Hotels, Motels, and Similar Construction c. Non-Residential Site Less Than 2 Acres 3 Hours d. Non-Residential Site 2 Acres and More 5 Hours e. Preliminary Grading Permit, Underground Tank 1 Hour Removal and Excavation for Soil Contamination f. Existing Parking Lot Resurfacing and Repainting 1 Hour 51606 2) In addition to the above noted permit fees,Minimum Sq. Ft.0.05 0.05 a fee shall be collected for new site improvements, new parking lots, new concrete curb and gutter, and asphalt paving. 67CityCouncil23–76 6/1/2021 REVENUE ADOPTED FY 20-21 PROPOSED FY 21-22 DEPT CHANGES ACCOUNT DEPARTMENT/MISCELLANEOUS FEE OR SERVICE UNIT FEES FEES SECTION IX PLANNING & BUILDING AGENCY 51606 3) Inspections outside of normal business hours Per Hour 104.26 104.26 (4 hour minimum charge for Holidays, Saturday or Sunday inspections). 51606 4) Re-inspection fee assessed under applicable Per Hour 104.26 104.26 provisions of the Building Code. 51606 5) Inspections for which no fee is specifically Per Hour 104.26 104.26 indicated (minimum charge - one (1) hour) SOLAR ENERGY CODE 51611 Any person desiring a permit required by the Solar Energy Each Permit 49.84 49.84 Code shall, at the time of filing, pay an application, fee of $49.84. There is no minimum fee for the issuance of a permit for single family residences and duplexes. The minimum total fee for issuance of a permit for all other uses shall be $81.45.81.45 81.45 FEE SCHEDULE 51611 1) For collectors (including related piping and regulating devices): Up to 1,000 sq. ft. (93m2)12.32 12.32 Between 1,001 (93.1m2) and 2,000 sq. ft. (186m2)20.87 20.87 More than 2,000 sq. ft. (18m2)20.87 20.87 plus per 1,000 sq. ft. (93m2) or fraction 2.19 2.19 thereof over 2,000 sq. ft. (186m2) 68CityCouncil23–77 6/1/2021 REVENUE ADOPTED FY 20-21 PROPOSED FY 21-22 DEPT CHANGES ACCOUNT DEPARTMENT/MISCELLANEOUS FEE OR SERVICE UNIT FEES FEES SECTION IX PLANNING & BUILDING AGENCY 51611 2) For storage tanks (including related piping and regulating devices): Up to 750 gallons (3m3)10.55 10.55 Between 751 (3m3) and 2,000 gallons 18.96 18.96 More than 2,000 (8m3) gallons 18.96 18.96 plus per 1,000 (4m3) or fraction thereof 2.19 2.19 over 2,000 gallons (8m3) 51611 3) For rock storage: Up to 1,500 cu. ft. (42m3)12.32 12.32 Between 1,501 (42.1m3) and 3,000 cu. ft. (84m3)20.87 20.87 More than 3,000 cu. ft. (84m3)20.87 20.87 plus per 1,000 cu. ft. (28m3) or fraction 2.18 2.18 thereof over 3,000 cu. ft. (84m3) 51611 4) Self-contained water heater (residential type)Each 12.32 12.32 51611 5) Water heater (commercial type)Each 62.83 62.83 51611 6) Heat exchanger Each 12.32 12.32 51611 7) Water piping replacement, each 100 feet Each 24.69 24.69 51611 8) Gas piping service, 1-5 outlets Each 24.69 24.69 51611 9) Backflow prevention device Each 12.32 12.32 51611 10) For each appliance or piece of equipment regulated Each 12.32 12.32 by this code for which no fee is listed 51611 11) Inspections outside of normal business hours Per Hour 104.26 104.26 (4 hour minimum charge for Holidays, Saturday and Sunday inspections) 69CityCouncil23–78 6/1/2021 REVENUE ADOPTED FY 20-21 PROPOSED FY 21-22 DEPT CHANGES ACCOUNT DEPARTMENT/MISCELLANEOUS FEE OR SERVICE UNIT FEES FEES SECTION IX PLANNING & BUILDING AGENCY 51611 12) Re-inspection fee assessed under provisions of the Per Hour 104.26 104.26 Building Code 51611 13) Inspections for which no fee is specifically indicated Per Hour 104.26 104.26 (minimum charge - one (1) hour) 51611 14) Additional plan review required by changes, Per Hour 104.26 104.26 additions, or revisions to approved plans (minimum charge - one (1)hour) SOLAR PLAN CHECK FEES Whenever solar plans are required by the Building Official, plan check fees shall be 65% of the solar permit fee and shall be paid at the time of submitting plans. 51601 Electronic Plan Submittal Fee 25.00 New Fee 70CityCouncil23–79 6/1/2021 REVENUE ADOPTED FY 20-21 PROPOSED FY 21-22 DEPT CHANGES ACCOUNT DEPARTMENT/MISCELLANEOUS FEE OR SERVICE UNIT FEES FEES SECTION X POLICE DEPARTMENT 51001 Bingo License Fee Each 62.45 62.45 51401 Alarm User Permit Commercial & Residential Per Year 37.47 37.47 53413 False Alarm Services (Code 459) Burglary Calls Commercial & Residential Per Incident 1st Incident No Charge No Charge 2nd Incident 91.67 91.67 3rd Incident 122.22 122.22 4th Incident 152.77 152.77 5th Incident 183.33 183.33 6th Incident - fee & warning of non-response 244.43 244.43 7th Incident 366.65 366.65 8th Incident - fee & placed on non-response status 488.87 488.87 53413 False Alarms (Code 211) Robbery Calls - Residential Per Incident 1st Incident No Charge No Charge 2nd Incident 91.67 91.67 3rd Incident 152.77 152.77 4th Incident 213.88 213.88 5th Incident 275.00 275.00 6th Incident - fee & warning of non-response 336.10 336.10 7th Incident 488.87 488.87 8th Incident - fee & placed on non-response status 611.09 611.09 53413 False Alarms (Code 211) Robbery Calls - Commercial Per Incident 1st Incident 122.22 122.22 2nd Incident 152.77 152.77 3rd Incident 213.88 213.88 4th Incident 275.00 275.00 5th Incident 336.10 336.10 6th Incident - fee & warning of non-response 397.20 397.20 7th Incident 488.87 488.87 8th Incident - fee & placed on non-response status 611.09 611.09 53419 Firearms Examination Service Fee - Outside Agencies Basic Function Exam - per firearm 43.72 43.72 Full Function Exam - per firearm 262.30 262.30 Examination & Comparison 399.70 399.70 Examination & Comparison - Major Crime (up to 6 hours)774.41 774.41 Hourly charge in excess of 6 hours - each additional hour 124.90 124.90 71CityCouncil23–80 6/1/2021 REVENUE ADOPTED FY 20-21 PROPOSED FY 21-22 DEPT CHANGES ACCOUNT DEPARTMENT/MISCELLANEOUS FEE OR SERVICE UNIT FEES FEES SECTION X POLICE DEPARTMENT 53409 Storage of Weapon Fee - per weapon 107.73 107.73 1-1-05 state law change (AB 2431, PC 12021.3): fee can be charged when any weapon is released to an owner or gun dealer 53404 Fingerprint Fee Per Card 28.74 28.74 City processing fee only Applicants exempted by law shall not pay. 99810002 Fingerprint Fee 57491 State processing fee Actual Cost Actual Cost For all fingerprinting requiring State processing, the applicable state fee will be added to the $25.67 City fee above. 53407 Citation Sign Off - Non-SAPD Equipment violators Per Incident 18.73 18.73 53407 Vehicle Citation Sign Off - SAPD Per Citation 5.00 5.00 57470 Copy of Lost Citation Per Citation 2.00 2.00 57000 Driving Under Influence Cost Recovery Actual Cost Actual Cost Persons arrested for driving under the influence Per Incident Up to $12,000 Up to $12,000 Pursuant to Government Code Sec. 53150 et seq. 57000 Police Pursuits Cost Recovery Actual Cost Actual Cost Persons apprehended in police pursuits Per Incident Up to $12,000 Up to $12,000 Pursuant to Government Code Sec. 53150 et seq. 57000 Hit & Run Accident Investigation Actual Cost Actual Cost Persons responsible for hit and run accidents Per Incident Up to $12,000 Up to $12,000 Pursuant to Government Code Sec. 53150 et seq. 57000 Disturbing the Peace Police Service Fee Each Actual Cost Actual Cost Pursuant to S.A. Municipal Code Sec. 10-300 et seq.Up to $12,000 Up to $12,000 51607 Ice Cream Truck Vendor Permits Includes one Driver/Operator Each 287.28 287.28 Additional Truck Each 44.97 44.97 53419 License to Sell Pistols/Revolvers Per License 181.11 181.11 53416 Administration Citation Fee First Violation 124.90 124.90 Allows Animal Service Officers the right to cite for State and Second Violation 249.81 249.81 Local Animal Law Violations Third Violation 624.53 624.53 Parking violations of Oversized and Recreational Vehicles pursuant to SAMC sec. 36-145 72CityCouncil23–81 6/1/2021 REVENUE ADOPTED FY 20-21 PROPOSED FY 21-22 DEPT CHANGES ACCOUNT DEPARTMENT/MISCELLANEOUS FEE OR SERVICE UNIT FEES FEES SECTION X POLICE DEPARTMENT 53405 Police Evidence Photos to CD/DVD Per set-up Each 20.00 20.00 53405 Digital Media Reproduction Each 31.23 31.23 53405 Police Evidence Tape (audio or video tape)Each 44.97 44.97 53417 Police Accident Reports Each 20.00 20.00 53403 Search Fee (no case #)Each 10.00 10.00 53417 Police Immigration/Clearance Letters Each 20.00 20.00 53417 Police Incident Reports Per Page 0.20 0.20 Police Crime Reports Per Page 0.20 0.20 53403 Search fee (no case #)Per Search 10.00 10.00 57000 Request to Review Criminal History Per Request 20.00 20.00 57000 Request to Review Incident Information Per Request FREE FREE 53411 Jail Pay to Stay Program fee Per Day 118.51 118.51 53420 Jail Booking Fee Per Conviction 268.55 268.55 57401 Police Security Services Commander Per Hour 97.61 97.61 Sergeant Per Hour 133.89 133.89 Police Officers Per Hour 109.39 109.39 PCO/PSO/Reserve Per Hour 62.98 62.98 53410 Impound of Owner Release Animals Per Impound**128.90 128.90 (includes 2 nights boarding charge) **County of Orange fee, subject to change. 51607 Pushcart Permits Vendor/Operator Permit-1cart Each*287.28 287.28 *Additional Carts/Operators Each 44.97 44.97 53400 Release of Impounded Vehicles-SAPD/Traffic Vehicle Registration Expired Over 6 Months Each 167.10 167.10 Unlicensed/Suspended-Revoked Drivers Each 226.77 226.77 53401 Vehicle Report of Repossession Fee Each 15.00 New Fee 53423 Vehicle Storage Fee Each 83.93 83.93 73CityCouncil23–82 6/1/2021 REVENUE ADOPTED FY 20-21 PROPOSED FY 21-22 DEPT CHANGES ACCOUNT DEPARTMENT/MISCELLANEOUS FEE OR SERVICE UNIT FEES FEES SECTION X POLICE DEPARTMENT 57402 Solicitation Permit Per Permit 44.97 44.97 Vehicle for Hire (Taxi) Fees Driver's Permits Each 43.72 43.72 (Original, Renewal, Replacement or Duplicate) Vehicle for Hire Permit Each 181.11 181.11 Vehicle for Permit Transfer Each 7.50 7.50 57402 Reinspection Fee-Plan Checks/Not Completed Minimum*51.21 51.21 *$45.76 minimum or hourly employee rate. Fee to be charged when inspection is called for work not complete or corrections called for are not made. Second Hand Dealer Fee Each 88.69 88.69 53407 Equipment Violation Pursuant to SAMC Sec. 40225 Each 97.41 97.41 Proof of Correction Each 10.00 10.00 51402 Street Closure Permit Small Events (One City block; less than 100 people)Per Permit*272.12 272.12 Medium Size Events (1-2 City blocks, and less than 1,000 people)Per Permit*816.35 816.35 Large Events (2+ City blocks, intersections, or lanes of traffic, or more than 1,000 people)Per Permit*2,721.15 2,721.15 *In the event, the permit needs to be expedited the actual cost of additional resources will be applied. 57010 Downtown Event Litter Control Deposit Per event, up to 3 blocks 611.09 611.09 53613 Land Use Certificate Processing Fee for temporary outdoor event Per Permit 38.72 38.72 Accelerated Processing Fee Per Permit 83.69 83.69 50045 Escort Bureau, Introduction Service Establishment, and Escort Fees Program administered by Police Department Escort Bureau Permit Each 903.07 903.07 Introduction Service Permit Each 903.07 903.07 Escort Permit Each 193.60 193.60 74CityCouncil23–83 6/1/2021 REVENUE ADOPTED FY 20-21 PROPOSED FY 21-22 DEPT CHANGES ACCOUNT DEPARTMENT/MISCELLANEOUS FEE OR SERVICE UNIT FEES FEES SECTION X POLICE DEPARTMENT 50045 Massage Establishment/Massage Technician Fees: Program administered by Police Department Massage Establishment Permits Each 903.07 903.07 Massage Technician Permits Each 374.72 374.72 Massage Technician Testing Fee Each 187.35 187.35 Massage Technician Transfer/Duplicate Each 43.72 43.72 Massage Establishment Sale Transfer Each 903.07 903.07 Massage Establishment Change of Location or Name Each 324.76 324.76 NOTE: Massage Establishment Permit Applicants who are also Massage Technician Permit Applicants shall only be required to pay the Massage Establishment Permit Fee. 51403 Tobacco License Fee Each 776.08 776.08 50045 Pool/Billiard Permit Fee Each 389.71 389.71 Program administered by Police Department 57402 Police Training Media Reproduction Per Media 57.45 57.45 55000 Parking Violation: Late fee Violations with a 'base' (original) 50% of base fine. 50% of base fine. fine of $100 or less:(Rounded Total delinquent Total delinquent up to the next whole dollar) fine is 150% fine is 150% of base fine. of base fine. Violations with a 'base' (original) 20% of base fine. 20% of base fine. fine of $100 or more:(Rounded Total delinquent Total delinquent up to the next whole dollar) fine is 120% fine is 120% of base fine. of base fine. Additional late charges will be imposed at the time an unpaid Parking Violation penalty is placed penalty is placed as a vehicle registration "hold" with DMV. The "total" Late Charge assessed will increase to: Violations with a 'base' (original) 90% of base fine. 90% of base fine. fine of $100 or less: (Rounded Total delinquent Total delinquent up to the next whole dollar) fine is 190% fine is 190% of base fine. of base fine. Violations with a 'base' (original) 40% of base fine. 40% of base fine. fine of $100 or more: (Rounded Total delinquent Total delinquent up to the next whole dollar) fine is 140% fine is 140% 75CityCouncil23–84 6/1/2021 REVENUE ADOPTED FY 20-21 PROPOSED FY 21-22 DEPT CHANGES ACCOUNT DEPARTMENT/MISCELLANEOUS FEE OR SERVICE UNIT FEES FEES SECTION X POLICE DEPARTMENT 55000 Parking a vehicle within 300 ft. of fire Apparatus answering a fire alarm Pursuant to SAMC Sec. 36-41(7)Each 58.00 58.00 55000 Permit required Special Parking District Pursuant to SAMC Sec. 36-493 (a)Each 48.00 48.00 55000 Parking in a red zone Pursuant to SAMC Sec. 36-131(1)Each 66.00 66.00 55000 Parking in a yellow zone Pursuant to SAMC Sec. 36-131(2)Each 48.00 48.00 55000 Parking in a white zone Pursuant to SAMC Sec. 36-131(3)Each 48.00 48.00 55000 Parking in a green zone Pursuant to SAMC Sec. 36-131(4)Each 48.00 48.00 55000 Parking in a blue (handicapped) zone Pursuant to SAMC Sec. 36-131(5)Each 115.00 115.00 55000 Cancellation of citation (Disabled Placards)Each 25.00 25.00 55000 Parking in a "No Parking" zone Pursuant to SAMC Sec. 36-132 Each 70.00 70.00 55000 No parking-street sweeping Pursuant to SAMC Sec. 36-133 Each 64.00 64.00 55000 Parking in violation of "emergency no parking sign" Pursuant to SAMC Sec. 36-134 Each 70.00 70.00 55000 Parking in alley Pursuant to SAMC Sec. 36-135(a)Each 57.00 57.00 55000 Stopping, standing or parking a vehicle w/in parkway Pursuant to SAMC Sec. 36-135(b)Each 57.00 57.00 55000 Parking at certain places and for certain purposes Pursuant to SAMC Sec. 36-136 Each 57.00 57.00 55000 For sale; inoperable vehicles; repairing vehicles Pursuant to SAMC Sec. 36-136(a)Each 65.00 65.00 76CityCouncil23–85 6/1/2021 REVENUE ADOPTED FY 20-21 PROPOSED FY 21-22 DEPT CHANGES ACCOUNT DEPARTMENT/MISCELLANEOUS FEE OR SERVICE UNIT FEES FEES SECTION X POLICE DEPARTMENT 55000 Parking over 72 hours Pursuant to SAMC Sec. 36-136(b)Each 65.00 65.00 55000 Parking on left side of one-way roadway Pursuant to SAMC Sec. 36-136(d)Each 40.00 40.00 55000 Parking outside of lapping marked parking Pursuant to SAMC Sec. 36-138(a)Each 48.00 48.00 55000 Angle parking prohibited in certain areas Pursuant to SAMC Sec. 36-139 Each 48.00 48.00 55000 Parking in restricted areas. Time limit parking Pursuant to SAMC Sec. 36-142 Each 48.00 48.00 55000 Overnight parking prohibited in certain areas Pursuant to SAMC Sec. 36-144 Each 40.00 40.00 55000 Parking any commercial vehicle over 10,000 lbs. In a residential district for a period of time longer than two(2) hours prohibited Pursuant to SAMC Sec. 36-145 Each 81.00 81.00 55000 Parking on City property Pursuant to SAMC Sec. 36-147 Each 40.00 40.00 55000 Parking on property of Joint Powers Agency-city is member Pursuant to SAMC Sec. 36-147.1 Each 40.00 40.00 55000 Parking in metered space time expired or beyond max. time Pursuant to SAMC Sec. 36-402(1)Each 41.00 41.00 55000 Parking outside of painted or marked area of metered space Pursuant to SAMC Sec. 36-402(2)Each 58.00 58.00 55000 Park any vehicle restricting traffic (ingress/egress) Pursuant to SAMC Sec. 36-432(2)Each 58.00 58.00 55000 Park any vehicle with trailer, etc., restricting traffic Pursuant to SAMC Sec. 36-432(4)Each 70.00 70.00 55000 Red no parking areas-striped no parking areas Pursuant to SAMC Sec. 36-432(5)Each 58.00 58.00 55000 Parking outside/across designated parking lines Pursuant to SAMC Sec. 36-432(6)Each 48.00 48.00 77CityCouncil23–86 6/1/2021 REVENUE ADOPTED FY 20-21 PROPOSED FY 21-22 DEPT CHANGES ACCOUNT DEPARTMENT/MISCELLANEOUS FEE OR SERVICE UNIT FEES FEES SECTION X POLICE DEPARTMENT 55000 Parking overtime on public parking lot Pursuant to SAMC Sec. 36-432(9)Each 48.00 48.00 55000 Use metered spaces when meter indicates unlawful parking Pursuant to SAMC Sec. 36-432(11)Each 41.00 41.00 55000 Park any truck in excess of 2 tons in parking lot Pursuant to SAMC Sec. 36-432(12)Each 58.00 58.00 55000 Unauthorized parking in "handicapped" zone Pursuant to SAMC Sec. 36-432(15)Each 88.00 88.00 55000 Continued Time Zone Pursuant to SAMC Sec. 36-143 Each 48.00 48.00 55000 Parking within an intersection Pursuant to CVC Sec. 22500(a)Each 56.00 56.00 55000 Parking within a crosswalk Pursuant to CVC Sec. 22500(b)Each 56.00 56.00 55000 Parking adjacent to safety zone Pursuant to CVC Sec. 22500(c)Each 56.00 56.00 55000 Parking within 15 ft. of driveway entrance of fire station Pursuant to CVC Sec. 22500(d)Each 56.00 56.00 55000 Parking on a sidewalk Pursuant to CVC Sec. 22500(f)Each 56.00 56.00 55000 Obstructing traffic by stopping, standing or parking alongside highway obstruction Pursuant to CVC Sec. 22500(g)Each 56.00 56.00 55000 Double Parking Pursuant to CVC Sec. 22500(h)Each 56.00 56.00 55000 Parking upon a bridge Pursuant to CVC Sec. 22500(k)Each 56.00 56.00 55000 Parked, right hand wheels more than 18" from right hand curb Pursuant to CVC Sec. 22502(a)Each 56.00 56.00 55000 Motorcycle parked, one wheel or fender not touching curb Pursuant to CVC Sec. 22502(e)Each 56.00 56.00 78CityCouncil23–87 6/1/2021 REVENUE ADOPTED FY 20-21 PROPOSED FY 21-22 DEPT CHANGES ACCOUNT DEPARTMENT/MISCELLANEOUS FEE OR SERVICE UNIT FEES FEES SECTION X POLICE DEPARTMENT 55000 Parked within 15 feet of fire hydrant Pursuant to CVC Sec. 22514 Each 56.00 56.00 55000 Unattended vehicle, stop motor and set breaks Pursuant to CVC Sec. 22515(a)Each 62.00 62.00 55000 Parking in a space designated for disabled persons without a distinguishing plate or placard Pursuant to CVC Sec. 22507.8(a)Each 390.00 390.00 55000 Obstruct, block, or otherwise bar access to a parking space designated for disabled persons Pursuant to CVC Sec. 22507.8(b)Each 390.00 390.00 55000 Park or leave standing any vehicle, including one displaying plates or placard, on boundary lines marking a parking space designated for disabled persons Pursuant to CVC Sec. 22507.8(c)Each 390.00 390.00 55000 Entering an Intersection, Rail-crossing or crosswalk Pursuant to CVC Sec. 22526 Each 177.00 177.00 55000 No Year or Month License Plate Tab Pursuant to CVC Sec. 5204 Each 112.00 112.00 55000 No Vehicle Front/Rear License Plate Pursuant to CVC Sec. 5200 Each 122.00 122.00 55000 Stopping/Parking in a Fire Lane Pursuant to CVC Sec. 22500.1 Each 123.00 123.00 55000 Parking in Front of a Driveway Pursuant to CVC Sec. 22500 (e)Each 56.00 56.00 55000 Parking vehicle for sale - 1st violation Pursuant to SAMC Sec. 41-1301(a) 55000 Parking vehicle for sale - 2nd conviction w/in year Pursuant to SAMC Sec. 41-1301(a) 55000 Parking vehicle for sale - 3rd conviction w/in year Pursuant to SAMC Sec. 41-1301(a) Program administered by Police Department 53319 Park Ranger/Security Per Hour 65.87 65.87 See Planning & Building section of Misc. Fee Schedule See Planning & Building section of Misc. Fee Schedule See Planning & Building section of Misc. Fee Schedule 79CityCouncil23–88 6/1/2021 REVENUE ADOPTED FY 20-21 PROPOSED FY 21-22 DEPT CHANGES ACCOUNT DEPARTMENT/MISCELLANEOUS FEE OR SERVICE UNIT FEES FEES SECTION X POLICE DEPARTMENT 55000 Occupied Motor Home Each 36.00 36.00 Pursuant to SAMC Sec. 10.89 55000 Park Hours Each 98.00 98.00 Pursuant to SAMC 31-2.9 55000 Parked on Park Property Each 38.00 38.00 Pursuant to SAMC 31-2.16c 55000 Exceed Period - Vehicle Storage Each 120.00 120.00 Pursuant to SAMC 36-434 55000 Improper Display of Permit Each 42.00 42.00 Pursuant to SAMC 36-488 55000 Off Truck Route Each 92.00 92.00 Pursuant to SAMC 36-171 53416 Wild Animal Permit Fee (Nonrefundable) Pursuant to SAMC Sec. 5-8 Each 171.86 171.86 55402 Commercial Vehicle Violation: Public Streets vehicle in excess of 6 ft. in height parked within 100 ft. of posted intersection (SAMC 36-145.5) First Violation Per Violation 68.00 68.00 Second Violation (within a 12 month period)Per Violation 103.00 103.00 Third Violation (within a 12 month period)Per Violation 129.00 129.00 55606 Fireworks Administrative Citation Per First Violation and Pursuant to SAMC Sec. 1-21 any Subsequent Violation 1,000.00 1,000.00 80CityCouncil23–89 6/1/2021 REVENUE ADOPTED FY 20-21 PROPOSED FY 21-22 DEPT CHANGES ACCOUNT DEPARTMENT/MISCELLANEOUS FEE OR SERVICE UNIT FEES FEES SECTION XI 05817002-51701 Transportation Permits/Oversize/Overweight Annual Permit (Per CALTRANS)Each 90.00 90.00 Single Trip Permit (Per CALTRANS)Each 16.00 16.00 Fax Processing Service (Optional)Per Fiscal Year 44.58 44.58 01117002-51701 Building Moving Permits Permit Fee (Per CALTRANS)Each 90.00 90.00 Building Under 1,000 sq. ft.Each 16.00 16.00 Building 1,000 sq. ft. or over Each 44.58 44.58 Legal Weight/Size Load Not Required No Charge No Charge 01117002-57991 Banner and Decorations Application Fee Per Transaction 182.56 182.56 Removal Fee Per Street Per Pole 182.56 182.56 01117002-51608 Newsbox Permits and Inspection Initial/Renewal Permit Fee Per Publication 210.82 210.82 Annual Inspection Fee Per Location 54.82 54.82 01117002-53707 Curb Painting Per Foot 14.00 14.00 Minimum 253.72 253.72 01117002-53707 Street Signs Actual Cost plus Actual Cost plus Actual Staff Cost Actual Staff Cost 01117002-53707 Street Sign Installation by City Staff/Contractor Actual Contract Cost Actual Contract Cost plus Actual Staff Cost plus Actual Staff Cost 01117002-57010 Tree Health Abrorist Evaluation Actual Cost Actual Cost 01117002-57010 Tree Planting by City Staff/Contractor Actual Contract Cost Actual Contract Cost plus Actual Staff Cost plus Actual Staff Cost 01117002-57010 Tree Removal by City Staff/Contractor Actual Contract Cost Actual Contract Cost plus Actual Staff Cost plus Actual Staff Cost PUBLIC WORKS AGENCY 81CityCouncil23–90 6/1/2021 REVENUE ADOPTED FY 20-21 PROPOSED FY 21-22 DEPT CHANGES ACCOUNT DEPARTMENT/MISCELLANEOUS FEE OR SERVICE UNIT FEES FEES SECTION XI PUBLIC WORKS AGENCY 01117002-57010 Tree Value Recovery Actual Value at Actual Value at Time of Occurrence Time of Occurrence 06817002-57010 ETAC Tree Appeal Fee Each 209.92 209.92 08617002-57770 City Street Map (22"X29")Modified: Account Number 10117002-57770 First Map Each 4.44 4.44 Additional Each 4.44 4.44 08617002-57770 Water System Map (62"X78")Each 12.94 12.94 Modified: Account Number 10117002-57770 08617002-57770 Sewer System Map (62"X78")Each 12.94 12.94 Modified: Account Number 10117002-57770 10117002-57006 Geographic Information System (GIS) Consultant(s) Time Actual Contract Cost Actual Contract Cost Staff Time Actual Staff Cost Actual Staff Cost 08617002-56305 Telecommunications Facility Application Each 1,196.63 1,196.63 Modified: Account Number 10117002-56305 08617002-51704 Telecommunications Facility Inspection Each 482.27 482.27 Charged in addition to Street Work Permits/Inspection Fees 08617002-56305 Accelerated Plan Check for Public Improvements Per Hour 278.02 278.02 Modified: Account Number 10117002-56305 08617002-56305 Traffic Analysis/Studies Plan Check Per Hour 256.95 256.95 Modified: Account Number 10117002-56305 08617002-56305 Improvement Plan Check Modified: Account Number 10117002-56305 Per Hour Per Hour 208.20 208.20 NOTE : Street, Storm Drain, Traffic, Grading, Sewer and Water Plan Check and Storm Drain, Sewer, Water and Related Studies. 08617002-56305 Surface Drainage Plan Check Per Hour 208.20 208.20 Modified: Account Number 10117002-56305 08617002-56305 Improvement Standard Plans/Specifications Modified: Account Number 10117002-56305 Storm Drains Set 15.08 15.08 Street Improvements Set 19.39 19.39 Sanitary Sewers Set 15.08 15.08 Water Improvements Set 25.84 25.84 Revision within 1 year 01117002-56305 Plans/Specifications Fees (nonrefundable) Reproduction 10 Sheets 32.33 32.33 Each additional 2.18 2.18 Mailing Minimum 18.99 18.99 82CityCouncil23–91 6/1/2021 REVENUE ADOPTED FY 20-21 PROPOSED FY 21-22 DEPT CHANGES ACCOUNT DEPARTMENT/MISCELLANEOUS FEE OR SERVICE UNIT FEES FEES SECTION XI PUBLIC WORKS AGENCY 08617002-56305 Tract Map - Final Per Hour 208.20 208.20 Modified: Account Number 10117002-56305 08617002-56305 Parcel Map - Final Per Hour 208.20 208.20 Modified: Account Number 10117002-56305 08617002-56305 Lot Line Adjustment/Lot Merger Per Hour 208.20 208.20 Modified: Account Number 10117002-56305 08617002-56305 Certificate of Compliance Per Hour 208.20 208.20 Modified: Account Number 10117002-56305 08617002-51704 Single-Family Residence Repair Fee for: driveways, sidewalks, curb coring Each 308.34 308.34 05817002-53706 Street Work Permits/Inspection Fees Charged in addition to other fees Each 349.19 349.19 08617002-51704 Inspection Fees: Trench Excavation/Back Fill Linear Foot 2.26 2.26 (unless included in other fees) Minimum 187.11 187.11 08617002-51704 Storm Drains/Culverts, Sewer, Water Mains/Line Channels Linear Foot 10.54 10.54 Minimum 187.11 187.11 08617002-51703 Sewer Laterals/Water Services Each 1,143.72 1,143.72 08617002-51704 Traffic Occupancy or Lane Closure Requiring Signage All Streets Per Day 350.92 350.92 Minor Streets Deposit 1,109.53 1,109.53 Major Streets Deposit 1,477.26 1,477.26 08617002-51704 Manhole, Vaults, Catch Basins and required signage, striping or barricades Plus Earthwork Each 1,353.23 1,353.23 08617002-51704 Curb, Gutter or Combination including Earthwork Linear Foot 2.57 2.57 Minimum 187.11 187.11 08617002-51704 Curb Return, including Earthwork Each 347.85 347.85 08617002-51704 Sidewalk including Earthwork Sq. Foot 1.69 1.69 187.11 187.11 08617002-51704 Drive Approach including Earthwork Sq. Foot 1.15 1.15 Minimum 187.11 187.11 08617002-51704 Paving, including Earthwork (0 - 2000 sq. ft.) Sq. Foot 0.48 0.48 (Over 2000 sq. ft.) Sq. Foot 0.33 0.33 Minimum 187.11 187.11 08617002-51704 Fencing Masonry, Concrete or Block Linear Foot 2.00 2.00 Minimum 168.10 168.10 83CityCouncil23–92 6/1/2021 REVENUE ADOPTED FY 20-21 PROPOSED FY 21-22 DEPT CHANGES ACCOUNT DEPARTMENT/MISCELLANEOUS FEE OR SERVICE UNIT FEES FEES SECTION XI PUBLIC WORKS AGENCY 08617002-57006 Street Trees By Developer, Inspection Only Each 226.63 226.63 08617002-51704 Permanent Street Patch Guarantee Refundable if done in 30 calendar days Sq. Foot 42.34 42.34 08617002-51704 Projects Exceeding $50,000 & <= $100,000 and/or Percent of estimated Work items not included here construction costs 9.59%9.59% 08617002-51704 Projects Exceeding $100,000 and/or Percent of estimated Work items not included here construction costs 7.00%7.00% 08617002-57006 Overtime Rate for Construction Inspectors Per Hour Construction Inspector overtime rate range. Actual overtime Actual Staff Overtime Costs Actual Staff Overtime Costs hourly - rate based on Inspector's salary step 08617002-56305 Certificate of Correction Per Hour 208.20 208.20 Modified: Account Number 10117002-56305 08617002-56305 Covenants, Conditions, & Restrictions; Agreements and Per Hour 208.20 208.20 Modified: Account Number 10117002-56305 Miscellaneous Checking 06817002-53710 Notice of Abatement – Standard Administration Fee Each 461.18 461.18 06817002-53710 Notice of Abatement – Multiple Postings in a 12-month Period Each 76.43 76.43 08617002-51704 Survey Monument Check: 1st Monument Check Each 1,057.55 1,057.55 Additional monument Each 212.14 212.14 08617002-51704 Uninitiated Street Work Permit Per Permit Double Street Work Double Street Work Permit Fee Permit Fee 08617002-57790 Abandonment Processing Modified: Account Number 10117002-57790 Summary Per Application 2,083.19 2,083.19 Non-Summary Per Application 6,249.58 6,249.58 05817002-51705 Encroachment Processing Each 551.37 551.37 06017002-53720 Meter Test in Field/Shop Each 123.15 123.15 Note: Fee is refunded if the meter shows an error of more than 2% over the correct reading. 06017002-53720 Replace Meter (Removed for Unpaid Bills) Program administered by Public Works Agency. 5/8" to 2"Each 127.92 127.92 3" to 6"Each 2,046.77 2,046.77 * After business hours, the charge for replacement Minimum 168.10 168.10 84CityCouncil23–93 6/1/2021 REVENUE ADOPTED FY 20-21 PROPOSED FY 21-22 DEPT CHANGES ACCOUNT DEPARTMENT/MISCELLANEOUS FEE OR SERVICE UNIT FEES FEES SECTION XI PUBLIC WORKS AGENCY 06017002-53720 Install New Water Service Meter 5/8"125.03 125.03 3/4"153.43 153.43 1"223.00 223.00 1 1/2"427.51 427.51 2"568.10 568.10 3"3,115.64 3,115.64 4"5,128.59 5,128.59 6"8,579.35 8,579.35 06017002-53720 Install New Residential Fire Service Meter 3/4"311.46 311.46 1"373.13 373.13 06017002-53720 Cut-off Water Service in Street Each 435.07 435.07 06017002-53725 Temporary Construction Meter Deposit Each 2,096.50 2,096.50 06017002-53720 Removal of Straight Pipe (administered by PWA)Each 112.68 112.68 06017002-53720 Repair Curb Stop (administered by PWA)Each 165.98 165.98 06017002-53720 Backflow Device Testing Administrative Fee Each 97.37 97.37 06017002-53720 Backflow Preventer 3rd and Final Notice Fee Each 117.73 117.73 06017002-53720 Fire Flow Test Application Fee Each 27.38 27.38 06017002-53720 Fire Flow Test Witness Fee Each 128.42 128.42 06017002-53720 Water Service Applicaiton Fee Each 27.38 27.38 06017002-53725 Construction Meter Daily Rental Charge Per Day 2.24 2.24 01117002-51609 Outdoor Dining Fee Application Fee 1,477.07 1,477.07 Annual license fee based on size of dining area Square Foot 0.95 0.95 08617002-57006 Citywide Bicycle Locker Program Modified: Account Number 10117002-57006 Application Processing Per Fiscal Year 9.73 9.73 Security Deposit One-time, Refundable 97.21 97.21 Key Replacement Per Key 29.18 29.18 Lock Replacement Per Lock 155.55 155.55 Damage/Repair Fee Each 58.32 58.32 08617002-51704 Directional Boring Fee Per Linear Foot 2.63 2.63 01117002-51402 2nd Street Mall Use Fee Per Event 48.63 48.63 85CityCouncil23–94 6/1/2021 REVENUE ADOPTED FY 20-21 PROPOSED FY 21-22 DEPT CHANGES ACCOUNT DEPARTMENT/MISCELLANEOUS FEE OR SERVICE UNIT FEES FEES SECTION XI PUBLIC WORKS AGENCY Drainage Assessment Area Fee Per Acre 22117002-50500 Area 1 8,088.46 8,088.46 22217002-50500 Area 2 9,750.87 9,750.87 22317002-50500 Area 3 5,249.73 5,249.73 22417002-50500 Area 4 7,748.21 7,748.21 22517002-50500 Area 5 8,827.31 8,827.31 22617002-50500 Area 6 8,681.49 8,681.49 05517002-53701 Sewer Connection Fee Per Plumbing 49.00 49.00 Fixture Unit 08617002-57006 Residential Parking Permit Single Family Home - each permit Modified: Account Number 10117002-57006 every two years 74.94 74.94 maximum 3 permits Multi-family Home (up to four plex) - each permit every two years 74.94 74.94 maximum 1 permit Trench Cut Fees - Changes based on Engineering News Record Dry Utilities 05817002-53704 Arterial Street Resurfaced between 0 and 5 years 22.08 22.08 Resurfaced between 6 and 10 years 19.56 19.56 Resurfaced between 11 and 15 years 18.39 18.39 Resurfaced between 16 and 20 years 14.71 14.71 05817002-53705 Local Street Resurfaced between 0 and 5 years 14.97 14.97 Resurfaced between 6 and 10 years 13.30 13.30 Resurfaced between 11 and 15 years 12.51 12.51 Resurfaced between 16 and 20 years 11.28 11.28 Resurfaced between 21 and 25 years 10.02 10.02 Wet Utilities 05817002-53704 Arterial Street Resurfaced between 0 and 5 years 34.34 34.34 Resurfaced between 6 and 10 years 30.40 30.40 Resurfaced between 11 and 15 years 28.59 28.59 Resurfaced between 16 and 20 years 22.87 22.87 05817002-53705 Local Street Resurfaced between 0 and 5 years 23.28 23.28 Resurfaced between 6 and 10 years 20.66 20.66 Resurfaced between 11 and 15 years 19.43 19.43 Resurfaced between 16 and 20 years 17.52 17.52 Resurfaced between 21 and 25 years 15.59 15.59 01117002-53740 Small Cell Application Fee for City Facilities Per application/location 1,741.79 1,741.79 Modified: Account Number 10117002-53740 01117002-53741 Annual Small Cell Compliance Inspection & Program Oversight Fee Per installation 258.71 258.71 86CityCouncil23–95 6/1/2021 REVENUE ADOPTED FY 20-21 PROPOSED FY 21-22 DEPT CHANGES ACCOUNT DEPARTMENT/MISCELLANEOUS FEE OR SERVICE UNIT FEES FEES SECTION XI PUBLIC WORKS AGENCY 06017002-53709 Water Capacity Fee 5/8" Meter 930.00 930.00 3/4" Meter 1,395.00 1,395.00 1" Meter 2,325.00 2,325.00 1.5" Meter 4,650.00 4,650.00 2" Meter 7,440.00 7,440.00 3" Meter 16,275.00 16,275.00 4" Meter 27,900.00 27,900.00 6" Meter 62,775.00 62,775.00 CIP Construction Permit Deposit Per permit 5% of Contract Amount $349.19 + up to 8.75% of Contract Amount Modified: Account NumberXXXXXXXX-XXXXX 05317002-51708 87CityCouncil23–96 6/1/2021 Summary of FY 2021-2022 Proposed Miscellaneous Fees Schedule Changes 88 City Council 23 –97 6/1/2021 Proposal to Delete Miscellaneous Fees FY 2021-22 89 City Council 23 –98 6/1/2021 Proposals to Delete Fees FY 2021-22 Library Services Agency Fee Existing Proposed Fee Fee 1 Compact Discs - Overdue/Loss of Use Fee Per Day 0.25 DELETE Maximum 15.00 DELETE 2 Audio books - Overdue/Loss of Use Fee Per Day 0.25 DELETE Maximum 15.00 DELETE 3 Video Cassettes / DVDs- Overdue/Loss of Use Fee Per Day 1.50 DELETE *Not to exceed $15 Maximum Actual Cost* DELETE 4 Regular Books & Multi-Media Kits - Overdue/Loss of Use Fee Per Day 0.25 DELETE (Includes adult books and children books) Maximum Actual Cost* DELETE *Not to exceed $15 5 Magazines - Overdue/Loss of Use Fee Per Day 0.25 DELETE Maximum Actual Cost DELETE 6 Paperbacks - Overdue/Loss of Use Fee Per Day 0.25 DELETE ($10 or Actual Cost whichever is less) Maximum 7 Jetpacks (Hotspots) - Overdue/Loss of Use Fee Per Day 2.00 DELETE ($100 or Actual Cost whichever is less) Maximum 8 Compact Discs/Rental Per 2 Week 0.50 DELETE Children's Per 2 Week 0.25 DELETE 9 DVD/Video Cassettes / Rental Entertainment Per 2 Weeks 2.00 DELETE 90 City Council 23 –99 6/1/2021 Fee Existing Fee Proposed Fee Instructional & Non-Fiction Per 2 Weeks No Charge DELETE Children's Entertainment Per 2 Weeks 1.00 DELETE 10 Lost/Damaged Catalogued Materials Process Fee Each 10.00 DELETE Replacement Cost Actual Cost Actual Cost Plus overdue charges if incurred 11 Lost/Damaged Uncatalogued Materials Process Fee Each 7.00 DELETE Replacement Cost Actual Cost Actual Cost Plus overdue charges if incurred 12 Lost/Damaged Jetpacks (Hotspots) Process Fee Each 10.00 DELETE Replacement Cost (Jetpack, USB cord, AC Adapter) Actual Cost Actual Cost Plus overdue charges if incurred 91 City Council 23 –100 6/1/2021 Fee Existing Fee Proposed Fee 13 Damaged Bar Code label Per Incident 2.00 DELETE 14 Other Damaged Materials Fabric Bag (Multimedia) Per Incident 6.00 DELETE CD/DVD Pamphlet Per Incident 2.00 DELETE Video cases (Includes Bar Code Replacements) Per Incident 5.00 DELETE Cassette Cases Per Incident 1.00 DELETE CD/DVD Cases (Includes Bar Code Replacements) Per Incident 6.00 DELETE Library Card Replacement Fee Per Incident 3.00 DELETE Other Per Incident Actual Cost DELETE 15 Material Recovery Surcharge Per Incident 15.00 DELETE 16 Data Base Access No Charge DELETE 17 Reserve Postal Card Per Item 1.00 DELETE 18 Reserved/Mail Books Homebound SA Residents 1.00 DELETE Other Santa Ana Addresses 3.00 DELETE Non-Santa Ana Addresses 4.00 DELETE 19 Computer Rental Per Hour 5.00 DELETE 92 City Council 23 –101 6/1/2021 Fee Existing Fee Proposed Fee 20 Nonresident Library Card for Employees of Santa Ana Businesses Per Card/Year 0.00 DELETE To be consistent with Resolution 63-204: Fixed Charge for Nonresidents. One Day Library Pass Per Day 15.00 DELETE Digital Services Photograph Request - Non-Commercial Use jpeg images from online catalog for personal use Per Image Free DELETE Tiff files/prints from existing scan Per Image 5.00 DELETE Image from previously unscanned material Per Image 15.00 DELETE Image for Commercial Use Per Image 25.00 DELETE Compact Disc Fee Per Disc 1.00 DELETE 21 Interlibrary Loan Fee Per Request 5.00 DELETE 93 City Council 23 –102 6/1/2021 Proposed New Miscellaneous Fees FY 2021-22 94 City Council 23 –103 6/1/2021 Proposed New Miscellaneous Fees FY 2021-22 Library Services Agency 1. Digital Services Photograph Request Existing Fee: None Proposed Fee: $10.00 This fee will be charged to the public for providing digital images 2. Intellectual Property Rights of the Library Existing Fee: None Proposed Fee: Commercial Use $75.00 / Non-Profit Use $10.00 This fee will be charged to the commercial/non-profit groups for providing use of intellectual property managed by the Library. 95 City Council 23 –104 6/1/2021 Planning and Building Agency 1. Historic Property Listing Qualification Review Existing Fee: None Proposed Fee: $283.03 The Historic Property Listing Pre-Application fee will reimburse the City for staff time currently spent researching properties to determine if a property is eligible for listing on the historic register before the formal application is accepted for processing. This fee will be a non-refundable deposit toward the Historic Register Categorization/Application fee. 2. Public Hearing Notice Re-Publication Fee Existing Fee: None Proposed Fee: $216.41 This fee will cover the cost of publication for development projects that go to City Council. Publications can include the OC Reporter, OC Register, and La Opinion. 3. Electronic Plan Submittal Fee Existing Fee: None Proposed Fee: $25.00 This fee will be a one-time charge at initial plan submittal for the use of our electronic plan review system. 96 City Council 23 –105 6/1/2021 Police Department 1. Vehicle Report of Repossession Fee Existing Fee: None Proposed Fee: $15.00 This fee will cover the cost of processing the receipt and filing of the report of vehicle repossession, pursuant to Section 28 of the Vehicle Code before the vehicle may be redeemed by the debtor. This report and fee is necessary so that there is a record of when a lending institution has had a vehicle repossessed and there is a record that distinguishes it from a stolen vehicle. Government Code Section 41612 caps this fee at $15.00. 97 City Council 23 –106 6/1/2021 Proposals to Modify Existing Fees FY 2021-22 98 City Council 23 –107 6/1/2021 Proposals to Modify Existing Fees FY 2021-22 Clerk of the Council 1. Postage Charges [All Dept.] Existing Fee: None Proposed Fee: At cost This fee will be charged for any requests to mail out parcels and letters. 2. City Charter (Over the Counter and Mailed Requested) Existing Fee: $16.05 Proposed Fee: At cost This fee will be charged for the City Charter per Government Code 6253(B) Except with respect to public records exempt from disclosure by express provisions of law, each state or local agency, upon a request for a copy of records that reasonably describes an identifiable record or records, shall make the records promptly available to any person upon payment of fees covering direct costs of duplication, or a statutory fee if applicable. Upon request, an exact copy shall be provided unless impracticable to do so. 3. Fair Political Practice Commission (FPPC) Statements Retrieval Fee for Statements 5 years of age or over Existing Fee: $5.39 Proposed Fee: $5.00 Copy Charge for Statements Existing Fee: $.11 Proposed Fee: $.10 These fees will be charged to retrieve statements which are 5 years or over; and/or for current statements per FPPC ( http://www.fppc.ca.gov/learn/guidance-for-filing-officers-/guidance-for-filing-officers.html) 99 City Council 23 –108 6/1/2021 Providing Public Access and Reproduction Charges All campaign statements filed pursuant to the Act are public documents and must be available for public inspection and reproduction during regular business hours no later than the second business day after they were received. No conditions may be imposed on persons desiring to inspect or reproduce campaign statements, and no information or identification may be required from such persons. A filing officer should provide copies of statements for viewing purposes rather than the originals. When a copy of a statement is requested, an unredacted copy must be provided. Copies must be provided at a charge not to exceed 10 cents per page. In addition, filing officers may charge a retrieval fee of up to $5 per request for copies of statements that are five years or older. A single request for more than one report or statement is subject to one retrieval fee. Copies may be provided free of charge. 4. DVD of Council Meetings Existing Fee: $6.17 Proposed Fee: At cost This fee will be charged for DVDs of Council Meetings. Per Government Code 6253(B) Except with respect to public records exempt from disclosure by express provisions of law, each state or local agency, upon a request for a copy of records that reasonably describes an identifiable record or records, shall make the records promptly available to any person upon payment of fees covering direct costs of duplication, or a statutory fee if applicable. Upon request, an exact copy shall be provided unless impracticable to do so. 100 City Council 23 –109 6/1/2021 Finance & Management Services Agency 1. Dog License Fees Existing Fee: Regular (Unaltered) Each Dog $111.91 Puppy (Between 4-6 MOS) Each Dog $30.22 Spayed/Neutered* Each Dog $30.22 Senior Citizen** Each Dog $15.10 Replacement Tag Each Dog $3.36 Late Fee*** Each Dog $39.18 * To receive a discount rate for a spayed or neutered dog, customer must provide a copy of the sterility certificate or signed statement of sterility from a licensed veterinarian. ** To receive the senior citizen discount rate, customer must be 65 years of age or older (proof of age is required). Dog must be spayed/neutered. *** Dog licenses and rabies vaccination should be obtained within (15) fifteen days after the dog reaches the age of (4) four months or after moving into the City of Santa Ana. Otherwise, a LATE FEE will be assessed. Proposed Fee: Regular (Unaltered) Each Dog $159.00 Puppy (Between 4-6 MOS) Each Dog $28.00 Spayed/Neutered* Each Dog $28.00 Senior Citizen** Each Dog $14.00 Replacement Tag Each Dog $9.00 Late Fee*** Each Dog $48.00 * To receive a discount rate for a spayed or neutered dog, customer must provide a copy of the sterility certificate or signed statement of sterility from a licensed veterinarian. 101 City Council 23 –110 6/1/2021 ** To receive the senior citizen discount rate, customer must be 65 years of age or older (proof of age is required). Dog must be spayed/neutered. *** Dog licenses and rabies vaccination should be obtained within (15) fifteen days after the dog reaches the age of (4) four months or after moving into the City of Santa Ana. Otherwise, a LATE FEE will be assessed. These fees are charged for dog licenses. There are no proposed increases or decreases, Dog License Fees in the Miscellaneous Fee Schedule need to be amended to coincide with the County of Orange dog licensing rates, as the City is contractually required to follow the dog licensing rates set by the Orange County Board of Supervisors. 2. Return Payment Service Fee Existing Fee: $25.92 1st Returned Item $36.28 Each Subsequent Item Proposed Fee: $25.00 1st Returned Item $35.00 Each Subsequent Item These fees are charged for return payment services. There are no proposed increases or decreases, under California Civil Code Section 1719, the drawer will be required to pay the payee (1) the amount indicated on the check and (2) a statutory service charge for an amount not exceeding $25 for the first check, and for an amount not exceeding $35 for each subsequent check. 102 City Council 23 –111 6/1/2021 Library Services Agency 1. Newspaper Search Fee Existing Name: Newspaper Search Fee Proposed Name: Newspaper Microfilm/Historical Research Fee name updated to reflect a more accurate description of service. Existing Fee: $20.00 per search Proposed Fee: $30.00 2 hour minimum / $15.00 each additional hour Due to varying types of requests, staff determined the that proposed rate structure better reflects the time commitment needed for fulfilling these requests. 103 City Council 23 –112 6/1/2021 Parks, Recreation and Community Services Agency 1. Roosevelt/Walker Community Center [All Dept. B] ADOPTED 20/21 FEE PROPOSED 21/22 FEE Group 1-City Sponsored 0 0 Group 2-Resident/ Non- Profit Per Hour 20 20 Group 3-Non-Resident/ Non- Profit Per Hour 41 20 Group 4-Resident/ Profit Per Hour 31 31 Group 5-Non-Resident/ Profit Per Hour 62 31 Due to funding source used for construction of the facility, fees for this location cannot be different based on residency. Reducing non-resident fees to equal resident fees. 2. Willard Intermediate Sports Field ADOPTED 20/21 FEE PROPOSED 21/22 FEE Non-Resident/Profit Per Hour 50 16 Non-Resident/Non-Profit Per Hour 34 8 Resident/Profit Per Hour 16 16 Resident/Non-Profit Per Hour 8 8 Due to funding source used for construction of the facility, fees for this location cannot be different based on residency. Reducing non-resident fees to equal resident fees. 104 City Council 23 –113 6/1/2021 Planning and Building Agency 1. Project and Environmental Contract Administration Existing Name: 10% of Consultant Fee (for Environmental Impact Report and Negative Declaration) Existing Fee: 10% Proposed Fee: 15% Account: 05316002-53607 Project and Environmental Contracts – Consultant (At Cost) 01116002-53607 Project and Environmental Contracts Administration (15% of Consultant Fee) For planning projects that require consultant services, the City current charges a 10-percent environmental contract administration fee, which is 10% of the consultant's full contract price for development projects. The proposed Project and Environmental Contract Administration Fee would replace the current fee with a 15-percent fee, which is the percentage of staff time to process these services and is more consistent with other large jurisdictions and would broaden the scope of the fee to cover other contractual services, such as legal services hired by the City for specific development projects. The average development project amount is $30,000. In-house fees would remain the same and will not be affected. 2. Microfilm Records Existing Account: 51601 Proposed Account: 57770 This modification is to change the account for Microfilm Records to 57770 (sale of maps/documents) to better track revenue collected for copies and sales of documents. 105 City Council 23 –114 6/1/2021 Public Works Agency Revenue Account Changes CURRENT REVENUE ACCOUNT PROPOSED FY 21/22 REVENUE ACCOUNT DEPARTMENT/MISCELLANEOUS FEE OR SERVICE UNIT FEES 01117002-53741 10117002-53740 Small Cell Application Fee for City Facilities Per application/location 1,741.79 TBD 05317002-51708 CIP Construction Permit Deposit $349.19 + up to 8.75% of Contract Amount 08617002-57770 10117002-57770 City Street Map (22”X29”) Each First Map Each 4.44 Additional Each 4.44 08617002-57770 10117002-57770 Water System Map (62”X78”) Each 12.94 08617002-57770 10117002-57770 Sewer System Map (62”X78”) Each 12.94 08617002-56305 10117002-56305 Telecommunications Facility Application Each 1,196.63 106 City Council 23 –115 6/1/2021 CURRENT REVENUE ACCOUNT PROPOSED FY 21/22 REVENUE ACCOUNT DEPARTMENT/MISCELLANEOUS FEE OR SERVICE UNIT FEES 08617002-56305 10117002-56305 Accelerated Plan Check for Public Improvements Per Hour 278.020 08617002-56305 10117002-56305 Traffic Analysis/Studies Plan Check Per Hour 256.95 08617002-56305 10117002-56305 Improvement Plan Check Per Hour 208.20 NOTE: Street, Storm Drain, Traffic, Grading, Sewer And Water Plan Check and Storm Drain, Sewer, Water And Related Studies. 08617002-56305 10117002-56305 Surface Drainage Plan Check Per Hour 205.20 08617002-56305 10117002-56305 Improvement Standard Plans/Specifications Storm Drains Set 15.08 Street Improvements Set 19.39 Sanitary Sewers Set 15.08 Water Improvements Set 25.84 Revision within 1 year 08617002-56305 10117002-56305 Tract Map – Final Per Hour 208.20 107 City Council 23 –116 6/1/2021 CURRENT REVENUE ACCOUNT PROPOSED FY 21/22 REVENUE ACCOUNT DEPARTMENT/MISCELLANEOUS FEE OR SERVICE UNIT FEES 08617002-56305 10117002-56305 Parcel Map – Final Per Hour 208.20 08617002-56305 10117002-56305 Lot Line Adjustment/Lot Merger Per Hour 208.20 08617002-56305 10117002-56305 Certificate of Compliance Per Hour 208.20 08617002-56305 10117002-56305 Certificate of Correction Per Hour 208.20 08617002-56305 10117002-56305 Covenants, Conditions, & Restrictions; Agreements and Per Hour 208.20 Miscellaneous Checking 08617002-57790 10117002-57790 Abandonment Processing Summary Per Application 2,083.19 Non-Summary Per Application 6,249.58 108 City Council 23 –117 6/1/2021 CURRENT REVENUE ACCOUNT PROPOSED FY 21/22 REVENUE ACCOUNT DEPARTMENT/MISCELLANEOUS FEE OR SERVICE UNIT FEES 08617002-57006 10117002-57006 Citywide Bicycle Locker Program Application Processing Per Fiscal Year 9.73 Security Deposit One-time, Refundable 97.21 Key Replacement Per Key 29.18 Lock Replacement Per Lock 155.55 Damage/Repair Fee Each 58.32 08617002-57006 10117002-57006 Residential Parking Permit Single-Family Home – each permit 74.94 every two years maximum 3 permits Multi-family Home (up to four plex) – each permit 74.94 every two years maximum 1 permit 109 City Council 23 –118 6/1/2021 All Departments – Public Works Agency Miscellaneous Fee Name Changes [All Dept. B] REVENUE ACCOUNT FY 2020 – 2021 DEPARTMENT/MISCELLANEOUS FEE OR SERVICE NEW FY 2021-2022 DEPARTMENT/MISCELLANEOUS FEE OR SERVICE 06717002-57960 Lobby Cleaning Deposit SARTC Lobby Cleaning Deposit 06717002-57960 Courtyard Cleaning Deposit SARTC Courtyard Cleaning Deposit 110 City Council 23 –119 6/1/2021 Finance and Management Services https://www.santa-ana.org/finance Item # 24 City of Santa Ana 20 Civic Center Plaza, Santa Ana, CA 92701 Staff Report June 1, 2021 TOPIC: Annual Statement of Investment Policy AGENDA TITLE: Adopt Resolution Approving City’s Annual Statement of Investment Policy 2021-2022; Receive and File Annual Statement of Investment Policy 2021-2022. RECOMMENDED ACTION 1. Adopt a Resolution approving the City’s 2021-2022 Investment Policy. 2. Receive and file the Annual Statement of Investment Policy 2021-2022. DISCUSSION In accordance with State law, the Finance and Management Services Agency annually submits a resolution approving the City’s Investment Policy and the Annual Statement of Investment (Exhibit 1). The investment policy outlines the following primary goals (Exhibit 2): To assure compliance with all Federal, State, and local laws governing the investment of monies; To provide for the safety of principal; To provide for the maintenance of sufficient liquidity; and To provide an investment return within the parameters of the Statement of Investment Policy and Investment Portfolio guidelines. The investment policy applies to all financial assets of the City with the exception of individual employee retirement contribution funds and deferred compensation, which are specifically excluded. Bond Proceeds are restricted and are invested in compliance with this investment policy following the specific requirements of their applicable bond resolutions. Investment Staff continuously evaluates the City’s policy with regards to industry standards and best practices to determine if any newly adopted state rules or regulations are required to be incorporated within the document or if any industry enhancements are recommended. The current investment policy was previously submitted to the Investment Policy Certification Committee of the Association of Public City Council 24 –1 6/1/2021 Annual Statement of Investment Policy June 1, 2021 Page 2 1 7 7 0 Treasurers of the United States & Canada (APTUS&C) and the California Municipal Treasurers Association (CMTA) for review and received re-certification. In FY 2019-20, the City of Santa Ana received Investment Policy Certifications from the APTUS&C at the international North American level and the CMTA at the state level. Only a handful of California cities currently hold such dual certification. Both certification bodies recommend that local public agency investment policies be evaluated annually, but that absent significant legislative changes or changes in industry standards or substantive modifications, submittal for re-certification should be considered only every three to five years. This year, once again, staff recommended changes have been limited and generally of a non-substantial nature. These changes, which are listed below, have been incorporated into the recommended City of Santa Ana Investment Policy Statement for 2021-2022. These changes continue to reflect updated certification organization requirements mirroring the policy consensus of the Association of Public Treasurers of the United States & Canada and the California Municipal Treasurers Association. The changes include, but are not limited to the following updates: Update prohibiting purchases of private resales of unregistered securities. Update to address periodic Investment Policy Statement re-certification. Update of legislative California Investment Code Abstracts. Update of corresponding California Debt and Investment Advisory Commission (CDIAC) Guidelines for Allowable Investment Instruments per State Government Code (As of January 1, 2021) applicable to all Local Agencies. ENVIRONMENTAL IMPACT There is no environmental impact associated with this action. FISCAL IMPACT There is no fiscal impact associated with this action. EXHIBIT(S) 1. Resolution 2. Annual Statement of Investment Policy Submitted By: Kathryn Downs, FMSA Executive Director Approved By: Kristine Ridge, City Manager City Council 24 –2 6/1/2021 EXHIBIT 1 Resolution No. 2021-xx Page 1 of 2 RESOLUTION NO. 2021-___ A RESOLUTION OF THE CITY COUNCIL OF THE CITY OF SANTA ANA APPROVING THE CITY’S STATEMENT OF INVESTMENT POLICY BE IT RESOLVED BY THE CITY COUNCIL OF THE CITY OF SANTA ANA AS FOLLOWS: Section 1. The City Council of Santa Ana hereby finds, determines and declares as follows: A. California Government Code §53646, provides that each city may have a written statement of investment policy to govern investment of the City’s monies. B. Pursuant to §53646, the City Treasurer shall annually submit a Statement of Investment Policy for City Council consideration. C. The City Treasurer has submitted the attached Statement of Investment Policy to this Council at its regular meeting of June 1, 2021, for its consideration. Section 2. The City Council of the City of Santa Ana has duly considered and approves the City’s Statement of Investment Policy submitted by the City Treasurer. Section 3. The City Treasurer shall submit quarterly reports to the City Council stating all investments made in the preceding quarter and that such investments have been made in conformance with the City’s investment policy. Section 4. This Resolution shall take effect immediately upon its adoption by the City Council, and the Clerk of the Council shall attest to and certify the vote adopting this Resolution. City Council 24 –3 6/1/2021 Resolution No. 2021-xx Page 2 of 2 ADOPTED this _____day of __________, 2021. _____________________ Vicente Sarmiento Mayor APPROVED AS TO FORM: Sonia Carvalho, City Attorney By:________________________ Ryan O. Hodge Assistant City Attorney AYES: Councilmembers: __________________________ NOES: Councilmembers: __________________________ ABSTAIN: Councilmembers: __________________________ NOT PRESENT: Councilmembers: __________________________ CERTIFICATION OF ATTESTATION AND ORIGINALITY I, DAISY GOMEZ, Clerk of the Council, do hereby attest to and certify the attached Resolution No. ___________ to be the original resolution adopted by the City Council of the City of Santa Ana on ________________, 2021. Date: ____________________ ________________________________ Daisy Gomez, Clerk of the Council City of Santa Ana City Council 24 –4 6/1/2021 INVESTMENT POLICY STATEMENT 2021-22 City of Santa Ana EXHIBIT 2 JUNE 1, 2021 City Council 24 –5 6/1/2021 City of Santa Annual Table of Contents July 1, 2021 - Statement of Investment Policy June 30, 2022 TABLE OF CONTENTS Page Introduction ............................................................................................................................... 1 1.0 Policy .............................................................................................................................. 1 2.0 Scope ............................................................................................................................. 1 3.0 Prudence ........................................................................................................................... 2 4.0 Objectives .......................................................................................................................... 3 5.0 Delegation of Authority .................................................................................................... 6 6.0 Ethics and Conflicts of Interest ........................................................................................ 7 7.0 Authorized Financial Institutions and Qualified Broker-Dealers .......................................... 7 8.0 Authorized and Suitable Investments ...................................................................... 8 9.0 Prohibited Investments and Investment Practices ......................................................... 13 10.0 Investment Pools/Mutual Funds .................................................................................... 15 11.0 Collateral/Security for Deposit of Public Funds .............................................................. 16 12.0 Safekeeping and Custody ............................................................................................. 16 13.0 Diversification ................................................................................................................ 17 14.0 Maximum Maturities ........................................................................................................ 17 15.0 Internal Controls ............................................................................................................ 18 16.0 Performance Standards ................................................................................................ 19 17.0 Reporting ...................................................................................................................... 19 18.0 Policy Considerations ................................................................................................... 20 19.0 Policy Review, Certification, and Adoption ...................................................................... 21 20.0 Appendices and Glossaries ............................................................................................. 21 Appendix I - (Table of Appendices) / California Investment Code Abstracts .................. 23 Appendix II - Local Agency Investment Guidelines / Allowable Investment Guidelines ... i Appendix III - Glossary of Common Public Local Agency Investment Terms ................. A Appendix IV - Glossary of Common Public Local Agency Investment Terms ................... I Appendix V – Broker/Dealer Questionnaire and Certification Form ................................ M City Council 24 –6 6/1/2021 City of Santa - Annual Page 1 July 1, 2021 - Statement of Investment Policy June 30, 2022 CITY OF SANTA ANA ANNUAL STATEMENT OF INVESTMENT POLICY JULY 1, 2021 – JUNE 30, 22 INTRODUCTION: The purpose of this Statement of Investment Policy is intended to provide specific criteria for the prudent investment of City of Santa Ana (City) funds and to set investment objectives, policies, establish guidelines, and define responsibilities for the investment of idle or unexpended funds for the City. The ultimate investment goal is to enhance the economic status of the City while protecting funds under management and meeting the daily cash flow demands of the City. 1.0 POLICY The policy of the City of Santa Ana is to invest idle or unexpended funds within the scope of this investment policy in a prudent and suitable manner that will provide, within the parameters of this investment policy, the highest reasonable investment return relative to the risk being assumed while maintaining maximum security and meeting all cash flow demands. This policy is intended to comply with Federal law and the Code of California for investment of public funds. In instances in which this policy is more restrictive than Federal or State law, this policy shall be controlling. This policy is fixed and general in nature; it defines authorized investments and guides the investment decisions and security selection process. The City’s Investment policy will be regularly reviewed and adjusted to create an investment portfolio that is suitable for the City given current conditions. 2.0 SCOPE 2.1 Applicability of Investment Policy This investment policy applies to all funds and investment transactions of the City. These funds are accounted for in the Comprehensive Annual Financial Report (CAFR), which includes the following: • General Fund • Special Revenue Funds • Capital Projects Funds (includes restricted bond proceeds) • Enterprise Funds (includes restricted bond proceeds) • Trust and Agency Funds • Internal Service Funds • Any new fund created by the City of Santa Ana, unless specifically exempted City Council 24 –7 6/1/2021 City of Santa - Annual Page 2 July 1, 2021 - Statement of Investment Policy June 30, 2022 The restricted bond proceeds are invested in compliance with this investment policy and applicable bond resolutions. Individual employee retirement contribution funds and deferred compensation are excluded from this policy. 2.2 Pooling of Funds Except for cash in certain restricted and special funds, the City of Santa Ana will consolidate cash balances from all funds to maximize investment earnings and to increase efficiencies with regard to investment pricing, safekeeping and administration. Investment income will be allocated to the various funds based on their respective participation and in accordance with generally accepted accounting principles. 3.0 PRUDENCE 3.1 Standard of Care – Prudent Investor The City investment program shall be managed in a professional and prudent manner worthy of the public trust and review. The standard of prudence to be used by City Investment Officials shall be the "prudent investor rule" standard and shall be applied in the context of managing the overall investment portfolio. The “prudent investor rule” provides, pursuant to California Government Code Section 53600.3, that investments shall be made with judgment and care. When investing, reinvesting or managing public funds a trustee shall act with care, skill, prudence and diligence under circumstances then prevailing. Investment officers acting in accordance with written procedures and this investment policy and exercising due diligence shall be relieved of personal responsibility for an individual security's credit risk or market price changes, provided deviations from exceptions are reported in a timely fashion and the liquidity and the sale of securities are carried out in accordance with the terms of this policy. The City is governed by the California Government Code, Sections 16429.1 and Title 5, Division 2, Part 1, Chapter 4, entitled Financial Affairs, commencing with section 53630. Each investment transaction and the entire portfolio must comply with California Government Code, Sections 53600 and 53635 et seq. and this policy. 3.2 Written Investment Procedures City Investment Officials shall establish written procedures consistent with this investment policy for the operation of the investment program. Procedures should include but not be limited to: authorized personnel, segregation of duties, internal controls, wire transfer agreements, daily cash flow review, basis for awarding bids, portfolio inventory, and reporting. The procedures document is intended to provide guidance for staff and to provide continuity in the event of an interruption of services of the Treasury and Customer Services Manager and/or Assistant Finance Director. City Council 24 –8 6/1/2021 City of Santa - Annual Page 3 July 1, 2021 - Statement of Investment Policy June 30, 2022 4.0 OBJECTIVES The primary objectives, in priority order, for the City of Santa Ana’s investment activities shall be Safety, Liquidity, and Yield: 4.1 Safety Of Principal Safety of principal is the foremost objective of the City of Santa Ana, care must be taken to ensure the preservation of capital and the protection of principal. Each investment transaction shall be undertaken in a manner that seeks to ensure preservation of capital in the overall portfolio. The objective will be to mitigate credit risk and interest rate risk by following guideline listed below. A. Credit Risk Credit Risk is the risk of loss due to the failure of the security issuer or backer to redeem the outstanding debt at the stated maturity date. Credit risk also applies to the overall market perception of the financial strength and capacity of the issuer. The City of Santa Ana will minimize credit risk by: i. Limiting investments to authorized investments as set forth in Section 10.0 of this investment policy; ii. Pre-qualifying the financial institutions, broker-dealers, intermediaries, and advisors with which the City will do business; iii. Diversifying the investment portfolio so that potential losses on individual securities will be minimized. iv. Holding a minimum percentage of the total portfolio in highly marketable short-term treasuries, checking with interest, government pooled account, or a combination of all three. The minimum percentage shall be set monthly by the FMSA Investment Advisory Committee based on a rolling twenty-four month analysis of the City’s minimum cash position requirements adjusted for any exceptional anticipated cash out flows. B. Market or Interest Rate Risk Market or interest rate risk is the risk that the market value of securities in the portfolio may fall due to changes in general interest rates. The City of Santa Ana will minimize interest market interest rates, by: i. Structuring the Fund so that securities mature to meet cash requirements for ongoing operations, thereby avoiding the need to sell securities on the open market prior to maturity, and ii. Purchasing investments with the intent to hold until maturity; and City Council 24 –9 6/1/2021 City of Santa - Annual Page 4 July 1, 2021 - Statement of Investment Policy June 30, 2022 iii. By investing operating funds primarily in shorter-term securities, money market mutual funds, or similar investment pools and limiting the average maturity of the portfolio in accordance with this policy. 4.2 Liquidity The investment portfolio shall remain sufficiently liquid to meet all operating requirements that may be reasonably anticipated. This is accomplished by structuring the portfolio so that securities mature concurrent with cash needs to meet anticipated demands (static liquidity). Furthermore, since all possible cash demands cannot be anticipated, the portfolio should consist largely of securities with active secondary or resale markets (dynamic liquidity). The City’s cash flow shall be updated on a daily basis and will be considered prior to the investment of securities, which will reduce the necessity to sell investments for liquidity purposes. 4.3. Yield The City's investment portfolio shall be designed with the objective of attaining a market-average rate of return throughout budgetary and economic cycles taking into account the investment risk constraints and liquidity needs. The return on investments is to be accorded secondary importance compared to the safety and liquidity objectives described above. The core of investments will focus on relatively low risk securities with an expectation of earning a reasonable return relative to the risk being assumed. It is the general policy of the City to hold investments until market value equals or exceeds amortized cost or book value of the security. Securities shall not be sold prior to maturity with the following exceptions: A. a declining credit security could be sold early to minimize loss of principal; B. a simultaneous purchase of a security and the sale of another (security swap) to enhance the quality, yield, or target duration in the portfolio; or C. a sale of a specific security prior to its maturity and a capital gain or loss recorded in order to improve the credit quality, liquidity, or rate of return of the portfolio in response to market conditions and/or City risk preferences. D. general liquidity needs of the investment portfolio require that a security be sold; City Council 24 –10 6/1/2021 City of Santa - Annual Page 5 July 1, 2021 - Statement of Investment Policy June 30, 2022 E. prepayment of City debt or contribution servicing obligation. In the event the City is presented with an option for prepayment of a City debt or contribution servicing obligation, the following analysis will be conducted by FMSA investment staff with regards to a comparison between the amortized savings which may be realized by exercising such prepayment option and: i. the current portfolio yield; ii. the trend of the debt or contribution servicing obligation; iii. whether variances in the trend are substantial; iv. the City’s net cash position; and v. the market value of investment instrument(s) recommended by Treasury staff to be liquidated to fulfill a prepayment election. Upon completion of said analysis, a recommendation shall be presented to the FMSA Investment Advisory Committee for consideration and submittal to the Executive Director of Finance and Management Services Agency for his/her approval or rejection. When selling a security prior to maturity, City Investment Officials and/or officers (see generally subsection 5.1 et seq. - Investment Authority and Responsibility) must be prepared to justify the reasons and explain any gains or losses. Compliance with the investment policy does not measure return, but rather manages risk. Policy compliance does not provide a benchmark to meet or exceed, but is a model to follow. The City will benchmark its investment portfolio performance to the appropriate “treasuries constant maturity” rate based on portfolio maturities of the investment plan. The City shall strive to maintain one hundred percent (100%) investment of idle funds after consideration for a compensating balance to cover the cost of services provided by the City’s depository bank. The funds available for investment are determined by cash flow projections updated daily. Investments are monitored so that legal limits on types of investments are not exceeded. City Council 24 –11 6/1/2021 City of Santa - Annual Page 6 July 1, 2021 - Statement of Investment Policy June 30, 2022 5.0 DELGATION OF AUTHORITY 5.1 Investment Authority and Responsibility The authority for conducting investment transactions resides with the Executive Director of Finance and Management Services Agency (FMSA) as chief fiscal officer and ex officio City Treasurer. The Executive Director for (FMSA) under the general direction of the City Council, shall be responsible for all investment transactions undertaken and shall establish a system of controls to regulate the investment activities of subordinate officials. 5.2 Delegation of Authority The Executive Director for FMSA or her/his designees (Investment Officials) shall invest all funds for the City in accordance with the City adopted investment policy. The Executive Director for FMSA hereby delegates day-to-day responsibility for the investment of City funds to the FMSA Financial Analyst. Managerial and supervisory responsibility for the investment of City funds may be held by either the Assistant Director of Finance (Assistant Director) or the Treasury and Customer Services Manager (Treasury Manager). Specifically, the Treasury Manager shall maintain direct responsibility over the treasury and investment functions of the FMSA Treasury and Customer Service Division (Treasury). The Assistant Director, holding assistant executive management responsibilities over FMSA, shall maintain an overall acting oversight capacity. Each designee shall act in accordance with the established policies and internal controls set forth in the investment policy. 5.3 Assignment of Activities Supporting and ancillary activities, including but not limited to: cash flow analysis, municipal or corporate bond credit worthiness evaluation, investment risk assessment, portfolio analysis, purchase and sale recommendation, safekeeping, policy and investment procedures review recommendation, and monthly and quarterly reporting, may be assigned to qualified persons within Treasury or within the FMSA Accounting or Administrative Services divisions as deemed appropriate by either the Treasury and Customer Services Manager and/or Assistant Finance Director. 5.4 Qualified Persons Qualified Persons shall refer to: (1) persons holding either a California Municipal Treasurers Association, California Treasury Certificate and/or Certified California Municipal Treasurer Certificate; or an Association of Public Treasurers of the United States and Canada, Certified Public Finance Administrator Certificate, or a National Association of State Treasurers Certificate in Public Treasury Management; or (2) persons who are performing investment related duties under the guidance and City Council 24 –12 6/1/2021 City of Santa - Annual Page 7 July 1, 2021 - Statement of Investment Policy June 30, 2022 direction of certificate holders. Working together, Investment Officials and Qualified Persons comprise the FMSA investment staff. 5.5 FMSA Investment Advisory Committee To provide a regular departmental forum and consultive body for evaluating investment portfolio performance and strategy, internal procedures and controls, and for making recommendations to the Executive Director for FMSA in her/his capacity as chief fiscal officer and City Treasurer, a FMSA Investment Advisory Committee is established. All authorized Investment Officials are de facto standing members of the FMSA Investment Advisory Committee. At the discretion of the Executive Director for FMSA, other FMSA investment staff may be authorized membership on the committee. Meetings shall be held regularly on a basis determined by the Executive Director for FMSA. The FMSA Investment Advisory Committee’s evaluations and recommendations are subject to the approval of the Executive Director for FMSA, who services as committee chair. 6.0 ETHICS AND CONFLICTS OF INTEREST 6.1 Investment Officials and Officers Investment Officials, officers, and employees involved in the investment process shall refrain from personal business activity that could conflict with the proper execution and management of the investment program, or that could impair their ability to make impartial decisions. Investment Officials, officers and employees shall disclose any material interests in financial institutions with which they conduct business. They shall further disclose any personal financial/investment positions that could be related to the performance of the investment portfolio. Investment Officials, officers and employees shall refrain from undertaking personal investment transactions with the same individual with whom business is conducted on behalf of the City of Santa Ana. 6.2 Statement of Economic Interests Investment Officials and officers authorized to approve investment decisions shall be required to submit an annual Statement of Economic Interests, also known as a Form 700 in accordance with California Government Code, Section 1090 et seq. The Form 700 provides transparency and ensures accountability in two ways: 1) It provides necessary information to the public about official’s/officer’s personal financial interests to ensure that officials and officers are making decisions in the best interest of the public and not enhancing their personal finances. 2) It serves as a reminder to the public official of potential conflicts of interest so the official or officer can abstain from making or participating in governmental decisions that are deemed conflicts of interest. City Council 24 –13 6/1/2021 City of Santa - Annual Page 8 July 1, 2021 - Statement of Investment Policy June 30, 2022 7.0 AUTHORIZED FINANCIAL INSTITUTIONS AND QUALIFIED BROKER-DEALERS 7.1 Authorized Financial Institutions The City shall transact business only with banks, savings and loans and registered investment securities dealers. 7.2 Qualified Broker-Dealers The purchase by the City of any investment other than those purchased directly from the issuer, shall be purchased either from an institution licensed by the State as a Broker-Dealer, as defined in Section 25004 of the Corporations Code and registered with Financial Industry Regulatory Authority (FINRA), or a member of a Federally regulated securities exchange, a National or State-Chartered Bank, a Federal or State Association (as defined by Section 5102 of the Financial Code), or a brokerage firm designated as a Primary Government Dealer by the Federal Reserve Bank, and who is registered with FINRA. 7.3 Selection Process - City of Santa Ana Broker-Dealer Questionnaire The City’s FMSA investment staff shall investigate all institutions which wish to do business with the City as a Qualified City of Santa Ana Broker-Dealer, in order to determine if they are adequately capitalized, make markets in securities appropriate to the City's needs, certify having read and understood the City of Santa Ana Annual Statement of Investment Policy and agreeing to abide by the conditions set forth therein. This will be done by having the Financial Institutions complete and return the appropriate City of Santa Ana Broker-Dealer Questionnaire, along with their most current FINRA Report and Audited Financial Statement (available within one- hundred, twenty (120) days of the Institution's fiscal year-end). Audited Financial Statements may be made available online. Financial Institutions currently certified as Qualified City of Santa Ana Broker-Dealers shall complete and return the appropriate City of Santa Ana Broker-Dealer Questionnaire bi-annually, but shall be subject to the Audited Financial Statement and FINRA annual reporting requirements annually. However, if the interaction with a currently certified Qualified City of Santa Ana Broker-Dealer is limited to investment trades through an electronic trading platform, then the Broker-Dealer is exempt from completion of a questionnaire, but shall remain subject to the Audited Financial Statement and FINRA reporting requirements annually. 7.4 Selection Criteria In selecting external Broker-Dealers, past performance, stability, financial strength, reputation, area of expertise, and willingness and ability to provide the highest investment return at the lowest cost to the City within the parameters of this Investment policy and the California Government Code shall be primary considerations. FMSA investment staff will only conduct business with registered representatives of broker-dealers that have a minimum of three (3) years continuous City Council 24 –14 6/1/2021 City of Santa - Annual Page 9 July 1, 2021 - Statement of Investment Policy June 30, 2022 experience working for a primary dealer or five (5) years continuous experience working for a non-primary dealer. FMSA investment staff will only purchase or sell securities from registered representatives that possess an active Series 7 license, an active Series 66 license, or an active Series 63 license, and who submit a FINRA form U4 (employment history) and a current FINRA form U5 Disclosure Statement and have completed the City’s Broker-Dealer questionnaire. 7.5 List of Approved Financial Institutions/Qualified Broker-Dealers The Treasury and Customer Services Manager shall maintain a list of Financial Institutions/Qualified Broker-Dealers authorized to provide investment services to the City, along with their FINRA Report. 8.0 AUTHORIZED AND SUITABLE INVESTMENTS 8.1 Allowable Investment Instruments – State Law California Government Code Section 53601 establishes allowable investment instruments applicable to all local agencies along with maximum maturities, maximum specified percentages of total portfolio, and minimum quality requirements. Section 53601.1 authorizes local agencies to invest in financial futures or financial option contracts in any of the allowable investment categories enumerated in section 53601. 8.2 Authorized Investments City of Santa Ana further restricts permitted investments to those listed below and where applicable, Santa Ana may reduce maximum maturities, or maximum specified percentages of total portfolio (concentration limits), and may increase minimum quality requirements. Within this scope, the City diversifies its investments by types of investments, maturity dates, concentration limits, and quality requirements. A. United States Treasury Bills, Notes, and Bonds, for which the full faith and credit of the United States are pledged for payment of principal and interest. Purchases of this category shall not exceed five years to maturity. There is no percentage limit in this category. B. Obligations issued by a Federal Agency or a United States Government Sponsored Enterprise. Federal Agency Issues include, but are not limited to GNMA (Government National Mortgage Association), FFCB (Federal Farm Credit Bank), FHLB (Federal Home Loan Bank), FHLMC (Federal Home Loan Mortgage Corporation), FNMA (Federal National Mortgage Association), FHA (Federal Housing Administration), and TVA (Tennessee Valley Authority). Although there is no percentage limitation on these issues, purchases of this category shall not exceed five years to maturity and the “prudent investor" rule shall apply for a single agency name as U.S. Government backing is implied City Council 24 –15 6/1/2021 City of Santa - Annual Page 10 July 1, 2021 - Statement of Investment Policy June 30, 2022 rather than guaranteed. C. Supranational Obligations in United States dollar denominated senior unsecured unsubordinated obligations issued or unconditionally guaranteed by the International Bank for Reconstruction and Development, International Finance Corporation, or Inter-American Development Bank, with a maximum remaining maturity of five years or less, and eligible for purchase or sale within the United States. Investments under this subdivision shall be rated “AA” or better by an NRSRO and shall not exceed thirty (30%) percent of the cost value of the investment portfolio. D. Bills of exchange or time drafts drawn on and accepted by a commercial bank, otherwise known as banker's acceptances, which are eligible for purchase by the Federal Reserve System. Purchases of banker's acceptances may not exceed one hundred eighty (180) days or forty percent (40%) of the cost value of the Fund which may be invested pursuant to this section. However, no more than thirty percent (30%) of the City's cost value of the investment portfolio may be invested in the banker’s acceptances of any one commercial bank pursuant to this section. E. Commercial paper of “prime” quality of the highest ranking or of the highest letter and number rating as provided for by a Nationally Recognized Statistical Rating Organization (NRSRO). The entity that issues the commercial paper shall be organized and operating within the United States, as a general corporation, shall have total assets in excess of five-hundred, million dollars ($500,000,000), and has debt other than commercial paper, if any, that is rated "A" or higher by NRSRO. The entity is organized within the United States as a special purpose corporation, trust, or limited liability company; has program wide credit enhancements including, but not limited to: over-collateralization, letters of credit, or a surety bond; has commercial paper that is rated “A-1” or higher, or the equivalent, by an NRSRO Eligible commercial paper shall have a maximum maturity of two hundred seventy (270) days or less. The City may purchase no more than ten percent (10%) of the outstanding commercial paper of any single corporate issue. Purchases of commercial paper may not exceed twenty-five percent (25%) of the investment portfolio. F. Repurchase Agreements. For purposes of this section, the term "repurchase agreement” means a purchase of securities by the local agency pursuant to an agreement by which the seller will repurchase the securities on or before a specified date and for a specified amount and will deliver the underlying securities to a third-party custodian. The City may invest in repurchase agreements with primary dealers of the Federal Reserve with which the City has entered into a Securities Industry and Financial Markets Association (SIFMA) Master Repurchase Agreement (MRA) which specifies terms and conditions of repurchase agreements. The market value of securities used as collateral for City Council 24 –16 6/1/2021 City of Santa - Annual Page 11 July 1, 2021 - Statement of Investment Policy June 30, 2022 repurchase agreements shall not be allowed to fall below one hundred two percent (102%) of the value of the repurchase agreement and shall be adjusted no less than quarterly by the tri-party custodial agent. The investments in repurchase agreements shall be in compliance if the underlying securities are brought back up to one hundred two percent (102%) no later than the next business day. The underlying collateral shall be limited to United States Government Treasury Bills, Notes, and Bonds, or obligations issued by a Federal Agency or United States Government Sponsored Enterprises obligations. Upon the written approval of the Executive Director for FMSA, substituted securities may be pledged for collateral but shall consist only of investments permitted within this investment policy with a maximum maturity of five (5) years. If there is a default of the broker, the collateral securities can be sold. Since the securities are valued daily, it is likely that the sale proceeds will equal or exceed the value of the repurchase agreement amount. Purchases in this category shall not exceed one (1) year or twenty percent (20%) of the cost value of the investment portfolio. Retail repurchase agreements and reverse agreements shall not be authorized for purchase. G. Negotiable certificates of deposit issued by a nationally or state-chartered bank, a savings association or a federal association (as defined by Section 5102 of the Financial Code), a state or federal credit union or by a state-licensed branch of a foreign bank. However, the City shall not invest in negotiable certificates of deposit issued by a state or federal credit union if a member of the City Council or any City personnel with investment decision making authority also serves on the board of directors, or any committee appointed by the board of directors, or the credit committee or the supervisory committee of the state or federal credit union issuing the negotiable certificates of deposit. Effective January 1, 2020 no more than fifty percent (50%) of the cost value of the City’s investment portfolio may be invested in deposits, including certificates of deposit, through a placement service as authorized under Government Code 53601.8 (excludes negotiable certificates of deposit authorized under Section 53601(i)). On January 1, 2026, the maximum percentage of the portfolio shall revert back to thirty percent (30%) percent. Investments made pursuant to Government Code Section 53635.8 remain subject to a maximum of thirty percent (30%) of the cost value of the investment portfolio. The amounts so invested shall be subject to the limitations of Government Code Section 53638 which generally provides that the deposit shall not exceed the shareholder’s equity of any depository bank, or the total net worth of any depository savings association or federal association, or the total of the unimpaired capital and surplus of an insured industrial loan company. Purchases of this category shall not exceed five years to maturity. H. Local Agency Investment Fund - State Pool. The City may invest in the Local Agency Investment Fund (LAIF) established by the State Treasurer under California Government Code Section 16429.1 for the benefit of local agencies. LAIF provides daily liquidity; therefore, there is no final stated maturity for this City Council 24 –17 6/1/2021 City of Santa - Annual Page 12 July 1, 2021 - Statement of Investment Policy June 30, 2022 investment category. Although there is no percentage limitation on this fund, the "prudent investor" rule shall apply for a single agency name. In keeping with LAIF deposit limit investments, City LAIF investments shall not exceed $75 million, unless a greater deposit limit for regular accounts is authorized by the State Treasurer during the term of this Statement of Investment Policy, in which case City LAIF investments may increase up to that limit. I. City of Santa Ana Bonds. The City may invest in bonds issued by the City or agency of the City including bonds payable solely out of the revenues from a revenue-producing property owned, controlled, or operated by the City or agency of the City. The City shall at all times adhere to restrictions and limitations of the bond indenture. Purchases of this category shall not exceed five years to maturity. There is no percentage limit in this category. J. Other State of California Local Agency Bonds. The City may invest in other State of California Local Agency Bonds. notes, warrants or other evidence of indebtedness of any local agency within this state, including bonds payable solely out of the revenues from a revenue-producing property owned, controlled, or operated by the local agency, or by a department, board, agency, or authority of the local agency. Investments in this category shall be restricted to instruments that have a ranking of A-1 or higher, or the equivalent by not less than two of the following nationally recognized statistical rating organizations: Moody’s, Standard & Poor’s or Fitch. Purchases of this category shall not exceed five years to maturity. There is no percentage limit in this category. K. Medium Term Corporate Notes (MTN) defined as all corporate and depository institution debt securities with a maximum remaining maturity of five years or less, issued by corporations organized and operating within the United States or by depository institutions licensed by the United States or any state and operating within the United States. Notes eligible for investment shall be rated in a rating category of "A" or its equivalent or better by a nationally recognized rating service. Purchases in this category shall not exceed five (5) years to maturity or thirty percent (30%) of the cost value of the investment portfolio. Purchases in a single issuer in this category shall not exceed five percent (5%) of the cost value of the investment portfolio. L. Shares of beneficial interest otherwise known as money market shares issued by diversified management companies that are money market funds registered with the Securities and Exchange Commission under the Investment Company Act of 1940. The company shall have met either of the following criteria: 1. Attain the highest ranking or the highest letter and numerical rating provided by not less than two NRSROs, and City Council 24 –18 6/1/2021 City of Santa - Annual Page 13 July 1, 2021 - Statement of Investment Policy June 30, 2022 2. Retained an investment adviser registered or exempt from registration with the Securities and Exchange Commission with not less than five (5) years’ experience investing in the securities and obligations authorized by subsection (a) to (k), inclusive, and subdivisions (m) to (o), inclusive, of Section 53601 of the Government Code and with assets under management in excess of five-hundred, million dollars ($500,000,000). The purchase price of shares of beneficial interest, (mutual funds) purchased pursuant to this subdivision shall not include any commission that these companies may charge. Investments in this category shall be restricted to money market mutual funds that seek to maintain a Net Asset Value of $1. Money market mutual funds provide daily liquidity; therefore, there is no final stated maturity for this investment category. Investments in mutual funds shall be restricted to funds that have the highest ranking or the highest letter and numerical rating provided by not less than two of the following nationally recognized statistical rating organizations: Moody's, Standard & Poor's or Fitch. Purchases in this category shall not exceed 20% of the book value of the investment portfolio. Purchases in a single mutual fund shall not exceed 10% of the book value of the Portfolio. 8.3 Suitability of Investments Suitability, not simply return, is the standard for selecting investments for the portfolio. The Executive Director for FMSA, and all authorized Investment Officials and other supporting FMSA investment staff shall review the following when selecting or recommending investments for the City: • Sufficient liquidity to meet current obligations • Appropriate level of market risk • Diversified portfolio • Legal investments • Market rate of return The Executive Director for FMSA and his/her designees are not required to invest in all the investment options authorized in this Statement of Investment Policy. Selection will be based on cash flow characteristics, exposure to market risk, rate of return, the technical ability of the staff responsible for administering the program, and the availability of time and tools for staff to engage in conservative, but effective, management of the City’s investment portfolio. City Council 24 –19 6/1/2021 City of Santa - Annual Page 14 July 1, 2021 - Statement of Investment Policy June 30, 2022 9.0 PROHIBITED INVESTMENTS AND INVESTMENT PRACTICES 9.1 Ineligible Investments - State Law Certain investments, however, are prohibited by California Government Code Section 53601.6. Accordingly, the City shall not invest in any inverse floaters, range notes, or mortgage derived, interest-only strips. In addition, the City shall not invest any funds in any security that could result in zero interest accrual if held to maturity. However, prohibited securities that were purchased and are currently held in the City's portfolio, as of the date of this policy adoption, which were previously allowed under the California Government Code, yet are now prohibited due to changes in the Code may be held until their maturity dates. 9.2 Disallowed Investments - Higher Perceived Risk Besides investments prohibited by statute, this policy disallows investments in the following due to a higher perceived risk: • Asset-backed securities (ABS) – securities supported by pools of installment loans or leases or by pools of revolving lines of credit; • Derivatives – financial instruments which have a principal and/or interest payment subject to uncertainty as to timing and/or amount including financial instruments whose return profile is linked to, or derived from, the movement of one or more underlying index or security, and may include a leveraging factor, or financial contracts based upon notional amounts whose value is derived from an underlying index or security (interest rates, foreign exchange rates, equities or commodities); • Investment agreements – contracts regarding funds deposited by an investor often separated into those offered by banks and those offered by insurance companies commonly known as Guaranteed Investment Contracts (GICs) or Guaranteed Investment Agreements (GIAs); • Mortgage-backed securities – securities created when a mortgage or purchaser of residential real estate mortgages creates a pool of mortgages and markets undivided interests or participation in the pool, including principal only strips; • Reverse Repurchase agreements – agreements involving the borrowing of cash from a financial institution for the purchase of securities in which a financial asset is instead pledged as a collateral for a loan in which the roles of borrower and lender are reversed. Securities lending agreements – agreements allowing local agencies to earn incremental income on their investment portfolio by loaning securities in their portfolio to financial services companies for a limited time; City Council 24 –20 6/1/2021 City of Santa - Annual Page 15 July 1, 2021 - Statement of Investment Policy June 30, 2022 • Unregistered securities – purchases of private resales of unregistered securities to institutions, such as Securities Act of 1933, Section 5, Rule 144A securities. 9.3 Prohibited Investment Practices Assets of the City shall not be invested pursuant to the following investment practices: • Trading of securities strictly for speculation or solely for the realization of short-term trading gains. • A contract providing for the compensation of an agent or fiduciary solely based upon the performance of the invested assets. • If a fiduciary or other third party with custody of public investment transaction records of the City fails to produce records within a reasonable time, when requested by the City, the City shall make no new investments with or through the fiduciary or third party and shall not renew maturing investments with or through the fiduciary or third party. 10.0 INVESTMENT POOLS/MUTUAL FUNDS The Executive Director for FMSA or his/her designee shall be required to investigate all local government investment pools and money market mutual funds, other than the state Local Agency Investment Fund (LAIF), prior to investing and perform at least a quarterly review thereafter while the City is invested in the pool or the money market fund. The City currently authorizes pooled investment fund deposits only with LAIF which is authorized under provisions in Section 16429.1 of the California Government Code as an allowable investment for local agencies even though some of the individual investments of the pool are not allowed as a direct investment by a local agency such as the City of Santa Ana. Government sponsored investment pools (Local Agency Investment Fund (LAIF), County Pools, Joint Powers Authority Pools, and the State Treasury Voluntary Investment Program Fund), are sources for short-term cash management. Before seeking City Council approval for participation in one or more additional investment pools/money market mutual funds, the Executive Director for FMSA or his/her designees will conduct a thorough investigation the prospective pool prior to recommending City investment. Before recommending investing in a prospective pool, the following issues must be reviewed: A. The pool must meet the requirements of state statue. B. The pool must provide a written statement of policy and objectives. City Council 24 –21 6/1/2021 City of Santa - Annual Page 16 July 1, 2021 - Statement of Investment Policy June 30, 2022 C. A questionnaire developed by FMSA investment staff and approved by the Treasury and Customer Services Manager or Assistant Director of Finance shall address the following general topics: i. A description of eligible investment securities, and a written statement of investment policy and objectives. ii. A description of interest calculations and how it is distributed, and how gains and losses are treated. iii. A description of how the securities are safeguarded (including the settlement processes), and how often the securities are priced and the program audited. iv. A description of who may invest in the program, how often, what size minimum and maximum deposit and withdrawal are allowed. v. A schedule for receiving statements and portfolio listings. vi. A description of how reserves, retained earnings, etc. are utilized by the pool. vii. A model of the fee schedule, and when and how it is assessed. viii. A description of eligibility and/or acceptance of bond proceeds. ix. The pool must contain only the types of investment allowed by California Code. Upon approval for participation in one or more additional investment pools the FMSA investment staff shall thereafter on a regular and continuing basis investigate and reconfirm the pool’s compliance with items listed above and shall monitor the pool’s performance reports. 11.0 COLLATERALIZATION/SECURITY FOR DEPOSIT OF PUBLIC FUNDS Money must be deposited in state or national banks, state or federal savings associations or state or federal credit unions in the State of California. It may be in inactive deposits, active deposits or interest-bearing active deposits. The deposits cannot exceed the amount of the bank's or savings and loan's paid up capital and surplus. The bank or savings and loan must secure the active and inactive deposits with eligible securities having a market value of one-hundred, ten percent (110%) of the total amount of the deposits. State law also allows as an eligible security, first trust deeds having a value of one-hundred, fifty percent (150%) of the total amount of the deposits. A third class of collateral is letters of credit drawn on the Federal Home Loan Bank (FHLB). The Treasurer may waive, at his discretion, security for that portion of a deposit which is insured pursuant to federal law. Currently, the first two-hundred, fifty-thousand dollars ($250,000) of a deposit is federally insured. It is to the City's advantage to waive this collateral requirement for the first $250,000 because we receive a higher interest rate. City Council 24 –22 6/1/2021 City of Santa - Annual Page 17 July 1, 2021 - Statement of Investment Policy June 30, 2022 12.0 SAFEKEEPING AND CUSTODY 12.1 Perfected Interest and Delivery versus Payment In accordance with California Government Code Section 53601, to protect against potential losses caused by collapse of individual securities dealers, all securities owned by the City except securities used as collateral for repurchase agreements, shall be kept in safekeeping with "perfected interest" by the City’s custodial bank or a third party bank trust department, acting as agent for the City under the terms of a custody agreement executed by the bank and by the City. Perfected interest refers to establishment of a superior ownership right in and legal control over the securities assets held by the bank custodian on the City’s behalf and is intended to protect the City from the custodial bank’s own creditors in the event of a bank default and filing for bankruptcy. All securities, excepting investments which are not deliverable (such as LAIF, direct time certificates of deposit, and money market mutual funds), will be received and delivered using standard “delivery versus payment”. Delivery versus payment refers to delivery of securities with an exchange of money for the securities at the time of delivery, rather than delivery of securities with an exchange of a signed receipt for the securities. 13.0 DIVERSIFICATION The purpose of diversification is to reduce overall portfolio risk while attaining market rates of return and to enable the City to meet all anticipated cash requirements. The investment portfolio shall consist of various types of securities approved by state statute and this Statement of Investments Policy. Investments shall vary in issuers, asset classes, industries and maturities to meet City’s financial obligations. Diversifying the investment portfolio will help mitigate the loss of funds as a result of failure of any one issuer. Investments shall further be diversified between structures and imbedded options within the security. The investments shall be diversified by: • Limiting investments to avoid over-concentration in securities of a specific issuer (excluding treasury bills). • Limiting investment in securities that have higher credit risks. • Limiting certificates of deposit to the maximum federally insured amount. • Investing in securities with varying maturities. • Investing a minimum percentage of the total portfolio as established by the FMSA Investment Advisory Committee in highly marketable short-term treasuries, checking accounts with interest, government pooled account, or a combination of all three (See Section 4.1 (A)(iv)). City Council 24 –23 6/1/2021 City of Santa - Annual Page 18 July 1, 2021 - Statement of Investment Policy June 30, 2022 14.0 MAXIMUM MATURITIES 14.1 Maximum Maturities To the extent possible, the City of Santa Ana will attempt to match its investments with anticipated cash flow requirements and thus maturities shall coincide as nearly as possible with the anticipated need. The maximum durations for authorized investments pursuant to section 8. 2 subsections (A) through (F) are as follows: • United States Treasury Bills, Notes, and Bonds – five (5) years maximum maturity • Obligations issued by a Federal Agency or a United States Government Sponsored Enterprise – five (5) years maximum maturity • Supranational Obligations - five (5) years maximum maturity • Bills of Exchange/Banker's acceptances - one hundred eighty (180) days maximum maturity. • Commercial Paper - two hundred seventy 270 days maximum maturity • Repurchase Agreements – one (1) year maximum maturity • Negotiable Certificates of Deposit - five (5) years maximum maturity • Local Agency Investment Fund (LAIF) State Pool - no final stated maturity • City of Santa Ana Bonds - five (5) years maximum maturity • Other State of California Local Agency Bonds - five (5) years maximum maturity • Medium Term Corporate Notes - five (5) years maximum maturity • Shares of Beneficial Interest/Money Market Shares - no final stated maturity (See also subsection 8.2 generally for additional information on City authorized concentration limits and quality requirements.) 14.2 Average Maturity In accordance with the goal of minimizing interest rate risk (see subsection 4.1(b)) the City of Santa Ana will to the extent possible attempt to aim for an average investment portfolio maturity of 3 years. 15.0 INTERNAL CONTROLS The Executive Director for FMSA is responsible for establishing and maintaining an internal control structure designed to ensure that the assets of the entity are protected from loss, theft or misuse. The Executive Director for FMSA has developed a system of internal investment controls and a segregation of responsibilities of investment functions in order to assure an adequate system of internal control over the investment function. No investment personnel may engage in an investment transaction except as provided for under the terms of this policy and the procedure established by the Executive Director for FMSA. City Council 24 –24 6/1/2021 City of Santa - Annual Page 19 July 1, 2021 - Statement of Investment Policy June 30, 2022 Internal control procedures address: • Control of collusion • Control of fraud • Control of misrepresentation by third parties • Control of employee error • Separation of transaction authority from accounting and record keeping • Custodial safekeeping • Delivery versus payment • Clear delegation of authority • Conformation of transactions for investment and wire transfers • Written procedures for placing of investment transactions • FMSA Investment Advisory Committee In addition, cash balances are reconciled daily by non-investment employees and reconfirmed by the City's accounting staff. Accounting staff also verifies investment activities and holdings on a regular basis which are reviewed by the FMSA Investment Advisory Committee. The Executive Director for FMSA, at his/her discretion, shall establish a process for annual independent reviews by an external auditor to the extent contemplated by generally accepted auditing standards, during the course of the City’s annual audit. 16.0 PERFORMANCE STANDARDS The investment portfolio shall be managed to attain a market-average rate of return throughout budgetary and economic cycles, taking into account the City's investment risk constraints, cash flow, and policy towards the pre-payment of specific City debts or contribution servicing obligations (when finically advantageous to the City). Investment return becomes a consideration only after the basic requirements of investment safety and liquidity have been met. Because the investment portfolio is designed to operate on primarily a 'hold-to-maturity' premise, and because of the safety, liquidity, and yield priorities, the performance benchmark that will be used by the Executive Director for FMSA to determine whether market yields are being achieved shall be the average of the monthly LAIF rate and the 12-month rolling average 2-Year Constant Maturity Treasury (CMT) rate. However, since return on investment is the least important objective of the Investment Portfolio, the benchmark will be used only as a reference tool. The reporting of a benchmark does not imply that the City Treasurer will add additional risk to the Investment Portfolio in order to attain or exceed the benchmark. City Council 24 –25 6/1/2021 City of Santa - Annual Page 20 July 1, 2021 - Statement of Investment Policy June 30, 2022 17.0 REPORTING Government Code Section 53646(b)(1) previously mandated that annual investment policies and quarterly reports be rendered to the legislative body (for the City of Santa Ana - the City Council). AB 2853 amended Government Code Section 53646 making these requirements permissive rather than mandatory. Although the Annual Statement of Investment Policy and Quarterly Reports to City Council are no longer required, we believe it to be both prudent and in keeping with the spirit of the City’s Sunshine Policy that these documents continue to provided. The Executive Director for FMSA shall therefore continue to render to the City Council an annual Statement of Investment Policy and regular reports to the City Manager and the City Council containing detailed information on all securities, investments, and moneys of the City. The reports will be informally submitted to the City Manager and City Council on a monthly basis and will be rendered formally to the City Council on a quarterly basis as part of a scheduled open City Council Meeting agenda within thirty (30) days following the end of each quarter. The report will contain the following information on the funds that are subject to this investment policy: 1) Type of investment and name of issuer; 2) Date of maturity; 3) Par amount; 4) Dollar amount invested in all securities, and investments and monies held by the City (amortized cost or book value); 5) Weighted average maturity of the investments; 6) Current market value as of the date of report of all funds held by the City and under the management of any outside party that is not also a local agency or LAIF and the source of the valuation; 7) Source of the market value information; 8) A description of the any funds, investments or programs, including loans, under the management of contracted parties such as LAIF, investment. pools, outside money managers, and securities lending agents); 9) A statement of compliance with the investment policy or an explanation for non-compliance; and 10) A statement of the local agency’s ability to meet its pool’s expenditure requirements for the next six months, as well as an explanation of why sufficient money will not be available if that is the case. City Council 24 –26 6/1/2021 City of Santa - Annual Page 21 July 1, 2021 - Statement of Investment Policy June 30, 2022 18.0 POLICY CONSIDERATIONS 18.1 Exemptions Any investment currently held that does not meet the guidelines of this policy shall be exempted from the requirements of this policy as long as it was in compliance with State of California law and the City’s investment policy in effect at the time of purchase. At maturity or liquidation, such monies shall be reinvested only as provided by this policy. 18.2 Stabilization Fund Except for cash in certain restricted and special funds, the consolidation of cash balances from all funds and the maintenance of portfolio liquidity (both static and dynamic) as provided for in this policy taken together with the monthly affirmation to the City Manager and City Councilmembers of the City’s ability to meet its pool’s expenditure requirements for the next six months shall be deemed to functionally meet and exceed the requirements of Article VI., Sec. 610, of the City of Santa Ana Charter as relates to the maintenance of a stabilization fund. 18.3 Amendments In the event this policy is amended prior to the end of its twelve month fiscal year term the amended Statement of Investment Policy shall be resubmitted to City Council for review and adoption by City Council Resolution. 18.4 Approval This Statement of Investment Policy is approved by City Council on this 1st day of June, 2021 pursuant to City Council Resolution # 2021- . 19.0 POLICY REVIEW, CERTIFICATION, AND ADOPTION 19.1 Policy Review This Statement of Investment Policy shall be reviewed at least annually to ensure its consistency with the overall objectives of preservation of PRINCIPAL, LIQUIDITY, AND YIELD, and to: 1) reflect changes in applicable California state codes, 2) maintain its relevance to current financial and economic trends, and 3) meet the needs of the City of Santa Ana. 19.2 Policy Certification This certified Statement of Investment Policy will be resubmitted to the Association of Public Treasurers of the United States and Canada and the California Municipal Treasurers Association for review and re-certification every five (5) years, or more often in the event of significant legislative changes, or changes in industry standards, or substantive non-administrative modifications to the body of the policy statement, City Council 24 –27 6/1/2021 City of Santa - Annual Page 22 July 1, 2021 - Statement of Investment Policy June 30, 2022 exclusive of revisions or additions to appendices or glossaries. 19.3 Adoption The Executive Director for FMSA shall annually render this Statement of Investment Policy to the City Council and City Manager. The City Council shall annually review and adopt this Statement of Investment Policy by resolution at a public meeting. 20.0 APPENDICIES & GLOSSARIES 20.1 California Investment Code Abstracts - Appendix I. 20.2 California Local Agency Investment Guidelines - Appendix II. 20.3 Glossaries of Terms Appendix III. (Glossary of Referenced Terms - City of Santa Ana Investment Policy & Related California Codes) Appendix IV. (Glossary of Additional Common Public Local Agency Investment Terms) Appendix V. (Broker-Dealer Questionnaire and Certification Form) City Council 24 –28 6/1/2021 City of Santa - Annual Page 23 July 1, 2021 - Statement of Investment Policy June 30, 2022 Submitted to the Santa Ana City Council for approval, this1st day of June, 2021. __________________________________ Kathryn Downs, CPA Executive Director & City Treasurer Finance & Management Services Agency WH:AG City Council 24 –29 6/1/2021 City of Santa - Annual Page 24 July 1, 2021 - Statement of Investment Policy June 30, 2022 APPENDICIES TABLE OF APPENDICIES .................................................................................................................. Page 23 APPENDIX I. CALIFORNIA INVESTMENT CODE ABSTRACTS CORPORATIONS CODE SECTION 25004. ....................................................................................... Page 24 FINANCIAL CODE SECTION 5102. ................................................................................................... Page 25 GOVERNMENT CODE SECTION 53630. .......................................................................................... Page 26 GOVERNMENT CODE SECTION 53635. .......................................................................................... Page 27 GOVERNMENT CODE SECTION 53601. .......................................................................................... Page 28 GOVERNMENT CODE SECTION 53601.1. ....................................................................................... Page 40 GOVERNMENT CODE SECTION 53601.6. ....................................................................................... Page 41 GOVERNMENT CODE SECTION 53638. .......................................................................................... Page 42 GOVERNMENT CODE SECTION 53646. .......................................................................................... Page 43 GOVERNMENT CODE SECTION 6509.7. ......................................................................................... Page 45 GOVERNMENT CODE SECTION 16429.1. ....................................................................................... Page 46 APPENDIX II. LOCAL AGENCY INVESTMENT GUIDELINES TABLES ALLOWABLE INVESTMENT INSTRUMENTS PER STATE GOVERNMENT CODE (AS OF JANUARY 1, 2021) APPLICABLE TOO ALL LOCAL AGENCIES (FIGURE 1) - LOCAL AGENCY INVESTMENT GUIDELINES ......................................................... Page i ALLOWABLE INVESTMENT INSTRUMENTS TABLE OF NOTES FOR FIGURE 1 - LOCAL AGENCY INVESTMENT GUIDELINES............................................................................................................ Pages ii-iii APPENDIX III. GLOSSARY OF REFERENCED TERMS - CITY OF SANTA ANA INVESTMENT POLICY AND RELATED CALIFORNIA CODES ............................................................. Pages A-H APPENDIX IV. GLOSSARY OF ADDITIONAL COMMON PUBLIC LOCAL AGENCY INVESTMENT TERMS ............ Pages I-L APPENDIX V. BROKER / DEALER QUESTIONNAIRE AND CERTIFICATION FORM .......................................... Pages M-O City Council 24 –30 6/1/2021 City of Santa - Annual Page 25 July 1, 2021 - Statement of Investment Policy June 30, 2022 CORPORATIONS CODE - CORP TITLE 4. SECURITIES [25000 - 31516] ( Title 4 added by Stats. 1949, Ch. 384. ) DIVISION 1. CORPORATE SECURITIES LAW OF 1968 [25000 - 25707] ( Division 1 repealed and added by Stats. 1968, Ch. 88. ) PART 1. DEFINITIONS [25000 - 25023] ( Part 1 added by Stats. 1968, Ch. 88. ) CORPORATIONS CODE SECTION 25004. (a) “Broker-dealer” means any person engaged in the business of effecting transactions in securities in this state for the account of others or for his own account. “Broker-dealer” also includes a person engaged in the regular business of issuing or guaranteeing options with regard to securities not of his own issue. “Broker- dealer” does not include any of the following: (1) Any other issuer. (2) An agent, when an employee of a broker-dealer or issuer. (3) A bank, trust company, or savings and loan association. (4) Any person insofar as he buys or sells securities for his own account, either individually or in some fiduciary capacity, but not as part of a regular business. (5) A person who has no place of business in this state if he effects transactions in this state exclusively with (A) the issuers of the securities involved in the transactions or (B) other broker-dealers. (6) A broker licensed by the Real Estate Commissioner of this state when engaged in transactions in securities exempted by subdivision (f) or (p) of Section 25100 or in securities the issuance of which is subject to authorization by the Real Estate Commissioner of this state or in transactions exempted by subdivision (e) of Section 25102. (7) An exchange certified by the Commissioner of Corporations pursuant to this section when it is issuing or guaranteeing options. The commissioner may by order certify an exchange under this section upon such conditions as he by rule or order deems appropriate, and upon notice and opportunity to be heard he may suspend or revoke such certification, if he finds such certification, suspension, or revocation to be in the public interest and necessary and appropriate for the protection of investors. (b) For purposes of this section, an agent is an employee of a broker-dealer under paragraph (2) of subdivision (a) when the agent is employed by or associated with the broker-dealer under all of the following conditions: (1) The agent is subject to the supervision and control of the broker-dealer. (2) The agent performs under the name, authority, and marketing policies of the broker-dealer. (3) The agent discloses to investors the identity of the broker-dealer. (4) The agent is reported pursuant to subdivision (c) of Section 25210 and the rules adopted thereunder. (Amended by Stats. 2004, Ch. 461, Sec. 1. Effective January 1, 2005.) City Council 24 –31 6/1/2021 City of Santa - Annual Page 26 July 1, 2021 - Statement of Investment Policy June 30, 2022 FINANCIAL CODE - FIN DIVISION 2. SAVINGS ASSOCIATION LAW [5000 - 10009] ( Division 2 repealed and added by Stats. 1983, Ch. 1091, Sec. 2. ) CHAPTER 1. Short Title, General Definitions, and General Provisions [5000 - 5330] ( Chapter 1 added by Stats. 1983, Ch. 1091, Sec. 2. ) ARTICLE 2. General Definitions [5100 - 5124] ( Article 2 added by Stats. 1983, Ch. 1091, Sec. 2. ) FINANCIAL CODE SECTION 5102. (a) “Association” or “savings association” means a mutual or stock savings association, savings and loan association or savings bank subject to the provisions of this division, but excluding a federal association. (b) “Federal association” means a savings and loan association or federal savings bank that is chartered by the Office of Thrift Supervision under Section 5 of the Home Owners’ Loan Act of 1933 (12 U.S.C. Sec. 1464), as amended. (Amended by Stats. 1990, Ch. 1118, Sec. 8.) City Council 24 –32 6/1/2021 City of Santa - Annual Page 27 July 1, 2021 - Statement of Investment Policy June 30, 2022 GOVERNMENT CODE - GOV TITLE 5. LOCAL AGENCIES [50001 - 57550] ( Title 5 added by Stats. 1949, Ch. 81. ) DIVISION 2. CITIES, COUNTIES, AND OTHER AGENCIES [53000 - 55821] ( Division 2 added by Stats. 1949, Ch. 81. ) PART 1. POWERS AND DUTIES COMMON TO CITIES, COUNTIES, AND OTHER AGENCIES [53000 - 54999.7] ( Part 1 added by Stats. 1949, Ch. 81. ) CHAPTER 4. Financial Affairs [53600 - 53997] ( Chapter 4 added by Stats. 1949, Ch. 81. ) ARTICLE 2. Deposit of Funds [53630 - 53686] ( Article 2 added by Stats. 1949, Ch. 81. ) GOVERNMENT CODE SECTION 53630. As used in this article: (a) “Local agency” means county, city, city and county, including a chartered city or county, a community college district, or other public agency or corporation in this state. (b) “Treasurer” means treasurer of the local agency. (c) “Depository” means a state or national bank, savings association or federal association, a state or federal credit union, or a federally insured industrial loan company, in this state in which the moneys of a local agency are deposited. (d) “Agent of depository” means a trust company or trust department of a state or national bank located in this state, including the trust department of a depository where authorized, and the Federal Home Loan Bank of San Francisco, which is authorized to act as an agent of depository for the purposes of this article pursuant to Section 53657. (e) “Security” means any of the eligible securities or obligations listed in Section 53651. (f) “Pooled securities” means eligible securities held by an agent of depository for a depository and securing deposits of one or more local agencies. (g) “Administrator” means the Administrator of Local Agency Security of the State of California. (h) “Savings association or federal association” means a savings association, savings and loan association, or savings bank as defined by Section 5102 of the Financial Code. (i) “Federally insured industrial loan company” means an industrial loan company licensed under Division 7 (commencing with Section 18000) of the Financial Code, the investment certificates of which are insured by the Federal Deposit Insurance Corporation. (j) “Corporation” includes a limited liability company. (Amended by Stats. 2004, Ch. 118, Sec. 19.7. Effective January 1, 2005.) . . . City Council 24 –33 6/1/2021 City of Santa - Annual Page 28 July 1, 2021 - Statement of Investment Policy June 30, 2022 GOVERNMENT CODE SECTION 53635. (a) This section shall apply to a local agency that is a county, a city and county, or other local agency that pools money in deposits or investments with other local agencies, including local agencies that have the same governing body. However, Section 53601 shall apply to all local agencies that pool money in deposits or investments exclusively with local agencies that have the same governing body. This section shall be interpreted in a manner that recognizes the distinct characteristics of investment pools and the distinct administrative burdens on managing and investing funds on a pooled basis pursuant to Article 6 (commencing with Section 27130) of Chapter 5 of Division 2 of Title 3. A local agency that is a county, a city and county, or other local agency that pools money in deposits or investments with other agencies may invest in commercial paper pursuant to subdivision (h) of Section 53601, except that the local agency shall be subject to the following concentration limits: (1) No more than 40 percent of the local agency’s money may be invested in eligible commercial paper. (2) No more than 10 percent of the total assets of the investments held by a local agency may be invested in any one issuer’s commercial paper. (b) Notwithstanding Section 53601, the City of Los Angeles shall be subject to the concentration limits of this section for counties and for cities and counties with regard to the investment of money in eligible commercial paper. (c) A local agency subject to this section may invest in commercial paper, debt securities, or other obligations of a public bank, as defined in Section 57600. (Amended by Stats. 2019, Ch. 442, Sec. 12. (AB 857) Effective January 1, 2020.) . . . City Council 24 –34 6/1/2021 City of Santa - Annual Page 29 July 1, 2021 - Statement of Investment Policy June 30, 2022 GOVERNMENT CODE SECTION 53601. This section shall apply to a local agency that is a city, a district, or other local agency that does not pool money in deposits or investments with other local agencies, other than local agencies that have the same governing body. However, Section 53635 shall apply to all local agencies that pool money in deposits or investments with other local agencies that have separate governing bodies. The legislative body of a local agency having moneys in a sinking fund or moneys in its treasury not required for the immediate needs of the local agency may invest any portion of the moneys that it deems wise or expedient in those investments set forth below. A local agency purchasing or obtaining any securities prescribed in this section, in a negotiable, bearer, registered, or nonregistered format, shall require delivery of the securities to the local agency, including those purchased for the agency by financial advisers, consultants, or managers using the agency’s funds, by book entry, physical delivery, or by third-party custodial agreement. The transfer of securities to the counterparty bank’s customer book entry account may be used for book entry delivery. For purposes of this section, “counterparty” means the other party to the transaction. A counterparty bank’s trust department or separate safekeeping department may be used for the physical delivery of the security if the security is held in the name of the local agency. Where this section specifies a percentage limitation for a particular category of investment, that percentage is applicable only at the date of purchase. Where this section does not specify a limitation on the term or remaining maturity at the time of the investment, no investment shall be made in any security, other than a security underlying a repurchase or reverse repurchase agreement or securities lending agreement authorized by this section, that at the time of the investment has a term remaining to maturity in excess of five years, unless the legislative body has granted express authority to make that investment either specifically or as a part of an investment program approved by the legislative body no less than three months prior to the investment: (a) Bonds issued by the local agency, including bonds payable solely out of the revenues from a revenue- producing property owned, controlled, or operated by the local agency or by a department, board, agency, or authority of the local agency. (b) United States Treasury notes, bonds, bills, or certificates of indebtedness, or those for which the faith and credit of the United States are pledged for the payment of principal and interest. (c) Registered state warrants or treasury notes or bonds of this state, including bonds payable solely out of the revenues from a revenue-producing property owned, controlled, or operated by the state or by a department, board, agency, or authority of the state. (d) Registered treasury notes or bonds of any of the other 49 states in addition to California, including bonds payable solely out of the revenues from a revenue-producing property owned, controlled, or operated by a state or by a department, board, agency, or authority of any of the other 49 states, in addition to California. (e) Bonds, notes, warrants, or other evidences of indebtedness of a local agency within this state, including bonds payable solely out of the revenues from a revenue-producing property owned, controlled, or operated by the local agency, or by a department, board, agency, or authority of the local agency. (f) Federal agency or United States government-sponsored enterprise obligations, participations, or other instruments, including those issued by or fully guaranteed as to principal and interest by federal agencies or United States government-sponsored enterprises. City Council 24 –35 6/1/2021 City of Santa - Annual Page 30 July 1, 2021 - Statement of Investment Policy June 30, 2022 (g) Bankers’ acceptances otherwise known as bills of exchange or time drafts that are drawn on and accepted by a commercial bank. Purchases of bankers’ acceptances shall not exceed 180 days’ maturity or 40 percent of the agency’s moneys that may be invested pursuant to this section. However, no more than 30 percent of the agency’s moneys may be invested in the bankers’ acceptances of any one commercial bank pursuant to this section. This subdivision does not preclude a municipal utility district from investing moneys in its treasury in a manner authorized by the Municipal Utility District Act (Division 6 (commencing with Section 11501) of the Public Utilities Code). (h) Commercial paper of “prime” quality of the highest ranking or of the highest letter and number rating as provided for by a nationally recognized statistical rating organization (NRSRO). The entity that issues the commercial paper shall meet all of the following conditions in either paragraph (1) or (2): (1) The entity meets the following criteria: (A) Is organized and operating in the United States as a general corporation. (B) Has total assets in excess of five hundred million dollars ($500,000,000). (C) Has debt other than commercial paper, if any, that is rated in a rating category of “A” or its equivalent or higher by an NRSRO. (2) The entity meets the following criteria: (A) Is organized within the United States as a special purpose corporation, trust, or limited liability company. (B) Has programwide credit enhancements including, but not limited to, overcollateralization, letters of credit, or a surety bond. (C) Has commercial paper that is rated “A-1” or higher, or the equivalent, by an NRSRO. Eligible commercial paper shall have a maximum maturity of 270 days or less. Local agencies, other than counties or a city and county, that have less than one hundred million dollars ($100,000,000) of investment assets under management, may invest no more than 25 percent of their moneys in eligible commercial paper. Local agencies, other than counties or a city and county, that have one hundred million dollars ($100,000,000) or more of investment assets under management may invest no more than 40 percent of their moneys in eligible commercial paper. A local agency, other than a county or a city and a county, may invest no more than 10 percent of its total investment assets in the commercial paper and the medium-term notes of any single issuer. Counties or a city and county may invest in commercial paper pursuant to the concentration limits in subdivision (a) of Section 53635. (i) Negotiable certificates of deposit issued by a nationally or state-chartered bank, a savings association or a federal association (as defined by Section 5102 of the Financial Code), a state or federal credit union, or by a federally licensed or state-licensed branch of a foreign bank. Purchases of negotiable certificates of deposit shall not exceed 30 percent of the agency’s moneys that may be invested pursuant to this section. For purposes of this section, negotiable certificates of deposit do not come within Article 2 (commencing with Section 53630), except that the amount so invested shall be subject to the limitations of Section 53638. The legislative body of a local agency and the treasurer or other official of the local agency having legal custody of the moneys are prohibited from investing local agency funds, or funds in the custody of the local agency, City Council 24 –36 6/1/2021 City of Santa - Annual Page 31 July 1, 2021 - Statement of Investment Policy June 30, 2022 in negotiable certificates of deposit issued by a state or federal credit union if a member of the legislative body of the local agency, or a person with investment decisionmaking authority in the administrative office manager’s office, budget office, auditor-controller’s office, or treasurer’s office of the local agency also serves on the board of directors, or any committee appointed by the board of directors, or the credit committee or the supervisory committee of the state or federal credit union issuing the negotiable certificates of deposit. (j) (1) Investments in repurchase agreements or reverse repurchase agreements or securities lending agreements of securities authorized by this section, as long as the agreements are subject to this subdivision, including the delivery requirements specified in this section. (2) Investments in repurchase agreements may be made, on an investment authorized in this section, when the term of the agreement does not exceed one year. The market value of securities that underlie a repurchase agreement shall be valued at 102 percent or greater of the funds borrowed against those securities and the value shall be adjusted no less than quarterly. Since the market value of the underlying securities is subject to daily market fluctuations, the investments in repurchase agreements shall be in compliance if the value of the underlying securities is brought back up to 102 percent no later than the next business day. (3) Reverse repurchase agreements or securities lending agreements may be utilized only when all of the following conditions are met: (A) The security to be sold using a reverse repurchase agreement or securities lending agreement has been owned and fully paid for by the local agency for a minimum of 30 days prior to sale. (B) The total of all reverse repurchase agreements and securities lending agreements on investments owned by the local agency does not exceed 20 percent of the base value of the portfolio. (C) The agreement does not exceed a term of 92 days, unless the agreement includes a written codicil guaranteeing a minimum earning or spread for the entire period between the sale of a security using a reverse repurchase agreement or securities lending agreement and the final maturity date of the same security. (D) Funds obtained or funds within the pool of an equivalent amount to that obtained from selling a security to a counterparty using a reverse repurchase agreement or securities lending agreement shall not be used to purchase another security with a maturity longer than 92 days from the initial settlement date of the reverse repurchase agreement or securities lending agreement, unless the reverse repurchase agreement or securities lending agreement includes a written codicil guaranteeing a minimum earning or spread for the entire period between the sale of a security using a reverse repurchase agreement or securities lending agreement and the final maturity date of the same security. (4) (A) Investments in reverse repurchase agreements, securities lending agreements, or similar investments in which the local agency sells securities prior to purchase with a simultaneous agreement to repurchase the security may be made only upon prior approval of the governing body of the local agency and shall be made only with primary dealers of the Federal Reserve Bank of New York or with a nationally or state-chartered bank that has or has had a significant banking relationship with a local agency. (B) For purposes of this chapter, “significant banking relationship” means any of the following activities of a bank: City Council 24 –37 6/1/2021 City of Santa - Annual Page 32 July 1, 2021 - Statement of Investment Policy June 30, 2022 (i) Involvement in the creation, sale, purchase, or retirement of a local agency’s bonds, warrants, notes, or other evidence of indebtedness. (ii) Financing of a local agency’s activities. (iii) Acceptance of a local agency’s securities or funds as deposits. (5) (A) “Repurchase agreement” means a purchase of securities by the local agency pursuant to an agreement by which the counterparty seller will repurchase the securities on or before a specified date and for a specified amount and the counterparty will deliver the underlying securities to the local agency by book entry, physical delivery, or by third-party custodial agreement. The transfer of underlying securities to the counterparty bank’s customer book-entry account may be used for book-entry delivery. (B) “Securities,” for purposes of repurchase under this subdivision, means securities of the same issuer, description, issue date, and maturity. (C) “Reverse repurchase agreement” means a sale of securities by the local agency pursuant to an agreement by which the local agency will repurchase the securities on or before a specified date and includes other comparable agreements. (D) “Securities lending agreement” means an agreement under which a local agency agrees to transfer securities to a borrower who, in turn, agrees to provide collateral to the local agency. During the term of the agreement, both the securities and the collateral are held by a third party. At the conclusion of the agreement, the securities are transferred back to the local agency in return for the collateral. (E) For purposes of this section, the base value of the local agency’s pool portfolio shall be that dollar amount obtained by totaling all cash balances placed in the pool by all pool participants, excluding any amounts obtained through selling securities by way of reverse repurchase agreements, securities lending agreements, or other similar borrowing methods. (F) For purposes of this section, the spread is the difference between the cost of funds obtained using the reverse repurchase agreement and the earnings obtained on the reinvestment of the funds. (k) Medium-term notes, defined as all corporate and depository institution debt securities with a maximum remaining maturity of five years or less, issued by corporations organized and operating within the United States or by depository institutions licensed by the United States or any state and operating within the United States. Notes eligible for investment under this subdivision shall be rated in a rating category of “A” or its equivalent or better by an NRSRO. Purchases of medium-term notes shall not include other instruments authorized by this section and shall not exceed 30 percent of the agency’s moneys that may be invested pursuant to this section. A local agency, other than a county or a city and a county, may invest no more than 10 percent of its total investment assets in the commercial paper and the medium-term notes of any single issuer. (l) (1) Shares of beneficial interest issued by diversified management companies that invest in the securities and obligations as authorized by subdivisions (a) to (k), inclusive, and subdivisions (m) to (q), inclusive, and that comply with the investment restrictions of this article and Article 2 (commencing with Section 53630). However, notwithstanding these restrictions, a counterparty to a reverse repurchase agreement or securities lending agreement is not required to be a primary dealer of the Federal Reserve Bank of New York if the company’s board of directors finds that the counterparty presents a minimal risk of default, and the value of City Council 24 –38 6/1/2021 City of Santa - Annual Page 33 July 1, 2021 - Statement of Investment Policy June 30, 2022 the securities underlying a repurchase agreement or securities lending agreement may be 100 percent of the sales price if the securities are marked to market daily. (2) Shares of beneficial interest issued by diversified management companies that are money market funds registered with the Securities and Exchange Commission under the Investment Company Act of 1940 (15 U.S.C. Sec. 80a-1 et seq.). (3) If investment is in shares issued pursuant to paragraph (1), the company shall have met either of the following criteria: (A) Attained the highest ranking or the highest letter and numerical rating provided by not less than two NRSROs. (B) Retained an investment adviser registered or exempt from registration with the Securities and Exchange Commission with not less than five years’ experience investing in the securities and obligations authorized by subdivisions (a) to (k), inclusive, and subdivisions (m) to (q), inclusive, and with assets under management in excess of five hundred million dollars ($500,000,000). (4) If investment is in shares issued pursuant to paragraph (2), the company shall have met either of the following criteria: (A) Attained the highest ranking or the highest letter and numerical rating provided by not less than two NRSROs. (B) Retained an investment adviser registered or exempt from registration with the Securities and Exchange Commission with not less than five years’ experience managing money market mutual funds with assets under management in excess of five hundred million dollars ($500,000,000). (5) The purchase price of shares of beneficial interest purchased pursuant to this subdivision shall not include commission that the companies may charge and shall not exceed 20 percent of the agency’s moneys that may be invested pursuant to this section. However, no more than 10 percent of the agency’s funds may be invested in shares of beneficial interest of any one mutual fund pursuant to paragraph (1). (m) Moneys held by a trustee or fiscal agent and pledged to the payment or security of bonds or other indebtedness, or obligations under a lease, installment sale, or other agreement of a local agency, or certificates of participation in those bonds, indebtedness, or lease installment sale, or other agreements, may be invested in accordance with the statutory provisions governing the issuance of those bonds, indebtedness, or lease installment sale, or other agreement, or to the extent not inconsistent therewith or if there are no specific statutory provisions, in accordance with the ordinance, resolution, indenture, or agreement of the local agency providing for the issuance. (n) Notes, bonds, or other obligations that are at all times secured by a valid first priority security interest in securities of the types listed by Section 53651 as eligible securities for the purpose of securing local agency deposits having a market value at least equal to that required by Section 53652 for the purpose of securing local agency deposits. The securities serving as collateral shall be placed by delivery or book entry into the custody of a trust company or the trust department of a bank that is not affiliated with the issuer of the secured obligation, and the security interest shall be perfected in accordance with the requirements of the Uniform Commercial Code or federal regulations applicable to the types of securities in which the security interest is granted. City Council 24 –39 6/1/2021 City of Santa - Annual Page 34 July 1, 2021 - Statement of Investment Policy June 30, 2022 (o) A mortgage passthrough security, collateralized mortgage obligation, mortgage-backed or other pay- through bond, equipment lease-backed certificate, consumer receivable passthrough certificate, or consumer receivable-backed bond. Securities eligible for investment under this subdivision shall be rated in a rating category of “AA” or its equivalent or better by an NRSRO and have a maximum remaining maturity of five years or less. Purchase of securities authorized by this subdivision shall not exceed 20 percent of the agency’s surplus moneys that may be invested pursuant to this section. (p) Shares of beneficial interest issued by a joint powers authority organized pursuant to Section 6509.7 that invests in the securities and obligations authorized in subdivisions (a) to (r), inclusive. Each share shall represent an equal proportional interest in the underlying pool of securities owned by the joint powers authority. To be eligible under this section, the joint powers authority issuing the shares shall have retained an investment adviser that meets all of the following criteria: (1) The adviser is registered or exempt from registration with the Securities and Exchange Commission. (2) The adviser has not less than five years of experience investing in the securities and obligations authorized in subdivisions (a) to (q), inclusive. (3) The adviser has assets under management in excess of five hundred million dollars ($500,000,000). (q) United States dollar denominated senior unsecured unsubordinated obligations issued or unconditionally guaranteed by the International Bank for Reconstruction and Development, International Finance Corporation, or Inter-American Development Bank, with a maximum remaining maturity of five years or less, and eligible for purchase and sale within the United States. Investments under this subdivision shall be rated in a rating category of “AA” or its equivalent or better by an NRSRO and shall not exceed 30 percent of the agency’s moneys that may be invested pursuant to this section. (r) Commercial paper, debt securities, or other obligations of a public bank, as defined in Section 57600. This section shall remain in effect only until January 1, 2026, and as of that date is repealed. (Amended by Stats. 2020, Ch. 235, Sec. 2. (SB 998) Effective January 1, 2021.) . . . GOVERNMENT CODE SECTION 53601. This section shall apply to a local agency that is a city, a district, or other local agency that does not pool money in deposits or investments with other local agencies, other than local agencies that have the same governing body. However, Section 53635 shall apply to all local agencies that pool money in deposits or investments with other local agencies that have separate governing bodies. The legislative body of a local agency having moneys in a sinking fund or moneys in its treasury not required for the immediate needs of the local agency may invest any portion of the moneys that it deems wise or expedient in those investments set forth below. A local agency purchasing or obtaining any securities prescribed in this section, in a negotiable, bearer, registered, or nonregistered format, shall require delivery of the securities to the local agency, including those purchased for the agency by financial advisers, consultants, or managers using the agency’s funds, by book entry, physical delivery, or by third-party custodial agreement. The transfer of securities to the counterparty bank’s customer book entry account may be used for book entry delivery. City Council 24 –40 6/1/2021 City of Santa - Annual Page 35 July 1, 2021 - Statement of Investment Policy June 30, 2022 For purposes of this section, “counterparty” means the other party to the transaction. A counterparty bank’s trust department or separate safekeeping department may be used for the physical delivery of the security if the security is held in the name of the local agency. Where this section specifies a percentage limitation for a particular category of investment, that percentage is applicable only at the date of purchase. Where this section does not specify a limitation on the term or remaining maturity at the time of the investment, no investment shall be made in any security, other than a security underlying a repurchase or reverse repurchase agreement or securities lending agreement authorized by this section, that at the time of the investment has a term remaining to maturity in excess of five years, unless the legislative body has granted express authority to make that investment either specifically or as a part of an investment program approved by the legislative body no less than three months prior to the investment: (a) Bonds issued by the local agency, including bonds payable solely out of the revenues from a revenue- producing property owned, controlled, or operated by the local agency or by a department, board, agency, or authority of the local agency. (b) United States Treasury notes, bonds, bills, or certificates of indebtedness, or those for which the faith and credit of the United States are pledged for the payment of principal and interest. (c) Registered state warrants or treasury notes or bonds of this state, including bonds payable solely out of the revenues from a revenue-producing property owned, controlled, or operated by the state or by a department, board, agency, or authority of the state. (d) Registered treasury notes or bonds of any of the other 49 states in addition to California, including bonds payable solely out of the revenues from a revenue-producing property owned, controlled, or operated by a state or by a department, board, agency, or authority of any of the other 49 states, in addition to California. (e) Bonds, notes, warrants, or other evidences of indebtedness of a local agency within this state, including bonds payable solely out of the revenues from a revenue-producing property owned, controlled, or operated by the local agency, or by a department, board, agency, or authority of the local agency. (f) Federal agency or United States government-sponsored enterprise obligations, participations, or other instruments, including those issued by or fully guaranteed as to principal and interest by federal agencies or United States government-sponsored enterprises. (g) Bankers’ acceptances otherwise known as bills of exchange or time drafts that are drawn on and accepted by a commercial bank. Purchases of bankers’ acceptances shall not exceed 180 days’ maturity or 40 percent of the agency’s moneys that may be invested pursuant to this section. However, no more than 30 percent of the agency’s moneys may be invested in the bankers’ acceptances of any one commercial bank pursuant to this section. This subdivision does not preclude a municipal utility district from investing moneys in its treasury in a manner authorized by the Municipal Utility District Act (Division 6 (commencing with Section 11501) of the Public Utilities Code). (h) Commercial paper of “prime” quality of the highest ranking or of the highest letter and number rating as provided for by a nationally recognized statistical rating organization (NRSRO). The entity that issues the commercial paper shall meet all of the following conditions in either paragraph (1) or (2): (1) The entity meets the following criteria: City Council 24 –41 6/1/2021 City of Santa - Annual Page 36 July 1, 2021 - Statement of Investment Policy June 30, 2022 (A) Is organized and operating in the United States as a general corporation. (B) Has total assets in excess of five hundred million dollars ($500,000,000). (C) Has debt other than commercial paper, if any, that is rated in a rating category of “A” or its equivalent or higher by an NRSRO. (2) The entity meets the following criteria: (A) Is organized within the United States as a special purpose corporation, trust, or limited liability company. (B) Has programwide credit enhancements including, but not limited to, overcollateralization, letters of credit, or a surety bond. (C) Has commercial paper that is rated “A-1” or higher, or the equivalent, by an NRSRO. Eligible commercial paper shall have a maximum maturity of 270 days or less. Local agencies, other than counties or a city and county, may invest no more than 25 percent of their moneys in eligible commercial paper. A local agency, other than a county or a city and a county, may invest no more than 10 percent of its total investment assets in the commercial paper and the medium-term notes of any single issuer. Counties or a city and county may invest in commercial paper pursuant to the concentration limits in subdivision (a) of Section 53635. (i) Negotiable certificates of deposit issued by a nationally or state-chartered bank, a savings association or a federal association (as defined by Section 5102 of the Financial Code), a state or federal credit union, or by a federally licensed or state-licensed branch of a foreign bank. Purchases of negotiable certificates of deposit shall not exceed 30 percent of the agency’s moneys that may be invested pursuant to this section. For purposes of this section, negotiable certificates of deposit do not come within Article 2 (commencing with Section 53630), except that the amount so invested shall be subject to the limitations of Section 53638. The legislative body of a local agency and the treasurer or other official of the local agency having legal custody of the moneys are prohibited from investing local agency funds, or funds in the custody of the local agency, in negotiable certificates of deposit issued by a state or federal credit union if a member of the legislative body of the local agency, or a person with investment decisionmaking authority in the administrative office manager’s office, budget office, auditor-controller’s office, or treasurer’s office of the local agency also serves on the board of directors, or any committee appointed by the board of directors, or the credit committee or the supervisory committee of the state or federal credit union issuing the negotiable certificates of deposit. (j) (1) Investments in repurchase agreements or reverse repurchase agreements or securities lending agreements of securities authorized by this section, as long as the agreements are subject to this subdivision, including the delivery requirements specified in this section. (2) Investments in repurchase agreements may be made, on an investment authorized in this section, when the term of the agreement does not exceed one year. The market value of securities that underlie a repurchase agreement shall be valued at 102 percent or greater of the funds borrowed against those securities and the value shall be adjusted no less than quarterly. Since the market value of the underlying securities is subject to daily market fluctuations, the investments in repurchase agreements shall be in compliance if the value of the underlying securities is brought back up to 102 percent no later than the next business day. City Council 24 –42 6/1/2021 City of Santa - Annual Page 37 July 1, 2021 - Statement of Investment Policy June 30, 2022 (3) Reverse repurchase agreements or securities lending agreements may be utilized only when all of the following conditions are met: (A) The security to be sold using a reverse repurchase agreement or securities lending agreement has been owned and fully paid for by the local agency for a minimum of 30 days prior to sale. (B) The total of all reverse repurchase agreements and securities lending agreements on investments owned by the local agency does not exceed 20 percent of the base value of the portfolio. (C) The agreement does not exceed a term of 92 days, unless the agreement includes a written codicil guaranteeing a minimum earning or spread for the entire period between the sale of a security using a reverse repurchase agreement or securities lending agreement and the final maturity date of the same security. (D) Funds obtained or funds within the pool of an equivalent amount to that obtained from selling a security to a counterparty using a reverse repurchase agreement or securities lending agreement shall not be used to purchase another security with a maturity longer than 92 days from the initial settlement date of the reverse repurchase agreement or securities lending agreement, unless the reverse repurchase agreement or securities lending agreement includes a written codicil guaranteeing a minimum earning or spread for the entire period between the sale of a security using a reverse repurchase agreement or securities lending agreement and the final maturity date of the same security. (4) (A) Investments in reverse repurchase agreements, securities lending agreements, or similar investments in which the local agency sells securities prior to purchase with a simultaneous agreement to repurchase the security may be made only upon prior approval of the governing body of the local agency and shall be made only with primary dealers of the Federal Reserve Bank of New York or with a nationally or state-chartered bank that has or has had a significant banking relationship with a local agency. (B) For purposes of this chapter, “significant banking relationship” means any of the following activities of a bank: (i) Involvement in the creation, sale, purchase, or retirement of a local agency’s bonds, warrants, notes, or other evidence of indebtedness. (ii) Financing of a local agency’s activities. (iii) Acceptance of a local agency’s securities or funds as deposits. (5) (A) “Repurchase agreement” means a purchase of securities by the local agency pursuant to an agreement by which the counterparty seller will repurchase the securities on or before a specified date and for a specified amount and the counterparty will deliver the underlying securities to the local agency by book entry, physical delivery, or by third-party custodial agreement. The transfer of underlying securities to the counterparty bank’s customer book-entry account may be used for book-entry delivery. (B) “Securities,” for purposes of repurchase under this subdivision, means securities of the same issuer, description, issue date, and maturity. (C) “Reverse repurchase agreement” means a sale of securities by the local agency pursuant to an agreement by which the local agency will repurchase the securities on or before a specified date and includes other comparable agreements. City Council 24 –43 6/1/2021 City of Santa - Annual Page 38 July 1, 2021 - Statement of Investment Policy June 30, 2022 (D) “Securities lending agreement” means an agreement under which a local agency agrees to transfer securities to a borrower who, in turn, agrees to provide collateral to the local agency. During the term of the agreement, both the securities and the collateral are held by a third party. At the conclusion of the agreement, the securities are transferred back to the local agency in return for the collateral. (E) For purposes of this section, the base value of the local agency’s pool portfolio shall be that dollar amount obtained by totaling all cash balances placed in the pool by all pool participants, excluding any amounts obtained through selling securities by way of reverse repurchase agreements, securities lending agreements, or other similar borrowing methods. (F) For purposes of this section, the spread is the difference between the cost of funds obtained using the reverse repurchase agreement and the earnings obtained on the reinvestment of the funds. (k) Medium-term notes, defined as all corporate and depository institution debt securities with a maximum remaining maturity of five years or less, issued by corporations organized and operating within the United States or by depository institutions licensed by the United States or any state and operating within the United States. Notes eligible for investment under this subdivision shall be rated in a rating category of “A” or its equivalent or better by an NRSRO. Purchases of medium-term notes shall not include other instruments authorized by this section and shall not exceed 30 percent of the agency’s moneys that may be invested pursuant to this section. A local agency, other than a county or a city and a county, may invest no more than 10 percent of its total investment assets in the commercial paper and the medium-term notes of any single issuer. (l) (1) Shares of beneficial interest issued by diversified management companies that invest in the securities and obligations as authorized by subdivisions (a) to (k), inclusive, and subdivisions (m) to (q), inclusive, and that comply with the investment restrictions of this article and Article 2 (commencing with Section 53630). However, notwithstanding these restrictions, a counterparty to a reverse repurchase agreement or securities lending agreement is not required to be a primary dealer of the Federal Reserve Bank of New York if the company’s board of directors finds that the counterparty presents a minimal risk of default, and the value of the securities underlying a repurchase agreement or securities lending agreement may be 100 percent of the sales price if the securities are marked to market daily. (2) Shares of beneficial interest issued by diversified management companies that are money market funds registered with the Securities and Exchange Commission under the Investment Company Act of 1940 (15 U.S.C. Sec. 80a-1 et seq.). (3) If investment is in shares issued pursuant to paragraph (1), the company shall have met either of the following criteria: (A) Attained the highest ranking or the highest letter and numerical rating provided by not less than two NRSROs. (B) Retained an investment adviser registered or exempt from registration with the Securities and Exchange Commission with not less than five years’ experience investing in the securities and obligations authorized by subdivisions (a) to (k), inclusive, and subdivisions (m) to (q), inclusive, and with assets under management in excess of five hundred million dollars ($500,000,000). (4) If investment is in shares issued pursuant to paragraph (2), the company shall have met either of the following criteria: City Council 24 –44 6/1/2021 City of Santa - Annual Page 39 July 1, 2021 - Statement of Investment Policy June 30, 2022 (A) Attained the highest ranking or the highest letter and numerical rating provided by not less than two NRSROs. (B) Retained an investment adviser registered or exempt from registration with the Securities and Exchange Commission with not less than five years’ experience managing money market mutual funds with assets under management in excess of five hundred million dollars ($500,000,000). (5) The purchase price of shares of beneficial interest purchased pursuant to this subdivision shall not include commission that the companies may charge and shall not exceed 20 percent of the agency’s moneys that may be invested pursuant to this section. However, no more than 10 percent of the agency’s funds may be invested in shares of beneficial interest of any one mutual fund pursuant to paragraph (1). (m) Moneys held by a trustee or fiscal agent and pledged to the payment or security of bonds or other indebtedness, or obligations under a lease, installment sale, or other agreement of a local agency, or certificates of participation in those bonds, indebtedness, or lease installment sale, or other agreements, may be invested in accordance with the statutory provisions governing the issuance of those bonds, indebtedness, or lease installment sale, or other agreement, or to the extent not inconsistent therewith or if there are no specific statutory provisions, in accordance with the ordinance, resolution, indenture, or agreement of the local agency providing for the issuance. (n) Notes, bonds, or other obligations that are at all times secured by a valid first priority security interest in securities of the types listed by Section 53651 as eligible securities for the purpose of securing local agency deposits having a market value at least equal to that required by Section 53652 for the purpose of securing local agency deposits. The securities serving as collateral shall be placed by delivery or book entry into the custody of a trust company or the trust department of a bank that is not affiliated with the issuer of the secured obligation, and the security interest shall be perfected in accordance with the requirements of the Uniform Commercial Code or federal regulations applicable to the types of securities in which the security interest is granted. (o) A mortgage passthrough security, collateralized mortgage obligation, mortgage-backed or other pay- through bond, equipment lease-backed certificate, consumer receivable passthrough certificate, or consumer receivable-backed bond. Securities eligible for investment under this subdivision shall be rated in a rating category of “AA” or its equivalent or better by an NRSRO and have a maximum remaining maturity of five years or less. Purchase of securities authorized by this subdivision shall not exceed 20 percent of the agency’s surplus moneys that may be invested pursuant to this section. (p) Shares of beneficial interest issued by a joint powers authority organized pursuant to Section 6509.7 that invests in the securities and obligations authorized in subdivisions (a) to (r), inclusive. Each share shall represent an equal proportional interest in the underlying pool of securities owned by the joint powers authority. To be eligible under this section, the joint powers authority issuing the shares shall have retained an investment adviser that meets all of the following criteria: (1) The adviser is registered or exempt from registration with the Securities and Exchange Commission. (2) The adviser has not less than five years of experience investing in the securities and obligations authorized in subdivisions (a) to (q), inclusive. (3) The adviser has assets under management in excess of five hundred million dollars ($500,000,000). City Council 24 –45 6/1/2021 City of Santa - Annual Page 40 July 1, 2021 - Statement of Investment Policy June 30, 2022 (q) United States dollar denominated senior unsecured unsubordinated obligations issued or unconditionally guaranteed by the International Bank for Reconstruction and Development, International Finance Corporation, or Inter-American Development Bank, with a maximum remaining maturity of five years or less, and eligible for purchase and sale within the United States. Investments under this subdivision shall be rated in a rating category of “AA” or its equivalent or better by an NRSRO and shall not exceed 30 percent of the agency’s moneys that may be invested pursuant to this section. (r) Commercial paper, debt securities, or other obligations of a public bank, as defined in Section 57600. This section shall become operative on January 1, 2026. (Amended by Stats. 2020, Ch. 235, Sec. 3. (SB 998) Effective January 1, 2021.) . . . City Council 24 –46 6/1/2021 City of Santa - Annual Page 41 July 1, 2021 - Statement of Investment Policy June 30, 2022 GOVERNMENT CODE SECTION 53601.1. The authority of a local agency to invest funds pursuant to Section 53601 includes, in addition thereto, authority to invest in financial futures or financial option contracts in any of the investment categories enumerated in that section. (Added by Stats. 1983, Ch. 534, Sec. 3.) . . . City Council 24 –47 6/1/2021 City of Santa - Annual Page 42 July 1, 2021 - Statement of Investment Policy June 30, 2022 GOVERNMENT CODE SECTION 53601.6. (a) A local agency shall not invest any funds pursuant to this article or pursuant to Article 2 (commencing with Section 53630) in inverse floaters, range notes, or mortgage-derived, interest-only strips. (b) (1) Except as provided in paragraph (2), a local agency shall not invest any funds pursuant to this article or pursuant to Article 2 (commencing with Section 53630) in any security that could result in zero-interest accrual if held to maturity. However, a local agency may hold prohibited instruments until their maturity dates. The limitation in this subdivision shall not apply to local agency investments in shares of beneficial interest issued by diversified management companies registered under the Investment Company Act of 1940 (15 U.S.C. Sec. 80a-1 et seq.) that are authorized for investment pursuant to subdivision (l) of Section 53601. (2) Notwithstanding the prohibition in paragraph (1), a local agency may invest in securities issued by, or backed by, the United States government that could result in zero- or negative-interest accrual if held to maturity, in the event of, and for the duration of, a period of negative market interest rates. A local agency may hold these instruments until their maturity dates. (c) This section shall remain in effect only until January 1, 2026, and as of that date is repealed. (Amended by Stats. 2020, Ch. 235, Sec. 4. (SB 998) Effective January 1, 2021.) . . . GOVERNMENT CODE SECTION 53601.6. (a) A local agency shall not invest any funds pursuant to this article or pursuant to Article 2 (commencing with Section 53630) in inverse floaters, range notes, or mortgage-derived, interest-only strips. (b) A local agency shall not invest any funds pursuant to this article or pursuant to Article 2 (commencing with Section 53630) in any security that could result in zero interest accrual if held to maturity. However, a local agency may hold prohibited instruments until their maturity dates. The limitation in this subdivision shall not apply to local agency investments in shares of beneficial interest issued by diversified management companies registered under the Investment Company Act of 1940 (15 U.S.C. Sec. 80a-1 et seq.) that are authorized for investment pursuant to subdivision (l) of Section 53601. (c) This section shall become operative on January 1, 2026. (Amended by Stats. 2020, Ch. 235, Sec. 5. (SB 998) Effective January 1, 2021.) . . . City Council 24 –48 6/1/2021 City of Santa - Annual Page 43 July 1, 2021 - Statement of Investment Policy June 30, 2022 53601.8. Notwithstanding any other provision of this code, a local agency that has the authority under law to invest funds, at its discretion, may invest a portion of its surplus funds in deposits at a commercial bank, savings bank, savings and loan association, or credit union that uses a private sector entity that assists in the placement of deposits. The following conditions shall apply: (a) The local agency shall choose a nationally or state-chartered commercial bank, savings bank, savings and loan association, or credit union in this state to invest the funds, which shall be known as the “selected” depository institution. (b) The selected depository institution may use a private sector entity to help place local agency deposits with one or more commercial banks, savings banks, savings and loan associations, or credit unions that are located in the United States and are within the network used by the private sector entity for this purpose. (c) The selected depository institution shall request that the local agency inform it of depository institutions at which the local agency has other deposits, and the selected depository institution shall provide that information to the private sector entity. (d) Any private sector entity used by a selected depository institution to help place its local agency deposits shall maintain policies and procedures requiring all of the following: (1) The full amount of each deposit placed pursuant to subdivision (b) and the interest that may accrue on each such deposit shall at all times be insured by the Federal Deposit Insurance Corporation or the National Credit Union Administration. (2) Every depository institution where funds are placed shall be capitalized at a level that is sufficient, and be otherwise eligible, to receive such deposits pursuant to regulations of the Federal Deposit Insurance Corporation or the National Credit Union Administration, as applicable. (3) At the time of the local agency’s investment with a selected depository institution and no less than monthly thereafter, the private sector entity shall ensure that the local agency is provided with an inventory of all depository institutions in which deposits have been placed on the local agency’s behalf, that are within the private sector entity’s network. (4) Within its network, the private sector entity shall ensure that it does not place additional deposits from a particular local agency with any depository institution identified pursuant to subdivision (c) as holding that local agency’s deposits if those additional deposits would result in that local agency’s total amount on deposit at that depository institution exceeding the Federal Deposit Insurance Corporation or the National Credit Union Administration insurance limit. (e) If a selected depository uses two or more private sector entities to assist in the placement of a local agency’s deposits, the selected depository shall ensure that it does not place additional deposits from a particular local agency with a depository institution if those additional deposits would result in that local agency’s total amount on deposit at that depository institution exceeding the Federal Deposit Insurance Corporation or the National Credit Union Administration insurance limit. (f) The selected depository institution shall serve as a custodian for each such deposit. (g) On the same date that the local agency’s funds are placed pursuant to subdivision (b) by the private sector entity, the selected depository institution shall receive an amount of insured deposits from other financial institutions that, in total, are equal to, or greater than, the full amount of the principal that the local agency initially deposited through the selected depository institution pursuant to subdivision (b). (h) Notwithstanding subdivisions (a) to (g), inclusive, a credit union shall not act as a selected depository institution under this section unless both of the following conditions are satisfied: (1) The credit union offers federal depository insurance through the National Credit Union Administration. City Council 24 –49 6/1/2021 City of Santa - Annual Page 44 July 1, 2021 - Statement of Investment Policy June 30, 2022 (2) The credit union is in possession of written guidance or other written communication from the National Credit Union Administration authorizing participation of federally insured credit unions in one or more deposit placement services and affirming that the moneys held by those credit unions while participating in a deposit placement service will at all times be insured by the federal government. (i) It is the intent of the Legislature that this section shall not restrict competition among private sector entities that provide placement services pursuant to this section. (j) The deposits placed pursuant to this section shall be subject to Section 53638 and shall not, in total, exceed 30 percent of the agency’s funds that may be invested for this purpose. (k) This section shall become operative on January 1, 2026. (Repealed and added by Stats. 2019, Ch. 619, Sec. 3. (AB 945) Effective January 1, 2020. Section operative January 1, 2026, by its own provisions.) . . . GOVERNMENT CODE SECTION 53638. (a) The deposit shall not exceed the shareholder’s equity of any depository bank. For the purposes of this subdivision, shareholder’s equity shall be determined in accordance with Section 463 of the Financial Code, but shall be deemed to include capital notes and debentures. (b) The deposit shall not exceed the total of the net worth of any depository savings association or federal association, except that deposits not exceeding a total of five hundred thousand dollars ($500,000) may be made to a savings association or federal association without regard to the net worth of that depository, if such deposits are insured or secured as required by law. (c) The deposit to the share accounts of any regularly chartered credit union shall not exceed the total of the unimpaired capital and surplus of the credit union, as defined by rule of the Commissioner of Financial Institutions, except that the deposit to any credit union share account in an amount not exceeding five hundred thousand dollars ($500,000) may be made if the share accounts of that credit union are insured or guaranteed pursuant to Section 14858 of the Financial Code or are secured as required by law. (d) The deposit in investment certificates of a federally insured industrial loan company shall not exceed the total of the unimpaired capital and surplus of the insured industrial loan company. (Amended by Stats. 2015, Ch. 190, Sec. 64. Effective January 1, 2016.) . . . GOVERNMENT CODE SECTION 53646. (a) (1) In the case of county government, the treasurer may annually render to the board of supervisors and any oversight committee a statement of investment policy, which the board shall review and approve at a public meeting. Any change in the policy shall also be reviewed and approved by the board at a public meeting. (2) In the case of any other local agency, the treasurer or chief fiscal officer of the local agency may annually render to the legislative body of that local agency and any oversight committee of that local agency a statement of investment policy, which the legislative body of the local agency shall consider at a public City Council 24 –50 6/1/2021 City of Santa - Annual Page 45 July 1, 2021 - Statement of Investment Policy June 30, 2022 meeting. Any change in the policy shall also be considered by the legislative body of the local agency at a public meeting. (b) (1) The treasurer or chief fiscal officer may render a quarterly report to the chief executive officer, the internal auditor, and the legislative body of the local agency. The quarterly report shall be so submitted within 30 days following the end of the quarter covered by the report. Except as provided in subdivisions (e) and (f), this report shall include the type of investment, issuer, date of maturity, par and dollar amount invested on all securities, investments and moneys held by the local agency, and shall additionally include a description of any of the local agency’s funds, investments, or programs, that are under the management of contracted parties, including lending programs. With respect to all securities held by the local agency, and under management of any outside party that is not also a local agency or the State of California Local Agency Investment Fund, the report shall also include a current market value as of the date of the report, and shall include the source of this same valuation. (2) The quarterly report shall state compliance of the portfolio to the statement of investment policy, or manner in which the portfolio is not in compliance. (3) The quarterly report shall include a statement denoting the ability of the local agency to meet its pool’s expenditure requirements for the next six months, or provide an explanation as to why sufficient money shall, or may, not be available. (4) In the quarterly report, a subsidiary ledger of investments may be used in accordance with accepted accounting practices. (c) Pursuant to subdivision (b), the treasurer or chief fiscal officer shall report whatever additional information or data may be required by the legislative body of the local agency. (d) The legislative body of a local agency may elect to require the report specified in subdivision (b) to be made on a monthly basis instead of quarterly. (e) For local agency investments that have been placed in the Local Agency Investment Fund, created by Section 16429.1, in National Credit Union Share Insurance Fund-insured accounts in a credit union, in accounts insured or guaranteed pursuant to Section 14858 of the Financial Code, or in Federal Deposit Insurance Corporation-insured accounts in a bank or savings and loan association, in a county investment pool, or any combination of these, the treasurer or chief fiscal officer may supply to the governing body, chief executive officer, and the auditor of the local agency the most recent statement or statements received by the local agency from these institutions in lieu of the information required by paragraph (1) of subdivision (b) regarding investments in these institutions. (f) The treasurer or chief fiscal officer shall not be required to render a quarterly report, as required by subdivision (b), to a legislative body or any oversight committee of a school district or county office of education for securities, investments, or moneys held by the school district or county office of education in individual accounts that are less than twenty-five thousand dollars ($25,000). (g) In recognition of the state and local interests served by the actions made optional in subdivisions (a) and (b), the Legislature encourages the local agency officials to continue taking the actions formerly mandated by this section. However, nothing in this subdivision may be construed to impose any liability on a local agency that does not continue to take the formerly mandated action. (Amended by Stats. 2009, Ch. 332, Sec. 68.5. Effective January 1, 2010.) . . . City Council 24 –51 6/1/2021 City of Santa - Annual Page 46 July 1, 2021 - Statement of Investment Policy June 30, 2022 GOVERNMENT CODE - GOV TITLE 1. GENERAL [100 - 7914] ( Title 1 enacted by Stats. 1943, Ch. 134. ) DIVISION 7. MISCELLANEOUS [6000 - 7599.2] ( Division 7 enacted by Stats. 1943, Ch. 134. ) CHAPTER 5. Joint Exercise of Powers [6500 - 6599.3] ( Chapter 5 added by Stats. 1949, Ch. 84. ) ARTICLE 1. Joint Powers Agreements [6500 - 6539.6] ( Article 1 added by Stats. 1949, Ch. 84. ) GOVERNMENT CODE SECTION 6509.7. (a) Notwithstanding any other provision of law, two or more public agencies that have the authority to invest funds in their treasuries may, by agreement, jointly exercise that common power. Funds invested pursuant to an agreement entered into under this section may be invested in securities and obligations as described by subdivision (p) of Section 53601. A joint powers authority formed pursuant to this section may issue shares of beneficial interest to participating public agencies. Each share shall represent an equal proportionate interest in the underlying pool of securities owned by the joint powers authority. To be eligible under this section, the joint powers authority issuing the shares of beneficial interest shall have retained an investment adviser that meets all of the following criteria: (1) The adviser is registered or exempt from registration with the Securities and Exchange Commission. (2) The adviser has not less than five years of experience investing in the securities and obligations authorized in subdivisions (a) to (o), inclusive, of Section 53601. (3) The adviser has assets under management in excess of five hundred million dollars ($500,000,000). (b) As used in this section, “public agency” includes a nonprofit corporation whose membership is confined to public agencies or public officials, in addition to those agencies listed in Section 6500. (c) A joint powers authority formed pursuant to this section is authorized to establish the terms and conditions pursuant to which agencies may participate and invest in pool shares. Consistent with its status as a public agency as provided under Section 6500, a federally recognized Indian tribe is eligible to participate in a joint powers authority formed under this section or otherwise invest in pool shares consistent with the terms and conditions established by the joint powers authority. (Amended by Stats. 2020, Ch. 235, Sec. 1. (SB 998) Effective January 1, 2021.) . . . City Council 24 –52 6/1/2021 City of Santa - Annual Page 47 July 1, 2021 - Statement of Investment Policy June 30, 2022 GOVERNMENT CODE - GOV TITLE 2. GOVERNMENT OF THE STATE OF CALIFORNIA [8000 - 22980] ( Title 2 enacted by Stats. 1943, Ch. 134. ) DIVISION 4. FISCAL AFFAIRS [16100 - 17700] ( Division 4 added by Stats. 1945, Ch. 119. ) PART 2. STATE FUNDS [16300 - 16649.95] ( Part 2 added by Stats. 1945, Ch. 120. ) CHAPTER 2. Special Funds [16346 - 16429.4] ( Chapter 2 added by Stats. 1945, Ch. 120. ) ARTICLE 11. Local Agency Investment Fund [16429.1 - 16429.4] ( Article 11 added by Stats. 1976, Ch. 730. ) GOVERNMENT CODE SECTION 16429.1. (a) There is in trust in the custody of the Treasurer the Local Agency Investment Fund, which fund is hereby created. The Controller shall maintain a separate account for each governmental unit having deposits in this fund. (b) Notwithstanding any other law, a local governmental official, with the consent of the governing body of that agency, having money in its treasury not required for immediate needs, may remit the money to the Treasurer for deposit in the Local Agency Investment Fund for the purpose of investment. (c) Notwithstanding any other law, an officer of any nonprofit corporation whose membership is confined to public agencies or public officials, or an officer of a qualified quasi-governmental agency, with the consent of the governing body of that agency, having money in its treasury not required for immediate needs, may remit the money to the Treasurer for deposit in the Local Agency Investment Fund for the purpose of investment. (d) Notwithstanding any other law or provision of this section, a local agency, with the approval of its governing body, may deposit in the Local Agency Investment Fund proceeds of the issuance of bonds, notes, certificates of participation, or other evidences of indebtedness of the agency pending expenditure of the proceeds for the authorized purpose of their issuance. In connection with these deposits of proceeds, the Local Agency Investment Fund is authorized to receive and disburse moneys, and to provide information, directly with or to an authorized officer of a trustee or fiscal agent engaged by the local agency, the Local Agency Investment Fund is authorized to hold investments in the name and for the account of that trustee or fiscal agent, and the Controller shall maintain a separate account for each deposit of proceeds. (e) The local governmental unit, the nonprofit corporation, or the quasi-governmental agency has the exclusive determination of the length of time its money will be on deposit with the Treasurer. (f) The trustee or fiscal agent of the local governmental unit has the exclusive determination of the length of time proceeds from the issuance of bonds will be on deposit with the Treasurer. (g) The Local Investment Advisory Board shall determine those quasi-governmental agencies which qualify to participate in the Local Agency Investment Fund. (h) The Treasurer may refuse to accept deposits into the fund if, in the judgment of the Treasurer, the deposit would adversely affect the state’s portfolio. City Council 24 –53 6/1/2021 City of Santa - Annual Page 48 July 1, 2021 - Statement of Investment Policy June 30, 2022 (i) The Treasurer may invest the money of the fund in securities prescribed in Section 16430. The Treasurer may elect to have the money of the fund invested through the Surplus Money Investment Fund as provided in Article 4 (commencing with Section 16470) of Chapter 3. (j) Money in the fund shall be invested to achieve the objective of the fund which is to realize the maximum return consistent with safe and prudent treasury management. (k) All instruments of title of all investments of the fund shall remain in the Treasurer’s vault or be held in safekeeping under control of the Treasurer in any federal reserve bank, or any branch thereof, or the Federal Home Loan Bank of San Francisco, with any trust company, or the trust department of any state or national bank. (l) Immediately at the conclusion of each calendar quarter, all interest earned and other increment derived from investments shall be distributed by the Controller to the contributing governmental units or trustees or fiscal agents, nonprofit corporations, and quasi-governmental agencies in amounts directly proportionate to the respective amounts deposited in the Local Agency Investment Fund and the length of time the amounts remained therein. An amount equal to the reasonable costs incurred in carrying out the provisions of this section, not to exceed a maximum of 5 percent of the earnings of this fund and not to exceed the amount appropriated in the annual Budget Act for this function, shall be deducted from the earnings prior to distribution. However, if the 13-week Daily Treasury Bill Rate, as published by the United States Department of the Treasury on the last day of the state’s fiscal year is below 1 percent, then the above-noted reasonable costs shall not exceed a maximum of 8 percent of the earnings of this fund for the subsequent fiscal year, shall not exceed the amount appropriated in the annual Budget Act for this function, and shall be deducted from the earnings prior to distribution. The amount of the deduction shall be credited as reimbursements to the state agencies, including the Treasurer, the Controller, and the Department of Finance, having incurred costs in carrying out the provisions of this section. (m) The Treasurer shall prepare for distribution a monthly report of investments made during the preceding month. (n) As used in this section, “local agency,” “local governmental unit,” and “local governmental official” includes a campus or other unit and an official, respectively, of the California State University who deposits moneys in funds described in Sections 89721, 89722, and 89725 of the Education Code. (Amended by Stats. 