Loading...
HomeMy WebLinkAboutAgenda Packet_2023-11-07City Council and Housing Authority Meeting Packet November 7, 2023 CLOSED SESSION MEETING – 4:00 PM REGULAR OPEN MEETING – 5:30 PM  (Immediately following the Closed Session Meeting) CITY COUNCIL CHAMBER 22 Civic Center Plaza Santa Ana, CA 92701 Valerie Amezcua Mayor Thai Viet Phan Councilmember – Ward 1 Benjamin Vazquez Councilmember ­ Ward 2 Jessie Lopez Mayor Pro Tem ­ Ward 3 Phil Bacerra Councilmember ­ Ward 4 Johnathan Ryan Hernandez Councilmember ­ Ward 5 David Penaloza Councilmember ­ Ward 6 Mayor and Council telephone: 714­647­6900 Agenda item inquiries: 714­647­6520 Sonia R. Carvalho City Attorney Steven A. Mendoza Acting City Manager Jennifer L. Hall City Clerk In compliance with the Americans with Disabilities Act (ADA), if you need special assistance to participate in this Meeting, contact Michael Ortiz, City ADA Program Coordinator, at (714) 647­5624. Notification 48 hours prior to the Meeting will enable the City to make reasonable arrangements to assure accessibility to this meeting. The City Council agenda and supporting documentation can be found on the City’s website – https://www.santa­ana.org/agendas­and­minutes/ CITY VISION AND CODE OF ETHICS The City of Santa Ana is committed to achieving a shared vision for the organization and its community. The Vision, Mission and Guiding Principles (Values) are the result of a thoughtful and inclusive process designed to set the City and organization on a course that meets the challenges of today and tomorrow, as follows: Vision ­ The dynamic center of Orange County which is acclaimed for our: Investment in youth • Safe and healthy community • Neighborhood pride • Thriving economic climate • Enriched and diverse culture • Quality government services Mission ­ To deliver efficient public services in partnership with our community which ensures public safety, a prosperous economic environment, opportunities for our youth, and a high quality of life for residents. Guiding Principles ­ Collaboration • Efficiency • Equity • Excellence • Fiscal Responsibility • Innovation • Transparency Code of Ethics and Conduct ­ At the Special Municipal Election held on February 5, 2008, voters approved an amendment to the City Charter which established the Code of Ethics and Conduct for elected officials and members of appointed boards, commissions, and committees to assure public confidence. The following are the core values expressed: • Integrity • Honesty • Responsibility • Fairness • Accountability • Respect • Efficiency Members of the public may attend the City Council meeting in­person or join via Zoom. As a courtesy to the public, the City Council meeting will occur live via teleconference Zoom webinar. You may view the meeting from your computer, tablet or smart phone via YouTube LiveStream at www.youtube.com/user/SantaAnaLibrary or on CTV3, available on Spectrum channel 3. PUBLIC COMMENTS – Members of the public who wish to address the City Council on closed session items, items on the regular agenda, or on matters which are not on the agenda but are within the subject matter jurisdiction, of the City Council may do so by one of the following ways: MAILING OPTION written communications – Public comments may be mailed to: Office of the City Clerk, 20 Civic Center Plaza M­30, Santa Ana, CA 92701. All written communications received via mail by 4:00 p.m. on the day of the meeting will be distributed to the City Council and imaged into the City’s document archive system which is available for public review. SENDING E­MAIL OPTION – Public comments may be sent via email to the City Clerk’s office at eComment@santa­ana.org. Please note the agenda item you are commenting on in the subject line of the email. All emails received two (2) hours before the scheduled start of the meeting will be distributed to the City Council and imaged into the City’s document archive system which is available for public review. LIVE VIRTUAL OPTION – As a courtesy, members of the public may provide live comments during the meeting by Zoom or Conference Call. To join by Zoom click on or type the following address into your web browser https://us02web.zoom.us/j/315965149. To join the Conference Call: Dial (669) 900­ 9128 and enter MEETING ID: 315 965 149#. You will be prompted by the City Clerk when it is time for a: i) closed session item, ii) general agenda item, iii) public hearing item, iv) special agenda item, or v) for Housing Authority item. You may request to speak by dialing *9 from your phone or you may virtually raise your hand from Zoom. After the Clerk confirms the last three digits of the caller’s phone number or Zoom ID and unmutes them, the caller must press *6 or microphone icon to speak. Callers are encouraged, but not required, to identify themselves by name. Each caller will be provided three (3) minutes to speak, unless due to the number of speakers wanting to speak a decision is made to provide a different amount of time to speak. IN­PERSON OPTION ­ Members of the public can provide in­person comments at the podium in the Council Chamber. The Council Chamber will have seating available for members of the public to attend the meeting in­person. Public comments are limited to three (3) minutes per speaker, unless a different time is announced by the presiding chair. Speakers who wish to address the Council must do so by submitting a “Request to Speak” card by 4:00 p.m. for Closed Session items and by 5:45 p.m. for all other designated public comment periods as listed below. Cards will not be accepted after the Public Comment Session begins without the permission of the presiding chair. The following designated public comment periods are: 1. LIVE PUBLIC COMMENTS ON CLOSED SESSION ITEMS – You can provide live comments on closed session items by joining Zoom or the Conference Call as described in the LIVE or IN­PERSON PUBLIC COMMENTS OPTION above. Speaker queue will open at 3:30 p.m. YOU MUST JOIN ZOOM OR THE CONFERENCE CALL and raise your hand  BY 4:00 p.m. Speakers who are not in the speaker queue with their hand raised by 4:00 p.m. will not be permitted to speak.   2. LIVE PUBLIC COMMENTS ON REGULAR AGENDA ITEMS AND NON­AGENDA ITEMS (GENERAL PUBLIC COMMENT) – You can provide comments by joining Zoom or the Conference Call as described in the LIVE or IN­PERSON PUBLIC COMMENTS OPTION above. Speaker queue will open at 3:30 p.m. YOU MUST JOIN ZOOM OR THE CONFERENCE CALL and raise your hand PRIOR TO 5:45 p.m. Speakers who are not in the speaker queue with their hand raised by 5:45 p.m. will not be permitted to speak. 3. LIVE PUBLIC COMMENTS ON PUBLIC HEARING ITEMS – You can provide comments by joining Zoom or the Conference Call as described in the LIVE or IN­PERSON PUBLIC COMMENTS OPTION above. Speakers not in the queue by 5:45 p.m. will not be permitted to speak.  4. LIVE PUBLIC COMMENTS ON HOUSING AUTHORITY ITEMS – You can provide comments by joining Zoom or the Conference Call as described in the LIVE or IN­PERSON PUBLIC COMMENTS OPTION above. Speakers not in the queue by 5:45 p.m. will not be permitted to speak.    TRANSLATION SERVICES ­ Spanish interpreting services are provided at City Council meetings. Simultaneous Spanish interpretation is provided through the use of headsets and consecutive interpretation (Spanish­to­English) in addition to those wishing to address the City Council at the podium.  La ciudad provee servicios de interpretación al español en las juntas del Consejo.  La interpretación simultánea al español se ofrece por medio del uso de audífonos y la interpretación consecutiva (español a inglés) también está disponible para cualquiera que desee dirigirse al concilio municipal en el podio. About the Agenda To download or view the attachments (staff report and other supporting documentation) for each agenda item, you must select the agenda item to see the attachments to either open in a new link (the eyeball ) or download a pdf (the cloud symbol with the down arrow ). CLOSED SESSION CALL TO ORDER ATTENDANCE Council Members Phil Bacerra Johnathan Ryan Hernandez David Penaloza Thai Viet Phan Benjamin Vazquez Mayor  Pro Tem Jessie Lopez Mayor Valerie Amezcua Acting City Manager Steven A. Mendoza City Attorney Sonia R. Carvalho City Clerk Jennifer L. Hall ROLL CALL ADDITIONS\DELETIONS TO CLOSED SESSION PUBLIC COMMENTS – Members of the public may address the City Council on Closed Session items. RECESS – City Council will recess to Closed Session for the purpose of conducting regular City business. CLOSED SESSION ITEMS – The Brown Act permits legislative bodies to discuss certain matters without members of the public present. The City Council finds, based on advice from the City Attorney, that discussion in open session of the following matters will prejudice the position of the City in existing and anticipated litigation: 1.CONFERENCE WITH LEGAL COUNSEL – EXISTING LITIGATION pursuant to Paragraph (1) of subdivision (d) of Section 54956.9 of the Government Code: Jesus Morales Guerrero v. City of Santa Ana, Michael Claborn, and DOES 1 through 50, Orange County Superior Court, Case No. 30­2021­01223509 2.CONFERENCE WITH LEGAL COUNSEL – SIGNIFICANT EXPOSURE TO LITIGATION pursuant to Government Code Section 54956.9(d)(2): One matter [personnel claim] 3.CONFERENCE WITH LEGAL COUNSEL – ANTICIPATED LITIGATION pursuant to Government Code Section 54956.9(d)(2): One (1) matter 4.CONFERENCE WITH LABOR NEGOTIATOR pursuant to Government Code Section 54957.6(a): Agency Negotiator: Ramon Figueroa, Acting Human Resources Executive Director Employee Organization:      Santa Ana Police Officers Association (POA)      Confidential Association of Santa Ana (CASA) 5.PUBLIC EMPLOYEE PERFORMANCE EVALUATION pursuant to Government Code Section 54957(b)(1) Title: City Attorney 6.PUBLIC EMPLOYEE PERFORMANCE EVALUATION pursuant to Government Code Section 54957(b)(1): Title: Acting City Manager 7.PUBLIC EMPLOYEE EMPLOYMENT/APPOINTMENT pursuant to Government Code Section 54957 Title: Acting City Manager/Interim City Manager/Permanent City Manager 8.CONFERENCE WITH LABOR NEGOTIATOR pursuant to Government Code Section 54957.6 Agency Designated Representative: Sonia R. Carvalho, City Attorney Unrepresented Employee: City Manager RECONVENE – City Council will reconvene to continue regular City business. CITY COUNCIL REGULAR OPEN SESSION CALL TO ORDER ATTENDANCE Council Members Phil Bacerra Johnathan Ryan Hernandez David Penaloza Thai Viet Phan Benjamin Vazquez Mayor  Pro Tem Jessie Lopez Mayor Valerie Amezcua Acting City Manager Steven A. Mendoza City Attorney Sonia R. Carvalho City Clerk Jennifer L. Hall ROLL CALL PLEDGE OF ALLEGIANCE Mayor Amezcua WORDS OF INSPIRATION Fr. Mario A. Juarez, Saint Anne Church ADDITIONS\DELETIONS TO THE AGENDA CEREMONIAL PRESENTATIONS 1.Proclamation present by Mayor Amezcua to Beta Cell Foundation declaring November 2023 as Diabetes Month 2.Proclamation presented by Mayor Pro Tem Lopez to Family Court Awareness Month Committee declaring November 2023 as Family Court Awareness Month 3.City Tile and Proclamation presented by Councilmember Penaloza to Santa Ana Police Chief David Valentin Congratulating him on his Retirement and 33 years of Distinguished Service to the Community STAFF PRESENTATIONS 4.U.S. Army Corps of Engineers Santiago Creek Flood Risk Management Project 5.Homelessness Update CLOSED SESSION REPORT – The City Attorney will report on any action(s) from Closed Session. PUBLIC COMMENT – Public comments will be held during the beginning of the meeting for ALL comments on agenda and non­agenda items, with the exception of public hearings. Comments for public hearings will take place after the hearing is opened. CONSENT CALENDAR RECOMMENDED ACTION:  Approve staff recommendations on the following Consent Calendar Items: 6 through 37 and waive readings of resolutions and ordinances. 6.Excused Absences Department(s): City Clerk’s Office Recommended Action: Excuse the absent members. 7.Appoint Members to the Rental Housing Board Nominated by Mayor Pro Tem Lopez and Councilmember Vazquez for a Full Term Expiring in 2027 Department(s): City Clerk’s Office Recommended Action: 1. Appoint Josephine Mendoza nominated by Mayor Pro Tem Lopez to the Rental Housing Board as a Mobilehome Tenant Representative for a full term expiring in 2027 and administer the Oath of Office. (Pursuant to SAMC Sec. 2­ 236(a), requires five affirmative votes) 2. Appoint Tracy La nominated by Councilmember Vazquez to the Rental Housing Board as an At­Large Member with no financial interest in and no ownership of incoming­generating rental housing for a full term expiring in 2027 and administer the Oath of Office. (Pursuant to SAMC Sec. 2­236(a), requires five affirmative votes) 8.Minutes from the Regular Meetings of February 7, 2023 and February 21, 2023, and from the Special Closed Session and Regular Meetings of March 7, 2023 and March 21, 2023. Department(s): City Clerk’s Office Recommended Action: Approve minutes. 9.Quarterly Report for Housing Division Projects and Activities for the period of July 1, 2023 to September 30, 2023 Department(s): Community Development Agency Recommended Action: Receive and file the Quarterly Report for Housing Division projects and activities for the period of July 1, 2023 to September 30, 2023. 10.Approve Release of Nonprofit Community Development Block Grant Application for Fiscal Years 2024–26 Department(s): Community Development Agency Recommended Action: Approve the release of Nonprofit Community Development Block Grant Application for Fiscal Years 2024–26.  11.Approve an Appropriation Adjustment Accepting the 2022 Proposition 69 – DNA Identification Funds and Award Purchase Order to Foster + Freeman for Crime­lite AUTO Camera Kits for the Santa Ana Police Department in the amount of $113,462 (Specification No.23­161) (Non­General Fund and General Fund) Department(s): Police Department Recommended Action: 1. Approve an appropriation adjustment recognizing $103,500 in the Police Special Revenue account and appropriate same to expenditure account. (Requires five affirmative votes) 2. Authorize a one­time purchase and payment of Purchase Order to Foster + Freeman for three Crime­lite AUTO camera kits in the amount of $113,462, subject to non­substantive changes approved by the City Manager and City Attorney. 12.Fiscal Year 2023­24 First Quarter Budget Report and Proposed Appropriation Adjustments Department(s): Finance and Management Services Recommended Action: 1. Approve the appropriation adjustments to General Fund expenditures as detailed in the body of this report, with a net reduction of $408,196 and a net reduction to the General Fund revenue estimates of $530,000. (Requires five affirmative votes)  2. Receive and file the First Quarter Budget Update. 13.Amend Blanket Order Contract with Grainger, Inc. for Maintenance, Repair, and Operational Supplies, for a revised not­to­exceed amount of $1,450,000. (Specification No. 20­001) (General Fund) Department(s): Finance and Management Services Recommended Action: Authorize the City Manager to execute an amendment to increase the Blanket Order Contract authority with Grainger, Inc. for the purchase of maintenance, repair, and operational supplies by $100,000, for a revised annual amount not­to­exceed $350,000 for the current contract term expiring December 31, 2023, and one remaining one­year renewal option, subject to non­substantive changes approved by the City Manager and City Attorney. 14.Award Aggregate Blanket Order Contracts to 1­Step Ahead, Branded Gifts Plus, BSN Sports, LLC, Loso Creation, and So. Cal Embroidery, LLC for Custom Imprint Clothing and Accessories, in a not­to­exceed aggregate amount of $2,125,000 (Specification No. 23­129A). (General Fund & Non­General Fund) Department(s): Finance and Management Services Recommended Action: Award aggregate blanket order contracts to vendors listed below for the purchase of custom imprint clothing and accessories on an as­needed basis in an annual amount not­ to­exceed $425,000, with a total aggregate contract amount not­to­exceed $2,125,000, for an initial two­year term expiring on November 30, 2025, with provisions for three, one­year renewal options, subject to non­ substantive changes approved by the City Manager and City Attorney.  Vendor Location Location 1­Step Ahead Huntington Beach, CA Branded Gifts Plus El Cajon, CA BSN Sports, LLC Dallas, TX Loso Creation Santa Ana, CA So. Cal Embroidery, LLC Santa Ana, CA 15.Amend Blanket Order Contract with ODP Business Solutions, LLC (Office Depot, Inc.) for Office Supplies, for a revised not­to­exceed amount of $1,000,000 (Specification No. 22­061) (General Fund) Department(s): Finance and Management Services Recommended Action: Authorize the City Manager to execute an amendment to increase the Blanket Order Contract authority with ODP Business Solutions, LLC for the purchase of office supplies by $75,000 per year for a revised annual amount not­ to­exceed $250,000 for the current contract term expiring May 31, 2024, and three remaining one­year renewal options, subject to non­substantive changes approved by the City Manager and City Attorney. 16.Amend the Blanket Order Contract for the Purchase of Paper Products and Miscellaneous Supplies with American Sanitary Supply, Inc., for a Revised Contract Amount Not to Exceed $1,220,000 for the Remainder of Contract Term and Remaining Renewal Options (Specification No. 21­043) (Non­General Fund) Department(s): Public Works Agency Recommended Action: Amend Blanket Order Contract with American Sanitary Supply, Inc., for paper products and related supplies,  increasing the contract amount by $800,000, for a new total not to exceed $1,220,000, for the remainder of the current term expiring September 20, 2024, and the remaining one­year renewal period, subject to non­substantive changes approved by the City Manager and City Attorney. 17.Amend the Blanket Order Contracts for the Purchase of Rock, Sand, and Gravel with PTI Sand & Gravel, Inc., for a New Amount Not to Exceed $1,012,500 (Specification 21­134) (Non­General Fund) Department(s): Public Works Agency Recommended Action: Authorize the City Manager to execute an amendment to increase the contract amount by $525,000, for a new annual amount not to exceed $247,500, and a total contract amount not to exceed $1,012,500 for the remainder of the current term expiring December 31, 2023, with three one­year renewal periods, subject to non­substantive changes approved by the City Manager and City Attorney 18.Amend Blanket Order Contracts for Equipment Rentals with Sunbelt Rentals, United Rentals, and Herc Rentals for a Revised Total Amount not to Exceed $2,550,000 (Specification No. 22­045) (General Fund) Department(s): Public Works Agency Recommended Action: Authorize the City Manager to execute an amendment to the Blanket Order Contracts for equipment rentals to increase the annual aggregate amount by $290,000, for a revised total annual amount not to exceed $568,000, and a total contract amount not to exceed $2,550,000 for the remainder of the current term expiring April 19, 2024, and three remaining one­year renewal periods, subject to non­substantive changes approved by the City Manager and City Attorney. 19.Award Aggregate Blanket Order Contracts to Heritage Landscape Supply Group, Inc, SiteOne Landscape Supply, and Waterline Technologies, Inc. for Chemical Products, in An Aggregate Amount Not to Exceed $1,000,000 (Specification No. 23­104) (Non­ General Fund) Department(s): Public Works Agency Recommended Action: Award aggregate Blanket Order Contracts to Heritage Landscape Supply Group, Inc., SiteOne Landscape Supply, and Waterline Technologies, Inc. for chemical products on an as­needed basis in an annual amount of $200,000 and total aggregate amount not to exceed $1,000,000 for an initial three­ year period beginning December 1, 2023 and expiring November 30, 2026, with provisions for two one­year renewal options, subject to non­substantive changes approved by the City Manager and City Attorney. 20.Award Purchase Order to Bizon Group, Inc. for Storage Containers (IFB 23­103) (Non­General Fund) Department(s): Public Works Agency Recommended Action: Authorize a one­time purchase and payment of Purchase Order to Bizon Group, Inc for thirteen new storage containers, in an amount not to exceed $128,430, subject to non­substantive changes approved by the City Manager and City Attorney. 21.Award a Purchase Order to Seavco Inc. dba Irv Seaver Motorcycles for Sixteen BMW Motorcycles in an Amount Not to Exceed $484,806 (Specification No. 23­148); Appropriation Adjustment for Future Vehicle Purchases (Non­General Fund) Department(s): Public Works Agency Recommended Action: 1. Approve an appropriation adjustment recognizing $1,235,687 in prior year fund balance in the Equipment Replacement Fund, Prior Year Carry Forward revenue account and appropriate the same amount into the Equipment Replacement Fund, Machinery and Equipment expenditure account for this item and anticipated FY 2023­2024 replacement vehicle expenditures. (Requires five affirmative votes) 2. Authorize a one­time purchase and payment of purchase order to Seavco Inc. dba Irv Seaver Motorcycles for sixteen BMW R 1250 RT­P Motorcycles, in the amount of $479,806, plus a contingency amount of $5,000, for a total amount not to exceed $484,806, subject to non­substantive changes approved by the City Manager and City Attorney. 22.Award Purchase Orders to Guaranty Chevrolet Motors, Inc. of Santa Ana and Penske Chevrolet of Cerritos in an Aggregate Amount Not to Exceed $706,035 (Specification No. 23­149) (General Fund and Non­General Fund) Department(s): Public Works Agency Recommended Action: 1. Authorize a one­time purchase and payment of purchase order to Guaranty Chevrolet Motors, Inc. for three Chevrolet Silverado 2500HD and one Chevrolet Silverado 1500 trucks, in the amount of $388,202, plus a contingency amount of $20,000, for a total amount not to exceed $408,202, subject to non­ substantive changes approved by the City Manager and City Attorney. 2. Authorize a one­time purchase and payment of purchase order to Penske Chevrolet of Cerritos for six Chevrolet Colorado trucks, in the amount of $277,833, plus a contingency amount of $20,000, for a total amount not to exceed $297,833, subject to non­substantive changes approved by the City Manager and City Attorney. 23.Award a Purchase Order to South Coast Bobcat for One Bobcat S66 Loader Vehicle with Trailer in an Amount Not to Exceed $128,968 (Specification No. 23­160) (Non­ General Fund) Department(s): Public Works Agency Recommended Action: Authorize a one­time purchase and payment of purchase order to South Coast Bobcat for one Bobcat S66 with Trailer, in the amount of $118,968, plus a contingency amount of $10,000, for a total amount not to exceed $128,968, subject to non­substantive changes approved by the City Manager and City Attorney. 24.Approve Additional Contingency Funds in the Amount of $310,000 for an Existing Construction Contract with Vido Samarzich, Inc., and Additional Contract Administration, Inspection and Testing in the Amount of $40,000 with an Estimated Project Delivery Cost of $1,650,000 for the Glenwood Place Water Improvements Project (Project No. 23­6476) (Non­General Fund) Department(s): Public Works Agency Recommended Action: Approve an amendment to the Project Cost Analysis in the amount of $350,000 (previously­approved transfer of funds for the Main Street Slurry Project No. 20­6959) for $310,000 in additional contingency funds and $40,000 in additional contract administration, inspection, and testing, for a new estimated total construction delivery cost of $1,650,000, subject to non­substantive changes approved by the City Manager and City Attorney. 25.Award a Construction Contract to Dominguez General Engineering, Inc. in the Amount of $2,133,362 for the North East Annexation Water & Sewer Main Improvements, with an Estimated Project Delivery Cost of $2,986,706 (Project Nos. 21­6453, 21­6619 & 24­6710) (Non­General Fund) Department(s): Public Works Agency Recommended Action: 1. Approve an appropriation adjustment recognizing prior year fund balance of $711,814 in the Select Street Construction, Prior Year Carry Forward revenue account and appropriating the same amount to the Select Street Construction, Improvements Other Than Building expenditure account for current year expenditures.  (Requires five affirmative votes) 2. Approve an appropriation adjustment accepting California State Water Resources Control Board’s Drinking Water State Revolving Fund loan funds in the amount of $1,529,220 into the Sanitary Sewer Capital Recovery Charges, Financing Proceeds revenue account and appropriate the same amount to the Sanitary Sewer Capital Recovery Charges, Improvements Other Than Building expenditure account for current year expenditures.  (Requires five affirmative votes) 3. Approve an amendment to the FY 2023­24 Capital Improvement Program to include $711,814 and $1,529,220 in construction funds for the North East Annexation Water & Sewer Main Improvements Project. 4. Award a construction contract to Dominguez General Engineering, Inc., the lowest responsible bidder, in accordance with the base bid in the amount of $2,133,362, subject to  change orders (not­to­exceed 25% of the base bid) in accordance with the Greenbook: Standard Specifications for Public Works Construction, for construction of the North East Annexation Water & Sewer Main Improvements Project, for a term beginning November 7, 2023, and ending upon project completion, and authorize the City Manager to execute the contract subject to non­substantive changes approved by the City Manager and the City Attorney. 5. Approve the Project Cost Analysis for a total estimated construction delivery cost of $2,986,706 which includes $2,133,362 for the construction contract, $320,004 for contract administration, inspection, and testing, and a $533,340 project contingency for unanticipated or unforeseen work. 6. Determine that in accordance with the California Environmental Quality Act (CEQA), a Mitigated Negative Declaration was prepared for the project and was filed with document number 202385000522. 26.Approve Municipal Facilities License Agreement with T­Mobile West LLC Department(s): Public Works Agency Recommended Action: Authorize the City Manager to execute an agreement with T­ Mobile West LLC for the use of certain City facilities for a ten­year period, with provisions for two automatic five­year extensions, subject to non­substantive changes approved by the City Manager and City Attorney (Agreement No. 2023­XXX). 27.Award an Agreement to Revenue & Cost Specialists, LLC for Comprehensive Impact Fee Study Consulting Services Not to Exceed $115,150 (General Fund) Department(s): Public Works Agency Recommended Action: Authorize the City Manager to execute a consulting services agreement with Revenue & Cost Specialists, LLC for a two­year term beginning November 7, 2023, and ending November 6, 2025 for the preparation of a Comprehensive Development Impact Fee Study, for a total amount not to exceed $115,150, subject to non­substantive changes approved by the City Manager and City Attorney (Agreement No. 2023­XXX). 28.Approve Amendments to Agreements with Eduardo Garcia dba Dynamic Video Communications, LLC, IPTV International Inc. dba TV Pro Gear, Inc., and Thomas Bystry dba Video Engineering Services to Continue Video Production Services for City Council Meetings and Other As­Needed Video Services (General Fund) Department(s): City Manager Office Recommended Action: Authorize the City Manager to execute first amendments to the agreements with Dynamic Video Communications, LLC, TV Pro Gear, Inc., and Video Engineering Services to continue video production services for City Council meetings and other as­needed video services for the period of January 1, 2024 through December 31, 2024, for a shared aggregate amount not to exceed $200,000, for a total aggregate amount not to exceed $800,000 subject to substantive changes approved by the City Manager and City Attorney (Agreement No. 2023­XXX). 29.Approve a Second Amendment to the Agreement with RSG, Inc. for the Administration, Management, and Implementation of the Rent Stabilization and Just Cause Eviction Ordinance on an As­Needed Basis in an Amount not to exceed $500,000 Department(s): Community Development Agency Recommended Action: Authorize the City Manager to execute a Second Amendment to the Agreement with RSG, Inc., for the administration, management, and implementation of the Rent Stabilization and Just Cause Eviction Ordinance, for an amount not to exceed $500,000, for a total agreement amount not to exceed $1,300,000, subject to non­substantive changes approved by the City Manager and City Attorney (Agreement No. 2023­XXX). 30.Approve an Agreement with America on Track and Nati’s House dba Neutral Ground for Gang Prevention and Intervention Program Services that promotes a proactive, preventative approach to addressing concerns with at­risk youth and gang activity (Revive Santa Ana Program) Department(s): Community Development Agency Recommended Action: 1. Authorize the City Manager to execute an agreement with America on Track in the amount of $200,000 for a one­year term, with an option to extend for one year, for a two­year aggregate total not to exceed $400,000, for gang prevention and intervention services, for a term beginning December 1, 2023, subject to non­ substantive changes approved by the City Manager and City Attorney (Agreement No. 2023­XXX). 2. Authorize the City Manager to execute an agreement with Nati’s House dba Neutral Ground in the amount of $200,000 for a one­year term, with an option to extend for one year, for a two­year aggregate total not to exceed $400,000, for gang prevention and intervention services, for a term beginning December 1, 2023, subject to non­substantive changes approved by the City Manager and City Attorney (Agreement No. 2023­XXX). 31.Approve a First Amendment to the Agreement with Jorge Melgoza, DBA Ardent Ergonomics for Preventative Ergonomics Assessments Department(s): Human Resources Recommended Action: Authorize the City Manager to execute a First Amendment to the Agreement with Jorge Melgoza, DBA Ardent Ergonomics, to continue to provide preventative ergonomic assessments for City employees for an additional amount not to exceed $50,000 (not to exceed $100,000 for the entirety of the Agreement expiring on November 22, 2024), subject to non­substantive changes approved by the City Manager and City Attorney (Agreement No. 2023­XXX). 32.Approve Agreements for Qualified Consultants to Provide On­Call Environmental and Planning Services for Planning Projects and Supplemental Staff Services for an Aggregate Amount Not to Exceed $4,950,000, for up to a Five­Year Term. Department(s): Planning and Building Agency Recommended Action: Authorize the City Manager to execute agreements to engage each of the 35 environmental and planning services firms listed below, as­ needed, for a period of five years beginning November 7, 2023 through November 7, 2028, to provide on­call environmental, technical, and planning services for the Planning and Building Agency at the fees set forth in their responses to Request for Qualifications (No. 23­142) for an aggregate amount not to exceed $4,950,000, for up to a five­year term, subject to non­substantive changes by the City Manager and City Attorney (Agreement No. 2023­XXX). Consultants Architectural Resource Group Interwest Ardurra Kimley Horn Ascent M­Group Aspen Environmental Group Michael Baker International Chambers Group MIG, Inc. Circlepoint Placeworks CSG Consultants Psomas De Novo Planning Group RE Consulting Dudek Rincon Consultants, Inc. ECORP Consulting, Inc.Sagecrest Planning and Environmental, LLC EcoTierra Consulting T&B Planning, Inc. ELMT Consulting Terracon Envicom Corporation The Code Group EPD Solutions, Inc.UES FCS International, Inc.Ultra Systems Environmental, Inc. GPA Consulting VCS Environmental Harris & Associates Willdan Engineering Helix Environmental Planning 33.Historic Property Preservation Agreements Department(s): Planning and Building Agency Recommended Action: Authorize the City Manager, or designee, to execute the attached Mills Act agreements with the below­referenced property owners for the identified structure(s), subject to non­substantive changes approved by the City Manager and City Attorney. Property Owner(s)Historic Property Preservation Agreement No. Address/House Vote by HRC The Peterson Living Trust Dated August 15, 2003 2023­07 1908 North Greenleaf Street 8:0:0:0 4th and Broadway OZ SPE, LLC, a Delaware Limited Liability Company 2023­08 302 West Fourth Street 8:0:0:0 Determine that the proposed projects are exempt from further review in accordance with the California Environmental Quality Act as Categorical Exemptions ER No. 2023­61 and ER No. 2023­78 will be filed for the projects. 34.First Amendment to Agreement with TriTech Software Systems for Computer Aided Dispatch and Records Management System Software (General Fund) Department(s): Police Department Recommended Action: Authorize the City Manager to execute the First Amendment to the agreement with TriTech Software Systems for the continued implementation as well as support and maintenance of Computer Aided Dispatch and Records Management System software for an additional three­year period beginning November 23, 2023 through November 22, 2026, subject to non­substantive changes approved by the City Manager and City Attorney (Agreement No. 2023­XXX). 35.Adopt a Resolution, Approve an Agreement and Appropriation Adjustment Accepting the FY 2022 Emergency Management Performance Grant (Non­General Fund) Department(s): Police Department Recommended Action: 1. Adopt a resolution authorizing the City Manager to act on behalf of the City of Santa Ana for obtaining federal funds related to homeland security, emergency management and/or disaster recovery, provided by the U.S. Department of Homeland Security and sub­granted through the State of California and the County of Orange. Resolution No. 2023­XXX entitled A RESOLUTION OF THE CITY COUNCIL OF THE CITY OF SANTA ANA AUTHORIZING THE CITY MANAGER OR HER DESIGNEE(S) TO OBTAIN 2022 EMERGENCY MANAGEMENT PERFORMANCE GRANT FUNDS THROUGH THE COUNTY OF ORANGE 2. Authorize the City Manager to execute a two­year agreement with the County of Orange for the period of July 1, 2022 through June 30, 2024, for the FY 2022 Emergency Management Performance Grant in an amount not to exceed $52,569, subject to non­substantive changes approved by the City Manager and City Attorney(Agreement No. 2023­XXX). 3. Approve an appropriation adjustment recognizing $52,569 in Law Enforcement Grants revenue account, and appropriating same to the Emergency Management Performance Grant expenditure account. (Requires five affirmative votes) 36.Award Purchase Order to Advanced Exercise Fitness Solutions for Exercise Equipment in the Amount of $76,203 and Resolution to Accept Donation of Exercise Equipment for the Santa Ana Police Department Fitness Center (Specification No. 23­169) (Non­General Fund) Department(s): Police Department Recommended Action: 1. Authorize a one­time purchase and payment of Purchase Order to Advanced Exercise Fitness Solutions for various Life Fitness cardio and Hammer Strength exercise equipment and installation for the Santa Ana Police Department Fitness Center in the amount of $76,203. 2. Adopt a resolution accepting the donation of two Life Fitness Treadmills, valued at $14,743.97, from the Santa Ana Police Officers Association. RESOLUTION NO. 2023­XXX entitled A RESOLUTION OF THE CITY COUNCIL OF THE CITY OF SANTA ANA ACCEPTING THE DONATION OF GYM EQUIPMENT FROM THE SANTA ANA POLICE OFFICER ASSOCIATION FOR USE IN THE BRUCE R. CARLSON FITNESS CENTER LOCATED AT THE SANTA ANA POLICE DEPARTMENT 37.Resolution Authorizing the Grant Application, Acceptance, and Execution of Grant Funds from the California State Library’s Building Forward Library Facilities Improvement Program. Department(s): Library Recommended Action: Adopt a resolution authorizing the application, acceptance, and execution of grant funds from the California State Library’s Building Forward Library Facilities Improvement Program, approval to implement the awarded project, and designate Library Services Director, Brian Sternberg, as the Authorized Representative to enter into the grant agreement  **END OF CONSENT CALENDAR** BUSINESS CALENDAR 38.Rental Registry Informational Report Department(s): Community Development Agency Recommended Action: Accept infomational report and provide direction to staff. 39.Consider Whether to Adopt a Resolution Calling and Giving Notice of a General Municipal Election to be held in the City of Santa Ana on November 5, 2024, Requesting Consolidation with the Statewide General Election, and Placing a Ballot Measure Before the Voters Asking Whether to Amend the Santa Ana City Charter to Authorize and Implement Noncitizen Voting in Municipal Elections Department(s): City Attorney Office Recommended Action: Approve a Resolution Calling and Giving Notice of a General Municipal Election to be held in the City of Santa Ana on November 5, 2024 for the Submission of a Ballot Measure to the Qualified Voters Proposing an Amendment to the Santa Ana City Charter to Authorize and Implement Noncitizen Voting in Municipal Elections. RESOLUTION NO. 2023­XXX entitled A RESOLUTION OF THE CITY COUNCIL OF THE CITY OF SANTA ANA CALLING AND GIVING NOTICE OF A GENERAL MUNICIPAL ELECTION TO BE HELD IN THE CITY OF SANTA ANA ON NOVEMBER 5, 2024 FOR THE SUBMISSION OF A BALLOT MEASURE TO THE QUALIFIED VOTERS ASKING IF THE CITY OF SANTA ANA SHOULD PERMIT NONCITIZEN VOTING IN ALL CITY MUNICIPAL ELECTIONS (includes determination that the Resolution is not subject to the California Environmental Quality Act (CEQA) pursuant to sections 15060(c)(2) and 15060(c)(3) of the State CEQA Guidelines because it will not result in a direct or reasonably foreseeable indirect physical change in the environment and it is not a “project” as defined in section 15378 of the State CEQA Guidelines) **END OF BUSINESS CALENDAR** CITY MANAGER COMMENTS COUNCIL COMMENTS AB1234 DISCLOSURE – If the City paid for travel or other expenses this is the time for members of the Council to provide a brief oral report on attendance of any regional board or commission meeting or any conference, meeting or event attended. ADJOURNMENT – Adjourn the City Council meeting and convene to the Housing Authority meeting. Future Items 1. Sanitation Fee Cost of Service Study and Prop. 218 Process Authorization 2. Board and Commission Members Compensation Increase 3. 2024 City Council Meeting Calendar POSTING STATEMENT: On October 31, 2023, a true and correct copy of this agenda was posted at the entrance to City Hall, 20 Civic Center Plaza, Santa Ana, CA 92701. Internet Access to City Council, Agency, and Authority agendas and related material is available prior to meetings at santa­ana.org/city­meetings. HOUSING AUTHORITY CALL TO ORDER ATTENDANCE Authority Members Phil Bacerra  Johnathan Ryan Hernandez David Penaloza Thai Viet Phan Benjamin Vazquez Vice Chair Jessie Lopez Chair Valerie Amezcua Acting City Manager Stephen A. Mendoza City Attorney Sonia R. Carvalho Recording Secretary Jennifer L. Hall ROLL CALL ADDITIONS\DELETIONS TO THE HOUSING AUTHORITY AGENDA PUBLIC COMMENTS – Members of the public may address Housing Authority on items on the Housing Authority agenda.  CONSENT CALENDAR RECOMMENDED ACTION:  Approve staff recommendations on the following Consent Calendar Items: 1 and 4 and waive readings for resolutions and ordinances. 1.Excused Absences Department(s): City Clerk’s Office Recommended Action: Excuse the absent members. 2.Minutes from the Regular Meeting of August 1, 2023 Department(s): City Clerk’s Office Recommended Action: Approve minutes. 3.Quarterly Report for the Housing Choice Voucher Program for the Period of July 1, 2023 to September 30, 2023 Department(s): Community Development Agency Recommended Action: Receive and file the Quarterly Report for the Housing Choice Voucher Program for the period of July 1, 2023 to September 30, 2023. 4.Authorize staff to enter into a Memorandum of Understanding with CalOptima Health, Orange County Housing Authority, Anaheim Housing Authority, and Garden Grove Housing Authority, to facilitate access to supportive services for voucher holders assisted by the Housing Authority Department(s): Community Development Agency Recommended Action: Authorize the Executive Director of the Housing Authority to execute a Memorandum of Understanding with CalOptima Health to facilitate access to supportive services for voucher holders assisted by the Housing Authority. **END OF CONSENT CALENDAR** HOUSING AUTHORITY MEMBER COMMENTS ADJOURNMENT – Adjourn the Housing Authority meeting. POSTING STATEMENT: On October 31, 2023, a true and correct copy of this agenda was posted at the entrance to City Hall, 20 Civic Center Plaza, Santa Ana, CA 92701. Internet Access to City Council, Agency, and Authority agendas and related material is available prior to meetings at santa­ana.org/city­meetings.   City Council 1 11/7/2023   City Council and Housing Authority MeetingPacketNovember 7, 2023CLOSED SESSION MEETING – 4:00 PMREGULAR OPEN MEETING – 5:30 PM (Immediately following the Closed Session Meeting)CITY COUNCIL CHAMBER22 Civic Center Plaza Santa Ana, CA 92701Valerie AmezcuaMayorThai Viet PhanCouncilmember – Ward 1 Benjamin VazquezCouncilmember ­ Ward 2Jessie LopezMayor Pro Tem ­ Ward 3 Phil BacerraCouncilmember ­ Ward 4Johnathan Ryan HernandezCouncilmember ­ Ward 5 David PenalozaCouncilmember ­ Ward 6Mayor and Council telephone: 714­647­6900Agenda item inquiries: 714­647­6520Sonia R. CarvalhoCity Attorney Steven A. MendozaActing City Manager Jennifer L. HallCity Clerk In compliance with the Americans with Disabilities Act (ADA), if you need special assistance to participate in this Meeting, contact Michael Ortiz, City ADA Program Coordinator, at (714) 647­5624. Notification 48 hours prior to the Meeting will enable the City to make reasonable arrangements to assure accessibility to this meeting. The City Council agenda and supporting documentation can be found on the City’s website – https://www.santa­ana.org/agendas­and­minutes/ CITY VISION AND CODE OF ETHICS The City of Santa Ana is committed to achieving a shared vision for the organization and its community. The Vision, Mission and Guiding Principles (Values) are the result of a thoughtful and inclusive process designed to set the City and organization on a course that meets the challenges of today and tomorrow, as follows: Vision ­ The dynamic center of Orange County which is acclaimed for our: Investment in youth • Safe and healthy community • Neighborhood pride • Thriving economic climate • Enriched and diverse culture • Quality government services Mission ­ To deliver efficient public services in partnership with our community which ensures public safety, a prosperous economic environment, opportunities for our youth, and a high quality of life for residents. Guiding Principles ­ Collaboration • Efficiency • Equity • Excellence • Fiscal Responsibility • Innovation • Transparency Code of Ethics and Conduct ­ At the Special Municipal Election held on February 5, 2008, voters approved an amendment to the City Charter which established the Code of Ethics and Conduct for elected officials and members of appointed boards, commissions, and committees to assure public confidence. The following are the core values expressed: • Integrity • Honesty • Responsibility • Fairness • Accountability • Respect • Efficiency Members of the public may attend the City Council meeting in­person or join via Zoom. As a courtesy to the public, the City Council meeting will occur live via teleconference Zoom webinar. You may view the meeting from your computer, tablet or smart phone via YouTube LiveStream at www.youtube.com/user/SantaAnaLibrary or on CTV3, available on Spectrum channel 3. PUBLIC COMMENTS – Members of the public who wish to address the City Council on closed session items, items on the regular agenda, or on matters which are not on the agenda but are within the subject matter jurisdiction, of the City Council may do so by one of the following ways: MAILING OPTION written communications – Public comments may be mailed to: Office of the City Clerk, 20 Civic Center Plaza M­30, Santa Ana, CA 92701. All written communications received via mail by 4:00 p.m. on the day of the meeting will be distributed to the City Council and imaged into the City’s document archive system which is available for public review. SENDING E­MAIL OPTION – Public comments may be sent via email to the City Clerk’s office at eComment@santa­ana.org. Please note the agenda item you are commenting on in the subject line of the email. All emails received two (2) hours before the scheduled start of the meeting will be distributed to the City Council and imaged into the City’s document archive system which is available for public review. LIVE VIRTUAL OPTION – As a courtesy, members of the public may provide live comments during the meeting by Zoom or Conference Call. To join by Zoom click on or type the following address into your web browser https://us02web.zoom.us/j/315965149. To join the Conference Call: Dial (669) 900­ 9128 and enter MEETING ID: 315 965 149#. You will be prompted by the City Clerk when it is time for a: i) closed session item, ii) general agenda item, iii) public hearing item, iv) special agenda item, or v) for Housing Authority item. You may request to speak by dialing *9 from your phone or you may virtually raise your hand from Zoom. After the Clerk confirms the last three digits of the caller’s phone number or Zoom ID and unmutes them, the caller must press *6 or microphone icon to speak. Callers are encouraged, but not required, to identify themselves by name. Each caller will be provided three (3) minutes to speak, unless due to the number of speakers wanting to speak a decision is made to provide a different amount of time to speak. IN­PERSON OPTION ­ Members of the public can provide in­person comments at the podium in the Council Chamber. The Council Chamber will have seating available for members of the public to attend the meeting in­person. Public comments are limited to three (3) minutes per speaker, unless a different time is announced by the presiding chair. Speakers who wish to address the Council must do so by submitting a “Request to Speak” card by 4:00 p.m. for Closed Session items and by 5:45 p.m. for all other designated public comment periods as listed below. Cards will not be accepted after the Public Comment Session begins without the permission of the presiding chair. The following designated public comment periods are: 1. LIVE PUBLIC COMMENTS ON CLOSED SESSION ITEMS – You can provide live comments on closed session items by joining Zoom or the Conference Call as described in the LIVE or IN­PERSON PUBLIC COMMENTS OPTION above. Speaker queue will open at 3:30 p.m. YOU MUST JOIN ZOOM OR THE CONFERENCE CALL and raise your hand  BY 4:00 p.m. Speakers who are not in the speaker queue with their hand raised by 4:00 p.m. will not be permitted to speak.   2. LIVE PUBLIC COMMENTS ON REGULAR AGENDA ITEMS AND NON­AGENDA ITEMS (GENERAL PUBLIC COMMENT) – You can provide comments by joining Zoom or the Conference Call as described in the LIVE or IN­PERSON PUBLIC COMMENTS OPTION above. Speaker queue will open at 3:30 p.m. YOU MUST JOIN ZOOM OR THE CONFERENCE CALL and raise your hand PRIOR TO 5:45 p.m. Speakers who are not in the speaker queue with their hand raised by 5:45 p.m. will not be permitted to speak. 3. LIVE PUBLIC COMMENTS ON PUBLIC HEARING ITEMS – You can provide comments by joining Zoom or the Conference Call as described in the LIVE or IN­PERSON PUBLIC COMMENTS OPTION above. Speakers not in the queue by 5:45 p.m. will not be permitted to speak.  4. LIVE PUBLIC COMMENTS ON HOUSING AUTHORITY ITEMS – You can provide comments by joining Zoom or the Conference Call as described in the LIVE or IN­PERSON PUBLIC COMMENTS OPTION above. Speakers not in the queue by 5:45 p.m. will not be permitted to speak.    TRANSLATION SERVICES ­ Spanish interpreting services are provided at City Council meetings. Simultaneous Spanish interpretation is provided through the use of headsets and consecutive interpretation (Spanish­to­English) in addition to those wishing to address the City Council at the podium.  La ciudad provee servicios de interpretación al español en las juntas del Consejo.  La interpretación simultánea al español se ofrece por medio del uso de audífonos y la interpretación consecutiva (español a inglés) también está disponible para cualquiera que desee dirigirse al concilio municipal en el podio. About the Agenda To download or view the attachments (staff report and other supporting documentation) for each agenda item, you must select the agenda item to see the attachments to either open in a new link (the eyeball ) or download a pdf (the cloud symbol with the down arrow ). CLOSED SESSION CALL TO ORDER ATTENDANCE Council Members Phil Bacerra Johnathan Ryan Hernandez David Penaloza Thai Viet Phan Benjamin Vazquez Mayor  Pro Tem Jessie Lopez Mayor Valerie Amezcua Acting City Manager Steven A. Mendoza City Attorney Sonia R. Carvalho City Clerk Jennifer L. Hall ROLL CALL ADDITIONS\DELETIONS TO CLOSED SESSION PUBLIC COMMENTS – Members of the public may address the City Council on Closed Session items. RECESS – City Council will recess to Closed Session for the purpose of conducting regular City business. CLOSED SESSION ITEMS – The Brown Act permits legislative bodies to discuss certain matters without members of the public present. The City Council finds, based on advice from the City Attorney, that discussion in open session of the following matters will prejudice the position of the City in existing and anticipated litigation: 1.CONFERENCE WITH LEGAL COUNSEL – EXISTING LITIGATION pursuant to Paragraph (1) of subdivision (d) of Section 54956.9 of the Government Code: Jesus Morales Guerrero v. City of Santa Ana, Michael Claborn, and DOES 1 through 50, Orange County Superior Court, Case No. 30­2021­01223509 2.CONFERENCE WITH LEGAL COUNSEL – SIGNIFICANT EXPOSURE TO LITIGATION pursuant to Government Code Section 54956.9(d)(2): One matter [personnel claim] 3.CONFERENCE WITH LEGAL COUNSEL – ANTICIPATED LITIGATION pursuant to Government Code Section 54956.9(d)(2): One (1) matter 4.CONFERENCE WITH LABOR NEGOTIATOR pursuant to Government Code Section 54957.6(a): Agency Negotiator: Ramon Figueroa, Acting Human Resources Executive Director Employee Organization:      Santa Ana Police Officers Association (POA)      Confidential Association of Santa Ana (CASA) 5.PUBLIC EMPLOYEE PERFORMANCE EVALUATION pursuant to Government Code Section 54957(b)(1) Title: City Attorney 6.PUBLIC EMPLOYEE PERFORMANCE EVALUATION pursuant to Government Code Section 54957(b)(1): Title: Acting City Manager 7.PUBLIC EMPLOYEE EMPLOYMENT/APPOINTMENT pursuant to Government Code Section 54957 Title: Acting City Manager/Interim City Manager/Permanent City Manager 8.CONFERENCE WITH LABOR NEGOTIATOR pursuant to Government Code Section 54957.6 Agency Designated Representative: Sonia R. Carvalho, City Attorney Unrepresented Employee: City Manager RECONVENE – City Council will reconvene to continue regular City business. CITY COUNCIL REGULAR OPEN SESSION CALL TO ORDER ATTENDANCE Council Members Phil Bacerra Johnathan Ryan Hernandez David Penaloza Thai Viet Phan Benjamin Vazquez Mayor  Pro Tem Jessie Lopez Mayor Valerie Amezcua Acting City Manager Steven A. Mendoza City Attorney Sonia R. Carvalho City Clerk Jennifer L. Hall ROLL CALL PLEDGE OF ALLEGIANCE Mayor Amezcua WORDS OF INSPIRATION Fr. Mario A. Juarez, Saint Anne Church ADDITIONS\DELETIONS TO THE AGENDA CEREMONIAL PRESENTATIONS 1.Proclamation present by Mayor Amezcua to Beta Cell Foundation declaring November 2023 as Diabetes Month 2.Proclamation presented by Mayor Pro Tem Lopez to Family Court Awareness Month Committee declaring November 2023 as Family Court Awareness Month 3.City Tile and Proclamation presented by Councilmember Penaloza to Santa Ana Police Chief David Valentin Congratulating him on his Retirement and 33 years of Distinguished Service to the Community STAFF PRESENTATIONS 4.U.S. Army Corps of Engineers Santiago Creek Flood Risk Management Project 5.Homelessness Update CLOSED SESSION REPORT – The City Attorney will report on any action(s) from Closed Session. PUBLIC COMMENT – Public comments will be held during the beginning of the meeting for ALL comments on agenda and non­agenda items, with the exception of public hearings. Comments for public hearings will take place after the hearing is opened. CONSENT CALENDAR RECOMMENDED ACTION:  Approve staff recommendations on the following Consent Calendar Items: 6 through 37 and waive readings of resolutions and ordinances. 6.Excused Absences Department(s): City Clerk’s Office Recommended Action: Excuse the absent members. 7.Appoint Members to the Rental Housing Board Nominated by Mayor Pro Tem Lopez and Councilmember Vazquez for a Full Term Expiring in 2027 Department(s): City Clerk’s Office Recommended Action: 1. Appoint Josephine Mendoza nominated by Mayor Pro Tem Lopez to the Rental Housing Board as a Mobilehome Tenant Representative for a full term expiring in 2027 and administer the Oath of Office. (Pursuant to SAMC Sec. 2­ 236(a), requires five affirmative votes) 2. Appoint Tracy La nominated by Councilmember Vazquez to the Rental Housing Board as an At­Large Member with no financial interest in and no ownership of incoming­generating rental housing for a full term expiring in 2027 and administer the Oath of Office. (Pursuant to SAMC Sec. 2­236(a), requires five affirmative votes) 8.Minutes from the Regular Meetings of February 7, 2023 and February 21, 2023, and from the Special Closed Session and Regular Meetings of March 7, 2023 and March 21, 2023. Department(s): City Clerk’s Office Recommended Action: Approve minutes. 9.Quarterly Report for Housing Division Projects and Activities for the period of July 1, 2023 to September 30, 2023 Department(s): Community Development Agency Recommended Action: Receive and file the Quarterly Report for Housing Division projects and activities for the period of July 1, 2023 to September 30, 2023. 10.Approve Release of Nonprofit Community Development Block Grant Application for Fiscal Years 2024–26 Department(s): Community Development Agency Recommended Action: Approve the release of Nonprofit Community Development Block Grant Application for Fiscal Years 2024–26.  11.Approve an Appropriation Adjustment Accepting the 2022 Proposition 69 – DNA Identification Funds and Award Purchase Order to Foster + Freeman for Crime­lite AUTO Camera Kits for the Santa Ana Police Department in the amount of $113,462 (Specification No.23­161) (Non­General Fund and General Fund) Department(s): Police Department Recommended Action: 1. Approve an appropriation adjustment recognizing $103,500 in the Police Special Revenue account and appropriate same to expenditure account. (Requires five affirmative votes) 2. Authorize a one­time purchase and payment of Purchase Order to Foster + Freeman for three Crime­lite AUTO camera kits in the amount of $113,462, subject to non­substantive changes approved by the City Manager and City Attorney. 12.Fiscal Year 2023­24 First Quarter Budget Report and Proposed Appropriation Adjustments Department(s): Finance and Management Services Recommended Action: 1. Approve the appropriation adjustments to General Fund expenditures as detailed in the body of this report, with a net reduction of $408,196 and a net reduction to the General Fund revenue estimates of $530,000. (Requires five affirmative votes)  2. Receive and file the First Quarter Budget Update. 13.Amend Blanket Order Contract with Grainger, Inc. for Maintenance, Repair, and Operational Supplies, for a revised not­to­exceed amount of $1,450,000. (Specification No. 20­001) (General Fund) Department(s): Finance and Management Services Recommended Action: Authorize the City Manager to execute an amendment to increase the Blanket Order Contract authority with Grainger, Inc. for the purchase of maintenance, repair, and operational supplies by $100,000, for a revised annual amount not­to­exceed $350,000 for the current contract term expiring December 31, 2023, and one remaining one­year renewal option, subject to non­substantive changes approved by the City Manager and City Attorney. 14.Award Aggregate Blanket Order Contracts to 1­Step Ahead, Branded Gifts Plus, BSN Sports, LLC, Loso Creation, and So. Cal Embroidery, LLC for Custom Imprint Clothing and Accessories, in a not­to­exceed aggregate amount of $2,125,000 (Specification No. 23­129A). (General Fund & Non­General Fund) Department(s): Finance and Management Services Recommended Action: Award aggregate blanket order contracts to vendors listed below for the purchase of custom imprint clothing and accessories on an as­needed basis in an annual amount not­ to­exceed $425,000, with a total aggregate contract amount not­to­exceed $2,125,000, for an initial two­year term expiring on November 30, 2025, with provisions for three, one­year renewal options, subject to non­ substantive changes approved by the City Manager and City Attorney.  Vendor Location Location 1­Step Ahead Huntington Beach, CA Branded Gifts Plus El Cajon, CA BSN Sports, LLC Dallas, TX Loso Creation Santa Ana, CA So. Cal Embroidery, LLC Santa Ana, CA 15.Amend Blanket Order Contract with ODP Business Solutions, LLC (Office Depot, Inc.) for Office Supplies, for a revised not­to­exceed amount of $1,000,000 (Specification No. 22­061) (General Fund) Department(s): Finance and Management Services Recommended Action: Authorize the City Manager to execute an amendment to increase the Blanket Order Contract authority with ODP Business Solutions, LLC for the purchase of office supplies by $75,000 per year for a revised annual amount not­ to­exceed $250,000 for the current contract term expiring May 31, 2024, and three remaining one­year renewal options, subject to non­substantive changes approved by the City Manager and City Attorney. 16.Amend the Blanket Order Contract for the Purchase of Paper Products and Miscellaneous Supplies with American Sanitary Supply, Inc., for a Revised Contract Amount Not to Exceed $1,220,000 for the Remainder of Contract Term and Remaining Renewal Options (Specification No. 21­043) (Non­General Fund) Department(s): Public Works Agency Recommended Action: Amend Blanket Order Contract with American Sanitary Supply, Inc., for paper products and related supplies,  increasing the contract amount by $800,000, for a new total not to exceed $1,220,000, for the remainder of the current term expiring September 20, 2024, and the remaining one­year renewal period, subject to non­substantive changes approved by the City Manager and City Attorney. 17.Amend the Blanket Order Contracts for the Purchase of Rock, Sand, and Gravel with PTI Sand & Gravel, Inc., for a New Amount Not to Exceed $1,012,500 (Specification 21­134) (Non­General Fund) Department(s): Public Works Agency Recommended Action: Authorize the City Manager to execute an amendment to increase the contract amount by $525,000, for a new annual amount not to exceed $247,500, and a total contract amount not to exceed $1,012,500 for the remainder of the current term expiring December 31, 2023, with three one­year renewal periods, subject to non­substantive changes approved by the City Manager and City Attorney 18.Amend Blanket Order Contracts for Equipment Rentals with Sunbelt Rentals, United Rentals, and Herc Rentals for a Revised Total Amount not to Exceed $2,550,000 (Specification No. 22­045) (General Fund) Department(s): Public Works Agency Recommended Action: Authorize the City Manager to execute an amendment to the Blanket Order Contracts for equipment rentals to increase the annual aggregate amount by $290,000, for a revised total annual amount not to exceed $568,000, and a total contract amount not to exceed $2,550,000 for the remainder of the current term expiring April 19, 2024, and three remaining one­year renewal periods, subject to non­substantive changes approved by the City Manager and City Attorney. 19.Award Aggregate Blanket Order Contracts to Heritage Landscape Supply Group, Inc, SiteOne Landscape Supply, and Waterline Technologies, Inc. for Chemical Products, in An Aggregate Amount Not to Exceed $1,000,000 (Specification No. 23­104) (Non­ General Fund) Department(s): Public Works Agency Recommended Action: Award aggregate Blanket Order Contracts to Heritage Landscape Supply Group, Inc., SiteOne Landscape Supply, and Waterline Technologies, Inc. for chemical products on an as­needed basis in an annual amount of $200,000 and total aggregate amount not to exceed $1,000,000 for an initial three­ year period beginning December 1, 2023 and expiring November 30, 2026, with provisions for two one­year renewal options, subject to non­substantive changes approved by the City Manager and City Attorney. 20.Award Purchase Order to Bizon Group, Inc. for Storage Containers (IFB 23­103) (Non­General Fund) Department(s): Public Works Agency Recommended Action: Authorize a one­time purchase and payment of Purchase Order to Bizon Group, Inc for thirteen new storage containers, in an amount not to exceed $128,430, subject to non­substantive changes approved by the City Manager and City Attorney. 21.Award a Purchase Order to Seavco Inc. dba Irv Seaver Motorcycles for Sixteen BMW Motorcycles in an Amount Not to Exceed $484,806 (Specification No. 23­148); Appropriation Adjustment for Future Vehicle Purchases (Non­General Fund) Department(s): Public Works Agency Recommended Action: 1. Approve an appropriation adjustment recognizing $1,235,687 in prior year fund balance in the Equipment Replacement Fund, Prior Year Carry Forward revenue account and appropriate the same amount into the Equipment Replacement Fund, Machinery and Equipment expenditure account for this item and anticipated FY 2023­2024 replacement vehicle expenditures. (Requires five affirmative votes) 2. Authorize a one­time purchase and payment of purchase order to Seavco Inc. dba Irv Seaver Motorcycles for sixteen BMW R 1250 RT­P Motorcycles, in the amount of $479,806, plus a contingency amount of $5,000, for a total amount not to exceed $484,806, subject to non­substantive changes approved by the City Manager and City Attorney. 22.Award Purchase Orders to Guaranty Chevrolet Motors, Inc. of Santa Ana and Penske Chevrolet of Cerritos in an Aggregate Amount Not to Exceed $706,035 (Specification No. 23­149) (General Fund and Non­General Fund) Department(s): Public Works Agency Recommended Action: 1. Authorize a one­time purchase and payment of purchase order to Guaranty Chevrolet Motors, Inc. for three Chevrolet Silverado 2500HD and one Chevrolet Silverado 1500 trucks, in the amount of $388,202, plus a contingency amount of $20,000, for a total amount not to exceed $408,202, subject to non­ substantive changes approved by the City Manager and City Attorney. 2. Authorize a one­time purchase and payment of purchase order to Penske Chevrolet of Cerritos for six Chevrolet Colorado trucks, in the amount of $277,833, plus a contingency amount of $20,000, for a total amount not to exceed $297,833, subject to non­substantive changes approved by the City Manager and City Attorney. 23.Award a Purchase Order to South Coast Bobcat for One Bobcat S66 Loader Vehicle with Trailer in an Amount Not to Exceed $128,968 (Specification No. 23­160) (Non­ General Fund) Department(s): Public Works Agency Recommended Action: Authorize a one­time purchase and payment of purchase order to South Coast Bobcat for one Bobcat S66 with Trailer, in the amount of $118,968, plus a contingency amount of $10,000, for a total amount not to exceed $128,968, subject to non­substantive changes approved by the City Manager and City Attorney. 24.Approve Additional Contingency Funds in the Amount of $310,000 for an Existing Construction Contract with Vido Samarzich, Inc., and Additional Contract Administration, Inspection and Testing in the Amount of $40,000 with an Estimated Project Delivery Cost of $1,650,000 for the Glenwood Place Water Improvements Project (Project No. 23­6476) (Non­General Fund) Department(s): Public Works Agency Recommended Action: Approve an amendment to the Project Cost Analysis in the amount of $350,000 (previously­approved transfer of funds for the Main Street Slurry Project No. 20­6959) for $310,000 in additional contingency funds and $40,000 in additional contract administration, inspection, and testing, for a new estimated total construction delivery cost of $1,650,000, subject to non­substantive changes approved by the City Manager and City Attorney. 25.Award a Construction Contract to Dominguez General Engineering, Inc. in the Amount of $2,133,362 for the North East Annexation Water & Sewer Main Improvements, with an Estimated Project Delivery Cost of $2,986,706 (Project Nos. 21­6453, 21­6619 & 24­6710) (Non­General Fund) Department(s): Public Works Agency Recommended Action: 1. Approve an appropriation adjustment recognizing prior year fund balance of $711,814 in the Select Street Construction, Prior Year Carry Forward revenue account and appropriating the same amount to the Select Street Construction, Improvements Other Than Building expenditure account for current year expenditures.  (Requires five affirmative votes) 2. Approve an appropriation adjustment accepting California State Water Resources Control Board’s Drinking Water State Revolving Fund loan funds in the amount of $1,529,220 into the Sanitary Sewer Capital Recovery Charges, Financing Proceeds revenue account and appropriate the same amount to the Sanitary Sewer Capital Recovery Charges, Improvements Other Than Building expenditure account for current year expenditures.  (Requires five affirmative votes) 3. Approve an amendment to the FY 2023­24 Capital Improvement Program to include $711,814 and $1,529,220 in construction funds for the North East Annexation Water & Sewer Main Improvements Project. 4. Award a construction contract to Dominguez General Engineering, Inc., the lowest responsible bidder, in accordance with the base bid in the amount of $2,133,362, subject to  change orders (not­to­exceed 25% of the base bid) in accordance with the Greenbook: Standard Specifications for Public Works Construction, for construction of the North East Annexation Water & Sewer Main Improvements Project, for a term beginning November 7, 2023, and ending upon project completion, and authorize the City Manager to execute the contract subject to non­substantive changes approved by the City Manager and the City Attorney. 5. Approve the Project Cost Analysis for a total estimated construction delivery cost of $2,986,706 which includes $2,133,362 for the construction contract, $320,004 for contract administration, inspection, and testing, and a $533,340 project contingency for unanticipated or unforeseen work. 6. Determine that in accordance with the California Environmental Quality Act (CEQA), a Mitigated Negative Declaration was prepared for the project and was filed with document number 202385000522. 26.Approve Municipal Facilities License Agreement with T­Mobile West LLC Department(s): Public Works Agency Recommended Action: Authorize the City Manager to execute an agreement with T­ Mobile West LLC for the use of certain City facilities for a ten­year period, with provisions for two automatic five­year extensions, subject to non­substantive changes approved by the City Manager and City Attorney (Agreement No. 2023­XXX). 27.Award an Agreement to Revenue & Cost Specialists, LLC for Comprehensive Impact Fee Study Consulting Services Not to Exceed $115,150 (General Fund) Department(s): Public Works Agency Recommended Action: Authorize the City Manager to execute a consulting services agreement with Revenue & Cost Specialists, LLC for a two­year term beginning November 7, 2023, and ending November 6, 2025 for the preparation of a Comprehensive Development Impact Fee Study, for a total amount not to exceed $115,150, subject to non­substantive changes approved by the City Manager and City Attorney (Agreement No. 2023­XXX). 28.Approve Amendments to Agreements with Eduardo Garcia dba Dynamic Video Communications, LLC, IPTV International Inc. dba TV Pro Gear, Inc., and Thomas Bystry dba Video Engineering Services to Continue Video Production Services for City Council Meetings and Other As­Needed Video Services (General Fund) Department(s): City Manager Office Recommended Action: Authorize the City Manager to execute first amendments to the agreements with Dynamic Video Communications, LLC, TV Pro Gear, Inc., and Video Engineering Services to continue video production services for City Council meetings and other as­needed video services for the period of January 1, 2024 through December 31, 2024, for a shared aggregate amount not to exceed $200,000, for a total aggregate amount not to exceed $800,000 subject to substantive changes approved by the City Manager and City Attorney (Agreement No. 2023­XXX). 29.Approve a Second Amendment to the Agreement with RSG, Inc. for the Administration, Management, and Implementation of the Rent Stabilization and Just Cause Eviction Ordinance on an As­Needed Basis in an Amount not to exceed $500,000 Department(s): Community Development Agency Recommended Action: Authorize the City Manager to execute a Second Amendment to the Agreement with RSG, Inc., for the administration, management, and implementation of the Rent Stabilization and Just Cause Eviction Ordinance, for an amount not to exceed $500,000, for a total agreement amount not to exceed $1,300,000, subject to non­substantive changes approved by the City Manager and City Attorney (Agreement No. 2023­XXX). 30.Approve an Agreement with America on Track and Nati’s House dba Neutral Ground for Gang Prevention and Intervention Program Services that promotes a proactive, preventative approach to addressing concerns with at­risk youth and gang activity (Revive Santa Ana Program) Department(s): Community Development Agency Recommended Action: 1. Authorize the City Manager to execute an agreement with America on Track in the amount of $200,000 for a one­year term, with an option to extend for one year, for a two­year aggregate total not to exceed $400,000, for gang prevention and intervention services, for a term beginning December 1, 2023, subject to non­ substantive changes approved by the City Manager and City Attorney (Agreement No. 2023­XXX). 2. Authorize the City Manager to execute an agreement with Nati’s House dba Neutral Ground in the amount of $200,000 for a one­year term, with an option to extend for one year, for a two­year aggregate total not to exceed $400,000, for gang prevention and intervention services, for a term beginning December 1, 2023, subject to non­substantive changes approved by the City Manager and City Attorney (Agreement No. 2023­XXX). 31.Approve a First Amendment to the Agreement with Jorge Melgoza, DBA Ardent Ergonomics for Preventative Ergonomics Assessments Department(s): Human Resources Recommended Action: Authorize the City Manager to execute a First Amendment to the Agreement with Jorge Melgoza, DBA Ardent Ergonomics, to continue to provide preventative ergonomic assessments for City employees for an additional amount not to exceed $50,000 (not to exceed $100,000 for the entirety of the Agreement expiring on November 22, 2024), subject to non­substantive changes approved by the City Manager and City Attorney (Agreement No. 2023­XXX). 32.Approve Agreements for Qualified Consultants to Provide On­Call Environmental and Planning Services for Planning Projects and Supplemental Staff Services for an Aggregate Amount Not to Exceed $4,950,000, for up to a Five­Year Term. Department(s): Planning and Building Agency Recommended Action: Authorize the City Manager to execute agreements to engage each of the 35 environmental and planning services firms listed below, as­ needed, for a period of five years beginning November 7, 2023 through November 7, 2028, to provide on­call environmental, technical, and planning services for the Planning and Building Agency at the fees set forth in their responses to Request for Qualifications (No. 23­142) for an aggregate amount not to exceed $4,950,000, for up to a five­year term, subject to non­substantive changes by the City Manager and City Attorney (Agreement No. 2023­XXX). Consultants Architectural Resource Group Interwest Ardurra Kimley Horn Ascent M­Group Aspen Environmental Group Michael Baker International Chambers Group MIG, Inc. Circlepoint Placeworks CSG Consultants Psomas De Novo Planning Group RE Consulting Dudek Rincon Consultants, Inc. ECORP Consulting, Inc.Sagecrest Planning and Environmental, LLC EcoTierra Consulting T&B Planning, Inc. ELMT Consulting Terracon Envicom Corporation The Code Group EPD Solutions, Inc.UES FCS International, Inc.Ultra Systems Environmental, Inc. GPA Consulting VCS Environmental Harris & Associates Willdan Engineering Helix Environmental Planning 33.Historic Property Preservation Agreements Department(s): Planning and Building Agency Recommended Action: Authorize the City Manager, or designee, to execute the attached Mills Act agreements with the below­referenced property owners for the identified structure(s), subject to non­substantive changes approved by the City Manager and City Attorney. Property Owner(s)Historic Property Preservation Agreement No. Address/House Vote by HRC The Peterson Living Trust Dated August 15, 2003 2023­07 1908 North Greenleaf Street 8:0:0:0 4th and Broadway OZ SPE, LLC, a Delaware Limited Liability Company 2023­08 302 West Fourth Street 8:0:0:0 Determine that the proposed projects are exempt from further review in accordance with the California Environmental Quality Act as Categorical Exemptions ER No. 2023­61 and ER No. 2023­78 will be filed for the projects. 34.First Amendment to Agreement with TriTech Software Systems for Computer Aided Dispatch and Records Management System Software (General Fund) Department(s): Police Department Recommended Action: Authorize the City Manager to execute the First Amendment to the agreement with TriTech Software Systems for the continued implementation as well as support and maintenance of Computer Aided Dispatch and Records Management System software for an additional three­year period beginning November 23, 2023 through November 22, 2026, subject to non­substantive changes approved by the City Manager and City Attorney (Agreement No. 2023­XXX). 35.Adopt a Resolution, Approve an Agreement and Appropriation Adjustment Accepting the FY 2022 Emergency Management Performance Grant (Non­General Fund) Department(s): Police Department Recommended Action: 1. Adopt a resolution authorizing the City Manager to act on behalf of the City of Santa Ana for obtaining federal funds related to homeland security, emergency management and/or disaster recovery, provided by the U.S. Department of Homeland Security and sub­granted through the State of California and the County of Orange. Resolution No. 2023­XXX entitled A RESOLUTION OF THE CITY COUNCIL OF THE CITY OF SANTA ANA AUTHORIZING THE CITY MANAGER OR HER DESIGNEE(S) TO OBTAIN 2022 EMERGENCY MANAGEMENT PERFORMANCE GRANT FUNDS THROUGH THE COUNTY OF ORANGE 2. Authorize the City Manager to execute a two­year agreement with the County of Orange for the period of July 1, 2022 through June 30, 2024, for the FY 2022 Emergency Management Performance Grant in an amount not to exceed $52,569, subject to non­substantive changes approved by the City Manager and City Attorney(Agreement No. 2023­XXX). 3. Approve an appropriation adjustment recognizing $52,569 in Law Enforcement Grants revenue account, and appropriating same to the Emergency Management Performance Grant expenditure account. (Requires five affirmative votes) 36.Award Purchase Order to Advanced Exercise Fitness Solutions for Exercise Equipment in the Amount of $76,203 and Resolution to Accept Donation of Exercise Equipment for the Santa Ana Police Department Fitness Center (Specification No. 23­169) (Non­General Fund) Department(s): Police Department Recommended Action: 1. Authorize a one­time purchase and payment of Purchase Order to Advanced Exercise Fitness Solutions for various Life Fitness cardio and Hammer Strength exercise equipment and installation for the Santa Ana Police Department Fitness Center in the amount of $76,203. 2. Adopt a resolution accepting the donation of two Life Fitness Treadmills, valued at $14,743.97, from the Santa Ana Police Officers Association. RESOLUTION NO. 2023­XXX entitled A RESOLUTION OF THE CITY COUNCIL OF THE CITY OF SANTA ANA ACCEPTING THE DONATION OF GYM EQUIPMENT FROM THE SANTA ANA POLICE OFFICER ASSOCIATION FOR USE IN THE BRUCE R. CARLSON FITNESS CENTER LOCATED AT THE SANTA ANA POLICE DEPARTMENT 37.Resolution Authorizing the Grant Application, Acceptance, and Execution of Grant Funds from the California State Library’s Building Forward Library Facilities Improvement Program. Department(s): Library Recommended Action: Adopt a resolution authorizing the application, acceptance, and execution of grant funds from the California State Library’s Building Forward Library Facilities Improvement Program, approval to implement the awarded project, and designate Library Services Director, Brian Sternberg, as the Authorized Representative to enter into the grant agreement  **END OF CONSENT CALENDAR** BUSINESS CALENDAR 38.Rental Registry Informational Report Department(s): Community Development Agency Recommended Action: Accept infomational report and provide direction to staff. 39.Consider Whether to Adopt a Resolution Calling and Giving Notice of a General Municipal Election to be held in the City of Santa Ana on November 5, 2024, Requesting Consolidation with the Statewide General Election, and Placing a Ballot Measure Before the Voters Asking Whether to Amend the Santa Ana City Charter to Authorize and Implement Noncitizen Voting in Municipal Elections Department(s): City Attorney Office Recommended Action: Approve a Resolution Calling and Giving Notice of a General Municipal Election to be held in the City of Santa Ana on November 5, 2024 for the Submission of a Ballot Measure to the Qualified Voters Proposing an Amendment to the Santa Ana City Charter to Authorize and Implement Noncitizen Voting in Municipal Elections. RESOLUTION NO. 2023­XXX entitled A RESOLUTION OF THE CITY COUNCIL OF THE CITY OF SANTA ANA CALLING AND GIVING NOTICE OF A GENERAL MUNICIPAL ELECTION TO BE HELD IN THE CITY OF SANTA ANA ON NOVEMBER 5, 2024 FOR THE SUBMISSION OF A BALLOT MEASURE TO THE QUALIFIED VOTERS ASKING IF THE CITY OF SANTA ANA SHOULD PERMIT NONCITIZEN VOTING IN ALL CITY MUNICIPAL ELECTIONS (includes determination that the Resolution is not subject to the California Environmental Quality Act (CEQA) pursuant to sections 15060(c)(2) and 15060(c)(3) of the State CEQA Guidelines because it will not result in a direct or reasonably foreseeable indirect physical change in the environment and it is not a “project” as defined in section 15378 of the State CEQA Guidelines) **END OF BUSINESS CALENDAR** CITY MANAGER COMMENTS COUNCIL COMMENTS AB1234 DISCLOSURE – If the City paid for travel or other expenses this is the time for members of the Council to provide a brief oral report on attendance of any regional board or commission meeting or any conference, meeting or event attended. ADJOURNMENT – Adjourn the City Council meeting and convene to the Housing Authority meeting. Future Items 1. Sanitation Fee Cost of Service Study and Prop. 218 Process Authorization 2. Board and Commission Members Compensation Increase 3. 2024 City Council Meeting Calendar POSTING STATEMENT: On October 31, 2023, a true and correct copy of this agenda was posted at the entrance to City Hall, 20 Civic Center Plaza, Santa Ana, CA 92701. Internet Access to City Council, Agency, and Authority agendas and related material is available prior to meetings at santa­ana.org/city­meetings. HOUSING AUTHORITY CALL TO ORDER ATTENDANCE Authority Members Phil Bacerra  Johnathan Ryan Hernandez David Penaloza Thai Viet Phan Benjamin Vazquez Vice Chair Jessie Lopez Chair Valerie Amezcua Acting City Manager Stephen A. Mendoza City Attorney Sonia R. Carvalho Recording Secretary Jennifer L. Hall ROLL CALL ADDITIONS\DELETIONS TO THE HOUSING AUTHORITY AGENDA PUBLIC COMMENTS – Members of the public may address Housing Authority on items on the Housing Authority agenda.  CONSENT CALENDAR RECOMMENDED ACTION:  Approve staff recommendations on the following Consent Calendar Items: 1 and 4 and waive readings for resolutions and ordinances. 1.Excused Absences Department(s): City Clerk’s Office Recommended Action: Excuse the absent members. 2.Minutes from the Regular Meeting of August 1, 2023 Department(s): City Clerk’s Office Recommended Action: Approve minutes. 3.Quarterly Report for the Housing Choice Voucher Program for the Period of July 1, 2023 to September 30, 2023 Department(s): Community Development Agency Recommended Action: Receive and file the Quarterly Report for the Housing Choice Voucher Program for the period of July 1, 2023 to September 30, 2023. 4.Authorize staff to enter into a Memorandum of Understanding with CalOptima Health, Orange County Housing Authority, Anaheim Housing Authority, and Garden Grove Housing Authority, to facilitate access to supportive services for voucher holders assisted by the Housing Authority Department(s): Community Development Agency Recommended Action: Authorize the Executive Director of the Housing Authority to execute a Memorandum of Understanding with CalOptima Health to facilitate access to supportive services for voucher holders assisted by the Housing Authority. **END OF CONSENT CALENDAR** HOUSING AUTHORITY MEMBER COMMENTS ADJOURNMENT – Adjourn the Housing Authority meeting. POSTING STATEMENT: On October 31, 2023, a true and correct copy of this agenda was posted at the entrance to City Hall, 20 Civic Center Plaza, Santa Ana, CA 92701. Internet Access to City Council, Agency, and Authority agendas and related material is available prior to meetings at santa­ana.org/city­meetings.   City Council 2 11/7/2023   City Council and Housing Authority MeetingPacketNovember 7, 2023CLOSED SESSION MEETING – 4:00 PMREGULAR OPEN MEETING – 5:30 PM (Immediately following the Closed Session Meeting)CITY COUNCIL CHAMBER22 Civic Center Plaza Santa Ana, CA 92701Valerie AmezcuaMayorThai Viet PhanCouncilmember – Ward 1 Benjamin VazquezCouncilmember ­ Ward 2Jessie LopezMayor Pro Tem ­ Ward 3 Phil BacerraCouncilmember ­ Ward 4Johnathan Ryan HernandezCouncilmember ­ Ward 5 David PenalozaCouncilmember ­ Ward 6Mayor and Council telephone: 714­647­6900Agenda item inquiries: 714­647­6520Sonia R. CarvalhoCity Attorney Steven A. MendozaActing City Manager Jennifer L. HallCity ClerkIn compliance with the Americans with Disabilities Act (ADA), if you need special assistance to participate in this Meeting,contact Michael Ortiz, City ADA Program Coordinator, at (714) 647­5624. Notification 48 hours prior to the Meeting will enablethe City to make reasonable arrangements to assure accessibility to this meeting. The City Council agenda and supportingdocumentation can be found on the City’s website – https://www.santa­ana.org/agendas­and­minutes/CITY VISION AND CODE OF ETHICSThe City of Santa Ana is committed to achieving a shared vision for the organization and itscommunity. The Vision, Mission and Guiding Principles (Values) are the result of a thoughtfuland inclusive process designed to set the City and organization on a course that meets thechallenges of today and tomorrow, as follows:Vision ­ The dynamic center of Orange County which is acclaimed for our: Investment inyouth • Safe and healthy community • Neighborhood pride • Thriving economic climate •Enriched and diverse culture • Quality government servicesMission ­ To deliver efficient public services in partnership with our community which ensurespublic safety, a prosperous economic environment, opportunities for our youth, and a highquality of life for residents.Guiding Principles ­ Collaboration • Efficiency • Equity • Excellence • Fiscal Responsibility •Innovation • TransparencyCode of Ethics and Conduct ­ At the Special Municipal Election held on February 5, 2008,voters approved an amendment to the City Charter which established the Code of Ethics and Conduct for elected officials and members of appointed boards, commissions, and committees to assure public confidence. The following are the core values expressed: • Integrity • Honesty • Responsibility • Fairness • Accountability • Respect • Efficiency Members of the public may attend the City Council meeting in­person or join via Zoom. As a courtesy to the public, the City Council meeting will occur live via teleconference Zoom webinar. You may view the meeting from your computer, tablet or smart phone via YouTube LiveStream at www.youtube.com/user/SantaAnaLibrary or on CTV3, available on Spectrum channel 3. PUBLIC COMMENTS – Members of the public who wish to address the City Council on closed session items, items on the regular agenda, or on matters which are not on the agenda but are within the subject matter jurisdiction, of the City Council may do so by one of the following ways: MAILING OPTION written communications – Public comments may be mailed to: Office of the City Clerk, 20 Civic Center Plaza M­30, Santa Ana, CA 92701. All written communications received via mail by 4:00 p.m. on the day of the meeting will be distributed to the City Council and imaged into the City’s document archive system which is available for public review. SENDING E­MAIL OPTION – Public comments may be sent via email to the City Clerk’s office at eComment@santa­ana.org. Please note the agenda item you are commenting on in the subject line of the email. All emails received two (2) hours before the scheduled start of the meeting will be distributed to the City Council and imaged into the City’s document archive system which is available for public review. LIVE VIRTUAL OPTION – As a courtesy, members of the public may provide live comments during the meeting by Zoom or Conference Call. To join by Zoom click on or type the following address into your web browser https://us02web.zoom.us/j/315965149. To join the Conference Call: Dial (669) 900­ 9128 and enter MEETING ID: 315 965 149#. You will be prompted by the City Clerk when it is time for a: i) closed session item, ii) general agenda item, iii) public hearing item, iv) special agenda item, or v) for Housing Authority item. You may request to speak by dialing *9 from your phone or you may virtually raise your hand from Zoom. After the Clerk confirms the last three digits of the caller’s phone number or Zoom ID and unmutes them, the caller must press *6 or microphone icon to speak. Callers are encouraged, but not required, to identify themselves by name. Each caller will be provided three (3) minutes to speak, unless due to the number of speakers wanting to speak a decision is made to provide a different amount of time to speak. IN­PERSON OPTION ­ Members of the public can provide in­person comments at the podium in the Council Chamber. The Council Chamber will have seating available for members of the public to attend the meeting in­person. Public comments are limited to three (3) minutes per speaker, unless a different time is announced by the presiding chair. Speakers who wish to address the Council must do so by submitting a “Request to Speak” card by 4:00 p.m. for Closed Session items and by 5:45 p.m. for all other designated public comment periods as listed below. Cards will not be accepted after the Public Comment Session begins without the permission of the presiding chair. The following designated public comment periods are: 1. LIVE PUBLIC COMMENTS ON CLOSED SESSION ITEMS – You can provide live comments on closed session items by joining Zoom or the Conference Call as described in the LIVE or IN­PERSON PUBLIC COMMENTS OPTION above. Speaker queue will open at 3:30 p.m. YOU MUST JOIN ZOOM OR THE CONFERENCE CALL and raise your hand  BY 4:00 p.m. Speakers who are not in the speaker queue with their hand raised by 4:00 p.m. will not be permitted to speak.   2. LIVE PUBLIC COMMENTS ON REGULAR AGENDA ITEMS AND NON­AGENDA ITEMS (GENERAL PUBLIC COMMENT) – You can provide comments by joining Zoom or the Conference Call as described in the LIVE or IN­PERSON PUBLIC COMMENTS OPTION above. Speaker queue will open at 3:30 p.m. YOU MUST JOIN ZOOM OR THE CONFERENCE CALL and raise your hand PRIOR TO 5:45 p.m. Speakers who are not in the speaker queue with their hand raised by 5:45 p.m. will not be permitted to speak. 3. LIVE PUBLIC COMMENTS ON PUBLIC HEARING ITEMS – You can provide comments by joining Zoom or the Conference Call as described in the LIVE or IN­PERSON PUBLIC COMMENTS OPTION above. Speakers not in the queue by 5:45 p.m. will not be permitted to speak.  4. LIVE PUBLIC COMMENTS ON HOUSING AUTHORITY ITEMS – You can provide comments by joining Zoom or the Conference Call as described in the LIVE or IN­PERSON PUBLIC COMMENTS OPTION above. Speakers not in the queue by 5:45 p.m. will not be permitted to speak.    TRANSLATION SERVICES ­ Spanish interpreting services are provided at City Council meetings. Simultaneous Spanish interpretation is provided through the use of headsets and consecutive interpretation (Spanish­to­English) in addition to those wishing to address the City Council at the podium.  La ciudad provee servicios de interpretación al español en las juntas del Consejo.  La interpretación simultánea al español se ofrece por medio del uso de audífonos y la interpretación consecutiva (español a inglés) también está disponible para cualquiera que desee dirigirse al concilio municipal en el podio. About the Agenda To download or view the attachments (staff report and other supporting documentation) for each agenda item, you must select the agenda item to see the attachments to either open in a new link (the eyeball ) or download a pdf (the cloud symbol with the down arrow ). CLOSED SESSION CALL TO ORDER ATTENDANCE Council Members Phil Bacerra Johnathan Ryan Hernandez David Penaloza Thai Viet Phan Benjamin Vazquez Mayor  Pro Tem Jessie Lopez Mayor Valerie Amezcua Acting City Manager Steven A. Mendoza City Attorney Sonia R. Carvalho City Clerk Jennifer L. Hall ROLL CALL ADDITIONS\DELETIONS TO CLOSED SESSION PUBLIC COMMENTS – Members of the public may address the City Council on Closed Session items. RECESS – City Council will recess to Closed Session for the purpose of conducting regular City business. CLOSED SESSION ITEMS – The Brown Act permits legislative bodies to discuss certain matters without members of the public present. The City Council finds, based on advice from the City Attorney, that discussion in open session of the following matters will prejudice the position of the City in existing and anticipated litigation: 1.CONFERENCE WITH LEGAL COUNSEL – EXISTING LITIGATION pursuant to Paragraph (1) of subdivision (d) of Section 54956.9 of the Government Code: Jesus Morales Guerrero v. City of Santa Ana, Michael Claborn, and DOES 1 through 50, Orange County Superior Court, Case No. 30­2021­01223509 2.CONFERENCE WITH LEGAL COUNSEL – SIGNIFICANT EXPOSURE TO LITIGATION pursuant to Government Code Section 54956.9(d)(2): One matter [personnel claim] 3.CONFERENCE WITH LEGAL COUNSEL – ANTICIPATED LITIGATION pursuant to Government Code Section 54956.9(d)(2): One (1) matter 4.CONFERENCE WITH LABOR NEGOTIATOR pursuant to Government Code Section 54957.6(a): Agency Negotiator: Ramon Figueroa, Acting Human Resources Executive Director Employee Organization:      Santa Ana Police Officers Association (POA)      Confidential Association of Santa Ana (CASA) 5.PUBLIC EMPLOYEE PERFORMANCE EVALUATION pursuant to Government Code Section 54957(b)(1) Title: City Attorney 6.PUBLIC EMPLOYEE PERFORMANCE EVALUATION pursuant to Government Code Section 54957(b)(1): Title: Acting City Manager 7.PUBLIC EMPLOYEE EMPLOYMENT/APPOINTMENT pursuant to Government Code Section 54957 Title: Acting City Manager/Interim City Manager/Permanent City Manager 8.CONFERENCE WITH LABOR NEGOTIATOR pursuant to Government Code Section 54957.6 Agency Designated Representative: Sonia R. Carvalho, City Attorney Unrepresented Employee: City Manager RECONVENE – City Council will reconvene to continue regular City business. CITY COUNCIL REGULAR OPEN SESSION CALL TO ORDER ATTENDANCE Council Members Phil Bacerra Johnathan Ryan Hernandez David Penaloza Thai Viet Phan Benjamin Vazquez Mayor  Pro Tem Jessie Lopez Mayor Valerie Amezcua Acting City Manager Steven A. Mendoza City Attorney Sonia R. Carvalho City Clerk Jennifer L. Hall ROLL CALL PLEDGE OF ALLEGIANCE Mayor Amezcua WORDS OF INSPIRATION Fr. Mario A. Juarez, Saint Anne Church ADDITIONS\DELETIONS TO THE AGENDA CEREMONIAL PRESENTATIONS 1.Proclamation present by Mayor Amezcua to Beta Cell Foundation declaring November 2023 as Diabetes Month 2.Proclamation presented by Mayor Pro Tem Lopez to Family Court Awareness Month Committee declaring November 2023 as Family Court Awareness Month 3.City Tile and Proclamation presented by Councilmember Penaloza to Santa Ana Police Chief David Valentin Congratulating him on his Retirement and 33 years of Distinguished Service to the Community STAFF PRESENTATIONS 4.U.S. Army Corps of Engineers Santiago Creek Flood Risk Management Project 5.Homelessness Update CLOSED SESSION REPORT – The City Attorney will report on any action(s) from Closed Session. PUBLIC COMMENT – Public comments will be held during the beginning of the meeting for ALL comments on agenda and non­agenda items, with the exception of public hearings. Comments for public hearings will take place after the hearing is opened. CONSENT CALENDAR RECOMMENDED ACTION:  Approve staff recommendations on the following Consent Calendar Items: 6 through 37 and waive readings of resolutions and ordinances. 6.Excused Absences Department(s): City Clerk’s Office Recommended Action: Excuse the absent members. 7.Appoint Members to the Rental Housing Board Nominated by Mayor Pro Tem Lopez and Councilmember Vazquez for a Full Term Expiring in 2027 Department(s): City Clerk’s Office Recommended Action: 1. Appoint Josephine Mendoza nominated by Mayor Pro Tem Lopez to the Rental Housing Board as a Mobilehome Tenant Representative for a full term expiring in 2027 and administer the Oath of Office. (Pursuant to SAMC Sec. 2­ 236(a), requires five affirmative votes) 2. Appoint Tracy La nominated by Councilmember Vazquez to the Rental Housing Board as an At­Large Member with no financial interest in and no ownership of incoming­generating rental housing for a full term expiring in 2027 and administer the Oath of Office. (Pursuant to SAMC Sec. 2­236(a), requires five affirmative votes) 8.Minutes from the Regular Meetings of February 7, 2023 and February 21, 2023, and from the Special Closed Session and Regular Meetings of March 7, 2023 and March 21, 2023. Department(s): City Clerk’s Office Recommended Action: Approve minutes. 9.Quarterly Report for Housing Division Projects and Activities for the period of July 1, 2023 to September 30, 2023 Department(s): Community Development Agency Recommended Action: Receive and file the Quarterly Report for Housing Division projects and activities for the period of July 1, 2023 to September 30, 2023. 10.Approve Release of Nonprofit Community Development Block Grant Application for Fiscal Years 2024–26 Department(s): Community Development Agency Recommended Action: Approve the release of Nonprofit Community Development Block Grant Application for Fiscal Years 2024–26.  11.Approve an Appropriation Adjustment Accepting the 2022 Proposition 69 – DNA Identification Funds and Award Purchase Order to Foster + Freeman for Crime­lite AUTO Camera Kits for the Santa Ana Police Department in the amount of $113,462 (Specification No.23­161) (Non­General Fund and General Fund) Department(s): Police Department Recommended Action: 1. Approve an appropriation adjustment recognizing $103,500 in the Police Special Revenue account and appropriate same to expenditure account. (Requires five affirmative votes) 2. Authorize a one­time purchase and payment of Purchase Order to Foster + Freeman for three Crime­lite AUTO camera kits in the amount of $113,462, subject to non­substantive changes approved by the City Manager and City Attorney. 12.Fiscal Year 2023­24 First Quarter Budget Report and Proposed Appropriation Adjustments Department(s): Finance and Management Services Recommended Action: 1. Approve the appropriation adjustments to General Fund expenditures as detailed in the body of this report, with a net reduction of $408,196 and a net reduction to the General Fund revenue estimates of $530,000. (Requires five affirmative votes)  2. Receive and file the First Quarter Budget Update. 13.Amend Blanket Order Contract with Grainger, Inc. for Maintenance, Repair, and Operational Supplies, for a revised not­to­exceed amount of $1,450,000. (Specification No. 20­001) (General Fund) Department(s): Finance and Management Services Recommended Action: Authorize the City Manager to execute an amendment to increase the Blanket Order Contract authority with Grainger, Inc. for the purchase of maintenance, repair, and operational supplies by $100,000, for a revised annual amount not­to­exceed $350,000 for the current contract term expiring December 31, 2023, and one remaining one­year renewal option, subject to non­substantive changes approved by the City Manager and City Attorney. 14.Award Aggregate Blanket Order Contracts to 1­Step Ahead, Branded Gifts Plus, BSN Sports, LLC, Loso Creation, and So. Cal Embroidery, LLC for Custom Imprint Clothing and Accessories, in a not­to­exceed aggregate amount of $2,125,000 (Specification No. 23­129A). (General Fund & Non­General Fund) Department(s): Finance and Management Services Recommended Action: Award aggregate blanket order contracts to vendors listed below for the purchase of custom imprint clothing and accessories on an as­needed basis in an annual amount not­ to­exceed $425,000, with a total aggregate contract amount not­to­exceed $2,125,000, for an initial two­year term expiring on November 30, 2025, with provisions for three, one­year renewal options, subject to non­ substantive changes approved by the City Manager and City Attorney.  Vendor Location Location 1­Step Ahead Huntington Beach, CA Branded Gifts Plus El Cajon, CA BSN Sports, LLC Dallas, TX Loso Creation Santa Ana, CA So. Cal Embroidery, LLC Santa Ana, CA 15.Amend Blanket Order Contract with ODP Business Solutions, LLC (Office Depot, Inc.) for Office Supplies, for a revised not­to­exceed amount of $1,000,000 (Specification No. 22­061) (General Fund) Department(s): Finance and Management Services Recommended Action: Authorize the City Manager to execute an amendment to increase the Blanket Order Contract authority with ODP Business Solutions, LLC for the purchase of office supplies by $75,000 per year for a revised annual amount not­ to­exceed $250,000 for the current contract term expiring May 31, 2024, and three remaining one­year renewal options, subject to non­substantive changes approved by the City Manager and City Attorney. 16.Amend the Blanket Order Contract for the Purchase of Paper Products and Miscellaneous Supplies with American Sanitary Supply, Inc., for a Revised Contract Amount Not to Exceed $1,220,000 for the Remainder of Contract Term and Remaining Renewal Options (Specification No. 21­043) (Non­General Fund) Department(s): Public Works Agency Recommended Action: Amend Blanket Order Contract with American Sanitary Supply, Inc., for paper products and related supplies,  increasing the contract amount by $800,000, for a new total not to exceed $1,220,000, for the remainder of the current term expiring September 20, 2024, and the remaining one­year renewal period, subject to non­substantive changes approved by the City Manager and City Attorney. 17.Amend the Blanket Order Contracts for the Purchase of Rock, Sand, and Gravel with PTI Sand & Gravel, Inc., for a New Amount Not to Exceed $1,012,500 (Specification 21­134) (Non­General Fund) Department(s): Public Works Agency Recommended Action: Authorize the City Manager to execute an amendment to increase the contract amount by $525,000, for a new annual amount not to exceed $247,500, and a total contract amount not to exceed $1,012,500 for the remainder of the current term expiring December 31, 2023, with three one­year renewal periods, subject to non­substantive changes approved by the City Manager and City Attorney 18.Amend Blanket Order Contracts for Equipment Rentals with Sunbelt Rentals, United Rentals, and Herc Rentals for a Revised Total Amount not to Exceed $2,550,000 (Specification No. 22­045) (General Fund) Department(s): Public Works Agency Recommended Action: Authorize the City Manager to execute an amendment to the Blanket Order Contracts for equipment rentals to increase the annual aggregate amount by $290,000, for a revised total annual amount not to exceed $568,000, and a total contract amount not to exceed $2,550,000 for the remainder of the current term expiring April 19, 2024, and three remaining one­year renewal periods, subject to non­substantive changes approved by the City Manager and City Attorney. 19.Award Aggregate Blanket Order Contracts to Heritage Landscape Supply Group, Inc, SiteOne Landscape Supply, and Waterline Technologies, Inc. for Chemical Products, in An Aggregate Amount Not to Exceed $1,000,000 (Specification No. 23­104) (Non­ General Fund) Department(s): Public Works Agency Recommended Action: Award aggregate Blanket Order Contracts to Heritage Landscape Supply Group, Inc., SiteOne Landscape Supply, and Waterline Technologies, Inc. for chemical products on an as­needed basis in an annual amount of $200,000 and total aggregate amount not to exceed $1,000,000 for an initial three­ year period beginning December 1, 2023 and expiring November 30, 2026, with provisions for two one­year renewal options, subject to non­substantive changes approved by the City Manager and City Attorney. 20.Award Purchase Order to Bizon Group, Inc. for Storage Containers (IFB 23­103) (Non­General Fund) Department(s): Public Works Agency Recommended Action: Authorize a one­time purchase and payment of Purchase Order to Bizon Group, Inc for thirteen new storage containers, in an amount not to exceed $128,430, subject to non­substantive changes approved by the City Manager and City Attorney. 21.Award a Purchase Order to Seavco Inc. dba Irv Seaver Motorcycles for Sixteen BMW Motorcycles in an Amount Not to Exceed $484,806 (Specification No. 23­148); Appropriation Adjustment for Future Vehicle Purchases (Non­General Fund) Department(s): Public Works Agency Recommended Action: 1. Approve an appropriation adjustment recognizing $1,235,687 in prior year fund balance in the Equipment Replacement Fund, Prior Year Carry Forward revenue account and appropriate the same amount into the Equipment Replacement Fund, Machinery and Equipment expenditure account for this item and anticipated FY 2023­2024 replacement vehicle expenditures. (Requires five affirmative votes) 2. Authorize a one­time purchase and payment of purchase order to Seavco Inc. dba Irv Seaver Motorcycles for sixteen BMW R 1250 RT­P Motorcycles, in the amount of $479,806, plus a contingency amount of $5,000, for a total amount not to exceed $484,806, subject to non­substantive changes approved by the City Manager and City Attorney. 22.Award Purchase Orders to Guaranty Chevrolet Motors, Inc. of Santa Ana and Penske Chevrolet of Cerritos in an Aggregate Amount Not to Exceed $706,035 (Specification No. 23­149) (General Fund and Non­General Fund) Department(s): Public Works Agency Recommended Action: 1. Authorize a one­time purchase and payment of purchase order to Guaranty Chevrolet Motors, Inc. for three Chevrolet Silverado 2500HD and one Chevrolet Silverado 1500 trucks, in the amount of $388,202, plus a contingency amount of $20,000, for a total amount not to exceed $408,202, subject to non­ substantive changes approved by the City Manager and City Attorney. 2. Authorize a one­time purchase and payment of purchase order to Penske Chevrolet of Cerritos for six Chevrolet Colorado trucks, in the amount of $277,833, plus a contingency amount of $20,000, for a total amount not to exceed $297,833, subject to non­substantive changes approved by the City Manager and City Attorney. 23.Award a Purchase Order to South Coast Bobcat for One Bobcat S66 Loader Vehicle with Trailer in an Amount Not to Exceed $128,968 (Specification No. 23­160) (Non­ General Fund) Department(s): Public Works Agency Recommended Action: Authorize a one­time purchase and payment of purchase order to South Coast Bobcat for one Bobcat S66 with Trailer, in the amount of $118,968, plus a contingency amount of $10,000, for a total amount not to exceed $128,968, subject to non­substantive changes approved by the City Manager and City Attorney. 24.Approve Additional Contingency Funds in the Amount of $310,000 for an Existing Construction Contract with Vido Samarzich, Inc., and Additional Contract Administration, Inspection and Testing in the Amount of $40,000 with an Estimated Project Delivery Cost of $1,650,000 for the Glenwood Place Water Improvements Project (Project No. 23­6476) (Non­General Fund) Department(s): Public Works Agency Recommended Action: Approve an amendment to the Project Cost Analysis in the amount of $350,000 (previously­approved transfer of funds for the Main Street Slurry Project No. 20­6959) for $310,000 in additional contingency funds and $40,000 in additional contract administration, inspection, and testing, for a new estimated total construction delivery cost of $1,650,000, subject to non­substantive changes approved by the City Manager and City Attorney. 25.Award a Construction Contract to Dominguez General Engineering, Inc. in the Amount of $2,133,362 for the North East Annexation Water & Sewer Main Improvements, with an Estimated Project Delivery Cost of $2,986,706 (Project Nos. 21­6453, 21­6619 & 24­6710) (Non­General Fund) Department(s): Public Works Agency Recommended Action: 1. Approve an appropriation adjustment recognizing prior year fund balance of $711,814 in the Select Street Construction, Prior Year Carry Forward revenue account and appropriating the same amount to the Select Street Construction, Improvements Other Than Building expenditure account for current year expenditures.  (Requires five affirmative votes) 2. Approve an appropriation adjustment accepting California State Water Resources Control Board’s Drinking Water State Revolving Fund loan funds in the amount of $1,529,220 into the Sanitary Sewer Capital Recovery Charges, Financing Proceeds revenue account and appropriate the same amount to the Sanitary Sewer Capital Recovery Charges, Improvements Other Than Building expenditure account for current year expenditures.  (Requires five affirmative votes) 3. Approve an amendment to the FY 2023­24 Capital Improvement Program to include $711,814 and $1,529,220 in construction funds for the North East Annexation Water & Sewer Main Improvements Project. 4. Award a construction contract to Dominguez General Engineering, Inc., the lowest responsible bidder, in accordance with the base bid in the amount of $2,133,362, subject to  change orders (not­to­exceed 25% of the base bid) in accordance with the Greenbook: Standard Specifications for Public Works Construction, for construction of the North East Annexation Water & Sewer Main Improvements Project, for a term beginning November 7, 2023, and ending upon project completion, and authorize the City Manager to execute the contract subject to non­substantive changes approved by the City Manager and the City Attorney. 5. Approve the Project Cost Analysis for a total estimated construction delivery cost of $2,986,706 which includes $2,133,362 for the construction contract, $320,004 for contract administration, inspection, and testing, and a $533,340 project contingency for unanticipated or unforeseen work. 6. Determine that in accordance with the California Environmental Quality Act (CEQA), a Mitigated Negative Declaration was prepared for the project and was filed with document number 202385000522. 26.Approve Municipal Facilities License Agreement with T­Mobile West LLC Department(s): Public Works Agency Recommended Action: Authorize the City Manager to execute an agreement with T­ Mobile West LLC for the use of certain City facilities for a ten­year period, with provisions for two automatic five­year extensions, subject to non­substantive changes approved by the City Manager and City Attorney (Agreement No. 2023­XXX). 27.Award an Agreement to Revenue & Cost Specialists, LLC for Comprehensive Impact Fee Study Consulting Services Not to Exceed $115,150 (General Fund) Department(s): Public Works Agency Recommended Action: Authorize the City Manager to execute a consulting services agreement with Revenue & Cost Specialists, LLC for a two­year term beginning November 7, 2023, and ending November 6, 2025 for the preparation of a Comprehensive Development Impact Fee Study, for a total amount not to exceed $115,150, subject to non­substantive changes approved by the City Manager and City Attorney (Agreement No. 2023­XXX). 28.Approve Amendments to Agreements with Eduardo Garcia dba Dynamic Video Communications, LLC, IPTV International Inc. dba TV Pro Gear, Inc., and Thomas Bystry dba Video Engineering Services to Continue Video Production Services for City Council Meetings and Other As­Needed Video Services (General Fund) Department(s): City Manager Office Recommended Action: Authorize the City Manager to execute first amendments to the agreements with Dynamic Video Communications, LLC, TV Pro Gear, Inc., and Video Engineering Services to continue video production services for City Council meetings and other as­needed video services for the period of January 1, 2024 through December 31, 2024, for a shared aggregate amount not to exceed $200,000, for a total aggregate amount not to exceed $800,000 subject to substantive changes approved by the City Manager and City Attorney (Agreement No. 2023­XXX). 29.Approve a Second Amendment to the Agreement with RSG, Inc. for the Administration, Management, and Implementation of the Rent Stabilization and Just Cause Eviction Ordinance on an As­Needed Basis in an Amount not to exceed $500,000 Department(s): Community Development Agency Recommended Action: Authorize the City Manager to execute a Second Amendment to the Agreement with RSG, Inc., for the administration, management, and implementation of the Rent Stabilization and Just Cause Eviction Ordinance, for an amount not to exceed $500,000, for a total agreement amount not to exceed $1,300,000, subject to non­substantive changes approved by the City Manager and City Attorney (Agreement No. 2023­XXX). 30.Approve an Agreement with America on Track and Nati’s House dba Neutral Ground for Gang Prevention and Intervention Program Services that promotes a proactive, preventative approach to addressing concerns with at­risk youth and gang activity (Revive Santa Ana Program) Department(s): Community Development Agency Recommended Action: 1. Authorize the City Manager to execute an agreement with America on Track in the amount of $200,000 for a one­year term, with an option to extend for one year, for a two­year aggregate total not to exceed $400,000, for gang prevention and intervention services, for a term beginning December 1, 2023, subject to non­ substantive changes approved by the City Manager and City Attorney (Agreement No. 2023­XXX). 2. Authorize the City Manager to execute an agreement with Nati’s House dba Neutral Ground in the amount of $200,000 for a one­year term, with an option to extend for one year, for a two­year aggregate total not to exceed $400,000, for gang prevention and intervention services, for a term beginning December 1, 2023, subject to non­substantive changes approved by the City Manager and City Attorney (Agreement No. 2023­XXX). 31.Approve a First Amendment to the Agreement with Jorge Melgoza, DBA Ardent Ergonomics for Preventative Ergonomics Assessments Department(s): Human Resources Recommended Action: Authorize the City Manager to execute a First Amendment to the Agreement with Jorge Melgoza, DBA Ardent Ergonomics, to continue to provide preventative ergonomic assessments for City employees for an additional amount not to exceed $50,000 (not to exceed $100,000 for the entirety of the Agreement expiring on November 22, 2024), subject to non­substantive changes approved by the City Manager and City Attorney (Agreement No. 2023­XXX). 32.Approve Agreements for Qualified Consultants to Provide On­Call Environmental and Planning Services for Planning Projects and Supplemental Staff Services for an Aggregate Amount Not to Exceed $4,950,000, for up to a Five­Year Term. Department(s): Planning and Building Agency Recommended Action: Authorize the City Manager to execute agreements to engage each of the 35 environmental and planning services firms listed below, as­ needed, for a period of five years beginning November 7, 2023 through November 7, 2028, to provide on­call environmental, technical, and planning services for the Planning and Building Agency at the fees set forth in their responses to Request for Qualifications (No. 23­142) for an aggregate amount not to exceed $4,950,000, for up to a five­year term, subject to non­substantive changes by the City Manager and City Attorney (Agreement No. 2023­XXX). Consultants Architectural Resource Group Interwest Ardurra Kimley Horn Ascent M­Group Aspen Environmental Group Michael Baker International Chambers Group MIG, Inc. Circlepoint Placeworks CSG Consultants Psomas De Novo Planning Group RE Consulting Dudek Rincon Consultants, Inc. ECORP Consulting, Inc.Sagecrest Planning and Environmental, LLC EcoTierra Consulting T&B Planning, Inc. ELMT Consulting Terracon Envicom Corporation The Code Group EPD Solutions, Inc.UES FCS International, Inc.Ultra Systems Environmental, Inc. GPA Consulting VCS Environmental Harris & Associates Willdan Engineering Helix Environmental Planning 33.Historic Property Preservation Agreements Department(s): Planning and Building Agency Recommended Action: Authorize the City Manager, or designee, to execute the attached Mills Act agreements with the below­referenced property owners for the identified structure(s), subject to non­substantive changes approved by the City Manager and City Attorney. Property Owner(s)Historic Property Preservation Agreement No. Address/House Vote by HRC The Peterson Living Trust Dated August 15, 2003 2023­07 1908 North Greenleaf Street 8:0:0:0 4th and Broadway OZ SPE, LLC, a Delaware Limited Liability Company 2023­08 302 West Fourth Street 8:0:0:0 Determine that the proposed projects are exempt from further review in accordance with the California Environmental Quality Act as Categorical Exemptions ER No. 2023­61 and ER No. 2023­78 will be filed for the projects. 34.First Amendment to Agreement with TriTech Software Systems for Computer Aided Dispatch and Records Management System Software (General Fund) Department(s): Police Department Recommended Action: Authorize the City Manager to execute the First Amendment to the agreement with TriTech Software Systems for the continued implementation as well as support and maintenance of Computer Aided Dispatch and Records Management System software for an additional three­year period beginning November 23, 2023 through November 22, 2026, subject to non­substantive changes approved by the City Manager and City Attorney (Agreement No. 2023­XXX). 35.Adopt a Resolution, Approve an Agreement and Appropriation Adjustment Accepting the FY 2022 Emergency Management Performance Grant (Non­General Fund) Department(s): Police Department Recommended Action: 1. Adopt a resolution authorizing the City Manager to act on behalf of the City of Santa Ana for obtaining federal funds related to homeland security, emergency management and/or disaster recovery, provided by the U.S. Department of Homeland Security and sub­granted through the State of California and the County of Orange. Resolution No. 2023­XXX entitled A RESOLUTION OF THE CITY COUNCIL OF THE CITY OF SANTA ANA AUTHORIZING THE CITY MANAGER OR HER DESIGNEE(S) TO OBTAIN 2022 EMERGENCY MANAGEMENT PERFORMANCE GRANT FUNDS THROUGH THE COUNTY OF ORANGE 2. Authorize the City Manager to execute a two­year agreement with the County of Orange for the period of July 1, 2022 through June 30, 2024, for the FY 2022 Emergency Management Performance Grant in an amount not to exceed $52,569, subject to non­substantive changes approved by the City Manager and City Attorney(Agreement No. 2023­XXX). 3. Approve an appropriation adjustment recognizing $52,569 in Law Enforcement Grants revenue account, and appropriating same to the Emergency Management Performance Grant expenditure account. (Requires five affirmative votes) 36.Award Purchase Order to Advanced Exercise Fitness Solutions for Exercise Equipment in the Amount of $76,203 and Resolution to Accept Donation of Exercise Equipment for the Santa Ana Police Department Fitness Center (Specification No. 23­169) (Non­General Fund) Department(s): Police Department Recommended Action: 1. Authorize a one­time purchase and payment of Purchase Order to Advanced Exercise Fitness Solutions for various Life Fitness cardio and Hammer Strength exercise equipment and installation for the Santa Ana Police Department Fitness Center in the amount of $76,203. 2. Adopt a resolution accepting the donation of two Life Fitness Treadmills, valued at $14,743.97, from the Santa Ana Police Officers Association. RESOLUTION NO. 2023­XXX entitled A RESOLUTION OF THE CITY COUNCIL OF THE CITY OF SANTA ANA ACCEPTING THE DONATION OF GYM EQUIPMENT FROM THE SANTA ANA POLICE OFFICER ASSOCIATION FOR USE IN THE BRUCE R. CARLSON FITNESS CENTER LOCATED AT THE SANTA ANA POLICE DEPARTMENT 37.Resolution Authorizing the Grant Application, Acceptance, and Execution of Grant Funds from the California State Library’s Building Forward Library Facilities Improvement Program. Department(s): Library Recommended Action: Adopt a resolution authorizing the application, acceptance, and execution of grant funds from the California State Library’s Building Forward Library Facilities Improvement Program, approval to implement the awarded project, and designate Library Services Director, Brian Sternberg, as the Authorized Representative to enter into the grant agreement  **END OF CONSENT CALENDAR** BUSINESS CALENDAR 38.Rental Registry Informational Report Department(s): Community Development Agency Recommended Action: Accept infomational report and provide direction to staff. 39.Consider Whether to Adopt a Resolution Calling and Giving Notice of a General Municipal Election to be held in the City of Santa Ana on November 5, 2024, Requesting Consolidation with the Statewide General Election, and Placing a Ballot Measure Before the Voters Asking Whether to Amend the Santa Ana City Charter to Authorize and Implement Noncitizen Voting in Municipal Elections Department(s): City Attorney Office Recommended Action: Approve a Resolution Calling and Giving Notice of a General Municipal Election to be held in the City of Santa Ana on November 5, 2024 for the Submission of a Ballot Measure to the Qualified Voters Proposing an Amendment to the Santa Ana City Charter to Authorize and Implement Noncitizen Voting in Municipal Elections. RESOLUTION NO. 2023­XXX entitled A RESOLUTION OF THE CITY COUNCIL OF THE CITY OF SANTA ANA CALLING AND GIVING NOTICE OF A GENERAL MUNICIPAL ELECTION TO BE HELD IN THE CITY OF SANTA ANA ON NOVEMBER 5, 2024 FOR THE SUBMISSION OF A BALLOT MEASURE TO THE QUALIFIED VOTERS ASKING IF THE CITY OF SANTA ANA SHOULD PERMIT NONCITIZEN VOTING IN ALL CITY MUNICIPAL ELECTIONS (includes determination that the Resolution is not subject to the California Environmental Quality Act (CEQA) pursuant to sections 15060(c)(2) and 15060(c)(3) of the State CEQA Guidelines because it will not result in a direct or reasonably foreseeable indirect physical change in the environment and it is not a “project” as defined in section 15378 of the State CEQA Guidelines) **END OF BUSINESS CALENDAR** CITY MANAGER COMMENTS COUNCIL COMMENTS AB1234 DISCLOSURE – If the City paid for travel or other expenses this is the time for members of the Council to provide a brief oral report on attendance of any regional board or commission meeting or any conference, meeting or event attended. ADJOURNMENT – Adjourn the City Council meeting and convene to the Housing Authority meeting. Future Items 1. Sanitation Fee Cost of Service Study and Prop. 218 Process Authorization 2. Board and Commission Members Compensation Increase 3. 2024 City Council Meeting Calendar POSTING STATEMENT: On October 31, 2023, a true and correct copy of this agenda was posted at the entrance to City Hall, 20 Civic Center Plaza, Santa Ana, CA 92701. Internet Access to City Council, Agency, and Authority agendas and related material is available prior to meetings at santa­ana.org/city­meetings. HOUSING AUTHORITY CALL TO ORDER ATTENDANCE Authority Members Phil Bacerra  Johnathan Ryan Hernandez David Penaloza Thai Viet Phan Benjamin Vazquez Vice Chair Jessie Lopez Chair Valerie Amezcua Acting City Manager Stephen A. Mendoza City Attorney Sonia R. Carvalho Recording Secretary Jennifer L. Hall ROLL CALL ADDITIONS\DELETIONS TO THE HOUSING AUTHORITY AGENDA PUBLIC COMMENTS – Members of the public may address Housing Authority on items on the Housing Authority agenda.  CONSENT CALENDAR RECOMMENDED ACTION:  Approve staff recommendations on the following Consent Calendar Items: 1 and 4 and waive readings for resolutions and ordinances. 1.Excused Absences Department(s): City Clerk’s Office Recommended Action: Excuse the absent members. 2.Minutes from the Regular Meeting of August 1, 2023 Department(s): City Clerk’s Office Recommended Action: Approve minutes. 3.Quarterly Report for the Housing Choice Voucher Program for the Period of July 1, 2023 to September 30, 2023 Department(s): Community Development Agency Recommended Action: Receive and file the Quarterly Report for the Housing Choice Voucher Program for the period of July 1, 2023 to September 30, 2023. 4.Authorize staff to enter into a Memorandum of Understanding with CalOptima Health, Orange County Housing Authority, Anaheim Housing Authority, and Garden Grove Housing Authority, to facilitate access to supportive services for voucher holders assisted by the Housing Authority Department(s): Community Development Agency Recommended Action: Authorize the Executive Director of the Housing Authority to execute a Memorandum of Understanding with CalOptima Health to facilitate access to supportive services for voucher holders assisted by the Housing Authority. **END OF CONSENT CALENDAR** HOUSING AUTHORITY MEMBER COMMENTS ADJOURNMENT – Adjourn the Housing Authority meeting. POSTING STATEMENT: On October 31, 2023, a true and correct copy of this agenda was posted at the entrance to City Hall, 20 Civic Center Plaza, Santa Ana, CA 92701. Internet Access to City Council, Agency, and Authority agendas and related material is available prior to meetings at santa­ana.org/city­meetings.   City Council 3 11/7/2023   City Council and Housing Authority MeetingPacketNovember 7, 2023CLOSED SESSION MEETING – 4:00 PMREGULAR OPEN MEETING – 5:30 PM (Immediately following the Closed Session Meeting)CITY COUNCIL CHAMBER22 Civic Center Plaza Santa Ana, CA 92701Valerie AmezcuaMayorThai Viet PhanCouncilmember – Ward 1 Benjamin VazquezCouncilmember ­ Ward 2Jessie LopezMayor Pro Tem ­ Ward 3 Phil BacerraCouncilmember ­ Ward 4Johnathan Ryan HernandezCouncilmember ­ Ward 5 David PenalozaCouncilmember ­ Ward 6Mayor and Council telephone: 714­647­6900Agenda item inquiries: 714­647­6520Sonia R. CarvalhoCity Attorney Steven A. MendozaActing City Manager Jennifer L. HallCity ClerkIn compliance with the Americans with Disabilities Act (ADA), if you need special assistance to participate in this Meeting,contact Michael Ortiz, City ADA Program Coordinator, at (714) 647­5624. Notification 48 hours prior to the Meeting will enablethe City to make reasonable arrangements to assure accessibility to this meeting. The City Council agenda and supportingdocumentation can be found on the City’s website – https://www.santa­ana.org/agendas­and­minutes/CITY VISION AND CODE OF ETHICSThe City of Santa Ana is committed to achieving a shared vision for the organization and itscommunity. The Vision, Mission and Guiding Principles (Values) are the result of a thoughtfuland inclusive process designed to set the City and organization on a course that meets thechallenges of today and tomorrow, as follows:Vision ­ The dynamic center of Orange County which is acclaimed for our: Investment inyouth • Safe and healthy community • Neighborhood pride • Thriving economic climate •Enriched and diverse culture • Quality government servicesMission ­ To deliver efficient public services in partnership with our community which ensurespublic safety, a prosperous economic environment, opportunities for our youth, and a highquality of life for residents.Guiding Principles ­ Collaboration • Efficiency • Equity • Excellence • Fiscal Responsibility •Innovation • TransparencyCode of Ethics and Conduct ­ At the Special Municipal Election held on February 5, 2008,voters approved an amendment to the City Charter which established the Code of Ethics andConduct for elected officials and members of appointed boards, commissions, andcommittees to assure public confidence. The following are the core values expressed: •Integrity • Honesty • Responsibility • Fairness • Accountability • Respect • EfficiencyMembers of the public may attend the City Council meeting in­person or join via Zoom. As acourtesy to the public, the City Council meeting will occur live via teleconference Zoomwebinar. You may view the meeting from your computer, tablet or smart phone via YouTubeLiveStream at www.youtube.com/user/SantaAnaLibrary or on CTV3, available on Spectrumchannel 3.PUBLIC COMMENTS – Members of the public who wish to address the City Council onclosed session items, items on the regular agenda, or on matters which are not on theagenda but are within the subject matter jurisdiction, of the City Council may do so by one ofthe following ways:MAILING OPTION written communications – Public comments may be mailed to:Office of the City Clerk, 20 Civic Center Plaza M­30, Santa Ana, CA 92701. All writtencommunications received via mail by 4:00 p.m. on the day of the meeting will bedistributed to the City Council and imaged into the City’s document archive systemwhich is available for public review.SENDING E­MAIL OPTION – Public comments may be sent via email to the CityClerk’s office at eComment@santa­ana.org. Please note the agenda item you arecommenting on in the subject line of the email. All emails received two (2) hours beforethe scheduled start of the meeting will be distributed to the City Council and imagedinto the City’s document archive system which is available for public review.LIVE VIRTUAL OPTION – As a courtesy, members of the public may provide livecomments during the meeting by Zoom or Conference Call. To join by Zoom click on ortype the following address into your web browserhttps://us02web.zoom.us/j/315965149. To join the Conference Call: Dial (669) 900­9128 and enter MEETING ID: 315 965 149#. You will be prompted by the City Clerkwhen it is time for a: i) closed session item, ii) general agenda item, iii) public hearingitem, iv) special agenda item, or v) for Housing Authority item. You may request tospeak by dialing *9 from your phone or you may virtually raise your hand from Zoom.After the Clerk confirms the last three digits of the caller’s phone number or Zoom IDand unmutes them, the caller must press *6 or microphone icon to speak. Callers areencouraged, but not required, to identify themselves by name. Each caller will beprovided three (3) minutes to speak, unless due to the number of speakers wanting tospeak a decision is made to provide a different amount of time to speak.IN­PERSON OPTION ­ Members of the public can provide in­person comments at thepodium in the Council Chamber. The Council Chamber will have seating available formembers of the public to attend the meeting in­person. Public comments are limited tothree (3) minutes per speaker, unless a different time is announced by the presidingchair. Speakers who wish to address the Council must do so by submitting a“Request to Speak” card by 4:00 p.m. for Closed Session items and by 5:45 p.m.for all other designated public comment periods as listed below. Cards will not beaccepted after the Public Comment Session begins without the permission of thepresiding chair. The following designated public comment periods are: 1. LIVE PUBLIC COMMENTS ON CLOSED SESSION ITEMS – You can provide live comments on closed session items by joining Zoom or the Conference Call as described in the LIVE or IN­PERSON PUBLIC COMMENTS OPTION above. Speaker queue will open at 3:30 p.m. YOU MUST JOIN ZOOM OR THE CONFERENCE CALL and raise your hand  BY 4:00 p.m. Speakers who are not in the speaker queue with their hand raised by 4:00 p.m. will not be permitted to speak.   2. LIVE PUBLIC COMMENTS ON REGULAR AGENDA ITEMS AND NON­AGENDA ITEMS (GENERAL PUBLIC COMMENT) – You can provide comments by joining Zoom or the Conference Call as described in the LIVE or IN­PERSON PUBLIC COMMENTS OPTION above. Speaker queue will open at 3:30 p.m. YOU MUST JOIN ZOOM OR THE CONFERENCE CALL and raise your hand PRIOR TO 5:45 p.m. Speakers who are not in the speaker queue with their hand raised by 5:45 p.m. will not be permitted to speak. 3. LIVE PUBLIC COMMENTS ON PUBLIC HEARING ITEMS – You can provide comments by joining Zoom or the Conference Call as described in the LIVE or IN­PERSON PUBLIC COMMENTS OPTION above. Speakers not in the queue by 5:45 p.m. will not be permitted to speak.  4. LIVE PUBLIC COMMENTS ON HOUSING AUTHORITY ITEMS – You can provide comments by joining Zoom or the Conference Call as described in the LIVE or IN­PERSON PUBLIC COMMENTS OPTION above. Speakers not in the queue by 5:45 p.m. will not be permitted to speak.    TRANSLATION SERVICES ­ Spanish interpreting services are provided at City Council meetings. Simultaneous Spanish interpretation is provided through the use of headsets and consecutive interpretation (Spanish­to­English) in addition to those wishing to address the City Council at the podium.  La ciudad provee servicios de interpretación al español en las juntas del Consejo.  La interpretación simultánea al español se ofrece por medio del uso de audífonos y la interpretación consecutiva (español a inglés) también está disponible para cualquiera que desee dirigirse al concilio municipal en el podio. About the Agenda To download or view the attachments (staff report and other supporting documentation) for each agenda item, you must select the agenda item to see the attachments to either open in a new link (the eyeball ) or download a pdf (the cloud symbol with the down arrow ). CLOSED SESSION CALL TO ORDER ATTENDANCE Council Members Phil Bacerra Johnathan Ryan Hernandez David Penaloza Thai Viet Phan Benjamin Vazquez Mayor  Pro Tem Jessie Lopez Mayor Valerie Amezcua Acting City Manager Steven A. Mendoza City Attorney Sonia R. Carvalho City Clerk Jennifer L. Hall ROLL CALL ADDITIONS\DELETIONS TO CLOSED SESSION PUBLIC COMMENTS – Members of the public may address the City Council on Closed Session items. RECESS – City Council will recess to Closed Session for the purpose of conducting regular City business. CLOSED SESSION ITEMS – The Brown Act permits legislative bodies to discuss certain matters without members of the public present. The City Council finds, based on advice from the City Attorney, that discussion in open session of the following matters will prejudice the position of the City in existing and anticipated litigation: 1.CONFERENCE WITH LEGAL COUNSEL – EXISTING LITIGATION pursuant to Paragraph (1) of subdivision (d) of Section 54956.9 of the Government Code: Jesus Morales Guerrero v. City of Santa Ana, Michael Claborn, and DOES 1 through 50, Orange County Superior Court, Case No. 30­2021­01223509 2.CONFERENCE WITH LEGAL COUNSEL – SIGNIFICANT EXPOSURE TO LITIGATION pursuant to Government Code Section 54956.9(d)(2): One matter [personnel claim] 3.CONFERENCE WITH LEGAL COUNSEL – ANTICIPATED LITIGATION pursuant to Government Code Section 54956.9(d)(2): One (1) matter 4.CONFERENCE WITH LABOR NEGOTIATOR pursuant to Government Code Section 54957.6(a): Agency Negotiator: Ramon Figueroa, Acting Human Resources Executive Director Employee Organization:      Santa Ana Police Officers Association (POA)      Confidential Association of Santa Ana (CASA) 5.PUBLIC EMPLOYEE PERFORMANCE EVALUATION pursuant to Government Code Section 54957(b)(1) Title: City Attorney 6.PUBLIC EMPLOYEE PERFORMANCE EVALUATION pursuant to Government Code Section 54957(b)(1): Title: Acting City Manager 7.PUBLIC EMPLOYEE EMPLOYMENT/APPOINTMENT pursuant to Government Code Section 54957 Title: Acting City Manager/Interim City Manager/Permanent City Manager 8.CONFERENCE WITH LABOR NEGOTIATOR pursuant to Government Code Section 54957.6 Agency Designated Representative: Sonia R. Carvalho, City Attorney Unrepresented Employee: City Manager RECONVENE – City Council will reconvene to continue regular City business. CITY COUNCIL REGULAR OPEN SESSION CALL TO ORDER ATTENDANCE Council Members Phil Bacerra Johnathan Ryan Hernandez David Penaloza Thai Viet Phan Benjamin Vazquez Mayor  Pro Tem Jessie Lopez Mayor Valerie Amezcua Acting City Manager Steven A. Mendoza City Attorney Sonia R. Carvalho City Clerk Jennifer L. Hall ROLL CALL PLEDGE OF ALLEGIANCE Mayor Amezcua WORDS OF INSPIRATION Fr. Mario A. Juarez, Saint Anne Church ADDITIONS\DELETIONS TO THE AGENDA CEREMONIAL PRESENTATIONS 1.Proclamation present by Mayor Amezcua to Beta Cell Foundation declaring November 2023 as Diabetes Month 2.Proclamation presented by Mayor Pro Tem Lopez to Family Court Awareness Month Committee declaring November 2023 as Family Court Awareness Month 3.City Tile and Proclamation presented by Councilmember Penaloza to Santa Ana Police Chief David Valentin Congratulating him on his Retirement and 33 years of Distinguished Service to the Community STAFF PRESENTATIONS 4.U.S. Army Corps of Engineers Santiago Creek Flood Risk Management Project 5.Homelessness Update CLOSED SESSION REPORT – The City Attorney will report on any action(s) from Closed Session. PUBLIC COMMENT – Public comments will be held during the beginning of the meeting for ALL comments on agenda and non­agenda items, with the exception of public hearings. Comments for public hearings will take place after the hearing is opened. CONSENT CALENDAR RECOMMENDED ACTION:  Approve staff recommendations on the following Consent Calendar Items: 6 through 37 and waive readings of resolutions and ordinances. 6.Excused Absences Department(s): City Clerk’s Office Recommended Action: Excuse the absent members. 7.Appoint Members to the Rental Housing Board Nominated by Mayor Pro Tem Lopez and Councilmember Vazquez for a Full Term Expiring in 2027 Department(s): City Clerk’s Office Recommended Action: 1. Appoint Josephine Mendoza nominated by Mayor Pro Tem Lopez to the Rental Housing Board as a Mobilehome Tenant Representative for a full term expiring in 2027 and administer the Oath of Office. (Pursuant to SAMC Sec. 2­ 236(a), requires five affirmative votes) 2. Appoint Tracy La nominated by Councilmember Vazquez to the Rental Housing Board as an At­Large Member with no financial interest in and no ownership of incoming­generating rental housing for a full term expiring in 2027 and administer the Oath of Office. (Pursuant to SAMC Sec. 2­236(a), requires five affirmative votes) 8.Minutes from the Regular Meetings of February 7, 2023 and February 21, 2023, and from the Special Closed Session and Regular Meetings of March 7, 2023 and March 21, 2023. Department(s): City Clerk’s Office Recommended Action: Approve minutes. 9.Quarterly Report for Housing Division Projects and Activities for the period of July 1, 2023 to September 30, 2023 Department(s): Community Development Agency Recommended Action: Receive and file the Quarterly Report for Housing Division projects and activities for the period of July 1, 2023 to September 30, 2023. 10.Approve Release of Nonprofit Community Development Block Grant Application for Fiscal Years 2024–26 Department(s): Community Development Agency Recommended Action: Approve the release of Nonprofit Community Development Block Grant Application for Fiscal Years 2024–26.  11.Approve an Appropriation Adjustment Accepting the 2022 Proposition 69 – DNA Identification Funds and Award Purchase Order to Foster + Freeman for Crime­lite AUTO Camera Kits for the Santa Ana Police Department in the amount of $113,462 (Specification No.23­161) (Non­General Fund and General Fund) Department(s): Police Department Recommended Action: 1. Approve an appropriation adjustment recognizing $103,500 in the Police Special Revenue account and appropriate same to expenditure account. (Requires five affirmative votes) 2. Authorize a one­time purchase and payment of Purchase Order to Foster + Freeman for three Crime­lite AUTO camera kits in the amount of $113,462, subject to non­substantive changes approved by the City Manager and City Attorney. 12.Fiscal Year 2023­24 First Quarter Budget Report and Proposed Appropriation Adjustments Department(s): Finance and Management Services Recommended Action: 1. Approve the appropriation adjustments to General Fund expenditures as detailed in the body of this report, with a net reduction of $408,196 and a net reduction to the General Fund revenue estimates of $530,000. (Requires five affirmative votes)  2. Receive and file the First Quarter Budget Update. 13.Amend Blanket Order Contract with Grainger, Inc. for Maintenance, Repair, and Operational Supplies, for a revised not­to­exceed amount of $1,450,000. (Specification No. 20­001) (General Fund) Department(s): Finance and Management Services Recommended Action: Authorize the City Manager to execute an amendment to increase the Blanket Order Contract authority with Grainger, Inc. for the purchase of maintenance, repair, and operational supplies by $100,000, for a revised annual amount not­to­exceed $350,000 for the current contract term expiring December 31, 2023, and one remaining one­year renewal option, subject to non­substantive changes approved by the City Manager and City Attorney. 14.Award Aggregate Blanket Order Contracts to 1­Step Ahead, Branded Gifts Plus, BSN Sports, LLC, Loso Creation, and So. Cal Embroidery, LLC for Custom Imprint Clothing and Accessories, in a not­to­exceed aggregate amount of $2,125,000 (Specification No. 23­129A). (General Fund & Non­General Fund) Department(s): Finance and Management Services Recommended Action: Award aggregate blanket order contracts to vendors listed below for the purchase of custom imprint clothing and accessories on an as­needed basis in an annual amount not­ to­exceed $425,000, with a total aggregate contract amount not­to­exceed $2,125,000, for an initial two­year term expiring on November 30, 2025, with provisions for three, one­year renewal options, subject to non­ substantive changes approved by the City Manager and City Attorney.  Vendor Location Location 1­Step Ahead Huntington Beach, CA Branded Gifts Plus El Cajon, CA BSN Sports, LLC Dallas, TX Loso Creation Santa Ana, CA So. Cal Embroidery, LLC Santa Ana, CA 15.Amend Blanket Order Contract with ODP Business Solutions, LLC (Office Depot, Inc.) for Office Supplies, for a revised not­to­exceed amount of $1,000,000 (Specification No. 22­061) (General Fund) Department(s): Finance and Management Services Recommended Action: Authorize the City Manager to execute an amendment to increase the Blanket Order Contract authority with ODP Business Solutions, LLC for the purchase of office supplies by $75,000 per year for a revised annual amount not­ to­exceed $250,000 for the current contract term expiring May 31, 2024, and three remaining one­year renewal options, subject to non­substantive changes approved by the City Manager and City Attorney. 16.Amend the Blanket Order Contract for the Purchase of Paper Products and Miscellaneous Supplies with American Sanitary Supply, Inc., for a Revised Contract Amount Not to Exceed $1,220,000 for the Remainder of Contract Term and Remaining Renewal Options (Specification No. 21­043) (Non­General Fund) Department(s): Public Works Agency Recommended Action: Amend Blanket Order Contract with American Sanitary Supply, Inc., for paper products and related supplies,  increasing the contract amount by $800,000, for a new total not to exceed $1,220,000, for the remainder of the current term expiring September 20, 2024, and the remaining one­year renewal period, subject to non­substantive changes approved by the City Manager and City Attorney. 17.Amend the Blanket Order Contracts for the Purchase of Rock, Sand, and Gravel with PTI Sand & Gravel, Inc., for a New Amount Not to Exceed $1,012,500 (Specification 21­134) (Non­General Fund) Department(s): Public Works Agency Recommended Action: Authorize the City Manager to execute an amendment to increase the contract amount by $525,000, for a new annual amount not to exceed $247,500, and a total contract amount not to exceed $1,012,500 for the remainder of the current term expiring December 31, 2023, with three one­year renewal periods, subject to non­substantive changes approved by the City Manager and City Attorney 18.Amend Blanket Order Contracts for Equipment Rentals with Sunbelt Rentals, United Rentals, and Herc Rentals for a Revised Total Amount not to Exceed $2,550,000 (Specification No. 22­045) (General Fund) Department(s): Public Works Agency Recommended Action: Authorize the City Manager to execute an amendment to the Blanket Order Contracts for equipment rentals to increase the annual aggregate amount by $290,000, for a revised total annual amount not to exceed $568,000, and a total contract amount not to exceed $2,550,000 for the remainder of the current term expiring April 19, 2024, and three remaining one­year renewal periods, subject to non­substantive changes approved by the City Manager and City Attorney. 19.Award Aggregate Blanket Order Contracts to Heritage Landscape Supply Group, Inc, SiteOne Landscape Supply, and Waterline Technologies, Inc. for Chemical Products, in An Aggregate Amount Not to Exceed $1,000,000 (Specification No. 23­104) (Non­ General Fund) Department(s): Public Works Agency Recommended Action: Award aggregate Blanket Order Contracts to Heritage Landscape Supply Group, Inc., SiteOne Landscape Supply, and Waterline Technologies, Inc. for chemical products on an as­needed basis in an annual amount of $200,000 and total aggregate amount not to exceed $1,000,000 for an initial three­ year period beginning December 1, 2023 and expiring November 30, 2026, with provisions for two one­year renewal options, subject to non­substantive changes approved by the City Manager and City Attorney. 20.Award Purchase Order to Bizon Group, Inc. for Storage Containers (IFB 23­103) (Non­General Fund) Department(s): Public Works Agency Recommended Action: Authorize a one­time purchase and payment of Purchase Order to Bizon Group, Inc for thirteen new storage containers, in an amount not to exceed $128,430, subject to non­substantive changes approved by the City Manager and City Attorney. 21.Award a Purchase Order to Seavco Inc. dba Irv Seaver Motorcycles for Sixteen BMW Motorcycles in an Amount Not to Exceed $484,806 (Specification No. 23­148); Appropriation Adjustment for Future Vehicle Purchases (Non­General Fund) Department(s): Public Works Agency Recommended Action: 1. Approve an appropriation adjustment recognizing $1,235,687 in prior year fund balance in the Equipment Replacement Fund, Prior Year Carry Forward revenue account and appropriate the same amount into the Equipment Replacement Fund, Machinery and Equipment expenditure account for this item and anticipated FY 2023­2024 replacement vehicle expenditures. (Requires five affirmative votes) 2. Authorize a one­time purchase and payment of purchase order to Seavco Inc. dba Irv Seaver Motorcycles for sixteen BMW R 1250 RT­P Motorcycles, in the amount of $479,806, plus a contingency amount of $5,000, for a total amount not to exceed $484,806, subject to non­substantive changes approved by the City Manager and City Attorney. 22.Award Purchase Orders to Guaranty Chevrolet Motors, Inc. of Santa Ana and Penske Chevrolet of Cerritos in an Aggregate Amount Not to Exceed $706,035 (Specification No. 23­149) (General Fund and Non­General Fund) Department(s): Public Works Agency Recommended Action: 1. Authorize a one­time purchase and payment of purchase order to Guaranty Chevrolet Motors, Inc. for three Chevrolet Silverado 2500HD and one Chevrolet Silverado 1500 trucks, in the amount of $388,202, plus a contingency amount of $20,000, for a total amount not to exceed $408,202, subject to non­ substantive changes approved by the City Manager and City Attorney. 2. Authorize a one­time purchase and payment of purchase order to Penske Chevrolet of Cerritos for six Chevrolet Colorado trucks, in the amount of $277,833, plus a contingency amount of $20,000, for a total amount not to exceed $297,833, subject to non­substantive changes approved by the City Manager and City Attorney. 23.Award a Purchase Order to South Coast Bobcat for One Bobcat S66 Loader Vehicle with Trailer in an Amount Not to Exceed $128,968 (Specification No. 23­160) (Non­ General Fund) Department(s): Public Works Agency Recommended Action: Authorize a one­time purchase and payment of purchase order to South Coast Bobcat for one Bobcat S66 with Trailer, in the amount of $118,968, plus a contingency amount of $10,000, for a total amount not to exceed $128,968, subject to non­substantive changes approved by the City Manager and City Attorney. 24.Approve Additional Contingency Funds in the Amount of $310,000 for an Existing Construction Contract with Vido Samarzich, Inc., and Additional Contract Administration, Inspection and Testing in the Amount of $40,000 with an Estimated Project Delivery Cost of $1,650,000 for the Glenwood Place Water Improvements Project (Project No. 23­6476) (Non­General Fund) Department(s): Public Works Agency Recommended Action: Approve an amendment to the Project Cost Analysis in the amount of $350,000 (previously­approved transfer of funds for the Main Street Slurry Project No. 20­6959) for $310,000 in additional contingency funds and $40,000 in additional contract administration, inspection, and testing, for a new estimated total construction delivery cost of $1,650,000, subject to non­substantive changes approved by the City Manager and City Attorney. 25.Award a Construction Contract to Dominguez General Engineering, Inc. in the Amount of $2,133,362 for the North East Annexation Water & Sewer Main Improvements, with an Estimated Project Delivery Cost of $2,986,706 (Project Nos. 21­6453, 21­6619 & 24­6710) (Non­General Fund) Department(s): Public Works Agency Recommended Action: 1. Approve an appropriation adjustment recognizing prior year fund balance of $711,814 in the Select Street Construction, Prior Year Carry Forward revenue account and appropriating the same amount to the Select Street Construction, Improvements Other Than Building expenditure account for current year expenditures.  (Requires five affirmative votes) 2. Approve an appropriation adjustment accepting California State Water Resources Control Board’s Drinking Water State Revolving Fund loan funds in the amount of $1,529,220 into the Sanitary Sewer Capital Recovery Charges, Financing Proceeds revenue account and appropriate the same amount to the Sanitary Sewer Capital Recovery Charges, Improvements Other Than Building expenditure account for current year expenditures.  (Requires five affirmative votes) 3. Approve an amendment to the FY 2023­24 Capital Improvement Program to include $711,814 and $1,529,220 in construction funds for the North East Annexation Water & Sewer Main Improvements Project. 4. Award a construction contract to Dominguez General Engineering, Inc., the lowest responsible bidder, in accordance with the base bid in the amount of $2,133,362, subject to  change orders (not­to­exceed 25% of the base bid) in accordance with the Greenbook: Standard Specifications for Public Works Construction, for construction of the North East Annexation Water & Sewer Main Improvements Project, for a term beginning November 7, 2023, and ending upon project completion, and authorize the City Manager to execute the contract subject to non­substantive changes approved by the City Manager and the City Attorney. 5. Approve the Project Cost Analysis for a total estimated construction delivery cost of $2,986,706 which includes $2,133,362 for the construction contract, $320,004 for contract administration, inspection, and testing, and a $533,340 project contingency for unanticipated or unforeseen work. 6. Determine that in accordance with the California Environmental Quality Act (CEQA), a Mitigated Negative Declaration was prepared for the project and was filed with document number 202385000522. 26.Approve Municipal Facilities License Agreement with T­Mobile West LLC Department(s): Public Works Agency Recommended Action: Authorize the City Manager to execute an agreement with T­ Mobile West LLC for the use of certain City facilities for a ten­year period, with provisions for two automatic five­year extensions, subject to non­substantive changes approved by the City Manager and City Attorney (Agreement No. 2023­XXX). 27.Award an Agreement to Revenue & Cost Specialists, LLC for Comprehensive Impact Fee Study Consulting Services Not to Exceed $115,150 (General Fund) Department(s): Public Works Agency Recommended Action: Authorize the City Manager to execute a consulting services agreement with Revenue & Cost Specialists, LLC for a two­year term beginning November 7, 2023, and ending November 6, 2025 for the preparation of a Comprehensive Development Impact Fee Study, for a total amount not to exceed $115,150, subject to non­substantive changes approved by the City Manager and City Attorney (Agreement No. 2023­XXX). 28.Approve Amendments to Agreements with Eduardo Garcia dba Dynamic Video Communications, LLC, IPTV International Inc. dba TV Pro Gear, Inc., and Thomas Bystry dba Video Engineering Services to Continue Video Production Services for City Council Meetings and Other As­Needed Video Services (General Fund) Department(s): City Manager Office Recommended Action: Authorize the City Manager to execute first amendments to the agreements with Dynamic Video Communications, LLC, TV Pro Gear, Inc., and Video Engineering Services to continue video production services for City Council meetings and other as­needed video services for the period of January 1, 2024 through December 31, 2024, for a shared aggregate amount not to exceed $200,000, for a total aggregate amount not to exceed $800,000 subject to substantive changes approved by the City Manager and City Attorney (Agreement No. 2023­XXX). 29.Approve a Second Amendment to the Agreement with RSG, Inc. for the Administration, Management, and Implementation of the Rent Stabilization and Just Cause Eviction Ordinance on an As­Needed Basis in an Amount not to exceed $500,000 Department(s): Community Development Agency Recommended Action: Authorize the City Manager to execute a Second Amendment to the Agreement with RSG, Inc., for the administration, management, and implementation of the Rent Stabilization and Just Cause Eviction Ordinance, for an amount not to exceed $500,000, for a total agreement amount not to exceed $1,300,000, subject to non­substantive changes approved by the City Manager and City Attorney (Agreement No. 2023­XXX). 30.Approve an Agreement with America on Track and Nati’s House dba Neutral Ground for Gang Prevention and Intervention Program Services that promotes a proactive, preventative approach to addressing concerns with at­risk youth and gang activity (Revive Santa Ana Program) Department(s): Community Development Agency Recommended Action: 1. Authorize the City Manager to execute an agreement with America on Track in the amount of $200,000 for a one­year term, with an option to extend for one year, for a two­year aggregate total not to exceed $400,000, for gang prevention and intervention services, for a term beginning December 1, 2023, subject to non­ substantive changes approved by the City Manager and City Attorney (Agreement No. 2023­XXX). 2. Authorize the City Manager to execute an agreement with Nati’s House dba Neutral Ground in the amount of $200,000 for a one­year term, with an option to extend for one year, for a two­year aggregate total not to exceed $400,000, for gang prevention and intervention services, for a term beginning December 1, 2023, subject to non­substantive changes approved by the City Manager and City Attorney (Agreement No. 2023­XXX). 31.Approve a First Amendment to the Agreement with Jorge Melgoza, DBA Ardent Ergonomics for Preventative Ergonomics Assessments Department(s): Human Resources Recommended Action: Authorize the City Manager to execute a First Amendment to the Agreement with Jorge Melgoza, DBA Ardent Ergonomics, to continue to provide preventative ergonomic assessments for City employees for an additional amount not to exceed $50,000 (not to exceed $100,000 for the entirety of the Agreement expiring on November 22, 2024), subject to non­substantive changes approved by the City Manager and City Attorney (Agreement No. 2023­XXX). 32.Approve Agreements for Qualified Consultants to Provide On­Call Environmental and Planning Services for Planning Projects and Supplemental Staff Services for an Aggregate Amount Not to Exceed $4,950,000, for up to a Five­Year Term. Department(s): Planning and Building Agency Recommended Action: Authorize the City Manager to execute agreements to engage each of the 35 environmental and planning services firms listed below, as­ needed, for a period of five years beginning November 7, 2023 through November 7, 2028, to provide on­call environmental, technical, and planning services for the Planning and Building Agency at the fees set forth in their responses to Request for Qualifications (No. 23­142) for an aggregate amount not to exceed $4,950,000, for up to a five­year term, subject to non­substantive changes by the City Manager and City Attorney (Agreement No. 2023­XXX). Consultants Architectural Resource Group Interwest Ardurra Kimley Horn Ascent M­Group Aspen Environmental Group Michael Baker International Chambers Group MIG, Inc. Circlepoint Placeworks CSG Consultants Psomas De Novo Planning Group RE Consulting Dudek Rincon Consultants, Inc. ECORP Consulting, Inc.Sagecrest Planning and Environmental, LLC EcoTierra Consulting T&B Planning, Inc. ELMT Consulting Terracon Envicom Corporation The Code Group EPD Solutions, Inc.UES FCS International, Inc.Ultra Systems Environmental, Inc. GPA Consulting VCS Environmental Harris & Associates Willdan Engineering Helix Environmental Planning 33.Historic Property Preservation Agreements Department(s): Planning and Building Agency Recommended Action: Authorize the City Manager, or designee, to execute the attached Mills Act agreements with the below­referenced property owners for the identified structure(s), subject to non­substantive changes approved by the City Manager and City Attorney. Property Owner(s)Historic Property Preservation Agreement No. Address/House Vote by HRC The Peterson Living Trust Dated August 15, 2003 2023­07 1908 North Greenleaf Street 8:0:0:0 4th and Broadway OZ SPE, LLC, a Delaware Limited Liability Company 2023­08 302 West Fourth Street 8:0:0:0 Determine that the proposed projects are exempt from further review in accordance with the California Environmental Quality Act as Categorical Exemptions ER No. 2023­61 and ER No. 2023­78 will be filed for the projects. 34.First Amendment to Agreement with TriTech Software Systems for Computer Aided Dispatch and Records Management System Software (General Fund) Department(s): Police Department Recommended Action: Authorize the City Manager to execute the First Amendment to the agreement with TriTech Software Systems for the continued implementation as well as support and maintenance of Computer Aided Dispatch and Records Management System software for an additional three­year period beginning November 23, 2023 through November 22, 2026, subject to non­substantive changes approved by the City Manager and City Attorney (Agreement No. 2023­XXX). 35.Adopt a Resolution, Approve an Agreement and Appropriation Adjustment Accepting the FY 2022 Emergency Management Performance Grant (Non­General Fund) Department(s): Police Department Recommended Action: 1. Adopt a resolution authorizing the City Manager to act on behalf of the City of Santa Ana for obtaining federal funds related to homeland security, emergency management and/or disaster recovery, provided by the U.S. Department of Homeland Security and sub­granted through the State of California and the County of Orange. Resolution No. 2023­XXX entitled A RESOLUTION OF THE CITY COUNCIL OF THE CITY OF SANTA ANA AUTHORIZING THE CITY MANAGER OR HER DESIGNEE(S) TO OBTAIN 2022 EMERGENCY MANAGEMENT PERFORMANCE GRANT FUNDS THROUGH THE COUNTY OF ORANGE 2. Authorize the City Manager to execute a two­year agreement with the County of Orange for the period of July 1, 2022 through June 30, 2024, for the FY 2022 Emergency Management Performance Grant in an amount not to exceed $52,569, subject to non­substantive changes approved by the City Manager and City Attorney(Agreement No. 2023­XXX). 3. Approve an appropriation adjustment recognizing $52,569 in Law Enforcement Grants revenue account, and appropriating same to the Emergency Management Performance Grant expenditure account. (Requires five affirmative votes) 36.Award Purchase Order to Advanced Exercise Fitness Solutions for Exercise Equipment in the Amount of $76,203 and Resolution to Accept Donation of Exercise Equipment for the Santa Ana Police Department Fitness Center (Specification No. 23­169) (Non­General Fund) Department(s): Police Department Recommended Action: 1. Authorize a one­time purchase and payment of Purchase Order to Advanced Exercise Fitness Solutions for various Life Fitness cardio and Hammer Strength exercise equipment and installation for the Santa Ana Police Department Fitness Center in the amount of $76,203. 2. Adopt a resolution accepting the donation of two Life Fitness Treadmills, valued at $14,743.97, from the Santa Ana Police Officers Association. RESOLUTION NO. 2023­XXX entitled A RESOLUTION OF THE CITY COUNCIL OF THE CITY OF SANTA ANA ACCEPTING THE DONATION OF GYM EQUIPMENT FROM THE SANTA ANA POLICE OFFICER ASSOCIATION FOR USE IN THE BRUCE R. CARLSON FITNESS CENTER LOCATED AT THE SANTA ANA POLICE DEPARTMENT 37.Resolution Authorizing the Grant Application, Acceptance, and Execution of Grant Funds from the California State Library’s Building Forward Library Facilities Improvement Program. Department(s): Library Recommended Action: Adopt a resolution authorizing the application, acceptance, and execution of grant funds from the California State Library’s Building Forward Library Facilities Improvement Program, approval to implement the awarded project, and designate Library Services Director, Brian Sternberg, as the Authorized Representative to enter into the grant agreement  **END OF CONSENT CALENDAR** BUSINESS CALENDAR 38.Rental Registry Informational Report Department(s): Community Development Agency Recommended Action: Accept infomational report and provide direction to staff. 39.Consider Whether to Adopt a Resolution Calling and Giving Notice of a General Municipal Election to be held in the City of Santa Ana on November 5, 2024, Requesting Consolidation with the Statewide General Election, and Placing a Ballot Measure Before the Voters Asking Whether to Amend the Santa Ana City Charter to Authorize and Implement Noncitizen Voting in Municipal Elections Department(s): City Attorney Office Recommended Action: Approve a Resolution Calling and Giving Notice of a General Municipal Election to be held in the City of Santa Ana on November 5, 2024 for the Submission of a Ballot Measure to the Qualified Voters Proposing an Amendment to the Santa Ana City Charter to Authorize and Implement Noncitizen Voting in Municipal Elections. RESOLUTION NO. 2023­XXX entitled A RESOLUTION OF THE CITY COUNCIL OF THE CITY OF SANTA ANA CALLING AND GIVING NOTICE OF A GENERAL MUNICIPAL ELECTION TO BE HELD IN THE CITY OF SANTA ANA ON NOVEMBER 5, 2024 FOR THE SUBMISSION OF A BALLOT MEASURE TO THE QUALIFIED VOTERS ASKING IF THE CITY OF SANTA ANA SHOULD PERMIT NONCITIZEN VOTING IN ALL CITY MUNICIPAL ELECTIONS (includes determination that the Resolution is not subject to the California Environmental Quality Act (CEQA) pursuant to sections 15060(c)(2) and 15060(c)(3) of the State CEQA Guidelines because it will not result in a direct or reasonably foreseeable indirect physical change in the environment and it is not a “project” as defined in section 15378 of the State CEQA Guidelines) **END OF BUSINESS CALENDAR** CITY MANAGER COMMENTS COUNCIL COMMENTS AB1234 DISCLOSURE – If the City paid for travel or other expenses this is the time for members of the Council to provide a brief oral report on attendance of any regional board or commission meeting or any conference, meeting or event attended. ADJOURNMENT – Adjourn the City Council meeting and convene to the Housing Authority meeting. Future Items 1. Sanitation Fee Cost of Service Study and Prop. 218 Process Authorization 2. Board and Commission Members Compensation Increase 3. 2024 City Council Meeting Calendar POSTING STATEMENT: On October 31, 2023, a true and correct copy of this agenda was posted at the entrance to City Hall, 20 Civic Center Plaza, Santa Ana, CA 92701. Internet Access to City Council, Agency, and Authority agendas and related material is available prior to meetings at santa­ana.org/city­meetings. HOUSING AUTHORITY CALL TO ORDER ATTENDANCE Authority Members Phil Bacerra  Johnathan Ryan Hernandez David Penaloza Thai Viet Phan Benjamin Vazquez Vice Chair Jessie Lopez Chair Valerie Amezcua Acting City Manager Stephen A. Mendoza City Attorney Sonia R. Carvalho Recording Secretary Jennifer L. Hall ROLL CALL ADDITIONS\DELETIONS TO THE HOUSING AUTHORITY AGENDA PUBLIC COMMENTS – Members of the public may address Housing Authority on items on the Housing Authority agenda.  CONSENT CALENDAR RECOMMENDED ACTION:  Approve staff recommendations on the following Consent Calendar Items: 1 and 4 and waive readings for resolutions and ordinances. 1.Excused Absences Department(s): City Clerk’s Office Recommended Action: Excuse the absent members. 2.Minutes from the Regular Meeting of August 1, 2023 Department(s): City Clerk’s Office Recommended Action: Approve minutes. 3.Quarterly Report for the Housing Choice Voucher Program for the Period of July 1, 2023 to September 30, 2023 Department(s): Community Development Agency Recommended Action: Receive and file the Quarterly Report for the Housing Choice Voucher Program for the period of July 1, 2023 to September 30, 2023. 4.Authorize staff to enter into a Memorandum of Understanding with CalOptima Health, Orange County Housing Authority, Anaheim Housing Authority, and Garden Grove Housing Authority, to facilitate access to supportive services for voucher holders assisted by the Housing Authority Department(s): Community Development Agency Recommended Action: Authorize the Executive Director of the Housing Authority to execute a Memorandum of Understanding with CalOptima Health to facilitate access to supportive services for voucher holders assisted by the Housing Authority. **END OF CONSENT CALENDAR** HOUSING AUTHORITY MEMBER COMMENTS ADJOURNMENT – Adjourn the Housing Authority meeting. POSTING STATEMENT: On October 31, 2023, a true and correct copy of this agenda was posted at the entrance to City Hall, 20 Civic Center Plaza, Santa Ana, CA 92701. Internet Access to City Council, Agency, and Authority agendas and related material is available prior to meetings at santa­ana.org/city­meetings.   City Council 4 11/7/2023   City Council and Housing Authority MeetingPacketNovember 7, 2023CLOSED SESSION MEETING – 4:00 PMREGULAR OPEN MEETING – 5:30 PM (Immediately following the Closed Session Meeting)CITY COUNCIL CHAMBER22 Civic Center Plaza Santa Ana, CA 92701Valerie AmezcuaMayorThai Viet PhanCouncilmember – Ward 1 Benjamin VazquezCouncilmember ­ Ward 2Jessie LopezMayor Pro Tem ­ Ward 3 Phil BacerraCouncilmember ­ Ward 4Johnathan Ryan HernandezCouncilmember ­ Ward 5 David PenalozaCouncilmember ­ Ward 6Mayor and Council telephone: 714­647­6900Agenda item inquiries: 714­647­6520Sonia R. CarvalhoCity Attorney Steven A. MendozaActing City Manager Jennifer L. HallCity ClerkIn compliance with the Americans with Disabilities Act (ADA), if you need special assistance to participate in this Meeting,contact Michael Ortiz, City ADA Program Coordinator, at (714) 647­5624. Notification 48 hours prior to the Meeting will enablethe City to make reasonable arrangements to assure accessibility to this meeting. The City Council agenda and supportingdocumentation can be found on the City’s website – https://www.santa­ana.org/agendas­and­minutes/CITY VISION AND CODE OF ETHICSThe City of Santa Ana is committed to achieving a shared vision for the organization and itscommunity. The Vision, Mission and Guiding Principles (Values) are the result of a thoughtfuland inclusive process designed to set the City and organization on a course that meets thechallenges of today and tomorrow, as follows:Vision ­ The dynamic center of Orange County which is acclaimed for our: Investment inyouth • Safe and healthy community • Neighborhood pride • Thriving economic climate •Enriched and diverse culture • Quality government servicesMission ­ To deliver efficient public services in partnership with our community which ensurespublic safety, a prosperous economic environment, opportunities for our youth, and a highquality of life for residents.Guiding Principles ­ Collaboration • Efficiency • Equity • Excellence • Fiscal Responsibility •Innovation • TransparencyCode of Ethics and Conduct ­ At the Special Municipal Election held on February 5, 2008,voters approved an amendment to the City Charter which established the Code of Ethics andConduct for elected officials and members of appointed boards, commissions, andcommittees to assure public confidence. The following are the core values expressed: •Integrity • Honesty • Responsibility • Fairness • Accountability • Respect • EfficiencyMembers of the public may attend the City Council meeting in­person or join via Zoom. As acourtesy to the public, the City Council meeting will occur live via teleconference Zoomwebinar. You may view the meeting from your computer, tablet or smart phone via YouTubeLiveStream at www.youtube.com/user/SantaAnaLibrary or on CTV3, available on Spectrumchannel 3.PUBLIC COMMENTS – Members of the public who wish to address the City Council onclosed session items, items on the regular agenda, or on matters which are not on theagenda but are within the subject matter jurisdiction, of the City Council may do so by one ofthe following ways:MAILING OPTION written communications – Public comments may be mailed to:Office of the City Clerk, 20 Civic Center Plaza M­30, Santa Ana, CA 92701. All writtencommunications received via mail by 4:00 p.m. on the day of the meeting will bedistributed to the City Council and imaged into the City’s document archive systemwhich is available for public review.SENDING E­MAIL OPTION – Public comments may be sent via email to the CityClerk’s office at eComment@santa­ana.org. Please note the agenda item you arecommenting on in the subject line of the email. All emails received two (2) hours beforethe scheduled start of the meeting will be distributed to the City Council and imagedinto the City’s document archive system which is available for public review.LIVE VIRTUAL OPTION – As a courtesy, members of the public may provide livecomments during the meeting by Zoom or Conference Call. To join by Zoom click on ortype the following address into your web browserhttps://us02web.zoom.us/j/315965149. To join the Conference Call: Dial (669) 900­9128 and enter MEETING ID: 315 965 149#. You will be prompted by the City Clerkwhen it is time for a: i) closed session item, ii) general agenda item, iii) public hearingitem, iv) special agenda item, or v) for Housing Authority item. You may request tospeak by dialing *9 from your phone or you may virtually raise your hand from Zoom.After the Clerk confirms the last three digits of the caller’s phone number or Zoom IDand unmutes them, the caller must press *6 or microphone icon to speak. Callers areencouraged, but not required, to identify themselves by name. Each caller will beprovided three (3) minutes to speak, unless due to the number of speakers wanting tospeak a decision is made to provide a different amount of time to speak.IN­PERSON OPTION ­ Members of the public can provide in­person comments at thepodium in the Council Chamber. The Council Chamber will have seating available formembers of the public to attend the meeting in­person. Public comments are limited tothree (3) minutes per speaker, unless a different time is announced by the presidingchair. Speakers who wish to address the Council must do so by submitting a“Request to Speak” card by 4:00 p.m. for Closed Session items and by 5:45 p.m.for all other designated public comment periods as listed below. Cards will not beaccepted after the Public Comment Session begins without the permission of thepresiding chair.The following designated public comment periods are:1. LIVE PUBLIC COMMENTS ON CLOSED SESSION ITEMS – You can provide livecomments on closed session items by joining Zoom or the Conference Call as described inthe LIVE or IN­PERSON PUBLIC COMMENTS OPTION above. Speaker queue will openat 3:30 p.m. YOU MUST JOIN ZOOM OR THE CONFERENCE CALL and raise yourhand BY 4:00 p.m. Speakers who are not in the speaker queue with their hand raised by4:00 p.m. will not be permitted to speak.  2. LIVE PUBLIC COMMENTS ON REGULAR AGENDA ITEMS AND NON­AGENDAITEMS (GENERAL PUBLIC COMMENT) – You can provide comments by joining Zoom orthe Conference Call as described in the LIVE or IN­PERSON PUBLIC COMMENTSOPTION above. Speaker queue will open at 3:30 p.m. YOU MUST JOIN ZOOM OR THECONFERENCE CALL and raise your hand PRIOR TO 5:45 p.m. Speakers who are not inthe speaker queue with their hand raised by 5:45 p.m. will not be permitted to speak.3. LIVE PUBLIC COMMENTS ON PUBLIC HEARING ITEMS – You can providecomments by joining Zoom or the Conference Call as described in the LIVE or IN­PERSONPUBLIC COMMENTS OPTION above. Speakers not in the queue by 5:45 p.m. will not bepermitted to speak. 4. LIVE PUBLIC COMMENTS ON HOUSING AUTHORITY ITEMS – You can providecomments by joining Zoom or the Conference Call as described in the LIVE or IN­PERSONPUBLIC COMMENTS OPTION above. Speakers not in the queue by 5:45 p.m. will not bepermitted to speak.   TRANSLATION SERVICES ­ Spanish interpreting services are provided at CityCouncil meetings. Simultaneous Spanish interpretation is provided through the useof headsets and consecutive interpretation (Spanish­to­English) in addition to thosewishing to address the City Council at the podium. La ciudad provee servicios de interpretación al español en las juntas del Consejo. La interpretación simultánea al español se ofrece por medio del uso de audífonos yla interpretación consecutiva (español a inglés) también está disponible paracualquiera que desee dirigirse al concilio municipal en el podio.About the AgendaTo download or view the attachments (staff report and other supporting documentation) for each agenda item, you must select the agenda item to see the attachments to either open in a new link (the eyeball ) or download a pdf (the cloud symbol with the down arrow ). CLOSED SESSION CALL TO ORDER ATTENDANCE Council Members Phil Bacerra Johnathan Ryan Hernandez David Penaloza Thai Viet Phan Benjamin Vazquez Mayor  Pro Tem Jessie Lopez Mayor Valerie Amezcua Acting City Manager Steven A. Mendoza City Attorney Sonia R. Carvalho City Clerk Jennifer L. Hall ROLL CALL ADDITIONS\DELETIONS TO CLOSED SESSION PUBLIC COMMENTS – Members of the public may address the City Council on Closed Session items. RECESS – City Council will recess to Closed Session for the purpose of conducting regular City business. CLOSED SESSION ITEMS – The Brown Act permits legislative bodies to discuss certain matters without members of the public present. The City Council finds, based on advice from the City Attorney, that discussion in open session of the following matters will prejudice the position of the City in existing and anticipated litigation: 1.CONFERENCE WITH LEGAL COUNSEL – EXISTING LITIGATION pursuant to Paragraph (1) of subdivision (d) of Section 54956.9 of the Government Code: Jesus Morales Guerrero v. City of Santa Ana, Michael Claborn, and DOES 1 through 50, Orange County Superior Court, Case No. 30­2021­01223509 2.CONFERENCE WITH LEGAL COUNSEL – SIGNIFICANT EXPOSURE TO LITIGATION pursuant to Government Code Section 54956.9(d)(2): One matter [personnel claim] 3.CONFERENCE WITH LEGAL COUNSEL – ANTICIPATED LITIGATION pursuant to Government Code Section 54956.9(d)(2): One (1) matter 4.CONFERENCE WITH LABOR NEGOTIATOR pursuant to Government Code Section 54957.6(a): Agency Negotiator: Ramon Figueroa, Acting Human Resources Executive Director Employee Organization:      Santa Ana Police Officers Association (POA)      Confidential Association of Santa Ana (CASA) 5.PUBLIC EMPLOYEE PERFORMANCE EVALUATION pursuant to Government Code Section 54957(b)(1) Title: City Attorney 6.PUBLIC EMPLOYEE PERFORMANCE EVALUATION pursuant to Government Code Section 54957(b)(1): Title: Acting City Manager 7.PUBLIC EMPLOYEE EMPLOYMENT/APPOINTMENT pursuant to Government Code Section 54957 Title: Acting City Manager/Interim City Manager/Permanent City Manager 8.CONFERENCE WITH LABOR NEGOTIATOR pursuant to Government Code Section 54957.6 Agency Designated Representative: Sonia R. Carvalho, City Attorney Unrepresented Employee: City Manager RECONVENE – City Council will reconvene to continue regular City business. CITY COUNCIL REGULAR OPEN SESSION CALL TO ORDER ATTENDANCE Council Members Phil Bacerra Johnathan Ryan Hernandez David Penaloza Thai Viet Phan Benjamin Vazquez Mayor  Pro Tem Jessie Lopez Mayor Valerie Amezcua Acting City Manager Steven A. Mendoza City Attorney Sonia R. Carvalho City Clerk Jennifer L. Hall ROLL CALL PLEDGE OF ALLEGIANCE Mayor Amezcua WORDS OF INSPIRATION Fr. Mario A. Juarez, Saint Anne Church ADDITIONS\DELETIONS TO THE AGENDA CEREMONIAL PRESENTATIONS 1.Proclamation present by Mayor Amezcua to Beta Cell Foundation declaring November 2023 as Diabetes Month 2.Proclamation presented by Mayor Pro Tem Lopez to Family Court Awareness Month Committee declaring November 2023 as Family Court Awareness Month 3.City Tile and Proclamation presented by Councilmember Penaloza to Santa Ana Police Chief David Valentin Congratulating him on his Retirement and 33 years of Distinguished Service to the Community STAFF PRESENTATIONS 4.U.S. Army Corps of Engineers Santiago Creek Flood Risk Management Project 5.Homelessness Update CLOSED SESSION REPORT – The City Attorney will report on any action(s) from Closed Session. PUBLIC COMMENT – Public comments will be held during the beginning of the meeting for ALL comments on agenda and non­agenda items, with the exception of public hearings. Comments for public hearings will take place after the hearing is opened. CONSENT CALENDAR RECOMMENDED ACTION:  Approve staff recommendations on the following Consent Calendar Items: 6 through 37 and waive readings of resolutions and ordinances. 6.Excused Absences Department(s): City Clerk’s Office Recommended Action: Excuse the absent members. 7.Appoint Members to the Rental Housing Board Nominated by Mayor Pro Tem Lopez and Councilmember Vazquez for a Full Term Expiring in 2027 Department(s): City Clerk’s Office Recommended Action: 1. Appoint Josephine Mendoza nominated by Mayor Pro Tem Lopez to the Rental Housing Board as a Mobilehome Tenant Representative for a full term expiring in 2027 and administer the Oath of Office. (Pursuant to SAMC Sec. 2­ 236(a), requires five affirmative votes) 2. Appoint Tracy La nominated by Councilmember Vazquez to the Rental Housing Board as an At­Large Member with no financial interest in and no ownership of incoming­generating rental housing for a full term expiring in 2027 and administer the Oath of Office. (Pursuant to SAMC Sec. 2­236(a), requires five affirmative votes) 8.Minutes from the Regular Meetings of February 7, 2023 and February 21, 2023, and from the Special Closed Session and Regular Meetings of March 7, 2023 and March 21, 2023. Department(s): City Clerk’s Office Recommended Action: Approve minutes. 9.Quarterly Report for Housing Division Projects and Activities for the period of July 1, 2023 to September 30, 2023 Department(s): Community Development Agency Recommended Action: Receive and file the Quarterly Report for Housing Division projects and activities for the period of July 1, 2023 to September 30, 2023. 10.Approve Release of Nonprofit Community Development Block Grant Application for Fiscal Years 2024–26 Department(s): Community Development Agency Recommended Action: Approve the release of Nonprofit Community Development Block Grant Application for Fiscal Years 2024–26.  11.Approve an Appropriation Adjustment Accepting the 2022 Proposition 69 – DNA Identification Funds and Award Purchase Order to Foster + Freeman for Crime­lite AUTO Camera Kits for the Santa Ana Police Department in the amount of $113,462 (Specification No.23­161) (Non­General Fund and General Fund) Department(s): Police Department Recommended Action: 1. Approve an appropriation adjustment recognizing $103,500 in the Police Special Revenue account and appropriate same to expenditure account. (Requires five affirmative votes) 2. Authorize a one­time purchase and payment of Purchase Order to Foster + Freeman for three Crime­lite AUTO camera kits in the amount of $113,462, subject to non­substantive changes approved by the City Manager and City Attorney. 12.Fiscal Year 2023­24 First Quarter Budget Report and Proposed Appropriation Adjustments Department(s): Finance and Management Services Recommended Action: 1. Approve the appropriation adjustments to General Fund expenditures as detailed in the body of this report, with a net reduction of $408,196 and a net reduction to the General Fund revenue estimates of $530,000. (Requires five affirmative votes)  2. Receive and file the First Quarter Budget Update. 13.Amend Blanket Order Contract with Grainger, Inc. for Maintenance, Repair, and Operational Supplies, for a revised not­to­exceed amount of $1,450,000. (Specification No. 20­001) (General Fund) Department(s): Finance and Management Services Recommended Action: Authorize the City Manager to execute an amendment to increase the Blanket Order Contract authority with Grainger, Inc. for the purchase of maintenance, repair, and operational supplies by $100,000, for a revised annual amount not­to­exceed $350,000 for the current contract term expiring December 31, 2023, and one remaining one­year renewal option, subject to non­substantive changes approved by the City Manager and City Attorney. 14.Award Aggregate Blanket Order Contracts to 1­Step Ahead, Branded Gifts Plus, BSN Sports, LLC, Loso Creation, and So. Cal Embroidery, LLC for Custom Imprint Clothing and Accessories, in a not­to­exceed aggregate amount of $2,125,000 (Specification No. 23­129A). (General Fund & Non­General Fund) Department(s): Finance and Management Services Recommended Action: Award aggregate blanket order contracts to vendors listed below for the purchase of custom imprint clothing and accessories on an as­needed basis in an annual amount not­ to­exceed $425,000, with a total aggregate contract amount not­to­exceed $2,125,000, for an initial two­year term expiring on November 30, 2025, with provisions for three, one­year renewal options, subject to non­ substantive changes approved by the City Manager and City Attorney.  Vendor Location Location 1­Step Ahead Huntington Beach, CA Branded Gifts Plus El Cajon, CA BSN Sports, LLC Dallas, TX Loso Creation Santa Ana, CA So. Cal Embroidery, LLC Santa Ana, CA 15.Amend Blanket Order Contract with ODP Business Solutions, LLC (Office Depot, Inc.) for Office Supplies, for a revised not­to­exceed amount of $1,000,000 (Specification No. 22­061) (General Fund) Department(s): Finance and Management Services Recommended Action: Authorize the City Manager to execute an amendment to increase the Blanket Order Contract authority with ODP Business Solutions, LLC for the purchase of office supplies by $75,000 per year for a revised annual amount not­ to­exceed $250,000 for the current contract term expiring May 31, 2024, and three remaining one­year renewal options, subject to non­substantive changes approved by the City Manager and City Attorney. 16.Amend the Blanket Order Contract for the Purchase of Paper Products and Miscellaneous Supplies with American Sanitary Supply, Inc., for a Revised Contract Amount Not to Exceed $1,220,000 for the Remainder of Contract Term and Remaining Renewal Options (Specification No. 21­043) (Non­General Fund) Department(s): Public Works Agency Recommended Action: Amend Blanket Order Contract with American Sanitary Supply, Inc., for paper products and related supplies,  increasing the contract amount by $800,000, for a new total not to exceed $1,220,000, for the remainder of the current term expiring September 20, 2024, and the remaining one­year renewal period, subject to non­substantive changes approved by the City Manager and City Attorney. 17.Amend the Blanket Order Contracts for the Purchase of Rock, Sand, and Gravel with PTI Sand & Gravel, Inc., for a New Amount Not to Exceed $1,012,500 (Specification 21­134) (Non­General Fund) Department(s): Public Works Agency Recommended Action: Authorize the City Manager to execute an amendment to increase the contract amount by $525,000, for a new annual amount not to exceed $247,500, and a total contract amount not to exceed $1,012,500 for the remainder of the current term expiring December 31, 2023, with three one­year renewal periods, subject to non­substantive changes approved by the City Manager and City Attorney 18.Amend Blanket Order Contracts for Equipment Rentals with Sunbelt Rentals, United Rentals, and Herc Rentals for a Revised Total Amount not to Exceed $2,550,000 (Specification No. 22­045) (General Fund) Department(s): Public Works Agency Recommended Action: Authorize the City Manager to execute an amendment to the Blanket Order Contracts for equipment rentals to increase the annual aggregate amount by $290,000, for a revised total annual amount not to exceed $568,000, and a total contract amount not to exceed $2,550,000 for the remainder of the current term expiring April 19, 2024, and three remaining one­year renewal periods, subject to non­substantive changes approved by the City Manager and City Attorney. 19.Award Aggregate Blanket Order Contracts to Heritage Landscape Supply Group, Inc, SiteOne Landscape Supply, and Waterline Technologies, Inc. for Chemical Products, in An Aggregate Amount Not to Exceed $1,000,000 (Specification No. 23­104) (Non­ General Fund) Department(s): Public Works Agency Recommended Action: Award aggregate Blanket Order Contracts to Heritage Landscape Supply Group, Inc., SiteOne Landscape Supply, and Waterline Technologies, Inc. for chemical products on an as­needed basis in an annual amount of $200,000 and total aggregate amount not to exceed $1,000,000 for an initial three­ year period beginning December 1, 2023 and expiring November 30, 2026, with provisions for two one­year renewal options, subject to non­substantive changes approved by the City Manager and City Attorney. 20.Award Purchase Order to Bizon Group, Inc. for Storage Containers (IFB 23­103) (Non­General Fund) Department(s): Public Works Agency Recommended Action: Authorize a one­time purchase and payment of Purchase Order to Bizon Group, Inc for thirteen new storage containers, in an amount not to exceed $128,430, subject to non­substantive changes approved by the City Manager and City Attorney. 21.Award a Purchase Order to Seavco Inc. dba Irv Seaver Motorcycles for Sixteen BMW Motorcycles in an Amount Not to Exceed $484,806 (Specification No. 23­148); Appropriation Adjustment for Future Vehicle Purchases (Non­General Fund) Department(s): Public Works Agency Recommended Action: 1. Approve an appropriation adjustment recognizing $1,235,687 in prior year fund balance in the Equipment Replacement Fund, Prior Year Carry Forward revenue account and appropriate the same amount into the Equipment Replacement Fund, Machinery and Equipment expenditure account for this item and anticipated FY 2023­2024 replacement vehicle expenditures. (Requires five affirmative votes) 2. Authorize a one­time purchase and payment of purchase order to Seavco Inc. dba Irv Seaver Motorcycles for sixteen BMW R 1250 RT­P Motorcycles, in the amount of $479,806, plus a contingency amount of $5,000, for a total amount not to exceed $484,806, subject to non­substantive changes approved by the City Manager and City Attorney. 22.Award Purchase Orders to Guaranty Chevrolet Motors, Inc. of Santa Ana and Penske Chevrolet of Cerritos in an Aggregate Amount Not to Exceed $706,035 (Specification No. 23­149) (General Fund and Non­General Fund) Department(s): Public Works Agency Recommended Action: 1. Authorize a one­time purchase and payment of purchase order to Guaranty Chevrolet Motors, Inc. for three Chevrolet Silverado 2500HD and one Chevrolet Silverado 1500 trucks, in the amount of $388,202, plus a contingency amount of $20,000, for a total amount not to exceed $408,202, subject to non­ substantive changes approved by the City Manager and City Attorney. 2. Authorize a one­time purchase and payment of purchase order to Penske Chevrolet of Cerritos for six Chevrolet Colorado trucks, in the amount of $277,833, plus a contingency amount of $20,000, for a total amount not to exceed $297,833, subject to non­substantive changes approved by the City Manager and City Attorney. 23.Award a Purchase Order to South Coast Bobcat for One Bobcat S66 Loader Vehicle with Trailer in an Amount Not to Exceed $128,968 (Specification No. 23­160) (Non­ General Fund) Department(s): Public Works Agency Recommended Action: Authorize a one­time purchase and payment of purchase order to South Coast Bobcat for one Bobcat S66 with Trailer, in the amount of $118,968, plus a contingency amount of $10,000, for a total amount not to exceed $128,968, subject to non­substantive changes approved by the City Manager and City Attorney. 24.Approve Additional Contingency Funds in the Amount of $310,000 for an Existing Construction Contract with Vido Samarzich, Inc., and Additional Contract Administration, Inspection and Testing in the Amount of $40,000 with an Estimated Project Delivery Cost of $1,650,000 for the Glenwood Place Water Improvements Project (Project No. 23­6476) (Non­General Fund) Department(s): Public Works Agency Recommended Action: Approve an amendment to the Project Cost Analysis in the amount of $350,000 (previously­approved transfer of funds for the Main Street Slurry Project No. 20­6959) for $310,000 in additional contingency funds and $40,000 in additional contract administration, inspection, and testing, for a new estimated total construction delivery cost of $1,650,000, subject to non­substantive changes approved by the City Manager and City Attorney. 25.Award a Construction Contract to Dominguez General Engineering, Inc. in the Amount of $2,133,362 for the North East Annexation Water & Sewer Main Improvements, with an Estimated Project Delivery Cost of $2,986,706 (Project Nos. 21­6453, 21­6619 & 24­6710) (Non­General Fund) Department(s): Public Works Agency Recommended Action: 1. Approve an appropriation adjustment recognizing prior year fund balance of $711,814 in the Select Street Construction, Prior Year Carry Forward revenue account and appropriating the same amount to the Select Street Construction, Improvements Other Than Building expenditure account for current year expenditures.  (Requires five affirmative votes) 2. Approve an appropriation adjustment accepting California State Water Resources Control Board’s Drinking Water State Revolving Fund loan funds in the amount of $1,529,220 into the Sanitary Sewer Capital Recovery Charges, Financing Proceeds revenue account and appropriate the same amount to the Sanitary Sewer Capital Recovery Charges, Improvements Other Than Building expenditure account for current year expenditures.  (Requires five affirmative votes) 3. Approve an amendment to the FY 2023­24 Capital Improvement Program to include $711,814 and $1,529,220 in construction funds for the North East Annexation Water & Sewer Main Improvements Project. 4. Award a construction contract to Dominguez General Engineering, Inc., the lowest responsible bidder, in accordance with the base bid in the amount of $2,133,362, subject to  change orders (not­to­exceed 25% of the base bid) in accordance with the Greenbook: Standard Specifications for Public Works Construction, for construction of the North East Annexation Water & Sewer Main Improvements Project, for a term beginning November 7, 2023, and ending upon project completion, and authorize the City Manager to execute the contract subject to non­substantive changes approved by the City Manager and the City Attorney. 5. Approve the Project Cost Analysis for a total estimated construction delivery cost of $2,986,706 which includes $2,133,362 for the construction contract, $320,004 for contract administration, inspection, and testing, and a $533,340 project contingency for unanticipated or unforeseen work. 6. Determine that in accordance with the California Environmental Quality Act (CEQA), a Mitigated Negative Declaration was prepared for the project and was filed with document number 202385000522. 26.Approve Municipal Facilities License Agreement with T­Mobile West LLC Department(s): Public Works Agency Recommended Action: Authorize the City Manager to execute an agreement with T­ Mobile West LLC for the use of certain City facilities for a ten­year period, with provisions for two automatic five­year extensions, subject to non­substantive changes approved by the City Manager and City Attorney (Agreement No. 2023­XXX). 27.Award an Agreement to Revenue & Cost Specialists, LLC for Comprehensive Impact Fee Study Consulting Services Not to Exceed $115,150 (General Fund) Department(s): Public Works Agency Recommended Action: Authorize the City Manager to execute a consulting services agreement with Revenue & Cost Specialists, LLC for a two­year term beginning November 7, 2023, and ending November 6, 2025 for the preparation of a Comprehensive Development Impact Fee Study, for a total amount not to exceed $115,150, subject to non­substantive changes approved by the City Manager and City Attorney (Agreement No. 2023­XXX). 28.Approve Amendments to Agreements with Eduardo Garcia dba Dynamic Video Communications, LLC, IPTV International Inc. dba TV Pro Gear, Inc., and Thomas Bystry dba Video Engineering Services to Continue Video Production Services for City Council Meetings and Other As­Needed Video Services (General Fund) Department(s): City Manager Office Recommended Action: Authorize the City Manager to execute first amendments to the agreements with Dynamic Video Communications, LLC, TV Pro Gear, Inc., and Video Engineering Services to continue video production services for City Council meetings and other as­needed video services for the period of January 1, 2024 through December 31, 2024, for a shared aggregate amount not to exceed $200,000, for a total aggregate amount not to exceed $800,000 subject to substantive changes approved by the City Manager and City Attorney (Agreement No. 2023­XXX). 29.Approve a Second Amendment to the Agreement with RSG, Inc. for the Administration, Management, and Implementation of the Rent Stabilization and Just Cause Eviction Ordinance on an As­Needed Basis in an Amount not to exceed $500,000 Department(s): Community Development Agency Recommended Action: Authorize the City Manager to execute a Second Amendment to the Agreement with RSG, Inc., for the administration, management, and implementation of the Rent Stabilization and Just Cause Eviction Ordinance, for an amount not to exceed $500,000, for a total agreement amount not to exceed $1,300,000, subject to non­substantive changes approved by the City Manager and City Attorney (Agreement No. 2023­XXX). 30.Approve an Agreement with America on Track and Nati’s House dba Neutral Ground for Gang Prevention and Intervention Program Services that promotes a proactive, preventative approach to addressing concerns with at­risk youth and gang activity (Revive Santa Ana Program) Department(s): Community Development Agency Recommended Action: 1. Authorize the City Manager to execute an agreement with America on Track in the amount of $200,000 for a one­year term, with an option to extend for one year, for a two­year aggregate total not to exceed $400,000, for gang prevention and intervention services, for a term beginning December 1, 2023, subject to non­ substantive changes approved by the City Manager and City Attorney (Agreement No. 2023­XXX). 2. Authorize the City Manager to execute an agreement with Nati’s House dba Neutral Ground in the amount of $200,000 for a one­year term, with an option to extend for one year, for a two­year aggregate total not to exceed $400,000, for gang prevention and intervention services, for a term beginning December 1, 2023, subject to non­substantive changes approved by the City Manager and City Attorney (Agreement No. 2023­XXX). 31.Approve a First Amendment to the Agreement with Jorge Melgoza, DBA Ardent Ergonomics for Preventative Ergonomics Assessments Department(s): Human Resources Recommended Action: Authorize the City Manager to execute a First Amendment to the Agreement with Jorge Melgoza, DBA Ardent Ergonomics, to continue to provide preventative ergonomic assessments for City employees for an additional amount not to exceed $50,000 (not to exceed $100,000 for the entirety of the Agreement expiring on November 22, 2024), subject to non­substantive changes approved by the City Manager and City Attorney (Agreement No. 2023­XXX). 32.Approve Agreements for Qualified Consultants to Provide On­Call Environmental and Planning Services for Planning Projects and Supplemental Staff Services for an Aggregate Amount Not to Exceed $4,950,000, for up to a Five­Year Term. Department(s): Planning and Building Agency Recommended Action: Authorize the City Manager to execute agreements to engage each of the 35 environmental and planning services firms listed below, as­ needed, for a period of five years beginning November 7, 2023 through November 7, 2028, to provide on­call environmental, technical, and planning services for the Planning and Building Agency at the fees set forth in their responses to Request for Qualifications (No. 23­142) for an aggregate amount not to exceed $4,950,000, for up to a five­year term, subject to non­substantive changes by the City Manager and City Attorney (Agreement No. 2023­XXX). Consultants Architectural Resource Group Interwest Ardurra Kimley Horn Ascent M­Group Aspen Environmental Group Michael Baker International Chambers Group MIG, Inc. Circlepoint Placeworks CSG Consultants Psomas De Novo Planning Group RE Consulting Dudek Rincon Consultants, Inc. ECORP Consulting, Inc.Sagecrest Planning and Environmental, LLC EcoTierra Consulting T&B Planning, Inc. ELMT Consulting Terracon Envicom Corporation The Code Group EPD Solutions, Inc.UES FCS International, Inc.Ultra Systems Environmental, Inc. GPA Consulting VCS Environmental Harris & Associates Willdan Engineering Helix Environmental Planning 33.Historic Property Preservation Agreements Department(s): Planning and Building Agency Recommended Action: Authorize the City Manager, or designee, to execute the attached Mills Act agreements with the below­referenced property owners for the identified structure(s), subject to non­substantive changes approved by the City Manager and City Attorney. Property Owner(s)Historic Property Preservation Agreement No. Address/House Vote by HRC The Peterson Living Trust Dated August 15, 2003 2023­07 1908 North Greenleaf Street 8:0:0:0 4th and Broadway OZ SPE, LLC, a Delaware Limited Liability Company 2023­08 302 West Fourth Street 8:0:0:0 Determine that the proposed projects are exempt from further review in accordance with the California Environmental Quality Act as Categorical Exemptions ER No. 2023­61 and ER No. 2023­78 will be filed for the projects. 34.First Amendment to Agreement with TriTech Software Systems for Computer Aided Dispatch and Records Management System Software (General Fund) Department(s): Police Department Recommended Action: Authorize the City Manager to execute the First Amendment to the agreement with TriTech Software Systems for the continued implementation as well as support and maintenance of Computer Aided Dispatch and Records Management System software for an additional three­year period beginning November 23, 2023 through November 22, 2026, subject to non­substantive changes approved by the City Manager and City Attorney (Agreement No. 2023­XXX). 35.Adopt a Resolution, Approve an Agreement and Appropriation Adjustment Accepting the FY 2022 Emergency Management Performance Grant (Non­General Fund) Department(s): Police Department Recommended Action: 1. Adopt a resolution authorizing the City Manager to act on behalf of the City of Santa Ana for obtaining federal funds related to homeland security, emergency management and/or disaster recovery, provided by the U.S. Department of Homeland Security and sub­granted through the State of California and the County of Orange. Resolution No. 2023­XXX entitled A RESOLUTION OF THE CITY COUNCIL OF THE CITY OF SANTA ANA AUTHORIZING THE CITY MANAGER OR HER DESIGNEE(S) TO OBTAIN 2022 EMERGENCY MANAGEMENT PERFORMANCE GRANT FUNDS THROUGH THE COUNTY OF ORANGE 2. Authorize the City Manager to execute a two­year agreement with the County of Orange for the period of July 1, 2022 through June 30, 2024, for the FY 2022 Emergency Management Performance Grant in an amount not to exceed $52,569, subject to non­substantive changes approved by the City Manager and City Attorney(Agreement No. 2023­XXX). 3. Approve an appropriation adjustment recognizing $52,569 in Law Enforcement Grants revenue account, and appropriating same to the Emergency Management Performance Grant expenditure account. (Requires five affirmative votes) 36.Award Purchase Order to Advanced Exercise Fitness Solutions for Exercise Equipment in the Amount of $76,203 and Resolution to Accept Donation of Exercise Equipment for the Santa Ana Police Department Fitness Center (Specification No. 23­169) (Non­General Fund) Department(s): Police Department Recommended Action: 1. Authorize a one­time purchase and payment of Purchase Order to Advanced Exercise Fitness Solutions for various Life Fitness cardio and Hammer Strength exercise equipment and installation for the Santa Ana Police Department Fitness Center in the amount of $76,203. 2. Adopt a resolution accepting the donation of two Life Fitness Treadmills, valued at $14,743.97, from the Santa Ana Police Officers Association. RESOLUTION NO. 2023­XXX entitled A RESOLUTION OF THE CITY COUNCIL OF THE CITY OF SANTA ANA ACCEPTING THE DONATION OF GYM EQUIPMENT FROM THE SANTA ANA POLICE OFFICER ASSOCIATION FOR USE IN THE BRUCE R. CARLSON FITNESS CENTER LOCATED AT THE SANTA ANA POLICE DEPARTMENT 37.Resolution Authorizing the Grant Application, Acceptance, and Execution of Grant Funds from the California State Library’s Building Forward Library Facilities Improvement Program. Department(s): Library Recommended Action: Adopt a resolution authorizing the application, acceptance, and execution of grant funds from the California State Library’s Building Forward Library Facilities Improvement Program, approval to implement the awarded project, and designate Library Services Director, Brian Sternberg, as the Authorized Representative to enter into the grant agreement  **END OF CONSENT CALENDAR** BUSINESS CALENDAR 38.Rental Registry Informational Report Department(s): Community Development Agency Recommended Action: Accept infomational report and provide direction to staff. 39.Consider Whether to Adopt a Resolution Calling and Giving Notice of a General Municipal Election to be held in the City of Santa Ana on November 5, 2024, Requesting Consolidation with the Statewide General Election, and Placing a Ballot Measure Before the Voters Asking Whether to Amend the Santa Ana City Charter to Authorize and Implement Noncitizen Voting in Municipal Elections Department(s): City Attorney Office Recommended Action: Approve a Resolution Calling and Giving Notice of a General Municipal Election to be held in the City of Santa Ana on November 5, 2024 for the Submission of a Ballot Measure to the Qualified Voters Proposing an Amendment to the Santa Ana City Charter to Authorize and Implement Noncitizen Voting in Municipal Elections. RESOLUTION NO. 2023­XXX entitled A RESOLUTION OF THE CITY COUNCIL OF THE CITY OF SANTA ANA CALLING AND GIVING NOTICE OF A GENERAL MUNICIPAL ELECTION TO BE HELD IN THE CITY OF SANTA ANA ON NOVEMBER 5, 2024 FOR THE SUBMISSION OF A BALLOT MEASURE TO THE QUALIFIED VOTERS ASKING IF THE CITY OF SANTA ANA SHOULD PERMIT NONCITIZEN VOTING IN ALL CITY MUNICIPAL ELECTIONS (includes determination that the Resolution is not subject to the California Environmental Quality Act (CEQA) pursuant to sections 15060(c)(2) and 15060(c)(3) of the State CEQA Guidelines because it will not result in a direct or reasonably foreseeable indirect physical change in the environment and it is not a “project” as defined in section 15378 of the State CEQA Guidelines) **END OF BUSINESS CALENDAR** CITY MANAGER COMMENTS COUNCIL COMMENTS AB1234 DISCLOSURE – If the City paid for travel or other expenses this is the time for members of the Council to provide a brief oral report on attendance of any regional board or commission meeting or any conference, meeting or event attended. ADJOURNMENT – Adjourn the City Council meeting and convene to the Housing Authority meeting. Future Items 1. Sanitation Fee Cost of Service Study and Prop. 218 Process Authorization 2. Board and Commission Members Compensation Increase 3. 2024 City Council Meeting Calendar POSTING STATEMENT: On October 31, 2023, a true and correct copy of this agenda was posted at the entrance to City Hall, 20 Civic Center Plaza, Santa Ana, CA 92701. Internet Access to City Council, Agency, and Authority agendas and related material is available prior to meetings at santa­ana.org/city­meetings. HOUSING AUTHORITY CALL TO ORDER ATTENDANCE Authority Members Phil Bacerra  Johnathan Ryan Hernandez David Penaloza Thai Viet Phan Benjamin Vazquez Vice Chair Jessie Lopez Chair Valerie Amezcua Acting City Manager Stephen A. Mendoza City Attorney Sonia R. Carvalho Recording Secretary Jennifer L. Hall ROLL CALL ADDITIONS\DELETIONS TO THE HOUSING AUTHORITY AGENDA PUBLIC COMMENTS – Members of the public may address Housing Authority on items on the Housing Authority agenda.  CONSENT CALENDAR RECOMMENDED ACTION:  Approve staff recommendations on the following Consent Calendar Items: 1 and 4 and waive readings for resolutions and ordinances. 1.Excused Absences Department(s): City Clerk’s Office Recommended Action: Excuse the absent members. 2.Minutes from the Regular Meeting of August 1, 2023 Department(s): City Clerk’s Office Recommended Action: Approve minutes. 3.Quarterly Report for the Housing Choice Voucher Program for the Period of July 1, 2023 to September 30, 2023 Department(s): Community Development Agency Recommended Action: Receive and file the Quarterly Report for the Housing Choice Voucher Program for the period of July 1, 2023 to September 30, 2023. 4.Authorize staff to enter into a Memorandum of Understanding with CalOptima Health, Orange County Housing Authority, Anaheim Housing Authority, and Garden Grove Housing Authority, to facilitate access to supportive services for voucher holders assisted by the Housing Authority Department(s): Community Development Agency Recommended Action: Authorize the Executive Director of the Housing Authority to execute a Memorandum of Understanding with CalOptima Health to facilitate access to supportive services for voucher holders assisted by the Housing Authority. **END OF CONSENT CALENDAR** HOUSING AUTHORITY MEMBER COMMENTS ADJOURNMENT – Adjourn the Housing Authority meeting. POSTING STATEMENT: On October 31, 2023, a true and correct copy of this agenda was posted at the entrance to City Hall, 20 Civic Center Plaza, Santa Ana, CA 92701. Internet Access to City Council, Agency, and Authority agendas and related material is available prior to meetings at santa­ana.org/city­meetings.   City Council 5 11/7/2023   City Council and Housing Authority MeetingPacketNovember 7, 2023CLOSED SESSION MEETING – 4:00 PMREGULAR OPEN MEETING – 5:30 PM (Immediately following the Closed Session Meeting)CITY COUNCIL CHAMBER22 Civic Center Plaza Santa Ana, CA 92701Valerie AmezcuaMayorThai Viet PhanCouncilmember – Ward 1 Benjamin VazquezCouncilmember ­ Ward 2Jessie LopezMayor Pro Tem ­ Ward 3 Phil BacerraCouncilmember ­ Ward 4Johnathan Ryan HernandezCouncilmember ­ Ward 5 David PenalozaCouncilmember ­ Ward 6Mayor and Council telephone: 714­647­6900Agenda item inquiries: 714­647­6520Sonia R. CarvalhoCity Attorney Steven A. MendozaActing City Manager Jennifer L. HallCity ClerkIn compliance with the Americans with Disabilities Act (ADA), if you need special assistance to participate in this Meeting,contact Michael Ortiz, City ADA Program Coordinator, at (714) 647­5624. Notification 48 hours prior to the Meeting will enablethe City to make reasonable arrangements to assure accessibility to this meeting. The City Council agenda and supportingdocumentation can be found on the City’s website – https://www.santa­ana.org/agendas­and­minutes/CITY VISION AND CODE OF ETHICSThe City of Santa Ana is committed to achieving a shared vision for the organization and itscommunity. The Vision, Mission and Guiding Principles (Values) are the result of a thoughtfuland inclusive process designed to set the City and organization on a course that meets thechallenges of today and tomorrow, as follows:Vision ­ The dynamic center of Orange County which is acclaimed for our: Investment inyouth • Safe and healthy community • Neighborhood pride • Thriving economic climate •Enriched and diverse culture • Quality government servicesMission ­ To deliver efficient public services in partnership with our community which ensurespublic safety, a prosperous economic environment, opportunities for our youth, and a highquality of life for residents.Guiding Principles ­ Collaboration • Efficiency • Equity • Excellence • Fiscal Responsibility •Innovation • TransparencyCode of Ethics and Conduct ­ At the Special Municipal Election held on February 5, 2008,voters approved an amendment to the City Charter which established the Code of Ethics andConduct for elected officials and members of appointed boards, commissions, andcommittees to assure public confidence. The following are the core values expressed: •Integrity • Honesty • Responsibility • Fairness • Accountability • Respect • EfficiencyMembers of the public may attend the City Council meeting in­person or join via Zoom. As acourtesy to the public, the City Council meeting will occur live via teleconference Zoomwebinar. You may view the meeting from your computer, tablet or smart phone via YouTubeLiveStream at www.youtube.com/user/SantaAnaLibrary or on CTV3, available on Spectrumchannel 3.PUBLIC COMMENTS – Members of the public who wish to address the City Council onclosed session items, items on the regular agenda, or on matters which are not on theagenda but are within the subject matter jurisdiction, of the City Council may do so by one ofthe following ways:MAILING OPTION written communications – Public comments may be mailed to:Office of the City Clerk, 20 Civic Center Plaza M­30, Santa Ana, CA 92701. All writtencommunications received via mail by 4:00 p.m. on the day of the meeting will bedistributed to the City Council and imaged into the City’s document archive systemwhich is available for public review.SENDING E­MAIL OPTION – Public comments may be sent via email to the CityClerk’s office at eComment@santa­ana.org. Please note the agenda item you arecommenting on in the subject line of the email. All emails received two (2) hours beforethe scheduled start of the meeting will be distributed to the City Council and imagedinto the City’s document archive system which is available for public review.LIVE VIRTUAL OPTION – As a courtesy, members of the public may provide livecomments during the meeting by Zoom or Conference Call. To join by Zoom click on ortype the following address into your web browserhttps://us02web.zoom.us/j/315965149. To join the Conference Call: Dial (669) 900­9128 and enter MEETING ID: 315 965 149#. You will be prompted by the City Clerkwhen it is time for a: i) closed session item, ii) general agenda item, iii) public hearingitem, iv) special agenda item, or v) for Housing Authority item. You may request tospeak by dialing *9 from your phone or you may virtually raise your hand from Zoom.After the Clerk confirms the last three digits of the caller’s phone number or Zoom IDand unmutes them, the caller must press *6 or microphone icon to speak. Callers areencouraged, but not required, to identify themselves by name. Each caller will beprovided three (3) minutes to speak, unless due to the number of speakers wanting tospeak a decision is made to provide a different amount of time to speak.IN­PERSON OPTION ­ Members of the public can provide in­person comments at thepodium in the Council Chamber. The Council Chamber will have seating available formembers of the public to attend the meeting in­person. Public comments are limited tothree (3) minutes per speaker, unless a different time is announced by the presidingchair. Speakers who wish to address the Council must do so by submitting a“Request to Speak” card by 4:00 p.m. for Closed Session items and by 5:45 p.m.for all other designated public comment periods as listed below. Cards will not beaccepted after the Public Comment Session begins without the permission of thepresiding chair.The following designated public comment periods are:1. LIVE PUBLIC COMMENTS ON CLOSED SESSION ITEMS – You can provide livecomments on closed session items by joining Zoom or the Conference Call as described inthe LIVE or IN­PERSON PUBLIC COMMENTS OPTION above. Speaker queue will openat 3:30 p.m. YOU MUST JOIN ZOOM OR THE CONFERENCE CALL and raise yourhand BY 4:00 p.m. Speakers who are not in the speaker queue with their hand raised by4:00 p.m. will not be permitted to speak.  2. LIVE PUBLIC COMMENTS ON REGULAR AGENDA ITEMS AND NON­AGENDAITEMS (GENERAL PUBLIC COMMENT) – You can provide comments by joining Zoom orthe Conference Call as described in the LIVE or IN­PERSON PUBLIC COMMENTSOPTION above. Speaker queue will open at 3:30 p.m. YOU MUST JOIN ZOOM OR THECONFERENCE CALL and raise your hand PRIOR TO 5:45 p.m. Speakers who are not inthe speaker queue with their hand raised by 5:45 p.m. will not be permitted to speak.3. LIVE PUBLIC COMMENTS ON PUBLIC HEARING ITEMS – You can providecomments by joining Zoom or the Conference Call as described in the LIVE or IN­PERSONPUBLIC COMMENTS OPTION above. Speakers not in the queue by 5:45 p.m. will not bepermitted to speak. 4. LIVE PUBLIC COMMENTS ON HOUSING AUTHORITY ITEMS – You can providecomments by joining Zoom or the Conference Call as described in the LIVE or IN­PERSONPUBLIC COMMENTS OPTION above. Speakers not in the queue by 5:45 p.m. will not bepermitted to speak.   TRANSLATION SERVICES ­ Spanish interpreting services are provided at CityCouncil meetings. Simultaneous Spanish interpretation is provided through the useof headsets and consecutive interpretation (Spanish­to­English) in addition to thosewishing to address the City Council at the podium. La ciudad provee servicios de interpretación al español en las juntas del Consejo. La interpretación simultánea al español se ofrece por medio del uso de audífonos yla interpretación consecutiva (español a inglés) también está disponible paracualquiera que desee dirigirse al concilio municipal en el podio.About the AgendaTo download or view the attachments (staff report and other supporting documentation) foreach agenda item, you must select the agenda item to see the attachments to either open ina new link (the eyeball ) or download a pdf (the cloud symbol with the down arrow ).CLOSED SESSIONCALL TO ORDERATTENDANCE Council Members Phil BacerraJohnathan Ryan HernandezDavid PenalozaThai Viet PhanBenjamin VazquezMayor  Pro Tem Jessie LopezMayorValerie AmezcuaActing City Manager Steven A. MendozaCity Attorney Sonia R. CarvalhoCity Clerk Jennifer L. HallROLL CALLADDITIONS\DELETIONS TO CLOSED SESSIONPUBLIC COMMENTS – Members of the public may address the City Council on ClosedSession items.RECESS – City Council will recess to Closed Session for the purpose of conducting regularCity business.CLOSED SESSION ITEMS – The Brown Act permits legislative bodies to discuss certainmatters without members of the public present. The City Council finds, based on advice fromthe City Attorney, that discussion in open session of the following matters will prejudice theposition of the City in existing and anticipated litigation:1.CONFERENCE WITH LEGAL COUNSEL – EXISTING LITIGATION pursuant toParagraph (1) of subdivision (d) of Section 54956.9 of the Government Code:Jesus Morales Guerrero v. City of Santa Ana, Michael Claborn, and DOES 1 through50, Orange County Superior Court, Case No. 30­2021­012235092.CONFERENCE WITH LEGAL COUNSEL – SIGNIFICANT EXPOSURE TOLITIGATION pursuant to Government Code Section 54956.9(d)(2):One matter [personnel claim]3.CONFERENCE WITH LEGAL COUNSEL – ANTICIPATED LITIGATION pursuant toGovernment Code Section 54956.9(d)(2): One (1) matter 4.CONFERENCE WITH LABOR NEGOTIATOR pursuant to Government Code Section 54957.6(a): Agency Negotiator: Ramon Figueroa, Acting Human Resources Executive Director Employee Organization:      Santa Ana Police Officers Association (POA)      Confidential Association of Santa Ana (CASA) 5.PUBLIC EMPLOYEE PERFORMANCE EVALUATION pursuant to Government Code Section 54957(b)(1) Title: City Attorney 6.PUBLIC EMPLOYEE PERFORMANCE EVALUATION pursuant to Government Code Section 54957(b)(1): Title: Acting City Manager 7.PUBLIC EMPLOYEE EMPLOYMENT/APPOINTMENT pursuant to Government Code Section 54957 Title: Acting City Manager/Interim City Manager/Permanent City Manager 8.CONFERENCE WITH LABOR NEGOTIATOR pursuant to Government Code Section 54957.6 Agency Designated Representative: Sonia R. Carvalho, City Attorney Unrepresented Employee: City Manager RECONVENE – City Council will reconvene to continue regular City business. CITY COUNCIL REGULAR OPEN SESSION CALL TO ORDER ATTENDANCE Council Members Phil Bacerra Johnathan Ryan Hernandez David Penaloza Thai Viet Phan Benjamin Vazquez Mayor  Pro Tem Jessie Lopez Mayor Valerie Amezcua Acting City Manager Steven A. Mendoza City Attorney Sonia R. Carvalho City Clerk Jennifer L. Hall ROLL CALL PLEDGE OF ALLEGIANCE Mayor Amezcua WORDS OF INSPIRATION Fr. Mario A. Juarez, Saint Anne Church ADDITIONS\DELETIONS TO THE AGENDA CEREMONIAL PRESENTATIONS 1.Proclamation present by Mayor Amezcua to Beta Cell Foundation declaring November 2023 as Diabetes Month 2.Proclamation presented by Mayor Pro Tem Lopez to Family Court Awareness Month Committee declaring November 2023 as Family Court Awareness Month 3.City Tile and Proclamation presented by Councilmember Penaloza to Santa Ana Police Chief David Valentin Congratulating him on his Retirement and 33 years of Distinguished Service to the Community STAFF PRESENTATIONS 4.U.S. Army Corps of Engineers Santiago Creek Flood Risk Management Project 5.Homelessness Update CLOSED SESSION REPORT – The City Attorney will report on any action(s) from Closed Session. PUBLIC COMMENT – Public comments will be held during the beginning of the meeting for ALL comments on agenda and non­agenda items, with the exception of public hearings. Comments for public hearings will take place after the hearing is opened. CONSENT CALENDAR RECOMMENDED ACTION:  Approve staff recommendations on the following Consent Calendar Items: 6 through 37 and waive readings of resolutions and ordinances. 6.Excused Absences Department(s): City Clerk’s Office Recommended Action: Excuse the absent members. 7.Appoint Members to the Rental Housing Board Nominated by Mayor Pro Tem Lopez and Councilmember Vazquez for a Full Term Expiring in 2027 Department(s): City Clerk’s Office Recommended Action: 1. Appoint Josephine Mendoza nominated by Mayor Pro Tem Lopez to the Rental Housing Board as a Mobilehome Tenant Representative for a full term expiring in 2027 and administer the Oath of Office. (Pursuant to SAMC Sec. 2­ 236(a), requires five affirmative votes) 2. Appoint Tracy La nominated by Councilmember Vazquez to the Rental Housing Board as an At­Large Member with no financial interest in and no ownership of incoming­generating rental housing for a full term expiring in 2027 and administer the Oath of Office. (Pursuant to SAMC Sec. 2­236(a), requires five affirmative votes) 8.Minutes from the Regular Meetings of February 7, 2023 and February 21, 2023, and from the Special Closed Session and Regular Meetings of March 7, 2023 and March 21, 2023. Department(s): City Clerk’s Office Recommended Action: Approve minutes. 9.Quarterly Report for Housing Division Projects and Activities for the period of July 1, 2023 to September 30, 2023 Department(s): Community Development Agency Recommended Action: Receive and file the Quarterly Report for Housing Division projects and activities for the period of July 1, 2023 to September 30, 2023. 10.Approve Release of Nonprofit Community Development Block Grant Application for Fiscal Years 2024–26 Department(s): Community Development Agency Recommended Action: Approve the release of Nonprofit Community Development Block Grant Application for Fiscal Years 2024–26.  11.Approve an Appropriation Adjustment Accepting the 2022 Proposition 69 – DNA Identification Funds and Award Purchase Order to Foster + Freeman for Crime­lite AUTO Camera Kits for the Santa Ana Police Department in the amount of $113,462 (Specification No.23­161) (Non­General Fund and General Fund) Department(s): Police Department Recommended Action: 1. Approve an appropriation adjustment recognizing $103,500 in the Police Special Revenue account and appropriate same to expenditure account. (Requires five affirmative votes) 2. Authorize a one­time purchase and payment of Purchase Order to Foster + Freeman for three Crime­lite AUTO camera kits in the amount of $113,462, subject to non­substantive changes approved by the City Manager and City Attorney. 12.Fiscal Year 2023­24 First Quarter Budget Report and Proposed Appropriation Adjustments Department(s): Finance and Management Services Recommended Action: 1. Approve the appropriation adjustments to General Fund expenditures as detailed in the body of this report, with a net reduction of $408,196 and a net reduction to the General Fund revenue estimates of $530,000. (Requires five affirmative votes)  2. Receive and file the First Quarter Budget Update. 13.Amend Blanket Order Contract with Grainger, Inc. for Maintenance, Repair, and Operational Supplies, for a revised not­to­exceed amount of $1,450,000. (Specification No. 20­001) (General Fund) Department(s): Finance and Management Services Recommended Action: Authorize the City Manager to execute an amendment to increase the Blanket Order Contract authority with Grainger, Inc. for the purchase of maintenance, repair, and operational supplies by $100,000, for a revised annual amount not­to­exceed $350,000 for the current contract term expiring December 31, 2023, and one remaining one­year renewal option, subject to non­substantive changes approved by the City Manager and City Attorney. 14.Award Aggregate Blanket Order Contracts to 1­Step Ahead, Branded Gifts Plus, BSN Sports, LLC, Loso Creation, and So. Cal Embroidery, LLC for Custom Imprint Clothing and Accessories, in a not­to­exceed aggregate amount of $2,125,000 (Specification No. 23­129A). (General Fund & Non­General Fund) Department(s): Finance and Management Services Recommended Action: Award aggregate blanket order contracts to vendors listed below for the purchase of custom imprint clothing and accessories on an as­needed basis in an annual amount not­ to­exceed $425,000, with a total aggregate contract amount not­to­exceed $2,125,000, for an initial two­year term expiring on November 30, 2025, with provisions for three, one­year renewal options, subject to non­ substantive changes approved by the City Manager and City Attorney.  Vendor Location Location 1­Step Ahead Huntington Beach, CA Branded Gifts Plus El Cajon, CA BSN Sports, LLC Dallas, TX Loso Creation Santa Ana, CA So. Cal Embroidery, LLC Santa Ana, CA 15.Amend Blanket Order Contract with ODP Business Solutions, LLC (Office Depot, Inc.) for Office Supplies, for a revised not­to­exceed amount of $1,000,000 (Specification No. 22­061) (General Fund) Department(s): Finance and Management Services Recommended Action: Authorize the City Manager to execute an amendment to increase the Blanket Order Contract authority with ODP Business Solutions, LLC for the purchase of office supplies by $75,000 per year for a revised annual amount not­ to­exceed $250,000 for the current contract term expiring May 31, 2024, and three remaining one­year renewal options, subject to non­substantive changes approved by the City Manager and City Attorney. 16.Amend the Blanket Order Contract for the Purchase of Paper Products and Miscellaneous Supplies with American Sanitary Supply, Inc., for a Revised Contract Amount Not to Exceed $1,220,000 for the Remainder of Contract Term and Remaining Renewal Options (Specification No. 21­043) (Non­General Fund) Department(s): Public Works Agency Recommended Action: Amend Blanket Order Contract with American Sanitary Supply, Inc., for paper products and related supplies,  increasing the contract amount by $800,000, for a new total not to exceed $1,220,000, for the remainder of the current term expiring September 20, 2024, and the remaining one­year renewal period, subject to non­substantive changes approved by the City Manager and City Attorney. 17.Amend the Blanket Order Contracts for the Purchase of Rock, Sand, and Gravel with PTI Sand & Gravel, Inc., for a New Amount Not to Exceed $1,012,500 (Specification 21­134) (Non­General Fund) Department(s): Public Works Agency Recommended Action: Authorize the City Manager to execute an amendment to increase the contract amount by $525,000, for a new annual amount not to exceed $247,500, and a total contract amount not to exceed $1,012,500 for the remainder of the current term expiring December 31, 2023, with three one­year renewal periods, subject to non­substantive changes approved by the City Manager and City Attorney 18.Amend Blanket Order Contracts for Equipment Rentals with Sunbelt Rentals, United Rentals, and Herc Rentals for a Revised Total Amount not to Exceed $2,550,000 (Specification No. 22­045) (General Fund) Department(s): Public Works Agency Recommended Action: Authorize the City Manager to execute an amendment to the Blanket Order Contracts for equipment rentals to increase the annual aggregate amount by $290,000, for a revised total annual amount not to exceed $568,000, and a total contract amount not to exceed $2,550,000 for the remainder of the current term expiring April 19, 2024, and three remaining one­year renewal periods, subject to non­substantive changes approved by the City Manager and City Attorney. 19.Award Aggregate Blanket Order Contracts to Heritage Landscape Supply Group, Inc, SiteOne Landscape Supply, and Waterline Technologies, Inc. for Chemical Products, in An Aggregate Amount Not to Exceed $1,000,000 (Specification No. 23­104) (Non­ General Fund) Department(s): Public Works Agency Recommended Action: Award aggregate Blanket Order Contracts to Heritage Landscape Supply Group, Inc., SiteOne Landscape Supply, and Waterline Technologies, Inc. for chemical products on an as­needed basis in an annual amount of $200,000 and total aggregate amount not to exceed $1,000,000 for an initial three­ year period beginning December 1, 2023 and expiring November 30, 2026, with provisions for two one­year renewal options, subject to non­substantive changes approved by the City Manager and City Attorney. 20.Award Purchase Order to Bizon Group, Inc. for Storage Containers (IFB 23­103) (Non­General Fund) Department(s): Public Works Agency Recommended Action: Authorize a one­time purchase and payment of Purchase Order to Bizon Group, Inc for thirteen new storage containers, in an amount not to exceed $128,430, subject to non­substantive changes approved by the City Manager and City Attorney. 21.Award a Purchase Order to Seavco Inc. dba Irv Seaver Motorcycles for Sixteen BMW Motorcycles in an Amount Not to Exceed $484,806 (Specification No. 23­148); Appropriation Adjustment for Future Vehicle Purchases (Non­General Fund) Department(s): Public Works Agency Recommended Action: 1. Approve an appropriation adjustment recognizing $1,235,687 in prior year fund balance in the Equipment Replacement Fund, Prior Year Carry Forward revenue account and appropriate the same amount into the Equipment Replacement Fund, Machinery and Equipment expenditure account for this item and anticipated FY 2023­2024 replacement vehicle expenditures. (Requires five affirmative votes) 2. Authorize a one­time purchase and payment of purchase order to Seavco Inc. dba Irv Seaver Motorcycles for sixteen BMW R 1250 RT­P Motorcycles, in the amount of $479,806, plus a contingency amount of $5,000, for a total amount not to exceed $484,806, subject to non­substantive changes approved by the City Manager and City Attorney. 22.Award Purchase Orders to Guaranty Chevrolet Motors, Inc. of Santa Ana and Penske Chevrolet of Cerritos in an Aggregate Amount Not to Exceed $706,035 (Specification No. 23­149) (General Fund and Non­General Fund) Department(s): Public Works Agency Recommended Action: 1. Authorize a one­time purchase and payment of purchase order to Guaranty Chevrolet Motors, Inc. for three Chevrolet Silverado 2500HD and one Chevrolet Silverado 1500 trucks, in the amount of $388,202, plus a contingency amount of $20,000, for a total amount not to exceed $408,202, subject to non­ substantive changes approved by the City Manager and City Attorney. 2. Authorize a one­time purchase and payment of purchase order to Penske Chevrolet of Cerritos for six Chevrolet Colorado trucks, in the amount of $277,833, plus a contingency amount of $20,000, for a total amount not to exceed $297,833, subject to non­substantive changes approved by the City Manager and City Attorney. 23.Award a Purchase Order to South Coast Bobcat for One Bobcat S66 Loader Vehicle with Trailer in an Amount Not to Exceed $128,968 (Specification No. 23­160) (Non­ General Fund) Department(s): Public Works Agency Recommended Action: Authorize a one­time purchase and payment of purchase order to South Coast Bobcat for one Bobcat S66 with Trailer, in the amount of $118,968, plus a contingency amount of $10,000, for a total amount not to exceed $128,968, subject to non­substantive changes approved by the City Manager and City Attorney. 24.Approve Additional Contingency Funds in the Amount of $310,000 for an Existing Construction Contract with Vido Samarzich, Inc., and Additional Contract Administration, Inspection and Testing in the Amount of $40,000 with an Estimated Project Delivery Cost of $1,650,000 for the Glenwood Place Water Improvements Project (Project No. 23­6476) (Non­General Fund) Department(s): Public Works Agency Recommended Action: Approve an amendment to the Project Cost Analysis in the amount of $350,000 (previously­approved transfer of funds for the Main Street Slurry Project No. 20­6959) for $310,000 in additional contingency funds and $40,000 in additional contract administration, inspection, and testing, for a new estimated total construction delivery cost of $1,650,000, subject to non­substantive changes approved by the City Manager and City Attorney. 25.Award a Construction Contract to Dominguez General Engineering, Inc. in the Amount of $2,133,362 for the North East Annexation Water & Sewer Main Improvements, with an Estimated Project Delivery Cost of $2,986,706 (Project Nos. 21­6453, 21­6619 & 24­6710) (Non­General Fund) Department(s): Public Works Agency Recommended Action: 1. Approve an appropriation adjustment recognizing prior year fund balance of $711,814 in the Select Street Construction, Prior Year Carry Forward revenue account and appropriating the same amount to the Select Street Construction, Improvements Other Than Building expenditure account for current year expenditures.  (Requires five affirmative votes) 2. Approve an appropriation adjustment accepting California State Water Resources Control Board’s Drinking Water State Revolving Fund loan funds in the amount of $1,529,220 into the Sanitary Sewer Capital Recovery Charges, Financing Proceeds revenue account and appropriate the same amount to the Sanitary Sewer Capital Recovery Charges, Improvements Other Than Building expenditure account for current year expenditures.  (Requires five affirmative votes) 3. Approve an amendment to the FY 2023­24 Capital Improvement Program to include $711,814 and $1,529,220 in construction funds for the North East Annexation Water & Sewer Main Improvements Project. 4. Award a construction contract to Dominguez General Engineering, Inc., the lowest responsible bidder, in accordance with the base bid in the amount of $2,133,362, subject to  change orders (not­to­exceed 25% of the base bid) in accordance with the Greenbook: Standard Specifications for Public Works Construction, for construction of the North East Annexation Water & Sewer Main Improvements Project, for a term beginning November 7, 2023, and ending upon project completion, and authorize the City Manager to execute the contract subject to non­substantive changes approved by the City Manager and the City Attorney. 5. Approve the Project Cost Analysis for a total estimated construction delivery cost of $2,986,706 which includes $2,133,362 for the construction contract, $320,004 for contract administration, inspection, and testing, and a $533,340 project contingency for unanticipated or unforeseen work. 6. Determine that in accordance with the California Environmental Quality Act (CEQA), a Mitigated Negative Declaration was prepared for the project and was filed with document number 202385000522. 26.Approve Municipal Facilities License Agreement with T­Mobile West LLC Department(s): Public Works Agency Recommended Action: Authorize the City Manager to execute an agreement with T­ Mobile West LLC for the use of certain City facilities for a ten­year period, with provisions for two automatic five­year extensions, subject to non­substantive changes approved by the City Manager and City Attorney (Agreement No. 2023­XXX). 27.Award an Agreement to Revenue & Cost Specialists, LLC for Comprehensive Impact Fee Study Consulting Services Not to Exceed $115,150 (General Fund) Department(s): Public Works Agency Recommended Action: Authorize the City Manager to execute a consulting services agreement with Revenue & Cost Specialists, LLC for a two­year term beginning November 7, 2023, and ending November 6, 2025 for the preparation of a Comprehensive Development Impact Fee Study, for a total amount not to exceed $115,150, subject to non­substantive changes approved by the City Manager and City Attorney (Agreement No. 2023­XXX). 28.Approve Amendments to Agreements with Eduardo Garcia dba Dynamic Video Communications, LLC, IPTV International Inc. dba TV Pro Gear, Inc., and Thomas Bystry dba Video Engineering Services to Continue Video Production Services for City Council Meetings and Other As­Needed Video Services (General Fund) Department(s): City Manager Office Recommended Action: Authorize the City Manager to execute first amendments to the agreements with Dynamic Video Communications, LLC, TV Pro Gear, Inc., and Video Engineering Services to continue video production services for City Council meetings and other as­needed video services for the period of January 1, 2024 through December 31, 2024, for a shared aggregate amount not to exceed $200,000, for a total aggregate amount not to exceed $800,000 subject to substantive changes approved by the City Manager and City Attorney (Agreement No. 2023­XXX). 29.Approve a Second Amendment to the Agreement with RSG, Inc. for the Administration, Management, and Implementation of the Rent Stabilization and Just Cause Eviction Ordinance on an As­Needed Basis in an Amount not to exceed $500,000 Department(s): Community Development Agency Recommended Action: Authorize the City Manager to execute a Second Amendment to the Agreement with RSG, Inc., for the administration, management, and implementation of the Rent Stabilization and Just Cause Eviction Ordinance, for an amount not to exceed $500,000, for a total agreement amount not to exceed $1,300,000, subject to non­substantive changes approved by the City Manager and City Attorney (Agreement No. 2023­XXX). 30.Approve an Agreement with America on Track and Nati’s House dba Neutral Ground for Gang Prevention and Intervention Program Services that promotes a proactive, preventative approach to addressing concerns with at­risk youth and gang activity (Revive Santa Ana Program) Department(s): Community Development Agency Recommended Action: 1. Authorize the City Manager to execute an agreement with America on Track in the amount of $200,000 for a one­year term, with an option to extend for one year, for a two­year aggregate total not to exceed $400,000, for gang prevention and intervention services, for a term beginning December 1, 2023, subject to non­ substantive changes approved by the City Manager and City Attorney (Agreement No. 2023­XXX). 2. Authorize the City Manager to execute an agreement with Nati’s House dba Neutral Ground in the amount of $200,000 for a one­year term, with an option to extend for one year, for a two­year aggregate total not to exceed $400,000, for gang prevention and intervention services, for a term beginning December 1, 2023, subject to non­substantive changes approved by the City Manager and City Attorney (Agreement No. 2023­XXX). 31.Approve a First Amendment to the Agreement with Jorge Melgoza, DBA Ardent Ergonomics for Preventative Ergonomics Assessments Department(s): Human Resources Recommended Action: Authorize the City Manager to execute a First Amendment to the Agreement with Jorge Melgoza, DBA Ardent Ergonomics, to continue to provide preventative ergonomic assessments for City employees for an additional amount not to exceed $50,000 (not to exceed $100,000 for the entirety of the Agreement expiring on November 22, 2024), subject to non­substantive changes approved by the City Manager and City Attorney (Agreement No. 2023­XXX). 32.Approve Agreements for Qualified Consultants to Provide On­Call Environmental and Planning Services for Planning Projects and Supplemental Staff Services for an Aggregate Amount Not to Exceed $4,950,000, for up to a Five­Year Term. Department(s): Planning and Building Agency Recommended Action: Authorize the City Manager to execute agreements to engage each of the 35 environmental and planning services firms listed below, as­ needed, for a period of five years beginning November 7, 2023 through November 7, 2028, to provide on­call environmental, technical, and planning services for the Planning and Building Agency at the fees set forth in their responses to Request for Qualifications (No. 23­142) for an aggregate amount not to exceed $4,950,000, for up to a five­year term, subject to non­substantive changes by the City Manager and City Attorney (Agreement No. 2023­XXX). Consultants Architectural Resource Group Interwest Ardurra Kimley Horn Ascent M­Group Aspen Environmental Group Michael Baker International Chambers Group MIG, Inc. Circlepoint Placeworks CSG Consultants Psomas De Novo Planning Group RE Consulting Dudek Rincon Consultants, Inc. ECORP Consulting, Inc.Sagecrest Planning and Environmental, LLC EcoTierra Consulting T&B Planning, Inc. ELMT Consulting Terracon Envicom Corporation The Code Group EPD Solutions, Inc.UES FCS International, Inc.Ultra Systems Environmental, Inc. GPA Consulting VCS Environmental Harris & Associates Willdan Engineering Helix Environmental Planning 33.Historic Property Preservation Agreements Department(s): Planning and Building Agency Recommended Action: Authorize the City Manager, or designee, to execute the attached Mills Act agreements with the below­referenced property owners for the identified structure(s), subject to non­substantive changes approved by the City Manager and City Attorney. Property Owner(s)Historic Property Preservation Agreement No. Address/House Vote by HRC The Peterson Living Trust Dated August 15, 2003 2023­07 1908 North Greenleaf Street 8:0:0:0 4th and Broadway OZ SPE, LLC, a Delaware Limited Liability Company 2023­08 302 West Fourth Street 8:0:0:0 Determine that the proposed projects are exempt from further review in accordance with the California Environmental Quality Act as Categorical Exemptions ER No. 2023­61 and ER No. 2023­78 will be filed for the projects. 34.First Amendment to Agreement with TriTech Software Systems for Computer Aided Dispatch and Records Management System Software (General Fund) Department(s): Police Department Recommended Action: Authorize the City Manager to execute the First Amendment to the agreement with TriTech Software Systems for the continued implementation as well as support and maintenance of Computer Aided Dispatch and Records Management System software for an additional three­year period beginning November 23, 2023 through November 22, 2026, subject to non­substantive changes approved by the City Manager and City Attorney (Agreement No. 2023­XXX). 35.Adopt a Resolution, Approve an Agreement and Appropriation Adjustment Accepting the FY 2022 Emergency Management Performance Grant (Non­General Fund) Department(s): Police Department Recommended Action: 1. Adopt a resolution authorizing the City Manager to act on behalf of the City of Santa Ana for obtaining federal funds related to homeland security, emergency management and/or disaster recovery, provided by the U.S. Department of Homeland Security and sub­granted through the State of California and the County of Orange. Resolution No. 2023­XXX entitled A RESOLUTION OF THE CITY COUNCIL OF THE CITY OF SANTA ANA AUTHORIZING THE CITY MANAGER OR HER DESIGNEE(S) TO OBTAIN 2022 EMERGENCY MANAGEMENT PERFORMANCE GRANT FUNDS THROUGH THE COUNTY OF ORANGE 2. Authorize the City Manager to execute a two­year agreement with the County of Orange for the period of July 1, 2022 through June 30, 2024, for the FY 2022 Emergency Management Performance Grant in an amount not to exceed $52,569, subject to non­substantive changes approved by the City Manager and City Attorney(Agreement No. 2023­XXX). 3. Approve an appropriation adjustment recognizing $52,569 in Law Enforcement Grants revenue account, and appropriating same to the Emergency Management Performance Grant expenditure account. (Requires five affirmative votes) 36.Award Purchase Order to Advanced Exercise Fitness Solutions for Exercise Equipment in the Amount of $76,203 and Resolution to Accept Donation of Exercise Equipment for the Santa Ana Police Department Fitness Center (Specification No. 23­169) (Non­General Fund) Department(s): Police Department Recommended Action: 1. Authorize a one­time purchase and payment of Purchase Order to Advanced Exercise Fitness Solutions for various Life Fitness cardio and Hammer Strength exercise equipment and installation for the Santa Ana Police Department Fitness Center in the amount of $76,203. 2. Adopt a resolution accepting the donation of two Life Fitness Treadmills, valued at $14,743.97, from the Santa Ana Police Officers Association. RESOLUTION NO. 2023­XXX entitled A RESOLUTION OF THE CITY COUNCIL OF THE CITY OF SANTA ANA ACCEPTING THE DONATION OF GYM EQUIPMENT FROM THE SANTA ANA POLICE OFFICER ASSOCIATION FOR USE IN THE BRUCE R. CARLSON FITNESS CENTER LOCATED AT THE SANTA ANA POLICE DEPARTMENT 37.Resolution Authorizing the Grant Application, Acceptance, and Execution of Grant Funds from the California State Library’s Building Forward Library Facilities Improvement Program. Department(s): Library Recommended Action: Adopt a resolution authorizing the application, acceptance, and execution of grant funds from the California State Library’s Building Forward Library Facilities Improvement Program, approval to implement the awarded project, and designate Library Services Director, Brian Sternberg, as the Authorized Representative to enter into the grant agreement  **END OF CONSENT CALENDAR** BUSINESS CALENDAR 38.Rental Registry Informational Report Department(s): Community Development Agency Recommended Action: Accept infomational report and provide direction to staff. 39.Consider Whether to Adopt a Resolution Calling and Giving Notice of a General Municipal Election to be held in the City of Santa Ana on November 5, 2024, Requesting Consolidation with the Statewide General Election, and Placing a Ballot Measure Before the Voters Asking Whether to Amend the Santa Ana City Charter to Authorize and Implement Noncitizen Voting in Municipal Elections Department(s): City Attorney Office Recommended Action: Approve a Resolution Calling and Giving Notice of a General Municipal Election to be held in the City of Santa Ana on November 5, 2024 for the Submission of a Ballot Measure to the Qualified Voters Proposing an Amendment to the Santa Ana City Charter to Authorize and Implement Noncitizen Voting in Municipal Elections. RESOLUTION NO. 2023­XXX entitled A RESOLUTION OF THE CITY COUNCIL OF THE CITY OF SANTA ANA CALLING AND GIVING NOTICE OF A GENERAL MUNICIPAL ELECTION TO BE HELD IN THE CITY OF SANTA ANA ON NOVEMBER 5, 2024 FOR THE SUBMISSION OF A BALLOT MEASURE TO THE QUALIFIED VOTERS ASKING IF THE CITY OF SANTA ANA SHOULD PERMIT NONCITIZEN VOTING IN ALL CITY MUNICIPAL ELECTIONS (includes determination that the Resolution is not subject to the California Environmental Quality Act (CEQA) pursuant to sections 15060(c)(2) and 15060(c)(3) of the State CEQA Guidelines because it will not result in a direct or reasonably foreseeable indirect physical change in the environment and it is not a “project” as defined in section 15378 of the State CEQA Guidelines) **END OF BUSINESS CALENDAR** CITY MANAGER COMMENTS COUNCIL COMMENTS AB1234 DISCLOSURE – If the City paid for travel or other expenses this is the time for members of the Council to provide a brief oral report on attendance of any regional board or commission meeting or any conference, meeting or event attended. ADJOURNMENT – Adjourn the City Council meeting and convene to the Housing Authority meeting. Future Items 1. Sanitation Fee Cost of Service Study and Prop. 218 Process Authorization 2. Board and Commission Members Compensation Increase 3. 