2014, Ch. 28, Sec. 39. Effective June 20, 2014.) . . . City Council 24 –54 6/1/2021 FIGURE 1 ALLOWABLE INVESTMENT INSTRUMENTS PER STATE GOVERNMENT CODE (AS OF JANUARY 1, 2021)A APPLICABLE TO ALL LOCAL AGENCIESB See “Table of Notes for Figure 1” on the next page for footnotes related to this figure. INVESTMENT TYPE MAXIMUM MATURITYC MAXIMUM SPECIFIED % OF PORTFOLIOD MINIMUM QUALITY REQUIREMENTS GOV'T CODE SECTIONS Local Agency Bonds 5 years None None 53601(a) U.S. Treasury Obligations 5 years None None 53601(b) State Obligations— CA And Others 5 years None None 53601(d) CA Local Agency Obligations 5 years None None 53601(e) U.S Agency Obligations 5 years None None 53601(f) Bankers’ Acceptances 180 days 40%E None 53601(g) Commercial Paper— Non-Pooled FundsF (min. $100,000,000 of investments) 270 days or less 40% of the agency’s moneyG Highest letter and number rating by an NRSROH 53601(h)(2)(C) Commercial Paper— Pooled FundsI (min. $100,000,000 of investments) 270 days or less 40% of the agency’s moneyG Highest letter and number rating by an NRSROH 53635(a)(1) Negotiable Certificates of Deposit 5 years 30%J None 53601(i) Non-negotiable Certificates of Deposit 5 years None None 53630 et seq. Placement Service Deposits 5 years 50%K None 53601.8 and 53635.8 Placement Service Certificates of Deposit 5 years 50%K None 53601.8 and 53635.8 Repurchase Agreements 1 year None None 53601(j) Reverse Repurchase Agreements and Securities Lending Agreements 92 daysL 20% of the base value of the portfolio NoneM 53601(j) Medium-Term NotesN 5 years or less 30% “A” rating category or its equivalent or better 53601(k) Mutual Funds And Money Market Mutual Funds N/A 20% MultipleP,Q 53601(l) and 53601.6(b) Collateralized Bank DepositsR 5 years None None 53630 et seq. and 53601(n) Mortgage Pass–Through and Asset–Backed Securities 5 years or less 20% “AA” rating category or its equivalent or better 53601(o) County Pooled Investment Funds N/A None None 27133 Joint Powers Authority Pool N/A None MultipleS 53601(p) Local Agency Investment Fund (LAIF) N/A None None 16429.1 Voluntary Investment Program FundT N/A None None 16340 Supranational ObligationsU 5 years or less 30% “AA” rating category or its equivalent or better 53601(q) Public Bank Obligations 5 years None None 53601(r), 53635(c) and 57603 i. LOCAL AGENCY INVESTMENT GUIDELINES City Council 24 –55 6/1/2021 TABLE OF NOTES FOR FIGURE 1 A B C D E F G H I J K Sources: Sections 16340, 16429.1, 27133, 53601, 53601.6, 53601.8, 53630 et seq., 53635, 53635.8, and 57603. Municipal Utilities Districts have the authority under the Public Utilities Code Section 12871 to invest in certain securities not addressed here. Section 53601 provides that the maximum term of any investment authorized under this section, unless otherwise stated, is five years. However, the legislative body may grant express authority to make investments either specifically or as a part of an investment program approved by the legislative body that exceeds this five year remaining maturity limit. Such approval must be issued no less than three months prior to the purchase of any security exceeding the five-year maturity limit. Percentages apply to all portfolio investments regardless of source of funds. For instance, cash from a reverse repurchase agreement would be subject to the restrictions. No more than 30 percent of the agency’s money may be in bankers’ acceptances of any one commercial bank. Includes agencies defined as a city, a district, or other local agency that do not pool money in deposits or investment with other local agencies, other than local agencies that have the same governing body. Local agencies, other than counties or a city and county, may purchase no more than 10 percent of the outstanding commercial paper and medium-term notes of any single issuer. Issuing corporation must be organized and operating within the U.S., have assets in excess of $500 million, and debt other than commercial paper must be in a rating category of "A" or its equivalent or higher by a nationally recognized statistical rating organization, or the issuing corporation must be organized within the U.S. as a special purpose corporation, trust, or LLC, have program wide credit enhancements, and have commercial paper that is rated “A-1” or higher, or the equivalent, by a nationally recognized statistical rating agency. Includes agencies defined as a county, a city and county, or other local agency that pools money in deposits or investments with other local agencies, including local agencies that have the same governing body. Local agencies that pool exclusively with other local agencies that have the same governing body must adhere to the limits set forth in Section 53601(h)(2)(C). No more than 30 percent of the agency’s money may be in negotiable certificates of deposit that are authorized under Section 53601(i). Effective January 1, 2020, no more than 50 percent of the agency’s money may be invested in deposits, including certificates of deposit, through a placement service as authorized under 53601.8 (excludes negotiable certificates of deposit authorized under Section 53601(i)). On January 1, 2026, the maximum percentage of the portfolio reverts back to 30 percent. Investments made pursuant to 53635.8 remain subject to a maximum of 30 percent of the portfolio. L M N O P Q R S T U Reverse repurchase agreements or securities lending agreements may exceed the 92-day term if the agreement includes a written codicil guaranteeing a minimum earning or spread for the entire period between the sale of a security using a reverse repurchase agreement or securities lending agreement and the final maturity dates of the same security. Reverse repurchase agreements must be made with primary dealers of the Federal Reserve Bank of New York or with a nationally or state chartered bank that has a significant relationship with the local agency. The local agency must have held the securities used for the agreements for at least 30 days. “Medium-term notes” are defined in Section 53601 as “all corporate and depository institution debt securities with a maximum remaining maturity of five years or less, issued by corporations organized and operating within the United States or by depository institutions licensed by the United States or any state and operating within the United States.” No more than 10 percent invested in any one mutual fund. This limitation does not apply to money market mutual funds. A mutual fund must receive the highest ranking by not less than two nationally recognized rating agencies or the fund must retain an investment advisor who is registered with the SEC (or exempt from registration), has assets under management in excess of $500 million, and has at least five years' experience investing in instruments authorized by Sections 53601 and 53635. A money market mutual fund must receive the highest ranking by not less than two nationally recognized statistical rating organizations or retain an investment advisor registered with the SEC or exempt from registration and who has not less than five years' experience investing in money market instruments with assets under management in excess of $500 million. Investments in notes, bonds, or other obligations under Section 53601(n) require that collateral be placed into the custody of a trust company or the trust department of a bank that is not affiliated with the issuer of the secured obligation, among other specific collateral requirements. A joint powers authority pool must retain an investment advisor who is registered with the SEC (or exempt from registration), has assets under management in excess of $500 million, and has at least five years' experience investing in instruments authorized by Section 53601, subdivisions (a) to (o). Local entities can deposit between $200 million and $10 billion into the Voluntary Investment Program Fund, upon approval by their governing bodies. Deposits in the fund will be invested in the Pooled Money Investment Account. Only those obligations issued or unconditionally guaranteed by the International Bank for Reconstruction and Development (IBRD), International Finance Corporation (IFC), and Inter-American Development Bank (IADB), with a maximum remaining maturity of five years or less. LOCAL AGENCY INVESTMENT GUIDELINES ii. City Council 24 –56 6/1/2021 Some investments, such as straight floaters or floating rate notes that are not otherwise prohibited, have the potential to result in zero interest accrual. Before purchasing these types of investments, the local agency should evaluate all possible outcomes, and, as a safeguard, should consider including in its investment policy a statement establishing an acceptable positive spread or floor for all securities, which pay interest based on a spread to an index. Also, while not expressly prohibited by state law, unregistered securities, such as Rule 144A securities, may not be purchased by local agencies because local agencies do not meet the threshold of $5 million investments and $100 million in securities. On August 26, 2020 the Securities and Exchange Commission expanded the definition of Qualified Institutional Buyers (QIB) to include any institution that qualifies as an accredited investor under Rule 501(a) under the Securities Act that are not otherwise stated in the definition of “qualified institutional buyer” provided they satisfy the $100 million threshold.3 3CDIAC's Issue Brief: Rule 144A Securities, provides a summary of securities in this class. Section 53635.2 states that all local agency money may be invested in investments set forth in 53601 or deposited for safekeeping in state or national banks, public banks, savings associations, federal associations, credit unions, or federally insured industrial loan companies in this state. It also specifies certain requirements that such financial institutions must satisfy to hold local agency money. MINIMUM LEGAL REQUIREMENT: To be eligible to receive local agency money, a financial institution must receive an overall rating of not less than “satisfactory” from the appropriate federal supervisory agency for meeting the criteria specified in Section 2906 of Title 12 of the U.S. Code (Community Reinvestment Act of 1977). The Community Reinvestment Act of 1977 (Act) requires financial institutions to demonstrate their commitment to meeting the credit needs of local communities in which they are chartered to do business. For the purpose of the Act, the appropriate federal supervisory agency includes: • The Comptroller of the Currency with respect to national banks; • The Board of Governors of the Federal Reserve System with respect to state chartered banks that are members of the Federal Reserve system and bank holding companies; • The Federal Deposit Insurance Corporation (FDIC) with respect to state chartered banks, public banks, and savings banks that are not members of the Federal Reserve system and the deposits of which are insured by the FDIC; and • The Director of Office of Thrift Supervision with respect to savings associations (the deposits of which are insured by the FDIC) and savings holding companies. iii. LOCAL AGENCY INVESTMENT GUIDELINES II. B What requirements must a financial institution satisfy before a local agency may deposit its money in it? [Section 53635.2] City Council 24 –57 6/1/2021 City of Santa Annual Page A July 1, 2021 Statement of Investment Policy June 30, 2022 APPENDIX III. GLOSSARY OF CITY OF SANTA ANA INVESTMENT POLICY & RELATED CALIFORNIA CODE TERMS AGENCIES: Federal agency securities and/or Government Sponsored Enterprises (GSE). [Referenced pages: 9, 10, 11, 16, 18, 31] ASSET- BACKED SECURITES (ABS): securities supported by pools of installment loans or leases or by pools of revolving lines of credit. [Referenced page: 14] ASSOCIATION OF PUBLIC TREASURERS OF THE UNITED STATES AND CANADA: The Association of Public Treasurers of the United States and Canada (APTUS&C), formerly called the Municipal Treasurers Association of the United States and Canada (MTA US & C) was founded in 1965 and represents public treasury and finance officials in local, county, and state/provincial governments throughout North America. The Association provides educational seminars and conferences, publications, policy and legislative information, and technical assistance to members. [Referenced pages: 6, 21] BENEFICIAL SHARES/MONEY MARKET SHARES: In US securities law, a beneficial owner (as distinct from a "nominee owner," "registered owner," or "record holder") of a security includes any person who, directly or indirectly, has or shares voting or investment power also known as money market shares. [Referenced pages: 12, 18] BENCHMARK: A comparative base for measuring the· performance or risk tolerance of the investment portfolio. A benchmark should represent a close correlation to the level of risk and the average duration of the portfolio's investments. [Referenced pages: 5, 19] BILLS OF EXCHANGE/BANKERS ACCEPTANCE (BA): A draft or bill or exchange accepted by a bank or trust company. The accepting institution guarantees payment of the bill, as well as the issuer. These instruments are accepted as payment by banks engaged in financing trade. For example, a U.S. corporation planning to purchase goods from a foreign vendor will ask its bank to issue a letter of credit on behalf of the corporation. The letter of credit will allow the foreign vendor to draw a draft on the U.S. corporation’s bank to pay for the merchandise. Upon receipt of the letter and the draft, the foreign vendor will ship the merchandise and present the draft at its bank, which allows the vendor to receive payment for the merchandise sold. The vendor’s foreign bank forwards the draft to the U.S. bank, at which point the draft is “accepted” as an obligation that the purchaser’s U.S. bank must pay at a specified maturity date. The U.S. bank may keep the acceptance or may sell it to a third party investor. Bankers’ acceptances are sold at a discount and are considered fairly safe investment instruments because both the purchaser’s bank and the initiating corporation are obligated to pay the holder at maturity. [Referenced pages: 10, 18, 31] BOOK VALUE: The value at which a debt security is shown on the holder's balance sheet. Book value is acquisition cost less amortization of premium or plus accretion of discount. [Referenced pages: 4, 13, 20] BOOK ENTRY: An electronic system of accountability, custody, transfer, and settlement of securities. Book- entry systems allow rapid and accurate transfers of securities with simultaneous cash settlement. [Referenced pages: 31, 33, 35] BROKER: A broker brings buyers and sellers together for a commission. [Referenced page: 11] City Council 24 –58 6/1/2021 City of Santa - Annual Page B July 1, 2021 - Statement of Investment Policy June 30, 2022 BROKER-DEALER: Broker-dealer is used in securities regulation parlance to describe stock and securities brokerages, because most act as both agents and principals. A brokerage acts as a broker (or agent) when it executes orders on behalf of clients and acts as a dealer, or principal, when it trades for its own account. A broker-dealer is a natural person, company or other organization that engages in the business of trading securities for its own account or on behalf of its customers. [Referenced pages: 3, 8, 9, 24, 25] CALIFORNIA MUNICIPAL TREASURERS ASSOCIATION (CMTA): Is the professional society of active public treasurers of California counties, cities and special districts. It sets ethical standards for the treasury profession in state and local governments in California. The Association provides educational seminars and conferences, publications, policy and legislative information, and technical assistance to members. [Referenced pages: 6, 21] CERTIFICATE OF DEPOSIT/NEGOTIABLE CERTIFICATE OF DEPOSIT (CD): A time deposit with a specific maturity evidenced by a certificate. Time certificates of deposit are collateralized in accordance with the State code. Large-denomination CD's are typically negotiable and non-collateralized. These instruments are issued by depository institutions such as commercial banks, savings institutions and credit unions against funds invested for a specified time period (typically between 0 to 5 years). The term “CD” by itself generally refers to negotiable certificates of deposit that can be resold to other parties. CDs, however, also may be nonnegotiable. Nonnegotiable CDs cannot be actively traded on the secondary markets and generally are held to maturity by the party that purchased them. Yields on CDs vary depending on liquidity, credit quality; and, for nonnegotiable CDs, whether they are collateralized. [Referenced pages: 11, 17, 18, 32] COLLATERAL: Securities, evidence of deposit or other property which a borrower pledges to secure repayment of a loan. Also refers to securities pledged by a bank to secure deposits of public monies. [Referenced pages: 10, 11, 14, 16, 17, 32, 33, 35] COLLATERLIZED MORTGAGE OBLIGATION (CMO): Mortgage backed bond that separates mortgage pools into different maturity classes called traunches. CMO’s are issued by Federal National Mortgage Corp. and Federal National Mortgage Association and are usually backed with a government guarantee and have an AAA bond rating. Planned Amortization Class CMOs (PAC) have stable prepayment schedules that do not react unfavorably in wide market swings. [Referenced page: 35] COMMERCIAL PAPER (CP): An unsecured obligation issued by a corporation or bank to finance its short- term credit needs, such as accounts receivable, payroll, and inventory. Commercial paper is usually issued by companies with high credit ratings, meaning that the investment is almost always relatively low risk. Maturities typically range from 2 to 270 days. [Referenced pages: 10, 18, 30, 32] COMPREHENSIVE ANNUAL FINANCIAL REPORT (CAFR): The official annual report of the (entity). It includes five combined statements for each individual fund and account group prepared in conformity with GAAP. It also includes supporting schedules necessary to demonstrate compliance with finance-related legal and contractual provisions, extensive introductory material, and a detailed Statistical Section. [Referenced page: 1] CONSTANT MATURITY TREASURY (CMT) RATE: CMT rate is an adjustment for equivalent maturity, used by the Federal Reserve Board to compute an index based on the average yield of various Treasury securities maturing at different periods. [Referenced pages: 5, 19] CORPORATE BOND: A debt security issued by corporation and sold to investors. The backing for the bond is usually the payment ability of the company, which is typically money to be earned from future operations. [Referenced page: 6] City Council 24 –59 6/1/2021 City of Santa - Annual Page C July 1, 2021 - Statement of Investment Policy June 30, 2022 CREDIT QUALITY: The measurement of the financial strength of a bond issuer. This measurement helps an investor to understand an issuer’s ability to make timely interest payments and repay the loan principal upon maturity. Generally, the higher the credit quality of a bond issuer, the lower the interest rate paid by the issuer because the risk of default is lower. Credit quality ratings are provided by nationally recognized rating agencies. [Referenced page: 4] CREDIT RISK: The risk to an investor that an issuer will default in the payment of interest and/or principal on a security. [Referenced pages: 2, 3, 17] DEALER: A dealer, as opposed to a broker, acts as a principal in all transactions, buying and selling for his own account. [Referenced pages: 3, 8, 9, 24, 25] DELIVERY VERSUS PAYMENT: There are two methods of delivery of securities: delivery versus payment and delivery versus receipt. Delivery versus payment is delivery of securities with an exchange of money for the securities. Delivery versus receipt is delivery of securities with an exchange of a signed receipt for the securities. See Safekeeping and Custody: [Referenced pages: 17, 19, 31] DERIVATIVE: Financial instruments which have a principal and/or interest payment subject to uncertainty as to timing and/or amount including financial instruments whose return profile is linked to, or derived from, the movement of one or more underlying index or security, and may include a leveraging factor, or financial contracts based upon notional amounts whose value is derived from an underlying index or security (interest rates, foreign exchange rates, equities or commodities). [Referenced page: 14] DIVERSIFICATION: Dividing investment funds among a variety of securities offering independent returns. [Referenced page: 17] DURATION: Is a measure of time (term of investment) which also is a measure of the sensitivity of the price (the value of principal) of a fixed-income investment to a change in interest rates. Duration is expressed as a number of years. Rising interest rates mean falling bond prices, while declining interest rates mean rising bond prices. [Referenced pages: 4, 18] FEDERAL DEPOSIT INSURANCE CORPORATION (FDIC): A federal agency that insures bank deposits, currently up to $250,000 per deposit. FEDERAL FUNDS RATE: The rate of interest at which Fed funds are traded. This rate is currently pegged by the Federal Reserve through open-market operations. [Referenced pages: 29, 36, 37, 39] FEDERAL FARM CREDIT BANK (FFCB): Notes are high credit quality, short-term debt instruments, issued at a discount to their par amount, similar to U.S. Treasury bills. FFCB provides a steady and continuous stream of capital for the agricultural sector in all 50 states and Puerto Rico. Presently, the Farm Credit System funds approximately 35 percent of all U.S. farm business debt. [Referenced page: 9] FEDERAL HOME LOAN BANKS (FHLB): Government sponsored wholesale banks (currently 12 regional banks) which lend funds and provide correspondent banking services to member commercial banks, thrift institutions, credit unions and insurance companies. The mission of the FHLB is to liquefy the housing related assets of its members who must purchase stock in their district Bank. [Referenced pages: 9, 16, 28, 29] FEDERAL NATIONAL MORTGAGE ASSOCIATION (FNMA): FNMA, like GNMA was chartered under the Federal National Mortgage Association Act in 1938. FNMA is a federal corporation working under the auspices of the Department of Housing and Urban Development (HUD). It is the largest single provider of residential mortgage funds in the United States. Fannie Mae, as the corporation is called, is a private stockholder-owned corporation. The corporation's purchases include a variety of adjustable mortgages and second loans, in addition to fixed-rate mortgages. FNMA's securities are also highly liquid and are widely accepted. FNMA City Council 24 –60 6/1/2021 City of Santa - Annual Page D July 1, 2021 - Statement of Investment Policy June 30, 2022 assumes and guarantees that all security holders will receive timely payment of principal and interest. [Referenced page: 9] FEDERAL RESERVE: The central bank of the United States created by Congress and consisting of a seven member Board of Governors in Washington, D.C., 12 regional banks and about 5,700 commercial banks that are members of the system. [Referenced pages: 8, 10, 28, 33, 34] FIDUCIARY: Person, company, or association holding assets in trust of a beneficiary. [Referenced pages: 15, 25] FINANCIAL INDUSTRY REGULATORY AUTHORITY, INC. (FINRA): FINRA is a private corporation that acts as a self-regulatory organization (SRO). FINRA is the successor to the National Association of Securities Dealers, Inc. (NASD) and the member regulation, enforcement and arbitration operations of the New York Stock Exchange. It is a non-governmental organization that regulates member brokerage firms and exchange markets. The government agency which acts as the ultimate regulator of the securities industry, including FINRA, is the Securities and Exchange Commission. [Referenced page: 8, 9] FUTURES CONTRACT: Agreement to buy or sell a specific amount of a commodity or financial instrument at a particular price on a stipulated future date. [Referenced pages: 9, 35] EX OFFICIO: Ex officio describe a position someone automatically gains because of another job or position he/she already holds. For example, the United States Vice President is the ex officio President of the Senate. In a like fashion, in accordance with the California Government Code the Chief Fiscal Officer of a city which does have a specified City Treasurer is “ex officio” City Treasurer. [Referenced page: 6] GOVERNMENT NATIONAL MORTGAGE ASSOCIATION (GNMA or Ginnie Mae): Securities influencing the volume of bank credit guaranteed by GNMA and issued by mortgage bankers, commercial banks, savings and loan associations, and other institutions. Security holder is protected by full faith & credit of the U.S. Government. Ginnie Mae securities are backed by FHA, VA or FHA mortgages. The term "pass-throughs" is used to describe Ginnie Maes. [Referenced page: 9] GAAP (GENERALLY ACCEPTED ACCOUNTING PRINCIPLES): Is a collection of commonly-followed accounting rules and standards for financial reporting. The acronym is pronounced "gap." GAAP specifications include definitions of concepts and principles, as well as industry-specific rules. [Referenced page: 2] GUARANTEED INVESTMENT AGREEMENTS OR CONTRACTS (GIC): An agreement or contract that guarantees repayment of principal and a fixed or floating interest rate for a predetermined period of time. [Referenced page: 14] INTEREST: The amount earned while owning a debt security, generally calculated as a percentage of the principal amount. [Referenced pages: 3, 14, 16, 17, 18, 28, 31, 36] INVERSE FLOATER: A bond or other type of debt whose coupon rate has an inverse relationship to a benchmark rate. An inverse floater adjusts its coupon payment as the interest rate changes. (Referenced pages: 14, 36] INVESTMENT POLICY: A concise and clear statement of the objectives and parameters formulated by an investor or investment manager for a portfolio of investment securities. [Referenced pages: 1, 2, 3, 5, 6, 8, 11, 12, 13, 16, 20, 21, 22, 24, 38] City Council 24 –61 6/1/2021 City of Santa - Annual Page E July 1, 2021 - Statement of Investment Policy June 30, 2022 ISSUER: A legal entity that has the power to issue and distribute securities. Issuers include corporations, municipalities, foreign and domestic governments and their agencies, and investment trusts. [Referenced pages: 3, 7, 12, 17, 20, 25, 30, 32, 33, 35, 38] JOINT POWERS AUTHORITIES (JPAs): JPAs are legally created entities that allow two or more public agencies to jointly exercise common powers. Forming such entities permits public agencies with the means to provide services more efficiently and in a cost-effective manner such as JPA investment pools. The Joint Exercise of Powers Act, as codified in California Government Code Section 6500, governs JPAs. Under the Act, JPAs are restricted to use by public agencies only. However, the term public agency is defined very broadly. A public agency can include, but is not limited to, the federal government, the state or state departments, local agencies, mutual water companies, public districts and recognized Indian tribes. [Referenced pages: 15, 35] LIQUIDITY: Liquidity describes the degree to which an asset or security can be quickly bought or sold in the market without affecting the asset's price. [Referenced pages: 2, 3, 4, 11, 13, 19, 21] LOCAL AGENCY/PUBLIC LOCAL AGENCY: Means a county, city, city and county, including a chartered city or county, school district, community college district, public district, county board of education, county superintendent of schools, or any public or municipal corporation. [Referenced pages: 10, 11, 12, 15, 18, 20, 22, 24, 27, 28, 29, 30, 31, 32, 33, 34, 35, 36, 37, 38, 39] LOCAL AGENCY INVESTMENT FUND (LAIF): A voluntary program created by statute in 1977 as an investment alternative for California's local governments and special districts. Local agencies may participate in the state’s portfolio, which invests hundreds of millions of dollars, using the investment expertise of the Treasurer's Office investment staff at no additional cost to the taxpayer. LAIF is part of the Pooled Money Investment Account (PMIA). The PMIA began in 1955 and oversight is provided by the Pooled Money Investment Board (PMIB) and an in-house Investment Committee. The PMIB members are the State Treasurer, Director of Finance, and State Controller. The Local Investment Advisory Board (LIAB) provides oversight for LAIF. The Board consists of five members as designated by statute. The State Treasurer, as Chairman, or his designated representative appoints two members qualified by training and experience in the field of investment or finance, and two members who are treasurers, finance or fiscal officers or business managers employed by any county, city or local district or municipal corporation of this state. [Referenced pages: 11, 15, 18, 27, 28, 38, 39] LOCAL GOVERNMENT INVESTMENT POOL (LGIP): The aggregate of all funds from political subdivisions that are placed in the custody of the State Treasurer for investment and reinvestment. [Referenced page: 15] MARKET RISK: The risk that the value of a security will rise or decline as a result of changes in market conditions. [Referenced page: 13] MARKET VALUE: The price at which a security is trading and could presumably be purchased or sold. [Referenced pages: 3, 4, 5, 10, 16, 20, 32, 35, 38) MASTER REPURCHASE AGREEMENT: A written contract covering all future transactions between the parties to repurchase or reverse repurchases a security that establishes each party's rights in the transactions. A master agreement will often specify, among other things, the right of the buyer-lender to liquidate the underlying securities in the event of default by the seller-borrower. [Referenced page: 10] MATURITY: The date upon which the principal or stated value of an investment becomes due and payable. [Referenced pages: 3, 4, 5, 9, 10, 11, 12, 13, 14, 18, 19, 20, 21, 31, 32, 33, 34, 35, 36, 38] City Council 24 –62 6/1/2021 City of Santa - Annual Page F July 1, 2021 - Statement of Investment Policy June 30, 2022 MEDIUM TERM CORPORATE NOTES (MTN): Refers to all corporate and depository institution debt securities with a maximum remaining maturity of five years or less, issued by corporations organized and operating within the United States or by depository institutions licensed by the United States or any state and operating within the United States. [Referenced pages: 12, 18] MONEY MARKET: The market in which short-term debt instruments (bills, commercial paper, bankers' acceptances, etc.) are issued and traded. A money market mutual fund is a type of fixed income mutual fund that invests in debt securities characterized by their short maturities and minimal credit risk. Money market securities must be highly liquid and of the highest quality, thus money market mutual funds are among the lowest-volatility types of investments. [Referenced pages: 4, 12, 13, 15, 17, 18, 34] MONEY MARKET FUNDS: Seek to limit exposure to losses due to credit, market, and liquidity risks. Money market funds in the United States are regulated by the Securities and Exchange Commission (SEC) under the Investment Company Act of 1940. Rule 2a-7 of the act restricts the quality, maturity and diversity of investments by money market funds. Under this act, a money fund mainly buys the highest rated debt, which matures in under 13 months. The portfolio must maintain a weighted average maturity (WAM) of 60 days or less and not invest more than 5% in any one issuer, except for government securities and repurchase agreements. Unlike most other financial instruments, money market funds seek to maintain a stable value of $1 per share. Funds are able to pay dividends to investors. [Referenced pages: 12, 34] MUTUAL FUND: An investment vehicle that is made up of a pool of funds collected from many investors for the purpose of investing in securities such as stocks, bonds, money market instruments and similar assets. Mutual funds are operated by money managers, who invest the fund's capital and attempt to produce capital gains and income for the fund's investors. A mutual fund's portfolio is structured and maintained to match the investment objectives stated in its prospectus. A money market mutual fund is a type of fixed income mutual fund that invests in debt securities characterized by their short maturities and minimal credit risk. [Referenced pages: 4, 13, 15, 17, 34] MORTGAGE PASS-THROUGH SECURITY: These instruments are based on pooled home mortgages sold by federal agencies and instrumentalities such as Ginnie Mae and Freddie Mac. The amount of principal and interest paid to investors varies from month to month in part because homeowners may accelerate principal payments on a mortgage. The anticipated pay down schedule of the securities will vary from mortgage pool to mortgage pool. Mortgage pass-through securities are complex investment instruments that do not respond to market forces like other, more standard investment instruments. In a declining interest rate environment, mortgage pass-through investors face higher reinvestment risk and lower returns from their investment than investors in other instruments because homeowners tend to refinance in lower interest rate environments, accelerating the principal payments on their mortgages. Thus, the mortgage pass-through investor receives the accelerated principal payments at par and must reinvest these earnings in a lower interest rate environment. [Referenced page: 35] NATIONAL ASSOCIATION OF STATE TREASURERS (NAST]: Provides advocacy and support that enables member states to pursue and administer sound financial policies and programs benefiting the citizens of the nation. The Association provides educational seminars and conferences, publications, policy and legislative information, and technical assistance to members. [Referenced page: 6] NATIONALLY RECOGNIZED STATISTICAL RATING ORGANIZATION (NRSRO]: A NSRO is a credit rating agency (CRA] that issues credit ratings that the U.S. Securities and Exchange Commission (SEC] permits other financial firms to use for certain regulatory purposes. [Referenced pages: 10, 12, 32, 34, 35] OPTION: Right to buy or sell property that is granted in exchange for an agreed upon sum. If the right is not exercised after a specified period, the option expires and the option buyer forfeits the money. [Referenced page: 35] City Council 24 –63 6/1/2021 City of Santa - Annual Page G July 1, 2021 - Statement of Investment Policy June 30, 2022 PAR AMOUNT: The face amount or value of a bond. [Referenced pages: 19, 20] PASS-THOUGH SECURITY: A pool of fixed income securities backed by a package of assets (i.e. mortgages) where the holder receives the principal and interest payments. [Referenced page: 35] PERFECTED INTEREST: Perfected interest refers to establishment of a superior ownership right in and legal control over securities assets held by a bank custodian on the purchaser's behalf and is intended to protect the purchaser from the custodial bank’s own creditors in the event of a bank default and filing for bankruptcy. [Referenced page: 17] PORTFOLIO: Collection of securities held by an investor. [Referenced pages: 1, 2, 3, 4, 5, 6, 7, 9, 10, 11, 12, 13, 14, 16, 17, 18, 19, 21, 27, 33, 38] PRINCIPAL: The face value or par value of an investment. [Referenced pages: 3, 4, 9, 14, 21, 31, 37] PRUDENT INVESTOR STANDARD: A standard defined under State Government Code Section 53600.3 that states when investing, reinvesting, purchasing, acquiring, exchanging selling, or managing public funds, a trustee shall act with care, skill, prudence, and diligence under the circumstances then prevailing, including, but not limited to, the general economic conditions and the anticipated needs of the City, that a prudent person acting in a like capacity and familiarity with those matters would use in the conduct of funds of a like character and with like aims, to safeguard the principal and maintain the liquidity needs of the local agency. [Referenced pages: 2, 9, 12] RATE OF RETURN: The yield obtainable on a security based on its purchase price or its current market price. This may be the amortized yield to maturity on a bond the current income return. [Referenced pages: 4, 13, 19] REPURCHASE AGREEMENT (RP or REPO): A holder of securities sells these securities to an investor with an agreement to repurchase them at a fixed price on a fixed date. The security "buyer'' in effect lends the "seller" money for the period of the agreement, and the terms of the agreement are structured to compensate him for this. (E.g. - A contract in which the seller of securities, such as Treasury Bills, agrees to buy them back at a specified time and price; also called buyback.) See also Master Repurchase Agreement. [Referenced pages: 10, 11, 14, 17, 18, 31, 32, 33, 34] REVERSE REPURCHASE AGREEMENT (REVERSE RP or REPO): A reverse-repurchase agreement (reverse repo) involves an investor borrowing cash from a financial institution in exchange for securities. The investor agrees to repurchase the securities at a specified date for the same cash value plus an agreed upon interest rate. Although the transaction is similar to a repo, the purpose of entering into a reverse repo is quite different. While a repo is a straightforward investment of public funds, the reverse repo is a borrowing. [Referenced pages: 14, 31, 32, 33, 34] SAFEKEEPING AND CUSTODY: In a third-party safekeeping agreement, the local government agency arranges for a firm other than the party that sold the investment to provide for the transfer and safekeeping of the securities. Financial firms should not serve as both government broker-dealer and custodian. Safekeeping represents a financial institution’s obligation to act on behalf of the owner under the owner’s control. Custody is a more clearly defined control position by the agent responding to the owner’s requirements. Custody normally does not take place in the governmental entities depository bank. Investments should be settled in a delivery-versus-payment (DVP) basis. In this procedure, the buyer's payment for securities is due at the time of delivery. Security delivery and payment occur simultaneously. This practice ensures that no funds are at risk in an investment transaction as funds are not released until securities are delivered, ensuring the governmental entity has either money or securities at all times during the transaction. [Referenced page: 17] City Council 24 –64 6/1/2021 City of Santa - Annual Page H July 1, 2021 - Statement of Investment Policy June 30, 2022 SECONDARY MARKET: A market made for the purchase and sale of outstanding issues following the initial distribution. [Referenced page: 4] SECURITIES ACT OF 1933, SECTION 5, RULE 144A SECURITIES: Unregistered securities – purchases of private resales of unregistered securities to institutions, by Securities And Exchange Commission defined Qualified Institution Buyers (QIBs) who are judged sophisticated enough to understand the complexities and risks inherent in private placements. Local Agencies that qualify as an accredited investor under the Rule 501(a) of the Securities Act are deemed QIBs provided that they can meet a $100 million in invested securities threshold. [Referenced page: 15] SECURITIES AND EXCHANGE COMMISSION: Agency created by Congress to protect investors in securities transactions by administering securities legislation. [Referenced pages: 12, 13, 34, 35] SPECULATION: Assumption of risk in anticipation of gain but recognizing a higher than average possibility of loss. [Referenced page: 15] SWAP: Trading one asset for another. [Referenced page: 4] SUPRANATIONAL OBLIGATIONS: United States dollar denominated senior unsecured unsubordinated obligations issued or unconditionally guaranteed by the International Bank for Reconstruction and Development, International Finance Corporation, or Inter-American Development Bank, with a maximum remaining maturity of five years or less, and eligible for purchase or sale within the United States. [Referenced pages: 10, 18] TREASURIES: Negotiable U.S. Government debt obligations, backed by its full faith and credit, comprising of short-term Treasury Bills (maturity less than one year), medium-term Treasury Notes (maturity one to ten years), and long-term Treasury bonds (maturity from 10 to 30 years). [Referenced pages: 3, 5, 17] TREASURY BILLS (T-Bills): A non-interest bearing discount security issued by the US Treasury to finance the national debt. A T-Bill is a short-term debt obligation backed by the U.S. government with a maturity of less than one year, sold in denominations of $1,000 up to a maximum purchase of $5 million. T-bills are sold with maturities of four, thirteen, twenty-six and fifty-two weeks. They do not pay interest, but rather are sold a discount to their face value. Effective interest is earned at maturity. [Referenced pages: 9, 11, 17, 18] TREASURY BONDS (T-Bonds): Long-term coupon-bearing US Treasury securities issued as direct obligations of the US Government and having initial maturities of more than 10 to 30 years. Next to treasury bills (maturity less than one year), and treasury notes (maturity one to ten years) T-bonds are the safest form of marketable investment. [Referenced pages: 9, 11, 17, 18] TREASURY NOTES: Medium-term coupon-bearing US Treasury securities issued as direct obligations of the US Government and having initial maturities from one to 10 years. Treasury notes are available from the government with either a competitive or noncompetitive bid. [Referenced pages: 9, 11, 17, 18, 31] WEIGHTED AVERAGE MATURITY (WAM): The average maturity of all the securities that comprise a portfolio. According to SEC rule 2a-7, the WAM for SEC registered money market mutual funds may not exceed 90 days and no one security may have a maturity that exceeds 397 days. [Referenced page: 20] YIELD: The rate of annual income return on an investment, expressed as a percentage: (a) Income Yield is obtained by dividing the current dollar income by the current market price for the security; (b) Net Yield or Yield to Maturity is the current income yield minus any premium above par or plus any discount from par in purchase price, with the adjustment spread over the period from the date of purchase to the date of maturity of the bond. [Referenced pages: 3, 4, 5, 19, 21] City Council 24 –65 6/1/2021 City of Santa - Annual Page I July 1, 2021 - Statement of Investment Policy June 30, 2022 APPENDIX IV. GLOSSARY OF ADDITIONAL COMMON PUBLIC LOCAL AGENCY INVESTMENT TERMS ACCRUED INTEREST: The accumulated interest payable on a security since the last interest payment made by the issuer. AMORTIZATION: The systematic reduction of the amount owed on a debt issue through periodic payments of principal. ASKED PRICE (OR ASK): The price at which securities are offered. BASIS POINT: A unit of measurement used in the valuation of fixed-income securities equal to 1/100 of 1 percent of yield, e.g., “1/4” of 1 percent is equal to 25 basis points. BID PRICE: The price offered by a buyer of securities. (When you are selling securities, you ask for a bid.) See Offer Price. CALIFORNIA DEBT AND INVESTMENT ADVISORY COMMISSION (CDIAC): This California state commission provides information, education and technical assistance on debt issuance and public fund investments to local public agencies and other public finance professionals. The Commission was created in 1981 as the California Debt Advisory Commission to function as the State's clearinghouse for public debt issuance information and is tasked to assist state and local agencies with the monitoring, issuance and management of public debt. The Commission's name was changed to the California Debt and Investment Advisory Commission with the passage of Chapter 833, Statutes of 1996 (AB 1197), and its mission was expanded to cover public investments. CALIFORNIA SOCIETY OF MUNICIPAL FINANCE OFFICERS (CSMFO): Is a professional association of state, county, and local government finance officers in California. A statewide organization serving all California municipal finance professionals, an affiliate of the nationwide Government Finance Officers Association (GFOA), membership is open to anyone in the State of California actively engaged in government finance in any city, county, or special district. CSMFO has technical and professional committees that deal with financial issues facing government and the public. CALLABLE SECURITIES: A security that can be redeemed by the issuer before the scheduled maturity. CALL PRICE (OR CALL): The price at which an issuer may redeem a bond prior to maturity. The price is usually at a slight premium to the bond’s original issue price to compensate the holder for loss of income and ownership. CalTRUST (INVESTMENT TRUST OF CALIFORNIA): An investment pool partnership authorized under California state law created by the CSAC (California State Association of Counties) Finance Corporation and the League of California Cities to provide a convenient method for local agencies to pool their assets for investment. State statute authorizes local agencies to directly invest in joint investment pools, such as CalTRUST. There is no requirement that a local agency become a JPA member. Local agencies have four account options – Government Fund, Money Market Fund, Short-Term, or Medium-Term accounts. Local agencies can select an account option which matches their investment time horizon and cash flow needs and easily reallocate among accounts as those needs change. City Council 24 –66 6/1/2021 City of Santa - Annual Page J July 1, 2021 - Statement of Investment Policy June 30, 2022 CERTIFICATE OF DEPOSIT ACCOUNT REGISTRY SERVICE (CDARS): A program with an approved depository that removes the need for collateral by providing full FDIC insurance for certificates of deposit. COLLATERALIZED BANK DEPOSITS: Collateralized bank deposits can be broadly defined as notes, bonds, and other obligations (such as nonnegotiable CDs) that are secured at all times by valid first party interest in collateral. For California local agencies, the collateral must meet specified Government Code requirements. CONVEXITY: Is the measure of the curve in the relationship between a bond's price and its yield. Consider the price and yield of Bond A on a graph, where price is marked on the vertical axis, and yield on the horizontal. A bond's price and yield are inversely related, so as its price decreases, its yield increases. CURRENT YIELD (CURRENT RETURN): A yield calculation determined by dividing the annual interest received on a security by the current market price of that security. CUSTODIAN BANK: A financial institution that holds customers' securities for safekeeping to minimize the risk of their theft or loss. A custodian holds securities and other assets in electronic or physical form. CUSIP: CUSIP or CUSPIC number stands for Committee on Uniform Securities Identification Procedures. A CUSIP number identifies most financial instruments, including: stocks of all registered U.S. and Canadian companies, commercial paper, and U.S. government and municipal bonds. The CUSIP system (formally known as CUSIP Global Services)—owned by the American Bankers Association and managed by Standard & Poor’s - facilitates the clearance and settlement process of securities. CUSIP numbers consist of nine characters (including letters and numbers) that uniquely identify a company or issuer and the type of financial instrument. A similar system is used to identify foreign securities (CUSIP International Numbering System or CINS). CINS employs the same nine character identifier as CUSIP, but also contains a letter in the first position to signify the issuer's country or geographic region. DEBENTURE: A bond secured only by the general credit of the issuer. DISCOUNT: The difference between the cost price of a security and its maturity when quoted at lower than face value. A security selling below original offering price shortly after sale also is considered to be at a discount. DISCOUNT SECURITIES: Non-interest bearing money market instruments that are issued a discount and redeemed at maturity for full face value (e.g. - U.S. Treasury Bills). FAIR VALUE: The amount at which an investment could be exchanged in a current transaction between willing parties, other than in a forced or liquidation sale. FEDERAL CREDIT AGENCIES: Agencies of the Federal government set up to supply credit to various classes of institutions and individuals, e.g., S&L's, small business firms, students, farmers, farm cooperatives, and exporters. FEDERAL FUNDS RATE: The rate of interest at which Fed funds are traded. This rate is currently pegged by the Federal Reserve through open-market operations. FEDERAL OPEN MARKET COMMITTEE (FOMC): Consists of seven members of the Federal Reserve Board and five of the twelve Federal Reserve Bank Presidents. The President of the New York Federal Reserve Bank is a permanent member, while the other Presidents serve on a rotating basis. The Committee periodically meets to set Federal Reserve guidelines regarding purchases and sales of Government Securities in the open market as a means of influencing the volume of bank credit and money. City Council 24 –67 6/1/2021 City of Santa - Annual Page K July 1, 2021 - Statement of Investment Policy June 30, 2022 INVERTED YIELD CURVE: A chart formation that illustrates long-term securities having lower yields than short-term securities. This configuration usually occurs during periods of high inflation coupled with low levels of confidence in the economy and a restrictive monetary policy. INVESTMENT-GRADE OBLIGATIONS: An investment instrument suitable for purchase by institutional investors under the prudent person rule. Investment-grade is restricted to those obligations rated BBB or higher by a rating agency. LADDERING: Is a bond investment strategy whereby an investor staggers the maturity of the bonds in his/her portfolio so that the bond proceeds can be reinvested at regular intervals. Laddering avoids the risk of reinvesting a large portion of assets in an unfavorable financial environment. Each "rung" of the ladder is a bond of a specific maturity date and the "height" of the ladder is the difference between the shortest maturity bond and the longest maturity bond. Benefits of utilizing a rolling inventory of bonds with “laddered” maturities are primarily three-fold: (1) Interest rate risk is decreased by holding both short-term and long-term bonds thereby spreading risk along the interest rate curve. If rates are rising, as one bond matures the funds can be re-invested into higher yield bonds. (2) - Decrease re-investment risk because as one bond in the ladder matures, the cash is re-invested, but it only represents a portion of the total portfolio. Even if prevailing rates at the time of re-investment are lower than the previous bond was returning, the smaller amount of reinvestment dollars mitigates the risk of investing a lot of cash at a low return. (3) - Maintain steady cash flows to encourage regular saving to encourage an income-producing portfolio. MARK-TO-MARKET: The process whereby the book value or collateral value of a security is adjusted to reflect its current market value. OFFER PRICE (OR OFFER): The price asked by a seller of securities. (When you are buying securities, you ask for an offer.) See Asked Price and Bid Price. OPEN MARKET OPERATIONS: Purchases and sales of government and certain other securities in the open market by the New York Federal Reserve Bank as directed by the FOMC in order to influence the volume of money and credit in the economy. Purchases inject reserves into the bank system and stimulate growth of money and credit; sales have the opposite effect. Open market operations are the Federal Reserve's most important and most flexible monetary policy tool. PASSBOOK SAVINGS ACCOUNT: A savings account in which deposits and withdrawals are recorded in the depositor's passbook. QUALIFIED PUBLIC DEPOSITORIES: A financial institution which does not claim exemption from the payment of any sales or compensating use or ad valorem taxes under the laws of this state, which has segregated for the benefit of the commission eligible collateral having a value of not less than its maximum liability and which has been approved by the Public Deposit Protection Commission to hold public deposits. REINVESTMENT RISK: The risk that a fixed-income investor will be unable to reinvest income proceeds from a security holding at the same rate of return currently generated by that holding. SEC RULE 15(C)3-1 [Uniform Net Capital Rule]: Every broker or dealer must at all times have and maintain net capital no less than the greater of the highest minimum requirement applicable to its ratio requirement under paragraph (a)(1) of this section, or to any of its activities under paragraph (a)(2) of this section, and must otherwise not be “insolvent” as that term is defined in paragraph (c)(16) of this section. City Council 24 –68 6/1/2021 City of Santa - Annual Page L July 1, 2021 - Statement of Investment Policy June 30, 2022 STRUCTURED NOTES: Notes issued by Government Sponsored Enterprises (FHLB, FNMA, SLMA, etc.) and Corporations, which have imbedded options (e.g., call features, step-up coupons, floating rate coupons, derivative-based returns) into their debt structure. Their market performance is impacted by the fluctuation of interest rates, the volatility of the imbedded options and shifts in the shape of the yield curve. TIME DEPOSITS: These instruments are issued by depository institutions against funds deposited for a specified length of time. For the purpose of this report, time deposits (which would include instruments such as deposit notes) are distinct from CDs. The primary difference between the two is the method of interest calculation. Interest payments on time deposits are calculated in a manner similar to that of corporate bonds whereas interest payments on CDs are calculated similarly to money market instruments. TOTAL RETURN: All money earned on a bond or bond fund from annual interest and market gain or loss, if any, including the deduction of sales charges and/or commissions. WHEN ISSUED (WI): A conditional transaction in which an authorized new security has not been issued. All “when issued” transactions are settled when the actual security is issued. YIELD CURVE: A graphic representation that depicts the relationship at a given point in time between yields and maturity for bonds that are identical in every way except maturity. A normal yield curve may be alternatively referred to as a positive yield curve. YIELD TO CALL (YTC): The rate of return you receive if you hold the bond to its call date and the security is redeemed at its call price. YTC assumes interest payments are reinvested at the yield-to-call date. YIELD TO MATURITY (YTM): The overall interest rate earned by an investor who buys a bond at the market price and holds it until maturity. Mathematically, it is the discount rate at which the sum of all future cash flows (from coupons and principal repayment) equals the price of the bond. YIELD TO WORST (YTW): The lower yield of yield-to-call and yield-to-maturity. Investors of callable bonds should always do the comparison to determine a bond's most conservative potential return. ZERO-COUPON SECURITIES (STRIPS): Security that is issued at a discount and makes no periodic interest payments. The rate of return consists of a gradual accretion of the principal of the security and is payable at par upon maturity. California state law does not allow local agencies to purchase these securities because of the greater interest rate risk and price volatility associated with them. City Council 24 –69 6/1/2021 Finance and Management Services https://www.santa-ana.org/finance Item # 25 City of Santa Ana 20 Civic Center Plaza, Santa Ana, CA 92701 Staff Report June 1, 2021 TOPIC: Approval to Pre-Pay the City’s Safety & Miscellaneous Unfunded Actuarial Obligations FY 21-22 AGENDA TITLE: Approve Prepayment for the City’s Contribution to Both the CalPERS Miscellaneous and Safety Employee Pension Unfunded Liability for Fiscal Year 21-22 (General and Non- General Fund) RECOMMENDED ACTION 1. Approve a $25,244,430 pre-payment for the City’s annual Unfunded Actuarial Liability to California Public Employees Retirement System (CalPERS) – Miscellaneous Plan for Fiscal Year 2021-22, to save $868,611. 2. Approve a $29,101,640 pre-payment for the City’s annual Unfunded Actuarial Liability to California Public Employees Retirement System (CalPERS) – Safety Plan for Fiscal Year 2021-22, to save $1,001,331. EXECUTIVE SUMMARY The discounted pre-payments are included in the City’s proposed FY 21-22 budget. If the City Council does not approve the recommendation, the proposed budget will need to increase by $1,869,942. The City is preparing to refinance its pension debt. Over the next few months, the refinancing team will propose a debt structure that may include savings for FY 21-22. As we move closer to the July 31 due date for FY 21-22 payment of the unfunded liability, staff will have a better idea of how to proceed. The City may need to make monthly payments on the unfunded liability until the debt refinancing is complete. The recommendation will provide the maximum flexibility to meet the City’s obligation and maximize savings while moving through the refinancing process. DISCUSSION The City provides a defined benefit pension plan to its employees, managed by CalPERS. As employees provide service and accrue service credit, the City incurs a liability. Contributions from both the City and employees offset the liability. When the contributions City Council 25 –1 6/1/2021 Pre-Pay the City’s Safety & Miscellaneous Unfunded Actuarial Obligations FY 21-22 June 1, 2021 Page 2 1 7 6 7 (plan assets) are less than the accrued liability, there is an unfunded pension liability. This happens when actual plan performance does not meet CalPERS assumptions, such as the investment earnings rate and retiree mortality. The unfunded liability is a debt of the City, as the defined benefit plan is a promise of future pension payments to employees. The unfunded liability for both plans are as follows: Plan Type Unfunded Liability Amount at 6/30/19 Safety (Police and former Fire) $404.7 million Miscellaneous (all other employees) $302.2 million The City will receive an update on its Unfunded Liability amount as of June 30, 2020 during the summer of 2021. Each year, CalPERS requires the City to make a payment on the unfunded liability (UL). One way to reduce the City’s cost is to pay the entire annual contribution in July, rather than spreading the contribution equally over 12 months. If the City chooses to pay the entire contribution by July 31st, the contribution is reduced as follows: Plan Type UL (Pay over 12 months) UL Pre-Pay Amount Savings Miscellaneous $26,113,041 $25,244,430 $ 868,611 Safety $30,102,971 $29,101,640 $1,001,331 Projected Savings $1,869,942 Pension Debt Refinancing / Budget FY 2021-22 Assumptions: The pension debt refinancing is in-process with completion expected in the fall of 2021. Thus, staff recommends to pre-pay UL to ensure it is in receipt of the projected savings totaling $1.9 million. The FY 2021-22 budget has incorporated the assumption that the City will pre-pay is UL for the upcoming fiscal year and realize the above-referenced projected savings. ENVIRONMENTAL IMPACT There is no environmental impact associated with this action. FISCAL IMPACT The General Fund is the primary source for unfunded liability payments. Restricted funds pay for less than one-third of the contributions for miscellaneous employees. The proposed FY21-22 pre-payment will result in an estimated net savings of $1,869,942. After the City Council adopts the FY 2021-22 Budget, funds will be budgeted and made available in the following accounts for the specified year: City Council 25 –2 6/1/2021 Pre-Pay the City’s Safety & Miscellaneous Unfunded Actuarial Obligations FY 21-22 June 1, 2021 Page 3 1 7 6 7 EXHIBIT(S) 1. CalPERS Valuation Report as of 6/30/2019, page 4 – Miscellaneous 2. CalPERS Valuation Report as of 6/30/2019, page 4 – Safety Submitted By: Kathryn Downs, FMSA Executive Director Approved By: Kristine Ridge, City Manager Fiscal Year Accounting Unit – Account No. Fund Description Accounting Unit, Account No. Description Amount Miscellaneous Plan FY 2021-22 01105020- 61102 General Fund Unfunded Liability (UAL), Retirement – Employer Unfunded - Miscellaneous $17,922,840 FY 2021-22 Various (Non General Fund) Various (Non General Fund) Unfunded Liability (UAL), Retirement – Employer Unfunded - Miscellaneous $7,321,660 Total $25,244,430 Safety Plan FY 2021-22 01105020- 61103 General Fund Unfunded Liability (UAL), Retirement - Employer Unfunded - Police $19,839,920 FY 2021-22 01105020- 61104 General Fund Unfunded Liability (UAL), Retirement - Employer Unfunded - Fire $9,261,719. Total $29,101,640 City Council 25 –3 6/1/2021 CalPERS Actuarial Valuation - June 30, 2019 Miscellaneous Plan of the City of Santa Ana CalPERS ID: 4843991156 Page 4 Required Contributions Fiscal Year Required Employer Contribution 2021-22 Employer Normal Cost Rate 11.90% 1) Monthly Employer Dollar UAL Payment $2,176,087 2) Annual UAL Prepayment Option*$25,244,430 Required PEPRA Member Contribution Rate 7.00% Fiscal Year Fiscal Year 2020-21 2021-22 Normal Cost Contribution as a Percentage of Payroll Total Normal Cost 19.626% 19.58% Employee Contribution1 7.554% 7.68% Employer Normal Cost2 12.072% 11.90% Projected Annual Payroll for Contribution Year $64,495,716 $63,294,039 Estimated Employer Contributions Based On Projected Payroll Total Normal Cost $12,657,929 $12,392,973 Employee Contribution1 4,872,006 4,860,982 Employer Normal Cost2 7,785,923 7,531,991 Unfunded Liability Contribution 23,390,827 26,113,041 % of Projected Payroll (illustrative only) 36.267% 41.26% Estimated Total Employer Contribution $31,176,750 $33,645,032 % of Projected Payroll (illustrative only) 48.339% 53.16% 1 For classic members, this is the percentage specified in the Public Employees Retirement Law, net of any reduction from the use of a modified formula or other factors. For PEPRA members, the member contribution rate is based on 50 percent of the normal cost. A development of PEPRA member contribution rates can be found in section. Employee cost sharing is not shown in this report. 2 The Employer Normal Cost is a blended rate for all benefit groups in the plan. For a breakout of normal cost by benefit EXHIBIT 1 City Council 25 –4 6/1/2021 CalPERS Actuarial Valuation - June 30, 2019 Safety Plan of the City of Santa Ana CalPERS ID: 4843991156 Page 4 Required Contributions Fiscal Year Required Employer Contribution 2021-22 Employer Normal Cost Rate 22.93% 1)Monthly Employer Dollar UAL Payment $2,508,581 2)Annual UAL Prepayment Option*$29,101,640 Required PEPRA Member Contribution Rate 13.00% Fiscal Year Fiscal Year 2020-21 2021-22 Normal Cost Contribution as a Percentage of Payroll Total Normal Cost 33.176% 32.83% Employee Contribution1 9.595% 9.90% Employer Normal Cost2 23.581% 22.93% Projected Annual Payroll for Contribution Year $43,462,651 $44,257,265 Estimated Employer Contributions Based On Projected Payroll Total Normal Cost $14,419,169 $14,529,660 Employee Contribution1 4,170,241 4,381,469 Employer Normal Cost2 10,248,928 10,148,191 Unfunded Liability Contribution 26,223,726 30,102,971 % of Projected Payroll (illustrative only) 60.336% 68.02% Estimated Total Employer Contribution $36,472,654 $40,251,162 % of Projected Payroll (illustrative only) 83.917% 90.95% 1 For classic members, this is the percentage specified in the Public Employees Retirement Law, net of any reduction from the use of a modified formula or other factors. For PEPRA members, the member contribution rate is based on 50 percent of the normal cost. A development of PEPRA member contribution rates can be found in section. Employee cost sharing is not shown in this report. 2 The Employer Normal Cost is a blended rate for all benefit groups in the plan. For a breakout of normal cost by benefit EXHIBIT 2 City Council 25 –5 6/1/2021 Parks, Recreation, and Community Services https://www.santa-ana.org/parks Item # 26 City of Santa Ana 20 Civic Center Plaza, Santa Ana, CA 92701 Staff Report June 1, 2021 TOPIC: City-Produced Events AGENDA TITLE: City-Produced Events Informational Report RECOMMENDED ACTION Accept informational report relating to City-produced events and provide direction to staff. DISCUSSION The City of Santa Ana’s Parks, Recreation, and Community Services Agency (PRCSA) produces a series of special events (“City-produced events”) each year. These events are planned and coordinated by City staff, and planning for these events typically begin anywhere from six months to one year prior to the event. Below is an overview of the City- produced events: Shakespeare in the Park Every July, Shakespeare By The Sea Theatre Company presents an outdoor theatrical performance at Birch Park in Downtown Santa Ana. The performance typically begins at 7 p.m., and admission is free. Attendees are welcome to bring personal items such as picnics, blankets, and beach chairs. Fourth of July Celebration The City’s Fourth of July Celebration commemorates the United States’ independence. The purpose of the event is to provide shared space for the community to celebrate and recognize the independence of the United States, as well as to commemorate those who have served in the U. S. military and have fought for and preserved the freedoms that residents enjoy. This event takes place at Centennial Park and typically features live music, a kids’ zone, food vendors, opportunity drawings, and a spectacular 20-minute fireworks finale. This event attracts up to 7,000 attendees every year, and attendance is free. Fiestas Patrias The Fiestas Patrias Festival and Parade is a celebration of Santa Ana’s vibrant Mexican culture and traditions. This two-day event, which takes place in Downtown Santa Ana, City Council 26 –1 6/1/2021 City-Produced Events June 1, 2021 Page 2 1 7 5 3 includes A-list performers on both days, food vendors, affordable shopping, interactive activities, and carnival rides for children of all ages. This event is free. Along with the festivities, the City partners with the Consulate of Mexico to host the “El Grito Ceremony” to honor the historical call for arms that took place on the eve of Mexican Independence Day. Additionally, this two-day event includes the Fiestas Patrias parade, which is composed of over 100 community entries such as marching bands, dance groups, floats, and equestrian groups. 5k Fun Run The Santa Ana 5k Run takes place every October and attracts over 2,000 runners of all levels. Historically, the route begins near the Santa Ana Civic Center and has gone past various City landmarks such as the Old Orange County Courthouse, Main Street, and Old City Hall. The first, second and third place winners in both the male and female categories win a plaque, with all participants receiving a participant medal and t-shirt, while supplies last. After the run, the City hosts a Health and Wellness Resource Fair for participants.The resources fair is composed of medical, nutritional and fitness organizations who provide important information and free giveaways. Plaza Navideña The City hosts Plaza Navideña, a tree-lighting ceremony at Plaza Calle Cuatro on the corner of Fourth and French Streets. This free event includes a ceremony to light a holiday tree that is installed in the plaza, live entertainment such as local music/dance groups, a piñata area for children, and a special visit from Santa Claus. From time to time, the City may also provide refreshments such as pan dulce and hot chocolate. Cost The PRCSA establishes a budget to fund these events. For FY 2019-20, PRCSA budgeted $365,000 for City-produced events. Due to COVID-19, no funds were budgeted for FY 2020-21 or FY 2021-22 for City-produced events. However, PRCSA staff has programmed $66,500 in the proposed FY 2021-22 Budget for anticipated costs associated with the 2022 Fourth of July Celebration. COVID-19 For FY 2020-21, PRCSA did not allocate funding for City-produced events due to the COVID-19 pandemic and public health-related restrictions on in-person gatherings and events. Due to the COVID-19 pandemic, the City did not host any City-produced events in 2020, nor has the City hosted City-produced events so far in 2021. Additionally, staff anticipates that the City will not host City-produced events for the remainder of 2021. City Council 26 –2 6/1/2021 City-Produced Events June 1, 2021 Page 3 1 7 5 3 City-Produced Events, City-Sponsored Events, and Private Special Events City-produced events include the following events only: Shakespeare at the Park, Fourth of July Celebration, Fiestas Patrias, 5k Fun Run, and Plaza Navideña. These events are coordinated by the PRCSA and are funded by the City. City-Sponsored events are private events hosted by a third party, where the City may provide in-kind or monetary sponsorship. These events may take place on City property or private property. Examples of in-kind sponsorship may include the following: staff time associated with traffic management, waiving of fees for permits, or allowance of use of a City facility for the purpose of holding a particular event. City sponsorship typically occurs in one of two ways: Administrative discretion: From time to time, staff may use existing procedures to provide sponsorship (such as the waiving of facility rental fees) to eligible organizations for the purpose of holding an event. Examples include waiving fees to reserve a community center and waiving staff time associated with traffic management for a neighborhood parade. City Council Special Event Sponsorship Policy: The City Council allocates $70,000 annually for special event sponsorship, whereby the City Council, at their discretion, may provide sponsorship for special events and activities with a community benefit. Through this program, the City can provide direct payments to eligible 501(c)3 non-profit organizations or in-kind sponsorship by waiving fees associated with City services (such as permits and staff time). Private special events are third-party events, such as festivals, sporting events, neighborhood block parties, and parades, that a third-party entity hosts—either on public property or private property. If a third party entity hosts a special event on City property, such as a park or recreation facility or on a public street, the entity completes a City Public Property Use Permit Application, submits additional event information as necessary (such as a traffic management plan or an event site map, pays necessary fees (such as the Special Event Permit Application Fee), and meets with a cross-departmental team as necessary (PRCSA, Police, Fire, Public Works, etc.) to finalize the details of the event. For private special events that take place on private property, the third-party entity works with the Planning and Building Agency to complete a Land Use Certificate Application. Comments from the City Council City staff received suggestions from a member of the City Council to hold additional City- sponsored events such as Juneteenth and Indigenous Peoples' Day. City staff seeks direction from the City Council relating to events. ENVIRONMENTAL IMPACT There is no environmental impact associated with this action. City Council 26 –3 6/1/2021 City-Produced Events June 1, 2021 Page 4 1 7 5 3 FISCAL IMPACT There is no fiscal impact associated with this action. Submitted By: Lisa Rudloff, Executive Director of Parks, Recreation and Community Services Approved By: Kristine Ridge, City Manager City Council 26 –4 6/1/2021 Planning and Building Agency www.santa-ana.org/pb Item # 27 City of Santa Ana 20 Civic Center Plaza, Santa Ana, CA 92701 Staff Report June 1, 2021 TOPIC: Covid-19 Relief Measures Extension AGENDA TITLE: Authorize the Temporary Implementation of COVID-19 Relief Measures for Certain Outdoor Business Activities Specified in Executive Order No. 5-2020 and City Council Resolution No. 2020-055 for a Period of One Year from the Date the Governor Announces the Decision for California to Fully Open the Economy and Transition to Beyond the Blue Print for a Safer Economy RECOMMENDED ACTION Adopt a resolution authorizing the temporary implementation of COVID-19 relief measures for certain outdoor business activities specified in Executive Order No. 5-2020 and City Council Resolution No. 2020-055 for a period of one year from the date the Governor announces the decision for California to fully open the economy and transition to Beyond the Blue Print for a Safer Economy. DISCUSSION On March 4, 2020, the Governor of the State of California declared a state of emergency to make additional resources available, formalize emergency actions already underway across multiple state agencies and departments, and help the state prepare for broader spread of COVID-19, the coronavirus disease stemming from the novel coronavirus named SARS-CoV-2. Subsequently, on March 17, 2020, the City Council proclaimed the existence of a local emergency to ensure the availability of mutual aid and support an effective City response to COVID-19. Among the prior measures authorized by the City of Santa Ana due to the impacts of the COVID-19 pandemic were land-use related items specified in Executive Order Nos. 2- 2020, 5-2020, and 12-2020, which served to allow use of Downtown sidewalks and parking spaces and off-site parking citywide for dining and retail operations, and to extend approval periods for land use and development matters. In addition, on July 7, 2020, the City Council adopted Resolution No. 2020-055, temporarily allowing food vending vehicles to use private properties and certain City-owned parking lots for vending activities and suspending the requirement of a land use certificate pursuant to Santa Ana Municipal Code Sections 41-195.5 and 41-675 et seq. Said resolution contains two City Council 27 –1 6/1/2021 Covid-19 Relief Measures Extension June 1, 2021 Page 2 1 7 7 1 exhibits: Exhibit A (List of Approved City Owned Parking Lots), and Exhibit B (The City of Santa Ana Guide for Expanded Restaurant + Retail Spaces). The purpose of the Guide for Expanded Restaurant + Retail Spaces program remains to be facilitation of certain outdoor business activities on private property and/or within the public right-of-way while protecting the public interest. The program’s guidelines, which pursuant to the proposed resolution may be amended as needed at any time, apply to outdoor dining, retail, service, and assembly areas associated with an existing business. The temporary outdoor business activity areas may be located adjacent to, or in the vicinity of, a permitted business on private property, public property, or within the public right-of-way. Such locations may include, but are not limited to sidewalks, streets and alleyways not used for emergency access, parking lots, and/or plazas. The temporary implementation of this program is intended to provide a 12-month period of time for staff to observe the effectiveness of the measures in a fully open economy and will aid in a thorough and comprehensive assessment of their impacts. The 12-month period is intended to provide an entire calendar year to review the possible impacts of the implementation of this program through the summer season, back-to-school period in the fall, winter holiday shopping season, post-holiday shopping period, and spring. The City Council also authorizes the Executive Director of the Planning and Building Agency to modify, refine, or terminate all relief measures under this temporary program as needed anytime during this implementation period in order to ensure the orderly implementation thereof and to protect the health, safety, and welfare of Santa Ana residents and visitors. Prior to the expiration of this time period, staff is directed to present all findings and observations and recommended permanent regulations, standards, and policies changes for the City Council to consider. ENVIRONMENTAL IMPACT Pursuant to the California Environmental Quality Act (“CEQA”) and the state CEQA Guidelines, the adoption of this resolution is not subject to the California Environmental Quality Act (CEQA) pursuant to Sections 15060(c)(2) and 15060(c)(3) of the State CEQA Guidelines because it will not result in a direct or reasonably foreseeable indirect physical change in the environment, as there is no possibility it will have a significant effect on the environment and it is not a "project", as defined in Section 15378 of the CEQA Guidelines. FISCAL IMPACT There is no fiscal impact associated with this action. City Council 27 –2 6/1/2021 Covid-19 Relief Measures Extension June 1, 2021 Page 3 1 7 7 1 EXHIBIT(S) 1. Resolution Submitted By: Minh Thai, Executive Director Approved By: Kristine Ridge, City Manager City Council 27 –3 6/1/2021 jmf 6/01/21 Resolution No. 2021-XXX Page 1 of 4 RESOLUTION NO. 2021-XXX A RESOLUTION OF THE CITY COUNCIL OF THE CITY OF SANTA ANA AUTHORIZING THE TEMPORARY IMPLEMENTATION OF COVID-19 RELIEF MEASURES FOR CERTAIN OUTDOOR BUSINESS ACTIVITIES SPECIFIED IN EXECUTIVE ORDER NO. 5-2020 AND CITY COUNCIL RESOLUTION NO. 2020-055 FOR A PERIOD OF ONE YEAR FROM THE DATE THE GOVERNOR ANNOUNCES THE DECISION FOR CALIFORNIA TO FULLY OPEN THE ECONOMY AND TRANSITION TO BEYOND THE BLUE PRINT FOR A SAFER ECONOMY BE IT RESOLVED BY THE CITY COUNCIL OF THE CITY OF SANTA ANA AS FOLLOWS: Section 1. The City Council of the City of Santa Ana hereby finds, determines, and declares as follows: A. International, national, state, and local health and governmental authorities have been responding to an outbreak of respiratory disease caused by a novel coronavirus named "SARS-CoV-2," and the disease it causes has been named "coronavirus disease 2019," abbreviated COVID- 19 ("COVID-19"). B. On March 4, 2020, the Governor of the State of California declared a state of emergency to make additional resources available, formalize emergency actions already underway across multiple state agencies and departments, and help the state prepare for broader spread of COVID-19. C. On March 13, 2020, the President of the United States of America declared a national emergency and announced that the federal government would make emergency funding available to assist state and local governments in preventing the spread of and addressing the effects of COVID-19. D. The Orange County Board of Supervisors and Department of Public Health also declared a local emergency and local public health emergency to aid the regional healthcare and governmental community in responding to COVID-19. E. On March 17, 2020, the City Council proclaimed the existence of a local emergency to ensure the availability of mutual aid and support an effective City response to COVID-19. City Council 27 –4 6/1/2021 jmf 6/01/21 Resolution No. 2021-XXX Page 2 of 4 F. On March 19, 2020, a statewide Executive Order and Public Health Order directed all Californians to stay home except for an essential job or to shop for essential needs. It was modified on May 4, 2020. G. On August 28, 2020, the State released the "Blueprint for a Safer Economy" to permit gradual reopening of certain businesses and activities. Initially, Orange County was in the Purple, or "Widespread" Tier, requiring many non-essential indoor business operations to be closed. H. On November 21, 2020, pursuant to a statewide limited stay home order, Californians in counties in the Purple Tier were directed to stop non- essential activities between 10:00 p.m. and 5:00 a.m. I. A further statewide regional stay home order, announced December 3, 2020, and a related supplemental order, signed December 6, 2020, were designed to become effective at 11:59 p.m. the day after a region has been announced to have less than 15 percent Intensive Care Unit availability ("Regional Stay Home Order"). The supplemental order clarified retail operations and went into effect immediately. Together, these orders prohibited private gatherings of any size, close sector operations except for critical infrastructure and retail, and required 100 percent masking and physical distancing in all others. Once triggered, these orders were to remain in effect for at least three weeks. J. Orange County is located in the Southern California Region, which was among those regions where the statewide regional stay home order was triggered because of low ICU capacity. K. The Regional Stay Home Order was lifted on January 25, 2021. Orange County then returned to the Purple, or "Widespread" Tier under the State's Blueprint for a Safer Economy. Orange County is now in the Yellow, or "Minimal" Tier where most indoor business operations may open with modifications. L. Among the prior measures authorized by the City of Santa Ana due to the impacts of the COVID-19 pandemic were land-use related items specified in Executive Order Nos. 2-2020, 5-2020, 12-2020, and 16-2021, which served to allow use of Downtown sidewalks and parking spaces and off- site parking citywide for dining and retail operations, and to extend approval periods for land use and development matters. M. On July 7, 2020, the City Council adopted Resolution No. 2020-055, temporarily allowing food vending vehicles to use private properties and certain City-owned parking lots for vending activities and suspending the requirement of a land use certificate pursuant to Santa Ana Municipal Code Sections 41-195.5 and 41-675 et seq. This resolution contains two exhibits: Exhibit A (List of Approved City Owned Parking Lots), and Exhibit City Council 27 –5 6/1/2021 jmf 6/01/21 Resolution No. 2021-XXX Page 3 of 4 B (The City of Santa Ana Guide for Expanded Restaurant + Retail Spaces). N. On April 6, 2021, the Governor’s Office announced a target date of June 15, 2021, to allow a full reopening of business activities, depending on continued improved COVID-19 metrics such as infection rates, hospitalization rates, and vaccination rates, and subject to continued vaccination efforts. O. In recognition of the need to facilitate the speedy recovery of the local economy from impacts of the COVID-19 pandemic, the City Council desires to temporarily permit the implementation of certain provisions of these Executive Orders as California transitions to fully open the economy and to move beyond the Blue Print for a Safer Economy. Section 2. The City Council, after hearing, considering and weighing all evidence in the record presented on the matter, does hereby resolve to allow the Covid- 19 relief measures specified in: (a) Executive Order No. 5-2020, adopted May 28, 2020, and incorporated and referenced herein as Exhibit A; and (b) Resolution No. 2020-055 and its Exhibits A and B, adopted July 7, 2020, incorporated and referenced herein as Exhibit B to be implemented for a period of one year from the date the Governor announces the decision to move beyond the Blue Print for a Safer Economy and to fully open the economy. Section 3. The City Council further authorizes the Executive Director of the Planning and Building Agency to modify, refine, or terminate all Covid-19 relief measures specified in Executive Order No. 5-2020 and City Council Resolution No. 2020-055 as needed anytime during this implementation period in order to ensure the orderly implementation thereof and to protect the health, safety, and welfare of Santa Ana residents and visitors. Section 4. The Executive Director of the Planning and Building Agency shall present an update to the City Council regarding the implementation status of these relief measures on or before February 15, 2022. The update shall include information on any ongoing and observed positive or negative impacts, including any patterns in Police Department and Code Enforcement complaints and parking and traffic patterns. Section 5. The Executive Director of the Planning and Building Agency shall present a final report to the City Council by April 30, 2022, for the City Council to consider all findings and observations and any potential permanent regulations, standards, and policies pertaining to outdoor dining and retail activities. City Council 27 –6 6/1/2021 jmf 6/01/21 Resolution No. 2021-XXX Page 4 of 4 Section 6. The City Council finds and determines that this action is not subject to the California Environmental Quality Act (CEQA) pursuant to Sections 15060(c)(2) and 15060(c)(3) of the State CEQA Guidelines because it will not result in a direct or reasonably foreseeable indirect physical change in the environment, as there is no possibility it will have a significant effect on the environment and it is not a "project", as defined in Section 15378 of the CEQA Guidelines. ADOPTED this ____ day of ___________, 2021. _______________________ Vicente Sarmiento Mayor APPROVED AS TO FORM: Sonia R. Carvalho City Attorney By:________________________ John M. Funk Sr. Assistant City Attorney AYES: Councilmembers _______________________________________ NOES: Councilmembers _______________________________________ ABSTAIN: Councilmembers _______________________________________ NOT PRESENT: Councilmembers _______________________________________ CERTIFICATE OF ATTESTATION AND ORIGINALITY I, DAISY GOMEZ, Clerk of the Council, do hereby attest to and certify the attached Resolution No. 2021-XXX to be the original resolution adopted by the City Council of the City of Santa Ana on _______________, 2021. Date: ________________ ____________________________________ Clerk of the Council City Council 27 –7 6/1/2021 City Council 27 –8 6/1/2021 City Council 27 –9 6/1/2021 City Council 27 –10 6/1/2021 RESOLUTION NO. 2020-055 A RESOLUTION OF THE CITY COUNCIL OF THE CITY OF SANTA ANA TEMPORARILY ALLOWING FOOD VENDING VEHICLES TO USE PRIVATE PROPERTIES AND CERTAIN CITY OWNED PARKING LOTS FOR VENDING ACTIVITIES AND SUSPENDING THE REQUIREMENT OF A LAND USE CERTIFICATE Section 1. Findings: A. International, national, state, and local health and governmental authorities are responding to an outbreak of respiratory disease caused by a novel coronavirus named "SARS-CoV-2," and the disease it causes has been named "coronavirus disease 2019," abbreviated COVID-19 ("COVID-19"). B. On March 4, 2020, the Governor of the State of California declared a state of emergency to make additional resources available, formalize emergency actions already underway across multiple state agencies and departments, and help the state prepare for broader spread of COVID-19. C. On March 13, 2020, the President of the United States of America declared a national emergency and announced that the federal government would make emergency funding available to assist state and local governments in preventing the spread of and addressing the effects of COVID-19. D. The Orange County Board of Supervisors and Department of Public Health declared a local emergency and local public health emergency to aid the regional healthcare and governmental community in responding to COVID-19. E. On March 17, 2020, the Santa Ana City Council proclaimed the existence of a local emergency to ensure the availability of mutual aid and support an expedient response to the novel coronavirus ("COVID-19")pandemic. F. On March 19, 2020, California Governor Newsom issued Executive Order N- 33-20, which mandates that all individuals living in the State of California stay home or at their place of residence, except as needed, to maintain continuity of operations of essential services sectors. G. On April 1, 2020, the California Department of Public Health ("CDPH") issued guidance regarding the use of face coverings in public. Resolution 2020-055 Page 1 of 25 City Council 27 –11 6/1/2021 H. On April 4, 2020, the Centers for Disease Control and Prevention ("CDC") recommended wearing cloth face coverings in public settings where other social distancing measures are difficult to maintain, especially in areas of significant community based transmission. I. On April 9, 2020, the Orange County Health Officer issued a face covering recommendation for essential businesses, encouraging all employees at essential businesses to wear a face covering while at work and that all residents engaged in essential activities outside the home to do the same. J. On May 4, 2020, California Governor Newsom announced that, beginning May 8, 2020 the State can begin to move into Stage Two reopening with some retail, manufacturing, and logistics businesses. Non-essential retail businesses and restaurants are authorized to reopen for curbside pickup and/or deliveries. K. On May 23, 2020, the County of Orange announced the State's approval of the County's plan to accelerate local businesses further into Stage Two by demonstrating that Orange County meets the State's required metrics as outlined in the California Resiliency Roadmap. L. On MAY 25, 2020, the State Modified Phase 2 Re-Opening: The State Department of Public Health made modifications to the re-opening of retail shops and stores to allow for in-store shopping paired with specific restrictions along with curb-side pickup. M. On June 1, 2020, Governor Newsom Issued Executive Order to Address Impacts of COVID-19: The order enabled greater local control by extending authorization for local governments to halt evictions for renters impacted by the COVID-19 pandemic, through July 28. The order also removed barriers to a number of grant programs and waives certain requirements for childcare facilitators and teachers to remain compliant and continue their work. N. On June 9, 2020, the State Adds Movie Theaters to List of Approved Reopenings: The Governor's Administration and California Department of Public Health (CDPH) grouped movie theaters in with bars, gyms, zoos, museums, and other businesses that counties may reopen beginning Friday, June 12. O. On June 15, 2020, Governor Newsom Signed Executive Order to Address Resolution 2020-055 Page 2 of 25 City Council 27 –12 6/1/2021 Various COVID-19 Issues: Among other allowance, the Executive Order extended permission for licensed food trucks to operate in roadside rest areas with a temporary CalTrans permit. P. On June 18, 2020, the State Mandated Face-Coverings in Most Public Spaces: In response to the recent rise in COVID-19 cases, and as the economy begins to reopen, the Governor's Administration and California Department of Public Health (CDPH) issued a statewide order making face masks mandatory in public spaces with limited exceptions. Q. The City of Santa Ana is taking steps to ensure businesses have the ability to operate safely and successfully during the COVID-19 economic recovery using available private properties and public right-of-way. R. On May 28, 2020, the City of Santa Ana issued Executive Order No. 05 temporarily authorizing restaurants and retail businesses licensed under Chapter 41 of the Santa Ana Municipal Code (SAMC) to expand dining and retail operations onto all sidewalks and on-street parking spaces (food islands) on City roads and has also identified certain roadways for full road closures café & retail zones) for expanded dining and retail activity for the duration of Governor Newsom's stay-at-home order. S. The City Manager issued and published written guidelines as contained in the "The City of Santa Ana Guide for Expanded Restaurant + Retail Spaces" providing guidance and safety measures for businesses to implement. T. The City Council desires to expand the guidelines to include Food Vending Vehicles licensed pursuant to Article 14 of Chapter 36 of the SAMC and temporarily allow Food Vending Vehicles to operate on private properties and certain City Parking lots. U. For the duration of Governor Newsom's stay-at-home order, City Code requiring a Land Use Certificate pursuant to Section 41-675 of the SAMC shall be temporarily suspended. V. Other than as provided for in this Resolution, Operational requirements for Food Vending Vehicles per the SAMC shall remain in effect for Food Vending Vehicles, whether operating within public rights-of-way, private properties, or identified City Parking lots. W. To help existing Food Vending Vehicles operate in a safe manner to abide by State of California and local health officials mandate for social distancing, it is necessary to temporarily authorize Food Vending Vehicles to operate on Resolution 2020-055 Page 3 of 25 City Council 27 –13 6/1/2021 private properties and certain City Parking lots. X. This Resolution is adopted pursuant to the City's police powers and powers afforded to the City in time of national, state, county and local emergency during an unprecedented health pandemic, such powers being afforded by the State Constitution, the City Charter of the City of Santa Ana and the Santa Ana Municipal Code to protect the peace, health, and safety of the public. This Resolution is necessary for the preservation of the public peace, health, and safety of residents living within the City. Under Government Code Section 8634, this Resolution is necessary to provide for the protection of life and property. NOW, THEREFORE, the City Council of the City of Santa Ana, does hereby resolve as follows, in conformance with and where not superseded by an Executive Order from the Governor and guidance from the CDC, CDPH, and the Orange County Health Officer, to become effective immediately: IT IS HEREBY RESOLVED THAT: Section 2. The Executive Director of Planning and Building is hereby authorized to: A. Allow Food Vending Vehicles licensed under Article 14 of Chapter 36 of the Santa Ana Municipal Code (SAMC) to operate on private commercial by utilizing up to 25% of the off-site private parking spaces servicing the property, subject to written Guidelines approved by the City Manager. B. Allow Food Vending Vehicles licensed under Article 14 of Chapter 36 of the Santa Ana Municipal Code (SAMC) to temporarily operate on certain City Parking (Exhibit A) lots identified by the City Manager subject to written Guidelines approved by the City Manager. Section 3: The authorization to allow the activities specified above shall be temporarily exempt from City Code requiring a Land Use Certificate pursuant to Section 41-675 of the SAMC. The written Guidelines approved by the City Manager as referenced above are titled as "The City of Santa Ana Guide for Expanded Restaurant + Retail Spaces" and are attached hereto as Exhibit B and maybe be amended from time to time to address property specific conditions. Section 4. This Resolution shall be superseded by a duly enacted Ordinance of the City Council or an Order by the Director of Emergency Services adopted during the local emergency expressly superseding this Resolution. Resolution 2020-055 Page 4 of 25 City Council 27 –14 6/1/2021 Section 5. This Resolution shall become effective immediately, and shall remain in effect for the duration of Stage 2 and Stage 3 of the State of California Resiliency Roadmap Stages as declared by Governor Newsom, unless extended by the Director of Emergency Services or the City Council. Section 6. If any section, subsection, sentence, clause, phrase or word of this Resolution is found to be unconstitutional or otherwise invalid by any court of competent jurisdiction such decision shall not affect the remaining provisions of this order. Section 7. EXECUTION OF RESOLUTION. The Mayor shall sign this Resolution and the City Clerk attest and certify to the adoption thereof. ADOPTED this 7th day of July, 2020. Mi A. Puli o or APPROVED AS TO FORM: Sonia R. Carvalho City Attorney By: L John . Funk Assistant City Attorney Resolution 2020-055 Page 5 of 25 City Council 27 –15 6/1/2021 AYES: Councilmembers Bacerra, Mendoza, Penaloza, Pulido, Sarmiento, Solorio,Villegas(7) NOES: Councilmembers None (0) ABSTAIN: Councilmembers None (0) NOT PRESENT: Councilmembers None (0) CERTIFICATE OF ATTESTATION AND ORIGINALITY I, Daisy Gomez, Clerk of the Council do hereby attest to and certify the attached Resolution No. 2020-055 to be the original resolution adopted by the City Council of the City of Santa Ana on July 7, 2020. 7 1 Date: -/ - ;0 7L) Daisy Gomez / Clerk of the Council City of Santa Ana Resolution 2020-055 Page 6 of 25 City Council 27 –16 6/1/2021 Exhibit A List of Approved City Owned Parking Lots City owned parking lot located at 3rd Street &Bush Street I Ili it, j I Illi .i a :e '. . t. 1 ' 14,., :41.81,4".1..,,,,R.ill; . i t stx r t r•. Jr i Lwow int is' 7 :v- km,Gi LIDi City owned parking lot located at 3rd Street &Bush Street i "vr. nls•.Yitds wra-atsiilM.. s q4 ht ilFi ..iyo L - LL.- r II 4 r, .* 1r r J — 1 i E • 1 1 Resolution 2020-055 Page 7 of 25 City Council 27 –17 6/1/2021 Exhibit B The City of Santa Ana Guide for Expanded Restaurant+ Retail Spaces City of Santa Ana: A Guide for Expanded Restaurant + Retail Space TS'n NDOWNTOW - AliJ ORANGE COUNTY li r L' Revised July 8, 2020 Resolution 2020-055 Page 8 of 25 City Council 27 –18 6/1/2021 TABLE OF CONTENTS PREFACE 3 GOVERNOR NEWSOM STAY-AT-HOME ORDER 3 GUIDELINES TO EXPAND SEATING AND SALES AREAS 3 RESTAURANT+RETAIL RECOVERY PROGRAM 4 TEMPORARY OUTDOOR DINING+RETAIL ACTIVITY IN PUBLIC RIGHTS-OF-WAY IN DOWNTOWN 4 Sidewalks 4 Food Islands/Parklets 5 Café & Retail Zones 5 TEMPORARY OUTDOOR DINING+RETAIL ACTIVITY ON PRIVATE COMMERCIAL PROPERTY..6 Tents, Umbrellas,and Other Shade Structures 6 MOBILE FOOD VENDING 7 TEMPORARY SALE&CONSUMPTION OF ALCOHOL 8 ADDITIONAL RESOURCES 8 EXHIBIT A: Downtown Santa Ana Business Improvement District Boundaries 9 EXHIBIT B:Outdoor Seating Area Guidelines 10 EXHIBIT C: Sample Street Closures 11 EXHIBIT D:Sample Layout of Outdoor Dining in Parking Lots 12 EXHIBIT E:Guidelines for Tents, Umbrellas,or Shade Structures 13 EXHIBIT F:Sample Layout for Mobile Food Vending 14 EXHIBIT G:Temporary Catering Authorization 15 EXHIBIT H: Flyers and Other Resources 16 Resolution 2020-055 Page 9 of 25 City Council 27 –19 6/1/2021 PREFACE GOVERNOR NEWSOM STAY-AT-HOME ORDER Since Governor Gavin Newsom issued Executive Order N-33-20 on March 19, 2020, Orange County has received approval to move deeper into Stage 2 of reopening starting June 12, 2020. Businesses including restaurants, bars,wineries, and retail are authorized to reopen, and must abide by the safety guidelines issued by the State, CDC,and OSHA. Read more here. GUIDELINES TO EXPAND SEATING AND SALES AREAS Per Executive Order 5-2020,the City of Santa Ana provides the following guidelines: Restaurants and food establishments licensed under Chapter 41 of the Santa Ana Municipal Code (SAMC) may allow on-premise consumption of food and beverages,so long as they adopt appropriate social distancing measures and limit their indoor occupancy to no more than 25 percent of their building occupancy(including staff). o If you do not know the allowable capacity of your business, contact OCFA at 714)573-6000. All indoor and outdoor seating must be spaced at least 6 feet between parties. Outdoor seating and sales areas shall be separated by stanchions, barriers, planters, or similar means to outline the specific area. Restaurants using Food Islands or participating in the "Café and Retail"zones are required to use a reservation process to prevent patrons from congregating while waiting for service. Businesses should thoroughly clean and disinfect all surfaces after each use. Businesses should also provide easily accessible sanitizer for patrons and employees. It is strongly encouraged to test your workforce for COVID-19. No symptoms or insurance is necessary. Businesses should also use disposable paper menus and are strongly encouraged to implement contactless ordering and payment processes. Close seating at bar counters where at least six feet of distance from employee work areas cannot be maintained. Outdoor alcohol sales is permitted in full accordance with California Department of Alcoholic Beverage Control (ABC)and City approved standards. Resolution 2020-055 Page 10 of 25 City Council 27 –20 6/1/2021 Facial coverings should be worn for all those in face-to-face interaction roles e.g. servers,retail workers)and where six-foot social distancing cannot be maintained. Bars, pubs,and nightclubs shall continue to comply with the state order. RESTAURANT + RETAIL RECOVERY PROGRAM The City of Santa Ana is taking steps to ensure businesses have the ability to operate safely and successfully during the COVID-19 economic recovery using available private and public right-of- way. TEMPORARY OUTDOOR DINING + RETAIL ACTIVITY IN PUBLIC RIGHTS-OF- WAY IN DOWNTOWN In accordance with Executive Order 5-2020,the City of Santa Ana is temporarily authorizing restaurants and retail businesses to expand dining and retail operations onto sidewalks and parking spaces(Food Islands/Parklets)on City roads or parking lots within Downtown Santa Ana.The City will also identify certain roadways for full road closures(Café& Retail Zones)and will be temporarily making these street areas available for expanded dining and retail activity. It is the business's responsibility to ensure that minimum life safety requirements and Americans with Disability Act(ADA) requirements are maintained at all times. See Exhibit A fora map of Downtown Santa Ana. Sidewalks For the duration of Governor Newsom's stay- at-home order,City Code requirements regarding certain permitting of sidewalk cafes shall be temporarily suspended. Businesses utilizing City rights-of-way shall comply with lt the following requirements during this time 10111';\period.Operational requirements for Sidewalk Cafes per the SAMC shall remain in effect as described below and shall apply to all private business operations including retail establishments. General Requirements: Resolution 2020-055 Page 11 of 25 City Council 27 –21 6/1/2021 Outdoor seating or sales area operations within sidewalks and public rights-of-way shall maintain the following: Adequate and unobstructed pedestrian flow of at least 4 feet Access to public utilities,crosswalks, bus stops, and other required entrances/exits Access to fire hydrants,fire hose connections for sprinkler systems, and building entrances/exits shall not be obstructed.The twenty(20)feet fire lane shall not be obstructed at any time. The operational hours of the outdoor space shall be restricted to the operating hours of the business. See Exhibit B for outdoor seating parameters. Food Islands/Parklets Food Islands(or parklets)are on-street parking spaces that have been temporarily converted for other use,such as expanded outdoor dining areas. Food Islands can be used by one or more businesses,and don't require streets to be closed.The City will be temporarily suspending certain codes and permitting requirements for private use of on-street parking spaces within the public right-of-way. Metered parking spaces must be requested and approved in advance by contacting the City at (714) 647-5477. The City will bag metered spaces at no cost to the business, and the business will be permitted to temporarily use the additional space for restaurant or retail use. Non-metered spaces may be activated by an adjacent business at any time without notification to the City. Ternporary Barriers and Surface Materials Temporary barrier materials,such as pedestrian rails,bike racks,wood,plants,A-frames,or painted plastic,can be utilized to better define boundaries of extended business operations. Any equipment or furniture placed in the parking space cannot be placed closer than two 2) feet from the edge of the adjacent travel lane. Safe pedestrian pathways between barrier walls must be provided. For questions relating to barrier wall placement,please call Victor Chaidez with the Public Works Agency at (714) 647-5609 or Julie Castro-Cardenas from the Community Development Agency at(714)673-3619.Temporary surface materials,such as chalk or turf, are permitted for application on sidewalks and parking spaces. Café & Retail Zones Cafe and Retail Zones involve closures of portions of a street near a concentration of Resolution 2020-055 Page 12 of 25 City Council 27 –22 6/1/2021 businesses to provide additional space in a safe and protected setting that can serve multiple businesses. Full street closure locations and hours of operation will be approved and deployed by the City of Santa Ana in advance. The City will provide the maintenance of traffic plans to close the roadway for vehicles and deploy necessary detours and signs to direct traffic away from the closure.It is the business's responsibility to activate these spaces with temporary materials such as tables,chairs,umbrellas,and visual/physical barrier materials. These zones will be installed 24 hours a day/7 days per week for the duration of this pilot program.To request consideration of a Café& Retail Zone in front of your business, please call the Community Development Agency at(714)673-3619 or William McGovern from the Police Department at(714)647-5840.See Exhibit C for sample street closure maps. City of Santa Ana Right to Clear Right-of-Way The City reserves the right to remove an outdoor seating or sales area that (i) creates an obstruction to,or causes congestion of, pedestrian or vehicular traffic Resolution 2020-055 Page 13 of 25 City Council 27 –23 6/1/2021 due to existing conditions on the surrounding public right-of-way if it finds the installation represents a danger to the health, safety or general welfare of the public or (ii) a business violates the requirements of these Guidelines or Executive Order 5-2020. The City may require the removal,temporary or permanent,of the outdoor seating or sales area when necessary, or the permittee fails to comply with the criteria set forth in Chapters 10, 36,and 41 of the SAMC. Any costs incurred by the City for removal or storage of sidewalk café tables, chairs and other equipment shall be the responsibility of the business. The City is not responsible for any damages or loss of equipment removed pursuant to this subsection. TEMPORARY OUTDOOR DINING + RETAIL ACTIVITY ON PRIVATE COMMERCIAL PROPERTY Up to 50%of off-site private parking spaces counted for required parking maybe converted to outdoor dining or retail space,when the lot is immediately adjacent to the parent property. The converted use must be in conformance with all Orange County Fire Authority(OFCA) requirements for building accessibility, and social A - distancing requirements that provide at F least six feet spacing between tables and H`' pathways. Additionally,no parking for disab I retail use. See Exhibit D for a sample layout. The required landscape and buffer areas for the off-site private parking spaces (Vehicular Use Areas), shall not be used as an expanded converted use for restaurants or retail operations.There shall not be parking,outside seating,or retail activities in these areas. Tents, Umbrellas, and Other Shade Structures Tents that are 10 feet by 10 feet in size or smaller may be placed in parking spaces to provide shade for outdoor dining and retail areas. Businesses must adhere to OCFA requirements.See Exhibit E for additional guidelines on the use of tents, umbrellas, or shade structures within public spaces. Resolution 2020-055 Page 14 of 25 City Council 27 –24 6/1/2021 MOBILE FOOD VENDING Mobile food vendors may operate within private or city-owned parking lots with the permission of the property owner and in accordance with guidelines and regulations from the CDC, County of Orange,and the City of Santa Ana. Mobile food vendors that are interested in vending in private or city-owned parking lots must register with the City of Santa Ana to participate. Mobile food vendors must adhere to the following: Receive written permission from the private parking lot property owner. If it is a city-owned parking lot, please contact Julie Castro-Cardenas, Economic Development Specialist II from the Community Development Agency at 714)673-3619 or William McGovern,Special Events Coordinator from the Santa Ana Police Department at(714)647-5840. Maintain a valid City of Santa Ana Business License. Maintain a current County of Orange Health Care Agency permit for mobile food vending and have access to restroom facilities for employees. Parking lots must be zoned commercial, industrial,or specific plans allowing for commercial and industrial use. Each mobile food vendor may occupy a maximum parking space of 30 feet x 20 feet, but may NOT exceed 25%of the entire parking lot. Multiple food vendors may operate in a lot, but may not occupy more than 25%of the lot. May not impose on primary business use of parking requirements when open for business. May not operate on a property with a competing business during business hours. Operate no later than 2 a.m.daily. If operating within 500'from a residential zone, may only operate until 12:00 a.m. Set up 4 feet from any structure or building. Depending on the parking area and spaces allotted,vendors may use TWO 10'x10' canopy and up to 4 tables maximum per mobile food vendor. May NOT block parking stalls for patrons with disabilities,driveways, or emergency and designated fire access. May NOT create dangerous situations for pedestrians,cyclists,or motorists(i.e. blocking visibility at corners or driveways). Ensure COVID-19 distance protocols as recommended by the County of Orange and other State agencies. Resolution 2020-055 Page 15 of 25 City Council 27 –25 6/1/2021 Parking area and radius must be maintained clean at all times. At night, low voltage lighting may be permitted. No amplified noise. If operating as public nuisance, permission to operate may be revoked. Resolution 2020-055 Page 16 of 25 City Council 27 –26 6/1/2021 See Exhibit F for a sample layout for mobile food vending. TEMPORARY SALE & CONSUMPTION OF ALCOHOL The City of Santa Ana will temporarily allow the sale and consumption of alcohol within private or public outdoor dining or Food Islands that are operated and approved by business owners that have permits and authorization from the Alcoholic Beverage Control, as outlined in the Fourth Notice of the ABC guidelines:https://www.abc.ca.gov/fourth-notice-of-regulatory- relief/ See Exhibit G for additional information on applying to ABC for temporary catering authorization. ADDITIONAL RESOURCES The City of Santa Ana has established a Business Resource Hotline for local businesses to communicate and get resources during economic recovery from the COVID-19 pandemic. Available Monday through Thursday during normal business hours. Call: (714)647-5477 Visit:https://www.santa-ana.org/businesses-and-workers-impacted-coronavirus Resolution 2020-055 Page 17 of 25 City Council 27 –27 6/1/2021 EXHIBIT A: Downtown Santa Ana Business Improvement District Boundaries J I II II U II I CIVIC CENTER OR. ~ EIGHTH Si L gli __,-I j li-- \_ l ranx cam/VI Fro. J Le. u 11D r— SANTA ANA BLVO n fi.//- 1nrL K L el rIrm ST. t•-•— I i.....: FA SANTA ANA BLVD FOURTH ST. DM) S T SECOND ST. N R z 9 0LS N r ritoi s T. 1I i1i Hm of I Santa Ana Business Improvement District BID Boundaries Resolution 2020-055 Page 18 of 25 City Council 27 –28 6/1/2021 EXHIBIT B: Outdoor Seating Area Guidelines 6 feet V a) a) Y: C ti al I:,4 feet y''II as a+ AiliIn it 2 feet Ym O tD s o Y v. m C c ICJ1010IIIILhlrTu.C Y W y 1`0 73 H v aI IPw.m up r us ID c ID 2 feet i 0 m 4 feet ',air i c i NOTE: N a i OutdoorbMil.41 i dining/retail6feet i areas may i not obstruct x„../.\, fire hydrants C( \ \ i or fire lanes. Resolution 2020-055 Page 19 of 25 City Council 27 –29 6/1/2021 EXHIBIT C: Sample Street Closures FULL BLOCK CLOSURE WITH LEFT TURN POCKET 1 1 • t7-1 L0-2 •-0 ammo) ROAD CLOSED tiC FF-9 ROAD I SOcoto maim, nv 271 iflet7-0 fT1-0 111-f MD-BLOCK CLOSURE ROAD Ira.'"=se.,TO CLOSED RFU ITIAFFC AT4.reffl-4 i f• FOAD CLOSED ROAD THRt71PFFIC CLOSED MF-2 CUL-DE-SAC CLOSURE 16 11 I gn Q.1 MAD CLOSED PGAP.COLF R" Iti74 Resolution 2020-055 Page 20 of 25 City Council 27 –30 6/1/2021 EXHIBIT D: Sample Layout of Outdoor Dining in Parking Lots Outdoor Dining in Private or Public Parking Lots z 1 I 6'social am 117 L rrq distance 77 77 7 : 0 ci... 11 H R iy 2.,aCD 7G4—7 social H1tl I gH distance HI 7; Hp 41-1 sft, 0 l Sidewalk Sidewalk 0 Max 50%of Parking Lot Do Not Block Create a highly OCreate highly visible for Outdoor Dining Handicap Stalls visible barrier traffic signs EXHIBIT E : Guidelines for Tents, Umbrellas, or Shade Structures The following requirements shall apply to use of tents or shade structures within public spaces: The maximum size tents that may be placed within sidewalks and parking spaces will be 10-foot by 10-foot. No more than five tents that are 10x10 may be positioned side by side. Resolution 2020-055 Page 21 of 25 City Council 27 –31 6/1/2021 No staking of tents is permitted in public rights-of-way. All tent legs must be weighted. Each leg must have a minimum of 401bs. Weights must be securely attached to canopy roof and canopy leg separately. o Ropes and straps should be high quality. o Bungee or rubber straps are prohibited. Weights must be on the ground and not dangling. Weights and lines must not pose a hazard and be clearly visible. For maximum safety,tents should be secured as soon as they are put up, and brought down as soon as weight is removed. Do not leave unsecured tents at any time. Heaters of any kind shall not be used under tents or umbrellas. Smoking is prohibited under tents and shade structures. Tents must not have closed walls in place while open to the public, and all sides should be open for air flow. Items that make acceptable weights: 5 gallon bucket full of water,sand,or concrete 4" PVC pipe at least 36" long filled with concrete Large commercially available tent weights Sandbags or salt bags 40Ibs or heavier Requirements for tents larger than 10-foot by 10-foot: Shall only be placed on private property or city parks (not sidewalks or streets) Must comply with OCFA requirement Resolution 2020-055 Page 22 of 25 City Council 27 –32 6/1/2021 EXHIBIT F: Sample Layout for Mobile Food Vending in Parking Lots Mobile Food Vendors may vend on til ...k Parking Lots Santa Ana Executive Order 5-2020 GUIDELINES Must Register IM•U EWEN II https://bit.ly/2YMYfKZ 11111 VI/11111`_ /l1111 ` l1111i'tl \ uu I i Must have written permission from 4'VENDOR DISTANCE property owner FROM STRUCTURES 0 30° x 20' per mobilefoodvendor 0 O I ill 011111111‘:0111 X Vendors may use up to 25% of parking spaces f,, 4' away from structure I'` 0 2 canopies lo'xlo' and QGE 7up to 4 tables/chairsI allowed 0 Do Not block driveways301MAXorHandicapstalls timay E4tram 01, May not operate on a I property with a competing business during business hours CA May Not operate past A Guide for Expanded Restaurant+ Retail Space i 2 A M if within 5 0 0' of http5J,'wrrw_santa-ana.orgicdlcconornic-development residential zone Registration Required: https.NbiUy/2Y14MYfKZ Questions:(714) 673-3619 0 May Not operate past 2AM in non-residential Resolution 2020-055 Page 23 of 25 City Council 27 –33 6/1/2021 EXHIBIT G: Temporary Catering Authorization A COVID-19 Temporary Catering Authorization allows the on-sale consumption of those alcoholic beverages for which the licensee has on-sale privileges on property that is adjacent to the licensed premises,that is under the control of the licensee,and where bona fide meals are being served. The COVID-19 Temporary Catering Authorization Application (Form ABC-218 CV19)shall include: 1. A diagram of the currently licensed premises and the proposed temporary area, clearly delineating the respective spaces; 2. An explanation of the licensee's legal ability to control the proposed temporary area (e.g., the licensee owns or rents the area,the local governing authority has authorized the licensee to use the area for the service of meals and alcoholic beverages,or the licensee has another type of permission to use it); 3. What temporary or fixed barriers or delineations will be utilized that will enable the licensee to control the temporary area; 4. Whether the temporary area will be shared with any other person,whether or not a licensee, and whether any other licensee will be permitting the consumption of alcohol in the area; 5. A statement that a copy of the application has been forwarded to the appropriate local law enforcement agency; 6. A statement by the licensee that the temporary authorization is consistent with the terms herein,as well as all state and local directives regarding the operation of an on-site food service; and 7. A non-refundable application fee of$100. Upon filing of the application and payment of the fee,the applicant may begin exercising retail privileges in the temporarily authorized area. The authorization will be valid indefinitely, unless cancelled as provided below. The authorization may be cancelled as follows: 1. Upon the termination of this COVID-19 Temporary Catering Authorization program; 2. For any violation of the ABC Act, or for violation of applicable laws,rules,ordinances,and other directives pertaining to business activities conducted on the premises and expanded area; 3. For disturbance of the quiet enjoyment of nearby residents; 4. Upon objection by local law enforcement; 5. If operation of the temporarily authorized area is inconsistent with State or local public health directives, including social distancing directives or guidance;or 6. If in the discretion of the Department continuance of the temporary authorization will negatively impact the public's health,safety,or welfare. Resolution 2020-055 Page 24 of 25 City Council 27 –34 6/1/2021 EXHIBIT H : Flyers and Other Resources r At-,,.ilk SOCIAL DISTANCING pluImgiinpugniqiuqmqIIUImquiq ippiquup ipi I 6 feet tvAbr WAIT HERE la cl STOPTHESPREAD W SrbPTHESPIO" Resolution 2020-055 Page 25 of 25 City Council 27 –35 6/1/2021 Public Works Agency https://www.santa-ana.org/pw Item # 28 City of Santa Ana 20 Civic Center Plaza, Santa Ana, CA 92701 Staff Report June 1, 2021 TOPIC: Urban Water Management Plan and Water Shortage Contingency Plan AGENDA TITLE Hold a Public Hearing to Adopt Resolutions Approving the 2020 Urban Water Management Plan, the 2020 Water Shortage Contingency Plan and Amend the 2015 Urban Water Management Plan RECOMMENDED ACTION 1. Adopt a resolution approving the 2020 Urban Water Management Plan. 2. Adopt a resolution approving the 2020 Water Shortage Contingency Plan. 3. Adopt a resolution amending the 2015 Urban Water Management Plan to add Appendix J, Reduced Delta Reliance Reporting. DISCUSSION The City of Santa Ana, as an urban water supplier, is required by the Urban Water Management Plan Act of 1983 (Act) to update and submit an Urban Water Management Plan (UWMP) to the California Department of Water Resources (DWR) every five years (Exhibit 1). UWMPs are comprehensive documents that present an evaluation of a water supplier’s reliability over a long-term horizon. The 2020 UWMP provides an assessment of the present and future water supply sources and demands within the City’s service area. It presents an update to the 2015 UWMP on the City’s water resource needs, water- use efficiency programs, water reliability assessment and strategies to mitigate water shortage conditions. It also presents a new 2020 Water Shortage Contingency Plan designed to prepare for, and respond to, water shortages (Exhibit 2). The 2020 UWMP contains all elements to meet compliance of the new requirements of the Act as amended since 2015. Delta Plan Policy WR P1, Reduce Reliance on the Delta Through Improved Regional Water Self-Reliance (WR P1), is one of fourteen regulatory policies in the Delta Plan, and identifies UWMPs as the tool to demonstrate consistency with state policy to reduce reliance on the Delta for water suppliers that anticipates receiving water supply benefits from the Delta. The 2015 UWMP did not include information regarding Delta Plan Policy WR P1 as it was not required at that time. The 2020 UWMP Guidebook now recommends City Council 28 –1 6/1/2021 Adopt the 2020 UWMP and WSCP, and Amend 2015 UWMP June 1, 2021 Page 2 1 7 5 4 that water suppliers prepare and submit this information as an appendix to their 2015 and 2020 UWMPs (Exhibit 3). The Water Shortage Contingency Plan (WSCP) is a strategic planning document designed to prepare for and respond to water shortages. The WSCP provides the steps and water shortage response actions to be taken in times of water shortage conditions. The WSCP has prescriptive elements, such as an analysis of water supply reliability; the water shortage response actions for each of the six standard water shortage levels; an estimate of potential to close supply gap for each measure; protocols and procedures to communicate identified actions for any current or predicted water shortage conditions; procedures for an Annual Assessment; monitoring and reporting requirements to determine customer compliance; and reevaluation and improvement procedures for evaluating the WSCP. This level of detailed planning and preparation is intended to help maintain reliable supplies and reduce the impacts of supply interruptions. Although an appendix to the UWMP, DWR requires the WSCP be treated as a stand-alone document with its own public hearing and adoption. As part of the existing agreement for programs and services with the Municipal Water District of Orange County (MWDOC), the City elected to utilize a MWDOC-led team of regionally-focused consultants to assist in the preparation of the 2020 UWMP. This approach ensured that all requirements of the plans were met in a manner consistent with other water suppliers in Orange County. The final draft of the plans and notices were sent to officials at the County of Orange, the City of Garden Grove and the City of Orange, in accordance with the Act. Copies of the 2020 UWMP, 2020 WSCP and 2015 UWMP Appendix J, were made available for review in the Clerk of the Council’s office, at the Public Works Counter in City Hall, and on the City’s website. Staff recommends the adoption of the resolutions approving the final draft of the City’s 2020 UWMP (Exhibit 4) and the 2020 WSCP (Exhibit 5), and amending the 2015 UWMP (Exhibit 6). ENVIRONMENTAL IMPACT In accordance with Section 15282 of the CEQA Guidelines, preparation and adoption of urban water management plans are statutorily exempt from further environmental review. FISCAL IMPACT There is no fiscal impact associated with this action. EXHIBIT(S) 1. 2020 Urban Water Management Plan 2. 2020 Water Shortage Contingency Plan 3. 2015 Urban Water Management Plan Appendix J, Reduced Delta Reliance Reporting City Council 28 –2 6/1/2021 Adopt the 2020 UWMP and WSCP, and Amend 2015 UWMP June 1, 2021 Page 3 1 7 5 4 4. Resolution to Adopt the 2020 Urban Water Management Plan Update 5. Resolution to Adopt the 2020 Water Shortage Contingency Plan 6. Resolution to Amend the 2015 Urban Water Management Plan Submitted By: Nabil Saba, P.E., Executive Director – Public Works Agency Approved By: Kristine Ridge, City Manager City Council 28 –3 6/1/2021 2020 Urban Water Management Plan Final Draft May 2021 EXHIBIT 1 City Council 28 –4 6/1/2021 Santa Ana 2020 Urban Water Management Plan arcadis.com 2020 URBAN WATER MANAGEMENT PLAN Prepared for: City of Santa Ana Public Works Agency Water Resources Division 20 Civic Center Plaza Santa Ana, California 92701 Prepared by: Arcadis U.S., Inc. 320 Commerce Suite 200 Irvine California 92602 Tel 714 730 9052 Fax 714 730 9345 Our Ref: 30055240 Date: May 2021 Sarina Sriboonlue, P.E. Project Manager City Council 28 –5 6/1/2021 Santa Ana 2020 Urban Water Management Plan arcadis.com i CONTENTS Acronyms and Abbreviations ....................................................................................................................... ix Executive Summary ................................................................................................................................ ES-1 1 Introduction and UWMP Overview ..................................................................................................... 1-1 Overview of Urban Water Management Plan Requirements ...................................................... 1-1 UWMP Organization .................................................................................................................... 1-2 2 UWMP Preparation ............................................................................................................................ 2-1 Individual Planning and Compliance ........................................................................................... 2-1 Coordination and Outreach ......................................................................................................... 2-2 2.2.1 Integration with Other Planning Efforts .................................................................................. 2-2 2.2.2 Wholesale and Retail Coordination ........................................................................................ 2-3 2.2.3 Public Participation ................................................................................................................. 2-4 3 System Description ............................................................................................................................ 3-1 Agency Overview ......................................................................................................................... 3-1 3.1.1 Formation and Purpose .......................................................................................................... 3-1 3.1.2 City Council ............................................................................................................................ 3-3 Water Service Area and Facilities ............................................................................................... 3-3 3.2.1 Water Service Area ................................................................................................................ 3-3 3.2.2 Water Facilities ....................................................................................................................... 3-4 Climate ......................................................................................................................................... 3-6 Population, Demographics, and Socioeconomics ....................................................................... 3-7 3.4.1 Population .............................................................................................................................. 3-7 3.4.2 Demographics and Socioeconomics ...................................................................................... 3-7 3.4.3 CDR Projection Methodology ................................................................................................. 3-8 Land Uses .................................................................................................................................... 3-8 3.5.1 Current Land Uses ................................................................................................................. 3-8 3.5.2 Projected Land Uses .............................................................................................................. 3-9 4 Water Use Characterization ............................................................................................................... 4-1 Water Use Overview .................................................................................................................... 4-1 Past and Current Water Use ....................................................................................................... 4-1 City Council 28 –6 6/1/2021 Santa Ana 2020 Urban Water Management Plan arcadis.com ii Water Use Projections ................................................................................................................. 4-3 4.3.1 Water Use Projection Methodology........................................................................................ 4-3 4.3.1.1 Weather Variability and Long-Term Climate Change Impacts ....................................... 4-5 4.3.2 25-Year Water Use Projection ............................................................................................... 4-5 4.3.2.1 Water Use Projections for 2021-2025 ............................................................................ 4-6 4.3.2.2 Water Use Projections for 2025-2045 ............................................................................ 4-6 4.3.2.3 Water Use Projections for Lower Income Households .................................................. 4-8 Water Loss ................................................................................................................................. 4-10 5 Conservation Target Compliance..................................................................................................... 5-13 Baseline Water Use ................................................................................................................... 5-13 5.1.1 Ten to 15-Year Baseline Period (Baseline GPCD) .............................................................. 5-14 5.1.2 Five-Year Baseline Period (Target Confirmation) ................................................................ 5-14 5.1.3 Service Area Population ....................................................................................................... 5-14 SBx7-7 Water Use Targets ........................................................................................................ 5-14 5.2.1 SBx7-7 Target Methods ....................................................................................................... 5-15 5.2.2 2020 Targets and Compliance ............................................................................................. 5-15 Orange County 20x2020 Regional Alliance .............................................................................. 5-17 6 Water Supply Characterization .......................................................................................................... 6-1 Water Supply Overview ............................................................................................................... 6-1 Imported Water ............................................................................................................................ 6-4 6.2.1 Colorado River Supplies ........................................................................................................ 6-5 6.2.2 State Water Project Supplies ................................................................................................. 6-7 6.2.3 Storage ................................................................................................................................. 6-11 6.2.4 Planned Future Sources ...................................................................................................... 6-12 Groundwater .............................................................................................................................. 6-12 6.3.1 Historical Groundwater Production ...................................................................................... 6-13 6.3.2 Basin Characteristics ........................................................................................................... 6-14 6.3.3 Sustainable Groundwater Management Act ........................................................................ 6-17 6.3.4 Basin Production Percentage ............................................................................................... 6-17 6.3.4.1 2020 OCWD Groundwater Reliability Plan .................................................................. 6-19 6.3.4.2 OCWD Engineer’s Report ............................................................................................ 6-19 City Council 28 –7 6/1/2021 Santa Ana 2020 Urban Water Management Plan arcadis.com iii 6.3.5 Recharge Management ........................................................................................................ 6-20 6.3.6 MET Groundwater Replenishment Program ........................................................................ 6-20 6.3.7 MET Conjunctive Use Program / Cyclic Storage Program with OCWD .............................. 6-21 6.3.8 Overdraft Conditions ............................................................................................................ 6-21 6.3.9 Planned Future Sources ...................................................................................................... 6-22 Surface Water ............................................................................................................................ 6-22 6.4.1 Existing Sources................................................................................................................... 6-22 6.4.2 Planned Future Sources ...................................................................................................... 6-22 Stormwater ................................................................................................................................ 6-23 6.5.1 Existing Sources................................................................................................................... 6-23 6.5.2 Planned Future Sources ...................................................................................................... 6-23 Wastewater and Recycled Water .............................................................................................. 6-23 6.6.1 Agency Coordination ............................................................................................................ 6-23 6.6.1.1 OCWD Green Acres Project ........................................................................................ 6-23 6.6.1.2 OCWD Groundwater Replenishment System .............................................................. 6-24 6.6.2 Wastewater Description and Disposal ................................................................................. 6-24 6.6.3 Current Recycled Water Uses .............................................................................................. 6-26 6.6.4 Projected Recycled Water Uses .......................................................................................... 6-26 6.6.5 Potential Recycled Water Uses ............................................................................................ 6-28 6.6.6 Optimization Plan ................................................................................................................. 6-28 Desalination Opportunities ........................................................................................................ 6-29 6.7.1 Ocean Water Desalination ................................................................................................... 6-30 6.7.2 Groundwater Desalination .................................................................................................... 6-31 Water Exchanges and Transfers ............................................................................................... 6-31 6.8.1 Existing Exchanges and Transfers ....................................................................................... 6-31 6.8.2 Planned and Potential Exchanges and Transfers ................................................................ 6-32 Summary of Future Water Projects ........................................................................................... 6-33 6.9.1 City Initiatives ....................................................................................................................... 6-33 6.9.2 Regional Initiatives ............................................................................................................... 6-33 Energy Intensity.................................................................................................................... 6-35 6.10.1 Water Supply Energy Intensity ......................................................................................... 6-35 City Council 28 –8 6/1/2021 Santa Ana 2020 Urban Water Management Plan arcadis.com iv 6.10.1.1 Operational Control and Reporting Period ............................................................... 6-38 6.10.1.2 Volume of Water Entering Processes ...................................................................... 6-38 6.10.1.3 Energy Consumption and Generation ...................................................................... 6-38 6.10.2 Wastewater and Recycled Water Energy Intensity .......................................................... 6-38 6.10.2.1 Operational Control and Reporting Period ............................................................... 6-41 6.10.2.2 Volume of Wastewater Entering Processes ............................................................. 6-41 6.10.2.3 Energy Consumption and Generation ...................................................................... 6-41 6.10.3 Key Findings and Next Steps ........................................................................................... 6-41 7 Water Service Reliability and Drought Risk Assessment .................................................................. 7-1 Water Service Reliability Overview .............................................................................................. 7-1 Factors Affecting Reliability ......................................................................................................... 7-3 7.2.1 Climate Change and the Environment ................................................................................... 7-3 7.2.2 Regulatory and Legal ............................................................................................................. 7-4 7.2.3 Water Quality .......................................................................................................................... 7-4 7.2.3.1 Imported Water ............................................................................................................... 7-5 7.2.3.2 Groundwater ................................................................................................................... 7-5 7.2.4 Locally Applicable Criteria ...................................................................................................... 7-8 Water Service Reliability Assessment ......................................................................................... 7-8 7.3.1 Normal Year Reliability ........................................................................................................... 7-8 7.3.2 Single Dry Year Reliability ...................................................................................................... 7-9 DWR Submittal Table 7-3 Retail: Single Dry Year Supply and Demand Comparison ................................... 7-10 7.3.3 Multiple Dry Year Reliability ................................................................................................. 7-10 Management Tools and Options ............................................................................................... 7-12 Drought Risk Assessment ......................................................................................................... 7-13 7.5.1 DRA Methodology ................................................................................................................ 7-13 7.5.2 Total Water Supply and Use Comparison ............................................................................ 7-15 7.5.3 Water Source Reliability ....................................................................................................... 7-17 8 Water Shortage Contingency Planning .............................................................................................. 8-1 Layperson Description ................................................................................................................. 8-1 Overview of the WSCP ................................................................................................................ 8-1 Summary of Water Shortage Response Strategy and Required DWR Tables ........................... 8-2 City Council 28 –9 6/1/2021 Santa Ana 2020 Urban Water Management Plan arcadis.com v 9 Demand Management Measures ....................................................................................................... 9-1 Demand Management Measures for Retail Suppliers ................................................................. 9-1 9.1.1 Water Waste Prevention Ordinances ..................................................................................... 9-1 9.1.2 Metering ................................................................................................................................. 9-3 9.1.3 Conservation Pricing .............................................................................................................. 9-3 9.1.4 Public Education and Outreach .............................................................................................. 9-4 9.1.5 Programs to Assess and Manage Distribution System Real Loss ....................................... 9-10 9.1.6 Water Conservation Program Coordination and Staffing Support ....................................... 9-11 9.1.7 Other Demand Management Measures (DMMs) ................................................................. 9-11 9.1.7.1 Residential Program ..................................................................................................... 9-11 9.1.7.2 Commercial, Industrial and Institutional (CII) Programs .............................................. 9-12 9.1.7.3 Landscape Programs ................................................................................................... 9-12 Implementation over the Past Five Years.................................................................................. 9-14 Water Use Objectives (Future Requirements) .......................................................................... 9-15 10 Plan Adoption, Submittal, and Implementation ................................................................................ 10-1 Overview .............................................................................................................................. 10-1 Agency Coordination ............................................................................................................ 10-2 Public Participation ............................................................................................................... 10-3 UWMP Submittal .................................................................................................................. 10-3 Amending the Adopted UWMP or WSCP ............................................................................ 10-3 11 References ....................................................................................................................................... 11-1 TABLES Table 2-1: Plan Identification...................................................................................................................... 2-1 Table 2-2: Supplier Identification ............................................................................................................... 2-2 Table 2-3 Retail: Water Supplier Information Exchange ............................................................................ 2-4 Table 3-1: Retail Only: Public Water Systems ........................................................................................... 3-6 Table 3-2: Retail: Population - Current and Projected ............................................................................... 3-7 Table 3-3: City of Santa Ana Service Area Dwelling Units by Type .......................................................... 3-8 Table 3-4: Buildout Potential of the City ................................................................................................... 3-12 City Council 28 –10 6/1/2021 Santa Ana 2020 Urban Water Management Plan arcadis.com vi Table 4-1 Retail: Demands for Potable and Non-Potable Water – Actual ................................................. 4-2 Table 4-2: Water Use Projections for 2021 to 2025 ................................................................................... 4-6 Table 4-3: Retail: Use for Potable and Non-Potable Water – Projected .................................................... 4-7 Table 4-4 Retail: Total Water Use (Potable and Non-Potable) .................................................................. 4-8 Table 4-5 Retail Only: Inclusion in Water Use Projections ....................................................................... 4-8 Table 4-6: SCAG 6th Cycle Household Allocation Based on Median Household Income ........................ 4-9 Table 4-7: Projected Water Use Needed for Low Income Households (AF) ........................................... 4-10 Table 4-8: Retail: Last Five Years of Water Loss Audit Reporting .......................................................... 4-11 Table 5-1: Baselines and Targets Summary ............................................................................................ 5-16 Table 5-2: 2020 Compliance .................................................................................................................... 5-17 Table 6-1: Retail: Water Supplies – Actual ................................................................................................ 6-2 Table 6-2: Retail: Water Supplies – Projected ........................................................................................... 6-3 Table 6-3: MET SWP Program Capabilities ............................................................................................... 6-9 Table 6-4: Retail: Groundwater Volume Pumped .................................................................................... 6-14 Table 6-5: Management Actions Based on Changes in Groundwater Storage ....................................... 6-18 Table 6-6: Retail: Wastewater Collected Within Service Area in 2020 ................................................... 6-25 Table 6-7: Retail: Recycled Water Direct Beneficial Uses Within Service Area ...................................... 6-27 Table 6-8: Retail: 2015 UWMP Recycled Water Use Projection Compared to 2020 Actual ................... 6-28 Table 6-9: Recommended Energy Intensity – Multiple Water Delivery Products .................................... 6-36 Table 6-10: Recommended Energy Intensity – Wastewater & Recycled Water ..................................... 6-39 Table 7-1 Retail: Basis of Water Year Data (Reliability Assessment) ....................................................... 7-2 Table 7-2: Retail: Normal Year Supply and Demand Comparison ............................................................ 7-9 Table 7-3: Retail: Single Dry Year Supply and Demand Comparison ..................................................... 7-10 Table 7-4: Retail: Multiple Dry Years Supply and Demand Comparison ................................................. 7-11 Table 7-5: Five-Year Drought Risk Assessment Tables to Address Water Code Section 10635(b) ....... 7-15 Table 8-1: Water Shortage Contingency Plan Levels ................................................................................ 8-4 Table 9-1: Water Rates Effective January 1, 2020 .................................................................................... 9-3 Table 9-2: Water Tier Allocations Effective January 1, 2020 ..................................................................... 9-4 Table 9-3: City of Santa Ana Water Conservation Efficiency Program Participation .............................. 9-14 Table 9-4: MET Programs to Assist in Meeting WUO ............................................................................. 9-16 Table 9-5: CII BMP Implementation Programs Offered ........................................................................... 9-18 City Council 28 –11 6/1/2021 Santa Ana 2020 Urban Water Management Plan arcadis.com vii Table 10-1: External Coordination and Outreach .................................................................................... 10-1 Table 10-2: Retail: Notification to Cities and Counties ............................................................................ 10-2 FIGURES Figure 3-1: Regional Location of City of Santa Ana ................................................................................... 3-2 Figure 3-2: City of Santa Ana Water Service Area .................................................................................... 3-4 Figure 3-3: Water System Facilities ........................................................................................................... 3-5 Figure 3-4: Special Planning Areas of the City of Santa Ana .................................................................. 3-11 Figure 4-1: Water Use Projection Methodology Diagram .......................................................................... 4-4 Figure 4-2: Water Loss Audit for FY 2015/16 to FY 2019/20 ................................................................... 4-11 Figure 4-3: Water Loss Performance Indicators for FY 2015/16 to FY 2019/20 ..................................... 4-12 Figure 6-1: City’s Projected Water Supply Sources (AF) ........................................................................... 6-4 Figure 6-2: Map of the OC Basin ............................................................................................................. 6-16 Figure 8-1: UWMP Overview ..................................................................................................................... 8-2 Figure 9-1: Youth Outreach Flyer .............................................................................................................. 9-5 Figure 9-2: Outreach and Education Material ............................................................................................ 9-5 Figure 9-3: Outreach Event Photo 1 .......................................................................................................... 9-6 Figure 9-4: Outreach Event Photo 2 .......................................................................................................... 9-6 Figure 9-5: Outreach Event Photo 3 .......................................................................................................... 9-7 Figure 9-6: Outreach Event Photo 4 .......................................................................................................... 9-7 Figure 9-7: Landscape Transformation Program Outreach Flyer, Page 1 ................................................ 9-8 Figure 9-8: Landscape Transformation Program Outreach Flyer, Page 2 ................................................ 9-8 City Council 28 –12 6/1/2021 Santa Ana 2020 Urban Water Management Plan arcadis.com viii APPENDICES Appendix A. UWMP Water Code Checklist Appendix B. DWR Standardized Tables Appendix C. Reduced Delta Reliance Appendix D. SBx7-7 Verification and Compliance Forms Appendix E. 2021 OC Water Demand Forecast for MWDOC and OCWD Technical Memorandum Appendix F. AWWA Water Loss Audits Appendix G. 2017 Basin 8-1 Alternative Appendix H. Water Shortage Contingency Plan Appendix I. Water Use Efficiency Implementation Report Appendix J. Demand Management Measures Appendix K. Notice of Public Hearing Appendix L. Adopted UWMP and WSCP Resolutions City Council 28 –13 6/1/2021 Santa Ana 2020 Urban Water Management Plan arcadis.com ix ACRONYMS AND ABBREVIATIONS % Percent 20x2020 20% water use reduction in GPCD by year 2020 ADU Accessory Dwelling Unit Act Urban Water Management Planning Act of 1983 AF Acre-Feet AFY Acre-Feet per Year AWWA American Water Works Association BEA Basin Equity Assessment Biops Biological Opinions BPP Basin Production Percentage CCC California Coastal Commission CDR Center for Demographic Research at California State Fullerton CEC Constituents of Emerging Concern CEE Consortium for Energy Efficiency CII Commercial/Industrial/Institutional CIP Capital Improvement Program City City of Westminster CPTP Coastal Pumping Transfer Program CRA Colorado River Aqueduct CTE Career Technical Education CUP Conjunctive Use Program CVP Central Valley Project DAC Disadvantaged Communities DCP Delta Conveyance Project DDW California State Division of Drinking Water Delta Sacramento-San Joaquin River Delta DRA Drought Risk Assessment DMM Demand Management Measure DOF Department of Finance DVL Diamond Valley Lake DWR Department of Water Resources FIRO Forecast Informed Reservoir Operations FY Fiscal Year GAP Green Acres Project GHG Greenhouse Gas GPCD Gallons per Capita per Day gpf Gallons per Flush GSA Groundwater Sustainability Agency City Council 28 –14 6/1/2021 Santa Ana 2020 Urban Water Management Plan arcadis.com x GSP Groundwater Sustainability Plan GWRS Groundwater Replenishment System GWRSFE Groundwater Replenishment System Final Expansion H2O2 Hydrogen Peroxide HECW High Efficiency Clothes Washer HEN High Efficiency Nozzle HET High Efficiency Toilet HOA Home Owners Association IPR Indirect Potable Reuse IRP Integrated Water Resources Plan JADU Junior Accessory Dwelling Unit kWh Kilowatt-Hour LRP Local Resources Program LTFP Long-Term Facilities Plan MAF Million Acre-Feet MCL Maximum Contaminant Level MET Metropolitan Water District of Southern California MF Microfiltration MG Million Gallon MGD Million Gallons per Day MHI Median Household Income MNWD Moulton Niguel Water District MTBE Methyl Tertiary Butyl Ether MWDOC Municipal Water District of Orange County MWELO Model Water Use Efficiency Landscape Ordinance NDMA N-nitrosodimethylamine NPDES National Pollutant Discharge Elimination System NRW Non-Revenue Water OC Orange County OC Basin Orange County Groundwater Basin OC San Orange County Sanitation District OCWD Orange County Water District ORP On-Site Retrofit Program PFAS Per- and polyfluoroalkyl substances PFOA perfluorooctanoic acid PFOS perfluorooctane sulfanate Poseidon Poseidon Resources LLC PPCP Pharmaceuticals and Personal Care Product PPT Parts Per Trillion PSA Public Service Announcement City Council 28 –15 6/1/2021 Santa Ana 2020 Urban Water Management Plan arcadis.com xi QWEL Qualified Water Efficient Landscaper RA Replenishment Assessment RHNA Regional Housing Needs Assessment RO Reverse Osmosis RUWMP Regional Urban Water Management Plan SBx7-7 Senate Bill 7 as part of the Seventh Extraordinary Session SCAB South Coast Air Basin SCAG Southern California Association of Governments SCWD South Coast Water District SMWD Santa Margarita Water District SDP Seawater Desalination Program sf Square Feet STEAM Science Technology Engineering Arts and Mathematics SWP State Water Project SWRCB California State Water Resources Control Board TAF Thousand Acre-Feet TDS Total Dissolved Solids USBR United States Bureau of Reclamation UV Ultraviolet UWMP Urban Water Management Plan UWMP Act Urban Water Management Planning Act of 1983 VOC Volatile Organic Compound Water Code California Water Code WBIC Weather-Based Irrigation Controller WF-21 Water Factory 21 WSAP Water Supply Allocation Plan WSCP Water Shortage Contingency Plan WSIP Water Savings Inventory Program WUO Water Use Objective City Council 28 –16 6/1/2021 Santa Ana 2020 Urban Water Management Plan arcadis.com ES-1 EXECUTIVE SUMMARY INTRODUCTION AND UWMP OVERVIEW The City of Santa Ana prepared this 2020 Urban Water Management Plan (UWMP) to submit to the California Department of Water Resources (DWR) to satisfy the UWMP Act of 1983 (UWMP Act or Act) and subsequent California Water Code (Water Code) requirements. The City is a retail water supplier that provides water to its residents and other customers using the imported potable water supply obtained from its regional wholesaler, Metropolitan Water District of Southern California (MET), local groundwater from the Orange County Groundwater Basin (OC Basin), and recycled water from the Orange County Water District (OCWD). UWMPs are comprehensive documents that present an evaluation of a water supplier’s reliability over a long-term (20-25 year) horizon. This 2020 UWMP provides an assessment of the present and future water supply sources and demands within the City’s service area. It presents an update to the 2015 UWMP on the City’s water resource needs, water use efficiency programs, water reliability assessment and strategies to mitigate water shortage conditions. It also presents a new 2020 Water Shortage Contingency Plan (WSCP) designed to prepare for and respond to water shortages. This 2020 UWMP contains all elements to meet compliance of the new requirements of the Act as amended since 2015. UWMP PREPARATION The City coordinated the preparation of this 2020 UWMP with other key entities, including MET (regional wholesaler for Southern California and the direct supplier of imported water to the City, Municipal Water District of Orange County ([MWDOC] (regional wholesale supplier for OC)), and OCWD (OC Basin manager and provider of recycled water in north OC). While the City is not a member agency of MWDOC, the City developed this UWMP in conjunction with other MWDOC-led efforts such as population projection from the Center for Demographic Research at California State University Fullerton (CDR). SYSTEM DESCRIPTION Governed by a non-partisan seven-member City Council, the City is one of the oldest cities in Orange County, incorporated in 1886 and became an original member agency of the MET on February 27, 1931. The City’s water service area covers 27.5 square miles and includes the City of Santa Ana and a small neighborhood in the City of Orange, near Tustin Avenue and Fairhaven by the northeast corner of Santa Ana. The City operates ten reservoirs with a storage capacity of 49 million gallons (MG), seven pumping stations, 21 groundwater wells, four pressure regulating stations and seven import water connections and manages 510-mile water mains system with 45,037 service connections. Situated in the South Coast Air Basin (SCAB), the City’s climate is characterized by Southern California’s “Mediterranean” climate with mild winters, warm summers and moderate rainfall. Regarding land use, the City is predominantly single and multi-family residential community. Moving forward, the City will continue planning for its Regional Housing Needs Assessment (RHNA) allocation and future planned developments beyond 2020 will primarily be multiuse projects, in the ‘focus areas’ identified in the City’s General Plan. The current population of 335,086 is projected to increase by 2.9% over the next 25 years. City Council 28 –17 6/1/2021 Santa Ana 2020 Urban Water Management Plan arcadis.com ES-2 WATER USE CHARACTERIZATION Water use within the City’s service area has been relatively stable in the past decade with an annual average of 36,245 AF. Potable and non-potable water use accounts for an average of 99% and 1% of total City water use, respectively. In fiscal year (FY) 2019/20, the City’s water use was 33,240 AF of potable water (groundwater and imported) and 249 AF of direct recycled water for landscape irrigation. In FY 2019-20, the City’s potable water use profile comprised of 65.5% residential use, 24.5% commercial, industrial, and institutional (CII), and 4.0% large landscape/irrigation. Non-revenue water and other uses account for 5.9% of City’s water demand. Water Use Projections: 5-year and 25-year The City’s service area is almost completely built-out and is projected to add minimum land use and small population increase. Water demand is likely to increase by 1.2% over the next 5 years. In the longer term, water demand is projected to be stable from 2025 through 2045 (a slight decrease of 0.2% over the 20-year period). The projected potable and non-potable water use for 2045 is 33,578 AF and 249 AF, respectively. This demand projection considers such factors as current and future demographics, future water use efficiency measures, and long-term weather variability. CONSERVATION TARGET COMPLIANCE Retail water suppliers are required to comply with the requirements of Water Conservation Act of 2009, also known as SBx7-7 (Senate Bill 7 as part of the Seventh Extraordinary Session), which was signed into law in 2010 and requires the State of California to reduce urban water use by 20% by 2020 from a 2013 baseline. The retail water suppliers can comply individually or as a region in collaboration with other retail water suppliers, in order to be eligible for water related state grants and loans. The City is part of the Orange County 20x2020 Regional Alliance created in collaboration with MWDOC, its retail member agencies as well as the Cities of Anaheim and Fullerton. The Alliance was created to assist OC retail agencies in complying with SBx7-7. The City met its 2020 water use target and is in compliance with SBx7-7; the actual 2020 consumption was 66 gallons per capita per day (GPCD), which is below its 2020 target of 116 GPCD. WATER SUPPLY CHARACTERIZATION The City meets all of its demands with a combination of local groundwater, imported water, and recycled water. The City works together with two primary agencies, MET and OCWD, to ensure a safe and reliable water supply that will continue to serve the community in periods of drought and shortage. The sources of imported water supplies include water from the Colorado River and the State Water Project (SWP) provided by MET. The City’s main source of water supply is groundwater from the OC Basin. Imported water and recycled water supplement the City’s water supply portfolio. In FY 2019-20, the City’s water supplies consisted of 76% groundwater, 23% imported water, and 1% recycled water. It is projected that by 2045, the City’s water supply portfolio will shift to 84% groundwater, 15% imported water, and 1% recycled water. Note that these representations of supply match the projected demand. City Council 28 –18 6/1/2021 Santa Ana 2020 Urban Water Management Plan arcadis.com ES-3 The City also has a ten-year purchase agreement with MET that allows the City to purchase significantly more imported water, should the need arise. The City does not own or operate wastewater treatment facilities but owns and operates the wastewater collection system in its service area that sends all wastewater to OC San for treatment and disposal. The City benefits from its direct and indirect uses of recycled water. OCWD’s Green Acres Project (GAP) produces recycled water for direct non-potable reuses such as landscape irrigation. OCWD’s Groundwater Replenishment System (GWRS) produces recycled water for indirect potable reuse (IPR) through the replenishment of the OC Basin. WATER SERVICE RELIABILITY AND DROUGHT RISK ASSESSMENT Every urban water supplier is required to assess the reliability of their water service to its customers under a normal year, a single dry year, and a drought period lasting five consecutive years. The water service reliability assessment compares projected supply to projected demand for the three hydrological conditions between 2025 and 2045. Factors affecting reliability, such as climate change and regulatory impacts, are accounted for as part of the assessment. The City depends on a combination of imported and local supplies to meet its water demands and has taken numerous steps to ensure it has adequate supplies. MET’s 2020 UWMP concludes that they can meet full-service demands of their member agencies through 2045 during normal years, single-dry years, and multiple-dry years. Consequently, the City is projected to meet full-service demands through 2045 for all scenarios, due to diversified supply and conservation measures. The Drought Risk Assessment (DRA) evaluates the City’s near-term ability to supply water assuming the City is experiencing a drought over the next five years. Even under the assumption of a drought over the next five years, MET’s 2020 UWMP concludes a surplus of water supplies would be available to all of its Member Agencies, including the City, should the need for additional supplies arise to close any local supply gap. Additionally, the City partakes in various efforts to reduce its reliance on imported water supplies such as increasing the use of local groundwater and recycled water supplies. WATER SHORTAGE CONTINGENCY PLANNING Water shortage contingency planning (WSCP) is a strategic planning process that the City engages in to prepare for and respond to water shortages. A water shortage, when water supply available is insufficient to meet the normally expected customer water use at a given point in time, may occur due to a number of reasons, such as water supply quality changes, climate change, drought, and catastrophic events (e.g., earthquake). The City’s WSCP provides real-time water supply availability assessment and structured steps designed to respond to actual conditions. This level of detailed planning and preparation will help maintain reliable supplies and reduce the impacts of supply interruptions. The WSCP serves as the operating manual that the City will use to prevent catastrophic service disruptions through proactive, rather than reactive, mitigation of water shortages. The WSCP contains the processes and procedures that will be deployed when shortage conditions arise so that the City’s governing body, its staff, and its retail agencies can easily identify and efficiently implement pre-determined steps to mitigate a water shortage to the level appropriate to the degree of water shortfall anticipated. City Council 28 –19 6/1/2021 Santa Ana 2020 Urban Water Management Plan arcadis.com ES-4 DEMAND MANAGEMENT MEASURES The City, along with other retail water agencies in Orange County, recognizes the need to use existing water supplies efficiently. This ethic of efficient use of water has evolved as a result of the development and implementation of water use efficiency programs that make good economic sense and reflect responsible stewardship of the region’s water resources. The City participate in regional water savings programs and works closely with MET and MWDOC to promote regional efficiency. PLAN ADOPTION, SUBMITTAL, AND IMPLEMENTATION The Water Code requires the UWMP to be adopted by the Supplier’s governing body. Before the adoption of the UWMP, the City notified the public and the cities and counties within its service area per the Water Code and held a public hearing to receive input from the public on the UWMP. Post adoption, the City submitted the UWMP to DWR and other key agencies and made the document available for public review no later than 30 days after filing with DWR. City Council 28 –20 6/1/2021 Santa Ana 2020 Urban Water Management Plan arcadis.com 1-1 1 INTRODUCTION AND UWMP OVERVIEW The City of Santa Ana (City) prepared this 2020 Urban Water Management Plan (UWMP or Plan) to submit to the California Department of Water Resources (DWR) to satisfy the UWMP Act of 1983 (Act or UWMP Act) and subsequent California Water Code (Water Code) requirements. The City is a retail water supplier that provides water to its residents and other customers using the imported potable water supply obtained from its regional wholesaler, Metropolitan Water District of Southern California (MET), local groundwater from the Orange County Groundwater Basin (OC Basin), and recycled water from the Orange County Water District (OCWD). The City, as one of MET’s 26 member agencies, prepared this 2020 UWMP in collaboration with MET, Municipal Water District of Orange County (MWDOC), OCWD, and other key agencies. UWMPs are comprehensive documents that present an evaluation of a water supplier’s reliability over a long-term (20-25 year) horizon. In response to the changing climatic conditions and regulatory updates since the 2015 UWMP, the City has been proactively managing its water supply and demand. The water loss audit program, water conservation measures and efforts for increased self-reliance in order to reduce dependency on imported water from the Sacramento-San Joaquin River Delta (Delta) are some of the water management efforts that the City is a part of to maintain the reliability of water supply for its service area. This 2020 UWMP provides an assessment of the present and future water supply sources and demands within the City’s service area. It presents an update to the 2015 UWMP on City’s water resource needs, water use efficiency programs, water reliability assessment and strategies to mitigate water shortage conditions. It presents a new 2020 Water Shortage Contingency Plan (WSCP) designed to prepare for and respond to water shortages. This 2020 UWMP contains all elements to meet compliance of the new requirements of the Act as amended since 2015. Overview of Urban Water Management Plan Requirements The UWMP Act enacted by California legislature requires every urban water supplier (Supplier) providing water for municipal purposes to more than 3,000 customers or supplying more than 3,000 acre-feet (AF) of water annually to prepare, adopt, and file an UWMP with the California DWR every five years in the years ending in zero and five. For this 2020 UWMP cycle, DWR placed emphasis on achieving improvements for long term reliability and resilience to drought and climate change in California. Legislation related to water supply planning in California has evolved to address these issues, namely Making Conservation a Way of Life [Assembly Bill (AB) 1668 and Senate Bill (SB) 606] and Water Loss Performance Standard SB555. New UWMP requirements in 2020 are a direct result of these new water regulations. Two complementary components were added to the 2020 UWMP. First is the WSCP to assess the Supplier’s near term 5-year drought risk assessment (DRA) and provide a structured guide for the Supplier to deal with water shortages. Second is the Annual Water Supply Demand Assessment (WSDA) to assess the current year plus one dry year i.e., short-term demand/supply outlook. Analyses over near- and long-term horizons together will provide a more complete picture of Supplier’s reliability and will serve to inform appropriate actions it needs to take to build up capacity over the long term. City Council 28 –21 6/1/2021 Santa Ana 2020 Urban Water Management Plan arcadis.com 1-2 The various key new additions in the 2020 UWMP included as a result of the most recent water regulations are: Water Shortage Contingency Plan (WSCP) – WSCP helps a Supplier to better prepare for drought conditions and provides the steps and water use efficiency measures to be taken in times of water shortage conditions. WSCP now has more prescriptive elements, including an analysis of water supply reliability; the water use efficiency measures for each of the six standard water shortage levels, that correspond to water shortage percentages ranging from 0 - 10% to greater than 50%; an estimate of potential to close supply gap for each measure; protocols and procedures to communicate identified actions for any current or predicted water shortage conditions; procedures for an annual water supply and demand assessment; monitoring and reporting requirements to determine customer compliance; reevaluation and improvement procedures for evaluating the WSCP. Drought Risk Assessment – The Suppliers are now required to compare their total water use and supply projections and conduct a reliability assessment of all their sources for a consecutive five-year drought period beginning 2021. Five Consecutive Dry-Year Water Reliability Assessment - The three-year multiple dry year reliability assessment in previous UWMPs has now been extended from three to five consecutive dry years to include a more comprehensive assessment of the reliability of the water sources to improve preparedness of Suppliers for extended drought conditions. Seismic Risk – The UWMP now includes a seismic risk assessment of the water supply infrastructure and a plan to mitigate any seismic risks on the water supply assets. Groundwater Supplies Coordination – The UWMP should be in accordance with the Sustainable Groundwater Management Act of 2014 and consistent with the Groundwater Sustainability Plans, wherever applicable. Lay Description – To provide a better understanding of the UWMP to the general public, a lay description of the UWMP is included, especially summarizing the Supplier’s detailed water service reliability assessment and the planned management steps and actions to mitigate any possible shortage scenarios. UWMP Organization This UWMP is organized into 10 main sections aligned with the DWR Guidebook recommendations. The subsections are customized to tell the City’s story of water supply reliability and ways to overcome any water shortages over a planning horizon of the next 25 years. Section 1 Introduction and UWMP Overview gives an overview of the UWMP fundamentals and briefly describes the new additional requirements passed by the Legislature for 2020 UWMP. Section 2 UWMP Preparation identifies this UWMP as an individual planning effort of the City, lists the type of year and units of measure used and introduces the coordination and outreach activities conducted by the City to develop this UWMP. Section 3 System Description gives a background on the City’s water system and its climate characteristics, population projection, demographics, socioeconomics, and predominant current and projected land uses of its service area. City Council 28 –22 6/1/2021 Santa Ana 2020 Urban Water Management Plan arcadis.com 1-3 Section 4 Water Use Characterization provides historical, current, and projected water use by customer category for the next 25 years within the City’s service area and the projection methodology used by MWDOC to develop the 25-year projections. Section 5 Conservation Target Compliance reports the SB X7-7 water use conservation target compliance of the City (individually and as a member of the OC 20x2020 Regional Alliance). Section 6 Water Supply Characterization describes the current water supply portfolio of the City as well as the planned and potential water supply projects and water exchange and transfer opportunities. Section 7 Water Service Reliability and Drought Risk Assessment assesses the reliability of the City’s water supply service to its customers for a normal year, single dry year, and five consecutive dry years scenarios. This section also includes a DRA of all the supply sources for a consecutive five-year drought period beginning 2021. Section 8 Water Shortage Contingency Planning is a brief summary of the standalone WSCP document (Appendix H) which provides a structured guide for the City to deal with water shortages, incorporating prescriptive information and standardized action levels, lists the appropriate actions and water use efficiency measures to be taken to ensure water supply reliability in times of water shortage conditions, along with implementation actions in the event of a catastrophic supply interruption. Section 9 Demand Management Measures provides a comprehensive description of the water conservation programs that the City has implemented, is currently implementing, and plans to implement in order to meet its urban water use reduction targets. Section 10 Plan Adoption, Submittal, and Implementation provides a record of the process the City followed to adopt and implement its UWMP. City Council 28 –23 6/1/2021 Santa Ana 2020 Urban Water Management Plan arcadis.com 2-1 2 UWMP PREPARATION The City’s 2020 UWMP is an individual UWMP for the City to meet the Water Code compliance as a retail water supplier. While the City opted to prepare its own UWMP and meet Water Code compliance individually, the development of this UWMP involved close coordination with its whole supplier, MET and the regional whole supplier for Orange County (OC), MWDOC along with other key entities within the region. Individual Planning and Compliance The City opted to prepare its own UWMP (Table 2-1) and comply with the Water Code individually, while closely coordinating with MET, MWDOC and various key entities as discussed in Section 2.2 to ensure regional integration. The UWMP Checklist was completed to confirm the compliance of this UWMP with the Water Code (Appendix A). One consistency with MWDOC and the majority of its retail member agencies that are part of the OC 20x2020 Regional Alliance is that the City selected to report demands and supplies using fiscal year (FY) basis (Table 2-2). Table 2-1: Plan Identification DWR Submittal Table 2-2: Plan Identification Select Only One Type of Plan Name of RUWMP or Regional Alliance if applicable Individual UWMP Water Supplier is also a member of a RUWMP Water Supplier is also a member of a Regional Alliance Orange County 20x2020 Regional Alliance Regional Urban Water Management Plan (RUWMP) NOTES: City Council 28 –24 6/1/2021 Santa Ana 2020 Urban Water Management Plan arcadis.com 2-2 Table 2-2: Supplier Identification DWR Submittal Table 2-3: Supplier Identification Type of Supplier (select one or both) Supplier is a wholesaler Supplier is a retailer Fiscal or Calendar Year (select one) UWMP Tables are in calendar years UWMP Tables are in fiscal years If using fiscal years provide month and date that the fiscal year begins (mm/dd) 7/1 Units of measure used in UWMP (select from drop down) Unit AF NOTES: The energy intensity data is reported in calendar year consistent with the Greenhouse Gas Protocol. Coordination and Outreach 2.2.1 Integration with Other Planning Efforts The City, as a retail water supplier, coordinated this UWMP preparation effort with other key entities, including MET (regional wholesaler for Southern California and the direct supplier of imported water to the City and MWDOC), MWDOC (regional wholesale supplier for OC), and OCWD (OC Basin manager and provider of recycled water in north OC). While the City is not a member agency of MWDOC, the City developed this Plan in conjunction with other MWDOC-led efforts such as population projection from the Center for Demographic Research at California State University Fullerton (CDR). Some of the key planning and reporting documents that were used to develop this UWMP are: MET’s 2020 UWMP was developed as a part of the 2020 IRP planning process and provides the basis for the projections of the imported supply availability over the next 25 years for the City’s service area. MET’s 2020 WSCP provides a water supply assessment and guide for MET’s intended actions during water shortage conditions. City Council 28 –25 6/1/2021 Santa Ana 2020 Urban Water Management Plan arcadis.com 2-3 2021 OC Water Demand Forecast for MWDOC and OCWD Technical Memorandum (Demand Forecast TM) provides the basis for water demand projections for the City, MWDOC’s member agencies as well as Anaheim and Fullerton. MET’s 2020 Integrated Water Resources Plan (IRP) is a long-term planning document to ensure water supply availability in Southern California and provides a basis for water supply reliability in Orange County. OCWD’s Groundwater Reliability Plan (to be finalized after July 2021) provides the latest information on groundwater management and supply projection for the OC Basin, the primary source of groundwater for 19 retail water suppliers in OC. OCWD’s 2019-20 Engineer’s Report provides information on the groundwater conditions and basin utilization of the OC Basin. OCWD’s 2017 Basin 8-1 Alternative is an alternative to the Groundwater Sustainability Plan (GSP) for the OC Basin and provides significant information related to sustainable management of the basin in the past and hydrogeology of the basin, including groundwater quality and basin characteristics. Local Hazard Mitigation Plan provides the basis for the seismic risk analysis of the water system facilities. Water Master Plan of the City provides information on water infrastructure planning projects and plans to address any required water system improvements. Statewide Water Planning In addition to regional coordination with various agencies described above, the City as a MET member agency is currently a part of MET’s statewide planning effort to reduce reliance on the water imported from the Delta. It is the policy of the State of California to reduce reliance on the Delta in meeting California’s future water supply needs through a statewide strategy of investing in improved regional supplies, conservation, and water use efficiency. This policy is codified through the Delta Stewardship Council’s Delta Plan Policy WR P1 and is measured through Supplier reporting in each Urban Water Management Planning cycle. WR P1 is relevant to water suppliers that plan to participate in multi-year water transfers, conveyance facilities, or new diversions in the Delta. Through significant local and regional investment in water use efficiency, water recycling, advanced water technologies, local and regional water supply projects, and improved regional coordination of local and regional water supply efforts, the City has demonstrated a reduction in Delta reliance and a subsequent improvement in regional self-reliance. For a detailed description and documentation of the City’s consistency with Delta Plan Policy WR P1 see Section 7.4 and Appendix C. 2.2.2 Wholesale and Retail Coordination The City developed its UWMP in conjunction with the MET’s 2020 UWMP. As part of the 2020 UWMP coordination process, the City provided its water demand projections over the next 25 years to MET (Table 2-3). The projections of the City’s water demand over the next 25 years were facilitated by MWDOC, the wholesale member of the OC 20x2020 Regional Alliance, by using the historical water use and initial water use projections provided to MWDOC by the City. City Council 28 –26 6/1/2021 Santa Ana 2020 Urban Water Management Plan arcadis.com 2-4 Table 2-3 Retail: Water Supplier Information Exchange DWR Submittal Table 2-4 Retail: Water Supplier Information Exchange The retail Supplier has informed the following wholesale supplier(s) of projected water use in accordance with Water Code Section 10631. Wholesale Water Supplier Name MET NOTES: 2.2.3 Public Participation For further coordination with other key agencies and to encourage public participation in the review and update of this Plan, the City held a public hearing and notified key entities and the public per the Water Code requirements. Sections 10.2 and 10.3 describe these efforts in detail. City Council 28 –27 6/1/2021 Santa Ana 2020 Urban Water Management Plan arcadis.com 3-1 3 SYSTEM DESCRIPTION Governed by a non-partisan seven-member City Council, the City is one of the oldest cities in Orange County, incorporated in 1886 and became an original member agency of the MET on February 27, 1931. The City’s water service area covers 27.5 square miles and includes the City of Santa Ana and a small neighborhood in the City of Orange, near Tustin Avenue and Fairhaven by the northeast corner of Santa Ana. The City operates ten reservoirs with a storage capacity of 49 million gallons (MG), seven pumping stations, 21 groundwater wells, four pressure regulating stations and seven import water connections and manages 510.1-mile water mains system with 45,037 service connections. Lying in the South Coast Air Basin (SCAB), its climate is characterized by Southern California’s “Mediterranean” climate with mild winters, warm summers and moderate rainfall. In terms of land use, the City is a predominantly single and multi-family residential community. Moving forward, the City will continue planning for its Regional Housing Needs Assessment (RHNA) allocation and future planned developments beyond 2020 will primarily be multiuse projects, in the ‘focus areas’ listed in the General Plan of the City. The current population of 335,086 is projected to increase by only 2.9% over the next 25 years. Agency Overview This section provides information on the formation and history of the City, its organizational structure, roles, objectives and relationship to MET. 3.1.1 Formation and Purpose The City is one of the oldest cities in Orange County incorporated in 1886. The City was, for many years, a ranching community with some farming. To serve this growing agricultural and domestic community, a municipal water system was formed in 1886. The original source of water supply for the City was from shallow irrigation wells. As the City continued to grow and change from agriculture to an urban community, the need for additional sources of water was recognized if economic development were to continue. To tap into water sources from outside the area, the City joined with 12 other Southern California cities to form and be an original member agency of the MET on February 27, 1931. MET, as a regional wholesaler, supplies imported water to Southern California from the Colorado River and from the State Water Project from Northern California. MET’s primary purpose is to develop, store and distribute water at wholesale rates to its member public agencies for domestic and municipal uses. The City’s location is shown on Figure 3-1. In 1933, the OCWD was formed by a special act of the State Legislature to manage Orange County’s groundwater supply and protection of the County’s rights to water in the Santa Ana River. In 1953, the City became a member of OCWD. City Council 28 –28 6/1/2021 Santa Ana 2020 Urban Water Management Plan arcadis.com 3-2 Figure 3-1: Regional Location of City of Santa Ana City Council 28 –29 6/1/2021 Santa Ana 2020 Urban Water Management Plan arcadis.com 3-3 3.1.2 City Council The City is governed by a non-partisan seven-member City Council, elected to serve staggered four-year terms, except for the Mayor, who serves a two-year term. The City Council appoints the City Manager and various members of commissions, committees, and citizen advisory groups, all of which may weigh in on water management issues and decisions for the City. The current Council members are:  Vicente Sarmiento, Mayor  Thai Viet Phan (Ward 1)  David Penaloza, Mayor Pro Tem (Ward 2)  Jessie Lopez (Ward 3)  Phil Bacerra (Ward 4)  Johnathan Ryan Hernandez (Ward 5)  Nelida Mendoza (Ward 6) Water Service Area and Facilities 3.2.1 Water Service Area The City is in the heart of Orange County and is the eleventh largest City in California. The City’s Water Utility provides water service within a 27.5 square mile service area. The service area includes the City of Santa Ana and a small neighborhood in the City of Orange, near Tustin Avenue and Fairhaven by the northeast corner of Santa Ana. A map of the City's water service area is shown as Figure 3-2. City Council 28 –30 6/1/2021 Santa Ana 2020 Urban Water Management Plan arcadis.com 3-4 Figure 3-2: City of Santa Ana Water Service Area 3.2.2 Water Facilities The City maintains 510.1 miles of water mains, ten reservoirs with a storage capacity of 49 MG, seven pumping stations, 21 groundwater wells, four pressure regulating stations and seven import water connections. Figure 3-3 shows the City’s water system facilities. City Council 28 –31 6/1/2021 Santa Ana 2020 Urban Water Management Plan arcadis.com 3-5 Figure 3-3: Water System Facilities City Council 28 –32 6/1/2021 Santa Ana 2020 Urban Water Management Plan arcadis.com 3-6 Fourteen of the City Wells pump into surface reservoirs with booster stations pumping the water into the distribution system. The remaining seven wells pump directly into the City’s distribution system. Water pumped from all of the wells has been naturally filtered as it passes through underlying aquifers of sand, gravel, and soil. This well water only requires disinfectant treatment for system distribution. The City maintains seven imported water connections to receive water through MET’s Orange County and East Orange County Feeder pipelines. These seven metered connections with a total capacity of 60,580 gallons per minute (gpm) transfer water into the City’s distribution system. System Pressures – Reducing distribution system pressures will, to a certain degree, conserve water and pumping energy by reducing leaking in water and plumbing systems, as well as reducing waste or water when turning water fixtures on and off. The City continually reviews the pressure zones to determine the feasibility of reducing system pressures by lowering settings on distribution system pressure regulators. The reviews have indicated that potential fire protection requirement deficiencies occur when pressures are reduced. Therefore, the City maintains safe yet efficient system pressures. Peak Demand – Water system demand patterns are a result of climatological, land use, sociological, and institutional factors, all of which affect the amount of water consumed. Reduction in peak demands can reduce the need for construction of new water storage and conveyance facilities and, in certain instances, the development of new water sources. The City’s computerized telemetry system allows water system operators to operate the system more efficiently through the ability to stage and prioritize water production facilities usage to meet these ever-changing demand patterns. The system connections and water volume supplied are summarized in Table 3-1. Table 3-1: Retail Only: Public Water Systems DWR Submittal Table 2-1 Retail Only: Public Water Systems Public Water System Number Public Water System Name Number of Municipal Connections 2020 Volume of Water Supplied 2020 CA3010038 City of Santa Ana 45,037 33,489 TOTAL 45,037 33,489 NOTES: Climate The City is located within the SCAB that encompasses all of OC, and the urban areas of Los Angeles, San Bernardino, and Riverside counties. The SCAB climate is characterized by Southern California’s “Mediterranean” climate: a semi-arid environment with mild winters, warm summers, and moderate rainfall. Local rainfall has limited impacts on reducing water demand in the City, except for landscape irrigation demand. Water that infiltrates into the soil may enter groundwater supplies depending on the local geography. However, due to the large extent of impervious cover in Southern California, rainfall runoff City Council 28 –33 6/1/2021 Santa Ana 2020 Urban Water Management Plan arcadis.com 3-7 quickly flows to a system of concrete storm drains and channels that lead directly to the ocean. OCWD is one agency that has successfully captured stormwater along the Santa Ana River and in recharge basins for years and used it as an additional source of supply for groundwater recharge. Based on the 2017 Basin 8-1 Alternative Plan, OCWD captured an average annual stormwater volume of approximately 44,000 AF over the period of ten years, from Water Year 2006-07 to 2015-16; however, this period’s rainfall was 17% below the long term average using San Bernardino precipitation data. Based on a longer period (1989-2015) of rainfall and captured stormwater records, the average year water budget of OCWD assumes a stormwater capture volume of 52,000 AF. Population, Demographics, and Socioeconomics 3.4.1 Population According to CDR, the City’s service area has a 2020 population of 335,086, a decrease from the 2015 population of 338,336. Overall, the population increases with a moderate growth of 2.9% over the 25-year period from 2020 to 2045. The growth is slightly higher in the first 15 years until 2035 and tapered off from there. Table 3-2 shows the population projections in five-year increments out to 2045 within the City’s service area. Table 3-2: Retail: Population - Current and Projected DWR Submittal Table 3-1 Retail: Population - Current and Projected Population Served 2020 2025 2030 2035 2040 2045(opt) 335,086 343,358 347,511 347,952 347,785 345,018 NOTES: Source - Center for Demographic Research at California State University, Fullerton, 2020 3.4.2 Demographics and Socioeconomics As shown in Table 3-3 below, the total number of dwelling units in the City is expected to increase by 4.6% in the next 25 years from 78,650 in 2020 to 82,243 in 2045. Table 3-3 also shows a breakdown of the total dwelling units by type for the 25-year period from 2020 to 2045. City Council 28 –34 6/1/2021 Santa Ana 2020 Urban Water Management Plan arcadis.com 3-8 Table 3-3: City of Santa Ana Service Area Dwelling Units by Type City of Santa Ana Service Area Dwelling Units by Type Dwelling Units 2020 2025 2030 2035 2040 2045 Total 78,650 82,043 82,061 82,225 82,238 82,243 Single Family 34,133 34,329 34,329 34,333 34,337 34,341 All Other* 44,517 47,714 47,732 47,892 47,901 47,902 Source: Center for Demographic Research at California State University, Fullerton, 2020 *Includes duplex, triplex, apartment, condo, townhouse, mobile home, etc. Yachts, houseboats, recreational vehicles, vans, etc. are included if is primary place of residence. Does not include group quartered units, cars, railroad box cars, etc. In addition to the types and proportions of dwelling units, various socio-economic factors such as age distribution, education levels, general health status, income and poverty levels affect City’s water management and planning. Based on U.S. Census Bureau's QuickFacts, the City has about 9% of population of 65 years and over, 26.9% under the age of 18 years and 7.4% under the age of 5 years. 59.6% of the City’s population with an age of more than 25 years has a minimum of high school graduate and 15% of this age group has at least a bachelor’s degree. 3.4.3 CDR Projection Methodology The City obtains its services area population and dwelling unit data from MWDOC via CDR. MWDOC contracts with CDR to update the historic population estimates for 2010 to the current year and provide an annual estimate of population served by the water suppliers in OC. CDR uses GIS and data from the 2000 and 2010 U.S. Decennial Censuses, State Department of Finance (DOF) population estimates, and the CDR annual population estimates. These annual estimates incorporate annual revisions to the DOF annual population estimates, often for every year back to the most recent Decennial Census. As a result, all previous estimates were set aside and replaced with the most current set of annual estimates. Annexations and boundary changes for water suppliers are incorporated into these annual estimates. In the summer of 2020, projections by water supplier for population and dwelling units by type were estimated using the 2018 Orange County Projections dataset. Growth for each of the five-year increments was allocated using GIS and a review of the traffic analysis zones (TAZ) with a 2019 aerial photo. The growth was added to the 2020 estimates by the water supplier. Land Uses 3.5.1 Current Land Uses The City’s service area can best be described as a predominantly single and multi-family residential community located in central Orange County. City Council 28 –35 6/1/2021 Santa Ana 2020 Urban Water Management Plan arcadis.com 3-9 Based on the zoning designation collected and aggregated by Southern California Association of Governments (SCAG) around 2018, the current land use within the City’s service area can be categorized as follows:  Single family residential – 48%  Multi-family residential – 14.1%  Commercial – 10.8%  Industrial – 7.1%  Institutional/Governmental – 10.3%  Open space and parks – 8.4%  Other – 1.1% (e.g., Undevelopable or Protected Land, Water, and Vacant)  No land use designations – 0.2% 3.5.2 Projected Land Uses Moving forward, the City will continue planning for its RHNA allocation and new developments may potentially include Accessory Dwelling Units (ADUs). RHNA - State law requires jurisdictions to provide their share of the RHNA allocation. SCAG determines the housing growth needs by income for local jurisdictions through RHNA. The City’s RHNA allocation for the 2021 - 2029 is 3,095 units. This includes 586 units for very low-income households, 362 units for low-income households, 523 units for moderate-income households, and 1,624 units for above moderate-income households. Accessory Dwelling Units – ADUs are separate small dwellings embedded within residential properties. There has been an increase in the construction of ADUs in California in response to the rise in interest to provide affordable housing supply. The Legislature updated the ADU law effective January 1, 2020 to clarify and improve various provisions to promote the development of ADUs. (AB-881, "Accessory dwelling units," and AB-68, "Land use: accessory dwelling units”) These include:  allowing ADUs and Junior Accessory Dwelling Units (JADUs) to be built concurrently with a single-family dwelling. JADUs max size is 500 square feet (sf).  opening areas where ADUs can be created to include all zoning districts that allow single-family and multi-family uses  maximum size cannot be less than 850 sf for a one-bedroom ADU or 1,000 sf for more than one bedroom (California Department of Housing and Community Development, 2020) About 92% of the ADUs in California are being built in the single family zoned parcels (University of California Berkeley, 2020). The increase in ADUs implies an increase in number of people per dwelling unit which potentially translates to higher water demand. In coordination with the General Plan Advisory Group, the City identified the following five focus areas suitable for new growth and development in the October 2020 Public Hearing Draft General Plan:  South Main Street  Grand Avenue/17th Street  West Santa Ana Boulevard  55 Freeway/Dyer Road City Council 28 –36 6/1/2021 Santa Ana 2020 Urban Water Management Plan arcadis.com 3-10  South Bristol Street These five areas are along major travel corridors, the Orange County Streetcar line, and/or linked to the Downtown. The intent is to expand opportunities for development through a transition to multiuse land use designations near transit corridors. The Industrial Flex designation is being introduced on areas already designated for industrial land uses in order to allow for cleaner industrial and commercial uses, professional office, and creative live-work spaces. Additionally, the City has seven planning areas including specific plans and other special zoning areas, that were adopted before the General Plan and have remaining development capacity:  Adaptive Reuse Overlay (2014)  Bristol Street Corridor Specific Plan (1991/2018)  Harbor Mixed Use Corridor Specific Plan (2014)  MainPlace Specific Plan (2019)  Metro East Overlay Zone (2007/2018)  Midtown Specific Plan (1996)  Transit Zoning Code Specific Devt (2010) Figure 3-4 below shows the above listed five focus areas and the seven planning areas of the City. City Council 28 –37 6/1/2021 Santa Ana 2020 Urban Water Management Plan arcadis.com 3-11 Figure 3-4: Special Planning Areas of the City of Santa Ana City Council 28 –38 6/1/2021 Santa Ana 2020 Urban Water Management Plan arcadis.com 3-12 Table 3-4 lists the buildout potential of the City based on the City’s October 2020 Public Hearing Draft General Plan. Table 3-4: Buildout Potential of the City Planning Area Existing1 Buildout Dwelling Units Building (square feet)2 Dwelling Units Building (square feet)2 Specific Plan / Special Zoning 4,685 13,924,891 20,524 16,958,445 Adaptive Reuse Overlay Zone3 260 976,935 1,260 976,935 Bristol Street Corridor Specific Plan 136 140,348 135 143,139 Harbor Corridor Specific Plan 1,324 1,767,937 4,622 1,967,982 MainPlace Specific Plan 0 1,108,080 1,900 2,426,923 Metro East Overlay Zone 844 2,516,056 5,551 4,685,947 Midtown Specific Plan 607 1,885,065 607 1,818,253 Transit Zoning Code 1,514 5,530,470 6,449 4,939,266 Focus Areas 6,380 13,421,155 23,955 15,684,285 South Main Street 1,720 1,685,978 2,308 946,662 Grand Avenue/17th Street 561 1,400,741 2,283 703,894 West Santa Ana Boulevard 2,658 3,090,472 3,920 2,808,805 55 Freeway/Dyer Road 1,221 5,666,453 9,952 6,142,283 South Bristol Street 220 1,577,511 5,492 5,082,641 All Other Areas of the City4 67,727 39,772,550 70,574 40,325,086 Citywide Total 78,792 67,118,596 115,053 72,967,816 Source: City of Santa Ana with assistance from PlaceWorks, 2020. Notes: 1."Existing" represents conditions as of December 2019 as derived from the City of Santa Ana Planning Information Network and projects already under construction per the January 2020 monthly development project report. 2.Only includes nonresidential building square footage. City Council 28 –39 6/1/2021 Santa Ana 2020 Urban Water Management Plan arcadis.com 3-13 Planning Area Existing1 Buildout Dwelling Units Building (square feet)2 Dwelling Units Building (square feet)2 3.The figures shown on the row for the Adaptive Reuse Overlay represent parcels that are exclusively in the Adaptive Reuse Overlay boundary. Figures for parcels that are within the boundaries of both the Adaptive Reuse Overlay Zone and a specific plan, other special zoning, or focus area boundary are accounted for in the respective specific plan, other special zoning, or focus area. 4.The City has included an assumption for growth on a small portion (5%) of residential parcels through the construction of second units, which is distributed throughout the City and is not concentrated in a subset of neighborhoods. Additional growth includes known projects in the pipeline and an increase of 10% in building square footage and employment for the professional office surrounding the Orange County Global Medical Center and along Broadway north of the Midtown Specific Plan as well as the commercial and retail along 1st Street south of the West Santa Ana Boulevard focus area. City Council 28 –40 6/1/2021 Santa Ana 2020 Urban Water Management Plan arcadis.com 4-1 4 WATER USE CHARACTERIZATION Water Use Overview Water use within the City’s service area has been relatively stable in the past decade with an annual average of 36,245 AF. The potable and non-potable water use accounts for an average of 99% and 1% of total City water use, respectively. In FY2019/20, the City’s water use was 33,240 AF of potable water (groundwater and imported) and 249 AF of direct recycled water for landscape irrigation. In FY2019-20, the City’s potable water use profile was comprised of 65.5% residential use, 24.5% commercial, industrial, and institutional (CII), and 4.0% large landscape/irrigation, with non-revenue water and other uses comprising about 5.9%. As described in Section 3, the City’s service area is almost completely built-out and is projected to add minimum land use and small population increase. Water demand is likely to increase ~1.2% over the next 5 years. In the longer term, water demand is projected to decrease ~0.2% from 2025 through 2045. The projected potable and non-potable water use for 2045 is 33,578 AF and 249 AF, respectively. The passive savings are anticipated to continue for the next 25 years and are considered in the water use projections. Permanent water conservation requirements and water conservation strategies are discussed in Section 8 and 9 of this document. Past and Current Water Use Water use within the City’s service area has been relatively stable in the past decade with an annual average of 36,245 AF. A stable trend is expected because the city is essentially built-out and the rate of population growth is expected to average less than 0.12% per year for the next 25 years. Water conservation efforts also kept per capita water use down. As a result of Governor Jerry Brown’s mandatory water conservation order in 2014, the City’s water use in the last five years decreased below the 10-year average. Between FY2015/16 and FY2019/20, water use within the City’s service area ranged from 33,148 to 35,343 acre-feet per year (AFY) (potable and non-potable combined). In the past decade, between FY2010/11 and FY 2019/20, potable and non-potable water use accounts for an average of 99% and 1% of total City water use, respectively. Potable water uses include demands from residential, CII, and large landscape irrigation. Non-potable use includes the use of recycled water for large landscape and golf course irrigation. As of FY2019/20 there are 45,037 active service connections in the City’s water distribution system. Of these, 18 are recycled water accounts. Table 4-1 summarizes the City’s total water demand for potable and non-potable water for FY2019-20. The City has a mix of commercial uses (markets, restaurants, etc.), public entities (schools, fire stations and government offices), industrial uses and office complexes. Single and multi- family residential water demand combined accounts for 65.5% of the total water demand. Commercial use, governmental/institutional, and industrial account for 16.1%, 5.4%, and 3.0% of total demand, respectively. Large landscape (irrigation) accounts for 4.0% of total demand. Other uses and non-revenue water account for 5.9%. City Council 28 –41 6/1/2021 Santa Ana 2020 Urban Water Management Plan arcadis.com 4-2 Table 4-1 Retail: Demands for Potable and Non-Potable Water – Actual DWR Submittal Table 4-1 Retail: Demands for Potable and Non-Potable1 Water - Actual Use Type 2020 Actual Additional Description (as needed) Level of Treatment When Delivered Volume2 Single Family Drinking Water 11,916 Multi-Family Drinking Water 9,872 Commercial Drinking Water 5,364 Industrial Drinking Water 987 Institutional/Governmental Drinking Water 1,788 Landscape Represents large landscape (with irrigation meters) served by potable water and not recycled water Drinking Water 1,349 Losses Non-revenue water Drinking Water 1,940 Other Water-only customer outside of City boundary Drinking Water 24 TOTAL 33,240 1 Recycled water demands are NOT reported in this table. Recycled water demands are reported in Table 6-4. 2 Units of measure (AF, CCF, MG) must remain consistent throughout the UWMP as reported in Table 2-3. NOTES: Volumes reported in AF. This table only represents potable water; recycled water projections are shown in Table 4-4 (DWR Submittal Tables 4-3) and Table 6-8 (DWR Submittal Tables 6-4). City Council 28 –42 6/1/2021 Santa Ana 2020 Urban Water Management Plan arcadis.com 4-3 Water Use Projections A key component of this 2020 UWMP is to provide an insight into the City’s future water demand outlook. This section discusses the considerations and methodology used to estimate the 25-year water use projection. Overall, total water demand is projected to increase 1.0% between 2020 and 2045. While both single residential use is projected to decrease, multifamily residential use and usage by CII are projected to increase. Demands for large landscape applications are projected to increase. Non-revenue water is projected to decrease in the same period. 4.3.1 Water Use Projection Methodology In 2021, MWDOC and OCWD, in collaboration with member agencies and MET member agencies, led the effort to update water demand projections originally done as part of the 2021 OC Water Demand Forecast for MWDOC and OCWD. The updated demand projections, prepared by CDM Smith, were for the Orange County region as a whole, and provided retail agency specific demands. The projections span the years of 2025-2050 and are based upon information surveyed from each Orange County water agency. The forecast methodology began with a retail water agency survey that asked for FY 2017-18, FY 2018-19 and FY 2019-20 water use by major sector, including number of accounts. If an agency provided recycled water to customers that information was also requested. Given that FY 2017-18 was a slightly above-normal demand year (warmer/drier than average) and FY 2018-19 was a slightly below-normal demand year (cooler/wetter than average), water use from these two years were averaged to represent an average-year base water demand. For the residential sectors (single-family and multifamily) the base year water demand was divided by households in order to get a total per unit water use (gallons per home per day). In order to split household water use into indoor and outdoor uses, three sources of information were used, along with CDM Smith’s expertise. The sources of information included: (1) the Residential End Uses of Water (Water Research Foundation, 2016); (2) California’s plumbing codes and landscape ordinances; and (3) CA DWR’s Model Water Efficient Landscape Ordinance (MWELO) calculator. Three different periods of residential end uses of water were analyzed as follows: Pre-2010 efficiency levels – Has an average indoor water use that is considered to be moderately efficient, also does not include the most recent requirements for MWELO. High-efficiency levels – Includes the most recent plumbing codes that are considered to be highly efficient, and also includes the most recent requirements for MWELO. Current average efficiency levels – Represents the weighted average between pre-2010 efficiency and high efficiency levels, based on average age of homes for each retail water agency. For outdoor residential water use, the indoor per capita total was multiplied by each agency-specific persons per household in order to get an indoor residential household water use (gallons per day per home), and then was subtracted from the base year total household water use for single-family and multifamily for each agency based on actual water use as reported by the agency surveys. City Council 28 –43 6/1/2021 Santa Ana 2020 Urban Water Management Plan arcadis.com 4-4 For existing residential homes, the current average indoor and outdoor water use for each agency were used for the year 2020. It was assumed that indoor water uses would reach the high efficiency level by 2040. Based on current age of homes, replacement/remodeling rates, and water utility rebate programs it is believed this assumption is very achievable. It was also assumed that current outdoor water use would be reduced by 5% by 2050. For new homes, the indoor high efficiency level was assumed for the years 2025 through 2050. Outdoor uses for new homes were assumed to be 25% and 30% lower than current household water use for single-family and multifamily homes, respectively. This methodology is illustrated in Figure 4-1 below. Figure 4-1: Water Use Projection Methodology Diagram Existing and projected population, single-family and multifamily households for each retail water agency were provided by CDR under contract by MWDOC and OCWD. CDR provides historical and future demographics by census tracts for all of Orange County (Section 3.4). Census tract data is then clipped to retail water agency service boundaries in order to produce historical and projected demographic data by agency. For the CII water demands, which have been fairly stable from a unit use perspective (gallons/account/day), it was assumed that the unit demand in FY 2019-20 would remain the same from 2020-2025 to represent COVID-19 impacts. Reviewing agency water use data from FY 2017-18 through FY2019-20 revealed that residential water use increased slightly in FY 2019-20 while CII demands decreased slightly as a result of COVID-19. From 2030 to 2050, the average CII unit use from FY 2017-18 and 2018-19 was used. These unit use factors were then multiplied by an assumed growth of CII accounts under three broad scenarios:  Low Scenario – assuming no growth in CII accounts  Mid Scenario – assuming 0.5% annual growth in CII accounts  High Scenario – assuming 1.5% annual growth in CII accounts City Council 28 –44 6/1/2021 Santa Ana 2020 Urban Water Management Plan arcadis.com 4-5 For most retail agencies, the Mid Scenario of CII account growth was used, but for those retail agencies that have had faster historical growth the High Scenario was used. For those retail agencies that have had relatively stable CII water demand, the Low Scenario was used. For Santa Ana, the mid-scenario was used. For those agencies that supply recycled water for non-potable demands, MWDOC used agency-specified growth assumptions. Most agencies have already maximized their recycled water and thus are not expecting for this category of demand to grow. However, a few agencies in South Orange County do expect moderate growth in recycled water customers. For large landscape customers served currently by potable water use, MWDOC assumed these demands to be constant through 2050, except for agencies that have growing recycled water demands. For the agencies that have growing recycled water demands, large landscape demands served by potable water reduced accordingly. For non-revenue water, which represents the difference in total water production less all water billed to customers, this percentage was held constant through 2050. Note that 2050 data was not presented in the UWMP. An agency’s water use demand projection is the summation of their residential water demand, CII demands, large landscape and recycled water demands, and water losses all projected over the 25-year time horizon. These demands were provided to each of the Orange County water agencies for their review, feedback, and revision before being finalized. 