2024 City Council Meeting Calendar POSTING STATEMENT: On October 31, 2023, a true and correct copy of this agenda was posted at the entrance to City Hall, 20 Civic Center Plaza, Santa Ana, CA 92701. Internet Access to City Council, Agency, and Authority agendas and related material is available prior to meetings at santa­ana.org/city­meetings. HOUSING AUTHORITY CALL TO ORDER ATTENDANCE Authority Members Phil Bacerra  Johnathan Ryan Hernandez David Penaloza Thai Viet Phan Benjamin Vazquez Vice Chair Jessie Lopez Chair Valerie Amezcua Acting City Manager Stephen A. Mendoza City Attorney Sonia R. Carvalho Recording Secretary Jennifer L. Hall ROLL CALL ADDITIONS\DELETIONS TO THE HOUSING AUTHORITY AGENDA PUBLIC COMMENTS – Members of the public may address Housing Authority on items on the Housing Authority agenda.  CONSENT CALENDAR RECOMMENDED ACTION:  Approve staff recommendations on the following Consent Calendar Items: 1 and 4 and waive readings for resolutions and ordinances. 1.Excused Absences Department(s): City Clerk’s Office Recommended Action: Excuse the absent members. 2.Minutes from the Regular Meeting of August 1, 2023 Department(s): City Clerk’s Office Recommended Action: Approve minutes. 3.Quarterly Report for the Housing Choice Voucher Program for the Period of July 1, 2023 to September 30, 2023 Department(s): Community Development Agency Recommended Action: Receive and file the Quarterly Report for the Housing Choice Voucher Program for the period of July 1, 2023 to September 30, 2023. 4.Authorize staff to enter into a Memorandum of Understanding with CalOptima Health, Orange County Housing Authority, Anaheim Housing Authority, and Garden Grove Housing Authority, to facilitate access to supportive services for voucher holders assisted by the Housing Authority Department(s): Community Development Agency Recommended Action: Authorize the Executive Director of the Housing Authority to execute a Memorandum of Understanding with CalOptima Health to facilitate access to supportive services for voucher holders assisted by the Housing Authority. **END OF CONSENT CALENDAR** HOUSING AUTHORITY MEMBER COMMENTS ADJOURNMENT – Adjourn the Housing Authority meeting. POSTING STATEMENT: On October 31, 2023, a true and correct copy of this agenda was posted at the entrance to City Hall, 20 Civic Center Plaza, Santa Ana, CA 92701. Internet Access to City Council, Agency, and Authority agendas and related material is available prior to meetings at santa­ana.org/city­meetings.   City Council 6 11/7/2023   City Council and Housing Authority MeetingPacketNovember 7, 2023CLOSED SESSION MEETING – 4:00 PMREGULAR OPEN MEETING – 5:30 PM (Immediately following the Closed Session Meeting)CITY COUNCIL CHAMBER22 Civic Center Plaza Santa Ana, CA 92701Valerie AmezcuaMayorThai Viet PhanCouncilmember – Ward 1 Benjamin VazquezCouncilmember ­ Ward 2Jessie LopezMayor Pro Tem ­ Ward 3 Phil BacerraCouncilmember ­ Ward 4Johnathan Ryan HernandezCouncilmember ­ Ward 5 David PenalozaCouncilmember ­ Ward 6Mayor and Council telephone: 714­647­6900Agenda item inquiries: 714­647­6520Sonia R. CarvalhoCity Attorney Steven A. MendozaActing City Manager Jennifer L. HallCity ClerkIn compliance with the Americans with Disabilities Act (ADA), if you need special assistance to participate in this Meeting,contact Michael Ortiz, City ADA Program Coordinator, at (714) 647­5624. Notification 48 hours prior to the Meeting will enablethe City to make reasonable arrangements to assure accessibility to this meeting. The City Council agenda and supportingdocumentation can be found on the City’s website – https://www.santa­ana.org/agendas­and­minutes/CITY VISION AND CODE OF ETHICSThe City of Santa Ana is committed to achieving a shared vision for the organization and itscommunity. The Vision, Mission and Guiding Principles (Values) are the result of a thoughtfuland inclusive process designed to set the City and organization on a course that meets thechallenges of today and tomorrow, as follows:Vision ­ The dynamic center of Orange County which is acclaimed for our: Investment inyouth • Safe and healthy community • Neighborhood pride • Thriving economic climate •Enriched and diverse culture • Quality government servicesMission ­ To deliver efficient public services in partnership with our community which ensurespublic safety, a prosperous economic environment, opportunities for our youth, and a highquality of life for residents.Guiding Principles ­ Collaboration • Efficiency • Equity • Excellence • Fiscal Responsibility •Innovation • TransparencyCode of Ethics and Conduct ­ At the Special Municipal Election held on February 5, 2008,voters approved an amendment to the City Charter which established the Code of Ethics andConduct for elected officials and members of appointed boards, commissions, andcommittees to assure public confidence. The following are the core values expressed: •Integrity • Honesty • Responsibility • Fairness • Accountability • Respect • EfficiencyMembers of the public may attend the City Council meeting in­person or join via Zoom. As acourtesy to the public, the City Council meeting will occur live via teleconference Zoomwebinar. You may view the meeting from your computer, tablet or smart phone via YouTubeLiveStream at www.youtube.com/user/SantaAnaLibrary or on CTV3, available on Spectrumchannel 3.PUBLIC COMMENTS – Members of the public who wish to address the City Council onclosed session items, items on the regular agenda, or on matters which are not on theagenda but are within the subject matter jurisdiction, of the City Council may do so by one ofthe following ways:MAILING OPTION written communications – Public comments may be mailed to:Office of the City Clerk, 20 Civic Center Plaza M­30, Santa Ana, CA 92701. All writtencommunications received via mail by 4:00 p.m. on the day of the meeting will bedistributed to the City Council and imaged into the City’s document archive systemwhich is available for public review.SENDING E­MAIL OPTION – Public comments may be sent via email to the CityClerk’s office at eComment@santa­ana.org. Please note the agenda item you arecommenting on in the subject line of the email. All emails received two (2) hours beforethe scheduled start of the meeting will be distributed to the City Council and imagedinto the City’s document archive system which is available for public review.LIVE VIRTUAL OPTION – As a courtesy, members of the public may provide livecomments during the meeting by Zoom or Conference Call. To join by Zoom click on ortype the following address into your web browserhttps://us02web.zoom.us/j/315965149. To join the Conference Call: Dial (669) 900­9128 and enter MEETING ID: 315 965 149#. You will be prompted by the City Clerkwhen it is time for a: i) closed session item, ii) general agenda item, iii) public hearingitem, iv) special agenda item, or v) for Housing Authority item. You may request tospeak by dialing *9 from your phone or you may virtually raise your hand from Zoom.After the Clerk confirms the last three digits of the caller’s phone number or Zoom IDand unmutes them, the caller must press *6 or microphone icon to speak. Callers areencouraged, but not required, to identify themselves by name. Each caller will beprovided three (3) minutes to speak, unless due to the number of speakers wanting tospeak a decision is made to provide a different amount of time to speak.IN­PERSON OPTION ­ Members of the public can provide in­person comments at thepodium in the Council Chamber. The Council Chamber will have seating available formembers of the public to attend the meeting in­person. Public comments are limited tothree (3) minutes per speaker, unless a different time is announced by the presidingchair. Speakers who wish to address the Council must do so by submitting a“Request to Speak” card by 4:00 p.m. for Closed Session items and by 5:45 p.m.for all other designated public comment periods as listed below. Cards will not beaccepted after the Public Comment Session begins without the permission of thepresiding chair.The following designated public comment periods are:1. LIVE PUBLIC COMMENTS ON CLOSED SESSION ITEMS – You can provide livecomments on closed session items by joining Zoom or the Conference Call as described inthe LIVE or IN­PERSON PUBLIC COMMENTS OPTION above. Speaker queue will openat 3:30 p.m. YOU MUST JOIN ZOOM OR THE CONFERENCE CALL and raise yourhand BY 4:00 p.m. Speakers who are not in the speaker queue with their hand raised by4:00 p.m. will not be permitted to speak.  2. LIVE PUBLIC COMMENTS ON REGULAR AGENDA ITEMS AND NON­AGENDAITEMS (GENERAL PUBLIC COMMENT) – You can provide comments by joining Zoom orthe Conference Call as described in the LIVE or IN­PERSON PUBLIC COMMENTSOPTION above. Speaker queue will open at 3:30 p.m. YOU MUST JOIN ZOOM OR THECONFERENCE CALL and raise your hand PRIOR TO 5:45 p.m. Speakers who are not inthe speaker queue with their hand raised by 5:45 p.m. will not be permitted to speak.3. LIVE PUBLIC COMMENTS ON PUBLIC HEARING ITEMS – You can providecomments by joining Zoom or the Conference Call as described in the LIVE or IN­PERSONPUBLIC COMMENTS OPTION above. Speakers not in the queue by 5:45 p.m. will not bepermitted to speak. 4. LIVE PUBLIC COMMENTS ON HOUSING AUTHORITY ITEMS – You can providecomments by joining Zoom or the Conference Call as described in the LIVE or IN­PERSONPUBLIC COMMENTS OPTION above. Speakers not in the queue by 5:45 p.m. will not bepermitted to speak.   TRANSLATION SERVICES ­ Spanish interpreting services are provided at CityCouncil meetings. Simultaneous Spanish interpretation is provided through the useof headsets and consecutive interpretation (Spanish­to­English) in addition to thosewishing to address the City Council at the podium. La ciudad provee servicios de interpretación al español en las juntas del Consejo. La interpretación simultánea al español se ofrece por medio del uso de audífonos yla interpretación consecutiva (español a inglés) también está disponible paracualquiera que desee dirigirse al concilio municipal en el podio.About the AgendaTo download or view the attachments (staff report and other supporting documentation) foreach agenda item, you must select the agenda item to see the attachments to either open ina new link (the eyeball ) or download a pdf (the cloud symbol with the down arrow ).CLOSED SESSIONCALL TO ORDERATTENDANCE Council Members Phil BacerraJohnathan Ryan HernandezDavid PenalozaThai Viet PhanBenjamin VazquezMayor  Pro Tem Jessie LopezMayorValerie AmezcuaActing City Manager Steven A. MendozaCity Attorney Sonia R. CarvalhoCity Clerk Jennifer L. HallROLL CALLADDITIONS\DELETIONS TO CLOSED SESSIONPUBLIC COMMENTS – Members of the public may address the City Council on ClosedSession items.RECESS – City Council will recess to Closed Session for the purpose of conducting regularCity business.CLOSED SESSION ITEMS – The Brown Act permits legislative bodies to discuss certainmatters without members of the public present. The City Council finds, based on advice fromthe City Attorney, that discussion in open session of the following matters will prejudice theposition of the City in existing and anticipated litigation:1.CONFERENCE WITH LEGAL COUNSEL – EXISTING LITIGATION pursuant toParagraph (1) of subdivision (d) of Section 54956.9 of the Government Code:Jesus Morales Guerrero v. City of Santa Ana, Michael Claborn, and DOES 1 through50, Orange County Superior Court, Case No. 30­2021­012235092.CONFERENCE WITH LEGAL COUNSEL – SIGNIFICANT EXPOSURE TOLITIGATION pursuant to Government Code Section 54956.9(d)(2):One matter [personnel claim]3.CONFERENCE WITH LEGAL COUNSEL – ANTICIPATED LITIGATION pursuant toGovernment Code Section 54956.9(d)(2):One (1) matter4.CONFERENCE WITH LABOR NEGOTIATOR pursuant to Government Code Section54957.6(a):Agency Negotiator: Ramon Figueroa, Acting Human Resources Executive DirectorEmployee Organization:     Santa Ana Police Officers Association (POA)     Confidential Association of Santa Ana (CASA)5.PUBLIC EMPLOYEE PERFORMANCE EVALUATION pursuant to Government CodeSection 54957(b)(1)Title: City Attorney6.PUBLIC EMPLOYEE PERFORMANCE EVALUATION pursuant to Government CodeSection 54957(b)(1):Title: Acting City Manager7.PUBLIC EMPLOYEE EMPLOYMENT/APPOINTMENT pursuant to Government CodeSection 54957Title: Acting City Manager/Interim City Manager/Permanent City Manager8.CONFERENCE WITH LABOR NEGOTIATOR pursuant to Government Code Section54957.6Agency Designated Representative: Sonia R. Carvalho, City AttorneyUnrepresented Employee: City ManagerRECONVENE – City Council will reconvene to continue regular City business.CITY COUNCIL REGULAR OPEN SESSIONCALL TO ORDERATTENDANCE Council Members Phil BacerraJohnathan Ryan HernandezDavid PenalozaThai Viet PhanBenjamin VazquezMayor  Pro Tem Jessie LopezMayorValerie AmezcuaActing City Manager Steven A. MendozaCity Attorney Sonia R. CarvalhoCity Clerk Jennifer L. Hall ROLL CALL PLEDGE OF ALLEGIANCE Mayor Amezcua WORDS OF INSPIRATION Fr. Mario A. Juarez, Saint Anne Church ADDITIONS\DELETIONS TO THE AGENDA CEREMONIAL PRESENTATIONS 1.Proclamation present by Mayor Amezcua to Beta Cell Foundation declaring November 2023 as Diabetes Month 2.Proclamation presented by Mayor Pro Tem Lopez to Family Court Awareness Month Committee declaring November 2023 as Family Court Awareness Month 3.City Tile and Proclamation presented by Councilmember Penaloza to Santa Ana Police Chief David Valentin Congratulating him on his Retirement and 33 years of Distinguished Service to the Community STAFF PRESENTATIONS 4.U.S. Army Corps of Engineers Santiago Creek Flood Risk Management Project 5.Homelessness Update CLOSED SESSION REPORT – The City Attorney will report on any action(s) from Closed Session. PUBLIC COMMENT – Public comments will be held during the beginning of the meeting for ALL comments on agenda and non­agenda items, with the exception of public hearings. Comments for public hearings will take place after the hearing is opened. CONSENT CALENDAR RECOMMENDED ACTION:  Approve staff recommendations on the following Consent Calendar Items: 6 through 37 and waive readings of resolutions and ordinances. 6.Excused Absences Department(s): City Clerk’s Office Recommended Action: Excuse the absent members. 7.Appoint Members to the Rental Housing Board Nominated by Mayor Pro Tem Lopez and Councilmember Vazquez for a Full Term Expiring in 2027 Department(s): City Clerk’s Office Recommended Action: 1. Appoint Josephine Mendoza nominated by Mayor Pro Tem Lopez to the Rental Housing Board as a Mobilehome Tenant Representative for a full term expiring in 2027 and administer the Oath of Office. (Pursuant to SAMC Sec. 2­ 236(a), requires five affirmative votes) 2. Appoint Tracy La nominated by Councilmember Vazquez to the Rental Housing Board as an At­Large Member with no financial interest in and no ownership of incoming­generating rental housing for a full term expiring in 2027 and administer the Oath of Office. (Pursuant to SAMC Sec. 2­236(a), requires five affirmative votes) 8.Minutes from the Regular Meetings of February 7, 2023 and February 21, 2023, and from the Special Closed Session and Regular Meetings of March 7, 2023 and March 21, 2023. Department(s): City Clerk’s Office Recommended Action: Approve minutes. 9.Quarterly Report for Housing Division Projects and Activities for the period of July 1, 2023 to September 30, 2023 Department(s): Community Development Agency Recommended Action: Receive and file the Quarterly Report for Housing Division projects and activities for the period of July 1, 2023 to September 30, 2023. 10.Approve Release of Nonprofit Community Development Block Grant Application for Fiscal Years 2024–26 Department(s): Community Development Agency Recommended Action: Approve the release of Nonprofit Community Development Block Grant Application for Fiscal Years 2024–26.  11.Approve an Appropriation Adjustment Accepting the 2022 Proposition 69 – DNA Identification Funds and Award Purchase Order to Foster + Freeman for Crime­lite AUTO Camera Kits for the Santa Ana Police Department in the amount of $113,462 (Specification No.23­161) (Non­General Fund and General Fund) Department(s): Police Department Recommended Action: 1. Approve an appropriation adjustment recognizing $103,500 in the Police Special Revenue account and appropriate same to expenditure account. (Requires five affirmative votes) 2. Authorize a one­time purchase and payment of Purchase Order to Foster + Freeman for three Crime­lite AUTO camera kits in the amount of $113,462, subject to non­substantive changes approved by the City Manager and City Attorney. 12.Fiscal Year 2023­24 First Quarter Budget Report and Proposed Appropriation Adjustments Department(s): Finance and Management Services Recommended Action: 1. Approve the appropriation adjustments to General Fund expenditures as detailed in the body of this report, with a net reduction of $408,196 and a net reduction to the General Fund revenue estimates of $530,000. (Requires five affirmative votes)  2. Receive and file the First Quarter Budget Update. 13.Amend Blanket Order Contract with Grainger, Inc. for Maintenance, Repair, and Operational Supplies, for a revised not­to­exceed amount of $1,450,000. (Specification No. 20­001) (General Fund) Department(s): Finance and Management Services Recommended Action: Authorize the City Manager to execute an amendment to increase the Blanket Order Contract authority with Grainger, Inc. for the purchase of maintenance, repair, and operational supplies by $100,000, for a revised annual amount not­to­exceed $350,000 for the current contract term expiring December 31, 2023, and one remaining one­year renewal option, subject to non­substantive changes approved by the City Manager and City Attorney. 14.Award Aggregate Blanket Order Contracts to 1­Step Ahead, Branded Gifts Plus, BSN Sports, LLC, Loso Creation, and So. Cal Embroidery, LLC for Custom Imprint Clothing and Accessories, in a not­to­exceed aggregate amount of $2,125,000 (Specification No. 23­129A). (General Fund & Non­General Fund) Department(s): Finance and Management Services Recommended Action: Award aggregate blanket order contracts to vendors listed below for the purchase of custom imprint clothing and accessories on an as­needed basis in an annual amount not­ to­exceed $425,000, with a total aggregate contract amount not­to­exceed $2,125,000, for an initial two­year term expiring on November 30, 2025, with provisions for three, one­year renewal options, subject to non­ substantive changes approved by the City Manager and City Attorney.  Vendor Location Location 1­Step Ahead Huntington Beach, CA Branded Gifts Plus El Cajon, CA BSN Sports, LLC Dallas, TX Loso Creation Santa Ana, CA So. Cal Embroidery, LLC Santa Ana, CA 15.Amend Blanket Order Contract with ODP Business Solutions, LLC (Office Depot, Inc.) for Office Supplies, for a revised not­to­exceed amount of $1,000,000 (Specification No. 22­061) (General Fund) Department(s): Finance and Management Services Recommended Action: Authorize the City Manager to execute an amendment to increase the Blanket Order Contract authority with ODP Business Solutions, LLC for the purchase of office supplies by $75,000 per year for a revised annual amount not­ to­exceed $250,000 for the current contract term expiring May 31, 2024, and three remaining one­year renewal options, subject to non­substantive changes approved by the City Manager and City Attorney. 16.Amend the Blanket Order Contract for the Purchase of Paper Products and Miscellaneous Supplies with American Sanitary Supply, Inc., for a Revised Contract Amount Not to Exceed $1,220,000 for the Remainder of Contract Term and Remaining Renewal Options (Specification No. 21­043) (Non­General Fund) Department(s): Public Works Agency Recommended Action: Amend Blanket Order Contract with American Sanitary Supply, Inc., for paper products and related supplies,  increasing the contract amount by $800,000, for a new total not to exceed $1,220,000, for the remainder of the current term expiring September 20, 2024, and the remaining one­year renewal period, subject to non­substantive changes approved by the City Manager and City Attorney. 17.Amend the Blanket Order Contracts for the Purchase of Rock, Sand, and Gravel with PTI Sand & Gravel, Inc., for a New Amount Not to Exceed $1,012,500 (Specification 21­134) (Non­General Fund) Department(s): Public Works Agency Recommended Action: Authorize the City Manager to execute an amendment to increase the contract amount by $525,000, for a new annual amount not to exceed $247,500, and a total contract amount not to exceed $1,012,500 for the remainder of the current term expiring December 31, 2023, with three one­year renewal periods, subject to non­substantive changes approved by the City Manager and City Attorney 18.Amend Blanket Order Contracts for Equipment Rentals with Sunbelt Rentals, United Rentals, and Herc Rentals for a Revised Total Amount not to Exceed $2,550,000 (Specification No. 22­045) (General Fund) Department(s): Public Works Agency Recommended Action: Authorize the City Manager to execute an amendment to the Blanket Order Contracts for equipment rentals to increase the annual aggregate amount by $290,000, for a revised total annual amount not to exceed $568,000, and a total contract amount not to exceed $2,550,000 for the remainder of the current term expiring April 19, 2024, and three remaining one­year renewal periods, subject to non­substantive changes approved by the City Manager and City Attorney. 19.Award Aggregate Blanket Order Contracts to Heritage Landscape Supply Group, Inc, SiteOne Landscape Supply, and Waterline Technologies, Inc. for Chemical Products, in An Aggregate Amount Not to Exceed $1,000,000 (Specification No. 23­104) (Non­ General Fund) Department(s): Public Works Agency Recommended Action: Award aggregate Blanket Order Contracts to Heritage Landscape Supply Group, Inc., SiteOne Landscape Supply, and Waterline Technologies, Inc. for chemical products on an as­needed basis in an annual amount of $200,000 and total aggregate amount not to exceed $1,000,000 for an initial three­ year period beginning December 1, 2023 and expiring November 30, 2026, with provisions for two one­year renewal options, subject to non­substantive changes approved by the City Manager and City Attorney. 20.Award Purchase Order to Bizon Group, Inc. for Storage Containers (IFB 23­103) (Non­General Fund) Department(s): Public Works Agency Recommended Action: Authorize a one­time purchase and payment of Purchase Order to Bizon Group, Inc for thirteen new storage containers, in an amount not to exceed $128,430, subject to non­substantive changes approved by the City Manager and City Attorney. 21.Award a Purchase Order to Seavco Inc. dba Irv Seaver Motorcycles for Sixteen BMW Motorcycles in an Amount Not to Exceed $484,806 (Specification No. 23­148); Appropriation Adjustment for Future Vehicle Purchases (Non­General Fund) Department(s): Public Works Agency Recommended Action: 1. Approve an appropriation adjustment recognizing $1,235,687 in prior year fund balance in the Equipment Replacement Fund, Prior Year Carry Forward revenue account and appropriate the same amount into the Equipment Replacement Fund, Machinery and Equipment expenditure account for this item and anticipated FY 2023­2024 replacement vehicle expenditures. (Requires five affirmative votes) 2. Authorize a one­time purchase and payment of purchase order to Seavco Inc. dba Irv Seaver Motorcycles for sixteen BMW R 1250 RT­P Motorcycles, in the amount of $479,806, plus a contingency amount of $5,000, for a total amount not to exceed $484,806, subject to non­substantive changes approved by the City Manager and City Attorney. 22.Award Purchase Orders to Guaranty Chevrolet Motors, Inc. of Santa Ana and Penske Chevrolet of Cerritos in an Aggregate Amount Not to Exceed $706,035 (Specification No. 23­149) (General Fund and Non­General Fund) Department(s): Public Works Agency Recommended Action: 1. Authorize a one­time purchase and payment of purchase order to Guaranty Chevrolet Motors, Inc. for three Chevrolet Silverado 2500HD and one Chevrolet Silverado 1500 trucks, in the amount of $388,202, plus a contingency amount of $20,000, for a total amount not to exceed $408,202, subject to non­ substantive changes approved by the City Manager and City Attorney. 2. Authorize a one­time purchase and payment of purchase order to Penske Chevrolet of Cerritos for six Chevrolet Colorado trucks, in the amount of $277,833, plus a contingency amount of $20,000, for a total amount not to exceed $297,833, subject to non­substantive changes approved by the City Manager and City Attorney. 23.Award a Purchase Order to South Coast Bobcat for One Bobcat S66 Loader Vehicle with Trailer in an Amount Not to Exceed $128,968 (Specification No. 23­160) (Non­ General Fund) Department(s): Public Works Agency Recommended Action: Authorize a one­time purchase and payment of purchase order to South Coast Bobcat for one Bobcat S66 with Trailer, in the amount of $118,968, plus a contingency amount of $10,000, for a total amount not to exceed $128,968, subject to non­substantive changes approved by the City Manager and City Attorney. 24.Approve Additional Contingency Funds in the Amount of $310,000 for an Existing Construction Contract with Vido Samarzich, Inc., and Additional Contract Administration, Inspection and Testing in the Amount of $40,000 with an Estimated Project Delivery Cost of $1,650,000 for the Glenwood Place Water Improvements Project (Project No. 23­6476) (Non­General Fund) Department(s): Public Works Agency Recommended Action: Approve an amendment to the Project Cost Analysis in the amount of $350,000 (previously­approved transfer of funds for the Main Street Slurry Project No. 20­6959) for $310,000 in additional contingency funds and $40,000 in additional contract administration, inspection, and testing, for a new estimated total construction delivery cost of $1,650,000, subject to non­substantive changes approved by the City Manager and City Attorney. 25.Award a Construction Contract to Dominguez General Engineering, Inc. in the Amount of $2,133,362 for the North East Annexation Water & Sewer Main Improvements, with an Estimated Project Delivery Cost of $2,986,706 (Project Nos. 21­6453, 21­6619 & 24­6710) (Non­General Fund) Department(s): Public Works Agency Recommended Action: 1. Approve an appropriation adjustment recognizing prior year fund balance of $711,814 in the Select Street Construction, Prior Year Carry Forward revenue account and appropriating the same amount to the Select Street Construction, Improvements Other Than Building expenditure account for current year expenditures.  (Requires five affirmative votes) 2. Approve an appropriation adjustment accepting California State Water Resources Control Board’s Drinking Water State Revolving Fund loan funds in the amount of $1,529,220 into the Sanitary Sewer Capital Recovery Charges, Financing Proceeds revenue account and appropriate the same amount to the Sanitary Sewer Capital Recovery Charges, Improvements Other Than Building expenditure account for current year expenditures.  (Requires five affirmative votes) 3. Approve an amendment to the FY 2023­24 Capital Improvement Program to include $711,814 and $1,529,220 in construction funds for the North East Annexation Water & Sewer Main Improvements Project. 4. Award a construction contract to Dominguez General Engineering, Inc., the lowest responsible bidder, in accordance with the base bid in the amount of $2,133,362, subject to  change orders (not­to­exceed 25% of the base bid) in accordance with the Greenbook: Standard Specifications for Public Works Construction, for construction of the North East Annexation Water & Sewer Main Improvements Project, for a term beginning November 7, 2023, and ending upon project completion, and authorize the City Manager to execute the contract subject to non­substantive changes approved by the City Manager and the City Attorney. 5. Approve the Project Cost Analysis for a total estimated construction delivery cost of $2,986,706 which includes $2,133,362 for the construction contract, $320,004 for contract administration, inspection, and testing, and a $533,340 project contingency for unanticipated or unforeseen work. 6. Determine that in accordance with the California Environmental Quality Act (CEQA), a Mitigated Negative Declaration was prepared for the project and was filed with document number 202385000522. 26.Approve Municipal Facilities License Agreement with T­Mobile West LLC Department(s): Public Works Agency Recommended Action: Authorize the City Manager to execute an agreement with T­ Mobile West LLC for the use of certain City facilities for a ten­year period, with provisions for two automatic five­year extensions, subject to non­substantive changes approved by the City Manager and City Attorney (Agreement No. 2023­XXX). 27.Award an Agreement to Revenue & Cost Specialists, LLC for Comprehensive Impact Fee Study Consulting Services Not to Exceed $115,150 (General Fund) Department(s): Public Works Agency Recommended Action: Authorize the City Manager to execute a consulting services agreement with Revenue & Cost Specialists, LLC for a two­year term beginning November 7, 2023, and ending November 6, 2025 for the preparation of a Comprehensive Development Impact Fee Study, for a total amount not to exceed $115,150, subject to non­substantive changes approved by the City Manager and City Attorney (Agreement No. 2023­XXX). 28.Approve Amendments to Agreements with Eduardo Garcia dba Dynamic Video Communications, LLC, IPTV International Inc. dba TV Pro Gear, Inc., and Thomas Bystry dba Video Engineering Services to Continue Video Production Services for City Council Meetings and Other As­Needed Video Services (General Fund) Department(s): City Manager Office Recommended Action: Authorize the City Manager to execute first amendments to the agreements with Dynamic Video Communications, LLC, TV Pro Gear, Inc., and Video Engineering Services to continue video production services for City Council meetings and other as­needed video services for the period of January 1, 2024 through December 31, 2024, for a shared aggregate amount not to exceed $200,000, for a total aggregate amount not to exceed $800,000 subject to substantive changes approved by the City Manager and City Attorney (Agreement No. 2023­XXX). 29.Approve a Second Amendment to the Agreement with RSG, Inc. for the Administration, Management, and Implementation of the Rent Stabilization and Just Cause Eviction Ordinance on an As­Needed Basis in an Amount not to exceed $500,000 Department(s): Community Development Agency Recommended Action: Authorize the City Manager to execute a Second Amendment to the Agreement with RSG, Inc., for the administration, management, and implementation of the Rent Stabilization and Just Cause Eviction Ordinance, for an amount not to exceed $500,000, for a total agreement amount not to exceed $1,300,000, subject to non­substantive changes approved by the City Manager and City Attorney (Agreement No. 2023­XXX). 30.Approve an Agreement with America on Track and Nati’s House dba Neutral Ground for Gang Prevention and Intervention Program Services that promotes a proactive, preventative approach to addressing concerns with at­risk youth and gang activity (Revive Santa Ana Program) Department(s): Community Development Agency Recommended Action: 1. Authorize the City Manager to execute an agreement with America on Track in the amount of $200,000 for a one­year term, with an option to extend for one year, for a two­year aggregate total not to exceed $400,000, for gang prevention and intervention services, for a term beginning December 1, 2023, subject to non­ substantive changes approved by the City Manager and City Attorney (Agreement No. 2023­XXX). 2. Authorize the City Manager to execute an agreement with Nati’s House dba Neutral Ground in the amount of $200,000 for a one­year term, with an option to extend for one year, for a two­year aggregate total not to exceed $400,000, for gang prevention and intervention services, for a term beginning December 1, 2023, subject to non­substantive changes approved by the City Manager and City Attorney (Agreement No. 2023­XXX). 31.Approve a First Amendment to the Agreement with Jorge Melgoza, DBA Ardent Ergonomics for Preventative Ergonomics Assessments Department(s): Human Resources Recommended Action: Authorize the City Manager to execute a First Amendment to the Agreement with Jorge Melgoza, DBA Ardent Ergonomics, to continue to provide preventative ergonomic assessments for City employees for an additional amount not to exceed $50,000 (not to exceed $100,000 for the entirety of the Agreement expiring on November 22, 2024), subject to non­substantive changes approved by the City Manager and City Attorney (Agreement No. 2023­XXX). 32.Approve Agreements for Qualified Consultants to Provide On­Call Environmental and Planning Services for Planning Projects and Supplemental Staff Services for an Aggregate Amount Not to Exceed $4,950,000, for up to a Five­Year Term. Department(s): Planning and Building Agency Recommended Action: Authorize the City Manager to execute agreements to engage each of the 35 environmental and planning services firms listed below, as­ needed, for a period of five years beginning November 7, 2023 through November 7, 2028, to provide on­call environmental, technical, and planning services for the Planning and Building Agency at the fees set forth in their responses to Request for Qualifications (No. 23­142) for an aggregate amount not to exceed $4,950,000, for up to a five­year term, subject to non­substantive changes by the City Manager and City Attorney (Agreement No. 2023­XXX). Consultants Architectural Resource Group Interwest Ardurra Kimley Horn Ascent M­Group Aspen Environmental Group Michael Baker International Chambers Group MIG, Inc. Circlepoint Placeworks CSG Consultants Psomas De Novo Planning Group RE Consulting Dudek Rincon Consultants, Inc. ECORP Consulting, Inc.Sagecrest Planning and Environmental, LLC EcoTierra Consulting T&B Planning, Inc. ELMT Consulting Terracon Envicom Corporation The Code Group EPD Solutions, Inc.UES FCS International, Inc.Ultra Systems Environmental, Inc. GPA Consulting VCS Environmental Harris & Associates Willdan Engineering Helix Environmental Planning 33.Historic Property Preservation Agreements Department(s): Planning and Building Agency Recommended Action: Authorize the City Manager, or designee, to execute the attached Mills Act agreements with the below­referenced property owners for the identified structure(s), subject to non­substantive changes approved by the City Manager and City Attorney. Property Owner(s)Historic Property Preservation Agreement No. Address/House Vote by HRC The Peterson Living Trust Dated August 15, 2003 2023­07 1908 North Greenleaf Street 8:0:0:0 4th and Broadway OZ SPE, LLC, a Delaware Limited Liability Company 2023­08 302 West Fourth Street 8:0:0:0 Determine that the proposed projects are exempt from further review in accordance with the California Environmental Quality Act as Categorical Exemptions ER No. 2023­61 and ER No. 2023­78 will be filed for the projects. 34.First Amendment to Agreement with TriTech Software Systems for Computer Aided Dispatch and Records Management System Software (General Fund) Department(s): Police Department Recommended Action: Authorize the City Manager to execute the First Amendment to the agreement with TriTech Software Systems for the continued implementation as well as support and maintenance of Computer Aided Dispatch and Records Management System software for an additional three­year period beginning November 23, 2023 through November 22, 2026, subject to non­substantive changes approved by the City Manager and City Attorney (Agreement No. 2023­XXX). 35.Adopt a Resolution, Approve an Agreement and Appropriation Adjustment Accepting the FY 2022 Emergency Management Performance Grant (Non­General Fund) Department(s): Police Department Recommended Action: 1. Adopt a resolution authorizing the City Manager to act on behalf of the City of Santa Ana for obtaining federal funds related to homeland security, emergency management and/or disaster recovery, provided by the U.S. Department of Homeland Security and sub­granted through the State of California and the County of Orange. Resolution No. 2023­XXX entitled A RESOLUTION OF THE CITY COUNCIL OF THE CITY OF SANTA ANA AUTHORIZING THE CITY MANAGER OR HER DESIGNEE(S) TO OBTAIN 2022 EMERGENCY MANAGEMENT PERFORMANCE GRANT FUNDS THROUGH THE COUNTY OF ORANGE 2. Authorize the City Manager to execute a two­year agreement with the County of Orange for the period of July 1, 2022 through June 30, 2024, for the FY 2022 Emergency Management Performance Grant in an amount not to exceed $52,569, subject to non­substantive changes approved by the City Manager and City Attorney(Agreement No. 2023­XXX). 3. Approve an appropriation adjustment recognizing $52,569 in Law Enforcement Grants revenue account, and appropriating same to the Emergency Management Performance Grant expenditure account. (Requires five affirmative votes) 36.Award Purchase Order to Advanced Exercise Fitness Solutions for Exercise Equipment in the Amount of $76,203 and Resolution to Accept Donation of Exercise Equipment for the Santa Ana Police Department Fitness Center (Specification No. 23­169) (Non­General Fund) Department(s): Police Department Recommended Action: 1. Authorize a one­time purchase and payment of Purchase Order to Advanced Exercise Fitness Solutions for various Life Fitness cardio and Hammer Strength exercise equipment and installation for the Santa Ana Police Department Fitness Center in the amount of $76,203. 2. Adopt a resolution accepting the donation of two Life Fitness Treadmills, valued at $14,743.97, from the Santa Ana Police Officers Association. RESOLUTION NO. 2023­XXX entitled A RESOLUTION OF THE CITY COUNCIL OF THE CITY OF SANTA ANA ACCEPTING THE DONATION OF GYM EQUIPMENT FROM THE SANTA ANA POLICE OFFICER ASSOCIATION FOR USE IN THE BRUCE R. CARLSON FITNESS CENTER LOCATED AT THE SANTA ANA POLICE DEPARTMENT 37.Resolution Authorizing the Grant Application, Acceptance, and Execution of Grant Funds from the California State Library’s Building Forward Library Facilities Improvement Program. Department(s): Library Recommended Action: Adopt a resolution authorizing the application, acceptance, and execution of grant funds from the California State Library’s Building Forward Library Facilities Improvement Program, approval to implement the awarded project, and designate Library Services Director, Brian Sternberg, as the Authorized Representative to enter into the grant agreement  **END OF CONSENT CALENDAR** BUSINESS CALENDAR 38.Rental Registry Informational Report Department(s): Community Development Agency Recommended Action: Accept infomational report and provide direction to staff. 39.Consider Whether to Adopt a Resolution Calling and Giving Notice of a General Municipal Election to be held in the City of Santa Ana on November 5, 2024, Requesting Consolidation with the Statewide General Election, and Placing a Ballot Measure Before the Voters Asking Whether to Amend the Santa Ana City Charter to Authorize and Implement Noncitizen Voting in Municipal Elections Department(s): City Attorney Office Recommended Action: Approve a Resolution Calling and Giving Notice of a General Municipal Election to be held in the City of Santa Ana on November 5, 2024 for the Submission of a Ballot Measure to the Qualified Voters Proposing an Amendment to the Santa Ana City Charter to Authorize and Implement Noncitizen Voting in Municipal Elections. RESOLUTION NO. 2023­XXX entitled A RESOLUTION OF THE CITY COUNCIL OF THE CITY OF SANTA ANA CALLING AND GIVING NOTICE OF A GENERAL MUNICIPAL ELECTION TO BE HELD IN THE CITY OF SANTA ANA ON NOVEMBER 5, 2024 FOR THE SUBMISSION OF A BALLOT MEASURE TO THE QUALIFIED VOTERS ASKING IF THE CITY OF SANTA ANA SHOULD PERMIT NONCITIZEN VOTING IN ALL CITY MUNICIPAL ELECTIONS (includes determination that the Resolution is not subject to the California Environmental Quality Act (CEQA) pursuant to sections 15060(c)(2) and 15060(c)(3) of the State CEQA Guidelines because it will not result in a direct or reasonably foreseeable indirect physical change in the environment and it is not a “project” as defined in section 15378 of the State CEQA Guidelines) **END OF BUSINESS CALENDAR** CITY MANAGER COMMENTS COUNCIL COMMENTS AB1234 DISCLOSURE – If the City paid for travel or other expenses this is the time for members of the Council to provide a brief oral report on attendance of any regional board or commission meeting or any conference, meeting or event attended. ADJOURNMENT – Adjourn the City Council meeting and convene to the Housing Authority meeting. Future Items 1. Sanitation Fee Cost of Service Study and Prop. 218 Process Authorization 2. Board and Commission Members Compensation Increase 3. 2024 City Council Meeting Calendar POSTING STATEMENT: On October 31, 2023, a true and correct copy of this agenda was posted at the entrance to City Hall, 20 Civic Center Plaza, Santa Ana, CA 92701. Internet Access to City Council, Agency, and Authority agendas and related material is available prior to meetings at santa­ana.org/city­meetings. HOUSING AUTHORITY CALL TO ORDER ATTENDANCE Authority Members Phil Bacerra  Johnathan Ryan Hernandez David Penaloza Thai Viet Phan Benjamin Vazquez Vice Chair Jessie Lopez Chair Valerie Amezcua Acting City Manager Stephen A. Mendoza City Attorney Sonia R. Carvalho Recording Secretary Jennifer L. Hall ROLL CALL ADDITIONS\DELETIONS TO THE HOUSING AUTHORITY AGENDA PUBLIC COMMENTS – Members of the public may address Housing Authority on items on the Housing Authority agenda.  CONSENT CALENDAR RECOMMENDED ACTION:  Approve staff recommendations on the following Consent Calendar Items: 1 and 4 and waive readings for resolutions and ordinances. 1.Excused Absences Department(s): City Clerk’s Office Recommended Action: Excuse the absent members. 2.Minutes from the Regular Meeting of August 1, 2023 Department(s): City Clerk’s Office Recommended Action: Approve minutes. 3.Quarterly Report for the Housing Choice Voucher Program for the Period of July 1, 2023 to September 30, 2023 Department(s): Community Development Agency Recommended Action: Receive and file the Quarterly Report for the Housing Choice Voucher Program for the period of July 1, 2023 to September 30, 2023. 4.Authorize staff to enter into a Memorandum of Understanding with CalOptima Health, Orange County Housing Authority, Anaheim Housing Authority, and Garden Grove Housing Authority, to facilitate access to supportive services for voucher holders assisted by the Housing Authority Department(s): Community Development Agency Recommended Action: Authorize the Executive Director of the Housing Authority to execute a Memorandum of Understanding with CalOptima Health to facilitate access to supportive services for voucher holders assisted by the Housing Authority. **END OF CONSENT CALENDAR** HOUSING AUTHORITY MEMBER COMMENTS ADJOURNMENT – Adjourn the Housing Authority meeting. POSTING STATEMENT: On October 31, 2023, a true and correct copy of this agenda was posted at the entrance to City Hall, 20 Civic Center Plaza, Santa Ana, CA 92701. Internet Access to City Council, Agency, and Authority agendas and related material is available prior to meetings at santa­ana.org/city­meetings.   City Council 7 11/7/2023   City Council and Housing Authority MeetingPacketNovember 7, 2023CLOSED SESSION MEETING – 4:00 PMREGULAR OPEN MEETING – 5:30 PM (Immediately following the Closed Session Meeting)CITY COUNCIL CHAMBER22 Civic Center Plaza Santa Ana, CA 92701Valerie AmezcuaMayorThai Viet PhanCouncilmember – Ward 1 Benjamin VazquezCouncilmember ­ Ward 2Jessie LopezMayor Pro Tem ­ Ward 3 Phil BacerraCouncilmember ­ Ward 4Johnathan Ryan HernandezCouncilmember ­ Ward 5 David PenalozaCouncilmember ­ Ward 6Mayor and Council telephone: 714­647­6900Agenda item inquiries: 714­647­6520Sonia R. CarvalhoCity Attorney Steven A. MendozaActing City Manager Jennifer L. HallCity ClerkIn compliance with the Americans with Disabilities Act (ADA), if you need special assistance to participate in this Meeting,contact Michael Ortiz, City ADA Program Coordinator, at (714) 647­5624. Notification 48 hours prior to the Meeting will enablethe City to make reasonable arrangements to assure accessibility to this meeting. The City Council agenda and supportingdocumentation can be found on the City’s website – https://www.santa­ana.org/agendas­and­minutes/CITY VISION AND CODE OF ETHICSThe City of Santa Ana is committed to achieving a shared vision for the organization and itscommunity. The Vision, Mission and Guiding Principles (Values) are the result of a thoughtfuland inclusive process designed to set the City and organization on a course that meets thechallenges of today and tomorrow, as follows:Vision ­ The dynamic center of Orange County which is acclaimed for our: Investment inyouth • Safe and healthy community • Neighborhood pride • Thriving economic climate •Enriched and diverse culture • Quality government servicesMission ­ To deliver efficient public services in partnership with our community which ensurespublic safety, a prosperous economic environment, opportunities for our youth, and a highquality of life for residents.Guiding Principles ­ Collaboration • Efficiency • Equity • Excellence • Fiscal Responsibility •Innovation • TransparencyCode of Ethics and Conduct ­ At the Special Municipal Election held on February 5, 2008,voters approved an amendment to the City Charter which established the Code of Ethics andConduct for elected officials and members of appointed boards, commissions, andcommittees to assure public confidence. The following are the core values expressed: •Integrity • Honesty • Responsibility • Fairness • Accountability • Respect • EfficiencyMembers of the public may attend the City Council meeting in­person or join via Zoom. As acourtesy to the public, the City Council meeting will occur live via teleconference Zoomwebinar. You may view the meeting from your computer, tablet or smart phone via YouTubeLiveStream at www.youtube.com/user/SantaAnaLibrary or on CTV3, available on Spectrumchannel 3.PUBLIC COMMENTS – Members of the public who wish to address the City Council onclosed session items, items on the regular agenda, or on matters which are not on theagenda but are within the subject matter jurisdiction, of the City Council may do so by one ofthe following ways:MAILING OPTION written communications – Public comments may be mailed to:Office of the City Clerk, 20 Civic Center Plaza M­30, Santa Ana, CA 92701. All writtencommunications received via mail by 4:00 p.m. on the day of the meeting will bedistributed to the City Council and imaged into the City’s document archive systemwhich is available for public review.SENDING E­MAIL OPTION – Public comments may be sent via email to the CityClerk’s office at eComment@santa­ana.org. Please note the agenda item you arecommenting on in the subject line of the email. All emails received two (2) hours beforethe scheduled start of the meeting will be distributed to the City Council and imagedinto the City’s document archive system which is available for public review.LIVE VIRTUAL OPTION – As a courtesy, members of the public may provide livecomments during the meeting by Zoom or Conference Call. To join by Zoom click on ortype the following address into your web browserhttps://us02web.zoom.us/j/315965149. To join the Conference Call: Dial (669) 900­9128 and enter MEETING ID: 315 965 149#. You will be prompted by the City Clerkwhen it is time for a: i) closed session item, ii) general agenda item, iii) public hearingitem, iv) special agenda item, or v) for Housing Authority item. You may request tospeak by dialing *9 from your phone or you may virtually raise your hand from Zoom.After the Clerk confirms the last three digits of the caller’s phone number or Zoom IDand unmutes them, the caller must press *6 or microphone icon to speak. Callers areencouraged, but not required, to identify themselves by name. Each caller will beprovided three (3) minutes to speak, unless due to the number of speakers wanting tospeak a decision is made to provide a different amount of time to speak.IN­PERSON OPTION ­ Members of the public can provide in­person comments at thepodium in the Council Chamber. The Council Chamber will have seating available formembers of the public to attend the meeting in­person. Public comments are limited tothree (3) minutes per speaker, unless a different time is announced by the presidingchair. Speakers who wish to address the Council must do so by submitting a“Request to Speak” card by 4:00 p.m. for Closed Session items and by 5:45 p.m.for all other designated public comment periods as listed below. Cards will not beaccepted after the Public Comment Session begins without the permission of thepresiding chair.The following designated public comment periods are:1. LIVE PUBLIC COMMENTS ON CLOSED SESSION ITEMS – You can provide livecomments on closed session items by joining Zoom or the Conference Call as described inthe LIVE or IN­PERSON PUBLIC COMMENTS OPTION above. Speaker queue will openat 3:30 p.m. YOU MUST JOIN ZOOM OR THE CONFERENCE CALL and raise yourhand BY 4:00 p.m. Speakers who are not in the speaker queue with their hand raised by4:00 p.m. will not be permitted to speak.  2. LIVE PUBLIC COMMENTS ON REGULAR AGENDA ITEMS AND NON­AGENDAITEMS (GENERAL PUBLIC COMMENT) – You can provide comments by joining Zoom orthe Conference Call as described in the LIVE or IN­PERSON PUBLIC COMMENTSOPTION above. Speaker queue will open at 3:30 p.m. YOU MUST JOIN ZOOM OR THECONFERENCE CALL and raise your hand PRIOR TO 5:45 p.m. Speakers who are not inthe speaker queue with their hand raised by 5:45 p.m. will not be permitted to speak.3. LIVE PUBLIC COMMENTS ON PUBLIC HEARING ITEMS – You can providecomments by joining Zoom or the Conference Call as described in the LIVE or IN­PERSONPUBLIC COMMENTS OPTION above. Speakers not in the queue by 5:45 p.m. will not bepermitted to speak. 4. LIVE PUBLIC COMMENTS ON HOUSING AUTHORITY ITEMS – You can providecomments by joining Zoom or the Conference Call as described in the LIVE or IN­PERSONPUBLIC COMMENTS OPTION above. Speakers not in the queue by 5:45 p.m. will not bepermitted to speak.   TRANSLATION SERVICES ­ Spanish interpreting services are provided at CityCouncil meetings. Simultaneous Spanish interpretation is provided through the useof headsets and consecutive interpretation (Spanish­to­English) in addition to thosewishing to address the City Council at the podium. La ciudad provee servicios de interpretación al español en las juntas del Consejo. La interpretación simultánea al español se ofrece por medio del uso de audífonos yla interpretación consecutiva (español a inglés) también está disponible paracualquiera que desee dirigirse al concilio municipal en el podio.About the AgendaTo download or view the attachments (staff report and other supporting documentation) foreach agenda item, you must select the agenda item to see the attachments to either open ina new link (the eyeball ) or download a pdf (the cloud symbol with the down arrow ).CLOSED SESSIONCALL TO ORDERATTENDANCE Council Members Phil BacerraJohnathan Ryan HernandezDavid PenalozaThai Viet PhanBenjamin VazquezMayor  Pro Tem Jessie LopezMayorValerie AmezcuaActing City Manager Steven A. MendozaCity Attorney Sonia R. CarvalhoCity Clerk Jennifer L. HallROLL CALLADDITIONS\DELETIONS TO CLOSED SESSIONPUBLIC COMMENTS – Members of the public may address the City Council on ClosedSession items.RECESS – City Council will recess to Closed Session for the purpose of conducting regularCity business.CLOSED SESSION ITEMS – The Brown Act permits legislative bodies to discuss certainmatters without members of the public present. The City Council finds, based on advice fromthe City Attorney, that discussion in open session of the following matters will prejudice theposition of the City in existing and anticipated litigation:1.CONFERENCE WITH LEGAL COUNSEL – EXISTING LITIGATION pursuant toParagraph (1) of subdivision (d) of Section 54956.9 of the Government Code:Jesus Morales Guerrero v. City of Santa Ana, Michael Claborn, and DOES 1 through50, Orange County Superior Court, Case No. 30­2021­012235092.CONFERENCE WITH LEGAL COUNSEL – SIGNIFICANT EXPOSURE TOLITIGATION pursuant to Government Code Section 54956.9(d)(2):One matter [personnel claim]3.CONFERENCE WITH LEGAL COUNSEL – ANTICIPATED LITIGATION pursuant toGovernment Code Section 54956.9(d)(2):One (1) matter4.CONFERENCE WITH LABOR NEGOTIATOR pursuant to Government Code Section54957.6(a):Agency Negotiator: Ramon Figueroa, Acting Human Resources Executive DirectorEmployee Organization:     Santa Ana Police Officers Association (POA)     Confidential Association of Santa Ana (CASA)5.PUBLIC EMPLOYEE PERFORMANCE EVALUATION pursuant to Government CodeSection 54957(b)(1)Title: City Attorney6.PUBLIC EMPLOYEE PERFORMANCE EVALUATION pursuant to Government CodeSection 54957(b)(1):Title: Acting City Manager7.PUBLIC EMPLOYEE EMPLOYMENT/APPOINTMENT pursuant to Government CodeSection 54957Title: Acting City Manager/Interim City Manager/Permanent City Manager8.CONFERENCE WITH LABOR NEGOTIATOR pursuant to Government Code Section54957.6Agency Designated Representative: Sonia R. Carvalho, City AttorneyUnrepresented Employee: City ManagerRECONVENE – City Council will reconvene to continue regular City business.CITY COUNCIL REGULAR OPEN SESSIONCALL TO ORDERATTENDANCE Council Members Phil BacerraJohnathan Ryan HernandezDavid PenalozaThai Viet PhanBenjamin VazquezMayor  Pro Tem Jessie LopezMayorValerie AmezcuaActing City Manager Steven A. MendozaCity Attorney Sonia R. CarvalhoCity Clerk Jennifer L. HallROLL CALLPLEDGE OF ALLEGIANCE Mayor AmezcuaWORDS OF INSPIRATION Fr. Mario A. Juarez, Saint Anne ChurchADDITIONS\DELETIONS TO THE AGENDACEREMONIAL PRESENTATIONS1.Proclamation present by Mayor Amezcua to Beta Cell Foundation declaring November2023 as Diabetes Month2.Proclamation presented by Mayor Pro Tem Lopez to Family Court Awareness MonthCommittee declaring November 2023 as Family Court Awareness Month3.City Tile and Proclamation presented by Councilmember Penaloza to Santa AnaPolice Chief David Valentin Congratulating him on his Retirement and 33 years ofDistinguished Service to the CommunitySTAFF PRESENTATIONS4.U.S. Army Corps of Engineers Santiago Creek Flood Risk Management Project5.Homelessness UpdateCLOSED SESSION REPORT – The City Attorney will report on any action(s) from ClosedSession.PUBLIC COMMENT – Public comments will be held during the beginning of the meeting forALL comments on agenda and non­agenda items, with the exception of public hearings.Comments for public hearings will take place after the hearing is opened.CONSENT CALENDARRECOMMENDED ACTION:  Approve staff recommendations on the followingConsent Calendar Items: 6 through 37 and waive readings of resolutions andordinances.6.Excused AbsencesDepartment(s): City Clerk’s OfficeRecommended Action: Excuse the absent members. 7.Appoint Members to the Rental Housing Board Nominated by Mayor Pro Tem Lopez and Councilmember Vazquez for a Full Term Expiring in 2027 Department(s): City Clerk’s Office Recommended Action: 1. Appoint Josephine Mendoza nominated by Mayor Pro Tem Lopez to the Rental Housing Board as a Mobilehome Tenant Representative for a full term expiring in 2027 and administer the Oath of Office. (Pursuant to SAMC Sec. 2­ 236(a), requires five affirmative votes) 2. Appoint Tracy La nominated by Councilmember Vazquez to the Rental Housing Board as an At­Large Member with no financial interest in and no ownership of incoming­generating rental housing for a full term expiring in 2027 and administer the Oath of Office. (Pursuant to SAMC Sec. 2­236(a), requires five affirmative votes) 8.Minutes from the Regular Meetings of February 7, 2023 and February 21, 2023, and from the Special Closed Session and Regular Meetings of March 7, 2023 and March 21, 2023. Department(s): City Clerk’s Office Recommended Action: Approve minutes. 9.Quarterly Report for Housing Division Projects and Activities for the period of July 1, 2023 to September 30, 2023 Department(s): Community Development Agency Recommended Action: Receive and file the Quarterly Report for Housing Division projects and activities for the period of July 1, 2023 to September 30, 2023. 10.Approve Release of Nonprofit Community Development Block Grant Application for Fiscal Years 2024–26 Department(s): Community Development Agency Recommended Action: Approve the release of Nonprofit Community Development Block Grant Application for Fiscal Years 2024–26.  11.Approve an Appropriation Adjustment Accepting the 2022 Proposition 69 – DNA Identification Funds and Award Purchase Order to Foster + Freeman for Crime­lite AUTO Camera Kits for the Santa Ana Police Department in the amount of $113,462 (Specification No.23­161) (Non­General Fund and General Fund) Department(s): Police Department Recommended Action: 1. Approve an appropriation adjustment recognizing $103,500 in the Police Special Revenue account and appropriate same to expenditure account. (Requires five affirmative votes) 2. Authorize a one­time purchase and payment of Purchase Order to Foster + Freeman for three Crime­lite AUTO camera kits in the amount of $113,462, subject to non­substantive changes approved by the City Manager and City Attorney. 12.Fiscal Year 2023­24 First Quarter Budget Report and Proposed Appropriation Adjustments Department(s): Finance and Management Services Recommended Action: 1. Approve the appropriation adjustments to General Fund expenditures as detailed in the body of this report, with a net reduction of $408,196 and a net reduction to the General Fund revenue estimates of $530,000. (Requires five affirmative votes)  2. Receive and file the First Quarter Budget Update. 13.Amend Blanket Order Contract with Grainger, Inc. for Maintenance, Repair, and Operational Supplies, for a revised not­to­exceed amount of $1,450,000. (Specification No. 20­001) (General Fund) Department(s): Finance and Management Services Recommended Action: Authorize the City Manager to execute an amendment to increase the Blanket Order Contract authority with Grainger, Inc. for the purchase of maintenance, repair, and operational supplies by $100,000, for a revised annual amount not­to­exceed $350,000 for the current contract term expiring December 31, 2023, and one remaining one­year renewal option, subject to non­substantive changes approved by the City Manager and City Attorney. 14.Award Aggregate Blanket Order Contracts to 1­Step Ahead, Branded Gifts Plus, BSN Sports, LLC, Loso Creation, and So. Cal Embroidery, LLC for Custom Imprint Clothing and Accessories, in a not­to­exceed aggregate amount of $2,125,000 (Specification No. 23­129A). (General Fund & Non­General Fund) Department(s): Finance and Management Services Recommended Action: Award aggregate blanket order contracts to vendors listed below for the purchase of custom imprint clothing and accessories on an as­needed basis in an annual amount not­ to­exceed $425,000, with a total aggregate contract amount not­to­exceed $2,125,000, for an initial two­year term expiring on November 30, 2025, with provisions for three, one­year renewal options, subject to non­ substantive changes approved by the City Manager and City Attorney.  Vendor Location Location 1­Step Ahead Huntington Beach, CA Branded Gifts Plus El Cajon, CA BSN Sports, LLC Dallas, TX Loso Creation Santa Ana, CA So. Cal Embroidery, LLC Santa Ana, CA 15.Amend Blanket Order Contract with ODP Business Solutions, LLC (Office Depot, Inc.) for Office Supplies, for a revised not­to­exceed amount of $1,000,000 (Specification No. 22­061) (General Fund) Department(s): Finance and Management Services Recommended Action: Authorize the City Manager to execute an amendment to increase the Blanket Order Contract authority with ODP Business Solutions, LLC for the purchase of office supplies by $75,000 per year for a revised annual amount not­ to­exceed $250,000 for the current contract term expiring May 31, 2024, and three remaining one­year renewal options, subject to non­substantive changes approved by the City Manager and City Attorney. 16.Amend the Blanket Order Contract for the Purchase of Paper Products and Miscellaneous Supplies with American Sanitary Supply, Inc., for a Revised Contract Amount Not to Exceed $1,220,000 for the Remainder of Contract Term and Remaining Renewal Options (Specification No. 21­043) (Non­General Fund) Department(s): Public Works Agency Recommended Action: Amend Blanket Order Contract with American Sanitary Supply, Inc., for paper products and related supplies,  increasing the contract amount by $800,000, for a new total not to exceed $1,220,000, for the remainder of the current term expiring September 20, 2024, and the remaining one­year renewal period, subject to non­substantive changes approved by the City Manager and City Attorney. 17.Amend the Blanket Order Contracts for the Purchase of Rock, Sand, and Gravel with PTI Sand & Gravel, Inc., for a New Amount Not to Exceed $1,012,500 (Specification 21­134) (Non­General Fund) Department(s): Public Works Agency Recommended Action: Authorize the City Manager to execute an amendment to increase the contract amount by $525,000, for a new annual amount not to exceed $247,500, and a total contract amount not to exceed $1,012,500 for the remainder of the current term expiring December 31, 2023, with three one­year renewal periods, subject to non­substantive changes approved by the City Manager and City Attorney 18.Amend Blanket Order Contracts for Equipment Rentals with Sunbelt Rentals, United Rentals, and Herc Rentals for a Revised Total Amount not to Exceed $2,550,000 (Specification No. 22­045) (General Fund) Department(s): Public Works Agency Recommended Action: Authorize the City Manager to execute an amendment to the Blanket Order Contracts for equipment rentals to increase the annual aggregate amount by $290,000, for a revised total annual amount not to exceed $568,000, and a total contract amount not to exceed $2,550,000 for the remainder of the current term expiring April 19, 2024, and three remaining one­year renewal periods, subject to non­substantive changes approved by the City Manager and City Attorney. 19.Award Aggregate Blanket Order Contracts to Heritage Landscape Supply Group, Inc, SiteOne Landscape Supply, and Waterline Technologies, Inc. for Chemical Products, in An Aggregate Amount Not to Exceed $1,000,000 (Specification No. 23­104) (Non­ General Fund) Department(s): Public Works Agency Recommended Action: Award aggregate Blanket Order Contracts to Heritage Landscape Supply Group, Inc., SiteOne Landscape Supply, and Waterline Technologies, Inc. for chemical products on an as­needed basis in an annual amount of $200,000 and total aggregate amount not to exceed $1,000,000 for an initial three­ year period beginning December 1, 2023 and expiring November 30, 2026, with provisions for two one­year renewal options, subject to non­substantive changes approved by the City Manager and City Attorney. 20.Award Purchase Order to Bizon Group, Inc. for Storage Containers (IFB 23­103) (Non­General Fund) Department(s): Public Works Agency Recommended Action: Authorize a one­time purchase and payment of Purchase Order to Bizon Group, Inc for thirteen new storage containers, in an amount not to exceed $128,430, subject to non­substantive changes approved by the City Manager and City Attorney. 21.Award a Purchase Order to Seavco Inc. dba Irv Seaver Motorcycles for Sixteen BMW Motorcycles in an Amount Not to Exceed $484,806 (Specification No. 23­148); Appropriation Adjustment for Future Vehicle Purchases (Non­General Fund) Department(s): Public Works Agency Recommended Action: 1. Approve an appropriation adjustment recognizing $1,235,687 in prior year fund balance in the Equipment Replacement Fund, Prior Year Carry Forward revenue account and appropriate the same amount into the Equipment Replacement Fund, Machinery and Equipment expenditure account for this item and anticipated FY 2023­2024 replacement vehicle expenditures. (Requires five affirmative votes) 2. Authorize a one­time purchase and payment of purchase order to Seavco Inc. dba Irv Seaver Motorcycles for sixteen BMW R 1250 RT­P Motorcycles, in the amount of $479,806, plus a contingency amount of $5,000, for a total amount not to exceed $484,806, subject to non­substantive changes approved by the City Manager and City Attorney. 22.Award Purchase Orders to Guaranty Chevrolet Motors, Inc. of Santa Ana and Penske Chevrolet of Cerritos in an Aggregate Amount Not to Exceed $706,035 (Specification No. 23­149) (General Fund and Non­General Fund) Department(s): Public Works Agency Recommended Action: 1. Authorize a one­time purchase and payment of purchase order to Guaranty Chevrolet Motors, Inc. for three Chevrolet Silverado 2500HD and one Chevrolet Silverado 1500 trucks, in the amount of $388,202, plus a contingency amount of $20,000, for a total amount not to exceed $408,202, subject to non­ substantive changes approved by the City Manager and City Attorney. 2. Authorize a one­time purchase and payment of purchase order to Penske Chevrolet of Cerritos for six Chevrolet Colorado trucks, in the amount of $277,833, plus a contingency amount of $20,000, for a total amount not to exceed $297,833, subject to non­substantive changes approved by the City Manager and City Attorney. 23.Award a Purchase Order to South Coast Bobcat for One Bobcat S66 Loader Vehicle with Trailer in an Amount Not to Exceed $128,968 (Specification No. 23­160) (Non­ General Fund) Department(s): Public Works Agency Recommended Action: Authorize a one­time purchase and payment of purchase order to South Coast Bobcat for one Bobcat S66 with Trailer, in the amount of $118,968, plus a contingency amount of $10,000, for a total amount not to exceed $128,968, subject to non­substantive changes approved by the City Manager and City Attorney. 24.Approve Additional Contingency Funds in the Amount of $310,000 for an Existing Construction Contract with Vido Samarzich, Inc., and Additional Contract Administration, Inspection and Testing in the Amount of $40,000 with an Estimated Project Delivery Cost of $1,650,000 for the Glenwood Place Water Improvements Project (Project No. 23­6476) (Non­General Fund) Department(s): Public Works Agency Recommended Action: Approve an amendment to the Project Cost Analysis in the amount of $350,000 (previously­approved transfer of funds for the Main Street Slurry Project No. 20­6959) for $310,000 in additional contingency funds and $40,000 in additional contract administration, inspection, and testing, for a new estimated total construction delivery cost of $1,650,000, subject to non­substantive changes approved by the City Manager and City Attorney. 25.Award a Construction Contract to Dominguez General Engineering, Inc. in the Amount of $2,133,362 for the North East Annexation Water & Sewer Main Improvements, with an Estimated Project Delivery Cost of $2,986,706 (Project Nos. 21­6453, 21­6619 & 24­6710) (Non­General Fund) Department(s): Public Works Agency Recommended Action: 1. Approve an appropriation adjustment recognizing prior year fund balance of $711,814 in the Select Street Construction, Prior Year Carry Forward revenue account and appropriating the same amount to the Select Street Construction, Improvements Other Than Building expenditure account for current year expenditures.  (Requires five affirmative votes) 2. Approve an appropriation adjustment accepting California State Water Resources Control Board’s Drinking Water State Revolving Fund loan funds in the amount of $1,529,220 into the Sanitary Sewer Capital Recovery Charges, Financing Proceeds revenue account and appropriate the same amount to the Sanitary Sewer Capital Recovery Charges, Improvements Other Than Building expenditure account for current year expenditures.  (Requires five affirmative votes) 3. Approve an amendment to the FY 2023­24 Capital Improvement Program to include $711,814 and $1,529,220 in construction funds for the North East Annexation Water & Sewer Main Improvements Project. 4. Award a construction contract to Dominguez General Engineering, Inc., the lowest responsible bidder, in accordance with the base bid in the amount of $2,133,362, subject to  change orders (not­to­exceed 25% of the base bid) in accordance with the Greenbook: Standard Specifications for Public Works Construction, for construction of the North East Annexation Water & Sewer Main Improvements Project, for a term beginning November 7, 2023, and ending upon project completion, and authorize the City Manager to execute the contract subject to non­substantive changes approved by the City Manager and the City Attorney. 5. Approve the Project Cost Analysis for a total estimated construction delivery cost of $2,986,706 which includes $2,133,362 for the construction contract, $320,004 for contract administration, inspection, and testing, and a $533,340 project contingency for unanticipated or unforeseen work. 6. Determine that in accordance with the California Environmental Quality Act (CEQA), a Mitigated Negative Declaration was prepared for the project and was filed with document number 202385000522. 26.Approve Municipal Facilities License Agreement with T­Mobile West LLC Department(s): Public Works Agency Recommended Action: Authorize the City Manager to execute an agreement with T­ Mobile West LLC for the use of certain City facilities for a ten­year period, with provisions for two automatic five­year extensions, subject to non­substantive changes approved by the City Manager and City Attorney (Agreement No. 2023­XXX). 27.Award an Agreement to Revenue & Cost Specialists, LLC for Comprehensive Impact Fee Study Consulting Services Not to Exceed $115,150 (General Fund) Department(s): Public Works Agency Recommended Action: Authorize the City Manager to execute a consulting services agreement with Revenue & Cost Specialists, LLC for a two­year term beginning November 7, 2023, and ending November 6, 2025 for the preparation of a Comprehensive Development Impact Fee Study, for a total amount not to exceed $115,150, subject to non­substantive changes approved by the City Manager and City Attorney (Agreement No. 2023­XXX). 28.Approve Amendments to Agreements with Eduardo Garcia dba Dynamic Video Communications, LLC, IPTV International Inc. dba TV Pro Gear, Inc., and Thomas Bystry dba Video Engineering Services to Continue Video Production Services for City Council Meetings and Other As­Needed Video Services (General Fund) Department(s): City Manager Office Recommended Action: Authorize the City Manager to execute first amendments to the agreements with Dynamic Video Communications, LLC, TV Pro Gear, Inc., and Video Engineering Services to continue video production services for City Council meetings and other as­needed video services for the period of January 1, 2024 through December 31, 2024, for a shared aggregate amount not to exceed $200,000, for a total aggregate amount not to exceed $800,000 subject to substantive changes approved by the City Manager and City Attorney (Agreement No. 2023­XXX). 29.Approve a Second Amendment to the Agreement with RSG, Inc. for the Administration, Management, and Implementation of the Rent Stabilization and Just Cause Eviction Ordinance on an As­Needed Basis in an Amount not to exceed $500,000 Department(s): Community Development Agency Recommended Action: Authorize the City Manager to execute a Second Amendment to the Agreement with RSG, Inc., for the administration, management, and implementation of the Rent Stabilization and Just Cause Eviction Ordinance, for an amount not to exceed $500,000, for a total agreement amount not to exceed $1,300,000, subject to non­substantive changes approved by the City Manager and City Attorney (Agreement No. 2023­XXX). 30.Approve an Agreement with America on Track and Nati’s House dba Neutral Ground for Gang Prevention and Intervention Program Services that promotes a proactive, preventative approach to addressing concerns with at­risk youth and gang activity (Revive Santa Ana Program) Department(s): Community Development Agency Recommended Action: 1. Authorize the City Manager to execute an agreement with America on Track in the amount of $200,000 for a one­year term, with an option to extend for one year, for a two­year aggregate total not to exceed $400,000, for gang prevention and intervention services, for a term beginning December 1, 2023, subject to non­ substantive changes approved by the City Manager and City Attorney (Agreement No. 2023­XXX). 2. Authorize the City Manager to execute an agreement with Nati’s House dba Neutral Ground in the amount of $200,000 for a one­year term, with an option to extend for one year, for a two­year aggregate total not to exceed $400,000, for gang prevention and intervention services, for a term beginning December 1, 2023, subject to non­substantive changes approved by the City Manager and City Attorney (Agreement No. 2023­XXX). 31.Approve a First Amendment to the Agreement with Jorge Melgoza, DBA Ardent Ergonomics for Preventative Ergonomics Assessments Department(s): Human Resources Recommended Action: Authorize the City Manager to execute a First Amendment to the Agreement with Jorge Melgoza, DBA Ardent Ergonomics, to continue to provide preventative ergonomic assessments for City employees for an additional amount not to exceed $50,000 (not to exceed $100,000 for the entirety of the Agreement expiring on November 22, 2024), subject to non­substantive changes approved by the City Manager and City Attorney (Agreement No. 2023­XXX). 32.Approve Agreements for Qualified Consultants to Provide On­Call Environmental and Planning Services for Planning Projects and Supplemental Staff Services for an Aggregate Amount Not to Exceed $4,950,000, for up to a Five­Year Term. Department(s): Planning and Building Agency Recommended Action: Authorize the City Manager to execute agreements to engage each of the 35 environmental and planning services firms listed below, as­ needed, for a period of five years beginning November 7, 2023 through November 7, 2028, to provide on­call environmental, technical, and planning services for the Planning and Building Agency at the fees set forth in their responses to Request for Qualifications (No. 23­142) for an aggregate amount not to exceed $4,950,000, for up to a five­year term, subject to non­substantive changes by the City Manager and City Attorney (Agreement No. 2023­XXX). Consultants Architectural Resource Group Interwest Ardurra Kimley Horn Ascent M­Group Aspen Environmental Group Michael Baker International Chambers Group MIG, Inc. Circlepoint Placeworks CSG Consultants Psomas De Novo Planning Group RE Consulting Dudek Rincon Consultants, Inc. ECORP Consulting, Inc.Sagecrest Planning and Environmental, LLC EcoTierra Consulting T&B Planning, Inc. ELMT Consulting Terracon Envicom Corporation The Code Group EPD Solutions, Inc.UES FCS International, Inc.Ultra Systems Environmental, Inc. GPA Consulting VCS Environmental Harris & Associates Willdan Engineering Helix Environmental Planning 33.Historic Property Preservation Agreements Department(s): Planning and Building Agency Recommended Action: Authorize the City Manager, or designee, to execute the attached Mills Act agreements with the below­referenced property owners for the identified structure(s), subject to non­substantive changes approved by the City Manager and City Attorney. Property Owner(s)Historic Property Preservation Agreement No. Address/House Vote by HRC The Peterson Living Trust Dated August 15, 2003 2023­07 1908 North Greenleaf Street 8:0:0:0 4th and Broadway OZ SPE, LLC, a Delaware Limited Liability Company 2023­08 302 West Fourth Street 8:0:0:0 Determine that the proposed projects are exempt from further review in accordance with the California Environmental Quality Act as Categorical Exemptions ER No. 2023­61 and ER No. 2023­78 will be filed for the projects. 34.First Amendment to Agreement with TriTech Software Systems for Computer Aided Dispatch and Records Management System Software (General Fund) Department(s): Police Department Recommended Action: Authorize the City Manager to execute the First Amendment to the agreement with TriTech Software Systems for the continued implementation as well as support and maintenance of Computer Aided Dispatch and Records Management System software for an additional three­year period beginning November 23, 2023 through November 22, 2026, subject to non­substantive changes approved by the City Manager and City Attorney (Agreement No. 2023­XXX). 35.Adopt a Resolution, Approve an Agreement and Appropriation Adjustment Accepting the FY 2022 Emergency Management Performance Grant (Non­General Fund) Department(s): Police Department Recommended Action: 1. Adopt a resolution authorizing the City Manager to act on behalf of the City of Santa Ana for obtaining federal funds related to homeland security, emergency management and/or disaster recovery, provided by the U.S. Department of Homeland Security and sub­granted through the State of California and the County of Orange. Resolution No. 2023­XXX entitled A RESOLUTION OF THE CITY COUNCIL OF THE CITY OF SANTA ANA AUTHORIZING THE CITY MANAGER OR HER DESIGNEE(S) TO OBTAIN 2022 EMERGENCY MANAGEMENT PERFORMANCE GRANT FUNDS THROUGH THE COUNTY OF ORANGE 2. Authorize the City Manager to execute a two­year agreement with the County of Orange for the period of July 1, 2022 through June 30, 2024, for the FY 2022 Emergency Management Performance Grant in an amount not to exceed $52,569, subject to non­substantive changes approved by the City Manager and City Attorney(Agreement No. 2023­XXX). 3. Approve an appropriation adjustment recognizing $52,569 in Law Enforcement Grants revenue account, and appropriating same to the Emergency Management Performance Grant expenditure account. (Requires five affirmative votes) 36.Award Purchase Order to Advanced Exercise Fitness Solutions for Exercise Equipment in the Amount of $76,203 and Resolution to Accept Donation of Exercise Equipment for the Santa Ana Police Department Fitness Center (Specification No. 23­169) (Non­General Fund) Department(s): Police Department Recommended Action: 1. Authorize a one­time purchase and payment of Purchase Order to Advanced Exercise Fitness Solutions for various Life Fitness cardio and Hammer Strength exercise equipment and installation for the Santa Ana Police Department Fitness Center in the amount of $76,203. 2. Adopt a resolution accepting the donation of two Life Fitness Treadmills, valued at $14,743.97, from the Santa Ana Police Officers Association. RESOLUTION NO. 2023­XXX entitled A RESOLUTION OF THE CITY COUNCIL OF THE CITY OF SANTA ANA ACCEPTING THE DONATION OF GYM EQUIPMENT FROM THE SANTA ANA POLICE OFFICER ASSOCIATION FOR USE IN THE BRUCE R. CARLSON FITNESS CENTER LOCATED AT THE SANTA ANA POLICE DEPARTMENT 37.Resolution Authorizing the Grant Application, Acceptance, and Execution of Grant Funds from the California State Library’s Building Forward Library Facilities Improvement Program. Department(s): Library Recommended Action: Adopt a resolution authorizing the application, acceptance, and execution of grant funds from the California State Library’s Building Forward Library Facilities Improvement Program, approval to implement the awarded project, and designate Library Services Director, Brian Sternberg, as the Authorized Representative to enter into the grant agreement  **END OF CONSENT CALENDAR** BUSINESS CALENDAR 38.Rental Registry Informational Report Department(s): Community Development Agency Recommended Action: Accept infomational report and provide direction to staff. 39.Consider Whether to Adopt a Resolution Calling and Giving Notice of a General Municipal Election to be held in the City of Santa Ana on November 5, 2024, Requesting Consolidation with the Statewide General Election, and Placing a Ballot Measure Before the Voters Asking Whether to Amend the Santa Ana City Charter to Authorize and Implement Noncitizen Voting in Municipal Elections Department(s): City Attorney Office Recommended Action: Approve a Resolution Calling and Giving Notice of a General Municipal Election to be held in the City of Santa Ana on November 5, 2024 for the Submission of a Ballot Measure to the Qualified Voters Proposing an Amendment to the Santa Ana City Charter to Authorize and Implement Noncitizen Voting in Municipal Elections. RESOLUTION NO. 2023­XXX entitled A RESOLUTION OF THE CITY COUNCIL OF THE CITY OF SANTA ANA CALLING AND GIVING NOTICE OF A GENERAL MUNICIPAL ELECTION TO BE HELD IN THE CITY OF SANTA ANA ON NOVEMBER 5, 2024 FOR THE SUBMISSION OF A BALLOT MEASURE TO THE QUALIFIED VOTERS ASKING IF THE CITY OF SANTA ANA SHOULD PERMIT NONCITIZEN VOTING IN ALL CITY MUNICIPAL ELECTIONS (includes determination that the Resolution is not subject to the California Environmental Quality Act (CEQA) pursuant to sections 15060(c)(2) and 15060(c)(3) of the State CEQA Guidelines because it will not result in a direct or reasonably foreseeable indirect physical change in the environment and it is not a “project” as defined in section 15378 of the State CEQA Guidelines) **END OF BUSINESS CALENDAR** CITY MANAGER COMMENTS COUNCIL COMMENTS AB1234 DISCLOSURE – If the City paid for travel or other expenses this is the time for members of the Council to provide a brief oral report on attendance of any regional board or commission meeting or any conference, meeting or event attended. ADJOURNMENT – Adjourn the City Council meeting and convene to the Housing Authority meeting. Future Items 1. Sanitation Fee Cost of Service Study and Prop. 218 Process Authorization 2. Board and Commission Members Compensation Increase 3. 2024 City Council Meeting Calendar POSTING STATEMENT: On October 31, 2023, a true and correct copy of this agenda was posted at the entrance to City Hall, 20 Civic Center Plaza, Santa Ana, CA 92701. Internet Access to City Council, Agency, and Authority agendas and related material is available prior to meetings at santa­ana.org/city­meetings. HOUSING AUTHORITY CALL TO ORDER ATTENDANCE Authority Members Phil Bacerra  Johnathan Ryan Hernandez David Penaloza Thai Viet Phan Benjamin Vazquez Vice Chair Jessie Lopez Chair Valerie Amezcua Acting City Manager Stephen A. Mendoza City Attorney Sonia R. Carvalho Recording Secretary Jennifer L. Hall ROLL CALL ADDITIONS\DELETIONS TO THE HOUSING AUTHORITY AGENDA PUBLIC COMMENTS – Members of the public may address Housing Authority on items on the Housing Authority agenda.  CONSENT CALENDAR RECOMMENDED ACTION:  Approve staff recommendations on the following Consent Calendar Items: 1 and 4 and waive readings for resolutions and ordinances. 1.Excused Absences Department(s): City Clerk’s Office Recommended Action: Excuse the absent members. 2.Minutes from the Regular Meeting of August 1, 2023 Department(s): City Clerk’s Office Recommended Action: Approve minutes. 3.Quarterly Report for the Housing Choice Voucher Program for the Period of July 1, 2023 to September 30, 2023 Department(s): Community Development Agency Recommended Action: Receive and file the Quarterly Report for the Housing Choice Voucher Program for the period of July 1, 2023 to September 30, 2023. 4.Authorize staff to enter into a Memorandum of Understanding with CalOptima Health, Orange County Housing Authority, Anaheim Housing Authority, and Garden Grove Housing Authority, to facilitate access to supportive services for voucher holders assisted by the Housing Authority Department(s): Community Development Agency Recommended Action: Authorize the Executive Director of the Housing Authority to execute a Memorandum of Understanding with CalOptima Health to facilitate access to supportive services for voucher holders assisted by the Housing Authority. **END OF CONSENT CALENDAR** HOUSING AUTHORITY MEMBER COMMENTS ADJOURNMENT – Adjourn the Housing Authority meeting. POSTING STATEMENT: On October 31, 2023, a true and correct copy of this agenda was posted at the entrance to City Hall, 20 Civic Center Plaza, Santa Ana, CA 92701. Internet Access to City Council, Agency, and Authority agendas and related material is available prior to meetings at santa­ana.org/city­meetings.   City Council 8 11/7/2023   City Council and Housing Authority MeetingPacketNovember 7, 2023CLOSED SESSION MEETING – 4:00 PMREGULAR OPEN MEETING – 5:30 PM (Immediately following the Closed Session Meeting)CITY COUNCIL CHAMBER22 Civic Center Plaza Santa Ana, CA 92701Valerie AmezcuaMayorThai Viet PhanCouncilmember – Ward 1 Benjamin VazquezCouncilmember ­ Ward 2Jessie LopezMayor Pro Tem ­ Ward 3 Phil BacerraCouncilmember ­ Ward 4Johnathan Ryan HernandezCouncilmember ­ Ward 5 David PenalozaCouncilmember ­ Ward 6Mayor and Council telephone: 714­647­6900Agenda item inquiries: 714­647­6520Sonia R. CarvalhoCity Attorney Steven A. MendozaActing City Manager Jennifer L. HallCity ClerkIn compliance with the Americans with Disabilities Act (ADA), if you need special assistance to participate in this Meeting,contact Michael Ortiz, City ADA Program Coordinator, at (714) 647­5624. Notification 48 hours prior to the Meeting will enablethe City to make reasonable arrangements to assure accessibility to this meeting. The City Council agenda and supportingdocumentation can be found on the City’s website – https://www.santa­ana.org/agendas­and­minutes/CITY VISION AND CODE OF ETHICSThe City of Santa Ana is committed to achieving a shared vision for the organization and itscommunity. The Vision, Mission and Guiding Principles (Values) are the result of a thoughtfuland inclusive process designed to set the City and organization on a course that meets thechallenges of today and tomorrow, as follows:Vision ­ The dynamic center of Orange County which is acclaimed for our: Investment inyouth • Safe and healthy community • Neighborhood pride • Thriving economic climate •Enriched and diverse culture • Quality government servicesMission ­ To deliver efficient public services in partnership with our community which ensurespublic safety, a prosperous economic environment, opportunities for our youth, and a highquality of life for residents.Guiding Principles ­ Collaboration • Efficiency • Equity • Excellence • Fiscal Responsibility •Innovation • TransparencyCode of Ethics and Conduct ­ At the Special Municipal Election held on February 5, 2008,voters approved an amendment to the City Charter which established the Code of Ethics andConduct for elected officials and members of appointed boards, commissions, andcommittees to assure public confidence. The following are the core values expressed: •Integrity • Honesty • Responsibility • Fairness • Accountability • Respect • EfficiencyMembers of the public may attend the City Council meeting in­person or join via Zoom. As acourtesy to the public, the City Council meeting will occur live via teleconference Zoomwebinar. You may view the meeting from your computer, tablet or smart phone via YouTubeLiveStream at www.youtube.com/user/SantaAnaLibrary or on CTV3, available on Spectrumchannel 3.PUBLIC COMMENTS – Members of the public who wish to address the City Council onclosed session items, items on the regular agenda, or on matters which are not on theagenda but are within the subject matter jurisdiction, of the City Council may do so by one ofthe following ways:MAILING OPTION written communications – Public comments may be mailed to:Office of the City Clerk, 20 Civic Center Plaza M­30, Santa Ana, CA 92701. All writtencommunications received via mail by 4:00 p.m. on the day of the meeting will bedistributed to the City Council and imaged into the City’s document archive systemwhich is available for public review.SENDING E­MAIL OPTION – Public comments may be sent via email to the CityClerk’s office at eComment@santa­ana.org. Please note the agenda item you arecommenting on in the subject line of the email. All emails received two (2) hours beforethe scheduled start of the meeting will be distributed to the City Council and imagedinto the City’s document archive system which is available for public review.LIVE VIRTUAL OPTION – As a courtesy, members of the public may provide livecomments during the meeting by Zoom or Conference Call. To join by Zoom click on ortype the following address into your web browserhttps://us02web.zoom.us/j/315965149. To join the Conference Call: Dial (669) 900­9128 and enter MEETING ID: 315 965 149#. You will be prompted by the City Clerkwhen it is time for a: i) closed session item, ii) general agenda item, iii) public hearingitem, iv) special agenda item, or v) for Housing Authority item. You may request tospeak by dialing *9 from your phone or you may virtually raise your hand from Zoom.After the Clerk confirms the last three digits of the caller’s phone number or Zoom IDand unmutes them, the caller must press *6 or microphone icon to speak. Callers areencouraged, but not required, to identify themselves by name. Each caller will beprovided three (3) minutes to speak, unless due to the number of speakers wanting tospeak a decision is made to provide a different amount of time to speak.IN­PERSON OPTION ­ Members of the public can provide in­person comments at thepodium in the Council Chamber. The Council Chamber will have seating available formembers of the public to attend the meeting in­person. Public comments are limited tothree (3) minutes per speaker, unless a different time is announced by the presidingchair. Speakers who wish to address the Council must do so by submitting a“Request to Speak” card by 4:00 p.m. for Closed Session items and by 5:45 p.m.for all other designated public comment periods as listed below. Cards will not beaccepted after the Public Comment Session begins without the permission of thepresiding chair.The following designated public comment periods are:1. LIVE PUBLIC COMMENTS ON CLOSED SESSION ITEMS – You can provide livecomments on closed session items by joining Zoom or the Conference Call as described inthe LIVE or IN­PERSON PUBLIC COMMENTS OPTION above. Speaker queue will openat 3:30 p.m. YOU MUST JOIN ZOOM OR THE CONFERENCE CALL and raise yourhand BY 4:00 p.m. Speakers who are not in the speaker queue with their hand raised by4:00 p.m. will not be permitted to speak.  2. LIVE PUBLIC COMMENTS ON REGULAR AGENDA ITEMS AND NON­AGENDAITEMS (GENERAL PUBLIC COMMENT) – You can provide comments by joining Zoom orthe Conference Call as described in the LIVE or IN­PERSON PUBLIC COMMENTSOPTION above. Speaker queue will open at 3:30 p.m. YOU MUST JOIN ZOOM OR THECONFERENCE CALL and raise your hand PRIOR TO 5:45 p.m. Speakers who are not inthe speaker queue with their hand raised by 5:45 p.m. will not be permitted to speak.3. LIVE PUBLIC COMMENTS ON PUBLIC HEARING ITEMS – You can providecomments by joining Zoom or the Conference Call as described in the LIVE or IN­PERSONPUBLIC COMMENTS OPTION above. Speakers not in the queue by 5:45 p.m. will not bepermitted to speak. 4. LIVE PUBLIC COMMENTS ON HOUSING AUTHORITY ITEMS – You can providecomments by joining Zoom or the Conference Call as described in the LIVE or IN­PERSONPUBLIC COMMENTS OPTION above. Speakers not in the queue by 5:45 p.m. will not bepermitted to speak.   TRANSLATION SERVICES ­ Spanish interpreting services are provided at CityCouncil meetings. Simultaneous Spanish interpretation is provided through the useof headsets and consecutive interpretation (Spanish­to­English) in addition to thosewishing to address the City Council at the podium. La ciudad provee servicios de interpretación al español en las juntas del Consejo. La interpretación simultánea al español se ofrece por medio del uso de audífonos yla interpretación consecutiva (español a inglés) también está disponible paracualquiera que desee dirigirse al concilio municipal en el podio.About the AgendaTo download or view the attachments (staff report and other supporting documentation) foreach agenda item, you must select the agenda item to see the attachments to either open ina new link (the eyeball ) or download a pdf (the cloud symbol with the down arrow ).CLOSED SESSIONCALL TO ORDERATTENDANCE Council Members Phil BacerraJohnathan Ryan HernandezDavid PenalozaThai Viet PhanBenjamin VazquezMayor  Pro Tem Jessie LopezMayorValerie AmezcuaActing City Manager Steven A. MendozaCity Attorney Sonia R. CarvalhoCity Clerk Jennifer L. HallROLL CALLADDITIONS\DELETIONS TO CLOSED SESSIONPUBLIC COMMENTS – Members of the public may address the City Council on ClosedSession items.RECESS – City Council will recess to Closed Session for the purpose of conducting regularCity business.CLOSED SESSION ITEMS – The Brown Act permits legislative bodies to discuss certainmatters without members of the public present. The City Council finds, based on advice fromthe City Attorney, that discussion in open session of the following matters will prejudice theposition of the City in existing and anticipated litigation:1.CONFERENCE WITH LEGAL COUNSEL – EXISTING LITIGATION pursuant toParagraph (1) of subdivision (d) of Section 54956.9 of the Government Code:Jesus Morales Guerrero v. City of Santa Ana, Michael Claborn, and DOES 1 through50, Orange County Superior Court, Case No. 30­2021­012235092.CONFERENCE WITH LEGAL COUNSEL – SIGNIFICANT EXPOSURE TOLITIGATION pursuant to Government Code Section 54956.9(d)(2):One matter [personnel claim]3.CONFERENCE WITH LEGAL COUNSEL – ANTICIPATED LITIGATION pursuant toGovernment Code Section 54956.9(d)(2):One (1) matter4.CONFERENCE WITH LABOR NEGOTIATOR pursuant to Government Code Section54957.6(a):Agency Negotiator: Ramon Figueroa, Acting Human Resources Executive DirectorEmployee Organization:     Santa Ana Police Officers Association (POA)     Confidential Association of Santa Ana (CASA)5.PUBLIC EMPLOYEE PERFORMANCE EVALUATION pursuant to Government CodeSection 54957(b)(1)Title: City Attorney6.PUBLIC EMPLOYEE PERFORMANCE EVALUATION pursuant to Government CodeSection 54957(b)(1):Title: Acting City Manager7.PUBLIC EMPLOYEE EMPLOYMENT/APPOINTMENT pursuant to Government CodeSection 54957Title: Acting City Manager/Interim City Manager/Permanent City Manager8.CONFERENCE WITH LABOR NEGOTIATOR pursuant to Government Code Section54957.6Agency Designated Representative: Sonia R. Carvalho, City AttorneyUnrepresented Employee: City ManagerRECONVENE – City Council will reconvene to continue regular City business.CITY COUNCIL REGULAR OPEN SESSIONCALL TO ORDERATTENDANCE Council Members Phil BacerraJohnathan Ryan HernandezDavid PenalozaThai Viet PhanBenjamin VazquezMayor  Pro Tem Jessie LopezMayorValerie AmezcuaActing City Manager Steven A. MendozaCity Attorney Sonia R. CarvalhoCity Clerk Jennifer L. HallROLL CALLPLEDGE OF ALLEGIANCE Mayor AmezcuaWORDS OF INSPIRATION Fr. Mario A. Juarez, Saint Anne ChurchADDITIONS\DELETIONS TO THE AGENDACEREMONIAL PRESENTATIONS1.Proclamation present by Mayor Amezcua to Beta Cell Foundation declaring November2023 as Diabetes Month2.Proclamation presented by Mayor Pro Tem Lopez to Family Court Awareness MonthCommittee declaring November 2023 as Family Court Awareness Month3.City Tile and Proclamation presented by Councilmember Penaloza to Santa AnaPolice Chief David Valentin Congratulating him on his Retirement and 33 years ofDistinguished Service to the CommunitySTAFF PRESENTATIONS4.U.S. Army Corps of Engineers Santiago Creek Flood Risk Management Project5.Homelessness UpdateCLOSED SESSION REPORT – The City Attorney will report on any action(s) from ClosedSession.PUBLIC COMMENT – Public comments will be held during the beginning of the meeting forALL comments on agenda and non­agenda items, with the exception of public hearings.Comments for public hearings will take place after the hearing is opened.CONSENT CALENDARRECOMMENDED ACTION:  Approve staff recommendations on the followingConsent Calendar Items: 6 through 37 and waive readings of resolutions andordinances.6.Excused AbsencesDepartment(s): City Clerk’s OfficeRecommended Action: Excuse the absent members.7.Appoint Members to the Rental Housing Board Nominated by Mayor Pro Tem Lopezand Councilmember Vazquez for a Full Term Expiring in 2027Department(s): City Clerk’s OfficeRecommended Action: 1. Appoint Josephine Mendoza nominated by Mayor ProTem Lopez to the Rental Housing Board as a Mobilehome Tenant Representative for afull term expiring in 2027 and administer the Oath of Office. (Pursuant to SAMC Sec. 2­236(a), requires five affirmative votes)2. Appoint Tracy La nominated by Councilmember Vazquez to the Rental HousingBoard as an At­Large Member with no financial interest in and no ownership ofincoming­generating rental housing for a full term expiring in 2027 and administer theOath of Office. (Pursuant to SAMC Sec. 2­236(a), requires five affirmative votes)8.Minutes from the Regular Meetings of February 7, 2023 and February 21, 2023, andfrom the Special Closed Session and Regular Meetings of March 7, 2023 and March21, 2023.Department(s): City Clerk’s OfficeRecommended Action: Approve minutes.9.Quarterly Report for Housing Division Projects and Activities for the period of July 1,2023 to September 30, 2023Department(s): Community Development AgencyRecommended Action: Receive and file the Quarterly Report for Housing Divisionprojects and activities for the period of July 1, 2023 to September 30, 2023.10.Approve Release of Nonprofit Community Development Block Grant Application forFiscal Years 2024–26Department(s): Community Development AgencyRecommended Action: Approve the release of Nonprofit Community DevelopmentBlock Grant Application for Fiscal Years 2024–26. 11.Approve an Appropriation Adjustment Accepting the 2022 Proposition 69 – DNAIdentification Funds and Award Purchase Order to Foster + Freeman for Crime­liteAUTO Camera Kits for the Santa Ana Police Department in the amount of $113,462(Specification No.23­161) (Non­General Fund and General Fund)Department(s): Police DepartmentRecommended Action: 1. Approve an appropriation adjustment recognizing$103,500 in the Police Special Revenue account and appropriate same toexpenditure account. (Requires five affirmative votes)2. Authorize a one­time purchase and payment of Purchase Order to Foster + Freeman for three Crime­lite AUTO camera kits in the amount of $113,462, subject to non­substantive changes approved by the City Manager and City Attorney. 12.Fiscal Year 2023­24 First Quarter Budget Report and Proposed Appropriation Adjustments Department(s): Finance and Management Services Recommended Action: 1. Approve the appropriation adjustments to General Fund expenditures as detailed in the body of this report, with a net reduction of $408,196 and a net reduction to the General Fund revenue estimates of $530,000. (Requires five affirmative votes)  2. Receive and file the First Quarter Budget Update. 13.Amend Blanket Order Contract with Grainger, Inc. for Maintenance, Repair, and Operational Supplies, for a revised not­to­exceed amount of $1,450,000. (Specification No. 20­001) (General Fund) Department(s): Finance and Management Services Recommended Action: Authorize the City Manager to execute an amendment to increase the Blanket Order Contract authority with Grainger, Inc. for the purchase of maintenance, repair, and operational supplies by $100,000, for a revised annual amount not­to­exceed $350,000 for the current contract term expiring December 31, 2023, and one remaining one­year renewal option, subject to non­substantive changes approved by the City Manager and City Attorney. 14.Award Aggregate Blanket Order Contracts to 1­Step Ahead, Branded Gifts Plus, BSN Sports, LLC, Loso Creation, and So. Cal Embroidery, LLC for Custom Imprint Clothing and Accessories, in a not­to­exceed aggregate amount of $2,125,000 (Specification No. 23­129A). (General Fund & Non­General Fund) Department(s): Finance and Management Services Recommended Action: Award aggregate blanket order contracts to vendors listed below for the purchase of custom imprint clothing and accessories on an as­needed basis in an annual amount not­ to­exceed $425,000, with a total aggregate contract amount not­to­exceed $2,125,000, for an initial two­year term expiring on November 30, 2025, with provisions for three, one­year renewal options, subject to non­ substantive changes approved by the City Manager and City Attorney.  Vendor Location Location 1­Step Ahead Huntington Beach, CA Branded Gifts Plus El Cajon, CA BSN Sports, LLC Dallas, TX Loso Creation Santa Ana, CA So. Cal Embroidery, LLC Santa Ana, CA 15.Amend Blanket Order Contract with ODP Business Solutions, LLC (Office Depot, Inc.) for Office Supplies, for a revised not­to­exceed amount of $1,000,000 (Specification No. 22­061) (General Fund) Department(s): Finance and Management Services Recommended Action: Authorize the City Manager to execute an amendment to increase the Blanket Order Contract authority with ODP Business Solutions, LLC for the purchase of office supplies by $75,000 per year for a revised annual amount not­ to­exceed $250,000 for the current contract term expiring May 31, 2024, and three remaining one­year renewal options, subject to non­substantive changes approved by the City Manager and City Attorney. 16.Amend the Blanket Order Contract for the Purchase of Paper Products and Miscellaneous Supplies with American Sanitary Supply, Inc., for a Revised Contract Amount Not to Exceed $1,220,000 for the Remainder of Contract Term and Remaining Renewal Options (Specification No. 21­043) (Non­General Fund) Department(s): Public Works Agency Recommended Action: Amend Blanket Order Contract with American Sanitary Supply, Inc., for paper products and related supplies,  increasing the contract amount by $800,000, for a new total not to exceed $1,220,000, for the remainder of the current term expiring September 20, 2024, and the remaining one­year renewal period, subject to non­substantive changes approved by the City Manager and City Attorney. 17.Amend the Blanket Order Contracts for the Purchase of Rock, Sand, and Gravel with PTI Sand & Gravel, Inc., for a New Amount Not to Exceed $1,012,500 (Specification 21­134) (Non­General Fund) Department(s): Public Works Agency Recommended Action: Authorize the City Manager to execute an amendment to increase the contract amount by $525,000, for a new annual amount not to exceed $247,500, and a total contract amount not to exceed $1,012,500 for the remainder of the current term expiring December 31, 2023, with three one­year renewal periods, subject to non­substantive changes approved by the City Manager and City Attorney 18.Amend Blanket Order Contracts for Equipment Rentals with Sunbelt Rentals, United Rentals, and Herc Rentals for a Revised Total Amount not to Exceed $2,550,000 (Specification No. 22­045) (General Fund) Department(s): Public Works Agency Recommended Action: Authorize the City Manager to execute an amendment to the Blanket Order Contracts for equipment rentals to increase the annual aggregate amount by $290,000, for a revised total annual amount not to exceed $568,000, and a total contract amount not to exceed $2,550,000 for the remainder of the current term expiring April 19, 2024, and three remaining one­year renewal periods, subject to non­substantive changes approved by the City Manager and City Attorney. 19.Award Aggregate Blanket Order Contracts to Heritage Landscape Supply Group, Inc, SiteOne Landscape Supply, and Waterline Technologies, Inc. for Chemical Products, in An Aggregate Amount Not to Exceed $1,000,000 (Specification No. 23­104) (Non­ General Fund) Department(s): Public Works Agency Recommended Action: Award aggregate Blanket Order Contracts to Heritage Landscape Supply Group, Inc., SiteOne Landscape Supply, and Waterline Technologies, Inc. for chemical products on an as­needed basis in an annual amount of $200,000 and total aggregate amount not to exceed $1,000,000 for an initial three­ year period beginning December 1, 2023 and expiring November 30, 2026, with provisions for two one­year renewal options, subject to non­substantive changes approved by the City Manager and City Attorney. 20.Award Purchase Order to Bizon Group, Inc. for Storage Containers (IFB 23­103) (Non­General Fund) Department(s): Public Works Agency Recommended Action: Authorize a one­time purchase and payment of Purchase Order to Bizon Group, Inc for thirteen new storage containers, in an amount not to exceed $128,430, subject to non­substantive changes approved by the City Manager and City Attorney. 21.Award a Purchase Order to Seavco Inc. dba Irv Seaver Motorcycles for Sixteen BMW Motorcycles in an Amount Not to Exceed $484,806 (Specification No. 23­148); Appropriation Adjustment for Future Vehicle Purchases (Non­General Fund) Department(s): Public Works Agency Recommended Action: 1. Approve an appropriation adjustment recognizing $1,235,687 in prior year fund balance in the Equipment Replacement Fund, Prior Year Carry Forward revenue account and appropriate the same amount into the Equipment Replacement Fund, Machinery and Equipment expenditure account for this item and anticipated FY 2023­2024 replacement vehicle expenditures. (Requires five affirmative votes) 2. Authorize a one­time purchase and payment of purchase order to Seavco Inc. dba Irv Seaver Motorcycles for sixteen BMW R 1250 RT­P Motorcycles, in the amount of $479,806, plus a contingency amount of $5,000, for a total amount not to exceed $484,806, subject to non­substantive changes approved by the City Manager and City Attorney. 22.Award Purchase Orders to Guaranty Chevrolet Motors, Inc. of Santa Ana and Penske Chevrolet of Cerritos in an Aggregate Amount Not to Exceed $706,035 (Specification No. 23­149) (General Fund and Non­General Fund) Department(s): Public Works Agency Recommended Action: 1. Authorize a one­time purchase and payment of purchase order to Guaranty Chevrolet Motors, Inc. for three Chevrolet Silverado 2500HD and one Chevrolet Silverado 1500 trucks, in the amount of $388,202, plus a contingency amount of $20,000, for a total amount not to exceed $408,202, subject to non­ substantive changes approved by the City Manager and City Attorney. 2. Authorize a one­time purchase and payment of purchase order to Penske Chevrolet of Cerritos for six Chevrolet Colorado trucks, in the amount of $277,833, plus a contingency amount of $20,000, for a total amount not to exceed $297,833, subject to non­substantive changes approved by the City Manager and City Attorney. 23.Award a Purchase Order to South Coast Bobcat for One Bobcat S66 Loader Vehicle with Trailer in an Amount Not to Exceed $128,968 (Specification No. 23­160) (Non­ General Fund) Department(s): Public Works Agency Recommended Action: Authorize a one­time purchase and payment of purchase order to South Coast Bobcat for one Bobcat S66 with Trailer, in the amount of $118,968, plus a contingency amount of $10,000, for a total amount not to exceed $128,968, subject to non­substantive changes approved by the City Manager and City Attorney. 24.Approve Additional Contingency Funds in the Amount of $310,000 for an Existing Construction Contract with Vido Samarzich, Inc., and Additional Contract Administration, Inspection and Testing in the Amount of $40,000 with an Estimated Project Delivery Cost of $1,650,000 for the Glenwood Place Water Improvements Project (Project No. 23­6476) (Non­General Fund) Department(s): Public Works Agency Recommended Action: Approve an amendment to the Project Cost Analysis in the amount of $350,000 (previously­approved transfer of funds for the Main Street Slurry Project No. 20­6959) for $310,000 in additional contingency funds and $40,000 in additional contract administration, inspection, and testing, for a new estimated total construction delivery cost of $1,650,000, subject to non­substantive changes approved by the City Manager and City Attorney. 25.Award a Construction Contract to Dominguez General Engineering, Inc. in the Amount of $2,133,362 for the North East Annexation Water & Sewer Main Improvements, with an Estimated Project Delivery Cost of $2,986,706 (Project Nos. 21­6453, 21­6619 & 24­6710) (Non­General Fund) Department(s): Public Works Agency Recommended Action: 1. Approve an appropriation adjustment recognizing prior year fund balance of $711,814 in the Select Street Construction, Prior Year Carry Forward revenue account and appropriating the same amount to the Select Street Construction, Improvements Other Than Building expenditure account for current year expenditures.  (Requires five affirmative votes) 2. Approve an appropriation adjustment accepting California State Water Resources Control Board’s Drinking Water State Revolving Fund loan funds in the amount of $1,529,220 into the Sanitary Sewer Capital Recovery Charges, Financing Proceeds revenue account and appropriate the same amount to the Sanitary Sewer Capital Recovery Charges, Improvements Other Than Building expenditure account for current year expenditures.  (Requires five affirmative votes) 3. Approve an amendment to the FY 2023­24 Capital Improvement Program to include $711,814 and $1,529,220 in construction funds for the North East Annexation Water & Sewer Main Improvements Project. 4. Award a construction contract to Dominguez General Engineering, Inc., the lowest responsible bidder, in accordance with the base bid in the amount of $2,133,362, subject to  change orders (not­to­exceed 25% of the base bid) in accordance with the Greenbook: Standard Specifications for Public Works Construction, for construction of the North East Annexation Water & Sewer Main Improvements Project, for a term beginning November 7, 2023, and ending upon project completion, and authorize the City Manager to execute the contract subject to non­substantive changes approved by the City Manager and the City Attorney. 5. Approve the Project Cost Analysis for a total estimated construction delivery cost of $2,986,706 which includes $2,133,362 for the construction contract, $320,004 for contract administration, inspection, and testing, and a $533,340 project contingency for unanticipated or unforeseen work. 6. Determine that in accordance with the California Environmental Quality Act (CEQA), a Mitigated Negative Declaration was prepared for the project and was filed with document number 202385000522. 26.Approve Municipal Facilities License Agreement with T­Mobile West LLC Department(s): Public Works Agency Recommended Action: Authorize the City Manager to execute an agreement with T­ Mobile West LLC for the use of certain City facilities for a ten­year period, with provisions for two automatic five­year extensions, subject to non­substantive changes approved by the City Manager and City Attorney (Agreement No. 2023­XXX). 27.Award an Agreement to Revenue & Cost Specialists, LLC for Comprehensive Impact Fee Study Consulting Services Not to Exceed $115,150 (General Fund) Department(s): Public Works Agency Recommended Action: Authorize the City Manager to execute a consulting services agreement with Revenue & Cost Specialists, LLC for a two­year term beginning November 7, 2023, and ending November 6, 2025 for the preparation of a Comprehensive Development Impact Fee Study, for a total amount not to exceed $115,150, subject to non­substantive changes approved by the City Manager and City Attorney (Agreement No. 2023­XXX). 28.Approve Amendments to Agreements with Eduardo Garcia dba Dynamic Video Communications, LLC, IPTV International Inc. dba TV Pro Gear, Inc., and Thomas Bystry dba Video Engineering Services to Continue Video Production Services for City Council Meetings and Other As­Needed Video Services (General Fund) Department(s): City Manager Office Recommended Action: Authorize the City Manager to execute first amendments to the agreements with Dynamic Video Communications, LLC, TV Pro Gear, Inc., and Video Engineering Services to continue video production services for City Council meetings and other as­needed video services for the period of January 1, 2024 through December 31, 2024, for a shared aggregate amount not to exceed $200,000, for a total aggregate amount not to exceed $800,000 subject to substantive changes approved by the City Manager and City Attorney (Agreement No. 2023­XXX). 29.Approve a Second Amendment to the Agreement with RSG, Inc. for the Administration, Management, and Implementation of the Rent Stabilization and Just Cause Eviction Ordinance on an As­Needed Basis in an Amount not to exceed $500,000 Department(s): Community Development Agency Recommended Action: Authorize the City Manager to execute a Second Amendment to the Agreement with RSG, Inc., for the administration, management, and implementation of the Rent Stabilization and Just Cause Eviction Ordinance, for an amount not to exceed $500,000, for a total agreement amount not to exceed $1,300,000, subject to non­substantive changes approved by the City Manager and City Attorney (Agreement No. 2023­XXX). 30.Approve an Agreement with America on Track and Nati’s House dba Neutral Ground for Gang Prevention and Intervention Program Services that promotes a proactive, preventative approach to addressing concerns with at­risk youth and gang activity (Revive Santa Ana Program) Department(s): Community Development Agency Recommended Action: 1. Authorize the City Manager to execute an agreement with America on Track in the amount of $200,000 for a one­year term, with an option to extend for one year, for a two­year aggregate total not to exceed $400,000, for gang prevention and intervention services, for a term beginning December 1, 2023, subject to non­ substantive changes approved by the City Manager and City Attorney (Agreement No. 2023­XXX). 2. Authorize the City Manager to execute an agreement with Nati’s House dba Neutral Ground in the amount of $200,000 for a one­year term, with an option to extend for one year, for a two­year aggregate total not to exceed $400,000, for gang prevention and intervention services, for a term beginning December 1, 2023, subject to non­substantive changes approved by the City Manager and City Attorney (Agreement No. 2023­XXX). 31.Approve a First Amendment to the Agreement with Jorge Melgoza, DBA Ardent Ergonomics for Preventative Ergonomics Assessments Department(s): Human Resources Recommended Action: Authorize the City Manager to execute a First Amendment to the Agreement with Jorge Melgoza, DBA Ardent Ergonomics, to continue to provide preventative ergonomic assessments for City employees for an additional amount not to exceed $50,000 (not to exceed $100,000 for the entirety of the Agreement expiring on November 22, 2024), subject to non­substantive changes approved by the City Manager and City Attorney (Agreement No. 2023­XXX). 32.Approve Agreements for Qualified Consultants to Provide On­Call Environmental and Planning Services for Planning Projects and Supplemental Staff Services for an Aggregate Amount Not to Exceed $4,950,000, for up to a Five­Year Term. Department(s): Planning and Building Agency Recommended Action: Authorize the City Manager to execute agreements to engage each of the 35 environmental and planning services firms listed below, as­ needed, for a period of five years beginning November 7, 2023 through November 7, 2028, to provide on­call environmental, technical, and planning services for the Planning and Building Agency at the fees set forth in their responses to Request for Qualifications (No. 23­142) for an aggregate amount not to exceed $4,950,000, for up to a five­year term, subject to non­substantive changes by the City Manager and City Attorney (Agreement No. 2023­XXX). Consultants Architectural Resource Group Interwest Ardurra Kimley Horn Ascent M­Group Aspen Environmental Group Michael Baker International Chambers Group MIG, Inc. Circlepoint Placeworks CSG Consultants Psomas De Novo Planning Group RE Consulting Dudek Rincon Consultants, Inc. ECORP Consulting, Inc.Sagecrest Planning and Environmental, LLC EcoTierra Consulting T&B Planning, Inc. ELMT Consulting Terracon Envicom Corporation The Code Group EPD Solutions, Inc.UES FCS International, Inc.Ultra Systems Environmental, Inc. GPA Consulting VCS Environmental Harris & Associates Willdan Engineering Helix Environmental Planning 33.Historic Property Preservation Agreements Department(s): Planning and Building Agency Recommended Action: Authorize the City Manager, or designee, to execute the attached Mills Act agreements with the below­referenced property owners for the identified structure(s), subject to non­substantive changes approved by the City Manager and City Attorney. Property Owner(s)Historic Property Preservation Agreement No. Address/House Vote by HRC The Peterson Living Trust Dated August 15, 2003 2023­07 1908 North Greenleaf Street 8:0:0:0 4th and Broadway OZ SPE, LLC, a Delaware Limited Liability Company 2023­08 302 West Fourth Street 8:0:0:0 Determine that the proposed projects are exempt from further review in accordance with the California Environmental Quality Act as Categorical Exemptions ER No. 2023­61 and ER No. 2023­78 will be filed for the projects. 34.First Amendment to Agreement with TriTech Software Systems for Computer Aided Dispatch and Records Management System Software (General Fund) Department(s): Police Department Recommended Action: Authorize the City Manager to execute the First Amendment to the agreement with TriTech Software Systems for the continued implementation as well as support and maintenance of Computer Aided Dispatch and Records Management System software for an additional three­year period beginning November 23, 2023 through November 22, 2026, subject to non­substantive changes approved by the City Manager and City Attorney (Agreement No. 2023­XXX). 35.Adopt a Resolution, Approve an Agreement and Appropriation Adjustment Accepting the FY 2022 Emergency Management Performance Grant (Non­General Fund) Department(s): Police Department Recommended Action: 1. Adopt a resolution authorizing the City Manager to act on behalf of the City of Santa Ana for obtaining federal funds related to homeland security, emergency management and/or disaster recovery, provided by the U.S. Department of Homeland Security and sub­granted through the State of California and the County of Orange. Resolution No. 2023­XXX entitled A RESOLUTION OF THE CITY COUNCIL OF THE CITY OF SANTA ANA AUTHORIZING THE CITY MANAGER OR HER DESIGNEE(S) TO OBTAIN 2022 EMERGENCY MANAGEMENT PERFORMANCE GRANT FUNDS THROUGH THE COUNTY OF ORANGE 2. Authorize the City Manager to execute a two­year agreement with the County of Orange for the period of July 1, 2022 through June 30, 2024, for the FY 2022 Emergency Management Performance Grant in an amount not to exceed $52,569, subject to non­substantive changes approved by the City Manager and City Attorney(Agreement No. 2023­XXX). 3. Approve an appropriation adjustment recognizing $52,569 in Law Enforcement Grants revenue account, and appropriating same to the Emergency Management Performance Grant expenditure account. (Requires five affirmative votes) 36.Award Purchase Order to Advanced Exercise Fitness Solutions for Exercise Equipment in the Amount of $76,203 and Resolution to Accept Donation of Exercise Equipment for the Santa Ana Police Department Fitness Center (Specification No. 23­169) (Non­General Fund) Department(s): Police Department Recommended Action: 1. Authorize a one­time purchase and payment of Purchase Order to Advanced Exercise Fitness Solutions for various Life Fitness cardio and Hammer Strength exercise equipment and installation for the Santa Ana Police Department Fitness Center in the amount of $76,203. 2. Adopt a resolution accepting the donation of two Life Fitness Treadmills, valued at $14,743.97, from the Santa Ana Police Officers Association. RESOLUTION NO. 2023­XXX entitled A RESOLUTION OF THE CITY COUNCIL OF THE CITY OF SANTA ANA ACCEPTING THE DONATION OF GYM EQUIPMENT FROM THE SANTA ANA POLICE OFFICER ASSOCIATION FOR USE IN THE BRUCE R. CARLSON FITNESS CENTER LOCATED AT THE SANTA ANA POLICE DEPARTMENT 37.Resolution Authorizing the Grant Application, Acceptance, and Execution of Grant Funds from the California State Library’s Building Forward Library Facilities Improvement Program. Department(s): Library Recommended Action: Adopt a resolution authorizing the application, acceptance, and execution of grant funds from the California State Library’s Building Forward Library Facilities Improvement Program, approval to implement the awarded project, and designate Library Services Director, Brian Sternberg, as the Authorized Representative to enter into the grant agreement  **END OF CONSENT CALENDAR** BUSINESS CALENDAR 38.Rental Registry Informational Report Department(s): Community Development Agency Recommended Action: Accept infomational report and provide direction to staff. 39.Consider Whether to Adopt a Resolution Calling and Giving Notice of a General Municipal Election to be held in the City of Santa Ana on November 5, 2024, Requesting Consolidation with the Statewide General Election, and Placing a Ballot Measure Before the Voters Asking Whether to Amend the Santa Ana City Charter to Authorize and Implement Noncitizen Voting in Municipal Elections Department(s): City Attorney Office Recommended Action: Approve a Resolution Calling and Giving Notice of a General Municipal Election to be held in the City of Santa Ana on November 5, 2024 for the Submission of a Ballot Measure to the Qualified Voters Proposing an Amendment to the Santa Ana City Charter to Authorize and Implement Noncitizen Voting in Municipal Elections. RESOLUTION NO. 2023­XXX entitled A RESOLUTION OF THE CITY COUNCIL OF THE CITY OF SANTA ANA CALLING AND GIVING NOTICE OF A GENERAL MUNICIPAL ELECTION TO BE HELD IN THE CITY OF SANTA ANA ON NOVEMBER 5, 2024 FOR THE SUBMISSION OF A BALLOT MEASURE TO THE QUALIFIED VOTERS ASKING IF THE CITY OF SANTA ANA SHOULD PERMIT NONCITIZEN VOTING IN ALL CITY MUNICIPAL ELECTIONS (includes determination that the Resolution is not subject to the California Environmental Quality Act (CEQA) pursuant to sections 15060(c)(2) and 15060(c)(3) of the State CEQA Guidelines because it will not result in a direct or reasonably foreseeable indirect physical change in the environment and it is not a “project” as defined in section 15378 of the State CEQA Guidelines) **END OF BUSINESS CALENDAR** CITY MANAGER COMMENTS COUNCIL COMMENTS AB1234 DISCLOSURE – If the City paid for travel or other expenses this is the time for members of the Council to provide a brief oral report on attendance of any regional board or commission meeting or any conference, meeting or event attended. ADJOURNMENT – Adjourn the City Council meeting and convene to the Housing Authority meeting. Future Items 1. Sanitation Fee Cost of Service Study and Prop. 218 Process Authorization 2. Board and Commission Members Compensation Increase 3. 2024 City Council Meeting Calendar POSTING STATEMENT: On October 31, 2023, a true and correct copy of this agenda was posted at the entrance to City Hall, 20 Civic Center Plaza, Santa Ana, CA 92701. Internet Access to City Council, Agency, and Authority agendas and related material is available prior to meetings at santa­ana.org/city­meetings. HOUSING AUTHORITY CALL TO ORDER ATTENDANCE Authority Members Phil Bacerra  Johnathan Ryan Hernandez David Penaloza Thai Viet Phan Benjamin Vazquez Vice Chair Jessie Lopez Chair Valerie Amezcua Acting City Manager Stephen A. Mendoza City Attorney Sonia R. Carvalho Recording Secretary Jennifer L. Hall ROLL CALL ADDITIONS\DELETIONS TO THE HOUSING AUTHORITY AGENDA PUBLIC COMMENTS – Members of the public may address Housing Authority on items on the Housing Authority agenda.  CONSENT CALENDAR RECOMMENDED ACTION:  Approve staff recommendations on the following Consent Calendar Items: 1 and 4 and waive readings for resolutions and ordinances. 1.Excused Absences Department(s): City Clerk’s Office Recommended Action: Excuse the absent members. 2.Minutes from the Regular Meeting of August 1, 2023 Department(s): City Clerk’s Office Recommended Action: Approve minutes. 3.Quarterly Report for the Housing Choice Voucher Program for the Period of July 1, 2023 to September 30, 2023 Department(s): Community Development Agency Recommended Action: Receive and file the Quarterly Report for the Housing Choice Voucher Program for the period of July 1, 2023 to September 30, 2023. 4.Authorize staff to enter into a Memorandum of Understanding with CalOptima Health, Orange County Housing Authority, Anaheim Housing Authority, and Garden Grove Housing Authority, to facilitate access to supportive services for voucher holders assisted by the Housing Authority Department(s): Community Development Agency Recommended Action: Authorize the Executive Director of the Housing Authority to execute a Memorandum of Understanding with CalOptima Health to facilitate access to supportive services for voucher holders assisted by the Housing Authority. **END OF CONSENT CALENDAR** HOUSING AUTHORITY MEMBER COMMENTS ADJOURNMENT – Adjourn the Housing Authority meeting. POSTING STATEMENT: On October 31, 2023, a true and correct copy of this agenda was posted at the entrance to City Hall, 20 Civic Center Plaza, Santa Ana, CA 92701. Internet Access to City Council, Agency, and Authority agendas and related material is available prior to meetings at santa­ana.org/city­meetings.   City Council 9 11/7/2023   City Council and Housing Authority MeetingPacketNovember 7, 2023CLOSED SESSION MEETING – 4:00 PMREGULAR OPEN MEETING – 5:30 PM (Immediately following the Closed Session Meeting)CITY COUNCIL CHAMBER22 Civic Center Plaza Santa Ana, CA 92701Valerie AmezcuaMayorThai Viet PhanCouncilmember – Ward 1 Benjamin VazquezCouncilmember ­ Ward 2Jessie LopezMayor Pro Tem ­ Ward 3 Phil BacerraCouncilmember ­ Ward 4Johnathan Ryan HernandezCouncilmember ­ Ward 5 David PenalozaCouncilmember ­ Ward 6Mayor and Council telephone: 714­647­6900Agenda item inquiries: 714­647­6520Sonia R. CarvalhoCity Attorney Steven A. MendozaActing City Manager Jennifer L. HallCity ClerkIn compliance with the Americans with Disabilities Act (ADA), if you need special assistance to participate in this Meeting,contact Michael Ortiz, City ADA Program Coordinator, at (714) 647­5624. Notification 48 hours prior to the Meeting will enablethe City to make reasonable arrangements to assure accessibility to this meeting. The City Council agenda and supportingdocumentation can be found on the City’s website – https://www.santa­ana.org/agendas­and­minutes/CITY VISION AND CODE OF ETHICSThe City of Santa Ana is committed to achieving a shared vision for the organization and itscommunity. The Vision, Mission and Guiding Principles (Values) are the result of a thoughtfuland inclusive process designed to set the City and organization on a course that meets thechallenges of today and tomorrow, as follows:Vision ­ The dynamic center of Orange County which is acclaimed for our: Investment inyouth • Safe and healthy community • Neighborhood pride • Thriving economic climate •Enriched and diverse culture • Quality government servicesMission ­ To deliver efficient public services in partnership with our community which ensurespublic safety, a prosperous economic environment, opportunities for our youth, and a highquality of life for residents.Guiding Principles ­ Collaboration • Efficiency • Equity • Excellence • Fiscal Responsibility •Innovation • TransparencyCode of Ethics and Conduct ­ At the Special Municipal Election held on February 5, 2008,voters approved an amendment to the City Charter which established the Code of Ethics andConduct for elected officials and members of appointed boards, commissions, andcommittees to assure public confidence. The following are the core values expressed: •Integrity • Honesty • Responsibility • Fairness • Accountability • Respect • EfficiencyMembers of the public may attend the City Council meeting in­person or join via Zoom. As acourtesy to the public, the City Council meeting will occur live via teleconference Zoomwebinar. You may view the meeting from your computer, tablet or smart phone via YouTubeLiveStream at www.youtube.com/user/SantaAnaLibrary or on CTV3, available on Spectrumchannel 3.PUBLIC COMMENTS – Members of the public who wish to address the City Council onclosed session items, items on the regular agenda, or on matters which are not on theagenda but are within the subject matter jurisdiction, of the City Council may do so by one ofthe following ways:MAILING OPTION written communications – Public comments may be mailed to:Office of the City Clerk, 20 Civic Center Plaza M­30, Santa Ana, CA 92701. All writtencommunications received via mail by 4:00 p.m. on the day of the meeting will bedistributed to the City Council and imaged into the City’s document archive systemwhich is available for public review.SENDING E­MAIL OPTION – Public comments may be sent via email to the CityClerk’s office at eComment@santa­ana.org. Please note the agenda item you arecommenting on in the subject line of the email. All emails received two (2) hours beforethe scheduled start of the meeting will be distributed to the City Council and imagedinto the City’s document archive system which is available for public review.LIVE VIRTUAL OPTION – As a courtesy, members of the public may provide livecomments during the meeting by Zoom or Conference Call. To join by Zoom click on ortype the following address into your web browserhttps://us02web.zoom.us/j/315965149. To join the Conference Call: Dial (669) 900­9128 and enter MEETING ID: 315 965 149#. You will be prompted by the City Clerkwhen it is time for a: i) closed session item, ii) general agenda item, iii) public hearingitem, iv) special agenda item, or v) for Housing Authority item. You may request tospeak by dialing *9 from your phone or you may virtually raise your hand from Zoom.After the Clerk confirms the last three digits of the caller’s phone number or Zoom IDand unmutes them, the caller must press *6 or microphone icon to speak. Callers areencouraged, but not required, to identify themselves by name. Each caller will beprovided three (3) minutes to speak, unless due to the number of speakers wanting tospeak a decision is made to provide a different amount of time to speak.IN­PERSON OPTION ­ Members of the public can provide in­person comments at thepodium in the Council Chamber. The Council Chamber will have seating available formembers of the public to attend the meeting in­person. Public comments are limited tothree (3) minutes per speaker, unless a different time is announced by the presidingchair. Speakers who wish to address the Council must do so by submitting a“Request to Speak” card by 4:00 p.m. for Closed Session items and by 5:45 p.m.for all other designated public comment periods as listed below. Cards will not beaccepted after the Public Comment Session begins without the permission of thepresiding chair.The following designated public comment periods are:1. LIVE PUBLIC COMMENTS ON CLOSED SESSION ITEMS – You can provide livecomments on closed session items by joining Zoom or the Conference Call as described inthe LIVE or IN­PERSON PUBLIC COMMENTS OPTION above. Speaker queue will openat 3:30 p.m. YOU MUST JOIN ZOOM OR THE CONFERENCE CALL and raise yourhand BY 4:00 p.m. Speakers who are not in the speaker queue with their hand raised by4:00 p.m. will not be permitted to speak.  2. LIVE PUBLIC COMMENTS ON REGULAR AGENDA ITEMS AND NON­AGENDAITEMS (GENERAL PUBLIC COMMENT) – You can provide comments by joining Zoom orthe Conference Call as described in the LIVE or IN­PERSON PUBLIC COMMENTSOPTION above. Speaker queue will open at 3:30 p.m. YOU MUST JOIN ZOOM OR THECONFERENCE CALL and raise your hand PRIOR TO 5:45 p.m. Speakers who are not inthe speaker queue with their hand raised by 5:45 p.m. will not be permitted to speak.3. LIVE PUBLIC COMMENTS ON PUBLIC HEARING ITEMS – You can providecomments by joining Zoom or the Conference Call as described in the LIVE or IN­PERSONPUBLIC COMMENTS OPTION above. Speakers not in the queue by 5:45 p.m. will not bepermitted to speak. 4. LIVE PUBLIC COMMENTS ON HOUSING AUTHORITY ITEMS – You can providecomments by joining Zoom or the Conference Call as described in the LIVE or IN­PERSONPUBLIC COMMENTS OPTION above. Speakers not in the queue by 5:45 p.m. will not bepermitted to speak.   TRANSLATION SERVICES ­ Spanish interpreting services are provided at CityCouncil meetings. Simultaneous Spanish interpretation is provided through the useof headsets and consecutive interpretation (Spanish­to­English) in addition to thosewishing to address the City Council at the podium. La ciudad provee servicios de interpretación al español en las juntas del Consejo. La interpretación simultánea al español se ofrece por medio del uso de audífonos yla interpretación consecutiva (español a inglés) también está disponible paracualquiera que desee dirigirse al concilio municipal en el podio.About the AgendaTo download or view the attachments (staff report and other supporting documentation) foreach agenda item, you must select the agenda item to see the attachments to either open ina new link (the eyeball ) or download a pdf (the cloud symbol with the down arrow ).CLOSED SESSIONCALL TO ORDERATTENDANCE Council Members Phil BacerraJohnathan Ryan HernandezDavid PenalozaThai Viet PhanBenjamin VazquezMayor  Pro Tem Jessie LopezMayorValerie AmezcuaActing City Manager Steven A. MendozaCity Attorney Sonia R. CarvalhoCity Clerk Jennifer L. HallROLL CALLADDITIONS\DELETIONS TO CLOSED SESSIONPUBLIC COMMENTS – Members of the public may address the City Council on ClosedSession items.RECESS – City Council will recess to Closed Session for the purpose of conducting regularCity business.CLOSED SESSION ITEMS – The Brown Act permits legislative bodies to discuss certainmatters without members of the public present. The City Council finds, based on advice fromthe City Attorney, that discussion in open session of the following matters will prejudice theposition of the City in existing and anticipated litigation:1.CONFERENCE WITH LEGAL COUNSEL – EXISTING LITIGATION pursuant toParagraph (1) of subdivision (d) of Section 54956.9 of the Government Code:Jesus Morales Guerrero v. City of Santa Ana, Michael Claborn, and DOES 1 through50, Orange County Superior Court, Case No. 30­2021­012235092.CONFERENCE WITH LEGAL COUNSEL – SIGNIFICANT EXPOSURE TOLITIGATION pursuant to Government Code Section 54956.9(d)(2):One matter [personnel claim]3.CONFERENCE WITH LEGAL COUNSEL – ANTICIPATED LITIGATION pursuant toGovernment Code Section 54956.9(d)(2):One (1) matter4.CONFERENCE WITH LABOR NEGOTIATOR pursuant to Government Code Section54957.6(a):Agency Negotiator: Ramon Figueroa, Acting Human Resources Executive DirectorEmployee Organization:     Santa Ana Police Officers Association (POA)     Confidential Association of Santa Ana (CASA)5.PUBLIC EMPLOYEE PERFORMANCE EVALUATION pursuant to Government CodeSection 54957(b)(1)Title: City Attorney6.PUBLIC EMPLOYEE PERFORMANCE EVALUATION pursuant to Government CodeSection 54957(b)(1):Title: Acting City Manager7.PUBLIC EMPLOYEE EMPLOYMENT/APPOINTMENT pursuant to Government CodeSection 54957Title: Acting City Manager/Interim City Manager/Permanent City Manager8.CONFERENCE WITH LABOR NEGOTIATOR pursuant to Government Code Section54957.6Agency Designated Representative: Sonia R. Carvalho, City AttorneyUnrepresented Employee: City ManagerRECONVENE – City Council will reconvene to continue regular City business.CITY COUNCIL REGULAR OPEN SESSIONCALL TO ORDERATTENDANCE Council Members Phil BacerraJohnathan Ryan HernandezDavid PenalozaThai Viet PhanBenjamin VazquezMayor  Pro Tem Jessie LopezMayorValerie AmezcuaActing City Manager Steven A. MendozaCity Attorney Sonia R. CarvalhoCity Clerk Jennifer L. HallROLL CALLPLEDGE OF ALLEGIANCE Mayor AmezcuaWORDS OF INSPIRATION Fr. Mario A. Juarez, Saint Anne ChurchADDITIONS\DELETIONS TO THE AGENDACEREMONIAL PRESENTATIONS1.Proclamation present by Mayor Amezcua to Beta Cell Foundation declaring November2023 as Diabetes Month2.Proclamation presented by Mayor Pro Tem Lopez to Family Court Awareness MonthCommittee declaring November 2023 as Family Court Awareness Month3.City Tile and Proclamation presented by Councilmember Penaloza to Santa AnaPolice Chief David Valentin Congratulating him on his Retirement and 33 years ofDistinguished Service to the CommunitySTAFF PRESENTATIONS4.U.S. Army Corps of Engineers Santiago Creek Flood Risk Management Project5.Homelessness UpdateCLOSED SESSION REPORT – The City Attorney will report on any action(s) from ClosedSession.PUBLIC COMMENT – Public comments will be held during the beginning of the meeting forALL comments on agenda and non­agenda items, with the exception of public hearings.Comments for public hearings will take place after the hearing is opened.CONSENT CALENDARRECOMMENDED ACTION:  Approve staff recommendations on the followingConsent Calendar Items: 6 through 37 and waive readings of resolutions andordinances.6.Excused AbsencesDepartment(s): City Clerk’s OfficeRecommended Action: Excuse the absent members.7.Appoint Members to the Rental Housing Board Nominated by Mayor Pro Tem Lopezand Councilmember Vazquez for a Full Term Expiring in 2027Department(s): City Clerk’s OfficeRecommended Action: 1. Appoint Josephine Mendoza nominated by Mayor ProTem Lopez to the Rental Housing Board as a Mobilehome Tenant Representative for afull term expiring in 2027 and administer the Oath of Office. (Pursuant to SAMC Sec. 2­236(a), requires five affirmative votes)2. Appoint Tracy La nominated by Councilmember Vazquez to the Rental HousingBoard as an At­Large Member with no financial interest in and no ownership ofincoming­generating rental housing for a full term expiring in 2027 and administer theOath of Office. (Pursuant to SAMC Sec. 2­236(a), requires five affirmative votes)8.Minutes from the Regular Meetings of February 7, 2023 and February 21, 2023, andfrom the Special Closed Session and Regular Meetings of March 7, 2023 and March21, 2023.Department(s): City Clerk’s OfficeRecommended Action: Approve minutes.9.Quarterly Report for Housing Division Projects and Activities for the period of July 1,2023 to September 30, 2023Department(s): Community Development AgencyRecommended Action: Receive and file the Quarterly Report for Housing Divisionprojects and activities for the period of July 1, 2023 to September 30, 2023.10.Approve Release of Nonprofit Community Development Block Grant Application forFiscal Years 2024–26Department(s): Community Development AgencyRecommended Action: Approve the release of Nonprofit Community DevelopmentBlock Grant Application for Fiscal Years 2024–26. 11.Approve an Appropriation Adjustment Accepting the 2022 Proposition 69 – DNAIdentification Funds and Award Purchase Order to Foster + Freeman for Crime­liteAUTO Camera Kits for the Santa Ana Police Department in the amount of $113,462(Specification No.23­161) (Non­General Fund and General Fund)Department(s): Police DepartmentRecommended Action: 1. Approve an appropriation adjustment recognizing$103,500 in the Police Special Revenue account and appropriate same toexpenditure account. (Requires five affirmative votes)2. Authorize a one­time purchase and payment of Purchase Order to Foster +Freeman for three Crime­lite AUTO camera kits in the amount of $113,462, subject tonon­substantive changes approved by the City Manager and City Attorney.12.Fiscal Year 2023­24 First Quarter Budget Report and Proposed AppropriationAdjustmentsDepartment(s): Finance and Management ServicesRecommended Action:1. Approve the appropriation adjustments to General Fund expenditures asdetailed in the body of this report, with a net reduction of $408,196 and a netreduction to the General Fund revenue estimates of $530,000. (Requires fiveaffirmative votes) 2. Receive and file the First Quarter Budget Update.13.Amend Blanket Order Contract with Grainger, Inc. for Maintenance, Repair, andOperational Supplies, for a revised not­to­exceed amount of $1,450,000.(Specification No. 20­001) (General Fund)Department(s): Finance and Management ServicesRecommended Action: Authorize the City Manager to execute an amendment toincrease the Blanket Order Contract authority with Grainger, Inc. for the purchase ofmaintenance, repair, and operational supplies by $100,000, for a revised annualamount not­to­exceed $350,000 for the current contract term expiring December 31,2023, and one remaining one­year renewal option, subject to non­substantivechanges approved by the City Manager and City Attorney.14.Award Aggregate Blanket Order Contracts to 1­Step Ahead, Branded Gifts Plus,BSN Sports, LLC, Loso Creation, and So. Cal Embroidery, LLC for Custom ImprintClothing and Accessories, in a not­to­exceed aggregate amount of $2,125,000(Specification No. 23­129A). (General Fund & Non­General Fund)Department(s): Finance and Management ServicesRecommended Action: Award aggregate blanket order contracts to vendors listedbelow for the purchase of custom imprint clothing and accessories on an as­neededbasis in an annual amount not­ to­exceed $425,000, with a total aggregate contractamount not­to­exceed $2,125,000, for an initial two­year term expiring on November30, 2025, with provisions for three, one­year renewal options, subject to non­substantive changes approved by the City Manager and City Attorney. Vendor Location Location1­Step Ahead Huntington Beach, CABranded Gifts Plus El Cajon, CABSN Sports, LLC Dallas, TX Loso Creation Santa Ana, CA So. Cal Embroidery, LLC Santa Ana, CA 15.Amend Blanket Order Contract with ODP Business Solutions, LLC (Office Depot, Inc.) for Office Supplies, for a revised not­to­exceed amount of $1,000,000 (Specification No. 22­061) (General Fund) Department(s): Finance and Management Services Recommended Action: Authorize the City Manager to execute an amendment to increase the Blanket Order Contract authority with ODP Business Solutions, LLC for the purchase of office supplies by $75,000 per year for a revised annual amount not­ to­exceed $250,000 for the current contract term expiring May 31, 2024, and three remaining one­year renewal options, subject to non­substantive changes approved by the City Manager and City Attorney. 16.Amend the Blanket Order Contract for the Purchase of Paper Products and Miscellaneous Supplies with American Sanitary Supply, Inc., for a Revised Contract Amount Not to Exceed $1,220,000 for the Remainder of Contract Term and Remaining Renewal Options (Specification No. 21­043) (Non­General Fund) Department(s): Public Works Agency Recommended Action: Amend Blanket Order Contract with American Sanitary Supply, Inc., for paper products and related supplies,  increasing the contract amount by $800,000, for a new total not to exceed $1,220,000, for the remainder of the current term expiring September 20, 2024, and the remaining one­year renewal period, subject to non­substantive changes approved by the City Manager and City Attorney. 17.Amend the Blanket Order Contracts for the Purchase of Rock, Sand, and Gravel with PTI Sand & Gravel, Inc., for a New Amount Not to Exceed $1,012,500 (Specification 21­134) (Non­General Fund) Department(s): Public Works Agency Recommended Action: Authorize the City Manager to execute an amendment to increase the contract amount by $525,000, for a new annual amount not to exceed $247,500, and a total contract amount not to exceed $1,012,500 for the remainder of the current term expiring December 31, 2023, with three one­year renewal periods, subject to non­substantive changes approved by the City Manager and City Attorney 18.Amend Blanket Order Contracts for Equipment Rentals with Sunbelt Rentals, United Rentals, and Herc Rentals for a Revised Total Amount not to Exceed $2,550,000 (Specification No. 22­045) (General Fund) Department(s): Public Works Agency Recommended Action: Authorize the City Manager to execute an amendment to the Blanket Order Contracts for equipment rentals to increase the annual aggregate amount by $290,000, for a revised total annual amount not to exceed $568,000, and a total contract amount not to exceed $2,550,000 for the remainder of the current term expiring April 19, 2024, and three remaining one­year renewal periods, subject to non­substantive changes approved by the City Manager and City Attorney. 19.Award Aggregate Blanket Order Contracts to Heritage Landscape Supply Group, Inc, SiteOne Landscape Supply, and Waterline Technologies, Inc. for Chemical Products, in An Aggregate Amount Not to Exceed $1,000,000 (Specification No. 23­104) (Non­ General Fund) Department(s): Public Works Agency Recommended Action: Award aggregate Blanket Order Contracts to Heritage Landscape Supply Group, Inc., SiteOne Landscape Supply, and Waterline Technologies, Inc. for chemical products on an as­needed basis in an annual amount of $200,000 and total aggregate amount not to exceed $1,000,000 for an initial three­ year period beginning December 1, 2023 and expiring November 30, 2026, with provisions for two one­year renewal options, subject to non­substantive changes approved by the City Manager and City Attorney. 20.Award Purchase Order to Bizon Group, Inc. for Storage Containers (IFB 23­103) (Non­General Fund) Department(s): Public Works Agency Recommended Action: Authorize a one­time purchase and payment of Purchase Order to Bizon Group, Inc for thirteen new storage containers, in an amount not to exceed $128,430, subject to non­substantive changes approved by the City Manager and City Attorney. 21.Award a Purchase Order to Seavco Inc. dba Irv Seaver Motorcycles for Sixteen BMW Motorcycles in an Amount Not to Exceed $484,806 (Specification No. 23­148); Appropriation Adjustment for Future Vehicle Purchases (Non­General Fund) Department(s): Public Works Agency Recommended Action: 1. Approve an appropriation adjustment recognizing $1,235,687 in prior year fund balance in the Equipment Replacement Fund, Prior Year Carry Forward revenue account and appropriate the same amount into the Equipment Replacement Fund, Machinery and Equipment expenditure account for this item and anticipated FY 2023­2024 replacement vehicle expenditures. (Requires five affirmative votes) 2. Authorize a one­time purchase and payment of purchase order to Seavco Inc. dba Irv Seaver Motorcycles for sixteen BMW R 1250 RT­P Motorcycles, in the amount of $479,806, plus a contingency amount of $5,000, for a total amount not to exceed $484,806, subject to non­substantive changes approved by the City Manager and City Attorney. 22.Award Purchase Orders to Guaranty Chevrolet Motors, Inc. of Santa Ana and Penske Chevrolet of Cerritos in an Aggregate Amount Not to Exceed $706,035 (Specification No. 23­149) (General Fund and Non­General Fund) Department(s): Public Works Agency Recommended Action: 1. Authorize a one­time purchase and payment of purchase order to Guaranty Chevrolet Motors, Inc. for three Chevrolet Silverado 2500HD and one Chevrolet Silverado 1500 trucks, in the amount of $388,202, plus a contingency amount of $20,000, for a total amount not to exceed $408,202, subject to non­ substantive changes approved by the City Manager and City Attorney. 2. Authorize a one­time purchase and payment of purchase order to Penske Chevrolet of Cerritos for six Chevrolet Colorado trucks, in the amount of $277,833, plus a contingency amount of $20,000, for a total amount not to exceed $297,833, subject to non­substantive changes approved by the City Manager and City Attorney. 23.Award a Purchase Order to South Coast Bobcat for One Bobcat S66 Loader Vehicle with Trailer in an Amount Not to Exceed $128,968 (Specification No. 23­160) (Non­ General Fund) Department(s): Public Works Agency Recommended Action: Authorize a one­time purchase and payment of purchase order to South Coast Bobcat for one Bobcat S66 with Trailer, in the amount of $118,968, plus a contingency amount of $10,000, for a total amount not to exceed $128,968, subject to non­substantive changes approved by the City Manager and City Attorney. 24.Approve Additional Contingency Funds in the Amount of $310,000 for an Existing Construction Contract with Vido Samarzich, Inc., and Additional Contract Administration, Inspection and Testing in the Amount of $40,000 with an Estimated Project Delivery Cost of $1,650,000 for the Glenwood Place Water Improvements Project (Project No. 23­6476) (Non­General Fund) Department(s): Public Works Agency Recommended Action: Approve an amendment to the Project Cost Analysis in the amount of $350,000 (previously­approved transfer of funds for the Main Street Slurry Project No. 20­6959) for $310,000 in additional contingency funds and $40,000 in additional contract administration, inspection, and testing, for a new estimated total construction delivery cost of $1,650,000, subject to non­substantive changes approved by the City Manager and City Attorney. 25.Award a Construction Contract to Dominguez General Engineering, Inc. in the Amount of $2,133,362 for the North East Annexation Water & Sewer Main Improvements, with an Estimated Project Delivery Cost of $2,986,706 (Project Nos. 21­6453, 21­6619 & 24­6710) (Non­General Fund) Department(s): Public Works Agency Recommended Action: 1. Approve an appropriation adjustment recognizing prior year fund balance of $711,814 in the Select Street Construction, Prior Year Carry Forward revenue account and appropriating the same amount to the Select Street Construction, Improvements Other Than Building expenditure account for current year expenditures.  (Requires five affirmative votes) 2. Approve an appropriation adjustment accepting California State Water Resources Control Board’s Drinking Water State Revolving Fund loan funds in the amount of $1,529,220 into the Sanitary Sewer Capital Recovery Charges, Financing Proceeds revenue account and appropriate the same amount to the Sanitary Sewer Capital Recovery Charges, Improvements Other Than Building expenditure account for current year expenditures.  (Requires five affirmative votes) 3. Approve an amendment to the FY 2023­24 Capital Improvement Program to include $711,814 and $1,529,220 in construction funds for the North East Annexation Water & Sewer Main Improvements Project. 4. Award a construction contract to Dominguez General Engineering, Inc., the lowest responsible bidder, in accordance with the base bid in the amount of $2,133,362, subject to  change orders (not­to­exceed 25% of the base bid) in accordance with the Greenbook: Standard Specifications for Public Works Construction, for construction of the North East Annexation Water & Sewer Main Improvements Project, for a term beginning November 7, 2023, and ending upon project completion, and authorize the City Manager to execute the contract subject to non­substantive changes approved by the City Manager and the City Attorney. 5. Approve the Project Cost Analysis for a total estimated construction delivery cost of $2,986,706 which includes $2,133,362 for the construction contract, $320,004 for contract administration, inspection, and testing, and a $533,340 project contingency for unanticipated or unforeseen work. 6. Determine that in accordance with the California Environmental Quality Act (CEQA), a Mitigated Negative Declaration was prepared for the project and was filed with document number 202385000522. 26.Approve Municipal Facilities License Agreement with T­Mobile West LLC Department(s): Public Works Agency Recommended Action: Authorize the City Manager to execute an agreement with T­ Mobile West LLC for the use of certain City facilities for a ten­year period, with provisions for two automatic five­year extensions, subject to non­substantive changes approved by the City Manager and City Attorney (Agreement No. 2023­XXX). 27.Award an Agreement to Revenue & Cost Specialists, LLC for Comprehensive Impact Fee Study Consulting Services Not to Exceed $115,150 (General Fund) Department(s): Public Works Agency Recommended Action: Authorize the City Manager to execute a consulting services agreement with Revenue & Cost Specialists, LLC for a two­year term beginning November 7, 2023, and ending November 6, 2025 for the preparation of a Comprehensive Development Impact Fee Study, for a total amount not to exceed $115,150, subject to non­substantive changes approved by the City Manager and City Attorney (Agreement No. 2023­XXX). 28.Approve Amendments to Agreements with Eduardo Garcia dba Dynamic Video Communications, LLC, IPTV International Inc. dba TV Pro Gear, Inc., and Thomas Bystry dba Video Engineering Services to Continue Video Production Services for City Council Meetings and Other As­Needed Video Services (General Fund) Department(s): City Manager Office Recommended Action: Authorize the City Manager to execute first amendments to the agreements with Dynamic Video Communications, LLC, TV Pro Gear, Inc., and Video Engineering Services to continue video production services for City Council meetings and other as­needed video services for the period of January 1, 2024 through December 31, 2024, for a shared aggregate amount not to exceed $200,000, for a total aggregate amount not to exceed $800,000 subject to substantive changes approved by the City Manager and City Attorney (Agreement No. 2023­XXX). 29.Approve a Second Amendment to the Agreement with RSG, Inc. for the Administration, Management, and Implementation of the Rent Stabilization and Just Cause Eviction Ordinance on an As­Needed Basis in an Amount not to exceed $500,000 Department(s): Community Development Agency Recommended Action: Authorize the City Manager to execute a Second Amendment to the Agreement with RSG, Inc., for the administration, management, and implementation of the Rent Stabilization and Just Cause Eviction Ordinance, for an amount not to exceed $500,000, for a total agreement amount not to exceed $1,300,000, subject to non­substantive changes approved by the City Manager and City Attorney (Agreement No. 2023­XXX). 30.Approve an Agreement with America on Track and Nati’s House dba Neutral Ground for Gang Prevention and Intervention Program Services that promotes a proactive, preventative approach to addressing concerns with at­risk youth and gang activity (Revive Santa Ana Program) Department(s): Community Development Agency Recommended Action: 1. Authorize the City Manager to execute an agreement with America on Track in the amount of $200,000 for a one­year term, with an option to extend for one year, for a two­year aggregate total not to exceed $400,000, for gang prevention and intervention services, for a term beginning December 1, 2023, subject to non­ substantive changes approved by the City Manager and City Attorney (Agreement No. 2023­XXX). 2. Authorize the City Manager to execute an agreement with Nati’s House dba Neutral Ground in the amount of $200,000 for a one­year term, with an option to extend for one year, for a two­year aggregate total not to exceed $400,000, for gang prevention and intervention services, for a term beginning December 1, 2023, subject to non­substantive changes approved by the City Manager and City Attorney (Agreement No. 2023­XXX). 31.Approve a First Amendment to the Agreement with Jorge Melgoza, DBA Ardent Ergonomics for Preventative Ergonomics Assessments Department(s): Human Resources Recommended Action: Authorize the City Manager to execute a First Amendment to the Agreement with Jorge Melgoza, DBA Ardent Ergonomics, to continue to provide preventative ergonomic assessments for City employees for an additional amount not to exceed $50,000 (not to exceed $100,000 for the entirety of the Agreement expiring on November 22, 2024), subject to non­substantive changes approved by the City Manager and City Attorney (Agreement No. 2023­XXX). 32.Approve Agreements for Qualified Consultants to Provide On­Call Environmental and Planning Services for Planning Projects and Supplemental Staff Services for an Aggregate Amount Not to Exceed $4,950,000, for up to a Five­Year Term. Department(s): Planning and Building Agency Recommended Action: Authorize the City Manager to execute agreements to engage each of the 35 environmental and planning services firms listed below, as­ needed, for a period of five years beginning November 7, 2023 through November 7, 2028, to provide on­call environmental, technical, and planning services for the Planning and Building Agency at the fees set forth in their responses to Request for Qualifications (No. 23­142) for an aggregate amount not to exceed $4,950,000, for up to a five­year term, subject to non­substantive changes by the City Manager and City Attorney (Agreement No. 2023­XXX). Consultants Architectural Resource Group Interwest Ardurra Kimley Horn Ascent M­Group Aspen Environmental Group Michael Baker International Chambers Group MIG, Inc. Circlepoint Placeworks CSG Consultants Psomas De Novo Planning Group RE Consulting Dudek Rincon Consultants, Inc. ECORP Consulting, Inc.Sagecrest Planning and Environmental, LLC EcoTierra Consulting T&B Planning, Inc. ELMT Consulting Terracon Envicom Corporation The Code Group EPD Solutions, Inc.UES FCS International, Inc.Ultra Systems Environmental, Inc. GPA Consulting VCS Environmental Harris & Associates Willdan Engineering Helix Environmental Planning 33.Historic Property Preservation Agreements Department(s): Planning and Building Agency Recommended Action: Authorize the City Manager, or designee, to execute the attached Mills Act agreements with the below­referenced property owners for the identified structure(s), subject to non­substantive changes approved by the City Manager and City Attorney. Property Owner(s)Historic Property Preservation Agreement No. Address/House Vote by HRC The Peterson Living Trust Dated August 15, 2003 2023­07 1908 North Greenleaf Street 8:0:0:0 4th and Broadway OZ SPE, LLC, a Delaware Limited Liability Company 2023­08 302 West Fourth Street 8:0:0:0 Determine that the proposed projects are exempt from further review in accordance with the California Environmental Quality Act as Categorical Exemptions ER No. 2023­61 and ER No. 2023­78 will be filed for the projects. 34.First Amendment to Agreement with TriTech Software Systems for Computer Aided Dispatch and Records Management System Software (General Fund) Department(s): Police Department Recommended Action: Authorize the City Manager to execute the First Amendment to the agreement with TriTech Software Systems for the continued implementation as well as support and maintenance of Computer Aided Dispatch and Records Management System software for an additional three­year period beginning November 23, 2023 through November 22, 2026, subject to non­substantive changes approved by the City Manager and City Attorney (Agreement No. 2023­XXX). 35.Adopt a Resolution, Approve an Agreement and Appropriation Adjustment Accepting the FY 2022 Emergency Management Performance Grant (Non­General Fund) Department(s): Police Department Recommended Action: 1. Adopt a resolution authorizing the City Manager to act on behalf of the City of Santa Ana for obtaining federal funds related to homeland security, emergency management and/or disaster recovery, provided by the U.S. Department of Homeland Security and sub­granted through the State of California and the County of Orange. Resolution No. 2023­XXX entitled A RESOLUTION OF THE CITY COUNCIL OF THE CITY OF SANTA ANA AUTHORIZING THE CITY MANAGER OR HER DESIGNEE(S) TO OBTAIN 2022 EMERGENCY MANAGEMENT PERFORMANCE GRANT FUNDS THROUGH THE COUNTY OF ORANGE 2. Authorize the City Manager to execute a two­year agreement with the County of Orange for the period of July 1, 2022 through June 30, 2024, for the FY 2022 Emergency Management Performance Grant in an amount not to exceed $52,569, subject to non­substantive changes approved by the City Manager and City Attorney(Agreement No. 2023­XXX). 3. Approve an appropriation adjustment recognizing $52,569 in Law Enforcement Grants revenue account, and appropriating same to the Emergency Management Performance Grant expenditure account. (Requires five affirmative votes) 36.Award Purchase Order to Advanced Exercise Fitness Solutions for Exercise Equipment in the Amount of $76,203 and Resolution to Accept Donation of Exercise Equipment for the Santa Ana Police Department Fitness Center (Specification No. 23­169) (Non­General Fund) Department(s): Police Department Recommended Action: 1. Authorize a one­time purchase and payment of Purchase Order to Advanced Exercise Fitness Solutions for various Life Fitness cardio and Hammer Strength exercise equipment and installation for the Santa Ana Police Department Fitness Center in the amount of $76,203. 2. Adopt a resolution accepting the donation of two Life Fitness Treadmills, valued at $14,743.97, from the Santa Ana Police Officers Association. RESOLUTION NO. 2023­XXX entitled A RESOLUTION OF THE CITY COUNCIL OF THE CITY OF SANTA ANA ACCEPTING THE DONATION OF GYM EQUIPMENT FROM THE SANTA ANA POLICE OFFICER ASSOCIATION FOR USE IN THE BRUCE R. CARLSON FITNESS CENTER LOCATED AT THE SANTA ANA POLICE DEPARTMENT 37.Resolution Authorizing the Grant Application, Acceptance, and Execution of Grant Funds from the California State Library’s Building Forward Library Facilities Improvement Program. Department(s): Library Recommended Action: Adopt a resolution authorizing the application, acceptance, and execution of grant funds from the California State Library’s Building Forward Library Facilities Improvement Program, approval to implement the awarded project, and designate Library Services Director, Brian Sternberg, as the Authorized Representative to enter into the grant agreement  **END OF CONSENT CALENDAR** BUSINESS CALENDAR 38.Rental Registry Informational Report Department(s): Community Development Agency Recommended Action: Accept infomational report and provide direction to staff. 39.Consider Whether to Adopt a Resolution Calling and Giving Notice of a General Municipal Election to be held in the City of Santa Ana on November 5, 2024, Requesting Consolidation with the Statewide General Election, and Placing a Ballot Measure Before the Voters Asking Whether to Amend the Santa Ana City Charter to Authorize and Implement Noncitizen Voting in Municipal Elections Department(s): City Attorney Office Recommended Action: Approve a Resolution Calling and Giving Notice of a General Municipal Election to be held in the City of Santa Ana on November 5, 2024 for the Submission of a Ballot Measure to the Qualified Voters Proposing an Amendment to the Santa Ana City Charter to Authorize and Implement Noncitizen Voting in Municipal Elections. RESOLUTION NO. 2023­XXX entitled A RESOLUTION OF THE CITY COUNCIL OF THE CITY OF SANTA ANA CALLING AND GIVING NOTICE OF A GENERAL MUNICIPAL ELECTION TO BE HELD IN THE CITY OF SANTA ANA ON NOVEMBER 5, 2024 FOR THE SUBMISSION OF A BALLOT MEASURE TO THE QUALIFIED VOTERS ASKING IF THE CITY OF SANTA ANA SHOULD PERMIT NONCITIZEN VOTING IN ALL CITY MUNICIPAL ELECTIONS (includes determination that the Resolution is not subject to the California Environmental Quality Act (CEQA) pursuant to sections 15060(c)(2) and 15060(c)(3) of the State CEQA Guidelines because it will not result in a direct or reasonably foreseeable indirect physical change in the environment and it is not a “project” as defined in section 15378 of the State CEQA Guidelines) **END OF BUSINESS CALENDAR** CITY MANAGER COMMENTS COUNCIL COMMENTS AB1234 DISCLOSURE – If the City paid for travel or other expenses this is the time for members of the Council to provide a brief oral report on attendance of any regional board or commission meeting or any conference, meeting or event attended. ADJOURNMENT – Adjourn the City Council meeting and convene to the Housing Authority meeting. Future Items 1. Sanitation Fee Cost of Service Study and Prop. 218 Process Authorization 2. Board and Commission Members Compensation Increase 3. 2024 City Council Meeting Calendar POSTING STATEMENT: On October 31, 2023, a true and correct copy of this agenda was posted at the entrance to City Hall, 20 Civic Center Plaza, Santa Ana, CA 92701. Internet Access to City Council, Agency, and Authority agendas and related material is available prior to meetings at santa­ana.org/city­meetings. HOUSING AUTHORITY CALL TO ORDER ATTENDANCE Authority Members Phil Bacerra  Johnathan Ryan Hernandez David Penaloza Thai Viet Phan Benjamin Vazquez Vice Chair Jessie Lopez Chair Valerie Amezcua Acting City Manager Stephen A. Mendoza City Attorney Sonia R. Carvalho Recording Secretary Jennifer L. Hall ROLL CALL ADDITIONS\DELETIONS TO THE HOUSING AUTHORITY AGENDA PUBLIC COMMENTS – Members of the public may address Housing Authority on items on the Housing Authority agenda.  CONSENT CALENDAR RECOMMENDED ACTION:  Approve staff recommendations on the following Consent Calendar Items: 1 and 4 and waive readings for resolutions and ordinances. 1.Excused Absences Department(s): City Clerk’s Office Recommended Action: Excuse the absent members. 2.Minutes from the Regular Meeting of August 1, 2023 Department(s): City Clerk’s Office Recommended Action: Approve minutes. 3.Quarterly Report for the Housing Choice Voucher Program for the Period of July 1, 2023 to September 30, 2023 Department(s): Community Development Agency Recommended Action: Receive and file the Quarterly Report for the Housing Choice Voucher Program for the period of July 1, 2023 to September 30, 2023. 4.Authorize staff to enter into a Memorandum of Understanding with CalOptima Health, Orange County Housing Authority, Anaheim Housing Authority, and Garden Grove Housing Authority, to facilitate access to supportive services for voucher holders assisted by the Housing Authority Department(s): Community Development Agency Recommended Action: Authorize the Executive Director of the Housing Authority to execute a Memorandum of Understanding with CalOptima Health to facilitate access to supportive services for voucher holders assisted by the Housing Authority. **END OF CONSENT CALENDAR** HOUSING AUTHORITY MEMBER COMMENTS ADJOURNMENT – Adjourn the Housing Authority meeting. POSTING STATEMENT: On October 31, 2023, a true and correct copy of this agenda was posted at the entrance to City Hall, 20 Civic Center Plaza, Santa Ana, CA 92701. Internet Access to City Council, Agency, and Authority agendas and related material is available prior to meetings at santa­ana.org/city­meetings.   City Council 10 11/7/2023   City Council and Housing Authority MeetingPacketNovember 7, 2023CLOSED SESSION MEETING – 4:00 PMREGULAR OPEN MEETING – 5:30 PM (Immediately following the Closed Session Meeting)CITY COUNCIL CHAMBER22 Civic Center Plaza Santa Ana, CA 92701Valerie AmezcuaMayorThai Viet PhanCouncilmember – Ward 1 Benjamin VazquezCouncilmember ­ Ward 2Jessie LopezMayor Pro Tem ­ Ward 3 Phil BacerraCouncilmember ­ Ward 4Johnathan Ryan HernandezCouncilmember ­ Ward 5 David PenalozaCouncilmember ­ Ward 6Mayor and Council telephone: 714­647­6900Agenda item inquiries: 714­647­6520Sonia R. CarvalhoCity Attorney Steven A. MendozaActing City Manager Jennifer L. HallCity ClerkIn compliance with the Americans with Disabilities Act (ADA), if you need special assistance to participate in this Meeting,contact Michael Ortiz, City ADA Program Coordinator, at (714) 647­5624. Notification 48 hours prior to the Meeting will enablethe City to make reasonable arrangements to assure accessibility to this meeting. The City Council agenda and supportingdocumentation can be found on the City’s website – https://www.santa­ana.org/agendas­and­minutes/CITY VISION AND CODE OF ETHICSThe City of Santa Ana is committed to achieving a shared vision for the organization and itscommunity. The Vision, Mission and Guiding Principles (Values) are the result of a thoughtfuland inclusive process designed to set the City and organization on a course that meets thechallenges of today and tomorrow, as follows:Vision ­ The dynamic center of Orange County which is acclaimed for our: Investment inyouth • Safe and healthy community • Neighborhood pride • Thriving economic climate •Enriched and diverse culture • Quality government servicesMission ­ To deliver efficient public services in partnership with our community which ensurespublic safety, a prosperous economic environment, opportunities for our youth, and a highquality of life for residents.Guiding Principles ­ Collaboration • Efficiency • Equity • Excellence • Fiscal Responsibility •Innovation • TransparencyCode of Ethics and Conduct ­ At the Special Municipal Election held on February 5, 2008,voters approved an amendment to the City Charter which established the Code of Ethics andConduct for elected officials and members of appointed boards, commissions, andcommittees to assure public confidence. The following are the core values expressed: •Integrity • Honesty • Responsibility • Fairness • Accountability • Respect • EfficiencyMembers of the public may attend the City Council meeting in­person or join via Zoom. As acourtesy to the public, the City Council meeting will occur live via teleconference Zoomwebinar. You may view the meeting from your computer, tablet or smart phone via YouTubeLiveStream at www.youtube.com/user/SantaAnaLibrary or on CTV3, available on Spectrumchannel 3.PUBLIC COMMENTS – Members of the public who wish to address the City Council onclosed session items, items on the regular agenda, or on matters which are not on theagenda but are within the subject matter jurisdiction, of the City Council may do so by one ofthe following ways:MAILING OPTION written communications – Public comments may be mailed to:Office of the City Clerk, 20 Civic Center Plaza M­30, Santa Ana, CA 92701. All writtencommunications received via mail by 4:00 p.m. on the day of the meeting will bedistributed to the City Council and imaged into the City’s document archive systemwhich is available for public review.SENDING E­MAIL OPTION – Public comments may be sent via email to the CityClerk’s office at eComment@santa­ana.org. Please note the agenda item you arecommenting on in the subject line of the email. All emails received two (2) hours beforethe scheduled start of the meeting will be distributed to the City Council and imagedinto the City’s document archive system which is available for public review.LIVE VIRTUAL OPTION – As a courtesy, members of the public may provide livecomments during the meeting by Zoom or Conference Call. To join by Zoom click on ortype the following address into your web browserhttps://us02web.zoom.us/j/315965149. To join the Conference Call: Dial (669) 900­9128 and enter MEETING ID: 315 965 149#. You will be prompted by the City Clerkwhen it is time for a: i) closed session item, ii) general agenda item, iii) public hearingitem, iv) special agenda item, or v) for Housing Authority item. You may request tospeak by dialing *9 from your phone or you may virtually raise your hand from Zoom.After the Clerk confirms the last three digits of the caller’s phone number or Zoom IDand unmutes them, the caller must press *6 or microphone icon to speak. Callers areencouraged, but not required, to identify themselves by name. Each caller will beprovided three (3) minutes to speak, unless due to the number of speakers wanting tospeak a decision is made to provide a different amount of time to speak.IN­PERSON OPTION ­ Members of the public can provide in­person comments at thepodium in the Council Chamber. The Council Chamber will have seating available formembers of the public to attend the meeting in­person. Public comments are limited tothree (3) minutes per speaker, unless a different time is announced by the presidingchair. Speakers who wish to address the Council must do so by submitting a“Request to Speak” card by 4:00 p.m. for Closed Session items and by 5:45 p.m.for all other designated public comment periods as listed below. Cards will not beaccepted after the Public Comment Session begins without the permission of thepresiding chair.The following designated public comment periods are:1. LIVE PUBLIC COMMENTS ON CLOSED SESSION ITEMS – You can provide livecomments on closed session items by joining Zoom or the Conference Call as described inthe LIVE or IN­PERSON PUBLIC COMMENTS OPTION above. Speaker queue will openat 3:30 p.m. YOU MUST JOIN ZOOM OR THE CONFERENCE CALL and raise yourhand BY 4:00 p.m. Speakers who are not in the speaker queue with their hand raised by4:00 p.m. will not be permitted to speak.  2. LIVE PUBLIC COMMENTS ON REGULAR AGENDA ITEMS AND NON­AGENDAITEMS (GENERAL PUBLIC COMMENT) – You can provide comments by joining Zoom orthe Conference Call as described in the LIVE or IN­PERSON PUBLIC COMMENTSOPTION above. Speaker queue will open at 3:30 p.m. YOU MUST JOIN ZOOM OR THECONFERENCE CALL and raise your hand PRIOR TO 5:45 p.m. Speakers who are not inthe speaker queue with their hand raised by 5:45 p.m. will not be permitted to speak.3. LIVE PUBLIC COMMENTS ON PUBLIC HEARING ITEMS – You can providecomments by joining Zoom or the Conference Call as described in the LIVE or IN­PERSONPUBLIC COMMENTS OPTION above. Speakers not in the queue by 5:45 p.m. will not bepermitted to speak. 4. LIVE PUBLIC COMMENTS ON HOUSING AUTHORITY ITEMS – You can providecomments by joining Zoom or the Conference Call as described in the LIVE or IN­PERSONPUBLIC COMMENTS OPTION above. Speakers not in the queue by 5:45 p.m. will not bepermitted to speak.   TRANSLATION SERVICES ­ Spanish interpreting services are provided at CityCouncil meetings. Simultaneous Spanish interpretation is provided through the useof headsets and consecutive interpretation (Spanish­to­English) in addition to thosewishing to address the City Council at the podium. La ciudad provee servicios de interpretación al español en las juntas del Consejo. La interpretación simultánea al español se ofrece por medio del uso de audífonos yla interpretación consecutiva (español a inglés) también está disponible paracualquiera que desee dirigirse al concilio municipal en el podio.About the AgendaTo download or view the attachments (staff report and other supporting documentation) foreach agenda item, you must select the agenda item to see the attachments to either open ina new link (the eyeball ) or download a pdf (the cloud symbol with the down arrow ).CLOSED SESSIONCALL TO ORDERATTENDANCE Council Members Phil BacerraJohnathan Ryan HernandezDavid PenalozaThai Viet PhanBenjamin VazquezMayor  Pro Tem Jessie LopezMayorValerie AmezcuaActing City Manager Steven A. MendozaCity Attorney Sonia R. CarvalhoCity Clerk Jennifer L. HallROLL CALLADDITIONS\DELETIONS TO CLOSED SESSIONPUBLIC COMMENTS – Members of the public may address the City Council on ClosedSession items.RECESS – City Council will recess to Closed Session for the purpose of conducting regularCity business.CLOSED SESSION ITEMS – The Brown Act permits legislative bodies to discuss certainmatters without members of the public present. The City Council finds, based on advice fromthe City Attorney, that discussion in open session of the following matters will prejudice theposition of the City in existing and anticipated litigation:1.CONFERENCE WITH LEGAL COUNSEL – EXISTING LITIGATION pursuant toParagraph (1) of subdivision (d) of Section 54956.9 of the Government Code:Jesus Morales Guerrero v. City of Santa Ana, Michael Claborn, and DOES 1 through50, Orange County Superior Court, Case No. 30­2021­012235092.CONFERENCE WITH LEGAL COUNSEL – SIGNIFICANT EXPOSURE TOLITIGATION pursuant to Government Code Section 54956.9(d)(2):One matter [personnel claim]3.CONFERENCE WITH LEGAL COUNSEL – ANTICIPATED LITIGATION pursuant toGovernment Code Section 54956.9(d)(2):One (1) matter4.CONFERENCE WITH LABOR NEGOTIATOR pursuant to Government Code Section54957.6(a):Agency Negotiator: Ramon Figueroa, Acting Human Resources Executive DirectorEmployee Organization:     Santa Ana Police Officers Association (POA)     Confidential Association of Santa Ana (CASA)5.PUBLIC EMPLOYEE PERFORMANCE EVALUATION pursuant to Government CodeSection 54957(b)(1)Title: City Attorney6.PUBLIC EMPLOYEE PERFORMANCE EVALUATION pursuant to Government CodeSection 54957(b)(1):Title: Acting City Manager7.PUBLIC EMPLOYEE EMPLOYMENT/APPOINTMENT pursuant to Government CodeSection 54957Title: Acting City Manager/Interim City Manager/Permanent City Manager8.CONFERENCE WITH LABOR NEGOTIATOR pursuant to Government Code Section54957.6Agency Designated Representative: Sonia R. Carvalho, City AttorneyUnrepresented Employee: City ManagerRECONVENE – City Council will reconvene to continue regular City business.CITY COUNCIL REGULAR OPEN SESSIONCALL TO ORDERATTENDANCE Council Members Phil BacerraJohnathan Ryan HernandezDavid PenalozaThai Viet PhanBenjamin VazquezMayor  Pro Tem Jessie LopezMayorValerie AmezcuaActing City Manager Steven A. MendozaCity Attorney Sonia R. CarvalhoCity Clerk Jennifer L. HallROLL CALLPLEDGE OF ALLEGIANCE Mayor AmezcuaWORDS OF INSPIRATION Fr. Mario A. Juarez, Saint Anne ChurchADDITIONS\DELETIONS TO THE AGENDACEREMONIAL PRESENTATIONS1.Proclamation present by Mayor Amezcua to Beta Cell Foundation declaring November2023 as Diabetes Month2.Proclamation presented by Mayor Pro Tem Lopez to Family Court Awareness MonthCommittee declaring November 2023 as Family Court Awareness Month3.City Tile and Proclamation presented by Councilmember Penaloza to Santa AnaPolice Chief David Valentin Congratulating him on his Retirement and 33 years ofDistinguished Service to the CommunitySTAFF PRESENTATIONS4.U.S. Army Corps of Engineers Santiago Creek Flood Risk Management Project5.Homelessness UpdateCLOSED SESSION REPORT – The City Attorney will report on any action(s) from ClosedSession.PUBLIC COMMENT – Public comments will be held during the beginning of the meeting forALL comments on agenda and non­agenda items, with the exception of public hearings.Comments for public hearings will take place after the hearing is opened.CONSENT CALENDARRECOMMENDED ACTION:  Approve staff recommendations on the followingConsent Calendar Items: 6 through 37 and waive readings of resolutions andordinances.6.Excused AbsencesDepartment(s): City Clerk’s OfficeRecommended Action: Excuse the absent members.7.Appoint Members to the Rental Housing Board Nominated by Mayor Pro Tem Lopezand Councilmember Vazquez for a Full Term Expiring in 2027Department(s): City Clerk’s OfficeRecommended Action: 1. Appoint Josephine Mendoza nominated by Mayor ProTem Lopez to the Rental Housing Board as a Mobilehome Tenant Representative for afull term expiring in 2027 and administer the Oath of Office. (Pursuant to SAMC Sec. 2­236(a), requires five affirmative votes)2. Appoint Tracy La nominated by Councilmember Vazquez to the Rental HousingBoard as an At­Large Member with no financial interest in and no ownership ofincoming­generating rental housing for a full term expiring in 2027 and administer theOath of Office. (Pursuant to SAMC Sec. 2­236(a), requires five affirmative votes)8.Minutes from the Regular Meetings of February 7, 2023 and February 21, 2023, andfrom the Special Closed Session and Regular Meetings of March 7, 2023 and March21, 2023.Department(s): City Clerk’s OfficeRecommended Action: Approve minutes.9.Quarterly Report for Housing Division Projects and Activities for the period of July 1,2023 to September 30, 2023Department(s): Community Development AgencyRecommended Action: Receive and file the Quarterly Report for Housing Divisionprojects and activities for the period of July 1, 2023 to September 30, 2023.10.Approve Release of Nonprofit Community Development Block Grant Application forFiscal Years 2024–26Department(s): Community Development AgencyRecommended Action: Approve the release of Nonprofit Community DevelopmentBlock Grant Application for Fiscal Years 2024–26. 11.Approve an Appropriation Adjustment Accepting the 2022 Proposition 69 – DNAIdentification Funds and Award Purchase Order to Foster + Freeman for Crime­liteAUTO Camera Kits for the Santa Ana Police Department in the amount of $113,462(Specification No.23­161) (Non­General Fund and General Fund)Department(s): Police DepartmentRecommended Action: 1. Approve an appropriation adjustment recognizing$103,500 in the Police Special Revenue account and appropriate same toexpenditure account. (Requires five affirmative votes)2. Authorize a one­time purchase and payment of Purchase Order to Foster +Freeman for three Crime­lite AUTO camera kits in the amount of $113,462, subject tonon­substantive changes approved by the City Manager and City Attorney.12.Fiscal Year 2023­24 First Quarter Budget Report and Proposed AppropriationAdjustmentsDepartment(s): Finance and Management ServicesRecommended Action:1. Approve the appropriation adjustments to General Fund expenditures asdetailed in the body of this report, with a net reduction of $408,196 and a netreduction to the General Fund revenue estimates of $530,000. (Requires fiveaffirmative votes) 2. Receive and file the First Quarter Budget Update.13.Amend Blanket Order Contract with Grainger, Inc. for Maintenance, Repair, andOperational Supplies, for a revised not­to­exceed amount of $1,450,000.(Specification No. 20­001) (General Fund)Department(s): Finance and Management ServicesRecommended Action: Authorize the City Manager to execute an amendment toincrease the Blanket Order Contract authority with Grainger, Inc. for the purchase ofmaintenance, repair, and operational supplies by $100,000, for a revised annualamount not­to­exceed $350,000 for the current contract term expiring December 31,2023, and one remaining one­year renewal option, subject to non­substantivechanges approved by the City Manager and City Attorney.14.Award Aggregate Blanket Order Contracts to 1­Step Ahead, Branded Gifts Plus,BSN Sports, LLC, Loso Creation, and So. Cal Embroidery, LLC for Custom ImprintClothing and Accessories, in a not­to­exceed aggregate amount of $2,125,000(Specification No. 23­129A). (General Fund & Non­General Fund)Department(s): Finance and Management ServicesRecommended Action: Award aggregate blanket order contracts to vendors listedbelow for the purchase of custom imprint clothing and accessories on an as­neededbasis in an annual amount not­ to­exceed $425,000, with a total aggregate contractamount not­to­exceed $2,125,000, for an initial two­year term expiring on November30, 2025, with provisions for three, one­year renewal options, subject to non­substantive changes approved by the City Manager and City Attorney. Vendor Location Location1­Step Ahead Huntington Beach, CABranded Gifts Plus El Cajon, CABSN Sports, LLC Dallas, TXLoso Creation Santa Ana, CASo. Cal Embroidery, LLC Santa Ana, CA15.Amend Blanket Order Contract with ODP Business Solutions, LLC (Office Depot, Inc.)for Office Supplies, for a revised not­to­exceed amount of $1,000,000 (SpecificationNo. 22­061) (General Fund)Department(s): Finance and Management ServicesRecommended Action: Authorize the City Manager to execute an amendment toincrease the Blanket Order Contract authority with ODP Business Solutions, LLC forthe purchase of office supplies by $75,000 per year for a revised annual amount not­to­exceed $250,000 for the current contract term expiring May 31, 2024, and threeremaining one­year renewal options, subject to non­substantive changes approved bythe City Manager and City Attorney.16.Amend the Blanket Order Contract for the Purchase of Paper Products andMiscellaneous Supplies with American Sanitary Supply, Inc., for a Revised ContractAmount Not to Exceed $1,220,000 for the Remainder of Contract Term andRemaining Renewal Options (Specification No. 21­043) (Non­General Fund)Department(s): Public Works AgencyRecommended Action: Amend Blanket Order Contract with American SanitarySupply, Inc., for paper products and related supplies,  increasing the contract amountby $800,000, for a new total not to exceed $1,220,000, for the remainder of thecurrent term expiring September 20, 2024, and the remaining one­year renewalperiod, subject to non­substantive changes approved by the City Manager and CityAttorney.17.Amend the Blanket Order Contracts for the Purchase of Rock, Sand, and Gravel withPTI Sand & Gravel, Inc., for a New Amount Not to Exceed $1,012,500 (Specification21­134) (Non­General Fund)Department(s): Public Works AgencyRecommended Action: Authorize the City Manager to execute an amendment toincrease the contract amount by $525,000, for a new annual amount not to exceed$247,500, and a total contract amount not to exceed $1,012,500 for the remainder ofthe current term expiring December 31, 2023, with three one­year renewal periods,subject to non­substantive changes approved by the City Manager and City Attorney18.Amend Blanket Order Contracts for Equipment Rentals with Sunbelt Rentals, UnitedRentals, and Herc Rentals for a Revised Total Amount not to Exceed $2,550,000(Specification No. 22­045) (General Fund)Department(s): Public Works AgencyRecommended Action: Authorize the City Manager to execute an amendment to the Blanket Order Contracts for equipment rentals to increase the annual aggregate amount by $290,000, for a revised total annual amount not to exceed $568,000, and a total contract amount not to exceed $2,550,000 for the remainder of the current term expiring April 19, 2024, and three remaining one­year renewal periods, subject to non­substantive changes approved by the City Manager and City Attorney. 19.Award Aggregate Blanket Order Contracts to Heritage Landscape Supply Group, Inc, SiteOne Landscape Supply, and Waterline Technologies, Inc. for Chemical Products, in An Aggregate Amount Not to Exceed $1,000,000 (Specification No. 23­104) (Non­ General Fund) Department(s): Public Works Agency Recommended Action: Award aggregate Blanket Order Contracts to Heritage Landscape Supply Group, Inc., SiteOne Landscape Supply, and Waterline Technologies, Inc. for chemical products on an as­needed basis in an annual amount of $200,000 and total aggregate amount not to exceed $1,000,000 for an initial three­ year period beginning December 1, 2023 and expiring November 30, 2026, with provisions for two one­year renewal options, subject to non­substantive changes approved by the City Manager and City Attorney. 20.Award Purchase Order to Bizon Group, Inc. for Storage Containers (IFB 23­103) (Non­General Fund) Department(s): Public Works Agency Recommended Action: Authorize a one­time purchase and payment of Purchase Order to Bizon Group, Inc for thirteen new storage containers, in an amount not to exceed $128,430, subject to non­substantive changes approved by the City Manager and City Attorney. 21.Award a Purchase Order to Seavco Inc. dba Irv Seaver Motorcycles for Sixteen BMW Motorcycles in an Amount Not to Exceed $484,806 (Specification No. 23­148); Appropriation Adjustment for Future Vehicle Purchases (Non­General Fund) Department(s): Public Works Agency Recommended Action: 1. Approve an appropriation adjustment recognizing $1,235,687 in prior year fund balance in the Equipment Replacement Fund, Prior Year Carry Forward revenue account and appropriate the same amount into the Equipment Replacement Fund, Machinery and Equipment expenditure account for this item and anticipated FY 2023­2024 replacement vehicle expenditures. (Requires five affirmative votes) 2. Authorize a one­time purchase and payment of purchase order to Seavco Inc. dba Irv Seaver Motorcycles for sixteen BMW R 1250 RT­P Motorcycles, in the amount of $479,806, plus a contingency amount of $5,000, for a total amount not to exceed $484,806, subject to non­substantive changes approved by the City Manager and City Attorney. 22.Award Purchase Orders to Guaranty Chevrolet Motors, Inc. of Santa Ana and Penske Chevrolet of Cerritos in an Aggregate Amount Not to Exceed $706,035 (Specification No. 23­149) (General Fund and Non­General Fund) Department(s): Public Works Agency Recommended Action: 1. Authorize a one­time purchase and payment of purchase order to Guaranty Chevrolet Motors, Inc. for three Chevrolet Silverado 2500HD and one Chevrolet Silverado 1500 trucks, in the amount of $388,202, plus a contingency amount of $20,000, for a total amount not to exceed $408,202, subject to non­ substantive changes approved by the City Manager and City Attorney. 2. Authorize a one­time purchase and payment of purchase order to Penske Chevrolet of Cerritos for six Chevrolet Colorado trucks, in the amount of $277,833, plus a contingency amount of $20,000, for a total amount not to exceed $297,833, subject to non­substantive changes approved by the City Manager and City Attorney. 23.Award a Purchase Order to South Coast Bobcat for One Bobcat S66 Loader Vehicle with Trailer in an Amount Not to Exceed $128,968 (Specification No. 23­160) (Non­ General Fund) Department(s): Public Works Agency Recommended Action: Authorize a one­time purchase and payment of purchase order to South Coast Bobcat for one Bobcat S66 with Trailer, in the amount of $118,968, plus a contingency amount of $10,000, for a total amount not to exceed $128,968, subject to non­substantive changes approved by the City Manager and City Attorney. 24.Approve Additional Contingency Funds in the Amount of $310,000 for an Existing Construction Contract with Vido Samarzich, Inc., and Additional Contract Administration, Inspection and Testing in the Amount of $40,000 with an Estimated Project Delivery Cost of $1,650,000 for the Glenwood Place Water Improvements Project (Project No. 23­6476) (Non­General Fund) Department(s): Public Works Agency Recommended Action: Approve an amendment to the Project Cost Analysis in the amount of $350,000 (previously­approved transfer of funds for the Main Street Slurry Project No. 20­6959) for $310,000 in additional contingency funds and $40,000 in additional contract administration, inspection, and testing, for a new estimated total construction delivery cost of $1,650,000, subject to non­substantive changes approved by the City Manager and City Attorney. 25.Award a Construction Contract to Dominguez General Engineering, Inc. in the Amount of $2,133,362 for the North East Annexation Water & Sewer Main Improvements, with an Estimated Project Delivery Cost of $2,986,706 (Project Nos. 21­6453, 21­6619 & 24­6710) (Non­General Fund) Department(s): Public Works Agency Recommended Action: 1. Approve an appropriation adjustment recognizing prior year fund balance of $711,814 in the Select Street Construction, Prior Year Carry Forward revenue account and appropriating the same amount to the Select Street Construction, Improvements Other Than Building expenditure account for current year expenditures.  (Requires five affirmative votes) 2. Approve an appropriation adjustment accepting California State Water Resources Control Board’s Drinking Water State Revolving Fund loan funds in the amount of $1,529,220 into the Sanitary Sewer Capital Recovery Charges, Financing Proceeds revenue account and appropriate the same amount to the Sanitary Sewer Capital Recovery Charges, Improvements Other Than Building expenditure account for current year expenditures.  (Requires five affirmative votes) 3. Approve an amendment to the FY 2023­24 Capital Improvement Program to include $711,814 and $1,529,220 in construction funds for the North East Annexation Water & Sewer Main Improvements Project. 4. Award a construction contract to Dominguez General Engineering, Inc., the lowest responsible bidder, in accordance with the base bid in the amount of $2,133,362, subject to  change orders (not­to­exceed 25% of the base bid) in accordance with the Greenbook: Standard Specifications for Public Works Construction, for construction of the North East Annexation Water & Sewer Main Improvements Project, for a term beginning November 7, 2023, and ending upon project completion, and authorize the City Manager to execute the contract subject to non­substantive changes approved by the City Manager and the City Attorney. 5. Approve the Project Cost Analysis for a total estimated construction delivery cost of $2,986,706 which includes $2,133,362 for the construction contract, $320,004 for contract administration, inspection, and testing, and a $533,340 project contingency for unanticipated or unforeseen work. 6. Determine that in accordance with the California Environmental Quality Act (CEQA), a Mitigated Negative Declaration was prepared for the project and was filed with document number 202385000522. 26.Approve Municipal Facilities License Agreement with T­Mobile West LLC Department(s): Public Works Agency Recommended Action: Authorize the City Manager to execute an agreement with T­ Mobile West LLC for the use of certain City facilities for a ten­year period, with provisions for two automatic five­year extensions, subject to non­substantive changes approved by the City Manager and City Attorney (Agreement No. 2023­XXX). 27.Award an Agreement to Revenue & Cost Specialists, LLC for Comprehensive Impact Fee Study Consulting Services Not to Exceed $115,150 (General Fund) Department(s): Public Works Agency Recommended Action: Authorize the City Manager to execute a consulting services agreement with Revenue & Cost Specialists, LLC for a two­year term beginning November 7, 2023, and ending November 6, 2025 for the preparation of a Comprehensive Development Impact Fee Study, for a total amount not to exceed $115,150, subject to non­substantive changes approved by the City Manager and City Attorney (Agreement No. 2023­XXX). 28.Approve Amendments to Agreements with Eduardo Garcia dba Dynamic Video Communications, LLC, IPTV International Inc. dba TV Pro Gear, Inc., and Thomas Bystry dba Video Engineering Services to Continue Video Production Services for City Council Meetings and Other As­Needed Video Services (General Fund) Department(s): City Manager Office Recommended Action: Authorize the City Manager to execute first amendments to the agreements with Dynamic Video Communications, LLC, TV Pro Gear, Inc., and Video Engineering Services to continue video production services for City Council meetings and other as­needed video services for the period of January 1, 2024 through December 31, 2024, for a shared aggregate amount not to exceed $200,000, for a total aggregate amount not to exceed $800,000 subject to substantive changes approved by the City Manager and City Attorney (Agreement No. 2023­XXX). 29.Approve a Second Amendment to the Agreement with RSG, Inc. for the Administration, Management, and Implementation of the Rent Stabilization and Just Cause Eviction Ordinance on an As­Needed Basis in an Amount not to exceed $500,000 Department(s): Community Development Agency Recommended Action: Authorize the City Manager to execute a Second Amendment to the Agreement with RSG, Inc., for the administration, management, and implementation of the Rent Stabilization and Just Cause Eviction Ordinance, for an amount not to exceed $500,000, for a total agreement amount not to exceed $1,300,000, subject to non­substantive changes approved by the City Manager and City Attorney (Agreement No. 2023­XXX). 30.Approve an Agreement with America on Track and Nati’s House dba Neutral Ground for Gang Prevention and Intervention Program Services that promotes a proactive, preventative approach to addressing concerns with at­risk youth and gang activity (Revive Santa Ana Program) Department(s): Community Development Agency Recommended Action: 1. Authorize the City Manager to execute an agreement with America on Track in the amount of $200,000 for a one­year term, with an option to extend for one year, for a two­year aggregate total not to exceed $400,000, for gang prevention and intervention services, for a term beginning December 1, 2023, subject to non­ substantive changes approved by the City Manager and City Attorney (Agreement No. 2023­XXX). 2. Authorize the City Manager to execute an agreement with Nati’s House dba Neutral Ground in the amount of $200,000 for a one­year term, with an option to extend for one year, for a two­year aggregate total not to exceed $400,000, for gang prevention and intervention services, for a term beginning December 1, 2023, subject to non­substantive changes approved by the City Manager and City Attorney (Agreement No. 2023­XXX). 31.Approve a First Amendment to the Agreement with Jorge Melgoza, DBA Ardent Ergonomics for Preventative Ergonomics Assessments Department(s): Human Resources Recommended Action: Authorize the City Manager to execute a First Amendment to the Agreement with Jorge Melgoza, DBA Ardent Ergonomics, to continue to provide preventative ergonomic assessments for City employees for an additional amount not to exceed $50,000 (not to exceed $100,000 for the entirety of the Agreement expiring on November 22, 2024), subject to non­substantive changes approved by the City Manager and City Attorney (Agreement No. 2023­XXX). 32.Approve Agreements for Qualified Consultants to Provide On­Call Environmental and Planning Services for Planning Projects and Supplemental Staff Services for an Aggregate Amount Not to Exceed $4,950,000, for up to a Five­Year Term. Department(s): Planning and Building Agency Recommended Action: Authorize the City Manager to execute agreements to engage each of the 35 environmental and planning services firms listed below, as­ needed, for a period of five years beginning November 7, 2023 through November 7, 2028, to provide on­call environmental, technical, and planning services for the Planning and Building Agency at the fees set forth in their responses to Request for Qualifications (No. 23­142) for an aggregate amount not to exceed $4,950,000, for up to a five­year term, subject to non­substantive changes by the City Manager and City Attorney (Agreement No. 2023­XXX). Consultants Architectural Resource Group Interwest Ardurra Kimley Horn Ascent M­Group Aspen Environmental Group Michael Baker International Chambers Group MIG, Inc. Circlepoint Placeworks CSG Consultants Psomas De Novo Planning Group RE Consulting Dudek Rincon Consultants, Inc. ECORP Consulting, Inc.Sagecrest Planning and Environmental, LLC EcoTierra Consulting T&B Planning, Inc. ELMT Consulting Terracon Envicom Corporation The Code Group EPD Solutions, Inc.UES FCS International, Inc.Ultra Systems Environmental, Inc. GPA Consulting VCS Environmental Harris & Associates Willdan Engineering Helix Environmental Planning 33.Historic Property Preservation Agreements Department(s): Planning and Building Agency Recommended Action: Authorize the City Manager, or designee, to execute the attached Mills Act agreements with the below­referenced property owners for the identified structure(s), subject to non­substantive changes approved by the City Manager and City Attorney. Property Owner(s)Historic Property Preservation Agreement No. Address/House Vote by HRC The Peterson Living Trust Dated August 15, 2003 2023­07 1908 North Greenleaf Street 8:0:0:0 4th and Broadway OZ SPE, LLC, a Delaware Limited Liability Company 2023­08 302 West Fourth Street 8:0:0:0 Determine that the proposed projects are exempt from further review in accordance with the California Environmental Quality Act as Categorical Exemptions ER No. 2023­61 and ER No. 2023­78 will be filed for the projects. 34.First Amendment to Agreement with TriTech Software Systems for Computer Aided Dispatch and Records Management System Software (General Fund) Department(s): Police Department Recommended Action: Authorize the City Manager to execute the First Amendment to the agreement with TriTech Software Systems for the continued implementation as well as support and maintenance of Computer Aided Dispatch and Records Management System software for an additional three­year period beginning November 23, 2023 through November 22, 2026, subject to non­substantive changes approved by the City Manager and City Attorney (Agreement No. 2023­XXX). 35.Adopt a Resolution, Approve an Agreement and Appropriation Adjustment Accepting the FY 2022 Emergency Management Performance Grant (Non­General Fund) Department(s): Police Department Recommended Action: 1. Adopt a resolution authorizing the City Manager to act on behalf of the City of Santa Ana for obtaining federal funds related to homeland security, emergency management and/or disaster recovery, provided by the U.S. Department of Homeland Security and sub­granted through the State of California and the County of Orange. Resolution No. 2023­XXX entitled A RESOLUTION OF THE CITY COUNCIL OF THE CITY OF SANTA ANA AUTHORIZING THE CITY MANAGER OR HER DESIGNEE(S) TO OBTAIN 2022 EMERGENCY MANAGEMENT PERFORMANCE GRANT FUNDS THROUGH THE COUNTY OF ORANGE 2. Authorize the City Manager to execute a two­year agreement with the County of Orange for the period of July 1, 2022 through June 30, 2024, for the FY 2022 Emergency Management Performance Grant in an amount not to exceed $52,569, subject to non­substantive changes approved by the City Manager and City Attorney(Agreement No. 2023­XXX). 3. Approve an appropriation adjustment recognizing $52,569 in Law Enforcement Grants revenue account, and appropriating same to the Emergency Management Performance Grant expenditure account. (Requires five affirmative votes) 36.Award Purchase Order to Advanced Exercise Fitness Solutions for Exercise Equipment in the Amount of $76,203 and Resolution to Accept Donation of Exercise Equipment for the Santa Ana Police Department Fitness Center (Specification No. 23­169) (Non­General Fund) Department(s): Police Department Recommended Action: 1. Authorize a one­time purchase and payment of Purchase Order to Advanced Exercise Fitness Solutions for various Life Fitness cardio and Hammer Strength exercise equipment and installation for the Santa Ana Police Department Fitness Center in the amount of $76,203. 2. Adopt a resolution accepting the donation of two Life Fitness Treadmills, valued at $14,743.97, from the Santa Ana Police Officers Association. RESOLUTION NO. 2023­XXX entitled A RESOLUTION OF THE CITY COUNCIL OF THE CITY OF SANTA ANA ACCEPTING THE DONATION OF GYM EQUIPMENT FROM THE SANTA ANA POLICE OFFICER ASSOCIATION FOR USE IN THE BRUCE R. CARLSON FITNESS CENTER LOCATED AT THE SANTA ANA POLICE DEPARTMENT 37.Resolution Authorizing the Grant Application, Acceptance, and Execution of Grant Funds from the California State Library’s Building Forward Library Facilities Improvement Program. Department(s): Library Recommended Action: Adopt a resolution authorizing the application, acceptance, and execution of grant funds from the California State Library’s Building Forward Library Facilities Improvement Program, approval to implement the awarded project, and designate Library Services Director, Brian Sternberg, as the Authorized Representative to enter into the grant agreement  **END OF CONSENT CALENDAR** BUSINESS CALENDAR 38.Rental Registry Informational Report Department(s): Community Development Agency Recommended Action: Accept infomational report and provide direction to staff. 39.Consider Whether to Adopt a Resolution Calling and Giving Notice of a General Municipal Election to be held in the City of Santa Ana on November 5, 2024, Requesting Consolidation with the Statewide General Election, and Placing a Ballot Measure Before the Voters Asking Whether to Amend the Santa Ana City Charter to Authorize and Implement Noncitizen Voting in Municipal Elections Department(s): City Attorney Office Recommended Action: Approve a Resolution Calling and Giving Notice of a General Municipal Election to be held in the City of Santa Ana on November 5, 2024 for the Submission of a Ballot Measure to the Qualified Voters Proposing an Amendment to the Santa Ana City Charter to Authorize and Implement Noncitizen Voting in Municipal Elections. RESOLUTION NO. 2023­XXX entitled A RESOLUTION OF THE CITY COUNCIL OF THE CITY OF SANTA ANA CALLING AND GIVING NOTICE OF A GENERAL MUNICIPAL ELECTION TO BE HELD IN THE CITY OF SANTA ANA ON NOVEMBER 5, 2024 FOR THE SUBMISSION OF A BALLOT MEASURE TO THE QUALIFIED VOTERS ASKING IF THE CITY OF SANTA ANA SHOULD PERMIT NONCITIZEN VOTING IN ALL CITY MUNICIPAL ELECTIONS (includes determination that the Resolution is not subject to the California Environmental Quality Act (CEQA) pursuant to sections 15060(c)(2) and 15060(c)(3) of the State CEQA Guidelines because it will not result in a direct or reasonably foreseeable indirect physical change in the environment and it is not a “project” as defined in section 15378 of the State CEQA Guidelines) **END OF BUSINESS CALENDAR** CITY MANAGER COMMENTS COUNCIL COMMENTS AB1234 DISCLOSURE – If the City paid for travel or other expenses this is the time for members of the Council to provide a brief oral report on attendance of any regional board or commission meeting or any conference, meeting or event attended. ADJOURNMENT – Adjourn the City Council meeting and convene to the Housing Authority meeting. Future Items 1. Sanitation Fee Cost of Service Study and Prop. 218 Process Authorization 2. Board and Commission Members Compensation Increase 3. 2024 City Council Meeting Calendar POSTING STATEMENT: On October 31, 2023, a true and correct copy of this agenda was posted at the entrance to City Hall, 20 Civic Center Plaza, Santa Ana, CA 92701. Internet Access to City Council, Agency, and Authority agendas and related material is available prior to meetings at santa­ana.org/city­meetings. HOUSING AUTHORITY CALL TO ORDER ATTENDANCE Authority Members Phil Bacerra  Johnathan Ryan Hernandez David Penaloza Thai Viet Phan Benjamin Vazquez Vice Chair Jessie Lopez Chair Valerie Amezcua Acting City Manager Stephen A. Mendoza City Attorney Sonia R. Carvalho Recording Secretary Jennifer L. Hall ROLL CALL ADDITIONS\DELETIONS TO THE HOUSING AUTHORITY AGENDA PUBLIC COMMENTS – Members of the public may address Housing Authority on items on the Housing Authority agenda.  CONSENT CALENDAR RECOMMENDED ACTION:  Approve staff recommendations on the following Consent Calendar Items: 1 and 4 and waive readings for resolutions and ordinances. 1.Excused Absences Department(s): City Clerk’s Office Recommended Action: Excuse the absent members. 2.Minutes from the Regular Meeting of August 1, 2023 Department(s): City Clerk’s Office Recommended Action: Approve minutes. 3.Quarterly Report for the Housing Choice Voucher Program for the Period of July 1, 2023 to September 30, 2023 Department(s): Community Development Agency Recommended Action: Receive and file the Quarterly Report for the Housing Choice Voucher Program for the period of July 1, 2023 to September 30, 2023. 4.Authorize staff to enter into a Memorandum of Understanding with CalOptima Health, Orange County Housing Authority, Anaheim Housing Authority, and Garden Grove Housing Authority, to facilitate access to supportive services for voucher holders assisted by the Housing Authority Department(s): Community Development Agency Recommended Action: Authorize the Executive Director of the Housing Authority to execute a Memorandum of Understanding with CalOptima Health to facilitate access to supportive services for voucher holders assisted by the Housing Authority. **END OF CONSENT CALENDAR** HOUSING AUTHORITY MEMBER COMMENTS ADJOURNMENT – Adjourn the Housing Authority meeting. POSTING STATEMENT: On October 31, 2023, a true and correct copy of this agenda was posted at the entrance to City Hall, 20 Civic Center Plaza, Santa Ana, CA 92701. Internet Access to City Council, Agency, and Authority agendas and related material is available prior to meetings at santa­ana.org/city­meetings.   City Council 11 11/7/2023   City Council and Housing Authority MeetingPacketNovember 7, 2023CLOSED SESSION MEETING – 4:00 PMREGULAR OPEN MEETING – 5:30 PM (Immediately following the Closed Session Meeting)CITY COUNCIL CHAMBER22 Civic Center Plaza Santa Ana, CA 92701Valerie AmezcuaMayorThai Viet PhanCouncilmember – Ward 1 Benjamin VazquezCouncilmember ­ Ward 2Jessie LopezMayor Pro Tem ­ Ward 3 Phil BacerraCouncilmember ­ Ward 4Johnathan Ryan HernandezCouncilmember ­ Ward 5 David PenalozaCouncilmember ­ Ward 6Mayor and Council telephone: 714­647­6900Agenda item inquiries: 714­647­6520Sonia R. CarvalhoCity Attorney Steven A. MendozaActing City Manager Jennifer L. HallCity ClerkIn compliance with the Americans with Disabilities Act (ADA), if you need special assistance to participate in this Meeting,contact Michael Ortiz, City ADA Program Coordinator, at (714) 647­5624. Notification 48 hours prior to the Meeting will enablethe City to make reasonable arrangements to assure accessibility to this meeting. The City Council agenda and supportingdocumentation can be found on the City’s website – https://www.santa­ana.org/agendas­and­minutes/CITY VISION AND CODE OF ETHICSThe City of Santa Ana is committed to achieving a shared vision for the organization and itscommunity. The Vision, Mission and Guiding Principles (Values) are the result of a thoughtfuland inclusive process designed to set the City and organization on a course that meets thechallenges of today and tomorrow, as follows:Vision ­ The dynamic center of Orange County which is acclaimed for our: Investment inyouth • Safe and healthy community • Neighborhood pride • Thriving economic climate •Enriched and diverse culture • Quality government servicesMission ­ To deliver efficient public services in partnership with our community which ensurespublic safety, a prosperous economic environment, opportunities for our youth, and a highquality of life for residents.Guiding Principles ­ Collaboration • Efficiency • Equity • Excellence • Fiscal Responsibility •Innovation • TransparencyCode of Ethics and Conduct ­ At the Special Municipal Election held on February 5, 2008,voters approved an amendment to the City Charter which established the Code of Ethics andConduct for elected officials and members of appointed boards, commissions, andcommittees to assure public confidence. The following are the core values expressed: •Integrity • Honesty • Responsibility • Fairness • Accountability • Respect • EfficiencyMembers of the public may attend the City Council meeting in­person or join via Zoom. As acourtesy to the public, the City Council meeting will occur live via teleconference Zoomwebinar. You may view the meeting from your computer, tablet or smart phone via YouTubeLiveStream at www.youtube.com/user/SantaAnaLibrary or on CTV3, available on Spectrumchannel 3.PUBLIC COMMENTS – Members of the public who wish to address the City Council onclosed session items, items on the regular agenda, or on matters which are not on theagenda but are within the subject matter jurisdiction, of the City Council may do so by one ofthe following ways:MAILING OPTION written communications – Public comments may be mailed to:Office of the City Clerk, 20 Civic Center Plaza M­30, Santa Ana, CA 92701. All writtencommunications received via mail by 4:00 p.m. on the day of the meeting will bedistributed to the City Council and imaged into the City’s document archive systemwhich is available for public review.SENDING E­MAIL OPTION – Public comments may be sent via email to the CityClerk’s office at eComment@santa­ana.org. Please note the agenda item you arecommenting on in the subject line of the email. All emails received two (2) hours beforethe scheduled start of the meeting will be distributed to the City Council and imagedinto the City’s document archive system which is available for public review.LIVE VIRTUAL OPTION – As a courtesy, members of the public may provide livecomments during the meeting by Zoom or Conference Call. To join by Zoom click on ortype the following address into your web browserhttps://us02web.zoom.us/j/315965149. To join the Conference Call: Dial (669) 900­9128 and enter MEETING ID: 315 965 149#. You will be prompted by the City Clerkwhen it is time for a: i) closed session item, ii) general agenda item, iii) public hearingitem, iv) special agenda item, or v) for Housing Authority item. You may request tospeak by dialing *9 from your phone or you may virtually raise your hand from Zoom.After the Clerk confirms the last three digits of the caller’s phone number or Zoom IDand unmutes them, the caller must press *6 or microphone icon to speak. Callers areencouraged, but not required, to identify themselves by name. Each caller will beprovided three (3) minutes to speak, unless due to the number of speakers wanting tospeak a decision is made to provide a different amount of time to speak.IN­PERSON OPTION ­ Members of the public can provide in­person comments at thepodium in the Council Chamber. The Council Chamber will have seating available formembers of the public to attend the meeting in­person. Public comments are limited tothree (3) minutes per speaker, unless a different time is announced by the presidingchair. Speakers who wish to address the Council must do so by submitting a“Request to Speak” card by 4:00 p.m. for Closed Session items and by 5:45 p.m.for all other designated public comment periods as listed below. Cards will not beaccepted after the Public Comment Session begins without the permission of thepresiding chair.The following designated public comment periods are:1. LIVE PUBLIC COMMENTS ON CLOSED SESSION ITEMS – You can provide livecomments on closed session items by joining Zoom or the Conference Call as described inthe LIVE or IN­PERSON PUBLIC COMMENTS OPTION above. Speaker queue will openat 3:30 p.m. YOU MUST JOIN ZOOM OR THE CONFERENCE CALL and raise yourhand BY 4:00 p.m. Speakers who are not in the speaker queue with their hand raised by4:00 p.m. will not be permitted to speak.  2. LIVE PUBLIC COMMENTS ON REGULAR AGENDA ITEMS AND NON­AGENDAITEMS (GENERAL PUBLIC COMMENT) – You can provide comments by joining Zoom orthe Conference Call as described in the LIVE or IN­PERSON PUBLIC COMMENTSOPTION above. Speaker queue will open at 3:30 p.m. YOU MUST JOIN ZOOM OR THECONFERENCE CALL and raise your hand PRIOR TO 5:45 p.m. Speakers who are not inthe speaker queue with their hand raised by 5:45 p.m. will not be permitted to speak.3. LIVE PUBLIC COMMENTS ON PUBLIC HEARING ITEMS – You can providecomments by joining Zoom or the Conference Call as described in the LIVE or IN­PERSONPUBLIC COMMENTS OPTION above. Speakers not in the queue by 5:45 p.m. will not bepermitted to speak. 4. LIVE PUBLIC COMMENTS ON HOUSING AUTHORITY ITEMS – You can providecomments by joining Zoom or the Conference Call as described in the LIVE or IN­PERSONPUBLIC COMMENTS OPTION above. Speakers not in the queue by 5:45 p.m. will not bepermitted to speak.   TRANSLATION SERVICES ­ Spanish interpreting services are provided at CityCouncil meetings. Simultaneous Spanish interpretation is provided through the useof headsets and consecutive interpretation (Spanish­to­English) in addition to thosewishing to address the City Council at the podium. La ciudad provee servicios de interpretación al español en las juntas del Consejo. La interpretación simultánea al español se ofrece por medio del uso de audífonos yla interpretación consecutiva (español a inglés) también está disponible paracualquiera que desee dirigirse al concilio municipal en el podio.About the AgendaTo download or view the attachments (staff report and other supporting documentation) foreach agenda item, you must select the agenda item to see the attachments to either open ina new link (the eyeball ) or download a pdf (the cloud symbol with the down arrow ).CLOSED SESSIONCALL TO ORDERATTENDANCE Council Members Phil BacerraJohnathan Ryan HernandezDavid PenalozaThai Viet PhanBenjamin VazquezMayor  Pro Tem Jessie LopezMayorValerie AmezcuaActing City Manager Steven A. MendozaCity Attorney Sonia R. CarvalhoCity Clerk Jennifer L. HallROLL CALLADDITIONS\DELETIONS TO CLOSED SESSIONPUBLIC COMMENTS – Members of the public may address the City Council on ClosedSession items.RECESS – City Council will recess to Closed Session for the purpose of conducting regularCity business.CLOSED SESSION ITEMS – The Brown Act permits legislative bodies to discuss certainmatters without members of the public present. The City Council finds, based on advice fromthe City Attorney, that discussion in open session of the following matters will prejudice theposition of the City in existing and anticipated litigation:1.CONFERENCE WITH LEGAL COUNSEL – EXISTING LITIGATION pursuant toParagraph (1) of subdivision (d) of Section 54956.9 of the Government Code:Jesus Morales Guerrero v. City of Santa Ana, Michael Claborn, and DOES 1 through50, Orange County Superior Court, Case No. 30­2021­012235092.CONFERENCE WITH LEGAL COUNSEL – SIGNIFICANT EXPOSURE TOLITIGATION pursuant to Government Code Section 54956.9(d)(2):One matter [personnel claim]3.CONFERENCE WITH LEGAL COUNSEL – ANTICIPATED LITIGATION pursuant toGovernment Code Section 54956.9(d)(2):One (1) matter4.CONFERENCE WITH LABOR NEGOTIATOR pursuant to Government Code Section54957.6(a):Agency Negotiator: Ramon Figueroa, Acting Human Resources Executive DirectorEmployee Organization:     Santa Ana Police Officers Association (POA)     Confidential Association of Santa Ana (CASA)5.PUBLIC EMPLOYEE PERFORMANCE EVALUATION pursuant to Government CodeSection 54957(b)(1)Title: City Attorney6.PUBLIC EMPLOYEE PERFORMANCE EVALUATION pursuant to Government CodeSection 54957(b)(1):Title: Acting City Manager7.PUBLIC EMPLOYEE EMPLOYMENT/APPOINTMENT pursuant to Government CodeSection 54957Title: Acting City Manager/Interim City Manager/Permanent City Manager8.CONFERENCE WITH LABOR NEGOTIATOR pursuant to Government Code Section54957.6Agency Designated Representative: Sonia R. Carvalho, City AttorneyUnrepresented Employee: City ManagerRECONVENE – City Council will reconvene to continue regular City business.CITY COUNCIL REGULAR OPEN SESSIONCALL TO ORDERATTENDANCE Council Members Phil BacerraJohnathan Ryan HernandezDavid PenalozaThai Viet PhanBenjamin VazquezMayor  Pro Tem Jessie LopezMayorValerie AmezcuaActing City Manager Steven A. MendozaCity Attorney Sonia R. CarvalhoCity Clerk Jennifer L. HallROLL CALLPLEDGE OF ALLEGIANCE Mayor AmezcuaWORDS OF INSPIRATION Fr. Mario A. Juarez, Saint Anne ChurchADDITIONS\DELETIONS TO THE AGENDACEREMONIAL PRESENTATIONS1.Proclamation present by Mayor Amezcua to Beta Cell Foundation declaring November2023 as Diabetes Month2.Proclamation presented by Mayor Pro Tem Lopez to Family Court Awareness MonthCommittee declaring November 2023 as Family Court Awareness Month3.City Tile and Proclamation presented by Councilmember Penaloza to Santa AnaPolice Chief David Valentin Congratulating him on his Retirement and 33 years ofDistinguished Service to the CommunitySTAFF PRESENTATIONS4.U.S. Army Corps of Engineers Santiago Creek Flood Risk Management Project5.Homelessness UpdateCLOSED SESSION REPORT – The City Attorney will report on any action(s) from ClosedSession.PUBLIC COMMENT – Public comments will be held during the beginning of the meeting forALL comments on agenda and non­agenda items, with the exception of public hearings.Comments for public hearings will take place after the hearing is opened.CONSENT CALENDARRECOMMENDED ACTION:  Approve staff recommendations on the followingConsent Calendar Items: 6 through 37 and waive readings of resolutions andordinances.6.Excused AbsencesDepartment(s): City Clerk’s OfficeRecommended Action: Excuse the absent members.7.Appoint Members to the Rental Housing Board Nominated by Mayor Pro Tem Lopezand Councilmember Vazquez for a Full Term Expiring in 2027Department(s): City Clerk’s OfficeRecommended Action: 1. Appoint Josephine Mendoza nominated by Mayor ProTem Lopez to the Rental Housing Board as a Mobilehome Tenant Representative for afull term expiring in 2027 and administer the Oath of Office. (Pursuant to SAMC Sec. 2­236(a), requires five affirmative votes)2. Appoint Tracy La nominated by Councilmember Vazquez to the Rental HousingBoard as an At­Large Member with no financial interest in and no ownership ofincoming­generating rental housing for a full term expiring in 2027 and administer theOath of Office. (Pursuant to SAMC Sec. 2­236(a), requires five affirmative votes)8.Minutes from the Regular Meetings of February 7, 2023 and February 21, 2023, andfrom the Special Closed Session and Regular Meetings of March 7, 2023 and March21, 2023.Department(s): City Clerk’s OfficeRecommended Action: Approve minutes.9.Quarterly Report for Housing Division Projects and Activities for the period of July 1,2023 to September 30, 2023Department(s): Community Development AgencyRecommended Action: Receive and file the Quarterly Report for Housing Divisionprojects and activities for the period of July 1, 2023 to September 30, 2023.10.Approve Release of Nonprofit Community Development Block Grant Application forFiscal Years 2024–26Department(s): Community Development AgencyRecommended Action: Approve the release of Nonprofit Community DevelopmentBlock Grant Application for Fiscal Years 2024–26. 11.Approve an Appropriation Adjustment Accepting the 2022 Proposition 69 – DNAIdentification Funds and Award Purchase Order to Foster + Freeman for Crime­liteAUTO Camera Kits for the Santa Ana Police Department in the amount of $113,462(Specification No.23­161) (Non­General Fund and General Fund)Department(s): Police DepartmentRecommended Action: 1. Approve an appropriation adjustment recognizing$103,500 in the Police Special Revenue account and appropriate same toexpenditure account. (Requires five affirmative votes)2. Authorize a one­time purchase and payment of Purchase Order to Foster +Freeman for three Crime­lite AUTO camera kits in the amount of $113,462, subject tonon­substantive changes approved by the City Manager and City Attorney.12.Fiscal Year 2023­24 First Quarter Budget Report and Proposed AppropriationAdjustmentsDepartment(s): Finance and Management ServicesRecommended Action:1. Approve the appropriation adjustments to General Fund expenditures asdetailed in the body of this report, with a net reduction of $408,196 and a netreduction to the General Fund revenue estimates of $530,000. (Requires fiveaffirmative votes) 2. Receive and file the First Quarter Budget Update.13.Amend Blanket Order Contract with Grainger, Inc. for Maintenance, Repair, andOperational Supplies, for a revised not­to­exceed amount of $1,450,000.(Specification No. 20­001) (General Fund)Department(s): Finance and Management ServicesRecommended Action: Authorize the City Manager to execute an amendment toincrease the Blanket Order Contract authority with Grainger, Inc. for the purchase ofmaintenance, repair, and operational supplies by $100,000, for a revised annualamount not­to­exceed $350,000 for the current contract term expiring December 31,2023, and one remaining one­year renewal option, subject to non­substantivechanges approved by the City Manager and City Attorney.14.Award Aggregate Blanket Order Contracts to 1­Step Ahead, Branded Gifts Plus,BSN Sports, LLC, Loso Creation, and So. Cal Embroidery, LLC for Custom ImprintClothing and Accessories, in a not­to­exceed aggregate amount of $2,125,000(Specification No. 23­129A). (General Fund & Non­General Fund)Department(s): Finance and Management ServicesRecommended Action: Award aggregate blanket order contracts to vendors listedbelow for the purchase of custom imprint clothing and accessories on an as­neededbasis in an annual amount not­ to­exceed $425,000, with a total aggregate contractamount not­to­exceed $2,125,000, for an initial two­year term expiring on November30, 2025, with provisions for three, one­year renewal options, subject to non­substantive changes approved by the City Manager and City Attorney. Vendor Location Location1­Step Ahead Huntington Beach, CABranded Gifts Plus El Cajon, CABSN Sports, LLC Dallas, TXLoso Creation Santa Ana, CASo. Cal Embroidery, LLC Santa Ana, CA15.Amend Blanket Order Contract with ODP Business Solutions, LLC (Office Depot, Inc.)for Office Supplies, for a revised not­to­exceed amount of $1,000,000 (SpecificationNo. 22­061) (General Fund)Department(s): Finance and Management ServicesRecommended Action: Authorize the City Manager to execute an amendment toincrease the Blanket Order Contract authority with ODP Business Solutions, LLC forthe purchase of office supplies by $75,000 per year for a revised annual amount not­to­exceed $250,000 for the current contract term expiring May 31, 2024, and threeremaining one­year renewal options, subject to non­substantive changes approved bythe City Manager and City Attorney.16.Amend the Blanket Order Contract for the Purchase of Paper Products andMiscellaneous Supplies with American Sanitary Supply, Inc., for a Revised ContractAmount Not to Exceed $1,220,000 for the Remainder of Contract Term andRemaining Renewal Options (Specification No. 21­043) (Non­General Fund)Department(s): Public Works AgencyRecommended Action: Amend Blanket Order Contract with American SanitarySupply, Inc., for paper products and related supplies,  increasing the contract amountby $800,000, for a new total not to exceed $1,220,000, for the remainder of thecurrent term expiring September 20, 2024, and the remaining one­year renewalperiod, subject to non­substantive changes approved by the City Manager and CityAttorney.17.Amend the Blanket Order Contracts for the Purchase of Rock, Sand, and Gravel withPTI Sand & Gravel, Inc., for a New Amount Not to Exceed $1,012,500 (Specification21­134) (Non­General Fund)Department(s): Public Works AgencyRecommended Action: Authorize the City Manager to execute an amendment toincrease the contract amount by $525,000, for a new annual amount not to exceed$247,500, and a total contract amount not to exceed $1,012,500 for the remainder ofthe current term expiring December 31, 2023, with three one­year renewal periods,subject to non­substantive changes approved by the City Manager and City Attorney18.Amend Blanket Order Contracts for Equipment Rentals with Sunbelt Rentals, UnitedRentals, and Herc Rentals for a Revised Total Amount not to Exceed $2,550,000(Specification No. 22­045) (General Fund)Department(s): Public Works AgencyRecommended Action: Authorize the City Manager to execute an amendment to theBlanket Order Contracts for equipment rentals to increase the annual aggregateamount by $290,000, for a revised total annual amount not to exceed $568,000, and atotal contract amount not to exceed $2,550,000 for the remainder of the current termexpiring April 19, 2024, and three remaining one­year renewal periods, subject tonon­substantive changes approved by the City Manager and City Attorney.19.Award Aggregate Blanket Order Contracts to Heritage Landscape Supply Group, Inc,SiteOne Landscape Supply, and Waterline Technologies, Inc. for Chemical Products,in An Aggregate Amount Not to Exceed $1,000,000 (Specification No. 23­104) (Non­General Fund)Department(s): Public Works AgencyRecommended Action: Award aggregate Blanket Order Contracts to HeritageLandscape Supply Group, Inc., SiteOne Landscape Supply, and WaterlineTechnologies, Inc. for chemical products on an as­needed basis in an annual amountof $200,000 and total aggregate amount not to exceed $1,000,000 for an initial three­year period beginning December 1, 2023 and expiring November 30, 2026, withprovisions for two one­year renewal options, subject to non­substantive changesapproved by the City Manager and City Attorney.20.Award Purchase Order to Bizon Group, Inc. for Storage Containers (IFB 23­103)(Non­General Fund)Department(s): Public Works AgencyRecommended Action: Authorize a one­time purchase and payment of PurchaseOrder to Bizon Group, Inc for thirteen new storage containers, in an amount not toexceed $128,430, subject to non­substantive changes approved by the City Managerand City Attorney.21.Award a Purchase Order to Seavco Inc. dba Irv Seaver Motorcycles for Sixteen BMWMotorcycles in an Amount Not to Exceed $484,806 (Specification No. 23­148);Appropriation Adjustment for Future Vehicle Purchases (Non­General Fund)Department(s): Public Works AgencyRecommended Action: 1. Approve an appropriation adjustment recognizing$1,235,687 in prior year fund balance in the Equipment Replacement Fund, Prior YearCarry Forward revenue account and appropriate the same amount into the EquipmentReplacement Fund, Machinery and Equipment expenditure account for this item andanticipated FY 2023­2024 replacement vehicle expenditures. (Requires fiveaffirmative votes)2. Authorize a one­time purchase and payment of purchase order to Seavco Inc. dbaIrv Seaver Motorcycles for sixteen BMW R 1250 RT­P Motorcycles, in the amount of$479,806, plus a contingency amount of $5,000, for a total amount not to exceed$484,806, subject to non­substantive changes approved by the City Manager and CityAttorney. 22.Award Purchase Orders to Guaranty Chevrolet Motors, Inc. of Santa Ana and Penske Chevrolet of Cerritos in an Aggregate Amount Not to Exceed $706,035 (Specification No. 23­149) (General Fund and Non­General Fund) Department(s): Public Works Agency Recommended Action: 1. Authorize a one­time purchase and payment of purchase order to Guaranty Chevrolet Motors, Inc. for three Chevrolet Silverado 2500HD and one Chevrolet Silverado 1500 trucks, in the amount of $388,202, plus a contingency amount of $20,000, for a total amount not to exceed $408,202, subject to non­ substantive changes approved by the City Manager and City Attorney. 2. Authorize a one­time purchase and payment of purchase order to Penske Chevrolet of Cerritos for six Chevrolet Colorado trucks, in the amount of $277,833, plus a contingency amount of $20,000, for a total amount not to exceed $297,833, subject to non­substantive changes approved by the City Manager and City Attorney. 23.Award a Purchase Order to South Coast Bobcat for One Bobcat S66 Loader Vehicle with Trailer in an Amount Not to Exceed $128,968 (Specification No. 23­160) (Non­ General Fund) Department(s): Public Works Agency Recommended Action: Authorize a one­time purchase and payment of purchase order to South Coast Bobcat for one Bobcat S66 with Trailer, in the amount of $118,968, plus a contingency amount of $10,000, for a total amount not to exceed $128,968, subject to non­substantive changes approved by the City Manager and City Attorney. 24.Approve Additional Contingency Funds in the Amount of $310,000 for an Existing Construction Contract with Vido Samarzich, Inc., and Additional Contract Administration, Inspection and Testing in the Amount of $40,000 with an Estimated Project Delivery Cost of $1,650,000 for the Glenwood Place Water Improvements Project (Project No. 23­6476) (Non­General Fund) Department(s): Public Works Agency Recommended Action: Approve an amendment to the Project Cost Analysis in the amount of $350,000 (previously­approved transfer of funds for the Main Street Slurry Project No. 20­6959) for $310,000 in additional contingency funds and $40,000 in additional contract administration, inspection, and testing, for a new estimated total construction delivery cost of $1,650,000, subject to non­substantive changes approved by the City Manager and City Attorney. 25.Award a Construction Contract to Dominguez General Engineering, Inc. in the Amount of $2,133,362 for the North East Annexation Water & Sewer Main Improvements, with an Estimated Project Delivery Cost of $2,986,706 (Project Nos. 21­6453, 21­6619 & 24­6710) (Non­General Fund) Department(s): Public Works Agency Recommended Action: 1. Approve an appropriation adjustment recognizing prior year fund balance of $711,814 in the Select Street Construction, Prior Year Carry Forward revenue account and appropriating the same amount to the Select Street Construction, Improvements Other Than Building expenditure account for current year expenditures.  (Requires five affirmative votes) 2. Approve an appropriation adjustment accepting California State Water Resources Control Board’s Drinking Water State Revolving Fund loan funds in the amount of $1,529,220 into the Sanitary Sewer Capital Recovery Charges, Financing Proceeds revenue account and appropriate the same amount to the Sanitary Sewer Capital Recovery Charges, Improvements Other Than Building expenditure account for current year expenditures.  (Requires five affirmative votes) 3. Approve an amendment to the FY 2023­24 Capital Improvement Program to include $711,814 and $1,529,220 in construction funds for the North East Annexation Water & Sewer Main Improvements Project. 4. Award a construction contract to Dominguez General Engineering, Inc., the lowest responsible bidder, in accordance with the base bid in the amount of $2,133,362, subject to  change orders (not­to­exceed 25% of the base bid) in accordance with the Greenbook: Standard Specifications for Public Works Construction, for construction of the North East Annexation Water & Sewer Main Improvements Project, for a term beginning November 7, 2023, and ending upon project completion, and authorize the City Manager to execute the contract subject to non­substantive changes approved by the City Manager and the City Attorney. 5. Approve the Project Cost Analysis for a total estimated construction delivery cost of $2,986,706 which includes $2,133,362 for the construction contract, $320,004 for contract administration, inspection, and testing, and a $533,340 project contingency for unanticipated or unforeseen work. 6. Determine that in accordance with the California Environmental Quality Act (CEQA), a Mitigated Negative Declaration was prepared for the project and was filed with document number 202385000522. 26.Approve Municipal Facilities License Agreement with T­Mobile West LLC Department(s): Public Works Agency Recommended Action: Authorize the City Manager to execute an agreement with T­ Mobile West LLC for the use of certain City facilities for a ten­year period, with provisions for two automatic five­year extensions, subject to non­substantive changes approved by the City Manager and City Attorney (Agreement No. 2023­XXX). 27.Award an Agreement to Revenue & Cost Specialists, LLC for Comprehensive Impact Fee Study Consulting Services Not to Exceed $115,150 (General Fund) Department(s): Public Works Agency Recommended Action: Authorize the City Manager to execute a consulting services agreement with Revenue & Cost Specialists, LLC for a two­year term beginning November 7, 2023, and ending November 6, 2025 for the preparation of a Comprehensive Development Impact Fee Study, for a total amount not to exceed $115,150, subject to non­substantive changes approved by the City Manager and City Attorney (Agreement No. 2023­XXX). 28.Approve Amendments to Agreements with Eduardo Garcia dba Dynamic Video Communications, LLC, IPTV International Inc. dba TV Pro Gear, Inc., and Thomas Bystry dba Video Engineering Services to Continue Video Production Services for City Council Meetings and Other As­Needed Video Services (General Fund) Department(s): City Manager Office Recommended Action: Authorize the City Manager to execute first amendments to the agreements with Dynamic Video Communications, LLC, TV Pro Gear, Inc., and Video Engineering Services to continue video production services for City Council meetings and other as­needed video services for the period of January 1, 2024 through December 31, 2024, for a shared aggregate amount not to exceed $200,000, for a total aggregate amount not to exceed $800,000 subject to substantive changes approved by the City Manager and City Attorney (Agreement No. 2023­XXX). 29.Approve a Second Amendment to the Agreement with RSG, Inc. for the Administration, Management, and Implementation of the Rent Stabilization and Just Cause Eviction Ordinance on an As­Needed Basis in an Amount not to exceed $500,000 Department(s): Community Development Agency Recommended Action: Authorize the City Manager to execute a Second Amendment to the Agreement with RSG, Inc., for the administration, management, and implementation of the Rent Stabilization and Just Cause Eviction Ordinance, for an amount not to exceed $500,000, for a total agreement amount not to exceed $1,300,000, subject to non­substantive changes approved by the City Manager and City Attorney (Agreement No. 2023­XXX). 30.Approve an Agreement with America on Track and Nati’s House dba Neutral Ground for Gang Prevention and Intervention Program Services that promotes a proactive, preventative approach to addressing concerns with at­risk youth and gang activity (Revive Santa Ana Program) Department(s): Community Development Agency Recommended Action: 1. Authorize the City Manager to execute an agreement with America on Track in the amount of $200,000 for a one­year term, with an option to extend for one year, for a two­year aggregate total not to exceed $400,000, for gang prevention and intervention services, for a term beginning December 1, 2023, subject to non­ substantive changes approved by the City Manager and City Attorney (Agreement No. 2023­XXX). 2. Authorize the City Manager to execute an agreement with Nati’s House dba Neutral Ground in the amount of $200,000 for a one­year term, with an option to extend for one year, for a two­year aggregate total not to exceed $400,000, for gang prevention and intervention services, for a term beginning December 1, 2023, subject to non­substantive changes approved by the City Manager and City Attorney (Agreement No. 2023­XXX). 31.Approve a First Amendment to the Agreement with Jorge Melgoza, DBA Ardent Ergonomics for Preventative Ergonomics Assessments Department(s): Human Resources Recommended Action: Authorize the City Manager to execute a First Amendment to the Agreement with Jorge Melgoza, DBA Ardent Ergonomics, to continue to provide preventative ergonomic assessments for City employees for an additional amount not to exceed $50,000 (not to exceed $100,000 for the entirety of the Agreement expiring on November 22, 2024), subject to non­substantive changes approved by the City Manager and City Attorney (Agreement No. 2023­XXX). 32.Approve Agreements for Qualified Consultants to Provide On­Call Environmental and Planning Services for Planning Projects and Supplemental Staff Services for an Aggregate Amount Not to Exceed $4,950,000, for up to a Five­Year Term. Department(s): Planning and Building Agency Recommended Action: Authorize the City Manager to execute agreements to engage each of the 35 environmental and planning services firms listed below, as­ needed, for a period of five years beginning November 7, 2023 through November 7, 2028, to provide on­call environmental, technical, and planning services for the Planning and Building Agency at the fees set forth in their responses to Request for Qualifications (No. 23­142) for an aggregate amount not to exceed $4,950,000, for up to a five­year term, subject to non­substantive changes by the City Manager and City Attorney (Agreement No. 2023­XXX). Consultants Architectural Resource Group Interwest Ardurra Kimley Horn Ascent M­Group Aspen Environmental Group Michael Baker International Chambers Group MIG, Inc. Circlepoint Placeworks CSG Consultants Psomas De Novo Planning Group RE Consulting Dudek Rincon Consultants, Inc. ECORP Consulting, Inc.Sagecrest Planning and Environmental, LLC EcoTierra Consulting T&B Planning, Inc. ELMT Consulting Terracon Envicom Corporation The Code Group EPD Solutions, Inc.UES FCS International, Inc.Ultra Systems Environmental, Inc. GPA Consulting VCS Environmental Harris & Associates Willdan Engineering Helix Environmental Planning 33.Historic Property Preservation Agreements Department(s): Planning and Building Agency Recommended Action: Authorize the City Manager, or designee, to execute the attached Mills Act agreements with the below­referenced property owners for the identified structure(s), subject to non­substantive changes approved by the City Manager and City Attorney. Property Owner(s)Historic Property Preservation Agreement No. Address/House Vote by HRC The Peterson Living Trust Dated August 15, 2003 2023­07 1908 North Greenleaf Street 8:0:0:0 4th and Broadway OZ SPE, LLC, a Delaware Limited Liability Company 2023­08 302 West Fourth Street 8:0:0:0 Determine that the proposed projects are exempt from further review in accordance with the California Environmental Quality Act as Categorical Exemptions ER No. 2023­61 and ER No. 2023­78 will be filed for the projects. 34.First Amendment to Agreement with TriTech Software Systems for Computer Aided Dispatch and Records Management System Software (General Fund) Department(s): Police Department Recommended Action: Authorize the City Manager to execute the First Amendment to the agreement with TriTech Software Systems for the continued implementation as well as support and maintenance of Computer Aided Dispatch and Records Management System software for an additional three­year period beginning November 23, 2023 through November 22, 2026, subject to non­substantive changes approved by the City Manager and City Attorney (Agreement No. 2023­XXX). 35.Adopt a Resolution, Approve an Agreement and Appropriation Adjustment Accepting the FY 2022 Emergency Management Performance Grant (Non­General Fund) Department(s): Police Department Recommended Action: 1. Adopt a resolution authorizing the City Manager to act on behalf of the City of Santa Ana for obtaining federal funds related to homeland security, emergency management and/or disaster recovery, provided by the U.S. Department of Homeland Security and sub­granted through the State of California and the County of Orange. Resolution No. 2023­XXX entitled A RESOLUTION OF THE CITY COUNCIL OF THE CITY OF SANTA ANA AUTHORIZING THE CITY MANAGER OR HER DESIGNEE(S) TO OBTAIN 2022 EMERGENCY MANAGEMENT PERFORMANCE GRANT FUNDS THROUGH THE COUNTY OF ORANGE 2. Authorize the City Manager to execute a two­year agreement with the County of Orange for the period of July 1, 2022 through June 30, 2024, for the FY 2022 Emergency Management Performance Grant in an amount not to exceed $52,569, subject to non­substantive changes approved by the City Manager and City Attorney(Agreement No. 2023­XXX). 3. Approve an appropriation adjustment recognizing $52,569 in Law Enforcement Grants revenue account, and appropriating same to the Emergency Management Performance Grant expenditure account. (Requires five affirmative votes) 36.Award Purchase Order to Advanced Exercise Fitness Solutions for Exercise Equipment in the Amount of $76,203 and Resolution to Accept Donation of Exercise Equipment for the Santa Ana Police Department Fitness Center (Specification No. 23­169) (Non­General Fund) Department(s): Police Department Recommended Action: 1. Authorize a one­time purchase and payment of Purchase Order to Advanced Exercise Fitness Solutions for various Life Fitness cardio and Hammer Strength exercise equipment and installation for the Santa Ana Police Department Fitness Center in the amount of $76,203. 