4.3.1.1 Weather Variability and Long-Term Climate Change Impacts In any given year water demands can vary substantially due to weather. In addition, long-term climate change can have an impact on water demands into the future. For the 2014 OC Water Reliability Study, CDM Smith developed a statistical model of total water monthly production from 1990 to 2014 from a sample of retail water agencies. This model removed impacts from population growth, the economy and drought restrictions in order to estimate the impact on water use from temperature and precipitation. The results of this statistical analysis are:  Hot/dry weather demands will be 5.5% greater than current average weather demands  Cooler/wet weather demands will be 6% lower than current average weather demands  Climate change impacts will increase current average weather demands by: o 2% in 2030 o 4% in 2040 o 6% in 2050 4.3.2 25-Year Water Use Projection The projected demand values were provided by MWDOC and reviewed by the City as part of the UWMP effort. As the regional wholesale supplier for much of Orange County, MWDOC works in collaboration with each of its retail agencies as well as MET (its wholesaler), and the City (who is a direct Member Agency of MET) to develop demand projections for imported water. The City has been proactively decreasing its reliance on imported water by pursuing a variety of water conservation strategies within the service area. Future water savings and low-income water use are included in these projected values. City Council 28 –45 6/1/2021 Santa Ana 2020 Urban Water Management Plan arcadis.com 4-6 4.3.2.1 Water Use Projections for 2021-2025 The water use projection for normal year conditions without drought for 2021-2025 is presented in Table 4-2. This table will be adjusted to estimate the five-years’ cumulative drought effects as described in the five-year DRA in Section 7. A linear increase in total water demand is expected between 2021 and 2025. Table 4-2: Water Use Projections for 2021 to 2025 Retail: Total Water Demand FY Ending 2021 2022 2023 2024 2025 Total Water Demand (AF) 33,568 33,647 33,725 33,804 33,882 NOTES: 4.3.2.2 Water Use Projections for 2025-2045 Table 4-3 is a projection of the City’s water demand for 2025-2045. While single and multifamily residential use is projected to decrease due to water use efficiency measures, usage by CII is projected to increase. CII projections for 2025 through 2045 were broken down into commercial, industrial, and institutional/governmental using proportions reported for each billing sector in FY 2019-20. Demands for large landscape applications are projected to stay consistent, as are projections for non-revenue water. The demand data presented in this section accounts for passive savings in the future. Passive savings are water savings as a result of codes, standards, ordinances and public outreach on water conservation and higher efficiency fixtures. Passive savings are anticipated to continue through 2045 and will result in continued water saving and reduced consumption levels. Permanent water conservation requirements and water conservation strategies are discussed in Section 8 and 9 of this document. City Council 28 –46 6/1/2021 Santa Ana 2020 Urban Water Management Plan arcadis.com 4-7 Table 4-3: Retail: Use for Potable and Non-Potable Water – Projected DWR Submittal Table 4-2 Retail: Use for Potable and Non-Potable1 Water - Projected Use Type Additional Description (as needed) Projected Water Use2 Report To the Extent that Records are Available 2025 2030 2035 2040 2045 Add additional rows as needed Single Family 11,961 11,675 11,390 11,105 11,101 Multi-Family 10,648 10,415 10,211 9,976 9,967 Commercial 5,486 6,155 6,309 6,466 6,466 Industrial 1,009 1,132 1,161 1,190 1,190 Institutional/Governmental 1,828 2,051 2,102 2,155 2,155 Landscape 1,501 1,501 1,501 1,501 1,501 Losses Non-revenue water 1,198 1,217 1,207 1,197 1,196 TOTAL 33,633 34,146 33,881 33,589 33,578 1 Recycled water demands are NOT reported in this table. Recycled water demands are reported in Table 6-4. 2 Units of measure (AF, CCF, MG) must remain consistent throughout the UWMP as reported in Table 2-3. NOTES: Volumes reported in AF. This table only represents potable water; recycled water projections are shown in Table 4-4 (DWR Submittal Tables 4-3) and Table 6-8 (DWR Submittal Tables 6-4). Source - CDM Smith, 2021 Based on the information provided above, the total demand for potable water is listed below in (Table 4-4). The City currently provides recycled water in its service area and is projected to grow its use. City Council 28 –47 6/1/2021 Santa Ana 2020 Urban Water Management Plan arcadis.com 4-8 Table 4-4 Retail: Total Water Use (Potable and Non-Potable) DWR Submittal Table 4-3 Retail: Total Water Use (Potable and Non-Potable) 2020 2025 2030 2035 2040 2045 (opt) Potable Water, Raw, Other Non-potable 33,240 33,633 34,146 33,881 33,589 33,578 Recycled Water Demand1 249 249 249 249 249 249 Optional Deduction of Recycled Water Put Into Long-Term Storage2 TOTAL WATER USE 33,489 33,882 34,395 34,130 33,838 33,827 1Recycled water demand fields will be blank until Table 6-4 is complete 2 Long term storage means water placed into groundwater or surface storage that is not removed from storage in the same year. Supplier may deduct recycled water placed in long-term storage from their reported demand. This value is manually entered into Table 4-3. NOTES: Volumes in AF Future water savings and low-income water use are included in these projected values (Table 4-5). Table 4-5 Retail Only: Inclusion in Water Use Projections DWR Submittal Table 4-5 Retail Only: Inclusion in Water Use Projections Are Future Water Savings Included in Projections? (Refer to Appendix K of UWMP Guidebook) Yes If "Yes" to above, state the section or page number, in the cell to the right, where citations of the codes, ordinances, or otherwise are utilized in demand projections are found. Section 8 and 9 Are Lower Income Residential Demands Included In Projections? Yes NOTES: 4.3.2.3 Water Use Projections for Lower Income Households Since 2010, the UWMP Act has required retail water suppliers to include water use projections for single-family and multi-family residential housing for lower income and affordable households. This will assist the City in complying with the requirement under Government Code Section 65589.7 granting City Council 28 –48 6/1/2021 Santa Ana 2020 Urban Water Management Plan arcadis.com 4-9 priority for providing water service to lower income households. A lower income household is defined as a household earning below 80% of the MHI. DWR recommends retail suppliers rely on the housing elements of city or county general plans to quantify planned lower income housing with the City's service area (DWR, 2020). RHNA assists jurisdictions in updating general plan's housing elements section. The RHNA identifies additional housing needs and assesses households by income level for the City through 2010 decennial Census and 2005-2009 American Community Survey data. The sixth cycle of the RHNA covers the planning period of October 2021 to October 2029. The SCAG adopted the RHNA Allocation Plan for this cycle on March 4, 2021. The California Department of Housing and Community Development reviewed the housing elements data submitted by jurisdictions in the SCAG region and concluded the data meets statutory requirements for the assessment of current housing needs. Under the assumption that the RHNA household allocations adequately represent ratios of the City’s overall future income categories (not the exact ratio of all household by income but a conservative one for low-income household estimates), the RHNA low-income percentage can be used to estimate future low income demands. One objective of RHNA is to increase affordable housing, therefore RHNA has been allocating additional low-income households to various regions. Because relying on the RHNA distribution of households by income category is likely to produce an overestimate of low-income water demands, this approach represents a conservative projection of future low-income water use. Table 4-6 presents the City’s RHNA housing allocation. RHNA classifies low income housing into two categories: very low income (<30% - 50% MHI), and low income (51% - 80% MHI). Altogether 30.6% of the City’s allocated housing need for the planning period of October 2021 to October 2029 are considered low-income housing (SCAG, 2021). Table 4-6: SCAG 6th Cycle Household Allocation Based on Median Household Income Household Category by Income Number of Households % of Total Allocated Households Very Low Income 586 18.9% Low Income 362 11.7% Moderate Income 523 16.9% Above Moderate Income 1,624 52.5% Total Future Allocated Households 3,095 100.0% By applying the percentage of low-income housing from the SCAG report to the total projected SF/MF residential demand calculated in Table 4-3 above, low-income demand can be conservatively estimated for both SF and MF through 2045. For example, the total low-income single family residential demand is projected to be 3,664 AF in 2025 and 3,400 AF in 2045 (Table 4-7). City Council 28 –49 6/1/2021 Santa Ana 2020 Urban Water Management Plan arcadis.com 4-10 Table 4-7: Projected Water Use Needed for Low Income Households (AF) Water Use Sector FY Ending 2025 2030 2035 2040 2045 Total Residential Demand (AF) 22,609 22,090 21,601 21,081 21,068 Single-Family Residential Demand - Low Income Households (AF) 3,664 3,576 3,489 3,401 3,400 Multi-Family Residential Demand - Low Income Households (AF) 3262 3190 3128 3056 3053 Total Low Income Households Demand (AF) 6,925 6,766 6,616 6,457 6,453 Water Loss The City has conducted annual water loss audit since 2015 per the American Water Works Association (AWWA) methodology per SB 555 to understand the relationship between water loss, operating costs, and revenue losses. Non-revenue water for FY2015/16 – FY2019/20 (Figure 4-2) consists of three components: real losses (e.g., leakage in mains and service lines, and storage tank overflows), apparent losses (unauthorized consumption, customer metering inaccuracies and systematic data handling errors), and unbilled water (e.g., hydrant flushing, firefighting, and blow-off water from well start-ups). The City’s real losses ranged from 157 AFY to 1,007 AFY and apparent losses ranged from 803 AFY to 858 AFY between FY2015/16 – FY2019/20. The unbilled water ranged from 82 AFY to 411 AFY in the same timeframe. In the latest water loss audit (FY2019/20), the City’s total water loss was 1856 AFY (Table 4-8), compared to the total water use of 33,489 AF in FY2019/20. The total water loss consists of real loss of 1,007 AFY and apparent loss of 849 AFY in FY2019/20. The non-revenue water was 1,940 AFY. The active and inactive service connections were relatively consistent in the last five years with 45,037 connections in FY2019/20. The real loss performance indicator was 20 gals/connection/day in FY2019/20. Figure 4-3 presents the performance indicators of gallons of real and apparent loss per connection per day. Understanding and controlling water loss from a distribution system is an effective way for the City to achieve regulatory standards and manage their existing resources. The California State Water Resources Control Board (SWRCB) is still developing water loss performance standards; these standards have not yet been adopted. City Council 28 –50 6/1/2021 Santa Ana 2020 Urban Water Management Plan arcadis.com 4-11 Table 4-8: Retail: Last Five Years of Water Loss Audit Reporting Submittal Table 4-4 Retail: Last Five Years of Water Loss Audit Reporting Reporting Period Start Date (mm/yyyy) Volume of Water Loss 1,2 07/2015 961 07/2016 1236 07/2017 1638 07/2018 1649 07/2019 1856 1 Taken from the field "Water Losses" (a combination of apparent losses and real losses) from the AWWA worksheet. 2 Units of measure (AF, CCF, MG) must remain consistent throughout the UWMP as reported in Table 2-3. NOTES: Water Loss in AFY Figure 4-2: Water Loss Audit for FY 2015/16 to FY 2019/20 0 500 1000 1500 2000 2500 2015-2016 2016-2017 2017-2018 2018-2019 2019-2020Water Loss (AFY)Year Real Loss Apparent Loss Unbilled Water City Council 28 –51 6/1/2021 Santa Ana 2020 Urban Water Management Plan arcadis.com 4-12 Figure 4-3: Water Loss Performance Indicators for FY 2015/16 to FY 2019/20 0 5 10 15 20 25 2015-2016 2016-2017 2017-2018 2018-2019 2019-2020Gal/connection/dayYear Real Loss Apparent Loss City Council 28 –52 6/1/2021 Santa Ana 2020 Urban Water Management Plan arcadis.com 5-13 5 CONSERVATION TARGET COMPLIANCE The Water Conservation Act of 2009, also known as SBx7-7 (Senate Bill 7 as part of the Seventh Extraordinary Session), signed into law on February 3, 2010, requires the State of California to reduce urban water use by 20% by the year 2020 (20x2020). To achieve this each retail urban water supplier must determine baseline water use during their baseline period and target water use for the years 2015 and 2020 to meet the state’s water reduction goal. Retail water suppliers are required to comply with SBx7-7 individually or as a region in collaboration with other retail water suppliers, or demonstrate they have a plan or have secured funding to be in compliance, in order to be eligible for water related state grants and loans on or after July 16, 2016. The City’s actual 2020 water use is lower than its 2020 water use target, therefore, demonstrating compliance with SBx7-7. In its 2015 UWMP, the City revised its baseline per capita water use calculations using 2010 U.S. Census data. Changes in the baseline calculations resulted in updated per capita water use targets. The following sections describe the efforts by the City to comply with the requirements of SBx7-7 and efforts by MWDOC to assist retail agencies, including the formation of a Regional Alliance to provide additional flexibility to all water suppliers in Orange County. A discussion of programs implemented to support retail agencies in achieving their per capita water reduction goals is covered in Section 8 – Demand Management Measures of this UWMP. Complimentary to information presented in this section are SBx7-7 Verification and Compliance Forms, a set of standardized tables required by DWR to demonstrate compliance with the Water Conservation Act in this 2020 UWMP (Appendix D) including calculations of recycled water used for groundwater recharge (indirect reuse) to offset a portion of the agency’s potable demand when meeting the regional as well as individual water use targets. Baseline Water Use The baseline water use is the City’s gross water use divided by its service area population, reported in GPCD. Gross water use is a measure of water that enters the distribution system of the supplier over a 12-month period with certain allowable exclusions. These exclusions are:  Recycled water delivered within the service area  Indirect recycled water  Water placed in long term storage  Water conveyed to another urban supplier  Water delivered for agricultural use  Process water Water suppliers within the OCWD Groundwater Basin, including the City, have the option of choosing to deduct recycled water used for indirect potable reuse (IPR) from their gross water use to account for the City Council 28 –53 6/1/2021 Santa Ana 2020 Urban Water Management Plan arcadis.com 5-14 recharge of recycled water into the OC Basin by OCWD, historically through Water Factory 21 (WF-21), and now by the Groundwater Replenishment System (GWRS). Water suppliers must report baseline water use for two baseline periods, the 10- to 15-year baseline (baseline GPCD) and the five-year baseline (target confirmation) as described below. 5.1.1 Ten to 15-Year Baseline Period (Baseline GPCD) The first step to calculating the City’s water use targets is to determine its base daily per capita water use (baseline water use). The baseline water use is calculated as a continuous (rolling) 10-year average during a period, which ends no earlier than December 31, 2004 and no later than December 31, 2010. Water suppliers whose recycled water made up 10% or more of their 2008 retail water delivery can use up to a 15-year average for the calculation. The City did not have recycled water use in 2008; therefore, a 10-year baseline period is used. The City’s baseline water use is 130 GPCD, obtained from the 10-year period July 1, 1995 to June 30, 2005. 5.1.2 Five-Year Baseline Period (Target Confirmation) Water suppliers are required to calculate water use, in GPCD, for a five-year baseline period. This number is used to confirm that the selected 2020 target meets the minimum water use reduction requirements. Regardless of the compliance option adopted by the City, it will need to meet a minimum water use target of 5% reduction from the five-year baseline water use. This five-year baseline water use is calculated as a continuous five-year average during a period, which ends no earlier than December 31, 2007 and no later than December 31, 2010. The City’s five-year baseline water use is 122 GPCD, obtained from the five-year period July 1, 2003 to June 30, 2008. 5.1.3 Service Area Population The City’s service area boundaries correspond with the boundaries for a city or census designated place. This allows the City to use service area population estimates prepared by the DOF. CDR is the entity which compiles population data for Orange County based on DOF data. The calculation of the City’s baseline water use and water use targets in the 2010 UWMP was based on the 2000 U.S. Census population numbers obtained from CDR. The baseline water use and water use targets in the 2015 UWMP were revised based on the 2010 U.S. Census population obtained from CDR in 2012. That baseline remained in use in the 2020 calculations. SBx7-7 Water Use Targets In the 2020 UWMP, the City may update its 2020 water use target by selecting a different target method than what was used previously. The target methods and determination of the 2015 and 2020 targets are described below. The City selected Option 3 consistent with 2015 and maintained the same 2015 and 2020 target water uses as reported in its 2015 UWMP. City Council 28 –54 6/1/2021 Santa Ana 2020 Urban Water Management Plan arcadis.com 5-15 5.2.1 SBx7-7 Target Methods DWR has established four target calculation methods for urban retail water suppliers to choose from. The City is required to adopt one of the four options to comply with SBx7-7 requirements. The four options include: Option 1 requires a simple 20% reduction from the baseline by 2020 and 10% by 2015. Option 2 employs a budget-based approach by requiring an agency to achieve a performance standard based on three metrics o Residential indoor water use of 55 GPCD o Landscape water use commensurate with the Model Landscape Ordinance o 10% reduction in baseline CII water use Option 3 is to achieve 95% of the applicable state hydrologic region target as set forth in the State’s 202020 Water Conservation Plan. Option 4 requires the subtraction of Total Savings from the baseline GPCD: o Total savings includes indoor residential savings, meter savings, CII savings, and landscape and water loss savings. With MWDOC’s assistance in the calculation of the City’s base daily per capita use and water use targets, the City selected to comply with Option 3 consistent with the option selected in 2010 and 2015. 5.2.2 2020 Targets and Compliance Under Compliance Option 3, to achieve 95% of the South Coast Hydrologic Region target as set forth in the State’s 20x2020 Water Conservation Plan, the City’s 2020 target is 142 GPCD. In addition, the confirmed 2020 target needs to meet a minimum of 5% reduction from the five-year baseline water use which is 116 GPCD. Therefore, the City’s confirmed 2020 target is 116 GPCD as summarized in Table 5-1. City Council 28 –55 6/1/2021 Santa Ana 2020 Urban Water Management Plan arcadis.com 5-16 Table 5-1: Baselines and Targets Summary DWR Submittal Table 5-1 Baselines and Targets Summary from SB X7-7 Verification Form Retail Supplier or Regional Alliance Only Baseline Period Start Year * End Year * Average Baseline GPCD* Confirmed 2020 Target* 10-15 year 1996 2005 130 116 5 Year 2004 2008 122 *All cells in this table should be populated manually from the supplier's SBX7-7 Verification Form and reported in Gallons per Capita per Day (GPCD) NOTES: The City’s actual 2020 consumption is 66 GPCD which is below its 2020 target of 116 GPCD (Table 5-2). The City met its 2020 water use target and is in compliance with SBx7-7. As shown in Table 5-2, the City did not make any adjustments in its compliance for GPCD using weather normalization, economic adjustment, or extraordinary events. City Council 28 –56 6/1/2021 Santa Ana 2020 Urban Water Management Plan arcadis.com 5-17 Table 5-2: 2020 Compliance DWR Submittal Table 5-2: 2020 Compliance from SB X7-7 2020 Compliance Form Retail Supplier or Regional Alliance Only 2020 GPCD 2020 Confirmed Target GPCD* Did Supplier Achieve Targeted Reduction for 2020? Y/N Actual 2020 GPCD* 2020 TOTAL Adjustments* Adjusted 2020 GPCD* (Adjusted if applicable) 66 0 66 116 Y *All cells in this table should be populated manually from the supplier's SBX7-7 2020 Compliance Form and reported in Gallons per Capita per Day (GPCD) NOTES: Orange County 20x2020 Regional Alliance A retail supplier may choose to meet the SBx7-7 targets on its own or it may form a regional alliance with other retail suppliers to meet the water use target as a region. Within a Regional Alliance, each retail water supplier will have an additional opportunity to achieve compliance under both an individual target and a regional target.  If the Regional Alliance meets its water use target on a regional basis, all agencies in the alliance are deemed compliant.  If the Regional Alliance fails to meet its water use target, each individual supplier will have an opportunity to meet their water use targets individually. The City is a member of the Orange County 20x2020 Regional Alliance formed by MWDOC, its wholesaler. This regional alliance consists of 29 retail agencies in Orange County as described in MWDOC’s 2020 UWMP. MWDOC provides assistance in the calculation of each retail agency’s baseline water use and water use targets. In 2020, the regional baseline and targets were revised from 2015 to account for any revisions made by the retail agencies to their individual 2015 and 2020 targets. The regional water use target is the weighted average of the individual retail agencies’ targets (by population). The Orange County 20x2020 Regional Alliance weighted 2020 target is 159 GPCD. The actual 2020 water use in the region is 109 GPCD, i.e., the region met its 2020 GPCD goal. City Council 28 –57 6/1/2021 Santa Ana 2020 Urban Water Management Plan arcadis.com 6-1 6 WATER SUPPLY CHARACTERIZATION As a counterpart to Section 4’s Water Use Characterization, this section characterizes the City’s water supply. This section includes identification and quantification of water supply sources through 2045, descriptions of each water supply source and their management, opportunities for exchanges and transfers, and discussion regarding any planned future water supply projects. This section also includes the energy intensity of the water service, a new UWMP requirement. Water Supply Overview The City meets all of its demands with a combination of imported water, local groundwater, and recycled water. The City works together with two primary agencies, MET and OCWD, to ensure a safe and reliable water supply that will continue to serve the community in periods of drought and shortage. The sources of imported water supplies include water from the Colorado River and the State Water Project (SWP) provided by MET. The City’s main source of water supply is groundwater from the Orange County Groundwater Basin. Imported water and recycled water make up the rest of the City’s water supply portfolio. In FY 2019-20, the City relied on 76% groundwater, 23% imported water, and 1% recycled water (Table 6-1). It is projected that by 2045, the water supply portfolio will change to approximately to 84% groundwater, 15% imported water, and 1% recycled water (Table 6-2 and Figure 6-1). Note that these representations of supply match the projected demand. However, the City has a ten-year purchase agreement with MET that allows the City to purchase significantly more MET water, should the need arise. This agreement is further discussed is Section 6.2 Additionally, GWRS supplies are included as part of groundwater pumping numbers. The following subsections provide a detailed discussion of the City’s water sources as well as the future water supply portfolio for the next 25 years. City Council 28 –58 6/1/2021 Santa Ana 2020 Urban Water Management Plan arcadis.com 6-2 Table 6-1: Retail: Water Supplies – Actual DWR Submittal Table 6-8 Retail: Water Supplies — Actual Water Supply Additional Detail on Water Supply 2020 Actual Volume (AF) Water Quality Groundwater (not desalinated) Orange County Groundwater Basin 25,591 Drinking Water Purchased or Imported Water MET 7,649 Drinking Water Recycled Water Green Acres Project (OCWD) 249 Recycled Water Total 33,489 NOTES: Source - MWDOC, 2020 City Council 28 –59 6/1/2021 Santa Ana 2020 Urban Water Management Plan arcadis.com 6-3 Table 6-2: Retail: Water Supplies – Projected DWR Submittal Table 6-9 Retail: Water Supplies — Projected Water Supply Additional Detail on Water Supply Projected Water Supply (AF) Report To the Extent Practicable 2025 2030 2035 2040 2045 Reasonably Available Volume Reasonably Available Volume Reasonably Available Volume Reasonably Available Volume Reasonably Available Volume Groundwater (not desalinated) Orange County Groundwater Basin 28,588 29,024 28,799 28,551 28,541 Purchased or Imported Water MET 5,045 5,122 5,082 5,038 5,037 Recycled Water OCWD 249 249 249 249 249 Total 33,882 34,395 34,130 33,838 33,827 NOTES: Source - CDM Smith, 2021 Groundwater volumes assume OCWD’s basin production percentage (BPP) to be 85% for all years. Volumes of groundwater and imported water may vary depending on OCWD's actual BPP projections, which are established annually. This table only considers direct use of recycled water - this does not include indirect potable recharge. Per the ten-year (CY 2015 through CY 2024) purchase agreement with MET, the City is contractually able to purchase more MET water, should the need arise. City Council 28 –60 6/1/2021 Santa Ana 2020 Urban Water Management Plan arcadis.com 6-4 Figure 6-1: City’s Projected Water Supply Sources (AF) Imported Water The City supplements its local water supply with imported water purchased from MET. In FY 2019-20, the City relied on approximately 7,649 AFY – approximately 23% of the City’s water supply portfolio for FY 2019-20 – of imported water from MET to meet its demands. MET’s principal sources of water are the Colorado River via the Colorado River Aqueduct (CRA) and the Lake Oroville watershed in Northern California through the SWP. For Orange County, the water obtained from these sources is treated at the Robert B. Diemer Filtration Plant located in Yorba Linda. Typically, the Diemer Filtration Plant receives a blend of Colorado River water from Lake Mathews through the MET Lower Feeder and SWP water through the Yorba Linda Feeder. The City currently maintains seven imported water connections to the MET system. In December 2002, the City entered into a 10-year water purchase agreement with MET. This water purchase agreement is a 10-year commitment to purchase a minimum quantity of water on an annual basis and a minimum quantity of water over the course of the 10-year commitment. In return, the City is able to purchase a greater percentage of MET water at a lower, Tier 1 rate. This purchase agreement was renewed, and the current ten-year term is effective January 1, 2015 through December 31, 2024. The City’s annual purchase commitment average is 8,086 AF, with a maximum average annual value set at 19,617 AF. City Council 28 –61 6/1/2021 Santa Ana 2020 Urban Water Management Plan arcadis.com 6-5 6.2.1 Colorado River Supplies Background The Colorado River was MET’s original source of water after MET’s establishment in 1928. The CRA, which is owned and operated by MET, transports water from the Colorado River to its terminus Lake Mathews, in Riverside County. The actual amount of water per year that may be conveyed through the CRA to MET’s member agencies is subject to the availability of Colorado River water. Approximately 40 million people rely on the Colorado River and its tributaries for water with 5.5 million acres of land using Colorado River water for irrigation. The CRA includes supplies from the implementation of the Quantification Settlement Agreement and its related agreements to transfer water from agricultural agencies to urban uses. The 2003 Quantification Settlement Agreement enabled California to implement major Colorado River water conservation and transfer programs, in order to stabilize water supplies and reduce the state’s demand on the river to its 4.4 million acre-feet (MAF) entitlement. Colorado River transactions are potentially available to supply additional water up to the CRA capacity of 1.25 MAF on an as-needed basis. Water from the Colorado River or its tributaries is available to users in California, Arizona, Colorado, Nevada, New Mexico, Utah, Wyoming, and Mexico. California is apportioned the use of 4.4 MAF of water from the Colorado River each year plus one-half of any surplus that may be available for use collectively in Arizona, California, and Nevada. In addition, California has historically been allowed to use Colorado River water apportioned to, but not used by, Arizona or Nevada. MET has a basic entitlement of 550,000 AFY of Colorado River water, plus surplus water up to an additional 662,000 AFY when the following conditions exists (MET, 2021):  Water is unused by the California holders of priorities 1 through 3  Water is saved by the Palo Verde land management, crop rotation, and water supply program  When the U.S. Secretary of the Interior makes available either one or both of the following: o Surplus water o Colorado River water that is apportioned to but unused by Arizona and/or Nevada. Current Conditions and Supply MET has not received surplus water for a number of years. The Colorado River supply faces current and future imbalances between water supply and demand in the Colorado River Basin due to long-term drought conditions. Analysis of historical records suggests a potential change in the relationship between precipitation and runoff in the Colorado River Basin. The past 21 years (1999-2020) have seen an overall drying trend, even though the period included several wet or average years. The river basin has substantial storage capacity, but the significant reduction in system reservoir storage in the last two decades is great enough to consider the period a drought (DWR, 2020a). At the close of 2020, system storage was at or near its lowest since 2000, so there is very little buffer to avoid a shortage from any future period of reduced precipitation and runoff (MET, 2021). Looking ahead, the long-term imbalance in the Colorado River Basin’s future supply and demand is projected to be approximately 3.2 MAF by the year 2060 (USBR, 2012). Over the years, MET has helped fund and implement various programs to improve Colorado River supply reliability and help resolve the imbalance between supply and demand. Implementation of such programs City Council 28 –62 6/1/2021 Santa Ana 2020 Urban Water Management Plan arcadis.com 6-6 have contributed to achievements like achieving a record low diversion of the Colorado River in 2019, a level not seen since the 1950s. Colorado River water management programs include: Imperial Irrigation District / MET Conservation Program – Under agreements executed in 1988 and 1989, this program allows MET to fund water efficiency improvements within Imperial Irrigation District’s service area in return for the right to divert the water conserved by those investments. An average of 105,000 AFY of water has been conserved since the program’s implementation. Palo Verde Land Management, Crop Rotation, and Water Supply Program – Authorized in 2004, this 35-year program allows MET to pay participating farmers to reduce their water use, and for MET to receive the saved water. Over the life of the program, an average of 84,500 AFY has been saved and made available to MET. Bard Seasonal Fallowing Program – Authorized in 2019, this program allows MET to pay participating farmers in Bard to reduce their water use between the late spring and summer months of selected years, which provides up to 6,000 AF of water to be available to MET in certain years. Management of MET-Owned Land in Palo Verde – Since 2001, MET has acquired approximately 21,000 acres of irrigable farmland that are leased to growers, with incentives to grow low water-using crops and experiment with low water-consumption practices. If long-term water savings are realized, MET may explore ways to formally account them for Colorado River supplies. Southern Nevada Water Authority (SNWA) and MET Storage and Interstate Release Agreement – Entered in 2004, this agreement allows SNWA to store its unused, conserved water with MET, in exchange for MET to receive additional Colorado River water supply. MET has relied on the additional water during dry years, especially during the 2011-2016 California drought, and SNWA is not expected to call upon MET to return water until after 2026. Lower Colorado Water Supply Projects – Authorized in 1980s, this project provides up to 10,000 AFY of water to certain entities that do not have or have insufficient rights to use Colorado River water. A contract executed in 2007 allowed MET to receive project water left unused by the project contractors along the River – nearly 10,000 AF was received by MET in 2019 and is estimated for 2020. Exchange Programs – MET is involved in separate exchange programs with the United States Bureau of Reclamation, which takes place at the Colorado River Intake and with San Diego County Water Authority (SDCWA), which exchanges conserved Colorado River water. Lake Mead Storage Program – Executed in 2006, this program allows MET to leave excessively conserved water in Lake Mead, for exclusive use by MET in later years. Quagga Mussel Control Program – Developed in 2007, this program introduced surveillance activities and control measures to combat quagga mussels, an invasive species that impact the Colorado River’s water quality. City Council 28 –63 6/1/2021 Santa Ana 2020 Urban Water Management Plan arcadis.com 6-7 Lower Basin Drought Contingency Plan – Signed in 2019, this agreement incentivizes storage in Lake Mead through 2026 and overall, it increases MET’s flexibility to fill the CRA as needed (MET, 2021). Future Programs / Plans The Colorado River faces long-term challenges of water demands exceeding available supply with additional uncertainties due to climate change. Climate change impacts expected in the Colorado River Basin include the following:  More frequent, more intense, and longer lasting droughts, which will result in water deficits  Continued dryness in the Colorado River Basin, which will increase the likelihood of triggering a first-ever shortage in the Lower Basin  Increased temperatures, which will affect the percentage of precipitation that falls as rain or snow, as well as the amount and timing of mountain snowpack (DWR, 2020b) Acknowledging the various uncertainties regarding reliability, MET plans to continue ongoing programs, such as those listed earlier in this section. Additionally, MET supports increasing water recycling in the Colorado River Basin and is in the process of developing additional transfer programs for the future (MET, 2021). 6.2.2 State Water Project Supplies Background The SWP consists of a series of pump stations, reservoirs, aqueducts, tunnels, and power plants operated by DWR and is an integral part of the effort to ensure that business and industry, urban and suburban residents, and farmers throughout much of California have sufficient water. Water from the SWP originates at Lake Oroville, which is located on the Feather River in Northern California. Much of the SWP water supply passes through the Delta. The SWP is the largest state-built, multipurpose, user-financed water project in the United States. Nearly two-thirds of residents in California receive at least part of their water from the SWP, with approximately 70% of SWP’s contracted water supply going to urban users and 30% to agricultural users. The primary purpose of the SWP is to divert and store water during wet periods in Northern and Central California and distribute it to areas of need in Northern California, the San Francisco Bay area, the San Joaquin Valley, the Central Coast, and SSouthern California (MET, 2021). The Delta is key to the SWP’s ability to deliver water to its agricultural and urban contractors. All but five of the 29 SWP contractors receive water deliveries below the Delta (pumped via the Harvey O. Banks or Barker Slough pumping plants). However, the Delta faces many challenges concerning its long-term sustainability such as climate change posing a threat of increased variability in floods and droughts. Sea level rise complicates efforts in managing salinity levels and preserving water quality in the Delta to ensure a suitable water supply for urban and agricultural use. Furthermore, other challenges include continued subsidence of Delta islands, many of which are below sea level, and the related threat of a catastrophic levee failure as the water pressure increases, or as a result of a major seismic event. Current Conditions and Supply City Council 28 –64 6/1/2021 Santa Ana 2020 Urban Water Management Plan arcadis.com 6-8 “Table A” water is the maximum entitlement of SWP water for each water contracting agency. Currently, the combined maximum Table A amount is 4.17 million acre-feet per year (MAFY). Of this amount, 4.13 MAFY is the maximum Table A water available for delivery from the Delta. On average, deliveries are approximately 60% of the maximum Table A amount (DWR, 2020b). SWP contractors may receive Article 21 water on a short-term basis in addition to Table A water if requested. Article 21 of SWP contracts allows contractors to receive additional water deliveries only under specific conditions, generally during wet months of the year (December through March). Because a SWP contractor must have an immediate use for Article 21 supply or a place to store it outside of the SWP, there are few contractors like MET that can access such supplies. Carryover water is SWP water allocated to an SWP contractor and approved for delivery to the contractor in a given year, but not used by the end of the year. The unused water is stored in the SWP’s share of San Luis Reservoir, when space is available, for the contractor to use in the following year. Turnback pool water is Table A water that has been allocated to SWP contractors that has exceeded their demands. This water can then be purchased by another contractor depending on its availability. SWP Delta exports are the water supplies that are transferred directly to SWP contractors or to San Luis Reservoir storage south of the Delta via the Harvey O. Banks pumping plant. Estimated average annual Delta exports and SWP Table A water deliveries have generally decreased since 2005, when Delta export regulations affecting SWP pumping operations became more restrictive due to federal biological opinions (Biops). The Biops protect species listed as threatened or endangered under the federal and state Endangered Species Acts (ESAs) and affect the SWP’s water delivery capability because they restrict SWP exports in the Delta and include Delta outflow requirements during certain times of the year, thus reducing the available supply for export or storage. Before being updated by the 2019 Long-Term Operations Plan, the prior 2008 and 2009 Biops resulted in an estimated reduction in SWP deliveries of 0.3 MAF during critically dry years to 1.3 MAF in above normal water years as compared to the previous baseline. However, the 2019 Long-Term Operations Plan and Biops are expected to increase SWP deliveries by an annual average of 20,000 AF as compared to the previous Biops (MET, 2021). Average Table A deliveries decreased in the 2019 SWP Final Delivery Capability Report compared to 2017, mainly due to the 2018 Coordinated Operation Agreement (COA) Addendum and the increase in the end of September storage target for Lake Oroville. Other factors that also affected deliveries included changes in regulations associated with the Incidental Take Permit (ITP) and the Reinitiation of Consultation for Long-Term Operations (RoC on LTO), a shift in Table A to Article 21 deliveries which occurred due to higher storage in SWP San Luis, and other operational updates to the SWP and federal Central Valley Project (CVP) (DWR, 2020b). Since 2005, there are similar decreasing trends for both the average annual Delta exports and the average annual Table A deliveries (Table 6-3). City Council 28 –65 6/1/2021 Santa Ana 2020 Urban Water Management Plan arcadis.com 6-9 Table 6-3: MET SWP Program Capabilities Year Average Annual Delta Exports (MAF) Average Annual Table A Deliveries (MAF) 2005 2.96 2.82 2013 2.61 2.55 2019 2.52 2.41 Percent Change*-14.8% -14.3% *Percent change is between the years 2019 and 2005. Ongoing regulatory restrictions, such as those imposed by the Biops on the effects of SWP and the CVP operations on certain marine life, also contribute to the challenge of determining the SWP’s water delivery reliability. In dry, below-normal conditions, MET has increased the supplies delivered through the California Aqueduct by developing flexible CVP/SWP storage and transfer programs. The goal of the storage/transfer programs is to develop additional dry-year supplies that can be conveyed through the available Harvey O. Banks pumping plant capacity to maximize deliveries through the California Aqueduct during dry hydrologic conditions and regulatory restrictions. In addition, SWRCB has set water quality objectives that must be met by the SWP including minimum Delta outflows, limits on SWP and CVP Delta exports, and maximum allowable salinity level. The following factors affect the ability to estimate existing and future water delivery reliability: Water availability at the source: Availability can be highly variable and depends on the amount and timing of rain and snow that fall in any given year. Generally, during a single-dry year or two, surface and groundwater storage can supply most water deliveries, but multiple-dry years can result in critically low water reserves. Fisheries issues can also restrict the operations of the export pumps even when water supplies are available. Water rights with priority over the SWP: Water users with prior water rights are assigned higher priority in DWR’s modeling of the SWP’s water delivery reliability, even ahead of SWP Table A water. Climate change: Mean temperatures are predicted to vary more significantly than previously expected. This change in climate is anticipated to bring warmer winter storms that result in less snowfall at lower elevations, reducing total snowpack. From historical data, DWR projects that by 2050, the Sierra snowpack will be reduced from its historical average by 25 to 40%. Increased precipitation as rain could result in a larger number of “rain-on-snow” events, causing snow to melt earlier in the year and over fewer days than historically, affecting the availability of water for pumping by the SWP during summer. Furthermore, water quality may be adversely affected due to the anticipated increase in wildfires. Rising sea levels may result in potential pumping cutbacks on the SWP and CVP. Regulatory restrictions on SWP Delta exports: The Biops protect special-status species such as delta smelt and spring- and winter-run Chinook salmon and imposed substantial constraints on City Council 28 –66 6/1/2021 Santa Ana 2020 Urban Water Management Plan arcadis.com 6-10 Delta water supply operations through requirements for Delta inflow and outflow and export pumping restrictions. Restrictions on SWP operations imposed by state and federal agencies contribute substantially to the challenge of accurately determining the SWP’s water delivery reliability in any given year (DWR, 2020b). Ongoing environmental and policy planning efforts: Governor Gavin Newsom ended California WaterFix in May 2019 and announced a new approach to modernize Delta Conveyance through a single tunnel alternative. The EcoRestore Program aims to restore at least 30,000 acres of Delta habitat, with the near-term goal of making significant strides toward that objective by 2020 (DWR, 2020b). Delta levee failure: The levees are vulnerable to failure because most original levees were simply built with soils dredged from nearby channels and were not engineered. A breach of one or more levees and island flooding could affect Delta water quality and SWP operations for several months. When islands are flooded, DWR may need to drastically decrease or even cease SWP Delta exports to evaluate damage caused by salinity in the Delta. Operational constraints likely will continue until a long-term solution to the problems in the Bay-Delta is identified and implemented. New Biops for listed species under the Federal ESA or by the California Department of Fish and Game’s issuance of incidental take authorizations under the Federal ESA and California ESA might further adversely affect SWP and CVP operations. Additionally, new litigation, listings of additional species or new regulatory requirements could further adversely affect SWP operations in the future by requiring additional export reductions, releases of additional water from storage or other operational changes impacting water supply operations. Future Programs / Plans MET’s Board approved a Delta Action Plan in June 2007 that provides a framework for staff to pursue actions with other agencies and stakeholders to build a sustainable Delta and reduce conflicts between water supply conveyance and the environment. The Delta Action Plan aims to prioritize immediate short-term actions to stabilize the Delta while an ultimate solution is selected, and mid-term steps to maintain the Delta while a long-term solution is implemented. Currently, MET is working towards addressing four elements: Delta ecosystem restoration, water supply conveyance, flood control, protection and storage development. In May 2019, Governor Newsom ended California WaterFix, announced a new approach to modernize Delta Conveyance through a single tunnel alternative, and released Executive Order 10-19 that directed state agencies to inventory and assess new planning for the project. DWR then withdrew all project approvals and permit applications for California WaterFix, effectively ending the project. The purpose of the Delta Conveyance Project (DCP) gives rise to several project objectives (MET, 2021). In proposing to make physical improvements to the SWP Delta conveyance system, the project objectives are:  To address anticipated rising sea levels and other reasonably foreseeable consequences of climate change and extreme weather events.  To minimize the potential for public health and safety impacts from reduced quantity and quality of SWP water deliveries, and potentially CVP water deliveries, south of the Delta resulting from a major earthquake that causes breaching of Delta levees and the inundation of brackish water into the areas in which existing pumping plants operate. City Council 28 –67 6/1/2021 Santa Ana 2020 Urban Water Management Plan arcadis.com 6-11  To protect the ability of the SWP, and potentially the CVP, to deliver water when hydrologic conditions result in the availability of sufficient amounts, consistent with the requirements of state and federal law.  To provide operational flexibility to improve aquatic conditions in the Delta and better manage risks of further regulatory constraints on project operations. 6.2.3 Storage Storage is a major component of MET’s dry year resource management strategy. MET’s likelihood of having adequate supply capability to meet projected demands, without implementing its Water Supply Allocation Plan (WSAP), is dependent on its storage resources. Due to the pattern of generally drier hydrology, the groundwater basins and local reservoirs have dropped to low operating levels and remain below healthy storage levels. For example, the Colorado River Basin’s system storage at the close of 2020, was at or near its lowest since 2000, so there is very little buffer to avoid a shortage from any future period of reduced precipitation and runoff (MET, 2021). MET stores water in both DWR and MET surface water reservoirs. MET’s surface water reservoirs are Lake Mathews, Lake Skinner, and Diamond Valley Lake, which have a combined storage capacity of over 1 MAF. Approximately 650,000 AF are stored for seasonal, regulatory, and drought use, while approximately 370,000 AF are stored for emergency use. MET also has contractual rights to DWR surface Reservoirs, such as 65 TAF of flexible storage at Lake Perris (East Branch terminal reservoir) and 154 TAF of flexible storage at Castaic Lake (West Branch terminal reservoir) that provides MET with additional options for managing SWP deliveries to maximize the yield from the project. This storage can provide MET with up to 44 TAF of additional supply over multiple dry years, or up to 219 TAF to Southern California in a single dry year (MET, 2021). MET endeavors to increase the reliability of water supplies through the development of flexible storage and transfer programs including groundwater storage (MET, 2021). These include: Lake Mead Storage Program: Executed in 2006, this program allows MET to leave excessively conserved water in Lake Mead, for exclusive use by MET in later years. MET created “Intentionally Created Surplus” (ICS) water in 2006-2007, 2009-2012, and 2016-2019, and withdrew ICS water in 2008 and 2013-2015. As of January 1, 2021, MET had a total of 1.3 MAF of Extraordinary Conservation ICS water. Semitropic Storage Program: The maximum storage capacity of the program is 350 TAF, and the minimum and maximum annual yields available to MET are 34.7 TAF and 236.2 TAF, respectively. The specific amount of water MET can expect to store in and subsequently receive from the program depends on hydrologic conditions, any regulatory requirements restricting MET’s ability to export water for storage and demands placed by other program participants. During wet years, MET has the discretion to use the program to store portions of its SWP supplies which are in excess, and during dry years, the Semitropic Water Storage District returns MET’s previously stored water to MET by direct groundwater pump-in or by exchange of surface water supplies. Arvin-Edison Storage Program: The storage program is estimated to deliver 75 TAF, and the specific amount of water MET can expect to store in and subsequently receive from the program City Council 28 –68 6/1/2021 Santa Ana 2020 Urban Water Management Plan arcadis.com 6-12 depends on hydrologic conditions and any regulatory requirements restricting MET’s ability to export water for storage. During wet years, MET has the discretion to use to program to store portions of its SWP supplies which are in excess, and during dry years, the Arvin-Edison Water Storage District returns MET’s previously stored water to MET by direct groundwater pump-in or by exchange of surface water supplies. Antelope Valley-East Kern (AVEK) Water Agency Exchange and Storage Program: Under the exchange program, for every two AF MET receives, MET returns 1 AF back to AVEK, and MET will also be able to store up to 30 TAF in the AVEK’s groundwater basin, with a dry-year return capability of 10 TAF. High Desert Water Bank Program: Under this program, MET will have the ability to store up to 280 TAF of its SWP Table A or other supplies in the Antelope Valley groundwater basin, and in exchange will provide funding for the construction of monitoring and production wells, turnouts from the California Aqueduct, pipelines, recharge basins, water storage, and booster pump facilities. The project is anticipated to be in operation by 2025. Kern-Delta Water District Storage Program: This groundwater storage program has 250 TAF of storage capacity, and water for storage can either be directly recharged into the groundwater basin or delivered to Kern-Delta Water District farmers in lieu of pumping groundwater. During dry years, the Kern-Delta Water District returns MET’s previously stored water to MET by direct groundwater pump-in return or by exchange of surface water supplies. Mojave Storage Program: MET entered into a groundwater banking and exchange transfer agreement with Mojave Water Agency that allows for the cumulative storage of up to 390 TAF. The agreement allows for MET to store water in an exchange account for later return. 6.2.4 Planned Future Sources Beyond the programs highlighted in Sections 6.2.1 through 6.2.3, MET continues to invest in efforts to meet its goal of long-term regional water supply reliability, focusing on the following:  Continuing water conservation  Developing water supply management programs outside of the region  Developing storage programs related to the Colorado River and the SWP  Developing storage and groundwater management programs within the Southern California region  Increasing water recycling, groundwater recovery, stormwater and seawater desalination  Pursuing long-term solutions for the ecosystem, regulatory and water supply issues in the California Bay-Delta (MET, 2021) Groundwater Historically, local groundwater has been the cheapest and most reliable source of supply for the City. The City draws water from the Basin. In FY 2019-20, the City relied on approximately 25,591 AFY – City Council 28 –69 6/1/2021 Santa Ana 2020 Urban Water Management Plan arcadis.com 6-13 approximately 76% of the City’s water supply portfolio for FY 2019-20 – from the OC Basin to meet its demands. This section describes the OC Basin and the management measures taken by OCWD, the basin manager to optimize local supply and minimize overdraft. This section also provides information on historical groundwater production as well as a 25-year projection of the City's groundwater supply. The OCWD was formed in 1933 by a special legislative act of the California State Legislature to protect and manage the County's vast, natural, groundwater supply using the best available technology and defend its water rights to the OC Basin. This legislation is found in the State of California Statutes, Water – Uncodified Acts, Act 5683, as amended. The OC Basin is managed by OCWD under the Act, which functions as a statutorily-imposed physical solution. The OCWD Management Area includes approximately 89% of the land area of the OC Basin, and 98% of all groundwater production occurs within the area. OCWD monitors the basin by collecting groundwater elevation and quality data from wells and manages an electronic database that stores water elevation, water quality, production, recharge, and other data on over 2,000 wells and facilities within and outside OCWD boundaries (City of La Habra et al., 2017). Groundwater levels are managed within a safe basin operating range to protect the long-term sustainability of the OC Basin and to protect against land subsidence. OCWD regulates groundwater levels in the OC Basin by regulating the annual amount of pumping and setting the Basin Production Percentage (BPP) for the water year. As defined in the District Act, the BPP is the ratio of water produced from groundwater supplies within the district to all water produced within the district from both supplemental sources and groundwater within the district (OCWD, 2020). On a per agency basis including the City, the BPP is the total percentage amount of groundwater allowed to be produced towards that agency’s or city’s demand. For the City, the remaining percentage of potable water demand is achieved through MET water. 6.3.1 Historical Groundwater Production The City pumps groundwater through its 21 active operating groundwater wells. One of the City’s wells is currently offline but is being rehabilitated with goals to be completed by the end of 2021. The City has experienced relative stability in the groundwater volume pumped for the last five years (Table 6-4). City Council 28 –70 6/1/2021 Santa Ana 2020 Urban Water Management Plan arcadis.com 6-14 Table 6-4: Retail: Groundwater Volume Pumped DWR Submittal Table 6-1 Retail: Groundwater Volume Pumped Supplier does not pump groundwater. The supplier will not complete the table below. All or part of the groundwater described below is desalinated. Groundwater Type Location or Basin Name 2016 2017 2018 2019 2020 Alluvial Basin Orange County Groundwater Basin 24,722 24,357 21,327 25,505 25,591 TOTAL 24,722 24,357 21,327 25,505 25,591 NOTES: Source: MWDOC, 2020 6.3.2 Basin Characteristics The OC Basin underlies the northerly half of Orange County beneath broad lowlands. The OC Basin, managed by OCWD, covers an area of approximately 350 square miles, bordered by the Coyote and Chino Hills to the north, the Santa Ana Mountains to the northeast, and the Pacific Ocean to the southwest. The OC Basin boundary extends to the Orange County-Los Angeles Line to the northwest, where groundwater flows across the county line into the Central Groundwater Basin of Los Angeles County. A map of the OC Basin is shown on Figure 6-2. The total thickness of sedimentary rocks in the OC Basin is over 20,000 feet, with only the upper 2,000 to 4,000 feet containing fresh water. The OC Basin’s full volume is approximately 66 MAF. There are three major aquifer systems that have been subdivided by OCWD, the Shallow Aquifer System, the Principal Aquifer System, and the Deep Aquifer System. These three aquifer systems are hydraulically connected as groundwater is able to flow between each other through intervening aquitards or discontinuities in the aquitards. The Shallow Aquifer system occurs from the surface to approximately 250 feet below ground surface. Most of the groundwater from this aquifer system is pumped by small water systems for industrial and agricultural use. The Principal Aquifer system occurs at depths between 200 and 1,300 feet below ground surface. Over 90% of groundwater production is from wells that are screened within the Principal Aquifer system. Only a minor amount of groundwater is pumped from the Deep Aquifer system, which underlies the Principal Aquifer system and is up to 2,000 feet deep in the center of the OC Basin. Per- and polyfluoroalkyl substances (PFAS) are a group of thousands of manmade chemicals that includes perfluorooctanoic acid (PFOA) and perfluorooctane sulfonate (PFOS). PFAS compounds were once commonly used in many products including, among many others, stain- and water-repellent fabrics, nonstick products (e.g., Teflon), polishes, waxes, paints, cleaning products, and fire-fighting foams. City Council 28 –71 6/1/2021 Santa Ana 2020 Urban Water Management Plan arcadis.com 6-15 Beginning in the summer of 2019, the California State Division of Drinking Water (DDW) began requiring testing for PFAS compounds in some groundwater production wells in the OCWD area. Groundwater production in FY 2019-20 was expected to be approximately 325,000 AF but declined to 286,550 AF primarily due to PFAS impacted wells being turned off around February 2020. OCWD expects groundwater production to be in the area of 245,000 AF in FY 2020-21 due to the currently idled wells and additional wells being impacted by PFAS and turned off. As PFAS treatment systems are constructed, OCWD expects total annual groundwater production to slowly increase back to normal levels (310,000 to 330,000 AF) (OCWD, 2020). City Council 28 –72 6/1/2021 Santa Ana 2020 Urban Water Management Plan arcadis.com 6-16 Figure 6-2: Map of the OC Basin City Council 28 –73 6/1/2021 Santa Ana 2020 Urban Water Management Plan arcadis.com 6-17 6.3.3 Sustainable Groundwater Management Act In 2014, the State of California adopted the Sustainable Groundwater Management Act (SGMA) to help manage its groundwater sustainably, and limit adverse effects such as significant groundwater-level declines, land subsidence, and water quality degradation. SGMA requires all high- and medium-priority basins, as designated by DWR, be sustainably managed. DWR designated the non-adjudicated Coastal Plain of OC Basin (“Basin 8-1” or “Basin”) as a medium-priority basin, primarily due to heavy reliance on the Basin’s groundwater as a source of water supply. Compliance with SGMA can be achieved in one of two ways: 1) A Groundwater Sustainability Agency (GSA) is formed, and a Groundwater Sustainability Plan (GSP) is adopted, or 2) Special Act Districts created by statute, such as OCWD, and other agencies may prepare and submit an Alternative to a GSP (City of La Habra et al., 2017) The agencies within Basin 8-1, led by OCWD collaborated to submit an Alternative to a GSP in 2017, titled the “Basin 8-1 Alternative” to meet SGMA compliance. This document will be updated every five years. The current (2017) version is included in Appendix G. 6.3.4 Basin Production Percentage Background The OC Basin is not adjudicated and as such, pumping from the OC Basin is managed through a process that uses financial incentives to encourage groundwater producers to pump a sustainable amount of water. The framework for the financial incentives is based on establishing the BPP, the percentage of each Producer’s total water supply that comes from groundwater pumped from the OC Basin. Groundwater production at or below the BPP is assessed the Replenishment Assessment (RA). While there is no legal limit as to how much an agency pumps from the OC Basin, there is a financial disincentive to pump above the BPP. The BPP is set uniformly for all Producers by OCWD on an annual basis. Agencies that pump above the BPP are charged the RA plus the Basin Equity Assessment (BEA). The BEA is presently calculated so that the cost of groundwater production is equivalent to the cost of importing potable water supplies. This approach serves to discourage, but not eliminate, production above the BPP, and the BEA can be increased to discourage production above the BPP if necessary. The BPP is set based on groundwater conditions, availability of imported water supplies, and Basin management objectives. The supplies available for recharge must be estimated for a given year. The supplies of recharge water that are estimated are: 1) Santa Ana River stormflow, 2) Natural incidental recharge, 3) Santa Ana River baseflow, 4) GWRS supplies, and 5) other supplies such as imported water and recycled water purchased for the Alamitos Barrier. The BPP is a major factor in determining the cost of groundwater production from the OC Basin for that year. The BPP set for Water Year 2021-22 is 77%. BPP Adjustments for Basin Management OCWD has established management guidelines that are used to establish future BPPs, as seen in Table 6-5. Raising or lowering the BPP allows OCWD to manage the amount of pumping from the basin. OCWD has a policy to manage the groundwater basin within a sustainable range to avoid adverse impacts to the basin. OCWD seeks to maintain some available storage space in the basin to maximize surface water City Council 28 –74 6/1/2021 Santa Ana 2020 Urban Water Management Plan arcadis.com 6-18 recharge when such supplies are available, especially in relatively wet years. By keeping the basin relatively full during wet years, and for as long as possible in years with near-normal recharge, the maximum amount of groundwater could be maintained in storage to support pumping in future drought conditions. During dry hydrologic years when less water would be available for recharge, the BPP could be lowered to maintain groundwater storage levels. A component of OCWD’s BPP policy is to manage the groundwater basin so that the BPP will not fluctuate more that 5 percent from year to year. Based on most recent modeling of water supplies available for groundwater recharge and water demand forecasts, OCWD anticipates being able to sustain the BPP at 85% starting in 2025. The primary reasons for the higher BPP are the expected completion of the GWRS Final Expansion (GWRSFE) in 2023 and the relatively low water demands of approximately 400,000 AFY. Modeling and forecasts generate estimates based on historical averages. Consequently, forecasts use average hydrologic conditions which smooth the dynamic and unpredictable local hydrology. Variations in local hydrology are the most significant impact to supplies of water available to recharge the groundwater basin.The BPP projection of 85% is provided based upon average annual rainfall weather patterns. If the City were to experience a relatively dry period, the BPP could be reduced to maintain water storage levels, by as much as five percent. Table 6-5: Management Actions Based on Changes in Groundwater Storage Available Storage Space (amount below full basin condition, AF) Considered Basin Management Action Less than 100,000 Raise BPP 100,000 to 300,000 Maintain and / or raise BPP towards 75% goal 300,000 to 350,000 Seek additional supplies to refill basin and / or lower the BPP Greater than 350,000 Seek additional supplies to refill basin and lower the BPP BPP Exemptions In some cases, OCWD encourages pumping and treating groundwater that does not meet drinking water standards in order to protect water quality. This is achieved by using a financial incentive called the BEA Exemption. A BEA Exemption is used to promote beneficial uses of poor-quality groundwater and reduce or prevent the spread of poor-quality groundwater into non-degraded aquifer zones. OCWD uses a partial or total exemption of the BEA to compensate a qualified participating agency or Producer for the costs of treating poor quality groundwater, which typically include capital, interest and operations and maintenance costs for treatment facilities. When OCWD authorizes a BEA exemption for a project, it is obligated to provide the replenishment water for the production above the BPP and forgo the BEA revenue that OCWD would otherwise receive from the producer (City of La Habra et al., 2017). Similarly, for proactive water quality management, OCWD exempts a portion of the BEA for their Coastal Pumping Transfer Program (CPTP). The CPTP encourages inland groundwater producers to increase pumping and coastal producers to decrease pumping in order to reduce the groundwater basin drawdown City Council 28 –75 6/1/2021 Santa Ana 2020 Urban Water Management Plan arcadis.com 6-19 at the coast and protect against seawater intrusion. Inland pumpers can pump above the BPP without having to pay the full BEA for the amount pumped above the BPP (OCWD, 2015). Coastal pumpers receive BEA revenue from OCWD to assist in offsetting their additional water supply cost from taking less groundwater. 6.3.4.1 2020 OCWD Groundwater Reliability Plan In order to adapt to the substantial growth in water demands in OCWD’s management area, it is paramount to anticipate and understand future water demands and develop projects to increase future water supplies proactively to match demands. The GRP is a continuation of these planning efforts that estimates the OC Basin’s sustainable average annual production and extrapolates water needs of the OC Basin by combining recently completed water demand projections and modeling of Santa Ana River flows available for recharge. These data will be used to evaluate future water supply projects and guide management of the OC Basin. OCWD is currently developing the GRP, and the first public draft is expected to be available May 2021. Current water demand projections show a relatively slow increase over the 25-year planning horizon, which is generally of similar magnitude as the additional production from the GWRSFE in early 2023. Once complete, the GWRSFE will increase capacity from 100,000 to 134,000 AFY of high-quality recycled water. This locally controlled, drought proof supply of water reduces the region’s dependance on imported water. Historically, the Santa Ana River has served as the primary source of water to recharge the OC Basin. To determine the availability of future Santa Ana River flows, OCWD utilized surface water flow modeling of the upper watershed. Modeling was developed to predict the impacts future stormwater capture and wastewater recycling projects in the upper watershed would have on future Santa Ana River flow rates at Prado Dam. Santa Ana River base flows are expected to decrease as more water recycling projects are built in the upper watershed. OCWD continues to work closely with the US Army Corps of Engineers to temporarily impound and slowly release up to approximately 20,000 AF of stormwater in the Prado Dam Conservation Pool. To some extent, the losses in baseflow are partially offset through the capture of additional stormwater held in the Prado Dam Conservation Pool. When available, OCWD will continue to augment groundwater recharge through the purchase of imported water through MET. OCWD will diligently monitor and evaluate future water supply projects to sustainably manage and protect the OC Basin for future generations. 6.3.4.2 OCWD Engineer’s Report The OCWD Engineer’s Report reports on the groundwater conditions and investigates information related to water supply and groundwater basin usage within OCWD’s service area. The overall BPP achieved in the 2019 to 2020 water year within OCWD for non-irrigation use was 75.9%. The achieved pumping was less than the BPP established for the 2019 to 2020 water year primarily due to the water quality impacts of PFAS. As indicated in Section 6.3.4, a BPP of 77% was established for water year 2021-22. Analysis of the groundwater basin’s projected accumulated overdraft, the available supplies to the OC Basin (assuming average hydrology) and the projected pumping demands indicate that this level of pumping can be sustained for 2021-22 without detriment to the OC Basin (OCWD, 2021). City Council 28 –76 6/1/2021 Santa Ana 2020 Urban Water Management Plan arcadis.com 6-20 In FY 2021-22 additional production of approximately 22,000 AF above the BPP will be undertaken by the City of Tustin, City of Garden Grove, City of Huntington Beach, Mesa Water District, and IRWD. These agencies use the additional pumping allowance in order to accommodate groundwater quality improvement projects. As in prior years, production above the BPP from these projects would be partially or fully exempt from the BEA as a result of the benefit provided to the OC Basin by removing poor-quality groundwater and treating it for beneficial use (OCWD, 2021). 6.3.5 Recharge Management Recharging water into the OC Basin through natural and artificial means is essential to support pumping from the OC Basin. Active recharge of groundwater began in 1949, in response to increasing drawdown of the OC Basin and, consequently, the threat of seawater intrusion. The OC Basin’s primary source of recharge is flow from the Santa Ana River, which is diverted into recharge basins and its main Orange County tributary, Santiago Creek. Other sources of recharge water include natural infiltration, recycled water, and imported water. Natural recharge consists of subsurface inflow from local hills and mountains, infiltration of precipitation and irrigation water, recharge in small flood control channels, and groundwater underflow to and from Los Angeles County and the ocean. Recycled water for the OC Basin recharge is from two sources. The main source of recycled water is from the GWRS, which is injected into the Talbert Seawater Barrier and recharged in the Kraemer, Miller and Miraloma Basins (City of La Habra et al., 2017). The second source of recycled water is water purified at the Water Replenishment District’s Leo J. Vander Lans Treatment Facility, which supplies water to the Alamitos Seawater Barrier (owned and operated by the Los Angeles County Department of Public Works). OCWD’s share of the Alamitos Barrier injection total for water year 2018-19 was less than half of the total injection, based on barrier wells located within Orange County. The Water Replenishment District of Southern California (WRD) also works closely with OCWD to ensure that the water demands at the Alamitos Barrier are fulfilled through the use of recycled water as opposed to imported water, however the recycled portion was less than 33% for the last six years due to operational issues and wastewater supply interruptions (OCWD, 2020a). Injection of recycled water into these barriers is an effort by OCWD to control seawater intrusion into the OC Basin. Operation of the injection wells forms a hydraulic barrier to seawater intrusion. OCWD purchases imported water for recharge from MWDOC. Untreated imported water can be used to recharge the OC Basin through the surface water recharge system in multiple locations, such as Anaheim Lake, Santa Ana River, Irvine Lake, and San Antonio Creek. Treated imported water can be used for in-lieu recharge, as was performed extensively from 1977 to 2007 (City of La Habra et al., 2017). For detailed recharge management efforts from OCWD, refer to OCWD’s 2017 “Basin 8-1 Alternative Plan” (Appendix G). 6.3.6 MET Groundwater Replenishment Program In the past, OCWD, MWDOC, and MET have coordinated water management to increase storage in the OC Basin when imported supplies are available for this purpose. MET’s groundwater replenishment program was discontinued on January 1, 2013, and currently MET via MWDOC sells replenishment water to OCWD at the full service untreated MET rate. City Council 28 –77 6/1/2021 Santa Ana 2020 Urban Water Management Plan arcadis.com 6-21 MWDOC’s imported water sales to OCWD since FY 1990-91 averages approximately 31,200 AF per year. Recently, due to low Santa Ana River flows as a result of low precipitation and increased use along the river, OCWD has needed to purchase more imported replenishment water per year than the average of 31,200 AFY over the last 25 years (this does not include water amounts from MET’s Conjunctive Use Program (CUP) or its Cyclic Storage Account). However, with the emergence of PFAS affecting groundwater production, the need to purchase imported water has been temporary suspended. Until PFAS treatment is in place for most groundwater producers in the region, imported replenishment water will be significantly reduced. 6.3.7 MET Conjunctive Use Program / Cyclic Storage Program with OCWD Since 2004, OCWD, MWDOC, and certain groundwater producers have participated in MET’s CUP. This program allows for the storage of MET water in the OC Basin. The existing MET program provides storage up to 66,000 AF of water in the OC Basin to be pumped by participating producers in place of receiving imported supplies during water shortage events in exchange for MET’s contribution to improvements in basin management facilities and an annual administrative fee. These improvements include eight new groundwater production wells, improvements to the seawater intrusion barrier, and construction of the Diemer Bypass Pipeline. The water is accounted for via the CUP program administered by the wholesale agencies and is controlled by MET such that it can be withdrawn over a three-year time period (OCWD, 2020). As of 2021, the CUP has not been in use since 2014. The CUP contract ends in 2028. The Cyclic Storage account is an alternative storage account with MET. However, unlike the CUP program, OCWD controls when the water is used. The Cyclic Water Storage Program allows MET to store water in a local groundwater basin during surplus conditions, where MET has limited space in its regional storage locations. Once the water is stored via direct delivery or In-lieu the groundwater agency has the ability to purchase this water at a future date or over a 5-year period. 6.3.8 Overdraft Conditions Annual groundwater basin overdraft, as defined in OCWD's Act, is the quantity by which production of groundwater supplies exceeds natural replenishment of groundwater supplies during a water year. This difference between extraction and replenishment can be estimated by determining the change in volume of groundwater in storage that would have occurred had supplemental water not been used for any groundwater recharge purpose, including seawater intrusion protection, advanced water reclamation, and the in-Lieu Program. The annual analysis of basin storage change and accumulated overdraft for water year 2019-20 has been completed. Based on the three-layer methodology, an accumulated overdraft of 200,000 AF was calculated for the water year ending June 30, 2020. The accumulated overdraft for the water year ending June 30, 2019 was 236,000 AF, which was also calculated using the three-layer storage method. Therefore, an annual increase of 36,000 AF in stored groundwater was calculated as the difference between the June 2019 and June 2020 accumulated overdrafts (OCWD, 2021). City Council 28 –78 6/1/2021 Santa Ana 2020 Urban Water Management Plan arcadis.com 6-22 6.3.9 Planned Future Sources The City plans to build two new future wells, build three new wells at existing sites, and rehabilitate two wells to ensure reliable local groundwater and continued drinking water safety. These well projects are further described in Section 6.9. On a regional scale, OCWD regularly evaluates potential projects and conducts studies to improve the existing facilities and build new facilities to include in their Long-Term Facilities Plans (LTFP). OCWD’s 2014 LTFP evaluated 65 potential projects for water supply, basin management, recharge facilities, operational improvements, and operational efficiency. Some of OCWD’s planned water projects that would increase supply are listed below. For a more detailed list of projects, refer to the 2014 LTFP (OCWD). GWRSFE – The Final Expansion of the GWRS is currently underway and is the third and final phase of the project. When the Final Expansion is completed in early 2023, the plant’s treatment capacity will increase from 100 to 130 MGD. To produce 130 MGD, additional treated wastewater from Orange County Sanitation District (OC San)’s Treatment Plant 2 is required. This recycled water represents a high quality, drought-proof source of water to protect and enhance the OC Basin. The Final Expansion project will include expanding the existing GWRS treatment facilities, constructing new conveyance facilities at OC San Plant 2, and rehabilitating an existing pipeline between OC San Plant 2 and the GWRS. Once completed, the GWRS plant will recycle 100% of OC San’s reclaimable sources and produce enough water to meet the needs of over one million people. Forecast Informed Reservoir Operations (FIRO) at Prado Dam – Stormwater represents a significant source of water used by OCWD to recharge the OC Basin. Much of this recharge is made possible by the capture of Santa Ana River stormflows behind Prado Dam in the Conservation Pool. FIRO represents the next generation of operating water reservoirs using the best available technology. Advances in weather and stormwater runoff forecasting hold promise to allow USACE to safety impound more stormwater while maintaining equivalent flood risk management capability behind Prado Dam. Preliminary modeling show that by expanding the Conservation Pool from elevation 505 to 512 ft msl, annual recharge to the groundwater basin could increase by as much as 4,500 to 7,000 AFY. Surface Water 6.4.1 Existing Sources There are, currently, no direct surface water uses in the City’s service area. 6.4.2 Planned Future Sources As of 2021, there are no planned direct uses of surface water in the City’s service area. City Council 28 –79 6/1/2021 Santa Ana 2020 Urban Water Management Plan arcadis.com 6-23 Stormwater 6.5.1 Existing Sources There are, currently, no direct stormwater uses in the City’s Service area. 6.5.2 Planned Future Sources As of 2021, there are no planned stormwater uses in the City’s service area. Wastewater and Recycled Water The City is directly involved in wastewater services through its ownership and operation of the wastewater collection system in its service area. However, the City does not own or operate wastewater treatment facilities. The sewer system service area encompasses about 27.2 square miles and includes approximately 390 miles of sewer main. The wastewater system serves about 335,605 residents (Santa Ana’s Sewer Master Plan, 2016). For additional details on the City’s wastewater services, refer to the 2016 Santa Ana Sewer Master Plan. Recycled water is wastewater that is treated through primary, secondary, and tertiary processes and is acceptable for most non-potable water purposes such as irrigation, and commercial and industrial process water per Title 22 requirements. Recycled water opportunities have continued to grow in Southern California as public acceptance and the need to expand local water resources continues to be a priority. Recycled water also provides a degree of flexibility and added reliability during drought conditions when imported water supplies are restricted. The City is indirectly involved in recycled water production, through its supply of wastewater for IPR. The following sections expand on the existing agency collaboration involved in these efforts as well as the City’s projected recycled water use over the next 25 years. 6.6.1 Agency Coordination The City does not own or operate wastewater treatment facilities and sends all collected wastewater to Orange County Sanitation District (OC San) for treatment and disposal. OC San provides treated water to OCWD, the manager of the Orange County Groundwater Basin. OCWD strives to maintain and increase the reliability of the Orange County Groundwater Basin through replenishment with imported water, stormwater, and advanced treated wastewater. A full description of the Orange County Groundwater Basin is available in Section 6.3.2. OCWD and OC San have jointly constructed and expanded two water recycling projects to meet this goal including: 1) OCWD GAP, and 2) OCWD GWRS. 6.6.1.1 OCWD Green Acres Project OCWD owns and operates the GAP, a water recycling system that provides up to 8,400 AFY of recycled water for irrigation and industrial uses. GAP provides an alternate source of water that is mainly delivered to parks, golf courses, greenbelts, cemeteries, and nurseries in the cities of Costa Mesa, Fountain Valley, Newport Beach, and Santa Ana. OCWD produces and distributes GAP water for purchase by the City, which sells and distributes the water to recycled water customers. Approximately 100 sites use City Council 28 –80 6/1/2021 Santa Ana 2020 Urban Water Management Plan arcadis.com 6-24 GAP water, current recycled water users include Mile Square Park and Golf Courses in Fountain Valley, Costa Mesa Country Club, Chroma Systems carpet dyeing, Kaiser Permanente, and Caltrans. The City maintains an agreement with OCWD to supply GAP water to customers where available. 6.6.1.2 OCWD Groundwater Replenishment System OCWD’s GWRS allows Southern California to decrease its dependency on imported water and creates a local and reliable source of water. OCWD’s GWRS purifies secondary treated wastewater from OC San to levels that meet and exceed all state and federal drinking water standards. The GWRS Phase 1 plant has been operational since January 2008 and uses a three-step advanced treatment process consisting of microfiltration (MF), reverse osmosis (RO), and ultraviolet (UV) light with hydrogen peroxide. A portion of the treated water is injected into the seawater barrier to prevent seawater intrusion into the groundwater basin. The other portion of the water is pumped to ponds where the water percolates into deep aquifers and becomes part of Orange County’s water supply. The treatment process described on OCWD’s website is provided below (OCWD, GWRS, 2020). The GWRS first began operating in 2008 producing 70 million gallons of water per day (MGD) and in 2015, it underwent a 30 MGD expansion. Approximately 39,200 AFY of the highly purified water is pumped into the injection wells and 72,900 AFY is pumped to the percolation ponds in the City of Anaheim where the water is naturally filtered through sand and gravel to deep aquifers of the groundwater basin. The Orange County Groundwater Basin provides approximately 72% of the potable water supply for north and central Orange County. The design and construction of the first phase (78,500 AFY) of the GWRS project was jointly funded by OCWD and OC San; Phase 2 expansion (33,600 AFY) was funded solely by OCWD. The Final Expansion of the GWRS is currently underway and is the third and final phase of the project. When the Final Expansion is completed in 2023, the plant will produce 130 MGD. To produce 130 MGD, additional treated wastewater from OC San is required. This additional water will come from OC San’s Treatment Plant 2, which is in the City of Huntington Beach approximately 3.5 miles south of the GWRS. The Final Expansion project will include expanding the existing GWRS treatment facilities, constructing new conveyance facilities at OC San Plant 2 and rehabilitating an existing pipeline between OC San Plant 2 and the GWRS. Once completed, the GWRS plant will recycle 100% of OC San’s reclaimable sources and produce enough water to meet the needs of over one million people. 6.6.2 Wastewater Description and Disposal The City operates and maintains the local sewer system consisting of over 390 miles of pipeline, 7,630 manholes, and two lift stations that connect to OC San's trunk system to convey wastewater to OC San's treatment plants. OC San has an extensive system of gravity flow sewers, pump stations, and pressurized sewers. Collected wastewater is sent to OC San's plants located in the Cities of Huntington Beach and Fountain Valley. OC San’s Plant No. 1 in Fountain Valley has a capacity of 320 million gallons per day (MGD) and Plant No. 2 in Huntington Beach has a capacity of 312 MGD. Both plants share a common ocean outfall, but Plant No. 1 currently provides all its secondary treated wastewater to OCWD’s GWRS for beneficial reuse. The 120-inch diameter ocean outfall extends 4 miles off the coast of Huntington Beach. A 78-inch diameter emergency outfall also extends 1.3 miles off the coast. Table 6-6 summarizes the wastewater collected by the City and transported to OC San's system in 2020. City Council 28 –81 6/1/2021 Santa Ana 2020 Urban Water Management Plan arcadis.com 6-25 Table 6-6: Retail: Wastewater Collected Within Service Area in 2020 DWR Submittal Table 6-2 Retail: Wastewater Collected Within Service Area in 2020 There is no wastewater collection system. The supplier will not complete the table below. Percentage of 2020 service area covered by wastewater collection system (optional) Percentage of 2020 service area population covered by wastewater collection system (optional) Wastewater Collection Recipient of Collected Wastewater Name of Wastewater Collection Agency Wastewater Volume Metered or Estimated? Volume of Wastewater Collected from UWMP Service Area 2020 Name of Wastewater Treatment Agency Receiving Collected Wastewater Treatment Plant Name Is WWTP Located Within UWMP Area? Is WWTP Operation Contracted to a Third Party? (optional) Add additional rows as needed City of Santa Ana Estimated 21,768 OC San Plant No. 1 / Plant No. 2 No No Total Wastewater Collected from Service Area in 2020: 21,768 NOTES: Assumed a return rate of 65% (City of Santa Ana, 2015) City Council 28 –82 6/1/2021 Santa Ana 2020 Urban Water Management Plan arcadis.com 6-26 6.6.3 Current Recycled Water Uses The City provides OCWD GAP recycled water to the southern part of the City. In FY 2019-20, approximately 249 AF of GAP water was used in the City’s service area. The current users/uses of recycled water are as follows:  Centennial Park and Soccer Fields  Bomo Koral Park  Flower Street Bike Trail  McFadden Intermediate School  Adams Park  Chroma Systems- Carpet Dyeing  Chroma Systems- Landscape  Kaiser Medical Office Landscape  Chick-fil-A Landscape  Santa Ana River Trail Landscape  Godinez High School Landscape  MacArthur Boulevard Median Landscape  Bear Street Median Landscape  Thornton Park  Harbor Boulevard Median Landscape  Santa Ana Valley High School Sports Complex Landscape Griset Park South Coast Park Plaza For indirect use, the City also benefits from OCWD’s GWRS system that provides IPR through replenishment of Orange County Groundwater Basin with water that meets state and federal drinking water standards. 6.6.4 Projected Recycled Water Uses The City will continue to receive recycled water from GAP and supply it to the various landscape irrigation sites mentioned in Section 9. The City will continue to supply wastewater to support the region’s IPR via GWRS. Current and projected recycled water use through 2045 are shown in Table 6-7 and are expected to remain constant. Although the 2015 UWMP acknowledged IPR of wastewater, it did not quantify projections. These projections will be prepared moving forward. The projected 2020 recycled water use from the City's 2015 UWMP are compared to the 2020 actual use in Table 6-8, where the actual use is slightly less than the projected. City Council 28 –83 6/1/2021 Santa Ana 2020 Urban Water Management Plan arcadis.com 6-27 Table 6-7: Retail: Recycled Water Direct Beneficial Uses Within Service Area DWR Submittal Table 6-4 Retail: Recycled Water Direct Beneficial Uses Within Service Area Recycled water is not used and is not planned for use within the service area of the supplier. The supplier will not complete the table below. Name of Supplier Producing (Treating) the Recycled Water: Name of Supplier Operating the Recycled Water Distribution System: Supplemental Water Added in 2020 (volume)Include units Source of 2020 Supplemental Water Beneficial Use Type Potential Beneficial Uses of Recycled Water (Describe) Amount of Potential Uses of Recycled Water (Quantity) General Description of 2020 Uses Level of Treatment 2020 2025 2030 2035 2040 2045 (opt) Landscape irrigation (excludes golf courses) 249 AF Parks, street medians, institutional and commercial landscapes Tertiary 249 249 249 249 249 249 Total:249 249 249 249 249 249 *IPR - Indirect Potable Reuse NOTES: Table does not include groundwater recharge (IPR) numbers as they are not separate from OCWD's supply City Council 28 –84 6/1/2021 Santa Ana 2020 Urban Water Management Plan arcadis.com 6-28 Table 6-8: Retail: 2015 UWMP Recycled Water Use Projection Compared to 2020 Actual DWR Submittal Table 6-5 Retail: 2015 UWMP Recycled Water Use Projection Compared to 2020 Actual Recycled water was not used in 2015 nor projected for use in 2020. The Supplier will not complete the table below. Use Type 2015 Projection for 2020 2020 Actual Use Landscape irrigation (excludes golf courses) 320 249 Groundwater recharge (IPR) N/A 8,528 Total 320 8,777 NOTES: Groundwater recharge (IPR) estimated based on OCWD Groundwater Basin Production x Percent of Total Basin Production for 2020 (33.3%) 6.6.5 Potential Recycled Water Uses Potential recycled water users are locations where recycled water could replace potable water use. Since OCWD is limited in GAP plant capacity, additional users do not exist at the time and the City does not expect additional GAP use in the future. However, the City will continue to convey its wastewater to OC San's regional treatment facilities where the wastewater is treated and recycled for IPR. 6.6.6 Optimization Plan Studies of water recycling opportunities within Southern California provide a context for promoting the development of water recycling plans. It is recognized that broad public acceptance of recycled water requires continued education and public involvement. Currently, most of the recycled water available is being directed toward replenishment of the groundwater basin and improvements in groundwater quality. As a user of groundwater, the City supports the efforts of OCWD and OC San to use recycled water as a primary resource for groundwater recharge in Orange County. Financial Incentives The implementation of recycled water projects involves a substantial upfront capital investment for planning studies, Environmental Impact Reports (EIR), engineering design and construction before there is any recycled water to market. In some cases, these capital costs exceed the short-term expense of purchasing additional imported water supplies from MET. The establishment of new supplemental funding sources through federal, state, and regional programs now provides significant financial incentives for water agencies to develop and make use of recycled water locally. Potential sources of funding include federal, state, and local funding opportunities. These funding sources include the U.S. Department of Interior Bureau of Reclamation (USBR), California City Council 28 –85 6/1/2021 Santa Ana 2020 Urban Water Management Plan arcadis.com 6-29 Proposition 13 Water Bond, Proposition 84 and MET LRP. These funding opportunities may be sought by the City or possibly more appropriately by regional agencies. The City will continue to support seeking funding for regional water recycling projects and programs. Optimizing Recycled Water Use In Orange County, recycled water is used for irrigating golf courses, parks, schools, businesses, and communal landscaping, as well as for groundwater recharge. Recycled water users in the City receive their water from OCWD’s GAP. Analyses have indicated that present worth costs to expand recycled water within other areas of the City are not cost effective as compared to purchasing imported water from MET or using groundwater. The City will continue to conduct feasibility studies for recycled water and seek out creative solutions such as funding, regulatory requirements, institutional arrangement, and public acceptance for recycled water use with OCWD, MET, and other cooperative agencies. Desalination Opportunities In 2001, MET developed a Seawater Desalination Program (SDP) to provide incentives for developing new seawater desalination projects in MET’s service area. In 2014, MET modified the provisions of their LRP to include incentives for locally produced seawater desalination projects that reduce the need for imported supplies. To qualify for the incentive, proposed projects must replace an existing demand or prevent new demand on MET’s imported water supplies. In return, MET offers three incentive formulas under the program:  Sliding scale incentive up to $340 per AF for a 25-year agreement term, depending on the unit cost of seawater produced compared to the cost of MET supplies.  Sliding scale incentive up to $475 per AF for a 15-year agreement term, depending on the unit cost of seawater produced compared to the cost of MET supplies.  Fixed incentive up to $305 per AF for a 25-year agreement term. Developing local supplies within MET's service area is part of their IRP goal of improving water supply reliability in the region. Creating new local supplies reduce pressure on imported supplies from the SWP and Colorado River. On May 6th, 2015, the SWRCB approved an amendment to the state’s Water Quality Control Plan for the Ocean Waters of California (California Ocean Plan) to address effects associated with the construction and operation of seawater desalination facilities (Desalination Amendment). The amendment supports the use of ocean water as a reliable supplement to traditional water supplies while protecting marine life and water quality. The California Ocean Plan now formally acknowledges seawater desalination as a beneficial use of the Pacific Ocean and the Desalination Amendment provides a uniform, consistent process for permitting seawater desalination facilities statewide. If the following projects are developed, MET's imported water deliveries to Orange County could be reduced. These projects include the Huntington Beach Seawater Desalination Project and the Doheny Desalination Project. As for City-led initiatives, the City has not investigated seawater desalination as a result of economic and physical impediments. City Council 28 –86 6/1/2021 Santa Ana 2020 Urban Water Management Plan arcadis.com 6-30 Brackish groundwater is groundwater with a salinity higher than freshwater, but lower than seawater. Brackish groundwater typically requires treatment using desalters. 6.7.1 Ocean Water Desalination Huntington Beach Seawater Desalination Project – Poseidon Resources LLC (Poseidon), a private company, is developing the Huntington Beach Seawater Desalination Project to be co-located at the AES Power Plant in the City of Huntington Beach along Pacific Coast Highway and Newland Street. The proposed project would produce up to 50 MGD (56,000 AFY) of drinking water to provide approximately 10% of Orange County’s water supply needs. Over the past several years, Poseidon has been working with OCWD on the general terms and conditions for selling the water to OCWD. OCWD and MWDOC have proposed a few distribution options to agencies in Orange County. The northern option proposes the water be distributed to the northern agencies closer to the plant within OCWD’s service area with the possibility of recharging/injecting a portion of the product water into the OC Basin. The southern option builds on the northern option by delivering a portion of the product water through the existing OC-44 pipeline for conveyance to the south Orange County water agencies. A third option is also being explored, which includes all of the product water to be recharged into the OC Basin. Currently, a combination of these options could be pursued. The Huntington Beach Seawater Desalination project plant capacity of 56,000 AFY would be the single largest source of new, local drinking water available to the region. In addition to offsetting imported demand, water from this project could provide OCWD with management flexibility in the OC Basin by augmenting supplies into the Talbert Seawater Barrier to prevent seawater intrusion. In May 2015, OCWD and Poseidon entered into a non-binding Term Sheet that provided the overall partner structure in order to advance the project. Based on the initial Term Sheet, which was updated in 2018, Poseidon would be responsible for permitting, financing, design, construction, and operations of the treatment plant while OCWD would purchase the production volume, assuming the product water quality and quantity meet specific contract parameters and criteria. Furthermore, OCWD would then distribute the water in Orange County using one of the proposed distribution options described above. Currently, the project is in the regulatory permit approval process with the Regional Water Quality Control Board and the California Coastal Commission. Once all of the required permits are approved, Poseidon will then work with OCWD and interested member agencies in developing a plan to distribute the water. Subsequent to the regulatory permit approval process, and agreement with interested parties, Poseidon estimates that the project could be online as early as 2027. Under guidance provided by DWR, the Huntington Beach Seawater Desalination Plant’s projected water supplies are not included in the supply projections due to its current status within the criteria established by State guidelines (DWR, 2020c). Doheny Desalination Project – South Coast Water District (SCWD) is proposing to develop an ocean water desalination facility in Dana Point. SCWD intends to construct a facility with an initial capacity of up to 5 million gallons per day (MGD). The initial up to 5 MGD capacity would be available for SCWD and potential partnering water agencies to provide a high quality, locally-controlled, drought-proof water supply. The desalination facility would also provide emergency backup water supplies, should an earthquake, system shutdown, or other event disrupt the delivery of imported water to the area. The City Council 28 –87 6/1/2021 Santa Ana 2020 Urban Water Management Plan arcadis.com 6-31 Project would consist of a subsurface slant well intake system (constructed within Doheny Beach State Park), raw (sea) water conveyance to the desalination facility site (located on SCWD owned property), a seawater reverse osmosis (SWRO) desalination facility, brine disposal through an existing wastewater ocean outfall, solids handling facilities, storage, and potable water conveyance interties to adjacent local and regional distribution infrastructure. The Doheny Ocean Desalination Project has been determined as the best water supply option to meet reliability needs of SCWD and south Orange County. SCWD is pursuing the Project to ensure it meets the water use needs of its customers and the region by providing a drought-proof potable water supply, which diversifies SCWD’s supply portfolio and protects against long-term imported water emergency outages and supply shortfalls that could have significant impact to our coastal communities, public health, and local economy. Phase I of the Project (aka, the “Local” Project) will provide SCWD and the region with up to 5 MGD of critical potable water supply that, together with recycled water, groundwater, and conservation, will provide the majority of SCWD’s water supply through local reliable sources. An up to 15 MGD capacity project has been identified as a potential future “regional” project that could be phased incrementally, depending on regional needs. On June 27, 2019, SCWD certified the final EIR and approved the Project. The Final EIR included considerable additional information provided at the request of the Coastal Commission and the Regional Board, including an updated coastal hazard analysis, updated brine discharge modeling, and updated groundwater modeling, updated hydrology analysis. The approval of the Project also included a commitment to 100 percent carbon neutrality through a 100 percent offset of emissions through the expansion of Project mitigation and use of renewable energy sources. SCWD is currently in the permitting process and finalizing additional due diligence studies. If implemented, SCWD anticipates an online date of 2025. Under guidance provided by DWR, the Doheny Seawater Desalination Project’s projected water supplies are not included in the supply projections due to its current status within the criteria established by State guidelines (DWR, 2020c). 6.7.2 Groundwater Desalination There are currently no brackish groundwater opportunities within the City’s service area. Water Exchanges and Transfers Interconnections with other agencies result in the ability to share water supplies during short term emergency situations or planned shutdowns of major imported water systems. However, beyond short term outages, transfers can also be involved with longer term water exchanges to deal with droughts or water allocation situations. The following subsections describe the City’s existing and planned exchanges and transfers. 6.8.1 Existing Exchanges and Transfers Interconnections with other agencies result in the ability to share water supplies during short term emergency situations or planned shutdowns of major imported systems. The City maintains seven connections to MET's system and nine emergency connections with surrounding agencies, including the City Council 28 –88 6/1/2021 Santa Ana 2020 Urban Water Management Plan arcadis.com 6-32 Cities of Costa Mesa, Fountain Valley, Garden Grove, Orange, Tustin, and Southern California Water Company. These connections can provide a total supply of 60,580 gpm into the City's distribution system. The MET connections are typically operating as constant flow sources. 6.8.2 Planned and Potential Exchanges and Transfers The City does not currently have plans to introduce new exchanges and transfers. However, MET continues to help its retail agencies develop transfer and exchange opportunities that promote reliability within their systems. Therefore, MET will look to help its retail agencies navigate the operational and administrative issues of transfers within the MET distribution system. In an indirect regional scale, the Santa Ana River Conservation and Conjunctive Use Project (SARCCUP) is a joint project established by five regional water agencies within the Santa Ana River Watershed (Eastern Municipal Water District, Inland Empire Utilities Agency, Western Municipal Water District, OCWD, and San Bernardino Valley Municipal Water District). In 2016, SARCCUP was successful in receiving $55 million in grant funds from Proposition 84 through DWR. The overall SARCCUP program awarded by Proposition 84, consists of three main program elements:  Watershed-Scale Cooperative Water Banking Program  Water Use Efficiency: Landscape Design and Irrigation Improvements and Water Budget Assistance for Agencies  Habitat Creation and Arundo Donax Removal from the Santa Ana River The Watershed-Scale Cooperative Water Banking Program is the largest component of SARCCUP and since 2016, Valley, MET, and the four SARCCUP-MWD Member Agencies, with MWDOC representing OCWD, have been discussing terms and conditions for the ability to purchase surplus water from Valley to be stored in the Santa Ana River watershed. With the Valley and MET surplus water purchase agreement due for renewal, it was the desire of Valley to establish a new agreement with MET that allows a portion of its surplus water to be stored within the Santa Ana River watershed. An agreement between MET and four SARCCUP-MWD Member Agencies was approved earlier this year that gives the SARCCUP agencies the ability to purchase a portion (up to 50%) of the surplus water that San Bernardino Valley Municipal Water District (Valley), a SWP Contractor, sells to MET. Such water will be stored in local groundwater basins throughout the Santa Ana River watershed and extract during dry years to reduce the impacts from multiyear droughts. In Orange County, 36,000 AF can be stored in the OC Basin for use during dry years. More importantly, this stored SARCCUP water can be categorized as “extraordinary supplies”, if used during a MET allocation, and can enhance a participating agencies’ reliability during a drought. Moreover, if excess water is available MWDOC can purchase additional water for its service area. Further details remain to be developed between OCWD, retail agencies, and MWDOC in how the water will be distributed in Orange County and who participates. City Council 28 –89 6/1/2021 Santa Ana 2020 Urban Water Management Plan arcadis.com 6-33 Summary of Future Water Projects The City continually reviews practices that will provide its customers with adequate and reliable supplies. Trained staff continue to ensure the water quality is safe and the water supply will meet present and future needs in an environmentally and economically responsible manner. Although the City has various projects planned to maintain and improve the water system (Section 6.9.1), there are currently no City-specific planned projects that have both a concrete timeline and a quantifiable increase in supply. 6.9.1 City Initiatives The City anticipates water demand in the City to remain relatively constant over the next 25 years. Any new water sources developed will primarily be to better manage the groundwater basin and replace or upgrade inefficient wells, rather than support population growth and new development. The projects that have been identified by the City to improve the City’s water supply reliability and enhance the operations of the City include major well rehabilitation and refurbishment, well casing rehabilitation, minor motor control center refurbishment, pump station rehabilitation, water main replacements, MET connection upgrades, emergency power projects, and miscellaneous improvements such as SCADA improvements. A Capital Improvement Program identified water projects to implement between FY 2017-18 through FY 2039-40. Those related to increasing the water supply are listed below – for a more detailed list of projects, refer to the City’s 2017 Water Master Plan (TetraTech, 2017). New Well Construction – The City has identified projects to build New Wells No. 1 and 2, as well as drill new wells for Wells No. 16, 22, and 24. These new wells will provide the City with further redundancy and allow the City to continue achieving pumping capacity for higher BPP rates. Major Well Rehabilitation – The City has identified projects for major well rehabilitation for Wells 29 and 32. 6.9.2 Regional Initiatives Beyond City-specific projects, the City consistently coordinates its long-term water shortage planning with MET and OCWD. MWDOC has identified the following future regional projects, some of which can indirectly benefit the City to further increase local supplies and offset imported supplies (CDM Smith, 2019): Poseidon Huntington Beach Ocean Desalination Project – Poseidon proposes to construct and operate the Huntington Beach Ocean Desalination Plant on a 12-acre parcel adjacent to the AES Huntington Beach Generating Station. The facility would have a capacity of 50 MGD and 56,000 AFY, with its main components consisting of a water intake system, a desalination facility, a concentrate disposal system, and a product water storage tank. This project would provide both system and supply reliability benefits to the SOC, the OC Basin, and Huntington Beach. The capital cost in the initial year for the plant is $1.22 billion. Doheny Ocean Desalination Project – SCWD is proposing to construct an ocean water desalination facility in Dana Point at Doheny State Beach. The facility would have an initial up to 5 MGD capacity, with the potential for future expansions up to 15 MGD. The project’s main components are a subsurface water City Council 28 –90 6/1/2021 Santa Ana 2020 Urban Water Management Plan arcadis.com 6-34 intake system, a raw ocean water conveyance pipeline, a desalination facility, a seawater reverse osmosis (SWRO) desalination facility, a brine disposal system, and a product water storage tank. San Juan Watershed Project – Santa Margarita Water District (SMWD) and other project partners have proposed a multi-phased project within the San Juan Creek Watershed to capture local stormwater and develop, convey, and recharge recycled water into the San Juan Groundwater Basin and treat the water upon pumping it out of the basin. The first phase includes the installation of three rubber dams within San Juan Creek to promote in-stream recharge of the basin, with an anticipated production of 700 AFY on average. The second phase would develop additional surface water and groundwater management practices by using stormwater and introducing recycled water for infiltration into the basin and has an anticipated production of 2,660 to 4,920 AFY. The third phase will introduce recycled water directly into San Juan Creek through live stream recharge, with an anticipated production of up to 2,660 AFY (SMWD, 2021). Cadiz Water Bank – SMWD and Cadiz, Inc. are developing this project to create a new water supply by conserving groundwater that is currently being lost to evaporation and recovering the conserved water by pumping it out of the Fenner Valley Groundwater Basin to convey to MET’s CRA. The project consists of a groundwater pumping component that includes an average of 50 TAFY of groundwater that can be pumped from the basin over a 50-year period, and a water storage component that allows participants to send surplus water supplies to be recharged in spreading basins and held in storage. South Orange County Emergency Interconnection Expansion – MWDOC has been working with the South Orange County (SOC) agencies on improvements for system reliability primarily due to the risk of earthquakes causing outages of the MET imported water system as well as extended grid outages. Existing regional interconnection agreements between IRWD and SOC agencies provides for the delivery of water through the IRWWD system to participating SOC agencies in times of emergency. MWDOC and IRWD are currently studying an expansion of the program, including the potential East Orange County Feeder No. 2 pipeline and an expanded and scalable emergency groundwater program, with a capital cost of $867,451. SARCCUP – SARCCUP is a joint project established between MET, MWDOC, Eastern MWD, Western MWD, Inland Empire Utilities Agency, and OCWD that can provide significant benefits in the form of additional supplies during dry years for Orange County. Surplus SWP water from San Bernardino Valley Water District (SBVMWD) can be purchased and stored for use during dry years. This water can even be considered an extraordinary supply under MET allocation Plan, if qualified under MET’s extraordinary supply guidelines. OCWD has the ability to store 36,000 AF of SARCCUP water and if excess water is available MWDOC has the ability to purchase additional water. Further details remain to be developed between OCWD, retail agencies, and MWDOC in how the water will be distributed in Orange County and who participates. Moulton Niquel Water District (MNWD) / OCWD Pilot Storage Program - OCWD entered into an agreement with MNWD to develop a pilot program to explore the opportunity to store water in the OC Basin. The purpose of such a storage account would provide MNWD water during emergencies and/or provide additional water during dry periods. As part of the agreement, OCWD hired consultants to evaluate where and how to extract groundwater from the OC Basin with several options to pump the water to MNWD via the East Orange County Feeder No. 2; as well as a review of existing City Council 28 –91 6/1/2021 Santa Ana 2020 Urban Water Management Plan arcadis.com 6-35 banking/exchange programs in California to determine what compensation methodologies could OCWD assess for a storage/banking program. Energy Intensity A new requirement for this 2020 UWMP is an energy intensity analysis of the Supplier’s water, wastewater, and recycled water systems, where applicable for a 12-month period. The City owns and operates a water distribution system and a wastewater collection system. This section reports the energy intensity for each system using data from CY2019. Water and energy resources are inextricably connected. Known as the "water-energy nexus", the California Energy Commission estimates the transport and treatment of water, treatment and disposal of wastewater, and the energy used to heat and consume water account for nearly 20% of the total electricity and 30% of non-power plant related natural gas consumed in California. In 2015, California issued new rules requiring 50% of its power to come from renewables, along with a reduction in greenhouse gas (GHG) emissions to 40% below 1990 levels by 2030. Consistent with energy and water conservation, renewable energy production, and GHG mitigation initiatives, the City reports the energy intensity of its water and wastewater operations. The methodology for calculating water energy intensity outlined in Appendix O of the UWMP Guidebook was adapted from the California Institute for Energy Efficiency exploratory research study titled “Methodology for Analysis of the Energy Intensity of California’s Water Systems” (Wilkinson 2000). The study defines water energy intensity as the total amount of energy, calculated on a whole‐system basis, required for the use of a given amount of water in a specific location. UWMP reporting is limited to available energy intensity information associated with water processes occurring within an urban water supplier’s direct operational control. Operational control is defined as authority over normal business operations at the operational level. Any energy embedded in water supplies imparted by an upstream water supplier (e.g., water wholesaler) or consequently by a downstream water purveyor (e.g., retail water provider) is not included in the UWMP energy intensity tables. The City’s calculations conform to methodologies outlined in the UWMP Guidebook and Wilkinson study. 6.10.1 Water Supply Energy Intensity In CY 2019, the City consumed 496.9 kWh per AF for water extraction and distribution services (Table 6-9). The basis for calculations is provided in more detail in the following subsections. City Council 28 –92 6/1/2021 Santa Ana 2020 Urban Water Management Plan arcadis.com 6-36 Table 6-9: Recommended Energy Intensity – Multiple Water Delivery Products Urban Water Supplier: City of Santa Ana Water Delivery Product (If delivering more than one type of product use Table O-1C) dropdown menu Table O-1A: Recommended Energy Reporting - Water Supply Process Approach Enter Start Date for Reporting Period 1/1/2019 Urban Water Supplier Operational Control End Date 12/31/2019 Water Management Process Non-Consequential Hydropower (if applicable) Is upstream embedded in the values reported? Water Volume Units Used Extract and Divert Place into Storage Convey- ance Treat- ment Distrib- ution Total Utility Hydrop ower Net Utility Volume of Water Entering Process 25504.78 0 0 0 31784.5 31784.5 0 31784.5 Energy Consumed (kWh)N/A 7142733 0 0 0 8650011 15792744 15792744 Energy Intensity (kWh/vol.)N/A 280.1 0.0 0.0 0.0 272.1 496.9 0.0 496.9 City Council 28 –93 6/1/2021 Santa Ana 2020 Urban Water Management Plan arcadis.com 6-37 Quantity of Self-Generated Renewable Energy 0 kWh Data Quality (Estimate, Metered Data, Combination of Estimates and Metered Data) Combination of Estimates and Metered Data Data Quality Narrative: Volume of Water Entering Process: Extraction data based on MWDOC Compiled Water Audits “Volume From Own Sources” and Distribution data based on MWDOC Compiled Water Audits “Authorized Consumption.” Non-Revenue Water is not considered in this calculation – the energy efficiency is based on water delivered to customers. Energy consumption from Southern California Edison electric bills. Narrative: The City of Santa Ana relies on imported water and local groundwater to meet their customers' water needs. Operational control is limited to groundwater wells and potable water booster stations. This table does not include upstream embedded energy consumed prior to Santa Ana taking control. City Council 28 –94 6/1/2021 Santa Ana 2020 Urban Water Management Plan arcadis.com 6-38 6.10.1.1 Operational Control and Reporting Period As described throughout the report, the City is a retail agency that relies on groundwater and imported water. Water supply energy intensity was calculated for the CY 2019. This is a standard for energy and GHG reporting to the Climate Registry, California Air Resources Board and the United States Environmental Protection Agency. Calendar year reporting provides consistency when assessing direct and indirect energy consumption within a larger geographical context, as fiscal year starting dates can vary between utilities and organizations. 6.10.1.2 Volume of Water Entering Processes According to the City water audits, the City extracted 25,504 AF of groundwater from the OC Basin and distributed 31,785 AF of both groundwater and imported water. Water volume is based on metered data. 6.10.1.3 Energy Consumption and Generation According to Southern California Edison Electricity Bills, groundwater wells consumed 7,142,733 kilowatt hours (kWh) of electricity and booster pumps and MET Connections along the distribution system consumed 8,650,011 kWh of electricity. Currently, the City does not generate renewable energy. In the process of writing this report, the City discovered that the consumption amounts on SCE meters did not match the consumption amounts listed in SCE bills. The City is in the process of establishing why the meters and bills do not match but for this report, the Energy Consumption listed in the tables reflects the consumption noted in SCE bills that the City receives. 6.10.2 Wastewater and Recycled Water Energy Intensity In CY 2019, the City consumed 2.8 KWh per AF for wastewater services (Table 6-10). The basis for calculations is provided in more detail in the following subsections. City Council 28 –95 6/1/2021 Santa Ana 2020 Urban Water Management Plan arcadis.com 6-39 Table 6-10: Recommended Energy Intensity – Wastewater & Recycled Water Urban Water Supplier: City of Santa Ana Table O-2: Recommended Energy Reporting - Wastewater & Recycled Water Enter Start Date for Reporting Period 1/1/2019 Urban Water Supplier Operational Control End Date 12/31/2019 Water Management Process Is upstream embedded in the values reported? Collection / Conveyance Treatment Discharge / Distribution Total Volume of Water Units Used Volume of Wastewater Entering Process (volume units selected above)21768 0 0 0 Wastewater Energy Consumed (kWh)60245 0 0 60245 Wastewater Energy Intensity (kWh/volume)2.8 0.0 0.0 0.0 Volume of Recycled Water Entering Process (volume units selected above)0 0 0 0 Recycled Water Energy Consumed (kWh)0 0 0 0 Recycled Water Energy Intensity (kWh/volume)0.0 0.0 0.0 0.0 Quantity of Self-Generated Renewable Energy related to recycled water and wastewater operations kWh City Council 28 –96 6/1/2021 Santa Ana 2020 Urban Water Management Plan arcadis.com 6-40 Data Quality (Estimate, Metered Data, Combination of Estimates and Metered Data) Combination of Estimates and Metered Data Data Quality Narrative: Wastewater volume is an estimate based on water consumption in the service area. Energy is based on billed consumption. Narrative: Santa Ana operates the local wastewater collection system but does not operate treatment facilities. Operational control is limited to a wastewater lift station in the local collection system. This table does not include downstream energy consumed to treat the wastewater, after Santa Ana's control. City Council 28 –97 6/1/2021 Santa Ana 2020 Urban Water Management Plan arcadis.com 6-41 6.10.2.1 Operational Control and Reporting Period The City’s existing sewer system is made up of a network of gravity sewers. As explained in Section 6.6, the City owns and operates two wastewater lift stations but no treatment facilities. Similar to the water supply energy intensity, wastewater energy intensity was calculated for the 2019 calendar year. This is a standard for energy and GHG reporting. 6.10.2.2 Volume of Wastewater Entering Processes In CY 2019, the City collected and conveyed 21,768 AF of wastewater to OC San. The City provides water for indirect potable reuse but the City does not have operational control over any part of the recycled water system. 6.10.2.3 Energy Consumption and Generation According to estimates referencing Southern California Edison Electricity Bills, the City’s two wastewater lift stations consumed 60,245 kWh of electricity. There are no other wastewater facilities that are owned and operated by the City. Currently, the City does not generate renewable energy. Energy consumption data was estimated, based on pump hours. 6.10.3 Key Findings and Next Steps Calculating and disclosing direct operationally-controlled energy intensities is another step towards understanding the water-energy nexus. However, much work is still needed to better understand upstream and downstream (indirect) water-energy impacts. When assessing water supply energy intensities or comparing intensities between providers, it is important to consider reporting boundaries as they do not convey the upstream embedded energy or impacts energy intensity has on downstream users. Engaging one’s upstream and downstream supply chain can guide more informed decisions that holistically benefit the environment and are mutually beneficial to engaged parties. Suggestions for further study include:  Supply-chain engagement – The City relies on a variety of water sources for their customers. While some studies have used life cycle assessment tools to estimate energy intensities, there is a need to confirm this data. The 2020 UWMP requirement for all agencies to calculate energy intensity will help the City and neighboring agencies make more informed decisions that would benefit the region as a whole regarding the energy and water nexus. A similar analysis could be performed with upstream supply chain energy, for example, with State Project Water.  Internal benchmarking and goal setting – With a focus on energy conservation and a projected increase in water demand despite energy conservation efforts, the City’s energy intensities will likely decrease with time. Conceivably, in a case where water demand decreases, energy intensities may rise as the energy required to pump or treat is not always proportional to water delivered. In the course of exploring the water-energy nexus and pursuing renewable energy goals, there is a need to assess whether energy intensity is a meaningful indicator or if it makes City Council 28 –98 6/1/2021 Santa Ana 2020 Urban Water Management Plan arcadis.com 6-42 sense to use a different indicator to reflect the City’s commitment to energy and water conservation.  Regional sustainability – Water and energy efficiency are two components of a sustainable future. Efforts to conserve water and energy, however, may impact the social, environmental, and economic livelihood of the region. In addition to the relationship between water and energy, over time, it may also be important to consider and assess the connection these resources have on other aspects of a sustainable future. City Council 28 –99 6/1/2021 Santa Ana 2020 Urban Water Management Plan arcadis.com 7-1 7 WATER SERVICE RELIABILITY AND DROUGHT RISK ASSESSMENT Building upon the water supply identified and projected in Section 6, this key section of the UWMP examines the City’s water supplies, water uses, and the resulting water supply reliability. Water service reliability reflects the City’s ability to meet the water needs of its customers under varying conditions. For the UWMP, water supply reliability is evaluated in two assessments: 1) the Water Service Reliability Assessment and 2) the DRA. The Water Service reliability assessment compares projected supply to projected demand in 2025 through 2045 for three hydrological conditions: a normal year, a single dry year, and a drought period lasting five consecutive years. The DRA, a new UWMP requirement, assesses near-term water supply reliability. It compares projected water supply and demand assuming the City’ experiences a drought period for the next five consecutive years. Factors affecting reliability, such as climate change and regulatory impacts, are accounted for. Water Service Reliability Overview Every urban water supplier is required to assess the reliability of their water service to their customers under normal, single-dry, and multiple dry water years. The City depends on a combination of imported and local supplies to meet its water demands and has taken numerous steps to ensure it has adequate supplies. Development of local supplies augments the reliability of the water system. There are various factors that may impact reliability of supplies such as legal, environmental, water quality and climatic which are discussed below. MET’s 2020 UWMP concludes that they can meet full-service demands of their member agencies starting 2025 through 2045 during normal years, single-dry year, and multiple-dry years. Consequently, the City is projected to meet full-service demands through 2045 for the same scenarios, due to diversified supply and conservation measures. MET’s 2020 IRP update describes the core water resources that will be used to meet full-service demands at the retail level under all foreseeable hydrologic conditions from 2025 through 2045. The foundation of MET’s resource strategy for achieving regional water supply reliability has been to develop and implement water resources programs and activities through its IRP preferred resource mix. This preferred resource mix includes conservation, local resources such as water recycling and groundwater recovery, Colorado River supplies and transfers, SWP supplies and transfers, in-region surface reservoir storage, in-region groundwater storage, out-of-region banking, treatment, conveyance, and infrastructure improvements. Table 7-1 shows the basis of water year data used to predict drought supply availability. Per the Demand Forecast TM, the average (normal) hydrologic condition for the Orange County region is represented by FY 2017-18 and FY 2018-19 and the single-dry year hydrologic condition by FY 2013-14. The five consecutive years of FY 2011-12 to FY 2015-16 represent the driest five consecutive year historic sequence for the region. Locally, Orange County rainfall for the five-year period totaled 36 inches, the driest on record. City Council 28 –100 6/1/2021 Santa Ana 2020 Urban Water Management Plan arcadis.com 7-2 Table 7-1 Retail: Basis of Water Year Data (Reliability Assessment) DWR Submittal Table 7-1 Retail: Basis of Water Year Data (Reliability Assessment) Year Type Base Year Available Supplies if Year Type Repeats Quantification of available supplies is not compatible with this table and is provided elsewhere in the UWMP. Location __________________________ Quantification of available supplies is provided in this table as either volume only, percent only, or both. Volume Available % of Average Supply Average Year 2018-2019 - 100% Single-Dry Year 2014 - 106% Consecutive Dry Years 1st Year 2012 - 106% Consecutive Dry Years 2nd Year 2013 - 106% Consecutive Dry Years 3rd Year 2014 - 106% Consecutive Dry Years 4th Year 2015 - 106% Consecutive Dry Years 5th Year 2016 - 106% NOTES: Assumes an increase of 6% above average year demands in dry and multiple dry years based on the Demand Forecast TM (CDM Smith, 2021). 106% represents the percent of average supply needed to meet demands of a single-dry and multiple-dry years. Since the City is able to meet all of its demand with imported water from MET (on top of local groundwater and recycled water) the percent of average supply value reported is equivalent to the percent of average demand under the corresponding hydrologic condition. City Council 28 –101 6/1/2021 Santa Ana 2020 Urban Water Management Plan arcadis.com 7-3 The following sections provide a detailed discussion of the City’s water source reliability. Additionally, the following sections compare the City’s projected supply and demand under various hydrological conditions, to determine the City’s supply reliability for the 25-year planning horizon. Factors Affecting Reliability In order to prepare realistic water supply reliability assessments, various factors affecting reliability were accounted for. These include climate change and environmental requirements, regulatory changes, water quality impacts, and locally applicable criteria. 7.2.1 Climate Change and the Environment Changing climate patterns are expected to shift precipitation patterns and affect water supply availability. Unpredictable weather patterns will make water supply planning more challenging. Although climate change impacts are associated with exact timing, magnitude, and regional impacts of these temperature and precipitation changes, researchers have identified several areas of concern for California water planners (MET, 2021). These areas include:  A reduction in Sierra Nevada Mountain snowpack.  Increased intensity and frequency of extreme weather events.  Prolonged drought periods.  Water quality issues associated with increase in wildfires.  Changes in runoff pattern and amount.  Rising sea levels resulting in: o Impacts to coastal groundwater basins due to seawater intrusion. o Increased risk of damage from storms, high-tide events, and the erosion of levees. o Potential pumping cutbacks to the SWP and CVP. Other important issues of concern due to global climate change include:  Effects on local supplies such as groundwater.  Changes in urban and agricultural demand levels and patterns.  Increased evapotranspiration from higher temperatures.  Impacts to human health from water-borne pathogens and water quality degradation.  Declines in ecosystem health and function.  Alterations to power generation and pumping regime.  Increases in ocean algal blooms affected seawater desalination supplies. The major impact in California is that without additional surface storage, the earlier and heavier runoff (rather than snowpack retaining water in storage in the mountains), will result in more water being lost to the oceans. A heavy emphasis on storage is needed in California. In addition, the Colorado River Basin supplies have been inconsistent since about the year 2000, with precipitation near normal while runoff has been less than average in two out of every three years. Climate models are predicting a continuation of this pattern whereby hotter and drier weather conditions will result in continuing lower runoff, pushing the system toward a drying trend that is often characterized as long term drought. City Council 28 –102 6/1/2021 Santa Ana 2020 Urban Water Management Plan arcadis.com 7-4 Dramatic swings in annual hydrologic conditions have impacted water supplies available from the SWP over the last decade. The declining ecosystem in the Delta has also led to a reduction in water supply deliveries, and operational constraints, which will likely continue until a long-term solution to these problems is identified and implemented (MET, 2021). Legal, environmental, and water quality issues may have impacts on MET supplies. It is felt, however, that climatic factors would have more of an impact than legal, water quality, and environmental factors. Climatic conditions have been projected based on historical patterns but severe pattern changes are still a possibility in the future (MET, 2021). 7.2.2 Regulatory and Legal Ongoing regulatory restrictions, such as those imposed by the Biops on the effects of SWP and the federal CVP operations on certain marine life, also contributes to the challenge of determining water delivery reliability. Endangered species protection and conveyance needs in the Delta have resulted in operational constraints that are particularly important because pumping restrictions impact many water resources programs – SWP supplies and additional voluntary transfers, Central Valley storage and transfers, and in-region groundwater and surface water storage. Biops protect special-status species listed as threatened or endangered under the ESAs and imposed substantial constraints on Delta water supply operations through requirements for Delta inflow and outflow and export pumping restrictions. In addition, the SWRCB has set water quality objectives that must be met by the SWP including minimum Delta outflows, limits on SWP and CVP Delta exports, and maximum allowable salinity level. SWRCB plans to fully implement the new Lower San Joaquin River (LSJR) flow objectives from the Phase 1 Delta Plan amendments through adjudicatory (water rights) and regulatory (water quality) processes by 2022. These LSJR flow objectives are estimated to reduce water available for human consumptive use. New litigation, listings of additional species under the ESAs, or regulatory requirements imposed by the SWRCB could further adversely affect SWP operations in the future by requiring additional export reductions, releases of additional water from storage, or other operational changes impacting water supply operations. The difficulty and implications of environmental review, documentation, and permitting pose challenges for multi-year transfer agreements, recycled water projects, and seawater desalination plants. The timeline and roadmap for getting a permit for recycled water projects are challenging and inconsistently implemented in different regions of the state. Indirect potable reuse projects face regulatory restraints such as treatment, blend water, retention time, and Basin Plan Objectives, which may limit how much recycled water can feasibly be recharged into the groundwater basins. New regulations and permitting uncertainty are also barriers to seawater desalination supplies, including updated Ocean Plan Regulations, Marine Life Protected Areas, and Once-Through Cooling Regulations (MET, 2021). 7.2.3 Water Quality The following sub-sections include narratives on water quality issues experienced in various water supplies, if any, and the measures being taken to improve the water quality of these sources. City Council 28 –103 6/1/2021 Santa Ana 2020 Urban Water Management Plan arcadis.com 7-5 7.2.3.1 Imported Water MET is responsible for providing high quality potable water throughout its service area. Over 300,000 water quality tests are performed per year on MET’s water to test for regulated contaminants and additional contaminants of concern to ensure the safety of its waters. MET’s supplies originate primarily from the CRA and from the SWP. A blend of these two sources, proportional to each year’s availability of the source, is then delivered throughout MET’s service area. MET’s primary water sources face individual water quality issues of concern. The CRA water source contains higher total dissolved solids (TDS) and the SWP contains higher levels of organic matter, lending to the formation of disinfection byproducts. To remediate the CRA’s high level of salinity and the SWP’s high level of organic matter, MET blends CRA and SWP supplies and has upgraded all of its treatment facilities to include ozone treatment processes. In addition, MET has been engaged in efforts to protect its Colorado River supplies from threats of uranium, perchlorate, and chromium VI while also investigating the potential water quality impact of the following emerging contaminants: N-nitrosodimethylamine (NDMA), pharmaceuticals and personal care products (PPCP), microplastics, PFAS, and 1,4-dioxane (MET, 2021). While unforeseeable water quality issues could alter reliability, MET’s current strategies ensure the delivery of high-quality water. The presence of quagga mussels in water sources is a water quality concern. Quagga mussels are an invasive species that was first discovered in 2007 at Lake Mead, on the Colorado River. This species of mussels forms massive colonies in short periods of time, disrupting ecosystems and blocking water intakes. They can cause significant disruption and damage to water distribution systems. MET has had success in controlling the spread and impacts of the quagga mussels within the CRA, however the future could require more extensive maintenance and reduced operational flexibility than current operations allow. It also resulted in MET eliminating deliveries of CRA water into Diamond Valley Lake to keep the reservoir free from quagga mussels (MET, 2021). 7.2.3.2 Groundwater OCWD is responsible for managing the OC Basin. To maintain groundwater quality, OCWD conducts an extensive monitoring program that serves to manage the OC Basin’s groundwater production, control groundwater contamination, and comply with all required laws and regulations. A network of nearly 700 wells provides OCWD a source for samples, which are tested for a variety of purposes. OCWD collects samples each month to monitor Basin water quality. The total number of water samples analyzed varies year-to-year due to regulatory requirements, conditions in the basin and applied research and/or special study demands. These samples are collected and tested according to approved federal and state procedures as well as industry-recognized quality assurance and control protocols (City of La Habra et al., 2017). PFAS are of particular concern for groundwater quality, and since the summer of 2019, DDW requires testing for PFAS compounds in some groundwater production wells in the OCWD area. In February 2020, the DDW lowered its Response Levels (RL) for PFOA and PFOS to 10 and 40 parts per trillion (ppt) respectively. The DDW recommends Producers not serve any water exceeding the RL – effectively making the RL an interim Maximum Contaminant Level (MCL) while DDW undertakes administrative action to set a MCL. In response to DDW’s issuance of the revised RL, as of December 2020, City Council 28 –104 6/1/2021 Santa Ana 2020 Urban Water Management Plan arcadis.com 7-6 approximately 45 wells in the OCWD service area have been temporarily turned off until treatment systems can be constructed. As additional wells are tested, OCWD expects this figure may increase to at least 70 to 80 wells. The state has begun the process of establishing MCLs for PFOA and PFOS and anticipates these MCLs to be in effect by the Fall of 2023. OCWD anticipates the MCLs will be set at or below the RLs. In April 2020, OCWD as the groundwater basin manager, executed an agreement with the impacted Producers to fund and construct the necessary treatment systems for production wells impacted by PFAS compounds. The PFAS treatment projects includes the design, permitting, construction, and operation of PFAS removal systems for impacted Producer production wells. Each well treatment system will be evaluated for use with either granular activated carbon (GAC) or ion exchange (IX) for the removal of PFAS compounds. These treatment systems utilize vessels in a lead-lag configuration to remove PFOA and PFOS to less than 2 ppt (the current non-detect limit). Use of these PFAS treatment systems are designed to ensure the groundwater supplied by Producer wells can be served in compliance with current and future PFAS regulations. With financial assistance from OCWD, the Producers will operate and maintain the new treatment systems once they are constructed. To minimize expenses and provide maximum protection to the public water supply, OCWD initiated design, permitting, and construction of the PFAS treatment projects on a schedule that allows rapid deployment of treatment systems. Construction contracts were awarded for treatment systems for production wells in the City of Fullerton and Serrano Water District in Year 2020. Additional construction contracts will likely be awarded in the first and second quarters of 2021. OCWD expects the treatment systems to be constructed for most of the initial 45 wells above the RL within the next 2 to 3 years. As additional data are collected and new wells experience PFAS detections at or near the current RL, and/or above a future MCL, and are turned off, OCWD will continue to partner with the affected Producers and take action to design and construct necessary treatment systems to bring the impacted wells back online as quickly as possible. Groundwater production in FY 2019-20 was expected to be approximately 325,000 AF but declined to 286,550 AF primarily due to PFAS impacted wells being turned off around February 2020. OCWD expects groundwater production to be in the area of 245,000 AF in FY 2020-21 due to the currently idled wells and additional wells being impacted by PFAS and turned off. As PFAS treatment systems are constructed, OCWD expects total annual groundwater production to slowly increase back to normal levels (310,000 to 330,000 AF) (OCWD, 2020). Salinity is a significant water quality problem in many parts of Southern California, including Orange County. Salinity is a measure of the dissolved minerals in water including both TDS and nitrates. OCWD continuously monitors the levels of TDS in wells throughout the OC Basin. TDS currently has a California Secondary MCL of 500 mg/L. The portions of the OC Basin with the highest levels are generally located in the cities of Irvine, Tustin, Yorba Linda, Anaheim, and Fullerton. There is also a broad area in the central portion of the OC Basin where TDS ranges from 500 to 700 mg/L. Sources of TDS include the water supplies used to recharge the OC Basin and from onsite wastewater treatment systems, also known as septic systems. The TDS concentration in the OC Basin is expected to decrease over time as the TDS concentration of GWRS water used to recharge the OC Basin is approximately 50 mg/L (City of La Habra et al., 2017). City Council 28 –105 6/1/2021 Santa Ana 2020 Urban Water Management Plan arcadis.com 7-7 Nitrates are one of the most common and widespread contaminants in groundwater supplies, originating from fertilizer use, animal feedlots, wastewater disposal systems, and other sources. The MCL for nitrate in drinking water is set at 10 mg/L. OCWD regularly monitors nitrate levels in groundwater and works with producers to treat wells that have exceeded safe levels of nitrate concentrations. OCWD manages the nitrate concentration of water recharged by its facilities to reduce nitrate concentrations in groundwater. This includes the operation of the Prado Wetlands, which was designed to remove nitrogen and other pollutants from the Santa Ana River before the water is diverted to be percolated into OCWD’s surface water recharge system. Although water from the Deep Aquifer System is of very high quality, it is amber-colored and contains a sulfuric odor due to buried natural organic material. These negative aesthetic qualities require treatment before use as a source of drinking water. The total volume of the amber-colored groundwater is estimated to be approximately 1 MAF. There are other potential contaminants that are of concern to and are monitored by OCWD. These include: Methyl Tertiary Butyl Ether (MTBE) – MTBE is an additive to gasoline that increases octane ratings but became a widespread contaminant in groundwater supplies. The greatest source of MTBE contamination comes from underground fuel tank releases. The primary MCL for MTBE in drinking water is 13 µg/L. Volatile Organic Compounds (VOC) – VOCs come from a variety of sources including industrial degreasers, paint thinners, and dry cleaning solvents. Locations of VOC contamination within the OC Basin include the former El Toro marine Corps Air Station, the Shallow Aquifer System, and portions of the Principal Aquifer System in the Cities of Fullerton and Anaheim. NDMA – NDMA is a compound that can occur in wastewater that contains its precursors and is disinfected via chlorination and/or chloramination. It is also found in food products such as cured meat, fish, beer, milk, and tobacco smoke. The California Notification Level for NDMA is 10 ng/L and the RL is 300 ng/L. In the past, NDMA has been found in groundwater near the Talbert Barrier, which was traced to industrial wastewater dischargers. 1,4-Dioxane – 1,4-Dioxane is a suspected human carcinogen. It is used as a solvent in various industrial processes such as the manufacture of adhesive products and membranes. Perchlorate – Perchlorate enters groundwater through application of fertilizer containing perchlorate, water imported from the Colorado River, industrial or military sites that have perchlorate, and natural occurrence. Perchlorate was not detected in 84% of the 219 production wells tested between the years 2010 through 2014. Selenium – Selenium is a naturally occurring micronutrient found in soils and groundwater in the Newport Bay watershed. The bio-accumulation of selenium in the food chain may result in deformities, stunted growth, reduced hatching success, and suppression of immune systems in fish and wildlife. Management of selenium is difficult as there is no off-the-shelf treatment technology available. Constituents of Emerging Concern (CEC) – CECs are either synthetic or naturally occurring substances that are not currently regulated in water supplies or wastewater discharged but can City Council 28 –106 6/1/2021 Santa Ana 2020 Urban Water Management Plan arcadis.com 7-8 be detected using very sensitive analytical techniques. The newest group of CECs include pharmaceuticals, personal care products, and endocrine disruptors. OCWD’s laboratory is one of a few in the state of California that continuously develops capabilities to analyze for new compounds (City of La Habra et al., 2017). 7.2.4 Locally Applicable Criteria Within Orange County, there are no significant local applicable criteria that directly affect reliability. Through the years, the water agencies in Orange County have made tremendous efforts to integrate their systems to provide flexibility to interchange with different sources of supplies. There are emergency agreements in place to ensure all parts of the County have an adequate supply of water. In the northern part of the County, agencies are able to meet a majority of their demands through groundwater with very little limitation, except for the OCWD BPP. For the agencies in southern Orange County, most of their demands are met with imported water where their limitation is based on the capacity of their system, which is very robust. However, if a major earthquake on the San Andreas Fault occurs, it will be damaging to all three key regional water aqueducts and disrupt imported supplies for up to six months. The region would likely impose a water use reduction ranging from 10-25% until the system is repaired. However, MET has taken proactive steps to handle such disruption, such as constructing DVL, which mitigates potential impacts. DVL, along with other local reservoirs, can store a six to twelve-month supply of emergency water (MET, 2021). Water Service Reliability Assessment This Section assesses the City’s reliability to provide water services to its customers under various hydrological conditions. This is completed by comparing the projected long-term water demand (Section 4), to the projected water supply sources available to the City (Section 6), in five-year increments, for a normal water year, a single dry water year, and a drought lasting five consecutive water years. 7.3.1 Normal Year Reliability The water demand forecasting model developed for the Demand Forecast TM (described in Section 4.3), to project the 25-year demand for Orange County water agencies, also isolated the impacts that weather and future climate can have on water demand through the use of a statistical model. The explanatory variables of population, temperature, precipitation, unemployment rate, drought restrictions, and conservation measures were used to create the statistical model. The impacts of hot/dry weather condition are reflected as a percentage increase in water demands from the average condition. The average (normal) demand is represented by the average water demand of FY 2017-18 and FY 2018-19 (CDM Smith, 2021). The City is 100 percent reliable for normal year demands from 2025 through 2045 (Table 7-2) due to diversified supply and conservation measures. For simplicity, the table shows supply to balance demand in the table. However, based on the purchase agreement the City has with MET (Section 6.2), the City is contractually able to purchase more water from MET, should the need arise. The City has entitlements to City Council 28 –107 6/1/2021 Santa Ana 2020 Urban Water Management Plan arcadis.com 7-9 receive imported water from MET via connections to MET's regional distribution system. All imported water supplies are assumed available to the City from existing water transmission facilities, as per MET’s 2020 UWMP. The demand and supplies listed in Table 7-2 also include local groundwater supplies that are available to the City through OCWD by an assumed BPP of 85%, per Section 6.3.4. Table 7-2: Retail: Normal Year Supply and Demand Comparison DWR Submittal Table 7-2 Retail: Normal Year Supply and Demand Comparison 2025 2030 2035 2040 2045 Supply totals (AF) 33,882 34,395 34,130 33,838 33,827 Demand totals (AF) 33,882 34,395 34,130 33,838 33,827 Difference (AF) 0 0 0 0 0 NOTES: This table compares the projected demand and supply volumes determined in Sections 4.3.2 and 6.1, respectively. 7.3.2 Single Dry Year Reliability A single dry year is defined as a single year of minimal to no rainfall within a period where average precipitation is expected to occur. The water demand forecasting model developed for the Demand Forecast TM (described in Section 4.3) isolated the impacts that weather and future climate can have on water demand through the use of a statistical model. The impacts of hot/dry weather condition are reflected as a percentage increase in water demands from the normal year condition (average of FY 2017-18 and FY 2018-19). For a single dry year condition (FY 2013-14), the model projects a six percent increase in demand for the OC Basin area where the City’s service area is located (CDM Smith, 2021). Detailed information of the model is included in Appendix E. The City has documented that it is 100 percent reliable for single dry year demands from 2025 through 2045 with a demand increase of 6% from normal demand with significant reserves held by MET, local groundwater supplies, and conservation. A comparison between the supply and the demand in a single dry year is shown in (Table 7-3). For simplicity, the table shows supply to balance the modeled demand in the table. However, based on the purchase agreement the City has with MET (Section 6.2), the City is contractually able to purchase more water from MET, should the need arise. City Council 28 –108 6/1/2021 Santa Ana 2020 Urban Water Management Plan arcadis.com 7-10 Table 7-3: Retail: Single Dry Year Supply and Demand Comparison DWR Submittal Table 7-3 Retail: Single Dry Year Supply and Demand Comparison 2025 2030 2035 2040 2045 Supply totals (AF) 35,915 36,459 36,178 35,868 35,857 Demand totals (AF) 35,915 36,459 36,178 35,868 35,857 Difference (AF) 0 0 0 0 0 NOTES: It is conservatively assumed that a single dry year demand is 6% greater than each respective year's normally projected total water demand. Groundwater is sustainably managed through the BPP and robust management measures (Section 6.3.4 and Appendix G), direct and indirect recycled water uses provides additional local supply (Section 6.6), and based on MET’s UWMP, imported water is available to close any potable water supply gap that local sources cannot meet (Section 7.5.1). 7.3.3 Multiple Dry Year Reliability Assessing the reliability to meet demand for five consecutive dry years is a new requirement for the 2020 UWMP, as compared to the previous requirement of assessing three or more consecutive dry years. Multiple dry years are defined as five or more consecutive dry years with minimal rainfall within a period of average precipitation. The water demand forecasting model developed for the Demand Forecast TM (described in Section 4.3) isolated the impacts that weather and future climate can have on water demand through the use of a statistical model. The impacts of hot/dry weather condition are reflected as a percentage increase in water demands from the normal year condition (average of FY 2017-18 and FY 2018-19). For a single dry year condition (FY 2013-14), the model projects a six percent increase in demand for the OC Basin area where the City’s service area is located (CDM Smith, 2021). It is conservatively assumed that a five consecutive dry year scenario is a repeat of the single dry year over five consecutive years. Even with a conservative demand increase of 6% each year for five consecutive years, the City is capable of meeting all customers’ demands from 2025 through 2045 (Table 7-4), with significant reserves held by MET and conservation. For simplicity, the table shows supply to balance the modeled demand in the table. However, based on the purchase agreement the City has with MET (Section 6.2), the City is contractually able to purchase more water from MET, should the need arise. City Council 28 –109 6/1/2021 Santa Ana 2020 Urban Water Management Plan arcadis.com 7-11 Table 7-4: Retail: Multiple Dry Years Supply and Demand Comparison DWR Submittal Table 7-4 Retail: Multiple Dry Years Supply and Demand Comparison 2025* 2030* 2035* 2040* 2045* (Opt) First year Supply totals 35,581 36,024 36,403 36,116 35,866 Demand totals 35,581 36,024 36,403 36,116 35,866 Difference 0 0 0 0 0 Second year Supply totals 35,665 36,133 36,347 36,054 35,864 Demand totals 35,665 36,133 36,347 36,054 35,864 Difference 0 0 0 0 0 Third year Supply totals 35,748 36,241 36,290 35,992 35,861 Demand totals 35,748 36,241 36,290 35,992 35,861 Difference 0 0 0 0 0 Fourth year Supply totals 35,831 36,350 36,234 35,930 35,859 Demand totals 35,831 36,350 36,234 35,930 35,859 Difference 0 0 0 0 0 Fifth year Supply totals 35,915 36,459 36,178 35,868 35,857 Demand totals 35,915 36,459 36,178 35,868 35,857 Difference 0 0 0 0 0 NOTES: It is conservatively assumed that a five consecutive dry year scenario is a repeat of the single dry year (106% of projected normal year values) over five consecutive years. The 2025 column assesses supply and demand for FY 2020-21 through FY 2024-25; the 2030 column assesses FY 2025-26 through FY 2029-30 and so forth, in order to end the water service reliability assessment in FY 2044-45. Groundwater is sustainably managed through the BPP and robust management measures (Section 6.3.4 and Appendix G), direct and indirect recycled water uses provide additional local supply (Section 6.6), and based on MET's UWMP, imported water is available to close any potable water supply gap that local sources cannot meet (Section 7.5.1). City Council 28 –110 6/1/2021 Santa Ana 2020 Urban Water Management Plan arcadis.com 7-12 Management Tools and Options Existing and planned water management tools and options for the City, OCWD, and MWDOC’s service area that seek to maximize local resources and result in minimizing the need to import water are described below. Although they are a direct MET Member Agency, the City benefits from collaboration between MWDOC and OCWD to maximize local resources. Reduced Delta Reliance: MET has demonstrated consistency with Reduced Reliance on the Delta Through Improved Regional Water Self-Reliance (Delta Plan policy WR P1) by reporting the expected outcomes for measurable reductions in supplies from the Delta. MET has improved its self-reliance through methods including water use efficiency, water recycling, stormwater capture and reuse, advanced water technologies, conjunctive use projects, local and regional water supply and storage programs, and other programs and projects. In 2020, MET had a 602,000 AF change in supplies contributing to regional-self-reliance, corresponding to a 15.3% change, and this amount is projected to increase through 2045 (MET, 2021). For detailed information on the Delta Plan Policy WR P1, refer to Appendix C. The continued and planned use of groundwater: The water supply resources within the City’s service area are enhanced by the existence of groundwater basins that account for the majority of local supplies available and are used as reservoirs to store water during wet years and draw from storage during dry years, subsequently minimizing the City’s reliance on imported water. Groundwater basins are managed within a safe basin operating range so that groundwater wells are only pumped as needed to meet water use. The City supports and partners in recycled water efforts, including groundwater recharge, through its coordination with OCWD and OC San. The City is currently planning for new well construction and major well rehabilitation at seven well sites, described in Section 6.9. Groundwater storage and transfer programs: MET and OCWD’s involvement in SARCCUP includes participation in a CUP that improves water supply resiliency and increases available dry-year yield from local groundwater basins. The groundwater bank has 137,000 AF of storage (OCWD, 2020b). Additionally, MET has numerous groundwater storage and transfer programs in which MET endeavors to increase the reliability of water supplies, including the AVEK Waster Agency Exchange and Storage Program and the High Desert Water Bank Program. The IRWD Strand Ranch Water Banking Program has approximately 23,000 AF stored for IRWD’s benefit, and by agreement, the water is defined to be an "Extraordinary Supply" by MET and counts essentially 1:1 during a drought/water shortage condition under MET’s Water Supply Allocation Plan. In addition, MET has encouraged storage through its cyclic and conjunctive use programs that allow MET to deliver water into a groundwater basin in advance of agency demands, such as the Cyclic Storage Agreements under the Main San Gabriel Basin Judgement. Water Loss Program: The water loss audit program reduces MET’s dependency on imported water from the Delta by implementing water loss control technologies after assessing audit data and leak detection. Increased use of recycled water: The City partners with OCWD in recycled water efforts to identify opportunities for the use of recycled water for irrigation purposes, groundwater recharge City Council 28 –111 6/1/2021 Santa Ana 2020 Urban Water Management Plan arcadis.com 7-13 and some non-irrigation applications. OCWD’s GWRS and GAP allow Southern California to decrease its dependency on imported water and create a local and reliable source of water that meet or exceed all federal and state drinking level standards. Expansion of the GWRS is currently underway to increase the plant’s production to 130 MGD, and further reduce reliance on imported water. Implementation of demand management measures during dry periods: During dry periods, water reduction methods to be applied to the public through the retail agencies, will in turn reduce the City’s overall demands on MET and reliance on imported water. The City’s specific demand management measures are further discussed in Section 9. Drought Risk Assessment Water Code Section 10635(b) requires every urban water supplier include, as part of its UWMP, a DRA for its water service as part of information considered in developing its DMMs and water supply projects and programs. The DRA is a specific planning action that assumes the City is experiencing a drought over the next five years and addresses the City’s reliability in the context of presumed drought conditions. Together, the water service reliability assessment (Sections 7.1 through 7.3), DRA, and WSCP (Section 8 and Appendix H) allow the City to have a comprehensive picture of its short-term and long-term water service reliability and to identify the tools to address any perceived or actual shortage conditions. Water Code Section 10612 requires the DRA to be based on the driest five-year historic sequence of the City’s water supply. However, Water Code Section 10635 also requires that the analysis consider plausible changes on projected supplies and demands due to climate change, anticipated regulatory changes, and other locally applicable criteria. The following sections describe the City’s methodology and results of its DRA. 7.5.1 DRA Methodology The water demand forecasting model developed for the Demand Forecast TM (described in Section 4.3 isolated the impacts that weather and future climate can have on water demand through the use of a statistical model. The impacts of hot/dry weather condition are reflected as a percentage increase in water demands from the average condition (average of FY 2017-18 and FY 2018-19). For a single dry year condition (FY 2013-14), the model projects a 6% increase in demand for the region encompassing the City’s service area (CDM Smith, 2021). Locally, the five-consecutive years of FY 2011-12 through FY 2015-16 represent the driest five consecutive year historic sequence for the City’s water supply. This period that spanned water years 2012 through 2016 included the driest four-year statewide precipitation on record (2012-2015) and the smallest Sierra Cascades snowpack on record (2015, with 5% of average). It was marked by extraordinary heat: 2014, 2015 and 2016 were California’s first, second and third warmest year in terms of statewide average temperatures. Locally, Orange County rainfall for the five year period totaled 36 inches, the driest on record. City Council 28 –112 6/1/2021 Santa Ana 2020 Urban Water Management Plan arcadis.com 7-14 As explained in Section 6, the City currently relies on, and will continue to rely on, three main water sources: local groundwater, recycled water, and imported water supply from MET. The City maximizes local water groundwater supply use before the purchase of imported water. The difference between total forecasted demands and local supply projections is the demand on MET’s imported water supplies from the Colorado River, SWP, and in-region storage. Local groundwater supply for the City comes from the OC Basin and is dictated by the BPP set annually by OCWD. Therefore, the City’s DRA focuses on the assessment of imported water from MET, which will be used to close any potable water supply gap local groundwater does not fill. Water Demand Characterization Beyond local supplies, the City’s water supplies are purchased from MET, regardless of hydrologic conditions. As described in Section 6.2, MET’s supplies are from the Colorado River, SWP, and in-region storage. In their 2020 UWMP, MET’s DRA concluded that even without activating WSCP actions, MET can reliably provide water to all of their member agencies, including the City, through 2045, assuming a five-year drought from FY 2020-21 through FY 2024-25. Beyond this, MET’s DRA indicated a surplus of supplies that would be available to all of its member agencies, including the City, should the need arise. Therefore, any increase in demand that is experienced in the City's service area will be met by MET's water supplies. Based on the Demand Forecast TM, in a single dry year, demand is expected to increase by 6% above a normal year. The City’s DRA conservatively assumes a drought from FY 2020-21 through FY 2024-25 is a repeat of the single dry year over five consecutive years. The City’s demand projections were developed as part of the Demand Forecast TM, led by MWDOC. As part of the study, MWDOC first estimated total retail demands for its service area. This was based on estimated future demands using historical water use trends, future expected water use efficiency measures, additional projected land-use development, and changes in population. The City’s projected water use, linearly interpolated per the demand forecast, is presented annually for the next five years in Table 4-2. Next, MWDOC estimated the projections of local supplies derived from current and expected local supply programs from the participating agencies. Finally, the demand model calculated the difference between total forecasted demands and local supply projections. The resulting difference between total demands net of savings from conservation and local supplies is the expected regional demands on MET supply. Water Supply Characterization The City’s assumptions for its supply capabilities are discussed and presented in 5-year increments under its UWMP water reliability assessment. For the City’s DRA, these supply capabilities are further refined and presented annually for the years 2021 to 2025 by assuming a repeat of historic conditions from FY 2011-12 to FY 2015-16. For its DRA, the City assessed the reliability of supplies available from MET using historical supply availability under dry-year conditions. MET’s supply sources under the Colorado River, SWP, and in-region supply categories are individually listed and discussed in detail in MET’s UWMP. Future supply capabilities for each of these supply sources are also individually tabulated in Appendix 3 of MET’s UWMP, with consideration for plausible changes on projected supplies under climate change conditions, anticipated regulatory changes, and other factors. In addition, the City has access to supply augmentation actions through MET. MET may exercise these actions based on regional City Council 28 –113 6/1/2021 Santa Ana 2020 Urban Water Management Plan arcadis.com 7-15 need, and in accordance with their WSCP, and may include the use of supplies and storage programs within the Colorado River, SWP, and In-Region. 7.5.2 Total Water Supply and Use Comparison The City’s DRA concludes that water supplies meet total water demand, assuming a five-year consecutive drought from FY 2020-21 through FY 2024-25 (Table 7-5). For simplicity, the table shows supply to balance the modeled demand in the table. However, based on the purchase agreement the City has with MET (Section 6.2), the City is contractually able to purchase more water from MET, should the need arise. Table 7-5: Five-Year Drought Risk Assessment Tables to Address Water Code Section 10635(b) DWR Submittal Table 7-5: Five-Year Drought Risk Assessment Tables to address Water Code Section 10635(b) 2021 Total Total Water Use 35,581 Total Supplies 35,581 Surplus/Shortfall w/o WSCP Action 0 Planned WSCP Actions (use reduction and supply augmentation) WSCP - supply augmentation benefit 0 WSCP - use reduction savings benefit 0 Revised Surplus/(shortfall)0 Resulting % Use Reduction from WSCP action 0% 2022 Total Total Water Use 35,665 Total Supplies 35,665 Surplus/Shortfall w/o WSCP Action 0 Planned WSCP Actions (use reduction and supply augmentation) WSCP - supply augmentation benefit 0 WSCP - use reduction savings benefit 0 Revised Surplus/(shortfall)0 City Council 28 –114 6/1/2021 Santa Ana 2020 Urban Water Management Plan arcadis.com 7-16 DWR Submittal Table 7-5: Five-Year Drought Risk Assessment Tables to address Water Code Section 10635(b) Resulting % Use Reduction from WSCP action 0% 2023 Total Total Water Use 35,748 Total Supplies 35,748 Surplus/Shortfall w/o WSCP Action 0 Planned WSCP Actions (use reduction and supply augmentation) WSCP - supply augmentation benefit 0 WSCP - use reduction savings benefit 0 Revised Surplus/(shortfall)0 Resulting % Use Reduction from WSCP action 0% 2024 Total Total Water Use 35,831 Total Supplies 35,831 Surplus/Shortfall w/o WSCP Action 0 Planned WSCP Actions (use reduction and supply augmentation) WSCP - supply augmentation benefit 0 WSCP - use reduction savings benefit 0 Revised Surplus/(shortfall)0 Resulting % Use Reduction from WSCP action 0% 2025 Total Total Water Use 35,915 Total Supplies 35,915 City Council 28 –115 6/1/2021 Santa Ana 2020 Urban Water Management Plan arcadis.com 7-17 DWR Submittal Table 7-5: Five-Year Drought Risk Assessment Tables to address Water Code Section 10635(b) Surplus/Shortfall w/o WSCP Action 0 Planned WSCP Actions (use reduction and supply augmentation) WSCP - supply augmentation benefit 0 WSCP - use reduction savings benefit 0 Revised Surplus/(shortfall)0 Resulting % Use Reduction from WSCP action 0% Note: Groundwater is sustainably managed through the BPP and robust management measures (Section 6.3.4 and Appendix G), direct and indirect recycled water uses provide additional local supply (Section 6.6), and based on MET’s UWMP, imported water is available to close any potable water supply gap that local sources cannot meet (Section 7.5.1). 7.5.3 Water Source Reliability Locally, approximately 77% (BPP for Water Year 2021-22) of the City’s total water supply can rely on OC Basin groundwater through FY 2024-25. The BPP is projected to increase to 85% starting in FY 2024-25. Based on various storage thresholds and hydrologic conditions, OCWD, who manages the OC Basin, has numerous management measures that can be taken, such as adjusting the BPP or seeking additional supplies to refill the basin, to ensure the reliability of the Basin. For more information on the OC Basin’s management efforts, refer to Section 6.3. Additionally, the City’s use of direct (OCWD GAP) and indirect recycled water (OCWD GWRS) should also be considered. The ability to continue producing water locally greatly improves the City’s water reliability. More detail on these programs is available in Section 6.6 . Furthermore, as discussed in Section 6.2 the City has a 10-year purchase agreement with MET that sets a minimum and maximum volume of water to be purchased from MET annually, and over the 10-year contract term. Currently, the City is not currently purchasing near the maximum levels. As so, the City is contractually able to purchase significantly more MET water should the need arise. Moreover, although they would not normally be considered part of the City’s water portfolio, the emergency interconnections the City has with the surrounding Cities of Costa Mesa, Fountain Valley, Garden Grove, Orange, Tustin, and Southern California Water Company could help mitigate any water supply shortages, though shortages are not expected. Emergency interconnections are described in Section 6.8. The City’s DRA concludes that its water supplies meet total water demand, assuming a five-year consecutive drought from FY 2020-21 through FY 2024-25 (Table 7-5). For simplicity, the table shows supply to balance the modeled demand in the table. However, based on the purchase agreement the City City Council 28 –116 6/1/2021 Santa Ana 2020 Urban Water Management Plan arcadis.com 7-18 has with MET (Section 6.2), the City is contractually able to purchase more water from MET, should the need arise. As detailed in Section 8, the City has in place a robust WSCP and comprehensive shortage response planning efforts that include demand reduction measures and supply augmentation actions. However, since the City’s DRA shows a balance between water supply and demand, no water service reliability concern is anticipated, and no shortfall mitigation measures are expected to be exercised over the next five years. The City will periodically revisit its representation of the supply sources and of the gross water use estimated for each year and will revise its DRA if needed. City Council 28 –117 6/1/2021 Santa Ana 2020 Urban Water Management Plan arcadis.com 8-1 8 WATER SHORTAGE CONTINGENCY PLANNING Layperson Description Water shortage contingency planning is a strategic planning process that the City engages to prepare for and respond to water shortages. A water shortage, when water supply available is insufficient to meet the normally expected customer water use at a given point in time, may occur due to a number of reasons, such as water supply quality changes, climate change, drought, and catastrophic events (e.g., earthquake). The City’s WSCP provides real-time water supply availability assessment and structured steps designed to respond to actual conditions. This level of detailed planning and preparation will help maintain reliable supplies and reduce the impacts of supply interruptions. Water Code Section 10632 requires that every urban water supplier that serves more than 3,000 AFY or have more than 3,000 connections prepared and adopt a standalone WSCP as part of its UWMP. The WSCP is required to plan for a greater than 50% supply shortage. This WSCP due to be updated based on new requirements every five years and will be adopted as a current update for submission to DWR by July 1, 2021. Overview of the WSCP The WSCP serves as the operating manual that the City will use to prevent catastrophic service disruptions through proactive, rather than reactive, mitigation of water shortages. The WSCP contains processes and procedures documented in the WSCP, which are given legal authority through the WSCP Response Ordinance. This way, when shortage conditions arise, the City’s governing body, its staff, and the public can easily identify and efficiently implement pre-determined steps to mitigate a water shortage to the level appropriate to the degree of water shortfall anticipated. Figure 8-1 illustrates the interdependent relationship between the three procedural documents related to planning for and responding to water shortages. City Council 28 –118 6/1/2021 Santa Ana 2020 Urban Water Management Plan arcadis.com 8-2 Figure 8-1: UWMP Overview A copy of the City’s WSCP is provided in Appendix H and includes the steps to assess if a water shortage is occurring, and what level of shortage drought actions to trigger the best response as appropriate to the water shortage conditions. WSCP has prescriptive elements, including an analysis of water supply reliability; the drought shortage actions for each of the six standard water shortage levels, that correspond to water shortage percentages ranging from 10% to greater than 50%; an estimate of potential to close supply gap for each measure; protocols and procedures to communicate identified actions for any current or predicted water shortage conditions; procedures for an annual water supply and demand assessment; monitoring and reporting requirements to determine customer compliance; reevaluation and improvement procedures for evaluating the WSCP. Summary of Water Shortage Response Strategy and Required DWR Tables This WSCP is organized into three main sections, with Section 3 aligned with the Water Code Section 16032 requirements. Section 1 Introduction and WSCP Overview gives an overview of the WSCP fundamentals. Section 2 Background provides a background on the City’s water service area. Section 3.1 Water Supply Reliability Analysis provides a summary of the water supply analysis and water reliability findings from the 2020 UWMP. Section 3.2 Annual Water Supply and Demand Assessment Procedures provide a description of procedures to conduct and approve the Annual Assessment. Section 3.3 Six Standard Water Shortage Stages explains the WSCP’s six standard water shortage levels corresponding to progressive ranges of up to 10, 20, 30, 40, 50, and more than 50% shortages. City Council 28 –119 6/1/2021 Santa Ana 2020 Urban Water Management Plan arcadis.com 8-3 Section 3.4 Shortage Response Actions describes the WSCP’s shortage response actions that align with the defined shortage levels. Section 3.5 Communication Protocols addresses communication protocols and procedures to inform customers, the public, interested parties, and local, regional, and state governments, regarding any current or predicted shortages and any resulting shortage response actions. Section 3.6 Compliance and Enforcement describes customer compliance, enforcement, appeal, and exemption procedures for triggered shortage response actions. Section 3.7 Legal Authorities is a description of the legal authorities that enable the City to implement and enforce its shortage response actions. Section 3.8 Financial Consequences of the WSCP provides a description of the financial consequences of and responses for drought conditions. Section 3.9 Monitoring and Reporting describes monitoring and reporting requirements and procedures that ensure appropriate data is collected, tracked, and analyzed for purposes of monitoring customer compliance and to meet state reporting requirements. Section 3.10 WSCP Refinement Procedures addresses reevaluation and improvement procedures for monitoring and evaluating the functionality of the WSCP. Section 3.11 Special Water Feature Distinction. Section 3.12 Plan Adoption, Submittal, and Implementation provides a record of the process the City followed to adopt and implement its WSCP. The WSCP is based on adequate details of demand reduction and supply augmentation measures that are structured to match varying degrees of shortage will ensure the relevant stakeholders understand what to expect during a water shortage situation. The City has adopted water shortage levels consistent with the requirements identified in Water Code Section 10632 (a)(3)(A) (Table 8-1). The supply augmentation actions that align with each shortage level are described in DWR Table 8-3 (Appendix B). These augmentations represent short-term management objectives triggered by the WSCP and do not overlap with the long-term new water supply development or supply reliability enhancement projects. The demand reduction measures that align with each shortage level are described in DWR Table 8-2 (Appendix B). This table also estimates the extent to which that action will reduce the gap between supplies and demands to demonstrate to the that choose suite of shortage response actions can be expected to deliver the expected outcomes necessary to meet the requirements of a given shortage level. City Council 28 –120 6/1/2021 Santa Ana 2020 Urban Water Management Plan arcadis.com 8-4 Table 8-1: Water Shortage Contingency Plan Levels Submittal Table 8-1 Water Shortage Contingency Plan Levels Shortage Level Percent Shortage Range Shortage Response Actions 0 0% (Normal) A Level 0 Water Supply Shortage – Condition exists when the City notifies its water users that no supply reductions are anticipated in this year. The City proceeds with planned water efficiency best practices to support consumer demand reduction in line with state mandated requirements and local City goals for water supply reliability. Permanent water waste prohibitions are in place as stipulated in the City’s Water Shortage Response Ordinance. 1 Up to 10%  A Level 1 Water Supply Shortage – Condition exists when the City notifies its water users that due to drought or other supply reductions, a consumer demand reduction of up to 10% is necessary to make more efficient use of water and respond to existing water conditions. Upon the declaration of a Water Aware condition, the City shall implement the mandatory Level 1 conservation measures identified in this ordinance. The type of event that may prompt the City to declare a Level 1 Water Supply Shortage may include, among other factors, a finding that its wholesale water provider calls for extraordinary water conservation. 2  11% to 20% A Level 2 Water Supply Shortage – Condition exists when the City notifies its water users that due to drought or other supply reductions, a consumer demand reduction of up to 20% is necessary to make more efficient use of water and respond to existing water conditions. Upon declaration of a Level 2 Water Supply Shortage condition, the City shall implement the mandatory Level 2 conservation measures identified in this ordinance. 3 21% to 30%  A Level 3 Water Supply Shortage – Condition exists when the City declares a water shortage emergency condition pursuant to California Water Code section 350 and notifies its residents and businesses that up to 30% consumer demand reduction is required to ensure sufficient supplies for human consumption, sanitation and fire protection. The City must declare a Water Supply Shortage Emergency in the manner and on the grounds provided in California Water Code section 350. 4  31% to 40% A Level 4 Water Supply Shortage – Condition exists when the City declares a water shortage emergency condition pursuant to California Water Code section 350 and notifies its residents and businesses that up to 40% consumer demand reduction is required to ensure sufficient supplies for human consumption, sanitation and fire protection. The City must declare a Water Supply Shortage Emergency in the manner and on the grounds provided in California Water Code section 350. City Council 28 –121 6/1/2021 Santa Ana 2020 Urban Water Management Plan arcadis.com 8-5 Submittal Table 8-1 Water Shortage Contingency Plan Levels 5  41% to 50% A Level 5 Water Supply Shortage – Condition exists when the City declares a water shortage emergency condition pursuant to California Water Code section 350 and notifies its residents and businesses that up to 50% or more consumer demand reduction is required to ensure sufficient supplies for human consumption, sanitation and fire protection. The City must declare a Water Supply Shortage Emergency in the manner and on the grounds provided in California Water Code section 350. 6 >50% A Level 6 Water Supply Shortage – Condition exists when the City declares a water shortage emergency condition pursuant to California Water Code section 350 and notifies its residents and businesses that greater than 50% or more consumer demand reduction is required to ensure sufficient supplies for human consumption, sanitation and fire protection. The City must declare a Water Supply Shortage Emergency in the manner and on the grounds provided in California Water Code section 350. NOTES: Water shortage contingency planning is a strategic planning process to prepare for and respond to water shortages. Detailed planning and preparation can help maintain reliable supplies and reduce the impacts of supply interruptions. This chapter provides a structured plan for dealing with water shortages, incorporating prescriptive information and standardized action levels, along with implementation actions in the event of a catastrophic supply interruption. A well-structured WSCP allows real-time water supply availability assessment and structured steps designed to respond to actual conditions, to allow for efficient management of any shortage with predictability and accountability. A water shortage, when water supply available is insufficient to meet the normally expected customer water use at a given point in time, may occur due to a number of reasons, such as population growth, climate change, drought, and catastrophic events. The WSCP is the City’s operating manual that is used to prevent catastrophic service disruptions through proactive, rather than reactive, management. This way, if and when shortage conditions arise, the City’s governing body, its staff, and the public can easily identify and efficiently implement pre-determined steps to manage a water shortage. City Council 28 –122 6/1/2021 Santa Ana 2020 Urban Water Management Plan arcadis.com 9-1 9 DEMAND MANAGEMENT MEASURES The City, along with other Retail water agencies throughout Orange County, recognizes the need to use existing water supplies efficiently. This ethic of efficient use of water has evolved as a result of the development and implementation of water use efficiency programs that make good economic sense and reflect responsible stewardship of the region’s water resources. The City works closely with MET and MWDOC to promote regional efficiency by participating in the MET regional water savings programs. This chapter communicates the City’s efforts to promote conservation and to reduce demand on water supplies. A detailed description of demand management measures is available in Appendix J. Demand Management Measures for Retail Suppliers The goal of the Demand Management Measures (DMM) section is to provide a comprehensive description of the water conservation programs that a supplier has implemented, is currently implementing, and plans to implement in order to meet its urban water use reduction targets. The reporting requirements for DMM has been significantly modified and streamlined in 2014 by Assembly Bill 2067. This section of the UWMP will report on the role of the City’s programs in meeting new state regulations for complying with the SWRCB’s new Conservation Framework. These categories of demand management measures are as follows:  Water waste prevention ordinances;  Metering;  Conservation pricing;  Public education and outreach;  Programs to assess and manage distribution system real loss;  Water conservation program coordination and staffing support;  Other demand management measures that have a significant impact on water use as measured in gallons per capita per day, including innovative measures, if implemented;  Programs to assist retailers with Conservation Framework Compliance 9.1.1 Water Waste Prevention Ordinances The City Council adopted the Water Conservation and Supply Shortage Program Ordinance No. NS-2877 on May 19, 2015. Ordinance No. NS-2877 establishes permanent water conservation requirements and prohibition against waste that are effective at all times and is not dependent upon a water shortage for implementation, as follows: No washing down hard or paved surfaces Limit on watering hours Re-circulating water required for water fountains and decorative water features Drinking water served upon request only City Council 28 –123 6/1/2021 Santa Ana 2020 Urban Water Management Plan arcadis.com 9-2 Limits on washing vehicles Commercial lodging establishments must provide guests option to decline daily linen services Restaurants required to use water conserving dish wash spray valves Obligation to fix leaks, break, or malfunctions No installation of single pass cooling systems Commercial car wash systems No excessive water flow or runoff No installation of non-recirculating water systems in commercial car wash and laundry systems No watering during or within 48 hours of measurable rainfall No irrigation of ornamental turf on public street medians with potable water Limit on irrigation with potable water of landscapes outside of new construction In an event of a water supply shortage, the ordinance further establishes six levels of water supply shortage response actions to be implemented during times of declared water shortage or declared water shortage emergency, with increasing restrictions on water use in response to worsening drought or emergency conditions and decreasing supplies. The provisions and water conservation measures to be implemented in response to each shortage level are described in the Water Shortage Contingency Plan (WSCP) located in Appendix H of this 2020 UWMP. The City’s water conservation ordinance is included in Appendix D of the WSCP. The City maintains active water wasting prohibition measures at all times and has the ability to implement additional measures as water conservation needs dictate The City maintains active water wasting prohibition measures at all times and has the ability to implement additional measures as water conservation needs dictate. In 2015, as a result of the Governor’s drought mandates, the City began to track its water wasting prohibition enforcement activities. On June 2, 2015 the City declared a Phase 2 water supply shortage in Resolution No. 2015-025 by formally requiring all water consumers to reduce use by 12% relative to their 2013 consumption. Additionally, on August 4, 2015, a water wasting penalty rate was established by Resolution No. 2015-047. This new penalty rate permits City staff to penalize those users not meeting their water use reduction targets of 12%. The City of Santa Ana as a whole has been meeting its State mandated target; as a result the City has yet to impose any monetary penalties on any of its users. The City has communicated the water wasting prohibitions and water conservation measures via various communication outlets available including messaging on water bills, bill inserts, bill envelopes, the City website, bus shelter advertisements, City newsletters, pole banners across the City, and a water conservation booth at community events. As a result, in 2015 the City received 1,064 water waster complaints: a dramatic increase from prior years. The City intends to continue both its water waste enforcement efforts and water conservation messaging in the future; however, the intensity of both activities will be directly related to the level of water conservation required to meet stated use reductions. City Council 28 –124 6/1/2021 Santa Ana 2020 Urban Water Management Plan arcadis.com 9-3 9.1.2 Metering The City requires individual metering for all new connections and bills by volume-of-use. All existing connections are metered. The City has a meter replacement and calibration program in place. Over the past 5 years, the program focused on replacing aging meters and those with high use, replacing approximately 500-1,000 meters per year. In 2020, the City Council approved a project proposal to expand the meter replacement and calibration program by implementing and deploying Automated Meter Infrastructure (AMI) and a proactive calibration and testing program focused on periodically testing high use meters. The City will replace all meters to the AMI system over a 42 month period. The City is also upgrading the billing system software and customer portals, etc. In accordance with the City’s municipal code, all new development with over 1,000 square feet of landscape requires the installation of dedicated landscape meters. The City has also adopted a policy requiring individual metering of all users such as individual tenants of commercial plazas, residential condominiums, and apartments. 9.1.3 Conservation Pricing There are two parts to the City’s water service charges: a fixed Basic Service Charge and a variable Commodity Charge. The Basic Service Charge is a fixed amount based on the connection’s meter size and is billed bi-monthly. The Commodity Charge is determined by the amount of water served to the property and is measured in hundred cubic feet (HCF). The City also provides private fire water service and recycled water to specific customers and also has a Private Fire Service Charge and a Recycled Water Commodity Charge. The City’s current Commodity Charge rate schedule and Tier Allocation, effective from January 1, 2020, was approved in 2019 and is shown in Table 9-1 and Table 9-2, respectively. Table 9-1: Water Rates Effective January 1, 2020 City Council 28 –125 6/1/2021 Santa Ana 2020 Urban Water Management Plan arcadis.com 9-4 Table 9-2: Water Tier Allocations Effective January 1, 2020 9.1.4 Public Education and Outreach The City administers its own public education and outreach program and develops, coordinates, and delivers a substantial number of public information, education, and outreach events aimed at elevating consumer awareness and understanding of current water issues as well as efficient wat er use and water­saving practices, sound policy, and water reliability investments that are in the b est interest of the region. These efforts encourage good water stewardship that benefit all City res idents, businesses, and industries across all demographics. The City also collaborates with MWD OC and their educational programming. Several examples are shown in Figures 9­1 to 9­8. City Council 28 –126 6/1/2021 Santa Ana 2020 Urban Water Management Plan arcadis.com 9-5 Figure 9-1: Youth Outreach Flyer Figure 9-2: Outreach and Education Material City Council 28 –127 6/1/2021 Santa Ana 2020 Urban Water Management Plan arcadis.com 9-6 Figure 9-3: Outreach Event Photo 1 Figure 9-4: Outreach Event Photo 2 City Council 28 –128 6/1/2021 Santa Ana 2020 Urban Water Management Plan arcadis.com 9-7 Figure 9-5: Outreach Event Photo 3 Figure 9-6: Outreach Event Photo 4 City Council 28 –129 6/1/2021 Santa Ana 2020 Urban Water Management Plan arcadis.com 9-8 Figure 9-7: Landscape Transformation Program Outreach Flyer, Page 1 Figure 9-8: Landscape Transformation Program Outreach Flyer, Page 2 City Council 28 –130 6/1/2021 Santa Ana 2020 Urban Water Management Plan arcadis.com 9-9 Print and Electronic Materials The City of Santa Ana offers a variety of print and electronic materials that are designed to assist City’s water users of all ages in discovering where their water comes from, what the water industry professionals are doing to address water challenges, how to use water most efficiently, and more. Through the City’s social media presence, its website, Santa Ana Green newsletter, public service announcements, flyers, brochures, and other outreach materials, The City ensures that its residents are equipped with sufficient information and subject knowledge to assist them in making good behavioral and civic choices that ultimately affect the quality and quantity of the region’s water supply. Public Events Each year, the City of Santa Ana participates in an array of public events intended to engage and educate a diverse range of water users in water use efficiency and water quality topics. Some of these public events include:  Children’s Water Education Festival the largest festival of its kind, takes place every March at the University of California, Irvine. The Festival presents a unique opportunity to educate students about local water issues and help them understand how they can protect and preserve water and their environment. Approximately 7,000 third, fourth and fifth grade students attend the event, presented by the Orange County Water District (OCWD), the Disneyland Resort, the National Water Research Institute and the OCWD Groundwater Guardian Team. This two-day event brings students and their teachers together to learn about the importance of our natural resources. Students who attend the Festival are presented with a unique opportunity to learn about their local water issues and what they can do in their homes and community to protect and conserve water and the environment. Organizations and public agencies from Orange County and throughout California dedicate their time to help educate these young environmental stewards. Since its inception, more than 135,000 children from schools throughout Orange County have been able to experience the Festival and all it has to offer.  City-Sponsored or Private Events provide opportunities to interact with the City’s water users in a fun and friendly way, offer useful water-related information and education to engage them in important discussions about the value of water and how their decisions at home, at work, and as tax- or ratepayers may impact the City’s quality and quantity of water for generations to come. Education Programs and Initiatives Over the past several years, the City of Santa Ana has amplified its efforts in water education programs and activities throughout its service area. This is accomplished by continuing to grow professional networks and partnerships that consist of education groups, advisories, Communication Linkage Forums and SAUSD teachers’ groups for water­centric learning. Several key water education programs and initiatives include: City Council 28 –131 6/1/2021 Santa Ana 2020 Urban Water Management Plan arcadis.com 9-10  Landscape Training Classes provide Santa Ana’s residents with an opportunity to learn about rainwater capture, gardening practices that build a healthy soil, proper plant selection that are consistent with our local environment. These classes educate City’s customers to conserve water in their landscapes through sound practices and water-wise choices.  Choice School Programs The City of Santa Ana collaborates with MWDOC to provide educational programs and activities for the City’s youngest water users. Through this collaboration, the City has supplied its K-12 students with water-focused learning experiences for nearly five (5) decades. Interactive, grade-specific lessons invite students to connect with, and learn from, their local ecosystems, guiding them to identify and solve local water-related environmental challenges affecting their communities. Choice School Programs are aligned with state standards, and participation includes a dynamic in-class or virtual presentation, and pre- and post-activities that encourage and support Science, Technology, Engineering, Arts and Mathematics (STEAM)-based learning and good water stewardship.  City of Santa Ana’s Annual Youth Water Poster Contest is an annual activity developed to encourage City’s K-12 students to investigate and explore their relationship to water, connect the importance of good water stewardship to their daily lives, and express their conclusions creatively through art. Each year, the City of Santa Ana receives hundreds of entries, and 12 winners from across the City are invited to attend a special awards ceremony with their parents and teachers. 