2. Adopt a resolution accepting the donation of two Life Fitness Treadmills, valued at $14,743.97, from the Santa Ana Police Officers Association. RESOLUTION NO. 2023­XXX entitled A RESOLUTION OF THE CITY COUNCIL OF THE CITY OF SANTA ANA ACCEPTING THE DONATION OF GYM EQUIPMENT FROM THE SANTA ANA POLICE OFFICER ASSOCIATION FOR USE IN THE BRUCE R. CARLSON FITNESS CENTER LOCATED AT THE SANTA ANA POLICE DEPARTMENT 37.Resolution Authorizing the Grant Application, Acceptance, and Execution of Grant Funds from the California State Library’s Building Forward Library Facilities Improvement Program. Department(s): Library Recommended Action: Adopt a resolution authorizing the application, acceptance, and execution of grant funds from the California State Library’s Building Forward Library Facilities Improvement Program, approval to implement the awarded project, and designate Library Services Director, Brian Sternberg, as the Authorized Representative to enter into the grant agreement  **END OF CONSENT CALENDAR** BUSINESS CALENDAR 38.Rental Registry Informational Report Department(s): Community Development Agency Recommended Action: Accept infomational report and provide direction to staff. 39.Consider Whether to Adopt a Resolution Calling and Giving Notice of a General Municipal Election to be held in the City of Santa Ana on November 5, 2024, Requesting Consolidation with the Statewide General Election, and Placing a Ballot Measure Before the Voters Asking Whether to Amend the Santa Ana City Charter to Authorize and Implement Noncitizen Voting in Municipal Elections Department(s): City Attorney Office Recommended Action: Approve a Resolution Calling and Giving Notice of a General Municipal Election to be held in the City of Santa Ana on November 5, 2024 for the Submission of a Ballot Measure to the Qualified Voters Proposing an Amendment to the Santa Ana City Charter to Authorize and Implement Noncitizen Voting in Municipal Elections. RESOLUTION NO. 2023­XXX entitled A RESOLUTION OF THE CITY COUNCIL OF THE CITY OF SANTA ANA CALLING AND GIVING NOTICE OF A GENERAL MUNICIPAL ELECTION TO BE HELD IN THE CITY OF SANTA ANA ON NOVEMBER 5, 2024 FOR THE SUBMISSION OF A BALLOT MEASURE TO THE QUALIFIED VOTERS ASKING IF THE CITY OF SANTA ANA SHOULD PERMIT NONCITIZEN VOTING IN ALL CITY MUNICIPAL ELECTIONS (includes determination that the Resolution is not subject to the California Environmental Quality Act (CEQA) pursuant to sections 15060(c)(2) and 15060(c)(3) of the State CEQA Guidelines because it will not result in a direct or reasonably foreseeable indirect physical change in the environment and it is not a “project” as defined in section 15378 of the State CEQA Guidelines) **END OF BUSINESS CALENDAR** CITY MANAGER COMMENTS COUNCIL COMMENTS AB1234 DISCLOSURE – If the City paid for travel or other expenses this is the time for members of the Council to provide a brief oral report on attendance of any regional board or commission meeting or any conference, meeting or event attended. ADJOURNMENT – Adjourn the City Council meeting and convene to the Housing Authority meeting. Future Items 1. Sanitation Fee Cost of Service Study and Prop. 218 Process Authorization 2. Board and Commission Members Compensation Increase 3. 2024 City Council Meeting Calendar POSTING STATEMENT: On October 31, 2023, a true and correct copy of this agenda was posted at the entrance to City Hall, 20 Civic Center Plaza, Santa Ana, CA 92701. Internet Access to City Council, Agency, and Authority agendas and related material is available prior to meetings at santa­ana.org/city­meetings. HOUSING AUTHORITY CALL TO ORDER ATTENDANCE Authority Members Phil Bacerra  Johnathan Ryan Hernandez David Penaloza Thai Viet Phan Benjamin Vazquez Vice Chair Jessie Lopez Chair Valerie Amezcua Acting City Manager Stephen A. Mendoza City Attorney Sonia R. Carvalho Recording Secretary Jennifer L. Hall ROLL CALL ADDITIONS\DELETIONS TO THE HOUSING AUTHORITY AGENDA PUBLIC COMMENTS – Members of the public may address Housing Authority on items on the Housing Authority agenda.  CONSENT CALENDAR RECOMMENDED ACTION:  Approve staff recommendations on the following Consent Calendar Items: 1 and 4 and waive readings for resolutions and ordinances. 1.Excused Absences Department(s): City Clerk’s Office Recommended Action: Excuse the absent members. 2.Minutes from the Regular Meeting of August 1, 2023 Department(s): City Clerk’s Office Recommended Action: Approve minutes. 3.Quarterly Report for the Housing Choice Voucher Program for the Period of July 1, 2023 to September 30, 2023 Department(s): Community Development Agency Recommended Action: Receive and file the Quarterly Report for the Housing Choice Voucher Program for the period of July 1, 2023 to September 30, 2023. 4.Authorize staff to enter into a Memorandum of Understanding with CalOptima Health, Orange County Housing Authority, Anaheim Housing Authority, and Garden Grove Housing Authority, to facilitate access to supportive services for voucher holders assisted by the Housing Authority Department(s): Community Development Agency Recommended Action: Authorize the Executive Director of the Housing Authority to execute a Memorandum of Understanding with CalOptima Health to facilitate access to supportive services for voucher holders assisted by the Housing Authority. **END OF CONSENT CALENDAR** HOUSING AUTHORITY MEMBER COMMENTS ADJOURNMENT – Adjourn the Housing Authority meeting. POSTING STATEMENT: On October 31, 2023, a true and correct copy of this agenda was posted at the entrance to City Hall, 20 Civic Center Plaza, Santa Ana, CA 92701. Internet Access to City Council, Agency, and Authority agendas and related material is available prior to meetings at santa­ana.org/city­meetings.   City Council 12 11/7/2023   City Council and Housing Authority MeetingPacketNovember 7, 2023CLOSED SESSION MEETING – 4:00 PMREGULAR OPEN MEETING – 5:30 PM (Immediately following the Closed Session Meeting)CITY COUNCIL CHAMBER22 Civic Center Plaza Santa Ana, CA 92701Valerie AmezcuaMayorThai Viet PhanCouncilmember – Ward 1 Benjamin VazquezCouncilmember ­ Ward 2Jessie LopezMayor Pro Tem ­ Ward 3 Phil BacerraCouncilmember ­ Ward 4Johnathan Ryan HernandezCouncilmember ­ Ward 5 David PenalozaCouncilmember ­ Ward 6Mayor and Council telephone: 714­647­6900Agenda item inquiries: 714­647­6520Sonia R. CarvalhoCity Attorney Steven A. MendozaActing City Manager Jennifer L. HallCity ClerkIn compliance with the Americans with Disabilities Act (ADA), if you need special assistance to participate in this Meeting,contact Michael Ortiz, City ADA Program Coordinator, at (714) 647­5624. Notification 48 hours prior to the Meeting will enablethe City to make reasonable arrangements to assure accessibility to this meeting. The City Council agenda and supportingdocumentation can be found on the City’s website – https://www.santa­ana.org/agendas­and­minutes/CITY VISION AND CODE OF ETHICSThe City of Santa Ana is committed to achieving a shared vision for the organization and itscommunity. The Vision, Mission and Guiding Principles (Values) are the result of a thoughtfuland inclusive process designed to set the City and organization on a course that meets thechallenges of today and tomorrow, as follows:Vision ­ The dynamic center of Orange County which is acclaimed for our: Investment inyouth • Safe and healthy community • Neighborhood pride • Thriving economic climate •Enriched and diverse culture • Quality government servicesMission ­ To deliver efficient public services in partnership with our community which ensurespublic safety, a prosperous economic environment, opportunities for our youth, and a highquality of life for residents.Guiding Principles ­ Collaboration • Efficiency • Equity • Excellence • Fiscal Responsibility •Innovation • TransparencyCode of Ethics and Conduct ­ At the Special Municipal Election held on February 5, 2008,voters approved an amendment to the City Charter which established the Code of Ethics andConduct for elected officials and members of appointed boards, commissions, andcommittees to assure public confidence. The following are the core values expressed: •Integrity • Honesty • Responsibility • Fairness • Accountability • Respect • EfficiencyMembers of the public may attend the City Council meeting in­person or join via Zoom. As acourtesy to the public, the City Council meeting will occur live via teleconference Zoomwebinar. You may view the meeting from your computer, tablet or smart phone via YouTubeLiveStream at www.youtube.com/user/SantaAnaLibrary or on CTV3, available on Spectrumchannel 3.PUBLIC COMMENTS – Members of the public who wish to address the City Council onclosed session items, items on the regular agenda, or on matters which are not on theagenda but are within the subject matter jurisdiction, of the City Council may do so by one ofthe following ways:MAILING OPTION written communications – Public comments may be mailed to:Office of the City Clerk, 20 Civic Center Plaza M­30, Santa Ana, CA 92701. All writtencommunications received via mail by 4:00 p.m. on the day of the meeting will bedistributed to the City Council and imaged into the City’s document archive systemwhich is available for public review.SENDING E­MAIL OPTION – Public comments may be sent via email to the CityClerk’s office at eComment@santa­ana.org. Please note the agenda item you arecommenting on in the subject line of the email. All emails received two (2) hours beforethe scheduled start of the meeting will be distributed to the City Council and imagedinto the City’s document archive system which is available for public review.LIVE VIRTUAL OPTION – As a courtesy, members of the public may provide livecomments during the meeting by Zoom or Conference Call. To join by Zoom click on ortype the following address into your web browserhttps://us02web.zoom.us/j/315965149. To join the Conference Call: Dial (669) 900­9128 and enter MEETING ID: 315 965 149#. You will be prompted by the City Clerkwhen it is time for a: i) closed session item, ii) general agenda item, iii) public hearingitem, iv) special agenda item, or v) for Housing Authority item. You may request tospeak by dialing *9 from your phone or you may virtually raise your hand from Zoom.After the Clerk confirms the last three digits of the caller’s phone number or Zoom IDand unmutes them, the caller must press *6 or microphone icon to speak. Callers areencouraged, but not required, to identify themselves by name. Each caller will beprovided three (3) minutes to speak, unless due to the number of speakers wanting tospeak a decision is made to provide a different amount of time to speak.IN­PERSON OPTION ­ Members of the public can provide in­person comments at thepodium in the Council Chamber. The Council Chamber will have seating available formembers of the public to attend the meeting in­person. Public comments are limited tothree (3) minutes per speaker, unless a different time is announced by the presidingchair. Speakers who wish to address the Council must do so by submitting a“Request to Speak” card by 4:00 p.m. for Closed Session items and by 5:45 p.m.for all other designated public comment periods as listed below. Cards will not beaccepted after the Public Comment Session begins without the permission of thepresiding chair.The following designated public comment periods are:1. LIVE PUBLIC COMMENTS ON CLOSED SESSION ITEMS – You can provide livecomments on closed session items by joining Zoom or the Conference Call as described inthe LIVE or IN­PERSON PUBLIC COMMENTS OPTION above. Speaker queue will openat 3:30 p.m. YOU MUST JOIN ZOOM OR THE CONFERENCE CALL and raise yourhand BY 4:00 p.m. Speakers who are not in the speaker queue with their hand raised by4:00 p.m. will not be permitted to speak.  2. LIVE PUBLIC COMMENTS ON REGULAR AGENDA ITEMS AND NON­AGENDAITEMS (GENERAL PUBLIC COMMENT) – You can provide comments by joining Zoom orthe Conference Call as described in the LIVE or IN­PERSON PUBLIC COMMENTSOPTION above. Speaker queue will open at 3:30 p.m. YOU MUST JOIN ZOOM OR THECONFERENCE CALL and raise your hand PRIOR TO 5:45 p.m. Speakers who are not inthe speaker queue with their hand raised by 5:45 p.m. will not be permitted to speak.3. LIVE PUBLIC COMMENTS ON PUBLIC HEARING ITEMS – You can providecomments by joining Zoom or the Conference Call as described in the LIVE or IN­PERSONPUBLIC COMMENTS OPTION above. Speakers not in the queue by 5:45 p.m. will not bepermitted to speak. 4. LIVE PUBLIC COMMENTS ON HOUSING AUTHORITY ITEMS – You can providecomments by joining Zoom or the Conference Call as described in the LIVE or IN­PERSONPUBLIC COMMENTS OPTION above. Speakers not in the queue by 5:45 p.m. will not bepermitted to speak.   TRANSLATION SERVICES ­ Spanish interpreting services are provided at CityCouncil meetings. Simultaneous Spanish interpretation is provided through the useof headsets and consecutive interpretation (Spanish­to­English) in addition to thosewishing to address the City Council at the podium. La ciudad provee servicios de interpretación al español en las juntas del Consejo. La interpretación simultánea al español se ofrece por medio del uso de audífonos yla interpretación consecutiva (español a inglés) también está disponible paracualquiera que desee dirigirse al concilio municipal en el podio.About the AgendaTo download or view the attachments (staff report and other supporting documentation) foreach agenda item, you must select the agenda item to see the attachments to either open ina new link (the eyeball ) or download a pdf (the cloud symbol with the down arrow ).CLOSED SESSIONCALL TO ORDERATTENDANCE Council Members Phil BacerraJohnathan Ryan HernandezDavid PenalozaThai Viet PhanBenjamin VazquezMayor  Pro Tem Jessie LopezMayorValerie AmezcuaActing City Manager Steven A. MendozaCity Attorney Sonia R. CarvalhoCity Clerk Jennifer L. HallROLL CALLADDITIONS\DELETIONS TO CLOSED SESSIONPUBLIC COMMENTS – Members of the public may address the City Council on ClosedSession items.RECESS – City Council will recess to Closed Session for the purpose of conducting regularCity business.CLOSED SESSION ITEMS – The Brown Act permits legislative bodies to discuss certainmatters without members of the public present. The City Council finds, based on advice fromthe City Attorney, that discussion in open session of the following matters will prejudice theposition of the City in existing and anticipated litigation:1.CONFERENCE WITH LEGAL COUNSEL – EXISTING LITIGATION pursuant toParagraph (1) of subdivision (d) of Section 54956.9 of the Government Code:Jesus Morales Guerrero v. City of Santa Ana, Michael Claborn, and DOES 1 through50, Orange County Superior Court, Case No. 30­2021­012235092.CONFERENCE WITH LEGAL COUNSEL – SIGNIFICANT EXPOSURE TOLITIGATION pursuant to Government Code Section 54956.9(d)(2):One matter [personnel claim]3.CONFERENCE WITH LEGAL COUNSEL – ANTICIPATED LITIGATION pursuant toGovernment Code Section 54956.9(d)(2):One (1) matter4.CONFERENCE WITH LABOR NEGOTIATOR pursuant to Government Code Section54957.6(a):Agency Negotiator: Ramon Figueroa, Acting Human Resources Executive DirectorEmployee Organization:     Santa Ana Police Officers Association (POA)     Confidential Association of Santa Ana (CASA)5.PUBLIC EMPLOYEE PERFORMANCE EVALUATION pursuant to Government CodeSection 54957(b)(1)Title: City Attorney6.PUBLIC EMPLOYEE PERFORMANCE EVALUATION pursuant to Government CodeSection 54957(b)(1):Title: Acting City Manager7.PUBLIC EMPLOYEE EMPLOYMENT/APPOINTMENT pursuant to Government CodeSection 54957Title: Acting City Manager/Interim City Manager/Permanent City Manager8.CONFERENCE WITH LABOR NEGOTIATOR pursuant to Government Code Section54957.6Agency Designated Representative: Sonia R. Carvalho, City AttorneyUnrepresented Employee: City ManagerRECONVENE – City Council will reconvene to continue regular City business.CITY COUNCIL REGULAR OPEN SESSIONCALL TO ORDERATTENDANCE Council Members Phil BacerraJohnathan Ryan HernandezDavid PenalozaThai Viet PhanBenjamin VazquezMayor  Pro Tem Jessie LopezMayorValerie AmezcuaActing City Manager Steven A. MendozaCity Attorney Sonia R. CarvalhoCity Clerk Jennifer L. HallROLL CALLPLEDGE OF ALLEGIANCE Mayor AmezcuaWORDS OF INSPIRATION Fr. Mario A. Juarez, Saint Anne ChurchADDITIONS\DELETIONS TO THE AGENDACEREMONIAL PRESENTATIONS1.Proclamation present by Mayor Amezcua to Beta Cell Foundation declaring November2023 as Diabetes Month2.Proclamation presented by Mayor Pro Tem Lopez to Family Court Awareness MonthCommittee declaring November 2023 as Family Court Awareness Month3.City Tile and Proclamation presented by Councilmember Penaloza to Santa AnaPolice Chief David Valentin Congratulating him on his Retirement and 33 years ofDistinguished Service to the CommunitySTAFF PRESENTATIONS4.U.S. Army Corps of Engineers Santiago Creek Flood Risk Management Project5.Homelessness UpdateCLOSED SESSION REPORT – The City Attorney will report on any action(s) from ClosedSession.PUBLIC COMMENT – Public comments will be held during the beginning of the meeting forALL comments on agenda and non­agenda items, with the exception of public hearings.Comments for public hearings will take place after the hearing is opened.CONSENT CALENDARRECOMMENDED ACTION:  Approve staff recommendations on the followingConsent Calendar Items: 6 through 37 and waive readings of resolutions andordinances.6.Excused AbsencesDepartment(s): City Clerk’s OfficeRecommended Action: Excuse the absent members.7.Appoint Members to the Rental Housing Board Nominated by Mayor Pro Tem Lopezand Councilmember Vazquez for a Full Term Expiring in 2027Department(s): City Clerk’s OfficeRecommended Action: 1. Appoint Josephine Mendoza nominated by Mayor ProTem Lopez to the Rental Housing Board as a Mobilehome Tenant Representative for afull term expiring in 2027 and administer the Oath of Office. (Pursuant to SAMC Sec. 2­236(a), requires five affirmative votes)2. Appoint Tracy La nominated by Councilmember Vazquez to the Rental HousingBoard as an At­Large Member with no financial interest in and no ownership ofincoming­generating rental housing for a full term expiring in 2027 and administer theOath of Office. (Pursuant to SAMC Sec. 2­236(a), requires five affirmative votes)8.Minutes from the Regular Meetings of February 7, 2023 and February 21, 2023, andfrom the Special Closed Session and Regular Meetings of March 7, 2023 and March21, 2023.Department(s): City Clerk’s OfficeRecommended Action: Approve minutes.9.Quarterly Report for Housing Division Projects and Activities for the period of July 1,2023 to September 30, 2023Department(s): Community Development AgencyRecommended Action: Receive and file the Quarterly Report for Housing Divisionprojects and activities for the period of July 1, 2023 to September 30, 2023.10.Approve Release of Nonprofit Community Development Block Grant Application forFiscal Years 2024–26Department(s): Community Development AgencyRecommended Action: Approve the release of Nonprofit Community DevelopmentBlock Grant Application for Fiscal Years 2024–26. 11.Approve an Appropriation Adjustment Accepting the 2022 Proposition 69 – DNAIdentification Funds and Award Purchase Order to Foster + Freeman for Crime­liteAUTO Camera Kits for the Santa Ana Police Department in the amount of $113,462(Specification No.23­161) (Non­General Fund and General Fund)Department(s): Police DepartmentRecommended Action: 1. Approve an appropriation adjustment recognizing$103,500 in the Police Special Revenue account and appropriate same toexpenditure account. (Requires five affirmative votes)2. Authorize a one­time purchase and payment of Purchase Order to Foster +Freeman for three Crime­lite AUTO camera kits in the amount of $113,462, subject tonon­substantive changes approved by the City Manager and City Attorney.12.Fiscal Year 2023­24 First Quarter Budget Report and Proposed AppropriationAdjustmentsDepartment(s): Finance and Management ServicesRecommended Action:1. Approve the appropriation adjustments to General Fund expenditures asdetailed in the body of this report, with a net reduction of $408,196 and a netreduction to the General Fund revenue estimates of $530,000. (Requires fiveaffirmative votes) 2. Receive and file the First Quarter Budget Update.13.Amend Blanket Order Contract with Grainger, Inc. for Maintenance, Repair, andOperational Supplies, for a revised not­to­exceed amount of $1,450,000.(Specification No. 20­001) (General Fund)Department(s): Finance and Management ServicesRecommended Action: Authorize the City Manager to execute an amendment toincrease the Blanket Order Contract authority with Grainger, Inc. for the purchase ofmaintenance, repair, and operational supplies by $100,000, for a revised annualamount not­to­exceed $350,000 for the current contract term expiring December 31,2023, and one remaining one­year renewal option, subject to non­substantivechanges approved by the City Manager and City Attorney.14.Award Aggregate Blanket Order Contracts to 1­Step Ahead, Branded Gifts Plus,BSN Sports, LLC, Loso Creation, and So. Cal Embroidery, LLC for Custom ImprintClothing and Accessories, in a not­to­exceed aggregate amount of $2,125,000(Specification No. 23­129A). (General Fund & Non­General Fund)Department(s): Finance and Management ServicesRecommended Action: Award aggregate blanket order contracts to vendors listedbelow for the purchase of custom imprint clothing and accessories on an as­neededbasis in an annual amount not­ to­exceed $425,000, with a total aggregate contractamount not­to­exceed $2,125,000, for an initial two­year term expiring on November30, 2025, with provisions for three, one­year renewal options, subject to non­substantive changes approved by the City Manager and City Attorney. Vendor Location Location1­Step Ahead Huntington Beach, CABranded Gifts Plus El Cajon, CABSN Sports, LLC Dallas, TXLoso Creation Santa Ana, CASo. Cal Embroidery, LLC Santa Ana, CA15.Amend Blanket Order Contract with ODP Business Solutions, LLC (Office Depot, Inc.)for Office Supplies, for a revised not­to­exceed amount of $1,000,000 (SpecificationNo. 22­061) (General Fund)Department(s): Finance and Management ServicesRecommended Action: Authorize the City Manager to execute an amendment toincrease the Blanket Order Contract authority with ODP Business Solutions, LLC forthe purchase of office supplies by $75,000 per year for a revised annual amount not­to­exceed $250,000 for the current contract term expiring May 31, 2024, and threeremaining one­year renewal options, subject to non­substantive changes approved bythe City Manager and City Attorney.16.Amend the Blanket Order Contract for the Purchase of Paper Products andMiscellaneous Supplies with American Sanitary Supply, Inc., for a Revised ContractAmount Not to Exceed $1,220,000 for the Remainder of Contract Term andRemaining Renewal Options (Specification No. 21­043) (Non­General Fund)Department(s): Public Works AgencyRecommended Action: Amend Blanket Order Contract with American SanitarySupply, Inc., for paper products and related supplies,  increasing the contract amountby $800,000, for a new total not to exceed $1,220,000, for the remainder of thecurrent term expiring September 20, 2024, and the remaining one­year renewalperiod, subject to non­substantive changes approved by the City Manager and CityAttorney.17.Amend the Blanket Order Contracts for the Purchase of Rock, Sand, and Gravel withPTI Sand & Gravel, Inc., for a New Amount Not to Exceed $1,012,500 (Specification21­134) (Non­General Fund)Department(s): Public Works AgencyRecommended Action: Authorize the City Manager to execute an amendment toincrease the contract amount by $525,000, for a new annual amount not to exceed$247,500, and a total contract amount not to exceed $1,012,500 for the remainder ofthe current term expiring December 31, 2023, with three one­year renewal periods,subject to non­substantive changes approved by the City Manager and City Attorney18.Amend Blanket Order Contracts for Equipment Rentals with Sunbelt Rentals, UnitedRentals, and Herc Rentals for a Revised Total Amount not to Exceed $2,550,000(Specification No. 22­045) (General Fund)Department(s): Public Works AgencyRecommended Action: Authorize the City Manager to execute an amendment to theBlanket Order Contracts for equipment rentals to increase the annual aggregateamount by $290,000, for a revised total annual amount not to exceed $568,000, and atotal contract amount not to exceed $2,550,000 for the remainder of the current termexpiring April 19, 2024, and three remaining one­year renewal periods, subject tonon­substantive changes approved by the City Manager and City Attorney.19.Award Aggregate Blanket Order Contracts to Heritage Landscape Supply Group, Inc,SiteOne Landscape Supply, and Waterline Technologies, Inc. for Chemical Products,in An Aggregate Amount Not to Exceed $1,000,000 (Specification No. 23­104) (Non­General Fund)Department(s): Public Works AgencyRecommended Action: Award aggregate Blanket Order Contracts to HeritageLandscape Supply Group, Inc., SiteOne Landscape Supply, and WaterlineTechnologies, Inc. for chemical products on an as­needed basis in an annual amountof $200,000 and total aggregate amount not to exceed $1,000,000 for an initial three­year period beginning December 1, 2023 and expiring November 30, 2026, withprovisions for two one­year renewal options, subject to non­substantive changesapproved by the City Manager and City Attorney.20.Award Purchase Order to Bizon Group, Inc. for Storage Containers (IFB 23­103)(Non­General Fund)Department(s): Public Works AgencyRecommended Action: Authorize a one­time purchase and payment of PurchaseOrder to Bizon Group, Inc for thirteen new storage containers, in an amount not toexceed $128,430, subject to non­substantive changes approved by the City Managerand City Attorney.21.Award a Purchase Order to Seavco Inc. dba Irv Seaver Motorcycles for Sixteen BMWMotorcycles in an Amount Not to Exceed $484,806 (Specification No. 23­148);Appropriation Adjustment for Future Vehicle Purchases (Non­General Fund)Department(s): Public Works AgencyRecommended Action: 1. Approve an appropriation adjustment recognizing$1,235,687 in prior year fund balance in the Equipment Replacement Fund, Prior YearCarry Forward revenue account and appropriate the same amount into the EquipmentReplacement Fund, Machinery and Equipment expenditure account for this item andanticipated FY 2023­2024 replacement vehicle expenditures. (Requires fiveaffirmative votes)2. Authorize a one­time purchase and payment of purchase order to Seavco Inc. dbaIrv Seaver Motorcycles for sixteen BMW R 1250 RT­P Motorcycles, in the amount of$479,806, plus a contingency amount of $5,000, for a total amount not to exceed$484,806, subject to non­substantive changes approved by the City Manager and CityAttorney.22.Award Purchase Orders to Guaranty Chevrolet Motors, Inc. of Santa Ana and PenskeChevrolet of Cerritos in an Aggregate Amount Not to Exceed $706,035 (SpecificationNo. 23­149) (General Fund and Non­General Fund)Department(s): Public Works AgencyRecommended Action: 1. Authorize a one­time purchase and payment of purchaseorder to Guaranty Chevrolet Motors, Inc. for three Chevrolet Silverado 2500HD andone Chevrolet Silverado 1500 trucks, in the amount of $388,202, plus a contingencyamount of $20,000, for a total amount not to exceed $408,202, subject to non­substantive changes approved by the City Manager and City Attorney.2. Authorize a one­time purchase and payment of purchase order to PenskeChevrolet of Cerritos for six Chevrolet Colorado trucks, in the amount of $277,833,plus a contingency amount of $20,000, for a total amount not to exceed $297,833,subject to non­substantive changes approved by the City Manager and City Attorney.23.Award a Purchase Order to South Coast Bobcat for One Bobcat S66 Loader Vehiclewith Trailer in an Amount Not to Exceed $128,968 (Specification No. 23­160) (Non­General Fund)Department(s): Public Works AgencyRecommended Action: Authorize a one­time purchase and payment of purchaseorder to South Coast Bobcat for one Bobcat S66 with Trailer, in the amount of$118,968, plus a contingency amount of $10,000, for a total amount not to exceed$128,968, subject to non­substantive changes approved by the City Manager and CityAttorney.24.Approve Additional Contingency Funds in the Amount of $310,000 for an ExistingConstruction Contract with Vido Samarzich, Inc., and Additional ContractAdministration, Inspection and Testing in the Amount of $40,000 with an EstimatedProject Delivery Cost of $1,650,000 for the Glenwood Place Water ImprovementsProject (Project No. 23­6476) (Non­General Fund)Department(s): Public Works AgencyRecommended Action: Approve an amendment to the Project Cost Analysis in theamount of $350,000 (previously­approved transfer of funds for the Main Street SlurryProject No. 20­6959) for $310,000 in additional contingency funds and $40,000 inadditional contract administration, inspection, and testing, for a new estimated totalconstruction delivery cost of $1,650,000, subject to non­substantive changesapproved by the City Manager and City Attorney.25.Award a Construction Contract to Dominguez General Engineering, Inc. in the Amountof $2,133,362 for the North East Annexation Water & Sewer Main Improvements, withan Estimated Project Delivery Cost of $2,986,706 (Project Nos. 21­6453, 21­6619 &24­6710) (Non­General Fund) Department(s): Public Works Agency Recommended Action: 1. Approve an appropriation adjustment recognizing prior year fund balance of $711,814 in the Select Street Construction, Prior Year Carry Forward revenue account and appropriating the same amount to the Select Street Construction, Improvements Other Than Building expenditure account for current year expenditures.  (Requires five affirmative votes) 2. Approve an appropriation adjustment accepting California State Water Resources Control Board’s Drinking Water State Revolving Fund loan funds in the amount of $1,529,220 into the Sanitary Sewer Capital Recovery Charges, Financing Proceeds revenue account and appropriate the same amount to the Sanitary Sewer Capital Recovery Charges, Improvements Other Than Building expenditure account for current year expenditures.  (Requires five affirmative votes) 3. Approve an amendment to the FY 2023­24 Capital Improvement Program to include $711,814 and $1,529,220 in construction funds for the North East Annexation Water & Sewer Main Improvements Project. 4. Award a construction contract to Dominguez General Engineering, Inc., the lowest responsible bidder, in accordance with the base bid in the amount of $2,133,362, subject to  change orders (not­to­exceed 25% of the base bid) in accordance with the Greenbook: Standard Specifications for Public Works Construction, for construction of the North East Annexation Water & Sewer Main Improvements Project, for a term beginning November 7, 2023, and ending upon project completion, and authorize the City Manager to execute the contract subject to non­substantive changes approved by the City Manager and the City Attorney. 5. Approve the Project Cost Analysis for a total estimated construction delivery cost of $2,986,706 which includes $2,133,362 for the construction contract, $320,004 for contract administration, inspection, and testing, and a $533,340 project contingency for unanticipated or unforeseen work. 6. Determine that in accordance with the California Environmental Quality Act (CEQA), a Mitigated Negative Declaration was prepared for the project and was filed with document number 202385000522. 26.Approve Municipal Facilities License Agreement with T­Mobile West LLC Department(s): Public Works Agency Recommended Action: Authorize the City Manager to execute an agreement with T­ Mobile West LLC for the use of certain City facilities for a ten­year period, with provisions for two automatic five­year extensions, subject to non­substantive changes approved by the City Manager and City Attorney (Agreement No. 2023­XXX). 27.Award an Agreement to Revenue & Cost Specialists, LLC for Comprehensive Impact Fee Study Consulting Services Not to Exceed $115,150 (General Fund) Department(s): Public Works Agency Recommended Action: Authorize the City Manager to execute a consulting services agreement with Revenue & Cost Specialists, LLC for a two­year term beginning November 7, 2023, and ending November 6, 2025 for the preparation of a Comprehensive Development Impact Fee Study, for a total amount not to exceed $115,150, subject to non­substantive changes approved by the City Manager and City Attorney (Agreement No. 2023­XXX). 28.Approve Amendments to Agreements with Eduardo Garcia dba Dynamic Video Communications, LLC, IPTV International Inc. dba TV Pro Gear, Inc., and Thomas Bystry dba Video Engineering Services to Continue Video Production Services for City Council Meetings and Other As­Needed Video Services (General Fund) Department(s): City Manager Office Recommended Action: Authorize the City Manager to execute first amendments to the agreements with Dynamic Video Communications, LLC, TV Pro Gear, Inc., and Video Engineering Services to continue video production services for City Council meetings and other as­needed video services for the period of January 1, 2024 through December 31, 2024, for a shared aggregate amount not to exceed $200,000, for a total aggregate amount not to exceed $800,000 subject to substantive changes approved by the City Manager and City Attorney (Agreement No. 2023­XXX). 29.Approve a Second Amendment to the Agreement with RSG, Inc. for the Administration, Management, and Implementation of the Rent Stabilization and Just Cause Eviction Ordinance on an As­Needed Basis in an Amount not to exceed $500,000 Department(s): Community Development Agency Recommended Action: Authorize the City Manager to execute a Second Amendment to the Agreement with RSG, Inc., for the administration, management, and implementation of the Rent Stabilization and Just Cause Eviction Ordinance, for an amount not to exceed $500,000, for a total agreement amount not to exceed $1,300,000, subject to non­substantive changes approved by the City Manager and City Attorney (Agreement No. 2023­XXX). 30.Approve an Agreement with America on Track and Nati’s House dba Neutral Ground for Gang Prevention and Intervention Program Services that promotes a proactive, preventative approach to addressing concerns with at­risk youth and gang activity (Revive Santa Ana Program) Department(s): Community Development Agency Recommended Action: 1. Authorize the City Manager to execute an agreement with America on Track in the amount of $200,000 for a one­year term, with an option to extend for one year, for a two­year aggregate total not to exceed $400,000, for gang prevention and intervention services, for a term beginning December 1, 2023, subject to non­ substantive changes approved by the City Manager and City Attorney (Agreement No. 2023­XXX). 2. Authorize the City Manager to execute an agreement with Nati’s House dba Neutral Ground in the amount of $200,000 for a one­year term, with an option to extend for one year, for a two­year aggregate total not to exceed $400,000, for gang prevention and intervention services, for a term beginning December 1, 2023, subject to non­substantive changes approved by the City Manager and City Attorney (Agreement No. 2023­XXX). 31.Approve a First Amendment to the Agreement with Jorge Melgoza, DBA Ardent Ergonomics for Preventative Ergonomics Assessments Department(s): Human Resources Recommended Action: Authorize the City Manager to execute a First Amendment to the Agreement with Jorge Melgoza, DBA Ardent Ergonomics, to continue to provide preventative ergonomic assessments for City employees for an additional amount not to exceed $50,000 (not to exceed $100,000 for the entirety of the Agreement expiring on November 22, 2024), subject to non­substantive changes approved by the City Manager and City Attorney (Agreement No. 2023­XXX). 32.Approve Agreements for Qualified Consultants to Provide On­Call Environmental and Planning Services for Planning Projects and Supplemental Staff Services for an Aggregate Amount Not to Exceed $4,950,000, for up to a Five­Year Term. Department(s): Planning and Building Agency Recommended Action: Authorize the City Manager to execute agreements to engage each of the 35 environmental and planning services firms listed below, as­ needed, for a period of five years beginning November 7, 2023 through November 7, 2028, to provide on­call environmental, technical, and planning services for the Planning and Building Agency at the fees set forth in their responses to Request for Qualifications (No. 23­142) for an aggregate amount not to exceed $4,950,000, for up to a five­year term, subject to non­substantive changes by the City Manager and City Attorney (Agreement No. 2023­XXX). Consultants Architectural Resource Group Interwest Ardurra Kimley Horn Ascent M­Group Aspen Environmental Group Michael Baker International Chambers Group MIG, Inc. Circlepoint Placeworks CSG Consultants Psomas De Novo Planning Group RE Consulting Dudek Rincon Consultants, Inc. ECORP Consulting, Inc.Sagecrest Planning and Environmental, LLC EcoTierra Consulting T&B Planning, Inc. ELMT Consulting Terracon Envicom Corporation The Code Group EPD Solutions, Inc.UES FCS International, Inc.Ultra Systems Environmental, Inc. GPA Consulting VCS Environmental Harris & Associates Willdan Engineering Helix Environmental Planning 33.Historic Property Preservation Agreements Department(s): Planning and Building Agency Recommended Action: Authorize the City Manager, or designee, to execute the attached Mills Act agreements with the below­referenced property owners for the identified structure(s), subject to non­substantive changes approved by the City Manager and City Attorney. Property Owner(s)Historic Property Preservation Agreement No. Address/House Vote by HRC The Peterson Living Trust Dated August 15, 2003 2023­07 1908 North Greenleaf Street 8:0:0:0 4th and Broadway OZ SPE, LLC, a Delaware Limited Liability Company 2023­08 302 West Fourth Street 8:0:0:0 Determine that the proposed projects are exempt from further review in accordance with the California Environmental Quality Act as Categorical Exemptions ER No. 2023­61 and ER No. 2023­78 will be filed for the projects. 34.First Amendment to Agreement with TriTech Software Systems for Computer Aided Dispatch and Records Management System Software (General Fund) Department(s): Police Department Recommended Action: Authorize the City Manager to execute the First Amendment to the agreement with TriTech Software Systems for the continued implementation as well as support and maintenance of Computer Aided Dispatch and Records Management System software for an additional three­year period beginning November 23, 2023 through November 22, 2026, subject to non­substantive changes approved by the City Manager and City Attorney (Agreement No. 2023­XXX). 35.Adopt a Resolution, Approve an Agreement and Appropriation Adjustment Accepting the FY 2022 Emergency Management Performance Grant (Non­General Fund) Department(s): Police Department Recommended Action: 1. Adopt a resolution authorizing the City Manager to act on behalf of the City of Santa Ana for obtaining federal funds related to homeland security, emergency management and/or disaster recovery, provided by the U.S. Department of Homeland Security and sub­granted through the State of California and the County of Orange. Resolution No. 2023­XXX entitled A RESOLUTION OF THE CITY COUNCIL OF THE CITY OF SANTA ANA AUTHORIZING THE CITY MANAGER OR HER DESIGNEE(S) TO OBTAIN 2022 EMERGENCY MANAGEMENT PERFORMANCE GRANT FUNDS THROUGH THE COUNTY OF ORANGE 2. Authorize the City Manager to execute a two­year agreement with the County of Orange for the period of July 1, 2022 through June 30, 2024, for the FY 2022 Emergency Management Performance Grant in an amount not to exceed $52,569, subject to non­substantive changes approved by the City Manager and City Attorney(Agreement No. 2023­XXX). 3. Approve an appropriation adjustment recognizing $52,569 in Law Enforcement Grants revenue account, and appropriating same to the Emergency Management Performance Grant expenditure account. (Requires five affirmative votes) 36.Award Purchase Order to Advanced Exercise Fitness Solutions for Exercise Equipment in the Amount of $76,203 and Resolution to Accept Donation of Exercise Equipment for the Santa Ana Police Department Fitness Center (Specification No. 23­169) (Non­General Fund) Department(s): Police Department Recommended Action: 1. Authorize a one­time purchase and payment of Purchase Order to Advanced Exercise Fitness Solutions for various Life Fitness cardio and Hammer Strength exercise equipment and installation for the Santa Ana Police Department Fitness Center in the amount of $76,203. 2. Adopt a resolution accepting the donation of two Life Fitness Treadmills, valued at $14,743.97, from the Santa Ana Police Officers Association. RESOLUTION NO. 2023­XXX entitled A RESOLUTION OF THE CITY COUNCIL OF THE CITY OF SANTA ANA ACCEPTING THE DONATION OF GYM EQUIPMENT FROM THE SANTA ANA POLICE OFFICER ASSOCIATION FOR USE IN THE BRUCE R. CARLSON FITNESS CENTER LOCATED AT THE SANTA ANA POLICE DEPARTMENT 37.Resolution Authorizing the Grant Application, Acceptance, and Execution of Grant Funds from the California State Library’s Building Forward Library Facilities Improvement Program. Department(s): Library Recommended Action: Adopt a resolution authorizing the application, acceptance, and execution of grant funds from the California State Library’s Building Forward Library Facilities Improvement Program, approval to implement the awarded project, and designate Library Services Director, Brian Sternberg, as the Authorized Representative to enter into the grant agreement  **END OF CONSENT CALENDAR** BUSINESS CALENDAR 38.Rental Registry Informational Report Department(s): Community Development Agency Recommended Action: Accept infomational report and provide direction to staff. 39.Consider Whether to Adopt a Resolution Calling and Giving Notice of a General Municipal Election to be held in the City of Santa Ana on November 5, 2024, Requesting Consolidation with the Statewide General Election, and Placing a Ballot Measure Before the Voters Asking Whether to Amend the Santa Ana City Charter to Authorize and Implement Noncitizen Voting in Municipal Elections Department(s): City Attorney Office Recommended Action: Approve a Resolution Calling and Giving Notice of a General Municipal Election to be held in the City of Santa Ana on November 5, 2024 for the Submission of a Ballot Measure to the Qualified Voters Proposing an Amendment to the Santa Ana City Charter to Authorize and Implement Noncitizen Voting in Municipal Elections. RESOLUTION NO. 2023­XXX entitled A RESOLUTION OF THE CITY COUNCIL OF THE CITY OF SANTA ANA CALLING AND GIVING NOTICE OF A GENERAL MUNICIPAL ELECTION TO BE HELD IN THE CITY OF SANTA ANA ON NOVEMBER 5, 2024 FOR THE SUBMISSION OF A BALLOT MEASURE TO THE QUALIFIED VOTERS ASKING IF THE CITY OF SANTA ANA SHOULD PERMIT NONCITIZEN VOTING IN ALL CITY MUNICIPAL ELECTIONS (includes determination that the Resolution is not subject to the California Environmental Quality Act (CEQA) pursuant to sections 15060(c)(2) and 15060(c)(3) of the State CEQA Guidelines because it will not result in a direct or reasonably foreseeable indirect physical change in the environment and it is not a “project” as defined in section 15378 of the State CEQA Guidelines) **END OF BUSINESS CALENDAR** CITY MANAGER COMMENTS COUNCIL COMMENTS AB1234 DISCLOSURE – If the City paid for travel or other expenses this is the time for members of the Council to provide a brief oral report on attendance of any regional board or commission meeting or any conference, meeting or event attended. ADJOURNMENT – Adjourn the City Council meeting and convene to the Housing Authority meeting. Future Items 1. Sanitation Fee Cost of Service Study and Prop. 218 Process Authorization 2. Board and Commission Members Compensation Increase 3. 2024 City Council Meeting Calendar POSTING STATEMENT: On October 31, 2023, a true and correct copy of this agenda was posted at the entrance to City Hall, 20 Civic Center Plaza, Santa Ana, CA 92701. Internet Access to City Council, Agency, and Authority agendas and related material is available prior to meetings at santa­ana.org/city­meetings. HOUSING AUTHORITY CALL TO ORDER ATTENDANCE Authority Members Phil Bacerra  Johnathan Ryan Hernandez David Penaloza Thai Viet Phan Benjamin Vazquez Vice Chair Jessie Lopez Chair Valerie Amezcua Acting City Manager Stephen A. Mendoza City Attorney Sonia R. Carvalho Recording Secretary Jennifer L. Hall ROLL CALL ADDITIONS\DELETIONS TO THE HOUSING AUTHORITY AGENDA PUBLIC COMMENTS – Members of the public may address Housing Authority on items on the Housing Authority agenda.  CONSENT CALENDAR RECOMMENDED ACTION:  Approve staff recommendations on the following Consent Calendar Items: 1 and 4 and waive readings for resolutions and ordinances. 1.Excused Absences Department(s): City Clerk’s Office Recommended Action: Excuse the absent members. 2.Minutes from the Regular Meeting of August 1, 2023 Department(s): City Clerk’s Office Recommended Action: Approve minutes. 3.Quarterly Report for the Housing Choice Voucher Program for the Period of July 1, 2023 to September 30, 2023 Department(s): Community Development Agency Recommended Action: Receive and file the Quarterly Report for the Housing Choice Voucher Program for the period of July 1, 2023 to September 30, 2023. 4.Authorize staff to enter into a Memorandum of Understanding with CalOptima Health, Orange County Housing Authority, Anaheim Housing Authority, and Garden Grove Housing Authority, to facilitate access to supportive services for voucher holders assisted by the Housing Authority Department(s): Community Development Agency Recommended Action: Authorize the Executive Director of the Housing Authority to execute a Memorandum of Understanding with CalOptima Health to facilitate access to supportive services for voucher holders assisted by the Housing Authority. **END OF CONSENT CALENDAR** HOUSING AUTHORITY MEMBER COMMENTS ADJOURNMENT – Adjourn the Housing Authority meeting. POSTING STATEMENT: On October 31, 2023, a true and correct copy of this agenda was posted at the entrance to City Hall, 20 Civic Center Plaza, Santa Ana, CA 92701. Internet Access to City Council, Agency, and Authority agendas and related material is available prior to meetings at santa­ana.org/city­meetings.   City Council 13 11/7/2023   City Council and Housing Authority MeetingPacketNovember 7, 2023CLOSED SESSION MEETING – 4:00 PMREGULAR OPEN MEETING – 5:30 PM (Immediately following the Closed Session Meeting)CITY COUNCIL CHAMBER22 Civic Center Plaza Santa Ana, CA 92701Valerie AmezcuaMayorThai Viet PhanCouncilmember – Ward 1 Benjamin VazquezCouncilmember ­ Ward 2Jessie LopezMayor Pro Tem ­ Ward 3 Phil BacerraCouncilmember ­ Ward 4Johnathan Ryan HernandezCouncilmember ­ Ward 5 David PenalozaCouncilmember ­ Ward 6Mayor and Council telephone: 714­647­6900Agenda item inquiries: 714­647­6520Sonia R. CarvalhoCity Attorney Steven A. MendozaActing City Manager Jennifer L. HallCity ClerkIn compliance with the Americans with Disabilities Act (ADA), if you need special assistance to participate in this Meeting,contact Michael Ortiz, City ADA Program Coordinator, at (714) 647­5624. Notification 48 hours prior to the Meeting will enablethe City to make reasonable arrangements to assure accessibility to this meeting. The City Council agenda and supportingdocumentation can be found on the City’s website – https://www.santa­ana.org/agendas­and­minutes/CITY VISION AND CODE OF ETHICSThe City of Santa Ana is committed to achieving a shared vision for the organization and itscommunity. The Vision, Mission and Guiding Principles (Values) are the result of a thoughtfuland inclusive process designed to set the City and organization on a course that meets thechallenges of today and tomorrow, as follows:Vision ­ The dynamic center of Orange County which is acclaimed for our: Investment inyouth • Safe and healthy community • Neighborhood pride • Thriving economic climate •Enriched and diverse culture • Quality government servicesMission ­ To deliver efficient public services in partnership with our community which ensurespublic safety, a prosperous economic environment, opportunities for our youth, and a highquality of life for residents.Guiding Principles ­ Collaboration • Efficiency • Equity • Excellence • Fiscal Responsibility •Innovation • TransparencyCode of Ethics and Conduct ­ At the Special Municipal Election held on February 5, 2008,voters approved an amendment to the City Charter which established the Code of Ethics andConduct for elected officials and members of appointed boards, commissions, andcommittees to assure public confidence. The following are the core values expressed: •Integrity • Honesty • Responsibility • Fairness • Accountability • Respect • EfficiencyMembers of the public may attend the City Council meeting in­person or join via Zoom. As acourtesy to the public, the City Council meeting will occur live via teleconference Zoomwebinar. You may view the meeting from your computer, tablet or smart phone via YouTubeLiveStream at www.youtube.com/user/SantaAnaLibrary or on CTV3, available on Spectrumchannel 3.PUBLIC COMMENTS – Members of the public who wish to address the City Council onclosed session items, items on the regular agenda, or on matters which are not on theagenda but are within the subject matter jurisdiction, of the City Council may do so by one ofthe following ways:MAILING OPTION written communications – Public comments may be mailed to:Office of the City Clerk, 20 Civic Center Plaza M­30, Santa Ana, CA 92701. All writtencommunications received via mail by 4:00 p.m. on the day of the meeting will bedistributed to the City Council and imaged into the City’s document archive systemwhich is available for public review.SENDING E­MAIL OPTION – Public comments may be sent via email to the CityClerk’s office at eComment@santa­ana.org. Please note the agenda item you arecommenting on in the subject line of the email. All emails received two (2) hours beforethe scheduled start of the meeting will be distributed to the City Council and imagedinto the City’s document archive system which is available for public review.LIVE VIRTUAL OPTION – As a courtesy, members of the public may provide livecomments during the meeting by Zoom or Conference Call. To join by Zoom click on ortype the following address into your web browserhttps://us02web.zoom.us/j/315965149. To join the Conference Call: Dial (669) 900­9128 and enter MEETING ID: 315 965 149#. You will be prompted by the City Clerkwhen it is time for a: i) closed session item, ii) general agenda item, iii) public hearingitem, iv) special agenda item, or v) for Housing Authority item. You may request tospeak by dialing *9 from your phone or you may virtually raise your hand from Zoom.After the Clerk confirms the last three digits of the caller’s phone number or Zoom IDand unmutes them, the caller must press *6 or microphone icon to speak. Callers areencouraged, but not required, to identify themselves by name. Each caller will beprovided three (3) minutes to speak, unless due to the number of speakers wanting tospeak a decision is made to provide a different amount of time to speak.IN­PERSON OPTION ­ Members of the public can provide in­person comments at thepodium in the Council Chamber. The Council Chamber will have seating available formembers of the public to attend the meeting in­person. Public comments are limited tothree (3) minutes per speaker, unless a different time is announced by the presidingchair. Speakers who wish to address the Council must do so by submitting a“Request to Speak” card by 4:00 p.m. for Closed Session items and by 5:45 p.m.for all other designated public comment periods as listed below. Cards will not beaccepted after the Public Comment Session begins without the permission of thepresiding chair.The following designated public comment periods are:1. LIVE PUBLIC COMMENTS ON CLOSED SESSION ITEMS – You can provide livecomments on closed session items by joining Zoom or the Conference Call as described inthe LIVE or IN­PERSON PUBLIC COMMENTS OPTION above. Speaker queue will openat 3:30 p.m. YOU MUST JOIN ZOOM OR THE CONFERENCE CALL and raise yourhand BY 4:00 p.m. Speakers who are not in the speaker queue with their hand raised by4:00 p.m. will not be permitted to speak.  2. LIVE PUBLIC COMMENTS ON REGULAR AGENDA ITEMS AND NON­AGENDAITEMS (GENERAL PUBLIC COMMENT) – You can provide comments by joining Zoom orthe Conference Call as described in the LIVE or IN­PERSON PUBLIC COMMENTSOPTION above. Speaker queue will open at 3:30 p.m. YOU MUST JOIN ZOOM OR THECONFERENCE CALL and raise your hand PRIOR TO 5:45 p.m. Speakers who are not inthe speaker queue with their hand raised by 5:45 p.m. will not be permitted to speak.3. LIVE PUBLIC COMMENTS ON PUBLIC HEARING ITEMS – You can providecomments by joining Zoom or the Conference Call as described in the LIVE or IN­PERSONPUBLIC COMMENTS OPTION above. Speakers not in the queue by 5:45 p.m. will not bepermitted to speak. 4. LIVE PUBLIC COMMENTS ON HOUSING AUTHORITY ITEMS – You can providecomments by joining Zoom or the Conference Call as described in the LIVE or IN­PERSONPUBLIC COMMENTS OPTION above. Speakers not in the queue by 5:45 p.m. will not bepermitted to speak.   TRANSLATION SERVICES ­ Spanish interpreting services are provided at CityCouncil meetings. Simultaneous Spanish interpretation is provided through the useof headsets and consecutive interpretation (Spanish­to­English) in addition to thosewishing to address the City Council at the podium. La ciudad provee servicios de interpretación al español en las juntas del Consejo. La interpretación simultánea al español se ofrece por medio del uso de audífonos yla interpretación consecutiva (español a inglés) también está disponible paracualquiera que desee dirigirse al concilio municipal en el podio.About the AgendaTo download or view the attachments (staff report and other supporting documentation) foreach agenda item, you must select the agenda item to see the attachments to either open ina new link (the eyeball ) or download a pdf (the cloud symbol with the down arrow ).CLOSED SESSIONCALL TO ORDERATTENDANCE Council Members Phil BacerraJohnathan Ryan HernandezDavid PenalozaThai Viet PhanBenjamin VazquezMayor  Pro Tem Jessie LopezMayorValerie AmezcuaActing City Manager Steven A. MendozaCity Attorney Sonia R. CarvalhoCity Clerk Jennifer L. HallROLL CALLADDITIONS\DELETIONS TO CLOSED SESSIONPUBLIC COMMENTS – Members of the public may address the City Council on ClosedSession items.RECESS – City Council will recess to Closed Session for the purpose of conducting regularCity business.CLOSED SESSION ITEMS – The Brown Act permits legislative bodies to discuss certainmatters without members of the public present. The City Council finds, based on advice fromthe City Attorney, that discussion in open session of the following matters will prejudice theposition of the City in existing and anticipated litigation:1.CONFERENCE WITH LEGAL COUNSEL – EXISTING LITIGATION pursuant toParagraph (1) of subdivision (d) of Section 54956.9 of the Government Code:Jesus Morales Guerrero v. City of Santa Ana, Michael Claborn, and DOES 1 through50, Orange County Superior Court, Case No. 30­2021­012235092.CONFERENCE WITH LEGAL COUNSEL – SIGNIFICANT EXPOSURE TOLITIGATION pursuant to Government Code Section 54956.9(d)(2):One matter [personnel claim]3.CONFERENCE WITH LEGAL COUNSEL – ANTICIPATED LITIGATION pursuant toGovernment Code Section 54956.9(d)(2):One (1) matter4.CONFERENCE WITH LABOR NEGOTIATOR pursuant to Government Code Section54957.6(a):Agency Negotiator: Ramon Figueroa, Acting Human Resources Executive DirectorEmployee Organization:     Santa Ana Police Officers Association (POA)     Confidential Association of Santa Ana (CASA)5.PUBLIC EMPLOYEE PERFORMANCE EVALUATION pursuant to Government CodeSection 54957(b)(1)Title: City Attorney6.PUBLIC EMPLOYEE PERFORMANCE EVALUATION pursuant to Government CodeSection 54957(b)(1):Title: Acting City Manager7.PUBLIC EMPLOYEE EMPLOYMENT/APPOINTMENT pursuant to Government CodeSection 54957Title: Acting City Manager/Interim City Manager/Permanent City Manager8.CONFERENCE WITH LABOR NEGOTIATOR pursuant to Government Code Section54957.6Agency Designated Representative: Sonia R. Carvalho, City AttorneyUnrepresented Employee: City ManagerRECONVENE – City Council will reconvene to continue regular City business.CITY COUNCIL REGULAR OPEN SESSIONCALL TO ORDERATTENDANCE Council Members Phil BacerraJohnathan Ryan HernandezDavid PenalozaThai Viet PhanBenjamin VazquezMayor  Pro Tem Jessie LopezMayorValerie AmezcuaActing City Manager Steven A. MendozaCity Attorney Sonia R. CarvalhoCity Clerk Jennifer L. HallROLL CALLPLEDGE OF ALLEGIANCE Mayor AmezcuaWORDS OF INSPIRATION Fr. Mario A. Juarez, Saint Anne ChurchADDITIONS\DELETIONS TO THE AGENDACEREMONIAL PRESENTATIONS1.Proclamation present by Mayor Amezcua to Beta Cell Foundation declaring November2023 as Diabetes Month2.Proclamation presented by Mayor Pro Tem Lopez to Family Court Awareness MonthCommittee declaring November 2023 as Family Court Awareness Month3.City Tile and Proclamation presented by Councilmember Penaloza to Santa AnaPolice Chief David Valentin Congratulating him on his Retirement and 33 years ofDistinguished Service to the CommunitySTAFF PRESENTATIONS4.U.S. Army Corps of Engineers Santiago Creek Flood Risk Management Project5.Homelessness UpdateCLOSED SESSION REPORT – The City Attorney will report on any action(s) from ClosedSession.PUBLIC COMMENT – Public comments will be held during the beginning of the meeting forALL comments on agenda and non­agenda items, with the exception of public hearings.Comments for public hearings will take place after the hearing is opened.CONSENT CALENDARRECOMMENDED ACTION:  Approve staff recommendations on the followingConsent Calendar Items: 6 through 37 and waive readings of resolutions andordinances.6.Excused AbsencesDepartment(s): City Clerk’s OfficeRecommended Action: Excuse the absent members.7.Appoint Members to the Rental Housing Board Nominated by Mayor Pro Tem Lopezand Councilmember Vazquez for a Full Term Expiring in 2027Department(s): City Clerk’s OfficeRecommended Action: 1. Appoint Josephine Mendoza nominated by Mayor ProTem Lopez to the Rental Housing Board as a Mobilehome Tenant Representative for afull term expiring in 2027 and administer the Oath of Office. (Pursuant to SAMC Sec. 2­236(a), requires five affirmative votes)2. Appoint Tracy La nominated by Councilmember Vazquez to the Rental HousingBoard as an At­Large Member with no financial interest in and no ownership ofincoming­generating rental housing for a full term expiring in 2027 and administer theOath of Office. (Pursuant to SAMC Sec. 2­236(a), requires five affirmative votes)8.Minutes from the Regular Meetings of February 7, 2023 and February 21, 2023, andfrom the Special Closed Session and Regular Meetings of March 7, 2023 and March21, 2023.Department(s): City Clerk’s OfficeRecommended Action: Approve minutes.9.Quarterly Report for Housing Division Projects and Activities for the period of July 1,2023 to September 30, 2023Department(s): Community Development AgencyRecommended Action: Receive and file the Quarterly Report for Housing Divisionprojects and activities for the period of July 1, 2023 to September 30, 2023.10.Approve Release of Nonprofit Community Development Block Grant Application forFiscal Years 2024–26Department(s): Community Development AgencyRecommended Action: Approve the release of Nonprofit Community DevelopmentBlock Grant Application for Fiscal Years 2024–26. 11.Approve an Appropriation Adjustment Accepting the 2022 Proposition 69 – DNAIdentification Funds and Award Purchase Order to Foster + Freeman for Crime­liteAUTO Camera Kits for the Santa Ana Police Department in the amount of $113,462(Specification No.23­161) (Non­General Fund and General Fund)Department(s): Police DepartmentRecommended Action: 1. Approve an appropriation adjustment recognizing$103,500 in the Police Special Revenue account and appropriate same toexpenditure account. (Requires five affirmative votes)2. Authorize a one­time purchase and payment of Purchase Order to Foster +Freeman for three Crime­lite AUTO camera kits in the amount of $113,462, subject tonon­substantive changes approved by the City Manager and City Attorney.12.Fiscal Year 2023­24 First Quarter Budget Report and Proposed AppropriationAdjustmentsDepartment(s): Finance and Management ServicesRecommended Action:1. Approve the appropriation adjustments to General Fund expenditures asdetailed in the body of this report, with a net reduction of $408,196 and a netreduction to the General Fund revenue estimates of $530,000. (Requires fiveaffirmative votes) 2. Receive and file the First Quarter Budget Update.13.Amend Blanket Order Contract with Grainger, Inc. for Maintenance, Repair, andOperational Supplies, for a revised not­to­exceed amount of $1,450,000.(Specification No. 20­001) (General Fund)Department(s): Finance and Management ServicesRecommended Action: Authorize the City Manager to execute an amendment toincrease the Blanket Order Contract authority with Grainger, Inc. for the purchase ofmaintenance, repair, and operational supplies by $100,000, for a revised annualamount not­to­exceed $350,000 for the current contract term expiring December 31,2023, and one remaining one­year renewal option, subject to non­substantivechanges approved by the City Manager and City Attorney.14.Award Aggregate Blanket Order Contracts to 1­Step Ahead, Branded Gifts Plus,BSN Sports, LLC, Loso Creation, and So. Cal Embroidery, LLC for Custom ImprintClothing and Accessories, in a not­to­exceed aggregate amount of $2,125,000(Specification No. 23­129A). (General Fund & Non­General Fund)Department(s): Finance and Management ServicesRecommended Action: Award aggregate blanket order contracts to vendors listedbelow for the purchase of custom imprint clothing and accessories on an as­neededbasis in an annual amount not­ to­exceed $425,000, with a total aggregate contractamount not­to­exceed $2,125,000, for an initial two­year term expiring on November30, 2025, with provisions for three, one­year renewal options, subject to non­substantive changes approved by the City Manager and City Attorney. Vendor Location Location1­Step Ahead Huntington Beach, CABranded Gifts Plus El Cajon, CABSN Sports, LLC Dallas, TXLoso Creation Santa Ana, CASo. Cal Embroidery, LLC Santa Ana, CA15.Amend Blanket Order Contract with ODP Business Solutions, LLC (Office Depot, Inc.)for Office Supplies, for a revised not­to­exceed amount of $1,000,000 (SpecificationNo. 22­061) (General Fund)Department(s): Finance and Management ServicesRecommended Action: Authorize the City Manager to execute an amendment toincrease the Blanket Order Contract authority with ODP Business Solutions, LLC forthe purchase of office supplies by $75,000 per year for a revised annual amount not­to­exceed $250,000 for the current contract term expiring May 31, 2024, and threeremaining one­year renewal options, subject to non­substantive changes approved bythe City Manager and City Attorney.16.Amend the Blanket Order Contract for the Purchase of Paper Products andMiscellaneous Supplies with American Sanitary Supply, Inc., for a Revised ContractAmount Not to Exceed $1,220,000 for the Remainder of Contract Term andRemaining Renewal Options (Specification No. 21­043) (Non­General Fund)Department(s): Public Works AgencyRecommended Action: Amend Blanket Order Contract with American SanitarySupply, Inc., for paper products and related supplies,  increasing the contract amountby $800,000, for a new total not to exceed $1,220,000, for the remainder of thecurrent term expiring September 20, 2024, and the remaining one­year renewalperiod, subject to non­substantive changes approved by the City Manager and CityAttorney.17.Amend the Blanket Order Contracts for the Purchase of Rock, Sand, and Gravel withPTI Sand & Gravel, Inc., for a New Amount Not to Exceed $1,012,500 (Specification21­134) (Non­General Fund)Department(s): Public Works AgencyRecommended Action: Authorize the City Manager to execute an amendment toincrease the contract amount by $525,000, for a new annual amount not to exceed$247,500, and a total contract amount not to exceed $1,012,500 for the remainder ofthe current term expiring December 31, 2023, with three one­year renewal periods,subject to non­substantive changes approved by the City Manager and City Attorney18.Amend Blanket Order Contracts for Equipment Rentals with Sunbelt Rentals, UnitedRentals, and Herc Rentals for a Revised Total Amount not to Exceed $2,550,000(Specification No. 22­045) (General Fund)Department(s): Public Works AgencyRecommended Action: Authorize the City Manager to execute an amendment to theBlanket Order Contracts for equipment rentals to increase the annual aggregateamount by $290,000, for a revised total annual amount not to exceed $568,000, and atotal contract amount not to exceed $2,550,000 for the remainder of the current termexpiring April 19, 2024, and three remaining one­year renewal periods, subject tonon­substantive changes approved by the City Manager and City Attorney.19.Award Aggregate Blanket Order Contracts to Heritage Landscape Supply Group, Inc,SiteOne Landscape Supply, and Waterline Technologies, Inc. for Chemical Products,in An Aggregate Amount Not to Exceed $1,000,000 (Specification No. 23­104) (Non­General Fund)Department(s): Public Works AgencyRecommended Action: Award aggregate Blanket Order Contracts to HeritageLandscape Supply Group, Inc., SiteOne Landscape Supply, and WaterlineTechnologies, Inc. for chemical products on an as­needed basis in an annual amountof $200,000 and total aggregate amount not to exceed $1,000,000 for an initial three­year period beginning December 1, 2023 and expiring November 30, 2026, withprovisions for two one­year renewal options, subject to non­substantive changesapproved by the City Manager and City Attorney.20.Award Purchase Order to Bizon Group, Inc. for Storage Containers (IFB 23­103)(Non­General Fund)Department(s): Public Works AgencyRecommended Action: Authorize a one­time purchase and payment of PurchaseOrder to Bizon Group, Inc for thirteen new storage containers, in an amount not toexceed $128,430, subject to non­substantive changes approved by the City Managerand City Attorney.21.Award a Purchase Order to Seavco Inc. dba Irv Seaver Motorcycles for Sixteen BMWMotorcycles in an Amount Not to Exceed $484,806 (Specification No. 23­148);Appropriation Adjustment for Future Vehicle Purchases (Non­General Fund)Department(s): Public Works AgencyRecommended Action: 1. Approve an appropriation adjustment recognizing$1,235,687 in prior year fund balance in the Equipment Replacement Fund, Prior YearCarry Forward revenue account and appropriate the same amount into the EquipmentReplacement Fund, Machinery and Equipment expenditure account for this item andanticipated FY 2023­2024 replacement vehicle expenditures. (Requires fiveaffirmative votes)2. Authorize a one­time purchase and payment of purchase order to Seavco Inc. dbaIrv Seaver Motorcycles for sixteen BMW R 1250 RT­P Motorcycles, in the amount of$479,806, plus a contingency amount of $5,000, for a total amount not to exceed$484,806, subject to non­substantive changes approved by the City Manager and CityAttorney.22.Award Purchase Orders to Guaranty Chevrolet Motors, Inc. of Santa Ana and PenskeChevrolet of Cerritos in an Aggregate Amount Not to Exceed $706,035 (SpecificationNo. 23­149) (General Fund and Non­General Fund)Department(s): Public Works AgencyRecommended Action: 1. Authorize a one­time purchase and payment of purchaseorder to Guaranty Chevrolet Motors, Inc. for three Chevrolet Silverado 2500HD andone Chevrolet Silverado 1500 trucks, in the amount of $388,202, plus a contingencyamount of $20,000, for a total amount not to exceed $408,202, subject to non­substantive changes approved by the City Manager and City Attorney.2. Authorize a one­time purchase and payment of purchase order to PenskeChevrolet of Cerritos for six Chevrolet Colorado trucks, in the amount of $277,833,plus a contingency amount of $20,000, for a total amount not to exceed $297,833,subject to non­substantive changes approved by the City Manager and City Attorney.23.Award a Purchase Order to South Coast Bobcat for One Bobcat S66 Loader Vehiclewith Trailer in an Amount Not to Exceed $128,968 (Specification No. 23­160) (Non­General Fund)Department(s): Public Works AgencyRecommended Action: Authorize a one­time purchase and payment of purchaseorder to South Coast Bobcat for one Bobcat S66 with Trailer, in the amount of$118,968, plus a contingency amount of $10,000, for a total amount not to exceed$128,968, subject to non­substantive changes approved by the City Manager and CityAttorney.24.Approve Additional Contingency Funds in the Amount of $310,000 for an ExistingConstruction Contract with Vido Samarzich, Inc., and Additional ContractAdministration, Inspection and Testing in the Amount of $40,000 with an EstimatedProject Delivery Cost of $1,650,000 for the Glenwood Place Water ImprovementsProject (Project No. 23­6476) (Non­General Fund)Department(s): Public Works AgencyRecommended Action: Approve an amendment to the Project Cost Analysis in theamount of $350,000 (previously­approved transfer of funds for the Main Street SlurryProject No. 20­6959) for $310,000 in additional contingency funds and $40,000 inadditional contract administration, inspection, and testing, for a new estimated totalconstruction delivery cost of $1,650,000, subject to non­substantive changesapproved by the City Manager and City Attorney.25.Award a Construction Contract to Dominguez General Engineering, Inc. in the Amountof $2,133,362 for the North East Annexation Water & Sewer Main Improvements, withan Estimated Project Delivery Cost of $2,986,706 (Project Nos. 21­6453, 21­6619 &24­6710) (Non­General Fund)Department(s): Public Works AgencyRecommended Action: 1. Approve an appropriation adjustment recognizing prioryear fund balance of $711,814 in the Select Street Construction, Prior Year CarryForward revenue account and appropriating the same amount to the Select StreetConstruction, Improvements Other Than Building expenditure account for current yearexpenditures.  (Requires five affirmative votes)2. Approve an appropriation adjustment accepting California State Water ResourcesControl Board’s Drinking Water State Revolving Fund loan funds in the amount of$1,529,220 into the Sanitary Sewer Capital Recovery Charges, Financing Proceedsrevenue account and appropriate the same amount to the Sanitary Sewer CapitalRecovery Charges, Improvements Other Than Building expenditure account for currentyear expenditures.  (Requires five affirmative votes)3. Approve an amendment to the FY 2023­24 Capital Improvement Program toinclude $711,814 and $1,529,220 in construction funds for the North East AnnexationWater & Sewer Main Improvements Project.4. Award a construction contract to Dominguez General Engineering, Inc., the lowestresponsible bidder, in accordance with the base bid in the amount of $2,133,362,subject to  change orders (not­to­exceed 25% of the base bid) in accordance with theGreenbook: Standard Specifications for Public Works Construction, for constructionof the North East Annexation Water & Sewer Main Improvements Project, for a termbeginning November 7, 2023, and ending upon project completion, and authorize theCity Manager to execute the contract subject to non­substantive changes approved bythe City Manager and the City Attorney.5. Approve the Project Cost Analysis for a total estimated construction delivery cost of$2,986,706 which includes $2,133,362 for the construction contract, $320,004 forcontract administration, inspection, and testing, and a $533,340 project contingencyfor unanticipated or unforeseen work.6. Determine that in accordance with the California Environmental Quality Act(CEQA), a Mitigated Negative Declaration was prepared for the project and was filedwith document number 202385000522.26.Approve Municipal Facilities License Agreement with T­Mobile West LLCDepartment(s): Public Works AgencyRecommended Action: Authorize the City Manager to execute an agreement with T­Mobile West LLC for the use of certain City facilities for a ten­year period, withprovisions for two automatic five­year extensions, subject to non­substantive changesapproved by the City Manager and City Attorney (Agreement No. 2023­XXX).27.Award an Agreement to Revenue & Cost Specialists, LLC for Comprehensive ImpactFee Study Consulting Services Not to Exceed $115,150 (General Fund)Department(s): Public Works Agency Recommended Action: Authorize the City Manager to execute a consulting services agreement with Revenue & Cost Specialists, LLC for a two­year term beginning November 7, 2023, and ending November 6, 2025 for the preparation of a Comprehensive Development Impact Fee Study, for a total amount not to exceed $115,150, subject to non­substantive changes approved by the City Manager and City Attorney (Agreement No. 2023­XXX). 28.Approve Amendments to Agreements with Eduardo Garcia dba Dynamic Video Communications, LLC, IPTV International Inc. dba TV Pro Gear, Inc., and Thomas Bystry dba Video Engineering Services to Continue Video Production Services for City Council Meetings and Other As­Needed Video Services (General Fund) Department(s): City Manager Office Recommended Action: Authorize the City Manager to execute first amendments to the agreements with Dynamic Video Communications, LLC, TV Pro Gear, Inc., and Video Engineering Services to continue video production services for City Council meetings and other as­needed video services for the period of January 1, 2024 through December 31, 2024, for a shared aggregate amount not to exceed $200,000, for a total aggregate amount not to exceed $800,000 subject to substantive changes approved by the City Manager and City Attorney (Agreement No. 2023­XXX). 29.Approve a Second Amendment to the Agreement with RSG, Inc. for the Administration, Management, and Implementation of the Rent Stabilization and Just Cause Eviction Ordinance on an As­Needed Basis in an Amount not to exceed $500,000 Department(s): Community Development Agency Recommended Action: Authorize the City Manager to execute a Second Amendment to the Agreement with RSG, Inc., for the administration, management, and implementation of the Rent Stabilization and Just Cause Eviction Ordinance, for an amount not to exceed $500,000, for a total agreement amount not to exceed $1,300,000, subject to non­substantive changes approved by the City Manager and City Attorney (Agreement No. 2023­XXX). 30.Approve an Agreement with America on Track and Nati’s House dba Neutral Ground for Gang Prevention and Intervention Program Services that promotes a proactive, preventative approach to addressing concerns with at­risk youth and gang activity (Revive Santa Ana Program) Department(s): Community Development Agency Recommended Action: 1. Authorize the City Manager to execute an agreement with America on Track in the amount of $200,000 for a one­year term, with an option to extend for one year, for a two­year aggregate total not to exceed $400,000, for gang prevention and intervention services, for a term beginning December 1, 2023, subject to non­ substantive changes approved by the City Manager and City Attorney (Agreement No. 2023­XXX). 2. Authorize the City Manager to execute an agreement with Nati’s House dba Neutral Ground in the amount of $200,000 for a one­year term, with an option to extend for one year, for a two­year aggregate total not to exceed $400,000, for gang prevention and intervention services, for a term beginning December 1, 2023, subject to non­substantive changes approved by the City Manager and City Attorney (Agreement No. 2023­XXX). 31.Approve a First Amendment to the Agreement with Jorge Melgoza, DBA Ardent Ergonomics for Preventative Ergonomics Assessments Department(s): Human Resources Recommended Action: Authorize the City Manager to execute a First Amendment to the Agreement with Jorge Melgoza, DBA Ardent Ergonomics, to continue to provide preventative ergonomic assessments for City employees for an additional amount not to exceed $50,000 (not to exceed $100,000 for the entirety of the Agreement expiring on November 22, 2024), subject to non­substantive changes approved by the City Manager and City Attorney (Agreement No. 2023­XXX). 32.Approve Agreements for Qualified Consultants to Provide On­Call Environmental and Planning Services for Planning Projects and Supplemental Staff Services for an Aggregate Amount Not to Exceed $4,950,000, for up to a Five­Year Term. Department(s): Planning and Building Agency Recommended Action: Authorize the City Manager to execute agreements to engage each of the 35 environmental and planning services firms listed below, as­ needed, for a period of five years beginning November 7, 2023 through November 7, 2028, to provide on­call environmental, technical, and planning services for the Planning and Building Agency at the fees set forth in their responses to Request for Qualifications (No. 23­142) for an aggregate amount not to exceed $4,950,000, for up to a five­year term, subject to non­substantive changes by the City Manager and City Attorney (Agreement No. 2023­XXX). Consultants Architectural Resource Group Interwest Ardurra Kimley Horn Ascent M­Group Aspen Environmental Group Michael Baker International Chambers Group MIG, Inc. Circlepoint Placeworks CSG Consultants Psomas De Novo Planning Group RE Consulting Dudek Rincon Consultants, Inc. ECORP Consulting, Inc.Sagecrest Planning and Environmental, LLC EcoTierra Consulting T&B Planning, Inc. ELMT Consulting Terracon Envicom Corporation The Code Group EPD Solutions, Inc.UES FCS International, Inc.Ultra Systems Environmental, Inc. GPA Consulting VCS Environmental Harris & Associates Willdan Engineering Helix Environmental Planning 33.Historic Property Preservation Agreements Department(s): Planning and Building Agency Recommended Action: Authorize the City Manager, or designee, to execute the attached Mills Act agreements with the below­referenced property owners for the identified structure(s), subject to non­substantive changes approved by the City Manager and City Attorney. Property Owner(s)Historic Property Preservation Agreement No. Address/House Vote by HRC The Peterson Living Trust Dated August 15, 2003 2023­07 1908 North Greenleaf Street 8:0:0:0 4th and Broadway OZ SPE, LLC, a Delaware Limited Liability Company 2023­08 302 West Fourth Street 8:0:0:0 Determine that the proposed projects are exempt from further review in accordance with the California Environmental Quality Act as Categorical Exemptions ER No. 2023­61 and ER No. 2023­78 will be filed for the projects. 34.First Amendment to Agreement with TriTech Software Systems for Computer Aided Dispatch and Records Management System Software (General Fund) Department(s): Police Department Recommended Action: Authorize the City Manager to execute the First Amendment to the agreement with TriTech Software Systems for the continued implementation as well as support and maintenance of Computer Aided Dispatch and Records Management System software for an additional three­year period beginning November 23, 2023 through November 22, 2026, subject to non­substantive changes approved by the City Manager and City Attorney (Agreement No. 2023­XXX). 35.Adopt a Resolution, Approve an Agreement and Appropriation Adjustment Accepting the FY 2022 Emergency Management Performance Grant (Non­General Fund) Department(s): Police Department Recommended Action: 1. Adopt a resolution authorizing the City Manager to act on behalf of the City of Santa Ana for obtaining federal funds related to homeland security, emergency management and/or disaster recovery, provided by the U.S. Department of Homeland Security and sub­granted through the State of California and the County of Orange. Resolution No. 2023­XXX entitled A RESOLUTION OF THE CITY COUNCIL OF THE CITY OF SANTA ANA AUTHORIZING THE CITY MANAGER OR HER DESIGNEE(S) TO OBTAIN 2022 EMERGENCY MANAGEMENT PERFORMANCE GRANT FUNDS THROUGH THE COUNTY OF ORANGE 2. Authorize the City Manager to execute a two­year agreement with the County of Orange for the period of July 1, 2022 through June 30, 2024, for the FY 2022 Emergency Management Performance Grant in an amount not to exceed $52,569, subject to non­substantive changes approved by the City Manager and City Attorney(Agreement No. 2023­XXX). 3. Approve an appropriation adjustment recognizing $52,569 in Law Enforcement Grants revenue account, and appropriating same to the Emergency Management Performance Grant expenditure account. (Requires five affirmative votes) 36.Award Purchase Order to Advanced Exercise Fitness Solutions for Exercise Equipment in the Amount of $76,203 and Resolution to Accept Donation of Exercise Equipment for the Santa Ana Police Department Fitness Center (Specification No. 23­169) (Non­General Fund) Department(s): Police Department Recommended Action: 1. Authorize a one­time purchase and payment of Purchase Order to Advanced Exercise Fitness Solutions for various Life Fitness cardio and Hammer Strength exercise equipment and installation for the Santa Ana Police Department Fitness Center in the amount of $76,203. 2. Adopt a resolution accepting the donation of two Life Fitness Treadmills, valued at $14,743.97, from the Santa Ana Police Officers Association. RESOLUTION NO. 2023­XXX entitled A RESOLUTION OF THE CITY COUNCIL OF THE CITY OF SANTA ANA ACCEPTING THE DONATION OF GYM EQUIPMENT FROM THE SANTA ANA POLICE OFFICER ASSOCIATION FOR USE IN THE BRUCE R. CARLSON FITNESS CENTER LOCATED AT THE SANTA ANA POLICE DEPARTMENT 37.Resolution Authorizing the Grant Application, Acceptance, and Execution of Grant Funds from the California State Library’s Building Forward Library Facilities Improvement Program. Department(s): Library Recommended Action: Adopt a resolution authorizing the application, acceptance, and execution of grant funds from the California State Library’s Building Forward Library Facilities Improvement Program, approval to implement the awarded project, and designate Library Services Director, Brian Sternberg, as the Authorized Representative to enter into the grant agreement  **END OF CONSENT CALENDAR** BUSINESS CALENDAR 38.Rental Registry Informational Report Department(s): Community Development Agency Recommended Action: Accept infomational report and provide direction to staff. 39.Consider Whether to Adopt a Resolution Calling and Giving Notice of a General Municipal Election to be held in the City of Santa Ana on November 5, 2024, Requesting Consolidation with the Statewide General Election, and Placing a Ballot Measure Before the Voters Asking Whether to Amend the Santa Ana City Charter to Authorize and Implement Noncitizen Voting in Municipal Elections Department(s): City Attorney Office Recommended Action: Approve a Resolution Calling and Giving Notice of a General Municipal Election to be held in the City of Santa Ana on November 5, 2024 for the Submission of a Ballot Measure to the Qualified Voters Proposing an Amendment to the Santa Ana City Charter to Authorize and Implement Noncitizen Voting in Municipal Elections. RESOLUTION NO. 2023­XXX entitled A RESOLUTION OF THE CITY COUNCIL OF THE CITY OF SANTA ANA CALLING AND GIVING NOTICE OF A GENERAL MUNICIPAL ELECTION TO BE HELD IN THE CITY OF SANTA ANA ON NOVEMBER 5, 2024 FOR THE SUBMISSION OF A BALLOT MEASURE TO THE QUALIFIED VOTERS ASKING IF THE CITY OF SANTA ANA SHOULD PERMIT NONCITIZEN VOTING IN ALL CITY MUNICIPAL ELECTIONS (includes determination that the Resolution is not subject to the California Environmental Quality Act (CEQA) pursuant to sections 15060(c)(2) and 15060(c)(3) of the State CEQA Guidelines because it will not result in a direct or reasonably foreseeable indirect physical change in the environment and it is not a “project” as defined in section 15378 of the State CEQA Guidelines) **END OF BUSINESS CALENDAR** CITY MANAGER COMMENTS COUNCIL COMMENTS AB1234 DISCLOSURE – If the City paid for travel or other expenses this is the time for members of the Council to provide a brief oral report on attendance of any regional board or commission meeting or any conference, meeting or event attended. ADJOURNMENT – Adjourn the City Council meeting and convene to the Housing Authority meeting. Future Items 1. Sanitation Fee Cost of Service Study and Prop. 218 Process Authorization 2. Board and Commission Members Compensation Increase 3. 2024 City Council Meeting Calendar POSTING STATEMENT: On October 31, 2023, a true and correct copy of this agenda was posted at the entrance to City Hall, 20 Civic Center Plaza, Santa Ana, CA 92701. Internet Access to City Council, Agency, and Authority agendas and related material is available prior to meetings at santa­ana.org/city­meetings. HOUSING AUTHORITY CALL TO ORDER ATTENDANCE Authority Members Phil Bacerra  Johnathan Ryan Hernandez David Penaloza Thai Viet Phan Benjamin Vazquez Vice Chair Jessie Lopez Chair Valerie Amezcua Acting City Manager Stephen A. Mendoza City Attorney Sonia R. Carvalho Recording Secretary Jennifer L. Hall ROLL CALL ADDITIONS\DELETIONS TO THE HOUSING AUTHORITY AGENDA PUBLIC COMMENTS – Members of the public may address Housing Authority on items on the Housing Authority agenda.  CONSENT CALENDAR RECOMMENDED ACTION:  Approve staff recommendations on the following Consent Calendar Items: 1 and 4 and waive readings for resolutions and ordinances. 1.Excused Absences Department(s): City Clerk’s Office Recommended Action: Excuse the absent members. 2.Minutes from the Regular Meeting of August 1, 2023 Department(s): City Clerk’s Office Recommended Action: Approve minutes. 3.Quarterly Report for the Housing Choice Voucher Program for the Period of July 1, 2023 to September 30, 2023 Department(s): Community Development Agency Recommended Action: Receive and file the Quarterly Report for the Housing Choice Voucher Program for the period of July 1, 2023 to September 30, 2023. 4.Authorize staff to enter into a Memorandum of Understanding with CalOptima Health, Orange County Housing Authority, Anaheim Housing Authority, and Garden Grove Housing Authority, to facilitate access to supportive services for voucher holders assisted by the Housing Authority Department(s): Community Development Agency Recommended Action: Authorize the Executive Director of the Housing Authority to execute a Memorandum of Understanding with CalOptima Health to facilitate access to supportive services for voucher holders assisted by the Housing Authority. **END OF CONSENT CALENDAR** HOUSING AUTHORITY MEMBER COMMENTS ADJOURNMENT – Adjourn the Housing Authority meeting. POSTING STATEMENT: On October 31, 2023, a true and correct copy of this agenda was posted at the entrance to City Hall, 20 Civic Center Plaza, Santa Ana, CA 92701. Internet Access to City Council, Agency, and Authority agendas and related material is available prior to meetings at santa­ana.org/city­meetings.   City Council 14 11/7/2023   City Council and Housing Authority MeetingPacketNovember 7, 2023CLOSED SESSION MEETING – 4:00 PMREGULAR OPEN MEETING – 5:30 PM (Immediately following the Closed Session Meeting)CITY COUNCIL CHAMBER22 Civic Center Plaza Santa Ana, CA 92701Valerie AmezcuaMayorThai Viet PhanCouncilmember – Ward 1 Benjamin VazquezCouncilmember ­ Ward 2Jessie LopezMayor Pro Tem ­ Ward 3 Phil BacerraCouncilmember ­ Ward 4Johnathan Ryan HernandezCouncilmember ­ Ward 5 David PenalozaCouncilmember ­ Ward 6Mayor and Council telephone: 714­647­6900Agenda item inquiries: 714­647­6520Sonia R. CarvalhoCity Attorney Steven A. MendozaActing City Manager Jennifer L. HallCity ClerkIn compliance with the Americans with Disabilities Act (ADA), if you need special assistance to participate in this Meeting,contact Michael Ortiz, City ADA Program Coordinator, at (714) 647­5624. Notification 48 hours prior to the Meeting will enablethe City to make reasonable arrangements to assure accessibility to this meeting. The City Council agenda and supportingdocumentation can be found on the City’s website – https://www.santa­ana.org/agendas­and­minutes/CITY VISION AND CODE OF ETHICSThe City of Santa Ana is committed to achieving a shared vision for the organization and itscommunity. The Vision, Mission and Guiding Principles (Values) are the result of a thoughtfuland inclusive process designed to set the City and organization on a course that meets thechallenges of today and tomorrow, as follows:Vision ­ The dynamic center of Orange County which is acclaimed for our: Investment inyouth • Safe and healthy community • Neighborhood pride • Thriving economic climate •Enriched and diverse culture • Quality government servicesMission ­ To deliver efficient public services in partnership with our community which ensurespublic safety, a prosperous economic environment, opportunities for our youth, and a highquality of life for residents.Guiding Principles ­ Collaboration • Efficiency • Equity • Excellence • Fiscal Responsibility •Innovation • TransparencyCode of Ethics and Conduct ­ At the Special Municipal Election held on February 5, 2008,voters approved an amendment to the City Charter which established the Code of Ethics andConduct for elected officials and members of appointed boards, commissions, andcommittees to assure public confidence. The following are the core values expressed: •Integrity • Honesty • Responsibility • Fairness • Accountability • Respect • EfficiencyMembers of the public may attend the City Council meeting in­person or join via Zoom. As acourtesy to the public, the City Council meeting will occur live via teleconference Zoomwebinar. You may view the meeting from your computer, tablet or smart phone via YouTubeLiveStream at www.youtube.com/user/SantaAnaLibrary or on CTV3, available on Spectrumchannel 3.PUBLIC COMMENTS – Members of the public who wish to address the City Council onclosed session items, items on the regular agenda, or on matters which are not on theagenda but are within the subject matter jurisdiction, of the City Council may do so by one ofthe following ways:MAILING OPTION written communications – Public comments may be mailed to:Office of the City Clerk, 20 Civic Center Plaza M­30, Santa Ana, CA 92701. All writtencommunications received via mail by 4:00 p.m. on the day of the meeting will bedistributed to the City Council and imaged into the City’s document archive systemwhich is available for public review.SENDING E­MAIL OPTION – Public comments may be sent via email to the CityClerk’s office at eComment@santa­ana.org. Please note the agenda item you arecommenting on in the subject line of the email. All emails received two (2) hours beforethe scheduled start of the meeting will be distributed to the City Council and imagedinto the City’s document archive system which is available for public review.LIVE VIRTUAL OPTION – As a courtesy, members of the public may provide livecomments during the meeting by Zoom or Conference Call. To join by Zoom click on ortype the following address into your web browserhttps://us02web.zoom.us/j/315965149. To join the Conference Call: Dial (669) 900­9128 and enter MEETING ID: 315 965 149#. You will be prompted by the City Clerkwhen it is time for a: i) closed session item, ii) general agenda item, iii) public hearingitem, iv) special agenda item, or v) for Housing Authority item. You may request tospeak by dialing *9 from your phone or you may virtually raise your hand from Zoom.After the Clerk confirms the last three digits of the caller’s phone number or Zoom IDand unmutes them, the caller must press *6 or microphone icon to speak. Callers areencouraged, but not required, to identify themselves by name. Each caller will beprovided three (3) minutes to speak, unless due to the number of speakers wanting tospeak a decision is made to provide a different amount of time to speak.IN­PERSON OPTION ­ Members of the public can provide in­person comments at thepodium in the Council Chamber. The Council Chamber will have seating available formembers of the public to attend the meeting in­person. Public comments are limited tothree (3) minutes per speaker, unless a different time is announced by the presidingchair. Speakers who wish to address the Council must do so by submitting a“Request to Speak” card by 4:00 p.m. for Closed Session items and by 5:45 p.m.for all other designated public comment periods as listed below. Cards will not beaccepted after the Public Comment Session begins without the permission of thepresiding chair.The following designated public comment periods are:1. LIVE PUBLIC COMMENTS ON CLOSED SESSION ITEMS – You can provide livecomments on closed session items by joining Zoom or the Conference Call as described inthe LIVE or IN­PERSON PUBLIC COMMENTS OPTION above. Speaker queue will openat 3:30 p.m. YOU MUST JOIN ZOOM OR THE CONFERENCE CALL and raise yourhand BY 4:00 p.m. Speakers who are not in the speaker queue with their hand raised by4:00 p.m. will not be permitted to speak.  2. LIVE PUBLIC COMMENTS ON REGULAR AGENDA ITEMS AND NON­AGENDAITEMS (GENERAL PUBLIC COMMENT) – You can provide comments by joining Zoom orthe Conference Call as described in the LIVE or IN­PERSON PUBLIC COMMENTSOPTION above. Speaker queue will open at 3:30 p.m. YOU MUST JOIN ZOOM OR THECONFERENCE CALL and raise your hand PRIOR TO 5:45 p.m. Speakers who are not inthe speaker queue with their hand raised by 5:45 p.m. will not be permitted to speak.3. LIVE PUBLIC COMMENTS ON PUBLIC HEARING ITEMS – You can providecomments by joining Zoom or the Conference Call as described in the LIVE or IN­PERSONPUBLIC COMMENTS OPTION above. Speakers not in the queue by 5:45 p.m. will not bepermitted to speak. 4. LIVE PUBLIC COMMENTS ON HOUSING AUTHORITY ITEMS – You can providecomments by joining Zoom or the Conference Call as described in the LIVE or IN­PERSONPUBLIC COMMENTS OPTION above. Speakers not in the queue by 5:45 p.m. will not bepermitted to speak.   TRANSLATION SERVICES ­ Spanish interpreting services are provided at CityCouncil meetings. Simultaneous Spanish interpretation is provided through the useof headsets and consecutive interpretation (Spanish­to­English) in addition to thosewishing to address the City Council at the podium. La ciudad provee servicios de interpretación al español en las juntas del Consejo. La interpretación simultánea al español se ofrece por medio del uso de audífonos yla interpretación consecutiva (español a inglés) también está disponible paracualquiera que desee dirigirse al concilio municipal en el podio.About the AgendaTo download or view the attachments (staff report and other supporting documentation) foreach agenda item, you must select the agenda item to see the attachments to either open ina new link (the eyeball ) or download a pdf (the cloud symbol with the down arrow ).CLOSED SESSIONCALL TO ORDERATTENDANCE Council Members Phil BacerraJohnathan Ryan HernandezDavid PenalozaThai Viet PhanBenjamin VazquezMayor  Pro Tem Jessie LopezMayorValerie AmezcuaActing City Manager Steven A. MendozaCity Attorney Sonia R. CarvalhoCity Clerk Jennifer L. HallROLL CALLADDITIONS\DELETIONS TO CLOSED SESSIONPUBLIC COMMENTS – Members of the public may address the City Council on ClosedSession items.RECESS – City Council will recess to Closed Session for the purpose of conducting regularCity business.CLOSED SESSION ITEMS – The Brown Act permits legislative bodies to discuss certainmatters without members of the public present. The City Council finds, based on advice fromthe City Attorney, that discussion in open session of the following matters will prejudice theposition of the City in existing and anticipated litigation:1.CONFERENCE WITH LEGAL COUNSEL – EXISTING LITIGATION pursuant toParagraph (1) of subdivision (d) of Section 54956.9 of the Government Code:Jesus Morales Guerrero v. City of Santa Ana, Michael Claborn, and DOES 1 through50, Orange County Superior Court, Case No. 30­2021­012235092.CONFERENCE WITH LEGAL COUNSEL – SIGNIFICANT EXPOSURE TOLITIGATION pursuant to Government Code Section 54956.9(d)(2):One matter [personnel claim]3.CONFERENCE WITH LEGAL COUNSEL – ANTICIPATED LITIGATION pursuant toGovernment Code Section 54956.9(d)(2):One (1) matter4.CONFERENCE WITH LABOR NEGOTIATOR pursuant to Government Code Section54957.6(a):Agency Negotiator: Ramon Figueroa, Acting Human Resources Executive DirectorEmployee Organization:     Santa Ana Police Officers Association (POA)     Confidential Association of Santa Ana (CASA)5.PUBLIC EMPLOYEE PERFORMANCE EVALUATION pursuant to Government CodeSection 54957(b)(1)Title: City Attorney6.PUBLIC EMPLOYEE PERFORMANCE EVALUATION pursuant to Government CodeSection 54957(b)(1):Title: Acting City Manager7.PUBLIC EMPLOYEE EMPLOYMENT/APPOINTMENT pursuant to Government CodeSection 54957Title: Acting City Manager/Interim City Manager/Permanent City Manager8.CONFERENCE WITH LABOR NEGOTIATOR pursuant to Government Code Section54957.6Agency Designated Representative: Sonia R. Carvalho, City AttorneyUnrepresented Employee: City ManagerRECONVENE – City Council will reconvene to continue regular City business.CITY COUNCIL REGULAR OPEN SESSIONCALL TO ORDERATTENDANCE Council Members Phil BacerraJohnathan Ryan HernandezDavid PenalozaThai Viet PhanBenjamin VazquezMayor  Pro Tem Jessie LopezMayorValerie AmezcuaActing City Manager Steven A. MendozaCity Attorney Sonia R. CarvalhoCity Clerk Jennifer L. HallROLL CALLPLEDGE OF ALLEGIANCE Mayor AmezcuaWORDS OF INSPIRATION Fr. Mario A. Juarez, Saint Anne ChurchADDITIONS\DELETIONS TO THE AGENDACEREMONIAL PRESENTATIONS1.Proclamation present by Mayor Amezcua to Beta Cell Foundation declaring November2023 as Diabetes Month2.Proclamation presented by Mayor Pro Tem Lopez to Family Court Awareness MonthCommittee declaring November 2023 as Family Court Awareness Month3.City Tile and Proclamation presented by Councilmember Penaloza to Santa AnaPolice Chief David Valentin Congratulating him on his Retirement and 33 years ofDistinguished Service to the CommunitySTAFF PRESENTATIONS4.U.S. Army Corps of Engineers Santiago Creek Flood Risk Management Project5.Homelessness UpdateCLOSED SESSION REPORT – The City Attorney will report on any action(s) from ClosedSession.PUBLIC COMMENT – Public comments will be held during the beginning of the meeting forALL comments on agenda and non­agenda items, with the exception of public hearings.Comments for public hearings will take place after the hearing is opened.CONSENT CALENDARRECOMMENDED ACTION:  Approve staff recommendations on the followingConsent Calendar Items: 6 through 37 and waive readings of resolutions andordinances.6.Excused AbsencesDepartment(s): City Clerk’s OfficeRecommended Action: Excuse the absent members.7.Appoint Members to the Rental Housing Board Nominated by Mayor Pro Tem Lopezand Councilmember Vazquez for a Full Term Expiring in 2027Department(s): City Clerk’s OfficeRecommended Action: 1. Appoint Josephine Mendoza nominated by Mayor ProTem Lopez to the Rental Housing Board as a Mobilehome Tenant Representative for afull term expiring in 2027 and administer the Oath of Office. (Pursuant to SAMC Sec. 2­236(a), requires five affirmative votes)2. Appoint Tracy La nominated by Councilmember Vazquez to the Rental HousingBoard as an At­Large Member with no financial interest in and no ownership ofincoming­generating rental housing for a full term expiring in 2027 and administer theOath of Office. (Pursuant to SAMC Sec. 2­236(a), requires five affirmative votes)8.Minutes from the Regular Meetings of February 7, 2023 and February 21, 2023, andfrom the Special Closed Session and Regular Meetings of March 7, 2023 and March21, 2023.Department(s): City Clerk’s OfficeRecommended Action: Approve minutes.9.Quarterly Report for Housing Division Projects and Activities for the period of July 1,2023 to September 30, 2023Department(s): Community Development AgencyRecommended Action: Receive and file the Quarterly Report for Housing Divisionprojects and activities for the period of July 1, 2023 to September 30, 2023.10.Approve Release of Nonprofit Community Development Block Grant Application forFiscal Years 2024–26Department(s): Community Development AgencyRecommended Action: Approve the release of Nonprofit Community DevelopmentBlock Grant Application for Fiscal Years 2024–26. 11.Approve an Appropriation Adjustment Accepting the 2022 Proposition 69 – DNAIdentification Funds and Award Purchase Order to Foster + Freeman for Crime­liteAUTO Camera Kits for the Santa Ana Police Department in the amount of $113,462(Specification No.23­161) (Non­General Fund and General Fund)Department(s): Police DepartmentRecommended Action: 1. Approve an appropriation adjustment recognizing$103,500 in the Police Special Revenue account and appropriate same toexpenditure account. (Requires five affirmative votes)2. Authorize a one­time purchase and payment of Purchase Order to Foster +Freeman for three Crime­lite AUTO camera kits in the amount of $113,462, subject tonon­substantive changes approved by the City Manager and City Attorney.12.Fiscal Year 2023­24 First Quarter Budget Report and Proposed AppropriationAdjustmentsDepartment(s): Finance and Management ServicesRecommended Action:1. Approve the appropriation adjustments to General Fund expenditures asdetailed in the body of this report, with a net reduction of $408,196 and a netreduction to the General Fund revenue estimates of $530,000. (Requires fiveaffirmative votes) 2. Receive and file the First Quarter Budget Update.13.Amend Blanket Order Contract with Grainger, Inc. for Maintenance, Repair, andOperational Supplies, for a revised not­to­exceed amount of $1,450,000.(Specification No. 20­001) (General Fund)Department(s): Finance and Management ServicesRecommended Action: Authorize the City Manager to execute an amendment toincrease the Blanket Order Contract authority with Grainger, Inc. for the purchase ofmaintenance, repair, and operational supplies by $100,000, for a revised annualamount not­to­exceed $350,000 for the current contract term expiring December 31,2023, and one remaining one­year renewal option, subject to non­substantivechanges approved by the City Manager and City Attorney.14.Award Aggregate Blanket Order Contracts to 1­Step Ahead, Branded Gifts Plus,BSN Sports, LLC, Loso Creation, and So. Cal Embroidery, LLC for Custom ImprintClothing and Accessories, in a not­to­exceed aggregate amount of $2,125,000(Specification No. 23­129A). (General Fund & Non­General Fund)Department(s): Finance and Management ServicesRecommended Action: Award aggregate blanket order contracts to vendors listedbelow for the purchase of custom imprint clothing and accessories on an as­neededbasis in an annual amount not­ to­exceed $425,000, with a total aggregate contractamount not­to­exceed $2,125,000, for an initial two­year term expiring on November30, 2025, with provisions for three, one­year renewal options, subject to non­substantive changes approved by the City Manager and City Attorney. Vendor Location Location1­Step Ahead Huntington Beach, CABranded Gifts Plus El Cajon, CABSN Sports, LLC Dallas, TXLoso Creation Santa Ana, CASo. Cal Embroidery, LLC Santa Ana, CA15.Amend Blanket Order Contract with ODP Business Solutions, LLC (Office Depot, Inc.)for Office Supplies, for a revised not­to­exceed amount of $1,000,000 (SpecificationNo. 22­061) (General Fund)Department(s): Finance and Management ServicesRecommended Action: Authorize the City Manager to execute an amendment toincrease the Blanket Order Contract authority with ODP Business Solutions, LLC forthe purchase of office supplies by $75,000 per year for a revised annual amount not­to­exceed $250,000 for the current contract term expiring May 31, 2024, and threeremaining one­year renewal options, subject to non­substantive changes approved bythe City Manager and City Attorney.16.Amend the Blanket Order Contract for the Purchase of Paper Products andMiscellaneous Supplies with American Sanitary Supply, Inc., for a Revised ContractAmount Not to Exceed $1,220,000 for the Remainder of Contract Term andRemaining Renewal Options (Specification No. 21­043) (Non­General Fund)Department(s): Public Works AgencyRecommended Action: Amend Blanket Order Contract with American SanitarySupply, Inc., for paper products and related supplies,  increasing the contract amountby $800,000, for a new total not to exceed $1,220,000, for the remainder of thecurrent term expiring September 20, 2024, and the remaining one­year renewalperiod, subject to non­substantive changes approved by the City Manager and CityAttorney.17.Amend the Blanket Order Contracts for the Purchase of Rock, Sand, and Gravel withPTI Sand & Gravel, Inc., for a New Amount Not to Exceed $1,012,500 (Specification21­134) (Non­General Fund)Department(s): Public Works AgencyRecommended Action: Authorize the City Manager to execute an amendment toincrease the contract amount by $525,000, for a new annual amount not to exceed$247,500, and a total contract amount not to exceed $1,012,500 for the remainder ofthe current term expiring December 31, 2023, with three one­year renewal periods,subject to non­substantive changes approved by the City Manager and City Attorney18.Amend Blanket Order Contracts for Equipment Rentals with Sunbelt Rentals, UnitedRentals, and Herc Rentals for a Revised Total Amount not to Exceed $2,550,000(Specification No. 22­045) (General Fund)Department(s): Public Works AgencyRecommended Action: Authorize the City Manager to execute an amendment to theBlanket Order Contracts for equipment rentals to increase the annual aggregateamount by $290,000, for a revised total annual amount not to exceed $568,000, and atotal contract amount not to exceed $2,550,000 for the remainder of the current termexpiring April 19, 2024, and three remaining one­year renewal periods, subject tonon­substantive changes approved by the City Manager and City Attorney.19.Award Aggregate Blanket Order Contracts to Heritage Landscape Supply Group, Inc,SiteOne Landscape Supply, and Waterline Technologies, Inc. for Chemical Products,in An Aggregate Amount Not to Exceed $1,000,000 (Specification No. 23­104) (Non­General Fund)Department(s): Public Works AgencyRecommended Action: Award aggregate Blanket Order Contracts to HeritageLandscape Supply Group, Inc., SiteOne Landscape Supply, and WaterlineTechnologies, Inc. for chemical products on an as­needed basis in an annual amountof $200,000 and total aggregate amount not to exceed $1,000,000 for an initial three­year period beginning December 1, 2023 and expiring November 30, 2026, withprovisions for two one­year renewal options, subject to non­substantive changesapproved by the City Manager and City Attorney.20.Award Purchase Order to Bizon Group, Inc. for Storage Containers (IFB 23­103)(Non­General Fund)Department(s): Public Works AgencyRecommended Action: Authorize a one­time purchase and payment of PurchaseOrder to Bizon Group, Inc for thirteen new storage containers, in an amount not toexceed $128,430, subject to non­substantive changes approved by the City Managerand City Attorney.21.Award a Purchase Order to Seavco Inc. dba Irv Seaver Motorcycles for Sixteen BMWMotorcycles in an Amount Not to Exceed $484,806 (Specification No. 23­148);Appropriation Adjustment for Future Vehicle Purchases (Non­General Fund)Department(s): Public Works AgencyRecommended Action: 1. Approve an appropriation adjustment recognizing$1,235,687 in prior year fund balance in the Equipment Replacement Fund, Prior YearCarry Forward revenue account and appropriate the same amount into the EquipmentReplacement Fund, Machinery and Equipment expenditure account for this item andanticipated FY 2023­2024 replacement vehicle expenditures. (Requires fiveaffirmative votes)2. Authorize a one­time purchase and payment of purchase order to Seavco Inc. dbaIrv Seaver Motorcycles for sixteen BMW R 1250 RT­P Motorcycles, in the amount of$479,806, plus a contingency amount of $5,000, for a total amount not to exceed$484,806, subject to non­substantive changes approved by the City Manager and CityAttorney.22.Award Purchase Orders to Guaranty Chevrolet Motors, Inc. of Santa Ana and PenskeChevrolet of Cerritos in an Aggregate Amount Not to Exceed $706,035 (SpecificationNo. 23­149) (General Fund and Non­General Fund)Department(s): Public Works AgencyRecommended Action: 1. Authorize a one­time purchase and payment of purchaseorder to Guaranty Chevrolet Motors, Inc. for three Chevrolet Silverado 2500HD andone Chevrolet Silverado 1500 trucks, in the amount of $388,202, plus a contingencyamount of $20,000, for a total amount not to exceed $408,202, subject to non­substantive changes approved by the City Manager and City Attorney.2. Authorize a one­time purchase and payment of purchase order to PenskeChevrolet of Cerritos for six Chevrolet Colorado trucks, in the amount of $277,833,plus a contingency amount of $20,000, for a total amount not to exceed $297,833,subject to non­substantive changes approved by the City Manager and City Attorney.23.Award a Purchase Order to South Coast Bobcat for One Bobcat S66 Loader Vehiclewith Trailer in an Amount Not to Exceed $128,968 (Specification No. 23­160) (Non­General Fund)Department(s): Public Works AgencyRecommended Action: Authorize a one­time purchase and payment of purchaseorder to South Coast Bobcat for one Bobcat S66 with Trailer, in the amount of$118,968, plus a contingency amount of $10,000, for a total amount not to exceed$128,968, subject to non­substantive changes approved by the City Manager and CityAttorney.24.Approve Additional Contingency Funds in the Amount of $310,000 for an ExistingConstruction Contract with Vido Samarzich, Inc., and Additional ContractAdministration, Inspection and Testing in the Amount of $40,000 with an EstimatedProject Delivery Cost of $1,650,000 for the Glenwood Place Water ImprovementsProject (Project No. 23­6476) (Non­General Fund)Department(s): Public Works AgencyRecommended Action: Approve an amendment to the Project Cost Analysis in theamount of $350,000 (previously­approved transfer of funds for the Main Street SlurryProject No. 20­6959) for $310,000 in additional contingency funds and $40,000 inadditional contract administration, inspection, and testing, for a new estimated totalconstruction delivery cost of $1,650,000, subject to non­substantive changesapproved by the City Manager and City Attorney.25.Award a Construction Contract to Dominguez General Engineering, Inc. in the Amountof $2,133,362 for the North East Annexation Water & Sewer Main Improvements, withan Estimated Project Delivery Cost of $2,986,706 (Project Nos. 21­6453, 21­6619 &24­6710) (Non­General Fund)Department(s): Public Works AgencyRecommended Action: 1. Approve an appropriation adjustment recognizing prioryear fund balance of $711,814 in the Select Street Construction, Prior Year CarryForward revenue account and appropriating the same amount to the Select StreetConstruction, Improvements Other Than Building expenditure account for current yearexpenditures.  (Requires five affirmative votes)2. Approve an appropriation adjustment accepting California State Water ResourcesControl Board’s Drinking Water State Revolving Fund loan funds in the amount of$1,529,220 into the Sanitary Sewer Capital Recovery Charges, Financing Proceedsrevenue account and appropriate the same amount to the Sanitary Sewer CapitalRecovery Charges, Improvements Other Than Building expenditure account for currentyear expenditures.  (Requires five affirmative votes)3. Approve an amendment to the FY 2023­24 Capital Improvement Program toinclude $711,814 and $1,529,220 in construction funds for the North East AnnexationWater & Sewer Main Improvements Project.4. Award a construction contract to Dominguez General Engineering, Inc., the lowestresponsible bidder, in accordance with the base bid in the amount of $2,133,362,subject to  change orders (not­to­exceed 25% of the base bid) in accordance with theGreenbook: Standard Specifications for Public Works Construction, for constructionof the North East Annexation Water & Sewer Main Improvements Project, for a termbeginning November 7, 2023, and ending upon project completion, and authorize theCity Manager to execute the contract subject to non­substantive changes approved bythe City Manager and the City Attorney.5. Approve the Project Cost Analysis for a total estimated construction delivery cost of$2,986,706 which includes $2,133,362 for the construction contract, $320,004 forcontract administration, inspection, and testing, and a $533,340 project contingencyfor unanticipated or unforeseen work.6. Determine that in accordance with the California Environmental Quality Act(CEQA), a Mitigated Negative Declaration was prepared for the project and was filedwith document number 202385000522.26.Approve Municipal Facilities License Agreement with T­Mobile West LLCDepartment(s): Public Works AgencyRecommended Action: Authorize the City Manager to execute an agreement with T­Mobile West LLC for the use of certain City facilities for a ten­year period, withprovisions for two automatic five­year extensions, subject to non­substantive changesapproved by the City Manager and City Attorney (Agreement No. 2023­XXX).27.Award an Agreement to Revenue & Cost Specialists, LLC for Comprehensive ImpactFee Study Consulting Services Not to Exceed $115,150 (General Fund)Department(s): Public Works AgencyRecommended Action: Authorize the City Manager to execute a consulting servicesagreement with Revenue & Cost Specialists, LLC for a two­year term beginningNovember 7, 2023, and ending November 6, 2025 for the preparation of aComprehensive Development Impact Fee Study, for a total amount not to exceed$115,150, subject to non­substantive changes approved by the City Manager and CityAttorney (Agreement No. 2023­XXX).28.Approve Amendments to Agreements with Eduardo Garcia dba Dynamic VideoCommunications, LLC, IPTV International Inc. dba TV Pro Gear, Inc., and ThomasBystry dba Video Engineering Services to Continue Video Production Services forCity Council Meetings and Other As­Needed Video Services (General Fund)Department(s): City Manager OfficeRecommended Action: Authorize the City Manager to execute first amendments tothe agreements with Dynamic Video Communications, LLC, TV Pro Gear, Inc., andVideo Engineering Services to continue video production services for City Councilmeetings and other as­needed video services for the period of January 1, 2024through December 31, 2024, for a shared aggregate amount not to exceed $200,000,for a total aggregate amount not to exceed $800,000 subject to substantive changesapproved by the City Manager and City Attorney (Agreement No. 2023­XXX).29.Approve a Second Amendment to the Agreement with RSG, Inc. for theAdministration, Management, and Implementation of the Rent Stabilization and JustCause Eviction Ordinance on an As­Needed Basis in an Amount not to exceed$500,000Department(s): Community Development AgencyRecommended Action: Authorize the City Manager to execute a SecondAmendment to the Agreement with RSG, Inc., for the administration, management,and implementation of the Rent Stabilization and Just Cause Eviction Ordinance, foran amount not to exceed $500,000, for a total agreement amount not to exceed$1,300,000, subject to non­substantive changes approved by the City Manager andCity Attorney (Agreement No. 2023­XXX).30.Approve an Agreement with America on Track and Nati’s House dba Neutral Groundfor Gang Prevention and Intervention Program Services that promotes a proactive,preventative approach to addressing concerns with at­risk youth and gang activity(Revive Santa Ana Program)Department(s): Community Development AgencyRecommended Action:1. Authorize the City Manager to execute an agreement with America on Track in theamount of $200,000 for a one­year term, with an option to extend for one year, fora two­year aggregate total not to exceed $400,000, for gang prevention andintervention services, for a term beginning December 1, 2023, subject to non­substantive changes approved by the City Manager and City Attorney (Agreement No. 2023­XXX). 2. Authorize the City Manager to execute an agreement with Nati’s House dba Neutral Ground in the amount of $200,000 for a one­year term, with an option to extend for one year, for a two­year aggregate total not to exceed $400,000, for gang prevention and intervention services, for a term beginning December 1, 2023, subject to non­substantive changes approved by the City Manager and City Attorney (Agreement No. 2023­XXX). 31.Approve a First Amendment to the Agreement with Jorge Melgoza, DBA Ardent Ergonomics for Preventative Ergonomics Assessments Department(s): Human Resources Recommended Action: Authorize the City Manager to execute a First Amendment to the Agreement with Jorge Melgoza, DBA Ardent Ergonomics, to continue to provide preventative ergonomic assessments for City employees for an additional amount not to exceed $50,000 (not to exceed $100,000 for the entirety of the Agreement expiring on November 22, 2024), subject to non­substantive changes approved by the City Manager and City Attorney (Agreement No. 2023­XXX). 32.Approve Agreements for Qualified Consultants to Provide On­Call Environmental and Planning Services for Planning Projects and Supplemental Staff Services for an Aggregate Amount Not to Exceed $4,950,000, for up to a Five­Year Term. Department(s): Planning and Building Agency Recommended Action: Authorize the City Manager to execute agreements to engage each of the 35 environmental and planning services firms listed below, as­ needed, for a period of five years beginning November 7, 2023 through November 7, 2028, to provide on­call environmental, technical, and planning services for the Planning and Building Agency at the fees set forth in their responses to Request for Qualifications (No. 23­142) for an aggregate amount not to exceed $4,950,000, for up to a five­year term, subject to non­substantive changes by the City Manager and City Attorney (Agreement No. 2023­XXX). Consultants Architectural Resource Group Interwest Ardurra Kimley Horn Ascent M­Group Aspen Environmental Group Michael Baker International Chambers Group MIG, Inc. Circlepoint Placeworks CSG Consultants Psomas De Novo Planning Group RE Consulting Dudek Rincon Consultants, Inc. ECORP Consulting, Inc.Sagecrest Planning and Environmental, LLC EcoTierra Consulting T&B Planning, Inc. ELMT Consulting Terracon Envicom Corporation The Code Group EPD Solutions, Inc.UES FCS International, Inc.Ultra Systems Environmental, Inc. GPA Consulting VCS Environmental Harris & Associates Willdan Engineering Helix Environmental Planning 33.Historic Property Preservation Agreements Department(s): Planning and Building Agency Recommended Action: Authorize the City Manager, or designee, to execute the attached Mills Act agreements with the below­referenced property owners for the identified structure(s), subject to non­substantive changes approved by the City Manager and City Attorney. Property Owner(s)Historic Property Preservation Agreement No. Address/House Vote by HRC The Peterson Living Trust Dated August 15, 2003 2023­07 1908 North Greenleaf Street 8:0:0:0 4th and Broadway OZ SPE, LLC, a Delaware Limited Liability Company 2023­08 302 West Fourth Street 8:0:0:0 Determine that the proposed projects are exempt from further review in accordance with the California Environmental Quality Act as Categorical Exemptions ER No. 2023­61 and ER No. 2023­78 will be filed for the projects. 34.First Amendment to Agreement with TriTech Software Systems for Computer Aided Dispatch and Records Management System Software (General Fund) Department(s): Police Department Recommended Action: Authorize the City Manager to execute the First Amendment to the agreement with TriTech Software Systems for the continued implementation as well as support and maintenance of Computer Aided Dispatch and Records Management System software for an additional three­year period beginning November 23, 2023 through November 22, 2026, subject to non­substantive changes approved by the City Manager and City Attorney (Agreement No. 2023­XXX). 35.Adopt a Resolution, Approve an Agreement and Appropriation Adjustment Accepting the FY 2022 Emergency Management Performance Grant (Non­General Fund) Department(s): Police Department Recommended Action: 1. Adopt a resolution authorizing the City Manager to act on behalf of the City of Santa Ana for obtaining federal funds related to homeland security, emergency management and/or disaster recovery, provided by the U.S. Department of Homeland Security and sub­granted through the State of California and the County of Orange. Resolution No. 2023­XXX entitled A RESOLUTION OF THE CITY COUNCIL OF THE CITY OF SANTA ANA AUTHORIZING THE CITY MANAGER OR HER DESIGNEE(S) TO OBTAIN 2022 EMERGENCY MANAGEMENT PERFORMANCE GRANT FUNDS THROUGH THE COUNTY OF ORANGE 2. Authorize the City Manager to execute a two­year agreement with the County of Orange for the period of July 1, 2022 through June 30, 2024, for the FY 2022 Emergency Management Performance Grant in an amount not to exceed $52,569, subject to non­substantive changes approved by the City Manager and City Attorney(Agreement No. 2023­XXX). 3. Approve an appropriation adjustment recognizing $52,569 in Law Enforcement Grants revenue account, and appropriating same to the Emergency Management Performance Grant expenditure account. (Requires five affirmative votes) 36.Award Purchase Order to Advanced Exercise Fitness Solutions for Exercise Equipment in the Amount of $76,203 and Resolution to Accept Donation of Exercise Equipment for the Santa Ana Police Department Fitness Center (Specification No. 23­169) (Non­General Fund) Department(s): Police Department Recommended Action: 1. Authorize a one­time purchase and payment of Purchase Order to Advanced Exercise Fitness Solutions for various Life Fitness cardio and Hammer Strength exercise equipment and installation for the Santa Ana Police Department Fitness Center in the amount of $76,203. 2. Adopt a resolution accepting the donation of two Life Fitness Treadmills, valued at $14,743.97, from the Santa Ana Police Officers Association. RESOLUTION NO. 2023­XXX entitled A RESOLUTION OF THE CITY COUNCIL OF THE CITY OF SANTA ANA ACCEPTING THE DONATION OF GYM EQUIPMENT FROM THE SANTA ANA POLICE OFFICER ASSOCIATION FOR USE IN THE BRUCE R. CARLSON FITNESS CENTER LOCATED AT THE SANTA ANA POLICE DEPARTMENT 37.Resolution Authorizing the Grant Application, Acceptance, and Execution of Grant Funds from the California State Library’s Building Forward Library Facilities Improvement Program. Department(s): Library Recommended Action: Adopt a resolution authorizing the application, acceptance, and execution of grant funds from the California State Library’s Building Forward Library Facilities Improvement Program, approval to implement the awarded project, and designate Library Services Director, Brian Sternberg, as the Authorized Representative to enter into the grant agreement  **END OF CONSENT CALENDAR** BUSINESS CALENDAR 38.Rental Registry Informational Report Department(s): Community Development Agency Recommended Action: Accept infomational report and provide direction to staff. 39.Consider Whether to Adopt a Resolution Calling and Giving Notice of a General Municipal Election to be held in the City of Santa Ana on November 5, 2024, Requesting Consolidation with the Statewide General Election, and Placing a Ballot Measure Before the Voters Asking Whether to Amend the Santa Ana City Charter to Authorize and Implement Noncitizen Voting in Municipal Elections Department(s): City Attorney Office Recommended Action: Approve a Resolution Calling and Giving Notice of a General Municipal Election to be held in the City of Santa Ana on November 5, 2024 for the Submission of a Ballot Measure to the Qualified Voters Proposing an Amendment to the Santa Ana City Charter to Authorize and Implement Noncitizen Voting in Municipal Elections. RESOLUTION NO. 2023­XXX entitled A RESOLUTION OF THE CITY COUNCIL OF THE CITY OF SANTA ANA CALLING AND GIVING NOTICE OF A GENERAL MUNICIPAL ELECTION TO BE HELD IN THE CITY OF SANTA ANA ON NOVEMBER 5, 2024 FOR THE SUBMISSION OF A BALLOT MEASURE TO THE QUALIFIED VOTERS ASKING IF THE CITY OF SANTA ANA SHOULD PERMIT NONCITIZEN VOTING IN ALL CITY MUNICIPAL ELECTIONS (includes determination that the Resolution is not subject to the California Environmental Quality Act (CEQA) pursuant to sections 15060(c)(2) and 15060(c)(3) of the State CEQA Guidelines because it will not result in a direct or reasonably foreseeable indirect physical change in the environment and it is not a “project” as defined in section 15378 of the State CEQA Guidelines) **END OF BUSINESS CALENDAR** CITY MANAGER COMMENTS COUNCIL COMMENTS AB1234 DISCLOSURE – If the City paid for travel or other expenses this is the time for members of the Council to provide a brief oral report on attendance of any regional board or commission meeting or any conference, meeting or event attended. ADJOURNMENT – Adjourn the City Council meeting and convene to the Housing Authority meeting. Future Items 1. Sanitation Fee Cost of Service Study and Prop. 218 Process Authorization 2. Board and Commission Members Compensation Increase 3. 2024 City Council Meeting Calendar POSTING STATEMENT: On October 31, 2023, a true and correct copy of this agenda was posted at the entrance to City Hall, 20 Civic Center Plaza, Santa Ana, CA 92701. Internet Access to City Council, Agency, and Authority agendas and related material is available prior to meetings at santa­ana.org/city­meetings. HOUSING AUTHORITY CALL TO ORDER ATTENDANCE Authority Members Phil Bacerra  Johnathan Ryan Hernandez David Penaloza Thai Viet Phan Benjamin Vazquez Vice Chair Jessie Lopez Chair Valerie Amezcua Acting City Manager Stephen A. Mendoza City Attorney Sonia R. Carvalho Recording Secretary Jennifer L. Hall ROLL CALL ADDITIONS\DELETIONS TO THE HOUSING AUTHORITY AGENDA PUBLIC COMMENTS – Members of the public may address Housing Authority on items on the Housing Authority agenda.  CONSENT CALENDAR RECOMMENDED ACTION:  Approve staff recommendations on the following Consent Calendar Items: 1 and 4 and waive readings for resolutions and ordinances. 1.Excused Absences Department(s): City Clerk’s Office Recommended Action: Excuse the absent members. 2.Minutes from the Regular Meeting of August 1, 2023 Department(s): City Clerk’s Office Recommended Action: Approve minutes. 3.Quarterly Report for the Housing Choice Voucher Program for the Period of July 1, 2023 to September 30, 2023 Department(s): Community Development Agency Recommended Action: Receive and file the Quarterly Report for the Housing Choice Voucher Program for the period of July 1, 2023 to September 30, 2023. 4.Authorize staff to enter into a Memorandum of Understanding with CalOptima Health, Orange County Housing Authority, Anaheim Housing Authority, and Garden Grove Housing Authority, to facilitate access to supportive services for voucher holders assisted by the Housing Authority Department(s): Community Development Agency Recommended Action: Authorize the Executive Director of the Housing Authority to execute a Memorandum of Understanding with CalOptima Health to facilitate access to supportive services for voucher holders assisted by the Housing Authority. **END OF CONSENT CALENDAR** HOUSING AUTHORITY MEMBER COMMENTS ADJOURNMENT – Adjourn the Housing Authority meeting. POSTING STATEMENT: On October 31, 2023, a true and correct copy of this agenda was posted at the entrance to City Hall, 20 Civic Center Plaza, Santa Ana, CA 92701. Internet Access to City Council, Agency, and Authority agendas and related material is available prior to meetings at santa­ana.org/city­meetings.   City Council 15 11/7/2023   City Council and Housing Authority MeetingPacketNovember 7, 2023CLOSED SESSION MEETING – 4:00 PMREGULAR OPEN MEETING – 5:30 PM (Immediately following the Closed Session Meeting)CITY COUNCIL CHAMBER22 Civic Center Plaza Santa Ana, CA 92701Valerie AmezcuaMayorThai Viet PhanCouncilmember – Ward 1 Benjamin VazquezCouncilmember ­ Ward 2Jessie LopezMayor Pro Tem ­ Ward 3 Phil BacerraCouncilmember ­ Ward 4Johnathan Ryan HernandezCouncilmember ­ Ward 5 David PenalozaCouncilmember ­ Ward 6Mayor and Council telephone: 714­647­6900Agenda item inquiries: 714­647­6520Sonia R. CarvalhoCity Attorney Steven A. MendozaActing City Manager Jennifer L. HallCity ClerkIn compliance with the Americans with Disabilities Act (ADA), if you need special assistance to participate in this Meeting,contact Michael Ortiz, City ADA Program Coordinator, at (714) 647­5624. Notification 48 hours prior to the Meeting will enablethe City to make reasonable arrangements to assure accessibility to this meeting. The City Council agenda and supportingdocumentation can be found on the City’s website – https://www.santa­ana.org/agendas­and­minutes/CITY VISION AND CODE OF ETHICSThe City of Santa Ana is committed to achieving a shared vision for the organization and itscommunity. The Vision, Mission and Guiding Principles (Values) are the result of a thoughtfuland inclusive process designed to set the City and organization on a course that meets thechallenges of today and tomorrow, as follows:Vision ­ The dynamic center of Orange County which is acclaimed for our: Investment inyouth • Safe and healthy community • Neighborhood pride • Thriving economic climate •Enriched and diverse culture • Quality government servicesMission ­ To deliver efficient public services in partnership with our community which ensurespublic safety, a prosperous economic environment, opportunities for our youth, and a highquality of life for residents.Guiding Principles ­ Collaboration • Efficiency • Equity • Excellence • Fiscal Responsibility •Innovation • TransparencyCode of Ethics and Conduct ­ At the Special Municipal Election held on February 5, 2008,voters approved an amendment to the City Charter which established the Code of Ethics andConduct for elected officials and members of appointed boards, commissions, andcommittees to assure public confidence. The following are the core values expressed: •Integrity • Honesty • Responsibility • Fairness • Accountability • Respect • EfficiencyMembers of the public may attend the City Council meeting in­person or join via Zoom. As acourtesy to the public, the City Council meeting will occur live via teleconference Zoomwebinar. You may view the meeting from your computer, tablet or smart phone via YouTubeLiveStream at www.youtube.com/user/SantaAnaLibrary or on CTV3, available on Spectrumchannel 3.PUBLIC COMMENTS – Members of the public who wish to address the City Council onclosed session items, items on the regular agenda, or on matters which are not on theagenda but are within the subject matter jurisdiction, of the City Council may do so by one ofthe following ways:MAILING OPTION written communications – Public comments may be mailed to:Office of the City Clerk, 20 Civic Center Plaza M­30, Santa Ana, CA 92701. All writtencommunications received via mail by 4:00 p.m. on the day of the meeting will bedistributed to the City Council and imaged into the City’s document archive systemwhich is available for public review.SENDING E­MAIL OPTION – Public comments may be sent via email to the CityClerk’s office at eComment@santa­ana.org. Please note the agenda item you arecommenting on in the subject line of the email. All emails received two (2) hours beforethe scheduled start of the meeting will be distributed to the City Council and imagedinto the City’s document archive system which is available for public review.LIVE VIRTUAL OPTION – As a courtesy, members of the public may provide livecomments during the meeting by Zoom or Conference Call. To join by Zoom click on ortype the following address into your web browserhttps://us02web.zoom.us/j/315965149. To join the Conference Call: Dial (669) 900­9128 and enter MEETING ID: 315 965 149#. You will be prompted by the City Clerkwhen it is time for a: i) closed session item, ii) general agenda item, iii) public hearingitem, iv) special agenda item, or v) for Housing Authority item. You may request tospeak by dialing *9 from your phone or you may virtually raise your hand from Zoom.After the Clerk confirms the last three digits of the caller’s phone number or Zoom IDand unmutes them, the caller must press *6 or microphone icon to speak. Callers areencouraged, but not required, to identify themselves by name. Each caller will beprovided three (3) minutes to speak, unless due to the number of speakers wanting tospeak a decision is made to provide a different amount of time to speak.IN­PERSON OPTION ­ Members of the public can provide in­person comments at thepodium in the Council Chamber. The Council Chamber will have seating available formembers of the public to attend the meeting in­person. Public comments are limited tothree (3) minutes per speaker, unless a different time is announced by the presidingchair. Speakers who wish to address the Council must do so by submitting a“Request to Speak” card by 4:00 p.m. for Closed Session items and by 5:45 p.m.for all other designated public comment periods as listed below. Cards will not beaccepted after the Public Comment Session begins without the permission of thepresiding chair.The following designated public comment periods are:1. LIVE PUBLIC COMMENTS ON CLOSED SESSION ITEMS – You can provide livecomments on closed session items by joining Zoom or the Conference Call as described inthe LIVE or IN­PERSON PUBLIC COMMENTS OPTION above. Speaker queue will openat 3:30 p.m. YOU MUST JOIN ZOOM OR THE CONFERENCE CALL and raise yourhand BY 4:00 p.m. Speakers who are not in the speaker queue with their hand raised by4:00 p.m. will not be permitted to speak.  2. LIVE PUBLIC COMMENTS ON REGULAR AGENDA ITEMS AND NON­AGENDAITEMS (GENERAL PUBLIC COMMENT) – You can provide comments by joining Zoom orthe Conference Call as described in the LIVE or IN­PERSON PUBLIC COMMENTSOPTION above. Speaker queue will open at 3:30 p.m. YOU MUST JOIN ZOOM OR THECONFERENCE CALL and raise your hand PRIOR TO 5:45 p.m. Speakers who are not inthe speaker queue with their hand raised by 5:45 p.m. will not be permitted to speak.3. LIVE PUBLIC COMMENTS ON PUBLIC HEARING ITEMS – You can providecomments by joining Zoom or the Conference Call as described in the LIVE or IN­PERSONPUBLIC COMMENTS OPTION above. Speakers not in the queue by 5:45 p.m. will not bepermitted to speak. 4. LIVE PUBLIC COMMENTS ON HOUSING AUTHORITY ITEMS – You can providecomments by joining Zoom or the Conference Call as described in the LIVE or IN­PERSONPUBLIC COMMENTS OPTION above. Speakers not in the queue by 5:45 p.m. will not bepermitted to speak.   TRANSLATION SERVICES ­ Spanish interpreting services are provided at CityCouncil meetings. Simultaneous Spanish interpretation is provided through the useof headsets and consecutive interpretation (Spanish­to­English) in addition to thosewishing to address the City Council at the podium. La ciudad provee servicios de interpretación al español en las juntas del Consejo. La interpretación simultánea al español se ofrece por medio del uso de audífonos yla interpretación consecutiva (español a inglés) también está disponible paracualquiera que desee dirigirse al concilio municipal en el podio.About the AgendaTo download or view the attachments (staff report and other supporting documentation) foreach agenda item, you must select the agenda item to see the attachments to either open ina new link (the eyeball ) or download a pdf (the cloud symbol with the down arrow ).CLOSED SESSIONCALL TO ORDERATTENDANCE Council Members Phil BacerraJohnathan Ryan HernandezDavid PenalozaThai Viet PhanBenjamin VazquezMayor  Pro Tem Jessie LopezMayorValerie AmezcuaActing City Manager Steven A. MendozaCity Attorney Sonia R. CarvalhoCity Clerk Jennifer L. HallROLL CALLADDITIONS\DELETIONS TO CLOSED SESSIONPUBLIC COMMENTS – Members of the public may address the City Council on ClosedSession items.RECESS – City Council will recess to Closed Session for the purpose of conducting regularCity business.CLOSED SESSION ITEMS – The Brown Act permits legislative bodies to discuss certainmatters without members of the public present. The City Council finds, based on advice fromthe City Attorney, that discussion in open session of the following matters will prejudice theposition of the City in existing and anticipated litigation:1.CONFERENCE WITH LEGAL COUNSEL – EXISTING LITIGATION pursuant toParagraph (1) of subdivision (d) of Section 54956.9 of the Government Code:Jesus Morales Guerrero v. City of Santa Ana, Michael Claborn, and DOES 1 through50, Orange County Superior Court, Case No. 30­2021­012235092.CONFERENCE WITH LEGAL COUNSEL – SIGNIFICANT EXPOSURE TOLITIGATION pursuant to Government Code Section 54956.9(d)(2):One matter [personnel claim]3.CONFERENCE WITH LEGAL COUNSEL – ANTICIPATED LITIGATION pursuant toGovernment Code Section 54956.9(d)(2):One (1) matter4.CONFERENCE WITH LABOR NEGOTIATOR pursuant to Government Code Section54957.6(a):Agency Negotiator: Ramon Figueroa, Acting Human Resources Executive DirectorEmployee Organization:     Santa Ana Police Officers Association (POA)     Confidential Association of Santa Ana (CASA)5.PUBLIC EMPLOYEE PERFORMANCE EVALUATION pursuant to Government CodeSection 54957(b)(1)Title: City Attorney6.PUBLIC EMPLOYEE PERFORMANCE EVALUATION pursuant to Government CodeSection 54957(b)(1):Title: Acting City Manager7.PUBLIC EMPLOYEE EMPLOYMENT/APPOINTMENT pursuant to Government CodeSection 54957Title: Acting City Manager/Interim City Manager/Permanent City Manager8.CONFERENCE WITH LABOR NEGOTIATOR pursuant to Government Code Section54957.6Agency Designated Representative: Sonia R. Carvalho, City AttorneyUnrepresented Employee: City ManagerRECONVENE – City Council will reconvene to continue regular City business.CITY COUNCIL REGULAR OPEN SESSIONCALL TO ORDERATTENDANCE Council Members Phil BacerraJohnathan Ryan HernandezDavid PenalozaThai Viet PhanBenjamin VazquezMayor  Pro Tem Jessie LopezMayorValerie AmezcuaActing City Manager Steven A. MendozaCity Attorney Sonia R. CarvalhoCity Clerk Jennifer L. HallROLL CALLPLEDGE OF ALLEGIANCE Mayor AmezcuaWORDS OF INSPIRATION Fr. Mario A. Juarez, Saint Anne ChurchADDITIONS\DELETIONS TO THE AGENDACEREMONIAL PRESENTATIONS1.Proclamation present by Mayor Amezcua to Beta Cell Foundation declaring November2023 as Diabetes Month2.Proclamation presented by Mayor Pro Tem Lopez to Family Court Awareness MonthCommittee declaring November 2023 as Family Court Awareness Month3.City Tile and Proclamation presented by Councilmember Penaloza to Santa AnaPolice Chief David Valentin Congratulating him on his Retirement and 33 years ofDistinguished Service to the CommunitySTAFF PRESENTATIONS4.U.S. Army Corps of Engineers Santiago Creek Flood Risk Management Project5.Homelessness UpdateCLOSED SESSION REPORT – The City Attorney will report on any action(s) from ClosedSession.PUBLIC COMMENT – Public comments will be held during the beginning of the meeting forALL comments on agenda and non­agenda items, with the exception of public hearings.Comments for public hearings will take place after the hearing is opened.CONSENT CALENDARRECOMMENDED ACTION:  Approve staff recommendations on the followingConsent Calendar Items: 6 through 37 and waive readings of resolutions andordinances.6.Excused AbsencesDepartment(s): City Clerk’s OfficeRecommended Action: Excuse the absent members.7.Appoint Members to the Rental Housing Board Nominated by Mayor Pro Tem Lopezand Councilmember Vazquez for a Full Term Expiring in 2027Department(s): City Clerk’s OfficeRecommended Action: 1. Appoint Josephine Mendoza nominated by Mayor ProTem Lopez to the Rental Housing Board as a Mobilehome Tenant Representative for afull term expiring in 2027 and administer the Oath of Office. (Pursuant to SAMC Sec. 2­236(a), requires five affirmative votes)2. Appoint Tracy La nominated by Councilmember Vazquez to the Rental HousingBoard as an At­Large Member with no financial interest in and no ownership ofincoming­generating rental housing for a full term expiring in 2027 and administer theOath of Office. (Pursuant to SAMC Sec. 2­236(a), requires five affirmative votes)8.Minutes from the Regular Meetings of February 7, 2023 and February 21, 2023, andfrom the Special Closed Session and Regular Meetings of March 7, 2023 and March21, 2023.Department(s): City Clerk’s OfficeRecommended Action: Approve minutes.9.Quarterly Report for Housing Division Projects and Activities for the period of July 1,2023 to September 30, 2023Department(s): Community Development AgencyRecommended Action: Receive and file the Quarterly Report for Housing Divisionprojects and activities for the period of July 1, 2023 to September 30, 2023.10.Approve Release of Nonprofit Community Development Block Grant Application forFiscal Years 2024–26Department(s): Community Development AgencyRecommended Action: Approve the release of Nonprofit Community DevelopmentBlock Grant Application for Fiscal Years 2024–26. 11.Approve an Appropriation Adjustment Accepting the 2022 Proposition 69 – DNAIdentification Funds and Award Purchase Order to Foster + Freeman for Crime­liteAUTO Camera Kits for the Santa Ana Police Department in the amount of $113,462(Specification No.23­161) (Non­General Fund and General Fund)Department(s): Police DepartmentRecommended Action: 1. Approve an appropriation adjustment recognizing$103,500 in the Police Special Revenue account and appropriate same toexpenditure account. (Requires five affirmative votes)2. Authorize a one­time purchase and payment of Purchase Order to Foster +Freeman for three Crime­lite AUTO camera kits in the amount of $113,462, subject tonon­substantive changes approved by the City Manager and City Attorney.12.Fiscal Year 2023­24 First Quarter Budget Report and Proposed AppropriationAdjustmentsDepartment(s): Finance and Management ServicesRecommended Action:1. Approve the appropriation adjustments to General Fund expenditures asdetailed in the body of this report, with a net reduction of $408,196 and a netreduction to the General Fund revenue estimates of $530,000. (Requires fiveaffirmative votes) 2. Receive and file the First Quarter Budget Update.13.Amend Blanket Order Contract with Grainger, Inc. for Maintenance, Repair, andOperational Supplies, for a revised not­to­exceed amount of $1,450,000.(Specification No. 20­001) (General Fund)Department(s): Finance and Management ServicesRecommended Action: Authorize the City Manager to execute an amendment toincrease the Blanket Order Contract authority with Grainger, Inc. for the purchase ofmaintenance, repair, and operational supplies by $100,000, for a revised annualamount not­to­exceed $350,000 for the current contract term expiring December 31,2023, and one remaining one­year renewal option, subject to non­substantivechanges approved by the City Manager and City Attorney.14.Award Aggregate Blanket Order Contracts to 1­Step Ahead, Branded Gifts Plus,BSN Sports, LLC, Loso Creation, and So. Cal Embroidery, LLC for Custom ImprintClothing and Accessories, in a not­to­exceed aggregate amount of $2,125,000(Specification No. 23­129A). (General Fund & Non­General Fund)Department(s): Finance and Management ServicesRecommended Action: Award aggregate blanket order contracts to vendors listedbelow for the purchase of custom imprint clothing and accessories on an as­neededbasis in an annual amount not­ to­exceed $425,000, with a total aggregate contractamount not­to­exceed $2,125,000, for an initial two­year term expiring on November30, 2025, with provisions for three, one­year renewal options, subject to non­substantive changes approved by the City Manager and City Attorney. Vendor Location Location1­Step Ahead Huntington Beach, CABranded Gifts Plus El Cajon, CABSN Sports, LLC Dallas, TXLoso Creation Santa Ana, CASo. Cal Embroidery, LLC Santa Ana, CA15.Amend Blanket Order Contract with ODP Business Solutions, LLC (Office Depot, Inc.)for Office Supplies, for a revised not­to­exceed amount of $1,000,000 (SpecificationNo. 22­061) (General Fund)Department(s): Finance and Management ServicesRecommended Action: Authorize the City Manager to execute an amendment toincrease the Blanket Order Contract authority with ODP Business Solutions, LLC forthe purchase of office supplies by $75,000 per year for a revised annual amount not­to­exceed $250,000 for the current contract term expiring May 31, 2024, and threeremaining one­year renewal options, subject to non­substantive changes approved bythe City Manager and City Attorney.16.Amend the Blanket Order Contract for the Purchase of Paper Products andMiscellaneous Supplies with American Sanitary Supply, Inc., for a Revised ContractAmount Not to Exceed $1,220,000 for the Remainder of Contract Term andRemaining Renewal Options (Specification No. 21­043) (Non­General Fund)Department(s): Public Works AgencyRecommended Action: Amend Blanket Order Contract with American SanitarySupply, Inc., for paper products and related supplies,  increasing the contract amountby $800,000, for a new total not to exceed $1,220,000, for the remainder of thecurrent term expiring September 20, 2024, and the remaining one­year renewalperiod, subject to non­substantive changes approved by the City Manager and CityAttorney.17.Amend the Blanket Order Contracts for the Purchase of Rock, Sand, and Gravel withPTI Sand & Gravel, Inc., for a New Amount Not to Exceed $1,012,500 (Specification21­134) (Non­General Fund)Department(s): Public Works AgencyRecommended Action: Authorize the City Manager to execute an amendment toincrease the contract amount by $525,000, for a new annual amount not to exceed$247,500, and a total contract amount not to exceed $1,012,500 for the remainder ofthe current term expiring December 31, 2023, with three one­year renewal periods,subject to non­substantive changes approved by the City Manager and City Attorney18.Amend Blanket Order Contracts for Equipment Rentals with Sunbelt Rentals, UnitedRentals, and Herc Rentals for a Revised Total Amount not to Exceed $2,550,000(Specification No. 22­045) (General Fund)Department(s): Public Works AgencyRecommended Action: Authorize the City Manager to execute an amendment to theBlanket Order Contracts for equipment rentals to increase the annual aggregateamount by $290,000, for a revised total annual amount not to exceed $568,000, and atotal contract amount not to exceed $2,550,000 for the remainder of the current termexpiring April 19, 2024, and three remaining one­year renewal periods, subject tonon­substantive changes approved by the City Manager and City Attorney.19.Award Aggregate Blanket Order Contracts to Heritage Landscape Supply Group, Inc,SiteOne Landscape Supply, and Waterline Technologies, Inc. for Chemical Products,in An Aggregate Amount Not to Exceed $1,000,000 (Specification No. 23­104) (Non­General Fund)Department(s): Public Works AgencyRecommended Action: Award aggregate Blanket Order Contracts to HeritageLandscape Supply Group, Inc., SiteOne Landscape Supply, and WaterlineTechnologies, Inc. for chemical products on an as­needed basis in an annual amountof $200,000 and total aggregate amount not to exceed $1,000,000 for an initial three­year period beginning December 1, 2023 and expiring November 30, 2026, withprovisions for two one­year renewal options, subject to non­substantive changesapproved by the City Manager and City Attorney.20.Award Purchase Order to Bizon Group, Inc. for Storage Containers (IFB 23­103)(Non­General Fund)Department(s): Public Works AgencyRecommended Action: Authorize a one­time purchase and payment of PurchaseOrder to Bizon Group, Inc for thirteen new storage containers, in an amount not toexceed $128,430, subject to non­substantive changes approved by the City Managerand City Attorney.21.Award a Purchase Order to Seavco Inc. dba Irv Seaver Motorcycles for Sixteen BMWMotorcycles in an Amount Not to Exceed $484,806 (Specification No. 23­148);Appropriation Adjustment for Future Vehicle Purchases (Non­General Fund)Department(s): Public Works AgencyRecommended Action: 1. Approve an appropriation adjustment recognizing$1,235,687 in prior year fund balance in the Equipment Replacement Fund, Prior YearCarry Forward revenue account and appropriate the same amount into the EquipmentReplacement Fund, Machinery and Equipment expenditure account for this item andanticipated FY 2023­2024 replacement vehicle expenditures. (Requires fiveaffirmative votes)2. Authorize a one­time purchase and payment of purchase order to Seavco Inc. dbaIrv Seaver Motorcycles for sixteen BMW R 1250 RT­P Motorcycles, in the amount of$479,806, plus a contingency amount of $5,000, for a total amount not to exceed$484,806, subject to non­substantive changes approved by the City Manager and CityAttorney.22.Award Purchase Orders to Guaranty Chevrolet Motors, Inc. of Santa Ana and PenskeChevrolet of Cerritos in an Aggregate Amount Not to Exceed $706,035 (SpecificationNo. 23­149) (General Fund and Non­General Fund)Department(s): Public Works AgencyRecommended Action: 1. Authorize a one­time purchase and payment of purchaseorder to Guaranty Chevrolet Motors, Inc. for three Chevrolet Silverado 2500HD andone Chevrolet Silverado 1500 trucks, in the amount of $388,202, plus a contingencyamount of $20,000, for a total amount not to exceed $408,202, subject to non­substantive changes approved by the City Manager and City Attorney.2. Authorize a one­time purchase and payment of purchase order to PenskeChevrolet of Cerritos for six Chevrolet Colorado trucks, in the amount of $277,833,plus a contingency amount of $20,000, for a total amount not to exceed $297,833,subject to non­substantive changes approved by the City Manager and City Attorney.23.Award a Purchase Order to South Coast Bobcat for One Bobcat S66 Loader Vehiclewith Trailer in an Amount Not to Exceed $128,968 (Specification No. 23­160) (Non­General Fund)Department(s): Public Works AgencyRecommended Action: Authorize a one­time purchase and payment of purchaseorder to South Coast Bobcat for one Bobcat S66 with Trailer, in the amount of$118,968, plus a contingency amount of $10,000, for a total amount not to exceed$128,968, subject to non­substantive changes approved by the City Manager and CityAttorney.24.Approve Additional Contingency Funds in the Amount of $310,000 for an ExistingConstruction Contract with Vido Samarzich, Inc., and Additional ContractAdministration, Inspection and Testing in the Amount of $40,000 with an EstimatedProject Delivery Cost of $1,650,000 for the Glenwood Place Water ImprovementsProject (Project No. 23­6476) (Non­General Fund)Department(s): Public Works AgencyRecommended Action: Approve an amendment to the Project Cost Analysis in theamount of $350,000 (previously­approved transfer of funds for the Main Street SlurryProject No. 20­6959) for $310,000 in additional contingency funds and $40,000 inadditional contract administration, inspection, and testing, for a new estimated totalconstruction delivery cost of $1,650,000, subject to non­substantive changesapproved by the City Manager and City Attorney.25.Award a Construction Contract to Dominguez General Engineering, Inc. in the Amountof $2,133,362 for the North East Annexation Water & Sewer Main Improvements, withan Estimated Project Delivery Cost of $2,986,706 (Project Nos. 21­6453, 21­6619 &24­6710) (Non­General Fund)Department(s): Public Works AgencyRecommended Action: 1. Approve an appropriation adjustment recognizing prioryear fund balance of $711,814 in the Select Street Construction, Prior Year CarryForward revenue account and appropriating the same amount to the Select StreetConstruction, Improvements Other Than Building expenditure account for current yearexpenditures.  (Requires five affirmative votes)2. Approve an appropriation adjustment accepting California State Water ResourcesControl Board’s Drinking Water State Revolving Fund loan funds in the amount of$1,529,220 into the Sanitary Sewer Capital Recovery Charges, Financing Proceedsrevenue account and appropriate the same amount to the Sanitary Sewer CapitalRecovery Charges, Improvements Other Than Building expenditure account for currentyear expenditures.  (Requires five affirmative votes)3. Approve an amendment to the FY 2023­24 Capital Improvement Program toinclude $711,814 and $1,529,220 in construction funds for the North East AnnexationWater & Sewer Main Improvements Project.4. Award a construction contract to Dominguez General Engineering, Inc., the lowestresponsible bidder, in accordance with the base bid in the amount of $2,133,362,subject to  change orders (not­to­exceed 25% of the base bid) in accordance with theGreenbook: Standard Specifications for Public Works Construction, for constructionof the North East Annexation Water & Sewer Main Improvements Project, for a termbeginning November 7, 2023, and ending upon project completion, and authorize theCity Manager to execute the contract subject to non­substantive changes approved bythe City Manager and the City Attorney.5. Approve the Project Cost Analysis for a total estimated construction delivery cost of$2,986,706 which includes $2,133,362 for the construction contract, $320,004 forcontract administration, inspection, and testing, and a $533,340 project contingencyfor unanticipated or unforeseen work.6. Determine that in accordance with the California Environmental Quality Act(CEQA), a Mitigated Negative Declaration was prepared for the project and was filedwith document number 202385000522.26.Approve Municipal Facilities License Agreement with T­Mobile West LLCDepartment(s): Public Works AgencyRecommended Action: Authorize the City Manager to execute an agreement with T­Mobile West LLC for the use of certain City facilities for a ten­year period, withprovisions for two automatic five­year extensions, subject to non­substantive changesapproved by the City Manager and City Attorney (Agreement No. 2023­XXX).27.Award an Agreement to Revenue & Cost Specialists, LLC for Comprehensive ImpactFee Study Consulting Services Not to Exceed $115,150 (General Fund)Department(s): Public Works AgencyRecommended Action: Authorize the City Manager to execute a consulting servicesagreement with Revenue & Cost Specialists, LLC for a two­year term beginningNovember 7, 2023, and ending November 6, 2025 for the preparation of aComprehensive Development Impact Fee Study, for a total amount not to exceed$115,150, subject to non­substantive changes approved by the City Manager and CityAttorney (Agreement No. 2023­XXX).28.Approve Amendments to Agreements with Eduardo Garcia dba Dynamic VideoCommunications, LLC, IPTV International Inc. dba TV Pro Gear, Inc., and ThomasBystry dba Video Engineering Services to Continue Video Production Services forCity Council Meetings and Other As­Needed Video Services (General Fund)Department(s): City Manager OfficeRecommended Action: Authorize the City Manager to execute first amendments tothe agreements with Dynamic Video Communications, LLC, TV Pro Gear, Inc., andVideo Engineering Services to continue video production services for City Councilmeetings and other as­needed video services for the period of January 1, 2024through December 31, 2024, for a shared aggregate amount not to exceed $200,000,for a total aggregate amount not to exceed $800,000 subject to substantive changesapproved by the City Manager and City Attorney (Agreement No. 2023­XXX).29.Approve a Second Amendment to the Agreement with RSG, Inc. for theAdministration, Management, and Implementation of the Rent Stabilization and JustCause Eviction Ordinance on an As­Needed Basis in an Amount not to exceed$500,000Department(s): Community Development AgencyRecommended Action: Authorize the City Manager to execute a SecondAmendment to the Agreement with RSG, Inc., for the administration, management,and implementation of the Rent Stabilization and Just Cause Eviction Ordinance, foran amount not to exceed $500,000, for a total agreement amount not to exceed$1,300,000, subject to non­substantive changes approved by the City Manager andCity Attorney (Agreement No. 2023­XXX).30.Approve an Agreement with America on Track and Nati’s House dba Neutral Groundfor Gang Prevention and Intervention Program Services that promotes a proactive,preventative approach to addressing concerns with at­risk youth and gang activity(Revive Santa Ana Program)Department(s): Community Development AgencyRecommended Action:1. Authorize the City Manager to execute an agreement with America on Track in theamount of $200,000 for a one­year term, with an option to extend for one year, fora two­year aggregate total not to exceed $400,000, for gang prevention andintervention services, for a term beginning December 1, 2023, subject to non­substantive changes approved by the City Manager and City Attorney (AgreementNo. 2023­XXX).2. Authorize the City Manager to execute an agreement with Nati’s House dbaNeutral Ground in the amount of $200,000 for a one­year term, with an option toextend for one year, for a two­year aggregate total not to exceed $400,000, forgang prevention and intervention services, for a term beginning December 1,2023, subject to non­substantive changes approved by the City Manager and CityAttorney (Agreement No. 2023­XXX).31.Approve a First Amendment to the Agreement with Jorge Melgoza, DBA ArdentErgonomics for Preventative Ergonomics AssessmentsDepartment(s): Human ResourcesRecommended Action: Authorize the City Manager to execute a First Amendmentto the Agreement with Jorge Melgoza, DBA Ardent Ergonomics, to continue toprovide preventative ergonomic assessments for City employees for an additionalamount not to exceed $50,000 (not to exceed $100,000 for the entirety of theAgreement expiring on November 22, 2024), subject to non­substantive changesapproved by the City Manager and City Attorney (Agreement No. 2023­XXX).32.Approve Agreements for Qualified Consultants to Provide On­Call Environmental andPlanning Services for Planning Projects and Supplemental Staff Services for anAggregate Amount Not to Exceed $4,950,000, for up to a Five­Year Term.Department(s): Planning and Building AgencyRecommended Action: Authorize the City Manager to execute agreements toengage each of the 35 environmental and planning services firms listed below, as­needed, for a period of five years beginning November 7, 2023 through November 7,2028, to provide on­call environmental, technical, and planning services for thePlanning and Building Agency at the fees set forth in their responses to Request forQualifications (No. 23­142) for an aggregate amount not to exceed $4,950,000, for upto a five­year term, subject to non­substantive changes by the City Manager and CityAttorney (Agreement No. 2023­XXX).ConsultantsArchitectural ResourceGroup InterwestArdurraKimley HornAscentM­GroupAspen Environmental Group Michael Baker InternationalChambers Group MIG, Inc.Circlepoint Placeworks CSG Consultants Psomas De Novo Planning Group RE Consulting Dudek Rincon Consultants, Inc. ECORP Consulting, Inc.Sagecrest Planning and Environmental, LLC EcoTierra Consulting T&B Planning, Inc. ELMT Consulting Terracon Envicom Corporation The Code Group EPD Solutions, Inc.UES FCS International, Inc.Ultra Systems Environmental, Inc. GPA Consulting VCS Environmental Harris & Associates Willdan Engineering Helix Environmental Planning 33.Historic Property Preservation Agreements Department(s): Planning and Building Agency Recommended Action: Authorize the City Manager, or designee, to execute the attached Mills Act agreements with the below­referenced property owners for the identified structure(s), subject to non­substantive changes approved by the City Manager and City Attorney. Property Owner(s)Historic Property Preservation Agreement No. Address/House Vote by HRC The Peterson Living Trust Dated August 15, 2003 2023­07 1908 North Greenleaf Street 8:0:0:0 4th and Broadway OZ SPE, LLC, a Delaware Limited Liability Company 2023­08 302 West Fourth Street 8:0:0:0 Determine that the proposed projects are exempt from further review in accordance with the California Environmental Quality Act as Categorical Exemptions ER No. 2023­61 and ER No. 2023­78 will be filed for the projects. 34.First Amendment to Agreement with TriTech Software Systems for Computer Aided Dispatch and Records Management System Software (General Fund) Department(s): Police Department Recommended Action: Authorize the City Manager to execute the First Amendment to the agreement with TriTech Software Systems for the continued implementation as well as support and maintenance of Computer Aided Dispatch and Records Management System software for an additional three­year period beginning November 23, 2023 through November 22, 2026, subject to non­substantive changes approved by the City Manager and City Attorney (Agreement No. 2023­XXX). 35.Adopt a Resolution, Approve an Agreement and Appropriation Adjustment Accepting the FY 2022 Emergency Management Performance Grant (Non­General Fund) Department(s): Police Department Recommended Action: 1. Adopt a resolution authorizing the City Manager to act on behalf of the City of Santa Ana for obtaining federal funds related to homeland security, emergency management and/or disaster recovery, provided by the U.S. Department of Homeland Security and sub­granted through the State of California and the County of Orange. Resolution No. 2023­XXX entitled A RESOLUTION OF THE CITY COUNCIL OF THE CITY OF SANTA ANA AUTHORIZING THE CITY MANAGER OR HER DESIGNEE(S) TO OBTAIN 2022 EMERGENCY MANAGEMENT PERFORMANCE GRANT FUNDS THROUGH THE COUNTY OF ORANGE 2. Authorize the City Manager to execute a two­year agreement with the County of Orange for the period of July 1, 2022 through June 30, 2024, for the FY 2022 Emergency Management Performance Grant in an amount not to exceed $52,569, subject to non­substantive changes approved by the City Manager and City Attorney(Agreement No. 2023­XXX). 3. Approve an appropriation adjustment recognizing $52,569 in Law Enforcement Grants revenue account, and appropriating same to the Emergency Management Performance Grant expenditure account. (Requires five affirmative votes) 36.Award Purchase Order to Advanced Exercise Fitness Solutions for Exercise Equipment in the Amount of $76,203 and Resolution to Accept Donation of Exercise Equipment for the Santa Ana Police Department Fitness Center (Specification No. 23­169) (Non­General Fund) Department(s): Police Department Recommended Action: 1. Authorize a one­time purchase and payment of Purchase Order to Advanced Exercise Fitness Solutions for various Life Fitness cardio and Hammer Strength exercise equipment and installation for the Santa Ana Police Department Fitness Center in the amount of $76,203. 2. Adopt a resolution accepting the donation of two Life Fitness Treadmills, valued at $14,743.97, from the Santa Ana Police Officers Association. RESOLUTION NO. 2023­XXX entitled A RESOLUTION OF THE CITY COUNCIL OF THE CITY OF SANTA ANA ACCEPTING THE DONATION OF GYM EQUIPMENT FROM THE SANTA ANA POLICE OFFICER ASSOCIATION FOR USE IN THE BRUCE R. CARLSON FITNESS CENTER LOCATED AT THE SANTA ANA POLICE DEPARTMENT 37.Resolution Authorizing the Grant Application, Acceptance, and Execution of Grant Funds from the California State Library’s Building Forward Library Facilities Improvement Program. Department(s): Library Recommended Action: Adopt a resolution authorizing the application, acceptance, and execution of grant funds from the California State Library’s Building Forward Library Facilities Improvement Program, approval to implement the awarded project, and designate Library Services Director, Brian Sternberg, as the Authorized Representative to enter into the grant agreement  **END OF CONSENT CALENDAR** BUSINESS CALENDAR 38.Rental Registry Informational Report Department(s): Community Development Agency Recommended Action: Accept infomational report and provide direction to staff. 39.Consider Whether to Adopt a Resolution Calling and Giving Notice of a General Municipal Election to be held in the City of Santa Ana on November 5, 2024, Requesting Consolidation with the Statewide General Election, and Placing a Ballot Measure Before the Voters Asking Whether to Amend the Santa Ana City Charter to Authorize and Implement Noncitizen Voting in Municipal Elections Department(s): City Attorney Office Recommended Action: Approve a Resolution Calling and Giving Notice of a General Municipal Election to be held in the City of Santa Ana on November 5, 2024 for the Submission of a Ballot Measure to the Qualified Voters Proposing an Amendment to the Santa Ana City Charter to Authorize and Implement Noncitizen Voting in Municipal Elections. RESOLUTION NO. 2023­XXX entitled A RESOLUTION OF THE CITY COUNCIL OF THE CITY OF SANTA ANA CALLING AND GIVING NOTICE OF A GENERAL MUNICIPAL ELECTION TO BE HELD IN THE CITY OF SANTA ANA ON NOVEMBER 5, 2024 FOR THE SUBMISSION OF A BALLOT MEASURE TO THE QUALIFIED VOTERS ASKING IF THE CITY OF SANTA ANA SHOULD PERMIT NONCITIZEN VOTING IN ALL CITY MUNICIPAL ELECTIONS (includes determination that the Resolution is not subject to the California Environmental Quality Act (CEQA) pursuant to sections 15060(c)(2) and 15060(c)(3) of the State CEQA Guidelines because it will not result in a direct or reasonably foreseeable indirect physical change in the environment and it is not a “project” as defined in section 15378 of the State CEQA Guidelines) **END OF BUSINESS CALENDAR** CITY MANAGER COMMENTS COUNCIL COMMENTS AB1234 DISCLOSURE – If the City paid for travel or other expenses this is the time for members of the Council to provide a brief oral report on attendance of any regional board or commission meeting or any conference, meeting or event attended. ADJOURNMENT – Adjourn the City Council meeting and convene to the Housing Authority meeting. Future Items 1. Sanitation Fee Cost of Service Study and Prop. 218 Process Authorization 2. Board and Commission Members Compensation Increase 3. 2024 City Council Meeting Calendar POSTING STATEMENT: On October 31, 2023, a true and correct copy of this agenda was posted at the entrance to City Hall, 20 Civic Center Plaza, Santa Ana, CA 92701. Internet Access to City Council, Agency, and Authority agendas and related material is available prior to meetings at santa­ana.org/city­meetings. HOUSING AUTHORITY CALL TO ORDER ATTENDANCE Authority Members Phil Bacerra  Johnathan Ryan Hernandez David Penaloza Thai Viet Phan Benjamin Vazquez Vice Chair Jessie Lopez Chair Valerie Amezcua Acting City Manager Stephen A. Mendoza City Attorney Sonia R. Carvalho Recording Secretary Jennifer L. Hall ROLL CALL ADDITIONS\DELETIONS TO THE HOUSING AUTHORITY AGENDA PUBLIC COMMENTS – Members of the public may address Housing Authority on items on the Housing Authority agenda.  CONSENT CALENDAR RECOMMENDED ACTION:  Approve staff recommendations on the following Consent Calendar Items: 1 and 4 and waive readings for resolutions and ordinances. 1.Excused Absences Department(s): City Clerk’s Office Recommended Action: Excuse the absent members. 2.Minutes from the Regular Meeting of August 1, 2023 Department(s): City Clerk’s Office Recommended Action: Approve minutes. 3.Quarterly Report for the Housing Choice Voucher Program for the Period of July 1, 2023 to September 30, 2023 Department(s): Community Development Agency Recommended Action: Receive and file the Quarterly Report for the Housing Choice Voucher Program for the period of July 1, 2023 to September 30, 2023. 4.Authorize staff to enter into a Memorandum of Understanding with CalOptima Health, Orange County Housing Authority, Anaheim Housing Authority, and Garden Grove Housing Authority, to facilitate access to supportive services for voucher holders assisted by the Housing Authority Department(s): Community Development Agency Recommended Action: Authorize the Executive Director of the Housing Authority to execute a Memorandum of Understanding with CalOptima Health to facilitate access to supportive services for voucher holders assisted by the Housing Authority. **END OF CONSENT CALENDAR** HOUSING AUTHORITY MEMBER COMMENTS ADJOURNMENT – Adjourn the Housing Authority meeting. POSTING STATEMENT: On October 31, 2023, a true and correct copy of this agenda was posted at the entrance to City Hall, 20 Civic Center Plaza, Santa Ana, CA 92701. Internet Access to City Council, Agency, and Authority agendas and related material is available prior to meetings at santa­ana.org/city­meetings.   City Council 16 11/7/2023   City Council and Housing Authority MeetingPacketNovember 7, 2023CLOSED SESSION MEETING – 4:00 PMREGULAR OPEN MEETING – 5:30 PM (Immediately following the Closed Session Meeting)CITY COUNCIL CHAMBER22 Civic Center Plaza Santa Ana, CA 92701Valerie AmezcuaMayorThai Viet PhanCouncilmember – Ward 1 Benjamin VazquezCouncilmember ­ Ward 2Jessie LopezMayor Pro Tem ­ Ward 3 Phil BacerraCouncilmember ­ Ward 4Johnathan Ryan HernandezCouncilmember ­ Ward 5 David PenalozaCouncilmember ­ Ward 6Mayor and Council telephone: 714­647­6900Agenda item inquiries: 714­647­6520Sonia R. CarvalhoCity Attorney Steven A. MendozaActing City Manager Jennifer L. HallCity ClerkIn compliance with the Americans with Disabilities Act (ADA), if you need special assistance to participate in this Meeting,contact Michael Ortiz, City ADA Program Coordinator, at (714) 647­5624. Notification 48 hours prior to the Meeting will enablethe City to make reasonable arrangements to assure accessibility to this meeting. The City Council agenda and supportingdocumentation can be found on the City’s website – https://www.santa­ana.org/agendas­and­minutes/CITY VISION AND CODE OF ETHICSThe City of Santa Ana is committed to achieving a shared vision for the organization and itscommunity. The Vision, Mission and Guiding Principles (Values) are the result of a thoughtfuland inclusive process designed to set the City and organization on a course that meets thechallenges of today and tomorrow, as follows:Vision ­ The dynamic center of Orange County which is acclaimed for our: Investment inyouth • Safe and healthy community • Neighborhood pride • Thriving economic climate •Enriched and diverse culture • Quality government servicesMission ­ To deliver efficient public services in partnership with our community which ensurespublic safety, a prosperous economic environment, opportunities for our youth, and a highquality of life for residents.Guiding Principles ­ Collaboration • Efficiency • Equity • Excellence • Fiscal Responsibility •Innovation • TransparencyCode of Ethics and Conduct ­ At the Special Municipal Election held on February 5, 2008,voters approved an amendment to the City Charter which established the Code of Ethics andConduct for elected officials and members of appointed boards, commissions, andcommittees to assure public confidence. The following are the core values expressed: •Integrity • Honesty • Responsibility • Fairness • Accountability • Respect • EfficiencyMembers of the public may attend the City Council meeting in­person or join via Zoom. As acourtesy to the public, the City Council meeting will occur live via teleconference Zoomwebinar. You may view the meeting from your computer, tablet or smart phone via YouTubeLiveStream at www.youtube.com/user/SantaAnaLibrary or on CTV3, available on Spectrumchannel 3.PUBLIC COMMENTS – Members of the public who wish to address the City Council onclosed session items, items on the regular agenda, or on matters which are not on theagenda but are within the subject matter jurisdiction, of the City Council may do so by one ofthe following ways:MAILING OPTION written communications – Public comments may be mailed to:Office of the City Clerk, 20 Civic Center Plaza M­30, Santa Ana, CA 92701. All writtencommunications received via mail by 4:00 p.m. on the day of the meeting will bedistributed to the City Council and imaged into the City’s document archive systemwhich is available for public review.SENDING E­MAIL OPTION – Public comments may be sent via email to the CityClerk’s office at eComment@santa­ana.org. Please note the agenda item you arecommenting on in the subject line of the email. All emails received two (2) hours beforethe scheduled start of the meeting will be distributed to the City Council and imagedinto the City’s document archive system which is available for public review.LIVE VIRTUAL OPTION – As a courtesy, members of the public may provide livecomments during the meeting by Zoom or Conference Call. To join by Zoom click on ortype the following address into your web browserhttps://us02web.zoom.us/j/315965149. To join the Conference Call: Dial (669) 900­9128 and enter MEETING ID: 315 965 149#. You will be prompted by the City Clerkwhen it is time for a: i) closed session item, ii) general agenda item, iii) public hearingitem, iv) special agenda item, or v) for Housing Authority item. You may request tospeak by dialing *9 from your phone or you may virtually raise your hand from Zoom.After the Clerk confirms the last three digits of the caller’s phone number or Zoom IDand unmutes them, the caller must press *6 or microphone icon to speak. Callers areencouraged, but not required, to identify themselves by name. Each caller will beprovided three (3) minutes to speak, unless due to the number of speakers wanting tospeak a decision is made to provide a different amount of time to speak.IN­PERSON OPTION ­ Members of the public can provide in­person comments at thepodium in the Council Chamber. The Council Chamber will have seating available formembers of the public to attend the meeting in­person. Public comments are limited tothree (3) minutes per speaker, unless a different time is announced by the presidingchair. Speakers who wish to address the Council must do so by submitting a“Request to Speak” card by 4:00 p.m. for Closed Session items and by 5:45 p.m.for all other designated public comment periods as listed below. Cards will not beaccepted after the Public Comment Session begins without the permission of thepresiding chair.The following designated public comment periods are:1. LIVE PUBLIC COMMENTS ON CLOSED SESSION ITEMS – You can provide livecomments on closed session items by joining Zoom or the Conference Call as described inthe LIVE or IN­PERSON PUBLIC COMMENTS OPTION above. Speaker queue will openat 3:30 p.m. YOU MUST JOIN ZOOM OR THE CONFERENCE CALL and raise yourhand BY 4:00 p.m. Speakers who are not in the speaker queue with their hand raised by4:00 p.m. will not be permitted to speak.  2. LIVE PUBLIC COMMENTS ON REGULAR AGENDA ITEMS AND NON­AGENDAITEMS (GENERAL PUBLIC COMMENT) – You can provide comments by joining Zoom orthe Conference Call as described in the LIVE or IN­PERSON PUBLIC COMMENTSOPTION above. Speaker queue will open at 3:30 p.m. YOU MUST JOIN ZOOM OR THECONFERENCE CALL and raise your hand PRIOR TO 5:45 p.m. Speakers who are not inthe speaker queue with their hand raised by 5:45 p.m. will not be permitted to speak.3. LIVE PUBLIC COMMENTS ON PUBLIC HEARING ITEMS – You can providecomments by joining Zoom or the Conference Call as described in the LIVE or IN­PERSONPUBLIC COMMENTS OPTION above. Speakers not in the queue by 5:45 p.m. will not bepermitted to speak. 4. LIVE PUBLIC COMMENTS ON HOUSING AUTHORITY ITEMS – You can providecomments by joining Zoom or the Conference Call as described in the LIVE or IN­PERSONPUBLIC COMMENTS OPTION above. Speakers not in the queue by 5:45 p.m. will not bepermitted to speak.   TRANSLATION SERVICES ­ Spanish interpreting services are provided at CityCouncil meetings. Simultaneous Spanish interpretation is provided through the useof headsets and consecutive interpretation (Spanish­to­English) in addition to thosewishing to address the City Council at the podium. La ciudad provee servicios de interpretación al español en las juntas del Consejo. La interpretación simultánea al español se ofrece por medio del uso de audífonos yla interpretación consecutiva (español a inglés) también está disponible paracualquiera que desee dirigirse al concilio municipal en el podio.About the AgendaTo download or view the attachments (staff report and other supporting documentation) foreach agenda item, you must select the agenda item to see the attachments to either open ina new link (the eyeball ) or download a pdf (the cloud symbol with the down arrow ).CLOSED SESSIONCALL TO ORDERATTENDANCE Council Members Phil BacerraJohnathan Ryan HernandezDavid PenalozaThai Viet PhanBenjamin VazquezMayor  Pro Tem Jessie LopezMayorValerie AmezcuaActing City Manager Steven A. MendozaCity Attorney Sonia R. CarvalhoCity Clerk Jennifer L. HallROLL CALLADDITIONS\DELETIONS TO CLOSED SESSIONPUBLIC COMMENTS – Members of the public may address the City Council on ClosedSession items.RECESS – City Council will recess to Closed Session for the purpose of conducting regularCity business.CLOSED SESSION ITEMS – The Brown Act permits legislative bodies to discuss certainmatters without members of the public present. The City Council finds, based on advice fromthe City Attorney, that discussion in open session of the following matters will prejudice theposition of the City in existing and anticipated litigation:1.CONFERENCE WITH LEGAL COUNSEL – EXISTING LITIGATION pursuant toParagraph (1) of subdivision (d) of Section 54956.9 of the Government Code:Jesus Morales Guerrero v. City of Santa Ana, Michael Claborn, and DOES 1 through50, Orange County Superior Court, Case No. 30­2021­012235092.CONFERENCE WITH LEGAL COUNSEL – SIGNIFICANT EXPOSURE TOLITIGATION pursuant to Government Code Section 54956.9(d)(2):One matter [personnel claim]3.CONFERENCE WITH LEGAL COUNSEL – ANTICIPATED LITIGATION pursuant toGovernment Code Section 54956.9(d)(2):One (1) matter4.CONFERENCE WITH LABOR NEGOTIATOR pursuant to Government Code Section54957.6(a):Agency Negotiator: Ramon Figueroa, Acting Human Resources Executive DirectorEmployee Organization:     Santa Ana Police Officers Association (POA)     Confidential Association of Santa Ana (CASA)5.PUBLIC EMPLOYEE PERFORMANCE EVALUATION pursuant to Government CodeSection 54957(b)(1)Title: City Attorney6.PUBLIC EMPLOYEE PERFORMANCE EVALUATION pursuant to Government CodeSection 54957(b)(1):Title: Acting City Manager7.PUBLIC EMPLOYEE EMPLOYMENT/APPOINTMENT pursuant to Government CodeSection 54957Title: Acting City Manager/Interim City Manager/Permanent City Manager8.CONFERENCE WITH LABOR NEGOTIATOR pursuant to Government Code Section54957.6Agency Designated Representative: Sonia R. Carvalho, City AttorneyUnrepresented Employee: City ManagerRECONVENE – City Council will reconvene to continue regular City business.CITY COUNCIL REGULAR OPEN SESSIONCALL TO ORDERATTENDANCE Council Members Phil BacerraJohnathan Ryan HernandezDavid PenalozaThai Viet PhanBenjamin VazquezMayor  Pro Tem Jessie LopezMayorValerie AmezcuaActing City Manager Steven A. MendozaCity Attorney Sonia R. CarvalhoCity Clerk Jennifer L. HallROLL CALLPLEDGE OF ALLEGIANCE Mayor AmezcuaWORDS OF INSPIRATION Fr. Mario A. Juarez, Saint Anne ChurchADDITIONS\DELETIONS TO THE AGENDACEREMONIAL PRESENTATIONS1.Proclamation present by Mayor Amezcua to Beta Cell Foundation declaring November2023 as Diabetes Month2.Proclamation presented by Mayor Pro Tem Lopez to Family Court Awareness MonthCommittee declaring November 2023 as Family Court Awareness Month3.City Tile and Proclamation presented by Councilmember Penaloza to Santa AnaPolice Chief David Valentin Congratulating him on his Retirement and 33 years ofDistinguished Service to the CommunitySTAFF PRESENTATIONS4.U.S. Army Corps of Engineers Santiago Creek Flood Risk Management Project5.Homelessness UpdateCLOSED SESSION REPORT – The City Attorney will report on any action(s) from ClosedSession.PUBLIC COMMENT – Public comments will be held during the beginning of the meeting forALL comments on agenda and non­agenda items, with the exception of public hearings.Comments for public hearings will take place after the hearing is opened.CONSENT CALENDARRECOMMENDED ACTION:  Approve staff recommendations on the followingConsent Calendar Items: 6 through 37 and waive readings of resolutions andordinances.6.Excused AbsencesDepartment(s): City Clerk’s OfficeRecommended Action: Excuse the absent members.7.Appoint Members to the Rental Housing Board Nominated by Mayor Pro Tem Lopezand Councilmember Vazquez for a Full Term Expiring in 2027Department(s): City Clerk’s OfficeRecommended Action: 1. Appoint Josephine Mendoza nominated by Mayor ProTem Lopez to the Rental Housing Board as a Mobilehome Tenant Representative for afull term expiring in 2027 and administer the Oath of Office. (Pursuant to SAMC Sec. 2­236(a), requires five affirmative votes)2. Appoint Tracy La nominated by Councilmember Vazquez to the Rental HousingBoard as an At­Large Member with no financial interest in and no ownership ofincoming­generating rental housing for a full term expiring in 2027 and administer theOath of Office. (Pursuant to SAMC Sec. 2­236(a), requires five affirmative votes)8.Minutes from the Regular Meetings of February 7, 2023 and February 21, 2023, andfrom the Special Closed Session and Regular Meetings of March 7, 2023 and March21, 2023.Department(s): City Clerk’s OfficeRecommended Action: Approve minutes.9.Quarterly Report for Housing Division Projects and Activities for the period of July 1,2023 to September 30, 2023Department(s): Community Development AgencyRecommended Action: Receive and file the Quarterly Report for Housing Divisionprojects and activities for the period of July 1, 2023 to September 30, 2023.10.Approve Release of Nonprofit Community Development Block Grant Application forFiscal Years 2024–26Department(s): Community Development AgencyRecommended Action: Approve the release of Nonprofit Community DevelopmentBlock Grant Application for Fiscal Years 2024–26. 11.Approve an Appropriation Adjustment Accepting the 2022 Proposition 69 – DNAIdentification Funds and Award Purchase Order to Foster + Freeman for Crime­liteAUTO Camera Kits for the Santa Ana Police Department in the amount of $113,462(Specification No.23­161) (Non­General Fund and General Fund)Department(s): Police DepartmentRecommended Action: 1. Approve an appropriation adjustment recognizing$103,500 in the Police Special Revenue account and appropriate same toexpenditure account. (Requires five affirmative votes)2. Authorize a one­time purchase and payment of Purchase Order to Foster +Freeman for three Crime­lite AUTO camera kits in the amount of $113,462, subject tonon­substantive changes approved by the City Manager and City Attorney.12.Fiscal Year 2023­24 First Quarter Budget Report and Proposed AppropriationAdjustmentsDepartment(s): Finance and Management ServicesRecommended Action:1. Approve the appropriation adjustments to General Fund expenditures asdetailed in the body of this report, with a net reduction of $408,196 and a netreduction to the General Fund revenue estimates of $530,000. (Requires fiveaffirmative votes) 2. Receive and file the First Quarter Budget Update.13.Amend Blanket Order Contract with Grainger, Inc. for Maintenance, Repair, andOperational Supplies, for a revised not­to­exceed amount of $1,450,000.(Specification No. 20­001) (General Fund)Department(s): Finance and Management ServicesRecommended Action: Authorize the City Manager to execute an amendment toincrease the Blanket Order Contract authority with Grainger, Inc. for the purchase ofmaintenance, repair, and operational supplies by $100,000, for a revised annualamount not­to­exceed $350,000 for the current contract term expiring December 31,2023, and one remaining one­year renewal option, subject to non­substantivechanges approved by the City Manager and City Attorney.14.Award Aggregate Blanket Order Contracts to 1­Step Ahead, Branded Gifts Plus,BSN Sports, LLC, Loso Creation, and So. Cal Embroidery, LLC for Custom ImprintClothing and Accessories, in a not­to­exceed aggregate amount of $2,125,000(Specification No. 23­129A). (General Fund & Non­General Fund)Department(s): Finance and Management ServicesRecommended Action: Award aggregate blanket order contracts to vendors listedbelow for the purchase of custom imprint clothing and accessories on an as­neededbasis in an annual amount not­ to­exceed $425,000, with a total aggregate contractamount not­to­exceed $2,125,000, for an initial two­year term expiring on November30, 2025, with provisions for three, one­year renewal options, subject to non­substantive changes approved by the City Manager and City Attorney. Vendor Location Location1­Step Ahead Huntington Beach, CABranded Gifts Plus El Cajon, CABSN Sports, LLC Dallas, TXLoso Creation Santa Ana, CASo. Cal Embroidery, LLC Santa Ana, CA15.Amend Blanket Order Contract with ODP Business Solutions, LLC (Office Depot, Inc.)for Office Supplies, for a revised not­to­exceed amount of $1,000,000 (SpecificationNo. 22­061) (General Fund)Department(s): Finance and Management ServicesRecommended Action: Authorize the City Manager to execute an amendment toincrease the Blanket Order Contract authority with ODP Business Solutions, LLC forthe purchase of office supplies by $75,000 per year for a revised annual amount not­to­exceed $250,000 for the current contract term expiring May 31, 2024, and threeremaining one­year renewal options, subject to non­substantive changes approved bythe City Manager and City Attorney.16.Amend the Blanket Order Contract for the Purchase of Paper Products andMiscellaneous Supplies with American Sanitary Supply, Inc., for a Revised ContractAmount Not to Exceed $1,220,000 for the Remainder of Contract Term andRemaining Renewal Options (Specification No. 21­043) (Non­General Fund)Department(s): Public Works AgencyRecommended Action: Amend Blanket Order Contract with American SanitarySupply, Inc., for paper products and related supplies,  increasing the contract amountby $800,000, for a new total not to exceed $1,220,000, for the remainder of thecurrent term expiring September 20, 2024, and the remaining one­year renewalperiod, subject to non­substantive changes approved by the City Manager and CityAttorney.17.Amend the Blanket Order Contracts for the Purchase of Rock, Sand, and Gravel withPTI Sand & Gravel, Inc., for a New Amount Not to Exceed $1,012,500 (Specification21­134) (Non­General Fund)Department(s): Public Works AgencyRecommended Action: Authorize the City Manager to execute an amendment toincrease the contract amount by $525,000, for a new annual amount not to exceed$247,500, and a total contract amount not to exceed $1,012,500 for the remainder ofthe current term expiring December 31, 2023, with three one­year renewal periods,subject to non­substantive changes approved by the City Manager and City Attorney18.Amend Blanket Order Contracts for Equipment Rentals with Sunbelt Rentals, UnitedRentals, and Herc Rentals for a Revised Total Amount not to Exceed $2,550,000(Specification No. 22­045) (General Fund)Department(s): Public Works AgencyRecommended Action: Authorize the City Manager to execute an amendment to theBlanket Order Contracts for equipment rentals to increase the annual aggregateamount by $290,000, for a revised total annual amount not to exceed $568,000, and atotal contract amount not to exceed $2,550,000 for the remainder of the current termexpiring April 19, 2024, and three remaining one­year renewal periods, subject tonon­substantive changes approved by the City Manager and City Attorney.19.Award Aggregate Blanket Order Contracts to Heritage Landscape Supply Group, Inc,SiteOne Landscape Supply, and Waterline Technologies, Inc. for Chemical Products,in An Aggregate Amount Not to Exceed $1,000,000 (Specification No. 23­104) (Non­General Fund)Department(s): Public Works AgencyRecommended Action: Award aggregate Blanket Order Contracts to HeritageLandscape Supply Group, Inc., SiteOne Landscape Supply, and WaterlineTechnologies, Inc. for chemical products on an as­needed basis in an annual amountof $200,000 and total aggregate amount not to exceed $1,000,000 for an initial three­year period beginning December 1, 2023 and expiring November 30, 2026, withprovisions for two one­year renewal options, subject to non­substantive changesapproved by the City Manager and City Attorney.20.Award Purchase Order to Bizon Group, Inc. for Storage Containers (IFB 23­103)(Non­General Fund)Department(s): Public Works AgencyRecommended Action: Authorize a one­time purchase and payment of PurchaseOrder to Bizon Group, Inc for thirteen new storage containers, in an amount not toexceed $128,430, subject to non­substantive changes approved by the City Managerand City Attorney.21.Award a Purchase Order to Seavco Inc. dba Irv Seaver Motorcycles for Sixteen BMWMotorcycles in an Amount Not to Exceed $484,806 (Specification No. 23­148);Appropriation Adjustment for Future Vehicle Purchases (Non­General Fund)Department(s): Public Works AgencyRecommended Action: 1. Approve an appropriation adjustment recognizing$1,235,687 in prior year fund balance in the Equipment Replacement Fund, Prior YearCarry Forward revenue account and appropriate the same amount into the EquipmentReplacement Fund, Machinery and Equipment expenditure account for this item andanticipated FY 2023­2024 replacement vehicle expenditures. (Requires fiveaffirmative votes)2. Authorize a one­time purchase and payment of purchase order to Seavco Inc. dbaIrv Seaver Motorcycles for sixteen BMW R 1250 RT­P Motorcycles, in the amount of$479,806, plus a contingency amount of $5,000, for a total amount not to exceed$484,806, subject to non­substantive changes approved by the City Manager and CityAttorney.22.Award Purchase Orders to Guaranty Chevrolet Motors, Inc. of Santa Ana and PenskeChevrolet of Cerritos in an Aggregate Amount Not to Exceed $706,035 (SpecificationNo. 23­149) (General Fund and Non­General Fund)Department(s): Public Works AgencyRecommended Action: 1. Authorize a one­time purchase and payment of purchaseorder to Guaranty Chevrolet Motors, Inc. for three Chevrolet Silverado 2500HD andone Chevrolet Silverado 1500 trucks, in the amount of $388,202, plus a contingencyamount of $20,000, for a total amount not to exceed $408,202, subject to non­substantive changes approved by the City Manager and City Attorney.2. Authorize a one­time purchase and payment of purchase order to PenskeChevrolet of Cerritos for six Chevrolet Colorado trucks, in the amount of $277,833,plus a contingency amount of $20,000, for a total amount not to exceed $297,833,subject to non­substantive changes approved by the City Manager and City Attorney.23.Award a Purchase Order to South Coast Bobcat for One Bobcat S66 Loader Vehiclewith Trailer in an Amount Not to Exceed $128,968 (Specification No. 23­160) (Non­General Fund)Department(s): Public Works AgencyRecommended Action: Authorize a one­time purchase and payment of purchaseorder to South Coast Bobcat for one Bobcat S66 with Trailer, in the amount of$118,968, plus a contingency amount of $10,000, for a total amount not to exceed$128,968, subject to non­substantive changes approved by the City Manager and CityAttorney.24.Approve Additional Contingency Funds in the Amount of $310,000 for an ExistingConstruction Contract with Vido Samarzich, Inc., and Additional ContractAdministration, Inspection and Testing in the Amount of $40,000 with an EstimatedProject Delivery Cost of $1,650,000 for the Glenwood Place Water ImprovementsProject (Project No. 23­6476) (Non­General Fund)Department(s): Public Works AgencyRecommended Action: Approve an amendment to the Project Cost Analysis in theamount of $350,000 (previously­approved transfer of funds for the Main Street SlurryProject No. 20­6959) for $310,000 in additional contingency funds and $40,000 inadditional contract administration, inspection, and testing, for a new estimated totalconstruction delivery cost of $1,650,000, subject to non­substantive changesapproved by the City Manager and City Attorney.25.Award a Construction Contract to Dominguez General Engineering, Inc. in the Amountof $2,133,362 for the North East Annexation Water & Sewer Main Improvements, withan Estimated Project Delivery Cost of $2,986,706 (Project Nos. 21­6453, 21­6619 &24­6710) (Non­General Fund)Department(s): Public Works AgencyRecommended Action: 1. Approve an appropriation adjustment recognizing prioryear fund balance of $711,814 in the Select Street Construction, Prior Year CarryForward revenue account and appropriating the same amount to the Select StreetConstruction, Improvements Other Than Building expenditure account for current yearexpenditures.  (Requires five affirmative votes)2. Approve an appropriation adjustment accepting California State Water ResourcesControl Board’s Drinking Water State Revolving Fund loan funds in the amount of$1,529,220 into the Sanitary Sewer Capital Recovery Charges, Financing Proceedsrevenue account and appropriate the same amount to the Sanitary Sewer CapitalRecovery Charges, Improvements Other Than Building expenditure account for currentyear expenditures.  (Requires five affirmative votes)3. Approve an amendment to the FY 2023­24 Capital Improvement Program toinclude $711,814 and $1,529,220 in construction funds for the North East AnnexationWater & Sewer Main Improvements Project.4. Award a construction contract to Dominguez General Engineering, Inc., the lowestresponsible bidder, in accordance with the base bid in the amount of $2,133,362,subject to  change orders (not­to­exceed 25% of the base bid) in accordance with theGreenbook: Standard Specifications for Public Works Construction, for constructionof the North East Annexation Water & Sewer Main Improvements Project, for a termbeginning November 7, 2023, and ending upon project completion, and authorize theCity Manager to execute the contract subject to non­substantive changes approved bythe City Manager and the City Attorney.5. Approve the Project Cost Analysis for a total estimated construction delivery cost of$2,986,706 which includes $2,133,362 for the construction contract, $320,004 forcontract administration, inspection, and testing, and a $533,340 project contingencyfor unanticipated or unforeseen work.6. Determine that in accordance with the California Environmental Quality Act(CEQA), a Mitigated Negative Declaration was prepared for the project and was filedwith document number 202385000522.26.Approve Municipal Facilities License Agreement with T­Mobile West LLCDepartment(s): Public Works AgencyRecommended Action: Authorize the City Manager to execute an agreement with T­Mobile West LLC for the use of certain City facilities for a ten­year period, withprovisions for two automatic five­year extensions, subject to non­substantive changesapproved by the City Manager and City Attorney (Agreement No. 2023­XXX).27.Award an Agreement to Revenue & Cost Specialists, LLC for Comprehensive ImpactFee Study Consulting Services Not to Exceed $115,150 (General Fund)Department(s): Public Works AgencyRecommended Action: Authorize the City Manager to execute a consulting servicesagreement with Revenue & Cost Specialists, LLC for a two­year term beginningNovember 7, 2023, and ending November 6, 2025 for the preparation of aComprehensive Development Impact Fee Study, for a total amount not to exceed$115,150, subject to non­substantive changes approved by the City Manager and CityAttorney (Agreement No. 2023­XXX).28.Approve Amendments to Agreements with Eduardo Garcia dba Dynamic VideoCommunications, LLC, IPTV International Inc. dba TV Pro Gear, Inc., and ThomasBystry dba Video Engineering Services to Continue Video Production Services forCity Council Meetings and Other As­Needed Video Services (General Fund)Department(s): City Manager OfficeRecommended Action: Authorize the City Manager to execute first amendments tothe agreements with Dynamic Video Communications, LLC, TV Pro Gear, Inc., andVideo Engineering Services to continue video production services for City Councilmeetings and other as­needed video services for the period of January 1, 2024through December 31, 2024, for a shared aggregate amount not to exceed $200,000,for a total aggregate amount not to exceed $800,000 subject to substantive changesapproved by the City Manager and City Attorney (Agreement No. 2023­XXX).29.Approve a Second Amendment to the Agreement with RSG, Inc. for theAdministration, Management, and Implementation of the Rent Stabilization and JustCause Eviction Ordinance on an As­Needed Basis in an Amount not to exceed$500,000Department(s): Community Development AgencyRecommended Action: Authorize the City Manager to execute a SecondAmendment to the Agreement with RSG, Inc., for the administration, management,and implementation of the Rent Stabilization and Just Cause Eviction Ordinance, foran amount not to exceed $500,000, for a total agreement amount not to exceed$1,300,000, subject to non­substantive changes approved by the City Manager andCity Attorney (Agreement No. 2023­XXX).30.Approve an Agreement with America on Track and Nati’s House dba Neutral Groundfor Gang Prevention and Intervention Program Services that promotes a proactive,preventative approach to addressing concerns with at­risk youth and gang activity(Revive Santa Ana Program)Department(s): Community Development AgencyRecommended Action:1. Authorize the City Manager to execute an agreement with America on Track in theamount of $200,000 for a one­year term, with an option to extend for one year, fora two­year aggregate total not to exceed $400,000, for gang prevention andintervention services, for a term beginning December 1, 2023, subject to non­substantive changes approved by the City Manager and City Attorney (AgreementNo. 2023­XXX).2. Authorize the City Manager to execute an agreement with Nati’s House dbaNeutral Ground in the amount of $200,000 for a one­year term, with an option toextend for one year, for a two­year aggregate total not to exceed $400,000, forgang prevention and intervention services, for a term beginning December 1,2023, subject to non­substantive changes approved by the City Manager and CityAttorney (Agreement No. 2023­XXX).31.Approve a First Amendment to the Agreement with Jorge Melgoza, DBA ArdentErgonomics for Preventative Ergonomics AssessmentsDepartment(s): Human ResourcesRecommended Action: Authorize the City Manager to execute a First Amendmentto the Agreement with Jorge Melgoza, DBA Ardent Ergonomics, to continue toprovide preventative ergonomic assessments for City employees for an additionalamount not to exceed $50,000 (not to exceed $100,000 for the entirety of theAgreement expiring on November 22, 2024), subject to non­substantive changesapproved by the City Manager and City Attorney (Agreement No. 2023­XXX).32.Approve Agreements for Qualified Consultants to Provide On­Call Environmental andPlanning Services for Planning Projects and Supplemental Staff Services for anAggregate Amount Not to Exceed $4,950,000, for up to a Five­Year Term.Department(s): Planning and Building AgencyRecommended Action: Authorize the City Manager to execute agreements toengage each of the 35 environmental and planning services firms listed below, as­needed, for a period of five years beginning November 7, 2023 through November 7,2028, to provide on­call environmental, technical, and planning services for thePlanning and Building Agency at the fees set forth in their responses to Request forQualifications (No. 23­142) for an aggregate amount not to exceed $4,950,000, for upto a five­year term, subject to non­substantive changes by the City Manager and CityAttorney (Agreement No. 2023­XXX).ConsultantsArchitectural ResourceGroup InterwestArdurraKimley HornAscentM­GroupAspen Environmental Group Michael Baker InternationalChambers Group MIG, Inc.Circlepoint PlaceworksCSG Consultants PsomasDe Novo Planning Group RE ConsultingDudekRincon Consultants, Inc.ECORP Consulting, Inc.Sagecrest Planning and Environmental,LLCEcoTierra Consulting T&B Planning, Inc.ELMT Consulting TerraconEnvicom Corporation The Code GroupEPD Solutions, Inc.UESFCS International, Inc.Ultra Systems Environmental, Inc.GPA Consulting VCS EnvironmentalHarris & Associates Willdan EngineeringHelix EnvironmentalPlanning33.Historic Property Preservation AgreementsDepartment(s): Planning and Building AgencyRecommended Action: Authorize the City Manager, or designee, to execute theattached Mills Act agreements with the below­referenced property owners for theidentified structure(s), subject to non­substantive changes approved by the CityManager and City Attorney.Property Owner(s)Historic PropertyPreservationAgreement No.Address/House Vote by HRCThe Peterson LivingTrust Dated August15, 2003 2023­07 1908 NorthGreenleaf Street 8:0:0:04th and BroadwayOZ SPE, LLC, aDelaware LimitedLiability Company 2023­08 302 West FourthStreet 8:0:0:0Determine that the proposed projects are exempt from further review in accordancewith the California Environmental Quality Act as Categorical Exemptions ER No.2023­61 and ER No. 2023­78 will be filed for the projects.34.First Amendment to Agreement with TriTech Software Systems for Computer AidedDispatch and Records Management System Software (General Fund) Department(s): Police Department Recommended Action: Authorize the City Manager to execute the First Amendment to the agreement with TriTech Software Systems for the continued implementation as well as support and maintenance of Computer Aided Dispatch and Records Management System software for an additional three­year period beginning November 23, 2023 through November 22, 2026, subject to non­substantive changes approved by the City Manager and City Attorney (Agreement No. 2023­XXX). 35.Adopt a Resolution, Approve an Agreement and Appropriation Adjustment Accepting the FY 2022 Emergency Management Performance Grant (Non­General Fund) Department(s): Police Department Recommended Action: 1. Adopt a resolution authorizing the City Manager to act on behalf of the City of Santa Ana for obtaining federal funds related to homeland security, emergency management and/or disaster recovery, provided by the U.S. Department of Homeland Security and sub­granted through the State of California and the County of Orange. Resolution No. 2023­XXX entitled A RESOLUTION OF THE CITY COUNCIL OF THE CITY OF SANTA ANA AUTHORIZING THE CITY MANAGER OR HER DESIGNEE(S) TO OBTAIN 2022 EMERGENCY MANAGEMENT PERFORMANCE GRANT FUNDS THROUGH THE COUNTY OF ORANGE 2. Authorize the City Manager to execute a two­year agreement with the County of Orange for the period of July 1, 2022 through June 30, 2024, for the FY 2022 Emergency Management Performance Grant in an amount not to exceed $52,569, subject to non­substantive changes approved by the City Manager and City Attorney(Agreement No. 2023­XXX). 3. Approve an appropriation adjustment recognizing $52,569 in Law Enforcement Grants revenue account, and appropriating same to the Emergency Management Performance Grant expenditure account. (Requires five affirmative votes) 36.Award Purchase Order to Advanced Exercise Fitness Solutions for Exercise Equipment in the Amount of $76,203 and Resolution to Accept Donation of Exercise Equipment for the Santa Ana Police Department Fitness Center (Specification No. 23­169) (Non­General Fund) Department(s): Police Department Recommended Action: 1. Authorize a one­time purchase and payment of Purchase Order to Advanced Exercise Fitness Solutions for various Life Fitness cardio and Hammer Strength exercise equipment and installation for the Santa Ana Police Department Fitness Center in the amount of $76,203. 2. Adopt a resolution accepting the donation of two Life Fitness Treadmills, valued at $14,743.97, from the Santa Ana Police Officers Association. RESOLUTION NO. 2023­XXX entitled A RESOLUTION OF THE CITY COUNCIL OF THE CITY OF SANTA ANA ACCEPTING THE DONATION OF GYM EQUIPMENT FROM THE SANTA ANA POLICE OFFICER ASSOCIATION FOR USE IN THE BRUCE R. CARLSON FITNESS CENTER LOCATED AT THE SANTA ANA POLICE DEPARTMENT 37.Resolution Authorizing the Grant Application, Acceptance, and Execution of Grant Funds from the California State Library’s Building Forward Library Facilities Improvement Program. Department(s): Library Recommended Action: Adopt a resolution authorizing the application, acceptance, and execution of grant funds from the California State Library’s Building Forward Library Facilities Improvement Program, approval to implement the awarded project, and designate Library Services Director, Brian Sternberg, as the Authorized Representative to enter into the grant agreement  **END OF CONSENT CALENDAR** BUSINESS CALENDAR 38.Rental Registry Informational Report Department(s): Community Development Agency Recommended Action: Accept infomational report and provide direction to staff. 39.Consider Whether to Adopt a Resolution Calling and Giving Notice of a General Municipal Election to be held in the City of Santa Ana on November 5, 2024, Requesting Consolidation with the Statewide General Election, and Placing a Ballot Measure Before the Voters Asking Whether to Amend the Santa Ana City Charter to Authorize and Implement Noncitizen Voting in Municipal Elections Department(s): City Attorney Office Recommended Action: Approve a Resolution Calling and Giving Notice of a General Municipal Election to be held in the City of Santa Ana on November 5, 2024 for the Submission of a Ballot Measure to the Qualified Voters Proposing an Amendment to the Santa Ana City Charter to Authorize and Implement Noncitizen Voting in Municipal Elections. RESOLUTION NO. 2023­XXX entitled A RESOLUTION OF THE CITY COUNCIL OF THE CITY OF SANTA ANA CALLING AND GIVING NOTICE OF A GENERAL MUNICIPAL ELECTION TO BE HELD IN THE CITY OF SANTA ANA ON NOVEMBER 5, 2024 FOR THE SUBMISSION OF A BALLOT MEASURE TO THE QUALIFIED VOTERS ASKING IF THE CITY OF SANTA ANA SHOULD PERMIT NONCITIZEN VOTING IN ALL CITY MUNICIPAL ELECTIONS (includes determination that the Resolution is not subject to the California Environmental Quality Act (CEQA) pursuant to sections 15060(c)(2) and 15060(c)(3) of the State CEQA Guidelines because it will not result in a direct or reasonably foreseeable indirect physical change in the environment and it is not a “project” as defined in section 15378 of the State CEQA Guidelines) **END OF BUSINESS CALENDAR** CITY MANAGER COMMENTS COUNCIL COMMENTS AB1234 DISCLOSURE – If the City paid for travel or other expenses this is the time for members of the Council to provide a brief oral report on attendance of any regional board or commission meeting or any conference, meeting or event attended. ADJOURNMENT – Adjourn the City Council meeting and convene to the Housing Authority meeting. Future Items 1. Sanitation Fee Cost of Service Study and Prop. 218 Process Authorization 2. Board and Commission Members Compensation Increase 3. 2024 City Council Meeting Calendar POSTING STATEMENT: On October 31, 2023, a true and correct copy of this agenda was posted at the entrance to City Hall, 20 Civic Center Plaza, Santa Ana, CA 92701. Internet Access to City Council, Agency, and Authority agendas and related material is available prior to meetings at santa­ana.org/city­meetings. HOUSING AUTHORITY CALL TO ORDER ATTENDANCE Authority Members Phil Bacerra  Johnathan Ryan Hernandez David Penaloza Thai Viet Phan Benjamin Vazquez Vice Chair Jessie Lopez Chair Valerie Amezcua Acting City Manager Stephen A. Mendoza City Attorney Sonia R. Carvalho Recording Secretary Jennifer L. Hall ROLL CALL ADDITIONS\DELETIONS TO THE HOUSING AUTHORITY AGENDA PUBLIC COMMENTS – Members of the public may address Housing Authority on items on the Housing Authority agenda.  CONSENT CALENDAR RECOMMENDED ACTION:  Approve staff recommendations on the following Consent Calendar Items: 1 and 4 and waive readings for resolutions and ordinances. 1.Excused Absences Department(s): City Clerk’s Office Recommended Action: Excuse the absent members. 2.Minutes from the Regular Meeting of August 1, 2023 Department(s): City Clerk’s Office Recommended Action: Approve minutes. 3.Quarterly Report for the Housing Choice Voucher Program for the Period of July 1, 2023 to September 30, 2023 Department(s): Community Development Agency Recommended Action: Receive and file the Quarterly Report for the Housing Choice Voucher Program for the period of July 1, 2023 to September 30, 2023. 4.Authorize staff to enter into a Memorandum of Understanding with CalOptima Health, Orange County Housing Authority, Anaheim Housing Authority, and Garden Grove Housing Authority, to facilitate access to supportive services for voucher holders assisted by the Housing Authority Department(s): Community Development Agency Recommended Action: Authorize the Executive Director of the Housing Authority to execute a Memorandum of Understanding with CalOptima Health to facilitate access to supportive services for voucher holders assisted by the Housing Authority. **END OF CONSENT CALENDAR** HOUSING AUTHORITY MEMBER COMMENTS ADJOURNMENT – Adjourn the Housing Authority meeting. POSTING STATEMENT: On October 31, 2023, a true and correct copy of this agenda was posted at the entrance to City Hall, 20 Civic Center Plaza, Santa Ana, CA 92701. Internet Access to City Council, Agency, and Authority agendas and related material is available prior to meetings at santa­ana.org/city­meetings.   City Council 17 11/7/2023   City Council and Housing Authority MeetingPacketNovember 7, 2023CLOSED SESSION MEETING – 4:00 PMREGULAR OPEN MEETING – 5:30 PM (Immediately following the Closed Session Meeting)CITY COUNCIL CHAMBER22 Civic Center Plaza Santa Ana, CA 92701Valerie AmezcuaMayorThai Viet PhanCouncilmember – Ward 1 Benjamin VazquezCouncilmember ­ Ward 2Jessie LopezMayor Pro Tem ­ Ward 3 Phil BacerraCouncilmember ­ Ward 4Johnathan Ryan HernandezCouncilmember ­ Ward 5 David PenalozaCouncilmember ­ Ward 6Mayor and Council telephone: 714­647­6900Agenda item inquiries: 714­647­6520Sonia R. CarvalhoCity Attorney Steven A. MendozaActing City Manager Jennifer L. HallCity ClerkIn compliance with the Americans with Disabilities Act (ADA), if you need special assistance to participate in this Meeting,contact Michael Ortiz, City ADA Program Coordinator, at (714) 647­5624. Notification 48 hours prior to the Meeting will enablethe City to make reasonable arrangements to assure accessibility to this meeting. The City Council agenda and supportingdocumentation can be found on the City’s website – https://www.santa­ana.org/agendas­and­minutes/CITY VISION AND CODE OF ETHICSThe City of Santa Ana is committed to achieving a shared vision for the organization and itscommunity. The Vision, Mission and Guiding Principles (Values) are the result of a thoughtfuland inclusive process designed to set the City and organization on a course that meets thechallenges of today and tomorrow, as follows:Vision ­ The dynamic center of Orange County which is acclaimed for our: Investment inyouth • Safe and healthy community • Neighborhood pride • Thriving economic climate •Enriched and diverse culture • Quality government servicesMission ­ To deliver efficient public services in partnership with our community which ensurespublic safety, a prosperous economic environment, opportunities for our youth, and a highquality of life for residents.Guiding Principles ­ Collaboration • Efficiency • Equity • Excellence • Fiscal Responsibility •Innovation • TransparencyCode of Ethics and Conduct ­ At the Special Municipal Election held on February 5, 2008,voters approved an amendment to the City Charter which established the Code of Ethics andConduct for elected officials and members of appointed boards, commissions, andcommittees to assure public confidence. The following are the core values expressed: •Integrity • Honesty • Responsibility • Fairness • Accountability • Respect • EfficiencyMembers of the public may attend the City Council meeting in­person or join via Zoom. As acourtesy to the public, the City Council meeting will occur live via teleconference Zoomwebinar. You may view the meeting from your computer, tablet or smart phone via YouTubeLiveStream at www.youtube.com/user/SantaAnaLibrary or on CTV3, available on Spectrumchannel 3.PUBLIC COMMENTS – Members of the public who wish to address the City Council onclosed session items, items on the regular agenda, or on matters which are not on theagenda but are within the subject matter jurisdiction, of the City Council may do so by one ofthe following ways:MAILING OPTION written communications – Public comments may be mailed to:Office of the City Clerk, 20 Civic Center Plaza M­30, Santa Ana, CA 92701. All writtencommunications received via mail by 4:00 p.m. on the day of the meeting will bedistributed to the City Council and imaged into the City’s document archive systemwhich is available for public review.SENDING E­MAIL OPTION – Public comments may be sent via email to the CityClerk’s office at eComment@santa­ana.org. Please note the agenda item you arecommenting on in the subject line of the email. All emails received two (2) hours beforethe scheduled start of the meeting will be distributed to the City Council and imagedinto the City’s document archive system which is available for public review.LIVE VIRTUAL OPTION – As a courtesy, members of the public may provide livecomments during the meeting by Zoom or Conference Call. To join by Zoom click on ortype the following address into your web browserhttps://us02web.zoom.us/j/315965149. To join the Conference Call: Dial (669) 900­9128 and enter MEETING ID: 315 965 149#. You will be prompted by the City Clerkwhen it is time for a: i) closed session item, ii) general agenda item, iii) public hearingitem, iv) special agenda item, or v) for Housing Authority item. You may request tospeak by dialing *9 from your phone or you may virtually raise your hand from Zoom.After the Clerk confirms the last three digits of the caller’s phone number or Zoom IDand unmutes them, the caller must press *6 or microphone icon to speak. Callers areencouraged, but not required, to identify themselves by name. Each caller will beprovided three (3) minutes to speak, unless due to the number of speakers wanting tospeak a decision is made to provide a different amount of time to speak.IN­PERSON OPTION ­ Members of the public can provide in­person comments at thepodium in the Council Chamber. The Council Chamber will have seating available formembers of the public to attend the meeting in­person. Public comments are limited tothree (3) minutes per speaker, unless a different time is announced by the presidingchair. Speakers who wish to address the Council must do so by submitting a“Request to Speak” card by 4:00 p.m. for Closed Session items and by 5:45 p.m.for all other designated public comment periods as listed below. Cards will not beaccepted after the Public Comment Session begins without the permission of thepresiding chair.The following designated public comment periods are:1. LIVE PUBLIC COMMENTS ON CLOSED SESSION ITEMS – You can provide livecomments on closed session items by joining Zoom or the Conference Call as described inthe LIVE or IN­PERSON PUBLIC COMMENTS OPTION above. Speaker queue will openat 3:30 p.m. YOU MUST JOIN ZOOM OR THE CONFERENCE CALL and raise yourhand BY 4:00 p.m. Speakers who are not in the speaker queue with their hand raised by4:00 p.m. will not be permitted to speak.  2. LIVE PUBLIC COMMENTS ON REGULAR AGENDA ITEMS AND NON­AGENDAITEMS (GENERAL PUBLIC COMMENT) – You can provide comments by joining Zoom orthe Conference Call as described in the LIVE or IN­PERSON PUBLIC COMMENTSOPTION above. Speaker queue will open at 3:30 p.m. YOU MUST JOIN ZOOM OR THECONFERENCE CALL and raise your hand PRIOR TO 5:45 p.m. Speakers who are not inthe speaker queue with their hand raised by 5:45 p.m. will not be permitted to speak.3. LIVE PUBLIC COMMENTS ON PUBLIC HEARING ITEMS – You can providecomments by joining Zoom or the Conference Call as described in the LIVE or IN­PERSONPUBLIC COMMENTS OPTION above. Speakers not in the queue by 5:45 p.m. will not bepermitted to speak. 4. LIVE PUBLIC COMMENTS ON HOUSING AUTHORITY ITEMS – You can providecomments by joining Zoom or the Conference Call as described in the LIVE or IN­PERSONPUBLIC COMMENTS OPTION above. Speakers not in the queue by 5:45 p.m. will not bepermitted to speak.   TRANSLATION SERVICES ­ Spanish interpreting services are provided at CityCouncil meetings. Simultaneous Spanish interpretation is provided through the useof headsets and consecutive interpretation (Spanish­to­English) in addition to thosewishing to address the City Council at the podium. La ciudad provee servicios de interpretación al español en las juntas del Consejo. La interpretación simultánea al español se ofrece por medio del uso de audífonos yla interpretación consecutiva (español a inglés) también está disponible paracualquiera que desee dirigirse al concilio municipal en el podio.About the AgendaTo download or view the attachments (staff report and other supporting documentation) foreach agenda item, you must select the agenda item to see the attachments to either open ina new link (the eyeball ) or download a pdf (the cloud symbol with the down arrow ).CLOSED SESSIONCALL TO ORDERATTENDANCE Council Members Phil BacerraJohnathan Ryan HernandezDavid PenalozaThai Viet PhanBenjamin VazquezMayor  Pro Tem Jessie LopezMayorValerie AmezcuaActing City Manager Steven A. MendozaCity Attorney Sonia R. CarvalhoCity Clerk Jennifer L. HallROLL CALLADDITIONS\DELETIONS TO CLOSED SESSIONPUBLIC COMMENTS – Members of the public may address the City Council on ClosedSession items.RECESS – City Council will recess to Closed Session for the purpose of conducting regularCity business.CLOSED SESSION ITEMS – The Brown Act permits legislative bodies to discuss certainmatters without members of the public present. The City Council finds, based on advice fromthe City Attorney, that discussion in open session of the following matters will prejudice theposition of the City in existing and anticipated litigation:1.CONFERENCE WITH LEGAL COUNSEL – EXISTING LITIGATION pursuant toParagraph (1) of subdivision (d) of Section 54956.9 of the Government Code:Jesus Morales Guerrero v. City of Santa Ana, Michael Claborn, and DOES 1 through50, Orange County Superior Court, Case No. 30­2021­012235092.CONFERENCE WITH LEGAL COUNSEL – SIGNIFICANT EXPOSURE TOLITIGATION pursuant to Government Code Section 54956.9(d)(2):One matter [personnel claim]3.CONFERENCE WITH LEGAL COUNSEL – ANTICIPATED LITIGATION pursuant toGovernment Code Section 54956.9(d)(2):One (1) matter4.CONFERENCE WITH LABOR NEGOTIATOR pursuant to Government Code Section54957.6(a):Agency Negotiator: Ramon Figueroa, Acting Human Resources Executive DirectorEmployee Organization:     Santa Ana Police Officers Association (POA)     Confidential Association of Santa Ana (CASA)5.PUBLIC EMPLOYEE PERFORMANCE EVALUATION pursuant to Government CodeSection 54957(b)(1)Title: City Attorney6.PUBLIC EMPLOYEE PERFORMANCE EVALUATION pursuant to Government CodeSection 54957(b)(1):Title: Acting City Manager7.PUBLIC EMPLOYEE EMPLOYMENT/APPOINTMENT pursuant to Government CodeSection 54957Title: Acting City Manager/Interim City Manager/Permanent City Manager8.CONFERENCE WITH LABOR NEGOTIATOR pursuant to Government Code Section54957.6Agency Designated Representative: Sonia R. Carvalho, City AttorneyUnrepresented Employee: City ManagerRECONVENE – City Council will reconvene to continue regular City business.CITY COUNCIL REGULAR OPEN SESSIONCALL TO ORDERATTENDANCE Council Members Phil BacerraJohnathan Ryan HernandezDavid PenalozaThai Viet PhanBenjamin VazquezMayor  Pro Tem Jessie LopezMayorValerie AmezcuaActing City Manager Steven A. MendozaCity Attorney Sonia R. CarvalhoCity Clerk Jennifer L. HallROLL CALLPLEDGE OF ALLEGIANCE Mayor AmezcuaWORDS OF INSPIRATION Fr. Mario A. Juarez, Saint Anne ChurchADDITIONS\DELETIONS TO THE AGENDACEREMONIAL PRESENTATIONS1.Proclamation present by Mayor Amezcua to Beta Cell Foundation declaring November2023 as Diabetes Month2.Proclamation presented by Mayor Pro Tem Lopez to Family Court Awareness MonthCommittee declaring November 2023 as Family Court Awareness Month3.City Tile and Proclamation presented by Councilmember Penaloza to Santa AnaPolice Chief David Valentin Congratulating him on his Retirement and 33 years ofDistinguished Service to the CommunitySTAFF PRESENTATIONS4.U.S. Army Corps of Engineers Santiago Creek Flood Risk Management Project5.Homelessness UpdateCLOSED SESSION REPORT – The City Attorney will report on any action(s) from ClosedSession.PUBLIC COMMENT – Public comments will be held during the beginning of the meeting forALL comments on agenda and non­agenda items, with the exception of public hearings.Comments for public hearings will take place after the hearing is opened.CONSENT CALENDARRECOMMENDED ACTION:  Approve staff recommendations on the followingConsent Calendar Items: 6 through 37 and waive readings of resolutions andordinances.6.Excused AbsencesDepartment(s): City Clerk’s OfficeRecommended Action: Excuse the absent members.7.Appoint Members to the Rental Housing Board Nominated by Mayor Pro Tem Lopezand Councilmember Vazquez for a Full Term Expiring in 2027Department(s): City Clerk’s OfficeRecommended Action: 1. Appoint Josephine Mendoza nominated by Mayor ProTem Lopez to the Rental Housing Board as a Mobilehome Tenant Representative for afull term expiring in 2027 and administer the Oath of Office. (Pursuant to SAMC Sec. 2­236(a), requires five affirmative votes)2. Appoint Tracy La nominated by Councilmember Vazquez to the Rental HousingBoard as an At­Large Member with no financial interest in and no ownership ofincoming­generating rental housing for a full term expiring in 2027 and administer theOath of Office. (Pursuant to SAMC Sec. 2­236(a), requires five affirmative votes)8.Minutes from the Regular Meetings of February 7, 2023 and February 21, 2023, andfrom the Special Closed Session and Regular Meetings of March 7, 2023 and March21, 2023.Department(s): City Clerk’s OfficeRecommended Action: Approve minutes.9.Quarterly Report for Housing Division Projects and Activities for the period of July 1,2023 to September 30, 2023Department(s): Community Development AgencyRecommended Action: Receive and file the Quarterly Report for Housing Divisionprojects and activities for the period of July 1, 2023 to September 30, 2023.10.Approve Release of Nonprofit Community Development Block Grant Application forFiscal Years 2024–26Department(s): Community Development AgencyRecommended Action: Approve the release of Nonprofit Community DevelopmentBlock Grant Application for Fiscal Years 2024–26. 11.Approve an Appropriation Adjustment Accepting the 2022 Proposition 69 – DNAIdentification Funds and Award Purchase Order to Foster + Freeman for Crime­liteAUTO Camera Kits for the Santa Ana Police Department in the amount of $113,462(Specification No.23­161) (Non­General Fund and General Fund)Department(s): Police DepartmentRecommended Action: 1. Approve an appropriation adjustment recognizing$103,500 in the Police Special Revenue account and appropriate same toexpenditure account. (Requires five affirmative votes)2. Authorize a one­time purchase and payment of Purchase Order to Foster +Freeman for three Crime­lite AUTO camera kits in the amount of $113,462, subject tonon­substantive changes approved by the City Manager and City Attorney.12.Fiscal Year 2023­24 First Quarter Budget Report and Proposed AppropriationAdjustmentsDepartment(s): Finance and Management ServicesRecommended Action:1. Approve the appropriation adjustments to General Fund expenditures asdetailed in the body of this report, with a net reduction of $408,196 and a netreduction to the General Fund revenue estimates of $530,000. (Requires fiveaffirmative votes) 2. Receive and file the First Quarter Budget Update.13.Amend Blanket Order Contract with Grainger, Inc. for Maintenance, Repair, andOperational Supplies, for a revised not­to­exceed amount of $1,450,000.(Specification No. 20­001) (General Fund)Department(s): Finance and Management ServicesRecommended Action: Authorize the City Manager to execute an amendment toincrease the Blanket Order Contract authority with Grainger, Inc. for the purchase ofmaintenance, repair, and operational supplies by $100,000, for a revised annualamount not­to­exceed $350,000 for the current contract term expiring December 31,2023, and one remaining one­year renewal option, subject to non­substantivechanges approved by the City Manager and City Attorney.14.Award Aggregate Blanket Order Contracts to 1­Step Ahead, Branded Gifts Plus,BSN Sports, LLC, Loso Creation, and So. Cal Embroidery, LLC for Custom ImprintClothing and Accessories, in a not­to­exceed aggregate amount of $2,125,000(Specification No. 23­129A). (General Fund & Non­General Fund)Department(s): Finance and Management ServicesRecommended Action: Award aggregate blanket order contracts to vendors listedbelow for the purchase of custom imprint clothing and accessories on an as­neededbasis in an annual amount not­ to­exceed $425,000, with a total aggregate contractamount not­to­exceed $2,125,000, for an initial two­year term expiring on November30, 2025, with provisions for three, one­year renewal options, subject to non­substantive changes approved by the City Manager and City Attorney. Vendor Location Location1­Step Ahead Huntington Beach, CABranded Gifts Plus El Cajon, CABSN Sports, LLC Dallas, TXLoso Creation Santa Ana, CASo. Cal Embroidery, LLC Santa Ana, CA15.Amend Blanket Order Contract with ODP Business Solutions, LLC (Office Depot, Inc.)for Office Supplies, for a revised not­to­exceed amount of $1,000,000 (SpecificationNo. 22­061) (General Fund)Department(s): Finance and Management ServicesRecommended Action: Authorize the City Manager to execute an amendment toincrease the Blanket Order Contract authority with ODP Business Solutions, LLC forthe purchase of office supplies by $75,000 per year for a revised annual amount not­to­exceed $250,000 for the current contract term expiring May 31, 2024, and threeremaining one­year renewal options, subject to non­substantive changes approved bythe City Manager and City Attorney.16.Amend the Blanket Order Contract for the Purchase of Paper Products andMiscellaneous Supplies with American Sanitary Supply, Inc., for a Revised ContractAmount Not to Exceed $1,220,000 for the Remainder of Contract Term andRemaining Renewal Options (Specification No. 21­043) (Non­General Fund)Department(s): Public Works AgencyRecommended Action: Amend Blanket Order Contract with American SanitarySupply, Inc., for paper products and related supplies,  increasing the contract amountby $800,000, for a new total not to exceed $1,220,000, for the remainder of thecurrent term expiring September 20, 2024, and the remaining one­year renewalperiod, subject to non­substantive changes approved by the City Manager and CityAttorney.17.Amend the Blanket Order Contracts for the Purchase of Rock, Sand, and Gravel withPTI Sand & Gravel, Inc., for a New Amount Not to Exceed $1,012,500 (Specification21­134) (Non­General Fund)Department(s): Public Works AgencyRecommended Action: Authorize the City Manager to execute an amendment toincrease the contract amount by $525,000, for a new annual amount not to exceed$247,500, and a total contract amount not to exceed $1,012,500 for the remainder ofthe current term expiring December 31, 2023, with three one­year renewal periods,subject to non­substantive changes approved by the City Manager and City Attorney18.Amend Blanket Order Contracts for Equipment Rentals with Sunbelt Rentals, UnitedRentals, and Herc Rentals for a Revised Total Amount not to Exceed $2,550,000(Specification No. 22­045) (General Fund)Department(s): Public Works AgencyRecommended Action: Authorize the City Manager to execute an amendment to theBlanket Order Contracts for equipment rentals to increase the annual aggregateamount by $290,000, for a revised total annual amount not to exceed $568,000, and atotal contract amount not to exceed $2,550,000 for the remainder of the current termexpiring April 19, 2024, and three remaining one­year renewal periods, subject tonon­substantive changes approved by the City Manager and City Attorney.19.Award Aggregate Blanket Order Contracts to Heritage Landscape Supply Group, Inc,SiteOne Landscape Supply, and Waterline Technologies, Inc. for Chemical Products,in An Aggregate Amount Not to Exceed $1,000,000 (Specification No. 23­104) (Non­General Fund)Department(s): Public Works AgencyRecommended Action: Award aggregate Blanket Order Contracts to HeritageLandscape Supply Group, Inc., SiteOne Landscape Supply, and WaterlineTechnologies, Inc. for chemical products on an as­needed basis in an annual amountof $200,000 and total aggregate amount not to exceed $1,000,000 for an initial three­year period beginning December 1, 2023 and expiring November 30, 2026, withprovisions for two one­year renewal options, subject to non­substantive changesapproved by the City Manager and City Attorney.20.Award Purchase Order to Bizon Group, Inc. for Storage Containers (IFB 23­103)(Non­General Fund)Department(s): Public Works AgencyRecommended Action: Authorize a one­time purchase and payment of PurchaseOrder to Bizon Group, Inc for thirteen new storage containers, in an amount not toexceed $128,430, subject to non­substantive changes approved by the City Managerand City Attorney.21.Award a Purchase Order to Seavco Inc. dba Irv Seaver Motorcycles for Sixteen BMWMotorcycles in an Amount Not to Exceed $484,806 (Specification No. 23­148);Appropriation Adjustment for Future Vehicle Purchases (Non­General Fund)Department(s): Public Works AgencyRecommended Action: 1. Approve an appropriation adjustment recognizing$1,235,687 in prior year fund balance in the Equipment Replacement Fund, Prior YearCarry Forward revenue account and appropriate the same amount into the EquipmentReplacement Fund, Machinery and Equipment expenditure account for this item andanticipated FY 2023­2024 replacement vehicle expenditures. (Requires fiveaffirmative votes)2. Authorize a one­time purchase and payment of purchase order to Seavco Inc. dbaIrv Seaver Motorcycles for sixteen BMW R 1250 RT­P Motorcycles, in the amount of$479,806, plus a contingency amount of $5,000, for a total amount not to exceed$484,806, subject to non­substantive changes approved by the City Manager and CityAttorney.22.Award Purchase Orders to Guaranty Chevrolet Motors, Inc. of Santa Ana and PenskeChevrolet of Cerritos in an Aggregate Amount Not to Exceed $706,035 (SpecificationNo. 23­149) (General Fund and Non­General Fund)Department(s): Public Works AgencyRecommended Action: 1. Authorize a one­time purchase and payment of purchaseorder to Guaranty Chevrolet Motors, Inc. for three Chevrolet Silverado 2500HD andone Chevrolet Silverado 1500 trucks, in the amount of $388,202, plus a contingencyamount of $20,000, for a total amount not to exceed $408,202, subject to non­substantive changes approved by the City Manager and City Attorney.2. Authorize a one­time purchase and payment of purchase order to PenskeChevrolet of Cerritos for six Chevrolet Colorado trucks, in the amount of $277,833,plus a contingency amount of $20,000, for a total amount not to exceed $297,833,subject to non­substantive changes approved by the City Manager and City Attorney.23.Award a Purchase Order to South Coast Bobcat for One Bobcat S66 Loader Vehiclewith Trailer in an Amount Not to Exceed $128,968 (Specification No. 23­160) (Non­General Fund)Department(s): Public Works AgencyRecommended Action: Authorize a one­time purchase and payment of purchaseorder to South Coast Bobcat for one Bobcat S66 with Trailer, in the amount of$118,968, plus a contingency amount of $10,000, for a total amount not to exceed$128,968, subject to non­substantive changes approved by the City Manager and CityAttorney.24.Approve Additional Contingency Funds in the Amount of $310,000 for an ExistingConstruction Contract with Vido Samarzich, Inc., and Additional ContractAdministration, Inspection and Testing in the Amount of $40,000 with an EstimatedProject Delivery Cost of $1,650,000 for the Glenwood Place Water ImprovementsProject (Project No. 23­6476) (Non­General Fund)Department(s): Public Works AgencyRecommended Action: Approve an amendment to the Project Cost Analysis in theamount of $350,000 (previously­approved transfer of funds for the Main Street SlurryProject No. 20­6959) for $310,000 in additional contingency funds and $40,000 inadditional contract administration, inspection, and testing, for a new estimated totalconstruction delivery cost of $1,650,000, subject to non­substantive changesapproved by the City Manager and City Attorney.25.Award a Construction Contract to Dominguez General Engineering, Inc. in the Amountof $2,133,362 for the North East Annexation Water & Sewer Main Improvements, withan Estimated Project Delivery Cost of $2,986,706 (Project Nos. 21­6453, 21­6619 &24­6710) (Non­General Fund)Department(s): Public Works AgencyRecommended Action: 1. Approve an appropriation adjustment recognizing prioryear fund balance of $711,814 in the Select Street Construction, Prior Year CarryForward revenue account and appropriating the same amount to the Select StreetConstruction, Improvements Other Than Building expenditure account for current yearexpenditures.  (Requires five affirmative votes)2. Approve an appropriation adjustment accepting California State Water ResourcesControl Board’s Drinking Water State Revolving Fund loan funds in the amount of$1,529,220 into the Sanitary Sewer Capital Recovery Charges, Financing Proceedsrevenue account and appropriate the same amount to the Sanitary Sewer CapitalRecovery Charges, Improvements Other Than Building expenditure account for currentyear expenditures.  (Requires five affirmative votes)3. Approve an amendment to the FY 2023­24 Capital Improvement Program toinclude $711,814 and $1,529,220 in construction funds for the North East AnnexationWater & Sewer Main Improvements Project.4. Award a construction contract to Dominguez General Engineering, Inc., the lowestresponsible bidder, in accordance with the base bid in the amount of $2,133,362,subject to  change orders (not­to­exceed 25% of the base bid) in accordance with theGreenbook: Standard Specifications for Public Works Construction, for constructionof the North East Annexation Water & Sewer Main Improvements Project, for a termbeginning November 7, 2023, and ending upon project completion, and authorize theCity Manager to execute the contract subject to non­substantive changes approved bythe City Manager and the City Attorney.5. Approve the Project Cost Analysis for a total estimated construction delivery cost of$2,986,706 which includes $2,133,362 for the construction contract, $320,004 forcontract administration, inspection, and testing, and a $533,340 project contingencyfor unanticipated or unforeseen work.6. Determine that in accordance with the California Environmental Quality Act(CEQA), a Mitigated Negative Declaration was prepared for the project and was filedwith document number 202385000522.26.Approve Municipal Facilities License Agreement with T­Mobile West LLCDepartment(s): Public Works AgencyRecommended Action: Authorize the City Manager to execute an agreement with T­Mobile West LLC for the use of certain City facilities for a ten­year period, withprovisions for two automatic five­year extensions, subject to non­substantive changesapproved by the City Manager and City Attorney (Agreement No. 2023­XXX).27.Award an Agreement to Revenue & Cost Specialists, LLC for Comprehensive ImpactFee Study Consulting Services Not to Exceed $115,150 (General Fund)Department(s): Public Works AgencyRecommended Action: Authorize the City Manager to execute a consulting servicesagreement with Revenue & Cost Specialists, LLC for a two­year term beginningNovember 7, 2023, and ending November 6, 2025 for the preparation of aComprehensive Development Impact Fee Study, for a total amount not to exceed$115,150, subject to non­substantive changes approved by the City Manager and CityAttorney (Agreement No. 2023­XXX).28.Approve Amendments to Agreements with Eduardo Garcia dba Dynamic VideoCommunications, LLC, IPTV International Inc. dba TV Pro Gear, Inc., and ThomasBystry dba Video Engineering Services to Continue Video Production Services forCity Council Meetings and Other As­Needed Video Services (General Fund)Department(s): City Manager OfficeRecommended Action: Authorize the City Manager to execute first amendments tothe agreements with Dynamic Video Communications, LLC, TV Pro Gear, Inc., andVideo Engineering Services to continue video production services for City Councilmeetings and other as­needed video services for the period of January 1, 2024through December 31, 2024, for a shared aggregate amount not to exceed $200,000,for a total aggregate amount not to exceed $800,000 subject to substantive changesapproved by the City Manager and City Attorney (Agreement No. 2023­XXX).29.Approve a Second Amendment to the Agreement with RSG, Inc. for theAdministration, Management, and Implementation of the Rent Stabilization and JustCause Eviction Ordinance on an As­Needed Basis in an Amount not to exceed$500,000Department(s): Community Development AgencyRecommended Action: Authorize the City Manager to execute a SecondAmendment to the Agreement with RSG, Inc., for the administration, management,and implementation of the Rent Stabilization and Just Cause Eviction Ordinance, foran amount not to exceed $500,000, for a total agreement amount not to exceed$1,300,000, subject to non­substantive changes approved by the City Manager andCity Attorney (Agreement No. 2023­XXX).30.Approve an Agreement with America on Track and Nati’s House dba Neutral Groundfor Gang Prevention and Intervention Program Services that promotes a proactive,preventative approach to addressing concerns with at­risk youth and gang activity(Revive Santa Ana Program)Department(s): Community Development AgencyRecommended Action:1. Authorize the City Manager to execute an agreement with America on Track in theamount of $200,000 for a one­year term, with an option to extend for one year, fora two­year aggregate total not to exceed $400,000, for gang prevention andintervention services, for a term beginning December 1, 2023, subject to non­substantive changes approved by the City Manager and City Attorney (AgreementNo. 2023­XXX).2. Authorize the City Manager to execute an agreement with Nati’s House dbaNeutral Ground in the amount of $200,000 for a one­year term, with an option toextend for one year, for a two­year aggregate total not to exceed $400,000, forgang prevention and intervention services, for a term beginning December 1,2023, subject to non­substantive changes approved by the City Manager and CityAttorney (Agreement No. 2023­XXX).31.Approve a First Amendment to the Agreement with Jorge Melgoza, DBA ArdentErgonomics for Preventative Ergonomics AssessmentsDepartment(s): Human ResourcesRecommended Action: Authorize the City Manager to execute a First Amendmentto the Agreement with Jorge Melgoza, DBA Ardent Ergonomics, to continue toprovide preventative ergonomic assessments for City employees for an additionalamount not to exceed $50,000 (not to exceed $100,000 for the entirety of theAgreement expiring on November 22, 2024), subject to non­substantive changesapproved by the City Manager and City Attorney (Agreement No. 2023­XXX).32.Approve Agreements for Qualified Consultants to Provide On­Call Environmental andPlanning Services for Planning Projects and Supplemental Staff Services for anAggregate Amount Not to Exceed $4,950,000, for up to a Five­Year Term.Department(s): Planning and Building AgencyRecommended Action: Authorize the City Manager to execute agreements toengage each of the 35 environmental and planning services firms listed below, as­needed, for a period of five years beginning November 7, 2023 through November 7,2028, to provide on­call environmental, technical, and planning services for thePlanning and Building Agency at the fees set forth in their responses to Request forQualifications (No. 23­142) for an aggregate amount not to exceed $4,950,000, for upto a five­year term, subject to non­substantive changes by the City Manager and CityAttorney (Agreement No. 2023­XXX).ConsultantsArchitectural ResourceGroup InterwestArdurraKimley HornAscentM­GroupAspen Environmental Group Michael Baker InternationalChambers Group MIG, Inc.Circlepoint PlaceworksCSG Consultants PsomasDe Novo Planning Group RE ConsultingDudekRincon Consultants, Inc.ECORP Consulting, Inc.Sagecrest Planning and Environmental,LLCEcoTierra Consulting T&B Planning, Inc.ELMT Consulting TerraconEnvicom Corporation The Code GroupEPD Solutions, Inc.UESFCS International, Inc.Ultra Systems Environmental, Inc.GPA Consulting VCS EnvironmentalHarris & Associates Willdan EngineeringHelix EnvironmentalPlanning33.Historic Property Preservation AgreementsDepartment(s): Planning and Building AgencyRecommended Action: Authorize the City Manager, or designee, to execute theattached Mills Act agreements with the below­referenced property owners for theidentified structure(s), subject to non­substantive changes approved by the CityManager and City Attorney.Property Owner(s)Historic PropertyPreservationAgreement No.Address/House Vote by HRCThe Peterson LivingTrust Dated August15, 2003 2023­07 1908 NorthGreenleaf Street 8:0:0:04th and BroadwayOZ SPE, LLC, aDelaware LimitedLiability Company 2023­08 302 West FourthStreet 8:0:0:0Determine that the proposed projects are exempt from further review in accordancewith the California Environmental Quality Act as Categorical Exemptions ER No.2023­61 and ER No. 2023­78 will be filed for the projects.34.First Amendment to Agreement with TriTech Software Systems for Computer AidedDispatch and Records Management System Software (General Fund)Department(s): Police DepartmentRecommended Action: Authorize the City Manager to execute the First Amendmentto the agreement with TriTech Software Systems for the continued implementation aswell as support and maintenance of Computer Aided Dispatch and RecordsManagement System software for an additional three­year period beginningNovember 23, 2023 through November 22, 2026, subject to non­substantive changesapproved by the City Manager and City Attorney (Agreement No. 2023­XXX).35.Adopt a Resolution, Approve an Agreement and Appropriation Adjustment Acceptingthe FY 2022 Emergency Management Performance Grant (Non­General Fund)Department(s): Police DepartmentRecommended Action:1. Adopt a resolution authorizing the City Manager to act on behalf of the City ofSanta Ana for obtaining federal funds related to homeland security, emergencymanagement and/or disaster recovery, provided by the U.S. Department ofHomeland Security and sub­granted through the State of California and theCounty of Orange.Resolution No. 2023­XXX entitled A RESOLUTION OF THE CITY COUNCIL OFTHE CITY OF SANTA ANA AUTHORIZING THE CITY MANAGER OR HERDESIGNEE(S) TO OBTAIN 2022 EMERGENCY MANAGEMENTPERFORMANCE GRANT FUNDS THROUGH THE COUNTY OF ORANGE2. Authorize the City Manager to execute a two­year agreement with the County ofOrange for the period of July 1, 2022 through June 30, 2024, for the FY 2022Emergency Management Performance Grant in an amount not to exceed$52,569, subject to non­substantive changes approved by the City Manager andCity Attorney(Agreement No. 2023­XXX).3. Approve an appropriation adjustment recognizing $52,569 in Law EnforcementGrants revenue account, and appropriating same to the Emergency ManagementPerformance Grant expenditure account. (Requires five affirmative votes)36.Award Purchase Order to Advanced Exercise Fitness Solutions for ExerciseEquipment in the Amount of $76,203 and Resolution to Accept Donation of ExerciseEquipment for the Santa Ana Police Department Fitness Center (Specification No.23­169) (Non­General Fund)Department(s): Police DepartmentRecommended Action:1. Authorize a one­time purchase and payment of Purchase Order to AdvancedExercise Fitness Solutions for various Life Fitness cardio and Hammer Strengthexercise equipment and installation for the Santa Ana Police Department Fitness Center in the amount of $76,203. 2. Adopt a resolution accepting the donation of two Life Fitness Treadmills, valued at $14,743.97, from the Santa Ana Police Officers Association. RESOLUTION NO. 2023­XXX entitled A RESOLUTION OF THE CITY COUNCIL OF THE CITY OF SANTA ANA ACCEPTING THE DONATION OF GYM EQUIPMENT FROM THE SANTA ANA POLICE OFFICER ASSOCIATION FOR USE IN THE BRUCE R. CARLSON FITNESS CENTER LOCATED AT THE SANTA ANA POLICE DEPARTMENT 37.Resolution Authorizing the Grant Application, Acceptance, and Execution of Grant Funds from the California State Library’s Building Forward Library Facilities Improvement Program. Department(s): Library Recommended Action: Adopt a resolution authorizing the application, acceptance, and execution of grant funds from the California State Library’s Building Forward Library Facilities Improvement Program, approval to implement the awarded project, and designate Library Services Director, Brian Sternberg, as the Authorized Representative to enter into the grant agreement  **END OF CONSENT CALENDAR** BUSINESS CALENDAR 38.Rental Registry Informational Report Department(s): Community Development Agency Recommended Action: Accept infomational report and provide direction to staff. 39.Consider Whether to Adopt a Resolution Calling and Giving Notice of a General Municipal Election to be held in the City of Santa Ana on November 5, 2024, Requesting Consolidation with the Statewide General Election, and Placing a Ballot Measure Before the Voters Asking Whether to Amend the Santa Ana City Charter to Authorize and Implement Noncitizen Voting in Municipal Elections Department(s): City Attorney Office Recommended Action: Approve a Resolution Calling and Giving Notice of a General Municipal Election to be held in the City of Santa Ana on November 5, 2024 for the Submission of a Ballot Measure to the Qualified Voters Proposing an Amendment to the Santa Ana City Charter to Authorize and Implement Noncitizen Voting in Municipal Elections. RESOLUTION NO. 2023­XXX entitled A RESOLUTION OF THE CITY COUNCIL OF THE CITY OF SANTA ANA CALLING AND GIVING NOTICE OF A GENERAL MUNICIPAL ELECTION TO BE HELD IN THE CITY OF SANTA ANA ON NOVEMBER 5, 2024 FOR THE SUBMISSION OF A BALLOT MEASURE TO THE QUALIFIED VOTERS ASKING IF THE CITY OF SANTA ANA SHOULD PERMIT NONCITIZEN VOTING IN ALL CITY MUNICIPAL ELECTIONS (includes determination that the Resolution is not subject to the California Environmental Quality Act (CEQA) pursuant to sections 15060(c)(2) and 15060(c)(3) of the State CEQA Guidelines because it will not result in a direct or reasonably foreseeable indirect physical change in the environment and it is not a “project” as defined in section 15378 of the State CEQA Guidelines) **END OF BUSINESS CALENDAR** CITY MANAGER COMMENTS COUNCIL COMMENTS AB1234 DISCLOSURE – If the City paid for travel or other expenses this is the time for members of the Council to provide a brief oral report on attendance of any regional board or commission meeting or any conference, meeting or event attended. ADJOURNMENT – Adjourn the City Council meeting and convene to the Housing Authority meeting. Future Items 1. Sanitation Fee Cost of Service Study and Prop. 218 Process Authorization 2. Board and Commission Members Compensation Increase 3. 2024 City Council Meeting Calendar POSTING STATEMENT: On October 31, 2023, a true and correct copy of this agenda was posted at the entrance to City Hall, 20 Civic Center Plaza, Santa Ana, CA 92701. Internet Access to City Council, Agency, and Authority agendas and related material is available prior to meetings at santa­ana.org/city­meetings. HOUSING AUTHORITY CALL TO ORDER ATTENDANCE Authority Members Phil Bacerra  Johnathan Ryan Hernandez David Penaloza Thai Viet Phan Benjamin Vazquez Vice Chair Jessie Lopez Chair Valerie Amezcua Acting City Manager Stephen A. Mendoza City Attorney Sonia R. Carvalho Recording Secretary Jennifer L. Hall ROLL CALL ADDITIONS\DELETIONS TO THE HOUSING AUTHORITY AGENDA PUBLIC COMMENTS – Members of the public may address Housing Authority on items on the Housing Authority agenda.  CONSENT CALENDAR RECOMMENDED ACTION:  Approve staff recommendations on the following Consent Calendar Items: 1 and 4 and waive readings for resolutions and ordinances. 1.Excused Absences Department(s): City Clerk’s Office Recommended Action: Excuse the absent members. 2.Minutes from the Regular Meeting of August 1, 2023 Department(s): City Clerk’s Office Recommended Action: Approve minutes. 3.Quarterly Report for the Housing Choice Voucher Program for the Period of July 1, 2023 to September 30, 2023 Department(s): Community Development Agency Recommended Action: Receive and file the Quarterly Report for the Housing Choice Voucher Program for the period of July 1, 2023 to September 30, 2023. 4.Authorize staff to enter into a Memorandum of Understanding with CalOptima Health, Orange County Housing Authority, Anaheim Housing Authority, and Garden Grove Housing Authority, to facilitate access to supportive services for voucher holders assisted by the Housing Authority Department(s): Community Development Agency Recommended Action: Authorize the Executive Director of the Housing Authority to execute a Memorandum of Understanding with CalOptima Health to facilitate access to supportive services for voucher holders assisted by the Housing Authority. **END OF CONSENT CALENDAR** HOUSING AUTHORITY MEMBER COMMENTS ADJOURNMENT – Adjourn the Housing Authority meeting. POSTING STATEMENT: On October 31, 2023, a true and correct copy of this agenda was posted at the entrance to City Hall, 20 Civic Center Plaza, Santa Ana, CA 92701. Internet Access to City Council, Agency, and Authority agendas and related material is available prior to meetings at santa­ana.org/city­meetings.   City Council 18 11/7/2023   City Council and Housing Authority MeetingPacketNovember 7, 2023CLOSED SESSION MEETING – 4:00 PMREGULAR OPEN MEETING – 5:30 PM (Immediately following the Closed Session Meeting)CITY COUNCIL CHAMBER22 Civic Center Plaza Santa Ana, CA 92701Valerie AmezcuaMayorThai Viet PhanCouncilmember – Ward 1 Benjamin VazquezCouncilmember ­ Ward 2Jessie LopezMayor Pro Tem ­ Ward 3 Phil BacerraCouncilmember ­ Ward 4Johnathan Ryan HernandezCouncilmember ­ Ward 5 David PenalozaCouncilmember ­ Ward 6Mayor and Council telephone: 714­647­6900Agenda item inquiries: 714­647­6520Sonia R. CarvalhoCity Attorney Steven A. MendozaActing City Manager Jennifer L. HallCity ClerkIn compliance with the Americans with Disabilities Act (ADA), if you need special assistance to participate in this Meeting,contact Michael Ortiz, City ADA Program Coordinator, at (714) 647­5624. Notification 48 hours prior to the Meeting will enablethe City to make reasonable arrangements to assure accessibility to this meeting. The City Council agenda and supportingdocumentation can be found on the City’s website – https://www.santa­ana.org/agendas­and­minutes/CITY VISION AND CODE OF ETHICSThe City of Santa Ana is committed to achieving a shared vision for the organization and itscommunity. The Vision, Mission and Guiding Principles (Values) are the result of a thoughtfuland inclusive process designed to set the City and organization on a course that meets thechallenges of today and tomorrow, as follows:Vision ­ The dynamic center of Orange County which is acclaimed for our: Investment inyouth • Safe and healthy community • Neighborhood pride • Thriving economic climate •Enriched and diverse culture • Quality government servicesMission ­ To deliver efficient public services in partnership with our community which ensurespublic safety, a prosperous economic environment, opportunities for our youth, and a highquality of life for residents.Guiding Principles ­ Collaboration • Efficiency • Equity • Excellence • Fiscal Responsibility •Innovation • TransparencyCode of Ethics and Conduct ­ At the Special Municipal Election held on February 5, 2008,voters approved an amendment to the City Charter which established the Code of Ethics andConduct for elected officials and members of appointed boards, commissions, andcommittees to assure public confidence. The following are the core values expressed: •Integrity • Honesty • Responsibility • Fairness • Accountability • Respect • EfficiencyMembers of the public may attend the City Council meeting in­person or join via Zoom. As acourtesy to the public, the City Council meeting will occur live via teleconference Zoomwebinar. You may view the meeting from your computer, tablet or smart phone via YouTubeLiveStream at www.youtube.com/user/SantaAnaLibrary or on CTV3, available on Spectrumchannel 3.PUBLIC COMMENTS – Members of the public who wish to address the City Council onclosed session items, items on the regular agenda, or on matters which are not on theagenda but are within the subject matter jurisdiction, of the City Council may do so by one ofthe following ways:MAILING OPTION written communications – Public comments may be mailed to:Office of the City Clerk, 20 Civic Center Plaza M­30, Santa Ana, CA 92701. All writtencommunications received via mail by 4:00 p.m. on the day of the meeting will bedistributed to the City Council and imaged into the City’s document archive systemwhich is available for public review.SENDING E­MAIL OPTION – Public comments may be sent via email to the CityClerk’s office at eComment@santa­ana.org. Please note the agenda item you arecommenting on in the subject line of the email. All emails received two (2) hours beforethe scheduled start of the meeting will be distributed to the City Council and imagedinto the City’s document archive system which is available for public review.LIVE VIRTUAL OPTION – As a courtesy, members of the public may provide livecomments during the meeting by Zoom or Conference Call. To join by Zoom click on ortype the following address into your web browserhttps://us02web.zoom.us/j/315965149. To join the Conference Call: Dial (669) 900­9128 and enter MEETING ID: 315 965 149#. You will be prompted by the City Clerkwhen it is time for a: i) closed session item, ii) general agenda item, iii) public hearingitem, iv) special agenda item, or v) for Housing Authority item. You may request tospeak by dialing *9 from your phone or you may virtually raise your hand from Zoom.After the Clerk confirms the last three digits of the caller’s phone number or Zoom IDand unmutes them, the caller must press *6 or microphone icon to speak. Callers areencouraged, but not required, to identify themselves by name. Each caller will beprovided three (3) minutes to speak, unless due to the number of speakers wanting tospeak a decision is made to provide a different amount of time to speak.IN­PERSON OPTION ­ Members of the public can provide in­person comments at thepodium in the Council Chamber. The Council Chamber will have seating available formembers of the public to attend the meeting in­person. Public comments are limited tothree (3) minutes per speaker, unless a different time is announced by the presidingchair. Speakers who wish to address the Council must do so by submitting a“Request to Speak” card by 4:00 p.m. for Closed Session items and by 5:45 p.m.for all other designated public comment periods as listed below. Cards will not beaccepted after the Public Comment Session begins without the permission of thepresiding chair.The following designated public comment periods are:1. LIVE PUBLIC COMMENTS ON CLOSED SESSION ITEMS – You can provide livecomments on closed session items by joining Zoom or the Conference Call as described inthe LIVE or IN­PERSON PUBLIC COMMENTS OPTION above. Speaker queue will openat 3:30 p.m. YOU MUST JOIN ZOOM OR THE CONFERENCE CALL and raise yourhand BY 4:00 p.m. Speakers who are not in the speaker queue with their hand raised by4:00 p.m. will not be permitted to speak.  2. LIVE PUBLIC COMMENTS ON REGULAR AGENDA ITEMS AND NON­AGENDAITEMS (GENERAL PUBLIC COMMENT) – You can provide comments by joining Zoom orthe Conference Call as described in the LIVE or IN­PERSON PUBLIC COMMENTSOPTION above. Speaker queue will open at 3:30 p.m. YOU MUST JOIN ZOOM OR THECONFERENCE CALL and raise your hand PRIOR TO 5:45 p.m. Speakers who are not inthe speaker queue with their hand raised by 5:45 p.m. will not be permitted to speak.3. LIVE PUBLIC COMMENTS ON PUBLIC HEARING ITEMS – You can providecomments by joining Zoom or the Conference Call as described in the LIVE or IN­PERSONPUBLIC COMMENTS OPTION above. Speakers not in the queue by 5:45 p.m. will not bepermitted to speak. 4. LIVE PUBLIC COMMENTS ON HOUSING AUTHORITY ITEMS – You can providecomments by joining Zoom or the Conference Call as described in the LIVE or IN­PERSONPUBLIC COMMENTS OPTION above. Speakers not in the queue by 5:45 p.m. will not bepermitted to speak.   TRANSLATION SERVICES ­ Spanish interpreting services are provided at CityCouncil meetings. Simultaneous Spanish interpretation is provided through the useof headsets and consecutive interpretation (Spanish­to­English) in addition to thosewishing to address the City Council at the podium. La ciudad provee servicios de interpretación al español en las juntas del Consejo. La interpretación simultánea al español se ofrece por medio del uso de audífonos yla interpretación consecutiva (español a inglés) también está disponible paracualquiera que desee dirigirse al concilio municipal en el podio.About the AgendaTo download or view the attachments (staff report and other supporting documentation) foreach agenda item, you must select the agenda item to see the attachments to either open ina new link (the eyeball ) or download a pdf (the cloud symbol with the down arrow ).CLOSED SESSIONCALL TO ORDERATTENDANCE Council Members Phil BacerraJohnathan Ryan HernandezDavid PenalozaThai Viet PhanBenjamin VazquezMayor  Pro Tem Jessie LopezMayorValerie AmezcuaActing City Manager Steven A. MendozaCity Attorney Sonia R. CarvalhoCity Clerk Jennifer L. HallROLL CALLADDITIONS\DELETIONS TO CLOSED SESSIONPUBLIC COMMENTS – Members of the public may address the City Council on ClosedSession items.RECESS – City Council will recess to Closed Session for the purpose of conducting regularCity business.CLOSED SESSION ITEMS – The Brown Act permits legislative bodies to discuss certainmatters without members of the public present. The City Council finds, based on advice fromthe City Attorney, that discussion in open session of the following matters will prejudice theposition of the City in existing and anticipated litigation:1.CONFERENCE WITH LEGAL COUNSEL – EXISTING LITIGATION pursuant toParagraph (1) of subdivision (d) of Section 54956.9 of the Government Code:Jesus Morales Guerrero v. City of Santa Ana, Michael Claborn, and DOES 1 through50, Orange County Superior Court, Case No. 30­2021­012235092.CONFERENCE WITH LEGAL COUNSEL – SIGNIFICANT EXPOSURE TOLITIGATION pursuant to Government Code Section 54956.9(d)(2):One matter [personnel claim]3.CONFERENCE WITH LEGAL COUNSEL – ANTICIPATED LITIGATION pursuant toGovernment Code Section 54956.9(d)(2):One (1) matter4.CONFERENCE WITH LABOR NEGOTIATOR pursuant to Government Code Section54957.6(a):Agency Negotiator: Ramon Figueroa, Acting Human Resources Executive DirectorEmployee Organization:     Santa Ana Police Officers Association (POA)     Confidential Association of Santa Ana (CASA)5.PUBLIC EMPLOYEE PERFORMANCE EVALUATION pursuant to Government CodeSection 54957(b)(1)Title: City Attorney6.PUBLIC EMPLOYEE PERFORMANCE EVALUATION pursuant to Government CodeSection 54957(b)(1):Title: Acting City Manager7.PUBLIC EMPLOYEE EMPLOYMENT/APPOINTMENT pursuant to Government CodeSection 54957Title: Acting City Manager/Interim City Manager/Permanent City Manager8.CONFERENCE WITH LABOR NEGOTIATOR pursuant to Government Code Section54957.6Agency Designated Representative: Sonia R. Carvalho, City AttorneyUnrepresented Employee: City ManagerRECONVENE – City Council will reconvene to continue regular City business.CITY COUNCIL REGULAR OPEN SESSIONCALL TO ORDERATTENDANCE Council Members Phil BacerraJohnathan Ryan HernandezDavid PenalozaThai Viet PhanBenjamin VazquezMayor  Pro Tem Jessie LopezMayorValerie AmezcuaActing City Manager Steven A. MendozaCity Attorney Sonia R. CarvalhoCity Clerk Jennifer L. HallROLL CALLPLEDGE OF ALLEGIANCE Mayor AmezcuaWORDS OF INSPIRATION Fr. Mario A. Juarez, Saint Anne ChurchADDITIONS\DELETIONS TO THE AGENDACEREMONIAL PRESENTATIONS1.Proclamation present by Mayor Amezcua to Beta Cell Foundation declaring November2023 as Diabetes Month2.Proclamation presented by Mayor Pro Tem Lopez to Family Court Awareness MonthCommittee declaring November 2023 as Family Court Awareness Month3.City Tile and Proclamation presented by Councilmember Penaloza to Santa AnaPolice Chief David Valentin Congratulating him on his Retirement and 33 years ofDistinguished Service to the CommunitySTAFF PRESENTATIONS4.U.S. Army Corps of Engineers Santiago Creek Flood Risk Management Project5.Homelessness UpdateCLOSED SESSION REPORT – The City Attorney will report on any action(s) from ClosedSession.PUBLIC COMMENT – Public comments will be held during the beginning of the meeting forALL comments on agenda and non­agenda items, with the exception of public hearings.Comments for public hearings will take place after the hearing is opened.CONSENT CALENDARRECOMMENDED ACTION:  Approve staff recommendations on the followingConsent Calendar Items: 6 through 37 and waive readings of resolutions andordinances.6.Excused AbsencesDepartment(s): City Clerk’s OfficeRecommended Action: Excuse the absent members.7.Appoint Members to the Rental Housing Board Nominated by Mayor Pro Tem Lopezand Councilmember Vazquez for a Full Term Expiring in 2027Department(s): City Clerk’s OfficeRecommended Action: 1. Appoint Josephine Mendoza nominated by Mayor ProTem Lopez to the Rental Housing Board as a Mobilehome Tenant Representative for afull term expiring in 2027 and administer the Oath of Office. (Pursuant to SAMC Sec. 2­236(a), requires five affirmative votes)2. Appoint Tracy La nominated by Councilmember Vazquez to the Rental HousingBoard as an At­Large Member with no financial interest in and no ownership ofincoming­generating rental housing for a full term expiring in 2027 and administer theOath of Office. (Pursuant to SAMC Sec. 2­236(a), requires five affirmative votes)8.Minutes from the Regular Meetings of February 7, 2023 and February 21, 2023, andfrom the Special Closed Session and Regular Meetings of March 7, 2023 and March21, 2023.Department(s): City Clerk’s OfficeRecommended Action: Approve minutes.9.Quarterly Report for Housing Division Projects and Activities for the period of July 1,2023 to September 30, 2023Department(s): Community Development AgencyRecommended Action: Receive and file the Quarterly Report for Housing Divisionprojects and activities for the period of July 1, 2023 to September 30, 2023.10.Approve Release of Nonprofit Community Development Block Grant Application forFiscal Years 2024–26Department(s): Community Development AgencyRecommended Action: Approve the release of Nonprofit Community DevelopmentBlock Grant Application for Fiscal Years 2024–26. 11.Approve an Appropriation Adjustment Accepting the 2022 Proposition 69 – DNAIdentification Funds and Award Purchase Order to Foster + Freeman for Crime­liteAUTO Camera Kits for the Santa Ana Police Department in the amount of $113,462(Specification No.23­161) (Non­General Fund and General Fund)Department(s): Police DepartmentRecommended Action: 1. Approve an appropriation adjustment recognizing$103,500 in the Police Special Revenue account and appropriate same toexpenditure account. (Requires five affirmative votes)2. Authorize a one­time purchase and payment of Purchase Order to Foster +Freeman for three Crime­lite AUTO camera kits in the amount of $113,462, subject tonon­substantive changes approved by the City Manager and City Attorney.12.Fiscal Year 2023­24 First Quarter Budget Report and Proposed AppropriationAdjustmentsDepartment(s): Finance and Management ServicesRecommended Action:1. Approve the appropriation adjustments to General Fund expenditures asdetailed in the body of this report, with a net reduction of $408,196 and a netreduction to the General Fund revenue estimates of $530,000. (Requires fiveaffirmative votes) 2. Receive and file the First Quarter Budget Update.13.Amend Blanket Order Contract with Grainger, Inc. for Maintenance, Repair, andOperational Supplies, for a revised not­to­exceed amount of $1,450,000.(Specification No. 20­001) (General Fund)Department(s): Finance and Management ServicesRecommended Action: Authorize the City Manager to execute an amendment toincrease the Blanket Order Contract authority with Grainger, Inc. for the purchase ofmaintenance, repair, and operational supplies by $100,000, for a revised annualamount not­to­exceed $350,000 for the current contract term expiring December 31,2023, and one remaining one­year renewal option, subject to non­substantivechanges approved by the City Manager and City Attorney.14.Award Aggregate Blanket Order Contracts to 1­Step Ahead, Branded Gifts Plus,BSN Sports, LLC, Loso Creation, and So. Cal Embroidery, LLC for Custom ImprintClothing and Accessories, in a not­to­exceed aggregate amount of $2,125,000(Specification No. 23­129A). (General Fund & Non­General Fund)Department(s): Finance and Management ServicesRecommended Action: Award aggregate blanket order contracts to vendors listedbelow for the purchase of custom imprint clothing and accessories on an as­neededbasis in an annual amount not­ to­exceed $425,000, with a total aggregate contractamount not­to­exceed $2,125,000, for an initial two­year term expiring on November30, 2025, with provisions for three, one­year renewal options, subject to non­substantive changes approved by the City Manager and City Attorney. Vendor Location Location1­Step Ahead Huntington Beach, CABranded Gifts Plus El Cajon, CABSN Sports, LLC Dallas, TXLoso Creation Santa Ana, CASo. Cal Embroidery, LLC Santa Ana, CA15.Amend Blanket Order Contract with ODP Business Solutions, LLC (Office Depot, Inc.)for Office Supplies, for a revised not­to­exceed amount of $1,000,000 (SpecificationNo. 22­061) (General Fund)Department(s): Finance and Management ServicesRecommended Action: Authorize the City Manager to execute an amendment toincrease the Blanket Order Contract authority with ODP Business Solutions, LLC forthe purchase of office supplies by $75,000 per year for a revised annual amount not­to­exceed $250,000 for the current contract term expiring May 31, 2024, and threeremaining one­year renewal options, subject to non­substantive changes approved bythe City Manager and City Attorney.16.Amend the Blanket Order Contract for the Purchase of Paper Products andMiscellaneous Supplies with American Sanitary Supply, Inc., for a Revised ContractAmount Not to Exceed $1,220,000 for the Remainder of Contract Term andRemaining Renewal Options (Specification No. 21­043) (Non­General Fund)Department(s): Public Works AgencyRecommended Action: Amend Blanket Order Contract with American SanitarySupply, Inc., for paper products and related supplies,  increasing the contract amountby $800,000, for a new total not to exceed $1,220,000, for the remainder of thecurrent term expiring September 20, 2024, and the remaining one­year renewalperiod, subject to non­substantive changes approved by the City Manager and CityAttorney.17.Amend the Blanket Order Contracts for the Purchase of Rock, Sand, and Gravel withPTI Sand & Gravel, Inc., for a New Amount Not to Exceed $1,012,500 (Specification21­134) (Non­General Fund)Department(s): Public Works AgencyRecommended Action: Authorize the City Manager to execute an amendment toincrease the contract amount by $525,000, for a new annual amount not to exceed$247,500, and a total contract amount not to exceed $1,012,500 for the remainder ofthe current term expiring December 31, 2023, with three one­year renewal periods,subject to non­substantive changes approved by the City Manager and City Attorney18.Amend Blanket Order Contracts for Equipment Rentals with Sunbelt Rentals, UnitedRentals, and Herc Rentals for a Revised Total Amount not to Exceed $2,550,000(Specification No. 22­045) (General Fund)Department(s): Public Works AgencyRecommended Action: Authorize the City Manager to execute an amendment to theBlanket Order Contracts for equipment rentals to increase the annual aggregateamount by $290,000, for a revised total annual amount not to exceed $568,000, and atotal contract amount not to exceed $2,550,000 for the remainder of the current termexpiring April 19, 2024, and three remaining one­year renewal periods, subject tonon­substantive changes approved by the City Manager and City Attorney.19.Award Aggregate Blanket Order Contracts to Heritage Landscape Supply Group, Inc,SiteOne Landscape Supply, and Waterline Technologies, Inc. for Chemical Products,in An Aggregate Amount Not to Exceed $1,000,000 (Specification No. 23­104) (Non­General Fund)Department(s): Public Works AgencyRecommended Action: Award aggregate Blanket Order Contracts to HeritageLandscape Supply Group, Inc., SiteOne Landscape Supply, and WaterlineTechnologies, Inc. for chemical products on an as­needed basis in an annual amountof $200,000 and total aggregate amount not to exceed $1,000,000 for an initial three­year period beginning December 1, 2023 and expiring November 30, 2026, withprovisions for two one­year renewal options, subject to non­substantive changesapproved by the City Manager and City Attorney.20.Award Purchase Order to Bizon Group, Inc. for Storage Containers (IFB 23­103)(Non­General Fund)Department(s): Public Works AgencyRecommended Action: Authorize a one­time purchase and payment of PurchaseOrder to Bizon Group, Inc for thirteen new storage containers, in an amount not toexceed $128,430, subject to non­substantive changes approved by the City Managerand City Attorney.21.Award a Purchase Order to Seavco Inc. dba Irv Seaver Motorcycles for Sixteen BMWMotorcycles in an Amount Not to Exceed $484,806 (Specification No. 23­148);Appropriation Adjustment for Future Vehicle Purchases (Non­General Fund)Department(s): Public Works AgencyRecommended Action: 1. Approve an appropriation adjustment recognizing$1,235,687 in prior year fund balance in the Equipment Replacement Fund, Prior YearCarry Forward revenue account and appropriate the same amount into the EquipmentReplacement Fund, Machinery and Equipment expenditure account for this item andanticipated FY 2023­2024 replacement vehicle expenditures. (Requires fiveaffirmative votes)2. Authorize a one­time purchase and payment of purchase order to Seavco Inc. dbaIrv Seaver Motorcycles for sixteen BMW R 1250 RT­P Motorcycles, in the amount of$479,806, plus a contingency amount of $5,000, for a total amount not to exceed$484,806, subject to non­substantive changes approved by the City Manager and CityAttorney.22.Award Purchase Orders to Guaranty Chevrolet Motors, Inc. of Santa Ana and PenskeChevrolet of Cerritos in an Aggregate Amount Not to Exceed $706,035 (SpecificationNo. 23­149) (General Fund and Non­General Fund)Department(s): Public Works AgencyRecommended Action: 1. Authorize a one­time purchase and payment of purchaseorder to Guaranty Chevrolet Motors, Inc. for three Chevrolet Silverado 2500HD andone Chevrolet Silverado 1500 trucks, in the amount of $388,202, plus a contingencyamount of $20,000, for a total amount not to exceed $408,202, subject to non­substantive changes approved by the City Manager and City Attorney.2. Authorize a one­time purchase and payment of purchase order to PenskeChevrolet of Cerritos for six Chevrolet Colorado trucks, in the amount of $277,833,plus a contingency amount of $20,000, for a total amount not to exceed $297,833,subject to non­substantive changes approved by the City Manager and City Attorney.23.Award a Purchase Order to South Coast Bobcat for One Bobcat S66 Loader Vehiclewith Trailer in an Amount Not to Exceed $128,968 (Specification No. 23­160) (Non­General Fund)Department(s): Public Works AgencyRecommended Action: Authorize a one­time purchase and payment of purchaseorder to South Coast Bobcat for one Bobcat S66 with Trailer, in the amount of$118,968, plus a contingency amount of $10,000, for a total amount not to exceed$128,968, subject to non­substantive changes approved by the City Manager and CityAttorney.24.Approve Additional Contingency Funds in the Amount of $310,000 for an ExistingConstruction Contract with Vido Samarzich, Inc., and Additional ContractAdministration, Inspection and Testing in the Amount of $40,000 with an EstimatedProject Delivery Cost of $1,650,000 for the Glenwood Place Water ImprovementsProject (Project No. 23­6476) (Non­General Fund)Department(s): Public Works AgencyRecommended Action: Approve an amendment to the Project Cost Analysis in theamount of $350,000 (previously­approved transfer of funds for the Main Street SlurryProject No. 20­6959) for $310,000 in additional contingency funds and $40,000 inadditional contract administration, inspection, and testing, for a new estimated totalconstruction delivery cost of $1,650,000, subject to non­substantive changesapproved by the City Manager and City Attorney.25.Award a Construction Contract to Dominguez General Engineering, Inc. in the Amountof $2,133,362 for the North East Annexation Water & Sewer Main Improvements, withan Estimated Project Delivery Cost of $2,986,706 (Project Nos. 21­6453, 21­6619 &24­6710) (Non­General Fund)Department(s): Public Works AgencyRecommended Action: 1. Approve an appropriation adjustment recognizing prioryear fund balance of $711,814 in the Select Street Construction, Prior Year CarryForward revenue account and appropriating the same amount to the Select StreetConstruction, Improvements Other Than Building expenditure account for current yearexpenditures.  (Requires five affirmative votes)2. Approve an appropriation adjustment accepting California State Water ResourcesControl Board’s Drinking Water State Revolving Fund loan funds in the amount of$1,529,220 into the Sanitary Sewer Capital Recovery Charges, Financing Proceedsrevenue account and appropriate the same amount to the Sanitary Sewer CapitalRecovery Charges, Improvements Other Than Building expenditure account for currentyear expenditures.  (Requires five affirmative votes)3. Approve an amendment to the FY 2023­24 Capital Improvement Program toinclude $711,814 and $1,529,220 in construction funds for the North East AnnexationWater & Sewer Main Improvements Project.4. Award a construction contract to Dominguez General Engineering, Inc., the lowestresponsible bidder, in accordance with the base bid in the amount of $2,133,362,subject to  change orders (not­to­exceed 25% of the base bid) in accordance with theGreenbook: Standard Specifications for Public Works Construction, for constructionof the North East Annexation Water & Sewer Main Improvements Project, for a termbeginning November 7, 2023, and ending upon project completion, and authorize theCity Manager to execute the contract subject to non­substantive changes approved bythe City Manager and the City Attorney.5. Approve the Project Cost Analysis for a total estimated construction delivery cost of$2,986,706 which includes $2,133,362 for the construction contract, $320,004 forcontract administration, inspection, and testing, and a $533,340 project contingencyfor unanticipated or unforeseen work.6. Determine that in accordance with the California Environmental Quality Act(CEQA), a Mitigated Negative Declaration was prepared for the project and was filedwith document number 202385000522.26.Approve Municipal Facilities License Agreement with T­Mobile West LLCDepartment(s): Public Works AgencyRecommended Action: Authorize the City Manager to execute an agreement with T­Mobile West LLC for the use of certain City facilities for a ten­year period, withprovisions for two automatic five­year extensions, subject to non­substantive changesapproved by the City Manager and City Attorney (Agreement No. 2023­XXX).27.Award an Agreement to Revenue & Cost Specialists, LLC for Comprehensive ImpactFee Study Consulting Services Not to Exceed $115,150 (General Fund)Department(s): Public Works AgencyRecommended Action: Authorize the City Manager to execute a consulting servicesagreement with Revenue & Cost Specialists, LLC for a two­year term beginningNovember 7, 2023, and ending November 6, 2025 for the preparation of aComprehensive Development Impact Fee Study, for a total amount not to exceed$115,150, subject to non­substantive changes approved by the City Manager and CityAttorney (Agreement No. 2023­XXX).28.Approve Amendments to Agreements with Eduardo Garcia dba Dynamic VideoCommunications, LLC, IPTV International Inc. dba TV Pro Gear, Inc., and ThomasBystry dba Video Engineering Services to Continue Video Production Services forCity Council Meetings and Other As­Needed Video Services (General Fund)Department(s): City Manager OfficeRecommended Action: Authorize the City Manager to execute first amendments tothe agreements with Dynamic Video Communications, LLC, TV Pro Gear, Inc., andVideo Engineering Services to continue video production services for City Councilmeetings and other as­needed video services for the period of January 1, 2024through December 31, 2024, for a shared aggregate amount not to exceed $200,000,for a total aggregate amount not to exceed $800,000 subject to substantive changesapproved by the City Manager and City Attorney (Agreement No. 2023­XXX).29.Approve a Second Amendment to the Agreement with RSG, Inc. for theAdministration, Management, and Implementation of the Rent Stabilization and JustCause Eviction Ordinance on an As­Needed Basis in an Amount not to exceed$500,000Department(s): Community Development AgencyRecommended Action: Authorize the City Manager to execute a SecondAmendment to the Agreement with RSG, Inc., for the administration, management,and implementation of the Rent Stabilization and Just Cause Eviction Ordinance, foran amount not to exceed $500,000, for a total agreement amount not to exceed$1,300,000, subject to non­substantive changes approved by the City Manager andCity Attorney (Agreement No. 2023­XXX).30.Approve an Agreement with America on Track and Nati’s House dba Neutral Groundfor Gang Prevention and Intervention Program Services that promotes a proactive,preventative approach to addressing concerns with at­risk youth and gang activity(Revive Santa Ana Program)Department(s): Community Development AgencyRecommended Action:1. Authorize the City Manager to execute an agreement with America on Track in theamount of $200,000 for a one­year term, with an option to extend for one year, fora two­year aggregate total not to exceed $400,000, for gang prevention andintervention services, for a term beginning December 1, 2023, subject to non­substantive changes approved by the City Manager and City Attorney (AgreementNo. 2023­XXX).2. Authorize the City Manager to execute an agreement with Nati’s House dbaNeutral Ground in the amount of $200,000 for a one­year term, with an option toextend for one year, for a two­year aggregate total not to exceed $400,000, forgang prevention and intervention services, for a term beginning December 1,2023, subject to non­substantive changes approved by the City Manager and CityAttorney (Agreement No. 2023­XXX).31.Approve a First Amendment to the Agreement with Jorge Melgoza, DBA ArdentErgonomics for Preventative Ergonomics AssessmentsDepartment(s): Human ResourcesRecommended Action: Authorize the City Manager to execute a First Amendmentto the Agreement with Jorge Melgoza, DBA Ardent Ergonomics, to continue toprovide preventative ergonomic assessments for City employees for an additionalamount not to exceed $50,000 (not to exceed $100,000 for the entirety of theAgreement expiring on November 22, 2024), subject to non­substantive changesapproved by the City Manager and City Attorney (Agreement No. 2023­XXX).32.Approve Agreements for Qualified Consultants to Provide On­Call Environmental andPlanning Services for Planning Projects and Supplemental Staff Services for anAggregate Amount Not to Exceed $4,950,000, for up to a Five­Year Term.Department(s): Planning and Building AgencyRecommended Action: Authorize the City Manager to execute agreements toengage each of the 35 environmental and planning services firms listed below, as­needed, for a period of five years beginning November 7, 2023 through November 7,2028, to provide on­call environmental, technical, and planning services for thePlanning and Building Agency at the fees set forth in their responses to Request forQualifications (No. 23­142) for an aggregate amount not to exceed $4,950,000, for upto a five­year term, subject to non­substantive changes by the City Manager and CityAttorney (Agreement No. 2023­XXX).ConsultantsArchitectural ResourceGroup InterwestArdurraKimley HornAscentM­GroupAspen Environmental Group Michael Baker InternationalChambers Group MIG, Inc.Circlepoint PlaceworksCSG Consultants PsomasDe Novo Planning Group RE ConsultingDudekRincon Consultants, Inc.ECORP Consulting, Inc.Sagecrest Planning and Environmental,LLCEcoTierra Consulting T&B Planning, Inc.ELMT Consulting TerraconEnvicom Corporation The Code GroupEPD Solutions, Inc.UESFCS International, Inc.Ultra Systems Environmental, Inc.GPA Consulting VCS EnvironmentalHarris & Associates Willdan EngineeringHelix EnvironmentalPlanning33.Historic Property Preservation AgreementsDepartment(s): Planning and Building AgencyRecommended Action: Authorize the City Manager, or designee, to execute theattached Mills Act agreements with the below­referenced property owners for theidentified structure(s), subject to non­substantive changes approved by the CityManager and City Attorney.Property Owner(s)Historic PropertyPreservationAgreement No.Address/House Vote by HRCThe Peterson LivingTrust Dated August15, 2003 2023­07 1908 NorthGreenleaf Street 8:0:0:04th and BroadwayOZ SPE, LLC, aDelaware LimitedLiability Company 2023­08 302 West FourthStreet 8:0:0:0Determine that the proposed projects are exempt from further review in accordancewith the California Environmental Quality Act as Categorical Exemptions ER No.2023­61 and ER No. 2023­78 will be filed for the projects.34.First Amendment to Agreement with TriTech Software Systems for Computer AidedDispatch and Records Management System Software (General Fund)Department(s): Police DepartmentRecommended Action: Authorize the City Manager to execute the First Amendmentto the agreement with TriTech Software Systems for the continued implementation aswell as support and maintenance of Computer Aided Dispatch and RecordsManagement System software for an additional three­year period beginningNovember 23, 2023 through November 22, 2026, subject to non­substantive changesapproved by the City Manager and City Attorney (Agreement No. 2023­XXX).35.Adopt a Resolution, Approve an Agreement and Appropriation Adjustment Acceptingthe FY 2022 Emergency Management Performance Grant (Non­General Fund)Department(s): Police DepartmentRecommended Action:1. Adopt a resolution authorizing the City Manager to act on behalf of the City ofSanta Ana for obtaining federal funds related to homeland security, emergencymanagement and/or disaster recovery, provided by the U.S. Department ofHomeland Security and sub­granted through the State of California and theCounty of Orange.Resolution No. 2023­XXX entitled A RESOLUTION OF THE CITY COUNCIL OFTHE CITY OF SANTA ANA AUTHORIZING THE CITY MANAGER OR HERDESIGNEE(S) TO OBTAIN 2022 EMERGENCY MANAGEMENTPERFORMANCE GRANT FUNDS THROUGH THE COUNTY OF ORANGE2. Authorize the City Manager to execute a two­year agreement with the County ofOrange for the period of July 1, 2022 through June 30, 2024, for the FY 2022Emergency Management Performance Grant in an amount not to exceed$52,569, subject to non­substantive changes approved by the City Manager andCity Attorney(Agreement No. 2023­XXX).3. Approve an appropriation adjustment recognizing $52,569 in Law EnforcementGrants revenue account, and appropriating same to the Emergency ManagementPerformance Grant expenditure account. (Requires five affirmative votes)36.Award Purchase Order to Advanced Exercise Fitness Solutions for ExerciseEquipment in the Amount of $76,203 and Resolution to Accept Donation of ExerciseEquipment for the Santa Ana Police Department Fitness Center (Specification No.23­169) (Non­General Fund)Department(s): Police DepartmentRecommended Action:1. Authorize a one­time purchase and payment of Purchase Order to AdvancedExercise Fitness Solutions for various Life Fitness cardio and Hammer Strengthexercise equipment and installation for the Santa Ana Police Department FitnessCenter in the amount of $76,203.2. Adopt a resolution accepting the donation of two Life Fitness Treadmills, valued at$14,743.97, from the Santa Ana Police Officers Association.RESOLUTION NO. 2023­XXX entitled A RESOLUTION OF THE CITY COUNCILOF THE CITY OF SANTA ANA ACCEPTING THE DONATION OF GYMEQUIPMENT FROM THE SANTA ANA POLICE OFFICER ASSOCIATION FORUSE IN THE BRUCE R. CARLSON FITNESS CENTER LOCATED AT THESANTA ANA POLICE DEPARTMENT37.Resolution Authorizing the Grant Application, Acceptance, and Execution of GrantFunds from the California State Library’s Building Forward Library FacilitiesImprovement Program.Department(s): LibraryRecommended Action: Adopt a resolution authorizing the application, acceptance,and execution of grant funds from the California State Library’s Building ForwardLibrary Facilities Improvement Program, approval to implement the awarded project,and designate Library Services Director, Brian Sternberg, as the AuthorizedRepresentative to enter into the grant agreement **END OF CONSENT CALENDAR**BUSINESS CALENDAR38.Rental Registry Informational ReportDepartment(s): Community Development AgencyRecommended Action: Accept infomational report and provide direction to staff.39.Consider Whether to Adopt a Resolution Calling and Giving Notice of a GeneralMunicipal Election to be held in the City of Santa Ana on November 5, 2024,Requesting Consolidation with the Statewide General Election, and Placing a BallotMeasure Before the Voters Asking Whether to Amend the Santa Ana City Charter toAuthorize and Implement Noncitizen Voting in Municipal ElectionsDepartment(s): City Attorney OfficeRecommended Action: Approve a Resolution Calling and Giving Notice of aGeneral Municipal Election to be held in the City of Santa Ana on November 5, 2024 for the Submission of a Ballot Measure to the Qualified Voters Proposing an Amendment to the Santa Ana City Charter to Authorize and Implement Noncitizen Voting in Municipal Elections. RESOLUTION NO. 2023­XXX entitled A RESOLUTION OF THE CITY COUNCIL OF THE CITY OF SANTA ANA CALLING AND GIVING NOTICE OF A GENERAL MUNICIPAL ELECTION TO BE HELD IN THE CITY OF SANTA ANA ON NOVEMBER 5, 2024 FOR THE SUBMISSION OF A BALLOT MEASURE TO THE QUALIFIED VOTERS ASKING IF THE CITY OF SANTA ANA SHOULD PERMIT NONCITIZEN VOTING IN ALL CITY MUNICIPAL ELECTIONS (includes determination that the Resolution is not subject to the California Environmental Quality Act (CEQA) pursuant to sections 15060(c)(2) and 15060(c)(3) of the State CEQA Guidelines because it will not result in a direct or reasonably foreseeable indirect physical change in the environment and it is not a “project” as defined in section 15378 of the State CEQA Guidelines) **END OF BUSINESS CALENDAR** CITY MANAGER COMMENTS COUNCIL COMMENTS AB1234 DISCLOSURE – If the City paid for travel or other expenses this is the time for members of the Council to provide a brief oral report on attendance of any regional board or commission meeting or any conference, meeting or event attended. ADJOURNMENT – Adjourn the City Council meeting and convene to the Housing Authority meeting. Future Items 1. Sanitation Fee Cost of Service Study and Prop. 218 Process Authorization 2. Board and Commission Members Compensation Increase 3. 2024 City Council Meeting Calendar POSTING STATEMENT: On October 31, 2023, a true and correct copy of this agenda was posted at the entrance to City Hall, 20 Civic Center Plaza, Santa Ana, CA 92701. Internet Access to City Council, Agency, and Authority agendas and related material is available prior to meetings at santa­ana.org/city­meetings. HOUSING AUTHORITY CALL TO ORDER ATTENDANCE Authority Members Phil Bacerra  Johnathan Ryan Hernandez David Penaloza Thai Viet Phan Benjamin Vazquez Vice Chair Jessie Lopez Chair Valerie Amezcua Acting City Manager Stephen A. Mendoza City Attorney Sonia R. Carvalho Recording Secretary Jennifer L. Hall ROLL CALL ADDITIONS\DELETIONS TO THE HOUSING AUTHORITY AGENDA PUBLIC COMMENTS – Members of the public may address Housing Authority on items on the Housing Authority agenda.  CONSENT CALENDAR RECOMMENDED ACTION:  Approve staff recommendations on the following Consent Calendar Items: 1 and 4 and waive readings for resolutions and ordinances. 1.Excused Absences Department(s): City Clerk’s Office Recommended Action: Excuse the absent members. 2.Minutes from the Regular Meeting of August 1, 2023 Department(s): City Clerk’s Office Recommended Action: Approve minutes. 3.Quarterly Report for the Housing Choice Voucher Program for the Period of July 1, 2023 to September 30, 2023 Department(s): Community Development Agency Recommended Action: Receive and file the Quarterly Report for the Housing Choice Voucher Program for the period of July 1, 2023 to September 30, 2023. 4.Authorize staff to enter into a Memorandum of Understanding with CalOptima Health, Orange County Housing Authority, Anaheim Housing Authority, and Garden Grove Housing Authority, to facilitate access to supportive services for voucher holders assisted by the Housing Authority Department(s): Community Development Agency Recommended Action: Authorize the Executive Director of the Housing Authority to execute a Memorandum of Understanding with CalOptima Health to facilitate access to supportive services for voucher holders assisted by the Housing Authority. **END OF CONSENT CALENDAR** HOUSING AUTHORITY MEMBER COMMENTS ADJOURNMENT – Adjourn the Housing Authority meeting. POSTING STATEMENT: On October 31, 2023, a true and correct copy of this agenda was posted at the entrance to City Hall, 20 Civic Center Plaza, Santa Ana, CA 92701. Internet Access to City Council, Agency, and Authority agendas and related material is available prior to meetings at santa­ana.org/city­meetings.   City Council 19 11/7/2023   City Council and Housing Authority MeetingPacketNovember 7, 2023CLOSED SESSION MEETING – 4:00 PMREGULAR OPEN MEETING – 5:30 PM (Immediately following the Closed Session Meeting)CITY COUNCIL CHAMBER22 Civic Center Plaza Santa Ana, CA 92701Valerie AmezcuaMayorThai Viet PhanCouncilmember – Ward 1 Benjamin VazquezCouncilmember ­ Ward 2Jessie LopezMayor Pro Tem ­ Ward 3 Phil BacerraCouncilmember ­ Ward 4Johnathan Ryan HernandezCouncilmember ­ Ward 5 David PenalozaCouncilmember ­ Ward 6Mayor and Council telephone: 714­647­6900Agenda item inquiries: 714­647­6520Sonia R. CarvalhoCity Attorney Steven A. MendozaActing City Manager Jennifer L. HallCity ClerkIn compliance with the Americans with Disabilities Act (ADA), if you need special assistance to participate in this Meeting,contact Michael Ortiz, City ADA Program Coordinator, at (714) 647­5624. Notification 48 hours prior to the Meeting will enablethe City to make reasonable arrangements to assure accessibility to this meeting. The City Council agenda and supportingdocumentation can be found on the City’s website – https://www.santa­ana.org/agendas­and­minutes/CITY VISION AND CODE OF ETHICSThe City of Santa Ana is committed to achieving a shared vision for the organization and itscommunity. The Vision, Mission and Guiding Principles (Values) are the result of a thoughtfuland inclusive process designed to set the City and organization on a course that meets thechallenges of today and tomorrow, as follows:Vision ­ The dynamic center of Orange County which is acclaimed for our: Investment inyouth • Safe and healthy community • Neighborhood pride • Thriving economic climate •Enriched and diverse culture • Quality government servicesMission ­ To deliver efficient public services in partnership with our community which ensurespublic safety, a prosperous economic environment, opportunities for our youth, and a highquality of life for residents.Guiding Principles ­ Collaboration • Efficiency • Equity • Excellence • Fiscal Responsibility •Innovation • TransparencyCode of Ethics and Conduct ­ At the Special Municipal Election held on February 5, 2008,voters approved an amendment to the City Charter which established the Code of Ethics andConduct for elected officials and members of appointed boards, commissions, andcommittees to assure public confidence. The following are the core values expressed: •Integrity • Honesty • Responsibility • Fairness • Accountability • Respect • EfficiencyMembers of the public may attend the City Council meeting in­person or join via Zoom. As acourtesy to the public, the City Council meeting will occur live via teleconference Zoomwebinar. You may view the meeting from your computer, tablet or smart phone via YouTubeLiveStream at www.youtube.com/user/SantaAnaLibrary or on CTV3, available on Spectrumchannel 3.PUBLIC COMMENTS – Members of the public who wish to address the City Council onclosed session items, items on the regular agenda, or on matters which are not on theagenda but are within the subject matter jurisdiction, of the City Council may do so by one ofthe following ways:MAILING OPTION written communications – Public comments may be mailed to:Office of the City Clerk, 20 Civic Center Plaza M­30, Santa Ana, CA 92701. All writtencommunications received via mail by 4:00 p.m. on the day of the meeting will bedistributed to the City Council and imaged into the City’s document archive systemwhich is available for public review.SENDING E­MAIL OPTION – Public comments may be sent via email to the CityClerk’s office at eComment@santa­ana.org. Please note the agenda item you arecommenting on in the subject line of the email. All emails received two (2) hours beforethe scheduled start of the meeting will be distributed to the City Council and imagedinto the City’s document archive system which is available for public review.LIVE VIRTUAL OPTION – As a courtesy, members of the public may provide livecomments during the meeting by Zoom or Conference Call. To join by Zoom click on ortype the following address into your web browserhttps://us02web.zoom.us/j/315965149. To join the Conference Call: Dial (669) 900­9128 and enter MEETING ID: 315 965 149#. You will be prompted by the City Clerkwhen it is time for a: i) closed session item, ii) general agenda item, iii) public hearingitem, iv) special agenda item, or v) for Housing Authority item. You may request tospeak by dialing *9 from your phone or you may virtually raise your hand from Zoom.After the Clerk confirms the last three digits of the caller’s phone number or Zoom IDand unmutes them, the caller must press *6 or microphone icon to speak. Callers areencouraged, but not required, to identify themselves by name. Each caller will beprovided three (3) minutes to speak, unless due to the number of speakers wanting tospeak a decision is made to provide a different amount of time to speak.IN­PERSON OPTION ­ Members of the public can provide in­person comments at thepodium in the Council Chamber. The Council Chamber will have seating available formembers of the public to attend the meeting in­person. Public comments are limited tothree (3) minutes per speaker, unless a different time is announced by the presidingchair. Speakers who wish to address the Council must do so by submitting a“Request to Speak” card by 4:00 p.m. for Closed Session items and by 5:45 p.m.for all other designated public comment periods as listed below. Cards will not beaccepted after the Public Comment Session begins without the permission of thepresiding chair.The following designated public comment periods are:1. LIVE PUBLIC COMMENTS ON CLOSED SESSION ITEMS – You can provide livecomments on closed session items by joining Zoom or the Conference Call as described inthe LIVE or IN­PERSON PUBLIC COMMENTS OPTION above. Speaker queue will openat 3:30 p.m. YOU MUST JOIN ZOOM OR THE CONFERENCE CALL and raise yourhand BY 4:00 p.m. Speakers who are not in the speaker queue with their hand raised by4:00 p.m. will not be permitted to speak.  2. LIVE PUBLIC COMMENTS ON REGULAR AGENDA ITEMS AND NON­AGENDAITEMS (GENERAL PUBLIC COMMENT) – You can provide comments by joining Zoom orthe Conference Call as described in the LIVE or IN­PERSON PUBLIC COMMENTSOPTION above. Speaker queue will open at 3:30 p.m. YOU MUST JOIN ZOOM OR THECONFERENCE CALL and raise your hand PRIOR TO 5:45 p.m. Speakers who are not inthe speaker queue with their hand raised by 5:45 p.m. will not be permitted to speak.3. LIVE PUBLIC COMMENTS ON PUBLIC HEARING ITEMS – You can providecomments by joining Zoom or the Conference Call as described in the LIVE or IN­PERSONPUBLIC COMMENTS OPTION above. Speakers not in the queue by 5:45 p.m. will not bepermitted to speak. 4. LIVE PUBLIC COMMENTS ON HOUSING AUTHORITY ITEMS – You can providecomments by joining Zoom or the Conference Call as described in the LIVE or IN­PERSONPUBLIC COMMENTS OPTION above. Speakers not in the queue by 5:45 p.m. will not bepermitted to speak.   TRANSLATION SERVICES ­ Spanish interpreting services are provided at CityCouncil meetings. Simultaneous Spanish interpretation is provided through the useof headsets and consecutive interpretation (Spanish­to­English) in addition to thosewishing to address the City Council at the podium. La ciudad provee servicios de interpretación al español en las juntas del Consejo. La interpretación simultánea al español se ofrece por medio del uso de audífonos yla interpretación consecutiva (español a inglés) también está disponible paracualquiera que desee dirigirse al concilio municipal en el podio.About the AgendaTo download or view the attachments (staff report and other supporting documentation) foreach agenda item, you must select the agenda item to see the attachments to either open ina new link (the eyeball ) or download a pdf (the cloud symbol with the down arrow ).CLOSED SESSIONCALL TO ORDERATTENDANCE Council Members Phil BacerraJohnathan Ryan HernandezDavid PenalozaThai Viet PhanBenjamin VazquezMayor  Pro Tem Jessie LopezMayorValerie AmezcuaActing City Manager Steven A. MendozaCity Attorney Sonia R. CarvalhoCity Clerk Jennifer L. HallROLL CALLADDITIONS\DELETIONS TO CLOSED SESSIONPUBLIC COMMENTS – Members of the public may address the City Council on ClosedSession items.RECESS – City Council will recess to Closed Session for the purpose of conducting regularCity business.CLOSED SESSION ITEMS – The Brown Act permits legislative bodies to discuss certainmatters without members of the public present. The City Council finds, based on advice fromthe City Attorney, that discussion in open session of the following matters will prejudice theposition of the City in existing and anticipated litigation:1.CONFERENCE WITH LEGAL COUNSEL – EXISTING LITIGATION pursuant toParagraph (1) of subdivision (d) of Section 54956.9 of the Government Code:Jesus Morales Guerrero v. City of Santa Ana, Michael Claborn, and DOES 1 through50, Orange County Superior Court, Case No. 30­2021­012235092.CONFERENCE WITH LEGAL COUNSEL – SIGNIFICANT EXPOSURE TOLITIGATION pursuant to Government Code Section 54956.9(d)(2):One matter [personnel claim]3.CONFERENCE WITH LEGAL COUNSEL – ANTICIPATED LITIGATION pursuant toGovernment Code Section 54956.9(d)(2):One (1) matter4.CONFERENCE WITH LABOR NEGOTIATOR pursuant to Government Code Section54957.6(a):Agency Negotiator: Ramon Figueroa, Acting Human Resources Executive DirectorEmployee Organization:     Santa Ana Police Officers Association (POA)     Confidential Association of Santa Ana (CASA)5.PUBLIC EMPLOYEE PERFORMANCE EVALUATION pursuant to Government CodeSection 54957(b)(1)Title: City Attorney6.PUBLIC EMPLOYEE PERFORMANCE EVALUATION pursuant to Government CodeSection 54957(b)(1):Title: Acting City Manager7.PUBLIC EMPLOYEE EMPLOYMENT/APPOINTMENT pursuant to Government CodeSection 54957Title: Acting City Manager/Interim City Manager/Permanent City Manager8.CONFERENCE WITH LABOR NEGOTIATOR pursuant to Government Code Section54957.6Agency Designated Representative: Sonia R. Carvalho, City AttorneyUnrepresented Employee: City ManagerRECONVENE – City Council will reconvene to continue regular City business.CITY COUNCIL REGULAR OPEN SESSIONCALL TO ORDERATTENDANCE Council Members Phil BacerraJohnathan Ryan HernandezDavid PenalozaThai Viet PhanBenjamin VazquezMayor  Pro Tem Jessie LopezMayorValerie AmezcuaActing City Manager Steven A. MendozaCity Attorney Sonia R. CarvalhoCity Clerk Jennifer L. HallROLL CALLPLEDGE OF ALLEGIANCE Mayor AmezcuaWORDS OF INSPIRATION Fr. Mario A. Juarez, Saint Anne ChurchADDITIONS\DELETIONS TO THE AGENDACEREMONIAL PRESENTATIONS1.Proclamation present by Mayor Amezcua to Beta Cell Foundation declaring November2023 as Diabetes Month2.Proclamation presented by Mayor Pro Tem Lopez to Family Court Awareness MonthCommittee declaring November 2023 as Family Court Awareness Month3.City Tile and Proclamation presented by Councilmember Penaloza to Santa AnaPolice Chief David Valentin Congratulating him on his Retirement and 33 years ofDistinguished Service to the CommunitySTAFF PRESENTATIONS4.U.S. Army Corps of Engineers Santiago Creek Flood Risk Management Project5.Homelessness UpdateCLOSED SESSION REPORT – The City Attorney will report on any action(s) from ClosedSession.PUBLIC COMMENT – Public comments will be held during the beginning of the meeting forALL comments on agenda and non­agenda items, with the exception of public hearings.Comments for public hearings will take place after the hearing is opened.CONSENT CALENDARRECOMMENDED ACTION:  Approve staff recommendations on the followingConsent Calendar Items: 6 through 37 and waive readings of resolutions andordinances.6.Excused AbsencesDepartment(s): City Clerk’s OfficeRecommended Action: Excuse the absent members.7.Appoint Members to the Rental Housing Board Nominated by Mayor Pro Tem Lopezand Councilmember Vazquez for a Full Term Expiring in 2027Department(s): City Clerk’s OfficeRecommended Action: 1. Appoint Josephine Mendoza nominated by Mayor ProTem Lopez to the Rental Housing Board as a Mobilehome Tenant Representative for afull term expiring in 2027 and administer the Oath of Office. (Pursuant to SAMC Sec. 2­236(a), requires five affirmative votes)2. Appoint Tracy La nominated by Councilmember Vazquez to the Rental HousingBoard as an At­Large Member with no financial interest in and no ownership ofincoming­generating rental housing for a full term expiring in 2027 and administer theOath of Office. (Pursuant to SAMC Sec. 2­236(a), requires five affirmative votes)8.Minutes from the Regular Meetings of February 7, 2023 and February 21, 2023, andfrom the Special Closed Session and Regular Meetings of March 7, 2023 and March21, 2023.Department(s): City Clerk’s OfficeRecommended Action: Approve minutes.9.Quarterly Report for Housing Division Projects and Activities for the period of July 1,2023 to September 30, 2023Department(s): Community Development AgencyRecommended Action: Receive and file the Quarterly Report for Housing Divisionprojects and activities for the period of July 1, 2023 to September 30, 2023.10.Approve Release of Nonprofit Community Development Block Grant Application forFiscal Years 2024–26Department(s): Community Development AgencyRecommended Action: Approve the release of Nonprofit Community DevelopmentBlock Grant Application for Fiscal Years 2024–26. 11.Approve an Appropriation Adjustment Accepting the 2022 Proposition 69 – DNAIdentification Funds and Award Purchase Order to Foster + Freeman for Crime­liteAUTO Camera Kits for the Santa Ana Police Department in the amount of $113,462(Specification No.23­161) (Non­General Fund and General Fund)Department(s): Police DepartmentRecommended Action: 1. Approve an appropriation adjustment recognizing$103,500 in the Police Special Revenue account and appropriate same toexpenditure account. (Requires five affirmative votes)2. Authorize a one­time purchase and payment of Purchase Order to Foster +Freeman for three Crime­lite AUTO camera kits in the amount of $113,462, subject tonon­substantive changes approved by the City Manager and City Attorney.12.Fiscal Year 2023­24 First Quarter Budget Report and Proposed AppropriationAdjustmentsDepartment(s): Finance and Management ServicesRecommended Action:1. Approve the appropriation adjustments to General Fund expenditures asdetailed in the body of this report, with a net reduction of $408,196 and a netreduction to the General Fund revenue estimates of $530,000. (Requires fiveaffirmative votes) 2. Receive and file the First Quarter Budget Update.13.Amend Blanket Order Contract with Grainger, Inc. for Maintenance, Repair, andOperational Supplies, for a revised not­to­exceed amount of $1,450,000.(Specification No. 20­001) (General Fund)Department(s): Finance and Management ServicesRecommended Action: Authorize the City Manager to execute an amendment toincrease the Blanket Order Contract authority with Grainger, Inc. for the purchase ofmaintenance, repair, and operational supplies by $100,000, for a revised annualamount not­to­exceed $350,000 for the current contract term expiring December 31,2023, and one remaining one­year renewal option, subject to non­substantivechanges approved by the City Manager and City Attorney.14.Award Aggregate Blanket Order Contracts to 1­Step Ahead, Branded Gifts Plus,BSN Sports, LLC, Loso Creation, and So. Cal Embroidery, LLC for Custom ImprintClothing and Accessories, in a not­to­exceed aggregate amount of $2,125,000(Specification No. 23­129A). (General Fund & Non­General Fund)Department(s): Finance and Management ServicesRecommended Action: Award aggregate blanket order contracts to vendors listedbelow for the purchase of custom imprint clothing and accessories on an as­neededbasis in an annual amount not­ to­exceed $425,000, with a total aggregate contractamount not­to­exceed $2,125,000, for an initial two­year term expiring on November30, 2025, with provisions for three, one­year renewal options, subject to non­substantive changes approved by the City Manager and City Attorney. Vendor Location Location1­Step Ahead Huntington Beach, CABranded Gifts Plus El Cajon, CABSN Sports, LLC Dallas, TXLoso Creation Santa Ana, CASo. Cal Embroidery, LLC Santa Ana, CA15.Amend Blanket Order Contract with ODP Business Solutions, LLC (Office Depot, Inc.)for Office Supplies, for a revised not­to­exceed amount of $1,000,000 (SpecificationNo. 22­061) (General Fund)Department(s): Finance and Management ServicesRecommended Action: Authorize the City Manager to execute an amendment toincrease the Blanket Order Contract authority with ODP Business Solutions, LLC forthe purchase of office supplies by $75,000 per year for a revised annual amount not­to­exceed $250,000 for the current contract term expiring May 31, 2024, and threeremaining one­year renewal options, subject to non­substantive changes approved bythe City Manager and City Attorney.16.Amend the Blanket Order Contract for the Purchase of Paper Products andMiscellaneous Supplies with American Sanitary Supply, Inc., for a Revised ContractAmount Not to Exceed $1,220,000 for the Remainder of Contract Term andRemaining Renewal Options (Specification No. 21­043) (Non­General Fund)Department(s): Public Works AgencyRecommended Action: Amend Blanket Order Contract with American SanitarySupply, Inc., for paper products and related supplies,  increasing the contract amountby $800,000, for a new total not to exceed $1,220,000, for the remainder of thecurrent term expiring September 20, 2024, and the remaining one­year renewalperiod, subject to non­substantive changes approved by the City Manager and CityAttorney.17.Amend the Blanket Order Contracts for the Purchase of Rock, Sand, and Gravel withPTI Sand & Gravel, Inc., for a New Amount Not to Exceed $1,012,500 (Specification21­134) (Non­General Fund)Department(s): Public Works AgencyRecommended Action: Authorize the City Manager to execute an amendment toincrease the contract amount by $525,000, for a new annual amount not to exceed$247,500, and a total contract amount not to exceed $1,012,500 for the remainder ofthe current term expiring December 31, 2023, with three one­year renewal periods,subject to non­substantive changes approved by the City Manager and City Attorney18.Amend Blanket Order Contracts for Equipment Rentals with Sunbelt Rentals, UnitedRentals, and Herc Rentals for a Revised Total Amount not to Exceed $2,550,000(Specification No. 22­045) (General Fund)Department(s): Public Works AgencyRecommended Action: Authorize the City Manager to execute an amendment to theBlanket Order Contracts for equipment rentals to increase the annual aggregateamount by $290,000, for a revised total annual amount not to exceed $568,000, and atotal contract amount not to exceed $2,550,000 for the remainder of the current termexpiring April 19, 2024, and three remaining one­year renewal periods, subject tonon­substantive changes approved by the City Manager and City Attorney.19.Award Aggregate Blanket Order Contracts to Heritage Landscape Supply Group, Inc,SiteOne Landscape Supply, and Waterline Technologies, Inc. for Chemical Products,in An Aggregate Amount Not to Exceed $1,000,000 (Specification No. 23­104) (Non­General Fund)Department(s): Public Works AgencyRecommended Action: Award aggregate Blanket Order Contracts to HeritageLandscape Supply Group, Inc., SiteOne Landscape Supply, and WaterlineTechnologies, Inc. for chemical products on an as­needed basis in an annual amountof $200,000 and total aggregate amount not to exceed $1,000,000 for an initial three­year period beginning December 1, 2023 and expiring November 30, 2026, withprovisions for two one­year renewal options, subject to non­substantive changesapproved by the City Manager and City Attorney.20.Award Purchase Order to Bizon Group, Inc. for Storage Containers (IFB 23­103)(Non­General Fund)Department(s): Public Works AgencyRecommended Action: Authorize a one­time purchase and payment of PurchaseOrder to Bizon Group, Inc for thirteen new storage containers, in an amount not toexceed $128,430, subject to non­substantive changes approved by the City Managerand City Attorney.21.Award a Purchase Order to Seavco Inc. dba Irv Seaver Motorcycles for Sixteen BMWMotorcycles in an Amount Not to Exceed $484,806 (Specification No. 23­148);Appropriation Adjustment for Future Vehicle Purchases (Non­General Fund)Department(s): Public Works AgencyRecommended Action: 1. Approve an appropriation adjustment recognizing$1,235,687 in prior year fund balance in the Equipment Replacement Fund, Prior YearCarry Forward revenue account and appropriate the same amount into the EquipmentReplacement Fund, Machinery and Equipment expenditure account for this item andanticipated FY 2023­2024 replacement vehicle expenditures. (Requires fiveaffirmative votes)2. Authorize a one­time purchase and payment of purchase order to Seavco Inc. dbaIrv Seaver Motorcycles for sixteen BMW R 1250 RT­P Motorcycles, in the amount of$479,806, plus a contingency amount of $5,000, for a total amount not to exceed$484,806, subject to non­substantive changes approved by the City Manager and CityAttorney.22.Award Purchase Orders to Guaranty Chevrolet Motors, Inc. of Santa Ana and PenskeChevrolet of Cerritos in an Aggregate Amount Not to Exceed $706,035 (SpecificationNo. 23­149) (General Fund and Non­General Fund)Department(s): Public Works AgencyRecommended Action: 1. Authorize a one­time purchase and payment of purchaseorder to Guaranty Chevrolet Motors, Inc. for three Chevrolet Silverado 2500HD andone Chevrolet Silverado 1500 trucks, in the amount of $388,202, plus a contingencyamount of $20,000, for a total amount not to exceed $408,202, subject to non­substantive changes approved by the City Manager and City Attorney.2. Authorize a one­time purchase and payment of purchase order to PenskeChevrolet of Cerritos for six Chevrolet Colorado trucks, in the amount of $277,833,plus a contingency amount of $20,000, for a total amount not to exceed $297,833,subject to non­substantive changes approved by the City Manager and City Attorney.23.Award a Purchase Order to South Coast Bobcat for One Bobcat S66 Loader Vehiclewith Trailer in an Amount Not to Exceed $128,968 (Specification No. 23­160) (Non­General Fund)Department(s): Public Works AgencyRecommended Action: Authorize a one­time purchase and payment of purchaseorder to South Coast Bobcat for one Bobcat S66 with Trailer, in the amount of$118,968, plus a contingency amount of $10,000, for a total amount not to exceed$128,968, subject to non­substantive changes approved by the City Manager and CityAttorney.24.Approve Additional Contingency Funds in the Amount of $310,000 for an ExistingConstruction Contract with Vido Samarzich, Inc., and Additional ContractAdministration, Inspection and Testing in the Amount of $40,000 with an EstimatedProject Delivery Cost of $1,650,000 for the Glenwood Place Water ImprovementsProject (Project No. 23­6476) (Non­General Fund)Department(s): Public Works AgencyRecommended Action: Approve an amendment to the Project Cost Analysis in theamount of $350,000 (previously­approved transfer of funds for the Main Street SlurryProject No. 20­6959) for $310,000 in additional contingency funds and $40,000 inadditional contract administration, inspection, and testing, for a new estimated totalconstruction delivery cost of $1,650,000, subject to non­substantive changesapproved by the City Manager and City Attorney.25.Award a Construction Contract to Dominguez General Engineering, Inc. in the Amountof $2,133,362 for the North East Annexation Water & Sewer Main Improvements, withan Estimated Project Delivery Cost of $2,986,706 (Project Nos. 21­6453, 21­6619 &24­6710) (Non­General Fund)Department(s): Public Works AgencyRecommended Action: 1. Approve an appropriation adjustment recognizing prioryear fund balance of $711,814 in the Select Street Construction, Prior Year CarryForward revenue account and appropriating the same amount to the Select StreetConstruction, Improvements Other Than Building expenditure account for current yearexpenditures.  (Requires five affirmative votes)2. Approve an appropriation adjustment accepting California State Water ResourcesControl Board’s Drinking Water State Revolving Fund loan funds in the amount of$1,529,220 into the Sanitary Sewer Capital Recovery Charges, Financing Proceedsrevenue account and appropriate the same amount to the Sanitary Sewer CapitalRecovery Charges, Improvements Other Than Building expenditure account for currentyear expenditures.  (Requires five affirmative votes)3. Approve an amendment to the FY 2023­24 Capital Improvement Program toinclude $711,814 and $1,529,220 in construction funds for the North East AnnexationWater & Sewer Main Improvements Project.4. Award a construction contract to Dominguez General Engineering, Inc., the lowestresponsible bidder, in accordance with the base bid in the amount of $2,133,362,subject to  change orders (not­to­exceed 25% of the base bid) in accordance with theGreenbook: Standard Specifications for Public Works Construction, for constructionof the North East Annexation Water & Sewer Main Improvements Project, for a termbeginning November 7, 2023, and ending upon project completion, and authorize theCity Manager to execute the contract subject to non­substantive changes approved bythe City Manager and the City Attorney.5. Approve the Project Cost Analysis for a total estimated construction delivery cost of$2,986,706 which includes $2,133,362 for the construction contract, $320,004 forcontract administration, inspection, and testing, and a $533,340 project contingencyfor unanticipated or unforeseen work.6. Determine that in accordance with the California Environmental Quality Act(CEQA), a Mitigated Negative Declaration was prepared for the project and was filedwith document number 202385000522.26.Approve Municipal Facilities License Agreement with T­Mobile West LLCDepartment(s): Public Works AgencyRecommended Action: Authorize the City Manager to execute an agreement with T­Mobile West LLC for the use of certain City facilities for a ten­year period, withprovisions for two automatic five­year extensions, subject to non­substantive changesapproved by the City Manager and City Attorney (Agreement No. 2023­XXX).27.Award an Agreement to Revenue & Cost Specialists, LLC for Comprehensive ImpactFee Study Consulting Services Not to Exceed $115,150 (General Fund)Department(s): Public Works AgencyRecommended Action: Authorize the City Manager to execute a consulting servicesagreement with Revenue & Cost Specialists, LLC for a two­year term beginningNovember 7, 2023, and ending November 6, 2025 for the preparation of aComprehensive Development Impact Fee Study, for a total amount not to exceed$115,150, subject to non­substantive changes approved by the City Manager and CityAttorney (Agreement No. 2023­XXX).28.Approve Amendments to Agreements with Eduardo Garcia dba Dynamic VideoCommunications, LLC, IPTV International Inc. dba TV Pro Gear, Inc., and ThomasBystry dba Video Engineering Services to Continue Video Production Services forCity Council Meetings and Other As­Needed Video Services (General Fund)Department(s): City Manager OfficeRecommended Action: Authorize the City Manager to execute first amendments tothe agreements with Dynamic Video Communications, LLC, TV Pro Gear, Inc., andVideo Engineering Services to continue video production services for City Councilmeetings and other as­needed video services for the period of January 1, 2024through December 31, 2024, for a shared aggregate amount not to exceed $200,000,for a total aggregate amount not to exceed $800,000 subject to substantive changesapproved by the City Manager and City Attorney (Agreement No. 2023­XXX).29.Approve a Second Amendment to the Agreement with RSG, Inc. for theAdministration, Management, and Implementation of the Rent Stabilization and JustCause Eviction Ordinance on an As­Needed Basis in an Amount not to exceed$500,000Department(s): Community Development AgencyRecommended Action: Authorize the City Manager to execute a SecondAmendment to the Agreement with RSG, Inc., for the administration, management,and implementation of the Rent Stabilization and Just Cause Eviction Ordinance, foran amount not to exceed $500,000, for a total agreement amount not to exceed$1,300,000, subject to non­substantive changes approved by the City Manager andCity Attorney (Agreement No. 2023­XXX).30.Approve an Agreement with America on Track and Nati’s House dba Neutral Groundfor Gang Prevention and Intervention Program Services that promotes a proactive,preventative approach to addressing concerns with at­risk youth and gang activity(Revive Santa Ana Program)Department(s): Community Development AgencyRecommended Action:1. Authorize the City Manager to execute an agreement with America on Track in theamount of $200,000 for a one­year term, with an option to extend for one year, fora two­year aggregate total not to exceed $400,000, for gang prevention andintervention services, for a term beginning December 1, 2023, subject to non­substantive changes approved by the City Manager and City Attorney (AgreementNo. 2023­XXX).2. Authorize the City Manager to execute an agreement with Nati’s House dbaNeutral Ground in the amount of $200,000 for a one­year term, with an option toextend for one year, for a two­year aggregate total not to exceed $400,000, forgang prevention and intervention services, for a term beginning December 1,2023, subject to non­substantive changes approved by the City Manager and CityAttorney (Agreement No. 2023­XXX).31.Approve a First Amendment to the Agreement with Jorge Melgoza, DBA ArdentErgonomics for Preventative Ergonomics AssessmentsDepartment(s): Human ResourcesRecommended Action: Authorize the City Manager to execute a First Amendmentto the Agreement with Jorge Melgoza, DBA Ardent Ergonomics, to continue toprovide preventative ergonomic assessments for City employees for an additionalamount not to exceed $50,000 (not to exceed $100,000 for the entirety of theAgreement expiring on November 22, 2024), subject to non­substantive changesapproved by the City Manager and City Attorney (Agreement No. 2023­XXX).32.Approve Agreements for Qualified Consultants to Provide On­Call Environmental andPlanning Services for Planning Projects and Supplemental Staff Services for anAggregate Amount Not to Exceed $4,950,000, for up to a Five­Year Term.Department(s): Planning and Building AgencyRecommended Action: Authorize the City Manager to execute agreements toengage each of the 35 environmental and planning services firms listed below, as­needed, for a period of five years beginning November 7, 2023 through November 7,2028, to provide on­call environmental, technical, and planning services for thePlanning and Building Agency at the fees set forth in their responses to Request forQualifications (No. 23­142) for an aggregate amount not to exceed $4,950,000, for upto a five­year term, subject to non­substantive changes by the City Manager and CityAttorney (Agreement No. 2023­XXX).ConsultantsArchitectural ResourceGroup InterwestArdurraKimley HornAscentM­GroupAspen Environmental Group Michael Baker InternationalChambers Group MIG, Inc.Circlepoint PlaceworksCSG Consultants PsomasDe Novo Planning Group RE ConsultingDudekRincon Consultants, Inc.ECORP Consulting, Inc.Sagecrest Planning and Environmental,LLCEcoTierra Consulting T&B Planning, Inc.ELMT Consulting TerraconEnvicom Corporation The Code GroupEPD Solutions, Inc.UESFCS International, Inc.Ultra Systems Environmental, Inc.GPA Consulting VCS EnvironmentalHarris & Associates Willdan EngineeringHelix EnvironmentalPlanning33.Historic Property Preservation AgreementsDepartment(s): Planning and Building AgencyRecommended Action: Authorize the City Manager, or designee, to execute theattached Mills Act agreements with the below­referenced property owners for theidentified structure(s), subject to non­substantive changes approved by the CityManager and City Attorney.Property Owner(s)Historic PropertyPreservationAgreement No.Address/House Vote by HRCThe Peterson LivingTrust Dated August15, 2003 2023­07 1908 NorthGreenleaf Street 8:0:0:04th and BroadwayOZ SPE, LLC, aDelaware LimitedLiability Company 2023­08 302 West FourthStreet 8:0:0:0Determine that the proposed projects are exempt from further review in accordancewith the California Environmental Quality Act as Categorical Exemptions ER No.2023­61 and ER No. 2023­78 will be filed for the projects.34.First Amendment to Agreement with TriTech Software Systems for Computer AidedDispatch and Records Management System Software (General Fund)Department(s): Police DepartmentRecommended Action: Authorize the City Manager to execute the First Amendmentto the agreement with TriTech Software Systems for the continued implementation aswell as support and maintenance of Computer Aided Dispatch and RecordsManagement System software for an additional three­year period beginningNovember 23, 2023 through November 22, 2026, subject to non­substantive changesapproved by the City Manager and City Attorney (Agreement No. 2023­XXX).35.Adopt a Resolution, Approve an Agreement and Appropriation Adjustment Acceptingthe FY 2022 Emergency Management Performance Grant (Non­General Fund)Department(s): Police DepartmentRecommended Action:1. Adopt a resolution authorizing the City Manager to act on behalf of the City ofSanta Ana for obtaining federal funds related to homeland security, emergencymanagement and/or disaster recovery, provided by the U.S. Department ofHomeland Security and sub­granted through the State of California and theCounty of Orange.Resolution No. 2023­XXX entitled A RESOLUTION OF THE CITY COUNCIL OFTHE CITY OF SANTA ANA AUTHORIZING THE CITY MANAGER OR HERDESIGNEE(S) TO OBTAIN 2022 EMERGENCY MANAGEMENTPERFORMANCE GRANT FUNDS THROUGH THE COUNTY OF ORANGE2. Authorize the City Manager to execute a two­year agreement with the County ofOrange for the period of July 1, 2022 through June 30, 2024, for the FY 2022Emergency Management Performance Grant in an amount not to exceed$52,569, subject to non­substantive changes approved by the City Manager andCity Attorney(Agreement No. 2023­XXX).3. Approve an appropriation adjustment recognizing $52,569 in Law EnforcementGrants revenue account, and appropriating same to the Emergency ManagementPerformance Grant expenditure account. (Requires five affirmative votes)36.Award Purchase Order to Advanced Exercise Fitness Solutions for ExerciseEquipment in the Amount of $76,203 and Resolution to Accept Donation of ExerciseEquipment for the Santa Ana Police Department Fitness Center (Specification No.23­169) (Non­General Fund)Department(s): Police DepartmentRecommended Action:1. Authorize a one­time purchase and payment of Purchase Order to AdvancedExercise Fitness Solutions for various Life Fitness cardio and Hammer Strengthexercise equipment and installation for the Santa Ana Police Department FitnessCenter in the amount of $76,203.2. Adopt a resolution accepting the donation of two Life Fitness Treadmills, valued at$14,743.97, from the Santa Ana Police Officers Association.RESOLUTION NO. 2023­XXX entitled A RESOLUTION OF THE CITY COUNCILOF THE CITY OF SANTA ANA ACCEPTING THE DONATION OF GYMEQUIPMENT FROM THE SANTA ANA POLICE OFFICER ASSOCIATION FORUSE IN THE BRUCE R. CARLSON FITNESS CENTER LOCATED AT THESANTA ANA POLICE DEPARTMENT37.Resolution Authorizing the Grant Application, Acceptance, and Execution of GrantFunds from the California State Library’s Building Forward Library FacilitiesImprovement Program.Department(s): LibraryRecommended Action: Adopt a resolution authorizing the application, acceptance,and execution of grant funds from the California State Library’s Building ForwardLibrary Facilities Improvement Program, approval to implement the awarded project,and designate Library Services Director, Brian Sternberg, as the AuthorizedRepresentative to enter into the grant agreement **END OF CONSENT CALENDAR**BUSINESS CALENDAR38.Rental Registry Informational ReportDepartment(s): Community Development AgencyRecommended Action: Accept infomational report and provide direction to staff.39.Consider Whether to Adopt a Resolution Calling and Giving Notice of a GeneralMunicipal Election to be held in the City of Santa Ana on November 5, 2024,Requesting Consolidation with the Statewide General Election, and Placing a BallotMeasure Before the Voters Asking Whether to Amend the Santa Ana City Charter toAuthorize and Implement Noncitizen Voting in Municipal ElectionsDepartment(s): City Attorney OfficeRecommended Action: Approve a Resolution Calling and Giving Notice of aGeneral Municipal Election to be held in the City of Santa Ana on November 5, 2024for the Submission of a Ballot Measure to the Qualified Voters Proposing anAmendment to the Santa Ana City Charter to Authorize and Implement NoncitizenVoting in Municipal Elections.RESOLUTION NO. 2023­XXX entitled A RESOLUTION OF THE CITY COUNCIL OFTHE CITY OF SANTA ANA CALLING AND GIVING NOTICE OF A GENERALMUNICIPAL ELECTION TO BE HELD IN THE CITY OF SANTA ANA ONNOVEMBER 5, 2024 FOR THE SUBMISSION OF A BALLOT MEASURE TO THEQUALIFIED VOTERS ASKING IF THE CITY OF SANTA ANA SHOULD PERMITNONCITIZEN VOTING IN ALL CITY MUNICIPAL ELECTIONS (includes determinationthat the Resolution is not subject to the California Environmental Quality Act (CEQA)pursuant to sections 15060(c)(2) and 15060(c)(3) of the State CEQA Guidelinesbecause it will not result in a direct or reasonably foreseeable indirect physical changein the environment and it is not a “project” as defined in section 15378 of the StateCEQA Guidelines)**END OF BUSINESS CALENDAR**CITY MANAGER COMMENTSCOUNCIL COMMENTSAB1234 DISCLOSURE – If the City paid for travel or other expenses this is the time formembers of the Council to provide a brief oral report on attendance of any regional board orcommission meeting or any conference, meeting or event attended.ADJOURNMENT – Adjourn the City Council meeting and convene to the Housing Authoritymeeting.Future Items1. Sanitation Fee Cost of Service Study and Prop. 218 Process Authorization2. Board and Commission Members Compensation Increase3. 2024 City Council Meeting CalendarPOSTING STATEMENT: On October 31, 2023, a true and correct copy of this agenda was posted at the entrance to City Hall, 20 Civic Center Plaza, Santa Ana, CA 92701. Internet Access to City Council, Agency, and Authority agendas and related material is available prior to meetings at santa­ana.org/city­meetings. HOUSING AUTHORITY CALL TO ORDER ATTENDANCE Authority Members Phil Bacerra  Johnathan Ryan Hernandez David Penaloza Thai Viet Phan Benjamin Vazquez Vice Chair Jessie Lopez Chair Valerie Amezcua Acting City Manager Stephen A. Mendoza City Attorney Sonia R. Carvalho Recording Secretary Jennifer L. Hall ROLL CALL ADDITIONS\DELETIONS TO THE HOUSING AUTHORITY AGENDA PUBLIC COMMENTS – Members of the public may address Housing Authority on items on the Housing Authority agenda.  CONSENT CALENDAR RECOMMENDED ACTION:  Approve staff recommendations on the following Consent Calendar Items: 1 and 4 and waive readings for resolutions and ordinances. 1.Excused Absences Department(s): City Clerk’s Office Recommended Action: Excuse the absent members. 2.Minutes from the Regular Meeting of August 1, 2023 Department(s): City Clerk’s Office Recommended Action: Approve minutes. 3.Quarterly Report for the Housing Choice Voucher Program for the Period of July 1, 2023 to September 30, 2023 Department(s): Community Development Agency Recommended Action: Receive and file the Quarterly Report for the Housing Choice Voucher Program for the period of July 1, 2023 to September 30, 2023. 4.Authorize staff to enter into a Memorandum of Understanding with CalOptima Health, Orange County Housing Authority, Anaheim Housing Authority, and Garden Grove Housing Authority, to facilitate access to supportive services for voucher holders assisted by the Housing Authority Department(s): Community Development Agency Recommended Action: Authorize the Executive Director of the Housing Authority to execute a Memorandum of Understanding with CalOptima Health to facilitate access to supportive services for voucher holders assisted by the Housing Authority. **END OF CONSENT CALENDAR** HOUSING AUTHORITY MEMBER COMMENTS ADJOURNMENT – Adjourn the Housing Authority meeting. POSTING STATEMENT: On October 31, 2023, a true and correct copy of this agenda was posted at the entrance to City Hall, 20 Civic Center Plaza, Santa Ana, CA 92701. Internet Access to City Council, Agency, and Authority agendas and related material is available prior to meetings at santa­ana.org/city­meetings.   City Council 20 11/7/2023   City Council and Housing Authority MeetingPacketNovember 7, 2023CLOSED SESSION MEETING – 4:00 PMREGULAR OPEN MEETING – 5:30 PM (Immediately following the Closed Session Meeting)CITY COUNCIL CHAMBER22 Civic Center Plaza Santa Ana, CA 92701Valerie AmezcuaMayorThai Viet PhanCouncilmember – Ward 1 Benjamin VazquezCouncilmember ­ Ward 2Jessie LopezMayor Pro Tem ­ Ward 3 Phil BacerraCouncilmember ­ Ward 4Johnathan Ryan HernandezCouncilmember ­ Ward 5 David PenalozaCouncilmember ­ Ward 6Mayor and Council telephone: 714­647­6900Agenda item inquiries: 714­647­6520Sonia R. CarvalhoCity Attorney Steven A. MendozaActing City Manager Jennifer L. HallCity ClerkIn compliance with the Americans with Disabilities Act (ADA), if you need special assistance to participate in this Meeting,contact Michael Ortiz, City ADA Program Coordinator, at (714) 647­5624. Notification 48 hours prior to the Meeting will enablethe City to make reasonable arrangements to assure accessibility to this meeting. The City Council agenda and supportingdocumentation can be found on the City’s website – https://www.santa­ana.org/agendas­and­minutes/CITY VISION AND CODE OF ETHICSThe City of Santa Ana is committed to achieving a shared vision for the organization and itscommunity. The Vision, Mission and Guiding Principles (Values) are the result of a thoughtfuland inclusive process designed to set the City and organization on a course that meets thechallenges of today and tomorrow, as follows:Vision ­ The dynamic center of Orange County which is acclaimed for our: Investment inyouth • Safe and healthy community • Neighborhood pride • Thriving economic climate •Enriched and diverse culture • Quality government servicesMission ­ To deliver efficient public services in partnership with our community which ensurespublic safety, a prosperous economic environment, opportunities for our youth, and a highquality of life for residents.Guiding Principles ­ Collaboration • Efficiency • Equity • Excellence • Fiscal Responsibility •Innovation • TransparencyCode of Ethics and Conduct ­ At the Special Municipal Election held on February 5, 2008,voters approved an amendment to the City Charter which established the Code of Ethics andConduct for elected officials and members of appointed boards, commissions, andcommittees to assure public confidence. The following are the core values expressed: •Integrity • Honesty • Responsibility • Fairness • Accountability • Respect • EfficiencyMembers of the public may attend the City Council meeting in­person or join via Zoom. As acourtesy to the public, the City Council meeting will occur live via teleconference Zoomwebinar. You may view the meeting from your computer, tablet or smart phone via YouTubeLiveStream at www.youtube.com/user/SantaAnaLibrary or on CTV3, available on Spectrumchannel 3.PUBLIC COMMENTS – Members of the public who wish to address the City Council onclosed session items, items on the regular agenda, or on matters which are not on theagenda but are within the subject matter jurisdiction, of the City Council may do so by one ofthe following ways:MAILING OPTION written communications – Public comments may be mailed to:Office of the City Clerk, 20 Civic Center Plaza M­30, Santa Ana, CA 92701. All writtencommunications received via mail by 4:00 p.m. on the day of the meeting will bedistributed to the City Council and imaged into the City’s document archive systemwhich is available for public review.SENDING E­MAIL OPTION – Public comments may be sent via email to the CityClerk’s office at eComment@santa­ana.org. Please note the agenda item you arecommenting on in the subject line of the email. All emails received two (2) hours beforethe scheduled start of the meeting will be distributed to the City Council and imagedinto the City’s document archive system which is available for public review.LIVE VIRTUAL OPTION – As a courtesy, members of the public may provide livecomments during the meeting by Zoom or Conference Call. To join by Zoom click on ortype the following address into your web browserhttps://us02web.zoom.us/j/315965149. To join the Conference Call: Dial (669) 900­9128 and enter MEETING ID: 315 965 149#. You will be prompted by the City Clerkwhen it is time for a: i) closed session item, ii) general agenda item, iii) public hearingitem, iv) special agenda item, or v) for Housing Authority item. You may request tospeak by dialing *9 from your phone or you may virtually raise your hand from Zoom.After the Clerk confirms the last three digits of the caller’s phone number or Zoom IDand unmutes them, the caller must press *6 or microphone icon to speak. Callers areencouraged, but not required, to identify themselves by name. Each caller will beprovided three (3) minutes to speak, unless due to the number of speakers wanting tospeak a decision is made to provide a different amount of time to speak.IN­PERSON OPTION ­ Members of the public can provide in­person comments at thepodium in the Council Chamber. The Council Chamber will have seating available formembers of the public to attend the meeting in­person. Public comments are limited tothree (3) minutes per speaker, unless a different time is announced by the presidingchair. Speakers who wish to address the Council must do so by submitting a“Request to Speak” card by 4:00 p.m. for Closed Session items and by 5:45 p.m.for all other designated public comment periods as listed below. Cards will not beaccepted after the Public Comment Session begins without the permission of thepresiding chair.The following designated public comment periods are:1. LIVE PUBLIC COMMENTS ON CLOSED SESSION ITEMS – You can provide livecomments on closed session items by joining Zoom or the Conference Call as described inthe LIVE or IN­PERSON PUBLIC COMMENTS OPTION above. Speaker queue will openat 3:30 p.m. YOU MUST JOIN ZOOM OR THE CONFERENCE CALL and raise yourhand BY 4:00 p.m. Speakers who are not in the speaker queue with their hand raised by4:00 p.m. will not be permitted to speak.  2. LIVE PUBLIC COMMENTS ON REGULAR AGENDA ITEMS AND NON­AGENDAITEMS (GENERAL PUBLIC COMMENT) – You can provide comments by joining Zoom orthe Conference Call as described in the LIVE or IN­PERSON PUBLIC COMMENTSOPTION above. Speaker queue will open at 3:30 p.m. YOU MUST JOIN ZOOM OR THECONFERENCE CALL and raise your hand PRIOR TO 5:45 p.m. Speakers who are not inthe speaker queue with their hand raised by 5:45 p.m. will not be permitted to speak.3. LIVE PUBLIC COMMENTS ON PUBLIC HEARING ITEMS – You can providecomments by joining Zoom or the Conference Call as described in the LIVE or IN­PERSONPUBLIC COMMENTS OPTION above. Speakers not in the queue by 5:45 p.m. will not bepermitted to speak. 4. LIVE PUBLIC COMMENTS ON HOUSING AUTHORITY ITEMS – You can providecomments by joining Zoom or the Conference Call as described in the LIVE or IN­PERSONPUBLIC COMMENTS OPTION above. Speakers not in the queue by 5:45 p.m. will not bepermitted to speak.   TRANSLATION SERVICES ­ Spanish interpreting services are provided at CityCouncil meetings. Simultaneous Spanish interpretation is provided through the useof headsets and consecutive interpretation (Spanish­to­English) in addition to thosewishing to address the City Council at the podium. La ciudad provee servicios de interpretación al español en las juntas del Consejo. La interpretación simultánea al español se ofrece por medio del uso de audífonos yla interpretación consecutiva (español a inglés) también está disponible paracualquiera que desee dirigirse al concilio municipal en el podio.About the AgendaTo download or view the attachments (staff report and other supporting documentation) foreach agenda item, you must select the agenda item to see the attachments to either open ina new link (the eyeball ) or download a pdf (the cloud symbol with the down arrow ).CLOSED SESSIONCALL TO ORDERATTENDANCE Council Members Phil BacerraJohnathan Ryan HernandezDavid PenalozaThai Viet PhanBenjamin VazquezMayor  Pro Tem Jessie LopezMayorValerie AmezcuaActing City Manager Steven A. MendozaCity Attorney Sonia R. CarvalhoCity Clerk Jennifer L. HallROLL CALLADDITIONS\DELETIONS TO CLOSED SESSIONPUBLIC COMMENTS – Members of the public may address the City Council on ClosedSession items.RECESS – City Council will recess to Closed Session for the purpose of conducting regularCity business.CLOSED SESSION ITEMS – The Brown Act permits legislative bodies to discuss certainmatters without members of the public present. The City Council finds, based on advice fromthe City Attorney, that discussion in open session of the following matters will prejudice theposition of the City in existing and anticipated litigation:1.CONFERENCE WITH LEGAL COUNSEL – EXISTING LITIGATION pursuant toParagraph (1) of subdivision (d) of Section 54956.9 of the Government Code:Jesus Morales Guerrero v. City of Santa Ana, Michael Claborn, and DOES 1 through50, Orange County Superior Court, Case No. 30­2021­012235092.CONFERENCE WITH LEGAL COUNSEL – SIGNIFICANT EXPOSURE TOLITIGATION pursuant to Government Code Section 54956.9(d)(2):One matter [personnel claim]3.CONFERENCE WITH LEGAL COUNSEL – ANTICIPATED LITIGATION pursuant toGovernment Code Section 54956.9(d)(2):One (1) matter4.CONFERENCE WITH LABOR NEGOTIATOR pursuant to Government Code Section54957.6(a):Agency Negotiator: Ramon Figueroa, Acting Human Resources Executive DirectorEmployee Organization:     Santa Ana Police Officers Association (POA)     Confidential Association of Santa Ana (CASA)5.PUBLIC EMPLOYEE PERFORMANCE EVALUATION pursuant to Government CodeSection 54957(b)(1)Title: City Attorney6.PUBLIC EMPLOYEE PERFORMANCE EVALUATION pursuant to Government CodeSection 54957(b)(1):Title: Acting City Manager7.PUBLIC EMPLOYEE EMPLOYMENT/APPOINTMENT pursuant to Government CodeSection 54957Title: Acting City Manager/Interim City Manager/Permanent City Manager8.CONFERENCE WITH LABOR NEGOTIATOR pursuant to Government Code Section54957.6Agency Designated Representative: Sonia R. Carvalho, City AttorneyUnrepresented Employee: City ManagerRECONVENE – City Council will reconvene to continue regular City business.CITY COUNCIL REGULAR OPEN SESSIONCALL TO ORDERATTENDANCE Council Members Phil BacerraJohnathan Ryan HernandezDavid PenalozaThai Viet PhanBenjamin VazquezMayor  Pro Tem Jessie LopezMayorValerie AmezcuaActing City Manager Steven A. MendozaCity Attorney Sonia R. CarvalhoCity Clerk Jennifer L. HallROLL CALLPLEDGE OF ALLEGIANCE Mayor AmezcuaWORDS OF INSPIRATION Fr. Mario A. Juarez, Saint Anne ChurchADDITIONS\DELETIONS TO THE AGENDACEREMONIAL PRESENTATIONS1.Proclamation present by Mayor Amezcua to Beta Cell Foundation declaring November2023 as Diabetes Month2.Proclamation presented by Mayor Pro Tem Lopez to Family Court Awareness MonthCommittee declaring November 2023 as Family Court Awareness Month3.City Tile and Proclamation presented by Councilmember Penaloza to Santa AnaPolice Chief David Valentin Congratulating him on his Retirement and 33 years ofDistinguished Service to the CommunitySTAFF PRESENTATIONS4.U.S. Army Corps of Engineers Santiago Creek Flood Risk Management Project5.Homelessness UpdateCLOSED SESSION REPORT – The City Attorney will report on any action(s) from ClosedSession.PUBLIC COMMENT – Public comments will be held during the beginning of the meeting forALL comments on agenda and non­agenda items, with the exception of public hearings.Comments for public hearings will take place after the hearing is opened.CONSENT CALENDARRECOMMENDED ACTION:  Approve staff recommendations on the followingConsent Calendar Items: 6 through 37 and waive readings of resolutions andordinances.6.Excused AbsencesDepartment(s): City Clerk’s OfficeRecommended Action: Excuse the absent members.7.Appoint Members to the Rental Housing Board Nominated by Mayor Pro Tem Lopezand Councilmember Vazquez for a Full Term Expiring in 2027Department(s): City Clerk’s OfficeRecommended Action: 1. Appoint Josephine Mendoza nominated by Mayor ProTem Lopez to the Rental Housing Board as a Mobilehome Tenant Representative for afull term expiring in 2027 and administer the Oath of Office. (Pursuant to SAMC Sec. 2­236(a), requires five affirmative votes)2. Appoint Tracy La nominated by Councilmember Vazquez to the Rental HousingBoard as an At­Large Member with no financial interest in and no ownership ofincoming­generating rental housing for a full term expiring in 2027 and administer theOath of Office. (Pursuant to SAMC Sec. 2­236(a), requires five affirmative votes)8.Minutes from the Regular Meetings of February 7, 2023 and February 21, 2023, andfrom the Special Closed Session and Regular Meetings of March 7, 2023 and March21, 2023.Department(s): City Clerk’s OfficeRecommended Action: Approve minutes.9.Quarterly Report for Housing Division Projects and Activities for the period of July 1,2023 to September 30, 2023Department(s): Community Development AgencyRecommended Action: Receive and file the Quarterly Report for Housing Divisionprojects and activities for the period of July 1, 2023 to September 30, 2023.10.Approve Release of Nonprofit Community Development Block Grant Application forFiscal Years 2024–26Department(s): Community Development AgencyRecommended Action: Approve the release of Nonprofit Community DevelopmentBlock Grant Application for Fiscal Years 2024–26. 11.Approve an Appropriation Adjustment Accepting the 2022 Proposition 69 – DNAIdentification Funds and Award Purchase Order to Foster + Freeman for Crime­liteAUTO Camera Kits for the Santa Ana Police Department in the amount of $113,462(Specification No.23­161) (Non­General Fund and General Fund)Department(s): Police DepartmentRecommended Action: 1. Approve an appropriation adjustment recognizing$103,500 in the Police Special Revenue account and appropriate same toexpenditure account. (Requires five affirmative votes)2. Authorize a one­time purchase and payment of Purchase Order to Foster +Freeman for three Crime­lite AUTO camera kits in the amount of $113,462, subject tonon­substantive changes approved by the City Manager and City Attorney.12.Fiscal Year 2023­24 First Quarter Budget Report and Proposed AppropriationAdjustmentsDepartment(s): Finance and Management ServicesRecommended Action:1. Approve the appropriation adjustments to General Fund expenditures asdetailed in the body of this report, with a net reduction of $408,196 and a netreduction to the General Fund revenue estimates of $530,000. (Requires fiveaffirmative votes) 2. Receive and file the First Quarter Budget Update.13.Amend Blanket Order Contract with Grainger, Inc. for Maintenance, Repair, andOperational Supplies, for a revised not­to­exceed amount of $1,450,000.(Specification No. 20­001) (General Fund)Department(s): Finance and Management ServicesRecommended Action: Authorize the City Manager to execute an amendment toincrease the Blanket Order Contract authority with Grainger, Inc. for the purchase ofmaintenance, repair, and operational supplies by $100,000, for a revised annualamount not­to­exceed $350,000 for the current contract term expiring December 31,2023, and one remaining one­year renewal option, subject to non­substantivechanges approved by the City Manager and City Attorney.14.Award Aggregate Blanket Order Contracts to 1­Step Ahead, Branded Gifts Plus,BSN Sports, LLC, Loso Creation, and So. Cal Embroidery, LLC for Custom ImprintClothing and Accessories, in a not­to­exceed aggregate amount of $2,125,000(Specification No. 23­129A). (General Fund & Non­General Fund)Department(s): Finance and Management ServicesRecommended Action: Award aggregate blanket order contracts to vendors listedbelow for the purchase of custom imprint clothing and accessories on an as­neededbasis in an annual amount not­ to­exceed $425,000, with a total aggregate contractamount not­to­exceed $2,125,000, for an initial two­year term expiring on November30, 2025, with provisions for three, one­year renewal options, subject to non­substantive changes approved by the City Manager and City Attorney. Vendor Location Location1­Step Ahead Huntington Beach, CABranded Gifts Plus El Cajon, CABSN Sports, LLC Dallas, TXLoso Creation Santa Ana, CASo. Cal Embroidery, LLC Santa Ana, CA15.Amend Blanket Order Contract with ODP Business Solutions, LLC (Office Depot, Inc.)for Office Supplies, for a revised not­to­exceed amount of $1,000,000 (SpecificationNo. 22­061) (General Fund)Department(s): Finance and Management ServicesRecommended Action: Authorize the City Manager to execute an amendment toincrease the Blanket Order Contract authority with ODP Business Solutions, LLC forthe purchase of office supplies by $75,000 per year for a revised annual amount not­to­exceed $250,000 for the current contract term expiring May 31, 2024, and threeremaining one­year renewal options, subject to non­substantive changes approved bythe City Manager and City Attorney.16.Amend the Blanket Order Contract for the Purchase of Paper Products andMiscellaneous Supplies with American Sanitary Supply, Inc., for a Revised ContractAmount Not to Exceed $1,220,000 for the Remainder of Contract Term andRemaining Renewal Options (Specification No. 21­043) (Non­General Fund)Department(s): Public Works AgencyRecommended Action: Amend Blanket Order Contract with American SanitarySupply, Inc., for paper products and related supplies,  increasing the contract amountby $800,000, for a new total not to exceed $1,220,000, for the remainder of thecurrent term expiring September 20, 2024, and the remaining one­year renewalperiod, subject to non­substantive changes approved by the City Manager and CityAttorney.17.Amend the Blanket Order Contracts for the Purchase of Rock, Sand, and Gravel withPTI Sand & Gravel, Inc., for a New Amount Not to Exceed $1,012,500 (Specification21­134) (Non­General Fund)Department(s): Public Works AgencyRecommended Action: Authorize the City Manager to execute an amendment toincrease the contract amount by $525,000, for a new annual amount not to exceed$247,500, and a total contract amount not to exceed $1,012,500 for the remainder ofthe current term expiring December 31, 2023, with three one­year renewal periods,subject to non­substantive changes approved by the City Manager and City Attorney18.Amend Blanket Order Contracts for Equipment Rentals with Sunbelt Rentals, UnitedRentals, and Herc Rentals for a Revised Total Amount not to Exceed $2,550,000(Specification No. 22­045) (General Fund)Department(s): Public Works AgencyRecommended Action: Authorize the City Manager to execute an amendment to theBlanket Order Contracts for equipment rentals to increase the annual aggregateamount by $290,000, for a revised total annual amount not to exceed $568,000, and atotal contract amount not to exceed $2,550,000 for the remainder of the current termexpiring April 19, 2024, and three remaining one­year renewal periods, subject tonon­substantive changes approved by the City Manager and City Attorney.19.Award Aggregate Blanket Order Contracts to Heritage Landscape Supply Group, Inc,SiteOne Landscape Supply, and Waterline Technologies, Inc. for Chemical Products,in An Aggregate Amount Not to Exceed $1,000,000 (Specification No. 23­104) (Non­General Fund)Department(s): Public Works AgencyRecommended Action: Award aggregate Blanket Order Contracts to HeritageLandscape Supply Group, Inc., SiteOne Landscape Supply, and WaterlineTechnologies, Inc. for chemical products on an as­needed basis in an annual amountof $200,000 and total aggregate amount not to exceed $1,000,000 for an initial three­year period beginning December 1, 2023 and expiring November 30, 2026, withprovisions for two one­year renewal options, subject to non­substantive changesapproved by the City Manager and City Attorney.20.Award Purchase Order to Bizon Group, Inc. for Storage Containers (IFB 23­103)(Non­General Fund)Department(s): Public Works AgencyRecommended Action: Authorize a one­time purchase and payment of PurchaseOrder to Bizon Group, Inc for thirteen new storage containers, in an amount not toexceed $128,430, subject to non­substantive changes approved by the City Managerand City Attorney.21.Award a Purchase Order to Seavco Inc. dba Irv Seaver Motorcycles for Sixteen BMWMotorcycles in an Amount Not to Exceed $484,806 (Specification No. 23­148);Appropriation Adjustment for Future Vehicle Purchases (Non­General Fund)Department(s): Public Works AgencyRecommended Action: 1. Approve an appropriation adjustment recognizing$1,235,687 in prior year fund balance in the Equipment Replacement Fund, Prior YearCarry Forward revenue account and appropriate the same amount into the EquipmentReplacement Fund, Machinery and Equipment expenditure account for this item andanticipated FY 2023­2024 replacement vehicle expenditures. (Requires fiveaffirmative votes)2. Authorize a one­time purchase and payment of purchase order to Seavco Inc. dbaIrv Seaver Motorcycles for sixteen BMW R 1250 RT­P Motorcycles, in the amount of$479,806, plus a contingency amount of $5,000, for a total amount not to exceed$484,806, subject to non­substantive changes approved by the City Manager and CityAttorney.22.Award Purchase Orders to Guaranty Chevrolet Motors, Inc. of Santa Ana and PenskeChevrolet of Cerritos in an Aggregate Amount Not to Exceed $706,035 (SpecificationNo. 23­149) (General Fund and Non­General Fund)Department(s): Public Works AgencyRecommended Action: 1. Authorize a one­time purchase and payment of purchaseorder to Guaranty Chevrolet Motors, Inc. for three Chevrolet Silverado 2500HD andone Chevrolet Silverado 1500 trucks, in the amount of $388,202, plus a contingencyamount of $20,000, for a total amount not to exceed $408,202, subject to non­substantive changes approved by the City Manager and City Attorney.2. Authorize a one­time purchase and payment of purchase order to PenskeChevrolet of Cerritos for six Chevrolet Colorado trucks, in the amount of $277,833,plus a contingency amount of $20,000, for a total amount not to exceed $297,833,subject to non­substantive changes approved by the City Manager and City Attorney.23.Award a Purchase Order to South Coast Bobcat for One Bobcat S66 Loader Vehiclewith Trailer in an Amount Not to Exceed $128,968 (Specification No. 23­160) (Non­General Fund)Department(s): Public Works AgencyRecommended Action: Authorize a one­time purchase and payment of purchaseorder to South Coast Bobcat for one Bobcat S66 with Trailer, in the amount of$118,968, plus a contingency amount of $10,000, for a total amount not to exceed$128,968, subject to non­substantive changes approved by the City Manager and CityAttorney.24.Approve Additional Contingency Funds in the Amount of $310,000 for an ExistingConstruction Contract with Vido Samarzich, Inc., and Additional ContractAdministration, Inspection and Testing in the Amount of $40,000 with an EstimatedProject Delivery Cost of $1,650,000 for the Glenwood Place Water ImprovementsProject (Project No. 23­6476) (Non­General Fund)Department(s): Public Works AgencyRecommended Action: Approve an amendment to the Project Cost Analysis in theamount of $350,000 (previously­approved transfer of funds for the Main Street SlurryProject No. 20­6959) for $310,000 in additional contingency funds and $40,000 inadditional contract administration, inspection, and testing, for a new estimated totalconstruction delivery cost of $1,650,000, subject to non­substantive changesapproved by the City Manager and City Attorney.25.Award a Construction Contract to Dominguez General Engineering, Inc. in the Amountof $2,133,362 for the North East Annexation Water & Sewer Main Improvements, withan Estimated Project Delivery Cost of $2,986,706 (Project Nos. 21­6453, 21­6619 &24­6710) (Non­General Fund)Department(s): Public Works AgencyRecommended Action: 1. Approve an appropriation adjustment recognizing prioryear fund balance of $711,814 in the Select Street Construction, Prior Year CarryForward revenue account and appropriating the same amount to the Select StreetConstruction, Improvements Other Than Building expenditure account for current yearexpenditures.  (Requires five affirmative votes)2. Approve an appropriation adjustment accepting California State Water ResourcesControl Board’s Drinking Water State Revolving Fund loan funds in the amount of$1,529,220 into the Sanitary Sewer Capital Recovery Charges, Financing Proceedsrevenue account and appropriate the same amount to the Sanitary Sewer CapitalRecovery Charges, Improvements Other Than Building expenditure account for currentyear expenditures.  (Requires five affirmative votes)3. Approve an amendment to the FY 2023­24 Capital Improvement Program toinclude $711,814 and $1,529,220 in construction funds for the North East AnnexationWater & Sewer Main Improvements Project.4. Award a construction contract to Dominguez General Engineering, Inc., the lowestresponsible bidder, in accordance with the base bid in the amount of $2,133,362,subject to  change orders (not­to­exceed 25% of the base bid) in accordance with theGreenbook: Standard Specifications for Public Works Construction, for constructionof the North East Annexation Water & Sewer Main Improvements Project, for a termbeginning November 7, 2023, and ending upon project completion, and authorize theCity Manager to execute the contract subject to non­substantive changes approved bythe City Manager and the City Attorney.5. Approve the Project Cost Analysis for a total estimated construction delivery cost of$2,986,706 which includes $2,133,362 for the construction contract, $320,004 forcontract administration, inspection, and testing, and a $533,340 project contingencyfor unanticipated or unforeseen work.6. Determine that in accordance with the California Environmental Quality Act(CEQA), a Mitigated Negative Declaration was prepared for the project and was filedwith document number 202385000522.26.Approve Municipal Facilities License Agreement with T­Mobile West LLCDepartment(s): Public Works AgencyRecommended Action: Authorize the City Manager to execute an agreement with T­Mobile West LLC for the use of certain City facilities for a ten­year period, withprovisions for two automatic five­year extensions, subject to non­substantive changesapproved by the City Manager and City Attorney (Agreement No. 2023­XXX).27.Award an Agreement to Revenue & Cost Specialists, LLC for Comprehensive ImpactFee Study Consulting Services Not to Exceed $115,150 (General Fund)Department(s): Public Works AgencyRecommended Action: Authorize the City Manager to execute a consulting servicesagreement with Revenue & Cost Specialists, LLC for a two­year term beginningNovember 7, 2023, and ending November 6, 2025 for the preparation of aComprehensive Development Impact Fee Study, for a total amount not to exceed$115,150, subject to non­substantive changes approved by the City Manager and CityAttorney (Agreement No. 2023­XXX).28.Approve Amendments to Agreements with Eduardo Garcia dba Dynamic VideoCommunications, LLC, IPTV International Inc. dba TV Pro Gear, Inc., and ThomasBystry dba Video Engineering Services to Continue Video Production Services forCity Council Meetings and Other As­Needed Video Services (General Fund)Department(s): City Manager OfficeRecommended Action: Authorize the City Manager to execute first amendments tothe agreements with Dynamic Video Communications, LLC, TV Pro Gear, Inc., andVideo Engineering Services to continue video production services for City Councilmeetings and other as­needed video services for the period of January 1, 2024through December 31, 2024, for a shared aggregate amount not to exceed $200,000,for a total aggregate amount not to exceed $800,000 subject to substantive changesapproved by the City Manager and City Attorney (Agreement No. 2023­XXX).29.Approve a Second Amendment to the Agreement with RSG, Inc. for theAdministration, Management, and Implementation of the Rent Stabilization and JustCause Eviction Ordinance on an As­Needed Basis in an Amount not to exceed$500,000Department(s): Community Development AgencyRecommended Action: Authorize the City Manager to execute a SecondAmendment to the Agreement with RSG, Inc., for the administration, management,and implementation of the Rent Stabilization and Just Cause Eviction Ordinance, foran amount not to exceed $500,000, for a total agreement amount not to exceed$1,300,000, subject to non­substantive changes approved by the City Manager andCity Attorney (Agreement No. 2023­XXX).30.Approve an Agreement with America on Track and Nati’s House dba Neutral Groundfor Gang Prevention and Intervention Program Services that promotes a proactive,preventative approach to addressing concerns with at­risk youth and gang activity(Revive Santa Ana Program)Department(s): Community Development AgencyRecommended Action:1. Authorize the City Manager to execute an agreement with America on Track in theamount of $200,000 for a one­year term, with an option to extend for one year, fora two­year aggregate total not to exceed $400,000, for gang prevention andintervention services, for a term beginning December 1, 2023, subject to non­substantive changes approved by the City Manager and City Attorney (AgreementNo. 2023­XXX).2. Authorize the City Manager to execute an agreement with Nati’s House dbaNeutral Ground in the amount of $200,000 for a one­year term, with an option toextend for one year, for a two­year aggregate total not to exceed $400,000, forgang prevention and intervention services, for a term beginning December 1,2023, subject to non­substantive changes approved by the City Manager and CityAttorney (Agreement No. 2023­XXX).31.Approve a First Amendment to the Agreement with Jorge Melgoza, DBA ArdentErgonomics for Preventative Ergonomics AssessmentsDepartment(s): Human ResourcesRecommended Action: Authorize the City Manager to execute a First Amendmentto the Agreement with Jorge Melgoza, DBA Ardent Ergonomics, to continue toprovide preventative ergonomic assessments for City employees for an additionalamount not to exceed $50,000 (not to exceed $100,000 for the entirety of theAgreement expiring on November 22, 2024), subject to non­substantive changesapproved by the City Manager and City Attorney (Agreement No. 2023­XXX).32.Approve Agreements for Qualified Consultants to Provide On­Call Environmental andPlanning Services for Planning Projects and Supplemental Staff Services for anAggregate Amount Not to Exceed $4,950,000, for up to a Five­Year Term.Department(s): Planning and Building AgencyRecommended Action: Authorize the City Manager to execute agreements toengage each of the 35 environmental and planning services firms listed below, as­needed, for a period of five years beginning November 7, 2023 through November 7,2028, to provide on­call environmental, technical, and planning services for thePlanning and Building Agency at the fees set forth in their responses to Request forQualifications (No. 23­142) for an aggregate amount not to exceed $4,950,000, for upto a five­year term, subject to non­substantive changes by the City Manager and CityAttorney (Agreement No. 2023­XXX).ConsultantsArchitectural ResourceGroup InterwestArdurraKimley HornAscentM­GroupAspen Environmental Group Michael Baker InternationalChambers Group MIG, Inc.Circlepoint PlaceworksCSG Consultants PsomasDe Novo Planning Group RE ConsultingDudekRincon Consultants, Inc.ECORP Consulting, Inc.Sagecrest Planning and Environmental,LLCEcoTierra Consulting T&B Planning, Inc.ELMT Consulting TerraconEnvicom Corporation The Code GroupEPD Solutions, Inc.UESFCS International, Inc.Ultra Systems Environmental, Inc.GPA Consulting VCS EnvironmentalHarris & Associates Willdan EngineeringHelix EnvironmentalPlanning33.Historic Property Preservation AgreementsDepartment(s): Planning and Building AgencyRecommended Action: Authorize the City Manager, or designee, to execute theattached Mills Act agreements with the below­referenced property owners for theidentified structure(s), subject to non­substantive changes approved by the CityManager and City Attorney.Property Owner(s)Historic PropertyPreservationAgreement No.Address/House Vote by HRCThe Peterson LivingTrust Dated August15, 2003 2023­07 1908 NorthGreenleaf Street 8:0:0:04th and BroadwayOZ SPE, LLC, aDelaware LimitedLiability Company 2023­08 302 West FourthStreet 8:0:0:0Determine that the proposed projects are exempt from further review in accordancewith the California Environmental Quality Act as Categorical Exemptions ER No.2023­61 and ER No. 2023­78 will be filed for the projects.34.First Amendment to Agreement with TriTech Software Systems for Computer AidedDispatch and Records Management System Software (General Fund)Department(s): Police DepartmentRecommended Action: Authorize the City Manager to execute the First Amendmentto the agreement with TriTech Software Systems for the continued implementation aswell as support and maintenance of Computer Aided Dispatch and RecordsManagement System software for an additional three­year period beginningNovember 23, 2023 through November 22, 2026, subject to non­substantive changesapproved by the City Manager and City Attorney (Agreement No. 2023­XXX).35.Adopt a Resolution, Approve an Agreement and Appropriation Adjustment Acceptingthe FY 2022 Emergency Management Performance Grant (Non­General Fund)Department(s): Police DepartmentRecommended Action:1. Adopt a resolution authorizing the City Manager to act on behalf of the City ofSanta Ana for obtaining federal funds related to homeland security, emergencymanagement and/or disaster recovery, provided by the U.S. Department ofHomeland Security and sub­granted through the State of California and theCounty of Orange.Resolution No. 2023­XXX entitled A RESOLUTION OF THE CITY COUNCIL OFTHE CITY OF SANTA ANA AUTHORIZING THE CITY MANAGER OR HERDESIGNEE(S) TO OBTAIN 2022 EMERGENCY MANAGEMENTPERFORMANCE GRANT FUNDS THROUGH THE COUNTY OF ORANGE2. Authorize the City Manager to execute a two­year agreement with the County ofOrange for the period of July 1, 2022 through June 30, 2024, for the FY 2022Emergency Management Performance Grant in an amount not to exceed$52,569, subject to non­substantive changes approved by the City Manager andCity Attorney(Agreement No. 2023­XXX).3. Approve an appropriation adjustment recognizing $52,569 in Law EnforcementGrants revenue account, and appropriating same to the Emergency ManagementPerformance Grant expenditure account. (Requires five affirmative votes)36.Award Purchase Order to Advanced Exercise Fitness Solutions for ExerciseEquipment in the Amount of $76,203 and Resolution to Accept Donation of ExerciseEquipment for the Santa Ana Police Department Fitness Center (Specification No.23­169) (Non­General Fund)Department(s): Police DepartmentRecommended Action:1. Authorize a one­time purchase and payment of Purchase Order to AdvancedExercise Fitness Solutions for various Life Fitness cardio and Hammer Strengthexercise equipment and installation for the Santa Ana Police Department FitnessCenter in the amount of $76,203.2. Adopt a resolution accepting the donation of two Life Fitness Treadmills, valued at$14,743.97, from the Santa Ana Police Officers Association.RESOLUTION NO. 2023­XXX entitled A RESOLUTION OF THE CITY COUNCILOF THE CITY OF SANTA ANA ACCEPTING THE DONATION OF GYMEQUIPMENT FROM THE SANTA ANA POLICE OFFICER ASSOCIATION FORUSE IN THE BRUCE R. CARLSON FITNESS CENTER LOCATED AT THESANTA ANA POLICE DEPARTMENT37.Resolution Authorizing the Grant Application, Acceptance, and Execution of GrantFunds from the California State Library’s Building Forward Library FacilitiesImprovement Program.Department(s): LibraryRecommended Action: Adopt a resolution authorizing the application, acceptance,and execution of grant funds from the California State Library’s Building ForwardLibrary Facilities Improvement Program, approval to implement the awarded project,and designate Library Services Director, Brian Sternberg, as the AuthorizedRepresentative to enter into the grant agreement **END OF CONSENT CALENDAR**BUSINESS CALENDAR38.Rental Registry Informational ReportDepartment(s): Community Development AgencyRecommended Action: Accept infomational report and provide direction to staff.39.Consider Whether to Adopt a Resolution Calling and Giving Notice of a GeneralMunicipal Election to be held in the City of Santa Ana on November 5, 2024,Requesting Consolidation with the Statewide General Election, and Placing a BallotMeasure Before the Voters Asking Whether to Amend the Santa Ana City Charter toAuthorize and Implement Noncitizen Voting in Municipal ElectionsDepartment(s): City Attorney OfficeRecommended Action: Approve a Resolution Calling and Giving Notice of aGeneral Municipal Election to be held in the City of Santa Ana on November 5, 2024for the Submission of a Ballot Measure to the Qualified Voters Proposing anAmendment to the Santa Ana City Charter to Authorize and Implement NoncitizenVoting in Municipal Elections.RESOLUTION NO. 2023­XXX entitled A RESOLUTION OF THE CITY COUNCIL OFTHE CITY OF SANTA ANA CALLING AND GIVING NOTICE OF A GENERALMUNICIPAL ELECTION TO BE HELD IN THE CITY OF SANTA ANA ONNOVEMBER 5, 2024 FOR THE SUBMISSION OF A BALLOT MEASURE TO THEQUALIFIED VOTERS ASKING IF THE CITY OF SANTA ANA SHOULD PERMITNONCITIZEN VOTING IN ALL CITY MUNICIPAL ELECTIONS (includes determinationthat the Resolution is not subject to the California Environmental Quality Act (CEQA)pursuant to sections 15060(c)(2) and 15060(c)(3) of the State CEQA Guidelinesbecause it will not result in a direct or reasonably foreseeable indirect physical changein the environment and it is not a “project” as defined in section 15378 of the StateCEQA Guidelines)**END OF BUSINESS CALENDAR**CITY MANAGER COMMENTSCOUNCIL COMMENTSAB1234 DISCLOSURE – If the City paid for travel or other expenses this is the time formembers of the Council to provide a brief oral report on attendance of any regional board orcommission meeting or any conference, meeting or event attended.ADJOURNMENT – Adjourn the City Council meeting and convene to the Housing Authoritymeeting.Future Items1. Sanitation Fee Cost of Service Study and Prop. 218 Process Authorization2. Board and Commission Members Compensation Increase3. 2024 City Council Meeting CalendarPOSTING STATEMENT: On October 31, 2023, a true and correct copy of this agenda wasposted at the entrance to City Hall, 20 Civic Center Plaza, Santa Ana, CA 92701. InternetAccess to City Council, Agency, and Authority agendas and related material is available priorto meetings at santa­ana.org/city­meetings.HOUSING AUTHORITYCALL TO ORDERATTENDANCE Authority Members Phil Bacerra Johnathan Ryan HernandezDavid PenalozaThai Viet PhanBenjamin VazquezVice Chair Jessie LopezChairValerie AmezcuaActing City Manager Stephen A. MendozaCity Attorney Sonia R. CarvalhoRecording Secretary Jennifer L. HallROLL CALLADDITIONS\DELETIONS TO THE HOUSING AUTHORITY AGENDAPUBLIC COMMENTS – Members of the public may address Housing Authority on items onthe Housing Authority agenda. CONSENT CALENDARRECOMMENDED ACTION:  Approve staff recommendations on the followingConsent Calendar Items: 1 and 4 and waive readings for resolutions andordinances.1.Excused AbsencesDepartment(s): City Clerk’s OfficeRecommended Action: Excuse the absent members.2.Minutes from the Regular Meeting of August 1, 2023Department(s): City Clerk’s OfficeRecommended Action: Approve minutes.3.Quarterly Report for the Housing Choice Voucher Program for the Period of July 1, 2023 to September 30, 2023 Department(s): Community Development Agency Recommended Action: Receive and file the Quarterly Report for the Housing Choice Voucher Program for the period of July 1, 2023 to September 30, 2023. 4.Authorize staff to enter into a Memorandum of Understanding with CalOptima Health, Orange County Housing Authority, Anaheim Housing Authority, and Garden Grove Housing Authority, to facilitate access to supportive services for voucher holders assisted by the Housing Authority Department(s): Community Development Agency Recommended Action: Authorize the Executive Director of the Housing Authority to execute a Memorandum of Understanding with CalOptima Health to facilitate access to supportive services for voucher holders assisted by the Housing Authority. **END OF CONSENT CALENDAR** HOUSING AUTHORITY MEMBER COMMENTS ADJOURNMENT – Adjourn the Housing Authority meeting. POSTING STATEMENT: On October 31, 2023, a true and correct copy of this agenda was posted at the entrance to City Hall, 20 Civic Center Plaza, Santa Ana, CA 92701. Internet Access to City Council, Agency, and Authority agendas and related material is available prior to meetings at santa­ana.org/city­meetings.   City Council 21 11/7/2023   CITY COUNCIL 1 February 07, 2023 DRAFT Minutes of the Regular Meeting of the City Council City of Santa Ana, California February 07, 2023 CLOSED SESSION MEETING – 5:00 PM REGULAR OPEN MEETING – 5:45 PM (Immediately following the Closed Session Meeting) CITY COUNCIL CHAMBER 22 Civic Center Plaza, Santa Ana, CA 92701 CLOSED SESSION CALL TO ORDER ATTENDANCE Council Members Phil Bacerra Johnathan Ryan Hernandez David Penaloza Thai Viet Phan Benjamin Vazquez Mayor Pro Tem Jessie Lopez Mayor Valerie Amezcua City Manager Kristine Ridge City Attorney Sonia R. Carvalho Acting City Clerk Norma Orozco     City Council 8 – 1 11/7/2023 CITY COUNCIL 2 February 07, 2023 ROLL CALL MINUTES: Mayor Amezcua called the meeting to order at 5:07 P.M. Acting City Clerk Norma Orozco conducted Roll Call. Councilmembers Penaloza, Phan, and Vazquez, Mayor Pro Tem Lopez, and Mayor Amezcua attended the meeting in person. Councilmember Hernandez attended via teleconference. Councilmember Bacerra joined the meeting in person during Closed Session. PUBLIC COMMENTS – Members of the public may address the City Council on Closed Session items. MINUTES: No public comments were received regarding Closed Session items. RECESS – City Council will recess to Closed Session for the purpose of conducting regular City business. MINUTES: Mayor Amezcua recessed to consider the Closed Session items at 5:08 P.M. CLOSED SESSION ITEMS – The Brown Act permits legislative bodies to discuss certain matters without members of the public present. The City Council finds, based on advice from the City Attorney, that discussion in open session of the following matters will prejudice the position of the City in existing and anticipated litigation: 1.THREAT TO PUBLIC SERVICES OR FACILITIES pursuant to subdivision (a) of Section 54957 of the Government Code: Consultation with Santa Ana Police Department, Chief David Valentin 2.CONFERENCE WITH LABOR NEGOTIATOR pursuant to Government Code Section 54957.6(a): Agency Negotiators: Human Resources Executive Director, Jason Motsick Employee Organizations: •Santa Ana Police Officers Association (POA) •Service Employees’ International Union (SEIU) Full­Time Employees •Confidential Association of Santa Ana (CASA) •Santa Ana Management Association (SAMA) 3.CONFERENCE WITH LEGAL COUNSEL­ INITIATION OF LITIGATION pursuant to Paragraph (4) of subdivision (d) of Section 54956.9 of the Government Code: One (1) case Consideration of Amicus Brief, So Cal Recovery, LLC; Roger Lawson v. City of Costa Mesa, Case No. 20­55820 (United States Court of Appeals for the Ninth Circuit) and Raw Recovery, LLC v. City of Costa Mesa, Case No. 20­55870 (United States Court of Appeals for the Ninth Circuit)     City Council 8 – 2 11/7/2023 CITY COUNCIL 3 February 07, 2023 CLOSED SESSION REPORT – The City Attorney will report on any action(s) to be taken at the Regular Open Session, which will begin immediately following the Closed Session. RECONVENE – City Council will reconvene to continue regular City business. CITY COUNCIL REGULAR OPEN SESSION CALL TO ORDER MINUTES: Mayor Amezcua reconvened the City Council at 7:28 P.M. ROLL CALL Acting City Clerk Norma Orozco conducted Roll Call. Councilmembers Bacerra, Hernandez, Penaloza, Phan, and Vazquez, Mayor Pro Tem Lopez, and Mayor Amezcua were present in person. PLEDGE OF ALLEGIANCE Councilmember Bacerra WORDS OF INSPIRATION Pastor Anh Tuan Nguyen CEREMONIAL PRESENTATIONS 1.Proclamation presented by Mayor Amezcua to the American Heart Association declaring February 2023 as American Heart Month. 2.Proclamation presented by Mayor Pro Tem Lopez to the Santa Ana Unified School District and the Santa Ana Youth Mental Health Sub­Committee declaring February 2023 as We Care Month. 3.Proclamation presented by Councilmember Hernandez and Mayor Amezcua to the Second Baptist Church of Santa Ana and the Orange County Heritage Council declaring February 2023 as Black History Month. MINUTES: The ceremonial presentations were considered out of order. Item No. 3 was considered first, followed by Item Nos. 1 and 2. CLOSED SESSION REPORT – The City Attorney will report on any action(s) from Closed Session. MINUTES: City Attorney Sonia Carvalho stated there was no reportable action from Closed Session.     City Council 8 – 3 11/7/2023 CITY COUNCIL 4 February 07, 2023 PUBLIC COMMENT – Public comments will be held during the beginning of the meeting for ALL comments on agenda and non­agenda items, except for public hearings. Comments for public hearings will take place after the hearing is opened. MINUTES: Due to the large number of public speakers, Mayor Amezcua modified the speaking time limit from three (3) minutes to two (2) minutes per speaker. Anthony Barela spoke of his experience with Santa Ana Police Department officers. Tim Johnson spoke of the need for more Measure X commissioner appointments and stated that there are currently not enough members to meet quorum. Saanand Singh Sethee, SEVA Collective, spoke of his organization’s service to the community and thanked the Council for their partnership. Michael Baron spoke of his negative experience with Republic Services as the City’s new solid waste provider. Nellie Turtleheart Legaspie spoke of the urgent need to appoint commissioners to the Personnel Board and urged members of the community to reach out and apply. Will Klahe spoke regarding Item 32 and stated that all businesses should comply with city and state regulations. Danny Vega spoke in support of Item 32 and in solidarity with the businesses affected by unlicensed street vendors. Mike Carter spoke regarding Item 32 and of the monetary impact that out of town vendors have on the City. Roberto Guzman (translation: Spanish) spoke in support of Item 32 and the negative impact the large number of street vendors have on established brick and mortar businesses. Nancy Tarin (translation: Spanish) spoke in support of Item 32 and the negative impact street vendors have had on her business.     City Council 8 – 4 11/7/2023 CITY COUNCIL 5 February 07, 2023 Irma Jauregui spoke of a potential model for mom and pop shops to be assigned a designated zoned vending location. Maria Sanchez spoke in support of Item 32 and stated that all vendors should adhere to city regulations. Charles Jakstis spoke of the difficulties his family has faced at the hands of their restaurant’s property landowner. Daniel Perez spoke in support of Item 32, the many regulations that unlicensed street vendors break, and how it is unjust for licensed food truck vendors. Araceli Gonzalez (translation: Spanish) requested the Council enforce city regulations related to street vending and spoke of the financial hardship she and other businesses have endured as a result of the unlicensed street vendors. Alex spoke of the various licenses that street vendors lack and the obstruction they create on street sidewalks. Yareli (translation: Spanish) spoke of how the City must lead by example and enforce street vending laws. Guillermo Elizalde spoke of the rapid growth of street vendors and how they have affected his brick and mortar restaurant. Jose Luis Sandoval (translation: Spanish) stated that he is not opposed to street vendors but believes that they also have to follow local and state health regulation just as restaurants do. Jaime Flores (translation: Spanish) urged the Council to enforce local and state regulations regarding street vendors. Desi Reyes spoke in support of Item 32 and regarding the narcotics issue along North First Street. Paul Simonds, of behalf of his clients Turner Capital and Save Our Selves (S.O.S), requested Council pull Item No. 6 and reopen the Public Hearing.     City Council 8 – 5 11/7/2023 CITY COUNCIL 6 February 07, 2023 Kate Hirsh, Turner Capital and S.O.S., requested Council pull Item No. 6 and reopen the Public Hearing. Christy Ward, S.O.S., requested Council pull Item No. 6 and reopen the Public Hearing. Rosario Galeas spoke of the negative impact the proposed zoning ordinance would have in the community and for the S.O.S. organization. David Elliot requested Council pull Item No. 6 and reopen the Public Hearing and spoke of the potential monetary loss to the city if the ordinance is approved. Lisa Salsibury spoke of the unpermitted work being done by the landowner at 3700 W. Warner Ave. Vanessa Cerda stated that she would like the historic Cypress Fire Station to be converted into a community center not a Police Athletic and Activities League (PAAL) center. Albert Castillo spoke in support of Item No. 5 and in opposition to the organization Downtown Inc. Venancio Chavez (translation: Spanish) spoke of various issues in the city including Main Street corridor, solid waste collection, and infrastructure. Prior to hearing public comments via teleconference, Mayor Amezcua considered Consent Calendar Item Nos. 7-9 (see Pages 9-10). Acting City Clerk Norma Orozco reported out the eComments received: One (1) comment in support of Item No. 22, Fourteen (14) regarding Item No. 32, and Two (2) non-agenda comments. The following speakers addressed City Council via teleconference: Roxana spoke in support of Item 32 and the unsafe conditions created by street vendors.     City Council 8 – 6 11/7/2023 CITY COUNCIL 7 February 07, 2023 Dale Helvig spoke regarding the Legacy Square application process, the 55 Freeway project, and in support of Item 32. Armando Nunez spoke in support of Item 32 and spoke of the business owners that are afraid of retaliation for speaking against street vendors. John Ramirez spoke regarding Item 32 and requested enforcement be prioritized. Victor Mendez spoke regarding jobs and job preservation and of the importance of using Santa Ana based companies, using Item Nos. 15 and 16 as examples. Wilson Troung, State of California Governor’s Office of Emergency Services, spoke regarding the earthquake early warning system app, MyShake, which is available to residents. RECOMMENDED ACTION: Approve staff recommendations on the following Consent Calendar Items: 4 through 30. MINUTES: The following items were pulled for separate discussion and consideration: Councilmember Hernandez pulled Item No. 22. Councilmember Bacerra pulled Item Nos. 12, recorded a no vote on Item No. 20, and provided comments on Item Nos. 15 and 16. Councilmember Phan recused herself from Item No. 13, as the listed party is a client of her employer, Rutan & Tucker. Councilmember Vazquez pulled Item No. 6. Mayor Pro Tem Lopez pulled Item Nos. 10 and 22. Councilmember Penaloza pulled Item No. 20. Mayor Amezcua pulled Item Nos. 17, 18, and 32. Moved by Councilmember Penaloza, seconded by Councilmember Bacerra to approve Consent Calendar Item Nos. 4 through 30 with the exception of Item Nos. 6, 10, 12, 17, 18, 20, 22, 30, and 32. CONSENT CALENDAR     City Council 8 – 7 11/7/2023 CITY COUNCIL 8 February 07, 2023 YES: 7 – Councilmember Bacerra, – Councilmember Hernandez, – Councilmember Penaloza, – Councilmember Phan, – Councilmember Vazquez, – Mayor Pro Tem Lopez, – Mayor Amezcua NO: 0 ABSTAIN: 0 ABSENT: 0 Status: 7 – 0 – 0 – 0 – Pass 4.Excused Absences Department(s): Clerk of the Council Office Recommended Action: Excuse the absent members. 5.Adopt Ordinance No. NS­3037 – AN ORDINANCE OF THE CITY COUNCIL OF THE CITY OF SANTA ANA DISESTABLISHING THE DOWNTOWN SANTA ANA BUSINESS IMPROVEMENT DISTRICT First reading at the January 17, 2023 City Council meeting and approved by a vote of 7­0. Published in the Orange County Reporter on January 27, 2023. Department(s): Community Development Agency Recommended Action: Place ordinance to Disestablish the Downtown Santa Ana Business Improvement District on second reading and adopt. 6.Adopt Ordinance No. NS­3038 – ZONING ORDINANCE AMENDMENT NO. 2022­03 – AN ORDINANCE OF THE CITY COUNCIL OF THE CITY OF SANTA ANA AMENDING PORTIONS OF CHAPTER 41 (ZONING) OF THE SANTA ANA MUNICIPAL CODE RELATING TO FAMILY DAYCARE, REGIONAL PLANNED SIGN PROGRAM REGULATIONS, MASSAGE ESTABLISHMENTS, CONDITIONALLY­PERMITTED USES IN THE PROFESSIONAL ZONING DISTRICT, RETAIL USES IN INDUSTRIAL ZONES, TRASH BIN ENCLOSURES, URBAN LOT SPLIT AND TWO­UNIT DEVELOPMENT STANDARDS, NOXIOUS USES, DEFINITIONS FOR VARIOUS USES, ELECTRIC FENCES, SYNTHETIC TURF, AND PERMIT REQUIREMENTS FOR LIGHT PROCESSING FACILITIES First reading at the January 17, 2023 City Council meeting and approved by a vote of 7­0. Published in the Orange County Reporter on January 27, 2023. Pursuant to the California Environmental Quality Act (“CEQA”) and the state CEQA Guidelines, the adoption of this Ordinance is exempt from CEQA review pursuant to Sections 15060(c)(2) and 15060(c)(3) of the State CEQA Guidelines because it will not result in a direct or reasonably foreseeable indirect physical change in the environment, as there is no possibility it will have a significant effect on the environment and it is not a     City Council 8 – 8 11/7/2023 CITY COUNCIL 9 February 07, 2023 "project", as defined in Section 15378 of the CEQA Guidelines. As a result, a Notice of Exemption, Environmental Review No. 2022­73 will be filed upon adoption of this ordinance. Department(s): Planning and Building Agency Recommended Action: Place ordinance on second reading and adopt. MINUTES: Councilmember Vazquez requested the item be continued. City Attorney Sonia Carvalho reminded the Council that any substantive changes made to the presented ordinance would require a new first reading and would not make any immediate changes to the Urgency Ordinance. Moved by Councilmember Bacerra, seconded by Councilmember Penaloza to approve the recommended action and adopt Ordinance No. NS-3038. YES: 6 – Councilmember Bacerra, – Councilmember Hernandez, – Councilmember Penaloza, – Councilmember Phan, – Mayor Pro Tem Lopez, – Mayor Amezcua NO: 1 – Councilmember Vazquez ABSTAIN: 0 ABSENT: 0 Status: 6 – 1 – 0 – 0 – Pass MINUTES: Item Nos. 7-9 were considered out of order, earlier in the meeting during Public Comments. 7.Appoint Isabella Guerra Nominated by Mayor Amezcua as the Mayoral Representative to the Youth Commission for a Full­Term Expiring December 10, 2024 Department(s): Clerk of the Council Office Recommended Action: Appoint Isabella Guerra to the Youth Commission as the City­ Wide representative and administer Oath of Office. 8.Appoint Various Boards and Commissions Members Nominated by Councilmember Vazquez as the Ward 2 Representatives for a Full Term Expiring December 8, 2026 (Revised 2/1/2023) Department(s): Clerk of the Council Office Recommended Action: Appoint. 1.Joese Hernandez ­ Arts and Culture Commission 2.Maria Zacarias Torres ­ Parks, Recreation and Community Services Commission 3.Ginelle Hardy – Historic Resources Commission 4.Gabriela Hernandez­Castillo – Personnel Board 5.Manuel Escamilla – Planning Commission 6.Ilyn Jaimes – Youth Commission     City Council 8 – 9 11/7/2023 CITY COUNCIL 10 February 07, 2023 9.Appoint Jennifer Oliva Nominated by Councilmember Penaloza as the Ward 6 Representative to the Planning Commission for a Full­Term Expiring December 8, 2026 (Revised 2/1/2023) Department(s): Clerk of the Council Office Recommended Action: Appoint Jennifer Oliva to the Planning Commission as the Ward 6 representative and administer Oath of Office. Moved by Councilmember Bacerra, seconded by Councilmember Penaloza to approve the recommended actions for Item Nos. 7-9 and appoint board and commission representatives. YES: 5 – Councilmember Hernandez, – Councilmember Penaloza, – Councilmember Phan, Councilmember Vazquez, – Mayor Amezcua NO: 0 ABSTAIN: 0 ABSENT: 2 – Councilmember Bacerra, – Mayor Pro Tem Lopez Status: 5 – 0 – 0 – 2 – Pass MINUTES: Acting City Clerk Norma Orozco administered the Oath of Office to the members present at the meeting. 10.Receive and File Citywide Field Renovation Schedule Department(s): Public Works Agency Recommended Action: Receive and File Citywide Field Renovation Schedule for 2023 to 2024. MINUTES: Mayor Pro Tem Lopez requested staff utilize City communication channels to announce the renovation schedule to the public. Councilmember Penaloza spoke in agreement with Mayor Pro Tem Lopez’s request and requested the closure duration also be disclosed. No further action taken. 11. Receive and File Trash Enclosure Update Department(s): Public Works Agency Recommended Action: Receive and File Trash Enclosure Update informational report.     City Council 8 – 10 11/7/2023 CITY COUNCIL 11 February 07, 2023 12. Quarterly Report for Housing Division Projects and Activities for the period of October 1, 2022 to December 31, 2022. Department(s): Community Development Agency Recommended Action: Receive and file the Quarterly Report for Housing Division Projects and Activities for the period of October 1, 2022 to December 31, 2022. MINUTES: Councilmember Bacerra inquired with staff whether any of the current housing projects had paid in lieu fees into the Inclusionary Housing Fund since 2022 to which staff responded that no fees had yet been received. No further action taken. 13.Amend Blanket Order Contract with Home Depot for Construction, Maintenance, and Repair Materials and Supplies to Extend Term for an Additional Four­year Period Ending December 31, 2026 (Specification No. 17­121) (General and Non­General Fund) Department(s): Finance and Management Services Recommended Action: Amendment blanket order contract with Home Depot for construction, maintenance, and repair materials and supplies to extend the term for an additional four­year period ending December 31, 2026, with provision for five subsequent one­year renewal periods exercisable by the City Manager in an annual amount not to exceed $252,000, subject to non­substantive changes approved by the City Manager and City Attorney. MINUTES: Councilmember Phan recused herself from Item No. 13, as the listed party is a client of her employer, Rutan & Tucker. MOTION: Councilmember Penaloza moved to approve Item No. 13, seconded by Councilmember Bacerra. YES: 6 – Councilmember Bacerra, – Councilmember Hernandez, – Councilmember Penaloza, – Councilmember Vazquez, – Mayor Pro Tem Lopez, – Mayor Amezcua NO: 0 ABSTAIN: 1 – Councilmember Phan ABSENT: 0 Status: 6 – 0 – 1 – 0 – Pass 14. Approve a Purchase Order in the Amount of $282,171 to Musco Sports Lighting, LLC. for LED Sports Lighting with Related Supplies and Services (Project No. 23­2604) (Non­General Fund) Department(s): Public Works Agency Recommended Action: Authorize a one­time purchase order to Musco Sports Lighting, LLC. for the purchase of LED sports lighting and installation services for the Santa Ana Stadium in the amount of $282,171, with a contingency of $42,326 for a total of $324,497, subject to non­substantive changes approved by the City Manager and the City Attorney.     City Council 8 – 11 11/7/2023 CITY COUNCIL 12 February 07, 2023 15.Award Purchase Order to Penske Chevrolet of Cerritos in the Amount of $346,134 for One 2023 Chevrolet Colorado Crew Cab Short Bed Truck, and Five 2023 Chevrolet Colorado Crew Cab Long Bed Trucks (Specification No. 22­134) (General Fund and Non­General Fund) Department(s): Public Works Agency Recommended Action: Authorize a one­time purchase and payment of purchase order to Penske Chevrolet of Cerritos for the purchase of one 2023 Chevrolet Colorado Crew Cab Short Bed Truck, and five 2023 Chevrolet Colorado Crew Cab Long Bed Trucks, in the amount of $336,134, plus a contingency of $10,000, for a total amount not to exceed $346,134, subject to non­substantive changes approved by the City Manager and City Attorney. MINUTES: Councilmember Bacerra thanked the Public Works Agency for proactively reaching out to companies located in Santa Ana. Councilmember Hernandez echoed Councilmember Bacerra’s comments and stated he is glad the vendor selected will provide American-made and union-made vehicles. 16.Award a Purchase Order in the Amount of $399,274 to National Auto Fleet Group for Eight Chevrolet Colorado Trucks for the Public Works Maintenance Services, Building Maintenance, CIP Engineering, and NPDES Divisions (Specification No. 22­135) (Non­General Fund) Department(s): Public Works Agency Recommended Action: Authorize a one­time purchase and payment of purchase order to National Auto Fleet Group for the purchase of eight Chevrolet Colorado Trucks in the amount of $369,274, plus a contingency of $30,000, for a total amount not to exceed $399,274, subject to non­substantive changes approved by the City Manager and City Attorney. MINUTES: Councilmember Bacerra thanked the Public Works Agency for proactively reaching out to companies located in Santa Ana. Councilmember Hernandez echoed Councilmember Bacerra’s comments and stated he is glad the vendor selected will provide American-made and union-made vehicles. 17.Approve Appropriation Adjustment Recognizing $674,887 in Supplemental Law Enforcement Services Account Funds and Spending Plan (Non­General Fund) Department(s): Police Department Recommended Action: 1. Approve an appropriation adjustment recognizing $674,887 in     City Council 8 – 12 11/7/2023 CITY COUNCIL 13 February 07, 2023 Law Enforcement Grants revenue account and appropriate same to the Supplemental Law Enforcement Services Fund expenditure account. (Requires five affirmative votes) 2. Approve use of the Supplemental Law Enforcement Services Account funds for frontline municipal police services as included within this staff report. MINUTES: Mayor Amezcua inquired about the use of the appropriated funds. Chief of Police David Valentin stated that the funds would be used to support core services, equipment, building safety, and overtime. Moved by Mayor Amezcua, seconded by Councilmember Phan to approve the recommended action for Item No. 17. YES: 7 – Councilmember Bacerra, – Councilmember Hernandez, – Councilmember Penaloza, – Councilmember Phan, – Councilmember Vazquez, – Mayor Pro Tem Lopez, – Mayor Amezcua NO: 0 ABSTAIN: 0 ABSENT: 0 Status: 7 – 0 – 0 – 0 – Pass 18.Approve Appropriation Adjustment to Recognize Remainder Disbursement of Homeless Housing, Assistance and Prevention Program Funds – Round 3 (Non­General Fund) Department(s): Community Development Agency Recommended Action: Approve appropriation adjustment recognizing $8,232,281.35 in funds from the State of California, Business, Consumer Services and Housing Agency in revenue account (no.12218002­52025) and appropriate the same amount to expenditure account (no. 12218717­various) to address homelessness in the City of Santa Ana. (Requires five affirmative votes) MINUTES: Mayor Amezcua requested staff update the City’s website to include an expenditure report for the homeless services funds. Moved by Mayor Amezcua, seconded by Councilmember Phan to approve the recommended action for Item No. 18. YES: 7 – Councilmember Bacerra, – Councilmember Hernandez, – Councilmember Penaloza, – Councilmember Phan, – Councilmember Vazquez, – Mayor Pro Tem Lopez, – Mayor Amezcua NO: 0     City Council 8 – 13 11/7/2023 CITY COUNCIL 14 February 07, 2023 ABSTAIN: 0 ABSENT: 0 Status: 7 – 0 – 0 – 0 – Pass 19.Approve Appropriation Adjustment to Recognize Permanent Local Housing Allocation (Non­General Fund) Department(s): Community Development Agency Recommended Action: Approve an appropriation adjustment recognizing $4,795,654 in funds from the State of California, into the Permanent Local Housing Allocation (PLHA) Program revenue account and appropriate the same amount into the PLHA Round 3 expenditure account to address homelessness in the City of Santa Ana. (Requires five affirmative votes) 20.Approve Agreement with 3Di, Inc. for the Rent Stabilization and Just Cause Eviction Ordinance Rental Registry Portal (Non­General Fund) Department(s): Community Development Agency Recommended Action: Authorize the City Manager to execute an agreement with 3Di, Inc. to implement, operate, and maintain a rental registry portal for the Rent Stabilization and Just Cause Eviction Ordinance, for a three­year term beginning on February 7, 2023 through January 31, 2026, in an amount not to exceed $305,895, subject to non­substantive changes approved by the City Manager and City Attorney (Agreement No. 2023­A-2023- 011). MINUTES: Councilmember Penaloza inquired about future reimbursements for the rental registry portal. Mayor Pro Tem Lopez thanked staff for their assistance regarding Item No. 20 and stated that she believed residents would benefit from the item. Councilmember Bacerra stated that while he appreciated that the Housing Opportunity Ordinance (HOO) has been identified as a funding source, he reiterated that no one has paid into the HOO or the Inclusionary Housing Fund. Councilmember Phan inquired about the current amount of funds available in the Inclusionary Housing Fund. Housing Division Manager Judson Brown addressed Council and answered questions. Mayor Amezcua requested staff provide her with a background of the item and the     City Council 8 – 14 11/7/2023 CITY COUNCIL 15 February 07, 2023 timeline approved by the previous Council. Moved by Councilmember Phan, seconded by Councilmember Penaloza to approve the recommended action for Item No. 20. YES: 7 – Councilmember Bacerra, – Councilmember Hernandez, – Councilmember Penaloza, – Councilmember Phan, – Councilmember Vazquez, – Mayor Pro Tem Lopez, – Mayor Amezcua NO: 0 ABSTAIN: 0 ABSENT: 0 Status: 7 – 0 – 0 – 0 – Pass 21.Approve a First Amendment to the FY 21­22 Agreement with Habitat for Humanity to Administer the Residential Rehabilitation Grant Program (Non­General Fund) Department(s): Community Development Agency Recommended Action: Approve a First Amendment to the FY 21­22 Agreement with Habitat for Humanity of Orange County for the administration of the Residential Rehabilitation Grant Program to increase it by $11,000 for a new total agreement amount of $556,532, subject to non­substantive changes approved by the City Manager and City Attorney (Agreement No. 2023­012). 22.Approve Agreements with Delhi Center and Seva Collective for Food Distribution Programs for a One­Year Term in an Aggregate Amount Not to Exceed $500,000 (Revive Santa Ana Program) Department(s): City Manager Office Recommended Action: Authorize the City Manager to execute agreements with Delhi Center and Seva Collective to operate food distribution programs for a one­year term beginning March 1, 2023 and expiring February 29, 2024, in a total shared aggregate amount not to exceed $500,000, subject to non­substantive changes approved by the City Manager and City Attorney (Agreement Nos. 2023­019 and 2023­046). MINUTES: Mayor Pro Tem Lopez inquired about the ranking given to United Across Borders. Management Aide Lauren Matthews provided a breakdown of the rankings administered to the responsive organizations. Councilmember Vazquez spoke in testament to the work performed by United Across Borders and the positive impact they have in the community.     City Council 8 – 15 11/7/2023 CITY COUNCIL 16 February 07, 2023 Councilmember Hernandez spoke in support of United Across Borders and requested $83,333.33 be awarded to United Across Borders. MOTION: Councilmember Hernandez moved to approve staff’s recommendation and award $83,333.00 to United Across Borders, seconded by Mayor Pro Tem Lopez. SUBSTITUTE MOTION: Councilmember Penaloza moved to approve staff’s recommendation, seconded by Councilmember Bacerra. MINUTES: Councilmember Phan spoke of her positive experience with United Across Borders and stated that, although she believes they are a great organization, she would deem their bid as unresponsive. Councilmember Hernandez rescinded his motion. Moved by Councilmember Penaloza, seconded by Councilmember Bacerra to approve the recommended action for Item No. 22. YES: 7 – Councilmember Bacerra, – Councilmember Hernandez, – Councilmember Penaloza, – Councilmember Phan, – Councilmember Vazquez, – Mayor Pro Tem Lopez, – Mayor Amezcua NO: 0 ABSTAIN: 0 ABSENT: 0 Status: 7 – 0 – 0 – 0 – Pass 23.Approve a Master Renewal Agreement with System Innovators for Citywide Europay, MasterCard, and Visa (“EMV”) Chip & PIN Credit Card Hardware Purchases and Payment Card Industry Data Security Standard (“PCI DSS”) Cashiering Software System Upgrades to the City’s existing “iNovah” Centralized Cashiering System, in an Amount not to Exceed $765,032 and Approve a Corresponding Support and Maintenance Agreement for the City’s Upgraded Cashiering system, Including Ongoing Professional Software and Hardware services in an Amount not to Exceed $592,946 (General and Non­General Fund) Department(s): Finance and Management Services Recommended Action: Authorize the City Manager to execute a master renewal agreement with System Innovators, a division of N. Harris Computer Corporation, for a comprehensive upgrade of iNovah, the City’s revenue management and cashiering software system, necessary for EMV Chip & PIN credit card transactions and PCI DSS compliance. The master renewal agreement would include related payment terminal hardware purchases and a software system upgrade, plus contingent options for software integrations with PRCSA’s Centaman Zoo Ticketing System, CivicRec Reservation System     City Council 8 – 16 11/7/2023 CITY COUNCIL 17 February 07, 2023 and, plus PBA’s Clariti Land Management System, and CDA­Housing’s Rental Registry Fee Program System, commencing February 7, 2023, and expiring December 31, 2025, with a provision for two (2) renewal options of three (3) years, and one (1) year; respectively, ending December 31, 2029 in an amount not to exceed $765,032, which includes a contingency of $562,262 for the life of the agreement subject to non­substantive changes approved by the City Manager and City Attorney (Agreement No. 2023­013-01). 2.Authorize the City Manager to execute a corresponding Support and Maintenance Agreement with System Innovators, a division of N. Harris Computer Corporation, for on­going software and hardware support and maintenance of the upgraded iNovah cashiering system, commencing February 7, 2023, and expiring December 31, 2025, with a provision for two (2) renewal options of three (3) years, and one (1) year; respectively, ending December 31, 2029 in an amount not to exceed $592,946, which includes a contingency of $77,341 for the life of the agreement subject to non­substantive changes approved by the City Manager and City Attorney (Agreement No. 2023­013­02). 24.Approve Agreement for City Clerk Appointment Department(s): Human Resources Recommended Action: Authorize the Mayor to execute an employment agreement outlining the terms and conditions of the appointment of Jennifer Hall as the City Clerk for the City of Santa Ana (Agreement No. 2023­014). 25.Approve Amendment to Agreement with Axon Enterprise, Inc. in the amount of $376,379 for Interview Room Camera System (Non­General Fund) Department(s): Police Department Recommended Action: Authorize the City Manager to execute an amendment to the master services agreement with Axon Enterprise, Inc. to provide interview room camera equipment and services to the Police Department, in an additional amount not to exceed $376,379 for a total aggregate amount not to exceed $5,564,017, for the period of June 1, 2023 through June 30, 2027, subject to non­substantive changes approved by the City Manager and City Attorney (Agreement No. 2023­015). 26.Amend Agreements with GK & Associates; Interwest Consulting Group, Inc.; Penco, a Cannon Company; Project Partners, Inc.; and Transtech Engineers, Inc. to Increase the Shared Contract Amount by $2,500,000 for On­Call Engineering, Technical, and Administrative Support Services (General and Non­General Fund) Department(s): Public Works Agency Recommended Action: Authorize the City Manager to execute amendments to the agreements with GK & Associates; Interwest Consulting Group, Inc.; Penco, a Cannon Company; Project Partners, Inc.; and Transtech Engineers, Inc. to increase the shared contract amount by $2,500,000, for a total shared aggregate amount not to exceed     City Council 8 – 17 11/7/2023 CITY COUNCIL 18 February 07, 2023 $10,000,000, for Engineering, Technical, and Administrative Support Services for the remaining term of the agreement, beginning May 18, 2021, through July 14, 2024 subject to non­substantive changes approved by the City Manager and City Attorney (Core Agreement No. 2023­016). 27.Approve Agreement with TrueLine Construction and Surfacing for Outdoor Sports Court Resurfacing Citywide in an Amount Not to Exceed $1,790,290 for a Five­Year Term (General Fund) Department(s): Public Works Agency Recommended Action: Authorize the City Manager to execute an agreement with TrueLine Construction and Surfacing, Inc., to provide outdoor sports court resurfacing citywide in the amount of $195,988, with an annual contingency of $162,070, for a total agreement amount not to exceed $358,058, for a three­year period beginning February 7, 2023 to February 6, 2026, with an option for two, one­year extensions, subject to non­substantive changes approved by the City Manager and City Attorney (Agreement No. 2023­017). 28.Approve Agreement with FieldTurf USA, Inc. for Artificial Turf Sports Field Maintenance Services in an Amount Not to Exceed $520,800 for a Five­Year Term (General Fund) Department(s): Public Works Agency Recommended Action: Authorize the City Manager to execute an agreement with FieldTurf USA, Inc. to provide artificial turf sports field maintenance in the amount of $86,800, with a contingency of $17,360, for a total agreement amount not to exceed $520,800 for a three­year period beginning February 7, 2023 to February 6, 2026, with an option for two, one­year extensions, subject to non­substantive changes approved by the City Manager and City Attorney (Agreement No. 2023­018). 29.Adopt a Resolution Approving the Construction Installment Sale Agreement with the California State Water Resources Control Board for Financing of the Automated Metering Infrastructure Project (Non­General Fund) Department(s): Public Works Agency Recommended Action: Resolution No. 2023­006 – Adopt a Resolution approving the Construction Installment Sale Agreement (D2202006) with the California State Water Resources Control Board for financing of the Automated Metering Infrastructure Project, in an amount up to $10,117,365 (Agreement No. 2023­047). 30.Teleconferencing for Meetings of City Council and All Boards, Committees, and Commissions Pursuant to the Provisions of Assembly Bill 361 Department(s): Clerk of the Council Office Recommended Action: Resolution No. 2023­007 – Adopt a resolution to consider     City Council 8 – 18 11/7/2023 CITY COUNCIL 19 February 07, 2023 continuing the use of teleconferencing for City Council, board, committee, and commission meetings pursuant to the provisions of Assembly Bill 361 for the next 30 days. **END OF CONSENT CALENDAR** OATH OF OFFICE – Administer Oath of Office to the newly appointed Board and Commission members present. MINUTES: Oaths of office were administered earlier in the meeting (see page 10). 31.Review the City Council Standing Subcommittees Interest List and Appoint Members Department(s): Clerk of the Council Office Recommended Action: Review the City Council Standing Subcommittees interest list and appoint members to serve as representatives through December 2024 to the: 1.School Collaboration City Council Subcommittee 2.Public Safety and Homelessness City Council Standing Subcommittee 3.Legislative City Council Standing Subcommittee 4.Joint School Collaboration City Council Standing Subcommittee MOTION: Moved by Councilmember Hernandez, seconded by Mayor Pro Tem Lopez to appoint the following subcommittee members and disband the School Collaboration City Council Subcommittee. Public Safety and Homelessness City Council Standing Subcommittee Councilmember Bacerra, Councilmember Hernandez, Mayor Amezcua Legislative City Council Standing Subcommittee Councilmember Penaloza, Mayor Pro Tem Lopez, Mayor Amezcua Joint School Collaboration City Council Standing Subcommittee Councilmember Penaloza, Councilmember Vazquez, Mayor Pro Tem Lopez YES: 7 – Councilmember Bacerra, – Councilmember Hernandez, – Councilmember Penaloza, – Councilmember Phan, – Councilmember Vazquez, – Mayor Pro Tem Lopez, – Mayor Amezcua NO: 0 ABSTAIN: 0 ABSENT: 0 Status: 7 – 0 – 0 – 0 – Pass BUSINESS CALENDAR     City Council 8 – 19 11/7/2023 CITY COUNCIL 20 February 07, 2023 **END OF BUSINESS CALENDAR** COUNCILMEMBER REQUESTED ITEMS 32.Discuss and Consider Directing the City Manager to Direct Staff to Draft a Resolution Stating the City of Santa Ana’s Opposition to Unsafe and Unpermitted Sidewalk Food Vending and the Prioritization of Enforcement of Existing Regulations Related to Sidewalk Food Vending – Councilmember Bacerra MINUTES: Councilmember Bacerra spoke of the health risk that unpermitted sidewalk food vendors pose to residents. He requested code enforcement and police staff enforce the current municipal code and state code regulations pertaining to stationary sidewalk vendors and that a resolution be drafted in opposition to SB 946. Mayor Amezcua and Councilmembers Phan and Penaloza spoke in support of the item. At 11:38 P.M., Mayor Amezcua recessed the City Council to address the Housing Authority agenda and reconvened at 11:40 P.M. CITY MANAGER COMMENTS MINUTES: None. COUNCIL COMMENTS AB1234 DISCLOSURE – If the City paid for travel or other expenses this is the time for members of the Council to provide a brief oral report on attendance of any regional board or commission meeting or any conference, meeting or event attended. 1.February 1­3, 2023 Mayor Amezcua — League of California Cities New Mayors and Council Members Academy in Universal City, CA MINUTES: Councilmember Hernandez thanked the public for their participation. Councilmember Bacerra wished everyone a good night. Councilmember Phan thanked everyone who visited her booth at the UVSA Tet Festival. Councilmember Penaloza thanked Councilmember Phan for her participation in the Tet Festival, wished his niece and Executive Assistant Yesenia Cruz a Happy Birthday, and announced that a new restaurant would be opening in Ward 6, Casa Ramos. Councilmember Vazquez wished everyone a happy Black History Month.     City Council 8 – 20 11/7/2023 CITY COUNCIL 21 February 07, 2023 ADJOURNMENT – Adjourn the City Council meeting. MINUTES: Mayor Amezcua adjourned the meeting at 11:50 P.M. Respectfully Submitted, Jennifer L. Hall, CMC City Clerk     City Council 8 – 21 11/7/2023 CITY COUNCIL 1 February 21, 2023 DRAFT Minutes of the Regular Meeting of the City Council City of Santa Ana, California February 21, 2023 CLOSED SESSION MEETING – 5:00 pm REGULAR OPEN MEETING – 5:45 pm (Immediately following the Closed Session Meeting) CITY COUNCIL CHAMBER 22 Civic Center Plaza, Santa Ana, CA 92701 CLOSED SESSION CALL TO ORDER MINUTES: Mayor Amezcua called the Closed Session Meeting to order at 5:13 P.M. ATTENDANCE Council Members Phil Bacerra Johnathan Ryan Hernandez David Penaloza Thai Viet Phan Benjamin Vazquez Mayor Pro Tem Jessie Lopez Mayor Valerie Amezcua City Manager Kristine Ridge City Attorney Sonia R. Carvalho Acting City Clerk Norma Orozco     City Council 8 – 22 11/7/2023 CITY COUNCIL 2 February 21, 2023 ROLL CALL MINUTES: Acting City Clerk Norma Orozco conducted Roll Call. Councilmembers Penaloza, Phan, Vazquez, Mayor Pro Tem Lopez, and Mayor Amezcua were present in person. Councilmembers Hernandez and Bacerra joined the meeting during Closed Session. PUBLIC COMMENTS – Members of the public may address the City Council on Closed Session items. MINUTES: No public comments were received regarding Closed Session items. RECESS – City Council will recess to Closed Session for the purpose of conducting regular City business. MINUTES: Mayor Amezcua recessed to consider the Closed Session items at 5:15 P.M. CLOSED SESSION ITEMS – The Brown Act permits legislative bodies to discuss certain matters without members of the public present. The City Council finds, based on advice from the City Attorney, that discussion in open session of the following matters will prejudice the position of the City in existing and anticipated litigation: 1.CONFERENCE WITH LABOR NEGOTIATOR pursuant to Government Code Section 54957.6(a): Agency Negotiators: Human Resources Executive Director, Jason Motsick Employee Organizations: •Santa Ana Police Officers Association (POA) •Service Employees’ International Union (SEIU) Full­Time Employee •Confidential Association of Santa Ana (CASA) •Santa Ana Management Association (SAMA) 2.CONFERENCE WITH LEGAL COUNSEL ­ EXISTING LITIGATION pursuant to Paragraph (1) of subdivision (d) of Section 54956.9 of the Government Code: A.Micah’s Way v. City of Santa Ana, United States District Court, Case No. 8:23­CV­ 00183­DOC­KES B.City of Santa Ana v. Rim Pacific Investors Portofino, LLC, Orange County Superior Court, Case No. 30­2021­01221615 3.PUBLIC EMPLOYEE PERFORMANCE EVALUATION Pursuant to Government Code Section 54957 Title: City Attorney CLOSED SESSION REPORT – The City Attorney will report on any action(s) to be taken at the Regular Open Session which will begin immediately following the Closed Session. RECONVENE – City Council will reconvene to continue regular City business.     City Council 8 – 23 11/7/2023 CITY COUNCIL 3 February 21, 2023 CITY COUNCIL REGULAR OPEN SESSION CALL TO ORDER MINUTES: Mayor Amezcua reconvened the City Council meeting to order at 6:35 P.M. ATTENDANCE Council Members Mayor Pro Tem Phil Bacerra Johnathan Ryan Hernandez David Penaloza Thai Viet Phan Benjamin Vazquez Jessie Lopez Mayor Valerie Amezcua City Manager City Attorney City Clerk Kristine Ridge Sonia R. Carvalho Jennifer Hall ROLL CALL MINUTES: Acting City Clerk Norma Orozco conducted Roll Call. All members of the City Council were present. PLEDGE OF ALLEGIANCE Ernesto Medrano WORDS OF INSPIRATION Pastor Tommy Cota CEREMONIAL PRESENTATIONS 1.Proclamation presented by Mayor Amezcua to Olive Crest for 50 Years of Outstanding Contributions to the Community. 2.Certificates of Recognition presented by Mayor Pro Tem Lopez and Councilmember Hernandez to Alexis “Lex” Rocha, John M. Raya and Coach Hector Lopez for Outstanding Contributions to the Community. MINUTES: Ceremonial Presentation Item No. 2 was considered out-of-order and presented before Item No. 1. CLOSED SESSION REPORT – The City Attorney will report on any action(s) from Closed Session. MINUTES: City Attorney Sonia Carvalho announced that the City Council will return to Closed Session to discuss Item No. 1 following the conclusion of the Open Session.     City Council 8 – 24 11/7/2023 CITY COUNCIL 4 February 21, 2023 MINUTES: Agenda Item Nos. 6, 7, and 9 were considered out of order, before the remainder of the agenda. (See pages 7-8). Upon approval, Acting City Clerk Norma Orozco administered the Oath of Office to Isabella Guerra, Danny Vega, Amalia Mejia, and Darlene Perez. MINUTES: AT 7:03 P.M., AGENDA ITEM NO. 26 WAS CONSIDERED OUT OF ORDER AND HEARD PRIOR TO THE CONSENT CALENDAR. 26.Discuss and Consider Directing the City Manager to Direct Staff to Enter into Negotiations with the Los Angeles and Orange Counties Building and Construction Trades Council to Work Off and Build On the City's Expired Community Workforce Agreement (CWA) which Establishes Labor Relations Policies and Procedures for the City – Councilmember Penaloza MINUTES: Mayor Amezcua opened Item No. 26 for public comments. The following speakers addressed the City Council in-person: 1. John Hanna, Southwest Region of Carpenters, spoke of the importance of being able to afford to live in the city where you work. 2. Luis Aleman spoke on behalf of the Orange County Labor Federation and in favor of Item 26. 3. Ernesto Medrano, Los Angeles and Orange Counties Building and Construction Trades Council, spoke in support of Item 26. There being no additional speakers. Mayor Amezcua closed public comments. Councilmember Penaloza spoke of the importance of the agreement and requested staff present a new tentative agreement within 30 days. Councilmember Hernandez spoke in support of the item. Councilmember Bacerra spoke in support of the item and the 30-day turnaround proposed by Councilmember Penaloza. Councilmember Phan spoke in support of the item and the 30-day turnaround proposed by Councilmember Penaloza. Councilmember Vazquez spoke in support of the item. Mayor Amezcua spoke in support of the item and the 30-day turnaround proposed by Councilmember Penaloza.     City Council 8 – 25 11/7/2023 CITY COUNCIL 5 February 21, 2023 AT 7:17 P.M., PUBLIC COMMENTS WERE CONSIDERED OUT OF ORDER AND HEARD PRIOR TO REMAINDER OF THE AGENDA. PUBLIC COMMENT – Public comments will be held during the beginning of the meeting for ALL comments on agenda and non­agenda items. MINUTES: The following speakers addressed the City Council in-person: 1. Coach Frank McManus, Mater Dei High School, expressed his gratitude towards the Council and the City. 2. Rosario Galeas provided comments regarding the amendment to Ordinance NS 2022- 03 and how they will affect federally funded health centers. 3. Carl Benninger expressed his gratitude to the City Manager’s Office staff and Council for their assistance in reestablishing com-link meetings. 4. Christy Ward, Share our Selves Chief Executive Officer, spoke regarding Ordinance NS 2022-03. 5. Delilah Snell spoke in support of Item No. 19 and the need for the continued agreement. 6. Will Klatte, Share Our Selves, requested Council direct the Planning and Building staff to process the major remodel application submitted by his organization. 7. Cecilia Iglesias spoke regarding Measure X, labor agreement negotiations, and the financial stability of the City. 8. A unidentified speaker spoke regarding the state of the City’s parks, streets, and police response times. 9. Eddie Quillares Jr. commented on the importance of approving Item No. 19. 10.Ruben Salazar spoke in support of Item No. 19. Acting City Clerk Norma Orozco reported out the summary of email comments received: One (1) comment regarding Item No. 4, Eighteen (18) comments regarding Item No. 19, and Two (2) non-agenda comments. The following speakers addressed the Council via teleconference: 11.Denise Reynoso spoke in support of Item No. 19. 12.Victor Mendez spoke regarding Item No. 10.    City Council 8 – 26 11/7/2023 CITY COUNCIL 6 February 21, 2023 STAFF PRESENTATIONS MINUTES: Staff presentations were deferred until following the Consent Calendar. (See page 15) RECOMMENDED ACTION: Approve staff recommendations on the following Consent Calendar Items: 5 through 22 and waive reading of all resolutions and ordinances. MINUTES: At 7:52 P.M. Councilmember Bacerra pulled Agenda Item No. 19, Mayor Pro Tem Lopez pulled Agenda Item No. 22 and Mayor Amezcua pulled Agenda Items Nos. 15 and 20 for separate discussion and consideration. Councilmember Phan reported a recusal from Item No. 17 as the listed entity is a client of her employer Rutan & Tucker. MOTION: Councilmember Penaloza moved to approve Consent Calendar Item Nos. 5 through 22 with the exception of Item Nos. 8, 15, 19, 20, and 22 which were pulled for separate discussion and consideration, and Item Nos. 6, 7, and 9 which were considered prior to the Consent Calendar, seconded by Councilmember Hernandez. The motion carried, 7-0, by the following roll call vote: AYES: NOES: ABSTAIN: ABSENT: COUNCILMEMBER BACERRA, COUNCILMEMBER HERNANDEZ, COUNCILMEMBER PENALOZA, COUNCILMEMBER PHAN, COUNCILMEMBER VAZQUEZ, MAYOR PRO TEM LOPEZ, MAYOR AMEZCUA NONE NONE NONE Status: 7 – 0 – Pass 5.Excused Absences Department(s): Clerk of the Council Recommended Action: Excuse the absent members. 6.Appoint Amalia Mejia Nominated by Councilmember Vazquez as the Ward 2 Representative to the Community Development Commission for a Full­Term Expiring December 8, 2026 Department(s): Clerk of the Council Office Recommended Action: Appoint Amalia Mejia to the Community Development Commission as the Ward 2 representative and administer Oath of Office. CONSENT CALENDAR     City Council 8 – 27 11/7/2023 CITY COUNCIL 7 February 21, 2023 MOTION: Mayor Amezcua moved to approve staff recommendations on Item Nos. 6, 7, and 9, seconded by Councilmember Vazquez. The motion carried, 7-0, by the following roll call vote: AYES: NOES: ABSTAIN: ABSENT: COUNCILMEMBER BACERRA, COUNCILMEMBER HERNANDEZ, COUNCILMEMBER PENALOZA, COUNCILMEMBER PHAN, COUNCILMEMBER VAZQUEZ, MAYOR PRO TEM LOPEZ, MAYOR AMEZCUA NONE NONE NONE Status: 7 – 0 – Pass Acting City Clerk Norma Orozco administered the Oath of Office to Isabella Guerra, Danny Vega, Amalia Mejia, and Darlene Perez. 7.Appoint Darlene Perez Nominated by Councilmember Phan as the Ward 1 Representative to the Santa Ana 2018 Measure X Citizen Oversight Committee for a Partial­Term Expiring December 10, 2024 Department(s): Clerk of the Council Office Recommended Action: Appoint Darlene Perez to the Santa Ana 2018 Measure X. Citizen Oversight Committee as the Ward 1 representative and administer Oath of Office. MOTION: Mayor Amezcua moved to approve staff recommendations on Item Nos. 6, 7, and 9, seconded by Councilmember Vazquez. The motion carried, 7-0, by the following roll call vote: AYES: NOES: ABSTAIN: ABSENT: COUNCILMEMBER BACERRA, COUNCILMEMBER HERNANDEZ, COUNCILMEMBER PENALOZA, COUNCILMEMBER PHAN, COUNCILMEMBER VAZQUEZ, MAYOR PRO TEM LOPEZ, MAYOR AMEZCUA NONE NONE NONE Status: 7 – 0 – Pass Acting City Clerk Norma Orozco administered the Oath of Office to Isabella Guerra, Danny Vega, Amalia Mejia, and Darlene Perez.     City Council 8 – 28 11/7/2023 CITY COUNCIL 8 February 21, 2023 8.Appoint Ronnie Harrell Nominated by Councilmember Bacerra as the Ward 4 Representative to the Police Oversight Commission for a Full­Term Expiring December 8, 2026 Department(s): Clerk of the Council Office Recommended Action: Appoint Ronnie Harrell to the Police Oversight Commission as the Ward 4 representative and administer Oath of Office. MINUTES: Item No. 8 was withdrawn from the agenda and not considered. 9.Appoint Danny Vega Nominated by Mayor Amezcua as the Mayoral Representative to the Police Oversight Commission for a Full­Term Expiring December 10, 2024 Department(s): Clerk of the Council Office Recommended Action: Appoint Danny Vega to the Police Oversight Commission as the Mayoral representative and administer Oath of Office. MOTION: Mayor Amezcua moved to approve staff recommendations on Item Nos. 6, 7, and 9, seconded by Councilmember Vazquez. The motion carried, 7-0, by the following roll call vote: AYES: NOES: ABSTAIN: ABSENT: COUNCILMEMBER BACERRA, COUNCILMEMBER HERNANDEZ, COUNCILMEMBER PENALOZA, COUNCILMEMBER PHAN, COUNCILMEMBER VAZQUEZ, MAYOR PRO TEM LOPEZ, MAYOR AMEZCUA NONE NONE NONE Status: 7 – 0 – Pass Acting City Clerk Norma Orozco administered the Oath of Office to Isabella Guerra, Danny Vega, Amalia Mejia, and Darlene Perez. 10.Receive and File Fiscal Year 2021­22 Annual Comprehensive Financial Report, Related Audit Reports, and Measure X Agreed­upon­Procedures Report Department(s): Finance and Management Services Recommended Action: Receive and file the following audited and separately issued reports for the Fiscal Year Ended June 30, 2022: a.The Auditor’s unmodified “clean” opinion letter for the fiscal year 2021­22 Audited Financial Statements included in the Annual Comprehensive Financial Report (ACFR) b.Government Auditing Standards (GAS) Letter c.Governance Letter d.Air Quality Management District (AQMD) Audited Financial Statements    City Council 8 – 29 11/7/2023 CITY COUNCIL 9 February 21, 2023 e.The Auditor’s report on the Appropriations Limit (GANN Limit) f.The Auditor’s report on compliance with the Statement of Investment Policy g.Measure X Agreed­Upon­Procedures Report 11.Award a Purchase Order in the Amount of $789,567 to Best Contracting Services, Inc. for Fire Station 72 Hose Tower Roof Repair and Fire Station 74 Roof Removal and Installation (Specification No. 22­170) (General Fund) Department(s): Public Works Agency Recommended Action: Authorize a one­time purchase and payment of purchase order to Best Contracting Services Inc. in the amount of $789,567, plus a contingency of $157,914, for a total amount not to exceed $947,481, for Roof Removal and Installation at Fire Station 72 Hose Tower and Fire Station 74, subject to non­ substantive changes approved by the City Manager and City Attorney. 12.Award Purchase Order to National Auto Fleet Group for Six Chevrolet Bolt EVs and Two Chevrolet Traverse SUVs in the Amount of $275,765 (Specification No. 23­008) (General and Non­General Fund) Department(s): Public Works Agency Recommended Action: 1. Authorize a one­time purchase and payment to National Auto Fleet Group for six 2023 Chevrolet Bolt EVs, and two 2023 Chevrolet Traverse SUVs, in the amount of $255,765, plus a contingency of $20,000 for a total amount not to exceed $275,765, subject to non­substantive changes approved by the City Manager and City Attorney. 2. Approve an appropriation adjustment recognizing $193,589 in prior­year fund balance in the Air Quality Improvement (AB 2766) Fund, Prior Year Carry Forward revenue account and appropriate the same amount into the Fleet Services­Air Quality Improvement expenditure account for this item. (Requires five affirmative votes) 13.Award Purchase Orders to Acco Engineered Systems to Relocate and Replace Fan Coils at the Grand Central Art Center and the Santa Ana Regional Transportation Center (Specification No. 23­021) (General Fund) Department(s): Public Works Agency Recommended Action: Authorize a one­time purchase and payment to Acco Engineered Systems for the relocation and replacement of fan coils at the Grand Central Art Center, in the amount of $745,860, plus a contingency of $54,140 and at the Santa Ana Regional Transportation Center, in the amount of $1,548,348, plus a contingency of $51,652 for a total amount not to exceed $2,400,000, subject to non-substantive changes approved by the City Manager and City Attorney.     City Council 8 – 30 11/7/2023 CITY COUNCIL 10 February 21, 2023 14.Approve Agreement with Robertson Industries, Inc. for Playground Rubber Resurfacing Citywide in an Amount Not to Exceed $451,205 for a One­Year Term (General Fund) Department(s): Public Works Agency Recommended Action: Authorize the City Manager to execute an agreement with Robertson Industries, Inc. to provide playground rubber resurfacing citywide for a total base amount of $360,964, with a contingency of $90,241, for a total agreement amount not to exceed $451,205 for a one­year period beginning February 21, 2023 to February 20, 2024, subject non­substantive changes approved by the City Manager and City Attorney (Agreement No. 2023­020). 15.Approve an Agreement with Diversified Waterscape, Inc. for Lake Management Services at City Sites for a Five­Year Term for an Annual Amount Not to Exceed $177,572, for a Total of $887,860 (General Fund) Department(s): Public Works Agency Recommended Action: Authorize the City Manager to execute an agreement with Diversified Waterscapes, Inc. to provide scheduled maintenance duties in an annual amount of $127,572 with an annual contingency of $50,000 for a total agreement amount not to exceed $887,860 for a three­year period beginning February 21, 2023 and ending on February 20, 2026, with an option for two one­year extensions, subject to non­substantive changes approved by the City Manager and City Attorney (Agreement No. 2023­024). MINUTES: Mayor Amezcua spoke regarding complaints she had received regarding the cleanliness of the Centennial Park Lake. MOTION: Mayor Amezcua moved to approve the recommendation action for Item No. 15, seconded by Councilmember Penaloza. The motion carried, 7-0, by the following roll call vote: AYES: NOES: ABSTAIN: ABSENT: COUNCILMEMBER BACERRA, COUNCILMEMBER HERNANDEZ, COUNCILMEMBER PENALOZA, COUNCILMEMBER PHAN, COUNCILMEMBER VAZQUEZ, MAYOR PRO TEM LOPEZ, MAYOR AMEZCUA NONE NONE NONE Status: 7 – 0 – Pass     City Council 8 – 31 11/7/2023 CITY COUNCIL 11 February 21, 2023 16.Approve an Agreement with Service 1st for Pool Maintenance Services at Five City Pools for a Three­Year Term for an Annual Amount not to Exceed $248,135, Including an Annual Contingency of $50,000, for a Total Agreement Amount of $1,240,675 (General Fund) Department(s): Public Works Agency Recommended Action: Authorize the City Manager to execute an agreement with Service 1st to provide scheduled maintenance duties in an annual amount of $248,135, including an annual contingency of $50,000, for a total agreement amount not to exceed $1,240,675 for a three­year period beginning February 21, 2023 and ending on February 20, 2026, with an option for two, one­year extensions, subject to non­substantive changes approved by the City Manager and City Attorney (Agreement No. 2023­021). 17.Approve Cooperative Agreement to Fund Total Maximum Daily Load Programs and Related Activities in the Newport Bay Watershed Department(s): Public Works Agency Recommended Action: Authorize the City Manager to execute Cooperative Agreement No. MA­080­23010376 with the County of Orange and other Newport Bay Watershed dischargers to fund Total Maximum Daily Load programs and related activities in the Newport Bay Watershed for a five­year term beginning July 1, 2023 and expiring June 30, 2028, subject to non­substantive changes by the City Manager and City Attorney (Agreement No. 2023­022). MINUTES: Councilmember Phan reported a recusal on Item No. 17, as the listed entities are clients of her employer. MOTION: Councilmember Penaloza moved to approve Item No. 17 as part of the Consent Calendar, seconded by Councilmember Hernandez. The motion carried, 6-0-1, by the following roll call vote: AYES: NOES: ABSTAIN: ABSENT: COUNCILMEMBER BACERRA, COUNCILMEMBER HERNANDEZ, COUNCILMEMBER PENALOZA, COUNCILMEMBER PHAN, COUNCILMEMBER VAZQUEZ, MAYOR PRO TEM LOPEZ, MAYOR AMEZCUA NONE PHAN (recusal) NONE Status: 6 – 0 - 1 – Pass     City Council 8 – 32 11/7/2023 CITY COUNCIL 12 February 21, 2023 18.Blanket Order Agreement with C3 Technology Services for Purchase of Sharp Copiers and Managed Print Services in a Combined Annual Amount Not To Exceed $310,000 (General and Non­General Fund) Department(s): Information Technology Recommended Action: Authorize the City Manager to execute an agreement with C3 Technology Services for Sharp copier equipment and managed print services for a three­year period beginning March 1, 2023 through March 1, 2026 with two optional one­year renewal periods exercisable by the City Manager in an annual not to exceed amount of $310,000, subject to non­substantive changes approved by the City Manager and City Attorney (Agreement No. 2023­023). 19.Agreement with DTSA Services for Downtown Santa Ana Clean & Safe Program Department(s): Community Development Agency Recommended Action: Authorize the City Manager to execute an agreement with DTSA Services for the Downtown Santa Ana Clean & Safe Program, for a total agreement amount not to exceed $5,098,307, which includes a 10­percent contingency, for a three­year term beginning March 1, 2023 and expiring February 29, 2026 with an option for one two­year extension, subject to non­substantive changes approved by the City Manager and City Attorney (Agreement No. 2023­025). MINUTES: Councilmember Bacerra inquired about an alternative in the event that the agreement not be approved and the scope of work was performed by Republic Services. MOTION: Councilmember Bacerra moved to approve the three-year agreement without the option for a two-year extension and have staff return within six months to provide alternatives for City staff to provide services rather than a third-party contractor, seconded by Councilmember Penaloza. MINUTES: Councilmember Penaloza inquired about the amount of general funds needed once the American Rescue Plan Act monies have been expended. Councilmember Hernandez spoke in support of the item. MOTION: Councilmember Bacerra moved to amend to approve a three-year agreement without the option for a two-year extension, seconded by Councilmember Penaloza. The motion carried, 7-0, by the following roll call vote: AYES: NOES: ABSTAIN: COUNCILMEMBER BACERRA, COUNCILMEMBER HERNANDEZ, COUNCILMEMBER PENALOZA, COUNCILMEMBER PHAN, COUNCILMEMBER VAZQUEZ, MAYOR PRO TEM LOPEZ, MAYOR AMEZCUA NONE NONE     City Council 8 – 33 11/7/2023 CITY COUNCIL 13 February 21, 2023 ABSENT:NONE Status: 7 – 0 – Pass 20.Approve Memorandum of Understanding and Appropriation Adjustment Accepting the FY 2022 Edward Byrne Memorial Justice Assistance Grant (Non­General Fund) Department(s): Police Department Recommended Action: 1. Authorize the City Manager and Chief of Police to execute a Memorandum of Understanding with the County of Orange, Sheriff’s Department accepting the 2022 Edward Byrne Memorial Justice Assistance Grant in the amount of $102,441, subject to non­substantive changes approved by the City Manager and City Attorney (Agreement No. 2023­026). 2. Approve an appropriation adjustment recognizing $102,441 in the Law Enforcement Grants revenue account and appropriate same to the Byrne Justice Assistance expenditure accounts. (Requires five affirmative votes.) MINUTES: Mayor Amezcua inquired about the disbursement of the grant funds throughout the Santa Ana Police Department. Councilmember Vazquez inquired about the number of youths who are assisted through the Police Athletic Activities League (PAAL). Councilmember Penaloza spoke in support of PAAL. MOTION: Mayor Amezcua moved to approve the recommended action for Item No. 20, seconded by Councilmember Phan. The motion carried, 7-0, by the following roll call vote: AYES: NOES: ABSTAIN: ABSENT: COUNCILMEMBER BACERRA, COUNCILMEMBER HERNANDEZ, COUNCILMEMBER PENALOZA, COUNCILMEMBER PHAN, COUNCILMEMBER VAZQUEZ, MAYOR PRO TEM LOPEZ, MAYOR AMEZCUA NONE NONE NONE Status: 7 – 0 – Pass 21.Teleconferencing for Meetings of City Council and All Boards, Committees, and Commissions Pursuant to the Provisions of Assembly Bill 361 Department(s): Clerk of the Council Office Recommended Action: Resolution No. 2023­008 – Adopt a resolution to consider continuing the use of teleconferencing for City Council, board, committee, and commission     City Council 8 – 34 11/7/2023 CITY COUNCIL 14 February 21, 2023 meetings pursuant to the provisions of Assembly Bill 361 for the next 30 days. 22.Proposed Resolution Adopting City Council Actual and Necessary Expense Policy Pursuant to City Charter Section 402 and Approving Reimbursement Request Department(s): City Manager Office Recommended Action: 1. Resolution No. 2023­009 – Adopt a Resolution approving the Proposed City Council Actual and Necessary Expense Policy. 2. Approve reimbursement request not to exceed $1,500. MINUTES: Mayor Pro Tem Lopez stated that although she pulled the item her questions were answered by staff and thus she had no additional questions or comments. Councilmember Hernandez asked City Manager Kristine Ridge to provide a scope and coverage of the proposed reimbursement. City Manager Ridge clarified that funds have not been set aside for reimbursement, however Council has a supplies budget and the proposed amendment would enable the reimbursement of services that currently do not fall under the supplies restrictions. Mayor Amezcua spoke of threats she experienced and having to pay for security out of her pocket. She also spoke in support of reimbursing any member of the Council, in the event that they have a similar situation to hers. Councilmember Penaloza requested staff clearly define the scope of services eligible for reimbursement in order to prevent misuse and expressed interest in having receipts presented to Council for approval prior to reimbursement. City Attorney Sonia Carvalho clarified the scope of the item. Councilmember Bacerra inquired about the number of votes needed if funds are being appropriated. MOTION: Mayor Pro Tem Lopez moved to approve the recommended action for Item No. 22, seconded by Councilmember Penaloza. The motion carried, 7-0, by the following roll call vote: AYES: NOES: ABSTAIN: ABSENT: COUNCILMEMBER BACERRA, COUNCILMEMBER HERNANDEZ, COUNCILMEMBER PENALOZA, COUNCILMEMBER PHAN, COUNCILMEMBER VAZQUEZ, MAYOR PRO TEM LOPEZ, MAYOR AMEZCUA NONE NONE NONE Status: 7 – 0 – Pass     City Council 8 – 35 11/7/2023 CITY COUNCIL 15 February 21, 2023 **END OF CONSENT CALENDAR** STAFF PRESENTATIONS 3.Homelessness Update MINUTES: Community Development Director Mike Garcia provided a brief presentation on the following topics: •Quality of Life Team (QOLT) •SMART •Homeless Services federal and state funding •Recent Events •Navigation Center 4.Diemer Treatment Plant Tour Opportunity MINUTES: Water Resources Manager Cesar Barrera provided a brief presentation. MINUTES: At 9:17 P.M., the Business Calendar was considered. 23.Fiscal Year 2022­23 Mid­Year Budget Update, Revive Spending Plan Update, Appropriation Requests and Workforce Changes Department(s): Finance and Management Services Recommended Action: 1.Receive and file the FY 2022­23 Mid­Year budget update, including an update for the Revive Santa Ana Spending Plan. 2.Approve the recommended Appropriation Adjustments. (Requires five affirmative votes) 3.Resolution No. 2023­XXX – Adopt a Resolution entitled A RESOLUTION OF THE CITY COUNCIL OF THE CITY OF SANTA ANA TO AMEND RESOLUTION NO. 2015­026 TO EFFECT CERTAIN CHANGES TO THE CITY’S BASIC CLASSIFICATION AND COMPENSATION PLAN. 4.Resolution No. 2023­XXX – Adopt a Resolution entitled A RESOLUTION OF THE CITY COUNCIL OF THE CITY OF SANTA ANA TO AMEND THE CURRENT FISCAL YEAR 2022­2023 ANNUAL BUDGET TO ADD AND DELETE FULL­TIME POSITIONS IN THE LIBRARY DEPARTMENT, PARKS, RECREATION, AND COMMUNITY SERVICES DEPARTMENT, PLANNING AND BUILDING BUSINESS CALENDAR     City Council 8 – 36 11/7/2023 CITY COUNCIL 16 February 21, 2023 DEPARTMENT, AND PUBLIC WORKS DEPARTMENT. MINUTES: Councilmember Phan recused herself from participating in discussions related to the 3rd and Broadway Project and Caribou Industries due to a conflict of interest as they are a client of her employer Rutan & Tucker. MOTION: Mayor Amezcua moved to segment the discussion and consideration of 3rd and Broadway Project, seconded by Councilmember Penaloza. The motion carried, 7-0, by the following roll call vote: AYES: NOES: ABSTAIN: ABSENT: COUNCILMEMBER BACERRA, COUNCILMEMBER HERNANDEZ, COUNCILMEMBER PENALOZA, COUNCILMEMBER PHAN, COUNCILMEMBER VAZQUEZ, MAYOR PRO TEM LOPEZ, MAYOR AMEZCUA NONE NONE NONE Status: 7 - 0 – Pass MINUTES: Councilmember Phan left the dais during the discussion and consideration of 3rd and Broadway. Discussion and Consideration of the 3rd and Broadway Project: Councilmember Penaloza requested staff provide a brief history of the project. City Manager Kristine Ridge provided a brief history of the development. MOTION: Councilmember Vazquez moved to continue the discussion to the next regularly scheduled meeting in order to allow new members of the Council to receive a more in-depth background of the project and the agreement, seconded by Councilmember Hernandez. SUBSTITUTE MOTION: Moved by Councilmember Bacerra to approve the recommended action for 3rd and Broadway, seconded by Councilmember Penaloza. The substitute motion failed, 3-3-1, by the following roll call vote: AYES: NOES: ABSTAIN: ABSENT: COUNCILMEMBER BACERRA, COUNCILMEMBER PENALOZA, MAYOR AMEZCUA COUNCILMEMBER HERNANDEZ, COUNCILMEMBER VAZQUEZ, MAYOR PRO TEM LOPEZ COUNCILMEMBER PHAN NONE Status: 3 – 3 – 1 – Fail     City Council 8 – 37 11/7/2023 CITY COUNCIL 17 February 21, 2023 The original motion failed, 3-3-1, by the following roll call vote: AYES: NOES: ABSTAIN: ABSENT: COUNCILMEMBER HERNANDEZ, COUNCILMEMBER VAZQUEZ, MAYOR PRO TEM LOPEZ COUNCILMEMBER BACERRA, COUNCILMEMBER PENALOZA, MAYOR AMEZCUA COUNCILMEMBER PHAN NONE Status: 3 – 3 – 1 – Fail MINUTES: Councilmember Phan returned to the dais for the discussion and consideration of the remainder of Item 23. Executive Director of Finance and Management Services Kathryn Downs provided a brief presentation on the following staff recommendations: •Receive and file the updates •Approve appropriation adjustment •Adopt two resolutions to update employee classifications and staffing. City Manager Kristine Ridge provided a brief presentation on the American Rescue Plan Act spending and Revive Santa Ana. Councilmember Hernandez inquired about the disbursement of funds donated by Republic Services and stated that he would like more community involvement regarding the disbursement decisions. He spoke in support of the Mayor’s Prayer Breakfast, the Orange County Pride Festival, and a fund increase for other City sponsored festivals. Councilmember Bacerra inquired about personnel changes for the Library Services and the Police Department. He spoke in opposition to the appropriation of 1.32 million dollars from the no-departmental fund for the Police Officers Association Memorandum of Understanding. MOTION: Councilmember Hernandez moved to continue Item No. 23 to the next City Council meeting, seconded by Mayor Amezcua. MINUTES: Councilmember Phan inquired how the structure of the Prayer Breakfast event ensures the City is in compliance with the United States and State of California constitutions. City Attorney Sonia Carvalho advised against the use of the term “host” or “sponsor” in connection with “prayer”. Mayor Amezcua stated that the Santa Ana Chamber of Commerce would be hosting the Prayer Breakfast, not the City.     City Council 8 – 38 11/7/2023 CITY COUNCIL 18 February 21, 2023 Councilmember Penaloza inquired about the Blessing of the City event that took place in 2019 and how that event was able to circumvent any legal ramifications. Councilmember Phan spoke in support of the Orange County Pride Parade, and inquired about the selection of non-profit organizations that would be receiving funds from Republic Services donations. Mayor Pro Tem Lopez spoke in support of the Orange County Pride Parade and the Prayer Breakfast. She inquired regarding the language for the proposed distribution of the donation funds made by Republic Services and the use of the Park and Safety funds to assist with the Santiago Park restoration. She recorded her opposition to approving recommended action number two (2). Councilmember Penaloza stated he preferred Republic Services to provide faster and consistent waste pick up services in lieu of their donation. He inquired about the personnel changes in the Library Department and spoke in support of the Orange County Pride Parade and the Prayer Breakfast. He spoke in opposition to recommended action number two (2). City Manager Ridge stated that five affirmative votes are not required to approve an agreement and used the February 2019 meeting for reference. City Attorney Sonia Carvalho stated that City Council legally appropriated five million dollars in the event that staff came to an agreement with various bargaining units. Staff subsequently proposed a contract document fully aware that funds had been appropriated and that her interpretation of tonight’s staff report is that the Director of Finance is taking the appropriated money from one account to another. Mayor Amezcua spoke regarding inclusivity in the City and what her role in the Prayer Breakfast would be. MOTION: Councilmember Hernandez moved to continue Item No. 23 to the March 21, 2023 City Council meeting, seconded by Mayor Amezcua. The motion carried, 7-0, by the following roll call vote: AYES: NOES: ABSTAIN: ABSENT: COUNCILMEMBER BACERRA, COUNCILMEMBER HERNANDEZ, COUNCILMEMBER PENALOZA, COUNCILMEMBER PHAN, COUNCILMEMBER VAZQUEZ, MAYOR PRO TEM LOPEZ, MAYOR AMEZCUA NONE NONE NONE Status: 7 – 0 – Pass; Item Continued to March 21, 2023 **END OF BUSINESS CALENDAR**     City Council 8 – 39 11/7/2023 CITY COUNCIL 19 February 21, 2023 MINUTES: At 11:02 P.M., the Work Study Session was considered. 24.Environmental Sanitation and Roadway Cleaning Fee Work Study Session Department(s): Public Works Agency Recommended Action: Discuss and provide direction to staff. MINUTES: Mayor Amezcua continued Item No. 24 to the March 7, 2023 City Council meeting. COUNCILMEMBER REQUESTED ITEMS 25.Discussion and Announcement of Ad Hoc Committees for Crossing Guards and Sheltering Homeless Families – Mayor Amezcua MINUTES: Mayor Amezcua appointed herself, Councilmember Bacerra, and Councilmember Hernandez as members of the Crossing Guard Ad Hoc Committee. Councilmember Bacerra and Councilmember Hernandez both agreed with the appointments. Mayor Amezcua appointed herself and Councilmember Penaloza to serve on the Sheltering Homeless Families Ad Hoc Committee and she opened the floor to nominations. Councilmember Vazquez nominated himself and Mayor Amezcua spoke in agreement. Mayor Amezcua directed the Sheltering Homeless Families Ad Hoc to provide an informational report within 90 days. AGENDA ITEM NO. 26 WAS CONSIDERED OUT OF ORDER AND HEARD PRIOR TO THE CONSENT CALENDAR. CITY MANAGER COMMENTS MINUTES: None. COUNCIL COMMENTS AB1234 DISCLOSURE – If the City paid for travel or other expenses this is the time for members of the Council to provide a brief oral report on attendance of any regional board or commission meeting or any conference, meeting or event attended. MINUTES: Mayor Pro Tem Lopez congratulated the Floral Park Neighborhood on their approved registration as a federal and state-recognized Historic District. WORK STUDY SESSION     City Council 8 – 40 11/7/2023 CITY COUNCIL 20 February 21, 2023 Councilmember Vazquez announced an upcoming clean-up event at Pacific Park on Saturday, February 25, 2023. Councilmember Bacerra announced that his community office hours would be held on March 5, 2023, at George Upton Park. He reminded the public that the Orange County Fire Authority would be hosting an open house on March 5, 2023, at One Fire Authority Road in Irvine. He thanked Mater Dei Football coach Frank McManus for introducing himself and attending the meeting. He provided a brief history of Ben Bomo Coral and wished him a happy 114th birthday. Lastly, he thanked the Code Enforcement Department for their assistance regarding the illegal street vendors and requested that aside from code enforcement and police assistance that anti anti-human trafficking resources be offered to those who are being forcedto work for street vendors. Councilmember Phan reminded the public to apply to tour the Diemer Treatment Plant, spoke of the importance of water conservation, and wished everyone a good night. Mayor Amezcua announced that she would be hosting her first Coffee with the Mayor at El Salvador Park on March 25, 2023, in conjunction with the non-profit organization Project Food Box and the Santa Ana Police Department. She stated the meeting would be adjourned in honor of former Councilmember and Mayor Pro Tem John Acosta. ADJOURNMENT – Adjourn the City Council meeting. MINUTES: Mayor Amezcua reconvened to Closed Session at 11:16 p.m. and adjourned the City Council meeting in memory of former Councilmember and Mayor Pro Tem John Acosta. Respectfully submitted: ___________________________ Jennifer L. Hall, CMC City Clerk     City Council 8 – 41 11/7/2023 CITY COUNCIL 1 03/07/2023 DRAFT Minutes of the Special Closed Session and Regular Meeting of the City Council City of Santa Ana, California March 7, 2023 SPECIAL CLOSED SESSION MEETING – 4:00 pm REGULAR OPEN MEETING – 5:45 pm (Immediately following the Closed Session Meeting) CITY COUNCIL CHAMBER 22 Civic Center Plaza Santa Ana, CA 92701 SPECIAL CLOSED SESSION CALL TO ORDER MINUTES: Mayor Amezcua called the Special Closed Session Meeting to order at 4:09 P.M. ATTENDANCE Council Members Phil Bacerra Johnathan Ryan Hernandez David Penaloza Thai Viet Phan Benjamin Vazquez Mayor Pro Tem Jessie Lopez Mayor Valerie Amezcua City Manager Kristine Ridge City Attorney Sonia R. Carvalho City Clerk Jennifer L. Hall     City Council 8 – 42 11/7/2023 CITY COUNCIL 2 03/07/2023 ROLL CALL MINUTES: City Clerk Jennifer L. Hall conducted roll call. All members of the City Council were present. Councilmembers Penaloza and Vazquez, Mayor Pro Tem Lopez and Mayor Amezcua were present in-person. Councilmembers Bacerra, Hernandez, and Phan attended via teleconference. MINUTES: Councilmember Phan reported a recusal for Closed Session Agenda Item Nos. 1B and 1C as the listed entity, Dyer 18, LLC, is a client of her employer, Rutan and Tucker. PUBLIC COMMENTS – Members of the public may address the City Council on Closed Session items. MINUTES: No public comments were received regarding Closed Session Agenda items. MINUTES: At 4:10 P.M., Mayor Amezcua recessed to consider the Closed Session items. CLOSED SESSION ITEMS – The Brown Act permits legislative bodies to discuss certain matters without members of the public present. The City Council finds, based on advice from the City Attorney, that discussion in open session of the following matters will prejudice the position of the City in existing and anticipated litigation: 1.CONFERENCE WITH LEGAL COUNSEL ­ EXISTING LITIGATION pursuant to Paragraph (1) of subdivision (d) of Section 54956.9 of the Government Code: A.City of Santa Ana v. Rim Pacific Investors Portofino, LLC, Orange County Superior Court, Case No. 30­2021­01221615 B.City of Santa Ana v. Dyer 18 LLC, Orange County Superior Court, Case No. 30­ 2022­01248172 C.City of Santa Ana v. Dyer 18 LLC, United States District Court, Case No. 8:22­cv­ 00433 D.Santa Ana Police Officers Association and Gerry Serrano v. City of Santa Ana, Santa Ana Police Department, David Valentin, Kristine Ridge, Sonia Carvalho and Jason Motsick, Orange County Superior Court Case No. 30­2021­01230129­CU­OE­ CJC E.Santa Ana Police Officers Association and Doe Officers v. David Valentin, Sonia Carvalho, Kristine Ridge, City of Santa Ana, Santa Ana Police Department, Santa Ana City Attorney’s Office, Orange County Superior Court Case No. 30­2021­01230134­ CU­WT­CJC F.Santa Ana Police Officers Association v. City of Santa Ana, PERB Case No. LA­ CE­1620­M     City Council 8 – 43 11/7/2023 CITY COUNCIL 3 03/07/2023 G.Santa Ana Police Officers Association v. City of Santa Ana, Council of the City of Santa Ana, and Norma Orozco, Orange County Superior Court Case No. 30­2022­ 01298807­CU­WM­CJC H.Gerry Serrano v. City of Santa Ana, WCAB Case No. ADJ5249990 2.CONFERENCE WITH LABOR NEGOTIATOR pursuant to Government Code Section 54957.6(a): Agency Negotiators: Human Resources Executive Director, Jason Motsick Employee Organizations: Santa Ana Police Officers Association (POA) Service Employees’ International Union (SEIU) Full­Time Employees Confidential Association of Santa Ana (CASA) Santa Ana Management Association (SAMA) 3.CONFERENCE WITH REAL PROPERTY NEGOTIATOR pursuant to Government Code Section 54956.8: A.Property Address: 201 S. Mountain View and 4320 W. 1st Street, Santa Ana, CA 92704, APN: 188­021­10 and 188­021­11 Negotiators: City Manager Kristine Ridge Negotiating Party: Charles Akoboff Family Trust, the Lucik Akoboff Revocable Trust and Anna Poladian Trust Terms: Potential Acquisition CLOSED SESSION REPORT – The City Attorney will report on any action(s) to be taken at the Regular Open Session which will begin immediately following the Closed Session. RECESS – City Council will recess to Closed Session for the purpose of conducting regular City business. RECONVENE – City Council will reconvene to continue regular City business.     City Council 8 – 44 11/7/2023 CITY COUNCIL 4 03/07/2023 CITY COUNCIL REGULAR OPEN SESSION CALL TO ORDER MINUTES: Mayor Amezcua reconvened the Regular City Council meeting at 6:35 P.M. ATTENDANCE Councilmembers Mayor Pro Tem Phil Bacerra Johnathan Ryan Hernandez David Penaloza Thai Viet Phan Benjamin Vazquez Jessie Lopez Mayor Valerie Amezcua City Manager City Attorney City Clerk Kristine Ridge Sonia R. Carvalho Jennifer L. Hall ROLL CALL MINUTES: City Clerk Jennifer L. Hall conducted roll call. All members of the City Council were present. Councilmembers Bacerra, Hernandez, Penaloza, and Vazquez, Mayor Pro Tem Lopez (arrived at 6:37 P.M.), and Mayor Amezcua were present in-person. Councilmember Phan attended via teleconference. PLEDGE OF ALLEGIANCE Rich Gomez WORDS OF INSPIRATION Pastor Ivan Pitts CEREMONIAL PRESENTATIONS 1.Certificates of Recognition presented by Mayor Amezcua to the City’s Executive Assistants and Executive Secretaries in Honor of Women’s History Month. 2.Proclamation presented by Councilmember Bacerra declaring March 2023 as Arts in Education Month. MINUTES: Mayor Amezcua presented certificates of recognition to the City’s Executive Assistants and Executive Secretaries, thanked them for their hard work and dedication, and spoke regarding Women’s History Month.     City Council 8 – 45 11/7/2023 CITY COUNCIL 5 03/07/2023 Councilmember Bacerra proclaimed March 2023 as Arts in Education Month and presented the proclamation to Robin McNair and the arts education program from the Santa Ana School District. CLOSED SESSION REPORT – The City Attorney will report on any action(s) from Closed Session. MINUTES: Chief Assistant City Attorney Laura Rossini stated there was no reportable action. PUBLIC COMMENT – Public comments will be held during the beginning of the meeting for ALL comments on agenda and non­agenda items, except for public hearings. Comments for public hearings will take place after the hearing is opened. MINUTES: The following speakers addressed Council in-person: 1.Zach Kantor-Anaya spoke in support of Agenda Item No. 21. 2.Boris Gresely spoke regarding worker abuse and in support of Agenda Item No. 20. 3.May Tanner spoke regarding the housing crisis in California and the impacts to the community and spoke in support of Agenda Item No. 21. 4.Kandice Hawes-Lopez announced a free course related to the cannabis industry and invited residents to attend the Senior Cannabis Fair event on March 22, 2023 at Pharmacy Santa Ana from 10:00 A.M. – 1:00 P.M. 5.Claudio Gallegos spoke in support of Agenda Item No. 21. 6.Gabriel Montoya spoke regarding women in the healthcare industry and staffing crisis. 7.Roberto Guzman spoke in support of Agenda Item No. 16. 8.Venancio Chavez spoke regarding the welfare and safety of the community and expressed concern regarding the planters placed around the City. 9.Desi Reyes spoke in support of Agenda Item No. 11. The following speakers addressed Council via teleconference: 10.Tim Johnson spoke in support of Agenda Item No. 13 and thanked Council for their hard work and efforts. 11.Fernando Delgado spoke regarding Agenda Item No. 16 and in support of street vendors.    City Council 8 – 46 11/7/2023 CITY COUNCIL 6 03/07/2023 12.Victor Mendez spoke regarding Measure X funds and Agenda Item No. 18. City Clerk Jennifer L. Hall reported out the summary of email comments received: One (1) comment regarding Agenda Item No. 16, One (1) comment regarding Agenda Item No. 18, One (1) comment regarding Agenda Item No. 21, and twenty-one (21) non-agenda comments. RECOMMENDED ACTION: Approve staff recommendations on the following Consent Calendar Items: 3 through 16 and waive reading of all resolutions and ordinances MINUTES: At 7:32 P.M., Councilmember Penaloza pulled Agenda Item No. 10 and Councilmember Vazquez pulled Agenda Item No. 16 for separate discussion and consideration. Councilmember Phan recused herself from Agenda Item No. 13, as the listed entities are clients of her employer. MOTION: Councilmember Bacerra moved to approve Consent Calendar Item Nos. 3 through 16 with the exception of Item Nos. 10 and 16, seconded by Councilmember Penaloza. The motion carried, 7-0, by the following roll call vote: AYES: NOES: ABSTAIN: ABSENT: COUNCILMEMBER BACERRA, COUNCILMEMBER HERNANDEZ, COUNCILMEMBER PENALOZA, COUNCILMEMBER PHAN, COUNCILMEMBER VAZQUEZ, MAYOR PRO TEM LOPEZ, MAYOR AMEZCUA NONE NONE NONE Status: 7 – 0 – Pass 3.Excused Absences Department(s): City Clerk’s Office Recommended Action: Excuse the absent members. 4.Appoint David Crockett Nominated by Mayor Pro Tem Lopez as the Ward 3 Representative to the Personnel Board for a Partial­Term Expiring December 10, 2024 Department(s): City Clerk’s Office Recommended Action: Appoint David Crockett to the Personnel Board as the Ward 3 CONSENT CALENDAR     City Council 8 – 47 11/7/2023 CITY COUNCIL 7 03/07/2023 representative and administer Oath of Office. MINUTES: City Clerk Jennifer L. Hall administered the Oath of Office for David Crockett. 5.Appoint Carlos Perea Nominated by Councilmember Vazquez as the Ward 2 Representative to the Police Oversight Commission for a Full­Term Expiring December 8, 2026 Department(s): City Clerk’s Office Recommended Action: Appoint Carlos Perea to the Police Oversight Commission as the Ward 2 representative and administer Oath of Office. MINUTES: City Clerk Jennifer L. Hall administered the Oath of Office for Carlos Perea. 6.Receive and File Quarterly Report of Investments as of December 31, 2022 Department(s): Finance and Management Services Recommended Action: Receive and file. 7.Receive and File Quarterly Report of Contracts up to $50,000 for Non­Public Works and up to $250,000 for Public Works Authorized by the City Manager as Permitted by Charter Section 421 Department(s): Finance and Management Services Recommended Action: Receive and file Quarterly Report of Contracts entered into between October 1, 2022 to December 31, 2022, valued at up to $50,000 for non­ public works contracts and agreements and up to $250,000 for public works contracts and agreements. 8.Final Payment to Naphcare, Inc. in the amount of $66,772 for Inmate Medical Services (General Fund) Department(s): Police Department Recommended Action: Authorize final payment to Naphcare, Inc. for past services rendered in the amount of $66,772. 9.Award Blanket Order Contracts to HD Supply, Snap­on, WESCO Distribution, Inc; and White Cap, LP for Maintenance, Repair, and Operating Supplies and Equipment in the Annual not to Exceed Aggregate Amount of $565,000 for a One­Year Term Ending on March 31, 2024, with Provisions for up to Five Additional One­Year Renewal Periods (Specification No. 23­015) (General Fund) Department(s): Public Works Agency Recommended Action: Award a blanket order contract to vendors listed below for     City Council 8 – 48 11/7/2023 CITY COUNCIL 8 03/07/2023 as­needed maintenance, repair, operating supplies, and equipment for a one­year term ending on March 31, 2024, with provisions for up to five one­year renewal periods in accordance with each vendor’s respective contract terms and conditions, subject to non­substantive changes approved by the City Manager and City Attorney. The annual aggregate not­to­exceed amount is $565,000, with a total aggregate not­to­exceed amount of $3,390,000 for the entire term, including renewal periods exercisable by the City Manager. HD Supply, San Diego, CA Snap­On, Kenosha, WI WESCO Distribution, Inc., Pittsburgh, PA White Cap, LP., Orlando, FL 10.Award a Construction Contract to Excel Paving Co. in the Amount of $1,798,800.00 for the West Willits Protected Bike Lanes from Fairview Street to Raitt Street Project, with an Estimated Project Delivery Cost of $2,277,000.00 (Project No. 19­6948, ATPSBL­5063(195)) (Non­General Fund) Department(s): Public Works Agency Recommended Action: 1.Award a construction contract to Excel Paving Co., the lowest responsible bidder, in accordance with the base bid in the amount of $1,798,800.00, for construction of the West Willits Protected Bike Lanes from Fairview Street to Raitt Street Project, for a term beginning March 7, 2023 and ending upon project completion, and authorize the City Manager to execute the contract subject to non­substantive changes approved by the City Manager and the City Attorney. 2.Approve the Project Cost Analysis for a total estimated construction delivery cost of $2,277,000.00, which includes $1,798,800.00 for the construction contract, $270,000.00 for contract administration, inspection and testing, and a $208,200.00 project contingency for unanticipated or unforeseen work. MINUTES: Councilmember Penaloza asked questions regarding capital improvement projects, fees, and timelines. He spoke regarding the aesthetics of bike lanes and surrounding landscaping. City Manager Kristine Ridge spoke regarding timelines related to capital improvement projects. Public Works Director Nabil Saba spoke regarding the landscaping plans. Councilmember Hernandez thanked the Public Works Department for all their hard work and efforts.     City Council 8 – 49 11/7/2023 CITY COUNCIL 9 03/07/2023 MOTION: Councilmember Penaloza moved to approve Item No. 10, seconded by Councilmember Bacerra. The motion carried, 6-0-0-1, by the following roll call vote: AYES: NOES: ABSTAIN: ABSENT: COUNCILMEMBER BACERRA, COUNCILMEMBER HERNANDEZ, COUNCILMEMBER PENALOZA, COUNCILMEMBER PHAN, COUNCILMEMBER VAZQUEZ, MAYOR AMEZCUA NONE NONE MAYOR PRO TEM LOPEZ Status: 6 – 0 – 0 – 1 – Pass 11.Approve an Amendment to the FY 2022­23 Capital Improvement Program for $752,471.25 and Award a Construction Contract to International Line Builders, Inc. in the Amount of $601,977.00 for the Saddleback View Neighborhood Street Lighting Project, with an Estimated Project Delivery Cost of $752,471.25 (Project No. 22­ 6017) (General Fund) Department(s): Public Works Agency Recommended Action: 1. Approve an amendment to the FY 2022­23 Capital Improvement Program to include $752,471.25 in construction funds for the Saddleback View Neighborhood Street Lighting Project (Project No. 22­6017). 2. Award a construction contract to International Line Builders, Inc., the lowest responsible bidder, in accordance with the base bid in the amount of $601,977.00, for construction of the Saddleback View Neighborhood Street Lighting Project, for the term beginning March 7, 2023, and ending upon project completion, and authorize the City Manager to execute the contract subject to non­substantive changes approved by the City Manager and the City Attorney. 3. Approve the Project Cost Analysis for a total estimated construction delivery cost of $752,471.25, which includes $601,977.00 for the construction contract, $90,296.55 for contract administration, inspection and testing, and a $60,197.70 project contingency for unanticipated or unforeseen work. 12.Approve an Appropriation Adjustment, and Award a Construction Contract to Elecnor Belco Electric, Inc., in the Amount of $493,244.76 for the Bristol Street and Santa Clara Avenue Traffic Signal Installation Project with an Estimated Project Delivery Cost of $616,555.95 (Project No. 22­6995) (Non­General Fund) Department(s): Public Works Agency     City Council 8 – 50 11/7/2023 CITY COUNCIL 10 03/07/2023 Recommended Action: 1.Approve an appropriation adjustment recognizing $297,100 in FY 2022­23 Highway Safety Improvement Program, State Grant­Direct funds into the Public Services Street Safety Projects, Improvements Other Than Building expenditure account. (Requires five affirmative votes) 2.Award a construction contract to Elecnor Belco Electric, Inc., the lowest responsible bidder, in accordance with the base bid in the amount of $493,244.76, for construction of the Bristol Street and Santa Clara Avenue Traffic Signal Installation Project, for the term beginning March 7, 2023, and ending upon project completion, subject to non­substantive changes approved by the City Manager and City Attorney. 3.Approve the Project Cost Analysis for a total estimated construction delivery cost of $616,555.95, which includes $493,244.76 for the construction contract; $73,986.71 for contract administration, inspection and testing; and a $49,324.48 project contingency for unanticipated or unforeseen work. 4.Approve an amendment to the FY 2022­23 Capital Improvement Program to include $297,100 in construction funding from Highway Safety Improvement Program grant funds and $320,000 in construction funding from General Funds approved in FY 22­23 proposed budget for the Bristol Street and Santa Clara Avenue Traffic Signal Modification. 13.Approve a Loan Agreement with North Broadway Housing Partners LP (C/O Jamboree Housing Corporation and WISEPlace) for a total of $5,256,327 for the Development of the WISEPlace Permanent Supportive Housing Project Located at 1411 N Broadway; Approve a Subordination Agreement with Bank of America as the Senior Lender; Approve Two (2) Subordination Agreements with the County of Orange and the Orange County Housing Finance Trust, Respectively, as Junior Lenders (Non­General Fund) Department(s): Community Development Agency Recommended Action: 1. Authorize the City Manager to execute a Loan Agreement with North Broadway Housing Partners LP (c/o Jamboree Housing Corporation and WISEPlace) for $5,256,327 in HOME Investment Partnerships Program ­ American Rescue Plan (“HOME­ARP”) funds for the development of the WISEPlace Permanent Supportive Housing project located at 1411 N. Broadway, Santa Ana, CA 92701, APN 398­523­04 (“Site”) subject to non­substantive changes approved by the City Manager and City Attorney (Agreement No. A­2023­027). 2. Authorize the City Manager to execute a Subordination Agreement with Bank of America to subordinate the City’s Loan Agreement to a senior loan, subject to non­ substantive changes approved by the City Manager and City Attorney     City Council 8 – 51 11/7/2023 CITY COUNCIL 11 03/07/2023 (Agreement No. A­2023­028). 3. Authorize the City Manager to execute two (2) Subordination Agreements with the County of Orange (“County”) and Orange County Housing Finance Trust (“OCHFT), respectively, to subordinate the County and OCHFT’s junior loan agreements to the City’s HOME­ARP Loan Agreement, subject to non­substantive changes approved by the City Manager and City Attorney (Agreement Nos. A­2023­029 and A­2023­030). 4. Authorize the City Manager to execute a future Subordination Agreement with Jamboree Housing Corporation, WISEPlace, Bank of America and/or any other senior lender as needed after the WISEPlace Permanent Supportive Housing project is complete, subject to approval as to form by the City Attorney (Agreement No. 2023-031). MINUTES: Councilmember Phan reported a recusal on Item No. 13, as the listed entities are clients of her employer. MOTION: Councilmember Bacerra moved to approve Item No. 13 as part of the Consent Calendar, seconded by Councilmember Penaloza. The motion carried, 6-0-1, by the following roll call vote: AYES: NOES: ABSTAIN: ABSENT: COUNCILMEMBER BACERRA, COUNCILMEMBER HERNANDEZ, COUNCILMEMBER PENALOZA, COUNCILMEMBER VAZQUEZ, MAYOR PRO TEM LOPEZ, MAYOR AMEZCUA NONE COUNCILMEMBER PHAN NONE Status: 6 – 0 – 1 – 0 – Pass 14.Resolution Accepting the In­Kind Donation for the Repair and Resurfacing of the Basketball Court at Portola Park Department(s): Parks, Recreation, and Community Services Recommended Action: 1.Adopt Resolution No. 2023­010 A RESOLUTION OF THE CITY COUNCIL OF THE CITY OF SANTA ANA ACCEPTING THE DONATION OF THE REPAIR AND RESURFACING OF THE BASKETBALL COURT AT PORTOLA PARK 2.Authorize the City Manager to execute donation agreement with Project Backboard for the repair and resurfacing of a basketball court, valued at approximately $75,000, with no cost to the City, for the period of March 7, 2023 through April 30, 2023, subject to non­substantive changes approved by the City Manager and City Attorney (Agreement No. 2023­032).     City Council 8 – 52 11/7/2023 CITY COUNCIL 12 03/07/2023 15.Adopt a Resolution Authorizing Grant Application Submission for California Department of Water Resources 2022 Urban and Community Drought Relief Grant Program (Non­General Fund) Department(s): Public Works Agency Recommended Action: Adopt Resolution (RESOLUTION NO. 2023­011) A RESOLUTION OF THE CITY COUNCIL OF THE CITY OF SANTA ANA AUTHORIZING THE GRANT APPLICATION, ACCEPTANCE, AND EXECUTION FOR THE WELL 38 WELLHEAD TREATMENT PROJECT AND WEST STATION WELL PROJECT 16.A Resolution of the City Council of the City of Santa Ana Affirming its Dedication and its Priority to Protect the Health, Safety and Welfare of Its Residents, Visitors, and Business Owners in the Enforcement of State Sidewalk Vendor Regulations, the Federal Americans With Disabilities Act of 1990 and Other Disability Access Standards, and All Local Regulations Pertaining to the Use and Maintenance of Public Sidewalks and Other Pedestrian Pathways, and Urging the State Legislature of the State of California to Amend State Law and Allow Local Jurisdictions the Right of Self­Determination to Enact Local Sidewalk Regulations Department(s): Planning and Building Agency Recommended Action: Adopt a Resolution (RESOLUTION NO. 2023-112) A RESOLUTION OF THE CITY COUNCIL OF THE CITY OF SANTA ANA, COUNTY OF ORANGE, STATE OF CALIFORNIA, AFFIRMING ITS DEDICATION AND ITS PRIORITY TO PROTECT THE HEALTH, SAFETY AND WELFARE OF ITS RESIDENTS, VISITORS, AND BUSINESS OWNERS IN THE ENFORCEMENT OF STATE SIDEWALK VENDOR REGULATIONS, THE FEDERAL AMERICANS WITH DISABILITIES ACT OF 1990 AND OTHER DISABILITY ACCESS STANDARDS, AND ALL LOCAL REGULATIONS PERTAINING TO THE USE AND MAINTENANCE OF PUBLIC SIDEWALKS AND OTHER PEDESTRIAN PATHWAYS, AND URGING THE STATE LEGISLATURE OF THE STATE OF CALIFORNIA TO AMEND STATE LAW AND ALLOW LOCAL JURISDICTIONS THE RIGHT OF SELF­ DETERMINATION TO ENACT LOCAL SIDEWALK REGULATIONS MINUTES: Councilmember Vazquez spoke regarding Senate Bill 972 and requested Whereas clauses nos.16-18 be removed from the proposed resolution and add the following language to the resolution to urge the City to work alongside the County to facilitate timely implementation of SB972 and ensure all local street food vendors are made aware and can access County permitting process once the compact mobile food vending process has been developed and establish a municipal sidewalk vending permitting program, as well as outreach, educate, and provide assistance. Councilmember Bacerra spoke regarding the proposed resolution and in support of the item.     City Council 8 – 53 11/7/2023 CITY COUNCIL 13 03/07/2023 Councilmember Hernandez spoke in support of the proposed changes by Councilmember Vazquez and regarding street vendors, exploitation of workers, and education of the bill. He proposed additional amendments to Section 3 of the resolution to incorporate the following language: “the City of Santa Ana affirms its dedication and its priority to protect the health, safety, and welfare of its residents, local street vendors, visitors, and business owners”; and to Section 4 to incorporate “local street vendors.” MOTION: Councilmember Vazquez moved to adopt the resolution, as amended, seconded by Councilmember Hernandez. SUBSTITUTE MOTION: Councilmember Penaloza moved to adopt the resolution, as presented, seconded by Councilmember Bacerra. MINUTES: Mayor Pro Tem Lopez spoke regarding the proposed changes to the resolution. Councilmember Phan spoke in support of the proposed resolution and requested a clarification regarding the stationary street vendors. Discussion ensued regarding clarification of the stationary street vendors and the proposed changes to the resolution. Mayor Amezcua spoke in support of the item and spoke regarding pop-up street vendors and violations. The substitute motion carried, 5-2, by the following roll call vote: AYES: NOES: ABSTAIN: ABSENT: COUNCILMEMBER BACERRA, COUNCILMEMBER PENALOZA, COUNCILMEMBER PHAN, MAYOR PRO TEM LOPEZ, MAYOR AMEZCUA COUNCILMEMBER HERNANDEZ, COUNCILMEMBER VAZQUEZ NONE NONE Status: 5 – 2 – Pass **END OF CONSENT CALENDAR** AT 8:10 P.M., AGENDA ITEM NO. 20 WAS CONSIDERED OUT OF ORDER AND HEARD PRIOR TO THE BUSINESS CALENDAR. COUNCILMEMBER REQUESTED ITEMS 20.Discuss and Consider Directing the City Manager and City Attorney to Direct Staff to Prepare an Ordinance Amending Section 8­6 of the Municipal Code to Increase Transparency and Accountability Regarding Contractor and Subcontractor Disclosures – Councilmember Phan     City Council 8 – 54 11/7/2023 CITY COUNCIL 14 03/07/2023 MINUTES: Councilmember Phan spoke regarding data collection of subcontractors and associated violations. She spoke in support of the item. Councilmembers Penaloza, Vazquez, Bacerra, and Hernandez spoke in support of the item. Mayor Pro Tem Lopez spoke in support of the item. Mayor Amezcua spoke in support of the item and requested the second reading be presented at the second meeting in April. MINUTES: At 8:17 P.M., the Business Calendar was considered. 17.Ordinance Amending Article XI Of Chapter 33 Of The Santa Ana Municipal Code (Streets Sidewalks And Public Works) Related To Ceremonial Street Naming Department(s): Public Works Agency Recommended Action: Approve first reading of an ordinance amending Article XI of Chapter 33 of the Municipal Code relating to ceremonial street naming. AN ORDINANCE OF THE CITY COUNCIL OF THE CITY OF SANTA ANA AMENDING ARTICLE XI OF CHAPTER 33 OF THE SANTA ANA MUNICIPAL CODE (STREETS, SIDEWALKS AND PUBLIC WORKS) RELATING TO CEREMONIAL STREET NAMING MINUTES: Public Works Director Nabil Saba gave a presentation regarding amending Article XI relating to Ceremonial Street Naming. MOTION: Councilmember Penaloza moved to approve the first reading of an ordinance amending Article XI of Chapter 33 of the Municipal Code relating to ceremonial street naming, seconded by Mayor Amezcua. ORDINANCE NO. NS-3042 entitled AN ORDINANCE OF THE CITY COUNCIL OF THE CITY OF SANTA ANA A M E N D I N G ARTICLE XI OF CHAPTER 33 OF THE SANTA ANA MUNICIPAL CODE (STREETS, SIDEWALKS AND PUBLIC WORKS) RELATING TO CEREMONIAL STREET NAMING, read by title and waive further reading. SUBSTITUTE MOTION: Councilmember Hernandez moved to maintain the status quo, seconded by Councilmember Vazquez. BUSINESS CALENDAR     City Council 8 – 55 11/7/2023 CITY COUNCIL 15 03/07/2023 MINUTES: Councilmember Vazquez spoke regarding keeping the status quo and addressing the issue by wards. Mayor Amezcua spoke regarding the inconsistency of addressing this topic by wards and requested additional information with options at the second meeting in May. Discussion ensued regarding ceremonial street naming toppers and a community survey. SECOND SUBSTITUTE MOTION: Mayor Amezcua moved to continue Item No. 17 to the May 16, 2023 City Council meeting, seconded by Councilmember Bacerra. The second substitute motion carried, 4-3, by the following roll call vote: AYES: NOES: ABSTAIN: ABSENT: COUNCILMEMBER BACERRA, COUNCILMEMBER PENALOZA, COUNCILMEMBER PHAN, MAYOR AMEZCUA COUNCILMEMBER HERNANDEZ, COUNCILMEMBER VAZQUEZ, MAYOR PRO TEM LOPEZ NONE NONE Status: 4 - 3 – Pass; Item continued to May 16, 2023. 18.Senior Citizens Commission Informational Report Department(s): Parks, Recreation, and Community Services Recommended Action: Accept informational report and provide direction to staff. MINUTES: Parks, Recreation, and Community Services Director Hawk Scott gave a presentation regarding the Senior Citizens Commission Informational Report and proposed options. Councilmember Vazquez asked for costs associated with the Parks, Recreation, and Community Services Commission. Director Scott stated the cost per meeting is $50. City Manager Kristine Ridge spoke regarding staffing costs. Councilmember Penaloza spoke in support of staff’s recommendation to add two more seats to the existing to the Parks, Recreation, and Community Services Commission and questioned who appoints the additional members. Director Scott stated the Mayor and the Mayor Pro Tem would appoint the additional members. Councilmember Penaloza expressed concern regarding the terms of office for the two new members.    City Council 8 – 56 11/7/2023 CITY COUNCIL 16 03/07/2023 Councilmember Bacerra spoke in support of Option 2. Discussion ensued regarding the appointment and terms of office for the additional members. Councilmember Penaloza suggested staff select the two additional members from the City’s Senior Centers. Mayor Amezcua spoke in support of Option 2 and selecting the two individual members from the City’s two Senior Centers. Mayor Pro Tem Lopez echoed previous comments. Councilmember Phan asked for clarification regarding the age requirement for Seniors. Councilmember Hernandez spoke in support of staff’s recommendation. General consensus to support Option 2 as presented by staff to add two seats to the Parks, Recreation, and Community Services Commission to represent older adults. **END OF BUSINESS CALENDAR** 19. Environmental Sanitation and Roadway Cleaning Fee Work Study Session Department(s): Public Works Agency Recommended Action: Discuss and provide direction to staff. MINUTES: Item No. 19 was considered at 8:48 P.M. Public Works Director Nabil Saba gave a presentation regarding the Environmental Sanitation and Road Way Cleaning Fee. Councilmember Vazquez expressed concern with increased fees and services. Councilmember Bacerra echoed previous comments. Discussion ensued regarding the RFP, rate study, and timeframe associated with the new contract, rates, and fees implementation. No action taken. WORK STUDY SESSION     City Council 8 – 57 11/7/2023 CITY COUNCIL 17 03/07/2023 COUNCILMEMBER REQUESTED ITEMS 21.Discuss and Consider Directing the City Manager to Direct Staff to Explore the Feasibility of the Conversion of the City of Santa Ana­Owned Parcels within the River View Golf Course to Parkland – Mayor Pro Tem Lopez and Councilmember Hernandez MINUTES: Mayor Pro Tem Lopez spoke regarding the beautification efforts throughout the City and the positive impacts to the community with the conversion of City-owned parcels within the River View Golf Course to a parkland. Councilmember Hernandez spoke regarding the ability of bringing the community together with the conversion and thanked all those in support. Councilmember Penaloza thanked all leadership for their support and spoke regarding funding and in support of the item. Councilmember Vazquez spoke in support of the item. Councilmember Bacerra spoke in support of the item, spoke regarding funding, and thanked all leadership for their support. Councilmember Phan echoed previous comments. Mayor Amezcua spoke in support of the item and thanked all leadership for their support. Councilmember Penaloza requested a resolution be brought back at the first meeting in April. CITY MANAGER COMMENTS MINUTES: City Manager Kristine Ridge announced the National Public Works Week community event on May 20, 2023 11:00 A.M. – 3:00 P.M. at the Walnut Water Pump Station. COUNCIL COMMENTS AB1234 DISCLOSURE – If the City paid for travel or other expenses this is the time for members of the Council to provide a brief oral report on attendance of any regional board or commission meeting or any conference, meeting or event attended. MINUTES: Councilmember Vazquez announced clean-up and community service efforts.     City Council 8 – 58 11/7/2023 CITY COUNCIL 18 03/07/2023 Councilmember Penaloza welcomed new City Clerk Jennifer L. Hall, announced Daylight Savings Time on Sunday, March 20, 2023, and spoke regarding residents’ concerns related to street construction. Councilmember Hernandez thanked all those who participated and spoke regarding Ruben Salazar and wished him a Happy Birthday. Councilmember Bacerra welcomed new City Clerk Jennifer L. Hall, spoke regarding an open house event by Orange County Fire Authority on March 4, 2023, encouraged all to attend budget community meetings, congratulated the Floral Park Neighborhood for being recognized as a Federal and State Historic area, and wished everyone a Happy St. Patrick’s Day. Mayor Amezcua thanked Deputy City Clerk Norma Orozco for her time as Acting City Clerk. Mayor Pro Tem Lopez congratulated new Personnel Commission members, thanked staff for their hard work and efforts, thanked Deputy City Clerk Norma Orozco for her time as Acting City Clerk, and requested the meeting be adjourned in memory of Gerardo Mouet. Councilmember Phan encouraged all to attend budget community meetings and requested all to stay safe. At 9:24 P.M., Mayor Amezcua recessed to Closed Session and reconvened at 10:08 P.M. ADJOURNMENT – Adjourn the City Council meeting. MINUTES: Mayor Amezcua adjourned the City Council meeting at 10:08 P.M. in memory of Gerardo Mouet. Respectfully submitted: ___________________________ Jennifer L. Hall, CMC City Clerk     City Council 8 – 59 11/7/2023 CITY COUNCIL 1 03/21/2023 DRAFT Minutes of the Special Closed Session and Regular Meeting of the City Council City of Santa Ana, California March 21, 2023 SPECIAL CLOSED SESSION MEETING – 4:00 pm REGULAR OPEN MEETING – 5:45 pm (Immediately following the Closed Session Meeting) CITY COUNCIL CHAMBER 22 Civic Center Plaza Santa Ana, CA 92701 SPECIAL CLOSED SESSION CALL TO ORDER MINUTES: Mayor Amezcua called the Special Closed Session Meeting to order at 4:05 P.M. ATTENDANCE Council Members Phil Bacerra Johnathan Ryan Hernandez David Penaloza Thai Viet Phan Benjamin Vazquez Mayor Pro Tem Jessie Lopez Mayor Valerie Amezcua City Manager Kristine Ridge City Attorney Sonia R. Carvalho City Clerk Jennifer L. Hall     City Council 8 – 60 11/7/2023 CITY COUNCIL 2 03/21/2023 ROLL CALL MINUTES: City Clerk Jennifer L. Hall conducted roll call. Councilmembers Penaloza, Phan and Vazquez, and Mayor Amezcua were present. Councilmembers Bacerra and Hernandez and Mayor Pro Tem Lopez joined the meeting during Closed Session. PUBLIC COMMENTS – Members of the public may address the City Council on Closed Session items. MINUTES: No public comments were received regarding Closed Session Agenda items. RECESS – City Council will recess to Closed Session for the purpose of conducting regular City business. MINUTES: Mayor Amezcua recessed to consider the Closed Session items at 4:06 P.M. CLOSED SESSION ITEMS – The Brown Act permits legislative bodies to discuss certain matters without members of the public present. The City Council finds, based on advice from the City Attorney, that discussion in open session of the following matters will prejudice the position of the City in existing and anticipated litigation: 1. CONFERENCE WITH LABOR NEGOTIATOR pursuant to Government Code Section 54957.6(a): Agency Negotiators: Human Resources Executive Director, Jason Motsick Employee Organizations: Santa Ana Police Officers Association (POA) Service Employees’ International Union (SEIU) Full­Time Employees CLOSED SESSION REPORT – The City Attorney will report on any action(s) to be taken at the Regular Open Session which will begin immediately following the Closed Session. RECONVENE – City Council will reconvene to continue regular City business. MINUTES: Mayor Amezcua reconvened the Special Closed Session meeting at 7:08 P.M. CLOSED SESSION REPORT – The City Attorney will report on any action(s) from Closed Session. MINUTES: Chief Assistant City Attorney Laura Rossini stated there was no reportable action. ADJOURNMENT – Adjourn the Special Closed Session meeting. MINUTES: Mayor Amezcua adjourned the Special Closed Session meeting at 7:08 P.M.    City Council 8 – 61 11/7/2023 CITY COUNCIL 3 03/21/2023 CITY COUNCIL REGULAR OPEN SESSION CALL TO ORDER MINUTES: Mayor Amezcua called the Regular City Council meeting to order at 7:08 P.M. ATTENDANCE Council Members Mayor Pro Tem Phil Bacerra Johnathan Ryan Hernandez David Penaloza Thai Viet Phan Benjamin Vazquez Jessie Lopez Mayor Valerie Amezcua City Manager City Attorney City Clerk Kristine Ridge Sonia R. Carvalho Jennifer Hall ROLL CALL MINUTES: City Clerk Jennifer L. Hall conducted roll call. Councilmembers Bacerra, Hernandez (arrived at 7:12 P.M.), Penaloza, Phan, and Vazquez, Mayor Pro Tem Lopez (arrived at 7:10 P.M.), and Mayor Amezcua were present. PLEDGE OF ALLEGIANCE Fire Chief James Henerey WORDS OF INSPIRATION Police Chaplain Rupert Vega CEREMONIAL PRESENTATIONS 1.Certificate of Recognition presented by Mayor Pro Tem Lopez to Rachael Cianfrani for Outstanding Contributions to the Community 2.Certificate of Recognition presented by Councilmember Bacerra to Orange County Fire Authority Firefighter/Paramedic Nicholas Sibayan for Outstanding Acts of Heroism 3.Proclamation presented by Councilmember Hernandez declaring March 3, 2023 as Ruben Salazar Day MINUTES: Ceremonial Presentation Agenda Item No. 1 was not presented. Councilmember Bacerra presented a certificate of recognition to Orange County Fire Authority Firefighter/Paramedic Nicholas Sibayan for Outstanding Acts of Heroism.     City Council 8 – 62 11/7/2023 CITY COUNCIL 4 03/21/2023 Councilmember Hernandez proclaimed March 3, 2023 as Ruben Salazar Day and presented the proclamation to Ray Diaz. At 8:17 P.M. Mayor Amezcua considered the Agenda out of order and heard Public Comments prior to Staff Presentations PUBLIC COMMENT – Public comments will be held during the beginning of the meeting for ALL comments on agenda and non­agenda items, with the exception of public hearings. Comments for public hearings will take place after the hearing is opened. MINUTES: The following speakers addressed Council via teleconference: 1. Mary Cameron spoke regarding the Orange County Housing Authority Commission and invited all to attend the commission’s meetings. 2. Laura Hernandez, OC Rapid Response, spoke in opposition to Agenda Item No. 17. 3. Danny Vega spoke in support of Agenda Item No. 17. The following speakers addressed Council in-person: 4. Ana Laura Padilla expressed concern regarding the negative impacts of the OC Street Car Project to Downtown Santa Ana small businesses. 5. Ginette Sanchez expressed concern regarding the negative impacts of the OC Street Car Project to Downtown Santa Ana small businesses. 6. Shawn Makhani spoke regarding high sales taxes in the City and requested assistance for businesses in Downtown Santa Ana. 7. Paul Guzman requested the City Council represent the community when attending outside boards. 8. Ginelle Hardy spoke regarding Agenda Item No. 17 and requested the item be tabled. 9. Sandra Pocha Pena spoke in opposition to Agenda Item No. 17 and requested the item be tabled. 10.Dale Helvig spoke regarding Agenda Item No. 8 and Agenda Item No. 17. 11.Vanessa Cerda encouraged all to attend and participate at City Council meetings. 12.Jaylyn Verdin spoke regarding Agenda Item No. 17.    City Council 8 – 63 11/7/2023 CITY COUNCIL 5 03/21/2023 13.Irma Jauergui spoke regarding Agenda Item No. 17. 14.Carolyn Killion spoke in support of Agenda Item No. 17. 15.Jadeley Verdin spoke regarding Agenda Item No. 17. 16.Victor Payan spoke regarding the Santa Ana Police Department and in opposition to Agenda Item No. 17. 17.Maribel Gomez requested the City Council assist small businesses in Downtown Santa Ana. 18.Juliet Castro expressed concern regarding the negative impacts of the OC Street Car Project to Downtown Santa Ana small businesses. City Clerk Jennifer L. Hall reported out the summary of email comments received: Thirty (30) comments regarding Agenda Item No. 8, Nine (9) comments regarding Agenda Item No. 17, and two (2) non-agenda comments. STAFF PRESENTATIONS 4.A. Annual Presentation from Travel Santa Ana (Revised 3/15/2023) B. Homelessness Update MINUTES: 4B. Homeless Udpate Homeless Services Division Manager Ken Gominsky gave a presentation regarding the Homelessness Update. Councilmember Penaloza questioned whether pets were welcomed and required to be vaccinated. Mr. Gominsky spoke regarding individual and pet examinations and requisites. Discussion ensued regarding increased violations and fines, upkeep of property by Union Pacific Railroad Company, housing and vouchers, and availability of beds. Mayor Pro Tem Lopez requested a presentation by CalOptima regarding funding to develop a street medicine program. 4A. Annual Presentation from Travel Santa Ana (Revised 3/15/2023) Travel Santa Ana President and CEO Wendy Haase gave a presentation regarding the Annual Update.     