9.1.5 Programs to Assess and Manage Distribution System Real Loss Senate Bill 1420 signed into law in September 2014 requires urban water suppliers that submit UWMPs to calculate annual system water losses using the water audit methodology developed by the AWWA. SB 1420 requires the water loss audit be submitted to DWR every five years as part of the urban water supplier’s UWMP. Water auditing is the basis for effective water loss control. DWR’s UWMP Guidebook include a water audit manual intended to help water utilities complete the AWWA Water Audit on an annual basis. A Water Loss Audit was completed for the City which identified areas for improvement and quantified total loss. Based on the data presented, the three priority areas identified were water imported, billed metered, and unauthorized consumption. Multiple criteria are a part of each validity score and a system wide approach will need to be implemented for the City’s improvement. The City completes a system water audit to calculate water losses on an annual basis. As part of the AMI project, the City will be adding the customer leak detection and system leak detection sensors system-wide. Expressing water loss audit results in terms of Real Losses per Service Connection per Day allows for standardized comparison across retailer agencies and is a metric consistent with the Water Board’s forthcoming economic model. The Real Losses per Service Connection per Day for calendar year 2019 was 19.59 gal/connection/day. City Council 28 –132 6/1/2021 Santa Ana 2020 Urban Water Management Plan arcadis.com 9-11 9.1.6 Water Conservation Program Coordination and Staffing Support The City’s Water Service Quality Coordinator, a position created in 1991, acts as the water conservation coordinator. The conservation coordinator is responsible for conservation program activities and acts as a liaison with MWDOC, MET, California Water Efficiency Partnership (CalWEP), and others. The City’s conservation coordinator’s duties include the following:  Administer the contracts that the City has with MET and MWDOC regarding rebate programs.  Conduct surveys at the request of residential and business customers (or designate a staff member to do so).  Coordinate with other agencies and public groups’ displays on conservation information and provide free water conservation materials to the public.  Monitor the recycled water program for the City.  Administer the City’s education program using contractors or staff to educate children of City schools or other locations. The City’s water conservation programs are funded by the water ratepayers. The conservation program efforts are factored into the City’s existing and future water rates as currently adopted. 9.1.7 Other Demand Management Measures (DMMs) 9.1.7.1 Residential Program As a direct member of MET, residential DMMs are made available to City water users through the SoCal WaterSmart Program.to increase landscape and indoor water use efficiency for residential customers. High Efficiency Clothes Washer Rebate Program The High Efficiency Clothes Washer (HECW) Rebate Program provides residential customers with rebates for purchasing and installing HECWs that. Approximately 15% of home water use goes towards laundry, and HECWs use 35-50% less water than standard washer models, with savings of approximately 10,500 gallons per year, per device. Devices must meet or exceed the Consortium for Energy Efficiency (CEE) Tier 1 Standard, and a listing of qualified products can be found at socalwatersmart.com. There is a maximum of one rebate per home. Premium High Efficiency Toilet Rebate Program The largest amount of water used inside a home, 30%, goes toward flushing the toilet. The Premium High Efficiency Toilet (HET) Rebate Program offers incentives to residential customers for replacing their toilets using 1.6 gallons per flush or more. Premium HETs use just 1.1 gallons of water or less per flush, which is 20% less water than WaterSense standard toilets. In addition, Premium HETS save an average of 9 gallons of water per day while maintaining high performance standards. City Council 28 –133 6/1/2021 Santa Ana 2020 Urban Water Management Plan arcadis.com 9-12 9.1.7.2 Commercial, Industrial and Institutional (CII) Programs MET provides a variety of financial incentives to help City businesses, restaurants, institutions, hotels, hospitals, industrial facilities, and public sector sites achieve their efficiency goals. Water users in these sectors have options to choose from a standardized list of water efficient equipment/devices or may complete customized projects through a pay-for-performance where the incentive is proportional to the amount of water saved. Such projects include high efficiency commercial equipment installation and manufacturing process improvements. Water Savings Incentive Program The Water Savings Incentive Program (WSIP) is designed for non-residential customers to improve their water efficiency through upgraded equipment or services that do not qualify for standard rebates. WSIP is unique because it provides an incentive based on the amount of water customers actually save. This “pay-for-performance” design lets customers implement custom projects for their sites. Projects must save at least 10 million gallons of water to qualify for the Program and are offered from $195 to $390 per acre foot of water saved. Examples of successfully projects include but are not limited to changing industrial process system water, capturing condensation and using it to supplement cooling tower supply, and replacing water-using equipment with more efficient products. On-site Retrofit Program The On-site Retrofit Program provides another pay-for-performance financial incentive to commercial, industrial and institutional property owners, including Homeowner Associations, who convert potable water irrigation or industrial water systems to recycled water use. Projects commonly include the conversion of mixed or dedicated irrigation meters using potable water to irrigate with reclaimed water, or convert industrial processes use to recycled water, such as a cooling towers. Financial incentives of up to $1,300 per AF of potable water saved are available for customer-side on the meter retrofits. Funding is provided by MET, USBR, and DWR. Device Retrofits The City offers financial incentives under the Socal Water$mart Rebate Program which offers rebates for various water efficient devices to CII customers. 9.1.7.3 Landscape Programs One of the most active and exciting water use efficiency sectors MET provides services for are those programs that target the reduction of outdoor water use. With close to 60% of water consumed outdoors, this sector has been and will continue to be a focus for MET and the City. Turf Removal Program The Orange County Turf Removal Program offers incentives to remove turf grass from residential, commercial, and public properties throughout the County. This program is a partnership between MWDOC, MET, and local retail water agencies. The goals of this program are to increase water use efficiency through sustainable landscaping practices that result in multi-benefit projects across Orange County. Participants replace their turf grass with drought-tolerant, CA Friendly, or CA Native landscaping, City Council 28 –134 6/1/2021 Santa Ana 2020 Urban Water Management Plan arcadis.com 9-13 and retrofit their irrigation systems to high efficiency equipment, such as drip, or remove it entirely, and are encouraged to utilize smart irrigation timers. Furthermore, projects are required to include a stormwater capture feature, such as a rain garden or dry stream bed, and have a minimum of three plants per 100 square feet to increase plant density and promote healthy soils. These projects save water and also reduce dry and wet weather runoff, increase urban biomass, and sequester more carbon than turf landscapes. Smart Timer Rebate Program Smart Timers are irrigation clocks that are either weather-based irrigation controllers (WBICs) or soil moisture sensor systems. WBICs adjust automatically to reflect changes in local weather and site-specific landscape needs, such as soil type, slopes, and plant material. When WBICs are programmed properly, turf and plants receive the proper amount of water throughout the year. During the fall months, when property owners and landscape professionals often overwater, Smart Timers can save significant amounts of water. Rotating Nozzles Rebate Program The Rotating Nozzle Rebate Program provides incentives to residential and commercial properties for the replacement of high-precipitation rate spray nozzles with low-precipitation rate multi-stream, multi-trajectory rotating nozzles. The rebate offered through this Program aims to offset the cost of the device and installation. Socal Water$mart Rebate Program for Landscape The City also offers financial incentives under the SoCal Water$mart Rebate Program for a variety of water efficient landscape devices, such as Central Computer Irrigation Controllers, large rotary nozzles, and in-stem flow regulators. Landscape Training Classes The California Friendly and Native Landscape Training and the Turf Removal and Garden Transformation Workshops provide education to residential homeowners, property managers, and professional landscape contractors on a variety of landscape water efficiency practices that they can employ and use to help design a beautiful garden using California Friendly and native plant landscaping principles. The California Friendly and Native Landscape Class demonstrates how to: implement storm water capture features in the landscape; create a living soil sponge that holds water; treat rainwater by a resource; select and arrange plants to maximize biodiversity and minimize water use; and control irrigation to minimize water waste, runoff and non-point source pollution. The Turf Removal and Garden Transformation Workshop teaches participants how to transform thirsty turfgrass into a beautiful, climate-appropriate water efficient garden. This class teaches how to: evaluate the landscape’s potential; plan for garden transformation; identify the type of turfgrass in the yard; remove grass without chemicals; build healthy, living soils; select climate-appropriate plants that minimize water use and maximize beauty and biodiversity; and implement a maintenance schedule to maintain the garden. City Council 28 –135 6/1/2021 Santa Ana 2020 Urban Water Management Plan arcadis.com 9-14 Implementation over the Past Five Years During the past five years, FY 2015-16 to 2020-21, the City, with the assistance of MET, has continued water use efficiency programs for its residential, CII, and landscape customers as described in Table 9-3. Implementation data is provided in Appendix I. The City will continue to implement all applicable programs in the next five years. Table 9-3: City of Santa Ana Water Conservation Efficiency Program Participation Measure Metric FY15/16 FY16/17 FY17/18 FY18/19 FY19/20 Central Computer Irrigation Controllers computer controllers - - - - 9 Flow Restrictor restrictors 4 91 - - - HECWs washers 260 197 151 149 96 HETs toilets 441 2 - 4 8 Rain Barrels barrels 177 40 9 3 7 Cisterns cisterns - - - - - Premium HETs toilets 1,163 158 582 7 920 Rotating Nozzles nozzles 208 2,356 - - 64 CII WBICs clocks 26 3 - 20 120 Residential WBICs clocks 22 16 32 25 22 Zero Water Urinals urinals - - - - - Plumbing Flow Control valves - - - - - City Council 28 –136 6/1/2021 Santa Ana 2020 Urban Water Management Plan arcadis.com 9-15 Measure Metric FY15/16 FY16/17 FY17/18 FY18/19 FY19/20 Soil Moisture Sensor controllers - - - - - Ice-Making Machine machines - 4 - - - Ultra Low Water Urinal urinals - 3 - - - Turf sf 368,012 197,651 720 1,700 6,775 Spray-to-Drip sf Not eligible WSIP projects 1 0 0 0 0 Recycled Water projects; sf irrigated Large Landscape Survey surveys 1 Water Use Objectives (Future Requirements) To support Orange County retailers with SB 606 and AB 1668 compliance (Conservation Framework), MET provides support to members agencies to ensure they meet the primary goals of the legislation including to Use Water More Wisely and to Eliminate Water Waste. Beginning in 2023, Urban water suppliers are required to calculate and report their annual urban water use objective (WUO), submit validated water audits annually, and to implement and report BMP CII performance measures. City Council 28 –137 6/1/2021 Santa Ana 2020 Urban Water Management Plan arcadis.com 9-16 Urban Water Use Objective An Urban Water Supplier’s urban WUO is based on efficient water use of the following:  Aggregate estimated efficient indoor residential water use;  Aggregate estimated efficient outdoor residential water use;  Aggregate estimated efficient outdoor irrigation landscape areas with dedicated irrigation meters or equivalent technology in connection with CII water use;  Aggregate estimated efficient water losses;  Aggregate estimated water use for variances approved the State Water Board;  Allowable potable reuse water bonus incentive adjustments. Table 9-4 describes MET’s programs that will assist the City in meeting their WUO through both direct measures: programs/activities that result in directly quantifiable water savings; and indirectly: programs that provide resources promoting water efficiencies to the public that are impactful but not directly measurable. Table 9-4: MET Programs to Assist in Meeting WUO WUO Component Calculation Program Impact Indoor Residential Population and GPCD standard Direct Impact HECW HET Multi-Family HET (DAC/ non-DAC) Direct Impact: Increase of indoor residential efficiencies and reductions of GPCD use Outdoor Residential Irrigated/irrigable area measurement and a percent factor of local ETo Direct Impact Turf Removal Smart Timer HEN Rain Barrels/Cisterns  Direct Impact: Increase outdoor residential efficiencies and reductions of gallons per ft2 of irrigated/ irrigable area used Outdoor Dedicated Irrigation Meters Irrigated/irrigable area measurement and a percent factor of local ETo Direct Impact Turf Removal Smart Timer HEN Direct Impact: Increase outdoor residential efficiencies and reductions of gallons City Council 28 –138 6/1/2021 Santa Ana 2020 Urban Water Management Plan arcadis.com 9-17 WUO Component Calculation Program Impact Central Computer Irrigation Controllers Large Rotary Nozzles In-Stem Flow Regulators  per ft2 of irrigated/ irrigable area used Indirect Impact: Provide information, resources, and education to promote efficiencies in the landscape Water Loss Following the AWWA M36 Water Audits and Water Loss Control Program, Fourth Edition and AWWA Water Audit Software V5 Direct Impact Water Balance Validation Customer Meter Accuracy Testing Distribution System Pressure Surveys Distribution System Leak Detection No-Discharge Distribution System Flushing Water Audit Compilation Component Analysis Direct Impact: Identify areas of the distribution system that need repair, replacement or other action CII Performance Measures Urban water supplies are expected to report BMPs and more for CII customers. Through MET, the City offers a broad variety of programs and incentives to help CII customers implement BMPs and increase their water efficiencies. City Council 28 –139 6/1/2021 Santa Ana 2020 Urban Water Management Plan arcadis.com 9-18 Table 9-5: CII BMP Implementation Programs Offered Component Program Offered Impact CII Performance Measures Water Savings Incentive Program (WSIP) On-Site Retrofit Program (ORP) HETs HE Urinals Plumbing Flow Control Valves Connectionless Food Steamers Air-cooled Ice Machines Cooling Tower Conductivity controllers Cooling Tower pH Controllers Dry Vacuum Pumps Laminar Flow Restrictors WSIP incentivizes customized CII water efficiency projects that utilize BMPs. ORP incentivizes the conversion of potable to recycled water, and is applicable to CII dedicated irrigation meters or CII mixed-use meters that may be split to utilize recycled water for irrigation. Additional CII rebates based on BMPS increase the economic feasibility of increasing water efficiencies. City Council 28 –140 6/1/2021 Santa Ana 2020 Urban Water Management Plan arcadis.com 10-1 10 PLAN ADOPTION, SUBMITTAL, AND IMPLEMENTATION The Water Code requires the UWMP to be adopted by the Supplier’s governing body. Before the adoption of the UWMP, the Supplier has to notify the public and the cities and counties within its service area per the Water Code and hold a public hearing to receive input from the public on the UWMP. Post adoption, the Supplier submits the UWMP to DWR and the other key agencies and makes it available for public review. This section provides a record of the process the City followed to adopt and implement its UWMP. Overview Recognizing that close coordination among other relevant public agencies is key to the success of its UWMP, the City worked closely with many other entities, including representation from diverse social, cultural, and economic elements of the population within the City’s service area, to develop and update this planning document. The City also encouraged public involvement through its public hearing process, which provided residents with an opportunity to learn and ask questions about their water supply management and reliability. Through the public hearing, the public has an opportunity to comment and put forward any suggestions for revisions of the Plan. Table 10-1 summarizes external coordination and outreach activities carried out by the City and their corresponding dates. The UWMP checklist to confirm compliance with the Water Code is provided in Appendix A. Table 10-1: External Coordination and Outreach External Coordination and Outreach Date Reference Notified the cities and counties within the Supplier’s service area that Supplier is preparing an updated UWMP (at least 60 days prior to public hearing) 3/8/2021 Appendix K Public Hearing Notice 5/19/2021 & 5/26/2021 Appendix K Held Public Hearing 6/1/2021 Appendix K Adopted UWMP 6/1/2021 Appendix L Submitted UWMP to DWR (no later than 30 days after adoption) 7/1/2021 - Submitted UWMP to the California State Library (no later than 30 days after adoption) 7/1/2021 - Submitted UWMP to the cities and counties within the Supplier’s service area (no later than 30 days after adoption) 7/1/2021 - Made UWMP available for public review (no later than 30 days after filing with DWR) 8/1/2021 - City Council 28 –141 6/1/2021 Santa Ana 2020 Urban Water Management Plan arcadis.com 10-2 This UWMP was adopted by the City Council on June 1, 2021. A copy of the adopted resolution is provided in Appendix L. Agency Coordination The Water Code requires the Suppliers preparing UWMPs to notify any city or county within their service area at least 60 days prior to the public hearing. As shown in Table 10-2, the City sent a Letter of Notification to the County of Orange and the City of Orange on March 8, 2021 to state that it was in the process of preparing an updated UWMP (Appendix K). Table 10-2: Retail: Notification to Cities and Counties DWR Submittal Table 10-1 Retail: Notification to Cities and Counties City Name 60 Day Notice Notice of Public Hearing Orange County Name 60 Day Notice Notice of Public Hearing Orange County The City's water supply planning relates to the policies, rules, and regulations of its regional and local water providers. The City is dependent on imported water from MET, its regional wholesaler. The City is also dependent on groundwater from OCWD, the agency that manages the OC Basin and provides recycled water in partnership with the OC San. As such, the City involved the relevant agencies in this 2020 UWMP at various levels of contribution as described below. This 2020 UWMP was developed in collaboration with MET’s 2020 UWMP to ensure consistency between the two documents. MET provided the information quantifying water availability to meet the City’s projected demands for the next 25 years, in five-year increments. MWDOC provided assistance to the City’s 2020 UWMP development by providing much of the data and analysis such as population projections from the California State University at Fullerton CDR and demand projections for the next 25 years. Additionally, MWDOC led the effort to develop a Model Water Shortage Ordinance that its retail agencies as well as the City, Anaheim and Fullerton can adopt as is or customize and adopt as part of developing their WSCPs. The City also takes part in many regional programs administered by MWDOC to assist retail agencies meet various State compliance, such as the OC Regional Alliance for SB x7-7 compliance, regional water loss program for SB555 compliance, and regional water conservation programs. City Council 28 –142 6/1/2021 Santa Ana 2020 Urban Water Management Plan arcadis.com 10-3 As a groundwater producer who relies on supplies from the OCWD-managed OC Basin, the City coordinated the preparation of this 2020 UWMP with OCWD. Several OCWD documents, such as the Groundwater Reliability Plan, Engineer’s Report, and 2017 Basin 8-1 Alternative were used to retrieve the required relevant information, including the projections of the amount of groundwater the City is allowed to extract in the 25-year planning horizon. The various planning documents of the key agencies that were used to develop this UWMP are listed in Section 2.2.1. Public Participation The City encouraged community and public interest involvement in the Plan update through a public hearing and inspection of the draft document on June 1, 2021. As part of the public hearing, the City discussed adoption of the UWMP, SBx7-7 baseline values, compliance with the water use targets (Section 5), implementation, and economic impacts of the water use targets (Section 9). Copies of the draft plan were made available for public inspection at the City Clerk’s and Utilities Department offices. Public hearing notifications were published in local newspapers. A copy of the published Notice of Public Hearing is included in Appendix K. The hearing was conducted during a regularly scheduled meeting of the City Council. UWMP Submittal The City Council reviewed and approved the 2020 UWMP at its June 1, 2021 meeting after the public hearing. See Appendix L for the resolution approving the Plan. By July 1, 2021, the City’s adopted 2020 UWMP was filed with DWR, California State Library, the County of Orange and the City of Orange. The submission to DWR was done electronically through the online submittal tool – WUE Data Portal. The City will make the Plan available for public review on its website no later than 30 days after filing with DWR. Amending the Adopted UWMP or WSCP Based on DWR’s review of the UWMP, the City will make any amendments in its adopted UWMP, as required and directed by DWR and will follow each of the steps for notification, public hearing, adoption, and submittal for the amending the adopted UWMP. If the City revises its WSCP after UWMP is approved by DWR, then an electronic copy of the revised WSCP will be submitted to DWR within 30 days of its adoption. City Council 28 –143 6/1/2021 Santa Ana 2020 Urban Water Management Plan arcadis.com 11-1 11 REFERENCES California Department of Housing and Community Development. (2020). Accessory Dwelling Units (ADUs) and Junior Accessory Dwelling Units (JADUs). https://www.hcd.ca.gov/policy- research/accessorydwellingunits.shtml California Department of Water Resources (DWR). (2020a, January). California’s Most Significant Droughts: Comparing Historical and Recent Conditions. https://water.ca.gov/-/media/DWR- Website/Web-Pages/What-We-Do/Drought-Mitigation/Files/Publications-And- Reports/a6022_CalSigDroughts19_v9_ay11.pdf. Accessed on October 12, 2020. California Department of Water Resources (DWR). (2020b, August 26). The Final State Water Project Delivery Capability Report (DCR) 2019. https://data.cnra.ca.gov/dataset/state-water-project- delivery-capability-report-dcr-2019. Accessed on December 28, 2020. California Department of Water Resources (DWR). (2020c, August). Draft Urban Water Management Plan Guidebook 2020. https://water.ca.gov/-/media/DWR-Website/Web-Pages/Programs/Water- Use-And-Efficiency/Urban-Water-Use-Efficiency/Urban-Water-Management-Plans/Draft-2020- UWMP-Guidebook.pdf?la=en&hash=266FE747760481ACF779F0F2AAEE615314693456. Accessed on December 28, 2020. CDM Smith. (2021, March 30). Orange County Water Demand Forecast for MWDOC and OCWD Technical Memorandum. City of La Habra, Irvine Ranch Water District, & Orange County Water District. (2017, January 1). Basin 8-1 Alternative. https://www.ocwd.com/media/4918/basin-8-1-alternative-final-report-1.pdf. Accessed on December 29, 2020. City of Santa Ana. (2015). Urban Water Management Plan. Metropolitan Water District of Southern California (MET). (2021, June). 2020 Urban Water Management Plan. Orange County Water District. (2021, February). 2019-2020 Engineer’s Report on the Groundwater Conditions, Water Supply and Basin Utilization in the Orange County Water District. https://www.ocwd.com/media/8791/2018-19-engineers-report-final.pdf. Accessed on December 30, 2020. Orange County Water District. (2020). 2018-2019 Engineer’s Report on the Groundwater Conditions, Water Supply and Basin Utilization in the Orange County Water District. Santa Margarita Water District (SMWD). (2021). San Juan Watershed Project. About the Project: Phases. http://sanjuanwatershed.com/about-the-project/eir/phases/. Accessed on April 20, 2021. Tetra Tech. 2017 Water Master Plan: City of Santa Ana. January 2018. https://www.santa- ana.org/sites/default/files/Documents/2017WaterMasterPlan.pdf The Metropolitan Water District Act. (1969). http://www.mwdh2o.com/Who%20We%20Are%20%20Fact%20Sheets/1.2_Metropolitan_Act.pdf City Council 28 –144 6/1/2021 Santa Ana 2020 Urban Water Management Plan arcadis.com 11-2 United States Bureau of Reclamation (USBR). (2012, December). Colorado River Basin Water Supply and Demand Study: Study Report. https://www.usbr.gov/lc/region/programs/crbstudy/finalreport/Study%20Report/CRBS_Study_Rep ort_FINAL.pdf. Accessed on December 29, 2020. University of California Berkeley. (2020). About Accessory Dwelling Units. https://www.aducalifornia.org/. Accessed on December 9, 2020. City Council 28 –145 6/1/2021 APPENDICES Appendix A. UWMP Water Code Checklist Appendix B. DWR Standardized Tables Appendix C. Reduced Delta Reliance Appendix D. SBx7-7 Verification and Compliance Forms Appendix E. 2021 OC Water Demand Forecast for MWDOC and OCWD Technical Memorandum Appendix F. AWWA Water Loss Audits Appendix G. 2017 Basin 8-1 Alternative Appendix H. Water Shortage Contingency Plan Appendix I. Water Use Efficiency Implementation Report Appendix J. Demand Management Measures Appendix K. Notice of Public Hearing Appendix L. Adopted UWMP and WSCP Resolutions City Council 28 –146 6/1/2021 arcadis.com Arcadis U.S., Inc. 320 Commerce Suite 200 Irvine, California 92602 Tel 714 730 9052 Fax 714 730 9345 www.arcadis.com Maddaus Water Management, Inc. 105 Zephyr Place Danville California 94526 www.maddauswater.com City Council 28 –147 6/1/2021 2020 Water Shortage Contingency Plan May 2021 Final Draft EXHIBIT 2 City Council 28 –148 6/1/2021 Santa Ana 2020 Water Shortage Contingency Plan i 2020 Water Shortage Contingency Plan May 2021 Prepared By: Prepared For: Arcadis U.S., Inc. City of Santa Ana 320 Commerce, Suite 200 Public Works Agency Irvine Water Resources Division California 92602 20 Civic Center Plaza Phone: 714 730 9052 Santa Ana, California 92701 https://www.arcadis.com https://www.santa-ana.org Maddaus Water Management Inc. Danville, California 94526 Sacramento, California 95816 www.maddauswater.com Our Ref: 30055240 ________________________________________ Lisa Maddaus, PE Technical Lead Maddaus Water Management Inc. ________________________________________ Sarina Sriboonlue, PE Project Manager Arcadis U.S., Inc. City Council 28 –149 6/1/2021 Santa Ana 2020 Water Shortage Contingency Plan ii Contents Acronyms and Abbreviations ................................................................................................................................. v 1 INTRODUCTION AND WSCP OVERVIEW ................................................................................................... 1-1 1.1 Water Shortage Contingency Plan Requirements and Organization .............................................. 1-1 1.2 Integration with Other Planning Efforts ............................................................................................. 1-2 2 BACKGROUND INFORMATION ................................................................................................................... 2-1 2.1 City Service Area .................................................................................................................................. 2-1 2.2 Relationship to Wholesalers ............................................................................................................... 2-3 2.3 Relationship with Wholesaler Water Shortage Planning .................................................................. 2-5 2.3.1 MET Water Surplus and Drought Management Plan .................................................................... 2-5 2.3.2 MET Water Supply Allocation Plan ................................................................................................. 2-6 3 WATER SHORTAGE CONTINGENCY PREPAREDNESS AND RESPONSE PLANNING ........................ 3-1 3.1 Water Supply Reliability Analysis ....................................................................................................... 3-1 3.2 Annual Water Supply and Demand Assessment Procedures.......................................................... 3-1 3.2.1 Decision-Making Process ................................................................................................................ 3-2 City Steps to Approve the Annual Assessment Determination ........................................... 3-2 3.2.2 Data and Methodologies .................................................................................................................. 3-3 Assessment Methodology ....................................................................................................... 3-3 Locally Applicable Evaluation Criteria ................................................................................... 3-4 Water Supply ............................................................................................................................. 3-4 Unconstrained Customer Demand ......................................................................................... 3-5 Planned Water Use for Current Year Considering Dry Subsequent Year ........................... 3-5 Infrastructure Considerations ................................................................................................. 3-6 Other Factors ............................................................................................................................ 3-6 3.3 Six Standard Water Shortage Levels .................................................................................................. 3-7 3.4 Shortage Response Actions ................................................................................................................ 3-9 3.4.1 Demand Reduction ........................................................................................................................... 3-9 3.4.2 Supply Augmentation ..................................................................................................................... 3-10 3.4.3 Operational Changes ...................................................................................................................... 3-10 3.4.4 Additional Mandatory Restrictions ............................................................................................... 3-10 3.4.5 Emergency Response Plan (Hazard Mitigation Plan) ................................................................. 3-10 MET’s WSDM and WSAP ........................................................................................................ 3-10 City Council 28 –150 6/1/2021 Santa Ana 2020 Water Shortage Contingency Plan iii Water Emergency Response Organization of Orange County Emergency Operations Plan 3-11 City of Santa Ana Emergency Response Plan..................................................................... 3-12 3.4.6 Seismic Risk Assessment and Mitigation Plan ........................................................................... 3-12 3.4.7 Shortage Response Action Effectiveness ................................................................................... 3-13 3.5 Communication Protocols ................................................................................................................. 3-13 3.6 Compliance and Enforcement ........................................................................................................... 3-14 3.7 Legal Authorities ................................................................................................................................ 3-14 3.8 Financial Consequences of WSCP ................................................................................................... 3-14 3.9 Monitoring and Reporting .................................................................................................................. 3-18 3.10 WSCP Refinement Procedures ......................................................................................................... 3-18 3.11 Special Water Feature Distinction .................................................................................................... 3-19 3.12 Plan Adoption, Submittal, and Availability ...................................................................................... 3-19 4 REFERENCES ............................................................................................................................................... 4-1 Tables Table 3-1: Retail: Water Shortage Contingency Plan Levels ........................................................................... 3-8 Table 3-2: Agency Contacts and Coordination Protocols .............................................................................. 3-14 Table 3-3: Revenue Impacts Analysis .............................................................................................................. 3-18 Figures Figure 2-1: City Service Area ............................................................................................................................... 2-2 Figure 2-2: Regional Location of the City and Other MET Member Agencies................................................ 2-4 Figure 2-3: Resource Stages, Anticipated Actions, and Supply Declarations ............................................... 2-6 Figure 3-1: Annual Assessment Reporting Timeline ....................................................................................... 3-3 Figure 3-2: Water Shortage Contingency Plan Annual Assessment Framework .......................................... 3-4 City Council 28 –151 6/1/2021 Santa Ana 2020 Water Shortage Contingency Plan iv Appendices DWR Submittal Tables Table 8-1: Water Shortage Contingency Plan Levels Table 8-2: Demand Reduction Actions Table 8-3: Supply Augmentation and Other Actions Santa Ana Municipal Code Chapter 39 Article VI Water Shortage Contingency Plan Water Shortage Communication Plan Notice of Public Hearing Adopted WSCP Resolution City Council 28 –152 6/1/2021 Santa Ana 2020 Water Shortage Contingency Plan v Acronyms and Abbreviations % Percent Act Urban Water Management Planning Act AF Acre-Feet Annual Assessment Annual Water Supply and Demand Assessment BPP Basin Production Percentage City City of Santa Ana CRA Colorado River Aqueduct DDW Division of Drinking Water Delta Sacramento-San Joaquin River Delta DRA Drought Risk Assessment DVL Diamond Valley Lake DWR California Department of Water Resources EOC Emergency Operation Center EOP Emergency Operations Plan ERP Emergency Response Plan FY Fiscal Year GAP Green Acres Project GSP Groundwater Sustainability Plan HMP Hazard Mitigation Plan IRP Integrated Water Resource Plan M&I Municipal and industrial MCL Maximum Contaminant Level MET Metropolitan Water District of Southern California Metropolitan Act Metropolitan Water District Act MGD Million Gallons per Day MWDOC Municipal Water District of Orange County NIMS National Incident Management System OC Orange County OC Basin Orange County Groundwater Basin OC San Orange County Sanitation District OCWD Orange County Water District PFAS Per- and Polyfluoroalkyl Substances PFOA Perfluorooctanoic Acid PFOS Perfluorooctane Sulfonate PPT Parts Per Trillion Producer Groundwater Producer RL Response Level SEMS California Standardized Emergency Management System Supplier Urban Water Supplier City Council 28 –153 6/1/2021 Santa Ana 2020 Water Shortage Contingency Plan vi SWP State Water Project SWRCB California State Water Resources Control Board UWMP Urban Water Management Plan WARN Water Agency Response Network Water Code California Water Code WEROC Water Emergency Response Organization of Orange County WSAP Water Supply Allocation Plan WSCP Water Shortage Contingency Plan WSDM Water Surplus and Drought Management Plan City Council 28 –154 6/1/2021 Santa Ana 2020 Water Shortage Contingency Plan 1-1 1 INTRODUCTION AND WSCP OVERVIEW The Water Shortage Contingency Plan (WSCP) is a strategic planning document designed to prepare for and respond to water shortages. This WSCP complies with California Water Code (Water Code) Section 10632, which requires that every urban water supplier (Supplier) shall prepare and adopt a WSCP as part of its Urban Water Management Plan (UWMP). This level of detailed planning and preparation is intended to help maintain reliable supplies and reduce the impacts of supply interruptions. The WSCP is the City of Santa Ana (City)’s operating manual that is used to prevent catastrophic service disruptions through proactive, rather than reactive, management. A water shortage, when water supply available is insufficient to meet the normally expected customer water use at a given point in time, may occur due to a number of reasons, such as drought, climate change, and catastrophic events. This plan provides a structured guide for the City to deal with water shortages, incorporating prescriptive information and standardized action levels, along with implementation actions in the event of a catastrophic supply interruption. This way, if and when shortage conditions arise, the City’s governing body, its staff, and the public can easily identify and efficiently implement pre-determined steps to manage a water shortage. A well-structured WSCP allows real-time water supply availability assessment and structured steps designed to respond to actual conditions, to allow for efficient management of any shortage with predictability and accountability. The WSCP also describes the City’s procedures for conducting an Annual Water Supply and Demand Assessment (Annual Assessment) that is required by Water Code Section 10632.1 and is to be submitted to the California Department of Water Resources (DWR) on or before July 1 of each year, or within 14 days of receiving final allocations from the State Water Project (SWP), whichever is later. The City’s 2020 WSCP is included as an appendix to its 2020 UWMP, which will be submitted to DWR by July 1, 2021. However, this WSCP is created separately from the City’s 2020 UWMP and can be amended, as needed, without amending the UWMP. Furthermore, the Water Code does not prohibit a Supplier from taking actions not specified in its WSCP, if needed, without having to formally amend its UWMP or WSCP. 1.1 Water Shortage Contingency Plan Requirements and Organization The WSCP provides the steps and water shortage response actions to be taken in times of water shortage conditions. WSCP has prescriptive elements, such as an analysis of water supply reliability; the water shortage response actions for each of the six standard water shortage levels that correspond to water shortage percentages ranging from 10% to greater than 50%; an estimate of potential to close supply gap for each measure; protocols and procedures to communicate identified actions for any current or predicted water shortage conditions; procedures for an Annual Assessment; monitoring and reporting requirements to determine customer compliance; reevaluation and improvement procedures for evaluating the WSCP. This WSCP is organized into three main sections, with Section 3 aligned with Water Code Section 16032 requirements. Section 1 Introduction and WSCP Overview gives an overview of the WSCP fundamentals. City Council 28 –155 6/1/2021 Santa Ana 2020 Water Shortage Contingency Plan 1-2 Section 2 Background provides a background on the City’s water service area. Section 3 Water Shortage Contingency Preparedness and Response Planning. Section 3.1 Water Supply Reliability Analysis provides a summary of the water supply analysis and water reliability findings from the 2020 UWMP. Section 3.2 Annual Water Supply and Demand Assessment Procedures provide a description of procedures to conduct and approve the Annual Assessment. Section 3.3 Six Standard Water Shortage Stages explains the WSCP’s six standard water shortage levels corresponding to progressive ranges of up to 10, 20, 30, 40, 50, and more than 50% shortages. Section 3.4 Shortage Response Actions describes the WSCP’s shortage response actions that align with the defined shortage levels. Section 3.5 Communication Protocols addresses communication protocols and procedures to inform customers, the public, interested parties, and local, regional, and state governments, regarding any current or predicted shortages and any resulting shortage response actions. Section 3.6 Compliance and Enforcement describes customer compliance, enforcement, appeal, and exemption procedures for triggered shortage response actions. Section 3.7 Legal Authorities is a description of the legal authorities that enable the City to implement and enforce its shortage response actions. Section 3.8 Financial Consequences of the WSCP provides a description of the financial consequences of and responses for drought conditions. Section 3.9 Monitoring and Reporting describes monitoring and reporting requirements and procedures that ensure appropriate data is collected, tracked, and analyzed for purposes of monitoring customer compliance and to meet state reporting requirements. Section 3.10 WSCP Refinement Procedures addresses reevaluation and improvement procedures for monitoring and evaluating the functionality of the WSCP. Section 3.11 Special Water Feature Distinction is a required definition for inclusion in a WSCP per the Water Code. Section 3.12 Plan Adoption, Submittal, and Implementation provides a record of the process the City followed to adopt and implement its WSCP. 1.2 Integration with Other Planning Efforts As a retail water supplier in Orange County, the City considered other key entities in the development of this WSCP, including the Metropolitan Water District of Southern California ([MET] (regional wholesaler for Southern California and the direct supplier of imported water to the City)) and Orange County Water District ([OCWD] (Orange County Groundwater Basin manager and provider of recycled water in North Orange County)). Some of the key planning and reporting documents that were used to develop this WSCP are: City Council 28 –156 6/1/2021 Santa Ana 2020 Water Shortage Contingency Plan 1-3 2021 Orange County Water Demand Forecast for the Municipal Water District of Orange County (MWDOC) and OCWD Technical Memorandum (Demand Forecast TM) provides the basis for water demand projections for MWDOC’s member agencies as well as the City and the Cities of Anaheim and Fullerton. MET’s 2020 Integrated Water Resources Plan (IRP) is a long-term planning document to ensure water supply availability in Southern California and provides a basis for water supply reliability in Orange County. MET’s 2020 UWMP was developed as a part of the 2020 IRP planning process and was used by MWDOC as another basis for the projections of supply capability of the imported water received from MET. MET’s 2020 WSCP provides a water supply assessment and guide for MET’s intended actions during water shortage conditions. OCWD’s 2019-20 Engineer’s Report provides information on the groundwater conditions and basin utilization of the Orange County Groundwater Basin (OC Basin). OCWD’s 2017 Basin 8-1 Alternative is an alternative to the Groundwater Sustainability Plan (GSP) for the OC Basin and provides significant information related to sustainable management of the basin in the past and hydrogeology of the basin, including groundwater quality and basin characteristics. 2020 Local Hazard Mitigation Plan (HMP) provides the basis for the seismic risk analysis of the water system facilities. Orange County Local Agency Formation Commission’s 2020 Municipal Service Review for MWDOC Report provides a comprehensive service review of the municipal services provided by MWDOC. Water Master Plan and Sewer Master Plan of the City provide information on water infrastructure planning projects and plans to address any required water system improvements. Groundwater Management Plans provide the groundwater sustainability goals for the basins in the MWDOC’s service area and the programs, actions, and strategies activities that support those goals. City Council 28 –157 6/1/2021 Santa Ana 2020 Water Shortage Contingency Plan 2-1 2 BACKGROUND INFORMATION The City is one of the oldest cities in Orange County that was incorporated in 1886 and became an original member agency of MET on February 27, 1931. The City is governed by a non-partisan seven- member City Council, elected to serve staggered four-year terms, except for the Mayor, who serves a two-year term. The City Council appoints the City Manager and various members of commissions, committees, and citizen advisory groups, all of which may weigh in on water management issues and decisions for the City. 2.1 City Service Area The City is in the heart of Orange County and rated eleventh largest in California. The City’s Water Utility provides water service within a 27.5 square mile service area that includes the City of Santa Ana and a small neighborhood in the City of Orange, near Tustin Avenue and Fairhaven by the northeast corner of Santa Ana. The City’s water service area is shown in Figure 2-1. The City operates ten reservoirs with a storage capacity of 49 million gallons, seven pumping stations, 21 groundwater wells, four pressure regulating stations and seven import water connections and manages 510.1-mile water mains system with 45,037 service connections. City Council 28 –158 6/1/2021 Santa Ana 2020 Water Shortage Contingency Plan 2-2 Figure 2-1: City Service Area Although the City supplements its water supply portfolio with recycled water, the WSCP only applies to its potable water supply. The City is directly involved in wastewater services through its ownership and operation of the wastewater collection system in its service area and sends all collected wastewater to Orange County Sanitation District (OC San) for treatment and disposal. The City provides OCWD Green Acres Project (GAP) recycled water to the southern part of the City, as detailed in Section 6.6 of the City’s 2020 UWMP (Santa Ana, 2021a). The City will determine the recycled water demand reduction actions for recycled water based on the availability of supply and to meet necessary wastewater discharge permit requirements. City Council 28 –159 6/1/2021 Santa Ana 2020 Water Shortage Contingency Plan 2-3 2.2 Relationship to Wholesalers MET: MET is the largest water wholesaler for domestic and municipal uses in California, serving approximately 19 million customers. MET wholesales imported water supplies to 26 member cities and water districts in six Southern California counties. Its service area covers the Southern California coastal plain, extending approximately 200 miles along the Pacific Ocean from the City of Oxnard in the north to the international boundary with Mexico in the south. This encompasses 5,200 square miles and includes portions of Los Angeles, Orange, Riverside, San Bernardino, San Diego, and Ventura counties. Approximately 85% of the population from the aforementioned counties reside within MET's boundaries. MET is governed by a Board of Directors comprised of 38 appointed individuals with a minimum of one representative from each of MET’s 26 member agencies. The allocation of directors and voting rights are determined by each agency’s assessed valuation. Each member of the Board shall be entitled to cast one vote for each ten million dollars ($10,000,000) of assessed valuation of property taxable for district purposes, in accordance with Section 55 of the Metropolitan Water District Act (Metropolitan Act). Directors can be appointed through the chief executive officer of the member agency or by a majority vote of the governing board of the agency. Directors are not compensated by MET for their service. MET is responsible for importing water into the region through its operation of the Colorado River Aqueduct (CRA) and its contract with the State of California for SWP supplies. Member agencies receive water from MET through various delivery points and pay for service through a rate structure made up of volumetric rates, capacity charges and readiness to serve charges. Member agencies provide estimates of imported water demand to MET annually in April regarding the amount of water they anticipate they will need to meet their demands for the next five years. The City is one of MET’s member agencies that purchases water directly from MET. The City’s location within Orange County is shown on Figure 2-2. City Council 28 –160 6/1/2021 Santa Ana 2020 Water Shortage Contingency Plan 2-4 Figure 2-2: Regional Location of the City and Other MET Member Agencies City Council 28 –161 6/1/2021 Santa Ana 2020 Water Shortage Contingency Plan 2-5 2.3 Relationship with Wholesaler Water Shortage Planning The WSCP is designed to be consistent with MET’s Water Shortage and Demand Management (WSDM) Plan and Water Supply Allocation Plan (WSAP), and other emergency planning efforts as described below. MET’s WSAP is integral to the WSCP’s shortage response strategy in the event that MET determines that supply augmentation (including storage) and lesser demand reduction measures would not be sufficient to meet a projected shortage levels needed to meet demands. 2.3.1 MET Water Surplus and Drought Management Plan MET evaluates the level of supplies available and existing levels of water in storage to determine the appropriate management stage annually. Each stage is associated with specific resource management actions to avoid extreme shortages to the extent possible and minimize adverse impacts to retail customers should an extreme shortage occur. The sequencing outlined in the WSDM Plan reflects anticipated responses towards MET’s existing and expected resource mix. Surplus stages occur when net annual deliveries can be made to water storage programs. Under the WSDM Plan, there are four surplus management stages that provides a framework for actions to take for surplus supplies. Deliveries in Diamond Valley Lake (DVL) and in SWP terminal reservoirs continue through each surplus stage provided there is available storage capacity. Withdrawals from DVL for regulatory purposes or to meet seasonal demands may occur in any stage. The WSDM Plan distinguishes between shortages, severe shortages, and extreme shortages. The differences between each term are listed below.  Shortage: MET can meet full-service demands and partially meet or fully meet interruptible demands using stored water or water transfers as necessary.  Severe Shortage: MET can meet full-service demands only by using stored water, transfers, and possibly calling for extraordinary conservation.  Extreme Shortage: MET must allocate available supply to full-service customers. There are six shortage management stages to guide resource management activities. These stages are defined by shortfalls in imported supply and water balances in MET’s storage programs. When MET must make net withdrawals from storage to meet demands, it is considered to be in a shortage condition. Figure 2-3 gives a summary of actions under each surplus and shortage stages when an allocation plan is necessary to enforce mandatory cutbacks. The goal of the WSDM plan is to avoid Stage 6, an extreme shortage (MET, 1999). City Council 28 –162 6/1/2021 Santa Ana 2020 Water Shortage Contingency Plan 2-6 Figure 2-3: Resource Stages, Anticipated Actions, and Supply Declarations Source: MET, 1999. MET’s Board of Directors adopted a Water Supply Condition Framework in June 2008 in order to communicate the urgency of the region’s water supply situation and the need for further water conservation practices. The framework has four conditions, each calling increasing levels of conservation. Descriptions for each of the four conditions are listed below:  Baseline Water Use Efficiency: Ongoing conservation, outreach, and recycling programs to achieve permanent reductions in water use and build storage reserves.  Condition 1 Water Supply Watch: Local agency voluntary dry-year conservation measures and use of regional storage reserves.  Condition 2 Water Supply Alert: Regional call for cities, counties, member agencies, and retail water agencies to implement extraordinary conservation through drought ordinances and other measures to mitigate use of storage reserves.  Condition 3 Water Supply Allocation: Implement MET’s WSAP. As noted in Condition 3, should supplies become limited to the point where imported water demands cannot be met, MET will allocate water through the WSAP (MET, 2021a). 2.3.2 MET Water Supply Allocation Plan MET’s imported supplies have been impacted by a number of water supply challenges as noted earlier. In case of extreme water shortage within the MET service area is the implementation of its WSAP. City Council 28 –163 6/1/2021 Santa Ana 2020 Water Shortage Contingency Plan 2-7 MET’s Board of Directors originally adopted the WSAP in February 2008 to fairly distribute a limited amount of water supply and applies it through a detailed methodology to reflect a range of local conditions and needs of the region’s retail water consumers (MET, 2021a). The WSAP includes the specific formula for calculating member agency supply allocations and the key implementation elements needed for administering an allocation. MET’s WSAP is the foundation for the urban water shortage contingency analysis required under Water Code Section 10632 and is part of MET’s 2020 UWMP. MET’s WSAP was developed in consideration of the principles and guidelines in MET’s 1999 WSDM Plan with the core objective of creating an equitable “needs-based allocation.” The WSAP’s formula seeks to balance the impacts of a shortage at the retail level while maintaining equity on the wholesale level for shortages of MET supplies of up to greater than 50%. The formula takes into account a number of factors, such as the impact on retail customers, growth in population, changes in supply conditions, investments in local resources, demand hardening aspects of water conservation savings, recycled water, extraordinary storage and transfer actions, and groundwater imported water needs. The formula is calculated in three steps: 1) based period calculations, 2) allocation year calculations, and 3) supply allocation calculations. The first two steps involve standard computations, while the third step contains specific methodology developed for the WSAP. Step 1: Base Period Calculations –The first step in calculating a member agency’s water supply allocation is to estimate their water supply and demand using a historical based period with established water supply and delivery data. The base period for each of the different categories of supply and demand is calculated using data from the two most recent non-shortage years. Step 2: Allocation Year Calculations –The next step in calculating the member agency’s water supply allocation is estimating water needs in the allocation year. This is done by adjusting the base period estimates of retail demand for population growth and changes in local supplies. Step 3: Supply Allocation Calculations –The final step is calculating the water supply allocation for each member agency based on the allocation year water needs identified in Step 2. In order to implement the WSAP, MET’s Board of Directors makes a determination on the level of the regional shortage, based on specific criteria, typically in April. The criteria used by MET includes, current levels of storage, estimated water supplies conditions, and projected imported water demands. The allocations, if deemed necessary, go into effect in July of the same year and remain in effect for a 12- month period. The schedule is made at the discretion of the Board of Directors (MET, 2021b). As demonstrated by the findings in MET’s 2020 UWMP both the Water Reliability Assessment and the Drought Risk Assessment (DRA) demonstrate that MET is able to mitigate the challenges posed by hydrologic variability, potential climate change, and regulatory risk on its imported supply sources through the significant storage capabilities it has developed over the last two decades, both dry-year and emergency storage (MET, 2021a). Although MET’s 2020 UWMP forecasts that MET will be able to meet projected imported demands throughout the projected period from 2025 to 2045, uncertainty in supply conditions can result in MET needing to implement its WSAP to preserve dry-year storage and curtail demands (MET, 2021b). City Council 28 –164 6/1/2021 Santa Ana 2020 Water Shortage Contingency Plan 3-1 3 WATER SHORTAGE CONTINGENCY PREPAREDNESS AND RESPONSE PLANNING The City’s WSCP is a detailed guide of how the City intends to act in the case of an actual water shortage condition. The WSCP anticipates a water supply shortage and provides pre-planned guidance for managing and mitigating a shortage. Regardless of the reason for the shortage, the WSCP is based on adequate details of demand reduction and supply augmentation measures that are structured to match varying degrees of shortage will ensure the relevant stakeholders understand what to expect during a water shortage situation. 3.1 Water Supply Reliability Analysis Per Water Code Section 10632 (a)(1), the WSCP shall provide an analysis of water supply reliability conducted pursuant to Water Code Section 10635, and the key issues that may create a shortage condition when looking at the City’s water asset portfolio. Understanding water supply reliability, factors that could contribute to water supply constraints, availability of alternative supplies, and what effect these have on meeting customer demands provides the City with a solid basis on which to develop appropriate and feasible response actions in the event of a water shortage. In the 2020 UWMP, the City conducted a Water Reliability Assessment to compare the total water supply sources available to the water supplier with long-term projected water use over the next 20 years, in five-year increments, for a normal water year, a single dry water year, and a drought lasting five consecutive water years (Santa Ana, 2021a). The City also conducted a DRA to evaluate a drought period that lasts five consecutive water years starting from the year following when the assessment is conducted. An analysis of both assessments determined that the City is capable of meeting all customers’ demands from 2021 through 2045 for a normal year, a single dry year, and a drought lasting five consecutive years with significant imported water supplemental drought supplies from MET and ongoing conservation program efforts. The City receives the majority of its water supply from groundwater from the OC Basin, as well as supplemental supplies from local recycled water from the OCWD GAP that adds reliability for non-potable water demand. As a result, there is no projected shortage condition due to drought that will trigger customer demand reduction actions until MET notifies the City of insufficient imported supplies. More information is available in the City’s 2020 UWMP Sections 6 and 7 (Santa Ana, 2021a). 3.2 Annual Water Supply and Demand Assessment Procedures Per Water Code Section 10632.1, the City will conduct an Annual Assessment pursuant to subdivision (a) of Section 10632 and by July 1st of each year, beginning in 2022, submit an Annual Assessment with information for anticipated shortage, triggered shortage response actions, compliance and enforcement actions, and communication actions consistent with the Supplier’s WSCP. The City must include in its WSCP the procedures used for conducting an Annual Assessment. The Annual Assessment is a determination of the near-term outlook for supplies and demands and how a perceived shortage may relate to WSCP shortage stage response actions in the current calendar year. This determination is based on information available to the City at the time of the analysis. Starting in 2022, the Annual Assessment will be due by July 1 of every year. City Council 28 –165 6/1/2021 Santa Ana 2020 Water Shortage Contingency Plan 3-2 This section documents the decision-making process required for formal approval of the City’s Annual Assessment determination of water supply reliability each year and the key data inputs and the methodologies used to evaluate the water system reliability for the coming year, while considering that the year to follow would be considered dry. 3.2.1 Decision-Making Process The following decision-making process describes the functional steps that the City will take to formally approve the Annual Assessment determination of water supply reliability each year. City Steps to Approve the Annual Assessment Determination The City receives groundwater from OCWD. The OC Basin is not adjudicated and as such, pumping from the OC Basin is managed through a process that uses financial incentives to encourage groundwater producers (Producer) to pump a sustainable amount of water. The framework for the financial incentives is based on establishing the Basin Production Percentage (BPP), the percentage of each Producer’s total water supply that comes from groundwater pumped from the OC Basin. The BPP is set uniformly for all Producers by OCWD on an annual basis in by OCWD Board of Directors. Based on the projected water demand and water modeled water supply, over the long-term, OCWD anticipates sustainably supporting a BPP of 85%; however, volumes of groundwater and imported water may vary depending on OCWD's actual BPP projections. While the City’s primary source of water is OCWD groundwater, any remaining source to meet retail demands comes from the purchase of imported water from MET. As a direct MET member, the Annual Assessment will be predicated on MET’s WSDM supply demand tracking, which is reported monthly to their Board of Directors. MET WSDM planning involves the examination of developing demand and supply conditions for the calendar year, as well as considerations of potential actions consistent with the WSDM Plan. Additionally, City staff simultaneously provide water supply and demand reports to MET to inform them of emerging demand and supply conditions. These monthly analyses provide key information for MET to manage resources to meet a range of estimated demands and adjust to changing conditions throughout the year. Based on the year’s supply conditions and WSDM actions, MET will present a completed Annual Assessment for its member agencies’ review from which they will then seek Board approval in April of each year. Additionally, MET expects that any triggers or specific shortage response actions that result from the Annual Assessment would be approved by their Board at that time and this information will be incorporated into the City’s Annual Assessment. The Executive Director of Public Works, or Designee (i.e., Water Resource Manager), will be responsible to approve and Annual Assessment in June and formally submit to DWR prior to the July 1 deadline. City Council 28 –166 6/1/2021 Santa Ana 2020 Water Shortage Contingency Plan 3-3 Figure 3-1: Annual Assessment Reporting Timeline 3.2.2 Data and Methodologies The following paragraphs document the key data inputs and methodologies that are used to evaluate the water system reliability for the coming year, while considering that the year to follow would be considered dry. Assessment Methodology The City will evaluate water supply reliability for the current year and one dry year for the purpose of the Annual Assessment. The Annual Assessment determination will be based on considerations of unconstrained water demand, local water supplies, MET imported water supplies, planned water use, and infrastructure considerations. The balance between projected in-service area supplies, coupled with MET imported supplies, and anticipated unconstrained demand will be used to determine what, if any, shortage stage is expected under the WSCP framework as presented in Figure 3-2. The WSCP’s standard shortage stages are defined in terms of shortage percentages. Shortage percentages will be calculated by dividing the difference between water supplies and unconstrained demand by total unconstrained demand. This calculation will be performed separately for anticipated current year conditions and for assumed dry year conditions. City Council 28 –167 6/1/2021 Santa Ana 2020 Water Shortage Contingency Plan 3-4 Figure 3-2: Water Shortage Contingency Plan Annual Assessment Framework Locally Applicable Evaluation Criteria Within Orange County, there are no significant local applicable criteria that directly affect reliability. Through the years, the water agencies in Orange County have made tremendous efforts to integrate their systems to provide flexibility to interchange with different sources of supplies. There are emergency agreements in place to ensure all parts of the County have an adequate supply of water. In the northern part of the County, agencies have the ability to meet a majority of their demands through groundwater with very little limitation, except for the OCWD BPP. The City will also continue to monitor emerging supply and demand conditions related to supplemental imported water from MET and take appropriate actions consistent with the flexibility and adaptiveness inherent to the WSCP. The City’s Annual Assessment was based on the City’s service area, water sources, water supply reliability, and water use as described in Water Code Section 10631, including available data from state, regional, or local agency population, land use development, and climate change projections within the service area of the City. Some conditions that affect MET’s wholesale supply and demand, such as groundwater replenishment, surface water and local supply production, can differ significantly from earlier projections throughout the year. However, if a major earthquake on the San Andreas Fault occurs, it has the potential to damage all three key regional water aqueducts and disrupt imported supplies for up to six months. The region would likely impose a water use reduction ranging from 10-25% until the system is repaired. However, MET and MWDOC have taken proactive steps to handle such disruption, such as constructing DVL, which mitigates potential impacts. DVL, along with other local reservoirs, can store a six to twelve-month supply of emergency water (MET, 2021b). Water Supply As detailed in the City’s 2020 UWMP, the City meets all of its customers’ demands with a combination of local groundwater, imported water from MET, and local recycled water. The City’s main source of water supply is groundwater from the OC Basin, with imported water from MET and recycled water making up the rest of the City’s water supply portfolio. In fiscal year (FY) 2019-20, the City relied on 76% groundwater, 23% imported City Council 28 –168 6/1/2021 Santa Ana 2020 Water Shortage Contingency Plan 3-5 water, and 1% recycled water. It is projected that by 2045, the water supply portfolio will change to approximately 84% groundwater, 15% imported water, and 1% recycled water, reflecting the increase in OCWD’s BPP to 85% beginning in 2025 (Santa Ana, 2021a). Unconstrained Customer Demand The WSCP and Annual Assessment define unconstrained demand as expected water use prior to any projected shortage response actions that may be taken under the WSCP. Unconstrained demand is distinguished from observed demand, which may be constrained by preceding, ongoing, or future actions, such as emergency supply allocations during a multi-year drought. WSCP shortage response actions to constrain demand are inherently extraordinary; routine activities such as ongoing conservation programs and regular operational adjustments are not considered as constraints on demands. The City’s DRA reveals that its supply capabilities are expected to balance anticipated total water use and supply, assuming a five-year consecutive drought from FY 2020-21 through FY 2024-25 (Santa Ana, 2021a). Water demands in a five-year consecutive drought are calculated as a six percent increase in water demand above a normal year for each year of the drought (CDM Smith, 2021). Planned Water Use for Current Year Considering Dry Subsequent Year Water Code Section 10632(a)(2)(B)(ii) requires the Annual Assessment to determine “current year available supply, considering hydrological and regulatory conditions in the current year and one dry year.” The Annual Assessment will include two separate estimates of the City’s annual water supply and unconstrained demand using: 1) current year conditions, and 2) assumed dry year conditions. The Annual Assessment will include two separate estimates of City’s annual water supply and unconstrained demand using: 1) current year conditions, and 2) assumed dry year conditions. Accordingly, the Annual Assessment’s shortage analysis will present separate sets of findings for the current year and dry year scenarios. The Water Code does not specify the characteristics of a dry year, allowing discretion to the Supplier. The City will use its discretion to refine and update its assumptions for a dry year scenarios in each Annual Assessment as information becomes available and in accordance with best management practices. Supply and demand analyses for the single-dry year case was based on conditions affecting the SWP as this supply availability fluctuates the most among MET’s, and therefore the City’s sources of supply. FY 2013-14 was the single driest year for SWP supplies with an allocation of 5% to Municipal and Industrial (M&I) uses. Unique to this year, the 5% SWP allocation was later reduced to 0%, before ending up at its final allocation of 5%, highlight the stressed water supplies for the year. Furthermore, on January 17, 2014 Governor Brown declared the drought State of Emergency citing 2014 as the driest year in California history. Additionally, within Orange County, precipitation for FY 2013-14 was the second lowest on record, with 4.37 inches of rain, significantly impacting water demands. The water demand forecasting model developed for the Demand Forecast TM isolated the impacts that weather and future climate can have on water demand through the use of a statistical model. The impacts of hot/dry weather conditions are reflected as a percentage increase in water demands from the normal year condition (average of FY 2017-18 and FY 2018-19). For a single dry year condition (FY 2013-14), the model projects a 6% increase in demand for the OC Basin area where the City’s service area is located (CDM Smith, 2021). Detailed information of the model is included in the City’s 2020 UWMP. City Council 28 –169 6/1/2021 Santa Ana 2020 Water Shortage Contingency Plan 3-6 The City has documented that it is 100% reliable for single dry year demands from 2025 through 2045 with a demand increase of 6% from normal demand with significant reserves held by MET, local groundwater supplies, and conservation (Santa Ana, 2021a). Infrastructure Considerations The Annual Assessment will include consideration of any infrastructure issues that may pertain to near-term water supply reliability, including repairs, construction, and environmental mitigation measures that may temporarily constrain capabilities, as well as any new projects that may add to system capacity. Following is a list of considerations that have the potential to negatively impact water supply reliability and will be considered in the Annual Assessment:  MWD pipeline outages (Orange County Feeder and/or East Orange County Feeder #2).  City currently has 5 groundwater wells placed out of service due to per- and polyfluoroalkyl substances (PFAS) contamination.  Planned well/pump station rehabilitation/construction projects including Well 32 and Garthe Pump Station. Following is a list of considerations that have the potential to positively impact water supply reliability and will be considered in the Annual Assessment:  Drilling of new wells currently planned for Washington Well & Flower Well.  Expansion of recycled water customers and system.  AMI project implementation (expected to result in lower water use and less system losses). Other Factors For the Annual Assessment, any known issues related to water quality would be considered for their potential effects on water supply reliability. PFAS are a group of thousands of manmade chemicals that includes perfluorooctanoic acid (PFOA) and perfluorooctane sulfonate (PFOS). PFAS compounds were once commonly used in many products including, among many others, stain- and water-repellent fabrics, nonstick products (e.g., Teflon), polishes, waxes, paints, cleaning products, and fire-fighting foams. Beginning in the summer of 2019, the California State Division of Drinking Water (DDW) began requiring testing for PFAS compounds in some groundwater production wells in the OCWD area. The City has PFAS contamination in 5 wells. PFAS are of particular concern for groundwater quality, and since the summer of 2019, DDW requires testing for PFAS compounds in some groundwater production wells in the OCWD area. In February 2020, the DDW lowered its Response Levels (RL) for PFOA and PFOS to 10 and 40 parts per trillion (ppt) respectively. The DDW recommends Producers not serve any water exceeding the RL – effectively making the RL an interim Maximum Contaminant Level (MCL) while DDW undertakes administrative action to set an MCL. In response to DDW’s issuance of the revised RL, as of December 2020, approximately 45 wells in the OCWD service area have been temporarily turned off until treatment systems can be constructed. As additional wells are tested, OCWD expects this figure may increase to at least 70 to 80 wells. The state has begun the process of establishing MCLs for PFOA and PFOS and anticipates these MCLs to be in effect by the Fall of 2023. OCWD anticipates the MCLs will be set at or below the RLs. City Council 28 –170 6/1/2021 Santa Ana 2020 Water Shortage Contingency Plan 3-7 In April 2020, OCWD as the groundwater basin manager, executed an agreement with the impacted Producers to fund and construct the necessary treatment systems for production wells impacted by PFAS compounds. The PFAS treatment projects includes the design, permitting, construction, and operation of PFAS removal systems for impacted Producer production wells. Each well treatment system will be evaluated for use with either granular activated carbon or ion exchange for the removal of PFAS compounds. These treatment systems utilize vessels in a lead-lag configuration to remove PFOA and PFOS to less than 2 ppt (the current non-detect limit). Use of these PFAS treatment systems are designed to ensure the groundwater supplied by Producer wells can be served in compliance with current and future PFAS regulations. With financial assistance from OCWD, the Producers will operate and maintain the new treatment systems once they are constructed. To minimize expenses and provide maximum protection to the public water supply, OCWD initiated design, permitting, and construction of the PFAS treatment projects on a schedule that allows rapid deployment of treatment systems. Construction contracts were awarded for treatment systems for production wells in the City of Fullerton and Serrano Water District in Year 2020. Additional construction contracts will likely be awarded in the first and second quarters of 2021. OCWD expects the treatment systems to be constructed for most of the initial 45 wells above the RL within the next 2 to 3 years. As additional data are collected and new wells experience PFAS detections at or near the current RL, and/or above a future MCL, and are turned off, OCWD will continue to partner with the affected Producers and take action to design and construct necessary treatment systems to bring the impacted wells back online as quickly as possible. Groundwater production in FY 2019-20 was expected to be approximately 325,000 acre-feet (AF) but declined to 286,550 AF primarily due to PFAS impacted wells being turned off around February 2020. OCWD expects groundwater production to be in the area of 245,000 AF in FY 2020-21 due to the currently idled wells and additional wells being impacted by PFAS and turned off. As PFAS treatment systems are constructed, OCWD expects total annual groundwater production to slowly increase back to normal levels (310,000 to 330,000 AF) (OCWD, 2020). 3.3 Six Standard Water Shortage Levels Per Water Code Section 10632 (a)(3)(A), the City must include the six standard water shortage levels that represent shortages from the normal reliability as determined in the Annual Assessment. The shortage levels have been standardized to provide a consistent regional and statewide approach to conveying the relative severity of water supply shortage conditions. This is an outgrowth of the severe statewide drought of 2012-2016, and the widely recognized public communication and state policy uncertainty associated with the many different local definitions of water shortage Levels. The six standard water shortage levels correspond to progressively increasing estimated shortage conditions (up to 10, 20, 30, 40, 50%, and greater than 50% shortage compared to the normal reliability condition) and align with the response actions the Supplier would implement to meet the severity of the impending shortages (Table 3-1). City Council 28 –171 6/1/2021 Santa Ana 2020 Water Shortage Contingency Plan 3-8 Table 3-1: Retail: Water Shortage Contingency Plan Levels Submittal Table 8-1 Water Shortage Contingency Plan Levels Shortage Level Percent Shortage Range Shortage Response Actions 0 0% (Normal) A Level 0 Water Supply Shortage – Condition exists when the City notifies its water users that no supply reductions are anticipated in this year. The City proceeds with planned water efficiency best practices to support consumer demand reduction in line with state mandated requirements and local City goals for water supply reliability. Permanent water waste prohibitions are in place as stipulated in the City’s Water Shortage Response Ordinance. 1 Up to 10%  A Level 1 Water Supply Shortage – Condition exists when the City notifies its water users that due to drought or other supply reductions, a consumer demand reduction of up to 10% is necessary to make more efficient use of water and respond to existing water conditions. Upon the declaration of a Water Aware condition, the City shall implement the mandatory Level 1 conservation measures identified in this WSCP. The type of event that may prompt the City to declare a Level 1 Water Supply Shortage may include, among other factors, a finding that its wholesale water provider calls for extraordinary water conservation. 2  11% to 20% A Level 2 Water Supply Shortage – Condition exists when the City notifies its water users that due to drought or other supply reductions, a consumer demand reduction of up to 20% is necessary to make more efficient use of water and respond to existing water conditions. Upon declaration of a Level 2 Water Supply Shortage condition, the City shall implement the mandatory Level 2 conservation measures identified in this WSCP. 3 21% to 30%  A Level 3 Water Supply Shortage – Condition exists when the City declares a water shortage emergency condition pursuant to California Water Code section 350 and notifies its residents and businesses that up to 30% consumer demand reduction is required to ensure sufficient supplies for human consumption, sanitation and fire protection. The City must declare a Water Supply Shortage Emergency in the manner and on the grounds provided in California Water Code section 350. 4  31% to 40% A Level 4 Water Supply Shortage - Condition exists when the City declares a water shortage emergency condition pursuant to California Water Code section 350 and notifies its residents and businesses that up to 40% consumer demand reduction is required to ensure sufficient supplies for human consumption, sanitation and fire protection. The City must declare a Water Supply Shortage Emergency in the manner and on the grounds provided in California Water Code section 350. City Council 28 –172 6/1/2021 Santa Ana 2020 Water Shortage Contingency Plan 3-9 Submittal Table 8-1 Water Shortage Contingency Plan Levels Shortage Level Percent Shortage Range Shortage Response Actions 5  41% to 50% A Level 5 Water Supply Shortage – Condition exists when the City declares a water shortage emergency condition pursuant to California Water Code section 350 and notifies its residents and businesses that up to 50% or more consumer demand reduction is required to ensure sufficient supplies for human consumption, sanitation and fire protection. The City must declare a Water Supply Shortage Emergency in the manner and on the grounds provided in California Water Code section 350. 6 >50% A Level 6 Water Supply Shortage – Condition exists when the City declares a water shortage emergency condition pursuant to California Water Code section 350 and notifies its residents and businesses that greater than 50% or more consumer demand reduction is required to ensure sufficient supplies for human consumption, sanitation and fire protection. The City must declare a Water Supply Shortage Emergency in the manner and on the grounds provided in California Water Code section 350. NOTES: 3.4 Shortage Response Actions Water Code Section 10632 (a)(4) requires the WSCP to specify shortage response actions that align with the defined shortage levels. The City has defined specific shortage response actions that align with the defined shortage levels in DWR Tables 8-2 and 8-3 (Appendix A). These shortage response actions were developed with consideration to the system infrastructure and operations changes, supply augmentation responses, customer- class or water use-specific demand reduction initiatives, and increasingly stringent water use prohibitions. 3.4.1 Demand Reduction The demand reduction measures that would be implemented to address shortage levels are described in DWR Table 8-2 (Appendix A). This table indicates which actions align with specific defined shortage levels and estimates the extent to which that action will reduce the gap between supplies and demands. DWR Table 8-2 (Appendix A) demonstrates to the that choose suite of shortage response actions can be expected to deliver the expected outcomes necessary to meet the requirements of a given shortage level (e.g., target of an additional 10% water savings). This table also identifies the enforcement action, if any, associated with each demand reduction measure. City Council 28 –173 6/1/2021 Santa Ana 2020 Water Shortage Contingency Plan 3-10 3.4.2 Supply Augmentation The supply augmentation actions are described in DWR Table 8-3 (Appendix A). These augmentations represent short-term management objectives triggered by the MET’s WSDM Plan and do not overlap with the long-term new water supply development or supply reliability enhancement projects. Supply augmentation is made available to the City through MET and OCWD. The City has the ability to pump additional groundwater from the OC Basin or purchase additional imported water from MET as a MET member agency. However, both additional pumped groundwater and purchased imported water are subject to rate penalties from OCWD and MET, respectively. MET’s reliability portfolio of water supply programs including existing water transfers, storage and exchange agreements to supplement gaps in the City’s supply/demand balance. MET has developed significant storage capacity (over 5 million AF) in reservoirs and groundwater banking programs both within and outside of the Southern California region. Additionally, MET can pursue additional water transfer and exchange programs with other water agencies to help mitigate supply/demand imbalances and provide additional dry-year supply sources. 3.4.3 Operational Changes During shortage conditions, operations may be affected by supply augmentation or demand reduction responses. The City considered their operational procedures to identify changes that can be implemented to address water shortage on a short-term basis, including:  Avoid hydrant flushing when possible.  Alter maintenance cycles.  Reduce pressure. 3.4.4 Additional Mandatory Restrictions Water Code Section 10632(a)(4)(D) calls for “additional, mandatory prohibitions against specific water use practices that are in addition to state-mandated prohibitions and appropriate to the local conditions” to be included among the WSCP’s shortage response actions. The City will identify additional mandatory restrictions as needed based on the existing Santa Ana Municipal Code Chapter 39 Article VI Water Shortage Contingency Plan (Appendix B). The City intends to update any mandatory restrictions in a subsequently adopted ordinance which will supersede the existing ordinance. 3.4.5 Emergency Response Plan (Hazard Mitigation Plan) A catastrophic water shortage would be addressed according to the appropriate water shortage level and response actions. It is likely that a catastrophic shortage would immediately trigger Shortage Level 6 and response actions have been put in place to mitigate a catastrophic shortage. In addition, there are several Plans that address catastrophic failures and align with the WSCP, including MET’s WSDM and WSAP, the City’s HMP, and the Water Emergency Response Organization of Orange County (WEROC)’s Emergency Operations Plan (EOP). MET’s WSDM and WSAP MET has comprehensive plans for stages of actions it would undertake to address a catastrophic interruption in water supplies through its WSDM and WSAP. MET also developed an Emergency Storage Requirement to mitigate against potential interruption in water supplies resulting from catastrophic occurrences within the City Council 28 –174 6/1/2021 Santa Ana 2020 Water Shortage Contingency Plan 3-11 southern California region, including seismic events along the San Andreas Fault. In addition, MET is working with the state to implement a comprehensive improvement plan to address catastrophic occurrences outside of the southern California region, such as a maximum probable seismic event in the Delta that would cause levee failure and disruption of SWP deliveries. Water Emergency Response Organization of Orange County Emergency Operations Plan In 1983, the Orange County water community identified a need to develop a plan on how agencies would respond effectively to disasters impacting the regional water distribution system. The collective efforts of these agencies resulted in the formation of WEROC to coordinate emergency response on behalf of all Orange County water and wastewater agencies, develop an emergency plan to respond to disasters, and conduct disaster training exercises for the Orange County water community. WEROC was established with the creation of an indemnification agreement between its member agencies to protect each other against civil liabilities and to facilitate the exchange of resources. WEROC is unique in its ability to provide a single point of contact for representation of all water and wastewater utilities in Orange County during a disaster. This representation is to the county, state, and federal disaster coordination agencies. Within the Orange County Operational Area, WEROC is the recognized contact for emergency response for the water community, including the City. As a member of WEROC, the City will follow WEROC’s EOP in the event of an emergency and coordinate with WEROC to assess damage, initiate repairs, and request and coordinate mutual aid resources in the event that the City is unable to provide the level of emergency response support required by the situation. The EOP defines the actions to be taken by WEROC Emergency Operations Center (EOC) staff to reduce the loss of water and wastewater infrastructure; to respond effectively to a disaster; and to coordinate recovery operations in the aftermath of any emergency involving extensive damage to Orange County water and wastewater utilities. The EOP includes activation notification protocol that will be used to contact partner agencies to inform them of the situation, activation status of the EOC, known damage or impacts, or resource needs. The EOP is a standalone document that is reviewed annually and approved by the Board every three years. WEROC is organized on the basis that each member agency is responsible for developing its own EOP in accordance with the California Standardized Emergency Management System (SEMS), National Incident Management System (NIMS), and Public Health Security and Bioterrorism Preparedness and Response Act of 2002 to meet specific emergency needs within its service area. The WEROC EOC is responsible for assessing the overall condition and status of the Orange County regional water distribution and wastewater collection systems including MET facilities that serve Orange County. The EOC can be activated during an emergency situation that can result from both natural and man-made causes, and can be activated through automatic, manual, or standby for activation. WEROC recognized four primary phases of emergency management, which include: Preparedness: Planning, training, and exercises that are conducted prior to an emergency to support and enhance response to an emergency or disaster. Response: Activities and programs designed to address the immediate and short-term effects of the onset of an emergency or disaster that helps to reduce effects to water infrastructure and speed recovery. This includes alert and notification, EOC activation, direction and control, and mutual aid. City Council 28 –175 6/1/2021 Santa Ana 2020 Water Shortage Contingency Plan 3-12 Recovery: This phase involved restoring systems to normal, in which short-term recovery actions are taken to assess the damage and return vital life-support systems to minimum operating standards, while long-term recovery actions have the potential to continue for many years. Mitigation/Prevention: These actions prevent the occurrence of an emergency or reduce the area’s vulnerability in ways that minimize the adverse impacts of a disaster or emergency. MWDOC’s HMP outlines threats and identifies mitigation projects. The EOC Action Plans (EAP) provide frameworks for EOC staff to respond to different situations with the objectives and steps required to complete them, which will in turn serve the WEROC member agencies. In the event of an emergency which results in a catastrophic water shortage, the City will declare a water shortage condition of up to Level 6 for the impacted area depending on the severity of the event, and coordination with WEROC is anticipated to begin at Level 4 or greater (WEROC, 2018). City of Santa Ana Emergency Response Plan The City will also refer to its current American Water Infrastructure Act Risk and Resilience Assessment and Emergency Response Plan in the event of a locally isolated catastrophic supply interruption (Santa Ana, 2020; Santa Ana, 2021b). 3.4.6 Seismic Risk Assessment and Mitigation Plan Per the Water Code Section 10632.5, Suppliers are required to assess seismic risk to water supplies as part of their WSCP. The plan also must include the mitigation plan for the seismic risk(s). Given the great distances that imported supplies travel to reach Orange County, the region is vulnerable to interruptions along hundreds of miles aqueducts, pipelines and other facilities associated with delivering the supplies to the region. Additionally, the infrastructure in place to deliver supplies are susceptible to damage from earthquakes and other disasters. In lieu of conducting a seismic risk assessment specific to the City’s 2020 UWMP, the City has included the previously prepared regional HMP by MWDOC as the regional imported water wholesaler that is required under the federal Disaster Mitigation Act of 2000 (Public Law 106-390). MWDOC’s HMP identified that the overarching goals of the HMP were the same across the region, which include:  Goal 1: Minimize vulnerabilities of critical infrastructure to minimize damages and loss of life and injury to human life caused by hazards.  Goal 2: Minimize security risks to water and wastewater infrastructure.  Goal 3: Minimize interruption to water and wastewater utilities.  Goal 4: Improve public outreach, awareness, education, and preparedness for hazards in order to increase community resilience.  Goal 5: Eliminate or minimize wastewater spills and overflows.  Goal 6: Protect water quality and supply, critical aquatic resources, and habitat to ensure a safe water supply.  Goal 7: Strengthen Emergency Response Services to ensure preparedness, response, and recovery during any major or multi-hazard event. MWDOC’s HMP evaluates hazards applicable to all jurisdictions in its entire planning area, prioritized based on probability, location, maximum probable extent, and secondary impacts. The identification of hazards is highly dependent on the location of facilities within the City’s jurisdiction and takes into consideration the history of the City Council 28 –176 6/1/2021 Santa Ana 2020 Water Shortage Contingency Plan 3-13 hazard and associated damage, information provided by agencies specializing in a specific hazard, and relies upon the City’s expertise and knowledge. Earthquake fault rupture and seismic hazards, including ground shaking and liquefaction, are among the highest ranked hazards to the region as a whole because of its long history of earthquakes, with some resulting in considerable damage. A significant earthquake along one of the major faults could cause substantial casualties, extensive damage to infrastructure, fires, damages and outages of water and wastewater facilities, and other threats to life and property. Nearly all of Orange County is at risk of moderate to extreme ground shaking, with liquefaction possible throughout much of Orange County but the most extensive liquefaction zones occur in coastal areas. Based on the amount of seismic activity that occurs within the region, there is no doubt that communities within Orange County will continue to experience future earthquake events, and it is a reasonable assumption that a major event will occur within a 30-year timeframe. The mitigation actions identify the hazard, proposed mitigation action, location/facility, local planning mechanism, risk, cost, timeframe, possible funding sources, status, and status rationale, as applicable. Mitigation actions for MWDOC’s member agencies for seismic risks may include (MWDOC, 2019):  Secure above ground assets in all buildings, booster stations, pressure reducing stations, emergency interties, water systems, and pipelines.  Conduct assessment of infrastructure to ensure seismic retrofitting is in place.  Replace aging infrastructure throughout the City.  Install backup power for critical facilities to ensure operability during emergency events.  Enhance emergency operability by implementing communication infrastructure improvements. 3.4.7 Shortage Response Action Effectiveness For each specific Shortage Response Action identified in the plan, the WSCP also estimates the extent to which that action will reduce the gap between supplies and demands identified in DWR Table 8-2 (Appendix A). To the extent feasible, the City has estimated percentage savings for the chosen suite of shortage response actions, which can be anticipated to deliver the expected outcomes necessary to meet the requirements of a given shortage level. 3.5 Communication Protocols Timely and effective communication is a key element of the WSCP implementation. Per the Water Code Section 10632 (a)(5), the City has established communication protocols and procedures to inform customers, the public, interested parties, and local, regional, and state governments regarding any current or predicted shortages as determined by the Annual Assessment described pursuant to Section 10632.1; any shortage response actions triggered or anticipated to be triggered by the Annual Assessment described pursuant to Section 10632.1; and any other relevant communications. The City’s Water Shortage Communication Plan is documented in Appendix C. City Council 28 –177 6/1/2021 Santa Ana 2020 Water Shortage Contingency Plan 3-14 3.6 Compliance and Enforcement Per the Water Code Section 10632 (a)(6), the City has defined customer compliance, enforcement, appeal, and exemption procedures for triggered shortage response actions. Procedures to ensure customer compliance are described in Section 3.5 Communication Protocols and customer enforcement, appeal, and exemption procedures as defined in the existing Santa Ana Municipal Code Chapter 39 Article VI Water Shortage Contingency Plan (Appendix B). The City intends to update any enforcement procedures in a subsequently adopted ordinance which will supersede the existing ordinance. 3.7 Legal Authorities Per Water Code Section 10632 (a)(7)(A), the City has provided a description of the legal authorities that empower the City to implement and enforce its shortage response in Water Shortage Response Ordinance (Appendix B). Per Water Code Section 10632 (a)(7) (B), the City shall declare a water shortage emergency condition to prevail within the area served by such wholesaler whenever it finds and determines that the ordinary demands and requirements of water consumers cannot be satisfied without depleting the water supply of the distributor to the extent that there would be insufficient water for human consumption, sanitation, and fire protection. Per Water Code Section 10632 (a)(7)(C), the City shall coordinate with any agency or county within which it provides water supply services for the possible proclamation of a local emergency under California Government Code, California Emergency Services Act (Article 2, Section 8558). Table 3-2 identifies the contacts for all cities or counties for which the Supplier provides service in the WSCP, along with developed coordination protocols, can facilitate compliance with this section of the Water Code in the event of a local emergency as defined in subpart (c) of Government Code Section 8558. Table 3-2: Agency Contacts and Coordination Protocols Contact Agency Coordination Protocols City Manager City of Santa Ana Call/email/in person City Council City of Santa Ana Memo/Council Meeting Director of Public Works County of Orange Call/email Director of Public Works City of Garden Grove Call/email Director of Public Works City of Orange Call/email 3.8 Financial Consequences of WSCP Per Water Code Section 10632(a)(8), Suppliers must include a description of the overall anticipated financial consequences to the Supplier of implementing the WSCP. This description must include potential reductions in revenue and increased expenses associated with implementation of the shortage response actions. This should be coupled with an identification of the anticipated mitigation actions needed to address these financial impacts. During a catastrophic interruption of water supplies, prolonged drought, or water shortage of any kind, the City will experience a reduction in revenue due to reduced water sales. Throughout this period of time, expenditures may City Council 28 –178 6/1/2021 Santa Ana 2020 Water Shortage Contingency Plan 3-15 increase or decrease with varying circumstances. Expenditures may increase in the event of significant damage to the water system, resulting in emergency repairs. Expenditures may also decrease as less water is pumped through the system, resulting in lower power costs. Water shortage mitigation actions will also impact revenues and require additional costs for drought response activities such as increased staff costs for tracking, reporting, and communications. The City receives water revenue from a service charge and a commodity charge based on consumption. The service charge recovers costs associated with providing water to the serviced property. The service charge does not vary with consumption and the commodity charge is based on water usage. Rates have been designed to recover the full cost of water service in the charges. Therefore, the total cost of purchasing water would decrease as the usage or sale of water decreases. In the event of a drought emergency, the City will impose excessive water use penalties on its customers, which may include additional costs associated with reduced water revenue, staff time taken for penalty enforcement, and advertising the excessive use penalties. The excessive water use penalties are further described in the City’s Municipal Code Chapter 39 Article VI Water Shortage Contingency Plan (Appendix B). However, there are significant fixed costs associated with maintaining a minimal level of service. The City will monitor projected revenues and expenditures should an extreme shortage and a large reduction in water sales occur for an extended period of time. To overcome these potential revenue losses and/or expenditure impacts, the City may use reserves. If necessary, the City may reduce expenditures by delaying implementation of its Capital Improvement Program and equipment purchases to reallocate funds to cover the cost of operations and critical maintenance, adjust the work force, implement a drought surcharge, and/or make adjustments to its water rate structure. Based on current water rates, a volumetric cutback of up to 50% of water sales may lead to a range of reduction in revenues from $4,111,774 to $20,558,870 (Table 3-3). The impacts to revenues will depend on a proportionate reduction in variable costs related to supply, pumping, and treatment for the specific shortage event. The City could mitigate these impacts by increasing water rate revenues and/or increasing fix charges. City Council 28 –179 6/1/2021 Santa Ana 2020 Water Shortage Contingency Plan 3-18 Table 3-3: Revenue Impacts Analysis Revenue Impact Analysis (Tiered Rates) Reduction in Sales Demand Baseline 10% 20% 30% 40% 50% Water Produced (HCF) 14,376,194 12938575 11500955 10063336 8625716 7188097 Water Sales (HCF) 13,565,101 12,208,591 10,852,081 9,495,571 8,139,061 6,782,551 Water Losses (HCF) 811,093 729,984 648,874 567,765 486,656 405,547 Potable (%) 99.5% 99.5% 99.5% 99.5% 99.5% 99.5% Construction (%) 0.0% 0.0% 0.0% 0.0% 0.0% Fire (%) 0.0% 0.0% 0.0% 0.0% 0.0% Recycled (%) 0.5% 0.5% 0.5% 0.5% 0.5% 0.5% Total 100% 100% 100% 100% 100% 100% Potable (HCF) 13,565,101 12,208,591 10,852,081 9,495,571 8,139,061 6,782,551 Tier 1 (HCF) 10,173,826 9,156,443 8,139,061 7,121,678 6,104,295 5,086,913 Tier 2 (HCF) 3,391,275 3,052,148 2,713,020 2,373,893 2,034,765 1,695,638 Tier 3 (HCF) 0 0 0 0 0 Tier 4 (HCF) 0 0 0 0 0 Tier 5 (HCF) 0 0 0 0 0 Construction (HCF) 0 0 0 0 0 0 Fire (HCF) 0 0 0 0 0 0 Recycled (HCF) 67,826 61,043 54,260 47,478 40,695 33,913 Total 27,198,028 24,478,225 21,758,422 19,038,619 16,318,817 13,599,014 Rate Schedule Tiered Rate Potable ($/HCF) Tier 1 rate ($/HCF) $2.03 $2.03 $2.03 $2.03 $2.03 $2.03 Tier 2 rate ($/HCF) $4.79 $4.79 $4.79 $4.79 $4.79 $4.79 Tier 3 rate ($/HCF) $0.00 $0.00 $0.00 $0.00 $0.00 City Council 28 –180 6/1/2021 Santa Ana 2020 Water Shortage Contingency Plan 3-19 Revenue Impact Analysis (Tiered Rates) Reduction in Sales Demand Baseline 10% 20% 30% 40% 50% Tier 4 rate ($/HCF) $0.00 $0.00 $0.00 $0.00 $0.00 Tier 5 rate ($/HCF) $0.00 $0.00 $0.00 $0.00 $0.00 Flat Rate Construction ($/HCF) $0.00 $0.00 $0.00 $0.00 $0.00 Flat Rate Fire ($/HCF) $0.00 $0.00 $0.00 $0.00 $0.00 Flat Rate Recycled ($/HCF) $2.15 $2.15 $2.15 $2.15 $2.15 $2.15 Calculated Revenue Calculated Potable Revenue ($) $36,897,075 $33,207,367 $29,517,660 $25,827,952 $22,138,245 $18,448,537 Calculated Construction Revenue ($) $0 $0 $0 $0 $0 $0 Calculated Fire Revenue ($) $0 $0 $0 $0 $0 $0 Calculated Recycled Revenue ($) $145,825 $131,242 $116,660 $102,077 $87,495 $72,912 Total Calculated Revenue ($) $37,042,900 $33,338,610 $29,634,320 $25,930,030 $22,225,740 $18,521,450 Actual Revenue Potable Revenue ($) $40,903,906 $36,813,515 $32,723,125 $28,632,734 $24,542,344 $20,451,953 Construction Revenue ($) $0 $0 $0 $0 $0 Fire Revenue ($) $0 $0 $0 $0 $0 Recycled Revenue ($) $213,834 $192,451 $171,067 $149,684 $128,300 $106,917 Total Rate Revenue ($) $41,117,740 $37,005,966 $32,894,192 $28,782,418 $24,670,644 $20,558,870 Fixed Monthly/Bimonthly Charge Revenue $13,329,831 $13,329,831 $13,329,831 $13,329,831 $13,329,831 $13,329,831 Total Revenue $54,447,571 $50,335,797 $46,224,023 $42,112,249 $38,000,475 $33,888,701 Revenue Lost $4,111,774 $8,223,548 $12,335,322 $16,447,096 $20,558,870 Variable Costs City Council 28 –181 6/1/2021 Santa Ana 2020 Water Shortage Contingency Plan 3-20 Revenue Impact Analysis (Tiered Rates) Reduction in Sales Demand Baseline 10% 20% 30% 40% 50% Sources of Supply, Pumping, Treatment ($) $21,195,164 $19,075,648 $16,956,131 $14,836,615 $12,717,098 $10,597,582 Calculated Unit Cost to Produce Water ($/HCF) 1.474323733 $1.47 $1.47 $1.47 $1.47 $1.47 Avoided Costs $2,119,516 $4,239,033 $6,358,549 $8,478,066 $10,597,582 Net Revenue Change $1,992,258 $3,984,515 $5,976,773 $7,969,030 $9,961,288 Rate Revenue Increase Required 5.38% 12.11% 20.77% 32.30% 48.45% City Council 28 –182 6/1/2021 Santa Ana 2020 Water Shortage Contingency Plan 3-18 3.9 Monitoring and Reporting Per Water Code Section 10632(a)(9), the City is required to provide a description of the monitoring and reporting requirements and procedures that have been implemented to ensure appropriate data is collected, tracked, and analyzed for purposes of monitoring customer compliance and to meet state reporting requirements. Monitoring and reporting key water use metrics is fundamental to water supply planning and management. Monitoring is also essential in times of water shortage to ensure that the response actions are achieving their intended water use reduction purposes, or if improvements or new actions need to be considered (see Section 3.10). Monitoring for customer compliance tracking is also useful in enforcement actions. Under normal water supply conditions, potable water production figures are recorded daily. Weekly and monthly reports are prepared and monitored. In addition, once the Advanced Meter Infrastructure project is complete, the City will be able to monitor the consumption of various customer classes. This data will be used to measure the effectiveness of any water shortage contingency level that may be implemented. As levels of water shortage are declared by MET, the City will follow implementation of those levels as appropriate based on the City’s risk profile provided in UWMP Chapter 6 and continue to monitor water demand levels. When MET calls for extraordinary conservation, MET’s Drought Program Officer will coordinate public information activities with the City and monitor the effectiveness of ongoing conservation programs. The City will participate in monthly member agency manager meetings with both MET and OCWD to monitor and discuss monthly water allocation charts. This will enable the City to be aware of import and groundwater use on a timely basis as a result of specific actions taken responding to the City’s WSCP. 3.10 WSCP Refinement Procedures Per Water Code Section 10632 (a)(10), the City must provide reevaluation and improvement procedures for systematically monitoring and evaluating the functionality of the water shortage contingency plan in order to ensure shortage risk tolerance is adequate and appropriate water shortage mitigation strategies are implemented as needed. The City’s WSCP is prepared and implemented as an adaptive management plan. The City will use the monitoring and reporting process defined in Section 3.9 to refine the WSCP. In addition, if certain procedural refinements or new actions are identified by City staff, or suggested by customers or other interested parties, the City will evaluate their effectiveness, incorporate them into the WSCP, and implement them quickly at the appropriate water shortage level. It is envisioned that the WSCP will be periodically re-evaluated to ensure that its shortage risk tolerance is adequate and the shortage response actions are effective and up to date based on lessons learned from implementing the WSCP. The WSCP will be revised and updated during the UWMP update cycle to incorporate updated and new information. For example, new supply augmentation actions will be added, and actions that are no longer applicable for reasons such as program expiration will be removed. However, if revisions to the WSCP are warranted before the UWMP is updated, the WSCP will be updated outside of the UWMP update cycle. In the course of preparing the Annual Assessment each year, City staff will routinely consider the functionality the overall WSCP and will prepare recommendations for the Director of Public Works if changes are found to be needed. City Council 28 –183 6/1/2021 Santa Ana 2020 Water Shortage Contingency Plan 3-19 3.11 Special Water Feature Distinction Per Water Code Section 10632 (b), the City has defined water features in that are artificially supplied with water, including ponds, lakes, waterfalls, and fountains, separately from swimming pools and spas, as defined in subdivision (a) of Section 115921 of the Health and Safety Code, in the City’s Municipal Code Chapter 39 Article VI Water Shortage Contingency Plan (Appendix B). 3.12 Plan Adoption, Submittal, and Availability Per Water Code Section 10632 (a)(c), City provided notice of the availability of the draft 2020 UWMP and draft 2020 WSCP and notice of the public hearing to consider adoption of the WSCP. The public review drafts of the 2020 UWMP and the 2020 WSCP were posted prominently on City’s website in advance of the public hearing on June 1, 2021. Copies of the draft WSCP were also made available for public inspection at the City Clerk’s and Utilities Department offices and public hearing notifications were published in local newspapers. A copy of the published Notice of Public Hearing is included in Appendix D. The City held the public hearing for the draft 2020 UWMP and draft WSCP on June 1, 2021 at the City Council meeting. The City Council reviewed and approved the 2020 UWMP and the WSCP at its June 1, 2021 meeting after the public hearing. See Appendix E for the resolution approving the WSCP. By July 1, 2021, the City’s adopted 2020 UWMP and WSCP was filed with DWR, California State Library, and the County of Orange. The City will make the WSCP available for public review on its website no later than 30 days after filing with DWR. Based on DWR’s review of the WSCP, the City will make any amendments in its adopted WSCP, as required and directed by DWR. If the City revises its WSCP after UWMP is approved by DWR, then an electronic copy of the revised WSCP will be submitted to DWR within 30 days of its adoption. City Council 28 –184 6/1/2021 Santa Ana 2020 Water Shortage Contingency Plan 4-1 4 REFERENCES CDM Smith. (2021, March 30). Orange County Water Demand Forecast for MWDOC and OCWD Technical Memorandum. City of Santa Ana. (2021a, July). 2020 Urban Water Management Plan. City of Santa Ana. (2021b, January). City of Santa Ana Water Resources Division Emergency Response Plan. City of Santa Ana (2020, March). City of Santa Ana, Water Resources Division Water System Risk and Resilience Assessment. Metropolitan Water District of Southern California (MET). (2021a, March). Water Shortage Contingency Plan. http://www.mwdh2o.com/PDF_About_Your_Water/Draft_Metropolitan_WSCP_March_2021.pdf Metropolitan Water District of Southern California (MET). (2021b, June). 2020 Urban Water Management Plan. Metropolitan Water District of Southern California (MET). (1999, August). Water Surplus and Drought Management Plan. http://www.mwdh2o.com/PDF_About_Your_Water/2.4_Water_Supply_Drought_Management_Plan.pdf Municipal Water District of Orange County (MWDOC). (2019, August). Orange County Regional Water and Wastewater Hazard Mitigation Plan. Water Emergency Response Organization of Orange County (WEROC). (2018, March). WEROC Emergency Operations Plan (EOP). City Council 28 –185 6/1/2021 APPENDICES DWR Submittal Tables Table 8-1: Water Shortage Contingency Plan Levels Table 8-2: Demand Reduction Actions Table 8-3: Supply Augmentation and Other Actions Santa Ana Municipal Code Chapter 39 Article VI Water Shortage Contingency Plan Water Shortage Communication Plan Notice of Public Hearing Adopted WSCP Resolution City Council 28 –186 6/1/2021 Arcadis. Improving quality of life. Arcadis U.S., Inc. 320 Commerce, Suite 200 Irvine California 92602 Phone: 714 730 9052 www.arcadis.com Maddaus Water Management, Inc. 105 Zephyr Place Danville California 94526 www.maddauswater.com City Council 28 –187 6/1/2021 The City of Santa Ana REDUCED DELTA RELIANCE REPORTING C.1 Background Under the Sacramento-San Joaquin Delta Reform Act of 2009, state and local public agencies proposing a covered action in the Delta, prior to initiating the implementation of that action, must prepare a written certification of consistency with detailed findings as to whether the covered action is consistent with applicable Delta Plan policies and submit that certification to the Delta Stewardship Council.Anyone may appeal a certification of consistency, and if the Delta Stewardship Council grants the appeal, the covered action may not be implemented until the agency proposing the covered action submits a revised certification of consistency, and either no appeal is filed, or the Delta Stewardship Council denies the subsequent appeal. An urban water supplier that anticipates participating in or receiving water from a proposed covered action such as a multi-year water transfer, conveyance facility, or new diversion that involves transferring water through, exporting water from, or using water in the Delta should provide information in their 2015 and 2020 Urban Water Management Plans (UWMPs) that can then be used in the covered action process to demonstrate consistency with Delta Plan Policy WR P1, Reduce Reliance on the Delta Through Improved Regional Water Self-Reliance (WR P1). WR P1 details what is needed for a covered action to demonstrate consistency with reduced reliance on the Delta and improved regional self-reliance. WR P1 subsection (a) states that: (a)Water shall not be exported from, transferred through, or used in the Delta if all of the following apply: (1)One or more water suppliers that would receive water as a result of the export, transfer, or use have failed to adequately contribute to reduced reliance on the Delta and improved regional self-reliance consistent with all of the requirements listed in paragraph (1)of subsection (c); (2)That failure has significantly caused the need for the export, transfer, or use; and (3)The export, transfer, or use would have a significant adverse environmental impact in the Delta. WR P1 subsection (c)(1) further defines what adequately contributing to reduced reliance on the Delta means in terms of (a)(1) above. (c)(1) Water suppliers that have done all the following are contributing to reduced reliance on the Delta and improved regional self-reliance and are therefore consistent with this policy: (A)Completed a current Urban or Agricultural Water Management Plan (Plan) which has been reviewed by the California Department of Water Resources for compliance with the applicable requirements of Water Code Division 6, Parts 2.55, 2.6, and 2.8; (B)Identified, evaluated, and commenced implementation, consistent with the implementation schedule set forth in the Plan, of all programs and projects included in the Plan that are locally cost effective and technically feasible which reduce reliance on the Delta; and (C)Included in the Plan, commencing in 2015, the expected outcome for measurable reduction in Delta reliance and improvement in regional self-reliance. The expected outcome for measurable reduction in Delta reliance and improvement in regional self- reliance shall be reported in the Plan as the reduction in the amount of water used, or in the percentage of water used, from the Delta watershed. For the purposes of reporting, water efficiency is considered a new source of water supply, consistent with Water Code section 1011(a). The analysis and documentation provided below include all of the elements described in WR P1(c)(1) that need to be included in a water supplier’s UWMP to support a certification of consistency for a future covered action. EXHIBIT 3 City Council 28 –188 6/1/2021 C.2 Summary of Expected Outcomes for Reduced Reliance on the Delta As stated in WR P1 (c)(1)(C), the policy requires that, commencing in 2015, UWMPs include expected outcomes for measurable reduction in Delta reliance and improved regional self- reliance. WR P1 further states that those outcomes shall be reported in the UWMP as the reduction in the amount of water used, or in the percentage of water used, from the Delta. The expected outcomes for the City of Santa Ana (hereafter referred to as ‘City’) regional self-reliance were developed using the approach and guidance described in Appendix C of DWR’s Urban Water Management Plan Guidebook 2020 – Final Draft (Guidebook Appendix C) issued in March 2021. The data used in this analysis represent the total regional efforts of Metropolitan, the city, and its member agencies and were developed in conjunction with Metropolitan as part of the UWMP coordination process. The following provides a summary of the near-term (2025) and long-term (2045) expected outcomes for the city’s Delta reliance and regional self-reliance. The results show that as a region, the City, Metropolitan, and its member agencies are measurably reducing reliance on the Delta and improving regional self-reliance, both as an amount of water used and as a percentage of water used. Expected Outcomes for Regional Self-Reliance for the City Near-term (2025) – Normal water year regional self-reliance is expected to increase by 25,806 AF from the 2010 baseline; this represents an increase of about 48.4 percent of 2025 normal water year retail demands (Table C-2). Long-term (2040) – Normal water year regional self-reliance is expected to increase by nearly 28,706 AF from the 2010 baseline, this represents an increase of about 53.1 percent of 2045 normal water year retail demands (Table C-2). C.3 Demonstration of Reduced Reliance on the Delta The methodology used to determine the City’s reduced Delta reliance and improved regional self-reliance is consistent with the approach detailed in DWR’s UWMP Guidebook Appendix C, including the use of narrative justifications for the accounting of supplies and the documentation of specific data sources. Some of the key assumptions underlying the City’s demonstration of reduced reliance include: All data were obtained from the current 2020 UWMP or previously adopted UWMPs and represent average or normal water year conditions. All analyses were conducted at the service area level, and all data reflect the total contributions of the City and MWDOC, in conjunction with information provided by Metropolitan. No projects or programs that are described in the UWMPs as “Projects Under Development” were included in the accounting of supplies. Baseline and Expected Outcomes In order to calculate the expected outcomes for measurable reduction in Delta reliance and improved regional self-reliance, a baseline is needed to compare against. This analysis uses a normal water year representation of 2010 as the baseline, which is consistent with the approach described in the Guidebook Appendix C. Data for the 2010 baseline were taken from the city’s 2005 UWMP as the UWMPs generally do not provide normal water year data for the year that they are adopted (i.e., 2005 UWMP forecasts begin in 2010, 2010 UWMP forecasts begin in 2015, and so on). Consistent with the 2010 baseline data approach, the expected outcomes for reduced Delta reliance and improved regional self-reliance for 2015 and 2020 were taken from the City’s 2010 and 2015 UWMPs respectively. Expected outcomes for 2025-2040 are from the current 2020 UWMP. Documentation of the specific data sources and assumptions are included in the discussions below. Service Area Demands without Water Use Efficiency In alignment with the Guidebook Appendix C, this analysis uses normal water year demands, rather than normal City Council 28 –189 6/1/2021 water year supplies to calculate expected outcomes in terms of the percentage of water used. Using normal water year demands serves as a proxy for the amount of supplies that would be used in a normal water year, which helps alleviate issues associated with how supply capability is presented to fulfill requirements of the UWMP Act versus how supplies might be accounted for to demonstrate consistency with WR P1. Because WR P1 considers water use efficiency savings a source of water supply, water suppliers such as the City need to explicitly calculate and report water use efficiency savings separate from service area demands to properly reflect normal water year demands in the calculation of reduced reliance. As explained in the Guidebook Appendix C, water use efficiency savings must be added back to the normal year demands to represent demands without water use efficiency savings accounted for; otherwise the effect of water use efficiency savings on regional self-reliance would be overestimated. Table C-1 shows the results of this adjustment for the City. Supporting narratives and documentation for the all of the data shown in Table C-1 are provided below. Table C -1 – Calculation of Water Use Efficiency Service Area Water Use Efficiency Demands Baseline (2010) 2015 2020 2025 2030 2035 2040 Service Area Water Demands with Water Use Efficiency 50,190 47,800 37,007 33,633 34,146 33,881 33,589 Non-Potable Water Demands 190 300 320 249 249 249 249 Potable Service Area Demands with Water Use Efficiency 50,000 47,500 36,687 33,384 33,897 33,632 33,340 Total Service Area Population Baseline (2010) 2015 2020 2025 2030 2035 2040 Service Area Population 324,924 338,336 335,086 343,358 347,511 347,952 347,785 Water Use Efficiency Since Baseline Baseline (2010) 2015 2020 2025 2030 2035 2040 Per Capita Water Use (GPCD) 137 125 98 87 87 86 86 Change in Per Capita Water Use from Baseline (GPCD) (12) (40) (51) (50) (51) (52) Estimated Water Use Efficiency Since Baseline 4,564 14,877 19,453 19,579 19,912 20,178 Total Service Area Water Demands Baseline (2010) 2015 2020 2025 2030 2035 2040 Service Area Water Demands with Water Use Efficiency 50,190 47,800 37,007 33,633 34,146 33,881 33,589 Estimated Water Use Efficiency Since Baseline 4,564 14,877 19,453 19,579 19,912 20,178 Service Area Water Demands without Water Use Efficiency 50,190 52,364 51,884 53,086 53,725 53,793 53,767 City Council 28 –190 6/1/2021 Service Area Demands with Water Use Efficiency The service area demands shown in Table C-1 represent the total retail water demands for the City’s service area and may include municipal and industrial demands, agricultural demands, recycled, seawater barrier demands, and storage replenishment demands. These demand types and the modeling methodologies used to calculate them are described in Section 4-3 of the City’s UWMP. Non-Potable Water Demands Any non-potable water demands shown in Table C-1 represent demands for non-potable recycled water, water used for purposes such as surface reservoir storage, and replenishment water for groundwater basin recharge and sweater barrier demands. Additionally, non-potable supplies have a demand hardening effect due to the inability to shift non-potable supplies to meet potable water demands. When water use efficiency or conservation measures are implemented, they fall solely on the potable water users. This is consistent with the approach for water conservation reporting used by the State Water Resources Control Board. Total Service Area Population The City’s total service area population as shown in Table C-1 come from the Center for Demographic Research, with actuals and projections further described in Section 3.4 of the City’s 2020 UWMP. Water Use Efficiency Since Baseline The water use efficiency numbers shown in Table C-1 represent the formulation that City utilized, consistent with Appendix C of the UWMP Guidebook approach. Service area demands, excluding non-potable demands, are divided by the service area population to get per capita water use in the service area in gallons per capita per day (GPCD) for each five-year period. The change in per capita water use from the baseline is the comparative GPCD from that five-year period compared to the 2010 baseline. Changes in per capita water use over time are then applied back to the City’s service area population to calculate the estimated WUE Supply. This estimated WUE Supply is considered an additional supply that may be used to show reduced reliance on Delta water supplies. The demand and water use efficiency data shown in Table C-1 were collected from the following sources: Baseline (2010) values – City’s 2005 UWMP 2015 values – City’s 2010 UWMP 2020 values – City’s 2015 UWMP 2025-2040 values – City’s 2020 UWMP It should be noted that the results of this calculation differ from what the City calculated under section 5.2 pertaining to the Water Conservation Act of 2009 (SB X7-7) due to differing formulas. C.4 Supplies Contributing to Regional Self-Reliance For a covered action to demonstrate consistency with the Delta Plan, WR P1 subsection (c)(1)(C) states that water suppliers must report the expected outcomes for measurable improvement in regional self-reliance. Table C-2 shows expected outcomes for supplies contributing to regional self-reliance both in amount and as a percentage. The numbers shown in Table C-2 represent efforts to improve regional self-reliance for the City’s entire service area and include the total contributions of the City. Supporting narratives and documentation for the all of the data shown in Table C-2 are provided below. The results shown in Table C-2 demonstrate that the City’s service area is measurably improving its regional self- reliance. In the near-term (2025), the expected outcome for normal water year regional self-reliance increases by 25,806 AF from the 2010 baseline; this represents an increase of about 48.4 percent of 2025 normal water year retail demands. In the long-term (2040), normal water year regional self-reliance is expected to increase by more than 28,706 AF from the 2010 baseline; this represents an increase of about 53.1 percent of 2040 normal water year retail demands. City Council 28 –191 6/1/2021 Table C-2 – Supplies Contributing to Regional Self Reliance Water Supplies Contributing to Regional Self- Reliance (Acre-Feet) Baseline (2010) 2015 2020 2025 2030 2035 2040 Water Use Efficiency - 4,564 14,877 19,453 19,579 19,912 20,178 Water Recycling 196 352 249 249 249 249 249 Stormwater Capture and Use Advanced Water Technologies 1,639 5,931 8,528 7,940 10,282 10,203 10,115 Conjunctive Use Projects Local and Regional Water Supply and Storage Projects Other Programs and Projects the Contribute to Regional Self-Reliance Water Supplies Contributing to Regional Self- Reliance 1,835 10,847 23,654 27,641 30,110 30,363 30,542 Service Area Water Demands without Water Use Efficiency Baseline (2010) 2015 2020 2025 2030 2035 2040 Service Area Water Demands without Water Use Efficiency 50,190 52,364 51,884 53,086 53,725 53,793 53,767 Change in Regional Self Reliance (Acre-Feet) Baseline (2010) 2015 2020 2025 2030 2035 2040 Water Supplies Contributing to Regional Self- Reliance 1,835 10,847 23,654 27,641 30,110 30,363 30,542 Change in Water Supplies Contributing to Regional Self-Reliance 9,012 21,818 25,806 28,275 28,528 28,706 Change in Regional Self Reliance (As a Percent of Water Demand w/out WUE) Baseline (2010) 2015 2020 2025 2030 2035 2040 Water Supplies Contributing to Regional Self- Reliance 3.7% 20.7% 45.6% 52.1% 56.0% 56.4% 56.8% Change in Water Supplies Contributing to Regional Self-Reliance 17.1% 41.9% 48.4% 52.4% 52.8% 53.1% Water Use Efficiency The water use efficiency information shown in Table C-2 is taken directly from Table C-1 above. Water Recycling The water recycling values shown in Table C-2 reflect the total recycled water production in the service area as described in Section 4.3 of City’s UWMP. City Council 28 –192 6/1/2021 Advanced Water Technologies (AWT) AWT is calculated by multiplying the estimated GW production for that year (Section 6.1 of the City’s UWMP) with the percentage of Total Basin Production for that year. C.5 Reliance on Water Supplies from the Delta Watershed Metropolitan’s service area as a whole, reduces reliance on the Delta through investments in non-Delta water supplies, local water supplies and demand management measures. Quantifying the City’s investments in self-reliance, locally, regionally, and throughout Southern California is infeasible for the reasons as noted in Section C.6. Due to the regional nature of these investments, the City is relying on Metropolitan’s regional accounting of measurable reductions in supplies from the Delta Watershed. The results shown in Table A.11-3 demonstrate that Metropolitan’s service area, including the City, is measurably reducing its Delta reliance. In the near-term (2025), the expected outcome for normal water year reliance on supplies from the Delta watershed decreased by 301 TAF from the 2010 baseline; this represents a decrease of 3 percent of 2025 normal water year retail demands. In the long- term (2045), normal water year reliance on supplies from the Delta watershed decreased by 314 TAF from the 2010 baseline; this represents a decrease of just over 5 percent of 2045 normal water year retail demands. Table C-3 Metropolitan Reliance on Water Supplies from the Delta Watershed Water Supplies from the Delta Watershed (Acre-Feet) Baseline (2010)2015 2020 2025 2030 2035 2040 2045 CVP/SWP Contract Supplies 1,472,000 1,029,000 984,000 1,133,000 1,130,000 1,128,000 1,126,000 1,126,000 Delta/Delta Tributary Diversions -------- Transfers and Exchanges of Supplies from the Delta Watershed 20,000 44,000 91,000 58,000 52,000 52,000 52,000 52,000 Other Water Supplies from the Delta Watershed -------- Total Water Supplies from the Delta Watershed 1,492,000 1,073,000 1,075,000 1,191,000 1,182,000 1,180,000 1,178,000 1,178,000 Service Area Demands without Water Use Efficiency (Acre-Feet) Baseline (2010)2015 2020 2025 2030 2035 2040 2045 Service Area Demands without Water Use Efficiency Accounted For 5,493,000 5,499,000 5,219,000 4,925,000 5,032,000 5,156,000 5,261,000 5,374,000 Change in Supplies from the Delta Watershed (Acre-Feet) Baseline (2010)2015 2020 2025 2030 2035 2040 2045 Water Supplies from the Delta Watershed 1,492,000 1,073,000 1,075,000 1,191,000 1,182,000 1,180,000 1,178,000 1,178,000 Change in Supplies from the Delta Watershed NA (419,000)(417,000)(301,000)(310,000)(312,000)(314,000)(314,000) Percent Change in Supplies from the Delta Watershed (As a Percent of Demand w/out WUE) Baseline (2010)2015 2020 2025 2030 2035 2040 2045 Percent of Supplies from the Delta Watershed 27.2%19.5%20.6%24.2%23.5%22.9%22.4%21.9% Change in Percent of Supplies from the Delta Watershed NA -7.6%-6.6%-3.0%-3.7%-4.3%-4.8%-5.2% C.6 Infeasibility of Accounting Supplies from the Delta Watershed for Metropolitan’s Member Agencies and their Customers Metropolitan’s service area, as a whole, reduces reliance on the Delta through investments in non-Delta water supplies, local water supplies, and regional and local demand management measures. Metropolitan’s member agencies coordinate reliance on the Delta through their membership in Metropolitan, a regional cooperative providing wholesale water service to its 26 member agencies. Accordingly, regional reliance on the Delta can only be measured regionally—not by individual Metropolitan member agencies and not by the customers of those member agencies. Metropolitan’s member agencies, and those agencies’ customers, indirectly reduce reliance on the Delta through their collective efforts as a cooperative. Metropolitan’s member agencies do not control the amount of Delta water City Council 28 –193 6/1/2021 they receive from Metropolitan. Metropolitan manages a statewide integrated conveyance system consisting of its participation in the State Water Project (SWP), its Colorado River Aqueduct (CRA) including Colorado River water resources, programs and water exchanges, and its regional storage portfolio. Along with the SWP, CRA, storage programs, and Metropolitan’s conveyance and distribution facilities, demand management programs increase the future reliability of water resources for the region. In addition, demand management programs provide system-wide benefits by decreasing the demand for imported water, which helps to decrease the burden on the district’s infrastructure and reduce system costs, and free up conveyance capacity to the benefit of all member agencies. Metropolitan’s costs are funded almost entirely from its service area, with the exception of grants and other assistance from government programs. Most of Metropolitan’s revenues are collected directly from its member agencies. Properties within Metropolitan’s service area pay a property tax that currently provides approximately 8 percent of the fiscal year 2021 annual budgeted revenues. The rest of Metropolitan’s costs are funded through rates and charges paid by Metropolitan’s member agencies for the wholesale services it provides to them.1 Thus, Metropolitan’s member agencies fund nearly all operations Metropolitan undertakes to reduce reliance on the Delta, including Colorado River Programs, storage facilities, Local Resources Programs and Conservation Programs within Metropolitan’s service area. Because of the integrated nature of Metropolitan’s systems and operations, and the collective nature of Metropolitan’s regional efforts, it is infeasible to quantify each of Metropolitan member agencies’ individual reliance on the Delta. It is infeasible to attempt to segregate an entity and a system that were designed to work as an integrated regional cooperative. In addition to the member agencies funding Metropolitan’s regional efforts, they also invest in their own local programs to reduce their reliance on any imported water. Moreover, the customers of those member agencies may also invest in their own local programs to reduce water demand. However, to the extent those efforts result in reduction of demands on Metropolitan, that reduction does not equate to a like reduction of reliance on the Delta. Demands on Metropolitan are not commensurate with demands on the Delta because most of Metropolitan member agencies receive blended resources from Metropolitan as determined by Metropolitan—not the individual member agency—and for most member agencies, the blend varies from month-to-month and year-to-year due to hydrology, operational constraints, use of storage and other factors. Colorado River Programs As a regional cooperative of member agencies, Metropolitan invests in programs to ensure the continued reliability and sustainability of Colorado River supplies. Metropolitan was established to obtain an allotment of Colorado River water, and its first mission was to construct and operate the CRA. The CRA consists of five pumping plants, 450 miles of high voltage power lines, one electric substation, four regulating reservoirs, and 242 miles of aqueducts, siphons, canals, conduits and pipelines terminating at Lake Mathews in Riverside County. Metropolitan owns, operates, and manages the CRA. Metropolitan is responsible for operating, maintaining, rehabilitating, and repairing the CRA, and is responsible for obtaining and scheduling energy resources adequate to power pumps at the CRA’s five pumping stations. Colorado River supplies include Metropolitan’s basic Colorado River apportionment, along with supplies that result from existing and committed programs, including supplies from the Imperial Irrigation District (IID)-Metropolitan Conservation Program, the implementation of the Quantification Settlement Agreement (QSA) and related agreements, and the exchange agreement with San Diego County Water Authority (SDCWA). The QSA established the baseline water use for each of the agreement parties and facilitates the transfer of water from agricultural agencies to urban uses. Since the QSA, additional programs have been implemented to increase Metropolitan’s CRA supplies. These include the PVID Land Management, Crop Rotation, and Water Supply Program, as well as the Lower Colorado River Water Supply Project. The 2007 Interim Guidelines provided for the coordinated operation of Lake Powell and Lake Mead, as well as the Intentionally Created Surplus (ICS) program that allows Metropolitan to store water in Lake Mead. 1 A standby charge is collected from properties within the service areas of 21 of Metropolitan’s 26 member agencies, ranging from $5 to $14.20 per acre annually, or per parcel if smaller than an acre. Standby charges go towards those member agencies’ obligations to Metropolitan for the Readiness-to-Serve Charge. The total amount collected annually is approximately $43.8 million, approximately 2 percent of Metropolitan’s fiscal year 2021 annual budgeted revenues. City Council 28 –194 6/1/2021 Storage Investments/Facilities Surface and groundwater storage are critical elements of Southern California’s water resources strategy and help Metropolitan reduce its reliance on the Delta. Because California experiences dramatic swings in weather and hydrology, storage is important to regulate those swings and mitigate possible supply shortages. Surface and groundwater storage provide a means of storing water during normal and wet years for later use during dry years, when imported supplies are limited. The Metropolitan system, for purposes of meeting demands during times of shortage, regulating system flows, and ensuring system reliability in the event of a system outage, provides over 1,000,000 acre-feet of system storage capacity. Diamond Valley Lake provides 810,000 acre-feet of that storage capacity, effectively doubling Southern California’s previous surface water storage capacity. Other existing imported water storage available to the region consists of Metropolitan’s raw water reservoirs, a share of the SWP’s raw water reservoirs in and near the service area, and the portion of the groundwater basins used for conjunctive‐use storage. Since the early twentieth century, DWR and Metropolitan have constructed surface water reservoirs to meet emergency, drought/seasonal, and regulatory water needs for Southern California. These reservoirs include Pyramid Lake, Castaic Lake, Elderberry Forebay, Silverwood Lake, Lake Perris, Lake Skinner, Lake Mathews, Live Oak Reservoir, Garvey Reservoir, Palos Verdes Reservoir, Orange County Reservoir, and Metropolitan’s Diamond Valley Lake (DVL). Some reservoirs such as Live Oak Reservoir, Garvey Reservoir, Palos Verdes Reservoir, and Orange County Reservoir, which have a total combined capacity of about 3,500 AF, are used solely for regulating purposes. The total gross storage capacity for the larger remaining reservoirs is 1,757,600 AF. However, not all of the gross storage capacity is available to Metropolitan; dead storage and storage allocated to others reduce the amount of storage that is available to Metropolitan to 1,665,200 AF. Conjunctive use of the aquifers offers another important source of dry year supplies. Unused storage in Southern California groundwater basins can be used to optimize imported water supplies, and the development of groundwater storage projects allows effective management and regulation of the region’s major imported supplies from the Colorado River and SWP. Over the years, Metropolitan has implemented conjunctive use through various programs in the service area; the following table lists the groundwater conjunctive use programs that have been developed in the region. City Council 28 –195 6/1/2021 Metropolitan Demand Management Programs Demand management costs are Metropolitan’s expenditures for funding local water resource development programs and water conservation programs. These Demand Management Programs incentivize the development of local water supplies and the conservation of water to reduce the need to import water to deliver to Metropolitan’s member agencies. These programs are implemented below the delivery points between Metropolitan’s and its member agencies’ distribution systems and, as such, do not add any water to Metropolitan’s supplies. Rather, the effect of these downstream programs is to produce a local supply of water for the local agencies and to reduce demands by member agencies for water imported through Metropolitan’s system. The following discussions outline how Metropolitan funds local resources and conservation programs for the benefit of all of its member agencies and the entire Metropolitan service area. Notably, the history of demand management by Metropolitan’s member agencies and the local agencies that purchase water from Metropolitan’s members has spanned more than four decades. The significant history of the programs is another reason it would be difficult to attempt to assign a portion of such funding to any one individual member agency. Local Resources Programs In 1982, Metropolitan began providing financial incentives to its member agencies to develop new local supplies to assist in meeting the region’s water needs. Because of Metropolitan’s regional distribution system, these programs benefit all member agencies regardless of project location because they help to increase regional water supply reliability, reduce demands for imported water supplies, decrease the burden on Metropolitan’s infrastructure, reduce system costs and free up conveyance capacity to the benefit of all the agencies that rely on water from Metropolitan. For example, the Groundwater Replenishment System (GWRS) operated by the Orange County Water District is the City Council 28 –196 6/1/2021 world’s largest water purification system for indirect potable reuse. It was funded, in part, by Metropolitan’s member agencies through the Local Resources Program. Annually, the GWRS produces approximately 103,000 acre-feet of reliable, locally controlled, drought-proof supply of high-quality water to recharge the Orange County Groundwater Basin and protect it from seawater intrusion. The GWRS is a premier example of a regional project that significantly reduced the need to utilize imported water for groundwater replenishment in Metropolitan’s service area, increasing regional and local supply reliability and reducing the region’s reliance on imported supplies, including supplies from the State Water Project. Metropolitan’s local resource programs have evolved through the years to better assist Metropolitan’s member agencies in increasing local supply production. The following is a description and history of the local supply incentive programs. Local Projects Program In 1982, Metropolitan initiated the Local Projects Program (LPP), which provided funding to member agencies to facilitate the development of recycled water projects. Under this approach, Metropolitan contributed a negotiated up-front funding amount to help finance project capital costs. Participating member agencies were obligated to reimburse Metropolitan over time. In 1986, the LPP was revised, changing the up-front funding approach to an incentive-based approach. Metropolitan contributed an amount equal to the avoided State Water Project pumping costs for each acre-foot of recycled water delivered to end-use consumers. This funding incentive was based on the premise that local projects resulted in the reduction of water imported from the Delta and the associated pumping cost. The incentive amount varied from year to year depending on the actual variable power cost paid for State Water Project imports. In 1990, Metropolitan’s Board increased the LPP contribution to a fixed rate of $154 per acre-foot, which was calculated based on Metropolitan’s avoided capital and operational costs to convey, treat, and distribute water, and included considerations of reliability and service area demands. Groundwater Recovery Program The drought of the early 1990s sparked the need to develop additional local water resources, aside from recycled water, to meet regional demand and increase regional water supply reliability. In 1991, Metropolitan conducted the Brackish Groundwater Reclamation Study which determined that large amounts of degraded groundwater in the region were not being utilized. Subsequently, the Groundwater Recovery Program (GRP) was established to assist the recovery of otherwise unusable groundwater degraded by minerals and other contaminants, provide access to the storage assets of the degraded groundwater, and maintain the quality of groundwater resources by reducing the spread of degraded plumes. Local Resources Program In 1995, Metropolitan’s Board adopted the Local Resources Program (LRP), which combined the LPP and GRP into one program. The Board allowed for existing LPP agreements with a fixed incentive rate to convert to the sliding scale up to $250 per acre-foot, similar to GRP incentive terms. Those agreements that were converted to LRP are known as “LRP Conversions.” Competitive Local Projects Program In 1998, the Competitive Local Resources Program (Competitive Program) was established. The Competitive Program encouraged the development of recycled water and recovered groundwater through a process that emphasized cost- efficiency to Metropolitan, timing new production according to regional need while minimizing program administration cost. Under the Competitive Program, agencies requested an incentive rate up to $250 per acre-foot of production over 25 years under a Request for Proposals (RFP) for the development of up to 53,000 acre-feet per year of new water recycling and groundwater recovery projects. In 2003, a second RFP was issued for the development of an additional 65,000 acre-feet of new recycled water and recovered groundwater projects through the LRP. Seawater Desalination Program Metropolitan established the Seawater Desalination Program (SDP) in 2001 to provide financial incentives to member agencies for the development of seawater desalination projects. In 2014, seawater desalination projects became eligible for funding under the LRP, and the SDP was ended. City Council 28 –197 6/1/2021 2007 Local Resources Program In 2006, a task force comprised of member agency representatives was formed to identify and recommend program improvements to the LRP. As a result of the task force process, the 2007 LRP was established with a goal of 174,000 acre-feet per year of additional local water resource development. The new program allowed for an open application process and eliminated the previous competitive process. This program offered sliding scale incentives of up to $250 per acre-foot, calculated annually based on a member agency’s actual local resource project costs exceeding Metropolitan’s prevailing water rate. 2014 Local Resources Program A series of workgroup meetings with member agencies was held to identify the reasons why there was a lack of new LRP applications coming into the program. The main constraint identified by the member agencies was that the $250 per acre-foot was not providing enough of an incentive for developing new projects due to higher construction costs to meet water quality requirements and to develop the infrastructure to reach end-use consumers located further from treatment plants. As a result, in 2014, the Board authorized an increase in the maximum incentive amount, provided alternative payment structures, included onsite retrofit costs and reimbursable services as part of the LRP, and added eligibility for seawater desalination projects. The current LRP incentive payment options are structured as follows: Option 1 – Sliding scale incentive up to $340/AF for a 25-year agreement term Option 2 – Sliding scale incentive up to $475/AF for a 15-year agreement term Option 3 – Fixed incentive up to $305/AF for a 25-year agreement term On-site Retrofit Programs In 2014, Metropolitan’s Board also approved the On-site Retrofit Pilot Program which provided financial incentives to public or private entities toward the cost of small-scale improvements to their existing irrigation and industrial systems to allow connection to existing recycled water pipelines. The On-site Retrofit Pilot Program helped reduce recycled water retrofit costs to the end-use consumer which is a key constraint that limited recycled water LRP projects from reaching full production capacity. The program incentive was equal to the actual eligible costs of the on-site retrofit, or $975 per acre-foot of up-front cost, which equates to $195 per acre-foot for an estimated five years of water savings ($195/AF x 5 years) multiplied by the average annual water use in previous three years, whichever is less. The Pilot Program lasted two years and was successful in meeting its goal of accelerating the use of recycled water. In 2016, Metropolitan’s Board authorized the On-site Retrofit Program (ORP), with an additional budget of $10 million. This program encompassed lessons learned from the Pilot Program and feedback from member agencies to make the program more streamlined and improve its efficiency. As of fiscal year 2019/20, the ORP has successfully converted 440 sites, increasing the use of recycled water by 12,691 acre-feet per year. Stormwater Pilot Programs In 2019, Metropolitan’s Board authorized both the Stormwater for Direct Use Pilot Program and a Stormwater for Recharge Pilot Program to study the feasibility of reusing stormwater to help meet regional demands in Southern California. These pilot programs are intended to encourage the development, monitoring, and study of new and existing stormwater projects by providing financial incentives for their construction/retrofit and monitoring/reporting costs. These pilot programs will help evaluate the potential benefits delivered by stormwater capture projects and provide a basis for potential future funding approaches. Metropolitan’s Board authorized a total of $12.5 million for the stormwater pilot programs ($5 million for the District Use Pilot and $7.5 million for the Recharge Pilot). Current Status and Results of Metropolitan’s Local Resource Programs Today, nearly one-half of the total recycled water and groundwater recovery production in the region has been developed with an incentive from one or more of Metropolitan’s local resource programs. During fiscal year 2020, Metropolitan provided about $13 million for production of 71,000 acre-feet of recycled water for non-potable and indirect potable uses. Metropolitan provided about $4 million to support projects that produced about 50,000 acre- City Council 28 –198 6/1/2021 feet of recovered groundwater for municipal use. Since 1982, Metropolitan has invested $680 million to fund 85 recycled water projects and 27 groundwater recovery projects that have produced a cumulative total of about 4 million acre-feet. Conservation Programs Metropolitan’s regional conservation programs and approaches have a long history. Decades ago, Metropolitan recognized that demand management at the consumer level would be an important part of balancing regional supplies and demands. Water conservation efforts were seen as a way to reduce the need for imported supplies and offset the need to transport or store additional water into or within the Metropolitan service area. The actual conservation of water takes place at the retail consumer level. Regional conservation approaches have proven to be effective at reaching retail consumers throughout Metropolitan’s service area and successfully implementing water saving devices, programs and practices. Through the pooling of funding by Metropolitan’s member agencies, Metropolitan is able to engage in regional campaigns with wide-reaching impact. Regional investments in demand management programs, of which conservation is a key part along with local supply programs, benefit all member agencies regardless of project location. These programs help to increase regional water supply reliability, reduce demands for imported water supplies, decrease the burden on Metropolitan’s infrastructure, reduce system costs, and free up conveyance capacity to the benefit of all member agencies. Incentive-Based Conservation Programs Conservation Credits Program In 1988, Metropolitan’s Board approved the Water Conservation Credits Program (Credits Program). The Credits Program is similar in concept to the Local Projects Program (LPP). The purpose of the Credits Program is to encourage local water agencies to implement effective water conservation projects through the use of financial incentives. The Credits Program provides financial assistance for water conservation projects that reduce demands on Metropolitan’s imported water supplies and require Metropolitan’s assistance to be financially feasible. Initially, the Credits Program provided 50 percent of a member agency’s program cost, up to a maximum of $75 per acre-foot of estimated water savings. The $75 Base Conservation Rate was established based Metropolitan’s avoided cost of pumping SWP supplies. The Base Conservation Rate has been revisited by Metropolitan’s Board and revised twice since 1988, from $75 to $154 per acre-foot in 1990 and from $154 to $195 per acre-foot in 2005. In fiscal year 2020 Metropolitan processed more than 30,400 rebate applications totaling $18.9 million. Member Agency Administered Program Some member agencies also have unique programs within their service areas that provide local rebates that may differ from Metropolitan’s regional program. Metropolitan continues to support these local efforts through a member agency administered funding program that adheres to the same funding guidelines as the Credits Program. The Member Agency Administered Program allows member agencies to receive funding for local conservation efforts that supplement, but do not duplicate, the rebates offered through Metropolitan’s regional rebate program. Water Savings Incentive Program There are numerous commercial entities and industries within Metropolitan’s service area that pursue unique savings opportunities that do not fall within the general rebate programs that Metropolitan provides. In 2012, Metropolitan designed the Water Savings Incentive Program (WSIP) to target these unique commercial and industrial projects. In addition to rebates for devices, under this program, Metropolitan provides financial incentives to businesses and industries that created their own custom water efficiency projects. Qualifying custom projects can receive funding for permanent water efficiency changes that result in reduced potable demand. Non-Incentive Conservation Programs In addition to its incentive-based conservation programs, Metropolitan also undertakes additional efforts throughout its service area that help achieve water savings without the use of rebates. Metropolitan’s non-incentive conservation efforts include: residential and professional water efficient landscape training classes City Council 28 –199 6/1/2021 water audits for large landscapes research, development and studies of new water saving technologies advertising and outreach campaigns community outreach and education programs advocacy for legislation, codes, and standards that lead to increased water savings Current Status and Results of Metropolitan’s Conservation Programs Since 1990, Metropolitan has invested $824 million in conservation rebates that have resulted in a cumulative savings of 3.27 million acre-feet of water. These investments include $450 million in turf removal and other rebates during the last drought which resulted in 175 million square feet of lawn turf removed. During fiscal year 2020, 1.06 million acre-feet of water is estimated to have been conserved. This annual total includes Metropolitan’s Conservation Credits Program; code-based conservation achieved through Metropolitan-sponsored legislation; building plumbing codes and ordinances; reduced consumption resulting from changes in water pricing; and pre-1990 device retrofits. Infeasibility of Accounting Regional Investments in Reduced Reliance Below the Regional Level The accounting of regional investments that contribute to reduced reliance on supplies from the Delta watershed is straightforward to calculate and report at the regional aggregate level. However, any similar accounting is infeasible for the individual member agencies or their customers. As described above, the region (through Metropolitan) makes significant investments in projects, programs and other resources that reduce reliance on the Delta. In fact, all of Metropolitan’s investments in Colorado River supplies, groundwater and surface storage, local resources development and demand management measures that reduce reliance on the Delta are collectively funded by revenues generated from the member agencies through rates and charges. Metropolitan’s revenues cannot be matched to the demands or supply production history of an individual agency, or consistently across the agencies within the service area. Each project or program funded by the region has a different online date, useful life, incentive rate and structure, and production schedule. It is infeasible to account for all these things over the life of each project or program and provide a nexus to each member agency’s contributions to Metropolitan’s revenue stream over time. Accounting at the regional level allows for the incorporation of the local supplies and water use efficiency programs done by member agencies and their customers through both the regional programs and through their own specific local programs. As shown above, despite the infeasibility of accounting reduced Delta reliance below the regional level, Metropolitan’s member agencies and their customers have together made substantial contributions to the region’s reduced reliance. References http://www.mwdh2o.com/WhoWeAre/Board/Board-Meeting/Board%20Archives/2017/12- Dec/Reports/064863458.pdf http://www.mwdh2o.com/PDF_About_Your_Water/Annual_Achievement_Report.pdf http://www.mwdh2o.com/WhoWeAre/Board/Board-Meeting/Board%20Archives/2016/12- Dec/Reports/064845868.pdf http://www.mwdh2o.com/WhoWeAre/Board/Board-Meeting/Board%20Archives/2012/05%20- %20May/Letters/064774100.pdf http://www.mwdh2o.com/WhoWeAre/Board/Board-Meeting/Board%20Archives/2020/10%20- %20Oct/Letters/10132020%20BOD%209-3%20B-L.pdf http://www.mwdh2o.com/WhoWeAre/Board/Board-Meeting/Board%20Archives/2001/10- October/Letters/003909849.pdf City Council 28 –200 6/1/2021 jmf 5/15/21 Resolution No. 2021-XXX Page 1 of 2 RESOLUTION NO. 2021-XXX A RESOLUTION OF THE CITY COUNCIL OF THE CITY OF SANTA ANA ADOPTING THE 2020 URBAN WATER MANAGEMENT PLAN FOR THE CITY OF SANTA ANA WHEREAS, Sections 10610 through 10657 of the California Water Code, known as the Urban Water Management Planning Act, require that every urban water supplier providing water for municipal purposes either directly or indirectly to more than 3,000 customers or supplying more than 3,000 acre-feet of water annually, prepare an Urban Water Management Plan (“UWMP”) at least once every five years; and WHEREAS, these plans support suppliers’ long-term resource planning to ensure that adequate water supplies are available to meet existing and future water needs; and WHEREAS, each UWMP must be adopted by the supplier’s governing body and submitted to the California Department of Water Resources; and WHEREAS, the City of Santa Ana is an urban water supplier subject to this requirement; and WHEREAS, on June 7, 2016, by Resolution No. 2106-040, the City Council adopted the City’s 2015 UWMP; and WHEREAS, the City has prepared the 2020 Urban Water Management Plan as an update to the 2015 UWMP on the City’s water resource needs, water use efficiency programs, water reliability assessments, and strategies to mitigate water shortage conditions; and WHEREAS, the City’s 2020 UWMP contains all elements to satisfy compliance with the Urban Water Management Planning Act as amended since 2015; and WHEREAS, the City has given the legally required notices for the 2020 UWMP and conducted a public hearing on June 1, 2021 to consider the approval of the 2020 UWMP. NOW, THEREFORE, BE IT RESOLVED by the City Council of the City of Santa Ana as follows: Section 1. The 2020 Urban Water Management Plan is hereby adopted. Section 2. The City Manager or his or her designee is directed to file a copy of the City’s 2020 Urban Water Management Plan with the California Department of Water Resources, the California State Library, and any city or county within which the City provides water supplies within 30 days but no later than July 1, 2021. EXHIBIT 4 City Council 28 –201 6/1/2021 jmf 5/15/21 Resolution No. 2021-XXX Page 2 of 2 Section 3. The 2020 Urban Water Management Plan shall be available for public review during the City’s normal business hours no later than 30 days after filing a copy of the plan. Section 4. This Resolution shall take effect immediately upon its adoption by the City Council, and the Clerk of the Council shall attest to and certify the vote adopting this Resolution. ADOPTED this _____ day of ____________, 2021. ________________________________ Vicente Sarmiento Mayor APPROVED AS TO FORM: Sonia R. Carvalho, City Attorney By: John M. Funk Sr. Assistant City Attorney AYES: Councilmembers NOES: Councilmembers ABSTAIN: Councilmembers NOT PRESENT: Councilmembers _ CERTIFICATION OF ATTESTATION AND ORIGINALITY I, DAISY GOMEZ, Clerk of the Council, do hereby attest to and certify the attached Resolution No. 2021-XXX to be the original resolution adopted by the City Council of the City of Santa Ana on _______________. Date: ______________________ ________________________________ Clerk of the Council City of Santa Ana City Council 28 –202 6/1/2021 jmf 5/15/21 Resolution No. 2021-XXX Page 1 of 3 RESOLUTION NO. 2021-XXX A RESOLUTION OF THE CITY COUNCIL OF THE CITY OF SANTA ANA ADOPTING THE 2020 WATER SHORTAGE CONTINGENCY PLAN FOR THE CITY OF SANTA ANA WHEREAS, Sections 10610 through 10657 of the California Water Code, known as the Urban Water Management Planning Act, require that every urban water supplier providing water for municipal purposes either directly or indirectly to more than 3,000 customers or supplying more than 3,000 acre-feet of water annually, prepare an Urban Water Management Plan (“UWMP”) at least once every five years; and WHEREAS, these plans support suppliers’ long-term resource planning to ensure that adequate water supplies are available to meet existing and future water needs; and WHEREAS, each UWMP must be adopted by the supplier’s governing body and submitted to the California Department of Water Resources; and WHEREAS, the City of Santa Ana is an urban water supplier subject to this requirement; and WHEREAS, on June 7, 2016, by Resolution No. 2106-040, the City Council adopted the City’s 2015 UWMP; and WHEREAS, the City has prepared the 2020 Urban Water Management Plan as an update to the 2015 UWMP on the City’s water resource needs, water use efficiency programs, water reliability assessments, and strategies to mitigate water shortage conditions; and WHEREAS, the City’s 2020 UWMP contains all elements to satisfy compliance with the Urban Water Management Planning Act as amended since 2015; and WHEREAS, the City’s 2020 UWMP contains a Water Shortage Contingency Plan (“WSCP”), a detailed proposal for how a supplier intends to act in the case of an actual water shortage condition, as required by Water Code Section 10632; and WHEREAS, the WSCP must be treated as a standalone plan for public hearing and adoption procedures; and WHEREAS, the City has given the legally required notices for the 2020 WSCP and conducted a public hearing on June 1, 2021 to consider the approval of the 2020 WSCP; and EXHIBIT 5 City Council 28 –203 6/1/2021 jmf 5/15/21 Resolution No. 2021-XXX Page 2 of 3 WHEREAS, the City separately gave the legally required notices for the 2020 UWMP and conducted a public hearing on June 1, 2021 to consider the approval of the 2020 UWMP. NOW, THEREFORE, BE IT RESOLVED by the City Council of the City of Santa Ana as follows: Section 1. The 2020 Water Shortage Contingency Plan is hereby adopted. Section 2. The City Manager or his or her designee is directed to file a copy of the City’s 2020 Water Shortage Contingency Plan with the California Department of Water Resources, the California State Library, and any city or county within which the City provides water supplies within 30 days but no later than July 1, 2021. Section 3. The 2020 Water Shortage Contingency Plan shall be available for public review during the City’s normal business hours no later than 30 days after filing a copy of the plan. Section 4. This Resolution shall take effect immediately upon its adoption by the City Council, and the Clerk of the Council shall attest to and certify the vote adopting this Resolution. ADOPTED this _____ day of ____________, 2021. ________________________________ Vicente Sarmiento Mayor APPROVED AS TO FORM: Sonia R. Carvalho, City Attorney By: John M. Funk Sr. Assistant City Attorney AYES: Councilmembers NOES: Councilmembers ABSTAIN: Councilmembers NOT PRESENT: Councilmembers _ City Council 28 –204 6/1/2021 jmf 5/15/21 Resolution No. 2021-XXX Page 3 of 3 CERTIFICATION OF ATTESTATION AND ORIGINALITY I, DAISY GOMEZ, Clerk of the Council, do hereby attest to and certify the attached Resolution No. 2021-XXX to be the original resolution adopted by the City Council of the City of Santa Ana on _______________. Date: ______________________ ________________________________ Clerk of the Council City of Santa Ana City Council 28 –205 6/1/2021 jmf 5/15/21 Resolution No. 2021-XXX Page 1 of 3 RESOLUTION NO. 2021-XXX A RESOLUTION OF THE CITY COUNCIL OF THE CITY OF SANTA ANA AMENDING THE 2015 URBAN WATER MANAGEMENT PLAN FOR THE CITY OF SANTA ANA WHEREAS, Sections 10610 through 10657 of the California Water Code, known as the Urban Water Management Planning Act, require that every urban water supplier providing water for municipal purposes either directly or indirectly to more than 3,000 customers or supplying more than 3,000 acre-feet of water annually, prepare an Urban Water Management Plan (“UWMP”) at least once every five years; and WHEREAS, these plans support suppliers’ long-term resource planning to ensure that adequate water supplies are available to meet existing and future water needs; and WHEREAS, each UWMP must be adopted by the supplier’s governing body and submitted to the California Department of Water Resources; and WHEREAS, the City of Santa Ana is an urban water supplier subject to this requirement; and WHEREAS, on June 7, 2016, by Resolution No. 2106-040, the City Council approved the City’s 2015 UWMP; and WHEREAS, the City’s 2015 UWMP did not include information regarding Delta Plan Policy WR P1, Reduce Reliance on the Delta Through Improved Regional Water Self-Reliance; and WHEREAS, Delta Plan Policy WR P1 is one of fourteen regulatory policies in the Delta Plan, which is a comprehensive, long-term, legally enforceable plan guiding how federal, state, and local agencies manage the Delta’s water and environmental resources, and identifies UWMPs as the tool to demonstrate consistency with state policy to reduce reliance on the Delta for suppliers that anticipate receiving water supply benefits from the Delta; and WHEREAS, it is recommended by the California Department of Water Resources 2020 Urban Water Management Plan Guidebook that urban water suppliers prepare and submit this information as an appendix or other attachment to their UWMPs; and WHEREAS, the City therefore desires to amend its 2015 UWMP to include Appendix J, entitled “Reduced Delta Reliance Reporting”; and WHEREAS, the City has given the legally required notices for the Amended 2015 UWMP and conducted a public hearing on June 1, 2021 to consider the approval of the Amended 2015 UWMP. EXHIBIT 6 City Council 28 –206 6/1/2021 jmf 5/15/21 Resolution No. 2021-XXX Page 2 of 3 NOW, THEREFORE, BE IT RESOLVED by the City Council of the City of Santa Ana as follows: Section 1. The City Council hereby approves the Amended 2015 Urban Water Management Plan, which as amended shall include Appendix J, entitled “Reduced Delta Reliance Reporting.” Section 2. The City Manager or his or her designee is directed to file a copy of the City’s Amended 2015 Urban Water Management Plan with the California Department of Water Resources, the California State Library, and any city or county within which the City provides water supplies within 30 days but no later than July 1, 2021. Section 3. The Amended 2015 Urban Water Management Plan shall be available for public review during the City’s normal business hours no later than 30 days after filing a copy of the plan. Section 4. This Resolution shall take effect immediately upon its adoption by the City Council, and the Clerk of the Council shall attest to and certify the vote adopting this Resolution. ADOPTED this _____ day of ____________, 2021. ________________________________ Vicente Sarmiento Mayor APPROVED AS TO FORM: Sonia R. Carvalho, City Attorney By: John M. Funk Sr. Assistant City Attorney AYES: Councilmembers NOES: Councilmembers ABSTAIN: Councilmembers NOT PRESENT: Councilmembers _ City Council 28 –207 6/1/2021 jmf 5/15/21 Resolution No. 2021-XXX Page 3 of 3 CERTIFICATION OF ATTESTATION AND ORIGINALITY I, DAISY GOMEZ, Clerk of the Council, do hereby attest to and certify the attached Resolution No. 2021-XXX to be the original resolution adopted by the City Council of the City of Santa Ana on _______________. Date: ______________________ ________________________________ Clerk of the Council City of Santa Ana City Council 28 –208 6/1/2021 Finance and Management Services https://www.santa-ana.org/finance Item # 29 City of Santa Ana 20 Civic Center Plaza, Santa Ana, CA 92701 Staff Report June 1, 2021 TOPIC: Proposed Fiscal Year 2021-22 City Budget, Revive Santa Ana Spending Priorities, Changes to the City’s Basic Classification and Compensation Plan, and the Seven-Year Capital Improvement Program AGENDA TITLE: Public Hearing to Consider an Ordinance to Adopt the Fiscal Year 2021-22 City Budget, Approve the Revive Santa Ana Spending Priorities, Approve a Resolution for Changes to the City’s Basic Classification and Compensation Plan Budget, and Adopt the Seven- Year Capital Improvement Program RECOMMENDED ACTION 1. Approve the introduction and first reading of an Ordinance to adopt the budget for Fiscal Year 2021-22 (FY21-22), which begins on July 1, 2021 and ends on June 30, 2022. 2. Approve the Revive Santa Ana Spending Priorities. 3. Adopt a Resolution, to effect certain changes to the City’s basic classification and compensation plan, such as addition of new classification titles. 4. Adopt the Seven-Year Capital Improvement Program (CIP) beginning FY21-22 through FY27-28, as required by the Orange County Transportation Authority (OCTA) for Measure M2 eligibility. DISCUSSION The City Council provided budget direction on March 16, May 4, May 18, and May 24, 2021, and staff has updated the proposed budget accordingly. As required by Santa Ana Charter Sections 604 and 605, the City Manager shall annually prepare a fiscal year budget for City Council consideration. Staff has prepared resource estimates (beginning fund balances and new revenue), and the proposed Ordinance would appropriate spending of those resources to support public services and Strategic Plan Goals. City Council 29 –1 6/1/2021 Proposed Fiscal Year 2021-22 City Budget, Changes to the City’s Basic Classification and Compensation Plan and the Seven-Year Capital Improvement Program June 1, 2021 Page 2 1 7 7 4 Santa Ana Charter Section 607 requires the City Council to adopt the annual budget by July 31. If the City Council approves the recommended action, the Ordinance will return to City Council on June 15 to consider for adoption, in time for the beginning of the new fiscal year on July 1. Revive Santa Ana Spending Plan The federal American Rescue Plan Act (ARPA) includes restricted stimulus funding for the City, including the primary allocation of $128,360,813 and additional housing allocations totaling $21,497,795. The City will also receive another $10,633,695 passed through from the state as part of the Emergency Rental Assistance Program. Staff has presented five recommended spending priorities that incorporate City Council direction and community input. Most recently, on May 24, City Council received the draft Revive Santa Ana Spending Plan and provided further direction to staff. As a result, the draft Spending Plan now includes the following updates: 1. Included Mental Health Recovery from COVID-19 for $1,000,000 in “Recovery from the Pandemic” with a corresponding reduction to “Critical Infrastructure”. 2. Included Memorial to Lives Lost for $200,000 in “Recovery from the Pandemic” with a corresponding reduction to “City Fiscal Health”. 3. Included a contribution to Local Health Clinics for $500,000 in “Recovery from the Pandemic”. 4. Moved one-third or $4,000,0000 or the planned $12,000,000 Resident Stimulus Funding to FY21-22 within “Direct Assistance Programs”; with corresponding postponements to FY22-23 of allocations within “Critical Infrastructure” and “City Fiscal Health”. 5. The Healthy Food Access allocation of $2,000,000 within “Public Health & Safety” will include a Community Garden. 6. The Central Library Update of $15,000,000 ($7,000,000 planned for FY21-22 and $8,000,000 planned for FY22-23) within “Critical Infrastructure” will include a playful learning landscape for children. 7. The Early Childhood Support & Head Start allocation of $500,000 within “Direct Assistance Programs” will include arts programming. 8. The After-School Programs allocation of $300,000 within “Direct Assistance Programs” will include homework assistance. The five recommended spending priorities at May 24 and updated for June 1 follow: City Council 29 –2 6/1/2021 Proposed Fiscal Year 2021-22 City Budget, Changes to the City’s Basic Classification and Compensation Plan and the Seven-Year Capital Improvement Program June 1, 2021 Page 3 1 7 7 4 May 24 June 1 Re covery f rom the Pande mi c 6,000,000 7,200,000 Dire ct Assi stance Programs 20,613,881 24,613,881 Publ i c He al th & Saf e ty 14,000,000 14,000,000 Cri ti cal Infrastructure 24,000,000 19,500,000 City Fiscal Heal th 14,880,000 14,180,000 79,493,881$79,493,881$ The proposed FY21-22 budget Ordinance does not include appropriations for the spending plan. On June 15, staff will propose a budget adjustment for City Council to appropriate the first tranche of allocations for FY21-22. Federal ARPA funding must be obligated by December 31, 2024 and fully spent by December 31, 2026. City Council Direction from May 24 Budget Workshop The proposed General Fund budget includes resources of $353,975,774 ($340,944,200 of revenue + $13,031,574 available fund balance in excess of 18% Reserve requirement) and spending of $353,816,770 ($329,113,180 of expenditures + $24,703,590 of transfers to other funds primarily for debt payments). The net resources available is $159,004, which is not sufficient to add all City Council requests. The City Council could direct staff to make the following amendments to the proposed Budget Ordinance to fit within estimated available resources: 1. Postpone the Charter Amendments Ballot Measure until November 2022. The proposed budget currently includes an estimated cost of $660,000 for a special election to coincide with the gubernatorial recall election. The Clerk of the Council has received a cost estimate of $370,000 for a regular election in November 2022. 2. The proposed General Fund budget includes $200,000 for the Legal Defense Fund and the proposed Cannabis Set-Aside Fund budget includes $100,000 for Deferred Action for Childhood Arrivals (DACA). Increase the General Fund budget by $100,000 to provide a total of $300,000 for the Legal Defense Fund. 3. Include $100,000 in the General Fund budget for City sponsorship of local Arts and Culture events. 4. Include funding for a Vietnamese Community Liaison. A part-time position has an estimated cost of $60,000 and a full-time position has an estimated cost of $150,000. If funding is included, staff will create the job classification and return to the City Council for final approval prior to conducting a recruitment. 5. Include a one-time allocation of $1,000,000 for sidewalk improvements from the available Gas Tax fund balance, and a recurring annual allocation of $250,000 for median maintenance from Gas Tax revenue. If the City Council directs staff to make amendments #1-#4, the net result will provide for a reduction in use of reserves. City Council 29 –3 6/1/2021 Proposed Fiscal Year 2021-22 City Budget, Changes to the City’s Basic Classification and Compensation Plan and the Seven-Year Capital Improvement Program June 1, 2021 Page 4 1 7 7 4 Option A with a part-time Vietnamese Community Liaison: Estimated resources less proposed spending $159,004 Postpone Charter Amendments 660,000 Increase Legal Defense Fund (100,000) Sponsor local Arts & Culture events (100,000) Vietnamese Community Liaison (60,000) Option A Reduction in Use of Reserves $559,004 Option B with a full-time Vietnamese Community Liaison: Estimated resources less proposed spending $159,004 Postpone Charter Amendments 660,000 Increase Legal Defense Fund (100,000) Sponsor local Arts & Culture events (100,000) Vietnamese Community Liaison (150,000) Option B Reduction in Use of Reserves $469,004 General Fund The General Fund is the primary operating fund of the City and accounts for all unrestricted revenue. A summary of proposed FY21-22 General Fund activity follows (before potential adjustments made by City Council, as outlined above). FY20-21 FY21-22 Ge neral Fund Adjuste d Budge t Propose d Budge t Begi nni ng Bal ance 81,868,704$ 71,187,440$ Revenue 323,835,019 340,944,200 Expe nditure s (313,226,023)(329,113,180) Interf und Transfers (21,290,260)(24,703,590) Ne t Activi ty (10,681,264)$ (12,872,570)$ Esti mate d Ending Bal ance 71,187,440$ 58,314,870$ Rese rve Re qui re me nt (18% of recurri ng revenue )58,155,866$ 61,369,956$ A full reconciliation of changes from the adjusted FY20-21 General Fund budget to the proposed FY21-22 General Fund budget is included with Exhibit 3. City Council policy requires a General Fund Reserve equivalent to 18% of recurring annual General Fund revenue. Staff estimates the General Fund Reserve at June 30, 2021 will be compliant with City Council Policy. As General Fund revenue grows for FY21-22, so does the Reserve requirement. Staff will monitor the actual General Fund balance and recommend adjustments if necessary to ensure compliance with the Reserve requirement at June 30, 2022. City Council 29 –4 6/1/2021 Proposed Fiscal Year 2021-22 City Budget, Changes to the City’s Basic Classification and Compensation Plan and the Seven-Year Capital Improvement Program June 1, 2021 Page 5 1 7 7 4 A summary of the proposed FY21-22 General Fund budget identifying recurring activity and one-time activity follows. Propose d FY21-22 Gene ral Fund Budge t Re curring One-Time Total Re ve nue 340,944,200$ 340,944,200$ Ex pendi ture s (328,453,180)(660,000)(329,113,180) Inte rfund Transf e rs (24,703,590)(24,703,590) Ne t Acti vi ty (12,212,570)$ (660,000)$ (12,872,570)$ Charter Requirement for Public Recreation Program Spending Santa Ana Charter Section 607 requires the City Council to adopt a budget to “provide for the support of public recreation programs at least the equivalent of six cents (6) on each one hundred dollars ($100) of the assessed value of taxable property in the City on the legal assessment date for the previous fiscal year.” The net taxable value of property in the City for FY20-21 was $29,107,443,521. If we apply the calculation required by the Charter, the required budget for public recreation programs is $17,464,466. The proposed General Fund budget includes $23,289,740 for the Parks, Recreation & Community Services Agency, appropriations totaling $5,864,340 for Library Services, and $9,637,690 for Youth Services funded by Cannabis tax revenue. City Wide Budget The proposed FY21-22 City Wide Budget includes the General Fund and all other funds of the City, including those with internal restrictions and those with external restrictions. A summary of the City Wide Budget follows. Proposed FY21-22 Budget General Fund Other Funds*Total Ci ty Wi de Reve nue 340,944,200$ 252,018,210$ 592,962,410$ Ex pe nditures (329,113,180)(321,696,800)(650,809,980) Interfund Transfe rs (24,703,590)24,902,330 198,740 Net Activi ty (12,872,570)$ (44,776,260)$ (57,648,830)$ *Excludes Internal Service Funds Exhibits 2 and 4 include individual information for each fund. Workforce Changes Each year, there are many workforce changes, including additions and reclassifications of positions. Exhibit 3 includes a detailed table of proposed workforce changes to full-time staff and the Classification and Compensation Plan Resolution (Exhibit 5) includes classification additions impacted by those changes. A summary of proposed workforce changes follows. City Council 29 –5 6/1/2021 Proposed Fiscal Year 2021-22 City Budget, Changes to the City’s Basic Classification and Compensation Plan and the Seven-Year Capital Improvement Program June 1, 2021 Page 6 1 7 7 4 Department FY 20-21 FY 21-22 Workforce Changes FY 21-22 Proposed City Manager's Office 10 0 10 Clerk of the Council 6 0 6 City Attorney's Office 15 0 15 Human Resources 27 1 28 Finance and Management Services 62 2 64 Library 26 0 26 Parks, Recreation, and Community Services 79 0 79 Police Department 629 0 629 Planning and Building 75 5 80 Public Works 234 15 249 Community Development 48 3 51 Information Technology 24 0 24 Total 1235 26 1261 General Fund Ten-Year Outlook Assumptions for the Outlook follow. Updated with the proposed FY21-22 Budget. Removed the one-time $660,000 cost of a Charter amendments ballot measure for years 2-10. Revenue fully recovers from pandemic in FY22-23. The final jail module produces revenue in FY22-23. Revenue and spending increases by inflation each year (the Consumer Price Index as forecasted by the California Department of Finance). Debt is paid off, primarily in 2024, with other small debt pay-offs in the years following. The Measure X tax rate decreases from 1.5% to 1.0% in 2029. City Council 29 –6 6/1/2021 Proposed Fiscal Year 2021-22 City Budget, Changes to the City’s Basic Classification and Compensation Plan and the Seven-Year Capital Improvement Program June 1, 2021 Page 7 1 7 7 4 Results indicate the General Fund will have a short-term 2% deficit in FY22-23 and FY23- 24, and a larger deficit in FY28-29 when the Measure X tax rate decreases. Capital Improvement Program (CIP) The May 18 City Council agenda packet included the proposed Capital Improvement Program for FY21-22, which is the first year of the seven-year document. The Planning Commission reviewed the entire seven-year document on May 25th and found it compliant with the City’s General Plan. Exhibit 6 includes the full CIP document. Year 1 includes $57.4 million of new spending as part of the proposed FY21-22 Budget, entirely funded with restricted money. Due to budgeting for multi-year projects, staff expects to request City Council approval this fall to carryover significant unspent CIP appropriations from FY20-21 to FY21-22. ENVIRONMENTAL IMPACT There is no environmental impact associated with this action. City Council 29 –7 6/1/2021 Proposed Fiscal Year 2021-22 City Budget, Changes to the City’s Basic Classification and Compensation Plan and the Seven-Year Capital Improvement Program June 1, 2021 Page 8 1 7 7 4 FISCAL IMPACT The Fund Balance Summary (Exhibit 2) includes the estimated fiscal impact for each fund. All exhibits are on the City’s website at: https://www.santa-ana.org/finance/budget EXHIBIT(S) 1. Ordinance No. NS-XXXX to adopt the FY21-22 budget 2. Fund Balance Summary 3. Budget Summary 4. Detailed Proposed Budget 5. Classification and Compensation Plan Resolution 6. Proposed Capital Improvement Program (CIP) including Seven-Year CIP Submitted By: Kathryn Downs, FMSA Executive Director Approved By: Kristine Ridge, City Manager City Council 29 –8 6/1/2021 Ordinance No. NS-XXXX Page 1 of 3 ROH – 6.1.21 ORDINANCE NO. NS-XXXX AN ORDINANCE OF THE CITY COUNCIL OF THE CITY OF SANTA ANA APPROPRIATING MONIES TO THE SEVERAL OFFICES, AGENCIES, AND DEPARTMENTS OF THE CITY FOR FISCAL YEAR BUDGET PERIOD COMMENCING JULY 1, 2021 THE CITY COUNCIL OF THE CITY OF SANTA ANA DOES ORDAIN AS FOLLOWS: Section 1. The City Council of the City of Santa Ana hereby finds, determines, and declares as follows: A.The City Manager has prepared and submitted to the City Council, pursuant to Section 605 of the City Charter, a proposed budget for expenditures for the fiscal year commencing July 1, 2021. B.In accordance with Section 606 of the City Charter, a public hearing has been held upon the proposed budget of expenditures after notice of such public hearing had been published in the manner prescribed in Section 606 of the City Charter. C.The proposed budget of expenditures duly submitted and considered as herein stated, together with any supplemental revisions and amendments thereto, was approved, adopted, and fixed by the City Council as the budget of the City for fiscal year 2021-2022, commencing July 1, 2021, in the amounts and for the funds, purposes, functions, department activities, and programs as therein set forth, including the Seven-Year Capital Improvement Program update per Orange County Transportation Authority Measure M2 eligibility requirement. The adopted budget, including any supplemental revisions and amendments, together with a copy of the appropriation ordinance, shall be placed in the official files of the Clerk of the Council. Section 2. There are hereby appropriated to the several offices, agencies, and departments of the City, being the respective object and purposes specified in that certain document entitled "Fiscal Year 2021-2022 City Budget", a copy of which is on file in the Office of the Clerk of the Council, out of the various funds of the City for fiscal year 2021-2022, the several amounts stated as proposed expenditures from such funds, respectively, in those columns of the Budget that are headed "FY 21-22". Each aggregate of expenditures so specified in the Budget for the fiscal year for each program shall be deemed to be an appropriation for a single object and purpose within the meaning of Section 609 of the City Charter, except that as to any office, department, EXHIBIT 1 City Council 29 –9 6/1/2021 Ordinance No. NS-XXXX Page 2 of 3 or agency of the City for which more than one program is designated in Fiscal Year 2021-2022 City Budget, the aggregate expenditure authorized for all programs in Fiscal Year 2021-2022 City Budget of each such office, department, or agency shall be deemed to be an appropriation for a single object and purpose within the meaning of Section 609 of the City Charter. Section 3. The appropriations hereby made shall constitute the maximum expenditures authorized for the several offices, agencies, and departments opposite which the amounts of such appropriations are shown in the Budget, and as set forth in Exhibit 1 attached hereto and incorporated herein by reference. Section 4. No warrant shall be issued or indebtedness incurred for any purpose that exceeds the unexpended balance of the appropriations established by this ordinance, unless such appropriation shall have been amended or supplemented by the City Council in the manner set forth in Section 609 of the City Charter. The City Manager is hereby authorized to make revisions between the items included within any such appropriation if, in his/her opinion, such revisions are necessary and proper. Section 5. In accordance with Governmental Accounting Standards Board Statement 54, the City Manager or his/her designee is hereby authorized, as of the date of this ordinance, to allocate assigned governmental funds' balances to specific programs and activities as deemed necessary and proper. Section 6. The Executive Director of Finance and Management Services is hereby authorized to transfer monies in accordance with the Inter-fund Transfers listed in the Budget, in such amounts and at such times during the fiscal year as he /she may determine necessary to the competent operation and control of City business, except that no such transfer shall be made in contravention of State law or City ordinance or exceed in total the amount stated herein or as amended by the City Council. Section 7. One certified copy of this appropriation ordinance together with a certified copy of each amendment thereto shall be transmitted by the Clerk of the Council to the Executive Director of Finance and Management Services. Section 8. The City Council of the City of Santa Ana hereby adopts the updated Seven-Year Capital Improvement Program, as set forth in the 2021-2022 City Budget. Section 9. Upon and from the effective date of this ordinance, expenditures of monies appropriated hereby are authorized beginning July 1, 2021. Section 10. The Clerk of the Council shall cause the title of this ordinance to be published as required by law. Section 11. All presently applicable documentation pertaining to the number, titles, qualifications, powers, duties, or compensation of officers or emplo yees of the City Council 29 –10 6/1/2021 Ordinance No. NS-XXXX Page 3 of 3 City, which has been previously approved by resolution or order of the City Council and which is currently on file with the Executive Director of Human Resources, is incorporated herein and is hereby approved. The City Manager is authorized to create, alter, or abolish any position of employment, or the number, title, qualifications, powers, duties, or compensation thereof, when such action is appropriate to promote the efficiency of the City administrative organization; provided, however, that no such action shall be effective unless and until approved by resolution or order of the City Council. ADOPTED this ___ day of ____________, 2021. _______________________ Vicente Sarmiento Mayor APPROVED AS TO FORM: Sonia R. Carvalho, City Attorney By: _______________________ Ryan O. Hodge Assistant City Attorney AYES: Councilmembers ___________________________________ NOES: Councilmembers ___________________________________ ABSTAIN: Councilmembers ___________________________________ NOT PRESENT: Councilmembers ___________________________________ CERTIFICATE OF ATTESTATION AND ORIGINALITY I, DAISY GOMEZ, Clerk of the Council do hereby attest to and certify the attached Ordinance No. NS- __ to be the original ordinance adopted by the City Council of the City of Santa Ana on __________________, 2021, and that said ordinance was published in accordance with the Charter of the City of Santa Ana. Date ___________________________ Clerk of the Council City of Santa Ana City Council 29 –11 6/1/2021 City Manager 2,535,810$             Legislative 569,280                  Non‐Departmental 2,182,300               Unfunded Pension Liability Payment 47,024,480             Transfers for Debt Payment 9,039,440               Transfers for Projects 15,134,070             Clerk of the Council 2,130,790               City Attorney's Office 2,955,140               Human Resources 3,455,190               Finance 10,416,490             Library 5,864,340               Bowers Museum 1,474,030               Parks & Recreation 23,289,740             Police 141,082,500           Fire 51,618,690             Planning & Building 15,535,280             Public Works 15,711,070             Community Development Agency 3,798,130               Total General Fund 353,816,770$        EXHIBIT 1  GENERAL FUND  City Council 29 –12 6/1/2021 Fund 012 ‐ Cannabis Public Benefit (City Attorney) 718,940$               Fund 012 ‐ Cannabis Public Benefit (Finance) 359,960$               Fund 012 ‐ Cannabis Public Benefit (Library) 2,000,000$           Fund 012 ‐ Cannabis Public Benefit (PRCSA) 7,637,690$           Fund 012 ‐ Cannabis Public Benefit (Police) 1,608,510$           Fund 012 ‐ Cannabis Public Benefit (PBA) 978,970$               Fund 016 ‐ CASp Certification 85,000$                 Fund 021 ‐ CATV Capital Support (PEG) 250,000$               Fund 022 ‐ Library Fee and Donation 27,700$                 Fund 022 ‐ PRCSA Fee and Donation 410,800$               Fund 051 ‐ Capital Outlay (Non‐Departmental) 292,000$               Fund 051 ‐ Capital Outlay (PRCSA) 2,588,400$           Fund 053 ‐ City Services (Police) 299,440$               Fund 053 ‐ City Services (PBA) 3,633,800$           Fund 100 ‐ 457 Admin Plan 54,500$                 Fund 110 ‐ SMIP 16,000$                 Fund 120 ‐ Fire Facilites Fund 723,500$               Fund 121 ‐ Special Repair/Demolition 30,000$                 Total General Fund Set ‐Aside Funds 21,715,210$         Fund 031 ‐ Air Quality Improvement Fund (HR) 144,470                 Fund 031 ‐ Air Quality Improvement Fund (Planning) 334,310                 Fund 031 ‐ Air Quality Improvement Fund (PWA) 150,000                 Fund 122 ‐ Emergency & Health Grants 1,296,440              Fund 123 ‐ Workforce Investment Act 2,634,720              Fund 124 ‐ Orange County SSA Grant 838,970                 Fund 125 ‐ Urban Areas Security Initiative Grant 2,838,290              Fund 127 ‐ COPS Hiring Grant 798,740                 Fund 128 ‐ Law Enforcement Grant 775,690                 Fund 130 ‐ HOME Program 5,466,150              Fund 135 ‐ Community Development Block Grant 19,861,150           Fund 136 ‐ Housing Authority ‐ Voucher HAP 40,135,000           Fund 137 ‐ Housing Authority ‐ Mainstream 2,250,000              Fund 138 ‐ Housing Authority ‐ MS 2,635,000              Fund 139 ‐ Housing Authority ‐ New Construction 225,000                 Fund 140 ‐ Housing Authority ‐ Voucher ADM 4,045,040              Fund 142 ‐ Neighborhood Stabilization Program 1,168,130              Fund 144 ‐ Prison to Employment Program 2,884,310              Fund 145 ‐ Rental Rehabilitation Grant 398,000                 Fund 158 ‐ PLHA (CDA) 174,600                 Fund 158 ‐ SB2 Planning  (PW) 342,000                 Fund 165 ‐ Office of Traffic Safety Grant 141,360                 Fund 169 ‐ Recreation Grant Fund 301,580                 Total Grant Funds 89,838,950           EXHIBIT 1 City Council 29 –13 6/1/2021 Fund 020 ‐ Traffic Offender Program 60,210                   Fund 023 ‐ Inmate Welfare Fund 1,869,540              Fund 024 ‐ Police Activities & Programs 274,280                 Fund 025 ‐ Community Development 109,000                 Fund 029 ‐ Special Gas Tax 16,684,670           Fund 074 ‐ Civic Center Authority (PRCSA) 2,873,770              Fund 074 ‐ Civic Center Authority (Police) 1,680,000              Fund 133 ‐ Housing Authority Issuer Fee 87,450                   Fund 166 ‐ US DOJ Asset Forfeiture Fund 760,240                 Fund 167 ‐ US Treasury Asset Forfeiture 142,270                 Fund 170 ‐ MS5 Hap Cares Act COVID‐19 565,000                 Fund 177 ‐ Emergency rental Assistanc Program 5,930,390              Fund 417 ‐ Inclusionary Housing 7,006,390              Fund 607 ‐ Santa Ana Financing Authority 1,714,080              Fund 655 ‐ 2018 A & B Tax Allocation Refunding Bonds 6,489,930              Fund 670 ‐ City of Santa Ana Redevelopment Agency 150,000                 Fund 671 ‐ City of Santa Ana Redevelopment Agency Obligation Ret 7,074,340              Total Other Restricted Funds 53,471,560           Fund 032 ‐ Measure M 5,738,920              Fund 034 ‐ New Transportation System Improvement Area E 1,000,000              Fund 054 ‐ Sewer Capital Recovery Fund 2,180,000              Fund 055 ‐ Sewer Connection Fee 2,167,000              Fund 059 ‐ Select Street Construction 11,637,920           Fund 147 ‐ Federal Aid Safety Program 170,800                 Fund 148 ‐ Traffic Saftey Management Program 4,849,000              Fund 224 ‐ Local Drainage Area IV 50,000                   Fund 312 ‐ Residential Development District 2 1,018,000              Fund 313 ‐ Residential Development District 3 70,000                   Fund 400 ‐ Policing Building Debt Service Fund 4,622,100              Fund 404 ‐ City of Santa Ana Lease Financing Debt Service 5,156,160              Fund 418 ‐ Peebler Capital Fund 5,771,700              Total Capital Funds 44,431,600           Fund 027 ‐ Parking Operations 3,738,450              Fund 056 ‐ Sanitary Sewer Fund 8,651,780              Fund 057 ‐ Federal Clean Water Protection 4,892,500              Fund 060 ‐ Water Enterprise 89,816,910           Fund 066 ‐ Water Utility Capital Construction 19,425,000           Fund 067 ‐ Santa Ana Regional Transportation Center 1,699,770              Fund 068 ‐ Sanitiation Fund 6,299,410              Fund 069 ‐ Refuse Collection 18,327,430           Total Enterprise Funds 152,851,250         GRAND TOTAL 716,125,340         EXHIBIT 1 City Council 29 –14 6/1/2021 Fund Number Fund Name Estimated Beginning Balance FY 21-22 Estimated Revenues FY 21-22 Transfers In FY 21-22 Total Resources FY 21-22 Proposed Expenditures FY 21-22 Transfers Out FY 21-22 Total Uses Change in Fund Balance Estimated Ending Fund Balance OPERATING 011 GENERAL FUND 70,926,064 340,944,200 - 340,944,200 (329,113,180) (24,703,590) (353,816,770) (12,872,570) 58,053,494 General Fund Total 70,926,064 340,944,200 - 340,944,200 (329,113,180) (24,703,590) (353,816,770) (12,872,570) 58,053,494 SPECIAL REVENUE-GF 012 CANNABIS PUBLIC BENEFIT FUND 8,209,113 13,016,700 13,016,700 (13,304,070) (13,304,070) (287,370) 7,921,743 016 CASP CERTIFICATION & TRAINING 170,801 85,000 85,000 (85,000) (85,000) - 170,801 021 CATV FUND 1,122,759 250,000 250,000 (250,000) (250,000) - 1,122,759 022 PRCSA/LIBRARY FEE & DONATION 475,936 - (438,500) (438,500) (438,500) 37,436 051 CAPITAL OUTLAY FUND 1,696,316 1,023,500 292,000 1,315,500 (2,880,400) (2,880,400) (1,564,900) 131,416 053 CITY SERVICES 62,312 3,433,240 3,433,240 (3,933,240) (3,933,240) (500,000) (437,688) 100 SECTION 457 FIDUCIARY ADMIN 46,407 54,600 54,600 (54,500) (54,500) 100 46,507 110 STRONG MOTION INSTRUMENTATION - 16,000 16,000 (16,000) (16,000) - - 120 FIRE FACILITIES FUND 1,456,783 723,500 723,500 (723,500) (723,500) - 1,456,783 121 SPECIAL REPAIR/DEMOLITION 279,828 30,000 30,000 (30,000) (30,000) - 279,828 SPECIAL REVENUE-GF Total 13,520,255 5,615,840 13,308,700 18,924,540 (21,715,210) - (21,715,210) (2,790,670) 10,729,585 GRANT FUNDS 031 AIR QUALITY MGT DISTRICT(AQMD)577,985 645,000 645,000 (628,780) (628,780) 16,220 594,205 122 EMERGENCY & HEALTH GRANTS 2,377,253 50,000 50,000 (1,296,440) (1,296,440) (1,246,440) 1,130,813 123 WORKFORCE INVESTMENT ACT (4,051) 2,654,110 2,654,110 (2,634,720) (2,634,720) 19,390 15,339 124 ORANGE COUNTY SSA GRANTS 250,000 838,970 838,970 (838,970) (838,970) - 250,000 125 OES UASI (1,740,771) 4,607,780 4,607,780 (2,838,290) (2,838,290) 1,769,490 28,719 127 D.O.J. GRANT FUND 676 798,740 798,740 (798,740) (798,740) - 676 128 POLICE BLOCK GRANTS 81,529 775,680 775,680 (775,690) (775,690) (10) 81,519 130 HOME PROGRAM FEDERAL GRANT 1,118,324 5,466,150 5,466,150 (5,466,150) (5,466,150) - 1,118,324 135 COMMUNITY DEV BLOCK GRANT (873) 19,861,150 19,861,150 (19,861,150) (19,861,150) - (873) 136 HOUSING AUTHORITY-VOUCHER HAP 1,468,366 40,135,000 40,135,000 (40,135,000) (40,135,000) - 1,468,366 137 HOUSING AUTHORITY- MAINSTREAM - 2,250,000 2,250,000 (2,250,000) (2,250,000) - - 138 HOUSING AUTHORITY- MS5 17,167 2,635,000 2,635,000 (2,635,000) (2,635,000) - 17,167 139 HOUSING AUTHORITY-NEW CONSTR 16,017 225,000 225,000 (225,000) (225,000) - 16,017 140 HOUSING AUTHORITY-VOUCHER ADM 532,629 4,045,040 4,045,040 (4,045,040) (4,045,040) - 532,629 142 NSP FEDERAL GRANT 1,127,090 45,000 45,000 (1,168,130) (1,168,130) (1,123,130) 3,960 144 PRISON TO EMPLOYMENT PROGRAM - 2,884,310 2,884,310 (2,884,310) (2,884,310) - - 145 RENTAL REHABILITATION GRANT 393,316 5,000 5,000 (398,000) (398,000) (393,000) 316 158 PLANNING GRANTS PROGRAM - - (516,600) (516,600) (516,600) (516,600) 165 OFFICE OF SAFETY GRANT 103,601 141,360 141,360 (141,360) (141,360) - 103,601 169 RECREATION GRANTS FUND 116,025 301,450 301,450 (301,580) (301,580) (130) 115,895 Grant Funds Total 6,434,284 88,364,740 - 88,364,740 (89,838,950) - (89,838,950) (1,474,210) 4,960,074 Estimated Spendable Balances Fiscal Year 2021-2022 EXHIBIT 2 City Council 29 –15 6/1/2021 Fund Number Fund Name Estimated Beginning Balance FY 21-22 Estimated Revenues FY 21-22 Transfers In FY 21-22 Total Resources FY 21-22 Proposed Expenditures FY 21-22 Transfers Out FY 21-22 Total Uses Change in Fund Balance Estimated Ending Fund Balance Estimated Spendable Balances Fiscal Year 2021-2022 OTHER RESTRICTED FUNDS 020 OTS-TRAFFIC OFFENDER PROGRAM 42,565 60,210 60,210 (60,210) (60,210) - 42,565 023 INMATE WELFARE FUND 1,005,461 1,869,540 1,869,540 (1,869,540) (1,869,540) - 1,005,461 024 POLICE ACTIVITIES & PROGRAMS 6,958 270,170 270,170 (274,280) (274,280) (4,110) 2,848 025 IDB & EZ VOUCHER MONITORING 52,252 - (109,000) (109,000) (109,000) (56,748) 029 SPECIAL GAS TAX 12,599,951 14,490,130 14,490,130 (8,559,110) (8,125,560) (16,684,670) (2,194,540) 10,405,411 074 CIVIC CENTER MAINTENANCE 490,945 4,137,270 743,500 4,880,770 (4,553,770) (4,553,770) 327,000 817,945 133 HOUSING AUTHORITY-ISSUER FEE 2,711,186 85,000 85,000 (87,450) (87,450) (2,450) 2,708,736 166 US DOJ ASSET FORFEITURE FUND 27,281 - (760,240) (760,240) (760,240) (732,959) 167 US TREASURY ASSET FORFEITURE - - (142,270) (142,270) (142,270) (142,270) 170 MS5 HAP CARES ACT COVID-19 565,000 565,000 (565,000) (565,000) - - 177 EMERGENCY RENTAL ASSISTANCE PG 5,930,390 5,930,390 (5,930,390) (5,930,390) - - 417 INCLUSIONARY HOUSING FEE 6,932,278 7,006,390 7,006,390 (7,006,390) (7,006,390) - 6,932,278 607 HOUSING AUTHORITY LMIHF 2,325,115 225,000 225,000 (1,714,080) (1,714,080) (1,489,080) 836,035 655 2018 SERIES TAX ALLOC BOND 11,762 6,489,930 6,489,930 (6,489,930) (6,489,930) - 11,762 670 COSA RDA 273,527 150,000 150,000 (150,000) (150,000) - 273,527 671 COSA RDA OBLIGATION RETIREMENT 3,369,759 7,074,340 7,074,340 (434,410) (6,639,930) (7,074,340) - 3,369,759 Other Restricted Funds Total 29,849,040 41,713,440 7,383,430 49,096,870 (38,706,070) (14,765,490) (53,471,560) (4,374,690) 25,474,350 INTERNAL SERVICE FUNDS 070 EQUIPMENT REPLACEMENT FUND 5,693,309 1,762,800 1,762,800 (2,005,000) (2,005,000) (242,200) 5,451,109 071 CENTRAL SERVICES 60,122 441,470 441,470 (746,170) (746,170) (304,700) (244,578) 073 BUILDING MAINT FUND 1,154,348 4,622,900 4,622,900 (6,000,920) (6,000,920) (1,378,020) (223,672) 075 FLEET MAINTENANCE/STORES 146,818 4,510,000 4,510,000 (6,114,840) (6,114,840) (1,604,840) (1,458,022) 076 STORES & PROPERTY CONTROL (425,801) 1,804,100 1,804,100 (1,763,970) (1,763,970) 40,130 (385,671) 080 LIABILITY AND PROPERTY INS FND 9,953,890 11,637,750 11,637,750 (17,248,640) (17,248,640) (5,610,890) 4,343,000 081 EMPLOYEE GROUP INSURANCE (249,594) 27,108,000 27,108,000 (29,338,490) (29,338,490) (2,230,490) (2,480,084) 082 WORKERS COMPENSATION FUND 7,116,934 10,133,000 10,133,000 (10,006,620) (10,006,620) 126,380 7,243,314 085 CITY YARD OPERATION 57,781 1,263,100 1,263,100 (1,319,230) (1,319,230) (56,130) 1,651 086 PUB WKS ENG/PROJ MGMT (625,914) 10,770,000 10,000 10,780,000 (10,067,580) (113,790) (10,181,370) 598,630 (27,284) 101 PUB WKS-ADMIN & PLANNING 903,644 8,090,300 8,090,300 (8,333,800) (94,950) (8,428,750) (338,450) 565,194 109 INFO SYS STRATEGIC PLAN 4,809,966 9,849,330 9,849,330 (14,596,680) (14,596,680) (4,747,350) 62,616 Internal Service Funds Total 28,595,502 91,992,750 10,000 92,002,750 (107,541,940) (208,740) (107,750,680) (15,747,930) 12,847,572 ENTERPRISE FUNDS 027 PARKING FUND (988,407) 2,707,870 2,707,870 (3,738,450) (3,738,450) (1,030,580) (2,018,987) 056 SANITARY SEWER SERVICE 6,203,043 7,617,300 7,617,300 (8,401,780) (250,000) (8,651,780) (1,034,480) 5,168,563 057 FED CLEAN WATER PROTECTION ENT 2,950,819 1,735,000 2,680,200 4,415,200 (4,692,500) (200,000) (4,892,500) (477,300) 2,473,519 060 WATER ENTERPRISE 18,833,221 71,518,500 71,518,500 (69,092,370) (20,724,540) (89,816,910) (18,298,410) 534,811 066 WATER UTILITY CAPITAL CONSTRUCTION (18,731) 19,443,740 19,443,740 (19,425,000) (19,425,000) 18,740 9 067 REGIONAL TRANSP CENTER (2,240,552) 617,900 1,081,870 1,699,770 (1,699,770) (1,699,770) - (2,240,552) 068 SANITATION FUND 3,851,913 6,047,900 200,000 6,247,900 (6,299,410) (6,299,410) (51,510) 3,800,403 069 REFUSE COLLECTION SERVICE 6,868,206 14,136,400 14,136,400 (13,655,690) (4,671,740) (18,327,430) (4,191,030) 2,677,176 Enterprise Funds Total 35,459,510 104,380,870 23,405,810 127,786,680 (127,004,970) (25,846,280) (152,851,250) (25,064,570) 10,394,940 City Council 29 –16 6/1/2021 Fund Number Fund Name Estimated Beginning Balance FY 21-22 Estimated Revenues FY 21-22 Transfers In FY 21-22 Total Resources FY 21-22 Proposed Expenditures FY 21-22 Transfers Out FY 21-22 Total Uses Change in Fund Balance Estimated Ending Fund Balance Estimated Spendable Balances Fiscal Year 2021-2022 CAPITAL PROJECT FUNDS 032 MEASURE M-STREET CONSTRUCTION (14,432,621) 5,738,920 5,738,920 (5,738,920) (5,738,920) - (14,432,621) 034 NEW TRANSPO SYS IMPR AREA E 1,127,214 - (1,000,000) (1,000,000) (1,000,000) 127,214 054 SANITARY SEWER CAPITAL 3,514,272 - (2,180,000) (2,180,000) (2,180,000) 1,334,272 055 SEWER CONNECTION FEE 2,518,505 1,099,600 1,099,600 (2,167,000) (2,167,000) (1,067,400) 1,451,105 059 SELECT STREET CONSTRUCTION 12,230,104 11,637,900 11,637,900 (11,637,920) (11,637,920) (20) 12,230,084 147 FEDERAL AID SAFETY PROGRAM (289,676) 170,800 170,800 (170,800) (170,800) - (289,676) 148 TRAFFIC SYSTEM MGMT GRANT (3,515,959) 4,849,000 4,849,000 (4,849,000) (4,849,000) - (3,515,959) 224 LOCAL DRAINAGE AREA IV 56,171 - (50,000) (50,000) (50,000) 6,171 312 RESIDENTIAL DEVELOP DISTRICT 2 1,487,203 - (1,018,000) (1,018,000) (1,018,000) 469,203 313 RESIDENTIAL DEVELOP DISTRICT 3 6,108,279 70,000 70,000 (70,000) (70,000) - 6,108,279 400 POLICE UUT LEASE REVENUE BONDS 5,693 4,622,100 4,622,100 (4,622,100) (4,622,100) - 5,693 404 COSA 2014 LEASE FINANCING 66,712 5,156,160 5,156,160 (5,156,160) (5,156,160) - 66,712 418 CDA - PEEBLER CAPITAL FUND 5,870,326 15,000 15,000 (5,771,700) (5,771,700) (5,756,700) 113,626 Capital Project Funds Total 14,746,224 11,943,320 21,416,160 33,359,480 (44,431,600) - (44,431,600) (11,072,120) 3,674,104 Grand Total-ALL Funds 199,530,879 684,955,160 65,524,100 750,479,260 (758,351,920) (65,524,100) (823,876,020) (73,396,760) 126,134,119 City Council 29 –17 6/1/2021 City of Santa Ana CITY BUDGET SUMMARY FISCAL YEAR 2021-2022 Proposed: June 1, 2021 1 EXHIBIT 3 City Council 29 –18 6/1/2021 THIS PAGE INTENTIONALLY LEFT BLANK 2 City Council 29 –19 6/1/2021 Table of Contents City Budget ........................................................................................................................................5-13 General Fund ...................................................................................................................................15-27 Workforce Changes .........................................................................................................................29-50 Capital Improvement Program .......................................................................................................51-64 Proposed Changes to Miscellaneous Fees .....................................................................................65-88 3 City Council 29 –20 6/1/2021 THIS PAGE INTENTIONALLY LEFT BLANK 4 City Council 29 –21 6/1/2021 City Budget GENERAL FUND BUDGET REVENUES AND EXPENDITURES CHART 10- YEAR OUTLOOK RESTRICTED FUNDS ESTIMATED FUND BALANCES 5 City Council 29 –22 6/1/2021 THIS PAGE INTENTIONALLY LEFT BLANK 6 City Council 29 –23 6/1/2021 Estimated FY 21-22 General Fund Revenue: $340.9M †Rounded to the nearest hundred thousand * Cannabis Revenue Includes: Adult-Use Retail Tax ($18M), Medical Marijuana Taxes ($1.4M), and Commercial Cannabis Taxes ($1.5M) † 1 City Council 29 –24 6/1/2021 Proposed FY 2021-22 General Fund Expenditure: $353.8M †Rounded to the nearest hundred thousand * Other includes: Transfer to Cannabis ($13.0M), Transfer to Fund 051 (Fire Station #1 -Loan Repayment to WC) ($0.3M), Transfer to Train Station (1.0M) Transfer to Fund 074 (0.7M), Non-Dept. ($2.2M), CDA ($3.6M), HR ($3.3M), & Bowers ($1.5M) ** General Government includes: City Attorney ($3.0M), City Manager ($2.5M), Clerk ($2.1M) & Legislative ($0.6M) † 2 Parks & Rec, 7%, 23.3M Public Works, 4%, 15.7M Planning & Building, 4%, 15.6M Finance, 3%, 10.4M Transfer for Debt Payment, 3%, 9.0M General Government**, 2%, 8.2M Library, 2%, 5.9M Police, 40%, 141.1M Fire, 15%, 51.6M Unfunded Pension Liability, 13%, 47.0M Other*, 7%, 26.0M City Council 29 –25 6/1/2021 9 City Council 29 –26 6/1/2021 Capital Project Fund, 12%, 44.4M Enterprise Funds, 42%, 152.9M SPECIAL REVENUE-GF, 6%, 21.7M Grant Funds, 25%, 89.8M Other Restricted Funds, 15%, 53.5M Gas Tax: $16.7M Inclusionary Housing: $7.0M Civic Center: $4.5M Housing Authority Grants: $49.3M Comm.Dev. Block Grant (CDBG): $19.9M Cannabis Public Benefit: $13.3M City Services: $3.9M Water Enterprise: $89.9M Refuse: $18.3M Sanitation: $6.3M Sanitary Sewer: $8.7M Parking Operations: $3.7M Measure M-Street Improvement: $5.7M Traffic System Management: $4.8M Sanitary Sewer: $4.3M Select Street Construction: $11.6M Proposed FY 2021-22 Restricted Funds Expenditure: $362.3M †Rounded to the nearest hundred thousand Figure does not include Internal Service Fund Expenditures of $107.8M 10 City Council 29 –27 6/1/2021 Fund Number Fund Name Estimated Beginning Balance FY 21-22 Estimated Revenues FY 21-22 Transfers In FY 21-22 Total Resources FY 21-22 Proposed Expenditures FY 21-22 Transfers Out FY 21-22 Total Uses Change in Fund Balance Estimated Ending Fund Balance OPERATING 011 GENERAL FUND 70,926,064 340,944,200 - 340,944,200 (329,113,180) (24,703,590) (353,816,770) (12,872,570) 58,053,494 General Fund Total 70,926,064 340,944,200 - 340,944,200 (329,113,180) (24,703,590) (353,816,770) (12,872,570) 58,053,494 SPECIAL REVENUE-GF 012 CANNABIS PUBLIC BENEFIT FUND 8,209,113 13,016,700 13,016,700 (13,304,070) (13,304,070) (287,370) 7,921,743 016 CASP CERTIFICATION & TRAINING 170,801 85,000 85,000 (85,000) (85,000) - 170,801 021 CATV FUND 1,122,759 250,000 250,000 (250,000) (250,000) - 1,122,759 022 PRCSA/LIBRARY FEE & DONATION 475,936 - (438,500) (438,500) (438,500) 37,436 051 CAPITAL OUTLAY FUND 1,696,316 1,023,500 292,000 1,315,500 (2,880,400) (2,880,400) (1,564,900) 131,416 053 CITY SERVICES 62,312 3,433,240 3,433,240 (3,933,240) (3,933,240) (500,000) (437,688) 100 SECTION 457 FIDUCIARY ADMIN 46,407 54,600 54,600 (54,500) (54,500) 100 46,507 110 STRONG MOTION INSTRUMENTATION - 16,000 16,000 (16,000) (16,000) - - 120 FIRE FACILITIES FUND 1,456,783 723,500 723,500 (723,500) (723,500) - 1,456,783 121 SPECIAL REPAIR/DEMOLITION 279,828 30,000 30,000 (30,000) (30,000) - 279,828 SPECIAL REVENUE-GF Total 13,520,255 5,615,840 13,308,700 18,924,540 (21,715,210) - (21,715,210) (2,790,670) 10,729,585 GRANT FUNDS 031 AIR QUALITY MGT DISTRICT(AQMD)577,985 645,000 645,000 (628,780) (628,780) 16,220 594,205 122 EMERGENCY & HEALTH GRANTS 2,377,253 50,000 50,000 (1,296,440) (1,296,440) (1,246,440) 1,130,813 123 WORKFORCE INVESTMENT ACT (4,051) 2,654,110 2,654,110 (2,634,720) (2,634,720) 19,390 15,339 124 ORANGE COUNTY SSA GRANTS 250,000 838,970 838,970 (838,970) (838,970) - 250,000 125 OES UASI (1,740,771) 4,607,780 4,607,780 (2,838,290) (2,838,290) 1,769,490 28,719 127 D.O.J. GRANT FUND 676 798,740 798,740 (798,740) (798,740) - 676 128 POLICE BLOCK GRANTS 81,529 775,680 775,680 (775,690) (775,690) (10) 81,519 130 HOME PROGRAM FEDERAL GRANT 1,118,324 5,466,150 5,466,150 (5,466,150) (5,466,150) - 1,118,324 135 COMMUNITY DEV BLOCK GRANT (873) 19,861,150 19,861,150 (19,861,150) (19,861,150) - (873) 136 HOUSING AUTHORITY-VOUCHER HAP 1,468,366 40,135,000 40,135,000 (40,135,000) (40,135,000) - 1,468,366 137 HOUSING AUTHORITY- MAINSTREAM - 2,250,000 2,250,000 (2,250,000) (2,250,000) - - 138 HOUSING AUTHORITY- MS5 17,167 2,635,000 2,635,000 (2,635,000) (2,635,000) - 17,167 139 HOUSING AUTHORITY-NEW CONSTR 16,017 225,000 225,000 (225,000) (225,000) - 16,017 140 HOUSING AUTHORITY-VOUCHER ADM 532,629 4,045,040 4,045,040 (4,045,040) (4,045,040) - 532,629 142 NSP FEDERAL GRANT 1,127,090 45,000 45,000 (1,168,130) (1,168,130) (1,123,130) 3,960 144 PRISON TO EMPLOYMENT PROGRAM - 2,884,310 2,884,310 (2,884,310) (2,884,310) - - 145 RENTAL REHABILITATION GRANT 393,316 5,000 5,000 (398,000) (398,000) (393,000) 316 158 PLANNING GRANTS PROGRAM - - (516,600) (516,600) (516,600) (516,600) 165 OFFICE OF SAFETY GRANT 103,601 141,360 141,360 (141,360) (141,360) - 103,601 169 RECREATION GRANTS FUND 116,025 301,450 301,450 (301,580) (301,580) (130) 115,895 Grant Funds Total 6,434,284 88,364,740 - 88,364,740 (89,838,950) - (89,838,950) (1,474,210) 4,960,074 Estimated Spendable Balances Fiscal Year 2021-2022 11CityCouncil29–28 6/1/2021 Fund Number Fund Name Estimated Beginning Balance FY 21-22 Estimated Revenues FY 21-22 Transfers In FY 21-22 Total Resources FY 21-22 Proposed Expenditures FY 21-22 Transfers Out FY 21-22 Total Uses Change in Fund Balance Estimated Ending Fund Balance Estimated Spendable Balances Fiscal Year 2021-2022 OTHER RESTRICTED FUNDS 020 OTS-TRAFFIC OFFENDER PROGRAM 42,565 60,210 60,210 (60,210) (60,210) - 42,565 023 INMATE WELFARE FUND 1,005,461 1,869,540 1,869,540 (1,869,540) (1,869,540) - 1,005,461 024 POLICE ACTIVITIES & PROGRAMS 6,958 270,170 270,170 (274,280) (274,280) (4,110) 2,848 025 IDB & EZ VOUCHER MONITORING 52,252 - (109,000) (109,000) (109,000) (56,748) 029 SPECIAL GAS TAX 12,599,951 14,490,130 14,490,130 (8,559,110) (8,125,560) (16,684,670) (2,194,540) 10,405,411 074 CIVIC CENTER MAINTENANCE 490,945 4,137,270 743,500 4,880,770 (4,553,770) (4,553,770) 327,000 817,945 133 HOUSING AUTHORITY-ISSUER FEE 2,711,186 85,000 85,000 (87,450) (87,450) (2,450) 2,708,736 166 US DOJ ASSET FORFEITURE FUND 27,281 - (760,240) (760,240) (760,240) (732,959) 167 US TREASURY ASSET FORFEITURE - - (142,270) (142,270) (142,270) (142,270) 170 MS5 HAP CARES ACT COVID-19 565,000 565,000 (565,000) (565,000) - - 177 EMERGENCY RENTAL ASSISTANCE PG 5,930,390 5,930,390 (5,930,390) (5,930,390) - - 417 INCLUSIONARY HOUSING FEE 6,932,278 7,006,390 7,006,390 (7,006,390) (7,006,390) - 6,932,278 607 HOUSING AUTHORITY LMIHF 2,325,115 225,000 225,000 (1,714,080) (1,714,080) (1,489,080) 836,035 655 2018 SERIES TAX ALLOC BOND 11,762 6,489,930 6,489,930 (6,489,930) (6,489,930) - 11,762 670 COSA RDA 273,527 150,000 150,000 (150,000) (150,000) - 273,527 671 COSA RDA OBLIGATION RETIREMENT 3,369,759 7,074,340 7,074,340 (434,410) (6,639,930) (7,074,340) - 3,369,759 Other Restricted Funds Total 29,849,040 41,713,440 7,383,430 49,096,870 (38,706,070) (14,765,490) (53,471,560) (4,374,690) 25,474,350 INTERNAL SERVICE FUNDS 070 EQUIPMENT REPLACEMENT FUND 5,693,309 1,762,800 1,762,800 (2,005,000) (2,005,000) (242,200) 5,451,109 071 CENTRAL SERVICES 60,122 441,470 441,470 (746,170) (746,170) (304,700) (244,578) 073 BUILDING MAINT FUND 1,154,348 4,622,900 4,622,900 (6,000,920) (6,000,920) (1,378,020) (223,672) 075 FLEET MAINTENANCE/STORES 146,818 4,510,000 4,510,000 (6,114,840) (6,114,840) (1,604,840) (1,458,022) 076 STORES & PROPERTY CONTROL (425,801) 1,804,100 1,804,100 (1,763,970) (1,763,970) 40,130 (385,671) 080 LIABILITY AND PROPERTY INS FND 9,953,890 11,637,750 11,637,750 (17,248,640) (17,248,640) (5,610,890) 4,343,000 081 EMPLOYEE GROUP INSURANCE (249,594) 27,108,000 27,108,000 (29,338,490) (29,338,490) (2,230,490) (2,480,084) 082 WORKERS COMPENSATION FUND 7,116,934 10,133,000 10,133,000 (10,006,620) (10,006,620) 126,380 7,243,314 085 CITY YARD OPERATION 57,781 1,263,100 1,263,100 (1,319,230) (1,319,230) (56,130) 1,651 086 PUB WKS ENG/PROJ MGMT (625,914) 10,770,000 10,000 10,780,000 (10,067,580) (113,790) (10,181,370) 598,630 (27,284) 101 PUB WKS-ADMIN & PLANNING 903,644 8,090,300 8,090,300 (8,333,800) (94,950) (8,428,750) (338,450) 565,194 109 INFO SYS STRATEGIC PLAN 4,809,966 9,849,330 9,849,330 (14,596,680) (14,596,680) (4,747,350) 62,616 Internal Service Funds Total 28,595,502 91,992,750 10,000 92,002,750 (107,541,940) (208,740) (107,750,680) (15,747,930) 12,847,572 ENTERPRISE FUNDS 027 PARKING FUND (988,407) 2,707,870 2,707,870 (3,738,450) (3,738,450) (1,030,580) (2,018,987) 056 SANITARY SEWER SERVICE 6,203,043 7,617,300 7,617,300 (8,401,780) (250,000) (8,651,780) (1,034,480) 5,168,563 057 FED CLEAN WATER PROTECTION ENT 2,950,819 1,735,000 2,680,200 4,415,200 (4,692,500) (200,000) (4,892,500) (477,300) 2,473,519 060 WATER ENTERPRISE 18,833,221 71,518,500 71,518,500 (69,092,370) (20,724,540) (89,816,910) (18,298,410) 534,811 066 WATER UTILITY CAPITAL CONSTRUCTION (18,731) 19,443,740 19,443,740 (19,425,000) (19,425,000) 18,740 9 067 REGIONAL TRANSP CENTER (2,240,552) 617,900 1,081,870 1,699,770 (1,699,770) (1,699,770) - (2,240,552) 068 SANITATION FUND 3,851,913 6,047,900 200,000 6,247,900 (6,299,410) (6,299,410) (51,510) 3,800,403 069 REFUSE COLLECTION SERVICE 6,868,206 14,136,400 14,136,400 (13,655,690) (4,671,740) (18,327,430) (4,191,030) 2,677,176 Enterprise Funds Total 35,459,510 104,380,870 23,405,810 127,786,680 (127,004,970) (25,846,280) (152,851,250) (25,064,570) 10,394,940 12CityCouncil29–29 6/1/2021 Fund Number Fund Name Estimated Beginning Balance FY 21-22 Estimated Revenues FY 21-22 Transfers In FY 21-22 Total Resources FY 21-22 Proposed Expenditures FY 21-22 Transfers Out FY 21-22 Total Uses Change in Fund Balance Estimated Ending Fund Balance Estimated Spendable Balances Fiscal Year 2021-2022 CAPITAL PROJECT FUNDS 032 MEASURE M-STREET CONSTRUCTION (14,432,621) 5,738,920 5,738,920 (5,738,920) (5,738,920) - (14,432,621) 034 NEW TRANSPO SYS IMPR AREA E 1,127,214 - (1,000,000) (1,000,000) (1,000,000) 127,214 054 SANITARY SEWER CAPITAL 3,514,272 - (2,180,000) (2,180,000) (2,180,000) 1,334,272 055 SEWER CONNECTION FEE 2,518,505 1,099,600 1,099,600 (2,167,000) (2,167,000) (1,067,400) 1,451,105 059 SELECT STREET CONSTRUCTION 12,230,104 11,637,900 11,637,900 (11,637,920) (11,637,920) (20) 12,230,084 147 FEDERAL AID SAFETY PROGRAM (289,676) 170,800 170,800 (170,800) (170,800) - (289,676) 148 TRAFFIC SYSTEM MGMT GRANT (3,515,959) 4,849,000 4,849,000 (4,849,000) (4,849,000) - (3,515,959) 224 LOCAL DRAINAGE AREA IV 56,171 - (50,000) (50,000) (50,000) 6,171 312 RESIDENTIAL DEVELOP DISTRICT 2 1,487,203 - (1,018,000) (1,018,000) (1,018,000) 469,203 313 RESIDENTIAL DEVELOP DISTRICT 3 6,108,279 70,000 70,000 (70,000) (70,000) - 6,108,279 400 POLICE UUT LEASE REVENUE BONDS 5,693 4,622,100 4,622,100 (4,622,100) (4,622,100) - 5,693 404 COSA 2014 LEASE FINANCING 66,712 5,156,160 5,156,160 (5,156,160) (5,156,160) - 66,712 418 CDA - PEEBLER CAPITAL FUND 5,870,326 15,000 15,000 (5,771,700) (5,771,700) (5,756,700) 113,626 Capital Project Funds Total 14,746,224 11,943,320 21,416,160 33,359,480 (44,431,600) - (44,431,600) (11,072,120) 3,674,104 Grand Total-ALL Funds 199,530,879 684,955,160 65,524,100 750,479,260 (758,351,920) (65,524,100) (823,876,020) (73,396,760) 126,134,119 13CityCouncil29–30 6/1/2021 THIS PAGE INTENTIONALLY LEFT BLANK 14 City Council 29 –31 6/1/2021 General Fund RECONCILIATION OF GENERAL FUND MEASURE X SPENDING GENERAL FUND REVENUES GENERAL FUND EXPENDITURES 15 City Council 29 –32 6/1/2021 THIS PAGE INTENTIONALLY LEFT BLANK 16 City Council 29 –33 6/1/2021 General Fund Reconciliation Revenue Expenditures Transfers Out FY20-21 Original Adopted 307,392,970 FY20-21 Original Adopted 307,026,470 18,921,560 FY20-21 Adjustments 16,442,049 FY20-21 Adjustments 6,199,553 2,368,700 FY20-21 Revised 323,835,019 FY20-21 Revised 313,226,023 21,290,260 Remove Non-Recurring Items:Remove Non-Recurring Items: Sale of YMCA Building (500,000) Identified in Original Budget (GF-1 of Budget Doc)(3,924,780) 1,651,900 K-9 Donation (5,000) Carryovers (8,084,040) Former RDA Debt Refinancing Savings (1,720,200) Vaccine Distribution (250,000) Measure X Growth 3,567,300 K-9 Training (5,000) Bradley-Burns Growth 4,451,700 Downtown Clean & Safe (400,000) Property Tax Growth 1,220,848 Midyear Infosend (50,000) Property Tax In-Lieu of VLF Growth 1,259,040 Midyear Chip & PIN (20,000) UUT Growth 1,000,000 Midyear Jerome Park (119,600) Cannabis Tax Growth 1,625,000 Restore Recreation Reductions for COVID-19 1,350,000 Business License Tax Partial Recovery 2,900,000 Restore Public Safety for COVID-19 Response 5,323,349 Hotel Visitors Tax Partial Recovery 750,000 Pension Debt Payment Increase 5,407,150 Park & Recreation Fee Recovery 1,500,000 Bargained Employee Comp Increases 7,024,636 Paramedic Service Charges Partial Recovery 875,000 Orange County Fire Increase 1,950,084 Permit Fees for PWA Work 550,000 Phase Out COPS Hiring Grant 826,251 Other net adjustments (122,631) No Hiring Freeze 5,443,330 Available General Fund Balance at June 30, 2021 12,789,698 Cannabis Tax Revenue Increase - 2/3 Set-Aside Xfer 950,000 Reduced Hiring Freeze (2,911,300) Total Resources 353,975,774 Train Station Subsidy 1,081,870 Partially Restore Civic Center Authority Contribution 143,500 Net Activity 159,004 Step Increases, Other Contractual Changes and Minor Adjustments 1,300,447 (13,940) Workforce Reallocations 202,640 CMO PT Personnel Addition 67,920 Additional Payroll Technician 71,260 Mandated Redistricting Process 365,000 Sales Tax Sharing 210,000 Recreation Facility Attendants 300,000 PWA Work on Permits 550,000 Permit Technician 85,140 Street Light Maintenance Worker 79,670 Charter Amendment and Council Special Events 695,000 Total Uses 329,113,180 24,703,590 17CityCouncil29–34 6/1/2021 City of Santa Ana Measure X Fiscal Year Ended June 30, 2022 PROPOSED PROPOSED FY19-20 FY20-21 FY21-22 FY21-22 Category Description Recurring Recurring Recurring One-Time Total Maintain Effective 9-1-1 Response Human Resources Technician dedicated to Police Recruiting 79,125$ 79,125 Maintain Effective 9-1-1 Response Traffic Collision Investigators (2)229,710 - 229,710 Maintain Effective 9-1-1 Response Park Security Contract 667,048 - 667,048 Maintain Effective 9-1-1 Response Office Assistants (2) to relieve police officers of back-office duty 193,280 - 193,280 Maintain Effective 9-1-1 Response Ambulance Service Contract increase to maintain service level 840,000 160,000 150,000 1,150,000 Maintain Effective 9-1-1 Response Police Department Overtime 500,000 500,000 Maintain Effective 9-1-1 Response Police Technology Cost Increases 136,000 - 136,000 Maintain Effective 9-1-1 Response Funding for 18 Police Officers (December 2019)- 2,700,000 2,700,000 Retaining Firefighters Orange County Fire contract increase to maintain service level 1,804,582 1,869,973 1,950,000 5,624,555 Retaining Police Officers Cost of POA Contract Increase 12,562,415 3,901,048 16,463,463 Retaining Police Officers Employee Pension Contribution 17.0% Increase( Safety)3,954,268 2,706,901 3,750,207 10,411,376 Retaining Police Officers Increase to actual for Police Cash-Outs, Standby & Court Pay 3,929,411 - 3,929,411 Addressing Homelessness Code Enforcement Officers (2)282,800 - 282,800 Addressing Homelessness QOLT Clean-Up Staffing (2 Maint Workers II + Sanitation Inspect II)266,800 - 266,800 Addressing Homelessness QOLT Clean-Up Contract Services 136,000 500,000 636,000 Addressing Homelessness Homeless Outreach & Engagement - 75,000 75,000 Fixing Streets Sidewalk and/or Street Repair - 500,000 500,000 Maintaining Parks Park Maintenance & Repairs (increased level of service)2,024,352 - 2,024,352 Maintaining Parks Inspectors (6) + Supervisor, Maint Workers (4), Landscape Plan 997,860 - 997,860 Youth Services Zoo staff (2) + Part-Time Staff to enhance youth programs 713,060 - 713,060 Youth Services Librarians (2) to enhance youth offerings 194,800 - 194,800 Youth Services Park Ambassador 300,000 300,000 Subtotal Before Unrestricted Purposes 29,011,511 12,912,922 6,150,207 - 48,074,640 - 18CityCouncil29–35 6/1/2021 City of Santa Ana Measure X Fiscal Year Ended June 30, 2022 PROPOSED PROPOSED FY19-20 FY20-21 FY21-22 FY21-22 Category Description Recurring Recurring Recurring One-Time Total Unrestricted General Revenue Purpose FY18-19 Budget Deficit - Planned Use of General Fund Reserve 10,200,000 - 10,200,000 Unrestricted General Revenue Purpose FY18-19 Budget Deficit - Planned Staff Savings not implemented 1,500,000 - 1,500,000 Unrestricted General Revenue Purpose Vehicle Incentive Program (VIP)1,725,000 - 1,725,000 Unrestricted General Revenue Purpose Miscellaneous Employee Pension Contribution 15.8% Increase 3,035,256 1,243,369 2,631,664 6,910,289 Unrestricted General Revenue Purpose Animal Care contract increase 785,753 14,250 800,003 Unrestricted General Revenue Purpose Crossing Guard contract increase and related support for the program 306,272 20,977 327,249 Unrestricted General Revenue Purpose New Debt Payments for Purchase of Streetlights 800,000 800,000 Unrestricted General Revenue Purpose Street Tree Maintenance (no longer paid by Sanitation Fund)2,949,635 2,949,635 Unrestricted General Revenue Purpose Increase budget for Labor Negotiations 3,000,000 3,000,000 Unrestricted General Revenue Purpose Add 10 General Purpose Full-Time Positions to the Police Dept 1,017,308 1,017,308 Unrestricted General Revenue Purpose Universal Legal Defense Fund for Dreamers & Parents - 100,000 100,000 Unrestricted General Revenue Purpose Communications Consultant 60,000 60,000 Unrestricted General Revenue Purpose Public Meeting Software & ADA Captioning 50,000 50,000 Unrestricted General Revenue Purpose Electronic Document Management System 70,000 70,000 Unrestricted General Revenue Purpose Bus Shelter Program (replacement and repairs)550,000 550,000 Unrestricted General Revenue Purpose Zoo Contract & Supply Enhancements 343,000 343,000 Unrestricted General Revenue Purpose Volunteer Background Checks 192,800 192,800 Unrestricted General Revenue Purpose Principal HR Analyst 75,100 75,100 Unrestricted General Revenue Purpose Permit Service Technician 85,140 85,140 Unrestricted General Revenue Purpose Engineering Salaries for review of Plan Checks and Permits 500,000 500,000 Unrestricted General Revenue Purpose Santa Ana Regional Transportation Center Subsidy 1,100,000 1,100,000 Unrestricted General Revenue Purpose Various 662,050 365,000 1,027,050 Subtotal Unrestricted Purposes 26,585,024 2,478,596 3,953,954 365,000 33,382,574 Totals 55,596,535$ 15,391,518$ 10,104,161$ 365,000$ 81,457,214 19CityCouncil29–36 6/1/2021 Account Code Account Description ACTUAL FY 18-19 ACTUAL FY 19-20 REVISED FY 20-21 PROPOSED FY 21-22 CHARGES FOR SERVICES 51612 Building Standards Revolving F 18,353 (7,091)9,200 9,200 52366 CASp Certification Training Fund 16,517 15,544 0 0 53201 Passport Fees 0 1 0 0 53202 Library Microfiche Rentals 1,353 1,784 500 0 53203 Library Video Rentals 2,953 1,632 2,400 0 53301 Center Programs 94,742 68,842 0 60,100 53303 Youth Sports 33,899 32,936 0 20,500 53304 Pool Charges 23,723 20,790 0 0 53307 Youth Field Usage Fee 58,167 56,425 0 53,600 53308 Park Reservation 185,927 160,384 0 133,800 53309 Concession-Vending Machines 3,900 3,900 2,900 2,900 53310 Zoo Education 190,847 73,815 0 77,500 53312 Zoo Admissions 1,132,496 718,691 300,000 1,046,900 53313 Food Sale Concession 23,021 15,657 0 25,200 53315 Stadium Special Fees 576 0 0 0 53316 Leisure Classes 225,515 152,247 0 172,100 53318 Tennis Reservation 52,233 28,414 0 0 53319 Recreation Staff Reimbursement 34,573 32,025 27,400 27,400 53400 Vehicle Release Charge 88,439 61,002 85,000 90,000 53401 Repo Release 12,990 11,085 14,000 11,000 53402 Paramedic Subscription Fee 29 0 0 0 53404 Fingerprint Card Process Fee 0 0 100 0 53405 Photo Services 0 0 100 0 53407 Vehicle Equipment Citation Sig 5,343 4,780 6,000 3,000 53408 Fire Range User Fee 800 800 1,000 1,000 53410 Impound/Owner Release Animal 2,368 1,363 1,000 1,300 53411 Jail Pay to Stay Program 70,770 58,500 80,000 15,000 53413 Police False Alarm Charge 523 77 95,000 95,000 53415 Emergency Response Reimburseme 3,660 927 55,000 25,000 53416 Animal Quarantines 2,333 955 2,000 1,000 53417 Police Report Fee 129,783 182,328 160,000 75,000 53419 Firearm License Fee 2,017 1,946 2,800 2,600 53420 Jail Booking Fee 20,389 10,776 16,000 10,000 53423 Vehicle Storage Fee 51,150 36,825 26,000 26,000 53509 Paramedic Subscription Fee 173,315 162,927 170,000 195,000 53510 Paramedic Services Charge 5,109,445 7,188,651 5,500,000 6,375,000 53513 OCFA Admin Processing Fee 1,920 2,295 1,500 1,500 53600 Building Plan Check 2,566,345 2,957,026 1,888,000 1,925,800 53601 Electrical Plan Check 375,168 382,672 280,900 312,600 53602 Plumbing Plan Check 136,841 191,675 138,500 141,300 53603 Mechanical Plan Check 264,082 347,718 186,600 210,400 53605 Landscape Plan Review 22,442 25,970 24,000 25,200 53606 Discretionary Application Fee 403,820 320,631 370,000 404,500 53607 EIR Developer Fees 94,154 114,565 95,000 80,750 53613 Land Use Certificate Processin 585,565 512,146 552,500 782,500 53614 Shopping Cart Contain Program 50,874 43,272 44,100 44,100 53616 Site Plan Review Charge 631,543 813,695 245,047 697,250 City of Santa Ana General Fund Revenue Summary 20CityCouncil 29 –37 6/1/2021 City of Santa Ana General Fund Revenue Summary Account Code Account Description ACTUAL FY 18-19 ACTUAL FY 19-20 REVISED FY 20-21 PROPOSED FY 21-22 53627 PREP Fees 661,217 763,377 604,000 604,000 53628 Foreclosure Registration Progr 231,280 149,093 185,000 185,000 53707 Street & Alley Repair 1,751 0 0 0 53901 Stop Pmt/Reissue Fee 149 90 200 200 53902 Misc Service Charge 180,102 1,342 0 0 56305 Engineering Service Charge 0 1,873 1,000 0 55200 Library Fines 38,450 28,695 31,600 0 57070 Sale of Printed Material 20 202 1,000 500 57470 Copy of Lost Citation 47 104 160 100 57380 Friend Of Zoo Vet Contribution 60,000 60,000 30,000 60,000 57383 Friend of Zoo Contribution 73,390 19,768 10,000 58,800 57385 Friend of Zoo Education Contri 40,000 40,000 20,000 40,000 53740 Small Cell App Fee for City Facilities 0 0 100,000 0 53741 Small Cell Compliance Inspection Fee 0 64,446 25,000 50,000 14,191,305 15,939,593 11,390,507 14,179,600 FINES 55000 Parking Fines 4,441,164 5,111,477 4,900,000 4,900,000 55201 Lost/Damaged Library Material 4,540 3,317 3,700 5,000 55400 Redlight Camera Program 45,544 5,437 0 0 55401 Court Fines Traffic 535,503 368,562 422,150 320,000 55402 Court Fines Non Traffic 102,880 53,516 94,000 40,000 55403 Tobacco Fine 1,414 0 1,000 0 55600 Administrative Citations 262,419 257,881 160,000 155,000 55605 Medical Marijuana Administrative Citation 66,800 59,081 5,000 0 55606 Fireworks Admin Citations 15,147 28,584 23,500 48,000 57900 Bad Check Recoveries 23,399 15,102 25,000 1,000 5,498,811 5,902,956 5,634,350 5,469,000 FRANCHISE FEES 50050 Gas Utility 403,835 432,260 404,700 415,700 50051 Electrical Utility 1,235,236 1,195,806 1,287,500 1,216,100 50053 CATV Franchise Fee 1,445,376 1,098,136 1,497,100 1,337,700 50056 Refuse Franchise Fee – Residential 0 0 1,851,500 1,851,500 50057 Refuse Franchise Fee – Commercial 0 0 6,885,200 6,700,000 3,084,447 2,726,202 11,926,000 11,521,000 INTERGOVERNMENTAL 50015 Prop Tax Pass-through 1,180,207 1,370,588 1,538,600 1,753,340 50501 Motor Vehicle Licenses 162,361 267,287 178,400 203,100 50503 SB90 State Mandated Costs-Reim 104,516 205,260 88,000 88,000 50505 POST Reimbursement 42,290 57,643 55,380 40,000 50506 AB109 Reimbursement 423,655 472,159 480,000 480,000 52364 SB 1186 0 0 5,200 5,100 52365 AB678 Ground Emerg. Medical Tr (113,255)(160,812)0 0 57304 Rancho Santiago Reimbursement/45,711 41,031 24,600 24,600 57791 Overhead-Water 4,537,920 4,537,900 4,537,900 4,537,900 6,383,404 6,791,056 6,908,080 7,132,040 Total CHARGES FOR SERVICES Total FINES Total FRANCHISE FEES Total INTERGOVERNMENTAL 21CityCouncil 29 –38 6/1/2021 City of Santa Ana General Fund Revenue Summary Account Code Account Description ACTUAL FY 18-19 ACTUAL FY 19-20 REVISED FY 20-21 PROPOSED FY 21-22 LICENSES & PERMITS 51001 Bingo Licenses 174 120 0 0 51002 Dog Licenses 623,696 625,035 615,000 550,000 51003 Dog Licenses-Civic Collections 68,001 23,423 60,000 60,000 51004 Bus Shelter Fees 150,000 87,500 75,000 150,000 51301 Filming Permits 4,134 5,764 3,200 3,200 51401 Alarm Permit Fees 95,885 99,344 100,000 100,000 51402 Street Closure Permits 6,630 3,186 6,000 2,000 51403 Tobacco Permits 160,099 97,607 160,200 97,000 51501 Fireworks Stand Permits 4,077 3,921 0 0 51600 General Plan Update Surcharge 172,191 125,814 155,000 158,100 51601 Building Permits 2,254,214 1,634,989 1,547,500 1,598,500 51602 Plumbing Permits 500,700 313,850 343,700 365,600 51603 Electrical Permits 1,039,875 761,526 760,400 844,700 51604 Heating Permits 714,099 481,851 457,400 476,600 51605 Occupancy Permits 447,149 362,392 396,000 371,700 51606 Grading Permits 175,622 63,213 104,000 129,500 51607 Street Vendor Permit 13,200 10,425 25,800 25,800 51608 News box Permit Fees 23,194 19,297 20,000 20,000 51609 Outdoor Dining Permits 1,651 0 0 0 51613 Adult-Use Cannabis Retail Phase 1/Registration Application (1,690)0 0 0 51614 Adult-Use Cannabis Retail Phase 2/Regulatory Safety Permit 0 223,591 100,236 313,300 51616 Commercial Cannabis Testing Phase 1/Registration Application 2,113 0 3,380 0 51617 Commercial Cannabis Testing Phase 2/Regulatory Safety Permits 12,086 12,086 24,170 37,600 51618 Commercial Cannabis Operating Agreement Reimbursement Fees 35,000 27,500 30,000 50,000 51619 Commercial Cannabis Cultivation Phase 1/Regst. Application 13,362 7,323 16,900 17,500 51620 Commercial Cannabis Manufacturing Phase 1/Rest. Application 15,931 11,548 16,900 17,500 51621 Commercial Cannabis Distribution Phase 1/Regst. Application 28,871 21,688 16,900 26,300 51622 Commercial Cannabis Cultivation Phase 2/Rgltry Sfty Prmt 135,645 34,405 120,860 87,770 51623 Commercial Cannabis Manufacturing Phase 2/Rgltry Sfty Prmt 124,607 58,335 120,860 53,600 51624 Commercial Cannabis Distribution Phase 2/Rgltry Sfty Prmt 259,446 106,679 215,279 226,000 51706 MMD Regulatory Safety Permit 169,204 0 0 0 7,249,164 5,222,413 5,494,685 5,782,270 MISCELLANEOUS 50052 Refuse Contract Program Surcharge 4,972,000 6,258,502 0 0 53331 City Events 11,734 35,573 7,500 0 53409 Storage Of Weapon Fee 3,200 408 1,000 1,000 55202 Lost/Damaged Uncataloged Mater 10 10 0 0 57000 Expense Reimbursement 84,514 116,118 58,800 74,900 57010 Miscellaneous Recoveries 1,622,600 66,900 26,700 23,700 57200 Other Library Recoveries 1,156 647 900 1,600 57301 Recreation Expense Reimburseme 3,953 3,437 3,000 3,000 Total LICENSES & PERMITS 22CityCouncil 29 –39 6/1/2021 City of Santa Ana General Fund Revenue Summary Account Code Account Description ACTUAL FY 18-19 ACTUAL FY 19-20 REVISED FY 20-21 PROPOSED FY 21-22 57400 Police OT Reimbursement 236,002 197,752 206,000 142,860 57402 Police Miscellaneous Reimburse 288,427 211,297 311,900 306,900 57404 Property & Evidence Recovery (348)0 0 0 57700 Refuse Program Saving Recovery 1,352,000 1,851,500 0 0 57901 Indirect Cost Recovery 2,735,800 3,246,658 6,597,150 6,720,910 57461 Jail Kitchen Rental 47,695 58,122 28,000 30,000 57071 Sale of Land 2,074,846 4,000 500,000 0 57770 Sale of Maps & Documents 33,754 75,673 1,000 60,000 57991 Miscellaneous Receipts 4,901 5,188 1,500 1,500 57796 Treasury & Accounting Reimbursement 0 2,300,420 0 0 14,717,254 15,203,130 7,743,450 7,366,370 TAXES 50011 Property Tax 37,309,791 38,846,491 40,551,352 41,772,200 50012 Santa Ana Residual 10,231,641 11,054,295 11,490,200 9,770,000 50016 Prop Tax-In Lieu VLF 32,897,695 34,663,784 36,073,260 37,332,300 50030 Hotel Visitor's Tax 9,414,661 7,739,780 4,250,000 5,000,000 50031 Utility User Tax-Electric 11,517,537 11,001,745 11,775,000 12,000,000 50032 Utility User Tax-Gas 2,078,050 2,434,283 2,325,000 2,400,000 50033 Utility User Tax-Telephone 6,328,411 5,399,271 5,000,000 5,000,000 50034 Utility User Tax-Water 2,731,739 2,874,937 3,550,000 4,250,000 50045 Business Tax 13,115,518 13,031,757 9,300,000 12,200,000 50046 Medical Marijuana Taxes 1,084,157 701,367 1,150,000 1,350,000 50200 Documentary Stamp Tax 1,027,741 1,010,591 1,175,600 1,035,500 50201 Homeowner Prop Tax Subvention 191,535 188,300 211,600 191,700 50020 Sales Tax 51,321,860 45,707,162 49,198,300 53,650,000 50021 Half-Cent Sales Tax (Safety)2,264,065 2,110,558 2,232,800 2,455,700 51615 Adult-Use Retail Cannabis Oper 2,679,374 0 0 0 50100 Commercial Cannabis - Cultivation Tax 2,000 87,727 200,000 250,000 50101 Commercial Cannabis - Distribution Tax 41,238 444,825 800,000 1,000,000 50102 Commercial Cannabis - Manufacturing Tax 7,000 102,329 100,000 150,000 50103 Commercial Cannabis - Testing Facility Tax 168,107 119,837 100,000 125,000 50104 Adult-Use Retail Business Cannabis Tax 4,397,319 10,947,403 16,900,000 18,000,000 50022 Sales Tax Measure X 13,636,350 61,796,957 61,432,700 65,000,000 202,445,790 250,263,398 257,815,812 272,932,400Total TAXES Total MISCELLANEOUS 23CityCouncil 29 –40 6/1/2021 City of Santa Ana General Fund Revenue Summary Account Code Account Description ACTUAL FY 18-19 ACTUAL FY 19-20 REVISED FY 20-21 PROPOSED FY 21-22 USE OF MONEY 58000 Earning On Investments 823,439 1,055,897 450,000 350,000 57361 Recreation Facility Rental 35,604 20,971 927 25,900 57362 Rental Of Stadium 97,502 128,728 12,436 93,700 57460 Jail Revenue Facility - PD 4,672 9,490 13,300 13,320 57462 Jail Revenue Facility - US Mar 10,027,605 11,189,220 12,154,219 11,716,200 57463 Jail Revenue Facility - Bureau 1,009,539 622,623 1,267,451 1,200,600 57464 Jail Revenue Facility - US Mar 4,481,400 3,520,965 2,678,926 2,980,800 57960 Rental Of Property 94,804 125,243 103,000 181,000 57390 PRCSA Godinez High School (4,712)6,162 0 0 16,569,854 16,679,300 16,680,259 16,561,520 270,390,029 318,728,048 323,593,143 340,944,200 TRANSFERS-IN 59000 Transfer From Fund 050 2,751,900 59000 Transfer From Fund 025 250,000 0 0 0 250,000 0 2,751,900 0 270,640,029 318,728,048 326,345,043 340,944,200 Total TRANSFERS-IN TOTAL GENERAL FUND RESOURCES Total USE OF MONEY Subtotal Revenue 24CityCouncil 29 –41 6/1/2021 Acct. Unit DEPARTMENT & DIVISION ACTUAL FY 18-19 ACTUAL FY 19-20 BUDGET FY 20-21 PROPOSED FY 21-22 01103010 CITY MANAGER 2,536,336 1,824,320 1,727,880 2,267,890 01103017 CMO - SERVICE ENHANCEMENT 0 0 0 267,920 2,536,336 1,824,320 1,727,880 2,535,810 01104012 CITY COUNCIL LEGISLATIVE 448,941 486,568 489,780 569,280 448,941 486,568 489,780 569,280 01107017 COTC - SERVICE ENHANCEMENT 0 0 0 415,000 01107031 CLERK OF THE COUNCIL - ADMIN 1,306,248 1,720,280 1,355,600 1,715,790 1,306,248 1,720,280 1,355,600 2,130,790 01108016 CAO - MMD AND ADULT USE 535,216 0 0 0 01108032 CITY ATTORNEY 2,777,227 2,789,266 2,950,260 2,955,140 3,312,444 2,789,266 2,950,260 2,955,140 01109017 HR - SERVICE ENHANCEMENT 0 0 0 115,540 01109050 HUMAN RESOURCES 1,699,480 1,920,922 2,897,790 3,339,650 1,699,480 1,920,922 2,897,790 3,455,190 01110016 FIN/MGMT SVS-MMD AND ADULT USE 35,248 0 0 0 01110017 FMSA-SERVICE ENHANCEMENT 0 0 0 291,510 01110100 FIN/MGMT SVS-MANAGEMENT & SUPT 1,075,490 1,218,234 1,327,440 1,515,780 01110110 FIN/MGMT SVS-ACCOUNTING 2,135,454 2,310,506 2,594,910 2,798,810 01110115 FIN/MGMT SVS-PAYROLL 734,970 929,111 963,660 958,620 01110120 FIN/MGMT SVS-PURCHASING 657,329 691,972 782,090 894,720 01110130 FIN/MGMT SVS-TREAS/CUST SVS 1,352,664 3,413,137 2,676,800 2,742,170 01110131 FIN/MGMT SVS-MUNICIPAL UTILITY SERVICES 0 0 928,940 1,214,880 5,991,155 8,562,960 9,273,840 10,416,490 01111017 LIBRARY - SERVICE ENHANCEMENT 0 0 0 304,080 01111110 ADMINISTRATION 0 0 776,250 948,100 01111150 ADULT SERVICES 1,352,701 4,438,612 1,629,530 1,066,390 01111160 LIBRARY - YOUTH SERVICES 852,870 0 911,410 925,420 01111180 LIBRARY - YOUNG ADULT SERVICES 679,690 0 694,740 828,390 01111190 TECH & SUPPORT SVCS 1,540,291 0 1,446,960 1,791,960 4,425,553 4,438,612 5,458,890 5,864,340 01113017 PRCSA - SERVICE ENHANCEMENT 0 0 0 5,206,750 01113200 PRCSA - ADMINISTRATION 1,547,384 1,186,583 1,448,530 1,482,700 01113210 REC COMM SVS - STADIUM 195,275 0 0 0 01113220 PRCSA - ZOO 2,189,768 2,454,281 2,757,270 2,311,780 01113230 PRCSA - RECREATION & COMM. SVC 5,247,627 5,207,478 7,042,420 5,752,080 01113250 PRCSA - PARK FACILITIES 5,443,418 10,303,622 11,269,900 8,536,430 01113260 REC COMM SVS-FACILITIES MAINT 1,577,617 0 0 0 16,201,090 19,151,965 22,518,120 23,289,740 City Council City of Santa Ana General Fund Expenditure Summary City Manager Subtotal Finance Department Subtotal Clerk of the Council Subtotal City Attorney Subtotal Human Resources Subtotal Subtotal Library Subtotal Parks, Rec. & Community Services Subtotal 25 City Council 29 –42 6/1/2021 City of Santa Ana General Fund Expenditure Summary Acct. Unit DEPARTMENT & DIVISION ACTUAL FY 18-19 ACTUAL FY 19-20 BUDGET FY 20-21 PROPOSED FY 21-22 01114016 PD - MMD AND ADULT USE 1,114,615 0 0 0 01114017 PD - SERVICE ENHANCEMENT 0 0 0 807,510 01114400 OFFICE OF THE CHIEF OF POLICE 1,968,107 1,459,682 1,665,950 1,487,810 01114401 FISCAL & BUDGET 1,181,270 1,281,149 1,668,030 1,692,290 01114402 HUMAN RESOURCES 1,081,992 865,882 880,700 785,230 01114403 BUILDING & FACILITY 4,045,742 4,485,066 3,381,800 3,627,750 01114404 BACKGROUNDS 1,365,326 1,575,734 1,724,250 1,602,240 01114405 TRAFFIC 7,184,942 7,715,471 8,038,410 7,741,890 01114410 TRAINING SERVICES 1,970,404 1,873,229 1,966,820 2,018,970 01114415 INTERNAL AFFAIRS 1,436,931 1,316,872 1,666,180 1,911,730 01114420 FIELD OPERATIONS 53,870,843 54,670,831 54,586,380 60,687,690 01114421 PD ATHLETIC & ACTIVITY LEAGUE 0 0 0 236,590 01114425 INFORMATION SERVICES 1,758,937 1,617,303 1,696,300 1,747,140 01114430 ANIMAL SERVICES 3,073,631 3,182,158 0 0 01114435 CRIMINAL INVESTIGATIONS 6,873,259 7,106,911 7,289,790 7,440,590 01114440 CRIMES AGAINST PERSONS 7,939,859 9,385,333 4,840,980 4,256,680 01114441 METROPOLITAN DIVISION 0 0 5,594,150 6,697,510 01114445 SPECIAL INVESTIGATIONS 3,103,497 2,015,198 1,710,260 1,591,680 01114448 EVIDENCE 1,012,339 842,323 883,560 773,830 01114450 CDC 1,296,022 1,174,243 1,502,150 1,424,810 01114455 FORENSIC SERVICES 2,315,269 2,278,463 2,714,200 2,457,410 01114460 RECORDS SERVICES 1,949,257 1,783,364 1,908,490 1,972,000 01114465 COMMUNICATIONS 6,065,859 5,971,344 7,303,570 7,266,370 01114470 VICE 5,742 262,542 434,940 444,870 01114471 INVESTIGATIONS SUPPORT SERVICE 0 1,502,183 1,717,510 1,844,500 01114475 JAIL OPERATIONS 19,432,889 18,753,444 19,634,120 19,821,610 01114480 REGIONAL NARCOTIC SUPPRESSION 1,406,483 961,772 617,410 263,320 01114485 HOMELAND SECURITY & CRIME PREV 458,947 189,227 255,960 261,680 01114490 TOBACCO RETAIL LICENSE PRG 157,546 51,290 226,150 218,800 132,069,709 132,321,013 133,908,060 141,082,500 01115330 FIRE SUPPRESSION/EMS 51,870,917 46,841,773 49,470,160 51,618,690 51,870,917 46,841,773 49,470,160 51,618,690 01116016 PBA - MMD AND ADULT USE 127,532 0 0 0 01116017 PBA - SERVICE ENHANCEMENT 0 0 0 282,800 01116500 PLNG & BLG AGY-ADMINISTRATION 1,832,984 2,292,821 2,344,140 2,346,450 01116510 PLNG & BLG AGY-PLANNING 3,636,514 2,993,614 2,481,870 2,230,160 01116520 PLNG & BLG AGY-PERMIT & INS SV 1,931,532 1,812,022 2,012,320 2,107,160 01116530 PLNG & BLG AGY-PERMIT & PLN CK 2,095,943 1,950,218 1,997,360 2,415,350 01116540 PLNG & BLG AGY-COMM PRESERVA 1,220,274 1,161,545 1,811,520 1,632,060 01116550 PROACTIV RENTL ENFORCEMENT PRG 475,875 640,177 603,740 705,110 01116560 NEIGHBORHOOD INITIATIVES PROGR 595,236 582,183 583,480 634,460 01116570 ANIMAL SERVICES 0 0 3,189,240 3,181,730 11,915,890 11,432,580 15,023,670 15,535,280 Fire Department Police Department Subtotal Subtotal Plng & Blg Agy Subtotal 26 City Council 29 –43 6/1/2021 City of Santa Ana General Fund Expenditure Summary Acct. Unit DEPARTMENT & DIVISION ACTUAL FY 18-19 ACTUAL FY 19-20 BUDGET FY 20-21 PROPOSED FY 21-22 01117017 PWA - SERVICE ENHANCEMENT 0 0 0 1,596,620 01117605 PUB WKS-CITY FCLTIES LIC AGRMT 0 50,000 125,000 125,000 01117606 DEVELOPMENT ENGINEERING 0 0 0 550,000 01117620 PUB WKS-TRAFFIC/TRANS ENG 3,891,907 6,432,411 2,641,340 3,068,140 01117621 PUB WKS-BUS SHELTER PROGRAM 0 0 550,000 550,000 01117625 PUB WKS-ROADWAY MARKING/SIGNS 1,127,884 604,667 593,000 600,200 01117626 PUB WKS-SIDEWALKS 0 0 500,000 0 01117630 PUB WKS-STREET LIGHT MAINTENAN 2,152,271 3,379,908 3,136,470 3,333,350 01117642 PUB WKS-GRAFFITI ABATEMENT PROGRAM 1,101,594 781,923 1,488,130 1,508,020 01117643 PUB WKS-SANITATION SERVICES 1,661,378 3,753,219 4,964,630 3,558,760 01117644 PUB WKS-CROSSING GUARD 0 0 820,980 820,980 01117650 PUB WKS-SARTC MAINTENANCE 36,889 694,034 0 0 01117660 PUB WKS-ROAD MAINTENANCE 0 164 0 0 9,971,922 15,696,326 14,819,550 15,711,070 01118017 CDA - SERVICE ENHANCEMENT 0 0 0 2,010,000 01118810 ECONOMIC DEVELOPMENT 916,920 1,402,782 930,770 918,150 01118811 HOMELESS SERVICES 255,284 356,927 524,890 401,510 01118812 CDA ADMIN 0 94,276 105,990 193,470 01118825 SALES TAX REBATE AGREEMENT 181,391 758,005 2,000,000 275,000 1,353,596 2,611,990 3,561,650 3,798,130 01112030 BOWERS MUSEUM MAINTENANCE 1,472,784 1,472,977 1,473,430 1,474,030 1,472,784 1,472,977 1,473,430 1,474,030 01105015 GENERAL NON-DEPARTMENTAL 4,782,655 1,248,222 1,019,460 2,182,300 01105020 UNFUNDED LIABILITY (UAL)0 37,491,249 41,617,330 47,024,480 4,782,655 38,739,471 42,636,790 49,206,780 249,358,719 290,011,023 307,565,470 329,643,260 01106019 Transfer to Fund 400 Police Debt Service 4,622,660 4,621,750 4,623,300 4,622,100 01106019 Transfer to Fun 404 Police Bldg/Ross Annex Debt 4,412,751 4,420,830 4,421,160 4,417,340 01106019 Transfer to Fund 051 (Capital Project/Debt Payment) 292,000 292,000 292,000 292,000 01106019 Transfer to Fund 074 Civic Center Maintenance 1,179,404 1,179,400 1,179,400 743,500 01106019 Transfer to Fund 012 Cannabis Public Benefit 0 8,805,315 6,766,700 13,016,700 01106019 Transfer to Fund 052 Strategic Plan 1,401,672 1,438,857 0 0 01106019 Transfer to Fund 067 Santa Ana Regional Transportation Center 0 0 1,100,000 1,081,870 11,908,487 20,758,152 18,382,560 24,173,510 261,267,206 310,769,175 325,948,030 353,816,770 Subtotal Public Works Subtotal Community Development Subtotal Bowers Museum General Non-Dep Subtotal TOTAL GENERAL FUND EXPENDITURES Interfund Transfers TOTAL GENERAL FUND USES 27 City Council 29 –44 6/1/2021 THIS PAGE INTENTIONALLY LEFT BLANK 28 City Council 29 –45 6/1/2021 Workforce Changes 29 City Council 29 –46 6/1/2021 THIS PAGE INTENTIONALLY LEFT BLANK 30 City Council 29 –47 6/1/2021 ORGANIZATION CHART AND FULL-TIME EMPLOYEES FY 21-22 FY 21 -22 Total Funded FT Positions: 1261 RESIDENTS OF THE CITY OF SANTA ANA MAYOR AND CITY COUNCIL City Attorney 15 Parks, Recreation & Community Services 79 Library 26 Public Works 249 Police Department 629 Finance & Management Services 64 Information Technology 24 Community Development Agency 51 Human Resources 28 Planning & Building 80 Clerk of the Council 6 City Manager 10 31 City Council 29 –48 6/1/2021 Department Position Increase Decrease City Manager's Office Management Assistant(UC)1 City Manager's Office Executive Assistant(UC)(1) City Manager's Office Equity and Inclusion Coordinator 1 City Manager's Office Senior Management Assistant(UC)(1) Human Resources Principal Human Resources Analyst (AM)2 Human Resources Senior Human Resources Analyst (AM)(2) Human Resources Principal Human Resources Analyst 1 Human Resources Senior Human Resources Technician (UC)(1) Human Resources Employee Relations Manager (MM) 1 Human Resources Organizational Development and Training Manager (MM)1 Human Resources Assistant Director of Human Resources (MM)(1) Human Resources Payroll Systems Analyst (UC)1 Human Resources Principal Management Analyst (1) Human Resources Human Resources Operations Manager 1 Human Resources Senior Human Resources Analyst (AM)(1) Human Resources Senior Human Resources Analyst (AM)1 Human Resources Human Resources Analyst (UC)(1) Finance & Management Services Payroll Technician 1 Finance & Management Services Data Entry Office Assistant 1 Finance & Management Services Senior Management Analyst 1 Finance & Management Services Management Analyst (1) Library Senior Librarian (1) Library Executive Secretary 1 Parks, Rec, and Community Services Youth Services Supervisor (1) Parks, Rec, and Community Services Recreation Program Coordinator 1 Police Department Police Administrative Manager 1 Police Department Correctional Manager (1) Police Department Senior Management Analyst 1 Police Department Management Analyst (1) Planning and Building Code Enforcement Supervisor 1 Planning and Building Senior Office Assistant 1 Planning and Building Code Enforcement Officers 2 Planning and Building Management Aide 1 Planning and Building Senior Accounting Assistant (1) Planning and Building Plans Examiner - Plumbing/Mechanical 1 Planning and Building Senior Plumbing/Mech Systems Specialist (1) Planning and Building Assistant Director of Planning and Building 1 Planning and Building Code Enforcement Manager (1) Planning and Building Permit Services Technician 1 Public Works Assistant Engineer 3 Public Works Associate Engineer 1 Public Works Civil Engineer 2 Public Works Corporate Yard Maintenance Attendant 1 Public Works Engineering Aide 1 Public Works Engineering Technician 1 Public Works Right-of-Way Coordinator 1 Public Works Senior Civil Engineer 1 Public Works Senior Office Assistant 1 Public Works Water Systems Operator II 2 Public Works Enterprise Program Manager 1 Public Works Civil Engineer 2 Public Works Associate Engineer (2) Public Works Projects Manager (1) Public Works Street Lighting Maintenance Worker 1 Community Development Community Development Analyst 1 Community Development Housing Specialist II 1 Community Development Senior Community Development Analyst 1 Community Development Senior Community Development Analyst (PTCS)0 Community Development Homeless Services Division Manager (MM)1 Community Development Homeless Services Manager (AM) (1) Total 47 (21) Net Increase (Decrease)26 FY 21-22 POSITION INCREASES (DECREASES) 32 City Council 29 –49 6/1/2021 PERSONNEL AND STAFFING Department FY 17-18 FY 18-19 FY 19-20 FY 20-21 FY 21-22 Workforce Changes FY 21-22 Proposed City Manager's Office 10 10 10 10 0 10 Clerk of the Council 5 5 5 6 0 6 City Attorney's Office 15 15 15 15 0 15 Human Resources 25 25 27 27 1 28 Finance and Management Services 104 67 69 62 2 64 Library 25 25 26 26 0 26 Parks, Recreation, and Community Services 47 48 63 79 0 79 Police Department 618 584 616 629 0 629 Planning and Building 70 67 72 75 5 80 Public Works 166 202 224 234 15 249 Community Development 46 46 47 48 3 51 Information Technology 17 21 24 24 0 24 Total 1148 1115 1198 1235 26 1261 1148 1115 1198 1235 1261 1000 1050 1100 1150 1200 1250 1300 FY 17-18 FY 18-19 FY 19-20 FY 20-21 FY 21-22Number of EmployeesFiscal Years FULL -TIME FUNDED POSITIONS 33 City Council 29 –50 6/1/2021 Department Qty.Position Fiscal Impact General Fund Non-General Fund Value in months for FY 21-22 Annual (12 months) Value Community Development Agency 1 Community Development Analyst 83,510 0 83,510 9 months 111,347 1 Housing Specialist II 93,170 0 93,170 12 months 93,170 2 176,680 0 176,680 204,517 Finance & Management Services 1 Payroll Technician 71,260 71,260 0 9 months 95,013 1 Data Entry Office Assistant 59,360 59,360 0 9 months 79,147 Reduction in Part-Time Staffing (44,000)(44,000)0 (44,000) 2 86,620 86,620 0 130,160 Planning and Building Agency 1 Code Enforcement Supervisor 88,240 0 88,240 9 months 117,653 1 Senior Office Assistant 59,360 0 59,360 9 months 79,147 2 Code Enforcement Officers 160,940 0 160,940 9 months 214,587 1 Permit Services Technician 85,140 85,140 0 10 months 102,168 5 393,680 85,140 308,540 513,555 Public Works Agency 3 Assistant Engineer 325,640 0 325,640 12 months 325,640 1 Associate Engineer 139,040 0 139,040 12 months 139,040 2 Civil Engineer 295,700 0 295,700 12 months 295,700 1 Corporate Yard Maintenance Attendant 56,070 0 56,070 9 months 74,760 1 Engineering Aide 88,260 0 88,260 12 months 88,260 1 Engineering Technician 91,500 0 91,500 12 months 91,500 1 Right-of-Way Coordinator 61,680 0 61,680 10 months 74,016 1 Senior Civil Engineer 162,640 0 162,640 12 months 162,640 1 Senior Office Assistant 65,790 0 65,790 10 months 78,948 2 Water Systems Operator II 185,000 0 185,000 12 months 185,000 1 Street Lighting Maintenance Worker 79,670 79,670 0 10 months 95,604 15 1,550,990 79,670 1,471,320 1,611,108 Total Funded Positions 24 2,207,970 251,430 1,956,540 2,459,339 Proposed Full-Time Workforce Changes - FY 21-22 Organizational Changes - Additions/Deletions 34 City Council 29 –51 6/1/2021 Department Qty.Position Fiscal Impact General Fund Non-General Fund Value in months for FY 21-22 Annual (12 months) Value City Manager's Office 1 Management Assistant(UC)119,740 119,740 0 12 months 119,740 (1)Executive Assistant(UC)(108,130)(108,130)0 12 months (108,130) 1 Equity and Inclusion Coordinator 119,740 119,740 0 12 months 119,740 (1)Senior Management Assistant(UC)(142,580)(142,580)0 12 months (142,580) 0 (11,230)(11,230)0 (11,230) Community Development Agency 1 Senior Community Development Analyst 126,300 0 126,300 12 months 126,300 0 Senior Community Development Analyst (PTCS)*(94,510)0 (94,510)12 months (94,510) 1 Homeless Services Division Manager (MM)176,220 176,220 0 12 months 176,220 (1)Homeless Services Manager (AM) (166,060)(166,060)0 12 months (166,060) 1 41,950 10,160 31,790 41,950 *Position is Part Time Finance & Management Services 1 Senior Management Analyst 129,680 129,680 0 12 months 129,680 (1)Management Analyst (113,720)(113,720)0 12 months (113,720) 0 15,960 15,960 0 15,960 Human Resources 2 Principal Human Resources Analyst (AM)358,680 358,680 0 12 months 358,680 (2)Senior Human Resources Analyst (AM)(337,080)(337,080)0 12 months (337,080) 1 Principal Human Resources Analyst 177,430 177,430 0 12 months 177,430 (1)Senior Human Resources Technician (UC)(102,330)(102,330)0 12 months (102,330) 1 Employee Relations Manager (MM) 85,330 85,330 0 6 months 170,660 1 Organizational Development and Training Manager (MM)83,190 83,190 0 6 months 166,380 (1)Assistant Director of Human Resources (MM)(236,060)(141,630)(94,430)12 months (236,060) 1 Payroll Systems Analyst (UC)143,680 107,760 35,920 12 months 143,680 (1)Principal Management Analyst *(143,680)(107,760)(35,920)12 months (143,680) *Position under filled as Payroll Systems Analyst 1 Human Resources Operations Manager 175,070 175,070 0 12 months 175,070 (1)Senior Human Resources Analyst (AM)(168,000)(159,600)(8,400)12 months (168,000) 1 Senior Human Resources Analyst (AM)137,260 0 137,260 12 months 137,260 (1)Human Resources Analyst (UC)(124,680)0 (124,680)12 months (124,680) 1 48,810 139,060 (90,250)217,330 Proposed Full-Time Workforce Changes - FY 21-22 Reallocations 35 City Council 29 –52 6/1/2021 Department Qty.Position Fiscal Impact General Fund Non-General Fund Value in months for FY 21-22 Annual (12 months) Value Proposed Full-Time Workforce Changes - FY 21-22 Reallocations Library (1)Senior Librarian (104,480)(104,480)0 12 months (104,480) 1 Executive Secretary 92,620 92,620 0 12 months 92,620 0 (11,860)(11,860)0 (11,860) Parks, Recreation and Community Services (1)Youth Services Supervisor (98,250)(98,250)0 12 months (98,250) 1 Recreation Program Coordinator 95,530 95,530 0 12 months 95,530 0 (2,720)(2,720)0 (2,720) Planning and Building Agency 1 Management Aide 117,950 117,950 0 12 months 117,950 (1)Senior Accounting Assistant (93,220)(93,220)0 12 months (93,220) 1 Plans Examiner - Plumbing/Mechanical 130,340 130,340 0 12 months 130,340 (1)Senior Plumbing/Mech Systems Specialist (114,950)(114,950)0 12 months (114,950) 1 Assistant Director of Planning and Building*235,040 235,040 0 12 months 235,040 (1)Code Enforcement Manager (219,420)(219,420)0 12 months (219,420) Contract Services Expenses reduction (15,620)(15,620)0 (15,620) 0 40,120 40,120 0 40,120 *Assistant Director of Planning and Building increment is funded by a reduction of Contract Services Expenses Police Department 1 Police Administrative Manager 174,700 174,700 0 12 months 174,700 (1)Correctional Manager (162,440) (162,440)0 12 months (162,440) 1 Senior Management Analyst*145,460 145,460 0 12 months 145,460 (1)Management Analyst (138,590) (138,590)0 12 months (138,590) Misc. Operating Expenses reduction (6,870)(6,870)0 (6,870) 0 12,260 12,260 0 12,260 *Senior Management Analyst increment is funded by a reduction of Misc. Operating Expenses Public Works Agency 1 Enterprise Program Manager 161,970 0 161,970 12 months 161,970 2 Civil Engineer 321,800 0 321,800 12 months 321,800 (2)Associate Engineer (369,750)0 (369,750)12 months (369,750) (1)Projects Manager (162,510)0 (162,510)12 months (162,510) 0 (48,490)0 (48,490)(48,490) Total Reallocation Change 2 84,800 191,750 (106,950)253,320 36 City Council 29 –53 6/1/2021 Authorized Personnel Funded FY 20-21 Proposed Workforce Changes Funded FY 21-22 Assistant City Manager 1 1 Assistant to the City Manager (MM)1 1 City Manager (EM)1 1 Equity and Inclusion Coordinator 0 1 1 Executive Assistant (UC)3 (1)2 Management Assistant(UC)0 1 1 Public Affairs Information Officer 1 1 Secretary to the City Manager (UC)1 1 Senior Management Assistant (Exempt) (UC)2 (1)1 Funded Total 10 0 10 10 10 GENERAL FUND TOTAL City Manager's Office Position Summary TOTAL FUNDED POSITION 37 City Council 29 –54 6/1/2021 Authorized Personnel Funded FY 20-21 Proposed Workforce Changes Funded FY 21-22 Assistant Clerk Of The Council (MM)1 1 Clerk of the Council (EM)1 1 Office Specialist 3 3 Senior Deputy Clerk of the Council 1 1 Funded Total 6 0 6 6 6 GENERAL FUND TOTAL Clerk of the Council Position Summary TOTAL FUNDED POSITION 38 City Council 29 –55 6/1/2021 Authorized Personnel Funded FY 20-21 Proposed Workforce Changes Funded FY 21-22 City Attorney 1 1 Assistant City Attorney (MM)4 4 Chief Assistant City Attorney (MM)2 2 Deputy City Attorney (MM)1 1 Executive Secretary (UC)1 1 Paralegal (Exempt) (UC)2 2 Senior Assistant City Attorney (MM)2 2 Senior Paralegal (Exempt) (UC)2 2 Funded Total 15 0 15 13 1 1 15 City Attorney's Office Position Summary TOTAL FUNDED POSITION GENERAL FUND TOTAL CANNABIS PUBLIC BENEFIT FUND INTERNAL SERVICE FUND 39 City Council 29 –56 6/1/2021 Authorized Personnel Funded FY 20-21 Proposed Workforce Changes Funded FY 21-22 Assistant Director of Human Resources (MM)1 (1)0 Benefits & Compensation Manager (MM)1 1 Employee Relations Manager (MM) 0 1 1 Executive Dir Human Resources (EM)1 1 Executive Secretary (UC)1 1 Human Resources Analyst (UC)2 (1)1 Human Resources Specialist (UC)2 2 Human Resources Technician (UC)5 5 Organizational Development and Training Manager (MM)0 1 1 Payroll Systems Analyst (UC)0 1 1 Human Resources Operations Manager 0 1 1 Principal Human Resources Analyst (AM)0 3 3 Principal Management Analyst (AM)*1 (1)0 Risk Management Analyst (UC)1 1 Risk Management Assistant (UC)1 1 Risk Management Supervisor (AM)1 1 Risk Manager (MM)1 1 Senior Human Resources Analyst (AM)3 (2)1 Senior Human Resources Specialist (UC)3 3 Senior Human Resources Technician (UC)3 (1)2 Funded Total 27 1 28 *Position under filled as Payroll Systems Analyst 18.05 9.35 0.60 TOTAL FUNDED POSITION 28 GENERAL FUND TOTAL INTERNAL SERVICE FUND SPECIAL REVENUE Human Resources Position Summary 40 City Council 29 –57 6/1/2021 Authorized Personnel Funded FY 20-21 Proposed Workforce Changes Funded FY 21-22 Accountant I 5 5 Accountant II 3 3 Accounting Manager (MM)1 1 Accounts Payable Supervisor 1 1 Assistant Buyer 1 1 Assistant Dir of Finance and Management Svcs (MM)1 1 Budget and Research Manager (AM)1 1 Business Tax Collector/Inspector 3 3 Buyer 3 3 Central Services Supervisor 1 1 Customer Service Representative 6 6 Data Entry Office Assistant 0 1 1 Executive Dir Finance & Management Svcs (EM)1 1 Executive Secretary (UC)1 1 Financial Analyst (UC)1 1 Management Analyst (UC)1 (1)0 Meter Reader Collector 4 4 Payroll Manager (AM)1 1 Payroll Systems Analyst (UC)1 1 Payroll Technician (UC)3 1 4 Purchasing Specialist 2 2 Purchasing Supervisor 1 1 Reprographic Equipment Operator 1 1 Revenue Supervisor 1 1 Senior Accountant 3 3 Senior Accounting Assistant 3 3 Senior Accounting Assistant/Systems Technician 2 2 Senior Budget Analyst (UC)2 2 Senior Financial Analyst (UC)1 1 Senior Management Analyst(AM)0 1 1 Senior Payroll Technician (UC)1 1 Supervising Accountant 1 1 Treasury and Customer Services Manager (MM)1 1 Treasury Services Supervisor 1 1 Utilities Billing/Systems Technician 2 2 Utilities Customer Service Supervisor 1 1 Funded Total 62 2 64 60.15 0.85 2 1 64 Finance & Management Services Position Summary TOTAL FUNDED POSITION GENERAL FUND TOTAL CANNABIS PUBLIC BENEFIT FUND INTERNAL SERVICE FUND FEDERAL/STATE GRANTS 41 City Council 29 –58 6/1/2021 Authorized Personnel Funded FY 20-21 Proposed Workforce Changes Funded FY 21-22 Bibliographic Technician 1 1 Executive Secretary 0 1 1 Librarian 4 4 Library Operations Manager (MM) 1 1 Library Services Assistant 3 3 Library Services Director 1 1 Principal Librarian 4 4 Senior Librarian 9 (1)8 Senior Library Technician (T)1 1 Supervising Library Services Assistant 1 1 Youth Services Technician 1 1 Funded Total 26 0 26 GENERAL FUND TOTAL 26 TOTAL FUNDED POSITION 26 Library Position Summary 42 City Council 29 –59 6/1/2021 Authorized Personnel Funded FY 20-21 Proposed Workforce Changes Funded FY 21-22 Accounting Assistant 1 1 Administrative Services Manager (MM)1 1 Assistant Parks/Landscape Planner 1 1 Associate Park and Landscape Planner 1 1 Recreation and Community Events Supervisor 1 1 Recreation and Community Services Supervisor 6 6 Executive Dir of Parks & Rec & Community Svcs (EM)1 1 Executive Secretary (UC) *1 1 General Maintenance Leader 1 1 General Maintenance Supervisor 1 1 General Maintenance Worker 8 8 Graphics Designer I 1 1 Lead Accounting Assistant 1 1 Maintenance Assistant 2 2 Management Aide (UC)3 3 Management Analyst (UC)1 1 Park Services Inspector II 8 8 Park Services Inspection Supervisor 2 2 Park Services Superintendent 1 1 Recreation and Community Services Manager (MM)1 1 Recreation Leader 12 12 Recreation Program Coordinator 5 1 6 Senior Accounting Assistant 2 2 Senior Management Analyst (AM)1 1 Youth Services Supervisor **1 (1)0 Zoo Curator 1 1 Zoo Curator of Education 1 1 Zoo Curator of Health 1 1 Zoo Education Specialist 2 2 Zoo Keeper I 6 6 Zoo Keeper II 2 2 Zoo Manager (MM)1 1 Zoo Operations Coordinator 1 1 Funded Total 79 0 79 * One position added during FY 19-20 ** Position moved from Library GENERAL FUND TOTAL 70 CANNABIS PUBLIC BENEFIT FUND 5 OTHER RESTRICTED FUND 4 TOTAL FUNDED POSITION 79 Parks, Recreation, and Community Services Position Summary 43 City Council 29 –60 6/1/2021 Authorized Personnel Funded FY 20-21 Proposed Workforce Changes Funded FY 21-22 Accounting Assistant 3 3 Background Investigator 2 2 Correctional Manager (RM)1 (1)0 Correctional Officer 73 73 Correctional Supervisor 9 9 Crime Research Analyst 4 4 DNA Coordinator 1 1 Emergency Operations Coordinator 1 1 Executive Secretary to the Police Chief (UC)1 1 Firearms Examiner 1 1 Forensic Services Supervisor 2 2 Forensic Specialist I 9 9 Forensic Specialist II 2 2 Graphics Designer I 1 1 Human Resources Specialist (UC)1 2 2 Human Resources Technician (UC)1 1 Lead Correctional Records Specialist 4 4 Lead Police Records Specialist 3 3 Management Aide (UC)1 1 Management Analyst (UC)1 (1)0 Micro Systems Technician 2 2 Park Ranger 2 2 Parking Control Officer 8 8 Police Administrative Budget Manager (RM)1 1 Police Administrative Manager (RM)1 1 2 Police Athletic/Activities League Assist. Director 1 1 Police Captain (RM)3 3 Police Chief (EM)1 1 Police Communications Manager (RM)1 1 Police Communications Supervisor 4 4 Police Community Services Specialist 1 1 Police Evidence and Supply Specialist 9 9 Police Evidence and Supply Supervisor 2 2 Police Fiscal Services Supervisor 1 1 Police Investigative Specialist 10 10 Police Lieutenant (RM)14 14 Police Officer 2 314 314 Police Photo/Video Specialist 1 1 Police Records Supervisor 2 2 Police Sergeant 44 44 Police Services Dispatcher 35 35 Police Service Officer 6 6 Police Systems Manager (RM)1 1 Police Systems Support Analyst 1 1 Range master 1 1 Security Electronics Technician 1 1 Senior Accounting Assistant 1 1 Senior Correctional Records Specialist 8 8 Senior Human Resources Analyst (AM)1 1 Senior Management Analyst3 0 1 1 Senior Office Assistant 15 15 Senior Parking Control Officer 1 1 Senior Police Records Specialist 11 11 Systems Administrator 2 2 Video Technician 1 1 Funded Total 629 0 629 1 10 Police Officers funded through COPS Grant on 9/15/20 2 Human Resource Specialist added per resolution#2020-101 3 Senior Management Analyst funding increment is being transferred from Misc. Operating Expenses in PD Fiscal 01114401 Police Department Position Summary 44 City Council 29 –61 6/1/2021 Police Department Position Summary Authorized Personnel Unfunded FY 19-20 ADOPTED Funding Unfunded FY 20-21 Police Officer 8 8 Unfunded Total 8 0 8 GENERAL FUND TOTAL 598.60 CANNABIS PUBLIC BENEFIT FUND 6 ENTERPRISE FUND 7 OTHER RESTRICTED FUND 7 GRANT FUND 10.40 TOTAL FUNDED POSITION 629 TOTAL UNFUNDED POSITION 8 TOTAL PD POSITION 637 45 City Council 29 –62 6/1/2021 Authorized Personnel Funded FY 20-21 Proposed Workforce Changes Funded FY 21-22 Administrative Services Manager (MM)1 1 Animal Service Officer I 2 2 Assistant Director of Planning and Building 0 1 1 Assistant Plan Check Engineer II 1 1 Assistant Planner I 2 2 Assistant Planner II 1 1 Associate Plan Check Engineer 1 1 Associate Planner 3 3 Building Safety Manager (MM)1 1 Code Enforcement Associate 2 2 Code Enforcement Manager (MM)1 (1)0 Code Enforcement Officer 14 2 16 Code Enforcement Principal (AM)2 2 Code Enforcement Supervisor 1 1 2 Combination Building Inspector 10 10 Executive Dir Planning and Bldg. Safety (EM)1 1 Executive Secretary (UC)1 1 Management Aide 0 1 1 Management Analyst (UC)1 1 Permit Services Processor 2 2 Permit Services Supervisor 1 1 Permit Services Technician 2 1 3 Planning Assistant 1 1 Planning Commission Secretary 1 1 Planning Manager (MM)1 1 Plans Examiner 1 1 Plans Examiner - Plumbing/Mechanical 0 1 1 Principal Planner (AM)2 2 Receptionist 1 1 Secretary 1 1 Senior Accounting Assistant 1 (1)0 Senior Combination Building Inspector 2 2 Senior Community Planner 2 2 Senior Office Assistant 4 1 5 Senior Office Specialist 1 1 Senior Plan Check Engineer 3 3 Senior Planner 3 3 Senior Plumbing/Mechanical Systems Spec.1 (1)0 Funded Total 75 5 80 71.15 0.85 8 TOTAL FUNDED POSITION 80 CANNABIS PUBLIC BENEFIT FUND Planning and Building Agency Position Summary GENERAL FUND TOTAL SPECIAL REVENUE PROGRAMS 46 City Council 29 –63 6/1/2021 Authorized Personnel Funded FY 20-21 Proposed Workforce Changes Funded FY 21-22 Accounting Assistant 2 2 Administrative Services Manager (MM)1 1 Assistant Engineer1 12 3 15 Associate Engineer 14 (1)13 Assistant Instrument Technician 2 2 Assistant Public Works Maintenance Manager (AM)1 1 Assistant Traffic Operations Engineer 1 1 Associate Park and Landscape Planner 1 1 Building Maintenance Supervisor 2 2 Building Maintenance Technician 9 9 Civil Engineer 1 4 5 Community Liaison 1 1 Construction Inspector 6 6 Contracts Administrator 4 4 Corporate Yard Maintenance Attendant 0 1 1 Data Entry Office Asst 1 1 Deputy City Engineer (MM)1 1 Deputy Public Works Director / City Engineer (MM)1 1 Deputy Public Works Director / Maintenance Services Manager (MM)1 1 Deputy Public Works Director/Construction Services Manager (MM)1 1 Deputy Public Works Director/Water Resources Manager (MM)1 1 Engineering Aide 5 1 6 Engineering Technician 4 1 5 Enterprise Program Manager 0 1 1 Equipment Operator 4 4 Equipment Operator - Water Services 8 8 Executive Dir Public Works (EM)1 1 Executive Secretary (UC)1 1 Facilities Maintenance Manager (AM)1 1 Fleet Parts Specialist 2 2 Fleet Services Manager (AM)1 1 Fleet Services Supervisor 2 2 Fleet Services Technician II 9 9 Fleet Services Technician III 4 4 Instrument Technician 1 1 Lead Accounting Assistant 1 1 Maintenance Worker II 14 14 Management Aide (UC)4 4 Management Analyst (UC)3 3 NPDES Manager 1 1 Principal Civil Engineer (MM)4 4 Principal Management Analyst (AM)1 1 Projects Manager 4 (1)3 Public Works Crew Leader 3 3 Public Works Dispatcher 1 1 Public Works Projects Specialist2 3 3 Public Works Safety Coordinator 1 1 Records Specialist 1 1 Right-of-Way Coordinator 0 1 1 Public Works Agency Position Summary 47 City Council 29 –64 6/1/2021 Authorized Personnel Funded FY 20-21 Proposed Workforce Changes Funded FY 21-22 Public Works Agency Position Summary Sanitation Inspector II 5 5 Senior Accounting Assistant 6 6 Senior Civil Engineer 10 1 11 Senior Construction Inspector 2 2 Senior Engineer 1 1 Senior Management Analyst 2 2 Senior Office Assistant 8 1 9 Senior Water Services Supervisor 1 1 Stock Clerk 1 1 Stores & City Yard Property Specialist 1 1 Stormwater Coordinator 1 1 Street Lighting Maintenance Worker 1 1 2 Street Maintenance Supervisor 3 3 Survey Party Chief 1 1 Systems Technician 1 1 Tree Maintenance Supervisor 1 1 Tree Trimmer 2 2 Water Services Crew Leader 2 2 Water Services Meter Repairer II 4 4 Water Services Production Supervisor 1 1 Water Services Quality Coordinator 1 1 Water Services Quality Inspector 4 4 Water Services Quality Supervisor 1 1 Water Services Supervisor 3 3 Water Services Utility Inspector 2 2 Water Services Worker II 14 14 Water Systems Electrician 2 2 Water Systems Operator II 3 2 5 Water Systems Operator III 3 3 Funded Total 234 15 249 1 2 One Assistant Engineer reallocated from Engineer Technician per Resolution#2020-101 One Public Works Projects Specialist was reallocated by Resolution#2020-101 30.50 4.52 114.31 99.67 249 GENERAL FUND TOTAL TOTAL FUNDED POSITION OTHER RESTRICTED FUND INTERNAL SERVICE FUND ENTERPRISE FUND 48 City Council 29 –65 6/1/2021 Authorized Personnel Funded FY 20-21 Proposed Workforce Changes Funded FY 21-22 Arts & Culture Specialist 1 1 Community Development Analyst 2 1 3 Community Development Commission Secretary 1 1 Economic Development Manager (MM)1 1 Economic Development Specialist II 2 2 Economic Development Specialist III 2 2 Executive Dir Community Development (EM)1 1 Homeless Services Manager (AM)1 (1)0 Homeless Services Division Manager (MM)0 1 1 Housing Authority Analyst 1 1 Housing Authority Operations Supervisor 1 1 Housing Division Manager (MM)1 1 Housing Programs Analyst 1 1 Housing Specialist II 6 1 7 Loan Specialist 1 1 Management Analyst (UC) 2 2 Parking Meter Technician I 1 1 Parking Meter Technician II 3 3 Principal Management Analyst (AM)1 1 Residential Construction Specialist 1 1 Senior Accounting Assistant 1 1 Senior Community Development Analyst1 0 1 1 Senior Housing Specialist 2 2 Senior Office Assistant 3 3 Senior Residential Construction Specialist 1 1 Workforce Specialist II 10 10 Workforce Specialist IV 1 1 48 3 51 1 Part time position proposed to full time position 5.30 6.10 35.65 3.95 51.0 Community Development Agency Position Summary GENERAL FUND TOTAL ENTERPRISE FUND TOTAL FUNDED POSITION OTHER RESTRICTED FUND FEDERAL/STATE GRANTS 49 City Council 29 –66 6/1/2021 Authorized Personnel Funded FY 20-21 Proposed Workforce Changes Funded FY 21-22 Applications/Tech Support Manager 1 1 Chief Technology Innovations Officer 1 1 Executive Secretary 1 1 GIS Administrator 1 1 GIS System Analyst/ Programmer 2 2 Information Services & Network Manager 1 1 Information Services Representative 1 1 Micro Systems Technician 3 3 Network Spec./WAN Systems Administrator 1 1 Principal Programmer Analyst 5 5 Programmer Analyst 1 1 Senior Programmer Analyst 2 2 Senior Systems Administrator 1 1 Systems Support Analyst 1 1 Telecommunications Coordinator 1 1 Web Systems Technician 1 1 24 0 24 24 24 INTERNAL SERVICE FUNDS Information Technology Position Summary TOTAL FUNDED POSITION 50 City Council 29 –67 6/1/2021 Capital Improvement Program 51 City Council 29 –68 6/1/2021 THIS PAGE INTENTIONALLY LEFT BLANK 52 City Council 29 –69 6/1/2021 PROJECTSOTHER CDBG CAPITAL OUTLAYWATER CAPITALSEWER AREA FEES A & D FUNDSMEASURE M2GAS TAX TOTALI. STREET IMPROVEMENTSFY 21/22 ALLEY REHABILITATION1 . Alley Improvement Program145,915 145,915Subtotal FY21/22 ALLEY REHABILITATION145,915 145,915FY 21/22 PLANNING2 . Pavement Management325,000 325,0003 . Project Development125,000 125,0004 . Right-of-Way Management350,000 350,000Subtotal FY21/22 PLANNING800,000 800,000FY 21/22 INDUSTRIAL STREET REHABILITATION5. Garnsey Business District Improvements4,334,6664,334,666Subtotal FY21/22 NEIGHBORHOOD STREET REHABILITATION4,334,6664,334,666FY 21/22 LOCAL STREET RESURFACING6. Local Street Preventative Maintenance3,000,0003,000,000Subtotal FY21/22 LOCAL STREET RESURFACING3,000,0003,000,000FY 21/22 ARTERIAL STREET REHABILITATION7. Bristol Street Rehabilitation: Santa Clara to Memory Lane940,000940,0008. Grand Avenue Rehabilitation: Warner to Edinger1,668,2211,668,2219. Main Street Rehabilitation: MacArthur Blvd to Dyer Rd1,680,0001,680,00010. Westminster Avenue Rehabilitation: Newhope St to HarborBlvd1,335,892164,108 1,500,000Subtotal FY21/22 ARTERIAL STREET REHABILITATION5,624,113164,108 5,788,221FY 21/22 STREET/BRIDGE IMPROVEMENTS & WIDENING11 . Bristol Street and Memory Lane Intersection Widening400,000 400,00012 . Bristol Street Improvements and Widening: Phase 4 - Warner to Saint Andrew50,00050,00013 . Fairview Bridge and Street Improvements830,000830,00014. Warner Avenue Improvements: Phase 2 - Oak to Grand1,000,0001,000,000Subtotal FY21/22 STREET/BRIDGE IMPROVEMENTS & WIDENING50,0001,000,0001,230,000 2,280,000TOTAL STREET IMPROVEMENTS10,008,7791,000,0003,945,915 1,394,108 16,348,802II. TRAFFIC IMPROVEMENTSFY 21/22 TRAFFIC IMPROVEMENTS15. Bristol Street and Santa Clara Avenue Signal Modification23,80023,80016. Citywide Speed Limit Study70,00070,00017. First Street Corridor Traffic Signal Synchronization380,000380,000CITY OF SANTA ANAONE YEAR CAPITAL IMPROVEMENT PROGRAMFY 2021-225&888889653&nbsp;City Council&nbsp;29 &ndash;&nbsp;706/1/2021&nbsp; PROJECTSOTHER CDBG CAPITAL OUTLAYWATER CAPITALSEWER AREA FEES A & D FUNDSMEASURE M2GAS TAX TOTALCITY OF SANTA ANAONE YEAR CAPITAL IMPROVEMENT PROGRAMFY 2021-2218. Traffic Signal Equipment Replacement100,000100,000Subtotal FY21/22 TRAFFIC IMPROVEMENTS23,800550,000573,800FY 21/22 TRAFFIC SAFETY / MOBILITY19. Fremont Elementary and Spurgeon Intermediate SRTS4,849,0004,849,00020. Legacy Square Transportation Improvements1,997,8651,997,86521 . Pedestrian Improvements285,000285,00022 . Safe Mobility Santa Ana Update147,00033,000180,000Subtotal FY21/22 TRAFFIC SAFETY / MOBILITY6,993,86533,000285,000 7,311,865FY 21/22 PLANNING23. Bike Lane Project Development80,00080,00024. Traffic Management Plans50,00050,00025. Traffic Safety Project Development50,00050,000Subtotal FY21/22 PLANNING180,000180,000TOTAL TRAFFIC IMPROVEMENTS7,017,665763,000285,000 8,065,665III. UTILITY/DRAINAGE/LIGHTING IMPROVEMENTSFY 21/22 SEWER IMPROVEMENTS26. Fairhaven Neighborhood Sewer Main Improvements300,000300,00027. Industrial Streets Sewer Main Improvements Phase 1225,000225,00028. Lincoln Avenue Sewer Main Improvements800,000800,00029. NE Annex Septic to Sewer Conversion840,000840,00030. Rene Drive Sewer Main Upgrade590,000590,00031. Santa Ana Memorial Neighborhood Sewer MainImprovements225,000225,00032. Willard Neighborhood Sewer Main Improvements130,000130,00033. Wright Street Sewer Main Improvements737,000737,000Subtotal FY21/22 SEWER IMPROVEMENTS5,547,0003,847,000FY 21/22 WATER IMPROVEMENTS34. Bristol Street Water Main Improvements Phase 3A - CivicCenter to Washington50,00050,00035. East & West Reservoirs Chlorine Buildings1,000,0001,000,00036. Euclid Street Water Main Improvements2,500,0002,500,00037. Fairview Street Water Main Improvements2,500,0002,500,00038. Garnsey Street Business District Water MainImprovements820,000820,00039. Grovemont Street Water Main Improvements2,100,0002,100,00040. Industrial Streets Water Main Improvements Phase 11,500,0001,500,00041. Lincoln Avenue Water Main Improvements800,000800,00021654&nbsp;City Council&nbsp;29 &ndash;&nbsp;716/1/2021&nbsp; PROJECTSOTHER CDBG CAPITAL OUTLAYWATER CAPITALSEWER AREA FEES A & D FUNDSMEASURE M2GAS TAX TOTALCITY OF SANTA ANAONE YEAR CAPITAL IMPROVEMENT PROGRAMFY 2021-2242. NE Annex Septic to Sewer Improvements1,425,0001,425,00043. SA-1 Hydropower Generation Project1,700,0001,700,00044. South Main Street Water Main Improvements1,100,0001,100,000Subtotal FY21/22 WATER IMPROVEMENTS15,495,00015,495,000FY 21/22 STORM DRAIN/WATER QUALITY45. Stormwater Channel Fencing Upgrades400,000400,000Subtotal FY21/22 STORM DRAIN/WATER QUALITY400,000400,000FY 21/22 MUNICIPAL FACILITIES46. Pressure Reducing Vault Power & Controls Improvements1,380,0001,380,00047. Well No. 32 - Rehabilitation2,250,0002,250,000Subtotal FY21/22 MUNICIPAL FACILITIES3,630,0003,630,000TOTAL UTILITY/DRAINAGE/LIGHTING IMPROVEMENTS400,00019,125,000 5,547,00023,372,000IV. PARK FACILITY IMPROVEMENTSFY 21/22 PARK FACILITY48. City of Santa Ana Dog Park1,100,0001,100,00049. City Park Splash Pads (Various Sites)5,343,5205,343,52050. Dan Young Soccer Field Sports Lights418,200418,20051 . El Salvador Park Basketball Court & Court Lighting Renovation300,000300,00052 . New Stadium Scoreboard and Marquee200,000200,00053. Riverview Park Ballfield Sports Lighting Renovation200,000200,00054. Santa Anita Park Synthetic Turf & Shade Structure156,000156,00055. Stadium Synthetic Turf Renovation818,000818,000Subtotal FY21/22 PARK FACILITY5,343,5201,518,2001,674,0008,535,720TOTAL PARK FACILITY IMPROVEMENTS5,343,52015182001,674,0008,535,720V. INFRASTRUCTURE IMPROVEMENTSFY 21/22 FACILITY56. Project W Bus Shelter Project1,030,0001,030,000Subtotal FY21/22 FACILITY1,030,0001,030,000TOTAL INFRASTRUCTURE IMPROVEMENTS1,030,0001,030,00022,769,9641,518,200 19,125,000 5,547,000 1,000,000 1,674,000 5,738,915 1,679,108 57,352,187410GRAND TOTAL ONE YEAR CIP PROJECTS55&nbsp;City Council&nbsp;29 &ndash;&nbsp;726/1/2021&nbsp; CITY OF SANTA ANA ONE-YEAR CAPITAL IMPROVEMENT PROGRAM FY 2021 - 2022 "OTHER" FUNDING SOURCES (1) ACTIVE TRANSPORTATION PROGRAM - STATE (2) AFFORDABLE HOUSING SUSTAINABLE COMMUNITIES (3) CONGESTION MANAGEMENT AND AIR QUALITY (4) FEDERAL CLEAN WATER ENTERPRISE (5) REFUSE - MAINTENANCE (6) ACTIVE TRANSPORTATION PROGRAM - FEDERAL (7) CELL TOWER REVENUE (8) SB-1 ROAD MAINTENANCE AND REHABILITATION ACCOUNT (9) DRAINAGE AREA FEE: AREA IV (10 ) PRCSA YOUTH SERVICES 56 City Council 29 –73 6/1/2021 Seven Year Capital Improvement Program 57 City Council 29 –74 6/1/2021 PROJECTSOTHER CDBG CAPITAL OUTLAYWATER CAPITALSEWER AREA FEES A & D FUNDSMEASURE M2GAS TAX TOTALI. STREET IMPROVEMENTSFY 21/22 ALLEY REHABILITATION1 . Alley Improvement Program145,915 145,915Subtotal FY21/22 ALLEY REHABILITATION145,915 145,915FY 21/22 PLANNING2 . Pavement Management325,000 325,0003 . Project Development125,000 125,0004 . Right-of-Way Management350,000 350,000Subtotal FY21/22 PLANNING800,000 800,000FY 21/22 NEIGHBORHOOD STREET REHABILITATION5 . Garnsey Business District Improvements 4,334,6664,334,666Subtotal FY21/22 NEIGHBORHOOD STREET REHABILITATION 4,334,6664,334,666FY 21/22 LOCAL STREET RESURFACING6 . Local Street Preventative Maintenance3,000,000 3,000,000Subtotal FY21/22 LOCAL STREET RESURFACING3,000,000 3,000,000FY 21/22 ARTERIAL STREET REHABILITATION7 . Bristol Street Rehabilitation: Santa Clara to Memory Lane940,000940,0008 . Grand Avenue Rehabilitation: Warner to Edinger 1,668,2211,668,2219 . Main Street Rehabilitation: MacArthur Blvd to Dyer Rd 1,680,0001,680,00010 . Westminster Avenue Rehabilitation: Newhope St to Harbor Blvd 1,335,892164,108 1,500,000Subtotal FY21/22 ARTERIAL STREET REHABILITATION 5,624,1135,788,221FY 21/22 STREET/BRIDGE IMPROVEMENTS & WIDENING11 . Bristol Street and Memory Lane Intersection Widening400,000 400,00012 . Bristol Street Improvements and Widening: Phase 4 - Warner to Saint Andrew 50,00050,00013 . Fairview Bridge and Street Improvements830,000 830,00014 . Warner Avenue Improvements: Phase 2 - Oak to Grand1,000,000 1,000,000Subtotal FY21/22 STREET/BRIDGE IMPROVEMENTS & WIDENING 50,0001,000,000 1,394,108 2,280,000FY 22/23 PLANNING15 . Pavement Management250,000 250,00016 . Project Development150,000 150,00017 . Right-of-Way Management150,000 150,00018 . Local Street Preventative Maintenance3,000,000 3,000,000Subtotal FY22/23 PLANNING3,550,000 3,550,000FY 23/24 PLANNINGCITY OF SANTA ANASEVEN YEAR CAPITAL IMPROVEMENT PROGRAMFY 2022-FY 20285&88888758&nbsp;City Council&nbsp;29 &ndash;&nbsp;756/1/2021&nbsp; PROJECTSOTHER CDBG CAPITAL OUTLAYWATER CAPITALSEWER AREA FEES A & D FUNDSMEASURE M2GAS TAX TOTALCITY OF SANTA ANASEVEN YEAR CAPITAL IMPROVEMENT PROGRAMFY 2022-FY 202819 . Pavement Management400,000 400,00020 . Project Development150,000150,00021 . Right-of-Way Management150,000150,00022 . Local Street Preventative Maintenance3,000,0003,000,000Subtotal FY23/24 PLANNING3,700,0003,700,000FY 24/25 PLANNING23 . Pavement Management250,000250,00024 . Project Development150,000150,00025 . Right-of-Way Management150,000150,00026 . Local Street Preventative Maintenance3,000,0003,000,000Subtotal FY24/25 PLANNING3,550,0003,550,000FY 25/26 PLANNING27 . Pavement Management400,000400,00028. Project Development150,000150,00029. Right-of-Way Management150,000150,00030. Local Street Preventative Maintenance3,000,0003,000,000Subtotal FY25/26 PLANNING3,700,0003,700,000FY 26/27 PLANNING31. Pavement Management250,000250,00032. Project Development150,000150,00033. Right-of-Way Management150,000150,00034. Local Street Preventative Maintenance3,000,0003,000,000Subtotal FY26/27 PLANNING3,550,0003,550,000FY 27/28 PLANNING35. Pavement Management400,000400,00036. Project Development150,000150,00037. Right-of-Way Management150,000150,00038. Local Street Preventative Maintenance3,000,0003,000,000Subtotal FY27/28 PLANNING3,700,0003,700,000FY 27/28 ARTERIAL STREET REHABILITATION39. Bristol Street and Segerstrom Avenue Improvements1,000,0001,000,00040. Bristol Street and 1st Street Improvements3,000,0003,000,000Subtotal FY27/28 ARTERIAL STREET REHABILITATION4,000,0004,000,000TOTAL STREET IMPROVEMENTS10,008,7791,000,00029,695,915 1,394,108 42,098,80259&nbsp;City Council&nbsp;29 &ndash;&nbsp;766/1/2021&nbsp; PROJECTSOTHER CDBG CAPITAL OUTLAYWATER CAPITALSEWER AREA FEES A & D FUNDSMEASURE M2GAS TAX TOTALCITY OF SANTA ANASEVEN YEAR CAPITAL IMPROVEMENT PROGRAMFY 2022-FY 2028II. TRAFFIC IMPROVEMENTSFY 21/22 TRAFFIC IMPROVEMENTS41. Bristol Street and Santa Clara Avenue SignalModification23,80023,80042. Citywide Speed Limit Study70,00070,00043. First Street Corridor Traffic Signal Synchronization380,000380,00044. Traffic Signal Equipment Replacement100,000100,000Subtotal FY21/22 TRAFFIC IMPROVEMENTS23,800550,000573,800FY 21/22 TRAFFIC SAFETY / MOBILITY45 . Fremont Elementary and Spurgeon Intermediate SRTS4,849,0004,849,00046. Legacy Square Transportation Improvements1,997,8651,997,86547 . Pedestrian Improvements285,000285,00048 . Safe Mobility Santa Ana Update147,00033,000180,000Subtotal FY21/22 TRAFFIC SAFETY / MOBILITY6,993,86533,000285,000 7,311,865FY 21/22 PLANNING49 . Bike Lane Project Development80,00080,00050 . Traffic Management Plans50,00050,00051 . Traffic Safety Project Development50,00050,000Subtotal FY21/22 PLANNING180,000180,000FY 22/23 TRAFFIC IMPROVEMENTS45 . Bristol Street and Santa Clara Avenue Signal Modification297,100297,10052 . Traffic Signal Equipment Replacement100,000100,000Subtotal FY22/23 TRAFFIC IMPROVEMENTS297,100100,000397,100FY 22/23 PLANNING53 . Bike Lane Project Development80,00080,00054 . Traffic Management Plans50,00050,00055 . Traffic Safety Project Development50,00050,000Subtotal FY22/23 PLANNING180,000180,000FY 23/24 TRAFFIC IMPROVEMENTS56 . Traffic Signal Equipment Replacement100,000100,000Subtotal FY23/24 TRAFFIC IMPROVEMENTS100,000100,000FY 23/24 PLANNING57 . Bike Lane Project Development80,00080,00058 . Traffic Management Plans50,00050,00059 . Traffic Safety Project Development50,00050,000Subtotal FY23/24 PLANNING180,000180,000FY 24/25 TRAFFIC IMPROVEMENTS60 . Traffic Signal Equipment Replacement100,000100,0007127660&nbsp;City Council&nbsp;29 &ndash;&nbsp;776/1/2021&nbsp; PROJECTSOTHER CDBG CAPITAL OUTLAYWATER CAPITALSEWER AREA FEES A & D FUNDSMEASURE M2GAS TAX TOTALCITY OF SANTA ANASEVEN YEAR CAPITAL IMPROVEMENT PROGRAMFY 2022-FY 2028Subtotal FY24/25 TRAFFIC IMPROVEMENTS100,000 100,000FY 24/25 PLANNING61 . Bike Lane Project Development80,000 80,00062 . Traffic Management Plans50,000 50,00063 . Traffic Safety Project Development50,000 50,000Subtotal FY24/25 PLANNING180,000 180,000FY 25/26 TRAFFIC IMPROVEMENTS64 . Traffic Signal Equipment Replacement100,000 100,000Subtotal FY25/26 TRAFFIC IMPROVEMENTS100,000100,000FY 25/26 PLANNING65 . Bike Lane Project Development80,00080,00066 . Traffic Management Plans50,00050,00067 . Traffic Safety Project Development50,00050,000Subtotal FY25/26 PLANNING180,000180,000FY 26/27 TRAFFIC IMPROVEMENTS68. Traffic Signal Equipment Replacement100,000100,000Subtotal FY26/27 TRAFFIC IMPROVEMENTS100,000100,000FY 26/27 PLANNING69. Bike Lane Project Development80,00080,00070. Traffic Management Plans50,00050,00071. Traffic Safety Project Development50,00050,000Subtotal FY26/27 PLANNING180,000180,000FY 27/28 TRAFFIC IMPROVEMENTS72. Traffic Signal Equipment Replacement100,000100,000Subtotal FY27/28 TRAFFIC IMPROVEMENTS100,000100,000FY 27/28 PLANNING73. Bike Lane Project Development80,00080,00074. Traffic Management Plans50,00050,00075. Traffic Safety Project Development50,00050,000Subtotal FY27/28 PLANNING180,000180,000TOTAL TRAFFIC IMPROVEMENTS7,314,7652,443,000285,000 10,042,765III. UTILITY/DRAINAGE/LIGHTING IMPROVEMENTSFY 21/22 SEWER IMPROVEMENTS76. Fairhaven Neighborhood Sewer Main Improvements300,000300,00077. Industrial Streets Sewer Main Improvements Phase 1225,000225,00078. Lincoln Avenue Sewer Main Improvements800,000800,00061&nbsp;City Council&nbsp;29 &ndash;&nbsp;786/1/2021&nbsp; PROJECTSOTHER CDBG CAPITAL OUTLAYWATER CAPITALSEWER AREA FEES A & D FUNDSMEASURE M2GAS TAX TOTALCITY OF SANTA ANASEVEN YEAR CAPITAL IMPROVEMENT PROGRAMFY 2022-FY 202879. NE Annex Septic to Sewer Conversion840,000840,00080. Rene Drive Sewer Main Upgrade590,000590,00081. Santa Ana Memorial Neighborhood Sewer MainImprovements225,000225,00082. Willard Neighborhood Sewer Main Improvements130,000130,00083. Wright Street Sewer Main Improvements737,000737,000Subtotal FY21/22 SEWER IMPROVEMENTS3,847,0003,847,000FY 21/22 WATER IMPROVEMENTS84. Bristol Street Water Main Improvements Phase 3A -Civic Center to Washington50,00050,00085. East & West Reservoirs Chlorine Buildings1,000,0001,000,00086. Euclid Street Water Main Improvements2,500,0002,500,00087. Fairview Street Water Main Improvements2,500,0002,500,00088 Garnsey Street Business District Water Main Improvements820,000820,00089. Grovemont Street Water Main Improvements2,100,0002,100,00090. Industrial Streets Water Main Improvements Phase 11,500,0001,500,00091. Lincoln Avenue Water Main Improvements800,000800,00092. NE Annex Septic to Sewer Improvements1,425,0001,425,00093. SA-1 Hydropower Generation Project1,700,0001,700,00094. South Main Street Water Main Improvements1,100,0001,100,000Subtotal FY21/22 WATER IMPROVEMENTS15,495,00015,495,000FY 21/22 STORM DRAIN/WATER QUALITY95. Stormwater Channel Fencing Upgrades400,000400,000Subtotal FY21/22 STORM DRAIN/WATER QUALITY400,000400,000FY 21/22 MUNICIPAL FACILITIES96. Pressure Reducing Vault Power & ControlsImprovements1,380,0001,380,00097. Well No. 32 - Rehabilitation2,250,0002,250,000Subtotal FY21/22 MUNICIPAL FACILITIES3,630,0003,630,000FY 22/23 SEWER IMPROVEMENTS98. Flower Street Sewer Main Improvements1,000,0001,000,00099. NE Annex Septic to Sewer Conversion400,000400,000100. Rene Drive Sewer Main Upgrade625,000625,000101. Wright Street Sewer Main Improvements2,000,0002,000,000Subtotal FY22/23 SEWER IMPROVEMENTS4,025,0004,025,000FY 22/23 WATER IMPROVEMENTS102. Bristol Street Water Main Improvements Phase 3A -Civic Center to Washington250,000250,000103. East & West Reservoirs Chlorine Buildings500,000500,000462&nbsp;City Council&nbsp;29 &ndash;&nbsp;796/1/2021&nbsp; PROJECTSOTHER CDBG CAPITAL OUTLAYWATER CAPITALSEWER AREA FEES A & D FUNDSMEASURE M2GAS TAX TOTALCITY OF SANTA ANASEVEN YEAR CAPITAL IMPROVEMENT PROGRAMFY 2022-FY 2028104. Euclid Street Water Main Improvements2,000,0002,000,000105. Fairview Street Water Main Improvements1,000,0001,000,000106. Grovemont Street Water Main Improvements350,000350,000107. NE Annex Septic to Sewer Improvements700,000700,000108. South Main Street Water Main Improvements1,100,0001,100,000Subtotal FY22/23 WATER IMPROVEMENTS5,900,0005,900,000FY 22/23 MUNICIPAL FACILITIES109. Well No. 32 - Rehabilitation6,000,0006,000,000Subtotal FY22/23 MUNICIPAL FACILITIES6,000,0006,000,000TOTAL UTILITY/DRAINAGE/LIGHTING IMPROVEMENTS400,00031,025,000 7,872,00039,297,000IV. PARK FACILITY IMPROVEMENTSFY 21/22 PARK FACILITY110 . City of Santa Ana Dog Park1,100,0001,100,000111 . City Park Splash Pads (Various Sites) 5,343,5205,343,520112 . Dan Young Soccer Field Sports Lights418,200418,200113 . El Salvador Park Basketball Court & Court Lighting Renovation300,000300,000114 . New Stadium Scoreboard and Marquee200,000200,000115 . Riverview Park Ballfield Sports Lighting Renovation200,000200,000116. Santa Anita Park Synthetic Turf & Shade Structure156,000156,000117. Stadium Synthetic Turf Renovation818,000818,000Subtotal FY21/22 PARK FACILITY5,343,5201,518,2001,674,0008,535,720TOTAL PARK FACILITY IMPROVEMENTS5,343,5201,518,2001,674,0008,535,720V. INFRASTRUCTURE IMPROVEMENTSFY 21/22 FACILITY118. Project W Bus Shelter Project1,030,0001,030,000Subtotal FY21/22 FACILITY1,030,0001,030,000TOTAL INFRASTRUCTURE IMPROVEMENTS1,030,0001,030,00023,067,0641,518,200 31,025,000 7,872,000 1,000,000 1,674,000 33,168,9151,679,108 101,004,287GRAND TOTAL SEVEN YEAR CIP PROJECTS663&nbsp;City Council&nbsp;29 &ndash;&nbsp;806/1/2021&nbsp; CITY OF SANTA ANA SEVEN-YEAR CAPITAL IMPROVEMENT PROGRAM FY 2021 – 2028 "OTHER" FUNDING SOURCES (1) ACTIVE TRANSPORTATION PROGRAM - STATE (2) AFFORDABLE HOUSING SUSTAINABLE COMMUNITIES (3) CONGESTION MANAGEMENT AND AIR QUALITY (4) FEDERAL CLEAN WATER ENTERPRISE (5) REFUSE - MAINTENANCE (6) ACTIVE TRANSPORTATION PROGRAM - FEDERAL (7) CELL TOWER REVENUE (8) SB-1 ROAD MAINTENANCE AND REHABILITATION ACCOUNT (9) DRAINAGE AREA FEE: AREA IV (10 ) PRCSA YOUTH SERVICES 64 City Council 29 –81 6/1/2021 Proposed Changes to Miscellaneous Fees 65 City Council 29 –82 6/1/2021 THIS PAGE INTENTIONALLY LEFT BLANK 66 City Council 29 –83 6/1/2021 Summary of FY 2021-2022 Proposed Miscellaneous Fees Schedule Changes 67 City Council 29 –84 6/1/2021 Proposal to Delete Miscellaneous Fees FY 2021-22 68 City Council 29 –85 6/1/2021 Proposals to Delete Fees FY 2021-22 Library Services Agency Fee Existing Fee Proposed Fee 1 Compact Discs - Overdue/Loss of Use Fee Per Day 0.25 DELETE Maximum 15.00 DELETE 2 Audio books - Overdue/Loss of Use Fee Per Day 0.25 DELETE Maximum 15.00 DELETE 3 Video Cassettes / DVDs- Overdue/Loss of Use Fee Per Day 1.50 DELETE *Not to exceed $15 Maximum Actual Cost* DELETE 4 Regular Books & Multi-Media Kits - Overdue/Loss of Use Fee Per Day 0.25 DELETE (Includes adult books and children books) Maximum Actual Cost* DELETE *Not to exceed $15 5 Magazines - Overdue/Loss of Use Fee Per Day 0.25 DELETE Maximum Actual Cost DELETE 6 Paperbacks - Overdue/Loss of Use Fee Per Day 0.25 DELETE ($10 or Actual Cost whichever is less) Maximum 7 Jetpacks (Hotspots) - Overdue/Loss of Use Fee Per Day 2.00 DELETE ($100 or Actual Cost whichever is less) Maximum 8 Compact Discs/Rental Per 2 Week 0.50 DELETE Children's Per 2 Week 0.25 DELETE 9 DVD/Video Cassettes / Rental Entertainment Per 2 Weeks 2.00 DELETE Instructional & Non-Fiction Per 2 Weeks No Charge DELETE Children's Entertainment Per 2 Weeks 1.00 DELETE 10 Lost/Damaged Catalogued Materials Process Fee Each 10.00 DELETE Replacement Cost Actual Cost Actual Cost Plus overdue charges if incurred 11 Lost/Damaged Uncatalogued Materials Process Fee Each 7.00 DELETE Replacement Cost Actual Cost Actual Cost Plus overdue charges if incurred 69 City Council 29 –86 6/1/2021 12 Lost/Damaged Jetpacks (Hotspots) Process Fee Each 10.00 DELETE Replacement Cost (Jetpack, USB cord, AC Adapter) Actual Cost Actual Cost Plus overdue charges if incurred 13 Damaged Bar Code label Per Incident 2.00 DELETE 14 Other Damaged Materials Fabric Bag (Multimedia) Per Incident 6.00 DELETE CD/DVD Pamphlet Per Incident 2.00 DELETE Video cases (Includes Bar Code Replacements) Per Incident 5.00 DELETE Cassette Cases Per Incident 1.00 DELETE CD/DVD Cases (Includes Bar Code Replacements) Per Incident 6.00 DELETE Library Card Replacement Fee Per Incident 3.00 DELETE Other Per Incident Actual Cost DELETE 15 Material Recovery Surcharge Per Incident 15.00 DELETE 16 Data Base Access No Charge DELETE 17 Reserve Postal Card Per Item 1.00 DELETE 18 Reserved/Mail Books Homebound SA Residents 1.00 DELETE Other Santa Ana Addresses 3.00 DELETE Non-Santa Ana Addresses 4.00 DELETE 19 Computer Rental Per Hour 5.00 DELETE 70 City Council 29 –87 6/1/2021 20 Nonresident Library Card for Employees of Santa Ana Businesses Per Card/Year 0.00 DELETE To be consistent with Resolution 63-204: Fixed Charge for Nonresidents. One Day Library Pass Per Day 15.00 DELETE Digital Services Photograph Request - Non- Commercial Use jpeg images from online catalog for personal use Per Image Free DELETE Tiff files/prints from existing scan Per Image 5.00 DELETE Image from previously unscanned material Per Image 15.00 DELETE Image for Commercial Use Per Image 25.00 DELETE Compact Disc Fee Per Disc 1.00 DELETE 21 Interlibrary Loan Fee Per Request 5.00 DELETE 71 City Council 29 –88 6/1/2021 Proposed New Miscellaneous Fees FY 2021-22 72 City Council 29 –89 6/1/2021 Proposed New Miscellaneous Fees FY 2021-22 Library Services Agency 1. Digital Services Photograph Request Existing Fee: None Proposed Fee: $10.00 This fee will be charged to the public for providing digital images 2. Intellectual Property Rights of the Library Existing Fee: None Proposed Fee: Commercial Use $75.00 / Non-Profit Use $10.00 This fee will be charged to the commercial/non-profit groups for providing use of intellectual property managed by the Library. 73 City Council 29 –90 6/1/2021 Planning and Building Agency 1. Historic Property Listing Qualification Review Existing Fee: None Proposed Fee: $283.03 The Historic Property Listing Pre-Application fee will reimburse the City for staff time currently spent researching properties to determine if a property is eligible for listing on the historic register before the formal application is accepted for processing. This fee will be a non-refundable deposit toward the Historic Register Categorization/Application fee. 2. Public Hearing Notice Re-Publication Fee Existing Fee: None Proposed Fee: $216.41 This fee will cover the cost of publication for development projects that go to City Council. Publications can include the OC Reporter, OC Register, and La Opinion. 3. Electronic Plan Submittal Fee Existing Fee: None Proposed Fee: $25.00 This fee will be a one-time charge at initial plan submittal for the use of our electronic plan review system. 74 City Council 29 –91 6/1/2021 Police Department 1. Vehicle Report of Repossession Fee Existing Fee: None Proposed Fee: $15.00 This fee will cover the cost of processing the receipt and filing of the report of vehicle repossession, pursuant to Section 28 of the Vehicle Code before the vehicle may be redeemed by the debtor. This report and fee is necessary so that there is a record of when a lending institution has had a vehicle repossessed and there is a record that distinguishes it from a stolen vehicle. Government Code Section 41612 caps this fee at $15.00. 75 City Council 29 –92 6/1/2021 Proposals to Modify Existing Fees FY 2021-22 76 City Council 29 –93 6/1/2021 Proposals to Modify Existing Fees FY 2021-22 Clerk of the Council 1. Postage Charges [All Dept.] Existing Fee: None Proposed Fee: At cost This fee will be charged for any requests to mail out parcels and letters. 2. City Charter (Over the Counter and Mailed Requested) Existing Fee: $16.05 Proposed Fee: At cost This fee will be charged for the City Charter per Government Code 6253(B) Except with respect to public records exempt from disclosure by express provisions of law, each state or local agency, upon a request for a copy of records that reasonably describes an identifiable record or records, shall make the records promptly available to any person upon payment of fees covering direct costs of duplication, or a statutory fee if applicable. Upon request, an exact copy shall be provided unless impracticable to do so. 3. Fair Political Practice Commission (FPPC) Statements Retrieval Fee for Statements 5 years of age or over Existing Fee: $5.39 Proposed Fee: $5.00 Copy Charge for Statements Existing Fee: $.11 Proposed Fee: $.10 These fees will be charged to retrieve statements which are 5 years or over; and/or for current statements per FPPC ( http://www.fppc.ca.gov/learn/guidance-for-filing-officers- /guidance-for-filing-officers.html) Providing Public Access and Reproduction Charges All campaign statements filed pursuant to the Act are public documents and must be available for public inspection and reproduction during regular business hours no later than the second business day after they were received. No conditions may be imposed on persons desiring to inspect or reproduce campaign statements, and no information or identification may be required from such persons. A filing officer should provide copies of statements for viewing purposes rather than the originals. When a copy of a statement is requested, an unredacted copy must be provided. 77 City Council 29 –94 6/1/2021 Copies must be provided at a charge not to exceed 10 cents per page. In addition, filing officers may charge a retrieval fee of up to $5 per request for copies of statements that are five years or older. A single request for more than one report or statement is subject to one retrieval fee. Copies may be provided free of charge. 4. DVD of Council Meetings Existing Fee: $6.17 Proposed Fee: At cost This fee will be charged for DVDs of Council Meetings. Per Government Code 6253(B) Except with respect to public records exempt from disclosure by express provisions of law, each state or local agency, upon a request for a copy of records that reasonably describes an identifiable record or records, shall make the records promptly available to any person upon payment of fees covering direct costs of duplication, or a statutory fee if applicable. Upon request, an exact copy shall be provided unless impracticable to do so. 78 City Council 29 –95 6/1/2021 Finance & Management Services Agency 1. Dog License Fees Existing Fee: Regular (Unaltered) Each Dog $111.91 Puppy (Between 4-6 MOS) Each Dog $30.22 Spayed/Neutered* Each Dog $30.22 Senior Citizen** Each Dog $15.10 Replacement Tag Each Dog $3.36 Late Fee*** Each Dog $39.18 * To receive a discount rate for a spayed or neutered dog, customer must provide a copy of the sterility certificate or signed statement of sterility from a licensed veterinarian. ** To receive the senior citizen discount rate, customer must be 65 years of age or older (proof of age is required). Dog must be spayed/neutered. *** Dog licenses and rabies vaccination should be obtained within (15) fifteen days after the dog reaches the age of (4) four months or after moving into the City of Santa Ana. Otherwise, a LATE FEE will be assessed. Proposed Fee: Regular (Unaltered) Each Dog $159.00 Puppy (Between 4-6 MOS) Each Dog $28.00 Spayed/Neutered* Each Dog $28.00 Senior Citizen** Each Dog $14.00 Replacement Tag Each Dog $9.00 Late Fee*** Each Dog $48.00 * To receive a discount rate for a spayed or neutered dog, customer must provide a copy of the sterility certificate or signed statement of sterility from a licensed veterinarian. ** To receive the senior citizen discount rate, customer must be 65 years of age or older (proof of age is required). Dog must be spayed/neutered. *** Dog licenses and rabies vaccination should be obtained within (15) fifteen days after the dog reaches the age of (4) four months or after moving into the City of Santa Ana. Otherwise, a LATE FEE will be assessed. These fees are charged for dog licenses. There are no proposed increases or decreases, Dog License Fees in the Miscellaneous Fee Schedule need to be amended to coincide with the County 79 City Council 29 –96 6/1/2021 of Orange dog licensing rates, as the City is contractually required to follow the dog licensing rates set by the Orange County Board of Supervisors. 2. Return Payment Service Fee Existing Fee: $25.92 1st Returned Item $36.28 Each Subsequent Item Proposed Fee: $25.00 1st Returned Item $35.00 Each Subsequent Item These fees are charged for return payment services. There are no proposed increases or decreases, under California Civil Code Section 1719, the drawer will be required to pay the payee (1) the amount indicated on the check and (2) a statutory service charge for an amount not exceeding $25 for the first check, and for an amount not exceeding $35 for each subsequent check. 80 City Council 29 –97 6/1/2021 Library Services Agency 1. Newspaper Search Fee Existing Name: Newspaper Search Fee Proposed Name: Newspaper Microfilm/Historical Research Fee name updated to reflect a more accurate description of service. Existing Fee: $20.00 per search Proposed Fee: $30.00 2 hour minimum / $15.00 each additional hour Due to varying types of requests, staff determined the that proposed rate structure better reflects the time commitment needed for fulfilling these requests. 81 City Council 29 –98 6/1/2021 Parks, Recreation and Community Services Agency 1. Roosevelt/Walker Community Center [All Dept. B] ADOPTED 20/21 FEE PROPOSED 21/22 FEE Group 1-City Sponsored 0 0 Group 2-Resident/ Non- Profit Per Hour 20 20 Group 3-Non-Resident/ Non- Profit Per Hour 41 20 Group 4-Resident/ Profit Per Hour 31 31 Group 5-Non-Resident/ Profit Per Hour 62 31 Due to funding source used for construction of the facility, fees for this location cannot be different based on residency. Reducing non-resident fees to equal resident fees. 2. Willard Intermediate Sports Field ADOPTED 20/21 FEE PROPOSED 21/22 FEE Non-Resident/Profit Per Hour 50 16 Non-Resident/Non-Profit Per Hour 34 8 Resident/Profit Per Hour 16 16 Resident/Non-Profit Per Hour 8 8 Due to funding source used for construction of the facility, fees for this location cannot be different based on residency. Reducing non-resident fees to equal resident fees. 82 City Council 29 –99 6/1/2021 Planning and Building Agency 1. Project and Environmental Contract Administration Existing Name: 10% of Consultant Fee (for Environmental Impact Report and Negative Declaration) Existing Fee: 10% Proposed Fee: 15% Account: 05316002-53607 Project and Environmental Contracts – Consultant (At Cost) 01116002-53607 Project and Environmental Contracts Administration (15% of Consultant Fee) For planning projects that require consultant services, the City current charges a 10- percent environmental contract administration fee, which is 10% of the consultant's full contract price for development projects. The proposed Project and Environmental Contract Administration Fee would replace the current fee with a 15-percent fee, which is the percentage of staff time to process these services and is more consistent with other large jurisdictions and would broaden the scope of the fee to cover other contractual services, such as legal services hired by the City for specific development projects. The average development project amount is $30,000. In-house fees would remain the same and will not be affected. 2. Microfilm Records Existing Account: 51601 Proposed Account: 57770 This modification is to change the account for Microfilm Records to 57770 (sale of maps/documents) to better track revenue collected for copies and sales of documents. 83 City Council 29 –100 6/1/2021 Public Works Agency Revenue Account Changes CURRENT REVENUE ACCOUNT PROPOSED FY 21/22 REVENUE ACCOUNT DEPARTMENT/MISCELLANEOUS FEE OR SERVICE UNIT FEES 01117002- 53741 10117002- 53740 Small Cell Application Fee for City Facilities Per application/location 1,741.79 TBD 05317002- 51708 CIP Construction Permit Deposit $349.19 + up to 8.75% of Contract Amount 08617002- 57770 10117002- 57770 City Street Map (22”X29”) First Map Additional Each Each 4.44 4.44 08617002- 57770 10117002- 57770 Water System Map (62”X78”) Each 12.94 08617002- 57770 10117002- 57770 Sewer System Map (62”X78”) Each 12.94 08617002- 56305 10117002- 56305 Telecommunications Facility Application Each 1,196.63 08617002- 56305 10117002- 56305 Accelerated Plan Check for Public Improvements Per Hour 278.02 08617002- 56305 10117002- 56305 Traffic Analysis/Studies Plan Check Per Hour 256.95 08617002- 56305 10117002- 56305 Improvement Plan Check NOTE: Street, Storm Drain, Traffic, Grading, Sewer And Water Plan Check and Storm Drain, Sewer, Water And Related Studies. Per Hour 208.20 08617002- 56305 10117002- 56305 Surface Drainage Plan Check Per Hour 205.20 84 City Council 29 –101 6/1/2021 CURRENT REVENUE ACCOUNT PROPOSED FY 21/22 REVENUE ACCOUNT DEPARTMENT/MISCELLANEOUS FEE OR SERVICE UNIT FEES 08617002- 56305 10117002- 56305 Improvement Standard Plans/Specifications Storm Drains Street Improvements Sanitary Sewers Water Improvements Revision within 1 year Set Set Set Set 15.08 19.39 15.08 25.84 08617002- 56305 10117002- 56305 Tract Map – Final Per Hour 208.20 08617002- 56305 10117002- 56305 Parcel Map – Final Per Hour 208.20 08617002- 56305 10117002- 56305 Lot Line Adjustment/Lot Merger Per Hour 208.20 08617002- 56305 10117002- 56305 Certificate of Compliance Per Hour 208.20 08617002- 56305 10117002- 56305 Certificate of Correction Per Hour 208.20 08617002- 56305 10117002- 56305 Covenants, Conditions, & Restrictions; Agreements and Miscellaneous Checking Per Hour 208.20 08617002- 57790 10117002- 57790 Abandonment Processing Summary Non-Summary Per Application Per Application 2,083.19 6,249.58 08617002- 57006 10117002- 57006 Citywide Bicycle Locker Program Application Processing Security Deposit Key Replacement Lock Replacement Damage/Repair Fee Per Fiscal Year One-time, Refundable Per Key Per Lock Each 9.73 97.21 29.18 155.55 58.32 85 City Council 29 –102 6/1/2021 CURRENT REVENUE ACCOUNT PROPOSED FY 21/22 REVENUE ACCOUNT DEPARTMENT/MISCELLANEOUS FEE OR SERVICE UNIT FEES 08617002- 57006 10117002- 57006 Residential Parking Permit Single-Family Home – each permit every two years maximum 3 permits Multi-family Home (up to four plex) – each permit every two years maximum 1 permit 74.94 74.94 86 City Council 29 –103 6/1/2021 All Departments – Public Works Agency Miscellaneous Fee Name Changes [All Dept. B] REVENUE ACCOUNT FY 2020 – 2021 DEPARTMENT/MISCELLANEOUS FEE OR SERVICE NEW FY 2021-2022 DEPARTMENT/MISCELLANEOUS FEE OR SERVICE 06717002-57960 Lobby Cleaning Deposit SARTC Lobby Cleaning Deposit 06717002-57960 Courtyard Cleaning Deposit SARTC Courtyard Cleaning Deposit 87 City Council 29 –104 6/1/2021 THIS PAGE INTENTIONALLY LEFT BLANK 88 City Council 29 –105 6/1/2021 City of Santa Ana CITY BUDGET DETAIL FISCAL YEAR 2021-2022 Proposed June 1, 2021 1 EXHIBIT 4 City Council 29 –106 6/1/2021 THIS PAGE INTENTIONALLY LEFT BLANK 2 City Council 29 –107 6/1/2021 Mayor Vicente Sarmiento vsarmiento@santa-ana.org Ward 1 Councilmember Thai Viet Phan TPhan@santa-ana.org Ward 2 Mayor Pro Tem David Peñaloza dpenaloza@santa-ana.org Ward Councilmember Jessie Lopez 3 JessieLopez@santa-ana.org Ward 4 Councilmember Phil Bacerra pbacerra@santa-ana.org Ward 5 Councilmember Johnathan Ryan Hernandez JRyanHernandez@santa-ana.org Ward 6 Councilmember Nelida Mendoza nmendoza@santa-ana.org City of Santa Ana Fiscal Year 2021-22 Operating Budget 3 City Council 29 –108 6/1/2021 CITY OF SANTA ANA CITY COUNCIL WARD MAP City of Santa Ana Council Wards Map Adopted December 4th, 2018 4 City Council 29 –109 6/1/2021 CITY OF SANTA ANA EXECUTIVE MANAGEMENT TEAM DAISY GOMEZ CLERK OF THE COUNCIL KRISTINE RIDGE CITY MANAGER SONIA CARVALHO CITY ATTORNEY COMMUNITY DEVELOPMENT AGENCY STEVEN MENDOZA ASSISTANT CITY MANAGER FINANCE & MANAGEMENT SERVICES KATHRYN DOWNS EXECUTIVE DIRECTOR HUMAN RESOURCES JASON MOTSICK EXECUTIVE DIRECTOR INFORMATION TECHNOLOGY JACK CIULLA CHIEF TECHNOLOGY INNOVATIONS OFFICER LIBRARY BRIAN STERNBERG LIBRARY SERVICES DIRECTOR PARKS, RECREATION & COMMUNITY SERVICES LISA RUDLOFF EXECUTIVE DIRECTOR PLANNING & BUILDING AGENCY MINH THAI EXECUTIVE DIRECTOR POLICE DEPARTMENT DAVID VALENTIN POLICE CHIEF PUBLIC WORKS AGENCY NABIL SABA EXECUTIVE DIRECTOR 5 City Council 29 –110 6/1/2021 Table of Contents Section Title Page Budget Overview General Fund Revenues and Expenditures Chart Restricted Funds Chart Estimated Spendable Fund Balance Position Summary Organization Chart Proposed Workforce Changes Positions by Department General Fund Summary Reconciliation of General Fund Measure X Spending General Fund Revenues & Expenditures General Fund Miscellaneous Revenues Department Budget Details City Manager’s Office City Council Clerk of the Council City Attorney’s Office Human Resources Finance and Management Services Library Parks, Recreation and Community Services Police Department Fire Department Planning and Building Agency Public Works Agency Community Development Agency Information Technology Bowers Museum Debt Service and Non Departmental Interfund Transfers Capital Improvement Program 7 9-10 11 12-14 15 17 18-20 21-34 35 37 38-39 40-47 52 54-65 66-69 70-75 76-83 84-107 108-131 132-155 156-211 212-291 292-299 300-331332-525 526-655 656-667 668-671 672-693 694-697 698-711 49-51 6 City Council 29 –111 6/1/2021 Budget Overview GENERAL FUND REVENUES AND EXPENDITURE CHART RESTRICTED FUNDS ESTIMATED FUND BALANCES 7 City Council 29 –112 6/1/2021 THIS PAGE INTENTIONALLY LEFT BLANK 8 City Council 29 –113 6/1/2021 Estimated FY 21-22 General Fund Revenue: $340.9M †Rounded to the nearest hundred thousand * Cannabis Revenue Includes: Adult-Use Retail Tax ($18M), Medical Marijuana Taxes ($1.4M), and Commercial Cannabis Taxes ($1.5M) † 1 City Council 29 –114 6/1/2021 Proposed FY 2021-22 General Fund Expenditure: $353.8M †Rounded to the nearest hundred thousand * Other includes: Transfer to Cannabis ($13.0M), Transfer to Fund 051 (Fire Station #1 -Loan Repayment to WC) ($0.3M), Transfer to Train Station (1.0M) Transfer to Fund 074 (0.7M), Non-Dept. ($2.2M), CDA ($3.6M), HR ($3.3M), & Bowers ($1.5M) ** General Government includes: City Attorney ($3.0M), City Manager ($2.5M), Clerk ($2.1M) & Legislative ($0.6M) † 2 Parks & Rec, 7%, 23.3M Public Works, 4%, 15.7M Planning & Building, 4%, 15.6M Finance, 3%, 10.4M Transfer for Debt Payment, 3%, 9.0M General Government**, 2%, 8.2M Library, 2%, 5.9M Police, 40%, 141.1M Fire, 15%, 51.6M Unfunded Pension Liability, 13%, 47.0M Other*, 7%, 26.0M City Council 29 –115 6/1/2021 Capital Project Fund, 12%, 44.4M Enterprise Funds, 42%, 152.9M SPECIAL REVENUE-GF, 6%, 21.7M Grant Funds, 25%, 89.8M Other Restricted Funds, 15%, 53.5M Gas Tax: $16.7M Inclusionary Housing: $7.0M Civic Center: $4.5M Housing Authority Grants: $49.3M Comm.Dev. Block Grant (CDBG): $19.9M Cannabis Public Benefit: $13.3M City Services: $3.9M Water Enterprise: $89.9M Refuse: $18.3M Sanitation: $6.3M Sanitary Sewer: $8.7M Parking Operations: $3.7M Measure M-Street Improvement: $5.7M Traffic System Management: $4.8M Sanitary Sewer: $4.3M Select Street Construction: $11.6M Proposed FY 2021-22 Restricted Funds Expenditure: $362.3M †Rounded to the nearest hundred thousand Figure does not include Internal Service Fund Expenditures of $107.8M 11 City Council 29 –116 6/1/2021 Fund Number Fund Name Estimated Beginning Balance FY 21-22 Estimated Revenues FY 21-22 Transfers In FY 21-22 Total Resources FY 21-22 Proposed Expenditures FY 21-22 Transfers Out FY 21-22 Total Uses Change in Fund Balance Estimated Ending Fund Balance OPERATING 011 GENERAL FUND 70,926,064 340,944,200 - 340,944,200 (329,113,180) (24,703,590) (353,816,770) (12,872,570) 58,053,494 General Fund Total 70,926,064 340,944,200 - 340,944,200 (329,113,180) (24,703,590) (353,816,770) (12,872,570) 58,053,494 SPECIAL REVENUE-GF 012 CANNABIS PUBLIC BENEFIT FUND 8,209,113 13,016,700 13,016,700 (13,304,070) (13,304,070) (287,370) 7,921,743 016 CASP CERTIFICATION & TRAINING 170,801 85,000 85,000 (85,000) (85,000) - 170,801 021 CATV FUND 1,122,759 250,000 250,000 (250,000) (250,000) - 1,122,759 022 PRCSA/LIBRARY FEE & DONATION 475,936 - (438,500) (438,500) (438,500) 37,436 051 CAPITAL OUTLAY FUND 1,696,316 1,023,500 292,000 1,315,500 (2,880,400) (2,880,400) (1,564,900) 131,416 053 CITY SERVICES 62,312 3,433,240 3,433,240 (3,933,240) (3,933,240) (500,000) (437,688) 100 SECTION 457 FIDUCIARY ADMIN 46,407 54,600 54,600 (54,500) (54,500) 100 46,507 110 STRONG MOTION INSTRUMENTATION - 16,000 16,000 (16,000) (16,000) - - 120 FIRE FACILITIES FUND 1,456,783 723,500 723,500 (723,500) (723,500) - 1,456,783 121 SPECIAL REPAIR/DEMOLITION 279,828 30,000 30,000 (30,000) (30,000) - 279,828 SPECIAL REVENUE-GF Total 13,520,255 5,615,840 13,308,700 18,924,540 (21,715,210) - (21,715,210) (2,790,670) 10,729,585 GRANT FUNDS 031 AIR QUALITY MGT DISTRICT(AQMD)577,985 645,000 645,000 (628,780) (628,780) 16,220 594,205 122 EMERGENCY & HEALTH GRANTS 2,377,253 50,000 50,000 (1,296,440) (1,296,440) (1,246,440) 1,130,813 123 WORKFORCE INVESTMENT ACT (4,051) 2,654,110 2,654,110 (2,634,720) (2,634,720) 19,390 15,339 124 ORANGE COUNTY SSA GRANTS 250,000 838,970 838,970 (838,970) (838,970) - 250,000 125 OES UASI (1,740,771) 4,607,780 4,607,780 (2,838,290) (2,838,290) 1,769,490 28,719 127 D.O.J. GRANT FUND 676 798,740 798,740 (798,740) (798,740) - 676 128 POLICE BLOCK GRANTS 81,529 775,680 775,680 (775,690) (775,690) (10) 81,519 130 HOME PROGRAM FEDERAL GRANT 1,118,324 5,466,150 5,466,150 (5,466,150) (5,466,150) - 1,118,324 135 COMMUNITY DEV BLOCK GRANT (873) 19,861,150 19,861,150 (19,861,150) (19,861,150) - (873) 136 HOUSING AUTHORITY-VOUCHER HAP 1,468,366 40,135,000 40,135,000 (40,135,000) (40,135,000) - 1,468,366 137 HOUSING AUTHORITY- MAINSTREAM - 2,250,000 2,250,000 (2,250,000) (2,250,000) - - 138 HOUSING AUTHORITY- MS5 17,167 2,635,000 2,635,000 (2,635,000) (2,635,000) - 17,167 139 HOUSING AUTHORITY-NEW CONSTR 16,017 225,000 225,000 (225,000) (225,000) - 16,017 140 HOUSING AUTHORITY-VOUCHER ADM 532,629 4,045,040 4,045,040 (4,045,040) (4,045,040) - 532,629 142 NSP FEDERAL GRANT 1,127,090 45,000 45,000 (1,168,130) (1,168,130) (1,123,130) 3,960 144 PRISON TO EMPLOYMENT PROGRAM - 2,884,310 2,884,310 (2,884,310) (2,884,310) - - 145 RENTAL REHABILITATION GRANT 393,316 5,000 5,000 (398,000) (398,000) (393,000) 316 158 PLANNING GRANTS PROGRAM - - (516,600) (516,600) (516,600) (516,600) 165 OFFICE OF SAFETY GRANT 103,601 141,360 141,360 (141,360) (141,360) - 103,601 169 RECREATION GRANTS FUND 116,025 301,450 301,450 (301,580) (301,580) (130) 115,895 Grant Funds Total 6,434,284 88,364,740 - 88,364,740 (89,838,950) - (89,838,950) (1,474,210) 4,960,074 Estimated Spendable Balances Fiscal Year 2021-2022 12CityCouncil29–117 6/1/2021 Fund Number Fund Name Estimated Beginning Balance FY 21-22 Estimated Revenues FY 21-22 Transfers In FY 21-22 Total Resources FY 21-22 Proposed Expenditures FY 21-22 Transfers Out FY 21-22 Total Uses Change in Fund Balance Estimated Ending Fund Balance Estimated Spendable Balances Fiscal Year 2021-2022 OTHER RESTRICTED FUNDS 020 OTS-TRAFFIC OFFENDER PROGRAM 42,565 60,210 60,210 (60,210) (60,210) - 42,565 023 INMATE WELFARE FUND 1,005,461 1,869,540 1,869,540 (1,869,540) (1,869,540) - 1,005,461 024 POLICE ACTIVITIES & PROGRAMS 6,958 270,170 270,170 (274,280) (274,280) (4,110) 2,848 025 IDB & EZ VOUCHER MONITORING 52,252 - (109,000) (109,000) (109,000) (56,748) 029 SPECIAL GAS TAX 12,599,951 14,490,130 14,490,130 (8,559,110) (8,125,560) (16,684,670) (2,194,540) 10,405,411 074 CIVIC CENTER MAINTENANCE 490,945 4,137,270 743,500 4,880,770 (4,553,770) (4,553,770) 327,000 817,945 133 HOUSING AUTHORITY-ISSUER FEE 2,711,186 85,000 85,000 (87,450) (87,450) (2,450) 2,708,736 166 US DOJ ASSET FORFEITURE FUND 27,281 - (760,240) (760,240) (760,240) (732,959) 167 US TREASURY ASSET FORFEITURE - - (142,270) (142,270) (142,270) (142,270) 170 MS5 HAP CARES ACT COVID-19 565,000 565,000 (565,000) (565,000) - - 177 EMERGENCY RENTAL ASSISTANCE PG 5,930,390 5,930,390 (5,930,390) (5,930,390) - - 417 INCLUSIONARY HOUSING FEE 6,932,278 7,006,390 7,006,390 (7,006,390) (7,006,390) - 6,932,278 607 HOUSING AUTHORITY LMIHF 2,325,115 225,000 225,000 (1,714,080) (1,714,080) (1,489,080) 836,035 655 2018 SERIES TAX ALLOC BOND 11,762 6,489,930 6,489,930 (6,489,930) (6,489,930) - 11,762 670 COSA RDA 273,527 150,000 150,000 (150,000) (150,000) - 273,527 671 COSA RDA OBLIGATION RETIREMENT 3,369,759 7,074,340 7,074,340 (434,410) (6,639,930) (7,074,340) - 3,369,759 Other Restricted Funds Total 29,849,040 41,713,440 7,383,430 49,096,870 (38,706,070) (14,765,490) (53,471,560) (4,374,690) 25,474,350 INTERNAL SERVICE FUNDS 070 EQUIPMENT REPLACEMENT FUND 5,693,309 1,762,800 1,762,800 (2,005,000) (2,005,000) (242,200) 5,451,109 071 CENTRAL SERVICES 60,122 441,470 441,470 (746,170) (746,170) (304,700) (244,578) 073 BUILDING MAINT FUND 1,154,348 4,622,900 4,622,900 (6,000,920) (6,000,920) (1,378,020) (223,672) 075 FLEET MAINTENANCE/STORES 146,818 4,510,000 4,510,000 (6,114,840) (6,114,840) (1,604,840) (1,458,022) 076 STORES & PROPERTY CONTROL (425,801) 1,804,100 1,804,100 (1,763,970) (1,763,970) 40,130 (385,671) 080 LIABILITY AND PROPERTY INS FND 9,953,890 11,637,750 11,637,750 (17,248,640) (17,248,640) (5,610,890) 4,343,000 081 EMPLOYEE GROUP INSURANCE (249,594) 27,108,000 27,108,000 (29,338,490) (29,338,490) (2,230,490) (2,480,084) 082 WORKERS COMPENSATION FUND 7,116,934 10,133,000 10,133,000 (10,006,620) (10,006,620) 126,380 7,243,314 085 CITY YARD OPERATION 57,781 1,263,100 1,263,100 (1,319,230) (1,319,230) (56,130) 1,651 086 PUB WKS ENG/PROJ MGMT (625,914) 10,770,000 10,000 10,780,000 (10,067,580) (113,790) (10,181,370) 598,630 (27,284) 101 PUB WKS-ADMIN & PLANNING 903,644 8,090,300 8,090,300 (8,333,800) (94,950) (8,428,750) (338,450) 565,194 109 INFO SYS STRATEGIC PLAN 4,809,966 9,849,330 9,849,330 (14,596,680) (14,596,680) (4,747,350) 62,616 Internal Service Funds Total 28,595,502 91,992,750 10,000 92,002,750 (107,541,940) (208,740) (107,750,680) (15,747,930) 12,847,572 ENTERPRISE FUNDS 027 PARKING FUND (988,407) 2,707,870 2,707,870 (3,738,450) (3,738,450) (1,030,580) (2,018,987) 056 SANITARY SEWER SERVICE 6,203,043 7,617,300 7,617,300 (8,401,780) (250,000) (8,651,780) (1,034,480) 5,168,563 057 FED CLEAN WATER PROTECTION ENT 2,950,819 1,735,000 2,680,200 4,415,200 (4,692,500) (200,000) (4,892,500) (477,300) 2,473,519 060 WATER ENTERPRISE 18,833,221 71,518,500 71,518,500 (69,092,370) (20,724,540) (89,816,910) (18,298,410) 534,811 066 WATER UTILITY CAPITAL CONSTRUCTION (18,731) 19,443,740 19,443,740 (19,425,000) (19,425,000) 18,740 9 067 REGIONAL TRANSP CENTER (2,240,552) 617,900 1,081,870 1,699,770 (1,699,770) (1,699,770) - (2,240,552) 068 SANITATION FUND 3,851,913 6,047,900 200,000 6,247,900 (6,299,410) (6,299,410) (51,510) 3,800,403 069 REFUSE COLLECTION SERVICE 6,868,206 14,136,400 14,136,400 (13,655,690) (4,671,740) (18,327,430) (4,191,030) 2,677,176 Enterprise Funds Total 35,459,510 104,380,870 23,405,810 127,786,680 (127,004,970) (25,846,280) (152,851,250) (25,064,570) 10,394,940 13CityCouncil29–118 6/1/2021 Fund Number Fund Name Estimated Beginning Balance FY 21-22 Estimated Revenues FY 21-22 Transfers In FY 21-22 Total Resources FY 21-22 Proposed Expenditures FY 21-22 Transfers Out FY 21-22 Total Uses Change in Fund Balance Estimated Ending Fund Balance Estimated Spendable Balances Fiscal Year 2021-2022 CAPITAL PROJECT FUNDS 032 MEASURE M-STREET CONSTRUCTION (14,432,621) 5,738,920 5,738,920 (5,738,920) (5,738,920) - (14,432,621) 034 NEW TRANSPO SYS IMPR AREA E 1,127,214 - (1,000,000) (1,000,000) (1,000,000) 127,214 054 SANITARY SEWER CAPITAL 3,514,272 - (2,180,000) (2,180,000) (2,180,000) 1,334,272 055 SEWER CONNECTION FEE 2,518,505 1,099,600 1,099,600 (2,167,000) (2,167,000) (1,067,400) 1,451,105 059 SELECT STREET CONSTRUCTION 12,230,104 11,637,900 11,637,900 (11,637,920) (11,637,920) (20) 12,230,084 147 FEDERAL AID SAFETY PROGRAM (289,676) 170,800 170,800 (170,800) (170,800) - (289,676) 148 TRAFFIC SYSTEM MGMT GRANT (3,515,959) 4,849,000 4,849,000 (4,849,000) (4,849,000) - (3,515,959) 224 LOCAL DRAINAGE AREA IV 56,171 - (50,000) (50,000) (50,000) 6,171 312 RESIDENTIAL DEVELOP DISTRICT 2 1,487,203 - (1,018,000) (1,018,000) (1,018,000) 469,203 313 RESIDENTIAL DEVELOP DISTRICT 3 6,108,279 70,000 70,000 (70,000) (70,000) - 6,108,279 400 POLICE UUT LEASE REVENUE BONDS 5,693 4,622,100 4,622,100 (4,622,100) (4,622,100) - 5,693 404 COSA 2014 LEASE FINANCING 66,712 5,156,160 5,156,160 (5,156,160) (5,156,160) - 66,712 418 CDA - PEEBLER CAPITAL FUND 5,870,326 15,000 15,000 (5,771,700) (5,771,700) (5,756,700) 113,626 Capital Project Funds Total 14,746,224 11,943,320 21,416,160 33,359,480 (44,431,600) - (44,431,600) (11,072,120) 3,674,104 Grand Total-ALL Funds 199,530,879 684,955,160 65,524,100 750,479,260 (758,351,920) (65,524,100) (823,876,020) (73,396,760) 126,134,119 14CityCouncil29–119 6/1/2021 Position Summary ORGANIZATION CHART PROPOSED WORKFORCE CHANGES POSITION BY DEPARTMENT 15 City Council 29 –120 6/1/2021 THIS PAGE INTENTIONALLY LEFT BLANK 16 City Council 29 –121 6/1/2021 ORGANIZATION CHART AND FULL-TIME EMPLOYEES FY 21-22 FY 21 -22 Total Funded FT Positions: 1261 RESIDENTS OF THE CITY OF SANTA ANA MAYOR AND CITY COUNCIL City Attorney 15 Parks, Recreation & Community Services 79 Library 26 Public Works 249 Police Department 629 Finance & Management Services 64 Information Technology 24 Community Development Agency 51 Human Resources 28 Planning & Building 80 Clerk of the Council 6 City Manager 10 17 City Council 29 –122 6/1/2021 Department Qty.Position Fiscal Impact General Fund Non-General Fund Value in months for FY 21-22 Annual (12 months) Value Community Development Agency 1 Community Development Analyst 83,510 0 83,510 9 months 111,347 1 Housing Specialist II 93,170 0 93,170 12 months 93,170 2 176,680 0 176,680 204,517 Finance & Management Services 1 Payroll Technician 71,260 71,260 0 9 months 95,013 1 Data Entry Office Assistant 59,360 59,360 0 9 months 79,147 Reduction in Part-Time Staffing (44,000)(44,000)0 (44,000) 2 86,620 86,620 0 130,160 Planning and Building Agency 1 Code Enforcement Supervisor 88,240 0 88,240 9 months 117,653 1 Senior Office Assistant 59,360 0 59,360 9 months 79,147 2 Code Enforcement Officers 160,940 0 160,940 9 months 214,587 1 Permit Services Technician 85,140 85,140 0 10 months 102,168 5 393,680 85,140 308,540 513,555 Public Works Agency 3 Assistant Engineer 325,640 0 325,640 12 months 325,640 1 Associate Engineer 139,040 0 139,040 12 months 139,040 2 Civil Engineer 295,700 0 295,700 12 months 295,700 1 Corporate Yard Maintenance Attendant 56,070 0 56,070 9 months 74,760 1 Engineering Aide 88,260 0 88,260 12 months 88,260 1 Engineering Technician 91,500 0 91,500 12 months 91,500 1 Right-of-Way Coordinator 61,680 0 61,680 10 months 74,016 1 Senior Civil Engineer 162,640 0 162,640 12 months 162,640 1 Senior Office Assistant 65,790 0 65,790 10 months 78,948 2 Water Systems Operator II 185,000 0 185,000 12 months 185,000 1 Street Lighting Maintenance Worker 79,670 79,670 0 10 months 95,604 15 1,550,990 79,670 1,471,320 1,611,108 Total Funded Positions 24 2,207,970 251,430 1,956,540 2,459,339 Proposed Full-Time Workforce Changes - FY 21-22 Organizational Changes - Additions/Deletions 18 City Council 29 –123 6/1/2021 Proposed Full-Time Workforce Changes - FY 21-22 Reallocations Department Qty. Position Fiscal Impact General Fund Non-General Fund Value in months for FY 21-22 Annual (12 months) Value City Manager's Office 1 Management Assistant(UC) 119,740 119,740 0 12 months 119,740 (1) Executive Assistant(UC) (108,130) (108,130) 0 12 months (108,130) 1 Equity and Inclusion Coordinator 119,740 119,740 0 12 months 119,740 (1) Senior Management Assistant(UC) (142,580) (142,580) 0 12 months (142,580) 0 (11,230) (11,230) 0 (11,230) Community Development Agency 1 Senior Community Development Analyst 126,300 0 126,300 12 months 126,300 0 Senior Community Development Analyst (PTCS)* (94,510) 0 (94,510) 12 months (94,510) 1 Homeless Services Division Manager (MM) 176,220 176,220 0 12 months 176,220 (1) Homeless Services Manager (AM) (166,060) (166,060) 0 12 months (166,060) 1 41,950 10,160 31,790 41,950 *Position is Part Time Finance & Management Services 1 Senior Management Analyst 129,680 129,680 0 12 months 129,680 (1) Management Analyst (113,720) (113,720) 0 12 months (113,720) 0 15,960 15,960 0 15,960 Human Resources 2 Principal Human Resources Analyst (AM) 358,680 358,680 0 12 months 358,680 (2) Senior Human Resources Analyst (AM) (337,080) (337,080) 0 12 months (337,080) 1 Principal Human Resources Analyst 177,430 177,430 0 12 months 177,430 (1) Senior Human Resources Technician (UC) (102,330) (102,330) 0 12 months (102,330) 1 Employee Relations Manager (MM) 85,330 85,330 0 6 months 170,660 1 Organizational Development and Training Manager (MM) 83,190 83,190 0 6 months 166,380 (1) Assistant Director of Human Resources (MM) (236,060) (141,630) (94,430) 12 months (236,060) 1 Payroll Systems Analyst (UC) 143,680 107,760 35,920 12 months 143,680 (1) Principal Management Analyst * (143,680) (107,760) (35,920) 12 months (143,680) *Position under filled as Payroll Systems Analyst 1 Human Resources Operations Manager 175,070 175,070 0 12 months 175,070 (1) Senior Human Resources Analyst (AM) (168,000) (159,600) (8,400) 12 months (168,000) 1 Senior Human Resources Analyst (AM) 137,260 0 137,260 12 months 137,260 (1) Human Resources Analyst (UC) (124,680) 0 (124,680) 12 months (124,680) 1 48,810 139,060 (90,250) 217,330 19 City Council 29 –124 6/1/2021 Proposed Full-Time Workforce Changes - FY 21-22 Reallocations Department Qty. Position Fiscal Impact General Fund Non-General Fund Value in months for FY 21-22 Annual (12 months) Value Library (1) Senior Librarian (104,480) (104,480) 0 12 months (104,480) 1 Executive Secretary 92,620 92,620 0 12 months 92,620 0 (11,860) (11,860) 0 (11,860) Parks, Recreation and Community Services (1) Youth Services Supervisor (98,250) (98,250) 0 12 months (98,250) 1 Recreation Program Coordinator 95,530 95,530 0 12 months 95,530 0 (2,720) (2,720) 0 (2,720) Planning and Building Agency 1 Management Aide 117,950 117,950 0 12 months 117,950 (1) Senior Accounting Assistant (93,220) (93,220) 0 12 months (93,220) 1 Plans Examiner - Plumbing/Mechanical 130,340 130,340 0 12 months 130,340 (1) Senior Plumbing/Mech Systems Specialist (114,950) (114,950) 0 12 months (114,950) 1 Assistant Director of Planning and Building* 235,040 235,040 0 12 months 235,040 (1) Code Enforcement Manager (219,420) (219,420) 0 12 months (219,420) Contract Services Expenses reduction (15,620) (15,620) 0 (15,620) 0 40,120 40,120 0 40,120 *Assistant Director of Planning and Building increment is funded by a reduction of Contract Services Expenses Police Department 1 Police Administrative Manager 174,700 174,700 0 12 months 174,700 (1) Correctional Manager (162,440) (162,440) 0 12 months (162,440) 1 Senior Management Analyst* 145,460 145,460 0 12 months 145,460 (1) Management Analyst (138,590) (138,590) 0 12 months (138,590) Misc. Operating Expenses reduction (6,870) (6,870) 0 (6,870) 0 12,260 12,260 0 12,260 *Senior Management Analyst increment is funded by a reduction of Misc. Operating Expenses Public Works Agency 1 Enterprise Program Manager 161,970 0 161,970 12 months 161,970 2 Civil Engineer 321,800 0 321,800 12 months 321,800 (2) Associate Engineer (369,750) 0 (369,750) 12 months (369,750) (1) Projects Manager (162,510) 0 (162,510) 12 months (162,510) 0 (48,490) 0 (48,490) (48,490) Total Reallocation Change 2 84,800 191,750 (106,950) 253,320 20 City Council 29 –125 6/1/2021 Positions by Department City Manager's Office Position Summary Authorized Personnel Funded FY 20-21 Proposed Workforce Changes Funded FY 21-22 Assistant City Manager 1 1 Assistant to the City Manager (MM) 1 1 City Manager (EM) 1 1 Equity and Inclusion Coordinator 0 1 1 Executive Assistant (UC) 3 (1) 2 Management Assistant(UC) 0 1 1 Public Affairs Information Officer 1 1 Secretary to the City Manager (UC) 1 1 Senior Management Assistant (Exempt) (UC) 2 (1) 1 Funded Total 10 0 10 GENERAL FUND TOTAL 10 TOTAL FUNDED POSITION 10 21 City Council 29 –126 6/1/2021 Clerk of the Council Position Summary Authorized Personnel Funded FY 20-21 Proposed Workforce Changes Funded FY 21-22 Assistant Clerk Of The Council (MM) 1 1 Clerk of the Council (EM) 1 1 Office Specialist 3 3 Senior Deputy Clerk of the Council 1 1 Funded Total 6 0 6 GENERAL FUND TOTAL TOTAL FUNDED POSITION 6 6 22 City Council 29 –127 6/1/2021 Authorized Personnel Funded FY 20-21 Proposed Workforce Changes Funded FY 21-22 City Attorney 1 1 Assistant City Attorney (MM)4 4 Chief Assistant City Attorney (MM)2 2 Deputy City Attorney (MM)1 1 Executive Secretary (UC)1 1 Paralegal (Exempt) (UC)2 2 Senior Assistant City Attorney (MM)2 2 Senior Paralegal (Exempt) (UC)2 2 Funded Total 15 0 15 13 1 1 15 City Attorney's Office Position Summary TOTAL FUNDED POSITION GENERAL FUND TOTAL CANNABIS PUBLIC BENEFIT FUND INTERNAL SERVICE FUND 23 City Council 29 –128 6/1/2021 Human Resources Position Summary Authorized Personnel Funded FY 20-21 Proposed Workforce Changes Funded FY 21-22 Assistant Director of Human Resources (MM) 1 (1) 0 Benefits & Compensation Manager (MM) 1 1 Employee Relations Manager (MM) 0 1 1 Executive Dir Human Resources (EM) 1 1 Executive Secretary (UC) 1 1 Human Resources Analyst (UC) 2 (1) 1 Human Resources Specialist (UC) 2 2 Human Resources Technician (UC) 5 5 Organizational Development and Training Manager (MM) 0 1 1 Payroll Systems Analyst (UC) 0 1 1 Human Resources Operations Manager 0 1 1 Principal Human Resources Analyst (AM) 0 3 3 Principal Management Analyst (AM)* 1 (1) 0 Risk Management Analyst (UC) 1 1 Risk Management Assistant (UC) 1 1 Risk Management Supervisor (AM) 1 1 Risk Manager (MM) 1 1 Senior Human Resources Analyst (AM) 3 (2) 1 Senior Human Resources Specialist (UC) 3 3 Senior Human Resources Technician (UC) 3 (1) 2 Funded Total 27 1 28 *Position under filled as Payroll Systems Analyst GENERAL FUND TOTAL 18.05 INTERNAL SERVICE FUND 9.35 SPECIAL REVENUE 0.60 TOTAL FUNDED POSITION 28 24 City Council 29 –129 6/1/2021 Library Position Summary Authorized Personnel Funded FY 20-21 Proposed Workforce Changes Funded FY 21-22 Bibliographic Technician 1 1 Executive Secretary 0 1 1 Librarian 4 4 Library Operations Manager (MM) 1 1 Library Services Assistant 3 3 Library Services Director 1 1 Principal Librarian 4 4 Senior Librarian 9 (1) 8 Senior Library Technician (T) 1 1 Supervising Library Services Assistant 1 1 Youth Services Technician 1 1 Funded Total 26 0 26 GENERAL FUND TOTAL 26 TOTAL FUNDED POSITION 26 25 City Council 29 –130 6/1/2021 Finance & Management Services Position Summary Authorized Personnel Funded FY 20-21 Proposed Workforce Changes Funded FY 21-22 Accountant I 5 5 Accountant II 3 3 Accounting Manager (MM) 1 1 Accounts Payable Supervisor 1 1 Assistant Buyer 1 1 Assistant Dir of Finance and Management Svcs (MM) 1 1 Budget and Research Manager (AM) 1 1 Business Tax Collector/Inspector 3 3 Buyer 3 3 Central Services Supervisor 1 1 Customer Service Representative 6 6 Data Entry Office Assistant 0 1 1 Executive Dir Finance & Management Svcs (EM) 1 1 Executive Secretary (UC) 1 1 Financial Analyst (UC) 1 1 Management Analyst (UC) 1 (1) 0 Meter Reader Collector 4 4 Payroll Manager (AM) 1 1 Payroll Systems Analyst (UC) 1 1 Payroll Technician (UC) 3 1 4 Purchasing Specialist 2 2 Purchasing Supervisor 1 1 Reprographic Equipment Operator 1 1 Revenue Supervisor 1 1 Senior Accountant 3 3 Senior Accounting Assistant 3 3 Senior Accounting Assistant/Systems Technician 2 2 Senior Budget Analyst (UC) 2 2 Senior Financial Analyst (UC) 1 1 Senior Management Analyst(AM) 0 1 1 Senior Payroll Technician (UC) 1 1 Supervising Accountant 1 1 Treasury and Customer Services Manager (MM) 1 1 Treasury Services Supervisor 1 1 Utilities Billing/Systems Technician 2 2 Utilities Customer Service Supervisor 1 1 Funded Total 62 2 64 GENERAL FUND TOTAL CANNABIS PUBLIC BENEFIT FUND INTERNAL SERVICE FUND FEDERAL/STATE GRANTS TOTAL FUNDED POSITION 60.15 0.85 2 1 64 26 City Council 29 –131 6/1/2021 Parks, Recreation, and Community Services Position Summary Authorized Personnel Funded FY 20-21 Proposed Workforce Changes Funded FY 21-22 Accounting Assistant 1 1 Administrative Services Manager (MM) 1 1 Assistant Parks/Landscape Planner 1 1 Associate Park and Landscape Planner 1 1 Recreation and Community Events Supervisor 1 1 Recreation and Community Services Supervisor 6 6 Executive Dir of Parks & Rec & Community Svcs (EM) 1 1 Executive Secretary (UC) * 1 1 General Maintenance Leader 1 1 General Maintenance Supervisor 1 1 General Maintenance Worker 8 8 Graphics Designer I 1 1 Lead Accounting Assistant 1 1 Maintenance Assistant 2 2 Management Aide (UC) 3 3 Management Analyst (UC) 1 1 Park Services Inspector II 8 8 Park Services Inspection Supervisor 2 2 Park Services Superintendent 1 1 Recreation and Community Services Manager (MM) 1 1 Recreation Leader 12 12 Recreation Program Coordinator 5 1 6 Senior Accounting Assistant 2 2 Senior Management Analyst (AM) 1 1 Youth Services Supervisor ** 1 (1) 0 Zoo Curator 1 1 Zoo Curator of Education 1 1 Zoo Curator of Health 1 1 Zoo Education Specialist 2 2 Zoo Keeper I 6 6 Zoo Keeper II 2 2 Zoo Manager (MM) 1 1 Zoo Operations Coordinator 1 1 Funded Total 79 0 79 * One position added during FY 19-20 ** Position moved from Library GENERAL FUND TOTAL 70 CANNABIS PUBLIC BENEFIT FUND 5 OTHER RESTRICTED FUND 4 TOTAL FUNDED POSITION 79 27 City Council 29 –132 6/1/2021 Police Department Position Summary Authorized Personnel Funded FY 20-21 Proposed Workforce Changes Funded FY 21-22 Accounting Assistant 3 3 Background Investigator 2 2 Correctional Manager (RM) 1 (1) 0 Correctional Officer 73 73 Correctional Supervisor 9 9 Crime Research Analyst 4 4 DNA Coordinator 1 1 Emergency Operations Coordinator 1 1 Executive Secretary to the Police Chief (UC) 1 1 Firearms Examiner 1 1 Forensic Services Supervisor 2 2 Forensic Specialist I 9 9 Forensic Specialist II 2 2 Graphics Designer I 1 1 Human Resources Specialist (UC)1 2 2 Human Resources Technician (UC) 1 1 Lead Correctional Records Specialist 4 4 Lead Police Records Specialist 3 3 Management Aide (UC) 1 1 Management Analyst (UC) 1 (1) 0 Micro Systems Technician 2 2 Park Ranger 2 2 Parking Control Officer 8 8 Police Administrative Budget Manager (RM) 1 1 Police Administrative Manager (RM) 1 1 2 Police Athletic/Activities League Assist. Director 1 1 Police Captain (RM) 3 3 Police Chief (EM) 1 1 Police Communications Manager (RM) 1 1 Police Communications Supervisor 4 4 Police Community Services Specialist 1 1 Police Evidence and Supply Specialist 9 9 Police Evidence and Supply Supervisor 2 2 Police Fiscal Services Supervisor 1 1 Police Investigative Specialist 10 10 Police Lieutenant (RM) 14 14 Police Officer 2 314 314 Police Photo/Video Specialist 1 1 Police Records Supervisor 2 2 Police Sergeant 44 44 Police Services Dispatcher 35 35 Police Service Officer 6 6 Police Systems Manager (RM) 1 1 Police Systems Support Analyst 1 1 Range master 1 1 Security Electronics Technician 1 1 Senior Accounting Assistant 1 1 Senior Correctional Records Specialist 8 8 Senior Human Resources Analyst (AM) 1 1 Senior Management Analyst3 0 1 1 Senior Office Assistant 15 15 Senior Parking Control Officer 1 1 Senior Police Records Specialist 11 11 Systems Administrator 2 2 Video Technician 1 1 Funded Total 629 0 629 1 10 Police Officers funded through COPS Grant on 9/15/20 2 Human Resource Specialist added per resolution#2020-101 3 Senior Management Analyst funding increment is being transferred from Misc. Operating Expenses in PD Fiscal 01114401 28 City Council 29 –133 6/1/2021 Authorized Personnel Unfunded FY 19-20 ADOPTED Funding Unfunded FY 20-21 Police Officer 8 8 Unfunded Total 8 0 8 GENERAL FUND TOTAL 598.60 CANNABIS PUBLIC BENEFIT FUND 6 ENTERPRISE FUND 7 OTHER RESTRICTED FUND 7 GRANT FUND 10.40 TOTAL FUNDED POSITION 629 TOTAL UNFUNDED POSITION 8 TOTAL PD POSITION 637 Police Department Position Summary 29 City Council 29 –134 6/1/2021 Authorized Personnel Funded FY 20-21 Proposed Workforce Changes Funded FY 21-22 Administrative Services Manager (MM)1 1 Animal Service Officer I 2 2 Assistant Director of Planning and Building 0 1 1 Assistant Plan Check Engineer II 1 1 Assistant Planner I 2 2 Assistant Planner II 1 1 Associate Plan Check Engineer 1 1 Associate Planner 3 3 Building Safety Manager (MM)1 1 Code Enforcement Associate 2 2 Code Enforcement Manager (MM)1 (1)0 Code Enforcement Officer 14 2 16 Code Enforcement Principal (AM)2 2 Code Enforcement Supervisor 1 1 2 Combination Building Inspector 10 10 Executive Dir Planning and Bldg. Safety (EM)1 1 Executive Secretary (UC)1 1 Management Aide 0 1 1 Management Analyst (UC)1 1 Permit Services Processor 2 2 Permit Services Supervisor 1 1 Permit Services Technician 2 1 3 Planning Assistant 1 1 Planning Commission Secretary 1 1 Planning Manager (MM)1 1 Plans Examiner 1 1 Plans Examiner - Plumbing/Mechanical 0 1 1 Principal Planner (AM)2 2 Receptionist 1 1 Secretary 1 1 Senior Accounting Assistant 1 (1)0 Senior Combination Building Inspector 2 2 Senior Community Planner 2 2 Senior Office Assistant 4 1 5 Senior Office Specialist 1 1 Senior Plan Check Engineer 3 3 Senior Planner 3 3 Senior Plumbing/Mechanical Systems Spec.1 (1)0 Funded Total 75 5 80 71.15 0.85 8 TOTAL FUNDED POSITION 80 CANNABIS PUBLIC BENEFIT FUND Planning and Building Agency Position Summary GENERAL FUND TOTAL SPECIAL REVENUE PROGRAMS 30 City Council 29 –135 6/1/2021 Authorized Personnel Funded FY 20-21 Proposed Workforce Changes Funded FY 21-22 Accounting Assistant 2 2 Administrative Services Manager (MM)1 1 Assistant Engineer1 12 3 15 Associate Engineer 14 (1)13 Assistant Instrument Technician 2 2 Assistant Public Works Maintenance Manager (AM)1 1 Assistant Traffic Operations Engineer 1 1 Associate Park and Landscape Planner 1 1 Building Maintenance Supervisor 2 2 Building Maintenance Technician 9 9 Civil Engineer 1 4 5 Community Liaison 1 1 Construction Inspector 6 6 Contracts Administrator 4 4 Corporate Yard Maintenance Attendant 0 1 1 Data Entry Office Asst 1 1 Deputy City Engineer (MM)1 1 Deputy Public Works Director / City Engineer (MM)1 1 Deputy Public Works Director / Maintenance Services Manager (MM)1 1 Deputy Public Works Director/Construction Services Manager (MM)1 1 Deputy Public Works Director/Water Resources Manager (MM)1 1 Engineering Aide 5 1 6 Engineering Technician 4 1 5 Enterprise Program Manager 0 1 1 Equipment Operator 4 4 Equipment Operator - Water Services 8 8 Executive Dir Public Works (EM)1 1 Executive Secretary (UC)1 1 Facilities Maintenance Manager (AM)1 1 Fleet Parts Specialist 2 2 Fleet Services Manager (AM)1 1 Fleet Services Supervisor 2 2 Fleet Services Technician II 9 9 Fleet Services Technician III 4 4 Instrument Technician 1 1 Lead Accounting Assistant 1 1 Maintenance Worker II 14 14 Management Aide (UC)4 4 Management Analyst (UC)3 3 NPDES Manager 1 1 Principal Civil Engineer (MM)4 4 Principal Management Analyst (AM)1 1 Projects Manager 4 (1)3 Public Works Crew Leader 3 3 Public Works Dispatcher 1 1 Public Works Projects Specialist2 3 3 Public Works Safety Coordinator 1 1 Records Specialist 1 1 Right-of-Way Coordinator 0 1 1 Public Works Agency Position Summary 31 City Council 29 –136 6/1/2021 Authorized Personnel Funded FY 20-21 Proposed Workforce Changes Funded FY 21-22 Public Works Agency Position Summary Sanitation Inspector II 5 5 Senior Accounting Assistant 6 6 Senior Civil Engineer 10 1 11 Senior Construction Inspector 2 2 Senior Engineer 1 1 Senior Management Analyst 2 2 Senior Office Assistant 8 1 9 Senior Water Services Supervisor 1 1 Stock Clerk 1 1 Stores & City Yard Property Specialist 1 1 Stormwater Coordinator 1 1 Street Lighting Maintenance Worker 1 1 2 Street Maintenance Supervisor 3 3 Survey Party Chief 1 1 Systems Technician 1 1 Tree Maintenance Supervisor 1 1 Tree Trimmer 2 2 Water Services Crew Leader 2 2 Water Services Meter Repairer II 4 4 Water Services Production Supervisor 1 1 Water Services Quality Coordinator 1 1 Water Services Quality Inspector 4 4 Water Services Quality Supervisor 1 1 Water Services Supervisor 3 3 Water Services Utility Inspector 2 2 Water Services Worker II 14 14 Water Systems Electrician 2 2 Water Systems Operator II 3 2 5 Water Systems Operator III 3 3 Funded Total 234 15 249 1 2 One Assistant Engineer reallocated from Engineer Technician per Resolution#2020-101 One Public Works Projects Specialist was reallocated by Resolution#2020-101 30.50 4.52 114.31 99.67 249 ENTERPRISE FUND GENERAL FUND TOTAL TOTAL FUNDED POSITION OTHER RESTRICTED FUND INTERNAL SERVICE FUND 32 City Council 29 –137 6/1/2021 Community Development Agency Position Summary Authorized Personnel Funded FY 20-21 Proposed Workforce Changes Funded FY 21-22 Arts & Culture Specialist 1 1 Community Development Analyst 2 1 3 Community Development Commission Secretary 1 1 Economic Development Manager (MM) 1 1 Economic Development Specialist II 2 2 Economic Development Specialist III 2 2 Executive Dir Community Development (EM) 1 1 Homeless Services Manager (AM) 1 (1) 0 Homeless Services Division Manager (MM) 0 1 1 Housing Authority Analyst 1 1 Housing Authority Operations Supervisor 1 1 Housing Division Manager (MM) 1 1 Housing Programs Analyst 1 1 Housing Specialist II 6 1 7 Loan Specialist 1 1 Management Analyst (UC) 2 2 Parking Meter Technician I 1 1 Parking Meter Technician II 3 3 Principal Management Analyst (AM) 1 1 Residential Construction Specialist 1 1 Senior Accounting Assistant 1 1 Senior Community Development Analyst1 0 1 1 Senior Housing Specialist 2 2 Senior Office Assistant 3 3 Senior Residential Construction Specialist 1 1 Workforce Specialist II 10 10 Workforce Specialist IV 1 1 48 3 51 1Part time position proposed to full time position GENERAL FUND TOTAL ENTERPRISE FUND FEDERAL/STATE GRANTS OTHER RESTRICTED FUND TOTAL FUNDED POSITION 5.30 6.10 35.65 3.95 51 33 City Council 29 –138 6/1/2021 Information Technology Position Summary Authorized Personnel Funded FY 20-21 Proposed Workforce Changes Funded FY 21-22 Applications/Tech Support Manager 1 1 Chief Technology Innovations Officer 1 1 Executive Secretary 1 1 GIS Administrator 1 1 GIS System Analyst/ Programmer 2 2 Information Services & Network Manager 1 1 Information Services Representative 1 1 Micro Systems Technician 3 3 Network Spec./WAN Systems Administrator 1 1 Principal Programmer Analyst 5 5 Programmer Analyst 1 1 Senior Programmer Analyst 2 2 Senior Systems Administrator 1 1 Systems Support Analyst 1 1 Telecommunications Coordinator 1 1 Web Systems Technician 1 1 24 0 24 INTERNAL SERVICE FUNDS TOTAL FUNDED POSITION 24 24 34 City Council 29 –139 6/1/2021 General Fund Summary RECONCILIATION OF GENERAL FUND MEASURE X SPENDING GENERAL FUND REVENUES GENERAL FUND EXPENDITURES 35 City Council 29 –140 6/1/2021 THIS PAGE INTENTIONALLY LEFT BLANK 36 City Council 29 –141 6/1/2021 General Fund Reconciliation Revenue Expenditures Transfers Out FY20-21 Original Adopted 307,392,970 FY20-21 Original Adopted 307,026,470 18,921,560 FY20-21 Adjustments 16,442,049 FY20-21 Adjustments 6,199,553 2,368,700 FY20-21 Revised 323,835,019 FY20-21 Revised 313,226,023 21,290,260 Remove Non-Recurring Items:Remove Non-Recurring Items: Sale of YMCA Building (500,000) Identified in Original Budget (GF-1 of Budget Doc)(3,924,780) 1,651,900 K-9 Donation (5,000) Carryovers (8,084,040) Former RDA Debt Refinancing Savings (1,720,200) Vaccine Distribution (250,000) Measure X Growth 3,567,300 K-9 Training (5,000) Bradley-Burns Growth 4,451,700 Downtown Clean & Safe (400,000) Property Tax Growth 1,220,848 Midyear Infosend (50,000) Property Tax In-Lieu of VLF Growth 1,259,040 Midyear Chip & PIN (20,000) UUT Growth 1,000,000 Midyear Jerome Park (119,600) Cannabis Tax Growth 1,625,000 Restore Recreation Reductions for COVID-19 1,350,000 Business License Tax Partial Recovery 2,900,000 Restore Public Safety for COVID-19 Response 5,323,349 Hotel Visitors Tax Partial Recovery 750,000 Pension Debt Payment Increase 5,407,150 Park & Recreation Fee Recovery 1,500,000 Bargained Employee Comp Increases 7,024,636 Paramedic Service Charges Partial Recovery 875,000 Orange County Fire Increase 1,950,084 Permit Fees for PWA Work 550,000 Phase Out COPS Hiring Grant 826,251 Other net adjustments (122,631) No Hiring Freeze 5,443,330 Available General Fund Balance at June 30, 2021 12,789,698 Cannabis Tax Revenue Increase - 2/3 Set-Aside Xfer 950,000 Reduced Hiring Freeze (2,911,300) Total Resources 353,975,774 Train Station Subsidy 1,081,870 Partially Restore Civic Center Authority Contribution 143,500 Net Activity 159,004 Step Increases, Other Contractual Changes and Minor Adjustments 1,300,447 (13,940) Workforce Reallocations 202,640 CMO PT Personnel Addition 67,920 Additional Payroll Technician 71,260 Mandated Redistricting Process 365,000 Sales Tax Sharing 210,000 Recreation Facility Attendants 300,000 PWA Work on Permits 550,000 Permit Technician 85,140 Street Light Maintenance Worker 79,670 Charter Amendment and Council Special Events 695,000 Total Uses 329,113,180 24,703,590 37CityCouncil29–142 6/1/2021 City of Santa Ana Measure X Fiscal Year Ended June 30, 2022 PROPOSED PROPOSED FY19-20 FY20-21 FY21-22 FY21-22 Category Description Recurring Recurring Recurring One-Time Total Maintain Effective 9-1-1 Response Human Resources Technician dedicated to Police Recruiting 79,125$ 79,125 Maintain Effective 9-1-1 Response Traffic Collision Investigators (2)229,710 - 229,710 Maintain Effective 9-1-1 Response Park Security Contract 667,048 - 667,048 Maintain Effective 9-1-1 Response Office Assistants (2) to relieve police officers of back-office duty 193,280 - 193,280 Maintain Effective 9-1-1 Response Ambulance Service Contract increase to maintain service level 840,000 160,000 150,000 1,150,000 Maintain Effective 9-1-1 Response Police Department Overtime 500,000 500,000 Maintain Effective 9-1-1 Response Police Technology Cost Increases 136,000 - 136,000 Maintain Effective 9-1-1 Response Funding for 18 Police Officers (December 2019)- 2,700,000 2,700,000 Retaining Firefighters Orange County Fire contract increase to maintain service level 1,804,582 1,869,973 1,950,000 5,624,555 Retaining Police Officers Cost of POA Contract Increase 12,562,415 3,901,048 16,463,463 Retaining Police Officers Employee Pension Contribution 17.0% Increase( Safety)3,954,268 2,706,901 3,750,207 10,411,376 Retaining Police Officers Increase to actual for Police Cash-Outs, Standby & Court Pay 3,929,411 - 3,929,411 Addressing Homelessness Code Enforcement Officers (2)282,800 - 282,800 Addressing Homelessness QOLT Clean-Up Staffing (2 Maint Workers II + Sanitation Inspect II)266,800 - 266,800 Addressing Homelessness QOLT Clean-Up Contract Services 136,000 500,000 636,000 Addressing Homelessness Homeless Outreach & Engagement - 75,000 75,000 Fixing Streets Sidewalk and/or Street Repair - 500,000 500,000 Maintaining Parks Park Maintenance & Repairs (increased level of service)2,024,352 - 2,024,352 Maintaining Parks Inspectors (6) + Supervisor, Maint Workers (4), Landscape Plan 997,860 - 997,860 Youth Services Zoo staff (2) + Part-Time Staff to enhance youth programs 713,060 - 713,060 Youth Services Librarians (2) to enhance youth offerings 194,800 - 194,800 Youth Services Park Ambassador 300,000 300,000 Subtotal Before Unrestricted Purposes 29,011,511 12,912,922 6,150,207 - 48,074,640 - 38CityCouncil29–143 6/1/2021 City of Santa Ana Measure X Fiscal Year Ended June 30, 2022 PROPOSED PROPOSED FY19-20 FY20-21 FY21-22 FY21-22 Category Description Recurring Recurring Recurring One-Time Total Unrestricted General Revenue Purpose FY18-19 Budget Deficit - Planned Use of General Fund Reserve 10,200,000 - 10,200,000 Unrestricted General Revenue Purpose FY18-19 Budget Deficit - Planned Staff Savings not implemented 1,500,000 - 1,500,000 Unrestricted General Revenue Purpose Vehicle Incentive Program (VIP)1,725,000 - 1,725,000 Unrestricted General Revenue Purpose Miscellaneous Employee Pension Contribution 15.8% Increase 3,035,256 1,243,369 2,631,664 6,910,289 Unrestricted General Revenue Purpose Animal Care contract increase 785,753 14,250 800,003 Unrestricted General Revenue Purpose Crossing Guard contract increase and related support for the program 306,272 20,977 327,249 Unrestricted General Revenue Purpose New Debt Payments for Purchase of Streetlights 800,000 800,000 Unrestricted General Revenue Purpose Street Tree Maintenance (no longer paid by Sanitation Fund)2,949,635 2,949,635 Unrestricted General Revenue Purpose Increase budget for Labor Negotiations 3,000,000 3,000,000 Unrestricted General Revenue Purpose Add 10 General Purpose Full-Time Positions to the Police Dept 1,017,308 1,017,308 Unrestricted General Revenue Purpose Universal Legal Defense Fund for Dreamers & Parents - 100,000 100,000 Unrestricted General Revenue Purpose Communications Consultant 60,000 60,000 Unrestricted General Revenue Purpose Public Meeting Software & ADA Captioning 50,000 50,000 Unrestricted General Revenue Purpose Electronic Document Management System 70,000 70,000 Unrestricted General Revenue Purpose Bus Shelter Program (replacement and repairs)550,000 550,000 Unrestricted General Revenue Purpose Zoo Contract & Supply Enhancements 343,000 343,000 Unrestricted General Revenue Purpose Volunteer Background Checks 192,800 192,800 Unrestricted General Revenue Purpose Principal HR Analyst 75,100 75,100 Unrestricted General Revenue Purpose Permit Service Technician 85,140 85,140 Unrestricted General Revenue Purpose Engineering Salaries for review of Plan Checks and Permits 500,000 500,000 Unrestricted General Revenue Purpose Santa Ana Regional Transportation Center Subsidy 1,100,000 1,100,000 Unrestricted General Revenue Purpose Various 662,050 365,000 1,027,050 Subtotal Unrestricted Purposes 26,585,024 2,478,596 3,953,954 365,000 33,382,574 Totals 55,596,535$ 15,391,518$ 10,104,161$ 365,000$ 81,457,214 39CityCouncil29–144 6/1/2021 Account Code Account Description ACTUAL FY 18-19 ACTUAL FY 19-20 REVISED FY 20-21 PROPOSED FY 21-22 CHARGES FOR SERVICES 51612 Building Standards Revolving F 18,353 (7,091)9,200 9,200 52366 CASp Certification Training Fund 16,517 15,544 0 0 53201 Passport Fees 0 1 0 0 53202 Library Microfiche Rentals 1,353 1,784 500 0 53203 Library Video Rentals 2,953 1,632 2,400 0 53301 Center Programs 94,742 68,842 0 60,100 53303 Youth Sports 33,899 32,936 0 20,500 53304 Pool Charges 23,723 20,790 0 0 53307 Youth Field Usage Fee 58,167 56,425 0 53,600 53308 Park Reservation 185,927 160,384 0 133,800 53309 Concession-Vending Machines 3,900 3,900 2,900 2,900 53310 Zoo Education 190,847 73,815 0 77,500 53312 Zoo Admissions 1,132,496 718,691 300,000 1,046,900 53313 Food Sale Concession 23,021 15,657 0 25,200 53315 Stadium Special Fees 576 0 0 0 53316 Leisure Classes 225,515 152,247 0 172,100 53318 Tennis Reservation 52,233 28,414 0 0 53319 Recreation Staff Reimbursement 34,573 32,025 27,400 27,400 53400 Vehicle Release Charge 88,439 61,002 85,000 90,000 53401 Repo Release 12,990 11,085 14,000 11,000 53402 Paramedic Subscription Fee 29 0 0 0 53404 Fingerprint Card Process Fee 0 0 100 0 53405 Photo Services 0 0 100 0 53407 Vehicle Equipment Citation Sig 5,343 4,780 6,000 3,000 53408 Fire Range User Fee 800 800 1,000 1,000 53410 Impound/Owner Release Animal 2,368 1,363 1,000 1,300 53411 Jail Pay to Stay Program 70,770 58,500 80,000 15,000 53413 Police False Alarm Charge 523 77 95,000 95,000 53415 Emergency Response Reimburseme 3,660 927 55,000 25,000 53416 Animal Quarantines 2,333 955 2,000 1,000 53417 Police Report Fee 129,783 182,328 160,000 75,000 53419 Firearm License Fee 2,017 1,946 2,800 2,600 53420 Jail Booking Fee 20,389 10,776 16,000 10,000 53423 Vehicle Storage Fee 51,150 36,825 26,000 26,000 53509 Paramedic Subscription Fee 173,315 162,927 170,000 195,000 53510 Paramedic Services Charge 5,109,445 7,188,651 5,500,000 6,375,000 53513 OCFA Admin Processing Fee 1,920 2,295 1,500 1,500 53600 Building Plan Check 2,566,345 2,957,026 1,888,000 1,925,800 53601 Electrical Plan Check 375,168 382,672 280,900 312,600 53602 Plumbing Plan Check 136,841 191,675 138,500 141,300 53603 Mechanical Plan Check 264,082 347,718 186,600 210,400 53605 Landscape Plan Review 22,442 25,970 24,000 25,200 53606 Discretionary Application Fee 403,820 320,631 370,000 404,500 53607 EIR Developer Fees 94,154 114,565 95,000 80,750 53613 Land Use Certificate Processin 585,565 512,146 552,500 782,500 53614 Shopping Cart Contain Program 50,874 43,272 44,100 44,100 53616 Site Plan Review Charge 631,543 813,695 245,047 697,250 City of Santa Ana General Fund Revenue Summary 40 City Council 29 –145 6/1/2021 City of Santa Ana General Fund Revenue Summary Account Code Account Description ACTUAL FY 18-19 ACTUAL FY 19-20 REVISED FY 20-21 PROPOSED FY 21-22 53627 PREP Fees 661,217 763,377 604,000 604,000 53628 Foreclosure Registration Progr 231,280 149,093 185,000 185,000 53707 Street & Alley Repair 1,751 0 0 0 53901 Stop Pmt/Reissue Fee 149 90 200 200 53902 Misc Service Charge 180,102 1,342 0 0 56305 Engineering Service Charge 0 1,873 1,000 0 55200 Library Fines 38,450 28,695 31,600 0 57070 Sale of Printed Material 20 202 1,000 500 57470 Copy of Lost Citation 47 104 160 100 57380 Friend Of Zoo Vet Contribution 60,000 60,000 30,000 60,000 57383 Friend of Zoo Contribution 73,390 19,768 10,000 58,800 57385 Friend of Zoo Education Contri 40,000 40,000 20,000 40,000 53740 Small Cell App Fee for City Facilities 0 0 100,000 0 53741 Small Cell Compliance Inspection Fee 0 64,446 25,000 50,000 14,191,305 15,939,593 11,390,507 14,179,600 FINES 55000 Parking Fines 4,441,164 5,111,477 4,900,000 4,900,000 55201 Lost/Damaged Library Material 4,540 3,317 3,700 5,000 55400 Redlight Camera Program 45,544 5,437 0 0 55401 Court Fines Traffic 535,503 368,562 422,150 320,000 55402 Court Fines Non Traffic 102,880 53,516 94,000 40,000 55403 Tobacco Fine 1,414 0 1,000 0 55600 Administrative Citations 262,419 257,881 160,000 155,000 55605 Medical Marijuana Administrative Citation 66,800 59,081 5,000 0 55606 Fireworks Admin Citations 15,147 28,584 23,500 48,000 57900 Bad Check Recoveries 23,399 15,102 25,000 1,000 5,498,811 5,902,956 5,634,350 5,469,000 FRANCHISE FEES 50050 Gas Utility 403,835 432,260 404,700 415,700 50051 Electrical Utility 1,235,236 1,195,806 1,287,500 1,216,100 50053 CATV Franchise Fee 1,445,376 1,098,136 1,497,100 1,337,700 50056 Refuse Franchise Fee – Residential 0 0 1,851,500 1,851,500 50057 Refuse Franchise Fee – Commercial 0 0 6,885,200 6,700,000 3,084,447 2,726,202 11,926,000 11,521,000 INTERGOVERNMENTAL 50015 Prop Tax Pass-through 1,180,207 1,370,588 1,538,600 1,753,340 50501 Motor Vehicle Licenses 162,361 267,287 178,400 203,100 50503 SB90 State Mandated Costs-Reim 104,516 205,260 88,000 88,000 50505 POST Reimbursement 42,290 57,643 55,380 40,000 50506 AB109 Reimbursement 423,655 472,159 480,000 480,000 52364 SB 1186 0 0 5,200 5,100 52365 AB678 Ground Emerg. Medical Tr (113,255)(160,812)0 0 57304 Rancho Santiago Reimbursement/45,711 41,031 24,600 24,600 57791 Overhead-Water 4,537,920 4,537,900 4,537,900 4,537,900 6,383,404 6,791,056 6,908,080 7,132,040 Total CHARGES FOR SERVICES Total FINES Total FRANCHISE FEES Total INTERGOVERNMENTAL 41 City Council 29 –146 6/1/2021 City of Santa Ana General Fund Revenue Summary Account Code Account Description ACTUAL FY 18-19 ACTUAL FY 19-20 REVISED FY 20-21 PROPOSED FY 21-22 LICENSES & PERMITS 51001 Bingo Licenses 174 120 0 0 51002 Dog Licenses 623,696 625,035 615,000 550,000 51003 Dog Licenses-Civic Collections 68,001 23,423 60,000 60,000 51004 Bus Shelter Fees 150,000 87,500 75,000 150,000 51301 Filming Permits 4,134 5,764 3,200 3,200 51401 Alarm Permit Fees 95,885 99,344 100,000 100,000 51402 Street Closure Permits 6,630 3,186 6,000 2,000 51403 Tobacco Permits 160,099 97,607 160,200 97,000 51501 Fireworks Stand Permits 4,077 3,921 0 0 51600 General Plan Update Surcharge 172,191 125,814 155,000 158,100 51601 Building Permits 2,254,214 1,634,989 1,547,500 1,598,500 51602 Plumbing Permits 500,700 313,850 343,700 365,600 51603 Electrical Permits 1,039,875 761,526 760,400 844,700 51604 Heating Permits 714,099 481,851 457,400 476,600 51605 Occupancy Permits 447,149 362,392 396,000 371,700 51606 Grading Permits 175,622 63,213 104,000 129,500 51607 Street Vendor Permit 13,200 10,425 25,800 25,800 51608 News box Permit Fees 23,194 19,297 20,000 20,000 51609 Outdoor Dining Permits 1,651 0 0 0 51613 Adult-Use Cannabis Retail Phase 1/Registration Application (1,690)0 0 0 51614 Adult-Use Cannabis Retail Phase 2/Regulatory Safety Permit 0 223,591 100,236 313,300 51616 Commercial Cannabis Testing Phase 1/Registration Application 2,113 0 3,380 0 51617 Commercial Cannabis Testing Phase 2/Regulatory Safety Permits 12,086 12,086 24,170 37,600 51618 Commercial Cannabis Operating Agreement Reimbursement Fees 35,000 27,500 30,000 50,000 51619 Commercial Cannabis Cultivation Phase 1/Regst. Application 13,362 7,323 16,900 17,500 51620 Commercial Cannabis Manufacturing Phase 1/Rest. Application 15,931 11,548 16,900 17,500 51621 Commercial Cannabis Distribution Phase 1/Regst. Application 28,871 21,688 16,900 26,300 51622 Commercial Cannabis Cultivation Phase 2/Rgltry Sfty Prmt 135,645 34,405 120,860 87,770 51623 Commercial Cannabis Manufacturing Phase 2/Rgltry Sfty Prmt 124,607 58,335 120,860 53,600 51624 Commercial Cannabis Distribution Phase 2/Rgltry Sfty Prmt 259,446 106,679 215,279 226,000 51706 MMD Regulatory Safety Permit 169,204 0 0 0 7,249,164 5,222,413 5,494,685 5,782,270 MISCELLANEOUS 50052 Refuse Contract Program Surcharge 4,972,000 6,258,502 0 0 53331 City Events 11,734 35,573 7,500 0 53409 Storage Of Weapon Fee 3,200 408 1,000 1,000 55202 Lost/Damaged Uncataloged Mater 10 10 0 0 57000 Expense Reimbursement 84,514 116,118 58,800 74,900 57010 Miscellaneous Recoveries 1,622,600 66,900 26,700 23,700 57200 Other Library Recoveries 1,156 647 900 1,600 57301 Recreation Expense Reimburseme 3,953 3,437 3,000 3,000 Total LICENSES & PERMITS 42 City Council 29 –147 6/1/2021 City of Santa Ana General Fund Revenue Summary Account Code Account Description ACTUAL FY 18-19 ACTUAL FY 19-20 REVISED FY 20-21 PROPOSED FY 21-22 57400 Police OT Reimbursement 236,002 197,752 206,000 142,860 57402 Police Miscellaneous Reimburse 288,427 211,297 311,900 306,900 57404 Property & Evidence Recovery (348)0 0 0 57700 Refuse Program Saving Recovery 1,352,000 1,851,500 0 0 57901 Indirect Cost Recovery 2,735,800 3,246,658 6,597,150 6,720,910 57461 Jail Kitchen Rental 47,695 58,122 28,000 30,000 57071 Sale of Land 2,074,846 4,000 500,000 0 57770 Sale of Maps & Documents 33,754 75,673 1,000 60,000 57991 Miscellaneous Receipts 4,901 5,188 1,500 1,500 57796 Treasury & Accounting Reimbursement 0 2,300,420 0 0 14,717,254 15,203,130 7,743,450 7,366,370 TAXES 50011 Property Tax 37,309,791 38,846,491 40,551,352 41,772,200 50012 Santa Ana Residual 10,231,641 11,054,295 11,490,200 9,770,000 50016 Prop Tax-In Lieu VLF 32,897,695 34,663,784 36,073,260 37,332,300 50030 Hotel Visitor's Tax 9,414,661 7,739,780 4,250,000 5,000,000 50031 Utility User Tax-Electric 11,517,537 11,001,745 11,775,000 12,000,000 50032 Utility User Tax-Gas 2,078,050 2,434,283 2,325,000 2,400,000 50033 Utility User Tax-Telephone 6,328,411 5,399,271 5,000,000 5,000,000 50034 Utility User Tax-Water 2,731,739 2,874,937 3,550,000 4,250,000 50045 Business Tax 13,115,518 13,031,757 9,300,000 12,200,000 50046 Medical Marijuana Taxes 1,084,157 701,367 1,150,000 1,350,000 50200 Documentary Stamp Tax 1,027,741 1,010,591 1,175,600 1,035,500 50201 Homeowner Prop Tax Subvention 191,535 188,300 211,600 191,700 50020 Sales Tax 51,321,860 45,707,162 49,198,300 53,650,000 50021 Half-Cent Sales Tax (Safety)2,264,065 2,110,558 2,232,800 2,455,700 51615 Adult-Use Retail Cannabis Oper 2,679,374 0 0 0 50100 Commercial Cannabis - Cultivation Tax 2,000 87,727 200,000 250,000 50101 Commercial Cannabis - Distribution Tax 41,238 444,825 800,000 1,000,000 50102 Commercial Cannabis - Manufacturing Tax 7,000 102,329 100,000 150,000 50103 Commercial Cannabis - Testing Facility Tax 168,107 119,837 100,000 125,000 50104 Adult-Use Retail Business Cannabis Tax 4,397,319 10,947,403 16,900,000 18,000,000 50022 Sales Tax Measure X 13,636,350 61,796,957 61,432,700 65,000,000 202,445,790 250,263,398 257,815,812 272,932,400 Total MISCELLANEOUS Total TAXES 43 City Council 29 –148 6/1/2021 City of Santa Ana General Fund Revenue Summary Account Code Account Description ACTUAL FY 18-19 ACTUAL FY 19-20 REVISED FY 20-21 PROPOSED FY 21-22 USE OF MONEY 58000 Earning On Investments 823,439 1,055,897 450,000 350,000 57361 Recreation Facility Rental 35,604 20,971 927 25,900 57362 Rental Of Stadium 97,502 128,728 12,436 93,700 57460 Jail Revenue Facility - PD 4,672 9,490 13,300 13,320 57462 Jail Revenue Facility - US Mar 10,027,605 11,189,220 12,154,219 11,716,200 57463 Jail Revenue Facility - Bureau 1,009,539 622,623 1,267,451 1,200,600 57464 Jail Revenue Facility - US Mar 4,481,400 3,520,965 2,678,926 2,980,800 57960 Rental Of Property 94,804 125,243 103,000 181,000 57390 PRCSA Godinez High School (4,712)6,162 0 0 16,569,854 16,679,300 16,680,259 16,561,520 270,390,029 318,728,048 323,593,143 340,944,200 TRANSFERS-IN 59000 Transfer From Fund 050 2,751,900 59000 Transfer From Fund 025 250,000 0 0 0 250,000 0 2,751,900 0 270,640,029 318,728,048 326,345,043 340,944,200 Total TRANSFERS-IN TOTAL GENERAL FUND RESOURCES Total USE OF MONEY Subtotal Revenue 44 City Council 29 –149 6/1/2021 Acct. Unit DEPARTMENT & DIVISION ACTUAL FY 18-19 ACTUAL FY 19-20 BUDGET FY 20-21 PROPOSED FY 21-22 01103010 CITY MANAGER 2,536,336 1,824,320 1,727,880 2,267,890 01103017 CMO - SERVICE ENHANCEMENT 0 0 0 267,920 2,536,336 1,824,320 1,727,880 2,535,810 01104012 CITY COUNCIL LEGISLATIVE 448,941 486,568 489,780 569,280 448,941 486,568 489,780 569,280 01107017 COTC - SERVICE ENHANCEMENT 0 0 0 415,000 01107031 CLERK OF THE COUNCIL - ADMIN 1,306,248 1,720,280 1,355,600 1,715,790 1,306,248 1,720,280 1,355,600 2,130,790 01108016 CAO - MMD AND ADULT USE 535,216 0 0 0 01108032 CITY ATTORNEY 2,777,227 2,789,266 2,950,260 2,955,140 3,312,444 2,789,266 2,950,260 2,955,140 01109017 HR - SERVICE ENHANCEMENT 0 0 0 115,540 01109050 HUMAN RESOURCES 1,699,480 1,920,922 2,897,790 3,339,650 1,699,480 1,920,922 2,897,790 3,455,190 01110016 FIN/MGMT SVS-MMD AND ADULT USE 35,248 0 0 0 01110017 FMSA-SERVICE ENHANCEMENT 0 0 0 291,510 01110100 FIN/MGMT SVS-MANAGEMENT & SUPT 1,075,490 1,218,234 1,327,440 1,515,780 01110110 FIN/MGMT SVS-ACCOUNTING 2,135,454 2,310,506 2,594,910 2,798,810 01110115 FIN/MGMT SVS-PAYROLL 734,970 929,111 963,660 958,620 01110120 FIN/MGMT SVS-PURCHASING 657,329 691,972 782,090 894,720 01110130 FIN/MGMT SVS-TREAS/CUST SVS 1,352,664 3,413,137 2,676,800 2,742,170 01110131 FIN/MGMT SVS-MUNICIPAL UTILITY SERVICES 0 0 928,940 1,214,880 5,991,155 8,562,960 9,273,840 10,416,490 01111017 LIBRARY - SERVICE ENHANCEMENT 0 0 0 304,080 01111110 ADMINISTRATION 0 0 776,250 948,100 01111150 ADULT SERVICES 1,352,701 4,438,612 1,629,530 1,066,390 01111160 LIBRARY - YOUTH SERVICES 852,870 0 911,410 925,420 01111180 LIBRARY - YOUNG ADULT SERVICES 679,690 0 694,740 828,390 01111190 TECH & SUPPORT SVCS 1,540,291 0 1,446,960 1,791,960 4,425,553 4,438,612 5,458,890 5,864,340 01113017 PRCSA - SERVICE ENHANCEMENT 0 0 0 5,206,750 01113200 PRCSA - ADMINISTRATION 1,547,384 1,186,583 1,448,530 1,482,700 01113210 REC COMM SVS - STADIUM 195,275 0 0 0 01113220 PRCSA - ZOO 2,189,768 2,454,281 2,757,270 2,311,780 01113230 PRCSA - RECREATION & COMM. SVC 5,247,627 5,207,478 7,042,420 5,752,080 01113250 PRCSA - PARK FACILITIES 5,443,418 10,303,622 11,269,900 8,536,430 01113260 REC COMM SVS-FACILITIES MAINT 1,577,617 0 0 0 16,201,090 19,151,965 22,518,120 23,289,740 City Council City of Santa Ana General Fund Expenditure Summary City Manager Subtotal Finance Department Subtotal Clerk of the Council Subtotal City Attorney Subtotal Human Resources Subtotal Subtotal Library Subtotal Parks, Rec. & Community Services Subtotal 45 City Council 29 –150 6/1/2021 City of Santa Ana General Fund Expenditure Summary Acct. Unit DEPARTMENT & DIVISION ACTUAL FY 18-19 ACTUAL FY 19-20 BUDGET FY 20-21 PROPOSED FY 21-22 01114016 PD - MMD AND ADULT USE 1,114,615 0 0 0 01114017 PD - SERVICE ENHANCEMENT 0 0 0 807,510 01114400 OFFICE OF THE CHIEF OF POLICE 1,968,107 1,459,682 1,665,950 1,487,810 01114401 FISCAL & BUDGET 1,181,270 1,281,149 1,668,030 1,692,290 01114402 HUMAN RESOURCES 1,081,992 865,882 880,700 785,230 01114403 BUILDING & FACILITY 4,045,742 4,485,066 3,381,800 3,627,750 01114404 BACKGROUNDS 1,365,326 1,575,734 1,724,250 1,602,240 01114405 TRAFFIC 7,184,942 7,715,471 8,038,410 7,741,890 01114410 TRAINING SERVICES 1,970,404 1,873,229 1,966,820 2,018,970 01114415 INTERNAL AFFAIRS 1,436,931 1,316,872 1,666,180 1,911,730 01114420 FIELD OPERATIONS 53,870,843 54,670,831 54,586,380 60,687,690 01114421 PD ATHLETIC & ACTIVITY LEAGUE 0 0 0 236,590 01114425 INFORMATION SERVICES 1,758,937 1,617,303 1,696,300 1,747,140 01114430 ANIMAL SERVICES 3,073,631 3,182,158 0 0 01114435 CRIMINAL INVESTIGATIONS 6,873,259 7,106,911 7,289,790 7,440,590 01114440 CRIMES AGAINST PERSONS 7,939,859 9,385,333 4,840,980 4,256,680 01114441 METROPOLITAN DIVISION 0 0 5,594,150 6,697,510 01114445 SPECIAL INVESTIGATIONS 3,103,497 2,015,198 1,710,260 1,591,680 01114448 EVIDENCE 1,012,339 842,323 883,560 773,830 01114450 CDC 1,296,022 1,174,243 1,502,150 1,424,810 01114455 FORENSIC SERVICES 2,315,269 2,278,463 2,714,200 2,457,410 01114460 RECORDS SERVICES 1,949,257 1,783,364 1,908,490 1,972,000 01114465 COMMUNICATIONS 6,065,859 5,971,344 7,303,570 7,266,370 01114470 VICE 5,742 262,542 434,940 444,870 01114471 INVESTIGATIONS SUPPORT SERVICE 0 1,502,183 1,717,510 1,844,500 01114475 JAIL OPERATIONS 19,432,889 18,753,444 19,634,120 19,821,610 01114480 REGIONAL NARCOTIC SUPPRESSION 1,406,483 961,772 617,410 263,320 01114485 HOMELAND SECURITY & CRIME PREV 458,947 189,227 255,960 261,680 01114490 TOBACCO RETAIL LICENSE PRG 157,546 51,290 226,150 218,800 132,069,709 132,321,013 133,908,060 141,082,500 01115330 FIRE SUPPRESSION/EMS 51,870,917 46,841,773 49,470,160 51,618,690 51,870,917 46,841,773 49,470,160 51,618,690 01116016 PBA - MMD AND ADULT USE 127,532 0 0 0 01116017 PBA - SERVICE ENHANCEMENT 0 0 0 282,800 01116500 PLNG & BLG AGY-ADMINISTRATION 1,832,984 2,292,821 2,344,140 2,346,450 01116510 PLNG & BLG AGY-PLANNING 3,636,514 2,993,614 2,481,870 2,230,160 01116520 PLNG & BLG AGY-PERMIT & INS SV 1,931,532 1,812,022 2,012,320 2,107,160 01116530 PLNG & BLG AGY-PERMIT & PLN CK 2,095,943 1,950,218 1,997,360 2,415,350 01116540 PLNG & BLG AGY-COMM PRESERVA 1,220,274 1,161,545 1,811,520 1,632,060 01116550 PROACTIV RENTL ENFORCEMENT PRG 475,875 640,177 603,740 705,110 01116560 NEIGHBORHOOD INITIATIVES PROGR 595,236 582,183 583,480 634,460 01116570 ANIMAL SERVICES 0 0 3,189,240 3,181,730 11,915,890 11,432,580 15,023,670 15,535,280 Fire Department Police Department Subtotal Subtotal Plng & Blg Agy Subtotal 46 City Council 29 –151 6/1/2021 City of Santa Ana General Fund Expenditure Summary Acct. Unit DEPARTMENT & DIVISION ACTUAL FY 18-19 ACTUAL FY 19-20 BUDGET FY 20-21 PROPOSED FY 21-22 01117017 PWA - SERVICE ENHANCEMENT 0 0 0 1,596,620 01117605 PUB WKS-CITY FCLTIES LIC AGRMT 0 50,000 125,000 125,000 01117606 DEVELOPMENT ENGINEERING 0 0 0 550,000 01117620 PUB WKS-TRAFFIC/TRANS ENG 3,891,907 6,432,411 2,641,340 3,068,140 01117621 PUB WKS-BUS SHELTER PROGRAM 0 0 550,000 550,000 01117625 PUB WKS-ROADWAY MARKING/SIGNS 1,127,884 604,667 593,000 600,200 01117626 PUB WKS-SIDEWALKS 0 0 500,000 0 01117630 PUB WKS-STREET LIGHT MAINTENAN 2,152,271 3,379,908 3,136,470 3,333,350 01117642 PUB WKS-GRAFFITI ABATEMENT PROGRAM 1,101,594 781,923 1,488,130 1,508,020 01117643 PUB WKS-SANITATION SERVICES 1,661,378 3,753,219 4,964,630 3,558,760 01117644 PUB WKS-CROSSING GUARD 0 0 820,980 820,980 01117650 PUB WKS-SARTC MAINTENANCE 36,889 694,034 0 0 01117660 PUB WKS-ROAD MAINTENANCE 0 164 0 0 9,971,922 15,696,326 14,819,550 15,711,070 01118017 CDA - SERVICE ENHANCEMENT 0 0 0 2,010,000 01118810 ECONOMIC DEVELOPMENT 916,920 1,402,782 930,770 918,150 01118811 HOMELESS SERVICES 255,284 356,927 524,890 401,510 01118812 CDA ADMIN 0 94,276 105,990 193,470 01118825 SALES TAX REBATE AGREEMENT 181,391 758,005 2,000,000 275,000 1,353,596 2,611,990 3,561,650 3,798,130 01112030 BOWERS MUSEUM MAINTENANCE 1,472,784 1,472,977 1,473,430 1,474,030 1,472,784 1,472,977 1,473,430 1,474,030 01105015 GENERAL NON-DEPARTMENTAL 4,782,655 1,248,222 1,019,460 2,182,300 01105020 UNFUNDED LIABILITY (UAL)0 37,491,249 41,617,330 47,024,480 4,782,655 38,739,471 42,636,790 49,206,780 249,358,719 290,011,023 307,565,470 329,643,260 01106019 Transfer to Fund 400 Police Debt Service 4,622,660 4,621,750 4,623,300 4,622,100 01106019 Transfer to Fun 404 Police Bldg/Ross Annex Debt 4,412,751 4,420,830 4,421,160 4,417,340 01106019 Transfer to Fund 051 (Capital Project/Debt Payment) 292,000 292,000 292,000 292,000 01106019 Transfer to Fund 074 Civic Center Maintenance 1,179,404 1,179,400 1,179,400 743,500 01106019 Transfer to Fund 012 Cannabis Public Benefit 0 8,805,315 6,766,700 13,016,700 01106019 Transfer to Fund 052 Strategic Plan 1,401,672 1,438,857 0 0 01106019 Transfer to Fund 067 Santa Ana Regional Transportation Center 0 0 1,100,000 1,081,870 11,908,487 20,758,152 18,382,560 24,173,510 261,267,206 310,769,175 325,948,030 353,816,770 Subtotal Public Works Subtotal Community Development Subtotal Bowers Museum General Non-Dep Subtotal TOTAL GENERAL FUND EXPENDITURES Interfund Transfers TOTAL GENERAL FUND USES 47 City Council 29 –152 6/1/2021 THIS PAGE INTENTIONALLY LEFT BLANK 48 City Council 29 –153 6/1/2021 General Fund Miscellaneous Revenues 49 City Council 29 –154 6/1/2021 Account Code LINE ITEM RESOURCES ACTUAL FY 18-19 ACTUAL FY 19-20 REVISED FY 20-21 PROPOSED FY 21-22 50011 Property Tax 37,309,791 38,846,491 40,551,352 41,772,200 50012 Santa Ana Residual 10,231,641 11,054,295 11,490,200 9,770,000 50015 Prop Tax Pass-through 1,180,207 1,370,588 1,538,600 1,753,340 50016 Prop Tax-In Lieu VLF 32,897,695 34,663,784 36,073,260 37,332,300 50020 Sales Tax 51,321,860 45,707,162 49,198,300 53,650,000 50021 Half-Cent Sales Tax (Safety)2,264,065 2,110,558 2,232,800 2,455,700 50022 Sales Tax Measure X 13,636,350 61,796,957 61,432,700 65,000,000 50030 Hotel Visitor's Tax 9,414,661 7,739,780 4,250,000 5,000,000 50031 Utility User Tax-Electric 11,517,537 11,001,745 11,775,000 12,000,000 50032 Utility User Tax-Gas 2,078,050 2,434,283 2,325,000 2,400,000 50033 Utility User Tax-Telephone 6,328,411 5,399,271 5,000,000 5,000,000 50034 Utility User Tax-Water 2,731,739 2,874,937 3,550,000 4,250,000 50045 Business Tax 13,115,518 13,031,757 9,300,000 12,200,000 50046 Medical Marijuana Taxes 1,084,157 701,367 1,150,000 1,350,000 50050 Gas Utility 403,835 432,260 404,700 415,700 50051 Electrical Utility 1,235,236 1,195,806 1,287,500 1,216,100 50053 CATV Franchise Fee 1,445,376 1,098,136 1,497,100 1,337,700 50056 Refuse Franchise Fee – Residential 0 0 1,851,500 1,851,500 50057 Refuse Franchise Fee – Commercial 0 0 6,885,200 6,700,000 50100 Commercial Cannabis - Cultivation Tax 2,000 87,727 200,000 250,000 50101 Commercial Cannabis - Distribution Tax 41,238 444,825 800,000 1,000,000 50102 Commercial Cannabis - Manufacturing Tax 7,000 102,329 100,000 150,000 50103 Commercial Cannabis - Testing Facility Tax 168,107 119,837 100,000 125,000 50104 Adult-Use Retail Business Cannabis Tax 4,397,319 10,947,403 16,900,000 18,000,000 50200 Documentary Stamp Tax 1,027,741 1,010,591 1,175,600 1,035,500 50201 Homeowner Prop Tax Subvention 191,535 188,300 211,600 191,700 50501 Motor Vehicle Licenses 162,361 267,287 178,400 203,100 51615 Adult-Use Retail Cannabis Oper 2,679,374 0 0 0 52340 Gas Tax From OCTA 0 301,816 0 0 53902 Misc Service Charge 2,121 1,342 0 0 57000 Expense Reimbursement 53,405 80,719 52,800 68,900 57010 Miscellaneous Recoveries 1,588,922 21,079 0 0 57070 Sale of Printed Material 20 202 1,000 500 57071 Sale of Land 2,074,846 4,000 500,000 0 57082 Contributions and Donations 0 50,000 0 0 57901 Indirect Cost Recovery 2,735,800 3,246,658 6,597,150 6,720,910 57960 Rental Of Property 94,804 125,243 103,000 181,000 58000 Earning On Investments 823,439 1,055,897 450,000 350,000 58002 Net Increase (Decrease) In Fai 1,245,010 770,926 0 0 59000 Transfer From Fund 025 250,000 0 0 0 SUBTOTAL REVENUES 215,741,172 260,285,358 279,162,762 293,731,150 TOTAL 215,741,172 260,285,358 279,162,762 293,731,150 GENERAL FUND MISCELLANEOUS REVENUE ACCOUNTING UNIT MISCELLANEOUS REVENUE 01102002 50 City Council 29 –155 6/1/2021 THIS PAGE INTENTIONALLY LEFT BLANK 51 City Council 29 –156 6/1/2021 Department Budget Details 52 City Council 29 –157 6/1/2021 THIS PAGE INTENTIONALLY LEFT BLANK 53 City Council 29 –158 6/1/2021 Department Budget Details City Manager’s Office 54 City Council 29 –159 6/1/2021 THIS PAGE INTENTIONALLY LEFT BLANK 55 City Council 29 –160 6/1/2021 GENERAL FUND DEPARTMENT RESOURCE SUMMARY CITY MANAGER ACTIVITIES ACTUAL FY 18-19 ACTUAL FY 19-20 ADOPTED FY 20-21 PROPOSED FY 21-22 EXPENDITURES 01103010 CITY MANAGER 2,536,336 1,824,320 1,727,880 2,267,890 01103017 CMO - SERVICE ENHANCEMENT 0 0 0 267,920 TOTAL EXPENDITURES 2,536,336 1,824,320 1,727,880 2,535,810 OPERATING EXPENSES ACTUAL FY 18-19 ACTUAL FY 19-20 ADOPTED FY 20-21 PROPOSED FY 21-22 61000 SALARIES & BENEFITS 2,139,336 1,203,635 1,268,300 1,940,370 62000 CONTRACTUALS 202,306 354,935 198,300 386,300 63000 COMMODITIES 30,815 25,813 38,350 38,350 65000 FIXED CHARGES 163,879 239,937 222,930 170,790 TOTAL 2,536,336 1,824,320 1,727,880 2,535,810 56 City Council 29 –161 6/1/2021 GENERAL FUND CITY MANAGER ACCOUNTING UNIT CMO - SERVICE ENHANCEMENT 01103017 Account Code LINE ITEM RESOURCES ACTUAL FY 18-19 ACTUAL FY 19-20 ADOPTED FY 20-21 PROPOSED FY 21-22 61020 Salaries Part-Time 0 0 0 64,560 61110 Part-Time Retirement 0 0 0 2,420 61120 Medicare Insurance 0 0 0 940 SUBTOTAL SALARIES & BENEFITS 0 0 0 67,920 62300 Contract Services-Professional 0 0 0 200,000 SUBTOTAL CONTRACTUALS 0 0 0 200,000 TOTAL 0 0 0 267,920 57 City Council 29 –162 6/1/2021 GENERAL FUND CITY MANAGER ACCOUNTING UNIT CITY MANAGER 01103010 Account Code LINE ITEM RESOURCES ACTUAL FY 18-19 ACTUAL FY 19-20 ADOPTED FY 20-21 PROPOSED FY 21-22 61000 Salaries Regular 1,437,179 881,394 890,910 1,423,630 61010 Salaries Cash Out/Separation 115,947 0 0 0 61020 Salaries Part-Time 14,669 4,751 0 62,810 61040 Salaries Overtime 45,907 43,500 0 0 61100 Retirement-Employer Normal Cost 35,155 61,345 123,110 111,480 61101 Retirement - Employer Unfunded 287,523 0 0 0 61110 Part-Time Retirement 550 178 0 2,360 61120 Medicare Insurance 18,634 13,372 18,850 21,160 61130 Health Insurance 136,996 124,807 153,200 196,800 61170 Retiree Health Benefits 0 0 3,380 3,740 61180 Worker Compensation Insurance 46,775 74,287 78,850 50,470 SUBTOTAL SALARIES & BENEFITS 2,139,336 1,203,635 1,268,300 1,872,450 62010 Communications 43,730 40,661 80,000 80,000 62120 Training, Transportation, Meetings 14,212 10,170 35,000 35,000 62130 Tuition Reimbursement 2,580 0 0 0 62140 Membership, Subscription & Dues 4,871 3,899 10,000 10,000 62300 Contract Services-Professional 129,413 294,206 43,300 43,300 62600 Parking Validation 0 0 6,000 6,000 62700 Auto Expense 7,500 6,000 24,000 12,000 SUBTOTAL CONTRACTUALS 202,306 354,935 198,300 186,300 63001 Miscellaneous Operating Expenses 30,220 25,340 35,500 35,500 63300 Gas & Diesel 595 473 2,850 2,850 SUBTOTAL COMMODITIES 30,815 25,813 38,350 38,350 65000 Building Rental 39,509 49,860 49,860 34,880 65010 Rental City Equipment 5,940 8,038 6,800 6,510 65011 Equipment Replacement Charges 6,120 6,120 6,200 5,690 65012 Accident Repair & Replacement 504 504 600 460 65040 IT Maintenance Charge 0 60,236 60,240 57,580 65100 Insurance Charges 111,806 111,810 91,960 59,400 65105 Benefits Overhead 0 0 3,820 2,820 65210 Delivery Charges 0 3,369 3,450 3,450 SUBTOTAL FIXED CHARGES 163,879 239,937 222,930 170,790 TOTAL 2,536,336 1,824,320 1,727,880 2,267,890 58 City Council 29 –163 6/1/2021 CANNABIS PUBLIC BENEFIT DEPARTMENT RESOURCE SUMMARY CITY MANAGER ACTIVITIES ACTUAL FY 18-19 ACTUAL FY 19-20 ADOPTED FY 20-21 PROPOSED FY 21-22 EXPENDITURES 01203010 CITY MANAGER ENFORCEMENT SERVICES 0 2,935 0 0 TOTAL EXPENDITURES 0 2,935 0 0 OPERATING EXPENSES ACTUAL FY 18-19 ACTUAL FY 19-20 ADOPTED FY 20-21 PROPOSED FY 21-22 61000 SALARIES & BENEFITS 0 848 0 0 62000 CONTRACTUALS 0 2,088 0 0 TOTAL 0 2,935 0 0 59 City Council 29 –164 6/1/2021 CANNABIS PUBLIC BENEFIT CITY MANAGER ACCOUNTING UNIT CITY MANAGER ENFORCEMENT SERVICES 01203010 Account Code LINE ITEM RESOURCES ACTUAL FY 18-19 ACTUAL FY 19-20 ADOPTED FY 20-21 PROPOSED FY 21-22 61000 Salaries Regular 0 651 0 0 61100 Retirement-Employer Normal Cost 0 19 0 0 61120 Medicare Insurance 0 9 0 0 61130 Health Insurance 0 115 0 0 61180 Worker Compensation Insurance 0 53 0 0 SUBTOTAL SALARIES & BENEFITS 0 848 0 0 62120 Training, Transportation, Meetings 0 2,088 0 0 SUBTOTAL CONTRACTUALS 0 2,088 0 0 TOTAL 0 2,935 0 0 60 City Council 29 –165 6/1/2021 CATV FUND DEPARTMENT RESOURCE SUMMARY CITY MANAGER ACTIVITIES ACTUAL FY 18-19 ACTUAL FY 19-20 ADOPTED FY 20-21 PROPOSED FY 21-22 REVENUES 50054 CATV Peg Access Support 0 0 240,000 240,000 58000 Earning On Investments 0 0 13,000 10,000 TOTAL REVENUES 0 0 253,000 250,000 EXPENDITURES 02103010 CATV CAPITAL SUPPORT (PEG)0 0 253,000 250,000 TOTAL EXPENDITURES 0 0 253,000 250,000 OPERATING EXPENSES ACTUAL FY 18-19 ACTUAL FY 19-20 ADOPTED FY 20-21 PROPOSED FY 21-22 62000 CONTRACTUALS 0 0 153,000 200,000 63000 COMMODITIES 0 0 100,000 50,000 TOTAL 0 0 253,000 250,000 Transferred from Parks, Recreation and Community Services Effective FY 20-21. 61 City Council 29 –166 6/1/2021 CATV FUND CITY MANAGER ACCOUNTING UNIT CATV CAPITAL SUPPORT (PEG)02103002 Account Code LINE ITEM RESOURCES ACTUAL FY 18-19 ACTUAL FY 19-20 ADOPTED FY 20-21 PROPOSED FY 21-22 50054 CATV Peg Access Support 0 0 240,000 240,000 58000 Earning On Investments 0 0 13,000 10,000 SUBTOTAL REVENUES 0 0 253,000 250,000 TOTAL 0 0 253,000 250,000 62 City Council 29 –167 6/1/2021 CATV FUND CITY MANAGER ACCOUNTING UNIT CATV CAPITAL SUPPORT (PEG)02103010 Account Code LINE ITEM RESOURCES ACTUAL FY 18-19 ACTUAL FY 19-20 ADOPTED FY 20-21 PROPOSED FY 21-22 62300 Contract Services-Professional 0 0 153,000 200,000 SUBTOTAL CONTRACTUALS 0 0 153,000 200,000 63001 Miscellaneous Operating Expenses 0 0 100,000 50,000 SUBTOTAL COMMODITIES 0 0 100,000 50,000 TOTAL 0 0 253,000 250,000 63 City Council 29 –168 6/1/2021 CITY SERVICES DEPARTMENT RESOURCE SUMMARY CITY MANAGER ACTIVITIES ACTUAL FY 18-19 ACTUAL FY 19-20 ADOPTED FY 20-21 PROPOSED FY 21-22 REVENUES 55100 Cannabis Fines 137,500 0 0 0 TOTAL REVENUES 137,500 0 0 0 64 City Council 29 –169 6/1/2021 CITY SERVICES CITY MANAGER ACCOUNTING UNIT CITY MANAGER REVENUE 05303002 Account Code LINE ITEM RESOURCES ACTUAL FY 18-19 ACTUAL FY 19-20 ADOPTED FY 20-21 PROPOSED FY 21-22 55100 Cannabis Fines 137,500 0 0 0 SUBTOTAL REVENUES 137,500 0 0 0 TOTAL 137,500 0 0 0 65 City Council 29 –170 6/1/2021 City Council 66 City Council 29 –171 6/1/2021 THIS PAGE INTENTIONALLY LEFT BLANK 67 City Council 29 –172 6/1/2021 GENERAL FUND DEPARTMENT RESOURCE SUMMARY CITY COUNCIL ACTIVITIES ACTUAL FY 18-19 ACTUAL FY 19-20 ADOPTED FY 20-21 PROPOSED FY 21-22 EXPENDITURES 01104012 CITY COUNCIL LEGISLATIVE 448,941 486,568 489,780 569,280 TOTAL EXPENDITURES 448,941 486,568 489,780 569,280 OPERATING EXPENSES ACTUAL FY 18-19 ACTUAL FY 19-20 ADOPTED FY 20-21 PROPOSED FY 21-22 61000 SALARIES & BENEFITS 168,018 136,708 122,260 136,100 62000 CONTRACTUALS 190,487 241,455 258,500 346,300 63000 COMMODITIES 31,173 33,626 34,000 34,000 65000 FIXED CHARGES 59,264 74,780 75,020 52,880 TOTAL 448,941 486,568 489,780 569,280 68 City Council 29 –173 6/1/2021 GENERAL FUND CITY COUNCIL ACCOUNTING UNIT CITY COUNCIL LEGISLATIVE 01104012 Account Code LINE ITEM RESOURCES ACTUAL FY 18-19 ACTUAL FY 19-20 ADOPTED FY 20-21 PROPOSED FY 21-22 61020 Salaries Part-Time 81,850 79,500 84,000 84,000 61100 Retirement-Employer Normal Cost 1,214 2,949 2,000 5,800 61101 Retirement - Employer Unfunded 9,927 0 0 0 61110 Part-Time Retirement 1,608 1,022 500 700 61120 Medicare Insurance 1,698 1,655 1,000 1,300 61130 Health Insurance 71,722 51,582 34,760 44,300 SUBTOTAL SALARIES & BENEFITS 168,018 136,708 122,260 136,100 62010 Communications 3,513 2,442 4,500 4,500 62120 Training, Transportation, Meetings 19,736 31,314 28,000 28,000 62140 Membership, Subscription & Dues 2,436 52,060 7,000 59,800 62300 Contract Services-Professional 61,832 116,639 161,700 196,700 62600 Parking Validation 62,969 0 15,300 15,300 62700 Auto Expense 40,000 39,000 42,000 42,000 SUBTOTAL CONTRACTUALS 190,487 241,455 258,500 346,300 63001 Miscellaneous Operating Expenses 22,762 25,333 20,000 20,000 63030 Legislative Community Events S 8,411 8,292 14,000 14,000 SUBTOTAL COMMODITIES 31,173 33,626 34,000 34,000 65000 Building Rental 59,264 74,780 74,780 52,290 65105 Benefits Overhead 0 0 240 590 SUBTOTAL FIXED CHARGES 59,264 74,780 75,020 52,880 TOTAL 448,941 486,568 489,780 569,280 69 City Council 29 –174 6/1/2021 Clerk of the Council 70 City Council 29 –175 6/1/2021 THIS PAGE INTENTIONALLY LEFT BLANK 71 City Council 29 –176 6/1/2021 GENERAL FUND DEPARTMENT RESOURCE SUMMARY CLERK OF THE COUNCIL ACTIVITIES ACTUAL FY 18-19 ACTUAL FY 19-20 ADOPTED FY 20-21 PROPOSED FY 21-22 EXPENDITURES 01107017 COTC - SERVICE ENHANCEMENT 0 0 0 415,000 01107031 CLERK OF THE COUNCIL - ADMIN 1,306,248 1,720,280 1,355,600 1,715,790 TOTAL EXPENDITURES 1,306,248 1,720,280 1,355,600 2,130,790 OPERATING EXPENSES ACTUAL FY 18-19 ACTUAL FY 19-20 ADOPTED FY 20-21 PROPOSED FY 21-22 61000 SALARIES & BENEFITS 791,821 538,752 603,230 789,650 62000 CONTRACTUALS 397,538 1,035,957 576,400 1,211,200 63000 COMMODITIES 40,228 18,452 35,000 24,700 65000 FIXED CHARGES 76,661 127,118 140,970 105,240 TOTAL 1,306,248 1,720,280 1,355,600 2,130,790 72 City Council 29 –177 6/1/2021 GENERAL FUND CLERK OF THE COUNCIL ACCOUNTING UNIT COTC - SERVICE ENHANCEMENT 01107017 Account Code LINE ITEM RESOURCES ACTUAL FY 18-19 ACTUAL FY 19-20 ADOPTED FY 20-21 PROPOSED FY 21-22 62300 Contract Services-Professional 0 0 0 415,000 SUBTOTAL CONTRACTUALS 0 0 0 415,000 TOTAL 0 0 0 415,000 73 City Council 29 –178 6/1/2021 GENERAL FUND CLERK OF THE COUNCIL ACCOUNTING UNIT CLERK OF THE COUNCIL - ADMIN 01107031 Account Code LINE ITEM RESOURCES ACTUAL FY 18-19 ACTUAL FY 19-20 ADOPTED FY 20-21 PROPOSED FY 21-22 61000 Salaries Regular 450,936 415,759 357,500 540,310 61010 Salaries Cash Out/Separation 58,975 4,322 0 0 61020 Salaries Part-Time 20,787 1,256 58,700 58,700 61040 Salaries Overtime 14,127 2,936 7,000 7,000 61100 Retirement-Employer Normal Cost 15,823 14,727 29,950 31,120 61101 Retirement - Employer Unfunded 129,414 0 0 0 61110 Part-Time Retirement 766 47 900 1,940 61120 Medicare Insurance 7,351 6,228 7,330 8,530 61130 Health Insurance 66,939 56,307 109,400 114,840 61170 Retiree Health Benefits 0 0 0 3,260 61180 Worker Compensation Insurance 26,702 37,170 32,450 23,950 SUBTOTAL SALARIES & BENEFITS 791,821 538,752 603,230 789,650 62010 Communications 7,474 7,353 2,500 8,500 62120 Training, Transportation, Meetings 5,244 1,850 3,000 3,800 62123 Meals 0 5,456 7,000 7,000 62140 Membership, Subscription & Dues 570 938 2,000 2,000 62200 Advertising 49,412 5,572 6,000 6,000 62300 Contract Services-Professional 329,283 1,008,075 546,900 756,400 62600 Parking Validation 2,055 715 3,000 6,500 62700 Auto Expense 3,500 6,000 6,000 6,000 SUBTOTAL CONTRACTUALS 397,538 1,035,957 576,400 796,200 63001 Miscellaneous Operating Expenses 40,228 18,452 35,000 24,700 SUBTOTAL COMMODITIES 40,228 18,452 35,000 24,700 65000 Building Rental 41,404 60,060 60,060 31,680 65040 IT Maintenance Charge 0 30,119 30,120 34,550 65100 Insurance Charges 35,257 35,260 47,560 35,420 65105 Benefits Overhead 0 0 1,550 1,910 65210 Delivery Charges 0 1,679 1,680 1,680 SUBTOTAL FIXED CHARGES 76,661 127,118 140,970 105,240 TOTAL 1,306,248 1,720,280 1,355,600 1,715,790 74 City Council 29 –179 6/1/2021 THIS PAGE INTENTIONALLY LEFT BLANK 75 City Council 29 –180 6/1/2021 City Attorney’s Office 76 City Council 29 –181 6/1/2021 GENERAL FUND DEPARTMENT RESOURCE SUMMARY CITY ATTORNEY ACTIVITIES ACTUAL FY 18-19 ACTUAL FY 19-20 ADOPTED FY 20-21 PROPOSED FY 21-22 EXPENDITURES 01108016 CAO - MMD AND ADULT USE 535,216 0 0 0 01108032 CITY ATTORNEY 2,777,227 2,789,266 2,950,260 2,955,140 TOTAL EXPENDITURES 3,312,444 2,789,266 2,950,260 2,955,140 OPERATING EXPENSES ACTUAL FY 18-19 ACTUAL FY 19-20 ADOPTED FY 20-21 PROPOSED FY 21-22 61000 SALARIES & BENEFITS 2,317,132 1,751,289 1,872,430 1,925,200 62000 CONTRACTUALS 714,722 669,738 695,000 695,000 63000 COMMODITIES 30,591 13,568 40,000 40,000 65000 FIXED CHARGES 246,601 341,158 342,830 294,940 66000 CAPITAL 3,398 13,513 0 0 TOTAL 3,312,444 2,789,266 2,950,260 2,955,140 77 City Council 29 –182 6/1/2021 GENERAL FUND CITY ATTORNEY ACCOUNTING UNIT CAO - MMD AND ADULT USE 01108016 Account Code LINE ITEM RESOURCES ACTUAL FY 18-19 ACTUAL FY 19-20 ADOPTED FY 20-21 PROPOSED FY 21-22 61000 Salaries Regular 243,155 0 0 0 61100 Retirement-Employer Normal Cost 22,459 0 0 0 61101 Retirement - Employer Unfunded 183,683 0 0 0 61120 Medicare Insurance 3,402 0 0 0 61130 Health Insurance 41,723 0 0 0 61180 Worker Compensation Insurance 17,602 0 0 0 SUBTOTAL SALARIES & BENEFITS 512,025 0 0 0 63001 Miscellaneous Operating Expenses 315 0 0 0 SUBTOTAL COMMODITIES 315 0 0 0 65100 Insurance Charges 22,876 0 0 0 SUBTOTAL FIXED CHARGES 22,876 0 0 0 TOTAL 535,216 0 0 0 78 City Council 29 –183 6/1/2021 GENERAL FUND CITY ATTORNEY ACCOUNTING UNIT CITY ATTORNEY 01108032 Account Code LINE ITEM RESOURCES ACTUAL FY 18-19 ACTUAL FY 19-20 ADOPTED FY 20-21 PROPOSED FY 21-22 61000 Salaries Regular 1,046,018 1,198,964 1,370,200 1,422,670 61010 Salaries Cash Out/Separation 4,769 8,887 0 0 61020 Salaries Part-Time 4,308 6,203 0 0 61100 Retirement-Employer Normal Cost 54,380 278,403 153,830 164,980 61101 Retirement - Employer Unfunded 444,757 0 0 0 61110 Part-Time Retirement 162 233 0 0 61120 Medicare Insurance 14,945 16,985 24,210 24,200 61130 Health Insurance 159,388 169,966 230,870 219,720 61170 Retiree Health Benefits 0 0 12,770 13,210 61180 Worker Compensation Insurance 76,380 71,649 80,550 80,420 SUBTOTAL SALARIES & BENEFITS 1,805,107 1,751,289 1,872,430 1,925,200 62010 Communications 29,935 26,454 31,300 31,300 62120 Training, Transportation, Meetings 6,005 1,485 10,000 10,000 62140 Membership, Subscription & Dues 3,675 5,393 12,000 12,000 62300 Contract Services-Professional 657,132 628,987 632,400 632,400 62302 Contracted Vendor Personnel Services 8,476 3,462 5,000 5,000 62600 Parking Validation 9,500 3,958 4,300 4,300 SUBTOTAL CONTRACTUALS 714,722 669,738 695,000 695,000 63001 Miscellaneous Operating Expenses 30,276 13,568 40,000 40,000 SUBTOTAL COMMODITIES 30,276 13,568 40,000 40,000 65000 Building Rental 124,460 161,610 161,610 118,910 65040 IT Maintenance Charge 0 78,309 78,310 71,970 65100 Insurance Charges 99,264 98,305 97,760 98,510 65105 Benefits Overhead 0 0 3,770 4,170 65210 Delivery Charges 0 2,935 1,380 1,380 SUBTOTAL FIXED CHARGES 223,724 341,158 342,830 294,940 66510 Computer Software 0 11,809 0 0 66600 Books Records Video 3,398 1,704 0 0 SUBTOTAL CAPITAL 3,398 13,513 0 0 TOTAL 2,777,227 2,789,266 2,950,260 2,955,140 79 City Council 29 –184 6/1/2021 CANNABIS PUBLIC BENEFIT DEPARTMENT RESOURCE SUMMARY CITY ATTORNEY ACTIVITIES ACTUAL FY 18-19 ACTUAL FY 19-20 ADOPTED FY 20-21 PROPOSED FY 21-22 EXPENDITURES 01208010 CITY ATTORNEY ENFORCEMENT SERVICES 0 302,707 987,350 718,940 TOTAL EXPENDITURES 0 302,707 987,350 718,940 OPERATING EXPENSES ACTUAL FY 18-19 ACTUAL FY 19-20 ADOPTED FY 20-21 PROPOSED FY 21-22 61000 SALARIES & BENEFITS 0 263,109 179,960 189,080 62000 CONTRACTUALS 0 0 565,820 300,000 65000 FIXED CHARGES 0 39,599 241,570 229,860 TOTAL 0 302,707 987,350 718,940 80 City Council 29 –185 6/1/2021 CANNABIS PUBLIC BENEFIT CITY ATTORNEY ACCOUNTING UNIT CITY ATTORNEY ENFORCEMENT SERVICES 01208010 Account Code LINE ITEM RESOURCES ACTUAL FY 18-19 ACTUAL FY 19-20 ADOPTED FY 20-21 PROPOSED FY 21-22 61000 Salaries Regular 0 191,380 126,250 137,260 61100 Retirement-Employer Normal Cost 0 21,010 15,390 16,330 61120 Medicare Insurance 0 2,770 1,850 1,990 61130 Health Insurance 0 30,390 23,380 24,720 61170 Retiree Health Benefits 0 0 1,260 1,370 61180 Worker Compensation Insurance 0 17,559 11,830 7,410 SUBTOTAL SALARIES & BENEFITS 0 263,109 179,960 189,080 62300 Contract Services-Professional 0 0 565,820 300,000 SUBTOTAL CONTRACTUALS 0 0 565,820 300,000 65040 IT Maintenance Charge 0 12,048 12,050 5,760 65050 IT Department Specific 0 4,960 214,300 214,300 65100 Insurance Charges 0 22,280 14,360 9,080 65105 Benefits Overhead 0 0 550 410 65210 Delivery Charges 0 311 310 310 SUBTOTAL FIXED CHARGES 0 39,599 241,570 229,860 TOTAL 0 302,707 987,350 718,940 81 City Council 29 –186 6/1/2021 CITY SERVICES DEPARTMENT RESOURCE SUMMARY CITY ATTORNEY ACTIVITIES ACTUAL FY 18-19 ACTUAL FY 19-20 ADOPTED FY 20-21 PROPOSED FY 21-22 REVENUES 57995 CAO - Medical Marijuana Dispensaries 0 0 34,800 0 TOTAL REVENUES 0 0 34,800 0 82 City Council 29 –187 6/1/2021 CITY SERVICES CITY ATTORNEY ACCOUNTING UNIT CITY ATTORNEY REVENUE 05308002 Account Code LINE ITEM RESOURCES ACTUAL FY 18-19 ACTUAL FY 19-20 ADOPTED FY 20-21 PROPOSED FY 21-22 57995 CAO - Medical Marijuana Dispensaries 0 0 34,800 0 SUBTOTAL REVENUES 0 0 34,800 0 TOTAL 0 0 34,800 0 83 City Council 29 –188 6/1/2021 Human Resources 84 City Council 29 –189 6/1/2021 THIS PAGE INTENTIONALLY LEFT BLANK 85 City Council 29 –190 6/1/2021 GENERAL FUND DEPARTMENT RESOURCE SUMMARY HUMAN RESOURCES ACTIVITIES ACTUAL FY 18-19 ACTUAL FY 19-20 ADOPTED FY 20-21 PROPOSED FY 21-22 EXPENDITURES 01109017 HR - SERVICE ENHANCEMENT 0 0 0 115,540 01109050 HUMAN RESOURCES 1,699,480 1,920,922 2,897,790 3,339,650 TOTAL EXPENDITURES 1,699,480 1,920,922 2,897,790 3,455,190 OPERATING EXPENSES ACTUAL FY 18-19 ACTUAL FY 19-20 ADOPTED FY 20-21 PROPOSED FY 21-22 61000 SALARIES & BENEFITS 1,287,902 1,369,435 2,239,140 2,746,380 62000 CONTRACTUALS 249,271 327,637 398,200 407,910 63000 COMMODITIES 97,757 65,402 67,800 56,000 65000 FIXED CHARGES 64,550 158,449 192,650 244,900 TOTAL 1,699,480 1,920,922 2,897,790 3,455,190 86 City Council 29 –191 6/1/2021 GENERAL FUND HUMAN R HR - SERV SOURCES ICE ENHANCEMENT ACCOUNTING UNIT 01109017 Account Code LINE ITEM RESOURCES ACTUAL FY 18-19 ACTUAL FY 19-20 ADOPTED FY 20-21 PROPOSED FY 21-22 61000 Salaries Regular 0 0 0 86,910 61100 Retirement-Employer Normal Cost 0 0 0 3,370 61120 Medicare Insurance 0 0 0 1,260 61130 Health Insurance 0 0 0 24,000 SUBTOTAL SALARIES & BENEFITS 0 0 0 115,540 TOTAL 0 0 0 115,540 87 City Council 29 –192 6/1/2021 GENERAL FUND HUMAN RESOURCES HUMAN RESOURCES ACCOUNTING UNIT 01109050 Account Code LINE ITEM RESOURCES ACTUAL FY 18-19 ACTUAL FY 19-20 ADOPTED FY 20-21 PROPOSED FY 21-22 61000 Salaries Regular 539,069 822,668 1,300,410 1,473,370 61010 Salaries Cash Out/Separation 6,364 21,323 30,000 158,450 61020 Salaries Part-Time 158,534 181,448 402,780 404,620 61040 Salaries Overtime 24 953 10,800 10,800 61100 Retirement-Employer Normal Cost 39,862 76,469 106,220 131,100 61101 Retirement - Employer Unfunded 326,017 0 0 0 61110 Part-Time Retirement 127 26 8,100 7,000 61120 Medicare Insurance 9,809 14,424 24,240 24,350 61130 Health Insurance 130,880 170,362 259,460 316,630 61170 Retiree Health Benefits 0 0 4,180 6,520 61180 Worker Compensation Insurance 77,215 81,760 92,950 98,000 SUBTOTAL SALARIES & BENEFITS 1,287,902 1,369,435 2,239,140 2,630,840 62010 Communications 14,188 19,238 18,000 15,700 62120 Training, Transportation, Meetings 14,084 38,171 55,000 52,500 62140 Membership, Subscription & Dues 2,905 3,531 20,000 16,500 62200 Advertising 0 0 10,000 11,450 62300 Contract Services-Professional 208,817 264,797 257,800 274,360 62302 Contracted Vendor Personnel Services 8,077 700 0 0 62322 Maintenance & Repair Machinery 0 0 5,000 5,000 62600 Parking Validation 0 0 30,000 30,000 62700 Auto Expense 1,200 1,200 2,400 2,400 SUBTOTAL CONTRACTUALS 249,271 327,637 398,200 407,910 63001 Miscellaneous Operating Expenses 97,757 65,402 67,800 56,000 SUBTOTAL COMMODITIES 97,757 65,402 67,800 56,000 65000 Building Rental 19,209 40,320 40,320 31,070 65040 IT Maintenance Charge 0 53,009 53,010 93,560 65100 Insurance Charges 45,341 63,060 92,820 113,570 65105 Benefits Overhead 0 0 4,440 4,640 65210 Delivery Charges 0 2,060 2,060 2,060 SUBTOTAL FIXED CHARGES 64,550 158,449 192,650 244,900 TOTAL 1,699,480 1,920,922 2,897,790 3,339,650 88 City Council 29 –193 6/1/2021 AIR QUALITY IMPR. (AB 2766) DEPARTMENT RESOURCE SUMMARY HUMAN RESOURCES ACTIVITIES ACTUAL FY 18-19 ACTUAL FY 19-20 ADOPTED FY 20-21 PROPOSED FY 21-22 EXPENDITURES 03109050 HUMAN RESOURCES-AIR QUALITY IMPROVM TOTAL EXPENDITURES 63,325 14,052 145,130 144,470 63,325 14,052 145,130 144,470 OPERATING EXPENSES ACTUAL FY 18-19 ACTUAL FY 19-20 ADOPTED FY 20-21 PROPOSED FY 21-22 61000 SALARIES & BENEFITS 22,882 3,201 57,710 57,370 62000 CONTRACTUALS 1,352 1,171 3,000 3,000 63000 COMMODITIES 1,436 3,200 7,000 7,000 65000 FIXED CHARGES 7,566 6,546 22,420 22,100 69000 MISCELLANEOUS 30,089 (65) 55,000 55,000 TOTAL 63,325 14,052 145,130 144,470 89 City Council 29 –194 6/1/2021 AIR QUALITY IMPR. (AB 2766) HUMAN RESOURCES HUMAN RESOURCES-AIR QUALITY IMPROVM ACCOUNTING UNIT 03109050 Account Code LINE ITEM RESOURCES ACTUAL FY 18-19 ACTUAL FY 19-20 ADOPTED FY 20-21 PROPOSED FY 21-22 61000 Salaries Regular 21,765 2,968 35,950 38,830 61020 Salaries Part-Time 0 0 5,000 5,000 61100 Retirement-Employer Normal Cost 0 0 3,330 3,600 61110 Part-Time Retirement 0 0 400 400 61120 Medicare Insurance 0 0 520 560 61130 Health Insurance 0 0 7,450 6,460 61170 Retiree Health Benefits 0 0 0 160 61180 Worker Compensation Insurance 1,118 232 5,060 2,360 SUBTOTAL SALARIES & BENEFITS 22,882 3,201 57,710 57,370 62120 Training, Transportation, Meetings 183 0 1,200 1,200 62140 Membership, Subscription & Dues 1,121 1,160 1,800 1,800 62200 Advertising 42 0 0 0 62302 Contracted Vendor Personnel Services 6 11 0 0 SUBTOTAL CONTRACTUALS 1,352 1,171 3,000 3,000 63001 Miscellaneous Operating Expenses 1,436 3,200 7,000 7,000 SUBTOTAL COMMODITIES 1,436 3,200 7,000 7,000 65040 IT Maintenance Charge 0 4,518 4,520 2,590 65050 IT Department Specific 4,283 0 0 0 65100 Insurance Charges 1,402 1,620 5,810 2,730 65105 Benefits Overhead 0 0 240 130 65210 Delivery Charges 0 49 50 50 65400 Indirect Costs 1,881 358 11,800 16,600 SUBTOTAL FIXED CHARGES 7,566 6,546 22,420 22,100 69101 Bicycle Commute Incentive 435 (45) 0 0 69102 Bus Passes 7,055 0 0 0 69103 Car Pool Incentive 8,175 (20) 0 0 69104 Train Passes 11,689 0 0 0 69105 Walking Commute Incentive 2,735 0 0 0 69106 Incentive Drawings 0 0 55,000 55,000 SUBTOTAL MISCELLANEOUS 30,089 (65) 55,000 55,000 TOTAL 63,325 14,052 145,130 144,470 90 City Council 29 –195 6/1/2021 STRATEGIC PLAN PROJECTS DEPARTMENT RESOURCE SUMMARY HUMAN RESOURCES ACTIVITIES ACTUAL FY 18-19 ACTUAL FY 19-20 ADOPTED FY 20-21 PROPOSED FY 21-22 EXPENDITURES 05209018 HUMAN RESOURCES STRATEGIC PLAN PROJ TOTAL EXPENDITURES 159,038 149,291 0 0 159,038 149,291 0 0 OPERATING EXPENSES ACTUAL FY 18-19 ACTUAL FY 19-20 ADOPTED FY 20-21 PROPOSED FY 21-22 61000 SALARIES & BENEFITS 148,849 136,177 0 0 62000 CONTRACTUALS 1,544 13,114 0 0 63000 COMMODITIES 274 0 0 0 65000 FIXED CHARGES 8,371 0 0 0 TOTAL 159,038 149,291 0 0 91 City Council 29 –196 6/1/2021 STRATEGIC PLAN PROJECTS HUMAN RESOURCES HUMAN RESOURCES STRATEGIC PLAN PROJ ACCOUNTING UNIT 05209018 Account Code LINE ITEM RESOURCES ACTUAL FY 18-19 ACTUAL FY 19-20 ADOPTED FY 20-21 PROPOSED FY 21-22 61020 Salaries Part-Time 135,069 120,395 0 0 61040 Salaries Overtime 27 70 0 0 61110 Part-Time Retirement 4,992 4,473 0 0 61120 Medicare Insurance 1,931 1,731 0 0 61180 Worker Compensation Insurance 6,830 9,508 0 0 SUBTOTAL SALARIES & BENEFITS 148,849 136,177 0 0 62300 Contract Services-Professional 1,544 13,114 0 0 SUBTOTAL CONTRACTUALS 1,544 13,114 0 0 63001 Miscellaneous Operating Expenses 274 0 0 0 SUBTOTAL COMMODITIES 274 0 0 0 65100 Insurance Charges 8,371 0 0 0 SUBTOTAL FIXED CHARGES 8,371 0 0 0 TOTAL 159,038 149,291 0 0 92 City Council 29 –197 6/1/2021 LIABILITY AND PROPERTY INS FND DEPARTMENT RESOURCE SUMMARY HUMAN RESOURCES ACTIVITIES ACTUAL FY 18-19 ACTUAL FY 19-20 ADOPTED FY 20-21 PROPOSED FY 21-22 REVENUES 56000 Charges To Departments 8,544,479 8,787,749 10,787,750 10,787,750 57000 Expense Reimbursement 47,966 0 0 0 57010 Miscellaneous Recoveries 11,343 19,952 400,000 400,000 57019 Insurance Reimbursement 0 1,256,364 0 300,000 58000 Earning On Investments 198,585 110,032 150,000 150,000 58002 Net Increase (Decrease) In Fai 438,129 111,072 0 0 TOTAL REVENUES 9,240,503 10,285,169 11,337,750 11,637,750 EXPENDITURES 08009051 LIABILITY & PROPERTY INS FUND 10,990,286 9,569,095 11,202,100 16,801,340 08009052 SAFETY PROGRAM 0 20,204 187,500 447,300 TOTAL EXPENDITURES 10,990,286 9,589,299 11,389,600 17,248,640 OPERATING EXPENSES ACTUAL FY 18-19 ACTUAL FY 19-20 ADOPTED FY 20-21 PROPOSED FY 21-22 61000 SALARIES & BENEFITS 558,781 808,893 771,340 748,720 62000 CONTRACTUALS 798,383 1,092,648 1,108,820 1,188,620 63000 COMMODITIES 33,539 31,659 106,790 3,306,790 64000 INSURANCE & CLAIMS 9,382,586 7,509,040 9,093,490 11,861,670 65000 FIXED CHARGES 139,043 145,021 271,160 124,840 66000 CAPITAL 77,953 2,039 38,000 18,000 TOTAL 10,990,286 9,589,299 11,389,600 17,248,640 93 City Council 29 –198 6/1/2021 LIABILITY AND PROPERTY INS FND HUMAN R LIABILITY SOURCES & PROPERTY INS REVEN ACCOUNTING UNIT 08009002 Account Code LINE ITEM RESOURCES ACTUAL FY 18-19 ACTUAL FY 19-20 ADOPTED FY 20-21 PROPOSED FY 21-22 56000 Charges To Departments 8,544,479 8,787,749 10,787,750 10,787,750 57000 Expense Reimbursement 47,966 0 0 0 57010 Miscellaneous Recoveries 11,343 19,952 400,000 400,000 57019 Insurance Reimbursement 0 1,256,364 0 300,000 58000 Earning On Investments 198,585 110,032 150,000 150,000 58002 Net Increase (Decrease) In Fai 438,129 111,072 0 0 SUBTOTAL REVENUES 9,240,503 10,285,169 11,337,750 11,637,750 TOTAL 9,240,503 10,285,169 11,337,750 11,637,750 94 City Council 29 –199 6/1/2021 LIABILITY AND PROPERTY INS FND HUMAN RESOURCES LIABILITY & PROPERTY INS FUND ACCOUNTING UNIT 08009051 Account Code LINE ITEM RESOURCES ACTUAL FY 18-19 ACTUAL FY 19-20 ADOPTED FY 20-21 PROPOSED FY 21-22 61000 Salaries Regular 342,396 482,475 442,750 400,960 61020 Salaries Part-Time 47,961 0 0 17,090 61040 Salaries Overtime 55 0 10,000 10,000 61100 Retirement-Employer Normal Cost 9,444 28,982 28,280 27,760 61101 Retirement - Employer Unfunded 77,239 175,257 0 0 61102 Retirement- Employer Unfunded- Miscellaneous 0 0 197,040 191,280 61120 Medicare Insurance 5,691 6,953 6,290 5,560 61130 Health Insurance 55,946 76,687 65,380 69,090 61170 Retiree Health Benefits 0 0 1,910 1,500 61180 Worker Compensation Insurance 20,049 38,539 19,690 25,480 SUBTOTAL SALARIES & BENEFITS 558,781 808,893 771,340 748,720 62010 Communications 3,608 3,573 4,820 1,020 62120 Training, Transportation, Meetings 2,963 5,832 4,690 4,690 62130 Tuition Reimbursement 0 0 0 6,000 62140 Membership, Subscription & Dues 910 5,040 10,300 6,700 62300 Contract Services-Professional 372,896 752,908 495,000 638,410 62302 Contracted Vendor Personnel Services 416,806 316,310 500,000 360,500 62322 Maintenance & Repair Machinery 0 0 1,000 0 62600 Parking Validation 0 0 310 0 62700 Auto Expense 1,200 1,200 1,200 0 SUBTOTAL CONTRACTUALS 798,383 1,084,864 1,017,320 1,017,320 63001 Miscellaneous Operating Expenses 33,539 19,873 30,500 3,030,790 63300 Gas & Diesel 0 0 290 0 SUBTOTAL COMMODITIES 33,539 19,873 30,790 3,030,790 64010 Insurance Payment 4,476,243 3,073,112 3,939,740 5,121,670 64050 Losses Paid 4,827,125 4,237,132 4,800,000 6,240,000 64070 Unemployment Claims Paid 79,218 198,796 353,750 500,000 SUBTOTAL INSURANCE & CLAIMS 9,382,586 7,509,040 9,093,490 11,861,670 65000 Building Rental 20,955 71,660 71,660 55,200 65010 Rental City Equipment 0 0 13,000 0 65040 IT Maintenance Charge 0 14,457 14,460 20,730 65050 IT Department Specific 12,850 0 0 0 65100 Insurance Charges 0 0 22,610 29,520 65105 Benefits Overhead 0 0 940 1,170 65205 Internal Departments Personnel 64,674 (14,481) 111,590 0 65400 Indirect Costs 40,564 73,384 36,900 18,220 SUBTOTAL FIXED CHARGES 139,043 145,021 271,160 124,840 66200 Building Improvement 77,516 0 0 0 66400 Machinery & Equipment 437 1,405 10,000 10,000 66510 Computer Software 0 0 2,500 2,500 66600 Books Records Video 0 0 5,500 5,500 SUBTOTAL CAPITAL 77,953 1,405 18,000 18,000 TOTAL 10,990,286 9,569,095 11,202,100 16,801,340 95 City Council 29 –200 6/1/2021 LIABILITY AND PROPERTY INS FND HUMAN RESOURCES SAFETY PROGRAM ACCOUNTING UNIT 08009052 Account Code LINE ITEM RESOURCES ACTUAL FY 18-19 ACTUAL FY 19-20 ADOPTED FY 20-21 PROPOSED FY 21-22 62010 Communications 0 0 3,000 0 62120 Training, Transportation, Meetings 0 3,209 45,000 75,000 62140 Membership, Subscription & Dues 0 625 4,500 1,300 62300 Contract Services-Professional 0 2,921 39,000 95,000 62302 Contracted Vendor Personnel Services 0 1,030 0 0 SUBTOTAL CONTRACTUALS 0 7,784 91,500 171,300 63001 Miscellaneous Operating Expenses 0 11,787 76,000 276,000 SUBTOTAL COMMODITIES 0 11,787 76,000 276,000 66400 Machinery & Equipment 0 634 0 0 66510 Computer Software 0 0 20,000 0 SUBTOTAL CAPITAL 0 634 20,000 0 TOTAL 0 20,204 187,500 447,300 96 City Council 29 –201 6/1/2021 EMPLOYEE GROUP INSURANCE DEPARTMENT RESOURCE SUMMARY HUMAN RESOURCES ACTIVITIES ACTUAL FY 18-19 ACTUAL FY 19-20 ADOPTED FY 20-21 PROPOSED FY 21-22 REVENUES 56000 Charges To Departments 19,141,060 20,682,379 23,852,900 21,317,000 56090 Benefit Overhead Charge 0 0 400,000 400,000 56800 Employee Contribution 1,817,734 2,208,330 2,395,000 2,450,000 56801 Medical Contribution 213,841 229,436 170,000 240,000 56802 Child Care Contribution 91,915 102,802 88,000 97,000 56804 POA Retiree Health Insurance 1,019,287 1,087,445 1,273,000 2,601,000 58000 Earning On Investments 9,807 1,822 3,000 3,000 TOTAL REVENUES 22,293,644 24,312,213 28,181,900 27,108,000 EXPENDITURES 08109052 SECTION 125 BENEFITS. 