City Council 8 – 64 11/7/2023 CITY COUNCIL 6 03/21/2023 Councilmember Penaloza thanked CEO Haase for the presentation and requested the website and brochure also highlight the west side of Santa Ana. Councilmember Phan suggested the website highlight the west side of Santa Ana, commended CEO Haase, and requested she work with downtown businesses to form relationships. Councilmember Hernandez requested the website be more diverse and include native/local Santa Ana individuals in building the website and thanked CEO Haase for her work. Councilmember Vazquez spoke regarding food content and marketing efforts. Mayor Amezcua requested the website attract individuals from all regions, public relations be focused on the Downtown Area to assist businesses, and thanked CEO Haase for her hard work and efforts. RECOMMENDED ACTION: Approve staff recommendations on the following Consent Calendar Items: 5 through 22 and waive reading of all resolutions and ordinances MINUTES: At 9:26 P.M., Councilmember Bacerra pulled Agenda Item Nos. 8, 18, and 22, and Councilmember Vazquez pulled Agenda Item No. 17 for separate discussion and consideration. Councilmember Phan recused herself from Agenda Item No. 16, as the listed entity, Dyer 18, LLC, is a client of her employer, Rutan and Tucker. MOTION: Councilmember Bacerra moved to approve staff recommendations on the following Consent Calendar Items: 5 through 22 with the exception of Agenda Item Nos. 8, 17, 18 and 22, seconded by Councilmember Penaloza. The motion carried, 7-0, by the following roll call vote: AYES: NOES: ABSTAIN: ABSENT: COUNCILMEMBER BACERRA, COUNCILMEMBER HERNANDEZ, COUNCILMEMBER PENALOZA, COUNCILMEMBER PHAN, COUNCILMEMBER VAZQUEZ, MAYOR PRO TEM LOPEZ, MAYOR AMEZCUA NONE NONE NONE Status: 7 – 0 - Pass 5.Excused Absences Department(s): City Clerk’s Office Recommended Action: Excuse the absent members. CONSENT CALENDAR     City Council 8 – 65 11/7/2023 CITY COUNCIL 7 03/21/2023 6.Appoint Michelle Cisneros nominated by Councilmember Phan as the Ward 1 Representative to the Personnel Board for a partial­term expiring December 10, 2024 Department(s): City Clerk’s Office Recommended Action: Appoint Michelle Cisneros to the Personnel Board as the Ward 1 representative and administer Oath of Office. MINUTES: City Clerk Jennifer L. Hall administer the Oath of Office to Michelle Cisneros. 7.Receive and File a Report Regarding the Brown Act and Teleconferencing Provisions Department(s): Clerk of the Council Office Recommended Action: Receive and file a report regarding the Brown Act and teleconferencing provisions (informational purposes). 8.City of Santa Ana 2022 General Plan Annual Progress Report Department(s): Planning and Building Agency Recommended Action: 1.Receive and file the City of Santa Ana 2022 General Plan Annual Progress Report. 2.Authorize staff to submit the City of Santa Ana 2022 General Plan Annual Progress Report to the State of California Department of Housing and Community Development (HCD) and the Office of Planning and Research (OPR). 3.Direct staff to proceed with the formation of the Environmental Justice (EJ) Action Committee; and determine this action is exempt from further environmental review in accordance with the California Environmental Quality Act (CEQA) as it is not a “project” as defined in Section 15378 of the CEQA Guidelines. MINUTES: Councilmember Bacerra asked if the City of Santa Ana’s housing element had been approved by the State, if there are any applicable exemptions, and spoke regarding approved housing elements throughout California. City Manager Kristine Ridge stated that the City of Santa Ana’s Housing Element was approved in July and spoke regarding applicable housing exemptions. Discussion ensued regarding the selection of the Environmental Action Committee and clusters presented. MOTION: Councilmember Bacerra moved to approve the recommended action for Agenda Item No. 8, seconded by Councilmember Penaloza.     City Council 8 – 66 11/7/2023 CITY COUNCIL 8 03/21/2023 The motion carried, 7-0, by the following roll call vote: AYES: NOES: ABSTAIN: ABSENT: COUNCILMEMBER BACERRA, COUNCILMEMBER HERNANDEZ, COUNCILMEMBER PENALOZA, COUNCILMEMBER PHAN, COUNCILMEMBER VAZQUEZ, MAYOR PRO TEM LOPEZ, MAYOR AMEZCUA NONE NONE NONE Status: 7 – 0 – Pass 9.Annual Development Impact Fee Report for Fiscal Year 2021­2022 Department(s): Public Works Agency Recommended Action: Receive and file the Annual Development Impact Fee Report for Fiscal Year 2021­2022. 10.Award Aggregate Blanket Order Contracts to Promotethis!, Graphic Printsource, Inc., Superior Promos, and QCORP Printing Solutions for Promotional Items in a Not­to­ Exceed Aggregate Amount of $975,000 (Specification No. 23­024) (General Fund and Non­General Fund) Department(s): Finance and Management Services Recommended Action: Award aggregate blanket order contracts to vendors listed below for the purchase of promotional items on an as­needed basis in an annual amount not to exceed $195,000, with a total aggregate contract amount not to exceed $975,000, for an initial one­year term expiring on March 31, 2024, with provisions for four, one­year renewal options, subject to non­substantive changes approved by the City Manager and City Attorney. Graphic Printsource, Inc., Corona, CA Promotethis!, Huntington Beach, CA QCORP Printing Solutions, Loomis, CA Superior Promos, Brooklyn, NY 11.Award a Purchase Order to Sonsray Machinery, LLC in the amount of $51,681 for One Felling Custom Saw Trailer for the Public Works Water Resources Division (Specification No. 23­031) (Non­General Fund) Department(s): Public Works Agency Recommended Action: Authorize a one­time purchase and payment of Purchase Order to Sonsray Machinery, LLC. for one Felling Custom Saw Trailer, in the amount of $46,681, plus a contingency amount of $5,000, for a total amount not to exceed $51,681, subject to non­substantive changes approved by the City Manager and City Attorney.     City Council 8 – 67 11/7/2023 CITY COUNCIL 9 03/21/2023 12.Award a Purchase Order to FieldTurf USA to provide and install Synthetic Turf at Field Nos. 1 and 3 at the Dan Young Sports Complex at Centennial Park in the amount of $2,970,859 (Specification No. 23­035) (Project 22­2766) (Non­General Fund) Department(s): Public Works Agency Recommended Action: 1.Authorize a one­time purchase and payment to FieldTurf USA to provide and install synthetic turf field at the Dan Young Sports Complex in the amount of $2,675,859, plus a contingency of $295,000 for a total amount not to exceed $2,970,859, subject to non­substantive changes approved by the City Manager and City Attorney. 2.Approve an amendment to the Fiscal Year 2022­23 Capital Improvement Program to include $1,502,229 in funding for the Dan Young Synthetic Turf Fields Project (Project No. 22­2752). 13.Approve Submittal of Request for Time Extension of the Measure M2 Comprehensive Transportation Funding Program for Fairview Avenue Improvements from 9th Street to 16th Street and Fairview Street Improvements from Monte Carlo Drive to Trask Avenue (Project Nos. 15­6827 and 23­6701) (Non­General Fund) Department(s): Public Works Agency Recommended Action: Authorize the Public Works Agency to request a two­year time extension of Measure M2 Comprehensive Transportation Funding Program funding for Fairview Avenue Improvements from 9th Street to 16th Street project (21­ SNTA­ACE­3996) and for Fairview Street Improvements from Monte Carlo Drive to Trask Avenue (22­SNTA­ACE­4020). 14.Approve an Amendment to the Project Cost Analysis to add $343,000 to an Existing Construction Contract with Big Ben, Inc. for a Revised Estimated Project Delivery Cost of $2,343,000, for the Lincoln Avenue Water and Sewer Main Improvements Project (Project Nos. 22­6468 and 22­6620) (Non­General Fund) Department(s): Public Works Agency Recommended Action: Approve an amendment to the Project Cost Analysis to reflect the new amount of $571,235 for project contingency for unanticipated or unforeseen work, for a total construction delivery cost of $2,343,000, subject to non-substantive changes approved by the City Manager and City Attorney. 15.Approve Appropriation Adjustments and Award a Construction Contract to GMZ Engineering, Inc. in the amount of $4,642,644 for the Downtown Flood Reduction and Stormwater Infiltration Project with an Estimated Construction Delivery Cost of $5,640,000 (Non­General Fund) Department(s): Public Works Agency    City Council 8 – 68 11/7/2023 CITY COUNCIL 10 03/21/2023 Recommended Action: 1.Approve an appropriation adjustment to recognize an additional $1.25 million in Proposition 68 Urban Flood Protection (UFP) grant funding from the California Natural Resources Agency into the Public Works Agency Enterprise Capital Grants, Direct Revenue Account and appropriate the same amount into the California Natural Resources Agency Urban Flood Protection, Improvements Other Than Building expenditure account. (Requires five affirmative votes) 2.Approve an appropriation adjustment to recognize $900,000 of prior year fund balance in the Federal Clean Water Protection fund, Prior Year Carryforward revenue account and appropriate the same amount into the Federal Clean Water Protection Enterprise, Improvements Other Than Building expenditure account. (Requires five affirmative votes) 3.Approve an amendment to the Fiscal Year 2022­23 Capital Improvement Program to add $1.25 million of Proposition 68 Urban Flood Protection Grant Program funding and $900,000 of Federal Clean Water Protection Enterprise funding for the Downtown Flood Reduction and Stormwater Infiltration Project (22­6622). 4.Award a construction contract to GMZ Engineering Inc., the lowest responsible bidder, in accordance with the base bid plus bid alternate in the amount of $4,642,644, for construction of the Downtown Flood Reduction and Stormwater Infiltration Project, for the term beginning March 21, 2023 and ending upon project completion, and authorize the City Manager to execute the contract subject to non­ substantive changes approved by the City Manager and the City Attorney. 5.Approve the Project Cost Analysis for a total estimated construction delivery cost of $5,640,000, which includes $4,642,644 for the construction contract, $552,356 for contract administration, inspection and testing, and a $445,000 project contingency for unanticipated or unforeseen work. (includes determination that the recommended actions are exempt from further review in accordance with the California Environmental Quality Act (CEQA) as Categorical Exemption Environmental Review No. ER­2022­95 was filed for the project) 16.Approve Agreements with Tetra Tech, Inc., Dudek, and ECORP Consulting Inc. for On­ Call Environmental Services in aggregate amounts not to exceed $2,450,000, for up to five­year terms (Non­General Fund) Department(s): Public Works Agency Recommended Action: 1. Authorize the City Manager to execute agreements with Tetra Tech, Inc., Dudek, and ECORP Consulting Inc., to provide On­Call Environmental Services on as needed basis: federal contract in an aggregate amount not to exceed $950,000 for a three­year term beginning March 21, 2023 and expiring March 20, 2026, with an option for two, one­year extensions, subject to non­substantive changes approved by the City Manager and City Attorney (Agreement No. 2023­033).     City Council 8 – 69 11/7/2023 CITY COUNCIL 11 03/21/2023 2. Authorize the City Manager to execute agreements with Tetra Tech, Inc., Dudek, and ECORP Consulting Inc, to provide On­Call Environmental Services on as needed basis: non­federal contract aggregate amount not to exceed $1,500,000 for a three­ year term beginning March 21, 2023 and expiring March 20, 2026, with an option for two, one­year extensions, subject to non­substantive changes approved by the City Manager and City Attorney (Agreement No. 2023­034). MOTION: Councilmember Bacerra moved to approve the recommended action for Item No. 16 as part of the Consent Calendar, seconded by Councilmember Penaloza. The motion carried, 6-0-1, by the following roll call vote: AYES: NOES: ABSTAIN: ABSENT: COUNCILMEMBER BACERRA, COUNCILMEMBER HERNANDEZ, COUNCILMEMBER PENALOZA, COUNCILMEMBER VAZQUEZ, MAYOR PRO TEM LOPEZ, MAYOR AMEZCUA NONE COUNCILMEMBER PHAN (recusal) NONE Status: 6 – 0 - 1 – Pass 17.Approve an Agreement with Dunbar Architecture for Architectural Design Services for the Historic Cypress Fire Station in an Amount Not to Exceed $434,880 for a Five­ Year Term (Project No. 22­6023) (General Fund) Department(s): Public Works Agency Recommended Action: Authorize the City Manager to execute an agreement with Dunbar Architecture to develop plans, specifications, final construction documents, and construction support for the rehabilitation of the Historic Cypress Fire Station in the amount of $394,880 with a contingency of $40,000, for a total amount not to exceed $434,880, for a five­year term beginning March 21, 2023 and expiring March 20, 2028, with an option for two, one­year extensions, subject to non­substantive changes approved by the City Manager and City Attorney (Agreement No. 2023­044). MINUTES: Councilmember Vazquez questioned the purpose of the construction. City Manager Kristine Ridge spoke regarding the design and purpose of the building. Councilmember Vazquez expressed concern regarding an additional Santa Ana Police Athletic and Activity League (PAAL) program and requested a digital library in the area. He spoke regarding investing in the youth and the community. MOTION: Councilmember Vazquez moved to table the item. Motion died due to lack of a second.     City Council 8 – 70 11/7/2023 CITY COUNCIL 12 03/21/2023 MINUTES: Councilmember Penaloza asked for clarification on the action of this item. Chief Assistant City Attorney Laura Rossini stated the recommended action is to approve an agreement with Dunbar Architecture for the construction support for the rehabilitation of the Historic Cypress Fire Station and clarified the purpose of the building was made in August of 2022. Councilmember Bacerra spoke in support of a PAAL center. Councilmember Penaloza expressed concern regarding the five-year term of the agreement. MOTION: Councilmember Bacerra moved to approve the recommended action for Item No. 17 as presented. Motion died due to lack of a second. MINUTES: City Manager Kristine Ridge spoke regarding the process of the proposed item. Discussion ensured regarding the process of the proposed item. MOTION: Councilmember Hernandez moved to continue the item to a later date and have staff gather community input, seconded by Councilmember Vazquez SUBSTITUTE MOTION: Councilmember Penaloza moved to approve, as amended, for a three-year term with an option to return to Council to consider an extension, if needed, seconded by Councilmember Bacerra. The substitute motion carried, 5-2, by the following roll call vote: AYES: NOES: ABSTAIN: ABSENT: COUNCILMEMBER BACERRA, COUNCILMEMBER PENALOZA, COUNCILMEMBER PHAN, MAYOR PRO TEM LOPEZ, MAYOR AMEZCUA COUNCILMEMBER HERNANDEZ, COUNCILMEMBER VAZQUEZ NONE NONE Status: 5 – 2 – Pass 18.Agreement to Extend License with Southern California Edison Company for the Bristol/Alton Bike Trail (General Fund) Department(s): Public Works Agency Recommended Action: Authorize the City Manager to execute a License Agreement (Contract No. 9.5074) with Southern California Edison Company to continue the use of Edison property for the Bristol Street and Alton Avenue Bike Trail for a term from May 1, 2023 through April 30, 2028 in an amount not to exceed $1,587, subject to non­substantive changes approved by the City Manager and City Attorney (Agreement No. 2023­045).    City Council 8 – 71 11/7/2023 CITY COUNCIL 13 03/21/2023 MINUTES: Councilmember Bacerra expressed concern regarding the activity at the property and questioned if the City has submitted the proposed improvement to SoCal Edison. Public Works Director Nabil Saba spoke regarding coordination with SoCal Edison and stated improvements would be made in three months’ timeframe to the property. MOTION: Councilmember Bacerra moved to approve the recommended action for Item No. 18, seconded by Councilmember Penaloza. The motion carried, 7-0, by the following roll call vote: AYES: NOES: ABSTAIN: ABSENT: COUNCILMEMBER BACERRA, COUNCILMEMBER HERNANDEZ, COUNCILMEMBER PENALOZA, COUNCILMEMBER PHAN, COUNCILMEMBER VAZQUEZ, MAYOR PRO TEM LOPEZ, MAYOR AMEZCUA NONE NONE NONE Status: 7 -0 – Pass 19.Approve Second Amendment to Master Service and Purchasing Agreement withAxon Enterprise, Inc., in the amount of $451,000, for a Records Management System for the Police Department (Non­General Fund) Department(s): Police Department Recommended Action: Authorize the City Manager to execute the Second Amendment to the Agreement with Axon Enterprise, Inc. to provide a Records Management System to the Police Department in an additional amount not to exceed $451,000 for a total aggregate amount not to exceed $6,015,017, for the period of March 21, 2023 through June 30, 2027, subject to non­substantive changes approved by the City Manager and City Attorney (Agreement No. 2023­035). 20.Second Amendment to Professional Services Agreement with Holland & Knight LLP for Federal Legislative Advocacy Services Department(s): City Manager Office Recommended Action: Approve a second amendment to an agreement with Holland & Knight LLP for federal legislative advocacy services for a three­month term from April 1, 2023 through June 30, 2023, in an amount not to exceed $29,400, subject to non­substantive changes approved by the City Manager and City Attorney (Agreement No. 2023­036).     City Council 8 – 72 11/7/2023 CITY COUNCIL 14 03/21/2023 21.Historic Property Preservation Agreements Department(s): Planning and Building Agency Recommended Action: Authorize the City Manager or designee to execute the attached Mills Act Agreements with the below­referenced property owners for the identified structure(s), subject to non­substantive changes approved by the City Manager and City Attorney. (includes determination that the proposed projects are exempt from further review in accordance with the California Environmental Quality Act (CEQA) as the following Categorical Exemptions will be filed for this project: ER Nos. 2022­102, 2022­103, 2022­104, 2022­105, 2022­106, 2022­125, and 2022­ 126) Property Owner(s), Historic Property Preservation Agreement No., Address/House, Vote by HRC 1.Jim Perez, 2022­12, 2218 N. Ross Street, 7:0:0:2 (Carpenter and Pena Sarmiento Absent) (Agreement No. 2023­037) 2.Carolyn Almquist, 2022­18, 2003 N. Victoria Drive, 7:0:0:2 (Carpenter and Pena Sarmiento Absent) (Agreement No. 2023­038) 3.Liennette Chung representing Wild Orchid Investments LLC, 2022­19, 313 N. Birch Street, 7:0:0:2 (Carpenter and Pena Sarmiento Absent) (Agreement No. 2023­039) 4.Andrew Chu, 2022­21, 501 E. Washington Avenue, 7:0:0:2 (Carpenter and Pena Sarmiento Absent) (Agreement No. 2023­040) 5.Scott and Lisa Michaelis, 2022­22, 2123 N. Freeman, 7:0:0:2 (Carpenter and Pena Sarmiento Absent) (Agreement No. 2023­041) 6.Eric Neigher and Jennifer Nguyen, 2022­23, 1915 N. Flower Street, 8:0:0:1 (Mark McLoughlin Absent) (Agreement No. 2023­042) 7.Matthew L. and Robert D. Hale, 2022­24, 947 W. Buffalo Ave, 8:0:0:1 (Mark McLoughlin Absent) (Agreement No. 2023­043) 22.Appoint Fernando Delgado Nominated by Councilmember Hernandez as the Ward 5 Representative to the Police Oversight Commission for a Full­Term Expiring December 10, 2024 (Revised 3/15/2023) Department(s): City Clerk’s Office Recommended Action: Appoint Fernando Delgado to the Police Oversight Commission as the Ward 5 representative and administer Oath of Office. MINUTES: Councilmember Bacerra spoke regarding the purpose of the Police Oversight Commission and spoke in opposition to the item. Councilmember Penaloza spoke regarding Fernando Delgado’s comments on social media related to the Police Department and spoke in opposition to the item.     City Council 8 – 73 11/7/2023 CITY COUNCIL 15 03/21/2023 Councilmember Hernandez spoke regarding Fernando Delgado’s character. Mayor Pro Tem Lopez spoke regarding appointment of members on boards, commissions, and committees and in support of the item. Councilmember Vazquez spoke regarding Fernando Delgado’s character. Councilmember Phan questioned whether bias is an issue and spoke regarding the purpose of the Police Oversight Commission and appointment of members on boards, commissions, and committees. Chief Assistant City Attorney Laura Rossini spoke regarding freedom of speech and bias. Mayor Amezcua spoke regarding appointment of members on boards, commissions, and committees and in opposition to the item. MOTION: Councilmember Phan moved to continue the item to next City Council meeting and invite Mr. Delgado to address concerns raised, seconded by Mayor Amezcua. SUBSTITUTE MOTION: Councilmember Bacerra moved to not appoint Fernando Delgado as the Ward 5 Representative to the Police Oversight Commission. Substitute motion died due to lack of a second. SUBSTITUTE MOTION: Councilmember Hernandez moved to appoint Fernando Delgado as the Ward 5 Representative to the Police Oversight Commission. MINUTES: Discussion ensued regarding nominee Fernando Delgado, endorsement by Police, and bias related to appointments of boards, commissions, and committees. Substitute motion died due to lack of a second. The original motion carried, 6-1, by the following roll call vote: AYES: NOES: ABSTAIN: ABSENT: COUNCILMEMBER HERNANDEZ, COUNCILMEMBER PENALOZA, COUNCILMEMBER PHAN, COUNCILMEMBER VAZQUEZ, MAYOR PRO TEM LOPEZ, MAYOR AMEZCUA COUNCILMEMBER BACERRA NONE NONE Status: 6 - 1 – Pass; Item Continued. **END OF CONSENT CALENDAR**     City Council 8 – 74 11/7/2023 CITY COUNCIL 16 03/21/2023 MINUTES: At 10:57 P.M., the Business Calendar was considered. 23.Councilmember­Requested Item Policy Informational Report Department(s): City Manager Office Recommended Action: Accept informational report and provide direction to staff. MINUTES: City Manager Kristine Ridge spoke regarding the draft policy related to councilmember-requested items. Mayor Amezcua requested the word “confer” be changed to “inform.” Councilmember Penaloza voiced his support for the item. Mayor Pro Tem Lopez spoke regarding the purpose of the policy and in support of the item. Direction provided to bring the item back for adoption, with minor edits to the policy. 24.Fiscal Year 2022­23 Mid­Year Budget Update, Revive Spending Plan Update, Appropriation Requests, and Workforce Changes Department(s): Finance and Management Services Recommended Action: 1.Receive and file the FY 2022­23 Mid­Year Budget Update, including an update for the Revive Santa Ana Spending Plan. 2.Approve the recommended Appropriation Adjustments. (Requires five affirmative votes) 3.Adopt Resolution No. 2023­013 entitled A RESOLUTION OF THE CITY COUNCIL OF THE CITY OF SANTA ANA TO AMEND RESOLUTION NO. 2015­026 TO EFFECT CERTAIN CHANGES TO THE CITY’S BASIC CLASSIFICATION AND COMPENSATION PLAN. 4.Adopt Resolution No. 2023­014 entitled A RESOLUTION OF THE CITY COUNCIL OF THE CITY OF SANTA ANA TO AMEND THE CURRENT FISCAL YEAR 2022­ 2023 ANNUAL BUDGET TO ADD AND DELETE FULL­TIME POSITIONS IN THE LIBRARY DEPARTMENT, PARKS, RECREATION, AND COMMUNITY SERVICES DEPARTMENT, PLANNING AND BUILDING DEPARTMENT, AND PUBLIC WORKS DEPARTMENT. MINUTES: City Manager Kristine Ridge gave a brief report regarding the budget update. BUSINESS CALENDAR     City Council 8 – 75 11/7/2023 CITY COUNCIL 17 03/21/2023 Mayor Amezcua asked for clarification regarding the payout for retirements. City Manager Ridge spoke regarding retirement cash outs. Discussion ensued regarding the allocation of monies, Police staffing, additional community events, and Waste Hauler donations. MOTION: Councilmember Penaloza moved to approve the recommended action for Item No. 24, and seconded by Councilmember Bacerra. The motion carried for Recommended Action Nos. 1, 3, and 4, 4-3, by the following roll call vote: AYES: NOES: ABSTAIN: ABSENT: COUNCILMEMBER BACERRA, COUNCILMEMBER PENALOZA, COUNCILMEMBER PHAN, MAYOR AMEZCUA COUNCILMEMBER HERNANDEZ, COUNCILMEMBER VAZQUEZ, MAYOR PRO TEM LOPEZ NONE Status: 4 - 3 – Pass The motion failed for Recommended Action No. 2 by the following roll call vote: AYES: NOES: ABSTAIN: ABSENT: COUNCILMEMBER BACERRA, COUNCILMEMBER PENALOZA, COUNCILMEMBER PHAN, MAYOR AMEZCUA COUNCILMEMBER HERNANDEZ, COUNCILMEMBER VAZQUEZ, MAYOR PRO TEM LOPEZ NONE Status: 4 - 3 – Fail; Required five affirmative votes MOTION: Councilmember Bacerra moved to approve Recommendation Action No. 2 excluding Waste Hauler Donations, seconded by Councilmember Penaloza. The motion failed, 4-3, by the following roll call vote: AYES: NOES: ABSTAIN: ABSENT: COUNCILMEMBER BACERRA, COUNCILMEMBER PENALOZA, COUNCILMEMBER PHAN, MAYOR AMEZCUA COUNCILMEMBER HERNANDEZ, COUNCILMEMBER VAZQUEZ, MAYOR PRO TEM LOPEZ NONE Status: 4 - 3 – Fail; Required five affirmative votes MINUTES: Finance Director Kathryn Downs spoke regarding the result of no approved appropriation adjustments. City Manager Ridge stated the budget would be discussed in the next coming meetings.     City Council 8 – 76 11/7/2023 CITY COUNCIL 18 03/21/2023 Discussion ensued regarding bringing back the appropriation adjustments at the next City Council meeting. **END OF BUSINESS CALENDAR** CITY MANAGER COMMENTS MINUTES: City Manager Kristine Ridge announced upcoming revisions to the City’s Permit Parking Program and the Springfest and Open House on Saturday, March 25, 2023 at 10:00 A.M. at El Salvador Park. COUNCIL COMMENTS AB1234 DISCLOSURE – If the City paid for travel or other expenses this is the time for members of the Council to provide a brief oral report on attendance of any regional board or commission meeting or any conference, meeting or event attended. MINUTES: Councilmember Vazquez stated he is not anti-police and spoke regarding the meaning of ‘Santanero.’ Councilmember Hernandez thanked the community for their participation. Councilmember Bacerra announced his office hours on Saturday, April 1, 2023 at 10:00 A.M. at George Upton All Access Park and spoke regarding the Police Department. Councilmember Phan spoke regarding PAAL, announced a Community and Resource Fair event on Saturday, March 25, 2023 from 9:00 A.M. -1:00 P.M. at Centennial Park, and congratulated Nguyen’s Kitchen on its opening. Mayor Pro Tem Lopez announced a park clean-up on March 29, 2023 from 2:30 P.M. to 4:00 P.M. at Santiago Park and invited all to participate. Mayor Amezcua requested information as to why Fiestas Patrias was relocated from the Downtown area and allocation of funding, asked for clarification regarding the Sanitation increase, and spoke regarding credit card payments in the Downtown area, budget meetings, and addressing areas of concerns throughout the City. She thanked all City staff for their hard work and efforts. ADJOURNMENT – Adjourn the City Council meeting. MINUTES: Mayor Amezcua adjourned the City Council meeting at 11:46 P.M. Respectfully submitted: ___________________________ Jennifer L. Hall, CMC City Clerk    City Council 8 – 77 11/7/2023 Community Development Agency santa-ana.org/cd Item # 9 City of Santa Ana 20 Civic Center Plaza, Santa Ana, CA 92701 Staff Report November 7, 2023 TOPIC: Housing Division Quarterly Report AGENDA TITLE Quarterly Report for Housing Division Projects and Activities for the period of July 1, 2023 to September 30, 2023 RECOMMENDED ACTION Receive and file the Quarterly Report for Housing Division projects and activities for the period of July 1, 2023 to September 30, 2023. GOVERNMENT CODE §84308 APPLIES: No DISCUSSION This report for the quarter ending on September 30, 2023 provides information for all of the affordable housing projects and activities for the City’s Housing Division. The report is divided into seven sections: Loan Activity, Loan Portfolio Management & Monitoring, Density Bonus Housing Agreements, Development Impact Fee Deferral Agreements, Rent Stabilization Program, Affordable Housing Opportunity & Creation Ordinance, and Development Projects. Loan Activity Applications The Housing Division offers several different programs including down payment assistance for first-time homebuyers and rehabilitation grants for mobile homes and single-family homes. Inquiries are received from the public and applications are mailed out, received and approved for these programs on a continual basis. Table 1 shows the number of inquiries, applications sent out, received, and approved by type for the quarter and for the total fiscal year: Table 1: Applications Sent Out, Received & Approved Inquiries Applications Sent Out Applications Received Applications ApprovedProgram Q1 Total FY Q1 Total FY Q1 Total FY Q1 Total FY Residential Rehabilitation Grant Program 15 15 15 15 15 15 10 10     City Council 9 – 1 11/7/2023 Housing Division Quarterly Report November 7, 2023 Page 2 3 8 3 6 Down Payment Assistance Program 73 73 61 61 4 4 3 3 Loan Subordinations 0 0 0 0 0 0 0 0 The number of applications received is typically lower than the number of applications sent out in any given period due to the stringent program guidelines for eligibility regulated by the federal government, which makes it difficult for most applicants to qualify. The City of Santa Ana’s Residential Rehabilitation Grant Program is designed to, improve and preserve affordable housing through the use of federal Community Development Block Grant (CDBG) funds. The Program is administered by Habitat for Humanity of Orange County on behalf of the City. The Program provides grants of up to $25,000 for eligible home repairs for low-income homeowners at or below 80% of the Area Median Income (AMI) as defined by the U.S. Department of Housing and Urban Development (HUD). Eligible activities include the repair, replacement, and/or installation of major systems including plumbing, heating, electrical, windows, roof, paint, and handicap accessibility. The Fiscal Year 2023-24 funding for this program was renewed by City Council on May 2, 2023 and applications are currently being accepted. As of September 30, 2023, the city has received 15 applications and 10 of those applications have been approved for a rehabilitation project. Emergency Solutions Grant Program The City of Santa Ana’s Emergency Solutions Grant program provides funding to engage homeless individuals and families living on the street, to improve the number and quality of emergency shelters for homeless individuals and families, provide essential services to shelter residents, rapidly rehouse homeless individuals and families, and prevent families/individuals from becoming homeless. As of July 1, 2023, the City has entered into agreements with the Santa Ana Police Department and four nonprofits to deliver the above mention services. During this first quarter, organizations have worked diligently to enroll and deliver services to our residents. Quantitative data will be submitted before October 31 and will be reported on the second quarterly report. Down Payment Assistance Loan Program Progress For the Down Payment Assistance Loan Program (DPAP), staff evaluates applicant eligibility and oversees underwriting to ensure compliance with program guidelines and requirements established by HUD. During this quarter, staff conducted the following outreach and education on the program: •Staff conducted two (2) virtual workshops via Zoom together with NeighborWorks of Orange County with a total of 12 attendees. These workshops are conducted every second Tuesday of the month. •On July 15 staff participated in the Vietnamese National Association of Real Estate Professional Southern California’s Homeownership OC event at the Salgado Community Center. Staff had the opportunity to be a panelist presenting information on the program and set up a resource table outside the     City Council 9 – 2 11/7/2023 Housing Division Quarterly Report November 7, 2023 Page 3 3 8 3 6 Community Center engaging, informing, and answering questions regarding the program. •On August 19, staff participated in the Housing Authority Forum that took place in the City of Garden Grove. Staff had the opportunity to provide information to a large audience on the Housing Choice Voucher Program (Section 8) and the City’s affordable housing resources. In addition, we had a resource table providing information on all of our programs, including our Down Payment Assistance Program. As a result of these efforts, three (3) down payment assistance loan applications were approved and three (3) closed escrow. Loan Portfolio Management & Monitoring The Housing Division is responsible for managing the residential loan portfolio, which includes all of the loans entered into by the City and Housing Authority acting as the Housing Successor Agency. As of the end of the first quarter, the principal balance was $150,443,210.58. This portfolio is comprised of 351 loans of which 329 are deferred or residual receipt payment loans. As shown in Table 2, the loan portfolio generated $458,929.23 in payments of principal and interest during the first quarter. The amount of residual receipts payments changes every quarter. Table 2: Portfolio Revenue HOME CDBG Redevelopment CalHome Loan Payoffs $141,520.14 $0 $0 $48,000.00 Residual Receipts Payments $122,443.00 $0 $122,443.00 0 Amortized Loan Payments $1,184.07 $2,852.13 $20,486.89 0 Total for Q1 $265,147.21 $2,852.13 $142,929.89 $48,000.00 Monitoring As part of the requirements for these loans, staff must monitor the owner-occupancy of single-family homes that have received loans, and the building code compliance of units in rental projects with long-term affordability covenants. During this quarter, 67 owner- occupancy recertification letters were mailed and 49 were returned and processed. This number includes letters sent from previous months. Staff also conducted a total of 105 inspections during this quarter. Density Bonus Agreements The California Density Bonus law allows developers proposing five or more residential units to seek increases in base density for providing on-site housing units in exchange for providing affordable units on site. To help make constructing on-site affordable units feasible, the law allows developers to seek up to three incentives/concessions and an unlimited number of waivers, which are variances from development standards that would help the project be built without significant burden and without detriment to public health. The first version of the Density Bonus Law was adopted in 1979 and has since been amended at various times. Recent revisions allow affordable housing developers     City Council 9 – 3 11/7/2023 Housing Division Quarterly Report November 7, 2023 Page 4 3 8 3 6 to request incentives/concessions and/or waivers for 100-percent affordable developments, even if they do not require a numerical density bonus. Moreover, in early 2017, the law was amended to restrict the ability of local jurisdictions to require studies to “justify” the density bonus and requested incentives/waivers and places the onus on local jurisdictions to prove that the incentives/concessions or waivers are not financially warranted. As of the date of this report, the City of Santa Ana has entered into the following Density Bonus Agreements: Date of Agreement Housing Development Address Affordable Units October 2018 Metro East Senior Park 2222 E. First St. 415 rental units restricted for very low income and low income or senior tenants August 2018 First Point I & II Apartments 2110, 2114 and 2020 E. First St. 547 rental units restricted for very low income and low income tenants February 2019 Legacy Square 609 North Spurgeon St. 92 rental units restricted for very low income and low income tenants November 2019 The Rafferty 114 & 117 E. Fifth St. 11 rental units restricted for very low income tenants December 2021 FX Residences 801, 807, 809 and 809 ½ East Santa Ana Blvd 16 permanent supportive housing units June 2022 WISEPlace 1411 N. Broadway 47 permanent supportive housing units August 2022 Brandywine Acquisition Group 1814 & 1818 E. First St. 4 townhomes restricted for sale to moderate-income buyers Development Impact Fee Deferral Agreements Development impact fees are a one-time charge to new developments imposed under the Mitigation Fee Act. These fees are charged to new developments to mitigate impacts resulting from the development activity and cannot be used to fund existing deficiencies. This means that for improvements that benefit existing as well as new development, impact fees can only pay for the portion of the improvement that benefits the new uses. Impact fees must be adopted based on findings of a reasonable relationship between the development paying the fee, the size of the fee, and the use of fee revenues. Development impact fees do not require voter approval and are commonly used by cities to address the impact of new development on schools, parks, transportation, etc. Prior to issuance of any building permits, the City currently requires the payment of various development impact fees. However, affordable housing developers may submit a request to defer specific development impact fees for their property pursuant to California Government Code section 66007. The City and owner then execute a     City Council 9 – 4 11/7/2023 Housing Division Quarterly Report November 7, 2023 Page 5 3 8 3 6 Development Impact Fee Deferral Agreement to defer certain development impact fees applicable to the property and place a lien on the property to secure payment of these fees, which are due before the issuance of the certificate of occupancy or the final building check. As of the date of this report, the City has entered into the following outstanding Development Impact Fee Deferral Agreements that are pending payment: Date of Agreement Developer Housing Development Address Estimated Total Fees Due December 2021 Shelter Providers of Orange County 802, 809, 809 ½ East Santa Ana Blvd.$510,000 July 2022 Washington Santa Ana Housing Partners 1126 &1146 E. Washington Ave.$652,717 Rent Stabilization Program Effective November 18, 2022, the City Council adopted an amended Rent Stabilization and Just Cause Eviction Ordinance (Ordinance) that included a number of changes. The amended Ordinance expands the administration and enforcement of renter protections for Santa Ana residents by establishing a rental housing board and a rental registry program. The amended Ordinance also includes additional petitions for tenants and landlords, voluntary mediation services, and other enhancements. The City has prepared user-friendly information on the Ordinance for both tenants and landlords on the City’s webpage, including the full Ordinance and answers to Frequently Asked Questions in English, Spanish and Vietnamese. Tenants and landlords are encouraged to sign up to receive the latest updates. Program Updates: The City of Santa Ana continues to work with RSG, Inc. on the long-term implementation of the Ordinance. This project has met many critical milestones over the course of Quarter 1 (Q1). Staff, in partnership with 3Di, Inc. worked to implement the City’s Rental Registry to support the Ordinance. In Q1, staff conducted an extensive user acceptance testing process of the Rental Registry in coordination with the City Attorney’s Office as well as a pilot test with seven (7) landlords. On August 15, 2023, the City of Santa Ana launched the Rental Registry portal where property owners are required to register rental units, update rental unit information, update tenancy information, submit notices, and pay the City’s rental registry fee if applicable. Staff also continued to work with the Finance and Management Services Agency to ensure the City will be able to collect, allocate, process and utilize rental registry fees for the administration of the Ordinance. Staff conducted a series of virtual workshops to assist landlords with completing the registration process in the Rental Registry. In Q1, staff conducted seven (7) informational workshops for property owners.     City Council 9 – 5 11/7/2023 Housing Division Quarterly Report November 7, 2023 Page 6 3 8 3 6 In addition to the progress made towards the long-term implementation of the Rent Stabilization Program, staff has continued to serve the community in the following ways throughout Q1: •Reviewed and made continuous improvements to the layout, content, and forms on the Renter Protections webpage for easier access and understanding. •Created a new webpage for the City’s Rental Registry, which includes helpful resources including a User Guide, FAQs, and video demonstrations. •Fielded calls and emails from the public and provided information, referrals and education to renters and property owners on the City’s Ordinance. •Provided walk-in assistance to answer questions from property owners and assist with the Rental Registry at the Santa Ana WORK Center at 801 W Civic Center Drive, Suite 200, Santa Ana, CA 92701. •Began accepting applications for appointment of the Rental Housing Board. Residents Served: During this quarter, staff and RSG fielded calls from the public and provided information and education to renters and property owners on the Ordinance. A breakdown of the number of inquiries is as follows: Staff also conducted seven (7) workshops for property owners to assist with navigating the Rental Registry: The City regularly distributes important updates and information to Santa Ana residents. During this quarter, staff informed the public of programmatic updates via social media, newsletters, and email distribution lists, reaching a total of 47,180 Santa Ana residents. In previous Quarterly Reports, staff shared a data point titled "Rent Increase and Eviction Notices Received from Landlords". Now that the City's Rental Registry was launched on August 15, 2023, landlords are required to upload their documents in the Month # of Inquiries July 2023 82 August2023 1,708 September 2023 1,837 Total 3,627 Month # of Registrants August 22, 2023 24 August 24, 2023 47 August 31, 2023 103 September 7, 2023 64 September 14, 2023 58 September 21, 2023 59 September 28, 2023 49 Total 404     City Council 9 – 6 11/7/2023 Housing Division Quarterly Report November 7, 2023 Page 7 3 8 3 6 Rental Registry. Specifically, "Any notices or documents required to be provided from a Landlord to a Tenant by this Article or any other federal, state, or local law, including, but not limited to, notice of Rent Increase and notice of eviction, shall be provided to the City through the Rental Registry portal." Staff will research how this information can continue to be shared in the future but for now, this table is no longer available. Available Funds and Land Assets for Affordable Housing Development Projects The City of Santa Ana and the Housing Authority acting as the Housing Successor Agency manages multiple sources of local, state and federal funds to develop affordable housing. Exhibit 1 provides a summary of the funds available as of September 30, 2023. Affordable Housing Opportunity and Creation Ordinance On-Site Development: Since 2011, a total of 33 units have been developed on-site as a result of the Affordable Housing Opportunity and Creation Ordinance, including 23 ownership units for-sale and 10 rental units: Units Built On-Site Ownership Rental Total 23 10 33 In-Lieu Fees Generated: All in-lieu fees, penalties and other monies collected pursuant to the Ordinance, including interest, are deposited into the Inclusionary Housing Fund. Since inception, the Inclusionary Housing Fund has generated $28,443,446 to be used for the development of housing affordable to low- and moderate-income households, with a reasonable amount spent on administrative or related expenses associated with the administration of the Ordinance. Inclusionary Housing In-lieu Fees Received per Fiscal Year FYs 2009-2017 FY 17/18 FY 18/19 FY 19/20 FY 20/21 FY 21/22 FY 22/23 $7,851,002 $2,712,304 $7,236,945 $0 $3,709,875 $6,933,320 $0 In-lieu fees generated have been used to develop new affordable homeownership and rental housing opportunities as well as provide emergency shelter. Below is a summary of how in-lieu fees have been used by the City: Project or Program Inclusionary Housing Funds SPENT # of Units Address Santa Ana Arts Collective $4,775,000 57 1666 N. Main Street La Placita Cinco $1,300,000 50 2239 West 5th Street     City Council 9 – 7 11/7/2023 Housing Division Quarterly Report November 7, 2023 Page 8 3 8 3 6 The Link Interim Emergency Shelter $7,893,866 N/A 2320 S Redhill Avenue Westview House $1,514,113 84 2530 and 2534 Westminster Avenue Habitat for Humanity “Lacy & Vance”$565,271 2 826 N. Lacy Street & 830 N. Lacy Street WISEPlace Steps to Independence Public Service Program $90,000 N/A N/A Down Payment Assistance Program $800,000 9 N/A TOTAL $16,938,250 202 Project Inclusionary Housing Funds COMMITTED # of Units Address Habitat for Humanity “Washington Street”$2,200,000 6 1921 W. Washington Ave. Down Payment Assistance $1,250,000 N/A N/A TOTAL $3,450,000 6 Affordable Housing Development Projects There are six (6) affordable housing projects under construction, and two (2) affordable housing projects in pre-development. Below is a brief summary and status-update for each project. Exhibit 2 provides a development timeline for each project. The most recent RFP for Affordable Housing Development was issued on December 8, 2021 and closed on February 28, 2022. WISEPlace Permanent Supportive Housing and Habitat for Humanity of Orange County were awarded pre-commitment letters. Projects under Construction Estrella Springs (1108 N. Harbor) (Formerly called North Harbor Village) Developer Jamboree Housing Corporation Description Acquisition and rehabilitation of a former motel yielding 89 units of permanent supportive housing. City / Authority Funds CDBG ($1,687,047); Eight-nine (89) PBVs consisting of 34 HUD-VASH PBVs and 55 regular PBVs. Update Construction is currently underway. They had to update the plans and resubmit to the City for plan check. This allowed the project to finish the framing and continue with other work including insulation and drywall. Fire sprinklers were also completed. Now that everything is approved, the project will be able to move full speed ahead on other building systems. Completion is anticipated for March 2024.     City Council 9 – 8 11/7/2023 Housing Division Quarterly Report November 7, 2023 Page 9 3 8 3 6 Westview House (2530 Westminster Avenue) Developer Community Development Partners with Mercy House as the service provider Description New construction of an affordable multifamily apartment development consisting of 84 units of both large family and PSH units and one (1) manager’s unit. Twenty-six of the units will be funded by Mainstream Program PBVs and Mental Health Services Act (MHSA) funds through the No Place Like Home (NPLH) program. City / Authority Funds Inclusionary Housing ($1,514,113), HOME Investment Partnerships Program ($2,003,705), Rental Rehabilitation Program ($386,523), and twenty-six (26) Mainstream Program PBVs Update Exterior finishes and color on building A is complete, with building B at 95% for exterior color. The past two months Westview House staff have been working with AT&T and Spectrum-Charter to provide services to the buildings and install phone and television cabling throughout the units. They signed off on a preliminary plan from SCE in mid-September and are awaiting the final plan from SCE regarding energizing the building. They are pushing to receive it in time to implement the final work order before the Santa Ana moratorium takes place between Thanksgiving and New Year’s; however this may be pushed to January. If it is pushed out, other work is expected to be able to continue and it should not have a drastic effect on the completion date. Interior drywall is almost complete with City inspections ongoing and interior painting is expected to begin next week. Construction is expected to be complete at the end of February 2024 or early March 2024. Crossroads at Washington (1126, 1136 and 1146 E. Washington Avenue) Developer The Related Companies of California with A Community of Friends as co- developer and lead service provider Description New construction of a 100% affordable multifamily apartment complex consisting of 85 units of rental housing and one (1) manager’s unit. All units will be affordable to households earning less than 30% AMI of which 43 units will be set-aside for permanent supportive housing. City / Authority Funds HOME Investment Partnerships Program (HOME) ($3,007,489), Neighborhood Stabilization Program ($1,637,420), sixty-five (65) year ground lease agreement for 1126, 1136 and 1146 E. Washington Avenue (Appraised Value as of September 22, 2019: $4,108,136) and fifteen (15) PBVs Update The developer is working on interiors, installing cabinets, and doors for building 1136 and installing the insulation and hanging drywall on building 1146. The developer continues to work with the Corporation for Supportive Housing, Orange County staff, and the Santa Ana Housing Authority to begin the marketing and lease up process. Habitat for Humanity (826 N. Lacy & 830 N. Lacy Street) Developer Habitat for Humanity of Orange County (Habitat)     City Council 9 – 9 11/7/2023 Housing Division Quarterly Report November 7, 2023 Page 10 3 8 3 6 Description New construction of two single-family detached homes for homeownership serving households up to 120% AMI. City / Authority Funds Inclusionary Housing ($565,271) and a 99-year ground lease agreement for 416 Vance Street and 826 N. Lacy Street (Appraised Value as of Oct 25, 2018: $578,000) Update Late July, and through August of 2023, interior finish carpentry work was started and completed, including installation of doors, cabinets, countertops and sinks. Also in July, the two-story Victorian style home was repainted to address concerns of the French Park Historic Association and community members that the initial color was too bright. The color was approved by the French Park Historic Association and the City of Santa Ana. On September 30, Habitat held a Dedication Day and warmly welcomed the families for Lacy Street to their new homes. The event was attended by donors, volunteers, and supporters who helped make these homes affordable. The Mayor of Santa Ana Valerie Amezcua addressed the attendees, as well as Councilmember David Penaloza. Senator Tom Umberg, Orange County Supervisor Vicente Sarmiento, and Orange County Supervisor Katrina Foley were also in attendance. Two families from the City of Santa Ana were selected as the homebuyers. The families were income qualified as moderate-income families. Volunteer opportunities continue to be offered Wednesday through Saturday throughout the duration of the build. During the first quarter, there were 358 unique volunteers with a total of 5,250 volunteer hours. From the beginning of the project to date, there have been 1,266 unique volunteers with a total of 22,000 hours. WISEPlace Permanent Supportive Housing (1411 N. Broadway) Developer Jamboree Housing Corporation with WISEPlace as the co-developer and lead service provider Description Adaptive reuse and new construction of the WISEPlace building to provide 47 permanent supportive housing units, and one (1) manager’s unit. City / Authority Funds HOME-American Rescue Plan ($5,256,327); Twenty-five (25) PBVs Update The developer closed on their construction loan financing and began construction in March 2023. The Concrete footings & columns were completed in August 2023 and the slab will be poured on October 13, 2023. The expected construction completion date is November 2024. FX Residences (801, 809, 809 ½ East Santa Ana Boulevard) Developer HomeAid Orange County, Inc. with Mercy House as the service provider Description New construction of an affordable multifamily apartment complex consisting of 16 units of permanent supportive housing, and one (1) manager’s unit. Authority Funds Housing Successor Agency ($1,656,947), three (3) PBVs, 99-year ground lease agreement for 801 E. Santa Ana Blvd. (Appraised Value as of Oct 25, 2018: $788,000)     City Council 9 – 10 11/7/2023 Housing Division Quarterly Report November 7, 2023 Page 11 3 8 3 6 Update July was the start of construction for FX Residences. The grading, trenching and preparation for foundation were completed. The developer experienced small set back due to Hurricane Hillary where it took a few days to pump out the water and dry out the ground. The foundation was poured the week of September 18th. The block wall was started the week of September 25th and will be completed by 10/6. The developer is working with OCFA and the City’s Public Work Agency on relocation of the underground water pump to ensure best access. The 2nd floor framing is going to begin the week of 10/10. The developer is working to have the site waterproofed by the end of November to avoid rain delays during the potential rainy season. Completion of the project is estimated by the 1st quarter of 2024. Projects in Pre-Development Habitat for Humanity (1921 W. Washington Avenue) Developer Habitat for Humanity of Orange County Description New construction of three (3) duplexes / six (6) homes for homeownership serving households up to 80% AMI. City Funds Inclusionary Housing Funds ($2,200,000) Update In July 2023, the City’s Planning and Building Agency provided comments on the resubmittal. July through September 2023, the Habitat development team has held meetings with various points of contact with Public Works to work through responses and clarify density bonus waiver requests. The density bonus waivers are necessary for the project to comply with the request to add two additional housing units on the lot. Responses to comments will be submitted in October 2023 with request to submit CDs at- risk to mitigate further delays to the project. Bewley Street Intergenerational Housing Project (918 N. Bewley Street) Developer Illumination Foundation Description Rehabilitation of 2 two-story residential buildings into eleven (11) rental units for homeless transitional age youth and senior citizens. City Funds Homeless Housing, Assistance and Prevention (HHAP) ($2,021,319); Eight (8) PBVs Update The first of two Sunshine Ordinance meetings were held in September with a second meeting scheduled for October. The developer has provided all the follow-up information requested by the City’s Planning and Building Agency and currently waiting on a response. The developer is also working with the City’s consultant on their NEPA environmental review. FISCAL IMPACT There is no fiscal impact associated with this action. EXHIBIT(S) 1. Available Funds for Affordable Housing Development Projects 2. Project Timelines    City Council 9 – 11 11/7/2023 Housing Division Quarterly Report November 7, 2023 Page 12 3 8 3 6 Submitted By: Michael L. Garcia, Executive Director of Community Development Approved By: Steven A. Mendoza, Acting City Manager     City Council 9 – 12 11/7/2023 Available Funds for Affordable Housing Development Projects As of September 30th, 2023 Housing Successor Agency (Housing Authority) $5,028,236 Cash on Hand ($1,656,947)Frances Xavier Residence Project Pre-Commitment Loan 1 ($250,000)Administrative Costs Allowance 2 ($2,725,395)Administrative Costs Allowance for Future Fiscal Years 3 ($307,386)Crossroads at Washington Option Agreement Amendment 4 ($12,883)Crossroads at Washington Environmental Assessment Oversight 5 $75,625 Available Funds Inclusionary Housing Funds $8,943,724 Cash on Hand ($410,000)Down Payment Assistance Program 6 ($56,527)Lacy Street Project Grant 7 ($151,411)Westview House Loan 8 ($37,500)Westview House Project Cost ($2,200,000)1921 W. Washington Project Pre-Commitment 13 ($2,168,363)Administrative Costs Allowance (CDA/PBA) $3,919,923 Available Funds HOME Program $8,299,766 Funds to Drawdown ($300,749)Crossroads at Washington Loan 10 ($200,371)Westview House Loan 8 $7,798,646 Available Funds to Drawdown HOME-American Rescue Plan Program (PSH Projects Only) $1,464,630 Funds to Drawdown ($1,464,630)WISEPlace PSH Loan 12 $0 Available Funds to Drawdown CDBG Program (Acquisition/Rehabilitation Projects Only) $4,690 Funds to Drawdown $4,690 Available Funds to Drawdown Rental Rehabilitation Grant Program $48,860 Cash on Hand 11 ($38,652)Westview House Loan 8 $10,208 Available Funds $11,809,091 Total Available Funds 1 Approved by Housing Authority on January 15, 2019. Additional $587,000 approved by Housing Authority on December 7, 2021. 2 The Housing Successor Agency relies on available cash to fund the monitoring and compliance functions related to the former Redevelopment Agency's housing loans. 3 Funds to be set aside for compliance and monitoring requirements due to uncertainty of future repayment revenues. 4 Approved by Housing Authority on December 15, 2020. Additional $150,000 maximum approved by Housing Authority on August 17, 2021 (2nd Amendment to Option Agreement). 5 Approved by Housing Authority on July 20, 2021. 6 $400,000 originally approved by City Council on March 6, 2018. Nine loans paid through end of September 2021. Additional $1,200,000 approved by Council on November 2, 2021. 7 Approved by City Council/Housing Authority on March 5, 2019. Additional $333,777 approved by City Council on April 6, 2020. 8 Approved by City Council on May 17, 2022. 10 Approved by City Council on June 21, 2022. 11 Old program income available after close out of program with HUD. 12 Approved by City Council on March 7, 2023. 13 Approved by City Council on November 15, 2022. Exhibit 1     City Council 9 – 13 11/7/2023 EXHIBIT 2 Page 1 Current Affordable Housing Development Project Timelines Projects under Construction Estrella Springs – 1108 N. Harbor (Formerly called North Harbor Village) Mar 19 Start of design development Mar 19 Applied to FHLBSF for AHP Financing ($890,000) Mar 19 Award of VASH Vouchers & City Loan by City Council (89 Vouchers and $1,687,047) Mar 19 Start environmental approval process with City of Santa Ana (CEQA/NEPA) Mar 19 Applied for Home Depot Grant ($500,000) Jun 19 CEQA / NEPA Approval – City of Santa Ana Jun 19 AHP Award Date ($890,000) Aug 20 Applied to HCD for MHP 1st Round Funding ($13,316,412) Dec 19 Notified project did not receive 1st Round MHP funding Feb 20 Applied to HCD for VHHP Funding ($10,000,000) Mar 20 Applied to HCD for MHP 2nd round funding Mar 20 Applied to OCHFT Financing ($2,292,920) May 20 Notified project did not receive 2st Round MHP funding May 20 Received OCHFT funding award ($2,292,920) Jun 20 Received VHHP funding award ($10,000,000) Jun 20 Submitted Plans for Ministerial Design Approval Jun 20 Applied for CDLAC tax-exempt bond allocation ($24,000,000) Jul 20 Applied for TCAC 4% competitive state and federal tax credits ($9,896,911) Sept 20 CDLAC Allocation Nov 20 Ministerial Design Approval (upon completion of community meeting on 11/4/2020) Oct 20 TCAC Allocation Oct 20 Start construction documents for rehab Nov 20 Submit first plan check Dec 20 Awarded Home Depot Grant Jan 21 Receipt of first plan check comments Jan 21 Submit second plan check Feb 21 Receipt of second plan check comments Feb 21 Submit third plan check Mar 21 Received permit ready Apr 21 Construction loan closing Apr 21 Pull Permits and start construction May 21 Site Demolition Dec 21 Work on mock up units begins Jun 22 Structural retrofitting and repairs July 22 Roofing and Framing Aug 22 Stock drywall & Inspections Aug 22 Gutter, Awning and Painting & installation of stairs Oct 22 OCHFT Loan finalized Apr 23 Interior refurbishments & finishes     City Council 9 – 14 11/7/2023 EXHIBIT 2 Page 2 Aug 23 Elevator Sept 23 Plan resubmittal/Plan Coordination Oct 23 Roof/Drywall Nov 23 Complete Flooring Dec 23 Stucco Jan 24 Interiors/Fixtures & Appliances/ Jan 24 Lease up Jan 24 Scaffold finishes Jan 24 Final Cleaning Mar 24 Grading/Paving for parking lot and site work Mar 24 Construction Completion Jun 24 Full Occupancy Westview House – 2530 Westminster Avenue Oct 19 City of Santa Ana RFP submittal May 20 OC 2020 Supportive Housing NOFA Submittal Dec 20 OC 2020 Supportive Housing NOFA award Jan 21 City of Santa Ana PBV Award Jan 21 Construction/permanent debt commitments Jan 21 Receive Entitlements Jan 21 No Place Like Home application Mar 21 OCHFT application May 21 OCHFT Award Jun 21 No Place Like Home commitment Sep 21 CDLAC/TCAC 4% application Dec 21 CDLAC/TCAC 4% award May 22 Close on construction financing Jun 22 Construction permits issued Jun 22 Construction start Nov 22 Groundbreaking Ceremony Dec 22 Grading activities completed and concrete poured Apr 23 Floor Sheathing & Pre-Rough complete in Buildings A & B Jun 23 Rough framing and roofing are complete Jun 23 Window installation in both buildings Jul 23 Working on utility rough-ins Jul 23 Roof Truss in Building B Jul 23 Drywall Production Mar 24 Construction complete Aug 24 All units Leased Dec 24 Perm Debt Conversion Crossroads at Washington – 1126,1136 and 1146 E. Washington Avenue Aug 19 Submitted PSH application to County Oct 19 Submitted for Planning entitlements Oct 19 Community meeting     City Council 9 – 15 11/7/2023 EXHIBIT 2 Page 3 Nov 19 Approval of Joint Powers Agreement, Option to Ground Lease, Voucher Resolution and Cooperation Agreement, and Regional Housing Needs Assessment (RHNA) Agreement and Density Bonus Dec 19 NEPA EA City Approval – City of Santa Ana submits NEPA EA to HUD Feb 20 PSH Funds and Voucher approval from County Board of Supervisors Feb 20 Planning entitlements approved Mar 20 TCAC 9% Application – 1st Round 2020 Jul 20 TCAC FCAA/9% Application – 2nd Round 2020 Oct 20 TCAC FCAA/9% Award – 2nd Round 2020 Mar 21 Submitted OCHFT PSH NOFA Application May 21 OCHFT PSH NOFA Award Dec 21 Submit DTSC Equitable Community Revitalization Grant (ECRG) Pre- Qualifying Application Feb 22 Submit for 1st plan check Mar 22 DTSC approves draft Removal Action Workplan; draft Removal Implementation Plan under review Apr 22 DTSC ECRG Full Application Jul 22 DTSC ECRG Award Jul 22 City issues permit ready letter Jul 22 Construction finance closing/Start construction Nov 22 Building foundation complete Dec 22 Framing began Aug 23 Interior work, installation of cabinets & doors for Building 1136 Sept 23 Installing the insulation and hanging drywall on Building 1146 Mar 24 Construction complete Jul 24 Full occupancy Habitat for Humanity – 826 N. Lacy Street & 830 Lacy Street May 20 DDA signed June 20 Prepare grading plans Oct 20 Prepare architectural plans Oct 20 Submit Neighborhood Review Application Feb 21 Final Approval from Historic French Park Committee Apr 21 Submit Site Review Application Dec 21 Submit grading/ Non-Priority WQMP Jan 22 Submit architectural plans May 22 Planning Commission Approval Jul 22 Grading permit issued Aug 22 Groundbreaking Aug 22 Building Permits issued Aug 22 Commence Grading Sep 22 Begin Foundation Construction Oct 22 Framing Ceremony/Framing Construction Begins Jan 23 Roof diaphragm sheathing and exterior sheathing completed Jan 23 Roof sheathing/frame and shear walls Inspection Jan 23 Buildings dried in     City Council 9 – 16 11/7/2023 EXHIBIT 2 Page 4 Jan 23 House wrap and waterproofing Jan 23 Drywall stack complete Jan 23 Exterior Door installation complete Jan 23 Homebuyer outreach and application open Feb 23 Window installation complete Feb 23 Rough in plumbing Feb 23 Rough in electrical Feb 23 Rough in mechanical Feb 23 Rough in fire sprinkler- OCFA Mar 23 MEP Inspection Mar 23 OCFA Inspection Mar 23 Structural/framing complete Mar 23 Structural/framing Inspection Mar 23 Seal exterior penetrations Mar 23 Wood siding started Mar 23 Start exterior wood trim carpentry-ongoing Mar 23 Insulation completion and inspection Mar 23 Drywall hanging Mar 23 Preliminary homebuyer application review May 23 Habitat for Humanity Leaders Build on-site May 23 Re-launchHomebuyer outreach May 23 Interior paint completed Jun 23 Porch-flatwork, interior door installation and cabinetry installation Jul 23 Painting completion Jul 23 Homebuyer application review and selection Jul 23 Gas pressure test inspection Aug 23 Roofs finished Aug 23 Water meter release (Backflow device inspection) Aug 23 Electrical meter release Sep 23 Families income qualified as moderate-income families and meet the City program ratios Sep 23 Street improvements (curbs, asphalt, and ADA ramp) Sep 23 Solar inspection Sep 23 Orange County Fire Authority Final inspection Sep 23 SCE trench inspection Sep 23 Flatwork completed Sep 23 Family Dedication Day Ceremony Oct 23 Anticipated Construction Completion Oct 23 Certificate of Occupancy/Completion WISEPlace Permanent Supportive Housing – 1411 N. Broadway May 19 Start of conceptual design development Sept 19 Applied to City of Santa Ana for Financing Feb 20 Notified not awarded City of Santa Ana Financing Mar 20 Applied to Orange County Housing Finance Trust (OCHFT) Financing     City Council 9 – 17 11/7/2023 EXHIBIT 2 Page 5 Apr 20 Met with City of Santa Ana Planning Staff on entitlements May 20 Notified not awarded OCHFT Financing Jun 21 Met with City of Santa Ana staff to review revised conceptual plans Jan 22 Submitted Historic Resource Commission and entitlements application to City of Santa Ana Feb 22 Applied to City of Santa Ana for HOME-ARP Funding and PBVs Mar 22 City of Santa Ana Historic Resource Commission Approval Mar 22 Applied to OCHFT Financing Mar 22 Applied to AHP Financing Apr 22 Awarded City of Santa Ana for HOME-ARP Funding and PBVs May 22 Awarded OCHFT Funding May 22 City of Santa Ana Planning Commission Approval of entitlements May 22 City of Santa Ana Community Development Commission Approval of Funding and Density Bonus Agreement (DBA) Jun 22 Notified not awarded AHP Funding Jun 22 Applied to County of Orange for ARPA Funding Jun 22 City of Santa Ana City Council Approval of DBA Jun 22 Awarded County of Orange ARPA Funding Jun 22 Applied for TCAC 9% competitive federal tax credits Sept 22 TCAC Allocation Sept 22 Start Construction Documents, Plan Check and Permitting Jan 23 Closing Kick Off Mar 23 Receive grading permit and building permit ready letter Mar 23 Construction loan closing Mar 23 Pull Permits and start construction Apr 23 Site Demolition Jun 23 Groundbreaking Ceremony Jul 23 Storm drain system complete Aug 23 Concrete footings & Columns Complete Sept 23 Structural Framing on Existing Building Complete Oct 23 Concrete pour ground floor slab on grad complete Nov 23 Podium Complete Jun 24 Dry In Complete Nov 24 Construction Complete May 25 100% Full occupancy (6 months) FX Residences – 801, 809, 809 ½ E. Santa Ana Boulevard Jan 19 Council approval for land lease and project funding Jan 19 Submittal of application for NPLH funding Feb 19 Confirm with City staff that project site can yield additional units under existing zoning Mar 19 Revise conceptual drawings for additional 5 units (17 total units, up from the original 12 units) Mar 19 SNHP funding application submitted to County     City Council 9 – 18 11/7/2023 EXHIBIT 2 Page 6 Apr 19 City staff to review revised conceptual design Apr 19 Begin development agreement May19 Board of Supervisors meeting for SNHP funding Jul 19 Execute Development Agreement Jul 19 Formal awards letters for NPLH funding to be issued Aug19 Initial planning submittal Sept19 Sunshine Ordinance Meeting Mar 21 Planning Commission Meeting (ministerial approval of density bonus) Oct 21 Submit for first plan check Dec 21 City Council Meeting (ministerial approval of density bonus) Dec 21 City Council approval of additional $587,000 for construction costs Feb 22 Building permit submittal Mar 22 Received 1st set of comments back from Plan Check, consultants working on responses. Jul 22 FX Funding Closing Meetings begin, 2nd Building Plan Submittal Aug 22 Building and Grading comments being addressed Oct 22 Construction Funding Closing process is underway Dec 22 Dry closed funding for CalHFA/SNHP and City of Santa of Santa Ana April 23 Met with city planner to clarify all comments on 3rd submittal April 23 Submit 4th building review & OCFA building review May 23 Pull Building Permits & PGP Permits June 23 Groundbreaking Ceremony July 23 Start of Construction Aug 23 Grading, trenching and forming underway Sept 23 Foundation poured. Oct 23 Block Wall along North property line completed. Oct 23 First floor framing begun Nov 23 1st and 2nd floor framing complete Nov 23 Roofing Nov 23 Solar Rough Dec 23 MEP Inspection Dec. 23 Drywall start. Jan 24 Drywall Texture Jan 24 Scaffolding down. Jan 24 Water main and storm drain work to begin. Jan 24 Cabinetry Install Jan 24 Solar Complete Jan 24 Electric Finish and Grade Finish Feb 24 Landscape start and Lease up Start Feb 24 Flooring Start Feb 24 Landscape finish Feb 24 Flooring finish Feb 24 Electric meter and appliance install Feb 24 Final Paint Start Feb 24 Final Paint Finish Mar 24 Certificate of Occupancy     City Council 9 – 19 11/7/2023 EXHIBIT 2 Page 7 Projects in Pre-Development Habitat for Humanity – 1921 Washington Avenue Dec 21 Habitat for Humanity OC closed escrow on property Aug 22 Subsidy Approval from Community Development Commission Nov 22 Subsidy Approval from City Council Dec 22 Submit Demo Permit Application Jan 23 Demo Permit Issued Feb 23 Submit Site Plan Review Application Mar 23 Apr 23 First Sunshine Ordinance Meeting Geological Soils Testing May 23 Second Sunshine Ordinance Meeting Jun 23 Second Sunshine Ordinance Meeting report submitted Jun 23 Responses to comments received submitted July 23 Comments from second submittal received Meeting with Planning to discuss comments and density bonus waiver requests Aug 23 Meetings with Public Works to discuss comments and density bonus waiver requests Sep 23 Meetings with Public Works to discuss comments and density bonus waiver requests Oct 23 Submit responses to comments from July 2023 Nov 23 Demolition Permit Nov 23 Planning Approval Dec 23 Planning Commission Approval Jan 24 Submit Grading / Non-Priority WQMP Jan 24 Submit Architectural Plans at Risk Feb 24 Groundbreaking Ceremony Mar 24 Building Permit issued Mar 24 Begin Foundation Construction Apr 24 Framing Ceremony Mar25 Complete Rough Inspections Mar25 Construction Complete Richard Lehn Intergenerational Housing – 918 N Bewley St. Nov 22 City of Santa Ana RFP submittal Nov 22 Design development Apr 23 Submitted Plans to Planning Division Jun 23 Community Development Commission approval of Pre-Commitment Letter Jul 23 City Council approval of Pre-Commitment Letter Aug 23 CalOptima HHIP funding application($3,000,000) Sept 23 Start environmental approval process (NEPA) Sept 23 Sunshine Ordinance Community Meeting 1 Oct 23 Sunshine Ordinance Community Meeting 2     City Council 9 – 20 11/7/2023 EXHIBIT 2 Page 8 Oct 23 Planning Division approval to proceed with plan check Oct 23 Received CalOptima HHIP funding ($3,000,000) Dec 23 NEPA EA approval Jan 24 Building Division approval Jan 24 City Council final approval Jan 24 Pull construction permit Feb 24 Start construction Feb 24 Demolition Apr 24 Rough framing complete Jun 24 MEP complete Jul 24 Construction complete Aug 24 Commence Lease Up Oct 24 All units leased     City Council 9 – 21 11/7/2023 Community Development Agency www.santa-ana.org/community-development Item # 10 City of Santa Ana 20 Civic Center Plaza, Santa Ana, CA 92701 Staff Report November 7, 2023 TOPIC: Approve Release of Nonprofit CDBG Application for Fiscal Years 2024–26 AGENDA TITLE Approve Release of Nonprofit Community Development Block Grant Application for Fiscal Years 2024–26 RECOMMENDED ACTION Approve the release of Nonprofit Community Development Block Grant Application for Fiscal Years 2024–26. GOVERNMENT CODE §84308 APPLIES: No COMMUNITY DEVELOPMENT COMMISSION ACTION At its regular meeting on October 25, 2023, the Community Development Commission recommended that the City Council approve the Nonprofit Community Development Block Grant Application for Fiscal Years 2024-26. DISCUSSION As an entitlement jurisdiction, the City of Santa Ana receives an annual allocation of Community Development Block Grant (“CDBG”) funds from the United States Department of Housing and Urban Development (“HUD”) to improve low to moderate- income neighborhoods, eliminate blight, and encourage economic development. These funds are used for a diverse range of programs including affordable housing, street improvements, park and public facilities improvements, small business start-up grants, code enforcement, and public services. The City may use a maximum of 15% of each annual allocation to fund public service programs, such as those concerned with employment, crime prevention, childcare, health, drug abuse, education, fair housing counseling, energy conservation, homebuyer down payment assistance, recreational needs, and other types of services. The City of Santa Ana’s Community Development Agency awards these CDBG grant funds to nonprofit organizations through a transparent, competitive process for programs that most effectively serve our residents. The City’s CDBG allocation for Fiscal Years (FY) 2024-26 is estimated to be $4,808,057 each year, assuming the City receives the same allocation as FY 2023-24. The City may use a maximum of 15% of this allocation (or $721,208) each year for public service programs provided by nonprofit organizations.     City Council 10 – 1 11/7/2023 Approve Release of Nonprofit CDBG Application for Fiscal Years 2024–26 November 7, 2023 Page 2 3 8 4 0 Therefore, staff is requesting approval to release the Nonprofit CDBG Application on November 8, 2023 for the estimated $1,442,416 in nonprofit CDBG funding for a two- year period for Fiscal Years 2024–26 (Exhibit 1). This amount includes $721,208 in CDBG funding for FY 2024-25 and $721,208 for FY 2025-26. This amount is subject to adjustment based upon the actual CDBG allocation from HUD following approval of the federal budget each year. Funding will be available to experienced nonprofit organizations for the provision of public services that include a priority on crime prevention, crisis-intervention, and/or suppression efforts for children, youth, and/or families. Priority funding will be awarded to programs that encompass any of the following: •Develop crime prevention and suppression programs that assist in the development of suitable living environments by targeting specific Santa Ana neighborhoods that have a long-standing history of crime involving children, youth, and families. For example, crime prevention education programs or community-oriented policing programs such as establishing a neighborhood watch program. •Develop programs that target victims of domestic violence, dating violence, sexual assault, or stalking. •Services that will benefit children (generally under age 13), including parenting skills classes. •Health services addressing the physical health needs of residents. •Mental health services addressing the mental health needs of residents. •Youth services including during and after school programs that target teens (ages 13 to 19) and include recreational programs and counseling/mentorship on healthy lifestyles, substance abuse prevention, crime prevention, dating violence, and anti-bullying. Programs with current Memorandum of Understandings with Santa Ana Unified School District will have priority over other youth service programs. •Legal services that provide legal aid to low- and moderate-income residents. •Senior services for the elderly 62+ years. Proposed programs are required to meet HUD’s national objective of an activity that provides a benefit to low- and moderate-income persons. Nonprofit organizations will be able to apply individually for a minimum of $80,000 or a maximum of $150,000 per program for the two-year period. Nonprofit organizations will also have the option of submitting a joint application with other nonprofit organizations to encourage collaboration and nonduplication of public services in our community. Organizations that submit a joint application may request a maximum of $300,000. Applications will be made available online through the City’s Community Development Agency webpage and the PlanetBids bid management system. Staff will be available to assist nonprofits with technical support throughout the application process. The review of applications and recommendations for funding will be performed by an Ad Hoc Committee composed of three Community Development Commissioners and two staff representatives from the Community Development Agency. Representatives from     City Council 10 – 2 11/7/2023 Approve Release of Nonprofit CDBG Application for Fiscal Years 2024–26 November 7, 2023 Page 3 3 8 4 0 each organization will be invited to present their proposed public service programs for funding consideration at two Community Development Commission (“Commission”) public hearings in front of the full Commission on January 23, 2024 and January 25, 2024 from 3:00 P.M. to 7:00 P.M. on both days. The Ad Hoc Committee will then finalize their application review and recommendations on February 1, 2024 and the funding recommendations will be recommended to the full Commission on February 21, 2024. The Commission will then recommend the nonprofit funding to City Council for review and approval. The following is the timeline for this year’s nonprofit CDBG application process: Nonprofit CDBG Application for Fiscal Years 2024–26 Dates Actions Wednesday, October 25, 2023 Community Development Commission - Application Review and Formation of Ad Hoc Committee Tuesday, November 7, 2023 City Council - Application Review and Approval Wednesday, November 8, 2023 Application released for 45 days *All potential subrecipients from contact lists will be notified via email and Constant Contact. A press release or social media post may also be issued. Tuesday, November 14, 2023 CDBG Application Training Monday, December 18, 2023 Applications due at 5:00 P.M. Tuesday, December 19, 2023 to Thursday, December 21, 2023 Staff review of applications for CDBG eligibility/National Objective compliance Wednesday, January 10, 2024 1st review of applications by the Community Development Commission Ad Hoc Committee Tuesday, January 23, 2024 and Thursday, January 25, 2024 Community Development Commission Special Meetings/Nonprofit Presentations of Public Service Programs Thursday, February 1, 2024 2nd review of applications by the Community Development Commission Ad Hoc Committee Wednesday, February 28, 2024 Community Development Commission funding recommendations Tuesday, March 19, 2024 CDBG Public Hearing at City Council with recommendation for approval of CDBG nonprofit funding. FISCAL IMPACT There is no fiscal impact associated with this action.    City Council 10 – 3 11/7/2023 Approve Release of Nonprofit CDBG Application for Fiscal Years 2024–26 November 7, 2023 Page 4 3 8 4 0 EXHIBIT(S) 1. Nonprofit CDBG Application for Fiscal Years 2024–26 Submitted By: Michael L. Garcia, Executive Director of Community Development Approved By: Steven A. Mendoza, Acting City Manager     City Council 10 – 4 11/7/2023 City of Santa Ana Community Development Block Grant FY 2024- 2026 (Nonprofit Application) 1 City of Santa Ana Community Development Block Grant Biennial Public Service Nonprofit Application DESCRIPTION OF COMMUNITY DEVELOPMENT BLOCK GRANT The Community Development Block Grant (CDBG) is a U.S. Department of Housing and Urban Development (HUD) entitlement grant that the City receives on an annual basis to develop viable urban communities by providing decent housing and a suitable living environment, and by expanding economic opportunities, principally for low- and moderate- income persons. No more than 15% of the City’s CDBG grant funds may be used for the provision of public services (including labor, supplies, and materials) including but not limited to those concerned with employment, crime prevention, child care, health, drug abuse, education, fair housing counseling, energy conservation, welfare (but excluding the provision of income payments), homebuyer down payment assistance, or recreational needs. To be eligible for CDBG assistance, a public service must be either a new service or a quantifiable increase in the level of an existing service above that which has been provided by or on behalf of the City in the previous 12 calendar months. The City of Santa Ana Community Development Agency allocates these CDBG grant funds to nonprofit organizations through a transparent, competitive process for programs that most effectively serve the residents of the City. Interested and eligible organizations can apply on a biennial basis for this funding via the CDBG Biennial Public Service Nonprofit Application. CDBG Biennial NOFA Funding will be available to experienced nonprofit organizations for the provision of public services that include a priority on crime prevention, crisis-intervention, and/or suppression efforts for children, youth and/or families. Priority funding will be awarded to programs that: x Develop crime prevention and suppression programs that assist in the development of suitable living environments by targeting specific Santa Ana neighborhoods that have a long-standing history of crime involving children, youth and families. For example, crime prevention education programs or community-oriented policing programs such as establishing a neighborhood watch program. x Develop programs that target victims of domestic violence, dating violence, sexual assault or stalking; x Services that will benefit children (generally under age 13), including parenting skills classes; x Health services addressing the physical health needs of residents; x Mental health services addressing the mental health needs of residents; x Youth services including during and after school programs that target teens (ages 13 to 19) and include recreational programs with a counseling/mentorship program on     City Council 10 – 5 11/7/2023 City of Santa Ana Community Development Block Grant FY 2024- 2026 (Nonprofit Application) 2 healthy lifestyles, substance abuse prevention, crime prevention, dating violence and anti-bullying. Programs with current Memorandum of Understandings with Santa Ana Unified School District will have priority over other youth service programs; x Legal services that provide legal aid to low and moderate income residents; x Senior services for the elderly 62+ years. Programs will be funded for a two-year period from July 1, 2024 through June 30, 2026. x The minimum funding amount is $80,000 per program to ensure that CDBG programs make the greatest impact in our community. x The maximum funding amount is $150,000 per program. However, organizations that submit a joint application may request a maximum of $300,000 per program. Organization Requirement The purpose of this NOFA is to review, compare and evaluate organizations that want to partner with the City to implement CDBG-funded projects, activities, and programs. The City will review your application together with a panel of appointed officials on the Community Development Commission to determine if your organization: x Has the programmatic capacity to successfully design, implement, and report on a CDBG-funded project per the requirements of the United States Department of Housing and Urban Development (HUD) and the City; x Has the fiscal capacity to accept, manage, and report on CDBG funds on a reimbursement basis in accordance with HUD and City requirements; x Demonstrates a solid track record and past experience in implementing similar activities and projects that are indicative of potential future success; x Implements proper controls and best management practices to ensure fair and ethical dealings in the areas of finance and accounting, procurement, and client and vendor grievances; x Implements eligible activities and projects that may be funded by CDBG; x Has adopted a mission statement, goals, and objectives that closely align with those of the City (as expressed in its Consolidated Plan) and of HUD; x Nonprofit organizations must be in good standing and have no outstanding monitoring findings prior to a FY 2024-2026 CDBG award. x All nonprofit applicants must be able to document 501(c)(3) status. Applicants whose status is pending at the time of application will not be considered for funding. Nonprofit Organization Collaboration Nonprofit organizations may submit a joint application with other nonprofit organizations. Collaborating nonprofit organizations must meet all the application requirements. Faith-Based Organizations Organizations that are religious or faith-based are eligible, on the same basis as any other organization, to participate in the CDBG program. Organizations may not engage in inherently religious activities, such as worship, religious instruction, or proselytization, as a part of the     City Council 10 – 6 11/7/2023 City of Santa Ana Community Development Block Grant FY 2024- 2026 (Nonprofit Application) 3 programs or services funded with CDBG funds. If the organization conducts such activities, the activities must be offered separately, in time or location, from the programs or services funded with CDBG funds, and participation must be voluntary for the beneficiaries of the CDBG-funded programs or services. Faith-based organizations may use space in their facilities to provide CDBG-funded services without removing religious art, icons, scriptures or other religious symbols. An organization that participates in the CDBG program shall not, in providing program assistance, discriminate against a program beneficiary or prospective program beneficiary on the basis of religion or religious belief. A religious organization ’s exemption from the federal prohibition on employment discrimination based on religion, set forth in section 702(a) of the Civil Rights Act of 1964 is not forfeited when the organization participates in the CDBG program. Notwithstanding the foregoing, nondiscrimination requirements imposed by statute on all CDBG grantees shall apply to religious and faith-based organizations Cost Reimbursement Agreement Grants are provided through a Cost Reimbursement Subrecipient Agreement. Reimbursement requests are allowed on a quarterly basis. Therefore, organizations must have enough working capital to continue services until a reimbursement request can be processed by the City. Only allowable and allocable CDBG expenses will be reimbursed. The term of the agreement will be July 1, 2024 through June 30, 2026. Insurance Requirement Organizations approved for CDBG funding will be required to obtain a minimum of $1,000,000 general liability insurance, automobile Insurance not less than $1,000,000 per occurrence, and workers’ compensation insurance not less than $1,000,000 per occurrence, for the term of the agreement. In addition, the City must be listed as additionally insured via an endorsement with the endorsement stating that the insurance is primary and noncontributory. Eligible Activities Requirement Public service activities which are directed toward the improvement of the quantity and quality of community services principally benefiting persons of low- and moderate-income are eligible for funding. These activities include, but are not limited to, services concerned with employment, crime prevention, childcare, health, substance abuse counseling and treatment, education, fair housing counseling, energy conservation, welfare (excluding income payments) and recreational needs. Emergency grant payments for food, clothing, and shelter (rent, mortgage, utilities) needs are eligible activities as long as the payments do not exceed three months and the payments are made directly to the provider of such services on behalf of an individual or family. The services funded must be either a new service or a quantifiable increase in the level of service above that which has been provided by or on behalf of the City in the previous 12 calendar months. Services that were originally funded as a new or increased level of service are eligible for continued funding. Eligible costs include labor, materials, supplies, some operating and maintenance costs for the     City Council 10 – 7 11/7/2023 City of Santa Ana Community Development Block Grant FY 2024- 2026 (Nonprofit Application) 4 portion of the facility in which the public service is located, and equipment necessary for the provision of the public service. Ineligible costs include income payments, assistance for buildings used for the general conduct of government, general local government expenses, political and religious activities, and the purchase of equipment except equipment that constitutes all or part of a public service. Income payments are payments made to an individual or family to provide basic levels of food, shelter, or clothing but do not include emergency grant payments referenced above under eligible activities. National Objective Requirement The proposed program must meet the National Objective of activities that provide a benefit to low- and moderate-income persons. At a minimum, the program must serve 51% low- and moderate- income persons. Low- and moderate-income is defined as having an income equal to or less than 80 percent of the area median income, adjusted for household size. The specific household income limits are based on U.S. Census Bureau estimates, updated and issued by HUD annually http://www.huduser.org/portal/datasets/il.html. In general, to document compliance with the national objective requirement, funded programs will require the collection, calculation, and documentation of the participants’ family size and income. Limited Clientele activity: This is the category most often used for public service activities. Limited clientele activities are activities limited to a specific group of persons. At least 51 percent of those served must be low- and moderate-income persons. Services qualifying under this category serve a specific clientele, rather than providing service to all persons in a geographic area. Limited clientele activities may qualify as either a presumed benefit activity or a direct benefit activity. A presumed benefit activity is one that exclusively serves a specific group of people that HUD categorically considers low and moderate-income persons. These categories include: abused children, battered spouses, elderly persons, homeless persons, illiterate adults, persons living with AIDS, migrant farm workers, and severely disabled adults as defined by the Bureau of Census. The project sponsor must document that the activity is designed to be used exclusively by a category of persons presumed by HUD to be low- and moderate-income. If the clientele served does not fall under one of the presumed benefit category of persons, it may qualify as a direct benefit activity which serves low- and moderate-income persons. The project sponsor must verify and maintain documentation regarding the family size and income of each person served. At least 51 percent of the clientele served must be low- and moderate- income persons or the activity funded must be limited exclusively to low- and moderate-income persons. The nature and location of the activity may also support a conclusion that primarily low- and moderate-income persons are served. To qualify under this definition, the service provided must be both of such nature and in such location that it may reasonably be concluded that the activity’s clientele will primarily be low- and moderate-income persons.     City Council 10 – 8 11/7/2023 City of Santa Ana Community Development Block Grant FY 2024- 2026 (Nonprofit Application) 5 City of Santa Ana Consolidated Plan Priority Need Requirement Applications for fiscal year 2024-2026 must meet a FY 2020-2024 Consolidated Plan priority need. The Consolidated plan is available for review HERE. Federal Requirements Resource Links If funded, organizations will also need to comply with several federal requirements. For more information on these requirements, organizations may view the following websites. Playing by the Rules - A Handbook for CDBG Subrecipients on Administrative Systems: HERE Guide to National Objectives and Eligible Activities for CDBG Entitlement Communities: HERE To view Uniform Administrative Requirement, Cost Principles, and Audit Requirements for Federal Awards, 2 CFR 200, visit: HERE Additional Requirements This application will be available for public display. Therefore, do not include any information that is subject to state or federal confidentiality regulations (i.e. an address to a domestic violence shelter). The attached application contains several questions regarding city residents. Residency of participants is determined by the last permanent address. The City will hold organizations accountable for the information included, such as expected service level. Review of Applications City staff will conduct a minimum threshold review of all applications received for completeness and to determine the eligibility of the proposed program. The Community Development Commission (CDC) will review and recommend public service funding levels to City Council. City Council will review the recommendations provided by the CDC for funding to determine which activities will be in the best interest of the community.     City Council 10 – 9 11/7/2023 City of Santa Ana Community Development Block Grant FY 2024- 2026 (Nonprofit Application) 6 CDBG CRITERIA FOR ALLOCATING POINTS 2024 - 2026 CDBG Application Guidelines COMMUNITY NEEDS 1. Did organization identify nature of the program and demonstrate community need for the target population group (i.e. youth, seniors, disabled) 10 Points ƒ Applicant identifies the nature of the program and demonstrates need for the target population. = 10 Pts. ƒ Applicant does not identify the nature of the program and did not demonstrate need for the target population. = 5 Pts. ƒ Applicant only identifies State or National data = 0 Pts. 2. Did applicant meet a specific City Consolidated Plan goal and priority and stated correlation to proposed program? 10 Points ƒ Applicant met a specific Consolidated Plan goal and priority and correlation to proposed program was clear= 10 Pts ƒ Applicant met a specific Consolidated Plan goal and priority but did not clearly state the correlation to proposed program= 5 Pts ƒ Applicant did not meet any plan goal or priority= 0 Pts. CAPACITY TO PROVIDE PUBLIC SERVICES 3. Did the organization provide a summary and listing of the admin and program staff? 20 Points ƒ Organization provided summary and staff listing of all admin and program to fully execute proposed program=20 Pts ƒ Organization did not provide both summary and staff listing of all admin and program staff =10 Pts ƒ Organization provided summary and staff listing of all admin and program staff but does not have the capacity to fully execute proposed program=5 Pts ƒ Organization did not provide summary and staff listing of all Admin and program=0 Pts EXPERIENCE 4. Years of experience providing the proposed program? 10 Points ƒ 5 or more years of experience providing proposed program=10 Pts ƒ 2-4 years of experience providing proposed program=5 Pts ƒ 1 year of experience providing proposed program=3 Pts ƒ 0 years of experience providing proposed program=0 Pts 5. Does the applicant have experience administering CDBG and/or any other Federal Grants? 10 Points ƒ Applicant has experience administering CDBG and other Federal Grant programs=10 Pts. ƒ Applicant only has experience administering CDBG programs=5Pts. ƒ Applicant has no experience administering CDBG and/or Federal Grant programs=0 Pts.     City Council 10 – 10 11/7/2023 City of Santa Ana Community Development Block Grant FY 2024- 2026 (Nonprofit Application) 7 6. Did organization meet prior year's performance and/or expenditure goals. 10 Points ƒ Applicant met 90% annual goals and/or expended all grant funds =10 Pts. ƒ Applicant met 75% annual goals and/or expended all grant funds =5Pts. ƒ Applicant met 50% annual goals and/or expended all grant funds for 1 of 3 years = 3 Pts. ƒ Applicant did not meet annual goal and/or expended all grant funds = 0 Pts. EFFECTIVE & EFFICIENT USE OF FUNDS 7. Are the majority of unduplicated participants from Santa Ana? (Q1a/Q1=___%) 10 Points ƒ 100% to 80% of program participants are City residents = 10 Pts. ƒ 79.9% to 60% of program participants are City residents = 5 Pts. ƒ 59.9% to 30% of program participants are City residents = 0 Pts. 8. Did the organization describe the measurable performance outcomes and how outcomes will be qualitatively and quantitatively tracked? 10 Points ƒ Measurable performance outcomes with qualitatively and quantitatively tracking = 10 Pts. ƒ Measurable performance outcomes but no qualitatively and quantitatively tracking = 5 Pts. ƒ No measurable performance outcomes and qualitatively and quantitatively tracking = 0 Pts 9. Does the organization have active partnerships and/or collaborations in order to effectively and efficiently carry out proposed program? 10 Points ƒ Organization partners and/or collaborates with 3 or more community organizations = 10 Pts. ƒ Organization partners and/or collaborates with 2 community organizations = 5 Pts. ƒ Organization partners and/or collaborates with 1 community organization = 1 Pts. ƒ Organization partners and/or collaborates with 0 community organization = 0 Pts.     City Council 10 – 11 11/7/2023 City of Santa Ana Community Development Block Grant FY 2024- 2026 (Nonprofit Application) 8 Anticipated Timeline If there is a question about any part of the application, please contact bvega@santa-ana.org or 714-667-2219. 2024- 2026 CDBG Public Service Application Dates Actions Wednesday, October 25, 2023 Community Development Commission - Application Review/ Ad Hoc Committee Tuesday, November 7, 2023 City Council - Application Review and Approval Wednesday, November 8, 2023 Application Released for 45 days * All potential subrecipients from contact lists will be notified via email and Constant Contact. A press release or social media post may also be issued. Tuesday , November 14, 2023 CDBG Application Training Monday, December 18, 2023 Applications due at 5:00 PM Tuesday, December 19, 2023 to Thursday, December 21, 2023 Staff review of applications for CDBG eligibility/National Objective compliance Wednesday, January 10, 2024 1st review of applications by the Community Development Commission Ad Hoc Committee Tuesday, January 23, 2024 and Wednesday, January 24, 2024 Community Development Commission Special Meeting/Non-Profit Presentations of Public Service Programs Thursday, February 1, 2024 2nd review of applications by the Community Development Commission Ad Hoc Committee Wednesday, February 28, 2024 Community Development Commission funding recommendations Tuesday, March 19, 2024 CDBG Public Hearing at City Council, with recommendation for approval of CDBG nonprofit funding.     City Council 10 – 12 11/7/2023 City of Santa Ana Community Development Block Grant FY 2024- 2026 (Nonprofit Application) 9 APPLICATION FOR SUBRECIPIENT PROPOSALS DUE DATE: Monday, December 18, 2023 at 5:00PM Hard Copy Applications must be submitted by mail or hand delivered to: City of Santa Ana Attention: Brenda Vega, Community Development Analyst 20 Civic Center Plaza 6th Floor Santa Ana, CA 92701 NO LATER THAN 5 P.M., Monday, December 18 2023. ABSOLUTELY NO LATE APPLICATIONS WILL BE ACCEPTED. Submit one complete application for each proposed program. A complete application must include the following: 1. Organizational Cover Letter 2. Application Form 3. 2024-2025 Proposed Program Budget (Attachment 1) 4. 2025-2026 Proposed Program Budget (Attachment 2) 5. Staff Listing (Attachment 3) 6. Certificates (Attachment 4) 7. Organization Chart 8. Board of Directors, By-laws and Articles of Incorporation 9. Financial Statements & Single Audit, (Single Audit required if organization expended more than $750,000 of federal funds within a program year), Form 990 10. IRS Nonprofit Designation Letter 11. Logic Model NOTES: Failure to provide ALL required information will cause this application to become invalid and will not be considered for funding. The City reserves the right to withdraw consideration of this application if evidence of compliance is not provided or if compliance status changes during the application process. The City reserves the right to waive a requirement if it is determined to be in the best interest of the City.     City Council 10 – 13 11/7/2023 City of Santa Ana Community Development Block Grant FY 2024- 2026 (Nonprofit Application) 10 PUBLIC SERVICE APPLICATION DUE DATE: 5:00 p.m., Monday, December 18, 2023. Legal Name of Organization* _______________________________________________________ UNIQUE ENTITY ID Number* A unique entity ID is a unique nine-character number used to identify your organization. The City uses the Unique Entity ID number to report how federal grant money is allocated. Unique Entity ID number lookup or registration. ______________________________ Name of second organization if doing a collaboration ______________________________ UNIQUE ENTITY ID number of second organization, if doing a collaboration A Unique Entity ID number is a unique nine-character number used to identify your organization. The City uses the Unique Entity ID number to report how federal grant money is allocations. Unique Entity ID number lookup or registration. _____________________________ Date Organization Founded* _____________________________ Date of Nonprofit Incorporation* _____________________________ SERVICE AND FUNDING Q1. Total number of unduplicated individuals to be served during FY2024- 2025 and FY 2025-2026 by program* 2024-2025 _______________ 2025-2026 _______________ a. Percentage that are estimated to be low-income* 2024-2025 _______________ 2025-2026 _______________ Q2. Estimated yearly units of service* (number of unduplicated individuals multiplied by service visits – i.e. 200 youth X 25 tutoring     City Council 10 – 14 11/7/2023 City of Santa Ana Community Development Block Grant FY 2024- 2026 (Nonprofit Application) 11 sessions = 5,000 units of service) 2024-2025 _______________ 2025-2026 _______________ Q3. Total CDBG funds requested for FY 2024-2025 and FY 2025-2026* ($40,000 minimum) 2024-2025 _______________ 2024-2025 _______________ a. Minimum Willing to Accept to Administer Your Program* ($40,000 minimum) 2024-2025 _______________ 2025-2026 _______________ Q4. Cost per participant* (Total CDBG funds requested divided by Total to be served) ___________________________________________________ Q5. Program History a. Total number of Santa Ana residents actually served in 2021-2022 and 2022-2023 * 2021-2022 _______________ 2022-2023 _______________ b. Total years the program has been in existence ___________________________________________________ Q6. Name of Program* ______________________________________________________________________________ Q7. Provide a concise description of the proposed program* (300 character maximum) ______________________________________________________________________________ ______________________________________________________________________________ ______________________________________________________________________________ ______________________________________________________________________________ ______________________________________________________________________________ ______________________________________________________________________________ ______________________________________________________________________________ ______________________________________________________________________________     City Council 10 – 15 11/7/2023 City of Santa Ana Community Development Block Grant FY 2024- 2026 (Nonprofit Application) 12 Q8. Provide a detailed description of the proposed program. Include the following in order* a. Detailed description of services provided b. Frequency of service delivery (i.e. daily, weekly, monthly); c. How the service is provided (i.e. one-on-one, classroom settings, home visits, phone referrals); and d. Target population groups (i.e. youth in specific neighborhoods) (5,000 character maximum) Q9. Describe your experience in providing the proposed program or similar programs* Highlight accomplishments (5,000 character maximum) Q10. Will this program result in new service or increase the level on an existing service* Yes No If yes, describe how the direct service proposed: a. Is not a duplication of existing services available; or b. Demonstrates a quantifiable increase in access and/or the level of an existing service provided to the target population. (5,000 character maximum) Q11. Similar Services* List similar services that are currently provided in the community and describe how the proposed program complements or fills an existing gap in services (2,000 character maximum) Q12. Neighborhood Initiative Area* An area that that has been adversely affected by disinvestment and decline is considered a Neighborhood Initiative area. The City’s target areas for this period are the Townsend/Myrtle Neighborhoods at Jerome Center and Cedar-Evergreen Neighborhood at Madison Elementary School. Does the program serve residents of a Neighborhood Initiative area? Choices Yes No If yes, please describe below     City Council 10 – 16 11/7/2023 City of Santa Ana Community Development Block Grant FY 2024- 2026 (Nonprofit Application) 13 If yes, please describe the area boundaries and reasons the area fits Neighborhood Initiative criteria. (5,000 character maximum) Q13. Describe the unmet need that the proposed program will address* (5,000 character maximum) Q14. Will the program be conducted within the City of Santa Ana boundaries* Choices Yes No If no, explain how Santa Ana residents will be served (5,000 character maximum) Q15. Organization Participation* List Santa Ana neighborhood associations, local community organizations and/or civic groups the organization participates in and to what extent. (5,000 character maximum) Q16. List the benchmarks the organization will use to determine success of the program* Provide intended outcomes. (5,000 character maximum) Q17. Track and Measure Performance* Describe how the organization will track and measure performance outcomes qualitatively and quantitatively. (5,000 character maximum) Q18. List federal grants that the organization has received within the last 5 years* Include grant amounts, services provided, and outcomes. (5,000 character maximum) Q19. Summarize the qualifications of the organization’s staff* (Program & Administrative) that would allow the organization to provide the services stated and comply with regulatory requirements. (5,000 character maximum)     City Council 10 – 17 11/7/2023 City of Santa Ana Community Development Block Grant FY 2024- 2026 (Nonprofit Application) 14 ATTACHMENTS Please save complete packet to your desktop and then fill out. If you try to fill out the form from the download screen, the information will not be saved when you try to upload it. 2024-2025 Scope and Budget Exhibit A and B (Attachment 1) 2025-2026 Scope and Budget Exhibit A and B (Attachment 2) Staff Listing (Attachment 3) (Include Admin and Program Staff working on the proposed program) Certifications Exhibit C, D and E (Attachment 4) Logic Model Using the template provided below by the University of Wisconsin, please attach a logic model that will summarize your proposed program on one page including the situation (community need) that you are going to address, the inputs you will use to address that need, your outputs of activities that you will undertake in your program, and the outcomes (short - 3 months, medium - 6 months and long - 12 months), that you will achieve. Please ensure you are as detailed as possible to provide your logic of how you will achieve your stated outcomes. Logic Model from University of Wisconsin: https://fyi.extension.wisc.edu/programdevelopment/designing-programs/     City Council 10 – 18 11/7/2023 Name of Organization Name of Funded Program Annual Accomplishment Goal 1TOTAL Santa Ana Participants 0%Low Income Participants 0% Schedule of Performance Quarter 1: JUL 1 - SEP 30 Quarter 2: OCT 1 - DEC 31 Quarter 3: JAN 1 - MAR 31 Quarter 4: APR 1 - JUN 30 0 Program and Funding Description City of Santa Ana CDBG Scope of Work Program Year 2024-2025 (July 1, 2024 - June 30, 2025) Unduplicated Participants anticipated to be served during the 12-month contract period. -$ Unduplicated Participants Estimated Invoicing(estimated) EXHIBIT A     City Council 10 – 19 11/7/2023 EXHIBIT A     City Council 10 – 20 11/7/2023 Organization Name Program Name Expenditures Funded By Santa Ana CDBG Expenditures Funded By Other Sources Program Budget Total Organization Budget $0 $0 $0 $0 $0 $0 $0 $0 $0 $0 $0 $0 $0 $0 $0 $0 $0 $0 $0 $0 $0 $0 $0 $0 Indirect Costs 10%$0 $0 $0 $0 $0 $0 * Indirect cost rate:10% TOTAL -$ 0 FISCAL YEAR 2024-2025 PROGRAM BUDGET 0 0 EXPENDITURES Enter budget categories and projected expenditures for the proposed program: Category Administrative Staff Salaries Program Staff Salaries Contractual/Professional Services 0 Funding Source Total must equal Program Budget Total listed above. 0 0 0 0 TOTAL Direct Costs 0 PROGRAM RESOURCES LIST ALL OTHER PROGRAM RESOURCES FOR 2024-2025 TOTAL BUDGET Non-Federal entity without federaly recognized negotiated indirect cost rate, will charge a de minimis rate of 10% of modified total direct costs. FUNDING SOURCE Santa Ana CDBG AMOUNT EXHIBIT B     City Council 10 – 21 11/7/2023 ADMINISTRATIVE STAFF Position Title Annual Salary & Benefits CDBG Funds Requested Description PROGRAM STAFF Position Title Annual Salary & Benefits CDBG Funds Requested Description Type of Service Contract Amount CDBG Funds Requested Description OTHER LINE ITEMS Line Item Program Amount CDBG Funds Requested Description 2024-2025 CDBG BUDGET LINE ITEMS CONTRACTUAL/PROFESSIONAL SERVICES EXHIBIT B-1     City Council 10 – 22 11/7/2023 Name of Organization Name of Funded Program Annual Accomplishment Goal 1TOTAL Santa Ana Participants 0%Low Income Participants 0% Schedule of Performance Quarter 1: JUL 1 - SEP 30 Quarter 2: OCT 1 - DEC 31 Quarter 3: JAN 1 - MAR 31 Quarter 4: APR 1 - JUN 30 0 Program and Funding Description City of Santa Ana CDBG Scope of Work Program Year 2025-2026 (July 1, 2025 - June 30, 2026) Unduplicated Participants anticipated to be served during the 12-month contract period. -$ Unduplicated Participants Estimated Invoicing(estimated) EXHIBIT A     City Council 10 – 23 11/7/2023 EXHIBIT A     City Council 10 – 24 11/7/2023 Organization Name Program Name Expenditures Funded By Santa Ana CDBG Expenditures Funded By Other Sources Program Budget Total Organization Budget $0 $0 $0 $0 $0 $0 $0 $0 $0 $0 $0 $0 $0 $0 $0 $0 $0 $0 $0 $0 $0 $0 $0 $0 Indirect Costs 10%$0 $0 $0 $0 $0 $0 * Indirect cost rate:10% TOTAL -$ 0 FISCAL YEAR 2025-2026 PROGRAM BUDGET EXPENDITURES Enter budget categories and projected expenditures for the proposed program: Category Administrative Staff Salaries Program Staff Salaries Contractual/Professional Services 0 Funding Source Total must equal Program Budget Total listed above. 0 0 0 0 TOTAL Direct Costs 0 PROGRAM RESOURCES LIST ALL OTHER PROGRAM RESOURCES FOR 2025-2026 TOTAL BUDGET Non-Federal entity without federaly recognized negotiated indirect cost rate, will charge a de minimis rate of 10% of modified total direct costs. FUNDING SOURCE Santa Ana CDBG AMOUNT EXHIBIT B     City Council 10 – 25 11/7/2023 ADMINISTRATIVE STAFF Position Title Annual Salary & Benefits CDBG Funds Requested Description PROGRAM STAFF Position Title Annual Salary & Benefits CDBG Funds Requested Description Type of Service Contract Amount CDBG Funds Requested Description OTHER LINE ITEMS Line Item Program Amount CDBG Funds Requested Description 2025-2026 CDBG BUDGET LINE ITEMS CONTRACTUAL/PROFESSIONAL SERVICES EXHIBIT B-1     City Council 10 – 26 11/7/2023 Staff Listing (Include Admin and Program Staff working on the proposed program) Name and Title Duties/Activities Performed Qualification for Duties/Activities CDBG Funded Yes No Yes No Yes No Yes No Yes No Yes No Yes No Yes No     City Council 10 – 27 11/7/2023 EXHIBIT C Page 1 of 2 _______________________________________________________________________________ Certification Regarding Debarment, Suspension, Ineligibility and Voluntary Exclusion Lower Tier Covered Transactions _______________________________________________________________________________ This certification is required by the regulations implementing Executive Order 12549, Debarment and Suspension, 29 CFR Part 98, Section 98.5l0, Participants' responsibilities. The regulations were published as Part VII of the May 26, l988 Federal Register (pages l9l60-l92ll). (BEFORE COMPLETING CERTIFICATION, READ INSTRUCTIONS FOR CERTIFICATION - Attached) (l) The prospective recipient of federal assistance funds certifies, by submission of this proposal, that neither it nor its principals are presently debarred, suspended, proposed for debarment, declared ineligible, or voluntarily excluded from participation in this transaction by any federal department or agency. (2) Where the prospective recipient of federal assistance funds is unable to certify to any of the statements in this certification, such prospective participant shall attach an explanation to this proposal. _______________________________________________________________________________ Name and Title of Authorized Representative _______________________________________________________________________________ Signature Date     City Council 10 – 28 11/7/2023 EXHIBIT C Page 2 of 2 INSTRUCTIONS FOR CERTIFICATION 1. By signing and submitting this proposal, the prospective recipient of federal assistance funds is providing the certification as set out below. 2. The certification in this clause is a material representation of fact upon which reliance was placed when this transaction was entered into. If it is later determined that the prospective recipient of federal assistance funds knowingly rendered an erroneous certification, in addition to other remedies available to the Federal Government, the Department of Labor (DOL) may pursue available remedies, including suspension and/or debarment. 3. The prospective recipient of federal assistance funds shall provide immediate written notice to the person to which this proposal is submitted if at any time the prospective recipient of federal assistance funds learns that its certification was erroneous when submitted or has become erroneous by reason of changed circumstances. 4. The terms "covered transaction," "debarred," "suspended," "ineligible," "lower tier covered transaction," "participant," "person," "primary covered transaction," "principal," "proposal," and "voluntarily excluded," as used in this clause, have the meanings set out in the Definitions and Coverage sections of rules implementing Executive Order 12549. You may contact the person to which this proposal is submitted for assistance in obtaining a copy of those regulations. 5. The prospective recipient of federal assistance funds agrees by submitting this proposal that, should the proposed covered transaction be entered into, it shall not knowingly enter into any lower tier covered transaction with a person who is debarred, suspended, declared ineligible, or voluntarily excluded from participation in this covered transaction, unless authorized by the DOL. 6. The prospective recipient of federal assistance funds further agrees by submitting this proposal that it will include the clause titled "Certification Regarding Debarment, Suspension, Ineligibility and voluntary exclusion - Lower Tier Covered Transactions," without modification, in all lower tier covered transactions and in all solicitations for lower tier covered transactions. 7. A participant in a covered transaction may rely upon a certification of a prospective participant in a lower tier covered transaction that it is not debarred, suspended, ineligible, or voluntarily excluded from the covered transaction, unless it knows that the certification is erroneous. A participant may decide the method and frequency by which it determines the eligibility of its principals. Each participant may, but is not required to check the List of Parties Excluded from Procurement or Non- Procurement Programs. 8. Nothing contained in the foregoing shall be construed to require establishment of a system of records in order to render in good faith the certification required by this clause. The knowledge and information of a participant is not required to exceed that which is normally possessed by a prudent person in the ordinary course of business dealings. 9. Except for transactions authorized under paragraph 5 of these instructions, if a participant in a covered transaction knowingly enters into a lower tier covered transaction with a person who is suspended, debarred, ineligible, or voluntarily excluded from participation in this transaction, in addition to other remedies available to the Federal Government, the DOL may pursue available remedies, including suspension and/or debarment.    City Council 10 – 29 11/7/2023 EXHIBIT D Page 1 of 2 Certification Regarding Lobbying Certification for Contracts, Grants, Loans, and Cooperative Agreements The undersigned certifies, to the best of his or her knowledge and belief, that: (1) No Federal appropriated funds have been paid or will be paid, by or on behalf of the undersigned, to any person for influencing or attempting to influence an officer or employee of any agency, a Member of Congress, an officer or employee of Congress, or an employee of a Member of Congress in connection with the awarding of any Federal contract, the making of any cooperative agreement, and the extension, continuation, renewal, amendment, or modification of any Federal contact, grant, loan or cooperative agreement. (2) If any funds other than Federal appropriated funds have been paid or will be paid to any person for influencing or attempting to influence an officer or employee of any agency, a Member of Congress, an officer or employee of Congress, or an employee of a Member of Congress in connection with this Federal contract, grant, loan, or cooperative agreement, the undersigned shall complete and submit Standard Form-LLL, "Disclosure Form to Report Lobbying," in accordance with its instructions. (3) The undersigned shall require that the language of this certification be included in the award documents for all subawards at all tiers (including subcontract, subgrants, and contracts under grants, loans, and cooperative agreements) and that all subrecipients shall certify and disclose accordingly. This certification is a material representation of fact upon which reliance was placed when this transaction was made or entered into. Submission of this certification is a prerequisite for making or entering into this transaction imposed by Section 1352, Title 31, U. S. Code. Any person who fails to file the required certification shall be subject to a civil penalty of not less than $10,000 and not more than $100,000 for each such failure. Grantee/Contactor Organization Name of Certifying Officer Signature Date     City Council 10 – 30 11/7/2023 EXHIBIT D Page 2 of 2 SUBRECIPIENT warrants the following: 1. SUBRECIPIENT will comply with Public Law 88-352, Title VI of the Civil Rights Act of 1964 (42 U. S. C. section 2000 et seq.) and implementing regulation in 24 CFR Part 1. 2. No person in the United States shall on the ground of race, color, religion, national origin, or sex, be excluded from participation in, or be denied the benefits of, or be subjected to discrimination under any program or activity funded in whole or in part with community development funds made available pursuant to the ACT. 3. All laborers and mechanics, employed by contractors or subcontractors in the performance of construction work financed in whole or in part with community development funds shall be paid wages at rates not less than those prevailing on similar construction in the locality as determined in accordance with the Davis-Bacon Act, as amended, 40 U. S. C. Sections 276 a 1-5, except for individuals who perform services for which they volunteered; do not receive compensation for such services; or are paid expenses, reasonable benefits, or a nominal fee for such services; and are not otherwise employed at any time in construction work. 4. SUBRECIPIENT will comply with all Federal statutes applicable to projects funded with community development funds, except that (a) SUBRECIPIENT does not assume CITY'S environmental responsibilities described at 24 CFR 570.604; and (b) SUBRECIPIENT does not assume CITY'S responsibility for initiating the review process under Executive Order 12372.     City Council 10 – 31 11/7/2023 EXHIBIT E Page 1 of 3 Certification Regarding Drug-Free Workplace Requirements The certification set out below is a material representation upon which reliance is placed by the U.S. Department of Housing and Urban Development in awarding the grant. If it is later determined that the contractor knowingly rendered a false certification, or otherwise violates the requirements of the Drug-Free Workplace Act, the U.S. Department of Housing and Urban Development, in addition to any other remedies available to the Federal Government, may take action authorized under the Drug-Free Workplace Act. CERTIFICATION A. The contractor certifies that it will provide a drug-free workplace by: (a) Publishing a statement notifying employees that the unlawful manufacture, distribution, dispensing, possession or use of a controlled substance is prohibited in the contractor’s workplace and specifying the actions that will be taken against employees for violation of such prohibition; (b) Establishing a drug-free awareness program to inform employees about – (1) The dangers of drug abuse in the workplace; (2) The contractor’s policy of maintaining a drug-free workplace; (3) Any available drug counseling, rehabilitation, and employee assistance program; and (4) The penalties that may be imposed upon employees for drug abuse violations occurring in the workplace; (c) Making it a requirement that each employee who will be engaged in the performance of the grant be given a copy of the statement required by paragraph (a); (d) Notifying the employee in the statement required by paragraph -(a) that, as a condition of employment under the contract, the employee will - (1) Abide by the terms of the statement; and (2) Notify the employer of any criminal drug statute conviction for a violation occurring in the workplace no later than five days after such conviction. (e) Notifying the U.S. Department of Housing and Urban Development within ten days after receiving notice under subparagraph (d)(2) from an employee or otherwise receiving actual notice of such conviction;     City Council 10 – 32 11/7/2023 EXHIBIT E Page 2 of 3 (f) Taking one of the following actions, within 30 days of receiving notice under subparagraph (d)(2), with respect to any employee who is so convicted - ( 1) Taking appropriate personnel action against such an employee, up to and including termination; or (2) Requiring such employee to participate satisfactorily in a drug abuse assistance or rehabilitation program approved for such purposes by a Federal, State, or local health, law enforcement, or other appropriate agency; (g) Making a good faith effort to continue to maintain a drug-free workplace through implementation of paragraphs (a), (b), (c), (d), (e) and (f). B. The contractor shall insert in the space provided on the attached “Place of Performance” form the site(s) for the performance of work to be carried out with the grant funds (including street address, city, county, state, and zip code) .the contractor further certifies that, if it is subsequently determined that additional sites will be used for the performance of work under the contract, it shall notify the U.S. Department of Housing and Urban Development immediately upon the decision to use such additional sites by submitting a revised “Place of Performance” form. Organization Authorized Signature Date     City Council 10 – 33 11/7/2023 EXHIBIT E Page 3 of 3 PLACE OF PERFORMANCE FOR CERTIFICATION REGARDING DRUG-FREE WORKPLACE REQUIREMENTS Name: Date: The Contractor shall insert in the space provided below the site(s) expected to be used for the performance of work under the contract covered by the certification: Place of Performance (include street address, city, county, state, zip code for each site):     City Council 10 – 34 11/7/2023 Police Department www.santa-ana.org/pd Item # 11 City of Santa Ana 20 Civic Center Plaza, Santa Ana, CA 92701 Staff Report November 7, 2023 TOPIC: Appropriation Adjustment for 2022 Proposition 69 DNA Identification Funds and Purchase of Forensic Camera Kits for the Santa Ana Police Department AGENDA TITLE Approve an Appropriation Adjustment Accepting the 2022 Proposition 69 – DNA Identification Funds and Award Purchase Order to Foster + Freeman for Crime-lite AUTO Camera Kits for the Santa Ana Police Department in the amount of $113,462 (Specification No.23-161) (Non-General Fund and General Fund) RECOMMENDED ACTION 1. Approve an appropriation adjustment recognizing $103,500 in the Police Special Revenue account and appropriate same to expenditure account. (Requires five affirmative votes) 2. Authorize a one-time purchase and payment of Purchase Order to Foster + Freeman for three Crime-lite AUTO camera kits in the amount of $113,462, subject to non- substantive changes approved by the City Manager and City Attorney. GOVERNMENT CODE §84308 APPLIES: Yes DISCUSSION In November 2004, California voters passed Proposition 69, the DNA Fingerprint, Unsolved Crime, and Innocence Protection Act of 2004, to expand and modify state law regarding the collection and use of criminal offender DNA samples and palm print impressions. Proposition 69 established a guaranteed funding source for costs associated with the collection, verification, and/or management of DNA evidence. On December 13, 2022, the County of Orange Prop 69 Committee approved the allocation of 2022 DNA Identification Fund revenues and estimated funding totaling $850,000. The Committee voted to allocate $848,343 county-wide in one-time funding requests to enhance the DNA program for local law enforcing entities and County Departments. The Santa Ana Police Department was awarded $103,500 to purchase three (3) Crime-lite AUTO camera kits for the Department’s Forensic Services Division.     City Council 11 – 1 11/7/2023 Appropriation Adjustment for 2022 Proposition 69 DNA Identification Funds and Purchase of Forensic Camera Kits for the Santa Ana Police Department November 7, 2023 Page 2 3 8 3 8 The County Board of Supervisors approved the Prop 69 Committee’s recommendations at their April 25, 2023 meeting. The Crime-lite AUTO camera kit combines forensic imaging technology with high- intensity, multi-spectral illumination, all in a compact handheld device. The device offers a complete solution for searching, detecting, and capturing evidence. It can reveal evidence, including body fluids (semen, saliva, urine, etc.), blood on dark fabrics, fingerprints, gunshot residue, and traces of physical evidence (fibers, hairs, glass, etc.). These camera systems, with their built-in specialized lighting capabilities, will allow the Police Department’s Forensic Services personnel to detect, examine, and capture potential DNA evidence, both at crime scenes that cannot be transported to a secure lab environment, as well as in the lab. The handheld nature of the device makes it a complete and practical solution to light-based evidence detection, as it can easily be wielded by a single staff member in a timely fashion while maintaining full PPE and the integrity of the crime scene and items being processed. The implementation of three Crime-lite AUTO camera kits will allow the Forensic Services Division to deploy a kit into each of the two shift lead units for continuous and convenient field access and deploy a kit in the lab for lab staff and field staff to process the multitude of items recovered from crime scenes. Santa Ana Ordinance No. NS-3041 authorizes the City to make non-bid purchases or services, supplies, materials, and equipment whenever it shall appear that there is only one reasonably available source. The Crime-lite AUTO and the accompanying software is manufactured and sold exclusively from Foster & Freeman. Staff researched available procurement options and product offerings in the market, and it was determined that Foster & Freeman’s Crime-lite AUTO camera kit meets the City’s specifications and can capture potential DNA evidence at a higher rate than other options in the market. FISCAL IMPACT Approval of the appropriation adjustment will recognize $103,500 in the Police Special Revenues, OC Grants revenue account (no. 02414002-52030) and appropriate same to the Police Special Revenue – Programs expenditure account (no. 02414410- 66400). Funds for the purchase order will be available as follows:     City Council 11 – 2 11/7/2023 Appropriation Adjustment for 2022 Proposition 69 DNA Identification Funds and Purchase of Forensic Camera Kits for the Santa Ana Police Department November 7, 2023 Page 3 3 8 3 8 Fiscal Year Accounting Unit – Account No. Fund Description Accounting Unit – Account No. Description Amount FY 23-24 02414410-66400 Police Activities & Programs Police Special Revenue, Machinery & Equipment $103,500 FY 23-24 01114455-66400 General Fund Forensic Services, Machinery & Equipment $ 9,962 EXHIBIT(S) 1. Award Notification and Amount Submitted By: David Valentin, Police Chief Approved By: Steven A. Mendoza, Acting City Manager     City Council 11 – 3 11/7/2023 JESSICA DURHAMForensic services supervisorsanta Ana police Department60 civic center plaza, p.o. Box 1981, santa Ana, cA 92701jdurham@santa-ana.org | (714) 245-8468COMMUNITY From: Van Otterloo, Ryan <ryan.vanotterloo@ocgov.com> Sent: Tuesday, May 23, 2023 4:52 PM To: Durham, Jessica <JDurham@santa-ana.org> Subject: RE: 2022 Prop 69 Award Notification - Santa Ana PD Jessica, Congratulations! The Orange County Board of Supervisors has approved the 2022 Prop 69 awards. Attached, I have included the documentation for the Board actions and the master claim form with instructions. Please note that it is expected that the award will be expended and claimed within 18 months (October 2024). If you have any questions or concerns, please let me know. Thank you, Ryan Van Otterloo Team Lead – Programs I & II County Executive Office | Budget (714) 834-7487 From: Durham, Jessica <JDurham@santa-ana.org> Sent: Tuesday, May 23, 2023 6:31 AM To: Van Otterloo, Ryan <ryan.vanotterloo@ocgov.com> Subject: RE: 2022 Prop 69 Award Notification - Santa Ana PD Attention: This email originated from outside the County of Orange. Use caution when opening attachments or links. Good morning Ryan, I wanted to touch base with you and see if there was any further information available after the April 25th meeting? Thank you, Exhibit 1     City Council 11 – 4 11/7/2023 FIRST From: Van Otterloo, Ryan <ryan.vanotterloo@ocgov.com> Sent: Monday, January 9, 2023 2:29 PM To: Durham, Jessica <JDurham@santa-ana.org> Subject: 2022 Prop 69 Award Notification - Santa Ana PD The Prop 69 Committee has completed their review of the Funding Requests received. The total amount of the requests exceeded the available funding for the 2022 allocation. As such, each request was carefully discussed with a focus on innovation and the benefit to the overall DNA program in Orange County. I’m pleased to inform your organization of the Prop 69 Committee’s recommendation for approval for the following: Three Crime-Lite Auto $103,500 Total: $103,500 Final approval is still required by the County’s Board of Supervisors, which is scheduled for Tuesday, April 25, 2023, with the April Budget Report. Once final approval is received, I will follow up with a confirming email and claiming instructions. Thank you for your continued efforts in supporting your DNA Program. I am available should you have any questions during this process. I can be reached at (714) 834-7487 or via email at ryan.vanotterloo@ocgov.com. Ryan Van Otterloo Team Lead – Programs I & II County Executive Office | Budget County Administration North 400 W. Civic Center Drive, Room 580 Santa Ana, CA 92701 (714) 834-7487     City Council 11 – 5 11/7/2023 Finance and Management Services www.santa-ana.org/finance Item # 12 City of Santa Ana 20 Civic Center Plaza, Santa Ana, CA 92701 Staff Report November 7, 2023 TOPIC: Fiscal Year 2023-24 First Quarter Budget Report and Proposed Appropriation Adjustments AGENDA TITLE: Fiscal Year 2023-24 First Quarter Budget Report and Proposed Appropriation Adjustments RECOMMENDED ACTION 1. Approve the appropriation adjustments to General Fund expenditures (requires five affirmative votes) as detailed in the body of this report, with a net reduction of $408,196 and a net reduction to the General Fund revenue estimates of $530,000. 2. Receive and file the 1st Quarter Budget Update. GOVERNMENT CODE §84308 APPLIES No EXECUTIVE SUMMARY This FY2023-24 first quarter budget report focuses on the General Fund, since it is the primary operating fund of the City. This report does not include a discussion of programs and other funds, as we do not expect any significant budget variances at this time. For FY22-23, the City received revenue in excess of estimates and had expenditure savings. The FY22-23 audit is currently in process, and the final carryover amounts based on remaining FY22-23 budget availability have not been fully vetted. In December, staff will be able to identify the increase of the General Fund balance available for one-time spending, based on the positive FY22-23 variances. In the meantime, based on actual revenue performance in FY22-23 and updated estimates from the City’s sales tax consultant, staff is able to adjust FY23-24 revenue     City Council 12 – 1 11/7/2023 Fiscal Year 2023-24 First Quarter Budget Report and Proposed Appropriation Adjustments November 7, 2023 Page 2 3 8 5 5 estimates. In addition, we are proposing expenditure reduction totaling $408,196. The net fiscal impact of all proposed adjustments is an overall reduction of $121,804. FY23-24 General Fund Summary with Proposed Adjustments FY23-24 Original Budget Proposed 1st Quarter Adjustments Updated Estimate Beginning Balance at July 1, 2023 109,372,864 -109,372,864 Revenue Estimate 400,938,670 (530,000)400,408,670 Appropriated Spending (414,022,680)408,196 (413,614,484) Pension Trust Set Aside (24,034,731)-(24,034,731) Estimated Ending Balance at June 30, 2024 72,254,123 (121,804)72,132,319 Less: 18% Reserve 72,168,961 (95,400)72,073,561 Estimated Spendable Balance 85,162 (26,404)58,758 The First Quarter budget and actual revenues and expenditures are included in Exhibits 1 & 2. The First Quarter vacancy report is included in Exhibit 3. DISCUSSION FY2023-24 Revenue •The current budget for the Bradley Burns sales tax allocation is $64,715,000. Actual revenue received in FY22-23 was only $61,068,452. Therefore, staff has adjusted the FY23-24 revenue estimate to $62,515,000 (a budget reduction of $2,200,000, but a 2.4% increase from FY22-23). •The budget for Measure X sales tax is $88,616,000. Actual revenue received in FY22-23 was only $86,849,806. The City’s sales tax consultant has noted we are experiencing a decrease in new vehicle sales and taxable construction materials, which are having a greater impact on Measure X revenue. Therefore, staff has adjusted the FY23-24 revenue estimate to $85,916,000 (a reduction of $2,700,000 and a 1% further decrease from FY22-23). •Increase Hotel Visitor’s Tax by $1 million, from $8.5 million to $9.5 million, based on normal collections received in FY22-23. •Increase Electric Utility Users Tax by $1.7 million, from $15.1 million to $16.8 million, based on normal collections received in FY22-23. •Increase Business License Tax by $1 million, from $15 million to $16 million, to align current year estimates with prior year actuals.     City Council 12 – 2 11/7/2023 Fiscal Year 2023-24 First Quarter Budget Report and Proposed Appropriation Adjustments November 7, 2023 Page 3 3 8 5 5 •Reduce Cannabis revenue by $3 million, from $15.1 million to $12.1 million, to reflect statewide decreases in demand in combination with a reduced tax rate that became effective January 1, 2023. •Increase Investment Income by $3.2 million, from $700,000 to $3.9 million, based on actual revenues received in FY22-23 and continued high interest rates. The projected revenue is lower than prior year actuals due to expected reduction in cash balances for the American Rescue Plan Act. •Increase Paramedic Service Charge revenue by $2 million, from $6.6 million to $8.6 million due to increased reimbursement rates. •Reduce Billboard revenue by $1.2 million, from $1.2 million to zero, due to a lack of currently approved billboards. •Reduce Jail revenue by $350,000, from $17.5 million to $17.2 million, to more closely align with prior years actuals. FY2023-24 Proposed Expenditure Adjustments •Staff proposes a housekeeping adjustment for the sales tax audit contract and software licenses expenditures, with a net zero impact. Historically, these services have been paid from the revenue account, which understates revenue, instead of paying from the expenditure account. The net result is the same, but the revenue and expenditure will be reported at gross amounts, instead of net amounts. •Staff proposes a $91,304 expenditure increase to reimburse the Select Street Construction Fund for the land transfer of two parcels to expand the City’s green space. •The Library is in the planning stages of the Jerome Park Outdoor Library. The project will include a 24-hour “satellite library” kiosk at the southwest end of the park. This satellite library will incorporate recreation-based play learning experiences. Based on the most recent cost estimates, the project is approximately $800,000 short. To help fund this project, Parks, Recreation & Community Services has offered to pay $100,000 from its cell-tower revenue budget, and Public Works has offered to pay $300,000 from its Water Enterprise budget due to the water conservation elements in the project. Staff requests a one-time General Fund adjustment of $400,000 to make up the difference in the shortfall. •As noted above, there are currently no approved billboards generating revenue for the City. The FY23-24 budget included a $1.2 million appropriation for right- of-way maintenance based on the billboard revenue. As no revenue is expected, staff proposes a corresponding expenditure adjustment to decrease the right-of- way maintenance. FY 2022-23 Proposed Expenditure Adjustments While closing the books for FY22-23, staff identified an opportunity to use $1,000,000 of unspent General Fund budget to fix streets, which is both a Measure X spending category and a contribution to the Orange County Transportation Authority (OCTA)     City Council 12 – 3 11/7/2023 Fiscal Year 2023-24 First Quarter Budget Report and Proposed Appropriation Adjustments November 7, 2023 Page 4 3 8 5 5 Maintenance of Effort (MOE). Staff requests a year-end housekeeping adjustment to increase the Public Works budget in the General Fund by decreasing the budget for other departments with a net fiscal impact of zero dollars. This adjustment improves the City’s ability to meet its FY22-23 OCTA MOE requirement.     City Council 12 – 4 11/7/2023 Fiscal Year 2023-24 First Quarter Budget Report and Proposed Appropriation Adjustments November 7, 2023 Page 5 3 8 5 5 FISCAL IMPACT If the City Council approves the recommended budget amendments, the updated estimate of the General Fund balance at June 30, 2024 is as follows: Staff recommends the following appropriation adjustments: Ge ne ral Fund FY2023-24 Update d Beginning Balance at July 1, 2023 109,372,864 Revenue Es tim ate 400,408,670 Appropriated Spending (413,614,484) Pension Trus t Set-As ide (24,034,731) Estimate d Ending Balance at June 30, 2024 72,132,319 Less : 18% Res erve 72,073,561 Estimate d Spe ndable Balance 58,758 Fiscal Year Accounting Unit – Account # Fund Description Accounting Unit, Account Description Amount FY2022-23 Appropriation Adjustments FY22-23 01110130-62300 General Fund Finance- Treasury/ Customer Services, Contract Services ($500,000) FY22-23 01115330-62300 General Fund Fire Suppression/ EMS, Contract Services ($500,000) FY22-23 01117017-66220 General Fund PWA-Service Enhancement, Improvements Other Than Building $1,000,000 FY2023-24 Appropriation Adjustments FY23-24 01110130-62300 General Fund Finance- Treasury/ Customer Services, Contract Services $280,500 FY23-24 01111017-66220 General Fund Library- Service Enhancement, Improvements Other Than Building $400,000     City Council 12 – 5 11/7/2023 Fiscal Year 2023-24 First Quarter Budget Report and Proposed Appropriation Adjustments November 7, 2023 Page 6 3 8 5 5 EXHIBIT(S) 1. FY23-24 General Fund Revenue Summary 2. FY23-24 General Fund Expenditure & Transfer Summary 3. Full-Time Position Vacancy Report Submitted By: Kathryn Downs, FMSA Executive Director Approved By: Steven A. Mendoza, Acting City Manager FY23-24 01117622-62300 General Fund PWA-Right of Way, Contract Services ($1,180,000) FY23-24 01106019-68000- 059 General Fund General Fund- Interfund Transfers, Transfer Out ($91,304) FY23-24 05917661-66220 Select Street Construction OCTA-Bristol St Corridor Improvements, Improvements Other Than Building $91,304     City Council 12 – 6 11/7/2023 EXHIBIT 1 Revenue Source FY23-24 Adopted Budget FY23-24 1st Quarter Actuals % Received Sales Tax (Bradley Burns) 64,715,400 4,917,586 7.6% Sales Tax (Measure X) 88,616,400 6,708,336 7.6% Property Tax/ Property Tax In-Lieu of VLF 88,387,690 610,614 0.7% Business License Tax 15,000,000 1,183,956 7.9% Cannabis Revenue¹16,060,130 1,824,380 11.4% Charges for Service 24,823,980 8,336,827 33.6% Franchise Fees 10,950,000 663,508 6.1% Hotel Visitor's Tax 8,500,000 1,871,404 22.0% Jail Facility Revenue 17,502,500 1,476,940 8.4% Utility Users Tax 25,800,000 5,069,840 19.7% Subtotal Top General Fund Revenues 360,356,100 32,663,390 9.1% Other General Fund Revenues 40,582,570 6,369,876 15.7% Total General Fund Revenues 400,938,670 39,033,266 9.7% ¹Includes Medical, Adult-Use Retail, Cultivation, Distribution, Manufacturing & Testing     City Council 12 – 7 11/7/2023 EXHIBIT 2 Department FY23-24 Adopted Budget FY23-24 1st Quarter Actuals % Expended City Attorney 4,365,880 893,489 20.5% City Clerk's Office 2,411,150 279,237 11.6% City Council 1,021,070 179,627 17.6% City Manager 3,144,680 722,990 23.0% City Owned Museum Building 1,674,210 414,065 24.7% Community Development ¹6,186,710 1,920,908 31.0% Finance 11,973,870 2,774,768 23.2% Fire & Emergency Medical Services²56,483,060 17,175,384 30.4% General Non-Departmental 21,182,270 129,205 0.6% Human Resources 4,283,540 1,088,807 25.4% Library 7,392,510 1,675,818 22.7% Parks, Recreation & Community Services 15,206,990 3,252,623 21.4% Planning & Building 20,146,220 3,738,648 18.6% Police Department 146,805,550 36,148,804 24.6% Public Works 50,075,950 9,099,603 18.2% Transfers to Projects & Debt Service 31,003,550 6,348,973 20.5% Unfunded Pension Liability Payment³30,665,470 11,444,377 37.3% Total General Fund Expenditures 414,022,680 97,287,325 23.5% ¹CIP/Grant Carry Forwards weren't uploaded to Budget prior to September 30 closing ²Includes one month advanced payment made in July ³Includes $11.4 million pension liability payment made in July     City Council 12 – 8 11/7/2023 As of September 30, 2023 Department FY 23-24 Funded Positons GF Vacancies Non-GF Vacancies Total Vacancies Hiring Freeze Vacancies Total Funded Vacancies Vacancy Rate City Manager's Office 16 2 1 3 0 3 19% City Attorney's Office 20 3 5 8 0 8 40% City Clerk 7 2 0 2 0 2 29% Community Development 72 0 14 14 0 14 19% Finance & Management Services 69 3 2 5 0 5 7% Information Technology 24 0 12 12 0 12 50% Human Resources 32 0 3 3 0 3 9% Planning & Building 102 8 5 13 0 13 13% Police Department 640 67 2 69 6 63 11% Parks, Recreation & Community Services 63 7 4 11 0 11 17% Library 37 0 0 0 0 0 0% Public Works 313 13 41 54 0 54 17% Total 1395 105 89 194 6 188 14%     City Council 12 – 9 11/7/2023 Finance and Management Services www.santa-ana.org/departments/finance/ Item # 13 City of Santa Ana 20 Civic Center Plaza, Santa Ana, CA 92701 Staff Report November 7, 2023 TOPIC: Amend Blanket Order Contract for Maintenance, Repair, and Operational Supplies AGENDA TITLE Amend Blanket Order Contract with Grainger, Inc. for Maintenance, Repair, and Operational Supplies, for a revised not-to-exceed amount of $1,450,000. (Specification No. 20-001) (General Fund) RECOMMENDED ACTION Authorize the City Manager to execute an amendment to increase the Blanket Order Contract authority with Grainger, Inc. for the purchase of maintenance, repair, and operational supplies by $100,000, for a revised annual amount not-to-exceed $350,000 for the current contract term expiring December 31, 2023, and one remaining one-year renewal option, subject to non-substantive changes approved by the City Manager and City Attorney. GOVERNMENT CODE §84308 APPLIES: Yes DISCUSSION On January 21,2020, the City Council awarded a contract to Grainger, Inc. for the provision of maintenance, repair, and operational supplies in an annual not-to-exceed amount of $250,000. Since the Blanket Order Contract was initially approved, the cost of materials and goods has progressively increased. Additionally, City staff city-wide utilizes this contract as an alternative to other similar contracts to offset contract spend, and due to the wide variety of supplies and convenience offered by the vendor. Using Departments require miscellaneous supplies, parts, equipment, and materials to perform general maintenance throughout the City. These items are ordered on an as- needed basis by various Citywide Departments and Divisions, including Public Works Agency, Police Department and Jail, Parks, Fleet, Facilities, and Parks, Recreation and Community Services Agency. This existing contract ensures City staff can maintain City facilities without a lapse in services. Therefore, staff recommends amending the contract to increase the annual amount by $100,000 per year, for a revised annual amount not-to-exceed $350,000, and a total contract not-to-exceed amount of $1,450,000 for the remaining contract term, including the remaining one-year renewal period.     City Council 13 – 1 11/7/2023 Amend Blanket Order Contract for Maintenance, Repair, and Operational Supplies November 7, 2023 Page 2 3 8 3 1 FISCAL IMPACT Funding is available in the current year budget within various departmental Miscellaneous Operating Expense accounts (no.63001). If the one-year renewal is exercised, funding for the last six months of that renewal period (July 1, 2024 through December 31, 2024) will be included in the proposed FY24-25 budget for City Council consideration. EXHIBIT(S) N/A Submitted By: Kathryn Downs, Executive Director of Finance and Management Services Approved By: Steven A. Mendoza, Acting City Manager     City Council 13 – 2 11/7/2023 Finance and Management Services www.santa-ana.org/departments/finance/ Item # 14 City of Santa Ana 20 Civic Center Plaza, Santa Ana, CA 92701 Staff Report November 7, 2023 TOPIC: Award Aggregate Blanket Order Contracts for Custom Imprint Clothing and Accessories AGENDA TITLE Award Aggregate Blanket Order Contracts to 1-Step Ahead, Branded Gifts Plus, BSN Sports, LLC, Loso Creation, and So. Cal Embroidery, LLC for Custom Imprint Clothing and Accessories, in a not-to-exceed aggregate amount of $2,125,000 (Specification No. 23-129A). (General Fund & Non-General Fund) RECOMMENDED ACTION Award aggregate blanket order contracts to vendors listed below for the purchase of custom imprint clothing and accessories on an as-needed basis in an annual amount not- to-exceed $425,000, with a total aggregate contract amount not-to-exceed $2,125,000, for an initial two-year term expiring on November 30, 2025, with provisions for three, one-year renewal options, subject to non-substantive changes approved by the City Manager and City Attorney. Vendor Location Location 1-Step Ahead Huntington Beach, CA Branded Gifts Plus El Cajon, CA BSN Sports, LLC Dallas, TX Loso Creation Santa Ana, CA So. Cal Embroidery, LLC Santa Ana, CA GOVERNMENT CODE §84308 APPLIES: No DISCUSSION The City utilizes custom imprint clothing and accessories for employees who regularly engage with the public and others who require City-branded clothing for workday attire. The customized clothing with the City’s logo or seal ensures City staff is easily identified and creates a uniformed appearance amongst staff. Customizations are specific to each department, and it is necessary to replace the clothing and accessories on an as- needed basis due to normal wear and tear and staffing changes. In addition, Central Stores maintains an inventory of custom clothing and accessories available to staff city- wide for purchase. Other miscellaneous non-inventory custom imprint clothing and     City Council 14 – 1 11/7/2023 Award Aggregate Blanket Order Contracts for Custom Imprint Clothing and Accessories November 7, 2023 Page 2 3 8 3 2 specialty items are purchased by departments throughout the City for various staff and community events. The Invitation for Bids (IFB) No. 23-129A was advertised on July 28, 2023, on the City’s online bid and management publication system. A summary of IFB vendor participation and results is as follows: 162 Vendors notified 11 Santa Ana vendors notified 37 Vendors downloaded the bid packet 13 Bids received 2 Bids received from Santa Ana Vendors Bids were solicited, opened on August 15, 2023, and evaluated (Exhibit 1). Of the thirteen Bids received by the deadline, seven were deemed responsive and six were non-responsive due to not meeting IFB specifications and/or complying with IFB terms, conditions, and/or submittal instructions. The bids submitted by 1-Step Ahead; Branded Gifts Plus; BSN Sports, LLC; Loso Creation; and So. Cal Embroidery, LLC were determined to be the lowest, responsible bids, responsive to the specifications, and meet the City’s requirements. Loso Creation and So. Cal Embroidery, LLC are local vendors, located in Santa Ana, CA. FISCAL IMPACT Funding for the remainder of the current fiscal year are included in the FY23-24 budget. Funds for the duration of the contract period, an aggregate amount not-to- exceed $425,000 annually, will be included in the proposed budgets for various departmental Miscellaneous Operating Expense accounts (no. 63001) City Council consideration. EXHIBIT(S) 1. Abstract of Bids (23-129A) Submitted By: Kathryn Downs, Finance and Management Services Executive Director Nabil Saba, P.E., Public Works Agency, Executive Director Approved By: Steven A. Mendoza, Acting City Manager     City Council 14 – 2 11/7/2023 BIDDER LOCATION TOTAL 1-Step Ahead Huntington Beach, CA 331,290.50$ 2meart.com Oakland, CA 660,531.00$ Branded Gifts Plus El Cajon, CA 432,808.55$ BSN Sports, LLC Dallas, TX 351,397.20$ Loso Creation Santa Ana, CA 525,240.00$ So. Cal Embroidery, LLC Santa Ana, CA 496,885.00$ Uniform Warehouse, Inc.Chatsworth, CA 539,197.00$ BIDDER LOCATION FSP Designs Monrovia, CA Fyre Marketing LLC Tampa, FL High Performance Enterprise, Inc.Chicago, IL Infuse Branding, Inc.Pasadena, CA Scotts Screenprinting Orange, CA Seaside Companies, LLC Millsboro, DE CITYWIDE CUSTOM IMPRINT CLOTHING & ACCESSORIES (23-129A) ABSTRACT OF BIDS NON-RESPONSIVE BIDS WERE RECEIVED FROM THE FOLLOWING VENDORS: EXHIBIT 1 EXHIBIT 1     City Council 14 – 3 11/7/2023 Finance and Management Services www.santa-ana.org/finance Item # 15 City of Santa Ana 20 Civic Center Plaza, Santa Ana, CA 92701 Staff Report November 7, 2023 TOPIC: Amend Citywide Blanket Order Contract for Office Supplies AGENDA TITLE Amend Blanket Order Contract with ODP Business Solutions, LLC (Office Depot, Inc.) for Office Supplies, for a revised not-to-exceed amount of $1,000,000. (Specification No. 22-061) (General Fund) RECOMMENDED ACTION Authorize the City Manager to execute an amendment to increase the Blanket Order Contract authority with ODP Business Solutions, LLC for the purchase of office supplies by $75,000 per year for a revised annual amount not-to-exceed $250,000 for the current contract term expiring May 31, 2024, and three remaining one-year renewal options, subject to non-substantive changes approved by the City Manager and City Attorney. GOVERNMENT CODE §84308 APPLIES: Yes DISCUSSION On April 19, 2022, the City Council awarded a contract to ODP Business Solutions, LLC for the provision of miscellaneous office supplies, in an annual not-to-exceed amount of $175,00 per year. Since the launching of the ODP Business Solutions online account, which enables City staff to source office supplies in a more efficient method, streamlines ordering of office supplies directly from requesting sites, and offers standard next day delivery on most items, utilization of the contract has increased significantly. In addition, ODP Solutions, LLC offers ergonomic essentials such as chairs, keyboards, and wrist rests at highly competitive prices that have proven to be unmatched. This has led Risk Management to rely on this contract for their ergonomic needs on a regular basis. In order to satisfy the growing need of easily accessible office supplies and ergonomic equipment, staff recommends amending the contract to increase the annual amount by $75,000 per year, for a revised annual amount not to exceed $250,000, and a total contract not-to-exceed amount of $1,000,000 for the current term and three remaining one-year renewal periods.     City Council 15 – 1 11/7/2023 Amend Citywide Blanket Order Contract for Office Supplies November 7, 2023 Page 2 3 8 3 3 FISCAL IMPACT Funding for the current fiscal year is included in the FY23-24 budget. Funding for future periods will be included in proposed budgets, within various departmental Miscellaneous Operating Expense accounts (no.63001), for City Council consideration. EXHIBIT(S) N/A Submitted By: Kathryn Downs, Executive Director of Finance and Management Services Approved By: Steven A. Mendoza, Acting City Manager     City Council 15 – 2 11/7/2023 Public Works Agency https://www.santa-ana.org/pw Item # 16 City of Santa Ana 20 Civic Center Plaza, Santa Ana, CA 92701 Staff Report November 7, 2023 TOPIC: Amend Blanket Order Contract for the Purchase of Paper Products and Miscellaneous Supplies for Central Stores AGENDA TITLE Amend the Blanket Order Contract for the Purchase of Paper Products and Miscellaneous Supplies with American Sanitary Supply, Inc., for a Revised Contract Amount Not to Exceed $1,220,000 for the Remainder of Contract Term and Remaining Renewal Options (Specification No. 21-043) (Non-General Fund) RECOMMENDED ACTION Amend Blanket Order Contract with American Sanitary Supply, Inc., for paper products and related supplies, increasing the contract amount by $800,000, for a new total not to exceed $1,220,000, for the remainder of the current term expiring September 20, 2024, and the remaining one-year renewal period, subject to non-substantive changes approved by the City Manager and City Attorney. GOVERNMENT CODE §84308 APPLIES: Yes DISCUSSION On September 21, 2021, the City Council awarded a contract to American Sanitary Supply Inc. for the purchase of paper products and janitorial supplies for the Santa Ana Jail as a result of competitive solicitation, Invitation for Bids (IFB) No. 21-043. The Public Works Agency (PWA) is interested in providing these products and requests to increase the current agreement amount to allow purchase of paper products and janitorial supplies through Central Stores for citywide distribution. Central Stores is a facility located at the City Yard and managed by PWA that supplies a variety of products to different agencies within the City. Staff recommends amending the contract amount by $800,000 to allow PWA Water Resources to provide paper, janitorial, and miscellaneous products and supplies as needed by various City departments. FISCAL IMPACT Funding is available in the current year budget within various departmental Miscellaneous Operating Expense accounts (no. 63001). If the one-year renewal is exercised, funding for the last three months of that renewal period (July 1, 2025 through September 20, 2025) will be included in proposed FY25-26 budget for City Council consideration.     City Council 16 – 1 11/7/2023 Amend Purchase Order for Purchase of Paper and Janitorial Supplies November 7, 2023 Page 2 3 8 1 7 Submitted By: Nabil Saba, P.E., Executive Director – Public Works Agency Approved By: Steven Mendoza, Acting City Manager     City Council 16 – 2 11/7/2023 Public Works Agency https://www.santa-ana.org/pw Item # 17 City of Santa Ana 20 Civic Center Plaza, Santa Ana, CA 92701 Staff Report November 7, 2023 TOPIC: Amend Blanket Order Contract for the Purchase of Rock, Sand, and Gravel AGENDA TITLE Amend the Blanket Order Contracts for the Purchase of Rock, Sand, and Gravel with PTI Sand & Gravel, Inc., for a New Amount Not to Exceed $1,012,500 (Specification 21- 134) (Non-General Fund) RECOMMENDED ACTION Authorize the City Manager to execute an amendment to increase the contract amount by $525,000, for a new annual amount not to exceed $247,500, and a total contract amount not to exceed $1,012,500 for the remainder of the current term expiring December 31, 2023, with three one-year renewal periods, subject to non-substantive changes approved by the City Manager and City Attorney. GOVERNMENT CODE §84308 APPLIES: Yes DISCUSSION On December 21, 2021, the City Council awarded a contract to PTI Sand & Gravel, Inc. for the provision of rock, sand, gravel, and materials. The materials purchased through this agreement are used by the Public Works Agency’s Water Resources Division to perform maintenance and repair services. The contract was initially awarded for an amount not to exceed $487,500. The Water Resources Division requires an on-hand assortment of road materials including rock, sand, and gravel. These base materials are used when repairing any street surface. Due to the rising costs of material brought on by inflation, the Water Resources Division requires adequate inventory on hand to maintain the City’s water and sewer systems. Therefore, staff recommends amending the contract amount by $525,000 to accommodate the Division’s needs for accessible rock, sand, and gravel. FISCAL IMPACT The total contract increase for the remaining term including renewals is $525,000. Funding is available in the FY 2023-24 budget and funding for subsequent fiscal years will be included in the proposed budgets for City Council consideration. The following table summarizes the funds budgeted and available for expenditure to deliver agreement services.     City Council 17 – 1 11/7/2023 Amend Blanket Order Contract for Rock, Sand, and Gravel November 7, 2023 Page 2 3 8 2 7 Fiscal Year Accounting Unit – Account # Fund Description Accounting Unit, Account Description Amount Renewal Options 05617640- 63001 Sanitary Sewer Service Sanitary Sewer Service, Miscellaneous Operating Expenses $75,000 2023-24 (July-June)06017641- 63001 Water Water Systems Maintenance, Miscellaneous Operating Expenses $75,000 05617640- 63001 Sanitary Sewer Service Sanitary Sewer Service, Miscellaneous Operating Expenses $75,000 2024-25 (July-June)06017641- 63001 Water Water Systems Maintenance, Miscellaneous Operating Expenses $75,000 05617640- 63001 Sanitary Sewer Service Sanitary Sewer Service, Miscellaneous Operating Expenses $75,000 2025-26 (July-June)06017641- 63001 Water Water Systems Maintenance, Miscellaneous Operating Expenses $75,000 05617640- 63001 Sanitary Sewer Service Sanitary Sewer Service, Miscellaneous Operating Expenses $37,500 2026-27 (July-Dec)06017641- 63001 Water Water Systems Maintenance, Miscellaneous Operating Expenses $37,500 Total: $525,000 Submitted By: Nabil Saba, P.E., Executive Director – Public Works Agency Approved By: Steven A. Mendoza, Acting City Manager     City Council 17 – 2 11/7/2023 Public Works Agency https://www.santa-ana.org/pw Item # 18 City of Santa Ana 20 Civic Center Plaza, Santa Ana, CA 92701 Staff Report November 7, 2023 TOPIC: Amend Blanket Order Contract for Equipment Rentals AGENDA TITLE Amend Blanket Order Contracts for Equipment Rentals with Sunbelt Rentals, United Rentals, and Herc Rentals for a Revised Total Amount not to Exceed $2,550,000 (Specification No. 22-045) (General Fund) RECOMMENDED ACTION Authorize the City Manager to execute an amendment to the Blanket Order Contracts for equipment rentals to increase the annual aggregate amount by $290,000, for a revised total annual amount not to exceed $568,000, and a total contract amount not to exceed $2,550,000 for the remainder of the current term expiring April 19, 2024, and three remaining one-year renewal periods, subject to non-substantive changes approved by the City Manager and City Attorney. GOVERNMENT CODE §84308 APPLIES: Yes DISCUSSION The Public Works Agency’s (PWA) Water Resources Division oversees and maintains the daily operations of the City’s water and sanitary sewer systems and associated facilities, while PWA Parks, Fleet, and Facilities Division is responsible for the maintenance and repair of the City parks and trails. Overall, PWA relies on rental services to provide the necessary equipment to assist with operations and special projects. The Santa Ana Police Department will use rental services to assist the Police Department’s Cannabis Enforcement team for various cases, as needed. On November 15, 2022, the City Council awarded a contract to Herc Rentals and amended contracts with Sunbelt Rentals and United Rentals for equipment rental services through the use of competitively bid cooperative contracts awarded by Sourcewell, a government organization. The need for rental equipment has increased due to the City’s continued increase in its projects at city facilities including reservoir inspections and improvements at Central Stores and Corporate Yard. Staff has reviewed equipment rental services history and has begun purchasing equipment that is critical to operations and as an effort to reduce rental equipment charges. Staff recommends increasing the blanket purchase order contract for equipment rentals by the amount of $290,000, for a revised annual amount not to exceed $568,000, for the remainder of the contract term, including any remaining renewal periods.     City Council 18 – 1 11/7/2023 Amend Contracts for Equipment Rentals November 7, 2023 Page 2 3 8 2 9 FISCAL IMPACT The total contract increase for the term including renewals is $1,160,000. Funding is available in the FY 23-24 budget and funding for subsequent fiscal years will be included in the proposed budgets for City Council consideration. The following table summarizes the funds budgeted and available for expenditure to deliver agreement services. Fiscal Year Accounting Unit- Account # Fund Description Accounting Unit, Account Description Amount 06017640- 63001 Water Water Utility Water Production and Supply, Miscellaneous Operating Expenses $240,000 2023-24 01117651- 62320 General Fund Park Maintenance Service Enhancement, Maintenance & Repair Buildings & Ground $50,000 Renewal Options 06017640- 63001 Water Water Utility Water Production and Supply, Miscellaneous Operating Expenses $240,000 2024-25 01117651- 62320 General Fund Park Maintenance Service Enhancement, Maintenance & Repair Buildings & Ground $50,000 06017640- 63001 Water Water Utility Water Production and Supply, Miscellaneous Operating Expenses $240,000 2025-26 01117651- 62320 General Fund Park Maintenance Service Enhancement, Maintenance & Repair Buildings & Ground $50,000 06017640- 63001 Water Water Utility Water Production and Supply, Miscellaneous Operating Expenses $240,000 2026-27 01117651- 62320 General Fund Park Maintenance Service Enhancement, Maintenance & Repair Buildings & Ground $50,000 Total: $ 1,160,000 Submitted By: Nabil Saba, P.E., Executive Director – Public Works Agency Approved By: Steven A. Mendoza, Acting City Manager     City Council 18 – 2 11/7/2023 Public Works Agency www.santa-ana.org/public-works Item # 19 City of Santa Ana 20 Civic Center Plaza, Santa Ana, CA 92701 Staff Report November 7, 2023 TOPIC: Award Aggregate Blanket Order Contracts for Chemical Products AGENDA TITLE Award Aggregate Blanket Order Contracts to Heritage Landscape Supply Group, Inc, SiteOne Landscape Supply, and Waterline Technologies, Inc. for Chemical Products, in An Aggregate Amount Not to Exceed $1,000,000 (Specification No. 23-104) (Non- General Fund) RECOMMENDED ACTION Award aggregate Blanket Order Contracts to Heritage Landscape Supply Group, Inc., SiteOne Landscape Supply, and Waterline Technologies, Inc. for chemical products on an as-needed basis in an annual amount of $200,000 and total aggregate amount not to exceed $1,000,000 for an initial three-year period beginning December 1, 2023 and expiring November 30, 2026, with provisions for two one-year renewal options, subject to non-substantive changes approved by the City Manager and City Attorney. DISCUSSION Central Stores, as part of the Public Works Agency (PWA)’s Water Resources Division, provides all City agencies with required chemicals for everyday use in the field. The chemical usage varies in use from landscape care to water treatment. The Invitation for Bids (IFB) No. 23-104 was advertised on June 30, 2023, on the City’s online bid and management publication system. A summary of the IFB and bids received is as follows: 148 Vendors Notified 9 Santa Ana Vendors Notified 31 Vendors Downloaded IFB 5 Bids Received 1 Bid Received from Santa Ana Vendors Bids were solicited, opened on July 27, 2023, and evaluated (Exhibit 1). Five bids were submitted by the IFB deadline and all were determined to be responsive to the specifications and met the City’s requirements. The bids submitted by Heritage Landscape Supply Group, Inc., SiteOne Landscape Supply, and Waterline     City Council 19 – 1 11/7/2023 Award Aggregate Blanket Order Contracts for Chemical Products November 7, 2023 Page 2 3 8 2 5 Technologies, Inc. were determined to be the lowest, responsive to the specifications, and meet the City’s requirements. To ensure sufficient resources are available at all times, staff recommends awarding to the three lowest bidders. These selected vendors show that they carry and are able to provide the City with required chemicals to keep in stock or to order on an as needed basis. Vendor Location Heritage Landscape Supply Group, Inc.McKinney, TX SiteOne Landscape Supply Cleveland, OH Waterline Technologies, Inc.Santa Ana, CA Outreach Efforts The Purchasing Division advertised this project on the City’s online bid management and publication system, which directly notified nine Santa Ana vendors, one of which downloaded the IFB and submitted a proposal for consideration. FISCAL IMPACT Funding is available in the current year budget within various departmental Miscellaneous Operating Expense accounts (No. 63001). Funding for the future periods will be included in proposed budget for City Council consideration. EXHIBIT(S) 1. Bid Abstract Submitted By: Nabil Saba, P.E., Executive Director – Public Works Agency Approved By: Steven A. Mendoza, Acting City Manager     City Council 19 – 2 11/7/2023 City of Santa Ana IFB 23-104 Bid Results for Project Chemical Products Bid Due on July 27, 2023 2:00 PM (PDT) Item No.Description UOM QTY Unit Pricing Ext. Pricing Unit Pricing Ext. Pricing Unit Pricing Ext. Pricing Unit Pricing Ext. Pricing Unit Pricing Ext. Pricing 1 Hasa Liquid Chlorine 4 x 1 Gal. Deposit Case 300 no bid no bid no bid no bid no bid no bid $38.22 $11,466.00 $36.78 $11,034.00 2 Olin Chlor Alkali Sodium Hypochlorite 12.5% NSF Listed 53 Gal. Drum 4 no bid no bid no bid no bid no bid no bid $231.84 $927.36 $572.27 $2,289.08 3 Olin Chlor Alkali Sodium Hypochlorite 12.5% NSF Listed – Waterline 5 Gal. Carboy 4 no bid no bid no bid no bid no bid no bid $32.29 $129.16 $119.17 $476.68 4 Hasa Muriatic Acid 4 X 1 Gal. Deposit Case 5 no bid no bid no bid no bid no bid no bid $49.32 $246.60 $116.87 $584.35 5 Olin Chlor Alkali Sodium Hypochlorite – NSF listed 12.5% - Liquid Chlorine Bulk per Gal 1 no bid no bid no bid no bid no bid no bid $3.00 $3.00 no bid no bid 6 Wintersun Sodium Thiosulfate Pentahydrate (Photo Grade)50 lb bag 50 no bid no bid no bid no bid no bid no bid $147.50 $7,375.00 no bid no bid 7 Morton Culinox 999 Food Grade Salt 50 lb bag 4000 no bid no bid no bid no bid $13.10 $52,400.00 $19.22 $76,880.00 $25.00 $100,000.00 8 All Chem Swim Best 68% Cal Hypo Granular 50 lb bucket 20 no bid no bid no bid no bid no bid no bid $221.03 $4,420.60 $230.69 $4,613.80 9 Vita-D-Chlor Neutral Tablets 55 lb bucket 20 no bid no bid no bid no bid no bid no bid $770.00 $15,400.00 $1,159.99 $23,199.80 10 Vita-D-Chlor Tablets 35 lb bucket 20 no bid no bid no bid no bid no bid no bid $650.00 $13,000.00 $896.42 $17,928.40 11 Vita-D-Chlor Slo-Tabs 35 lb bucket 20 no bid no bid no bid no bid no bid no bid $720.00 $14,400.00 $986.42 $19,728.40 12 Peabody Gemini Containment Tanks 120 Gal. Cyl.2 no bid no bid no bid no bid no bid no bid $1,541.00 $3,082.00 no bid no bid 13 Brandt Magnify Water Conditioning Surfactant Agent 2.6 Gal.20 $65.89 $1,317.80 $123.75 $2,475.00 no bid no bid $0.00 $0.00 no bid no bid 14 Roundup ProMax Herbicide 1.67 Gal.61 $87.10 $5,313.10 $78.51 $4,789.11 no bid no bid $0.00 $0.00 no bid no bid 15 Roundup Custom Aquatic Terrestrial Herbicide 2.5 Gal.5 $93.46 $467.31 $84.23 $421.15 no bid no bid $0.00 $0.00 no bid no bid 16 Cheetah Pro Herbicide 2.5 Gal.35 $209.12 $7,319.20 $198.46 $6,946.10 no bid no bid $0.00 $0.00 no bid no bid 17 Pentra-Bark Penetrating Surfactant 32oz/quart 1 $49.62 $49.62 no bid no bid no bid no bid $0.00 $0.00 no bid no bid 18 LESCO Phos Pro Calcium Phosphite Fertilizer 2.5 Gal.1 $71.54 $71.54 no bid no bid no bid no bid $0.00 $0.00 no bid no bid 19 Safari 20 SG Systemic Insecticide with Dinotefuran 3 lbs 1 $405.84 $405.84 $397.20 $397.20 no bid no bid $0.00 $0.00 no bid no bid 20 LESCO Crosscheck Insecticide (Bifenthrin)1 Gal 1 $45.00 $45.00 $43.47 $43.47 no bid no bid $0.00 $0.00 no bid no bid 21 Drum Deposit (if any)Drum 1 no bid no bid no bid no bid no bid no bid $75.00 $75.00 no bid no bid 22 Case Deposit (if any)Case 1 no bid no bid no bid no bid no bid no bid $10.00 $10.00 no bid no bid Subtotal $14,989.41 $15,072.03 $52,400.00 $147,414.72 $179,854.51 23 For items not specified herein, vendor must enter minimum percentage (%) discount offered to the City at the unit price. Discount from vendor’s price list shall remain firm throughout the term of the contract.Lot 1 10%10%no bid no bid no bid no bid 18%18%no bid no bid Subtotal 10%0 $0.00 18%$0.00 24 Vendor must enter fixed amount for delivery, shipping, and/or handling fees.Lot 1 no bid no bid $0.00 $0.00 no bid no bid $0.00 $0.00 no bid no bid Subtotal $0.00 $0.00 $0.00 $0.00 $0.00 Total $14,989.51 $15,072.03 $52,400.00 $147,414.90 $179,854.51 Buyer Notes: Asadel Corporation offered CARGILL Brand Salt, instead of MORTON, as requested. Heritage Landscape Supply Group, Inc McKinney, TX Aasdel Corporation Norcross, GA Waterline Technologies Inc. Santa Ana, CA Cascade Columbia Distribution Co. Seattle, WA SiteOne Landscape Supply Cleveland, OH EXHIBIT 1     City Council 19 – 3 11/7/2023 Public Works Agency https://www.santa-ana.org/pw Item # 20 City of Santa Ana 20 Civic Center Plaza, Santa Ana, CA 92701 Staff Report November 7, 2023 TOPIC: Purchase of 13 Storage Containers AGENDA TITLE Award Purchase Order to Bizon Group, Inc. for Storage Containers (IFB 23-103) (Non- General Fund) RECOMMENDED ACTION Authorize a one-time purchase and payment of Purchase Order to Bizon Group, Inc for thirteen new storage containers, in an amount not to exceed $128,430, subject to non- substantive changes approved by the City Manager and City Attorney. GOVERNMENT CODE §84308 APPLIES: No DISCUSSION The Public Works Agency’s Water Resources Division (Water Resources) oversees and maintains the daily operations of the water system and sanitary sewer system. The City’s water system is comprised of approximately 478 miles of water mains with the sewer system having approximately 390 miles of sewer mains serving 333,000 residents and businesses of the City of Santa Ana. The Water Resources Division is requesting to purchase 13 steel storage shipping containers to be utilized by various sections within the division. Water Resources relies on having specialty equipment, tools, and other items such as pipes, hydrants, and valves on hand for the repair and maintenance of the City’s water system infrastructure. The containers will be kept at various sites and provide a secure location for these items. Currently, the Water Resources Division is renting similar containers on a monthly basis. As the Division continues to utilize steel storage containers, purchasing these units will offer the most cost-effective solution. The Invitation for Bids (IFB) No. 23-103 was advertised on July 3, 2023 and offers were solicited. A summary of the IFBs and offers received is as follows: 40 Vendors Notified 6 Santa Ana Vendors Notified 20 Vendors Downloaded IFB 4 Bids Received     City Council 20 – 1 11/7/2023 Purchase of 13 Storage Containers November 7, 2023 Page 2 3 8 1 8 0 Bids Received from Santa Ana Vendors Bids were solicited, opened on July 27, 2023, and evaluated (Exhibit 1). Four bids were submitted by the IFB deadline. Of the four Bids received, three Bids were responsive. The bid submitted by Sun Pac Storage Containers was deemed non-responsive due to not submitting their Bid per IFB specifications and instructions. The bid submitted by Bizon Group, Inc. was determined to be the lowest, responsible bid, was responsive to the specifications, and meets the City’s requirements. Local Outreach Efforts The Purchasing Division advertised this project on the City’s online bid management and publication system, which directly notified six Santa Ana vendors, none of which downloaded the IFB and submitted a proposal for consideration. FISCAL IMPACT Funding is available in the current FY 2023-24 budget. The following table summarizes the funds budgeted and available for expenditure to deliver agreement services. Fiscal Year Accounting Unit – Account # Fund Description Accounting Unit, Account Description Amount 05617640- 66400 Sanitary Sewer Service Sanitary Sewer Service, Machinery & Equipment $17,268 06017640- 66400 Water Water Utility Water Production and Supply, Machinery & Equipment $49,199 06017641- 66400 Water Water System Maintenance, Machinery & Equipment $28,954 06017644- 66400 Water Water Quality, Machinery & Equipment $21,339 06017645- 66400 Water Water Admin Engineering, Machinery & Equipment $6,323 FY 23-24 06017646- 66400 Water Water Meter Services, Machinery & Equipment $5,347 TOTAL $128,430 EXHIBIT(S) 1. Bid Abstract Submitted By: Nabil Saba, P.E., Executive Director – Public Works Agency Approved By: Steven A. Mendoza, Acting City Manager     City Council 20 – 2 11/7/2023 Item No.Description UOM QTY Unit Price Line Total Unit Price Line Total Unit Price Line Total 1 NEW 40' Container, Non-Roll Up Door EA 1 $21,500.00 $21,500.00 $21,339.00 $21,339.00 $18,625.00 $18,625.00 2 NEW 20' Container, with Roll Up Door (4'8" wide)EA 1 $8,700.00 $8,700.00 $5,346.50 $5,346.50 $6,910.00 $6,910.00 3 NEW 20' Container, with 2 swing doors EA 1 $7,400.00 $7,400.00 $7,526.00 $7,526.00 $7,254.00 $7,254.00 4 NEW 10' Container, Walk In Door, located at the middle of the container EA 1 $9,900.00 $9,900.00 $8,642.00 $8,642.00 $10,050.00 $10,050.00 5 NEW 20' Car Storage Container, swing door on the two short sides of the container and one roll-up door of the long side of the container EA 1 $9,550.00 $9,550.00 $8,626.00 $8,626.00 $8,292.00 $8,292.00 6 NEW 10' Container, Roll Up Door on one short side of container EA 1 $9,900.00 $9,900.00 $6,323.00 $6,323.00 $9,667.00 $9,667.00 7 NEW 40' Container, 2 Roll Up Doors on one of the long sides of container (8'W x 7'4"H)EA 4 $12,350.00 $49,400.00 $10,714.00 $42,856.00 $12,086.00 $48,344.00 8 NEW 40' Container, 2 Roll Up Doors on one of the long sides of container (8'W x 7'4"H)EA 1 $12,350.00 $12,350.00 $10,714.00 $10,714.00 $12,086.00 $12,086.00 9 NEW 40' Container, 2 Roll Up Doors on one of the long sides of container (8'W x 7'4"H)EA 1 $12,350.00 $12,350.00 $10,714.00 $10,714.00 $12,086.00 $12,086.00 10 NEW 40' Container with Cargo Doors, 4 doors total, 2 doors that swing out of each short side of container EA 1 $9,400.00 $9,400.00 $6,343.00 $6,343.00 $9,025.00 $9,025.00 Subtotal $150,450.00 $128,429.50 $142,339.00 11 USED 40' Container, Non-Roll Up Door EA 1 $0.00 $0.00 12 USED 20' Container, with Roll Up Door (4'8" wide)EA 1 $5,176.00 $5,176.00 $5,460.00 $5,460.00 13 NEW 20' Container, with 2 swing doors EA 1 $5,846.00 $5,846.00 $7,005.00 $7,005.00 14 USED 10' Container, Walk In Door, located at the middle of the container EA 1 $8,642.00 $8,642.00 $8,095.00 $8,095.00 15 USED 20' Car Storage Container, swing door on the two short sides of the container and one roll-up door of the long side of the container EA 1 $6,901.00 $6,901.00 $5,492.00 $5,492.00 16 USED 10' Container, Roll Up Door on one short side of container EA 1 $4,148.00 $4,148.00 $4,795.00 $4,795.00 17 USED 40' Container, 2 Roll Up Doors on one of the long sides of container (8'W x 7'4"H)EA 4 $7,984.00 $31,936.00 $9,111.00 $36,444.00 18 USED 40' Container, 2 Roll Up Doors on one of the long sides of container (8'W x 7'4"H)EA 1 $7,984.00 $7,984.00 $9,111.00 $9,111.00 19 USED 40' Container, 2 Roll Up Doors on one of the long sides of container (8'W x 7'4"H)EA 1 $7,984.00 $7,984.00 $9,111.00 $9,111.00 20 USED 40' Container with Cargo Doors, 4 doors total, 2 doors that swing out of each short side of container EA 1 $0.00 $0.00 $9,082.00 $9,082.00 Subtotal $0.00 $78,617.00 $94,595.00 Note: A fourth bid was received from Sun Pac Storage containers, which was deemed non-responsive because a required Attachment form was not included. Individual company quotesheets were provided in lieu of Attachment A. Southwest Mobile Storage Phoenix, AZ City of Santa Ana IFB 23-103 Bid Results for Project Storage Containers Bid Due on July 27, 2023 2:00 PM (PDT) Transport Products Unlimited Vallejo, CA Bizon Group, Inc Lathrop, CA EXHIBIT 1     City Council 20 – 3 11/7/2023 Public Works Agency https://www.santa-ana.org/pw Item # 21 City of Santa Ana 20 Civic Center Plaza, Santa Ana, CA 92701 Staff Report November 7, 2023 TOPIC: Purchase of 16 BMW Motorcycles for the Police Department; Appropriation Adjustment for Future Vehicle Purchases AGENDA TITLE Award a Purchase Order to Seavco Inc. dba Irv Seaver Motorcycles for Sixteen BMW Motorcycles in an Amount Not to Exceed $484,806 (Specification No. 23-148); Appropriation Adjustment for Future Vehicle Purchases (Non-General Fund) RECOMMENDED ACTION 1.Approve an appropriation adjustment recognizing $1,235,687 in prior year fund balance in the Equipment Replacement Fund, Prior Year Carry Forward revenue account and appropriate the same amount into the Equipment Replacement Fund, Machinery and Equipment expenditure account for this item and anticipated FY 2023-2024 replacement vehicle expenditures. (Requires five affirmative votes) 2.Authorize a one-time purchase and payment of purchase order to Seavco Inc. dba Irv Seaver Motorcycles for sixteen BMW R 1250 RT-P Motorcycles, in the amount of $479,806, plus a contingency amount of $5,000, for a total amount not to exceed $484,806, subject to non-substantive changes approved by the City Manager and City Attorney. GOVERNMENT CODE §84308 APPLIES: No DISCUSSION The Public Works Agency’s Parks, Fleet, and Facilities Division is responsible for the acquisition, maintenance, repair, and replacement of vehicles, trucks, and maintenance equipment. With the assistance of the Fleet Services Team, the Santa Ana Police Department (SAPD) have identified vehicles that require replacement. SAPD has a fleet of 245 vehicles, 25 of which these vehicles are BMW motorcycles assigned to the Traffic Division of the Field Operations Bureau. SAPD uses BMW motorcycles as the standard for traffic enforcement services. The City's Vehicle Replacement Policy provides guidelines and criteria for determining when a vehicle needs replacement. The Equipment Lifecycle Guidelines include the replacement of all police traffic motorcycles every three years or every 60,000 miles. This recommended replacement schedule is based on criteria such as vehicle age,     City Council 21 – 1 11/7/2023 Purchase of 16 BMW Motorcycles for the Police Department; Appropriation Adjustment for Future Vehicle Purchases November 7, 2023 Page 2 3 8 2 0 mileage, maintenance costs, and safety history. Based on this criteria, sixteen older motorcycles have been identified for replacement. The Invitation for Bids (IFB) No. 23-148 was advertised on August 25, 2023 on the City’s online bid management and publication system. A summary of IFB vendor participation and results is as follows: 184 Vendors notified 23 Santa Ana vendors notified 10 Vendors downloaded the bid packet 2 Bids received 0 Bids received from Santa Ana vendors Bids were solicited, opened on September 12, 2023, and evaluated (Exhibit 1). Two bids were submitted by the IFB deadline. The bids submitted by Seavco Inc. dba Irv Seaver Motorcycles and RCA Investments dba Long Beach BMW Motorcycles were deemed responsive and met IFB specifications. The bid submitted by Irv Seaver Motorcycles was determined to be the lowest, responsible bid, responsive to the specifications, and meets the City’s requirements. Staff recommends awarding the purchase order for sixteen BMW R 1250 RT-P Motorcycles to Seavco Inc. dba Irv Seaver Motorcycles. FISCAL IMPACT With the approval of the requested appropriation adjustment, $1,235,687 will be recognized in prior year fund balance in the Equipment Replacement Fund, Prior Year Carry Forward revenue account (No. 07017002-50001) and appropriate the same amount into the Equipment Replacement Fund, Machinery and Equipment expenditure account (No. 07017100-66400). The following table summarizes expenditures for this item and future FY 23-24 vehicle replacement expenditures. Proposed contracts for each of the future purchases will be brought to City Council for consideration on future agendas. No. of Vehicles Department/Vehicle Type Amount 16 Police Department - BMW Motorcycles $484,806 1 Police Department CSI - Chevrolet Truck $217,553 1 Planning & Building Animal Control - Chevrolet Truck $132,328 1 Public Works Sewer Services - Chevrolet Truck $191,000 1 Public Works Water Meter - Chevrolet Truck $120,000 2 Public Works Water Resources - Chevrolet Equinox $90,000 Total Appropriation Adjustment:$1,235,687     City Council 21 – 2 11/7/2023 Purchase of 16 BMW Motorcycles for the Police Department; Appropriation Adjustment for Future Vehicle Purchases November 7, 2023 Page 3 3 8 2 0 Funding is available in the FY 23-24 budget and funding for subsequent fiscal years will be included in the proposed budgets for City Council consideration. The following table summarizes the funds budgeted and available for expenditure. Fiscal Year Accounting Unit-Account # Fund Description Accounting Unit, Account Description Amount Appropriation Adjustment FY 23-24 07017100- 66400 Equipment Replacement Equipment Replacement, Machinery and Equipment $484,806 FY 24-25 07017100- 66400 Equipment Replacement Equipment Replacement, Machinery and Equipment $750,881 TOTAL $1,235,687 EXHIBIT(S) 1. Abstract of Bids Submitted By: Nabil Saba, P.E., Executive Director – Public Works Agency Approved By: Steven A. Mendoza, Acting City Manager     City Council 21 – 3 11/7/2023 BIDDER LOCATION TOTAL Seavco Inc. dba Irv Seaver Motorcycles Orange, CA 479,805.44$ RCA Investments dba Long Beach BMW Motorcycles Long Beach, CA 491,271.52$ BMW POLICE MOTORCYCLES (23-148) ABSTRACT OF BIDS EXHIBIT 1     City Council 21 – 4 11/7/2023 Public Works Agency https://www.santa-ana.org/pw Item # 22 City of Santa Ana 20 Civic Center Plaza, Santa Ana, CA 92701 Staff Report November 7, 2023 TOPIC: Purchase of Ten Chevrolet Vehicles for Various City Departments AGENDA TITLE Award Purchase Orders to Guaranty Chevrolet Motors, Inc. of Santa Ana and Penske Chevrolet of Cerritos in an Aggregate Amount Not to Exceed $706,035 (Specification No. 23-149) (General Fund and Non-General Fund) RECOMMENDED ACTION 1. Authorize a one-time purchase and payment of purchase order to Guaranty Chevrolet Motors, Inc. for three Chevrolet Silverado 2500HD and one Chevrolet Silverado 1500 trucks, in the amount of $388,202, plus a contingency amount of $20,000, for a total amount not to exceed $408,202, subject to non-substantive changes approved by the City Manager and City Attorney. 2. Authorize a one-time purchase and payment of purchase order to Penske Chevrolet of Cerritos for six Chevrolet Colorado trucks, in the amount of $277,833, plus a contingency amount of $20,000, for a total amount not to exceed $297,833, subject to non-substantive changes approved by the City Manager and City Attorney. GOVERNMENT CODE §84308 APPLIES DISCUSSION The Public Works Agency’s (PWA) Parks, Fleet, and Facilities Division is responsible for the acquisition, maintenance, repair, and replacement of vehicles, trucks, and maintenance equipment. With the assistance of the Fleet Services Team, various City agencies have identified a need for additional vehicles and/or vehicle replacements as follows: •Two Chevrolet Silverado 2500HD for the Police Department (PD) Crime Scene Investigations (CSI) •One Chevrolet Silverado 2500HD for the Planning & Building Agency (PBA) Animal Control •One Chevrolet Silverado 1500 for PWA Refuse Enterprise •Four Chevrolet Colorado Trucks for PWA Capital Improvement Program (CIP) •One Chevrolet Colorado Truck for PWA Park Maintenance •One Chevrolet Colorado Truck for the Community Development Agency (CDA)     City Council 22 – 1 11/7/2023 Purchase of Ten Chevrolet Vehicles for Various Departments November 7, 2023 Page 2 3 8 2 6 The Invitation for Bids (IFB) No. 23-149 was advertised on August 28, 2023 on the City’s online bid management and publication system. A summary of IFB vendor participation and results is as follows: 295 Vendors notified 1 Santa Ana vendors notified 8 Vendors downloaded the bid packet 2 Bids received 1 Bids received from Santa Ana vendors Bids were solicited, opened on September 12, 2023, and evaluated (Exhibit 1). Two bids were submitted by the IFB deadline. Guaranty Chevrolet Motors, Inc. only submitted bid pricing for Chevrolet Silverado 1500 and 2500HD Trucks, and Penske Chevrolet of Cerritos only submitted bid pricing for Chevrolet Colorado Trucks. The bids submitted by both bidders were determined to be the lowest responsible bids, were responsive to the specifications for the vehicles for which they each submitted bids, and meet the City’s requirements. FISCAL IMPACT Funding is available in the FY 2023-24 budget. The following table summarizes the funds budgeted and available for expenditure. Fiscal Year Accounting Unit-Account # Fund Description Accounting Unit, Account Description Amount FY 23-24 07017100- 66400 Equipment Replacement Equipment Replacement, Machinery and Equipment $354,881 FY 23-24 06917640- 66400 Refuse Collection Service Refuse Collection Service, Machinery & Equipment $53,321 FY 23-24 01117611- 66410 General Fund Construction Engineering, Vehicle Purchase $191,721 FY 23-24 01117651- 66400 General Fund Park Maintenance Service Enhancement, Machinery & Equipment $50,431 FY 23-24 02718131- 66400 Parking Fund Parking Meter, Machinery & Equipment $55,681 TOTAL $706,035     City Council 22 – 2 11/7/2023 Purchase of Ten Chevrolet Vehicles for Various Departments November 7, 2023 Page 3 3 8 2 6 EXHIBIT(S) 1. Bid Abstract Submitted By: Nabil Saba, P.E., Executive Director – Public Works Agency Approved By: Steven A. Mendoza, Acting City Manager     City Council 22 – 3 11/7/2023 BIDDER LOCATION TOTAL Penske Chevrolet of Cerritos Cerritos, CA 188,073.10$ Guaranty Chevrolet Motors, Inc. Santa Ana, CA 388,200.53$ MULTIPLE CHEVROLET SILVERADO 1500, 2500 HD, AND COLORADO TRUCKS (23-149) ABSTRACT OF BIDS EXHIBIT 1     City Council 22 – 4 11/7/2023 Public Works Agency https://www.santa-ana.org/pw Item # 23 City of Santa Ana 20 Civic Center Plaza, Santa Ana, CA 92701 Staff Report November 7, 2023 TOPIC: Purchase of a Bobcat S66 Loader Vehicle with Trailer for the Public Works Maintenance Services Division AGENDA TITLE Award a Purchase Order to South Coast Bobcat for One Bobcat S66 Loader Vehicle with Trailer in an Amount Not to Exceed $128,968 (Specification No. 23-160) (Non- General Fund) RECOMMENDED ACTION Authorize a one-time purchase and payment of purchase order to South Coast Bobcat for one Bobcat S66 with Trailer, in the amount of $118,968, plus a contingency amount of $10,000, for a total amount not to exceed $128,968, subject to non-substantive changes approved by the City Manager and City Attorney. GOVERNMENT CODE §84308 APPLIES: Yes DISCUSSION The Public Works Agency’s (PWA) Parks, Fleet, and Facilities Division is responsible for the acquisition, maintenance, repair, and replacement of vehicles, trucks, and maintenance equipment. With the assistance of the Fleet Services Team, the PWA Maintenance Services Division is requesting a new Bobcat S66 with Felling trailer. The PWA Maintenance Services Division is responsible for maintaining approximately 400 miles of streets and 800 miles of sidewalks. As a part of its work equipment fleet, the Division requires a skid steer loader vehicle. The skid steer loader is a versatile and multi-functional all-purpose vehicle with a wide range of attachments that enables staff to carry out various tasks efficiently during their daily field operations. These tasks include moving and lifting heavy objects, such as tree limbs, tree trunks, and clearing away illegally dumped debris and rubbish. The compact size of the vehicle makes it suitable for use in tight locations that require nimble operation, such as narrow alleys and easements. Moreover, the vehicle is essential in emergency situations, such as responding to rain and windstorm events as well as after-hours emergency service calls, making it a vital asset for the City's emergency preparation efforts. Santa Ana City Ordinance No. NS-2312 authorizes the City to purchase against contracts from any public agency utilizing a competitive bid process. Sourcewell, a cooperative government purchasing agency, awarded a contract to South Coast Bobcat     City Council 23 – 1 11/7/2023 Purchase of a Bobcat S66 Loader Vehicle with Trailer November 7, 2023 Page 2 3 8 2 8 (Contract No. 040319-CEC) as a result of open, competitive bidding on behalf of its members, which includes government agencies. Staff researched available procurement options and product offerings in the market, and determined that South Coast Bobcat of Orange, CA meets the City’s specifications. By leveraging the procurement power through cooperative purchasing, the City of Santa Ana is able to obtain nationally vetted, high quality products at competitive volume pricing, and is in accordance with the City’s existing Purchasing guidelines. FISCAL IMPACT Funding is available in the FY 23-24 budget. The following table summarizes the funds budgeted and available for expenditure. Fiscal Year Accounting Unit-Account # Fund Description Accounting Unit, Account Description Amount FY 23-24 06817640- 66400 Sanitation Fund Public Works- Environmental Sanitation, Machinery & Equipment $128,968 TOTAL $128,968 EXHIBIT(S) 1. Quote – South Coast Bobcat Submitted By: Nabil Saba, P.E., Executive Director – Public Works Agency Approved By: Steven A. Mendoza, Acting City Manager     City Council 23 – 2 11/7/2023 Product Quotation Quotation Number: NC87779 Quote Sent Date: Sep 14, 2023 Expiration Date: Oct 14, 2023 Your Bobcat Contact Nolan Clark Phone: E-mail: nolan.clark@doosan.com Your Customer Contact ____________________________________________________________________________________________________________ Deliver to CITY OF SANTA ANA G900220 215 S CENTER ST SANTA ANA, CA, 92703-4395 Bobcat Dealer South Coast Bobcat, Orange, CA 1783 NORTH BATAVIA ORANGE, CA, 92865-4103 DAN AREVALO Bill To CITY OF SANTA ANA 291604 Item Name Item Number Quantity Price Each Total S66 T4 Bobcat Skid Steer Loader M0347 1 41,880.96 41,880.96 Standard Equipment: 74.0 HP Tier 4 V2 Bobcat Engine Auxiliary Hydraulics: Variable Flow Backup Alarm Bob-Tach Bobcat Interlock Control System (BICS) Controls: Bobcat Standard Cylinder Cushioning - Lift, Tilt Engine/Hydraulic Performance De-rate Protection Glow Plugs (Automatically Activated) Horn Instrumentation: Standard 5" Display (Rear Camera Ready) with Keyless Start, Engine Temperature and Fuel Gauges, Hour meter, RPM and Warning Indicators. Includes maintenance interval notification, fault display, job codes, quick start, auto idle, and security lockouts. Lift Arm Support Lift Path: Vertical Lights, Front & Rear LED Operator Cab Includes: Adjustable Vinyl Suspension Seat, Top and Rear Windows, Parking Brake, Seat Bar and Seat Belt Roll Over Protective Structure (ROPS) meets SAE-J1040 and ISO 3471 Falling Object Protective Structure (FOPS) meets SAE-J1043 and ISO 3449, Level I; (Level II is available through Bobcat Parts) Parking Brake: Wedge Brake System Tires: 31x12x16.5, 10 PR, Super Float Tires Two Speed Travel Telematics - Machine IQ Warranty: 2 years, or 2000 hours whichever occurs first Gold Package Included: Gold Package:, Clear Side Auto HVAC Cab, Integrated Bluetooth Radio, Adjustable Heated Cloth Air Ride Seat, Power Bob-Tach, 7" Touch Display, Premium and Side Lights, Keyless Start, Two-Speed Travel, 7-Pin Attachment Control, Dual Direction Bucket Positioning, Rear Camera, Sound Reduction, Ride Control, 3yr Machine IQ Health & Security Subscription, Reversing Fan, Auto Throttle *Requires Selectable Joystick Controls M0347-P11-C13 1 11,704.32 11,704.32 High-Flow Hydraulics M0347-R03-C03 1 1,652.40 1,652.40 EXHIBIT 1     City Council 23 – 3 11/7/2023 Selectable Joystick Controls M0347-R01-C04 1 583.92 583.92 74" Heavy Duty Bucket 7272680 1 1,414.36 1,414.36 HB980 Hydraulic Breaker with Nail Point 7113421 1 8,411.68 8,411.68 Loader Mounting Frame 7113737 1 852.72 852.72 Special Applications Polycarbonate Door and Window Kit 6719390 1 702.00 702.00 Hose Kit - Breakers - Ldr 7114764 1 259.92 259.92 18" Planer, High Flow M7018 1 14,475.72 14,475.72 Drum 18 Fastcut M7018-R01-C10 1 3,128.16 3,128.16 Sweeper Bucket 72" 7405171 1 5,381.56 5,381.56 Nozzle Spray Kit for Water Kit 7113709 1 432.51 432.51 R-Series Quick-Tach Water Kit 7434036 1 1,826.13 1,826.13 Total for S66 T4 Bobcat Skid Steer Loader 92,706.36 Quote Total - USD 92,706.36 Dealer P.D.I. 500.00 Freight Charges 1,050.00 Destination Charges 1,079.00 Dealer Assembly Charges 700.00 Charges Trailer: Felling model FT12i 13,040.00 Sales total before Taxes 109,075.36 Taxes 9,892.54 Quote Total - USD 118,967.90 Comment: *Plus applicable taxes. IF Tax Exempt, please include Tax Exempt Certificate with the order. *Prices per the Sourcewell Contract #_040319-CEC. *Sourcewell Member Number (if applicable): ____________ *All orders should include 1) Accounts Payable Contact and email address, 2) W9 with correct legal entity name, and 3) Bill to Address. *Orders may be placed with the contract holder or authorized dealer as allowed by the terms and conditions of the contract. *A Copy of all orders must be provided to Heather.Messmer@Doosan.com. *Contact Holder Information: Clark Equipment Company dba Bobcat Company, Govt Sales, 250 E Beaton Drive, West Fargo, ND 58078. TID# 38-0425350. *Payment Terms: Net 60 Days. Credit cards accepted. *Remittance address: Clark Equipment Company d/b/a Bobcat Company, P. O. Box 74007382, Chicago, IL 60674-7382 *Questions can be submitted via email to randy.fuss@doosan.com or by phone at: 1-800-965-4232     City Council 23 – 4 11/7/2023 Customer Acceptance: Quotation Number: NC87779 Purchase Order:___________________________________ Authorized Signature: Print:_______________________________ Sign:_____________________________________________________________ Date:_______________________________ Email:____________________________________________________________ Addresses: Delivery Address:________________________________________________________________________________________ Billing Address (if different from ship to):_____________________________________________________________________ Tax Exempt: Y ▢ / N ▢ Exempt in the State of:______________________________________ Tax Exempt ID: Federal:__________________________________________________ State:____________________________________________________ Expiration Date:___________________________________________     City Council 23 – 5 11/7/2023 Public Works Agency https://www.santa-ana.org/pw Item # 24 City of Santa Ana 20 Civic Center Plaza, Santa Ana, CA 92701 Staff Report November 7, 2023 TOPIC: Glenwood Place Water Improvements AGENDA TITLE Approve Additional Contingency Funds in the Amount of $310,000 for an Existing Construction Contract with Vido Samarzich, Inc., and Additional Contract Administration, Inspection and Testing in the Amount of $40,000 with an Estimated Project Delivery Cost of $1,650,000 for the Glenwood Place Water Improvements Project (Project No. 23-6476) (Non-General Fund) RECOMMENDED ACTION Approve an amendment to the Project Cost Analysis in the amount of $350,000 (previously-approved transfer of funds for the Main Street Slurry Project No. 20-6959) for $310,000 in additional contingency funds and $40,000 in additional contract administration, inspection, and testing, for a new estimated total construction delivery cost of $1,650,000, subject to non-substantive changes approved by the City Manager and City Attorney. GOVERNMENT CODE §84308 APPLIES: Yes DISCUSSION On May 2, 2023, the City Council authorized the award of a construction contract to Vido Samarzich, Inc. to replace the existing water main on Glenwood Place (Exhibit 1). The project is currently under construction and additional street improvements have been identified that surpass the existing contingency of $174,777. To capitalize on the favorable pricing of the existing contract with Vido Samarzich, Inc., Staff recommends increasing the project contingency by $310,000 and the contract administration, inspection, and testing funds by $40,000 to complete the water main replacement project. The recommended action will increase the project contingency and contract administration, inspection, and testing by $350,000, thereby increasing the total estimated construction delivery cost to $1,650,000, as indicated in the Cost Analysis (Exhibit 2) and as summarized in the table below: Project Item Current Total Additional Funding New Total Construction Contract Bid Amount $978,455 $978,455     City Council 24 – 1 11/7/2023 Glenwood Place Water Improvements November 7, 2022 Page 2 3 8 3 0 Project Item Current Total Additional Funding New Total Construction Administration, Inspection, Testing $146,768 $40,000 $186,768 Contingencies $174,777 $310,000 $484,777 TOTAL ESTIMATED CONSTRUCTION DELIVERY COST $1,300,000 $350,000 $1,650,000 FISCAL IMPACT As indicated in the Cost Analysis, the estimated total construction delivery cost of the project is $1,650,000, which includes the construction contract, contract administration, inspection, testing, and an authorized contingency. Funds for this action, in the amount of $350,000, have been transferred from previously-approved funds for the Main Street Slurry (Project No. 20-6959). The following table summarizes the funds budgeted and available in current FY 23-24 for expenditure to deliver construction of this project. Any remaining balances not expended at the end of the fiscal year will be presented to City Council for approval of carryovers to FY 24-25. Fiscal Year Accounting Unit - Account No. (Project No.) Fund Description Accounting Unit - Account No. Description Amount Existing Project Budget 2023-24 06617647-66301 (23-6476) Acquisition & Construction Water Utility Capital Projects, Water Capital Project $1,300,000 Additional Funding 2023-24 03217662-66220 (from 20-6959 to 23-6476) Measure M- Street Construction Fund Measure M2 Local Fairshare, Improvements Other Than Building $350,000 Total $1,650,000 EXHIBIT(S) 1. Location Map 2. Cost Analysis     City Council 24 – 2 11/7/2023 Glenwood Place Water Improvements November 7, 2022 Page 3 3 8 3 0 Submitted By: Nabil Saba, P.E., Executive Director – Public Works Agency Approved By: Steven A. Mendoza, Acting City Manager     City Council 24 – 3 11/7/2023 EXHIBIT 1     City Council 24 – 4 11/7/2023 EXHIBIT 2 COST ANALYSIS CONSTRUCTION PROJECT NO. 23-6476: Glenwood Place Water Improvements Construction Contract $ 978,455.00 Contract Administration, Inspection and Testing $ 186,768.00 Contingencies $ 484,777.00 TOTAL ESTIMATED CONSTRUCTION COSTS $ 1,650,000.00     City Council 24 – 5 11/7/2023 Public Works Agency https://www.santa-ana.org/pw Item # 25 City of Santa Ana 20 Civic Center Plaza, Santa Ana, CA 92701 Staff Report November 7, 2023 TOPIC: North East Annexation Water & Sewer Main Improvements AGENDA TITLE Award a Construction Contract to Dominguez General Engineering, Inc. in the Amount of $2,133,362 for the North East Annexation Water & Sewer Main Improvements, with an Estimated Project Delivery Cost of $2,986,706 (Project Nos. 21-6453, 21-6619 & 24- 6710) (Non-General Fund) RECOMMENDED ACTION 1. Approve an appropriation adjustment recognizing prior year fund balance of $711,814 in the Select Street Construction, Prior Year Carry Forward revenue account and appropriating the same amount to the Select Street Construction, Improvements Other Than Building expenditure account for current year expenditures. (Requires five affirmative votes) 2. Approve an appropriation adjustment accepting California State Water Resources Control Board’s Drinking Water State Revolving Fund loan funds in the amount of $1,529,220 into the Sanitary Sewer Capital Recovery Charges, Financing Proceeds revenue account and appropriate the same amount to the Sanitary Sewer Capital Recovery Charges, Improvements Other Than Building expenditure account for current year expenditures. (Requires five affirmative votes) 3. Approve an amendment to the FY 2023-24 Capital Improvement Program to include $711,814 and $1,529,220 in construction funds for the North East Annexation Water & Sewer Main Improvements Project. 4. Award a construction contract to Dominguez General Engineering, Inc., the lowest responsible bidder, in accordance with the base bid in the amount of $2,133,362, subject to change orders (not-to-exceed 25% of the base bid) in accordance with the Greenbook: Standard Specifications for Public Works Construction, for construction of the North East Annexation Water & Sewer Main Improvements Project, for a term beginning November 7, 2023, and ending upon project completion, and authorize the City Manager to execute the contract subject to non- substantive changes approved by the City Manager and the City Attorney.     City Council 25 – 1 11/7/2023 North East Annexation Water & Sewer Improvements November 7, 2023 Page 2 3 8 1 6 5. Approve the Project Cost Analysis for a total estimated construction delivery cost of $2,986,706 which includes $2,133,362 for the construction contract, $320,004 for contract administration, inspection, and testing, and a $533,340 project contingency for unanticipated or unforeseen work. 6. Determine that in accordance with the California Environmental Quality Act (CEQA), a Mitigated Negative Declaration was prepared for the project and was filed with document number 202385000522. GOVERNMENT CODE §84308 APPLIES: No DISCUSSION The previously unincorporated area located northeast (annexed area) of the intersection of 17th Street and Tustin Avenue was approved for annexation by City Council at its June 5, 2018 meeting and has since become part of the City of Santa Ana (Exhibit 1). The Public Works Agency Water Resources Division currently provides sanitary sewer service to some of the parcels with the annexed area, but many of the parcels are on septic systems. Additionally, the City of Tustin provides water to all the parcels on the annexed area. This project will expand the water and sewer system in the public right of way to provide Santa Ana water and sewer services to the annexed area. The improvements include a new polyvinyl chloride (PVC) water main, fire hydrants, water services, new PVC sewer main, sewer laterals, appurtenances, asphalt concrete pavement, street lights, speed cushions, and sidewalk improvements. Project Funding As part of a continual effort to maintain fiscal responsibility, staff has sought additional funding sources to complete the project. In 2023, the City entered into a low-interest loan agreement with the California State Water Resources Control Board under their Drinking Water State Revolving Fund for $1,529,220 of additional funds. Public Outreach and Contractor Participation To provide an opportunity for local vendors to submit bids, a Notice Inviting Bids was advertised in the Orange County Register newspaper on June 10, and June 16, 2023. The project was also advertised on PlanetBids, and were received electronically on August 8, 2023. The City notified a total of 90 regional vendors via PlanetBids, five (5) of which are Santa Ana based. Eighty-six (86) vendors requested bidding documents. A total of eleven (11) bids were received. However, no bids were received from Santa Ana contractors.     City Council 25 – 2 11/7/2023 North East Annexation Water & Sewer Improvements November 7, 2023 Page 3 3 8 1 6 Bid Results Summary RANK BIDDER’S NAME LOCATION BASE BID 1 Dominguez General Engineering Inc.Pomona, CA $2,133,362 2 CEM Construction Corp Montebello, CA $2,166,879 3 Big Ben Inc.Irvine, CA $2,490,807 4 Vasilij Inc.Irwindale, CA $2,497,508 5 Ramona Inc.Arcadia, CA $2,887,829 6 Colich & Sons L.P.Gardena, CA $3,356,288 7 Kordich Construction Inc.Cypress, CA $3,614,148 8 Mike Bubalo Construction Co., Inc.Baldwin Park, CA $4,067,887 9 Griffith Company Brea, CA $4,161,671 10 Excel Paving Co.Long Beach, CA $4,254,341 11 SRK Engineering Escondido, CA $4,691,667 Dominguez General Engineering, Inc. submitted the lowest responsive base bid, in the amount of $2,133,362 (Exhibit 2). As specified in the bid documents, the lowest bid shall be determined on the basis of the Base Bid. Based on the bid analysis and a contractor’s reference check, staff recommends awarding the construction contract to Dominguez General Engineering, Inc., in the amount of the base bid totaling $2,133,362 (Exhibit 3). Dominguez General Engineering, Inc. has not performed as a prime contractor in the City of Santa Ana within the past five years. A reference check was made and good reviews were received from other public agencies regarding quality of work performed by Dominguez General Engineering, Inc. Project Delivery To deliver a complete project, in addition to the construction contract bid amount, the estimated total project delivery cost includes construction administration, inspection, and testing, along with an allowance for contingencies to account for unexpected or unforeseen conditions. Construction administration and inspection includes construction management and materials testing. As indicated in the Cost Analysis (Exhibit 4) and as summarized in the table below, the estimated total construction delivery cost of the project is $2,986,706.     City Council 25 – 3 11/7/2023 North East Annexation Water & Sewer Improvements November 7, 2023 Page 4 3 8 1 6 Project Item Total Construction Contract Bid Amount $2,133,362 Construction Administration, Inspection, Testing $320,004 Contract Contingencies $533,340 TOTAL ESTIMATED CONSTRUCTION DELIVERY COST $2,986,706 ENVIRONMENTAL IMPACT In accordance with the California Environmental Quality Act, a Mitigated Negative Declaration was prepared for the project and was filed with the document number 202385000522. FISCAL IMPACT Project Nos. 21-6453, 21-6619, and 24-6710 are the numbers assigned to the funding for tracking of all expenditures to deliver the construction of this project. As indicated in the Cost Analysis, the estimated total construction delivery cost of the project is $2,986,706 which includes the construction contract, contract administration, inspection, testing, and project contingency. The proposed contract enables staff to authorize a change order (not-to-exceed 25% of the base bid) in accordance with the Greenbook: Standard Specifications for Public Works Construction, if necessary, for contingencies. Staff expects to utilize other available Public Works appropriations if a contingency becomes necessary to complete the project. If there are no other available appropriations, then Staff will return to City Council with a project update and recommendations. The approval of the requested appropriation adjustments will complete the funding needed to deliver the project. 1. Approve an appropriation adjustment recognizing prior year fund balance of $711,814 in the Select Street Construction, Prior Year Carry Forward revenue account (No. 05917002-50001) and appropriating the same amount to the Select Street Construction, Improvements Other Than Building expenditure account (No. 05917660-66220). 2. Approve an appropriation adjustment accepting California State Water Resources Control Board’s Drinking Water State Revolving Fund loan funds in the amount of $1,529,220 into the Sanitary Sewer Capital Recovery Charges, Financing Proceeds revenue account (No. 05417002-59301) and appropriating the same amount to the Sanitary Sewer Capital Recovery Charges, Improvements Other Than Building expenditure account (No. 05417647-66220) (Exhibit 5). The following table summarizes the funds budgeted and available in current FY 23-24 for expenditure to deliver construction of this project. Any remaining balances not     City Council 25 – 4 11/7/2023 North East Annexation Water & Sewer Improvements November 7, 2023 Page 5 3 8 1 6 expended at the end of the fiscal year will be presented to City Council for approval of carryovers to FY 24-25. Fiscal Year Accounting Unit - Account No. (Project No.) Fund Description Accounting Unit - Account No. Description Amount Appropriation Adjustment 2023-24 05917660-66220 (24-6710) Select Street Construction Select Street Construction, Improvements Other Than Buildings $711,814 2023-24 05417647-66220 (21-6619) Sanitary Sewer Capital Sewer Connection Projects, Improvements Other Than Buildings $1,529,220 Existing Project Budget 2023-24 06617647-66301 (21-6453) Acquisition & Construction Water Utility Capital Projects, Water Capital Project $745,672 Total $2,986,706 EXHIBIT(S) 1. Location Map 2. Bid Proposal 3. Construction Contract 4. Cost Analysis 5. CIP Project Sheet Submitted By: Nabil Saba, P.E., Executive Director – Public Works Agency Approved By: Steven A. Mendoza, Acting City Manager     City Council 25 – 5 11/7/2023     City Council 25 – 6 11/7/2023 CITY OF SANTA ANA PROPOSAL ADDENDUM NO. FOUR PROJECT NO.: 21-6453 & 21-6619 NE ANNEXATION WATER & SEWER IMPROVEMENTS BID PROPOSAL TO: CITY COUNCIL OF THE CITY OF SANTA ANA FROM: TioM,"'51.(.:1...-C,.(_,,.,._.L.,..,J. S�: r--t.i..--: ... j --:r-..-u:. REQUIREMENT: The undersigned bidder declares that they have carefully examined the location of the proposed work, that they have examined the Contract Documents in its entirety and hereby proposes to furnish all material and do all the work required to complete the said work in accordance with said plans (if any) and the specifications for the unit price(s) or lump sum(s) set forth in the following schedule: Item Description Qty Unit 1 Mobilize/Demobilize (Max 5% of I LS total bid) 2 Traffic Control l LS Signing and Striping l LS 4 Construction Pennit 1 LS 5 Install Speed Cushions at Deodar St l LSBetween A val on Ave and I 7th St *6 Cold Mill (2")68,387 SF *7 Asphalt Rubber Hot Mix (ARHM) 826 TN *8 PCC Sidewalk (T=4") per City Std.2,493 SF 1104 *9 PCC Driveway Approach (T =6")1,988 SF per City Std. 1112 *IO PCC Curb & Gutter (A-2-6) per 1,281 LF City Std. 1101 11 Adjust Water Valve Frame & Cover 11 EA 12 Adjust Manhole Frame & Cove.r 8 EA 13 6" DR-14 PVC Water Main per 5 LF detail on plans P-1 ofP-17 Unit Price $ 10\000 $ �f\000 $ ;,..01 ooo $6,000 $ �l ooo $ •' \- $ t70 $ )--� $ �� $ l\0 $ {S-Oo $ �'-='O $ SOQ Amount $101000 $ '?vl oo o ;}-OO'CD� $6,000 $ ¢0 oO D� $ 1.!,8 � g--, $ IL\() 42--D I bJ.., 3.:i-s- $be,, s-&-0 S:-1 1 ct-YD $ $ !lo, r-o b H,, oo o ;;>.-S°'Dc)     City Council 25 – 7 11/7/2023     City Council 25 – 8 11/7/2023     City Council 25 – 9 11/7/2023     City Council 25 – 10 11/7/2023     City Council 25 – 11 11/7/2023     City Council 25 – 12 11/7/2023     City Council 25 – 13 11/7/2023     City Council 25 – 14 11/7/2023     City Council 25 – 15 11/7/2023 EXHIBIT 4 Construction Contract 2,133,362.00$ Contract Administration, Inspection and Testing 320,004.00$ Contingencies 533,340.00$ TOTAL ESTIMATED CONSTRUCTION COSTS 2,986,706.00$ Prog Pay Const Eng Des Eng Conting TOTAL EXISTING MISSING BUDGET Phase Prog Pay Const Eng Des Eng Conting TOTAL TRANSFER PROG PAY & CONTING FROM MEMORIAL TO CAMPESINO Phase CONSTRUCTION OF PROJECT NOS. 21-6453 & 21-6619: NE Annexation Water & Sewer Improvements COST ANALYSIS     City Council 25 – 16 11/7/2023 EXHIBIT 5 47     City Council 25 – 17 11/7/2023 Public Works Agency https://www.santa-ana.org/pw Item # 26 City of Santa Ana 20 Civic Center Plaza, Santa Ana, CA 92701 Staff Report November 7, 2023 TOPIC: Municipal Facilities License Agreement with T-Mobile West LLC AGENDA TITLE Approve Municipal Facilities License Agreement with T-Mobile West LLC RECOMMENDED ACTION Authorize the City Manager to execute an agreement with T-Mobile West LLC for the use of certain City facilities for a ten-year period, with provisions for two automatic five- year extensions, subject to non-substantive changes approved by the City Manager and City Attorney (Agreement No. 2023-XXX). GOVERNMENT CODE §84308 APPLIES: Yes DISCUSSION In response to telecommunications advancements and increased consumer demand for network data capacity, wireless providers have increasingly sought to place small cell antennas and equipment on existing infrastructure located within the public right-of-way. Typically, a small cell antenna is attached to a streetlight or utility pole, or placed mid- span on wires between utility poles. Wireless providers place these small cells in locations that are densely populated in order to provide additional network capacity, such as in downtown areas and around heavily used traffic corridors. The small cell antennas are also deployed in areas that cannot be effectively served by a traditional macro cell. T-Mobile West LLC seeks to enter into an agreement (Exhibit 1) with the City for the installation of small cell antennas on City-owned street lights. This will increase network and data capacity for their subscribers in the areas surrounding the antennas. The agreement applies only to wireless telecommunications installations on City facilities in the public right-of-way. Installations on City facilities not in the public right-of- way (such as cell antennas placed on water facilities or within parks, etc.), will continue to require separate agreements. An application fee of $1,877 will be collected for each City-owned facility licensed under this agreement during FY 2023-24, after which the fee will be applied based on the City Council-adopted Miscellaneous Fee Schedule for future fiscal years.     City Council 26 – 1 11/7/2023 Approve Municipal Facilities License Agreement with T-Mobile West LLC November 7, 2023 Page 2 3 8 1 5 FISCAL IMPACT Revenues from the agreement will be deposited in the Public Works revenue account (no. 01117002-53740) and will be budgeted for expenditure in future fiscal years. EXHIBIT(S) 1. Agreement Submitted By: Nabil Saba, P.E., Executive Director – Public Works Agency Approved By: Steven Mendoza, Acting City Manager     City Council 26 – 2 11/7/2023 MUNICIPAL FACILITIES LICENSE AGREEMENT CITY OF SANTA ANA November__, 2023 ____________________ Nabil Saba, PE Executive Director Public Works Agency DocuSign Envelope ID: C2BC4D90-5342-462C-B1AB-E6E0C7461A47     City Council 26 – 3 11/7/2023 Page 2 of 22 TABLE OF CONTENTS RECITALS……………………………….………………………………………………….……3 AGREEMENT …...…...………..………………….…………………………………………...…3 DEFINITIONS……………………….……………………………………………………3 TERM; SUPPLEMENT TERM………………………………………….......……...……4 REPRESENTATION CONCERNING SERVICES; TERMINATION WITHOUT CAUSE…………………….…………………………………………………5 SCOPE OF AGREEMENT…………………………………………………..………...…5 COMPENSATION…………………………………………………………..….……...…7 CONSTRUCTION……………………………………...………………………….…...…9 INDEMNIFICATION AND WAIVER………………………………...……………..…14 PERFORMANCE BOND…………….…………………………………………….……15 INSURANCE…………………………………………………………….………………16 NOTICES…………………………………..………………………………………….…17 DEFAULT; CURE; REMEDIES………………………...……………...………………17 ASSIGNMENT AND CUSTOMER EQUIPMENT………………………………….…18 RECORDS; AUDITS……………………………..……….………………………….…19 MISCELLANEOUS PROVISIONS ………………………………………………..…...19 EXHIBITS…………………………………………………………………………………..A & B DocuSign Envelope ID: C2BC4D90-5342-462C-B1AB-E6E0C7461A47     City Council 26 – 4 11/7/2023 MUNICIPAL FACILITIES LICENSE AGREEMENT THIS MUNICIPAL FACILITIES LICENSE AGREEMENT (the “Agreement”) is dated as of November___, 2023 (the date fully executed by all parties, referred to herein as “Effective Date”), and entered into by and between the City of Santa Ana, a California municipal corporation (the “Licensor”), and T-Mobile West LLC, a Delaware limited liability company (“Licensee”). Recitals A. WHEREAS, the Licensor is the owner of certain Municipal Facilities (as defined in Section 1.7, below) located in the Public Rights-of-Way (as defined in Section 1.5 below) of the City of Santa Ana, California (“City”); and B. WHEREAS, Licensee is authorized to conduct business as a telephone corporation or wireless carrier in the State of California; and C. WHEREAS, Licensee desires to use space on certain of the Licensor’s Municipal Facilities in the Public Rights-of-Way for construction, operation and maintenance of its Equipment (as defined in Section 1.1, below); and D. WHEREAS, Licensor is willing to allow Licensee to use and physically occupy portions of the Municipal Facilities for its Equipment in the Public Rights-of-Way subject to the terms and conditions of this Agreement. Agreement NOW, THEREFORE, for good and valuable consideration, the receipt and sufficiency of which are hereby acknowledged, the parties agree to the following covenants, terms, and conditions: 1. DEFINITIONS. The following definitions shall apply generally to the provisions of this Agreement: 1.1 “Equipment” means the antennas, equipment, utilities and fiber optic cables, wires, and related equipment, whether referred to individually or collectively, to be installed on a Municipal Facility and operated by Licensee under a particular Supplement. 1.2 “Hazardous Substance” means any substance, chemical or waste that is identified as hazardous or toxic in any applicable federal, state or local law or regulation, including, but not limited to, petroleum products and asbestos. 1.3 “Services” means the transmission and reception of communications signals for the provision of personal wireless services, telecommunications services and mobile data services as defined in federal law, but specifically excluding cable services and/or video services as defined by the Digital Infrastructure and Video Competition Act (as codified in Public Utilities Code section 5800 et seq.). Page 3 of 22 DocuSign Envelope ID: C2BC4D90-5342-462C-B1AB-E6E0C7461A47     City Council 26 – 5 11/7/2023 Page 4 of 22 1.4 “Laws” means any and all applicable statutes, codes, constitutions, ordinances, resolutions, regulations, judicial decisions, rules, tariffs, administrative orders, court orders, or other requirements of the Licensor or other governmental agency having joint or several jurisdiction over the parties to this Agreement as such laws may be amended from time to time. 1.5 “Public Right(s)-of-Way” or “ROW” has the same meaning as Section 33-231(q) of the Santa Ana Municipal Code. 1.6 “Make-Ready Work” means the work required on or in a Municipal Facility to create space for the Equipment, and/or replacing and/or reinforcing the existing Municipal Facility to accommodate Equipment including, but not limited to, rearrangement or transfer of existing equipment and the facilities of other entities, and Municipal Facility relocation and replacement. 1.7 “Municipal Facility(ies)” means Licensor-owned property in the ROW, including street lights (excluding double and single king poles), traffic control structures (excluding traffic signal poles), banners, street furniture, bus stops, billboards, or other poles, lighting fixtures, or electroliers located within the ROW, and may refer to such facilities in the singular or plural, as appropriate to the context in which used. The term includes Replacement Facilities referred to in Section 4.1.3. 1.8 “Person” means and includes any individual, partnership of any kind, corporation, limited liability company, association, joint venture or other organization, however formed, as well as trustees, heirs, executors, administrators, or assigns, or any combination of such persons. 1.9 “PUC” means the California Public Utilities Commission. 1.10 “License Fee” and “Alternate License Fee” have the meanings assigned to them in Section 5 of this Agreement. 1.11 “Transfer” means any transaction in which the rights and/or obligations held by Licensee under this Agreement or a Supplement are transferred, directly or indirectly, in whole or in part to a party other than Licensee. 1.12 “Supplement” shall mean each separate authorization, granted by Licensor to Licensee with regard to a specific Equipment installation, the form of which is attached hereto as Exhibit A, which shall be subject to the terms and conditions of this Agreement. 2. TERM; SUPPLEMENT TERM. 2.1 Term. The initial term of this Agreement shall be for a period of ten (10) years (the “Initial Term”), commencing on the Effective Date and ending on the day immediately preceding the tenth (10th) anniversary thereof, unless sooner terminated as stated herein. Provided that Licensee is not in default of the Agreement or any Supplement following written notice and the expiration of any applicable cure period, this Agreement shall be automatically renewed for two (2) successive five (5) year renewal terms (each, a “Renewal Term”), unless either party gives the other party written notice of the intent not to renew this Agreement not more than twelve (12) and not less than ten (10) months prior to the expiration of the Initial Term or any Renewal Term, as applicable. The Initial Term and all Renewal Terms shall be collectively referred to herein as DocuSign Envelope ID: C2BC4D90-5342-462C-B1AB-E6E0C7461A47     City Council 26 – 6 11/7/2023 Page 5 of 22 the “Term.” Any holding over after the termination or expiration of the Term shall constitute a default by Licensee, notwithstanding that Licensor may elect to accept one or more payments of fees from Licensee. 2.2 Supplement Term. Unless otherwise specified in a Supplement, the initial term for each particular Supplement shall begin on its effective date (“Supplement Effective Date”) and shall end upon the expiration of the Initial Term, or the Renewal Term, if validly exercised, of this Agreement, unless such individual Supplement is earlier terminated or this Agreement is extended or terminated, as provided for herein (the “Supplement Term”). All of the provisions of this Agreement shall be in effect during the Supplement Term. The expiration or termination of the Agreement under Section 2.1 shall immediately terminate all Supplements. Any holding over after the expiration of the Supplement Term shall constitute a default by Licensee, notwithstanding that Licensor may elect to accept one or more payments of fees from Licensee. 3. REPRESENTATION CONCERNING SERVICES; TERMINATION WITHOUT CAUSE. Licensee represents, warrants and covenants that its Equipment installed pursuant to this Agreement and each Supplement will be utilized so lely for providing the Services, and Licensee is not authorized to and shall not use its Equipment to offer or provide any other services not specified herein without Licensor consent . At any time that Licensee ceases to operate as a provider of Services under Federal or State Law, the Licensor shall have the option, in its sole discretion and upon six (6) months’ written notice to Licensee, to terminate this Agreement and to require the removal of Licensee’s Equipment from the ROW and from Municipal Facilities, including the cost of any site remediation, at no cost to the Licensor, without any liability to Licensee related directly or indirectly to such termination. 4. SCOPE OF AGREEMENT. Licensee may only use Municipal Facilities pursuant to an approved Supplement. Any and all rights expressly granted to Licensee under this Agreement shall be exercised at Licensee’s sole cost and expense, and shall be subject to the restrictions and cond itions set forth herein. 4.1 Attachment to Municipal Facilities. Subject to the conditions herein, the Licensor hereby authorizes and permits Licensee to locate, place, attach, install, operate, maintain, control, remove, reattach, reinstall, relocate, and replace Equipment on identified Municipal Facilities located in the ROW for the purpose of providing Services. 4.1.1 Licensee will submit to the authorized representative of the Licensor an application substantially in the form of Exhibit B (“Application”) hereto including a proposed design for any proposed Equipment installations that identifies both the Equipment and the Municipal Facilities Licensee proposes to use. One Application is required per Municipal Facility. 4.1.2 Licensor may approve, approve with conditions, or disapprove an Application in its sole discretion, provided however, Licensor shall not unreasonably delay its decision. Any approved Equipment shall be included as part of the applicable Supplement. 4.1.3 If Licensee submits an Application to use a Municipal Facility that is structurally inadequate to accommodate its proposed Equipment, Licensor may permit the replacement of the Municipal Facility (a “Replacement Facility”) with one that is acceptable to DocuSign Envelope ID: C2BC4D90-5342-462C-B1AB-E6E0C7461A47     City Council 26 – 7 11/7/2023 Page 6 of 22 and approved by the Licensor as part of the applicable Supplement. Any Replacement Facility shall be installed, maintained, repaired, and/or replaced in accordance with Section 6 of this Agreement. 4.1.4 Unmetered electricity unless otherwise approved. Licensee shall be solely responsible for obtaining and maintaining the provision of electricity to the Equipment, including, but not limited to, making payments to electric utilities and installation of separate electric meters, if necessary. Licensee shall secure unmetered electricity services and shall not incorporate a meter box in its Equipment design unless otherwise approved by the Director of Public Works or required by the servicing utility company. 4.2 Additional Authority. Nothing in this Agreement shall limit in any way Licensee’s obligation to obtain any additional required regulatory approvals from any City department, board or commission or other governmental agency that has regulatory authority over the Licensee’s proposed activities involving use of the Municipal Facilities in the ROW. 4.3 No Interference. Licensee acknowledges and agrees that the primary purpose of the Municipal Facilities is to serve the Licensor and the public. Licensee in the performance and exercise of its rights and obligations under this Agreement shall not interfere in any manner with Licensor’s own services or the existence and operation of any and all Public Rights-of-Way, sanitary sewers, water mains, storm drains, gas mains, poles, aerial and underground electrical and telephone wires, traffic signals, communication facilities owned by the Licensor, electroliers, cable television, location monitoring services, public safety and other then existing telecommunications equipment, utility, or municipal property, without the express written approval of the owner or owners of the affected property or properties, except as permitted by applicable Laws or this Agreement. If such interference should occur, Licensee shall discontinue using the Equipment, methodology or technology that causes the interference until such time as Licensee takes corrective measures to eliminate such interference. In the event that such interference does not cease promptly, Licensee acknowledges that continuing interference may cause irreparable injury and harm, and therefore, in addition to any other remedies, and without limitation of any other remedy, Licensor shall be entitled to seek temporary and permanent injunctions against the breach of this Subsection. Notwithstanding the foregoing, Licensor agrees to work in good faith with Licensee to resolve any interference to or by Licensee. 4.4 Permits; Default. In addition to any other remedies available hereunder, whenever Licensee is in default of this Agreement or an applicable Supplement, after notice and applicable cure periods, Licensor may deny further encroachment, excavation or similar permits for work in connection with installations under this Agreement until such time as Licensee cures all of its defaults. 4.5 Compliance with Laws. Licensee shall comply with all applicable Laws in the exercise and performance of its rights and obligations under this Agreement. 4.6 Non-Exclusive Use Rights. Notwithstanding any other provision of this Agreement, any and all rights expressly or impliedly granted to Licensee under this Agreement shall be non-exclusive, and shall be subject and subordinate to (1) the continuing right of the Licensor to use, and to allow any other Person or Persons to use, any and all parts of the ROW or DocuSign Envelope ID: C2BC4D90-5342-462C-B1AB-E6E0C7461A47     City Council 26 – 8 11/7/2023 Page 7 of 22 Municipal Facilities, exclusively or concurrently with any other Person or Persons, and (2) the public easement for streets and any and all other deeds, easements, dedications, conditions, covenants, restrictions, encumbrances and claims of title (collectively, “Encumbrances”) which may affect the ROW or Municipal Facilities now or at any time during the Term of this Agreement, including, without limitation any Encumbrances granted, created or allowed by the Licensor at any time. 4.7 In any situation where Licensee has a choice of attaching its equipment to either Municipal Facilities or third-party-owned poles in the public rights-of-way, Licensee shall use good faith efforts to attach to Municipal Facilities, provided that the Municipal Facility in question is substantially similar to third-party owned poles (i.e., it provides the same functionality, fulfills the same need and can be made available within the same time frame) and the total cost of installing and maintaining the Equipment on the Municipal Facility in question is the same or less than on the available alternative third-party owned pole. 5. COMPENSATION. Licensee shall be solely responsible for the payment of all fees in connection with Licensee’s performance under this Agreement, including those set forth below. 5.1 Application Fee. Each application for a Supplement shall be accompanied by a non-refundable application fee (“Application Fee”) in the amount fixed by Licensor’s Miscellaneous Fees Schedule that is in effect at the time the application for a Supplement is made to Licensor. 5.2 License Fees. 5.2.1 Licensee acknowledges that the FCC has adopted a Declaratory Ruling (FCC 18-133) that relates to the compensation which went into effect on January 14, 2019 but that Declaratory Ruling is currently the subject of litigation. Paragraphs 5.2.2, 5.2.3 and 5.2.4 govern the payment of compensation and how it may be impacted by the Declaratory Ruling and the resolution of related litigation during the Initial Term and any Renewal Terms. 5.2.2 During any period in which the FCC Declaratory Ruling (FCC 18-133) is in effect and during any period in which the Alternate License Fee provisions in paragraph 5.2.3 are not applicable, the Licensee shall pay a License Fee as described in this paragraph. Licensee shall pay to the Licensor the base amount of two hundred and seventy dollars ($270.00) per year for each location covered by a Supplement (“License Fee”). The base amount of the License Fee under all Supplements shall be subject to an annual adjustment of three percent (3%) applied on each anniversary of the Effective Date. Any new Supplements entered into during a given year shall commence at the License Fee, as adjusted by this Section to reflect the then-current rate. There shall be no refunds of License Fees paid due to the termination or expiration of the Agreement for any reason. 5.2.3 Alternate License Fee. In the event the relevant provisions of the FCC Declaratory Ruling cease to be effective, (for example, because they are stayed after having gone into effect, or they are vacated or invalidated and have not been replaced by the FCC with an alternative provision setting a specific amount as License Fee), the Licensee shall automatically and immediately be obligated to pay the Alternate License Fee as described in this paragraph and DocuSign Envelope ID: C2BC4D90-5342-462C-B1AB-E6E0C7461A47     City Council 26 – 9 11/7/2023 Page 8 of 22 paragraph 5.2.4, if applicable. For each location covered by a Supplement, Licensee shall pay to the Licensor an Alternate License Fee in the base amount of one thousand five hundred dollars ($1,500) per year (“Alternate License Fee”). The base amount of the Alternate License Fee shall be subject to an annual adjustment of three percent (3%) applied on each anniversary of the Effective Date. There shall be no refunds of Alternate License Fee paid due to the termination or expiration of the Agreement for any reason. 5.2.4 The Licensor agrees that irrespective of whether the relevant provisions of the FCC Declaratory Ruling (FCC 18-133) cease to be effective, no Alternate License Fee shall be due for any periods during which the relevant provisions of the FCC Declaratory Ruling were in effect. However, if Licensee has paid License Fee pursuant to the provisions of Section 5.2.2 above for a year, and the relevant provisions of the FCC Declaratory Ruling subsequently cease to be effective during the same year, the Licensee shall pay the difference between the License Fee and the Alternate License Fee for the period from the date the relevant provisions of the FCC Declaratory Ruling ceased to be effective, until the next anniversary of the Effective Date of this Agreement (“License Fee Adjustment”). Such License Fee Adjustment shall be paid to Licensor on the next anniversary of the Effective Date of this Agreement. 5.3 Payment. 5.3.1 Licensee shall make the first payment of License Fee (or Alternate License Fee, if applicable) under any Supplement within forty-five (45) days of the Supplement Effective Date. The amount of the first payment of License Fee (or Alternate License Fee, if applicable) for any Supplement shall be prorated to cover the period from the Supplement Effective Date of the applicable Supplement to the next anniversary of the Effective Date of this Agreement. Thereafter, License Fee (or Alternate License Fee, if applicable) shall be paid in advance for each Municipal Facility used on or before each anniversary of the Effective Date. Acceptance by Licensor of any payment of the License Fee (or Alternate License Fee, if applicable) shall not be deemed a waiver by Licensor of any breach of this Agreement occurring prior thereto, nor will the acceptance by Licensor of any such payment preclude Licensor from later establishing that a greater amount was actually due or from collecting any balance that is due. As a prerequisite to the payment of License Fee (or Alternate License Fee, if applicable), Licensor hereby agrees to provide to Licensee certain documentation (the “License Documentation”) evidencing Licensor’s interest in, and right to receive payments under, this Agreement, including without limitation: (i) a complete and fully executed Internal Revenue Service Form W-9, or equivalent, in a form acceptable to Licensee, for any party to whom License Fee payments are to be made pursuant to this Agreement; and (ii) other documentation requested by Licensee in Licensee’s reasonable discretion. From time to time during the Term of this Agreement and within thirty (30) days of a written request from Licensee, Licensor agrees to provide updated License Documentation in a form reasonably acceptable to Licensee. 5.3.2 The License Fee (or Alternate License Fee, if applicable) shall be paid by check made payable to the City and mailed or delivered to the City of Santa Ana, Public Works Agency – Construction & Facilities Management , P.O. Box 1988, M-22, Santa Ana, CA 92702. The place and time of payment may be changed at any time by Licensor upon thirty (30) days’ written notice to Licensee. Mailed payments shall be deemed paid upon the date such payment is officially postmarked by the United States Postal Service. If postmarks are illegible to read, the DocuSign Envelope ID: C2BC4D90-5342-462C-B1AB-E6E0C7461A47     City Council 26 – 10 11/7/2023 Page 9 of 22 payment shall be deemed paid upon actual receipt. Licensee assumes all risk of loss and responsibility for late payment charges if payments are made by mail. Notwithstanding the foregoing, upon agreement of the parties, Licensee may pay the License Fee (or Alternate License Fee, if applicable) by electronic funds transfer and if agreed, the Licensor will provide to Licensee bank routing information for such purpose upon request of Licensee. 5.4 Delinquent Payment. A ten percent (10%) late fee shall be added to the License Fee (or Alternate License Fee, if applicable) if not received by Licensor within thirty (30) calendar days after the due date. In addition, all unpaid fee shall accrue interest on the amount due at the rate of ten percent (10%) per annum accruing as of the first day following the expiration of the foregoing 30-day period until paid in full. All late charges and interest payments shall become License Fee (or Alternate License Fee, if applicable) under this Agreement. 5.5 Additional Remedies. The late fee set forth in Section 5.4 above is not exclusive, and does not preclude the Licensor from pursuing any other or additional remedies in the event that payments become overdue by more than 30 days. 6. CONSTRUCTION. Licensee shall comply with all applicable federal, state, and local codes related to the construction, installation, operation, maintenance, and control of Licensee’s Equipment installed on Municipal Facilities, including the installation of Replacement Facilities where authorized. Except as provided in Section 6.7, Licensee shall not attach, install, maintain, or operate any Equipment on Municipal Facilities without the prior written approval of an authorized representative of the Licensor for each location as evidenced in a signed Supplement. Licensee shall keep the Municipal Facilities free and clear from any liens arising out of any work performed, material furnished or obligations incurred by or for Licensee. 6.1 Installation and Operation. On a quarterly basis, Licensee must furnish to Licensor a current list and map that identifies the exact location of the Equipment in or on the Municipal Fac ility. That information must be provided in a format established by the Licensor and that is compatible with Licensor’s information technology, including but not limited to ESRI compatible GIS shapefiles. 6.2 Design Standards. The Equipment and any Replacement Facility shall comply with the standards and guidelines for wireless facilities in the public right-of-way established by the Director of Public Works pursuant to Section 33-234 of the Santa Ana Municipal Code. All future Supplements, Supplement renewals, and modifications to existing Equipment shall be subject to such updated standards. 6.3 Obtaining Required Permits. Licensee acknowledges that in addition to a signed Supplement, each installation of Equipment and maintenance shall also be subject to then-current City permitting requirements as set out in the City’s Municipal Code. Licensee agrees to comply with the current applicable ordinances regarding such installations and maintenance as well as any future regulations that may be adopted by the City respecting such installations and maintenance. Licensee shall apply for the appropriate permits and pay any standard and customary permit fees. 6.4 Make Ready 6.4.1 Make Ready Work and Costs. DocuSign Envelope ID: C2BC4D90-5342-462C-B1AB-E6E0C7461A47     City Council 26 – 11 11/7/2023 Page 10 of 22 (a) Licensee shall bear responsibility for all Make-Ready Work. If Licensee or a Person other than Licensor or Licensee acting on Licensee’s behalf would have to rearrange or adjust any of its facilities in order to accommodate a new Equipment, Licensee shall be responsible, at Licensee’s sole expense, to coordinate such activity. Licensee shall be responsible for directly paying such other Person for its charges for the same. (b) The installation of Licensee’s Equipment shall be conditioned on the completion of all Make-Ready Work needed to establish full compliance with NESC, and with Licensor’s regulatory rules and engineering standards; provided, however, that Licensee shall not be responsible for any third-party or Licensor costs necessary to correct third party or Licensor attachments that are non-compliant at the time of Licensee’s Application. If Licensee is requested by another Person, in comparable circumstances, to relocate or adjust any Equipment to accommodate that Person’s facilities, subject to Licensor’s written approval of such relocation, Licensee shall reasonably cooperate with such request. 6.4.2 Notification of Completion of Installation. Within twenty (20) business days of completing the installation of Equipment on each Municipal Facility, Licensee shall notify Licensor of such completion. 6.5 Replacement Facilities 6.5.1 Ownership of Replacement Facilities Licensor shall own any approved Replacement Facility. Where needed, Licensee shall cooperate with Licensor to transfer ownership and any associated manufacturers’ warranties of any Replacement Facility from Licensee to Licensor. 6.5.2 Replacement Facility Provision. Licensee shall be responsible for providing and installing any approved Replacement Facility. 6.6 Damage, Maintenance & Repair. 6.6.1 Licensee shall, at its sole cost and expense and to the satisfaction of the Licensor: (a) remove, repair or replace any of its Equipment that is damaged or becomes detached; and/or (b) repair any damage to ROW, Municipal Facilities, or other property, whether public or private, caused by Licensee, its agents, employe es or contractors in their actions relating to attachment, operation, repair or maintenance of Equipment. Licensee shall complete such removal, repair, or replacement within thir ty (30) days of written notice, unless time is extended by Licensor in writing, in its discretion, because Licensee has demonstrated that more time is required for the repairs. 6.6.2 For every ten (10) Municipal Facilities in use by Licensee, Licensee shall provide Licensor one (1) Replacement Facility for storage by Licensee free of charge at Licensor’s facility, up to a maximum of five (5) Replacement Facilities (“Spare Facilities”). Licensee shall retrieve all Spare Facilities within sixty (60) days of the expiration or earlier termination of this Agreement. DocuSign Envelope ID: C2BC4D90-5342-462C-B1AB-E6E0C7461A47     City Council 26 – 12 11/7/2023 Page 11 of 22 6.6.3 Licensor shall install, replace, and maintain the Municipal Facilities and Replacement Facilities authorized to be used by Licensee pursuant to any Supplement in good condition in accordance with Licensor’s standard maintenance requirements. Such maintenance of Municipal Facilities and Replacement Facilities shall be at Licensor’s sole cost and expense, except to the extent this Agreement provides otherwise. If a Municipal Facility or Replacement Facility with Licensee Equipment on it needs to be cleared from the ROW (for example, due to an accident), Licensee shall perform or cause to be performed that work. If Licensee does not remove, repair, replace, or otherwise remediate damage to its Equipment, a Replacement Facility, or to the ROW, Municipal Facilities or other property as required in this Section, the Licensor shall have the option to perform or cause to be performed such removal, repair, or replacement on behalf of Licensee and shall charge Licensee for the actual costs incurred by the Licensor. If such damage causes a public health or safety emergency, as reasonably determined by the Licensor, the Licensor may immediately perform reasonable and necessary repair or removal work on behalf of Licensee and will notify Licensee as soon as practicable; provided, such repair work shall not include any technical work on Licensee’s Equipment. Licensor shall have no obligation to maintain or safeguard the Equipment. 6.6.4 Upon the receipt of a written demand for payment accompanied by supporting documentation for payment by the Licensor pursuant to this Section, Licensee shall within forty-five (45) days of such receipt reimburse the Licensor for such costs. 6.7 Change in Equipment. If Licensee desires to install Equipment which is different in any material way from the then-existing and approved Equipment, then Licensee shall first obtain the written approval for the use and installation of such Equipment from an authorized representative of the Licensor. Any such approval shall take the form of an amendment to t he applicable Supplement. In addition to any other submittal requirements, and if requested by Licensor, Licensee shall provide “load” (structural) calculations for Equipment changes. Notwithstanding the foregoing, Licensee may maintain, repair, and make like-kind replacements or modifications to any Equipment that do not increase the size, height, and weight of the Equipment or exceed the structural capacity of the Municipal Facility as established in an approved Supplement without requiring additional Applications or Supplements. 6.8 Relocation and Displacement of Equipment. 6.8.1 This Agreement creates no right in Licensee to receive any relocation assistance or payment for any reason under the Relocation Assistance Act, the Uniform Relocation Assistance Act or under any existing or future Law upon any termination of tenancy. 6.8.2 Licensee understands and acknowledges that Licensor may require Licensee to relocate one or more of its Equipment installations. Licensee shall at Licensor’s direction and upon ninety (90) days’ prior written notice to Licensee, relocate such Equipment at Licensee’s sole cost and expense whenever Licensor reasonably determines that the relocation is needed for any of the following purposes: (a) if required for the construction, modification, completion, repair, relocation, or maintenance of a Licensor or other public agency project; (b) because the Equipment is interfering with or adversely affecting proper operation of Licensor-owned Municipal Facilities; or (c) to protect or preserve the public health or safety. In any such case, Licensor shall use reasonable efforts to afford Licensee a reasonably equivalent DocuSign Envelope ID: C2BC4D90-5342-462C-B1AB-E6E0C7461A47     City Council 26 – 13 11/7/2023 Page 12 of 22 alternate location. If Licensee shall fail to relocate any Equipment as requested by the Licensor within the ninety (90) days, Licensor shall be entitled to remove or relocate the Equipment at Licensee’s sole cost and expense, without further notice to Licensee. Licensee shall pay to the Licensor actual costs and expenses incurred by the Licensor in performing any removal work and any storage of Licensee’s property after removal within thirty (30) days of the date of a written demand for this payment from the Licensor. 6.8.3 To the extent the Licensor has actual knowledge thereof, the Licensor will attempt promptly to inform Licensee of the displacement or removal of any Municipal Facility on which any Equipment is located. 6.9 Unauthorized Equipment. If Licensor discovers any Equipment has been installed on Municipal Facilities without authorization pursuant to a Supplement, Licensor may send an invoice to Licensee for a sum equal to five (5) times the then-current License Fee (or Alternate License Fee, if applicable) as compensation for the unauthorized attachments, and, within sixty (60) days from the date of such invoice, Licensee shall (i) pay the invoiced amount to Licensor and submit an Application for the unauthorized Equipment, or (ii) produce documentation showing Licensor’s prior approval of the Equipment identified in the invoice. If, in accordance with this Section, Licensee fails to pay all fees and submit the Application or submit documentation satisfactorily showing Licensor’s prior approval within sixty (60) days of Licensor’s invoice, Licensor may remove the unauthorized Equipment at Licensee’s expense. If Licensor removes such unauthorized Equipment, such Equipment shall become the property of Licensor, who shall have sole rights over such Equipment’s disposition. Licensor’s removal of unauthorized Equipment shall not release Licensee from its obligation to pay those invoiced fees accruing pursuant to this Section. 6.10 Termination of a Supplement. 6.10.1 Licensee shall have the right to terminate any Supplement on thirty (30) days’ notice to Licensor. In the event of such termination, removal of Equipment associated with the terminated Supplement shall be governed by S ection 6.11 below and Licensor shall retain any License Fee (or Alternate License Fee, if applicable) paid. 6.10.2 Licensor shall have the right to terminate any Supplement in the following circumstances: (a) if, after installation, Licensor determines the covered Equipment has been inoperative or abandoned for sixty (60) consecutive days, and Licensee does not provide an adequate explanation or commence to cure within thirty (30) days following notice; (b) if Licensee’s operation under a particular Supplement is deemed by Licensor to endanger or pose a threat to the public health, safety or welfare or interfere with the normal day-to-day operation of any Licensor department or service; or (c) Licensor is mandated by Law, a court order or decision, or the federal, state, or local government to take certain actions that will cause or require the removal of any Equipment. 6.11 Removal of Equipment. Within thirty (30) days after the expiration or earlier termination of a Supplement, Licensee shall promptly, safely and carefully remove the Equipment covered by the terminated or expired Supplement from the applicable Municipal Facility and ROW. Within thirty (30) days after the expiration or earlier termination of the Agreement, DocuSign Envelope ID: C2BC4D90-5342-462C-B1AB-E6E0C7461A47     City Council 26 – 14 11/7/2023 Page 13 of 22 Licensee shall promptly, safely and carefully remove all Equipment from all the applicable Municipal Facilities and ROW. If Licensee fails to complete this removal work pursuant to this Section, then the Licensor, upon written notice to Licensee, shall have the right at the Licensor’s sole election, but not the obligation, to perform this removal work and charge Licensee for the actual costs and expenses, including, without limitation, reasonable administrative costs. Licensee shall pay to the Licensor actual costs and expenses incurred by the Licensor in performing any removal work and any storage of Licensee’s property after removal within thirty (30) days of the date of a written demand for this payment from the Licensor. After the Licensor receives the reimbursement payment from Licensee for the removal work performed by the Licensor, the Licensor shall promptly make available to Licensee the property belonging to Licensee and removed by the Licensor pursuant to this Section at no liability to the Licensor. If the Licensor does not receive reimbursement payment from Licensee within such thirty (30) days, or if Licensor does not elect to remove such items at the Licensor’s cost after Licensee’s failure to so remove pursuant to this Section, or if Licensee does not remove Licensee’s property within thirty (30) days of such property having been made available by the Licensor after Licensee’s payment of removal reimbursement as described above, any items of Licensee’s property remaining on or about the ROW, Municipal Facilities, or stored by the Licensor after the Licensor’s removal thereof may, at the Licensor’s option, be deemed abandoned and the Licensor may dispose of such property in any manner by allowed for by Law. Alternatively, the Licensor may elect to take title to abandoned property, and Licensee shall submit to the Licensor an instrument satisfactory to the Licensor transferring to the Licensor the ownership of such property. The provisions of this Section shall survive the expiration or earlier termination of this Agreement. 6.12 Risk of Loss. Subject to the terms of this Agreement, Licensee shall bear all risks of loss or damage or relocation or replacement of its Equipment and materials installed in the ROW or on Municipal Facilities pursuant to this Agreement from any cause, and the Licensor shall not be liable for any cost of replacement or of repair to damaged Equipment, including, without limitation, damage caused by the Licensor’s removal of the Equipment, except to the extent that such loss or damage was caused by the willful misconduct or negligence of the Licensor, including, without limitation, each of its elected officials, department directors, managers, officers, agents, employees, and contractors, subject to the limitation of liability provided in Section 7.3 below. 6.13 Hazardous Substances. Licensee agrees that Licensee, its contractors, subcontractors, and agents, will not use, generate, store, produce, transport, or dispose any Hazardous Substance on, under, about or within the area of a ROW or Municipal Facility in violation of any Law. Except to the extent of the gross negligence or intentional misconduct of Licensor, Licensee will pay, indemnify, defend, and hold Licensor harmless against and to the extent of any loss or liability incurred by reason of any Hazardous Substance produced, disposed of, or used by Licensee pursuant to this Agreement. Licensee will ensure that any on-site or off- site storage, treatment, transportation, disposal or other handling of any Hazardous Substance will be performed by Persons who are properly trained, authorized, licensed and otherwise permitted to perform those services. 6.14 Inspection. On a quarterly basis, Licensor will conduct regular safety inspections and oversight of Equipment on Municipal Facilities. Licensee shall have the right to be present at and observe any such inspections. Licensee shall pay Licensor for its reasonable costs for such safety inspections and oversight, which at the time of this Agreement have been established to be DocuSign Envelope ID: C2BC4D90-5342-462C-B1AB-E6E0C7461A47     City Council 26 – 15 11/7/2023 Page 14 of 22 $645.00 per year. Licensee shall pay Licensor this fee together with every payment of the License Fee (or Alternate License Fee, if applicable), and the fee shall be subject to the same adjustments and proration as the License Fee (or Alternate License Fee, if applicable). 6.15 Access. Licensee shall have access to the Equipment for non-emergency purposes, between the hours of 7:00 am and 5:00 pm weekdays (excluding holidays), unless a required permit further limits the access hours. Prior to Licensee accessing its Equipment , Licensee shall provide email notice, at least 24 hours in advance, to the Licensor at the following email address: smallcells @santa-ana.org. In the event of an emergency at any time, Licensee will, if time permits, attempt to provide prior telephonic notice to the Licensor at the following telephone number: (714) 647-3380. It is responsibility of Licensee to coordinate its access with other users of the same Municipal Facility. 7. INDEMNIFICATION AND WAIVER. Licensee agrees to indemnify, defend, protect, and hold harmless the Licensor, its council members, officers, employees, agents and contractors from and against any and all claims, demands, losses, including pole warranty invalidation, damages, liabilities, fines, charges, penalties, administrative and judicial proceedings and orders, judgments, and all costs and expenses incurred in connection therewith, including reasonable attorney’s fees and costs of defense (collectively, the “Losses”) to the extent arising from, resulting from or caused by Licensee’s activities undertaken pursuant to this Agreement, except to the extent arising from or caused by the negligence or willful misconduct of the Licensor, its council members, officers, employees, agents, or contractors. Licensee’s obligation to indemnify and hold harmless excludes only such claim, loss or liability that is due to the sole negligence or willful misconduct of Licensor. 7.1 Waiver of Claims. Licensee waives any and all claims, demands, causes of action, and rights it may assert against the Licensor on account of any loss, damage, or injury to any Equipment or any loss or degradation of the Services as a result of any event or occurrence which is beyond the reasonable control of the Licensor. 7.2 Waiver of Subrogation. Licensee hereby waives and releases any and all rights of action for negligence against Licensor which may hereafter arise on account of damage to Equipment, Municipal Facilities or to the ROW, resulting from any fire, or other casualty of the kind covered by standard fire insurance policies with extended coverage, regardless of whether or not, or in what amounts, such insurance is now or hereafter carried by the Licensee. This waiver and release shall apply between the parties and they shall also apply to any claims under or through either party as a result of any asserted right of subrogation. All such policies of insurance obtained by Licensee concerning the Municipal Facilities, Equipment or the ROW shall waive the insurer’s right of subrogation against the Licensor. 7.3 Limitation on Consequential Damages. Neither party shall be liable to the other, or any of their respective agents, representatives, employees for any lost revenue, lost profits, loss of technology, rights or services, incidental, punitive, indirect, special or consequential damages, loss of data, or interruption or loss of use of service, even if advised of the possibility of such damages, whether under theory of contract, tort (including negligence), strict liability or otherwise. DocuSign Envelope ID: C2BC4D90-5342-462C-B1AB-E6E0C7461A47     City Council 26 – 16 11/7/2023 Page 15 of 22 8. PERFORMANCE BOND. In order to secure the performance of its obligations under this Agreement, Licensee will provide the following security instrument to the Licensor: 8.1 Performance Bond. Prior to the commencement of any work under this Agreement, Licensee must provide a performance bond running to the Licensor according to this Section 8.1. The amount of the Bond shall be based on the number of attachments in the following amounts: Number of Municipal Facilities Required Security 1-50 $50,000 51-100 $75,000 101-300 $100,000 301-1000 $150,000 Greater than 1000 $200,000 The performance bond is conditioned upon the faithful performance by Licensee of all the terms and conditions of this Agreement and upon the further condition that if Licensee fails to comply with any terms or conditions governing this Agreement, there shall be recoverable jointly and severally from the principal and surety of the bond any damage or loss suffered by the Licensor as a result, including the full amount of any compensation, indemnification, or costs of removal or abandonment of Licensee’s property, plus costs and reasonable attorneys’ fees up to the full amount of the performance bond. Licensee will keep the performance bond in place during the Term of this Agreement. This bond shall also fulfill the requirements of Section 33-240(c)(7) of the Santa Ana Municipal Co de or any similar successor code provision, but only as pertaining to Licensee’s Equipment on Municipal Facilities. 8.2 Assessment of the Bond. Upon Licensee’s failure to pay the Licensor any amount owing under this Agreement, the performance bond may be assessed by the Licensor for purposes including, but not limited to: (a) Reimbursement of costs borne by the Licensor to correct violations of the Agreement not corrected by Licensee, after Licensor provides notice and a reasonable opportunity to cure such violat ions. This shall include but not be limited to removal of Equipment. (b) To provide monetary remedies or to satisfy damages assessed against Licensee due to a material breach of this Agreement. 8.3 Restoration of the Bond. Licensee must deposit a sum of money or a replacement instrument sufficient to restore the performance bond to its original amount within 30 days after written notice from the Licensor that any amount has been recovered from the performance bond. Failure to restore the bond to its full amount within thirty (30) days will constitute a material breach of this Agreement. Licensee will be relieved of the foregoing requirement to replenish the bond during the pendency of an appeal from the Licensor’s decision to draw on the performance bond. DocuSign Envelope ID: C2BC4D90-5342-462C-B1AB-E6E0C7461A47     City Council 26 – 17 11/7/2023 Page 16 of 22 8.4 Required Endorsement. The performance bond is subject to the approval of the Licensor and must contain the following endorsement: “This bond may not be canceled until sixty (60) days after receipt by the Licensor, by registered mail, return receipt requested, of a written notice of intent to cancel or not to renew.” 8.5 Reservation of Licensor Rights. The rights reserved by the Licensor with respect to the performance bond are in addition to all other rights and remedies the Licensor may have under this Agreement or any other Law. 8.6 Admitted Surety Insurer. The surety supplying the bond shall be an “admitted surety insurer”, as defined in California Code of Civil Procedure Section 995.120 and authorized to do business in the State of California. 8.7 Cash Deposit. In lieu of obtaining a performance bond, Licensee shall have the right to instead deposit a cash deposit with Licensor securing Licensee’s obligations under this Agreement. 9. INSURANCE. Licensee shall obtain and maintain at all times during the Term of this Agreement insurances of the types and in the amounts specified by Licensor from time to time, or if not specified, the amounts in this Section 9: Commercial General Liability insurance with a limit of two million dollars ($2,000,000) per occurrence for bodily injury and property damage and five million dollars ($5,000,000) general aggregate including premises-operations, contractual liability, personal injury and products completed operations; and Commercial Automobile Liability insurance covering all owned non-owned and hired vehicles with a limit of one million dollars ($1,000,000) each accident for bodily injury and property damage. The Commercial General Liability insurance policy shall include the Licensor, its council members, officers, and employees as additional insured as respects any covered liability arising out of Licensee’s performance of work under this Agreement. Coverage shall be in an occurrence form and in accordance with the limits and provisions specified herein. Upon receipt of notice from its insurer, Licensee shall use its best efforts to provide the Licensor with thirty (30) days prior written notice of cancellation. Licensee shall be responsible for notifying the Licensor of such change or cancellation. 9.1 Filing of Certificates and Endorsements. Prior to the commencement of any work pursuant to this Agreement, Licensee shall file with the Licensor the required certificate(s) of insurance with blanket additional insured endorsements, which shall state the following: (a) the policy number; name of insurance company; name and address of the agent or authorized representative; name and address of insured; project name; policy expiration date; and specific coverage amounts; (b) that Licensee’s Commercial General Liability insurance policy is primary as respects any other valid or collectible insurance that the Licensor may possess, including any self -insured retentions the Licensor may have; and any other insurance the Licensor does possess shall be considered excess insurance only and shall not be required to contribute with this insurance; and DocuSign Envelope ID: C2BC4D90-5342-462C-B1AB-E6E0C7461A47     City Council 26 – 18 11/7/2023 Page 17 of 22 (c) that Licensee’s Commercial General Liability insurance policy waives any right of recovery the insurance company may have against the Licensor. The certificate(s) of insurance with endorsements and notices shall be emailed to the Licensor at the address specified in Section 10 below. 9.2 Workers’ Compensation Insurance. Licensee shall obtain and maintain at all times during the Term of this Agreement statutory workers’ compensation and employer’s liability insurance in an amount not less than the amount required by statute and shall furnish the Licensor with a certificate showing proof of such coverage. 9.3 Insurer Criteria. Any insurance provider of Licensee shall be admitted and authorized to do business in the State of California and shall carry a minimum rating assigned by A.M. Best & Company’s Key Rating Guide of “A-” Overall and a Financial Size Category of “VII.” 9.4 Severability of Interest. “Severability of interest” or “separation of insureds” clauses shall be made a part of the Commercial General Liability and Commercial Automobile Liability po licies. 10. NOTICES. 10.1 Method and Delivery of Notices. All notices which shall or may be given pursuant to this Agreement shall be in writing and delivered via email or transmitted (a) through the United States mail, by registered or certified mail, postage prepaid; or (b) by means of prepaid overnight delivery service, addressed as follows: If to the Licensor: CITY OF SANTA ANA, CA Public Works Agency 20 Civic Center Plaza, M-22 Santa Ana, CA, 92701 Attn: Executive Director Email: smallcells@santa-ana.org If to Licensee: T-Mobile West LLC 12920 SE 38th Street Bellevue, WA 98006 Attn: Lease Compliance (Small Cells) 10.2 Date of Notices; Changing Notice Address. Notices shall be deemed given upon receipt in the case of personal delivery, three days after deposit in the mail, or the next business day in the case of overnight delivery. Either party may from time to time designate any other address for this purpose by written notice to the other party delivered in the manner set forth above. 11. DEFAULT; CURE; REMEDIES. 11.1 Licensee Default and Notification. This Agreement is granted upon each and every condition herein and each of the conditions is a material and essential condition to the DocuSign Envelope ID: C2BC4D90-5342-462C-B1AB-E6E0C7461A47     City Council 26 – 19 11/7/2023 Page 18 of 22 granting of this Agreement. Except for causes beyond the reasonable control of Licensee, if Licensee fails to comply w ith any of the conditions and obligations imposed hereunder, and if such failure continues for more than thirty (30) days after written demand from the Licensor to commence the correction of such noncompliance on the part of Licensee, the Licensor shall have the right to revoke and terminate this Agreement, if such failure is in relation to the Agreement as whole, or any individual Supplement, if such failure is in connection solely with such Supplement, in addition to any other rights or remedies set forth in this Agreement or provided by Law. 11.2 Cure Period. If the nature of the violation is such that it cannot be fully cured within thirty (30) days due to circumstances not under Licensee’s control, the period of time in which Licensee must cure the violation shall be extended for such additional time reasonably necessary to complete the cure, provided that: (a) Licensee has promptly begun to cure; and (b) Licensee is diligently pursuing its efforts to cure. The Licensor may not maintain any action or effect any remedies for default against Licensee unless and until Licensee has failed to cure the breach within the time periods provided in these Sections 11.1 and 11.2. 11.3 Licensor Default. If Licensor breaches any covenant or obligation of Licensor under this Agreement in any manner and if Licensor fails to commence to cure such breach within thirty (30) days after receiving written notice from Licensee specifying the violation (or if Licensor fails thereafter to diligently prosecute the cure to completion), then Licensee may enforce any and all of its rights and/or remedies provided under this Agreement or by Law or it may (although it shall not be obligated to) cure Licensor’s breach and/or perform Licensor’s obligations (on Licensor’s behalf and at Licensor’s expense) and require Licensor to reimburse to Licensee all reasonable costs and expenses (including reasonable attorneys’ fees) incurred in connection with such cure and/or performance. 12. ASSIGNMENT AND CUSTOMER EQUIPMENT. This Agreement shall be binding upon, and inure to the benefit of, the successors and assigns of the parties. 12.1 Licensee shall not assign this Agreement or its rights or obligations to any firm, corporation, individual, or other entity, without the prior written consent of Licensor . Notwit hstanding the foregoing, Licensee may assign or transfer the rights and privileges granted herein to any parent or subsidiary of Licensee, to an entity with or into which Licensee may merge or consolidate, to an entity which Licensee is controlled by, or is under common control with such entity, or to any purchaser of all or substantially all of the assets of Licensee with notice to Licensor but without the requirement for Licensor approval, so long as the successor provides written confirmation to Licensor that it is then fully liable to the Licensor for compliance with all terms and conditions of this Agreement. The Licensee shall reimburse the Licensor for all direct and indirect costs and expenses reasonably incurred by the Licensor in considering a request to transfer or assign this Agreement. 12.2 Licensee need not own all components of Equipment subject to this Agreement, and may permit its customers to maintain ownership of Equipment components. However, (1) all Equipment must be wholly under the control and management of Licensee; and Licensee shall be liable for all acts or omissions, and all harms associated with the Equipment whether the same are its acts or omissions, or the acts or omissions of the owner of the Equipment; and (2) Licensee acknowledges and agrees that no rights of ownership in Equipment by Licensee’s customers shall DocuSign Envelope ID: C2BC4D90-5342-462C-B1AB-E6E0C7461A47     City Council 26 – 20 11/7/2023 Page 19 of 22 permit any such customer to enter upon, or use the any portion of the Municipal Facilities or the Equipment, in any other manner or at any other place, including to add to, or modify or install Equipment , which shall be Licensee’s sole responsibility. Further, Licensee may not install Equipment it does not own on Municipal Facilities, unless the entity for on whose behalf the Equipment has been installed acknowledges and agrees, in a form acceptable to the Licensor: that the Licensor has not granted it a consent to be in the ROW for any purpose; that it is bound by Licensee’s representations, obligations and duties hereunder ; that it shall ha ve no rights or claims against the Licensor of any sort related to the Equipment or Municipal Facilities ; that its Equipment may be subject to taxes, fees or assessments as provided in the Laws or the Agreement, and that Licensor may treat any Equipment owned by such entity as if it were owned by Licensee for all purposes (including, but not limited to, removal and relocation); and that the Equipment may only be used for the purposes and uses permitted herein. Such acknowledgement may be provided for all Equipment on Municipal Facilities, and need not be provided separately, site by site. 13. RECORDS; AUDITS. 13.1 Records Required by Code. Licensee will maintain complete records pursuant to all applicable Laws. 13.2 Additional Records. The Licensor may require such additional reasonable non- confidential information, records, and documents from Licensee from time to time as are appropriate in order to reasonably monitor compliance with the terms of this Agreement. 13.3 Production of Records. Licensee shall provide such records within twenty (20) business days of a request by the Licensor for production of the same unless additional time is reasonably needed by Licensee, in which case, Licensee shall have such reasonable time as needed for the production of the same. If any Person other than Licensee maintains records on Licensee’s behalf, Licensee shall be responsible for making such records available to the Licensor for auditing purposes pursuant to this Section. 13.4 Public Records. Licensee acknowledges that information submitted to Licensor may be open to public inspection and copying under California law. 14. MISCELLANEOUS PROVISIONS. The provisions that follow shall apply generally to the obligations of the parties under this Agreement. 14.1 Waiver of Breach. The waiver by either party of any breach or violation of any provision of this Agreement shall not be deemed to be a waiver or a continuing waiver of any subsequent breach or violation of the same or any other provision of this Agreement. 14.2 Contacting Licensee. Licensee shall be available to the staff employees of any Licensor department having jurisdiction over Licensee’s activities 24 hours a day, seven days a week, regarding problems or complaints resulting from the attachment, installation, operation, maintenance, or removal of the Equipment. The Licensor may contact by telephone the Licensee’s network control center operator at telephone number 877-611-5868. 14.3 Governing Law; Jurisdiction. This Agreement shall be governed and construed by and in accordance with the laws of the State of California, without reference to its conflicts of DocuSign Envelope ID: C2BC4D90-5342-462C-B1AB-E6E0C7461A47     City Council 26 – 21 11/7/2023 Page 20 of 22 law principles. If suit is brought by a party to this Agreement, the parties agree that trial of such action shall be vested exclusively in the state courts of Orange County, California. 14.4 Change Of Law. If any provision of this Agreement is found to be unenforceable in a final judicial or administrative proceeding, the parties shall enter into good faith negotiations with the intent of reaching an agreement that would place the parties substantially in the same position as if this Agreement were fully enforceable. If the negotiations do not result in agreement between the parties within sixty days from the date of the final decision referred to in the preceding sentence, then either party may call for binding arbitration within a further thirty days. Such arbitration shall have the goal of placing the parties in the same positions they would occupy if this Agreement had been fully enforceable. The parties shall select an independent, mut ually acceptable arbitrator, who shall have available the full range of appropriate remedies. The arbitrator’s decision shall be final and binding on both parties. The parties will each pay their own costs to appear before the arbitrator and will share the arbitrator’s costs equally. 14.5 Force Majeure. Except for payment of amounts due, neither party shall have any liability for its delays or its failure of performance due to: fire, explosion, pest damage, power failures, strikes or labor disputes, acts of God, the elements, war, civil disturbances, acts of civil or military authorities or the public enemy, inability to secure raw materials, transportation facilities, fuel or energy shortages, or other causes reasonably beyond its control, whether or not similar to the foregoing. 14.6 Attorneys’ Fees. Should any dispute arising out of this Agreement lead to litigation, the prevailing party shall be entitled to recover its costs of suit, including (without limitation) reasonable attorneys’ fees. 14.7 “AS IS” condition of Municipal Facilities. Municipal Facilities licensed to Licensee pursuant to this Agreement are licensed to and accepted by Licensee “as is” and with all faults. The Licensor makes no representation or warranty of any kind as to the present or future condition of or suitability of the Municipal Facilities for Licensee’s use and disclaims any and all warranties express or implied with respect to the physical, structural, or environmental condition of the Municipal Facilities and the merchantability or fitness for a particular purpose. Licensee is solely responsible for investigation and determination of the condition and suitability of any Municipal Facility for Licensee’s intended use. 14.8 Representations and Warranties. Each of the parties to this Agreement represents and warrants that it has the full right, power, legal capacity, and authority to enter into and perform the party’s respective obligations hereunder and that such obligations shall be binding upon such party without the requirement of the approval or consent of any other Person or entity in connection herewith, except as provided in Section 4.2 above. This Agreement shall not be revocable or terminable except as expressly permitted herein. 14.9 Amendment of Agreement. This Agreement may not be amended except pursuant to a written instrument signed by both parties. 14.10 Entire Agreement. This Agreement contains the entire understanding between the parties with respect to the subject matter herein. There are no representations, agreements, or DocuSign Envelope ID: C2BC4D90-5342-462C-B1AB-E6E0C7461A47     City Council 26 – 22 11/7/2023 Page 21 of 22 understandings (whether oral or written) between or among the parties relating to the subject matter of this Agreement which are not fully expressed herein. 14.11 Non-Exclusive Remedies. No provision in this Agreement made for the purpose of securing enforcement of the terms and conditions of this Agreement shall be deemed an exclusive remedy or to afford the exclusive procedure for the enforcement of said terms and conditions, but the remedies herein provided are deemed to be cumulative. 14.12 No Third -Party Beneficiaries. It is not intended by any of the provisions of this Agreement to create for the public, or any member thereof, a third-party beneficiary right or remedy, or to authorize anyone to maintain a suit for personal injuries or property damage pursuant to the provisions of this Agreement. The duties, obligations, and responsibilities of the Licensor with respect to third parties shall remain as imposed by state law. 14.13 Construction of Agreement. The terms and provisions of this Agreement shall not be construed strictly in favor of or against either party, regardless of which party drafted any of its provisio ns. This Agreement shall be construed in accordance with the fair meaning of its terms. 14.14 Effect of Acceptance. Licensee (a) accepts and agrees to comply with this Agreement and all applicable federal, state and local laws and regulations; (b) agrees that t his Agreement was entered into pursuant to processes and procedures consistent with applicable Law; and (c) agrees that it will not raise any claim to the contrary or allege in any claim or proceeding against the Licensor that at the time of acceptance of this Agreement any provision, condition or term of this Agreement was unreasonable or arbitrary, or that at the time of the acceptance of this Agreement any such provision, condition or term was void or unlawful or that the Licensor had no power or authority to make or enforce any such provision, condition or term. 14.15 Time is of the Essence. Time is of the essence with regard to the performance of all of Licensee’s obligations under this Agreement. 14.16 Taxes. Licensee shall be responsible for payment of all fees and taxes charged in connection with the right, title, and interest in and construction, installation, maintenance, and operation of Equipment for the purposes set forth herein. 14.17 Tax Notice. Licensor hereby provides notice pursuant to California Revenue and Taxation Code Section 107.6, and Licensee acknowledges that this Agreement may create a possessory interest and Licensee may be subject to property taxes levied on such interest, as described in California Revenue and Taxation Code Section 107.6. Licensee shall pay directly to the appropriate authority, when due, all real and personal property taxes, fees and assessments, assessed against the area licensed and the Equipment. 14.18 Counterparts. This Agreement , any Supplement , and any amendments to either may be executed in multiple counterparts, including by electronic means, each of which shall be deemed an original, and all such counterparts once assembled together shall constituted one integrated instrument. [Signature page to follow] DocuSign Envelope ID: C2BC4D90-5342-462C-B1AB-E6E0C7461A47     City Council 26 – 23 11/7/2023 Page 22 of 22 IN WITNESS THEREOF, the parties hereto have caused this Agreement to be legally executed in duplicate effective as of the Effective Date as defined in the introductory paragraph to this Agreement. Licensor: ATTEST: CITY OF SANTA ANA __________________________ _____________________ JENNIFER L. HALL KRISTINE RIDGE City Clerk City Manager APPROVED AS TO FORM Licensee: CITY ATTORNEY’S OFFICE T-MOBILE WEST LLC BY: ______________________ BY: _________________________________ JOSE MONTOYA NAME: _______________________________ Assistant City Attorney TITLE: _______________________________ RECOMMENDED FOR APPROVAL _______________________________ NABIL SABA Executive Director Public Works Agency Exhibits: Exhibit A – Supplement Exhibit B – Application Cheryl Downs Sr Director, Strategy & Planning DocuSign Envelope ID: C2BC4D90-5342-462C-B1AB-E6E0C7461A47     City Council 26 – 24 11/7/2023 A-1 EXHIBIT A FORM OF SUPPLEMENT This Supplement (“Supplement”), is approved by Licensor this _____ day of ____________, 20____ (the date executed by all parties, referred herein as “Supplement Effective Date”). 1. Supplement. Licensee has submitted an application for approval to use a Municipal Facility pursuant to that certain Municipal Facility License Agreement between Licensor and Licensee dated ______________, 20__ (“Agreement”). Licensor has reviewed the application and grants approval subject to the terms of this Supplement. All of the terms and conditions of the Agreement are incorporated hereby by reference and made a part hereof without the necessity of repeating or attaching the Agreement. In the event of a contradiction, modification or inconsistency between the terms of the Agreement and this Supplement, the terms of this Supplement shall govern. Capitalized terms used in this Supplement shall have the same meaning described for them in the Agreement unless otherwise indicated herein. IF THE SUPPLEMENT IS NOT COUNTER-SIGNED BY LICENSEE AND RETURNED TO LICENSOR WITHIN 30 DAYS AFTER LICENSOR HAS GRANTED APPROVAL, THE SUPPLEMENT SHALL BE VOID AND OF NO LEGAL EFFECT. IF LICENSEE STILL WANTS TO USE THE MUNICIPAL FACILITY, LICENSEE WILL BE REQUIRED TO SUBMIT A NEW APPLICATION AND ASSOCIATED FEES. 2. Licensed Area Description and Location. Licensee shall have the right to use the space on the specific Municipal Facility (the “Licensed Area”) depicted in Attachment 1 attached hereto to install Equipment as further listed in Attachment 2 attached hereto. 3. Equipment. The Equipment to be installed at the Licensed Area is described and depicted in Attachment 1. 4. Term. The term of this Supplement shall commence on the Supplement Effective Date and continue for the life of the Agreement, as described in Paragraph 2 of the Agreement. 5. License Fee/Alternate License Fee. The initial fee for this Supplement shall be as follows per year: _____________. This fee is subject to annual increase as provided in the Agreement, and is payable in accordance with the Agreement . 6. Performance Bond. This Supplement [circle one] is / is not covered by existing performance bond. If not covered by existing performance bond, a bond is required pursuant to Section 8 of the Agreement. 7. Miscellaneous.____________________________________________________. [Signature page follows] DocuSign Envelope ID: C2BC4D90-5342-462C-B1AB-E6E0C7461A47     City Council 26 – 25 11/7/2023 A-2 IN WITNESS THEREOF, the parties hereto have caused this Supplement to be legally executed in duplicate, effective upon execution by both parties. Licensor: CITY OF SANTA ANA, CA By: _______________________________________ Name: ____________________________________ Title: _____________________________________ Date: _____________________________________ Licensee: Accepted: T-Mobile West LLC By: _______________________________________ Name: ____________________________________ Title: _____________________________________ Date: _____________________________________ Attachments: Attachment 1 – Licensed Area Attachment 2 – Equipment List and Description DocuSign Envelope ID: C2BC4D90-5342-462C-B1AB-E6E0C7461A47     City Council 26 – 26 11/7/2023 A-3 Attachment 1 Licensed Area [site plan showing licensed area of applicable Municipal Facility and showing proposed Equipment installation] DocuSign Envelope ID: C2BC4D90-5342-462C-B1AB-E6E0C7461A47     City Council 26 – 27 11/7/2023 A-4 Attachment 2 Equipment List and Description DocuSign Envelope ID: C2BC4D90-5342-462C-B1AB-E6E0C7461A47     City Council 26 – 28 11/7/2023 B-1 EXHIBIT B APPLICATION TO USE MUNICIPAL FACILITY Applicant: ___________________________Date: ______________________________ Licensee:____________________________Application/License#:__________________ Type of Municipal Facility Alteration Required Small Cell Equipment Heights (provide both (1) the overall height of pole structure with added facilities; and (2) the height of individual facilities) Small Cell and Base Equipment Weights Small Cell And Base Equipment Dimensions Location of Any Additional Equipment Street Light None [Installed on Pole, specify attachment height, weight and dimensions] [Installed on/in Ground (Vault), specific dimensions] [Other Location] [Not Applicable/Needed] APPLICANT SHALL PROVIDE THE FOLLOWING AS APPLICABLE: • Site plan and engineering design and specifications for installation of Equipment, including the location of radios, antenna facilities, transmitters, equipment shelters, cables, conduit, point of demarcation, backhaul solution, electrical distribution panel, electric meter, and electrical conduit and cabling. Where applicable, the design documents should include specifications on design, pole modification, and ADA compliance. Also indicate whether unmetered electricity is available at the site. • Include a load bearing study that determines whether the pole requires reinforcement or replacement in order to accommodate attachment of proposed Equipment. • If the proposed installation will require reinforcement or replacement of an existing pole, provide applicable design and specification drawings. • The number, size, type and proximity to the facilities of all communications conduit(s) and cables to be installed. • Description of the utility services required to support the facilities to be installed. • List of the contractors and subcontractors, and their contact information, authorized to work on the project. • A check for the applicable Application Fee made payable to the City of Santa Ana (refer to Section 5.1 of the Municipal Facilities License Agreement). APPLICANT SIGNATURE: __________________________________ PRINT NAME: _____________________________________________ TITLE: ____________________________________________________ DocuSign Envelope ID: C2BC4D90-5342-462C-B1AB-E6E0C7461A47     City Council 26 – 29 11/7/2023 Public Works Agency https://www.santa-ana.org/pw Item # 27 City of Santa Ana 20 Civic Center Plaza, Santa Ana, CA 92701 Staff Report November 7, 2023 TOPIC: Agreement with Revenue & Cost Specialists, LLC for a Comprehensive Development Impact Fee Study AGENDA TITLE Award an Agreement to Revenue & Cost Specialists, LLC for Comprehensive Impact Fee Study Consulting Services Not to Exceed $115,150 (General Fund) RECOMMENDED ACTION Authorize the City Manager to execute a consulting services agreement with Revenue & Cost Specialists, LLC for a two-year term beginning November 7, 2023, and ending November 6, 2025 for the preparation of a Comprehensive Development Impact Fee Study, for a total amount not to exceed $115,150, subject to non-substantive changes approved by the City Manager and City Attorney (Agreement No. 2023-XXX). GOVERNMENT CODE §84308 APPLIES: Yes DISCUSSION The City imposes impact fees on land development projects to mitigate general impacts to City infrastructure, such as parks, library, transportation, sewer, and storm drainage systems. The primary objective of a development impact fee program is to ensure that new development pays the capital costs associated with growth. Impact fees must comply with the requirements of the Mitigation Fee Act (Act) contained in California Government Code Sections 66000 et seq. The City periodically analyzes and updates the development impact fee rates to ensure compliance with the Act and ensure future developers pay their share to mitigate impacts. The study will include rates for existing fees, possible fee adjustments, as well as consideration of new fees that may become necessary with continued development within the City. When complete, Staff will present the study recommendations to Council for adoption and inclusion in the City’s miscellaneous fee schedule. Staff published a Request for Proposals (RFP) and received two proposals from firms specializing in local government financial analysis. A selection committee comprised of staff from the Public Works Agency, Park Services and the Planning and Building Agency, reviewed both proposals and rated each firm based on a number of criteria such as demonstrated knowledge and capabilities, experience, proposed approach,     City Council 27 – 1 11/7/2023 Agreement to Prepare a Comprehensive Development Impact Fee Study November 7, 2023 Page 2 3 8 1 9 project rates, and fees. Both of the firms were interviewed by the selection committee with the results as follows: Rank Firm Average Score 1 Revenue & Cost Specialists, LLC 90 2 David Taussig and Associates 81 Based on rating, cost, and proposal (Exhibit 1), Staff recommends that Revenue & Cost Specialists, LLC be awarded the agreement for an amount not to exceed $115,150 to develop the Development Impact Fee Study (Exhibit 2). FISCAL IMPACT Development fees that are charged to developers to mitigate development project impacts are utilized for Street Improvements projects, public utility improvements and Park improvements. The study will enhance the process and set clear criteria for impact fees charged to developers. Funding is available in the FY 23-24 budget. The following table summarizes the funds budgeted and available for expenditure to deliver agreement services. Fiscal Year Accounting Unit – Account No. Fund Description Accounting Unit – Account No. Description Amount FY 23-24 01117017-62300 General Fund PWA – Service Enhancement, Contract Services - Professional $115,150 Total $115,150 EXHIBIT(S) 1. Revenue & Cost Specialist’s Proposal 2. Agreement with Revenue & Cost Specialists, LLC Submitted By: Nabil Saba, P.E., Executive Director – Public Works Agency Approved By: Steven Mendoza, Acting City Manager     City Council 27 – 2 11/7/2023 Proposal for the City of Santa Ana, CA Page 1 –– Proposal for the City of Santa Ana Development Impact Fee Study 1519 E Chapman Ave Suite C Fullerton, CA 92831 (714) 992-9020www.revenuecost.com EXHIBIT 1     City Council 27 – 3 11/7/2023 Proposal for the City of Santa Ana, CA Page 2 TABLE OF CONTENTS September 25, 2023 Table of Contents ......................................................................................................................................................... 2 Transmittal Letter ...................................................................................................................................................... 3 Organization Qualifications ................................................................................................................................. 5 Project Manager .......................................................................................................................................................... 7 Scope of Work ............................................................................................................................................................. 11 Project Schedule ....................................................................................................................................................... 14 References .................................................................................................................................................................... 15 Proposed Budget ...................................................................................................................................................... 19 –     City Council 27 – 4 11/7/2023 Proposal for the City of Santa Ana, CA Page 3 September 25, 2023 City of Santa Ana Attn: Ehab Elias, Associate Engineer 20 Civic Center Plaza, M-93 Santa Ana, CA 92701 Proposal for City of Santa Ana – Development Impact Fee Study Revenue & Cost Specialists, LLC (RCS) appreciates the opportunity to provide you with this Development Impact Fee Study proposal. RCS has provided such studies and other fee-costing services since 1980, making us the first and foremost authority in costing services for California. Our combined 100 years of experience and knowledge in this industry will ensure a successful project that’s on time and under budget. Our impact fee study process is straightforward, imposes minimal impact on staff, and provides proper information, allowing staff, City Council, and other stakeholders to make the best policy decisions for Santa Ana. We strive to ensure confidence in the information and recommendations of the final Report. The results of our study will allow the City to identify and recover, with certainty, the maximum financial impact from future development. The terms of this proposal will be honored for 90 calendar days from the date of submission. Please contact Scott at (714) 992-9026 or scott@revenuecost.com with any questions. Sincerely, GREGORY BROWN SCOTT THORPE Vice President Principal     City Council 27 – 5 11/7/2023 Proposal for the City of Santa Ana, CA Page 4 RCS Contacts Revenue & Cost Specialists 1519 E Chapman Ave, Ste C Fullerton, CA 92831 www.revenuecost.com Scott Thorpe Principal 714-992-9026 Scott@revenuecost.com Gregory Brown Vice President 714-992-9022 Gregory@revenuecost.com     City Council 27 – 6 11/7/2023 Proposal for the City of Santa Ana, CA Page 5 ORGANIZATION QUALIFICATIONS ABOUT RCS RCS (Taxpayer ID No. 330787781) was founded in 1980 by two former City Managers and a Finance Director who, after the passage of Propositions 13 and 4, discovered that user fees were a legal option to recover lost municipal revenues. Forty-two years later, Revenue & Cost Specialists continues its focus on cost allocation and user fee calculation services. After the passage of AB 1600 in 1988, our company added impact fee calculation services to help municipalities finance public facility expansion. In 2000, RCS created Government Software Systems to develop robust costing software that serves fee calculation needs better than spreadsheets. Our company has provided additional services to municipalities, including long-range financial planning, accounting procedures, and utility rate studies. To this day, RCS continues to thrive through repeat business, referrals, and references. As a small business, RCS takes only a handful of new clients each year, allowing us to dedicate the appropriate number of resources to them. What’s unique about RCS is the work longevity of our team members. Client cities from 20 years ago still call and speak with the RCS Partner about their project back then. For 2023, RCS is celebrating our 43rd year in business and looking forward to another 40-plus years of partnering with municipalities. QUALIFICATIONS RCS’s five principals comprise the Limited Liability Company. RCS principals have over 100 years of combined experience in cost allocation plans and fee studies and served over 250 municipalities. We have provided these services to a wide array of public agencies, from the smallest special district to larger and more complex cities and counties. While based in Orange County, we engage in projects throughout the State of California. RCS principals are municipal cost and revenue consultants specializing in the following: • User Fee Studies • Cost Allocation Plans • Development Impact Fee Studies • Special studies and reports supporting municipal financing management     City Council 27 – 7 11/7/2023 Proposal for the City of Santa Ana, CA Page 6 These specializations allow RCS to focus on every aspect of municipal fees and be the best at what we do. We are confident in our project time estimates and do not respond to RFPs when the project workload exceeds our capacity. We have suggested new fees that are not common practice throughout the state and have challenged and removed municipal fees that were not defensible. We have assisted municipalities in streamlining their fee-based processes. All RCS principals are knowledgeable in fund accounting, department structures, and municipal services. We stay current on pending financial and legal issues that challenge municipalities. All principals are comfortable speaking with city staff at all levels, drafting reports and resolutions, and presenting to the public, stakeholders, and City Council members. RCS principals perform all studies in a professional and expedient manner and do not rely on junior staff to perform these vital tasks with our clients. We also don’t rely on status memos because we will often be at City Hall to tell you how the project is going in person. Rick Kermer, a Partner, was one of the founders of RCS. Rick used his CPA and audit experience to build cost allocation, user fee spreadsheets, and software that passes rigorous analysis and reporting accounting standards. Rick’s work is the foundation of all the fee study work offered today. He is now semi-retired, taking only a handful of projects each year. Eric Johnson, the President, has streamlined and perfected the process of CAP and User Fee Study engagements. With over 30 years and hundreds of completed studies, Eric has created a superior process that demands little city staff time while obtaining maximum results. Eric quickly understands complex city services and how to calculate fees for them. He relates well with elected officials because he responds with candor and brevity. If you speak to any of Eric’s prior or current clients, they will tell you how easy the process was. Scott Thorpe, a Principal, joined RCS in 1985. Before that, he spent 13 years in the cities of Chula Vista, Covina, Anaheim, and Brea, serving in various roles within the city manager’s offices. Scott performed user fee studies for several years, transitioning to development impact fees when AB 1600 was enacted. He has written articles laying out the fundamentals of impact fees, and his work has generated tens of millions in fee revenues for cities. Chu Thai, Vice President, joined RCS after 22 years of municipal experience. As a budget manager and finance director, Chu has successfully coordinated user fee increases, impact fee increases, utility rate increases, and tax ballot measures. His experience helps clients avoid the unseen perils that jeopardize municipal projects. After project completion, Chu leaves behind well-documented reports and spreadsheets for City staff. His career has focused on improving cities’ financial stability and implementing operational effectiveness and efficiencies in local government. Gregory Brown, a Vice President, is the newest team member of RCS. However, he has already performed development impact fee studies for a dozen different cities and districts. Gregory spent 20 years working in small business before joining the RCS team. He was     City Council 27 – 8 11/7/2023 Proposal for the City of Santa Ana, CA Page 7 trained by Scott Thorpe in development impact fee and applies the same methodology Scott Thorpe developed over 35 years while also incorporating his experience in managing small businesses with a focus on efficiency. RCS PROJECT MANAGER FOR SANTA ANA Scott Thorpe, Principal, and Greg Brown, Vice President, will work together on the Development Impact Fee Study. RCS may assign additional specialists to the project to help maintain the proposed schedule and ensure product quality. We thoroughly understand and will be involved in every phase of the impact fee study, advising City staff when necessary. Resumes for the RCS project team are included in this proposal on the following pages.     City Council 27 – 9 11/7/2023 Proposal for the City of Santa Ana, CA Page 8 EDUCATION Bachelor of Arts in Public Administration – San Diego State University Master of Public Administration - California State University Fullerton AFFILIATIONS California Society of Municipal Finance Officers Government Finance Officers Association Scott Ian Thorpe Principal Mr. Thorpe has been with RCS since 1985 and built his career and reputation on the proper establishment of development impact fees. His early publications helped shape the foundation of calculating and implementing impact fees. Scott has produced studies for projects ranging from small, single-use developments to large, master-planned communities throughout California. He is actively involved in all aspects of the projects, from kick-off, through Council adoption and beyond fee collection and reporting. Municipal Experience City of Brea – Management & Budget Manager Developed budget preparation and management information reporting systems. Established personal computer operations, including acquisition, placement, and maintenance of all equipment to initial and ongoing employee training. Created a comprehensive legislative program for reviewing all federal, state and local legislation. City of Anaheim – Budget Analyst/Management Operations Auditor Assisted in the preparation of a $350,000,000 annual budget. Provided centralized management support and assistance of line departments with a variety of services including work measurement and management techniques program development, productivity improvement, internal management audits, budget review/analysis, revenue forecasting and auditing, and data processing systems development. Specialized in management assistance to public safety, stadium, convention center and golf operations. Responsible for fiscal, work-unit measurement and management training sessions required of all city management staff. City of Covina – Administrative Assistant to the City Manager Performed general program development with significant emphasis on the improvement of the budget process, legislative, public information, and agenda process systems. Conducted a major annexation study and effort.     City Council 27 – 10 11/7/2023 Proposal for the City of Santa Ana, CA Page 9 Scott Ian Thorpe Principal Municipal Experience (continued) City of Chula Vista – Administrative Aide Entry level job which involved completion of a City-wide Policy and Procedure Manual, operation reviews of long-term fire vehicle equipment purchases and of the municipal bus system stop locations. Publications "Financing Capital Improvements", Journal American Water Works Association, August, 1991, pages 50-52 "Impact Fees: Practical Guide for Calculation and Implementation", Journal of Urban Planning and Development, Vol. 18, No. 3, September, 1992, pages 106-118 “The Missing Ingredient in State-Mandated General Plans”, Public Management, International City Management Association”, March 2014. Pages 21-22. Other Accomplishments Charter Oak Unified School District Facility Closure Committee-Board Appointee Guest Lecturer on various municipal government/management topics at two universities     City Council 27 – 11 11/7/2023 Proposal for the City of Santa Ana, CA Page 10 EDUCATION Bachelor of Arts in History – Cal Poly Pomona Gregory Ross Brown Vice President Professional Experience Revenue & Cost Specialists – Vice President (2022- Present) Assisting in meetings, gathering data, building fee structures, analyzing, and writing reports. Revenue & Cost Specialists – Associate (2020 – 2022) Assist in working meetings, data gathering, analysis, and input. Write and/or edit text for completed Development Impact Fee cost calculations. Simple Health Acupuncture and Wellness Center Inc. Long Beach, CA – Clinic Director (2012 – 2022) Oversaw all operations of a continuing multiple-modality health clinic involving seventeen employees. Project Experience Development Impact Fees Apple Valley Fire Protection District, CA City of Highland, CA City of Shafter, CA (In Progress) City of Gardena, CA (In Progress) City of West Covina, CA (In Progress) City of Hercules, CA (In Progress) City of Corning, CA (In Progress) City of El Segundo, CA City of Farmersville, CA City of Livingston, CA City of Loma Linda, CA City of Morro Bay, CA City of Hawthorne, CA (In Progress) Cost of Services Studies City of Hawthorne, CA City of Laguna Beach, CA City of Santa Maria, CA     City Council 27 – 12 11/7/2023 Proposal for the City of Santa Ana, CA Page 11 SCOPE OF WORK DEVELOPMENT IMPACT FEE To make certain the City of Santa Ana continues to provide basic municipal services as the City grows, RCS proposes to undertake the calculation and textual support of a new Development Impact Fee Calculation and Nexus Report. RCS staff will perform the following to complete the Development Impact Fee (DIF) calculation and quantify the costs generated by new development in terms of an Impact Fee Schedule for city land uses. Based on our preliminary review of the reports and documentation available by the City, we propose development impact fees for the following infrastructures. 1. Law Enforcement, Vehicles, and Equipment 2. Fire Suppression/Medic Facilities, Vehicles and Equipment 3. Transportation System Improvement Area 4. Transit Zoning Code Traffic Impact Mitigation Fair Share 5. Harbor Specific Plan Mitigation Fair Share 6. Drainage Assessment Fee 7. Park Acquisition and Development Fee 8. Sewer Connection Fee 9. Water Connection Fee 10. Library Fee 11. General Facilities Development Fee 12. Community Centers Development Fee RCS has the experience and determination to research and identify the maximum financial impact of future developments in Santa Ana. With this information, staff can realize the city's best funding and implementation policies. We plan to use a series of direct, focused meetings between RCS experts and knowledgeable City staff to produce an accurate, logical, and defensible final product. RCS' objective is to ensure that City staff feels confident about the data and the report and, therefore, confident in supporting the results at public hearings. The fee recommendations included in RCS' final Development Impact Fee Calculation and Nexus Report will be legally defensible, easy to understand, and supported by City staff. Our years of experience in impact fees and working with local government finance officers ensures this project will be completed successfully and on time. To provide the basis for the Development Impact Fees, the following steps would be taken by the Revenue & Cost Specialist staff, working with City staff and other consultants where necessary and appropriate:     City Council 27 – 13 11/7/2023 Proposal for the City of Santa Ana, CA Page 12 Task 1: Preliminary Research Prior to any meetings, RCS will perform a field "windshield" survey to become acquainted with the physical characteristics and general improvement needs and standards of the City. We will request and review all City maps, land-use documents, and available master plans, especially the Comprehensive General Plan, before the kick-off meeting. We will review the City's history of impact fee schedules, resolutions, ordinances, and Annual and Five-Year Reports per Government Code Sections 66006 and 66001. RCS will review recent Operating Budgets, CIP Budgets, Comprehensive Annual Financial Reports, and fixed asset reports. RCS will meet and discuss the City’s planning, capital financing process, and community development standards with the City Engineer, City Planner, and other executive staff to determine the improvements that most likely will evolve from the project planning documents and be needed to support and give validity to the City's Comprehensive General Plan. Task 2: Series of Working Meetings RCS will meet with City staff responsible for each infrastructure to help identify all projects needed through theoretical build-out via the use of master plans, specific plans, and other service requirement studies. The more supporting documents we can find, the better the Study will be. The greatest support would be an engineer-prepared Master Plan. RCS will endeavor to increase the validity of available information if such a document is unavailable. RCS will request from the City all reports, master plans, specific plans, and other related reports identifying needed infrastructure. If needed, RCS can assist the City with developing project lists and supporting data. RCS will review project cost estimates and textual explanations for accuracy and completeness. RCS will identify and analyze the demand drivers specific to each infrastructure or service area. The drivers are the factors of nexus demand related to each land use and would be based on the project plans or City productivity records. These demand drivers will help determine the distribution of the benefits of nexus for, and impact of each group of projects on each of the above categories of land use. The proportional analysis is necessary to identify what burdens would be placed upon the existing and future infrastructure would be undertaken. Task 3: Draft Development Impact Fee Calculation and Nexus Report Since the Report is based on information and estimates provided by City staff, it is important that all participants are comfortable with the methodology and data     City Council 27 – 14 11/7/2023 Proposal for the City of Santa Ana, CA Page 13 presented. RCS will prepare a draft report consisting of the fee structures and the necessary relevant nexus text and report with recommended fees. This meeting will include discussions on policy issues, implementation strategies, and revenue collection procedures. RCS will provide the draft report for staff consideration and distribution. Task 4: Presentation of Proposed Development Impact Fee Calculation and Nexus Report to the City Council RCS will attend the City Council meeting to discuss the report methodology and present findings, provide a formal presentation, and answer questions about those findings. RCS will have the necessary supporting documentation for the meeting and will be the primary contact to answer all questions, following up with any City Council direction with the assistance of City staff. CLIENT INPUT RCS will make every effort to advise, seek input from and, in general, explain the work as it is being performed. We depend on dedicated and engaged staff participation for a project to be completed successfully. Most of the staff participation is to attend working meetings with RCS. The City should also designate a Project Coordinator for the fee study who will: 1) Identify key City staff and coordinate the kick-off meeting(s) 2) Assist in obtaining the requested information 3) Coordinate the review of draft reports, and 4) Provide project direction if needed ONSITE MEETINGS AND VIDEO CONFERENCING MEETINGS For the project kick-off and working meetings on the same day, the City may choose to have RCS onsite or conduct the meetings through a video conferencing account. All working meetings will be through our Zoom account or a video conferencing software of the City’s choice. Our experience has determined that video conferencing is more flexible in scheduling meetings, lets City staff quickly access reports and files on their computers, and allows everyone to view and discuss the same documents at the same time. RCS plans to participate in the City Council meetings onsite at the City of Santa Ana.     City Council 27 – 15 11/7/2023 Proposal for the City of Santa Ana, CA Page 14 PROJECT SCHEDULE RCS’ references will attest that our timelines are ideal for impact fee studies. This schedule, of course, will require the cooperative participation of City staff. We will be having meetings with staff every two to three weeks and provide them with updates. Department meetings will be 30 minutes to two hours each. RCS will comply with local, county, and state protocols for safely conducting meetings as the COVID-19 pandemic evolves. Development Impact Fee Study Nov 2023 Dec 2023 Jan 2024 Feb 2024 Mar 2024 Apr 2024 Land-use Database Compilation Determine Infrastructure LOS Discuss Desired Projects w. Staff Review Project Costs & Descriptions Review Demand Drivers (Nexus) Apply Nexus Distribution Factors Review Draft DIF Report with Staff Prepare Final DIF Report Present DIF Study to Council     City Council 27 – 16 11/7/2023 Proposal for the City of Santa Ana, CA Page 15 REFERENCES REFERENCES – DEVELOPMENT IMPACT FEE STUDY We have recently completed similar Development Impact Fee Calculation and Nexus Report projects for the following jurisdictions. We encourage you to contact any RCS client regarding our understanding of the nature of municipalities and working relationship with city staff. Copies of recent impact fee reports can be provided upon your request. Jurisdiction Reference Contact City of Loma Linda (909) 799-2800 Jarb Thaipejr, City Manager Lorena Matarrita, Community Development, Senior Planner Completed an update to a prior RCS-conducted DIF Report and Master Facilities Plan. RCS’ Nexus Report update will raise approximately $333 million in Development Impact Fees for the City. City of El Segundo (909) 334-3414 Nick Liguori, Director of Finance Completed the City’s DIF Calculation and Nexus Report in 2022. RCS’ Nexus Report will raise approximately $300 million in Development Impact Fees for the City. City of Farmersville (559) 747-0458 Steve Huntley, Director of Finance & Administration RCS was selected in September 2020 to update the City’s Cost Allocation Plan, User Fees, and Impact Fees. City of Ontario (909) 395-2000 Derrick Womble, Administrative Officer Ontario is also a long-term RCS client, with RCS conducting its first full-infrastructure DIF Nexus Report and two major updates. The City DIF Calculation and Nexus Report supports the doubling of the size and population of the City within the Ontario Ranch Specific Plan area boosting the City’s housing by 59,000 dwelling units (150% increase) and its business square feet by 100,000,000 (71% increase).     City Council 27 – 17 11/7/2023 Proposal for the City of Santa Ana, CA Page 16 CLIENTS SERVED USER FEE STUDY/COST ALLOCATION PLAN Carpentaria-Summerland Fire District Chino Valley Independent Fire District City of Alhambra City of Antioch City of Arcadia City of Atascadero City of Azusa City of Banning City of Barstow City of Bend, OR City of Beverly Hills City of Big Bear Lake City of Brea City of Buena Park City of Carlsbad City of Carmel-by-the-Sea City of Carpentaria City of Carson City of Ceres City of Chino City of Claremont City of Coachella City of Concord City of Corona City of Cotati City of Cudahy City of Desert Hot Springs City of Diamond Bar City of Dinuba City of Dublin, Ohio City of El Cajon City of El Segundo City of Elk Grove City of Eureka City of Folsom City of Fontana City of Foster City City of Fountain Valley City of Fullerton City of Glendale City of Glendora City of Goodyear, Arizona City of Hemet City of Hermosa Beach City of Hesperia City of Highland City of Huntington Beach City of Kennewick, WA City of La Canada-Flintridge City of La Habra Heights City of La Mirada USER FEE STUDY/COST ALLOCATION PLAN (continued) City of La Palma City of La Puente City of Lake Elsinore City of Lake Forest City of Lakewood City of Lancaster City of Lathrop City of Lawndale City of Lemoore City of Lincoln City of Lindsay City of Loma Linda City of Long Beach City of Los Altos City of Lynwood City of Mammoth Lakes City of Manhattan Beach City of Marina City of Menifee City of Merced City of Milpitas City of Monrovia City of Monterey City of Moreno Valley City of Morgan Hill City of Morro Bay City of Needles City of Norwalk City of Oakdale City of Oceanside City of Ontario City of Oroville City of Oxnard City of Palm Desert City of Palm Springs City of Palmdale City of Pasadena City of Peoria, AZ City of Pico Rivera City of Pismo Beach City of Pittsburg City of Pomona City of Port Hueneme City of Porterville City of Rancho Cucamonga City of Rancho Palos Verdes City of Red Bluff City of Redlands City of Rialto City of Richmond City of Ridgecrest City of Riverside USER FEE STUDY/COST ALLOCATION PLAN (continued) City of Rocklin City of Salinas City of San Clemente City of San Gabriel City of San Juan Capistrano City of San Marino City of San Rafael City of Sanger City of Santa Clarita City of Santa Monica City of Santa Paula City of Scotts Valley City of Seal Beach City of Seaside City of Selma City of Shafter City of Sierra Madre City of Simi Valley City of Solana Beach City of South Gate City of South Lake Tahoe City of South Pasadena City of Springville, UT City of Stockton City of Suisun City City of Taft City of Thousand Oaks City of Tracy City of Tulare City of Turlock City of Upland City of Villa Park City of Vista City of West Covina City of West Jordan, UT City of Westminster City of Yuba City City or Rancho Mirage Coachella Valley Assoc of Gov’t Contra Costa County County of Cobb, GA County of Contra Costa County of San Bernardino County of Tulare Imperial County Oceanside Harbor District Orange County Fire Authority Orange County Vector Control District Placer County Water Agency Riverside County Transport. Comm. San Bernardino Assoc. Gov’t     City Council 27 – 18 11/7/2023 Proposal for the City of Santa Ana, CA Page 17 USER FEE STUDY/COST ALLOCATION PLAN (continued) South Jordan City, UT Town of Apple Valley Town of Los Gatos Town of Mammoth Lakes Town of Truckee Ventura County Fire District IMPACT FEE STUDY Antelope Valley Fire District Apple Valley Fire District Barstow Fire District Bridgeport Fire District Brigham City Corporation, UT Carpentaria-Summerland Fire District Chalfant Public Services (Fire) Protection District City of Alhambra City of Anaheim City of Atascadero City of Baldwin Park City of Barstow City of Big Bear Lake City of Calimesa City of Chino City of Coachella City of Colton City of Corona City of Desert Hot Springs City of Folsom City of Gilroy City of Glendale City of Gonzales City of Grand Terrace City of Greenfield City of Hemet City of Highland City of Huntington Beach City of Jurupa Valley City of King City City of Laguna Hills City of Lemoore City of Loma Linda City of Menifee City of Monterey Park City of Morgan Hill City of Murrieta City of Needles City of Newport Beach City of North Ogden, UT City of Oceanside City of Ontario City of Orange City of Oroville City of Paso Robles City of Petaluma City of Pismo Beach IMPACT FEE STUDY (continued) City of Rancho Cordova City of Reedley City of Rialto City of Riverside City of San Bernardino City of Santa Paula City of Scotts Valley City of Sedona, AZ City of Selma City of Sierra Madre City of Thousand Oaks City of Tracy City of Tulare City of Wheatland City of Whittier County of Monterey Sheriff’s Department County of San Bernardino Feather River Recreation and Park District June Lake Fire District Lake Havasu City, AZ Long Valley Fire District North Central Fire District SANBAG South Jordan City, UT South Ogden City, UT Town of Apple Valley Town of Mammoth Lakes Town of Paradise Town of Truckee Washington Terrace City, UT West Jordan City, UT Wheeler Crest Fire District ACCOUNTING PROCEDURES City of Buena Park City of Compton City of La Habra City of La Palma City of Morgan Hill City of Palmdale Commerce Redevelopment City South Gate Housing Authority ASSISTANCE TO CITY ATTORNEYS (confidential) Cohen and Berliner – Litigation Assistance Rutan and Tucker – Litigation Assistance San Diego City – Building & Safety Fee Litigation Assistance San Diego County Counsel – DIF Use Litigation Assistance CASH MANAGEMENT City of Buena Park City of Commerce City of Compton City of Palmdale La Mirada Civic Theater DATA PROCESSING City of La Palma City of Palmdale City of San Clemente City of South Gate City of Villa Park Ontario-Montclair School District LONG RANGE FINANCIAL PLAN City of Chino City of Cudahy City of Hesperia City of Lake Elsinore City of South Gate City of Turlock MASTER FACILITIES PLANS/CIPs Apple Valley Fire District Barstow Fire District Bridgeport Fire District Brigham City Corporation, UT Carpentaria-Summerland Fire District Chalfant Public Services (Fire) Protection District City of Anaheim City of Atascadero City of Barstow City of Big Bear Lake City of Calimesa City of Carpentaria City of Chino City of Corona City of Desert Hot Springs City of Folsom City of Gonzales City of Grand Terrace City of Greenfield City of Highland City of Huntington Beach City of Jurupa valley City of King City City of Lancaster City of Loma Linda City of Menifee City of Murrieta City of Needles City of Newport Beach City of Norco     City Council 27 – 19 11/7/2023 Proposal for the City of Santa Ana, CA Page 18 MASTER FACILITIES PLANS/CIPs (continued) City of Ontario City of Orange City of Oroville City of Paso Robles City of Rancho Cordova City of Riverside City of San Bernardino City of Santa Paula City of Sedona, AZ City of Selma City of Tracy City of Wheatland City of Whittier June Lake Fire District Lake Havasu City, AZ Long Valley Fire District North Central Fire District North Ogden City, UT South Jordan City, UT South Ogden City, UT Town of Apple Valley Town of Mammoth Lakes Town of Paradise Town of Truckee Wheeler Crest Fire District ORGANIZATIONAL AND MANAGEMENT City of La Mirada City of South Gate City of Vista Ontario-Montclair School District UTILITY RATE STUDY City of Brea City of Chino City of El Segundo MISCELLANEOUS PROJECTS Brigham City Corporation, UT – Closed Indian School Use Conversion City of Azusa – Plan Check/Inspection Process Review City of Beverly Hills – Rent Stabilization Fee City of Colton – Electric Utilities Collection Procedural Manual City of Corona – Communications Repeater Cost Financing City of Corona – Interstate 15 Area Public Safety Facility Financing City of Fontana – General & Departmental Overhead Plan City of Garden Grove - Internal Service Fund Balance Study City of Hemet – Supplemental DIF, Public Peril Report City of Los Altos – Existing DIF Review City of Milpitas – Business License Ordinance Review City of Needles – Development Agreement Assistance City of Pico Rivera – Business License Ordinance Review City of Port Hueneme – Revenue Search Report City of Redlands – Street Sweeping Rate Study City of San Bernardino – Verdemont Area Financing Analysis MISCELLANEOUS PROJECTS (continued) City of San Clemente – Business License Review City of Santa Paula – General Plan Element City of Seaside – Hayes Housing Development Service Demands City of South Lake Tahoe – Transfer of Custody Cost Verification City of Westminster – Productivity Measurement Module Lake Havasu City, AZ – Capital Financing Plan Los Angeles Fire/Police Retirement System – Fiscal Review San Bernardino County – Special District Office Finance Review South Jordan City, UT – Business Regulation Costing Town of Windsor – Long Range Capital Financing Plan     City Council 27 – 20 11/7/2023 Proposal for the City of Santa Ana, CA Page 19 PROPOSED BUDGET Revenue & Cost Specialists proposes the following project costs, which will NOT TO EXCEED AMOUNT OF $115,150. Development Impact Fee Preliminary Research 78 13,650 Identify Land-Use Build Out Land Use Database 100 17,500 Identify Current/Future Needs Schedule of Capital Costs 150 26,250 Mathematical Nexus Calculation Spreadsheets of Calculations 175 30,625 Textual Nexus Draft & Final DIF Reports 130 22,750Public Meetings Presentations (2)25 4,375 TOTAL PROJECT COST 658 $115,150 The above costs are based on a charge of $175 per hour. The billing rate for any additional work not covered by this proposal would be $200 per hour. Our proposal covers all costs except for the following additional costs that the City may incur: • Report reproduction beyond one physical master copy of the final Report. • Excessive public meeting attendance. • Excessive revisions to the report once the draft report has been approved by City staff.     City Council 27 – 21 11/7/2023 EXHIBIT 2     City Council 27 – 22 11/7/2023     City Council 27 – 23 11/7/2023     City Council 27 – 24 11/7/2023     City Council 27 – 25 11/7/2023     City Council 27 – 26 11/7/2023     City Council 27 – 27 11/7/2023     City Council 27 – 28 11/7/2023     City Council 27 – 29 11/7/2023     City Council 27 – 30 11/7/2023     City Council 27 – 31 11/7/2023     City Council 27 – 32 11/7/2023 Proposal for the City of Santa Ana, CA Page 1 –– Proposal for the City of Santa Ana Development Impact Fee Study 1519 E Chapman Ave Suite C Fullerton, CA 92831 (714) 992-9020www.revenuecost.com EXHIBIT 1     City Council 27 – 33 11/7/2023 Proposal for the City of Santa Ana, CA Page 2 TABLE OF CONTENTS September 25, 2023 Table of Contents ......................................................................................................................................................... 2 Transmittal Letter ...................................................................................................................................................... 3 Organization Qualifications ................................................................................................................................. 5 Project Manager .......................................................................................................................................................... 7 Scope of Work ............................................................................................................................................................. 11 Project Schedule ....................................................................................................................................................... 14 References .................................................................................................................................................................... 15 Proposed Budget ...................................................................................................................................................... 19 –     City Council 27 – 34 11/7/2023 Proposal for the City of Santa Ana, CA Page 3 September 25, 2023 City of Santa Ana Attn: Ehab Elias, Associate Engineer 20 Civic Center Plaza, M-93 Santa Ana, CA 92701 Proposal for City of Santa Ana – Development Impact Fee Study Revenue & Cost Specialists, LLC (RCS) appreciates the opportunity to provide you with this Development Impact Fee Study proposal. RCS has provided such studies and other fee-costing services since 1980, making us the first and foremost authority in costing services for California. Our combined 100 years of experience and knowledge in this industry will ensure a successful project that’s on time and under budget. Our impact fee study process is straightforward, imposes minimal impact on staff, and provides proper information, allowing staff, City Council, and other stakeholders to make the best policy decisions for Santa Ana. We strive to ensure confidence in the information and recommendations of the final Report. The results of our study will allow the City to identify and recover, with certainty, the maximum financial impact from future development. The terms of this proposal will be honored for 90 calendar days from the date of submission. Please contact Scott at (714) 992-9026 or scott@revenuecost.com with any questions. Sincerely, GREGORY BROWN SCOTT THORPE Vice President Principal     City Council 27 – 35 11/7/2023 Proposal for the City of Santa Ana, CA Page 4 RCS Contacts Revenue & Cost Specialists 1519 E Chapman Ave, Ste C Fullerton, CA 92831 www.revenuecost.com Scott Thorpe Principal 714-992-9026 Scott@revenuecost.com Gregory Brown Vice President 714-992-9022 Gregory@revenuecost.com     City Council 27 – 36 11/7/2023 Proposal for the City of Santa Ana, CA Page 5 ORGANIZATION QUALIFICATIONS ABOUT RCS RCS (Taxpayer ID No. 330787781) was founded in 1980 by two former City Managers and a Finance Director who, after the passage of Propositions 13 and 4, discovered that user fees were a legal option to recover lost municipal revenues. Forty-two years later, Revenue & Cost Specialists continues its focus on cost allocation and user fee calculation services. After the passage of AB 1600 in 1988, our company added impact fee calculation services to help municipalities finance public facility expansion. In 2000, RCS created Government Software Systems to develop robust costing software that serves fee calculation needs better than spreadsheets. Our company has provided additional services to municipalities, including long-range financial planning, accounting procedures, and utility rate studies. To this day, RCS continues to thrive through repeat business, referrals, and references. As a small business, RCS takes only a handful of new clients each year, allowing us to dedicate the appropriate number of resources to them. What’s unique about RCS is the work longevity of our team members. Client cities from 20 years ago still call and speak with the RCS Partner about their project back then. For 2023, RCS is celebrating our 43rd year in business and looking forward to another 40-plus years of partnering with municipalities. QUALIFICATIONS RCS’s five principals comprise the Limited Liability Company. RCS principals have over 100 years of combined experience in cost allocation plans and fee studies and served over 250 municipalities. We have provided these services to a wide array of public agencies, from the smallest special district to larger and more complex cities and counties. While based in Orange County, we engage in projects throughout the State of California. RCS principals are municipal cost and revenue consultants specializing in the following: • User Fee Studies • Cost Allocation Plans • Development Impact Fee Studies • Special studies and reports supporting municipal financing management     City Council 27 – 37 11/7/2023 Proposal for the City of Santa Ana, CA Page 6 These specializations allow RCS to focus on every aspect of municipal fees and be the best at what we do. We are confident in our project time estimates and do not respond to RFPs when the project workload exceeds our capacity. We have suggested new fees that are not common practice throughout the state and have challenged and removed municipal fees that were not defensible. We have assisted municipalities in streamlining their fee-based processes. All RCS principals are knowledgeable in fund accounting, department structures, and municipal services. We stay current on pending financial and legal issues that challenge municipalities. All principals are comfortable speaking with city staff at all levels, drafting reports and resolutions, and presenting to the public, stakeholders, and City Council members. RCS principals perform all studies in a professional and expedient manner and do not rely on junior staff to perform these vital tasks with our clients. We also don’t rely on status memos because we will often be at City Hall to tell you how the project is going in person. Rick Kermer, a Partner, was one of the founders of RCS. Rick used his CPA and audit experience to build cost allocation, user fee spreadsheets, and software that passes rigorous analysis and reporting accounting standards. Rick’s work is the foundation of all the fee study work offered today. He is now semi-retired, taking only a handful of projects each year. Eric Johnson, the President, has streamlined and perfected the process of CAP and User Fee Study engagements. With over 30 years and hundreds of completed studies, Eric has created a superior process that demands little city staff time while obtaining maximum results. Eric quickly understands complex city services and how to calculate fees for them. He relates well with elected officials because he responds with candor and brevity. If you speak to any of Eric’s prior or current clients, they will tell you how easy the process was. Scott Thorpe, a Principal, joined RCS in 1985. Before that, he spent 13 years in the cities of Chula Vista, Covina, Anaheim, and Brea, serving in various roles within the city manager’s offices. Scott performed user fee studies for several years, transitioning to development impact fees when AB 1600 was enacted. He has written articles laying out the fundamentals of impact fees, and his work has generated tens of millions in fee revenues for cities. Chu Thai, Vice President, joined RCS after 22 years of municipal experience. As a budget manager and finance director, Chu has successfully coordinated user fee increases, impact fee increases, utility rate increases, and tax ballot measures. His experience helps clients avoid the unseen perils that jeopardize municipal projects. After project completion, Chu leaves behind well-documented reports and spreadsheets for City staff. His career has focused on improving cities’ financial stability and implementing operational effectiveness and efficiencies in local government. Gregory Brown, a Vice President, is the newest team member of RCS. However, he has already performed development impact fee studies for a dozen different cities and districts. Gregory spent 20 years working in small business before joining the RCS team. He was     City Council 27 – 38 11/7/2023 Proposal for the City of Santa Ana, CA Page 7 trained by Scott Thorpe in development impact fee and applies the same methodology Scott Thorpe developed over 35 years while also incorporating his experience in managing small businesses with a focus on efficiency. RCS PROJECT MANAGER FOR SANTA ANA Scott Thorpe, Principal, and Greg Brown, Vice President, will work together on the Development Impact Fee Study. RCS may assign additional specialists to the project to help maintain the proposed schedule and ensure product quality. We thoroughly understand and will be involved in every phase of the impact fee study, advising City staff when necessary. Resumes for the RCS project team are included in this proposal on the following pages.     City Council 27 – 39 11/7/2023 Proposal for the City of Santa Ana, CA Page 8 EDUCATION Bachelor of Arts in Public Administration – San Diego State University Master of Public Administration - California State University Fullerton AFFILIATIONS California Society of Municipal Finance Officers Government Finance Officers Association Scott Ian Thorpe Principal Mr. Thorpe has been with RCS since 1985 and built his career and reputation on the proper establishment of development impact fees. His early publications helped shape the foundation of calculating and implementing impact fees. Scott has produced studies for projects ranging from small, single-use developments to large, master-planned communities throughout California. He is actively involved in all aspects of the projects, from kick-off, through Council adoption and beyond fee collection and reporting. Municipal Experience City of Brea – Management & Budget Manager Developed budget preparation and management information reporting systems. Established personal computer operations, including acquisition, placement, and maintenance of all equipment to initial and ongoing employee training. Created a comprehensive legislative program for reviewing all federal, state and local legislation. City of Anaheim – Budget Analyst/Management Operations Auditor Assisted in the preparation of a $350,000,000 annual budget. Provided centralized management support and assistance of line departments with a variety of services including work measurement and management techniques program development, productivity improvement, internal management audits, budget review/analysis, revenue forecasting and auditing, and data processing systems development. Specialized in management assistance to public safety, stadium, convention center and golf operations. Responsible for fiscal, work-unit measurement and management training sessions required of all city management staff. City of Covina – Administrative Assistant to the City Manager Performed general program development with significant emphasis on the improvement of the budget process, legislative, public information, and agenda process systems. Conducted a major annexation study and effort.     City Council 27 – 40 11/7/2023 Proposal for the City of Santa Ana, CA Page 9 Scott Ian Thorpe Principal Municipal Experience (continued) City of Chula Vista – Administrative Aide Entry level job which involved completion of a City-wide Policy and Procedure Manual, operation reviews of long-term fire vehicle equipment purchases and of the municipal bus system stop locations. Publications "Financing Capital Improvements", Journal American Water Works Association, August, 1991, pages 50-52 "Impact Fees: Practical Guide for Calculation and Implementation", Journal of Urban Planning and Development, Vol. 18, No. 3, September, 1992, pages 106-118 “The Missing Ingredient in State-Mandated General Plans”, Public Management, International City Management Association”, March 2014. Pages 21-22. Other Accomplishments Charter Oak Unified School District Facility Closure Committee-Board Appointee Guest Lecturer on various municipal government/management topics at two universities     City Council 27 – 41 11/7/2023 Proposal for the City of Santa Ana, CA Page 10 EDUCATION Bachelor of Arts in History – Cal Poly Pomona Gregory Ross Brown Vice President Professional Experience Revenue & Cost Specialists – Vice President (2022- Present) Assisting in meetings, gathering data, building fee structures, analyzing, and writing reports. Revenue & Cost Specialists – Associate (2020 – 2022) Assist in working meetings, data gathering, analysis, and input. Write and/or edit text for completed Development Impact Fee cost calculations. Simple Health Acupuncture and Wellness Center Inc. Long Beach, CA – Clinic Director (2012 – 2022) Oversaw all operations of a continuing multiple-modality health clinic involving seventeen employees. Project Experience Development Impact Fees Apple Valley Fire Protection District, CA City of Highland, CA City of Shafter, CA (In Progress) City of Gardena, CA (In Progress) City of West Covina, CA (In Progress) City of Hercules, CA (In Progress) City of Corning, CA (In Progress) City of El Segundo, CA City of Farmersville, CA City of Livingston, CA City of Loma Linda, CA City of Morro Bay, CA City of Hawthorne, CA (In Progress) Cost of Services Studies City of Hawthorne, CA City of Laguna Beach, CA City of Santa Maria, CA     City Council 27 – 42 11/7/2023 Proposal for the City of Santa Ana, CA Page 11 SCOPE OF WORK DEVELOPMENT IMPACT FEE To make certain the City of Santa Ana continues to provide basic municipal services as the City grows, RCS proposes to undertake the calculation and textual support of a new Development Impact Fee Calculation and Nexus Report. RCS staff will perform the following to complete the Development Impact Fee (DIF) calculation and quantify the costs generated by new development in terms of an Impact Fee Schedule for city land uses. Based on our preliminary review of the reports and documentation available by the City, we propose development impact fees for the following infrastructures. 1. Law Enforcement, Vehicles, and Equipment 2. Fire Suppression/Medic Facilities, Vehicles and Equipment 3. Transportation System Improvement Area 4. Transit Zoning Code Traffic Impact Mitigation Fair Share 5. Harbor Specific Plan Mitigation Fair Share 6. Drainage Assessment Fee 7. Park Acquisition and Development Fee 8. Sewer Connection Fee 9. Water Connection Fee 10. Library Fee 11. General Facilities Development Fee 12. Community Centers Development Fee RCS has the experience and determination to research and identify the maximum financial impact of future developments in Santa Ana. With this information, staff can realize the city's best funding and implementation policies. We plan to use a series of direct, focused meetings between RCS experts and knowledgeable City staff to produce an accurate, logical, and defensible final product. RCS' objective is to ensure that City staff feels confident about the data and the report and, therefore, confident in supporting the results at public hearings. The fee recommendations included in RCS' final Development Impact Fee Calculation and Nexus Report will be legally defensible, easy to understand, and supported by City staff. Our years of experience in impact fees and working with local government finance officers ensures this project will be completed successfully and on time. To provide the basis for the Development Impact Fees, the following steps would be taken by the Revenue & Cost Specialist staff, working with City staff and other consultants where necessary and appropriate:     City Council 27 – 43 11/7/2023 Proposal for the City of Santa Ana, CA Page 12 Task 1: Preliminary Research Prior to any meetings, RCS will perform a field "windshield" survey to become acquainted with the physical characteristics and general improvement needs and standards of the City. We will request and review all City maps, land-use documents, and available master plans, especially the Comprehensive General Plan, before the kick-off meeting. We will review the City's history of impact fee schedules, resolutions, ordinances, and Annual and Five-Year Reports per Government Code Sections 66006 and 66001. RCS will review recent Operating Budgets, CIP Budgets, Comprehensive Annual Financial Reports, and fixed asset reports. RCS will meet and discuss the City’s planning, capital financing process, and community development standards with the City Engineer, City Planner, and other executive staff to determine the improvements that most likely will evolve from the project planning documents and be needed to support and give validity to the City's Comprehensive General Plan. Task 2: Series of Working Meetings RCS will meet with City staff responsible for each infrastructure to help identify all projects needed through theoretical build-out via the use of master plans, specific plans, and other service requirement studies. The more supporting documents we can find, the better the Study will be. The greatest support would be an engineer-prepared Master Plan. RCS will endeavor to increase the validity of available information if such a document is unavailable. RCS will request from the City all reports, master plans, specific plans, and other related reports identifying needed infrastructure. If needed, RCS can assist the City with developing project lists and supporting data. RCS will review project cost estimates and textual explanations for accuracy and completeness. RCS will identify and analyze the demand drivers specific to each infrastructure or service area. The drivers are the factors of nexus demand related to each land use and would be based on the project plans or City productivity records. These demand drivers will help determine the distribution of the benefits of nexus for, and impact of each group of projects on each of the above categories of land use. The proportional analysis is necessary to identify what burdens would be placed upon the existing and future infrastructure would be undertaken. Task 3: Draft Development Impact Fee Calculation and Nexus Report Since the Report is based on information and estimates provided by City staff, it is important that all participants are comfortable with the methodology and data     City Council 27 – 44 11/7/2023 Proposal for the City of Santa Ana, CA Page 13 presented. RCS will prepare a draft report consisting of the fee structures and the necessary relevant nexus text and report with recommended fees. This meeting will include discussions on policy issues, implementation strategies, and revenue collection procedures. RCS will provide the draft report for staff consideration and distribution. Task 4: Presentation of Proposed Development Impact Fee Calculation and Nexus Report to the City Council RCS will attend the City Council meeting to discuss the report methodology and present findings, provide a formal presentation, and answer questions about those findings. RCS will have the necessary supporting documentation for the meeting and will be the primary contact to answer all questions, following up with any City Council direction with the assistance of City staff. CLIENT INPUT RCS will make every effort to advise, seek input from and, in general, explain the work as it is being performed. We depend on dedicated and engaged staff participation for a project to be completed successfully. Most of the staff participation is to attend working meetings with RCS. The City should also designate a Project Coordinator for the fee study who will: 1) Identify key City staff and coordinate the kick-off meeting(s) 2) Assist in obtaining the requested information 3) Coordinate the review of draft reports, and 4) Provide project direction if needed ONSITE MEETINGS AND VIDEO CONFERENCING MEETINGS For the project kick-off and working meetings on the same day, the City may choose to have RCS onsite or conduct the meetings through a video conferencing account. All working meetings will be through our Zoom account or a video conferencing software of the City’s choice. Our experience has determined that video conferencing is more flexible in scheduling meetings, lets City staff quickly access reports and files on their computers, and allows everyone to view and discuss the same documents at the same time. RCS plans to participate in the City Council meetings onsite at the City of Santa Ana.     City Council 27 – 45 11/7/2023 Proposal for the City of Santa Ana, CA Page 14 PROJECT SCHEDULE RCS’ references will attest that our timelines are ideal for impact fee studies. This schedule, of course, will require the cooperative participation of City staff. We will be having meetings with staff every two to three weeks and provide them with updates. Department meetings will be 30 minutes to two hours each. RCS will comply with local, county, and state protocols for safely conducting meetings as the COVID-19 pandemic evolves. Development Impact Fee Study Nov 2023 Dec 2023 Jan 2024 Feb 2024 Mar 2024 Apr 2024 Land-use Database Compilation Determine Infrastructure LOS Discuss Desired Projects w. Staff Review Project Costs & Descriptions Review Demand Drivers (Nexus) Apply Nexus Distribution Factors Review Draft DIF Report with Staff Prepare Final DIF Report Present DIF Study to Council     City Council 27 – 46 11/7/2023     City Council 27 – 47 11/7/2023 Proposal for the City of Santa Ana, CA Page 19 PROPOSED BUDGET Revenue & Cost Specialists proposes the following project costs, which will NOT TO EXCEED AMOUNT OF $115,150. Development Impact Fee Preliminary Research 78 13,650 Identify Land-Use Build Out Land Use Database 100 17,500 Identify Current/Future Needs Schedule of Capital Costs 150 26,250 Mathematical Nexus Calculation Spreadsheets of Calculations 175 30,625 Textual Nexus Draft & Final DIF Reports 130 22,750Public Meetings Presentations (2)25 4,375 TOTAL PROJECT COST 658 $115,150 The above costs are based on a charge of $175 per hour. The billing rate for any additional work not covered by this proposal would be $200 per hour. Our proposal covers all costs except for the following additional costs that the City may incur: • Report reproduction beyond one physical master copy of the final Report. • Excessive public meeting attendance. • Excessive revisions to the report once the draft report has been approved by City staff.     City Council 27 – 48 11/7/2023 City Manager Office www.santa-ana.org/city-managers-office Item # 28 City of Santa Ana 20 Civic Center Plaza, Santa Ana, CA 92701 Staff Report November 7, 2023 TOPIC: Approve Amendment to the Agreement for City Council Meeting Video Production and Other As-Needed Video Services AGENDA TITLE Approve Amendments to Agreements with Eduardo Garcia dba Dynamic Video Communications, LLC, IPTV International Inc. dba TV Pro Gear, Inc., and Thomas Bystry dba Video Engineering Services to Continue Video Production Services for City Council Meetings and Other As-Needed Video Services (General Fund) RECOMMENDED ACTION Authorize the City Manager to execute first amendments to the agreements with Dynamic Video Communications, LLC, TV Pro Gear, Inc., and Video Engineering Services to continue video production services for City Council meetings and other as- needed video services for the period of January 1, 2024 through December 31, 2024, for a shared aggregate amount not to exceed $200,000, for a total aggregate amount not to exceed $800,000 subject to substantive changes approved by the City Manager and City Attorney (Agreement No. 2023-XXX). GOVERNMENT CODE §84308 APPLIES: Yes DISCUSSION In December 2020, after a competitive RFP process, the City entered into an agreement with Dynamic Video Communications, LLC, TV Pro Gear, Inc., and Video Engineering Services for video production services for City Council meetings and other as-needed video services for three years in an annual shared aggregate amount of $200,000, for a total amount not to exceed $600,000 over three years. Dynamic Video Communications, LLC, TV Pro Gear, Inc., and Video Engineering Services have provided satisfactory services to the City and the City is in need of these services. Therefore, staff recommends amending the current agreement with Dynamic Video Communications, LLC, TV Pro Gear, Inc., and Video Engineering Services to continue Video Production Services for City Council meetings and other as-needed video services for an additional one-year period and increasing the compensation by an additional $200,000 for the additional one year. With these agreements, the City has been able to diversify and expand its video     City Council 28 – 1 11/7/2023 Approve Amendment to the Agreement for City Council Meeting Video Production and Other As-Needed Video Services November 7, 2023 Page 2 3 8 0 8 production services by awarding contracts for as -needed services to three video production companies, all of which have experience working with government agencies, including filming and production of public meetings, installing video systems/ control rooms for government meetings, technical consulting, event filming, and other video production. FISCAL IMPACT The Amendment is for a one-year period from January 1, 2024 to December 31, 2024 for a shared aggregate amount not to exceed $200,000, for a total aggregate amount not to exceed $800,000. The City Manager' s Office will be utilizing available funds in the Contract Services Professional account (no. 01105015-62300) for this agreement. EXHIBIT(S) 1. Amendment to Agreement-A-2020-057-02 - Dynamic Video Communications 2. Amendment to Agreement-A-2020-057-02 - Video Communications LLC 3. Amendment to Agreement-A-2020-057-02 - Video Engineering Submitted By: Dulce Rocha, Management Analyst Approved By: Steven A. Mendoza, Acting City Manager     City Council 28 – 2 11/7/2023 FIRST AMENDMENT TO AGREEMENT WITH EDUARDO GARCIA DBA DYNAMIC VIDEO COMMUNICATIONS TO PROVIDE VIDEO PRODUCTION SERVICES THIS FIRST ADMENDMENT to the above-referenced agreement is entered into on November 7, 2023 by and between Eduardo Garcia dba Dynamic Video Communications ("Consultant"), and the City of Santa Ana, a charter city and municipal corporation organized and existing under the Constitution and laws of the State of California ("City"). RECITALS A. Consultant is one of three (3) consultants selected by the City to provide on-call video production services. As part of this selection, each of the three (3) consultants is compensated for on-call services provided to the City from a shared aggregate of $200,000.00 annually during the term of the Agreement. Neither consultant is guaranteed any minimum or maximum compensation and is paid only for actual services performed. B. The parties entered into Agreement No. A-2020-257-01 (“Agreement”) on December 15, 2020 for Consultant to provide video production services, on an as needed basis. On December 29, 2022, the parties exercised an option to extend the term of the Agreement until December 31, 2023. The Agreement is current and in-effect. C. The parties now wish to amend the Agreement to further extend the term of the Agreement and increase the overall compensation amount available to each of the consultants, which may be engaged during this extended term. NOW THEREFORE, in consideration of the mutual and respective promises, and subject to the terms and conditions of said agreement, except as herein modified, the parties agree as follows: 1. Section 2.a., Compensation, is hereby amended to increase the shared aggregate amount of the compensation for the selected consultants by $200,000.00 to cover costs during the extension of this Agreement, defined below. The total amount to be expended for the entire term of this Agreement shall not exceed $800,000.00. 2. Section 3, Term, is hereby amended to extend the term of the Agreement for an additional one year from January 1, 2024 through December 31, 2024. 3. Except as modified by this First Amendment, all terms and conditions of the Agreement, as amended, shall remain in full force and effect. [signature page to follow]     City Council 28 – 3 11/7/2023 IN WITNESS THEREOF, the parties hereto have executed this First Amendment to the Agreement on the date and year first written above. ATTEST CITY OF SANTA ANA City Manager CONSULTANT Jennifer L. Hall City Clerk APPROVED AS TO FORM SONIA R. CARVALHO City Attorney Jonathan T. Martinez By: Assistant City Attorney Title:     City Council 28 – 4 11/7/2023 FIRST AMENDMENT TO AGREEMENT WITH IPTV INTERNATIONAL, INC. DBA TV PRO GEAR TO PROVIDE VIDEO PRODUCTION SERVICES THIS FIRST ADMENDMENT to the above-referenced agreement is entered into on November 7, 2023 by and between IPTV International, Inc., a California Corporation, dba TV Pro Gear ("Consultant"), and the City of Santa Ana, a charter city and municipal corporation organized and existing under the Constitution and laws of the State of California ("City"). RECITALS A. Consultant is one of three (3) consultants selected by the City to provide on-call video production services. As part of this selection, each of the three (3) consultants is compensated for on-call services provided to the City from a shared aggregate of $200,000.00 annually during the term of the Agreement. Neither consultant is guaranteed any minimum or maximum compensation and is paid only for actual services performed. B. The parties entered into Agreement No. A-2020-257-02 (“Agreement”) on December 15, 2020 for Consultant to provide video production services, on an as needed basis. On December 29, 2022, the parties exercised an option to extend the term of the Agreement until December 31, 2023. The Agreement is current and in-effect. C. The parties now wish to amend the Agreement to further extend the term of the Agreement and increase the overall compensation amount available to each of the consultants, which may be engaged during this extended term. NOW THEREFORE, in consideration of the mutual and respective promises, and subject to the terms and conditions of said agreement, except as herein modified, the parties agree as follows: 1. Section 2.a., Compensation, is hereby amended to increase the shared aggregate amount of the compensation for the selected consultants by $200,000.00 to cover costs during the extension of this Agreement, defined below. The total amount to be expended for the entire term of this Agreement shall not exceed $800,000.00. 2. Section 3, Term, is hereby amended to extend the term of the Agreement for an additional one year from January 1, 2024 through December 31, 2024. 3. Except as modified by this First Amendment, all terms and conditions of the Agreement, as amended, shall remain in full force and effect. [signature page to follow]     City Council 28 – 5 11/7/2023 IN WITNESS THEREOF, the parties hereto have executed this First Amendment to the Agreement on the date and year first written above. ATTEST CITY OF SANTA ANA Jennifer L. Hall City Clerk City Manager APPROVED AS TO FORM CONSULTANT SONIA R. CARVALHO City Attorney Jonathan T. Martinez By: Assistant City Attorney Title:     City Council 28 – 6 11/7/2023 FIRST AMENDMENT TO AGREEMENT WITH THOMAS BYSTRY DBA VIDEO ENGINEERING SERVICES TO PROVIDE VIDEO PRODUCTION SERVICES THIS FIRST ADMENDMENT to the above-referenced agreement is entered into on November 7, 2023 by and between Thomas Bystry dba Video Engineering Services ("Consultant"), and the City of Santa Ana, a charter city and municipal corporation organized and existing under the Constitution and laws of the State of California ("City"). RECITALS A.Consultant is one of three (3) consultants selected by the City to provide on-call video production services. As part of this selection, each of the three (3) consultants is compensated for on-call services provided to the City from a shared aggregate of $200,000.00 annually during the term of the Agreement. Neither consultant is guaranteed any minimum or maximum compensation and is paid only for actual services performed. B.The parties entered into Agreement No. A-2020-257-03 (“Agreement”) on December 15, 2020 for Consultant to provide video production services, on an as needed basis. On December 29, 2022, the parties exercised an option to extend the term of the Agreement until December 31, 2023. The Agreement is current and in-effect. C.The parties now wish to amend the Agreement to further extend the term of the Agreement and increase the overall compensation amount available to each of the consultants, which may be engaged during this extended term. NOW THEREFORE, in consideration of the mutual and respective promises, and subject to the terms and conditions of said agreement, except as herein modified, the parties agree as follows: 1.Section 2.a., Compensation, is hereby amended to increase the shared aggregate amount of the compensation for the selected consultants by $200,000.00 to cover costs during the extension of this Agreement, defined below. The total amount to be expended for the entire term of this Agreement shall not exceed $800,000.00. 2.Section 3, Term, is hereby amended to extend the term of the Agreement for an additional one year from January 1, 2024 through December 31, 2024. 3.Except as modified by this First Amendment, all terms and conditions of the Agreement, as amended, shall remain in full force and effect. [signature page to follow]     City Council 28 – 7 11/7/2023 IN WITNESS THEREOF, the parties hereto have executed this First Amendment to the Agreement on the date and year first written above. ATTEST CITY OF SANTA ANA Jennifer L. Hall City Clerk City Manager APPROVED AS TO FORM CONSULTANT SONIA R. CARVALHO City Attorney Jonathan T. Martinez By: Assistant City Attorney Title:     City Council 28 – 8 11/7/2023 Community Development Agency www.santa-ana.org/community-development Item # 29 City of Santa Ana 20 Civic Center Plaza, Santa Ana, CA 92701 Staff Report November 7, 2023 TOPIC: Second Amendment to Agreement with RSG, Inc. AGENDA TITLE Approve a Second Amendment to the Agreement with RSG, Inc. for the Administration, Management, and Implementation of the Rent Stabilization and Just Cause Eviction Ordinance on an As-Needed Basis in an Amount not to exceed $500,000 RECOMMENDED ACTION Authorize the City Manager to execute a Second Amendment to the Agreement with RSG, Inc., for the administration, management, and implementation of the Rent Stabilization and Just Cause Eviction Ordinance, for an amount not to exceed $500,000, for a total agreement amount not to exceed $1,300,000, subject to non- substantive changes approved by the City Manager and City Attorney (Agreement No. 2023-XXX). GOVERNMENT CODE §84308 APPLIES: Yes DISCUSSION On October 19, 2021, the City Council adopted the Rent Stabilization Ordinance (“RSO”) and the Just Cause Eviction Ordinance (“JCEO”) and authorized staff to enter into an Agreement with RSG, Inc. (“RSG”) for a one-year term in a total amount not to exceed $300,000 for the administration, management, and implementation of the RSO and JCEO. On September 6, 2022, City Council authorized the City Manager to execute a First Amendment to the Agreement with RSG in a total amount not to exceed $500,000 for the continued administration of the Rent Stabilization and Just Cause Eviction Ordinance (“Ordinance”). Since October 28, 2021, RSG has been assisting the City to administer, manage, and implement the Ordinance. The City has needed RSG to administer the Ordinance during this time while staff have been establishing the administrative framework necessary for City staff to administer the Ordinance. This work has included the following required steps: •Approval by City Council of a Rental Registry and Rental Registry Fee.     City Council 29 – 1 11/7/2023 Second Amendment to Agreement with RSG, Inc. November 7, 2023 Page 2 3 8 5 8 o The Rental Registry and Rental Registry Fee was approved by City Council in the amended Rent Stabilization and Just Cause Eviction Ordinance on October 18, 2022. •The procurement for a fee study consultant and the completion of a fee study to determine the Rental Registry Fee. o Following the adoption of the amended Ordinance, staff issued a Request for Proposals for a fee study consultant. The consultant entered into an agreement with the City on January 3, 2023 and completed the fee study that was presented to City Council on May 16, 2023. •The adoption of the Miscellaneous Fee Schedule and FY 2023-24 Budget. o Following the receipt of the fee study, City Council adopted the Miscellaneous Fee Schedule on June 6, 2023 and the FY 2023-24 Budget on June 20, 2023. o Only after the required steps above had been completed and the FY 2023-24 Budget was adopted, staff was authorized by City Council to begin recruitment for City staff to administer the Ordinance. Although the City now has one full-time employee in the Rent Stabilization Division to administer the Ordinance, staff continues to need RSG to effectively administer the Ordinance and serve tenants and landlords in the community. Additional staff will be hired to administer the Ordinance after the City begins to collect revenue from the Rental Registry Fee; this is expected to begin in January 2024. Therefore, staff recommends that the City Council approve a Second Amendment to the Agreement with RSG for a total amount not to exceed $500,000 (Exhibit 1). Under this Second Amendment, RSG will continue assisting the City to administer the Ordinance by providing the following services: •Register rental units in the Rental Registry. •Provide temporary staffing to respond to in-person and telephone inquiries from tenants and landlords regarding the Rental Registry and Ordinance. •Respond to continuous general public information inquiries via e-mail and telephone. •Conduct outreach and engagement including Rental Registry workshops for landlords. •Review and process Fair Return Petitions, Capital Improvement Petitions, and Tenant Petitions. •Assist the City Clerk and staff with the formation of the Rental Housing Board, including Board member trainings, orientations, and materials. •Create outreach and engagement materials including periodically mailed letters, newsletters, e-mails, workshops, and website updates. •Refer tenant legal matters and interpretation questions to community legal aid organizations, as needed. •Calculate the allowable rent increase based on the Consumer Price Index. •Provide new and temporary staff training, including training materials.     City Council 29 – 2 11/7/2023 Second Amendment to Agreement with RSG, Inc. November 7, 2023 Page 3 3 8 5 8 •Develop and conduct workshops for landlords and tenants. •Create required notices in multiple languages. •Update Frequently Asked Questions. RSG’s current scope of work will be removed and replaced as part of this amendment. FISCAL IMPACT When staff begins collecting Rental Registry Fees beginning January 1, 2024, funds will accumulate in an account specific to the administration of the Ordinance. Since the City needs to discern which units are nonexempt in the Rental Registry in order to begin the collection of Rental Registry Fees, $500,000 from the Inclusionary Housing Fund (41718820-62300 Contract Services) will be utilized initially for this Second Amendment in the current fiscal year. Funds are available from the City Council approved carryover amounts on September 19, 2023. Staff will explore reimbursement of the Inclusionary Housing Fund after Rental Registry Fee revenue is accumulated. In future fiscal years, funding will be included in the proposed Rent Stabilization Program budget for City Council consideration. EXHIBIT(S) 1. Second Amendment to Agreement with RSG, Inc. Submitted By: Michael L. Garcia, Executive Director of Community Development Approved By: Steven A. Mendoza, Acting City Manager     City Council 29 – 3 11/7/2023 SECOND AMENDMENT TO CONSULTANT AGREEMENT CITY OF SANTA ANA THIS SECOND AMENDMENT (“Second Amendment”) to Consultant Agreement is entered into on November 7, 2023, by and between RSG, INC., a California corporation (“Consultant”), and the City of Santa Ana, a charter city and municipal corporation organized and existing under the Constitution and laws of the State of California (“City”). The Consultant and City shall hereinafter be referred to collectively as “the Parties.” RECITALS A.On October 28, 2021, the Parties entered into Agreement #A-2021-192-01 (“Agreement”), by which Consultant agreed to administer the City’s rent stabilization and just cause eviction ordinances, to further study additional regulatory framework and infrastructure, and to provide general consulting services. B.On September 6, 2022, the Parties entered into a First Amendment to the Agreement (#A- 2022-171) to extend the term of the Agreement, append to the Scope of Services, and increase the compensation to be expended under the Agreement to cover costs during the extended term. C.On September 6, 2023, an extension to the Agreement (#A-2022-171-01) was exercised by the Parties, pursuant to the terms of the Agreement. The extended term for the Agreement, as amended, runs through September 6, 2024. The Agreement is current and in-effect. D.The Parties now wish to further amend the Agreement to append to the Scope of Services and increase the compensation to be expended to cover costs during the extended term. NOW THEREFORE, in consideration of the mutual and respective promises, and subject to the terms and conditions of the Agreement, except as hereinafter modified, the Parties agree to the following: 1.Section 1, Scope of Services, shall be amended to replace Exhibit A to the Agreement with the Consultant’s Proposal dated September 26, 2023, attached hereto as Exhibit A-2 to this Second Amendment. 2.Section 2(a), Compensation, shall be amended to increase the compensation for services provided under this Agreement by $500,000. The total amount to be expended during the term of this Agreement, including any extensions, shall not exceed $1,300,000. The Fee Estimate shall be amended to replace Exhibit A-1 to the Agreement with the Fee Estimate detailed in Exhibit A-2 to this Second Amendment. 3.Except as modified by this Second Amendment, all terms and conditions of the Agreement, as amended, shall remain in full force and effect. EXHIBIT 1     City Council 29 – 4 11/7/2023 IN WITNESS WHEREOF, the Parties hereto have executed this Second Amendment to the Agreement on the date and year first written above. ATTEST CITY OF SANTA ANA JENNIFER L. HALL STEVEN MENDOZA City Clerk Acting City Manager APPROVED AS TO FORM RSG, INC. SONIA R. CARVALHO City Attorney By: Andrea Garcia-Miller Tara E. Matthews Assistant City Attorney RECOMMENDED FOR APPROVAL MICHAEL L. GARCIA Executive Director Community Development Agency EXHIBIT 1     City Council 29 – 5 11/7/2023 EXHIBIT A-2 PROPOSAL AND SCOPE OF SERVICES EXHIBIT 1     City Council 29 – 6 11/7/2023 Via Email September 26, 2023 Judson Brown, Housing Division Manager City of Santa Ana Community Development Agency 20 Civic Center Plaza (M-26) Santa Ana, CA 92701 PROPOSAL –ADMINISTER THE CITY’S RENT STABILIZATION AND JUST CAUSE EVICTION ORDINANCES AND PROVIDE TRAINING, SUPPORT, AND GENERAL CONSULTING SERVICES RSG, Inc. welcomes the opportunity to provide the City of Santa Ana (“City”) with services related to the City’s Rent Stabilization and Just Cause Eviction Ordinance (“Ordinance”). It is our understanding that the City is seeking a consultant to provide administrative services for the City’s Just Cause Eviction and Rent Stabilization Ordinance. In the next year, the City will be hiring additional program staff to staff the new Rent Stabilization Division and we understand that RSG will help with training, implementation of the Ordinance, Rental Review Board formation, rental registration, and community outreach and engagement. The following details the scope of services RSG will provide, the project team, and the fee schedu le. SCOPE OF SERVICES RSG will perform the following Scope of Services: Implementation RSG is available to assist the City in the continued launch of the City’s Ordinance, and to respond to public inquiries as needed. It should be noted that RSG only has Spanish speakers on staff and would need to work with the City to identify other translation services needed. We would work closely with the contacts that the City already has. • Content Creation – RSG can prepare ongoing program information for property owners and tenants, including: • press releases, • website content creation, including a list of Frequently Asked Questions (FAQs), • maximum allowable rent increase, • letters to rental property owners, and • fliers and handouts. • Staffing Counter and Hotline - RSG can provide temporary staffing to answer questions of property owners and residents, both in person for walk -ins and appointments at City Hall or the Housing Authority (or another location best suited for the clientele), and via the dedicated phone line and email address. Depending on the availability of temporary staff and the volume of inquiries, the number of days and hours of in-person staffing will be adjusted accordingly. • Workshops/Webinars - RSG can conduct up to two (2) workshops per month after the introduction of any new provision to the ordinances. These workshops will be in-person and online in the form of a webinar. They will be recorded and made available on the City website for future reference. The EXHIBIT 1     City Council 29 – 7 11/7/2023 workshops can be tailored to specific groups such as non-profits and tenants’ organizations that may assist renters with the Ordinance, and property owners and property managers. RSG will work with the City to provide translation for these workshop/webinars in Spanish and Vietnamese. • Written Notices to Tenants and Landlords/Owners - RSG can work with the City Attorney to prepare and update required notices as identified in the Ordinance. Ongoing Administration RSG is available to administer the City’s Ordinance on an ongoing basis, and continue to respond to public inquiries as needed, including: • CPI Rent Increase Calculations – RSG will prepare and distribute allowable rent increase amounts to affected property owners pursuant to the procedures detailed in the RSO. CPI calculations determine the allowable percentage a property owner/landlord is allowed to increase a tenant’s rent by. The RSO states that this shall be the lesser of 3% per annum or 80% of the change in CPI. • Fair Return Petition Review – If a property owner/landlord believes the annual RSO rent increase does not allow for a sufficient fair return on investment, they may file a petition for a fair return increase that may allow for an adjustment above the 3% or CPI calculation. This process requires reviewing income and expense information and performing a maintenance of net operating income analysis. • Petition Review– RSG will review the Petition to ensure that it is complete and adheres with the RSO requirements, that all claimed expenses are eligible operating expenses, and that property revenues are verified. Petition Review also includes preparing correspondence to the applicant informing them if their Petition has been deemed complete or insufficient. If the Petition is incomplete, RSG will inform the applicant of any deficiencies with sufficient detail and provide them an opportunity to submit additional information. RSG anticipates that the City will be responsible for all mailings. • Net Operating Income (“NOI”) Analysis-RSG will use a Maintenance of Net Operating Income ("MNOI") methodology for determining fair and reasonable rent. The MNOI method is a recognized and accepted practice used in other jurisdictions for evaluating fair return increases under rent stabilization. RSG will calculate a base year NOI for a property prior to adoption of the RSO, using actual historical revenue and expenses for that property, collected through the Petition process. RSG will provide the analysis to the City for review so the City Manager or designee can decide on the allowable rent increase amount. RSG will also evaluate all the other factors that may be considered by the City Manager as part of the rent increase as detailed in the RSO Section 8 -1998.3(c). • Written Evaluation – RSG will prepare a written evaluation of the materials submitted by the applicant and residents. The written evaluation will include a description of the various rent increase factors and the proposed allowable rents under each method. • Capital Improvement Petition – RSG will ensure that all capital improvements meet the definitions detailed in the Ordinance. Determination of allowable capital improvement increases are based on amortization schedules and any relevant factors affecting amortization, such as the quality of the improvement and external factors that affect its longevity. The calculation of the allowable rent increase is based on the total improvement costs plus interest divided by amortization period (number of years) and then divided by 12 to reflect the monthly payment. • Petition Review – RSG will review the Application to ensure that it is complete and adheres EXHIBIT 1     City Council 29 – 8 11/7/2023 to the Ordinance requirements. RSG will also confirm that all claimed expenses are eligible capital expenses. Review also includes preparing correspondence to the applicant informing them if their petition has been deemed complete or insufficient. If the Application is incomplete, RSG will inform the applicant of any deficiencies with sufficient detail and provide them an opportunity to submit additional information. RSG anticipates that the City will be responsible for all mailings. • Written Evaluation – RSG will prepare a written evaluation of the materials submitted by the applicant and residents. The written evaluation will include a description of the capital improvements and the proposed pass-through amount. The purpose of the written evaluation is to assist the Hearing Officer or the Rental Review Board in coming to a determination. • Tenant Petition – A tenant may file a petition with the City if they believe the property owner/landlord is in violation of the Ordinance. • Review – RSG will review the Petition for completeness and correspond with tenant as to whether it is accepted and the time of the hearing. • Coordination – RSG with coordinate with City staff and the Hearing Officer on any petition items. • Petition Hearings – RSG will be available to attend any Hearings to answer any questions that the public, Hearing Officers, or Rental Review Board may have on our portion of the analysis. This includes time for hearing preparation and any required briefings by legal counsel prior to the Hearing(s). We understand that there is the possibility of more than one Hearing. • Tenant Complaints – RSG will provide information to tenants regarding the provisions of the Ordinance but will not be expected to assist the tenant any further regarding complaints or enforcement. Rather, tenants will be directed to contact an attorney that can file a civil suit if warranted. • Staff Training – RSG understands that all or a portion of the services will be on an interim basis until such time as City staff, or another designated party, is ready to assume responsibility for implementation. RSG is available to prepare training materials and support as needed for use by City staff for program implementation. Advisory Services RSG understands that the City may from time to time like to continue to evaluate potential improvements to the Ordinance. RSG is available to conduct necessary research as directed, including but not limited to best practices and procedures of rent stabilization and just cause eviction ordinances in other communities. RSG can attend and participate in City Council and Staff meetings, as requested. We are also available to conduct surveys or other forms of community outreach as needed. RSG will be available to provide analysis, expert testimony, or other support to the City regarding any legal challenges to the Ordinance. PROJECT TEAM Tara Matthews will serve as the Managing Principal providing oversight for all aspects for the engagement and will be the primary consultant. She will be assisted by, Cindy Blot, Senior Associate, Sara Court, Associate, EXHIBIT 1     City Council 29 – 9 11/7/2023 Jill Glickman, Analyst, and Brice Wildemuth, Analyst, who all have previous experience with rent stabilization ordinances. Other RSG staff may be assigned as needed. Resumes of staff are available at www.webrsg.com or can be provided upon request. REFERENCES Mobilehome Park Fair Return Rent Adjustment Petition Administrative Services – City of El Monte Contact: Alma Martinez, City Manager 11227 Valley Boulevard, Suite 200 El Monte, CA 91731 626.580.2001 / amartinez@elmonteca.gov RSG assists the City of El Monte with administration of the City’s Mobilehome Park Rent Stabilization Program by providing services as it pertains to the El Rovia Trailer Village, LLC Rent Increase Petition Review and MNOI Analysis. The scope of services includes the following: • Petition Review – RSG reviews the Petition to ensure that it is complete and adheres with the Program guidelines and that all claimed expenses are eligible Program operating expenses. Additionally, RSG verifies park revenues. Petition Review also includes preparing correspondence to the Park Owner informing them if their Petition has been accepted or rejected. Should a petition be rejected, RSG will detail the reason for the rejection to inform the Park Owner of any deficiencies. • Maintenance of Net Operating Income (“MNOI”) Analysis – RSG calculates the MNOI and the proposed MNOI Entitlement pursuant to Section 8.70.080 of the Municipal Code. • Public Hearing – RSG attends public hearings as needed to answer any questions that the public or Hearing Officers may have on our portion of the analysis. • Settlement Agreement Analysis – RSG evaluates the rent differences between the terms proposed in the Settlement Agreement versus the MNOI Analysis as needed. Mobilehome Park Rent Control Program Administration – City of Carson Contact: Saied Naaseh, Director of Community Development 701 E. Carson Street Carson, CA 90745 310.952.1770 / SNaaseh@carsonca.gov Since 2017, RSG principal Tara Matthews has served as the City of Carson’s Interim Housing Program Manager. In this role, she administers the City’s mobilehome park rent control program. The scope of services includes the following: • Rent Increase Application Review and Processing – RSG reviews all applications submitted by park owners seeking either a capital improvement or a fair return rent increase. RSG ensures that each application is complete and adheres to the Program guidelines. This review includes closely evaluating each of the expenses submitted by the park owner to ensure that each reported expense is reasonable, accurate, and sufficiently documented. RSG’s work includes frequent communication with park owners and residents, as well as collaboration with the City’s legal counsel. • Resident Noticing - Once an application is deemed complete, RSG prepares required noticing for the park residents and is available to answer any question s that the park residents may have. RSG is available for on-site visits as needed to allow park residents an opportunity to review the application and ask in-person questions. • Park Inspections – The processing of each application requires an inspection of the mobilehome park which entails visually inspecting the condition of the park (Fair Return) or verifying the completion and quality of improvements to the park (Capital Improvement). The findings of the inspection are included in the staff report present to the Mobilehome Rental Review Board (“Board”). One of the EXHIBIT 1     City Council 29 – 10 11/7/2023 City’s contract inspectors accompanies RSG at these inspections to provide expertise on the park conditions and improvements. • Public Hearing – RSG prepares the public hearing notices mailed to park residents. RSG also prepares the staff reports presented to the Board for consideration at the public hearings. Each staff report includes all material facts related to the application and outlines various rent increase options for the Board to consider. RSG attends all public hearings to present information to the Board and answer any questions posed by the Board. • Staff Training – RSG created a manual and templates for staff to administer the annual CPI calculations. • Point of Contact – RSG responds to general inquiries from park owners, park residents, and the general public regarding the City’s mobilehome park rent control program. Rent Stabilization Program Strategic Plan – City of San Jose Contact: Rachel VanderVeen, Deputy Director 200 E. Santa Clara Street, 14th Floor San Jose, CA 95113 408.535.8231 / rachel.vanderveen@sanjoseca.gov In 2022, San Jose embarked on a process to evaluate their current Rent Stabilization Program which includes a 1) Tenant Protection Ordinance, 2) Apartment Rent Ordinance, 3) Ellis Act Ordinance, 4) Mobilehome Rental Ordinance, and 5) Housing Payment Equality Ordinance. RSG is currently preparing a data driven 3 -year Strategic Plan that sets goals, identifies metrics, and clearly demonstrates whether the Rent Stabilization Program is meeting the intended purpose. The Strategic Plan will be used to report out on Program effectiveness and to make policy recommendations. Review of Mobilehome Rent Review Application – City of Escondido Contact: Holly Nelson, Housing & Neighborhood Services Manager 201 N. Broadway Escondido, CA 92025 760.839.6203 / hnelson@escondido.org RSG was hired by the City of Escondido in 2022 to assist with the review of a Mobilehome Rent Review Application submitted by the Eastwood Meadows Mobilehome Park. The scope includes reviewing written submissions provided by the park owner and park residents and preparing a report for the rental review board to inform their decision to grant a rent increase. Escondido considered three different types of rent increases that RSG evaluated: Maintenance of Net Operating Income (MNOI), Gross Profits Maintenance Analysis (GPM), and changes in Consumer Price Index (CPI). Mobilehome Park Rent Control Review – City of Palmdale Contact: Sophia Reyes, Housing Manager 38300 Sierra Highway Palmdale, CA 93550 661.267.5100 / SReyes@cityofpalmdale.org In 2022, RSG was hired by the City of Palmdale to review 2021 mobilehome registration documentation submitted by park owners, review rent rolls and related documents, prepare a letter detailing any instances in which the park owner charged excessive rent (if applicable), and prepare a letter approving the implementation of a 2022 Permissive Rent Increase under the City’s ordinance. RSG also reviewed the City’s mobilehome ordinance, policies, and program documents to create a checklist of the annual registration EXHIBIT 1     City Council 29 – 11 11/7/2023 documentation required. FEE ESTIMATE Our services for this engagement would be charged on a time-and-materials basis. RSG proposes the below hourly rate schedule for these services. Principal / Director $ 275 Senior Associate $200 Associate $ 185 Senior Analyst $ 150 Analyst $ 135 Research Assistant $ 125 Technician $ 100 Clerical $ 60 Reimbursable Expenses Cost plus 10% RSG does not charge clients for travel or mileage (except direct costs related to field work/surveys), parking, standard telephone/fax expenses, general postage, or incidental copies. However, we do charge for messenger services, overnight shipping/express mail costs, and teleconferencing services. We also charge for copies of reports, documents, notices, and support material in excess of five (5) copies. These costs are charged back at the actual expense plus a 10% surcharge. RSG issues monthly invoices payable upon receipt, unless otherwise agreed upon in advance. Invoices identify tasks completed to date, hours expended and the hourly rate. We appreciate the opportunity to provide these services to the City and should you have any questions, please contact Tara Matthews at 714.316.2111 or tmatthews@webrsg.com. Thank you, Tara E. Matthews RSG, Inc. EXHIBIT 1     City Council 29 – 12 11/7/2023 Community Development Agency santa-ana.org/cd Item # 30 City of Santa Ana 20 Civic Center Plaza, Santa Ana, CA 92701 Staff Report November 7, 2023 TOPIC: Approve Agreements with Neutral Ground and America on Track Gang Prevention and Intervention Program Services AGENDA TITLE Approve an agreement with America on Track and Nati’s House dba Neutral Ground for Gang Prevention and Intervention Program Services that promotes a proactive, preventative approach to addressing concerns with at-risk youth and gang activity (Revive Santa Ana Program) RECOMMENDED ACTION 1. Authorize the City Manager to execute an agreement with America on Track in the amount of $200,000 for a one-year term, with an option to extend for one year, for a two-year aggregate total not to exceed $400,000, for gang prevention and intervention services, for a term beginning December 1, 2023, subject to non- substantive changes approved by the City Manager and City Attorney (Agreement No. 2023-XXX). 2. Authorize the City Manager to execute an agreement with Nati’s House dba Neutral Ground in the amount of $200,000 for a one-year term, with an option to extend for one year, for a two-year aggregate total not to exceed $400,000, for gang prevention and intervention services, for a term beginning December 1, 2023, subject to non- substantive changes approved by the City Manager and City Attorney (Agreement No. 2023-XXX). GOVERNMENT CODE §84308 APPLIES: Yes DISCUSSION On June 1, 2023, the City of Santa Ana issued a Request for Proposals (RFP #23-090) to retain services to provide prioritized gang prevention and intervention services to at- risk youth of the City of Santa Ana. The RFP was posted on the City's PlanetBids portal and twenty-one organizations were notified who had expressed prior interest. The deadline for submissions was Thursday, July 6, 2023, at 5:00 P.M. The City received two proposals prior to the submission deadline. Staff conducted a minimum threshold review of each proposal to ensure compliance with the RFP requirements. Following this review, staff formed a Review Panel consisting of the Homeless Services Division Manager, the Senior Community Development Analyst, a     City Council 30 – 1 11/7/2023 Gang Prevention and Intervention Program Services November 7, 2023 Page 2 3 8 4 1 Community Development Analyst, and the Recreation and Community Services Supervisor. The review panel met on Thursday, August 3, 2023, to review the proposals, and on Friday, August 10, 2023, to interview each bidder separately. Each proposal was evaluated by the review panel based only on the evaluation criteria in the RFP. The following table summarizes the results of the evaluation by the review panel, providing the average score and ranking for each proposal: Rank Proposal Submitted By Average Score* 1 America On Track, Inc.130.5 2 Neutral Ground, Inc.119 * Maximum score was 142 points Based on the scores above and the deliberative selection and review process followed by the City, the Review Panel recommends that the City enter into one-year agreements with both organizations in an amount of $200,000, with the option to extend for one additional year, for a total aggregate amount not to exceed $400,000 over a two-year term for each organization. (Exhibits # 1 & 2). The one-year agreement term shall commence on December 1, 2023. Should the performance reports reflect satisfactory progress, the agreement term will be extended for one additional year, through December 1, 2025. Approval of this recommended action will allow each organization to effectively and efficiently serve the City’s at-risk youth and their families. Funding two organizations allows for a broader range of perspectives and approaches to tackle this issue as each organization brings its own innovative and diverse ideas, and creativity to this project. Together, the two organizations can cast a wider net of program services for Gang Prevention and Gang Intervention in the City of Santa Ana. FISCAL IMPACT The current fiscal year funding is available in the FY 23-24 budget; future fiscal year funding will be included in the proposed budgets for City Council consideration. Fiscal Year Accounting Unit-Account Fund Description Accounting Unit, Account Description Amount FY 23-24 18118013- 221301 -69135 American Rescue Plan Act (ARPA) Revive Santa Ana Program – Payment to Subagent $400,000 FY 24-25 18118013- 221301 -69135 American Rescue Plan Act (ARPA) Revive Santa Ana Program – Payment to $400,000     City Council 30 – 2 11/7/2023 Gang Prevention and Intervention Program Services November 7, 2023 Page 3 3 8 4 1 Subagent EXHIBIT(S) 1. Request for Proposal For Gang Prevention and Intervention Services 2. Agreement with Neutral Ground 3. Agreement with America on Track, Inc. Submitted By: Michael L. Garcia, Executive Director of Community Development Approved By: Steven A. Mendoza, Acting City Manager Total Expenditures $800,000     City Council 30 – 3 11/7/2023 REQUEST FOR PROPOSAL NO. 23-090A FOR GANG PREVENTION & INTERVENTION PROGRAM SERVICES CITY OF SANTA ANA KEY RFP DATES: The schedule below is tentative and subject to change at the discretion of the City, with appropriate notice to prospective Proposers. Issue Date: Mandatory Pre-Proposal Meeting: Deadline for Questions: Proposal Due Date: Thursday, June 1, 2023 Tuesday, June 13, 10:00 A.M. Thursday, June 15, 2023, 4:00 P.M. Thursday, June 29, 2023, 4:00 P.M. EXHIBIT 1     City Council 30 – 4 11/7/2023 TABLE OF CONTENTS I. BACKGROUND ........................................................................................................................... 3 II. MANDATORY PRE-PROPOSAL MEETING ................................................................................ 3 III. OVERVIEW OF PROJECT .......................................................................................................... 3 IV. SCOPE OF SERVICES ............................................................................................................... 5 V. TERM OF AGREEMENT ............................................................................................................. 7 VI. MINIMUM QUALIFICATIONS ...................................................................................................... 7 VII. RESPONSE TO RFP .................................................................................................................. 7 VIII. CERTIFICATIONS (ATTACHMENTS) ....................................................................................... 12 IX. REFERENCES .......................................................................................................................... 12 X. MINIMUM SCOPE OF AND LIMIT OF INSURANCE ................................................................. 12 XI. EXCEPTIONS ........................................................................................................................... 14 XII. SELECTION PROCEDURES & CRITERIA ............................................................................... 14 XIII. WITHDRAWALS........................................................................................................................ 17 XIV. PROTESTS ............................................................................................................................... 17 XV. GENERAL TERMS AND CONDITIONS .................................................................................... 18 XVI. AWARD OF AGREEMENT ........................................................................................................ 23 XVII. IMPLEMENTATION ................................................................................................................. 23 EXHIBITS Exhibits provided herein for Proposers’ reference only. EXHIBIT I – Scope of Services EXHIBIT II – Sample Agreement EXHIBIT III – Sample Commitment to Enter Into Memorandum of Understanding with the Santa Ana Work Center EXHIBIT IV – Federal Regulations ATTACHMENTS A PROPOSER’S CERTIFICATION, PROPOSAL ITEM PRICING B REFERENCES C PROPOSER’S STATEMENT D NON-COLLUSION AFFIDAVIT E NON-LOBBYING CERTIFICATION F NON-DISCRIMINATION CERTIFICATION G SAM.GOV UNIQUE ENTITY ID (UEI) EXHIBIT 1     City Council 30 – 5 11/7/2023 CITY OF SANTA ANA I.BACKGROUND Incorporated in 1886, Santa Ana, a Charter City, established a Council-Manager form of government in 1952. The City Council is composed of seven members; the Mayor elected at large and six Council members elected by ward, who appoint the City Manager, City Attorney, and Clerk of the Council. The City of Santa Ana (City) is a full-service City with a diverse population of approximately 335,000. The City’s eleven agencies provide all the traditional municipal services, as well as a water utility, library system, 20-acre zoo, City Jail, Police Department, and contracts with the Orange County Fire Authority for provision of fire services. The City employs 1,178 authorized full-time positions and has an annual citywide budget is $646 million, including the General Fund budget of $316 million. The City of Santa Ana is located 10 miles inland from the Pacific Ocean, 33 miles southeast of Los Angeles, and 90 miles north of San Diego. The City, which is the county seat of Orange County, encompasses an area of approximately 27 square miles and is the 11th largest by population in California. II.MANDATORY PRE-PROPOSAL MEETING A mandatory virtual pre-proposal meeting will be held on the date and time specified on the coverpage of this RFP. Failure to attend this meeting shall result in your firm being disqualified from proposing. Topic: City of Santa Ana RFP No. 23-090A: Gang Prevention & Intervention Services Time: Jun 13, 2023 10:00 AM Pacific Time (US and Canada) Join Zoom Meeting Link: https://zoom.us/j/93525132537?pwd=WXhiYkZWdXkreHlZVGs2a1krbGNydz09 Meeting ID: 935 2513 2537 Passcode: 849769 One tap mobile +16694449171,,86175764261#,,,,*459189# US +17207072699,,86175764261#,,,,*459189# US (Denver) III.OVERVIEW OF PROJECT The City of Santa Ana (City) is seeking proposals from qualified firms (Proposers) to promote a proactive preventative approach to addressing concerns with at-risk youth and gang activity. The City of Santa Ana is seeking to partner with one or several organizations to create a multifaceted, gang prevention and intervention program utilizing trauma-informed care. The program shall provide prioritized gang prevention and intervention services through the use and understanding of best practices, trauma-informed outreach, and care. Successful applications shall also provide mental health and trauma care resources to youth and their families who have suffered or are suffering from trauma associated with gang violence. City of Santa Ana RFP No. 23-090A Page 1 of 47 EXHIBIT 1     City Council 30 – 6 11/7/2023 CITY OF SANTA ANA The core of the program shall be a direct service(s) delivery to high-risk youth ages 10-24. The program's focus is to provide a pathway to healing and empower the community to reduce fears and concerns related to gang activity, by proactively addressing issues associated with at-risk youths and strengthening the family unit; the foundation of the community. The successful Proposer(s) must be a community-based organization. Both nonprofit and for- profit organizations are eligible to apply, either individually or in partnership with other entities. The Proposer(s) must be experienced or knowledgeable in providing street outreach & engagement, gang-related & trauma-induced counseling, and experience working with at-risk youths and their families. The selected Proposer(s) must have a demonstrated history of working cooperatively with community and law enforcement agencies in various aspects of Gang Prevention, Mental Health Services, and Trauma Care and possess the ability to connect individuals to the necessary supportive services. Organizations that can demonstrate the capability to utilize additional funding sources to augment their proposed project, and/or can show past or active engagement as it pertains to the scope of this RFP within Santa Ana will receive additional points in the scoring of the RFP. Successful applicants shall demonstrate their knowledge and proposed use of best practice concepts to successfully achieve completion of project goals. The funding in this RFP is not guaranteed, as the availability of such funding is subject to change at any time. The City of Santa Ana makes no guarantee of the availability of the proposed funding for any particular applicant or project. The submission of a proposal in response to this RFP does not commit the City to provide any funding to a proposed project. The term “Vendor”, “Proposer”, and “Contractor” shall refer to any legal entity or entities submitting a proposal in response to this Request for Proposals (RFP) and are used interchangeably. Priorities and Objectives: The City is interested in actioning the following priorities through this RFP: (1) Provide resources to at-risk youth to deter gang involvement. (2) Administer resources, support, and community networking pathways that lead to effective programs and services that lead to success in education. (3) Provide re-entry services to individuals returning from incarceration, that were involved in gang activity prior to incarceration, or who are susceptible to engage in gang activity upon their release. (4) Create opportunities such as employment opporutinites, job & skils training, mentorship, report building with community leaders, and identify oporrotunities for enhancement for those already involved or likely to be involved in gangs, as well as, provide trauma- informed care to the families of active gang members. (5) Implement trauma-informed care to families impacted by gang activity. (6) Provide mental health resources to youth and families impacted by gang activity. City of Santa Ana RFP No. 23-090A Page 2 of 47 EXHIBIT 1     City Council 30 – 7 11/7/2023 CITY OF SANTA ANA Available Funds for this RFP: The funds for this RFP can be awarded to one (1) or more organizations that include funds available in the American Rescue/Revive Santa Ana Plan. Available program funds may be used to combat the increase of violence, especially amongst and towards community youth members; and to support public health and safety expenditures for mental health resources and trauma-informed care for the following eligible purposes: (1) Foster a safe environment for residents and visitors while reducing crime and addressing the impacts of COVID-19 on our health and quality of life. (2) Administer direct resources to residents that have been constrained as a direct result of the pandemic. Please refer to the 2022 Revive Santa Ana Annual Report for more information: https://www.santa-ana.org/city-of-santa-ana-releases-the-2022-revive -Santa-Ana-annual- report/ As of the date of issuance, the available funds for this RFP are not expected to exceed the amount below and are intended to be as follows, (subject to change): American Rescue Plan Act Funds (ARPA) $800,000 Available funds can be used for a variety of program types and preferences. Please see the table below for the general allowable uses of funds for each source; a more detailed description of the eligible uses for each source will be provided in the Scope of Services. Source of Funds Outreach & Engagement Trauma-Informed Care Gang Prevention & Intervention Mental Health Resources ARPA X X X X IV. SCOPE OF SERVICES SEE EXHIBIT 1 - SCOPE OF SERVICES Usage is not guaranteed. Execution of an agreement between the City and successful firm(s) and/or individual(s) does not guarantee work throughout the duration of the contract period. Numerous factors will be evaluated by the City in its delivery of project and assignments, including technical expertise required. City of Santa Ana RFP No. 23-090A Page 3 of 47 EXHIBIT 1     City Council 30 – 8 11/7/2023 CITY OF SANTA ANA A. GENERAL INFORMATION 1. Following the RFP Process and conditional on meeting other requirements and conditions, a pre-award commitment letter may be drafted by the Homeless Services Division, reviewed and approved by the City Attorney’s Office and the Executive Director of Community Development, before being recommended for approval by the City Council. The letter shall state the maximum amount of program funds reserved for the project and list all of the additional conditions and steps that must be taken by the proposer(s) prior to closing. 2. When determined appropriate, the City will provide information in its possession relevant to the preparation of required information in the RFP. The City will provide only the staff assistance and documentation specifically referred to herein. 3. The Vendor(s) shall be responsible for retaining data, records, and documentation for the preparation of the required information. These materials shall be made available to the City as requested. 4. This RFP does not commit the City to pay costs incurred in the preparation of a response to this RFP. All costs incurred in the preparation of the proposal, the submission of additional information, and/or any aspect of a proposal prior to the award of a written contract will be borne by the respondent. The City reserves the right to accept or reject the combined or separate components of any proposal in part or in its entirety or to waive any informality or technical defect in the proposal. 5. All data, documents, and other products used, developed, or produced during response preparation to the RFP will become the property of the City. All responses to the RFP shall become the property of the City. The City will make its best efforts to maintain Proposer information identified as proprietary information confidential, to the extent allowed under the California Public Records Act. 6. The City reserves the right to reject, replace or approve any and all subcontractors. All subcontractor(s) shall be identified in the response to the RFP and the City reserves the right to reject any subcontractor(s). Subcontractors shall be the responsibility of the Contractor(s) and the City shall assume no liability for such subcontractors. B. COORDINATION Coordination by the awarded Contractor(s) with the City, other contractors, and agencies will be required to achieve satisfactory and timely delivery of the required work. Coordination may include, but not be limited to: coordination with impacted businesses, neighborhood and civic groups, local and/or state agency boards and staff, or attendance at Community Development Commission meetings or City Council meetings. The City will decide the manner in which the coordination efforts will be conducted. At the City’s option, coordination efforts may be performed by the Vendor’s direct contact, by the Vendor(s) acting through the City, or by the City only. When coordination efforts require agreements, such agreements shall be coordinated with the City. City of Santa Ana RFP No. 23-090A Page 4 of 47 EXHIBIT 1     City Council 30 – 9 11/7/2023 CITY OF SANTA ANA C. VENDOR(S) RESPONSIBILITIES The selected Vendor(s) will assume responsibility for all aspects of the development, and for ensuring that the project is developed and operated in accordance with applicable state and federal laws. The selected Vendor(s) will ensure that the project is developed and operated in accordance with the City laws, regulations, and planning and development process. D. RULES FOR PROPOSALS The signer of the proposal must declare in writing that the only person, persons, company, or parties interested in the proposal as principals are named therein; that the proposal is made without collusion with any other person, persons, company, or parties submitting a proposal; that it is in all respects fair and in good faith without collusion or fraud; and, that the signer of the proposal has full authority to bind the proposer (Attachment D). V. TERM OF AGREEMENT The anticipated term of the agreement is for an initial period of one (1) year. The City may, at its discretion, extend the agreement with a multi year contract, upon mutual agreement contingent upon City Council approval, or City Manager or City Attorney authorization, as appropriate. VI. MINIMUM QUALIFICATIONS Proposers shall have a minimum of three (3) years of recent experience working with at-risk youth and their families or projects similar to the proposed project. VII. RESPONSE TO RFP A. SUBMITTAL INSTRUCTIONS It is the responsibility of the Proposer to ensure that any proposals submitted have been uploaded to PlanetBids prior to the RFP due date and time. Proposals, including all required sections and forms, shall be submitted electronically via the City’s Bid Management System, PlanetBids. No other form of submittal will be accepted. PlanetBids will not accept late proposals and no exceptions shall be made. Proposers will receive an e-bid confirmation number with a time stamp from PlanetBids indicating that their proposal was submitted successfully. The City will only receive and consider those proposals that were transmitted successfully. Submit the proposal online at: http://www.planetbids.com/portal/portal.cfm?CompanyID=20137 . Proposer shall be solely responsible for informing itself with respect to the proper utilization of the bid management system, for ensuring the capability of their computer system to upload the required documents, and for the stability of their internet service. Failure of the Proposer to successfully submit an electronic proposal shall be at the Proposer’s sole risk and no relief will be given for late and/or improperly submitted proposals. Proposers experiencing any technical difficulties with the bid submission process may contact PlanetBids at (818) 992- 1771. Questions of an operational nature may be directed to the City’s assigned Buyer. Neither the City, nor PlanetBids, makes any guarantee as to the timely availability of assistance, or assurance that any given problem will be resolved by the bid submission deadline. In addition to the above electronic submission instructions, one USB flash drive containing a copy of the complete proposal packet and five (5) hard copies must also be submitted. Please City of Santa Ana RFP No. 23-090A Page 5 of 47 EXHIBIT 1     City Council 30 – 10 11/7/2023 CITY OF SANTA ANA see the paper submission instructions in Section VII RESPONSE TO RFP, Letter F. Proposal Contents, No.3 Number of Proposal Copies and Signature. Proposals shall NOT be sent via telegraphic, electronic, or facsimile means. All notifications, updates, and addenda will be posted online on PlanetBids at https://www.planetbids.com/portal/portal.cfm?CompanyID=20137. Proposers shall be responsible for monitoring the site to obtain information regarding this solicitation. Failure to respond to required updates may result in a determination of a nonresponsive proposal. B. COMMUNICATION / CONTACT WITH CITY STAFF Unless otherwise authorized herein, Proposers who are considering submitting a proposal in response to this RFP, or who submit a proposal in response to this RFP, are only to communicate with the assigned Project Coordinator(s), and no other City staff about this RFP from the date this RFP is issued until a contract is awarded. The City will provide all official communication concerning this RFP in writing via the City’s Bid Management System, PlanetBids. The City will not be responsible for or bound by any oral communication or any other information or contact that occurs outside the official communication process specified herein unless confirmed in writing by the designated Project Manager(s). C. REQUEST FOR INFORMATION OR CLARIFICATION / QUESTIONS Questions regarding this RFP shall be submitted via PlanetBids. Responses to all questions will be posted on PlanetBids no later than the date and time are shown on the schedule of key RFP dates on the cover page of this RFP. All prospective Proposers are advised to visit PlanetBids on a regular basis as responses may be posted earlier than the date above (if applicable). No verbal requests or responses will be accepted. Significant interpretations or clarifications will be addressed via addenda to this RFP. Requests submitted for the City’s consideration of proposed terms and conditions, including modifications to the City’s RFP and/or Contract terms and conditions must be submitted by the deadline for questions. Such requests should include an attachment in Word or PDF format on formal company letterhead that shows the requested modifications. Significant interpretations or clarifications and responses to questions received by the deadline will be addressed via addenda to this RFP, which will be released and posted on PlanetBids under the “Addenda/Emails” tab. General process questions may be directed to the following: Megan Ornelas Buyer Email: MOrnelas@santa-ana.org D. ADDENDA Any changes in the RFP from the date of release to the date of submittal will result in an addendum or amendment. Notification of such addendum or amendment shall be posted on City’s PlanetBids system, https://www.planetbids.com/portal/portal.cfm?CompanyID=20137. Proposers shall be responsible for monitoring the site to obtain information regarding this solicitation. City of Santa Ana RFP No. 23-090A Page 6 of 47 EXHIBIT 1     City Council 30 – 11 11/7/2023 CITY OF SANTA ANA E. UNDERSTANDING PROPOSAL It is the responsibility of each Proposer to inquire about any criteria, condition, term, provision, or requirement of the RFP that the Proposer does not understand. Responses to inquiries, if they significantly change or clarify the RFP requirements or any aspect of the procurement process, will be forwarded by addenda to all Proposers. The City will not be bound by any oral responses to inquiries. By submitting proposals, Proposers assert that they have fully read the RFP and any addenda issued by the City, the proposed Contract, and any other Contract Documents, and affirm that the terms and conditions stated therein are fully understood and are acceptable to the Proposer. Each Proposer accepts the terms and conditions of the Contract Documents and indicates their ability and willingness to perform the requested services under such terms and conditions. Any exceptions to the terms and conditions set forth in the Contract Document should be clearly noted in each Proposer’s proposal. F. PROPOSAL CONTENTS Proposals are to be prepared in such a way as to provide a straightforward, concise delineation of capabilities to satisfy the requirements of this RFP. Colored displays, promotional materials, photographs, etc., are not necessary or desired. Emphasis should be concentrated on conformance to RFP instructions, responsiveness to the RFP requirements, and completeness and clarity of content. Digital dividers and clear organization of content and material are encouraged. 1. Statement of Qualifications (SOQ) SOQ must include a Table of Contents and be limited to a maximum of 25 pages (excluding section dividers and exhibits). The page limitation includes all appendices, attachments, and supplemental information. Additionally, SOQ must include the following: a. Cover Letter Proposals shall include a letter signed by a principal or authorized representative who can make legally binding commitments for the entity. Include the type of business entity. Cover Letter shall not exceed one page. Cover letter must be addressed to the following City Project Manager: Mishaun Watkins, Community Development Analyst City of Santa Ana – Community Development Agency 20 Civic Center Plaza Santa Ana, CA 92701 b. Services Provided A description of proposed services to be provided and how they meet the needs of the Police Department as described in Section IV – Scope of Services (Above). c. Agreement Statement Proposal shall include a statement outlining your concurrence or concerns with any and all provisions as contained in EXHIBIT II – Sample Agreement of this RFP (if any). d. Firm and Team Experience Proposal shall include a profile of the firm’s experience including the following: City of Santa Ana RFP No. 23-090A Page 7 of 47 EXHIBIT 1     City Council 30 – 12 11/7/2023 CITY OF SANTA ANA 1. Firm: A general description of the firm, including size and number of employees working directly with the City on this agreement. Firm’s nearest address serving the City of Santa Ana and headquarters address. 2. Project Manager/Principal Agent: Name and contact information of the supervising Project Manager/Principal Agent, to be assigned to the agreement. The Project Manager/Principal Agent shall be the primary contact person to represent your firm and will be the person to conduct the presentation if invited to an interview. 3. Vendor(s) Team: An organizational chart showing lines of responsibility, as well as a list of team members and their duties as part of the team. If the Vendor(s) is a nonprofit corporation, or if a nonprofit is one of the team members, the SOQ must include documentation that the corporation is certified by the U.S. Internal Revenue Service as a 501(c)3 tax-exempt non-profit corporation, and is in good standing with both state and federal compliance. 4. Vendor(s) Experience: A narrative describing your firm’s demonstrated capability, including the length of time that your firm has provided the services being requested in this RFP. Some members of staff shall be bilingual. Experience gained in the last five years on projects similar to the one being proposed. i. List two recent similar projects delivered by the firm for other public agencies or community-based organizations including the criteria listed below:  Include a description of the summary of work performed  The project name and type (special needs, senior, large family, etc.)  The total project cost.  The funding sources.  The percentage of work the proposer was responsible for.  The period over which the work was completed,  The name, title, and phone number of clients to be contacted for references. ii. A Letter of Support from a community member, community-based organization, or public agency may serve as a substitute for one of the two projects. iii. Include a description of your experience doing community outreach and capacity including resources, staffing, and available funding. 1. Financial Capacity: Description of the Vendor’s financial strength and ability to obtain project financing, and to provide sufficient equity for the successful completion of the proposed project. i. Include a description of current relationships with major lending institutions. ii. Any Vendor(s) that is selected for recommendation to City Council, or if a partnership, the team members who will retain an ownership interest in the project, will be required to submit complete financial statements for the last three years. Because of the possibility of public records requests, the City cannot guarantee that these statements will remain confidential. City of Santa Ana RFP No. 23-090A Page 8 of 47 EXHIBIT 1     City Council 30 – 13 11/7/2023 CITY OF SANTA ANA e. Proposed Work Plan Proposal shall include: i. A statement demonstrating the firm’s understanding of the Scope of Services, including:  Anticipated approach to performing services as specified herein;  Suggestions or special concerns the evaluation committee should take into consideration.  Description of deliverables and implementation plan. Proposer shall submit a general description of the deliverables, implementation plan, and timeline. ii. Cost Proposal All Proposers are required to submit a fixed rate fee with their Cost Proposal. Pricing instructions should be clearly defined to ensure fees proposed can be compared and evaluated. Cost Proposal must include a payment schedule if applicable. City reserves the right to negotiate compensation and/or payment schedule prior to the award of any resulting agreement. Proposals shall be valid for a minimum of one hundred eighty (180) days following the Proposal deadline. The cost of developing the Proposal is the sole responsibility of the Proposer. All Proposals submitted become the property of the City. The City shall not provide reimbursement for travel-related expenses, mileage, parking, lodging, meals, incidental fees, insurance, freight/shipping and handling/delivery, and any other business expenses, supplies, and materials related to providing services as specified herein. Additional costs will not be considered and will not be reimbursed by the City; therefore, such costs must be absorbed in Proposer’s cost proposal fee structure. iii. Number of Proposal Copies and Signature In addition to the online submittal of proposals by the deadline specified on the cover page of this RFP, one USB flash drive containing a copy of the complete proposal packet and five (5) hard copies of Respondent’s proposal shall be signed by a company official with the authority to bind the company and mailed or delivered in a sealed envelope or box to the City’s Project Manager listed above under Section F. Proposal Contents, at No. 1 Statement of Qualifications (SOQ), a. Cover Letter (addressed to the attention of Project Manager) Additionally, one (1) copy of your Cost Proposal must be submitted electronically to PlanetBids (see Section A – Submittal Instructions). Sealed envelope or box with proposal documents shall be clearly labeled as follows: RFP 23-090 Gang Prevention & Intervention Program Services NOTE: Electronic, paper/hard copies and USB flash drives must all be submitted to the City as specified above by the deadline to submit proposals. No exceptions shall be made. City of Santa Ana RFP No. 23-090A Page 9 of 47 EXHIBIT 1     City Council 30 – 14 11/7/2023 CITY OF SANTA ANA VIII. CERTIFICATIONS (ATTACHMENTS) In addition to the SOQ, Narrative/Technical Proposal, and Cost Proposal, the following forms, included in this RFP, shall be signed and included as part of the proposal submittal package:  Attachment A: Proposer’s Certification and Proposal Item Pricing  Attachment B: References  Attachment C: Proposer’s Statement  Attachment D: Non-Collusion Affidavit  Attachment E: Non-Lobbying Certification  Attachment F: Non-Discrimination Certification  Attachment G: SAM.GOV Unique Entity ID The proposal must be completely responsive to the RFP. Incomplete proposals will be deemed nonresponsive and will be rejected. The City reserves the right to reject any or all proposals submitted and no representation is made hereby that any commitment will be awarded pursuant to this RFP or otherwise. PLEASE NOTE: City will not be waiving the notarization requirement when applicable on any of the required attachments. IX. REFERENCES Contractor shall provide three (3) references from other similar customers for which services similar to those specified in this RFP have been performed, including contact names and telephone numbers. Use ATTACHMENT B – References. The respondent grants permission for the City to contact any individuals listed as references. City may disqualify a Proposer if:  References fail to substantiate Proposer’s description of services and deliverables provided; or  References fail to support that Proposer has a continuing pattern of providing capable, productive, and skilled personnel, or  City is unable to reach the point of contact with reasonable effort. It is the Proposer’s responsibility to inform the point of contact(s) of normal City working hours. X. MINIMUM SCOPE OF AND LIMIT OF INSURANCE The selected Proposer shall provide the required evidence of insurance coverage as set forth in the standard agreement within ten (10) business days after receipt of Notice of Intent to Award. Contractor must maintain, for the duration of its contract, insurance coverages as required by the City. Additionally, Contractor shall provide the following insurance coverage: Coverage shall be at least as broad as:  Commercial General Liability (CGL): Insurance Services Office Form CG 00 01 covering CGL on an “occurrence” basis, including products and completed operations, City of Santa Ana RFP No. 23-090A Page 10 of 47 EXHIBIT 1     City Council 30 – 15 11/7/2023 CITY OF SANTA ANA property damage, bodily injury and personal & advertising injury with limits no less than $1,000,000 per occurrence. If a general aggregate limit applies, either the general aggregate limit shall apply separately to this project/location (ISO CG 25 03 or 25 04) or the general aggregate limit shall be twice the required occurrence limit.  Automobile Liability: ISO Form Number CA 00 01 covering any auto (Code 1), or if Contractor has no owned autos, hired, (Code 8) and non-owned autos (Code 9), with limit no less than $1,000,000 per accident for bodily injury and property damage.  Workers’ Compensation: as required by the State of California, with Statutory Limits, and Employer’s Liability Insurance with limit of no less than $1,000,000 per accident for bodily injury or disease.  Professional Liability (Errors and Omissions) Insurance appropriates to the Consultant’s profession, with limit no less than $1,000,000 per occurrence or claim, $2,000,000 aggregate. If the Contractor maintains broader coverage and/or higher limits than the minimums shown above, the Entity requires and shall be entitled to the broader coverage and/or the higher limits maintained by the contractor. Any available insurance proceeds in excess of the specified minimum limits of insurance and coverage shall be available to the Entity. Other Insurance Provisions The insurance policies are to contain, or be endorsed to contain, the following provisions: Additional Insured Status The Entity, its officers, officials, employees, and volunteers are to be covered as additional insureds on the CGL policy with respect to liability arising out of work or operations performed by or on behalf of the Contractor including materials, parts, or equipment furnished in connection with such work or operations. General liability coverage can be provided in the form of an endorsement to the Contractor’s insurance (at least as broad as ISO Form CG 20 10 11 85 or if not available, through the addition of both CG 20 10, CG 20 26, CG 20 33, or CG 20 38; and CG 20 37 if a later edition is used). Primary Coverage For any claims related to this contract, the Contractor’s insurance coverage shall be primary coverage at least as broad as ISO CG 20 01 04 13 as respects the Entity, its officers, officials, employees, and volunteers. Any insurance or self-insurance maintained by the Entity, its officers, officials, employees, or volunteers shall be excess of the Contractor’s insurance and shall not contribute with it. Notice of Cancellation Each insurance policy required above shall provide that coverage shall not be canceled, except with notice to the Entity. Waiver of Subrogation Contractor hereby grants to Entity a waiver of any right to subrogation which any insurer of said Contractor may acquire against the Entity by virtue of the payment of any loss under such insurance. Contractor agrees to obtain any endorsement that may be necessary to affect this waiver of subrogation, but this provision applies regardless of whether or not the Entity has received a waiver of subrogation endorsement from the insurer. Self-Insured Retentions Self-insured retentions must be declared to and approved by the Entity. The Entity may require the Contractor to purchase coverage with a lower retention or provide proof of ability to pay City of Santa Ana RFP No. 23-090A Page 11 of 47 EXHIBIT 1     City Council 30 – 16 11/7/2023 CITY OF SANTA ANA losses and related investigations, claim administration, and defense expenses within the retention. The policy language shall provide, or be endorsed to provide, that the self-insured retention may be satisfied by either the named insured or Entity. Acceptability of Insurers Insurance is to be placed with insurers authorized to conduct business in the state with a current A.M. Best’s rating of no less than A:VII, unless otherwise acceptable to the Entity. Claims Made Policies (note – should be applicable only to professional liability, see below) If any of the required policies provide claims-made coverage: 1. The Retroactive Date must be shown, and must be before the date of the contract or the beginning of contract work. 2. Insurance must be maintained and evidence of insurance must be provided for at least five (5) years after completion of the contract of work. 3. If coverage is canceled or non-renewed, and not replaced with another claims-made policy form with a Retroactive Date prior to the contract effective date, the Contractor must purchase “extended reporting” coverage for a minimum of five (5) years after completion of work. Verification of Coverage Contractor shall furnish the Entity with original Certificates of Insurance including all required amendatory endorsements (or copies of the applicable policy language effecting coverage required by this clause) and a copy of the Declarations and Endorsement Page of the CGL policy listing all policy endorsements to Entity before work begins. However, failure to obtain the required documents prior to the work beginning shall not waive the Contractor’s obligation to provide them. The Entity reserves the right to require complete, certified copies of all required insurance policies, including endorsements required by these specifications, at any time. Subcontractors Consultant shall require and verify that all subcontractors maintain insurance meeting all the requirements stated herein, and Contractor shall ensure that Entity is an additional insured on insurance required from subcontractors. Special Risks or Circumstances Entity reserves the right to modify these requirements, including limits, based on the nature of the risk, prior experience, insurer, coverage, or other special circumstances. XI. EXCEPTIONS The proposal must be completely responsive to this RFP. Any exceptions to the requirements of this RFP must be clearly stated and submitted to the City for its review in accordance with Section VI, No. C – REQUEST FOR INFORMATION OR CLARIFICATION / QUESTIONS. The City, in their sole and absolute discretion, may authorize or deny any exceptions. XII. SELECTION PROCEDURES & CRITERIA A. The City will establish a proposal review panel. The review panel will evaluate proposals based on the response to the RFP and determine if the minimum program and RFP Process requirements are met (minimum threshold review). Proposals that do not meet the minimum City of Santa Ana RFP No. 23-090A Page 12 of 47 EXHIBIT 1     City Council 30 – 17 11/7/2023 CITY OF SANTA ANA threshold review will be considered non-responsive. The Review Panel for the RFP Process will consist of at least one employee from the Santa Ana Police Department and two employees from the Community Development Agency. Evaluations will include adherence to outlined directions and format, and the City evaluation criteria set forth below. B. Using the scoring and selection criteria provided below, the Review Panel shall determine whether the proposal is recommended for award. Using the scoring and selection criteria, the Review Panel shall also review the design of the proposed project for appropriateness for at-risk youth, compatibility with surrounding uses, Street Outreach and Engagement, and appropriateness of the design and dispersing mental health and trauma resources to you and their families affected by gang violence. Proposed projects must receive a minimum threshold score of 75 points to move forward in the proposal review process. COMPETITIVE SELECTION CRITERIA 1. PROGRAM/COMMUNITY NEED (Max 25 Points) Demonstrate a commitment to evidence-based or emerging practices: ELIGIBLE POINTS Share methods to build partnerships with supportive services. Detail mechanisms for making referrals to service providers; Identify and respond to violent and potential violent events 5 Engage community partners, community members, and other community stakeholders 5 Interrupt potential violence by mediating conflicts and preventing retaliation 5 Identify and support individuals and groups at the highest risk. 5 Use data to inform daily efforts and make necessary changes to interruption strategies. 5 Sub-total 25 2. PROGRAM DESIGN (Max. 30 Points) Describe the program structure, activities, participant group, and services to be provided with Gang Prevention and Intervention Program funds and how they align with evidence-based practices. Including mental health and trauma-informed care resources and practices. 10 Describe your plan for recruiting and training the staff who will deliver the program. 10 Describe your plan for recruiting, engaging, and retaining participants in services. 10 . City of Santa Ana RFP No. 23-090A Page 13 of 47 EXHIBIT 1     City Council 30 – 18 11/7/2023 CITY OF SANTA ANA Sub-total 30 3. COST PROPOSAL & BUDGET (Max. 15 Points) Detailed cost proposal/budget with narrative, for one year of operation. 15 Sub-total 15 4. VENDOR(S) EXPERIENCE AND SKILL (Max. 25 Points) Recent experience in conducting similar scope, complexity, and magnitude for other public agencies. 5 At least two (2) references. 5 Ethnic diversity and cultural awareness. 5 Counter gang culture techniques and methods. 5 Educational background, work experience, and directly related consulting experiences. 5 Sub-total 25 5. LEVERAGING OF CITY FUNDS (Max. 3 Points) Applicant's potential or capacity to obtain additional financing for this project 3 Sub-total 3 6. PROGRAM EVALUATION (Max. 25 Points) List your firm’s goal(s) for the program. Goals are broad statements of what the program intends to accomplish in the long term. Goals should link directly to needs. 5 List your firm’s objective(s) for the program. Objectives are specific, measurable aims of program activities that you intend to accomplish in the short term. Similar to goals, objectives should link directly to needs. 5 Describe how the goals and objectives align with the City’s overarching goals for the Gang Prevention & Intervention program. 5 Describe a plan for how you will achieve your stated objectives and how you will collect as well as evaluate data to measure progress towards your stated objectives. 5 Describe a plan for how you will provide oversight and monitor the program, in order to demonstrate that the program is being carried out as intended. 5 Sub-total 25 7. RFP PRIORITIES (Max. 5 Points) Identify individuals and groups at the highest risk of involvement. 5 Sub-total 5 8. COMMUNITY INCLUSION (Max. 5 Points) Identify all local partner agencies and describe their roles and responsibilities for the program 5 Sub-total 5 City of Santa Ana RFP No. 23-090A Page 14 of 47 EXHIBIT 1     City Council 30 – 19 11/7/2023 CITY OF SANTA ANA BONUS POINTS ( Max 9 Points): Santa Ana-based organization 3 Organization currently working with local at-risk youth and their families. 3 Match funds contributed. 3 Sub-Total 9 TOTAL ELIGIBLE POINTS 142 C. The City is under no obligation to accept any proposal and reserves the right to negotiate with respondents as to fees and terms. The City may reject proposals at its sole discretion. If the proposal fails to satisfy any requirements outlined in this RFP, it may be considered non-responsive and may be rejected. The City shall not be obligated to accept the lowest-priced proposals but will make awards in the best interests of the City after all factors have been evaluated. The review panel will recommend the qualified Proposers to the City Council or City Manager for the award of the contract, as appropriate. D. The review panel may invite the proposers to interview. The City reserves the right to seek additional information from any or all Proposers invited to present proposals. A final score will be calculated for each submitted proposal and used to rank Proposers. City reserves the right to begin negotiations and enter into a contract without holding interviews, or further discussions. XIII. WITHDRAWALS Proposers are responsible for verifying all prices and information before submitting a proposal. Prior to the proposal’s due date, the Proposer or Proposer’s representative may withdraw the proposal by providing written notice of the proposed withdrawal to the City Contact/Project Manager. Verbal or telephonic withdrawals are not permissible. XIV. PROTESTS Proposers may file a “protest” to an RFP with the Project Manager. In order for a Bidder’s protest to be considered valid, the protest must: 1. Be filed in writing within five (5) business days of either the RFP issued date or before 5:00 p.m. of the 5th business day following the posting of Bid Results/Notice of Intent to Award Contract on the City’s website; 2. Clearly identify the specific irregularity or accusation; 3. Clearly identify the specific City staff determination or recommendation being protested; 4. Specify, in detail, the grounds of the protest and the facts supporting the protest; and 5. Include all relevant, supporting documentation with the protest at the time of filing. City of Santa Ana RFP No. 23-090A Page 15 of 47 EXHIBIT 1     City Council 30 – 20 11/7/2023 CITY OF SANTA ANA If the protest does not comply with each of these requirements, it will be rejected as invalid. If the protest is valid, the Project Manager, or designated City Representative, shall review the basis of the protest and all relevant information. The Project Manager will provide a written decision to the protestor within ten (10) business days from receipt of the protest. The decision from the Project Manager, or her/her designee, is final and no further appeals will be considered. XV. GENERAL TERMS AND CONDITIONS A. AMERICANS WITH DISABILITIES ACT The awarded Contractor hereby certifies that it will comply, as applicable, with the Americans with Disabilities Act of 1990 (“ADA”), 42 USC §§ 12101 et seq., and its implementing regulations, including Subtitle A, Title II of the ADA. Contractor will not discriminate against persons with disabilities nor against persons due to their relationship to or association with a person with a disability. Any contract entered into by the awarded Contractor (or any subcontract thereof), relating to this RFP, shall be subject to the provisions of this paragraph. B. CITY BUSINESS LICENSE The selected proposer shall be required to obtain a City of Santa Ana Business license within thirty (30) days of selection and must provide a copy to the City projects manager or designee prior to commencing any work in Santa Ana. C. CITY RIGHT TO REJECT The City reserves the right to reject any or all proposals submitted and no representation is made hereby that any agreement will be awarded pursuant to this RFP or otherwise. The City reserves the right to accept or reject the combined or separate components of this proposal in part or in its entirety or to waive any minor inconsistency, informality or technical defect in the proposal. D. CONFLICT OF INTEREST Contractor shall exercise reasonable care and diligence to prevent any actions or conditions that could result in a conflict with the best interests of the City. This obligation shall apply to the Contractor; the Contractor’s employees, agents, and Subcontractors associated with accomplishing work and services hereunder. The Contractor’s efforts shall include, but not be limited to, establishing precautions to prevent its employees, agents, and Subcontractors from providing or offering gifts, entertainment, payments, loans or other considerations which could be deemed to influence or appear to influence City staff or elected officers from acting in the best interests of the City. Each Proposer must disclose any existing or potential conflict of interest relative to the performance of the contractual services resulting from this RFP. Any such relationship that might be perceived or represented as a conflict should be disclosed. The City reserves the right to disqualify any Proposer on the grounds of actual or apparent conflict of interest. No person, firm, or subsidiary thereof who has been awarded this Contract may be awarded a Contract for the provision of services, the delivery of supplies, or the provision of any other related action which is required, suggested, or otherwise deemed appropriate as an end product of this Contract. Therefore, Contractor is precluded from contracting for any work recommended as a result of this Contract. E. CONTRACTOR’S EXPENSE Pre-Contractual Expenses: The City is not liable for any costs incurred by Proposers prior to entering into a formal contract. Costs of developing a response to this RFP, are entirely the responsibility of the Proposer, and shall not be reimbursed in any manner by the City. Pre- City of Santa Ana RFP No. 23-090A Page 16 of 47 EXHIBIT 1     City Council 30 – 21 11/7/2023 CITY OF SANTA ANA contractual expenses are not to be included in the cost proposal. Pre-contractual expenses include but are not limited to, preparation of the proposal, submission of the proposal and additional information, attendance at pre-proposal conference, negotiating any matter related to this RFP with City, and/or any other expenses incurred by the Proposer prior to the date of award and execution, if any, of the contract. Other Expenses: The Contractor will be responsible for all costs related to photocopying, telephone communications, fax communications, and parking while on City sites during the performance of work and services under this Contract. F. CONTRACTOR’S PROJECT MANAGER/KEY PERSONNEL Except as formally approved by the City, the key personnel identified in Contractor’s proposal shall be the individuals who will actually complete the work. Changes in staffing must be reported in writing and approved by the City. The City shall have the right to require the removal and replacement of the Contractor’s Project Manager and key personnel under the awarded contract. The City shall notify the Contractor in writing of such action. The City is not required to provide any reason, rationale, or additional factual information if it elects to request any specific key personnel be removed from performing services under the awarded contract. The City shall review and approve the appointment of the replacement for the Contractor’s personnel. Said approval shall not be unreasonably withheld. Standards of Conduct: Contractor’s personnel shall be courteous and maintain good working relationships with all stakeholders, state or outside agencies, other team members, and staff within the City. G. COST PROPOSAL The awarded Contractor agrees to provide the purchased services at the costs, rates, and fees as set forth in their Fee Schedule in response to this RFP. No other costs, rates, or fees shall be payable to the awarded Subcontractor for implementation of their proposal. H. DATA RETENTION Contractor shall be responsible for retaining data, records, and documentation for the preparation of required items. These materials shall be made available to and as requested by City. All materials, documents, data, or information obtained from the City Data files or any City medium furnished to Contractor in the performance of an awarded contract will at all times remain the property of the City. Such data or information may not be used or copied for direct or indirect use by Contractor after completion or termination of this Contract without the express written consent of the City. All materials, documents, data, or information, including copies, must be returned to the City at the end of the contract. All data, documents, and other products used, developed, or produced during response preparation of the RFP will become property of the City. All responses to the RFP shall become property of the City. Proposer information identified as proprietary shall be maintained confidential, to the extent allowed under the California Public Records Act. I. DRUG-FREE WORKPLACE The awarded Contractor certifies compliance with Government Code Section 8355 in matters relating to providing a drug-free workplace. Failure to comply with these requirements may result in the suspension of payments under the Contract or termination of the contract or both, and the Contractor may be ineligible for award of any future City contracts. City of Santa Ana RFP No. 23-090A Page 17 of 47 EXHIBIT 1     City Council 30 – 22 11/7/2023 CITY OF SANTA ANA J. EXAMINATION Proposer represents that it has thoroughly examined and become familiar with the services and responsibilities required in this RFP and that it is capable of effectively and efficiently performing quality work to achieve the City’s objectives. Any attachments referenced herein or any interpretations, clarifications, or amendments subsequently posted in relation to this RFP are fully incorporated. Any irregularities or lack of clarity in the RFP should be brought to the designated City Contact/Project Manager’s attention as soon as possible so that corrective addenda may be furnished to prospective Proposers. Proposals that appear unrealistic in terms of technical commitments, lack of technical competence, or are indicative of a failure to comprehend the complexity and risk of this contract, may be rejected. K. EXECUTION OF AGREEMENT Upon successful negotiations, the City and the selected Proposer will enter into an Agreement. If a Proposer is unwilling or unable to execute an Agreement within thirty (30) days after being notified of selection under this RFP, the City reserves the right to disqualify them without any further obligation L. FEDERAL GRANT CONTRACT PROVISIONS Proposer must agree to the federal contract provisions outlined in the Uniform Administrative Requirements, Cost Principles, and Audit Requirements for Federal Awards at 2 CFR Part 200.326. These provisions will become part of the agreement resulting from this bid. M. FISCAL NON-FUNDING CLAUSE In the event sufficient budgeted funds are not available for a new fiscal period, the City shall retain the right to notify the provider of such occurrence in writing at least thirty (30) days before the end of the current fiscal period and terminate the contract on the last day of the current fiscal period without penalty or expense to the City. N. JOINT OFFERS/SUB-CONSULTANTS Where two or more Proposers desire to submit a single proposal in response to this RFP, they should do so on a prime sub-consultant basis. The City intends to contract with a single firm, also known as the prime, and not with multiple firms doing business as a joint venture. Should the use of sub-consultants be offered, the Proposer shall provide the same assurances of competence for the sub-consultant plus the demonstrated ability to manage and supervise the subcontracted work. Sub-consultants shall not be allowed to further subcontract with others for work under the Agreement. The provisions of the Agreement shall apply to all sub-consultants in the same manner as the Proposer. The proposer is responsible for all the actions taken by their sub-contractor. The City reserves the right to reject, replace and approve any and all Subcontractors. All Subcontractor(s) shall be identified in the response to the RFP and the City reserves the right to reject any proposed Subcontractor(s). Subcontractors shall be the responsibility of the prime Contractor and the City shall assume no liability for such Subcontractors. O. INDEPENDENT CONTRACTOR The contractor is considered an independent Contractor and neither Contractor, its employees, nor anyone working under Contractor will be considered an agent or an employee of the City. Neither Contractor, its employees, nor anyone working under City of Santa Ana RFP No. 23-090A Page 18 of 47 EXHIBIT 1     City Council 30 – 23 11/7/2023 CITY OF SANTA ANA Contractor, will qualify for workers’ compensation or other fringe benefits of any kind through the City. P. JOINT OFFERS/SUB-CONSULTANTS Where two or more Proposers desire to submit a single Proposal in response to this RFP, they should do so on a prime sub-consultant basis. The City intends to contract with a single firm and not with multiple firms doing business as a joint venture. Should the use of sub- consultants be offered, the Proposer shall provide the same assurances of competence for the sub-consultant plus the demonstrated ability to manage and supervise the subcontracted work. Sub-consultants shall not be allowed to further subcontract with others for work under the Agreement. The provisions of the Agreement shall apply to all sub-consultants in the same manner as the Proposer. The City reserves the right to reject, replace and approve any and all Subcontractors. All Subcontractor(s) shall be identified in the response to the RFP and the City reserves the right to reject any proposed Subcontractor(s). Subcontractors shall be the responsibility of the prime Contractor and the City shall assume no liability of such Subcontractors. Q. LITIGATION STATUS Each Proposer must include in its proposal a complete disclosure of any alleged significant prior or ongoing contract failures, any civil or criminal litigation or investigation pending which involves the Proposer or in which the Proposer has been judged guilty or liable. Failure to comply with the terms of this provision will disqualify any proposal. The City reserves the right to reject any proposal based upon the Proposer’s prior history with the City or with any other party, which documents, without limitation, unsatisfactory performance, adversarial or contentious demeanor, significant failure(s) to meet contract milestones or other contractual failures. R. NEGOTIATIONS The City reserves the right to negotiate final contract terms with any Proposer selected. The contract between the parties will consist of the RFP together with any modifications thereto, and the awarded Contractor’s proposal, together with any modifications and clarifications thereto that are submitted at the request of the City during the evaluation and negotiation process. In the event of any conflict or contradiction between or among these documents, the documents shall control in the following order of precedence: the final executed contract, the RFP, any modifications and clarifications to the awarded Contractor’s proposal, and the awarded Contractor’s proposal. Specific exceptions to this general rule may be noted in the final executed contract. Negotiations shall be confidential and not subject to disclosure to competing Contractors unless and until an agreement is reached. If contract negotiations cannot be concluded successfully, the City reserves the right to negotiate a contract with another Contractor or withdraw the RFP. S. NON-PAYMENTS Note that payments will NOT be made for any unsatisfactory work until corrected. In the event of nonpayment of undisputed sums by the City, Contractor shall give the City thirty (30) working days to cure the alleged breach. T. OWNERSHIP OF DOCUMENTS The City has permanent ownership of all directly connected and derivative materials produced under this contract by the Contractor. All documents, reports, and other incidental or derivative work or materials furnished hereunder shall become and remains the sole property of the City City of Santa Ana RFP No. 23-090A Page 19 of 47 EXHIBIT 1     City Council 30 – 24 11/7/2023 CITY OF SANTA ANA and may be used by the City as it may require without additional cost to the City. None of the documents, reports, and other incidental or derivative work or furnished materials shall be used by the Contractor without the express written consent of the City. U. PARKING The City will not provide free parking and/or reimbursement for the cost of parking while providing services and conducting business with the City. V. PROFESSIONAL STANDARDS Contractor staff shall be courteous to the public and City staff utilizing facilities where Contractor is performing work but shall be responsive only to the requests of the City’s Project Manager or designee. Contractor staff shall direct all inquiries to Project Manager or designee. Contractor acknowledges that City locations consist of public-use facilities and recognizes the obligation to ensure Contractor personnel and agents maintain the highest level of professional standards in attire, decorum, and interaction with the public and City personnel. W. PROJECT MANAGER The selected Proposer will assume responsibility for all services in its proposal. The selected Proposer shall identify a sole point of contact, Project Manager, with the greatest knowledge in regard to the required service operations and contractual matters, including payment of any and all charges resulting from the Agreement. X. PROPOSAL VALIDITY Services, pricing, and warranties indicated in a Proposer’s Proposal must be valid for a period of 180 days at minimum after the submission of the Proposal. Y. PUBLIC AGENCIES Other public agencies, as defined by California Government Code Section 6500, may choose to use the terms of this Contract, subject to Contractor’s acceptance. The City is not liable or responsible for any obligations related to a subsequent contract between Contractor and another public agency. Z. PUBLIC RECORDS Proposals will become public record after the award of a contract unless the proposal or specific parts of the proposal can be shown to be exempt by law. Each Proposer may clearly label all or part of a proposal as "CONFIDENTIAL" provided that the Proposer hereby agrees to indemnify and defend the City for honoring such a designation. The failure to so label any information that is released by the City shall constitute a complete waiver of any and all claims for damages caused by any release of the information. Proposer information identified as proprietary shall be maintained confidential, to the extent allowed under the California Public Records Act. AA. SUBCONTRACTORS Proposals in response to this RFP must identify any Subcontractors, and outline the contractual relationship between the Awarded Subcontractor and each Subcontractor. An official of each proposed Subcontractor must sign, and include as part of the proposal submitted by the Prime Contractor, a statement to the effect that the Subcontractor has read and will agree to abide by the awarded Contractor’s obligations. Any Subcontractor proposed after the award the of contract must be approved by the City before commencement of work. City of Santa Ana RFP No. 23-090A Page 20 of 47 EXHIBIT 1     City Council 30 – 25 11/7/2023 CITY OF SANTA ANA The City will look solely to the awarded Contractor for the performance of all contractual obligations which may result from an award based on this RFP, and the awarded Contractor shall not be relieved for the non-performance of any or all Subcontractors. XVI. AWARD OF AGREEMENT Selected Contractor(s) will be notified in writing. Any award is contingent upon the successful negotiation of final contract terms. A. EXECUTION OF AGREEMENT A standard agreement is included as EXHIBIT II Sample Agreement of this RFP. “Proposer” will hereinafter be referred to as “Consultant” or “Contractor” in standard agreement. The term of the agreement will begin after the agreement is fully executed, and all required bonds, insurance documents and contents of the payment information packet have been received and approved. XVII. IMPLEMENTATION A. MEETINGS The successful proposer will be required to meet with City staff, virtual or in person as required by the City, to discuss and agree on operational issues. In addition, the successful proposer is required to submit all necessary reporting as required for Revive Santa Ana and reporting and Federal reporting. City of Santa Ana RFP No. 23-090A Page 21 of 47 EXHIBIT 1     City Council 30 – 26 11/7/2023 CITY OF SANTA ANA I. PROGRAM PRIORITIES The City of Santa Ana is targeting at-risk youth in an effort to promote a proactive preventative approach to addressing their concerns and the concerns of their families. The City desires to partner with one or more organizations that will create a Gang Prevention and Intervention Program. This program will provide multifaceted Gang Prevention & Intervention while offering Mental Health resources and Trauma-Informed Care. Program design will be subject to and carried out in accordance with established City standards and procedures. The core of the program should be direct service to high-risk youth ages 10-24. Services should be built around the recognition that youth engage in acting out behavior due to a breakdown in the effectiveness of traditional family/school/community structures where they would normally fulfill needs for love, self-esteem, personal meaning stability, and socialization. A. Priorities and Objectives: In particular, the City is interested in furthering the following priority through this RFP: 1) Submit weekly statistics of service to the project manager. 2) Submit a monthly compilation of statistics to the project manager. 3) Create after-school activities for teens and incentives for participation. 4) Provide mental health resources. 5) Provide Trauma Counseling for at-risk youth and families who are suffering and have suffered from gang-related trauma. 6) Provide individual and family counseling for gang-affiliated youths and those who were recently incarcerated. 7) Provide Street Outreach and Engagement teams to build relationships with individuals involved or affiliated with local gangs. II. REVIVE SANTA ANA a. Source of Funds Funding for this program is through the American Rescue Plan Act’s State and Local Fiscal Recovery Fund (SLFRF), referred to as Revive Santa Ana. This funding supports a series of COVID-19 recovery initiatives, including, food distributions, direct financial assistance to residents, a variety of youth programs, and more. b. Eligible Grantees Eligible grantees are community-based organizations, nonprofit organizations, agencies, or independent contractors; and have a valid 501(c)(3) or (4) designation from the IRS, or for-profit Vendors or corporations, with proven capacities to develop and operate these types of projects/programs. c. Eligible Projects Funds can be used to provide direct assistance to the youth and families of the City of Santa Ana to increase and improve the public safety and public health of our residents. EXHIBIT I SCOPE OF SERVICES City of Santa Ana RFP No. 23-090A Page 22 of 47 EXHIBIT 1     City Council 30 – 27 11/7/2023 CITY OF SANTA ANA III. PARTNERSHIPS A. Relationship Building Limited partnerships whose general partners are otherwise eligible under the above are also eligible for Program funds. B. Performance Monitoring Grantee shall furnish all data, statements, records, information, and reports necessary for the City to monitor, review and evaluate the performance of the Scope of Services and its components. Grantee shall cooperate with the City in the conduct of any evaluation of Grantee's Services. Grantee shall further cooperate to incorporate minor modifications that may be discovered as necessary and appropriate as a result of feedback from the monitoring and evaluation process. Grantee recognizes and agrees that an evaluation of the Scope of Services may be completed after the expiration of the Term. The City shall have the right to request the services of an outside agent to assist in any such evaluation. Such evaluation services shall be paid for by the City. 1. Grantee shall submit regular Progress Reports regarding Grantee’s performance and compliance under this Agreement. 2. In addition to the Progress Reports required hereunder, Grantee shall participate in a client result evaluation (the "Evaluation") for the Scope of Services encompassing the Grantee’s performance during the entire Term. The Evaluation will be conducted in accordance with an Evaluation plan approved by the Manager. Grantee shall cooperate with the City in the development of the Evaluation plan and in its implementation. 3. In the event funding for another cycle is appropriated in future fiscal years, Grantee acknowledges and agrees that Grantee's future funding, if any, may be determined based on participation results of the evaluation processes described in this Section. The City shall use data in the evaluation of the Grantee's current performance and for the development of future performance targets, consistent with the evaluation system. 4. The Manager or his/her designee shall monitor the Grantee’s progress and performance of this Agreement. All services agreed to be performed by Grantee shall be conducted as set forth in this Section. The Parties agree that substantial involvement is expected between the Manager and the Grantee when carrying out the Scope of Services. 5. Grantee’s staff shall prioritize any referrals submitted by the Manager of the Homeless Services Division or assigned staff, that pertain to the services provided by the Grantee under the terms of the Agreement. C. Wrap-Around Supportive Services One of the most important elements of the Gang Prevention and Intervention Program is ongoing supportive services that are “wrapped around” at-risk youth and their families. Service provider’s responsibilities in the course of this program shall include, but not be limited to: a. Performing outreach and intake of targeted individuals for participation in the Program; City of Santa Ana RFP No. 23-090A Page 23 of 47 EXHIBIT 1     City Council 30 – 28 11/7/2023 CITY OF SANTA ANA b. Assessing youth and their families to prescribe/refer to services; c. Performing case management services for at-risk youth that will remove barriers to the successful achievement of independent living skills, attainment of employment skills, and greater self-determination; Supportive Services are defined as services provided for the purpose of addressing the tenants’ condition of homelessness and enhancing the tenants' ability to maintain independent living. Supportive services must address the special needs of the tenants to be served. Typical services may include, but are not limited to: a. Mental healthcare; b. Trauma-Informed care c. Advocacy and resource support and assistance such as i. Temporary Assistance to Needy Families (TANF), ii. General Assistance, iii. Cal Fresh, iv. Money management/payee services; v. Nutritional counseling; and vi. Assistance in obtaining other resources and support for at-risk youth and their families such as clothing, and transportation, job training and job placement. These services must be be provided directly or by arrangement with other service providers. D. Eligible Uses and Activities Program funds can be used to enter into an Agreement with eligible organizations that will provide the requested services. E. Compliance with Federal and Local Regulations All projects must comply with all applicable federal requirements contained in Exhibit III and 24 CFR 982, including, but not limited to, environmental review, labor and wage requirements, debarred contractors, lead-based paint and equal opportunity. Awardees should note: Contract Requirements: All work shall be completed by licensed contractors Labor Standards: Contracts over $10,000 must comply with Equal Opportunity-Affirmative Action requirements. All efforts shall be made to provide equal opportunity for employment without discrimination as to race, marital status, sex, color, age, religion, national origin or ancestry, and to seek out qualified local tradespeople for contracting and subcontracting bids. Accessibility: All projects must comply with the federal Section 504 Disabled Accessibility regulations contained in Sections 8.22 and 8.23 of Subpart C, 24 CFR Part 8. F. Employement Opportunities to Santa Ana Residents Vendor(s) shall solicit and advertise employment opportunities to Santa Ana residents. The City shall inform the Vendor(s) of areas to publicize recruitment opportunities, such as the Santa Ana WORK Center and community centers. Such effort and procedure will be provided to the City for review. City of Santa Ana RFP No. 23-090A Page 24 of 47 EXHIBIT 1     City Council 30 – 29 11/7/2023 CITY OF SANTA ANA THIS AGREEMENT is made and entered into on this day of , 2023 by and between ___________________________________________________________, (“Consultant”), and the City of Santa Ana, a charter city and municipal corporation organized and existing under the Constitution and laws of the State of California (“City”). RECITALS A. The City desires to retain a Consultant having special skill and knowledge in the field of: B. Consultant represents that Consultant is able and willing to provide such services to the City. C. In undertaking the performance of this Agreement, Consultant represents that it is knowledgeable in its field and that any services performed by Consultant under this Agreement will be performed in compliance with such standards as may reasonably be expected from a professional consulting firm in the field. NOW THEREFORE, in consideration of the mutual and respective promises, and subject to the terms and conditions hereinafter set forth, the parties agree as follows: 1. SCOPE OF SERVICES Consultant shall perform during the term of this Agreement, the tasks and obligations including all labor, materials, tools, equipment, and incidental customary work required to fully and adequately complete the services described and set forth in Scope of Services - Exhibit I, attached hereto and incorporated by reference. 2. COMPENSATION a. City agrees to pay, and Consultant agrees to accept as total payment for its services for City, the rates and charges identified in Compensation - Exhibit II. The total amount to be expended during the term of this Agreement shall not exceed TBD b. Payment by City shall be made within forty-five (45) days following receipt of proper invoice evidencing work performed, subject to City accounting procedures. Payment need not be made for work which fails to meet the standards of performance set forth in the Recitals which may reasonably be expected by City. 3. TERM This Agreement shall commence on the date first written above for a one (1) year term with the option for the City to grant up to two, one (1)-year renewals, exercisable by a writing by the City Manager and the City Attorney, unless terminated earlier in accordance with Section 15, below. 4. INDEPENDENT CONTRACTOR EXHIBIT II SAMPLE AGREEMENT SAMPLECity of Santa Ana RFP No. 23-090A Page 25 of 47 EXHIBIT 1     City Council 30 – 30 11/7/2023 CITY OF SANTA ANA Consultant shall, during the entire term of this Agreement, be construed to be an independent Consultant and not an employee of the City. This Agreement is not intended nor shall it be construed to create an employer-employee relationship, a joint venture relationship, or to allow the City to exercise discretion or control over the professional manner in which Consultant performs the services which are the subject matter of this Agreement; however, the services to be provided by Consultant shall be provided in a manner consistent with all applicable standards and regulations governing such services. Consultant shall pay all salaries and wages, employer's social security taxes, unemployment insurance and similar taxes relating to employees and shall be responsible for all applicable withholding taxes. standards and regulations governing such services. Consultant shall pay all salaries and wages, employer's social security taxes, unemployment insurance and similar taxes relating to employees and shall be responsible for all applicable withholding taxes. 5. OWNERSHIP OF MATERIALS This Agreement creates a non-exclusive and perpetual license for City to copy, use, modify, reuse, or sublicense any and all copyrights, designs, and other intellectual property embodied in plans, specifications, studies, drawings, estimates, and other documents or works of authorship fixed in any tangible medium of expression, including but not limited to, physical drawings or data magnetically or otherwise recorded on computer diskettes, which are prepared or caused to be prepared by Consultant under this Agreement (“Documents & Data”). Consultant shall require all subcontractors to agree in writing that City is granted a non-exclusive and perpetual license for any Documents & Data the subcontractor prepares under this Agreement. Consultant represents and warrants that Consultant has the legal right to license any and all Documents & Data. Consultant makes no such representation and warranty in regard to Documents & Data which were provided to Consultant by the City. City shall not be limited in any way in its use of the Documents and Data at any time, provided that any such use not within the purposes intended by this Agreement shall be at City’s sole risk. MINIMUM SCOPE AND LIMIT OF INSURANCE The selected Proposer shall provide the required evidence of insurance coverage as set forth in the standard agreement within ten (10) business days after receipt of Notice of Intent to Award. Contractor must maintain, for the duration of its contract, insurance coverages as required by the City. Additionally, Contractor shall provide the following insurance coverage: Coverage shall be at least as broad as:  Commercial General Liability (CGL): Insurance Services Office Form CG 00 01 covering CGL on an “occurrence” basis, including products and completed operations, property damage, bodily injury and personal & advertising injury with limits no less than $1,000,000 per occurrence. If a general aggregate limit applies, either the general aggregate limit shall apply separately to this project/location (ISO CG 25 03 or 25 04) or the general aggregate limit shall be twice the required occurrence limit.  Automobile Liability: ISO Form Number CA 00 01 covering any auto (Code 1), or if Contractor has no owned autos, hired, (Code 8) and non-owned autos (Code 9), with limit no less than $1,000,000 per accident for bodily injury and property damage. SAMPLECity of Santa Ana RFP No. 23-090A Page 26 of 47 EXHIBIT 1     City Council 30 – 31 11/7/2023 CITY OF SANTA ANA  Workers’ Compensation: as required by the State of California, with Statutory Limits, and Employer’s Liability Insurance with limit of no less than $1,000,000 per accident for bodily injury or disease. If the Contractor maintains broader coverage and/or higher limits than the minimums shown above, the Entity requires and shall be entitled to the broader coverage and/or the higher limits maintained by the contractor. Any available insurance proceeds in excess of the specified minimum limits of insurance and coverage shall be available to the Entity. Other Insurance Provisions The insurance policies are to contain, or be endorsed to contain, the following provisions: Additional Insured Status The Entity, its officers, officials, employees, and volunteers are to be covered as additional insureds on the CGL policy with respect to liability arising out of work or operations performed by or on behalf of the Contractor including materials, parts, or equipment furnished in connection with such work or operations. General liability coverage can be provided in the form of an endorsement to the Contractor’s insurance (at least as broad as ISO Form CG 20 10 11 85 or if not available, through the addition of both CG 20 10, CG 20 26, CG 20 33, or CG 20 38; and CG 20 37 if a later edition is used). Primary Coverage For any claims related to this contract, the Contractor’s insurance coverage shall be primary coverage at least as broad as ISO CG 20 01 04 13 as respects the Entity, its officers, officials, employees, and volunteers. Any insurance or self-insurance maintained by the Entity, its officers, officials, employees, or volunteers shall be excess of the Contractor’s insurance and shall not contribute with it. Notice of Cancellation Each insurance policy required above shall provide that coverage shall not be canceled, except with notice to the Entity. Waiver of Subrogation Contractor hereby grants to Entity a waiver of any right to subrogation which any insurer of said Contractor may acquire against the Entity by virtue of the payment of any loss under such insurance. Contractor agrees to obtain any endorsement that may be necessary to affect this waiver of subrogation, but this provision applies regardless of whether or not the Entity has received a waiver of subrogation endorsement from the insurer. Self-Insured Retentions Self-insured retentions must be declared to and approved by the Entity. The Entity may require the Contractor to purchase coverage with a lower retention or provide proof of ability to pay losses and related investigations, claim administration, and defense expenses within the retention. The policy language shall provide, or be endorsed to provide, that the self-insured retention may be satisfied by either the named insured or Entity. Acceptability of Insurers Insurance is to be placed with insurers authorized to conduct business in the state with a current A.M. Best’s rating of no less than A:VII, unless otherwise acceptable to the Entity. Claims Made Policies (note – should be applicable only to professional liability, see below) SAMPLECity of Santa Ana RFP No. 23-090A Page 27 of 47 EXHIBIT 1     City Council 30 – 32 11/7/2023 CITY OF SANTA ANA If any of the required policies provide claims-made coverage: 4. The Retroactive Date must be shown, and must be before the date of the contract or the beginning of contract work. 5. Insurance must be maintained and evidence of insurance must be provided for at least five (5) years after completion of the contract of work. 6. If coverage is canceled or non-renewed, and not replaced with another claims-made policy form with a Retroactive Date prior to the contract effective date, the Contractor must purchase “extended reporting” coverage for a minimum of five (5) years after completion of work. Verification of Coverage Contractor shall furnish the Entity with original Certificates of Insurance including all required amendatory endorsements (or copies of the applicable policy language effecting coverage required by this clause) and a copy of the Declarations and Endorsement Page of the CGL policy listing all policy endorsements to Entity before work begins. However, failure to obtain the required documents prior to the work beginning shall not waive the Contractor’s obligation to provide them. The Entity reserves the right to require complete, certified copies of all required insurance policies, including endorsements required by these specifications, at any time. Special Risks or Circumstances Entity reserves the right to modify these requirements, including limits, based on the nature of the risk, prior experience, insurer, coverage, or other special circumstances. INDEMNIFICATION Consultant agrees to defend, and shall indemnify and hold harmless the City, its officers, agents, employees, contractors, special counsel, and representatives from liability: (1) for personal injury, damages, just compensation, restitution, judicial or equitable relief arising out of claims for personal injury, including death, and claims for property damage, which may arise from the negligent operations of the Contractor, its subcontractors, agents, employees, or other persons acting on its behalf which relates to the services described in section 1 of this Agreement; and (2) from any claim that personal injury, damages, just compensation, restitution, judicial or equitable relief is due by reason of the terms of or effects arising from this Agreement. This indemnity and hold harmless agreement applies to all claims for damages, just compensation, restitution, judicial or equitable relief suffered, or alleged to have been suffered, by reason of the events referred to in this Section or by reason of the terms of, or effects, arising from this Agreement. The Consultant further agrees to indemnify, hold harmless, and pay all costs for the defense of the City, including fees and costs for special counsel to be selected by the City, regarding any action by a third party challenging the validity of this Agreement, or asserting that personal injury, damages, just compensation, restitution, judicial or equitable relief due to personal or property rights arises by reason of the terms of, or effects arising from this Agreement. City may make all reasonable decisions with respect to its representation in any legal proceeding. Notwithstanding the foregoing, to the extent Contractor’s services are subject to Civil Code Section 2782.8, the above indemnity shall be limited, to the extent required by Civil Code Section 2782.8, to claims that arise out of, pertain to, or relate to the negligence, recklessness, or willful misconduct of the Contractor. INTELLECTUAL PROPERTY INDEMNIFICATION Contractor shall defend and indemnify the City, its officers, agents, representatives, and employees against any and all liability, including costs, for infringement of any United States’ letters patent, SAMPLECity of Santa Ana RFP No. 23-090A Page 28 of 47 EXHIBIT 1     City Council 30 – 33 11/7/2023 CITY OF SANTA ANA trademark, or copyright infringement, including costs, contained in the work product or documents provided by Consultant to the City pursuant to this Agreement. RECORDS Contractor shall keep records and invoices in connection with the work to be performed under this Agreement. Consultant shall maintain complete and accurate records with respect to the costs incurred under this Agreement and any services, expenditures, and disbursements charged to the City for a minimum period of three (3) years, or for any longer period required by law, from the date of final payment to Consultant under this Agreement. All such records and invoices shall be clearly identifiable. Consultant shall allow a representative of the City to examine, audit, and make transcripts or copies of such records and any other documents created pursuant to this Agreement during regular business hours. Consultant shall allow inspection of all work, data, documents, proceedings, and activities related to this Agreement for a period of three (3) years from the date of final payment to Consultant under this Agreement. CONFIDENTIALITY If Contractor receives from the City information which due to the nature of such information is reasonably understood to be confidential and/or proprietary, Consultant agrees that it shall not use or disclose such information except in the performance of this Agreement, and further agrees to exercise the same degree of care it uses to protect its own information of like importance, but in no event less than reasonable care. “Confidential Information” shall include all nonpublic information. Confidential information includes not only written information, but also information transferred orally, visually, electronically, or by other means. Confidential information disclosed to either party by any subsidiary and/or agent of the other party is covered by this Agreement. The foregoing obligations of non-use and nondisclosure shall not apply to any information that (a) has been disclosed in publicly available sources; (b) is, through no fault of the Consultant disclosed in a publicly available source; (c) is in rightful possession of the Consultant without an obligation of confidentiality; (d) is required to be disclosed by operation of law; or (e) is independently developed by the Consultant without reference to information disclosed by the City. CONFLICT OF INTEREST CLAUSE Contractor covenants that it presently has no interests and shall not have interests, direct or indirect, which would conflict in any manner with performance of services specified under this Agreement. NON-DISCRIMINATION Contractor shall not discriminate because of race, color, creed, religion, sex, marital status, sexual orientation, gender identity, gender expression, gender, medical conditions, genetic information, or military and veteran status, age, national origin, ancestry, or disability, as defined and prohibited by applicable law, in the recruitment, selection, teaching, training, utilization, promotion, termination or other employment related activities or any services provided under this Agreement. Consultant affirms that it is an equal opportunity employer and shall comply with all applicable federal, state and local laws and regulations. EXCLUSIVITY AND AMENDMENT This Agreement represents the complete and exclusive statement between the City and Contractor, and supersedes any and all other agreements, oral or written, between the parties. In the event of a conflict between the terms of this Agreement and any attachments hereto, the terms of this Agreement shall prevail. This Agreement may not be modified except by written instrument signed by the City and by an authorized representative of Contractor. The parties agree that any terms or conditions of any purchase order or other instrument that are inconsistent with, or in addition to, the terms and conditions hereof, shall not bind or obligate Consultant or the City. Each party to this Agreement acknowledges that no representations, inducements, promises or agreements, orally or otherwise, have been made by any party, or anyone acting on behalf of any party, which is not embodied herein. ASSIGNMENT Inasmuch as this Agreement is intended to secure the specialized services of Contractor, Contractor may not assign, transfer, delegate, or subcontract any interest herein without the prior written consent of the City and any such assignment, transfer, delegation or subcontract without the City's prior written consent shall be considered SAMPLECity of Santa Ana RFP No. 23-090A Page 29 of 47 EXHIBIT 1     City Council 30 – 34 11/7/2023 CITY OF SANTA ANA null and void. Nothing in this Agreement shall be construed to limit the City’s ability to have any of the services which are the subject to this Agreement performed by City personnel or by other Contractors retained by City. TERMINATION This Contract may be terminated by the City upon thirty (30) days written notice of termination. In such event, Contractor shall be entitled to receive and the City shall pay Consultant compensation for all services performed by Contractor prior to receipt of such notice of termination, subject to the following conditions: a. As a condition of such payment, the Executive Director may require Contractor to deliver to the City all work product(s) completed as of such date, and in such case such work product shall be the property of the City unless prohibited by law, and Consultant consents to the City's use thereof for such purposes as the City deems appropriate. b. Payment need not be made for work which fails to meet the standard of performance specified in the Recitals of this Agreement. WAIVER No waiver of breach, failure of any condition, or any right or remedy contained in or granted by the provisions of this Agreement shall be effective unless it is in writing and signed by the party waiving the breach, failure, right or remedy. No waiver of any breach, failure or right, or remedy shall be deemed a waiver of any other breach, failure, right or remedy, whether or not similar, nor shall any waiver constitute a continuing waiver unless the writing so specifies. I. JURISDICTION - VENUE This Agreement has been executed and delivered in the State of California and the validity, interpretation, performance, and enforcement of any of the clauses of this Agreement shall be determined and governed by the laws of the State of California. Both parties further agree that Orange County, California, shall be the venue for any action or proceeding that may be brought or arise out of, in connection with or by reason of this Agreement. II. PROFESSIONAL LICENSES Consultant shall, throughout the term of this Agreement, maintain all necessary licenses, permits, approvals, waivers, and exemptions necessary for the provision of the services hereunder and required by the laws and regulations of the United States, the State of California, the City of Santa Ana and all other governmental agencies. Consultant shall notify the City immediately and in writing of its inability to obtain or maintain such permits, licenses, approvals, waivers, and exemptions. Said inability shall be cause for termination of this Agreement. III. NOTICE Any notice, tender, demand, delivery, or other communication pursuant to this contract shall be in writing and shall be deemed to be properly given if delivered in person or mailed by first class or certified mail, postage prepaid, or sent by fax or other telegraphic communication in the manner provided in this Section, to the following persons: To City: Clerk of the City Council City of Santa Ana 20 Civic Center Plaza (M-30) SAMPLECity of Santa Ana RFP No. 23-090A Page 30 of 47 EXHIBIT 1     City Council 30 – 35 11/7/2023 CITY OF SANTA ANA P.O. Box 1988 Santa Ana, CA 92702-1988 Fax: 714- 647-6956 With courtesy copies to: To Contractor: A party may change its address by giving notice in writing to the other party. Thereafter, any communication shall be addressed and transmitted to the new address. If sent by mail, communication shall be effective or deemed to have been given three (3) days after it has been deposited in the United States mail, duly registered or certified, with postage prepaid, and addressed as set forth above. If sent by fax, communication shall be effective or deemed to have been given twenty-four (24) hours after the time set forth on the transmission report issued by the transmitting facsimile machine, addressed as set forth above. For purposes of calculating these time frames, weekends, federal, state, County or City holidays shall be excluded. IV. MISCELLANEOUS PROVISIONS a. Each undersigned represents and warrants that its signature herein below has the power, authority and right to bind their respective parties to each of the terms of this Agreement, and shall indemnify City fully, including reasonable costs and attorney’s fees, for any injuries or damages to City in the event that such authority or power is not, in fact, held by the signatory or is withdrawn. b. The Agreement is the final and complete agreement and any prior or contemporaneous agreements for similar services between the parties is superseded by this Agreement. This shall not apply where the Parties are currently engaged and Consultant is providing services not contemplated by this Agreement. c. All Exhibits referenced herein and attached hereto shall be incorporated as if fully set forth in the body of this Agreement. IN WITNESS WHEREOF, the parties hereto have executed this Agreement the date and year first above written. First & Last Name Title Consultant Firm Name Address City, State, Zip Fax: SAMPLECity of Santa Ana RFP No. 23-090A Page 31 of 47 EXHIBIT 1     City Council 30 – 36 11/7/2023 CITY OF SANTA ANA ATTEST: CITY OF SANTA ANA Jennifer Hall Kristine Ridge Clerk of the Council City Manager APPROVED AS TO FORM: SONIA R. CARVALHO CONSULTANT: City Attorney By: Assistant City Attorney Tax ID# RECOMMENDED FOR APPROVAL: (name) (title) SAMPLECity of Santa Ana RFP No. 23-090A Page 32 of 47 EXHIBIT 1     City Council 30 – 37 11/7/2023 CITY OF SANTA ANA SAMPLE ONLY 1. PARTIES: The parties to this Memorandum of Understanding (MOU) are _________________and the City of Santa Ana W/O/R/K Center ("Work Center"). 2. PURPOSE: The Work Center, in conjunction with ___________________, endeavors to establish a cooperative working relationship between the parties in order to provide program beneficiaries with information about Work Center opportunities to find better jobs and careers. The MOU serves to establish the framework for providing services to employees, job seekers and others needing workforce services. The goal is to ensure that all program beneficiaries have been provided an opportunity to connect with the Work Center and be assisted with the tools and !mow ledge necessary to enter the workforce or obtain a higherpayingjob. 3. RESPONSIBILITIES: A) The Work Center shall perform the following: 1) Accept referrals to the Work Center. B) ________________ shall perform the following: 1) Provide Work Center infonnation to participants and their families; and, 2) Refer participants in need of employment, training, or career counseling to the Work Center utilizing the referral form attached hereto as Attachment 1 and incorporated herein by reference. 