303,851 329,710 267,800 346,500 08109053 EMPLOYEE GROUP INSURANCE 22,906,301 24,450,992 28,881,970 28,991,990 TOTAL EXPENDITURES 23,210,151 24,780,702 29,149,770 29,338,490 OPERATING EXPENSES ACTUAL FY 18-19 ACTUAL FY 19-20 ADOPTED FY 20-21 PROPOSED FY 21-22 61000 SALARIES & BENEFITS 975,069 780,656 874,690 936,730 62000 CONTRACTUALS 113,802 116,025 159,200 1,471,700 63000 COMMODITIES 12,469 2,748 20,000 20,000 64000 INSURANCE & CLAIMS 21,875,377 23,672,335 27,803,700 26,548,900 65000 FIXED CHARGES 233,435 208,939 292,180 361,160 TOTAL 23,210,151 24,780,702 29,149,770 29,338,490 97 City Council 29 –202 6/1/2021 EMPLOYEE GROUP INSURANCE HUMAN R SECTION SOURCES 125 BENEFITS REVENUE ACCOUNTING UNIT 08109002 Account Code LINE ITEM RESOURCES ACTUAL FY 18-19 ACTUAL FY 19-20 ADOPTED FY 20-21 PROPOSED FY 21-22 56000 Charges To Departments 19,141,060 20,682,379 23,852,900 21,317,000 56090 Benefit Overhead Charge 0 0 400,000 400,000 56800 Employee Contribution 1,817,734 2,208,330 2,395,000 2,450,000 56801 Medical Contribution 213,841 229,436 170,000 240,000 56802 Child Care Contribution 91,915 102,802 88,000 97,000 56804 POA Retiree Health Insurance 1,019,287 1,087,445 1,273,000 2,601,000 58000 Earning On Investments 9,807 1,822 3,000 3,000 SUBTOTAL REVENUES 22,293,644 24,312,213 28,181,900 27,108,000 TOTAL 22,293,644 24,312,213 28,181,900 27,108,000 98 City Council 29 –203 6/1/2021 EMPLOYEE GROUP INSURANCE HUMAN R SECTION SOURCES 125 BENEFITS. ACCOUNTING UNIT 08109052 Account Code LINE ITEM RESOURCES ACTUAL FY 18-19 ACTUAL FY 19-20 ADOPTED FY 20-21 PROPOSED FY 21-22 64090 Benefit Payments-Medical 215,387 223,390 170,200 240,000 64093 Benefit Payments-Child Care 88,463 106,319 88,100 97,000 64094 Flex Acct Bank Charges 0 0 9,500 9,500 SUBTOTAL INSURANCE & CLAIMS 303,851 329,710 267,800 346,500 TOTAL 303,851 329,710 267,800 346,500 99 City Council 29 –204 6/1/2021 EMPLOYEE GROUP INSURANCE HUMAN RESOURCES EMPLOYEE GROUP INSURANCE ACCOUNTING UNIT 08109053 Account Code LINE ITEM RESOURCES ACTUAL FY 18-19 ACTUAL FY 19-20 ADOPTED FY 20-21 PROPOSED FY 21-22 61000 Salaries Regular 660,707 492,785 552,810 568,410 61010 Salaries Cash Out/Separation 0 2,944 0 0 61020 Salaries Part-Time 2,445 0 0 0 61040 Salaries Overtime 1,444 202 12,000 12,000 61100 Retirement-Employer Normal Cost 19,380 25,208 31,950 36,670 61101 Retirement - Employer Unfunded 158,501 152,432 0 0 61102 Retirement- Employer Unfunded- Miscellaneous 0 0 154,560 203,040 61110 Part-Time Retirement 92 0 0 0 61120 Medicare Insurance 9,533 7,225 7,870 8,100 61130 Health Insurance 88,838 60,196 82,570 74,240 61170 Retiree Health Benefits 0 0 1,640 2,460 61180 Worker Compensation Insurance 34,129 39,663 31,290 31,810 SUBTOTAL SALARIES & BENEFITS 975,069 780,656 874,690 936,730 62010 Communications 4,144 4,090 4,000 4,000 62120 Training, Transportation, Meetings 2,896 3,794 22,000 22,000 62131 SAMA Wellness and Fitness Program Reimbursements 0 0 0 300 62140 Membership, Subscription & Dues 1,222 75 3,500 3,500 62300 Contract Services-Professional 63,746 76,782 121,000 1,433,500 62302 Contracted Vendor Personnel Services 28,884 28,884 0 0 62322 Maintenance & Repair Machinery 0 0 7,000 6,700 62600 Parking Validation 10,509 0 500 500 62700 Auto Expense 2,400 2,400 1,200 1,200 SUBTOTAL CONTRACTUALS 113,802 116,025 159,200 1,471,700 63001 Miscellaneous Operating Expenses 12,469 2,748 20,000 20,000 SUBTOTAL COMMODITIES 12,469 2,748 20,000 20,000 64010 Insurance Payment 19,839,610 21,484,092 25,550,700 24,081,200 64060 Insurance Pass Through 1,731,917 1,858,533 1,970,200 2,106,200 64092 Benefit Payments-Wellness 0 0 15,000 15,000 SUBTOTAL INSURANCE & CLAIMS 21,571,527 23,342,625 27,535,900 26,202,400 65000 Building Rental 87,314 40,310 40,310 31,050 65040 IT Maintenance Charge 0 40,058 40,060 29,080 65050 IT Department Specific 34,266 0 0 0 65100 Insurance Charges 42,804 51,630 35,930 36,860 65105 Benefits Overhead 0 0 1,490 1,480 65210 Delivery Charges 0 1,690 1,690 1,690 65400 Indirect Costs 69,052 75,251 172,700 261,000 SUBTOTAL FIXED CHARGES 233,435 208,939 292,180 361,160 TOTAL 22,906,301 24,450,992 28,881,970 28,991,990 100 City Council 29 –205 6/1/2021 WORKERS COMPENSATION FUND DEPARTMENT RESOURCE SUMMARY HUMAN RESOURCES ACTIVITIES ACTUAL FY 18-19 ACTUAL FY 19-20 ADOPTED FY 20-21 PROPOSED FY 21-22 REVENUES 56000 Charges To Departments 7,409,294 8,771,789 9,600,000 9,600,000 56900 Principal Repayment 0 0 292,000 292,000 57006 Expense Reimbursement-Condemn 2,084 570 126,000 126,000 57010 Miscellaneous Recoveries 0 125,898 0 0 58000 Earning On Investments 206,083 212,460 115,000 115,000 58002 Net Increase (Decrease) In Fai 382,631 157,815 0 0 TOTAL REVENUES 8,000,092 9,268,532 10,133,000 10,133,000 EXPENDITURES 08209052 SAFETY PROGRAM 0 26,818 187,500 417,300 08209054 WORKERS COMPENSATION FUND 10,558,129 9,145,073 11,135,650 9,589,320 TOTAL EXPENDITURES 10,558,129 9,171,891 11,323,150 10,006,620 OPERATING EXPENSES ACTUAL FY 18-19 ACTUAL FY 19-20 ADOPTED FY 20-21 PROPOSED FY 21-22 61000 SALARIES & BENEFITS 668,640 792,946 648,240 618,810 62000 CONTRACTUALS 1,498,172 1,731,296 1,898,480 2,346,350 63000 COMMODITIES 4,759 29,703 87,020 291,000 64000 INSURANCE & CLAIMS 8,221,750 6,394,362 8,410,900 6,500,000 65000 FIXED CHARGES 164,808 222,950 258,510 250,460 66000 CAPITAL 0 634 20,000 0 TOTAL 10,558,129 9,171,891 11,323,150 10,006,620 101 City Council 29 –206 6/1/2021 WORKERS COMPENSATION FUND HUMAN R WORKER SOURCES COMPENSATION REVENUE ACCOUNTING UNIT 08209002 Account Code LINE ITEM RESOURCES ACTUAL FY 18-19 ACTUAL FY 19-20 ADOPTED FY 20-21 PROPOSED FY 21-22 56000 Charges To Departments 7,409,294 8,771,789 9,600,000 9,600,000 56900 Principal Repayment 0 0 292,000 292,000 57006 Expense Reimbursement-Condemn 2,084 570 126,000 126,000 57010 Miscellaneous Recoveries 0 125,898 0 0 58000 Earning On Investments 206,083 212,460 115,000 115,000 58002 Net Increase (Decrease) In Fai 382,631 157,815 0 0 SUBTOTAL REVENUES 8,000,092 9,268,532 10,133,000 10,133,000 TOTAL 8,000,092 9,268,532 10,133,000 10,133,000 102 City Council 29 –207 6/1/2021 WORKERS COMPENSATION FUND HUMAN RESOURCES SAFETY PROGRAM ACCOUNTING UNIT 08209052 Account Code LINE ITEM RESOURCES ACTUAL FY 18-19 ACTUAL FY 19-20 ADOPTED FY 20-21 PROPOSED FY 21-22 62010 Communications 0 0 3,000 0 62120 Training, Transportation, Meetings 0 (3,370) 45,000 45,000 62140 Membership, Subscription & Dues 0 325 4,500 1,300 62300 Contract Services-Professional 0 1,400 39,000 95,000 62302 Contracted Vendor Personnel Services 0 215 0 0 SUBTOTAL CONTRACTUALS 0 (1,430) 91,500 141,300 63001 Miscellaneous Operating Expenses 0 27,615 76,000 276,000 SUBTOTAL COMMODITIES 0 27,615 76,000 276,000 66400 Machinery & Equipment 0 634 0 0 66510 Computer Software 0 0 20,000 0 SUBTOTAL CAPITAL 0 634 20,000 0 TOTAL 0 26,818 187,500 417,300 103 City Council 29 –208 6/1/2021 WORKERS COMPENSATION FUND HUMAN RESOURCES WORKERS COMPENSATION FUND ACCOUNTING UNIT 08209054 Account Code LINE ITEM RESOURCES ACTUAL FY 18-19 ACTUAL FY 19-20 ADOPTED FY 20-21 PROPOSED FY 21-22 61000 Salaries Regular 439,593 479,369 348,420 296,340 61010 Salaries Cash Out/Separation 2,943 0 0 0 61020 Salaries Part-Time 45,264 0 34,400 0 61040 Salaries Overtime 516 2,478 10,000 10,000 61100 Retirement-Employer Normal Cost 8,345 25,014 24,430 25,220 61101 Retirement - Employer Unfunded 68,250 151,260 0 0 61102 Retirement- Employer Unfunded- Miscellaneous 0 0 161,160 200,280 61110 Part-Time Retirement 277 0 900 0 61120 Medicare Insurance 6,928 6,902 4,940 4,290 61130 Health Insurance 71,448 89,474 42,710 48,140 61170 Retiree Health Benefits 0 0 2,010 1,650 61180 Worker Compensation Insurance 25,077 38,447 19,270 32,890 SUBTOTAL SALARIES & BENEFITS 668,640 792,946 648,240 618,810 62010 Communications 4,297 4,108 5,900 0 62120 Training, Transportation, Meetings 2,300 1,175 21,000 14,000 62140 Membership, Subscription & Dues 0 0 0 1,150 62300 Contract Services-Professional 606,336 542,197 1,156,100 1,579,900 62302 Contracted Vendor Personnel Services 884,039 1,183,414 622,580 610,000 62322 Maintenance & Repair Machinery 0 634 0 0 62600 Parking Validation 0 0 200 0 62700 Auto Expense 1,200 1,200 1,200 0 SUBTOTAL CONTRACTUALS 1,498,172 1,732,727 1,806,980 2,205,050 63001 Miscellaneous Operating Expenses 4,759 2,089 11,020 15,000 SUBTOTAL COMMODITIES 4,759 2,089 11,020 15,000 64010 Insurance Payment 394,353 909,198 1,535,900 1,300,000 64080 Benefit Payments 7,827,397 5,485,163 6,875,000 5,200,000 SUBTOTAL INSURANCE & CLAIMS 8,221,750 6,394,362 8,410,900 6,500,000 65000 Building Rental 47,150 71,660 71,660 55,200 65040 IT Maintenance Charge 0 38,552 38,550 15,260 65050 IT Department Specific 35,872 0 0 0 65100 Insurance Charges 31,450 38,200 22,130 25,530 65105 Benefits Overhead 0 0 920 780 65205 Internal Departments Personnel 0 0 14,500 0 65210 Delivery Charges 0 1,249 1,250 1,250 65400 Indirect Costs 50,336 73,289 109,500 152,440 SUBTOTAL FIXED CHARGES 164,808 222,950 258,510 250,460 TOTAL 10,558,129 9,145,073 11,135,650 9,589,320 104 City Council 29 –209 6/1/2021 QUALITY SERVICE TRAINING DEPARTMENT RESOURCE SUMMARY HUMAN RESOURCES ACTIVITIES ACTUAL FY 18-19 ACTUAL FY 19-20 AD OPTED FY 20-21 PROPOSED FY 21-22 REVENUES 3,113 0 5,000 0 58000 Earning On Investments TOTAL REVENUES 3,113 0 5,000 0 EXPENDITURES 08809050 QUALITY SERVICE TRAINING 0 23,688 155,000 0 TOTAL EXPENDITURES 0 23,688 155,000 0 OPERATING EXPENSES ACTUAL FY 18-19 ACTUAL FY 19-20 ADOPTED FY 20-21 PROPOSED FY 21-22 62000 CONTRACTUALS TOTAL 0 23,688 155,000 0 0 23,688 155,000 0 105 City Council 29 –210 6/1/2021 QUALITY SERVICE TRAINING HUMAN R QUALITY SOURCES SERVICE TRAINING REVEN ACCOUNTING UNIT 08809002 Account Code LINE ITEM RESOURCES ACTUAL FY 18-19 ACTUAL FY 19-20 ADOPTED FY 20-21 PROPOSED FY 21-22 58000 Earning On Investments SUBTOTAL REVENUES TOTAL 3,113 0 5,000 0 3,113 0 5,000 0 3,113 0 5,000 0 106 City Council 29 –211 6/1/2021 QUALITY SERVICE TRAINING HUMAN R QUALITY SOURCES SERVICE TRAINING ACCOUNTING UNIT 08809050 Account Code LINE ITEM RESOURCES ACTUAL FY 18-19 ACTUAL FY 19-20 ADOPTED FY 20-21 PROPOSED FY 21-22 62120 Training, Transportation, Meetings 0 6,188 10,000 0 62300 Contract Services-Professional 0 17,500 144,000 0 62600 Parking Validation 0 0 1,000 0 SUBTOTAL CONTRACTUALS 0 23,688 155,000 0 TOTAL 0 23,688 155,000 0 107 City Council 29 –212 6/1/2021 Finance and Management Services 108 City Council 29 –213 6/1/2021 THIS PAGE INTENTIONALLY LEFT BLANK 109 City Council 29 –214 6/1/2021 GENERAL FUND FINANCE DEPARTMENT ACCOUNTING UNIT FIN/MGMT SVS-MANAGEMENT & SUPT 01110002 Account Code LINE ITEM RESOURCES ACTUAL FY 18-19 ACTUAL FY 19-20 ADOPTED FY 20-21 PROPOSED FY 21-22 51001 Bingo Licenses 174 120 0 0 51002 Dog Licenses 623,696 625,035 615,000 550,000 51003 Dog Licenses-Civic Collections 68,001 23,423 60,000 60,000 52364 SB 1186 0 0 5,200 5,100 52365 AB678 Ground Emerg. Medical Tr (113,255)(160,812)0 0 52366 CASp Certification Training Fund 16,517 15,544 0 0 53901 Stop Pmt/Reissue Fee 149 90 200 200 53902 Misc Service Charge 177,981 0 0 0 57000 Expense Reimbursement 29,985 35,399 6,000 6,000 57010 Miscellaneous Recoveries 1,485 29,481 1,000 1,000 57796 Treasury & Accounting Reimbursement 0 2,300,420 0 0 57900 Bad Check Recoveries 23,399 15,102 25,000 1,000 58001 Stale Dated Checks 0 (3,905)0 0 SUBTOTAL REVENUES 828,131 2,879,898 712,400 623,300 TOTAL 828,131 2,879,898 712,400 623,300 110 City Council 29 –215 6/1/2021 GENERAL FUND DEPARTMENT RESOURCE SUMMARY FINANCE DEPARTMENT ACTIVITIES ACTUAL FY 18-19 ACTUAL FY 19-20 ADOPTED FY 20-21 PROPOSED FY 21-22 EXPENDITURES 01110017 FMSA - SERVICE ENHANCEMENT 0 0 0 291,510 01110100 FIN/MGMT SVS-MANAGEMENT & SUPT 1,075,490 1,218,234 1,327,440 1,515,780 01110110 FIN/MGMT SVS-ACCOUNTING 2,135,454 2,310,506 2,594,910 2,798,810 01110115 FIN/MGMT SVS-PAYROLL 734,970 929,111 963,660 958,620 01110120 FIN/MGMT SVS-PURCHASING 657,329 691,972 782,090 894,720 01110130 FIN/MGMT SVS-TREAS/CUST SVS 1,352,664 3,413,137 2,676,800 2,742,170 01110131 FIN/MGMT SVS-MUNICIPAL UTILITY SERVICES 0 0 928,940 1,214,880 TOTAL EXPENDITURES 5,955,907 8,562,960 9,273,840 10,416,490 OPERATING EXPENSES ACTUAL FY 18-19 ACTUAL FY 19-20 ADOPTED FY 20-21 PROPOSED FY 21-22 61000 SALARIES & BENEFITS 6,370,377 6,104,401 6,959,660 7,999,910 62000 CONTRACTUALS 754,404 900,102 1,078,180 1,248,430 63000 COMMODITIES 178,398 150,550 198,790 198,790 65000 FIXED CHARGES (1,408,117)1,269,523 945,120 878,150 66000 CAPITAL 0 75,754 30,000 30,000 68000 TRANSFERS 52,535 52,270 52,590 51,710 69000 MISCELLANEOUS 8,309 10,360 9,500 9,500 TOTAL 5,955,907 8,562,960 9,273,840 10,416,490 111 City Council 29 –216 6/1/2021 GENERAL FUND FINANCE DEPARTMENT ACCOUNTING UNIT FIN/MGMT SVS-MANAGEMENT & SUPT 01110100 Account Code LINE ITEM RESOURCES ACTUAL FY 18-19 ACTUAL FY 19-20 ADOPTED FY 20-21 PROPOSED FY 21-22 61000 Salaries Regular 512,435 774,890 761,340 944,490 61010 Salaries Cash Out/Separation 63,416 5,889 0 0 61020 Salaries Part-Time 27,315 14,703 53,400 54,380 61040 Salaries Overtime 105 541 5,000 5,000 61100 Retirement-Employer Normal Cost 24,706 43,096 60,980 63,090 61101 Retirement - Employer Unfunded 202,062 0 0 0 61110 Part-Time Retirement 1,024 551 2,100 2,040 61120 Medicare Insurance 7,206 11,336 13,490 14,210 61130 Health Insurance 78,382 103,436 113,540 136,560 61170 Retiree Health Benefits 0 0 4,130 4,390 61180 Worker Compensation Insurance 27,048 57,818 51,930 43,670 SUBTOTAL SALARIES & BENEFITS 943,699 1,012,262 1,065,910 1,267,830 62010 Communications 16,490 12,773 14,000 14,000 62120 Training, Transportation, Meetings 8,713 5,061 7,500 7,500 62140 Membership, Subscription & Dues 1,319 6,424 7,700 7,700 62300 Contract Services-Professional 14,917 53,730 84,020 84,020 62600 Parking Validation 1,083 0 1,000 1,000 62700 Auto Expense 1,750 6,000 6,000 6,000 SUBTOTAL CONTRACTUALS 44,272 83,989 120,220 120,220 63001 Miscellaneous Operating Expenses 29,451 20,517 16,600 16,600 SUBTOTAL COMMODITIES 29,451 20,517 16,600 16,600 65000 Building Rental 24,205 25,530 25,530 20,970 65040 IT Maintenance Charge 0 40,359 40,360 40,300 65100 Insurance Charges 33,863 34,770 55,350 46,970 65105 Benefits Overhead 0 0 2,660 2,080 65210 Delivery Charges 0 808 810 810 SUBTOTAL FIXED CHARGES 58,068 101,467 124,710 111,130 TOTAL 1,075,490 1,218,234 1,327,440 1,515,780 112 City Council 29 –217 6/1/2021 GENERAL FUND FINANCE DEPARTMENT ACCOUNTING UNIT FIN/MGMT SVS-ACCOUNTING 01110110 Account Code LINE ITEM RESOURCES ACTUAL FY 18-19 ACTUAL FY 19-20 ADOPTED FY 20-21 PROPOSED FY 21-22 61000 Salaries Regular 1,180,458 1,280,243 1,297,030 1,571,550 61010 Salaries Cash Out/Separation 9,623 21,962 20,000 58,300 61020 Salaries Part-Time 62,399 97,562 106,650 62,390 61040 Salaries Overtime 11,706 11,788 32,400 0 61100 Retirement-Employer Normal Cost 54,266 82,481 135,150 140,860 61101 Retirement - Employer Unfunded 334,977 0 0 0 61110 Part-Time Retirement 2,340 3,659 4,000 3,800 61120 Medicare Insurance 16,808 18,416 25,090 25,680 61130 Health Insurance 244,344 269,849 361,530 377,000 61170 Retiree Health Benefits 0 0 1,430 1,550 61180 Worker Compensation Insurance 56,680 102,529 95,020 75,230 SUBTOTAL SALARIES & BENEFITS 1,973,601 1,888,489 2,078,300 2,316,360 62010 Communications 8,719 8,002 9,300 9,300 62120 Training, Transportation, Meetings 13,397 3,903 15,000 15,000 62140 Membership, Subscription & Dues 1,166 2,751 7,600 7,600 62300 Contract Services-Professional 120,086 153,409 180,000 180,000 62700 Auto Expense 500 0 0 0 SUBTOTAL CONTRACTUALS 143,869 168,065 211,900 211,900 63001 Miscellaneous Operating Expenses 23,479 23,910 37,900 37,900 SUBTOTAL COMMODITIES 23,479 23,910 37,900 37,900 65000 Building Rental 39,130 41,260 41,260 33,880 65040 IT Maintenance Charge 0 117,283 117,280 109,400 65100 Insurance Charges 70,961 69,880 101,280 80,920 65105 Benefits Overhead 0 0 4,870 6,330 65210 Delivery Charges 0 1,619 2,120 2,120 65220 Treasury Services Charges (115,585)0 0 0 SUBTOTAL FIXED CHARGES (5,494)230,042 266,810 232,650 TOTAL 2,135,454 2,310,506 2,594,910 2,798,810 113 City Council 29 –218 6/1/2021 GENERAL FUND FINANCE DEPARTMENT ACCOUNTING UNIT FIN/MGMT SVS-PAYROLL 01110115 Account Code LINE ITEM RESOURCES ACTUAL FY 18-19 ACTUAL FY 19-20 ADOPTED FY 20-21 PROPOSED FY 21-22 61000 Salaries Regular 417,103 534,809 606,340 640,300 61010 Salaries Cash Out/Separation 4,812 0 0 0 61020 Salaries Part-Time 15,885 12,026 14,800 16,270 61040 Salaries Overtime 24,787 14,537 13,400 13,400 61100 Retirement-Employer Normal Cost 7,067 18,529 29,020 29,890 61101 Retirement - Employer Unfunded 57,799 0 0 0 61110 Part-Time Retirement 596 451 650 610 61120 Medicare Insurance 6,337 7,827 8,880 9,250 61130 Health Insurance 79,236 109,817 120,770 122,880 61170 Retiree Health Benefits 0 0 1,290 1,380 61180 Worker Compensation Insurance 20,740 40,751 33,980 33,290 SUBTOTAL SALARIES & BENEFITS 634,363 738,747 829,130 867,270 62010 Communications 4,017 3,583 3,300 3,300 62120 Training, Transportation, Meetings 2,439 4,241 4,500 4,500 62140 Membership, Subscription & Dues 0 110 500 500 62300 Contract Services-Professional 64,787 124,683 53,000 3,000 62700 Auto Expense 250 0 0 0 SUBTOTAL CONTRACTUALS 71,494 132,617 61,300 11,300 63001 Miscellaneous Operating Expenses 3,148 4,716 7,000 7,000 SUBTOTAL COMMODITIES 3,148 4,716 7,000 7,000 65040 IT Maintenance Charge 0 27,709 27,710 34,550 65100 Insurance Charges 25,966 24,750 36,210 35,810 65105 Benefits Overhead 0 0 1,740 2,120 65210 Delivery Charges 0 572 570 570 SUBTOTAL FIXED CHARGES 25,966 53,031 66,230 73,050 TOTAL 734,970 929,111 963,660 958,620 114 City Council 29 –219 6/1/2021 GENERAL FUND FINANCE DEPARTMENT ACCOUNTING UNIT FMSA - SERVICE ENHANCEMENT 01110017 Account Code LINE ITEM RESOURCES ACTUAL FY 18-19 ACTUAL FY 19-20 ADOPTED FY 20-21 PROPOSED FY 21-22 61000 Salaries Regular 0 0 0 46,990 61100 Retirement-Employer Normal Cost 0 0 0 5,590 61120 Medicare Insurance 0 0 0 680 61130 Health Insurance 0 0 0 18,000 SUBTOTAL SALARIES & BENEFITS 0 0 0 71,260 62300 Contract Services-Professional 0 0 0 220,250 SUBTOTAL CONTRACTUALS 0 0 0 220,250 TOTAL 0 0 0 291,510 115 City Council 29 –220 6/1/2021 GENERAL FUND FINANCE DEPARTMENT ACCOUNTING UNIT FIN/MGMT SVS-PURCHASING 01110120 Account Code LINE ITEM RESOURCES ACTUAL FY 18-19 ACTUAL FY 19-20 ADOPTED FY 20-21 PROPOSED FY 21-22 61000 Salaries Regular 287,750 381,244 488,930 496,730 61010 Salaries Cash Out/Separation 4,812 0 0 89,530 61020 Salaries Part-Time 56,497 52,842 0 0 61040 Salaries Overtime 5,525 250 9,600 0 61100 Retirement-Employer Normal Cost 11,737 18,979 26,530 31,890 61101 Retirement - Employer Unfunded 95,989 0 0 0 61120 Medicare Insurance 3,334 4,552 7,020 7,130 61130 Health Insurance 43,185 62,720 71,760 89,160 61180 Worker Compensation Insurance 15,898 31,578 23,060 26,200 SUBTOTAL SALARIES & BENEFITS 524,726 552,165 626,900 740,640 62010 Communications 9,013 7,751 9,100 9,100 62120 Training, Transportation, Meetings 3,221 4,770 4,600 4,600 62140 Membership, Subscription & Dues 2,513 2,139 3,500 3,500 62300 Contract Services-Professional 33,881 18,853 21,260 21,260 62700 Auto Expense 250 0 0 0 SUBTOTAL CONTRACTUALS 48,877 33,513 38,460 38,460 63001 Miscellaneous Operating Expenses 7,627 4,381 8,200 8,200 SUBTOTAL COMMODITIES 7,627 4,381 8,200 8,200 65000 Building Rental 56,195 59,320 59,320 48,720 65040 IT Maintenance Charge 0 23,011 23,010 28,790 65100 Insurance Charges 19,903 19,140 24,580 28,180 65105 Benefits Overhead 0 0 1,180 1,290 65210 Delivery Charges 0 441 440 440 SUBTOTAL FIXED CHARGES 76,098 101,912 108,530 107,420 TOTAL 657,329 691,972 782,090 894,720 116 City Council 29 –221 6/1/2021 GENERAL FUND FINANCE DEPARTMENT ACCOUNTING UNIT FIN/MGMT SVS-TREAS/CUST SVS 01110130 Account Code LINE ITEM RESOURCES ACTUAL FY 18-19 ACTUAL FY 19-20 ADOPTED FY 20-21 PROPOSED FY 21-22 61000 Salaries Regular 1,162,404 1,145,887 881,580 1,044,360 61010 Salaries Cash Out/Separation 49,184 0 0 0 61020 Salaries Part-Time 300,459 233,082 110,180 179,300 61040 Salaries Overtime 58,251 59,548 22,800 22,800 61100 Retirement-Employer Normal Cost 45,347 127,693 79,750 82,040 61101 Retirement - Employer Unfunded 370,880 0 0 0 61110 Part-Time Retirement 10,398 7,946 4,130 6,720 61120 Medicare Insurance 20,352 19,805 16,330 17,450 61130 Health Insurance 206,309 214,386 222,080 202,340 61170 Retiree Health Benefits 0 0 1,380 2,600 61180 Worker Compensation Insurance 70,405 104,390 92,250 53,150 SUBTOTAL SALARIES & BENEFITS 2,293,988 1,912,738 1,430,480 1,610,760 62010 Communications 37,951 29,405 42,000 42,000 62120 Training, Transportation, Meetings 6,029 455 8,700 8,700 62140 Membership, Subscription & Dues 1,353 4,074 2,000 2,000 62300 Contract Services-Professional 400,311 447,983 589,000 589,000 62322 Maintenance & Repair Machinery 0 0 4,600 4,600 62700 Auto Expense 250 0 0 0 SUBTOTAL CONTRACTUALS 445,893 481,918 646,300 646,300 63001 Miscellaneous Operating Expenses 92,894 77,876 118,400 118,400 63300 Gas & Diesel 21,800 19,150 10,690 10,690 SUBTOTAL COMMODITIES 114,694 97,026 129,090 129,090 65000 Building Rental 79,800 84,250 84,250 69,190 65010 Rental City Equipment 38,472 57,522 48,870 43,590 65011 Equipment Replacement Charges 10,139 14,860 12,620 11,730 65012 Accident Repair & Replacement 1,111 1,592 1,190 1,460 65040 IT Maintenance Charge 0 126,801 126,800 75,710 65050 IT Department Specific 0 407,180 0 0 65100 Insurance Charges 88,144 88,810 98,320 57,170 65105 Benefits Overhead 0 0 4,730 3,900 65210 Delivery Charges 0 2,056 2,060 2,060 65220 Treasury Services Charges (1,780,420)0 0 0 SUBTOTAL FIXED CHARGES (1,562,754)783,071 378,840 264,810 66400 Machinery & Equipment 0 75,754 30,000 30,000 SUBTOTAL CAPITAL 0 75,754 30,000 30,000 68000 Transfer to Fund 404 (Police Bldg/Ross Annex Debt)52,535 52,270 52,590 51,710 SUBTOTAL TRANSFERS 52,535 52,270 52,590 51,710 69142 Payment to other Agencies 7,930 10,329 9,500 9,500 69500 Cash Over (Shortage)379 30 0 0 SUBTOTAL MISCELLANEOUS 8,309 10,360 9,500 9,500 TOTAL 1,352,664 3,413,137 2,676,800 2,742,170 117 City Council 29 –222 6/1/2021 GENERAL FUND FINANCE DEPARTMENT ACCOUNTING UNIT FIN/MGMT SVS-MUNICIPAL UTILITY SERVICES 01110131 Account Code LINE ITEM RESOURCES ACTUAL FY 18-19 ACTUAL FY 19-20 ADOPTED FY 20-21 PROPOSED FY 21-22 61000 Salaries Regular 0 0 577,220 741,340 61020 Salaries Part-Time 0 0 135,970 103,510 61040 Salaries Overtime 0 0 50,000 50,000 61100 Retirement-Employer Normal Cost 0 0 43,630 52,820 61110 Part-Time Retirement 0 0 5,100 3,880 61120 Medicare Insurance 0 0 10,310 11,220 61130 Health Insurance 0 0 106,710 124,800 61180 Worker Compensation Insurance 0 0 0 38,220 SUBTOTAL SALARIES & BENEFITS 0 0 928,940 1,125,790 65040 IT Maintenance Charge 0 0 0 46,060 65100 Insurance Charges 0 0 0 41,110 65105 Benefits Overhead 0 0 0 1,920 SUBTOTAL FIXED CHARGES 0 0 0 89,090 TOTAL 0 0 928,940 1,214,880 118 City Council 29 –223 6/1/2021 CANNABIS PUBLIC BENEFIT DEPARTMENT RESOURCE SUMMARY FINANCE DEPARTMENT ACTIVITIES ACTUAL FY 18-19 ACTUAL FY 19-20 ADOPTED FY 20-21 PROPOSED FY 21-22 EXPENDITURES 01210010 FINANCE ENFORCEMENT SERVICES TOTAL EXPENDITURES 0 100,567 354,030 359,960 0 100,567 354,030 359,960 OPERATING EXPENSES ACTUAL FY 18-19 ACTUAL FY 19-20 ADOPTED FY 20-21 PROPOSED FY 21-22 61000 SALARIES & BENEFITS 0 100,567 98,480 95,230 62000 CONTRACTUALS 0 0 255,550 255,550 65000 FIXED CHARGES 0 0 0 9,180 TOTAL 0 100,567 354,030 359,960 119 City Council 29 –224 6/1/2021 CANNABIS PUBLIC BENEFIT FINANCE DEPARTMENT FINANCE ENFORCEMENT SERVICES ACCOUNTING UNIT 01210010 Account Code LINE ITEM RESOURCES ACTUAL FY 18-19 ACTUAL FY 19-20 ADOPTED FY 20-21 PROPOSED FY 21-22 61000 Salaries Regular 0 71,370 71,680 77,680 61040 Salaries Overtime 0 91 0 0 61100 Retirement-Employer Normal Cost 0 2,051 2,900 3,010 61101 Retirement - Employer Unfunded 0 12,403 0 0 61102 Retirement- Employer Unfunded- Miscellaneous 0 0 13,920 0 61120 Medicare Insurance 0 1,012 1,040 1,120 61130 Health Insurance 0 8,448 8,940 9,580 61180 Worker Compensation Insurance 0 5,193 0 3,840 SUBTOTAL SALARIES & BENEFITS 0 100,567 98,480 95,230 62300 Contract Services-Professional 0 0 255,550 255,550 SUBTOTAL CONTRACTUALS 0 0 255,550 255,550 65040 IT Maintenance Charge 0 0 0 4,890 65100 Insurance Charges 0 0 0 4,130 65105 Benefits Overhead 0 0 0 160 SUBTOTAL FIXED CHARGES 0 0 0 9,180 TOTAL 0 100,567 354,030 359,960 120 City Council 29 –225 6/1/2021 COUNCIL SPECIAL PROJECTS FUND DEPARTMENT RESOURCE SUMMARY FINANCE DEPARTMENT ACTIVITIES ACTUAL FY 18-19 ACTUAL FY 19-20 ADOPTED FY 20-21 PROPOSED FY 21-22 EXPENDITURES 05010024 FINANCE INFORMATION TECHNOLOGY TOTAL EXPENDITURES 69,770 73,661 0 0 69,770 73,661 0 0 OPERATING EXPENSES ACTUAL FY 18-19 ACTUAL FY 19-20 ADOPTED FY 20-21 PROPOSED FY 21-22 62000 CONTRACTUALS 50,952 73,661 0 0 63000 COMMODITIES 5,348 0 0 0 66000 CAPITAL 13,470 0 0 0 TOTAL 69,770 73,661 0 0 121 City Council 29 –226 6/1/2021 COUNCIL SPECIAL PROJECTS FUND FINANCE DEPARTMENT FINANCE INFORMATION TECHNOLOGY ACCOUNTING UNIT 05010024 Account Code LINE ITEM RESOURCES ACTUAL FY 18-19 ACTUAL FY 19-20 ADOPTED FY 20-21 PROPOSED FY 21-22 62300 Contract Services-Professional 50,952 73,661 0 0 SUBTOTAL CONTRACTUALS 50,952 73,661 0 0 63001 Miscellaneous Operating Expenses 5,348 0 0 0 SUBTOTAL COMMODITIES 5,348 0 0 0 66400 Machinery & Equipment 13,470 0 0 0 SUBTOTAL CAPITAL 13,470 0 0 0 TOTAL 69,770 73,661 0 0 122 City Council 29 –227 6/1/2021 STRATEGIC PLAN PROJECTS DEPARTMENT RESOURCE SUMMARY FINANCE DEPARTMENT ACTIVITIES ACTUAL FY 18-19 ACTUAL FY 19-20 ADOPTED FY 20-21 PROPOSED FY 21-22 EXPENDITURES 05210018 FINANCE STRATEGIC PLAN PROJ TOTAL EXPENDITURES 65,340 89,046 0 0 65,340 89,046 0 0 OPERATING EXPENSES ACTUAL FY 18-19 ACTUAL FY 19-20 ADOPTED FY 20-21 PROPOSED FY 21-22 62000 CONTRACTUALS 58,994 64,030 0 0 63000 COMMODITIES 6,346 25,016 0 0 TOTAL 65,340 89,046 0 0 123 City Council 29 –228 6/1/2021 STRATEGIC PLAN PROJECTS FINANCE DEPARTMENT FINANCE STRATEGIC PLAN PROJ ACCOUNTING UNIT 05210018 Account Code LINE ITEM RESOURCES ACTUAL FY 18-19 ACTUAL FY 19-20 ADOPTED FY 20-21 PROPOSED FY 21-22 62300 Contract Services-Professional 58,994 64,030 0 0 SUBTOTAL CONTRACTUALS 58,994 64,030 0 0 63001 Miscellaneous Operating Expenses 6,346 25,016 0 0 SUBTOTAL COMMODITIES 6,346 25,016 0 0 TOTAL 65,340 89,046 0 0 124 City Council 29 –229 6/1/2021 CENTRAL SERVICES DEPARTMENT RESOURCE SUMMARY FINANCE DEPARTMENT ACTIVITIES ACTUAL FY 18-19 ACTUAL FY 19-20 ADOPTED FY 20-21 PROPOSED FY 21-22 REVENUES 56000 Charges To Departments 687,675 0 0 0 56010 Delivery Charges 0 84,145 84,140 84,140 56011 Postage Charge 0 166,095 174,460 166,100 56012 Reprographics Charge 0 188,379 503,130 188,380 58000 Earning On Investments 4,563 2,853 4,000 2,850 TOTAL REVENUES 692,238 441,472 765,730 441,470 EXPENDITURES 07110100 FIN/MGMT-CENTRAL SVCS 740,717 598,408 765,730 746,170 TOTAL EXPENDITURES 740,717 598,408 765,730 746,170 OPERATING EXPENSES ACTUAL FY 18-19 ACTUAL FY 19-20 ADOPTED FY 20-21 PROPOSED FY 21-22 61000 SALARIES & BENEFITS 270,848 220,947 251,360 266,190 62000 CONTRACTUALS 131,158 32,667 57,200 57,200 63000 COMMODITIES 203,696 197,649 259,310 249,310 65000 FIXED CHARGES 134,464 147,144 144,860 173,470 66000 CAPITAL 0 0 53,000 0 67000 DEBT SERVICE 551 0 0 0 TOTAL 740,717 598,408 765,730 746,170 125 City Council 29 –230 6/1/2021 CENTRAL SERVICES FINANCE FIN/MGMT DEPARTMENT CENTRAL SVCS ACCOUNTING UNIT 07110002 Account Code LINE ITEM RESOURCES ACTUAL FY 18-19 ACTUAL FY 19-20 ADOPTED FY 20-21 PROPOSED FY 21-22 56000 Charges To Departments 687,675 0 0 0 56010 Delivery Charges 0 84,145 84,140 84,140 56011 Postage Charge 0 166,095 174,460 166,100 56012 Reprographics Charge 0 188,379 503,130 188,380 58000 Earning On Investments 4,563 2,853 4,000 2,850 SUBTOTAL REVENUES 692,238 441,472 765,730 441,470 TOTAL 692,238 441,472 765,730 441,470 126 City Council 29 –231 6/1/2021 CENTRAL SERVICES FINANCE DEPARTMENT FIN/MGMT-CENTRAL SVCS ACCOUNTING UNIT 07110100 Account Code LINE ITEM RESOURCES ACTUAL FY 18-19 ACTUAL FY 19-20 ADOPTED FY 20-21 PROPOSED FY 21-22 61000 Salaries Regular 171,002 141,568 145,430 149,590 61010 Salaries Cash Out/Separation 5,312 0 0 0 61020 Salaries Part-Time 20,338 3,689 26,800 29,570 61040 Salaries Overtime 0 159 0 0 61100 Retirement-Employer Normal Cost 2,776 4,085 5,770 5,730 61101 Retirement - Employer Unfunded 22,702 24,700 0 0 61102 Retirement- Employer Unfunded- Miscellaneous 0 0 27,600 33,360 61110 Part-Time Retirement 958 143 1,000 1,110 61120 Medicare Insurance 2,594 1,982 2,460 2,560 61130 Health Insurance 36,349 34,059 33,120 35,040 61180 Worker Compensation Insurance 8,817 10,564 9,180 9,230 SUBTOTAL SALARIES & BENEFITS 270,848 220,947 251,360 266,190 62010 Communications 2,183 2,043 3,200 3,200 62300 Contract Services-Professional 128,725 30,624 44,000 49,000 62322 Maintenance & Repair Machinery 0 0 10,000 5,000 62700 Auto Expense 250 0 0 0 SUBTOTAL CONTRACTUALS 131,158 32,667 57,200 57,200 63001 Miscellaneous Operating Expenses 77,190 71,769 86,600 86,600 63020 Postage/Printing 125,000 125,000 170,000 160,000 63300 Gas & Diesel 1,506 880 2,710 2,710 SUBTOTAL COMMODITIES 203,696 197,649 259,310 249,310 65000 Building Rental 89,005 95,540 95,540 78,450 65010 Rental City Equipment 2,628 5,076 5,380 4,880 65012 Accident Repair & Replacement 133 132 200 1,350 65040 IT Maintenance Charge 0 12,951 12,950 11,520 65050 IT Department Specific 11,779 0 0 0 65100 Insurance Charges 11,038 11,070 9,790 9,930 65105 Benefits Overhead 0 0 470 580 65210 Delivery Charges 0 257 260 260 65400 Indirect Costs 19,880 22,118 20,270 66,500 SUBTOTAL FIXED CHARGES 134,464 147,144 144,860 173,470 66400 Machinery & Equipment 0 0 53,000 0 SUBTOTAL CAPITAL 0 0 53,000 0 67210 Interest-Leases 551 0 0 0 SUBTOTAL DEBT SERVICE 551 0 0 0 TOTAL 740,717 598,408 765,730 746,170 127 City Council 29 –232 6/1/2021 457 ADMIN PLAN DEPARTMENT RESOURCE SUMMARY FINANCE DEPARTMENT ACTIVITIES ACTUAL FY 18-19 ACTUAL FY 19-20 ADOPTED FY 20-21 PROPOSED FY 21-22 REVENUES 57991 Miscellaneous Receipts 0 0 0 100 57994 Deferred Comp Plan Fees 0 0 0 54,500 TOTAL REVENUES 0 0 0 54,600 EXPENDITURES 10010172 SECTION 457 FIDUCIARY ADMIN TOTAL EXPENDITURES 0 0 0 54,500 0 0 0 54,500 OPERATING EXPENSES ACTUAL FY 18-19 ACTUAL FY 19-20 ADOPTED FY 20-21 PROPOSED FY 21-22 62000 CONTRACTUALS 0 0 0 28,000 69000 MISCELLANEOUS 0 0 0 26,500 TOTAL 0 0 0 54,500 128 City Council 29 –233 6/1/2021 457 ADMIN PLAN FINANCE SECTION DEPARTMENT 457 FIDUCIARY ADMIN ACCOUNTING UNIT 10010002 Account Code LINE ITEM RESOURCES ACTUAL FY 18-19 ACTUAL FY 19-20 ADOPTED FY 20-21 PROPOSED FY 21-22 57991 Miscellaneous Receipts 0 0 0 100 57994 Deferred Comp Plan Fees 0 0 0 54,500 SUBTOTAL REVENUES 0 0 0 54,600 TOTAL 0 0 0 54,600 129 City Council 29 –234 6/1/2021 457 ADMIN PLAN FINANCE DEPARTMENT SECTION 457 FIDUCIARY ADMIN ACCOUNTING UNIT 10010172 Account Code LINE ITEM RESOURCES ACTUAL FY 18-19 ACTUAL FY 19-20 ADOPTED FY 20-21 PROPOSED FY 21-22 62300 Contract Services-Professional 0 0 0 28,000 SUBTOTAL CONTRACTUALS 0 0 0 28,000 69109 Deferred Comp Plan Expense 0 0 0 26,500 SUBTOTAL MISCELLANEOUS 0 0 0 26,500 TOTAL 0 0 0 54,500 130 City Council 29 –235 6/1/2021 THIS PAGE INTENTIONALLY LEFT BLANK 131 City Council 29 –236 6/1/2021 Library 132 City Council 29 –237 6/1/2021 THIS PAGE INTENTIONALLY LEFT BLANK 133 City Council 29 –238 6/1/2021 GENERAL FUND LIBRARY ACCOUNTING UNIT SERVICES REVENUE 01111002 Account Code LINE ITEM RESOURCES ACTUAL FY 18-19 ACTUAL FY 19-20 ADOPTED FY 20-21 PROPOSED FY 21-22 53201 Passport Fees 0 1 0 0 53202 Library Microfiche Rentals 1,353 1,784 500 0 53203 Library Video Rentals 2,953 1,632 2,400 0 55200 Library Fines 38,450 28,695 31,600 0 55201 Lost/Damaged Library Material 4,540 3,317 3,700 5,000 55202 Lost/Damaged Uncataloged Mater 10 10 0 0 57000 Expense Reimbursement 1,124 0 0 0 57200 Other Library Recoveries 1,156 647 900 1,600 SUBTOTAL REVENUES 49,586 36,086 39,100 6,600 TOTAL 49,586 36,086 39,100 6,600 134 City Council 29 –239 6/1/2021 GENERAL FUND DEPARTMENT RESOURCE SUMMARY LIBRARY ACTIVITIES ACTUAL FY 18-19 ACTUAL FY 19-20 ADOPTED FY 20-21 PROPOSED FY 21-22 EXPENDITURES 01111017 LIBRARY - SERVICE ENHANCEMENT 0 0 0 304,080 01111110 ADMINISTRATION 0 0 776,250 948,100 01111150 ADULT SERVICES 1,352,701 4,438,612 1,629,530 1,066,390 01111160 YOUTH SERVICES 852,870 0 911,410 925,420 01111180 YOUNG ADULT SERVICES 679,690 0 694,740 828,390 01111190 TECH & SUPPORT SVCS 1,540,291 0 1,446,960 1,791,960 TOTAL EXPENDITURES 4,425,553 4,438,612 5,458,890 5,864,340 OPERATING EXPENSES ACTUAL FY 18-19 ACTUAL FY 19-20 ADOPTED FY 20-21 PROPOSED FY 21-22 61000 SALARIES & BENEFITS 3,360,724 3,030,898 3,821,000 4,218,240 62000 CONTRACTUALS 476,060 436,755 596,060 656,700 63000 COMMODITIES 235,013 67,792 99,250 97,000 65000 FIXED CHARGES 213,476 706,258 708,080 693,900 66000 CAPITAL 140,281 178,564 211,000 175,000 67000 DEBT SERVICE 0 18,269 23,500 23,500 69000 MISCELLANEOUS 0 76 0 0 TOTAL 4,425,553 4,438,612 5,458,890 5,864,340 135 City Council 29 –240 6/1/2021 GENERAL FUND LIBRARY ACCOUNTING UNIT LIBRARY - SERVICE ENHANCEMENT 01111017 Account Code LINE ITEM RESOURCES ACTUAL FY 18-19 ACTUAL FY 19-20 ADOPTED FY 20-21 PROPOSED FY 21-22 61000 Salaries Regular 0 0 0 205,180 61100 Retirement-Employer Normal Cost 0 0 0 24,410 61120 Medicare Insurance 0 0 0 2,970 61130 Health Insurance 0 0 0 71,520 SUBTOTAL SALARIES & BENEFITS 0 0 0 304,080 TOTAL 0 0 0 304,080 136 City Council 29 –241 6/1/2021 GENERAL FUND LIBRARY ACCOUNTING UNIT ADMINISTRATION 01111110 Account Code LINE ITEM RESOURCES ACTUAL FY 18-19 ACTUAL FY 19-20 ADOPTED FY 20-21 PROPOSED FY 21-22 61000 Salaries Regular 0 0 237,280 321,360 61020 Salaries Part-Time 0 0 0 24,700 61100 Retirement-Employer Normal Cost 0 0 15,900 21,280 61110 Part-Time Retirement 0 0 0 930 61120 Medicare Insurance 0 0 3,430 5,000 61130 Health Insurance 0 0 40,680 55,080 61170 Retiree Health Benefits 0 0 760 1,100 61180 Worker Compensation Insurance 0 0 0 13,230 SUBTOTAL SALARIES & BENEFITS 0 0 298,050 442,680 62000 Utilities 0 0 45,000 96,800 62010 Communications 0 0 33,000 31,900 62120 Training, Transportation, Meetings 0 0 6,000 6,000 62140 Membership, Subscription & Dues 0 0 12,100 3,200 62300 Contract Services-Professional 0 0 333,000 267,700 62600 Parking Validation 0 0 5,100 4,100 62700 Auto Expense 0 0 0 6,000 SUBTOTAL CONTRACTUALS 0 0 434,200 415,700 63001 Miscellaneous Operating Expenses 0 0 20,500 35,500 63300 Gas & Diesel 0 0 0 2,900 SUBTOTAL COMMODITIES 0 0 20,500 38,400 65040 IT Maintenance Charge 0 0 0 11,520 65100 Insurance Charges 0 0 0 15,580 65105 Benefits Overhead 0 0 0 720 SUBTOTAL FIXED CHARGES 0 0 0 27,820 67003 Loan Payment-OBF 0 0 23,500 0 67200 Principal-Leases 0 0 0 23,500 SUBTOTAL DEBT SERVICE 0 0 23,500 23,500 TOTAL 0 0 776,250 948,100 137 City Council 29 –242 6/1/2021 GENERAL FUND LIBRARY ACCOUNTING UNIT ADULT SERVICES 01111150 Account Code LINE ITEM RESOURCES ACTUAL FY 18-19 ACTUAL FY 19-20 ADOPTED FY 20-21 PROPOSED FY 21-22 61000 Salaries Regular 511,762 1,650,699 395,640 309,380 61010 Salaries Cash Out/Separation 12,591 2,012 78,000 78,000 61020 Salaries Part-Time 60,591 731,260 38,200 57,510 61040 Salaries Overtime 5,036 12,953 9,000 9,000 61100 Retirement-Employer Normal Cost 9,573 73,212 28,360 11,990 61101 Retirement - Employer Unfunded 78,290 0 0 0 61110 Part-Time Retirement 2,035 23,812 1,400 2,160 61120 Medicare Insurance 7,080 30,380 7,760 5,290 61130 Health Insurance 83,672 328,156 99,890 66,600 61180 Worker Compensation Insurance 25,866 178,415 171,990 24,200 SUBTOTAL SALARIES & BENEFITS 796,495 3,030,898 830,240 564,130 62000 Utilities 0 35,639 0 0 62010 Communications 6,960 35,979 60 0 62120 Training, Transportation, Meetings 562 633 1,000 1,000 62140 Membership, Subscription & Dues 9,648 35,493 0 0 62300 Contract Services-Professional 290,960 301,431 6,600 5,400 62600 Parking Validation 8,528 24,580 10,200 7,200 62700 Auto Expense 0 3,000 0 0 SUBTOTAL CONTRACTUALS 316,659 436,755 17,860 13,600 63001 Miscellaneous Operating Expenses 139,059 66,922 11,000 9,600 63300 Gas & Diesel 0 871 2,850 0 SUBTOTAL COMMODITIES 139,059 67,792 13,850 9,600 65000 Building Rental 0 340,460 340,460 335,620 65010 Rental City Equipment 0 10,104 10,100 9,720 65012 Accident Repair & Replacement 0 168 200 150 65040 IT Maintenance Charge 0 144,571 144,570 31,670 65100 Insurance Charges 49,038 207,790 200,620 28,480 65105 Benefits Overhead 0 0 8,470 1,760 65210 Delivery Charges 0 3,165 3,160 3,160 SUBTOTAL FIXED CHARGES 49,038 706,258 707,580 410,560 66600 Books Records Video 51,450 178,564 60,000 68,500 SUBTOTAL CAPITAL 51,450 178,564 60,000 68,500 67003 Loan Payment-OBF 0 18,269 0 0 SUBTOTAL DEBT SERVICE 0 18,269 0 0 69135 Payment to Subagent 0 76 0 0 SUBTOTAL MISCELLANEOUS 0 76 0 0 TOTAL 1,352,701 4,438,612 1,629,530 1,066,390 138 City Council 29 –243 6/1/2021 GENERAL FUND LIBRARY ACCOUNTING UNIT YOUTH SERVICES 01111160 Account Code LINE ITEM RESOURCES ACTUAL FY 18-19 ACTUAL FY 19-20 ADOPTED FY 20-21 PROPOSED FY 21-22 61000 Salaries Regular 297,520 0 415,140 390,410 61020 Salaries Part-Time 211,349 0 246,000 209,020 61040 Salaries Overtime 3,942 0 9,000 9,000 61100 Retirement-Employer Normal Cost 11,844 0 31,210 27,910 61101 Retirement - Employer Unfunded 96,865 0 0 0 61110 Part-Time Retirement 6,876 0 8,300 7,250 61120 Medicare Insurance 5,992 0 9,800 8,680 61130 Health Insurance 42,050 0 78,960 68,640 61180 Worker Compensation Insurance 23,179 0 0 36,870 SUBTOTAL SALARIES & BENEFITS 699,619 0 798,410 757,780 62010 Communications 6,284 0 0 0 62120 Training, Transportation, Meetings 261 0 1,000 1,000 62140 Membership, Subscription & Dues 4,586 0 0 0 62300 Contract Services-Professional 25,278 0 22,700 13,200 62600 Parking Validation 10,613 0 14,800 15,300 SUBTOTAL CONTRACTUALS 47,023 0 38,500 29,500 63001 Miscellaneous Operating Expenses 13,940 0 14,500 13,000 63300 Gas & Diesel 895 0 0 0 SUBTOTAL COMMODITIES 14,835 0 14,500 13,000 65010 Rental City Equipment 2,808 0 0 0 65012 Accident Repair & Replacement 84 0 0 0 65040 IT Maintenance Charge 0 0 0 28,790 65100 Insurance Charges 42,624 0 0 43,400 65105 Benefits Overhead 0 0 0 1,450 SUBTOTAL FIXED CHARGES 45,516 0 0 73,640 66600 Books Records Video 45,878 0 60,000 51,500 SUBTOTAL CAPITAL 45,878 0 60,000 51,500 TOTAL 852,870 0 911,410 925,420 139 City Council 29 –244 6/1/2021 GENERAL FUND LIBRARY ACCOUNTING UNIT YOUNG ADULT SERVICES 01111180 Account Code LINE ITEM RESOURCES ACTUAL FY 18-19 ACTUAL FY 19-20 ADOPTED FY 20-21 PROPOSED FY 21-22 61000 Salaries Regular 233,859 0 263,220 358,040 61020 Salaries Part-Time 207,777 0 250,600 226,740 61040 Salaries Overtime 593 0 0 0 61100 Retirement-Employer Normal Cost 8,936 0 29,680 25,710 61101 Retirement - Employer Unfunded 73,081 0 0 0 61110 Part-Time Retirement 7,312 0 9,100 8,500 61120 Medicare Insurance 6,235 0 8,930 8,470 61130 Health Insurance 40,183 0 78,710 65,400 61180 Worker Compensation Insurance 16,405 0 0 28,660 SUBTOTAL SALARIES & BENEFITS 594,380 0 640,240 721,520 62010 Communications 4,339 0 0 0 62120 Training, Transportation, Meetings 0 0 1,000 1,000 62300 Contract Services-Professional 5,896 0 2,500 500 62600 Parking Validation 18,965 0 18,100 15,300 SUBTOTAL CONTRACTUALS 29,200 0 21,600 16,800 63001 Miscellaneous Operating Expenses 7,404 0 17,900 14,000 63300 Gas & Diesel 802 0 0 0 SUBTOTAL COMMODITIES 8,205 0 17,900 14,000 65010 Rental City Equipment 2,808 0 0 0 65012 Accident Repair & Replacement 84 0 0 0 65040 IT Maintenance Charge 0 0 0 25,910 65100 Insurance Charges 36,757 0 0 33,730 65105 Benefits Overhead 0 0 0 1,430 SUBTOTAL FIXED CHARGES 39,649 0 0 61,070 66600 Books Records Video 8,255 0 15,000 15,000 SUBTOTAL CAPITAL 8,255 0 15,000 15,000 TOTAL 679,690 0 694,740 828,390 140 City Council 29 –245 6/1/2021 GENERAL FUND LIBRARY ACCOUNTING UNIT TECH & SUPPORT SVCS 01111190 Account Code LINE ITEM RESOURCES ACTUAL FY 18-19 ACTUAL FY 19-20 ADOPTED FY 20-21 PROPOSED FY 21-22 61000 Salaries Regular 568,262 0 570,040 658,540 61020 Salaries Part-Time 347,274 0 436,900 458,510 61040 Salaries Overtime 858 0 1,000 1,000 61100 Retirement-Employer Normal Cost 16,930 0 44,820 49,650 61101 Retirement - Employer Unfunded 138,463 0 0 0 61110 Part-Time Retirement 12,269 0 15,600 16,390 61120 Medicare Insurance 12,093 0 15,660 16,080 61130 Health Insurance 127,265 0 160,040 171,720 61180 Worker Compensation Insurance 46,816 0 10,000 56,160 SUBTOTAL SALARIES & BENEFITS 1,270,230 0 1,254,060 1,428,050 62010 Communications 13,129 0 0 0 62120 Training, Transportation, Meetings 265 0 1,000 1,000 62140 Membership, Subscription & Dues 5,080 0 0 98,300 62300 Contract Services-Professional 46,204 0 52,600 49,100 62600 Parking Validation 18,500 0 30,300 32,700 SUBTOTAL CONTRACTUALS 83,178 0 83,900 181,100 63001 Miscellaneous Operating Expenses 72,913 0 32,500 22,000 SUBTOTAL COMMODITIES 72,913 0 32,500 22,000 65040 IT Maintenance Charge 0 0 0 51,820 65100 Insurance Charges 79,272 0 0 66,110 65105 Benefits Overhead 0 0 500 2,880 SUBTOTAL FIXED CHARGES 79,272 0 500 120,810 66600 Books Records Video 34,698 0 76,000 40,000 SUBTOTAL CAPITAL 34,698 0 76,000 40,000 TOTAL 1,540,291 0 1,446,960 1,791,960 141 City Council 29 –246 6/1/2021 CANNABIS PUBLIC BENEFIT DEPARTMENT RESOURCE SUMMARY LIBRARY ACTIVITIES ACTUAL FY 18-19 ACTUAL FY 19-20 ADOPTED FY 20-21 PROPOSED FY 21-22 EXPENDITURES 01211020 Library Youth Services TOTAL EXPENDITURES 0 0 0 2,000,000 0 0 0 2,000,000 OPERATING EXPENSES ACTUAL FY 18-19 ACTUAL FY 19-20 ADOPTED FY 20-21 PROPOSED FY 21-22 61000 SALARIES & BENEFITS 0 0 0 228,010 62000 CONTRACTUALS 0 0 0 344,400 63000 COMMODITIES 0 0 0 139,600 66000 CAPITAL 0 0 0 1,287,990 TOTAL 0 0 0 2,000,000 142 City Council 29 –247 6/1/2021 CANNABIS PUBLIC BENEFIT LIBRARY Library Youth Services ACCOUNTING UNIT 01211020 Account Code LINE ITEM RESOURCES ACTUAL FY 18-19 ACTUAL FY 19-20 ADOPTED FY 20-21 PROPOSED FY 21-22 61020 Salaries Part-Time 0 0 0 216,740 61110 Part-Time Retirement 0 0 0 8,130 61120 Medicare Insurance 0 0 0 3,140 SUBTOTAL SALARIES & BENEFITS 0 0 0 228,010 62010 Communications 0 0 0 137,400 62300 Contract Services-Professional 0 0 0 207,000 SUBTOTAL CONTRACTUALS 0 0 0 344,400 63001 Miscellaneous Operating Expenses 0 0 0 139,600 SUBTOTAL COMMODITIES 0 0 0 139,600 66200 Building Improvement 0 0 0 1,287,990 SUBTOTAL CAPITAL 0 0 0 1,287,990 TOTAL 0 0 0 2,000,000 143 City Council 29 –248 6/1/2021 LIBRARY FEE AND DONATION DEPARTMENT RESOURCE SUMMARY LIBRARY ACTIVITIES ACTUAL FY 18-19 ACTUAL FY 19-20 AD OPTED FY 20-21 PROPOSED FY 21-22 EXPENDITURES 02211150 LIBRARY FEE AND DONATION TOTAL EXPENDITURES 0 751 25,200 27,700 0 751 25,200 27,700 OPERATING EXPENSES ACTUAL FY 18-19 ACTUAL FY 19-20 ADOPTED FY 20-21 PROPOSED FY 21-22 62000 CONTRACTUALS 0 0 0 12,400 63000 COMMODITIES 0 751 25,200 15,300 TOTAL 0 751 25,200 27,700 144 City Council 29 –249 6/1/2021 LIBRARY FEE AND DONATION LIBRARY LIBRARY FEE AND DONATION ACCOUNTING UNIT 02211150 Account Code LINE ITEM RESOURCES ACTUAL FY 18-19 ACTUAL FY 19-20 ADOPTED FY 20-21 PROPOSED FY 21-22 62300 Contract Services-Professional 0 0 0 12,400 SUBTOTAL CONTRACTUALS 0 0 0 12,400 63001 Miscellaneous Operating Expenses 0 751 25,200 15,300 SUBTOTAL COMMODITIES 0 751 25,200 15,300 TOTAL 0 751 25,200 27,700 145 City Council 29 –250 6/1/2021 PUBLIC LIBRARY GRANT FUND DEPARTMENT RESOURCE SUMMARY LIBRARY ACTIVITIES ACTUAL FY 18-19 ACTUAL FY 19-20 ADOPTED FY 20-21 PROPOSED FY 21-22 REVENUES 0 2,000 0 0 52040 Grant-Other TOTAL REVENUES 0 2,000 0 0 EXPENDITURES 15211151 LIBRARIES READY TO CODE 18,113 0 0 0 TOTAL EXPENDITURES 18,113 0 0 0 OPERATING EXPENSES ACTUAL FY 18-19 ACTUAL FY 19-20 ADOPTED FY 20-21 PROPOSED FY 21-22 61000 SALARIES & BENEFITS 15,462 0 0 0 63000 COMMODITIES 18 0 0 0 65000 FIXED CHARGES 2,633 0 0 0 TOTAL 18,113 0 0 0 146 City Council 29 –251 6/1/2021 PUBLIC LIBRARY GRANT FUND LIBRARY PUBLIC LI RARY GRANT ACCOUNTING UNIT 15211002 Account Code LINE ITEM RESOURCES ACTUAL FY 18-19 ACTUAL FY 19-20 ADOPTED FY 20-21 PROPOSED FY 21-22 52040 Grant-Other SUBTOTAL REVENUES TOTAL 0 2,000 0 0 0 2,000 0 0 0 2,000 0 0 147 City Council 29 –252 6/1/2021 PUBLIC LIBRARY GRANT FUND LIBRARY LIBRARIES READY TO CODE ACCOUNTING UNIT 15211151 Account Code LINE ITEM RESOURCES ACTUAL FY 18-19 ACTUAL FY 19-20 ADOPTED FY 20-21 PROPOSED FY 21-22 61020 Salaries Part-Time 14,325 0 0 0 61110 Part-Time Retirement 537 0 0 0 61120 Medicare Insurance 208 0 0 0 61180 Worker Compensation Insurance 391 0 0 0 SUBTOTAL SALARIES & BENEFITS 15,462 0 0 0 63001 Miscellaneous Operating Expenses 18 0 0 0 SUBTOTAL COMMODITIES 18 0 0 0 65100 Insurance Charges 89 0 0 0 65400 Indirect Costs 2,543 0 0 0 SUBTOTAL FIXED CHARGES 2,633 0 0 0 TOTAL 18,113 0 0 0 148 City Council 29 –253 6/1/2021 LIBRARY GRANTS DEPARTMENT RESOURCE SUMMARY LIBRARY ACTIVITIES ACTUAL FY 18-19 ACTUAL FY 19-20 ADOPTED FY 20-21 PROPOSED FY 21-22 REVENUES 67,133 0 0 0 52000 Federal Grant-Direct TOTAL REVENUES 67,133 0 0 0 EXPENDITURES 15311160 IMLS Library Federal Grant 20,336 0 0 0 TOTAL EXPENDITURES 20,336 0 0 0 OPERATING EXPENSES ACTUAL FY 18-19 ACTUAL FY 19-20 ADOPTED FY 20-21 PROPOSED FY 21-22 61000 SALARIES & BENEFITS 3,621 0 0 0 62000 CONTRACTUALS 13,003 0 0 0 63000 COMMODITIES 3,723 0 0 0 65000 FIXED CHARGES (12) 0 0 0 TOTAL 20,336 0 0 0 149 City Council 29 –254 6/1/2021 LIBRARY GRANTS LIBRARY LIBRARY ANTS REV ACCOUNTING UNIT 15311002 Account Code LINE ITEM RESOURCES ACTUAL FY 18-19 ACTUAL FY 19-20 ADOPTED FY 20-21 PROPOSED FY 21-22 52000 Federal Grant-Direct SUBTOTAL REVENUES TOTAL 67,133 0 0 0 67,133 0 0 0 67,133 0 0 0 150 City Council 29 –255 6/1/2021 LIBRARY GRANTS LIBRARY IMLS Library Federal Grant ACCOUNTING UNIT 15311160 Account Code LINE ITEM RESOURCES ACTUAL FY 18-19 ACTUAL FY 19-20 ADOPTED FY 20-21 PROPOSED FY 21-22 61020 Salaries Part-Time 2,757 0 0 0 61040 Salaries Overtime 288 0 0 0 61110 Part-Time Retirement 103 0 0 0 61120 Medicare Insurance 42 0 0 0 61180 Worker Compensation Insurance 430 0 0 0 SUBTOTAL SALARIES & BENEFITS 3,621 0 0 0 62120 Training, Transportation, Meetings 81 0 0 0 62300 Contract Services-Professional 12,922 0 0 0 SUBTOTAL CONTRACTUALS 13,003 0 0 0 63001 Miscellaneous Operating Expenses 3,723 0 0 0 SUBTOTAL COMMODITIES 3,723 0 0 0 65400 Indirect Costs (12) 0 0 0 SUBTOTAL FIXED CHARGES (12) 0 0 0 TOTAL 20,336 0 0 0 151 City Council 29 –256 6/1/2021 LIBRARY SVCS & TECHNOLOGY ACT DEPARTMENT RESOURCE SUMMARY LIBRARY ACTIVITIES ACTUAL FY 18-19 ACTUAL FY 19-20 ADOPTED FY 20-21 PROPOSED FY 21-22 REVENUES 6,580 0 0 0 52001 Federal Grant-Indirect TOTAL REVENUES 6,580 0 0 0 EXPENDITURES 15411193 LSTA-GRANT AWARDS 26,281 0 0 0 TOTAL EXPENDITURES 26,281 0 0 0 OPERATING EXPENSES ACTUAL FY 18-19 ACTUAL FY 19-20 ADOPTED FY 20-21 PROPOSED FY 21-22 61000 SALARIES & BENEFITS 22,854 0 0 0 63000 COMMODITIES (321) 0 0 0 65000 FIXED CHARGES 3,748 0 0 0 TOTAL 26,281 0 0 0 152 City Council 29 –257 6/1/2021 LIBRARY SVCS & TECHNOLOGY ACT LIBRARY LSTA-LIBR ARY GRANTS REVENUE ACCOUNTING UNIT 15411002 Account Code LINE ITEM RESOURCES ACTUAL FY 18-19 ACTUAL FY 19-20 ADOPTED FY 20-21 PROPOSED FY 21-22 52001 Federal Grant-Indirect SUBTOTAL REVENUES TOTAL 6,580 0 0 0 6,580 0 0 0 6,580 0 0 0 153 City Council 29 –258 6/1/2021 LIBRARY SVCS & TECHNOLOGY ACT LIBRARY LSTA-GRANT AWARDS ACCOUNTING UNIT 15411193 Account Code LINE ITEM RESOURCES ACTUAL FY 18-19 ACTUAL FY 19-20 ADOPTED FY 20-21 PROPOSED FY 21-22 61020 Salaries Part-Time 20,517 0 0 0 61040 Salaries Overtime 519 0 0 0 61110 Part-Time Retirement 847 0 0 0 61120 Medicare Insurance 334 0 0 0 61180 Worker Compensation Insurance 638 0 0 0 SUBTOTAL SALARIES & BENEFITS 22,854 0 0 0 63001 Miscellaneous Operating Expenses (321) 0 0 0 SUBTOTAL COMMODITIES (321) 0 0 0 65400 Indirect Costs 3,748 0 0 0 SUBTOTAL FIXED CHARGES 3,748 0 0 0 TOTAL 26,281 0 0 0 154 City Council 29 –259 6/1/2021 THIS PAGE INTENTIONALLY LEFT BLANK 155 City Council 29 –260 6/1/2021 Parks, Recreation and Community Services 156 City Council 29 –261 6/1/2021 GENERAL FUND PARKS, REC. & COMMUNITY SERVICES ACCOUNTING UNIT REC COMM SVS-MGRL/SUPPORT SVS 01113002 Account Code LINE ITEM RESOURCES ACTUAL FY 18-19 ACTUAL FY 19-20 REVISED FY 20-21 PROPOSED FY 21-22 51301 Filming Permits 4,134 5,764 3,200 3,200 53301 Center Programs 94,742 68,842 60,100 60,100 53303 Youth Sports 33,899 32,936 20,500 20,500 53304 Pool Charges 23,723 20,790 0 0 53307 Youth Field Usage Fee 58,167 56,425 53,600 53,600 53308 Park Reservation 185,927 160,384 133,800 133,800 53309 Concession-Vending Machines 3,900 3,900 2,900 2,900 53310 Zoo Education 190,847 73,815 77,500 77,500 53312 Zoo Admissions 1,132,496 718,691 1,046,900 1,046,900 53313 Food Sale Concession 23,021 15,657 25,200 25,200 53315 Stadium Special Fees 576 0 0 0 53316 Leisure Classes 225,515 152,247 172,100 172,100 53318 Tennis Reservation 52,233 28,414 0 0 53319 Recreation Staff Reimbursement 34,573 32,025 27,400 27,400 53331 City Events 11,734 35,573 44,000 0 57010 Miscellaneous Recoveries 7,455 5,471 12,700 12,700 57301 Recreation Expense Reimburseme 3,953 3,437 3,000 3,000 57304 Rancho Santiago Reimbursement/45,711 41,031 24,600 24,600 57361 Recreation Facility Rental 35,604 20,971 25,900 25,900 57362 Rental Of Stadium 97,502 128,728 93,700 93,700 57380 Friend Of Zoo Vet Contribution 60,000 60,000 45,000 60,000 57383 Friend of Zoo Contribution 73,390 19,768 58,800 58,800 57385 Friend of Zoo Education Contri 40,000 40,000 30,000 40,000 57390 PRCSA Godinez High School (4,712)6,162 0 0 57990 Miscellaneous Income 0 22,312 0 0 SUBTOTAL REVENUES 2,434,390 1,753,342 1,960,900 1,941,900 TOTAL 2,434,390 1,753,342 1,960,900 1,941,900 157 City Council 29 –262 6/1/2021 GENERAL FUND DEPARTMENT RESOURCE SUMMARY PARKS, REC. & COMMUNITY SERVICES ACTIVITIES ACTUAL FY 18-19 ACTUAL FY 19-20 ADOPTED FY 20-21 PROPOSED FY 21-22 EXPENDITURES 01113017 PRCSA - SERVICE ENHANCEMENT 0 0 0 5,206,750 01113200 PRCSA - ADMINISTRATION 1,547,384 1,186,583 1,448,530 1,482,700 01113220 PRCSA - ZOO 2,189,768 2,454,281 2,757,270 2,311,780 01113230 PRCSA - RECREATION & COMM. SVC 5,247,627 5,207,478 7,042,420 5,752,080 01113250 PRCSA - PARK FACILITIES 5,443,418 10,303,622 11,269,900 8,536,430 TOTAL EXPENDITURES 14,428,198 19,151,965 22,518,120 23,289,740 OPERATING EXPENSES ACTUAL FY 18-19 ACTUAL FY 19-20 ADOPTED FY 20-21 PROPOSED FY 21-22 61000 SALARIES & BENEFITS 7,019,289 7,443,299 10,641,310 10,214,460 62000 CONTRACTUALS 5,635,159 7,882,519 8,458,740 9,821,110 63000 COMMODITIES 992,923 1,042,447 1,418,420 1,166,200 65000 FIXED CHARGES 752,941 1,836,801 1,974,250 2,032,070 66000 CAPITAL 0 916,982 0 0 67000 DEBT SERVICE 27,885 29,916 25,400 55,900 TOTAL 14,428,198 19,151,965 22,518,120 23,289,740 158 City Council 29 –263 6/1/2021 GENERAL FUND PARKS, REC. & COMMUNITY SERVICES ACCOUNTING UNIT PRCSA - SERVICE ENHANCEMENT 01113017 Account Code LINE ITEM RESOURCES ACTUAL FY 18-19 ACTUAL FY 19-20 ADOPTED FY 20-21 PROPOSED FY 21-22 61000 Salaries Regular 0 0 0 1,022,240 61020 Salaries Part-Time 0 0 0 152,600 61100 Retirement-Employer Normal Cost 0 0 0 95,320 61110 Part-Time Retirement 0 0 0 5,700 61120 Medicare Insurance 0 0 0 17,020 61130 Health Insurance 0 0 0 306,120 SUBTOTAL SALARIES & BENEFITS 0 0 0 1,599,000 62300 Contract Services-Professional 0 0 0 758,100 62320 Maintenance & Repair Buildings 0 0 0 2,831,250 SUBTOTAL CONTRACTUALS 0 0 0 3,589,350 63001 Miscellaneous Operating Expenses 0 0 0 18,400 SUBTOTAL COMMODITIES 0 0 0 18,400 TOTAL 0 0 0 5,206,750 159 City Council 29 –264 6/1/2021 GENERAL FUND PARKS, REC. & COMMUNITY SERVICES ACCOUNTING UNIT PRCSA - ADMINISTRATION 01113200 Account Code LINE ITEM RESOURCES ACTUAL FY 18-19 ACTUAL FY 19-20 ADOPTED FY 20-21 PROPOSED FY 21-22 61000 Salaries Regular 759,257 668,273 812,180 868,450 61020 Salaries Part-Time 150,378 67,766 40,700 28,850 61040 Salaries Overtime 827 0 8,000 8,000 61100 Retirement-Employer Normal Cost 13,171 20,478 52,710 57,630 61101 Retirement - Employer Unfunded 107,717 0 0 0 61110 Part-Time Retirement 3,438 2,644 1,600 1,080 61120 Medicare Insurance 9,316 9,267 13,350 14,200 61130 Health Insurance 98,590 87,606 158,870 186,600 61170 Retiree Health Benefits 0 0 1,110 1,150 61180 Worker Compensation Insurance 55,253 52,009 42,170 47,330 SUBTOTAL SALARIES & BENEFITS 1,197,947 908,043 1,130,690 1,213,290 62010 Communications 27,219 26,206 20,440 20,700 62120 Training, Transportation, Meetings 60 0 1,000 500 62140 Membership, Subscription & Dues 4,318 0 2,000 1,400 62300 Contract Services-Professional 125,875 84,684 106,400 66,900 62302 Contracted Vendor Personnel Services 652 1,760 5,200 5,100 62600 Parking Validation 12,207 4,140 14,700 10,200 62700 Auto Expense 4,000 6,000 6,000 6,000 SUBTOTAL CONTRACTUALS 174,331 122,790 155,740 110,800 63001 Miscellaneous Operating Expenses 101,587 35,222 47,400 21,600 63300 Gas & Diesel 503 340 2,140 1,000 SUBTOTAL COMMODITIES 102,090 35,563 49,540 22,600 65010 Rental City Equipment 5,184 8,904 8,900 8,560 65012 Accident Repair & Replacement 168 168 200 150 65040 IT Maintenance Charge 0 42,166 42,170 57,580 65100 Insurance Charges 67,664 67,810 58,060 65,760 65105 Benefits Overhead 0 0 2,090 2,820 65210 Delivery Charges 0 1,139 1,140 1,140 SUBTOTAL FIXED CHARGES 73,016 120,187 112,560 136,010 TOTAL 1,547,384 1,186,583 1,448,530 1,482,700 160 City Council 29 –265 6/1/2021 GENERAL FUND PARKS, REC. & COMMUNITY SERVICES ACCOUNTING UNIT PRCSA - ZOO 01113220 Account Code LINE ITEM RESOURCES ACTUAL FY 18-19 ACTUAL FY 19-20 ADOPTED FY 20-21 PROPOSED FY 21-22 61000 Salaries Regular 668,299 734,790 855,460 825,220 61020 Salaries Part-Time 244,571 244,125 272,250 277,960 61040 Salaries Overtime 19,190 11,179 3,300 3,300 61100 Retirement-Employer Normal Cost 25,561 39,527 72,290 61,180 61101 Retirement - Employer Unfunded 209,051 0 0 0 61110 Part-Time Retirement 7,770 7,817 8,400 8,970 61120 Medicare Insurance 12,036 12,810 16,870 15,740 61130 Health Insurance 112,084 115,747 188,300 158,230 61170 Retiree Health Benefits 0 0 1,390 1,510 61180 Worker Compensation Insurance 56,279 70,199 66,090 62,590 SUBTOTAL SALARIES & BENEFITS 1,354,842 1,236,193 1,484,350 1,414,700 62000 Utilities 140,267 127,179 146,400 146,400 62010 Communications 29,421 38,095 30,300 24,200 62120 Training, Transportation, Meetings 833 7,520 9,000 6,000 62140 Membership, Subscription & Dues 5,125 8,088 11,300 11,300 62251 Other Agency Services 615 311 0 0 62300 Contract Services-Professional 351,110 598,505 680,100 334,700 62320 Maintenance & Repair Buildings 1,563 51,057 0 0 SUBTOTAL CONTRACTUALS 528,934 830,756 877,100 522,600 63001 Miscellaneous Operating Expenses 145,907 122,908 122,200 103,800 63300 Gas & Diesel 2,171 1,653 710 500 63400 Animal Food & Supp 68,940 63,226 73,400 73,400 SUBTOTAL COMMODITIES 217,018 187,787 196,310 177,700 65010 Rental City Equipment 14,976 27,276 27,290 26,230 65011 Equipment Replacement Charges 4,128 4,128 4,100 3,840 65012 Accident Repair & Replacement 600 420 400 390 65040 IT Maintenance Charge 0 72,285 72,290 74,850 65100 Insurance Charges 69,269 69,140 90,990 86,950 65105 Benefits Overhead 0 0 3,270 3,350 65210 Delivery Charges 0 1,167 1,170 1,170 SUBTOTAL FIXED CHARGES 88,973 174,416 199,510 196,780 66400 Machinery & Equipment 0 25,129 0 0 SUBTOTAL CAPITAL 0 25,129 0 0 TOTAL 2,189,768 2,454,281 2,757,270 2,311,780 161 City Council 29 –266 6/1/2021 GENERAL FUND PARKS, REC. & COMMUNITY SERVICES ACCOUNTING UNIT PRCSA - RECREATION & COMM. SVC 01113230 Account Code LINE ITEM RESOURCES ACTUAL FY 18-19 ACTUAL FY 19-20 ADOPTED FY 20-21 PROPOSED FY 21-22 61000 Salaries Regular 1,233,689 1,328,229 1,796,070 1,540,000 61020 Salaries Part-Time 1,582,677 1,378,013 2,455,460 1,661,880 61040 Salaries Overtime 57,977 52,111 23,300 23,300 61100 Retirement-Employer Normal Cost 44,189 60,725 199,960 121,870 61101 Retirement - Employer Unfunded 361,409 0 0 0 61110 Part-Time Retirement 51,841 46,238 59,590 73,320 61120 Medicare Insurance 41,386 39,564 52,820 57,190 61130 Health Insurance 230,086 229,941 384,520 443,160 61170 Retiree Health Benefits 0 0 1,640 1,760 61180 Worker Compensation Insurance 148,549 191,920 267,400 235,950 SUBTOTAL SALARIES & BENEFITS 3,751,806 3,326,742 5,240,760 4,158,430 62010 Communications 137,511 169,588 170,200 162,700 62120 Training, Transportation, Meetings 4,361 4,791 8,000 8,000 62140 Membership, Subscription & Dues 10,896 7,389 10,300 23,300 62300 Contract Services-Professional 674,340 921,709 774,600 498,600 62302 Contracted Vendor Personnel Services 4,847 525 0 0 62320 Maintenance & Repair Buildings 120 0 0 0 62600 Parking Validation 5,465 4,130 11,300 56,300 SUBTOTAL CONTRACTUALS 837,540 1,108,132 974,400 748,900 63001 Miscellaneous Operating Expenses 312,076 176,602 203,500 178,500 63300 Gas & Diesel 31,857 22,696 48,330 48,300 SUBTOTAL COMMODITIES 343,933 199,298 251,830 226,800 65010 Rental City Equipment 75,396 110,106 116,340 112,990 65011 Equipment Replacement Charges 17,340 23,476 17,300 18,910 65012 Accident Repair & Replacement 1,572 1,426 1,500 1,310 65040 IT Maintenance Charge 0 102,404 102,410 138,180 65100 Insurance Charges 213,616 271,850 313,070 327,820 65105 Benefits Overhead 0 0 13,220 7,150 65210 Delivery Charges 0 4,586 4,590 4,590 SUBTOTAL FIXED CHARGES 307,924 513,848 568,430 610,950 66400 Machinery & Equipment 0 52,699 0 0 SUBTOTAL CAPITAL 0 52,699 0 0 67200 Principal-Leases 5,023 5,523 7,000 7,000 67210 Interest-Leases 1,401 1,236 0 0 SUBTOTAL DEBT SERVICE 6,424 6,759 7,000 7,000 TOTAL 5,247,627 5,207,478 7,042,420 5,752,080 162 City Council 29 –267 6/1/2021 GENERAL FUND PARKS, REC. & COMMUNITY SERVICES ACCOUNTING UNIT PRCSA - PARK FACILITIES 01113250 Account Code LINE ITEM RESOURCES ACTUAL FY 18-19 ACTUAL FY 19-20 ADOPTED FY 20-21 PROPOSED FY 21-22 61000 Salaries Regular 384,311 1,203,667 1,526,070 935,030 61010 Salaries Cash Out/Separation 0 93,020 191,000 191,000 61020 Salaries Part-Time 113,157 202,622 282,750 281,370 61040 Salaries Overtime 42,067 41,977 10,300 10,300 61100 Retirement-Employer Normal Cost 6,482 61,701 155,710 73,280 61101 Retirement - Employer Unfunded 53,011 0 0 0 61110 Part-Time Retirement 4,244 7,599 9,250 10,550 61120 Medicare Insurance 7,496 18,783 30,000 19,220 61130 Health Insurance 68,561 232,263 448,000 204,960 61170 Retiree Health Benefits 0 0 2,480 2,940 61180 Worker Compensation Insurance 35,365 110,690 129,950 100,390 SUBTOTAL SALARIES & BENEFITS 714,694 1,972,322 2,785,510 1,829,040 62000 Utilities 1,287,387 1,141,379 1,329,700 1,509,500 62010 Communications 28,932 47,860 48,500 41,200 62120 Training, Transportation, Meetings 1,781 1,367 8,100 8,100 62140 Membership, Subscription & Dues 0 1,526 3,800 3,800 62251 Other Agency Services 69,960 71,106 72,900 72,900 62300 Contract Services-Professional 46,172 27,019 0 0 62320 Maintenance & Repair Buildings 2,660,123 4,528,379 4,986,800 3,212,260 62501 Operating Lease Expense 0 1,523 1,700 1,700 62600 Parking Validation 0 680 0 0 SUBTOTAL CONTRACTUALS 4,094,354 5,820,841 6,451,500 4,849,460 63001 Miscellaneous Operating Expenses 10,818 54,641 0 0 63200 Operating Materials & Supplies 283,753 504,966 863,000 663,000 63300 Gas & Diesel 35,312 60,192 57,740 57,700 SUBTOTAL COMMODITIES 329,883 619,799 920,740 720,700 65000 Building Rental 0 481,520 481,520 447,140 65010 Rental City Equipment 112,815 236,079 211,040 225,810 65011 Equipment Replacement Charges 23,796 27,250 25,900 24,030 65012 Accident Repair & Replacement 1,680 2,723 2,500 2,500 65020 City Yard Rental 104,640 107,558 107,560 107,560 65040 IT Maintenance Charge 0 78,309 78,320 132,430 65100 Insurance Charges 40,097 93,340 178,910 139,470 65105 Benefits Overhead 0 0 6,430 7,820 65210 Delivery Charges 0 1,570 1,570 1,570 SUBTOTAL FIXED CHARGES 283,028 1,028,349 1,093,750 1,088,330 66200 Building Improvement 0 74,070 0 0 66220 Improvements Other Than Building 0 740,965 0 0 66400 Machinery & Equipment 0 24,119 0 0 SUBTOTAL CAPITAL 0 839,153 0 0 67003 Loan Payment-OBF 21,460 23,158 18,400 0 67200 Principal-Leases 0 0 0 48,900 SUBTOTAL DEBT SERVICE 21,460 23,158 18,400 48,900 TOTAL 5,443,418 10,303,622 11,269,900 8,536,430 163 City Council 29 –268 6/1/2021 CANNABIS PUBLIC BENEFIT DEPARTMENT RESOURCE SUMMARY PARKS, REC. & COMMUNITY SERVICES ACTIVITIES ACTUAL FY 18-19 ACTUAL FY 19-20 ADOPTED FY 20-21 PROPOSED FY 21-22 EXPENDITURES 01213020 PRCSA YOUTH SERVICES 0 4,341 3,283,350 7,537,690 01213021 PRCSA YOUTH SERVICES-DEFENSE 0 0 100,000 100,000 TOTAL EXPENDITURES 0 4,341 3,383,350 7,637,690 OPERATING EXPENSES ACTUAL FY 18-19 ACTUAL FY 19-20 ADOPTED FY 20-21 PROPOSED FY 21-22 61000 SALARIES & BENEFITS 0 197 569,180 1,074,660 62000 CONTRACTUALS 0 4,145 1,124,270 677,700 63000 COMMODITIES 0 0 114,900 95,200 65000 FIXED CHARGES 0 0 0 64,610 66000 CAPITAL 0 0 1,075,000 5,343,520 69000 MISCELLANEOUS 0 0 500,000 382,000 TOTAL 0 4,341 3,383,350 7,637,690 164 City Council 29 –269 6/1/2021 CANNABIS PUBLIC BENEFIT PARKS, REC. & COMMUNITY SERVICES ACCOUNTING UNIT PRCSA YOUTH SERVICES 01213020 Account Code LINE ITEM RESOURCES ACTUAL FY 18-19 ACTUAL FY 19-20 ADOPTED FY 20-21 PROPOSED FY 21-22 61000 Salaries Regular 0 0 176,990 236,610 61020 Salaries Part-Time 0 184 267,800 685,340 61100 Retirement-Employer Normal Cost 0 0 21,370 28,170 61110 Part-Time Retirement 0 0 10,000 6,950 61120 Medicare Insurance 0 0 6,470 6,140 61130 Health Insurance 0 0 86,550 86,760 61180 Worker Compensation Insurance 0 12 0 24,690 SUBTOTAL SALARIES & BENEFITS 0 197 569,180 1,074,660 62120 Training, Transportation, Meetings 0 0 9,900 5,000 62300 Contract Services-Professional 0 4,145 1,014,370 572,700 SUBTOTAL CONTRACTUALS 0 4,145 1,024,270 577,700 63001 Miscellaneous Operating Expenses 0 0 114,900 93,200 63300 Gas & Diesel 0 0 0 2,000 SUBTOTAL COMMODITIES 0 0 114,900 95,200 65040 IT Maintenance Charge 0 0 0 28,790 65100 Insurance Charges 0 0 0 34,300 65105 Benefits Overhead 0 0 0 1,520 SUBTOTAL FIXED CHARGES 0 0 0 64,610 66220 Improvements Other Than Building 0 0 600,000 5,343,520 66400 Machinery & Equipment 0 0 425,000 0 66600 Books Records Video 0 0 50,000 0 SUBTOTAL CAPITAL 0 0 1,075,000 5,343,520 69135 Payment to Subagent 0 0 500,000 382,000 SUBTOTAL MISCELLANEOUS 0 0 500,000 382,000 TOTAL 0 4,341 3,283,350 7,537,690 165 City Council 29 –270 6/1/2021 CANNABIS PUBLIC BENEFIT PARKS, REC. & COMMUNITY SERVICES ACCOUNTING UNIT PRCSA YOUTH SERVICES-DEFENSE 01213021 Account Code LINE ITEM RESOURCES ACTUAL FY 18-19 ACTUAL FY 19-20 ADOPTED FY 20-21 PROPOSED FY 21-22 62300 Contract Services-Professional 0 0 100,000 100,000 SUBTOTAL CONTRACTUALS 0 0 100,000 100,000 TOTAL 0 0 100,000 100,000 166 City Council 29 –271 6/1/2021 CATV FUND DEPARTMENT RESOURCE SUMMARY PARKS, REC. & COMMUNITY SERVICES ACTIVITIES ACTUAL FY 18-19 ACTUAL FY 19-20 ADOPTED FY 20-21 PROPOSED FY 21-22 REVENUES 50054 CATV Peg Access Support 221,701 186,701 0 0 58000 Earning On Investments 17,561 20,655 0 0 TOTAL REVENUES 239,262 207,356 0 0 EXPENDITURES 02113200 CATV CAPITAL SUPPORT (PEG)106,703 215,944 0 0 TOTAL EXPENDITURES 106,703 215,944 0 0 OPERATING EXPENSES ACTUAL FY 18-19 ACTUAL FY 19-20 ADOPTED FY 20-21 PROPOSED FY 21-22 62000 CONTRACTUALS 499 1,286 0 0 63000 COMMODITIES 89,531 53,772 0 0 66000 CAPITAL 16,674 160,886 0 0 TOTAL 106,703 215,944 0 0 *Transferred to City Manager's Office effective FY 20-21 167 City Council 29 –272 6/1/2021 CATV FUND PARKS, REC. & COMMUNITY SERVICES ACCOUNTING UNIT CATV CAPITAL SUPPORT (PEG)02113002 Account Code LINE ITEM RESOURCES ACTUAL FY 18-19 ACTUAL FY 19-20 ADOPTED FY 20-21 PROPOSED FY 21-22 50054 CATV Peg Access Support 221,701 186,701 0 0 58000 Earning On Investments 17,561 20,655 0 0 SUBTOTAL REVENUES 239,262 207,356 0 0 TOTAL 239,262 207,356 0 0 168 City Council 29 –273 6/1/2021 CATV FUND PARKS, REC. & COMMUNITY SERVICES ACCOUNTING UNIT CATV CAPITAL SUPPORT (PEG)02113200 Account Code LINE ITEM RESOURCES ACTUAL FY 18-19 ACTUAL FY 19-20 ADOPTED FY 20-21 PROPOSED FY 21-22 62010 Communications 0 126 0 0 62300 Contract Services-Professional 499 1,160 0 0 SUBTOTAL CONTRACTUALS 499 1,286 0 0 63001 Miscellaneous Operating Expenses 89,531 53,772 0 0 SUBTOTAL COMMODITIES 89,531 53,772 0 0 66200 Building Improvement 0 156,215 0 0 66220 Improvements Other Than Building 2,720 0 0 0 66400 Machinery & Equipment 13,954 4,671 0 0 SUBTOTAL CAPITAL 16,674 160,886 0 0 TOTAL 106,703 215,944 0 0 169 City Council 29 –274 6/1/2021 PRCSA FEE & DONATION DEPARTMENT RESOURCE SUMMARY PARKS, REC. & COMMUNITY SERVICES ACTIVITIES ACTUAL FY 18-19 ACTUAL FY 19-20 ADOPTED FY 20-21 PROPOSED FY 21-22 REVENUES 57010 Miscellaneous Recoveries 47,388 14,350 0 0 57081 Gifts & Donations 8,418 3,190 0 0 58000 Earning On Investments 8,777 10,470 0 0 TOTAL REVENUES 64,582 28,010 0 0 EXPENDITURES 02213200 PRCSA FEE & DONATION 15,166 83,856 20,000 410,800 TOTAL EXPENDITURES 15,166 83,856 20,000 410,800 OPERATING EXPENSES ACTUAL FY 18-19 ACTUAL FY 19-20 ADOPTED FY 20-21 PROPOSED FY 21-22 62000 CONTRACTUALS 10,624 3,000 0 261,800 63000 COMMODITIES 4,542 1,312 20,000 149,000 66000 CAPITAL 0 79,544 0 0 TOTAL 15,166 83,856 20,000 410,800 170 City Council 29 –275 6/1/2021 PRCSA FEE & DONATION PARKS, REC. & COMMUNITY SERVICES ACCOUNTING UNIT PRCSA FEE & DONATION 02213002 Account Code LINE ITEM RESOURCES ACTUAL FY 18-19 ACTUAL FY 19-20 ADOPTED FY 20-21 PROPOSED FY 21-22 57010 Miscellaneous Recoveries 47,388 14,350 0 0 57081 Gifts & Donations 8,418 3,190 0 0 58000 Earning On Investments 8,777 10,470 0 0 SUBTOTAL REVENUES 64,582 28,010 0 0 TOTAL 64,582 28,010 0 0 171 City Council 29 –276 6/1/2021 PRCSA FEE & DONATION PARKS, REC. & COMMUNITY SERVICES ACCOUNTING UNIT PRCSA FEE & DONATION 02213200 Account Code LINE ITEM RESOURCES ACTUAL FY 18-19 ACTUAL FY 19-20 ADOPTED FY 20-21 PROPOSED FY 21-22 62300 Contract Services-Professional 10,624 3,000 0 261,800 SUBTOTAL CONTRACTUALS 10,624 3,000 0 261,800 63001 Miscellaneous Operating Expenses 4,542 1,312 20,000 149,000 SUBTOTAL COMMODITIES 4,542 1,312 20,000 149,000 66220 Improvements Other Than Building 0 79,544 0 0 SUBTOTAL CAPITAL 0 79,544 0 0 TOTAL 15,166 83,856 20,000 410,800 172 City Council 29 –277 6/1/2021 CAPITAL OUTLAY FUND DEPARTMENT RESOURCE SUMMARY PARKS, REC. & COMMUNITY SERVICES ACTIVITIES ACTUAL FY 18-19 ACTUAL FY 19-20 ADOPTED FY 20-21 PROPOSED FY 21-22 REVENUES 53332 Baseball Surcharge 5,782 6,273 0 0 57363 Cell Tower Lease Agreement 625,906 615,660 200,000 600,000 TOTAL REVENUES 631,688 621,932 200,000 600,000 EXPENDITURES 05113263 PARK IMPROVEMENTS 277,698 681,545 200,000 2,588,400 TOTAL EXPENDITURES 277,698 681,545 200,000 2,588,400 OPERATING EXPENSES ACTUAL FY 18-19 ACTUAL FY 19-20 ADOPTED FY 20-21 PROPOSED FY 21-22 61000 SALARIES & BENEFITS 0 246 0 0 62000 CONTRACTUALS 57,873 60,160 100,000 170,200 63000 COMMODITIES 24,019 0 100,000 900,000 65000 FIXED CHARGES 4,204 34,328 0 0 66000 CAPITAL 191,601 586,811 0 1,518,200 TOTAL 277,698 681,545 200,000 2,588,400 173 City Council 29 –278 6/1/2021 CAPITAL OUTLAY FUND PARKS, REC. & COMMUNITY SERVICES ACCOUNTING UNIT MISCELLENOUS REVENUE 05113002 Account Code LINE ITEM RESOURCES ACTUAL FY 18-19 ACTUAL FY 19-20 ADOPTED FY 20-21 PROPOSED FY 21-22 53332 Baseball Surcharge 5,782 6,273 0 0 57363 Cell Tower Lease Agreement 625,906 615,660 200,000 600,000 SUBTOTAL REVENUES 631,688 621,932 200,000 600,000 TOTAL 631,688 621,932 200,000 600,000 174 City Council 29 –279 6/1/2021 CAPITAL OUTLAY FUND PARKS, REC. & COMMUNITY SERVICES ACCOUNTING UNIT PARK IMPROVEMENTS 05113263 Account Code LINE ITEM RESOURCES ACTUAL FY 18-19 ACTUAL FY 19-20 ADOPTED FY 20-21 PROPOSED FY 21-22 61000 Salaries Regular 0 176 0 0 61100 Retirement-Employer Normal Cost 0 5 0 0 61101 Retirement - Employer Unfunded 0 32 0 0 61120 Medicare Insurance 0 3 0 0 61130 Health Insurance 0 19 0 0 61180 Worker Compensation Insurance 0 12 0 0 SUBTOTAL SALARIES & BENEFITS 0 246 0 0 62300 Contract Services-Professional 23,049 22,125 0 170,200 62320 Maintenance & Repair Buildings 34,825 38,035 100,000 0 SUBTOTAL CONTRACTUALS 57,873 60,160 100,000 170,200 63200 Operating Materials & Supplies 24,019 0 100,000 900,000 SUBTOTAL COMMODITIES 24,019 0 100,000 900,000 65205 Internal Departments Personnel 4,204 34,328 0 0 SUBTOTAL FIXED CHARGES 4,204 34,328 0 0 66220 Improvements Other Than Building 191,601 586,811 0 1,518,200 SUBTOTAL CAPITAL 191,601 586,811 0 1,518,200 TOTAL 277,698 681,545 200,000 2,588,400 175 City Council 29 –280 6/1/2021 STRATEGIC PLAN PROJECTS DEPARTMENT RESOURCE SUMMARY PARKS, REC. & COMMUNITY SERVICES ACTIVITIES ACTUAL FY 18-19 ACTUAL FY 19-20 ADOPTED FY 20-21 PROPOSED FY 21-22 EXPENDITURES 05213018 PRCA STRATEGIC PLAN PROJ 1,276,600 734,648 0 0 TOTAL EXPENDITURES 1,276,600 734,648 0 0 OPERATING EXPENSES ACTUAL FY 18-19 ACTUAL FY 19-20 ADOPTED FY 20-21 PROPOSED FY 21-22 61000 SALARIES & BENEFITS 1,074,650 614,386 0 0 62000 CONTRACTUALS 68,642 103,579 0 0 63000 COMMODITIES 50,134 16,682 0 0 65000 FIXED CHARGES 82,795 0 0 0 66000 CAPITAL 379 0 0 0 TOTAL 1,276,600 734,648 0 0 176 City Council 29 –281 6/1/2021 STRATEGIC PLAN PROJECTS PARKS, REC. & COMMUNITY SERVICES ACCOUNTING UNIT PRCA STRATEGIC PLAN PROJ 05213018 Account Code LINE ITEM RESOURCES ACTUAL FY 18-19 ACTUAL FY 19-20 ADOPTED FY 20-21 PROPOSED FY 21-22 61000 Salaries Regular 282,813 205,471 0 0 61010 Salaries Cash Out/Separation 1,488 0 0 0 61020 Salaries Part-Time 448,278 297,281 0 0 61040 Salaries Overtime 21,276 6,114 0 0 61100 Retirement-Employer Normal Cost 24,198 19,700 0 0 61101 Retirement - Employer Unfunded 197,904 0 0 0 61110 Part-Time Retirement 15,937 10,819 0 0 61120 Medicare Insurance 10,768 7,282 0 0 61130 Health Insurance 36,175 33,157 0 0 61180 Worker Compensation Insurance 35,813 34,563 0 0 SUBTOTAL SALARIES & BENEFITS 1,074,650 614,386 0 0 62120 Training, Transportation, Meetings 30 0 0 0 62140 Membership, Subscription & Dues 390 24,000 0 0 62300 Contract Services-Professional 68,222 79,579 0 0 SUBTOTAL CONTRACTUALS 68,642 103,579 0 0 63001 Miscellaneous Operating Expenses 50,134 16,682 0 0 SUBTOTAL COMMODITIES 50,134 16,682 0 0 65050 IT Department Specific 26,770 0 0 0 65100 Insurance Charges 56,025 0 0 0 SUBTOTAL FIXED CHARGES 82,795 0 0 0 66220 Improvements Other Than Building 379 0 0 0 SUBTOTAL CAPITAL 379 0 0 0 TOTAL 1,276,600 734,648 0 0 177 City Council 29 –282 6/1/2021 CIVIC CENTER MAINTENANCE DEPARTMENT RESOURCE SUMMARY PARKS, REC. & COMMUNITY SERVICES ACTIVITIES ACTUAL FY 18-19 ACTUAL FY 19-20 ADOPTED FY 20-21 PROPOSED FY 21-22 REVENUES 53322 Civic Center Project Charges 345,649 1,321,421 3,520,930 0 53323 Civic Center Maintenance Charg 1,162,959 1,877,312 2,137,270 2,137,270 53324 Civic Center Police Security 1,717,448 2,576,607 2,000,000 2,000,000 59000-011 Transfer From Fund 011 1,179,404 1,179,400 1,179,400 743,500 TOTAL REVENUES 4,405,459 6,954,740 8,837,600 4,880,770 EXPENDITURES 07413015 NON-DEPARTMENT CIVIC CENTER 1,179,404 1,179,402 1,179,400 743,500 07413250 CIVIC CTR-REGULAR MAINTENANCE 1,529,032 1,385,636 2,107,820 2,130,270 07413260 CIVIC CTR-CAPITAL PROJECT 732,590 1,576,752 3,325,000 0 TOTAL EXPENDITURES 3,441,026 4,141,790 6,612,220 2,873,770 OPERATING EXPENSES ACTUAL FY 18-19 ACTUAL FY 19-20 ADOPTED FY 20-21 PROPOSED FY 21-22 61000 SALARIES & BENEFITS 460,742 289,205 471,020 424,180 62000 CONTRACTUALS 933,649 960,786 1,489,800 1,489,800 63000 COMMODITIES 46,401 40,627 60,690 85,090 65000 FIXED CHARGES 140,730 213,127 86,310 131,200 66000 CAPITAL 680,101 1,454,066 3,325,000 0 67000 DEBT SERVICE 0 4,576 0 0 69000 MISCELLANEOUS 1,179,404 1,179,402 1,179,400 743,500 TOTAL 3,441,026 4,141,790 6,612,220 2,873,770 178 City Council 29 –283 6/1/2021 CIVIC CENTER MAINTENANCE PARKS, REC. & COMMUNITY SERVICES ACCOUNTING UNIT NON-DEPARTMENT CIVIC CENTER 07413002 Account Code LINE ITEM RESOURCES ACTUAL FY 18-19 ACTUAL FY 19-20 ADOPTED FY 20-21 PROPOSED FY 21-22 53322 Civic Center Project Charges 345,649 1,321,421 3,520,930 0 53323 Civic Center Maintenance Charg 1,162,959 1,877,312 2,137,270 2,137,270 53324 Civic Center Police Security 1,717,448 2,576,607 2,000,000 2,000,000 59000 Transfer From Fund 011 1,179,404 1,179,400 1,179,400 743,500 SUBTOTAL REVENUES 4,405,459 6,954,740 8,837,600 4,880,770 TOTAL 4,405,459 6,954,740 8,837,600 4,880,770 179 City Council 29 –284 6/1/2021 CIVIC CENTER MAINTENANCE PARKS, REC. & COMMUNITY SERVICES ACCOUNTING UNIT NON-DEPARTMENT CIVIC CENTER 07413015 Account Code LINE ITEM RESOURCES ACTUAL FY 18-19 ACTUAL FY 19-20 ADOPTED FY 20-21 PROPOSED FY 21-22 69135 Payment to Subagent 1,179,404 1,179,402 1,179,400 743,500 SUBTOTAL MISCELLANEOUS 1,179,404 1,179,402 1,179,400 743,500 TOTAL 1,179,404 1,179,402 1,179,400 743,500 180 City Council 29 –285 6/1/2021 CIVIC CENTER MAINTENANCE PARKS, REC. & COMMUNITY SERVICES ACCOUNTING UNIT CIVIC CTR-REGULAR MAINTENANCE 07413250 Account Code LINE ITEM RESOURCES ACTUAL FY 18-19 ACTUAL FY 19-20 ADOPTED FY 20-21 PROPOSED FY 21-22 61000 Salaries Regular 259,884 142,908 248,140 233,320 61020 Salaries Part-Time 18,402 719 19,200 19,190 61040 Salaries Overtime 12,419 23,860 0 0 61100 Retirement-Employer Normal Cost 10,556 9,328 22,060 27,770 61101 Retirement - Employer Unfunded 86,334 56,409 0 0 61102 Retirement- Employer Unfunded- Miscellaneous 0 0 83,520 34,320 61110 Part-Time Retirement 690 27 700 720 61120 Medicare Insurance 4,180 2,289 3,890 3,660 61130 Health Insurance 54,467 42,401 77,300 90,360 61180 Worker Compensation Insurance 13,810 11,263 16,210 14,840 SUBTOTAL SALARIES & BENEFITS 460,742 289,205 471,020 424,180 62000 Utilities 270,294 256,836 300,000 300,000 62010 Communications 1,500 2,040 5,700 5,700 62300 Contract Services-Professional 4,220 35 0 0 62320 Maintenance & Repair Buildings 657,635 701,705 1,184,100 1,184,100 62600 Parking Validation 0 170 0 0 SUBTOTAL CONTRACTUALS 933,649 960,786 1,489,800 1,489,800 63001 Miscellaneous Operating Expenses 182 111 0 0 63200 Operating Materials & Supplies 24,302 35,835 50,000 79,090 63300 Gas & Diesel 21,917 4,682 10,690 6,000 SUBTOTAL COMMODITIES 46,401 40,627 60,690 85,090 65010 Rental City Equipment 25,283 25,572 19,200 24,590 65012 Accident Repair & Replacement 441 504 420 330 65040 IT Maintenance Charge 0 0 0 23,030 65050 IT Department Specific 10,708 0 0 0 65100 Insurance Charges 21,605 38,890 22,320 20,610 65105 Benefits Overhead 0 0 800 1,330 65400 Indirect Costs 30,204 25,475 43,570 61,310 SUBTOTAL FIXED CHARGES 88,241 90,441 86,310 131,200 67003 Loan Payment-OBF 0 4,576 0 0 SUBTOTAL DEBT SERVICE 0 4,576 0 0 TOTAL 1,529,032 1,385,636 2,107,820 2,130,270 181 City Council 29 –286 6/1/2021 CIVIC CENTER MAINTENANCE PARKS, REC. & COMMUNITY SERVICES ACCOUNTING UNIT CIVIC CTR-CAPITAL PROJECT 07413260 Account Code LINE ITEM RESOURCES ACTUAL FY 18-19 ACTUAL FY 19-20 ADOPTED FY 20-21 PROPOSED FY 21-22 65205 Internal Departments Personnel 52,489 122,686 0 0 SUBTOTAL FIXED CHARGES 52,489 122,686 0 0 66220 Improvements Other Than Building 680,101 1,454,066 3,325,000 0 SUBTOTAL CAPITAL 680,101 1,454,066 3,325,000 0 TOTAL 732,590 1,576,752 3,325,000 0 182 City Council 29 –287 6/1/2021 REC/COM SVS ST URBAN OPEN SPAC DEPARTMENT RESOURCE SUMMARY PARKS, REC. & COMMUNITY SERVICES ACTIVITIES ACTUAL FY 18-19 ACTUAL FY 19-20 ADOPTED FY 20-21 PROPOSED FY 21-22 REVENUES 52025 State Grants-Direct 2,963,563 0 0 0 TOTAL REVENUES 2,963,563 0 0 0 EXPENDITURES 16113262 STATE RESOURCES AGENCY GRANT 17,439 462,734 0 0 16113266 PRP 84 PARK PROJ 456,600 0 0 0 16113267 HOUSING-RELATED PRKS GRNT HRPP 518,109 0 0 0 TOTAL EXPENDITURES 992,148 462,734 0 0 OPERATING EXPENSES ACTUAL FY 18-19 ACTUAL FY 19-20 ADOPTED FY 20-21 PROPOSED FY 21-22 66000 CAPITAL 537,660 462,734 0 0 69000 MISCELLANEOUS 454,488 0 0 0 TOTAL 992,148 462,734 0 0 183 City Council 29 –288 6/1/2021 REC/COM SVS ST URBAN OPEN SPAC PARKS, REC. & COMMUNITY SERVICES ACCOUNTING UNIT PARKS/REC CAPITAL GRANTS 16113002 Account Code LINE ITEM RESOURCES ACTUAL FY 18-19 ACTUAL FY 19-20 ADOPTED FY 20-21 PROPOSED FY 21-22 52025 State Grants-Direct 2,963,563 0 0 0 SUBTOTAL REVENUES 2,963,563 0 0 0 TOTAL 2,963,563 0 0 0 184 City Council 29 –289 6/1/2021 REC/COM SVS ST URBAN OPEN SPAC PARKS, REC. & COMMUNITY SERVICES ACCOUNTING UNIT STATE RESOURCES AGENCY GRANT 16113262 Account Code LINE ITEM RESOURCES ACTUAL FY 18-19 ACTUAL FY 19-20 ADOPTED FY 20-21 PROPOSED FY 21-22 66220 Improvements Other Than Building 17,439 462,734 0 0 SUBTOTAL CAPITAL 17,439 462,734 0 0 TOTAL 17,439 462,734 0 0 185 City Council 29 –290 6/1/2021 REC/COM SVS ST URBAN OPEN SPAC PARKS, REC. & COMMUNITY SERVICES ACCOUNTING UNIT PRP 84 PARK PROJ 16113266 Account Code LINE ITEM RESOURCES ACTUAL FY 18-19 ACTUAL FY 19-20 ADOPTED FY 20-21 PROPOSED FY 21-22 66220 Improvements Other Than Building 2,113 0 0 0 SUBTOTAL CAPITAL 2,113 0 0 0 69135 Payment to Subagent 454,488 0 0 0 SUBTOTAL MISCELLANEOUS 454,488 0 0 0 TOTAL 456,600 0 0 0 186 City Council 29 –291 6/1/2021 REC/COM SVS ST URBAN OPEN SPAC PARKS, REC. & COMMUNITY SERVICES ACCOUNTING UNIT HOUSING-RELATED PRKS GRNT HRPP 16113267 Account Code LINE ITEM RESOURCES ACTUAL FY 18-19 ACTUAL FY 19-20 ADOPTED FY 20-21 PROPOSED FY 21-22 66220 Improvements Other Than Building 518,109 0 0 0 SUBTOTAL CAPITAL 518,109 0 0 0 TOTAL 518,109 0 0 0 187 City Council 29 –292 6/1/2021 RECREATION GRANTS FUND DEPARTMENT RESOURCE SUMMARY PARKS, REC. & COMMUNITY SERVICES ACTIVITIES ACTUAL FY 18-19 ACTUAL FY 19-20 ADOPTED FY 20-21 PROPOSED FY 21-22 REVENUES 52040 Grant-Other 143,086 275,690 215,000 301,450 58000 Earning On Investments 337 682 0 0 TOTAL REVENUES 143,423 276,372 215,000 301,450 EXPENDITURES 16913202 OCTA SR MOBILITY PROGRAM 167,059 143,063 217,020 301,580 16913265 PRCSA Health Grant (NRPA)0 9,594 0 0 TOTAL EXPENDITURES 167,059 152,658 217,020 301,580 OPERATING EXPENSES ACTUAL FY 18-19 ACTUAL FY 19-20 ADOPTED FY 20-21 PROPOSED FY 21-22 61000 SALARIES & BENEFITS 115,828 84,032 154,350 196,950 62000 CONTRACTUALS 4,678 2,533 8,400 10,000 63000 COMMODITIES 132 13,530 0 0 65000 FIXED CHARGES 46,420 52,563 54,270 94,630 TOTAL 167,059 152,658 217,020 301,580 188 City Council 29 –293 6/1/2021 RECREATION GRANTS FUND PARKS, REC. & COMMUNITY SERVICES ACCOUNTING UNIT RECREATION GRANTS REVENUE 16913002 Account Code LINE ITEM RESOURCES ACTUAL FY 18-19 ACTUAL FY 19-20 ADOPTED FY 20-21 PROPOSED FY 21-22 52040 Grant-Other 143,086 275,690 215,000 301,450 58000 Earning On Investments 337 682 0 0 SUBTOTAL REVENUES 143,423 276,372 215,000 301,450 TOTAL 143,423 276,372 215,000 301,450 189 City Council 29 –294 6/1/2021 RECREATION GRANTS FUND PARKS, REC. & COMMUNITY SERVICES ACCOUNTING UNIT OCTA SR MOBILITY PROGRAM 16913202 Account Code LINE ITEM RESOURCES ACTUAL FY 18-19 ACTUAL FY 19-20 ADOPTED FY 20-21 PROPOSED FY 21-22 61020 Salaries Part-Time 105,335 75,025 138,900 179,880 61110 Part-Time Retirement 3,950 2,813 5,200 6,750 61120 Medicare Insurance 1,538 1,090 2,000 2,610 61180 Worker Compensation Insurance 5,004 5,104 8,250 7,710 SUBTOTAL SALARIES & BENEFITS 115,828 84,032 154,350 196,950 62300 Contract Services-Professional 4,678 2,533 8,400 10,000 SUBTOTAL CONTRACTUALS 4,678 2,533 8,400 10,000 63001 Miscellaneous Operating Expenses 132 0 0 0 63300 Gas & Diesel 0 3,935 0 0 SUBTOTAL COMMODITIES 132 3,935 0 0 65010 Rental City Equipment 16,080 20,700 19,870 19,110 65011 Equipment Replacement Charges 22,344 23,536 22,300 20,760 65012 Accident Repair & Replacement 168 196 200 220 65100 Insurance Charges 7,828 8,000 11,360 10,710 65105 Benefits Overhead 0 0 410 30 65210 Delivery Charges 0 131 130 130 65400 Indirect Costs 0 0 0 43,670 SUBTOTAL FIXED CHARGES 46,420 52,563 54,270 94,630 TOTAL 167,059 143,063 217,020 301,580 190 City Council 29 –295 6/1/2021 RECREATION GRANTS FUND PARKS, REC. & COMMUNITY SERVICES ACCOUNTING UNIT PRCSA Health Grant (NRPA)16913265 Account Code LINE ITEM RESOURCES ACTUAL FY 18-19 ACTUAL FY 19-20 ADOPTED FY 20-21 PROPOSED FY 21-22 63001 Miscellaneous Operating Expenses 0 9,594 0 0 SUBTOTAL COMMODITIES 0 9,594 0 0 TOTAL 0 9,594 0 0 191 City Council 29 –296 6/1/2021 NATL RECREATION TRAILS FND ACT DEPARTMENT RESOURCE SUMMARY PARKS, REC. & COMMUNITY SERVICES ACTIVITIES ACTUAL FY 18-19 ACTUAL FY 19-20 ADOPTED FY 20-21 PROPOSED FY 21-22 REVENUES 58000 Earning On Investments 282 314 0 0 TOTAL REVENUES 282 314 0 0 192 City Council 29 –297 6/1/2021 NATL RECREATION TRAILS FND ACT PARKS, REC. & COMMUNITY SERVICES ACCOUNTING UNIT NATL RECREATION TRAILS FND ACT 17213002 Account Code LINE ITEM RESOURCES ACTUAL FY 18-19 ACTUAL FY 19-20 ADOPTED FY 20-21 PROPOSED FY 21-22 58000 Earning On Investments 282 314 0 0 SUBTOTAL REVENUES 282 314 0 0 TOTAL 282 314 0 0 193 City Council 29 –298 6/1/2021 REC/COMM SVS DEPARTMENT RESOURCE SUMMARY PARKS, REC. & COMMUNITY SERVICES ACTIVITIES ACTUAL FY 18-19 ACTUAL FY 19-20 ADOPTED FY 20-21 PROPOSED FY 21-22 REVENUES 57304 Rancho Santiago Reimbursement/92,671 30,781 0 0 58000 Earning On Investments 18 36 0 0 TOTAL REVENUES 92,689 30,818 0 0 EXPENDITURES 30113260 REC/COMM SVS ACQ & DEV 87,123 40,445 0 0 TOTAL EXPENDITURES 87,123 40,445 0 0 OPERATING EXPENSES ACTUAL FY 18-19 ACTUAL FY 19-20 ADOPTED FY 20-21 PROPOSED FY 21-22 62000 CONTRACTUALS 87,123 40,445 0 0 TOTAL 87,123 40,445 0 0 194 City Council 29 –299 6/1/2021 REC/COMM SVS PARKS, REC. & COMMUNITY SERVICES ACCOUNTING UNIT REC/COMM SVS ACQ & DEV 30113002 Account Code LINE ITEM RESOURCES ACTUAL FY 18-19 ACTUAL FY 19-20 ADOPTED FY 20-21 PROPOSED FY 21-22 57304 Rancho Santiago Reimbursement/92,671 30,781 0 0 58000 Earning On Investments 18 36 0 0 SUBTOTAL REVENUES 92,689 30,818 0 0 TOTAL 92,689 30,818 0 0 195 City Council 29 –300 6/1/2021 REC/COMM SVS PARKS, REC. & COMMUNITY SERVICES ACCOUNTING UNIT REC/COMM SVS ACQ & DEV 30113260 Account Code LINE ITEM RESOURCES ACTUAL FY 18-19 ACTUAL FY 19-20 ADOPTED FY 20-21 PROPOSED FY 21-22 62300 Contract Services-Professional 87,123 40,445 0 0 SUBTOTAL CONTRACTUALS 87,123 40,445 0 0 TOTAL 87,123 40,445 0 0 196 City Council 29 –301 6/1/2021 RESIDENTIAL DEVELOP DISTRICT 1 DEPARTMENT RESOURCE SUMMARY PARKS, REC. & COMMUNITY SERVICES ACTIVITIES ACTUAL FY 18-19 ACTUAL FY 19-20 ADOPTED FY 20-21 PROPOSED FY 21-22 REVENUES 53300 District Park A & D Fees 433,683 57,793 0 0 58000 Earning On Investments 49,377 57,351 0 0 TOTAL REVENUES 483,060 115,145 0 0 EXPENDITURES 31113260 RESIDENTIAL DEVELOP DISTRICT 1 164,466 368,034 0 0 TOTAL EXPENDITURES 164,466 368,034 0 0 OPERATING EXPENSES ACTUAL FY 18-19 ACTUAL FY 19-20 ADOPTED FY 20-21 PROPOSED FY 21-22 66000 CAPITAL 164,466 368,034 0 0 TOTAL 164,466 368,034 0 0 197 City Council 29 –302 6/1/2021 RESIDENTIAL DEVELOP DISTRICT 1 PARKS, REC. & COMMUNITY SERVICES ACCOUNTING UNIT MISCELLENOUS REVENUE 31113002 Account Code LINE ITEM RESOURCES ACTUAL FY 18-19 ACTUAL FY 19-20 ADOPTED FY 20-21 PROPOSED FY 21-22 53300 District Park A & D Fees 433,683 57,793 0 0 58000 Earning On Investments 49,377 57,351 0 0 SUBTOTAL REVENUES 483,060 115,145 0 0 TOTAL 483,060 115,145 0 0 198 City Council 29 –303 6/1/2021 RESIDENTIAL DEVELOP DISTRICT 1 PARKS, REC. & COMMUNITY SERVICES ACCOUNTING UNIT RESIDENTIAL DEVELOP DISTRICT 1 31113260 Account Code LINE ITEM RESOURCES ACTUAL FY 18-19 ACTUAL FY 19-20 ADOPTED FY 20-21 PROPOSED FY 21-22 66220 Improvements Other Than Building 164,466 368,034 0 0 SUBTOTAL CAPITAL 164,466 368,034 0 0 TOTAL 164,466 368,034 0 0 199 City Council 29 –304 6/1/2021 RESIDENTIAL DEVELOP DISTRICT 2 DEPARTMENT RESOURCE SUMMARY PARKS, REC. & COMMUNITY SERVICES ACTIVITIES ACTUAL FY 18-19 ACTUAL FY 19-20 ADOPTED FY 20-21 PROPOSED FY 21-22 REVENUES 53300 District Park A & D Fees 270,284 876,298 0 0 58000 Earning On Investments 64,153 68,742 65,000 0 TOTAL REVENUES 334,437 945,040 65,000 0 EXPENDITURES 31213260 A & D 755,859 661,630 550,000 964,000 31213261 A & D IN LIEU 123,260 96,522 0 54,000 TOTAL EXPENDITURES 879,118 758,152 550,000 1,018,000 OPERATING EXPENSES ACTUAL FY 18-19 ACTUAL FY 19-20 ADOPTED FY 20-21 PROPOSED FY 21-22 66000 CAPITAL 489,786 758,152 550,000 1,018,000 69000 MISCELLANEOUS 389,332 0 0 0 TOTAL 879,118 758,152 550,000 1,018,000 200 City Council 29 –305 6/1/2021 RESIDENTIAL DEVELOP DISTRICT 2 PARKS, REC. & COMMUNITY SERVICES ACCOUNTING UNIT A & D 31213002 Account Code LINE ITEM RESOURCES ACTUAL FY 18-19 ACTUAL FY 19-20 ADOPTED FY 20-21 PROPOSED FY 21-22 53300 District Park A & D Fees 270,284 876,298 0 0 58000 Earning On Investments 64,153 68,742 65,000 0 SUBTOTAL REVENUES 334,437 945,040 65,000 0 TOTAL 334,437 945,040 65,000 0 201 City Council 29 –306 6/1/2021 RESIDENTIAL DEVELOP DISTRICT 2 PARKS, REC. & COMMUNITY SERVICES ACCOUNTING UNIT A & D 31213260 Account Code LINE ITEM RESOURCES ACTUAL FY 18-19 ACTUAL FY 19-20 ADOPTED FY 20-21 PROPOSED FY 21-22 66220 Improvements Other Than Building 366,526 661,630 550,000 964,000 SUBTOTAL CAPITAL 366,526 661,630 550,000 964,000 69135 Payment to Subagent 389,332 0 0 0 SUBTOTAL MISCELLANEOUS 389,332 0 0 0 TOTAL 755,859 661,630 550,000 964,000 202 City Council 29 –307 6/1/2021 RESIDENTIAL DEVELOP DISTRICT 2 PARKS, REC. & COMMUNITY SERVICES ACCOUNTING UNIT A & D IN LIEU 31213261 Account Code LINE ITEM RESOURCES ACTUAL FY 18-19 ACTUAL FY 19-20 ADOPTED FY 20-21 PROPOSED FY 21-22 66220 Improvements Other Than Building 123,260 96,522 0 54,000 SUBTOTAL CAPITAL 123,260 96,522 0 54,000 TOTAL 123,260 96,522 0 54,000 203 City Council 29 –308 6/1/2021 RESIDENTIAL DEVELOP DISTRICT 3 DEPARTMENT RESOURCE SUMMARY PARKS, REC. & COMMUNITY SERVICES ACTIVITIES ACTUAL FY 18-19 ACTUAL FY 19-20 ADOPTED FY 20-21 PROPOSED FY 21-22 REVENUES 53300 District Park A & D Fees 4,796,802 84,568 0 0 58000 Earning On Investments 109,742 141,706 110,000 70,000 TOTAL REVENUES 4,906,544 226,273 110,000 70,000 EXPENDITURES 31313260 A & D 539,207 0 2,800,000 70,000 31313261 A & D IN LIEU 158,950 76,501 0 0 TOTAL EXPENDITURES 698,157 76,501 2,800,000 70,000 OPERATING EXPENSES ACTUAL FY 18-19 ACTUAL FY 19-20 ADOPTED FY 20-21 PROPOSED FY 21-22 65000 FIXED CHARGES 31,930 0 0 0 66000 CAPITAL 500,199 76,501 2,800,000 0 69000 MISCELLANEOUS 166,028 0 0 70,000 TOTAL 698,157 76,501 2,800,000 70,000 204 City Council 29 –309 6/1/2021 RESIDENTIAL DEVELOP DISTRICT 3 PARKS, REC. & COMMUNITY SERVICES ACCOUNTING UNIT A & D 31313002 Account Code LINE ITEM RESOURCES ACTUAL FY 18-19 ACTUAL FY 19-20 ADOPTED FY 20-21 PROPOSED FY 21-22 53300 District Park A & D Fees 4,796,802 84,568 0 0 58000 Earning On Investments 109,742 141,706 110,000 70,000 SUBTOTAL REVENUES 4,906,544 226,273 110,000 70,000 TOTAL 4,906,544 226,273 110,000 70,000 205 City Council 29 –310 6/1/2021 RESIDENTIAL DEVELOP DISTRICT 3 PARKS, REC. & COMMUNITY SERVICES ACCOUNTING UNIT A & D 31313260 Account Code LINE ITEM RESOURCES ACTUAL FY 18-19 ACTUAL FY 19-20 ADOPTED FY 20-21 PROPOSED FY 21-22 65205 Internal Departments Personnel 25,282 0 0 0 SUBTOTAL FIXED CHARGES 25,282 0 0 0 66220 Improvements Other Than Building 347,898 0 2,800,000 0 SUBTOTAL CAPITAL 347,898 0 2,800,000 0 69011 Reserve Appropriation 0 0 0 70,000 69135 Payment to Subagent 166,028 0 0 0 SUBTOTAL MISCELLANEOUS 166,028 0 0 70,000 TOTAL 539,207 0 2,800,000 70,000 206 City Council 29 –311 6/1/2021 RESIDENTIAL DEVELOP DISTRICT 3 PARKS, REC. & COMMUNITY SERVICES ACCOUNTING UNIT A & D IN LIEU 31313261 Account Code LINE ITEM RESOURCES ACTUAL FY 18-19 ACTUAL FY 19-20 ADOPTED FY 20-21 PROPOSED FY 21-22 65205 Internal Departments Personnel 6,648 0 0 0 SUBTOTAL FIXED CHARGES 6,648 0 0 0 66220 Improvements Other Than Building 152,302 76,501 0 0 SUBTOTAL CAPITAL 152,302 76,501 0 0 TOTAL 158,950 76,501 0 0 207 City Council 29 –312 6/1/2021 RESIDENTIAL DEVELOP DISTRICT 4 DEPARTMENT RESOURCE SUMMARY PARKS, REC. & COMMUNITY SERVICES ACTIVITIES ACTUAL FY 18-19 ACTUAL FY 19-20 ADOPTED FY 20-21 PROPOSED FY 21-22 REVENUES 53300 District Park A & D Fees 486,576 131,246 0 0 58000 Earning On Investments 19,728 21,700 0 0 TOTAL REVENUES 506,304 152,946 0 0 EXPENDITURES 31413260 A & D 149,403 593,465 0 0 TOTAL EXPENDITURES 149,403 593,465 0 0 OPERATING EXPENSES ACTUAL FY 18-19 ACTUAL FY 19-20 ADOPTED FY 20-21 PROPOSED FY 21-22 62000 CONTRACTUALS 0 27,949 0 0 65000 FIXED CHARGES 3,098 0 0 0 66000 CAPITAL 146,304 565,516 0 0 TOTAL 149,403 593,465 0 0 208 City Council 29 –313 6/1/2021 RESIDENTIAL DEVELOP DISTRICT 4 PARKS, REC. & COMMUNITY SERVICES ACCOUNTING UNIT A & D 31413002 Account Code LINE ITEM RESOURCES ACTUAL FY 18-19 ACTUAL FY 19-20 ADOPTED FY 20-21 PROPOSED FY 21-22 53300 District Park A & D Fees 486,576 131,246 0 0 58000 Earning On Investments 19,728 21,700 0 0 SUBTOTAL REVENUES 506,304 152,946 0 0 TOTAL 506,304 152,946 0 0 209 City Council 29 –314 6/1/2021 RESIDENTIAL DEVELOP DISTRICT 4 PARKS, REC. & COMMUNITY SERVICES ACCOUNTING UNIT A & D 31413260 Account Code LINE ITEM RESOURCES ACTUAL FY 18-19 ACTUAL FY 19-20 ADOPTED FY 20-21 PROPOSED FY 21-22 62320 Maintenance & Repair Buildings 0 27,949 0 0 SUBTOTAL CONTRACTUALS 0 27,949 0 0 65205 Internal Departments Personnel 3,098 0 0 0 SUBTOTAL FIXED CHARGES 3,098 0 0 0 66220 Improvements Other Than Building 146,304 565,516 0 0 SUBTOTAL CAPITAL 146,304 565,516 0 0 TOTAL 149,403 593,465 0 0 210 City Council 29 –315 6/1/2021 THIS PAGE INTENTIONALLY LEFT BLANK 211 City Council 29 –316 6/1/2021 Police Department 212 City Council 29 –317 6/1/2021 THIS PAGE INTENTIONALLY LEFT BLANK 213 City Council 29 –318 6/1/2021 GENERAL FUND POLICE DEPARTMENT ACCOUNTING UNIT POLICE - OFFICE OF CHIEF 01114002 Account Code LINE ITEM RESOURCES ACTUAL FY 18-19 ACTUAL FY 19-20 REVISED FY 20-21 PROPOSED FY 21-22 50503 SB90 State Mandated Costs-Reim 104,516 205,260 88,000 88,000 50505 POST Reimbursement 42,290 57,643 55,380 40,000 50506 AB109 Reimbursement 423,655 472,159 0 480,000 51401 Alarm Permit Fees 95,885 99,344 100,000 100,000 51402 Street Closure Permits 6,630 3,186 6,000 2,000 51403 Tobacco Permits 160,099 97,607 160,200 97,000 51706 MMD Regulatory Safety Permit 169,204 0 0 0 53400 Vehicle Release Charge 88,439 61,002 85,000 90,000 53401 Repo Release 12,990 11,085 14,000 11,000 53402 Paramedic Subscription Fee 29 0 0 0 53404 Fingerprint Card Process Fee 0 0 100 0 53405 Photo Services 0 0 100 0 53407 Vehicle Equipment Citation Sig 5,343 4,780 6,000 3,000 53408 Fire Range User Fee 800 800 1,000 1,000 53409 Storage Of Weapon Fee 3,200 408 1,000 1,000 53410 Impound/Owner Release Animal 2,368 1,363 1,000 0 53411 Jail Pay to Stay Program 70,770 58,500 80,000 15,000 53413 Police False Alarm Charge 523 77 95,000 95,000 53415 Emergency Response Reimburseme 3,660 927 55,000 25,000 53416 Animal Quarantines 2,333 955 2,000 0 53417 Police Report Fee 129,783 182,328 160,000 75,000 53419 Firearm License Fee 2,017 1,946 2,800 2,600 53420 Jail Booking Fee 20,389 10,776 16,000 10,000 53423 Vehicle Storage Fee 51,150 36,825 26,000 26,000 55000 Parking Fines 4,441,164 5,111,477 4,000,000 4,900,000 55400 Redlight Camera Program 45,544 5,437 0 0 55401 Court Fines Traffic 535,503 368,562 422,150 320,000 55402 Court Fines Non Traffic 102,880 53,516 94,000 40,000 55403 Tobacco Fine 1,414 0 1,000 0 55600 Administrative Citations 4,834 7,150 10,000 30,000 55606 Fireworks Admin Citations 15,147 28,584 23,500 48,000 57400 Police OT Reimbursement 236,002 197,752 206,000 142,860 57402 Police Miscellaneous Reimburse 288,427 211,297 306,900 306,900 57404 Property & Evidence Recovery (348)0 0 0 57460 Jail Revenue Facility - PD 4,672 9,490 13,300 13,320 57461 Jail Kitchen Rental 47,695 58,122 28,000 30,000 57462 Jail Revenue Facility - US Mar 10,027,605 11,189,220 12,209,400 11,716,200 57463 Jail Revenue Facility - Bureau 1,009,539 622,623 869,400 1,200,600 57464 Jail Revenue Facility - US Mar 4,481,400 3,520,965 3,364,200 2,980,800 57470 Copy of Lost Citation 47 104 160 100 SUBTOTAL REVENUES 22,637,597 22,691,269 22,502,590 22,890,380 TOTAL 22,637,597 22,691,269 22,502,590 22,890,380 214 City Council 29 –319 6/1/2021 GENERAL FUND DEPARTMENT RESOURCE SUMMARY POLICE DEPARTMENT ACTIVITIES ACTUAL FY 18-19 ACTUAL FY 19-20 ADOPTED FY 20-21 PROPOSED FY 21-22 EXPENDITURES 01114016 PD - MMD AND ADULT USE 1,114,615 0 0 0 01114017 PD - SERVICE ENHANCEMENT 0 0 0 807,510 01114400 OFFICE OF THE CHIEF OF POLICE 1,968,107 1,459,682 1,665,950 1,487,810 01114401 FISCAL & BUDGET 1,181,270 1,281,149 1,668,030 1,692,290 01114402 HUMAN RESOURCES 1,081,992 865,882 880,700 785,230 01114403 BUILDING & FACILITY 4,045,742 4,485,066 3,381,800 3,627,750 01114404 BACKGROUNDS 1,365,326 1,575,734 1,724,250 1,602,240 01114405 TRAFFIC 7,184,942 7,715,471 8,038,410 7,741,890 01114410 TRAINING SERVICES 1,970,404 1,873,229 1,966,820 2,018,970 01114415 INTERNAL AFFAIRS 1,436,931 1,316,872 1,666,180 1,911,730 01114420 FIELD OPERATIONS 53,870,843 54,670,831 54,586,380 60,687,690 01114421 PD ATHLETIC & ACTIVITY LEAGUE 0 0 0 236,590 01114425 INFORMATION SERVICES 1,758,937 1,617,303 1,696,300 1,747,140 01114435 CRIMINAL INVESTIGATIONS 6,873,259 7,106,911 7,289,790 7,440,590 01114440 CRIMES AGAINST PERSONS 7,939,859 9,385,333 4,840,980 4,256,680 01114441 METROPOLITAN DIVISION 0 0 5,594,150 6,697,510 01114445 SPECIAL INVESTIGATIONS 3,103,497 2,015,198 1,710,260 1,591,680 01114448 EVIDENCE 1,012,339 842,323 883,560 773,830 01114450 CDC 1,296,022 1,174,243 1,502,150 1,424,810 01114455 FORENSIC SERVICES 2,315,269 2,278,463 2,714,200 2,457,410 01114460 RECORDS SERVICES 1,949,257 1,783,364 1,908,490 1,972,000 01114465 COMMUNICATIONS 6,065,859 5,971,344 7,303,570 7,266,370 01114470 VICE/NARCOTICS 5,742 262,542 434,940 444,870 01114471 INVESTIGATIONS SUPPORT SERVICE 0 1,502,183 1,717,510 1,844,500 01114475 JAIL OPERATIONS 19,432,889 18,753,444 19,634,120 19,821,610 01114480 REGIONAL NARCOTIC SUPPRESSION 1,406,483 961,772 617,410 263,320 01114485 HOMELAND SECURITY & EMERGENCY MANAGEMENT 458,947 189,227 255,960 261,680 01114490 TOBACCO RETAIL LICENSE PRG 157,546 51,290 226,150 218,800 TOTAL EXPENDITURES 128,996,078 129,138,855 133,908,060 141,082,500 OPERATING EXPENSES ACTUAL FY 18-19 ACTUAL FY 19-20 ADOPTED FY 20-21 PROPOSED FY 21-22 61000 SALARIES & BENEFITS 106,466,279 104,267,613 111,500,730 116,245,790 62000 CONTRACTUALS 12,021,166 11,435,074 10,448,060 10,322,370 63000 COMMODITIES 2,384,078 2,233,310 2,587,680 2,529,220 65000 FIXED CHARGES 7,391,835 10,340,045 10,945,350 11,146,120 66000 CAPITAL 14,966 68,499 0 0 67000 DEBT SERVICE 712,526 789,184 758,140 833,830 68000 TRANSFERS 5,227 5,130 5,260 5,170 69000 MISCELLANEOUS 0 0 (2,337,160)0 TOTAL 128,996,078 129,138,855 133,908,060 141,082,500 215 City Council 29 –320 6/1/2021 GENERAL FUND POLICE DEPARTMENT ACCOUNTING UNIT PD - MMD AND ADULT USE 01114016 Account Code LINE ITEM RESOURCES ACTUAL FY 18-19 ACTUAL FY 19-20 ADOPTED FY 20-21 PROPOSED FY 21-22 61000 Salaries Regular 574,628 0 0 0 61040 Salaries Overtime 205,013 0 0 0 61100 Retirement-Employer Normal Cost 64,288 0 0 0 61120 Medicare Insurance 10,842 0 0 0 61130 Health Insurance 76,628 0 0 0 61170 Retiree Health Benefits 7,664 0 0 0 61180 Worker Compensation Insurance 51,397 0 0 0 SUBTOTAL SALARIES & BENEFITS 990,460 0 0 0 62120 Training, Transportation, Meetings 5,887 0 0 0 62300 Contract Services-Professional 64,807 0 0 0 SUBTOTAL CONTRACTUALS 70,694 0 0 0 63001 Miscellaneous Operating Expenses 6,735 0 0 0 63300 Gas & Diesel 4,276 0 0 0 SUBTOTAL COMMODITIES 11,012 0 0 0 65100 Insurance Charges 42,449 0 0 0 SUBTOTAL FIXED CHARGES 42,449 0 0 0 TOTAL 1,114,615 0 0 0 216 City Council 29 –321 6/1/2021 GENERAL FUND POLICE DEPARTMENT ACCOUNTING UNIT PD - SERVICE ENHANCEMENT 01114017 Account Code LINE ITEM RESOURCES ACTUAL FY 18-19 ACTUAL FY 19-20 ADOPTED FY 20-21 PROPOSED FY 21-22 61000 Salaries Regular 0 0 0 383,660 61100 Retirement-Employer Normal Cost 0 0 0 101,540 61120 Medicare Insurance 0 0 0 14,310 61130 Health Insurance 0 0 0 286,680 61170 Retiree Health Benefits 0 0 0 21,320 SUBTOTAL SALARIES & BENEFITS 0 0 0 807,510 TOTAL 0 0 0 807,510 217 City Council 29 –322 6/1/2021 GENERAL FUND POLICE DEPARTMENT ACCOUNTING UNIT OFFICE OF THE CHIEF OF POLICE 01114400 Account Code LINE ITEM RESOURCES ACTUAL FY 18-19 ACTUAL FY 19-20 ADOPTED FY 20-21 PROPOSED FY 21-22 61000 Salaries Regular 1,177,810 844,709 991,060 875,060 61040 Salaries Overtime 25,487 27,368 12,500 12,500 61100 Retirement-Employer Normal Cost 115,308 82,274 106,260 88,670 61101 Retirement - Employer Unfunded 82,110 0 0 0 61120 Medicare Insurance 15,845 9,062 13,130 11,550 61130 Health Insurance 117,241 88,000 110,000 79,440 61170 Retiree Health Benefits 5,889 6,271 7,630 14,020 61180 Worker Compensation Insurance 79,326 46,514 86,640 75,560 SUBTOTAL SALARIES & BENEFITS 1,619,017 1,104,197 1,327,220 1,156,800 62120 Training, Transportation, Meetings 35,106 14,234 16,700 16,700 62140 Membership, Subscription & Dues 104,721 103,314 103,000 103,000 62300 Contract Services-Professional 108,574 80,378 90,400 90,400 62600 Parking Validation 9,111 7,805 7,500 7,500 SUBTOTAL CONTRACTUALS 257,511 205,730 217,600 217,600 63001 Miscellaneous Operating Expenses 19,112 14,323 10,000 10,000 63300 Gas & Diesel 6,951 14,809 5,700 5,700 SUBTOTAL COMMODITIES 26,063 29,133 15,700 15,700 65040 IT Maintenance Charge 0 36,143 36,140 37,420 65100 Insurance Charges 65,516 84,130 65,820 57,930 65105 Benefits Overhead 0 0 3,120 2,010 65210 Delivery Charges 0 349 350 350 SUBTOTAL FIXED CHARGES 65,516 120,622 105,430 97,710 TOTAL 1,968,107 1,459,682 1,665,950 1,487,810 218 City Council 29 –323 6/1/2021 GENERAL FUND POLICE DEPARTMENT ACCOUNTING UNIT FISCAL & BUDGET 01114401 Account Code LINE ITEM RESOURCES ACTUAL FY 18-19 ACTUAL FY 19-20 ADOPTED FY 20-21 PROPOSED FY 21-22 61000 Salaries Regular 584,964 877,311 918,350 968,460 61020 Salaries Part-Time 59,911 37,388 43,570 95,160 61040 Salaries Overtime 3,211 5,996 5,000 5,000 61100 Retirement-Employer Normal Cost 33,090 67,483 67,080 68,910 61101 Retirement - Employer Unfunded 199,164 0 0 0 61110 Part-Time Retirement 732 535 1,630 3,570 61120 Medicare Insurance 9,226 13,106 14,060 15,680 61130 Health Insurance 115,429 140,641 166,270 170,160 61170 Retiree Health Benefits 0 0 21,530 18,920 61180 Worker Compensation Insurance 42,725 49,047 78,540 73,340 SUBTOTAL SALARIES & BENEFITS 1,048,451 1,191,506 1,316,030 1,419,200 62120 Training, Transportation, Meetings 329 50 700 700 62300 Contract Services-Professional 94,450 2,542 1,500 1,500 SUBTOTAL CONTRACTUALS 94,780 2,591 2,200 2,200 63001 Miscellaneous Operating Expenses 2,753 4,041 238,970 165,510 SUBTOTAL COMMODITIES 2,753 4,041 238,970 165,510 65040 IT Maintenance Charge 0 48,190 48,190 46,060 65100 Insurance Charges 35,286 34,680 59,670 56,230 65105 Benefits Overhead 0 0 2,830 2,950 65210 Delivery Charges 0 141 140 140 SUBTOTAL FIXED CHARGES 35,286 83,011 110,830 105,380 TOTAL 1,181,270 1,281,149 1,668,030 1,692,290 219 City Council 29 –324 6/1/2021 GENERAL FUND POLICE DEPARTMENT ACCOUNTING UNIT HUMAN RESOURCES 01114402 Account Code LINE ITEM RESOURCES ACTUAL FY 18-19 ACTUAL FY 19-20 ADOPTED FY 20-21 PROPOSED FY 21-22 61000 Salaries Regular 463,826 430,409 458,760 450,420 61020 Salaries Part-Time 84,649 81,500 106,200 16,270 61040 Salaries Overtime 107,000 70,466 4,000 4,000 61100 Retirement-Employer Normal Cost 25,565 32,723 37,220 39,280 61101 Retirement - Employer Unfunded 116,080 0 0 0 61110 Part-Time Retirement 1,416 1,265 3,980 610 61120 Medicare Insurance 7,879 7,404 8,120 6,550 61130 Health Insurance 97,796 66,289 56,370 59,640 61170 Retiree Health Benefits 0 3,346 4,800 8,320 61180 Worker Compensation Insurance 43,212 31,034 42,880 43,070 SUBTOTAL SALARIES & BENEFITS 947,423 724,436 722,330 628,160 62120 Training, Transportation, Meetings 18,850 6,159 6,800 6,800 62130 Tuition Reimbursement 16,452 14,460 10,000 10,000 62140 Membership, Subscription & Dues 1,350 1,200 3,000 3,000 62200 Advertising 3,265 0 6,900 6,900 62300 Contract Services-Professional 48,593 49,860 53,000 53,000 SUBTOTAL CONTRACTUALS 88,510 71,679 79,700 79,700 63001 Miscellaneous Operating Expenses 10,051 9,409 15,000 15,000 63300 Gas & Diesel 319 55 0 0 SUBTOTAL COMMODITIES 10,370 9,463 15,000 15,000 65010 Rental City Equipment 0 0 4,400 4,790 65012 Accident Repair & Replacement 0 360 900 330 65040 IT Maintenance Charge 0 24,095 24,100 23,030 65100 Insurance Charges 35,689 35,700 32,580 33,020 65105 Benefits Overhead 0 0 1,540 1,050 65210 Delivery Charges 0 148 150 150 SUBTOTAL FIXED CHARGES 35,689 60,303 63,670 62,370 TOTAL 1,081,992 865,882 880,700 785,230 220 City Council 29 –325 6/1/2021 GENERAL FUND POLICE DEPARTMENT ACCOUNTING UNIT BUILDING & FACILITY 01114403 Account Code LINE ITEM RESOURCES ACTUAL FY 18-19 ACTUAL FY 19-20 ADOPTED FY 20-21 PROPOSED FY 21-22 61000 Salaries Regular 0 1,174 0 0 61040 Salaries Overtime 0 8,228 0 0 61100 Retirement-Employer Normal Cost 0 32 0 0 61120 Medicare Insurance 0 6 0 0 61130 Health Insurance 0 123 0 0 61180 Worker Compensation Insurance 0 501 0 0 SUBTOTAL SALARIES & BENEFITS 0 10,065 0 0 62000 Utilities 924,790 831,007 797,860 690,170 62010 Communications 993,809 1,126,196 710,000 710,000 62300 Contract Services-Professional 1,322,504 1,576,871 1,027,700 1,004,460 SUBTOTAL CONTRACTUALS 3,241,103 3,534,074 2,535,560 2,404,630 63001 Miscellaneous Operating Expenses 106,578 142,162 110,000 110,000 SUBTOTAL COMMODITIES 106,578 142,162 110,000 110,000 65000 Building Rental 677,821 729,200 729,200 1,030,390 SUBTOTAL FIXED CHARGES 677,821 729,200 729,200 1,030,390 66400 Machinery & Equipment 14,375 31,450 0 0 SUBTOTAL CAPITAL 14,375 31,450 0 0 67003 Loan Payment-OBF 5,865 38,115 7,040 82,730 SUBTOTAL DEBT SERVICE 5,865 38,115 7,040 82,730 TOTAL 4,045,742 4,485,066 3,381,800 3,627,750 221 City Council 29 –326 6/1/2021 GENERAL FUND POLICE DEPARTMENT ACCOUNTING UNIT BACKGROUNDS 01114404 Account Code LINE ITEM RESOURCES ACTUAL FY 18-19 ACTUAL FY 19-20 ADOPTED FY 20-21 PROPOSED FY 21-22 61000 Salaries Regular 760,017 994,710 1,168,180 1,007,680 61020 Salaries Part-Time 72,926 34,764 17,610 0 61040 Salaries Overtime 75,586 54,352 5,000 7,550 61100 Retirement-Employer Normal Cost 69,356 96,931 124,160 100,590 61101 Retirement - Employer Unfunded 78,938 0 0 0 61110 Part-Time Retirement 2,735 1,304 670 0 61120 Medicare Insurance 13,331 15,940 16,640 14,070 61130 Health Insurance 113,325 155,851 159,720 144,000 61170 Retiree Health Benefits 11,134 16,630 20,180 34,220 61180 Worker Compensation Insurance 59,894 57,756 65,110 90,410 SUBTOTAL SALARIES & BENEFITS 1,257,241 1,428,237 1,577,270 1,398,520 62120 Training, Transportation, Meetings 2,125 1,201 3,800 3,800 62122 Travel For Investigation 370 4,605 9,200 9,200 62140 Membership, Subscription & Dues 1,450 480 0 0 62300 Contract Services-Professional 48,154 54,327 42,600 42,600 SUBTOTAL CONTRACTUALS 52,099 60,613 55,600 55,600 63001 Miscellaneous Operating Expenses 1,570 430 1,000 1,000 63300 Gas & Diesel 1,625 3,234 2,850 2,850 SUBTOTAL COMMODITIES 3,195 3,664 3,850 3,850 65010 Rental City Equipment 2,412 4,980 4,500 0 65012 Accident Repair & Replacement 912 0 900 20,060 65040 IT Maintenance Charge 0 30,119 30,120 51,820 65100 Insurance Charges 49,467 47,920 49,470 69,310 65105 Benefits Overhead 0 0 2,340 2,880 65210 Delivery Charges 0 201 200 200 SUBTOTAL FIXED CHARGES 52,791 83,220 87,530 144,270 TOTAL 1,365,326 1,575,734 1,724,250 1,602,240 222 City Council 29 –327 6/1/2021 GENERAL FUND POLICE DEPARTMENT ACCOUNTING UNIT TRAFFIC 01114405 Account Code LINE ITEM RESOURCES ACTUAL FY 18-19 ACTUAL FY 19-20 ADOPTED FY 20-21 PROPOSED FY 21-22 61000 Salaries Regular 3,128,334 3,715,251 4,192,860 3,967,960 61020 Salaries Part-Time 134,499 76,928 151,720 151,750 61040 Salaries Overtime 189,389 276,804 122,500 143,900 61100 Retirement-Employer Normal Cost 295,108 381,940 475,180 437,060 61101 Retirement - Employer Unfunded 209,098 0 0 0 61110 Part-Time Retirement 5,042 2,733 5,690 5,690 61120 Medicare Insurance 56,302 65,135 61,150 55,680 61130 Health Insurance 481,544 557,794 609,760 555,360 61170 Retiree Health Benefits 52,224 53,269 80,530 131,420 61180 Worker Compensation Insurance 227,585 221,718 338,840 331,240 SUBTOTAL SALARIES & BENEFITS 4,779,125 5,351,571 6,038,230 5,780,060 62120 Training, Transportation, Meetings 18,317 11,011 22,600 22,600 62140 Membership, Subscription & Dues 100 1,100 500 500 62300 Contract Services-Professional 1,780,031 1,418,242 933,990 933,990 62600 Parking Validation 2,791 1,027 3,000 3,000 SUBTOTAL CONTRACTUALS 1,801,238 1,431,379 960,090 960,090 63001 Miscellaneous Operating Expenses 25,750 40,581 35,000 35,000 63300 Gas & Diesel 22,184 29,527 37,780 37,780 SUBTOTAL COMMODITIES 47,933 70,109 72,780 72,780 65010 Rental City Equipment 171,486 340,656 337,800 331,240 65011 Equipment Replacement Charges 175,284 133,284 154,700 140,560 65012 Accident Repair & Replacement 21,912 21,870 23,700 1,460 65040 IT Maintenance Charge 0 180,713 180,710 190,000 65100 Insurance Charges 187,963 185,120 257,430 253,960 65105 Benefits Overhead 0 0 12,200 10,970 65210 Delivery Charges 0 769 770 770 SUBTOTAL FIXED CHARGES 556,645 862,412 967,310 928,960 TOTAL 7,184,942 7,715,471 8,038,410 7,741,890 223 City Council 29 –328 6/1/2021 GENERAL FUND POLICE DEPARTMENT ACCOUNTING UNIT TRAINING SERVICES 01114410 Account Code LINE ITEM RESOURCES ACTUAL FY 18-19 ACTUAL FY 19-20 ADOPTED FY 20-21 PROPOSED FY 21-22 61000 Salaries Regular 969,050 1,066,516 973,880 1,037,790 61010 Salaries Cash Out/Separation 0 64,824 0 0 61020 Salaries Part-Time 142,435 26,932 36,050 61,480 61040 Salaries Overtime 15,037 10,572 15,000 16,910 61100 Retirement-Employer Normal Cost 80,863 103,194 102,470 98,960 61101 Retirement - Employer Unfunded 97,878 0 0 0 61110 Part-Time Retirement 5,341 1,010 1,350 2,310 61120 Medicare Insurance 16,541 14,869 14,110 14,660 61130 Health Insurance 142,236 135,880 128,430 133,440 61170 Retiree Health Benefits 10,122 10,328 24,380 29,860 61180 Worker Compensation Insurance 74,265 62,247 88,190 77,000 SUBTOTAL SALARIES & BENEFITS 1,553,768 1,496,371 1,383,860 1,472,410 62120 Training, Transportation, Meetings 44,223 21,956 35,000 35,000 62140 Membership, Subscription & Dues 1,560 200 1,700 1,700 62300 Contract Services-Professional 165,455 79,728 216,900 216,900 62600 Parking Validation 1,419 1,432 3,000 3,000 SUBTOTAL CONTRACTUALS 212,656 103,316 256,600 256,600 63001 Miscellaneous Operating Expenses 120,431 128,682 170,000 170,000 63300 Gas & Diesel 5,545 3,618 4,130 4,130 SUBTOTAL COMMODITIES 125,976 132,300 174,130 174,130 65010 Rental City Equipment 15,072 25,992 26,000 12,720 65012 Accident Repair & Replacement 1,596 1,596 1,600 1,210 65040 IT Maintenance Charge 0 54,214 54,210 40,300 65100 Insurance Charges 61,336 59,200 67,000 59,030 65105 Benefits Overhead 0 0 3,180 2,330 65210 Delivery Charges 0 240 240 240 SUBTOTAL FIXED CHARGES 78,004 141,242 152,230 115,830 TOTAL 1,970,404 1,873,229 1,966,820 2,018,970 224 City Council 29 –329 6/1/2021 GENERAL FUND POLICE DEPARTMENT ACCOUNTING UNIT INTERNAL AFFAIRS 01114415 Account Code LINE ITEM RESOURCES ACTUAL FY 18-19 ACTUAL FY 19-20 ADOPTED FY 20-21 PROPOSED FY 21-22 61000 Salaries Regular 984,764 887,107 1,171,900 1,213,560 61020 Salaries Part-Time 9,920 0 0 0 61040 Salaries Overtime 43,149 56,840 30,000 31,420 61100 Retirement-Employer Normal Cost 95,923 82,139 123,010 133,040 61110 Part-Time Retirement 373 0 0 0 61120 Medicare Insurance 14,911 13,133 15,340 15,840 61130 Health Insurance 100,057 86,044 99,360 102,120 61170 Retiree Health Benefits 9,279 13,273 28,910 40,470 61180 Worker Compensation Insurance 68,418 50,303 68,240 89,350 SUBTOTAL SALARIES & BENEFITS 1,326,795 1,188,840 1,536,760 1,625,800 62120 Training, Transportation, Meetings 9,673 2,302 7,300 7,300 62140 Membership, Subscription & Dues 675 0 1,000 1,000 62300 Contract Services-Professional 23,191 16,785 13,500 13,500 SUBTOTAL CONTRACTUALS 33,540 19,087 21,800 21,800 63001 Miscellaneous Operating Expenses 7,357 2,297 4,000 4,000 63300 Gas & Diesel 4,381 7,849 6,270 6,270 SUBTOTAL COMMODITIES 11,738 10,146 10,270 10,270 65010 Rental City Equipment 6,528 10,896 10,900 10,480 65012 Accident Repair & Replacement 1,824 1,824 1,800 138,220 65040 IT Maintenance Charge 0 30,119 30,120 34,550 65100 Insurance Charges 56,507 55,730 51,840 68,500 65105 Benefits Overhead 0 0 2,460 1,880 65210 Delivery Charges 0 229 230 230 SUBTOTAL FIXED CHARGES 64,859 98,798 97,350 253,860 TOTAL 1,436,931 1,316,872 1,666,180 1,911,730 225 City Council 29 –330 6/1/2021 GENERAL FUND POLICE DEPARTMENT ACCOUNTING UNIT FIELD OPERATIONS 01114420 Account Code LINE ITEM RESOURCES ACTUAL FY 18-19 ACTUAL FY 19-20 ADOPTED FY 20-21 PROPOSED FY 21-22 61000 Salaries Regular 26,407,768 31,829,475 34,693,190 36,246,180 61010 Salaries Cash Out/Separation 1,384,380 485,176 1,150,000 1,150,000 61020 Salaries Part-Time 90,377 159,123 208,580 82,950 61040 Salaries Overtime 750,313 3,814,314 1,365,000 2,612,130 61100 Retirement-Employer Normal Cost 3,434,081 5,030,554 5,186,990 5,497,830 61101 Retirement - Employer Unfunded 10,037,232 0 0 0 61110 Part-Time Retirement 2,323 4,975 7,820 3,110 61120 Medicare Insurance 419,601 512,377 474,540 498,660 61130 Health Insurance 3,945,324 4,743,108 4,487,150 4,810,860 61170 Retiree Health Benefits 473,181 510,211 682,140 1,308,700 61180 Worker Compensation Insurance 1,992,892 2,011,857 2,593,790 2,660,990 SUBTOTAL SALARIES & BENEFITS 48,937,472 49,101,170 50,849,200 54,871,410 62000 Utilities 3,179 3,705 0 0 62010 Communications 1,207 1,215 6,800 6,800 62120 Training, Transportation, Meetings 145,226 69,619 89,050 89,050 62140 Membership, Subscription & Dues 5,279 5,715 6,000 6,000 62300 Contract Services-Professional 396,681 486,431 762,400 762,400 62600 Parking Validation 13,141 8,016 9,200 9,200 SUBTOTAL CONTRACTUALS 564,713 574,700 873,450 873,450 63001 Miscellaneous Operating Expenses 105,478 130,143 62,000 62,000 63300 Gas & Diesel 623,850 609,898 682,850 682,350 SUBTOTAL COMMODITIES 729,328 740,041 744,850 744,350 65010 Rental City Equipment 1,066,671 1,154,508 1,218,900 1,128,960 65011 Equipment Replacement Charges 727,262 820,361 785,300 752,490 65012 Accident Repair & Replacement 155,962 150,697 128,300 (70) 65020 City Yard Rental 15,600 15,600 15,600 15,600 65040 IT Maintenance Charge 0 236,433 236,440 172,730 65100 Insurance Charges 1,628,231 1,831,666 1,970,600 2,040,140 65105 Benefits Overhead 0 0 93,400 81,130 65210 Delivery Charges 0 7,500 7,500 7,500 65400 Indirect Costs 45,604 1,106 0 0 SUBTOTAL FIXED CHARGES 3,639,329 4,217,871 4,456,040 4,198,480 66400 Machinery & Equipment 0 37,049 0 0 SUBTOTAL CAPITAL 0 37,049 0 0 69090 Department Savings 0 0 (2,337,160)0 SUBTOTAL MISCELLANEOUS 0 0 (2,337,160)0 TOTAL 53,870,843 54,670,831 54,586,380 60,687,690 226 City Council 29 –331 6/1/2021 GENERAL FUND POLICE DEPARTMENT ACCOUNTING UNIT PD ATHLETIC & ACTIVITY LEAGUE 01114421 Account Code LINE ITEM RESOURCES ACTUAL FY 18-19 ACTUAL FY 19-20 ADOPTED FY 20-21 PROPOSED FY 21-22 61020 Salaries Part-Time 0 0 0 125,410 61110 Part-Time Retirement 0 0 0 4,700 61120 Medicare Insurance 0 0 0 1,820 SUBTOTAL SALARIES & BENEFITS 0 0 0 131,930 62000 Utilities 0 0 0 32,000 62300 Contract Services-Professional 0 0 0 23,240 SUBTOTAL CONTRACTUALS 0 0 0 55,240 63001 Miscellaneous Operating Expenses 0 0 0 30,000 SUBTOTAL COMMODITIES 0 0 0 30,000 65010 Rental City Equipment 0 0 0 18,700 65012 Accident Repair & Replacement 0 0 0 720 SUBTOTAL FIXED CHARGES 0 0 0 19,420 TOTAL 0 0 0 236,590 227 City Council 29 –332 6/1/2021 GENERAL FUND POLICE DEPARTMENT ACCOUNTING UNIT INFORMATION SERVICES 01114425 Account Code LINE ITEM RESOURCES ACTUAL FY 18-19 ACTUAL FY 19-20 ADOPTED FY 20-21 PROPOSED FY 21-22 61000 Salaries Regular 738,624 798,360 826,010 854,890 61040 Salaries Overtime 27,537 7,184 10,000 10,000 61100 Retirement-Employer Normal Cost 32,037 45,424 47,810 48,150 61101 Retirement - Employer Unfunded 262,021 0 0 0 61120 Medicare Insurance 10,713 11,354 11,050 11,440 61130 Health Insurance 130,286 131,013 128,190 135,480 61170 Retiree Health Benefits 0 0 5,200 7,100 61180 Worker Compensation Insurance 50,509 42,929 58,540 62,980 SUBTOTAL SALARIES & BENEFITS 1,251,727 1,036,265 1,086,800 1,130,040 62120 Training, Transportation, Meetings 1,826 189 2,000 2,000 62300 Contract Services-Professional 344,483 460,971 487,660 487,660 SUBTOTAL CONTRACTUALS 346,309 461,160 489,660 489,660 63001 Miscellaneous Operating Expenses 50,862 5,689 5,000 5,000 63300 Gas & Diesel 390 98 0 500 SUBTOTAL COMMODITIES 51,253 5,787 5,000 5,500 65010 Rental City Equipment 7,584 8,385 5,500 10,270 65012 Accident Repair & Replacement 360 210 400 630 65040 IT Maintenance Charge 0 42,166 42,170 40,300 65050 IT Department Specific 59,990 20,000 20,000 20,000 65100 Insurance Charges 41,715 43,150 44,480 48,280 65105 Benefits Overhead 0 0 2,110 2,280 65210 Delivery Charges 0 180 180 180 SUBTOTAL FIXED CHARGES 109,649 114,091 114,840 121,940 TOTAL 1,758,937 1,617,303 1,696,300 1,747,140 228 City Council 29 –333 6/1/2021 GENERAL FUND POLICE DEPARTMENT ACCOUNTING UNIT CRIMINAL INVESTIGATIONS 01114435 Account Code LINE ITEM RESOURCES ACTUAL FY 18-19 ACTUAL FY 19-20 ADOPTED FY 20-21 PROPOSED FY 21-22 61000 Salaries Regular 4,197,030 4,452,725 4,611,880 4,708,930 61010 Salaries Cash Out/Separation 0 8,092 0 0 61020 Salaries Part-Time 205,141 139,668 205,410 205,460 61040 Salaries Overtime 276,374 239,920 50,000 73,190 61100 Retirement-Employer Normal Cost 394,889 455,467 484,850 457,170 61101 Retirement - Employer Unfunded 249,108 0 0 0 61110 Part-Time Retirement 4,552 1,896 7,700 7,700 61120 Medicare Insurance 68,841 71,336 66,000 66,700 61130 Health Insurance 580,646 622,319 532,360 560,040 61140 Dental Insurance 145 0 0 0 61170 Retiree Health Benefits 68,587 66,448 88,570 159,750 61180 Worker Compensation Insurance 308,430 258,376 364,670 367,280 SUBTOTAL SALARIES & BENEFITS 6,353,743 6,316,248 6,411,440 6,606,220 62120 Training, Transportation, Meetings 32,573 10,721 22,300 22,300 62122 Travel For Investigation 1,700 743 9,000 9,000 62140 Membership, Subscription & Dues 215 0 500 500 62300 Contract Services-Professional 106,707 168,352 198,700 198,700 62322 Maintenance & Repair Machinery 0 180 0 0 62600 Parking Validation 4,241 5,681 0 0 SUBTOTAL CONTRACTUALS 145,435 185,676 230,500 230,500 63001 Miscellaneous Operating Expenses 23,720 29,043 20,000 20,000 63300 Gas & Diesel 17,617 20,961 17,390 17,390 SUBTOTAL COMMODITIES 41,338 50,004 37,390 37,390 65010 Rental City Equipment 42,108 68,910 78,200 70,190 65011 Equipment Replacement Charges 23,136 11,568 17,400 21,500 65012 Accident Repair & Replacement 12,768 11,172 12,800 15,410 65040 IT Maintenance Charge 0 210,832 210,830 166,970 65100 Insurance Charges 254,732 251,460 277,060 281,590 65105 Benefits Overhead 0 0 13,130 9,780 65210 Delivery Charges 0 1,041 1,040 1,040 SUBTOTAL FIXED CHARGES 332,744 554,983 610,460 566,480 TOTAL 6,873,259 7,106,911 7,289,790 7,440,590 229 City Council 29 –334 6/1/2021 GENERAL FUND POLICE DEPARTMENT ACCOUNTING UNIT CRIMES AGAINST PERSONS 01114440 Account Code LINE ITEM RESOURCES ACTUAL FY 18-19 ACTUAL FY 19-20 ADOPTED FY 20-21 PROPOSED FY 21-22 61000 Salaries Regular 4,908,848 5,821,579 2,799,060 2,550,620 61020 Salaries Part-Time 76,465 79,257 68,540 68,610 61040 Salaries Overtime 583,361 651,926 57,750 219,380 61100 Retirement-Employer Normal Cost 463,934 636,608 257,850 257,650 61101 Retirement - Employer Unfunded 112,744 0 0 0 61110 Part-Time Retirement 2,868 2,972 2,580 2,570 61120 Medicare Insurance 78,141 98,795 34,140 33,460 61130 Health Insurance 654,961 772,413 255,230 249,000 61170 Retiree Health Benefits 77,965 83,023 61,540 82,510 61180 Worker Compensation Insurance 367,111 362,675 446,600 218,630 SUBTOTAL SALARIES & BENEFITS 7,326,398 8,509,250 3,983,290 3,682,430 62120 Training, Transportation, Meetings 11,032 14,032 2,970 2,970 62122 Travel For Investigation 4,356 2,756 5,000 5,000 62140 Membership, Subscription & Dues 1,030 800 0 0 62300 Contract Services-Professional 76,961 99,799 82,100 82,100 62600 Parking Validation 948 0 1,000 1,000 SUBTOTAL CONTRACTUALS 94,326 117,387 91,070 91,070 63001 Miscellaneous Operating Expenses 20,599 29,239 17,000 17,000 63300 Gas & Diesel 38,749 48,387 65,580 65,580 SUBTOTAL COMMODITIES 59,348 77,626 82,580 82,580 65010 Rental City Equipment 101,283 123,284 86,600 108,560 65011 Equipment Replacement Charges 38,496 32,712 23,300 35,770 65012 Accident Repair & Replacement 16,220 16,798 12,700 2,060 65040 IT Maintenance Charge 0 204,808 204,810 80,610 65100 Insurance Charges 303,197 302,220 339,300 167,620 65105 Benefits Overhead 0 0 16,080 4,730 65210 Delivery Charges 0 1,249 1,250 1,250 SUBTOTAL FIXED CHARGES 459,196 681,071 684,040 400,600 66400 Machinery & Equipment 591 0 0 0 SUBTOTAL CAPITAL 591 0 0 0 TOTAL 7,939,859 9,385,333 4,840,980 4,256,680 230 City Council 29 –335 6/1/2021 GENERAL FUND POLICE DEPARTMENT ACCOUNTING UNIT METROPOLITAN DIVISION 01114441 Account Code LINE ITEM RESOURCES ACTUAL FY 18-19 ACTUAL FY 19-20 ADOPTED FY 20-21 PROPOSED FY 21-22 61000 Salaries Regular 0 0 4,155,680 4,444,430 61020 Salaries Part-Time 0 0 13,350 13,350 61040 Salaries Overtime 0 0 117,250 117,250 61100 Retirement-Employer Normal Cost 0 0 575,050 560,940 61110 Part-Time Retirement 0 0 500 500 61120 Medicare Insurance 0 0 60,100 61,000 61130 Health Insurance 0 0 553,940 572,400 61170 Retiree Health Benefits 0 0 86,900 157,690 61180 Worker Compensation Insurance 0 0 0 317,860 SUBTOTAL SALARIES & BENEFITS 0 0 5,562,770 6,245,420 62120 Training, Transportation, Meetings 0 0 9,080 9,080 62300 Contract Services-Professional 0 0 16,300 16,300 SUBTOTAL CONTRACTUALS 0 0 25,380 25,380 63001 Miscellaneous Operating Expenses 0 0 6,000 6,000 SUBTOTAL COMMODITIES 0 0 6,000 6,000 65040 IT Maintenance Charge 0 0 0 166,970 65100 Insurance Charges 0 0 0 243,700 65105 Benefits Overhead 0 0 0 10,040 SUBTOTAL FIXED CHARGES 0 0 0 420,710 TOTAL 0 0 5,594,150 6,697,510 231 City Council 29 –336 6/1/2021 GENERAL FUND POLICE DEPARTMENT ACCOUNTING UNIT SPECIAL INVESTIGATIONS 01114445 Account Code LINE ITEM RESOURCES ACTUAL FY 18-19 ACTUAL FY 19-20 ADOPTED FY 20-21 PROPOSED FY 21-22 61000 Salaries Regular 1,991,556 1,147,127 998,890 1,008,490 61020 Salaries Part-Time 20,833 17,391 17,000 17,010 61040 Salaries Overtime 121,630 146,119 27,000 42,310 61100 Retirement-Employer Normal Cost 177,319 108,083 101,700 94,450 61101 Retirement - Employer Unfunded 101,718 0 0 0 61110 Part-Time Retirement 843 652 640 640 61120 Medicare Insurance 33,094 21,434 13,950 13,750 61130 Health Insurance 266,155 152,899 109,300 113,760 61170 Retiree Health Benefits 35,050 18,413 17,370 34,200 61180 Worker Compensation Insurance 140,684 69,812 123,800 77,450 SUBTOTAL SALARIES & BENEFITS 2,888,883 1,681,931 1,409,650 1,402,060 62010 Communications 0 0 3,700 3,700 62120 Training, Transportation, Meetings 11,815 6,076 3,000 3,000 62122 Travel For Investigation 0 0 2,000 2,000 62140 Membership, Subscription & Dues 930 300 0 0 62300 Contract Services-Professional 50,843 51,262 32,200 32,200 SUBTOTAL CONTRACTUALS 63,588 57,638 40,900 40,900 63001 Miscellaneous Operating Expenses 15,796 38,280 37,600 37,600 63300 Gas & Diesel 19,040 10,311 14,680 14,680 SUBTOTAL COMMODITIES 34,836 48,591 52,280 52,280 65040 IT Maintenance Charge 0 108,428 108,430 34,550 65100 Insurance Charges 116,191 118,120 94,050 59,380 65105 Benefits Overhead 0 0 4,460 2,020 65210 Delivery Charges 0 490 490 490 SUBTOTAL FIXED CHARGES 116,191 227,038 207,430 96,440 TOTAL 3,103,497 2,015,198 1,710,260 1,591,680 232 City Council 29 –337 6/1/2021 GENERAL FUND POLICE DEPARTMENT ACCOUNTING UNIT EVIDENCE 01114448 Account Code LINE ITEM RESOURCES ACTUAL FY 18-19 ACTUAL FY 19-20 ADOPTED FY 20-21 PROPOSED FY 21-22 61000 Salaries Regular 542,664 521,633 465,470 429,450 61020 Salaries Part-Time 28,580 7,626 79,620 32,550 61040 Salaries Overtime 40,337 20,688 0 80 61100 Retirement-Employer Normal Cost 16,740 23,534 53,650 34,030 61101 Retirement - Employer Unfunded 136,913 0 0 0 61110 Part-Time Retirement 308 33 2,990 1,220 61120 Medicare Insurance 8,824 8,034 9,400 8,100 61130 Health Insurance 129,057 125,492 112,040 113,760 61170 Retiree Health Benefits 10,421 9,585 10,850 20,040 61180 Worker Compensation Insurance 40,318 29,329 46,070 41,560 SUBTOTAL SALARIES & BENEFITS 954,163 745,953 780,090 680,790 62120 Training, Transportation, Meetings 601 289 4,000 4,000 62140 Membership, Subscription & Dues 345 200 500 500 62300 Contract Services-Professional 12,554 9,409 10,000 10,000 SUBTOTAL CONTRACTUALS 13,500 9,898 14,500 14,500 63001 Miscellaneous Operating Expenses 11,377 10,195 10,000 10,000 SUBTOTAL COMMODITIES 11,377 10,195 10,000 10,000 65040 IT Maintenance Charge 0 42,166 42,170 34,550 65100 Insurance Charges 33,299 33,970 35,000 31,860 65105 Benefits Overhead 0 0 1,660 1,990 65210 Delivery Charges 0 141 140 140 SUBTOTAL FIXED CHARGES 33,299 76,277 78,970 68,540 TOTAL 1,012,339 842,323 883,560 773,830 233 City Council 29 –338 6/1/2021 GENERAL FUND POLICE DEPARTMENT ACCOUNTING UNIT CDC 01114450 Account Code LINE ITEM RESOURCES ACTUAL FY 18-19 ACTUAL FY 19-20 ADOPTED FY 20-21 PROPOSED FY 21-22 61000 Salaries Regular 346,667 344,528 507,940 439,720 61020 Salaries Part-Time 937 28,104 25,440 41,710 61040 Salaries Overtime 5,736 11,610 0 0 61100 Retirement-Employer Normal Cost 11,472 17,448 38,700 28,770 61101 Retirement - Employer Unfunded 93,826 0 0 0 61110 Part-Time Retirement 33 1,054 950 1,560 61120 Medicare Insurance 5,170 5,500 7,590 6,760 61130 Health Insurance 86,865 86,040 112,440 94,800 61170 Retiree Health Benefits 5,908 6,127 9,560 16,200 61180 Worker Compensation Insurance 23,294 20,456 35,070 40,670 SUBTOTAL SALARIES & BENEFITS 579,908 520,869 737,690 670,190 62010 Communications 1,533 0 0 0 62120 Training, Transportation, Meetings 408 402 0 0 62300 Contract Services-Professional 12,898 23,960 39,500 39,500 SUBTOTAL CONTRACTUALS 14,839 24,363 39,500 39,500 63001 Miscellaneous Operating Expenses 656,626 527,795 604,800 589,800 63300 Gas & Diesel 3,475 809 6,840 6,840 SUBTOTAL COMMODITIES 660,101 528,604 611,640 596,640 65010 Rental City Equipment 19,476 42,563 46,700 44,850 65012 Accident Repair & Replacement 2,460 2,251 2,500 5,860 65040 IT Maintenance Charge 0 36,143 36,140 34,550 65100 Insurance Charges 19,238 19,370 26,640 31,180 65105 Benefits Overhead 0 0 1,260 1,960 65210 Delivery Charges 0 81 80 80 SUBTOTAL FIXED CHARGES 41,174 100,408 113,320 118,480 TOTAL 1,296,022 1,174,243 1,502,150 1,424,810 234 City Council 29 –339 6/1/2021 GENERAL FUND POLICE DEPARTMENT ACCOUNTING UNIT FORENSIC SERVICES 01114455 Account Code LINE ITEM RESOURCES ACTUAL FY 18-19 ACTUAL FY 19-20 ADOPTED FY 20-21 PROPOSED FY 21-22 61000 Salaries Regular 1,246,660 1,340,253 1,634,770 1,301,190 61020 Salaries Part-Time 77,121 74,935 84,870 104,230 61040 Salaries Overtime 129,663 79,039 50,000 99,860 61100 Retirement-Employer Normal Cost 27,608 60,177 98,580 99,670 61101 Retirement - Employer Unfunded 225,794 0 0 0 61110 Part-Time Retirement 2,892 2,693 3,180 3,910 61120 Medicare Insurance 19,581 18,904 24,800 21,780 61130 Health Insurance 219,244 242,465 280,360 246,480 61170 Retiree Health Benefits 20,959 19,465 30,680 53,480 61180 Worker Compensation Insurance 95,817 79,507 110,630 131,110 SUBTOTAL SALARIES & BENEFITS 2,065,339 1,917,439 2,317,870 2,061,710 62120 Training, Transportation, Meetings 19,414 6,322 20,000 20,000 62140 Membership, Subscription & Dues 405 245 800 800 62300 Contract Services-Professional 28,838 35,076 38,600 38,600 SUBTOTAL CONTRACTUALS 48,657 41,643 59,400 59,400 63001 Miscellaneous Operating Expenses 23,325 27,125 28,300 28,300 63300 Gas & Diesel 16,997 15,423 25,380 25,380 SUBTOTAL COMMODITIES 40,322 42,548 53,680 53,680 65010 Rental City Equipment 26,400 44,040 44,000 42,350 65011 Equipment Replacement Charges 48,120 48,120 48,100 44,710 65012 Accident Repair & Replacement 7,296 6,384 6,400 3,350 65040 IT Maintenance Charge 0 96,380 96,380 86,360 65100 Insurance Charges 79,135 81,570 84,050 100,520 65105 Benefits Overhead 0 0 3,980 4,990 65210 Delivery Charges 0 339 340 340 SUBTOTAL FIXED CHARGES 160,951 276,833 283,250 282,620 TOTAL 2,315,269 2,278,463 2,714,200 2,457,410 235 City Council 29 –340 6/1/2021 GENERAL FUND POLICE DEPARTMENT ACCOUNTING UNIT RECORDS SERVICES 01114460 Account Code LINE ITEM RESOURCES ACTUAL FY 18-19 ACTUAL FY 19-20 ADOPTED FY 20-21 PROPOSED FY 21-22 61000 Salaries Regular 1,023,255 1,096,436 1,028,280 1,120,020 61020 Salaries Part-Time 51,660 54,236 122,670 153,470 61040 Salaries Overtime 101,052 30,071 10,000 10,000 61100 Retirement-Employer Normal Cost 31,275 54,576 74,700 69,710 61101 Retirement - Employer Unfunded 255,790 0 0 0 61110 Part-Time Retirement 224 659 4,600 5,760 61120 Medicare Insurance 16,993 16,525 20,410 19,440 61130 Health Insurance 195,421 189,073 239,700 219,360 61170 Retiree Health Benefits 0 0 4,530 6,500 61180 Worker Compensation Insurance 77,525 62,919 99,440 87,750 SUBTOTAL SALARIES & BENEFITS 1,753,195 1,504,496 1,604,330 1,692,010 62120 Training, Transportation, Meetings 1,456 920 2,000 2,000 62140 Membership, Subscription & Dues 0 125 100 100 62300 Contract Services-Professional 114,281 83,827 72,000 72,000 SUBTOTAL CONTRACTUALS 115,737 84,871 74,100 74,100 63001 Miscellaneous Operating Expenses 16,297 11,907 36,200 36,200 SUBTOTAL COMMODITIES 16,297 11,907 36,200 36,200 65040 IT Maintenance Charge 0 114,452 114,450 97,880 65100 Insurance Charges 64,028 67,360 75,550 67,280 65105 Benefits Overhead 0 0 3,580 4,250 65210 Delivery Charges 0 279 280 280 SUBTOTAL FIXED CHARGES 64,028 182,091 193,860 169,690 TOTAL 1,949,257 1,783,364 1,908,490 1,972,000 236 City Council 29 –341 6/1/2021 GENERAL FUND POLICE DEPARTMENT ACCOUNTING UNIT COMMUNICATIONS 01114465 Account Code LINE ITEM RESOURCES ACTUAL FY 18-19 ACTUAL FY 19-20 ADOPTED FY 20-21 PROPOSED FY 21-22 61000 Salaries Regular 2,852,068 3,240,867 4,045,710 3,940,980 61020 Salaries Part-Time 40,957 28,144 66,850 66,880 61040 Salaries Overtime 308,026 243,982 210,500 216,680 61100 Retirement-Employer Normal Cost 94,721 160,368 260,760 250,900 61101 Retirement - Employer Unfunded 774,691 0 0 0 61110 Part-Time Retirement 444 444 2,510 2,510 61120 Medicare Insurance 45,178 49,889 58,650 57,000 61130 Health Insurance 607,917 668,340 747,940 719,400 61170 Retiree Health Benefits 50,716 55,858 76,930 147,000 61180 Worker Compensation Insurance 211,027 187,139 292,470 313,550 SUBTOTAL SALARIES & BENEFITS 4,985,745 4,635,032 5,762,320 5,714,900 62120 Training, Transportation, Meetings 11,893 4,367 11,200 11,200 62140 Membership, Subscription & Dues 750 2,100 900 900 62300 Contract Services-Professional 183,494 158,801 299,850 299,850 SUBTOTAL CONTRACTUALS 196,138 165,267 311,950 311,950 63001 Miscellaneous Operating Expenses 3,028 3,754 3,800 3,800 SUBTOTAL COMMODITIES 3,028 3,754 3,800 3,800 65040 IT Maintenance Charge 0 240,951 240,950 230,310 65100 Insurance Charges 174,287 174,550 222,200 240,400 65105 Benefits Overhead 0 0 10,530 13,190 65210 Delivery Charges 0 720 720 720 SUBTOTAL FIXED CHARGES 174,287 416,221 474,400 484,620 67100 Principal-Debt Services 142,820 173,581 167,100 167,100 67110 Interest-Debt Services 38,199 32,921 39,400 39,400 67200 Principal-Leases 410,995 443,260 544,600 544,600 67210 Interest-Leases 114,646 101,308 0 0 SUBTOTAL DEBT SERVICE 706,661 751,069 751,100 751,100 TOTAL 6,065,859 5,971,344 7,303,570 7,266,370 237 City Council 29 –342 6/1/2021 GENERAL FUND POLICE DEPARTMENT ACCOUNTING UNIT VICE/NARCOTICS 01114470 Account Code LINE ITEM RESOURCES ACTUAL FY 18-19 ACTUAL FY 19-20 ADOPTED FY 20-21 PROPOSED FY 21-22 61000 Salaries Regular 256 49,893 129,360 131,490 61040 Salaries Overtime 3,418 186,597 250,000 250,290 61100 Retirement-Employer Normal Cost 27 1,468 14,870 14,040 61120 Medicare Insurance 5 765 1,860 1,860 61130 Health Insurance 40 11,217 18,600 18,960 61170 Retiree Health Benefits 0 0 2,360 4,720 61180 Worker Compensation Insurance 242 12,603 9,960 9,860 SUBTOTAL SALARIES & BENEFITS 3,988 262,542 427,010 431,220 62300 Contract Services-Professional 1,260 0 0 0 SUBTOTAL CONTRACTUALS 1,260 0 0 0 63001 Miscellaneous Operating Expenses 295 0 0 0 SUBTOTAL COMMODITIES 295 0 0 0 65040 IT Maintenance Charge 0 0 0 5,760 65100 Insurance Charges 200 0 7,570 7,560 65105 Benefits Overhead 0 0 360 330 SUBTOTAL FIXED CHARGES 200 0 7,930 13,650 TOTAL 5,742 262,542 434,940 444,870 238 City Council 29 –343 6/1/2021 GENERAL FUND POLICE DEPARTMENT ACCOUNTING UNIT INVESTIGATIONS SUPPORT SERVICE 01114471 Account Code LINE ITEM RESOURCES ACTUAL FY 18-19 ACTUAL FY 19-20 ADOPTED FY 20-21 PROPOSED FY 21-22 61000 Salaries Regular 0 1,036,386 1,241,180 1,172,520 61020 Salaries Part-Time 0 31,120 55,620 55,640 61040 Salaries Overtime 0 104,634 14,500 14,500 61100 Retirement-Employer Normal Cost 0 85,773 124,210 103,940 61110 Part-Time Retirement 0 1,167 2,090 2,090 61120 Medicare Insurance 0 13,741 20,510 17,120 61130 Health Insurance 0 142,411 214,120 177,960 61170 Retiree Health Benefits 0 13,118 30,550 35,870 61180 Worker Compensation Insurance 0 62,459 0 98,870 SUBTOTAL SALARIES & BENEFITS 0 1,490,809 1,702,780 1,678,510 62120 Training, Transportation, Meetings 0 4,010 3,000 3,000 62140 Membership, Subscription & Dues 0 0 200 200 62300 Contract Services-Professional 0 6,213 6,500 6,500 SUBTOTAL CONTRACTUALS 0 10,223 9,700 9,700 63001 Miscellaneous Operating Expenses 0 1,151 1,800 1,800 SUBTOTAL COMMODITIES 0 1,151 1,800 1,800 65040 IT Maintenance Charge 0 0 0 74,850 65100 Insurance Charges 0 0 0 75,800 65105 Benefits Overhead 0 0 3,230 3,840 SUBTOTAL FIXED CHARGES 0 0 3,230 154,490 TOTAL 0 1,502,183 1,717,510 1,844,500 239 City Council 29 –344 6/1/2021 GENERAL FUND POLICE DEPARTMENT ACCOUNTING UNIT JAIL OPERATIONS 01114475 Account Code LINE ITEM RESOURCES ACTUAL FY 18-19 ACTUAL FY 19-20 ADOPTED FY 20-21 PROPOSED FY 21-22 61000 Salaries Regular 8,079,048 8,632,162 9,771,070 9,812,840 61010 Salaries Cash Out/Separation 0 3,515 0 0 61020 Salaries Part-Time 111,485 167,428 296,730 296,840 61040 Salaries Overtime 1,310,532 1,260,139 571,700 578,320 61100 Retirement-Employer Normal Cost 208,054 394,694 572,190 590,970 61101 Retirement - Employer Unfunded 1,701,599 0 0 0 61110 Part-Time Retirement 3,418 4,901 18,110 11,130 61120 Medicare Insurance 135,605 143,173 141,670 142,070 61130 Health Insurance 1,668,795 1,769,122 1,761,380 1,808,640 61170 Retiree Health Benefits 127,947 138,327 169,740 328,090 61180 Worker Compensation Insurance 626,351 537,900 776,740 767,590 SUBTOTAL SALARIES & BENEFITS 13,972,834 13,051,361 14,079,330 14,336,490 62120 Training, Transportation, Meetings 4,426 1,651 5,000 5,000 62300 Contract Services-Professional 4,553,215 4,269,176 4,043,100 3,993,100 SUBTOTAL CONTRACTUALS 4,557,641 4,270,827 4,048,100 3,998,100 63001 Miscellaneous Operating Expenses 336,821 295,833 259,600 259,600 63300 Gas & Diesel 16,370 14,167 20,390 20,390 SUBTOTAL COMMODITIES 353,191 310,000 279,990 279,990 65010 Rental City Equipment 28,272 24,360 24,400 23,420 65011 Equipment Replacement Charges 0 0 6,200 0 65012 Accident Repair & Replacement 3,648 3,648 3,600 3,350 65040 IT Maintenance Charge 0 572,259 572,260 558,490 65100 Insurance Charges 517,303 518,840 590,120 588,500 65105 Benefits Overhead 0 0 27,970 31,120 65210 Delivery Charges 0 2,148 2,150 2,150 SUBTOTAL FIXED CHARGES 549,223 1,121,255 1,226,700 1,207,030 TOTAL 19,432,889 18,753,444 19,634,120 19,821,610 240 City Council 29 –345 6/1/2021 GENERAL FUND POLICE DEPARTMENT ACCOUNTING UNIT REGIONAL NARCOTIC SUPPRESSION 01114480 Account Code LINE ITEM RESOURCES ACTUAL FY 18-19 ACTUAL FY 19-20 ADOPTED FY 20-21 PROPOSED FY 21-22 61000 Salaries Regular 1,010,093 621,603 352,210 152,450 61040 Salaries Overtime 7,288 4,194 9,400 10,080 61100 Retirement-Employer Normal Cost 106,475 67,290 19,470 13,350 61120 Medicare Insurance 20,836 11,735 2,440 1,770 61130 Health Insurance 122,082 74,008 15,670 18,960 61170 Retiree Health Benefits 14,045 14,455 3,080 4,480 61180 Worker Compensation Insurance 67,070 42,233 91,460 26,850 SUBTOTAL SALARIES & BENEFITS 1,347,890 835,518 493,730 227,940 62300 Contract Services-Professional 2,971 160 8,500 8,500 SUBTOTAL CONTRACTUALS 2,971 160 8,500 8,500 63001 Miscellaneous Operating Expenses 229 780 0 0 SUBTOTAL COMMODITIES 229 780 0 0 65040 IT Maintenance Charge 0 54,491 42,170 5,760 65100 Insurance Charges 55,393 70,534 69,490 20,590 65105 Benefits Overhead 0 0 3,290 300 65210 Delivery Charges 0 289 230 230 SUBTOTAL FIXED CHARGES 55,393 125,314 115,180 26,880 TOTAL 1,406,483 961,772 617,410 263,320 241 City Council 29 –346 6/1/2021 GENERAL FUND POLICE DEPARTMENT ACCOUNTING UNIT HOMELAND SECURITY & EMERGENCY MANAGEMENT 01114485 Account Code LINE ITEM RESOURCES ACTUAL FY 18-19 ACTUAL FY 19-20 ADOPTED FY 20-21 PROPOSED FY 21-22 61000 Salaries Regular 206,221 93,675 129,840 138,090 61040 Salaries Overtime 2,887 4,483 10,000 10,000 61100 Retirement-Employer Normal Cost 10,633 2,769 5,250 5,040 61101 Retirement - Employer Unfunded 86,963 0 0 0 61120 Medicare Insurance 3,076 1,411 1,870 1,870 61130 Health Insurance 44,674 15,506 18,600 18,960 61170 Retiree Health Benefits 3,528 2,298 2,390 4,780 61180 Worker Compensation Insurance 13,785 5,239 10,030 9,900 SUBTOTAL SALARIES & BENEFITS 371,767 125,381 177,980 188,640 62120 Training, Transportation, Meetings 991 2,790 1,000 1,000 62140 Membership, Subscription & Dues 0 0 200 200 62300 Contract Services-Professional 2,930 0 0 0 SUBTOTAL CONTRACTUALS 3,921 2,790 1,200 1,200 63001 Miscellaneous Operating Expenses 35,367 131 18,700 18,700 63300 Gas & Diesel 1,832 924 2,570 2,570 SUBTOTAL COMMODITIES 37,199 1,054 21,270 21,270 65010 Rental City Equipment 25,800 32,640 32,600 31,390 65012 Accident Repair & Replacement 3,648 3,648 3,600 280 65040 IT Maintenance Charge 0 6,024 6,020 5,760 65100 Insurance Charges 11,385 12,510 7,620 7,590 65105 Benefits Overhead 0 0 360 330 65210 Delivery Charges 0 49 50 50 SUBTOTAL FIXED CHARGES 40,833 54,871 50,250 45,400 68000 Transfer to Fund 404 (Police Bldg/Ross Annex Debt)5,227 5,130 5,260 5,170 SUBTOTAL TRANSFERS 5,227 5,130 5,260 5,170 TOTAL 458,947 189,227 255,960 261,680 242 City Council 29 –347 6/1/2021 GENERAL FUND POLICE DEPARTMENT ACCOUNTING UNIT TOBACCO RETAIL LICENSE PRG 01114490 Account Code LINE ITEM RESOURCES ACTUAL FY 18-19 ACTUAL FY 19-20 ADOPTED FY 20-21 PROPOSED FY 21-22 61000 Salaries Regular 66,002 0 98,530 95,370 61040 Salaries Overtime 49,342 36,190 75,000 75,000 61100 Retirement-Employer Normal Cost 1,158 0 10,260 3,690 61101 Retirement - Employer Unfunded 9,467 0 0 0 61120 Medicare Insurance 1,658 0 1,230 1,370 61130 Health Insurance 14,064 0 18,690 18,960 61170 Retiree Health Benefits 1,655 0 1,700 3,520 61180 Worker Compensation Insurance 7,604 1,937 7,340 7,510 SUBTOTAL SALARIES & BENEFITS 150,949 38,127 212,750 205,420 62120 Training, Transportation, Meetings 0 0 1,000 1,000 SUBTOTAL CONTRACTUALS 0 0 1,000 1,000 63001 Miscellaneous Operating Expenses 317 251 500 500 SUBTOTAL COMMODITIES 317 251 500 500 65040 IT Maintenance Charge 0 6,024 6,020 5,760 65100 Insurance Charges 6,280 6,860 5,580 5,760 65105 Benefits Overhead 0 0 270 330 65210 Delivery Charges 0 28 30 30 SUBTOTAL FIXED CHARGES 6,280 12,912 11,900 11,880 TOTAL 157,546 51,290 226,150 218,800 243 City Council 29 –348 6/1/2021 CANNABIS PUBLIC BENEFIT DEPARTMENT RESOURCE SUMMARY POLICE DEPARTMENT ACTIVITIES ACTUAL FY 18-19 ACTUAL FY 19-20 ADOPTED FY 20-21 PROPOSED FY 21-22 EXPENDITURES 01214010 POLICE ENFORCEMENT SERVICES 0 1,255,031 1,425,980 1,608,510 TOTAL EXPENDITURES 0 1,255,031 1,425,980 1,608,510 OPERATING EXPENSES ACTUAL FY 18-19 ACTUAL FY 19-20 ADOPTED FY 20-21 PROPOSED FY 21-22 61000 SALARIES & BENEFITS 0 1,133,444 1,308,310 1,399,930 62000 CONTRACTUALS 0 59,774 83,600 83,600 63000 COMMODITIES 0 22,181 31,700 31,700 65000 FIXED CHARGES 0 39,633 2,370 93,280 TOTAL 0 1,255,031 1,425,980 1,608,510 244 City Council 29 –349 6/1/2021 CANNABIS PUBLIC BENEFIT POLICE DEPARTMENT ACCOUNTING UNIT POLICE ENFORCEMENT SERVICES 01214010 Account Code LINE ITEM RESOURCES ACTUAL FY 18-19 ACTUAL FY 19-20 ADOPTED FY 20-21 PROPOSED FY 21-22 61000 Salaries Regular 0 726,578 967,150 966,960 61040 Salaries Overtime 0 146,067 75,200 80,370 61100 Retirement-Employer Normal Cost 0 90,543 123,610 117,190 61120 Medicare Insurance 0 15,016 13,490 13,450 61130 Health Insurance 0 97,918 111,550 113,760 61170 Retiree Health Benefits 0 10,869 17,310 34,460 61180 Worker Compensation Insurance 0 46,453 0 73,740 SUBTOTAL SALARIES & BENEFITS 0 1,133,444 1,308,310 1,399,930 62010 Communications 0 0 5,400 5,400 62120 Training, Transportation, Meetings 0 6,674 11,800 11,800 62300 Contract Services-Professional 0 53,100 66,400 66,400 SUBTOTAL CONTRACTUALS 0 59,774 83,600 83,600 63001 Miscellaneous Operating Expenses 0 15,620 31,700 31,700 63300 Gas & Diesel 0 6,561 0 0 SUBTOTAL COMMODITIES 0 22,181 31,700 31,700 65040 IT Maintenance Charge 0 0 0 34,550 65100 Insurance Charges 0 39,470 0 56,530 65105 Benefits Overhead 0 0 2,210 2,040 65210 Delivery Charges 0 163 160 160 SUBTOTAL FIXED CHARGES 0 39,633 2,370 93,280 TOTAL 0 1,255,031 1,425,980 1,608,510 245 City Council 29 –350 6/1/2021 OTS-TRAFFIC OFFENDER PROGRAM DEPARTMENT RESOURCE SUMMARY POLICE DEPARTMENT ACTIVITIES ACTUAL FY 18-19 ACTUAL FY 19-20 ADOPTED FY 20-21 PROPOSED FY 21-22 REVENUES 57490 Traffic Offender-Program Incom 21,821 11,620 48,780 60,210 58000 Earning On Investments 720 811 0 0 TOTAL REVENUES 22,541 12,431 48,780 60,210 EXPENDITURES 02014405 SAPD TRAFFIC OFFENDER PGM 8,291 15,029 48,770 60,210 TOTAL EXPENDITURES 8,291 15,029 48,770 60,210 OPERATING EXPENSES ACTUAL FY 18-19 ACTUAL FY 19-20 ADOPTED FY 20-21 PROPOSED FY 21-22 62000 CONTRACTUALS 8,291 15,029 25,130 28,560 63000 COMMODITIES 0 0 23,640 31,650 TOTAL 8,291 15,029 48,770 60,210 246 City Council 29 –351 6/1/2021 OTS-TRAFFIC OFFENDER PROGRAM POLICE DEPARTMENT ACCOUNTING UNIT MISCELLENOUS REVENUE 02014002 Account Code LINE ITEM RESOURCES ACTUAL FY 18-19 ACTUAL FY 19-20 ADOPTED FY 20-21 PROPOSED FY 21-22 57490 Traffic Offender-Program Incom 21,821 11,620 48,780 60,210 58000 Earning On Investments 720 811 0 0 SUBTOTAL REVENUES 22,541 12,431 48,780 60,210 TOTAL 22,541 12,431 48,780 60,210 247 City Council 29 –352 6/1/2021 OTS-TRAFFIC OFFENDER PROGRAM POLICE DEPARTMENT ACCOUNTING UNIT SAPD TRAFFIC OFFENDER PGM 02014405 Account Code LINE ITEM RESOURCES ACTUAL FY 18-19 ACTUAL FY 19-20 ADOPTED FY 20-21 PROPOSED FY 21-22 62010 Communications 230 0 0 0 62300 Contract Services-Professional 8,061 15,029 25,130 28,560 SUBTOTAL CONTRACTUALS 8,291 15,029 25,130 28,560 63001 Miscellaneous Operating Expenses 0 0 23,640 31,650 SUBTOTAL COMMODITIES 0 0 23,640 31,650 TOTAL 8,291 15,029 48,770 60,210 248 City Council 29 –353 6/1/2021 INMATE WELFARE FUND DEPARTMENT RESOURCE SUMMARY POLICE DEPARTMENT ACTIVITIES ACTUAL FY 18-19 ACTUAL FY 19-20 ADOPTED FY 20-21 PROPOSED FY 21-22 REVENUES 57403 Inmate Recovery 557,720 775,718 1,693,360 1,869,540 58000 Earning On Investments 10,737 17,175 0 0 TOTAL REVENUES 568,457 792,892 1,693,360 1,869,540 EXPENDITURES 02314475 INMATE WELFARE FUND 204,104 552,577 1,693,360 1,869,540 TOTAL EXPENDITURES 204,104 552,577 1,693,360 1,869,540 OPERATING EXPENSES ACTUAL FY 18-19 ACTUAL FY 19-20 ADOPTED FY 20-21 PROPOSED FY 21-22 62000 CONTRACTUALS 93,563 110,799 549,250 625,140 63000 COMMODITIES 110,542 441,778 1,144,110 1,244,400 TOTAL 204,104 552,577 1,693,360 1,869,540 249 City Council 29 –354 6/1/2021 INMATE WELFARE FUND POLICE DEPARTMENT ACCOUNTING UNIT INMATE WELFARE FUND 02314002 Account Code LINE ITEM RESOURCES ACTUAL FY 18-19 ACTUAL FY 19-20 ADOPTED FY 20-21 PROPOSED FY 21-22 57403 Inmate Recovery 557,720 775,718 1,693,360 1,869,540 58000 Earning On Investments 10,737 17,175 0 0 SUBTOTAL REVENUES 568,457 792,892 1,693,360 1,869,540 TOTAL 568,457 792,892 1,693,360 1,869,540 250 City Council 29 –355 6/1/2021 INMATE WELFARE FUND POLICE DEPARTMENT ACCOUNTING UNIT INMATE WELFARE FUND 02314475 Account Code LINE ITEM RESOURCES ACTUAL FY 18-19 ACTUAL FY 19-20 ADOPTED FY 20-21 PROPOSED FY 21-22 62300 Contract Services-Professional 72,311 94,584 530,190 606,080 62600 Parking Validation 21,252 16,215 19,060 19,060 SUBTOTAL CONTRACTUALS 93,563 110,799 549,250 625,140 63001 Miscellaneous Operating Expenses 110,542 441,778 1,144,110 1,244,400 SUBTOTAL COMMODITIES 110,542 441,778 1,144,110 1,244,400 TOTAL 204,104 552,577 1,693,360 1,869,540 251 City Council 29 –356 6/1/2021 POLICE ACTIVITIES & PROGRAMS DEPARTMENT RESOURCE SUMMARY POLICE DEPARTMENT ACTIVITIES ACTUAL FY 18-19 ACTUAL FY 19-20 ADOPTED FY 20-21 PROPOSED FY 21-22 REVENUES 57000 Expense Reimbursement 0 100,000 18,570 20,600 57081 Gifts & Donations 9,000 1,500 0 10,000 57400 Police OT Reimbursement 744,209 514,175 691,310 239,570 57482 Donations-Animal Outreach 2 4 0 0 TOTAL REVENUES 753,211 615,679 709,880 270,170 EXPENDITURES 02414400 POLICE SPECIAL REV - GENERAL 737,721 533,138 709,880 235,170 02414410 POLICE SPECIAL REVENUE 62,945 56,497 34,170 39,110 TOTAL EXPENDITURES 800,667 589,635 744,050 274,280 OPERATING EXPENSES ACTUAL FY 18-19 ACTUAL FY 19-20 ADOPTED FY 20-21 PROPOSED FY 21-22 61000 SALARIES & BENEFITS 716,351 481,451 634,570 208,610 62000 CONTRACTUALS 23,849 11,017 28,820 32,330 63000 COMMODITIES 6,500 4,254 23,920 27,380 65000 FIXED CHARGES 3,967 42,913 56,740 5,960 66000 CAPITAL 50,000 50,000 0 0 TOTAL 800,667 589,635 744,050 274,280 252 City Council 29 –357 6/1/2021 POLICE ACTIVITIES & PROGRAMS POLICE DEPARTMENT ACCOUNTING UNIT POLICE SPECIAL REV - GENERAL 02414002 Account Code LINE ITEM RESOURCES ACTUAL FY 18-19 ACTUAL FY 19-20 ADOPTED FY 20-21 PROPOSED FY 21-22 57000 Expense Reimbursement 0 100,000 18,570 20,600 57081 Gifts & Donations 9,000 1,500 0 10,000 57400 Police OT Reimbursement 744,209 514,175 691,310 239,570 57482 Donations-Animal Outreach 2 4 0 0 SUBTOTAL REVENUES 753,211 615,679 709,880 270,170 TOTAL 753,211 615,679 709,880 270,170 253 City Council 29 –358 6/1/2021 POLICE ACTIVITIES & PROGRAMS POLICE DEPARTMENT ACCOUNTING UNIT POLICE SPECIAL REV - GENERAL 02414400 Account Code LINE ITEM RESOURCES ACTUAL FY 18-19 ACTUAL FY 19-20 ADOPTED FY 20-21 PROPOSED FY 21-22 61000 Salaries Regular 518 383 0 0 61040 Salaries Overtime 715,786 476,881 634,570 208,610 61100 Retirement-Employer Normal Cost 17 13 0 0 61120 Medicare Insurance 4 3 0 0 61130 Health Insurance 26 18 0 0 61180 Worker Compensation Insurance 0 3,593 0 0 SUBTOTAL SALARIES & BENEFITS 716,351 480,891 634,570 208,610 62120 Training, Transportation, Meetings 2,313 5,935 6,040 7,270 62300 Contract Services-Professional 15,025 3,322 12,530 13,330 SUBTOTAL CONTRACTUALS 17,339 9,257 18,570 20,600 63001 Miscellaneous Operating Expenses 65 77 0 0 SUBTOTAL COMMODITIES 65 77 0 0 65400 Indirect Costs 3,967 42,913 56,740 5,960 SUBTOTAL FIXED CHARGES 3,967 42,913 56,740 5,960 TOTAL 737,721 533,138 709,880 235,170 254 City Council 29 –359 6/1/2021 POLICE ACTIVITIES & PROGRAMS POLICE DEPARTMENT ACCOUNTING UNIT POLICE SPECIAL REVENUE 02414410 Account Code LINE ITEM RESOURCES ACTUAL FY 18-19 ACTUAL FY 19-20 ADOPTED FY 20-21 PROPOSED FY 21-22 61040 Salaries Overtime 0 560 0 0 SUBTOTAL SALARIES & BENEFITS 0 560 0 0 62120 Training, Transportation, Meetings 0 260 0 0 62300 Contract Services-Professional 6,510 1,500 10,250 11,730 SUBTOTAL CONTRACTUALS 6,510 1,760 10,250 11,730 63001 Miscellaneous Operating Expenses 6,435 4,177 23,920 27,380 SUBTOTAL COMMODITIES 6,435 4,177 23,920 27,380 66400 Machinery & Equipment 50,000 50,000 0 0 SUBTOTAL CAPITAL 50,000 50,000 0 0 TOTAL 62,945 56,497 34,170 39,110 255 City Council 29 –360 6/1/2021 CRIMINAL ACTIVITIES FUND DEPARTMENT RESOURCE SUMMARY POLICE DEPARTMENT ACTIVITIES ACTUAL FY 18-19 ACTUAL FY 19-20 ADOPTED FY 20-21 PROPOSED FY 21-22 REVENUES 57010 Miscellaneous Recoveries (152)(3,148)0 0 58000 Earning On Investments 587 1,297 0 0 TOTAL REVENUES 435 (1,851)0 0 EXPENDITURES 02614445 CRIMINAL ACTIVITIES FUND 0 0 69,040 0 TOTAL EXPENDITURES 0 0 69,040 0 OPERATING EXPENSES ACTUAL FY 18-19 ACTUAL FY 19-20 ADOPTED FY 20-21 PROPOSED FY 21-22 62000 CONTRACTUALS 0 0 34,520 0 63000 COMMODITIES 0 0 34,520 0 TOTAL 0 0 69,040 0 256 City Council 29 –361 6/1/2021 CRIMINAL ACTIVITIES FUND POLICE DEPARTMENT ACCOUNTING UNIT CRIMINAL ACTIVITIES-STATE 02614002 Account Code LINE ITEM RESOURCES ACTUAL FY 18-19 ACTUAL FY 19-20 ADOPTED FY 20-21 PROPOSED FY 21-22 57010 Miscellaneous Recoveries (152)(3,148)0 0 58000 Earning On Investments 587 1,297 0 0 SUBTOTAL REVENUES 435 (1,851)0 0 TOTAL 435 (1,851)0 0 257 City Council 29 –362 6/1/2021 CRIMINAL ACTIVITIES FUND POLICE DEPARTMENT ACCOUNTING UNIT CRIMINAL ACTIVITIES FUND 02614445 Account Code LINE ITEM RESOURCES ACTUAL FY 18-19 ACTUAL FY 19-20 ADOPTED FY 20-21 PROPOSED FY 21-22 62300 Contract Services-Professional 0 0 34,520 0 SUBTOTAL CONTRACTUALS 0 0 34,520 0 63001 Miscellaneous Operating Expenses 0 0 34,520 0 SUBTOTAL COMMODITIES 0 0 34,520 0 TOTAL 0 0 69,040 0 258 City Council 29 –363 6/1/2021 CITY SERVICES DEPARTMENT RESOURCE SUMMARY POLICE DEPARTMENT ACTIVITIES ACTUAL FY 18-19 ACTUAL FY 19-20 ADOPTED FY 20-21 PROPOSED FY 21-22 REVENUES 53424 PD - Treasury Agency Fund 0 0 235,100 0 53425 PD - Reward Program 0 0 177,600 177,600 57010 Miscellaneous Recoveries 125,000 0 161,950 93,670 57402 Police Miscellaneous Reimburse 5,000 0 5,000 0 57483 PD - Bequest of Mary Muth-COSA 0 0 28,200 28,170 TOTAL REVENUES 130,000 0 607,850 299,440 EXPENDITURES 05314021 POLICE SERVICES 0 51,247 607,850 299,440 TOTAL EXPENDITURES 0 51,247 607,850 299,440 OPERATING EXPENSES ACTUAL FY 18-19 ACTUAL FY 19-20 ADOPTED FY 20-21 PROPOSED FY 21-22 61000 SALARIES & BENEFITS 0 0 52,390 0 62000 CONTRACTUALS 0 46,691 503,070 299,440 63000 COMMODITIES 0 4,556 52,390 0 TOTAL 0 51,247 607,850 299,440 259 City Council 29 –364 6/1/2021 CITY SERVICES POLICE DEPARTMENT ACCOUNTING UNIT POLICE REVENUE 05314002 Account Code LINE ITEM RESOURCES ACTUAL FY 18-19 ACTUAL FY 19-20 ADOPTED FY 20-21 PROPOSED FY 21-22 53424 PD - Treasury Agency Fund 0 0 235,100 0 53425 PD - Reward Program 0 0 177,600 177,600 57010 Miscellaneous Recoveries 125,000 0 161,950 93,670 57402 Police Miscellaneous Reimburse 5,000 0 5,000 0 57483 PD - Bequest of Mary Muth-COSA 0 0 28,200 28,170 SUBTOTAL REVENUES 130,000 0 607,850 299,440 TOTAL 130,000 0 607,850 299,440 260 City Council 29 –365 6/1/2021 CITY SERVICES POLICE DEPARTMENT ACCOUNTING UNIT POLICE SERVICES 05314021 Account Code LINE ITEM RESOURCES ACTUAL FY 18-19 ACTUAL FY 19-20 ADOPTED FY 20-21 PROPOSED FY 21-22 61040 Salaries Overtime 0 0 52,390 0 SUBTOTAL SALARIES & BENEFITS 0 0 52,390 0 62000 Utilities 0 743 970 1,210 62300 Contract Services-Professional 0 45,949 61,200 92,460 62313 Contract Services-Police-Treas 0 0 235,100 0 62314 Contract Services-Police Rewar 0 0 177,600 177,600 62317 Contract Services-Bequest of M 0 0 28,200 28,170 SUBTOTAL CONTRACTUALS 0 46,691 503,070 299,440 63001 Miscellaneous Operating Expenses 0 4,556 52,390 0 SUBTOTAL COMMODITIES 0 4,556 52,390 0 TOTAL 0 51,247 607,850 299,440 261 City Council 29 –366 6/1/2021 CIVIC CENTER MAINTENANCE DEPARTMENT RESOURCE SUMMARY POLICE DEPARTMENT ACTIVITIES ACTUAL FY 18-19 ACTUAL FY 19-20 ADOPTED FY 20-21 PROPOSED FY 21-22 EXPENDITURES 07414400 CIVIC CENTER - SECURITY 2,161,915 2,000,000 2,225,380 1,680,000 TOTAL EXPENDITURES 2,161,915 2,000,000 2,225,380 1,680,000 OPERATING EXPENSES ACTUAL FY 18-19 ACTUAL FY 19-20 ADOPTED FY 20-21 PROPOSED FY 21-22 61000 SALARIES & BENEFITS 1,887,842 1,829,943 1,957,660 1,441,370 63000 COMMODITIES 204 104 0 0 65000 FIXED CHARGES 224,877 169,953 267,720 238,630 66000 CAPITAL 48,993 0 0 0 TOTAL 2,161,915 2,000,000 2,225,380 1,680,000 262 City Council 29 –367 6/1/2021 CIVIC CENTER MAINTENANCE POLICE DEPARTMENT ACCOUNTING UNIT CIVIC CENTER - SECURITY 07414400 Account Code LINE ITEM RESOURCES ACTUAL FY 18-19 ACTUAL FY 19-20 ADOPTED FY 20-21 PROPOSED FY 21-22 61000 Salaries Regular 949,002 874,375 948,250 1,029,800 61040 Salaries Overtime 522,389 622,429 607,980 0 61100 Retirement-Employer Normal Cost 140,373 144,900 167,640 154,500 61120 Medicare Insurance 17,766 16,893 13,550 14,370 61130 Health Insurance 152,204 136,771 131,010 132,720 61170 Retiree Health Benefits 16,389 17,099 17,980 37,680 61180 Worker Compensation Insurance 89,719 17,476 71,250 72,300 SUBTOTAL SALARIES & BENEFITS 1,887,842 1,829,943 1,957,660 1,441,370 63001 Miscellaneous Operating Expenses 166 0 0 0 63300 Gas & Diesel 38 104 0 0 SUBTOTAL COMMODITIES 204 104 0 0 65010 Rental City Equipment 4,400 7,176 7,200 0 65011 Equipment Replacement Charges 9,888 14,832 14,800 0 65012 Accident Repair & Replacement 240 360 400 0 65040 IT Maintenance Charge 0 0 0 40,300 65050 IT Department Specific 18,740 0 0 0 65100 Insurance Charges 40,056 0 54,130 55,430 65105 Benefits Overhead 0 0 2,570 2,360 65400 Indirect Costs 151,553 147,585 188,620 140,540 SUBTOTAL FIXED CHARGES 224,877 169,953 267,720 238,630 66400 Machinery & Equipment 48,993 0 0 0 SUBTOTAL CAPITAL 48,993 0 0 0 TOTAL 2,161,915 2,000,000 2,225,380 1,680,000 263 City Council 29 –368 6/1/2021 OES UASI DEPARTMENT RESOURCE SUMMARY POLICE DEPARTMENT ACTIVITIES ACTUAL FY 18-19 ACTUAL FY 19-20 ADOPTED FY 20-21 PROPOSED FY 21-22 REVENUES 52001 Federal Grant-Indirect 1,269,759 3,566,587 5,415,290 4,607,780 TOTAL REVENUES 1,269,759 3,566,587 5,415,290 4,607,780 EXPENDITURES 12514407 UASI CAL OES SANTA ANA 802,273 3,789,975 4,840,000 2,662,200 12514491 UASI CAL OES ANAHEIM 895,739 530,319 575,290 176,090 TOTAL EXPENDITURES 1,698,013 4,320,294 5,415,290 2,838,290 OPERATING EXPENSES ACTUAL FY 18-19 ACTUAL FY 19-20 ADOPTED FY 20-21 PROPOSED FY 21-22 61000 SALARIES & BENEFITS 308,794 397,890 522,140 588,140 62000 CONTRACTUALS 1,357,882 754,690 1,570,150 1,098,430 63000 COMMODITIES 34 45,514 2,500 5,000 65000 FIXED CHARGES 0 0 20,320 20,180 66000 CAPITAL 31,302 0 346,400 0 69000 MISCELLANEOUS 0 3,122,200 2,953,780 1,126,540 TOTAL 1,698,013 4,320,294 5,415,290 2,838,290 264 City Council 29 –369 6/1/2021 OES UASI POLICE DEPARTMENT ACCOUNTING UNIT UASI 12514002 Account Code LINE ITEM RESOURCES ACTUAL FY 18-19 ACTUAL FY 19-20 ADOPTED FY 20-21 PROPOSED FY 21-22 52001 Federal Grant-Indirect 1,269,759 3,566,587 5,415,290 4,607,780 SUBTOTAL REVENUES 1,269,759 3,566,587 5,415,290 4,607,780 TOTAL 1,269,759 3,566,587 5,415,290 4,607,780 265 City Council 29 –370 6/1/2021 OES UASI POLICE DEPARTMENT ACCOUNTING UNIT UASI CAL OES SANTA ANA 12514407 Account Code LINE ITEM RESOURCES ACTUAL FY 18-19 ACTUAL FY 19-20 ADOPTED FY 20-21 PROPOSED FY 21-22 61000 Salaries Regular 96,531 136,371 333,260 341,730 61040 Salaries Overtime 1,172 115,094 53,740 153,900 61100 Retirement-Employer Normal Cost 11,138 15,299 38,310 37,080 61120 Medicare Insurance 1,700 2,205 4,800 4,920 61130 Health Insurance 11,569 15,750 37,920 37,920 61170 Retiree Health Benefits 0 3,266 6,070 12,440 61180 Worker Compensation Insurance (12,030)13,452 0 0 SUBTOTAL SALARIES & BENEFITS 110,081 301,437 474,100 587,990 62010 Communications 128 82 420 840 62120 Training, Transportation, Meetings 4,186 4,608 1,000 1,000 62300 Contract Services-Professional 687,795 315,993 1,061,800 920,650 62600 Parking Validation 83 140 0 0 SUBTOTAL CONTRACTUALS 692,193 320,823 1,063,220 922,490 63001 Miscellaneous Operating Expenses 0 45,514 2,500 5,000 SUBTOTAL COMMODITIES 0 45,514 2,500 5,000 65100 Insurance Charges 0 0 0 19,480 65105 Benefits Overhead 0 0 0 700 SUBTOTAL FIXED CHARGES 0 0 0 20,180 66400 Machinery & Equipment 0 0 346,400 0 SUBTOTAL CAPITAL 0 0 346,400 0 69140 Payments to Districts 0 3,122,200 2,953,780 1,126,540 SUBTOTAL MISCELLANEOUS 0 3,122,200 2,953,780 1,126,540 TOTAL 802,273 3,789,975 4,840,000 2,662,200 266 City Council 29 –371 6/1/2021 OES UASI POLICE DEPARTMENT ACCOUNTING UNIT UASI CAL OES ANAHEIM 12514491 Account Code LINE ITEM RESOURCES ACTUAL FY 18-19 ACTUAL FY 19-20 ADOPTED FY 20-21 PROPOSED FY 21-22 61000 Salaries Regular 121,294 68,439 0 0 61040 Salaries Overtime 38,495 6,018 22,500 150 61100 Retirement-Employer Normal Cost 11,760 6,986 0 0 61120 Medicare Insurance 2,177 1,166 0 0 61130 Health Insurance 16,331 9,768 0 0 61170 Retiree Health Benefits 1,044 0 0 0 61180 Worker Compensation Insurance 7,612 4,077 25,540 0 SUBTOTAL SALARIES & BENEFITS 198,713 96,453 48,040 150 62010 Communications 1,595 0 430 0 62120 Training, Transportation, Meetings 796 1,875 0 0 62300 Contract Services-Professional 663,037 431,991 506,500 175,940 62600 Parking Validation 261 0 0 0 SUBTOTAL CONTRACTUALS 665,690 433,866 506,930 175,940 63001 Miscellaneous Operating Expenses 34 0 0 0 SUBTOTAL COMMODITIES 34 0 0 0 65100 Insurance Charges 0 0 19,400 0 65105 Benefits Overhead 0 0 920 0 SUBTOTAL FIXED CHARGES 0 0 20,320 0 66400 Machinery & Equipment 31,302 0 0 0 SUBTOTAL CAPITAL 31,302 0 0 0 TOTAL 895,739 530,319 575,290 176,090 267 City Council 29 –372 6/1/2021 D.O.J. GRANT FUND DEPARTMENT RESOURCE SUMMARY POLICE DEPARTMENT ACTIVITIES ACTUAL FY 18-19 ACTUAL FY 19-20 ADOPTED FY 20-21 PROPOSED FY 21-22 REVENUES 52000 Federal Grant-Direct 0 0 0 31,730 52001 Federal Grant-Indirect 377,766 0 31,730 760,220 58000 Earning On Investments 1,191 773 0 0 59011 Reserve Appropriation 0 0 0 6,790 TOTAL REVENUES 378,957 773 31,730 798,740 EXPENDITURES 12714406 OVW-Impr Criminal Justice Resp 109,295 10,864 0 88,260 12714409 COPS GRANT HIRING PROGRAM 0 0 0 678,750 12714410 BODY WORN CAMERA GRANT 0 30,550 31,730 31,730 12714411 BULLETPROOF VEST GRANT 0 40,000 0 0 TOTAL EXPENDITURES 109,295 81,413 31,730 798,740 OPERATING EXPENSES ACTUAL FY 18-19 ACTUAL FY 19-20 ADOPTED FY 20-21 PROPOSED FY 21-22 61000 SALARIES & BENEFITS 109,287 10,864 0 760,220 62000 CONTRACTUALS 8 30,550 31,730 31,730 63000 COMMODITIES 0 40,000 0 0 69000 MISCELLANEOUS 0 0 0 6,790 TOTAL 109,295 81,413 31,730 798,740 268 City Council 29 –373 6/1/2021 D.O.J. GRANT FUND POLICE DEPARTMENT ACCOUNTING UNIT DOJ Grants 12714002 Account Code LINE ITEM RESOURCES ACTUAL FY 18-19 ACTUAL FY 19-20 ADOPTED FY 20-21 PROPOSED FY 21-22 52000 Federal Grant-Direct 0 0 0 31,730 52001 Federal Grant-Indirect 377,766 0 31,730 760,220 58000 Earning On Investments 1,191 773 0 0 59011 Reserve Appropriation 0 0 0 6,790 SUBTOTAL REVENUES 378,957 773 31,730 798,740 TOTAL 378,957 773 31,730 798,740 269 City Council 29 –374 6/1/2021 D.O.J. GRANT FUND POLICE DEPARTMENT ACCOUNTING UNIT OVW-Impr Criminal Justice Resp 12714406 Account Code LINE ITEM RESOURCES ACTUAL FY 18-19 ACTUAL FY 19-20 ADOPTED FY 20-21 PROPOSED FY 21-22 61040 Salaries Overtime 109,287 10,864 0 81,470 SUBTOTAL SALARIES & BENEFITS 109,287 10,864 0 81,470 62300 Contract Services-Professional 8 0 0 0 SUBTOTAL CONTRACTUALS 8 0 0 0 69011 Reserve Appropriation 0 0 0 6,790 SUBTOTAL MISCELLANEOUS 0 0 0 6,790 TOTAL 109,295 10,864 0 88,260 270 City Council 29 –375 6/1/2021 D.O.J. GRANT FUND POLICE DEPARTMENT ACCOUNTING UNIT COPS GRANT HIRING PROGRAM 12714409 Account Code LINE ITEM RESOURCES ACTUAL FY 18-19 ACTUAL FY 19-20 ADOPTED FY 20-21 PROPOSED FY 21-22 61000 Salaries Regular 0 0 0 474,140 61100 Retirement-Employer Normal Cost 0 0 0 101,070 61120 Medicare Insurance 0 0 0 6,840 61130 Health Insurance 0 0 0 77,700 61170 Retiree Health Benefits 0 0 0 19,000 SUBTOTAL SALARIES & BENEFITS 0 0 0 678,750 TOTAL 0 0 0 678,750 271 City Council 29 –376 6/1/2021 D.O.J. GRANT FUND POLICE DEPARTMENT ACCOUNTING UNIT BODY WORN CAMERA GRANT 12714410 Account Code LINE ITEM RESOURCES ACTUAL FY 18-19 ACTUAL FY 19-20 ADOPTED FY 20-21 PROPOSED FY 21-22 62300 Contract Services-Professional 0 30,550 31,730 31,730 SUBTOTAL CONTRACTUALS 0 30,550 31,730 31,730 TOTAL 0 30,550 31,730 31,730 272 City Council 29 –377 6/1/2021 D.O.J. GRANT FUND POLICE DEPARTMENT ACCOUNTING UNIT BULLETPROOF VEST GRANT 12714411 Account Code LINE ITEM RESOURCES ACTUAL FY 18-19 ACTUAL FY 19-20 ADOPTED FY 20-21 PROPOSED FY 21-22 63001 Miscellaneous Operating Expenses 0 40,000 0 0 SUBTOTAL COMMODITIES 0 40,000 0 0 TOTAL 0 40,000 0 0 273 City Council 29 –378 6/1/2021 LAW ENFORCEMENT GRANTS DEPARTMENT RESOURCE SUMMARY POLICE DEPARTMENT ACTIVITIES ACTUAL FY 18-19 ACTUAL FY 19-20 ADOPTED FY 20-21 PROPOSED FY 21-22 REVENUES 52001 Federal Grant-Indirect 46,810 42,138 25,000 75,360 52025 State Grants-Direct 35,592 76,395 0 28,630 52026 State Grants-Indirect SLESF 777,818 799,734 824,990 671,690 58000 Earning On Investments 24,178 9,982 0 0 TOTAL REVENUES 884,398 928,249 849,990 775,680 EXPENDITURES 12814407 SUPPLEMENTAL LAW ENFORCEMENT SERVICES ACCOUNT (SLESA) 1,465,264 115,514 824,990 671,700 12814409 BYRNE JUSTICE ASSISTANCE (JAG)0 155,876 25,000 75,360 12814413 BSCC Police Grants 59,319 0 0 0 12814414 EMPG Grant 197,648 42,760 0 0 12814415 ABC Grant 31,666 79,405 0 0 12814417 SEXUAL ASSAULT EVIDENCE GRANT 0 0 0 28,630 TOTAL EXPENDITURES 1,753,897 393,555 849,990 775,690 OPERATING EXPENSES ACTUAL FY 18-19 ACTUAL FY 19-20 ADOPTED FY 20-21 PROPOSED FY 21-22 61000 SALARIES & BENEFITS 1,544,736 232,094 733,750 103,990 62000 CONTRACTUALS 84,510 158,997 116,240 389,600 63000 COMMODITIES 124,651 2,464 0 282,100 TOTAL 1,753,897 393,555 849,990 775,690 274 City Council 29 –379 6/1/2021 LAW ENFORCEMENT GRANTS POLICE DEPARTMENT ACCOUNTING UNIT LAW ENFORCEMENT GRANTS REVENUE 12814002 Account Code LINE ITEM RESOURCES ACTUAL FY 18-19 ACTUAL FY 19-20 ADOPTED FY 20-21 PROPOSED FY 21-22 52001 Federal Grant-Indirect 46,810 42,138 25,000 75,360 52025 State Grants-Direct 35,592 76,395 0 28,630 52026 State Grants-Indirect SLESF 777,818 799,734 824,990 671,690 58000 Earning On Investments 24,178 9,982 0 0 SUBTOTAL REVENUES 884,398 928,249 849,990 775,680 TOTAL 884,398 928,249 849,990 775,680 275 City Council 29 –380 6/1/2021 LAW ENFORCEMENT GRANTS POLICE DEPARTMENT ACCOUNTING UNIT SUPPLEMENTAL LAW ENFORCEMENT SERVICES ACCOUNT (SLESA)12814407 Account Code LINE ITEM RESOURCES ACTUAL FY 18-19 ACTUAL FY 19-20 ADOPTED FY 20-21 PROPOSED FY 21-22 61040 Salaries Overtime 1,380,754 (723)708,750 0 SUBTOTAL SALARIES & BENEFITS 1,380,754 (723)708,750 0 62300 Contract Services-Professional 84,510 116,237 116,240 389,600 SUBTOTAL CONTRACTUALS 84,510 116,237 116,240 389,600 63001 Miscellaneous Operating Expenses 0 0 0 282,100 SUBTOTAL COMMODITIES 0 0 0 282,100 TOTAL 1,465,264 115,514 824,990 671,700 276 City Council 29 –381 6/1/2021 LAW ENFORCEMENT GRANTS POLICE DEPARTMENT ACCOUNTING UNIT BYRNE JUSTICE ASSISTANCE (JAG)12814409 Account Code LINE ITEM RESOURCES ACTUAL FY 18-19 ACTUAL FY 19-20 ADOPTED FY 20-21 PROPOSED FY 21-22 61040 Salaries Overtime 0 155,857 25,000 75,360 61180 Worker Compensation Insurance 0 19 0 0 SUBTOTAL SALARIES & BENEFITS 0 155,876 25,000 75,360 TOTAL 0 155,876 25,000 75,360 277 City Council 29 –382 6/1/2021 LAW ENFORCEMENT GRANTS POLICE DEPARTMENT ACCOUNTING UNIT BSCC Police Grants 12814413 Account Code LINE ITEM RESOURCES ACTUAL FY 18-19 ACTUAL FY 19-20 ADOPTED FY 20-21 PROPOSED FY 21-22 61020 Salaries Part-Time (54)0 0 0 61040 Salaries Overtime (22,798)0 0 0 SUBTOTAL SALARIES & BENEFITS (22,852)0 0 0 63001 Miscellaneous Operating Expenses 82,171 0 0 0 SUBTOTAL COMMODITIES 82,171 0 0 0 TOTAL 59,319 0 0 0 278 City Council 29 –383 6/1/2021 LAW ENFORCEMENT GRANTS POLICE DEPARTMENT ACCOUNTING UNIT EMPG Grant 12814414 Account Code LINE ITEM RESOURCES ACTUAL FY 18-19 ACTUAL FY 19-20 ADOPTED FY 20-21 PROPOSED FY 21-22 61000 Salaries Regular 155,345 0 0 0 SUBTOTAL SALARIES & BENEFITS 155,345 0 0 0 62300 Contract Services-Professional 0 42,760 0 0 SUBTOTAL CONTRACTUALS 0 42,760 0 0 63001 Miscellaneous Operating Expenses 42,303 0 0 0 SUBTOTAL COMMODITIES 42,303 0 0 0 TOTAL 197,648 42,760 0 0 279 City Council 29 –384 6/1/2021 LAW ENFORCEMENT GRANTS POLICE DEPARTMENT ACCOUNTING UNIT ABC Grant 12814415 Account Code LINE ITEM RESOURCES ACTUAL FY 18-19 ACTUAL FY 19-20 ADOPTED FY 20-21 PROPOSED FY 21-22 61040 Salaries Overtime 31,489 73,030 0 0 61180 Worker Compensation Insurance 0 3,911 0 0 SUBTOTAL SALARIES & BENEFITS 31,489 76,941 0 0 63001 Miscellaneous Operating Expenses 177 2,464 0 0 SUBTOTAL COMMODITIES 177 2,464 0 0 TOTAL 31,666 79,405 0 0 280 City Council 29 –385 6/1/2021 LAW ENFORCEMENT GRANTS POLICE DEPARTMENT ACCOUNTING UNIT SEXUAL ASSAULT EVIDENCE GRANT 12814417 Account Code LINE ITEM RESOURCES ACTUAL FY 18-19 ACTUAL FY 19-20 ADOPTED FY 20-21 PROPOSED FY 21-22 61040 Salaries Overtime 0 0 0 28,630 SUBTOTAL SALARIES & BENEFITS 0 0 0 28,630 TOTAL 0 0 0 28,630 281 City Council 29 –386 6/1/2021 OFFICE OF TRAFFIC SAFETY GRANT DEPARTMENT RESOURCE SUMMARY POLICE DEPARTMENT ACTIVITIES ACTUAL FY 18-19 ACTUAL FY 19-20 ADOPTED FY 20-21 PROPOSED FY 21-22 REVENUES 52001 Federal Grant-Indirect 405,994 464,750 168,010 141,360 TOTAL REVENUES 405,994 464,750 168,010 141,360 EXPENDITURES 16514414 SELECTIVE TRAFFIC ENFORCEMENT 461,341 512,397 168,010 141,360 TOTAL EXPENDITURES 461,341 512,397 168,010 141,360 OPERATING EXPENSES ACTUAL FY 18-19 ACTUAL FY 19-20 ADOPTED FY 20-21 PROPOSED FY 21-22 61000 SALARIES & BENEFITS 460,432 393,033 150,000 141,360 62000 CONTRACTUALS 909 1,500 0 0 63000 COMMODITIES 0 117,864 18,010 0 TOTAL 461,341 512,397 168,010 141,360 282 City Council 29 –387 6/1/2021 OFFICE OF TRAFFIC SAFETY GRANT POLICE DEPARTMENT ACCOUNTING UNIT OTS-TRAFFIC OFFENDER PRGRM GR 16514002 Account Code LINE ITEM RESOURCES ACTUAL FY 18-19 ACTUAL FY 19-20 ADOPTED FY 20-21 PROPOSED FY 21-22 52001 Federal Grant-Indirect 405,994 464,750 168,010 141,360 SUBTOTAL REVENUES 405,994 464,750 168,010 141,360 TOTAL 405,994 464,750 168,010 141,360 283 City Council 29 –388 6/1/2021 OFFICE OF TRAFFIC SAFETY GRANT POLICE DEPARTMENT ACCOUNTING UNIT SELECTIVE TRAFFIC ENFORCEMENT 16514414 Account Code LINE ITEM RESOURCES ACTUAL FY 18-19 ACTUAL FY 19-20 ADOPTED FY 20-21 PROPOSED FY 21-22 61040 Salaries Overtime 460,432 377,966 150,000 141,360 61180 Worker Compensation Insurance 0 15,067 0 0 SUBTOTAL SALARIES & BENEFITS 460,432 393,033 150,000 141,360 62120 Training, Transportation, Meetings 909 1,500 0 0 SUBTOTAL CONTRACTUALS 909 1,500 0 0 63001 Miscellaneous Operating Expenses 0 117,864 18,010 0 SUBTOTAL COMMODITIES 0 117,864 18,010 0 TOTAL 461,341 512,397 168,010 141,360 284 City Council 29 –389 6/1/2021 US DOJ ASSET FORFEITURE FUND DEPARTMENT RESOURCE SUMMARY POLICE DEPARTMENT ACTIVITIES ACTUAL FY 18-19 ACTUAL FY 19-20 ADOPTED FY 20-21 PROPOSED FY 21-22 REVENUES 57405 Evidence Recovery/DOJ 371,812 24,001 0 0 57410 Evidence Recovery/RNSP 1,199,642 741,939 0 0 58000 Earning On Investments 19,714 24,452 0 0 TOTAL REVENUES 1,591,168 790,392 0 0 EXPENDITURES 16614450 US DEPT OF JUSTICE AFF 795,436 517,261 860,930 760,240 TOTAL EXPENDITURES 795,436 517,261 860,930 760,240 OPERATING EXPENSES ACTUAL FY 18-19 ACTUAL FY 19-20 ADOPTED FY 20-21 PROPOSED FY 21-22 61000 SALARIES & BENEFITS 476,784 188,694 49,490 35,510 62000 CONTRACTUALS 287,631 259,797 712,540 490,080 63000 COMMODITIES 391 50,165 72,390 230,500 65000 FIXED CHARGES 25,036 18,605 17,150 4,150 66000 CAPITAL 5,594 0 9,360 0 TOTAL 795,436 517,261 860,930 760,240 285 City Council 29 –390 6/1/2021 US DOJ ASSET FORFEITURE FUND POLICE DEPARTMENT ACCOUNTING UNIT US DOJ ASSET FORFEITURE FUND 16614002 Account Code LINE ITEM RESOURCES ACTUAL FY 18-19 ACTUAL FY 19-20 ADOPTED FY 20-21 PROPOSED FY 21-22 57405 Evidence Recovery/DOJ 371,812 24,001 0 0 57410 Evidence Recovery/RNSP 1,199,642 741,939 0 0 58000 Earning On Investments 19,714 24,452 0 0 SUBTOTAL REVENUES 1,591,168 790,392 0 0 TOTAL 1,591,168 790,392 0 0 286 City Council 29 –391 6/1/2021 US DOJ ASSET FORFEITURE FUND POLICE DEPARTMENT ACCOUNTING UNIT US DEPT OF JUSTICE AFF 16614450 Account Code LINE ITEM RESOURCES ACTUAL FY 18-19 ACTUAL FY 19-20 ADOPTED FY 20-21 PROPOSED FY 21-22 61040 Salaries Overtime 476,784 188,694 49,490 35,510 SUBTOTAL SALARIES & BENEFITS 476,784 188,694 49,490 35,510 62300 Contract Services-Professional 287,631 259,797 712,540 490,080 SUBTOTAL CONTRACTUALS 287,631 259,797 712,540 490,080 63001 Miscellaneous Operating Expenses 391 50,165 72,390 230,500 SUBTOTAL COMMODITIES 391 50,165 72,390 230,500 65040 IT Maintenance Charge 0 0 12,050 0 65400 Indirect Costs 25,036 18,605 5,100 4,150 SUBTOTAL FIXED CHARGES 25,036 18,605 17,150 4,150 66400 Machinery & Equipment 5,594 0 9,360 0 SUBTOTAL CAPITAL 5,594 0 9,360 0 TOTAL 795,436 517,261 860,930 760,240 287 City Council 29 –392 6/1/2021 US TREASURY ASSET FORFEITURE DEPARTMENT RESOURCE SUMMARY POLICE DEPARTMENT ACTIVITIES ACTUAL FY 18-19 ACTUAL FY 19-20 ADOPTED FY 20-21 PROPOSED FY 21-22 REVENUES 57406 Evidence Recovery/US Treasury 2,575 119,451 0 0 57410 Evidence Recovery/RNSP 132,312 0 0 0 58000 Earning On Investments 8,379 10,555 0 0 TOTAL REVENUES 143,266 130,006 0 0 EXPENDITURES 16714455 US DEPT OF TREASURY AFF 298,165 285,036 136,470 142,270 TOTAL EXPENDITURES 298,165 285,036 136,470 142,270 OPERATING EXPENSES ACTUAL FY 18-19 ACTUAL FY 19-20 ADOPTED FY 20-21 PROPOSED FY 21-22 62000 CONTRACTUALS 298,165 205,082 81,880 85,360 63000 COMMODITIES 0 79,954 54,590 56,910 TOTAL 298,165 285,036 136,470 142,270 288 City Council 29 –393 6/1/2021 US TREASURY ASSET FORFEITURE POLICE DEPARTMENT ACCOUNTING UNIT US TREASURY ASSET FORFEITURE 16714002 Account Code LINE ITEM RESOURCES ACTUAL FY 18-19 ACTUAL FY 19-20 ADOPTED FY 20-21 PROPOSED FY 21-22 57406 Evidence Recovery/US Treasury 2,575 119,451 0 0 57410 Evidence Recovery/RNSP 132,312 0 0 0 58000 Earning On Investments 8,379 10,555 0 0 SUBTOTAL REVENUES 143,266 130,006 0 0 TOTAL 143,266 130,006 0 0 289 City Council 29 –394 6/1/2021 US TREASURY ASSET FORFEITURE POLICE DEPARTMENT ACCOUNTING UNIT US DEPT OF TREASURY AFF 16714455 Account Code LINE ITEM RESOURCES ACTUAL FY 18-19 ACTUAL FY 19-20 ADOPTED FY 20-21 PROPOSED FY 21-22 62300 Contract Services-Professional 298,165 205,082 81,880 85,360 SUBTOTAL CONTRACTUALS 298,165 205,082 81,880 85,360 63001 Miscellaneous Operating Expenses 0 79,954 54,590 56,910 SUBTOTAL COMMODITIES 0 79,954 54,590 56,910 TOTAL 298,165 285,036 136,470 142,270 290 City Council 29 –395 6/1/2021 THIS PAGE INTENTIONALLY LEFT BLANK 291 City Council 29 –396 6/1/2021 Fire Department 292 City Council 29 –397 6/1/2021 THIS PAGE INTENTIONALLY LEFT BLANK 293 City Council 29 –398 6/1/2021 GENERAL FUND FIRE DEP FIRE - AD RTMENT IN AND SUPPORT ACCOUNTING UNIT 01115002 Account Code LINE ITEM RESOURCES ACTUAL FY 18-19 ACTUAL FY 19-20 REVISED FY 20-21 PROPOSED FY 21-22 53509 Paramedic Subscription Fee 173,315 162,927 170,000 195,000 53510 Paramedic Services Charge 5,109,445 7,188,651 8,300,000 6,375,000 SUBTOTAL REVENUES 5,282,760 7,351,578 8,470,000 6,570,000 TOTAL 5,282,760 7,351,578 8,470,000 6,570,000 294 City Council 29 –399 6/1/2021 GENERAL FUND DEPARTMENT RESOURCE SUMMARY FIRE DEPARTMENT ACTIVITIES ACTUAL FY 18-19 ACTUAL FY 19-20 ADOPTED FY 20-21 PROPOSED FY 21-22 EXPENDITURES 01115330 FIRE SUPPRESSION/EMS TOTAL EXPENDITURES 51,870,917 46,841,773 49,470,160 51,618,690 51,870,917 46,841,773 49,470,160 51,618,690 OPERATING EXPENSES ACTUAL FY 18-19 ACTUAL FY 19-20 ADOPTED FY 20-21 PROPOSED FY 21-22 61000 SALARIES & BENEFITS 9,093,132 0 0 0 62000 CONTRACTUALS 42,774,030 46,838,043 49,466,400 51,615,000 68000 TRANSFERS 3,755 3,730 3,760 3,690 TOTAL 51,870,917 46,841,773 49,470,160 51,618,690 295 City Council 29 –400 6/1/2021 GENERAL FUND FIRE DEPARTMENT FIRE SUPPRESSION/EMS ACCOUNTING UNIT 01115330 Account Code LINE ITEM RESOURCES ACTUAL FY 18-19 ACTUAL FY 19-20 ADOPTED FY 20-21 PROPOSED FY 21-22 61101 Retirement - Employer Unfunded 9,093,115 0 0 0 61120 Medicare Insurance 17 0 0 0 SUBTOTAL SALARIES & BENEFITS 9,093,132 0 0 0 62010 Communications 1,178 1,989 1,400 0 62251 Other Agency Services 13,356 13,516 15,000 15,000 62300 Contract Services-Professional 42,759,496 46,822,538 49,450,000 46,500,000 62338 Contract Services-Wittman Enterprise 0 0 0 350,000 62339 Contract Services-Care Ambulance 0 0 0 4,750,000 SUBTOTAL CONTRACTUALS 42,774,030 46,838,043 49,466,400 51,615,000 68000 Transfer to Fund 404 (Police Bldg/Ross Annex Debt) 3,755 3,730 3,760 3,690 SUBTOTAL TRANSFERS 3,755 3,730 3,760 3,690 TOTAL 51,870,917 46,841,773 49,470,160 51,618,690 296 City Council 29 –401 6/1/2021 FIRE FACILITIES FUND DEPARTMENT RESOURCE SUMMARY FIRE DEPARTMENT ACTIVITIES ACTUAL FY 18-19 ACTUAL FY 19-20 ADOPTED FY 20-21 PROPOSED FY 21-22 REVENUES 1,447,190 30,046 800,000 723,500 53700 Improvement Fee TOTAL REVENUES 1,447,190 30,046 800,000 723,500 EXPENDITURES 12015330 FIRE FACILITIES FUND 543,019 642,524 960,000 723,500 TOTAL EXPENDITURES 543,019 642,524 960,000 723,500 OPERATING EXPENSES ACTUAL FY 18-19 ACTUAL FY 19-20 ADOPTED FY 20-21 PROPOSED FY 21-22 62000 CONTRACTUALS 543,019 642,524 800,000 723,500 66000 CAPITAL 0 0 160,000 0 TOTAL 543,019 642,524 960,000 723,500 297 City Council 29 –402 6/1/2021 FIRE FACILITIES FUND FIRE DEP FIRE FACI RTMENT ITIES FUND ACCOUNTING UNIT 12015002 Account Code LINE ITEM RESOURCES ACTUAL FY 18-19 ACTUAL FY 19-20 ADOPTED FY 20-21 PROPOSED FY 21-22 53700 Improvement Fee SUBTOTAL REVENUES TOTAL 1,447,190 30,046 800,000 723,500 1,447,190 30,046 800,000 723,500 1,447,190 30,046 800,000 723,500 298 City Council 29 –403 6/1/2021 FIRE FACILITIES FUND FIRE DEPARTMENT FIRE FACILITIES FUND ACCOUNTING UNIT 12015330 Account Code LINE ITEM RESOURCES ACTUAL FY 18-19 ACTUAL FY 19-20 ADOPTED FY 20-21 PROPOSED FY 21-22 62300 Contract Services-Professional 543,019 642,524 800,000 723,500 SUBTOTAL CONTRACTUALS 543,019 642,524 800,000 723,500 66220 Improvements Other Than Building 0 0 160,000 0 SUBTOTAL CAPITAL 0 0 160,000 0 TOTAL 543,019 642,524 960,000 723,500 299 City Council 29 –404 6/1/2021 Planning and Building Agency 300 City Council 29 –405 6/1/2021 THIS PAGE INTENTIONALLY LEFT BLANK 301 City Council 29 –406 6/1/2021 GENERAL FUND PLNG & BLG AGY ACCOUNTING UNIT PLNG & BLG AGY-ADMINISTRATION 01116002 Account Code LINE ITEM RESOURCES ACTUAL FY 18-19 ACTUAL FY 19-20 ADOPTED FY 20-21 PROPOSED FY 21-22 51501 Fireworks Stand Permits 4,077 3,921 0 0 51600 General Plan Update Surcharge 172,191 125,814 155,000 158,100 51601 Building Permits 2,254,214 1,634,989 1,517,100 1,598,500 51602 Plumbing Permits 500,700 313,850 336,900 365,600 51603 Electrical Permits 1,039,875 761,526 678,900 844,700 51604 Heating Permits 714,099 481,851 448,400 476,600 51605 Occupancy Permits 447,149 362,392 396,000 371,700 51606 Grading Permits 175,622 63,213 104,000 129,500 51607 Street Vendor Permit 13,200 10,425 25,800 25,800 51612 Building Standards Revolving F 18,353 (7,091)9,200 9,200 51613 Adult-Use Cannabis Retail Phase 1/Registration Application (1,690)0 0 0 51614 Adult-Use Cannabis Retail Phase 2/Regulatory Safety Permit 0 223,591 0 313,300 51616 Commercial Cannabis Testing Phase 1/Registration Application 2,113 0 3,380 0 51617 Commercial Cannabis Testing Phase 2/Regulatory Safety Permits 12,086 12,086 24,170 37,600 51618 Commercial Cannabis Operating Agreement Reimbursement Fees 35,000 27,500 30,000 50,000 51619 Commercial Cannabis Cultivation Phase 1/Regst. Application 13,362 7,323 16,900 17,500 51620 Commercial Cannabis Manufacturing Phase 1/Rest. Application 15,931 11,548 16,900 17,500 51621 Commercial Cannabis Distribution Phase 1/Regst. Application 28,871 21,688 16,900 26,300 51622 Commercial Cannabis Cultivation Phase 2/Rgltry Sfty Prmt 135,645 34,405 120,860 87,770 51623 Commercial Cannabis Manufacturing Phase 2/Rgltry Sfty Prmt 124,607 58,335 120,860 53,600 51624 Commercial Cannabis Distribution Phase 2/Rgltry Sfty Prmt 259,446 106,679 120,860 226,000 53410 Impound/Owner Release Animal 0 0 0 1,300 53416 Animal Quarantines 0 0 0 1,000 53513 OCFA Admin Processing Fee 1,920 2,295 1,500 1,500 53600 Building Plan Check 2,566,345 2,957,026 1,850,900 1,925,800 53601 Electrical Plan Check 375,168 382,672 230,200 312,600 53602 Plumbing Plan Check 136,841 191,675 135,700 141,300 53603 Mechanical Plan Check 264,082 347,718 182,900 210,400 53605 Landscape Plan Review 22,442 25,970 24,000 25,200 53606 Discretionary Application Fee 403,820 320,631 370,000 404,500 53607 EIR Developer Fees 94,154 114,565 95,000 80,750 53613 Land Use Certificate Processin 585,565 512,146 650,000 782,500 53614 Shopping Cart Contain Program 50,874 43,272 44,100 44,100 53616 Site Plan Review Charge 631,543 813,695 585,000 697,250 53627 PREP Fees 661,217 763,377 204,000 604,000 53628 Foreclosure Registration Progr 231,280 149,093 185,000 185,000 53631 Planning Consultant Admin Fee 0 4,228 0 0 55600 Administrative Citations 257,585 250,731 150,000 125,000 55605 Medical Marijuana Administrative Citation 66,800 59,081 5,000 0 57010 Miscellaneous Recoveries 24,738 4,349 13,000 10,000 57770 Sale of Maps & Documents 33,754 75,673 1,000 60,000 SUBTOTAL REVENUES 12,372,977 11,272,243 8,869,430 10,421,470 TOTAL 12,372,977 11,272,243 8,869,430 10,421,470 302 City Council 29 –407 6/1/2021 GENERAL FUND DEPARTMENT RESOURCE SUMMARY PLNG & BLG AGY ACTIVITIES ACTUAL FY 18-19 ACTUAL FY 19-20 ADOPTED FY 20-21 PROPOSED FY 21-22 EXPENDITURES 01116017 PBA - SERVICE ENHANCEMENT 0 0 0 282,800 01116500 PLNG & BLG AGY-ADMINISTRATION 1,832,984 2,292,821 2,344,140 2,346,450 01116510 PLNG & BLG AGY-PLANNING 3,636,514 2,993,614 2,481,870 2,230,160 01116520 PLNG & BLG AGY-PERMIT & INS SV 1,931,532 1,812,022 2,012,320 2,107,160 01116530 PLNG & BLG AGY-PERMIT & PLN CK 2,095,943 1,950,218 1,997,360 2,415,350 01116540 PLNG & BLG AGY-COMM PRESERVA 1,220,274 1,161,545 1,811,520 1,632,060 01116550 PROACTIV RENTL ENFORCEMENT PRG 475,875 640,177 603,740 705,110 01116560 NEIGHBORHOOD INITIATIVES PROGR 595,236 582,183 583,480 634,460 01116570 ANIMAL SERVICES 3,073,631 3,182,158 3,189,240 3,181,730 TOTAL EXPENDITURES 14,861,990 14,614,738 15,023,670 15,535,280 OPERATING EXPENSES ACTUAL FY 18-19 ACTUAL FY 19-20 ADOPTED FY 20-21 PROPOSED FY 21-22 61000 SALARIES & BENEFITS 9,045,889 7,620,710 8,584,030 9,555,980 62000 CONTRACTUALS 3,302,727 3,634,348 3,587,950 3,455,450 63000 COMMODITIES 240,094 233,348 244,120 203,550 65000 FIXED CHARGES 1,005,201 2,109,093 2,187,940 1,907,210 67000 DEBT SERVICE 21,843 22,979 23,000 23,000 68000 TRANSFERS 1,246,235 994,260 396,630 390,090 TOTAL 14,861,990 14,614,738 15,023,670 15,535,280 303 City Council 29 –408 6/1/2021 GENERAL FUND PLNG & BLG AGY ACCOUNTING UNIT PBA - SERVICE ENHANCEMENT 01116017 Account Code LINE ITEM RESOURCES ACTUAL FY 18-19 ACTUAL FY 19-20 ADOPTED FY 20-21 PROPOSED FY 21-22 61000 Salaries Regular 0 0 0 282,800 SUBTOTAL SALARIES & BENEFITS 0 0 0 282,800 TOTAL 0 0 0 282,800 304 City Council 29 –409 6/1/2021 GENERAL FUND PLNG & BLG AGY ACCOUNTING UNIT PLNG & BLG AGY-ADMINISTRATION 01116500 Account Code LINE ITEM RESOURCES ACTUAL FY 18-19 ACTUAL FY 19-20 ADOPTED FY 20-21 PROPOSED FY 21-22 61000 Salaries Regular 532,453 555,903 515,310 641,690 61010 Salaries Cash Out/Separation 49,344 3,004 0 0 61020 Salaries Part-Time 31,496 26,087 87,700 82,270 61040 Salaries Overtime 1,562 338 6,000 0 61100 Retirement-Employer Normal Cost 12,703 23,655 36,630 37,660 61101 Retirement - Employer Unfunded 103,891 0 0 0 61110 Part-Time Retirement 1,169 945 3,290 3,290 61120 Medicare Insurance 7,769 8,287 10,150 10,530 61130 Health Insurance 85,585 99,980 109,410 104,280 61170 Retiree Health Benefits 0 0 1,400 1,510 61180 Worker Compensation Insurance 35,154 53,174 38,690 32,190 SUBTOTAL SALARIES & BENEFITS 861,125 771,373 808,580 913,420 62010 Communications 11,909 13,987 6,400 6,400 62120 Training, Transportation, Meetings 10,401 6,029 10,000 10,000 62130 Tuition Reimbursement 0 0 1,000 1,000 62131 SAMA Wellness and Fitness Program Reimbursements 0 0 300 300 62140 Membership, Subscription & Dues 1,492 1,287 1,600 1,600 62300 Contract Services-Professional 49,152 79,141 74,500 58,880 62320 Maintenance & Repair Buildings 0 0 2,100 2,100 62322 Maintenance & Repair Machinery 759 1,265 6,800 6,800 62600 Parking Validation 14,918 0 6,000 6,000 62700 Auto Expense 6,000 6,000 6,000 6,000 SUBTOTAL CONTRACTUALS 94,631 107,708 114,700 99,080 63001 Miscellaneous Operating Expenses 8,874 8,512 10,400 11,400 SUBTOTAL COMMODITIES 8,874 8,512 10,400 11,400 65000 Building Rental 405,502 486,490 486,490 414,010 65040 IT Maintenance Charge 0 30,119 30,120 28,790 65050 IT Department Specific 0 424,750 424,750 424,750 65100 Insurance Charges 44,775 46,090 46,940 39,410 65105 Benefits Overhead 0 0 1,990 1,960 65210 Delivery Charges 0 540 540 540 SUBTOTAL FIXED CHARGES 450,277 987,989 990,830 909,460 67200 Principal-Leases 17,078 18,778 23,000 23,000 67210 Interest-Leases 4,765 4,201 0 0 SUBTOTAL DEBT SERVICE 21,843 22,979 23,000 23,000 68000 Transfer to Fund 404 (Police Bldg/Ross Annex Debt)396,235 394,260 396,630 390,090 SUBTOTAL TRANSFERS 396,235 394,260 396,630 390,090 TOTAL 1,832,984 2,292,821 2,344,140 2,346,450 305 City Council 29 –410 6/1/2021 GENERAL FUND PLNG & BLG AGY ACCOUNTING UNIT PLNG & BLG AGY-PLANNING 01116510 Account Code LINE ITEM RESOURCES ACTUAL FY 18-19 ACTUAL FY 19-20 ADOPTED FY 20-21 PROPOSED FY 21-22 61000 Salaries Regular 1,379,697 1,408,022 1,347,920 1,227,340 61010 Salaries Cash Out/Separation 0 3,251 0 0 61020 Salaries Part-Time 79,459 39,714 87,700 77,700 61040 Salaries Overtime 10,236 4,322 0 0 61100 Retirement-Employer Normal Cost 73,635 88,575 122,120 139,530 61101 Retirement - Employer Unfunded 602,236 0 0 0 61110 Part-Time Retirement 1,023 1,554 2,000 3,290 61120 Medicare Insurance 20,770 20,555 22,760 22,690 61130 Health Insurance 198,578 185,972 195,400 240,030 61170 Retiree Health Benefits 0 0 4,340 4,080 61180 Worker Compensation Insurance 84,010 132,144 82,860 76,650 SUBTOTAL SALARIES & BENEFITS 2,449,643 1,884,108 1,865,100 1,791,310 62010 Communications 20,638 23,203 18,800 18,400 62120 Training, Transportation, Meetings 20,988 13,647 23,800 10,000 62130 Tuition Reimbursement 0 3,595 1,000 2,500 62131 SAMA Wellness and Fitness Program Reimbursements 0 0 900 900 62140 Membership, Subscription & Dues 7,864 2,716 4,300 8,500 62200 Advertising 25,077 16,200 23,700 30,000 62300 Contract Services-Professional 101,863 183,031 267,400 148,600 62302 Contracted Vendor Personnel Services 7,050 7,050 9,100 8,400 62322 Maintenance & Repair Machinery 0 0 400 400 62700 Auto Expense 3,450 2,850 0 4,200 SUBTOTAL CONTRACTUALS 186,930 252,293 349,400 231,900 63000 Office Supplies 0 0 0 8,000 63001 Miscellaneous Operating Expenses 37,964 47,531 64,000 16,100 63300 Gas & Diesel 326 198 570 0 SUBTOTAL COMMODITIES 38,290 47,729 64,570 24,100 65010 Rental City Equipment 4,047 5,448 5,450 5,240 65012 Accident Repair & Replacement 600 300 900 3,180 65040 IT Maintenance Charge 0 90,357 90,360 75,710 65100 Insurance Charges 107,004 112,060 100,510 93,830 65105 Benefits Overhead 0 0 4,260 3,570 65210 Delivery Charges 0 1,319 1,320 1,320 SUBTOTAL FIXED CHARGES 111,651 209,484 202,800 182,850 68000 Transfer to Fund 050 (Council Special Projects)850,000 600,000 0 0 SUBTOTAL TRANSFERS 850,000 600,000 0 0 TOTAL 3,636,514 2,993,614 2,481,870 2,230,160 306 City Council 29 –411 6/1/2021 GENERAL FUND PLNG & BLG AGY ACCOUNTING UNIT PLNG & BLG AGY-PERMIT & INS SV 01116520 Account Code LINE ITEM RESOURCES ACTUAL FY 18-19 ACTUAL FY 19-20 ADOPTED FY 20-21 PROPOSED FY 21-22 61000 Salaries Regular 866,367 890,276 1,043,220 1,153,930 61010 Salaries Cash Out/Separation 20,019 0 0 0 61020 Salaries Part-Time 0 0 34,800 34,560 61040 Salaries Overtime 22,897 15,893 20,100 0 61100 Retirement-Employer Normal Cost 42,610 62,754 109,210 117,480 61101 Retirement - Employer Unfunded 348,492 0 0 0 61110 Part-Time Retirement 0 0 0 1,300 61120 Medicare Insurance 12,805 12,651 19,270 20,460 61130 Health Insurance 188,656 203,849 285,100 311,760 61170 Retiree Health Benefits 0 0 1,780 1,900 61180 Worker Compensation Insurance 51,987 82,263 72,730 57,560 SUBTOTAL SALARIES & BENEFITS 1,553,833 1,267,687 1,586,210 1,698,950 62010 Communications 26,662 26,429 30,200 30,200 62120 Training, Transportation, Meetings 10,712 5,898 14,900 14,900 62131 SAMA Wellness and Fitness Program Reimbursements 0 0 300 300 62140 Membership, Subscription & Dues 1,345 550 1,800 1,800 62300 Contract Services-Professional 177,818 254,145 94,500 97,000 62322 Maintenance & Repair Machinery 0 0 800 800 SUBTOTAL CONTRACTUALS 216,538 287,021 142,500 145,000 63000 Office Supplies 0 33 0 5,000 63001 Miscellaneous Operating Expenses 23,952 11,475 19,000 11,500 63300 Gas & Diesel 10,897 8,163 15,540 15,540 SUBTOTAL COMMODITIES 34,849 19,671 34,540 32,040 65010 Rental City Equipment 34,908 58,489 51,160 53,590 65011 Equipment Replacement Charges 21,996 21,996 13,600 20,440 65012 Accident Repair & Replacement 3,192 3,467 7,200 280 65040 IT Maintenance Charge 0 84,333 84,330 80,610 65100 Insurance Charges 66,216 68,550 88,230 70,460 65105 Benefits Overhead 0 0 3,740 4,980 65210 Delivery Charges 0 808 810 810 SUBTOTAL FIXED CHARGES 126,312 237,643 249,070 231,170 TOTAL 1,931,532 1,812,022 2,012,320 2,107,160 307 City Council 29 –412 6/1/2021 GENERAL FUND PLNG & BLG AGY ACCOUNTING UNIT PLNG & BLG AGY-PERMIT & PLN CK 01116530 Account Code LINE ITEM RESOURCES ACTUAL FY 18-19 ACTUAL FY 19-20 ADOPTED FY 20-21 PROPOSED FY 21-22 61000 Salaries Regular 1,101,934 1,105,319 1,143,820 1,540,390 61010 Salaries Cash Out/Separation 81,867 8,363 0 0 61020 Salaries Part-Time 70,692 58,859 76,600 76,250 61040 Salaries Overtime 52,334 36,985 0 0 61100 Retirement-Employer Normal Cost 36,989 57,467 104,740 131,950 61101 Retirement - Employer Unfunded 302,524 0 0 0 61110 Part-Time Retirement 1,064 330 2,900 2,860 61120 Medicare Insurance 18,060 17,160 21,200 23,400 61130 Health Insurance 142,694 156,545 240,920 269,400 61180 Worker Compensation Insurance 74,716 109,793 78,820 65,160 SUBTOTAL SALARIES & BENEFITS 1,882,874 1,550,822 1,669,000 2,109,410 62010 Communications 16,478 16,602 15,200 15,200 62120 Training, Transportation, Meetings 1,192 2,812 9,000 9,000 62140 Membership, Subscription & Dues 1,738 1,470 4,600 4,600 62300 Contract Services-Professional 70,471 138,701 75,000 79,000 62322 Maintenance & Repair Machinery 0 0 2,800 2,800 SUBTOTAL CONTRACTUALS 89,878 159,585 106,600 110,600 63000 Office Supplies 0 0 0 3,500 63001 Miscellaneous Operating Expenses 22,730 53,078 25,600 21,100 63300 Gas & Diesel 806 532 2,140 2,140 SUBTOTAL COMMODITIES 23,536 53,609 27,740 26,740 65010 Rental City Equipment 4,188 4,980 4,990 4,790 65011 Equipment Replacement Charges 0 0 3,600 0 65012 Accident Repair & Replacement 300 300 300 3,780 65040 IT Maintenance Charge 0 84,333 84,330 74,850 65100 Insurance Charges 95,166 95,460 95,620 79,760 65105 Benefits Overhead 0 0 4,050 4,290 65210 Delivery Charges 0 1,129 1,130 1,130 SUBTOTAL FIXED CHARGES 99,654 186,202 194,020 168,600 TOTAL 2,095,943 1,950,218 1,997,360 2,415,350 308 City Council 29 –413 6/1/2021 GENERAL FUND PLNG & BLG AGY ACCOUNTING UNIT PLNG & BLG AGY-COMM PRESERVA 01116540 Account Code LINE ITEM RESOURCES ACTUAL FY 18-19 ACTUAL FY 19-20 ADOPTED FY 20-21 PROPOSED FY 21-22 61000 Salaries Regular 599,357 583,997 927,130 836,810 61010 Salaries Cash Out/Separation 2,477 16,168 0 0 61020 Salaries Part-Time 62,134 36,260 33,100 22,400 61040 Salaries Overtime 11,017 952 0 0 61100 Retirement-Employer Normal Cost 16,702 25,400 93,100 93,570 61101 Retirement - Employer Unfunded 136,596 0 0 0 61110 Part-Time Retirement 2,269 1,360 1,200 1,220 61120 Medicare Insurance 8,714 8,245 18,690 19,290 61130 Health Insurance 102,346 93,891 226,540 252,240 61170 Retiree Health Benefits 0 0 2,610 2,960 61180 Worker Compensation Insurance 38,591 57,809 79,590 51,270 SUBTOTAL SALARIES & BENEFITS 980,201 824,082 1,381,960 1,279,760 62010 Communications 27,223 26,860 20,200 20,200 62120 Training, Transportation, Meetings 8,561 10,164 9,000 9,000 62130 Tuition Reimbursement 0 914 0 0 62131 SAMA Wellness and Fitness Program Reimbursements 0 0 300 300 62140 Membership, Subscription & Dues 1,805 1,392 3,100 3,100 62300 Contract Services-Professional 54,323 29,714 91,100 85,500 62322 Maintenance & Repair Machinery 50 1,116 400 400 SUBTOTAL CONTRACTUALS 91,962 70,162 124,100 118,500 63001 Miscellaneous Operating Expenses 37,615 26,929 20,400 25,500 63300 Gas & Diesel 9,400 9,157 12,120 12,120 SUBTOTAL COMMODITIES 47,015 36,085 32,520 37,620 65010 Rental City Equipment 37,296 61,241 70,720 43,550 65011 Equipment Replacement Charges 10,896 10,896 10,900 10,120 65012 Accident Repair & Replacement 3,750 4,125 3,900 280 65040 IT Maintenance Charge 0 102,404 102,400 74,850 65100 Insurance Charges 49,154 51,940 80,980 62,760 65105 Benefits Overhead 0 0 3,430 4,010 65210 Delivery Charges 0 610 610 610 SUBTOTAL FIXED CHARGES 101,096 231,216 272,940 196,180 TOTAL 1,220,274 1,161,545 1,811,520 1,632,060 309 City Council 29 –414 6/1/2021 GENERAL FUND PLNG & BLG AGY ACCOUNTING UNIT PROACTIV RENTL ENFORCEMENT PRG 01116550 Account Code LINE ITEM RESOURCES ACTUAL FY 18-19 ACTUAL FY 19-20 ADOPTED FY 20-21 PROPOSED FY 21-22 61000 Salaries Regular 221,717 386,395 312,650 464,390 61010 Salaries Cash Out/Separation 59,262 0 0 0 61020 Salaries Part-Time 5,507 3,387 0 0 61040 Salaries Overtime 1,775 324 0 0 61100 Retirement-Employer Normal Cost 7,407 22,956 37,840 38,510 61101 Retirement - Employer Unfunded 71,229 0 0 0 61110 Part-Time Retirement 206 129 0 0 61120 Medicare Insurance 2,059 5,330 6,490 6,720 61130 Health Insurance 43,050 71,847 89,430 90,120 61170 Retiree Health Benefits 0 0 1,000 1,040 61180 Worker Compensation Insurance 16,481 35,430 24,180 16,690 SUBTOTAL SALARIES & BENEFITS 428,692 525,799 471,590 617,470 62010 Communications 3,757 3,678 2,500 2,500 62120 Training, Transportation, Meetings 682 622 800 1,200 62140 Membership, Subscription & Dues 0 380 200 900 62300 Contract Services-Professional 945 1,360 6,000 4,350 62322 Maintenance & Repair Machinery 0 150 100 100 SUBTOTAL CONTRACTUALS 5,384 6,190 9,600 9,050 63001 Miscellaneous Operating Expenses 2,493 2,186 4,200 4,750 63300 Gas & Diesel 3,890 4,030 4,700 4,700 SUBTOTAL COMMODITIES 6,382 6,216 8,900 9,450 65010 Rental City Equipment 10,488 14,484 9,100 13,930 65011 Equipment Replacement Charges 3,636 3,636 7,100 3,380 65012 Accident Repair & Replacement 300 300 1,200 830 65040 IT Maintenance Charge 0 18,071 18,070 28,790 65100 Insurance Charges 20,992 17,870 29,330 20,430 65105 Benefits Overhead 0 0 1,240 1,570 65210 Delivery Charges 0 212 210 210 65220 Treasury Services Charges 0 47,400 47,400 0 SUBTOTAL FIXED CHARGES 35,416 101,973 113,650 69,140 TOTAL 475,875 640,177 603,740 705,110 310 City Council 29 –415 6/1/2021 GENERAL FUND PLNG & BLG AGY ACCOUNTING UNIT NEIGHBORHOOD INITIATIVES PROGR 01116560 Account Code LINE ITEM RESOURCES ACTUAL FY 18-19 ACTUAL FY 19-20 ADOPTED FY 20-21 PROPOSED FY 21-22 61000 Salaries Regular 329,192 349,317 300,210 387,760 61020 Salaries Part-Time 24,658 22,336 26,000 0 61100 Retirement-Employer Normal Cost 5,783 11,159 21,990 28,900 61101 Retirement - Employer Unfunded 47,296 0 0 0 61110 Part-Time Retirement 920 835 1,000 0 61120 Medicare Insurance 4,912 5,099 6,410 5,610 61130 Health Insurance 62,330 64,786 86,180 85,680 61180 Worker Compensation Insurance 20,231 33,735 26,850 17,420 SUBTOTAL SALARIES & BENEFITS 495,323 487,268 468,640 525,370 62010 Communications 2,000 263 2,500 2,500 62012 Cellular Phone Charges 1,290 1,335 0 0 62120 Training, Transportation, Meetings 195 0 600 1,400 62140 Membership, Subscription & Dues 0 0 800 1,200 62200 Advertising 812 0 1,100 500 62251 Other Agency Services 0 0 400 400 62300 Contract Services-Professional 5,168 4,405 3,800 3,470 62322 Maintenance & Repair Machinery 0 0 1,200 1,200 62600 Parking Validation 0 0 400 400 SUBTOTAL CONTRACTUALS 9,465 6,003 10,800 11,070 63001 Miscellaneous Operating Expenses 60,485 38,576 45,600 45,330 63300 Gas & Diesel 500 233 570 570 SUBTOTAL COMMODITIES 60,984 38,809 46,170 45,900 65010 Rental City Equipment 2,796 5,052 5,050 4,860 65012 Accident Repair & Replacement 900 900 500 1,100 65040 IT Maintenance Charge 0 18,071 18,070 23,030 65100 Insurance Charges 25,768 25,780 32,570 21,320 65105 Benefits Overhead 0 0 1,380 1,510 65210 Delivery Charges 0 300 300 300 SUBTOTAL FIXED CHARGES 29,464 50,103 57,870 52,120 TOTAL 595,236 582,183 583,480 634,460 311 City Council 29 –416 6/1/2021 GENERAL FUND PLNG & BLG AGY ACCOUNTING UNIT ANIMAL SERVICES 01116570 Account Code LINE ITEM RESOURCES ACTUAL FY 18-19 ACTUAL FY 19-20 ADOPTED FY 20-21 PROPOSED FY 21-22 61000 Salaries Regular 194,261 218,183 237,030 241,580 61040 Salaries Overtime 1,796 3,196 1,000 0 61100 Retirement-Employer Normal Cost 14,241 19,280 23,510 23,390 61101 Retirement - Employer Unfunded 116,470 0 0 0 61120 Medicare Insurance 2,787 3,135 3,400 3,500 61130 Health Insurance 49,036 50,775 47,840 49,200 61170 Retiree Health Benefits 2,683 3,207 3,490 7,160 61180 Worker Compensation Insurance 12,925 11,795 16,680 12,660 SUBTOTAL SALARIES & BENEFITS 394,198 309,570 332,950 337,490 62120 Training, Transportation, Meetings 0 0 600 600 62140 Membership, Subscription & Dues 0 0 200 200 62300 Contract Services-Professional 2,607,939 2,745,387 2,729,450 2,729,450 SUBTOTAL CONTRACTUALS 2,607,939 2,745,387 2,730,250 2,730,250 63001 Miscellaneous Operating Expenses 1,077 4,244 9,300 9,300 63300 Gas & Diesel 19,086 18,473 9,980 7,000 SUBTOTAL COMMODITIES 20,163 22,716 19,280 16,300 65010 Rental City Equipment 11,688 28,620 28,600 27,520 65011 Equipment Replacement Charges 28,284 28,284 28,000 26,280 65012 Accident Repair & Replacement 684 684 700 10,250 65040 IT Maintenance Charge 0 36,143 36,150 17,270 65100 Insurance Charges 10,675 10,710 12,670 15,490 65105 Benefits Overhead 0 0 600 840 65210 Delivery Charges 0 43 40 40 SUBTOTAL FIXED CHARGES 51,331 104,484 106,760 97,690 TOTAL 3,073,631 3,182,158 3,189,240 3,181,730 312 City Council 29 –417 6/1/2021 CANNABIS PUBLIC BENEFIT DEPARTMENT RESOURCE SUMMARY PLNG & BLG AGY ACTIVITIES ACTUAL FY 18-19 ACTUAL FY 19-20 ADOPTED FY 20-21 PROPOSED FY 21-22 EXPENDITURES 01216010 PBA ENFORCEMENT SERVICES 0 165,629 615,780 978,970 TOTAL EXPENDITURES 0 165,629 615,780 978,970 OPERATING EXPENSES ACTUAL FY 18-19 ACTUAL FY 19-20 ADOPTED FY 20-21 PROPOSED FY 21-22 61000 SALARIES & BENEFITS 0 144,432 495,800 808,120 62000 CONTRACTUALS 0 2,382 78,100 78,100 63000 COMMODITIES 0 12,924 34,420 44,420 65000 FIXED CHARGES 0 5,891 7,460 48,330 TOTAL 0 165,629 615,780 978,970 313 City Council 29 –418 6/1/2021 CANNABIS PUBLIC BENEFIT PLNG & BLG AGY ACCOUNTING UNIT PBA ENFORCEMENT SERVICES 01216010 Account Code LINE ITEM RESOURCES ACTUAL FY 18-19 ACTUAL FY 19-20 ADOPTED FY 20-21 PROPOSED FY 21-22 61000 Salaries Regular 0 97,092 365,130 570,550 61040 Salaries Overtime 0 2,033 0 10,000 61100 Retirement-Employer Normal Cost 0 3,362 26,840 58,460 61101 Retirement - Employer Unfunded 0 20,331 0 0 61102 Retirement- Employer Unfunded- Miscellaneous 0 0 24,960 0 61120 Medicare Insurance 0 1,367 5,280 8,260 61130 Health Insurance 0 11,247 73,590 141,360 61180 Worker Compensation Insurance 0 8,999 0 19,490 SUBTOTAL SALARIES & BENEFITS 0 144,432 495,800 808,120 62010 Communications 0 0 4,000 4,000 62120 Training, Transportation, Meetings 0 407 1,800 1,800 62140 Membership, Subscription & Dues 0 1,975 600 600 62300 Contract Services-Professional 0 0 71,700 71,700 SUBTOTAL CONTRACTUALS 0 2,382 78,100 78,100 63000 Office Supplies 0 2,286 20,000 18,000 63001 Miscellaneous Operating Expenses 0 10,639 12,000 24,000 63300 Gas & Diesel 0 0 2,420 2,420 SUBTOTAL COMMODITIES 0 12,924 34,420 44,420 65010 Rental City Equipment 0 0 5,390 0 65012 Accident Repair & Replacement 0 0 600 80 65040 IT Maintenance Charge 0 0 0 23,030 65100 Insurance Charges 0 5,820 0 23,860 65105 Benefits Overhead 0 0 1,400 1,290 65210 Delivery Charges 0 71 70 70 SUBTOTAL FIXED CHARGES 0 5,891 7,460 48,330 TOTAL 0 165,629 615,780 978,970 314 City Council 29 –419 6/1/2021 CASp CERTIFICATION AND TRAINING FUND DEPARTMENT RESOURCE SUMMARY PLNG & BLG AGY ACTIVITIES ACTUAL FY 18-19 ACTUAL FY 19-20 ADOPTED FY 20-21 PROPOSED FY 21-22 REVENUES 52366 CASp Certification Training Fund 0 88,083 85,000 85,000 58000 Earning On Investments 0 2,309 0 0 TOTAL REVENUES 0 90,392 85,000 85,000 EXPENDITURES 01616500 CASp CERTIFICATION AND TRAINING 0 9,680 85,000 85,000 TOTAL EXPENDITURES 0 9,680 85,000 85,000 OPERATING EXPENSES ACTUAL FY 18-19 ACTUAL FY 19-20 ADOPTED FY 20-21 PROPOSED FY 21-22 62000 CONTRACTUALS 0 9,680 59,500 59,500 63000 COMMODITIES 0 0 25,500 25,500 TOTAL 0 9,680 85,000 85,000 315 City Council 29 –420 6/1/2021 CASp CERTIFICATION AND TRAINING FUND PLNG & BLG AGY ACCOUNTING UNIT CASp CERTIFICATION AND TRAINING 01616002 Account Code LINE ITEM RESOURCES ACTUAL FY 18-19 ACTUAL FY 19-20 ADOPTED FY 20-21 PROPOSED FY 21-22 52366 CASp Certification Training Fund 0 88,083 85,000 85,000 58000 Earning On Investments 0 2,309 0 0 SUBTOTAL REVENUES 0 90,392 85,000 85,000 TOTAL 0 90,392 85,000 85,000 316 City Council 29 –421 6/1/2021 CASp CERTIFICATION AND TRAINING FUND PLNG & BLG AGY ACCOUNTING UNIT CASp CERTIFICATION AND TRAINING 01616500 Account Code LINE ITEM RESOURCES ACTUAL FY 18-19 ACTUAL FY 19-20 ADOPTED FY 20-21 PROPOSED FY 21-22 62120 Training, Transportation, Meetings 0 9,480 21,300 21,300 62140 Membership, Subscription & Dues 0 200 17,000 17,000 62300 Contract Services-Professional 0 0 21,200 21,200 SUBTOTAL CONTRACTUALS 0 9,680 59,500 59,500 63001 Miscellaneous Operating Expenses 0 0 25,500 25,500 SUBTOTAL COMMODITIES 0 0 25,500 25,500 TOTAL 0 9,680 85,000 85,000 317 City Council 29 –422 6/1/2021 AIR QUALITY IMPR. (AB 2766) DEPARTMENT RESOURCE SUMMARY PLNG & BLG AGY ACTIVITIES ACTUAL FY 18-19 ACTUAL FY 19-20 ADOPTED FY 20-21 PROPOSED FY 21-22 EXPENDITURES 03116510 PLANNING-AIR QUALITY IMPROV 156,965 72,250 322,130 334,310 TOTAL EXPENDITURES 156,965 72,250 322,130 334,310 OPERATING EXPENSES ACTUAL FY 18-19 ACTUAL FY 19-20 ADOPTED FY 20-21 PROPOSED FY 21-22 61000 SALARIES & BENEFITS 87,187 49,860 182,450 194,520 62000 CONTRACTUALS 55,219 9,630 110,000 110,000 63000 COMMODITIES 59 0 0 0 65000 FIXED CHARGES 14,500 12,760 29,680 29,790 TOTAL 156,965 72,250 322,130 334,310 318 City Council 29 –423 6/1/2021 AIR QUALITY IMPR. (AB 2766) PLNG & BLG AGY ACCOUNTING UNIT PLANNING-AIR QUALITY IMPROV 03116510 Account Code LINE ITEM RESOURCES ACTUAL FY 18-19 ACTUAL FY 19-20 ADOPTED FY 20-21 PROPOSED FY 21-22 61000 Salaries Regular 30,766 21,595 104,630 109,150 61020 Salaries Part-Time 37,631 14,613 40,000 37,250 61100 Retirement-Employer Normal Cost 790 743 6,800 8,710 61101 Retirement - Employer Unfunded 6,462 4,492 0 0 61102 Retirement- Employer Unfunded- Miscellaneous 0 0 4,320 14,040 61110 Part-Time Retirement 1,111 477 1,100 0 61120 Medicare Insurance 986 539 1,510 1,580 61130 Health Insurance 5,531 4,106 14,300 15,930 61170 Retiree Health Benefits 0 0 140 140 61180 Worker Compensation Insurance 3,910 3,294 9,650 7,720 SUBTOTAL SALARIES & BENEFITS 87,187 49,860 182,450 194,520 62300 Contract Services-Professional 55,219 9,630 110,000 110,000 SUBTOTAL CONTRACTUALS 55,219 9,630 110,000 110,000 63001 Miscellaneous Operating Expenses 59 0 0 0 SUBTOTAL COMMODITIES 59 0 0 0 65040 IT Maintenance Charge 0 6,024 6,020 4,890 65050 IT Department Specific 5,354 0 0 0 65100 Insurance Charges 4,981 4,540 11,710 9,450 65105 Benefits Overhead 0 0 500 260 65210 Delivery Charges 0 49 50 50 65400 Indirect Costs 4,165 2,147 11,400 15,140 SUBTOTAL FIXED CHARGES 14,500 12,760 29,680 29,790 TOTAL 156,965 72,250 322,130 334,310 319 City Council 29 –424 6/1/2021 CITY SERVICES DEPARTMENT RESOURCE SUMMARY PLNG & BLG AGY ACTIVITIES ACTUAL FY 18-19 ACTUAL FY 19-20 ADOPTED FY 20-21 PROPOSED FY 21-22 REVENUES 53607 EIR Developer Fees 490,343 736,323 1,000,000 1,000,000 53618 PBA-Expedited Inspections 0 0 500,000 500,000 53630 Planning Consultant Services F 50,000 42,281 0 0 53635 PBA - Trust & Agency 0 0 79,700 79,700 53636 PBA Building/Planning-Cash 43,400 41,689 589,200 589,200 53637 PBA - Accelerated Plan Check 715,090 769,843 764,900 764,900 57000 Expense Reimbursement 0 295,946 0 0 57018 Receivership 0 9,378 200,000 200,000 TOTAL REVENUES 1,298,833 1,895,460 3,133,800 3,133,800 EXPENDITURES 05316021 PLNG & BLG AGY SERVICES 1,015,764 1,693,090 3,633,800 3,633,800 TOTAL EXPENDITURES 1,015,764 1,693,090 3,633,800 3,633,800 OPERATING EXPENSES ACTUAL FY 18-19 ACTUAL FY 19-20 ADOPTED FY 20-21 PROPOSED FY 21-22 61000 SALARIES & BENEFITS 0 1,824 0 0 62000 CONTRACTUALS 1,015,764 1,691,266 3,633,800 3,633,800 TOTAL 1,015,764 1,693,090 3,633,800 3,633,800 320 City Council 29 –425 6/1/2021 CITY SERVICES PLNG & BLG AGY ACCOUNTING UNIT PBA REVENUE 05316002 Account Code LINE ITEM RESOURCES ACTUAL FY 18-19 ACTUAL FY 19-20 ADOPTED FY 20-21 PROPOSED FY 21-22 53607 EIR Developer Fees 490,343 736,323 1,000,000 1,000,000 53618 PBA-Expedited Inspections 0 0 500,000 500,000 53630 Planning Consultant Services F 50,000 42,281 0 0 53635 PBA - Trust & Agency 0 0 79,700 79,700 53636 PBA Building/Planning-Cash 43,400 41,689 589,200 589,200 53637 PBA - Accelerated Plan Check 715,090 769,843 764,900 764,900 57000 Expense Reimbursement 0 295,946 0 0 57018 Receivership 0 9,378 200,000 200,000 SUBTOTAL REVENUES 1,298,833 1,895,460 3,133,800 3,133,800 TOTAL 1,298,833 1,895,460 3,133,800 3,133,800 321 City Council 29 –426 6/1/2021 CITY SERVICES PLNG & BLG AGY ACCOUNTING UNIT PLNG & BLG AGY SERVICES 05316021 Account Code LINE ITEM RESOURCES ACTUAL FY 18-19 ACTUAL FY 19-20 ADOPTED FY 20-21 PROPOSED FY 21-22 61000 Salaries Regular 0 1,454 0 0 61100 Retirement-Employer Normal Cost 0 43 0 0 61120 Medicare Insurance 0 21 0 0 61130 Health Insurance 0 174 0 0 61180 Worker Compensation Insurance 0 132 0 0 SUBTOTAL SALARIES & BENEFITS 0 1,824 0 0 62300 Contract Services-Professional 0 309,495 700,000 700,000 62308 Consultant Services-EIR Develo 490,343 736,323 1,000,000 1,000,000 62311 Contract Services-Planning Con 0 49,156 0 0 62312 Contract Services-Trust & Agen 0 0 79,700 79,700 62315 Contract Services-Building/Pla 0 0 589,200 589,200 62318 Contract Services-PBA-Accelera 525,421 591,995 764,900 764,900 62323 Contract Services - Expedited 0 4,297 500,000 500,000 SUBTOTAL CONTRACTUALS 1,015,764 1,691,266 3,633,800 3,633,800 TOTAL 1,015,764 1,693,090 3,633,800 3,633,800 322 City Council 29 –427 6/1/2021 SMIP DEPARTMENT RESOURCE SUMMARY PLNG & BLG AGY ACTIVITIES ACTUAL FY 18-19 ACTUAL FY 19-20 ADOPTED FY 20-21 PROPOSED FY 21-22 REVENUES 53638 Strong-Motion Instrumentation Program 0 0 0 16,000 TOTAL REVENUES 0 0 0 16,000 EXPENDITURES 11016500 Strong-Motion Instrumentation 0 0 0 16,000 TOTAL EXPENDITURES 0 0 0 16,000 OPERATING EXPENSES ACTUAL FY 18-19 ACTUAL FY 19-20 ADOPTED FY 20-21 PROPOSED FY 21-22 62000 CONTRACTUALS 0 0 0 8,000 63000 COMMODITIES 0 0 0 8,000 TOTAL 0 0 0 16,000 323 City Council 29 –428 6/1/2021 SMIP PLNG & BLG AGY ACCOUNTING UNIT Strong-Motion Instrumentation 11016002 Account Code LINE ITEM RESOURCES ACTUAL FY 18-19 ACTUAL FY 19-20 ADOPTED FY 20-21 PROPOSED FY 21-22 53638 Strong-Motion Instrumentation Program 0 0 0 16,000 SUBTOTAL REVENUES 0 0 0 16,000 TOTAL 0 0 0 16,000 324 City Council 29 –429 6/1/2021 SMIP PLNG & BLG AGY ACCOUNTING UNIT Strong-Motion Instrumentation 11016500 Account Code LINE ITEM RESOURCES ACTUAL FY 18-19 ACTUAL FY 19-20 ADOPTED FY 20-21 PROPOSED FY 21-22 62120 Training, Transportation, Meetings 0 0 0 1,600 62300 Contract Services-Professional 0 0 0 6,400 SUBTOTAL CONTRACTUALS 0 0 0 8,000 63001 Miscellaneous Operating Expenses 0 0 0 8,000 SUBTOTAL COMMODITIES 0 0 0 8,000 TOTAL 0 0 0 16,000 325 City Council 29 –430 6/1/2021 SPECIAL REPAIR/DEMOLITION DEPARTMENT RESOURCE SUMMARY PLNG & BLG AGY ACTIVITIES ACTUAL FY 18-19 ACTUAL FY 19-20 ADOPTED FY 20-21 PROPOSED FY 21-22 REVENUES 53507 Emergency Repair Assessment 65,626 11,071 15,000 30,000 TOTAL REVENUES 65,626 11,071 15,000 30,000 EXPENDITURES 12116540 SPECIAL REPAIR/DEMOLITION 10,240 16,954 15,000 30,000 TOTAL EXPENDITURES 10,240 16,954 15,000 30,000 OPERATING EXPENSES ACTUAL FY 18-19 ACTUAL FY 19-20 ADOPTED FY 20-21 PROPOSED FY 21-22 62000 CONTRACTUALS 10,240 16,954 15,000 30,000 TOTAL 10,240 16,954 15,000 30,000 326 City Council 29 –431 6/1/2021 SPECIAL REPAIR/DEMOLITION PLNG & BLG AGY ACCOUNTING UNIT SPECIAL REPAIR/DEMOL-PLANNG 12116002 Account Code LINE ITEM RESOURCES ACTUAL FY 18-19 ACTUAL FY 19-20 ADOPTED FY 20-21 PROPOSED FY 21-22 53507 Emergency Repair Assessment 65,626 11,071 15,000 30,000 SUBTOTAL REVENUES 65,626 11,071 15,000 30,000 TOTAL 65,626 11,071 15,000 30,000 327 City Council 29 –432 6/1/2021 SPECIAL REPAIR/DEMOLITION PLNG & BLG AGY ACCOUNTING UNIT SPECIAL REPAIR/DEMOLITION 12116540 Account Code LINE ITEM RESOURCES ACTUAL FY 18-19 ACTUAL FY 19-20 ADOPTED FY 20-21 PROPOSED FY 21-22 62300 Contract Services-Professional 10,240 16,954 15,000 30,000 SUBTOTAL CONTRACTUALS 10,240 16,954 15,000 30,000 TOTAL 10,240 16,954 15,000 30,000 328 City Council 29 –433 6/1/2021 SB2 Planning DEPARTMENT RESOURCE SUMMARY PLNG & BLG AGY ACTIVITIES ACTUAL FY 18-19 ACTUAL FY 19-20 ADOPTED FY 20-21 PROPOSED FY 21-22 EXPENDITURES 15816500 SB2 Planning Grants Progrm 0 0 0 342,000 TOTAL EXPENDITURES 0 0 0 342,000 OPERATING EXPENSES ACTUAL FY 18-19 ACTUAL FY 19-20 ADOPTED FY 20-21 PROPOSED FY 21-22 62000 CONTRACTUALS 0 0 0 82,000 63000 COMMODITIES 0 0 0 160,000 66000 CAPITAL 0 0 0 100,000 TOTAL 0 0 0 342,000 329 City Council 29 –434 6/1/2021 SB2 Planning PLNG & BLG AGY ACCOUNTING UNIT SB2 Planning Grants Progrm 15816500 Account Code LINE ITEM RESOURCES ACTUAL FY 18-19 ACTUAL FY 19-20 ADOPTED FY 20-21 PROPOSED FY 21-22 62200 Advertising 0 0 0 15,000 62300 Contract Services-Professional 0 0 0 67,000 SUBTOTAL CONTRACTUALS 0 0 0 82,000 63001 Miscellaneous Operating Expenses 0 0 0 160,000 SUBTOTAL COMMODITIES 0 0 0 160,000 66400 Machinery & Equipment 0 0 0 100,000 SUBTOTAL CAPITAL 0 0 0 100,000 TOTAL 0 0 0 342,000 330 City Council 29 –435 6/1/2021 THIS