4. DURATION: This MOU shall commence on TBD and shall remain in effect through TBD. 5. AMENDMENTS: Either party may propose amendments to this MOU at any time by providing written notice to the other party. Amendments to this MOU shall require the approval of the City Manager, or her/his designee ("City Manager"), on behalf of the Work Center, 6. CONFIDENTIALITY: If __________________ receives information, which due to the nature of such information is reasonably understood to be confidential and/ or proprietary, such information shall not be used or disclosed except in the performance of this MOU, and ________________ agrees to exercise the same degree of care it uses to protect its own information of like importance, but in no event less than reasonable care. "Confidential Information" shall include all non-public information. Confidential information includes not only written information, but also information transferred orally, visually, electronically, or by other means. Confidential information disclosed to either party by any subsidiary and/or agent of the other party is covered by this MOU. The foregoing obligations of non-use and nondisclosure shall not apply to any infonnation that (a) has been disclosed in publicly available sources; (b) is, through no fault of _____________ disclosed in a publicly available source; (c) is in rightful possession of ______________ without an obligation of confidentiality; (d) is required to be disclosed by operation of law; or (e) is independently developed by ______________ without reference to information disclosed by the City of Santa Ana. 7. ACCESSABILITY: ORGANIZATION NAME will assure that its services and premises are accessible to persons with disabilities pursuant to the requirements of the Americans with Disabilities Act. EXHIBIT III COMMITMENT TO ENTER INTO MEMORANDUM OF UNDERSTANDING WITH THE SANTA ANA WORK CENTER City of Santa Ana RFP No. 23-090A Page 33 of 47 EXHIBIT 1     City Council 30 – 38 11/7/2023 CITY OF SANTA ANA 8. HOLD HARMLESS CLAUSE: Each party to this MOU agrees to indemnify and hold harmless the other parties, their officers, agents, employees, and volunteers from and against any and all loss or damage, and from any and all suits, actions and claims filed or brought by any person or persons arising out of acts or omissions of the party or its officers, agents, employees or volunteers in the performance of this MOU. 9. DISPUTES: The parties shall first attempt to resolve all disputes infonnally. Any party may call a meeting of all parties to discuss and resolve disputes. Should informal resolution efforts fail, the dispute shall be referred to the City Manager to act as mediator, to attempt to resolve the dispute by holding an informal hearing with presentations by both parties. If the City Manager's resolution efforts fail, any party may file a grievance with the City Manager for review and hearing. The parties agree to be bound by the final determination resulting from that procedure. Each party to bear its own costs associated with any grievance procedures. 10. DISCRIMINATION: _________________________ Shall not discriminate becoase of race, color, creed, religion, sex, marital status, sexual orientation, age, national origin, ancestry, or disability, as definied, and prohibited by applicable law, in the recruitment, selecton, training, utilization, promotion, termination or other employment related activities. ________________________ affirms that it is equal opportunity employer and shall comply with all applicable federal, state, and local laws and regulations. 11. SEVERABILITY: If anyprut of this MOU is found to be null and void, or is otherwise stricken, the rest of this MOU shall remain in force. 12. JURISDICTION: Jurisdiction over any disputes arising under this MOU shall reside in Orange County, California. AUTHORITY AND SIGNATURES: The individuals signing this MOU or its attachments have the authority to commit the party they represent to the terms of this MOU, and do so commit by signing. City of Santa Ana RFP No. 23-090A Page 34 of 47 EXHIBIT 1     City Council 30 – 39 11/7/2023 CITY OF SANTA ANA SAMPLE ONLY Federal Regulations – Recipient must comply with the government cost principles, uniform administrative requirements and audit requirements for federal grant program housed within Title 2, Part 200 of the Code of Federal Regulations. b. Debarment and Suspension – As required by Executive Orders 12549 and 12689, and 2 CFR §200.212 and codified in 2 CFR Part 200, Recipient must provide protection against waste, fraud, and abuse by debarring or suspending those persons deemed irresponsible in their dealings with the Federal government. c. Audit Records - With respect to all matters covered by this agreement all records shall be made available for audit and inspection by CITY, the grant agency and/or their duly authorized representatives for a period of three (3) years from the date of submission of the final expenditure report by the City of Santa Ana. For a period of three years after final delivery hereunder or until all claims related to this Agreement are finally settled, whichever is later, Recipient shall preserve and maintain all documents, papers and records relevant to the services provided in accordance with this Agreement, including the Attachments hereto. For the same time period, Recipient shall make said documents, papers and records available to City and the agency from which City received grant funds or their duly authorized representative(s), for examination, copying, or mechanical reproduction on or off the premises of Recipient, upon request during usual working hours. d. Reports - Recipient shall provide to City all records and information requested by City for inclusion in quarterly reports and such other reports or records as City may be required to provide to the agency from which City received grant funds or other persons or agencies. e. Section 504 of the Rehabilitation Act of 1973 (Handicapped) - All recipients of federal funds must comply with Section 504 of the Rehabilitation Act of 1973 (The Act). Therefore, the federal funds recipient pursuant to the requirements of The Act hereby gives assurance that no otherwise qualified handicapped person shall, solely by reason of handicap be excluded from the participation in, be denied the benefits of or be subject to discrimination, including discrimination in employment, in any program or activity that receives or benefits from federal financial assistance. The Recipient agrees it will ensure that requirements of The Act shall be included in the agreements with and be binding on all of its contractors, subcontractors, assignees or successors. f. Americans with Disabilities Act of 1990 - (ADA) Recipient must comply with all requirements of the Americans with Disabilities Act of 1990 (ADA), as applicable. g. Political Activity - None of the funds, materials, property, or services provided directly or indirectly under this agreement shall be used for any partisan political activity, or to further the election or defeat of any candidate for public office, or otherwise in violation of the provisions of the "Hatch Act". h. No Lobbying - Recipient will comply with all applicable lobbying prohibitions and laws, including those found in the Byrd Anti-Lobbying Amendment (31 U.S.C. 1352, et seq.), and agrees that none of the funds provided under this award may be expended by the Recipient to pay any person to influence, or attempt to influence an officer or employee of any agency, a Member of Congress, an officer EXHIBIT IV FEDERAL REGULATIONS City of Santa Ana RFP No. 23-090A Page 35 of 47 EXHIBIT 1     City Council 30 – 40 11/7/2023 CITY OF SANTA ANA or employee of Congress, or an employee of a Member of Congress in connection with any federal action concerning the award or renewal of any federal contract, grant, loan, or cooperative agreement. I. Non-Discrimination and Equal Opportunity - Recipient will comply, and all its contractors (or subrecipients) will comply, with Title VI of the Civil Rights Act of 1964, as amended; Section 504 of the Rehabilitation Act of 1964, as amended; Subtitle A, Title II of the Americans with Disabilities Act (ADA) (1990); Title IX of the Education Amendments of 1972; the Age Discrimination Act of 1975, as amended; Drug Abuse Office and Treatment Act of 1972, as amended; Comprehensive Alcohol Abuse and Alcoholism Prevention, Treatment and Rehabilitation Act of 1970, as amended; Section 523 and 527 of the Public Health Service Act of 1912, as amended; Title VIII of the Civil Rights Act of 1968, as amended; Department of Justice Non-Discrimination Regulations, 28 CFR Part 42, Subparts C, D, E, and G; and Department of Justice regulations on disability discrimination, 28 CFR Part 35 and 39. In the event a Federal or State court, Federal or State administrative agency, or the Recipient makes a finding of discrimination after a due process hearing on the grounds of race, color, religion, national origin, sex, or disability against a recipient of funds, the Recipient will forward a copy of the findings to CITY which will, in turn, submit the findings to the Office of Civil Rights, Office of Justice Programs, U.S. Department of Justice. If applicable, recipient will comply with the equal opportunity clause in 41 C.F.R. 60-1.4(b) in accordance with Executive Order 11246 as amended by Executive Order No. 11375. j. Equal Employment Opportunity - Recipient will comply, and all its contractors (or subrecipients) will comply, with all requirements of the Executive Order 11246 of September 24, 1965, entitled “Equal Employment Opportunity,” as amended by Executive Order 11375 of October 13, 1967, and as supplemented in Department of Labor regulations (41 CFR chapter 60), as applicable. k. Public Contracts Code - Recipient will comply, and all its contractors (or subrecipients) will comply, with all requirements of the California Public Contract Code Section 10295.3, as applicable. l. Copeland Anti-Kickback Act - Recipient will comply, and all its contractors and subcontractors (or subrecipients) shall comply, with all requirements of the Copeland “Anti-Kickback” Act (30 U.S.C. 3145) as supplemented in Department of Labor regulations (29 CFR Part 3), as applicable. (1) Contractor – Contractors shall comply with 18 U.S.C. § 874, 40 U.S.C. § 3145, and the requirements of 29 C.F.R. pt. 3 as may be applicable, which are incorporated by reference into this contract. (2) Subcontracts – Contractor or subcontractor shall insert in any subcontracts the clause above and such other clauses as FEMA may by appropriate instructions require, and also a clause requiring the subcontractors to include these clauses in any lower tier subcontracts. The prime contractor shall be responsible for the compliance by any subcontractor or lower tier subcontractor with all of these contract clauses. (3) Breach – A breach of the contract clauses above may be grounds for termination of the contract, and for debarment as a contractor and subcontractor as provided in 29 C.F.R. § 5.12. m. Davis-Bacon Act - Recipient will comply, and all its contractors (or subrecipients) will comply, with all requirements of the Davis-Bacon Act (40 U.S.C. 3141-3144 and 3146-3148) as supplemented by Department of Labor regulations (29 CFR Part 5), as applicable. Contractors are required to pay wages to laborers and mechanics at a rate no less than the prevailing wages specified in a wage determination made by the Secretary of Labor. City of Santa Ana RFP No. 23-090A Page 36 of 47 EXHIBIT 1     City Council 30 – 41 11/7/2023 CITY OF SANTA ANA Additionally, contractors are required to pay wages not less than once a week. n. Work Hours and Safety - Recipient will comply, and all its contractors (or subrecipients) will comply, with all requirements of Sections 103 and 107 of the Contract Work Hours and Safety Standards Act (40 U.S.C. 3702 and 3704) as supplemented by Department of Labor regulations (29 CFR Part 5), as applicable. o. Clean Air Act - Recipient will comply, and all its contractors (or subrecipients) will comply, with all applicable standards, orders or requirements issued under the Clean Air Act (42 U.S.C. 7401-7671q), and the Federal Water Pollution Control Act (33 U.S.C. 1251-1387), as applicable. p. Energy and Conservation - Recipient will comply, and all its contractors (or subrecipients) will comply, with all requirements of the Energy Policy and Conservation Act (42 U.S.C. 6201), as applicable. q. Waste Disposal - Recipient will comply, and all its contractors (or subrecipients) will comply, with all requirements of Section 6002 of the Solid Waste Disposal Act, as amended by the Resource Conservation and Recovery Act, as applicable. r. Patent Rights - Recipient agrees that the Department of Homeland Security shall have the authority to seek patent rights for any process, product, invention or discovery developed and paid for with funding through this Agreement based on the requirements of 37 CFR§ 401 and any other implementing regulations, as applicable. s. Copyright - Recipient may copyright any books, publications or other copyrightable materials developed in the course of or under this Agreement. However, the federal awarding agency, State Administrative Agency (SAA) and City reserve a royalty-free, non-exclusive, and irrevocable license to reproduce, publish or otherwise use, and to authorize others to use, for federal government, SAA and/or City purpose: (1) the copyright in any work developed through this Agreement; and (2) any rights of copyright to which the subcontractor purchases ownership with support through this grant. The Federal government’s, SAA’s and City’s rights identified above must be conveyed to the publisher and the language of the publisher’s release form must ensure the preservation of these rights. t. Telecommunications (2 CFR 200.216) - Recipient will comply with FEMA Policy 405-143- 1, Prohibitions on Expending FEMA Award Funds on Covered Telecommunication Equipment or Services (Interim), which prohibits grant recipients and subrecipients from obligating or expending loan or grant funds to procure or obtain, extend or renew a contract to procure or obtain, or to enter into a contract (or extend or renew a contract) to procure or obtain equipment, services, or systems that uses covered telecommunications equipment or services as a substantial or essential component of any system, or as critical technology as part of any system. As described in Public Law 115-232, section 889, covered telecommunications equipment is: (1) Telecommunications equipment produced by Huawei Technologies Company or ZTE Corporation (or any subsidiary or affiliate of such entities). City of Santa Ana RFP No. 23-090A Page 37 of 47 EXHIBIT 1     City Council 30 – 42 11/7/2023 CITY OF SANTA ANA (2) For the purpose of public safety, security of government facilities, physical security surveillance of critical infrastructure, and other national security purposes, video surveillance and telecommunications equipment produced by Hytera Communications Corporation, Hangzhou Hikvision Digital Technology Company, or Dahua Technology Company (or any subsidiary or affiliate of such entities). (3) Telecommunications or video surveillance services provided by such entities or using such equipment. (4) Telecommunications or video surveillance equipment or services produced or provided by an entity that the Secretary of Defense, in consultation with the Director of the National Intelligence or the Director of the Federal Bureau of Investigation, reasonably believes to be an entity owned or controlled by, or otherwise connected to, the government of a covered foreign country. u. Domestic preferences for procurements (2 CFR 200.322) - Recipient agrees that as appropriate and to the extent consistent with law, it will, to the greatest extent practicable under a Federal award, provide a preference for the purchase, acquisition, or use of goods, products, or materials produced in the United States (including but not limited to iron, aluminum, steel, cement, and other manufactured products). This requirement must be included in all subawards including all contracts and purchase orders for work or products under this award. For purposes of this provision: “produced in the United States” means, for iron and steel products, that all manufacturing processes, from the initial melting stage through the application of coatings, occurred in the United States; and “manufactured products” means items and construction materials composed in whole or in part of non-ferrous metals such as aluminum; plastics and polymer-based products such as polyvinyl chloride pipe; aggregates such as concrete; glass, including optical fiber; and lumber. v. Equal Employment in Construction Contracts - Pursuant to Equal Employment Opportunity requirements of 41 C.F.R. 60-1.4(b) in accordance with Executive Order 11246 as amended by Executive Order No. 11375, as to any construction contract thereunder, if applicable, during the performance of this contract, the contractor agrees as follows: (1) The contractor will not discriminate against any employee or applicant for employment because of race, color, religion, sex, sexual orientation, gender identity, or national origin. The contractor will take affirmative action to ensure that applicants are employed, and that employees are treated during employment without regard to their race, color, religion, sex, sexual orientation, gender identity, or national origin. Such action shall include, but not be limited to the following: Employment, upgrading, demotion, or transfer; recruitment or recruitment advertising; layoff or termination; rates of pay or other forms of compensation; and selection for training, including apprenticeship. The contractor agrees to post in conspicuous places, available to employees and applicants for employment, notices to be provided setting forth the provisions of this nondiscrimination clause. (2) The contractor will, in all solicitations or advertisements for employees placed by or on behalf of the contractor, state that all qualified applicants will receive consideration for employment without regard to race, color, religion, sex, sexual orientation, gender identity, or national origin. City of Santa Ana RFP No. 23-090A Page 38 of 47 EXHIBIT 1     City Council 30 – 43 11/7/2023 CITY OF SANTA ANA (3) The contractor will not discharge or in any other manner discriminate against any employee or applicant for employment because such employee or applicant has inquired about, discussed, or disclosed the compensation of the employee or applicant or another employee or applicant. This provision shall not apply to instances in which an employee who has access to the compensation information of other employees or applicants as a part of such employee's essential job functions discloses the compensation of such other employees or applicants to individuals who do not otherwise have access to such information, unless such disclosure is in response to a formal complaint or charge, in furtherance of an investigation, proceeding, hearing, or action, including an investigation conducted by the employer, or is consistent with the contractor's legal duty to furnish information. (4) The contractor will send to each labor union or representative of workers with which he has a collective bargaining agreement or other contract or understanding, a notice to be provided advising the said labor union or workers' representatives of the contractor's commitments under this section, and shall post copies of the notice in conspicuous places available to employees and applicants for employment. (5) The contractor will comply with all provisions of Executive Order 11246 of September 24, 1965, and of the rules, regulations, and relevant orders of the Secretary of Labor. (6) The contractor will furnish all information and reports required by Executive Order 11246 of September 24, 1965, and by rules, regulations, and orders of the Secretary of Labor, or pursuant thereto, and will permit access to his books, records, and accounts by the administering agency and the Secretary of Labor for purposes of investigation to ascertain compliance with such rules, regulations, and orders. (7) In the event of the contractor's noncompliance with the nondiscrimination clauses of this contract or with any of the said rules, regulations, or orders, this contract may be canceled, terminated, or suspended in whole or in part and the contractor may be declared ineligible for further Government contracts or federally assisted construction contracts in accordance with procedures authorized in Executive Order 11246 of September 24, 1965, and such other sanctions may be imposed and remedies invoked as provided in Executive Order 11246 of September 24, 1965, or by rule, regulation, or order of the Secretary of Labor, or as otherwise provided by law. (8) The contractor will include the portion of the sentence immediately preceding paragraph (1) and the provisions of paragraphs (1) through (8) in every subcontract or purchase order unless exempted by rules, regulations, or orders of the Secretary of Labor issued pursuant to section 204 of Executive Order 11246 of September 24, 1965, so that such provisions will be binding upon each subcontractor or vendor. The contractor will take such action with respect to any subcontract or purchase order as the administering agency may direct as a means of enforcing such provisions, including sanctions for noncompliance. City of Santa Ana RFP No. 23-090A Page 39 of 47 EXHIBIT 1     City Council 30 – 44 11/7/2023 CITY OF SANTA ANA Certification - I certify that I have read, understand and agree to the terms and conditions of this Request for Proposals. I have examined the Scope of Services (Exhibit 1) and am qualified to provide services being requested as specified herein. I understand and agree that I am responsible for reporting any errors, omissions or discrepancies to the City for clarification prior to the submission of my proposal. PROPOSER’S STATEMENT: I have read, understood and agree to the terms and conditions on all pages of the Request for Qualifications. Upon request, I will transfer and deliver goods or services to the City in accordance with said terms and conditions. __________________________________________________________________________________ LEGAL NAME OF COMPANY PHONE AND FAX NUMBERS __________________________________________________________________________________ BUSINESS ADDRESS __________________________________________________________________________________ PRINTED NAME OF AUTHORIZED AGENT TITLE __________________________________________________________________________________ SIGNATURE OF AUTHORIZED AGENT DATE E-MAIL ADDRESS __________________________________________________________________________________ FEDERAL ID NUMBER (IF APPLICABLE) CONTRACTOR LICENSE NUMBER (IFAPPLICABLE) THIS FORM MUST BE COMPLETED AND INCLUDED WITH THE PROPOSAL. PROPOSALS THAT DO NOT CONTAIN THIS FORM WILL BE CONSIDERED NONRESPONSIVE. ATTACHMENT A PROPOSER’S CERTIFICATION, PROPOSAL ITEM PRICING City of Santa Ana RFP No. 23-090A Page 40 of 47 EXHIBIT 1     City Council 30 – 45 11/7/2023 CITY OF SANTA ANA List and describe fully the contracts performed by your firm which demonstrate your ability to provide the supplies, equipment or services included in the scope of the proposal specifications. Attach additional pages if required. The City reserves the right to contact each of the references listed for additional information regarding your firm's qualifications. REFERENCE Customer Name:_________________________Contact Individual: ____________________________ Address: ________________________________Phone Number: _______________________________ EMAIL: ____________________________________ Contract Amount: ________________________Year: ______________________________________ Description of supplies, equipment, or services provided: __________________________________________________________________________________ REFERENCE Customer Name:_________________________Contact Individual: ____________________________ Address: ________________________________Phone Number: _______________________________ EMAIL: ____________________________________ Contract Amount: ________________________Year: ______________________________________ Description of supplies, equipment, or services provided: __________________________________________________________________________________ REFERENCE Customer Name:_________________________Contact Individual: ____________________________ Address: ________________________________Phone Number: _______________________________ EMAIL: ____________________________________ Contract Amount: ________________________Year: ______________________________________ Description of supplies, equipment, or services provided: THIS FORM MUST BE COMPLETED AND INCLUDED WITH THE PROPOSAL. PROPOSALS THAT DO NOT CONTAIN THIS FORM WILL BE CONSIDERED NONRESPONSIVE. ATTACHMENT B REFERENCES City of Santa Ana RFP No. 23-090A Page 41 of 47 EXHIBIT 1     City Council 30 – 46 11/7/2023 CITY OF SANTA ANA Proposer understands and agrees that this written RFP (or any part thereof specifically designated and accepted by the City of Santa Ana, hereinafter City) shall constitute the entire agreement between proposer and the City only after it has been accepted by the City Council, endorsed by the Clerk of the Council with her signature and official seal noting hereon the action of approval of the Council, signed by the Executive Director or his duly authorized agent, and signed by the City Attorney, denoting his approval of the form of this document, and its execution, and when it or an exact copy of it has been either delivered to proposer or deposited with the United States Postal Service properly addressed to the proposer with the correct postage affixed thereto. Proposer further agrees that upon delivery (as defined above) of the accepted agreement he/she will furnish City all required bonds and certificate of liability insurance within ten (10) days (excluding Saturdays, Sundays and City’s legal holidays), or the funds, check, draft, or proposer’s bond substituted in lieu thereof accompanying this proposal shall become the property of the City and shall be considered as payment of damages due to the delay and other causes suffered by City because of the failure to furnish the necessary bonds and because it is distinctly agreed that the proof of damages actually suffered by City is difficult to ascertain; otherwise said funds, check drafts, or proposer’s bond substituted in lieu thereof shall be returned to the undersigned. Proposer understands that a proposal is required for the entire work, that the estimated quantities set forth in the RFP schedule are solely for the purpose of comparing proposals, and that final compensation under the contract will be based upon the actual quantities of work satisfactorily completed. All terms contained in the specifications, the certification of nondiscrimination by contractors, and the required insurance certificates are to be incorporated by reference into this agreement and are made specifically as part of this RFP. Firm________________________________________________________________________________ Signed and Printed Name: ______________________________________________________________ Title ________________________________________________________________________________ Date THIS FORM MUST BE COMPLETED AND INCLUDED WITH THE PROPOSAL. PROPOSALS THAT DO NOT CONTAIN THIS FORM WILL BE CONSIDERED NONRESPONSIVE. ATTACHMENT C PROPOSER’S STATEMENT City of Santa Ana RFP No. 23-090A Page 42 of 47 EXHIBIT 1     City Council 30 – 47 11/7/2023 CITY OF SANTA ANA (Title 23 United States Code Section 112 and Public Contract Code Section 7106) To the CITY OF SANTA ANA In accordance with Title 23 United States Code Section 112 and Public Contract Code 7106 the proposer declares that the proposal is not made in the interest of, or on behalf of, any undisclosed person, partnership, company, association, organization, or corporation; that the proposal is genuine and not collusive or sham; that the proposer has not directly or indirectly induced or solicited any other proposer to put in a false or sham proposal, and has not directly or indirectly colluded, conspired, connived or agreed with any proposer or anyone else to put in a sham proposal, or that anyone shall refrain from bidding; that the proposer has not in any manner, directly or indirectly, sought by agreement, communication, or conference with anyone to fix the proposal price of the proposer or any proposer, or to fix any overhead, profit, or cost element of the proposal price, or of that of any other proposer, or to secure any advantage against the public body awarding the contract of anyone interested in the proposed contract; that all statements contained in the proposal are true; and, further, that the proposer has not, directly or indirectly, submitted his or her proposal price or any breakdown thereof, or the contents thereof, or divulged information or data relative thereto, or paid, and will not pay, any fee to any corporation, partnership, company association, organization, bid depository, or to any member or agent thereof to effectuate a collusive or sham proposal. Note: The above non-collusion affidavit is part of the proposal. Signing this proposal on the signature portion thereof shall also constitute signature of this non-collusion affidavit. Proposers are cautioned that making a false certification may subject the certifier to criminal prosecution. Signed____________________________________________________________________________ State of ________, County of __________________________________________________________ Subscribed and sworn to (or affirmed) before me on this________ day of_____________, 20____, by ________________________, proved to me on the basis of satisfactory evidence to be the person(s) who appeared before me. ________________________ Notary Public Signature Notary Public Seal THIS FORM MUST BE COMPLETED AND INCLUDED WITH THE PROPOSAL. PROPOSALS THAT DO NOT CONTAIN THIS FORM WILL BE CONSIDERED NONRESPONSIVE. ATTACHMENT D NON-COLLUSION AFFIDAVIT City of Santa Ana RFP No. 23-090A Page 43 of 47 EXHIBIT 1     City Council 30 – 48 11/7/2023 CITY OF SANTA ANA The prospective participant certifies, by signing and submitting this bid or proposal, to the best of his or her knowledge and belief, that: (1) No Federal appropriated funds have been paid or will be paid, by or on behalf of the undersigned, to any person for influencing or attempting to influence an officer or employee of any Federal agency, a Member of Congress, an officer or employee of Congress, or an employee of a Member of Congress in connection with the awarding of any Federal contract, the making of any Federal grant, the making of any Federal loan, the entering into of any cooperative agreement, and the extension, continuation, renewal, amendment, or modification of any Federal contract, grant, loan, or cooperative agreement. (2) If any funds other than Federal appropriated funds have been paid or will be paid to any person for influencing or attempting to influence an officer or employee of any Federal agency, a Member of Congress, an officer or employee of Congress, or an employee of a Member of Congress in connection with this Federal contract, grant, loan, or cooperative agreement, the undersigned shall complete and submit Standard Form-LLL, "Disclosure of Lobbying Activities," in conformance with its instructions. This certification is a material representation of fact upon which reliance was placed when this transaction was made or entered into. Submission of this certification is a prerequisite for making or entering into this transaction imposed by Section 1352, Title 31, U.S. Code. Any person who fails to file the required certification shall be subject to a civil penalty of not less than $10,000 and not more than $100,000 for each such failure. The prospective participant also agrees by submitting his or her bid or proposal that he or she shall require that the language of this certification be included in all lower tier subcontracts, which exceed $100,000 and that all such subrecipients shall certify and disclose accordingly. Signed: Title: Firm: Date: THIS FORM MUST BE COMPLETED AND INCLUDED WITH THE PROPOSAL. PROPOSALS THAT DO NOT CONTAIN THIS FORM WILL BE CONSIDERED NONRESPONSIVE. ATTACHMENT E NON-LOBBYING CERTIFICATION City of Santa Ana RFP No. 23-090A Page 44 of 47 EXHIBIT 1     City Council 30 – 49 11/7/2023 CITY OF SANTA ANA The undersigned consultant or corporate officer, during the performance of this contract, certifies as follows: 1. The Consultant shall not discriminate against any employee or applicant for employment because of race, color, religion, sex, or national origin. The Consultant shall take affirmative action to ensure that applicants are employed, and that employees are treated during employment without, regard to their race, color, religion, sex, or national origin. Such action shall include, but not be limited to, the following: employment, upgrading, demotion, or transfer; recruitment or recruitment advertising; layoff or termination; rates of pay or other forms of compensation; and selection for training, including apprenticeship. The Consultant agrees to post in conspicuous places, available to employees and applicants for employment, notices to be provided setting forth the provisions of this nondiscrimination clause. 2. The Consultant shall, in all solicitations or advertisements for employees placed by or on behalf of the Consultant, state that all qualified applicants will receive consideration for employment without regard to race, color, religion, sex, or national origin. 3. The Consultant shall send to each labor union or representative of workers with which he/she has a collective bargaining agreement or other contract or understanding, a notice to be provided advising the said labor union or workers’ representatives of the Consultant’s commitments under this section, and shall post copies of the notice in conspicuous places available to employees and applicants for employment. 4. The Consultant shall comply with all provisions of Executive Order 11246 of September 24, 1965, and of the rules, regulations, and relevant orders of the Secretary of Labor. 5. The Consultant shall furnish all information and reports required by Executive Order 11246 of September 24, 1965, and by rules, regulations, and orders of the Secretary of Labor, or pursuant thereto, and will permit access to his/her books, records, and accounts by the administering agency and the Secretary of Labor for purposes of investigation, to ascertain compliance with such rules, regulations, and orders. 6. In the event of the Consultant’s non-compliance with the nondiscrimination clauses of this contract or with any of the said rules, regulations, or orders, the contract may be canceled, terminated, or suspended in whole or in part and the Consultant may be declared ineligible for further Government contracts or federally assisted construction contracts in accordance with procedures authorized in Execution Order 11246 of September 24, 1965, and such other sanctions may be imposed and remedies invoked as provided in Executive Order 11246 of September 24, 1965, or by rule, regulations, or order of the Secretary of Labor, or as otherwise provided by law. 7. The Consultant shall include the portion of the sentence immediately preceding paragraph (1) and the provisions of paragraphs (1) through (7) in every subcontract or purchase order unless exempted by rules, regulations, or orders of the Secretary of Labor issued pursuant to Section 204 of Executive Order 11246 of September 24, 1965, so that such provisions will be binding upon each subcontract ATTACHMENT F NON-DISCRIMINATION CERTIFICATION City of Santa Ana RFP No. 23-090A Page 45 of 47 EXHIBIT 1     City Council 30 – 50 11/7/2023 CITY OF SANTA ANA or purchase order as the administering agency may direct as means of enforcing such provisions, including sanctions for noncompliance; provided, however, that in the event the Consultant becomes involved in, or is threatened with, litigation with a subconsultant or vendor as a result of such direction by the administering agency, the Consultant may request that the United States enter into such litigation to protect the interests of the United States. 8. Pursuant to California Labor Code Section 1735, as added by Chapter 643 Stats. 1939, and as amended, no discrimination shall be made in the employment of persons upon public works because of race, religious creed, color, national origin, ancestry, physical handicaps, mental condition, marital status, or sex of such persons, except as provided in Section 1420, and any consultant of public works violating this Section is subject to all the penalties imposed for a violation of the Chapter. Signed: Title: Firm: Date: City of Santa Ana RFP No. 23-090A Page 46 of 47 EXHIBIT 1     City Council 30 – 51 11/7/2023 CITY OF SANTA ANA On April 4, 2022, the federal government stopped using the DUNS Number to uniquely identify entities. Now, entities doing business with the federal government use the Unique Entity ID created in SAM.gov. They no longer have to go to a third-party website to obtain their identifier. This transition allows the government to streamline the entity identification and validation process, making it easier and less burdensome for entities to do business with the federal government. This RFP includes federal funding, and as such, the proposer must provide verification of their SAM.gov UEI and registration status. Please attach your entity’s registration from SAM.gov, including UEI and active registration status. THIS FORM MUST BE COMPLETED AND INCLUDED WITH THE PROPOSAL. PROPOSALS THAT DO NOT CONTAIN THIS FORM WILL BE CONSIDERED NONRESPONSIVE. ATTACHMENT G SAM.GOV UE VERIFICATION City of Santa Ana RFP No. 23-090A Page 47 of 47 EXHIBIT 1     City Council 30 – 52 11/7/2023 Page 1 of 10 AGREEMENT BETWEEN NATI’S HOUSE AND CITY OF SANTA ANA FOR GANG PREVENTION AND INTERVENTION PROGRAM SERVICES THIS AGREEMENT is made and entered into on this day of , 2023 by and between Nati’s House dba Neutral Ground, a California nonprofit corporation (“Consultant”), and the City of Santa Ana, a charter city and municipal corporation organized and existing under the Constitution and laws of the State of California (“City”). The City and Consultant shall be collectively referred to as “Parties.” RECITALS A.On June 1, 2023, the City issued a Request for Proposal No. 23-090A (“RFP 23-090A”), by which it sought qualified contractors to provide special skill and knowledge in the field of gang prevention and intervention program services that promote a proactive, preventative approach to addressing concerns with at-risk youth and gang activity. B.Consultant submitted a responsive proposal that was among those selected by the City. Consultant represents that Consultant is able and willing to provide services to the City that were described in the scope of work included in RFP 23-090A. C.In undertaking the performance of this Agreement, Consultant represents that it is knowledgeable in its field and that any services performed by Consultant under this Agreement will be performed in compliance with such standards as may reasonably be expected from a professional consulting firm in the field. NOW THEREFORE, in consideration of the mutual and respective promises, and subject to the terms and conditions hereinafter set forth, the parties agree as follows: 1.SCOPE OF SERVICES Consultant shall perform during the term of this Agreement, the tasks and obligations including all labor, materials, tools, equipment, and incidental customary work required to fully and adequately complete the services described and set forth in the Scope of Work that was included in RFP 23-090A, which is attached as Exhibit A, and incorporated in full, and as summarized in Consultant’s Scope of Work and Budget, which is attached as Exhibit B and incorporated in full. 2.COMPENSATION a.City agrees to pay, and Consultant agrees to accept as total payment for its services for City, the rates and charges identified in Exhibit B. The total amount to be expended during the term of this Agreement shall not exceed $200,000 annually, for a total of $400,000 including extension period. The total not-to-exceed amount for the aggregate amount available to all the retained consultants shall be $800,000, including extension period. EXHIBIT 2     City Council 30 – 53 11/7/2023 Page 2 of 10 b. Payment by City shall be made within forty-five (45) days following receipt of proper invoice evidencing work performed, subject to City accounting procedures. Payment need not be made for work which fails to meet the standards of performance set forth in the Recitals which may reasonably be expected by City. 3. TERM This Agreement shall commence on the date first written above for a one (1) year term with the option for the City to grant up to a one , one (1) year renewal, exercisable by a writing by the City Manager and the City Attorney, unless terminated earlier in accordance with Section 17, below. 4. PREVAILING WAGES Consultant is aware of the requirements of California Labor Code Section 1720, et seq., and 1770, et seq., as well as California Code of Regulations, Title 8, Section 16000, et seq., (“Prevailing Wage Laws”), which require the payment of prevailing wage rates and the performance of other requirements on “public works” and “maintenance” projects. If the services being performed are part of an applicable “public works” or “maintenance” project, as defined by the Prevailing Wage Laws, and the total compensation is $1,000 or more, Consultant agrees to fully comply with such Prevailing Wage Laws. Consultant shall defend, indemnify and hold the City, its elected officials, officers, employees and agents free and harmless from any claim or liability arising out of any failure or alleged failure to comply with the Prevailing Wage Laws. 5. INDEPENDENT CONTRACTOR Consultant shall, during the entire term of this Agreement, be construed to be an independent Consultant and not an employee of the City. This Agreement is not intended nor shall it be construed to create an employer-employee relationship, a joint venture relationship, or to allow the City to exercise discretion or control over the professional manner in which Consultant performs the services which are the subject matter of this Agreement; however, the services to be provided by Consultant shall be provided in a manner consistent with all applicable standards and regulations governing such services. Consultant shall pay all salaries and wages, employer's social security taxes, unemployment insurance and similar taxes relating to employees and shall be responsible for all applicable withholding taxes. 6. OWNERSHIP OF MATERIALS This Agreement creates a non-exclusive and perpetual license for City to copy, use, modify, reuse, or sublicense any and all copyrights, designs, and other intellectual property embodied in plans, specifications, studies, drawings, estimates, and other documents or works of authorship fixed in any tangible medium of expression, including but not limited to, physical drawings or data magnetically or otherwise recorded on computer diskettes, which are prepared or caused to be prepared by Consultant under this Agreement (“Documents & Data”). Consultant shall require all subcontractors to agree in writing that City is granted a non-exclusive and perpetual license for any Documents & Data the subcontractor prepares under this Agreement. EXHIBIT 2     City Council 30 – 54 11/7/2023 Page 3 of 10 Consultant represents and warrants that Consultant has the legal right to license any and all Documents & Data. Consultant makes no such representation and warranty in regard to Documents & Data which were provided to Consultant by the City. City shall not be limited in any way in its use of the Documents and Data at any time, provided that any such use not within the purposes intended by this Agreement shall be at City’s sole risk. 7. INSURANCE Minimum insurance requirements are as follows: Certificate Holder must be addressed as follows: City of Santa Ana Risk Management Division 20 Civic Center Plaza Santa Ana, CA 92702 Consultant shall procure and maintain for the duration of the contract insurance against claims for injuries to persons or damages to property which may arise from or in connection with the performance of the work hereunder and the results of that work by the Consultant, his agents, representatives, employees or subcontractors. MINIMUM SCOPE AND LIMIT OF INSURANCE Coverage shall be at least as broad as: 1. Commercial General Liability (CGL): Insurance Services Office (ISO) Form CG 00 01 covering CGL on an “occurrence” basis, including products and completed operations, property damage, bodily injury and personal & advertising injury with limits no less than $1,000,000 per occurrence. If a general aggregate limit applies, either the general aggregate limit shall apply separately to this project/location (ISO CG 25 03 or 25 04) or the general aggregate limit shall be twice the required occurrence limit. 2. Automobile Liability: Insurance Services Office Form Number CA 0001 covering any auto (Code 1), or if Consultant has no owned autos, hired (Code 8) and non-owned (Code 9) autos, with limit no less than $1,000,000 per accident for bodily injury and property damage. 3. Workers’ Compensation insurance as required by the State of California, with Statutory Limits, and Employers’ Liability insurance with a limit of no less than $1,000,000 per accident for bodily injury or disease. 4. Professional Liability applicable to the work being performed, with a limit no less than $1,000,000 per claim or occurrence and $2,000,000 aggregate per policy period of one year. If the Consultant maintains broader coverage and/or higher limits than the minimums shown above, the City requires and shall be entitled to the broader coverage and/or the higher limits maintained by the Consultant. Any available insurance proceeds in excess of the specified minimum limits of insurance and coverage shall be available to the City. EXHIBIT 2     City Council 30 – 55 11/7/2023 Page 4 of 10 Other Insurance Provisions The insurance policies are to contain, or be endorsed to contain, the following provisions: Additional Insured Status The City, its officers, officials, employees, and volunteers are to be covered as additional insureds on the CGL policy with respect to liability arising out of work or operations performed by or on behalf of the Consultant including materials, parts, or equipment furnished in connection with such work or operations. General liability coverage can be provided in the form of an endorsement to the Consultant’s insurance (at least as broad as ISO Form CG 20 10 11 85 or if not available, through the addition of both CG 20 10, CG 20 26, CG 20 33, or CG 20 38; and CG 20 37 if a later edition is used). Primary Coverage For any claims related to this contract, the Consultant’s insurance coverage shall be primary coverage at least as broad as ISO CG 20 01 04 13 as respects the City, its officers, officials, employees, and volunteers. Any insurance or self-insurance maintained by the City, its officers, officials, employees, or volunteers shall be excess of the Consultant’s insurance and shall not contribute with it. Notice of Cancellation Each insurance policy required above shall provide that coverage shall not be canceled, except with notice to the City. Waiver of Subrogation Consultant hereby grants to City a waiver of any right to subrogation which any insurer of said Consultant may acquire against the City by virtue of the payment of any loss under such insurance. Consultant agrees to obtain any endorsement that may be necessary to affect this waiver of subrogation, but this provision applies regardless of whether or not the City has received a waiver of subrogation endorsement from the insurer. Self-Insured Retentions Self-insured retentions must be declared to and approved by the City. The City may require the Consultant to purchase coverage with a lower retention or provide proof of ability to pay losses and related investigations, claim administration, and defense expenses within the retention. The policy language shall provide, or be endorsed to provide, that the self-insured retention may be satisfied by either the named insured or City. Acceptability of Insurers Insurance is to be placed with insurers authorized to conduct business in the state with a current A.M. Best’s rating of no less than A:VII, unless otherwise acceptable to the City. Claims Made Policies If any of the required policies provide coverage on a claims-made basis: 1. The Retroactive Date must be shown and must be before the date of the contract or the beginning of contract work. EXHIBIT 2     City Council 30 – 56 11/7/2023 Page 5 of 10 2. Insurance must be maintained and evidence of insurance must be provided for at least five (5) years after completion of the contract of work. 3. If coverage is canceled or non-renewed, and not replaced with another claims-made policy form with a Retroactive Date prior to the contract effective date, the Consultant must purchase “extended reporting” coverage for a minimum of five (5) years after completion of contract work. Verification of Coverage Consultant shall furnish the City with original Certificates of Insurance including all required amendatory endorsements (or copies of the applicable policy language effecting coverage required by this clause) and a copy of the Declarations and Endorsement Page of the CGL policy listing all policy endorsements to City before work begins. However, failure to obtain the required documents prior to the work beginning shall not waive the Consultant’s obligation to provide them. The City reserves the right to require complete, certified copies of all required insurance policies, including endorsements required by these specifications, at any time. Subcontractors Consultant shall require and verify that all subcontractors maintain insurance meeting all the requirements stated herein, and Consultant shall ensure that City is an additional insured on insurance required from subcontractors. Special Risks or Circumstances City reserves the right to modify these requirements, including limits, based on the nature of the risk, prior experience, insurer, coverage, or other special circumstances. 8. INDEMNIFICATION Consultant agrees to defend, and shall indemnify and hold harmless the City, its officers, agents, employees, contractors, special counsel, and representatives from liability: (1) for personal injury, damages, just compensation, restitution, judicial or equitable relief arising out of claims for personal injury, including death, and claims for property damage, which may arise from the negligent operations of the Consultant, its subcontractors, agents, employees, or other persons acting on its behalf which relates to the services described in section 1 of this Agreement; and (2) from any claim that personal injury, damages, just compensation, restitution, judicial or equitable relief is due by reason of the terms of or effects arising from this Agreement. This indemnity and hold harmless agreement applies to all claims for damages, just compensation, restitution, judicial or equitable relief suffered, or alleged to have been suffered, by reason of the events referred to in this Section or by reason of the terms of, or effects, arising from this Agreement. The Consultant further agrees to indemnify, hold harmless, and pay all costs for the defense of the City, including fees and costs for special counsel to be selected by the City, regarding any action by a third party challenging the validity of this Agreement, or asserting that personal injury, damages, just compensation, restitution, judicial or equitable relief due to personal or property rights arises by reason of the terms of, or effects arising from this Agreement. City may make all reasonable decisions with respect to its representation in any legal proceeding. Notwithstanding the foregoing, to the extent Consultant’s services are subject to Civil Code Section 2782.8, the above indemnity EXHIBIT 2     City Council 30 – 57 11/7/2023 Page 6 of 10 shall be limited, to the extent required by Civil Code Section 2782.8, to claims that arise out of, pertain to, or relate to the negligence, recklessness, or willful misconduct of the Consultant. 9. INTELLECTUAL PROPERTY INDEMNIFICATION Consultant shall defend and indemnify the City, its officers, agents, representatives, and employees against any and all liability, including costs, for infringement of any United States’ letters patent, trademark, or copyright infringement, including costs, contained in the work product or documents provided by Consultant to the City pursuant to this Agreement. 10. RECORDS Consultant shall keep records and invoices in connection with the work to be performed under this Agreement. Consultant shall maintain complete and accurate records with respect to the costs incurred under this Agreement and any services, expenditures, and disbursements charged to the City for a minimum period of three (3) years, or for any longer period required by law, from the date of final payment to Consultant under this Agreement. All such records and invoices shall be clearly identifiable. Consultant shall allow a representative of the City to examine, audit, and make transcripts or copies of such records and any other documents created pursuant to this Agreement during regular business hours. Consultant shall allow inspection of all work, data, documents, proceedings, and activities related to this Agreement for a period of three (3) years from the date of final payment to Consultant under this Agreement. 11. CONFIDENTIALITY If Consultant receives from the City information which due to the nature of such information is reasonably understood to be confidential and/or proprietary, Consultant agrees that it shall not use or disclose such information except in the performance of this Agreement, and further agrees to exercise the same degree of care it uses to protect its own information of like importance, but in no event less than reasonable care. “Confidential Information” shall include all nonpublic information. Confidential information includes not only written information, but also information transferred orally, visually, electronically, or by other means. Confidential information disclosed to either party by any subsidiary and/or agent of the other party is covered by this Agreement. The foregoing obligations of non-use and nondisclosure shall not apply to any information that (a) has been disclosed in publicly available sources; (b) is, through no fault of the Consultant disclosed in a publicly available source; (c) is in rightful possession of the Consultant without an obligation of confidentiality; (d) is required to be disclosed by operation of law; or (e) is independently developed by the Consultant without reference to information disclosed by the City. 12. CONFLICT OF INTEREST CLAUSE Consultant covenants that it presently has no interests and shall not have interests, direct or indirect, which would conflict in any manner with performance of services specified under this Agreement. EXHIBIT 2     City Council 30 – 58 11/7/2023 Page 7 of 10 13. NOTICE Any notice, tender, demand, delivery, or other communication pursuant to this Agreement shall be in writing and shall be deemed to be properly given if delivered in person or mailed by first class or certified mail, postage prepaid, or sent by fax or other telegraphic communication in the manner provided in this Section, to the following persons: To City: City Clerk City of Santa Ana 20 Civic Center Plaza (M-30) P.O. Box 1988 Santa Ana, CA 92702-1988 Executive Director Community Development Agency City of Santa Ana 20 Civic Center Plaza (M-25) P.O. Box 1988 Santa Ana, CA 92702 To Consultant: Natividad Alvarado Chief Executive Officer Nati’s House dba Neutral Ground 1920 E. 17th Street Santa Ana, CA, 92705 Fax: A party may change its address by giving notice in writing to the other party. Thereafter, any communication shall be addressed and transmitted to the new address. If sent by mail, communication shall be effective or deemed to have been given three (3) days after it has been deposited in the United States mail, duly registered or certified, with postage prepaid, and addressed as set forth above. If sent by fax, communication shall be effective or deemed to have been given twenty-four (24) hours after the time set forth on the transmission report issued by the transmitting facsimile machine, addressed as set forth above. For purposes of calculating these time frames, weekends, federal, state, County or City holidays shall be excluded 14. EXCLUSIVITY AND AMENDMENT This Agreement represents the complete and exclusive statement between the City and Consultant, and supersedes any and all other agreements, oral or written, between the parties. In the event of a conflict between the terms of this Agreement and any attachments hereto, the terms of this Agreement shall prevail. This Agreement may not be modified except by written instrument signed by the City and by an authorized representative of Consultant. The parties agree that any terms or conditions of any purchase order or other instrument that are inconsistent with, or in addition to, the terms and conditions hereof, shall not bind or obligate Consultant or the City. Each party to this Agreement acknowledges that no representations, inducements, promises or agreements, orally or otherwise, have been made by any party, or anyone acting on behalf of any EXHIBIT 2     City Council 30 – 59 11/7/2023 Page 8 of 10 party, which is not embodied herein. 15. ASSIGNMENT Inasmuch as this Agreement is intended to secure the specialized services of Consultant, Consultant may not assign, transfer, delegate, or subcontract any interest herein without the prior written consent of the City and any such assignment, transfer, delegation or subcontract without the City's prior written consent shall be considered null and void. Nothing in this Agreement shall be construed to limit the City’s ability to have any of the services which are the subject to this Agreement performed by City personnel or by other Consultants retained by City. 16. WAIVER No waiver of breach, failure of any condition, or any right or remedy contained in or granted by the provisions of this Agreement shall be effective unless it is in writing and signed by the party waiving the breach, failure, right or remedy. No waiver of any breach, failure or right, or remedy shall be deemed a waiver of any other breach, failure, right or remedy, whether or not similar, nor shall any waiver constitute a continuing waiver unless the writing so specifies. 17. TERMINATION This Agreement may be terminated by the City upon thirty (30) days written notice of termination. In such event, Consultant shall be entitled to receive and the City shall pay Consultant compensation for all services performed by Consultant prior to receipt of such notice of termination, subject to the following conditions: a. As a condition of such payment, the Executive Director may require Consultant to deliver to the City all work product(s) completed as of such date, and in such case such work product shall be the property of the City unless prohibited by law, and Consultant consents to the City's use thereof for such purposes as the City deems appropriate. b. Payment need not be made for work which fails to meet the standard of performance specified in the Recitals of this Agreement. 18. NON-DISCRIMINATION Consultant shall not discriminate because of race, color, creed, religion, sex, marital status, sexual orientation, gender identity, gender expression, gender, medical conditions, genetic information, or military and veteran status, age, national origin, ancestry, o r disability, as defined and prohibited by applicable law, in the recruitment, selection, teaching, training, utilization, promotion, termination or other employment related activities or any services provided under this Agreement. Consultant affirms that it is an equal opportunity employer and shall comply with all applicable federal, state and local laws and regulations. EXHIBIT 2     City Council 30 – 60 11/7/2023 Page 9 of 10 19. JURISDICTION - VENUE This Agreement has been executed and delivered in the State of California and the validity, interpretation, performance, and enforcement of any of the clauses of this Agreement shall be determined and governed by the laws of the State of California. Both parties further agree that Orange County, California, shall be the venue for any action or proceeding that may be brought or arise out of, in connection with or by reason of this Agreement. 20. PROFESSIONAL LICENSES Consultant shall, throughout the term of this Agreement, maintain all necessary licenses, permits, approvals, waivers, and exemptions necessary for the provision of the services hereunder and required by the laws and regulations of the United States, the State of California, the City of Santa Ana and all other governmental agencies. Consultant shall notify the City immediately and in writing of its inability to obtain or maintain such permits, licenses, approvals, waivers, and exemptions. Said inability shall be cause for termination of this Agreement. 21. FUNDING-RELATED PROVISIONS Funds from the Coronavirus State Fiscal Recovery Fund and/or the Coronavirus Local Fiscal Recovery Fund, together known as the Coronavirus State and Local Fiscal Recovery Funds (“CSLFRF”) program, will be used to fund all or a portion of this Agreement. As applicable, Consultant shall comply with all federal requirements including, but not limited to, the following, all of which are expressly incorporated herein by reference: a. Sections 602 and 603 of the Social Security Act as added by Section 9901 of the American Rescue Plan Act of 2021 (the “Act”); b. U.S. Department of the Treasury (“Treasury”) Final Rule for the Act; c. Treasury Compliance and Reporting Guidance for the Act; d. 2 C.F.R. Part 200 – Uniform Administrative Requirements, Cost Principles, and Audit Requirements for Federal Awards, other than such provisions as the U.S. Department of the Treasury may determine are inapplicable to the CSLFRF program and subject to such exceptions as may be otherwise provided by the U.S. Department of the Treasury; e. Treasury Coronavirus Local Fiscal Recovery Fund Award Terms and Conditions; and f. Federal contract provisions attached hereto as Exhibit C and incorporated herein by reference. Subcontracts, if any, shall contain a provision making them subject to all of the provisions stipulated in this Agreement. With respect to any conflict between such federal requirements and the terms of this Agreement and/or the provisions of state law and except as otherwise required EXHIBIT 2     City Council 30 – 61 11/7/2023 Page 10 of 10 under federal law or regulation, the more stringent requirement shall control. 22. MISCELLANEOUS PROVISIONS a. Each undersigned represents and warrants that its signature herein below has the power, authority and right to bind their respective parties to each of the terms of this Agreement, and shall indemnify City fully, including reasonable costs and attorney’s fees, for any injuries or damages to City in the event that such authority or power is not, in fact, held by the signatory or is withdrawn. b. All Exhibits referenced herein and attached hereto shall be incorporated as if fully set forth in the body of this Agreement. IN WITNESS WHEREOF, the parties hereto have executed this Agreement the date and year first above written. ATTEST: CITY OF SANTA ANA Jennifer Hall City Clerk City Manager APPROVED AS TO FORM: SONIA R. CARVALHO CONSULTANT: NATI’S HOUSE DBA City Attorney NEUTRAL GROUND By: Andrea Garcia-Miller By: Natividad Alvarado Assistant City Attorney Title: Chief Executive Officer RECOMMENDED FOR APPROVAL: Michael Garcia Executive Director Community Development Agency EXHIBIT 2     City Council 30 – 62 11/7/2023 EXHIBIT A Scope of Work EXHIBIT 2     City Council 30 – 63 11/7/2023 EXHIBIT 2     City Council 30 – 64 11/7/2023 CITY OF SANTA ANA III. PARTNERSHIPS A. Relationship Building Limited partnerships whose general partners are otherwise eligible under the above are also eligible for Program funds. B. Performance Monitoring Grantee shall furnish all data, statements, records, information, and reports necessary for the City to monitor, review and evaluate the performance of the Scope of Services and its components. Grantee shall cooperate with the City in the conduct of any evaluation of Grantee's Services. Grantee shall further cooperate to incorporate minor modifications that may be discovered as necessary and appropriate as a result of feedback from the monitoring and evaluation process. Grantee recognizes and agrees that an evaluation of the Scope of Services may be completed after the expiration of the Term. The City shall have the right to request the services of an outside agent to assist in any such evaluation. Such evaluation services shall be paid for by the City. 1. Grantee shall submit regular Progress Reports regarding Grantee’s performance and compliance under this Agreement. 2. In addition to the Progress Reports required hereunder, Grantee shall participate in a client result evaluation (the "Evaluation") for the Scope of Services encompassing the Grantee’s performance during the entire Term. The Evaluation will be conducted in accordance with an Evaluation plan approved by the Manager. Grantee shall cooperate with the City in the development of the Evaluation plan and in its implementation. 3. In the event funding for another cycle is appropriated in future fiscal years, Grantee acknowledges and agrees that Grantee's future funding, if any, may be determined based on participation results of the evaluation processes described in this Section. The City shall use data in the evaluation of the Grantee's current performance and for the development of future performance targets, consistent with the evaluation system. 4. The Manager or his/her designee shall monitor the Grantee’s progress and performance of this Agreement. All services agreed to be performed by Grantee shall be conducted as set forth in this Section. The Parties agree that substantial involvement is expected between the Manager and the Grantee when carrying out the Scope of Services. 5. Grantee’s staff shall prioritize any referrals submitted by the Manager of the Homeless Services Division or assigned staff, that pertain to the services provided by the Grantee under the terms of the Agreement. C. Wrap-Around Supportive Services One of the most important elements of the Gang Prevention and Intervention Program is ongoing supportive services that are “wrapped around” at-risk youth and their families. Service provider’s responsibilities in the course of this program shall include, but not be limited to: a. Performing outreach and intake of targeted individuals for participation in the Program; City of Santa Ana RFP No. 23-090A Page 23 of 47 EXHIBIT 2     City Council 30 – 65 11/7/2023 CITY OF SANTA ANA b. Assessing youth and their families to prescribe/refer to services; c. Performing case management services for at-risk youth that will remove barriers to the successful achievement of independent living skills, attainment of employment skills, and greater self-determination; Supportive Services are defined as services provided for the purpose of addressing the tenants’ condition of homelessness and enhancing the tenants' ability to maintain independent living. Supportive services must address the special needs of the tenants to be served. Typical services may include, but are not limited to: a. Mental healthcare; b. Trauma-Informed care c. Advocacy and resource support and assistance such as i. Temporary Assistance to Needy Families (TANF), ii. General Assistance, iii. Cal Fresh, iv. Money management/payee services; v. Nutritional counseling; and vi. Assistance in obtaining other resources and support for at-risk youth and their families such as clothing, and transportation, job training and job placement. These services must be be provided directly or by arrangement with other service providers. D. Eligible Uses and Activities Program funds can be used to enter into an Agreement with eligible organizations that will provide the requested services. E. Compliance with Federal and Local Regulations All projects must comply with all applicable federal requirements contained in Exhibit III and 24 CFR 982, including, but not limited to, environmental review, labor and wage requirements, debarred contractors, lead-based paint and equal opportunity. Awardees should note: Contract Requirements: All work shall be completed by licensed contractors Labor Standards: Contracts over $10,000 must comply with Equal Opportunity-Affirmative Action requirements. All efforts shall be made to provide equal opportunity for employment without discrimination as to race, marital status, sex, color, age, religion, national origin or ancestry, and to seek out qualified local tradespeople for contracting and subcontracting bids. Accessibility: All projects must comply with the federal Section 504 Disabled Accessibility regulations contained in Sections 8.22 and 8.23 of Subpart C, 24 CFR Part 8. F. Employement Opportunities to Santa Ana Residents Vendor(s) shall solicit and advertise employment opportunities to Santa Ana residents. The City shall inform the Vendor(s) of areas to publicize recruitment opportunities, such as the Santa Ana WORK Center and community centers. Such effort and procedure will be provided to the City for review. City of Santa Ana RFP No. 23-090A Page 24 of 47 EXHIBIT 2     City Council 30 – 66 11/7/2023 EXHIBIT B Consultant’s Scope of Work and Budget EXHIBIT 2     City Council 30 – 67 11/7/2023 EXHIBIT 2     City Council 30 – 68 11/7/2023 Organization Name Program Name Expenditures Funded By Santa Ana CDBG Expenditures Funded By Other Sources Program Budget Total Organization Budget $137,280 $137,280 $0 $0 $1,500 $1,500 $2,000 $2,000 $1,530 $1,530 $1,500 $1,500 $8,000 $8,000 $30,000 $30,000 $181,810 $181,810 Indirect Costs 10%$18,181 $18,181 $199,991 $199,991 * Indirect cost rate:10% TOTAL 199,991$ NG Gear/ Merchandise FISCAL YEAR 2023-2024 PROGRAM BUDGET Gang Prevention and Intervention Natis House dba Neutral Ground EXPENDITURES Enter budget categories and projected expenditures for the proposed program: Category Administrative Staff Salaries Program Staff Salaries Contractual/Professional Services Office Supplies Funding Source Total must equal Program Budget Total listed above. Excursions Food Resources Insurance Office Space Rental TOTAL Direct Costs PROGRAM RESOURCES LIST ALL OTHER PROGRAM RESOURCES FOR 2023-2024 TOTAL BUDGET Non-Federal entity without federaly recognized negotiated indirect cost rate, will charge a de minimis rate of 10% of modified total direct costs. FUNDING SOURCE The City AMOUNT 199,991$ EXHIBIT 2     City Council 30 – 69 11/7/2023 ADMINISTRATIVE STAFF Position Title Annual Salary & Benefits Revive Funds Requested Description PROGRAM STAFF Position Title Annual Salary & Benefits Revive Funds Requested Description Family Case Manager $ 32,032 $ 32,032 Part-Time position Community Intervention Workers $ 105,248 $ 105,248 2 Full-Time positions Type of Service Contract Amount Revive Funds Requested Description OTHER LINE ITEMS Line Item Program Amount Revive Funds Requested Description Office Supplies $ 1,500 $ 1,500 office supplies for programmatic purposesNe tral Gro n /merchandise $ 2,000 $ 2,000 gear/merchandise for programmatic purposes Excursions $ 1,530 $ 1,530 field trips for participants Food Resources $ 1,500 $ 1,500 food/snacks for participants Insurance $ 8,000 $ 8,000 insurance for program Office Space Rental $ 30,000 $ 30,000 space rental for program 2023-2024 REVIVE BUDGET LINE ITEMS CONTRACTUAL/PROFESSIONAL SERVICES EXHIBIT 2     City Council 30 – 70 11/7/2023 EXHIBIT C FEDERAL CONTRACT PROVISIONS During the performance of this Agreement, Consultant shall comply with all applicable federal laws and regulations including, but not limited to, the federal contract provisions in this Exhibit. 1. REQUIRED CONTRACT PROVISIONS IN ACCORDANCE WITH APPENDIX II TO PART 200 – CONTRACT PROVISIONS FOR NON-FEDERAL ENTITY CONTRACTS UNDER FEDERAL AWARDS (2 C.F.R. § 200.327) (a) Appendix II to Part 200 (A); Appendix II to Part 200 (B): Remedies for Breach; Termination for Cause/Convenience. The Contract Documents include remedies for breach and termination for cause and convenience. (b) Appendix II to Part 200 (C) – Equal Employment Opportunity: If this Agreement meets the definition of a “federal assisted construction contract” in 41 CFR § 60-1.3, Consultant agrees as follows during the performance of this Agreement: (i) The Consultant will not discriminate against any employee or applicant for employment because of race, color, religion, sex, sexual orientation, gender identity, or national origin. The Consultant will take affirmative action to ensure that applicants are employed, and that employees are treated during employment without regard to their race, color, religion, sex, sexual orientation, gender identity, or national origin. Such action shall include, but not be limited to the following: Employment, upgrading, demotion, or transfer; recruitment or recruitment advertising; layoff or termination; rates of pay or other forms of compensation; and selection for training, including apprenticeship. The Consultant agrees to post in conspicuous places, available to employees and applicants for employment, notices to be provided setting forth the provisions of this nondiscrimination clause. (ii) The Consultant will, in all solicitations or advertisements for employees placed by or on behalf of the Consultant, state that all qualified applicants will receive consideration for employment without regard to race, color, religion, sex, sexual orientation, gender identity, or national origin. (iii) The Consultant will not discharge or in any other manner discriminate against any employee or applicant for employment because such employee or applicant has inquired about, discussed, or disclosed the compensation of the employee or applicant or another employee or applicant. This provision shall not apply to instances in which an employee who has access to the compensation information of other employees or applicants as a part of such employee's essential job functions discloses the compensation of such other employees or applicants to individuals who do not otherwise have access to such information, unless such disclosure is in response to a formal complaint or charge, in furtherance of an investigation, proceeding, hearing, or action, including an investigation conducted by the employer, or is consistent with the Consultant's legal duty to furnish information. (iv) The Consultant will send to each labor union or representative of workers with which he has a collective bargaining agreement or other contract or understanding, a notice to be provided advising the said labor union or workers' representatives of the Consultant's EXHIBIT 2     City Council 30 – 71 11/7/2023 commitments under this section, and shall post copies of the notice in conspicuous places available to employees and applicants for employment. (v) The Consultant will comply with all provisions of Executive Order 11246 of September 24, 1965, and of the rules, regulations, and relevant orders of the Secretary of Labor. (vi) The Consultant will furnish all information and reports required by Executive Order 11246 of September 24, 1965, and by rules, regulations, and orders of the Secretary of Labor, or pursuant thereto, and will permit access to his books, records, and accounts by the administering agency and the Secretary of Labor for purposes of investigation to ascertain compliance with such rules, regulations, and orders. (vii) In the event of the Consultant's noncompliance with the nondiscrimination clauses of this Agreement or with any of the said rules, regulations, or orders, this Agreement may be canceled, terminated, or suspended in whole or in part and the Consultant may be declared ineligible for further Government contracts or federally assisted construction contracts in accordance with procedures authorized in Executive Order 11246 of September 24, 1965, and such other sanctions may be imposed and remedies invoked as provided in Executive Order 11246 of September 24, 1965, or by rule, regulation, or order of the Secretary of Labor, or as otherwise provided by law. (viii) The Consultant will include the portion of the sentence immediately preceding paragraph (i) and the provisions of paragraphs (i) through (vii) in every subcontract or purchase order unless exempted by rules, regulations, or orders of the Secretary of Labor issued pursuant to section 204 of Executive Order 11246 of September 24, 1965, so that such provisions will be binding upon each subcontractor or vendor. The Consultant will take such action with respect to any subcontract or purchase order as the administering agenc y may direct as a means of enforcing such provisions, including sanctions for noncompliance: Provided, however, that in the event the Consultant becomes involved in, or is threatened with, litigation with a subcontractor or vendor as a result of such direction by the administering agency, the Consultant may request the United States to enter into such litigation to protect the interests of the United States. The City further agrees that it will be bound by the above equal opportunity clause with respect to its own employment practices when it participates in federally assisted construction work: Provided, That if the City so participating is a State or local government, the above equal opportunity clause is not applicable to any agency, instrumentality or subdivision of such government which does not participate in work on or under the Agreement. The City agrees that it will assist and cooperate actively with the administering agency and the Secretary of Labor in obtaining the compliance of the Consultant and subcontractors with the equal opportunity clause and the rules, regulations, and relevant orders of the Secretary of Labor, that it will furnish the administering agency and the Secretary of Labor such information as they may EXHIBIT 2     City Council 30 – 72 11/7/2023 require for the supervision of such compliance, and that it will otherwise assist the administering agency in the discharge of the agency's primary responsibility for securing compliance. The City further agrees that it will refrain from entering into any contract or contract modification subject to Executive Order 11246 of September 24, 1965, with a contractor debarred from, or who has not demonstrated eligibility for, Government contracts and federally assisted construction contracts pursuant to the Executive Order and will carry out such sanctions and penalties for violation of the equal opportunity clause as may be imposed upon contractors and subcontractors by the administering agency or the Secretary of Labor pursuant to Part II, Subpart D of the Executive Order. In addition, the City agrees that if it fails or refuses to comply with these undertakings, the administering agency may take any or all of the following actions: cancel, terminate, or suspend in whole or in part the grant (contract, loan, insurance, guarantee) for this project; refrain from extending any further assistance to the applicant under the program with respect to which the failure or refund occurred until satisfactory assurance of future compliance has been received from such applicant; and refer the case to the Department of Justice for appropriate legal proceedings. (c) Appendix II to Part 200 (D) – Davis-Bacon Act: Not applicable to this Agreement since it is funded by CSLFRF. (d) Appendix II to Part 200 (D) – Copeland “Antti-Kickback” Act: Not applicable to this Agreement since it is funded by CSLFRF. (e) Appendix II to Part 200 (E) – Contract Work Hours and Safety Standards Act: (i) Overtime Requirements. No contractor or subcontractor contracting for any part of the contract work which may require or involve the employment of laborers or mechanics shall require or permit any such laborer or mechanic in any workweek in which he or she is employed on such work to work in excess of forty hours in such workweek unless such laborer or mechanic receives compensation at a rate not less than one and one-half times the basic rate of pay for all hours worked in excess of forty hours in such workweek. (ii) Violation; liability for unpaid wages; liquidated damages. In the event of any violation of the clause set forth in paragraph (ii) of this section the Consultant and any subcontractor responsible therefor shall be liable for the unpaid wages. In addition, such contractor and subcontractor shall be liable to the United States (in the case of work done under contract for the District of Columbia or a territory, to such District or to such territory), for liquidated damages. Such liquidated damages shall be computed with respect to each individual laborer or mechanic, including watchmen and guards, employed in violation of the clause set forth in paragraph (ii) of this section, in the sum of $10 for each calendar day on which such individual was required or permitted to work in excess of the standard workweek of forty hours without payment of the overtime wages required by the clause set forth in paragraph (ii) of this section. (iii) Withholding for unpaid wages and liquidated damages. The City shall upon its own action or upon written request of an authorized representative of the Department of Labor EXHIBIT 2     City Council 30 – 73 11/7/2023 withhold or cause to be withheld, from any moneys payable on account of work performed by the Consultant or subcontractor under any such contract or any other Federal contract with the Consultant, or any other federally-assisted contract subject to the Contract Work Hours and Safety Standards Act, which is held by the Consultant, such sums as may be determined to be necessary to satisfy any liabilities of Consultant or subcontractor for unpaid wages and liquidated damages as provided in the clause set forth in paragraph (iii) of this section. (iv) Subcontracts. The Consultant or subcontractor shall insert in any subcontracts the clauses set forth in paragraph (ii) through (v) of this Section and also a clause requiring the subcontractors to include these clauses in any lower tier subcontracts. The Consultant shall be responsible for compliance by any subcontractor or lower tier subcontractor with the clauses set forth in paragraphs (ii) through (v) of this Section. (f) Appendix II to Part 200 (F) – Rights to Inventions Made Under a Contract or Agreement: If the Federal award meets the definition of “funding agreement” under 37 CFR § 401.2 (a) and the Consultant wishes to enter into a contract with a small business firm or nonprofit organization regarding the substitution of parties, assignment or performance of experimental, developmental, or research work under that “funding agreement,” the Consultant must comply with the requirements of 37 CFR Part 401, “Rights to Inventions Made by Nonprofit Organizations and Small Business Firms Under Government Grants, Contracts and Cooperative Agreements,” and any implementing regulations issued by the awarding agency.. (g) Appendix II to Part 200 (G) – Clean Air Act and Federal Water Pollution Control Act: (i) Pursuant to the Clean Air Act, (1) Consultant agrees to comply with all applicable standards, orders or regulations issued pursuant to the Clean Air Act, as amended, 42 U.S.C. § 7401 et seq., (2) Consultant agrees to report each violation to the City and understands and agrees that the City will, in turn, report each violation as required to assure notification to the Federal awarding agency and the appropriate Environmental Protection Agency Regional Office, and (3) Consultant agrees to include these requirements in each subcontract exceeding $150,000. (ii) Pursuant to the Federal Water Pollution Control Act, (1) Consultant agrees to comply with all applicable standards, orders or regulations issued pursuant to the Federal Water Pollution Control Act, as amended, 33 U.S.C. 1251 et seq., (2) Consultant agrees to report each violation to the City and understands and agrees that the City will, in turn, report each violation as required to assure notification to the Federal awarding agency and the appropriate Environmental Protection Agency Regional Office, and (3) Consultant agrees to include these requirements in each subcontract exceeding $150,000. (h) Appendix II to Part 200 (H) – Debarment and Suspension: (i) This Agreement is a covered transaction for purposes of 2 C.F.R. pt. 180 and 2 C.F.R. pt. 3000. As such Consultant is required to verify that none of the Consultant, its principals (defined at 2 C.F.R. § 180.995), or its affiliates (defined at 2 C.F.R. § 180.905) are excluded (defined at 2 C.F.R. § 180.940) or disqualified (defined at 2 C.F.R. § 180.935). EXHIBIT 2     City Council 30 – 74 11/7/2023 (ii) Consultant must comply with 2 C.F.R. pt. 180, subpart C and 2 C.F.R. pt. 3000, subpart C and must include a requirement to comply with these regulations in any lower tier covered transaction it enters into. (iii) This certification is a material representation of fact relied upon by City. If it is later determined that Consultant did not comply with 2 C.F.R. pt. 180, subpart C and 2 C.F.R. pt. 3000, subpart C, in addition to remedies available to the City, the Federal Government may pursue available remedies, including but not limited to suspension and/or debarment. (iv) Consultant warrants that it is not debarred, suspended, or otherwise excluded from or ineligible for participation in any federal programs. Consultant also agrees to verify that all subcontractors performing work under this Agreement are not debarred, disqualified, or otherwise prohibited from participation in accordance with the requirements above. Consultant further agrees to notify the City in writing immediately if Consultant or its subcontractors are not in compliance during the term of this Agreement. (i) Appendix II to Part 200 (I) – Byrd Anti-Lobbying Act: Consultants that apply or bid for an award exceeding $100,000 must file the required certification. Each tier certifies to the tier above that it will not and has not used Federal appropriated funds to pay any person or organization for influencing or attempting to influence an officer or employee of any agency, a member of Congress, officer or employee of Congress, or an employee of a member of Congress in connection with obtaining any Federal contract, grant or any other award covered by 31 U.S.C. 1352. Each tier must also disclose any lobbying with non-Federal funds that takes place in connection with obtaining any Federal award. Such disclosures are forwarded from tier to tier up to the recipient who in turn will forward the certification(s) to the awarding agency. (j) Appendix II to Part 200 (J) – §200.323 Procurement of Recovered Materials: (i) Consultant shall comply with section 6002 of the Solid Waste Disposal Act, as amended by the Resource Conservation and Recovery Act. The requirements of Section 6002 include procuring only items designated in guidelines of the Environmental Protection Agency (EPA) at 40 C.F.R. part 247 that contain the highest percentage of recovered materials practicable, consistent with maintaining a satisfactory level of competition, where the purchase price of the item exceeds $10,000 or the value of the quantity acquired during the preceding fiscal year exceeded $10,000; procuring solid waste management services in a manner that maximizes energy and resource recovery; and establishing an affirmative procurement. (ii) In the performance of this Agreement, the Consultant shall make maximum use of products containing recovered materials that are EPA-designated items unless the product cannot be acquired: competitively within a timeframe providing for compliance with the contract performance schedule; meeting contract performance requirements; or at a reasonable price. (iii) Information about this requirement, along with the list of EPA-designate items, is available at EPA’s Comprehensive Procurement Guidelines web site, https://www.epa.gov/smm/comprehensive-procurement-guideline-cpg-program. (iv) The Consultant also agrees to comply with all other applicable requirements of Section 6002 of the Solid Waste Disposal Act.” EXHIBIT 2     City Council 30 – 75 11/7/2023 (k) Appendix II to Part 200 (K) – §200.216 Prohibition on Certain Telecommunications and Video Surveillance Services or Equipment: (i) Consultant shall not contract (or extend or renew a contract) to procure or obtain equipment, services, or systems that uses covered telecommunications equipment or services as a substantial or essential component of any system, or as critical technology as part of any system funded under this Agreement. As described in Public Law 115–232, section 889, covered telecommunications equipment is telecommunications equipment produced by Huawei Technologies Company or ZTE Corporation (or any subsidiary or affiliate of such entities). (1) For the purpose of public safety, security of government facilities, physical security surveillance of critical infrastructure, and other national security purposes, video surveillance and telecommunications equipment produced by Hytera Communications Corporation, Hangzhou Hikvision Digital Technology Company, or Dahua Technology Company (or any subsidiary or affiliate of such entities). (2) Telecommunications or video surveillance services provided by such entities or using such equipment. (3) Telecommunications or video surveillance equipment or services produced or provided by an entity that the Secretary of Defense, in consultation with the Director of the National Intelligence or the Director of the Federal Bureau of Investigation, reasonably believes to be an entity owned or controlled by, or otherwise connected to, the government of a covered foreign country. (ii) See Public Law 115-232, section 889 for additional information. (l) Appendix II to Part 200 (L) – §200.322 Domestic Preferences for Procurement: (i) Consultant shall, to the greatest extent practicable, purchase, acquire, or use goods, products, or materials produced in the United States (including but not limited to iron, aluminum, steel, cement, and other manufactured products). The requirements of this section must be included in all subcontracts. (ii) For purposes of this section: (1) “Produced in the United States’’ means, for iron and steel products, that all manufacturing processes, from the initial melting stage through the application of coatings, occurred in the United States. (2) ‘‘Manufactured products’’ means items and construction materials composed in whole or in part of nonferrous metals such as aluminum; plastics and polymer-based products such as polyvinyl chloride pipe; aggregates such as concrete; glass, including optical fiber; and lumber. 2. CONTRACTING WITH SMALL AND MINORITY FIRMS, WOMEN’S BUSINESS ENTERPRISE AND LABOR SURPLUS AREA FIRMS (2 C.F.R. § 200.321) EXHIBIT 2     City Council 30 – 76 11/7/2023 (a) Consultant shall be subject to 2 C.F.R. § 200.321 and will take affirmative steps to assure that minority firms, women’s business enterprises, and labor surplus area firms are used when possible and will not be discriminated against on the grounds of race, color, religious creed, sex, or national origin in consideration for an award. (b) Affirmative steps shall include: (i) Placing qualified small and minority businesses and women's business enterprises on solicitation lists; (ii) Assuring that small and minority businesses, and women's business enterprises are solicited whenever they are potential sources; (iii) Dividing total requirements, when economically feasible, into smaller tasks or quantities to permit maximum participation by small and minority business, and women's business enterprises; (iv) Establishing delivery schedules, where the requirement permits, which encourage participation by small and minority business, and women's business enterprises; and (v) Using the services/assistance of the Small Business Administration (SBA), and the Minority Business Development Agency (MBDA) of the Department of Commerce. (c) Consultant shall submit evidence of compliance with the foregoing affirmative steps when requested by the City. 3. COMPLIANCE WITH U.S. DEPARTMENT OF THE TREASURY CORONAVIRUS LOCAL FISCAL RECOVERY FUND AWARD TERMS AND CONDITIONS (a) Maintenance of and Access to Records. Consultant shall maintain records and financial documents sufficient to evidence compliance with section 603(c) of the Act, Treasury’s regulations implementing that section, and guidance issued by Treasury regarding the foregoing. Consultant agrees to provide the City, Treasury Office of Inspector Gene ral and the Government Accountability Office, or any of their authorized representatives access to any books, documents, papers, and records (electronic an otherwise) of the Consultant which are directly pertinent to this Agreement for the purposes of conducting audits or other investigations. Records shall be maintained by Consultant for a period of five (5) years after completion of the Project. (b) Compliance with Federal Regulations. Consultant agrees to comply with the requirements of section 603 of the Act, regulations adopted by Treasury pursuant to section 603(f) of the Act, and guidance issued by Treasury regarding the foregoing. Consultant also agrees to comply with all other applicable federal statutes, regulations, and executive orders, including, without limitation, the following: (i) Universal Identifier and System for Award Management (SAM), 2 C.F.R. Part 25, pursuant to which the award term set forth in Appendix A to 2 C.F.R. Part 25 is hereby incorporated by reference. EXHIBIT 2     City Council 30 – 77 11/7/2023 (ii) Reporting Subaward and Executive Compensation Information, 2 C.F.R. Part 170, pursuant to which the award term set forth in Appendix A to 2 C.F.R. Part 170 is hereby incorporated by reference. (iii) OMB Guidelines to Agencies on Governmentwide Debarment and Suspension (Nonprocurement), 2 C.F.R. Part 180, including the requirement to include a term or condition in all lower tier covered transactions (contracts and subcontracts described in 2 C.F.R. Part 180, subpart B) that the award is subject to 2 C.F.R. Part 180 and Treasury’s implementing regulation at 31 C.F.R. Part 19. (iv) Recipient Integrity and Performance Matters, pursuant to which the award term set forth in 2 C.F.R. Part 200, Appendix XII to Part 200 is hereby incorporated by reference. (v) Governmentwide Requirements for Drug-Free Workplace, 31 C.F.R. Part 20. (vi) New Restrictions on Lobbying, 31 C.F.R. Part 21. (vii) Uniform Relocation Assistance and Real Property Acquisitions Act of 1970 (42 U.S.C. §§ 4601-4655) and implementing regulations. (c) Compliance with Federal Statutes and Regulations Prohibiting Discrimination. Consultant agrees to comply with statutes and regulations prohibiting discrimination applicable to the CSLFRF program including, without limitation, the following: (i) Title VI of the Civil Rights Act of 1964 (42 U.S.C. §§ 2000d et seq.) and Treasury’s implementing regulations at 31 C.F.R. Part 22, which prohibit discrimination on the basis of race, color, or national origin under programs or activities receiving federal financial assistance. (ii) The Fair Housing Act, Title VIII of the Civil Rights Act of 1968 (42 U.S.C. §§ 3601 et seq.), which prohibits discrimination in housing on the basis of race, color, religion, national origin, sex, familial status, or disability. (iii) Section 504 of the Rehabilitation Act of 1973, as amended (29 U.S.C. § 794), which prohibits discrimination on the basis of disability under any program or activity receiving federal financial assistance. (iv) The Age Discrimination Act of 1975, as amended (42 U.S.C. §§ 6101 et seq.), and Treasury’s implementing regulations at 31 C.F.R. Part 23, which prohibit discrimination on the basis of age in programs or activities receiving federal financial assistance. (v) Title II of the Americans with Disabilities Act of 1990, as amended (42 U.S.C. §§ 12101 et seq.), which prohibits discrimination on the basis of disability under programs, activities, and services provided or made available by state and local governments or instrumentalities or agencies thereto. EXHIBIT 2     City Council 30 – 78 11/7/2023 (d) False Statements. Consultant understands that making false statements or claims in connection with the CSLFRF program is a violation of federal law and may result in criminal, civil, or administrative sanctions, including fines, imprisonment, civil damages and penalties, debarment from participating in federal awards or contracts, and/or any other remedy available by law. (e) Protections for Whistleblowers. (i) In accordance with 41 U.S.C. § 4712, Consultant may not discharge, demote, or otherwise discriminate against an employee in reprisal for disclosing to any of the list of persons or entities provided below, information that the employee reasonably believes is evidence of gross mismanagement of a federal contract or grant, a gross waste of federal funds, an abuse of authorit y relating to a federal contract or grant, a substantial and specific danger to public health or safety, or a violation of law, rule, or regulation related to a federal contract (including the competition for or negotiation of a contract) or grant. (ii) The list of persons and entities referenced in the paragraph above includes the following: (1) A member of Congress or a representative of a committee of Congress; (2) An Inspector General; (3) The Government Accountability Office; (4) A Treasury employee responsible for contract or grant oversight or management; (5) An authorized official of the Department of Justice or other law enforcement agency; (6) A court or grand jury; or (7) A management official or other employee of Consultant, or a subcontractor who has the responsibility to investigate, discover, or address misconduct. (f) Increasing Seat Belt Use in the United States. Pursuant to Executive Order 13043, 62 FR 19217 (Apr. 18, 1997), Consultant is encouraged to adopt and enforce on-the-job seat belt policies and programs for their employees when operating company-owned, rented or personally owned vehicles, and encourage its subcontractors to do the same (g) Reducing Text Messaging While Driving. Pursuant to Executive Order 13513, 74 FR 51225 (Oct. 6, 2009), Consultant should encourage its employees and subcontractors to adopt and enforce policies that ban text messaging while driving, and Consultant should establish workplace safety policies to decrease accidents caused by distracted drivers. EXHIBIT 2     City Council 30 – 79 11/7/2023 (h) Assurances of Compliance with Civil Rights Requirements. The Civil Rights Restoration Act of 1987 provides that the provisions of this assurance apply to the Project, including, but not limited to, the following: (i) Consultant ensures its current and future compliance with Title VI of the Civil Rights Act of 1964, as amended, which prohibits exclusion from participation, denial of the benefits of, or subjection to discrimination under programs and activities receiving federal funds, of any person in the United States on the ground of race, color, or national origin (42 U.S.C. § 2000d et seq.), as implemented by the Department of the Treasury Title VI regulations at 31 CFR Part 22 and other pertinent executive orders such as Executive Order 13166; directives; circulars; policies; memoranda and/or guidance documents. (ii) Consultant acknowledges that Executive Order 13166, “Improving Access to Services for Persons with Limited English Proficiency (LEP),” seeks to improve access to federally assisted programs and activities for individuals who, because of national origin, are limited in their English proficiency. Consultant understands that the denial of access to persons to its programs, services and activities because of their limited proficiency in English is a form of national origin discrimination prohibited under Title VI of the Civil Rights Act of 1964. Accordingly, Consultant shall initiate reasonable steps, or comply with Treasury’s directives, to ensure meaningful access to its programs, services and activities to LEP persons. Consultant understands and agrees that meaningful access may entail providing language assistance services, including oral interpretation and written translation where necessary to ensure effective communication in the Project. (iii) Consultant agrees to consider the need for language services for LEP persons during development of applicable budgets and when conducting programs, services and activities. As a resource, the Department of the Treasury has published its LEP guidance at 70 FR 6067. For more information on LEP, please visit http://www.lep.gov. (iv) Consultant acknowledges and agrees that compliance with this assurance constitutes a condition of continued receipt of federal financial assistance and is bin ding upon Consultant and Consultant’s successors, transferees and assignees for the period in which such assistance is provided. (v) Consultant agrees to incorporate the following language in every contract or agreement subject to Title VI and its regulations between the Consultant and the Consultant’s subcontractors, successors, transferees and assignees: The subcontractor, successor, transferee and assignee shall comply with Title VI of the Civil Rights Act of 1964, which prohibits recipients of federal financial assistance from excluding from a program or activity, denying benefits of, or otherwise discriminating against a person on the basis of race, color, or national origin (42 U.S.C. § 2000d et seq.), as implemented by Department of the Treasury Title VI regulations, 31 CFR Part 22, which are herein incorporated by reference and made a part of this contract (or agreement). Title VI also extends protection to persons with “Limited English proficiency” in any program or activity receiving federal financial assistance, 42 U.S.C. § 2000d et seq., as implemented by Department of the Treasury Title VI regulations, 31 CFR Part 22, which are herein incorporated by reference and made a part of this EXHIBIT 2     City Council 30 – 80 11/7/2023 contract (or agreement). (vi) Consultant understands and agrees that if any real property or structure is provided or improved with the aid of federal financial assistance by the Department of the Treasury, this assurance obligates the Consultant, or in the case of a subsequent transfer, the transferee, for the period during which the real property or structure is used for a purpose for which the federal financial assistance is extended or for another purpose involving the provision of similar services or benefits. If any personal property is provided, this assurance obligates the Consultant for the period during which it retains ownership or possession of the property. (vii) Consultant shall cooperate in any enforcement or compliance review activities by the Department of the Treasury of the aforementioned obligations. Enforcement may include investigation, arbitration, mediation, litigation, and monitoring of any settlement agreements that may result from these actions. Consultant shall comply with information requests, on-site compliance reviews, and reporting requirements. (viii) Consultant shall maintain a complaint log and inform the Department of the Treasury of any accusations of discrimination on the grounds of race, color, or national origin, and limited English proficiency covered by Title VI of the Civil Rights Act of 1964 and implementing regulations and provide, upon request, a list of all such reviews or proceedings based on the complaint, pending or completed, including outcome. Consultant must also inform the Department of the Treasury if Consultant has received no complaints under Title VI. (ix) Consultant must provide documentation of an administrative agency’s or court’s findings of non-compliance of Title VI and efforts to address the non-compliance, including any voluntary compliance or other agreements between the Consultant and the administrative agency that made the finding. If the Consultant settles a case or matter alleging such discrimination, Consultant must provide documentation of the settlement. If Consultant has not been the subject of any court or administrative agency finding of discrimination, please so state. (x) If Consultant makes sub-awards to other agencies or other entities, Consultant is responsible for assuring that sub-recipients also comply with Title VI and all of the applicable authorities covered in this assurance. EXHIBIT 2     City Council 30 – 81 11/7/2023 Page 1 of 10 AGREEMENT BETWEEN AMERICA ON TRACK AND CITY OF SANTA ANA FOR GANG PREVENTION AND INTERVENTION PROGRAM SERVICES THIS AGREEMENT is made and entered into on this day of , 2023 by and between America on Track, a California nonprofit corporation (“Consultant”), and the City of Santa Ana, a charter city and municipal corporation organized and existing under the Constitution and laws of the State of California (“City”). The City and Consultant shall be collectively referred to as “Parties.” RECITALS A.On June 1, 2023, the City issued a Request for Proposal No. 23-090A (“RFP 23-090A”), by which it sought qualified contractors to provide special skill and knowledge in the field of gang prevention and intervention program services that promote a proactive, preventative approach to addressing concerns with at-risk youth and gang activity. B.Consultant submitted a responsive proposal that was among those selected by the City. Consultant represents that Consultant is able and willing to provide services to the City that were described in the scope of work included in RFP 23-090A. C.In undertaking the performance of this Agreement, Consultant represents that it is knowledgeable in its field and that any services performed by Consultant under this Agreement will be performed in compliance with such standards as may reasonably be expected from a professional consulting firm in the field. NOW THEREFORE, in consideration of the mutual and respective promises, and subject to the terms and conditions hereinafter set forth, the parties agree as follows: 1.SCOPE OF SERVICES Consultant shall perform during the term of this Agreement, the tasks and obligations including all labor, materials, tools, equipment, and incidental customary work required to fully and adequately complete the services described and set forth in the Scope of Work that was included in RFP 23-090A, which is attached as Exhibit A, and incorporated in full, and as summarized in Consultant’s Scope of Work and Budget, which is attached as Exhibit B and incorporated in full. 2.COMPENSATION a.City agrees to pay, and Consultant agrees to accept as total payment for its services for City, the rates and charges identified in Exhibit B. The total amount to be expended during the term of this Agreement shall not exceed $200,000 annually, for a total of $400,000 including extension period. The total not-to-exceed amount for the aggregate amount available to all the retained consultants shall be $800,000, including extension period. EXHIBIT 3     City Council 30 – 82 11/7/2023 Page 2 of 10 b. Payment by City shall be made within forty-five (45) days following receipt of proper invoice evidencing work performed, subject to City accounting procedures. Payment need not be made for work which fails to meet the standards of performance set forth in the Recitals which may reasonably be expected by City. 3. TERM This Agreement shall commence on the date first written above for a one (1) year term with the option for the City to grant up to a one , one (1) year renewal, exercisable by a writing by the City Manager and the City Attorney, unless terminated earlier in accordance with Section 17, below. 4. PREVAILING WAGES Consultant is aware of the requirements of California Labor Code Section 1720, et seq., and 1770, et seq., as well as California Code of Regulations, Title 8, Section 16000, et seq., (“Prevailing Wage Laws”), which require the payment of prevailing wage rates and the performance of other requirements on “public works” and “maintenance” projects. If the services being performed are part of an applicable “public works” or “maintenance” project, as defined by the Prevailing Wage Laws, and the total compensation is $1,000 or more, Consultant agrees to fully comply with such Prevailing Wage Laws. Consultant shall defend, indemnify and hold the City, its elected officials, officers, employees and agents free and harmless from any claim or liability arising out of any failure or alleged failure to comply with the Prevailing Wage Laws. 5. INDEPENDENT CONTRACTOR Consultant shall, during the entire term of this Agreement, be construed to be an independent Consultant and not an employee of the City. This Agreement is not intended nor shall it be construed to create an employer-employee relationship, a joint venture relationship, or to allow the City to exercise discretion or control over the professional manner in which Consultant performs the services which are the subject matter of this Agreement; however, the services to be provided by Consultant shall be provided in a manner consistent with all applicable standards and regulations governing such services. Consultant shall pay all salaries and wages, employer's social security taxes, unemployment insurance and similar taxes relating to employees and shall be responsible for all applicable withholding taxes. 6. OWNERSHIP OF MATERIALS This Agreement creates a non-exclusive and perpetual license for City to copy, use, modify, reuse, or sublicense any and all copyrights, designs, and other intellectual property embodied in plans, specifications, studies, drawings, estimates, and other documents or works of authorship fixed in any tangible medium of expression, including but not limited to, physical drawings or data magnetically or otherwise recorded on computer diskettes, which are prepared or caused to be prepared by Consultant under this Agreement (“Documents & Data”). Consultant shall require all subcontractors to agree in writing that City is granted a non-exclusive and perpetual license for any Documents & Data the subcontractor prepares under this Agreement. EXHIBIT 3     City Council 30 – 83 11/7/2023 Page 3 of 10 Consultant represents and warrants that Consultant has the legal right to license any and all Documents & Data. Consultant makes no such representation and warranty in regard to Documents & Data which were provided to Consultant by the City. City shall not be limited in any way in its use of the Documents and Data at any time, provided that any such use not within the purposes intended by this Agreement shall be at City’s sole risk. 7. INSURANCE Minimum insurance requirements are as follows: Certificate Holder must be addressed as follows: City of Santa Ana Risk Management Division 20 Civic Center Plaza Santa Ana, CA 92702 Consultant shall procure and maintain for the duration of the contract insurance against claims for injuries to persons or damages to property which may arise from or in connection with the performance of the work hereunder and the results of that work by the Consultant, his agents, representatives, employees or subcontractors. MINIMUM SCOPE AND LIMIT OF INSURANCE Coverage shall be at least as broad as: 1. Commercial General Liability (CGL): Insurance Services Office (ISO) Form CG 00 01 covering CGL on an “occurrence” basis, including products and completed operations, property damage, bodily injury and personal & advertising injury with limits no less than $1,000,000 per occurrence. If a general aggregate limit applies, either the general aggregate limit shall apply separately to this project/location (ISO CG 25 03 or 25 04) or the general aggregate limit shall be twice the required occurrence limit. 2. Automobile Liability: Insurance Services Office Form Number CA 0001 covering any auto (Code 1), or if Consultant has no owned autos, hired (Code 8) and non-owned (Code 9) autos, with limit no less than $1,000,000 per accident for bodily injury and property damage. 3. Workers’ Compensation insurance as required by the State of California, with Statutory Limits, and Employers’ Liability insurance with a limit of no less than $1,000,000 per accident for bodily injury or disease. 4. Professional Liability applicable to the work being performed, with a limit no less than $1,000,000 per claim or occurrence and $2,000,000 aggregate per policy period of one year. If the Consultant maintains broader coverage and/or higher limits than the minimums shown above, the City requires and shall be entitled to the broader coverage and/or the higher limits maintained by the Consultant. Any available insurance proceeds in excess of the specified minimum limits of insurance and coverage shall be available to the City. EXHIBIT 3     City Council 30 – 84 11/7/2023 Page 4 of 10 Other Insurance Provisions The insurance policies are to contain, or be endorsed to contain, the following provisions: Additional Insured Status The City, its officers, officials, employees, and volunteers are to be covered as additional insureds on the CGL policy with respect to liability arising out of work or operations performed by or on behalf of the Consultant including materials, parts, or equipment furnished in connection with such work or operations. General liability coverage can be provided in the form of an endorsement to the Consultant’s insurance (at least as broad as ISO Form CG 20 10 11 85 or if not available, through the addition of both CG 20 10, CG 20 26, CG 20 33, or CG 20 38; and CG 20 37 if a later edition is used). Primary Coverage For any claims related to this contract, the Consultant’s insurance coverage shall be primary coverage at least as broad as ISO CG 20 01 04 13 as respects the City, its officers, officials, employees, and volunteers. Any insurance or self-insurance maintained by the City, its officers, officials, employees, or volunteers shall be excess of the Consultant’s insurance and shall not contribute with it. Notice of Cancellation Each insurance policy required above shall provide that coverage shall not be canceled, except with notice to the City. Waiver of Subrogation Consultant hereby grants to City a waiver of any right to subrogation which any insurer of said Consultant may acquire against the City by virtue of the payment of any loss under such insurance. Consultant agrees to obtain any endorsement that may be necessary to affect this waiver of subrogation, but this provision applies regardless of whether or not the City has received a waiver of subrogation endorsement from the insurer. Self-Insured Retentions Self-insured retentions must be declared to and approved by the City. The City may require the Consultant to purchase coverage with a lower retention or provide proof of ability to pay losses and related investigations, claim administration, and defense expenses within the retention. The policy language shall provide, or be endorsed to provide, that the self-insured retention may be satisfied by either the named insured or City. Acceptability of Insurers Insurance is to be placed with insurers authorized to conduct business in the state with a current A.M. Best’s rating of no less than A:VII, unless otherwise acceptable to the City. Claims Made Policies If any of the required policies provide coverage on a claims-made basis: 1. The Retroactive Date must be shown and must be before the date of the contract or the beginning of contract work. EXHIBIT 3     City Council 30 – 85 11/7/2023 Page 5 of 10 2. Insurance must be maintained and evidence of insurance must be provided for at least five (5) years after completion of the contract of work. 3. If coverage is canceled or non-renewed, and not replaced with another claims-made policy form with a Retroactive Date prior to the contract effective date, the Consultant must purchase “extended reporting” coverage for a minimum of five (5) years after completion of contract work. Verification of Coverage Consultant shall furnish the City with original Certificates of Insurance including all required amendatory endorsements (or copies of the applicable policy language effecting coverage required by this clause) and a copy of the Declarations and Endorsement Page of the CGL policy listing all policy endorsements to City before work begins. However, failure to obtain the required documents prior to the work beginning shall not waive the Consultant’s obligation to provide them. The City reserves the right to require complete, certified copies of all required insurance policies, including endorsements required by these specifications, at any time. Subcontractors Consultant shall require and verify that all subcontractor maintain insurance meeting all the requirements stated herein, and Consultant shall ensure that City is an additional insured on insurance required from subcontractors. Special Risks or Circumstances City reserves the right to modify these requirements, including limits, based on the nature of the risk, prior experience, insurer, coverage, or other special circumstances. 8. INDEMNIFICATION Consultant agrees to defend, and shall indemnify and hold harmless the City, its officers, agents, employees, contractors, special counsel, and representatives from liability: (1) for personal injury, damages, just compensation, restitution, judicial or equitable relief arising out of claims for personal injury, including death, and claims for property damage, which may arise from the negligent operations of the Consultant, its subcontractors, agents, employees, or other persons acting on its behalf which relates to the services described in section 1 of this Agreement; and (2) from any claim that personal injury, damages, just compensation, restitution, judicial or equitable relief is due by reason of the terms of or effects arising from this Agreement. This indemnity and hold harmless agreement applies to all claims for damages, just compensation, restitution, judicial or equitable relief suffered, or alleged to have been suffered, by reason of the events referred to in this Section or by reason of the terms of, or effects, arising from this Agreement. The Consultant further agrees to indemnify, hold harmless, and pay all costs for the defense of the City, including fees and costs for special counsel to be selected by the City, regarding any action by a third party challenging the validity of this Agreement, or asserting that personal injury, damages, just compensation, restitution, judicial or equitable relief due to personal or property rights arises by reason of the terms of, or effects arising from this Agreement. City may make all reasonable decisions with respect to its representation in any legal proceeding. Notwithstanding the foregoing, to the extent Consultant’s services are subject to Civil Code Section 2782.8, the above indemnity EXHIBIT 3     City Council 30 – 86 11/7/2023 Page 6 of 10 shall be limited, to the extent required by Civil Code Section 2782.8, to claims that arise out of, pertain to, or relate to the negligence, recklessness, or willful misconduct of the Consultant. 9. INTELLECTUAL PROPERTY INDEMNIFICATION Consultant shall defend and indemnify the City, its officers, agents, representatives, and employees against any and all liability, including costs, for infringement of any United States’ letters patent, trademark, or copyright infringement, including costs, contained in the work product or documents provided by Consultant to the City pursuant to this Agreement. 10. RECORDS Consultant shall keep records and invoices in connection with the work to be performed under this Agreement. Consultant shall maintain complete and accurate records with respect to the costs incurred under this Agreement and any services, expenditures, and disbursements charged to the City for a minimum period of three (3) years, or for any longer period required by law, from the date of final payment to Consultant under this Agreement. All such records and invoices shall be clearly identifiable. Consultant shall allow a representative of the City to examine, audit, and make transcripts or copies of such records and any other documents created pursuant to this Agreement during regular business hours. Consultant shall allow inspection of all work, data, documents, proceedings, and activities related to this Agreement for a period of three (3) years from the date of final payment to Consultant under this Agreement. 11. CONFIDENTIALITY If Consultant receives from the City information which due to the nature of such information is reasonably understood to be confidential and/or proprietary, Consultant agrees that it shall not use or disclose such information except in the performance of this Agreement, and further agrees to exercise the same degree of care it uses to protect its own information of like importance, but in no event less than reasonable care. “Confidential Information” shall include all nonpublic information. Confidential information includes not only written information, but also information transferred orally, visually, electronically, or by other means. Confidential information disclosed to either party by any subsidiary and/or agent of the other party is covered by this Agreement. The foregoing obligations of non-use and nondisclosure shall not apply to any information that (a) has been disclosed in publicly available sources; (b) is, through no fault of the Consultant disclosed in a publicly available source; (c) is in rightful possession of the Consultant without an obligation of confidentiality; (d) is required to be disclosed by operation of law; or (e) is independently developed by the Consultant without reference to information disclosed by the City. 12. CONFLICT OF INTEREST CLAUSE Consultant covenants that it presently has no interests and shall not have interests, direct or indirect, which would conflict in any manner with performance of services specified under this Agreement. EXHIBIT 3     City Council 30 – 87 11/7/2023 Page 7 of 10 13. NOTICE Any notice, tender, demand, delivery, or other communication pursuant to this Agreement shall be in writing and shall be deemed to be properly given if delivered in person or mailed by first class or certified mail, postage prepaid, or sent by fax or other telegraphic communication in the manner provided in this Section, to the following persons: To City: City Clerk City of Santa Ana 20 Civic Center Plaza (M-30) P.O. Box 1988 Santa Ana, CA 92702-1988 Executive Director Community Development Agency City of Santa Ana 20 Civic Center Plaza (M-25) P.O. Box 1988 Santa Ana, CA 92702 To Consultant: Natividad Alvarado Chief Executive Officer Nati’s House dba Neutral Ground 1920 E. 17th Street Santa Ana, CA, 92705 Fax: A party may change its address by giving notice in writing to the other party. Thereafter, any communication shall be addressed and transmitted to the new address. If sent by mail, communication shall be effective or deemed to have been given three (3) days after it has been deposited in the United States mail, duly registered or certified, with postage prepaid, and addressed as set forth above. If sent by fax, communication shall be effective or deemed to have been given twent y-four (24) hours after the time set forth on the transmission report issued by the transmitting facsimile machine, addressed as set forth above. For purposes of calculating these time frames, weekends, federal, state, County or City holidays shall be excluded 14. EXCLUSIVITY AND AMENDMENT This Agreement represents the complete and exclusive statement between the City and Consultant, and supersedes any and all other agreements, oral or written, between the parties. In the event of a conflict between the terms of this Agreement and any attachments hereto, the terms of this Agreement shall prevail. This Agreement may not be modified except by written instrument signed by the City and by an authorized representative of Consultant. The parties agree that any terms or conditions of any purchase order or other instrument that are inconsistent with, or in addition to, the terms and conditions hereof, shall not bind or obligate Consultant or the City. Each party to this Agreement acknowledges that no representations, inducements, promises or agreements, orally or otherwise, have been made by any party, or anyone acting on behalf of any EXHIBIT 3     City Council 30 – 88 11/7/2023 Page 8 of 10 party, which is not embodied herein. 15. ASSIGNMENT Inasmuch as this Agreement is intended to secure the specialized services of Consultant, Consultant may not assign, transfer, delegate, or subcontract any interest herein without the prior written consent of the City and any such assignment, transfer, delegation or subcontract without the City's prior written consent shall be considered null and void. Nothing in this Agreement shall be construed to limit the City’s ability to have any of the services which are the subject to this Agreement performed by City personnel or by other Consultants retained by City. 16. WAIVER No waiver of breach, failure of any condition, or any right or remedy contained in or granted by the provisions of this Agreement shall be effective unless it is in writing and signed by the party waiving the breach, failure, right or remedy. No waiver of any breach, failure or right, or remedy shall be deemed a waiver of any other breach, failure, right or remedy, whether or not similar, nor shall any waiver constitute a continuing waiver unless the writing so specifies. 17. TERMINATION This Agreement may be terminated by the City upon thirty (30) days written notice of termination. In such event, Consultant shall be entitled to receive and the City shall pay Consultant compensation for all services performed by Consultant prior to receipt of such notice of termination, subject to the following conditions: a. As a condition of such payment, the Executive Director may require Consultant to deliver to the City all work product(s) completed as of such date, and in such case such work product shall be the property of the City unless prohibited by law, and Consultant consents to the City's use thereof for such purposes as the City deems appropriate. b. Payment need not be made for work which fails to meet the standard of performance specified in the Recitals of this Agreement. 18. NON-DISCRIMINATION Consultant shall not discriminate because of race, color, creed, religion, sex, marital status, sexual orientation, gender identity, gender expression, gender, medical conditions, genetic information, or military and veteran status, age, national origin, ancestry, or disability, as defined and prohibited by applicable law, in the recruitment, selection, teaching, training, utilization, promotion, termination or other employment related activities or any services provided under this Agreement. Consultant affirms that it is an equal opportunity employer and shall comply with all applicable federal, state and local laws and regulations. EXHIBIT 3     City Council 30 – 89 11/7/2023 Page 9 of 10 19. JURISDICTION - VENUE This Agreement has been executed and delivered in the State of California and the validity, interpretation, performance, and enforcement of any of the clauses of this Agreement shall be determined and governed by the laws of the State of California. Both parties further agree that Orange County, California, shall be the venue for any action or proceeding that may be brought or arise out of, in connection with or by reason of this Agreement. 20. PROFESSIONAL LICENSES Consultant shall, throughout the term of this Agreement, maintain all necessary licenses, permits, approvals, waivers, and exemptions necessary for the provision of the services hereunder and required by the laws and regulations of the United States, the State of California, the City of Santa Ana and all other governmental agencies. Consultant shall notify the City immediately and in writing of its inability to obtain or maintain such permits, licenses, approvals, waivers, and exemptions. Said inability shall be cause for termination of this Agreement. 21. FUNDING-RELATED PROVISIONS Funds from the Coronavirus State Fiscal Recovery Fund and/or the Coronavirus Local Fiscal Recovery Fund, together known as the Coronavirus State and Local Fiscal Recovery Funds (“CSLFRF”) program, will be used to fund all or a portion of this Agreement. As applicable, Consultant shall comply with all federal requirements including, but not limited to, the following, all of which are expressly incorporated herein by reference: a. Sections 602 and 603 of the Social Security Act as added by Section 9901 of the American Rescue Plan Act of 2021 (the “Act”); b. U.S. Department of the Treasury (“Treasury”) Final Rule for the Act; c. Treasury Compliance and Reporting Guidance for the Act; d. 2 C.F.R. Part 200 – Uniform Administrative Requirements, Cost Principles, and Audit Requirements for Federal Awards, other than such provisions as the U.S. Department of the Treasury may determine are inapplicable to the CSLFRF program and subject to such exceptions as may be otherwise provided by the U.S. Department of the Treasury; e. Treasury Coronavirus Local Fiscal Recovery Fund Award Terms and Conditions; and f. Federal contract provisions attached hereto as Exhibit C and incorporated herein by reference. Subcontracts, if any, shall contain a provision making them subject to all of the provisions stipulated in this Agreement. With respect to any conflict between such federal requirements and the terms of this Agreement and/or the provisions of state law and except as otherwise required EXHIBIT 3     City Council 30 – 90 11/7/2023 Page 10 of 10 under federal law or regulation, the more stringent requirement shall control. 22. MISCELLANEOUS PROVISIONS a. Each undersigned represents and warrants that its signature herein below has the power, authority and right to bind their respective parties to each of the terms of this Agreement, and shall indemnify City fully, including reasonable costs and attorney’s fees, for any injuries or damages to City in the event that such authority or power is not, in fact, held by the signatory or is withdrawn. b. All Exhibits referenced herein and attached hereto shall be incorporated as if fully set forth in the body of this Agreement. IN WITNESS WHEREOF, the parties hereto have executed this Agreement the date and year first above written. ATTEST: CITY OF SANTA ANA Jennifer Hall City Clerk City Manager APPROVED AS TO FORM: SONIA R. CARVALHO CONSULTANT: AMERICA ON City Attorney TRACK By: Andrea Garcia-Miller By: Claire Braeburn Assistant City Attorney Title: Executive Director RECOMMENDED FOR APPROVAL: Michael Garcia Executive Director Community Development Agency EXHIBIT 3     City Council 30 – 91 11/7/2023 EXHIBIT A Scope of Work EXHIBIT 3     City Council 30 – 92 11/7/2023 EXHIBIT 3     City Council 30 – 93 11/7/2023 CITY OF SANTA ANA III. PARTNERSHIPS A. Relationship Building Limited partnerships whose general partners are otherwise eligible under the above are also eligible for Program funds. B. Performance Monitoring Grantee shall furnish all data, statements, records, information, and reports necessary for the City to monitor, review and evaluate the performance of the Scope of Services and its components. Grantee shall cooperate with the City in the conduct of any evaluation of Grantee's Services. Grantee shall further cooperate to incorporate minor modifications that may be discovered as necessary and appropriate as a result of feedback from the monitoring and evaluation process. Grantee recognizes and agrees that an evaluation of the Scope of Services may be completed after the expiration of the Term. The City shall have the right to request the services of an outside agent to assist in any such evaluation. Such evaluation services shall be paid for by the City. 1. Grantee shall submit regular Progress Reports regarding Grantee’s performance and compliance under this Agreement. 2. In addition to the Progress Reports required hereunder, Grantee shall participate in a client result evaluation (the "Evaluation") for the Scope of Services encompassing the Grantee’s performance during the entire Term. The Evaluation will be conducted in accordance with an Evaluation plan approved by the Manager. Grantee shall cooperate with the City in the development of the Evaluation plan and in its implementation. 3. In the event funding for another cycle is appropriated in future fiscal years, Grantee acknowledges and agrees that Grantee's future funding, if any, may be determined based on participation results of the evaluation processes described in this Section. The City shall use data in the evaluation of the Grantee's current performance and for the development of future performance targets, consistent with the evaluation system. 4. The Manager or his/her designee shall monitor the Grantee’s progress and performance of this Agreement. All services agreed to be performed by Grantee shall be conducted as set forth in this Section. The Parties agree that substantial involvement is expected between the Manager and the Grantee when carrying out the Scope of Services. 5. Grantee’s staff shall prioritize any referrals submitted by the Manager of the Homeless Services Division or assigned staff, that pertain to the services provided by the Grantee under the terms of the Agreement. C. Wrap-Around Supportive Services One of the most important elements of the Gang Prevention and Intervention Program is ongoing supportive services that are “wrapped around” at-risk youth and their families. Service provider’s responsibilities in the course of this program shall include, but not be limited to: a. Performing outreach and intake of targeted individuals for participation in the Program; City of Santa Ana RFP No. 23-090A Page 23 of 47 EXHIBIT 3     City Council 30 – 94 11/7/2023 CITY OF SANTA ANA b. Assessing youth and their families to prescribe/refer to services; c. Performing case management services for at-risk youth that will remove barriers to the successful achievement of independent living skills, attainment of employment skills, and greater self-determination; Supportive Services are defined as services provided for the purpose of addressing the tenants’ condition of homelessness and enhancing the tenants' ability to maintain independent living. Supportive services must address the special needs of the tenants to be served. Typical services may include, but are not limited to: a. Mental healthcare; b. Trauma-Informed care c. Advocacy and resource support and assistance such as i. Temporary Assistance to Needy Families (TANF), ii. General Assistance, iii. Cal Fresh, iv. Money management/payee services; v. Nutritional counseling; and vi. Assistance in obtaining other resources and support for at-risk youth and their families such as clothing, and transportation, job training and job placement. These services must be be provided directly or by arrangement with other service providers. D. Eligible Uses and Activities Program funds can be used to enter into an Agreement with eligible organizations that will provide the requested services. E. Compliance with Federal and Local Regulations All projects must comply with all applicable federal requirements contained in Exhibit III and 24 CFR 982, including, but not limited to, environmental review, labor and wage requirements, debarred contractors, lead-based paint and equal opportunity. Awardees should note: Contract Requirements: All work shall be completed by licensed contractors Labor Standards: Contracts over $10,000 must comply with Equal Opportunity-Affirmative Action requirements. All efforts shall be made to provide equal opportunity for employment without discrimination as to race, marital status, sex, color, age, religion, national origin or ancestry, and to seek out qualified local tradespeople for contracting and subcontracting bids. Accessibility: All projects must comply with the federal Section 504 Disabled Accessibility regulations contained in Sections 8.22 and 8.23 of Subpart C, 24 CFR Part 8. F. Employement Opportunities to Santa Ana Residents Vendor(s) shall solicit and advertise employment opportunities to Santa Ana residents. The City shall inform the Vendor(s) of areas to publicize recruitment opportunities, such as the Santa Ana WORK Center and community centers. Such effort and procedure will be provided to the City for review. City of Santa Ana RFP No. 23-090A Page 24 of 47 EXHIBIT 3     City Council 30 – 95 11/7/2023 EXHIBIT B Consultant’s Scope of Work and Budget EXHIBIT 3     City Council 30 – 96 11/7/2023 EXHIBIT 3     City Council 30 – 97 11/7/2023 Emerging Leaders for Civic Engagement (Total of 40 youth) 1)Recruit and train 20 high school students to participate as teen leaders in Santa Ana; 2)Recruit 20 elementary/middle school students in 4th, 5th and/or 6th grade in Santa Ana; 3)Serve a minimum of 40 youth through weekly 4.5-hour afterschool leadership sessions; 4)Provide 22 weekly leadership sessions between October 2023 and May 2024. Brighter Fkutures for Children of Prisoners (Total of 125 participants) 1)Recruit 25 new Santa Ana children of prisoners and provide comprehensive services to them, to their guardians and to their siblings, for a total of 100 Santa Ana residents served; 2)Recruit, train, screen and maintain adult mentors for a total of 25 individual mentors per year to be matched with Santa Ana children. Botvin LifeSkills Training (Total of 90 youth) 1)Conduct 8 weekly sessions for 1 Elementary Cohort of 30 students 2)Conduct 15 weekly sessions for 1 Middle School Cohort of 30 students 3)Conduct 10 weekly sessions for 1 High School Cohort of 30 students CalFresh Healthy Living (Total of 150 participants) 1)Conduct multi-week nutrition education classes to 5 cohorts of youth and/or adult participants,for a total of 150 unduplicated partiipants. Mental Health Services (Total of 15 individuals and/or families) 1)Offer multi-week individual and/or family trauma counseling, 8-12 sessions, for 15 at-risk youth and their families. EXHIBIT 3     City Council 30 – 98 11/7/2023 Organization Name Program Name Expenditures Funded By Santa Ana CDBG Expenditures Funded By Other Sources Program Budget Total Organization Budget $24,765 $24,765 85,000$ $116,790 $116,790 1,291,000$ $18,750 11,800$ $30,550 283,700$ $7,043 $7,043 135,799$ $0 7,700$ $7,700 89,184$ $11,371 21,740$ $33,111 300,395$ $0 845$ $845 9,741$ $3,100 $3,100 $0 $0 $0 $0 $181,819 $42,085 $223,904 $2,194,819 Indirect Costs 10%$18,182 $4,208.50 $22,390 $200,000 $46,294 $246,294 $2,194,819 * Indirect cost rate:10% Foundation Grants FUNDING SOURCE Santa Ana Gang Grant 25,000.00$ Kids On Track Golf Fundraiser 21,294.00$ AMOUNT 200,000$ Funding Source Total must equal Program Budget Total listed above. Program Materials & Supplies Mileage Mentor Screening & Training 0 TOTAL Direct Costs 0 PROGRAM RESOURCES LIST ALL OTHER PROGRAM RESOURCES FOR 2023-2024 TOTAL BUDGET Non-Federal entity without federaly recognized negotiated indirect cost rate, will charge a de minimis rate of 10% of modified total direct costs. Office Supplies & Communication FISCAL YEAR 2023-2024 PROGRAM BUDGET America On Track On Track for Gang Prevention EXPENDITURES Enter budget categories and projected expenditures for the proposed program: Category Administrative Staff Salaries Program Staff Salaries Contractual/Professional Services Rent & Insurance TOTAL 246,294$ EXHIBIT 3     City Council 30 – 99 11/7/2023 ADMINISTRATIVE STAFF Position Title Annual Salary & Benefits Revive Funds Requested Description Project Administrator $ 24,765 $ 24,765 PROGRAM STAFF Position Title Annual Salary & Benefits Revive Funds Requested Description Program Coordinator $ 44,450 $ 44,450 Health Educator $ 63,500 $ 63,500 College Intern $ 8,840 $ 8,840 Type of Service Contract Amount Revive Funds Requested Description Evalutation Consultants $ 11,800 $ - Mosaic Mental Healh Group $ 18,750 $ 18,750 OTHER LINE ITEMS Line Item Program Amount Revive Funds Requested Description Rent & Insurance $ 7,043 $ 7,043 Of c pp es & Communication $ 7,700 $ - Program Materials & Supplies $ 33,111 $ 11,371 Monthly STEAM Workshops, and Healing Activities for Mileage $ 845 $ - Mentor Screening & Training $ 3,100 $ 3,100 2023-2024 REVIVE BUDGET LINE ITEMS CONTRACTUAL/PROFESSIONAL SERVICES EXHIBIT 3     City Council 30 – 100 11/7/2023 EXHIBIT C FEDERAL CONTRACT PROVISIONS During the performance of this Agreement, Consultant shall comply with all applicable federal laws and regulations including, but not limited to, the federal contract provisions in this Exhibit. 1. REQUIRED CONTRACT PROVISIONS IN ACCORDANCE WITH APPENDIX II TO PART 200 – CONTRACT PROVISIONS FOR NON-FEDERAL ENTITY CONTRACTS UNDER FEDERAL AWARDS (2 C.F.R. § 200.327) (a) Appendix II to Part 200 (A); Appendix II to Part 200 (B): Remedies for Breach; Termination for Cause/Convenience. The Contract Documents include remedies for breach and termination for cause and convenience. (b) Appendix II to Part 200 (C) – Equal Employment Opportunity: If this Agreement meets the definition of a “federal assisted construction contract” in 41 CFR § 60-1.3, Consultant agrees as follows during the performance of this Agreement: (i) The Consultant will not discriminate against any employee or applicant for employment because of race, color, religion, sex, sexual orientation, gender identity, or national origin. The Consultant will take affirmative action to ensure that applicants are employed, and that employees are treated during employment without regard to their race, color, religion, sex, sexual orientation, gender identity, or national origin. Such action shall include, but not be limited to the following: Employment, upgrading, demotion, or transfer; recruitment or recruitment advertising; layoff or termination; rates of pay or other forms of compensation; and selection for training, including apprenticeship. The Consultant agrees to post in conspicuous places, available to employees and applicants for employment, notices to be provided setting forth the provisions of this nondiscrimination clause. (ii) The Consultant will, in all solicitations or advertisements for employees placed by or on behalf of the Consultant, state that all qualified applicants will receive consideration for employment without regard to race, color, religion, sex, sexual orientation, gender identity, or national origin. (iii) The Consultant will not discharge or in any other manner discriminate against any employee or applicant for employment because such employee or applicant has inquired about, discussed, or disclosed the compensation of the employee or applicant or another employee or applicant. This provision shall not apply to instances in which an employee who has access to the compensation information of other employees or applicants as a part of such employee's essential job functions discloses the compensation of such other employees or applicants to individuals who do not otherwise have access to such information, unless such disclosure is in response to a formal complaint or charge, in furtherance of an investigation, proceeding, hearing, or action, including an investigation conducted by the employer, or is consistent with the Consultant's legal duty to furnish information. (iv) The Consultant will send to each labor union or representative of workers with which he has a collective bargaining agreement or other contract or understanding, a notice to be provided advising the said labor union or workers' representatives of the Consultant's EXHIBIT 3     City Council 30 – 101 11/7/2023 commitments under this section, and shall post copies of the notice in conspicuous places available to employees and applicants for employment. (v) The Consultant will comply with all provisions of Executive Order 11246 of September 24, 1965, and of the rules, regulations, and relevant orders of the Secretary of Labor. (vi) The Consultant will furnish all information and reports required by Executive Order 11246 of September 24, 1965, and by rules, regulations, and orders of the Secretary of Labor, or pursuant thereto, and will permit access to his books, records, and accounts by the administering agency and the Secretary of Labor for purposes of investigation to ascertain compliance with such rules, regulations, and orders. (vii) In the event of the Consultant's noncompliance with the nondiscrimination clauses of this Agreement or with any of the said rules, regulations, or orders, this Agreement may be canceled, terminated, or suspended in whole or in part and the Consultant may be declared ineligible for further Government contracts or federally assisted construction contracts in accordance with procedures authorized in Executive Order 11246 of September 24, 1965, and such other sanctions may be imposed and remedies invoked as provided in Executive Order 11246 of September 24, 1965, or by rule, regulation, or order of the Secretary of Labor, or as otherwise provided by law. (viii) The Consultant will include the portion of the sentence immediately preceding paragraph (i) and the provisions of paragraphs (i) through (vii) in every subcontract or purchase order unless exempted by rules, regulations, or orders of the Secretary of Labor issued pursuant to section 204 of Executive Order 11246 of September 24, 1965, so that such provisions will be binding upon each subcontractor or vendor. The Consultant will take such action with respect to any subcontract or purchase order as the administering agency may direct as a means of enforcing such provisions, including sanctions for noncompliance: Provided, however, that in the event the Consultant becomes involved in, or is threatened with, litigation with a subcontractor or vendor as a result of such direction by the administering agency, the Consultant may request the United States to enter into such litigation to protect the interests of the United States. The City further agrees that it will be bound by the above equal opportunity clause with respect to its own employment practices when it participates in federally assisted construction work: Provided, That if the City so participating is a State or local government, the above equal opportunity clause is not applicable to any agency, instrumentality or subdivision of such government which does not participate in work on or under the Agreement. The City agrees that it will assist and cooperate actively with the administering agency and the Secretary of Labor in obtaining the compliance of the Consultant and subcontractors with the equal opportunity clause and the rules, regulations, and relevant orders of the Secretary of Labor, that it will furnish the administering agency and the Secretary of Labor such information as they may EXHIBIT 3     City Council 30 – 102 11/7/2023 require for the supervision of such compliance, and that it will otherwise assist the administering agency in the discharge of the agency's primary responsibility for securing compliance. The City further agrees that it will refrain from entering into any contract or contract modification subject to Executive Order 11246 of September 24, 1965, with a contractor debarred from, or who has not demonstrated eligibility for, Government contracts and federally assisted construction contracts pursuant to the Executive Order and will carry out such sanctions and penalties for violation of the equal opportunity clause as may be imposed upon contractors and subcontractors by the administering agency or the Secretary of Labor pursuant to Part II, Subpart D of the Executive Order. In addition, the City agrees that if it fails or refuses to comply with these undertakings, the administering agency may take any or all of the following actions: cancel, terminate, or suspend in whole or in part the grant (contract, loan, insurance, guarantee) for this project; refrain from extending any further assistance to the applicant under the program with respect to which the failure or refund occurred until satisfactory assurance of future compliance has been received from such applicant; and refer the case to the Department of Justice for appropriate legal proceedings. (c) Appendix II to Part 200 (D) – Davis-Bacon Act: Not applicable to this Agreement since it is funded by CSLFRF. (d) Appendix II to Part 200 (D) – Copeland “Antti-Kickback” Act: Not applicable to this Agreement since it is funded by CSLFRF. (e) Appendix II to Part 200 (E) – Contract Work Hours and Safety Standards Act: (i) Overtime Requirements. No contractor or subcontractor contracting for any part of the contract work which may require or involve the employment of laborers or mechanics shall require or permit any such laborer or mechanic in any workweek in which he or she is employed on such work to work in excess of forty hours in such workweek unless such laborer or mechanic receives compensation at a rate not less than one and one-half times the basic rate of pay for all hours worked in excess of forty hours in such workweek. (ii) Violation; liability for unpaid wages; liquidated damages. In the event of any violation of the clause set forth in paragraph (ii) of this section the Consultant and any subcontractor responsible therefor shall be liable for the unpaid wages. In addition, such contractor and subcontractor shall be liable to the United States (in the case of work done under contract for the District of Columbia or a territory, to such District or to such territory), for liquidated damages. Such liquidated damages shall be computed with respect to each individual laborer or mechanic, including watchmen and guards, employed in violation of the clause set forth in paragraph (ii ) of this section, in the sum of $10 for each calendar day on which such individual was required or permitted to work in excess of the standard workweek of forty hours without payment of the overtime wages required by the clause set forth in paragraph (ii) of this section. (iii) Withholding for unpaid wages and liquidated damages. The City shall upon its own action or upon written request of an authorized representative of the Department of Labor EXHIBIT 3     City Council 30 – 103 11/7/2023 withhold or cause to be withheld, from any moneys payable on account of work performed by the Consultant or subcontractor under any such contract or any other Federal contract with the Consultant, or any other federally-assisted contract subject to the Contract Work Hours and Safety Standards Act, which is held by the Consultant, such sums as may be determined to be necessary to satisfy any liabilities of Consultant or subcontractor for unpaid wages and liquidated damages as provided in the clause set forth in paragraph (iii) of this section. (iv) Subcontracts. The Consultant or subcontractor shall insert in any subcontracts the clauses set forth in paragraph (ii) through (v) of this Section and also a clause requiring the subcontractors to include these clauses in any lower tier subcontracts. The Consultant shall be responsible for compliance by any subcontractor or lower tier subcontractor with the clauses set forth in paragraphs (ii) through (v) of this Section. (f) Appendix II to Part 200 (F) – Rights to Inventions Made Under a Contract or Agreement: If the Federal award meets the definition of “funding agreement” under 37 CFR § 401.2 (a) and the Consultant wishes to enter into a contract with a small business firm or nonprofit organization regarding the substitution of parties, assignment or performance of experimental, developmental, or research work under that “funding agreement,” the Consultant must comply with the requirements of 37 CFR Part 401, “Rights to Inventions Made by Nonprofit Organizations and Small Business Firms Under Government Grants, Contracts and Cooperative Agreements,” and any implementing regulations issued by the awarding agency.. (g) Appendix II to Part 200 (G) – Clean Air Act and Federal Water Pollution Control Act: (i) Pursuant to the Clean Air Act, (1) Consultant agrees to comply with all applicable standards, orders or regulations issued pursuant to the Clean Air Act, as amended, 42 U.S.C. § 7401 et seq., (2) Consultant agrees to report each violation to the City and understands and agrees that the City will, in turn, report each violation as required to assure notification to the Federal awarding agency and the appropriate Environmental Protection Agency Regional Office, and (3) Consultant agrees to include these requirements in each subcontract exceeding $150,000. (ii) Pursuant to the Federal Water Pollution Control Act, (1) Consultant agrees to comply with all applicable standards, orders or regulations issued pursuant to the Federal Water Pollution Control Act, as amended, 33 U.S.C. 1251 et seq., (2) Consultant agrees to report each violation to the City and understands and agrees that the City will, in turn, report each violation as required to assure notification to the Federal awarding agency and the appropriate Environmental Protection Agency Regional Office, and (3) Consultant agrees to include these requirements in each subcontract exceeding $150,000. (h) Appendix II to Part 200 (H) – Debarment and Suspension: (i) This Agreement is a covered transaction for purposes of 2 C.F.R. pt. 180 and 2 C.F.R. pt. 3000. As such Consultant is required to verify t hat none of the Consultant, its principals (defined at 2 C.F.R. § 180.995), or its affiliates (defined at 2 C.F.R. § 180.905) are excluded (defined at 2 C.F.R. § 180.940) or disqualified (defined at 2 C.F.R. § 180.935). EXHIBIT 3     City Council 30 – 104 11/7/2023 (ii) Consultant must comply with 2 C.F.R. pt. 180, subpart C and 2 C.F.R. pt. 3000, subpart C and must include a requirement to comply with these regulations in any lower tier covered transaction it enters into. (iii) This certification is a material representation of fact relied upon by City. If it is later determined that Consultant did not comply with 2 C.F.R. pt. 180, subpart C and 2 C.F.R. pt. 3000, subpart C, in addition to remedies available to the City, the Federal Government may pursue available remedies, including but not limited to suspension and/or debarment. (iv) Consultant warrants that it is not debarred, suspended, or otherwise excluded from or ineligible for participation in any federal programs. Consultant also agrees to verify that all subcontractors performing work under this Agreement are not debarred, disqualified, or otherwise prohibited from participation in accordance with the requirements above. Consultant further agrees to notify the City in writing immediately if Consultant or its subcontractors are not in compliance during the term of this Agreement. (i) Appendix II to Part 200 (I) – Byrd Anti-Lobbying Act: Consultants that apply or bid for an award exceeding $100,000 must file the required certification. Each tier certifies to the tier above that it will not and has not used Federal appropriated funds to pay any person or organization for influencing or attempting to influence an officer or employee of any agency, a member of Congress, officer or employee of Congress, or an employee of a member of Congress in connection with obtaining any Federal contract, grant or any other award covered by 31 U.S.C. 1352. Each tier must also disclose any lobbying with non-Federal funds that takes place in connection with obtaining any Federal award. Such disclosures are forwarded from tier to tier up to the recipient who in turn will forward the certification(s) to the awarding agency. (j) Appendix II to Part 200 (J) – §200.323 Procurement of Recovered Materials: (i) Consultant shall comply with section 6002 of the Solid Waste Disposal Act, as amended by the Resource Conservation and Recovery Act. The requirements of Section 6002 include procuring only items designated in guidelines of the Environmental Protection Agency (EPA) at 40 C.F.R. part 247 that contain the highest percentage of recovered materials practicable, consistent with maintaining a satisfactory level of competition, where the purchase price of the item exceeds $10,000 or the value of the quantity acquired during the preceding fiscal year exceeded $10,000; procuring solid waste management services in a manner that maximizes energy and resource recovery; and establishing an affirmative procurement. (ii) In the performance of this Agreement, the Consultant shall make maximum use of products containing recovered materials that are EPA-designated items unless the product cannot be acquired: competitively within a timeframe providing for compliance with the contract performance schedule; meeting contract performance requirements; or at a reasonable price. (iii) Information about this requirement, along with the list of EPA-designate items, is available at EPA’s Comprehensive Procurement Guidelines web site, https://www.epa.gov/smm/comprehensive-procurement-guideline-cpg-program. (iv) The Consultant also agrees to comply with all other applicable requirements of Section 6002 of the Solid Waste Disposal Act.” EXHIBIT 3     City Council 30 – 105 11/7/2023 (k) Appendix II to Part 200 (K) – §200.216 Prohibition on Certain Telecommunications and Video Surveillance Services or Equipment: (i) Consultant shall not contract (or extend or renew a contract) to procure or obtain equipment, services, or systems that uses covered telecommunications equipment or services as a substantial or essential component of any system, or as critical technology as part of any system funded under this Agreement. As described in Public Law 115–232, section 889, covered telecommunications equipment is telecommunications equipment produced by Huawei Technologies Company or ZTE Corporation (or any subsidiary or affiliate of such entities). (1) For the purpose of public safety, security of government facilities, physical security surveillance of critical infrastructure, and other national security purposes, video surveillance and telecommunications equipment produced by Hytera Communications Corporation, Hangzhou Hikvision Digital Technology Company, or Dahua Technology Company (or any subsidiary or affiliate of such entities). (2) Telecommunications or video surveillance services provided by such entities or using such equipment. (3) Telecommunications or video surveillance equipment or services produced or provided by an entity that the Secretary of Defense, in consultation with the Director of the National Intelligence or the Director of the Federal Bureau of Investigation, reasonably believes to be an entity owned or controlled by, or otherwise connected to, the government of a covered foreign country. (ii) See Public Law 115-232, section 889 for additional information. (l) Appendix II to Part 200 (L) – §200.322 Domestic Preferences for Procurement: (i) Consultant shall, to the greatest extent practicable, purchase, acquire, or use goods, products, or materials produced in the United States (including but not limited to iron, aluminum, steel, cement, and other manufactured products). The requirements of this section must be included in all subcontracts. (ii) For purposes of this section: (1) “Produced in the United States’’ means, for iron and steel products, that all manufacturing processes, from the initial melting stage through the application of coatings, occurred in the United States. (2) ‘‘Manufactured products’’ means items and construction materials composed in whole or in part of nonferrous metals such as aluminum; plastics and polymer-based products such as polyvinyl chloride pipe; aggregates such as concrete; glass, including optical fiber; and lumber. 2. CONTRACTING WITH SMALL AND MINORITY FIRMS, WOMEN’S BUSINESS ENTERPRISE AND LABOR SURPLUS AREA FIRMS (2 C.F.R. § 200.321) EXHIBIT 3     City Council 30 – 106 11/7/2023 (a) Consultant shall be subject to 2 C.F.R. § 200.321 and will take affirmative steps to assure that minority firms, women’s business enterprises, and labor surplus area firms are used when possible and will not be discriminated against on the grounds of race, color, religious creed, sex, or national origin in consideration for an award. (b) Affirmative steps shall include: (i) Placing qualified small and minority businesses and women's business enterprises on solicitation lists; (ii) Assuring that small and minority businesses, and women's business enterprises are solicited whenever they are potential sources; (iii) Dividing total requirements, when economically feasible, into smaller tasks or quantities to permit maximum participation by small and minority business, and women's business enterprises; (iv) Establishing delivery schedules, where the requirement permits, which encourage participation by small and minority business, and women's business enterprises; and (v) Using the services/assistance of the Small Business Administration (SBA), and the Minority Business Development Agency (MBDA) of the Department of Commerce. (c) Consultant shall submit evidence of compliance with the foregoing affirmative steps when requested by the City. 3. COMPLIANCE WITH U.S. DEPARTMENT OF THE TREASURY CORONAVIRUS LOCAL FISCAL RECOVERY FUND AWARD TERMS AND CONDITIONS (a) Maintenance of and Access to Records. Consultant shall maintain records and financial documents sufficient to evidence compliance with section 603(c) of the Act, Treasury’s regulations implementing that section, and guidance issued by Treasury regarding the foregoing. Consultant agrees to provide the City, Treasury Office of Inspector General and the Government Accountability Office, or any of their authorized representatives access to any books, documents, papers, and records (electronic an otherwise) of the Consultant which are directly pertinent to this Agreement for the purposes of conducting audits or other investigations. Records shall be maintained by Consultant for a period of five (5) years after completion of the Project. (b) Compliance with Federal Regulations. Consultant agrees to comply with the requirements of section 603 of the Act, regulations adopted by Treasury pursuant to section 603(f) of the Act, and guidance issued by Treasury regarding the foregoing. Consultant also agrees to comply with all other applicable federal statutes, regulations, and executive orders, including, without limitation, the following: (i) Universal Identifier and System for Award Management (SAM), 2 C.F.R. Part 25, pursuant to which the award term set forth in Appendix A to 2 C.F.R. Part 25 is hereby incorporated by reference. EXHIBIT 3     City Council 30 – 107 11/7/2023 (ii) Reporting Subaward and Executive Compensation Information, 2 C.F.R. Part 170, pursuant to which the award term set forth in Appendix A to 2 C.F.R. Part 170 is hereby incorporated by reference. (iii) OMB Guidelines to Agencies on Governmentwide Debarment and Suspension (Nonprocurement), 2 C.F.R. Part 180, including the requirement to include a term or condition in all lower tier covered transactions (contracts and subcontracts described in 2 C.F.R. Part 180, subpart B) that the award is subject to 2 C.F.R. Part 180 and Treasury’s implementing regulation at 31 C.F.R. Part 19. (iv) Recipient Integrity and Performance Matters, pursuant to which the award term set forth in 2 C.F.R. Part 200, Appendix XII to Part 200 is hereby incorporated by reference. (v) Governmentwide Requirements for Drug-Free Workplace, 31 C.F.R. Part 20. (vi) New Restrictions on Lobbying, 31 C.F.R. Part 21. (vii) Uniform Relocation Assistance and Real Property Acquisitions Act of 1970 (42 U.S.C. §§ 4601-4655) and implementing regulations. (c) Compliance with Federal Statutes and Regulations Prohibiting Discrimination. Consultant agrees to comply with statutes and regulations prohibiting discrimination applicable to the CSLFRF program including, without limitation, the following: (i) Title VI of the Civil Rights Act of 1964 (42 U.S.C. §§ 2000d et seq.) and Treasury’s implementing regulations at 31 C.F.R. Part 22, which prohibit discrimination on the basis of race, color, or national origin under programs or activities receiving federal financial assistance. (ii) The Fair Housing Act, Title VIII of the Civil Rights Act of 1968 (42 U.S.C. §§ 3601 et seq.), which prohibits discrimination in housing on the basis of race, color, religion, national origin, sex, familial status, or disability. (iii) Section 504 of the Rehabilitation Act of 1973, as amended (29 U.S.C. § 794), which prohibits discrimination on the basis of disability under any program or activity receiving federal financial assistance. (iv) The Age Discrimination Act of 1975, as amended (42 U.S.C. §§ 6101 et seq.), and Treasury’s implementing regulations at 31 C.F.R. Part 23, which prohibit discrimination on the basis of age in programs or activities receiving federal financial assistance. (v) Title II of the Americans with Disabilities Act of 1990, as amended (42 U.S.C. §§ 12101 et seq.), which prohibits discrimination on the basis of disability under programs, activities, and services provided or made available by state and local governments or instrumentalities or agencies thereto. EXHIBIT 3     City Council 30 – 108 11/7/2023 (d) False Statements. Consultant understands that making false statements or claims in connection with the CSLFRF program is a violation of federal law and may result in criminal, civil, or administrative sanctions, including fines, imprisonment, civil damages and penalties, debarment from participating in federal awards or contracts, and/or any other remedy available by law. (e) Protections for Whistleblowers. (i) In accordance with 41 U.S.C. § 4712, Consultant may not discharge, demote, or otherwise discriminate against an employee in reprisal for disclosing to any of the list of persons or entities provided below, information that the employee reasonably believes is evidence of gross mismanagement of a federal contract or grant, a gross waste of federal funds, an abuse of authority relating to a federal contract or grant, a substantial and specific danger to public health or safety, or a violation of law, rule, or regulation related to a federal contract (including the competition for or negotiation of a contract) or grant. (ii) The list of persons and entities referenced in the paragraph above includes the following: (1) A member of Congress or a representative of a committee of Congress; (2) An Inspector General; (3) The Government Accountability Office; (4) A Treasury employee responsible for contract or grant oversight or management; (5) An authorized official of the Department of Justice or other law enforcement agency; (6) A court or grand jury; or (7) A management official or other employee of Consultant, or a subcontractor who has the responsibility to investigate, discover, or address misconduct. (f) Increasing Seat Belt Use in the United States. Pursuant to Executive Order 13043, 62 FR 19217 (Apr. 18, 1997), Consultant is encouraged to adopt and enforce on-the-job seat belt policies and programs for their employees when operating company-owned, rented or personally owned vehicles, and encourage its subcontractors to do the same (g) Reducing Text Messaging While Driving. Pursuant to Executive Order 13513, 74 FR 51225 (Oct. 6, 2009), Consultant should encourage its employees and subcontractors to adopt and enforce policies that ban text messaging while driving, and Consultant should establish workplace safety policies to decrease accidents caused by distracted drivers. EXHIBIT 3     City Council 30 – 109 11/7/2023 (h) Assurances of Compliance with Civil Rights Requirements. The Civil Rights Restoration Act of 1987 provides that the provisions of this assurance apply to the Project, including, but not limited to, the following: (i) Consultant ensures its current and future compliance with Title VI of the Civil Rights Act of 1964, as amended, which prohibits exclusion from participation, denial of the benefits of, or subjection to discrimination under programs and activities receiving federal funds, of any person in the United States on the ground of race, color, or national origin (42 U.S.C. § 2000d et seq.), as implemented by the Department of the Treasury Title VI regulations at 31 CFR Part 22 and other pertinent executive orders such as Executive Order 13166; directives; circulars; policies; memoranda and/or guidance documents. (ii) Consultant acknowledges that Executive Order 13166, “Improving Access to Services for Persons with Limited English Proficiency (LEP),” seeks to improve access to federally assisted programs and activities for individuals who, because of national origin, are limited in their English proficiency. Consultant understands that the denial of access to persons to its programs, services and activities because of their limited proficiency in English is a form of national origin discrimination prohibited under Title VI of the Civil Rights Act of 1964. Accordingly, Consultant shall initiate reasonable steps, or comply with Treasury’s directives, to ensure meaningful access to its programs, services and activities to LEP persons. Consultant understands and agrees that meaningful access may entail providing language assistance services, including oral interpretation and written translation where necessary to ensure effective communication in the Project. (iii) Consultant agrees to consider the need for language services for LEP persons during development of applicable budgets and when conducting programs, services and activities. As a resource, the Department of the Treasury has published its LEP guidance at 70 FR 6067. For more information on LEP, please visit http://www.lep.gov. (iv) Consultant acknowledges and agrees that compliance with this assurance constitutes a condition of continued receipt of federal financial assistance and is binding upon Consultant and Consultant’s successors, transferees and assignees for the period in which such assistance is provided. (v) Consultant agrees to incorporate the following language in every contract or agreement subject to Title VI and its regulations between the Consultant and the Consultant’s subcontractors, successors, transferees and assignees: The subcontractor, successor, transferee and assignee shall comply with Title VI of the Civil Rights Act of 1964, which prohibits recipients of federal financial assistance from excluding from a program or activity, denying benefits of, or otherwise discriminating against a person on the basis of race, color, or national origin (42 U.S.C. § 2000d et seq.), as implemented by Department of the Treasury Title VI regulations, 31 CFR Part 22, which are herein incorporated by reference and made a part of this contract (or agreement). Title VI also extends protection to persons with “Limited English proficiency” in any program or activity receiving federal financial assistance, 42 U.S.C. § 2000d et seq., as implemented by Department of the Treasury Title VI regulations, 31 CFR Part 22, which are herein incorporated by reference and made a part of this EXHIBIT 3     City Council 30 – 110 11/7/2023 contract (or agreement). (vi) Consultant understands and agrees that if any real property or structure is provided or improved with the aid of federal financial assistance by the Department of the Treasury, this assurance obligates the Consultant, or in the case of a subsequent transfer, the transferee, for the period during which the real property or structure is used for a purpose for which the federal financial assistance is extended or for another purpose involving the provision of similar services or benefits. If any personal property is provided, this assurance obligates the Consultant for the period during which it retains ownership or possession of the property. (vii) Consultant shall cooperate in any enforcement or compliance review activities by the Department of the Treasury of the aforementioned obligations. Enforcement may include investigation, arbitration, mediation, litigation, and monitoring of any settlement agreements that may result from these actions. Consultant shall comply with information requests, on-site compliance reviews, and reporting requirements. (viii) Consultant shall maintain a complaint log and inform the Department of the Treasury of any accusations of discrimination on the grounds of race, color, or national origin, and limited English proficiency covered by Title VI of the Civil Rights Act of 1964 and implementing regulations and provide, upon request, a list of all such reviews or proceedings based on the complaint, pending or completed, including outcome. Consultant must also inform the Department of the Treasury if Consultant has received no complaints under Title VI. (ix) Consultant must provide documentation of an administrative agency’s or court’s findings of non-compliance of Title VI and efforts to address the non-compliance, including any voluntary compliance or other agreements between the Consultant and the administrative agency that made the finding. If the Consultant settles a case or matter alleging such discrimination, Consultant must provide documentation of the settlement. If Consultant has not been the subject of any court or administrative agency finding of discrimination, please so state. (x) If Consultant makes sub-awards to other agencies or other entities, Consultant is responsible for assuring that sub-recipients also comply with Title VI and all of the applicable authorities covered in this assurance. EXHIBIT 3     City Council 30 – 111 11/7/2023 3 8 5 0 Human Resources www.santa-ana.org/human-resources Item # 31 City of Santa Ana 20 Civic Center Plaza, Santa Ana, CA 92701 Staff Report November 7, 2023 TOPIC: First Amendment to Preventative Ergonomics Assessments Services Agreement with Jorge Melgoza, DBA Ardent Ergonomics AGENDA TITLE Approve a First Amendment to the Agreement with Jorge Melgoza, DBA Ardent Ergonomics for preventative ergonomics assessments RECOMMENDED ACTION Authorize the City Manager to execute a first amendment to the agreement with Jorge Melgoza, DBA Ardent Ergonomics, to continue to provide preventative ergonomic assessments for City employees for an additional amount not to exceed $50,000 (not to exceed $100,000 for the entirety of the Agreement expiring on November 22, 2024), subject to non-substantive changes approved by the City Manager and City Attorney (Agreement No. 2023-XXX). GOVERNMENT CODE §84308 APPLIES:Yes DISCUSSION The City has a contractual relationship with Jorge Melgoza, DBA Ardent Ergonomics, for preventative ergonomics services, which include ergonomic assessments and evaluations. The Agreement provides the City with the resources necessary to efficiently meet its ergonomic compliance and safety needs, on an as-needed basis. Ardent Ergonomics has specialized experience and expert knowledge in the field of ergonomic evaluations and conducting ergonomic risk assessments. The First Amendment to the Agreement will increase the not-to-exceed amount from $50,000 to $100,000. The Amendment does not guarantee work for the consultant. FISCAL IMPACT Contract authority may be paid in its entirety during any given fiscal year, expended throughout the term of the contract, or not spent at all. Moreover, any contract services and associated expenditures are subject to available funding in the Human Resources Department budget. Funds are budgeted and available in the following accounts for the specified year:     City Council 31 – 1 11/7/2023 3 8 5 0 First Amendment to Preventative Ergonomics Assessments Services Agreement with Jorge Melgoza DBA Ardent Ergonomics November 7, 2023 Page 2 Fiscal Year Accounting Unit-Account # Fund Description Accounting Unit, Account Description Amount 08009052- 62300 Liability & Property Insurance Contract Services- Professional $25,000 2023/24 08209052- 62300 Workers Compensation Contract Services- Professional $25,000 EXHIBIT(S) 1. First Amendment to the Agreement for Services Between City of Santa Ana and Jorge Melgoza DBA Ardent Ergonomics Submitted By: Ramon Figueroa, Acting Executive Director of Human Resources Approved By: Steven Mendoza, Acting City Manager     City Council 31 – 2 11/7/2023     City Council 31 – 3 11/7/2023 Planning and Building Agency www.santa-ana.org/planning-and-building Item # 32 City of Santa Ana 20 Civic Center Plaza, Santa Ana, CA 92701 Staff Report November 7, 2023 TOPIC: Agreements for Qualified Consultants to Provide On-Call Environmental and Planning Services AGENDA TITLE Approve agreements for qualified consultants to provide on-call environmental and planning services for planning projects and supplemental staff services for an aggregate amount not to exceed $4,950,000, for up to a five-year term. RECOMMENDED ACTION Authorize the City Manager to execute agreements to engage each of the 35 environmental and planning services firms listed below, as-needed, for a period of five years beginning November 7, 2023 through November 7, 2028, to provide on-call environmental, technical, and planning services for the Planning and Building Agency at the fees set forth in their responses to Request for Qualifications (No. 23-142) for an aggregate amount not to exceed $4,950,000, for up to a five-year term, subject to non- substantive changes by the City Manager and City Attorney (Agreement No. 2023-XXX). Consultants Architectural Resources Group Interwest Ardurra Kimley Horn Ascent M-Group Aspen Environmental Group Michael Baker International Chambers Group MIG, Inc. Circlepoint Placeworks CSG Consultants Psomas De Novo Planning Group RE Consulting Dudek Rincon Consultants, Inc. ECORP Consulting, Inc.Sagecrest Planning and Environmental, LLC EcoTierra Consulting T&B Planning, Inc. ELMT Consulting Terracon Envicom Corporation The Code Group EPD Solutions, Inc.UES FCS International, Inc.Ultra Systems Environmental, Inc. GPA Consulting VCS Environmental Harris & Associates Willdan Engineering     City Council 32 – 1 11/7/2023 Agreements for On-Call Environmental and Planning Services November 7, 2023 Page 2 3 7 8 7 Helix Environmental Planning GOVERNMENT CODE §84308 APPLIES: Yes DISCUSSION In 2020, the City Council approved the prior list of firms to be on the City's list of preapproved consultants to provide environmental and planning services for development projects. The City Council approval provided for a three-year agreement period that will be ending on November 30, 2023. With the current list expiring, a new preapproved list of consultants needs to be established. On August 17, 2023, the Planning Division released a Request for Qualifications (RFQual No. 23-142) for consultant services on work efforts related to the California Environmental Quality Act, the National Environmental Policy Act, the preparation or review of technical studies, and planning services. The intent is to establish an updated list of qualified consulting firms for a period of five years, to be retained on an as-needed basis. The Planning Division received a Statement of Qualifications from 37 firms in response to the RFQual. The proposals were reviewed for adequacy, evaluated based on the criteria in the RFQual, and compiled into a list of qualified firms. Two firms were disqualified as non-responsive, with 35 firms qualified to provide services identified in the RFQual. Consultants on the pre-qualified list will provide environmental services and/or related technical studies, planning services for current and advance planning, historic preservation, and general planning efforts. If a development project requires an environmental analysis, technical study, and/or general planning-related services, the developer is given the option to select a firm from the pre-qualified list or obtain proposals from multiple firms from the pre-qualified list. The developer is required to provide payment to the City for the full cost of the contracted service, plus an administrative services fee established by the Miscellaneous Fee Schedule at 15 percent (15%) of full contract price to be retained by the City. Upon receipt of payment from the developer, the City as the lead agency, will execute a side letter agreement to provide on-call services. When the work is completed, the City will pay the consultant for work completed out of the pass-through account. Selecting a consultant from a preapproved list eliminates the need to circulate a Request for Proposal (RFP), significantly reducing the time it takes to hire a consultant, streamlining the entitlement process, and allowing the Planning Division to retain specialized assistance rapidly when needed. Consultant services under this work scope could include environmental analysis conducted for City projects, such as an ordinance amendment, that requires preparation of required technical studies, peer review of technical studies prepared by others, preparation of Initial Studies, Negative Declarations, Mitigated Negative Declarations, Environmental Impact Reports, Subsequent or Supplemental Environmental Impact     City Council 32 – 2 11/7/2023 Agreements for On-Call Environmental and Planning Services November 7, 2023 Page 3 3 7 8 7 Reports, Addendums, Environmental Assessments, and Environmental Impact Statements. In addition, under City planning staff supervision, consultants may be assigned to staff the public Planning counter. Moreover, consultants may assist with reviewing project plans, responding to public inquires, and case management for specialized projects. Consultants may also assist with review and processing of ministerial permits such as tenant improvements, small additions, sign permits, reroof permits, and window permits. With consultant assistance, full-time planning staff can focus their efforts on current development projects and updating long range planning documents as needed. Firms hired for planning consultant services will be paid from the Planning Agency’s Contract Services Professional and Air Quality Management District accounts as applicable. Appointment to the pre-approved list does not guarantee work to a consultant. If needed, firms will be selected based upon their ability to perform the required work within the timeframe needed and budget constraints. Approval of the list will allow the Planning Division to hire qualified, experienced consultants for specific projects or tasks in a timely manner. As a result, the staff will be better able to respond quickly to fluctuating demands and ultimately provide better service to customers of the City of Santa Ana. It is recommended that the consultant list be approved due to the expertise that the firms have demonstrated in the field of planning. FISCAL IMPACT Service fees shall be paid by the developer prior to the consultant commencing any work and the fees will be deposited by the developer into the appropriate revenue account (No. 05316002-53607). In addition, the 15 percent (15%) administrative services fee will be deposited by the developer into the EIR Developer Fees account (No. 01116002-53607). Development projects will be assigned activity numbers to track the budget by the Planning & Building Agency. Upon completion of the work, funds will be expended from various accounts to pay consultants for their services. Funds are budgeted and made available in the following accounts for the specified year: Fiscal Year Accounting Unit-Account # Fund Description Accounting Unit, Account Description Amount 01116510-62300 General Fund Planning & Building, Planning, Contract Services $ 200,000 03116510-62300 Air Quality Impr. Planning Air Quality Improv- Contract Services $ 50,000 2023/24 05316021-62308 City Services Consultant Services – EIR Developer Fees $ 500,000 01116510-62300 General Fund Planning & Building, Planning, Contract Services $ 250,000 03116510-62300 Air Quality Impr. Planning Air Quality Improv- Contract Services $ 50,000 2024/25 05316021-62308 City Services Consultant Services – EIR Developer Fees $ 750,000     City Council 32 – 3 11/7/2023 Agreements for On-Call Environmental and Planning Services November 7, 2023 Page 4 3 7 8 7 01116510-62300 General Fund Planning & Building, Planning, Contract Services $ 250,000 03116510-62300 Air Quality Impr. Planning Air Quality Improv- Contract Services $ 50,000 2025/26 05316021-62308 City Services Consultant Services – EIR Developer Fees $ 750,000 01116510-62300 General Fund Planning & Building, Planning, Contract Services $ 250,000 03116510-62300 Air Quality Impr. Planning Air Quality Improv- Contract Services $ 50,000 2026/27 05316021-62308 City Services Consultant Services – EIR Developer Fees $ 750,000 01116510-62300 General Fund Planning & Building, Planning, Contract Services $ 250,000 03116510-62300 Air Quality Impr. Planning Air Quality Improv- Contract Services $ 50,000 2027/28 05316021-62308 City Services Consultant Services – EIR Developer Fees $ 750,000 Grand Total $4,950,000 EXHIBIT 1. Approved to Form (Template) – Agreement to Provide On-Call Environmental And Planning Services Submitted By: Minh Thai, Executive Director, Planning and Building Agency Approved By: Steven A. Mendoza, Acting City Manager     City Council 32 – 4 11/7/2023 Page 1 of 11 AGREEMENT TO PROVIDE ON-CALL ENVIRONMENTAL AND PLANNING SERVICES RELATED TO CEQA AND NEPA THIS AGREEMENT is made and entered into this 7th day of November, 2023 by and between _________________, a California corporation (“Consultant”), and the City of Santa Ana, a charter city and municipal corporation organized and existing under the Constitution and laws of the State of California (“City”). RECITALS A. On August 17, 2023 the City issued Request for Qualification No. 23-142, by which it sought Consultants to provide on-call environmental, technical, and planning services for the Planning and Building Agency of the City of Santa Ana. The scope of work may include any and all work efforts related to the analysis of a proposed project for compliance with the California Environmental Quality Act (CEQA) and National Environmental Policy Act (NEPA). This may include preparation of required technical studies, peer review of technical studies prepared by others, preparation of Initial Studies, Negative Declarations, Mitigated Negative Declarations, Environmental Impact Reports, Environmental Assessments, Environmental Impact Statements, and staffing services on an as-needed basis. B. Consultant submitted a responsive proposal that was among those selected by the City. Consultant represents that it is able and willing to provide the services described in the scope of work that was included in RFQ No. 23-142 and attached as Exhibit A. C. Consultant has been selected as one of thirty-five (35) vendors which qualified for this engagement. Only those consultants approved by the City Council on November 7, 2023, shall be eligible to be engaged by the City for these services. D. In undertaking the performance of this Agreement, Consultant represents that it is knowledgeable in its field and that any services performed by Consultant under this Agreement will be performed in compliance with such standards as may reasonably be expected from a professional contracting firm in the field. NOW THEREFORE, in consideration of the mutual and respective promises, and subject to the terms and conditions hereinafter set forth, the parties agree as follows: 1. SCOPE OF SERVICES a. On an as-needed basis, and at the sole discretion of the City, Consultants shall perform the services that are described in Exhibit A, attached and incorporated by reference as though fully set forth herein. Consultant’s proposal is incorporated by reference as though fully set forth herein. When the need for services arise, City may initiate services through use of a letter agreement, executed by the Executive Director of the Planning and Building Agency and the Consultant. Work by the Consultant may no t proceed absent a previously engaged or fully executed consultant agreement and letter agreement for a specific project.     City Council 32 – 5 11/7/2023 Page 2 of 11 2. COMPENSATION a. City neither warrants nor guarantees any minimum or maximum compensation to Consultant under this Agreement. Consult ant shall be paid only for actual services performed under this Agreement at the rates and charges identified in Exhibit B. Consultant is one of thirty-five (35) Consultants selected to provide environmental and planning services on an as needed basis under RFQ No. 23-142. The total compensation for services provided by all Consultants selected under RFQ No. 23- 142 is a collective amount not to exceed four million nine hundred fifty thousand ($4,950,000.00) during the term of the Agreement, including any extension periods. b. Where applicable, City shall recognize and pay for any outstanding invoices for work performed by any of the thirty-five (35) selected vendors for building safety consultant services performed by the Consultant for work previously performed for the City. c. Payment by City shall be made within forty-five (45) days following receipt of proper invoice evidencing work performed, subject to City accounting procedures. Payment need not be made for work which fails to meet the standards of performance set forth in the Recitals and Scope of Work, which may reasonably be expected by City. 3. TERM This Agreement shall commence on the date first written above for a five (5) year term, unless terminated earlier in accordance with Section 16, below. 4. INDEPENDENT CONTRACTOR Consultant shall, during the entire term of this Agreement, be construed to be an independent contractor and not an employee of the City. This Agreement is not intended nor shall it be construed to create an employer-employee relationship, a joint venture relationship, or to allow the City to exercise discretion or control over the professional manner in which Consultant performs the services which are the subject matter of this Agreement; however, the services to be provided by Consultant shall be provided in a manner consistent with all applicable standards and regulations governing such services. Consultant shall pay all salaries and wages, employer's social security taxes, unemployment insurance and similar taxes relating to employees and shall be responsible for all applicable withholding taxes. 5. OWNERSHIP OF MATERIALS This Agreement creates a non-exclusive and perpetual license for City to copy, use, modify, reuse, or sublicense any and all copyrights, designs, and other intellectual property embodied in plans, specifications, studies, drawings, estimates, and other documents or works of authorship fixed in any tangible medium of expression, including but not limited to, physical drawings or data magnetically or otherwise recorded on computer diskettes, which are prepared or caused to be prepared by Consultant under this Agreement (“Documents & Data”). Consultant shall require all subcontractors to agree in writing that City is granted a non-exclusive and perpetual license for any Documents & Data the subcontractor prepares under this Agreement. Consultant represents and warrants that Consultant has the legal right to license any and all Documents &     City Council 32 – 6 11/7/2023 Page 3 of 11 Data. Consultant makes no such representation and warranty in regard to Documents & Data which were provided to Consultant by the City. City shall not be limited in any way in its use of the Documents and Data at any time, provided that any such use not within the purposes intended by this Agreement shall be at City’s sole risk. 6. INSURANCE Prior to undertaking performance of work under this Agreement, Consultant shall maintain and shall require its subcontractors, if any, to obtain and maintain insurance as described below: a. Minimum Scope and Limit of Insurance 1. Commercial General Liability (CGL): Commercial General Liability (CGL): Insurance Services Office Form CG 00 01 covering CGL on an “occurrence” basis, including products and completed operations, property damage, bodily injury and personal & advertising injury with l imits no less than $1,000,000 per occurrence. If a general aggregate limit applies, either the general aggregate limit shall apply separately to this project/location (ISO CG 25 03 or 25 04) or the general aggregate limit shall be twice the required occurrence limit. 2. Automobile Liability: ISO Form Number CA 00 01 covering any auto (Code 1), or if Consultant has no owned autos, hired, (Code 8) and non-owned autos (Code 9), with a limit no less than $1,000,000 per accident for bodily injury and property damage. 3. Workers’ Compensation: as required by the State of California, with Statutory Limits, and Employer’s Liability Insurance with limit of no less than $2,000,000 per accident for bodily injury or disease. 4. Professional Liability (Errors and Omissions): insurance appropriate to the Consultant’s profession, with limit no less than $1,000,000 per occurrence or claim, $2,000,000 aggregate. 5. Broader Coverage: if the Consultant maintains broader coverage and/or higher limits than the minimums shown above, the City requires and shall be entitled to the broader coverage and/or the higher limits maintained by the Consultant. Any available insurance proceeds in excess of the specified minimum limits of insurance and coverage shall be available to the City. b. Other Insurance Provisions 1. Additional Insured Status: The City, its officers, officials, employees, and volunteers are to be covered as additional insureds on the CGL policy with respect to liability arising out of work or operations performed by or on behalf of the Consultant including materials, parts, or equipment furnished in connection with such work or operations. General liability coverage can be provided in the form of an endorsement to the Consultant’s insurance (at least as     City Council 32 – 7 11/7/2023 Page 4 of 11 broad as ISO Form CG 20 10 11 85 or if not available, through the addition of both CG 20 10, CG 20 26, CG 20 33, or CG 20 38; and CG 2037 if a later edition is used). 2. Primary Coverage: For any claims related to this contract, the Consultant’s insurance coverage shall be primary coverage at least as broad as ISO CG 20 01 04 13 as respects the City, its officers, officials, employees, and volunteers. Any insurance or self- insurance maintained by the City, its officers, officials, employees, or volunteers shall be excess of the Consultant’s insurance and shall not contribute with it. 3. Notice of Cancellation: Each insurance policy required above shall provide that coverage shall not be canceled, except with notice to the City. 4. Waiver of Subrogation: Consultant hereby grants to City a waiver of any right to subrogation that any insurer of said Consultant may acquire against the City by virtue of the payment of any loss under such insurance. Consultant agrees to obtain any endorsement that may be necessary to affect this waiver of subrogation, but this provision applies regardless of whether or not the City has received a waiver of subrogation endorsement from the insurer. 5. Self-Insured Retentions: Self-insured retentions must be declared to and approved by the City. The City may require the Consultant to purchase coverage with a lower retention or provide proof of ability to pay losses and related investigations, claim administration, and defense expenses within the retention. The policy language shall provide, or be endorsed to provide, that the self-insured retention may be satisfied by either the named insured or City. 6. Acceptability of Insurers: Insurance is to be placed with insurers authorized to conduct business in the state with a current A.M. Best’s rating of no less than A:VII, unless otherwise acceptable to the City. 7. Claims Made Policies (applicable only to professional liability): i. The Retroactive Date must be shown, and must be before the date of the contract or the beginning of contract work. ii. Insurance must be maintained and evidence of insurance must be provided for at least five (5) years after completion of the contract of work. iii. If coverage is canceled or non-renewed, and not replaced with another claims-made policy form with a Retroactive Date prior to the contract effective date, the Consultant must purchase “extended reporting” coverage for a minimum of five (5) years after completion of work.     City Council 32 – 8 11/7/2023 Page 5 of 11 8. Verification of Coverage: Consultant shall furnish the City with original Certificates of Insurance including all required amendatory endorsements (or copies of the applicable policy language effecting coverage required by this clause) and a copy of the Declarations and Endorsement Page of the CGL policy listing all policy endorsements to City before work begins. However, failure to obtain the required documents prior to the work beginning shall not waive the Consultant’s obligation to provide them. The City reserves the right to require complete, certified copies of all required insurance policies, including endorsements required by these specifications, at any time. 9. Subcontractors: Consultant shall require and verify that all subcontractors maintain insurance meeting all the requirements stated herein, and Consultant shall ensure that City is an additional insured on insurance required from subcontractors. 10. Special Risks or Circumstances: City reserves the right to modify these requirements, including limits, based on the nature of the risk, prior experience, insurer, coverage, or other special circumstances. 7. INDEMNIFICATION Consultant agrees to defend, and shall indemnify and hold harmless the City, its officers, agents, employees, consultants, special counsel, and representatives from liability: (1) for personal injury, damages, just compensation, restitution, judicial or equitable relief arising out of claims for personal injury, including death, and claims for property damage, which may arise from the negligent operations of the Consultant or its Consultants, subcontractors, agents, employees, or other persons acting on their behalf which relates to the services described in section 1 of this Agreement; and (2) from any claim that personal injury, damages, just compensation, restitution, judicial or equitable relief is due by reason of the terms of or effects arising from this Agreement. This indemnity and hold harmless agreement applies to all claims for damages, just compensation, restitution, judicial or equitable relief suffered, or alleged to have been suffered, by reason of the events referred to in this Section or by reason of the terms of, or effects, arising from this Agreement. The Consultant further agrees to indemnify, hold harmless, and pay all costs for the defense of the City, including fees and costs for special counsel to be selected by the City, regarding any action by a third party challenging the validity of this Agreement, or asserting that personal injury, damages, just compensation, restitution, judicial or equitable relief due to personal or property rights arises by reason of the terms of, or effects arising from this Agreement. City may make all reasonable decisions with respect to its representation in any legal proceeding. Notwithstanding the foregoing, to the extent Consultant’s services are subject to Civil Code Section 2782.8, the above indemnity shall be limited, to the extent required by Civil Code Section 2782.8, to claims that arise of, pertain to, or relate to the negligence, recklessness, or willful misconduct of the Consultant.     City Council 32 – 9 11/7/2023 Page 6 of 11 8. INTELLECTUAL PROPERTY INDEMNIFICATION Consultant shall defend, indemnify and hold harmless the City, its officers, agents, representatives, and employees against any and all liability, including costs, and attorney’s fees, for infringement of any United States’ letters patent, trademark, or copyright contained in the work product or documents provided by Consultant to the City pursuant to this Agreement. 9. RECORDS Consultant shall keep records and invoices in connection with the work to be performed under this Agreement. Consultant shall maintain complete and accurate records with respect to the costs incurred under this Agreement and any services, expenditures, and disbursements charged to the City for a minimum period of three (3) years, or for any longer period required by law, from the date of final payment to Consultant under this Agreement. All such records and invoices shall be clearly ide ntifiable. Consultant shall allow a representative of the City to examine, audit, and make transcripts or copies of such records and any other documents created pursuant to this Agreement during regular business hours. Consultant shall allow inspection of all work, data, documents, proceedings, and activities related to this Agreement for a period of three (3) years from the date of final payment to Consultant under this Agreement. 10. CONFIDENTIALITY If Consultant receives from the City information which due to the nature of such information is reasonably understood to be confidential and/or proprietary, Consultant agrees that it shall not use or disclose such information except in the performance of this Agreement, and further agrees to exercise the same degree of care it uses to protect its own information of like importance, but in no event less than reasonable care. “Confidential Information” shall include all nonpublic information. Confidential information includes not only written information, but also information transferred orally, visually, electronically, or by other means. Confidential information disclosed to either party by any subsidiary and/or agent of the other party is covered by this Agreement. The foregoing obligations of non-use and nondisclosure shall not apply to any information that (a) has been disclosed in publicly available sources; (b) is, through no fault of the Consultant disclosed in a publicly available source; (c) is in rightful possession of the Consultant without an obligation of confidentiality; (d) is required to be disclosed by operation of law; or (e) is independently developed by the Consultant without reference to information disclosed by the City. 11. CONFLICT OF INTEREST CLAUSE Consultant covenants that it presently has no interest and shall not have interests, direct or indirect, which would conflict in any manner with performance of services specified under this Agreement. 12. NOTICE Any notice, tender, demand, delivery, or other communication pursuant to this Agreement shall be in writing and shall be deemed to be properly given if delivered in person or mailed by first class or certified mail, postage prepaid, or sent by fax or other telegraphic communication in the manner provided in this Section, to the following persons:     City Council 32 – 10 11/7/2023 Page 7 of 11 To City: City Clerk City of Santa Ana 20 Civic Center Plaza (M-30) P.O. Box 1988 Santa Ana, CA 92702-1988 Fax: 714- 647-6956 Executive Director Planning and Building Agency City of Santa Ana 20 Civic Center Plaza (M-21) P.O. Box 1988 Santa Ana, CA 92702 Email: PBAAdmin@santa-ana.org To Consultant: A party may change its address by giving notice in writing to the other party. Thereafter, any communication shall be addressed and transmitted to the new address. If sent by mail, communication shall be effective or deemed to have been given three (3) days after it has been deposited in the United States mail, duly registered or certified, with postage prepaid, and addressed as set forth above. If sent by fax, communication shall be effective or deemed to have been given twenty-four (24) hours after the time set forth on the transmission report issued by the transmitting facsimile machine, addressed as set forth above. For purposes of calculating these time frames, weekends, federal, state, County or City holidays shall be excluded. 13. EXCLUSIVITY AND AMENDMENT This Agreement represents the complete and exclusive statement between the City and Consultant regarding the subject matter herein, and supersedes any and all other agreements, oral or written, between the parties. In the event of a conflict between the terms of this Agreement and any attachments hereto, the terms of this Agreement shall prevail. This Agreement may not be modified except by written instrument signed by the City and by an authorized representative of Consultant. The parties agree that any terms or conditions of any purchase order or other instrument that are inconsistent with, or in addition to, the terms and condit ions hereof, shall not bind or obligate Consultant or the City. Each party to this Agreement acknowledges that no representations, inducements, promises or agreements, orally or otherwise, have been made by any party, or anyone acting on behalf of any party, which are not embodied herein.     City Council 32 – 11 11/7/2023 Page 8 of 11 14. ASSIGNMENT Inasmuch as this Agreement is intended to secure the specialized services of Consultant, Consultant may not assign, transfer, delegate, or subcontract any interest herein without the prior written consent of the City and any such assignment, transfer, delegation or subcontract without the City’s prior written consent shall be considered null and void. Nothing in this Agreement shall be construed to limit the City’s ability to have any of the services which are the subject to this Agreement performed by City personnel or by other consultants retained by City. 15. WAIVER No waiver of breach, failure of any condition, or any right or remedy contained in or granted by the provisions of this Agreement shall be effective unless it is in writing and signed by the party waiving the breach, failure, right or remedy. No waiver of any breach, failure or right, or remedy shall be deemed a waiver of any other breach, failure, right or remedy, whether or not similar, nor shall any waiver constitute a continuing waiver unless the writing so specifies. 16. TERMINATION This Agreement may be terminated by the City upon thirty (30) days written notice of termination. In such event, Consultant shall be entitled to receive and the City shall pay Consultant compensation for all services performed by Consultant prior to receipt of such notice of termination, subject to the following conditions: a. As a condition of such payment, the Executive Director may require Consultant to deliver to the City all work product completed as of such date, and in such case such work product shall be the property of the City unless prohibited by law, and Consultant consents to the City's use thereof for such purposes as the City deems appropriate. b. Payment need not be made for work which fails to meet the standard of performance specified in the Recitals of this Agreement. 17. NON-DISCRIMINATION Consultant shall not discriminate because of race, color, creed, religion, sex, marital status, sexual orientation, gender identity, gender expression, gender, medical conditions, genetic information, or military and veteran status, age, national origin, ancestry, or disability, as defined and prohibited by applicable law, in the recruitment, selection, teaching, training, utilization, promotion, termination or other employment related activities or any services provided under this Agreement. Consultant affirms that it is an equal opportunity employer and shall comply with all applicable federal, state and local laws and regulations. 18. JURISDICTION-VENUE This Agreement has been executed and delivered in the State of California and the validity, interpretation, performance, and enforcement of any of the clauses of this Agreement shall be determined and governed by the laws of the State of California. Both parties further agree that Orange County, California, shall be the venue for any action or proceeding that may be brought or arise out of, in connection with or by reason of this Agreement.     City Council 32 – 12 11/7/2023 Page 9 of 11 19. PROFESSIONAL LICENSES Consultant shall, throughout the term of this Agreement, maintain all necessary licenses, permits, approvals, waivers, and exemptions necessary for the provision of the services hereunder and required by the laws and regulations of the United States, the State of California, the City of Santa Ana and all other governmental agencies. Consultant shall notify the City immediately and in writing of its inability to obt ain or maintain such permits, licenses, approvals, waivers, and exemptions. Said inability shall be cause for termination of this Agreement. 20. MISCELLANEOUS PROVISIONS a. Each undersigned represents and warrants that its signature herein below has the power, authority and right to bind their respective parties to each of the terms of this Agreement, and shall indemnify City fully, including reasonable costs and attorney’s fees, for any injuries or damages to City in the event that such authority or power is not, in fact, held by the signatory or is withdrawn. b. All exhibits referenced herein and attached hereto shall be incorporated as if fully set forth in the body of this Agreement. [Signatures on the following page]     City Council 32 – 13 11/7/2023 Page 10 of 11 IN WITNESS WHEREOF, the parties hereto have executed this Agreement the date and year first above written. ATTEST: CITY OF SANTA ANA JENNIFER L. HALL STEVEN A. MENDOZA City Clerk Assistant City Manager APPROVED AS TO FORM CONSULTANT SONIA R. CARVALHO City Attorney By: _ JOSE MONTOYA Name Assistant City Attorney Title RECOMMENDED FOR APPROVAL MINH THAI Executive Director Planning and Building Agency     City Council 32 – 14 11/7/2023 Exhibit A Page 11 of 11 Scope of Services Consultants will be expected to provide experienced and knowledgeable professional staff familiar with federal, state and local regulations including the Santa Ana Municipal Code and General Plan and the CEQA and NEPA. The Consultants’ Project Manager and staff shall be responsive and maintain excellent working relationships with project applicant, property owners, developers and City staff. Consultants shall be committed to provide adequate staffing levels at all times in order to adhere to established schedules. All consultants shall provide services under the direction of City staff. Services may include attendance at appropriate City Council, City Commissions, and neighborhood meetings. A. Environmental Services Services include, but are not limited to preparation of documents, distribution and filing of environmental noticing, preparation of studies and technical reports as required by the CEQA and NEPA including, but not limited to, the following as amended and updated from time to time: • Initial Study • Notice of Preparation • Notice of Availability • Notice of Determination • Categorical Exemption • Negative Declaration • Mitigated Negative Declaration • Environmental Impact Report (Program, Focused, Master, Staged) • EIR Addendum, Supplemental EIR, Subsequent EIR • Mitigation and Monitoring Program • Response to Comments • Statement of Overriding Considerations • NEPA compliance documents B. Technical Studies As necessary, prepare any technical studies needed to complete the environmental review or for development projects or City projects as-needed, including but not limited to: • Air Quality Study • Biological Resource Assessment • Cultural Resource Study • Environmental Site Assessments • Economic/Market Study • Geological/Soil Study • Greenhouse Gas Assessment • Health Risk Assessment • Historical Resource Assessment • Hydrology/Water Quality Study • Noise Impact Study • Parking Study • Water Supply Assessment • Mineral Resource Study • Utility/Sewer Study • Traffic Study C. Staffing Services The Planning Division is also seeking qualified professional individuals, firms, or multi-disciplinary teams with experience in current, historic preservation, environmental justice, and advanced planning to assist with processing development project applications, counter services and planning efforts on an as-needed basis.     City Council 32 – 15 11/7/2023 Planning and Building Agency https://www.santa-ana.org/planning-and-building Item # 33 City of Santa Ana 20 Civic Center Plaza, Santa Ana, CA 92701 Staff Report November 7, 2023 TOPIC: Historic Property Preservation Agreements AGENDA TITLE Historic Property Preservation Agreements RECOMMENDED ACTION Authorize the City Manager, or designee, to execute the attached Mills Act agreements with the below-referenced property owners for the identified structure(s), subject to non- substantive changes approved by the City Manager and City Attorney. Property Owner(s) Historic Property Preservation Agreement No. Address/House Vote by HRC The Peterson Living Trust Dated August 15, 2003 2023-07 1908 North Greenleaf Street 8:0:0:0 4th and Broadway OZ SPE, LLC, a Delaware Limited Liability Company 2023-08 302 West Fourth Street 8:0:0:0 Determine that the proposed projects are exempt from further review in accordance with the California Environmental Quality Act as Categorical Exemptions ER No. 2023-61 and ER No. 2023-78 will be filed for the projects. GOVERNMENT CODE §84308 APPLIES:Yes DISCUSSION On September 7, 2023, the Historic Resources Commission (HRC) recommended that the City Council authorize the City Manager to execute the following Mills Act agreements with the identified property owners for historic structure(s) in the City, subject to non-substantive changes approved by the City Manager and City Attorney: Historic Preservation Agreement Numbers 2023-07 and 2023-08. This action allows for the approval of a Historic Property Preservation Agreement (Mills Act Contract) which provides a property tax reduction whereby property owners agree to reinvest the tax     City Council 33 – 1 11/7/2023 Historic Property Preservation Agreements November 7, 2023 Page 2 3 7 7 9 savings towards the maintenance of the historic property. Additionally, the agreement prevents inappropriate alterations to the protected historic structure(s). ENVIRONMENTAL IMPACT In accordance with the California Environmental Quality Act, the proposed projects are exempt from further review. The following Categorical Exemption will be filed for this project: •ER No. 2023-61 (1908 North Greenleaf Street) •ER No. 2023-78 (302 West Fourth Street) FISCAL IMPACT The Historic Property Preservation Agreement will reduce the Property Tax revenue account 01102002-50011 to the City by an estimated $4,558.42 annually noted below, for a period of not less than ten years. HPPA No.Address Estimate Exhibit No. 2023-07 1908 North Greenleaf Street $435.07 1-2 2023-08 302 West Fourth Street $4,123.35 3-4 Total for All Properties:$4,558.42 EXHIBIT(S) 1. Mills Act Agreement – 1908 North Greenleaf Street 2. HRC Staff Report – 1908 North Greenleaf Street 3. Mills Act Agreement – 302 West Fourth Street 4. HRC Staff Report – 302 West Fourth Street Submitted By: Minh Thai, Executive Director of Planning and Building Agency Approved By: Steven A. Mendoza, Acting City Manager     City Council 33 – 2 11/7/2023 RECORDING REQUESTED BY AND WHEN RECORDED MAIL TO: City of Santa Ana 20 Civic Center Plaza (M-30) Santa Ana, CA 92702 Attn: Clerk of the Council FREE RECORDING PURSUANT TO GOVERNMENT CODE § 27383 _________________________________________________________________________ HISTORIC PROPERTY PRESERVATION AGREEMENT This Historic Property Preservation Agreement (“Agreement”) is made and entered into by and between the City of Santa Ana, a charter city and municipal corporation duly organized and existing under the Constitution and laws of the of the State of California (hereinafter referred to as “City”), and The Peterson Living Trust Dated August 15, 2003, (hereinafter collectively referred to as “Owner”), owner of real property located at 1908 North Greenleaf Street, Santa Ana, California, in the County of Orange and listed on the Santa Ana Register of Historical Properties. RECITALS A.The City Council of the City of Santa Ana is authorized by California Government Code Section 50280 et seq. (known as the “Mills Act”) to enter into contracts with owners of qualified historical properties to provide for appropriate use, maintenance, rehabilitation and restoration such that these historic properties retain their historic character and integrity. B.The Owner possesses fee title in and to that certain qualified real property together with associated structures and improvements thereon, located at 1908 North Greenleaf Street, Santa Ana, CA, 92706 and more particularly described in Exhibit “A,” attached hereto and incorporated herein by reference, and hereinafter referred to as the “Historic Property”. C.The Historic Property is officially designated on the Santa Ana Register of Historical Properties pursuant to the requirements of Chapter 30 of the Santa Ana Municipal Code. D.City and Owner, for their mutual benefit, now desire to enter into this Agreement which defines and limits the use and alteration of this Historic Property in order to enhance and maintain its value as a cultural and historical resource for Owner and for the community; to prevent inappropriate alterations to the Historic Property and to ensure that repairs, additions, new building, and other changes are appropriate; and to ensure that rehabilitation and maintenance are carried out in an exemplary manner. Exhibit 1     City Council 33 – 3 11/7/2023 MILLS ACT AGREEMENT 1908 North Greenleaf Street Santa Ana, CA 92706 -2 - E.Owner and City intend to carry out the purposes of California Government Code, Chapter 1, Part 5 of Division 1 of Title 5, Article 12, Section 50280 et seq., which will enable the Historic Property to qualify for an assessment of valuation as a restricted historical property pursuant to Article 1.9, Sec. 439 et seq., Chapter 3 Part 2 of Division 1 of the California Tax and Revenue Code. NOW, THEREFORE, the City of Santa Ana and the Owner of the Historic Property agree as follows: 1.Effective Date and Terms of Agreement. This Agreement shall be effective and commence on November 8, 2023, and shall remain in effect for a term of ten (10) years thereafter. Each year, upon the anniversary of the effective date of this Agreement, such initial term will automatically be extended as provided in California Government Code Sections 50280 through 50290 and in Section 2, below. 2.Renewal. a.Each year on the anniversary of the effective date of this Agreement, a year shall automatically be added to the initial ten (10) year term of this Agreement unless written notice of nonrenewal is served as provided herein. b.If the Owner or the City desire(s) in any year not to renew the Agreement, the Owner or City shall serve written notice of nonrenewal of the Agreement on the other party. Unless such notice is served by the Owner to the City at least ninety (90) days prior to the annual renewal date, or served by the City to the Owner at least sixty (60) days prior to the annual renewal date, one (1) year shall automatically be added to the term of the Agreement as provided herein. c.Within 30 days from receipt of City’s notice of nonrenewal, the Owner may file a written protest of City’s decision of nonrenewal. The City may, at any time prior to the annual renewal date of the Agreement, withdraw its notice to the Owner of nonrenewal. d.If either the Owner or the City serves notice to the other of nonrenewal in any year, the Agreement shall remain in effect for the balance of the term then remaining, either from its original execution or from the last renewal of the Agreement, whichever may apply. 3.Standards and Conditions for Historic Property. During the term of this Agreement, the Historic Property shall be subject to the following conditions, requirements and restrictions: a.Owner shall maintain the Historic Property in a good state of repair and shall preserve, maintain, and, where necessary, restore or rehabilitate the property and its character- defining features described in the “Historical Property Description” attached hereto, marked as Exhibit B, notably the general architectural form, style, materials, design, scale, proportions, organization of windows, doors, and other openings, textures, details, mass, roof line, porch and other aspects of the appearance of the exterior to the satisfaction of the City.     City Council 33 – 4 11/7/2023 MILLS ACT AGREEMENT 1908 North Greenleaf Street Santa Ana, CA 92706 - 3 - b. All changes to the Historic Property shall comply with applicable City plans and regulations, and conform to the rules and regulations of the Office of Historic Preservation of the State Department of Parks and Recreation, namely the U.S. Secretary of the Interior’s Standards and Guidelines for Historic Preservation Projects. These guidelines are attached hereto, marked as Exhibit C, and incorporated herein by this reference. Owner shall continually maintain the Historic Property in the same or better condition. c. A view corridor enabling the general public to see the Historic Property from the public right-of-way shall be maintained, and Owner shall not be permitted to block the view corridor to the property with any new structure, such as walls, fences or shrubbery, so as to prevent the viewing of the historic landmark by the public. d. The following are prohibited: demolition of the Historic Property or destruction of character-defining features of the building or site; removal of trees and other major vegetation unless removal is approved by a rehabilitation plan approved by the Historic Resources Commission; paving of yard surface; exterior alterations or additions unless approved by the Historic Resources Commission and such alterations are in keeping with the Secretary of Interior’s Standards; deteriorating, dilapidated or unrepaired structures such as fences, roofs, doors, walls, and windows; storage of junk, trash, debris, discarded or unused objects such as cars, appliances, or furniture; and other unsightly by decoration, structure or vegetation which is unsightly by reason of its height, condition, or inappropriate location. e. Owner shall allow reasonable periodic inspection by prior appointment, as needed or at least every five (5) years after the initial inspection, of the interior and exterior of the Historic Property by representatives of the City of Santa Ana, the County Assessor, the State Department of Parks and Recreation, and the State Board of Equalization, to determine the Owner’s compliance with the terms and provisions of this Agreement. As part of the periodic inspection, Owner shall supply information in a format determined acceptable by the representatives of the City of Santa Ana, the County Assessor, the State Department of Parks and Recreation, and the State Board of Equalization information required to determine compliance with the terms of this Agreement. f. Owner shall implement the rehabilitation and restoration work items as discussed in detail in Exhibit D, “Proposed Structure Improvements.” All work items shall be completed within the first ten years of the Mills Act Agreement. Proof of status and completion, as requested from time to time by the City of Santa Ana, will be required in order to satisfy and maintain the Mills Act Agreement. Staff approval is required before items shall be amended or removed/replaced from the improvements list. 4. Furnishing of Information. The Owner hereby agrees to furnish the City with any and all information requested which may be necessary or advisable to determine compliance with the terms and provisions of this Agreement.             City Council 33 – 5 11/7/2023 MILLS ACT AGREEMENT 1908 North Greenleaf Street Santa Ana, CA 92706 - 4 - 5. Cancellation. a. The City, following a duly noticed public hearing by the City Council as set forth in Government Code Section 50280, et. seq., may cancel this Agreement if it determines that the Owner have breached any of the conditions of this Agreement, or has allowed the property to deteriorate to the point that it no longer meets the standards for a qualified Historic Property, or if the City determines that the Owner have failed to restore or rehabilitate the property in the manner specified in Section 3 of this Agreement. If a contract is cancelled for these reasons, the Owner shall pay a cancellation fee to the County Auditor as set forth in Government Code Section 50286. This cancellation fee shall be a percentage (currently set at twelve and one-half (12 ½) percent by Government Code Section 50286) of the current fair market value of the property at the time of the cancellation, as determined by the county assessor, without regard to any restriction imposed pursuant to this Agreement. b. If the Historic Property is destroyed by earthquake, fire, flood or other natural disaster such that in the opinion of the City Building Official more than sixty (60) percent of the original fabric of the structure must be replaced, this Agreement shall be canceled immediately because, in effect, the historic value of the structure will have been destroyed. No fee shall be imposed in the case of destruction by acts of God or natural disaster. c. If the Historic Property is acquired by eminent domain and the City Council determines that the acquisition frustrates the purpose of this Agreement, this Agreement shall be cancelled and no fee imposed, as specified in Government Code Section 50288. 6. Enforcement of Agreement. a. In lieu of and/or in addition to any provisions to cancel the Agreement as referenced herein, City may specifically enforce, or enjoin the breach of, the terms of the Agreement. In the event of a default, under the provisions to cancel the Agreement by Owner, the City shall give written notice to Owner by registered or certified mail, and if such a violation is not corrected to the reasonable satisfaction of the City Manager or designee within thirty (30) days thereafter, or if not corrected within such a reasonable time as may be required to cure the breach or default, or default cannot be cured within thirty (30) days (provided that acts to cure the breach or default may be commenced within thirty (30) days and shall thereafter be diligently pursued to completion by Owner), then City may, without further notice, declare a default under the terms of this Agreement and may bring any action necessary to specifically enforce the obligations of Owner growing out of the terms of this Agreement, apply to any court, state or federal, for injunctive relief against any violation by Owner or apply for such relief as may be appropriate. b. City does not waive any claim of default by the Owner if City does not enforce or cancel this Agreement. All other remedies at law or in equity which are not otherwise provided for in this Agreement or in City’s regulations governing historic properties are available to City to pursue in the event that there is a breach of this Agreement. No waiver by City of any breach or default under this Agreement shall be deemed to be a waiver of any other subsequent breach thereof or default hereunder.             City Council 33 – 6 11/7/2023 MILLS ACT AGREEMENT 1908 North Greenleaf Street Santa Ana, CA 92706 -5 - 7. Binding effect of Agreement. a.Owner hereby subjects the Historic Property, located at 1908 North Greenleaf Street, Assessor Parcel Number, 002-091-09, and more particularly described in Exhibit A, in the City of Santa Ana, to the covenants, conditions, and restrictions as set forth in this Agreement. b.City and Owner hereby declare their specific intent that the covenants, conditions and restrictions as set forth herein shall be deemed covenants running with the land and shall pass to and be binding upon Owner’s successors and assigns in title or interest to the Historic Property. Every contract, deed, or other instrument hereinafter executed, covering or conveying the Historic Property or any portion thereof, shall conclusively be held to have been executed, delivered, and accepted subject to the tenants, restrictions, and reservations expressed in this Agreement regardless of whether such covenants, conditions and restrictions are set forth in such contract, deed, or other instrument. c.This property is listed in the Santa Ana Register of Historical Properties (Register) and is located in the Floral Park National Register Historic District. In any real property transaction, the owner of this property or the owner’s representative shall provide the buyer of this property with notice that the property is list ed on the City’s historic Register and is located within the Floral Park National Register Historic District. 8.No Compensation. Owner shall not receive any payment from City in consideration of the obligation imposed under this Agreement, it being recognized that the consideration for the execution of this Agreement is the substantial public benefit to be derived therefrom and the advantage that will accrue to Owner as a result of the effect upon the assessed value of the Property on the account of the restrictions on the use and preservation of the Property. 9.Notice. Any notice required by the terms of this Agreement shall be sent to the address of the respective parties as specified below or at other addresses that may be later specified by the parties hereto. City: City of Santa Ana 20 Civic Center Plaza (M-30) Santa Ana, CA 92702 Attn: Clerk of the Council Owners: The Peterson Living Trust Dated August 15, 2003 Attn: Donald and Patrice Peterson 1908 North Greenleaf Street Santa Ana, CA 92706     City Council 33 – 7 11/7/2023 MILLS ACT AGREEMENT 1908 North Greenleaf Street Santa Ana, CA 92706 -6 - 10.General Provisions. a.None of the terms, provisions, or conditions of this Agreement shall be deemed to create a partnership between the parties hereto and any of their heirs, successors, or assigns, nor shall such terms, provisions or conditions cause them to be considered joint ventures or members of any joint enterprise. b.The Owner agrees to and shall indemnify and hold the City and its elected and appointed officials, officers, agents, and employees harmless from liability for damage or claims for damage for personal injuries, including deat h, and claims for property damage which may arise from the direct or indirect use or operations of the Owner or those of his or her contractor, subcontractor, agent, employee, or other person acting on his or her behalf which relates to the use, operation, and maintenance of the Historic Property. The Owner hereby agrees to and shall defend the City and its elected and appointed officials, officers, agents, and employees with respect to any and all actions for damages caused by, or alleged to have been cau sed by, reason of the Owner's activities in connection with the Historic Property. c.This hold harmless provision applies to all damages and claims for damages suffered, or alleged to have been suffered, and costs of defense incurred, by reason of the operations referred to in this Agreement regardless of whether or not City prepared, supplied, or approved the plans, specifications or other documents for the Historic Property. d.All of the agreements, rights, covenants, conditions, and restrictions contained in this Agreement shall be binding upon and shall inure to the benefit of the parties herein, their heirs, successors, legal representatives, assigns, and all persons acquiring any part or portion of the Historic Property, whether by operation of law on in any manner whatsoever. e.In the event legal proceedings are brought by any party or parties to enforce or restrain a violation of any of the covenants, reservations, or restrictions contained herein, or to determine the rights and duties of any party hereunder, the prevailing party in such proceeding may recover all reasonable attorney’s fees to be fixed by the court, in addition to court costs and other relief ordered by the court. f.In the event that any of the provisions of this Agreement are held to be unenforceable or invalid by any court of competent jurisdiction, or by subsequent preemptive legislation, the validity and enforceability of the remaining provisions, or portions thereof, shall not be effected thereby. g.This Agreement shall be construed and governed in accordance with the laws of the State of California, with venue in Orange County.     City Council 33 – 8 11/7/2023 MILLS ACT AGREEMENT 1908 North Greenleaf Street Santa Ana, CA 92706 -7 - 11.Recordation. No later than twenty (20) days after the parties execute and enter into this Agreement, the City shall cause this Agreement to be recorded in the office of the County Recorder of the County of Orange. 12.Amendments. This Agreement may be amended, in whole or in part, only by a written recorded instrument executed by the parties hereto. 13.Effective Date This Agreement shall be effective on the day and year first written above in Section 1. {Signature page follows}     City Council 33 – 9 11/7/2023 MILLS ACT AGREEMENT 1908 North Greenleaf Street Santa Ana, CA 92706 -8 - ATTEST: CITY OF SANTA ANA _________________________ KRISTINE RIDGE ________________________ JENNIFER L. HALL Clerk of the Council City Manager OWNERS Date: ___________________ By:__________________ DONALD PETERSON Trustee of The Peterson Living Trust Dated August 15, 2003 Date: ___________________ By:__________________ PATRICE PETERSON Trustee of The Peterson Living Trust Dated August 15, 2003 APPROVED AS TO FORM: RECOMMENDED FOR APPROVAL: SONIA CARVALHO City Attorney By: _____________________ _____________________ BRANDON SALVATIERRA MINH THAI Deputy City Attorney Executive Director Planning and Building Agency     City Council 33 – 10 11/7/2023 MILLS ACT AGREEMENT 1908 North Greenleaf Street Santa Ana, CA 92706 -9 - EXHIBIT A LEGAL DESCRIPTION THE LAND REFERRED TO HEREIN BELOW IS SITUATED IN THE CITY OF SANTA ANA, COUNTY OF ORANGE, STATE OF CALIFORNIA, AND IS DESCRIBED AS FOLLOWS: LOT 17 OF TRACT 813, IN THE CITY OF SANTA ANA, COUNTY OF ORANGE, CALIFORNIA AS PER MAP RECORDED IN BOOK 25, PAGE(S) 3, OF MISCELLANEOUS MAPS IN THE OFFICE OF THE COUNTY RECORDER OF SAID COUNTY. Assessor’s Parcel Number: 002-091-09     City Council 33 – 11 11/7/2023 2 0 4 1 5 EXECUTIVE SUMMARY Geddes-Charlton House 1908 North Greenleaf Street Santa Ana, CA 92706 NAME Geddes-Charlton House REF. NO. ADDRESS 1908 North Greenleaf Street CITY Santa Ana ZIP 92706 ORANGE COUNTY YEAR BUILT 1934 LOCAL REGISTER CATEGORY: Key HISTORIC DISTRICT Floral Park National Register Historic District NEIGHBORHOOD Floral Park CALIFORNIA REGISTER CRITERIA FOR EVALUATION C/3 CALIFORNIA REGISTER STATUS CODE 5S3 Location: Not for Publication Unrestricted Prehistoric Historic Both ARCHITECTURAL STYLE: Tudor Revival The Tudor Revival looked to medieval England for its inspiration. Signature features of the style include steeply pitched gables; decorative half-timbering; arched openings, often Tudor or Gothic in form; asymmetrical arrangements of building features; tall brick chimneys; and picturesque windows of leaded glass or diamond patterned lights. The more ambitious examples of the Tudor Revival were executed in brick or even stone; however, stucco over wood frame is quite common in the forgiving climate of southern California. The Tudor Revival was favored primarily for residential buildings, although small scale commercial buildings in the style also occur. Originating in the late 19th century, the Tudor Revival was associated with some Craftsman era building but was most popular during the 1920s and 1930s. SUMMARY/CONCLUSION: The Geddes-Charlton House qualifies for listing in the Santa Ana Register of Historical Properties under Criterion 1 for embodiment of the distinguishing characteristics of a Tudor Revival style residential building. The recommended categorization is “Key” because it has a distinctive architectural style and quality reflective of the Tudor Revival style (Santa Ana Municipal Code, Section 30-2.2). EXPLANATION OF CODES: California Register Criteria for Evaluation: (From California Office of Historic Preservation, Technical Assistance Series # 7, “How to Nominate Resources to the California Register of Historical Resources,” September 4, 2001.) 3:It embodies the distinctive characteristics of a type, period, region, or method of construction, or represents the work of a master, or possesses high artistic values. It embodies the distinctive characteristics of a type, period, region, or method of construction, or represents the work of a master, or possesses high artistic values. 