PAGE INTENTIONALLY LEFT BLANK 331 City Council 29 –436 6/1/2021 Public Works Agency 332 City Council 29 –437 6/1/2021 THIS PAGE INTENTIONALLY LEFT BLANK 333 City Council 29 –438 6/1/2021 GENERAL FUND PUBLIC WORKS ACCOUNTING UNIT PUB WKS REVENUES 01117002 Account Code LINE ITEM RESOURCES ACTUAL FY 18-19 ACTUAL FY 19-20 REVISED FY 20-21 PROPOSED FY 21-22 50052 Refuse Contract Program Surcharge 4,972,000 6,258,502 0 0 51004 Bus Shelter Fees 150,000 87,500 75,000 150,000 51608 News box Permit Fees 23,194 19,297 20,000 20,000 51609 Outdoor Dining Permits 1,651 0 0 0 53707 Street & Alley Repair 1,751 0 0 0 53740 Small Cell App Fee for City Facilities 0 0 100,000 0 53741 Small Cell Compliance Inspection Fee 0 64,446 25,000 50,000 56305 Engineering Service Charge 0 1,873 1,000 0 57010 Miscellaneous Recoveries 0 6,520 0 0 57700 Refuse Program Saving Recovery 1,352,000 1,851,500 0 0 57791 Overhead-Water 4,537,920 4,537,900 4,537,900 4,537,900 57991 Miscellaneous Receipts 4,901 5,188 1,500 1,500 59000 Transfer From Fund 069 0 6,600,000 0 0 SUBTOTAL REVENUES 11,043,416 19,432,726 4,760,400 4,759,400 TOTAL 11,043,416 19,432,726 4,760,400 4,759,400 334 City Council 29 –439 6/1/2021 GENERAL FUND DEPARTMENT RESOURCE SUMMARY PUBLIC WORKS ACTIVITIES ACTUAL FY 18-19 ACTUAL FY 19-20 ADOPTED FY 20-21 PROPOSED FY 21-22 EXPENDITURES 01117017 PWA - SERVICE ENHANCEMENT 0 0 0 1,596,620 01117605 PUB WKS-CITY FCLTIES LIC AGRMT 0 0 125,000 125,000 01117606 Development Engineering 0 0 0 550,000 01117620 PUB WKS-TRAFFIC/TRANSPORTATION ENGINEERING 3,891,907 6,432,411 2,641,340 3,068,140 01117621 PUB WKS-BUS SHELTER PROGRAM 0 0 550,000 550,000 01117625 PUB WKS-ROADWAY MARKING/SIGNS 1,127,884 604,667 593,000 600,200 01117626 PUB WKS-SIDEWALKS 0 0 500,000 0 01117630 PUB WKS-STREET LIGHT MAINTENAN 2,152,271 3,379,908 3,136,470 3,333,350 01117642 PUB WKS-GRAFFITI ABATEMENT PROGRAM 1,101,594 781,923 1,488,130 1,508,020 01117643 PUB WKS-STREET TREES 1,661,378 3,753,219 4,964,630 3,558,760 01117644 PUB WKS-CROSSING GUARD 0 0 820,980 820,980 01117650 PUB WKS-SARTC MAINTENANCE 36,889 694,034 0 0 TOTAL EXPENDITURES 9,971,922 15,646,162 14,819,550 15,711,070 OPERATING EXPENSES ACTUAL FY 18-19 ACTUAL FY 19-20 ADOPTED FY 20-21 PROPOSED FY 21-22 61000 SALARIES & BENEFITS 1,478,524 2,852,330 3,239,090 3,626,940 62000 CONTRACTUALS 6,252,089 5,345,122 7,837,490 7,386,010 63000 COMMODITIES 110,242 180,833 385,330 173,060 65000 FIXED CHARGES 658,288 1,413,845 1,548,750 2,464,040 66000 CAPITAL 1,252,561 4,855,893 781,530 235,000 67000 DEBT SERVICE 139,978 917,869 946,600 1,746,600 68000 TRANSFERS 80,240 80,270 80,760 79,420 TOTAL 9,971,922 15,646,162 14,819,550 15,711,070 335 City Council 29 –440 6/1/2021 GENERAL FUND PUBLIC WORKS ACCOUNTING UNIT PWA - SERVICE ENHANCEMENT 01117017 Account Code LINE ITEM RESOURCES ACTUAL FY 18-19 ACTUAL FY 19-20 ADOPTED FY 20-21 PROPOSED FY 21-22 61000 Salaries Regular 0 0 0 77,710 61100 Retirement-Employer Normal Cost 0 0 0 21,490 61120 Medicare Insurance 0 0 0 2,620 61130 Health Insurance 0 0 0 58,800 SUBTOTAL SALARIES & BENEFITS 0 0 0 160,620 62300 Contract Services-Professional 0 0 0 636,000 SUBTOTAL CONTRACTUALS 0 0 0 636,000 67004 Debt Service 0 0 0 800,000 SUBTOTAL DEBT SERVICE 0 0 0 800,000 TOTAL 0 0 0 1,596,620 336 City Council 29 –441 6/1/2021 GENERAL FUND PUBLIC WORKS ACCOUNTING UNIT PUB WKS-CITY FCLTIES LIC AGRMT 01117605 Account Code LINE ITEM RESOURCES ACTUAL FY 18-19 ACTUAL FY 19-20 ADOPTED FY 20-21 PROPOSED FY 21-22 62300 Contract Services-Professional 0 0 125,000 0 SUBTOTAL CONTRACTUALS 0 0 125,000 0 65205 Internal Departments Personnel 0 0 0 125,000 SUBTOTAL FIXED CHARGES 0 0 0 125,000 TOTAL 0 0 125,000 125,000 337 City Council 29 –442 6/1/2021 GENERAL FUND PUBLIC WORKS ACCOUNTING UNIT Development Engineering 01117606 Account Code LINE ITEM RESOURCES ACTUAL FY 18-19 ACTUAL FY 19-20 ADOPTED FY 20-21 PROPOSED FY 21-22 65205 Internal Departments Personnel 0 0 0 550,000 SUBTOTAL FIXED CHARGES 0 0 0 550,000 TOTAL 0 0 0 550,000 338 City Council 29 –443 6/1/2021 GENERAL FUND PUBLIC WORKS ACCOUNTING UNIT PUB WKS-TRAFFIC/TRANSPORTATION ENGINEERING 01117620 Account Code LINE ITEM RESOURCES ACTUAL FY 18-19 ACTUAL FY 19-20 ADOPTED FY 20-21 PROPOSED FY 21-22 61000 Salaries Regular 820,242 921,658 1,022,940 1,168,250 61010 Salaries Cash Out/Separation 0 3 0 0 61020 Salaries Part-Time 52,080 53,616 78,500 198,550 61040 Salaries Overtime 2,754 8,900 4,000 4,000 61100 Retirement-Employer Normal Cost 21,257 35,328 85,270 92,020 61101 Retirement - Employer Unfunded 173,853 0 0 0 61102 Retirement- Employer Unfunded- Miscellaneous 0 0 0 10,800 61110 Part-Time Retirement 1,953 1,838 0 7,450 61120 Medicare Insurance 12,440 14,028 18,880 22,960 61130 Health Insurance 116,496 128,893 251,030 257,250 61170 Retiree Health Benefits 0 0 1,180 2,460 61180 Worker Compensation Insurance 47,619 91,274 74,300 75,940 SUBTOTAL SALARIES & BENEFITS 1,248,693 1,255,537 1,536,100 1,839,680 62010 Communications 20,962 17,286 24,800 20,000 62120 Training, Transportation, Meetings 5,996 1,972 5,500 5,500 62140 Membership, Subscription & Dues 1,549 1,338 5,500 5,500 62300 Contract Services-Professional 333,050 351,856 257,810 262,800 62321 Maintenance & Repair Improveme 397,671 0 0 0 SUBTOTAL CONTRACTUALS 759,228 372,451 293,610 293,800 63001 Miscellaneous Operating Expenses 50,690 33,539 33,300 31,000 63300 Gas & Diesel 3,420 3,099 5,270 5,300 SUBTOTAL COMMODITIES 54,111 36,637 38,570 36,300 65000 Building Rental 148,700 148,700 148,700 148,900 65010 Rental City Equipment 20,136 50,400 34,300 48,460 65011 Equipment Replacement Charges 16,860 28,092 11,200 26,100 65012 Accident Repair & Replacement 1,200 1,200 1,200 3,600 65040 IT Maintenance Charge 0 56,081 56,080 78,940 65100 Insurance Charges 138,659 137,400 194,690 200,820 65105 Benefits Overhead 0 0 3,510 4,710 65205 Internal Departments Personnel 0 0 0 (25,410) 65210 Delivery Charges 0 850 850 1,020 65240 Public Works Administrative Ch 205,410 205,400 238,570 328,600 SUBTOTAL FIXED CHARGES 530,965 628,123 689,100 815,740 66100 Land 569,055 0 0 0 66220 Improvements Other Than Building 646,617 4,056,239 0 0 SUBTOTAL CAPITAL 1,215,672 4,056,239 0 0 67200 Principal-Leases 2,344 2,577 3,200 3,200 67210 Interest-Leases 654 577 0 0 SUBTOTAL DEBT SERVICE 2,998 3,154 3,200 3,200 68000 Transfer to Fund 404 (Police Bldg/Ross Annex Debt)80,240 80,270 80,760 79,420 SUBTOTAL TRANSFERS 80,240 80,270 80,760 79,420 TOTAL 3,891,907 6,432,411 2,641,340 3,068,140 339 City Council 29 –444 6/1/2021 GENERAL FUND PUBLIC WORKS ACCOUNTING UNIT PUB WKS-BUS SHELTER PROGRAM 01117621 Account Code LINE ITEM RESOURCES ACTUAL FY 18-19 ACTUAL FY 19-20 ADOPTED FY 20-21 PROPOSED FY 21-22 62300 Contract Services-Professional 0 0 400,000 515,000 SUBTOTAL CONTRACTUALS 0 0 400,000 515,000 63001 Miscellaneous Operating Expenses 0 0 150,000 0 SUBTOTAL COMMODITIES 0 0 150,000 0 66220 Improvements Other Than Building 0 0 0 35,000 SUBTOTAL CAPITAL 0 0 0 35,000 TOTAL 0 0 550,000 550,000 340 City Council 29 –445 6/1/2021 GENERAL FUND PUBLIC WORKS ACCOUNTING UNIT PUB WKS-ROADWAY MARKING/SIGNS 01117625 Account Code LINE ITEM RESOURCES ACTUAL FY 18-19 ACTUAL FY 19-20 ADOPTED FY 20-21 PROPOSED FY 21-22 62300 Contract Services-Professional 1,104,530 580,009 573,000 573,000 SUBTOTAL CONTRACTUALS 1,104,530 580,009 573,000 573,000 63001 Miscellaneous Operating Expenses 23,325 24,658 20,000 20,000 63300 Gas & Diesel 29 0 0 0 SUBTOTAL COMMODITIES 23,354 24,658 20,000 20,000 65240 Public Works Administrative Ch 0 0 0 7,200 SUBTOTAL FIXED CHARGES 0 0 0 7,200 TOTAL 1,127,884 604,667 593,000 600,200 341 City Council 29 –446 6/1/2021 GENERAL FUND PUBLIC WORKS ACCOUNTING UNIT PUB WKS-SIDEWALKS 01117626 Account Code LINE ITEM RESOURCES ACTUAL FY 18-19 ACTUAL FY 19-20 ADOPTED FY 20-21 PROPOSED FY 21-22 66220 Improvements Other Than Building 0 0 500,000 0 SUBTOTAL CAPITAL 0 0 500,000 0 TOTAL 0 0 500,000 0 342 City Council 29 –447 6/1/2021 GENERAL FUND PUBLIC WORKS ACCOUNTING UNIT PUB WKS-STREET LIGHT MAINTENAN 01117630 Account Code LINE ITEM RESOURCES ACTUAL FY 18-19 ACTUAL FY 19-20 ADOPTED FY 20-21 PROPOSED FY 21-22 61000 Salaries Regular 74,400 98,588 117,810 130,910 61040 Salaries Overtime 0 8,755 0 0 61100 Retirement-Employer Normal Cost 7,267 9,040 12,600 15,580 61101 Retirement - Employer Unfunded 59,432 0 0 0 61110 Part-Time Retirement 0 0 0 1,360 61120 Medicare Insurance 1,049 1,541 1,710 2,430 61130 Health Insurance 18,164 21,042 26,170 36,900 61170 Retiree Health Benefits 0 0 190 0 61180 Worker Compensation Insurance 4,049 9,955 6,270 6,850 SUBTOTAL SALARIES & BENEFITS 164,360 148,921 164,750 194,030 62000 Utilities 1,666,590 1,445,030 1,400,000 1,400,000 62300 Contract Services-Professional 6,186 405 24,000 24,000 62321 Maintenance & Repair Improveme 84,574 719,360 250,000 340,000 SUBTOTAL CONTRACTUALS 1,757,351 2,164,795 1,674,000 1,764,000 63001 Miscellaneous Operating Expenses 31,101 61,906 80,000 70,000 SUBTOTAL COMMODITIES 31,101 61,906 80,000 70,000 65040 IT Maintenance Charge 0 7,530 7,530 7,770 65100 Insurance Charges 11,789 11,800 16,420 18,120 65105 Benefits Overhead 0 0 300 460 65210 Delivery Charges 0 71 70 70 65240 Public Works Administrative Ch 51,350 51,400 51,400 136,900 SUBTOTAL FIXED CHARGES 63,139 70,801 75,720 163,320 66220 Improvements Other Than Building 0 20,235 200,000 200,000 SUBTOTAL CAPITAL 0 20,235 200,000 200,000 67003 Loan Payment-OBF 136,320 130,700 142,000 142,000 67004 Debt Service 0 488,376 800,000 800,000 67110 Interest-Debt Services 0 294,174 0 0 SUBTOTAL DEBT SERVICE 136,320 913,250 942,000 942,000 TOTAL 2,152,271 3,379,908 3,136,470 3,333,350 343 City Council 29 –448 6/1/2021 GENERAL FUND PUBLIC WORKS ACCOUNTING UNIT PUB WKS-GRAFFITI ABATEMENT PROGRAM 01117642 Account Code LINE ITEM RESOURCES ACTUAL FY 18-19 ACTUAL FY 19-20 ADOPTED FY 20-21 PROPOSED FY 21-22 61000 Salaries Regular 11,021 53,874 48,880 47,810 61010 Salaries Cash Out/Separation 9,427 0 16,000 0 61020 Salaries Part-Time 5,998 10,191 18,600 18,910 61040 Salaries Overtime 88 2,311 0 0 61100 Retirement-Employer Normal Cost 321 4,191 5,900 5,690 61101 Retirement - Employer Unfunded 2,625 0 0 0 61110 Part-Time Retirement 225 382 0 710 61120 Medicare Insurance 385 838 710 970 61130 Health Insurance 3,323 4,220 6,660 7,340 61180 Worker Compensation Insurance 1,444 6,155 3,660 3,920 SUBTOTAL SALARIES & BENEFITS 34,856 82,161 100,410 85,350 62010 Communications 529 1,080 1,000 1,000 62300 Contract Services-Professional 1,061,981 690,060 1,373,000 1,383,000 SUBTOTAL CONTRACTUALS 1,062,510 691,140 1,374,000 1,384,000 63001 Miscellaneous Operating Expenses 24 229 0 0 SUBTOTAL COMMODITIES 24 229 0 0 65040 IT Maintenance Charge 0 3,915 3,920 3,740 65100 Insurance Charges 4,204 4,450 9,600 10,380 65105 Benefits Overhead 0 0 170 120 65210 Delivery Charges 0 28 30 30 65240 Public Works Administrative Ch 0 0 0 24,400 SUBTOTAL FIXED CHARGES 4,204 8,393 13,720 38,670 TOTAL 1,101,594 781,923 1,488,130 1,508,020 344 City Council 29 –449 6/1/2021 GENERAL FUND PUBLIC WORKS ACCOUNTING UNIT PUB WKS-STREET TREES 01117643 Account Code LINE ITEM RESOURCES ACTUAL FY 18-19 ACTUAL FY 19-20 ADOPTED FY 20-21 PROPOSED FY 21-22 61000 Salaries Regular 9,267 853,762 768,850 772,710 61020 Salaries Part-Time 3,281 47,996 71,600 52,930 61040 Salaries Overtime 8,071 95,657 105,000 105,000 61100 Retirement-Employer Normal Cost 739 60,049 102,540 80,850 61101 Retirement - Employer Unfunded 6,045 0 0 0 61110 Part-Time Retirement 123 760 0 1,990 61120 Medicare Insurance 168 13,708 16,420 13,200 61130 Health Insurance 1,799 201,297 288,370 230,040 61170 Retiree Health Benefits 0 0 1,070 0 61180 Worker Compensation Insurance 1,122 92,483 83,980 48,870 SUBTOTAL SALARIES & BENEFITS 30,615 1,365,712 1,437,830 1,305,590 62010 Communications 0 11,343 20,000 20,000 62120 Training, Transportation, Meetings 0 948 2,600 2,600 62140 Membership, Subscription & Dues 0 453 2,600 2,600 62300 Contract Services-Professional 1,022,818 1,523,642 2,499,100 1,363,100 62320 Maintenance & Repair Buildings 545,652 0 0 0 62321 Maintenance & Repair Improveme 0 341 50,000 50,000 62322 Maintenance & Repair Machinery 0 0 2,600 2,600 SUBTOTAL CONTRACTUALS 1,568,470 1,536,726 2,576,900 1,440,900 63001 Miscellaneous Operating Expenses 1,653 28,962 50,000 0 63300 Gas & Diesel 0 28,442 46,760 46,760 SUBTOTAL COMMODITIES 1,653 57,403 96,760 46,760 65010 Rental City Equipment 0 160,752 157,100 151,080 65011 Equipment Replacement Charges 0 37,044 20,600 19,210 65012 Accident Repair & Replacement 0 3,921 3,400 30 65020 City Yard Rental 11,648 25,619 25,620 25,620 65040 IT Maintenance Charge 0 84,514 84,510 96,090 65050 IT Department Specific 45,065 0 0 0 65100 Insurance Charges 3,267 136,240 220,060 129,240 65105 Benefits Overhead 0 0 3,960 4,980 65210 Delivery Charges 0 762 760 760 65240 Public Works Administrative Ch 0 254,200 254,200 337,100 65400 Indirect Costs 0 3,476 0 0 SUBTOTAL FIXED CHARGES 59,980 706,528 770,210 764,110 66400 Machinery & Equipment 0 85,384 81,530 0 SUBTOTAL CAPITAL 0 85,384 81,530 0 67200 Principal-Leases 516 1,197 1,400 1,400 67210 Interest-Leases 144 268 0 0 SUBTOTAL DEBT SERVICE 660 1,464 1,400 1,400 TOTAL 1,661,378 3,753,219 4,964,630 3,558,760 345 City Council 29 –450 6/1/2021 GENERAL FUND PUBLIC WORKS ACCOUNTING UNIT PUB WKS-CROSSING GUARD 01117644 Account Code LINE ITEM RESOURCES ACTUAL FY 18-19 ACTUAL FY 19-20 ADOPTED FY 20-21 PROPOSED FY 21-22 61020 Salaries Part-Time 0 0 0 39,610 61110 Part-Time Retirement 0 0 0 1,490 61120 Medicare Insurance 0 0 0 570 SUBTOTAL SALARIES & BENEFITS 0 0 0 41,670 62300 Contract Services-Professional 0 0 820,980 779,310 SUBTOTAL CONTRACTUALS 0 0 820,980 779,310 TOTAL 0 0 820,980 820,980 346 City Council 29 –451 6/1/2021 GENERAL FUND PUBLIC WORKS ACCOUNTING UNIT PUB WKS-SARTC MAINTENANCE 01117650 Account Code LINE ITEM RESOURCES ACTUAL FY 18-19 ACTUAL FY 19-20 ADOPTED FY 20-21 PROPOSED FY 21-22 66200 Building Improvement 36,889 694,034 0 0 SUBTOTAL CAPITAL 36,889 694,034 0 0 TOTAL 36,889 694,034 0 0 347 City Council 29 –452 6/1/2021 SPECIAL GAS TAX DEPARTMENT RESOURCE SUMMARY PUBLIC WORKS ACTIVITIES ACTUAL FY 18-19 ACTUAL FY 19-20 ADOPTED FY 20-21 PROPOSED FY 21-22 REVENUES 52300 HWY User Tax Allocation (2105)1,847,363 1,737,636 1,790,090 1,896,700 52301 HWY User Tax Allocation (2106)1,216,446 1,068,461 1,154,010 1,152,800 52302 HWY User Tax Allocation (2107)2,321,697 2,202,983 2,163,490 2,422,250 52320 HWY User Tax Allocation (2103)1,138,430 2,414,067 2,853,440 2,581,930 52321 Road Maintenance & Rehab Acct 6,202,840 5,849,198 5,804,210 6,436,450 52322 SB1 Loan Repayment 381,443 379,667 379,670 0 56300 Engineering Cost Allocation 10,000 10,000 8,000 0 57010 Miscellaneous Recoveries 14,484 0 0 0 58000 Earning On Investments 275,790 418,825 0 0 58002 Net Increase (Decrease) In Fai 388,830 280,379 0 0 58004 Interest Earned on Bond Procee 537 0 0 0 58005 Investment Income-Trustee 81,721 38,570 0 0 59300 Revenue Bond Proceeds 0 53,448,099 0 0 TOTAL REVENUES 13,879,580 67,847,886 14,152,910 14,490,130 EXPENDITURES 02917019 GAS TAX INTERFUND TRANSFER 1,717,906 4,767,497 6,470,390 8,125,560 02917020 2007 COP BOND PAYMENT 4,183,111 57,153,914 0 0 02917021 2019 GASTAX REV REFUND BONDS 0 0 3,246,200 3,248,400 02917620 TRAFFIC SIGNAL MAINTENANCE 1,048,647 1,222,644 1,878,970 2,354,690 02917635 MEDIAN LANDSCAPING 498,448 1,239,180 1,467,010 1,490,070 02917660 ROADWAY MAINTENANCE 25,618 987,885 1,437,700 1,465,950 TOTAL EXPENDITURES 7,473,731 65,371,120 14,500,270 16,684,670 OPERATING EXPENSES ACTUAL FY 18-19 ACTUAL FY 19-20 ADOPTED FY 20-21 PROPOSED FY 21-22 61000 SALARIES & BENEFITS 281,602 213,642 599,680 792,120 62000 CONTRACTUALS 1,201,427 3,132,900 4,072,550 4,326,500 63000 COMMODITIES 798 687 1,600 4,600 65000 FIXED CHARGES 93,979 101,857 109,850 192,490 66000 CAPITAL 3,588 2,208 0 0 67000 DEBT SERVICE 4,174,431 57,152,328 3,246,200 3,243,400 68000 TRANSFERS 1,717,906 4,767,497 6,470,390 8,125,560 TOTAL 7,473,731 65,371,120 14,500,270 16,684,670 348 City Council 29 –453 6/1/2021 SPECIAL GAS TAX PUBLIC WORKS ACCOUNTING UNIT SPECIAL GAS TAX FUND 02917002 Account Code LINE ITEM RESOURCES ACTUAL FY 18-19 ACTUAL FY 19-20 ADOPTED FY 20-21 PROPOSED FY 21-22 52300 HWY User Tax Allocation (2105)1,847,363 1,737,636 1,790,090 1,896,700 52301 HWY User Tax Allocation (2106)1,216,446 1,068,461 1,154,010 1,152,800 52302 HWY User Tax Allocation (2107)2,321,697 2,202,983 2,163,490 2,422,250 52320 HWY User Tax Allocation (2103)1,138,430 2,414,067 2,853,440 2,581,930 52321 Road Maintenance & Rehab Acct 6,202,840 5,849,198 5,804,210 6,436,450 52322 SB1 Loan Repayment 381,443 379,667 379,670 0 56300 Engineering Cost Allocation 10,000 10,000 8,000 0 57010 Miscellaneous Recoveries 14,484 0 0 0 58000 Earning On Investments 275,790 418,825 0 0 58002 Net Increase (Decrease) In Fai 388,830 280,379 0 0 58004 Interest Earned on Bond Procee 537 0 0 0 58005 Investment Income-Trustee 81,721 38,570 0 0 59300 Revenue Bond Proceeds 0 53,448,099 0 0 SUBTOTAL REVENUES 13,879,580 67,847,886 14,152,910 14,490,130 TOTAL 13,879,580 67,847,886 14,152,910 14,490,130 349 City Council 29 –454 6/1/2021 SPECIAL GAS TAX PUBLIC WORKS ACCOUNTING UNIT GAS TAX INTERFUND TRANSFER 02917019 Account Code LINE ITEM RESOURCES ACTUAL FY 18-19 ACTUAL FY 19-20 ADOPTED FY 20-21 PROPOSED FY 21-22 68000 Transfer to Fund 059 1,717,906 4,767,497 6,460,390 8,115,560 68000 Transfer to Fund 086 0 0 10,000 10,000 SUBTOTAL TRANSFERS 1,717,906 4,767,497 6,470,390 8,125,560 TOTAL 1,717,906 4,767,497 6,470,390 8,125,560 350 City Council 29 –455 6/1/2021 SPECIAL GAS TAX PUBLIC WORKS ACCOUNTING UNIT 2007 COP BOND PAYMENT 02917020 Account Code LINE ITEM RESOURCES ACTUAL FY 18-19 ACTUAL FY 19-20 ADOPTED FY 20-21 PROPOSED FY 21-22 62300 Contract Services-Professional 5,700 1,000 0 0 62401 Trustee Fee 2,980 586 0 0 SUBTOTAL CONTRACTUALS 8,680 1,586 0 0 67300 Bond Principal 1,600,000 55,940,000 0 0 67310 Bond Interest 2,574,431 1,212,328 0 0 SUBTOTAL DEBT SERVICE 4,174,431 57,152,328 0 0 TOTAL 4,183,111 57,153,914 0 0 351 City Council 29 –456 6/1/2021 SPECIAL GAS TAX PUBLIC WORKS ACCOUNTING UNIT 2019 GASTAX REV REFUND BONDS 02917021 Account Code LINE ITEM RESOURCES ACTUAL FY 18-19 ACTUAL FY 19-20 ADOPTED FY 20-21 PROPOSED FY 21-22 62401 Trustee Fee 0 0 0 5,000 SUBTOTAL CONTRACTUALS 0 0 0 5,000 67300 Bond Principal 0 0 1,295,000 1,345,000 67310 Bond Interest 0 0 1,951,200 1,898,400 SUBTOTAL DEBT SERVICE 0 0 3,246,200 3,243,400 TOTAL 0 0 3,246,200 3,248,400 352 City Council 29 –457 6/1/2021 SPECIAL GAS TAX PUBLIC WORKS ACCOUNTING UNIT TRAFFIC SIGNAL MAINTENANCE 02917620 Account Code LINE ITEM RESOURCES ACTUAL FY 18-19 ACTUAL FY 19-20 ADOPTED FY 20-21 PROPOSED FY 21-22 61000 Salaries Regular 201,226 144,785 357,790 470,580 61010 Salaries Cash Out/Separation 0 53 0 0 61040 Salaries Overtime 0 289 0 0 61100 Retirement-Employer Normal Cost 3,394 4,280 22,360 29,680 61101 Retirement - Employer Unfunded 27,761 25,881 0 0 61102 Retirement- Employer Unfunded- Miscellaneous 0 0 35,520 66,360 61120 Medicare Insurance 2,859 2,056 5,180 6,790 61130 Health Insurance 35,411 22,839 54,270 63,000 61170 Retiree Health Benefits 0 0 310 0 61180 Worker Compensation Insurance 10,950 13,457 12,480 20,810 SUBTOTAL SALARIES & BENEFITS 281,602 213,642 487,910 657,220 62000 Utilities 197,373 160,600 200,000 200,000 62300 Contract Services-Professional 101,881 67,610 178,650 253,800 62321 Maintenance & Repair Improveme 392,368 702,934 927,000 1,100,800 SUBTOTAL CONTRACTUALS 691,622 931,145 1,305,650 1,554,600 63001 Miscellaneous Operating Expenses 179 0 0 3,000 SUBTOTAL COMMODITIES 179 0 0 3,000 65020 City Yard Rental 7,075 7,781 7,780 7,780 65040 IT Maintenance Charge 0 9,759 9,760 16,520 65050 IT Department Specific 8,567 0 0 0 65100 Insurance Charges 31,885 31,700 32,700 55,020 65105 Benefits Overhead 0 0 590 970 65210 Delivery Charges 0 180 180 180 65240 Public Works Administrative Ch 10,090 12,900 12,900 59,400 65400 Indirect Costs 17,627 15,538 21,500 0 SUBTOTAL FIXED CHARGES 75,244 77,857 85,410 139,870 TOTAL 1,048,647 1,222,644 1,878,970 2,354,690 353 City Council 29 –458 6/1/2021 SPECIAL GAS TAX PUBLIC WORKS ACCOUNTING UNIT MEDIAN LANDSCAPING 02917635 Account Code LINE ITEM RESOURCES ACTUAL FY 18-19 ACTUAL FY 19-20 ADOPTED FY 20-21 PROPOSED FY 21-22 61000 Salaries Regular 0 0 39,260 47,020 61100 Retirement-Employer Normal Cost 0 0 4,740 5,600 61120 Medicare Insurance 0 0 570 680 61130 Health Insurance 0 0 11,320 11,880 61180 Worker Compensation Insurance 0 0 0 2,280 SUBTOTAL SALARIES & BENEFITS 0 0 55,890 67,460 62000 Utilities 264,377 270,252 286,400 286,400 62300 Contract Services-Professional 0 0 358,500 150,000 62320 Maintenance & Repair Buildings 218,954 951,920 751,200 959,700 SUBTOTAL CONTRACTUALS 483,331 1,222,172 1,396,100 1,396,100 65040 IT Maintenance Charge 0 0 0 2,880 65100 Insurance Charges 0 0 0 6,040 65105 Benefits Overhead 0 0 220 190 65240 Public Works Administrative Ch 11,530 14,800 14,800 17,400 SUBTOTAL FIXED CHARGES 11,530 14,800 15,020 26,510 66220 Improvements Other Than Building 3,588 2,208 0 0 SUBTOTAL CAPITAL 3,588 2,208 0 0 TOTAL 498,448 1,239,180 1,467,010 1,490,070 354 City Council 29 –459 6/1/2021 SPECIAL GAS TAX PUBLIC WORKS ACCOUNTING UNIT ROADWAY MAINTENANCE 02917660 Account Code LINE ITEM RESOURCES ACTUAL FY 18-19 ACTUAL FY 19-20 ADOPTED FY 20-21 PROPOSED FY 21-22 61000 Salaries Regular 0 0 39,260 47,010 61100 Retirement-Employer Normal Cost 0 0 4,740 5,590 61120 Medicare Insurance 0 0 570 680 61130 Health Insurance 0 0 11,310 11,880 61180 Worker Compensation Insurance 0 0 0 2,280 SUBTOTAL SALARIES & BENEFITS 0 0 55,880 67,440 62300 Contract Services-Professional 17,795 977,997 1,370,800 1,370,800 SUBTOTAL CONTRACTUALS 17,795 977,997 1,370,800 1,370,800 63001 Miscellaneous Operating Expenses 619 687 1,600 1,600 SUBTOTAL COMMODITIES 619 687 1,600 1,600 65040 IT Maintenance Charge 0 0 0 2,880 65100 Insurance Charges 0 0 0 6,040 65105 Benefits Overhead 0 0 220 190 65240 Public Works Administrative Ch 7,205 9,200 9,200 17,000 SUBTOTAL FIXED CHARGES 7,205 9,200 9,420 26,110 TOTAL 25,618 987,885 1,437,700 1,465,950 355 City Council 29 –460 6/1/2021 PROP 1B BOND ACT OF 2006 DEPARTMENT RESOURCE SUMMARY PUBLIC WORKS ACTIVITIES ACTUAL FY 18-19 ACTUAL FY 19-20 ADOPTED FY 20-21 PROPOSED FY 21-22 REVENUES 58000 Earning On Investments 2,517 2,811 0 0 TOTAL REVENUES 2,517 2,811 0 0 356 City Council 29 –461 6/1/2021 PROP 1B BOND ACT OF 2006 PUBLIC WORKS ACCOUNTING UNIT PROP 1B BOND OF 2006 03017002 Account Code LINE ITEM RESOURCES ACTUAL FY 18-19 ACTUAL FY 19-20 ADOPTED FY 20-21 PROPOSED FY 21-22 58000 Earning On Investments 2,517 2,811 0 0 SUBTOTAL REVENUES 2,517 2,811 0 0 TOTAL 2,517 2,811 0 0 357 City Council 29 –462 6/1/2021 AIR QUALITY IMPR. (AB 2766) DEPARTMENT RESOURCE SUMMARY PUBLIC WORKS ACTIVITIES ACTUAL FY 18-19 ACTUAL FY 19-20 ADOPTED FY 20-21 PROPOSED FY 21-22 REVENUES 52350 AQMD AB2766 324,986 436,428 440,000 440,000 52351 MSRC Reiumbursement 0 0 200,000 200,000 57010 Miscellaneous Recoveries 450 28,265 2,000 2,000 58000 Earning On Investments 0 21,835 3,000 3,000 TOTAL REVENUES 325,435 486,529 645,000 645,000 EXPENDITURES 03117101 FLEET SVCS-AIR QUALITY IMPROV 169,910 52,100 450,000 50,000 03117102 FLEET SVCS-MSRC PROGRAM 84,033 34,000 550,000 100,000 TOTAL EXPENDITURES 253,943 86,100 1,000,000 150,000 OPERATING EXPENSES ACTUAL FY 18-19 ACTUAL FY 19-20 ADOPTED FY 20-21 PROPOSED FY 21-22 66000 CAPITAL 253,943 86,100 1,000,000 150,000 TOTAL 253,943 86,100 1,000,000 150,000 358 City Council 29 –463 6/1/2021 AIR QUALITY IMPR. (AB 2766) PUBLIC WORKS ACCOUNTING UNIT FLEET SVCS-AIR QUALITY IMPROV 03117002 Account Code LINE ITEM RESOURCES ACTUAL FY 18-19 ACTUAL FY 19-20 ADOPTED FY 20-21 PROPOSED FY 21-22 52350 AQMD AB2766 324,986 436,428 440,000 440,000 52351 MSRC Reiumbursement 0 0 200,000 200,000 57010 Miscellaneous Recoveries 450 28,265 2,000 2,000 58000 Earning On Investments 0 21,835 3,000 3,000 SUBTOTAL REVENUES 325,435 486,529 645,000 645,000 TOTAL 325,435 486,529 645,000 645,000 359 City Council 29 –464 6/1/2021 AIR QUALITY IMPR. (AB 2766) PUBLIC WORKS ACCOUNTING UNIT FLEET SVCS-AIR QUALITY IMPROV 03117101 Account Code LINE ITEM RESOURCES ACTUAL FY 18-19 ACTUAL FY 19-20 ADOPTED FY 20-21 PROPOSED FY 21-22 66220 Improvements Other Than Building 0 0 200,000 50,000 66400 Machinery & Equipment 169,910 52,100 250,000 0 SUBTOTAL CAPITAL 169,910 52,100 450,000 50,000 TOTAL 169,910 52,100 450,000 50,000 360 City Council 29 –465 6/1/2021 AIR QUALITY IMPR. (AB 2766) PUBLIC WORKS ACCOUNTING UNIT FLEET SVCS-MSRC PROGRAM 03117102 Account Code LINE ITEM RESOURCES ACTUAL FY 18-19 ACTUAL FY 19-20 ADOPTED FY 20-21 PROPOSED FY 21-22 66220 Improvements Other Than Building 0 0 250,000 0 66400 Machinery & Equipment 84,033 34,000 300,000 100,000 SUBTOTAL CAPITAL 84,033 34,000 550,000 100,000 TOTAL 84,033 34,000 550,000 100,000 361 City Council 29 –466 6/1/2021 MEASURE M-STREET CONSTRUCTION DEPARTMENT RESOURCE SUMMARY PUBLIC WORKS ACTIVITIES ACTUAL FY 18-19 ACTUAL FY 19-20 ADOPTED FY 20-21 PROPOSED FY 21-22 REVENUES 52040 Grant-Other 0 0 90,000 0 52322 SB1 Loan Repayment 0 0 10,774,780 0 52332 Measure M2 Competitive 4,962,541 40,845 0 1,030,000 52333 Measure M2 Local Fairshare 3,424,629 6,546,298 4,295,420 4,708,920 57004 Expense Reimbursement-OCTA 294,010 97,394 545,900 0 57071 Sale of Land 0 299,978 0 0 57960 Rental Of Property 33,883 (3,877)0 0 58000 Earning On Investments 46,709 82 0 0 58005 Investment Income-Trustee 1,811 233 0 0 TOTAL REVENUES 8,763,583 6,980,955 15,706,100 5,738,920 EXPENDITURES 03217661 OCTA TRANSITWAY PROJECT - MOS3 0 0 90,000 0 03217662 MEASURE M2 LOCAL FAIRSHARE ST 7,008,719 3,021,736 4,295,420 4,708,920 03217663 MEASURE M2 COMPETITIVE STREET 7,066,729 4,455,198 10,774,780 1,030,000 03217664 OCTA OC STREETCAR ACCOUNT 202,415 713,962 0 0 TOTAL EXPENDITURES 14,277,863 8,190,896 15,160,200 5,738,920 OPERATING EXPENSES ACTUAL FY 18-19 ACTUAL FY 19-20 ADOPTED FY 20-21 PROPOSED FY 21-22 66000 CAPITAL 14,277,863 8,190,896 15,160,200 5,738,920 TOTAL 14,277,863 8,190,896 15,160,200 5,738,920 362 City Council 29 –467 6/1/2021 MEASURE M-STREET CONSTRUCTION PUBLIC WORKS ACCOUNTING UNIT MEASURE M-STREET CONSTRUCTION 03217002 Account Code LINE ITEM RESOURCES ACTUAL FY 18-19 ACTUAL FY 19-20 ADOPTED FY 20-21 PROPOSED FY 21-22 52040 Grant-Other 0 0 90,000 0 52322 SB1 Loan Repayment 0 0 10,774,780 0 52332 Measure M2 Competitive 4,962,541 40,845 0 1,030,000 52333 Measure M2 Local Fairshare 3,424,629 6,546,298 4,295,420 4,708,920 57004 Expense Reimbursement-OCTA 294,010 97,394 545,900 0 57071 Sale of Land 0 299,978 0 0 57960 Rental Of Property 33,883 (3,877)0 0 58000 Earning On Investments 46,709 82 0 0 58005 Investment Income-Trustee 1,811 233 0 0 SUBTOTAL REVENUES 8,763,583 6,980,955 15,706,100 5,738,920 TOTAL 8,763,583 6,980,955 15,706,100 5,738,920 363 City Council 29 –468 6/1/2021 MEASURE M-STREET CONSTRUCTION PUBLIC WORKS ACCOUNTING UNIT OCTA TRANSITWAY PROJECT - MOS3 03217661 Account Code LINE ITEM RESOURCES ACTUAL FY 18-19 ACTUAL FY 19-20 ADOPTED FY 20-21 PROPOSED FY 21-22 66220 Improvements Other Than Building 0 0 90,000 0 SUBTOTAL CAPITAL 0 0 90,000 0 TOTAL 0 0 90,000 0 364 City Council 29 –469 6/1/2021 MEASURE M-STREET CONSTRUCTION PUBLIC WORKS ACCOUNTING UNIT MEASURE M2 LOCAL FAIRSHARE ST 03217662 Account Code LINE ITEM RESOURCES ACTUAL FY 18-19 ACTUAL FY 19-20 ADOPTED FY 20-21 PROPOSED FY 21-22 66100 Land 950,000 0 0 0 66220 Improvements Other Than Building 6,058,719 3,021,736 4,295,420 4,708,920 SUBTOTAL CAPITAL 7,008,719 3,021,736 4,295,420 4,708,920 TOTAL 7,008,719 3,021,736 4,295,420 4,708,920 365 City Council 29 –470 6/1/2021 MEASURE M-STREET CONSTRUCTION PUBLIC WORKS ACCOUNTING UNIT MEASURE M2 COMPETITIVE STREET 03217663 Account Code LINE ITEM RESOURCES ACTUAL FY 18-19 ACTUAL FY 19-20 ADOPTED FY 20-21 PROPOSED FY 21-22 66100 Land 5,269,526 3,353,158 0 0 66220 Improvements Other Than Building 1,797,203 1,102,040 10,774,780 1,030,000 SUBTOTAL CAPITAL 7,066,729 4,455,198 10,774,780 1,030,000 TOTAL 7,066,729 4,455,198 10,774,780 1,030,000 366 City Council 29 –471 6/1/2021 MEASURE M-STREET CONSTRUCTION PUBLIC WORKS ACCOUNTING UNIT OCTA OC STREETCAR ACCOUNT 03217664 Account Code LINE ITEM RESOURCES ACTUAL FY 18-19 ACTUAL FY 19-20 ADOPTED FY 20-21 PROPOSED FY 21-22 66220 Improvements Other Than Building 202,415 713,962 0 0 SUBTOTAL CAPITAL 202,415 713,962 0 0 TOTAL 202,415 713,962 0 0 367 City Council 29 –472 6/1/2021 NEW TRANSPO SYS IMPR AREA B DEPARTMENT RESOURCE SUMMARY PUBLIC WORKS ACTIVITIES ACTUAL FY 18-19 ACTUAL FY 19-20 ADOPTED FY 20-21 PROPOSED FY 21-22 REVENUES 50300 Transportation System Improvem 133,041 14,138 0 0 58000 Earning On Investments 7,434 9,948 0 0 TOTAL REVENUES 140,475 24,087 0 0 368 City Council 29 –473 6/1/2021 NEW TRANSPO SYS IMPR AREA B PUBLIC WORKS ACCOUNTING UNIT NEW TRANSPO SYS IMPR AREA B 03317002 Account Code LINE ITEM RESOURCES ACTUAL FY 18-19 ACTUAL FY 19-20 ADOPTED FY 20-21 PROPOSED FY 21-22 50300 Transportation System Improvem 133,041 14,138 0 0 58000 Earning On Investments 7,434 9,948 0 0 SUBTOTAL REVENUES 140,475 24,087 0 0 TOTAL 140,475 24,087 0 0 369 City Council 29 –474 6/1/2021 NEW TRANSPO SYS IMPR AREA E DEPARTMENT RESOURCE SUMMARY PUBLIC WORKS ACTIVITIES ACTUAL FY 18-19 ACTUAL FY 19-20 ADOPTED FY 20-21 PROPOSED FY 21-22 REVENUES 50300 Transportation System Improvem 0 60,155 0 0 57960 Rental Of Property 11,294 (1,292)10,000 0 58000 Earning On Investments 21,933 23,571 10,000 0 TOTAL REVENUES 33,228 82,434 20,000 0 EXPENDITURES 03417660 NEW TRANSPO SYS IMPR AREA E 506,602 83,771 119,750 1,000,000 TOTAL EXPENDITURES 506,602 83,771 119,750 1,000,000 OPERATING EXPENSES ACTUAL FY 18-19 ACTUAL FY 19-20 ADOPTED FY 20-21 PROPOSED FY 21-22 66000 CAPITAL 506,602 83,771 119,750 1,000,000 TOTAL 506,602 83,771 119,750 1,000,000 370 City Council 29 –475 6/1/2021 NEW TRANSPO SYS IMPR AREA E PUBLIC WORKS ACCOUNTING UNIT NEW TRANSPO SYS IMPR AREA E 03417002 Account Code LINE ITEM RESOURCES ACTUAL FY 18-19 ACTUAL FY 19-20 ADOPTED FY 20-21 PROPOSED FY 21-22 50300 Transportation System Improvem 0 60,155 0 0 57960 Rental Of Property 11,294 (1,292)10,000 0 58000 Earning On Investments 21,933 23,571 10,000 0 SUBTOTAL REVENUES 33,228 82,434 20,000 0 TOTAL 33,228 82,434 20,000 0 371 City Council 29 –476 6/1/2021 NEW TRANSPO SYS IMPR AREA E PUBLIC WORKS ACCOUNTING UNIT NEW TRANSPO SYS IMPR AREA E 03417660 Account Code LINE ITEM RESOURCES ACTUAL FY 18-19 ACTUAL FY 19-20 ADOPTED FY 20-21 PROPOSED FY 21-22 66100 Land 422,125 13,719 0 0 66220 Improvements Other Than Building 84,477 70,052 119,750 1,000,000 SUBTOTAL CAPITAL 506,602 83,771 119,750 1,000,000 TOTAL 506,602 83,771 119,750 1,000,000 372 City Council 29 –477 6/1/2021 NEW TRANSPO SYS IMPR AREA F DEPARTMENT RESOURCE SUMMARY PUBLIC WORKS ACTIVITIES ACTUAL FY 18-19 ACTUAL FY 19-20 ADOPTED FY 20-21 PROPOSED FY 21-22 REVENUES 50300 Transportation System Improvem 424,978 97,228 0 0 58000 Earning On Investments 34,862 31,432 10,000 0 TOTAL REVENUES 459,840 128,660 10,000 0 EXPENDITURES 03517660 NEW TRANSPO SYS IMPR AREA F 564,226 566,664 130,000 0 TOTAL EXPENDITURES 564,226 566,664 130,000 0 OPERATING EXPENSES ACTUAL FY 18-19 ACTUAL FY 19-20 ADOPTED FY 20-21 PROPOSED FY 21-22 66000 CAPITAL 564,226 566,664 130,000 0 TOTAL 564,226 566,664 130,000 0 373 City Council 29 –478 6/1/2021 NEW TRANSPO SYS IMPR AREA F PUBLIC WORKS ACCOUNTING UNIT NEW TRANSPO SYS IMPR AREA F 03517002 Account Code LINE ITEM RESOURCES ACTUAL FY 18-19 ACTUAL FY 19-20 ADOPTED FY 20-21 PROPOSED FY 21-22 50300 Transportation System Improvem 424,978 97,228 0 0 58000 Earning On Investments 34,862 31,432 10,000 0 SUBTOTAL REVENUES 459,840 128,660 10,000 0 TOTAL 459,840 128,660 10,000 0 374 City Council 29 –479 6/1/2021 NEW TRANSPO SYS IMPR AREA F PUBLIC WORKS ACCOUNTING UNIT NEW TRANSPO SYS IMPR AREA F 03517660 Account Code LINE ITEM RESOURCES ACTUAL FY 18-19 ACTUAL FY 19-20 ADOPTED FY 20-21 PROPOSED FY 21-22 66100 Land 104,235 7,816 0 0 66220 Improvements Other Than Building 459,991 558,847 130,000 0 SUBTOTAL CAPITAL 564,226 566,664 130,000 0 TOTAL 564,226 566,664 130,000 0 375 City Council 29 –480 6/1/2021 TRANSP SYS IMPR AREA A-2 DEPARTMENT RESOURCE SUMMARY PUBLIC WORKS ACTIVITIES ACTUAL FY 18-19 ACTUAL FY 19-20 ADOPTED FY 20-21 PROPOSED FY 21-22 REVENUES 50301 TSIA From City Of Santa Ana 0 60,816 0 0 58000 Earning On Investments 4,409 5,617 0 0 TOTAL REVENUES 4,409 66,434 0 0 376 City Council 29 –481 6/1/2021 TRANSP SYS IMPR AREA A-2 PUBLIC WORKS ACCOUNTING UNIT TRANS. SYSTEM IMPR. AREA A-2 04117002 Account Code LINE ITEM RESOURCES ACTUAL FY 18-19 ACTUAL FY 19-20 ADOPTED FY 20-21 PROPOSED FY 21-22 50301 TSIA From City Of Santa Ana 0 60,816 0 0 58000 Earning On Investments 4,409 5,617 0 0 SUBTOTAL REVENUES 4,409 66,434 0 0 TOTAL 4,409 66,434 0 0 377 City Council 29 –482 6/1/2021 TRANSPO SYS IMPR AREA B DEPARTMENT RESOURCE SUMMARY PUBLIC WORKS ACTIVITIES ACTUAL FY 18-19 ACTUAL FY 19-20 ADOPTED FY 20-21 PROPOSED FY 21-22 REVENUES 58000 Earning On Investments 157 175 0 0 TOTAL REVENUES 157 175 0 0 378 City Council 29 –483 6/1/2021 TRANSPO SYS IMPR AREA B PUBLIC WORKS ACCOUNTING UNIT TRANSP. SYSTEM IMP. AREA B 04217002 Account Code LINE ITEM RESOURCES ACTUAL FY 18-19 ACTUAL FY 19-20 ADOPTED FY 20-21 PROPOSED FY 21-22 58000 Earning On Investments 157 175 0 0 SUBTOTAL REVENUES 157 175 0 0 TOTAL 157 175 0 0 379 City Council 29 –484 6/1/2021 TRANSPO SYS IMPR AREA C-2 DEPARTMENT RESOURCE SUMMARY PUBLIC WORKS ACTIVITIES ACTUAL FY 18-19 ACTUAL FY 19-20 ADOPTED FY 20-21 PROPOSED FY 21-22 REVENUES 58000 Earning On Investments 3,504 3,913 0 0 TOTAL REVENUES 3,504 3,913 0 0 380 City Council 29 –485 6/1/2021 TRANSPO SYS IMPR AREA C-2 PUBLIC WORKS ACCOUNTING UNIT TRANSPO SYS IMPR AREA C-2 04817002 Account Code LINE ITEM RESOURCES ACTUAL FY 18-19 ACTUAL FY 19-20 ADOPTED FY 20-21 PROPOSED FY 21-22 58000 Earning On Investments 3,504 3,913 0 0 SUBTOTAL REVENUES 3,504 3,913 0 0 TOTAL 3,504 3,913 0 0 381 City Council 29 –486 6/1/2021 TRANSPO SYS IMPR AREA G DEPARTMENT RESOURCE SUMMARY PUBLIC WORKS ACTIVITIES ACTUAL FY 18-19 ACTUAL FY 19-20 ADOPTED FY 20-21 PROPOSED FY 21-22 REVENUES 58000 Earning On Investments 1,615 1,804 0 0 TOTAL REVENUES 1,615 1,804 0 0 382 City Council 29 –487 6/1/2021 TRANSPO SYS IMPR AREA G PUBLIC WORKS ACCOUNTING UNIT TRANSP. SYSTEM IMP AREA G 04917002 Account Code LINE ITEM RESOURCES ACTUAL FY 18-19 ACTUAL FY 19-20 ADOPTED FY 20-21 PROPOSED FY 21-22 58000 Earning On Investments 1,615 1,804 0 0 SUBTOTAL REVENUES 1,615 1,804 0 0 TOTAL 1,615 1,804 0 0 383 City Council 29 –488 6/1/2021 COUNCIL SPECIAL PROJECTS FUND DEPARTMENT RESOURCE SUMMARY PUBLIC WORKS ACTIVITIES ACTUAL FY 18-19 ACTUAL FY 19-20 ADOPTED FY 20-21 PROPOSED FY 21-22 EXPENDITURES 05017018 PW COUNCIL SPECIAL PROJ 117,448 0 0 0 TOTAL EXPENDITURES 117,448 0 0 0 OPERATING EXPENSES ACTUAL FY 18-19 ACTUAL FY 19-20 ADOPTED FY 20-21 PROPOSED FY 21-22 66000 CAPITAL 117,448 0 0 0 TOTAL 117,448 0 0 0 384 City Council 29 –489 6/1/2021 COUNCIL SPECIAL PROJECTS FUND PUBLIC WORKS ACCOUNTING UNIT PW COUNCIL SPECIAL PROJ 05017018 Account Code LINE ITEM RESOURCES ACTUAL FY 18-19 ACTUAL FY 19-20 ADOPTED FY 20-21 PROPOSED FY 21-22 66200 Building Improvement 117,448 0 0 0 SUBTOTAL CAPITAL 117,448 0 0 0 TOTAL 117,448 0 0 0 385 City Council 29 –490 6/1/2021 CAPITAL OUTLAY FUND DEPARTMENT RESOURCE SUMMARY PUBLIC WORKS ACTIVITIES ACTUAL FY 18-19 ACTUAL FY 19-20 ADOPTED FY 20-21 PROPOSED FY 21-22 EXPENDITURES 05117620 TRAFFIC SIGNAL IMPROVEMENTS 5,462,081 91,881 0 0 TOTAL EXPENDITURES 5,462,081 91,881 0 0 OPERATING EXPENSES ACTUAL FY 18-19 ACTUAL FY 19-20 ADOPTED FY 20-21 PROPOSED FY 21-22 66000 CAPITAL 5,462,081 91,881 0 0 TOTAL 5,462,081 91,881 0 0 386 City Council 29 –491 6/1/2021 CAPITAL OUTLAY FUND PUBLIC WORKS ACCOUNTING UNIT TRAFFIC SIGNAL IMPROVEMENTS 05117620 Account Code LINE ITEM RESOURCES ACTUAL FY 18-19 ACTUAL FY 19-20 ADOPTED FY 20-21 PROPOSED FY 21-22 66220 Improvements Other Than Building 5,462,081 91,881 0 0 SUBTOTAL CAPITAL 5,462,081 91,881 0 0 TOTAL 5,462,081 91,881 0 0 387 City Council 29 –492 6/1/2021 SANITARY SEWER CAPITAL DEPARTMENT RESOURCE SUMMARY PUBLIC WORKS ACTIVITIES ACTUAL FY 18-19 ACTUAL FY 19-20 ADOPTED FY 20-21 PROPOSED FY 21-22 REVENUES 53732 Capital Recovery Charges 371,203 247,208 0 0 57990 Miscellaneous Income 23,229,000 0 0 0 58000 Earning On Investments 258,944 450,275 320,000 0 58002 Net Increase (Decrease) In Fai 92,950 274,665 0 0 TOTAL REVENUES 23,952,097 972,148 320,000 0 EXPENDITURES 05417647 CAPITAL RECOVERY CHARGES 52,356 1,458,270 10,915,000 2,180,000 TOTAL EXPENDITURES 52,356 1,458,270 10,915,000 2,180,000 OPERATING EXPENSES ACTUAL FY 18-19 ACTUAL FY 19-20 ADOPTED FY 20-21 PROPOSED FY 21-22 62000 CONTRACTUALS 0 0 1,500,000 500,000 66000 CAPITAL 52,356 1,458,270 9,415,000 1,680,000 TOTAL 52,356 1,458,270 10,915,000 2,180,000 388 City Council 29 –493 6/1/2021 SANITARY SEWER CAPITAL PUBLIC WORKS ACCOUNTING UNIT CAPITAL RECOVERY CHARGES 05417002 Account Code LINE ITEM RESOURCES ACTUAL FY 18-19 ACTUAL FY 19-20 ADOPTED FY 20-21 PROPOSED FY 21-22 53732 Capital Recovery Charges 371,203 247,208 0 0 57990 Miscellaneous Income 23,229,000 0 0 0 58000 Earning On Investments 258,944 450,275 320,000 0 58002 Net Increase (Decrease) In Fai 92,950 274,665 0 0 SUBTOTAL REVENUES 23,952,097 972,148 320,000 0 TOTAL 23,952,097 972,148 320,000 0 389 City Council 29 –494 6/1/2021 SANITARY SEWER CAPITAL PUBLIC WORKS ACCOUNTING UNIT CAPITAL RECOVERY CHARGES 05417647 Account Code LINE ITEM RESOURCES ACTUAL FY 18-19 ACTUAL FY 19-20 ADOPTED FY 20-21 PROPOSED FY 21-22 62300 Contract Services-Professional 0 0 1,500,000 500,000 SUBTOTAL CONTRACTUALS 0 0 1,500,000 500,000 66220 Improvements Other Than Building 52,356 1,458,270 9,415,000 1,680,000 SUBTOTAL CAPITAL 52,356 1,458,270 9,415,000 1,680,000 TOTAL 52,356 1,458,270 10,915,000 2,180,000 390 City Council 29 –495 6/1/2021 SEWER CONNECTION FEE DEPARTMENT RESOURCE SUMMARY PUBLIC WORKS ACTIVITIES ACTUAL FY 18-19 ACTUAL FY 19-20 ADOPTED FY 20-21 PROPOSED FY 21-22 REVENUES 53701 Sewer Connection Fee 2,936,154 1,805,593 509,240 999,600 58000 Earning On Investments 201,993 247,282 210,000 100,000 58002 Net Increase (Decrease) In Fai 275,186 0 0 0 TOTAL REVENUES 3,413,332 2,052,875 719,240 1,099,600 EXPENDITURES 05517660 SEWER CONNECTION PROJECTS 187,158 2,561,249 0 2,167,000 TOTAL EXPENDITURES 187,158 2,561,249 0 2,167,000 OPERATING EXPENSES ACTUAL FY 18-19 ACTUAL FY 19-20 ADOPTED FY 20-21 PROPOSED FY 21-22 66000 CAPITAL 187,158 2,561,249 0 2,167,000 TOTAL 187,158 2,561,249 0 2,167,000 391 City Council 29 –496 6/1/2021 SEWER CONNECTION FEE PUBLIC WORKS ACCOUNTING UNIT SEWER CONNECTION PROJECTS 05517002 Account Code LINE ITEM RESOURCES ACTUAL FY 18-19 ACTUAL FY 19-20 ADOPTED FY 20-21 PROPOSED FY 21-22 53701 Sewer Connection Fee 2,936,154 1,805,593 509,240 999,600 58000 Earning On Investments 201,993 247,282 210,000 100,000 58002 Net Increase (Decrease) In Fai 275,186 0 0 0 SUBTOTAL REVENUES 3,413,332 2,052,875 719,240 1,099,600 TOTAL 3,413,332 2,052,875 719,240 1,099,600 392 City Council 29 –497 6/1/2021 SEWER CONNECTION FEE PUBLIC WORKS ACCOUNTING UNIT SEWER CONNECTION PROJECTS 05517660 Account Code LINE ITEM RESOURCES ACTUAL FY 18-19 ACTUAL FY 19-20 ADOPTED FY 20-21 PROPOSED FY 21-22 66220 Improvements Other Than Building 187,158 2,561,249 0 2,167,000 SUBTOTAL CAPITAL 187,158 2,561,249 0 2,167,000 TOTAL 187,158 2,561,249 0 2,167,000 393 City Council 29 –498 6/1/2021 SANITARY SEWER SERVICE DEPARTMENT RESOURCE SUMMARY PUBLIC WORKS ACTIVITIES ACTUAL FY 18-19 ACTUAL FY 19-20 ADOPTED FY 20-21 PROPOSED FY 21-22 REVENUES 53720 Penalties & Service Charge 65,620 52,196 25,000 50,000 53721 NPDES Sewer 275,612 298,330 296,200 296,200 53733 Lateral Repair 519,685 346,092 0 0 53734 FOG Program 256,156 309,244 0 562,100 53902 Misc Service Charge 5,213,672 5,694,026 7,307,240 6,609,000 57993 Write Off Collections 3 0 0 0 58000 Earning On Investments 127,196 122,942 123,430 100,000 58002 Net Increase (Decrease) In Fai 155,245 0 0 0 TOTAL REVENUES 6,613,189 6,822,829 7,751,870 7,617,300 EXPENDITURES 05617019 SEWER INTERFUND TRANSFER 275,612 298,330 250,000 250,000 05617640 SANITARY SEWER SERVICE 6,261,058 6,221,339 7,782,640 8,401,780 TOTAL EXPENDITURES 6,536,669 6,519,669 8,032,640 8,651,780 OPERATING EXPENSES ACTUAL FY 18-19 ACTUAL FY 19-20 ADOPTED FY 20-21 PROPOSED FY 21-22 61000 SALARIES & BENEFITS 1,664,942 2,120,851 2,706,790 3,175,460 62000 CONTRACTUALS 2,269,015 2,072,455 2,054,300 2,275,400 63000 COMMODITIES 338,555 422,735 614,330 721,300 65000 FIXED CHARGES 1,133,044 1,378,995 1,384,220 1,904,620 66000 CAPITAL 855,501 226,303 1,023,000 325,000 68000 TRANSFERS 275,612 298,330 250,000 250,000 TOTAL 6,536,669 6,519,669 8,032,640 8,651,780 394 City Council 29 –499 6/1/2021 SANITARY SEWER SERVICE PUBLIC WORKS ACCOUNTING UNIT SANITARY SEWER SERVICE 05617002 Account Code LINE ITEM RESOURCES ACTUAL FY 18-19 ACTUAL FY 19-20 ADOPTED FY 20-21 PROPOSED FY 21-22 53720 Penalties & Service Charge 65,620 52,196 25,000 50,000 53721 NPDES Sewer 275,612 298,330 296,200 296,200 53733 Lateral Repair 519,685 346,092 0 0 53734 FOG Program 256,156 309,244 0 562,100 53902 Misc Service Charge 5,213,672 5,694,026 7,307,240 6,609,000 57993 Write Off Collections 3 0 0 0 58000 Earning On Investments 127,196 122,942 123,430 100,000 58002 Net Increase (Decrease) In Fai 155,245 0 0 0 SUBTOTAL REVENUES 6,613,189 6,822,829 7,751,870 7,617,300 TOTAL 6,613,189 6,822,829 7,751,870 7,617,300 395 City Council 29 –500 6/1/2021 SANITARY SEWER SERVICE PUBLIC WORKS ACCOUNTING UNIT SEWER INTERFUND TRANSFER 05617019 Account Code LINE ITEM RESOURCES ACTUAL FY 18-19 ACTUAL FY 19-20 ADOPTED FY 20-21 PROPOSED FY 21-22 68000 Transfer to Fund 057 275,612 298,330 250,000 250,000 SUBTOTAL TRANSFERS 275,612 298,330 250,000 250,000 TOTAL 275,612 298,330 250,000 250,000 396 City Council 29 –501 6/1/2021 SANITARY SEWER SERVICE PUBLIC WORKS ACCOUNTING UNIT SANITARY SEWER SERVICE 05617640 Account Code LINE ITEM RESOURCES ACTUAL FY 18-19 ACTUAL FY 19-20 ADOPTED FY 20-21 PROPOSED FY 21-22 61000 Salaries Regular 987,130 1,200,285 1,555,070 1,884,590 61010 Salaries Cash Out/Separation 0 508 0 0 61020 Salaries Part-Time 36,714 14,724 54,100 54,700 61040 Salaries Overtime 105,255 123,061 135,600 135,600 61100 Retirement-Employer Normal Cost 26,565 55,135 112,650 156,490 61101 Retirement - Employer Unfunded 217,267 333,401 0 0 61102 Retirement- Employer Unfunded- Miscellaneous 0 0 357,120 387,120 61110 Part-Time Retirement 1,092 332 0 2,100 61120 Medicare Insurance 16,346 19,252 22,490 28,030 61130 Health Insurance 213,131 250,022 361,280 432,460 61170 Retiree Health Benefits 0 0 900 800 61180 Worker Compensation Insurance 61,442 124,131 107,580 93,570 SUBTOTAL SALARIES & BENEFITS 1,664,942 2,120,851 2,706,790 3,175,460 62010 Communications 1,688 7,277 5,500 6,600 62120 Training, Transportation, Meetings 9,100 9,645 9,000 9,000 62140 Membership, Subscription & Dues 32,679 13,193 58,500 58,500 62300 Contract Services-Professional 2,217,420 2,042,341 1,971,300 2,191,300 62322 Maintenance & Repair Machinery 8,128 0 10,000 10,000 SUBTOTAL CONTRACTUALS 2,269,015 2,072,455 2,054,300 2,275,400 63001 Miscellaneous Operating Expenses 308,745 394,784 568,000 675,000 63300 Gas & Diesel 29,810 27,951 46,330 46,300 SUBTOTAL COMMODITIES 338,555 422,735 614,330 721,300 65010 Rental City Equipment 170,135 179,789 120,900 166,760 65011 Equipment Replacement Charges 132,362 209,964 153,700 154,000 65012 Accident Repair & Replacement 2,689 2,892 2,200 1,040 65040 IT Maintenance Charge 0 102,103 102,100 114,000 65050 IT Department Specific 91,019 0 0 0 65100 Insurance Charges 178,910 176,420 281,910 247,450 65105 Benefits Overhead 0 0 5,080 6,280 65210 Delivery Charges 0 992 990 990 65220 Treasury Services Charges 127,743 144,740 144,740 0 65240 Public Works Administrative Ch 331,295 418,800 418,800 708,300 65400 Indirect Costs 98,892 143,296 153,800 505,800 SUBTOTAL FIXED CHARGES 1,133,044 1,378,995 1,384,220 1,904,620 66400 Machinery & Equipment 855,501 226,303 1,023,000 325,000 SUBTOTAL CAPITAL 855,501 226,303 1,023,000 325,000 TOTAL 6,261,058 6,221,339 7,782,640 8,401,780 397 City Council 29 –502 6/1/2021 FED CLEAN WATER PROTECTION ENT DEPARTMENT RESOURCE SUMMARY PUBLIC WORKS ACTIVITIES ACTUAL FY 18-19 ACTUAL FY 19-20 ADOPTED FY 20-21 PROPOSED FY 21-22 REVENUES 53604 NPDES Public Improvement Plan 290,269 235,945 235,000 235,000 53617 NPDES Site Plan Review 0 683 0 0 53621 NPDES Building Permit 142,376 36,358 95,000 95,000 53622 NPDES Plumbing Permit 69,299 49,219 50,000 50,000 53623 NPDES Grading Permit 45,021 16,049 25,000 25,000 53708 NPDES Sewer Lateral 5,796 6,024 5,000 5,000 53711 NPDES Street Work Permit 299,419 256,688 265,000 265,000 53724 NPDES Refuse Non-Residential 0 77,999 0 0 57000 Expense Reimbursement 11,381 7,237 0 0 57010 Miscellaneous Recoveries 300 2,700 0 0 57014 OC Flood Contribution 266,205 66,149 0 0 57015 OCWD Contribution 0 0 1,000,000 1,000,000 57016 IRWD Contribution 40,680 5,582 0 0 57017 City of Newport Beach Contribu 292,555 98,097 0 0 58000 Earning On Investments 103,888 108,037 60,000 60,000 59000-056 Transfer From Fund 056 275,612 298,330 250,000 250,000 59000-060 Transfer From Fund 060 1,323,705 1,237,597 1,280,800 1,280,800 59000-069 Transfer From Fund 069 912,410 1,053,200 1,149,350 1,149,400 TOTAL REVENUES 4,078,915 3,555,892 4,415,150 4,415,200 EXPENDITURES 05717019 FED CLEAN WATER INTERFUND TRAN 0 200,000 200,000 200,000 05717640 FED CLEAN WATER PROTECTION ENT 2,683,627 3,335,037 3,791,220 3,692,500 05717660 DELHI DIVERSION PROJECT 599,440 169,828 1,000,000 1,000,000 TOTAL EXPENDITURES 3,283,067 3,704,865 4,991,220 4,892,500 OPERATING EXPENSES ACTUAL FY 18-19 ACTUAL FY 19-20 ADOPTED FY 20-21 PROPOSED FY 21-22 61000 SALARIES & BENEFITS 716,378 829,889 696,700 531,340 62000 CONTRACTUALS 1,432,170 1,544,108 2,240,280 2,394,200 63000 COMMODITIES 3,717 10,282 28,420 14,000 65000 FIXED CHARGES 350,423 497,129 500,820 352,960 66000 CAPITAL 780,379 623,456 1,325,000 1,400,000 68000 TRANSFERS 0 200,000 200,000 200,000 TOTAL 3,283,067 3,704,865 4,991,220 4,892,500 398 City Council 29 –503 6/1/2021 FED CLEAN WATER PROTECTION ENT PUBLIC WORKS ACCOUNTING UNIT FED CLEAN WATER PROTECTION ENT 05717002 Account Code LINE ITEM RESOURCES ACTUAL FY 18-19 ACTUAL FY 19-20 ADOPTED FY 20-21 PROPOSED FY 21-22 53604 NPDES Public Improvement Plan 290,269 235,945 235,000 235,000 53617 NPDES Site Plan Review 0 683 0 0 53621 NPDES Building Permit 142,376 36,358 95,000 95,000 53622 NPDES Plumbing Permit 69,299 49,219 50,000 50,000 53623 NPDES Grading Permit 45,021 16,049 25,000 25,000 53708 NPDES Sewer Lateral 5,796 6,024 5,000 5,000 53711 NPDES Street Work Permit 299,419 256,688 265,000 265,000 53724 NPDES Refuse Non-Residential 0 77,999 0 0 57000 Expense Reimbursement 11,381 7,237 0 0 57010 Miscellaneous Recoveries 300 2,700 0 0 57014 OC Flood Contribution 266,205 66,149 0 0 57015 OCWD Contribution 0 0 1,000,000 1,000,000 57016 IRWD Contribution 40,680 5,582 0 0 57017 City of Newport Beach Contribu 292,555 98,097 0 0 58000 Earning On Investments 103,888 108,037 60,000 60,000 59000 Transfer From Fund 056 275,612 298,330 250,000 250,000 59000 Transfer From Fund 060 1,323,705 1,237,597 1,280,800 1,280,800 59000 Transfer From Fund 069 912,410 1,053,200 1,149,350 1,149,400 SUBTOTAL REVENUES 4,078,915 3,555,892 4,415,150 4,415,200 TOTAL 4,078,915 3,555,892 4,415,150 4,415,200 399 City Council 29 –504 6/1/2021 FED CLEAN WATER PROTECTION ENT PUBLIC WORKS ACCOUNTING UNIT FED CLEAN WATER INTERFUND TRAN 05717019 Account Code LINE ITEM RESOURCES ACTUAL FY 18-19 ACTUAL FY 19-20 ADOPTED FY 20-21 PROPOSED FY 21-22 68000 Transfer to Fund 068 0 200,000 200,000 200,000 SUBTOTAL TRANSFERS 0 200,000 200,000 200,000 TOTAL 0 200,000 200,000 200,000 400 City Council 29 –505 6/1/2021 FED CLEAN WATER PROTECTION ENT PUBLIC WORKS ACCOUNTING UNIT FED CLEAN WATER PROTECTION ENT 05717640 Account Code LINE ITEM RESOURCES ACTUAL FY 18-19 ACTUAL FY 19-20 ADOPTED FY 20-21 PROPOSED FY 21-22 61000 Salaries Regular 451,383 502,114 335,950 247,270 61020 Salaries Part-Time 9,705 414 16,770 29,700 61040 Salaries Overtime 21,083 33,282 40,000 40,000 61100 Retirement-Employer Normal Cost 14,973 23,646 31,190 25,530 61101 Retirement - Employer Unfunded 122,461 142,988 0 0 61102 Retirement- Employer Unfunded- Miscellaneous 0 0 158,040 121,200 61110 Part-Time Retirement 364 16 0 1,100 61120 Medicare Insurance 6,854 7,706 4,870 3,980 61130 Health Insurance 63,317 70,036 55,340 41,970 61170 Retiree Health Benefits 0 0 670 80 61180 Worker Compensation Insurance 26,238 49,688 53,870 20,510 SUBTOTAL SALARIES & BENEFITS 716,378 829,889 696,700 531,340 62010 Communications 4,295 3,528 4,000 6,000 62120 Training, Transportation, Meetings 3,372 3,665 15,000 15,000 62140 Membership, Subscription & Dues 1,430 1,478 1,400 1,400 62300 Contract Services-Professional 1,423,074 1,535,437 2,219,880 2,371,800 SUBTOTAL CONTRACTUALS 1,432,170 1,544,108 2,240,280 2,394,200 63001 Miscellaneous Operating Expenses 1,150 8,361 25,000 10,000 63300 Gas & Diesel 2,567 1,922 3,420 4,000 SUBTOTAL COMMODITIES 3,717 10,282 28,420 14,000 65010 Rental City Equipment 19,284 22,662 20,100 19,300 65011 Equipment Replacement Charges 0 1,160 0 0 65012 Accident Repair & Replacement 1,008 1,134 1,000 3,360 65040 IT Maintenance Charge 0 48,190 48,190 17,850 65050 IT Department Specific 42,833 0 0 0 65100 Insurance Charges 76,402 77,280 141,160 54,240 65105 Benefits Overhead 0 0 2,540 980 65205 Internal Departments Personnel 14,697 89,787 0 0 65210 Delivery Charges 0 430 430 430 65240 Public Works Administrative Ch 154,060 199,100 199,100 173,200 65400 Indirect Costs 42,139 57,385 88,300 83,600 SUBTOTAL FIXED CHARGES 350,423 497,129 500,820 352,960 66220 Improvements Other Than Building 180,940 428,377 250,000 400,000 66400 Machinery & Equipment 0 25,251 75,000 0 SUBTOTAL CAPITAL 180,940 453,628 325,000 400,000 TOTAL 2,683,627 3,335,037 3,791,220 3,692,500 401 City Council 29 –506 6/1/2021 FED CLEAN WATER PROTECTION ENT PUBLIC WORKS ACCOUNTING UNIT DELHI DIVERSION PROJECT 05717660 Account Code LINE ITEM RESOURCES ACTUAL FY 18-19 ACTUAL FY 19-20 ADOPTED FY 20-21 PROPOSED FY 21-22 66220 Improvements Other Than Building 599,440 169,828 1,000,000 1,000,000 SUBTOTAL CAPITAL 599,440 169,828 1,000,000 1,000,000 TOTAL 599,440 169,828 1,000,000 1,000,000 402 City Council 29 –507 6/1/2021 RESIDENTIAL STREET IMPROVEMENT DEPARTMENT RESOURCE SUMMARY PUBLIC WORKS ACTIVITIES ACTUAL FY 18-19 ACTUAL FY 19-20 ADOPTED FY 20-21 PROPOSED FY 21-22 REVENUES 51701 Transport/Oversize Permits 17,921 17,762 13,000 0 53704 Trench Cut Fee/Arterial 47,867 127,209 25,000 0 53705 Trench Cut Fee 28,718 23,346 10,000 0 53706 Street Construction Fee 335,639 323,390 250,000 0 53730 HOST Fee 23,141 18,040 15,000 0 58000 Earning On Investments 57,539 68,795 0 0 TOTAL REVENUES 510,824 578,543 313,000 0 EXPENDITURES 05817660 RESIDENTIAL STREET IMPROVEMENT 161,786 68,773 0 0 TOTAL EXPENDITURES 161,786 68,773 0 0 OPERATING EXPENSES ACTUAL FY 18-19 ACTUAL FY 19-20 ADOPTED FY 20-21 PROPOSED FY 21-22 62000 CONTRACTUALS 161,786 68,773 0 0 TOTAL 161,786 68,773 0 0 403 City Council 29 –508 6/1/2021 RESIDENTIAL STREET IMPROVEMENT PUBLIC WORKS ACCOUNTING UNIT RESIDENTIAL STREET IMPROVEMENT 05817002 Account Code LINE ITEM RESOURCES ACTUAL FY 18-19 ACTUAL FY 19-20 ADOPTED FY 20-21 PROPOSED FY 21-22 51701 Transport/Oversize Permits 17,921 17,762 13,000 0 53704 Trench Cut Fee/Arterial 47,867 127,209 25,000 0 53705 Trench Cut Fee 28,718 23,346 10,000 0 53706 Street Construction Fee 335,639 323,390 250,000 0 53730 HOST Fee 23,141 18,040 15,000 0 58000 Earning On Investments 57,539 68,795 0 0 SUBTOTAL REVENUES 510,824 578,543 313,000 0 TOTAL 510,824 578,543 313,000 0 404 City Council 29 –509 6/1/2021 RESIDENTIAL STREET IMPROVEMENT PUBLIC WORKS ACCOUNTING UNIT RESIDENTIAL STREET IMPROVEMENT 05817660 Account Code LINE ITEM RESOURCES ACTUAL FY 18-19 ACTUAL FY 19-20 ADOPTED FY 20-21 PROPOSED FY 21-22 62300 Contract Services-Professional 161,786 68,773 0 0 SUBTOTAL CONTRACTUALS 161,786 68,773 0 0 TOTAL 161,786 68,773 0 0 405 City Council 29 –510 6/1/2021 SELECT STREET CONSTRUCTION DEPARTMENT RESOURCE SUMMARY PUBLIC WORKS ACTIVITIES ACTUAL FY 18-19 ACTUAL FY 19-20 ADOPTED FY 20-21 PROPOSED FY 21-22 REVENUES 52001 Federal Grant-Indirect 509,193 707,961 0 0 52341 OCTA Gas Tax Subvention 183,113 96,874 0 0 57010 Miscellaneous Recoveries 0 976,618 0 0 57071 Sale of Land 359,879 2,837,764 0 0 57080 Developer Contributions In Lie 0 948,919 0 0 57960 Rental Of Property 46,780 112,896 35,000 0 57990 Miscellaneous Income 0 43,950 0 0 58000 Earning On Investments 168,908 182,660 100,000 0 58002 Net Increase (Decrease) In Fai 198,058 153,016 0 0 58006 Interest Earned on Advanced Re 986 0 15,000 0 59000-029 Transfer From Gas Tax Fund 029 1,717,906 4,767,497 6,460,390 8,115,560 59000-069 Transfer From Fund 069 0 0 0 3,522,340 TOTAL REVENUES 3,184,822 10,828,156 6,610,390 11,637,900 EXPENDITURES 05917660 SELECT STREET CONSTRUCTION 1,176,277 517,457 0 3,522,300 05917661 OCTA BRISTOL ST CORRIDOR IMPS 2,833,314 729,663 586,500 0 05917663 HUTA 2103 GAS TAX 337,772 1,457,132 82,000 1,515,000 05917665 HUTA GAS TAX - RMRA 1,141,303 3,306,438 6,378,390 6,600,620 05917667 HUTA GAS TAX - SB1 STATE LOAN 238,831 3,927 0 0 TOTAL EXPENDITURES 5,727,497 6,014,616 7,046,890 11,637,920 OPERATING EXPENSES ACTUAL FY 18-19 ACTUAL FY 19-20 ADOPTED FY 20-21 PROPOSED FY 21-22 66000 CAPITAL 5,727,497 6,014,616 7,046,890 11,637,920 TOTAL 5,727,497 6,014,616 7,046,890 11,637,920 406 City Council 29 –511 6/1/2021 SELECT STREET CONSTRUCTION PUBLIC WORKS ACCOUNTING UNIT SELECT STREET CONSTRUCTION 05917002 Account Code LINE ITEM RESOURCES ACTUAL FY 18-19 ACTUAL FY 19-20 ADOPTED FY 20-21 PROPOSED FY 21-22 52001 Federal Grant-Indirect 509,193 707,961 0 0 52341 OCTA Gas Tax Subvention 183,113 96,874 0 0 57010 Miscellaneous Recoveries 0 976,618 0 0 57071 Sale of Land 359,879 2,837,764 0 0 57080 Developer Contributions In Lie 0 948,919 0 0 57960 Rental Of Property 46,780 112,896 35,000 0 57990 Miscellaneous Income 0 43,950 0 0 58000 Earning On Investments 168,908 182,660 100,000 0 58002 Net Increase (Decrease) In Fai 198,058 153,016 0 0 58006 Interest Earned on Advanced Re 986 0 15,000 0 59000 Transfer From Fund 069 0 0 0 3,522,340 59000 Transfer From Gas Tax Fund 029 1,717,906 4,767,497 6,460,390 8,115,560 SUBTOTAL REVENUES 3,184,822 10,828,156 6,610,390 11,637,900 TOTAL 3,184,822 10,828,156 6,610,390 11,637,900 407 City Council 29 –512 6/1/2021 SELECT STREET CONSTRUCTION PUBLIC WORKS ACCOUNTING UNIT SELECT STREET CONSTRUCTION 05917660 Account Code LINE ITEM RESOURCES ACTUAL FY 18-19 ACTUAL FY 19-20 ADOPTED FY 20-21 PROPOSED FY 21-22 66100 Land 317,800 116,864 0 0 66220 Improvements Other Than Building 858,477 400,593 0 3,522,300 SUBTOTAL CAPITAL 1,176,277 517,457 0 3,522,300 TOTAL 1,176,277 517,457 0 3,522,300 408 City Council 29 –513 6/1/2021 SELECT STREET CONSTRUCTION PUBLIC WORKS ACCOUNTING UNIT OCTA BRISTOL ST CORRIDOR IMPS 05917661 Account Code LINE ITEM RESOURCES ACTUAL FY 18-19 ACTUAL FY 19-20 ADOPTED FY 20-21 PROPOSED FY 21-22 66100 Land 2,038,690 10,146 0 0 66220 Improvements Other Than Building 794,624 719,517 586,500 0 SUBTOTAL CAPITAL 2,833,314 729,663 586,500 0 TOTAL 2,833,314 729,663 586,500 0 409 City Council 29 –514 6/1/2021 SELECT STREET CONSTRUCTION PUBLIC WORKS ACCOUNTING UNIT HUTA 2103 GAS TAX 05917663 Account Code LINE ITEM RESOURCES ACTUAL FY 18-19 ACTUAL FY 19-20 ADOPTED FY 20-21 PROPOSED FY 21-22 66100 Land 0 157,575 0 0 66220 Improvements Other Than Building 337,772 1,299,557 82,000 1,515,000 SUBTOTAL CAPITAL 337,772 1,457,132 82,000 1,515,000 TOTAL 337,772 1,457,132 82,000 1,515,000 410 City Council 29 –515 6/1/2021 SELECT STREET CONSTRUCTION PUBLIC WORKS ACCOUNTING UNIT HUTA GAS TAX - RMRA 05917665 Account Code LINE ITEM RESOURCES ACTUAL FY 18-19 ACTUAL FY 19-20 ADOPTED FY 20-21 PROPOSED FY 21-22 66220 Improvements Other Than Building 1,141,303 3,306,438 6,378,390 6,600,620 SUBTOTAL CAPITAL 1,141,303 3,306,438 6,378,390 6,600,620 TOTAL 1,141,303 3,306,438 6,378,390 6,600,620 411 City Council 29 –516 6/1/2021 SELECT STREET CONSTRUCTION PUBLIC WORKS ACCOUNTING UNIT HUTA GAS TAX - SB1 STATE LOAN 05917667 Account Code LINE ITEM RESOURCES ACTUAL FY 18-19 ACTUAL FY 19-20 ADOPTED FY 20-21 PROPOSED FY 21-22 66220 Improvements Other Than Building 238,831 3,927 0 0 SUBTOTAL CAPITAL 238,831 3,927 0 0 TOTAL 238,831 3,927 0 0 412 City Council 29 –517 6/1/2021 WATER REVENUE DEPARTMENT RESOURCE SUMMARY PUBLIC WORKS ACTIVITIES ACTUAL FY 18-19 ACTUAL FY 19-20 ADOPTED FY 20-21 PROPOSED FY 21-22 REVENUES 53709 Connection Charge 85,442 79,527 0 616,600 53712 Water Sales - Regular 42,513,909 40,903,906 53,217,200 43,966,000 53713 Fireline Service Charge 400,946 400,136 378,200 378,200 53714 Basic Service Charge 9,741,473 13,329,831 10,472,670 23,253,900 53715 Re-Connection Charge 104,025 55,492 99,000 43,700 53716 After Hours Service Charge 10,019 5,910 9,500 8,500 53717 Tag Fee 175,494 86,524 155,000 73,200 53720 Penalties & Service Charge 531,827 424,498 571,500 676,600 53722 NPDES Water 1,323,705 1,237,597 1,310,500 1,238,000 53725 Water Sales - Miscellaneous 82,922 142,284 110,000 131,300 53735 Water Sales-Recycled Water 0 0 278,980 281,800 53736 Basic Service Charge-Recycled 0 0 81,560 138,100 57006 Expense Reimbursement-Condemn 75 0 0 0 57010 Miscellaneous Recoveries 620,706 6,003 0 0 57011 Miscellaneous Cost Refunds 0 38,520 2,000 0 57363 Cell Tower Lease Agreement 17,324 6,299 12,600 12,600 57960 Rental Of Property 534,317 284,909 300,000 200,000 57993 Write Off Collections 73,356 50,671 44,000 0 58000 Earning On Investments 744,146 819,541 574,000 500,000 58002 Net Increase (Decrease) In Fai 946,921 536,340 0 0 58003 Investment Income-Debt Service 142 942 0 0 TOTAL REVENUES 57,906,751 58,408,930 67,616,710 71,518,500 EXPENDITURES 06017019 WATER - INTERFUND TRANSFER 4,323,705 4,386,275 18,481,600 20,724,540 06017020 WATER DEBT SERVICE 635,492 600,783 1,360,950 1,355,800 06017640 WATER UTY WTR PROD & SUPPLY 27,507,390 28,396,129 32,785,150 39,794,750 06017641 WATER SYSTEM MAINT 5,604,070 6,573,215 6,587,170 7,925,310 06017642 WATER-MISC EXPENSES 5,952,279 6,153,471 4,567,000 29,100 06017644 WATER QUALITY 1,489,433 1,303,346 1,639,170 2,291,080 06017645 WATER ADMIN/ENGINEERING 4,435,527 5,407,511 8,097,880 10,926,110 06017646 WATER METER SERVICES 880,866 1,209,025 2,342,320 6,417,460 06017647 RECYCLED WATER 244,147 169,196 319,610 352,760 TOTAL EXPENDITURES 51,072,909 54,198,952 76,180,850 89,816,910 OPERATING EXPENSES ACTUAL FY 18-19 ACTUAL FY 19-20 ADOPTED FY 20-21 PROPOSED FY 21-22 61000 SALARIES & BENEFITS 5,554,037 6,385,515 8,616,400 9,970,340 62000 CONTRACTUALS 19,200,248 19,859,139 23,259,810 32,984,750 63000 COMMODITIES 10,693,962 11,371,162 13,044,680 14,466,650 65000 FIXED CHARGES 9,088,288 10,258,676 8,739,110 6,562,530 66000 CAPITAL 1,558,993 1,321,175 2,663,000 3,737,000 67000 DEBT SERVICE 633,242 596,283 1,376,250 1,371,100 68000 TRANSFERS 4,344,138 4,407,001 18,481,600 20,724,540 TOTAL 51,072,909 54,198,952 76,180,850 89,816,910 413 City Council 29 –518 6/1/2021 WATER REVENUE PUBLIC WORKS ACCOUNTING UNIT PUB WKS WATER REVENUE 06017002 Account Code LINE ITEM RESOURCES ACTUAL FY 18-19 ACTUAL FY 19-20 ADOPTED FY 20-21 PROPOSED FY 21-22 53709 Connection Charge 85,442 79,527 0 616,600 53712 Water Sales - Regular 42,513,909 40,903,906 53,217,200 43,966,000 53713 Fireline Service Charge 400,946 400,136 378,200 378,200 53714 Basic Service Charge 9,741,473 13,329,831 10,472,670 23,253,900 53715 Re-Connection Charge 104,025 55,492 99,000 43,700 53716 After Hours Service Charge 10,019 5,910 9,500 8,500 53717 Tag Fee 175,494 86,524 155,000 73,200 53720 Penalties & Service Charge 531,827 424,498 571,500 676,600 53722 NPDES Water 1,323,705 1,237,597 1,310,500 1,238,000 53725 Water Sales - Miscellaneous 82,922 142,284 110,000 131,300 53735 Water Sales-Recycled Water 0 0 278,980 281,800 53736 Basic Service Charge-Recycled 0 0 81,560 138,100 57006 Expense Reimbursement-Condemn 75 0 0 0 57010 Miscellaneous Recoveries 620,706 6,003 0 0 57011 Miscellaneous Cost Refunds 0 38,520 2,000 0 57363 Cell Tower Lease Agreement 17,324 6,299 12,600 12,600 57960 Rental Of Property 534,317 284,909 300,000 200,000 57993 Write Off Collections 73,356 50,671 44,000 0 58000 Earning On Investments 744,146 819,541 574,000 500,000 58002 Net Increase (Decrease) In Fai 946,921 536,340 0 0 58003 Investment Income-Debt Service 142 942 0 0 SUBTOTAL REVENUES 57,906,751 58,408,930 67,616,710 71,518,500 TOTAL 57,906,751 58,408,930 67,616,710 71,518,500 414 City Council 29 –519 6/1/2021 WATER REVENUE PUBLIC WORKS ACCOUNTING UNIT WATER - INTERFUND TRANSFER 06017019 Account Code LINE ITEM RESOURCES ACTUAL FY 18-19 ACTUAL FY 19-20 ADOPTED FY 20-21 PROPOSED FY 21-22 68000 Transfer to Fund 057 1,323,705 1,237,597 1,280,800 1,280,800 68000 Transfer to Fund 066 3,000,000 3,148,678 17,200,800 19,443,740 SUBTOTAL TRANSFERS 4,323,705 4,386,275 18,481,600 20,724,540 TOTAL 4,323,705 4,386,275 18,481,600 20,724,540 415 City Council 29 –520 6/1/2021 WATER REVENUE PUBLIC WORKS ACCOUNTING UNIT WATER DEBT SERVICE 06017020 Account Code LINE ITEM RESOURCES ACTUAL FY 18-19 ACTUAL FY 19-20 ADOPTED FY 20-21 PROPOSED FY 21-22 62300 Contract Services-Professional 2,250 4,500 2,500 2,500 62401 Trustee Fee 0 0 3,000 3,000 SUBTOTAL CONTRACTUALS 2,250 4,500 5,500 5,500 67300 Bond Principal 0 0 785,000 820,000 67310 Bond Interest 633,242 596,283 570,450 530,300 SUBTOTAL DEBT SERVICE 633,242 596,283 1,355,450 1,350,300 TOTAL 635,492 600,783 1,360,950 1,355,800 416 City Council 29 –521 6/1/2021 WATER REVENUE PUBLIC WORKS ACCOUNTING UNIT WATER UTY WTR PROD & SUPPLY 06017640 Account Code LINE ITEM RESOURCES ACTUAL FY 18-19 ACTUAL FY 19-20 ADOPTED FY 20-21 PROPOSED FY 21-22 61000 Salaries Regular 679,217 631,271 1,016,910 1,254,410 61020 Salaries Part-Time 39,875 38,547 76,590 119,200 61040 Salaries Overtime 165,306 202,040 180,000 230,000 61100 Retirement-Employer Normal Cost 19,814 26,851 77,460 104,320 61101 Retirement - Employer Unfunded 162,049 162,367 0 0 61102 Retirement- Employer Unfunded- Miscellaneous 0 0 191,400 222,240 61110 Part-Time Retirement 1,495 1,445 0 4,500 61120 Medicare Insurance 12,262 11,817 14,670 19,850 61130 Health Insurance 108,862 98,389 216,240 305,080 61170 Retiree Health Benefits 0 0 1,310 1,300 61180 Worker Compensation Insurance 48,126 80,834 67,860 63,590 SUBTOTAL SALARIES & BENEFITS 1,237,006 1,253,561 1,842,440 2,324,490 62000 Utilities 1,952,814 2,026,676 2,011,010 2,990,000 62010 Communications 39,430 48,673 45,000 52,200 62120 Training, Transportation, Meetings 10,420 12,627 41,200 59,000 62140 Membership, Subscription & Dues 132,441 153,697 260,000 260,000 62300 Contract Services-Professional 13,881,739 14,112,338 15,854,650 20,526,200 62320 Maintenance & Repair Buildings 23,992 33,462 50,000 50,000 62321 Maintenance & Repair Improveme 13,500 0 20,000 20,000 62322 Maintenance & Repair Machinery 641 1,260 15,000 15,000 62500 Rent Payments 0 0 232,400 0 SUBTOTAL CONTRACTUALS 16,054,977 16,388,733 18,529,260 23,972,400 63001 Miscellaneous Operating Expenses 9,163,453 9,665,286 10,865,100 11,463,300 63300 Gas & Diesel 27,075 31,158 30,360 30,360 SUBTOTAL COMMODITIES 9,190,528 9,696,444 10,895,460 11,493,660 65010 Rental City Equipment 56,402 91,783 44,100 85,200 65011 Equipment Replacement Charges 55,343 89,512 30,300 80,620 65012 Accident Repair & Replacement 3,354 3,660 1,600 4,800 65040 IT Maintenance Charge 0 73,189 73,190 69,960 65050 IT Department Specific 65,320 0 0 0 65100 Insurance Charges 140,136 139,700 177,810 168,150 65105 Benefits Overhead 0 0 3,200 3,780 65210 Delivery Charges 0 786 790 790 65400 Indirect Costs 77,423 93,312 133,200 363,100 SUBTOTAL FIXED CHARGES 397,978 491,943 464,190 776,400 66400 Machinery & Equipment 606,468 544,692 1,033,000 1,207,000 66510 Computer Software 0 31 0 0 SUBTOTAL CAPITAL 606,468 544,722 1,033,000 1,207,000 67200 Principal-Leases 0 0 20,800 20,800 SUBTOTAL DEBT SERVICE 0 0 20,800 20,800 68000 Transfer to Fund 051 20,433 20,726 0 0 SUBTOTAL TRANSFERS 20,433 20,726 0 0 TOTAL 27,507,390 28,396,129 32,785,150 39,794,750 417 City Council 29 –522 6/1/2021 WATER REVENUE PUBLIC WORKS ACCOUNTING UNIT WATER SYSTEM MAINT 06017641 Account Code LINE ITEM RESOURCES ACTUAL FY 18-19 ACTUAL FY 19-20 ADOPTED FY 20-21 PROPOSED FY 21-22 61000 Salaries Regular 1,161,869 1,373,052 1,227,200 1,269,890 61010 Salaries Cash Out/Separation 7,540 0 0 0 61020 Salaries Part-Time 9,510 35,263 58,790 55,600 61040 Salaries Overtime 255,920 306,390 387,000 387,000 61100 Retirement-Employer Normal Cost 36,095 56,898 79,850 84,310 61101 Retirement - Employer Unfunded 295,207 344,064 0 0 61102 Retirement- Employer Unfunded- Miscellaneous 0 0 368,640 388,680 61110 Part-Time Retirement 318 1,322 0 2,100 61120 Medicare Insurance 19,182 23,664 17,730 19,130 61130 Health Insurance 291,843 299,799 315,880 330,390 61170 Retiree Health Benefits 0 0 460 320 61180 Worker Compensation Insurance 78,079 159,000 80,280 74,780 SUBTOTAL SALARIES & BENEFITS 2,155,563 2,599,453 2,535,830 2,612,200 62010 Communications 16,538 11,528 20,000 20,000 62120 Training, Transportation, Meetings 16,650 11,329 20,000 20,000 62140 Membership, Subscription & Dues 29,003 51,481 46,000 46,000 62300 Contract Services-Professional 1,134,671 1,082,738 1,018,000 1,416,500 62320 Maintenance & Repair Buildings 3,755 0 25,000 25,000 62322 Maintenance & Repair Machinery 0 0 11,000 11,000 SUBTOTAL CONTRACTUALS 1,200,617 1,157,075 1,140,000 1,538,500 63001 Miscellaneous Operating Expenses 579,757 722,777 673,000 1,313,000 63300 Gas & Diesel 61,482 63,380 101,360 101,360 SUBTOTAL COMMODITIES 641,239 786,157 774,360 1,414,360 65010 Rental City Equipment 248,898 304,599 298,000 298,680 65011 Equipment Replacement Charges 140,994 208,944 156,300 137,170 65012 Accident Repair & Replacement 4,644 5,238 4,800 1,750 65020 City Yard Rental 208,015 228,770 228,770 228,770 65040 IT Maintenance Charge 0 94,875 94,880 87,800 65050 IT Department Specific 84,595 0 0 0 65100 Insurance Charges 227,355 226,770 210,370 197,750 65105 Benefits Overhead 0 0 3,790 5,460 65210 Delivery Charges 0 1,270 1,270 1,270 65400 Indirect Costs 125,012 183,641 138,800 401,600 SUBTOTAL FIXED CHARGES 1,039,514 1,254,108 1,136,980 1,360,250 66400 Machinery & Equipment 567,139 776,421 1,000,000 1,000,000 SUBTOTAL CAPITAL 567,139 776,421 1,000,000 1,000,000 TOTAL 5,604,070 6,573,215 6,587,170 7,925,310 418 City Council 29 –523 6/1/2021 WATER REVENUE PUBLIC WORKS ACCOUNTING UNIT WATER-MISC EXPENSES 06017642 Account Code LINE ITEM RESOURCES ACTUAL FY 18-19 ACTUAL FY 19-20 ADOPTED FY 20-21 PROPOSED FY 21-22 62000 Utilities 998 1,365 0 0 62251 Other Agency Services 10,316 23,006 29,100 29,100 SUBTOTAL CONTRACTUALS 11,313 24,371 29,100 29,100 65220 Treasury Services Charges 1,403,046 1,591,200 0 0 65500 General Fund Overhead 4,537,920 4,537,900 4,537,900 0 SUBTOTAL FIXED CHARGES 5,940,966 6,129,100 4,537,900 0 TOTAL 5,952,279 6,153,471 4,567,000 29,100 419 City Council 29 –524 6/1/2021 WATER REVENUE PUBLIC WORKS ACCOUNTING UNIT WATER QUALITY 06017644 Account Code LINE ITEM RESOURCES ACTUAL FY 18-19 ACTUAL FY 19-20 ADOPTED FY 20-21 PROPOSED FY 21-22 61000 Salaries Regular 319,147 282,190 376,530 374,740 61020 Salaries Part-Time 57,959 33,370 66,760 65,200 61040 Salaries Overtime 55,043 52,445 100,000 75,000 61100 Retirement-Employer Normal Cost 7,527 13,434 25,160 27,930 61101 Retirement - Employer Unfunded 61,558 81,238 0 0 61102 Retirement- Employer Unfunded- Miscellaneous 0 0 94,800 88,680 61110 Part-Time Retirement 2,173 1,251 0 2,500 61120 Medicare Insurance 5,774 5,088 5,450 6,330 61130 Health Insurance 47,634 44,909 66,390 69,780 61170 Retiree Health Benefits 0 0 450 310 61180 Worker Compensation Insurance 23,516 34,126 25,550 25,780 SUBTOTAL SALARIES & BENEFITS 580,332 548,052 761,090 736,250 62010 Communications 7,152 6,206 4,500 4,500 62120 Training, Transportation, Meetings 6,531 11,966 3,300 3,300 62140 Membership, Subscription & Dues 29,411 14,784 18,900 18,900 62300 Contract Services-Professional 158,829 222,413 310,500 360,500 62322 Maintenance & Repair Machinery 0 0 3,000 3,000 SUBTOTAL CONTRACTUALS 201,924 255,368 340,200 390,200 63001 Miscellaneous Operating Expenses 229,636 301,624 254,500 509,300 63300 Gas & Diesel 20,187 9,720 5,130 5,100 SUBTOTAL COMMODITIES 249,823 311,344 259,630 514,400 65010 Rental City Equipment 33,000 54,746 22,000 49,560 65011 Equipment Replacement Charges 7,524 0 18,300 33,730 65012 Accident Repair & Replacement 1,929 1,904 700 1,120 65040 IT Maintenance Charge 0 22,589 22,590 21,590 65050 IT Department Specific 20,346 0 0 0 65100 Insurance Charges 68,476 69,540 66,960 68,170 65105 Benefits Overhead 0 0 1,210 1,170 65210 Delivery Charges 0 392 390 390 65400 Indirect Costs 37,856 39,412 66,100 394,500 SUBTOTAL FIXED CHARGES 169,131 188,582 198,250 570,230 66400 Machinery & Equipment 288,223 0 80,000 80,000 SUBTOTAL CAPITAL 288,223 0 80,000 80,000 TOTAL 1,489,433 1,303,346 1,639,170 2,291,080 420 City Council 29 –525 6/1/2021 WATER REVENUE PUBLIC WORKS ACCOUNTING UNIT WATER ADMIN/ENGINEERING 06017645 Account Code LINE ITEM RESOURCES ACTUAL FY 18-19 ACTUAL FY 19-20 ADOPTED FY 20-21 PROPOSED FY 21-22 61000 Salaries Regular 779,771 960,361 1,717,680 2,163,080 61010 Salaries Cash Out/Separation 7,995 0 0 0 61020 Salaries Part-Time 55,906 56,878 71,310 130,000 61040 Salaries Overtime 27,221 33,478 30,000 70,000 61100 Retirement-Employer Normal Cost 22,842 38,130 124,290 177,070 61101 Retirement - Employer Unfunded 186,815 230,570 0 0 61102 Retirement- Employer Unfunded- Miscellaneous 0 0 246,240 324,360 61110 Part-Time Retirement 2,097 2,114 0 4,900 61120 Medicare Insurance 12,303 14,834 24,850 33,170 61130 Health Insurance 122,894 124,559 321,470 391,890 61170 Retiree Health Benefits 0 0 2,250 2,410 61180 Worker Compensation Insurance 47,391 97,439 114,000 104,030 SUBTOTAL SALARIES & BENEFITS 1,265,236 1,558,364 2,652,090 3,400,910 62010 Communications 15,127 20,048 8,250 8,250 62120 Training, Transportation, Meetings 4,743 11,794 16,000 16,000 62140 Membership, Subscription & Dues 28,943 21,257 15,600 15,600 62300 Contract Services-Professional 1,485,435 1,706,103 2,653,800 2,878,500 62302 Contracted Vendor Personnel Services 0 0 0 500,000 62322 Maintenance & Repair Machinery 3,450 0 5,000 5,000 SUBTOTAL CONTRACTUALS 1,537,697 1,759,202 2,698,650 3,423,350 63001 Miscellaneous Operating Expenses 79,232 92,702 285,000 294,000 63300 Gas & Diesel 4,673 3,585 5,700 5,700 SUBTOTAL COMMODITIES 83,905 96,287 290,700 299,700 65010 Rental City Equipment 10,923 27,360 16,200 26,310 65011 Equipment Replacement Charges 16,506 33,888 13,200 21,510 65012 Accident Repair & Replacement 1,107 1,223 1,100 1,160 65040 IT Maintenance Charge 0 39,155 39,160 96,440 65050 IT Department Specific 34,802 159,920 159,920 159,920 65100 Insurance Charges 137,996 133,900 298,730 275,100 65105 Benefits Overhead 0 0 5,380 5,660 65210 Delivery Charges 0 752 750 750 65240 Public Works Administrative Ch 1,174,585 1,484,900 1,484,900 2,341,900 65400 Indirect Costs 75,606 112,529 167,100 603,400 SUBTOTAL FIXED CHARGES 1,451,525 1,993,627 2,186,440 3,532,150 66400 Machinery & Equipment 97,163 0 270,000 270,000 66510 Computer Software 0 31 0 0 SUBTOTAL CAPITAL 97,163 31 270,000 270,000 TOTAL 4,435,527 5,407,511 8,097,880 10,926,110 421 City Council 29 –526 6/1/2021 WATER REVENUE PUBLIC WORKS ACCOUNTING UNIT WATER METER SERVICES 06017646 Account Code LINE ITEM RESOURCES ACTUAL FY 18-19 ACTUAL FY 19-20 ADOPTED FY 20-21 PROPOSED FY 21-22 61000 Salaries Regular 192,515 253,529 417,900 432,260 61020 Salaries Part-Time 20,193 21,495 56,000 54,800 61040 Salaries Overtime 21,779 23,496 100,000 100,000 61100 Retirement-Employer Normal Cost 3,297 7,085 21,660 21,640 61101 Retirement - Employer Unfunded 26,962 42,843 0 0 61102 Retirement- Employer Unfunded- Miscellaneous 0 0 48,360 74,160 61110 Part-Time Retirement 757 806 0 2,100 61120 Medicare Insurance 3,260 4,173 6,030 7,030 61130 Health Insurance 34,377 44,975 90,160 101,640 61180 Worker Compensation Insurance 12,760 27,681 28,540 27,560 SUBTOTAL SALARIES & BENEFITS 315,901 426,085 768,650 821,190 62010 Communications 4,743 2,482 4,500 4,500 62120 Training, Transportation, Meetings 465 2,670 3,300 3,300 62140 Membership, Subscription & Dues 4,923 5,309 3,300 3,300 62300 Contract Services-Professional 181,116 259,378 503,000 3,611,600 62322 Maintenance & Repair Machinery 0 0 3,000 3,000 SUBTOTAL CONTRACTUALS 191,247 269,839 517,100 3,625,700 63001 Miscellaneous Operating Expenses 287,221 314,796 550,500 470,500 63300 Gas & Diesel 0 0 17,530 17,530 SUBTOTAL COMMODITIES 287,221 314,796 568,030 488,030 65010 Rental City Equipment 0 34,812 34,800 33,470 65011 Equipment Replacement Charges 22,572 66,010 16,100 14,940 65012 Accident Repair & Replacement 0 1,260 1,300 3,610 65040 IT Maintenance Charge 0 30,119 30,120 28,790 65050 IT Department Specific 26,770 0 0 0 65100 Insurance Charges 37,155 33,960 74,780 72,870 65105 Benefits Overhead 0 0 1,350 1,570 65210 Delivery Charges 0 191 190 190 65400 Indirect Costs 0 31,953 49,900 147,100 SUBTOTAL FIXED CHARGES 86,497 198,304 208,540 302,540 66400 Machinery & Equipment 0 0 280,000 1,180,000 SUBTOTAL CAPITAL 0 0 280,000 1,180,000 TOTAL 880,866 1,209,025 2,342,320 6,417,460 422 City Council 29 –527 6/1/2021 WATER REVENUE PUBLIC WORKS ACCOUNTING UNIT RECYCLED WATER 06017647 Account Code LINE ITEM RESOURCES ACTUAL FY 18-19 ACTUAL FY 19-20 ADOPTED FY 20-21 PROPOSED FY 21-22 61000 Salaries Regular 0 0 39,520 39,100 61100 Retirement-Employer Normal Cost 0 0 4,770 4,660 61102 Retirement- Employer Unfunded- Miscellaneous 0 0 0 16,800 61120 Medicare Insurance 0 0 580 560 61130 Health Insurance 0 0 11,430 11,880 61180 Worker Compensation Insurance 0 0 0 2,300 SUBTOTAL SALARIES & BENEFITS 0 0 56,300 75,300 62300 Contract Services-Professional 223 50 0 0 SUBTOTAL CONTRACTUALS 223 50 0 0 63001 Miscellaneous Operating Expenses 241,247 166,134 256,500 256,500 SUBTOTAL COMMODITIES 241,247 166,134 256,500 256,500 65040 IT Maintenance Charge 0 3,012 3,010 2,880 65050 IT Department Specific 2,677 0 0 0 65100 Insurance Charges 0 0 0 6,080 65105 Benefits Overhead 0 0 100 200 65400 Indirect Costs 0 0 3,700 11,800 SUBTOTAL FIXED CHARGES 2,677 3,012 6,810 20,960 TOTAL 244,147 169,196 319,610 352,760 423 City Council 29 –528 6/1/2021 ACQUISITION & CONSTRUCTION DEPARTMENT RESOURCE SUMMARY PUBLIC WORKS ACTIVITIES ACTUAL FY 18-19 ACTUAL FY 19-20 ADOPTED FY 20-21 PROPOSED FY 21-22 REVENUES 52040 Grant-Other 0 0 6,600,000 0 57011 Miscellaneous Cost Refunds 11,650 9,632 0 0 58005 Investment Income-Trustee 2,668 976 0 0 59000-060 Transfer From Fund 060 3,000,000 3,148,678 17,200,800 19,443,740 TOTAL REVENUES 3,014,318 3,159,286 23,800,800 19,443,740 EXPENDITURES 06617647 WTR UTY CAPITAL PROJECTS 2,603,031 2,757,626 27,150,000 19,425,000 TOTAL EXPENDITURES 2,603,031 2,757,626 27,150,000 19,425,000 OPERATING EXPENSES ACTUAL FY 18-19 ACTUAL FY 19-20 ADOPTED FY 20-21 PROPOSED FY 21-22 66000 CAPITAL 2,603,031 2,757,626 27,150,000 19,425,000 TOTAL 2,603,031 2,757,626 27,150,000 19,425,000 424 City Council 29 –529 6/1/2021 ACQUISITION & CONSTRUCTION PUBLIC WORKS ACCOUNTING UNIT WTR UTY WTR DIV CAPTL EXPENSE 06617002 Account Code LINE ITEM RESOURCES ACTUAL FY 18-19 ACTUAL FY 19-20 ADOPTED FY 20-21 PROPOSED FY 21-22 52040 Grant-Other 0 0 6,600,000 0 57011 Miscellaneous Cost Refunds 11,650 9,632 0 0 58005 Investment Income-Trustee 2,668 976 0 0 59000 Transfer From Fund 060 3,000,000 3,148,678 17,200,800 19,443,740 SUBTOTAL REVENUES 3,014,318 3,159,286 23,800,800 19,443,740 TOTAL 3,014,318 3,159,286 23,800,800 19,443,740 425 City Council 29 –530 6/1/2021 ACQUISITION & CONSTRUCTION PUBLIC WORKS ACCOUNTING UNIT WTR UTY CAPITAL PROJECTS 06617647 Account Code LINE ITEM RESOURCES ACTUAL FY 18-19 ACTUAL FY 19-20 ADOPTED FY 20-21 PROPOSED FY 21-22 66100 Land (913)0 0 0 66220 Improvements Other Than Building 0 1,402 0 0 66301 Water Capital Project 2,603,944 2,756,224 27,150,000 19,425,000 SUBTOTAL CAPITAL 2,603,031 2,757,626 27,150,000 19,425,000 TOTAL 2,603,031 2,757,626 27,150,000 19,425,000 426 City Council 29 –531 6/1/2021 REGIONAL TRANSP CENTER DEPARTMENT RESOURCE SUMMARY PUBLIC WORKS ACTIVITIES ACTUAL FY 18-19 ACTUAL FY 19-20 ADOPTED FY 20-21 PROPOSED FY 21-22 REVENUES 53802 S A WORK Center User Fee 3,664 0 0 0 53803 Rental-Conference Room 1,082 195 2,700 2,700 53805 Rental-Tres Estrellas De Oro 87,581 67,133 0 0 53808 Rental-Amtrak 34,843 34,843 60,000 40,000 53809 Rental-Lee Gift Shop 19,074 20,808 21,700 0 53810 Rental-Greyhound 93,683 113,629 108,000 108,000 53813 Rental-EDD/State of CA 5,214 0 0 0 53815 Concession-Taxi Stand 3,642 426 0 0 53818 Concession-Vending Machines 900 900 900 900 53819 OCTA Rental 0 0 2,500 2,500 53821 Rental-International Bus Lines 81,656 69,110 80,100 0 53823 Rental-Walsh Construction 14,980 104,668 96,700 115,000 53824 Rental-PGH 30,000 62,282 60,000 89,000 53825 Rental-SRK Engineering 7,480 14,268 0 0 53826 Rental-Aldridge Group 12,246 74,460 104,600 130,000 53827 Rental-State (Umberg)0 70,400 76,800 76,800 53828 Rental-Sequoia Foundation 0 2,232 0 0 53832 Rental-RailWorks 0 0 0 10,000 57960 Rental Of Property 0 0 401,400 40,000 57990 Miscellaneous Income 2,110 6,361 8,000 3,000 59000-011 Transfer From Fund 011 0 0 1,100,000 1,081,870 TOTAL REVENUES 398,156 641,714 2,123,400 1,699,770 EXPENDITURES 06717650 PWA - SARTC OPERATIONS 986,308 1,094,318 1,962,000 1,699,770 TOTAL EXPENDITURES 986,308 1,094,318 1,962,000 1,699,770 OPERATING EXPENSES ACTUAL FY 18-19 ACTUAL FY 19-20 ADOPTED FY 20-21 PROPOSED FY 21-22 61000 SALARIES & BENEFITS 129,081 88,719 117,980 135,740 62000 CONTRACTUALS 717,376 771,956 1,699,900 1,382,400 63000 COMMODITIES 2,922 4,371 0 17,000 65000 FIXED CHARGES 124,398 117,917 131,720 152,230 66000 CAPITAL 169 100,022 0 0 67000 DEBT SERVICE 12,363 11,332 12,400 12,400 TOTAL 986,308 1,094,318 1,962,000 1,699,770 427 City Council 29 –532 6/1/2021 REGIONAL TRANSP CENTER PUBLIC WORKS ACCOUNTING UNIT PWA - SARTC OPERATIONS 06717002 Account Code LINE ITEM RESOURCES ACTUAL FY 18-19 ACTUAL FY 19-20 ADOPTED FY 20-21 PROPOSED FY 21-22 53802 S A WORK Center User Fee 3,664 0 0 0 53803 Rental-Conference Room 1,082 195 2,700 2,700 53805 Rental-Tres Estrellas De Oro 87,581 67,133 0 0 53808 Rental-Amtrak 34,843 34,843 60,000 40,000 53809 Rental-Lee Gift Shop 19,074 20,808 21,700 0 53810 Rental-Greyhound 93,683 113,629 108,000 108,000 53813 Rental-EDD/State of CA 5,214 0 0 0 53815 Concession-Taxi Stand 3,642 426 0 0 53818 Concession-Vending Machines 900 900 900 900 53819 OCTA Rental 0 0 2,500 2,500 53821 Rental-International Bus Lines 81,656 69,110 80,100 0 53823 Rental-Walsh Construction 14,980 104,668 96,700 115,000 53824 Rental-PGH 30,000 62,282 60,000 89,000 53825 Rental-SRK Engineering 7,480 14,268 0 0 53826 Rental-Aldridge Group 12,246 74,460 104,600 130,000 53827 Rental-State (Umberg)0 70,400 76,800 76,800 53828 Rental-Sequoia Foundation 0 2,232 0 0 53832 Rental-RailWorks 0 0 0 10,000 57960 Rental Of Property 0 0 401,400 40,000 57990 Miscellaneous Income 2,110 6,361 8,000 3,000 59000 Transfer From Fund 011 0 0 1,100,000 1,081,870 SUBTOTAL REVENUES 398,156 641,714 2,123,400 1,699,770 TOTAL 398,156 641,714 2,123,400 1,699,770 428 City Council 29 –533 6/1/2021 REGIONAL TRANSP CENTER PUBLIC WORKS ACCOUNTING UNIT PWA - SARTC OPERATIONS 06717650 Account Code LINE ITEM RESOURCES ACTUAL FY 18-19 ACTUAL FY 19-20 ADOPTED FY 20-21 PROPOSED FY 21-22 61000 Salaries Regular 94,273 61,016 82,810 72,120 61040 Salaries Overtime 515 1,630 0 25,000 61100 Retirement-Employer Normal Cost 1,632 1,816 3,350 2,800 61101 Retirement - Employer Unfunded 13,345 10,980 0 0 61102 Retirement- Employer Unfunded- Miscellaneous 0 0 16,560 17,520 61120 Medicare Insurance 1,334 840 1,190 1,040 61130 Health Insurance 12,824 6,627 13,880 12,400 61170 Retiree Health Benefits 0 0 190 40 61180 Worker Compensation Insurance 5,158 5,810 0 4,820 SUBTOTAL SALARIES & BENEFITS 129,081 88,719 117,980 135,740 62000 Utilities 129,565 143,387 165,000 165,000 62010 Communications 4,159 5,751 5,000 5,000 62120 Training, Transportation, Meetings 0 0 500 500 62300 Contract Services-Professional 467,550 512,045 352,500 35,000 62310 Janitorial & Housekeeping 17,987 27,509 240,000 240,000 62320 Maintenance & Repair Buildings 94,050 82,965 501,900 501,900 62322 Maintenance & Repair Machinery 3,465 0 435,000 435,000 62700 Auto Expense 600 300 0 0 SUBTOTAL CONTRACTUALS 717,376 771,956 1,699,900 1,382,400 63001 Miscellaneous Operating Expenses 2,922 4,371 0 17,000 SUBTOTAL COMMODITIES 2,922 4,371 0 17,000 65000 Building Rental 75,000 75,000 75,000 75,100 65040 IT Maintenance Charge 0 4,217 4,220 3,450 65050 IT Department Specific 3,748 0 0 0 65100 Insurance Charges 15,020 0 0 12,730 65105 Benefits Overhead 0 0 0 250 65205 Internal Departments Personnel 0 0 13,800 0 65240 Public Works Administrative Ch 30,630 38,700 38,700 38,900 65400 Indirect Costs 0 0 0 21,800 SUBTOTAL FIXED CHARGES 124,398 117,917 131,720 152,230 66200 Building Improvement 0 80,238 0 0 66220 Improvements Other Than Building 0 19,785 0 0 66400 Machinery & Equipment 169 0 0 0 SUBTOTAL CAPITAL 169 100,022 0 0 67003 Loan Payment-OBF 12,363 11,332 12,400 12,400 SUBTOTAL DEBT SERVICE 12,363 11,332 12,400 12,400 TOTAL 986,308 1,094,318 1,962,000 1,699,770 429 City Council 29 –534 6/1/2021 SANITATION FUND DEPARTMENT RESOURCE SUMMARY PUBLIC WORKS ACTIVITIES ACTUAL FY 18-19 ACTUAL FY 19-20 ADOPTED FY 20-21 PROPOSED FY 21-22 REVENUES 53702 Graffiti Restitution-Courts 3,458 3,433 10,000 10,000 53710 Abatement Control Charge 8,593 168 10,000 10,000 53719 Sanitation Charge 6,885,068 5,731,727 6,015,890 6,015,900 53720 Penalties & Service Charge 62,717 44,550 0 0 57010 Miscellaneous Recoveries 17,880 3,984 2,000 2,000 58000 Earning On Investments 90,396 134,671 10,000 10,000 59000-057 Transfer From Fund 057 0 200,000 200,000 200,000 TOTAL REVENUES 7,068,112 6,118,533 6,247,890 6,247,900 EXPENDITURES 06817640 PUB WKS-ENVIRONMENT/SANITATION 1,531,715 1,904,204 4,534,320 2,035,570 06817641 PUB WKS-ROADWAY CLEANING 2,309,996 2,912,385 3,812,010 4,263,840 06817643 PUB WKS-STREET TREES 2,229,679 0 0 0 TOTAL EXPENDITURES 6,071,391 4,816,589 8,346,330 6,299,410 OPERATING EXPENSES ACTUAL FY 18-19 ACTUAL FY 19-20 ADOPTED FY 20-21 PROPOSED FY 21-22 61000 SALARIES & BENEFITS 3,010,512 1,805,279 2,488,430 2,809,310 62000 CONTRACTUALS 913,873 911,024 1,704,400 1,844,400 63000 COMMODITIES 203,685 203,296 181,240 181,210 65000 FIXED CHARGES 1,836,320 1,448,392 1,523,360 1,461,590 66000 CAPITAL 103,253 444,655 2,445,000 0 67000 DEBT SERVICE 0 0 3,900 2,900 68000 TRANSFERS 3,747 3,943 0 0 TOTAL 6,071,391 4,816,589 8,346,330 6,299,410 430 City Council 29 –535 6/1/2021 SANITATION FUND PUBLIC WORKS ACCOUNTING UNIT PUB WKS-ENVIRONMENT/SANITATION 06817002 Account Code LINE ITEM RESOURCES ACTUAL FY 18-19 ACTUAL FY 19-20 ADOPTED FY 20-21 PROPOSED FY 21-22 53702 Graffiti Restitution-Courts 3,458 3,433 10,000 10,000 53710 Abatement Control Charge 8,593 168 10,000 10,000 53719 Sanitation Charge 6,885,068 5,731,727 6,015,890 6,015,900 53720 Penalties & Service Charge 62,717 44,550 0 0 57010 Miscellaneous Recoveries 17,880 3,984 2,000 2,000 58000 Earning On Investments 90,396 134,671 10,000 10,000 59000 Transfer From Fund 057 0 200,000 200,000 200,000 SUBTOTAL REVENUES 7,068,112 6,118,533 6,247,890 6,247,900 TOTAL 7,068,112 6,118,533 6,247,890 6,247,900 431 City Council 29 –536 6/1/2021 SANITATION FUND PUBLIC WORKS ACCOUNTING UNIT PUB WKS-ENVIRONMENT/SANITATION 06817640 Account Code LINE ITEM RESOURCES ACTUAL FY 18-19 ACTUAL FY 19-20 ADOPTED FY 20-21 PROPOSED FY 21-22 61000 Salaries Regular 386,127 341,186 485,020 580,310 61010 Salaries Cash Out/Separation 32,512 0 0 30,000 61020 Salaries Part-Time 16,289 5,089 0 11,800 61040 Salaries Overtime 17,618 9,077 20,000 20,000 61100 Retirement-Employer Normal Cost 14,781 16,788 35,280 44,030 61101 Retirement - Employer Unfunded 120,886 101,519 0 0 61102 Retirement- Employer Unfunded- Miscellaneous 0 0 138,480 110,760 61110 Part-Time Retirement 611 190 0 400 61120 Medicare Insurance 6,150 5,091 7,030 8,610 61130 Health Insurance 75,873 67,404 102,030 124,730 61170 Retiree Health Benefits 0 0 1,020 1,580 61180 Worker Compensation Insurance 24,626 32,945 31,660 28,200 SUBTOTAL SALARIES & BENEFITS 695,471 579,290 820,520 960,420 62010 Communications 18,379 18,051 9,300 9,300 62120 Training, Transportation, Meetings 0 66 5,000 5,000 62140 Membership, Subscription & Dues 263 367 300 300 62300 Contract Services-Professional 98,343 90,083 406,300 406,300 62322 Maintenance & Repair Machinery 0 0 500 500 62600 Parking Validation 5 0 0 0 SUBTOTAL CONTRACTUALS 116,989 108,566 421,400 421,400 63001 Miscellaneous Operating Expenses 35,795 47,013 41,700 41,700 63300 Gas & Diesel 37,955 47,804 49,330 49,300 SUBTOTAL COMMODITIES 73,750 94,817 91,030 91,000 65010 Rental City Equipment 117,984 119,004 126,200 114,430 65011 Equipment Replacement Charges 7,860 7,860 7,900 7,300 65012 Accident Repair & Replacement 4,128 3,939 4,100 1,000 65040 IT Maintenance Charge 0 29,998 30,000 29,650 65050 IT Department Specific 26,770 0 0 0 65100 Insurance Charges 71,707 72,980 82,960 74,580 65105 Benefits Overhead 0 0 1,500 1,780 65210 Delivery Charges 0 409 410 410 65220 Treasury Services Charges 57,164 82,500 82,500 0 65240 Public Works Administrative Ch 322,865 406,500 406,500 159,000 65400 Indirect Costs 36,795 38,056 58,300 174,600 SUBTOTAL FIXED CHARGES 645,273 761,246 800,370 562,750 66400 Machinery & Equipment 0 359,271 2,400,000 0 SUBTOTAL CAPITAL 0 359,271 2,400,000 0 67200 Principal-Leases 0 0 1,000 0 SUBTOTAL DEBT SERVICE 0 0 1,000 0 68000 Transfer to Fund 051 231 1,014 0 0 SUBTOTAL TRANSFERS 231 1,014 0 0 TOTAL 1,531,715 1,904,204 4,534,320 2,035,570 432 City Council 29 –537 6/1/2021 SANITATION FUND PUBLIC WORKS ACCOUNTING UNIT PUB WKS-ROADWAY CLEANING 06817641 Account Code LINE ITEM RESOURCES ACTUAL FY 18-19 ACTUAL FY 19-20 ADOPTED FY 20-21 PROPOSED FY 21-22 61000 Salaries Regular 526,900 679,997 951,620 1,067,840 61010 Salaries Cash Out/Separation 63,141 0 33,200 0 61020 Salaries Part-Time 21,685 38,002 82,200 61,980 61040 Salaries Overtime 16,509 35,674 51,000 51,000 61100 Retirement-Employer Normal Cost 14,060 35,384 68,500 78,170 61101 Retirement - Employer Unfunded 114,989 213,969 0 0 61102 Retirement- Employer Unfunded- Miscellaneous 0 0 215,640 284,400 61110 Part-Time Retirement 813 1,424 0 2,320 61120 Medicare Insurance 8,316 10,905 13,770 16,330 61130 Health Insurance 110,684 140,745 201,800 225,150 61170 Retiree Health Benefits 0 0 1,020 1,580 61180 Worker Compensation Insurance 34,186 69,888 49,160 60,120 SUBTOTAL SALARIES & BENEFITS 911,282 1,225,989 1,667,910 1,848,890 62010 Communications 5,818 5,890 3,500 3,500 62120 Training, Transportation, Meetings 0 201 1,000 1,000 62140 Membership, Subscription & Dues 50 148 100 100 62300 Contract Services-Professional 741,417 796,219 1,278,400 1,418,400 SUBTOTAL CONTRACTUALS 747,285 802,458 1,283,000 1,423,000 63001 Miscellaneous Operating Expenses 62,201 95,225 85,000 86,500 63100 Uniforms 61 1,685 1,500 0 63300 Gas & Diesel 7,452 11,569 3,710 3,710 SUBTOTAL COMMODITIES 69,714 108,479 90,210 90,210 65010 Rental City Equipment 11,208 34,968 33,000 22,210 65011 Equipment Replacement Charges 0 5,370 0 0 65012 Accident Repair & Replacement 756 1,092 1,000 1,160 65020 City Yard Rental 97,800 107,558 107,560 107,560 65040 IT Maintenance Charge 0 56,262 56,260 69,150 65050 IT Department Specific 49,793 0 0 0 65100 Insurance Charges 99,546 99,470 128,810 158,970 65105 Benefits Overhead 0 0 2,320 3,530 65210 Delivery Charges 0 561 560 560 65220 Treasury Services Charges 57,164 165,080 165,080 0 65230 Hearing Officer Charges 0 0 5,000 0 65240 Public Works Administrative Ch 109,910 136,000 136,000 188,400 65400 Indirect Costs 49,502 80,784 87,400 347,300 SUBTOTAL FIXED CHARGES 475,679 687,146 722,990 898,840 66400 Machinery & Equipment 103,253 85,384 45,000 0 SUBTOTAL CAPITAL 103,253 85,384 45,000 0 67200 Principal-Leases 0 0 2,900 2,900 SUBTOTAL DEBT SERVICE 0 0 2,900 2,900 68000 Transfer to Fund 051 2,784 2,929 0 0 SUBTOTAL TRANSFERS 2,784 2,929 0 0 TOTAL 2,309,996 2,912,385 3,812,010 4,263,840 433 City Council 29 –538 6/1/2021 SANITATION FUND PUBLIC WORKS ACCOUNTING UNIT PUB WKS-STREET TREES 06817643 Account Code LINE ITEM RESOURCES ACTUAL FY 18-19 ACTUAL FY 19-20 ADOPTED FY 20-21 PROPOSED FY 21-22 61000 Salaries Regular 741,712 0 0 0 61010 Salaries Cash Out/Separation 901 0 0 0 61020 Salaries Part-Time 29,095 0 0 0 61040 Salaries Overtime 44,367 0 0 0 61100 Retirement-Employer Normal Cost 39,086 0 0 0 61101 Retirement - Employer Unfunded 319,669 0 0 0 61110 Part-Time Retirement 1,090 0 0 0 61120 Medicare Insurance 11,841 0 0 0 61130 Health Insurance 171,590 0 0 0 61180 Worker Compensation Insurance 44,408 0 0 0 SUBTOTAL SALARIES & BENEFITS 1,403,758 0 0 0 62010 Communications 11,448 0 0 0 62140 Membership, Subscription & Dues 383 0 0 0 62300 Contract Services-Professional 37,495 0 0 0 62322 Maintenance & Repair Machinery 274 0 0 0 SUBTOTAL CONTRACTUALS 49,599 0 0 0 63001 Miscellaneous Operating Expenses 27,180 0 0 0 63300 Gas & Diesel 33,041 0 0 0 SUBTOTAL COMMODITIES 60,221 0 0 0 65010 Rental City Equipment 196,092 0 0 0 65011 Equipment Replacement Charges 20,676 0 0 0 65012 Accident Repair & Replacement 3,528 0 0 0 65020 City Yard Rental 11,647 0 0 0 65100 Insurance Charges 129,310 0 0 0 65220 Treasury Services Charges 28,582 0 0 0 65240 Public Works Administrative Ch 254,170 0 0 0 65400 Indirect Costs 71,363 0 0 0 SUBTOTAL FIXED CHARGES 715,368 0 0 0 68000 Transfer to Fund 051 732 0 0 0 SUBTOTAL TRANSFERS 732 0 0 0 TOTAL 2,229,679 0 0 0 434 City Council 29 –539 6/1/2021 REFUSE COLLECTION SERVICE DEPARTMENT RESOURCE SUMMARY PUBLIC WORKS ACTIVITIES ACTUAL FY 18-19 ACTUAL FY 19-20 ADOPTED FY 20-21 PROPOSED FY 21-22 REVENUES 50052 Refuse Contract Program Surcharge 6,374,007 6,770,353 0 0 52025 State Grants-Direct 194,331 210,667 166,250 172,000 53718 Refuse Collection Charge 11,074,778 11,312,154 12,000,000 12,000,000 53720 Penalties & Service Charge 146,522 113,900 0 0 53723 NPDES Refuse Residential 175,008 180,107 197,000 202,100 53724 NPDES Refuse Non-Residential 737,402 873,093 952,350 947,300 57010 Miscellaneous Recoveries 1,353,539 1,354,966 0 0 57702 County Waste Importation 1,772,667 985,889 885,200 790,000 58000 Earning On Investments 170,880 184,056 53,000 25,000 58002 Net Increase (Decrease) In Fai 273,968 0 0 0 TOTAL REVENUES 22,273,102 21,985,185 14,253,800 14,136,400 EXPENDITURES 06917019 REFUSE INTERFUND TRANSFER 912,410 7,653,200 1,149,350 4,671,740 06917640 REFUSE COLLECTION SERVICE 18,054,169 20,419,495 13,742,150 13,655,690 TOTAL EXPENDITURES 18,966,578 28,072,695 14,891,500 18,327,430 OPERATING EXPENSES ACTUAL FY 18-19 ACTUAL FY 19-20 ADOPTED FY 20-21 PROPOSED FY 21-22 61000 SALARIES & BENEFITS 692,101 520,363 865,740 930,610 62000 CONTRACTUALS 10,089,965 10,659,095 11,725,640 11,721,300 63000 COMMODITIES 12,965 16,137 19,990 27,000 65000 FIXED CHARGES 7,259,138 9,223,901 1,130,780 976,780 68000 TRANSFERS 912,410 7,653,200 1,149,350 4,671,740 TOTAL 18,966,578 28,072,695 14,891,500 18,327,430 435 City Council 29 –540 6/1/2021 REFUSE COLLECTION SERVICE PUBLIC WORKS ACCOUNTING UNIT REFUSE COLLECTION REVENUE 06917002 Account Code LINE ITEM RESOURCES ACTUAL FY 18-19 ACTUAL FY 19-20 ADOPTED FY 20-21 PROPOSED FY 21-22 50052 Refuse Contract Program Surcharge 6,374,007 6,770,353 0 0 52025 State Grants-Direct 194,331 210,667 166,250 172,000 53718 Refuse Collection Charge 11,074,778 11,312,154 12,000,000 12,000,000 53720 Penalties & Service Charge 146,522 113,900 0 0 53723 NPDES Refuse Residential 175,008 180,107 197,000 202,100 53724 NPDES Refuse Non-Residential 737,402 873,093 952,350 947,300 57010 Miscellaneous Recoveries 1,353,539 1,354,966 0 0 57702 County Waste Importation 1,772,667 985,889 885,200 790,000 58000 Earning On Investments 170,880 184,056 53,000 25,000 58002 Net Increase (Decrease) In Fai 273,968 0 0 0 SUBTOTAL REVENUES 22,273,102 21,985,185 14,253,800 14,136,400 TOTAL 22,273,102 21,985,185 14,253,800 14,136,400 436 City Council 29 –541 6/1/2021 REFUSE COLLECTION SERVICE PUBLIC WORKS ACCOUNTING UNIT REFUSE INTERFUND TRANSFER 06917019 Account Code LINE ITEM RESOURCES ACTUAL FY 18-19 ACTUAL FY 19-20 ADOPTED FY 20-21 PROPOSED FY 21-22 68000 Transfer to Fund 011 0 6,600,000 0 0 68000 Transfer to Fund 057 912,410 1,053,200 1,149,350 1,149,400 68000 Transfer to Fund 059 0 0 0 3,522,340 SUBTOTAL TRANSFERS 912,410 7,653,200 1,149,350 4,671,740 TOTAL 912,410 7,653,200 1,149,350 4,671,740 437 City Council 29 –542 6/1/2021 REFUSE COLLECTION SERVICE PUBLIC WORKS ACCOUNTING UNIT REFUSE COLLECTION SERVICE 06917640 Account Code LINE ITEM RESOURCES ACTUAL FY 18-19 ACTUAL FY 19-20 ADOPTED FY 20-21 PROPOSED FY 21-22 61000 Salaries Regular 427,348 318,178 491,400 559,700 61010 Salaries Cash Out/Separation 34,224 0 34,500 16,000 61020 Salaries Part-Time 14,970 11,117 16,600 16,000 61040 Salaries Overtime 22,282 12,978 20,000 20,000 61100 Retirement-Employer Normal Cost 9,623 12,030 41,020 47,700 61101 Retirement - Employer Unfunded 78,701 72,744 0 0 61102 Retirement- Employer Unfunded- Miscellaneous 0 0 88,680 72,840 61110 Part-Time Retirement 561 417 0 600 61120 Medicare Insurance 6,109 4,774 7,120 8,280 61130 Health Insurance 71,138 56,382 127,360 159,950 61180 Worker Compensation Insurance 27,144 31,743 39,060 29,540 SUBTOTAL SALARIES & BENEFITS 692,101 520,363 865,740 930,610 62120 Training, Transportation, Meetings 0 155 10,000 5,000 62140 Membership, Subscription & Dues 213 109 0 500 62300 Contract Services-Professional 10,088,552 10,658,230 11,715,640 11,715,800 62700 Auto Expense 1,200 600 0 0 SUBTOTAL CONTRACTUALS 10,089,965 10,659,095 11,725,640 11,721,300 63001 Miscellaneous Operating Expenses 2,420 4,611 15,000 17,000 63300 Gas & Diesel 10,545 11,526 4,990 10,000 SUBTOTAL COMMODITIES 12,965 16,137 19,990 27,000 65010 Rental City Equipment 18,717 23,760 26,700 22,850 65011 Equipment Replacement Charges 3,960 3,960 4,000 3,680 65012 Accident Repair & Replacement 954 1,260 1,100 120 65040 IT Maintenance Charge 0 32,227 32,230 34,550 65050 IT Department Specific 28,912 0 0 0 65100 Insurance Charges 79,041 82,200 102,350 78,120 65105 Benefits Overhead 0 0 1,840 2,200 65210 Delivery Charges 0 458 460 460 65220 Treasury Services Charges 222,306 256,800 256,800 0 65240 Public Works Administrative Ch 540,550 676,800 676,800 676,800 65300 Contract Program Surcharge 4,972,000 6,258,502 0 0 65310 Program Savings Recovery 1,352,000 1,851,500 0 0 65400 Indirect Costs 40,699 36,433 28,500 158,000 SUBTOTAL FIXED CHARGES 7,259,138 9,223,901 1,130,780 976,780 TOTAL 18,054,169 20,419,495 13,742,150 13,655,690 438 City Council 29 –543 6/1/2021 EQUIPMENT REPLACEMENT FUND DEPARTMENT RESOURCE SUMMARY PUBLIC WORKS ACTIVITIES ACTUAL FY 18-19 ACTUAL FY 19-20 ADOPTED FY 20-21 PROPOSED FY 21-22 REVENUES 56003 Non-Enterprise ERC 1,198,324 1,265,267 1,257,220 1,257,200 56004 Enterprise ERC 429,553 685,468 405,860 405,900 57972 Sale of Equipment 0 0 74,700 74,700 58000 Earning On Investments 56,400 88,367 25,000 25,000 TOTAL REVENUES 1,684,277 2,039,102 1,762,780 1,762,800 EXPENDITURES 07017100 EQUIPMENT REPLACEMENT 590,972 38,028 1,325,100 2,005,000 TOTAL EXPENDITURES 590,972 38,028 1,325,100 2,005,000 OPERATING EXPENSES ACTUAL FY 18-19 ACTUAL FY 19-20 ADOPTED FY 20-21 PROPOSED FY 21-22 62000 CONTRACTUALS 48,407 0 225,000 250,000 66000 CAPITAL 542,566 38,028 1,100,100 1,755,000 TOTAL 590,972 38,028 1,325,100 2,005,000 439 City Council 29 –544 6/1/2021 EQUIPMENT REPLACEMENT FUND PUBLIC WORKS ACCOUNTING UNIT EQUIPMENT REPLACEMENT 07017002 Account Code LINE ITEM RESOURCES ACTUAL FY 18-19 ACTUAL FY 19-20 ADOPTED FY 20-21 PROPOSED FY 21-22 56003 Non-Enterprise ERC 1,198,324 1,265,267 1,257,220 1,257,200 56004 Enterprise ERC 429,553 685,468 405,860 405,900 57972 Sale of Equipment 0 0 74,700 74,700 58000 Earning On Investments 56,400 88,367 25,000 25,000 SUBTOTAL REVENUES 1,684,277 2,039,102 1,762,780 1,762,800 TOTAL 1,684,277 2,039,102 1,762,780 1,762,800 440 City Council 29 –545 6/1/2021 EQUIPMENT REPLACEMENT FUND PUBLIC WORKS ACCOUNTING UNIT EQUIPMENT REPLACEMENT 07017100 Account Code LINE ITEM RESOURCES ACTUAL FY 18-19 ACTUAL FY 19-20 ADOPTED FY 20-21 PROPOSED FY 21-22 62300 Contract Services-Professional 48,407 0 225,000 250,000 SUBTOTAL CONTRACTUALS 48,407 0 225,000 250,000 66400 Machinery & Equipment 542,566 38,028 875,000 1,605,000 66510 Computer Software 0 0 225,100 150,000 SUBTOTAL CAPITAL 542,566 38,028 1,100,100 1,755,000 TOTAL 590,972 38,028 1,325,100 2,005,000 441 City Council 29 –546 6/1/2021 BUILDING MAINT FUND DEPARTMENT RESOURCE SUMMARY PUBLIC WORKS ACTIVITIES ACTUAL FY 18-19 ACTUAL FY 19-20 ADOPTED FY 20-21 PROPOSED FY 21-22 REVENUES 56100 McFadden Branch Library 15,426 0 0 0 56101 Newhope Branch Library 24,813 62,730 62,730 62,700 56102 Rental Charge City Department 1,166,532 1,356,370 1,356,370 1,356,400 56103 Rental New Corporate Yard 822,679 743,340 743,340 743,300 56104 Rental El Salvador Building 92,368 68,010 68,010 68,000 56105 Rental Jerome Building 172,335 148,270 148,270 148,300 56106 Rental City Hall Annex Buildin 921,030 1,032,210 1,032,210 1,032,200 56107 Rental Santa Anita Building 17,619 19,340 19,340 19,300 56108 Rental Senior Citizen Center B 26,816 65,940 65,940 65,900 56109 Rental Police Facility 677,821 722,200 722,200 722,200 56110 Rental Library Building 95,284 277,730 277,730 277,700 56111 Rental Corbin Center Building 13,625 48,260 48,260 48,300 56112 Rental Police Sub Station 7,010 7,000 7,000 7,000 56113 Rental-Southwest Senior Center 44,291 71,640 71,640 71,600 57990 Miscellaneous Income 0 1,987 0 0 58000 Earning On Investments 45,585 33,085 0 0 TOTAL REVENUES 4,143,234 4,658,113 4,623,040 4,622,900 EXPENDITURES 07317100 BLDG MAINTENANCE 3,547,238 3,670,071 4,860,470 5,256,790 07317101 CUSTODIAL 633,917 1,195,335 666,700 744,130 TOTAL EXPENDITURES 4,181,155 4,865,406 5,527,170 6,000,920 OPERATING EXPENSES ACTUAL FY 18-19 ACTUAL FY 19-20 ADOPTED FY 20-21 PROPOSED FY 21-22 61000 SALARIES & BENEFITS 1,798,816 1,926,057 1,818,310 2,172,060 62000 CONTRACTUALS 1,917,524 2,402,796 2,929,500 2,929,500 63000 COMMODITIES 122,253 101,435 89,270 89,200 65000 FIXED CHARGES 291,424 368,323 456,290 726,360 66000 CAPITAL 0 0 150,000 0 67000 DEBT SERVICE 51,139 66,796 83,800 83,800 TOTAL 4,181,155 4,865,406 5,527,170 6,000,920 442 City Council 29 –547 6/1/2021 BUILDING MAINT FUND PUBLIC WORKS ACCOUNTING UNIT PWA-BLDG MAINTENANCE 07317002 Account Code LINE ITEM RESOURCES ACTUAL FY 18-19 ACTUAL FY 19-20 ADOPTED FY 20-21 PROPOSED FY 21-22 56100 McFadden Branch Library 15,426 0 0 0 56101 Newhope Branch Library 24,813 62,730 62,730 62,700 56102 Rental Charge City Department 1,166,532 1,356,370 1,356,370 1,356,400 56103 Rental New Corporate Yard 822,679 743,340 743,340 743,300 56104 Rental El Salvador Building 92,368 68,010 68,010 68,000 56105 Rental Jerome Building 172,335 148,270 148,270 148,300 56106 Rental City Hall Annex Buildin 921,030 1,032,210 1,032,210 1,032,200 56107 Rental Santa Anita Building 17,619 19,340 19,340 19,300 56108 Rental Senior Citizen Center B 26,816 65,940 65,940 65,900 56109 Rental Police Facility 677,821 722,200 722,200 722,200 56110 Rental Library Building 95,284 277,730 277,730 277,700 56111 Rental Corbin Center Building 13,625 48,260 48,260 48,300 56112 Rental Police Sub Station 7,010 7,000 7,000 7,000 56113 Rental-Southwest Senior Center 44,291 71,640 71,640 71,600 57990 Miscellaneous Income 0 1,987 0 0 58000 Earning On Investments 45,585 33,085 0 0 SUBTOTAL REVENUES 4,143,234 4,658,113 4,623,040 4,622,900 TOTAL 4,143,234 4,658,113 4,623,040 4,622,900 443 City Council 29 –548 6/1/2021 BUILDING MAINT FUND PUBLIC WORKS ACCOUNTING UNIT BLDG MAINTENANCE 07317100 Account Code LINE ITEM RESOURCES ACTUAL FY 18-19 ACTUAL FY 19-20 ADOPTED FY 20-21 PROPOSED FY 21-22 61000 Salaries Regular 953,709 845,144 973,050 1,116,470 61010 Salaries Cash Out/Separation 30,065 0 0 0 61020 Salaries Part-Time 4,921 10,881 15,200 40,000 61040 Salaries Overtime 21,720 16,930 15,000 15,000 61100 Retirement-Employer Normal Cost 40,128 53,581 79,640 96,570 61101 Retirement - Employer Unfunded 328,196 324,006 0 0 61102 Retirement- Employer Unfunded- Miscellaneous 0 0 338,040 417,000 61110 Part-Time Retirement 185 408 300 1,500 61120 Medicare Insurance 12,574 12,341 14,090 16,740 61130 Health Insurance 209,701 194,655 249,770 267,700 61170 Retiree Health Benefits 0 0 930 2,180 61180 Worker Compensation Insurance 45,302 80,958 72,000 57,470 SUBTOTAL SALARIES & BENEFITS 1,646,502 1,538,904 1,758,020 2,030,630 62000 Utilities 644,917 796,110 1,028,000 1,028,000 62010 Communications 36,792 55,715 40,000 40,000 62120 Training, Transportation, Meetings 0 0 4,500 4,500 62140 Membership, Subscription & Dues 0 0 4,000 4,000 62251 Other Agency Services 32,516 52,185 62,000 62,000 62300 Contract Services-Professional 743,709 799,511 1,200,000 1,200,000 62320 Maintenance & Repair Buildings 5,185 1,275 22,000 22,000 62700 Auto Expense 500 0 0 0 SUBTOTAL CONTRACTUALS 1,463,619 1,704,796 2,360,500 2,360,500 63001 Miscellaneous Operating Expenses 116,546 73,055 76,000 75,900 63100 Uniforms 350 0 0 0 63101 Tool Allowances 0 0 0 0 63300 Gas & Diesel 3,895 3,227 6,270 6,300 SUBTOTAL COMMODITIES 120,791 76,281 82,270 82,200 65010 Rental City Equipment 34,263 51,388 48,300 61,700 65012 Accident Repair & Replacement 1,140 1,467 1,300 460 65040 IT Maintenance Charge 0 79,815 79,820 73,120 65050 IT Department Specific 71,209 0 0 0 65100 Insurance Charges 56,717 55,970 188,660 151,970 65105 Benefits Overhead 0 0 3,400 4,310 65210 Delivery Charges 0 1,298 1,300 1,300 65240 Public Works Administrative Ch 0 0 0 57,500 65400 Indirect Costs 101,858 93,356 103,100 349,300 SUBTOTAL FIXED CHARGES 265,187 283,294 425,880 699,660 66200 Building Improvement 0 0 150,000 0 SUBTOTAL CAPITAL 0 0 150,000 0 67003 Loan Payment-OBF 51,139 66,796 83,800 83,800 SUBTOTAL DEBT SERVICE 51,139 66,796 83,800 83,800 TOTAL 3,547,238 3,670,071 4,860,470 5,256,790 444 City Council 29 –549 6/1/2021 BUILDING MAINT FUND PUBLIC WORKS ACCOUNTING UNIT CUSTODIAL 07317101 Account Code LINE ITEM RESOURCES ACTUAL FY 18-19 ACTUAL FY 19-20 ADOPTED FY 20-21 PROPOSED FY 21-22 61000 Salaries Regular 86,042 187,661 14,670 19,380 61010 Salaries Cash Out/Separation 12,641 0 0 0 61020 Salaries Part-Time 18,918 62,450 25,000 18,100 61040 Salaries Overtime 32 209 0 0 61100 Retirement-Employer Normal Cost 1,945 9,967 1,770 1,970 61101 Retirement - Employer Unfunded 15,910 60,272 0 0 61102 Retirement- Employer Unfunded- Miscellaneous 0 0 10,560 93,120 61110 Part-Time Retirement 1,699 2,342 2,000 700 61120 Medicare Insurance 1,355 4,161 210 580 61130 Health Insurance 8,424 34,622 4,540 5,230 61170 Retiree Health Benefits 0 0 0 40 61180 Worker Compensation Insurance 5,348 25,468 1,540 2,310 SUBTOTAL SALARIES & BENEFITS 152,314 387,153 60,290 141,430 62300 Contract Services-Professional 0 23,154 6,500 6,500 62310 Janitorial & Housekeeping 453,405 674,846 562,500 562,500 62700 Auto Expense 500 0 0 0 SUBTOTAL CONTRACTUALS 453,905 698,000 569,000 569,000 63001 Miscellaneous Operating Expenses 1,461 25,153 7,000 7,000 SUBTOTAL COMMODITIES 1,461 25,153 7,000 7,000 65040 IT Maintenance Charge 0 9,036 9,040 1,150 65050 IT Department Specific 8,031 0 0 0 65100 Insurance Charges 6,890 7,190 4,030 6,100 65105 Benefits Overhead 0 0 70 80 65205 Internal Departments Personnel 0 39,437 0 0 65210 Delivery Charges 0 169 170 170 65240 Public Works Administrative Ch 0 0 0 7,900 65400 Indirect Costs 11,316 29,197 17,100 11,300 SUBTOTAL FIXED CHARGES 26,237 85,029 30,410 26,700 TOTAL 633,917 1,195,335 666,700 744,130 445 City Council 29 –550 6/1/2021 FLEET MAINTENANCE DEPARTMENT RESOURCE SUMMARY PUBLIC WORKS ACTIVITIES ACTUAL FY 18-19 ACTUAL FY 19-20 ADOPTED FY 20-21 PROPOSED FY 21-22 REVENUES 53902 Misc Service Charge 52,452 45,180 225,000 225,000 56000 Charges To Departments 3,084,378 3,979,375 3,709,690 3,709,700 56006 Accident Repair & Replacement 277,371 273,917 275,290 275,300 57000 Expense Reimbursement 33,002 0 25,000 25,000 57006 Expense Reimbursement-Condemn 20,284 0 0 0 57972 Sale of Equipment 33,522 14,693 50,000 50,000 57973 Sale of CNG-Compress Natural G 135,010 130,418 200,000 200,000 58000 Earning On Investments 25,965 28,152 25,000 25,000 TOTAL REVENUES 3,661,984 4,471,735 4,509,980 4,510,000 EXPENDITURES 07517100 EQUIP MAINT-GARAGE OPERATION 4,240,478 4,370,187 5,220,840 5,912,440 07517101 EQUIP REPLACEMENT 26,366 0 200,000 202,400 TOTAL EXPENDITURES 4,266,843 4,370,187 5,420,840 6,114,840 OPERATING EXPENSES ACTUAL FY 18-19 ACTUAL FY 19-20 ADOPTED FY 20-21 PROPOSED FY 21-22 61000 SALARIES & BENEFITS 2,424,731 2,362,586 3,131,980 3,302,060 62000 CONTRACTUALS 409,611 462,596 445,500 445,500 63000 COMMODITIES 587,397 668,928 522,710 522,700 65000 FIXED CHARGES 815,083 872,472 1,115,650 1,639,580 66000 CAPITAL 26,596 0 200,000 200,000 67000 DEBT SERVICE 0 0 5,000 5,000 68000 TRANSFERS 3,426 3,605 0 0 TOTAL 4,266,843 4,370,187 5,420,840 6,114,840 446 City Council 29 –551 6/1/2021 FLEET MAINTENANCE PUBLIC WORKS ACCOUNTING UNIT FLEET MAINTENANCE 07517002 Account Code LINE ITEM RESOURCES ACTUAL FY 18-19 ACTUAL FY 19-20 ADOPTED FY 20-21 PROPOSED FY 21-22 53902 Misc Service Charge 52,452 45,180 225,000 225,000 56000 Charges To Departments 3,084,378 3,979,375 3,709,690 3,709,700 56006 Accident Repair & Replacement 277,371 273,917 275,290 275,300 57000 Expense Reimbursement 33,002 0 25,000 25,000 57006 Expense Reimbursement-Condemn 20,284 0 0 0 57972 Sale of Equipment 33,522 14,693 50,000 50,000 57973 Sale of CNG-Compress Natural G 135,010 130,418 200,000 200,000 58000 Earning On Investments 25,965 28,152 25,000 25,000 SUBTOTAL REVENUES 3,661,984 4,471,735 4,509,980 4,510,000 TOTAL 3,661,984 4,471,735 4,509,980 4,510,000 447 City Council 29 –552 6/1/2021 FLEET MAINTENANCE PUBLIC WORKS ACCOUNTING UNIT EQUIP MAINT-GARAGE OPERATION 07517100 Account Code LINE ITEM RESOURCES ACTUAL FY 18-19 ACTUAL FY 19-20 ADOPTED FY 20-21 PROPOSED FY 21-22 61000 Salaries Regular 1,583,948 1,482,324 2,012,430 2,035,840 61010 Salaries Cash Out/Separation 112,530 10,712 0 0 61020 Salaries Part-Time 20,989 25,450 30,000 57,000 61040 Salaries Overtime 3,535 8,286 11,000 11,000 61100 Retirement-Employer Normal Cost 39,530 64,260 140,280 140,820 61101 Retirement - Employer Unfunded 323,300 388,583 0 0 61102 Retirement- Employer Unfunded- Miscellaneous 0 0 402,120 495,720 61110 Part-Time Retirement 787 955 700 2,100 61120 Medicare Insurance 21,226 20,174 29,100 30,240 61130 Health Insurance 241,725 220,262 386,230 407,910 61170 Retiree Health Benefits 0 0 2,900 2,660 61180 Worker Compensation Insurance 77,162 141,580 117,220 118,770 SUBTOTAL SALARIES & BENEFITS 2,424,731 2,362,586 3,131,980 3,302,060 62010 Communications 23,130 21,021 17,500 17,500 62120 Training, Transportation, Meetings 9,085 4,107 18,000 18,000 62140 Membership, Subscription & Dues 275 3,434 5,000 5,000 62251 Other Agency Services 0 0 20,000 20,000 62300 Contract Services-Professional 45,724 99,333 35,000 35,000 62322 Maintenance & Repair Machinery 331,146 334,700 350,000 350,000 62700 Auto Expense 250 0 0 0 SUBTOTAL CONTRACTUALS 409,611 462,596 445,500 445,500 63001 Miscellaneous Operating Expenses 41,401 44,747 40,000 40,000 63101 Tool Allowances 11,457 10,400 13,500 13,500 63202 Operating Materials & Supplies 472,427 551,781 395,000 395,000 63300 Gas & Diesel 13,892 24,483 34,210 34,200 63301 Alternative Fuel-CNG 48,220 37,517 40,000 40,000 SUBTOTAL COMMODITIES 587,397 668,928 522,710 522,700 65020 City Yard Rental 444,140 488,456 488,460 488,460 65040 IT Maintenance Charge 0 120,476 120,480 131,850 65050 IT Department Specific 107,082 0 0 0 65100 Insurance Charges 96,603 99,840 307,170 314,070 65105 Benefits Overhead 0 0 5,530 6,790 65210 Delivery Charges 0 2,311 2,310 2,310 65240 Public Works Administrative Ch 0 0 0 61,700 65400 Indirect Costs 167,258 161,389 191,700 632,000 SUBTOTAL FIXED CHARGES 815,083 872,472 1,115,650 1,637,180 66400 Machinery & Equipment 230 0 0 0 SUBTOTAL CAPITAL 230 0 0 0 67200 Principal-Leases 0 0 5,000 5,000 SUBTOTAL DEBT SERVICE 0 0 5,000 5,000 68000 Transfer to Fund 051 3,426 3,605 0 0 SUBTOTAL TRANSFERS 3,426 3,605 0 0 TOTAL 4,240,478 4,370,187 5,220,840 5,912,440 448 City Council 29 –553 6/1/2021 FLEET MAINTENANCE PUBLIC WORKS ACCOUNTING UNIT EQUIP REPLACEMENT 07517101 Account Code LINE ITEM RESOURCES ACTUAL FY 18-19 ACTUAL FY 19-20 ADOPTED FY 20-21 PROPOSED FY 21-22 65240 Public Works Administrative Ch 0 0 0 2,400 SUBTOTAL FIXED CHARGES 0 0 0 2,400 66400 Machinery & Equipment 26,366 0 200,000 200,000 SUBTOTAL CAPITAL 26,366 0 200,000 200,000 TOTAL 26,366 0 200,000 202,400 449 City Council 29 –554 6/1/2021 STORES & PROPERTY CONTROL DEPARTMENT RESOURCE SUMMARY PUBLIC WORKS ACTIVITIES ACTUAL FY 18-19 ACTUAL FY 19-20 ADOPTED FY 20-21 PROPOSED FY 21-22 REVENUES 56000 Charges To Departments 644,626 724,513 0 0 56001 Gas & Diesel Dept Charge Back 1,158,281 1,175,315 1,483,600 1,483,600 56002 Store Administrative Charge Ba 229,643 278,051 245,500 245,500 57006 Expense Reimbursement-Condemn 0 3,931 0 0 57010 Miscellaneous Recoveries 300 4,876 5,000 5,000 57972 Sale of Equipment 13,672 4,401 25,000 25,000 57974 Sale of Propane 34,882 39,699 35,000 35,000 58000 Earning On Investments 0 88 10,000 10,000 TOTAL REVENUES 2,081,403 2,230,874 1,804,100 1,804,100 EXPENDITURES 07617102 STORES & PROPERTY CONTROL 1,487,325 1,369,876 1,697,930 1,763,970 TOTAL EXPENDITURES 1,487,325 1,369,876 1,697,930 1,763,970 OPERATING EXPENSES ACTUAL FY 18-19 ACTUAL FY 19-20 ADOPTED FY 20-21 PROPOSED FY 21-22 61000 SALARIES & BENEFITS 318,595 209,575 301,180 306,490 62000 CONTRACTUALS 2,185 10,504 51,700 51,700 63000 COMMODITIES 910,377 864,100 1,050,000 1,050,000 65000 FIXED CHARGES 256,169 285,697 295,050 355,780 TOTAL 1,487,325 1,369,876 1,697,930 1,763,970 450 City Council 29 –555 6/1/2021 STORES & PROPERTY CONTROL PUBLIC WORKS ACCOUNTING UNIT STORES & PROPERTY CONTROL 07617002 Account Code LINE ITEM RESOURCES ACTUAL FY 18-19 ACTUAL FY 19-20 ADOPTED FY 20-21 PROPOSED FY 21-22 56000 Charges To Departments 644,626 724,513 0 0 56001 Gas & Diesel Dept Charge Back 1,158,281 1,175,315 1,483,600 1,483,600 56002 Store Administrative Charge Ba 229,643 278,051 245,500 245,500 57006 Expense Reimbursement-Condemn 0 3,931 0 0 57010 Miscellaneous Recoveries 300 4,876 5,000 5,000 57972 Sale of Equipment 13,672 4,401 25,000 25,000 57974 Sale of Propane 34,882 39,699 35,000 35,000 58000 Earning On Investments 0 88 10,000 10,000 SUBTOTAL REVENUES 2,081,403 2,230,874 1,804,100 1,804,100 TOTAL 2,081,403 2,230,874 1,804,100 1,804,100 451 City Council 29 –556 6/1/2021 STORES & PROPERTY CONTROL PUBLIC WORKS ACCOUNTING UNIT STORES & PROPERTY CONTROL 07617102 Account Code LINE ITEM RESOURCES ACTUAL FY 18-19 ACTUAL FY 19-20 ADOPTED FY 20-21 PROPOSED FY 21-22 61000 Salaries Regular 146,461 89,380 146,440 135,520 61010 Salaries Cash Out/Separation 6,818 0 0 0 61020 Salaries Part-Time 65,350 34,709 41,700 32,600 61040 Salaries Overtime 328 2,746 5,000 5,000 61100 Retirement-Employer Normal Cost 6,703 6,778 11,150 14,200 61101 Retirement - Employer Unfunded 54,825 40,988 0 0 61102 Retirement- Employer Unfunded- Miscellaneous 0 0 55,560 72,960 61110 Part-Time Retirement 2,451 1,302 2,400 1,200 61120 Medicare Insurance 2,654 1,812 2,120 2,470 61130 Health Insurance 23,187 20,103 26,360 31,500 61170 Retiree Health Benefits 0 0 90 100 61180 Worker Compensation Insurance 9,817 11,758 10,360 10,940 SUBTOTAL SALARIES & BENEFITS 318,595 209,575 301,180 306,490 62010 Communications 56 566 700 700 62120 Training, Transportation, Meetings 79 0 1,000 1,000 62251 Other Agency Services 0 0 10,000 10,000 62300 Contract Services-Professional 2,049 9,938 40,000 40,000 SUBTOTAL CONTRACTUALS 2,185 10,504 51,700 51,700 63001 Miscellaneous Operating Expenses 8,834 3,643 30,000 30,000 63300 Gas & Diesel 900,064 811,199 950,000 950,000 63302 Alternative Fuel-Propane 1,479 49,258 70,000 70,000 SUBTOTAL COMMODITIES 910,377 864,100 1,050,000 1,050,000 65010 Rental City Equipment 8,637 24,708 16,000 23,760 65011 Equipment Replacement Charges 0 0 500 0 65012 Accident Repair & Replacement 396 528 0 0 65020 City Yard Rental 201,025 221,083 221,080 221,080 65040 IT Maintenance Charge 0 12,951 12,950 10,650 65050 IT Department Specific 11,779 0 0 0 65100 Insurance Charges 12,291 12,690 27,140 28,930 65105 Benefits Overhead 0 0 490 470 65210 Delivery Charges 0 289 290 290 65240 Public Works Administrative Ch 0 0 0 20,100 65400 Indirect Costs 22,041 13,448 16,600 50,500 SUBTOTAL FIXED CHARGES 256,169 285,697 295,050 355,780 TOTAL 1,487,325 1,369,876 1,697,930 1,763,970 452 City Council 29 –557 6/1/2021 CITY YARD OPERATION DEPARTMENT RESOURCE SUMMARY PUBLIC WORKS ACTIVITIES ACTUAL FY 18-19 ACTUAL FY 19-20 ADOPTED FY 20-21 PROPOSED FY 21-22 REVENUES 53739 Rental-Serco 0 7,330 9,700 9,700 53804 Parking Meter & Facilities Rev 13,715 13,764 13,760 13,800 53826 Rental-Aldridge Group 0 28,484 30,000 30,000 56115 Rental Corporate Yard - PD 15,600 15,600 15,600 15,600 56200 Fleet Maintenance 444,140 488,456 488,460 488,500 56201 Traffic Signal Maintenance 7,075 7,781 7,780 7,800 56203 Roadway Cleaning 97,800 107,558 107,560 107,600 56204 Street Tree 23,295 25,619 25,620 25,600 56205 Park Maintenance 104,640 107,558 107,560 107,600 56206 Store 201,025 221,083 221,080 221,100 56207 Water Maintenance 208,015 228,770 228,770 228,800 57010 Miscellaneous Recoveries 900 900 5,000 5,000 58000 Earning On Investments 0 433 2,000 2,000 TOTAL REVENUES 1,116,205 1,253,337 1,262,890 1,263,100 EXPENDITURES 08517138 CITY YARD OPERATIONS 1,163,012 1,204,419 1,231,550 1,319,230 TOTAL EXPENDITURES 1,163,012 1,204,419 1,231,550 1,319,230 OPERATING EXPENSES ACTUAL FY 18-19 ACTUAL FY 19-20 ADOPTED FY 20-21 PROPOSED FY 21-22 61000 SALARIES & BENEFITS 61,665 62,901 82,960 43,080 62000 CONTRACTUALS 244,933 282,309 269,200 283,000 63000 COMMODITIES 17,245 7,454 22,670 12,670 65000 FIXED CHARGES 839,170 851,754 856,720 980,480 TOTAL 1,163,012 1,204,419 1,231,550 1,319,230 453 City Council 29 –558 6/1/2021 CITY YARD OPERATION PUBLIC WORKS ACCOUNTING UNIT CITY YARD OPERATIONS REVENUE 08517002 Account Code LINE ITEM RESOURCES ACTUAL FY 18-19 ACTUAL FY 19-20 ADOPTED FY 20-21 PROPOSED FY 21-22 53739 Rental-Serco 0 7,330 9,700 9,700 53804 Parking Meter & Facilities Rev 13,715 13,764 13,760 13,800 53826 Rental-Aldridge Group 0 28,484 30,000 30,000 56115 Rental Corporate Yard - PD 15,600 15,600 15,600 15,600 56200 Fleet Maintenance 444,140 488,456 488,460 488,500 56201 Traffic Signal Maintenance 7,075 7,781 7,780 7,800 56203 Roadway Cleaning 97,800 107,558 107,560 107,600 56204 Street Tree 23,295 25,619 25,620 25,600 56205 Park Maintenance 104,640 107,558 107,560 107,600 56206 Store 201,025 221,083 221,080 221,100 56207 Water Maintenance 208,015 228,770 228,770 228,800 57010 Miscellaneous Recoveries 900 900 5,000 5,000 58000 Earning On Investments 0 433 2,000 2,000 SUBTOTAL REVENUES 1,116,205 1,253,337 1,262,890 1,263,100 TOTAL 1,116,205 1,253,337 1,262,890 1,263,100 454 City Council 29 –559 6/1/2021 CITY YARD OPERATION PUBLIC WORKS ACCOUNTING UNIT CITY YARD OPERATIONS 08517138 Account Code LINE ITEM RESOURCES ACTUAL FY 18-19 ACTUAL FY 19-20 ADOPTED FY 20-21 PROPOSED FY 21-22 61000 Salaries Regular 35,491 23,123 35,340 20,930 61010 Salaries Cash Out/Separation 2,083 0 0 0 61020 Salaries Part-Time 8,971 18,673 28,100 0 61040 Salaries Overtime 1,151 467 1,000 1,000 61100 Retirement-Employer Normal Cost 559 1,283 1,440 2,320 61101 Retirement - Employer Unfunded 4,574 7,756 0 0 61102 Retirement- Employer Unfunded- Miscellaneous 0 0 4,920 7,440 61110 Part-Time Retirement 336 700 1,000 0 61120 Medicare Insurance 549 618 510 300 61130 Health Insurance 5,812 6,362 6,500 7,380 61170 Retiree Health Benefits 0 0 90 20 61180 Worker Compensation Insurance 2,139 3,919 4,060 3,690 SUBTOTAL SALARIES & BENEFITS 61,665 62,901 82,960 43,080 62010 Communications 14,684 18,401 15,000 15,000 62251 Other Agency Services 31,178 33,352 26,000 26,000 62300 Contract Services-Professional 169,939 225,733 218,200 232,000 62320 Maintenance & Repair Buildings 22,581 4,693 5,000 5,000 62322 Maintenance & Repair Machinery 6,551 130 5,000 5,000 SUBTOTAL CONTRACTUALS 244,933 282,309 269,200 283,000 63001 Miscellaneous Operating Expenses 13,991 5,120 10,000 5,000 63100 Uniforms 695 0 100 100 63202 Operating Materials & Supplies 296 0 10,000 5,000 63300 Gas & Diesel 2,263 2,335 2,570 2,570 SUBTOTAL COMMODITIES 17,245 7,454 22,670 12,670 65000 Building Rental 822,680 822,700 822,700 934,550 65010 Rental City Equipment 6,132 18,645 13,600 13,070 65011 Equipment Replacement Charges 0 0 300 0 65012 Accident Repair & Replacement 264 253 0 0 65040 IT Maintenance Charge 0 2,711 2,710 2,020 65050 IT Department Specific 2,677 0 0 0 65100 Insurance Charges 2,677 2,930 10,650 9,760 65105 Benefits Overhead 0 0 190 110 65210 Delivery Charges 0 71 70 70 65240 Public Works Administrative Ch 0 0 0 14,600 65400 Indirect Costs 4,739 4,445 6,500 6,300 SUBTOTAL FIXED CHARGES 839,170 851,754 856,720 980,480 TOTAL 1,163,012 1,204,419 1,231,550 1,319,230 455 City Council 29 –560 6/1/2021 PUB WKS ENG/PROJ MGMT DEPARTMENT RESOURCE SUMMARY PUBLIC WORKS ACTIVITIES ACTUAL FY 18-19 ACTUAL FY 19-20 ADOPTED FY 20-21 PROPOSED FY 21-22 REVENUES 51702 Parking Permit Fees 252,645 277,831 300,000 0 51703 Sewer Construction Permits 24,417 25,374 20,000 50,000 51704 Street Construction Permits 1,197,919 988,763 800,000 800,000 56000 Charges To Departments 4,073,700 4,655,412 7,783,060 9,920,000 56305 Engineering Service Charge 1,210,830 1,053,200 800,000 0 57006 Expense Reimbursement-Condemn 57,507 85,459 30,000 0 57010 Miscellaneous Recoveries 4,775 1,176 0 0 57790 Abandonment Processing 17,403 2,009 5,000 0 58000 Earning On Investments 8,165 14,275 0 0 59000-029 Transfer From Gas Tax Fund 029 0 0 10,000 10,000 TOTAL REVENUES 6,847,360 7,103,499 9,748,060 10,780,000 EXPENDITURES 08617611 CONSTRUCTION ENGINEERING 2,894,686 3,370,140 3,469,450 0 08617612 DESIGN ENGINEERING 4,012,580 4,170,936 5,930,670 0 08617613 CIP ENGINEERING 0 0 0 10,181,370 08617620 TRAFFIC ENGINEERING 281,755 303,140 347,940 0 TOTAL EXPENDITURES 7,189,021 7,844,216 9,748,060 10,181,370 OPERATING EXPENSES ACTUAL FY 18-19 ACTUAL FY 19-20 ADOPTED FY 20-21 PROPOSED FY 21-22 61000 SALARIES & BENEFITS 4,250,810 4,454,750 5,707,130 5,794,800 62000 CONTRACTUALS 367,082 246,452 773,050 766,800 63000 COMMODITIES 41,737 60,269 66,430 65,900 65000 FIXED CHARGES 2,411,444 2,964,591 3,082,580 3,436,880 67000 DEBT SERVICE 0 0 3,200 3,200 68000 TRANSFERS 117,948 118,154 115,670 113,790 TOTAL 7,189,021 7,844,216 9,748,060 10,181,370 456 City Council 29 –561 6/1/2021 PUB WKS ENG/PROJ MGMT PUBLIC WORKS ACCOUNTING UNIT TRANSP.PLANNING & PROJ MGMT RE 08617002 Account Code LINE ITEM RESOURCES ACTUAL FY 18-19 ACTUAL FY 19-20 ADOPTED FY 20-21 PROPOSED FY 21-22 51702 Parking Permit Fees 252,645 277,831 300,000 0 51703 Sewer Construction Permits 24,417 25,374 20,000 50,000 51704 Street Construction Permits 1,197,919 988,763 800,000 800,000 56000 Charges To Departments 4,073,700 4,655,412 7,783,060 9,920,000 56305 Engineering Service Charge 1,210,830 1,053,200 800,000 0 57006 Expense Reimbursement-Condemn 57,507 85,459 30,000 0 57010 Miscellaneous Recoveries 4,775 1,176 0 0 57790 Abandonment Processing 17,403 2,009 5,000 0 58000 Earning On Investments 8,165 14,275 0 0 59000 Transfer From Gas Tax Fund 029 0 0 10,000 10,000 SUBTOTAL REVENUES 6,847,360 7,103,499 9,748,060 10,780,000 TOTAL 6,847,360 7,103,499 9,748,060 10,780,000 457 City Council 29 –562 6/1/2021 PUB WKS ENG/PROJ MGMT PUBLIC WORKS ACCOUNTING UNIT CONSTRUCTION ENGINEERING 08617611 Account Code LINE ITEM RESOURCES ACTUAL FY 18-19 ACTUAL FY 19-20 ADOPTED FY 20-21 PROPOSED FY 21-22 61000 Salaries Regular 1,002,575 1,100,781 1,134,450 0 61020 Salaries Part-Time 29,112 31,439 104,300 0 61040 Salaries Overtime 103,073 121,400 49,500 0 61100 Retirement-Employer Normal Cost 24,305 43,092 71,410 0 61101 Retirement - Employer Unfunded 198,785 260,577 0 0 61102 Retirement- Employer Unfunded- Miscellaneous 0 0 266,760 0 61110 Part-Time Retirement 1,092 1,179 0 0 61120 Medicare Insurance 15,997 17,685 16,390 0 61130 Health Insurance 160,592 171,264 217,500 0 61170 Retiree Health Benefits 0 0 760 0 61180 Worker Compensation Insurance 61,750 116,270 69,280 0 SUBTOTAL SALARIES & BENEFITS 1,597,281 1,863,687 1,930,350 0 62010 Communications 20,375 19,074 25,000 0 62120 Training, Transportation, Meetings 754 519 5,000 0 62140 Membership, Subscription & Dues 1,183 2,008 2,000 0 62300 Contract Services-Professional 104,431 19,140 37,410 0 62322 Maintenance & Repair Machinery 0 0 3,000 0 SUBTOTAL CONTRACTUALS 126,743 40,741 72,410 0 63001 Miscellaneous Operating Expenses 7,733 27,118 15,000 0 63300 Gas & Diesel 15,923 20,447 22,670 0 SUBTOTAL COMMODITIES 23,656 47,565 37,670 0 65000 Building Rental 66,525 66,500 66,500 0 65010 Rental City Equipment 33,612 44,831 44,500 0 65011 Equipment Replacement Charges 17,388 17,388 17,400 0 65012 Accident Repair & Replacement 2,016 2,266 2,000 0 65040 IT Maintenance Charge 0 58,129 58,130 0 65050 IT Department Specific 51,935 0 0 0 65100 Insurance Charges 179,807 179,582 181,550 0 65105 Benefits Overhead 0 0 3,270 0 65210 Delivery Charges 0 1,009 1,010 0 65240 Public Works Administrative Ch 616,225 796,000 796,000 0 65400 Indirect Costs 117,905 190,668 196,500 0 SUBTOTAL FIXED CHARGES 1,085,413 1,356,374 1,366,860 0 67200 Principal-Leases 0 0 3,200 0 SUBTOTAL DEBT SERVICE 0 0 3,200 0 68000 Transfer to Fund 051 2,998 3,154 0 0 68000 Transfer to Fund 404 (Police Bldg/Ross Annex Debt)58,595 58,620 58,960 0 SUBTOTAL TRANSFERS 61,593 61,774 58,960 0 TOTAL 2,894,686 3,370,140 3,469,450 0 458 City Council 29 –563 6/1/2021 PUB WKS ENG/PROJ MGMT PUBLIC WORKS ACCOUNTING UNIT DESIGN ENGINEERING 08617612 Account Code LINE ITEM RESOURCES ACTUAL FY 18-19 ACTUAL FY 19-20 ADOPTED FY 20-21 PROPOSED FY 21-22 61000 Salaries Regular 1,673,396 1,515,169 2,290,240 0 61020 Salaries Part-Time 75,387 87,666 115,000 0 61040 Salaries Overtime 91 1,590 20,000 0 61100 Retirement-Employer Normal Cost 34,395 51,598 146,830 0 61101 Retirement - Employer Unfunded 281,303 312,015 0 0 61102 Retirement- Employer Unfunded- Miscellaneous 0 0 354,120 0 61110 Part-Time Retirement 2,827 3,275 0 0 61120 Medicare Insurance 24,702 22,660 33,110 0 61130 Health Insurance 223,408 194,543 415,960 0 61170 Retiree Health Benefits 0 0 2,220 0 61180 Worker Compensation Insurance 95,174 148,783 119,760 0 SUBTOTAL SALARIES & BENEFITS 2,410,681 2,337,300 3,497,240 0 62010 Communications 11,020 10,253 32,100 0 62120 Training, Transportation, Meetings 6,445 11,664 33,000 0 62140 Membership, Subscription & Dues 4,163 4,114 11,800 0 62300 Contract Services-Professional 216,483 171,049 622,740 0 62322 Maintenance & Repair Machinery 0 (2,926)1,000 0 SUBTOTAL CONTRACTUALS 238,112 194,155 700,640 0 63001 Miscellaneous Operating Expenses 16,847 12,068 27,900 0 63300 Gas & Diesel 947 636 860 0 SUBTOTAL COMMODITIES 17,793 12,704 28,760 0 65000 Building Rental 58,700 58,700 58,700 0 65010 Rental City Equipment 5,220 8,904 8,900 0 65012 Accident Repair & Replacement 264 264 300 0 65040 IT Maintenance Charge 0 91,863 91,860 0 65050 IT Department Specific 81,918 0 0 0 65100 Insurance Charges 277,133 280,650 313,830 0 65105 Benefits Overhead 0 0 5,650 0 65210 Delivery Charges 0 1,577 1,580 0 65240 Public Works Administrative Ch 684,695 884,500 884,500 0 65400 Indirect Costs 181,708 243,940 282,000 0 SUBTOTAL FIXED CHARGES 1,289,638 1,570,398 1,647,320 0 68000 Transfer to Fund 404 (Police Bldg/Ross Annex Debt)56,355 56,380 56,710 0 SUBTOTAL TRANSFERS 56,355 56,380 56,710 0 TOTAL 4,012,580 4,170,936 5,930,670 0 459 City Council 29 –564 6/1/2021 PUB WKS ENG/PROJ MGMT PUBLIC WORKS ACCOUNTING UNIT CIP ENGINEERING 08617613 Account Code LINE ITEM RESOURCES ACTUAL FY 18-19 ACTUAL FY 19-20 ADOPTED FY 20-21 PROPOSED FY 21-22 61000 Salaries Regular 0 0 0 3,603,820 61020 Salaries Part-Time 0 0 0 184,200 61040 Salaries Overtime 0 0 0 109,500 61100 Retirement-Employer Normal Cost 0 0 0 231,960 61102 Retirement- Employer Unfunded- Miscellaneous 0 0 0 775,440 61110 Part-Time Retirement 0 0 0 6,900 61120 Medicare Insurance 0 0 0 54,630 61130 Health Insurance 0 0 0 613,470 61170 Retiree Health Benefits 0 0 0 2,980 61180 Worker Compensation Insurance 0 0 0 211,900 SUBTOTAL SALARIES & BENEFITS 0 0 0 5,794,800 62010 Communications 0 0 0 57,100 62120 Training, Transportation, Meetings 0 0 0 38,000 62140 Membership, Subscription & Dues 0 0 0 13,800 62300 Contract Services-Professional 0 0 0 653,900 62322 Maintenance & Repair Machinery 0 0 0 4,000 SUBTOTAL CONTRACTUALS 0 0 0 766,800 63001 Miscellaneous Operating Expenses 0 0 0 43,000 63300 Gas & Diesel 0 0 0 22,900 SUBTOTAL COMMODITIES 0 0 0 65,900 65000 Building Rental 0 0 0 125,370 65010 Rental City Equipment 0 0 0 51,310 65011 Equipment Replacement Charges 0 0 0 16,160 65012 Accident Repair & Replacement 0 0 0 2,310 65040 IT Maintenance Charge 0 0 0 184,240 65100 Insurance Charges 0 0 0 560,340 65105 Benefits Overhead 0 0 0 11,160 65210 Delivery Charges 0 0 0 2,590 65240 Public Works Administrative Ch 0 0 0 1,327,300 65400 Indirect Costs 0 0 0 1,156,100 SUBTOTAL FIXED CHARGES 0 0 0 3,436,880 67200 Principal-Leases 0 0 0 3,200 SUBTOTAL DEBT SERVICE 0 0 0 3,200 68000 Transfer to Fund 404 (Police Bldg/Ross Annex Debt)0 0 0 113,790 SUBTOTAL TRANSFERS 0 0 0 113,790 TOTAL 0 0 0 10,181,370 460 City Council 29 –565 6/1/2021 PUB WKS ENG/PROJ MGMT PUBLIC WORKS ACCOUNTING UNIT TRAFFIC ENGINEERING 08617620 Account Code LINE ITEM RESOURCES ACTUAL FY 18-19 ACTUAL FY 19-20 ADOPTED FY 20-21 PROPOSED FY 21-22 61000 Salaries Regular 115,578 115,731 127,330 0 61020 Salaries Part-Time 69,742 65,257 77,200 0 61040 Salaries Overtime 429 2,705 0 0 61100 Retirement-Employer Normal Cost 2,667 4,314 5,150 0 61101 Retirement - Employer Unfunded 21,815 26,088 0 0 61102 Retirement- Employer Unfunded- Miscellaneous 0 0 29,160 0 61110 Part-Time Retirement 2,615 2,447 0 0 61120 Medicare Insurance 2,651 2,652 1,830 0 61130 Health Insurance 17,242 17,533 16,230 0 61180 Worker Compensation Insurance 10,108 17,036 22,640 0 SUBTOTAL SALARIES & BENEFITS 242,848 253,764 279,540 0 62140 Membership, Subscription & Dues 143 143 0 0 62300 Contract Services-Professional 2,084 11,413 0 0 SUBTOTAL CONTRACTUALS 2,227 11,556 0 0 63001 Miscellaneous Operating Expenses 287 0 0 0 SUBTOTAL COMMODITIES 287 0 0 0 65040 IT Maintenance Charge 0 7,831 7,830 0 65050 IT Department Specific 6,960 0 0 0 65100 Insurance Charges 29,433 29,820 59,330 0 65105 Benefits Overhead 0 0 1,070 0 65210 Delivery Charges 0 169 170 0 SUBTOTAL FIXED CHARGES 36,393 37,820 68,400 0 TOTAL 281,755 303,140 347,940 0 461 City Council 29 –566 6/1/2021 PUB WKS-ADMIN & PLANNING DEPARTMENT RESOURCE SUMMARY PUBLIC WORKS ACTIVITIES ACTUAL FY 18-19 ACTUAL FY 19-20 ADOPTED FY 20-21 PROPOSED FY 21-22 REVENUES 51702 Parking Permit Fees 0 0 0 300,000 53740 Small Cell App Fee for City Facilities 0 0 0 75,000 56000 Charges To Departments 4,504,570 5,589,200 5,589,200 6,705,300 56305 Engineering Service Charge 0 0 0 1,000,000 57010 Miscellaneous Recoveries 9,329 338 0 0 57790 Abandonment Processing 0 0 0 5,000 58000 Earning On Investments 73,207 39,350 0 5,000 TOTAL REVENUES 4,587,106 5,628,888 5,589,200 8,090,300 EXPENDITURES 10117601 PUB WKS-ADMIN SERVICES 2,848,796 3,159,121 5,100,230 5,295,600 10117605 PUB WKS-DEVELOPMENT ENGNRING 1,781,082 2,437,107 3,132,690 3,133,150 TOTAL EXPENDITURES 4,629,878 5,596,229 8,232,920 8,428,750 OPERATING EXPENSES ACTUAL FY 18-19 ACTUAL FY 19-20 ADOPTED FY 20-21 PROPOSED FY 21-22 61000 SALARIES & BENEFITS 2,805,351 3,298,307 4,332,730 5,102,610 62000 CONTRACTUALS 839,932 881,416 2,170,300 1,108,760 63000 COMMODITIES 98,013 51,196 224,860 80,600 65000 FIXED CHARGES 768,733 1,268,449 1,406,310 2,039,630 66000 CAPITAL 21,073 0 0 0 67000 DEBT SERVICE 0 0 2,200 2,200 68000 TRANSFERS 96,777 96,861 96,520 94,950 TOTAL 4,629,878 5,596,229 8,232,920 8,428,750 462 City Council 29 –567 6/1/2021 PUB WKS-ADMIN & PLANNING PUBLIC WORKS ACCOUNTING UNIT PUB WKS-ADMIN SERVICES REV 10117002 Account Code LINE ITEM RESOURCES ACTUAL FY 18-19 ACTUAL FY 19-20 ADOPTED FY 20-21 PROPOSED FY 21-22 51702 Parking Permit Fees 0 0 0 300,000 53740 Small Cell App Fee for City Facilities 0 0 0 75,000 56000 Charges To Departments 4,504,570 5,589,200 5,589,200 6,705,300 56305 Engineering Service Charge 0 0 0 1,000,000 57010 Miscellaneous Recoveries 9,329 338 0 0 57790 Abandonment Processing 0 0 0 5,000 58000 Earning On Investments 73,207 39,350 0 5,000 SUBTOTAL REVENUES 4,587,106 5,628,888 5,589,200 8,090,300 TOTAL 4,587,106 5,628,888 5,589,200 8,090,300 463 City Council 29 –568 6/1/2021 Account Code LINE ITEM RESOURCES ACTUAL FY 18-19 ACTUAL FY 19-20 ADOPTED FY 20-21 PROPOSED FY 21-22 61000 Salaries Regular 938,665 1,090,847 1,496,220 1,838,780 61020 Salaries Part-Time 61,824 35,301 31,300 103,430 61040 Salaries Overtime 16,960 7,497 15,000 15,000 61100 Retirement-Employer Normal Cost 27,610 47,520 112,110 120,130 61101 Retirement - Employer Unfunded 225,817 287,352 0 0 61102 Retirement- Employer Unfunded- Miscellaneous 0 0 332,280 413,040 61110 Part-Time Retirement 2,390 1,405 2,000 4,500 61120 Medicare Insurance 14,352 15,900 21,640 28,250 61130 Health Insurance 154,233 177,518 293,840 383,410 61170 Retiree Health Benefits 0 0 2,570 2,780 61180 Worker Compensation Insurance 55,366 105,137 69,970 88,830 SUBTOTAL SALARIES & BENEFITS 1,497,218 1,768,477 2,376,930 2,998,150 62010 Communications 35,720 29,730 37,300 36,400 62120 Training, Transportation, Meetings 12,148 4,788 65,000 51,400 62140 Membership, Subscription & Dues 5,271 2,994 4,900 4,300 62300 Contract Services-Professional 570,691 313,306 1,291,460 748,000 62302 Contracted Vendor Personnel Services 58,240 0 30,000 0 62322 Maintenance & Repair Machinery 0 0 0 3,000 62600 Parking Validation 12 0 200 300 62700 Auto Expense 4,200 2,150 4,200 0 SUBTOTAL CONTRACTUALS 686,283 352,968 1,433,060 843,400 63001 Miscellaneous Operating Expenses 84,823 46,408 179,200 25,800 63300 Gas & Diesel 2,391 620 7,130 1,000 SUBTOTAL COMMODITIES 87,214 47,028 186,330 26,800 65000 Building Rental 117,395 117,400 117,400 117,560 65010 Rental City Equipment 6,969 8,187 4,400 4,280 65011 Equipment Replacement Charges 4,368 4,368 0 4,060 65012 Accident Repair & Replacement 375 285 100 240 65040 IT Maintenance Charge 0 120,174 120,170 97,880 65050 IT Department Specific 85,665 332,240 332,240 332,240 65100 Insurance Charges 161,218 159,940 183,360 234,890 65105 Benefits Overhead 0 0 3,300 5,160 65205 Internal Departments Personnel 2,098 2,477 5,400 5,400 65210 Delivery Charges 0 900 900 900 65400 Indirect Costs 105,713 171,417 262,900 552,100 SUBTOTAL FIXED CHARGES 483,801 917,387 1,030,170 1,354,710 66400 Machinery & Equipment 21,073 0 0 0 SUBTOTAL CAPITAL 21,073 0 0 0 67200 Principal-Leases 0 0 500 500 SUBTOTAL DEBT SERVICE 0 0 500 500 68000 Transfer to Fund 051 428 451 0 0 72,780 72,810 73,240 72,040 73,208 73,261 73,240 72,040 2,848,796 3,159,121 5,100,230 5,295,600 PUB WKS-ADMIN & PLANNING PUBLIC WORKS PUB WKS-ADMIN SERVICES ACCOUNTING UNIT 10117601 68000 Transfer to Fund 404 (Police Bldg/Ross Annex Debt) SUBTOTAL TRANSFERS TOTAL 464CityCouncil 29 –569 6/1/2021 PUB WKS-ADMIN & PLANNING PUBLIC WORKS ACCOUNTING UNIT PUB WKS-DEVELOPMENT ENGNRING 10117605 Account Code LINE ITEM RESOURCES ACTUAL FY 18-19 ACTUAL FY 19-20 ADOPTED FY 20-21 PROPOSED FY 21-22 61000 Salaries Regular 847,945 916,293 1,209,120 1,255,480 61020 Salaries Part-Time 78,774 81,268 100,800 113,300 61040 Salaries Overtime 6,743 28,472 80,000 80,000 61100 Retirement-Employer Normal Cost 17,098 33,083 70,960 70,790 61101 Retirement - Employer Unfunded 139,841 200,056 0 0 61102 Retirement- Employer Unfunded- Miscellaneous 0 0 207,600 259,080 61110 Part-Time Retirement 984 1,129 0 4,200 61120 Medicare Insurance 13,103 14,271 17,500 19,700 61130 Health Insurance 152,850 160,111 208,910 223,590 61170 Retiree Health Benefits 0 0 2,270 2,150 61180 Worker Compensation Insurance 50,796 95,147 58,640 76,170 SUBTOTAL SALARIES & BENEFITS 1,308,133 1,529,829 1,955,800 2,104,460 62010 Communications 5,670 5,111 10,600 7,600 62120 Training, Transportation, Meetings 280 83 4,500 3,000 62140 Membership, Subscription & Dues 1,345 2,179 4,000 2,500 62300 Contract Services-Professional 146,354 521,075 718,140 40,000 62302 Contracted Vendor Personnel Services 0 0 0 212,260 SUBTOTAL CONTRACTUALS 153,649 528,448 737,240 265,360 63001 Miscellaneous Operating Expenses 10,541 4,121 38,100 53,500 63300 Gas & Diesel 258 47 430 300 SUBTOTAL COMMODITIES 10,800 4,168 38,530 53,800 65010 Rental City Equipment 2,460 4,020 4,000 3,870 65012 Accident Repair & Replacement 96 96 100 260 65040 IT Maintenance Charge 0 42,287 42,290 61,430 65050 IT Department Specific 37,479 0 0 0 65100 Insurance Charges 147,910 147,770 153,650 201,430 65105 Benefits Overhead 0 0 2,770 3,700 65210 Delivery Charges 0 829 830 830 65400 Indirect Costs 96,986 156,060 172,500 413,400 SUBTOTAL FIXED CHARGES 284,932 351,062 376,140 684,920 67200 Principal-Leases 0 0 1,700 1,700 SUBTOTAL DEBT SERVICE 0 0 1,700 1,700 68000 Transfer to Fund 051 428 451 0 0 68000 Transfer to Fund 404 (Police Bldg/Ross Annex Debt)23,140 23,150 23,280 22,910 SUBTOTAL TRANSFERS 23,568 23,601 23,280 22,910 TOTAL 1,781,082 2,437,107 3,132,690 3,133,150 465 City Council 29 –570 6/1/2021 EMERGENCY & HEALTH GRANTS DEPARTMENT RESOURCE SUMMARY PUBLIC WORKS ACTIVITIES ACTUAL FY 18-19 ACTUAL FY 19-20 ADOPTED FY 20-21 PROPOSED FY 21-22 REVENUES 52025 State Grants-Direct 8,603 0 0 0 58000 Earning On Investments 161 9 0 0 TOTAL REVENUES 8,764 9 0 0 EXPENDITURES 12217331 FEMA/OES DISASTER ASSISTANCE 0 127,000 0 0 TOTAL EXPENDITURES 0 127,000 0 0 OPERATING EXPENSES ACTUAL FY 18-19 ACTUAL FY 19-20 ADOPTED FY 20-21 PROPOSED FY 21-22 66000 CAPITAL 0 127,000 0 0 TOTAL 0 127,000 0 0 466 City Council 29 –571 6/1/2021 EMERGENCY & HEALTH GRANTS PUBLIC WORKS ACCOUNTING UNIT CDC - CAPOC OCPICH Grant 12217002 Account Code LINE ITEM RESOURCES ACTUAL FY 18-19 ACTUAL FY 19-20 ADOPTED FY 20-21 PROPOSED FY 21-22 52025 State Grants-Direct 8,603 0 0 0 58000 Earning On Investments 161 9 0 0 SUBTOTAL REVENUES 8,764 9 0 0 TOTAL 8,764 9 0 0 467 City Council 29 –572 6/1/2021 EMERGENCY & HEALTH GRANTS PUBLIC WORKS ACCOUNTING UNIT FEMA/OES DISASTER ASSISTANCE 12217331 Account Code LINE ITEM RESOURCES ACTUAL FY 18-19 ACTUAL FY 19-20 ADOPTED FY 20-21 PROPOSED FY 21-22 66220 Improvements Other Than Building 0 127,000 0 0 SUBTOTAL CAPITAL 0 127,000 0 0 TOTAL 0 127,000 0 0 468 City Council 29 –573 6/1/2021 FEDERAL AID SAFETY PROGRAM DEPARTMENT RESOURCE SUMMARY PUBLIC WORKS ACTIVITIES ACTUAL FY 18-19 ACTUAL FY 19-20 ADOPTED FY 20-21 PROPOSED FY 21-22 REVENUES 52001 Federal Grant-Indirect 690,399 15,300 0 0 52027 State Grants-Indirect 0 0 0 170,800 TOTAL REVENUES 690,399 15,300 0 170,800 EXPENDITURES 14717611 PUB SVS-STREET SAFETY PROJECTS 316,037 20,380 0 170,800 TOTAL EXPENDITURES 316,037 20,380 0 170,800 OPERATING EXPENSES ACTUAL FY 18-19 ACTUAL FY 19-20 ADOPTED FY 20-21 PROPOSED FY 21-22 65000 FIXED CHARGES 278,967 0 0 0 66000 CAPITAL 37,070 20,380 0 170,800 TOTAL 316,037 20,380 0 170,800 469 City Council 29 –574 6/1/2021 FEDERAL AID SAFETY PROGRAM PUBLIC WORKS ACCOUNTING UNIT PUB SVS-STREET SAFETY PROJECTS 14717002 Account Code LINE ITEM RESOURCES ACTUAL FY 18-19 ACTUAL FY 19-20 ADOPTED FY 20-21 PROPOSED FY 21-22 52001 Federal Grant-Indirect 690,399 15,300 0 0 52027 State Grants-Indirect 0 0 0 170,800 SUBTOTAL REVENUES 690,399 15,300 0 170,800 TOTAL 690,399 15,300 0 170,800 470 City Council 29 –575 6/1/2021 FEDERAL AID SAFETY PROGRAM PUBLIC WORKS ACCOUNTING UNIT PUB SVS-STREET SAFETY PROJECTS 14717611 Account Code LINE ITEM RESOURCES ACTUAL FY 18-19 ACTUAL FY 19-20 ADOPTED FY 20-21 PROPOSED FY 21-22 65205 Internal Departments Personnel 278,967 0 0 0 SUBTOTAL FIXED CHARGES 278,967 0 0 0 66220 Improvements Other Than Building 37,070 20,380 0 170,800 SUBTOTAL CAPITAL 37,070 20,380 0 170,800 TOTAL 316,037 20,380 0 170,800 471 City Council 29 –576 6/1/2021 TRAFFIC SYSTEM MGMT GRANT DEPARTMENT RESOURCE SUMMARY PUBLIC WORKS ACTIVITIES ACTUAL FY 18-19 ACTUAL FY 19-20 ADOPTED FY 20-21 PROPOSED FY 21-22 REVENUES 52025 State Grants-Direct 775,539 752,576 12,610,000 4,849,000 TOTAL REVENUES 775,539 752,576 12,610,000 4,849,000 EXPENDITURES 14817613 ACTIVE TRANSPORTATION PROGRAM 1,033,674 2,045,986 0 0 14817614 ACTIVE TRANSPRT PRGM AUGMENT 26,026 922,694 12,610,000 4,849,000 TOTAL EXPENDITURES 1,059,700 2,968,680 12,610,000 4,849,000 OPERATING EXPENSES ACTUAL FY 18-19 ACTUAL FY 19-20 ADOPTED FY 20-21 PROPOSED FY 21-22 66000 CAPITAL 1,059,700 2,968,680 12,610,000 4,849,000 TOTAL 1,059,700 2,968,680 12,610,000 4,849,000 472 City Council 29 –577 6/1/2021 TRAFFIC SYSTEM MGMT GRANT PUBLIC WORKS ACCOUNTING UNIT TRAFFIC SYSTEM MANAGEMENT 14817002 Account Code LINE ITEM RESOURCES ACTUAL FY 18-19 ACTUAL FY 19-20 ADOPTED FY 20-21 PROPOSED FY 21-22 52025 State Grants-Direct 775,539 752,576 12,610,000 4,849,000 SUBTOTAL REVENUES 775,539 752,576 12,610,000 4,849,000 TOTAL 775,539 752,576 12,610,000 4,849,000 473 City Council 29 –578 6/1/2021 TRAFFIC SYSTEM MGMT GRANT PUBLIC WORKS ACCOUNTING UNIT ACTIVE TRANSPORTATION PROGRAM 14817613 Account Code LINE ITEM RESOURCES ACTUAL FY 18-19 ACTUAL FY 19-20 ADOPTED FY 20-21 PROPOSED FY 21-22 66220 Improvements Other Than Building 1,033,674 2,045,986 0 0 SUBTOTAL CAPITAL 1,033,674 2,045,986 0 0 TOTAL 1,033,674 2,045,986 0 0 474 City Council 29 –579 6/1/2021 TRAFFIC SYSTEM MGMT GRANT PUBLIC WORKS ACCOUNTING UNIT ACTIVE TRANSPRT PRGM AUGMENT 14817614 Account Code LINE ITEM RESOURCES ACTUAL FY 18-19 ACTUAL FY 19-20 ADOPTED FY 20-21 PROPOSED FY 21-22 66220 Improvements Other Than Building 26,026 922,694 12,610,000 4,849,000 SUBTOTAL CAPITAL 26,026 922,694 12,610,000 4,849,000 TOTAL 26,026 922,694 12,610,000 4,849,000 475 City Council 29 –580 6/1/2021 WIC ASSESSMENT DIST ST IMPRV DEPARTMENT RESOURCE SUMMARY PUBLIC WORKS ACTIVITIES ACTUAL FY 18-19 ACTUAL FY 19-20 ADOPTED FY 20-21 PROPOSED FY 21-22 REVENUES 58000 Earning On Investments 0 589 0 0 58005 Investment Income-Trustee 747 81 0 0 TOTAL REVENUES 747 670 0 0 EXPENDITURES 14917660 WIC ASSESSMENT DIST ST IMPRV (60,739)0 0 0 TOTAL EXPENDITURES (60,739)0 0 0 OPERATING EXPENSES ACTUAL FY 18-19 ACTUAL FY 19-20 ADOPTED FY 20-21 PROPOSED FY 21-22 66000 CAPITAL (60,739)0 0 0 TOTAL (60,739)0 0 0 476 City Council 29 –581 6/1/2021 WIC ASSESSMENT DIST ST IMPRV PUBLIC WORKS ACCOUNTING UNIT WIC ASSESSMENT DIST ST IMPRV 14917002 Account Code LINE ITEM RESOURCES ACTUAL FY 18-19 ACTUAL FY 19-20 ADOPTED FY 20-21 PROPOSED FY 21-22 58000 Earning On Investments 0 589 0 0 58005 Investment Income-Trustee 747 81 0 0 SUBTOTAL REVENUES 747 670 0 0 TOTAL 747 670 0 0 477 City Council 29 –582 6/1/2021 WIC ASSESSMENT DIST ST IMPRV PUBLIC WORKS ACCOUNTING UNIT WIC ASSESSMENT DIST ST IMPRV 14917660 Account Code LINE ITEM RESOURCES ACTUAL FY 18-19 ACTUAL FY 19-20 ADOPTED FY 20-21 PROPOSED FY 21-22 66220 Improvements Other Than Building (60,739)0 0 0 SUBTOTAL CAPITAL (60,739)0 0 0 TOTAL (60,739)0 0 0 478 City Council 29 –583 6/1/2021 PUB WKS-WTR QUALITY & CONTROL DEPARTMENT RESOURCE SUMMARY PUBLIC WORKS ACTIVITIES ACTUAL FY 18-19 ACTUAL FY 19-20 ADOPTED FY 20-21 PROPOSED FY 21-22 REVENUES 52025 State Grants-Direct 0 105,229 0 0 TOTAL REVENUES 0 105,229 0 0 EXPENDITURES 16417640 PUB WKS-WTR QUALITY & CONTROL (9,867)0 0 0 TOTAL EXPENDITURES (9,867)0 0 0 OPERATING EXPENSES ACTUAL FY 18-19 ACTUAL FY 19-20 ADOPTED FY 20-21 PROPOSED FY 21-22 66000 CAPITAL (9,867)0 0 0 TOTAL (9,867)0 0 0 479 City Council 29 –584 6/1/2021 PUB WKS-WTR QUALITY & CONTROL PUBLIC WORKS ACCOUNTING UNIT MISCELLENOUS REVENUE 16417002 Account Code LINE ITEM RESOURCES ACTUAL FY 18-19 ACTUAL FY 19-20 ADOPTED FY 20-21 PROPOSED FY 21-22 52025 State Grants-Direct 0 105,229 0 0 SUBTOTAL REVENUES 0 105,229 0 0 TOTAL 0 105,229 0 0 480 City Council 29 –585 6/1/2021 PUB WKS-WTR QUALITY & CONTROL PUBLIC WORKS ACCOUNTING UNIT PUB WKS-WTR QUALITY & CONTROL 16417640 Account Code LINE ITEM RESOURCES ACTUAL FY 18-19 ACTUAL FY 19-20 ADOPTED FY 20-21 PROPOSED FY 21-22 66220 Improvements Other Than Building (9,867)0 0 0 SUBTOTAL CAPITAL (9,867)0 0 0 TOTAL (9,867)0 0 0 481 City Council 29 –586 6/1/2021 OFFICE OF TRAFFIC SAFETY GRANT DEPARTMENT RESOURCE SUMMARY PUBLIC WORKS ACTIVITIES ACTUAL FY 18-19 ACTUAL FY 19-20 ADOPTED FY 20-21 PROPOSED FY 21-22 REVENUES 52001 Federal Grant-Indirect 71,482 49,997 0 0 TOTAL REVENUES 71,482 49,997 0 0 EXPENDITURES 16517611 OTS-BICYCLE SAFETY PWA 92,463 36,850 0 0 TOTAL EXPENDITURES 92,463 36,850 0 0 OPERATING EXPENSES ACTUAL FY 18-19 ACTUAL FY 19-20 ADOPTED FY 20-21 PROPOSED FY 21-22 66000 CAPITAL 92,463 36,850 0 0 TOTAL 92,463 36,850 0 0 482 City Council 29 –587 6/1/2021 OFFICE OF TRAFFIC SAFETY GRANT PUBLIC WORKS ACCOUNTING UNIT OTS-PWA Traffic Safety Grants 16517002 Account Code LINE ITEM RESOURCES ACTUAL FY 18-19 ACTUAL FY 19-20 ADOPTED FY 20-21 PROPOSED FY 21-22 52001 Federal Grant-Indirect 71,482 49,997 0 0 SUBTOTAL REVENUES 71,482 49,997 0 0 TOTAL 71,482 49,997 0 0 483 City Council 29 –588 6/1/2021 OFFICE OF TRAFFIC SAFETY GRANT PUBLIC WORKS ACCOUNTING UNIT OTS-BICYCLE SAFETY PWA 16517611 Account Code LINE ITEM RESOURCES ACTUAL FY 18-19 ACTUAL FY 19-20 ADOPTED FY 20-21 PROPOSED FY 21-22 66220 Improvements Other Than Building 92,463 36,850 0 0 SUBTOTAL CAPITAL 92,463 36,850 0 0 TOTAL 92,463 36,850 0 0 484 City Council 29 –589 6/1/2021 LOCAL DRAINAGE AREA NO 1 DEPARTMENT RESOURCE SUMMARY PUBLIC WORKS ACTIVITIES ACTUAL FY 18-19 ACTUAL FY 19-20 ADOPTED FY 20-21 PROPOSED FY 21-22 REVENUES 58000 Earning On Investments 2 6 0 0 TOTAL REVENUES 2 6 0 0 485 City Council 29 –590 6/1/2021 LOCAL DRAINAGE AREA NO 1 PUBLIC WORKS ACCOUNTING UNIT PUB WKS - STORM DRAIN CONST 20117002 Account Code LINE ITEM RESOURCES ACTUAL FY 18-19 ACTUAL FY 19-20 ADOPTED FY 20-21 PROPOSED FY 21-22 58000 Earning On Investments 2 6 0 0 SUBTOTAL REVENUES 2 6 0 0 TOTAL 2 6 0 0 486 City Council 29 –591 6/1/2021 LOCAL DRAINAGE AREA NO 2 DEPARTMENT RESOURCE SUMMARY PUBLIC WORKS ACTIVITIES ACTUAL FY 18-19 ACTUAL FY 19-20 ADOPTED FY 20-21 PROPOSED FY 21-22 REVENUES 58000 Earning On Investments 23 26 0 0 TOTAL REVENUES 23 26 0 0 487 City Council 29 –592 6/1/2021 LOCAL DRAINAGE AREA NO 2 PUBLIC WORKS ACCOUNTING UNIT PUB WKS - STROM DRAIN CONST 20217002 Account Code LINE ITEM RESOURCES ACTUAL FY 18-19 ACTUAL FY 19-20 ADOPTED FY 20-21 PROPOSED FY 21-22 58000 Earning On Investments 23 26 0 0 SUBTOTAL REVENUES 23 26 0 0 TOTAL 23 26 0 0 488 City Council 29 –593 6/1/2021 LOCAL DRAINAGE AREA NO 3 DEPARTMENT RESOURCE SUMMARY PUBLIC WORKS ACTIVITIES ACTUAL FY 18-19 ACTUAL FY 19-20 ADOPTED FY 20-21 PROPOSED FY 21-22 REVENUES 58000 Earning On Investments 12,399 13,847 0 0 TOTAL REVENUES 12,399 13,847 0 0 489 City Council 29 –594 6/1/2021 LOCAL DRAINAGE AREA NO 3 PUBLIC WORKS ACCOUNTING UNIT PUB WKS - STORM DRAIN CONST 20317002 Account Code LINE ITEM RESOURCES ACTUAL FY 18-19 ACTUAL FY 19-20 ADOPTED FY 20-21 PROPOSED FY 21-22 58000 Earning On Investments 12,399 13,847 0 0 SUBTOTAL REVENUES 12,399 13,847 0 0 TOTAL 12,399 13,847 0 0 490 City Council 29 –595 6/1/2021 LOCAL DRAINAGE AREA NO 4 DEPARTMENT RESOURCE SUMMARY PUBLIC WORKS ACTIVITIES ACTUAL FY 18-19 ACTUAL FY 19-20 ADOPTED FY 20-21 PROPOSED FY 21-22 REVENUES 58000 Earning On Investments 17 19 0 0 TOTAL REVENUES 17 19 0 0 491 City Council 29 –596 6/1/2021 LOCAL DRAINAGE AREA NO 4 PUBLIC WORKS ACCOUNTING UNIT PUB WKS - STORM DRAIN CONST 20417002 Account Code LINE ITEM RESOURCES ACTUAL FY 18-19 ACTUAL FY 19-20 ADOPTED FY 20-21 PROPOSED FY 21-22 58000 Earning On Investments 17 19 0 0 SUBTOTAL REVENUES 17 19 0 0 TOTAL 17 19 0 0 492 City Council 29 –597 6/1/2021 LOCAL DRAINAGE AREA NO 5 DEPARTMENT RESOURCE SUMMARY PUBLIC WORKS ACTIVITIES ACTUAL FY 18-19 ACTUAL FY 19-20 ADOPTED FY 20-21 PROPOSED FY 21-22 REVENUES 58000 Earning On Investments 10 11 0 0 TOTAL REVENUES 10 11 0 0 493 City Council 29 –598 6/1/2021 LOCAL DRAINAGE AREA NO 5 PUBLIC WORKS ACCOUNTING UNIT PUB WKS - STORM DRAIN CONST 20517002 Account Code LINE ITEM RESOURCES ACTUAL FY 18-19 ACTUAL FY 19-20 ADOPTED FY 20-21 PROPOSED FY 21-22 58000 Earning On Investments 10 11 0 0 SUBTOTAL REVENUES 10 11 0 0 TOTAL 10 11 0 0 494 City Council 29 –599 6/1/2021 LOCAL DRAINAGE AREA NO 6 DEPARTMENT RESOURCE SUMMARY PUBLIC WORKS ACTIVITIES ACTUAL FY 18-19 ACTUAL FY 19-20 ADOPTED FY 20-21 PROPOSED FY 21-22 REVENUES 58000 Earning On Investments 14 16 0 0 TOTAL REVENUES 14 16 0 0 495 City Council 29 –600 6/1/2021 LOCAL DRAINAGE AREA NO 6 PUBLIC WORKS ACCOUNTING UNIT PUB WKS - STORM DRAIN CONST 20617002 Account Code LINE ITEM RESOURCES ACTUAL FY 18-19 ACTUAL FY 19-20 ADOPTED FY 20-21 PROPOSED FY 21-22 58000 Earning On Investments 14 16 0 0 SUBTOTAL REVENUES 14 16 0 0 TOTAL 14 16 0 0 496 City Council 29 –601 6/1/2021 LOCAL DRAINAGE AREA NO 7 DEPARTMENT RESOURCE SUMMARY PUBLIC WORKS ACTIVITIES ACTUAL FY 18-19 ACTUAL FY 19-20 ADOPTED FY 20-21 PROPOSED FY 21-22 REVENUES 58000 Earning On Investments 3,644 3,536 0 0 TOTAL REVENUES 3,644 3,536 0 0 EXPENDITURES 20717660 PUB WKS - STORM DRAIN CONST 36,414 0 0 0 TOTAL EXPENDITURES 36,414 0 0 0 OPERATING EXPENSES ACTUAL FY 18-19 ACTUAL FY 19-20 ADOPTED FY 20-21 PROPOSED FY 21-22 66000 CAPITAL 36,414 0 0 0 TOTAL 36,414 0 0 0 497 City Council 29 –602 6/1/2021 LOCAL DRAINAGE AREA NO 7 PUBLIC WORKS ACCOUNTING UNIT PUB WKS - STORM DRAIN CONST 20717002 Account Code LINE ITEM RESOURCES ACTUAL FY 18-19 ACTUAL FY 19-20 ADOPTED FY 20-21 PROPOSED FY 21-22 58000 Earning On Investments 3,644 3,536 0 0 SUBTOTAL REVENUES 3,644 3,536 0 0 TOTAL 3,644 3,536 0 0 498 City Council 29 –603 6/1/2021 LOCAL DRAINAGE AREA NO 7 PUBLIC WORKS ACCOUNTING UNIT PUB WKS - STORM DRAIN CONST 20717660 Account Code LINE ITEM RESOURCES ACTUAL FY 18-19 ACTUAL FY 19-20 ADOPTED FY 20-21 PROPOSED FY 21-22 66220 Improvements Other Than Building 36,414 0 0 0 SUBTOTAL CAPITAL 36,414 0 0 0 TOTAL 36,414 0 0 0 499 City Council 29 –604 6/1/2021 LOCAL DRAINAGE AREA NO 9 DEPARTMENT RESOURCE SUMMARY PUBLIC WORKS ACTIVITIES ACTUAL FY 18-19 ACTUAL FY 19-20 ADOPTED FY 20-21 PROPOSED FY 21-22 REVENUES 58000 Earning On Investments 12 13 0 0 TOTAL REVENUES 12 13 0 0 500 City Council 29 –605 6/1/2021 LOCAL DRAINAGE AREA NO 9 PUBLIC WORKS ACCOUNTING UNIT PUB WKS - STORM DRAIN CONST 20917002 Account Code LINE ITEM RESOURCES ACTUAL FY 18-19 ACTUAL FY 19-20 ADOPTED FY 20-21 PROPOSED FY 21-22 58000 Earning On Investments 12 13 0 0 SUBTOTAL REVENUES 12 13 0 0 TOTAL 12 13 0 0 501 City Council 29 –606 6/1/2021 LOCAL DRAINAGE AREA NO 10 DEPARTMENT RESOURCE SUMMARY PUBLIC WORKS ACTIVITIES ACTUAL FY 18-19 ACTUAL FY 19-20 ADOPTED FY 20-21 PROPOSED FY 21-22 REVENUES 58000 Earning On Investments 282 315 0 0 TOTAL REVENUES 282 315 0 0 502 City Council 29 –607 6/1/2021 LOCAL DRAINAGE AREA NO 10 PUBLIC WORKS ACCOUNTING UNIT PUB WKS - STORM DRAIN CONST 21017002 Account Code LINE ITEM RESOURCES ACTUAL FY 18-19 ACTUAL FY 19-20 ADOPTED FY 20-21 PROPOSED FY 21-22 58000 Earning On Investments 282 315 0 0 SUBTOTAL REVENUES 282 315 0 0 TOTAL 282 315 0 0 503 City Council 29 –608 6/1/2021 LOCAL DRAINAGE AREA NO 11 DEPARTMENT RESOURCE SUMMARY PUBLIC WORKS ACTIVITIES ACTUAL FY 18-19 ACTUAL FY 19-20 ADOPTED FY 20-21 PROPOSED FY 21-22 REVENUES 58000 Earning On Investments 4 4 0 0 TOTAL REVENUES 4 4 0 0 504 City Council 29 –609 6/1/2021 LOCAL DRAINAGE AREA NO 11 PUBLIC WORKS ACCOUNTING UNIT PUB WKS-STORM DRAIN CONST 21117002 Account Code LINE ITEM RESOURCES ACTUAL FY 18-19 ACTUAL FY 19-20 ADOPTED FY 20-21 PROPOSED FY 21-22 58000 Earning On Investments 4 4 0 0 SUBTOTAL REVENUES 4 4 0 0 TOTAL 4 4 0 0 505 City Council 29 –610 6/1/2021 LOCAL DRAINAGE AREA NO 13 DEPARTMENT RESOURCE SUMMARY PUBLIC WORKS ACTIVITIES ACTUAL FY 18-19 ACTUAL FY 19-20 ADOPTED FY 20-21 PROPOSED FY 21-22 REVENUES 58000 Earning On Investments 44 49 0 0 TOTAL REVENUES 44 49 0 0 506 City Council 29 –611 6/1/2021 LOCAL DRAINAGE AREA NO 13 PUBLIC WORKS ACCOUNTING UNIT PUB WKS - STORM DRAIN CONST 21317002 Account Code LINE ITEM RESOURCES ACTUAL FY 18-19 ACTUAL FY 19-20 ADOPTED FY 20-21 PROPOSED FY 21-22 58000 Earning On Investments 44 49 0 0 SUBTOTAL REVENUES 44 49 0 0 TOTAL 44 49 0 0 507 City Council 29 –612 6/1/2021 LOCAL DRAINAGE AREA I DEPARTMENT RESOURCE SUMMARY PUBLIC WORKS ACTIVITIES ACTUAL FY 18-19 ACTUAL FY 19-20 ADOPTED FY 20-21 PROPOSED FY 21-22 REVENUES 50500 Drainage Fee 33,380 28,556 0 0 58000 Earning On Investments 14,174 16,485 0 0 TOTAL REVENUES 47,554 45,041 0 0 508 City Council 29 –613 6/1/2021 LOCAL DRAINAGE AREA I PUBLIC WORKS ACCOUNTING UNIT PUB WKS-STORM DRAIN CONST 22117002 Account Code LINE ITEM RESOURCES ACTUAL FY 18-19 ACTUAL FY 19-20 ADOPTED FY 20-21 PROPOSED FY 21-22 50500 Drainage Fee 33,380 28,556 0 0 58000 Earning On Investments 14,174 16,485 0 0 SUBTOTAL REVENUES 47,554 45,041 0 0 TOTAL 47,554 45,041 0 0 509 City Council 29 –614 6/1/2021 LOCAL DRAINAGE AREA II DEPARTMENT RESOURCE SUMMARY PUBLIC WORKS ACTIVITIES ACTUAL FY 18-19 ACTUAL FY 19-20 ADOPTED FY 20-21 PROPOSED FY 21-22 REVENUES 50500 Drainage Fee 19,287 44,461 0 0 58000 Earning On Investments 5,693 3,227 0 0 TOTAL REVENUES 24,980 47,688 0 0 EXPENDITURES 22217660 PUB WKS-STORM DRAIN CONST 425,512 0 0 0 TOTAL EXPENDITURES 425,512 0 0 0 OPERATING EXPENSES ACTUAL FY 18-19 ACTUAL FY 19-20 ADOPTED FY 20-21 PROPOSED FY 21-22 66000 CAPITAL 425,512 0 0 0 TOTAL 425,512 0 0 0 510 City Council 29 –615 6/1/2021 LOCAL DRAINAGE AREA II PUBLIC WORKS ACCOUNTING UNIT PUB WKS-STORM DRAIN CONST 22217002 Account Code LINE ITEM RESOURCES ACTUAL FY 18-19 ACTUAL FY 19-20 ADOPTED FY 20-21 PROPOSED FY 21-22 50500 Drainage Fee 19,287 44,461 0 0 58000 Earning On Investments 5,693 3,227 0 0 SUBTOTAL REVENUES 24,980 47,688 0 0 TOTAL 24,980 47,688 0 0 511 City Council 29 –616 6/1/2021 LOCAL DRAINAGE AREA II PUBLIC WORKS ACCOUNTING UNIT PUB WKS-STORM DRAIN CONST 22217660 Account Code LINE ITEM RESOURCES ACTUAL FY 18-19 ACTUAL FY 19-20 ADOPTED FY 20-21 PROPOSED FY 21-22 66220 Improvements Other Than Building 425,512 0 0 0 SUBTOTAL CAPITAL 425,512 0 0 0 TOTAL 425,512 0 0 0 512 City Council 29 –617 6/1/2021 LOCAL DRAINAGE AREA III DEPARTMENT RESOURCE SUMMARY PUBLIC WORKS ACTIVITIES ACTUAL FY 18-19 ACTUAL FY 19-20 ADOPTED FY 20-21 PROPOSED FY 21-22 REVENUES 50500 Drainage Fee 4,678 810 0 0 58000 Earning On Investments 7,883 8,377 0 0 TOTAL REVENUES 12,561 9,187 0 0 EXPENDITURES 22317660 PUB WKS-STORM DRAIN CONST 0 58,945 0 0 TOTAL EXPENDITURES 0 58,945 0 0 OPERATING EXPENSES ACTUAL FY 18-19 ACTUAL FY 19-20 ADOPTED FY 20-21 PROPOSED FY 21-22 66000 CAPITAL 0 58,945 0 0 TOTAL 0 58,945 0 0 513 City Council 29 –618 6/1/2021 LOCAL DRAINAGE AREA III PUBLIC WORKS ACCOUNTING UNIT PUB WKS-STORM DRAIN CONST 22317002 Account Code LINE ITEM RESOURCES ACTUAL FY 18-19 ACTUAL FY 19-20 ADOPTED FY 20-21 PROPOSED FY 21-22 50500 Drainage Fee 4,678 810 0 0 58000 Earning On Investments 7,883 8,377 0 0 SUBTOTAL REVENUES 12,561 9,187 0 0 TOTAL 12,561 9,187 0 0 514 City Council 29 –619 6/1/2021 LOCAL DRAINAGE AREA III PUBLIC WORKS ACCOUNTING UNIT PUB WKS-STORM DRAIN CONST 22317660 Account Code LINE ITEM RESOURCES ACTUAL FY 18-19 ACTUAL FY 19-20 ADOPTED FY 20-21 PROPOSED FY 21-22 66220 Improvements Other Than Building 0 58,945 0 0 SUBTOTAL CAPITAL 0 58,945 0 0 TOTAL 0 58,945 0 0 515 City Council 29 –620 6/1/2021 LOCAL DRAINAGE AREA IV DEPARTMENT RESOURCE SUMMARY PUBLIC WORKS ACTIVITIES ACTUAL FY 18-19 ACTUAL FY 19-20 ADOPTED FY 20-21 PROPOSED FY 21-22 REVENUES 50500 Drainage Fee 114,881 101,167 0 0 58000 Earning On Investments 7,412 10,282 0 0 TOTAL REVENUES 122,293 111,449 0 0 EXPENDITURES 22417660 PUB WKS-STORM DRAIN CONST 0 72,339 181,500 50,000 TOTAL EXPENDITURES 0 72,339 181,500 50,000 OPERATING EXPENSES ACTUAL FY 18-19 ACTUAL FY 19-20 ADOPTED FY 20-21 PROPOSED FY 21-22 66000 CAPITAL 0 72,339 181,500 50,000 TOTAL 0 72,339 181,500 50,000 516 City Council 29 –621 6/1/2021 LOCAL DRAINAGE AREA IV PUBLIC WORKS ACCOUNTING UNIT PUB WKS-STORM DRAIN CONST 22417002 Account Code LINE ITEM RESOURCES ACTUAL FY 18-19 ACTUAL FY 19-20 ADOPTED FY 20-21 PROPOSED FY 21-22 50500 Drainage Fee 114,881 101,167 0 0 58000 Earning On Investments 7,412 10,282 0 0 SUBTOTAL REVENUES 122,293 111,449 0 0 TOTAL 122,293 111,449 0 0 517 City Council 29 –622 6/1/2021 LOCAL DRAINAGE AREA IV PUBLIC WORKS ACCOUNTING UNIT PUB WKS-STORM DRAIN CONST 22417660 Account Code LINE ITEM RESOURCES ACTUAL FY 18-19 ACTUAL FY 19-20 ADOPTED FY 20-21 PROPOSED FY 21-22 66220 Improvements Other Than Building 0 72,339 181,500 50,000 SUBTOTAL CAPITAL 0 72,339 181,500 50,000 TOTAL 0 72,339 181,500 50,000 518 City Council 29 –623 6/1/2021 LOCAL DRAINAGE AREA V DEPARTMENT RESOURCE SUMMARY PUBLIC WORKS ACTIVITIES ACTUAL FY 18-19 ACTUAL FY 19-20 ADOPTED FY 20-21 PROPOSED FY 21-22 REVENUES 50500 Drainage Fee 35,888 1,107 0 0 58000 Earning On Investments 3,232 3,963 0 0 TOTAL REVENUES 39,120 5,070 0 0 519 City Council 29 –624 6/1/2021 LOCAL DRAINAGE AREA V PUBLIC WORKS ACCOUNTING UNIT PUB WKS-STORM DRAIN CONST 22517002 Account Code LINE ITEM RESOURCES ACTUAL FY 18-19 ACTUAL FY 19-20 ADOPTED FY 20-21 PROPOSED FY 21-22 50500 Drainage Fee 35,888 1,107 0 0 58000 Earning On Investments 3,232 3,963 0 0 SUBTOTAL REVENUES 39,120 5,070 0 0 TOTAL 39,120 5,070 0 0 520 City Council 29 –625 6/1/2021 LOCAL DRAINAGE AREA VI DEPARTMENT RESOURCE SUMMARY PUBLIC WORKS ACTIVITIES ACTUAL FY 18-19 ACTUAL FY 19-20 ADOPTED FY 20-21 PROPOSED FY 21-22 REVENUES 50500 Drainage Fee 43,885 (1,128)0 0 58000 Earning On Investments 2,990 3,716 0 0 TOTAL REVENUES 46,876 2,587 0 0 521 City Council 29 –626 6/1/2021 LOCAL DRAINAGE AREA VI PUBLIC WORKS ACCOUNTING UNIT PUB WKS-STORM DRAIN CONST 22617002 Account Code LINE ITEM RESOURCES ACTUAL FY 18-19 ACTUAL FY 19-20 ADOPTED FY 20-21 PROPOSED FY 21-22 50500 Drainage Fee 43,885 (1,128)0 0 58000 Earning On Investments 2,990 3,716 0 0 SUBTOTAL REVENUES 46,876 2,587 0 0 TOTAL 46,876 2,587 0 0 522 City Council 29 –627 6/1/2021 SCAG GRANTS DEPARTMENT RESOURCE SUMMARY PUBLIC WORKS ACTIVITIES ACTUAL FY 18-19 ACTUAL FY 19-20 ADOPTED FY 20-21 PROPOSED FY 21-22 REVENUES 52001 Federal Grant-Indirect 0 27,563 28,480 0 TOTAL REVENUES 0 27,563 28,480 0 EXPENDITURES 40317600 PUBLIC WORKS SCAG GRANT 0 27,563 0 0 TOTAL EXPENDITURES 0 27,563 0 0 OPERATING EXPENSES ACTUAL FY 18-19 ACTUAL FY 19-20 ADOPTED FY 20-21 PROPOSED FY 21-22 65000 FIXED CHARGES 0 27,563 0 0 TOTAL 0 27,563 0 0 523 City Council 29 –628 6/1/2021 SCAG GRANTS PUBLIC WORKS ACCOUNTING UNIT PUBLIC WORKS SCAG GRANTS 40317002 Account Code LINE ITEM RESOURCES ACTUAL FY 18-19 ACTUAL FY 19-20 ADOPTED FY 20-21 PROPOSED FY 21-22 52001 Federal Grant-Indirect 0 27,563 28,480 0 SUBTOTAL REVENUES 0 27,563 28,480 0 TOTAL 0 27,563 28,480 0 524 City Council 29 –629 6/1/2021 SCAG GRANTS PUBLIC WORKS ACCOUNTING UNIT PUBLIC WORKS SCAG GRANT 40317600 Account Code LINE ITEM RESOURCES ACTUAL FY 18-19 ACTUAL FY 19-20 ADOPTED FY 20-21 PROPOSED FY 21-22 65205 Internal Departments Personnel 0 27,563 0 0 SUBTOTAL FIXED CHARGES 0 27,563 0 0 TOTAL 0 27,563 0 0 525 City Council 29 –630 6/1/2021 Community Development Agency 526 City Council 29 –631 6/1/2021 THIS PAGE INTENTIONALLY LEFT BLANK 527 City Council 29 –632 6/1/2021 GENERAL FUND DEPARTMENT RESOURCE SUMMARY COMMUNITY DEVELOPMENT ACTIVITIES ACTUAL FY 18-19 ACTUAL FY 19-20 ADOPTED FY 20-21 PROPOSED FY 21-22 EXPENDITURES 01118017 CDA - SERVICE ENHANCEMENT 0 0 0 2,010,000 01118810 ECONOMIC DEVELOPMENT 916,920 1,402,782 930,770 918,150 01118811 HOMELESS SERVICES 255,284 356,927 524,890 401,510 01118812 CDA ADMIN 0 0 105,990 193,470 01118825 SALES TAX REBATE AGREEMENT 181,391 758,005 2,000,000 275,000 TOTAL EXPENDITURES 1,353,596 2,517,714 3,561,650 3,798,130 OPERATING EXPENSES ACTUAL FY 18-19 ACTUAL FY 19-20 ADOPTED FY 20-21 PROPOSED FY 21-22 61000 SALARIES & BENEFITS 853,818 858,806 1,002,020 1,071,690 62000 CONTRACTUALS 390,965 1,265,327 2,134,200 2,172,420 63000 COMMODITIES 12,403 30,607 14,800 14,250 65000 FIXED CHARGES 96,409 186,614 160,630 139,770 69000 MISCELLANEOUS 0 176,361 250,000 400,000 TOTAL 1,353,596 2,517,714 3,561,650 3,798,130 528 City Council 29 –633 6/1/2021 GENERAL FUND COMMUNITY DEVELOPMENT ACCOUNTING UNIT CDA - SERVICE ENHANCEMENT 01118017 Account Code LINE ITEM RESOURCES ACTUAL FY 18-19 ACTUAL FY 19-20 ADOPTED FY 20-21 PROPOSED FY 21-22 61020 Salaries Part-Time 0 0 0 17,730 61110 Part-Time Retirement 0 0 0 670 61120 Medicare Insurance 0 0 0 260 SUBTOTAL SALARIES & BENEFITS 0 0 0 18,660 62200 Advertising 0 0 0 6,340 62300 Contract Services-Professional 0 0 0 1,835,000 SUBTOTAL CONTRACTUALS 0 0 0 1,841,340 69300 Sales Tax Rebate 0 0 0 150,000 SUBTOTAL MISCELLANEOUS 0 0 0 150,000 TOTAL 0 0 0 2,010,000 529 City Council 29 –634 6/1/2021 GENERAL FUND COMMUNITY DEVELOPMENT ACCOUNTING UNIT ECONOMIC DEVELOPMENT 01118810 Account Code LINE ITEM RESOURCES ACTUAL FY 18-19 ACTUAL FY 19-20 ADOPTED FY 20-21 PROPOSED FY 21-22 61000 Salaries Regular 407,321 502,733 491,450 499,110 61010 Salaries Cash Out/Separation 2,139 341 0 0 61020 Salaries Part-Time 29,960 24,788 30,100 30,050 61040 Salaries Overtime 795 31 0 0 61100 Retirement-Employer Normal Cost 9,863 17,700 29,670 36,410 61101 Retirement - Employer Unfunded 83,504 2,787 0 0 61120 Medicare Insurance 6,138 7,591 7,260 7,480 61130 Health Insurance 61,491 82,144 67,430 75,250 61170 Retiree Health Benefits 0 0 1,430 1,690 61180 Worker Compensation Insurance 18,336 54,320 40,780 29,620 SUBTOTAL SALARIES & BENEFITS 619,546 692,434 668,120 679,610 62010 Communications 4,119 4,402 3,750 5,610 62012 Cellular Phone Charges 1,444 1,358 1,500 2,000 62120 Training, Transportation, Meetings 6,130 1,740 4,800 2,000 62140 Membership, Subscription & Dues 7,387 13,311 11,400 12,680 62200 Advertising 2,200 186 6,000 17,710 62300 Contract Services-Professional 133,117 238,144 77,490 67,150 62302 Contracted Vendor Personnel Services 500 250 600 4,200 62400 Auditor Fee 8,976 1,696 0 0 62500 Rent Payments 34,728 67,861 0 0 62600 Parking Validation 1,360 0 1,200 1,000 62700 Auto Expense 6,140 6,060 6,000 6,000 SUBTOTAL CONTRACTUALS 206,100 335,007 112,740 118,350 63001 Miscellaneous Operating Expenses 11,126 29,858 12,500 12,500 63300 Gas & Diesel 5 112 0 0 SUBTOTAL COMMODITIES 11,130 29,970 12,500 12,500 65000 Building Rental 25,445 68,800 68,800 52,420 65010 Rental City Equipment 139 939 0 0 65012 Accident Repair & Replacement 7 29 0 0 65040 IT Maintenance Charge 0 53,696 20,900 20,150 65050 IT Department Specific 20,450 0 0 0 65100 Insurance Charges 34,102 43,400 44,360 32,520 65105 Benefits Overhead 0 0 1,970 1,220 65210 Delivery Charges 0 2,146 1,380 1,380 SUBTOTAL FIXED CHARGES 80,143 169,010 137,410 107,690 69135 Payment to Subagent 0 106,899 0 0 69138 Payment-Training Portion 0 58,255 0 0 69143 Transportation Pass for Partic 0 7,513 0 0 69144 Client Support Services 0 200 0 0 69145 Client Assessment 0 3,493 0 0 SUBTOTAL MISCELLANEOUS 0 176,361 0 0 TOTAL 916,920 1,402,782 930,770 918,150 530 City Council 29 –635 6/1/2021 GENERAL FUND COMMUNITY DEVELOPMENT ACCOUNTING UNIT HOMELESS SERVICES 01118811 Account Code LINE ITEM RESOURCES ACTUAL FY 18-19 ACTUAL FY 19-20 ADOPTED FY 20-21 PROPOSED FY 21-22 61000 Salaries Regular 114,948 72,335 133,970 160,130 61010 Salaries Cash Out/Separation 0 13,218 0 0 61020 Salaries Part-Time 0 43,185 54,300 0 61040 Salaries Overtime 0 169 0 0 61100 Retirement-Employer Normal Cost 11,227 7,376 5,470 6,000 61101 Retirement - Employer Unfunded 91,821 0 0 0 61120 Medicare Insurance 1,648 1,814 1,950 2,230 61130 Health Insurance 9,846 15,435 23,000 11,760 61170 Retiree Health Benefits 0 0 1,210 1,420 61180 Worker Compensation Insurance 4,783 12,840 10,470 10,690 SUBTOTAL SALARIES & BENEFITS 234,273 166,371 230,370 192,230 62010 Communications 679 874 500 510 62012 Cellular Phone Charges 607 665 700 670 62120 Training, Transportation, Meetings 1,677 2,598 2,500 0 62140 Membership, Subscription & Dues 145 67 0 100 62200 Advertising 0 2,091 0 0 62300 Contract Services-Professional 365 166,026 266,300 185,230 SUBTOTAL CONTRACTUALS 3,474 172,320 270,000 186,510 63001 Miscellaneous Operating Expenses 1,273 632 1,300 750 SUBTOTAL COMMODITIES 1,273 632 1,300 750 65000 Building Rental 7,344 5,000 5,000 3,810 65040 IT Maintenance Charge 0 6,024 6,020 5,760 65050 IT Department Specific 2,469 0 0 0 65100 Insurance Charges 6,452 6,280 11,390 11,740 65105 Benefits Overhead 0 0 510 410 65210 Delivery Charges 0 300 300 300 SUBTOTAL FIXED CHARGES 16,265 17,604 23,220 22,020 TOTAL 255,284 356,927 524,890 401,510 531 City Council 29 –636 6/1/2021 GENERAL FUND COMMUNITY DEVELOPMENT ACCOUNTING UNIT CDA ADMIN 01118812 Account Code LINE ITEM RESOURCES ACTUAL FY 18-19 ACTUAL FY 19-20 ADOPTED FY 20-21 PROPOSED FY 21-22 61000 Salaries Regular 0 0 82,890 138,940 61100 Retirement-Employer Normal Cost 0 0 3,350 6,440 61120 Medicare Insurance 0 0 1,180 1,910 61130 Health Insurance 0 0 15,920 28,990 61170 Retiree Health Benefits 0 0 190 200 61180 Worker Compensation Insurance 0 0 0 4,710 SUBTOTAL SALARIES & BENEFITS 0 0 103,530 181,190 62010 Communications 0 0 750 510 62300 Contract Services-Professional 0 0 710 710 SUBTOTAL CONTRACTUALS 0 0 1,460 1,220 63001 Miscellaneous Operating Expenses 0 0 1,000 1,000 SUBTOTAL COMMODITIES 0 0 1,000 1,000 65040 IT Maintenance Charge 0 0 0 4,610 65100 Insurance Charges 0 0 0 5,170 65105 Benefits Overhead 0 0 0 280 SUBTOTAL FIXED CHARGES 0 0 0 10,060 TOTAL 0 0 105,990 193,470 532 City Council 29 –637 6/1/2021 GENERAL FUND COMMUNITY DEVELOPMENT ACCOUNTING UNIT SALES TAX REBATE AGREEMENT 01118825 Account Code LINE ITEM RESOURCES ACTUAL FY 18-19 ACTUAL FY 19-20 ADOPTED FY 20-21 PROPOSED FY 21-22 62300 Contract Services-Professional 181,391 758,000 1,750,000 25,000 SUBTOTAL CONTRACTUALS 181,391 758,000 1,750,000 25,000 63001 Miscellaneous Operating Expenses 0 5 0 0 SUBTOTAL COMMODITIES 0 5 0 0 69300 Sales Tax Rebate 0 0 250,000 250,000 SUBTOTAL MISCELLANEOUS 0 0 250,000 250,000 TOTAL 181,391 758,005 2,000,000 275,000 533 City Council 29 –638 6/1/2021 IDB & EZ VOUCHER MONITORING DEPARTMENT RESOURCE SUMMARY COMMUNITY DEVELOPMENT ACTIVITIES ACTUAL FY 18-19 ACTUAL FY 19-20 ADOPTED FY 20-21 PROPOSED FY 21-22 REVENUES 57000 Expense Reimbursement 886 43,102 0 0 58000 Earning On Investments 7,754 5,800 0 0 TOTAL REVENUES 8,640 48,902 0 0 EXPENDITURES 02518820 ENTERPRISE ZONE 299,992 35,000 0 109,000 TOTAL EXPENDITURES 299,992 35,000 0 109,000 OPERATING EXPENSES ACTUAL FY 18-19 ACTUAL FY 19-20 ADOPTED FY 20-21 PROPOSED FY 21-22 62000 CONTRACTUALS 49,992 35,000 0 109,000 68000 TRANSFERS 250,000 0 0 0 TOTAL 299,992 35,000 0 109,000 534 City Council 29 –639 6/1/2021 IDB & EZ VOUCHER MONITORING COMMUNITY DEVELOPMENT ACCOUNTING UNIT CDA SPECIAL REVENUE 02518002 Account Code LINE ITEM RESOURCES ACTUAL FY 18-19 ACTUAL FY 19-20 ADOPTED FY 20-21 PROPOSED FY 21-22 57000 Expense Reimbursement 886 43,102 0 0 58000 Earning On Investments 7,754 5,800 0 0 SUBTOTAL REVENUES 8,640 48,902 0 0 TOTAL 8,640 48,902 0 0 535 City Council 29 –640 6/1/2021 IDB & EZ VOUCHER MONITORING COMMUNITY DEVELOPMENT ACCOUNTING UNIT ENTERPRISE ZONE 02518820 Account Code LINE ITEM RESOURCES ACTUAL FY 18-19 ACTUAL FY 19-20 ADOPTED FY 20-21 PROPOSED FY 21-22 62300 Contract Services-Professional 49,992 35,000 0 109,000 SUBTOTAL CONTRACTUALS 49,992 35,000 0 109,000 68000 Transfer to Fund 011 250,000 0 0 0 SUBTOTAL TRANSFERS 250,000 0 0 0 TOTAL 299,992 35,000 0 109,000 536 City Council 29 –641 6/1/2021 PARKING FUND DEPARTMENT RESOURCE SUMMARY COMMUNITY DEVELOPMENT ACTIVITIES ACTUAL FY 18-19 ACTUAL FY 19-20 ADOPTED FY 20-21 PROPOSED FY 21-22 REVENUES 53804 Parking Meter & Facilities Rev 1,763,311 1,512,102 2,650,000 1,271,770 53903 Broadway Structure 644,672 511,201 600,000 351,400 53904 Spurgeon Structure 471,287 401,976 450,000 268,300 53905 Birch Structure 408,280 419,387 425,000 328,900 53906 Main Structure 285,106 283,398 250,000 244,500 53907 Bush Parking Lot 31,614 33,705 50,000 0 55000 Parking Fines 448,076 307,136 450,000 240,000 57990 Miscellaneous Income 14,336 6,913 10,000 3,000 58000 Earning On Investments 35,949 9,519 15,000 0 TOTAL REVENUES 4,102,631 3,485,338 4,900,000 2,707,870 EXPENDITURES 02718131 PARKING METER 1,311,335 1,210,179 1,509,630 1,383,420 02718132 PARKING FACILITIES 1,984,281 1,726,208 1,661,570 1,325,310 02718133 DOWNTOWN ENHANCEMENTS 3,692,479 1,990,094 2,221,660 1,029,720 TOTAL EXPENDITURES 6,988,094 4,926,482 5,392,860 3,738,450 OPERATING EXPENSES ACTUAL FY 18-19 ACTUAL FY 19-20 ADOPTED FY 20-21 PROPOSED FY 21-22 61000 SALARIES & BENEFITS 2,466,247 1,704,588 2,030,920 1,174,480 62000 CONTRACTUALS 3,034,035 2,644,982 2,898,200 2,229,830 63000 COMMODITIES 55,189 26,391 77,030 41,500 65000 FIXED CHARGES 358,457 424,155 386,210 292,140 66000 CAPITAL 1,073,737 125,916 0 0 67000 DEBT SERVICE 0 0 500 500 68000 TRANSFERS 428 451 0 0 TOTAL 6,988,094 4,926,482 5,392,860 3,738,450 537 City Council 29 –642 6/1/2021 PARKING FUND COMMUNITY DEVELOPMENT ACCOUNTING UNIT PARKING OPERATIONS 02718002 Account Code LINE ITEM RESOURCES ACTUAL FY 18-19 ACTUAL FY 19-20 ADOPTED FY 20-21 PROPOSED FY 21-22 53804 Parking Meter & Facilities Rev 1,763,311 1,512,102 2,650,000 1,271,770 53903 Broadway Structure 644,672 511,201 600,000 351,400 53904 Spurgeon Structure 471,287 401,976 450,000 268,300 53905 Birch Structure 408,280 419,387 425,000 328,900 53906 Main Structure 285,106 283,398 250,000 244,500 53907 Bush Parking Lot 31,614 33,705 50,000 0 55000 Parking Fines 448,076 307,136 450,000 240,000 57990 Miscellaneous Income 14,336 6,913 10,000 3,000 58000 Earning On Investments 35,949 9,519 15,000 0 SUBTOTAL REVENUES 4,102,631 3,485,338 4,900,000 2,707,870 TOTAL 4,102,631 3,485,338 4,900,000 2,707,870 538 City Council 29 –643 6/1/2021 Account Code LINE ITEM RESOURCES ACTUAL FY 18-19 ACTUAL FY 19-20 ADOPTED FY 20-21 PROPOSED FY 21-22 61000 Salaries Regular 500,560 451,332 524,140 544,230 61010 Salaries Cash Out/Separation 10,623 0 0 0 61040 Salaries Overtime 1,858 4,395 4,000 1,000 61100 Retirement-Employer Normal Cost 10,707 18,477 30,690 30,840 61101 Retirement - Employer Unfunded 87,569 111,732 0 0 61102 Retirement- Employer Unfunded- Miscellaneous 0 0 110,520 169,680 61120 Medicare Insurance 6,976 6,394 7,470 7,730 61130 Health Insurance 112,901 101,589 118,720 125,170 61170 Retiree Health Benefits 2,557 1,392 4,080 8,170 61180 Worker Compensation Insurance 23,002 33,113 34,470 29,770 SUBTOTAL SALARIES & BENEFITS 756,753 728,423 834,090 916,590 62000 Utilities 2,004 2,091 2,500 1,500 62010 Communications 4,383 5,117 7,000 510 62012 Cellular Phone Charges 145 388 0 1,970 62120 Training, Transportation, Meetings 46 2,603 1,000 0 62140 Membership, Subscription & Dues 0 67 1,000 100 62200 Advertising 1,032 0 0 0 62300 Contract Services-Professional 307,430 247,245 385,000 250,850 62337 Contract Services-Bush Parking Lot 0 0 0 1,000 62700 Auto Expense 500 0 0 0 SUBTOTAL CONTRACTUALS 315,539 257,511 396,500 255,930 63001 Miscellaneous Operating Expenses 46,186 17,076 62,900 30,000 63300 Gas & Diesel 1,624 2,358 4,130 2,500 SUBTOTAL COMMODITIES 47,811 19,434 67,030 32,500 65010 Rental City Equipment 6,498 16,932 19,970 16,280 65011 Equipment Replacement Charges 8,535 12,116 13,820 5,630 65012 Accident Repair & Replacement 462 396 530 360 65020 City Yard Rental 13,715 13,764 13,760 13,760 65040 IT Maintenance Charge 0 49,395 49,400 40,590 65050 IT Department Specific 41,226 0 0 0 65100 Insurance Charges 28,798 29,440 36,740 32,680 65105 Benefits Overhead 0 0 1,770 2,060 65210 Delivery Charges 0 681 680 680 65220 Treasury Services Charges 0 12,700 12,700 0 65230 Hearing Officer Charges 0 0 6,000 0 65400 Indirect Costs 52,159 68,937 56,140 65,860 SUBTOTAL FIXED CHARGES 151,393 204,360 211,510 177,900 66400 Machinery & Equipment 39,411 0 0 0 SUBTOTAL CAPITAL 39,411 0 0 0 67200 Principal-Leases 0 0 500 500 SUBTOTAL DEBT SERVICE 0 0 500 500 428 451 0 0 428 451 0 0 1,311,335 1,210,179 1,509,630 1,383,420 PARKING FUND COMMUNITY DEVELOPMENT PARKING METER ACCOUNTING UNIT 02718131 68000 Transfer to Fund 051 SUBTOTAL TRANSFERS TOTAL 539CityCouncil 29 –644 6/1/2021 PARKING FUND COMMUNITY DEVELOPMENT ACCOUNTING UNIT PARKING FACILITIES 02718132 Account Code LINE ITEM RESOURCES ACTUAL FY 18-19 ACTUAL FY 19-20 ADOPTED FY 20-21 PROPOSED FY 21-22 61000 Salaries Regular 86,897 59,542 92,100 8,440 61040 Salaries Overtime 0 441 0 0 61100 Retirement-Employer Normal Cost 1,499 1,679 10,280 1,000 61101 Retirement - Employer Unfunded 12,259 10,152 0 0 61102 Retirement- Employer Unfunded- Miscellaneous 0 0 13,320 960 61120 Medicare Insurance 1,279 819 1,330 120 61130 Health Insurance 16,681 11,752 23,890 1,230 61180 Worker Compensation Insurance 3,896 4,319 5,920 5,230 SUBTOTAL SALARIES & BENEFITS 122,511 88,703 146,840 16,980 62010 Communications 170 255 0 0 62012 Cellular Phone Charges 101 277 0 0 62251 Other Agency Services 1,005 1,017 1,200 1,200 62300 Contract Services-Professional 1,837,691 1,609,062 1,482,000 10,000 62333 Contract Services-Broadway Structure 0 0 0 389,000 62334 Contract Services-Spurgeon Structure 0 0 0 264,500 62335 Contract Services-Birch Structure 0 0 0 270,900 62336 Contract Services-Main Structure 0 0 0 350,400 SUBTOTAL CONTRACTUALS 1,838,966 1,610,611 1,483,200 1,286,000 63001 Miscellaneous Operating Expenses 6,220 6,957 9,000 9,000 SUBTOTAL COMMODITIES 6,220 6,957 9,000 9,000 65040 IT Maintenance Charge 0 6,024 6,020 6,050 65050 IT Department Specific 2,677 0 0 0 65100 Insurance Charges 4,878 4,680 6,310 5,740 65105 Benefits Overhead 0 0 300 410 65210 Delivery Charges 0 109 110 110 65400 Indirect Costs 9,029 9,124 9,790 1,020 SUBTOTAL FIXED CHARGES 16,583 19,937 22,530 13,330 TOTAL 1,984,281 1,726,208 1,661,570 1,325,310 540 City Council 29 –645 6/1/2021 PARKING FUND COMMUNITY DEVELOPMENT ACCOUNTING UNIT DOWNTOWN ENHANCEMENTS 02718133 Account Code LINE ITEM RESOURCES ACTUAL FY 18-19 ACTUAL FY 19-20 ADOPTED FY 20-21 PROPOSED FY 21-22 61000 Salaries Regular 620,927 665,075 803,850 135,400 61020 Salaries Part-Time 119 0 0 0 61040 Salaries Overtime 270,055 0 0 1,000 61100 Retirement-Employer Normal Cost 60,597 67,460 94,770 5,030 61101 Retirement - Employer Unfunded 495,605 0 0 0 61102 Retirement- Employer Unfunded- Miscellaneous 0 0 0 28,200 61110 Part-Time Retirement 5 0 0 0 61120 Medicare Insurance 12,228 12,784 10,980 1,870 61130 Health Insurance 77,153 82,625 97,310 23,760 61170 Retiree Health Benefits 10,341 11,168 11,890 0 61180 Worker Compensation Insurance 39,953 48,349 31,190 45,650 SUBTOTAL SALARIES & BENEFITS 1,586,983 887,461 1,049,990 240,910 62000 Utilities 10,483 9,169 17,000 9,000 62010 Communications 0 0 700 0 62012 Cellular Phone Charges 0 0 700 700 62140 Membership, Subscription & Dues 0 0 100 0 62200 Advertising 0 0 0 500 62300 Contract Services-Professional 869,047 767,691 1,000,000 677,700 SUBTOTAL CONTRACTUALS 879,530 776,860 1,018,500 687,900 63001 Miscellaneous Operating Expenses 1,158 0 1,000 0 SUBTOTAL COMMODITIES 1,158 0 1,000 0 65010 Rental City Equipment 0 0 5,200 0 65011 Equipment Replacement Charges 0 0 1,340 0 65012 Accident Repair & Replacement 0 0 140 2,650 65040 IT Maintenance Charge 0 24,095 24,100 28,790 65050 IT Department Specific 21,416 0 0 0 65100 Insurance Charges 50,019 47,590 33,240 50,120 65105 Benefits Overhead 0 0 1,600 1,770 65205 Internal Departments Personnel 26,461 0 0 0 65210 Delivery Charges 0 1,101 1,100 1,100 65400 Indirect Costs 92,585 127,071 85,450 16,480 SUBTOTAL FIXED CHARGES 190,481 199,857 152,170 100,910 66200 Building Improvement 983,272 125,916 0 0 66220 Improvements Other Than Building 51,053 0 0 0 SUBTOTAL CAPITAL 1,034,326 125,916 0 0 TOTAL 3,692,479 1,990,094 2,221,660 1,029,720 541 City Council 29 –646 6/1/2021 COUNCIL SPECIAL PROJECTS FUND DEPARTMENT RESOURCE SUMMARY COMMUNITY DEVELOPMENT ACTIVITIES ACTUAL FY 18-19 ACTUAL FY 19-20 ADOPTED FY 20-21 PROPOSED FY 21-22 EXPENDITURES 05018018 CDA COUNCIL SPECIAL PROJ 16,700 1,000 0 0 TOTAL EXPENDITURES 16,700 1,000 0 0 OPERATING EXPENSES ACTUAL FY 18-19 ACTUAL FY 19-20 ADOPTED FY 20-21 PROPOSED FY 21-22 62000 CONTRACTUALS 16,700 1,000 0 0 TOTAL 16,700 1,000 0 0 542 City Council 29 –647 6/1/2021 COUNCIL SPECIAL PROJECTS FUND COMMUNITY DEVELOPMENT ACCOUNTING UNIT CDA COUNCIL SPECIAL PROJ 05018018 Account Code LINE ITEM RESOURCES ACTUAL FY 18-19 ACTUAL FY 19-20 ADOPTED FY 20-21 PROPOSED FY 21-22 62300 Contract Services-Professional 16,700 1,000 0 0 SUBTOTAL CONTRACTUALS 16,700 1,000 0 0 TOTAL 16,700 1,000 0 0 543 City Council 29 –648 6/1/2021 STRATEGIC PLAN PROJECTS DEPARTMENT RESOURCE SUMMARY COMMUNITY DEVELOPMENT ACTIVITIES ACTUAL FY 18-19 ACTUAL FY 19-20 ADOPTED FY 20-21 PROPOSED FY 21-22 EXPENDITURES 05218018 CDA STRATEGIC PLAN PROJ 352,175 258,294 0 0 TOTAL EXPENDITURES 352,175 258,294 0 0 OPERATING EXPENSES ACTUAL FY 18-19 ACTUAL FY 19-20 ADOPTED FY 20-21 PROPOSED FY 21-22 61000 SALARIES & BENEFITS 181,808 95,622 0 0 62000 CONTRACTUALS 75,843 100,290 0 0 63000 COMMODITIES 8,199 14,660 0 0 65000 FIXED CHARGES 16,341 0 0 0 69000 MISCELLANEOUS 69,984 47,722 0 0 TOTAL 352,175 258,294 0 0 544 City Council 29 –649 6/1/2021 STRATEGIC PLAN PROJECTS COMMUNITY DEVELOPMENT ACCOUNTING UNIT CDA STRATEGIC PLAN PROJ 05218018 Account Code LINE ITEM RESOURCES ACTUAL FY 18-19 ACTUAL FY 19-20 ADOPTED FY 20-21 PROPOSED FY 21-22 61000 Salaries Regular 87,139 66,504 0 0 61010 Salaries Cash Out/Separation 56 0 0 0 61020 Salaries Part-Time 451 0 0 0 61040 Salaries Overtime 142 0 0 0 61100 Retirement-Employer Normal Cost 7,566 7,221 0 0 61101 Retirement - Employer Unfunded 61,877 0 0 0 61110 Part-Time Retirement 92 38 0 0 61120 Medicare Insurance 1,294 952 0 0 61130 Health Insurance 19,538 14,428 0 0 61180 Worker Compensation Insurance 3,653 6,480 0 0 SUBTOTAL SALARIES & BENEFITS 181,808 95,622 0 0 62010 Communications 637 960 0 0 62012 Cellular Phone Charges 662 665 0 0 62120 Training, Transportation, Meetings 12,155 6,991 0 0 62140 Membership, Subscription & Dues 5,609 75 0 0 62200 Advertising 10,500 17,550 0 0 62201 Business Promotion 5,000 1,000 0 0 62300 Contract Services-Professional 37,747 72,049 0 0 62302 Contracted Vendor Personnel Services 2,450 1,000 0 0 62600 Parking Validation 1,083 0 0 0 SUBTOTAL CONTRACTUALS 75,843 100,290 0 0 63001 Miscellaneous Operating Expenses 8,199 14,660 0 0 SUBTOTAL COMMODITIES 8,199 14,660 0 0 65000 Building Rental 6,059 0 0 0 65050 IT Department Specific 5,354 0 0 0 65100 Insurance Charges 4,928 0 0 0 SUBTOTAL FIXED CHARGES 16,341 0 0 0 69152 Loans & Grants 69,984 47,722 0 0 SUBTOTAL MISCELLANEOUS 69,984 47,722 0 0 TOTAL 352,175 258,294 0 0 545 City Council 29 –650 6/1/2021 CITY SERVICES DEPARTMENT RESOURCE SUMMARY COMMUNITY DEVELOPMENT ACTIVITIES ACTUAL FY 18-19 ACTUAL FY 19-20 ADOPTED FY 20-21 PROPOSED FY 21-22 EXPENDITURES 05318021 CDA AGY SERVICES 0 3,919 0 0 TOTAL EXPENDITURES 0 3,919 0 0 OPERATING EXPENSES ACTUAL FY 18-19 ACTUAL FY 19-20 ADOPTED FY 20-21 PROPOSED FY 21-22 62000 CONTRACTUALS 0 3,919 0 0 TOTAL 0 3,919 0 0 546 City Council 29 –651 6/1/2021 CITY SERVICES COMMUNITY DEVELOPMENT ACCOUNTING UNIT CDA AGY SERVICES 05318021 Account Code LINE ITEM RESOURCES ACTUAL FY 18-19 ACTUAL FY 19-20 ADOPTED FY 20-21 PROPOSED FY 21-22 62300 Contract Services-Professional 0 3,919 0 0 SUBTOTAL CONTRACTUALS 0 3,919 0 0 TOTAL 0 3,919 0 0 547 City Council 29 –652 6/1/2021 EMERGENCY & HEALTH GRANTS DEPARTMENT RESOURCE SUMMARY COMMUNITY DEVELOPMENT ACTIVITIES ACTUAL FY 18-19 ACTUAL FY 19-20 ADOPTED FY 20-21 PROPOSED FY 21-22 REVENUES 52025 State Grants-Direct 3,690,886 0 0 0 52029 State Grants-Direct COVID 0 226,308 0 0 58000 Earning On Investments 37,211 68,597 105,110 5,000 58002 Net Increase (Decrease) In Fai 0 199,038 0 0 58006 Interest Earned on Advanced Re 0 8,128 0 0 58007 Interest Earned on Advanced Received- 8M 0 21,378 0 45,000 TOTAL REVENUES 3,728,096 523,450 105,110 50,000 EXPENDITURES 12218700 HEAP Grant 0 1,529,770 2,610,970 235,320 12218715 HHAP GRANT 0 0 0 1,061,120 TOTAL EXPENDITURES 0 1,529,770 2,610,970 1,296,440 OPERATING EXPENSES ACTUAL FY 18-19 ACTUAL FY 19-20 ADOPTED FY 20-21 PROPOSED FY 21-22 61000 SALARIES & BENEFITS 0 9,603 36,210 141,090 62000 CONTRACTUALS 0 0 0 267,520 63000 COMMODITIES 0 287 5,000 100 65000 FIXED CHARGES 0 0 3,300 13,950 69000 MISCELLANEOUS 0 1,519,879 2,566,460 873,780 TOTAL 0 1,529,770 2,610,970 1,296,440 548 City Council 29 –653 6/1/2021 EMERGENCY & HEALTH GRANTS COMMUNITY DEVELOPMENT ACCOUNTING UNIT HEAP Grant 12218002 Account Code LINE ITEM RESOURCES ACTUAL FY 18-19 ACTUAL FY 19-20 ADOPTED FY 20-21 PROPOSED FY 21-22 52025 State Grants-Direct 3,690,886 0 0 0 52029 State Grants-Direct COVID 0 226,308 0 0 58000 Earning On Investments 37,211 68,597 105,110 5,000 58002 Net Increase (Decrease) In Fai 0 199,038 0 0 58006 Interest Earned on Advanced Re 0 8,128 0 0 58007 Interest Earned on Advanced Received- 8M 0 21,378 0 45,000 SUBTOTAL REVENUES 3,728,096 523,450 105,110 50,000 TOTAL 3,728,096 523,450 105,110 50,000 549 City Council 29 –654 6/1/2021 EMERGENCY & HEALTH GRANTS COMMUNITY DEVELOPMENT ACCOUNTING UNIT HEAP Grant 12218700 Account Code LINE ITEM RESOURCES ACTUAL FY 18-19 ACTUAL FY 19-20 ADOPTED FY 20-21 PROPOSED FY 21-22 61000 Salaries Regular 0 4,966 30,200 0 61020 Salaries Part-Time 0 1,350 0 0 61100 Retirement-Employer Normal Cost 0 190 3,300 0 61101 Retirement - Employer Unfunded 0 1,149 0 0 61102 Retirement- Employer Unfunded- Miscellaneous 0 0 0 31,680 61120 Medicare Insurance 0 100 400 0 61130 Health Insurance 0 1,188 2,310 0 61180 Worker Compensation Insurance 0 661 0 1,720 SUBTOTAL SALARIES & BENEFITS 0 9,603 36,210 33,400 63001 Miscellaneous Operating Expenses 0 287 5,000 0 SUBTOTAL COMMODITIES 0 287 5,000 0 65100 Insurance Charges 0 0 0 1,880 65105 Benefits Overhead 0 0 90 40 65400 Indirect Costs 0 0 3,210 0 SUBTOTAL FIXED CHARGES 0 0 3,300 1,920 69011 Reserve Appropriation 0 0 1,449,480 0 69135 Payment to Subagent 0 1,519,879 1,116,980 200,000 SUBTOTAL MISCELLANEOUS 0 1,519,879 2,566,460 200,000 TOTAL 0 1,529,770 2,610,970 235,320 550 City Council 29 –655 6/1/2021 EMERGENCY & HEALTH GRANTS COMMUNITY DEVELOPMENT ACCOUNTING UNIT HHAP GRANT 12218715 Account Code LINE ITEM RESOURCES ACTUAL FY 18-19 ACTUAL FY 19-20 ADOPTED FY 20-21 PROPOSED FY 21-22 61000 Salaries Regular 0 0 0 58,880 61020 Salaries Part-Time 0 0 0 20,600 61040 Salaries Overtime 0 0 0 500 61100 Retirement-Employer Normal Cost 0 0 0 7,010 61102 Retirement- Employer Unfunded- Miscellaneous 0 0 0 960 61110 Part-Time Retirement 0 0 0 770 61120 Medicare Insurance 0 0 0 1,150 61130 Health Insurance 0 0 0 17,820 SUBTOTAL SALARIES & BENEFITS 0 0 0 107,690 62010 Communications 0 0 0 1,020 62120 Training, Transportation, Meetings 0 0 0 2,500 62300 Contract Services-Professional 0 0 0 264,000 SUBTOTAL CONTRACTUALS 0 0 0 267,520 63001 Miscellaneous Operating Expenses 0 0 0 100 SUBTOTAL COMMODITIES 0 0 0 100 65400 Indirect Costs 0 0 0 12,030 SUBTOTAL FIXED CHARGES 0 0 0 12,030 69135 Payment to Subagent 0 0 0 673,780 SUBTOTAL MISCELLANEOUS 0 0 0 673,780 TOTAL 0 0 0 1,061,120 551 City Council 29 –656 6/1/2021 WORKFORCE INVESTMENT ACT DEPARTMENT RESOURCE SUMMARY COMMUNITY DEVELOPMENT ACTIVITIES ACTUAL FY 18-19 ACTUAL FY 19-20 ADOPTED FY 20-21 PROPOSED FY 21-22 REVENUES 52001 Federal Grant-Indirect 2,449,911 3,047,583 2,387,100 2,344,880 57000 Expense Reimbursement 127 7,853 400 400 57960 Rental Of Property 180,698 276,326 299,830 308,830 TOTAL REVENUES 2,630,736 3,331,763 2,687,330 2,654,110 EXPENDITURES 12318743 WIA 15% GRANT 2,255 0 0 0 12318748 WDB ADMIN 150,054 120,345 136,420 131,730 12318750 WDB YOUTH COUNCIL 506,867 500,975 596,060 624,190 12318751 ONE STOP PROGRAM 659,533 929,457 1,056,240 871,930 12318752 ONE STOP ADMIN 143,416 111,994 95,200 87,750 12318753 ONE STOP ADULT 411,949 352,433 429,340 289,500 12318754 ONE STOP DISLOCATED WRKR 273,388 222,706 207,320 132,850 12318755 ONE STOP YOUTH (YSPN)281,430 98,324 112,620 164,470 12318756 ONE STOP RAPID RESPONSE 523,581 324,402 324,400 239,970 12318757 WDB PROGRAM 95,150 172,765 129,730 92,330 TOTAL EXPENDITURES 3,047,623 2,833,399 3,087,330 2,634,720 OPERATING EXPENSES ACTUAL FY 18-19 ACTUAL FY 19-20 ADOPTED FY 20-21 PROPOSED FY 21-22 61000 SALARIES & BENEFITS 1,590,795 1,553,359 1,370,320 1,116,090 62000 CONTRACTUALS 606,989 484,335 625,060 614,360 63000 COMMODITIES 29,544 16,217 23,790 14,080 65000 FIXED CHARGES 244,324 238,032 274,420 201,670 69000 MISCELLANEOUS 575,971 541,456 793,740 688,520 TOTAL 3,047,623 2,833,399 3,087,330 2,634,720 552 City Council 29 –657 6/1/2021 WORKFORCE INVESTMENT ACT COMMUNITY DEVELOPMENT ACCOUNTING UNIT WIOA REVENUES 12318002 Account Code LINE ITEM RESOURCES ACTUAL FY 18-19 ACTUAL FY 19-20 ADOPTED FY 20-21 PROPOSED FY 21-22 52001 Federal Grant-Indirect 2,449,911 3,047,583 2,387,100 2,344,880 57000 Expense Reimbursement 127 7,853 400 400 57960 Rental Of Property 180,698 276,326 299,830 308,830 SUBTOTAL REVENUES 2,630,736 3,331,763 2,687,330 2,654,110 TOTAL 2,630,736 3,331,763 2,687,330 2,654,110 553 City Council 29 –658 6/1/2021 WORKFORCE INVESTMENT ACT COMMUNITY DEVELOPMENT ACCOUNTING UNIT WIA 15% GRANT 12318743 Account Code LINE ITEM RESOURCES ACTUAL FY 18-19 ACTUAL FY 19-20 ADOPTED FY 20-21 PROPOSED FY 21-22 63001 Miscellaneous Operating Expenses 2,255 0 0 0 SUBTOTAL COMMODITIES 2,255 0 0 0 TOTAL 2,255 0 0 0 554 City Council 29 –659 6/1/2021 WORKFORCE INVESTMENT ACT COMMUNITY DEVELOPMENT ACCOUNTING UNIT WDB ADMIN 12318748 Account Code LINE ITEM RESOURCES ACTUAL FY 18-19 ACTUAL FY 19-20 ADOPTED FY 20-21 PROPOSED FY 21-22 61000 Salaries Regular 86,106 73,133 49,240 50,750 61010 Salaries Cash Out/Separation 1,636 0 0 0 61020 Salaries Part-Time 50 581 5,960 0 61100 Retirement-Employer Normal Cost 1,526 2,215 1,900 1,880 61101 Retirement - Employer Unfunded 12,483 13,393 0 0 61102 Retirement- Employer Unfunded- Miscellaneous 0 0 17,280 23,280 61110 Part-Time Retirement 2 22 220 0 61120 Medicare Insurance 1,242 1,078 670 700 61130 Health Insurance 16,681 13,436 7,650 7,970 61180 Worker Compensation Insurance 3,772 7,774 3,540 3,130 SUBTOTAL SALARIES & BENEFITS 123,497 111,632 86,460 87,710 62010 Communications 598 0 1,000 880 62120 Training, Transportation, Meetings 2,343 0 0 160 62140 Membership, Subscription & Dues 1,650 0 1,600 1,820 62300 Contract Services-Professional 1,978 0 11,230 5,100 62302 Contracted Vendor Personnel Services 53 50 0 0 62400 Auditor Fee 37 0 8,500 10,000 62500 Rent Payments 0 0 12,060 12,250 SUBTOTAL CONTRACTUALS 6,659 50 34,390 30,210 63001 Miscellaneous Operating Expenses 1,224 0 1,100 1,830 63300 Gas & Diesel 93 0 100 0 SUBTOTAL COMMODITIES 1,317 0 1,200 1,830 65010 Rental City Equipment 1,429 0 0 0 65012 Accident Repair & Replacement 77 0 0 0 65040 IT Maintenance Charge 0 0 4,220 2,020 65050 IT Department Specific 3,748 0 0 0 65100 Insurance Charges 5,088 0 3,860 3,440 65105 Benefits Overhead 0 0 170 140 65210 Delivery Charges 0 0 250 250 65400 Indirect Costs 8,239 8,663 5,870 6,130 SUBTOTAL FIXED CHARGES 18,581 8,663 14,370 11,980 TOTAL 150,054 120,345 136,420 131,730 555 City Council 29 –660 6/1/2021 WORKFORCE INVESTMENT ACT COMMUNITY DEVELOPMENT ACCOUNTING UNIT WDB YOUTH COUNCIL 12318750 Account Code LINE ITEM RESOURCES ACTUAL FY 18-19 ACTUAL FY 19-20 ADOPTED FY 20-21 PROPOSED FY 21-22 61000 Salaries Regular 38,196 34,554 68,260 62,690 61020 Salaries Part-Time 105 0 0 0 61040 Salaries Overtime 12 0 0 0 61100 Retirement-Employer Normal Cost 664 1,028 2,700 2,400 61101 Retirement - Employer Unfunded 5,429 6,218 0 0 61102 Retirement- Employer Unfunded- Miscellaneous 0 0 8,280 20,880 61110 Part-Time Retirement 2,129 0 0 0 61120 Medicare Insurance 1,330 482 960 900 61130 Health Insurance 9,904 8,259 14,890 13,720 61180 Worker Compensation Insurance 2,176 3,440 2,290 3,880 SUBTOTAL SALARIES & BENEFITS 59,944 53,981 97,380 104,470 62010 Communications 523 0 500 560 62120 Training, Transportation, Meetings 378 200 600 3,400 62200 Advertising 122 0 1,500 0 62300 Contract Services-Professional 519 5 0 100 62302 Contracted Vendor Personnel Services 444 370 4,000 4,000 62500 Rent Payments 8,494 9,536 12,060 17,670 SUBTOTAL CONTRACTUALS 10,479 10,110 18,660 25,730 63001 Miscellaneous Operating Expenses 470 151 1,200 3,050 63300 Gas & Diesel 5 0 50 0 SUBTOTAL COMMODITIES 475 151 1,250 3,050 65010 Rental City Equipment 41 0 0 0 65012 Accident Repair & Replacement 2 0 0 0 65040 IT Maintenance Charge 0 9,518 9,520 3,740 65050 IT Department Specific 8,567 0 0 0 65100 Insurance Charges 2,151 2,530 2,490 4,260 65105 Benefits Overhead 0 0 110 260 65210 Delivery Charges 0 120 120 120 65400 Indirect Costs 3,483 3,856 7,250 7,560 SUBTOTAL FIXED CHARGES 14,243 16,024 19,490 15,940 69135 Payment to Subagent 421,725 420,708 459,280 475,000 SUBTOTAL MISCELLANEOUS 421,725 420,708 459,280 475,000 TOTAL 506,867 500,975 596,060 624,190 556 City Council 29 –661 6/1/2021 WORKFORCE INVESTMENT ACT COMMUNITY DEVELOPMENT ACCOUNTING UNIT ONE STOP PROGRAM 12318751 Account Code LINE ITEM RESOURCES ACTUAL FY 18-19 ACTUAL FY 19-20 ADOPTED FY 20-21 PROPOSED FY 21-22 61000 Salaries Regular 164,382 257,553 273,030 197,390 61010 Salaries Cash Out/Separation 0 15,185 0 0 61020 Salaries Part-Time 35,509 28,868 37,500 22,390 61040 Salaries Overtime 161 0 0 0 61100 Retirement-Employer Normal Cost 2,824 7,587 10,810 7,430 61101 Retirement - Employer Unfunded 23,095 45,882 0 0 61102 Retirement- Employer Unfunded- Miscellaneous 0 0 62,040 51,360 61110 Part-Time Retirement 1,332 1,083 1,410 840 61120 Medicare Insurance 2,795 4,249 3,830 3,090 61130 Health Insurance 25,357 41,995 53,970 33,280 61180 Worker Compensation Insurance 8,325 30,458 19,270 17,640 SUBTOTAL SALARIES & BENEFITS 263,779 432,860 461,860 333,420 62010 Communications 16,156 4,175 17,000 32,920 62120 Training, Transportation, Meetings 378 32 0 500 62140 Membership, Subscription & Dues 1,650 1,650 1,650 1,820 62200 Advertising 0 0 500 500 62300 Contract Services-Professional 14,769 30,014 50,200 50,500 62302 Contracted Vendor Personnel Services 12,314 9,635 4,000 4,000 62500 Rent Payments 293,565 378,331 425,740 363,940 SUBTOTAL CONTRACTUALS 338,832 423,837 499,090 454,180 63001 Miscellaneous Operating Expenses 18,018 13,401 15,800 6,000 63300 Gas & Diesel 95 (315)500 1,000 SUBTOTAL COMMODITIES 18,113 13,086 16,300 7,000 65010 Rental City Equipment 961 3,078 8,670 8,330 65012 Accident Repair & Replacement 51 95 270 120 65040 IT Maintenance Charge 0 9,638 9,640 16,520 65050 IT Department Specific 8,567 0 0 0 65100 Insurance Charges 11,229 10,480 20,970 19,360 65105 Benefits Overhead 0 0 930 950 65210 Delivery Charges 0 497 500 500 65400 Indirect Costs 18,185 31,965 33,010 26,550 SUBTOTAL FIXED CHARGES 38,993 55,752 73,990 72,330 69143 Transportation Pass for Partic (184)3,922 5,000 5,000 SUBTOTAL MISCELLANEOUS (184)3,922 5,000 5,000 TOTAL 659,533 929,457 1,056,240 871,930 557 City Council 29 –662 6/1/2021 WORKFORCE INVESTMENT ACT COMMUNITY DEVELOPMENT ACCOUNTING UNIT ONE STOP ADMIN 12318752 Account Code LINE ITEM RESOURCES ACTUAL FY 18-19 ACTUAL FY 19-20 ADOPTED FY 20-21 PROPOSED FY 21-22 61000 Salaries Regular 88,378 64,068 37,670 47,080 61010 Salaries Cash Out/Separation 28 0 0 0 61020 Salaries Part-Time 75 26 0 0 61100 Retirement-Employer Normal Cost 2,665 2,845 2,500 3,180 61101 Retirement - Employer Unfunded 19,171 16,654 0 0 61102 Retirement- Employer Unfunded- Miscellaneous 0 0 31,320 13,440 61110 Part-Time Retirement 3 1 0 0 61120 Medicare Insurance 1,264 887 550 650 61130 Health Insurance 19,534 14,012 10,300 10,210 61180 Worker Compensation Insurance 3,682 6,347 2,260 2,140 SUBTOTAL SALARIES & BENEFITS 134,799 104,841 84,600 76,700 62010 Communications (1)0 100 20 62300 Contract Services-Professional 6 0 0 0 62500 Rent Payments 120 0 0 0 SUBTOTAL CONTRACTUALS 125 0 100 20 63001 Miscellaneous Operating Expenses 450 0 400 0 SUBTOTAL COMMODITIES 450 0 400 0 65040 IT Maintenance Charge 0 0 3,310 2,590 65100 Insurance Charges 0 0 2,460 2,350 65105 Benefits Overhead 0 0 110 180 65210 Delivery Charges 0 0 220 220 65400 Indirect Costs 8,043 7,153 4,000 5,690 SUBTOTAL FIXED CHARGES 8,043 7,153 10,100 11,030 TOTAL 143,416 111,994 95,200 87,750 558 City Council 29 –663 6/1/2021 WORKFORCE INVESTMENT ACT COMMUNITY DEVELOPMENT ACCOUNTING UNIT ONE STOP ADULT 12318753 Account Code LINE ITEM RESOURCES ACTUAL FY 18-19 ACTUAL FY 19-20 ADOPTED FY 20-21 PROPOSED FY 21-22 61000 Salaries Regular 206,843 150,837 115,610 42,770 61030 Salaries Participant 0 560 0 0 61040 Salaries Overtime 0 370 0 0 61100 Retirement-Employer Normal Cost 3,569 4,501 4,510 1,660 61101 Retirement - Employer Unfunded 29,188 27,215 0 0 61102 Retirement- Employer Unfunded- Miscellaneous 0 0 32,520 22,920 61110 Part-Time Retirement 0 21 0 0 61120 Medicare Insurance 2,986 2,191 1,610 610 61130 Health Insurance 37,578 25,867 13,590 9,140 61180 Worker Compensation Insurance 8,607 15,598 6,880 6,570 SUBTOTAL SALARIES & BENEFITS 288,771 227,160 174,720 83,670 62500 Rent Payments 43,861 18,038 19,310 22,000 SUBTOTAL CONTRACTUALS 43,861 18,038 19,310 22,000 63001 Miscellaneous Operating Expenses 549 0 0 250 63300 Gas & Diesel 145 391 0 0 SUBTOTAL COMMODITIES 694 391 0 250 65010 Rental City Equipment 963 2,736 0 0 65012 Accident Repair & Replacement 47 81 0 0 65040 IT Maintenance Charge 0 10,843 10,840 7,770 65050 IT Department Specific 9,637 0 0 0 65100 Insurance Charges 11,610 11,530 7,480 7,210 65105 Benefits Overhead 0 0 330 250 65210 Delivery Charges 0 546 550 550 65400 Indirect Costs 18,802 16,874 12,290 5,170 SUBTOTAL FIXED CHARGES 41,059 42,612 31,490 20,950 69137 On the Job Training 0 0 0 155,130 69138 Payment-Training Portion 28,818 51,941 193,820 0 69143 Transportation Pass for Partic 6,685 9,009 5,000 5,000 69144 Client Support Services 1,575 465 0 2,500 69145 Client Assessment 486 2,818 5,000 0 SUBTOTAL MISCELLANEOUS 37,564 64,232 203,820 162,630 TOTAL 411,949 352,433 429,340 289,500 559 City Council 29 –664 6/1/2021 WORKFORCE INVESTMENT ACT COMMUNITY DEVELOPMENT ACCOUNTING UNIT ONE STOP DISLOCATED WRKR 12318754 Account Code LINE ITEM RESOURCES ACTUAL FY 18-19 ACTUAL FY 19-20 ADOPTED FY 20-21 PROPOSED FY 21-22 61000 Salaries Regular 82,478 102,693 21,720 44,810 61100 Retirement-Employer Normal Cost 1,452 2,980 830 1,660 61101 Retirement - Employer Unfunded 11,877 18,021 0 0 61102 Retirement- Employer Unfunded- Miscellaneous 0 0 24,480 6,000 61120 Medicare Insurance 1,159 1,481 300 610 61130 Health Insurance 19,338 23,132 4,470 9,180 61180 Worker Compensation Insurance 3,432 10,345 2,650 1,230 SUBTOTAL SALARIES & BENEFITS 119,736 158,652 54,450 63,490 62500 Rent Payments 17,679 0 14,480 14,740 SUBTOTAL CONTRACTUALS 17,679 0 14,480 14,740 63001 Miscellaneous Operating Expenses 245 0 0 250 63300 Gas & Diesel 45 0 0 0 SUBTOTAL COMMODITIES 290 0 0 250 65010 Rental City Equipment 254 0 0 0 65012 Accident Repair & Replacement 13 0 0 0 65040 IT Maintenance Charge 0 0 7,230 1,440 65050 IT Department Specific 6,425 0 0 0 65100 Insurance Charges 4,629 0 2,880 1,350 65105 Benefits Overhead 0 0 130 80 65210 Delivery Charges 0 0 200 200 65400 Indirect Costs 7,497 11,460 2,310 5,410 SUBTOTAL FIXED CHARGES 18,818 11,460 12,750 8,480 69137 On the Job Training 0 0 0 45,890 69138 Payment-Training Portion 104,639 52,594 112,640 0 69143 Transportation Pass for Partic 6,999 0 8,000 0 69144 Client Support Services 1,645 0 0 0 69145 Client Assessment 3,583 0 5,000 0 SUBTOTAL MISCELLANEOUS 116,865 52,594 125,640 45,890 TOTAL 273,388 222,706 207,320 132,850 560 City Council 29 –665 6/1/2021 WORKFORCE INVESTMENT ACT COMMUNITY DEVELOPMENT ACCOUNTING UNIT ONE STOP YOUTH (YSPN)12318755 Account Code LINE ITEM RESOURCES ACTUAL FY 18-19 ACTUAL FY 19-20 ADOPTED FY 20-21 PROPOSED FY 21-22 61000 Salaries Regular 152,917 32,397 41,370 73,720 61020 Salaries Part-Time 2,436 8,314 6,960 6,870 61100 Retirement-Employer Normal Cost 2,682 960 1,680 2,860 61101 Retirement - Employer Unfunded 21,935 5,804 0 0 61102 Retirement- Employer Unfunded- Miscellaneous 0 0 11,040 19,920 61110 Part-Time Retirement 91 312 260 260 61120 Medicare Insurance 2,209 580 590 1,170 61130 Health Insurance 22,969 7,611 9,010 16,090 61180 Worker Compensation Insurance 6,465 4,091 3,360 2,740 SUBTOTAL SALARIES & BENEFITS 211,704 60,069 74,270 123,630 62010 Communications 1,537 810 1,200 1,140 62120 Training, Transportation, Meetings 0 0 1,500 500 62300 Contract Services-Professional 1,144 17 0 0 62500 Rent Payments 31,569 10,220 12,060 22,220 SUBTOTAL CONTRACTUALS 34,251 11,046 14,760 23,860 63001 Miscellaneous Operating Expenses 739 234 1,500 750 63300 Gas & Diesel 95 0 100 0 SUBTOTAL COMMODITIES 834 234 1,600 750 65010 Rental City Equipment 530 0 0 0 65012 Accident Repair & Replacement 27 0 0 0 65040 IT Maintenance Charge 0 12,590 12,590 2,880 65050 IT Department Specific 11,244 0 0 0 65100 Insurance Charges 8,720 9,400 3,660 3,010 65105 Benefits Overhead 0 0 160 160 65210 Delivery Charges 0 441 440 440 65400 Indirect Costs 14,121 4,543 5,140 9,740 SUBTOTAL FIXED CHARGES 34,642 26,974 21,990 16,230 TOTAL 281,430 98,324 112,620 164,470 561 City Council 29 –666 6/1/2021 WORKFORCE INVESTMENT ACT COMMUNITY DEVELOPMENT ACCOUNTING UNIT ONE STOP RAPID RESPONSE 12318756 Account Code LINE ITEM RESOURCES ACTUAL FY 18-19 ACTUAL FY 19-20 ADOPTED FY 20-21 PROPOSED FY 21-22 61000 Salaries Regular 226,237 179,618 140,510 113,380 61020 Salaries Part-Time 50 0 0 0 61040 Salaries Overtime 411 26 0 0 61100 Retirement-Employer Normal Cost 3,961 5,373 5,590 4,350 61101 Retirement - Employer Unfunded 32,398 32,489 0 0 61102 Retirement- Employer Unfunded- Miscellaneous 0 0 37,920 19,440 61110 Part-Time Retirement 2 0 0 0 61120 Medicare Insurance 3,257 2,612 1,990 1,610 61130 Health Insurance 40,178 30,635 30,990 23,340 61180 Worker Compensation Insurance 9,433 18,095 27,360 7,980 SUBTOTAL SALARIES & BENEFITS 315,926 268,848 244,360 170,100 62010 Communications 1,067 1,022 1,500 1,160 62120 Training, Transportation, Meetings 20 0 500 500 62140 Membership, Subscription & Dues 69 0 0 0 62200 Advertising 0 0 0 500 62300 Contract Services-Professional 96,999 0 0 15,780 62500 Rent Payments 46,250 0 2,860 19,510 SUBTOTAL CONTRACTUALS 144,405 1,022 4,860 37,450 63001 Miscellaneous Operating Expenses 4,544 1,835 2,490 750 63300 Gas & Diesel 286 228 150 0 SUBTOTAL COMMODITIES 4,831 2,063 2,640 750 65010 Rental City Equipment 1,962 1,592 0 0 65012 Accident Repair & Replacement 102 48 0 0 65040 IT Maintenance Charge 0 17,300 25,900 8,060 65050 IT Department Specific 23,023 0 0 0 65100 Insurance Charges 12,725 12,870 29,770 8,760 65105 Benefits Overhead 0 0 1,320 540 65210 Delivery Charges 0 610 610 610 65400 Indirect Costs 20,607 20,048 14,940 13,700 SUBTOTAL FIXED CHARGES 58,418 52,469 72,540 31,670 TOTAL 523,581 324,402 324,400 239,970 562 City Council 29 –667 6/1/2021 WORKFORCE INVESTMENT ACT COMMUNITY DEVELOPMENT ACCOUNTING UNIT WDB PROGRAM 12318757 Account Code LINE ITEM RESOURCES ACTUAL FY 18-19 ACTUAL FY 19-20 ADOPTED FY 20-21 PROPOSED FY 21-22 61000 Salaries Regular 48,529 84,911 57,630 51,710 61020 Salaries Part-Time 2,858 3,829 0 0 61100 Retirement-Employer Normal Cost 848 2,520 2,280 1,930 61101 Retirement - Employer Unfunded 6,934 15,236 0 0 61102 Retirement- Employer Unfunded- Miscellaneous 0 0 13,680 7,080 61110 Part-Time Retirement 107 144 0 0 61120 Medicare Insurance 720 1,243 810 720 61130 Health Insurance 10,504 18,403 11,210 8,190 61180 Worker Compensation Insurance 2,138 9,031 6,610 3,270 SUBTOTAL SALARIES & BENEFITS 72,639 135,316 92,220 72,900 62010 Communications (1)517 100 40 62300 Contract Services-Professional 149 0 0 0 62500 Rent Payments 10,550 19,715 19,310 6,130 SUBTOTAL CONTRACTUALS 10,698 20,232 19,410 6,170 63001 Miscellaneous Operating Expenses 266 282 300 200 63300 Gas & Diesel 20 10 100 0 SUBTOTAL COMMODITIES 286 292 400 200 65010 Rental City Equipment 211 96 0 0 65012 Accident Repair & Replacement 11 3 0 0 65040 IT Maintenance Charge 0 3,915 3,920 2,880 65050 IT Department Specific 3,748 0 0 0 65100 Insurance Charges 2,884 2,870 7,190 3,590 65105 Benefits Overhead 0 0 320 200 65210 Delivery Charges 0 137 140 140 65400 Indirect Costs 4,671 9,903 6,130 6,250 SUBTOTAL FIXED CHARGES 11,526 16,925 17,700 13,060 TOTAL 95,150 172,765 129,730 92,330 563 City Council 29 –668 6/1/2021 ORANGE COUNTY SSA GRANTS DEPARTMENT RESOURCE SUMMARY COMMUNITY DEVELOPMENT ACTIVITIES ACTUAL FY 18-19 ACTUAL FY 19-20 ADOPTED FY 20-21 PROPOSED FY 21-22 REVENUES 52001 Federal Grant-Indirect 742,480 687,602 851,450 838,970 TOTAL REVENUES 742,480 687,602 851,450 838,970 EXPENDITURES 12418737 SSA VT WEX 535,110 593,102 838,970 838,970 12418743 GOODWILL WIOA VEAP 0 0 240 0 12418750 OC WIOA 137,050 31,745 6,240 0 12418751 RSCCD Grant 0 51,221 6,000 0 TOTAL EXPENDITURES 672,160 676,068 851,450 838,970 OPERATING EXPENSES ACTUAL FY 18-19 ACTUAL FY 19-20 ADOPTED FY 20-21 PROPOSED FY 21-22 61000 SALARIES & BENEFITS 483,574 433,143 528,540 530,460 62000 CONTRACTUALS 31,837 23,653 19,530 22,780 63000 COMMODITIES 1,584 681 850 850 65000 FIXED CHARGES 44,215 49,217 48,850 46,790 69000 MISCELLANEOUS 110,950 169,375 253,680 238,090 TOTAL 672,160 676,068 851,450 838,970 564 City Council 29 –669 6/1/2021 ORANGE COUNTY SSA GRANTS COMMUNITY DEVELOPMENT ACCOUNTING UNIT OC GRANT REVENUE 12418002 Account Code LINE ITEM RESOURCES ACTUAL FY 18-19 ACTUAL FY 19-20 ADOPTED FY 20-21 PROPOSED FY 21-22 52001 Federal Grant-Indirect 742,480 687,602 851,450 838,970 SUBTOTAL REVENUES 742,480 687,602 851,450 838,970 TOTAL 742,480 687,602 851,450 838,970 565 City Council 29 –670 6/1/2021 ORANGE COUNTY SSA GRANTS COMMUNITY DEVELOPMENT ACCOUNTING UNIT SSA VT WEX 12418737 Account Code LINE ITEM RESOURCES ACTUAL FY 18-19 ACTUAL FY 19-20 ADOPTED FY 20-21 PROPOSED FY 21-22 61000 Salaries Regular 169,709 157,386 176,330 178,170 61020 Salaries Part-Time 0 0 990 0 61030 Salaries Participant 103,292 100,167 240,880 206,640 61040 Salaries Overtime 70 74 0 0 61100 Retirement-Employer Normal Cost 2,981 4,442 6,960 6,900 61101 Retirement - Employer Unfunded 24,377 29,109 0 0 61102 Retirement- Employer Unfunded- Miscellaneous 0 0 34,320 39,720 61110 Part-Time Retirement 3,874 3,756 5,890 10,000 61120 Medicare Insurance 3,870 3,490 2,470 7,570 61130 Health Insurance 44,757 40,064 37,570 43,150 61180 Worker Compensation Insurance 23,244 21,037 10,650 38,310 SUBTOTAL SALARIES & BENEFITS 376,171 359,524 516,060 530,460 62010 Communications 1,095 1,050 1,100 1,080 62300 Contract Services-Professional 5 22 0 0 62500 Rent Payments 13,300 18,722 18,430 21,700 SUBTOTAL CONTRACTUALS 14,400 19,794 19,530 22,780 63001 Miscellaneous Operating Expenses 1,131 668 700 700 63300 Gas & Diesel 99 10 150 150 SUBTOTAL COMMODITIES 1,230 678 850 850 65010 Rental City Equipment 685 223 750 750 65012 Accident Repair & Replacement 35 7 50 100 65040 IT Maintenance Charge 0 7,013 16,260 11,860 65050 IT Department Specific 5,235 0 0 0 65100 Insurance Charges 10,977 18,130 11,580 11,060 65105 Benefits Overhead 0 0 510 650 65210 Delivery Charges 0 794 850 850 65400 Indirect Costs 15,427 17,564 18,850 21,520 SUBTOTAL FIXED CHARGES 32,358 43,732 48,850 46,790 69138 Payment-Training Portion 110,950 169,375 253,680 238,090 SUBTOTAL MISCELLANEOUS 110,950 169,375 253,680 238,090 TOTAL 535,110 593,102 838,970 838,970 566 City Council 29 –671 6/1/2021 ORANGE COUNTY SSA GRANTS COMMUNITY DEVELOPMENT ACCOUNTING UNIT GOODWILL WIOA VEAP 12418743 Account Code LINE ITEM RESOURCES ACTUAL FY 18-19 ACTUAL FY 19-20 ADOPTED FY 20-21 PROPOSED FY 21-22 61102 Retirement- Employer Unfunded- Miscellaneous 0 0 240 0 SUBTOTAL SALARIES & BENEFITS 0 0 240 0 TOTAL 0 0 240 0 567 City Council 29 –672 6/1/2021 ORANGE COUNTY SSA GRANTS COMMUNITY DEVELOPMENT ACCOUNTING UNIT OC WIOA 12418750 Account Code LINE ITEM RESOURCES ACTUAL FY 18-19 ACTUAL FY 19-20 ADOPTED FY 20-21 PROPOSED FY 21-22 61000 Salaries Regular 77,590 18,290 0 0 61010 Salaries Cash Out/Separation 126 0 0 0 61100 Retirement-Employer Normal Cost 1,331 523 0 0 61101 Retirement - Employer Unfunded 10,884 6,131 0 0 61102 Retirement- Employer Unfunded- Miscellaneous 0 0 6,240 0 61120 Medicare Insurance 1,094 250 0 0 61130 Health Insurance 13,144 3,036 0 0 61180 Worker Compensation Insurance 3,234 961 0 0 SUBTOTAL SALARIES & BENEFITS 107,403 29,191 6,240 0 62010 Communications (2)0 0 0 62120 Training, Transportation, Meetings 5,213 0 0 0 62500 Rent Payments 11,597 699 0 0 62600 Parking Validation 629 0 0 0 SUBTOTAL CONTRACTUALS 17,437 699 0 0 63001 Miscellaneous Operating Expenses 336 3 0 0 63300 Gas & Diesel 18 0 0 0 SUBTOTAL COMMODITIES 354 3 0 0 65010 Rental City Equipment 408 0 0 0 65012 Accident Repair & Replacement 22 0 0 0 65100 Insurance Charges 4,362 0 0 0 65210 Delivery Charges 0 30 0 0 65400 Indirect Costs 7,064 1,821 0 0 SUBTOTAL FIXED CHARGES 11,857 1,851 0 0 TOTAL 137,050 31,745 6,240 0 568 City Council 29 –673 6/1/2021 ORANGE COUNTY SSA GRANTS COMMUNITY DEVELOPMENT ACCOUNTING UNIT RSCCD Grant 12418751 Account Code LINE ITEM RESOURCES ACTUAL FY 18-19 ACTUAL FY 19-20 ADOPTED FY 20-21 PROPOSED FY 21-22 61000 Salaries Regular 0 32,559 0 0 61100 Retirement-Employer Normal Cost 0 995 0 0 61101 Retirement - Employer Unfunded 0 6,019 0 0 61102 Retirement- Employer Unfunded- Miscellaneous 0 0 6,000 0 61120 Medicare Insurance 0 501 0 0 61130 Health Insurance 0 1,172 0 0 61180 Worker Compensation Insurance 0 3,182 0 0 SUBTOTAL SALARIES & BENEFITS 0 44,428 6,000 0 62500 Rent Payments 0 3,160 0 0 SUBTOTAL CONTRACTUALS 0 3,160 0 0 65400 Indirect Costs 0 3,634 0 0 SUBTOTAL FIXED CHARGES 0 3,634 0 0 TOTAL 0 51,221 6,000 0 569 City Council 29 –674 6/1/2021 HOME PROGRAM FEDERAL GRANT DEPARTMENT RESOURCE SUMMARY COMMUNITY DEVELOPMENT ACTIVITIES ACTUAL FY 18-19 ACTUAL FY 19-20 ADOPTED FY 20-21 PROPOSED FY 21-22 REVENUES 52000 Federal Grant-Direct 1,064,060 422,997 1,818,700 5,209,650 56900 Principal Repayment 161,660 402,254 160,000 150,000 56901 Interest Repayments 52,168 94,639 115,000 100,000 57990 Miscellaneous Income 519 270 0 0 58000 Earning On Investments 3,610 11,732 3,500 6,500 TOTAL REVENUES 1,282,017 931,893 2,097,200 5,466,150 EXPENDITURES 13018780 FEDERAL GRANT - HOME PROGRAM 1,102,518 426,822 5,598,720 5,466,150 TOTAL EXPENDITURES 1,102,518 426,822 5,598,720 5,466,150 OPERATING EXPENSES ACTUAL FY 18-19 ACTUAL FY 19-20 ADOPTED FY 20-21 PROPOSED FY 21-22 61000 SALARIES & BENEFITS 164,618 232,586 316,730 284,460 62000 CONTRACTUALS 26,115 28,030 71,030 43,970 63000 COMMODITIES 1,242 1,772 4,360 2,250 65000 FIXED CHARGES 32,678 40,051 45,400 52,270 69000 MISCELLANEOUS 877,866 124,383 5,161,200 5,083,200 TOTAL 1,102,518 426,822 5,598,720 5,466,150 570 City Council 29 –675 6/1/2021 HOME PROGRAM FEDERAL GRANT COMMUNITY DEVELOPMENT ACCOUNTING UNIT FEDERAL GRANT - HOME PROGRAM 13018002 Account Code LINE ITEM RESOURCES ACTUAL FY 18-19 ACTUAL FY 19-20 ADOPTED FY 20-21 PROPOSED FY 21-22 52000 Federal Grant-Direct 1,064,060 422,997 1,818,700 5,209,650 56900 Principal Repayment 161,660 402,254 160,000 150,000 56901 Interest Repayments 52,168 94,639 115,000 100,000 57990 Miscellaneous Income 519 270 0 0 58000 Earning On Investments 3,610 11,732 3,500 6,500 SUBTOTAL REVENUES 1,282,017 931,893 2,097,200 5,466,150 TOTAL 1,282,017 931,893 2,097,200 5,466,150 571 City Council 29 –676 6/1/2021 HOME PROGRAM FEDERAL GRANT COMMUNITY DEVELOPMENT ACCOUNTING UNIT FEDERAL GRANT - HOME PROGRAM 13018780 Account Code LINE ITEM RESOURCES ACTUAL FY 18-19 ACTUAL FY 19-20 ADOPTED FY 20-21 PROPOSED FY 21-22 61000 Salaries Regular 107,713 133,733 196,320 180,920 61010 Salaries Cash Out/Separation 847 1,605 0 0 61040 Salaries Overtime 4,416 1,810 2,500 2,000 61100 Retirement-Employer Normal Cost 3,640 8,326 13,370 14,140 61101 Retirement - Employer Unfunded 29,768 50,347 0 0 61102 Retirement- Employer Unfunded- Miscellaneous 0 0 66,720 47,400 61120 Medicare Insurance 1,567 1,940 2,780 2,620 61130 Health Insurance 11,967 21,265 27,490 26,150 61170 Retiree Health Benefits 0 0 300 80 61180 Worker Compensation Insurance 4,701 13,560 7,250 11,150 SUBTOTAL SALARIES & BENEFITS 164,618 232,586 316,730 284,460 62010 Communications 1,076 736 1,600 1,080 62012 Cellular Phone Charges 0 0 100 0 62120 Training, Transportation, Meetings 2,871 133 5,000 3,000 62140 Membership, Subscription & Dues 443 806 480 1,040 62200 Advertising 835 3,267 1,000 1,250 62300 Contract Services-Professional 15,818 17,067 54,450 30,400 62302 Contracted Vendor Personnel Services 3,831 5,304 7,200 5,900 62400 Auditor Fee 1,073 548 1,000 1,100 62600 Parking Validation 88 20 100 100 62700 Auto Expense 80 150 100 100 SUBTOTAL CONTRACTUALS 26,115 28,030 71,030 43,970 63001 Miscellaneous Operating Expenses 913 1,692 3,960 1,850 63300 Gas & Diesel 328 80 400 400 SUBTOTAL COMMODITIES 1,242 1,772 4,360 2,250 65000 Building Rental 6,849 7,600 7,600 5,780 65010 Rental City Equipment 1,635 2,320 0 0 65012 Accident Repair & Replacement 87 71 0 70 65040 IT Maintenance Charge 0 8,132 8,130 11,230 65050 IT Department Specific 7,496 0 0 0 65100 Insurance Charges 6,341 6,490 7,880 12,240 65105 Benefits Overhead 0 0 350 490 65210 Delivery Charges 0 311 310 310 65400 Indirect Costs 10,270 15,127 21,130 22,150 SUBTOTAL FIXED CHARGES 32,678 40,051 45,400 52,270 69151 Resident Rehabilitation Loan 24,000 0 150,000 72,000 69152 Loans & Grants 853,866 124,383 5,011,200 5,011,200 SUBTOTAL MISCELLANEOUS 877,866 124,383 5,161,200 5,083,200 TOTAL 1,102,518 426,822 5,598,720 5,466,150 572 City Council 29 –677 6/1/2021 HOUSING AUTHORITY-ISSUER FEE DEPARTMENT RESOURCE SUMMARY COMMUNITY DEVELOPMENT ACTIVITIES ACTUAL FY 18-19 ACTUAL FY 19-20 ADOPTED FY 20-21 PROPOSED FY 21-22 REVENUES 57893 Issuer Fees/Settlement 49,649 46,461 50,000 50,000 58000 Earning On Investments 45,182 50,215 45,000 35,000 TOTAL REVENUES 94,831 96,677 95,000 85,000 EXPENDITURES 13318780 HOUSING AUTHORITY-ISSUER FEE 71,827 42,884 95,000 87,450 TOTAL EXPENDITURES 71,827 42,884 95,000 87,450 OPERATING EXPENSES ACTUAL FY 18-19 ACTUAL FY 19-20 ADOPTED FY 20-21 PROPOSED FY 21-22 61000 SALARIES & BENEFITS 58,599 29,386 60,480 72,390 62000 CONTRACTUALS 437 849 13,560 500 63000 COMMODITIES 1,138 227 3,000 1,380 65000 FIXED CHARGES 11,653 12,422 17,960 13,180 TOTAL 71,827 42,884 95,000 87,450 573 City Council 29 –678 6/1/2021 HOUSING AUTHORITY-ISSUER FEE COMMUNITY DEVELOPMENT ACCOUNTING UNIT HOUSING AUTHORITY-ISSUER FEE 13318002 Account Code LINE ITEM RESOURCES ACTUAL FY 18-19 ACTUAL FY 19-20 ADOPTED FY 20-21 PROPOSED FY 21-22 57893 Issuer Fees/Settlement 49,649 46,461 50,000 50,000 58000 Earning On Investments 45,182 50,215 45,000 35,000 SUBTOTAL REVENUES 94,831 96,677 95,000 85,000 TOTAL 94,831 96,677 95,000 85,000 574 City Council 29 –679 6/1/2021 HOUSING AUTHORITY-ISSUER FEE COMMUNITY DEVELOPMENT ACCOUNTING UNIT HOUSING AUTHORITY-ISSUER FEE 13318780 Account Code LINE ITEM RESOURCES ACTUAL FY 18-19 ACTUAL FY 19-20 ADOPTED FY 20-21 PROPOSED FY 21-22 61000 Salaries Regular 20,002 16,419 34,050 54,060 61020 Salaries Part-Time 14,576 1,274 0 0 61040 Salaries Overtime 191 0 0 0 61100 Retirement-Employer Normal Cost 1,779 1,026 2,660 3,110 61101 Retirement - Employer Unfunded 14,552 6,204 0 0 61102 Retirement- Employer Unfunded- Miscellaneous 0 0 11,520 2,520 61120 Medicare Insurance 494 256 490 780 61130 Health Insurance 5,558 2,442 6,480 9,660 61170 Retiree Health Benefits 0 0 80 330 61180 Worker Compensation Insurance 1,447 1,765 5,200 1,930 SUBTOTAL SALARIES & BENEFITS 58,599 29,386 60,480 72,390 62010 Communications 310 509 1,000 0 62300 Contract Services-Professional 128 340 12,560 500 SUBTOTAL CONTRACTUALS 437 849 13,560 500 63001 Miscellaneous Operating Expenses 1,138 227 3,000 1,380 SUBTOTAL COMMODITIES 1,138 227 3,000 1,380 65000 Building Rental 2,258 3,400 3,400 2,590 65040 IT Maintenance Charge 0 4,939 4,940 1,730 65050 IT Department Specific 4,283 0 0 0 65100 Insurance Charges 1,952 2,010 5,650 2,120 65105 Benefits Overhead 0 0 250 110 65210 Delivery Charges 0 99 100 100 65400 Indirect Costs 3,161 1,975 3,620 6,530 SUBTOTAL FIXED CHARGES 11,653 12,422 17,960 13,180 TOTAL 71,827 42,884 95,000 87,450 575 City Council 29 –680 6/1/2021 UDAG REPAYMENT FUND DEPARTMENT RESOURCE SUMMARY COMMUNITY DEVELOPMENT ACTIVITIES ACTUAL FY 18-19 ACTUAL FY 19-20 ADOPTED FY 20-21 PROPOSED FY 21-22 REVENUES 58000 Earning On Investments 387 5 0 0 TOTAL REVENUES 387 5 0 0 EXPENDITURES 13418740 COMMUNITY DEVELOPMENT ADMINIST 0 22,881 0 0 TOTAL EXPENDITURES 0 22,881 0 0 OPERATING EXPENSES ACTUAL FY 18-19 ACTUAL FY 19-20 ADOPTED FY 20-21 PROPOSED FY 21-22 68000 TRANSFERS 0 22,881 0 0 TOTAL 0 22,881 0 0 576 City Council 29 –681 6/1/2021 UDAG REPAYMENT FUND COMMUNITY DEVELOPMENT ACCOUNTING UNIT COMMUNITY DEVELOPMENT ADM RE 13418002 Account Code LINE ITEM RESOURCES ACTUAL FY 18-19 ACTUAL FY 19-20 ADOPTED FY 20-21 PROPOSED FY 21-22 58000 Earning On Investments 387 5 0 0 SUBTOTAL REVENUES 387 5 0 0 TOTAL 387 5 0 0 577 City Council 29 –682 6/1/2021 UDAG REPAYMENT FUND COMMUNITY DEVELOPMENT ACCOUNTING UNIT COMMUNITY DEVELOPMENT ADMINIST 13418740 Account Code LINE ITEM RESOURCES ACTUAL FY 18-19 ACTUAL FY 19-20 ADOPTED FY 20-21 PROPOSED FY 21-22 68000 Transfer to Fund 135 0 22,881 0 0 SUBTOTAL TRANSFERS 0 22,881 0 0 TOTAL 0 22,881 0 0 578 City Council 29 –683 6/1/2021 COMMUNITY DEV BLOCK GRANT DEPARTMENT RESOURCE SUMMARY COMMUNITY DEVELOPMENT ACTIVITIES ACTUAL FY 18-19 ACTUAL FY 19-20 ADOPTED FY 20-21 PROPOSED FY 21-22 REVENUES 52000 Federal Grant-Direct 3,735,579 8,126,853 6,728,570 6,047,870 52008 Federal Grant-Direct COVID 0 0 0 3,339,890 52010 Federal Grant-Direct COVID ESG-CV 0 0 0 10,226,190 53307 Youth Field Usage Fee 9,331 8,771 10,800 6,000 53316 Leisure Classes 10,931 7,229 11,500 6,000 56900 Principal Repayment 119,497 20,967 27,600 75,000 56901 Interest Repayments 32,427 11,850 10,800 15,000 57960 Rental Of Property 121,000 146,300 145,200 145,200 57990 Miscellaneous Income 0 270 0 0 59000-134 Transfer From Fund 134 0 22,881 290,240 0 TOTAL REVENUES 4,028,764 8,345,120 7,224,710 19,861,150 EXPENDITURES 13518780 COMMUNITY DEVELOPMENT ADMINISTRATION 975,493 1,084,130 1,158,600 1,117,740 13518782 COMMUNITY DEVELOPMENT-HOUSING 168,666 101,000 1,687,050 480,000 13518783 CDBG PROGRAMS 2,204,929 6,899,134 3,878,110 4,608,180 13518785 HUD-EMERGENCY SOLUTIONS GRANT 556,571 455,089 500,950 489,150 13518788 CDBG-CV 0 0 0 2,939,890 13518789 ESG-CV 0 0 0 10,226,190 TOTAL EXPENDITURES 3,905,659 8,539,353 7,224,710 19,861,150 OPERATING EXPENSES ACTUAL FY 18-19 ACTUAL FY 19-20 ADOPTED FY 20-21 PROPOSED FY 21-22 61000 SALARIES & BENEFITS 1,539,787 1,273,825 1,615,790 2,055,690 62000 CONTRACTUALS 177,730 134,217 192,110 300,890 63000 COMMODITIES 6,761 5,250 7,280 12,730 65000 FIXED CHARGES 464,833 204,495 222,870 267,160 66000 CAPITAL 293,131 5,360,114 2,100,000 2,983,000 69000 MISCELLANEOUS 1,423,416 1,561,452 3,086,660 14,241,680 TOTAL 3,905,659 8,539,353 7,224,710 19,861,150 579 City Council 29 –684 6/1/2021 COMMUNITY DEV BLOCK GRANT COMMUNITY DEVELOPMENT ACCOUNTING UNIT COMMUNITY DEVELOPMENT ADMINISTRATION 13518002 Account Code LINE ITEM RESOURCES ACTUAL FY 18-19 ACTUAL FY 19-20 ADOPTED FY 20-21 PROPOSED FY 21-22 52000 Federal Grant-Direct 3,735,579 8,126,853 6,728,570 6,047,870 52008 Federal Grant-Direct COVID 0 0 0 3,339,890 52010 Federal Grant-Direct COVID ESG-CV 0 0 0 10,226,190 53307 Youth Field Usage Fee 9,331 8,771 10,800 6,000 53316 Leisure Classes 10,931 7,229 11,500 6,000 56900 Principal Repayment 119,497 20,967 27,600 75,000 56901 Interest Repayments 32,427 11,850 10,800 15,000 57960 Rental Of Property 121,000 146,300 145,200 145,200 57990 Miscellaneous Income 0 270 0 0 59000 Transfer From Fund 134 0 22,881 290,240 0 SUBTOTAL REVENUES 4,028,764 8,345,120 7,224,710 19,861,150 TOTAL 4,028,764 8,345,120 7,224,710 19,861,150 580 City Council 29 –685 6/1/2021 COMMUNITY DEV BLOCK GRANT COMMUNITY DEVELOPMENT ACCOUNTING UNIT COMMUNITY DEVELOPMENT ADMINISTRATION 13518780 Account Code LINE ITEM RESOURCES ACTUAL FY 18-19 ACTUAL FY 19-20 ADOPTED FY 20-21 PROPOSED FY 21-22 61000 Salaries Regular 375,054 448,492 510,490 452,230 61010 Salaries Cash Out/Separation 11,723 25 0 0 61020 Salaries Part-Time 42,493 26,223 0 0 61040 Salaries Overtime 9,391 4,363 2,270 6,000 61100 Retirement-Employer Normal Cost 9,732 21,050 27,480 27,340 61101 Retirement - Employer Unfunded 109,917 127,289 0 0 61102 Retirement- Employer Unfunded- Miscellaneous 0 0 142,800 101,880 61120 Medicare Insurance 5,947 6,753 6,860 6,230 61130 Health Insurance 77,456 87,639 97,740 88,020 61170 Retiree Health Benefits 0 0 210 210 61180 Worker Compensation Insurance 18,795 47,756 34,340 28,990 SUBTOTAL SALARIES & BENEFITS 660,509 769,590 822,190 710,900 62010 Communications 2,794 2,820 3,000 1,600 62012 Cellular Phone Charges 0 1 720 0 62120 Training, Transportation, Meetings 5,608 3,369 0 5,000 62140 Membership, Subscription & Dues 1,009 2,116 2,000 3,010 62200 Advertising 18,262 16,916 20,000 18,000 62300 Contract Services-Professional 85,540 78,247 77,850 162,960 62302 Contracted Vendor Personnel Services 5,343 8,607 7,000 9,000 62400 Auditor Fee 10,013 1,665 11,600 2,500 62600 Parking Validation 1,000 0 1,250 400 62700 Auto Expense 390 390 500 300 SUBTOTAL CONTRACTUALS 129,959 114,131 123,920 202,770 63001 Miscellaneous Operating Expenses 4,959 4,596 5,500 5,300 63300 Gas & Diesel 146 70 500 250 SUBTOTAL COMMODITIES 5,106 4,666 6,000 5,550 65000 Building Rental 27,076 26,500 26,500 20,180 65010 Rental City Equipment 1,212 2,883 0 0 65012 Accident Repair & Replacement 61 83 0 80 65040 IT Maintenance Charge 0 25,300 25,300 28,210 65050 IT Department Specific 23,023 0 0 0 65100 Insurance Charges 26,268 26,270 37,360 31,830 65105 Benefits Overhead 0 0 1,660 1,710 65210 Delivery Charges 0 1,242 1,160 1,160 65400 Indirect Costs 40,040 53,465 54,510 55,350 SUBTOTAL FIXED CHARGES 117,679 135,743 146,490 138,520 69135 Payment to Subagent 62,241 60,000 60,000 60,000 SUBTOTAL MISCELLANEOUS 62,241 60,000 60,000 60,000 TOTAL 975,493 1,084,130 1,158,600 1,117,740 581 City Council 29 –686 6/1/2021 COMMUNITY DEV BLOCK GRANT COMMUNITY DEVELOPMENT ACCOUNTING UNIT COMMUNITY DEVELOPMENT-HOUSING 13518782 Account Code LINE ITEM RESOURCES ACTUAL FY 18-19 ACTUAL FY 19-20 ADOPTED FY 20-21 PROPOSED FY 21-22 61000 Salaries Regular 28,926 0 0 0 61040 Salaries Overtime 396 0 0 0 61100 Retirement-Employer Normal Cost 3,708 0 0 0 61120 Medicare Insurance 433 0 0 0 61130 Health Insurance 2,840 0 0 0 61180 Worker Compensation Insurance 678 0 0 0 SUBTOTAL SALARIES & BENEFITS 36,980 0 0 0 63001 Miscellaneous Operating Expenses 30 0 0 0 SUBTOTAL COMMODITIES 30 0 0 0 65400 Indirect Costs 2,500 0 0 0 SUBTOTAL FIXED CHARGES 2,500 0 0 0 69151 Resident Rehabilitation Loan 129,156 0 0 186,200 69152 Loans & Grants 0 101,000 1,687,050 293,800 SUBTOTAL MISCELLANEOUS 129,156 101,000 1,687,050 480,000 TOTAL 168,666 101,000 1,687,050 480,000 582 City Council 29 –687 6/1/2021 COMMUNITY DEV BLOCK GRANT COMMUNITY DEVELOPMENT ACCOUNTING UNIT CDBG PROGRAMS 13518783 Account Code LINE ITEM RESOURCES ACTUAL FY 18-19 ACTUAL FY 19-20 ADOPTED FY 20-21 PROPOSED FY 21-22 61000 Salaries Regular 453,663 234,918 402,000 430,000 61020 Salaries Part-Time 14,300 13,509 0 0 61100 Retirement-Employer Normal Cost 19,382 17,109 48,550 51,200 61101 Retirement - Employer Unfunded 147,869 103,460 0 0 61102 Retirement- Employer Unfunded- Miscellaneous 0 0 142,920 88,320 61110 Part-Time Retirement 538 516 0 0 61120 Medicare Insurance 6,407 3,103 5,870 5,300 61130 Health Insurance 83,965 46,977 111,070 122,000 61180 Worker Compensation Insurance 19,473 23,982 21,290 22,830 SUBTOTAL SALARIES & BENEFITS 745,596 443,574 731,700 719,650 62300 Contract Services-Professional 41,926 15,681 50,000 0 SUBTOTAL CONTRACTUALS 41,926 15,681 50,000 0 63001 Miscellaneous Operating Expenses 1,243 0 0 0 SUBTOTAL COMMODITIES 1,243 0 0 0 65100 Insurance Charges 26,267 29,058 23,160 25,060 65105 Benefits Overhead 0 0 1,030 1,910 65205 Internal Departments Personnel 262,978 0 0 0 65210 Delivery Charges 0 1,379 1,380 1,380 65400 Indirect Costs 42,538 27,725 42,730 52,000 SUBTOTAL FIXED CHARGES 331,782 58,162 68,300 80,350 66200 Building Improvement 82,313 288,841 700,000 0 66220 Improvements Other Than Building 210,818 5,071,273 1,400,000 2,983,000 SUBTOTAL CAPITAL 293,131 5,360,114 2,100,000 2,983,000 69135 Payment to Subagent 781,251 807,311 855,180 825,180 69152 Loans & Grants 10,000 214,292 72,930 0 SUBTOTAL MISCELLANEOUS 791,251 1,021,604 928,110 825,180 TOTAL 2,204,929 6,899,134 3,878,110 4,608,180 583 City Council 29 –688 6/1/2021 COMMUNITY DEV BLOCK GRANT COMMUNITY DEVELOPMENT ACCOUNTING UNIT HUD-EMERGENCY SOLUTIONS GRANT 13518785 Account Code LINE ITEM RESOURCES ACTUAL FY 18-19 ACTUAL FY 19-20 ADOPTED FY 20-21 PROPOSED FY 21-22 61000 Salaries Regular 1,402 832 8,500 8,620 61010 Salaries Cash Out/Separation 0 4 0 0 61020 Salaries Part-Time 17,256 9,580 0 0 61040 Salaries Overtime 66,915 40,614 46,890 46,280 61100 Retirement-Employer Normal Cost 410 375 300 1,030 61101 Retirement - Employer Unfunded 3,356 2,270 0 0 61102 Retirement- Employer Unfunded- Miscellaneous 0 0 3,840 4,680 61120 Medicare Insurance 266 141 100 130 61130 Health Insurance 3,536 1,762 1,250 2,370 61180 Worker Compensation Insurance 3,561 5,083 1,020 480 SUBTOTAL SALARIES & BENEFITS 96,703 60,661 61,900 63,590 62010 Communications 20 17 40 0 62120 Training, Transportation, Meetings 428 2,106 500 200 62200 Advertising 0 412 100 500 62300 Contract Services-Professional 2,153 1,269 13,500 3,050 62302 Contracted Vendor Personnel Services 2,946 255 3,250 500 62400 Auditor Fee 183 276 700 300 62600 Parking Validation 61 0 100 0 62700 Auto Expense 55 70 0 70 SUBTOTAL CONTRACTUALS 5,846 4,404 18,190 4,620 63001 Miscellaneous Operating Expenses 383 584 1,280 1,420 SUBTOTAL COMMODITIES 383 584 1,280 1,420 65000 Building Rental 1,022 800 800 600 65100 Insurance Charges 4,071 3,894 1,110 530 65105 Benefits Overhead 0 0 50 20 65210 Delivery Charges 0 202 230 230 65400 Indirect Costs 7,779 5,695 5,890 6,640 SUBTOTAL FIXED CHARGES 12,872 10,591 8,080 8,020 69135 Payment to Subagent 440,768 378,849 411,500 411,500 SUBTOTAL MISCELLANEOUS 440,768 378,849 411,500 411,500 TOTAL 556,571 455,089 500,950 489,150 584 City Council 29 –689 6/1/2021 COMMUNITY DEV BLOCK GRANT COMMUNITY DEVELOPMENT ACCOUNTING UNIT CDBG-CV 13518788 Account Code LINE ITEM RESOURCES ACTUAL FY 18-19 ACTUAL FY 19-20 ADOPTED FY 20-21 PROPOSED FY 21-22 61000 Salaries Regular 0 0 0 282,440 61040 Salaries Overtime 0 0 0 1,000 61100 Retirement-Employer Normal Cost 0 0 0 15,680 61102 Retirement- Employer Unfunded- Miscellaneous 0 0 0 104,760 61120 Medicare Insurance 0 0 0 4,080 61130 Health Insurance 0 0 0 47,820 61170 Retiree Health Benefits 0 0 0 410 SUBTOTAL SALARIES & BENEFITS 0 0 0 456,190 62200 Advertising 0 0 0 10,500 62300 Contract Services-Professional 0 0 0 70,000 SUBTOTAL CONTRACTUALS 0 0 0 80,500 63001 Miscellaneous Operating Expenses 0 0 0 4,260 SUBTOTAL COMMODITIES 0 0 0 4,260 65400 Indirect Costs 0 0 0 33,940 SUBTOTAL FIXED CHARGES 0 0 0 33,940 69135 Payment to Subagent 0 0 0 2,015,000 69152 Loans & Grants 0 0 0 350,000 SUBTOTAL MISCELLANEOUS 0 0 0 2,365,000 TOTAL 0 0 0 2,939,890 585 City Council 29 –690 6/1/2021 COMMUNITY DEV BLOCK GRANT COMMUNITY DEVELOPMENT ACCOUNTING UNIT ESG-CV 13518789 Account Code LINE ITEM RESOURCES ACTUAL FY 18-19 ACTUAL FY 19-20 ADOPTED FY 20-21 PROPOSED FY 21-22 61000 Salaries Regular 0 0 0 51,440 61040 Salaries Overtime 0 0 0 2,000 61100 Retirement-Employer Normal Cost 0 0 0 6,130 61102 Retirement- Employer Unfunded- Miscellaneous 0 0 0 32,880 61120 Medicare Insurance 0 0 0 750 61130 Health Insurance 0 0 0 11,990 61170 Retiree Health Benefits 0 0 0 170 SUBTOTAL SALARIES & BENEFITS 0 0 0 105,360 62200 Advertising 0 0 0 6,000 62300 Contract Services-Professional 0 0 0 7,000 SUBTOTAL CONTRACTUALS 0 0 0 13,000 63001 Miscellaneous Operating Expenses 0 0 0 1,500 SUBTOTAL COMMODITIES 0 0 0 1,500 65400 Indirect Costs 0 0 0 6,330 SUBTOTAL FIXED CHARGES 0 0 0 6,330 69135 Payment to Subagent 0 0 0 10,100,000 SUBTOTAL MISCELLANEOUS 0 0 0 10,100,000 TOTAL 0 0 0 10,226,190 586 City Council 29 –691 6/1/2021 HOUSING AUTHORITY-VOUCHER HAP DEPARTMENT RESOURCE SUMMARY COMMUNITY DEVELOPMENT ACTIVITIES ACTUAL FY 18-19 ACTUAL FY 19-20 ADOPTED FY 20-21 PROPOSED FY 21-22 REVENUES 52000 Federal Grant-Direct 30,531,517 33,279,505 33,875,400 38,000,000 52006 Foster Youth Independence TPV 0 213,296 320,000 600,000 52007 Veterans Affairs Supportive Housing 0 446,032 1,480,100 1,500,000 57890 Fraud Recovery-HUD 9,967 5,204 5,000 5,000 57894 FSS Terminated Received 92,395 81,288 25,000 30,000 58000 Earning On Investments 153 0 0 0 TOTAL REVENUES 30,634,032 34,025,325 35,705,500 40,135,000 EXPENDITURES 13618760 HOUSING AUTHORITY-VOUCHER HAP 30,584,187 32,606,804 35,705,500 40,135,000 TOTAL EXPENDITURES 30,584,187 32,606,804 35,705,500 40,135,000 OPERATING EXPENSES ACTUAL FY 18-19 ACTUAL FY 19-20 ADOPTED FY 20-21 PROPOSED FY 21-22 69000 MISCELLANEOUS 30,584,187 32,606,804 35,705,500 40,135,000 TOTAL 30,584,187 32,606,804 35,705,500 40,135,000 587 City Council 29 –692 6/1/2021 HOUSING AUTHORITY-VOUCHER HAP COMMUNITY DEVELOPMENT ACCOUNTING UNIT HOUSING AUTHORITY-VOUCHER HAP 13618002 Account Code LINE ITEM RESOURCES ACTUAL FY 18-19 ACTUAL FY 19-20 ADOPTED FY 20-21 PROPOSED FY 21-22 52000 Federal Grant-Direct 30,531,517 33,279,505 33,875,400 38,000,000 52006 Foster Youth Independence TPV 0 213,296 320,000 600,000 52007 Veterans Affairs Supportive Housing 0 446,032 1,480,100 1,500,000 57890 Fraud Recovery-HUD 9,967 5,204 5,000 5,000 57894 FSS Terminated Received 92,395 81,288 25,000 30,000 58000 Earning On Investments 153 0 0 0 SUBTOTAL REVENUES 30,634,032 34,025,325 35,705,500 40,135,000 TOTAL 30,634,032 34,025,325 35,705,500 40,135,000 588 City Council 29 –693 6/1/2021 HOUSING AUTHORITY-VOUCHER HAP COMMUNITY DEVELOPMENT ACCOUNTING UNIT HOUSING AUTHORITY-VOUCHER HAP 13618760 Account Code LINE ITEM RESOURCES ACTUAL FY 18-19 ACTUAL FY 19-20 ADOPTED FY 20-21 PROPOSED FY 21-22 69158 Housing Assist Pmt 19,305,044 20,277,643 21,875,400 21,485,000 69159 HAP-FSS Escrow 251,283 240,764 350,000 300,000 69162 Port Out HAP 11,027,860 11,232,052 11,680,000 12,000,000 69169 Foster Youth Independence TPV 0 167,476 320,000 600,000 69170 Veterans Affairs Supportive Housing 0 222,700 1,480,100 3,250,000 69171 Project Based Vouchers 0 466,169 0 2,500,000 SUBTOTAL MISCELLANEOUS 30,584,187 32,606,804 35,705,500 40,135,000 TOTAL 30,584,187 32,606,804 35,705,500 40,135,000 589 City Council 29 –694 6/1/2021 HOUSING AUTHORITY- MAINSTREAM DEPARTMENT RESOURCE SUMMARY COMMUNITY DEVELOPMENT ACTIVITIES ACTUAL FY 18-19 ACTUAL FY 19-20 ADOPTED FY 20-21 PROPOSED FY 21-22 REVENUES 52000 Federal Grant-Direct 1,980,243 2,121,924 2,100,000 2,250,000 TOTAL REVENUES 1,980,243 2,121,924 2,100,000 2,250,000 EXPENDITURES 13718760 HOUSING AUTHORITY- NED 1,980,243 2,121,924 2,100,000 2,250,000 TOTAL EXPENDITURES 1,980,243 2,121,924 2,100,000 2,250,000 OPERATING EXPENSES ACTUAL FY 18-19 ACTUAL FY 19-20 ADOPTED FY 20-21 PROPOSED FY 21-22 69000 MISCELLANEOUS 1,980,243 2,121,924 2,100,000 2,250,000 TOTAL 1,980,243 2,121,924 2,100,000 2,250,000 590 City Council 29 –695 6/1/2021 HOUSING AUTHORITY- MAINSTREAM COMMUNITY DEVELOPMENT ACCOUNTING UNIT HOUSING AUTHORITY- NED 13718002 Account Code LINE ITEM RESOURCES ACTUAL FY 18-19 ACTUAL FY 19-20 ADOPTED FY 20-21 PROPOSED FY 21-22 52000 Federal Grant-Direct 1,980,243 2,121,924 2,100,000 2,250,000 SUBTOTAL REVENUES 1,980,243 2,121,924 2,100,000 2,250,000 TOTAL 1,980,243 2,121,924 2,100,000 2,250,000 591 City Council 29 –696 6/1/2021 HOUSING AUTHORITY- MAINSTREAM COMMUNITY DEVELOPMENT ACCOUNTING UNIT HOUSING AUTHORITY- NED 13718760 Account Code LINE ITEM RESOURCES ACTUAL FY 18-19 ACTUAL FY 19-20 ADOPTED FY 20-21 PROPOSED FY 21-22 69158 Housing Assist Pmt 1,448,832 1,646,509 1,550,000 1,750,000 69162 Port Out HAP 531,411 475,415 550,000 500,000 SUBTOTAL MISCELLANEOUS 1,980,243 2,121,924 2,100,000 2,250,000 TOTAL 1,980,243 2,121,924 2,100,000 2,250,000 592 City Council 29 –697 6/1/2021 HOUSING AUTHORITY-MS 5 DEPARTMENT RESOURCE SUMMARY COMMUNITY DEVELOPMENT ACTIVITIES ACTUAL FY 18-19 ACTUAL FY 19-20 ADOPTED FY 20-21 PROPOSED FY 21-22 REVENUES 52000 Federal Grant-Direct 390,256 450,341 1,316,730 2,633,500 58000 Earning On Investments 3,040 0 0 1,500 TOTAL REVENUES 393,296 450,341 1,316,730 2,635,000 EXPENDITURES 13818760 Housing Authority-MS 5 0 810,054 1,316,730 2,635,000 TOTAL EXPENDITURES 0 810,054 1,316,730 2,635,000 OPERATING EXPENSES ACTUAL FY 18-19 ACTUAL FY 19-20 ADOPTED FY 20-21 PROPOSED FY 21-22 69000 MISCELLANEOUS 0 810,054 1,316,730 2,635,000 TOTAL 0 810,054 1,316,730 2,635,000 593 City Council 29 –698 6/1/2021 HOUSING AUTHORITY-MS 5 COMMUNITY DEVELOPMENT ACCOUNTING UNIT HOUSING AUTHORITY-MS 5 13818002 Account Code LINE ITEM RESOURCES ACTUAL FY 18-19 ACTUAL FY 19-20 ADOPTED FY 20-21 PROPOSED FY 21-22 52000 Federal Grant-Direct 390,256 450,341 1,316,730 2,633,500 58000 Earning On Investments 3,040 0 0 1,500 SUBTOTAL REVENUES 393,296 450,341 1,316,730 2,635,000 TOTAL 393,296 450,341 1,316,730 2,635,000 594 City Council 29 –699 6/1/2021 HOUSING AUTHORITY-MS 5 COMMUNITY DEVELOPMENT ACCOUNTING UNIT Housing Authority-MS 5 13818760 Account Code LINE ITEM RESOURCES ACTUAL FY 18-19 ACTUAL FY 19-20 ADOPTED FY 20-21 PROPOSED FY 21-22 69158 Housing Assist Pmt 0 810,054 1,316,730 2,635,000 SUBTOTAL MISCELLANEOUS 0 810,054 1,316,730 2,635,000 TOTAL 0 810,054 1,316,730 2,635,000 595 City Council 29 –700 6/1/2021 HOUSING AUTHORITY-NEW CONSTR DEPARTMENT RESOURCE SUMMARY COMMUNITY DEVELOPMENT ACTIVITIES ACTUAL FY 18-19 ACTUAL FY 19-20 ADOPTED FY 20-21 PROPOSED FY 21-22 REVENUES 52000 Federal Grant-Direct 0 0 179,100 225,000 TOTAL REVENUES 0 0 179,100 225,000 EXPENDITURES 13918780 ADMIN - Mainstream 5 Vouchers 0 0 179,100 225,000 TOTAL EXPENDITURES 0 0 179,100 225,000 OPERATING EXPENSES ACTUAL FY 18-19 ACTUAL FY 19-20 ADOPTED FY 20-21 PROPOSED FY 21-22 61000 SALARIES & BENEFITS 0 0 68,050 104,950 62000 CONTRACTUALS 0 0 106,950 1,020 65000 FIXED CHARGES 0 0 4,100 13,030 69000 MISCELLANEOUS 0 0 0 106,000 TOTAL 0 0 179,100 225,000 596 City Council 29 –701 6/1/2021 HOUSING AUTHORITY-NEW CONSTR COMMUNITY DEVELOPMENT ACCOUNTING UNIT HOUSING AUTHORITY - NEW CONSTRUCTION 13918002 Account Code LINE ITEM RESOURCES ACTUAL FY 18-19 ACTUAL FY 19-20 ADOPTED FY 20-21 PROPOSED FY 21-22 52000 Federal Grant-Direct 0 0 179,100 225,000 SUBTOTAL REVENUES 0 0 179,100 225,000 TOTAL 0 0 179,100 225,000 597 City Council 29 –702 6/1/2021 HOUSING AUTHORITY-NEW CONSTR COMMUNITY DEVELOPMENT ACCOUNTING UNIT ADMIN - Mainstream 5 Vouchers 13918780 Account Code LINE ITEM RESOURCES ACTUAL FY 18-19 ACTUAL FY 19-20 ADOPTED FY 20-21 PROPOSED FY 21-22 61000 Salaries Regular 0 0 44,570 66,040 61040 Salaries Overtime 0 0 6,020 2,500 61100 Retirement-Employer Normal Cost 0 0 1,790 7,480 61102 Retirement- Employer Unfunded- Miscellaneous 0 0 3,960 480 61120 Medicare Insurance 0 0 640 960 61130 Health Insurance 0 0 11,070 24,960 61180 Worker Compensation Insurance 0 0 0 2,530 SUBTOTAL SALARIES & BENEFITS 0 0 68,050 104,950 62300 Contract Services-Professional 0 0 106,950 1,020 SUBTOTAL CONTRACTUALS 0 0 106,950 1,020 65040 IT Maintenance Charge 0 0 0 2,880 65100 Insurance Charges 0 0 0 2,780 65105 Benefits Overhead 0 0 0 190 65400 Indirect Costs 0 0 4,100 7,180 SUBTOTAL FIXED CHARGES 0 0 4,100 13,030 69011 Reserve Appropriation 0 0 0 106,000 SUBTOTAL MISCELLANEOUS 0 0 0 106,000 TOTAL 0 0 179,100 225,000 598 City Council 29 –703 6/1/2021 HOUSING AUTHORITY-VOUCHER ADM DEPARTMENT RESOURCE SUMMARY COMMUNITY DEVELOPMENT ACTIVITIES ACTUAL FY 18-19 ACTUAL FY 19-20 ADOPTED FY 20-21 PROPOSED FY 21-22 REVENUES 52000 Federal Grant-Direct 2,865,950 3,097,222 3,175,880 3,825,000 52003 HCV - FSS Coordinator 110,464 127,992 156,100 152,540 52004 HCV - Additional Admin Fee 4,074 3,445 4,000 4,000 57000 Expense Reimbursement 58,014 53,373 0 56,000 57890 Fraud Recovery-HUD 9,967 5,204 10,000 5,000 58000 Earning On Investments 6,412 2,835 7,000 2,500 TOTAL REVENUES 3,054,881 3,290,071 3,352,980 4,045,040 EXPENDITURES 14018760 HOUSING AUTHORITY-VOUCHERS ADM 3,138,661 3,015,936 3,352,980 4,045,040 TOTAL EXPENDITURES 3,138,661 3,015,936 3,352,980 4,045,040 OPERATING EXPENSES ACTUAL FY 18-19 ACTUAL FY 19-20 ADOPTED FY 20-21 PROPOSED FY 21-22 61000 SALARIES & BENEFITS 1,629,005 1,567,973 1,991,700 2,094,440 62000 CONTRACTUALS 198,761 198,626 234,150 375,510 63000 COMMODITIES 65,917 65,280 91,670 85,700 65000 FIXED CHARGES 413,461 389,634 350,460 362,950 69000 MISCELLANEOUS 831,518 794,423 685,000 1,126,440 TOTAL 3,138,661 3,015,936 3,352,980 4,045,040 599 City Council 29 –704 6/1/2021 HOUSING AUTHORITY-VOUCHER ADM COMMUNITY DEVELOPMENT ACCOUNTING UNIT HOUSING AUTHORITY-VOUCHERS ADM 14018002 Account Code LINE ITEM RESOURCES ACTUAL FY 18-19 ACTUAL FY 19-20 ADOPTED FY 20-21 PROPOSED FY 21-22 52000 Federal Grant-Direct 2,865,950 3,097,222 3,175,880 3,825,000 52003 HCV - FSS Coordinator 110,464 127,992 156,100 152,540 52004 HCV - Additional Admin Fee 4,074 3,445 4,000 4,000 57000 Expense Reimbursement 58,014 53,373 0 56,000 57890 Fraud Recovery-HUD 9,967 5,204 10,000 5,000 58000 Earning On Investments 6,412 2,835 7,000 2,500 SUBTOTAL REVENUES 3,054,881 3,290,071 3,352,980 4,045,040 TOTAL 3,054,881 3,290,071 3,352,980 4,045,040 600 City Council 29 –705 6/1/2021 Account Code LINE ITEM RESOURCES ACTUAL FY 18-19 ACTUAL FY 19-20 ADOPTED FY 20-21 PROPOSED FY 21-22 61000 Salaries Regular 988,949 865,425 1,195,530 1,234,380 61010 Salaries Cash Out/Separation 5,448 34,184 0 0 61020 Salaries Part-Time 74,092 58,693 67,350 67,420 61040 Salaries Overtime 10,773 8,708 15,000 16,000 61100 Retirement-Employer Normal Cost 27,718 38,717 74,680 92,040 61101 Retirement - Employer Unfunded 226,700 234,123 0 0 61102 Retirement- Employer Unfunded- Miscellaneous 0 0 280,440 318,600 61110 Part-Time Retirement 1,283 1,183 1,130 1,080 61120 Medicare Insurance 15,238 13,353 15,430 18,680 61130 Health Insurance 233,895 216,324 276,350 273,790 61170 Retiree Health Benefits 0 0 210 730 61180 Worker Compensation Insurance 44,910 97,264 65,580 71,720 SUBTOTAL SALARIES & BENEFITS 1,629,005 1,567,973 1,991,700 2,094,440 62010 Communications 14,722 10,624 14,750 14,620 62012 Cellular Phone Charges 801 690 850 2,520 62120 Training, Transportation, Meetings 74 2,350 5,850 10,000 62140 Membership, Subscription & Dues 7,245 6,648 6,950 7,650 62200 Advertising 8,593 3,418 9,000 9,000 62300 Contract Services-Professional 103,659 95,243 134,700 205,370 62302 Contracted Vendor Personnel Services 37,721 36,294 34,750 91,550 62322 Maintenance & Repair Machinery 5,610 2,889 2,850 3,000 62400 Auditor Fee 13,721 33,597 23,000 24,000 62403 Bank Service Fees 0 508 0 300 62500 Rent Payments 5,782 5,956 0 6,500 62600 Parking Validation 506 0 1,000 500 62700 Auto Expense 325 410 450 500 SUBTOTAL CONTRACTUALS 198,761 198,626 234,150 375,510 63001 Miscellaneous Operating Expenses 64,995 64,560 90,670 85,200 63300 Gas & Diesel 922 720 1,000 500 SUBTOTAL COMMODITIES 65,917 65,280 91,670 85,700 65000 Building Rental 66,191 67,700 67,700 51,560 65010 Rental City Equipment 8,010 8,604 8,580 8,290 65011 Equipment Replacement Charges 0 0 5,840 0 65012 Accident Repair & Replacement 399 252 270 300 65040 IT Maintenance Charge 0 82,466 85,120 78,420 65050 IT Department Specific 75,493 0 0 0 65100 Insurance Charges 60,579 60,220 71,340 78,740 65105 Benefits Overhead 0 0 3,170 4,770 65210 Delivery Charges 0 2,791 2,760 2,760 65400 Indirect Costs 202,789 167,601 105,680 138,110 SUBTOTAL FIXED CHARGES 413,461 389,634 350,460 362,950 69011 Reserve Appropriation 0 0 0 391,440 69131 Mobility-Inspection Fee Paid 36,150 36,525 40,000 40,000 69132 Mobility-Inspection Fee Receiv 0 0 (5,000)(5,000) 69133 Ports Out-Administrative Pay 750,602 728,260 650,000 700,000 69134 Portprop in received HAP/ADM 0 0 (45,000)(30,000) 44,766 29,638 45,000 30,000 831,518 794,423 685,000 1,126,440 3,138,661 3,015,936 3,352,980 4,045,040 HOUSING AUTHORITY-VOUCHER ADM COMMUNITY DEVELOPMENT HOUSING AUTHORITY-VOUCHERS ADM ACCOUNTING UNIT 14018760 69167 Portprop Disbursement SUBTOTAL MISCELLANEOUS TOTAL 601CityCouncil 29 –706 6/1/2021 NSP FEDERAL GRANT DEPARTMENT RESOURCE SUMMARY COMMUNITY DEVELOPMENT ACTIVITIES ACTUAL FY 18-19 ACTUAL FY 19-20 ADOPTED FY 20-21 PROPOSED FY 21-22 REVENUES 56900 Principal Repayment 83,017 42,856 0 40,000 58000 Earning On Investments 19,780 22,325 1,372,180 5,000 TOTAL REVENUES 102,797 65,181 1,372,180 45,000 EXPENDITURES 14218760 NEIGHBORHOOD STABILIZE PRGM 1 8,172 15,522 980,720 720,000 14218761 ARRA NGHBRHD STABILIZE PRGM 2 10,310 5,662 290,240 346,720 14218762 NGHBRHD STABILIZE PRGM 3 4,545 4,212 101,220 101,410 TOTAL EXPENDITURES 23,026 25,395 1,372,180 1,168,130 OPERATING EXPENSES ACTUAL FY 18-19 ACTUAL FY 19-20 ADOPTED FY 20-21 PROPOSED FY 21-22 61000 SALARIES & BENEFITS 17,980 18,808 91,180 81,340 62000 CONTRACTUALS 2,699 4,821 11,170 96,090 63000 COMMODITIES 58 58 5,560 300 65000 FIXED CHARGES 2,290 1,708 10,070 14,220 68000 TRANSFERS 0 0 290,240 0 69000 MISCELLANEOUS 0 0 963,960 976,180 TOTAL 23,026 25,395 1,372,180 1,168,130 602 City Council 29 –707 6/1/2021 NSP FEDERAL GRANT COMMUNITY DEVELOPMENT ACCOUNTING UNIT NEIGHBORHOOD STABILIZATION PGM 14218002 Account Code LINE ITEM RESOURCES ACTUAL FY 18-19 ACTUAL FY 19-20 ADOPTED FY 20-21 PROPOSED FY 21-22 56900 Principal Repayment 83,017 42,856 0 40,000 58000 Earning On Investments 19,780 22,325 1,372,180 5,000 SUBTOTAL REVENUES 102,797 65,181 1,372,180 45,000 TOTAL 102,797 65,181 1,372,180 45,000 603 City Council 29 –708 6/1/2021 NSP FEDERAL GRANT COMMUNITY DEVELOPMENT ACCOUNTING UNIT NEIGHBORHOOD STABILIZE PRGM 1 14218760 Account Code LINE ITEM RESOURCES ACTUAL FY 18-19 ACTUAL FY 19-20 ADOPTED FY 20-21 PROPOSED FY 21-22 61000 Salaries Regular 3,592 6,222 10,000 18,740 61010 Salaries Cash Out/Separation 0 52 0 0 61100 Retirement-Employer Normal Cost 202 477 0 980 61101 Retirement - Employer Unfunded 1,649 2,882 0 0 61102 Retirement- Employer Unfunded- Miscellaneous 0 0 3,840 120 61120 Medicare Insurance 52 89 0 120 61130 Health Insurance 677 1,218 0 1,230 61170 Retiree Health Benefits 0 0 0 80 61180 Worker Compensation Insurance 149 619 600 570 SUBTOTAL SALARIES & BENEFITS 6,321 11,558 14,440 21,840 62010 Communications 4 10 0 0 62120 Training, Transportation, Meetings 247 0 0 0 62140 Membership, Subscription & Dues 0 0 0 0 62200 Advertising 1 2,159 0 1,500 62300 Contract Services-Professional 893 964 4,480 23,630 SUBTOTAL CONTRACTUALS 1,145 3,134 4,480 25,130 63001 Miscellaneous Operating Expenses 17 35 2,560 100 SUBTOTAL COMMODITIES 17 35 2,560 100 65000 Building Rental 161 0 0 0 65100 Insurance Charges 202 100 660 620 65105 Benefits Overhead 0 0 20 0 65400 Indirect Costs 326 694 1,060 2,260 SUBTOTAL FIXED CHARGES 689 794 1,740 2,880 69152 Loans & Grants 0 0 957,500 670,050 SUBTOTAL MISCELLANEOUS 0 0 957,500 670,050 TOTAL 8,172 15,522 980,720 720,000 604 City Council 29 –709 6/1/2021 NSP FEDERAL GRANT COMMUNITY DEVELOPMENT ACCOUNTING UNIT ARRA NGHBRHD STABILIZE PRGM 2 14218761 Account Code LINE ITEM RESOURCES ACTUAL FY 18-19 ACTUAL FY 19-20 ADOPTED FY 20-21 PROPOSED FY 21-22 61000 Salaries Regular 5,361 2,647 0 50,000 61010 Salaries Cash Out/Separation 0 2 0 0 61040 Salaries Overtime 32 0 0 0 61100 Retirement-Employer Normal Cost 96 92 0 0 61101 Retirement - Employer Unfunded 787 557 0 0 61120 Medicare Insurance 83 38 0 0 61130 Health Insurance 1,106 593 0 0 61180 Worker Compensation Insurance 224 263 0 0 SUBTOTAL SALARIES & BENEFITS 7,690 4,193 0 50,000 62010 Communications 13 3 0 0 62120 Training, Transportation, Meetings 1,144 0 0 0 62140 Membership, Subscription & Dues 1 0 0 0 62200 Advertising 0 607 0 1,500 62300 Contract Services-Professional 242 194 0 64,410 62400 Auditor Fee 3 3 0 0 SUBTOTAL CONTRACTUALS 1,402 808 0 65,910 63001 Miscellaneous Operating Expenses 30 9 0 100 SUBTOTAL COMMODITIES 30 9 0 100 65000 Building Rental 394 0 0 0 65100 Insurance Charges 303 340 0 0 65210 Delivery Charges 0 17 0 0 65400 Indirect Costs 490 295 0 6,040 SUBTOTAL FIXED CHARGES 1,187 653 0 6,040 68000 Transfer to Fund 135 0 0 290,240 0 SUBTOTAL TRANSFERS 0 0 290,240 0 69152 Loans & Grants 0 0 0 224,670 SUBTOTAL MISCELLANEOUS 0 0 0 224,670 TOTAL 10,310 5,662 290,240 346,720 605 City Council 29 –710 6/1/2021 NSP FEDERAL GRANT COMMUNITY DEVELOPMENT ACCOUNTING UNIT NGHBRHD STABILIZE PRGM 3 14218762 Account Code LINE ITEM RESOURCES ACTUAL FY 18-19 ACTUAL FY 19-20 ADOPTED FY 20-21 PROPOSED FY 21-22 61000 Salaries Regular 2,328 1,799 75,000 5,000 61010 Salaries Cash Out/Separation 0 37 0 0 61100 Retirement-Employer Normal Cost 118 84 0 0 61101 Retirement - Employer Unfunded 962 505 0 0 61102 Retirement- Employer Unfunded- Miscellaneous 0 0 1,440 240 61120 Medicare Insurance 34 26 0 0 61130 Health Insurance 431 425 0 0 61180 Worker Compensation Insurance 97 181 300 4,260 SUBTOTAL SALARIES & BENEFITS 3,969 3,057 76,740 9,500 62010 Communications 1 3 0 0 62120 Training, Transportation, Meetings 59 0 0 0 62140 Membership, Subscription & Dues 0 0 0 0 62200 Advertising 0 821 0 1,500 62300 Contract Services-Professional 91 55 6,690 3,550 SUBTOTAL CONTRACTUALS 152 879 6,690 5,050 63001 Miscellaneous Operating Expenses 11 15 3,000 100 SUBTOTAL COMMODITIES 11 15 3,000 100 65000 Building Rental 72 0 0 0 65100 Insurance Charges 131 60 330 4,680 65105 Benefits Overhead 0 0 10 0 65210 Delivery Charges 0 0 20 20 65400 Indirect Costs 212 201 7,970 600 SUBTOTAL FIXED CHARGES 414 261 8,330 5,300 69152 Loans & Grants 0 0 6,460 81,460 SUBTOTAL MISCELLANEOUS 0 0 6,460 81,460 TOTAL 4,545 4,212 101,220 101,410 606 City Council 29 –711 6/1/2021 PRISON TO EMPLOYMENT PROGRAM DEPARTMENT RESOURCE SUMMARY COMMUNITY DEVELOPMENT ACTIVITIES ACTUAL FY 18-19 ACTUAL FY 19-20 ADOPTED FY 20-21 PROPOSED FY 21-22 REVENUES 52025 State Grants-Direct 0 0 0 2,884,310 TOTAL REVENUES 0 0 0 2,884,310 EXPENDITURES 14418760 PRISON TO EMPLOYMENT PROGRAM 0 0 3,816,970 2,884,310 TOTAL EXPENDITURES 0 0 3,816,970 2,884,310 OPERATING EXPENSES ACTUAL FY 18-19 ACTUAL FY 19-20 ADOPTED FY 20-21 PROPOSED FY 21-22 61000 SALARIES & BENEFITS 0 0 239,690 374,430 62000 CONTRACTUALS 0 0 21,940 49,600 63000 COMMODITIES 0 0 5,000 1,200 65000 FIXED CHARGES 0 0 21,580 56,490 69000 MISCELLANEOUS 0 0 3,528,760 2,402,590 TOTAL 0 0 3,816,970 2,884,310 607 City Council 29 –712 6/1/2021 PRISON TO EMPLOYMENT PROGRAM COMMUNITY DEVELOPMENT ACCOUNTING UNIT PRISON TO EMPLOYMENT PROGRAM 14418002 Account Code LINE ITEM RESOURCES ACTUAL FY 18-19 ACTUAL FY 19-20 ADOPTED FY 20-21 PROPOSED FY 21-22 52025 State Grants-Direct 0 0 0 2,884,310 SUBTOTAL REVENUES 0 0 0 2,884,310 TOTAL 0 0 0 2,884,310 608 City Council 29 –713 6/1/2021 PRISON TO EMPLOYMENT PROGRAM COMMUNITY DEVELOPMENT ACCOUNTING UNIT PRISON TO EMPLOYMENT PROGRAM 14418760 Account Code LINE ITEM RESOURCES ACTUAL FY 18-19 ACTUAL FY 19-20 ADOPTED FY 20-21 PROPOSED FY 21-22 61000 Salaries Regular 0 0 203,360 256,910 61020 Salaries Part-Time 0 0 0 6,870 61040 Salaries Overtime 0 0 2,050 0 61100 Retirement-Employer Normal Cost 0 0 7,910 9,660 61102 Retirement- Employer Unfunded- Miscellaneous 0 0 0 47,160 61110 Part-Time Retirement 0 0 0 260 61120 Medicare Insurance 0 0 2,820 3,670 61130 Health Insurance 0 0 23,550 38,350 61180 Worker Compensation Insurance 0 0 0 11,550 SUBTOTAL SALARIES & BENEFITS 0 0 239,690 374,430 62010 Communications 0 0 0 1,100 62120 Training, Transportation, Meetings 0 0 0 1,000 62200 Advertising 0 0 0 1,000 62300 Contract Services-Professional 0 0 17,110 5,000 62500 Rent Payments 0 0 4,830 41,500 SUBTOTAL CONTRACTUALS 0 0 21,940 49,600 63001 Miscellaneous Operating Expenses 0 0 5,000 1,200 SUBTOTAL COMMODITIES 0 0 5,000 1,200 65040 IT Maintenance Charge 0 0 0 11,520 65100 Insurance Charges 0 0 0 12,680 65105 Benefits Overhead 0 0 0 430 65400 Indirect Costs 0 0 21,580 31,860 SUBTOTAL FIXED CHARGES 0 0 21,580 56,490 69011 Reserve Appropriation 0 0 2,510,850 438,710 69135 Payment to Subagent 0 0 1,012,910 1,600,000 69138 Payment-Training Portion 0 0 0 343,880 69143 Transportation Pass for Partic 0 0 5,000 10,000 69144 Client Support Services 0 0 0 10,000 SUBTOTAL MISCELLANEOUS 0 0 3,528,760 2,402,590 TOTAL 0 0 3,816,970 2,884,310 609 City Council 29 –714 6/1/2021 RENTAL REHABILITATION GRANT DEPARTMENT RESOURCE SUMMARY COMMUNITY DEVELOPMENT ACTIVITIES ACTUAL FY 18-19 ACTUAL FY 19-20 ADOPTED FY 20-21 PROPOSED FY 21-22 REVENUES 58000 Earning On Investments 6,492 7,251 7,000 5,000 TOTAL REVENUES 6,492 7,251 7,000 5,000 EXPENDITURES 14518760 RENTAL REHABILITATION GRANT 0 0 396,500 398,000 TOTAL EXPENDITURES 0 0 396,500 398,000 OPERATING EXPENSES ACTUAL FY 18-19 ACTUAL FY 19-20 ADOPTED FY 20-21 PROPOSED FY 21-22 69000 MISCELLANEOUS 0 0 396,500 398,000 TOTAL 0 0 396,500 398,000 610 City Council 29 –715 6/1/2021 RENTAL REHABILITATION GRANT COMMUNITY DEVELOPMENT ACCOUNTING UNIT RENTAL REHABILITATION GRANT 14518002 Account Code LINE ITEM RESOURCES ACTUAL FY 18-19 ACTUAL FY 19-20 ADOPTED FY 20-21 PROPOSED FY 21-22 58000 Earning On Investments 6,492 7,251 7,000 5,000 SUBTOTAL REVENUES 6,492 7,251 7,000 5,000 TOTAL 6,492 7,251 7,000 5,000 611 City Council 29 –716 6/1/2021 RENTAL REHABILITATION GRANT COMMUNITY DEVELOPMENT ACCOUNTING UNIT RENTAL REHABILITATION GRANT 14518760 Account Code LINE ITEM RESOURCES ACTUAL FY 18-19 ACTUAL FY 19-20 ADOPTED FY 20-21 PROPOSED FY 21-22 69152 Loans & Grants 0 0 396,500 398,000 SUBTOTAL MISCELLANEOUS 0 0 396,500 398,000 TOTAL 0 0 396,500 398,000 612 City Council 29 –717 6/1/2021 SB2 Planning DEPARTMENT RESOURCE SUMMARY COMMUNITY DEVELOPMENT ACTIVITIES ACTUAL FY 18-19 ACTUAL FY 19-20 ADOPTED FY 20-21 PROPOSED FY 21-22 EXPENDITURES 15818700 PLHA 0 0 0 174,600 TOTAL EXPENDITURES 0 0 0 174,600 OPERATING EXPENSES ACTUAL FY 18-19 ACTUAL FY 19-20 ADOPTED FY 20-21 PROPOSED FY 21-22 69000 MISCELLANEOUS 0 0 0 174,600 TOTAL 0 0 0 174,600 613 City Council 29 –718 6/1/2021 SB2 Planning COMMUNITY DEVELOPMENT ACCOUNTING UNIT PLHA 15818700 Account Code LINE ITEM RESOURCES ACTUAL FY 18-19 ACTUAL FY 19-20 ADOPTED FY 20-21 PROPOSED FY 21-22 69135 Payment to Subagent 0 0 0 174,600 SUBTOTAL MISCELLANEOUS 0 0 0 174,600 TOTAL 0 0 0 174,600 614 City Council 29 –719 6/1/2021 MS5 HAP CARES ACT COVID-19 DEPARTMENT RESOURCE SUMMARY COMMUNITY DEVELOPMENT ACTIVITIES ACTUAL FY 18-19 ACTUAL FY 19-20 ADOPTED FY 20-21 PROPOSED FY 21-22 REVENUES 52008 Federal Grant-Direct COVID 0 0 0 565,000 TOTAL REVENUES 0 0 0 565,000 EXPENDITURES 17018760 MS5 HAP CARES ACT COVID-19 0 0 0 565,000 TOTAL EXPENDITURES 0 0 0 565,000 OPERATING EXPENSES ACTUAL FY 18-19 ACTUAL FY 19-20 ADOPTED FY 20-21 PROPOSED FY 21-22 69000 MISCELLANEOUS 0 0 0 565,000 TOTAL 0 0 0 565,000 615 City Council 29 –720 6/1/2021 MS5 HAP CARES ACT COVID-19 COMMUNITY DEVELOPMENT ACCOUNTING UNIT MS5 HAP CARES ACT COVID-19 17018002 Account Code LINE ITEM RESOURCES ACTUAL FY 18-19 ACTUAL FY 19-20 ADOPTED FY 20-21 PROPOSED FY 21-22 52008 Federal Grant-Direct COVID 0 0 0 565,000 SUBTOTAL REVENUES 0 0 0 565,000 TOTAL 0 0 0 565,000 616 City Council 29 –721 6/1/2021 MS5 HAP CARES ACT COVID-19 COMMUNITY DEVELOPMENT ACCOUNTING UNIT MS5 HAP CARES ACT COVID-19 17018760 Account Code LINE ITEM RESOURCES ACTUAL FY 18-19 ACTUAL FY 19-20 ADOPTED FY 20-21 PROPOSED FY 21-22 69158 Housing Assist Pmt 0 0 0 565,000 SUBTOTAL MISCELLANEOUS 0 0 0 565,000 TOTAL 0 0 0 565,000 617 City Council 29 –722 6/1/2021 EMERGENCY RENTAL ASSISTANCE PG DEPARTMENT RESOURCE SUMMARY COMMUNITY DEVELOPMENT ACTIVITIES ACTUAL FY 18-19 ACTUAL FY 19-20 ADOPTED FY 20-21 PROPOSED FY 21-22 REVENUES 52008 Federal Grant-Direct COVID 0 0 0 5,930,390 TOTAL REVENUES 0 0 0 5,930,390 EXPENDITURES 17718700 EMERGENCY RENTAL ASSISTANCE PROGRAM 0 0 0 5,930,390 TOTAL EXPENDITURES 0 0 0 5,930,390 OPERATING EXPENSES ACTUAL FY 18-19 ACTUAL FY 19-20 ADOPTED FY 20-21 PROPOSED FY 21-22 62000 CONTRACTUALS 0 0 0 46,200 63000 COMMODITIES 0 0 0 500 69000 MISCELLANEOUS 0 0 0 5,883,690 TOTAL 0 0 0 5,930,390 618 City Council 29 –723 6/1/2021 EMERGENCY RENTAL ASSISTANCE PG COMMUNITY DEVELOPMENT ACCOUNTING UNIT EMERGENCY RENTAL ASSISTANCE PROGRAM 17718002 Account Code LINE ITEM RESOURCES ACTUAL FY 18-19 ACTUAL FY 19-20 ADOPTED FY 20-21 PROPOSED FY 21-22 52008 Federal Grant-Direct COVID 0 0 0 5,930,390 SUBTOTAL REVENUES 0 0 0 5,930,390 TOTAL 0 0 0 5,930,390 619 City Council 29 –724 6/1/2021 EMERGENCY RENTAL ASSISTANCE PG COMMUNITY DEVELOPMENT ACCOUNTING UNIT EMERGENCY RENTAL ASSISTANCE PROGRAM 17718700 Account Code LINE ITEM RESOURCES ACTUAL FY 18-19 ACTUAL FY 19-20 ADOPTED FY 20-21 PROPOSED FY 21-22 62300 Contract Services-Professional 0 0 0 15,000 62302 Contracted Vendor Personnel Services 0 0 0 31,200 SUBTOTAL CONTRACTUALS 0 0 0 46,200 63001 Miscellaneous Operating Expenses 0 0 0 500 SUBTOTAL COMMODITIES 0 0 0 500 69135 Payment to Subagent 0 0 0 5,883,690 SUBTOTAL MISCELLANEOUS 0 0 0 5,883,690 TOTAL 0 0 0 5,930,390 620 City Council 29 –725 6/1/2021 FEDERAL HOPWA PROGRAM GRANT DEPARTMENT RESOURCE SUMMARY COMMUNITY DEVELOPMENT ACTIVITIES ACTUAL FY 18-19 ACTUAL FY 19-20 ADOPTED FY 20-21 PROPOSED FY 21-22 REVENUES 52000 Federal Grant-Direct 3,068 20,728 0 0 TOTAL REVENUES 3,068 20,728 0 0 EXPENDITURES 40518761 HOPWA-HOUSING OPPORTUNITIES 2,992 20,728 0 0 TOTAL EXPENDITURES 2,992 20,728 0 0 OPERATING EXPENSES ACTUAL FY 18-19 ACTUAL FY 19-20 ADOPTED FY 20-21 PROPOSED FY 21-22 61000 SALARIES & BENEFITS 2,023 0 0 0 62000 CONTRACTUALS 790 0 0 0 63000 COMMODITIES 1 0 0 0 65000 FIXED CHARGES 177 0 0 0 69000 MISCELLANEOUS 0 20,728 0 0 TOTAL 2,992 20,728 0 0 621 City Council 29 –726 6/1/2021 FEDERAL HOPWA PROGRAM GRANT COMMUNITY DEVELOPMENT ACCOUNTING UNIT HOPWA-TENANT BASED ASST 40518002 Account Code LINE ITEM RESOURCES ACTUAL FY 18-19 ACTUAL FY 19-20 ADOPTED FY 20-21 PROPOSED FY 21-22 52000 Federal Grant-Direct 3,068 20,728 0 0 SUBTOTAL REVENUES 3,068 20,728 0 0 TOTAL 3,068 20,728 0 0 622 City Council 29 –727 6/1/2021 FEDERAL HOPWA PROGRAM GRANT COMMUNITY DEVELOPMENT ACCOUNTING UNIT HOPWA-HOUSING OPPORTUNITIES 40518761 Account Code LINE ITEM RESOURCES ACTUAL FY 18-19 ACTUAL FY 19-20 ADOPTED FY 20-21 PROPOSED FY 21-22 61020 Salaries Part-Time 1,578 0 0 0 61100 Retirement-Employer Normal Cost 30 0 0 0 61101 Retirement - Employer Unfunded 35 0 0 0 61120 Medicare Insurance 22 0 0 0 61130 Health Insurance 311 0 0 0 61180 Worker Compensation Insurance 48 0 0 0 SUBTOTAL SALARIES & BENEFITS 2,023 0 0 0 62010 Communications 0 0 0 0 62300 Contract Services-Professional 790 0 0 0 SUBTOTAL CONTRACTUALS 790 0 0 0 63001 Miscellaneous Operating Expenses 1 0 0 0 SUBTOTAL COMMODITIES 1 0 0 0 65000 Building Rental 13 0 0 0 65050 IT Department Specific 7 0 0 0 65100 Insurance Charges 14 0 0 0 65400 Indirect Costs 143 0 0 0 SUBTOTAL FIXED CHARGES 177 0 0 0 69135 Payment to Subagent 0 20,728 0 0 SUBTOTAL MISCELLANEOUS 0 20,728 0 0 TOTAL 2,992 20,728 0 0 623 City Council 29 –728 6/1/2021 INCLUSIONARY HOUSING FEE DEPARTMENT RESOURCE SUMMARY COMMUNITY DEVELOPMENT ACTIVITIES ACTUAL FY 18-19 ACTUAL FY 19-20 ADOPTED FY 20-21 PROPOSED FY 21-22 REVENUES 53822 Density Bonus Setup Fee 180,555 65,128 60,000 0 53902 Misc Service Charge 2,337 1,619 2,000 1,400 57000 Expense Reimbursement 28,665 0 0 2,300 57896 Inclusionary Housing Fees 7,236,945 0 5,956,830 6,926,880 57990 Miscellaneous Income 260 810 0 810 58000 Earning On Investments 154,622 143,327 60,000 75,000 58002 Net Increase (Decrease) In Fai 31,580 (31,580)0 0 TOTAL REVENUES 7,634,964 179,304 6,078,830 7,006,390 EXPENDITURES 41718820 INCLUSIONARY HOUSING FEE 3,230,109 1,832,902 6,078,830 7,006,390 TOTAL EXPENDITURES 3,230,109 1,832,902 6,078,830 7,006,390 OPERATING EXPENSES ACTUAL FY 18-19 ACTUAL FY 19-20 ADOPTED FY 20-21 PROPOSED FY 21-22 61000 SALARIES & BENEFITS 249,709 332,896 428,640 225,550 62000 CONTRACTUALS 2,898,654 1,411,585 120,690 111,100 63000 COMMODITIES 4,615 1,066 3,490 4,560 65000 FIXED CHARGES 37,130 47,355 60,580 51,400 66000 CAPITAL 0 0 18,750 0 69000 MISCELLANEOUS 40,000 40,000 5,446,680 6,613,780 TOTAL 3,230,109 1,832,902 6,078,830 7,006,390 624 City Council 29 –729 6/1/2021 INCLUSIONARY HOUSING FEE COMMUNITY DEVELOPMENT ACCOUNTING UNIT INCLUSIONARY HOUSING FEE 41718002 Account Code LINE ITEM RESOURCES ACTUAL FY 18-19 ACTUAL FY 19-20 ADOPTED FY 20-21 PROPOSED FY 21-22 53822 Density Bonus Setup Fee 180,555 65,128 60,000 0 53902 Misc Service Charge 2,337 1,619 2,000 1,400 57000 Expense Reimbursement 28,665 0 0 2,300 57896 Inclusionary Housing Fees 7,236,945 0 5,956,830 6,926,880 57990 Miscellaneous Income 260 810 0 810 58000 Earning On Investments 154,622 143,327 60,000 75,000 58002 Net Increase (Decrease) In Fai 31,580 (31,580)0 0 SUBTOTAL REVENUES 7,634,964 179,304 6,078,830 7,006,390 TOTAL 7,634,964 179,304 6,078,830 7,006,390 625 City Council 29 –730 6/1/2021 INCLUSIONARY HOUSING FEE COMMUNITY DEVELOPMENT ACCOUNTING UNIT INCLUSIONARY HOUSING FEE 41718820 Account Code LINE ITEM RESOURCES ACTUAL FY 18-19 ACTUAL FY 19-20 ADOPTED FY 20-21 PROPOSED FY 21-22 61000 Salaries Regular 124,711 181,902 255,260 139,830 61010 Salaries Cash Out/Separation 2,792 12 0 0 61020 Salaries Part-Time 17,757 4,674 0 0 61040 Salaries Overtime 4,707 1,322 5,000 1,000 61100 Retirement-Employer Normal Cost 7,704 13,908 18,050 11,760 61101 Retirement - Employer Unfunded 63,007 84,102 0 0 61102 Retirement- Employer Unfunded- Miscellaneous 0 0 100,200 36,120 61120 Medicare Insurance 2,141 2,671 3,620 2,010 61130 Health Insurance 20,651 25,561 35,100 20,090 61170 Retiree Health Benefits 0 0 520 240 61180 Worker Compensation Insurance 6,240 18,744 10,890 14,500 SUBTOTAL SALARIES & BENEFITS 249,709 332,896 428,640 225,550 62010 Communications 762 1,321 750 540 62012 Cellular Phone Charges 208 0 500 0 62120 Training, Transportation, Meetings 4,379 4,196 5,000 4,750 62140 Membership, Subscription & Dues 1,129 1,301 1,130 1,440 62200 Advertising 4,782 1,726 4,750 2,750 62300 Contract Services-Professional 2,837,995 1,370,410 57,380 50,620 62302 Contracted Vendor Personnel Services 48,913 32,552 50,650 50,750 62600 Parking Validation 256 0 280 0 62700 Auto Expense 230 80 250 250 SUBTOTAL CONTRACTUALS 2,898,654 1,411,585 120,690 111,100 63001 Miscellaneous Operating Expenses 4,581 1,031 3,440 4,510 63300 Gas & Diesel 34 35 50 50 SUBTOTAL COMMODITIES 4,615 1,066 3,490 4,560 65000 Building Rental 7,832 9,700 9,700 7,390 65010 Rental City Equipment 275 812 0 0 65011 Equipment Replacement Charges 0 0 2,920 0 65012 Accident Repair & Replacement 14 27 0 0 65040 IT Maintenance Charge 0 7,530 7,530 10,080 65050 IT Department Specific 6,960 0 0 0 65100 Insurance Charges 8,418 7,940 11,850 15,910 65105 Benefits Overhead 0 0 530 630 65210 Delivery Charges 0 377 380 380 65400 Indirect Costs 13,632 20,969 27,670 17,010 SUBTOTAL FIXED CHARGES 37,130 47,355 60,580 51,400 66400 Machinery & Equipment 0 0 18,750 0 SUBTOTAL CAPITAL 0 0 18,750 0 69011 Reserve Appropriation 0 0 205,520 4,548,170 69135 Payment to Subagent 0 0 45,000 45,000 69152 Loans & Grants 0 0 5,196,160 2,020,610 69157 Bad Debt Expense - Loans 40,000 40,000 0 0 SUBTOTAL MISCELLANEOUS 40,000 40,000 5,446,680 6,613,780 TOTAL 3,230,109 1,832,902 6,078,830 7,006,390 626 City Council 29 –731 6/1/2021 CDA - PEEBLER CAPITAL FUND DEPARTMENT RESOURCE SUMMARY COMMUNITY DEVELOPMENT ACTIVITIES ACTUAL FY 18-19 ACTUAL FY 19-20 ADOPTED FY 20-21 PROPOSED FY 21-22 REVENUES 52025 State Grants-Direct 0 0 1,288,000 0 58000 Earning On Investments 43,557 48,645 0 15,000 TOTAL REVENUES 43,557 48,645 1,288,000 15,000 EXPENDITURES 41818830 PEEBLER FUND CAPITAL PROJECTS 333,648 308,308 3,748,100 3,773,800 41818831 SOUTH MAIN REDEVELOPMENT PROJ (1,871)0 2,024,780 0 41818832 AFFORDABLE HOUSING AHSC PRGM 5,973 119,507 1,197,110 1,997,900 TOTAL EXPENDITURES 337,750 427,814 6,969,990 5,771,700 OPERATING EXPENSES ACTUAL FY 18-19 ACTUAL FY 19-20 ADOPTED FY 20-21 PROPOSED FY 21-22 66000 CAPITAL 337,750 427,814 6,969,990 5,771,700 TOTAL 337,750 427,814 6,969,990 5,771,700 627 City Council 29 –732 6/1/2021 CDA - PEEBLER CAPITAL FUND COMMUNITY DEVELOPMENT ACCOUNTING UNIT CDA CAPITAL PROJECTS REVENUE 41818002 Account Code LINE ITEM RESOURCES ACTUAL FY 18-19 ACTUAL FY 19-20 ADOPTED FY 20-21 PROPOSED FY 21-22 52025 State Grants-Direct 0 0 1,288,000 0 58000 Earning On Investments 43,557 48,645 0 15,000 SUBTOTAL REVENUES 43,557 48,645 1,288,000 15,000 TOTAL 43,557 48,645 1,288,000 15,000 628 City Council 29 –733 6/1/2021 CDA - PEEBLER CAPITAL FUND COMMUNITY DEVELOPMENT ACCOUNTING UNIT PEEBLER FUND CAPITAL PROJECTS 41818830 Account Code LINE ITEM RESOURCES ACTUAL FY 18-19 ACTUAL FY 19-20 ADOPTED FY 20-21 PROPOSED FY 21-22 66220 Improvements Other Than Building 333,648 308,308 3,748,100 3,773,800 SUBTOTAL CAPITAL 333,648 308,308 3,748,100 3,773,800 TOTAL 333,648 308,308 3,748,100 3,773,800 629 City Council 29 –734 6/1/2021 CDA - PEEBLER CAPITAL FUND COMMUNITY DEVELOPMENT ACCOUNTING UNIT SOUTH MAIN REDEVELOPMENT PROJ 41818831 Account Code LINE ITEM RESOURCES ACTUAL FY 18-19 ACTUAL FY 19-20 ADOPTED FY 20-21 PROPOSED FY 21-22 66220 Improvements Other Than Building (1,871)0 2,024,780 0 SUBTOTAL CAPITAL (1,871)0 2,024,780 0 TOTAL (1,871)0 2,024,780 0 630 City Council 29 –735 6/1/2021 CDA - PEEBLER CAPITAL FUND COMMUNITY DEVELOPMENT ACCOUNTING UNIT AFFORDABLE HOUSING AHSC PRGM 41818832 Account Code LINE ITEM RESOURCES ACTUAL FY 18-19 ACTUAL FY 19-20 ADOPTED FY 20-21 PROPOSED FY 21-22 66220 Improvements Other Than Building 5,973 119,507 1,197,110 1,997,900 SUBTOTAL CAPITAL 5,973 119,507 1,197,110 1,997,900 TOTAL 5,973 119,507 1,197,110 1,997,900 631 City Council 29 –736 6/1/2021 HOUSING AUTHORITY LMIHF DEPARTMENT RESOURCE SUMMARY COMMUNITY DEVELOPMENT ACTIVITIES ACTUAL FY 18-19 ACTUAL FY 19-20 ADOPTED FY 20-21 PROPOSED FY 21-22 REVENUES 56900 Principal Repayment 0 0 60,000 60,000 56901 Interest Repayments 128,046 1,267,491 130,000 125,000 57000 Expense Reimbursement 14,070 14,435 13,000 10,000 57960 Rental Of Property 27,200 27,467 0 0 57990 Miscellaneous Income 519 288 300 0 58000 Earning On Investments 83,688 62,199 22,000 30,000 TOTAL REVENUES 253,524 1,371,880 225,300 225,000 EXPENDITURES 60718810 HOUSING ASSET ADMIN 3,647,460 5,101,588 377,820 344,130 60718830 HOUSING ASSET CAP PROJECTS 255,305 86,998 1,119,900 1,369,950 TOTAL EXPENDITURES 3,902,765 5,188,586 1,497,720 1,714,080 OPERATING EXPENSES ACTUAL FY 18-19 ACTUAL FY 19-20 ADOPTED FY 20-21 PROPOSED FY 21-22 61000 SALARIES & BENEFITS 161,464 196,075 238,620 215,320 62000 CONTRACTUALS 51,688 38,010 61,790 229,790 63000 COMMODITIES 1,769 1,477 3,750 1,900 65000 FIXED CHARGES 32,243 39,640 54,910 47,120 66000 CAPITAL 255,305 1,770 68,750 0 69000 MISCELLANEOUS 3,400,295 4,911,614 1,069,900 1,219,950 TOTAL 3,902,765 5,188,586 1,497,720 1,714,080 632 City Council 29 –737 6/1/2021 HOUSING AUTHORITY LMIHF COMMUNITY DEVELOPMENT ACCOUNTING UNIT HOUSING ASSET REVENUES 60718002 Account Code LINE ITEM RESOURCES ACTUAL FY 18-19 ACTUAL FY 19-20 ADOPTED FY 20-21 PROPOSED FY 21-22 56900 Principal Repayment 0 0 60,000 60,000 56901 Interest Repayments 128,046 1,267,491 130,000 125,000 57000 Expense Reimbursement 14,070 14,435 13,000 10,000 57960 Rental Of Property 27,200 27,467 0 0 57990 Miscellaneous Income 519 288 300 0 58000 Earning On Investments 83,688 62,199 22,000 30,000 SUBTOTAL REVENUES 253,524 1,371,880 225,300 225,000 TOTAL 253,524 1,371,880 225,300 225,000 633 City Council 29 –738 6/1/2021 HOUSING AUTHORITY LMIHF COMMUNITY DEVELOPMENT ACCOUNTING UNIT HOUSING ASSET ADMIN 60718810 Account Code LINE ITEM RESOURCES ACTUAL FY 18-19 ACTUAL FY 19-20 ADOPTED FY 20-21 PROPOSED FY 21-22 61000 Salaries Regular 95,869 121,870 148,800 129,330 61010 Salaries Cash Out/Separation 6,907 19 0 0 61040 Salaries Overtime 1,255 0 1,500 1,000 61100 Retirement-Employer Normal Cost 4,117 6,096 9,990 6,430 61101 Retirement - Employer Unfunded 33,672 36,863 0 0 61102 Retirement- Employer Unfunded- Miscellaneous 0 0 46,320 51,000 61120 Medicare Insurance 1,402 1,731 2,080 1,870 61130 Health Insurance 13,914 17,387 20,910 17,170 61170 Retiree Health Benefits 0 0 420 70 61180 Worker Compensation Insurance 4,329 12,109 8,600 8,450 SUBTOTAL SALARIES & BENEFITS 161,464 196,075 238,620 215,320 62000 Utilities 393 0 400 0 62010 Communications 794 698 1,000 1,600 62012 Cellular Phone Charges 8 160 720 550 62120 Training, Transportation, Meetings 647 116 5,750 1,000 62140 Membership, Subscription & Dues 115 103 120 140 62200 Advertising 3,760 1,634 4,000 3,000 62251 Other Agency Services 335 339 350 450 62300 Contract Services-Professional 40,543 34,381 40,750 67,950 62302 Contracted Vendor Personnel Services 4,638 578 8,150 4,600 62600 Parking Validation 237 0 250 250 62700 Auto Expense 220 0 300 250 SUBTOTAL CONTRACTUALS 51,688 38,010 61,790 79,790 63001 Miscellaneous Operating Expenses 1,640 1,340 3,050 1,600 63300 Gas & Diesel 129 136 700 300 SUBTOTAL COMMODITIES 1,769 1,477 3,750 1,900 65000 Building Rental 6,136 7,500 7,500 5,710 65010 Rental City Equipment 2,143 2,620 8,670 8,330 65011 Equipment Replacement Charges 0 0 2,920 0 65012 Accident Repair & Replacement 100 83 270 20 65040 IT Maintenance Charge 0 9,518 9,520 7,370 65050 IT Department Specific 8,567 0 0 0 65100 Insurance Charges 5,839 6,030 9,350 9,280 65105 Benefits Overhead 0 0 410 380 65210 Delivery Charges 0 289 290 290 65400 Indirect Costs 9,457 13,601 15,980 15,740 SUBTOTAL FIXED CHARGES 32,243 39,640 54,910 47,120 66400 Machinery & Equipment 0 0 18,750 0 SUBTOTAL CAPITAL 0 0 18,750 0 69157 Bad Debt Expense - Loans 3,400,295 4,826,386 0 0 SUBTOTAL MISCELLANEOUS 3,400,295 4,826,386 0 0 TOTAL 3,647,460 5,101,588 377,820 344,130 634 City Council 29 –739 6/1/2021 HOUSING AUTHORITY LMIHF COMMUNITY DEVELOPMENT ACCOUNTING UNIT HOUSING ASSET CAP PROJECTS 60718830 Account Code LINE ITEM RESOURCES ACTUAL FY 18-19 ACTUAL FY 19-20 ADOPTED FY 20-21 PROPOSED FY 21-22 62300 Contract Services-Professional 0 0 0 150,000 SUBTOTAL CONTRACTUALS 0 0 0 150,000 66220 Improvements Other Than Building 255,305 1,770 50,000 0 SUBTOTAL CAPITAL 255,305 1,770 50,000 0 69011 Reserve Appropriation 0 0 0 150,000 69152 Loans & Grants 0 85,227 1,069,900 1,069,950 SUBTOTAL MISCELLANEOUS 0 85,227 1,069,900 1,219,950 TOTAL 255,305 86,998 1,119,900 1,369,950 635 City Council 29 –740 6/1/2021 2003A SERIES TAX ALLOC BOND DEPARTMENT RESOURCE SUMMARY COMMUNITY DEVELOPMENT ACTIVITIES ACTUAL FY 18-19 ACTUAL FY 19-20 ADOPTED FY 20-21 PROPOSED FY 21-22 REVENUES 58005 Investment Income-Trustee 310 0 0 0 59000-655 Transfer From Fund 655 12,649,301 0 0 0 59000-671 Transfer From Fund 671 994,422 0 0 0 TOTAL REVENUES 13,644,033 0 0 0 EXPENDITURES 65218020 2003A SERIES BOND DEBT SERVICE 203,471 0 0 0 TOTAL EXPENDITURES 203,471 0 0 0 OPERATING EXPENSES ACTUAL FY 18-19 ACTUAL FY 19-20 ADOPTED FY 20-21 PROPOSED FY 21-22 62000 CONTRACTUALS 1,375 0 0 0 67000 DEBT SERVICE 202,096 0 0 0 TOTAL 203,471 0 0 0 636 City Council 29 –741 6/1/2021 2003A SERIES TAX ALLOC BOND COMMUNITY DEVELOPMENT ACCOUNTING UNIT 2003A SERIES BOND REVENUES 65218002 Account Code LINE ITEM RESOURCES ACTUAL FY 18-19 ACTUAL FY 19-20 ADOPTED FY 20-21 PROPOSED FY 21-22 58005 Investment Income-Trustee 310 0 0 0 59000 Transfer From Fund 655 12,649,301 0 0 0 59000 Transfer From Fund 671 994,422 0 0 0 SUBTOTAL REVENUES 13,644,033 0 0 0 TOTAL 13,644,033 0 0 0 637 City Council 29 –742 6/1/2021 2003A SERIES TAX ALLOC BOND COMMUNITY DEVELOPMENT ACCOUNTING UNIT 2003A SERIES BOND DEBT SERVICE 65218020 Account Code LINE ITEM RESOURCES ACTUAL FY 18-19 ACTUAL FY 19-20 ADOPTED FY 20-21 PROPOSED FY 21-22 62300 Contract Services-Professional 1,375 0 0 0 SUBTOTAL CONTRACTUALS 1,375 0 0 0 67310 Bond Interest 202,096 0 0 0 SUBTOTAL DEBT SERVICE 202,096 0 0 0 TOTAL 203,471 0 0 0 638 City Council 29 –743 6/1/2021 2011A SERIES TAX ALLOC BOND DEPARTMENT RESOURCE SUMMARY COMMUNITY DEVELOPMENT ACTIVITIES ACTUAL FY 18-19 ACTUAL FY 19-20 ADOPTED FY 20-21 PROPOSED FY 21-22 REVENUES 58005 Investment Income-Trustee 45,661 0 0 0 59000-655 Transfer From Fund 655 52,951,230 0 0 0 59000-671 Transfer From Fund 671 3,203,237 0 0 0 TOTAL REVENUES 56,200,128 0 0 0 EXPENDITURES 65418020 2011 SERIES A DEBT SERVICE 1,485,285 0 0 0 TOTAL EXPENDITURES 1,485,285 0 0 0 OPERATING EXPENSES ACTUAL FY 18-19 ACTUAL FY 19-20 ADOPTED FY 20-21 PROPOSED FY 21-22 62000 CONTRACTUALS 4,449 0 0 0 67000 DEBT SERVICE 1,480,836 0 0 0 TOTAL 1,485,285 0 0 0 639 City Council 29 –744 6/1/2021 2011A SERIES TAX ALLOC BOND COMMUNITY DEVELOPMENT ACCOUNTING UNIT 2011 SERIES A TAX ALLOC BONDS 65418002 Account Code LINE ITEM RESOURCES ACTUAL FY 18-19 ACTUAL FY 19-20 ADOPTED FY 20-21 PROPOSED FY 21-22 58005 Investment Income-Trustee 45,661 0 0 0 59000 Transfer From Fund 655 52,951,230 0 0 0 59000 Transfer From Fund 671 3,203,237 0 0 0 SUBTOTAL REVENUES 56,200,128 0 0 0 TOTAL 56,200,128 0 0 0 640 City Council 29 –745 6/1/2021 2011A SERIES TAX ALLOC BOND COMMUNITY DEVELOPMENT ACCOUNTING UNIT 2011 SERIES A DEBT SERVICE 65418020 Account Code LINE ITEM RESOURCES ACTUAL FY 18-19 ACTUAL FY 19-20 ADOPTED FY 20-21 PROPOSED FY 21-22 62300 Contract Services-Professional 2,250 0 0 0 62401 Trustee Fee 2,199 0 0 0 SUBTOTAL CONTRACTUALS 4,449 0 0 0 67310 Bond Interest 1,467,419 0 0 0 67400 Amortization of Bond Discount 13,417 0 0 0 SUBTOTAL DEBT SERVICE 1,480,836 0 0 0 TOTAL 1,485,285 0 0 0 641 City Council 29 –746 6/1/2021 2018 A & B TARB DEPARTMENT RESOURCE SUMMARY COMMUNITY DEVELOPMENT ACTIVITIES ACTUAL FY 18-19 ACTUAL FY 19-20 ADOPTED FY 20-21 PROPOSED FY 21-22 REVENUES 58005 Investment Income-Trustee 0 1,226 0 0 59000-671 Transfer From Fund 671 0 5,591,770 3,042,160 6,489,930 TOTAL REVENUES 0 5,592,996 3,042,160 6,489,930 EXPENDITURES 65518020 2018 A & B TARB 0 3,093,950 3,042,160 6,489,930 TOTAL EXPENDITURES 0 3,093,950 3,042,160 6,489,930 OPERATING EXPENSES ACTUAL FY 18-19 ACTUAL FY 19-20 ADOPTED FY 20-21 PROPOSED FY 21-22 62000 CONTRACTUALS 0 6,410 10,200 10,800 67000 DEBT SERVICE 0 3,087,540 3,031,960 6,479,130 TOTAL 0 3,093,950 3,042,160 6,489,930 642 City Council 29 –747 6/1/2021 2018 A & B TARB COMMUNITY DEVELOPMENT ACCOUNTING UNIT 2018 A & B TARB 65518002 Account Code LINE ITEM RESOURCES ACTUAL FY 18-19 ACTUAL FY 19-20 ADOPTED FY 20-21 PROPOSED FY 21-22 58005 Investment Income-Trustee 0 1,226 0 0 59000 Transfer From Fund 671 0 5,591,770 3,042,160 6,489,930 SUBTOTAL REVENUES 0 5,592,996 3,042,160 6,489,930 TOTAL 0 5,592,996 3,042,160 6,489,930 643 City Council 29 –748 6/1/2021 2018 A & B TARB COMMUNITY DEVELOPMENT ACCOUNTING UNIT 2018 A & B TARB 65518020 Account Code LINE ITEM RESOURCES ACTUAL FY 18-19 ACTUAL FY 19-20 ADOPTED FY 20-21 PROPOSED FY 21-22 62300 Contract Services-Professional 0 2,600 6,000 6,600 62401 Trustee Fee 0 3,810 4,200 4,200 SUBTOTAL CONTRACTUALS 0 6,410 10,200 10,800 67300 Bond Principal 0 0 340,000 3,860,000 67310 Bond Interest 0 2,717,627 2,691,960 2,619,130 67400 Amortization of Bond Discount 0 369,913 0 0 SUBTOTAL DEBT SERVICE 0 3,087,540 3,031,960 6,479,130 TOTAL 0 3,093,950 3,042,160 6,489,930 644 City Council 29 –749 6/1/2021 2003B SERIES ALLOC BOND DEPARTMENT RESOURCE SUMMARY COMMUNITY DEVELOPMENT ACTIVITIES ACTUAL FY 18-19 ACTUAL FY 19-20 ADOPTED FY 20-21 PROPOSED FY 21-22 REVENUES 58005 Investment Income-Trustee 884 0 0 0 59000-655 Transfer From Fund 655 2,841,818 0 0 0 59000-671 Transfer From Fund 671 2,824,466 0 0 0 TOTAL REVENUES 5,667,169 0 0 0 EXPENDITURES 65818020 2003B SERIES BOND DEBT SERVICE 75,904 0 0 0 TOTAL EXPENDITURES 75,904 0 0 0 OPERATING EXPENSES ACTUAL FY 18-19 ACTUAL FY 19-20 ADOPTED FY 20-21 PROPOSED FY 21-22 62000 CONTRACTUALS 1,425 0 0 0 67000 DEBT SERVICE 74,479 0 0 0 TOTAL 75,904 0 0 0 645 City Council 29 –750 6/1/2021 2003B SERIES ALLOC BOND COMMUNITY DEVELOPMENT ACCOUNTING UNIT 2003B SERIES BOND REVENUE 65818002 Account Code LINE ITEM RESOURCES ACTUAL FY 18-19 ACTUAL FY 19-20 ADOPTED FY 20-21 PROPOSED FY 21-22 58005 Investment Income-Trustee 884 0 0 0 59000 Transfer From Fund 655 2,841,818 0 0 0 59000 Transfer From Fund 671 2,824,466 0 0 0 SUBTOTAL REVENUES 5,667,169 0 0 0 TOTAL 5,667,169 0 0 0 646 City Council 29 –751 6/1/2021 2003B SERIES ALLOC BOND COMMUNITY DEVELOPMENT ACCOUNTING UNIT 2003B SERIES BOND DEBT SERVICE 65818020 Account Code LINE ITEM RESOURCES ACTUAL FY 18-19 ACTUAL FY 19-20 ADOPTED FY 20-21 PROPOSED FY 21-22 62300 Contract Services-Professional 1,375 0 0 0 62401 Trustee Fee 50 0 0 0 SUBTOTAL CONTRACTUALS 1,425 0 0 0 67310 Bond Interest 72,361 0 0 0 67400 Amortization of Bond Discount 2,118 0 0 0 SUBTOTAL DEBT SERVICE 74,479 0 0 0 TOTAL 75,904 0 0 0 647 City Council 29 –752 6/1/2021 COSA RDA DEPARTMENT RESOURCE SUMMARY COMMUNITY DEVELOPMENT ACTIVITIES ACTUAL FY 18-19 ACTUAL FY 19-20 ADOPTED FY 20-21 PROPOSED FY 21-22 REVENUES 57071 Sale of Land 0 0 590,000 0 58000 Earning On Investments 5,300 5,166 0 0 59000-671 Transfer From Fund 671 127,371 289,698 250,000 150,000 TOTAL REVENUES 132,671 294,864 840,000 150,000 EXPENDITURES 67018843 COSA RDA ADMIN 195,477 216,232 250,000 150,000 67018850 COSA RDA OBLIGATIONS 0 0 590,000 0 TOTAL EXPENDITURES 195,477 216,232 840,000 150,000 OPERATING EXPENSES ACTUAL FY 18-19 ACTUAL FY 19-20 ADOPTED FY 20-21 PROPOSED FY 21-22 61000 SALARIES & BENEFITS 147,747 172,916 190,830 100,540 62000 CONTRACTUALS 17,950 8,439 19,500 21,950 63000 COMMODITIES 2,855 2,402 2,920 1,950 65000 FIXED CHARGES 26,925 32,475 36,750 25,560 69000 MISCELLANEOUS 0 0 590,000 0 TOTAL 195,477 216,232 840,000 150,000 648 City Council 29 –753 6/1/2021 COSA RDA COMMUNITY DEVELOPMENT ACCOUNTING UNIT COSA RDA REVENUE 67018002 Account Code LINE ITEM RESOURCES ACTUAL FY 18-19 ACTUAL FY 19-20 ADOPTED FY 20-21 PROPOSED FY 21-22 57071 Sale of Land 0 0 590,000 0 58000 Earning On Investments 5,300 5,166 0 0 59000 Transfer From Fund 671 127,371 289,698 250,000 150,000 SUBTOTAL REVENUES 132,671 294,864 840,000 150,000 TOTAL 132,671 294,864 840,000 150,000 649 City Council 29 –754 6/1/2021 COSA RDA COMMUNITY DEVELOPMENT ACCOUNTING UNIT COSA RDA ADMIN 67018843 Account Code LINE ITEM RESOURCES ACTUAL FY 18-19 ACTUAL FY 19-20 ADOPTED FY 20-21 PROPOSED FY 21-22 61000 Salaries Regular 102,187 109,576 122,600 54,400 61010 Salaries Cash Out/Separation 56 0 0 0 61040 Salaries Overtime 41 0 2,480 0 61100 Retirement-Employer Normal Cost 2,135 4,293 5,130 2,720 61101 Retirement - Employer Unfunded 17,462 25,961 0 0 61102 Retirement- Employer Unfunded- Miscellaneous 0 0 28,800 25,680 61120 Medicare Insurance 1,358 1,523 1,720 790 61130 Health Insurance 20,252 20,544 20,550 9,610 61170 Retiree Health Benefits 0 0 860 380 61180 Worker Compensation Insurance 4,256 11,019 8,690 6,960 SUBTOTAL SALARIES & BENEFITS 147,747 172,916 190,830 100,540 62010 Communications 1,161 1,127 1,200 1,060 62120 Training, Transportation, Meetings 1,069 0 2,000 100 62140 Membership, Subscription & Dues 75 0 100 0 62200 Advertising 0 0 1,500 0 62300 Contract Services-Professional 7,709 5,586 7,700 17,290 62302 Contracted Vendor Personnel Services 7,935 1,726 7,000 3,500 SUBTOTAL CONTRACTUALS 17,950 8,439 19,500 21,950 63001 Miscellaneous Operating Expenses 2,855 2,402 2,920 1,950 SUBTOTAL COMMODITIES 2,855 2,402 2,920 1,950 65000 Building Rental 6,532 7,100 7,100 5,410 65040 IT Maintenance Charge 0 6,204 6,200 5,300 65050 IT Department Specific 5,354 0 0 0 65100 Insurance Charges 5,741 5,810 9,450 7,640 65105 Benefits Overhead 0 0 420 360 65205 Internal Departments Personnel 0 854 0 0 65210 Delivery Charges 0 279 280 280 65400 Indirect Costs 9,298 12,229 13,300 6,570 SUBTOTAL FIXED CHARGES 26,925 32,475 36,750 25,560 TOTAL 195,477 216,232 250,000 150,000 650 City Council 29 –755 6/1/2021 COSA RDA COMMUNITY DEVELOPMENT ACCOUNTING UNIT COSA RDA OBLIGATIONS 67018850 Account Code LINE ITEM RESOURCES ACTUAL FY 18-19 ACTUAL FY 19-20 ADOPTED FY 20-21 PROPOSED FY 21-22 69142 Payment to other Agencies 0 0 590,000 0 SUBTOTAL MISCELLANEOUS 0 0 590,000 0 TOTAL 0 0 590,000 0 651 City Council 29 –756 6/1/2021 COSA RDA OBLIGATION RETIREMENT DEPARTMENT RESOURCE SUMMARY COMMUNITY DEVELOPMENT ACTIVITIES ACTUAL FY 18-19 ACTUAL FY 19-20 ADOPTED FY 20-21 PROPOSED FY 21-22 REVENUES 50011 Property Tax 6,969,642 2,703,213 3,045,320 6,847,860 57960 Rental Of Property 208,124 208,124 226,480 226,480 58000 Earning On Investments 107,386 73,189 0 0 TOTAL REVENUES 7,285,152 2,984,527 3,271,800 7,074,340 EXPENDITURES 67118021 COSA RDA OBLIG RETIRE DEBT SRV 8,449,110 6,298,439 3,709,140 7,074,340 TOTAL EXPENDITURES 8,449,110 6,298,439 3,709,140 7,074,340 OPERATING EXPENSES ACTUAL FY 18-19 ACTUAL FY 19-20 ADOPTED FY 20-21 PROPOSED FY 21-22 62000 CONTRACTUALS 416,971 416,971 416,980 416,480 68000 TRANSFERS 8,032,139 5,881,468 3,292,160 6,639,930 69000 MISCELLANEOUS 0 0 0 17,930 TOTAL 8,449,110 6,298,439 3,709,140 7,074,340 652 City Council 29 –757 6/1/2021 COSA RDA OBLIGATION RETIREMENT COMMUNITY DEVELOPMENT ACCOUNTING UNIT COSA RDA OBLIG RETIRE REV 67118002 Account Code LINE ITEM RESOURCES ACTUAL FY 18-19 ACTUAL FY 19-20 ADOPTED FY 20-21 PROPOSED FY 21-22 50011 Property Tax 6,969,642 2,703,213 3,045,320 6,847,860 57960 Rental Of Property 208,124 208,124 226,480 226,480 58000 Earning On Investments 107,386 73,189 0 0 SUBTOTAL REVENUES 7,285,152 2,984,527 3,271,800 7,074,340 TOTAL 7,285,152 2,984,527 3,271,800 7,074,340 653 City Council 29 –758 6/1/2021 COSA RDA OBLIGATION RETIREMENT COMMUNITY DEVELOPMENT ACCOUNTING UNIT COSA RDA OBLIG RETIRE DEBT SRV 67118021 Account Code LINE ITEM RESOURCES ACTUAL FY 18-19 ACTUAL FY 19-20 ADOPTED FY 20-21 PROPOSED FY 21-22 62400 Auditor Fee 10,500 10,500 10,500 10,000 62500 Rent Payments 406,471 406,471 406,480 406,480 SUBTOTAL CONTRACTUALS 416,971 416,971 416,980 416,480 68000 Transfer to Fund 652 994,422 0 0 0 68000 Transfer to Fund 654 3,203,237 0 0 0 68000 Transfer to Fund 655 882,643 5,591,770 3,042,160 6,489,930 68000 Transfer to Fund 658 2,824,466 0 0 0 68000 Transfer to Fund 670 127,371 289,698 250,000 150,000 SUBTOTAL TRANSFERS 8,032,139 5,881,468 3,292,160 6,639,930 69011 Reserve Appropriation 0 0 0 17,930 SUBTOTAL MISCELLANEOUS 0 0 0 17,930 TOTAL 8,449,110 6,298,439 3,709,140 7,074,340 654 City Council 29 –759 6/1/2021 THIS PAGE INTENTIONALLY LEFT BLANK 655 City Council 29 –760 6/1/2021 Information Technology 656 City Council 29 –761 6/1/2021 THIS PAGE INTENTIONALLY LEFT BLANK 657 City Council 29 –762 6/1/2021 INFO SYS STRATEGIC PLAN DEPARTMENT RESOURCE SUMMARY INFORMATION TECHNOLOGY ACTIVITIES ACTUAL FY 18-19 ACTUAL FY 19-20 ADOPTED FY 20-21 PROPOSED FY 21-22 REVENUES 56000 Charges To Departments 6,986,684 168,459 0 0 56020 IT Maintenance Charge to Department 0 5,700,001 5,700,060 6,193,560 56021 IT Department Specific Charge 0 1,349,050 1,349,050 1,349,040 56022 IT Communication Charge to Department 0 1,674,378 1,498,650 1,510,560 56023 IT Equipment Replacement 0 0 0 627,170 57000 Expense Reimbursement 29,313 35,237 0 0 57010 Miscellaneous Recoveries 39,193 41,016 39,000 39,000 58000 Earning On Investments 198,958 191,432 130,000 130,000 58002 Net Increase (Decrease) In Fai 288,759 293,763 0 0 TOTAL REVENUES 7,542,906 9,453,335 8,716,760 9,849,330 EXPENDITURES 10920140 NETWORK & TELECOMMUNICATIONS 1,631,418 1,501,297 2,561,630 2,391,200 10920141 ENTERPRISES SYSTEMS 1,611,798 1,491,861 3,163,910 3,357,180 10920143 SPECIALIZED SYSTEMS 679,862 694,954 1,235,780 1,253,770 10920145 CONTENT & COLLABORATION 857,825 735,697 0 0 10920146 ADMINISTRATION & PROJECTS 490,191 462,979 636,980 652,920 10920147 DATA CENTER 1,434,370 1,338,099 1,695,780 1,846,120 10920148 TECHNOLOGY & SUPPORT SERVICES 455,141 880,264 1,102,520 1,114,490 10920149 PROJECTS 0 0 5,780,000 3,981,000 TOTAL EXPENDITURES 7,160,605 7,105,150 16,176,600 14,596,680 OPERATING EXPENSES ACTUAL FY 18-19 ACTUAL FY 19-20 ADOPTED FY 20-21 PROPOSED FY 21-22 61000 SALARIES & BENEFITS 2,333,649 2,462,169 3,813,890 3,981,820 62000 CONTRACTUALS 4,045,339 3,535,952 6,023,660 6,507,890 63000 COMMODITIES 47,766 174,145 1,040,430 443,500 65000 FIXED CHARGES 553,918 615,050 818,620 738,470 66000 CAPITAL 179,933 317,834 4,480,000 2,925,000 TOTAL 7,160,605 7,105,150 16,176,600 14,596,680 658 City Council 29 –763 6/1/2021 INFO SYS STRATEGIC PLAN INFORMATION TECHNOLOGY INFORMATION TECHNOLOGY REVENUE ACCOUNTING UNIT 10920002 Account Code LINE ITEM RESOURCES ACTUAL FY 18-19 ACTUAL FY 19-20 ADOPTED FY 20-21 PROPOSED FY 21-22 56000 Charges To Departments 6,986,684 168,459 0 0 56020 IT Maintenance Charge to Department 0 5,700,001 5,700,060 6,193,560 56021 IT Department Specific Charge 0 1,349,050 1,349,050 1,349,040 56022 IT Communication Charge to Department 0 1,674,378 1,498,650 1,510,560 56023 IT Equipment Replacement 0 0 0 627,170 57000 Expense Reimbursement 29,313 35,237 0 0 57010 Miscellaneous Recoveries 39,193 41,016 39,000 39,000 58000 Earning On Investments 198,958 191,432 130,000 130,000 58002 Net Increase (Decrease) In Fai 288,759 293,763 0 0 SUBTOTAL REVENUES 7,542,906 9,453,335 8,716,760 9,849,330 TOTAL 7,542,906 9,453,335 8,716,760 9,849,330 659 City Council 29 –764 6/1/2021 INFO SYS STRATEGIC PLAN INFORMATION TECHNOLOGY NETWORK & TELECOMMUNICATIONS ACCOUNTING UNIT 10920140 Account Code LINE ITEM RESOURCES ACTUAL FY 18-19 ACTUAL FY 19-20 ADOPTED FY 20-21 PROPOSED FY 21-22 61000 Salaries Regular 171,568 170,173 362,780 370,750 61010 Salaries Cash Out/Separation 8,530 0 0 0 61040 Salaries Overtime 0 1,495 0 0 61100 Retirement-Employer Normal Cost 3,004 11,032 29,060 28,800 61101 Retirement - Employer Unfunded 24,572 66,709 0 0 61102 Retirement- Employer Unfunded- Miscellaneous 0 0 83,280 90,120 61120 Medicare Insurance 2,537 2,457 5,270 5,360 61130 Health Insurance 17,634 14,352 43,660 47,280 61170 Retiree Health Benefits 0 0 1,700 1,760 61180 Worker Compensation Insurance 7,680 21,155 21,790 20,040 SUBTOTAL SALARIES & BENEFITS 235,525 287,373 547,540 564,110 62010 Communications 910,853 763,634 998,200 807,000 62300 Contract Services-Professional 166,563 144,974 254,370 153,000 62302 Contracted Vendor Personnel Services 245,020 197,486 450,000 450,000 62306 Software Maintenance & Support 18,008 29,562 130,290 215,560 62307 Hardware Maintenance & Support 0 0 84,000 100,000 SUBTOTAL CONTRACTUALS 1,340,444 1,135,656 1,916,860 1,725,560 63001 Miscellaneous Operating Expenses 7,872 21,646 10,000 10,000 63300 Gas & Diesel 674 573 430 500 SUBTOTAL COMMODITIES 8,546 22,218 10,430 10,500 65000 Building Rental 5,513 5,800 5,800 4,770 65010 Rental City Equipment 2,796 5,052 2,800 4,860 65012 Accident Repair & Replacement 132 132 100 90 65040 IT Maintenance Charge 0 15,662 15,660 0 65050 IT Department Specific 13,921 0 0 0 65100 Insurance Charges 9,735 10,260 21,310 24,190 65105 Benefits Overhead 0 0 890 800 65210 Delivery Charges 0 191 190 190 65400 Indirect Costs 14,806 18,952 40,050 56,130 SUBTOTAL FIXED CHARGES 46,903 56,049 86,800 91,030 TOTAL 1,631,418 1,501,297 2,561,630 2,391,200 660 City Council 29 –765 6/1/2021 INFO SYS STRATEGIC PLAN INFORMATION TECHNOLOGY ENTERPRISES SYSTEMS ACCOUNTING UNIT 10920141 Account Code LINE ITEM RESOURCES ACTUAL FY 18-19 ACTUAL FY 19-20 ADOPTED FY 20-21 PROPOSED FY 21-22 61000 Salaries Regular 688,103 556,352 1,259,160 1,261,310 61010 Salaries Cash Out/Separation 63,269 0 0 0 61040 Salaries Overtime 3,634 2,890 0 0 61100 Retirement-Employer Normal Cost 11,990 20,240 101,210 98,000 61101 Retirement - Employer Unfunded 98,063 122,392 0 0 61102 Retirement- Employer Unfunded- Miscellaneous 0 0 184,680 278,760 61120 Medicare Insurance 9,377 7,898 18,080 18,260 61130 Health Insurance 127,920 94,426 224,450 256,440 61170 Retiree Health Benefits 0 0 1,440 1,570 61180 Worker Compensation Insurance 32,196 65,258 94,780 69,540 SUBTOTAL SALARIES & BENEFITS 1,034,552 869,457 1,883,800 1,983,880 62300 Contract Services-Professional 39,124 123,907 368,530 433,800 62302 Contracted Vendor Personnel Services 0 0 116,200 116,200 62305 Software Licenses & Subscripti 0 6,012 1,000 35,770 62306 Software Maintenance & Support 292,819 233,662 372,420 429,340 SUBTOTAL CONTRACTUALS 331,943 363,580 858,150 1,015,110 63001 Miscellaneous Operating Expenses 2,567 1,898 0 0 SUBTOTAL COMMODITIES 2,567 1,898 0 0 65000 Building Rental 90,294 95,320 95,320 78,280 65040 IT Maintenance Charge 0 58,190 76,260 0 65050 IT Department Specific 51,935 0 0 0 65100 Insurance Charges 40,810 40,900 113,400 83,960 65105 Benefits Overhead 0 0 4,710 3,970 65210 Delivery Charges 0 776 1,020 1,020 65400 Indirect Costs 59,697 61,740 131,250 190,960 SUBTOTAL FIXED CHARGES 242,736 256,926 421,960 358,190 TOTAL 1,611,798 1,491,861 3,163,910 3,357,180 661 City Council 29 –766 6/1/2021 INFO SYS STRATEGIC PLAN INFORMATION TECHNOLOGY SPECIALIZED SYSTEMS ACCOUNTING UNIT 10920143 Account Code LINE ITEM RESOURCES ACTUAL FY 18-19 ACTUAL FY 19-20 ADOPTED FY 20-21 PROPOSED FY 21-22 61000 Salaries Regular 0 0 242,760 241,530 61100 Retirement-Employer Normal Cost 0 0 17,990 17,020 61120 Medicare Insurance 0 0 3,500 3,490 61130 Health Insurance 0 0 46,140 47,520 61180 Worker Compensation Insurance 0 0 0 13,410 SUBTOTAL SALARIES & BENEFITS 0 0 310,390 322,970 62010 Communications 17,176 20,864 15,000 15,000 62300 Contract Services-Professional 0 28,319 27,650 0 62302 Contracted Vendor Personnel Services 510,609 438,006 626,000 626,000 62305 Software Licenses & Subscripti 3,370 1,798 2,000 2,000 62306 Software Maintenance & Support 147,075 156,117 227,940 234,230 SUBTOTAL CONTRACTUALS 678,230 645,105 898,590 877,230 63000 Office Supplies 0 48,906 0 0 63001 Miscellaneous Operating Expenses 1,632 943 0 0 SUBTOTAL COMMODITIES 1,632 49,849 0 0 65100 Insurance Charges 0 0 0 16,190 65105 Benefits Overhead 0 0 0 810 65400 Indirect Costs 0 0 26,800 36,570 SUBTOTAL FIXED CHARGES 0 0 26,800 53,570 TOTAL 679,862 694,954 1,235,780 1,253,770 662 City Council 29 –767 6/1/2021 INFO SYS STRATEGIC PLAN INFORMATION TECHNOLOGY CONTENT & COLLABORATION ACCOUNTING UNIT 10920145 Account Code LINE ITEM RESOURCES ACTUAL FY 18-19 ACTUAL FY 19-20 ADOPTED FY 20-21 PROPOSED FY 21-22 61000 Salaries Regular 245,964 253,875 0 0 61040 Salaries Overtime 1,058 2,717 0 0 61100 Retirement-Employer Normal Cost 8,118 11,647 0 0 61101 Retirement - Employer Unfunded 66,392 70,427 0 0 61120 Medicare Insurance 3,496 3,660 0 0 61130 Health Insurance 36,556 36,930 0 0 61180 Worker Compensation Insurance 10,534 30,008 0 0 SUBTOTAL SALARIES & BENEFITS 372,117 409,263 0 0 62300 Contract Services-Professional 155,637 16,287 0 0 62302 Contracted Vendor Personnel Services 235,669 245,630 0 0 62306 Software Maintenance & Support 42,529 2,853 0 0 62600 Parking Validation 217 0 0 0 SUBTOTAL CONTRACTUALS 434,053 264,769 0 0 63001 Miscellaneous Operating Expenses 923 2,116 0 0 SUBTOTAL COMMODITIES 923 2,116 0 0 65040 IT Maintenance Charge 0 18,071 0 0 65050 IT Department Specific 16,062 0 0 0 65100 Insurance Charges 13,352 12,910 0 0 65210 Delivery Charges 0 240 0 0 65400 Indirect Costs 21,318 28,328 0 0 SUBTOTAL FIXED CHARGES 50,732 59,549 0 0 TOTAL 857,825 735,697 0 0 663 City Council 29 –768 6/1/2021 INFO SYS STRATEGIC PLAN INFORMATION TECHNOLOGY ADMINISTRATION & PROJECTS ACCOUNTING UNIT 10920146 Account Code LINE ITEM RESOURCES ACTUAL FY 18-19 ACTUAL FY 19-20 ADOPTED FY 20-21 PROPOSED FY 21-22 61000 Salaries Regular 290,649 242,738 324,400 320,960 61020 Salaries Part-Time 0 4,825 0 0 61040 Salaries Overtime 74 0 0 0 61100 Retirement-Employer Normal Cost 8,892 10,683 21,720 22,340 61101 Retirement - Employer Unfunded 72,726 64,600 0 0 61102 Retirement- Employer Unfunded- Miscellaneous 0 0 73,080 86,040 61110 Part-Time Retirement 0 181 0 0 61120 Medicare Insurance 4,278 3,639 4,500 4,640 61130 Health Insurance 36,507 40,729 45,330 48,000 61180 Worker Compensation Insurance 12,397 28,966 15,390 17,920 SUBTOTAL SALARIES & BENEFITS 425,524 396,361 484,420 499,900 62120 Training, Transportation, Meetings 4,379 4,076 20,000 20,000 62130 Tuition Reimbursement 0 0 2,000 2,000 62300 Contract Services-Professional 1,461 774 13,520 10,000 62600 Parking Validation 0 0 700 700 62700 Auto Expense 6,000 6,000 6,000 6,000 SUBTOTAL CONTRACTUALS 11,841 10,850 42,220 38,700 63001 Miscellaneous Operating Expenses 1,315 619 43,000 43,000 SUBTOTAL COMMODITIES 1,315 619 43,000 43,000 65040 IT Maintenance Charge 0 12,048 12,050 0 65050 IT Department Specific 10,708 0 0 0 65100 Insurance Charges 15,714 15,480 18,410 21,630 65105 Benefits Overhead 0 0 770 810 65210 Delivery Charges 0 289 290 290 65400 Indirect Costs 25,089 27,331 35,820 48,590 SUBTOTAL FIXED CHARGES 51,512 55,148 67,340 71,320 TOTAL 490,191 462,979 636,980 652,920 664 City Council 29 –769 6/1/2021 INFO SYS STRATEGIC PLAN INFORMATION TECHNOLOGY DATA CENTER ACCOUNTING UNIT 10920147 Account Code LINE ITEM RESOURCES ACTUAL FY 18-19 ACTUAL FY 19-20 ADOPTED FY 20-21 PROPOSED FY 21-22 61000 Salaries Regular 68,810 99,886 0 0 61100 Retirement-Employer Normal Cost 1,202 2,552 0 0 61101 Retirement - Employer Unfunded 9,834 15,433 0 0 61102 Retirement- Employer Unfunded- Miscellaneous 0 0 0 21,120 61120 Medicare Insurance 988 1,006 0 0 61130 Health Insurance 3,829 4,139 0 0 61180 Worker Compensation Insurance 2,934 11,992 0 0 SUBTOTAL SALARIES & BENEFITS 87,597 135,009 0 21,120 62010 Communications 10,175 7,883 11,000 11,000 62300 Contract Services-Professional 61,835 1,856 64,550 64,550 62302 Contracted Vendor Personnel Services 490,552 474,912 688,000 638,000 62305 Software Licenses & Subscripti 7,115 25,989 26,000 41,000 62306 Software Maintenance & Support 429,546 389,781 467,400 609,550 62307 Hardware Maintenance & Support 178,088 108,699 49,400 96,400 SUBTOTAL CONTRACTUALS 1,177,311 1,009,120 1,306,350 1,460,500 63001 Miscellaneous Operating Expenses 3,171 2,736 0 0 63202 Operating Materials & Supplies 14,930 552 17,000 20,000 SUBTOTAL COMMODITIES 18,101 3,287 17,000 20,000 65000 Building Rental 108,920 114,990 114,990 94,430 65040 IT Maintenance Charge 0 2,410 2,410 0 65050 IT Department Specific 2,142 0 0 0 65100 Insurance Charges 3,719 3,610 4,760 0 65105 Benefits Overhead 0 0 200 0 65210 Delivery Charges 0 71 70 70 65400 Indirect Costs 5,938 10,266 0 0 SUBTOTAL FIXED CHARGES 120,720 131,347 122,430 94,500 66400 Machinery & Equipment 30,641 59,335 250,000 250,000 SUBTOTAL CAPITAL 30,641 59,335 250,000 250,000 TOTAL 1,434,370 1,338,099 1,695,780 1,846,120 665 City Council 29 –770 6/1/2021 INFO SYS STRATEGIC PLAN INFORMATION TECHNOLOGY TECHNOLOGY & SUPPORT SERVICES ACCOUNTING UNIT 10920148 Account Code LINE ITEM RESOURCES ACTUAL FY 18-19 ACTUAL FY 19-20 ADOPTED FY 20-21 PROPOSED FY 21-22 61000 Salaries Regular 100,163 175,488 308,510 315,840 61010 Salaries Cash Out/Separation 9,037 0 0 0 61040 Salaries Overtime 0 3,221 0 0 61100 Retirement-Employer Normal Cost 4,598 18,772 36,810 37,580 61101 Retirement - Employer Unfunded 37,603 113,517 0 0 61102 Retirement- Employer Unfunded- Miscellaneous 0 0 136,200 132,240 61110 Part-Time Retirement 30 80 0 0 61120 Medicare Insurance 1,521 2,555 4,420 4,580 61130 Health Insurance 20,725 30,037 78,530 82,560 61180 Worker Compensation Insurance 4,657 21,035 23,270 17,040 SUBTOTAL SALARIES & BENEFITS 178,334 364,706 587,740 589,840 62300 Contract Services-Professional 3 30,303 102,040 154,990 62302 Contracted Vendor Personnel Services 63,591 60,403 170,800 220,800 62306 Software Maintenance & Support 7,924 16,164 28,650 59,000 SUBTOTAL CONTRACTUALS 71,518 106,870 301,490 434,790 63000 Office Supplies 0 61,193 0 0 63001 Miscellaneous Operating Expenses 9,327 3,593 100,000 0 63202 Operating Materials & Supplies 5,354 29,371 20,000 20,000 SUBTOTAL COMMODITIES 14,681 94,157 120,000 20,000 65040 IT Maintenance Charge 0 30,119 30,120 0 65050 IT Department Specific 26,770 0 0 0 65100 Insurance Charges 5,902 6,070 27,840 20,570 65105 Benefits Overhead 0 0 1,160 1,360 65210 Delivery Charges 0 113 110 110 65400 Indirect Costs 8,644 19,730 34,060 47,820 SUBTOTAL FIXED CHARGES 41,317 56,032 93,290 69,860 66400 Machinery & Equipment 149,292 258,499 0 0 SUBTOTAL CAPITAL 149,292 258,499 0 0 TOTAL 455,141 880,264 1,102,520 1,114,490 666 City Council 29 –771 6/1/2021 INFO SYS STRATEGIC PLAN INFORMATION TECHNOLOGY PROJECTS ACCOUNTING UNIT 10920149 Account Code LINE ITEM RESOURCES ACTUAL FY 18-19 ACTUAL FY 19-20 ADOPTED FY 20-21 PROPOSED FY 21-22 62300 Contract Services-Professional 0 0 700,000 956,000 SUBTOTAL CONTRACTUALS 0 0 700,000 956,000 63001 Miscellaneous Operating Expenses 0 0 350,000 100,000 63202 Operating Materials & Supplies 0 0 500,000 250,000 SUBTOTAL COMMODITIES 0 0 850,000 350,000 66400 Machinery & Equipment 0 0 1,255,000 1,025,000 66510 Computer Software 0 0 2,975,000 1,650,000 SUBTOTAL CAPITAL 0 0 4,230,000 2,675,000 TOTAL 0 0 5,780,000 3,981,000 667 City Council 29 –772 6/1/2021 Bowers Museum 668 City Council 29 –773 6/1/2021 THIS PAGE INTENTIONALLY LEFT BLANK 669 City Council 29 –774 6/1/2021 GENERAL FUND DEPARTMENT RESOURCE SUMMARY BOWERS MUSEUM ACTIVITIES ACTUAL FY 18-19 ACTUAL FY 19-20 ADOPTED FY 20-21 PROPOSED FY 21-22 EXPENDITURES 01112030 BOWERS MUSEUM MAINTENANCE TOTAL EXPENDITURES 1,472,784 1,472,977 1,473,430 1,474,030 1,472,784 1,472,977 1,473,430 1,474,030 OPERATING EXPENSES ACTUAL FY 18-19 ACTUAL FY 19-20 ADOPTED FY 20-21 PROPOSED FY 21-22 62000 CONTRACTUALS 16,154 16,347 16,800 17,400 69000 MISCELLANEOUS 1,456,630 1,456,630 1,456,630 1,456,630 TOTAL 1,472,784 1,472,977 1,473,430 1,474,030 670 City Council 29 –775 6/1/2021 GENERAL FUND BOWERS MUSEUM BOWERS MUSEUM MAINTENANCE ACCOUNTING UNIT 01112030 Account Code LINE ITEM RESOURCES ACTUAL FY 18-19 ACTUAL FY 19-20 ADOPTED FY 20-21 PROPOSED FY 21-22 62251 Other Agency Services 16,154 16,347 16,800 17,400 SUBTOTAL CONTRACTUALS 16,154 16,347 16,800 17,400 69135 Payment to Subagent 1,456,630 1,456,630 1,456,630 1,456,630 SUBTOTAL MISCELLANEOUS 1,456,630 1,456,630 1,456,630 1,456,630 TOTAL 1,472,784 1,472,977 1,473,430 1,474,030 671 City Council 29 –776 6/1/2021 Debt Service and Non Departmental 672 City Council 29 –777 6/1/2021 THIS PAGE INTENTIONALLY LEFT BLANK 673 City Council 29 –778 6/1/2021 POLICE LEASE REVENUE BONDS DEPARTMENT RESOURCE SUMMARY DEBT SERVICE ACTIVITIES ACTUAL FY 18-19 ACTUAL FY 19-20 ADOPTED FY 20-21 PROPOSED FY 21-22 REVENUES 58000 Earning On Investments 7,403 0 0 0 58005 Investment Income-Trustee 4,037 4,203 0 0 59000-011 Transfer From Fund 011 4,622,660 4,621,750 4,623,300 4,622,100 TOTAL REVENUES 4,634,100 4,625,953 4,623,300 4,622,100 EXPENDITURES 40019020 POLICE BUILDING DEBT SERVICE 4,620,323 4,620,260 4,623,300 4,622,100 TOTAL EXPENDITURES 4,620,323 4,620,260 4,623,300 4,622,100 OPERATING EXPENSES ACTUAL FY 18-19 ACTUAL FY 19-20 ADOPTED FY 20-21 PROPOSED FY 21-22 62000 CONTRACTUALS 8,760 6,510 10,000 10,000 67000 DEBT SERVICE 4,611,563 4,613,750 4,613,300 4,612,100 TOTAL 4,620,323 4,620,260 4,623,300 4,622,100 674 City Council 29 –779 6/1/2021 POLICE LEASE REVENUE BONDS DEBT SERVICE ACCOUNTING UNIT POLICE BUILDING DEBT SERVICE 40019002 Account Code LINE ITEM RESOURCES ACTUAL FY 18-19 ACTUAL FY 19-20 ADOPTED FY 20-21 PROPOSED FY 21-22 58000 Earning On Investments 7,403 0 0 0 58005 Investment Income-Trustee 4,037 4,203 0 0 59000 Transfer From Fund 011 4,622,660 4,621,750 4,623,300 4,622,100 SUBTOTAL REVENUES 4,634,100 4,625,953 4,623,300 4,622,100 TOTAL 4,634,100 4,625,953 4,623,300 4,622,100 675 City Council 29 –780 6/1/2021 POLICE LEASE REVENUE BONDS DEBT SERVICE ACCOUNTING UNIT POLICE BUILDING DEBT SERVICE 40019020 Account Code LINE ITEM RESOURCES ACTUAL FY 18-19 ACTUAL FY 19-20 ADOPTED FY 20-21 PROPOSED FY 21-22 62300 Contract Services-Professional 8,760 6,510 10,000 10,000 SUBTOTAL CONTRACTUALS 8,760 6,510 10,000 10,000 67300 Bond Principal 3,205,000 3,407,500 3,620,000 3,845,000 67310 Bond Interest 1,406,563 1,206,250 993,300 767,100 SUBTOTAL DEBT SERVICE 4,611,563 4,613,750 4,613,300 4,612,100 TOTAL 4,620,323 4,620,260 4,623,300 4,622,100 676 City Council 29 –781 6/1/2021 COSA 2014 LEASE FINANCING DEPARTMENT RESOURCE SUMMARY DEBT SERVICE ACTIVITIES ACTUAL FY 18-19 ACTUAL FY 19-20 ADOPTED FY 20-21 PROPOSED FY 21-22 REVENUES 59000-011 Transfer From Fund 011 4,950,743 4,956,490 4,960,160 4,947,420 59000-086 Transfer From Fund 086 114,950 115,000 115,670 113,790 59000-101 Transfer From Fund 101 95,920 95,960 96,520 94,950 TOTAL REVENUES 5,161,613 5,167,450 5,172,350 5,156,160 EXPENDITURES 40419020 2014 LEASE FINANCING 5,151,748 5,156,545 5,172,350 5,156,160 TOTAL EXPENDITURES 5,151,748 5,156,545 5,172,350 5,156,160 OPERATING EXPENSES ACTUAL FY 18-19 ACTUAL FY 19-20 ADOPTED FY 20-21 PROPOSED FY 21-22 62000 CONTRACTUALS 0 0 11,000 0 67000 DEBT SERVICE 5,151,748 5,156,545 5,161,350 5,156,160 TOTAL 5,151,748 5,156,545 5,172,350 5,156,160 677 City Council 29 –782 6/1/2021 COSA 2014 LEASE FINANCING DEBT SERVICE ACCOUNTING UNIT 2014 LEASE FINANCING 40419002 Account Code LINE ITEM RESOURCES ACTUAL FY 18-19 ACTUAL FY 19-20 ADOPTED FY 20-21 PROPOSED FY 21-22 59000 Transfer From Fund 011 4,950,743 4,956,490 4,960,160 4,947,420 59000 Transfer From Fund 086 114,950 115,000 115,670 113,790 59000 Transfer From Fund 101 95,920 95,960 96,520 94,950 SUBTOTAL REVENUES 5,161,613 5,167,450 5,172,350 5,156,160 TOTAL 5,161,613 5,167,450 5,172,350 5,156,160 678 City Council 29 –783 6/1/2021 COSA 2014 LEASE FINANCING DEBT SERVICE ACCOUNTING UNIT 2014 LEASE FINANCING 40419020 Account Code LINE ITEM RESOURCES ACTUAL FY 18-19 ACTUAL FY 19-20 ADOPTED FY 20-21 PROPOSED FY 21-22 62300 Contract Services-Professional 0 0 11,000 0 SUBTOTAL CONTRACTUALS 0 0 11,000 0 67300 Bond Principal 4,145,000 4,290,000 4,440,000 4,585,000 67310 Bond Interest 1,006,748 866,545 721,350 571,160 SUBTOTAL DEBT SERVICE 5,151,748 5,156,545 5,161,350 5,156,160 TOTAL 5,151,748 5,156,545 5,172,350 5,156,160 679 City Council 29 –784 6/1/2021 GENERAL FUND DEPARTMENT RESOURCE SUMMARY GENERAL NON-DEP ACTIVITIES ACTUAL FY 18-19 ACTUAL FY 19-20 ADOPTED FY 20-21 PROPOSED FY 21-22 EXPENDITURES 01105015 GENERAL NON-DEPARTMENTAL 4,782,655 1,248,222 1,019,460 2,182,300 01105020 UNFUNDED LIABILITY (UAL)0 37,491,249 41,617,330 47,024,480 TOTAL EXPENDITURES 4,782,655 38,739,471 42,636,790 49,206,780 OPERATING EXPENSES ACTUAL FY 18-19 ACTUAL FY 19-20 ADOPTED FY 20-21 PROPOSED FY 21-22 61000 SALARIES & BENEFITS 109,626 37,517,289 41,617,330 47,024,480 62000 CONTRACTUALS 595,363 571,849 522,700 1,522,700 63000 COMMODITIES 19,509 16,318 22,500 22,500 65000 FIXED CHARGES 3,424,037 0 0 0 67000 DEBT SERVICE 634,120 634,015 637,100 637,100 69000 MISCELLANEOUS 0 0 (162,840)0 TOTAL 4,782,655 38,739,471 42,636,790 49,206,780 680 City Council 29 –785 6/1/2021 GENERAL FUND GENERAL NON-DEP ACCOUNTING UNIT GENERAL NON-DEPARTMENTAL 01105015 Account Code LINE ITEM RESOURCES ACTUAL FY 18-19 ACTUAL FY 19-20 ADOPTED FY 20-21 PROPOSED FY 21-22 61000 Salaries Regular 0 20,139 0 0 61040 Salaries Overtime 783 0 0 0 61100 Retirement-Employer Normal Cost 0 484 0 0 61101 Retirement - Employer Unfunded 108,843 0 0 0 61120 Medicare Insurance 0 232 0 0 61130 Health Insurance 0 5,185 0 0 SUBTOTAL SALARIES & BENEFITS 109,626 26,041 0 0 62120 Training, Transportation, Meetings 38 0 0 0 62140 Membership, Subscription & Dues 167,078 110,087 255,700 255,700 62300 Contract Services-Professional 428,247 461,762 267,000 1,265,000 62600 Parking Validation 0 0 0 2,000 SUBTOTAL CONTRACTUALS 595,363 571,849 522,700 1,522,700 63001 Miscellaneous Operating Expenses 19,509 16,318 22,500 22,500 SUBTOTAL COMMODITIES 19,509 16,318 22,500 22,500 65050 IT Department Specific 3,424,037 0 0 0 SUBTOTAL FIXED CHARGES 3,424,037 0 0 0 67100 Principal-Debt Services 483,147 500,697 518,900 537,800 67110 Interest-Debt Services 150,973 133,318 118,200 99,300 SUBTOTAL DEBT SERVICE 634,120 634,015 637,100 637,100 69090 Department Savings 0 0 (162,840)0 SUBTOTAL MISCELLANEOUS 0 0 (162,840)0 TOTAL 4,782,655 1,248,222 1,019,460 2,182,300 681 City Council 29 –786 6/1/2021 GENERAL FUND GENERAL NON-DEP ACCOUNTING UNIT UNFUNDED LIABILITY (UAL)01105020 Account Code LINE ITEM RESOURCES ACTUAL FY 18-19 ACTUAL FY 19-20 ADOPTED FY 20-21 PROPOSED FY 21-22 61102 Retirement- Employer Unfunded- Miscellaneous 0 14,438,788 16,265,880 17,922,840 61103 Retirement- Employer Unfunded - Police 0 15,489,187 17,085,900 19,839,920 61104 Retirement - Employer Unfunded - Fire 0 7,563,274 8,265,550 9,261,720 SUBTOTAL SALARIES & BENEFITS 0 37,491,249 41,617,330 47,024,480 TOTAL 0 37,491,249 41,617,330 47,024,480 682 City Council 29 –787 6/1/2021 COUNCIL SPECIAL PROJECTS FUND DEPARTMENT RESOURCE SUMMARY MISCELLANEOUS REVENUE ACTIVITIES ACTUAL FY 18-19 ACTUAL FY 19-20 ADOPTED FY 20-21 PROPOSED FY 21-22 REVENUES 58002 Net Increase (Decrease) In Fai 886 589 0 0 58005 Investment Income-Trustee 8,109 6,998 0 0 59000-011 Transfer From Fund 011 850,000 600,000 0 0 TOTAL REVENUES 858,995 607,587 0 0 683 City Council 29 –788 6/1/2021 COUNCIL SPECIAL PROJECTS FUND MISCELLANEOUS REVENUE ACCOUNTING UNIT REVENUE 05002002 Account Code LINE ITEM RESOURCES ACTUAL FY 18-19 ACTUAL FY 19-20 ADOPTED FY 20-21 PROPOSED FY 21-22 58002 Net Increase (Decrease) In Fai 886 589 0 0 58005 Investment Income-Trustee 8,109 6,998 0 0 59000 Transfer From Fund 011 850,000 600,000 0 0 SUBTOTAL REVENUES 858,995 607,587 0 0 TOTAL 858,995 607,587 0 0 684 City Council 29 –789 6/1/2021 COUNCIL SPECIAL PROJECTS FUND DEPARTMENT RESOURCE SUMMARY GENERAL NON-DEP ACTIVITIES ACTUAL FY 18-19 ACTUAL FY 19-20 ADOPTED FY 20-21 PROPOSED FY 21-22 EXPENDITURES 05005018 NON-DEPT COUNCIL SPECIAL PROJ 9,735 90,000 0 0 TOTAL EXPENDITURES 9,735 90,000 0 0 OPERATING EXPENSES ACTUAL FY 18-19 ACTUAL FY 19-20 ADOPTED FY 20-21 PROPOSED FY 21-22 62000 CONTRACTUALS 6,969 90,000 0 0 63000 COMMODITIES 2,767 0 0 0 TOTAL 9,735 90,000 0 0 685 City Council 29 –790 6/1/2021 COUNCIL SPECIAL PROJECTS FUND GENERAL NON-DEP ACCOUNTING UNIT NON-DEPT COUNCIL SPECIAL PROJ 05005018 Account Code LINE ITEM RESOURCES ACTUAL FY 18-19 ACTUAL FY 19-20 ADOPTED FY 20-21 PROPOSED FY 21-22 62300 Contract Services-Professional 6,969 90,000 0 0 SUBTOTAL CONTRACTUALS 6,969 90,000 0 0 63001 Miscellaneous Operating Expenses 2,767 0 0 0 SUBTOTAL COMMODITIES 2,767 0 0 0 TOTAL 9,735 90,000 0 0 686 City Council 29 –791 6/1/2021 CAPITAL OUTLAY FUND DEPARTMENT RESOURCE SUMMARY MISCELLANEOUS REVENUE ACTIVITIES ACTUAL FY 18-19 ACTUAL FY 19-20 ADOPTED FY 20-21 PROPOSED FY 21-22 REVENUES 57960 Rental Of Property 423,500 423,500 0 423,500 58004 Interest Earned on Bond Procee 66,704 70,326 0 0 58005 Investment Income-Trustee 1 0 0 0 59000-011 Transfer From Fund 011 292,000 292,000 292,000 292,000 59000-027 Transfer From Parking Fund 27 428 451 0 0 59000-060 Transfer From Fund 060 20,433 20,726 0 0 59000-068 Transfer From Fund 068 3,747 3,943 0 0 59000-075 Transfer From Fund 075 3,426 3,605 0 0 59000-086 Transfer From Fund 086 2,998 3,154 0 0 59000-101 Transfer From Fund 101 857 901 0 0 TOTAL REVENUES 814,094 818,605 292,000 715,500 687 City Council 29 –792 6/1/2021 CAPITAL OUTLAY FUND MISCELLANEOUS REVENUE ACCOUNTING UNIT MISCELLANEOUS REVENUE 05102002 Account Code LINE ITEM RESOURCES ACTUAL FY 18-19 ACTUAL FY 19-20 ADOPTED FY 20-21 PROPOSED FY 21-22 57960 Rental Of Property 423,500 423,500 0 423,500 58004 Interest Earned on Bond Procee 66,704 70,326 0 0 58005 Investment Income-Trustee 1 0 0 0 59000 Transfer From Fund 011 292,000 292,000 292,000 292,000 59000 Transfer From Fund 060 20,433 20,726 0 0 59000 Transfer From Fund 068 3,747 3,943 0 0 59000 Transfer From Fund 075 3,426 3,605 0 0 59000 Transfer From Fund 086 2,998 3,154 0 0 59000 Transfer From Fund 101 857 901 0 0 59000 Transfer From Parking Fund 27 428 451 0 0 SUBTOTAL REVENUES 814,094 818,605 292,000 715,500 TOTAL 814,094 818,605 292,000 715,500 688 City Council 29 –793 6/1/2021 CAPITAL OUTLAY FUND DEPARTMENT RESOURCE SUMMARY GENERAL NON-DEP ACTIVITIES ACTUAL FY 18-19 ACTUAL FY 19-20 ADOPTED FY 20-21 PROPOSED FY 21-22 EXPENDITURES 05105015 NON-DEPARTMENTAL 104,558 138,424 292,000 292,000 TOTAL EXPENDITURES 104,558 138,424 292,000 292,000 OPERATING EXPENSES ACTUAL FY 18-19 ACTUAL FY 19-20 ADOPTED FY 20-21 PROPOSED FY 21-22 66000 CAPITAL 5,400 105,645 0 0 67000 DEBT SERVICE 99,158 32,779 292,000 292,000 TOTAL 104,558 138,424 292,000 292,000 689 City Council 29 –794 6/1/2021 CAPITAL OUTLAY FUND GENERAL NON-DEP ACCOUNTING UNIT NON-DEPARTMENTAL 05105015 Account Code LINE ITEM RESOURCES ACTUAL FY 18-19 ACTUAL FY 19-20 ADOPTED FY 20-21 PROPOSED FY 21-22 66200 Building Improvement 5,400 105,537 0 0 66220 Improvements Other Than Building 0 108 0 0 SUBTOTAL CAPITAL 5,400 105,645 0 0 67100 Principal-Debt Services 0 0 292,000 292,000 67200 Principal-Leases 72,662 26,786 0 0 67210 Interest-Leases 26,496 5,993 0 0 SUBTOTAL DEBT SERVICE 99,158 32,779 292,000 292,000 TOTAL 104,558 138,424 292,000 292,000 690 City Council 29 –795 6/1/2021 STRATEGIC PLAN PROJECTS DEPARTMENT RESOURCE SUMMARY MISCELLANEOUS REVENUE ACTIVITIES ACTUAL FY 18-19 ACTUAL FY 19-20 ADOPTED FY 20-21 PROPOSED FY 21-22 REVENUES 59000-011 Transfer From Fund 011 1,401,672 1,438,857 0 0 TOTAL REVENUES 1,401,672 1,438,857 0 0 691 City Council 29 –796 6/1/2021 STRATEGIC PLAN PROJECTS MISCELLANEOUS REVENUE ACCOUNTING UNIT MISCELLENOUS REVENUE 05202002 Account Code LINE ITEM RESOURCES ACTUAL FY 18-19 ACTUAL FY 19-20 ADOPTED FY 20-21 PROPOSED FY 21-22 59000 Transfer From Fund 011 1,401,672 1,438,857 0 0 SUBTOTAL REVENUES 1,401,672 1,438,857 0 0 TOTAL 1,401,672 1,438,857 0 0 692 City Council 29 –797 6/1/2021 THIS PAGE INTENTIONALLY LEFT BLANK 693 City Council 29 –798 6/1/2021 Interfund Transfers 694 City Council 29 –799 6/1/2021 THIS PAGE INTENTIONALLY LEFT BLANK 695 City Council 29 –800 6/1/2021 GENERAL FUND DEPARTMENT RESOURCE SUMMARY INTERFUND TRANSFERS ACTIVITIES ACTUAL FY 18-19 ACTUAL FY 19-20 ADOPTED FY 20-21 PROPOSED FY 21-22 EXPENDITURES 01106019 GENERAL FUND: INTERFUND TRANSFERS 11,908,487 20,758,152 18,382,560 24,173,510 TOTAL EXPENDITURES 11,908,487 20,758,152 18,382,560 24,173,510 OPERATING EXPENSES ACTUAL FY 18-19 ACTUAL FY 19-20 ADOPTED FY 20-21 PROPOSED FY 21-22 68000 TRANSFERS 11,908,487 20,758,152 18,382,560 24,173,510 TOTAL 11,908,487 20,758,152 18,382,560 24,173,510 696 City Council 29 –801 6/1/2021 GENERAL FUND INTERFUND TRANSFERS ACCOUNTING UNIT GENERAL FUND: INTERFUND TRANSFERS 01106019 Account Code LINE ITEM RESOURCES ACTUAL FY 18-19 ACTUAL FY 19-20 ADOPTED FY 20-21 PROPOSED FY 21-22 68000 Transfer to Fund 012 (Cannabis Public Benefit)0 8,805,315 6,766,700 13,016,700 68000 Transfer to Fund 051 292,000 292,000 292,000 292,000 68000 Transfer to Fund 052 (Strategic Plan)1,401,672 1,438,857 0 0 68000 Transfer to Fund 067 0 0 1,100,000 1,081,870 68000 Transfer to Fund 074 1,179,404 1,179,400 1,179,400 743,500 68000 Transfer to Fund 400 (Police Debt Service)4,622,660 4,621,750 4,623,300 4,622,100 68000 Transfer to Fund 404 (Police Bldg/Ross Annex Debt)4,412,751 4,420,830 4,421,160 4,417,340 SUBTOTAL TRANSFERS 11,908,487 20,758,152 18,382,560 24,173,510 TOTAL 11,908,487 20,758,152 18,382,560 24,173,510 697 City Council 29 –802 6/1/2021 Capital Improvement Program 698 City Council 29 –803 6/1/2021 THIS PAGE INTENTIONALLY LEFT BLANK 699 City Council 29 –804 6/1/2021 PROJECTSOTHER CDBG CAPITAL OUTLAYWATER CAPITALSEWER AREA FEES A & D FUNDSMEASURE M2GAS TAX TOTALI. STREET IMPROVEMENTSFY 21/22 ALLEY REHABILITATION1 . Alley Improvement Program145,915 145,915Subtotal FY21/22 ALLEY REHABILITATION145,915 145,915FY 21/22 PLANNING2 . Pavement Management325,000 325,0003 . Project Development125,000 125,0004 . Right-of-Way Management350,000 350,000Subtotal FY21/22 PLANNING800,000 800,000FY 21/22 INDUSTRIAL STREET REHABILITATION5. Garnsey Business District Improvements4,334,6664,334,666Subtotal FY21/22 NEIGHBORHOOD STREET REHABILITATION4,334,6664,334,666FY 21/22 LOCAL STREET RESURFACING6. Local Street Preventative Maintenance3,000,0003,000,000Subtotal FY21/22 LOCAL STREET RESURFACING3,000,0003,000,000FY 21/22 ARTERIAL STREET REHABILITATION7. Bristol Street Rehabilitation: Santa Clara to Memory Lane940,000940,0008. Grand Avenue Rehabilitation: Warner to Edinger1,668,2211,668,2219. Main Street Rehabilitation: MacArthur Blvd to Dyer Rd1,680,0001,680,00010. Westminster Avenue Rehabilitation: Newhope St to HarborBlvd1,335,892164,108 1,500,000Subtotal FY21/22 ARTERIAL STREET REHABILITATION5,624,113164,1085,788,221FY 21/22 STREET/BRIDGE IMPROVEMENTS & WIDENING11 . Bristol Street and Memory Lane Intersection Widening400,000 400,00012 . Bristol Street Improvements and Widening: Phase 4 - Warner to Saint Andrew50,00050,00013 . Fairview Bridge and Street Improvements830,000830,00014. Warner Avenue Improvements: Phase 2 - Oak to Grand1,000,0001,000,000Subtotal FY21/22 STREET/BRIDGE IMPROVEMENTS & WIDENING50,0001,000,0001,230,000 2,280,000TOTAL STREET IMPROVEMENTS10,008,7791,000,0003,945,915 1,394,108 16,348,802II. TRAFFIC IMPROVEMENTSFY 21/22 TRAFFIC IMPROVEMENTS15. Bristol Street and Santa Clara Avenue Signal Modification23,80023,80016. Citywide Speed Limit Study70,00070,00017. First Street Corridor Traffic Signal Synchronization380,000380,000CITY OF SANTA ANAONE YEAR CAPITAL IMPROVEMENT PROGRAMFY 2021-225&8888896700&nbsp;City Council&nbsp;29 &ndash;&nbsp;8056/1/2021&nbsp; PROJECTSOTHER CDBG CAPITAL OUTLAYWATER CAPITALSEWER AREA FEES A & D FUNDSMEASURE M2GAS TAX TOTALCITY OF SANTA ANAONE YEAR CAPITAL IMPROVEMENT PROGRAMFY 2021-2218. Traffic Signal Equipment Replacement100,000100,000Subtotal FY21/22 TRAFFIC IMPROVEMENTS23,800550,000573,800FY 21/22 TRAFFIC SAFETY / MOBILITY19. Fremont Elementary and Spurgeon Intermediate SRTS4,849,0004,849,00020. Legacy Square Transportation Improvements1,997,8651,997,86521 . Pedestrian Improvements285,000285,00022 . Safe Mobility Santa Ana Update147,00033,000180,000Subtotal FY21/22 TRAFFIC SAFETY / MOBILITY6,993,86533,000285,000 7,311,865FY 21/22 PLANNING23. Bike Lane Project Development80,00080,00024. Traffic Management Plans50,00050,00025. Traffic Safety Project Development50,00050,000Subtotal FY21/22 PLANNING180,000180,000TOTAL TRAFFIC IMPROVEMENTS7,017,665763,000285,000 8,065,665III. UTILITY/DRAINAGE/LIGHTING IMPROVEMENTSFY 21/22 SEWER IMPROVEMENTS26. Fairhaven Neighborhood Sewer Main Improvements300,000300,00027. Industrial Streets Sewer Main Improvements Phase 1225,000225,00028. Lincoln Avenue Sewer Main Improvements800,000800,00029. NE Annex Septic to Sewer Conversion840,000840,00030. Rene Drive Sewer Main Upgrade590,000590,00031. Santa Ana Memorial Neighborhood Sewer MainImprovements225,000225,00032. Willard Neighborhood Sewer Main Improvements130,000130,00033. Wright Street Sewer Main Improvements737,000737,000Subtotal FY21/22 SEWER IMPROVEMENTS5,547,0003,847,000FY 21/22 WATER IMPROVEMENTS34. Bristol Street Water Main Improvements Phase 3A - CivicCenter to Washington50,00050,00035. East & West Reservoirs Chlorine Buildings1,000,0001,000,00036. Euclid Street Water Main Improvements2,500,0002,500,00037. Fairview Street Water Main Improvements2,500,0002,500,00038. Garnsey Street Business District Water MainImprovements820,000820,00039. Grovemont Street Water Main Improvements2,100,0002,100,00040. Industrial Streets Water Main Improvements Phase 11,500,0001,500,00041. Lincoln Avenue Water Main Improvements800,000800,000216701&nbsp;City Council&nbsp;29 &ndash;&nbsp;8066/1/2021&nbsp; PROJECTSOTHER CDBG CAPITAL OUTLAYWATER CAPITALSEWER AREA FEES A & D FUNDSMEASURE M2GAS TAX TOTALCITY OF SANTA ANAONE YEAR CAPITAL IMPROVEMENT PROGRAMFY 2021-2242. NE Annex Septic to Sewer Improvements1,425,0001,425,00043. SA-1 Hydropower Generation Project1,700,0001,700,00044. South Main Street Water Main Improvements1,100,0001,100,000Subtotal FY21/22 WATER IMPROVEMENTS15,495,00015,495,000FY 21/22 STORM DRAIN/WATER QUALITY45. Stormwater Channel Fencing Upgrades400,000400,000Subtotal FY21/22 STORM DRAIN/WATER QUALITY400,000400,000FY 21/22 MUNICIPAL FACILITIES46. Pressure Reducing Vault Power & Controls Improvements1,380,0001,380,00047. Well No. 32 - Rehabilitation2,250,0002,250,000Subtotal FY21/22 MUNICIPAL FACILITIES3,630,0003,630,000TOTAL UTILITY/DRAINAGE/LIGHTING IMPROVEMENTS400,00019,125,000 5,547,00023,372,000IV. PARK FACILITY IMPROVEMENTSFY 21/22 PARK FACILITY48. City of Santa Ana Dog Park1,100,0001,100,00049. City Park Splash Pads (Various Sites)5,343,5205,343,52050. Dan Young Soccer Field Sports Lights418,200418,20051 . El Salvador Park Basketball Court & Court Lighting Renovation300,000300,00052 . New Stadium Scoreboard and Marquee200,000200,00053. Riverview Park Ballfield Sports Lighting Renovation200,000200,00054. Santa Anita Park Synthetic Turf & Shade Structure156,000156,00055. Stadium Synthetic Turf Renovation818,000818,000Subtotal FY21/22 PARK FACILITY5,343,5201,518,2001,674,0008,535,720TOTAL PARK FACILITY IMPROVEMENTS5,343,52015182001,674,0008,535,720V. INFRASTRUCTURE IMPROVEMENTSFY 21/22 FACILITY56. Project W Bus Shelter Project1,030,0001,030,000Subtotal FY21/22 FACILITY1,030,0001,030,000TOTAL INFRASTRUCTURE IMPROVEMENTS1,030,0001,030,00022,769,9641,518,200 19,125,000 5,547,000 1,000,000 1,674,000 5,738,915 1,679,108 57,352,187410GRAND TOTAL ONE YEAR CIP PROJECTS702&nbsp;City Council&nbsp;29 &ndash;&nbsp;8076/1/2021&nbsp; CITY OF SANTA ANA ONE-YEAR CAPITAL IMPROVEMENT PROGRAM FY 2021 - 2022 "OTHER" FUNDING SOURCES (1) ACTIVE TRANSPORTATION PROGRAM - STATE (2) AFFORDABLE HOUSING SUSTAINABLE COMMUNITIES (3) CONGESTION MANAGEMENT AND AIR QUALITY (4) FEDERAL CLEAN WATER ENTERPRISE (5) REFUSE - MAINTENANCE (6) ACTIVE TRANSPORTATION PROGRAM - FEDERAL (7) CELL TOWER REVENUE (8) SB-1 ROAD MAINTENANCE AND REHABILITATION ACCOUNT (9) DRAINAGE AREA FEE: AREA IV (10 ) PRCSA YOUTH SERVICES 703 City Council 29 –808 6/1/2021 Seven Year Capital Improvement Program 704 City Council 29 –809 6/1/2021 PROJECTSOTHER CDBG CAPITAL OUTLAYWATER CAPITALSEWER AREA FEES A & D FUNDSMEASURE M2GAS TAX TOTALI. STREET IMPROVEMENTSFY 21/22 ALLEY REHABILITATION1 . Alley Improvement Program145,915 145,915Subtotal FY21/22 ALLEY REHABILITATION145,915 145,915FY 21/22 PLANNING2 . Pavement Management325,000 325,0003 . Project Development125,000 125,0004 . Right-of-Way Management350,000 350,000Subtotal FY21/22 PLANNING800,000 800,000FY 21/22 NEIGHBORHOOD STREET REHABILITATION5 . Garnsey Business District Improvements 4,334,6664,334,666Subtotal FY21/22 NEIGHBORHOOD STREET REHABILITATION 4,334,6664,334,666FY 21/22 LOCAL STREET RESURFACING6 . Local Street Preventative Maintenance3,000,000 3,000,000Subtotal FY21/22 LOCAL STREET RESURFACING3,000,000 3,000,000FY 21/22 ARTERIAL STREET REHABILITATION7 . Bristol Street Rehabilitation: Santa Clara to Memory Lane940,000940,0008 . Grand Avenue Rehabilitation: Warner to Edinger 1,668,2211,668,2219 . Main Street Rehabilitation: MacArthur Blvd to Dyer Rd 1,680,0001,680,00010 . Westminster Avenue Rehabilitation: Newhope St to Harbor Blvd 1,335,892164,108 1,500,000Subtotal FY21/22 ARTERIAL STREET REHABILITATION 5,624,1135,788,221FY 21/22 STREET/BRIDGE IMPROVEMENTS & WIDENING11 . Bristol Street and Memory Lane Intersection Widening400,000 400,00012 . Bristol Street Improvements and Widening: Phase 4 - Warner to Saint Andrew 50,00050,00013 . Fairview Bridge and Street Improvements830,000 830,00014 . Warner Avenue Improvements: Phase 2 - Oak to Grand1,000,000 1,000,000Subtotal FY21/22 STREET/BRIDGE IMPROVEMENTS & WIDENING 50,0001,000,000 1,394,108 2,280,000FY 22/23 PLANNING15 . Pavement Management250,000 250,00016 . Project Development150,000 150,00017 . Right-of-Way Management150,000 150,00018 . Local Street Preventative Maintenance3,000,000 3,000,000Subtotal FY22/23 PLANNING3,550,000 3,550,000FY 23/24 PLANNINGCITY OF SANTA ANASEVEN YEAR CAPITAL IMPROVEMENT PROGRAMFY 2022-FY 20285&888887705&nbsp;City Council&nbsp;29 &ndash;&nbsp;8106/1/2021&nbsp; PROJECTSOTHER CDBG CAPITAL OUTLAYWATER CAPITALSEWER AREA FEES A & D FUNDSMEASURE M2GAS TAX TOTALCITY OF SANTA ANASEVEN YEAR CAPITAL IMPROVEMENT PROGRAMFY 2022-FY 202819 . Pavement Management400,000 400,00020 . Project Development150,000150,00021 . Right-of-Way Management150,000150,00022 . Local Street Preventative Maintenance3,000,0003,000,000Subtotal FY23/24 PLANNING3,700,0003,700,000FY 24/25 PLANNING23 . Pavement Management250,000250,00024 . Project Development150,000150,00025 . Right-of-Way Management150,000150,00026 . Local Street Preventative Maintenance3,000,0003,000,000Subtotal FY24/25 PLANNING3,550,0003,550,000FY 25/26 PLANNING27 . Pavement Management400,000400,00028. Project Development150,000150,00029. Right-of-Way Management150,000150,00030. Local Street Preventative Maintenance3,000,0003,000,000Subtotal FY25/26 PLANNING3,700,0003,700,000FY 26/27 PLANNING31. Pavement Management250,000250,00032. Project Development150,000150,00033. Right-of-Way Management150,000150,00034. Local Street Preventative Maintenance3,000,0003,000,000Subtotal FY26/27 PLANNING3,550,0003,550,000FY 27/28 PLANNING35. Pavement Management400,000400,00036. Project Development150,000150,00037. Right-of-Way Management150,000150,00038. Local Street Preventative Maintenance3,000,0003,000,000Subtotal FY27/28 PLANNING3,700,0003,700,000FY 27/28 ARTERIAL STREET REHABILITATION39. Bristol Street and Segerstrom Avenue Improvements1,000,0001,000,00040. Bristol Street and 1st Street Improvements3,000,0003,000,000Subtotal FY27/28 ARTERIAL STREET REHABILITATION4,000,0004,000,000TOTAL STREET IMPROVEMENTS10,008,7791,000,00029,695,915 1,394,108 42,098,802706&nbsp;City Council&nbsp;29 &ndash;&nbsp;8116/1/2021&nbsp; PROJECTSOTHER CDBG CAPITAL OUTLAYWATER CAPITALSEWER AREA FEES A & D FUNDSMEASURE M2GAS TAX TOTALCITY OF SANTA ANASEVEN YEAR CAPITAL IMPROVEMENT PROGRAMFY 2022-FY 2028II. TRAFFIC IMPROVEMENTSFY 21/22 TRAFFIC IMPROVEMENTS41. Bristol Street and Santa Clara Avenue SignalModification23,80023,80042. Citywide Speed Limit Study70,00070,00043. First Street Corridor Traffic Signal Synchronization380,000380,00044. Traffic Signal Equipment Replacement100,000100,000Subtotal FY21/22 TRAFFIC IMPROVEMENTS23,800550,000573,800FY 21/22 TRAFFIC SAFETY / MOBILITY45 . Fremont Elementary and Spurgeon Intermediate SRTS4,849,0004,849,00046. Legacy Square Transportation Improvements1,997,8651,997,86547 . Pedestrian Improvements285,000285,00048 . Safe Mobility Santa Ana Update147,00033,000180,000Subtotal FY21/22 TRAFFIC SAFETY / MOBILITY6,993,86533,000285,000 7,311,865FY 21/22 PLANNING49 . Bike Lane Project Development80,00080,00050 . Traffic Management Plans50,00050,00051 . Traffic Safety Project Development50,00050,000Subtotal FY21/22 PLANNING180,000180,000FY 22/23 TRAFFIC IMPROVEMENTS45 . Bristol Street and Santa Clara Avenue Signal Modification297,100297,10052 . Traffic Signal Equipment Replacement100,000100,000Subtotal FY22/23 TRAFFIC IMPROVEMENTS297,100100,000397,100FY 22/23 PLANNING53 . Bike Lane Project Development80,00080,00054 . Traffic Management Plans50,00050,00055 . Traffic Safety Project Development50,00050,000Subtotal FY22/23 PLANNING180,000180,000FY 23/24 TRAFFIC IMPROVEMENTS56 . Traffic Signal Equipment Replacement100,000100,000Subtotal FY23/24 TRAFFIC IMPROVEMENTS100,000100,000FY 23/24 PLANNING57 . Bike Lane Project Development80,00080,00058 . Traffic Management Plans50,00050,00059 . Traffic Safety Project Development50,00050,000Subtotal FY23/24 PLANNING180,000180,000FY 24/25 TRAFFIC IMPROVEMENTS60 . Traffic Signal Equipment Replacement100,000100,00071276707&nbsp;City Council&nbsp;29 &ndash;&nbsp;8126/1/2021&nbsp; PROJECTSOTHER CDBG CAPITAL OUTLAYWATER CAPITALSEWER AREA FEES A & D FUNDSMEASURE M2GAS TAX TOTALCITY OF SANTA ANASEVEN YEAR CAPITAL IMPROVEMENT PROGRAMFY 2022-FY 2028Subtotal FY24/25 TRAFFIC IMPROVEMENTS100,000 100,000FY 24/25 PLANNING61 . Bike Lane Project Development80,000 80,00062 . Traffic Management Plans50,000 50,00063 . Traffic Safety Project Development50,000 50,000Subtotal FY24/25 PLANNING180,000 180,000FY 25/26 TRAFFIC IMPROVEMENTS64 . Traffic Signal Equipment Replacement100,000 100,000Subtotal FY25/26 TRAFFIC IMPROVEMENTS100,000100,000FY 25/26 PLANNING65 . Bike Lane Project Development80,00080,00066 . Traffic Management Plans50,00050,00067 . Traffic Safety Project Development50,00050,000Subtotal FY25/26 PLANNING180,000180,000FY 26/27 TRAFFIC IMPROVEMENTS68. Traffic Signal Equipment Replacement100,000100,000Subtotal FY26/27 TRAFFIC IMPROVEMENTS100,000100,000FY 26/27 PLANNING69. Bike Lane Project Development80,00080,00070. Traffic Management Plans50,00050,00071. Traffic Safety Project Development50,00050,000Subtotal FY26/27 PLANNING180,000180,000FY 27/28 TRAFFIC IMPROVEMENTS72. Traffic Signal Equipment Replacement100,000100,000Subtotal FY27/28 TRAFFIC IMPROVEMENTS100,000100,000FY 27/28 PLANNING73. Bike Lane Project Development80,00080,00074. Traffic Management Plans50,00050,00075. Traffic Safety Project Development50,00050,000Subtotal FY27/28 PLANNING180,000180,000TOTAL TRAFFIC IMPROVEMENTS7,314,7652,443,000285,000 10,042,765III. UTILITY/DRAINAGE/LIGHTING IMPROVEMENTSFY 21/22 SEWER IMPROVEMENTS76. Fairhaven Neighborhood Sewer Main Improvements300,000300,00077. Industrial Streets Sewer Main Improvements Phase 1225,000225,00078. Lincoln Avenue Sewer Main Improvements800,000800,000708&nbsp;City Council&nbsp;29 &ndash;&nbsp;8136/1/2021&nbsp; PROJECTSOTHER CDBG CAPITAL OUTLAYWATER CAPITALSEWER AREA FEES A & D FUNDSMEASURE M2GAS TAX TOTALCITY OF SANTA ANASEVEN YEAR CAPITAL IMPROVEMENT PROGRAMFY 2022-FY 202879. NE Annex Septic to Sewer Conversion840,000840,00080. Rene Drive Sewer Main Upgrade590,000590,00081. Santa Ana Memorial Neighborhood Sewer MainImprovements225,000225,00082. Willard Neighborhood Sewer Main Improvements130,000130,00083. Wright Street Sewer Main Improvements737,000737,000Subtotal FY21/22 SEWER IMPROVEMENTS3,847,0003,847,000FY 21/22 WATER IMPROVEMENTS84. Bristol Street Water Main Improvements Phase 3A -Civic Center to Washington50,00050,00085. East & West Reservoirs Chlorine Buildings1,000,0001,000,00086. Euclid Street Water Main Improvements2,500,0002,500,00087. Fairview Street Water Main Improvements2,500,0002,500,00088 Garnsey Street Business District Water Main Improvements820,000820,00089. Grovemont Street Water Main Improvements2,100,0002,100,00090. Industrial Streets Water Main Improvements Phase 11,500,0001,500,00091. Lincoln Avenue Water Main Improvements800,000800,00092. NE Annex Septic to Sewer Improvements1,425,0001,425,00093. SA-1 Hydropower Generation Project1,700,0001,700,00094. South Main Street Water Main Improvements1,100,0001,100,000Subtotal FY21/22 WATER IMPROVEMENTS15,495,00015,495,000FY 21/22 STORM DRAIN/WATER QUALITY95. Stormwater Channel Fencing Upgrades400,000400,000Subtotal FY21/22 STORM DRAIN/WATER QUALITY400,000400,000FY 21/22 MUNICIPAL FACILITIES96. Pressure Reducing Vault Power & ControlsImprovements1,380,0001,380,00097. Well No. 32 - Rehabilitation2,250,0002,250,000Subtotal FY21/22 MUNICIPAL FACILITIES3,630,0003,630,000FY 22/23 SEWER IMPROVEMENTS98. Flower Street Sewer Main Improvements1,000,0001,000,00099. NE Annex Septic to Sewer Conversion400,000400,000100. Rene Drive Sewer Main Upgrade625,000625,000101. Wright Street Sewer Main Improvements2,000,0002,000,000Subtotal FY22/23 SEWER IMPROVEMENTS4,025,0004,025,000FY 22/23 WATER IMPROVEMENTS102. Bristol Street Water Main Improvements Phase 3A -Civic Center to Washington250,000250,000103. East & West Reservoirs Chlorine Buildings500,000500,0004709&nbsp;City Council&nbsp;29 &ndash;&nbsp;8146/1/2021&nbsp; PROJECTSOTHER CDBG CAPITAL OUTLAYWATER CAPITALSEWER AREA FEES A & D FUNDSMEASURE M2GAS TAX TOTALCITY OF SANTA ANASEVEN YEAR CAPITAL IMPROVEMENT PROGRAMFY 2022-FY 2028104. Euclid Street Water Main Improvements2,000,0002,000,000105. Fairview Street Water Main Improvements1,000,0001,000,000106. Grovemont Street Water Main Improvements350,000350,000107. NE Annex Septic to Sewer Improvements700,000700,000108. South Main Street Water Main Improvements1,100,0001,100,000Subtotal FY22/23 WATER IMPROVEMENTS5,900,0005,900,000FY 22/23 MUNICIPAL FACILITIES109. Well No. 32 - Rehabilitation6,000,0006,000,000Subtotal FY22/23 MUNICIPAL FACILITIES6,000,0006,000,000TOTAL UTILITY/DRAINAGE/LIGHTING IMPROVEMENTS400,00031,025,000 7,872,00039,297,000IV. PARK FACILITY IMPROVEMENTSFY 21/22 PARK FACILITY110 . City of Santa Ana Dog Park1,100,0001,100,000111 . City Park Splash Pads (Various Sites) 5,343,5205,343,520112 . Dan Young Soccer Field Sports Lights418,200418,200113 . El Salvador Park Basketball Court & Court Lighting Renovation300,000300,000114 . New Stadium Scoreboard and Marquee200,000200,000115 . Riverview Park Ballfield Sports Lighting Renovation200,000200,000116. Santa Anita Park Synthetic Turf & Shade Structure156,000156,000117. Stadium Synthetic Turf Renovation818,000818,000Subtotal FY21/22 PARK FACILITY5,343,5201,518,2001,674,0008,535,720TOTAL PARK FACILITY IMPROVEMENTS5,343,5201,518,2001,674,0008,535,720V. INFRASTRUCTURE IMPROVEMENTSFY 21/22 FACILITY118. Project W Bus Shelter Project1,030,0001,030,000Subtotal FY21/22 FACILITY1,030,0001,030,000TOTAL INFRASTRUCTURE IMPROVEMENTS1,030,0001,030,00023,067,0641,518,200 31,025,000 7,872,000 1,000,000 1,674,000 33,168,9151,679,108 101,004,287GRAND TOTAL SEVEN YEAR CIP PROJECTS6710&nbsp;City Council&nbsp;29 &ndash;&nbsp;8156/1/2021&nbsp; CITY OF SANTA ANA SEVEN-YEAR CAPITAL IMPROVEMENT PROGRAM FY 2021 – 2028 "OTHER" FUNDING SOURCES (1) ACTIVE TRANSPORTATION PROGRAM - STATE (2) AFFORDABLE HOUSING SUSTAINABLE COMMUNITIES (3) CONGESTION MANAGEMENT AND AIR QUALITY (4) FEDERAL CLEAN WATER ENTERPRISE (5) REFUSE - MAINTENANCE (6) ACTIVE TRANSPORTATION PROGRAM - FEDERAL (7) CELL TOWER REVENUE (8) SB-1 ROAD MAINTENANCE AND REHABILITATION ACCOUNT (9) DRAINAGE AREA FEE: AREA IV (10 ) PRCSA YOUTH SERVICES 711 City Council 29 –816 6/1/2021 Resolution 2021-XXX Page 1 of 4 RESOLUTION NO. 2021-XX A RESOLUTION OF THE CITY COUNCIL OF THE CITY OF SANTA ANA TO AMEND RESOLUTION NO. 2015-026 TO EFFECT CERTAIN CHANGES TO THE CITY’S BASIC CLASSIFICATION AND COMPENSATION PLAN. BE IT RESOLVED BY THE CITY COUNCIL OF THE CITY OF SANTA ANA AS FOLLOWS: Section 1: The City Council hereby finds, determines and declares as follows: A.Section 1004, Article X of the City Charter of the City of Santa Ana requires the City Manager to prepare, install and maintain a position classification and pay plan subject to civil service rules and regulations and the approval of the City Council. B.On June 16, 2015, the City Council adopted Resolution No. 2015-026 amending and re-establishing the Basic Classification and Compensation Plan for all Full-Time and Part-Time Classifications of Officers and Employees of the City of Santa Ana. C.It is the City’s practice to assign job titles that reflect the duties and responsibilities of the classification and are consistent with other classifications within the City’s organizational structure as well as comparable job titles in the labor market, while maintaining internal pay equity relationships and attracting and retaining qualified candidates. D.The Human Resources Department has completed a review of the various departmental requests to make changes to the City’s organizational structure, classification titles, and staffing which revealed the need to effect certain changes to the City’s basic classification and compensation plans. E.The City Council has amended and reestablished the Basic Classification and Compensation Plan on numerous occasions since its adoption. F.It is now desired to amend Council Resolution No. 2015-026, as amended, in order to effect these changes, as shown below: Exhibit 5 City Council 29 –817 6/1/2021 Resolution 2021-XXX Page 2 of 4 Section 2: The Santa Ana City Council amends Resolution No. 2015-026, Exhibit “B” as follows: A. Adding the following full time classification title at the monthly six-step salary rate range indicated: 6-Step Salary Rate Range Effective 1/1/2021 Monthly Salary Classification Title SRR Minimum-Maximum Equity and Inclusion Coordinator (UC-Exempt) 668 $6317-$8064 Section 3: The Santa Ana City Council amends Resolution No. 2015-026, Exhibit “E” as follows: A. Adding the following full time classification titles at the monthly seventeen- step salary rate range indicated: 17-Step Salary Rate Range Effective 1/1/2021 Monthly Salary Classification Title SRR Minimum-Maximum Homeless Services Division Manager MM-22 $9531-$14147 Organizational Development and Training Manager MM-18 $8635-$12816 Section 4: The Santa Ana City Council amends Resolution No. 2015-026, Exhibit “F” as follows: A. Adding the following full time classification titles at the monthly seven-step salary rate range indicated: 7-Step Salary Rate Range Effective 1/1/2021 Monthly Salary Classification Title SRR Minimum-Maximum Corporate Yard Maintenance Attendant 575 $3449-$4624 Enterprise Program Manager 734 $7499-$10055 Library Technician 603 $3954-$5304 Right of Way Coordinator 603 $3954-$5304 Senior Library Technician 623 $4360-$5847 Section 5: The Santa Ana City Council amends Resolution No. 2015-026, Exhibit “H” as follows: A. Adding the title for the following represented categories of non-civil service part-time classification titles at the hourly five-step salary rate range indicated: City Council 29 –818 6/1/2021 Resolution 2021-XXX Page 3 of 4 5-Step Salary Rate Range Effective 1/1/2021 Hourly Salary Classification Title Minimum-Maximum Library Associate $18.96-$23.07 Senior Library Associate $20.13-$24.46 Section 6: All salary rate range classifications are set forth in the City’s “Salary Schedule” as periodically updated. Section 7: That except as amended by this Resolution, all other provisions of Resolution No. 2015-026 as amended shall remain in full force and effect Section 8: This Resolution is operative from and after July 1, 2021. ADOPTED this 1st day of June, 2021. ___________________________ Vincente Sarmiento Mayor APPROVED AS TO FORM: Sonia R. Carvalho City Attorney By: __________________ Laura A. Rossini Chief Assistant City Attorney AYES: Councilmembers NOES: Councilmembers ABSTAIN: Councilmembers NOT PRESENT: Councilmembers City Council 29 –819 6/1/2021 Resolution 2021-XXX Page 4 of 4 CERTIFICATE OF ATTESTATION AND ORIGINALITY I, Daisy Gomez, Clerk of the Council, do hereby attest to and certify the attached Resolution No. 2021-___ to be the original Resolution adopted by the City Council of the City of Santa Ana on June 1, 2021 Date: ___________________ ____________________________ Clerk of the Council City of Santa Ana City Council 29 –820 6/1/2021 Bush St. Bike Blvd. Center St. Urban Greening Pavilion Renovation 2021/ 2022 CITY OF SANTA ANA San Lorenzo Sewer Lift Station Bush St. Water Main Improvements PROPOSED June 1, 2021 EXHIBIT 6 City Council 29 –821 6/1/2021 Civic Center Improvements: Pavilion Renovation Fiscal Year Bush Street Water Main Improvements Bush Street Bike Blvd. Center Street Urban Greening Bush Street Bike Blvd. San Lorenzo Sewer Lift Station City Council 29 –822 6/1/2021 - 1 - DESCRIPTION OF FUNDING SOURCES ACTIVE TRANSPORTATION PROGRAM (ATP) – The ATP was created by Senate Bill 99 (Chapter 359, Statutes of 2013) and Assembly Bill 101 (Chapter 354, Statutes of 2013) to encourage increased use of active modes of transportation, such as biking and walking. ATP is a federal and state funded program which provides construction and educational grants for projects that increase the proportion of biking and walking, increase traffic safety and mobility for pedestrians and cyclists, and reduce childhood obesity. ACTIVE TRANSPORTATION PROGRAM SB-1 AUGMENTATION (ATP SB-1) – Most recently, Road Repair and Accountability Act of 2017, enacted by Senate Bill 1 (Chapter 20, Statutes of 2017) added approximately $100 million per year in available funds for the ATP. This will nearly double the amount of available funds for the Active Transportation Program, which is comprised of both state and federal grant funds. AFFORDABLE HOUSING SUSTAINABLE COMMUNITIES (AHSC PROGRAM) – The AHSC Program will provide grants and/or loans to projects that will achieve GHG reductions and benefit Disadvantaged Communities and Low-Income Communities through increasing accessibility of affordable housing, employment centers and Key Destinations via low- carbon transportation resulting in fewer vehicle miles traveled (VMT) through shortened or reduced vehicle trip length or mode shift to transit, bicycling or walking. CAPITAL OUTLAY FUND – The Capital Outlay Fund is supported by transfers from the City’s General Fund, and by donations received from citizens, corporations, and non-profit organizations for capital projects. Transfers from the General Fund are considered to be general-purpose funds that may be used to finance any capital project. CELL TOWER REVENUE – The City has 20 cell towers in city park sites. The revenue generated from the cell sites originally was budgeted for park improvements (repair work) in the park impacted by the cell tower. A portion of the revenue is transferred to the general fund. The remaining portion is used for the original intent to make park repairs in the park that are impacted by the cell tower. COMMUNITY DEVELOPMENT BLOCK GRANT (CDBG) – The Housing and Community Development Act of 1974 returns income tax funds to cities and counties to develop viable urban communities, primarily for the benefit of low and moderate income people. This U.S. Department of Housing and Urban Development program gives priority to activities that help to eliminate blight, with emphasis on residential areas. CDBG projects are carried out by several operating departments with the City and by sub-agents. Public hearings are held to plan projects for the next fiscal year. The selected projects are recommended by citizens, commissioners, and staff. City Council 29 –823 6/1/2021 - 2 - DESCRIPTION OF FUNDING SOURCES CONGESTION MANAGEMENT AND AIR QUALITY (CMAQ) – CMAQ program has been reauthorized under every successive Transportation Bill up to and including the FAST Act in 2015. Through the close of the MAP-21 period in 2015, the CMAQ program has provided more than $30 billion to fund over 30,000 transportation related environmental projects for State DOTs, metropolitan planning. DRAINAGE ASSESSMENT FEE (DAF) – In accordance with Section 34-191 of the Santa Ana Municipal Code, the City has been divided into drainage assessment areas. The fee established for each drainage area is based on the need for drainage facilities in each area as shown in the City’s Storm Drain Master Plan. FEDERAL CLEAN WATER ENTERPRISE (FCWE) – This enterprise is responsible for storm drain systems operation and maintenance and pollution reduction under the new National Pollutant Discharge Elimination System permit issued by the Santa Ana Region of Water Quality Control Board in January 2002. GAS TAX – Gas Tax funds are derived from the Motor Vehicle Fuel Tax (HUTA or Highway Users Tax Account). Motorists pay a tax for fuel consumption. It is apportioned to cities according to population and can only be utilized in the maintenance and construction of the street system. Examples of programs funded by Gas Tax include Roadway Markings/Signs, as well as Traffic Signals, Street Maintenance and Street Rehabilitation. In 2002, California voters passed Proposition 42, which dedicated gas tax revenue to transportation projects. Under a new law enacted in March 2010, the revenues to local streets and roads for Proposition 42 ceased in FY 2009-10 and the monies allocated to replace these funds in FY 2010-2011 are a new category of HUTA (Gas Tax) funds. GENERAL FUND – The general fund is supported by revenue received from sales tax, property tax, utility tax and other miscellaneous tax revenue which provides funding for City operations. HOUSING RELATED PARKS PROGRAM (HRPP) – The HRPP provides funds for parks and recreation projects that benefit the community and add to the quality of life. The program awards funds on a per-bedroom basis for residential units, affordable to very low-and low-income households, created or converted during the designated program year. MEASURE M2 – On November 7, 2006, voters approved the renewal of the Measure M half-cent sales tax (Measure M2), extending the program over a 30-year period beginning in 2011. In addition to the original three program components, this generation of the Measure M Transportation Plan expands the program to include Environmental Cleanup and Taxpayer Safeguards and Audits. City Council 29 –824 6/1/2021 - 3 - DESCRIPTION OF FUNDING SOURCES To receive revenues from the one-half-cent sales tax, cities and the County of Orange must coordinate their land use and transportation decisions, establish cooperative transportation planning programs with neighboring jurisdictions, develop Growth Management programs, and guarantee that transportation funds are used for transportation purposes only. MEASURE M2 COMPETITIVE – The competitive portion of the Measure M2 consists of the following programs: Regional Capacity Program (RCP), Regional Traffic Signal Synchronization Program (RTSSP), and several transit programs. Regional Capacity Program (Project O) – Project O is a competitive program that replaces the Measure M Local and Regional streets and roads competitive programs. Project O is made up of three individual program categories (ACE, FAST, and ICE) which provide improvements to the network. Funding for fiscal year 14/15 comes from the ACE program. - Arterial Capacity Enhancements (ACE) – Complements freeway improvement initiatives underway and supplements development mitigation opportunities on arterials throughout the Master Plan of Arterial Highways (MPAH). - Intersection Capacity Enhancements (ICE) – Provides funding for operational and capacity improvements at intersecting MPAH roadways. •Transit Extensions to Metrolink (Project S) – Project S establishes a competitive process to enable local jurisdictions to enhance regional transit capabilities through creation of new connections to the existing Metrolink system. MEASURE M2 FAIRSHARE – This local fair share program returns a portion of the Measure M2 Streets and Roads revenues to the cities and the County of Orange once specific program requirements are met. Disbursement amounts are based on a formula that accounts for population, street mileage, and sales tax collected. PARK ACQUISITION & DEVELOPMENT FUNDS (A & D) –Any person adding a net increase in residential units or converting apartments to condominiums in the City is charged a Residential Development Fee. These fees are used for the acquisition, construction, and renovation of park and recreation facilities. The City Council has established a standard of two acres of park and recreation facilities per one thousand (1,000) population in the City. Fees vary depending on the type and number of residential units. Fees are paid at the time of application for a building permit, and no building permit is issued until such fees are paid. City Council 29 –825 6/1/2021 - 4 - DESCRIPTION OF FUNDING SOURCES PRCSA FEE & DONATION (PRCSA F&D) – This fund is intended to hold monies received from donations from the public and from employee contributions to Parks, Recreation and Community Service Agency programs. Additionally, the fund holds monies that are separate from the general fund and intended for specific purposes, such as carnival fees intended to be used for improvements at parks where the carnival is held. ROAD MAINTENANCE AND REHABILITATION ACCOUNT (RMRA SB-1) – Road Maintenance and Rehabilitation Account (RMRA - Streets and Highways Code Sec 2030 et sec.) includes funds from the following taxes enacted by the Senate Bill 1 Road Repair and Accountability Act of 2017: the 12 cent gasoline excise tax, 20 cent diesel fuel excise tax, transportation improvement fees and transportation loan repayments. These new gas tax funding sources contribute funding on an annual basis. SEWER CONNECTION FEES – The Sewer Connection Fee is collected from various types of development based on the number of fixture units and the cost per lineal foot of construction of a main sewer line. All monies received by the City as a fee for connection to the public sewers are deposited into the Sewer Connection Fee Fund and used for the construction of sewers. Fees are paid at the time of application for a sewer connection permit, and no connection permit is issued until such fees are paid. STATE RESOURCES AGENCY GRANT (CA RESOURCES AGENCY GRANT) – The California Department of Parks and Recreation (DPR) provides funding for the California Youth Soccer and Recreation Development Program. Funding comes from the 2002 Resources Bond Act, known as Proposition 40. Grant is called California Clean Water, Clean Air, Safe Neighborhood Parks and Coastal. TRANSPORTATION SYSTEM IMPROVEMENT AREA FUND (AREA FEES) – Ordinance NS-1651, adopted in 1982, established the concept of transportation improvement areas. In addition, the City has executed “Joint Exercise of Powers Agreements” with the cities of Tustin and Orange specifically covering areas adjacent to those cities. These Area Fees are charged to new development to offset the cost of transportation system improvements within that area. The City has six transportation improvement areas. The fee charged is based on the square footage of the proposed development. The fee may be changed from time to time by resolution of the City Council. Fees are paid at the time of application for a building permit. WATER CAPITAL FUND – The City charges a user fee for providing water services to residents and businesses in Santa Ana. All monies are used to fund operating and maintenance costs, as well as capital improvements of the City’s water system. Approximately 10% to 20% of these funds are allocated to water system capital improvements each year. City Council 29 –826 6/1/2021 PROJECTSOTHER CDBG CAPITAL OUTLAYWATER CAPITALSEWER AREA FEES A & D FUNDSMEASURE M2GAS TAX TOTALI. STREET IMPROVEMENTSFY 21/22 ALLEY REHABILITATION1 . Alley Improvement Program145,915 145,915Subtotal FY21/22 ALLEY REHABILITATION145,915 145,915FY 21/22 PLANNING2 . Pavement Management325,000 325,0003 . Project Development125,000 125,0004 . Right-of-Way Management350,000 350,000Subtotal FY21/22 PLANNING800,000 800,000FY 21/22 INDUSTRIAL STREET REHABILITATION5. Garnsey Business District Improvements4,334,6664,334,666Subtotal FY21/22 NEIGHBORHOOD STREET REHABILITATION4,334,6664,334,666FY 21/22 LOCAL STREET RESURFACING6. Local Street Preventative Maintenance3,000,0003,000,000Subtotal FY21/22 LOCAL STREET RESURFACING3,000,0003,000,000FY 21/22 ARTERIAL STREET REHABILITATION7. Bristol Street Rehabilitation: Santa Clara to Memory Lane940,000940,0008. Grand Avenue Rehabilitation: Warner to Edinger1,668,2211,668,2219. Main Street Rehabilitation: MacArthur Blvd to Dyer Rd1,680,0001,680,00010. Westminster Avenue Rehabilitation: Newhope St to HarborBlvd1,335,892164,1081,500,000Subtotal FY21/22 ARTERIAL STREET REHABILITATION5,624,113164,108 5,788,221FY 21/22 STREET/BRIDGE IMPROVEMENTS & WIDENING11 . Bristol Street and Memory Lane Intersection Widening400,000 400,00012 . Bristol Street Improvements and Widening: Phase 4 - Warner to Saint Andrew50,00050,00013 . Fairview Bridge and Street Improvements830,000830,00014. Warner Avenue Improvements: Phase 2 - Oak to Grand1,000,0001,000,000Subtotal FY21/22 STREET/BRIDGE IMPROVEMENTS & WIDENING50,0001,000,0001,230,000 2,280,000TOTAL STREET IMPROVEMENTS10,008,7791,000,0003,945,915 1,394,108 16,348,802II. TRAFFIC IMPROVEMENTSFY 21/22 TRAFFIC IMPROVEMENTS15. Bristol Street and Santa Clara Avenue Signal Modification23,80023,80016. Citywide Speed Limit Study70,00070,00017. First Street Corridor Traffic Signal Synchronization380,000380,000CITY OF SANTA ANAONE YEAR CAPITAL IMPROVEMENT PROGRAMFY 2021-225&8888896Page 1&nbsp;City Council&nbsp;29 &ndash;&nbsp;8276/1/2021&nbsp; PROJECTS OTHER CDBG CAPITAL OUTLAYWATER CAPITALSEWER AREA FEES A & D FUNDSMEASURE M2GAS TAX TOTALCITY OF SANTA ANAONE YEAR CAPITAL IMPROVEMENT PROGRAMFY 2021-2218. Traffic Signal Equipment Replacement100,000 100,000Subtotal FY21/22 TRAFFIC IMPROVEMENTS 23,800550,000 573,800FY 21/22 TRAFFIC SAFETY / MOBILITY19. Fremont Elementary and Spurgeon Intermediate SRTS 4,849,0004,849,00020. Legacy Square Transportation Improvements 1,997,8651,997,86521 . Pedestrian Improvements285,000 285,00022 . Safe Mobility Santa Ana Update 147,00033,000 180,000Subtotal FY21/22 TRAFFIC SAFETY / MOBILITY 6,993,86533,000 285,000 7,311,865FY 21/22 PLANNING23. Bike Lane Project Development80,000 80,00024. Traffic Management Plans50,000 50,00025. Traffic Safety Project Development50,000 50,000Subtotal FY21/22 PLANNING180,000 180,000TOTAL TRAFFIC IMPROVEMENTS 7,017,665763,000 285,000 8,065,665III. UTILITY/DRAINAGE/LIGHTING IMPROVEMENTSFY 21/22 SEWER IMPROVEMENTS26. Fairhaven Neighborhood Sewer Main Improvements300,000300,00027. Industrial Streets Sewer Main Improvements Phase 1225,000225,00028. Lincoln Avenue Sewer Main Improvements800,000800,00029. NE Annex Septic to Sewer Conversion840,000840,00030. Rene Drive Sewer Main Upgrade590,000590,00031. Santa Ana Memorial Neighborhood Sewer Main Improvements225,000225,00032. Willard Neighborhood Sewer Main Improvements130,000130,00033. Wright Street Sewer Main Improvements737,000737,000Subtotal FY21/22 SEWER IMPROVEMENTS5,547,0003,847,000FY 21/22 WATER IMPROVEMENTS34. Bristol Street Water Main Improvements Phase 3A - Civic Center to Washington50,00050,00035. East & West Reservoirs Chlorine Buildings1,000,0001,000,00036. Euclid Street Water Main Improvements2,500,0002,500,00037. Fairview Street Water Main Improvements2,500,0002,500,00038. Garnsey Street Business District Water Main Improvements820,000820,00039. Grovemont Street Water Main Improvements2,100,0002,100,00040. Industrial Streets Water Main Improvements Phase 11,500,0001,500,00041. Lincoln Avenue Water Main Improvements800,000800,000216Page 2&nbsp;City Council&nbsp;29 &ndash;&nbsp;8286/1/2021&nbsp; PROJECTSOTHER CDBG CAPITAL OUTLAYWATER CAPITALSEWER AREA FEES A & D FUNDSMEASURE M2GAS TAX TOTALCITY OF SANTA ANAONE YEAR CAPITAL IMPROVEMENT PROGRAMFY 2021-2242. NE Annex Septic to Sewer Improvements1,425,0001,425,00043. SA-1 Hydropower Generation Project1,700,0001,700,00044. South Main Street Water Main Improvements1,100,0001,100,000Subtotal FY21/22 WATER IMPROVEMENTS15,495,00015,495,000FY 21/22 STORM DRAIN/WATER QUALITY45. Stormwater Channel Fencing Upgrades400,000400,000Subtotal FY21/22 STORM DRAIN/WATER QUALITY400,000400,000FY 21/22 MUNICIPAL FACILITIES46. Pressure Reducing Vault Power & Controls Improvements1,380,0001,380,00047. Well No. 32 - Rehabilitation2,250,0002,250,000Subtotal FY21/22 MUNICIPAL FACILITIES3,630,0003,630,000TOTAL UTILITY/DRAINAGE/LIGHTING IMPROVEMENTS400,00019,125,000 5,547,00023,372,000IV. PARK FACILITY IMPROVEMENTSFY 21/22 PARK FACILITY48. City of Santa Ana Dog Park1,100,0001,100,00049. City Park Splash Pads (Various Sites)5,343,5205,343,52050. Dan Young Soccer Field Sports Lights418,200418,20051 . El Salvador Park Basketball Court & Court Lighting Renovation300,000300,00052 . New Stadium Scoreboard and Marquee200,000200,00053. Riverview Park Ballfield Sports Lighting Renovation200,000200,00054. Santa Anita Park Synthetic Turf & Shade Structure156,000156,00055. Stadium Synthetic Turf Renovation818,000818,000Subtotal FY21/22 PARK FACILITY5,343,5201,518,2001,674,0008,535,720TOTAL PARK FACILITY IMPROVEMENTS5,343,52015182001,674,0008,535,720V. INFRASTRUCTURE IMPROVEMENTSFY 21/22 FACILITY56. Project W Bus Shelter Project1,030,0001,030,000Subtotal FY21/22 FACILITY1,030,0001,030,000TOTAL INFRASTRUCTURE IMPROVEMENTS1,030,0001,030,00022,769,9641,518,200 19,125,000 5,547,000 1,000,000 1,674,000 5,738,915 1,679,108 57,352,187410GRAND TOTAL ONE YEAR CIP PROJECTSPage 3&nbsp;City Council&nbsp;29 &ndash;&nbsp;8296/1/2021&nbsp; CITY OF SANTA ANA ONE-YEAR CAPITAL IMPROVEMENT PROGRAM FY 2021 - 2022 "OTHER" FUNDING SOURCES (1) ACTIVE TRANSPORTATION PROGRAM - STATE (2) AFFORDABLE HOUSING SUSTAINABLE COMMUNITIES (3) CONGESTION MANAGEMENT AND AIR QUALITY (4) FEDERAL CLEAN WATER ENTERPRISE (5) REFUSE - MAINTENANCE (6) ACTIVE TRANSPORTATION PROGRAM - FEDERAL (7) CELL TOWER REVENUE (8) SB-1 ROAD MAINTENANCE AND REHABILITATION ACCOUNT (9) DRAINAGE AREA FEE: AREA IV (10 ) PRCSA YOUTH SERVICES City Council 29 –830 6/1/2021 CITY OF SANTA ANA FY 21/22CIP CAPITAL IMPROVEMENT PROJECT WORKSHEET PROJECT DESCRIPTION: This project will provide for the removal of existing damaged pavement and reconstruction with Portland Cement Concrete (PCC) for alleys citywide. PROJECT NEED: The Citywide network of Portland Cement Concrete (PCC) and asphalt alleys is in extreme state of deterioration with the presence of numerous potholes, cracking, spalling, and uplifting. PCC pavement will eliminate the drainage problems associated with the asphalt pavement and provide a longer life for the alleys. PROJECT TITLE: Alley Improvement Program PROJECT CATEGORY: Street Improvements Alley Rehabilitation LOCATION MAP CITYWIDE AGENCY:CONTACT:DATE: Public Works DIVISION: CIP Engineering Jason Gabriel, Principal Civil Engineer10-May-2021 PROJECT COSTS FY 21/22 FY 22/23 FY 23/24 FY 24/25 FY 25/26 FY 26/27 FY 27/28 Construction 135,115 ------ Engineering 10,800 ------ TOTAL 145,915 ------ SOURCE OF FUNDS FY 21/22 FY 22/23 FY 23/24 FY 24/25 FY 25/26 FY 26/27 FY 27/28 M2 LOCAL FAIRSHARE 145,915 ------ TOTAL 145,915 ------ 1 City Council 29 –831 6/1/2021 CITY OF SANTA ANA FY 21/22CIP CAPITAL IMPROVEMENT PROJECT WORKSHEET PROJECT DESCRIPTION: The City's Pavement Management System was first prepared in 1992. This project provides for a Citywide inventory of street pavement to identify any changes in condition and record any damage. PROJECT NEED: The Pavement Management System (PMS) should be current and updated in order to better program projects for the City's CIP and to understand the total deferred maintenance of the network for budgeting purposes. Also, OCTA requires updated PMS reports to continue the City's eligibility for Measure M funds. PROJECT TITLE: Pavement Management PROJECT CATEGORY: Street Improvements Planning LOCATION MAP CITYWIDE AGENCY:CONTACT:DATE: Public Works DIVISION: CIP Engineering Kenny Nguyen, Senior Civil Engineer 07-May-2021 PROJECT COSTS FY 21/22 FY 22/23 FY 23/24 FY 24/25 FY 25/26 FY 26/27 FY 27/28 Engineering 325,000 250,000 400,000 250,000 400,000 250,000 400,000 TOTAL 325,000 250,000 400,000 250,000 400,000 250,000 400,000 SOURCE OF FUNDS FY 21/22 FY 22/23 FY 23/24 FY 24/25 FY 25/26 FY 26/27 FY 27/28 M2 LOCAL FAIRSHARE 325,000 250,000 400,000 250,000 400,000 250,000 400,000 TOTAL 325,000 250,000 400,000 250,000 400,000 250,000 400,000 2 City Council 29 –832 6/1/2021 CITY OF SANTA ANA FY 21/22CIP CAPITAL IMPROVEMENT PROJECT WORKSHEET PROJECT DESCRIPTION: Includes staff coordination related to grant application preparation and submittal. Project Development also entails staff response to City Council, resident, and business inquiries. This includes planning, environmental, preliminary engineering, and right-ofway. PROJECT NEED: Staff consistently applies for grant funding to implement the Capital Improvement Program. A significant amount of staff effort is expended in analyzing a project to determine its feasibility and competitiveness. In addition, staff participates in various regional inter-agency forums and responds to Council, resident, and business inquiries. PROJECT TITLE: Project Development PROJECT CATEGORY: Street Improvements Planning LOCATION MAP CITYWIDE AGENCY:CONTACT:DATE: Public Works DIVISION: CIP Engineering Jason Gabriel, Principal Civil Engineer 07-May-2021 PROJECT COSTS FY 21/22 FY 22/23 FY 23/24 FY 24/25 FY 25/26 FY 26/27 FY 27/28 Engineering 125,000 150,000 150,000 150,000 150,000 150,000 150,000 TOTAL 125,000 150,000 150,000 150,000 150,000 150,000 150,000 SOURCE OF FUNDS FY 21/22 FY 22/23 FY 23/24 FY 24/25 FY 25/26 FY 26/27 FY 27/28 M2 LOCAL FAIRSHARE 125,000 150,000 150,000 150,000 150,000 150,000 150,000 TOTAL 125,000 150,000 150,000 150,000 150,000 150,000 150,000 3 City Council 29 –833 6/1/2021 CITY OF SANTA ANA FY 21/22CIP CAPITAL IMPROVEMENT PROJECT WORKSHEET PROJECT DESCRIPTION: This project provides for the management and administration of right-of-way acquisitions/real estate transactions, which requires coordination of activities with the City Attorney's Office and other agencies. PROJECT NEED: Each fiscal year, the Public Works Agency undertakes several roadway widening projects which require right-of-way acquisitions. Additionally, the Public Works Agency is responsible for maintaining and coordinating all real estate activities (i.e., City-owned properties, easements, etc.). PROJECT TITLE: Right-of-Way Management PROJECT CATEGORY: Street Improvements Planning LOCATION MAP CITYWIDE AGENCY:CONTACT:DATE: Public Works DIVISION: CIP Engineering Jason Gabriel, Principal Civil Engineer 07-May-2021 PROJECT COSTS FY 21/22 FY 22/23 FY 23/24 FY 24/25 FY 25/26 FY 26/27 FY 27/28 Other 350,000 150,000 150,000 150,000 150,000 150,000 150,000 TOTAL 350,000 150,000 150,000 150,000 150,000 150,000 150,000 SOURCE OF FUNDS FY 21/22 FY 22/23 FY 23/24 FY 24/25 FY 25/26 FY 26/27 FY 27/28 M2 LOCAL FAIRSHARE 350,000 150,000 150,000 150,000 150,000 150,000 150,000 TOTAL 350,000 150,000 150,000 150,000 150,000 150,000 150,000 4 City Council 29 –834 6/1/2021 Public Works CIP Engineering Kenny Nguyen, Senior Civil Engineer 19-May-2021 5 City Council 29 –835 6/1/2021 CITY OF SANTA ANA FY 21/22CIP CAPITAL IMPROVEMENT PROJECT WORKSHEET PROJECT DESCRIPTION: This project provides for the application of crack seal and slurry seal to various streets citywide with minor coldmill and removal and replacement of asphalt concrete pavement. PROJECT NEED: The City's Pavement Management Program has been developed to identify the preventative maintenance requirements for the City's street network. The application of a surface seal to streets with improvements constructed in the last 10 years will ensure a high level of service for years to come. PROJECT TITLE: Local Street Preventative Maintenance PROJECT CATEGORY: Street Improvements Local Street Resurfacing LOCATION MAP CITYWIDE AGENCY:DIVISION:CONTACT:DATE: Public Works Design Engineering Kenny Nguyen, Senior Civil Engineer 25-May-2021 PROJECT COSTS FY 21/22 FY 22/23 FY 23/24 FY 24/25 FY 25/26 FY 26/27 FY 27/28 Construction 2,778,000 2,778,000 2,778,000 2,778,000 2,778,000 2,778,000 2,778,000 Engineering 222,000 222,000 222,000 222,000 222,000 222,000 222,000 TOTAL 3,000,000 3,000,000 3,000,000 3,000,000 3,000,000 3,000,000 3,000,000 SOURCE OF FUNDS FY 21/22 FY 22/23 FY 23/24 FY 24/25 FY 25/26 FY 26/27 FY 27/28 M2 LOCAL FAIRSHARE 3,000,000 3,000,000 3,000,000 3,000,000 3,000,000 3,000,000 3,000,000 TOTAL 3,000,000 3,000,000 3,000,000 3,000,000 3,000,000 3,000,000 3,000,000 6 City Council 29 –836 6/1/2021 Public Works CIP Engineering Sean Thomas, Senior Civil Engineer 20-May-2021 7 City Council 29 –837 6/1/2021 CITY OF SANTA ANA FY 21/22CIP CAPITAL IMPROVEMENT PROJECT WORKSHEET PROJECT DESCRIPTION: Reconstruction/resurfacing of existing pavement and replacement/installation of missing or damaged, curbs, gutters, sidewalks, driveway approaches, and wheelchair ramps within this segment of roadway. PROJECT NEED: The City's Pavement Management Program has been developed to identify total deferred maintenance requirements for the City's arterial network and to move toward preventative maintenance. As one of the City's arterial streets, Grand Avenue pavement rehabilitation is identified as a high priority in the Pavement Management Program. PROJECT TITLE: Grand Avenue Rehabilitation: Warner to Edinger PROJECT CATEGORY: Street Improvements Arterial Street Rehabilitation LOCATION MAP AGENCY:CONTACT:DATE: Public Works DIVISION: CIP Engineering Kenny Nguyen, Senior Civil Engineer 07-May-2021 PROJECT COSTS FY 21/22 FY 22/23 FY 23/24 FY 24/25 FY 25/26 FY 26/27 FY 27/28 Construction 1,544,221 ------ Engineering 124,000 ------ TOTAL 1,668,221 ------ SOURCE OF FUNDS FY 21/22 FY 22/23 FY 23/24 FY 24/25 FY 25/26 FY 26/27 FY 27/28 RMRA SB1 1,668,221 ------ TOTAL 1,668,221 ------ 8 City Council 29 –838 6/1/2021 Public Works CIP Engineering Mike Ortiz, Senior Civil Engineer 20-May-2021 9 City Council 29 –839 6/1/2021 Public Works CIP Engineering Mike Ortiz, Senior Civil Engineer 19-May-2021 10 City Council 29 –840 6/1/2021 CITY OF SANTA ANA FY 21/22CIP CAPITAL IMPROVEMENT PROJECT WORKSHEET PROJECT DESCRIPTION: The proposed improvements would involve the widening of Bristol Street just north of Memory Lane to accommodate an additional through southbound lane. Additionally, the proposed improvements would include the construction of sidewalk, curb and gutter, pavement, signal modification, and curb ramps. PROJECT NEED: Bristol Street north of Memory Lane has three southbound lanes except at the intersection where only two southbound and one right turn lane exist. An additional southbound through lane is needed to complete the City's plan to widen Bristol Street from Warner Avenue to Memory Lane on the north, which was approved by City Council in 1990 and re- evaluated in 2001. PROJECT TITLE: Bristol Street and Memory Lane Intersection Widening PROJECT CATEGORY: Street Improvements Street/Bridge Improvements & Widening LOCATION MAP AGENCY:CONTACT:DATE: Public Works DIVISION: CIP Engineering Kenny Nguyen, Senior Civil Engineer 07-May-2021 PROJECT COSTS FY 21/22 FY 22/23 FY 23/24 FY 24/25 FY 25/26 FY 26/27 FY 27/28 Construction 400,000 ------ TOTAL 400,000 ------ SOURCE OF FUNDS FY 21/22 FY 22/23 FY 23/24 FY 24/25 FY 25/26 FY 26/27 FY 27/28 GAS TAX 400,000 ------ TOTAL 400,000 ------ 11 City Council 29 –841 6/1/2021 CITY OF SANTA ANA FY 21/22CIP CAPITAL IMPROVEMENT PROJECT WORKSHEET PROJECT DESCRIPTION: The Bristol Street Improvements project was planned and designed to incorporate complete street concepts with storm water quality features. The improvements include widening of the street from four lanes to six lanes, with bus turnouts, raised median, bike lanes, enhanced storm drain system, and sound walls. The project also brings native and organic landscaping that beautifies a fully developed urban area. PROJECT NEED: Bristol Street from Warner Avenue to St. Andrew Place (Phase 4) is part of the City's plan to widen Bristol Street from Warner Avenue to Memory Lane, which was approved by City Council in 1990 and reevaluated in 2015. Existing roadway has only 2 lanes in each direction and is operating at a LOS F. This widening is needed to improve traffic flow and create complete streets features. PROJECT TITLE: Bristol Street Improvements and Widening: Phase 4 - Warner to Saint Andrew PROJECT CATEGORY: Street Improvements Street/Bridge Improvements & Widening LOCATION MAP AGENCY:CONTACT:DATE: Public Works DIVISION: CIP Engineering Sean Thomas, Senior Civil Engineer 07-May-2021 PROJECT COSTS FY 21/22 FY 22/23 FY 23/24 FY 24/25 FY 25/26 FY 26/27 FY 27/28 Construction 50,000 ------ TOTAL 50,000 ------ SOURCE OF FUNDS FY 21/22 FY 22/23 FY 23/24 FY 24/25 FY 25/26 FY 26/27 FY 27/28 DAF: DA-IV 50,000 ------ TOTAL 50,000 ------ 12 City Council 29 –842 6/1/2021 CITY OF SANTA ANA FY 21/22CIP CAPITAL IMPROVEMENT PROJECT WORKSHEET PROJECT DESCRIPTION: The proposed improvements would include the widening of Fairview Street with a cross section of 100' wide right-of-way and and will include 3 lanes in each direction, raised median, Class II bike lane, and 8' wide sidewalk with tree wells. Additionally, the proposed improvements would entail widening of the Fairview Street Bridge, relocation of existing utilities, including several power poles, street lights, and partial acquisition of 2 parcels. PROJECT NEED: Fairview Street is currently a four-lane undivided arterial between 9th Street and 16th Street. This segment of Fairview Street currently carries 38,544 vehicles per day (VPD) and has a volume to capacity of (V/C) ratio of 1.03. At this V/C ration, this roadway segment operates at an unacceptable level of service. LOS F exists where the traffic stream is extremely difficult. With the proposed improvements, this roadway segment will improve to acceptable LOS B. PROJECT TITLE: Fairview Bridge and Street Improvements PROJECT CATEGORY: Street Improvements Street/Bridge Improvements & Widening LOCATION MAP AGENCY:CONTACT:DATE: Public Works DIVISION: CIP Engineering Kenny Nguyen, Senior Civil Engineer 07-May-2021 PROJECT COSTS FY 21/22 FY 22/23 FY 23/24 FY 24/25 FY 25/26 FY 26/27 FY 27/28 Construction 150,000 ------ Engineering 34,200 ------ Right-Of-Way 645,800 ------ TOTAL 830,000 ------ SOURCE OF FUNDS FY 21/22 FY 22/23 FY 23/24 FY 24/25 FY 25/26 FY 26/27 FY 27/28 GAS TAX 830,000 ------ TOTAL 830,000 ------ 13 City Council 29 –843 6/1/2021 CITY OF SANTA ANA FY 21/22CIP CAPITAL IMPROVEMENT PROJECT WORKSHEET PROJECT DESCRIPTION: This project will widen Warner Avenue between Oak Street and Grand Avenue from 2 to 3 lanes in each direction. The project will also include additional left turn lanes at Grand Avenue, bus pads, raised medians, and a protected bike lane. PROJECT NEED: The MPAH (Master Plan of Arterial Highways) Strategic Plan Technical Report identified the need for Warner Avenue to be widened to a six- lane major arterial to meet MPAH requirements. The existing Average Daily Traffic (ADT) is in excess of 29,600 vehicles per day. The proposed improvements will allow the segment to accommodate future traffic volumes at a Level of Service A and increase operational efficiency. PROJECT TITLE: Warner Avenue Improvements: Phase 2 - Oak to Grand PROJECT CATEGORY: Street Improvements Street/Bridge Improvements & Widening LOCATION MAP AGENCY:CONTACT:DATE: Public Works DIVISION: CIP Engineering Jason Gabriel, Principal Civil Engineer 07-May-2021 PROJECT COSTS FY 21/22 FY 22/23 FY 23/24 FY 24/25 FY 25/26 FY 26/27 FY 27/28 Construction 1,000,000 ------ TOTAL 1,000,000 ------ SOURCE OF FUNDS FY 21/22 FY 22/23 FY 23/24 FY 24/25 FY 25/26 FY 26/27 FY 27/28 TSIA AREA E 1,000,000 ------ TOTAL 1,000,000 ------ 14 City Council 29 –844 6/1/2021 15 City Council 29 –845 6/1/2021 CITY OF SANTA ANA FY 21/22CIP CAPITAL IMPROVEMENT PROJECT WORKSHEET PROJECT DESCRIPTION: This project will provide for the hiring of a traffic engineering consultant to conduct an engineering and traffic survey to update speed limits Citywide in accordance with state law requirements. Project scope includes installation of new signs as required. PROJECT NEED: In order to use radar enforcement for speed limits, state law requires the City to conduct an engineering and traffic survey every five years. PROJECT TITLE: Citywide Speed Limit Study PROJECT CATEGORY: Traffic Improvements Traffic Improvements LOCATION MAP CITYWIDE AGENCY:DIVISION:CONTACT:DATE: Public Works Traffic Engineering Zdenek Kekula, Senior Civil Engineer 07-May-2021 PROJECT COSTS FY 21/22 FY 22/23 FY 23/24 FY 24/25 FY 25/26 FY 26/27 FY 27/28 Engineering 70,000 ------ TOTAL 70,000 ------ SOURCE OF FUNDS FY 21/22 FY 22/23 FY 23/24 FY 24/25 FY 25/26 FY 26/27 FY 27/28 M2 LOCAL FAIRSHARE 70,000 ------ TOTAL 70,000 ------ 16 City Council 29 –846 6/1/2021 CITY OF SANTA ANA FY 21/22CIP CAPITAL IMPROVEMENT PROJECT WORKSHEET PROJECT DESCRIPTION: To provide inter-agency traffic signal coordination and infrastructure upgrades on First Street/ Bolsa Avenue from Bolsa Chica Street in City of Huntington Beach through the Cities of Westminster, Santa Ana and County of Orange to Newport Avenue in City of Tustin. The project involves the Cities of Santa Ana, Huntington Beach, Westminster, Tustin, and County of Orange. PROJECT NEED: OCTA Traffic Signal Synchronization Master Plan identified that First Street/ Bolsa Avenue Corridor is part of countywide corridor system that needs multi-jurisdiction synchronization. This project will provide traffic signal upgrades and synchronize traffic signals across jurisdictional boundaries to reduce traffic congestion and maintain the synchronization improvements for 3 years. PROJECT TITLE: First Street Corridor Traffic Signal Synchronization PROJECT CATEGORY: Traffic Improvements Traffic Improvements LOCATION MAP AGENCY:DIVISION:CONTACT:DATE: Public Works Traffic Engineering Cesar Rodriguez, Senior Civil Engineer 07-May-2021 PROJECT COSTS FY 21/22 FY 22/23 FY 23/24 FY 24/25 FY 25/26 FY 26/27 FY 27/28 Construction 340,000 ------ Engineering 40,000 ------ TOTAL 380,000 ------ SOURCE OF FUNDS FY 21/22 FY 22/23 FY 23/24 FY 24/25 FY 25/26 FY 26/27 FY 27/28 M2 LOCAL FAIRSHARE 380,000 ------ TOTAL 380,000 ------ 17 City Council 29 –847 6/1/2021 CITY OF SANTA ANA FY 21/22CIP CAPITAL IMPROVEMENT PROJECT WORKSHEET PROJECT DESCRIPTION: Replace outdated traffic signal and monitoring equipment, such as cabinets, vehicle heads, Reflective Street Name Signs, conflict monitors, controllers, CCTV, and communication equipment, both in the field and in the traffic management center. PROJECT NEED: Much of the traffic signal, pedestrian and monitoring equipment in the City is old and no longer supported by the manufacturers. This equipment needs to be upgraded to maintain operations and to meet current standards. PROJECT TITLE: Traffic Signal Equipment Replacement PROJECT CATEGORY: Traffic Improvements Traffic Improvements LOCATION MAP CITYWIDE AGENCY:DIVISION:CONTACT:DATE: Public Works Traffic Engineering Cesar Rodriguez, Senior Civil Engineer 07-May-2021 PROJECT COSTS FY 21/22 FY 22/23 FY 23/24 FY 24/25 FY 25/26 FY 26/27 FY 27/28 Construction 100,000 100,000 100,000 100,000 100,000 100,000 100,000 TOTAL 100,000 100,000 100,000 100,000 100,000 100,000 100,000 SOURCE OF FUNDS FY 21/22 FY 22/23 FY 23/24 FY 24/25 FY 25/26 FY 26/27 FY 27/28 M2 LOCAL FAIRSHARE 100,000 100,000 100,000 100,000 100,000 100,000 100,000 TOTAL 100,000 100,000 100,000 100,000 100,000 100,000 100,000 18 City Council 29 –848 6/1/2021 CITY OF SANTA ANA FY 21/22CIP CAPITAL IMPROVEMENT PROJECT WORKSHEET PROJECT DESCRIPTION: Installation of bulbouts, traffic circles, missing sidewalks, sidewalk repairs, enhanced marked crosswalks, bike routes, bike lanes, new traffic signal for safe routes to school (SRTS) for Fremont Elementary and Spurgeon Intermediate. PROJECT NEED: Project is designed to increase pedestrian/bicyclist safety and mobility. PROJECT TITLE: Fremont Elementary and Spurgeon Intermediate SRTS PROJECT CATEGORY: Traffic Improvements Traffic Safety / Mobility LOCATION MAP AGENCY:CONTACT:DATE: Public Works DIVISION: CIP Engineering Sean Thomas, Senior Civil Engineer 07-May-2021 PROJECT COSTS FY 21/22 FY 22/23 FY 23/24 FY 24/25 FY 25/26 FY 26/27 FY 27/28 Construction 4,849,000 ------ TOTAL 4,849,000 ------ SOURCE OF FUNDS FY 21/22 FY 22/23 FY 23/24 FY 24/25 FY 25/26 FY 26/27 FY 27/28 ATP - SB1 Augmentation 4,849,000 ------ TOTAL 4,849,000 ------ 19 City Council 29 –849 6/1/2021 CITY OF SANTA ANA FY 21/22CIP CAPITAL IMPROVEMENT PROJECT WORKSHEET PROJECT DESCRIPTION: As part of the Legacy Square Mixed-Use Development, the project will fund Mobility Improvements such as installation of Bike Lanes Class II, speed cushions, pocket park, sidewalk repair/construction, crosswalks, curb extensions, traffic circles, and curb ramps in the Transit Zoning Code. PROJECT NEED: This project is designed to increase bicyclists' and pedestrian safety and mobility. PROJECT TITLE: Legacy Square Transportation Improvements PROJECT CATEGORY: Street Improvements Traffic Safety / Mobility LOCATION MAP AGENCY:CONTACT:DATE: Public Works DIVISION: CIP Engineering Sean Thomas, Senior Civil Engineer 07-May-2021 PROJECT COSTS FY 21/22 FY 22/23 FY 23/24 FY 24/25 FY 25/26 FY 26/27 FY 27/28 Construction 1,798,079 ------ Engineering 199,787 ------ TOTAL 1,997,865 ------ SOURCE OF FUNDS FY 21/22 FY 22/23 FY 23/24 FY 24/25 FY 25/26 FY 26/27 FY 27/28 AHSC Program 1,997,865 ------ TOTAL 1,997,865 ------ 20 City Council 29 –850 6/1/2021 CITY OF SANTA ANA FY 21/22CIP CAPITAL IMPROVEMENT PROJECT WORKSHEET PROJECT DESCRIPTION: Pedestrian improvements to enhance pedestrian traffic safety, accessibility and mobility. Improvements will include wheelchairs improvements and other improvements to enhance pedestrian traffic safety. PROJECT NEED: Pedestrian improvements are needed to enhance pedestrian traffic safety, mobility and accessibility. PROJECT TITLE: Pedestrian Improvements PROJECT CATEGORY: Traffic Improvements Traffic Safety / Mobility LOCATION MAP CITYWIDE AGENCY:DIVISION:CONTACT:DATE: Public Works Traffic Engineering Zdenek Kekula, Senior Civil Engineer 07-May-2021 PROJECT COSTS FY 21/22 FY 22/23 FY 23/24 FY 24/25 FY 25/26 FY 26/27 FY 27/28 Construction 285,000 ------ TOTAL 285,000 ------ SOURCE OF FUNDS FY 21/22 FY 22/23 FY 23/24 FY 24/25 FY 25/26 FY 26/27 FY 27/28 GAS TAX 285,000 ------ TOTAL 285,000 ------ 21 City Council 29 –851 6/1/2021 22 City Council 29 –852 6/1/2021 CITY OF SANTA ANA FY 21/22CIP CAPITAL IMPROVEMENT PROJECT WORKSHEET PROJECT DESCRIPTION: Provides for the engineering services that are necessary for grant applications, development/preparation of plans, specifications, bike hut maintenance and estimates related to bike lane projects. In addition, provides City matching funds for grant funded bicycle facilities projects and allows for bicycle facilities improvements. PROJECT NEED: This project is designed to increase bicyclists' safety and mobility. PROJECT TITLE: Bike Lane Project Development PROJECT CATEGORY: Traffic Improvements Planning LOCATION MAP CITYWIDE AGENCY:DIVISION:CONTACT:DATE: Public Works Traffic Engineering Zdenek Kekula, Senior Civil Engineer 07-May-2021 PROJECT COSTS FY 21/22 FY 22/23 FY 23/24 FY 24/25 FY 25/26 FY 26/27 FY 27/28 Engineering 80,000 80,000 80,000 80,000 80,000 80,000 80,000 TOTAL 80,000 80,000 80,000 80,000 80,000 80,000 80,000 SOURCE OF FUNDS FY 21/22 FY 22/23 FY 23/24 FY 24/25 FY 25/26 FY 26/27 FY 27/28 M2 LOCAL FAIRSHARE 80,000 80,000 80,000 80,000 80,000 80,000 80,000 TOTAL 80,000 80,000 80,000 80,000 80,000 80,000 80,000 23 City Council 29 –853 6/1/2021 CITY OF SANTA ANA FY 21/22CIP CAPITAL IMPROVEMENT PROJECT WORKSHEET PROJECT DESCRIPTION: Conduct a variety of traffic counts at various locations Citywide to collect data needed for the traffic management planning, signal priority studies, signal timing, etc., preparation of aerial maps, and to maintain the storage and management of accident and traffic investigations records. PROJECT NEED: 1) To collect traffic data for traffic signal timing, arterial traffic studies, preparation of traffic flow maps, and to conduct new traffic signal and left turn signal needs analysis to request state and federal grants. 2) To reduce the City's liability related to traffic safety issues by maintaining the storage of and access to traffic investigations records in the computer database. PROJECT TITLE: Traffic Management Plans PROJECT CATEGORY: Traffic Improvements Planning LOCATION MAP CITYWIDE AGENCY:DIVISION:CONTACT:DATE: Public Works Traffic Engineering Zdenek Kekula, Senior Civil Engineer 07-May-2021 PROJECT COSTS FY 21/22 FY 22/23 FY 23/24 FY 24/25 FY 25/26 FY 26/27 FY 27/28 Engineering 50,000 50,000 50,000 50,000 50,000 50,000 50,000 TOTAL 50,000 50,000 50,000 50,000 50,000 50,000 50,000 SOURCE OF FUNDS FY 21/22 FY 22/23 FY 23/24 FY 24/25 FY 25/26 FY 26/27 FY 27/28 M2 LOCAL FAIRSHARE 50,000 50,000 50,000 50,000 50,000 50,000 50,000 TOTAL 50,000 50,000 50,000 50,000 50,000 50,000 50,000 24 City Council 29 –854 6/1/2021 CITY OF SANTA ANA FY 21/22CIP CAPITAL IMPROVEMENT PROJECT WORKSHEET PROJECT DESCRIPTION: Provides for the engineering design services that are necessary for the grant applications, environmental documents, development/preparation of plans, specification, and estimates related to traffic safety improvement projects. In addition, provides City matching funds for grant funded traffic safety projects. PROJECT NEED: This project is designed to increase traffic safety for all users in the City. PROJECT TITLE: Traffic Safety Project Development PROJECT CATEGORY: Traffic Improvements Planning LOCATION MAP CITYWIDE AGENCY:DIVISION:CONTACT:DATE: Public Works Traffic Engineering Zdenek Kekula, Senior Civil Engineer 07-May-2021 PROJECT COSTS FY 21/22 FY 22/23 FY 23/24 FY 24/25 FY 25/26 FY 26/27 FY 27/28 Engineering 50,000 50,000 50,000 50,000 50,000 50,000 50,000 TOTAL 50,000 50,000 50,000 50,000 50,000 50,000 50,000 SOURCE OF FUNDS FY 21/22 FY 22/23 FY 23/24 FY 24/25 FY 25/26 FY 26/27 FY 27/28 M2 LOCAL FAIRSHARE 50,000 50,000 50,000 50,000 50,000 50,000 50,000 TOTAL 50,000 50,000 50,000 50,000 50,000 50,000 50,000 25 City Council 29 –855 6/1/2021 CITY OF SANTA ANA FY 21/22CIP CAPITAL IMPROVEMENT PROJECT WORKSHEET PROJECT DESCRIPTION: This project will replace existing deteriorated and over capacity sewer mains, and related sewer assets, such as manholes and laterals. PROJECT NEED: This project is required to maintain effective operation of the City's sanitary sewer system, eliminate sewer main obstructions, reduce sewer maintenance requirements, and prevent sewer spills. PROJECT TITLE: Fairhaven Neighborhood Sewer Main Improvements PROJECT CATEGORY: Utility/Drainage/Lighting Improvements Sewer Improvements LOCATION MAP AGENCY:DIVISION:CONTACT:DATE: Public Works Water Resources Armando Fernandez, Senior Civil Engineer 07-May-2021 PROJECT COSTS FY 21/22 FY 22/23 FY 23/24 FY 24/25 FY 25/26 FY 26/27 FY 27/28 Construction 300,000 ------ TOTAL 300,000 ------ SOURCE OF FUNDS FY 21/22 FY 22/23 FY 23/24 FY 24/25 FY 25/26 FY 26/27 FY 27/28 SEWER 300,000 ------ TOTAL 300,000 ------ 26 City Council 29 –856 6/1/2021 CITY OF SANTA ANA FY 21/22CIP CAPITAL IMPROVEMENT PROJECT WORKSHEET PROJECT DESCRIPTION: This project will replace existing deteriorated and over capacity sewer mains, and related sewer assets, such as manholes and laterals. PROJECT NEED: This project is required to maintain effective operation of the City's sanitary sewer system, eliminate sewer main obstructions, reduce sewer maintenance requirements, and prevent sewer spills. PROJECT TITLE: Industrial Streets Sewer Main Improvements Phase 1 PROJECT CATEGORY: Utility/Drainage/Lighting Improvements Sewer Improvements LOCATION MAP AGENCY:DIVISION:CONTACT:DATE: Public Works Water Resources Armando Fernandez, Senior Civil Engineer11-May-2021 PROJECT COSTS FY 21/22 FY 22/23 FY 23/24 FY 24/25 FY 25/26 FY 26/27 FY 27/28 Construction 225,000 ------ TOTAL 225,000 ------ SOURCE OF FUNDS FY 21/22 FY 22/23 FY 23/24 FY 24/25 FY 25/26 FY 26/27 FY 27/28 SEWER 225,000 ------ TOTAL 225,000 ------ 27 City Council 29 –857 6/1/2021 CITY OF SANTA ANA FY 21/22CIP CAPITAL IMPROVEMENT PROJECT WORKSHEET PROJECT DESCRIPTION: This project will replace existing deteriorated and over capacity sewer mains, and related sewer assets, such as manholes and laterals. PROJECT NEED: This project is required to maintain effective operation of the City's sanitary sewer system, eliminate sewer main obstructions, reduce sewer maintenance requirements, and prevent sewer spills. PROJECT TITLE: Lincoln Avenue Sewer Main Improvements PROJECT CATEGORY: Utility/Drainage/Lighting Improvements Sewer Improvements LOCATION MAP AGENCY:DIVISION:CONTACT:DATE: Public Works Water Resources Armando Fernandez, Senior Civil Engineer 07-May-2021 PROJECT COSTS FY 21/22 FY 22/23 FY 23/24 FY 24/25 FY 25/26 FY 26/27 FY 27/28 Construction 800,000 ------ TOTAL 800,000 ------ SOURCE OF FUNDS FY 21/22 FY 22/23 FY 23/24 FY 24/25 FY 25/26 FY 26/27 FY 27/28 SEWER 800,000 ------ TOTAL 800,000 ------ 28 City Council 29 –858 6/1/2021 CITY OF SANTA ANA FY 21/22CIP CAPITAL IMPROVEMENT PROJECT WORKSHEET PROJECT DESCRIPTION: Install sanitary sewer mains and laterals for conversion from septic to sewer connections in the annexed County island northeast of 17th St and Tustin Ave. PROJECT NEED: Connection to City's sewer system from individual septic systems. PROJECT TITLE: NE Annex Septic to Sewer Conversion PROJECT CATEGORY: Utility/Drainage/Lighting Improvements Sewer Improvements LOCATION MAP AGENCY:DIVISION:CONTACT:DATE: Public Works Water Resources Armando Fernandez, Senior Civil Engineer 07-May-2021 PROJECT COSTS FY 21/22 FY 22/23 FY 23/24 FY 24/25 FY 25/26 FY 26/27 FY 27/28 Construction 840,000 400,000 ----- TOTAL 840,000 400,000 ----- SOURCE OF FUNDS FY 21/22 FY 22/23 FY 23/24 FY 24/25 FY 25/26 FY 26/27 FY 27/28 SEWER CONNECTION PROJECTS 840,000 400,000 ----- TOTAL 840,000 400,000 ----- 29 City Council 29 –859 6/1/2021 CITY OF SANTA ANA FY 21/22CIP CAPITAL IMPROVEMENT PROJECT WORKSHEET PROJECT DESCRIPTION: This project will replace existing deteriorated and over capacity sewer mains, and related sewer assets, such as manholes and laterals. PROJECT NEED: This project is required to maintain effective operation of the City's sanitary sewer system, eliminate sewer main obstructions, reduce sewer maintenance requirements, and prevent sewer spills. PROJECT TITLE: Rene Drive Sewer Main Upgrade PROJECT CATEGORY: Utility/Drainage/Lighting Improvements Sewer Improvements LOCATION MAP AGENCY:DIVISION:CONTACT:DATE: Public Works Water Resources Armando Fernandez, Senior Civil Engineer 07-May-2021 PROJECT COSTS FY 21/22 FY 22/23 FY 23/24 FY 24/25 FY 25/26 FY 26/27 FY 27/28 Construction 590,000 625,000 ----- TOTAL 590,000 625,000 ----- SOURCE OF FUNDS FY 21/22 FY 22/23 FY 23/24 FY 24/25 FY 25/26 FY 26/27 FY 27/28 SEWER CONNECTION PROJECTS 590,000 625,000 ----- TOTAL 590,000 625,000 ----- 30 City Council 29 –860 6/1/2021 CITY OF SANTA ANA FY 21/22CIP CAPITAL IMPROVEMENT PROJECT WORKSHEET PROJECT DESCRIPTION: Construction of sanitary sewer pipe lines to replace obsolete, failing and/or undersized facilities. PROJECT NEED: This project is required to maintain effective operation of the City's sanitary sewer system, eliminate sewer main obstructions, reduce sewer maintenance requirements and prevent sewer spills. PROJECT TITLE: Santa Ana Memorial Neighborhood Sewer Main Improvements PROJECT CATEGORY: Utility/Drainage/Lighting Improvements Sewer Improvements LOCATION MAP AGENCY:DIVISION:CONTACT:DATE: Public Works Water Resources Rudy Rosas, Senior Civil Engineer 07-May-2021 PROJECT COSTS FY 21/22 FY 22/23 FY 23/24 FY 24/25 FY 25/26 FY 26/27 FY 27/28 Construction 225,000 ------ TOTAL 225,000 ------ SOURCE OF FUNDS FY 21/22 FY 22/23 FY 23/24 FY 24/25 FY 25/26 FY 26/27 FY 27/28 SEWER 225,000 ------ TOTAL 225,000 ------ 31 City Council 29 –861 6/1/2021 CITY OF SANTA ANA FY 21/22CIP CAPITAL IMPROVEMENT PROJECT WORKSHEET PROJECT DESCRIPTION: Sewer main improvements involve replacing old, deteriorating sewer mains, laterals and manholes. PROJECT NEED: This project is required to maintain effective operation of the City's sanitary sewer system, eliminate sewer main obstructions, reduce sewer maintenance requirements and prevent sewer spills. PROJECT TITLE: Willard Neighborhood Sewer Main Improvements PROJECT CATEGORY: Utility/Drainage/Lighting Improvements Sewer Improvements LOCATION MAP AGENCY:DIVISION:CONTACT:DATE: Public Works Water Resources Armando Fernandez, Senior Civil Engineer 07-May-2021 PROJECT COSTS FY 21/22 FY 22/23 FY 23/24 FY 24/25 FY 25/26 FY 26/27 FY 27/28 Construction 2,140,000 ------ TOTAL 2,140,000 ------ SOURCE OF FUNDS FY 21/22 FY 22/23 FY 23/24 FY 24/25 FY 25/26 FY 26/27 FY 27/28 SEWER 2,140,000 ------ TOTAL 2,140,000 ------ 32 City Council 29 –862 6/1/2021 CITY OF SANTA ANA FY 21/22CIP CAPITAL IMPROVEMENT PROJECT WORKSHEET PROJECT DESCRIPTION: Construction of sanitary sewer pipe lines to replace obsolete and undersized facilities. PROJECT NEED: This project is required to maintain effective operation of the City's sanitary sewer system, eliminate sewer main obstructions, reduce sewer maintenance requirements, and prevent sewer spills. PROJECT TITLE: Wright Street Sewer Main Improvements PROJECT CATEGORY: Utility/Drainage/Lighting Improvements Sewer Improvements LOCATION MAP AGENCY:DIVISION:CONTACT:DATE: Public Works Water Resources Armando Fernandez, Senior Civil Engineer 07-May-2021 PROJECT COSTS FY 21/22 FY 22/23 FY 23/24 FY 24/25 FY 25/26 FY 26/27 FY 27/28 Construction 737,000 2,000,000 ----- TOTAL 737,000 2,000,000 ----- SOURCE OF FUNDS FY 21/22 FY 22/23 FY 23/24 FY 24/25 FY 25/26 FY 26/27 FY 27/28 SEWER CONNECTION PROJECTS 737,000 2,000,000 ----- TOTAL 737,000 2,000,000 ----- 33 City Council 29 –863 6/1/2021 34 City Council 29 –864 6/1/2021 CITY OF SANTA ANA FY 21/22CIP CAPITAL IMPROVEMENT PROJECT WORKSHEET PROJECT DESCRIPTION: This project include the construction of a building dedicated to hold all water treatment equipment and related appurtenances. PROJECT NEED: This project is required to ensure water treatment compliance with all water treatment regulations and water availability to the City's customers. PROJECT TITLE: East & West Reservoirs Chlorine Buildings PROJECT CATEGORY: Utility/Drainage/Lighting Improvements Water Improvements LOCATION MAP AGENCY:DIVISION:CONTACT:DATE: Public Works Water Resources Armando Fernandez, Senior Civil Engineer24-May-2021 PROJECT COSTS FY 21/22 FY 22/23 FY 23/24 FY 24/25 FY 25/26 FY 26/27 FY 27/28 Construction 1,000,000 500,000 ----- TOTAL 1,000,000 500,000 ----- SOURCE OF FUNDS FY 21/22 FY 22/23 FY 23/24 FY 24/25 FY 25/26 FY 26/27 FY 27/28 WATER CAPITAL 1,000,000 500,000 ----- TOTAL 1,000,000 500,000 ----- 35 City Council 29 –865 6/1/2021 CITY OF SANTA ANA FY 21/22CIP CAPITAL IMPROVEMENT PROJECT WORKSHEET PROJECT DESCRIPTION: This project will replace aging water distribution pipelines and related appurtenances including fire hydrants and valves along Euclid Street from Lehnhardt Ave to Hazard Ave. PROJECT NEED: Replacement of obsolete water mains to ensure system reliability and to protect water quality. PROJECT TITLE: Euclid Street Water Main Improvements PROJECT CATEGORY: Utility/Drainage/Lighting Improvements Water Improvements LOCATION MAP AGENCY:DIVISION:CONTACT:DATE: Public Works Water Resources Armando Fernandez, Senior Civil Engineer24-May-2021 PROJECT COSTS FY 21/22 FY 22/23 FY 23/24 FY 24/25 FY 25/26 FY 26/27 FY 27/28 Construction 2,500,000 2,000,000 ----- TOTAL 2,500,0002,000,000 ----- SOURCE OF FUNDS FY 21/22 FY 22/23 FY 23/24 FY 24/25 FY 25/26 FY 26/27 FY 27/28 WATER CAPITAL 2,500,000 2,000,000 ----- TOTAL 2,500,0002,000,000 ----- 36 City Council 29 –866 6/1/2021 CITY OF SANTA ANA FY 21/22CIP CAPITAL IMPROVEMENT PROJECT WORKSHEET PROJECT DESCRIPTION: This project will replace aging water distribution pipelines and related appurtenances including fire hydrants and valves along Fairview Street from Segerstrom Ave to Sunflower Ave. PROJECT NEED: Replacement of obsolete water mains to ensure system reliability and to protect water quality. PROJECT TITLE: Fairview Street Water Main Improvements PROJECT CATEGORY: Utility/Drainage/Lighting Improvements Water Improvements LOCATION MAP AGENCY:DIVISION:CONTACT:DATE: Public Works Water Resources Armando Fernandez, Senior Civil Engineer24-May-2021 PROJECT COSTS FY 21/22 FY 22/23 FY 23/24 FY 24/25 FY 25/26 FY 26/27 FY 27/28 Construction 2,500,000 1,000,000 ----- TOTAL 2,500,0001,000,000 ----- SOURCE OF FUNDS FY 21/22 FY 22/23 FY 23/24 FY 24/25 FY 25/26 FY 26/27 FY 27/28 WATER CAPITAL 2,500,000 1,000,000 ----- TOTAL 2,500,0001,000,000 ----- 37 City Council 29 –867 6/1/2021 CITY OF SANTA ANA FY 21/22CIP CAPITAL IMPROVEMENT PROJECT WORKSHEET PROJECT DESCRIPTION: This project will replace aging water distribution pipelines and related appurtenances including fire hydrants and valves along Garnsey St between Warner Ave and Dyer Rd. PROJECT NEED: Replacement of obsolete water mains to ensure system reliability and to protect water quality. PROJECT TITLE: Garnsey Street Business District Water Main Improvements PROJECT CATEGORY: Utility/Drainage/Lighting Improvements Water Improvements LOCATION MAP AGENCY:DIVISION:CONTACT:DATE: Public Works Water Resources Armando Fernandez, Senior Civil Engineer24-May-2021 PROJECT COSTS FY 21/22 FY 22/23 FY 23/24 FY 24/25 FY 25/26 FY 26/27 FY 27/28 Construction 820,000 ------ TOTAL 820,000 ------ SOURCE OF FUNDS FY 21/22 FY 22/23 FY 23/24 FY 24/25 FY 25/26 FY 26/27 FY 27/28 WATER CAPITAL 820,000 ------ TOTAL 820,000 ------ 38 City Council 29 –868 6/1/2021 CITY OF SANTA ANA FY 21/22CIP CAPITAL IMPROVEMENT PROJECT WORKSHEET PROJECT DESCRIPTION: Install water mains for customers in the annexed County island northeast of 17th St and Tustin Ave. PROJECT NEED: Convert customers in annexed area from City of Tustin water to City of Santa Ana water. PROJECT TITLE: Grovemont Street Water Main Improvements PROJECT CATEGORY: Utility/Drainage/Lighting Improvements Water Improvements LOCATION MAP AGENCY:DIVISION:CONTACT:DATE: Public Works Water Resources Armando Fernandez, Senior Civil Engineer24-May-2021 PROJECT COSTS FY 21/22 FY 22/23 FY 23/24 FY 24/25 FY 25/26 FY 26/27 FY 27/28 Construction 2,100,000 350,000 ----- TOTAL 2,100,000 350,000 ----- SOURCE OF FUNDS FY 21/22 FY 22/23 FY 23/24 FY 24/25 FY 25/26 FY 26/27 FY 27/28 WATER CAPITAL 2,100,000 350,000 ----- TOTAL 2,100,000 350,000 ----- 39 City Council 29 –869 6/1/2021 CITY OF SANTA ANA FY 21/22CIP CAPITAL IMPROVEMENT PROJECT WORKSHEET PROJECT DESCRIPTION: This project will replace aging water distribution pipelines and related appurtenances including fire hydrants and valves along Wilshire Ave and Borchard Ave, west of Grand Ave PROJECT NEED: Replacement of obsolete water mains to ensure system reliability and to protect water quality. PROJECT TITLE: Industrial Streets Water Main Improvements Phase 1 PROJECT CATEGORY: Utility/Drainage/Lighting Improvements Water Improvements LOCATION MAP AGENCY:DIVISION:CONTACT:DATE: Public Works Water Resources Armando Fernandez, Senior Civil Engineer24-May-2021 PROJECT COSTS FY 21/22 FY 22/23 FY 23/24 FY 24/25 FY 25/26 FY 26/27 FY 27/28 Construction 1,500,000 ------ TOTAL 1,500,000 ------ SOURCE OF FUNDS FY 21/22 FY 22/23 FY 23/24 FY 24/25 FY 25/26 FY 26/27 FY 27/28 WATER CAPITAL 1,500,000 ------ TOTAL 1,500,000 ------ 40 City Council 29 –870 6/1/2021 CITY OF SANTA ANA FY 21/22CIP CAPITAL IMPROVEMENT PROJECT WORKSHEET PROJECT DESCRIPTION: This project will replace aging water distribution pipelines and related appurtenances including fire hydrants and valves along Lincoln Ave from Washington Ave to Santa Ana Blvd. PROJECT NEED: Replacement of obsolete water mains to ensure system reliability and to protect water quality. PROJECT TITLE: Lincoln Avenue Water Main Improvements PROJECT CATEGORY: Utility/Drainage/Lighting Improvements Water Improvements LOCATION MAP AGENCY:DIVISION:CONTACT:DATE: Public Works Water Resources Armando Fernandez, Senior Civil Engineer24-May-2021 PROJECT COSTS FY 21/22 FY 22/23 FY 23/24 FY 24/25 FY 25/26 FY 26/27 FY 27/28 Construction 800,000 ------ TOTAL 800,000 ------ SOURCE OF FUNDS FY 21/22 FY 22/23 FY 23/24 FY 24/25 FY 25/26 FY 26/27 FY 27/28 WATER CAPITAL 800,000 ------ TOTAL 800,000 ------ 41 City Council 29 –871 6/1/2021 CITY OF SANTA ANA FY 21/22CIP CAPITAL IMPROVEMENT PROJECT WORKSHEET PROJECT DESCRIPTION: Install water mains for customers in the annexed County island northeast of 17th St and Tustin Ave. PROJECT NEED: Convert customers in annexed area from City of Tustin water to City of Santa Ana water. PROJECT TITLE: NE Annex Septic to Sewer Improvements PROJECT CATEGORY: Utility/Drainage/Lighting Improvements Water Improvements LOCATION MAP AGENCY:DIVISION:CONTACT:DATE: Public Works Water Resources Armando Fernandez, Senior Civil Engineer24-May-2021 PROJECT COSTS FY 21/22 FY 22/23 FY 23/24 FY 24/25 FY 25/26 FY 26/27 FY 27/28 Construction 1,425,000 700,000 ----- TOTAL 1,425,000 700,000 ----- SOURCE OF FUNDS FY 21/22 FY 22/23 FY 23/24 FY 24/25 FY 25/26 FY 26/27 FY 27/28 WATER CAPITAL 1,425,000 700,000 ----- TOTAL 1,425,000 700,000 ----- 42 City Council 29 –872 6/1/2021 CITY OF SANTA ANA FY 21/22CIP CAPITAL IMPROVEMENT PROJECT WORKSHEET PROJECT DESCRIPTION: Replace the hydro turbine generator at the SA-1 connection at Garthe Station. PROJECT NEED: The existing hydro turbine generator has exceeded its useful life. PROJECT TITLE: SA-1 Hydropower Generation Project PROJECT CATEGORY: Utility/Drainage/Lighting Improvements Water Improvements LOCATION MAP AGENCY:DIVISION:CONTACT:DATE: Public Works Water Resources Armando Fernandez, Senior Civil Engineer24-May-2021 PROJECT COSTS FY 21/22 FY 22/23 FY 23/24 FY 24/25 FY 25/26 FY 26/27 FY 27/28 Construction 1,700,000 ------ TOTAL 1,700,000 ------ SOURCE OF FUNDS FY 21/22 FY 22/23 FY 23/24 FY 24/25 FY 25/26 FY 26/27 FY 27/28 WATER CAPITAL 1,700,000 ------ TOTAL 1,700,000 ------ 43 City Council 29 –873 6/1/2021 CITY OF SANTA ANA FY 21/22CIP CAPITAL IMPROVEMENT PROJECT WORKSHEET PROJECT DESCRIPTION: This project will replace aging water distribution pipelines and related appurtenances including fire hydrants and valves along South Main St from 1st St to Warner Ave. PROJECT NEED: Replacement of obsolete water mains to ensure system reliability and to protect water quality. PROJECT TITLE: South Main Street Water Main Improvements PROJECT CATEGORY: Utility/Drainage/Lighting Improvements Water Improvements LOCATION MAP AGENCY:DIVISION:CONTACT:DATE: Public Works Water Resources Armando Fernandez, Senior Civil Engineer24-May-2021 PROJECT COSTS FY 21/22 FY 22/23 FY 23/24 FY 24/25 FY 25/26 FY 26/27 FY 27/28 Construction 1,100,000 1,100,000 ----- TOTAL 1,100,0001,100,000 ----- SOURCE OF FUNDS FY 21/22 FY 22/23 FY 23/24 FY 24/25 FY 25/26 FY 26/27 FY 27/28 WATER CAPITAL 1,100,000 1,100,000 ----- TOTAL 1,100,0001,100,000 ----- 44 City Council 29 –874 6/1/2021 CITY OF SANTA ANA FY 21/22CIP CAPITAL IMPROVEMENT PROJECT WORKSHEET PROJECT DESCRIPTION: Installation of Securifor-4D and wrought iron fencing along various City stormwater channels. PROJECT NEED: The installation of new fencing will prohibit access to the City's stormwater channels, thereby reducing trash/debris from entering the stormdrain system. This project will improve water quality and reduce maintenance costs incurred from routine channel cleanings. PROJECT TITLE: Stormwater Channel Fencing Upgrades PROJECT CATEGORY: Utility/Drainage/Lighting Improvements Storm Drain/Water Quality LOCATION MAP CITYWIDE AGENCY:CONTACT:DATE: Public Works DIVISION: CIP Engineering Jason Gabriel, Principal Civil Engineer 07-May-2021 PROJECT COSTS FY 21/22 FY 22/23 FY 23/24 FY 24/25 FY 25/26 FY 26/27 FY 27/28 Construction 400,000 ------ TOTAL 400,000 ------ SOURCE OF FUNDS FY 21/22 FY 22/23 FY 23/24 FY 24/25 FY 25/26 FY 26/27 FY 27/28 FED CLEAN WATER 400,000 ------ TOTAL 400,000 ------ 45 City Council 29 –875 6/1/2021 CITY OF SANTA ANA FY 21/22CIP CAPITAL IMPROVEMENT PROJECT WORKSHEET PROJECT DESCRIPTION: This project will replace the existing obsolete Pressure Reducing Vault structure. Improvements include a new vault structure, new piping, new flow control valves, power controls and new communications equipment. PROJECT NEED: The existing structure and equipment is obsolete and non-functional. PROJECT TITLE: Pressure Reducing Vault Power & Controls Improvements PROJECT CATEGORY: Utility/Drainage/Lighting Improvements Municipal Facilities LOCATION MAP AGENCY:DIVISION:CONTACT:DATE: Public Works Water Resources Armando Fernandez, Senior Civil Engineer24-May-2021 PROJECT COSTS FY 21/22 FY 22/23 FY 23/24 FY 24/25 FY 25/26 FY 26/27 FY 27/28 Construction 1,380,000 ------ TOTAL 1,380,000 ------ SOURCE OF FUNDS FY 21/22 FY 22/23 FY 23/24 FY 24/25 FY 25/26 FY 26/27 FY 27/28 WATER CAPITAL 1,380,000 ------ TOTAL 1,380,000 ------ 46 City Council 29 –876 6/1/2021 47 City Council 29 –877 6/1/2021 48 City Council 29 –878 6/1/2021 CITY OF SANTA ANA FY 21/22CIP CAPITAL IMPROVEMENT PROJECT WORKSHEET PROJECT DESCRIPTION: Design and construct 6 splash pads at various city parks to provide a water play experience for anyone with or without the ability to swim. Splash Pads are planned for the following locations: Santa Ana Zoo, Memorial Park, Cesar Chavez/Campesino Park, Thornton Park, El Salvador Park and Madison Park. PROJECT NEED: In order to provide an additional amenity to Santa Ana residents, the City is pursuing the design and construction of 6 splash pads at various city parks. The splash pads will provide an opportunity for aquatic recreational activity. The splash pads are also a more cost feasible alternative to regular pool construction. PROJECT TITLE: City Park Splash Pads (Various Sites) PROJECT CATEGORY: Bikeway/Park Improvements Park Facility LOCATION MAP CITYWIDE AGENCY:DIVISION:CONTACT:DATE: Parks, Rec. & Community Services Administration Ron Ono, Administrative Services Manager 07-May-2021 PROJECT COSTS FY 21/22 FY 22/23 FY 23/24 FY 24/25 FY 25/26 FY 26/27 FY 27/28 Construction 4,198,480 ------ Engineering 1,145,040 ------ TOTAL 5,343,520 ------ SOURCE OF FUNDS FY 21/22 FY 22/23 FY 23/24 FY 24/25 FY 25/26 FY 26/27 FY 27/28 5,343,520 ------ TOTAL 5,343,520 ------ 49 City Council 29 –879 6/1/2021 CITY OF SANTA ANA FY 21/22CIP CAPITAL IMPROVEMENT PROJECT WORKSHEET PROJECT DESCRIPTION: Purchase and Installation of LED lighting at Dan Young Soccer Field #2 (Field #3, if available funding) PROJECT NEED: In order to improve the efficiency and lighting lumens at the Dan Young Soccer Fields, the City will purchase and install LED Lighting at this location. The new lighting will reduce monthly electrical costs as well as provide brighter more even lighting. PROJECT TITLE: Dan Young Soccer Field Sports Lights PROJECT CATEGORY: Park Facility Improvements Park Facility LOCATION MAP AGENCY:DIVISION:CONTACT:DATE: Parks, Rec. & Community ServicesAdministration Ron Ono, Administrative Services Manager24-May-2021 PROJECT COSTS FY 21/22 FY 22/23 FY 23/24 FY 24/25 FY 25/26 FY 26/27 FY 27/28 Construction 418,200 ------ TOTAL 418,200 ------ SOURCE OF FUNDS FY 21/22 FY 22/23 FY 23/24 FY 24/25 FY 25/26 FY 26/27 FY 27/28 CAPITAL OUTLAY/CELL TOWER 418,200 ------ TOTAL 418,200 ------ 50 City Council 29 –880 6/1/2021 CITY OF SANTA ANA FY 21/22CIP CAPITAL IMPROVEMENT PROJECT WORKSHEET PROJECT DESCRIPTION: Reconstruct existing basketball court and install new basketball LED sports court lighting. PROJECT NEED: The existing asphalt basketball court at El Salvador Park is deteriorating and cracking in various locations. The entire court needs to be removed and replaced with a concrete surface. The court will be color coated and the basketball goals renovated. The project will also include removal of the old center flood lighting and replaced with LED sports lighting. PROJECT TITLE: El Salvador Park Basketball Court & Court Lighting Renovation PROJECT CATEGORY: City Facility Improvements Park Facility LOCATION MAP AGENCY:DIVISION:CONTACT:DATE: Parks, Rec. & Community Services Administrative Services Ron Ono, Administrative Services Manager 07-May-2021 PROJECT COSTS FY 21/22 FY 22/23 FY 23/24 FY 24/25 FY 25/26 FY 26/27 FY 27/28 Construction 300,000 ------ TOTAL 300,000 ------ SOURCE OF FUNDS FY 21/22 FY 22/23 FY 23/24 FY 24/25 FY 25/26 FY 26/27 FY 27/28 A & D District 1 300,000 ------ TOTAL 300,000 ------ 51 City Council 29 –881 6/1/2021 CITY OF SANTA ANA FY 21/22CIPCAPITAL IMPROVEMENT PROJECT WORKSHEETPROJECT DESCRIPTION:Design and construct a new scoreboard and Marquee at the Santa Ana StadiumPROJECT NEED:The current scoreboard and marquee have past their useful life.PROJECT TITLE:New Stadium Scoreboard and MarqueePROJECT CATEGORY:Park Facility ImprovementsPark FacilityLOCATION MAPAGENCY:DIVISION:CONTACT:DATE:Parks, Rec. & Community ServicesAdministrationRon Ono, Administrative Services Manager 24-May-2021PROJECT COSTSFY 21/22 FY 22/23 FY 23/24 FY 24/25 FY 25/26 FY 26/27 FY 27/28Construction157,142------Engineering42,858------TOTAL200,000------SOURCE OF FUNDSFY 21/22 FY 22/23 FY 23/24 FY 24/25 FY 25/26 FY 26/27 FY 27/28A & D District 2200,000------TOTAL200,000------52&nbsp;City Council&nbsp;29 &ndash;&nbsp;8826/1/2021&nbsp; CITY OF SANTA ANA FY 21/22CIP CAPITAL IMPROVEMENT PROJECT WORKSHEET PROJECT DESCRIPTION: Design and installation of new LED sports lighting the on two north ballfields. PROJECT NEED: The two west ballfields at Jerome Park does not have sports lighting. The proposed project will install LED sports lighting on the two ballfields. The lighting will also be designed to accommodate soccer activity. The lighting of the ballfields will help increase field reservations for both softball and soccer. PROJECT TITLE: Riverview Park Ballfield Sports Lighting Renovation PROJECT CATEGORY: City Facility Improvements Park Facility LOCATION MAP AGENCY:DIVISION:CONTACT:DATE: Parks, Rec. & Community Services Administrative Services Ron Ono, Administrative Services Manager 07-May-2021 PROJECT COSTS FY 21/22 FY 22/23 FY 23/24 FY 24/25 FY 25/26 FY 26/27 FY 27/28 Construction 200,000 ------ TOTAL 200,000 ------ SOURCE OF FUNDS FY 21/22 FY 22/23 FY 23/24 FY 24/25 FY 25/26 FY 26/27 FY 27/28 A & D District 1 200,000 ------ TOTAL 200,000 ------ 53 City Council 29 –883 6/1/2021 CITY OF SANTA ANA FY 21/22CIP CAPITAL IMPROVEMENT PROJECT WORKSHEET PROJECT DESCRIPTION: Removal of existing grass in the multi-purpose sports field and installation of synthetic sports turf, subsurface drainage, and drought tolerant landscaping. PROJECT NEED: PRCSA regulates the amount of play on Santa Anita grass sports field in order to maintain the turf and prevent it from becoming a dirt field. With the lack of sports fields in the City, the installation of synthetic turf will help increase the amount of play on the field. The sports field already has sports lighting and is completely fenced. The field is used for youth soccer. The perimeter of the field will be planted with drought tolerant landscaping to help reduce water usage. In addition, a Shade Structure will be installed over the bleacher area. PROJECT TITLE: Santa Anita Park Synthetic Turf & Shade Structure PROJECT CATEGORY: Park Facility Improvements Park Facility LOCATION MAP AGENCY:DIVISION:CONTACT:DATE: Parks, Rec. & Community Services Administrative Services Ron Ono, Administrative Services Manager 07-May-2021 PROJECT COSTS FY 21/22 FY 22/23 FY 23/24 FY 24/25 FY 25/26 FY 26/27 FY 27/28 Construction 122,570 ------ Engineering 33,430 ------ TOTAL 156,000 ------ SOURCE OF FUNDS FY 21/22 FY 22/23 FY 23/24 FY 24/25 FY 25/26 FY 26/27 FY 27/28 A & D District 1 156,000 ------ TOTAL 156,000 ------ 54 City Council 29 –884 6/1/2021 CITY OF SANTA ANA FY 21/22CIP CAPITAL IMPROVEMENT PROJECT WORKSHEET PROJECT DESCRIPTION: Funding for renovation of the synthetic turf at the Santa Ana Stadium. PROJECT NEED: The current state of the synthetic turf is in need of renovation. PROJECT TITLE: Stadium Synthetic Turf Renovation PROJECT CATEGORY: Park Facility Improvements Park Facility LOCATION MAP AGENCY:DIVISION:CONTACT:DATE: Parks, Rec. & Community Services Administration Ron Ono, Administrative Services Manager 07-May-2021 PROJECT COSTS FY 21/22 FY 22/23 FY 23/24 FY 24/25 FY 25/26 FY 26/27 FY 27/28 Construction 818,000 ------ TOTAL 818,000 ------ SOURCE OF FUNDS FY 21/22 FY 22/23 FY 23/24 FY 24/25 FY 25/26 FY 26/27 FY 27/28 A & D District 3 764,000 ------ A & D District 3 In-Lieu 54,000 ------ TOTAL 818,000 ------ 55 City Council 29 –885 6/1/2021 CITY OF SANTA ANA FY 21/22CIP CAPITAL IMPROVEMENT PROJECT WORKSHEET PROJECT DESCRIPTION: Install new bus shelters with integral benches, trash receptacles and advertisement panels. PROJECT NEED: The Orange County Transportation Authority conducted a ridership study and has identified the 100 busiest transit stops in Orange County. Thirty Five of these locations occur in Santa Ana. PROJECT TITLE: Project W Bus Shelter Project PROJECT CATEGORY: Infrastructure Improvements Facility LOCATION MAP CITYWIDE AGENCY:CONTACT:DATE: Public Works DIVISION: CIP Engineering Mike Ortiz, Senior Civil Engineer 07-May-2021 PROJECT COSTS FY 21/22 FY 22/23 FY 23/24 FY 24/25 FY 25/26 FY 26/27 FY 27/28 Construction 1,030,000 ------ TOTAL 1,030,000 ------ SOURCE OF FUNDS FY 21/22 FY 22/23 FY 23/24 FY 24/25 FY 25/26 FY 26/27 FY 27/28 1,030,000 ------ TOTAL 1,030,000 ------ 56 City Council 29 –886 6/1/2021 PROJECTSOTHER CDBG CAPITAL OUTLAYWATER CAPITALSEWER AREA FEES A & D FUNDSMEASURE M2GAS TAX TOTALI. STREET IMPROVEMENTSFY 21/22 ALLEY REHABILITATION1 . Alley Improvement Program145,915 145,915Subtotal FY21/22 ALLEY REHABILITATION145,915 145,915FY 21/22 PLANNING2 . Pavement Management325,000 325,0003 . Project Development125,000 125,0004 . Right-of-Way Management350,000 350,000Subtotal FY21/22 PLANNING800,000 800,000FY 21/22 NEIGHBORHOOD STREET REHABILITATION5 . Garnsey Business District Improvements 4,334,6664,334,666Subtotal FY21/22 NEIGHBORHOOD STREET REHABILITATION 4,334,6664,334,666FY 21/22 LOCAL STREET RESURFACING6 . Local Street Preventative Maintenance3,000,000 3,000,000Subtotal FY21/22 LOCAL STREET RESURFACING3,000,000 3,000,000FY 21/22 ARTERIAL STREET REHABILITATION7 . Bristol Street Rehabilitation: Santa Clara to Memory Lane940,000940,0008 . Grand Avenue Rehabilitation: Warner to Edinger 1,668,2211,668,2219 . Main Street Rehabilitation: MacArthur Blvd to Dyer Rd 1,680,0001,680,00010 . Westminster Avenue Rehabilitation: Newhope St to Harbor Blvd 1,335,892164,108 1,500,000Subtotal FY21/22 ARTERIAL STREET REHABILITATION 5,624,1135,788,221FY 21/22 STREET/BRIDGE IMPROVEMENTS & WIDENING11 . Bristol Street and Memory Lane Intersection Widening400,000 400,00012 . Bristol Street Improvements and Widening: Phase 4 - Warner to Saint Andrew 50,00050,00013 . Fairview Bridge and Street Improvements830,000 830,00014 . Warner Avenue Improvements: Phase 2 - Oak to Grand1,000,000 1,000,000Subtotal FY21/22 STREET/BRIDGE IMPROVEMENTS & WIDENING 50,0001,000,000 1,394,108 2,280,000FY 22/23 PLANNING15 . Pavement Management250,000 250,00016 . Project Development150,000 150,00017 . Right-of-Way Management150,000 150,00018 . Local Street Preventative Maintenance3,000,000 3,000,000Subtotal FY22/23 PLANNING3,550,000 3,550,000FY 23/24 PLANNINGCITY OF SANTA ANASEVEN YEAR CAPITAL IMPROVEMENT PROGRAMFY 2022-FY 20285&888887Page 1&nbsp;City Council&nbsp;29 &ndash;&nbsp;8876/1/2021&nbsp; PROJECTSOTHER CDBG CAPITAL OUTLAYWATER CAPITALSEWER AREA FEES A & D FUNDSMEASURE M2GAS TAX TOTALCITY OF SANTA ANASEVEN YEAR CAPITAL IMPROVEMENT PROGRAMFY 2022-FY 202819 . Pavement Management400,000 400,00020 . Project Development150,000 150,00021 . Right-of-Way Management150,000 150,00022 . Local Street Preventative Maintenance3,000,000 3,000,000Subtotal FY23/24 PLANNING3,700,000 3,700,000FY 24/25 PLANNING23 . Pavement Management250,000250,00024 . Project Development150,000150,00025 . Right-of-Way Management150,000150,00026 . Local Street Preventative Maintenance3,000,0003,000,000Subtotal FY24/25 PLANNING3,550,0003,550,000FY 25/26 PLANNING27 . Pavement Management400,000400,00028. Project Development150,000150,00029. Right-of-Way Management150,000150,00030. Local Street Preventative Maintenance3,000,0003,000,000Subtotal FY25/26 PLANNING3,700,0003,700,000FY 26/27 PLANNING31. Pavement Management250,000250,00032. Project Development150,000150,00033. Right-of-Way Management150,000150,00034. Local Street Preventative Maintenance3,000,0003,000,000Subtotal FY26/27 PLANNING3,550,0003,550,000FY 27/28 PLANNING35. Pavement Management400,000400,00036. Project Development150,000150,00037. Right-of-Way Management150,000150,00038. Local Street Preventative Maintenance3,000,0003,000,000Subtotal FY27/28 PLANNING3,700,0003,700,000FY 27/28 ARTERIAL STREET REHABILITATION39. Bristol Street and Segerstrom Avenue Improvements1,000,0001,000,00040. Bristol Street and 1st Street Improvements3,000,0003,000,000Subtotal FY27/28 ARTERIAL STREET REHABILITATION4,000,0004,000,000TOTAL STREET IMPROVEMENTS10,008,7791,000,00029,695,915 1,394,108 42,098,802Page 2&nbsp;City Council&nbsp;29 &ndash;&nbsp;8886/1/2021&nbsp; PROJECTSOTHER CDBG CAPITAL OUTLAYWATER CAPITALSEWER AREA FEES A & D FUNDSMEASURE M2GAS TAX TOTALCITY OF SANTA ANASEVEN YEAR CAPITAL IMPROVEMENT PROGRAMFY 2022-FY 2028II. TRAFFIC IMPROVEMENTSFY 21/22 TRAFFIC IMPROVEMENTS41. Bristol Street and Santa Clara Avenue Signal Modification 23,80023,80042. Citywide Speed Limit Study70,000 70,00043. First Street Corridor Traffic Signal Synchronization380,000 380,00044. Traffic Signal Equipment Replacement100,000 100,000Subtotal FY21/22 TRAFFIC IMPROVEMENTS 23,800550,000 573,800FY 21/22 TRAFFIC SAFETY / MOBILITY45 . Fremont Elementary and Spurgeon Intermediate SRTS 4,849,0004,849,00046. Legacy Square Transportation Improvements 1,997,8651,997,86547 . Pedestrian Improvements285,000 285,00048 . Safe Mobility Santa Ana Update147,00033,000 180,000Subtotal FY21/22 TRAFFIC SAFETY / MOBILITY 6,993,86533,000 285,000 7,311,865FY 21/22 PLANNING49 . Bike Lane Project Development80,000 80,00050 . Traffic Management Plans50,000 50,00051 . Traffic Safety Project Development50,000 50,000Subtotal FY21/22 PLANNING180,000 180,000FY 22/23 TRAFFIC IMPROVEMENTS45 . Bristol Street and Santa Clara Avenue Signal Modification 297,100297,10052 . Traffic Signal Equipment Replacement100,000 100,000Subtotal FY22/23 TRAFFIC IMPROVEMENTS 297,100100,000 397,100FY 22/23 PLANNING53 . Bike Lane Project Development80,000 80,00054 . Traffic Management Plans50,000 50,00055 . Traffic Safety Project Development50,000 50,000Subtotal FY22/23 PLANNING180,000 180,000FY 23/24 TRAFFIC IMPROVEMENTS56 . Traffic Signal Equipment Replacement100,000 100,000Subtotal FY23/24 TRAFFIC IMPROVEMENTS100,000 100,000FY 23/24 PLANNING57 . Bike Lane Project Development80,000 80,00058 . Traffic Management Plans50,000 50,00059 . Traffic Safety Project Development50,000 50,000Subtotal FY23/24 PLANNING180,000 180,000FY 24/25 TRAFFIC IMPROVEMENTS60 . Traffic Signal Equipment Replacement100,000 100,00071276Page 3&nbsp;City Council&nbsp;29 &ndash;&nbsp;8896/1/2021&nbsp; PROJECTSOTHER CDBG CAPITAL OUTLAYWATER CAPITALSEWER AREA FEES A & D FUNDSMEASURE M2GAS TAX TOTALCITY OF SANTA ANASEVEN YEAR CAPITAL IMPROVEMENT PROGRAMFY 2022-FY 2028Subtotal FY24/25 TRAFFIC IMPROVEMENTS100,000 100,000FY 24/25 PLANNING61 . Bike Lane Project Development80,000 80,00062 . Traffic Management Plans50,000 50,00063 . Traffic Safety Project Development50,000 50,000Subtotal FY24/25 PLANNING180,000 180,000FY 25/26 TRAFFIC IMPROVEMENTS64 . Traffic Signal Equipment Replacement100,000 100,000Subtotal FY25/26 TRAFFIC IMPROVEMENTS100,000 100,000FY 25/26 PLANNING65 . Bike Lane Project Development80,000 80,00066 . Traffic Management Plans50,000 50,00067 . Traffic Safety Project Development50,000 50,000Subtotal FY25/26 PLANNING180,000 180,000FY 26/27 TRAFFIC IMPROVEMENTS68. Traffic Signal Equipment Replacement100,000 100,000Subtotal FY26/27 TRAFFIC IMPROVEMENTS100,000 100,000FY 26/27 PLANNING69. Bike Lane Project Development80,000 80,00070. Traffic Management Plans50,000 50,00071. Traffic Safety Project Development50,000 50,000Subtotal FY26/27 PLANNING180,000 180,000FY 27/28 TRAFFIC IMPROVEMENTS72. Traffic Signal Equipment Replacement100,000 100,000Subtotal FY27/28 TRAFFIC IMPROVEMENTS100,000 100,000FY 27/28 PLANNING73. Bike Lane Project Development80,000 80,00074. Traffic Management Plans50,000 50,00075. Traffic Safety Project Development50,000 50,000Subtotal FY27/28 PLANNING180,000 180,000TOTAL TRAFFIC IMPROVEMENTS 7,314,7652,443,000 285,000 10,042,765III. UTILITY/DRAINAGE/LIGHTING IMPROVEMENTSFY 21/22 SEWER IMPROVEMENTS76. Fairhaven Neighborhood Sewer Main Improvements300,000300,00077. Industrial Streets Sewer Main Improvements Phase 1225,000225,00078. Lincoln Avenue Sewer Main Improvements800,000800,000Page 4&nbsp;City Council&nbsp;29 &ndash;&nbsp;8906/1/2021&nbsp; PROJECTSOTHER CDBG CAPITAL OUTLAYWATER CAPITALSEWER AREA FEES A & D FUNDSMEASURE M2GAS TAX TOTALCITY OF SANTA ANASEVEN YEAR CAPITAL IMPROVEMENT PROGRAMFY 2022-FY 202879. NE Annex Septic to Sewer Conversion840,000840,00080. Rene Drive Sewer Main Upgrade590,000590,00081. Santa Ana Memorial Neighborhood Sewer Main Improvements225,000225,00082. Willard Neighborhood Sewer Main Improvements130,000130,00083. Wright Street Sewer Main Improvements737,000737,000Subtotal FY21/22 SEWER IMPROVEMENTS3,847,0003,847,000FY 21/22 WATER IMPROVEMENTS84. Bristol Street Water Main Improvements Phase 3A - Civic Center to Washington50,00050,00085. East & West Reservoirs Chlorine Buildings1,000,0001,000,00086. Euclid Street Water Main Improvements2,500,0002,500,00087. Fairview Street Water Main Improvements2,500,0002,500,00088 Garnsey Street Business District Water Main Improvements820,000820,00089. Grovemont Street Water Main Improvements2,100,0002,100,00090. Industrial Streets Water Main Improvements Phase 11,500,0001,500,00091. Lincoln Avenue Water Main Improvements800,000800,00092. NE Annex Septic to Sewer Improvements1,425,0001,425,00093. SA-1 Hydropower Generation Project1,700,0001,700,00094. South Main Street Water Main Improvements1,100,0001,100,000Subtotal FY21/22 WATER IMPROVEMENTS15,495,00015,495,000FY 21/22 STORM DRAIN/WATER QUALITY95. Stormwater Channel Fencing Upgrades400,000400,000Subtotal FY21/22 STORM DRAIN/WATER QUALITY400,000400,000FY 21/22 MUNICIPAL FACILITIES96. Pressure Reducing Vault Power & Controls Improvements1,380,0001,380,00097. Well No. 32 - Rehabilitation2,250,0002,250,000Subtotal FY21/22 MUNICIPAL FACILITIES3,630,0003,630,000FY 22/23 SEWER IMPROVEMENTS98. Flower Street Sewer Main Improvements1,000,0001,000,00099. NE Annex Septic to Sewer Conversion400,000400,000100. Rene Drive Sewer Main Upgrade625,000625,000101. Wright Street Sewer Main Improvements2,000,0002,000,000Subtotal FY22/23 SEWER IMPROVEMENTS4,025,0004,025,000FY 22/23 WATER IMPROVEMENTS102. Bristol Street Water Main Improvements Phase 3A - Civic Center to Washington250,000250,000103. East & West Reservoirs Chlorine Buildings500,000500,0004Page 5&nbsp;City Council&nbsp;29 &ndash;&nbsp;8916/1/2021&nbsp; PROJECTSOTHER CDBG CAPITAL OUTLAYWATER CAPITALSEWER AREA FEES A & D FUNDSMEASURE M2GAS TAX TOTALCITY OF SANTA ANASEVEN YEAR CAPITAL IMPROVEMENT PROGRAMFY 2022-FY 2028104. Euclid Street Water Main Improvements2,000,0002,000,000105. Fairview Street Water Main Improvements1,000,0001,000,000106. Grovemont Street Water Main Improvements350,000350,000107. NE Annex Septic to Sewer Improvements700,000700,000108. South Main Street Water Main Improvements1,100,0001,100,000Subtotal FY22/23 WATER IMPROVEMENTS5,900,0005,900,000FY 22/23 MUNICIPAL FACILITIES109. Well No. 32 - Rehabilitation6,000,0006,000,000Subtotal FY22/23 MUNICIPAL FACILITIES6,000,0006,000,000TOTAL UTILITY/DRAINAGE/LIGHTING IMPROVEMENTS 400,000 31,025,000 7,872,00039,297,000IV. PARK FACILITY IMPROVEMENTSFY 21/22 PARK FACILITY110 . City of Santa Ana Dog Park1,100,0001,100,000111 . City Park Splash Pads (Various Sites) 5,343,5205,343,520112 . Dan Young Soccer Field Sports Lights418,200418,200113 . El Salvador Park Basketball Court & Court Lighting Renovation300,000300,000114 . New Stadium Scoreboard and Marquee200,000200,000115 . Riverview Park Ballfield Sports Lighting Renovation200,000200,000116. Santa Anita Park Synthetic Turf & Shade Structure156,000156,000117. Stadium Synthetic Turf Renovation818,000818,000Subtotal FY21/22 PARK FACILITY5,343,5201,518,2001,674,0008,535,720TOTAL PARK FACILITY IMPROVEMENTS5,343,5201,518,2001,674,0008,535,720V. INFRASTRUCTURE IMPROVEMENTSFY 21/22 FACILITY118. Project W Bus Shelter Project1,030,000 1,030,000Subtotal FY21/22 FACILITY1,030,000 1,030,000TOTAL INFRASTRUCTURE IMPROVEMENTS1,030,000 1,030,00023,067,0641,518,200 31,025,000 7,872,000 1,000,000 1,674,000 33,168,9151,679,108 101,004,287GRAND TOTAL SEVEN YEAR CIP PROJECTS6Page 6&nbsp;City Council&nbsp;29 &ndash;&nbsp;8926/1/2021&nbsp; CITY OF SANTA ANA SEVEN-YEAR CAPITAL IMPROVEMENT PROGRAM FY 2021 – 2028 "OTHER" FUNDING SOURCES (1) ACTIVE TRANSPORTATION PROGRAM - STATE (2) AFFORDABLE HOUSING SUSTAINABLE COMMUNITIES (3) CONGESTION MANAGEMENT AND AIR QUALITY (4) FEDERAL CLEAN WATER ENTERPRISE (5) REFUSE - MAINTENANCE (6) ACTIVE TRANSPORTATION PROGRAM - FEDERAL (7) CELL TOWER REVENUE (8) SB-1 ROAD MAINTENANCE AND REHABILITATION ACCOUNT (9) DRAINAGE AREA FEE: AREA IV (10 ) PRCSA YOUTH SERVICES City Council 29 –893 6/1/2021