5S3:Appears to be individually eligible for local listing or designation through survey evaluation. Exhibit B     City Council 33 – 12 11/7/2023 State of California  The Resources Agency Primary #______________________________________________ DEPARTMENT OF PARKS AND RECREATION HRI #__________________________________________________ PRIMARY RECORD Trinomial______________________________________________ NRHP Status Code_____________________________________ Other Listings_____________________________________________________________________ Review Code________Reviewer________________________Date_______________ Page _1_ of _5_ Resource name(s) or number (assigned by recorder) Geddes-Charlton House P1. Other Identifier: *P2. Location: Not for Publication Unrestricted *a. County Orange County *b. USGS 7.5’ Quad: Orange Quadrangle California-Orange County 7.5-Minute Series Date: 2022 *c. Address 1908 North Greenleaf Street City: Santa Ana Zip: 92706 *e. Other Locational Data: Assessor’s Parcel Number 002-091-09 *P3a. Description: (Describe resource and its major elements. Include design, materials, condition, alterations, size, setting, and boundaries) The Geddes-Charlton House is a one-story, single-family, Tudor Revival Style residence located on a modestly sized parcel in the Floral Park National Register Historic District (Figure 1). The asymmetrical residence features a L-shaped plan with a steeply-pitched cross-gable roof clad in wood shingles with shallow eaves and exposed rafters. An additional, steeply pitched front gable at the primary (east) façade projects east from the primary cross-gable, towards North Greenleaf Street (Figure 2). The exterior of the house is clad in smooth stucco with half-timbering at the gable end of the two front gables. The main entrance sits within a porch that is situated below a front gable, supported by two wooden support posts. The main entrance door, facing south, is composed of a wooden door with a rectangular panel detail and a wrought iron decorative grill and metal hardware (Figure 3). (See Continuation Sheet 3 of 5.) *P3b. Resource Attributes: (list attributes and codes) HP2. Single-Family Residence *P4. Resources Present: Building Structure Object Site District Element of District Other P5b. Photo: (view and date) (Figure 1) Primary (East) elevation, view west, June 2023 *P6. Date Constructed/Age and Sources: historic 1934/ City of Santa Ana Building Permits *P7. Owner and Address: Patrice and Donald Peterson 1908 North Greenleaf Street Santa Ana, CA 92706 *P8. Recorded by: Andrea Dumovich Heywood City of Santa Ana 20 Civic Center Plaza M-20 Santa Ana, CA 92702 *P9. Date Recorded: September 7, 2023 *P10. Survey Type: Intensive Survey Update *P11. Report Citation: (Cite survey report and other sources, or enter “none”) None *Attachments: None Location Map Sketch Map Continuation Sheet Building, Structure, and Object Record Archaeological Record District Record Linear Feature Record Milling Station Record Rock Art Record Artifact Record Photograph Record  Other (list) DPR 523A (1/95)*Required information P5a. Photo     City Council 33 – 13 11/7/2023 State of California  The Resources Agency Primary #__________________________________________ DEPARTMENT OF PARKS AND RECREATION HRI#______________________________________________ BUILDING, STRUCTURE, AND OBJECT RECORD Page 2 of 5 *NRHP Status Code_5S3_________________________ *Resource Name or #: Geddes-Charlton House B1. Historic Name: Geddes-Charlton House B2. Common Name: Same B3. Original Use: Single-family Residence B4. Present Use: Single-family Residence *B5. Architectural Style: Tudor Revival Style *B6. Construction History: (Construction date, alterations, and date of alterations): February 1, 1934. Permit to construct a residence and attached garage. $5,000. February 28, 1970. Permit to construct a swimming pool and spa. November 26, 1986. Demolish detached garage and build a new two-car garage with office above. April 4, 1988. Masonry fireplace. October 10, 2000. Reroof with new wood shingle roof. Unknown. Two vinyl windows added to rear dormer. Unknown. Replacement of original rear door with a multi-light wood French sliding door. *B7. Moved?No Yes Unknown Date:__________Original location:_______ _______ *B8. Related Features: Swimming pool, detached garage with office above at rear, rear shed, and large tree in front yard. B9a. Architect: Unknown b. Builder: Unknown *B10. Significance: Theme Residential Architecture Area Santa Ana Period of Significance: 1934 Property Type: Single-family Residence Applicable Criteria: C/3 (Discuss importance in terms of historical or architectural context as defined by theme, period, and geographic scope. Also address integrity) The Geddes-Charlton House is architecturally significant as an intact example of a Tudor Revival style house in Santa Ana. According to City building records, it was built in 1934 for approximately $5,000, for Dr. Mabel A. Geddes; however, the original architect and builder are unknown. Dr. Geddes only resided at the property for two years; she was known as a supervisor of health for Orange County schools, Board member of the Young Women’s Christian Association (YWCA) of Santa Ana, and a Chairperson of Orange County Nutrition Committee. In 1936, she moved out of the subject property and into the property two houses over, at 1916 Greenleaf Street. By 1937, the subject property was occupied by W. H. Charlton, until 1939 when City Directories list the property as vacant. (See Continuation Sheet 3 of 5.) B11. Additional Resource Attributes: (List attributes and codes) *B12. References: City of Santa Ana Building Permits Santa Ana History Room Collection, Santa Ana Public Library Sanborn Maps (See Continuation Sheet 3 of 5.) B13. Remarks: *B14. Evaluator: Leslie Heumann/Chattel Inc. *Date of Evaluation: September 7, 2023 Sketch Map (This space reserved for official comments.) Geddes-Charlton House 1908 North Greenleaf Street N    City Council 33 – 14 11/7/2023 State of California  The Resources Agency Primary # _____________________________________________ DEPARTMENT OF PARKS AND RECREATION HRI # ________________________________________________ CONTINUATION SHEET Trinomial _____________________________________________ Page 3_ of 5_Resource Name: Geddes-Charlton House *Recorded by Andrea Dumovich Heywood *Date September 7, 2023 Continuation  Update DPR 523L DPR 523B (1/95)*Required information *P3a. Description (continued): Fenestration on the primary (east) façade includes a fixed wood window, below the eastern-most front gable, with a 20-light muntin pattern. Wood casements with an 8-light muntin pattern are on either side of the fixed window and are flanked by decorative wood shutters (Figure 4). Additional multi-light wood casement windows (some with and without shutters) are situated along the primary (east) façade. The north and south side façade window pattern is composed of a mix of single and double casement, multi-light wood windows, and double-hung wood windows (Figure 5). The rear (west) façade features three double casement multi-light wood windows and one double-hung wood window, along with a single pedestrian door and a replacement, multi-light, wood sliding door. The attic at the rear façade features a dormer with two non-original or replacement vinyl hung windows (Figure 6). All original windows throughout include a prominent wood window sill. Additional architectural features include two stucco-clad chimneys along the north façade, a single metal vent under the projecting front gable and two round vents under the primary front gable, and a metal mail slot adjacent to the primary entrance. The rear yard contains a two-story accessory building consisting of a detached garage with an office above; a smaller accessory shed building clad in wood siding with a shake roof, exposed rafters, a door, and two windows; and a rear pool. The two-story building’s primary (east) façade is designed with half timbering under the east-facing gable and shutters to match the main residence. It also includes vinyl casement windows under the primary east gable, and multi-light wood doors (Figure 7). The property is landscaped with a front lawn, stone pathway, small shrubs, medium and large-sized trees. *B10. Significance (continued): In 1940, L. C. Cameron occupied the residence. In 1941, A. W. Robinson is listed as the only tenant. From at least 1945 to 1956, the Lautzenhiser family (initials O.V. and E.C.) lived at 1908 North Greenleaf Street. Later, J.L. Davis owned the property for at least ten years, from 1960-1970. City Directories from the 1970s were unavailable. In the 1980s, Steve Pivo resided at the property between 1980-1982, with Jeff Pivo listed in 1982. By 1985, Bill McKay is identified as a tenant and in 1986 records show no one living at the property. From 1987-1996, Dixie and Thomas Denman are the known property owners. By 1996, the Denmans sold 1908 North Greenleaf Street to the present-day owners, Don and Patrice Peterson. No additional information was uncovered regarding the past owners and tenants. The Geddes-Charlton House is located in Floral Park, a neighborhood northwest of downtown Santa Ana bounded by West Seventeenth Street, North Flower Street, Riverside Drive, and Broadway. Groves of orange, avocado, and walnut trees and widely scattered ranch houses characterized this area before 1920. Developer and builder Allison Honer (1897-1981), credited as the subdivider and builder of a major portion of northwest Santa Ana, arrived in Santa Ana from Beaver Falls, New York in 1922 (Talbert, pages 353-356). “Before nightfall on the day of his arrival, Mr. Honer purchased a parcel of land. And that month, he began building custom homes in Santa Ana” (Orange County Register, September 15, 1981). The parcel chosen became the Floral Park subdivision between Seventeenth Street and Santiago Creek. “When built in the 1920s, the Floral Park homes were the most lavish and expensive in the area. They sold for about $45,000 each” (Orange County Register, September 15, 1981). Revival architecture in a wide variety of romantic styles was celebrated in the 1920s and 1930s and Floral Park showcased examples of the English Tudor, French Norman, Spanish Colonial, and Colonial Revival. The Allison Honer Construction Company went on to complete such notable projects as the 1935 Art Deco styled Old Santa Ana City Hall, the El Toro Marine Base during World War II, and the 1960 Honer Shopping Plaza. Honer lived in the neighborhood he had helped to create, at 615 West Santa Clara Avenue. In the late 1920s and 1930s, another builder, Roy Roscoe Russell (1881-1965), continued developing the groves of Floral Park. An early Russell project was his 1928 subdivision of Victoria Drive between West Nineteenth Street and West Santa Clara Avenue. The homes were quite grand and displayed various revival styles, including Russell’s own large, Colonial Revival mansion at 2009 Victoria Drive. In 1937, Roy Rodney Russell, joined his father’s firm and by 1945 it was renamed as Roy Russell and Son. In the early post World War II years, Floral Park continued its development as numerous, smaller, single-family houses were built. Continuing in the Floral Park tradition, they were mostly revival in style. In the 1950s, low, horizontal Ranch Style houses completed the growth of Floral Park. Today (2023) Floral Park maintains its identity as the premier neighborhood of Santa Ana, historically home to many affluent and prominent citizens. The Geddes-Charlton House qualifies for listing in the Santa Ana Register of Historical Properties under Criterion 1 as an intact example of a Tudor Revival style home in Santa Ana. Located in Floral Park, the house cost $5,000 to build in 1934. The recommended categorization is “Key” because it has a distinctive architectural style and quality reflective of the Tudor Revival style (Santa Ana Municipal Code, Section 30-2.2). Character-defining features of the Tudor Revival style exhibited by the house include its wood shake roof; steeply pitched cross-gable roof form with a secondary gable that projects to the East towards North Greenleaf Street; minimal roof overhang with exposed rafters; half timbering at both front gable ends at the primary (east) façade; stucco siding; one stucco-clad chimney at the north side façade (a second chimney was added in 1988 and is therefore not considered a character-defining feature); main entrance door composed of a wooden door with a     City Council 33 – 15 11/7/2023 State of California  The Resources Agency Primary # _____________________________________________ DEPARTMENT OF PARKS AND RECREATION HRI # ________________________________________________ CONTINUATION SHEET Trinomial _____________________________________________ Page 4_ of 5_Resource Name: Geddes-Charlton House *Recorded by Andrea Dumovich Heywood *Date September 7, 2023 Continuation  Update DPR 523L rectangular panel detail and a wrought iron decorative grill and metal hardware; a fixed wood window, below the eastern- most front gable at the primary facade, with a 20-light muntin pattern, and multi-light wood casement windows flanked by wood shutters; original fenestration throughout including single and double casement, multi-light wood windows, and double- hung wood windows; prominent wood window sill and wood shutters throughout; a single metal vent under the projecting front gable and two round vents under the primary front gable; a metal mail slot adjacent to the primary entrance; Hollywood driveway; and front yard lawn with landscaping including mature trees and shrubs. Because the detached garage is not original, it is considered compatible to the historic site but is not a character-defining feature. *B12. References (continued): Almendral, Dylan M. “The Home of Dynasties: Historic Home Profile.” My Blog. 12 January 2020. Available: https://www.dylanmalmendral.com/blog/the-home-of-dynasties. Accessed: 1 February 2023. Ancestry.com. California, Death Index, 1940-1997 [database on-line]. Provo, UT, USA: Ancestry.com Operations Inc, 2000. Harris, Cyril M. American Architecture: An Illustrated Encyclopedia. New York, WW Norton, 1998. Marsh, Diann. Santa Ana, An Illustrated History. Encinitas, Heritage Publishing, 1994. McAlester, Virginia and Lee. A Field Guide to American Houses. New York: Alfred A. Knopf, 1984. National Register Bulletin 16A. “How to Complete the National Register Registration Form.” Washington DC: National Register Newspapers.com (Orange County Register and Santa Ana Register) Branch, National Park Service, US Dept. of the Interior, 1991. Office of Historic Preservation. “Instructions for Recording Historical Resources.” Sacramento: March 1995. Whiffen, Marcus. American Architecture Since 1780. Cambridge: MIT Press, 1969. Santa Ana and Orange County Directories, 1934-1990. Talbert, Thomas B. The Historical Volume and Reference Works: Covering Garden Grove, Santa Ana, Tustin. Volume 1: Orange County. Whittier: Historical Publishers, 1963.     City Council 33 – 16 11/7/2023 State of California  The Resources Agency Primary # _____________________________________________ DEPARTMENT OF PARKS AND RECREATION HRI # ________________________________________________ CONTINUATION SHEET Trinomial _____________________________________________ Page 5_ of 5_Resource Name: Geddes-Charlton House *Recorded by Andrea Dumovich Heywood *Date September 7, 2023 Continuation  Update DPR 523L Additional Figures: Figure 2. Front gable at the primary (east) façade projects east from the primary cross-gable, facing northwest.Figure 3. The main entrance sits within a porch that is situated below a front gable, supported by two wooden supportposts, facing north. Figure 4. A primary (east) façade fixed wood window, with a 20-light muntin pattern. Wood casements with an 8-light muntin pattern are on either side of the fixed window and are flanked by decorative wood shutters, facing northwest. Figure 5. The north (side) façade windows feature single and double casement, multi-light wood windows, and double-hung wood windows, facing southwest. Figure 6. Rear (west) façade with original double casement windows and replacement sliding door (meant to emulate a French door) and dormer windows, facing northeast. Figure 7. Two-story accessory building (compatible but not character defining to the historic site). Building features a detached garage with an office above, facing southwest.     City Council 33 – 17 11/7/2023 MILLS ACT AGREEMENT 1908 North Greenleaf Street Santa Ana, CA 92706 - 1 - Exhibit C Exterior work shall be reviewed by the Historic Resources Commission and subject to the U.S. Secretary of the Interior’s Standards for Rehabilitation of Historic Buildings, as follows: 1. Every reasonable effort shall be made to provide a compatible use for a property which requires minimal alteration of the building, structure, or site and its environment, or to use a property for its originally intended purpose. 2. The distinguishing original qualities or character of a building, structure or site and its environment shall not be destroyed. The removal or alteration of any historic material or distinctive architectural features should be avoided when possible. 3. All buildings, structures, and sites shall be recognized as products of their own time. Alterations that have no historical basis and which seek to create an earlier appearance shall be discouraged. 4. Changes which may have taken place in the course of time are evidence of the history and development of a building, structure, or site and its environment. These changes may have acquired significance in their own right, and this significance shall be recognized and respected. 5. Distinctive stylistic features or examples of skilled craftsmanship which characterize a building, structure, or site shall be treated with sensitivity. 6. Deteriorated architectural features shall be repaired rather than replaced, whenever possible. In the event replacement is necessary, the new material should match the material being replaced in composition, design, color, texture, and other visual qualities. Repair or replacement of missing architectural features should be based on accurate duplications of features, substantiated by historic, physical, or pictorial evidence rather than on conjectural designs or the availability of different architectural elements from the other buildings or structures. 7. The surface cleaning of structures shall be undertaken with the gentlest means possible. Sandblasting and other cleaning methods that will damage the historic building materials shall not be undertaken. 8. Every reasonable effort shall be made to protect and reserve archaeological resources affected by, or adjacent to any project. 9. Contemporary design for alterations and additions to existing properties shall not be discouraged when such alterations and additions do not destroy significant historical, architectural or cultural material, an such design is compatible with     City Council 33 – 18 11/7/2023 MILLS ACT AGREEMENT 1908 North Greenleaf Street Santa Ana, CA 92706 - 2 - size, scale, color, material and character of the property, neighborhood, or environment. 10. Wherever possible, new additions or alterations to structures shall be done in such a manner that if such additions or alterations need to be removed in the future, the essential form and integrity of the structure would be unimpaired.     City Council 33 – 19 11/7/2023 2 0 4 1 4 Proposed Structure Improvements (“Work Plan”) 1908 North Greenleaf Street Item Year Improvement 1 2023 Change out two (2) vinyl bathroom windows upstairs at rear with double-hung wood windows to match existing windows 2 2024 Reroof to wood shake or fireproof wood shake 3 2028 Repaint wood (window frames and shutters) on main residence and garage Exhibit D     City Council 33 – 20 11/7/2023 Planning and Building Agency Item # 1 City of Santa Ana 20 Civic Center Plaza, Santa Ana, CA 92701 Historic Resources Commission Staff Report September 7, 2023 Topic: HRCA No. 2023-17, HRC No. 2023-3, HPPA No. 2023-9 – Geddes-Charlton House (1908 N. Greenleaf Street) RECOMMENDED ACTION 1. Adopt a resolution approving Historic Resources Commission Application No. 2023-17 and Historic Register Categorization No. 2023-3 (Exhibit 1). 2. Recommend that the City Council authorize the City Manager and Clerk of the Council to execute the attached Mills Act agreement with The Peterson Living Trust Dated August 15, 2003 (Donald and Patrice Peterson), subject to non-substantive changes approved by the City Manager and City Attorney (Exhibit 2). EXECUTIVE SUMMARY Donald and Patrice Peterson are requesting approval to designate an existing Tudor Revival style residence located at 1908 North Greenleaf Street to the Santa Ana Register of Historical Properties, as well as approval to execute a Mills Act agreement with the City of Santa Ana. The property is worthy of local designation as “Key” status because it has a distinctive architectural style and quality reflective of the Tudor Revival style in Santa Ana. DISCUSSION Project Location and Site Description The subject property is located on the west side of North Greenleaf Street in the Floral Park National Register Historic District in Santa Ana. The site contains a 2,130-square- foot, Tudor Revival style residence and two-story detached accessory building containing a garage and office, on a 7,685-square-foot residential lot (Exhibit 3). Exhibit 2 Historic Resources Commission 1 – 1 9/7/2023     City Council 33 – 21 11/7/2023 HRCA No. 2023-17, HRC 2023-3, HPPA No. 2023-9 – Geddes-Charlton House (1908 N. Greenleaf Street) September 7, 2023 Page 2 3 6 6 0 Analysis of the Issues Historical Listing In March 1999, the City Council approved Ordinance No. NS-2363 establishing the Historic Resources Commission and the Santa Ana Register of Historical Properties. The Historic Resources Commission may, by resolution and at a noticed public hearing, designate as a historical property any building or part thereof, object, structure, or site having importance to the history or architecture of the city in accordance with the criteria set forth in Section 30-2 of the Santa Ana Municipal Code (SAMC). This project entails applying the selection criteria established in Chapter 30 of the Santa Ana Municipal Code (Places of Historical and Architectural Significance) to determine if this structure is eligible for historic designation to the Santa Ana Register of Historical Properties. The first criterion for selection requires that the structures be 50 or more years old. The structure identified meets the minimum selection criteria for inclusion on the Santa Ana Register of Historical Properties pursuant to criteria contained in Section 30-2 of the Santa Ana Municipal Code, as the structure is 89 years old and is a good example of period architecture. No known code violations exist on record for this property. The Geddes-Charlton House is architecturally significant as a representative example of an intact Tudor Revival style home in Santa Ana. According to City building records, it was built in 1934 for approximately $5,000, for Dr. Mabel A. Geddes; however, the original architect and builder are unknown. Dr. Geddes only resided at the property for two years; she was known as a supervisor of health for Orange County schools, Board member of the Young Women’s Christian Association (YWCA) of Santa Ana, and a Chairperson of Orange County Nutrition Committee. In 1936, she moved out of the subject property and into a property two houses over, at 1916 Greenleaf Street. By 1937, the subject property was occupied by W. H. Charlton, until 1939 when City Directories list the property as vacant. In 1940, L. C. Cameron occupied the residence. In 1941, A. W. Robinson is listed as the only tenant. From at least 1945 to 1956, the Lautzenhiser family (initials O.V. and E.C.) lived at 1908 North Greenleaf Street. Later, J.L. Davis owned the property for at least ten years, from 1960-1970. City Directories from the 1970s were unavailable. In the 1980s, Steve Pivo resided at the property between 1980-1982, with Jeff Pivo listed in 1982. By 1985, Bill McKay is identified as a tenant and in 1986 records show no one living at the property. From 1987-1996, Dixie and Thomas Denman are the known property owners. By 1996, the Denman’s sold 1908 North Greenleaf Street to the present-day owners, Don and Patrice Peterson. No additional information was uncovered regarding the past owners and tenants. The Geddes-Charlton House is a one-story, single-family, Tudor Revival Style residence located on a modestly sized parcel in Floral Park. The asymmetrical residence features an L-shaped plan with a steeply-pitched cross-gable roof clad in wood shingles with Historic Resources Commission 1 – 2 9/7/2023     City Council 33 – 22 11/7/2023 HRCA No. 2023-17, HRC 2023-3, HPPA No. 2023-9 – Geddes-Charlton House (1908 N. Greenleaf Street) September 7, 2023 Page 3 3 6 6 0 shallow eaves and exposed rafters. An additional, steeply pitched front gable at the primary (east) façade projects east from the primary cross-gable, towards North Greenleaf Street. The exterior of the house is clad in smooth stucco with half-timbering at the gable end of the two front gables. The main entrance sits within a porch that is situated below a front gable, supported by two wooden support posts. The main entrance door, facing south, is composed of a wooden door with a rectangular panel detail and a wrought iron decorative grill and metal hardware. Fenestration on the primary (east) façade includes a fixed wood window, below the eastern-most front gable, with a 20-light muntin pattern. Wood casements with an 8-light muntin pattern are on either side of the fixed window and are flanked by decorative wood shutters. Additional multi-light wood casement windows (some with and without shutters) are situated along the primary (east) façade. The north and south side façade window pattern is composed of a mix of single and double casement, multi-light wood windows, and double-hung wood windows. The rear (west) façade features three double casement multi-light wood windows and one double-hung wood window, along with a single pedestrian door and a replacement, multi-light, wood sliding door. The attic at the rear façade features a dormer with two non-original or replacement vinyl hung windows. All original windows throughout include a prominent wood window sill. Additional architectural features include two stucco-clad chimneys along the north façade, a single metal vent under the projecting front gable and two round vents under the primary front gable, and a metal mail slot adjacent to the primary entrance. The rear yard contains a two-story accessory building consisting of a detached garage with an office above; a smaller accessory shed building clad in wood siding with a shake roof, exposed rafters, a door, and two windows; and a rear pool. The two-story building’s primary (east) façade is designed with half timbering under the east-facing gable and shutters to match the main residence. It also includes vinyl casement windows under the primary east gable, which will be replaced with wood windows as part of a near-term work plan, and multi-light wood doors. The property is landscaped with a front lawn, stone pathway, small shrubs, medium and large-sized trees. Character-defining features of the Geddes-Charlton House include, but may not be limited to: its wood shake roof; steeply pitched cross-gable roof form with a secondary gable that projects to the East towards North Greenleaf Street; minimal roof overhang with exposed rafters; half timbering at both front gable ends at the primary (east) façade; stucco siding; one stucco-clad chimney at the north side façade (a second chimney was added in 1988 and is therefore not considered a character-defining feature); main entrance door composed of a wooden door with a rectangular panel detail and a wrought iron decorative grill and metal hardware; a fixed wood window, below the eastern-most front gable at the primary facade, with a 20-light muntin pattern, and multi-light wood casement windows flanked by wood shutters; original fenestration throughout including single and double casement, multi-light wood windows, and double-hung wood windows; prominent wood Historic Resources Commission 1 – 3 9/7/2023     City Council 33 – 23 11/7/2023 HRCA No. 2023-17, HRC 2023-3, HPPA No. 2023-9 – Geddes-Charlton House (1908 N. Greenleaf Street) September 7, 2023 Page 4 3 6 6 0 window sill and wood shutters throughout; a single metal vent under the projecting front gable and two round vents under the primary front gable; a metal mail slot adjacent to the primary entrance; Hollywood driveway; and front yard lawn with landscaping including mature trees and shrubs. Because the detached garage is not original, it is considered compatible to the historic site but is not a character-defining feature. The Geddes-Charlton House qualifies for listing in the Santa Ana Register of Historical Properties under Criterion 1 as an intact example of a Tudor Revival style home in Santa Ana. The recommended categorization is “Key” because it has a distinctive architectural style and quality reflective of the Tudor Revival style. This category is reserved for structures exemplifying greater architectural significance than the “Contributive” category, in addition to contributing to the overall neighborhood or district within the City of Santa Ana. The property is worthy of “Key” status due to the building’s Tudor Revival style and quality craftsmanship which features a steeply-pitched multi-gable roof; half-timbering; and multi-light wood windows that are both fixed and casement style, among other original features. Mills Act Agreement Ordinance No. NS-2382 authorized the Historic Resources Commission to execute Historic Property Preservation Agreements (HPPA), commonly known as Mills Act agreements for eligible properties (Exhibit 2). To be eligible for the Mills Act, the property must be listed on the Santa Ana Register of Historical Properties. The Historic Resources Commission Application and Historic Register Categorization actions proposed for this site authorize the listing of the property on the local register. The agreement provides monetary incentives to the property owner in the form of a property tax reduction in exchange for the owner’s voluntary commitment to maintain the property in a good state of repair as necessary to maintain its character and appearance. Once recorded, the agreement generates a different valuation method in determining the property’s assessed value, resulting in tax savings for the owner. Aside from the tax savings, the benefits include: •Long term preservation of the property and visual improvement to the neighborhood •Allows for a mechanism to provide for property rehabilitation •Provides additional incentive for potential buyers to purchase historic structures •Discourages inappropriate alterations to the property The property has no identified unauthorized modifications. Upon consideration of the application, it is recommended that the City enter into a Historic Property Preservation Agreement. Overall, future improvements proposed by the homeowner during the initial ten years of the Mills Act Agreement include replace two non-original vinyl windows at rear to wood Historic Resources Commission 1 – 4 9/7/2023     City Council 33 – 24 11/7/2023 HRCA No. 2023-17, HRC 2023-3, HPPA No. 2023-9 – Geddes-Charlton House (1908 N. Greenleaf Street) September 7, 2023 Page 5 3 6 6 0 double-hung windows to match existing, reroof existing wood shake roof with fireproof wood shake to match existing roof material and design, repaint exterior wood at the residence and detached garage, along with general on-going maintenance. Staff will ensure that the proposed work will be done sensitively and will maintain the property’s character defining features as part of the Mills Act Agreement for this property. As part of the Mills Act approval process, staff will work with the applicant to ensure that a bronze plaque is installed honoring and recognizing the structure. The plaque will include the historic name, address, year built, and local historic register designation. Lastly, the site will be subject to general maintenance and upkeep requirements including, but not limited to, replacement or restoration of damaged character-defining features, landscaping upkeep, painting, etc. The Mills Act also proposes a work plan to replace the two rear vinyl windows with wood windows, reroof the structure, and repaint the exterior of the structure, within the first five years of the Mills Act agreement’s term. These improvements will be subject to review and approval by staff. Upon consideration of the application, it is recommended that the City enter into a Historic Property Preservation Agreement to enable the Mills Act. Public Notification The subject site is located within the Floral Park Neighborhood Association. The president of this Neighborhood Association was notified by mail 10 days prior to this public hearing. In addition, the project site was posted with a notice advertising this public hearing, a notice was published in the Orange County Reporter and mailed notices were sent to all property owners within 500 feet of the project site. At the time of this printing, no correspondence, either written or electronic, has been received from any members of the public. ENVIRONMENTAL IMPACT Pursuant to the California Environmental Quality Act (CEQA) and the CEQA Guidelines, the project is exempt from further review pursuant to Section 15331 of the CEQA Guidelines (Class 31 – Historical Resource Restoration/Rehabilitation) as these actions are designed to preserve historic resources. Based on this analysis, a Notice of Exemption, Environmental Review No. 2023-78 will be filed for this project. FISCAL IMPACT The Historic Property Preservation Agreement will reduce the Property Tax revenue account 01102002-50011 to the City by an estimated $435.07 annually, for a period of not less than ten years. Historic Resources Commission 1 – 5 9/7/2023     City Council 33 – 25 11/7/2023 HRCA No. 2023-17, HRC 2023-3, HPPA No. 2023-9 – Geddes-Charlton House (1908 N. Greenleaf Street) September 7, 2023 Page 6 3 6 6 0 EXHIBIT(S) 1. Resolution 2. Mills Act Agreement 3. 500-Foot Radius Map Submitted By: Andrea Heywood, Associate Planner Approved By: Minh Thai, Executive Director of Planning and Building Agency, Planning and Building Agency Historic Resources Commission 1 – 6 9/7/2023     City Council 33 – 26 11/7/2023 FREE RECORDING PURSUANT TO GOVERNMENT CODE § 27383 Resolution No. 2023-XX Page 1 of 6 RESOLUTION NO. 2023-XX A RESOLUTION OF THE HISTORIC RESOURCES COMMISSION OF THE CITY OF SANTA ANA APPROVING HISTORIC RESOURCES COMMISSION APPLICATION NO. 2023-17 TO PLACE THE PROPERTY LOCATED AT 1908 NORTH GREELEAF STREET, SANTA ANA, ON THE HISTORICAL REGISTER AND APPROVING HISTORIC REGISTER CATEGORIZATION NO. 2023-3 PLACING SAID PROPERTY WITHIN THE KEY CATEGORY BE IT RESOLVED BY THE HISTORIC RESOURCES COMMISSION OF THE CITY OF SANTA ANA AS FOLLOWS: Section 1. The Historic Resources Commission of the City of Santa Ana hereby finds, determines, and declares as follows: A.On September 7, 2023, the Historic Resources Commission held a duly noticed public hearing for the placement on the Santa Ana Register of Historical Properties (Historic Resources Commission Application No. 2023-17) and categorization (Historic Resources Commission Categorization No. 2023-3) of the Geddes-Charlton House located at 1908 North Greenleaf Street, Santa Ana. B.The Geddes-Charlton House has distinctive architectural features of the Tudor Revival style and was built in 1934. C.The Geddes-Charlton House qualifies for listing in the Santa Ana Register of Historical Properties under Criterion 1 as an intact example of a Tudor Revival style home in Santa Ana. The house displays characteristics of the Tudor Revival style through its use of steeply pitched multi-gable roof; primary facade dominated by two prominent front -facing and steeply pitched gables; decorative half-timbering at gables end; tall, narrow windows in multiple groups with multi-pane glazing; wood shingle roof; prominent chimney; among other original features. The recommended categorization is “Key” because it has a distinctive architectural style and quality reflective of the Tudor Revival style (Santa Ana Municipal Code, Section 30-2.2). This category is reserved for structures exemplifying greater architectural significance than the “Contributive” category, in addition to contributing to the overall neighborhood or district within the City of Santa Ana. The property is worthy of “Key” status due to the building’s Tudor Revival style and quality craftsmanship which features steeply- pitched multi-gable roof; half-timbering; and multi-light wood windows that are both fixed and casement style, among other original features. Character-defining features of the Geddes-Charlton House include, but may not be limited to: wood shake roof; steeply pitched cross-gable roof Historic Resources Commission 1 – 7 9/7/2023     City Council 33 – 27 11/7/2023 FREE RECORDING PURSUANT TO GOVERNMENT CODE § 27383 Resolution No. 2023-XX Page 2 of 6 form with a secondary gable that projects to the East towards North Greenleaf Street; minimal roof overhang with exposed rafters; half timbering at both front gable ends at the primary (east) façade; stucco siding; one stucco-clad chimney at the north side façade (a second chimney was added in 1988 and is therefore not considered a character-defining feature); main entrance door composed of a wooden door with a rectangula r panel detail and a wrought iron decorative grill and metal hardware; a fixed wood window, below the eastern-most front gable at the primary facade, with a 20-light muntin pattern, and multi-light wood casement windows flanked by wood shutters; original fenestration throughout including single and double casement, multi-light wood windows, and double-hung wood windows; prominent wood window sill and wood shutters throughout; a single metal vent under the projecting front gable and two round vents under the primary front gable; a metal mail slot adjacent to the primary entrance; Hollywood driveway; and front yard lawn with landscaping including mature trees and shrubs. Because the detached garage is not original, it is considered compatible to the historic site but is not a character-defining feature. D.The legal owner of the property is The Peterson Living Trust Dated August 15, 2003. E.The legal description for the subject property is attached hereto as Exhibit A and incorporated by this reference as though fully set forth herein. F.The subject property meets the standards for placement on the City of Santa Ana Register of Historic Properties pursuant to Section 30-2 of the Santa Ana Municipal Code. G.The subject property meets the minimal standards for placement in the Key category pursuant to Section 30-2.2(2) of the Santa Ana Municipal Code. H.In addition to meeting the minimum standards f or placement in the Key category pursuant to Section 30-2.2(2) of the Santa Ana Municipal Code, the applicant has agreed, as part of the requested Mills Act agreement work plan, to restoration of select elements described therein within the first five years of the Agreement’s term. Section 2. In accordance with the California Environmental Quality Act, the recommended actions are exempt from further review under CEQA Guidelines Section 15331, Class 31, as these actions are designed to preserve historical resources. Categorical Exemption No. ER-2023-78 will be filed for this project. Section 3. The Historic Resources Commission of the City of Santa Ana, after conducting the public hearing, hereby approves: A.Historic Resources Commission Application No. 2023-17 to place the Geddes-Charlton House located at 1908 North Greenleaf Street, Santa Ana, 92706 on the historical register, and B.Historic Register Categorization No. 2023-3 placing the Geddes-Charlton House located at 1908 North Greenleaf Street, Santa Ana, 92706 within the Historic Resources Commission 1 – 8 9/7/2023     City Council 33 – 28 11/7/2023 FREE RECORDING PURSUANT TO GOVERNMENT CODE § 27383 Resolution No. 2023-XX Page 3 of 6 Key category, as conditioned in Exhibit B, attached hereto and incorporated herein. These decisions are based upon the evidence submitted at the above said hearing, which includes, but is not limited to: the Staff report and exhibits attached thereto, the report entitled “Historical Property Description,” and the public testimony, all of which are incorporated herein by this reference. Section 4. For the subject property, a report entitled “Historical Property Description” is on file with the Planning Division, and is hereby approved and adopted, and together with the staff report and this Resolution, justify the findings for placement on the City of Santa Ana Register of Historical Properties into a category. The Historic Resources Commission Secretary is authorized and directed to include this Resolution in the City of Santa Ana Register of Historical Properties. Section 5. The Historic Resources Commission Secretary is hereby directed to file a certified copy of this Resolution with the County Recorder’s Office after the adoption of this Resolution pursuant to Public Resources Code Section 5029. ADOPTED this 7th day of September, 2023. __________________________ Tim Rush Chairperson Historic Resources Commission 1 – 9 9/7/2023     City Council 33 – 29 11/7/2023 FREE RECORDING PURSUANT TO GOVERNMENT CODE § 27383 Resolution No. 2023-XX Page 4 of 6 APPROVED AS TO FORM: Sonia R. Carvalho, City Attorney By:________________________ Brandon Salvatierra Deputy City Attorney AYES: Commission members____________________________________ NOES: Commission members___________________________________ ABSTAIN: Commission members___________________________________ NOT PRESENT: Commission members___________________________________ CERTIFICATE OF ATTESTATION AND ORIGINALITY I, NUVIA OCAMPO, Historic Resources Commission Secretary, do hereby attest to and certify the attached Resolution No. 2023-XX to be the original resolution adopted by Historic Resources Commission of the City of Santa Ana on September 7, 2023. Date: ________________ ____________________________________ Nuvia Ocampo Commission Secretary City of Santa Ana Historic Resources Commission 1 – 10 9/7/2023     City Council 33 – 30 11/7/2023 FREE RECORDING PURSUANT TO GOVERNMENT CODE § 27383 Resolution No. 2023-XX Page 5 of 6 EXHIBIT A LEGAL DESCRIPTION APN Address Legal Description Owner Names 002-091-09 1908 North Greenleaf Street THE LAND REFERRED TO HEREIN BELOW IS SITUATED IN THE CITY OF SANTA ANA, COUNTY OF ORANGE, STATE OF CALIFORNIA, AND IS DESCRIBED AS FOLLOWS: LOT 17 OF TRACT 813, IN THE CITY OF SANTA ANA, COUNTY OF ORANGE, CALIFORNIA AS PER MAP RECORDED IN BOOK 25, PAGE(S) 3, OF MISCELLANEOUS MAPS IN THE OFFICE OF THE COUNTY RECORDER OF SAID COUNTY. The Peterson Living Trust Dated August 15, 2003 Historic Resources Commission 1– 11 /9/7/2023     City Council 33 – 31 11/7/2023 FREE RECORDING PURSUANT TO GOVERNMENT CODE § 27383 Resolution No. 2023-XX Page 6 of 6 EXHIBIT B Conditions of Approval for Historic Resources Commission Application No. 2023-17 and Historic Resources Commission Categorization No. 2023-3 The Applicant must comply with each condition listed below prior to exercising the rights conferred by the Historic Resource Commission’s approval and the City of Santa Ana Register of Historic Properties pursuant to Section 30-6 of the Santa Ana Municipal Code. The Applicant must remain in compliance with all condition(s) listed below: 1.Within 180-days of execution of this resolution, the applicant shall install a bronze plaque as per a template on file with the Planning Division honoring and recognizing the structure at 1908 North Greenleaf Street, historically known as the Geddes-Charlton House. The plaque shall include the historic name, address, year built, and local historic register designation. The final dimensions, location, text and description on the plaque shall be reviewed and approved by Planning Division staff. 2.The applicant shall regularly maintain all landscaping in the front yard area (pruning and thinning trees and shrubs) so that the historic building and its character defining features (including but not limited to the front gable roofs, half-timbering, wood windows, and smooth stucco siding) are visible from the public right-of-way. Historic Resources Commission 1 – 12 9/7/2023     City Council 33 – 32 11/7/2023 RECORDING REQUESTED BY AND WHEN RECORDED MAIL TO: City of Santa Ana 20 Civic Center Plaza (M-30) Santa Ana, CA 92702 Attn: Clerk of the Council FREE RECORDING PURSUANT TO GOVERNMENT CODE § 27383 _________________________________________________________________________ HISTORIC PROPERTY PRESERVATION AGREEMENT This Historic Property Preservation Agreement (“Agreement”) is made and entered into by and between the City of Santa Ana, a charter city and municipal corporation duly organized and existing under the Constitution and laws of the of the State of California (hereinafter referred to as “City”), and The Peterson Living Trust Dated August 15, 2003, (hereinafter collectively referred to as “Owner”), owner of real property located at 1908 North Greenleaf Street, Santa Ana, California, in the County of Orange and listed on the Santa Ana Register of Historical Properties. RECITALS A.The City Council of the City of Santa Ana is authorized by California Government Code Section 50280 et seq. (known as the “Mills Act”) to enter into contracts with owners of qualified historical properties to provide for appropriate use, maintenance, rehabilitation and restoration such that these historic properties retain their historic character and integrity. B.The Owner possesses fee title in and to that certain qualified real property together with associated structures and improvements thereon, located at 1908 North Greenleaf Street, Santa Ana, CA, 92706 and more particularly described in Exhibit “A,” attached hereto and incorporated herein by reference, and hereinafter referred to as the “Historic Property”. C.The Historic Property is officially designated on the Santa Ana Register of Historical Properties pursuant to the requirements of Chapter 30 of the Santa Ana Municipal Code. D.City and Owner, for their mutual benefit, now desire to enter into this Agreement which defines and limits the use and alteration of this Historic Property in order to enhance and maintain its value as a cultural and historical resource for Owner and for the community; to prevent inappropriate alterations to the Historic Property and to ensure that repairs, additions, new building, and other changes are appropriate; and to ensure that rehabilitation and maintenance are carried out in an exemplary manner. Historic Resources Commission 1 – 13 9/7/2023     City Council 33 – 33 11/7/2023 MILLS ACT AGREEMENT 1908 North Greenleaf Street Santa Ana, CA 92706 -2 - E.Owner and City intend to carry out the purposes of California Government Code, Chapter 1, Part 5 of Division 1 of Title 5, Article 12, Section 50280 et seq., which will enable the Historic Property to qualify for an assessment of valuation as a restricted historical property pursuant to Article 1.9, Sec. 439 et seq., Chapter 3 Part 2 of Division 1 of the California Tax and Revenue Code. NOW, THEREFORE, the City of Santa Ana and the Owner of the Historic Property agree as follows: 1.Effective Date and Terms of Agreement. This Agreement shall be effective and commence on November 8, 2023, and shall remain in effect for a term of ten (10) years thereafter. Each year, upon the anniversary of the effective date of this Agreement, such initial term will automatically be extended as provided in California Government Code Sections 50280 through 50290 and in Section 2, below. 2.Renewal. a.Each year on the anniversary of the effective date of this Agreement, a year shall automatically be added to the initial ten (10) year term of this Agreement unless written notice of nonrenewal is served as provided herein. b.If the Owner or the City desire(s) in any year not to renew the Agreement, the Owner or City shall serve written notice of nonrenewal of the Agreement on the other party. Unless such notice is served by the Owner to the City at least ninety (90) days prior to the annual renewal date, or served by the City to the Owner at least sixty (60) days prior to the annual renewal date, one (1) year shall automatically be added to the term of the Agreement as provided herein. c.Within 30 days from receipt of City’s notice of nonrenewal, the Owner may file a written protest of City’s decision of nonrenewal. The City may, at any time prior to the annual renewal date of the Agreement, withdraw its notice to the Owner of nonrenewal. d.If either the Owner or the City serves notice to the other of nonrenewal in any year, the Agreement shall remain in effect for the balance of the term then remaining, either from its original execution or from the last renewal of the Agreement, whichever may apply. 3.Standards and Conditions for Historic Property. During the term of this Agreement, the Historic Property shall be subject to the following conditions, requirements and restrictions: a.Owner shall maintain the Historic Property in a good state of repair and shall preserve, maintain, and, where necessary, restore or rehabilitate the property and its character- defining features described in the “Historical Property Description” attached hereto, marked as Exhibit B, notably the general architectural form, style, materials, design, scale, proportions, organization of windows, doors, and other openings, textures, details, mass, roof line, porch and other aspects of the appearance of the exterior to the satisfaction of the City. Historic Resources Commission 1 – 14 9/7/2023     City Council 33 – 34 11/7/2023 MILLS ACT AGREEMENT 1908 North Greenleaf Street Santa Ana, CA 92706 -3 - b.All changes to the Historic Property shall comply with applicable City plans and regulations, and conform to the rules and regulations of the Office of Historic Preservation of the State Department of Parks and Recreation, namely the U.S. Secretary of the Interior’s Standards and Guidelines for Historic Preservation Projects. These guidelines are attached hereto, marked as Exhibit C, and incorporated herein by this reference. Owner shall continually maintain the Historic Property in the same or better condition. c.A view corridor enabling the general public to see the Historic Property from the public right-of-way shall be maintained, and Owner shall not be permitted to block the view corridor to the property with any new structure, such as walls, fences or shrubbery, so as to prevent the viewing of the historic landmark by the public. d.The following are prohibited: demolition of the Historic Property or destruction of character-defining features of the building or site; removal of trees and other major vegetation unless removal is approved by a rehabilitation plan approved by the Historic Resources Commission; paving of yard surface; exterior alterations or additions unless approved by the Historic Resources Commission and such alterations are in keeping with the Secretary of Interior’s Standards; deteriorating, dilapidated or unrepaired structures such as fences, roofs, doors, walls, and windows; storage of junk, trash, debris, discarded or unused objects such as cars, appliances, or furniture; and other unsightly by decoration, structure or vegetation which is unsightly by reason of its height, condition, or inappropriate location. e.Owner shall allow reasonable periodic inspection by prior appointment, as needed or at least every five (5) years after the initial inspection, of the interior and exterior of the Historic Property by representatives of the City of Santa Ana, the County Assessor, the State Department of Parks and Recreation, and the State Board of Equalization, to determine the Owner’s compliance with the terms and provisions of this Agreement. As part of the periodic inspection, Owner shall supply information in a format determined acceptable by the representatives of the City of Santa Ana, the County Assessor, the State Department of Parks and Recreation, and the State Board of Equalization information required to determine compliance with the terms of this Agreement. f.Owner shall implement the rehabilitation and restoration work items as discussed in detail in Exhibit D, “Proposed Structure Improvements.” All work items shall be completed within the first ten years of the Mills Act Agreement. Proof of status and completion, as requested from time to time by the City of Santa Ana, will be required in order to satisfy and maintain the Mills Act Agreement. Staff approval is required before items shall be amended or removed/replaced from the improvements list. 4.Furnishing of Information. The Owner hereby agrees to furnish the City with any and all information requested which may be necessary or advisable to determine compliance with the terms and provisions of this Agreement. Historic Resources Commission 1 – 15 9/7/2023     City Council 33 – 35 11/7/2023 MILLS ACT AGREEMENT 1908 North Greenleaf Street Santa Ana, CA 92706 -4 - 5.Cancellation. a.The City, following a duly noticed public hearing by the City Council as set forth in Government Code Section 50280, et. seq., may cancel this Agreement if it determines that the Owner have breached any of the conditions of this Agreement, or has allowed the property to deteriorate to the point that it no longer meets the standards for a qualified Historic Property, or if the City determines that the Owner have failed to restore or rehabilitate the property in the manner specified in Section 3 of this Agreement. If a contract is cancelled for these reasons, the Owner shall pay a cancellation fee to the County Auditor as set forth in Government Code Section 50286. This cancellation fee shall be a percentage (currently set at twelve and one-half (12 ½) percent by Government Code Section 50286) of the current fair market value of the property at the time of the cancellation, as determined by the county assessor, without regard to any restriction imposed pursuant to this Agreement. b.If the Historic Property is destroyed by earthquake, fire, flood or other natural disaster such that in the opinion of the City Building Official more than sixty (60) percent of the original fabric of the structure must be replaced, this Agreement shall be canceled immediately because, in effect, the historic value of the structure will have been destroyed. No fee shall be imposed in the case of destruction by acts of God or natural disaster. c.If the Historic Property is acquired by eminent domain and the City Council determines that the acquisition frustrates the purpose of this Agreement, this Agreement shall be cancelled and no fee imposed, as specified in Government Code Section 50288. 6.Enforcement of Agreement. a.In lieu of and/or in addition to any provisions to cancel the Agreement as referenced herein, City may specifically enforce, or enjoin the breach of, the terms of the Agreement. In the event of a default, under the provisions to cancel the Agreement by Owner, the City shall give written notice to Owner by registered or certified mail, and if such a violation is not corrected to the reasonable satisfaction of the City Manager or designee within thirty (30) days thereafter, or if not corrected within such a reasonable time as may be required to cure the breach or default, or default cannot be cured within thirty (30) days (provided that acts to cure the breach or default may be commenced within thirty (30) days and shall thereafter be diligently pursued to completion by Owner), then City may, without further notice, declare a default under the terms of this Agreement and may bring any action necessary to specifically enforce the obligations of Owner growing out of the terms of this Agreement, apply to any court, state or federal, for injunctive relief against any violation by Owner or apply for such relief as may be appropriate. b.City does not waive any claim of default by the Owner if City does not enforce or cancel this Agreement. All other remedies at law or in equity which are not otherwise provided for in this Agreement or in City’s regulations governing historic properties are available to City to pursue in the event that there is a breach of this Agreement. No waiver by City of any breach or default under this Agreement shall be deemed to be a waiver of any other subsequent breach thereof or default hereunder. Historic Resources Commission 1 – 16 9/7/2023     City Council 33 – 36 11/7/2023 MILLS ACT AGREEMENT 1908 North Greenleaf Street Santa Ana, CA 92706 -5 - 7. Binding effect of Agreement. a.Owner hereby subjects the Historic Property, located at 1908 North Greenleaf Street, Assessor Parcel Number, 002-091-09, and more particularly described in Exhibit A, in the City of Santa Ana, to the covenants, conditions, and restrictions as set forth in this Agreement. b.City and Owner hereby declare their specific intent that the covenants, conditions and restrictions as set forth herein shall be deemed covenants running with the land and shall pass to and be binding upon Owner’s successors and assigns in title or interest to the Historic Property. Every contract, deed, or other instrument hereinafter executed, covering or conveying the Historic Property or any portion thereof, shall conclusively be held to have been executed, delivered, and accepted subject to the tenants, restrictions, and reservations expressed in this Agreement regardless of whether such covenants, conditions and restrictions are set forth in such contract, deed, or other instrument. c.This property is listed in the Santa Ana Register of Historical Properties (Register) and is located in the Floral Park National Register Historic District. In any real property transaction, the owner of this property or the owner’s representative shall provide the buyer of this property with notice that the property is list ed on the City’s historic Register and is located within the Floral Park National Register Historic District. 8.No Compensation. Owner shall not receive any payment from City in consideration of the obligation imposed under this Agreement, it being recognized that the consideration for the execution of this Agreement is the substantial public benefit to be derived therefrom and the advantage that will accrue to Owner as a result of the effect upon the assessed value of the Property on the account of the restrictions on the use and preservation of the Property. 9.Notice. Any notice required by the terms of this Agreement shall be sent to the address of the respective parties as specified below or at other addresses that may be later specified by the parties hereto. City: City of Santa Ana 20 Civic Center Plaza (M-30) Santa Ana, CA 92702 Attn: Clerk of the Council Owners: The Peterson Living Trust Dated August 15, 2003 Attn: Donald and Patrice Peterson 1908 North Greenleaf Street Santa Ana, CA 92706 Historic Resources Commission 1 – 17 9/7/2023     City Council 33 – 37 11/7/2023 MILLS ACT AGREEMENT 1908 North Greenleaf Street Santa Ana, CA 92706 -6 - 10.General Provisions. a.None of the terms, provisions, or conditions of this Agreement shall be deemed to create a partnership between the parties hereto and any of their heirs, successors, or assigns, nor shall such terms, provisions or conditions cause them to be considered joint ventures or members of any joint enterprise. b.The Owner agrees to and shall indemnify and hold the City and its elected and appointed officials, officers, agents, and employees harmless from liability for damage or claims for damage for personal injuries, including deat h, and claims for property damage which may arise from the direct or indirect use or operations of the Owner or those of his or her contractor, subcontractor, agent, employee, or other person acting on his or her behalf which relates to the use, operation, and maintenance of the Historic Property. The Owner hereby agrees to and shall defend the City and its elected and appointed officials, officers, agents, and employees with respect to any and all actions for damages caused by, or alleged to have been cau sed by, reason of the Owner's activities in connection with the Historic Property. c.This hold harmless provision applies to all damages and claims for damages suffered, or alleged to have been suffered, and costs of defense incurred, by reason of the operations referred to in this Agreement regardless of whether or not City prepared, supplied, or approved the plans, specifications or other documents for the Historic Property. d.All of the agreements, rights, covenants, conditions, and restrictions contained in this Agreement shall be binding upon and shall inure to the benefit of the parties herein, their heirs, successors, legal representatives, assigns, and all persons acquiring any part or portion of the Historic Property, whether by operation of law on in any manner whatsoever. e.In the event legal proceedings are brought by any party or parties to enforce or restrain a violation of any of the covenants, reservations, or restrictions contained herein, or to determine the rights and duties of any party hereunder, the prevailing party in such proceeding may recover all reasonable attorney’s fees to be fixed by the court, in addition to court costs and other relief ordered by the court. f.In the event that any of the provisions of this Agreement are held to be unenforceable or invalid by any court of competent jurisdiction, or by subsequent preemptive legislation, the validity and enforceability of the remaining provisions, or portions thereof, shall not be effected thereby. g.This Agreement shall be construed and governed in accordance with the laws of the State of California, with venue in Orange County. Historic Resources Commission 1 – 18 9/7/2023     City Council 33 – 38 11/7/2023 MILLS ACT AGREEMENT 1908 North Greenleaf Street Santa Ana, CA 92706 -7 - 11.Recordation. No later than twenty (20) days after the parties execute and enter into this Agreement, the City shall cause this Agreement to be recorded in the office of the County Recorder of the County of Orange. 12.Amendments. This Agreement may be amended, in whole or in part, only by a written recorded instrument executed by the parties hereto. 13.Effective Date This Agreement shall be effective on the day and year first written above in Section 1. {Signature page follows} Historic Resources Commission 1 – 19 9/7/2023     City Council 33 – 39 11/7/2023 MILLS ACT AGREEMENT 1908 North Greenleaf Street Santa Ana, CA 92706 -8 - ATTEST: CITY OF SANTA ANA ________________________ _________________________ JENNIFERE L. HALL KRISTINE RIDGE Clerk of the Council City Manager OWNERS Date: ___________________ By:__________________ DONALD PETERSON Trustee of The Peterson Living Trust Dated August 15, 2003 Date: ___________________ By:__________________ PATRICE PETERSON Trustee of The Peterson Living Trust Dated August 15, 2003 APPROVED AS TO FORM: RECOMMENDED FOR APPROVAL: SONIA CARVALHO City Attorney By: _____________________ _____________________ BRANDON SALVATIERRA MINH THAI Deputy City Attorney Executive Director Planning and Building Agency Historic Resources Commission 1 – 20 9/7/2023     City Council 33 – 40 11/7/2023 MILLS ACT AGREEMENT 1908 North Greenleaf Street Santa Ana, CA 92706 -9 - EXHIBIT A LEGAL DESCRIPTION THE LAND REFERRED TO HEREIN BELOW IS SITUATED IN THE CITY OF SANTA ANA, COUNTY OF ORANGE, STATE OF CALIFORNIA, AND IS DESCRIBED AS FOLLOWS: LOT 17 OF TRACT 813, IN THE CITY OF SANTA ANA, COUNTY OF ORANGE, CALIFORNIA AS PER MAP RECORDED IN BOOK 25, PAGE(S) 3, OF MISCELLANEOUS MAPS IN THE OFFICE OF THE COUNTY RECORDER OF SAID COUNTY. Assessor’s Parcel Number: 002-091-09 Historic Resources Commission 1 – 21 9/7/2023     City Council 33 – 41 11/7/2023 2 0 4 1 5 EXECUTIVE SUMMARY Geddes-Charlton House 1908 North Greenleaf Street Santa Ana, CA 92706 NAME Geddes-Charlton House REF. NO. ADDRESS 1908 North Greenleaf Street CITY Santa Ana ZIP 92706 ORANGE COUNTY YEAR BUILT 1934 LOCAL REGISTER CATEGORY: Key HISTORIC DISTRICT Floral Park National Register Historic District NEIGHBORHOOD Floral Park CALIFORNIA REGISTER CRITERIA FOR EVALUATION C/3 CALIFORNIA REGISTER STATUS CODE 5S3 Location: Not for Publication Unrestricted Prehistoric Historic Both ARCHITECTURAL STYLE: Tudor Revival The Tudor Revival looked to medieval England for its inspiration. Signature features of the style include steeply pitched gables; decorative half-timbering; arched openings, often Tudor or Gothic in form; asymmetrical arrangements of building features; tall brick chimneys; and picturesque windows of leaded glass or diamond patterned lights. The more ambitious examples of the Tudor Revival were executed in brick or even stone; however, stucco over wood frame is quite common in the forgiving climate of southern California. The Tudor Revival was favored primarily for residential buildings, although small scale commercial buildings in the style also occur. Originating in the late 19th century, the Tudor Revival was associated with some Craftsman era building but was most popular during the 1920s and 1930s. SUMMARY/CONCLUSION: The Geddes-Charlton House qualifies for listing in the Santa Ana Register of Historical Properties under Criterion 1 for embodiment of the distinguishing characteristics of a Tudor Revival style residential building. The recommended categorization is “Key” because it has a distinctive architectural style and quality reflective of the Tudor Revival style (Santa Ana Municipal Code, Section 30-2.2). EXPLANATION OF CODES: California Register Criteria for Evaluation: (From California Office of Historic Preservation, Technical Assistance Series # 7, “How to Nominate Resources to the California Register of Historical Resources,” September 4, 2001.) 3:It embodies the distinctive characteristics of a type, period, region, or method of construction, or represents the work of a master, or possesses high artistic values. It embodies the distinctive characteristics of a type, period, region, or method of construction, or represents the work of a master, or possesses high artistic values. 5S3:Appears to be individually eligible for local listing or designation through survey evaluation. Historic Resources Commission 1 – 22 9/7/2023     City Council 33 – 42 11/7/2023 State of California  The Resources Agency Primary #______________________________________________ DEPARTMENT OF PARKS AND RECREATION HRI #__________________________________________________ PRIMARY RECORD Trinomial______________________________________________ NRHP Status Code_____________________________________ Other Listings_____________________________________________________________________ Review Code________Reviewer________________________Date_______________ Page _1_ of _5_ Resource name(s) or number (assigned by recorder) Geddes-Charlton House P1. Other Identifier: *P2. Location: Not for Publication Unrestricted *a. County Orange County *b. USGS 7.5’ Quad: Orange Quadrangle California-Orange County 7.5-Minute Series Date: 2022 *c. Address 1908 North Greenleaf Street City: Santa Ana Zip: 92706 *e. Other Locational Data: Assessor’s Parcel Number 002-091-09 *P3a. Description: (Describe resource and its major elements. Include design, materials, condition, alterations, size, setting, and boundaries) The Geddes-Charlton House is a one-story, single-family, Tudor Revival Style residence located on a modestly sized parcel in the Floral Park National Register Historic District (Figure 1). The asymmetrical residence features a L-shaped plan with a steeply-pitched cross-gable roof clad in wood shingles with shallow eaves and exposed rafters. An additional, steeply pitched front gable at the primary (east) façade projects east from the primary cross-gable, towards North Greenleaf Street (Figure 2). The exterior of the house is clad in smooth stucco with half-timbering at the gable end of the two front gables. The main entrance sits within a porch that is situated below a front gable, supported by two wooden support posts. The main entrance door, facing south, is composed of a wooden door with a rectangular panel detail and a wrought iron decorative grill and metal hardware (Figure 3). (See Continuation Sheet 3 of 5.) *P3b. Resource Attributes: (list attributes and codes) HP2. Single-Family Residence *P4. Resources Present: Building Structure Object Site District Element of District Other P5b. Photo: (view and date) (Figure 1) Primary (East) elevation, view west, June 2023 *P6. Date Constructed/Age and Sources: historic 1934/ City of Santa Ana Building Permits *P7. Owner and Address: Patrice and Donald Peterson 1908 North Greenleaf Street Santa Ana, CA 92706 *P8. Recorded by: Andrea Dumovich Heywood City of Santa Ana 20 Civic Center Plaza M-20 Santa Ana, CA 92702 *P9. Date Recorded: September 7, 2023 *P10. Survey Type: Intensive Survey Update *P11. Report Citation: (Cite survey report and other sources, or enter “none”) None *Attachments: None Location Map Sketch Map Continuation Sheet Building, Structure, and Object Record Archaeological Record District Record Linear Feature Record Milling Station Record Rock Art Record Artifact Record Photograph Record  Other (list) DPR 523A (1/95)*Required information P5a. Photo Historic Resources Commission 1 – 23 9/7/2023     City Council 33 – 43 11/7/2023 State of California  The Resources Agency Primary #__________________________________________ DEPARTMENT OF PARKS AND RECREATION HRI#______________________________________________ BUILDING, STRUCTURE, AND OBJECT RECORD Page 2 of 5 *NRHP Status Code_5S3_________________________ *Resource Name or #: Geddes-Charlton House B1. Historic Name: Geddes-Charlton House B2. Common Name: Same B3. Original Use: Single-family Residence B4. Present Use: Single-family Residence *B5. Architectural Style: Tudor Revival Style *B6. Construction History: (Construction date, alterations, and date of alterations): February 1, 1934. Permit to construct a residence and attached garage. $5,000. February 28, 1970. Permit to construct a swimming pool and spa. November 26, 1986. Demolish detached garage and build a new two-car garage with office above. April 4, 1988. Masonry fireplace. October 10, 2000. Reroof with new wood shingle roof. Unknown. Two vinyl windows added to rear dormer. Unknown. Replacement of original rear door with a multi-light wood French sliding door. *B7. Moved?No Yes Unknown Date:__________Original location:_______ _______ *B8. Related Features: Swimming pool, detached garage with office above at rear, rear shed, and large tree in front yard. B9a. Architect: Unknown b. Builder: Unknown *B10. Significance: Theme Residential Architecture Area Santa Ana Period of Significance: 1934 Property Type: Single-family Residence Applicable Criteria: C/3 (Discuss importance in terms of historical or architectural context as defined by theme, period, and geographic scope. Also address integrity) The Geddes-Charlton House is architecturally significant as an intact example of a Tudor Revival style house in Santa Ana. According to City building records, it was built in 1934 for approximately $5,000, for Dr. Mabel A. Geddes; however, the original architect and builder are unknown. Dr. Geddes only resided at the property for two years; she was known as a supervisor of health for Orange County schools, Board member of the Young Women’s Christian Association (YWCA) of Santa Ana, and a Chairperson of Orange County Nutrition Committee. In 1936, she moved out of the subject property and into the property two houses over, at 1916 Greenleaf Street. By 1937, the subject property was occupied by W. H. Charlton, until 1939 when City Directories list the property as vacant. (See Continuation Sheet 3 of 5.) B11. Additional Resource Attributes: (List attributes and codes) *B12. References: City of Santa Ana Building Permits Santa Ana History Room Collection, Santa Ana Public Library Sanborn Maps (See Continuation Sheet 3 of 5.) B13. Remarks: *B14. Evaluator: Leslie Heumann/Chattel Inc. *Date of Evaluation: September 7, 2023 Sketch Map (This space reserved for official comments.) Geddes-Charlton House 1908 North Greenleaf Street NHistoric Resources Commission 1 – 24 9/7/2023     City Council 33 – 44 11/7/2023 State of California  The Resources Agency Primary # _____________________________________________ DEPARTMENT OF PARKS AND RECREATION HRI # ________________________________________________ CONTINUATION SHEET Trinomial _____________________________________________ Page 3_ of 5_Resource Name: Geddes-Charlton House *Recorded by Andrea Dumovich Heywood *Date September 7, 2023 Continuation  Update DPR 523L DPR 523B (1/95)*Required information *P3a. Description (continued): Fenestration on the primary (east) façade includes a fixed wood window, below the eastern-most front gable, with a 20-light muntin pattern. Wood casements with an 8-light muntin pattern are on either side of the fixed window and are flanked by decorative wood shutters (Figure 4). Additional multi-light wood casement windows (some with and without shutters) are situated along the primary (east) façade. The north and south side façade window pattern is composed of a mix of single and double casement, multi-light wood windows, and double-hung wood windows (Figure 5). The rear (west) façade features three double casement multi-light wood windows and one double-hung wood window, along with a single pedestrian door and a replacement, multi-light, wood sliding door. The attic at the rear façade features a dormer with two non-original or replacement vinyl hung windows (Figure 6). All original windows throughout include a prominent wood window sill. Additional architectural features include two stucco-clad chimneys along the north façade, a single metal vent under the projecting front gable and two round vents under the primary front gable, and a metal mail slot adjacent to the primary entrance. The rear yard contains a two-story accessory building consisting of a detached garage with an office above; a smaller accessory shed building clad in wood siding with a shake roof, exposed rafters, a door, and two windows; and a rear pool. The two-story building’s primary (east) façade is designed with half timbering under the east-facing gable and shutters to match the main residence. It also includes vinyl casement windows under the primary east gable, and multi-light wood doors (Figure 7). The property is landscaped with a front lawn, stone pathway, small shrubs, medium and large-sized trees. *B10. Significance (continued): In 1940, L. C. Cameron occupied the residence. In 1941, A. W. Robinson is listed as the only tenant. From at least 1945 to 1956, the Lautzenhiser family (initials O.V. and E.C.) lived at 1908 North Greenleaf Street. Later, J.L. Davis owned the property for at least ten years, from 1960-1970. City Directories from the 1970s were unavailable. In the 1980s, Steve Pivo resided at the property between 1980-1982, with Jeff Pivo listed in 1982. By 1985, Bill McKay is identified as a tenant and in 1986 records show no one living at the property. From 1987-1996, Dixie and Thomas Denman are the known property owners. By 1996, the Denmans sold 1908 North Greenleaf Street to the present-day owners, Don and Patrice Peterson. No additional information was uncovered regarding the past owners and tenants. The Geddes-Charlton House is located in Floral Park, a neighborhood northwest of downtown Santa Ana bounded by West Seventeenth Street, North Flower Street, Riverside Drive, and Broadway. Groves of orange, avocado, and walnut trees and widely scattered ranch houses characterized this area before 1920. Developer and builder Allison Honer (1897-1981), credited as the subdivider and builder of a major portion of northwest Santa Ana, arrived in Santa Ana from Beaver Falls, New York in 1922 (Talbert, pages 353-356). “Before nightfall on the day of his arrival, Mr. Honer purchased a parcel of land. And that month, he began building custom homes in Santa Ana” (Orange County Register, September 15, 1981). The parcel chosen became the Floral Park subdivision between Seventeenth Street and Santiago Creek. “When built in the 1920s, the Floral Park homes were the most lavish and expensive in the area. They sold for about $45,000 each” (Orange County Register, September 15, 1981). Revival architecture in a wide variety of romantic styles was celebrated in the 1920s and 1930s and Floral Park showcased examples of the English Tudor, French Norman, Spanish Colonial, and Colonial Revival. The Allison Honer Construction Company went on to complete such notable projects as the 1935 Art Deco styled Old Santa Ana City Hall, the El Toro Marine Base during World War II, and the 1960 Honer Shopping Plaza. Honer lived in the neighborhood he had helped to create, at 615 West Santa Clara Avenue. In the late 1920s and 1930s, another builder, Roy Roscoe Russell (1881-1965), continued developing the groves of Floral Park. An early Russell project was his 1928 subdivision of Victoria Drive between West Nineteenth Street and West Santa Clara Avenue. The homes were quite grand and displayed various revival styles, including Russell’s own large, Colonial Revival mansion at 2009 Victoria Drive. In 1937, Roy Rodney Russell, joined his father’s firm and by 1945 it was renamed as Roy Russell and Son. In the early post World War II years, Floral Park continued its development as numerous, smaller, single-family houses were built. Continuing in the Floral Park tradition, they were mostly revival in style. In the 1950s, low, horizontal Ranch Style houses completed the growth of Floral Park. Today (2023) Floral Park maintains its identity as the premier neighborhood of Santa Ana, historically home to many affluent and prominent citizens. The Geddes-Charlton House qualifies for listing in the Santa Ana Register of Historical Properties under Criterion 1 as an intact example of a Tudor Revival style home in Santa Ana. Located in Floral Park, the house cost $5,000 to build in 1934. The recommended categorization is “Key” because it has a distinctive architectural style and quality reflective of the Tudor Revival style (Santa Ana Municipal Code, Section 30-2.2). Character-defining features of the Tudor Revival style exhibited by the house include its wood shake roof; steeply pitched cross-gable roof form with a secondary gable that projects to the East towards North Greenleaf Street; minimal roof overhang with exposed rafters; half timbering at both front gable ends at the primary (east) façade; stucco siding; one stucco-clad chimney at the north side façade (a second chimney was added in 1988 and is therefore not considered a character-defining feature); main entrance door composed of a wooden door with aHistoric Resources Commission 1 – 25 9/7/2023 3     City Council 33 – 45 11/7/2023 State of California  The Resources Agency Primary # _____________________________________________ DEPARTMENT OF PARKS AND RECREATION HRI # ________________________________________________ CONTINUATION SHEET Trinomial _____________________________________________ Page 4_ of 5_Resource Name: Geddes-Charlton House *Recorded by Andrea Dumovich Heywood *Date September 7, 2023 Continuation  Update DPR 523L rectangular panel detail and a wrought iron decorative grill and metal hardware; a fixed wood window, below the eastern- most front gable at the primary facade, with a 20-light muntin pattern, and multi-light wood casement windows flanked by wood shutters; original fenestration throughout including single and double casement, multi-light wood windows, and double- hung wood windows; prominent wood window sill and wood shutters throughout; a single metal vent under the projecting front gable and two round vents under the primary front gable; a metal mail slot adjacent to the primary entrance; Hollywood driveway; and front yard lawn with landscaping including mature trees and shrubs. Because the detached garage is not original, it is considered compatible to the historic site but is not a character-defining feature. *B12. References (continued): Almendral, Dylan M. “The Home of Dynasties: Historic Home Profile.” My Blog. 12 January 2020. Available: https://www.dylanmalmendral.com/blog/the-home-of-dynasties. Accessed: 1 February 2023. Ancestry.com. California, Death Index, 1940-1997 [database on-line]. Provo, UT, USA: Ancestry.com Operations Inc, 2000. Harris, Cyril M. American Architecture: An Illustrated Encyclopedia. New York, WW Norton, 1998. Marsh, Diann. Santa Ana, An Illustrated History. Encinitas, Heritage Publishing, 1994. McAlester, Virginia and Lee. A Field Guide to American Houses. New York: Alfred A. Knopf, 1984. National Register Bulletin 16A. “How to Complete the National Register Registration Form.” Washington DC: National Register Newspapers.com (Orange County Register and Santa Ana Register) Branch, National Park Service, US Dept. of the Interior, 1991. Office of Historic Preservation. “Instructions for Recording Historical Resources.” Sacramento: March 1995. Whiffen, Marcus. American Architecture Since 1780. Cambridge: MIT Press, 1969. Santa Ana and Orange County Directories, 1934-1990. Talbert, Thomas B. The Historical Volume and Reference Works: Covering Garden Grove, Santa Ana, Tustin. Volume 1: Orange County. Whittier: Historical Publishers, 1963. Historic Resources Commission 1 – 26 9/7/2023     City Council 33 – 46 11/7/2023 State of California  The Resources Agency Primary # _____________________________________________ DEPARTMENT OF PARKS AND RECREATION HRI # ________________________________________________ CONTINUATION SHEET Trinomial _____________________________________________ Page 5_ of 5_Resource Name: Geddes-Charlton House *Recorded by Andrea Dumovich Heywood *Date September 7, 2023 Continuation  Update DPR 523L Additional Figures: Figure 2. Front gable at the primary (east) façade projects east from the primary cross-gable, facing northwest.Figure 3. The main entrance sits within a porch that is situated below a front gable, supported by two wooden supportposts, facing north. Figure 4. A primary (east) façade fixed wood window, with a 20-light muntin pattern. Wood casements with an 8-light muntin pattern are on either side of the fixed window and are flanked by decorative wood shutters, facing northwest. Figure 5. The north (side) façade windows feature single and double casement, multi-light wood windows, and double-hung wood windows, facing southwest. Figure 6. Rear (west) façade with original double casement windows and replacement sliding door (meant to emulate a French door) and dormer windows, facing northeast. Figure 7. Two-story accessory building (compatible but not character defining to the historic site). Building features a detached garage with an office above, facing southwest. Historic Resources Commission 1 – 27 9/7/2023     City Council 33 – 47 11/7/2023 MILLS ACT AGREEMENT 1908 North Greenleaf Street Santa Ana, CA 92706 - 1 - Exhibit C Exterior work shall be reviewed by the Historic Resources Commission and subject to the U.S. Secretary of the Interior’s Standards for Rehabilitation of Historic Buildings, as follows: 1. Every reasonable effort shall be made to provide a compatible use for a property which requires minimal alteration of the building, structure, or site and its environment, or to use a property for its originally intended purpose. 2. The distinguishing original qualities or character of a building, structure or site and its environment shall not be destroyed. The removal or alteration of any historic material or distinctive architectural features should be avoided when possible. 3. All buildings, structures, and sites shall be recognized as products of their own time. Alterations that have no historical basis and which seek to create an earlier appearance shall be discouraged. 4. Changes which may have taken place in the course of time are evidence of the history and development of a building, structure, or site and its environment. These changes may have acquired significance in their own right, and this significance shall be recognized and respected. 5. Distinctive stylistic features or examples of skilled craftsmanship which characterize a building, structure, or site shall be treated with sensitivity. 6. Deteriorated architectural features shall be repaired rather than replaced, whenever possible. In the event replacement is necessary, the new material should match the material being replaced in composition, design, color, texture, and other visual qualities. Repair or replacement of missing architectural features should be based on accurate duplications of features, substantiated by historic, physical, or pictorial evidence rather than on conjectural designs or the availability of different architectural elements from the other buildings or structures. 7. The surface cleaning of structures shall be undertaken with the gentlest means possible. Sandblasting and other cleaning methods that will damage the historic building materials shall not be undertaken. 8. Every reasonable effort shall be made to protect and reserve archaeological resources affected by, or adjacent to any project. 9. Contemporary design for alterations and additions to existing properties shall not be discouraged when such alterations and additions do not destroy significant historical, architectural or cultural material, an such design is compatible with Historic Resources Commission 1 – 28 9/7/2023     City Council 33 – 48 11/7/2023 MILLS ACT AGREEMENT 1908 North Greenleaf Street Santa Ana, CA 92706 - 2 - size, scale, color, material and character of the property, neighborhood, or environment. 10. Wherever possible, new additions or alterations to structures shall be done in such a manner that if such additions or alterations need to be removed in the future, the essential form and integrity of the structure would be unimpaired. Historic Resources Commission 1 – 29 9/7/2023     City Council 33 – 49 11/7/2023 2 0 4 1 4 Proposed Structure Improvements (“Work Plan”) 1908 North Greenleaf Street Item Year Improvement 1 2023 Change out two (2) vinyl bathroom windows upstairs at rear with double-hung wood windows to match existing windows 2 2024 Reroof to wood shake or fireproof wood shake 3 2028 Repaint wood (window frames and shutters) on main residence and garage Historic Resources Commission 1 – 30 9/7/2023     City Council 33 – 50 11/7/2023 O R A N G E C O U N T Y R E P O R T E R OR# ~SINCE 1921~ To the right is a copy of the notice you sent to us for publication in the ORANGE COUNTY REPORTER. Thank you for using our newspaper. Please read this notice carefully and call us with any corrections. The Proof of Publication will be filed with the County Clerk, if required, and mailed to you after the last date below. Publication date(s) for this notice is (are): Daily Journal Corporation Serving your legal advertising needs throughout California. Mailing Address : 600 W SANTA ANA BLVD STE 812, SANTA ANA, CA 92701 Telephone (714) 543-2027 / Fax (714) 542-6841 Visit us @ www.LegalAdstore.com NUVIA OCAMPO CITY OF SANTA ANA/PLANNING & BUILDING AGENCY 20 CIVIC CENTER PLAZA 2ND FLR SANTA ANA, CA 92702 GPN GOVT PUBLIC NOTICE 1908 N Greenleaf 08/23/2023 Publication Total $117.80 $117.80 ORANGE COUNTY REPORTER, SANTA ANA (714) 543-2027 BUSINESS JOURNAL, RIVERSIDE (951) 784-0111 DAILY COMMERCE, LOS ANGELES (213) 229-5300 LOS ANGELES DAILY JOURNAL, LOS ANGELES (213) 229-5300 SAN FRANCISCO DAILY JOURNAL, SAN FRANCISCO (800) 640-4829 SAN JOSE POST-RECORD, SAN JOSE (408) 287-4866 THE DAILY RECORDER, SACRAMENTO (916) 444-2355 THE DAILY TRANSCRIPT, SAN DIEGO (619) 232-3486 THE INTER-CITY EXPRESS, OAKLAND (510) 272-4747 Notice Type: Ad Description COPY OF NOTICE 3732239 !A000006388330! The charge(s) for this order is as follows. An invoice will be sent after the last date of publication. If you prepaid this order in full, you will not receive an invoice. NOTICE OF PUBLIC HEARING BEFORE THE SANTA ANA HISTORIC RESOURCES COMMISSION The City of Santa Ana encourages the public to participate in the decision- making process. We encourage you to contact us prior to the Public Hearing if you have any questions. Historic Resources Commission Action: The Historic Resources Commission will hold a Public Hearing to receive public testimony, and will take action on the item described below. Their decision is final unless appealed to the City Council within 10 days of the decision by any interested party or group. Project Location:1908 North Greenleaf Street located within the Single Family Residential (R1) district zone. Project Applicant:Patrice and Donald Peterson (Property Owners) Project Description:The applicant is requesting approval of Historic Resources Commission Application No. 2023-17, Historic Register Categorization No. 2023- 03, and Historic Property Preservation Agreement No. 2023-09 to allow the placement and categorization in the Santa Ana Register of Historical Properties as “Key” for the above mentioned property and to execute a Historic Property Preservation Agreement with the City of Santa Ana. Environmental Impact:Pursuant to the California Environmental Quality Act (CEQA) and the CEQA Guidelines, the project is exempt from further review under Section 15331, Class 31, as this action is designed to preserve a historic resource. Categorical Exemption No. ER- 2023-78 will be filed for this project. Meeting Details:This matter will be heard on Thursday, September 7, 2023, at 4:30 p.m.in the City Council Chambers, 22 Civic Center Plaza, Santa Ana, CA 92701.Members of the public may attend this meeting in-person or join via Zoom.For the most up to date information on how to participate virtually in this meeting, please visit www.santa- ana.org/pb/meeting-participation. Written Comments:If you are unable to participate in the meeting, you may send written comments by e-mail to PBAeComments@santa-ana.org (reference the topic in the subject line) or mail to Nuvia Ocampo, Recording Secretary, City of Santa Ana, 20 Civic Center Plaza – M20, Santa Ana, CA 92701.Deadline to submit written comments is 3:00 p.m. on the day of the meeting.Comments received after the deadline may not be distributed to the Commission but will be made part of the record. Where To Get More Information: Additional details regarding the proposed action(s), including the full text of the discretionary item, may be found on the City website 72 hours prior to the public hearing at: https://santa- ana.primegov.com/public/portal. Who To Contact For Questions: Should you have any questions, please contact Andrea Dumovich Heywood with the Planning and Building Agency at Aheywood@santa-ana.org or 714-647- 5899. Note:If you challenge the decision on the above matter, you may be limited to raising only those issues you or someone else raised at the public hearing described in this notice, or in written correspondence delivered to the Historic Resources Commission or City Council of the City of Santa Ana at, or prior to, the public hearing. Si tiene preguntas en español, favor de llamar a Nuvia Ocampo al (714) 667- 2732. N u c n liên l c b ng ti ng Vi t, xin i n tho i cho Tony Lai s (714) 565- 2627. 8/23/23 OR-3732239# Historic Resources Commission 1 – 31 9/7/2023     City Council 33 – 51 11/7/2023 CITY OF SANTA ANA Planning and Building Agency 20 Civic Center Plaza ● P.O. Box 1988 Santa Ana, California 92702 www.santa-ana.org/pba NOTICE OF PUBLIC HEARING BEFORE THE SANTA ANA HISTORIC RESOURCES COMMISSION The City of Santa Ana encourages the public to participate in the decision-making process. This notice is being sent to those who live or own property within 500 feet of the project site or who have expressed an interest in the proposed action. We encourage you to contact us prior to the Public Hearing if you have any questions. Historic Resources Commission Action: The Historic Resources Commission will hold a Public Hearing to receive public testimony, and will take action on the item described below. Their decision is final unless appealed to the City Council within 10 days of the decision by any interested party or group. Project Location: 1908 North Greenleaf Street located within the Single Family Residential (R1) district zone. Project Applicant: Patrice and Donald Peterson (Property Owners) Project Description: The applicant is requesting approval of Historic Resources Commission Application No. 2023-17, Historic Register Categorization No. 2023-03, and Historic Property Preservation Agreement No. 2023-09 to allow the placement and categorization in the Santa Ana Register of Historical Properties as “Key” for the above mentioned property and to execute a Historic Property Preservation Agreement with the City of Santa Ana. Environmental Impact: Pursuant to the California Environmental Quality Act (CEQA) and the CEQA Guidelines, the project is exempt from further review under Section 15331, Class 31, as this action is designed to preserve a historic resource. Categorical Exemption No. ER-2023-78 will be filed for this project. Meeting Details: This matter will be heard on Thursday, September 7, 2023, at 4:30 p.m. in the City Council Chambers, 22 Civic Center Plaza, Santa Ana, CA 92701. Members of the public may attend this meeting in-person or join via Zoom. For the most up to date information on how to participate virtually in this meeting, please visit www.santa-ana.org/pb/meeting-participation. Written Comments: If you are unable to participate in the meeting, you may send written comments by e-mail to PBAeComments@santa-ana.org (reference the topic in the subject line) or mail to Nuvia Ocampo, Recording Secretary, City of Santa Ana, 20 Civic Center Plaza – M20, Santa Ana, CA 92701. Deadline to submit written comments is 3:00 p.m. on the day of the meeting. Comments received after the deadline may not be distributed to the Commission but will be made part of the record. Where To Get More Information: Additional details regarding the proposed action(s), including the full text of the discretionary item, may be found on the City website 72 hours prior to the public hearing at: https://santa-ana.primegov.com/public/portal. Who To Contact For Questions: Should you have any questions, please contact Andrea Dumovich Heywood with the Planning and Building Agency at Aheywood@santa-ana.org or 714-647-5899. Historic Resources Commission 1 – 32 9/7/2023     City Council 33 – 52 11/7/2023 Note: If you challenge the decision on the above matter, you may be limited to raising only those issues you or someone else raised at the public hearing described in this notice, or in written correspondence delivered to the Historic Resources Commission or City Council of the City of Santa Ana at, or prior to, the public hearing. Si tiene preguntas en español, favor de llamar a Nuvia Ocampo al (714) 667-2732. Nếu cần liên lạc bằng tiếng Việt, xin điện thoại cho Tony Lai số (714) 565-2627. Historic Resources Commission 2 – 24 11/7/2023 Historic Resources Commission 1 – 33 9/7/2023     City Council 33 – 53 11/7/2023 Historic Resources Commission 2 – 24 11/7/2023Historic Resources Commission 2 – 24 11/7/2023Historic Resources Commission 2 – 24 11/7/2023Historic Resources Commission 2 – 24 11/7/2023 Historic Resources Commission 1 – 34 9/7/2023     City Council 33 – 54 11/7/2023 Historic Resources Commission 1 – 35 9/7/2023     City Council 33 – 55 11/7/2023 RECORDING REQUESTED BY AND WHEN RECORDED MAIL TO: City of Santa Ana 20 Civic Center Plaza (M-30) Santa Ana, CA 92702 Attn: City Clerk’s Office FREE RECORDING PURSUANT TO GOVERNMENT CODE § 27383 _________________________________________________________________________ HISTORIC PROPERTY PRESERVATION AGREEMENT This Historic Property Preservation Agreement (“Agreement”) is made and entered into by and between the City of Santa Ana, a charter city and municipal corporation duly organized and existing under the Constitution and laws of the of the State of California (hereinafter referred to as “City”), and 4th and Broadway OZ SPE, LLC, a Delaware Limited Liability Company, (hereinafter collectively referred to as “Owner”), owner of real property located at 302 West Fourth Street, Santa Ana, California, in the County of Orange and listed on the Santa Ana Register of Historical Properties. RECITALS A.The City Council of the City of Santa Ana is authorized by California Government Code Section 50280 et seq. (known as the “Mills Act”) to enter into contracts with owners of qualified historical properties to provide for appropriate use, maintenance, rehabilitation and restoration such that these historic properties retain their historic character and integrity. B.The Owner possesses fee title in and to that certain qualified real property together with associated structures and improvements thereon, located at 302-308 ½ West Fourth Street and 324 North Broadway, Santa Ana, CA, 92701 (collectively referred to as 302 West Fourth Street, Santa Ana, CA 92701) and more particularly described in Exhibit “A,” attached hereto and incorporated herein by reference, and hereinafter referred to as the “Historic Property.” C.The Historic Property is officially designated on the Santa Ana Register of Historical Properties pursuant to the requirements of Chapter 30 of the Santa Ana Municipal Code. D.City and Owner, for their mutual benefit, now desire to enter into this Agreement which defines and limits the use and alteration of this Historic Property in order to enhance and maintain its value as a cultural and historical resource for Owner and for the community; to prevent inappropriate alterations to the Historic Property and to ensure that repairs, additions, new building, and other changes are appropriate; and to ensure that rehabilitation and maintenance are carried out in an exemplary manner. Exhibit 3     City Council 33 – 56 11/7/2023 MILLS ACT AGREEMENT 302 West Fourth Street Santa Ana, CA 92701 -2 - E.Owner and City intend to carry out the purposes of California Government Code, Chapter 1, Part 5 of Division 1 of Title 5, Article 12, Section 50280 et seq., which will enable the Historic Property to qualify for an assessment of valuation as a restricted historical property pursuant to Article 1.9, Sec. 439 et seq., Chapter 3 Part 2 of Division 1 of the California Tax and Revenue Code. NOW, THEREFORE, the City of Santa Ana and the Owner of the Historic Property agree as follows: 1.Effective Date and Terms of Agreement. This Agreement shall be effective and commence on November 8, 2023, and shall remain in effect for a term of ten (10) years thereafter. Each year, upon the anniversary of the effective date of this Agreement, such initial term will automatically be extended as provided in California Government Code Sections 50280 through 50290 and in Section 2, below. 2.Renewal. a.Each year on the anniversary of the effective date of this Agreement, a year shall automatically be added to the initial ten (10) year term of this Agreement unless written notice of nonrenewal is served as provided herein. b.If the Owner or the City desire(s) in any year not to renew the Agreement, the Owner or City shall serve written notice of nonrenewal of the Agreement on the other party. Unless such notice is served by the Owner to the City at least ninety (90) days prior to the annual renewal date, or served by the City to the Owner at least sixty (60) days prior to the annual renewal date, one (1) year shall automatically be added to the term of the Agreement as provided herein. c.Within 30 days from receipt of City’s notice of nonrenewal, the Owner ma y file a written protest of City’s decision of nonrenewal. The City may, at any time prior to the annual renewal date of the Agreement, withdraw its notice to the Owner of nonrenewal. d.If either the Owner or the City serves notice to the other of nonrenew al in any year, the Agreement shall remain in effect for the balance of the term then remaining, either from its original execution or from the last renewal of the Agreement, whichever may apply. 3.Standards and Conditions for Historic Property. During the term of this Agreement, the Historic Property shall be subject to the following conditions, requirements and restrictions: a.Owner shall maintain the Historic Property in a good state of repair and shall preserve, maintain, and, where necessary, restore or rehabilitate the property and its character- defining features described in the “Historical Property Description” attached hereto, marked as Exhibit B, notably the general architectural form, style, materials, design, scale, proportions, organization of windows, doors, and other openings, textures, details, mass, roof line, porch and other aspects of the appearance of the exterior to the satisfaction of the City.     City Council 33 – 57 11/7/2023 MILLS ACT AGREEMENT 302 West Fourth Street Santa Ana, CA 92701 -3 - b.All changes to the Historic Property shall comply with applicable City plans and regulations, and conform to the rules and regulations of the Office of Historic Preservation of the State Department of Parks and Recreation, namely the U.S. Secretary of the Interior’s Standards and Guidelines for Historic Preservation Projects. These guidelines are attached hereto, marked as Exhibit C, and incorporated herein by this reference. Owner shall continually maintain the Historic Property in the same or better condition. c.A view corridor enabling the general public to see the Historic Property from the public right-of-way shall be maintained, and Owner shall not be permitted to block the view corridor to the property with any new structure, such as walls, fences or shrubbery, so as to prevent the viewing of the historic landmark by the public. d.The following are prohibited: demolition of the Historic Property or destruction of character-defining features of the building or site; removal of trees and other major vegetation unless removal is approved by a rehabilitation plan approved by the Historic Resources Commission; paving of yard surface; exterior alterations or additions unless approved by the Historic Resources Commission and such alterations are in keeping with the Secretary of Interior’s Standards; deteriorating, dilapidated or unrepaired structures such as fences, roofs, doors, walls, and windows; storage of junk, trash, debris, discarded or unused objects such as cars, appliances, or furniture; and other unsightly by decoration, structure or vegetation which is unsightly by reason of its height, condition, or inappropriate location. e.Owner shall allow reasonable periodic inspection by prior appointment, as needed or at least every five (5) years after the initial inspection, of the interior and exterior of the Historic Property by representatives of the City of Santa Ana, the County Assessor, the State Department of Parks and Recreation, and the State Board of Equalization, to determine the Owner’s compliance with the terms and provisions of this Agreement. f.Owner shall implement the rehabilitation and restoration work items as discussed in detail in Exhibit D, “Proposed Structure Improvements.” All work items shall be completed within the first ten years of the Mills Act Agreement. Proof of status and completion, as requested from time to time by the City of Santa Ana, will be required in order to satisfy and maintain the Mills Act Agreement. Staff approval is required before items shall be amended or removed/replaced from the improvements list. 4.Furnishing of Information. The Owner hereby agrees to furnish the City with any and all information requested which may be necessary or advisable to determine compliance with the terms and provisions of this Agreement. 5.Cancellation. a.The City, following a duly noticed public hearing by the City Council as set forth in Government Code Section 50280, et. seq., may cancel this Agreement if it determines that the Owner have breached any of the conditions of this Agreement, or has allowed the property to     City Council 33 – 58 11/7/2023 MILLS ACT AGREEMENT 302 West Fourth Street Santa Ana, CA 92701 -4 - deteriorate to the point that it no longer meets the standards for a qualified Historic Property, or if the City determines that the Owner have failed to restore or rehabilitate the property in the manner specified in Section 3 of this Agreement. If a contract is cancelled for these reasons, the Owner shall pay a cancellation fee to the County Auditor as set forth in Government Code Section 50286. This cancellation fee shall be a percentage (currently set at twelve and one-half (12 ½) percent by Government Code Section 50286) of the current fair market value of the property at the time of the cancellation, as determined by the county assessor, without regard to any restriction imposed pursuant to this Agreement. b.If the Historic Property is destroyed by earthquake, fire, flood or other natural disaster such that in the opinion of the City Building Official more than sixty (60) percent of the original fabric of the structure must be replaced, this Agreement shall be canceled immediately because, in effect, the historic value of the structure will have been destroyed. No fee shall be imposed in the case of destruction by acts of God or natural disaster. c.If the Historic Property is acquired by eminent domain and the City Council determines that the acquisition frustrates the purpose of this Agreement, this Agreement shall be cancelled and no fee imposed, as specified in Government Code Section 50288. 6.Enforcement of Agreement. a.In lieu of and/or in addition to any provisions to cancel the Agreement as referenced herein, City may specifically enforce, or enjoin the breach of, the terms of the Agreement. In the event of a default, under the provisions to cancel the Agreement by Owner, the City shall give written notice to Owner by registered or certified mail, and if such a violation is not corrected to the reasonable satisfaction of the City Manager or designee within thirty (30) days thereafter, or if not corrected within such a reasonable time as may be required to cure the breach or default, or default cannot be cured within thirty (30) days (provided th at acts to cure the breach or default may be commenced within thirty (30) days and shall thereafter be diligently pursued to completion by Owner), then City may, without further notice, declare a default under the terms of this Agreement and may bring any action necessary to specifically enforce the obligations of Owner growing out of the terms of this Agreement, apply to any court, state or federal, for injunctive relief against any violation by Owner or apply for such relief as may be appropriate. b.City does not waive any claim of default by the Owner if City does not enforce or cancel this Agreement. All other remedies at law or in equity which are not otherwise provided for in this Agreement or in City’s regulations governing historic properties are available to City to pursue in the event that there is a breach of this Agreement. No waiver by City of any breach or default under this Agreement shall be deemed to be a waiver of any other subsequent breach thereof or default hereunder.     City Council 33 – 59 11/7/2023 MILLS ACT AGREEMENT 302 West Fourth Street Santa Ana, CA 92701 -5 - 7. Binding effect of Agreement. a.Owner hereby subjects the Historic Property, located at 302 West Fourth Street, Assessor Parcel Number, 398-591-05, and more particularly described in Exhibit A, in the City of Santa Ana, to the covenants, conditions, and restrictions as set forth in this Agreement. b.City and Owner hereby declare their specific intent that the covenants, conditions and restrictions as set forth herein shall be deemed covenants running with the land and shall pass to and be binding upon Owner’s successors and assigns in title or interest to the Historic Property. Every contract, deed, or other instrument hereinafter executed, covering or conveying the Historic Property or any portion thereof, shall conclusively be held to have been executed, delivered, and accepted subject to the tenants, restrictions, and reservations expressed in this Agreement regardless of whether such covenants, conditions and restrictions are set forth in such contract, deed, or other instrument. c.This property is listed in the Santa Ana Register of Historical Properties (Register) and is located in the Downtown Register National Historic District. In any real property transaction, the owner of this property or the owner’s representative shall provide the buyer of this property with notice that the property is listed on the City’s historic Register and is located within the Downtown Register National Historic District. 8.No Compensation. Owner shall not receive any payment from City in consideration of the obligation imposed under this Agreement, it being recognized that the consideration for the execution of this Agreement is the substantial public benefit to be derived therefrom and the advantage that will accrue to Owner as a result of the effect upon the assessed value of the Property on the account of the restrictions on the use and preservation of the Property. 9.Notice. Any notice required by the terms of this Agreement shall be sent to the address of the respective parties as specified below or at other addresses that may be later specified by the parties hereto. City: City of Santa Ana 20 Civic Center Plaza (M-30) Santa Ana, CA 92702 Attn: City Clerk’s Office Owners: 4th and Broadway OZ SPE, LLC, a Delaware Limited Liability Company Attn: Jeff Pintar 302 West Fourth Street Santa Ana, CA 92701     City Council 33 – 60 11/7/2023 MILLS ACT AGREEMENT 302 West Fourth Street Santa Ana, CA 92701 -6 - 10.General Provisions. a.None of the terms, provisions, or conditions of this Agreement shall be deemed to create a partnership between the parties hereto and any of their heirs, successors, or assigns, nor shall such terms, provisions or conditions cause them to be considered joint ventures or members of any joint enterprise. b.The Owner agrees to and shall indemnify and hold the City and its elected and appointed officials, officers, agents, and employees harmless from liability for damage or claims for damage for personal injuries, including death, and claims for property damage which may arise from the direct or indirect use or operations of the Owner or those of his or her contractor, subcontractor, agent, employee, or other person acting on his or her behalf which relates to the use, operation, and maintenance of the Historic Property. The Owner hereby agrees to and shall defend the City and its elected and appointed officials, officers, agents, and employees with respect to any and all actions for damages caused by, or alleged to have been caused by, reason of the Owner's activities in connection with the Historic Property. c.This hold harmless provision applies to all damages and claims for damages suffered, or alleged to have been suffered, and costs of defense incurred, by reason of the operations referred to in this Agreement regardless of whether or not City prepared, supplied, or approved the plans, specifications or other documents for the Historic Property. d.All of the agreements, rights, covenants, conditions, and restrictions contained in this Agreement shall be binding upon and shall inure to the benefit of the parties herein, their heirs, successors, legal representatives, assigns, and all persons acquiring any part or portion of the Historic Property, whether by operation of law on in any manner whatsoever. e.In the event legal proceedings are brought by any party or parties to enforce or restrain a violation of any of the covenants, reservations, or restrictions contained herein, or to determine the rights and duties of any party hereunder, the prevailing party in such proceeding may recover all reasonable attorney’s fees to be fixed by the court, in addition to court costs and other relief ordered by the court. f.In the event that any of the provisions of this Agreement are held to be unenforceable or invalid by any court of competent jurisdiction, or by subsequent preemptive legislation, the validity and enforceability of the remaining provisions, or portions thereof, shall not be effected thereby. g.This Agreement shall be construed and governed in accordance with the laws of the State of California, with venue in Orange County.     City Council 33 – 61 11/7/2023 MILLS ACT AGREEMENT 302 West Fourth Street Santa Ana, CA 92701 - 7 - 11. Recordation. No later than twenty (20) days after the parties execute and enter into this Agreement, the City shall cause this Agreement to be recorded in the office of the County Recorder of the County of Orange. 12. Amendments. This Agreement may be amended, in whole or in part, only by a written recorded instrument executed by the parties hereto. 13. Effective Date This Agreement shall be effective on the day and year first written above in Section 1. {Signature page follows}             City Council 33 – 62 11/7/2023 MILLS ACT AGREEMENT 302 West Fourth Street Santa Ana, CA 92701 -8 - ATTEST: CITY OF SANTA ANA ________________________ _________________________ JENNIFER L. HALL KRISTINE RIDGE Clerk of the Council City Manager OWNER Date: ______________________ By:_________________________ JEFF PINTAR 4th and Broadway OZ SPE, LLC, a Delaware Limited Liability Company APPROVED AS TO FORM: RECOMMENDED FOR APPROVAL: SONIA CARVALHO City Attorney By: _____________________ _____________________ BRANDON SALVATIERRA MINH THAI Deputy City Attorney Executive Director Planning and Building Agency     City Council 33 – 63 11/7/2023 MILLS ACT AGREEMENT 302 West Fourth Street Santa Ana, CA 92701 -9 - EXHIBIT A LEGAL DESCRIPTION THE LAND REFERRED TO HEREIN BELOW IS SITUATED IN THE CITY OF SANTA ANA, COUNTY OF ORANGE, STATE OF CALIFORNIA, AND IS DESCRIBED AS FOLLOWS: THAT PORTION OF THE REAL PROPERTY RECORDED DECEMBER 30, 1957, IN BOOK 4150, PAGE 305, OF OFFICIAL RECORDS OF CITY OF SANTA ANA, COUNTY OF ORANGE, STATE OF CALIFORNIA, DESCRIBED FOLLOWS: BEGINNING AT THE INTERSECTION OF THE SOUTH LINE OF FOURTH STREET WITH THE WEST LINE OF BROADWAY; THENCE WEST ALONG THE SOUTH LINE OF FOURTH STREET, 92.15 FEET; THENCE SOUTH 100 FEET; THENCE EAST 92.15 FEET; THENCE NORTH 100 FEET TO THE POINT OF BEGINNING. Assessor’s Parcel Number: 398-591-05     City Council 33 – 64 11/7/2023 Exhibit B     City Council 33 – 65 11/7/2023     City Council 33 – 66 11/7/2023     City Council 33 – 67 11/7/2023     City Council 33 – 68 11/7/2023 MILLS ACT AGREEMENT 302 West Fourth Street Santa Ana, CA 92701 - 1 - Exhibit C Exterior work shall be reviewed by the Historic Resources Commission and subject to the U.S. Secretary of the Interior’s Standards for Rehabilitation of Historic Buildings, as follows: 1. Every reasonable effort shall be made to provide a compatible use for a property which requires minimal alteration of the building, structure, or site and its environment, or to use a property for its originally intended purpose. 2. The distinguishing original qualities or character of a building, structure or site and its environment shall not be destroyed. The removal or alteration of any historic material or distinctive architectural features should be avoided when possible. 3. All buildings, structures, and sites shall be recognized as products of their own time. Alterations that have no historical basis and which seek to create an earlier appearance shall be discouraged. 4. Changes which may have taken place in the course of time are evidence of the history and development of a building, structure, or site and its environment. These changes may have acquired significance in their own right, and this significance shall be recognized and respected. 5. Distinctive stylistic features or examples of skilled craftsmanship which characterize a building, structure, or site shall be treated with sensitivity. 6. Deteriorated architectural features shall be repaired rather than replaced, whenever possible. In the event replacement is necessary, the new material should match the material being replaced in composition, design, color, texture, and other visual qualities. Repair or replacement of missing architectural features should be based on accurate duplications of features, substantiated by historic, physical, or pictorial evidence rather than on conjectural designs or the availability of different architectural elements from the other buildings or structures. 7. The surface cleaning of structures shall be undertaken with the gentlest means possible. Sandblasting and other cleaning methods that will damage the historic building materials shall not be undertaken. 8. Every reasonable effort shall be made to protect and reserve archaeological resources affected by, or adjacent to any project. 9. Contemporary design for alterations and additions to existing properties shall not be discouraged when such alterations and additions do not destroy significant historical, architectural or cultural material, an such design is compatible with     City Council 33 – 69 11/7/2023 MILLS ACT AGREEMENT 302 West Fourth Street Santa Ana, CA 92701 - 2 - size, scale, color, material and character of the property, neighborhood, or environment. 10. Wherever possible, new additions or alterations to structures shall be done in such a manner that if such additions or alterations need to be removed in the future, the essential form and integrity of the structure would be unimpaired.     City Council 33 – 70 11/7/2023 Proposed Structure Improvements ("Work Plan") 302 West Fourth Street Year Improvement 2024 Renovation of existing building, including seismic retrofitting, new roof installation, utility upgrades, tenant improvements, and addition of a new rooftop unit. 2024 Interior conversion of the unit addressed as 302 West Fourth Street from existing commercial retail space to a new restaurant use 2024 All character-defining features on the north and east facades will be protected and repaired in-kind as needed, which includes original brick exterior, glazed brick trim, parapet, bay divisions articulated by piers, and architectural ornamentation. 2024 The storefront addressed 304 West Fourth Street is composed of non-original replacement materials (aluminum-framing and replacement glazing) and will be restored to original wood-frame and glazing materials to match the original materials on the adjacent storefronts. 2024 The two storefronts addressed 306 and 308 West Fourth Street, each feature a wood spacer between them in order to support a wall between the two retail spaces. The spacers at the doors and between the upper transoms will be removed in order to align the doors as true double-doors. The transoms will be restored as a single transom at each storefront. 2024 Addition of two new accordion-style aluminum metal doors with glazing, which will replace non-original windows at the east facade (while maintaining and protecting in place the original multilight transoms above) 2024 Building code modifications to the existing paired pedestrian doors on the east façade, which consist of changing the door swing orientation, lowering the floors, and removing the exterior steps. 2024 Wall at rear (south) façade to be rebuilt for structural purposes. New wall will reuse existing brick as feasible and include new door and window openings. New wall design to reflect existing design to amount feasible in order to preserve historic character. Exhibit D     City Council 33 – 71 11/7/2023 Planning and Building Agency Item # c City of Santa Ana 20 Civic Center Plaza, Santa Ana, CA 92701 Historic Resources Commission Staff Report September 7, 2023 Topic: HPPA No. 2023-08 – The Gilmaker Block (302 W. Fourth Street) RECOMMENDED ACTION Recommend that the City Council authorize the City Manager and City Clerk to execute a Historic Property Preservation Agreement (Mills Act) with Jeff Pintar, representing 4th and Broadway OZ SPE, LLC, a Delaware Limited Liability, for the property located at 302 West Fourth Street, subject to non-substantive changes approved by the City Manager and City Attorney (Exhibit 1). EXECUTIVE SUMMARY Jeff Pintar, representing 4th and Broadway OZ SPE, LLC, a Delaware Limited Liability, is requesting approval to execute a Mills Act Agreement with the City of Santa Ana for an existing commercial property located at 302 West Fourth Street that is currently listed on the Santa Ana Register of Historical Properties. DISCUSSION Project Location and Site Description The subject property, known as the Gilmaker Block (which is one building addressed as 302-308 ½ West Fourth Street and 324 North Broadway), consists of an existing single- story 8,863-square-foot commercial building on a zero lot line. The building is an appropriately rehabilitated example of the brick vernacular commercial style that was prevalent on smaller commercial buildings in towns across the west (Exhibit 2). The Gilmaker Block is a contributor to the National Register-listed Downtown Santa Ana Historic District. The property is also individually listed as No. 244 on the Santa Ana Register of Historical Properties (“Register”). It was placed on the Register in 2001 and was categorized as “Key.” Although the resolution and accompanying executive summary approving the Gilmaker Block as No. 244 on the Register could not be located, the meeting minutes for the Historic Resources Commission hearing dated March 1, 2001, approving the Gilmaker Block for listing on the Register, is attached to this report. Exhibit 4 Historic Resources Commission c – 1 9/7/2023     City Council 33 – 72 11/7/2023 HPPA No. 2023-08 – The Gilmaker Block (302 W. Fourth Street) September 7, 2023 Page 2 3 6 5 9 Analysis of the Issues Ordinance No. NS-2382 authorized the Historic Resources Commission to execute Historic Property Preservation Agreements (HPPA), commonly known as Mills Act agreements, for eligible properties. The property is listed on the Register and categorized as Key, making it eligible for a Mills Act Agreement. The agreement provides monetary incentives to the property owner in the form of a property tax reduction in exchange for the owner’s voluntary commitment to maintain the property in a good state of repair as necessary to maintain its character and appearance. Once recorded, the agreement generates a different valuation method in determining the property’s assessed value, resulting in tax savings for the owner. Aside from the tax savings, the benefits include: •Long term preservation of the property and visual improvement to the neighborhood •Allows for a mechanism to provide for property rehabilitation •Provides additional incentive for potential buyers to purchase historic structures •Discourages inappropriate alterations to the property In 2001, the Historic Resources Commission placed the Gilmaker Block on the Register and within the “Key” category because of its distinctive architectural style and quality, and being characteristic of a significant period in the history of the City of Santa Ana. Character-defining exterior features of the Gilmaker Block that should be preserved include, but may not be limited to: brick exterior; glazed brick trim; parapet; bay divisions articulated by piers; and architectural ornamentation. In May 2023, the property received approval by Santa Ana’s Historic Resources Commission for an historic exterior modification application (HEMA), HEMA No. 2023-02, consisting of renovating the existing commercial structure to accommodate three retail spaces and one restaurant. Additionally, the HEMA included exterior modifications consisting of a new 4,056-square-foot rooftop addition and 1,632-square-foot rooftop outdoor seating area with trellis as part of the new restaurant use. All approved exterior modifications were consistent with the Secretary of Interior Standards (SOIS) for Rehabilitation. Per the Conditions of Approval for HEMA No. 2023-02, staff will ensure that the proposed work will be completed in tandem with a qualified historic architect. The architect shall monitor the site monthly and provide updates to Planning Division staff during the entire construction period to ensure that the project is executed per the plans and follows the SOIS. Staff will ensure that all work is completed sensitively and will maintain the property’s character defining features as part of the Mills Act Agreement for this property. Future improvements proposed by the property owner during the initial ten years of the Mills Act Agreement include all work approved as part of the May 2023 HEMA (interior and exterior modifications along with rooftop addition with trellis). The full improvement list, titled Attachment 5 - Proposed Structure Improvements– 302 West Fourth Street, is attached. Historic Resources Commission c – 2 9/7/2023     City Council 33 – 73 11/7/2023 HPPA No. 2023-08 – The Gilmaker Block (302 W. Fourth Street) September 7, 2023 Page 3 3 6 5 9 Lastly, the site will be subject to general maintenance and upkeep requirements including, but not limited to, replacement or restoration of damaged character-defining features, painting, etc. These improvements will be subject to review and approval by staff. Upon consideration of the application, it is recommended that the City enter into a Historic Property Preservation Agreement. ENVIRONMENTAL IMPACT Pursuant to the California Environmental Quality Act (CEQA) and the CEQA Guidelines, the project is exempt from further review pursuant to Section 15331 of the CEQA Guidelines (Class 31 – Historical Resource Restoration/Rehabilitation) as these actions are designed to preserve historic resources. Based on this analysis, a Notice of Exemption, Environmental Review No. 2023-82, will be filed for this project. FISCAL IMPACT The Historic Property Preservation Agreement will reduce the Property Tax revenue account 01102002-50011 to the City by an estimated $4,123.35 annually, for a period of not less than ten years. EXHIBIT(S) 1 - Mills Act Agreement 2 - 500’ Radius Map 3 - Site Photos – 302 West Fourth Street 4 - HRC Meeting Minutes dated March 1, 2001 (302 West Fourth Street) 5 – Proposed Structure Improvements – 302 West Fourth Street Submitted By: Andrea Heywood, Associate Planner Approved By: Minh Thai, Executive Director of Planning and Building Agency, Planning and Building Agency Historic Resources Commission c – 3 9/7/2023     City Council 33 – 74 11/7/2023 RECORDING REQUESTED BY AND WHEN RECORDED MAIL TO: City of Santa Ana 20 Civic Center Plaza (M-30) Santa Ana, CA 92702 Attn: City Clerk’s Office FREE RECORDING PURSUANT TO GOVERNMENT CODE § 27383 _________________________________________________________________________ HISTORIC PROPERTY PRESERVATION AGREEMENT This Historic Property Preservation Agreement (“Agreement”) is made and entered into by and between the City of Santa Ana, a charter city and municipal corporation duly organized and existing under the Constitution and laws of the of the State of California (hereinafter referred to as “City”), and 4th and Broadway OZ SPE, LLC, a Delaware Limited Liability Company, (hereinafter collectively referred to as “Owner”), owner of real property located at 302 West Fourth Street, Santa Ana, California, in the County of Orange and listed on the Santa Ana Register of Historical Properties. RECITALS A.The City Council of the City of Santa Ana is authorized by California Government Code Section 50280 et seq. (known as the “Mills Act”) to enter into contracts with owners of qualified historical properties to provide for appropriate use, maintenance, rehabilitation and restoration such that these historic properties retain their historic character and integrity. B.The Owner possesses fee title in and to that certain qualified real property together with associated structures and improvements thereon, located at 302-308 ½ West Fourth Street and 324 North Broadway, Santa Ana, CA, 92701 (collectively referred to as 302 West Fourth Street, Santa Ana, CA 92701) and more particularly described in Exhibit “A,” attached hereto and incorporated herein by reference, and hereinafter referred to as the “Historic Property.” C.The Historic Property is officially designated on the Santa Ana Register of Historical Properties pursuant to the requirements of Chapter 30 of the Santa Ana Municipal Code. D.City and Owner, for their mutual benefit, now desire to enter into this Agreement which defines and limits the use and alteration of this Historic Property in order to enhance and maintain its value as a cultural and historical resource for Owner and for the community; to prevent inappropriate alterations to the Historic Property and to ensure that repairs, additions, new building, and other changes are appropriate; and to ensure that rehabilitation and maintenance are carried out in an exemplary manner. Historic Resources Commission c – 4 9/7/2023     City Council 33 – 75 11/7/2023 MILLS ACT AGREEMENT 302 West Fourth Street Santa Ana, CA 92701 -2 - E.Owner and City intend to carry out the purposes of California Government Code, Chapter 1, Part 5 of Division 1 of Title 5, Article 12, Section 50280 et seq., which will enable the Historic Property to qualify for an assessment of valuation as a restricted historical property pursuant to Article 1.9, Sec. 439 et seq., Chapter 3 Part 2 of Division 1 of the California Tax and Revenue Code. NOW, THEREFORE, the City of Santa Ana and the Owner of the Historic Property agree as follows: 1.Effective Date and Terms of Agreement. This Agreement shall be effective and commence on November 8, 2023, and shall remain in effect for a term of ten (10) years thereafter. Each year, upon the anniversary of the effective date of this Agreement, such initial term will automatically be extended as provided in California Government Code Sections 50280 through 50290 and in Section 2, below. 2.Renewal. a.Each year on the anniversary of the effective date of this Agreement, a year shall automatically be added to the initial ten (10) year term of this Agreement unless written notice of nonrenewal is served as provided herein. b.If the Owner or the City desire(s) in any year not to renew the Agreement, the Owner or City shall serve written notice of nonrenewal of the Agreement on the other party. Unless such notice is served by the Owner to the City at least ninety (90) days prior to the annual renewal date, or served by the City to the Owner at least sixty (60) days prior to the annual renewal date, one (1) year shall automatically be added to the term of the Agreement as provided herein. c.Within 30 days from receipt of City’s notice of nonrenewal, the Owner ma y file a written protest of City’s decision of nonrenewal. The City may, at any time prior to the annual renewal date of the Agreement, withdraw its notice to the Owner of nonrenewal. d.If either the Owner or the City serves notice to the other of nonrenew al in any year, the Agreement shall remain in effect for the balance of the term then remaining, either from its original execution or from the last renewal of the Agreement, whichever may apply. 3.Standards and Conditions for Historic Property. During the term of this Agreement, the Historic Property shall be subject to the following conditions, requirements and restrictions: a.Owner shall maintain the Historic Property in a good state of repair and shall preserve, maintain, and, where necessary, restore or rehabilitate the property and its character- defining features described in the “Historical Property Description” attached hereto, marked as Exhibit B, notably the general architectural form, style, materials, design, scale, proportions, organization of windows, doors, and other openings, textures, details, mass, roof line, porch and other aspects of the appearance of the exterior to the satisfaction of the City. Historic Resources Commission c – 5 9/7/2023     City Council 33 – 76 11/7/2023 MILLS ACT AGREEMENT 302 West Fourth Street Santa Ana, CA 92701 -3 - b.All changes to the Historic Property shall comply with applicable City plans and regulations, and conform to the rules and regulations of the Office of Historic Preservation of the State Department of Parks and Recreation, namely the U.S. Secretary of the Interior’s Standards and Guidelines for Historic Preservation Projects. These guidelines are attached hereto, marked as Exhibit C, and incorporated herein by this reference. Owner shall continually maintain the Historic Property in the same or better condition. c.A view corridor enabling the general public to see the Historic Property from the public right-of-way shall be maintained, and Owner shall not be permitted to block the view corridor to the property with any new structure, such as walls, fences or shrubbery, so as to prevent the viewing of the historic landmark by the public. d.The following are prohibited: demolition of the Historic Property or destruction of character-defining features of the building or site; removal of trees and other major vegetation unless removal is approved by a rehabilitation plan approved by the Historic Resources Commission; paving of yard surface; exterior alterations or additions unless approved by the Historic Resources Commission and such alterations are in keeping with the Secretary of Interior’s Standards; deteriorating, dilapidated or unrepaired structures such as fences, roofs, doors, walls, and windows; storage of junk, trash, debris, discarded or unused objects such as cars, appliances, or furniture; and other unsightly by decoration, structure or vegetation which is unsightly by reason of its height, condition, or inappropriate location. e.Owner shall allow reasonable periodic inspection by prior appointment, as needed or at least every five (5) years after the initial inspection, of the interior and exterior of the Historic Property by representatives of the City of Santa Ana, the County Assessor, the State Department of Parks and Recreation, and the State Board of Equalization, to determine the Owner’s compliance with the terms and provisions of this Agreement. f.Owner shall implement the rehabilitation and restoration work items as discussed in detail in Exhibit D, “Proposed Structure Improvements.” All work items shall be completed within the first ten years of the Mills Act Agreement. Proof of status and completion, as requested from time to time by the City of Santa Ana, will be required in order to satisfy and maintain the Mills Act Agreement. Staff approval is required before items shall be amended or removed/replaced from the improvements list. 4.Furnishing of Information. The Owner hereby agrees to furnish the City with any and all information requested which may be necessary or advisable to determine compliance with the terms and provisions of this Agreement. 5.Cancellation. a.The City, following a duly noticed public hearing by the City Council as set forth in Government Code Section 50280, et. seq., may cancel this Agreement if it determines that the Owner have breached any of the conditions of this Agreement, or has allowed the property to Historic Resources Commission c – 6 9/7/2023     City Council 33 – 77 11/7/2023 MILLS ACT AGREEMENT 302 West Fourth Street Santa Ana, CA 92701 -4 - deteriorate to the point that it no longer meets the standards for a qualified Historic Property, or if the City determines that the Owner have failed to restore or rehabilitate the property in the manner specified in Section 3 of this Agreement. If a contract is cancelled for these reasons, the Owner shall pay a cancellation fee to the County Auditor as set forth in Government Code Section 50286. This cancellation fee shall be a percentage (currently set at twelve and one-half (12 ½) percent by Government Code Section 50286) of the current fair market value of the property at the time of the cancellation, as determined by the county assessor, without regard to any restriction imposed pursuant to this Agreement. b.If the Historic Property is destroyed by earthquake, fire, flood or other natural disaster such that in the opinion of the City Building Official more than sixty (60) percent of the original fabric of the structure must be replaced, this Agreement shall be canceled immediately because, in effect, the historic value of the structure will have been destroyed. No fee shall be imposed in the case of destruction by acts of God or natural disaster. c.If the Historic Property is acquired by eminent domain and the City Council determines that the acquisition frustrates the purpose of this Agreement, this Agreement shall be cancelled and no fee imposed, as specified in Government Code Section 50288. 6.Enforcement of Agreement. a.In lieu of and/or in addition to any provisions to cancel the Agreement as referenced herein, City may specifically enforce, or enjoin the breach of, the terms of the Agreement. In the event of a default, under the provisions to cancel the Agreement by Owner, the City shall give written notice to Owner by registered or certified mail, and if such a violation is not corrected to the reasonable satisfaction of the City Manager or designee within thirty (30) days thereafter, or if not corrected within such a reasonable time as may be required to cure the breach or default, or default cannot be cured within thirty (30) days (provided th at acts to cure the breach or default may be commenced within thirty (30) days and shall thereafter be diligently pursued to completion by Owner), then City may, without further notice, declare a default under the terms of this Agreement and may bring any action necessary to specifically enforce the obligations of Owner growing out of the terms of this Agreement, apply to any court, state or federal, for injunctive relief against any violation by Owner or apply for such relief as may be appropriate. b.City does not waive any claim of default by the Owner if City does not enforce or cancel this Agreement. All other remedies at law or in equity which are not otherwise provided for in this Agreement or in City’s regulations governing historic properties are available to City to pursue in the event that there is a breach of this Agreement. No waiver by City of any breach or default under this Agreement shall be deemed to be a waiver of any other subsequent breach thereof or default hereunder. Historic Resources Commission c – 7 9/7/2023     City Council 33 – 78 11/7/2023 MILLS ACT AGREEMENT 302 West Fourth Street Santa Ana, CA 92701 -5 - 7. Binding effect of Agreement. a.Owner hereby subjects the Historic Property, located at 302 West Fourth Street, Assessor Parcel Number, 398-591-05, and more particularly described in Exhibit A, in the City of Santa Ana, to the covenants, conditions, and restrictions as set forth in this Agreement. b.City and Owner hereby declare their specific intent that the covenants, conditions and restrictions as set forth herein shall be deemed covenants running with the land and shall pass to and be binding upon Owner’s successors and assigns in title or interest to the Historic Property. Every contract, deed, or other instrument hereinafter executed, covering or conveying the Historic Property or any portion thereof, shall conclusively be held to have been executed, delivered, and accepted subject to the tenants, restrictions, and reservations expressed in this Agreement regardless of whether such covenants, conditions and restrictions are set forth in such contract, deed, or other instrument. c.This property is listed in the Santa Ana Register of Historical Properties (Register) and is located in the Downtown Register National Historic District. In any real property transaction, the owner of this property or the owner’s representative shall provide the buyer of this property with notice that the property is listed on the City’s historic Register and is located within the Downtown Register National Historic District. 8.No Compensation. Owner shall not receive any payment from City in consideration of the obligation imposed under this Agreement, it being recognized that the consideration for the execution of this Agreement is the substantial public benefit to be derived therefrom and the advantage that will accrue to Owner as a result of the effect upon the assessed value of the Property on the account of the restrictions on the use and preservation of the Property. 9.Notice. Any notice required by the terms of this Agreement shall be sent to the address of the respective parties as specified below or at other addresses that may be later specified by the parties hereto. City: City of Santa Ana 20 Civic Center Plaza (M-30) Santa Ana, CA 92702 Attn: City Clerk’s Office Owners: 4th and Broadway OZ SPE, LLC, a Delaware Limited Liability Company Attn: Jeff Pintar 302 West Fourth Street Santa Ana, CA 92701 Historic Resources Commission c – 8 9/7/2023     City Council 33 – 79 11/7/2023 MILLS ACT AGREEMENT 302 West Fourth Street Santa Ana, CA 92701 -6 - 10.General Provisions. a.None of the terms, provisions, or conditions of this Agreement shall be deemed to create a partnership between the parties hereto and any of their heirs, successors, or assigns, nor shall such terms, provisions or conditions cause them to be considered joint ventures or members of any joint enterprise. b.The Owner agrees to and shall indemnify and hold the City and its elected and appointed officials, officers, agents, and employees harmless from liability for damage or claims for damage for personal injuries, including death, and claims for property damage which may arise from the direct or indirect use or operations of the Owner or those of his or her contractor, subcontractor, agent, employee, or other person acting on his or her behalf which relates to the use, operation, and maintenance of the Historic Property. The Owner hereby agrees to and shall defend the City and its elected and appointed officials, officers, agents, and employees with respect to any and all actions for damages caused by, or alleged to have been caused by, reason of the Owner's activities in connection with the Historic Property. c.This hold harmless provision applies to all damages and claims for damages suffered, or alleged to have been suffered, and costs of defense incurred, by reason of the operations referred to in this Agreement regardless of whether or not City prepared, supplied, or approved the plans, specifications or other documents for the Historic Property. d.All of the agreements, rights, covenants, conditions, and restrictions contained in this Agreement shall be binding upon and shall inure to the benefit of the parties herein, their heirs, successors, legal representatives, assigns, and all persons acquiring any part or portion of the Historic Property, whether by operation of law on in any manner whatsoever. e.In the event legal proceedings are brought by any party or parties to enforce or restrain a violation of any of the covenants, reservations, or restrictions contained herein, or to determine the rights and duties of any party hereunder, the prevailing party in such proceeding may recover all reasonable attorney’s fees to be fixed by the court, in addition to court costs and other relief ordered by the court. f.In the event that any of the provisions of this Agreement are held to be unenforceable or invalid by any court of competent jurisdiction, or by subsequent preemptive legislation, the validity and enforceability of the remaining provisions, or portions thereof, shall not be effected thereby. g.This Agreement shall be construed and governed in accordance with the laws of the State of California, with venue in Orange County. Historic Resources Commission c – 9 9/7/2023     City Council 33 – 80 11/7/2023 MILLS ACT AGREEMENT 302 West Fourth Street Santa Ana, CA 92701 -7 - 11.Recordation. No later than twenty (20) days after the parties execute and enter into this Agreement, the City shall cause this Agreement to be recorded in the office of the County Recorder of the County of Orange. 12.Amendments. This Agreement may be amended, in whole or in part, only by a written recorded instrument executed by the parties hereto. 13.Effective Date This Agreement shall be effective on the day and year first written above in Section 1. {Signature page follows} Historic Resources Commission c – 10 9/7/2023     City Council 33 – 81 11/7/2023 MILLS ACT AGREEMENT 302 West Fourth Street Santa Ana, CA 92701 -8 - ATTEST: CITY OF SANTA ANA ________________________ _________________________ JENNIFER L. HALL KRISTINE RIDGE Clerk of the Council City Manager OWNER Date: ______________________ By:_________________________ JEFF PINTAR 4th and Broadway OZ SPE, LLC, a Delaware Limited Liability Company APPROVED AS TO FORM: RECOMMENDED FOR APPROVAL: SONIA CARVALHO City Attorney By: _____________________ _____________________ BRANDON SALVATIERRA MINH THAI Deputy City Attorney Executive Director Planning and Building Agency Historic Resources Commission c – 11 9/7/2023     City Council 33 – 82 11/7/2023 MILLS ACT AGREEMENT 302 West Fourth Street Santa Ana, CA 92701 -9 - EXHIBIT A LEGAL DESCRIPTION THE LAND REFERRED TO HEREIN BELOW IS SITUATED IN THE CITY OF SANTA ANA, COUNTY OF ORANGE, STATE OF CALIFORNIA, AND IS DESCRIBED AS FOLLOWS: THAT PORTION OF THE REAL PROPERTY RECORDED DECEMBER 30, 1957, IN BOOK 4150, PAGE 305, OF OFFICIAL RECORDS OF CITY OF SANTA ANA, COUNTY OF ORANGE, STATE OF CALIFORNIA, DESCRIBED FOLLOWS: BEGINNING AT THE INTERSECTION OF THE SOUTH LINE OF FOURTH STREET WITH THE WEST LINE OF BROADWAY; THENCE WEST ALONG THE SOUTH LINE OF FOURTH STREET, 92.15 FEET; THENCE SOUTH 100 FEET; THENCE EAST 92.15 FEET; THENCE NORTH 100 FEET TO THE POINT OF BEGINNING. Assessor’s Parcel Number: 398-591-05 Historic Resources Commission c – 12 9/7/2023     City Council 33 – 83 11/7/2023 Historic Resources Commission c – 13 9/7/2023     City Council 33 – 84 11/7/2023 Historic Resources Commission c – 14 9/7/2023     City Council 33 – 85 11/7/2023 Historic Resources Commission c – 15 9/7/2023     City Council 33 – 86 11/7/2023 Historic Resources Commission c – 16 9/7/2023     City Council 33 – 87 11/7/2023 MILLS ACT AGREEMENT 302 West Fourth Street Santa Ana, CA 92701 - 1 - Exhibit C Exterior work shall be reviewed by the Historic Resources Commission and subject to the U.S. Secretary of the Interior’s Standards for Rehabilitation of Historic Buildings, as follows: 1. Every reasonable effort shall be made to provide a compatible use for a property which requires minimal alteration of the building, structure, or site and its environment, or to use a property for its originally intended purpose. 2. The distinguishing original qualities or character of a building, structure or site and its environment shall not be destroyed. The removal or alteration of any historic material or distinctive architectural features should be avoided when possible. 3. All buildings, structures, and sites shall be recognized as products of their own time. Alterations that have no historical basis and which seek to create an earlier appearance shall be discouraged. 4. Changes which may have taken place in the course of time are evidence of the history and development of a building, structure, or site and its environment. These changes may have acquired significance in their own right, and this significance shall be recognized and respected. 5. Distinctive stylistic features or examples of skilled craftsmanship which characterize a building, structure, or site shall be treated with sensitivity. 6. Deteriorated architectural features shall be repaired rather than replaced, whenever possible. In the event replacement is necessary, the new material should match the material being replaced in composition, design, color, texture, and other visual qualities. Repair or replacement of missing architectural features should be based on accurate duplications of features, substantiated by historic, physical, or pictorial evidence rather than on conjectural designs or the availability of different architectural elements from the other buildings or structures. 7. The surface cleaning of structures shall be undertaken with the gentlest means possible. Sandblasting and other cleaning methods that will damage the historic building materials shall not be undertaken. 8. Every reasonable effort shall be made to protect and reserve archaeological resources affected by, or adjacent to any project. 9. Contemporary design for alterations and additions to existing properties shall not be discouraged when such alterations and additions do not destroy significant historical, architectural or cultural material, an such design is compatible with Historic Resources Commission c – 17 9/7/2023v     City Council 33 – 88 11/7/2023 MILLS ACT AGREEMENT 302 West Fourth Street Santa Ana, CA 92701 - 2 - size, scale, color, material and character of the property, neighborhood, or environment. 10. Wherever possible, new additions or alterations to structures shall be done in such a manner that if such additions or alterations need to be removed in the future, the essential form and integrity of the structure would be unimpaired. Historic Resources Commission c – 18 9/7/2023     City Council 33 – 89 11/7/2023 Proposed Structure Improvements ("Work Plan") 302 West Fourth Street Year Improvement 2024 Renovation of existing building, including seismic retrofitting, new roof installation, utility upgrades, tenant improvements, and addition of a new rooftop unit. 2024 Interior conversion of the unit addressed as 302 West Fourth Street from existing commercial retail space to a new restaurant use 2024 All character-defining features on the north and east facades will be protected and repaired in-kind as needed, which includes original brick exterior, glazed brick trim, parapet, bay divisions articulated by piers, and architectural ornamentation. 2024 The storefront addressed 304 West Fourth Street is composed of non-original replacement materials (aluminum-framing and replacement glazing) and will be restored to original wood-frame and glazing materials to match the original materials on the adjacent storefronts. 2024 The two storefronts addressed 306 and 308 West Fourth Street, each feature a wood spacer between them in order to support a wall between the two retail spaces. The spacers at the doors and between the upper transoms will be removed in order to align the doors as true double-doors. The transoms will be restored as a single transom at each storefront. 2024 Addition of two new accordion-style aluminum metal doors with glazing, which will replace non-original windows at the east facade (while maintaining and protecting in place the original multilight transoms above) 2024 Building code modifications to the existing paired pedestrian doors on the east façade, which consist of changing the door swing orientation, lowering the floors, and removing the exterior steps. 2024 Wall at rear (south) façade to be rebuilt for structural purposes. New wall will reuse existing brick as feasible and include new door and window openings. New wall design to reflect existing design to amount feasible in order to preserve historic character. Historic Resources Commission c – 19 9/7/2023     City Council 33 – 90 11/7/2023 HPPA-2023-08 302 WEST FOURTH STREET THE GILMAKER BLOCK P L A N N I N G AND B U I L D I N G A G E N C Y 500’ RADIUS SITE Historic Resources Commission c – 20 9/7/2023     City Council 33 – 91 11/7/2023 HPPA-2023-08 The Gilmaker Block 302 West Fourth Street SITE PHOTOS EXHIBIT 3Historic Resources Commission c – 21 9/7/2023     City Council 33 – 92 11/7/2023 ACTION MINUTES OF THE.. HISTORIC RESOURCES COMMISSION OF THE CITY OF SANTA ANA MARCH 1, 2001 CALLED TO ORDER: 4:31 P.M. City Hall Council Chambers 22 Civic Center Plaza Santa Ana, California ATTENDANCE: COMMISSIONERS Present: Rose Anne Garcia Kings, Chair Paul Giles, Vice Chairman Philip Chinn, Pro Tem Rita Corpin James Gartner Carlos Bustamante Robert Richardson (4:41 p.m.) Paula Rankin ABSENT: None STAFF PRESENT: Cynthia J. Nelson, Deputy City Manager Kenneth Adams, Planning Manager Chris Norman, Assistant City Attorney Joseph Edwards, Principal Planner Jeffry Rice, Principal Planner Rosa Barela, Acting Recording Secretary CONSENT CALENDAR A. Approval of the Minutes for the regular meeting of February 1, 2001. RECOMMENDATION: Approve the minutes of the regular meeting of February 1, 2001. B. Commission Secretary Report RECOMMENDATION: Instruct the Commission Secretary to enter into the minutes. The March 1, 2001 Agenda was posted at the City Hall Council Chambers on February 27, 2001 at 10:30 a.m. C. HISTORIC RESOURCES COMMISSION OBJECTIVES FOR 2001 RECOMMENDATION: Approve the Historic Resources Commission Objectives for 2001. END OF CONSENT CALENDAR * Motion to approve Consent Calendar items with modiflcatlons. MOTION: Giles SECOND: Bustamante AYES: Kings, Giles, Chinn, Corpin, I Gartner, Bustamante, 1 Historic Resources Commission c – 22 9/7/2023     City Council 33 – 93 11/7/2023 Historic Resources Commission c – 23 9/7/2023     City Council 33 – 94 11/7/2023 Historic Resources Commission c – 24 9/7/2023     City Council 33 – 95 11/7/2023 Historic Resources Commission c – 25 9/7/2023     City Council 33 – 96 11/7/2023 Madam Chair Kings opened the public hearing at 5:,00 p.m. 4. Mr. Joseph Louis Gilmaker complimented Commission on all their hard work and noted: Commercial Building (03) - 309 W. Third St.: Staff listed Theodore J. Beall owner. Mr. Gilmaker indicated Mr. Beall was a tenant and the Gilmaker Estate owns property; and noted the property i3 part of the parcel they have listed as 300 - 304 N. Broadway and belongs to the estate of Joseph Gilmaker. Gerwig's Bicycle Shop (09) - 312 N. Broadway; Gilmaker Estates should be listed as owner. Madam Chair Kings closed the public hearing at 5:04 p.m. Motion to 1) adopt a resolution approving Historic Resources Commission Application No.'s 2001-03 through 2001-09; and 2) adopt a resolution approving Historic Register Categorization No.'s 2001-03 through 2001-09. MOTION: Giles SECOND: Bustamante AYES: Kings, Giles, Chinn, Corpin, Gartner, Bustamante, Richardson, Rankin NOES: None ABSENT: None ABSTENTION: None 2001-10 THROUGH 2001-18 To place and categorize various structures as Key on the Santa Ana Register of Historical Properties. STRUCTURE NAME HISTORICAL STRUCTURE ADDRESS RECOMMENDED CATEGORY Dr. Horton Buildin 10 315 West Third Street Ke Semi-Tro is Hotel 11 312, 314, and 316 West Fourth Street Ke Gilmaker Block (12)302, 304, 306, 308 West Fourth Street and 324 N. Broadwa Key Dibble Buildin 13 102 East Fourth Street Ke Shaffer-Wakeham Building 14 108, 110, and 112 East Fourth Street Key K hl Buildin 15 118 East Fourth Street Ke Empire Market (16)202, 204, 206 and 208 Nonh Broadwa Key Gilmaker Broadway Block 17 302, 304, 306, 308, and 310 North Broadwa Key Care Smith Buildin 18 315 North Main Street Ke PUBLISHED IN THE REGISTER: PUBLICLY NOTICED: February 18, 2001 February 16, 2001 RECOMMENDATION: 1. Adopt a resolution approving Historic Resources Commission Application No.'s 2001-10 through 2001-18. 2. Adopt a resolution approving Historic Register Categorization No.'s 2001-10 through No's 2001-18. 5 Historic Resources Commission c – 26 9/7/2023     City Council 33 – 97 11/7/2023 Historic Resources Commission c – 27 9/7/2023     City Council 33 – 98 11/7/2023 Historic Resources Commission c – 28 9/7/2023     City Council 33 – 99 11/7/2023 Historic Resources Commission c – 29 9/7/2023     City Council 33 – 100 11/7/2023 Historic Resources Commission c – 30 9/7/2023     City Council 33 – 101 11/7/2023 Police Department www.santa-ana.org/police Item # 34 City of Santa Ana 20 Civic Center Plaza, Santa Ana, CA 92701 Staff Report November 7, 2023 TOPIC: First Amendment to Agreement with TriTech Software Systems for Computer Aided Dispatch and Records Management System Software AGENDA TITLE First Amendment to Agreement with TriTech Software Systems for Computer Aided Dispatch and Records Management System Software (General Fund) RECOMMENDED ACTION Authorize the City Manager to execute the First Amendment to the agreement with TriTech Software Systems for the continued implementation as well as support and maintenance of Computer Aided Dispatch and Records Management System software for an additional three-year period beginning November 23, 2023 through November 22, 2026, subject to non-substantive changes approved by the City Manager and City Attorney (Agreement No. 2023-XXX). GOVERNMENT CODE §84308 APPLIES: Yes DISCUSSION In November 2015, the City Council approved Agreement #A-2015-252 wherein TriTech agreed to provide an integrated computer system consisting of a Computer Aided Dispatch system (CAD) and a Records Management System (RMS), including applicable interfaces, software, equipment and services, and ongoing annual software support for the Police Department. The original agreement was presented to Council as an eight-year agreement, comprised of a three-year implementation plan followed by five years of support and maintenance. The CAD portion of the system was implemented as scheduled. However the implementation for the RMS portion has taken much longer than anticipated. This amendment will allow for an additional three years of support and maintenance of the system as well as provide more time for the outstanding portions of the project to be completed. The primary delay for the RMS is related to producing crime statistics as required by the     City Council 34 – 1 11/7/2023 First Amendment to Agreement with TriTech Software Systems for Computer Aided Dispatch and Records Management System Software November 7, 2023 Page 2 3 8 1 1 California Department of Justice and the Federal Bureau of Investigation. Efforts are still underway to achieve this and additional time is needed to complete this integral part of the project. Beyond this, there are interfaces to other Police Department systems that are still being implemented. Also, work related to this project is in progress to update the computer servers used for this system to enhance the City’s cyber-security. Though Council approved an amendment to the City’s agreement with Axon Enterprise, Inc. for the use of their Records Management System on March 21, 2023, this new system will take time to implement. This amendment to the agreement with TriTech Softare Systems will allow for the continued use of the current Records Management System until the new solution is deployed. Further, this amendment will allow for the support and maintenance of the CAD portion of the system, which is not being replaced. FISCAL IMPACT The proposed amendment only changes the term of the agreement. The original agreement contains sufficient spending authority to fund the additional years of support and maintenance due to a cost savings of approximately $655,000 stemming from the delay in the completion of the RMS implementation. The table below summarizes the available balance: Original Agreement Not-to-Exceed Amount $3,514,438.39 Total Expenditures to Date 2,432,262.50 Remaining Balance $1,082,175.89 Funding for the first additional year of support and maintenance is included in the FY 23-24 budget, PD Information Services, Contract Services-Professional account no. (01114425-62300). Funding for subsequent fiscal years will be included in the proposed budgets for City Council consideration. EXHIBIT(S) 1. First Amendment to Agreement with TriTech Software Systems Submitted By: David Valentin, Police Chief Approved By: Steven A. Mendoza, Acting City Manager     City Council 34 – 2 11/7/2023 FIRST AMENDMENT TO SYSTEM PURCHASE AND SUPPORT AGREEMENT AND TRITECH SOFTWARE SUPPORT TERMS BETWEEN THE CITY OF SANTA ANA AND TRITECH SOFTWARE SYSTEMS THIS FIRST AMENDMENT to the above-referenced agreement is entered into on November 7, 2023, by and between Tritech Software Systems, and City of Santa Ana, a charter city and municipal corporation organized and existing under the Constitution and laws of the State of California (“City”). RECITALS A. WHEREAS, City and TriTech entered into Agreement #A-2015-252 (Agreement), dated December 21, 2015 wherein TriTech agreed to provide an integrated Computer System (System) consisting of a Computer-Aided Dispatch System (Inform CAD); Mobile Data System (Inform Mobile); Records Management System (Inform RMS); and Field-Based Reporting System (Inform FBR), including applicable Interfaces, software, equipment and services, and ongoing annual software support (Project) to City. B. WHEREAS, The System was to provide specific functionality. One of these was the ability to submit accurate crime statistics to the California Department of Justice (Cal DOJ) and the Federal Bureau of Investigation (FBI). Efforts are still underway to achieve this and additional time is needed to complete this integral part of the Project. This functionality is required for the Project to complete the final milestone, RMS Subsystem Acceptance, and for the milestone’s related payment be issued; C. WHEREAS, The System was to include a software interface between the Client’s parking citation vendor and InformRMS. Efforts are still underway to implement this and additional time is needed to complete this part of the Project; D. WHEREAS, The System was to include a software interface between the Client’s jail management system and InformRMS for importing Master Name records and related images. Efforts are still underway to implement this and additional time is needed to complete this part of the Project; E. WHEREAS, A Change Order was enacted within the Project to transition the System to new, updated computer servers. This is still a work in progress and additional time is needed to complete this part of the Project; F. WHEREAS, When the Agreement was originally submitted to the Santa Ana City Council for approval, the accompanying Request For Council Approval stated that this was to be an eight (8) year agreement. However, additional time is needed to complete the Project ; and DocuSign Envelope ID: EFE66E19-B794-4DC6-9A6A-4051CFA24F7A     City Council 34 – 3 11/7/2023 G. WHEREAS, Addendum E of the Agreement titled Tritech Software Support Systems currently references five (5) annual renewal terms for software support services. The parties wish to extend this to add three (3) additional years for a total of eight (8) annual renewal terms. WHEREFORE, in consideration of the covenants contained in said Agreement, and subject to all the terms and conditions of said Agreement, except those amended in this First Amendment, THE PARTIES THEREFORE AGREE: 1. Section 3.1 of Addendum E, “Support Fee(s)”, is hereby amended to add the following: “The parties agree the Software Support Term will be extended immediately for an additional three (3) one (1) year terms, and any additional renewal terms past the three (3) years, as needed, may be added upon written amendment signed by the parties and approved by Council so long as the extensions do not exceed the not to exceed amount authorized by the System Purchase and Support Agreement.” Attachment “A” is a true and correct copy of the amendment to Section 3.1 of Addendum E. 2. Exhibit A of Addendum E is hereby amended to add the following: “The cost of any additional renewals will be consistent with Section 3.2 of Addendum E, but will not exceed the not to exceed amount authorized by the System Purchase and Support Agreement.” Attachment “A” is a true and correct copy of the amendment to Exhibit A of Addendum E. 3. Section 4.1, “Prices and Payment”, is hereby amended to add the following: “The parties agree the Software Support Term will be extended immediately for an additional three (3) one (1) year terms, and any additional renewal terms past the three (3) years, as needed, may be added upon written amendment signed by the parties and approved by Council so long as the extensions do not exceed the not to exceed amount authorized by the System Purchase and Support Agreement.” Attachment “A” is a true and correct copy of the amendment to Section 4.1. This First Amendment contains the entire agreement of the Parties with respect to the matters set forth herein and may only be changed by an agreement in writing signed by the Parties. Except as modified by this First Amendment, all other terms and provisions of the Agreement, as amended, remain in full force and affect. (Signatures on following page) DocuSign Envelope ID: EFE66E19-B794-4DC6-9A6A-4051CFA24F7A     City Council 34 – 4 11/7/2023 IN WITNESS WHEREOF, the parties hereto have executed this First Amendment to the Agreement the date and year first above written. ATTEST: _______________________ JENNIFER L. HALL City Clerk CITY OF SANTA ANA _______________________ STEVEN A. MENDOZA Acting City Manager APPROVED AS TO FORM: SONIA R. CARVALHO City Attorney By: _______________________ TAMARA BOGOSIAN Senior Assistant City Attorney TRITECH SOFTWARE SYSTEMS ___________________________ Signature RECOMMENDED FOR APPROVAL: ________________________ DAVID VALENTIN Chief of Police DocuSign Envelope ID: EFE66E19-B794-4DC6-9A6A-4051CFA24F7A     City Council 34 – 5 11/7/2023 Santa Ana System Purchase and Support Agreement Copyright© 2015 TriTech Software Systems Unpublished: Rights reserved under the copyright laws of the United States Page 5 of 104 (e) Addendum C Subcontractor Warranty Support Maintenance (f) Addendum D Subcontractor License Agreements, if applicable (g) Addendum E Software Support Terms (h) Addendum F TriTech.com Subscription Service License and Use Terms 3.0 INTENTIONALLY DELETED 4.0 PRICES AND PAYMENT 4.1 Unless otherwise stated herein, all dollar amounts contained in this Agreement are in U.S. dollars. The total amount of this Agreement shall not exceed $3,514,438.39, unless otherwise mutually agreed to in a change order signed by both parties. The Contract Price for the purchased and/or licensed items hereunder is $2,128,032.16, as more completely specified in Addendum A-2. Client shall pay the Contract Price without deduction or offset on the terms specified in Addendum A-2, pursuant to invoices issued by TriTech which shall be due net forty- five (45) days from date of invoice. The fees for annual software support and maintenance for years 2 through 6 shall be $1,311,598.38 (includes annual Source Code Escrow enrollment and specified annual subscription fees) as specified in Addendum E Software Support Terms. Ongoing annual subscription fees for TriTech.com IQ shall be $74,807.85, for years 2 through 6 as specified in Addendum F TriTech.com Subscription Service License and Use Terms. The parties agree the Software Support Term will be extended immediately for an additional three (3) one (1) year terms, and any additional renewal terms past the three (3) years, as needed, may be added upon written amendment signed by the parties and approved by Council so long as the extensions do not exceed the not to exceed amount authorized by the System Purchase and Support Agreement. 4.1.1 For each payment milestone identified in Addendum A-2, TriTech's Project Manager will provide the Client with a TCR for signature. The Client signed TCR will initiate TriTech's invoicing of the payment milestone. 4.1.2 The Contract Price for the Deliverables and Services defined in Addendum A-2 is based on a firm fixed price, subject to the following adjustments. In the event that Client in its sole discretion chooses to delay implementation of any Deliverable for more than six (6) months beyond the Go Live date set forth in the Project Schedule, and the then current pricing for such Deliverable(s) including applicable Services has increased since the date of execution of this Agreement, such then current pricing will apply. A change order for signature by both parties will be processed to adjust the Contract Price. 4.1.3 Fees for ongoing an nual Software Support will be paid in accordance with Addendum E Software Support Terms. 4.1.4 The annual subscription fee for TriTech.com IQ will be paid in accordance with Addendum F TriTech.com Subscription Service License and Use Terms. 4.2 TriTech reserves the right not to deliver the purchased and/or licensed items, or any part thereof, until credit approval and/or lease approval (if applicable) has occurred Attachment A DocuSign Envelope ID: EFE66E19-B794-4DC6-9A6A-4051CFA24F7A     City Council 34 – 6 11/7/2023 2.3 Either party may terminate this Addendum upon written notice to the other party in the event that (i) the other party fails to comply with any material term or condition of this Addendum, provided that such failure has not been cured within thirty (30) da ys receipt of written notice of such failure; or (ii) the other party's business operations are disrupted or discontinued for more than thirty (30) days by reason of insolvency, bankruptcy, receivership or business termination; or (iii) written notice of tennination for convenience is provided by Client to TriTech within ninety (90) days' prior to the end of the then current support term. 3.0 SUPPORT FEE(S) 3.1 Software Support fee(s) to be paid by Client for the initial term of this Addendum are established based on the software licenses purchased under the Agreement. The Software Support fee for the first annual renewal term, and subsequent five (5) annual renewal terms shall be the amount specified in Exhibit A hereto, subject to the adjustments as described in 3.2. If applicable, Software Support fees will be prorated based on the date of Subsystem Acceptance for the TriTech Software components and Interfaces. The parties agree the Software Support Term will be extended immediately for an additional three (3) one (1) year terms, and any additional renewal terms past the three (3) years, as needed, may be added upon written amendment signed by the parties and approved by Council so long as the extensions do not exceed the not to exceed amount authorized by the System Purchase and Support Agreement. 3.2 Unless otherwise terminated as provided herein, TriTech shall notify Client prior to the end of the initial support term of the Software Support fees for the first renewal term. Unless otherwise agreed in writing, Software Support fees shall be due on or before the commencement of each annual support term and are due for all TriTech Software applications and modules licensed to Client. Software Support fee for the first renewal term and all renewals thereafter shall be shall be subject to increase on an annual basis at a rate of 3%. Additional licenses purchased by Client during any annual support period will result in additional support fees which shall be prorated to be coterminous with Client's then current support period. 3 .3 Software Support fees do not include reasonable travel, food or lodging expenses incurred by Tri Tech for support services provided at Client's site or other locations remote from TriTech' s principal place of business. Such expenses shall be paid by Client on receipt of Tri Tech' s invoice for such expenses. 3.4 If Client ceases to keep this Addendum in force, any resumption of such annual support shall be subject to payment by Client of all past unpaid Software Support fees in addition to the Software Support fee for the current support year. Payment of applicable fees for any additional services required to bring Client's system current, which fees shall be charged at TriTech's then current rates for such services, shall also be the responsibility of the Client. These services and fees must be approved by the Parties in advance of the services being delivered. Client acknowledges and agrees that the preceding clause is reasonable in light of the fact that the expenses incurred and resources devoted by TriTech to further development, enhancement and support of the Tri Tech Software must be spread over TriTech's client base and fairly shared by all TriTech Software users. 3.5 AU amounts due and payable to TriTech hereunder shall, if not paid when due, bear a late charge equal to one and one-half percent (1-1/2 % ) per month, or the highest rate permitted by law, whichever is less, from forty-five (45) days after their due date until paid. System Purchase and Support Agreement -Addendum E Santa Ana Copyright© 2015 TriTech Software Systems Unpublished: Rights reserved under the copyright laws of the United States Page 3 of 24 Attachment ADocuSign Envelope ID: EFE66E19-B794-4DC6-9A6A-4051CFA24F7A     City Council 34 – 7 11/7/2023 EXHIBIT A SUPPORT FEES Support fees for the initial term of Software Support beginning coincident with first Subsystem Acceptance as defined in Section 10.3 of the Agreement and ending twelve (12) months thereafter, are included under the Contract Price in the Agreement. Based on the licenses purch ased under the Agreement, the annual support fee for the first renewal term (to begin immediately upon termination of the initial term 12 months post first Subsystem Acceptance), and subsequent five (5) annual renewal terms are set forth in the table below: Year1 Year2 Begins at Begins 12 mos. Year3 Year4 Years Year6 Subsystem Acceptance Post Subsystem Acceptance Total Included in System Purchase Agreement $238,912.11 $246,079.47 $253,461.86 $261,065.71 $268,897.68 $1,268,416.84 Source Code Escrow Enrollment Renewal (Year 1 is a line item in the System Purchase $850.00 $875.50 $901.77 $928.82 $956.68 Aareement) $4,512.77 RMS Validation and Pin Mapping annual subscription fee (Year 1 included as a line item $7,283.44 $7,501.94 $7,727.00 $7,958.81 $8,197.58 in the System Purchase Agreement) $38,668.77 Total $247,045.55 $254,456.92 $262,090.62 $269,953.34 $278,051.94 $1,311,598.38 Prior to the end of the then current support tenn, and each subsequent annual support term, TriTech will forward an invoice to Client for the annual support fee, which fees are subject to increase in accordance with section 3.2 of this Addendum. An increase in the TriTech Software licenses granted to Client during any support term will result in an increase in the Software Support fee. Annual source code escrow enrollment fees will be shown as a separate line item on Client's annual Software Support renewal invoice. TriTech's Software Support fees do not include fees for third party applications, or embedded software required, including but not limited to CAD Mapping or Mobile Mapping fees. The cost of any additional renewals will be consistent with Section 3.2 of Addendum E, but will not exceed the not to exceed amount authorized by the System Purchase and Support Agreement. System Purchase and Support Agreement - Addendum E Santa Ana Copyright© 2015 TriTech Software Systems Unpublishe.d: Rights reserved under the copyright laws of the United States Page 1 of 24 Attachment A DocuSign Envelope ID: EFE66E19-B794-4DC6-9A6A-4051CFA24F7A     City Council 34 – 8 11/7/2023 Police Department www.santa-ana.org/pd Item # 35 City of Santa Ana 20 Civic Center Plaza, Santa Ana, CA 92701 Staff Report November 7, 2023 TOPIC: FY 2022 Emergency Management Performance Grant AGENDA TITLE Adopt a Resolution, Approve an Agreement and Appropriation Adjustment Accepting the FY 2022 Emergency Management Performance Grant (Non-General Fund) RECOMMENDED ACTION 1. Adopt a resolution authorizing the City Manager to act on behalf of the City of Santa Ana for obtaining federal funds related to homeland security, emergency management and/or disaster recovery, provided by the U.S. Department of Homeland Security and sub-granted through the State of California and the County of Orange. Resolution No. 2023-XXX entitled A RESOLUTION OF THE CITY COUNCIL OF THE CITY OF SANTA ANA AUTHORIZING THE CITY MANAGER OR HER DESIGNEE(S) TO OBTAIN 2022 EMERGENCY MANAGEMENT PERFORMANCE GRANT FUNDS THROUGH THE COUNTY OF ORANGE 2. Authorize the City Manager to execute a two-year agreement with the County of Orange for the period of July 1, 2022 through June 30, 2024, for the FY 2022 Emergency Management Performance Grant in an amount not to exceed $52,569, subject to non-substantive changes approved by the City Manager and City Attorney (Agreement No. 2023-XXX). 3. Approve an appropriation adjustment recognizing $52,569 in Law Enforcement Grants revenue account, and appropriating same to the Emergency Management Performance Grant expenditure account. (Requires five affirmative votes) GOVERNMENT CODE §84308 APPLIES:Yes DISCUSSION The Emergency Management Performance Grant (EMPG) is funded by the U.S. Department of Homeland Security and is passed through the State of California Office of     City Council 35 – 1 11/7/2023 FY 2022 Emergency Management Performance Grant November 7, 2023 Page 2 3 8 1 4 Emergency Services. The EMPG grant is designed to assist state and local emergency management and disaster preparedness programs with employment and development of emergency management staff, development of emergency plans and procedures, and preparing cities for disaster response. The EMPG grant is distributed by population to counties and cities that maintain emergency management staff and meet training, exercising, and reporting requirements. The County of Orange, Sheriff-Coroner Department is the lead agency for the county. In November 2022, the Police Department submitted an initial application for the FY 2022 EMPG Grant and has been awarded $52,569. The Police Department will utilize this funding to purchase laptop computers and a laptop charging/storage cabinet to equip the City’s Emergency Operations Center. The grant requires a dollar-for-dollar match. Existing Police Department funding of the Emergency Operations Coordinator position fulfills the requirement for matching funds. ENVIRONMENTAL IMPACT There is no environmental impact associated with this action. FISCAL IMPACT The appropriation adjustment will recognize $52,569 in Law Enforcement Grants, Federal Grant-Indirect revenue account (no. 12814002-52001), and appropriate same to FY 22 EMPG Grant expenditure account (no. 12814414-63001) as follows: Fiscal Year Accounting Unit – Account # Fund Description Accounting Unit, Account Description Amount FY 23-24 12814414-63001 Law Enforcement Grants EMPG Grant, Miscellaneous Operating Expenses $52,569 Total $52,569 EXHIBIT(S) 1. Proposed Resolution 2. FY 2022 EMPG Transfer Agreement with County of Orange Submitted By: David Valentin, Police Chief Approved By: Steven Mendoza, Acting City Manager     City Council 35 – 2 11/7/2023 Resolution No. 2023-XXX Page 1 of 2 RESOLUTION NO. 2023-xxx A RESOLUTION OF THE CITY COUNCIL OF THE CITY OF SANTA ANA AUTHORIZING THE CITY MANAGER OR HER DESIGNEE(S) TO OBTAIN 2022 EMERGENCY MANAGEMENT PERFORMANCE GRANT FUNDS THROUGH THE COUNTY OF ORANGE BE IT RESOLVED BY THE CITY COUNCIL OF THE CITY OF SANTA ANA AS FOLLOWS: Section 1. The City Council of the City of Santa Ana hereby finds, determines and declares as follows: A.The State of California Office of Emergency Services is responsible for implementing the United States Department of Homeland Security's Emergency Management Performance Grant Program (EMPG). The funds cover the salary costs for personnel involved in emerg ency management activities as well as the cost of miscellaneous equipment identified on the OHS approved equipment list. B.The County of Orange is a subgrantee of the 2022 EMPG funds and will provide funds to local governments for implementation of countywide emergency management capabilities. C.The City of Santa Ana is one of the subrecipients of the EMPG funds and has been allocated $52,569 of the County of Orange's EMPG fund. Section 2. The City Council of the City of Santa Ana hereby authorizes the City Manager, on terms acceptable to the City Attorney, to execute a subrecipient transfer agreement (also called a transfer agreement) with the County of Orange and/or Orange County Sheriff's Department in an amount not to exceed $52,569. Section 3. The City Council of the City of Santa Ana hereby authorizes and directs the City Manager or the City Manager’s designee, on terms acceptable to the City Attorney, to prepare reimbursement agreements for salary costs, equipment, services, or training with the County of Orange pursuant to the guidelines set for in the EMPG program and EMPG Articles, Assurances, Certifications, Terms and Conditions. Section 4. The City Council of the City of Santa Ana hereby approves an Appropriation Adjustment recognizing the FY 2022 Emergency Management EXHIBIT 1     City Council 35 – 3 11/7/2023 Resolution No. 2023-XXX Page 2 of 2 Performance Grant in the amount of $52,569 and appropriates same in the FY 2022 Emergency Management Performance Grant expenditure accounts. Section 5. This Resolution shall take effect immediately upon the signing of this Resolution by the City Council and the Clerk of the Council shall attest to and certify this the vote adopting this Resolution. SIGNED this day of _______________, 2023. ______________________________ Valerie Amezcua Mayor APPROVED AS TO FORM: Sonia R. Carvalho, City Attorney By: Tamara Bogosian Senior Assistant City Attorney AYES: Councilmembers NOES: Councilmembers ABSTAIN: Councilmembers NOT PRESENT: Councilmembers CERTIFICATE OF ATTESTATION AND ORIGINALITY I, JENNIFER L. HALL, City Clerk, do hereby attest to and certify the attached Resolution No. 2023-XXX to be the original resolution adopted by the City Council of the City of Santa Ana on , 2023. Date:_______________ _____________________________ City Clerk City of Santa Ana     City Council 35 – 4 11/7/2023 CFDA: 97.042 Emergency Management Performance Grant Department of Homeland Security Page 1 of 4 1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 11 12 13 14 15 16 17 18 19 20 21 22 23 24 25 26 27 28 AGREEMENT TO TRANSFER FUNDS FOR 2022 EMERGENCY MANAGEMENT PERFORMANCE GRANT PROGRAM THIS AGREEMENT is entered into this ______ day of ________ 2023, which date is enumerated for purposes of reference only, by and between the COUNTY OF ORANGE, a political subdivision of the State of California, hereinafter referred to as “COUNTY,”and CITY OF SANTA ANA, a municipal corporation, hereinafter referred to as “SUBRECIPIENT.” WHEREAS, COUNTY, acting through its Sheriff-Coroner Department, hereinafter referred to as SHERIFF, in its capacity as the lead agency for the Operational Area, has applied for, received and accepted the Emergency Management Performance Grant (hereinafter referred to as “the grant”) from the California Office of Emergency Services (“CalOES”). WHEREAS, the purpose of the grant is to support comprehensive emergency management at the state, tribal and local levels and to encourage the improvement of prevention, protection, mitigation, response and recovery capabilities for all hazards, as set forth in Attachment A hereto (FEMA Preparedness Grants Manual), which is attached hereto and incorporated herein by reference. NOW, THEREFORE, IT IS MUTUALLY AGREED AS FOLLOWS: 1.COUNTY shall transfer to SUBRECIPIENT grant funds, in arrears, as necessary to reimburse SUBRECIPIENT for reasonable and permissible expenditures for the grant purposes. In order to obtain grant funds, SUBRECIPIENT shall comply with the instructions and submit to SHERIFF all required information and documentation, as set forth in Attachment B (FY2022 EMPG Financial Management Forms Workbook), which is attached hereto and incorporated herein by reference. 2.Throughout their useful life, grant property and equipment shall be used by SUBRECIPIENT only for grant purposes in accordance with Attachment A hereto. 3.SUBRECIPIENT shall exercise due care to preserve and safeguard grant property and equipment from damage or destruction and shall provide regular maintenance and such repairs for grant property and equipment as are necessary, in order to keep said grant property and equipment continually in good working order. EXHIBIT 2     City Council 35 – 5 11/7/2023 CFDA: 97.042 Emergency Management Performance Grant Department of Homeland Security Page 2 of 4 1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 11 12 13 14 15 16 17 18 19 20 21 22 23 24 25 26 27 28 4.If grant property or equipment becomes obsolete, SUBRECIPIENT shall dispose of it only in accordance with the instructions of COUNTY or the agency from which COUNTY received the grant funds. 5.SUBRECIPIENT shall submit to the COUNTY grant program reporting documents and information in accordance with requirements set out in the Attachment C (FY2022 Emergency Management Performance Grant Program: California Supplement to the FEMA Preparedness Grants Manual; or, The State Guidance), which is attached hereto and incorporated herein by reference. 6.By executing this Agreement, SUBRECIPIENT agrees to comply with and be fully bound by this Agreement and all applicable provisions of Attachments A, B, C, and D (Standard Assurances for all CalOES Federal Grant Programs) hereto. SUBRECIPIENT shall notify COUNTY immediately upon discovery that it has not abided or no longer will abide by any applicable provision of this Agreement or Attachments A, B, C, or D hereto. 7.SUBRECIPIENT agrees to indemnify, defend and save harmless COUNTY and the agency from which COUNTY received grant funds, and their elected and appointed officials, officers, agents and employees from any and all claims and losses accruing or resulting to any and all contractors, subcontractors, laborers, and any other person, firm or corporation furnishing or supplying work, services, materials or supplies in connection with SUBRECIPIENT’s performance of this Agreement, including Attachments A, B, C, and D hereto, and from any and all claims and losses accruing or resulting to any person, firm, or corporation who may be injured or damaged by SUBRECIPIENT in the performance of this Agreement, including Attachments A, B, C, and D hereto. 8.No alteration or variation of the terms of this Agreement shall be valid unless made in writing and signed by duly authorized representatives of the parties hereto, and no oral understanding or agreement not incorporated herein shall be binding on any of the parties hereto. 9.SUBRECIPIENT may not assign this Agreement in whole or in part without the express written consent of COUNTY. 10.SUBRECIPIENT shall provide to COUNTY all records and information requested by COUNTY for inclusion in quarterly reports and such other reports or records as COUNTY may be     City Council 35 – 6 11/7/2023 CFDA: 97.042 Emergency Management Performance Grant Department of Homeland Security Page 3 of 4 1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 11 12 13 14 15 16 17 18 19 20 21 22 23 24 25 26 27 28 required to provide to the agency from which COUNTY received grant funds or other persons or agencies. 11.For a period of three years after the final Federal Financial Report hereunder or until all claims related to this Agreement are finally settled, whichever is later, SUBRECIPIENT shall preserve and maintain all documents, papers and records relevant to the work performed or property or equipment acquired in accordance with this Agreement, including Attachments A, B, C, and D hereto. For the same time period, SUBRECIPIENT shall make said documents, papers and records available to COUNTY and the agency from which COUNTY received the grant funds or their duly authorized representative(s), for examination, copying, or mechanical reproduction on or off the premises of SUBRECIPIENT, upon request, during usual working hours. 12.SUBRECIPIENT and COUNTY shall be subject to examination and audit by the State Auditor General with respect to this Agreement for a period of three years after the final Federal Financial Report hereunder. 13.COUNTY may terminate this Agreement and be relieved of the payment of any consideration to SUBRECIPIENT if a) SUBRECIPIENT fails to perform any of the covenants contained in this Agreement, including the applicable terms of Attachments A, B, C, and D hereto, at the time and in the manner herein provided, or b) COUNTY loses funding under the grant. In the event of termination, COUNTY may proceed with the work in any manner deemed proper by COUNTY. 14.SUBRECIPIENT and its agents and employees shall act in an independent capacity in the performance of this Agreement, including Attachments A, B, C, and D hereto, and shall not be considered officers, agents or employees of COUNTY or SHERIFF o r of the agency from which COUNTY received grant funds. 15.By signing this Agreement, SUBRECEIPIENT understands and agrees that: a.Failure to follow grant guidance, including those detailed below, will result in ineligibility for any reimbursement under the FY22 EMPG: b.A SUBRECIPIENT representative must attend half of the Orange County Emergency Managers Organization meetings held from July 1, 2022 through June 30, 2024;     City Council 35 – 7 11/7/2023 CFDA: 97.042 Emergency Management Performance Grant Department of Homeland Security Page 4 of 4 1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 11 12 13 14 15 16 17 18 19 20 21 22 23 24 25 26 27 28 c.SUBRECIPIENT must maintain National Incident Management System (NIMS) compliance; d.For any personnel whose salary is charged to the grant, that specific individual must meet the training and exercise requirements set forth in the grant guidance; e.Only those expenditures specifically detailed in the Financial Management Forms Workbook are approved for funding; any changes must be pre-approved by the California Office of Emergency Services; IN WITNESS WHEREOF, the parties have executed this Agreement in the County of Orange, State of California. APPROVED AS TO FORM COUNTY COUNSEL By Wendy J. Phillips, Senior Deputy DATED: August 15 , 2023 COUNTY OF ORANGE, a political subdivision of the State of California By Sheriff-Coroner “COUNTY” DATED: , 2023 ATTEST: Jennifer L. Hall, City Clerk DATED: SUBRECIPIENT By Title: DATED: Chief of Police , 2023 , 2023 APPROVED AS TO FORM: SONIA R. CARVALHO City Attorney By: _______________________ TAMARA BOGOSIAN Senior Assistant City Attorney CITY OF SANTA ANA _______________________ STEVEN A. MENDOZA Acting City Manager CITY OF SANTA ANA     City Council 35 – 8 11/7/2023 Fiscal Year 2023 Preparedness Grants Manual FEMA Grant Programs Directorate FEMA Manual (FM) 207-22-0001Version 4, 2023 ATTACHMENT A     City Council 35 – 9 11/7/2023 1 Table of Contents Table of Contents 1 About the Federal Emergency Management Agency (FEMA) 6 Overview of FEMA 6 Overview of Preparedness Grant Programs 6 Homeland Security Grant Program (HSGP) 6 Tribal Homeland Security Grant Program (THSGP) 7 Nonprofit Security Grant Program (NSGP) 7 Transit Security Grant Program (TSGP) 7 Intercity Bus Security Grant Program (IBSGP) 7 Intercity Passenger Rail (IPR) Program – Amtrak 7 Port Security Grant Program (PSGP) 7 Emergency Management Performance Grant (EMPG) Program 7 Foreword 8 The National Preparedness Goal 8 Pre-Award Application and Submission 9 Pre-Submission Information 9 Agreeing to Terms and Conditions of the Award 9 Address to Request Application Package 10 Steps Required to Obtain a Unique Entity Identifier, Register in the System for Award Management (SAM), and Submit an Application 10 Electronic Delivery 11 How to Register to Apply through Grants.gov 11 How to Submit an Initial Application to DHS/FEMA via Grants.gov 13 Submitting the Final Application in ND Grants 14 Timely Receipt Requirements and Proof of Timely Submission 15 Standard Required Application Forms and Information 15 Intergovernmental Review 16 Funding Restrictions and Allowable Costs 16 Management and Administration (M&A) 18 Procedures for Establishing Indirect Cost Rates 19 Award Determination and Obligation 20 Allocations 20 Risk Methodology 20 Application Evaluation Criteria 20 Supplemental Financial Integrity Review 21 Review and Selection Process 21 Federal Award Administration Information 21     City Council 35 – 10 11/7/2023 2 Notice of Award 21 Pass-Through Requirements 22 Administrative and National Policy Requirements 22 Post-Award Management and Implementation 27 Reporting 27 Federal Financial Reporting Requirements 27 Federal Financial Report (FFR) 27 Financial Reporting Periods and Due Dates 27 Program Performance Reporting Requirements 27 Performance Progress Report (PPR) 27 Program Performance Reporting Periods and Due Dates 28 Additional Programmatic Reporting Requirements and Information 28 Biannual Strategy Implementation Report (BSIR) 28 Closeout Reporting Requirements 28 Administrative Closeout 29 Disclosing Information per 2 C.F.R. § 180.335 30 Reporting of Matters Related to Recipient Integrity and Performance 30 Single Audit Report 30 Additional Information 31 Monitoring and Oversight 31 Overview 31 Financial Monitoring Overview and Approach 32 Programmatic Monitoring Overview and Approach 34 Case Studies and Use of Grant-Funded Resources During Real-World Incident Operations 35 Termination Provisions 35 Period of Performance (POP) Extensions 35 Disability Integration 36 Conflicts of Interest in the Administration of Federal Awards or Subawards 37 Procurement Integrity 38 Important Changes to Procurement Standards in 2 C.F.R Part 200 38 Competition and Conflicts of Interest 39 Supply Schedules and Purchasing Programs 40 Financial Assistance Programs for Infrastructure 42 Build America, Buy America Act 42 Waivers 42 Definitions 42 Records Retention 43 Actions to Address Noncompliance 44 Audits 45 Payment Information 46 National Campaigns and Programs 47 FEMA Strategic Plan 47 Whole Community Preparedness 47     City Council 35 – 11 11/7/2023 3 Active Shooter Preparedness 48 Soft Targets and Crowded Places 48 Community Lifelines 49 Strategic Framework for Countering Terrorism and Targeted Violence 50 Countering Violent Extremism (CVE) Training 50 Program Appendix A: Homeland Security Grant Program (HSGP) 1 Alignment of HSGP to the National Preparedness System 1 HSGP Funding Guidelines 2 Reporting on the Implementation of the National Preparedness System 21 Identifying and Assessing Risk and Estimating Capability Requirements 21 Building and Sustaining Capabilities 22 National Incident Management System (NIMS) Implementation 22 Planning to Deliver Capabilities 22 Validating Capabilities 23 Fusion Centers 24 Fusion Center Performance Measures 26 Continuity Capability 27 Governance 28 Supplemental SHSP and UASI Guidance 32 Supplemental OPSG Program Guidance 35 OPSG Operational Guidance 38 HSGP Supplemental Material 44 Supplemental Emergency Communications Guidance 47 Program Appendix B: Tribal Homeland Security Grant Program (THSGP) 1 Alignment of THSGP to the National Preparedness System 1 THSGP Funding Guidelines 4 THSGP Priorities 4 Allowable Costs 4 THSGP Investment Modifications – Changes in Scope or Objective 13 Program Appendix C: Nonprofit Security Grant Program (NSGP) 1 NSGP Funding Guidelines 1 NSGP Priorities 1 Allowable Costs 1 NSGP Investment Modifications – Changes in Scope or Objective 7 Pass-Through Requirements 8 SAM/UEI Requirements for Recipients and Subrecipients 9 Program Appendix D: Transit Security Grant Program (TSGP) 1 TSGP Funding Guidelines 1 Pre-Award Costs 1 TSGP Priorities 1 Security Plan Requirements 1 Allowable Direct Costs 2     City Council 35 – 12 11/7/2023 4 Allowable Indirect Costs 12 Unallowable Costs 12 Maintenance and Sustainment Costs 13 Encouraged Use of Certain Products Produced in the United States 13 Program Appendix E: Intercity Bus Security Grant Program (IBSGP) 1 IBSGP Priorities 1 Pre-Award Costs 1 Allowable Direct Costs 1 Indirect Costs 7 Unallowable Costs 7 Other Allowable Costs 8 Encouraged Use of Certain Products Produced in the United States 9 Program Appendix F: Intercity Passenger Rail (IPR) Program 1 IPR Funding Guidelines 1 IPR Priorities 1 Security Plan Requirements 1 Allowable Costs 2 Operational Activities 3 Funding Availability for OPacks 4 Specific Guidance on EDCT 5 Program Appendix G: Port Security Grant Program (PSGP) 1 PSGP Funding Guidelines 1 PSGP Priorities 1 Limitations on Funding 1 Allowable Direct Costs 2 Port-Wide Risk Management Plans 17 Sample Memorandum of Understanding/Agreement (MOU/MOA) 17 PSGP Investment Modifications 18 Program Appendix H: 1 EMPG Program Priorities 1 Alignment of the EMPG Program to the National Preparedness System 1 Implementation of the National Preparedness System 2 Identifying and Assessing Risk and Estimating Capability Requirements 2 Building and Sustaining Core Capabilities 3 National Incident Management System (NIMS) Implementation 3 National Qualifications System (NQS) Implementation 3 Logistics Planning 6 Distribution Management Plans 6 Additional Logistics Planning Resources 6 Evacuation Planning 7 Disaster Housing Planning 8 State Disaster Recovery Coordinator 9     City Council 35 – 13 11/7/2023 5 Disaster Financial Management Policies and Procedures 10 Training and Exercises 11 Reviewing and Updating Planning Products 15 Additional Considerations 15 Program Performance Reporting Requirements 16 Performance Progress Reports (PPR) 16 Standardized Programmatic Reporting for the EMPG Program 17 EMPG Program Funding Guidelines 18 Allowable Costs 18 Management and Administration (M&A) 18 Indirect Costs 18 Unrecovered Indirect Costs 18 Whole Community Preparedness 18 Planning 20 Continuity Planning 21 Organization 22 Equipment 23 Training 24 Exercises 25 Construction and Renovation 26 Acquisition of Real Property 28 Leasing of Real Property 28 Maintenance and Sustainment 29 Unallowable Costs 29 Amendments for EMPG Costs 29 EMPG Program Work Plan 31 EMPG Program Work Plan Instructions 31 Definitions and Guidance 32 Quick Links 32 Grant Investment Strategy 32 Grant Activities Outline 33 Detailed Budget – Excluding M&A 35 Budget Narrative – Excluding M&A 35 Detailed Budget – M&A Only 36 Budget Narrative – M&A Only 36 Information for the Detailed Budget and Budget Narrative 36 EMPG Program Summary 38 Implementation Schedule 38 Training Data Table 39 Exercise Data Table 40 EMPG Requirements Matrix 41     City Council 35 – 14 11/7/2023 6 About the Federal Emergency Management Agency (FEMA) Overview of FEMA FEMA’s mission is helping people before, during, and after disasters, and it has done so for more than 40 years. FEMA remains committed to building resilience and developing a culture of preparedness across the country and unifying all levels of community and government in an integrated approach to emergency management. FEMA is part of a larger team of federal agencies, state, local, tribal, and territorial (SLTT) governments, and non-governmental partners that share responsibility for emergency management and national preparedness. Those closest to areas impacted by any emergency or disaster are the true first responders—individuals, families, neighbors, and local communities. FEMA’s role is to coordinate federal resources to supplement SLTT capabilities. FEMA does this by coordinating across the levels of government, meaning that states and their local units of government, tribes, and territories are FEMA’s primary partners. Overview of Preparedness Grant Programs FEMA has the statutory authority to deliver numerous disaster and non-disaster financial assistance programs in support of its mission, and that of the U.S. Department of Homeland Security (DHS), largely through grants and cooperative agreements. These programs account for a significant amount of the federal assistance funds for which FEMA is accountable. FEMA officials are responsible and accountable for the proper administration of these funds pursuant to federal laws and regulations, Office of Management and Budget circulars, and federal appropriations laws and principles. FEMA has developed this Manual to provide additional direction on grant policy and implementation for the following grant programs: Homeland Security Grant Program (HSGP) The HSGP includes a suite of risk-based grants to assist SLTT efforts in preventing, preparing for, protecting against, and responding to acts of terrorism. The grants under HSGP include: • State Homeland Security Program (SHSP) The SHSP assists SLTT efforts to build, sustain, and deliver the capabilities necessary to prevent, prepare for, protect against, and respond to acts of terrorism. • Urban Area Security Initiative (UASI) The UASI Program assists high-risk urban areas’ efforts to build, sustain, and deliver the capabilities necessary to prevent, prepare for, protect against, and respond to acts of terrorism. • Operation Stonegarden (OPSG) OPSG supports enhanced cooperation and coordination among U.S. Customs and Border Protection (CBP), United States Border Patrol (USBP), and federal and SLTT law enforcement agencies to improve overall border security. OPSG provides funding to support joint efforts to secure the United States’ borders along routes of ingress/egress to and from international borders, to include travel corridors in states bordering Mexico and Canada, as well as states and territories with international water borders. SLTT law enforcement agencies utilize their own law enforcement authorities to support the border security mission and do not receive any additional authority by participating in OPSG.     City Council 35 – 15 11/7/2023 7 Tribal Homeland Security Grant Program (THSGP) The THSGP provides funding directly to eligible tribes to strengthen their capacity to prevent, prepare for, protect against, and respond to potential terrorist attacks. Nonprofit Security Grant Program (NSGP) The NSGP provides funding for physical security enhancements and other security-related activities to nonprofit organizations that are at high risk of a terrorist or other extremist attack. The NSGP also seeks to integrate the preparedness activities of nonprofit organizations with broader state and local preparedness efforts. Transit Security Grant Program (TSGP) The TSGP provides funds to eligible public transportation systems (which include intra-city bus, ferries, and all forms of passenger rail) to protect critical transportation infrastructure and the travelling public from terrorism, and to increase transportation infrastructure resilience. Intercity Bus Security Grant Program (IBSGP) The IBSGP provides funds to eligible private operators of intercity over-the-road bus transportation systems to protect critical transportation infrastructure and travelling public from acts of terrorism, and to increase transportation infrastructure resilience. Intercity Passenger Rail (IPR) Program – Amtrak The IPR provides funds to the National Railroad Passenger Corporation (Amtrak) to protect critical transportation infrastructure and the travelling public from terrorism, and to increase transportation infrastructure resilience. Port Security Grant Program (PSGP) The PSGP provides funding to port authorities, facility operators, and state and local agencies for activities associated with implementing Area Maritime Security Plans, facility security plans, and other port-wide risk management efforts. Emergency Management Performance Grant (EMPG) Program The EMPG Program provides funds to assist SLTT emergency management agencies in obtaining the resources required for implementation of the National Preparedness System and the National Preparedness Goal of a secure and resilient nation.     City Council 35 – 16 11/7/2023 8 Foreword FEMA has developed this Preparedness Grants Manual to guide applicants and grant recipients on how to manage their grants and other resources. Recipients seeking guidance on policies and procedures for managing preparedness grants should reference this Manual for further information on both program- specific information as well as overall guidance on rules and regulations that guide the proper management of FEMA grants. The National Preparedness Goal The National Preparedness Goal (the Goal) is “[a] secure and resilient Nation with the capabilities required across the whole community to prevent, protect against, mitigate, respond to, and recover from the threats and hazards that pose the greatest risk.” See Department of Homeland Security, National Preparedness Goal, Second Edition, (Sept. 2015). The Goal essentially defines what it means for all communities to be prepared collectively for the threats and hazards that pose the greatest risk to the nation. The Goal identifies 32 distinct activities, called core capabilities, needed to address the risks. The Goal organizes these core capabilities into five categories, called mission areas. Some core capabilities apply to more than one mission area. For example, the first three core capabilities—Planning, Public Information and Warning, and Operational Coordination—are cross-cutting capabilities, meaning they apply to each of the five mission areas. The National Preparedness Goal describes the five mission areas as follows: •Prevention: Prevent, avoid, or stop an imminent, threatened, or actual act of terrorism. •Protection: Protect our citizens, residents, visitors, and assets against the greatest threats and hazards in a manner that allows our interests, aspirations, and way of life to thrive. •Mitigation: Reduce the loss of life and property by lessening the impact of future disasters. •Response: Respond quickly to save lives, protect property and the environment, and meet basic human needs in the aftermath of an incident. •Recovery: Recover through a focus on the timely restoration, strengthening, and revitalization of infrastructure, housing, and a sustainable economy, as well as the health, social, cultural, historic, and environmental fabric of communities affected by an incident. The mission areas and core capabilities organize the activities and tasks performed before, during, and after disasters into a framework for achieving the goal of a secure and resilient Nation. Resilience is the desired outcome, defined in the Goal as the “ability to adapt to changing conditions and withstand and rapidly recover from disruption due to emergencies.” Id. at A-2. For more information about the Goal, go to National Preparedness Goal | FEMA.gov. Recipients will use the National Preparedness System to build, sustain, and deliver these core capabilities. The components of the National Preparedness System are Identifying and Assessing Risk, Estimating Capability Requirements, Building and Sustaining Capabilities, Planning to Deliver Capabilities, Validating Capabilities, and Reviewing and Updating. Additional information on the National Preparedness System is available at National Preparedness System | FEMA.gov. Additional details regarding the National Preparedness System and how it is supported by these grant programs can be found in the program-specific appendices.     City Council 35 – 17 11/7/2023 9 Pre-Award Application and Submission Pre-Submission Information These instructions apply to the following programs: •Homeland Security Grant Program;1 •Tribal Homeland Security Grant Program; •Nonprofit Security Grant Program; •Transit Security Grant Program; •Intercity Bus Security Grant Program; •Intercity Passenger Rail Program; •Port Security Grant Program; and •Emergency Management Performance Grant Program. All applications must be received by the established deadline established in each program’s Notice of Funding Opportunity (NOFO). The Non-Disaster (ND) Grants System has a date stamp that indicates when an applicant submits their application. Applicants will receive an electronic message confirming receipt of their submission. For additional information on how an applicant will be notified of application receipt, see the section titled “Timely Receipt Requirements and Proof of Timely Submissi on.” FEMA will not review applications that it receives after the deadline, nor will it consider these late applications for funding. FEMA may, however, extend the application deadline on request for an applicant who can demonstrate that good cause exists to justify extending the deadline. Good cause for an extension may include technical problems outside of the applicant’s control that prevent submission of the application by the deadline, other exigent or emergency circumstances, or statutory requirements for FEMA to make an award. Applicants experiencing technical problems outside of their control must notify the respective FEMA Preparedness Officer or Program Manager as soon as possible and before the application deadline. Failure to timely notify FEMA of the issue that prevented the timely filing of the application may preclude consideration of the award. “Timely notification” of FEMA means the following: prior to the application deadline and within 48 hours after the applicant became aware of the issue. For additional assistance using the ND Grants System, please contact the ND Grants Service Desk at (800) 865-4076 or NDGrants@fema.dhs.gov. The ND Grants Service Desk is available Monday through Friday, 9 a.m. – 6 p.m. ET. For programmatic or grants management questions, please contact your Preparedness Officer or Program Manager. If applicants do not know their FEMA Preparedness Officer or if there are programmatic questions or concerns, please contact the Centralized Scheduling and Information Desk (CSID) by phone at (800) 368-6498 or by e-mail at askcsid@fema.dhs.gov, Monday through Friday, 9 a.m. – 5 p.m. ET. Agreeing to Terms and Conditions of the Award By submitting an application, the applicant agrees to comply with the requirements of the applicable NOFO, this Manual, and the applicable appendix to this Manual, as well as the terms and conditions of its award should it receive an award. 1 Under this program, these instructions apply to SHSP, UASI, and OPSG.     City Council 35 – 18 11/7/2023 10 Address to Request Application Package Initial applications are processed through the Grants.gov portal. Final applications are completed and submitted through FEMA’s ND Grants System. Application forms and instructions are available on Grants.gov. Hard copies of the NOFO and associated application materials can also be downloaded at Grants.gov. To access these materials, go to Grants.gov, select “Applicants” then “Apply for Grants .” In order to obtain the application package, select “Download a Grant Application Package.” Enter the Assistance Listing (formerly CFDA) and/or the funding opportunity number located on the cover of the program’s NOFO, select “Download Package,” and then follow the prompts to download the application package. In addition, the following Telephone Device for the Deaf (TDD) and/or Federal Information Relay Service (FIRS) number available for this Notice and all relevant NOFOs is (800) 462-7585. Steps Required to Obtain a Unique Entity Identifier, Register in the System for Award Management (SAM), and Submit an Application Applying for an award under the programs covered by this Manual is a multi-step process and requires time to complete. Applicants are encouraged to register early, as the registration process can take four weeks or more to complete. Therefore, registration should be done in sufficient time to ensure it does not impact the applicant’s ability to meet required submission deadlines. Failure of an applicant to comply with any of the required steps in submitting an application before the deadline may disqualify that application from funding consideration. To apply for an award, all applicants must: 1.Apply for, update, or verify their Unique Entity Identifier (UEI) number from SAM.gov, and Employer Identification Number (EIN) from the Internal Revenue Service; 2.In the application, provide a UEI number; 3.Have an account with login.gov; 4.Register for, update, or verify their SAM account and ensure the account is active before submitting the application; 5.Create a Grants.gov account; 6.Add a profile to a Grants.gov account; 7.Establish an Authorized Organizational Representative (AOR) in Grants.gov; 8.Register in ND Grants; 9.Submit an initial application in Grants.gov; 10.Submit the final application in ND Grants, including electronically signing applicable forms; and 11.Continue to maintain an active SAM registration with current information at all times during which they have an active federal award or an application or plan under consideration by a federal awarding agency. As part of this, applicants must also provide information on an applicant’s immediate and highest-level owner and subsidiaries, as well as on all predecessors that have been awarded federal contracts or federal financial assistance within the past three years, if applicable. Specific instructions on how to apply for, update, or verify a UEI number or SAM registration or establish an AOR are included in the steps below for applying through Grants.gov. Applicants are advised that FEMA may not make a federal award until the applicant has complied with all applicable UEI and SAM requirements. Therefore, an applicant’s SAM registration must be active not only at the time of application, but also during the application review period and when FEMA is ready to make a federal award. Further, as noted above, an applicant’s or recipient’s SAM registration must remain active for the duration of an active federal award. If an applicant’s SAM registration is expired at the time of application, expires during application review, or expires any other time before award, FEMA may     City Council 35 – 19 11/7/2023 11 determine that the applicant is not qualified to receive a federal award and use that determination as a basis for making a federal award to another applicant. Per 2 C.F.R. § 25.110(c)(2)(iii), if an applicant is experiencing exigent circumstances that prevent it from receiving a UEI number and completing SAM registration prior to receiving a federal award, the applicant must notify FEMA as soon as possible by contacting askcsid@fema.dhs.gov and providing the details of the circumstances that prevent completion of these requirements. If FEMA determines there are exigent circumstances and FEMA has decided to make an award, the applicant will be required to obtain a UEI number, if applicable, and complete SAM registration within 30 days of the federal award date. Electronic Delivery FEMA is participating in the Grants.gov initiative to provide the grant community with a single site to find and apply for grant funding opportunities. FEMA requires applicants to submit their initial applications online through Grants.gov and to submit their final applications through ND Grants. How to Register to Apply through Grants.gov 1.General Instructions: Registering and applying for an award under these programs is a multi- step process and requires time to complete. Read the instructions below about registering to apply for FEMA funds. Applicants should read the registration instructions carefully and prepare the information requested before beginning the registration process. Reviewing and assembling the required information before beginning the registration process will alleviate last-minute searches for required information. The registration process can take up to four weeks to complete. To ensure an application meets the deadline, applicants are advised to start the required steps well in advance of their submission. Organizations must have a UEI number, an EIN, and an active SAM registration to apply for grants. Organizations must also have a Grants.gov account to apply for an award under these programs. Creating a Grants.gov account can be completed online in minutes, but UEI and SAM registrations may take several weeks. Therefore, an organization’s registration should be done in sufficient time to ensure it does not impact the entity’s ability to meet the required application submission deadlines. Complete organizational instructions can be found on Grants.gov. If individual applicants are eligible to apply for a grant funding opportunity, refer to Applicant Registration | Grants.gov to create an account with Grants.gov. 2.Obtain a UEI Number: All entities applying for funding, including renewal funding, must have a UEI number. Applicants must enter the UEI number in the applicable data entry field on the SF- 424 form. For more detailed instructions for obtaining a UEI number, refer to SAM.gov. 3.Obtain Employer Identification Number: All entities applying for funding must provide an EIN. The EIN can be obtained from the IRS by visiting Apply for an Employer Identification Number (EIN) Online | Internal Revenue Service (irs.gov). 4.Create a login.gov account: Applicants must have a login.gov account in order to register with SAM or update their SAM registration. Applicants can create a login.gov account at Create your account - Login.gov.     City Council 35 – 20 11/7/2023 12 Applicants only have to create a login.gov account once. For applicants that are existing SAM users, use the same email address for the login.gov account as with SAM.gov so that the two accounts can be linked. For more information on the login.gov requirements for SAM registration, refer to SAM.gov | Home. 5.Register with SAM: All organizations applying online through Grants.gov must register with SAM. Failure to register with SAM will prevent your organization from applying through Grants.gov. SAM registration must be renewed annually. For more detailed instructions for registering with SAM, refer to Step 2: Register with SAM | Grants.gov. Note: As a new requirement per 2 C.F.R. § 25.200, applicants must also provide the applicant’s immediate and highest-level owner, subsidiaries, and predecessors that have been awarded federal contracts or federal financial assistance within the last three years, if applicable. a.Additional SAM Reminders Existing SAM.gov account holders should check their account to make sure it is “ACTIVE.” SAM registration should be completed at the very beginning of the application period and should be renewed annually to avoid being “INACTIVE.” Please allow plenty of time before the grant application submission deadline to obtain a UEI number and then to register in SAM. It may be four weeks or more after an applicant submits the SAM registration before the registration is active in SAM, and then it may be an additional 24 hours before FEMA’s system recognizes the information. It is imperative that the information applicants provide is correct and current. Please ensure that your organization’s name, address, and EIN are up to date in SAM and that the UEI number used in SAM is the same one used to apply for all other FEMA awards. Payment under any FEMA award is contingent on the recipient’s having a current SAM registration. b.Help with SAM The SAM quick start guide for new recipient registration and SAM video tutorial for new applicants are tools created by the General Services Administration to assist those registering with SAM. If applicants have questions or concerns about a SAM registration, please contact the Federal Support Desk at GDIT Shared (fsd.gov) or call toll free (866) 606-8220. 6.Create a Grants.gov Account: The next step in the registration process is to create an account with Grants.gov. Applicants must know their or their organization’s UEI number to complete this process. For more information, follow the on-screen instructions or refer to Applicant Registration | Grants.gov. 7.Add a Profile to a Grants.gov Account: A profile in Grants.gov corresponds to a single applicant organization the user represents (i.e., an applicant) or an individual applicant. If you work for or consult with multiple organizations and have a profile for each, you may log in to one Grants.gov account to access all your grant applications. To add an organizational profile to your Grants.gov account, enter the UEI number for the organization in the UEI field while adding a profile.     City Council 35 – 21 11/7/2023 13 For more detailed instructions about creating a profile on Grants.gov, refer to Add Profile | Grants.gov. 8. EBiz Point of Contact (POC) Authorized Profile Roles: After you register with Grants.gov and create an Organization Applicant Profile, the organization applicant’s request for Grants.gov roles and access are sent to the EBiz POC. The EBiz POC will then log in to Grants.gov and authorize the appropriate roles, which may include the AOR role, thereby giving you permission to complete and submit applications on behalf of the organization. You will be able to submit your application online any time after you have been assigned the AOR role. For more detailed instructions about creating a profile on Grants.gov, refer to EBiz POC Authorizes Profile Roles | Grants.gov. 9. Track Role Status: To track your role request, refer to Track Profile Role Status | Grants.gov. 10. Electronic Signature: When applications are submitted through Grants.gov, the name of the organization applicant with the AOR role that submitted the application is inserted into the signature line of the application, serving as the electronic signature. The EBiz POC must authorize individuals who are able to make legally binding commitments on behalf of the organization as an AOR. Please ensure you have been authorized by the EBiz POC as this step is often missed, and it is crucial for valid and timely submissions. How to Submit an Initial Application to DHS/FEMA via Grants.gov Standard Form 424 (SF 424) is the initial application form. Grants.gov applicants can apply online using a workspace. A workspace is a shared, online environment where members of a grant team may simultaneously access and edit different web forms within an application. For each NOFO, you can create individual instances of a workspace. Applicants are encouraged to submit their initial applications in Grants.gov at least three days before the application deadline. In Grants.gov, applicants need to submit the following forms: • SF-424, Application for Federal Assistance; and • Grants.gov Lobbying Form, Certification Regarding Lobbying. Below is an overview of applying on Grants.gov. For access to complete instructions on how to apply for opportunities using a workspace, refer to: Workspace Overview | Grants.gov 1. Create a Workspace: Creating a workspace allows you to complete it online and route it through your organization for review before submitting. 2. Complete a Workspace: Add participants to the workspace to work on the application together, complete all the required forms online or by downloading PDF versions, and check for errors before submission. 3. Adobe Reader: If you decide not to apply by filling out web forms, you can download individual PDF forms in Workspace so that they will appear similar to other Standard or DHS/FEMA forms. The individual PDF forms can be downloaded and saved to your local device storage, network drive(s), or external drives, and then accessed through Adobe Reader.     City Council 35 – 22 11/7/2023 14 NOTE: Visit the Adobe Software Compatibility page on Grants.gov to download the appropriate version of the software at Adobe Software Compatibility | Grants.gov. 4.Mandatory Fields in Forms: In the forms, you will note fields marked with an asterisk and a different background color. These fields are mandatory fields that must be completed to successfully submit your application. 5.Complete SF-424 Fields First: The forms are designed to fill in common required fields across other forms, such as the applicant name, address, and UEI number. To trigger this feature, an applicant must complete the SF-424 information first. Once it is completed, the information will transfer to the other forms. 6.Submit a Workspace: An application may be submitted through workspace by clicking the “Sign and Submit” button on the Manage Workspace page, under the Forms tab. Grants.gov recommends submitting your application package at least 24-48 hours prior to the close date to provide you with time to correct any potential technical issues that may disrupt the application submission. 7.Track a Workspace: After successfully submitting a workspace package, a Grants.gov Tracking Number (GRANTXXXXXXXX) is automatically assigned to the application. The number will be listed on the confirmation page that is generated after submission. Using the tracking number, access the Track My Application page under the Applicants tab or the Details tab in the submitted workspace. Additional Training and Applicant Support: For additional training resources, including video tutorials, refer to Applicant Training | Grants.gov. Grants.gov provides applicants 24/7 support (except federal holidays) via the toll-free number (800) 518- 4726 and email at support@grants.gov and the website at Support | Grants.gov. For questions related to a specific grant contact the number listed in the NOFO of the grant for which you are applying for. If you are experiencing difficulties with your submission, it is best to call the Grants.gov Support Center and get a ticket number. The Support Center ticket number will assist FEMA with tracking your issue and understanding background information on the issue. Submitting the Final Application in ND Grants After submitting the initial application in Grants.gov, eligible applicants will be notified by FEMA and asked to proceed with submitting their complete application package in ND Grants. Applicants can register early with ND Grants and are encouraged to begin their ND Grants registration at the time of the NOFO announcement or, at the latest, seven days before the application deadline. Early registration will allow applicants to have adequate time to start and complete their applications. Applicants needing assistance registering for the ND Grants system should contact ndgrants@fema.dhs.gov or (800) 865-4076. For step-by-step directions on using the ND Grants system and other guides, please see Non-Disaster Grants Management System | FEMA.gov. In ND Grants, applicants will be prompted to submit the standard application information required as described in the “Content and Form of Application Submission” section below. The Standard Forms (SFs) are auto-generated in ND Grants, but applicants may access these forms in advance through the Forms tab under the SF-424 family on Grants.gov. Applicants should review these forms before applying to ensure they have all the information required.     City Council 35 – 23 11/7/2023 15 An application submitted by an otherwise eligible non-federal entity (i.e., the applicant) may be deemed ineligible when the person that submitted the application is not: 1) a current employee, personnel, official, staff, or leadership of the non-federal entity; and 2) duly authorized to apply for an award on behalf of the non-federal entity at the time of application. Further, the AOR and Signatory Authority (SA) must be a duly authorized current employee, personnel, official, staff, or leadership of the recipient, and provide an email address unique to the recipient at the time of application and upon any change in assignment during the period of performance. Consultants or contractors of the recipient are not permitted to be the AOR or SA of the recipient. For program-specific application submission requirements, please refer to the applicable program NOFO and applicable appendix to this Manual. Timely Receipt Requirements and Proof of Timely Submission As application submission is a two-step process, the applicant with the AOR role who submitted the application in Grants.gov will receive an acknowledgement of receipt, a tracking number (GRANTXXXXXXXX) from Grants.gov with the successful transmission of its initial application. This notification does not serve as proof of timely submission, as the application is not complete until it is submitted in ND Grants. Applicants can also view the ND Grants Agency Tracking Number by accessing the Details tab in the submitted workspace section in Grants.gov, under the Agency Tracking Number column. Should the Agency Tracking Number not appear, the application has not yet migrated from Grants.gov into the ND Grants system. Please allow 24 hours for your ND Grants application tracking number to migrate. All applications must be received in ND Grants by 5 p.m. Eastern Time on the application deadline. Proof of timely submission is automatically recorded by ND Grants. An electronic date/time stamp is generated within the system when the application is successfully received by ND Grants. Additionally, the applicant(s) listed as contacts on the application will receive a system-generated email to confirm receipt. Standard Required Application Forms and Information For all programs, the following forms or information are required to be submitted in either Grants.gov or ND Grants. The SFs are submitted either through Grants.gov, through forms generated in ND Grants, or as an attachment in ND Grants. Applicants may also access the SFs at SF-424 Family | Grants.gov. Grants.gov: • SF-424, Application for Federal Assistance, initial application submitted through Grants.gov; and • Grants.gov Lobbying Form, Certification Regarding Lobbying, submitted through Grants.gov. ND Grants: • SF-424A, Budget Information (Non-Construction), submitted via the forms generated by ND Grants; o For construction under an award, submit: SF-424C, Budget Information (Construction), submitted via the forms generated by ND Grants, in addition to or instead of SF-424A • SF-424B, Standard Assurances (Non-Construction), submitted via the forms generated by ND Grants;     City Council 35 – 24 11/7/2023 16 o For construction under an award, submit: SF-424D, Standard Assurances (Construction), submitted via the forms generated by ND Grants, in addition to or instead of SF-424B •SF-LLL, Disclosure of Lobbying Activities, submitted via the forms generated by ND Grants; and •Indirect Cost Agreement or Proposal, submitted as an attachment in ND Grants if the budget includes indirect costs and the applicant is required to have an indirect cost rate agreement or proposal. If the applicant does not have or is not required to have an indirect cost rate agreement or proposal, please see the “Funding Restrictions and Allowable Costs” section in the relevant program NOFO and the section below on indirect costs for further information regarding allowability of indirect costs and whether alternatives to an indirect cost rate agreement or proposal might be available or contact the relevant Preparedness Officer or Program Manager for further instructions. Generally, applicants need to submit either the non-construction forms (i.e., SF-424A and SF-424B) or construction forms (i.e., SF-424C and SF-424D), meaning that applicants that only have construction work and do not have any non-construction work need only submit the construction forms (i.e., SF-424C and SF-424D) and not the non-construction forms (i.e., SF-424A and SF-424B), and vice versa. However, applicants who have both construction and non-construction work under these programs need to submit both the construction and non-construction forms. Intergovernmental Review An intergovernmental review may be required. Applicants must contact their state’s Single Point of Contact to comply with the state’s process under Executive Order 12372. See Executive Orders | National Archives and Intergovernmental Review (SPOC List) (whitehouse.gov). Funding Restrictions and Allowable Costs All costs charged to awards covered by this Manual must comply with the Uniform Administrative Requirements, Cost Principles, and Audit Requirements at 2 C.F.R. Part 200, unless otherwise indicated in this Manual, the applicable program NOFO, or the terms and conditions of the award. This includes, among other requirements, that costs must be incurred, and products and services must be delivered, within the period of performance of the award. See 2 C.F.R. § 200.403(h) (referring to budget periods, which for FEMA preparedness grant awards is the same as the period of performance). In general, the Cost Principles establish standards for the allowability of costs, provide detailed guidance on the cost accounting treatment of costs as direct or administrative costs, and set forth allowability principles for selected items of cost. More specifically, except as otherwise stated in the applicable program appendix to this Manual, the program NOFO, or the terms and condition of an award, costs charged to awards covered by this Manual must be consistent with the Cost Principles for Federal Awards located at 2 C.F.R. Part 200, Subpart E. In order to be allowable, all costs charged to a FEMA award or applied to the cost share must be reasonable in nature and amount and allocable to the particular FEMA award. Additionally, all costs charged to awards must comply with the grant program’s applicable statutes, policies, NOFOs, and requirements in this Manual and the applicable NOFO, as well as with the terms and conditions of the award. If FEMA staff identify costs that are inconsistent with any of these requirements, these costs may be disallowed, and FEMA may recover funds as appropriate, consistent with applicable laws, regulations, and policies.     City Council 35 – 25 11/7/2023 17 As part of those requirements, grant recipients and subrecipients may only use federal funds or funds applied to a cost share for the purposes set forth in this Manual, applicable NOFOs, and the terms and conditions of the award, and those costs and must be consistent with the statutory authority for the award. Federal funds made available through these awards may be used for the purposes set forth in this Manual, the applicable program NOFO, and the terms and conditions of the award and must be consistent with the statutory authority for the award. Grant funds may not be used for matching funds for other federal grants/cooperative agreements, lobbying, or intervention in federal regulatory or adjudicatory proceedings. In addition, federal funds may not be used to sue the federal government or any other government entity. Specific investments made in support of the funding priorities discussed in the appendices to this Manual generally fall into one of the following eight allowable expense categories: 1.Construction; 2.Equipment; 3.Exercises; 4.Management & Administration (M&A); 5.Organization; 6.Operational Activities; 7.Planning; and 8.Training. Please refer to the relevant program-specific appendix for more information on funding restrictions, funding priorities, and these categories. Accessibility Compliance Preparedness grant program recipients using funds to build or alter buildings must comply with accessibility requirements under the Rehabilitation Act of 1973 and Architectural Barriers Act of 1968 (ABA), as well as the Americans with Disabilities Act (ADA), if applicable, to ensure individuals with disabilities have access to such buildings. Accessibility standards under the ABA and ADA are highly similar. Additional information regarding compliance with the Architectural Barriers Act is available at Chapter 1: Using the ABA Standards (access-board.gov). Authorized Equipment List The Authorized Equipment List (AEL) is a list of approved equipment types allowed under FEMA’s preparedness grant programs. The intended audience of this tool is emergency managers, first responders, and other homeland security professionals. The list consists of equipment categories divided into categories, sub-categories, and then individual equipment items. Prohibitions on Expending Grant or Cooperative Agreement Funds for Certain Telecommunications and Video Surveillance Services or Equipment Recipients and subrecipients of FEMA federal financial assistance are subject to the prohibitions described in section 889 of the John S. McCain National Defense Authorization Act for Fiscal Year 2019 (FY 2019 NDAA), Pub. L. No. 115-232 (2018) and 2 C.F.R. §§ 200.216, 200.327, 200.471, and Appendix II to 2 C.F.R. Part 200. Beginning August 13, 2020, the statute – as it applies to FEMA recipients, subrecipients, and their contractors and subcontractors – prohibits obligating or expending federal award funds on certain telecommunications and video surveillance products and contracting with certain entities for national security reasons.     City Council 35 – 26 11/7/2023 18 Guidance is available in FEMA Policy #405-143-1, Prohibitions on Expending FEMA Award Funds for Covered Telecommunications Equipment or Services. Additional guidance is available at Contract Provisions Guide: Navigating Appendix II to Part 200 - Contract Provisions for Non-Federal Entity Contracts Under Federal Awards. Effective August 13, 2020, FEMA recipients and subrecipients may not use any FEMA funds under open or new awards to: 1.Procure or obtain any equipment, system, or service that uses covered telecommunications equipment or services as a substantial or essential component of any system, or as critical technology of any system; 2.Enter into, extend, or renew a contract to procure or obtain any equipment, system, or service that uses covered telecommunications equipment or services as a substantial or essential component of any system, or as critical technology of any system; or 3.Enter into, extend, or renew contracts with entities that use covered telecommunications equipment or services as a substantial or essential component of any system, or as critical technology as part of any system. Replacement Equipment and Services: FEMA grant funding may be permitted to procure replacement equipment and services impacted by this prohibition, provided the costs are otherwise consistent with the requirements in this Manual and the applicable NOFO. Definitions Per section 889(f)(2)-(3) of the FY 2019 NDAA and 2 C.F.R. § 200.216, covered telecommunications equipment or services means: 1.Telecommunications equipment produced by Huawei Technologies Company or ZTE Corporation, (or any subsidiary or affiliate of such entities); 2.For the purpose of public safety, security of Government facilities, physical security surveillance of critical infrastructure, and other national security purposes, video surveillance and telecommunications equipment produced by Hytera Communications Corporation, Hangzhou Hikvision Digital Technology Company, or Dahua Technology Company (or any subsidiary or affiliate of such entities); 3.Telecommunications or video surveillance services provided by such entities or using such equipment; or 4.Telecommunications or video surveillance equipment or services produced or provided by an entity that the Secretary of Defense, in consultation with the Director of National Intelligence or the Director of the Federal Bureau of Investigation, reasonably believes to be an entity owned or controlled by, or otherwise connected to, the People’s Republic of China. Examples of the types of products covered by this prohibition include phones, internet, video surveillance, and cloud servers when produced, provided, or used by the entities listed in the definition of “covered telecommunications equipment or services.” See 2 C.F.R. § 200.471. Management and Administration (M&A) M&A costs are for activities directly related to the management and administration of the award, such as financial management, reporting, and program and financial monitoring. Some examples of M&A costs include grants management training for M&A staff, equipment and supplies for M&A staff to administer the grant award, travel costs for M&A staff to attend conferences or training related to the grant program, travel costs for the M&A staff to conduct subrecipient monitoring, contractual services to support the     City Council 35 – 27 11/7/2023 19 M&A staff with M&A activities, and auditing costs related to the grant award to the extent required or permitted by statute or 2 C.F.R. Part 200. Characteristics of M&A expenses can include the following: 1) direct costs that are incurred to administer a particular Federal award; 2) identifiable and unique to each Federal award; 3) charged based on the activity performed for that particular Federal award; and 4) not duplicative of the same costs that are included in the approved Indirect Cost Rate Agreement, if applicable. Procedures for Establishing Indirect Cost Rates The requirements and procedures for establishing indirect cost rates are the same for all the preparedness programs outlined in the Preparedness Grants Manual. The process for establishing the indirect cost rate varies based on the type of entity and the amount of funding they receive: •If the entity is a non-governmental entity, and is a subrecipient, indirect cost rate procedures are outlined in 2 CFR 200.332(a)(4). These types of entities may either use the de minimis rate or negotiate a rate with the pass-through entity. •If the subrecipient is a state or local governmental entity, indirect cost rate procedures are established in 2 CFR 200, Appendix VII. o Per Paragraph D.1.b. of Appendix VII, state or local governmental entities receiving grant funds must develop an indirect cost rate proposal. ▪If the state or local entity receives more than $35 million in grant funding, the proposal must be approved by the cognizant agency. ▪If a state or local entity receives $35 million or less in grant funding, they have to develop an indirect cost rate proposal, but that indirect cost rate proposal does not need to be approved by the cognizant agency. •If a state or local governmental entity wants to use the de minimis rate (instead of developing an indirect cost rate proposal), they can request a case-by-case exception from FEMA (per 2 CFR 200.102(b)).     City Council 35 – 28 11/7/2023 20 Award Determination and Obligation Allocations Risk Methodology DHS defines risk as: “potential for an adverse outcome assessed as a function of hazard/threats, assets and their vulnerabilities, and consequences.” See DHS Lexicon Terms and Definitions: 2017 Edition – Revision 2, (Oct. 2017). The FEMA risk methodology is focused on three elements: •Threat: the likelihood of an attack being attempted by an adversary; •Vulnerability: the likelihood that an attack is successful, given that it is attempted; and •Consequence: the effect of an event, incident, or occurrence. Please see the applicable appendix of this Manual for each award program for specific information on the risk methodology applied for each program. Application Evaluation Criteria Programmatic Criteria See the Manual appendices and relevant program NOFOs for specific information on the application criteria specific to each program. Financial Integrity Criteria Prior to making a federal award, FEMA is required by 31 U.S.C. § 3354, as enacted by the Payment Integrity Information Act of 2019, Pub. L. No. 116-117 (2020); 41 U.S.C. § 2313; and 2 C.F.R. § 200.206 to review information available through any Office of Management and Budget (OMB)-designated repositories of governmentwide eligibility qualification or financial integrity information, including whether the applicant is suspended or debarred. FEMA may also pose additional questions to the applicant to aid in conducting the pre-award risk review. Therefore, application evaluation criteria may include the following risk-based considerations of the applicant: 1.Financial stability; 2.Quality of management systems and ability to meet management standards; 3.History of performance in managing federal award; 4.Reports and findings from audits; and 5.Ability to effectively implement statutory, regulatory, or other requirements. All investments selected for recommendation will also undergo an additional risk review conducted by the FEMA Grants Management Specialist to evaluate the risk for noncompliance in carrying out the federal award. Using their subject-matter expertise, the questions the FEMA Grants Management Specialist may assess include, but are not limited to: •Is the applicant on any exclusion lists as identified in SAM.gov? •If the applicant has received federal funding in the past, has the applicant performed all audits required by the Single Audit requirements under 2 C.F.R. Part 200, Subpart F? •Has the applicant provided sufficient budget information and justification as required by the NOFO? •Are the costs proposed by the applicant in the budget information and justification allowable and reasonable based on the criteria set forth in this Manual and the applicable appendix, NOFO, and regulations?     City Council 35 – 29 11/7/2023 21 •Is the budget representative of the total cost of performance of the projects? •If indirect costs are included, is the applicant required to have an approved indirect cost rate agreement? If so, has the applicant provided an approved indirect cost rate agreement? •Is the applicant delinquent on any federal debt? •Has the applicant had substandard performance in a prior award? •Is the applicant on the Do Not Pay List? Based on the outcome of this review, FEMA may determine that it will not make an award to an applicant that poses a risk of noncompliance. FEMA may also determine that it will make an award to an at-risk applicant, subject to additional terms and conditions as described in 2 C.F.R. § 200.208. Supplemental Financial Integrity Review Prior to making a federal award where the anticipated total federal share will be greater than the simplified acquisition threshold, currently $250,000: •FEMA is required to review and consider any information about the applicant, including information on the applicant’s immediate and highest -level owner, subsidiaries, and predecessors, if applicable, that is in the designated integrity and performance system accessible through SAM, which is currently the Federal Awardee Performance and Integrity Information System (FAPIIS). •An applicant, at its option, may review information in FAPIIS and comment on any information about itself that a federal awarding agency previously entered. •FEMA will consider any comments by the applicant, in addition to the other information in FAPIIS, in making a judgment about the applicant’s integrity, business ethics, and record of performance under federal awards when completing the review of risk posed by applicants, as described in 2 C.F.R. § 200.206. Review and Selection Process FEMA will follow all applicable statutes, rules, and requirements and will take into consideration materials accompanying the annual appropriations acts, such as the Joint Explanatory Statement, as appropriate, in reviewing and selecting recipients. Please see the applicable NOFO for the review and selection process for that program. Federal Award Administration Information Notice of Award Before accepting the award, the AOR and recipient should carefully review the award package. The award package includes instructions on administering the grant award and the terms and conditions associated with responsibilities under federal awards. Recipients must accept all conditions in the applicable program NOFO, as well as this Manual, in addition to any special terms and conditions in the Notice of Award to receive an award under the applicable program. Notification of award approval is made through the ND Grants system through an automatic electronic mail to the recipient’s authorized official listed in the initial application. The award date will be the date that FEMA approves the award. The recipient should follow the directions in the notification to confirm acceptance of the award. Recipients must accept their awards no later than 60 days from the award date. The recipient shall notify FEMA of its intent to accept and proceed with work under the award or provide a notice of intent to decline through the ND Grants system. For instructions on how to accept or decline an award in the ND     City Council 35 – 30 11/7/2023 22 Grants system, please see the Grant Recipient User Guide. Funds will remain on hold until the recipient accepts the award through the ND Grants system and all other conditions of the award have been satisfied or until the award is otherwise rescinded. Failure to accept a grant award within the 60-day timeframe may result in a loss of funds. Pass-Through Requirements Please see the applicable NOFO and appendix to this Manual for information on pass-through requirements for that program. Administrative and National Policy Requirements In addition to the requirements in this section and the applicable NOFO, FEMA may place specific terms and conditions on individual awards in accordance with 2 C.F.R. Part 200. All successful applicants for all FEMA grants and cooperative agreements are required to comply with the DHS Standard Terms and Conditions. The applicable DHS Standard Terms and Conditions will be those in effect at the time the award was made. The specific terms and conditions that will apply for the award will be clearly stated in the award package at the time of award. Ensuring the Protection of Civil Rights As the Nation works towards achieving the National Preparedness Goal, it is important to continue to protect the civil rights of individuals. Recipients must carry out their programs and activities, including those related to the building, sustainment, and delivery of core capabilities, in a manner that respects and ensures the protection of civil rights for protected populations. Federal civil rights statutes, such as Section 308 of the Stafford Act, Section 504 of the Rehabilitation Act of 1973, and Title VI of the Civil Rights Act of 1964, Age Discrimination Act, along with DHS and FEMA regulations, prohibit discrimination on the basis of race, color, national origin, sex, religion, age, disability, limited English proficiency, or economic status in connection with programs and activities receiving federal financial assistance from FEMA. Recipients must complete the DHS Civil Rights Evaluation Tool within 30 days of receipt of the Notice of Award. Information about this requirement and a fuller list of the civil rights provisions that apply to recipients can be found in the DHS Standard Terms and Conditions. Additional information on civil rights provisions is available at: Civil Rights Resources for Recipients of DHS Financial Assistance | Homeland Security and Office of Equal Rights | FEMA.gov. Monitoring and oversight requirements in connection with recipient compliance with federal civil rights laws are also authorized pursuant to 44 C.F.R Part 7. In accordance with civil rights laws and regulations, recipients and subrecipients must ensure the consistent and systematic fair, just, and impartial treatment of all individuals, including individuals who belong to underserved communities that have been denied such treatment. Environmental Planning and Historic Preservation (EHP) Compliance As a federal agency, FEMA is required to consider the effects of its actions on the environment and historic properties to ensure that all activities and programs funded by FEMA, including grant-funded projects, comply with federal EHP regulations, laws, and Executive Orders, as applicable.     City Council 35 – 31 11/7/2023 23 All non-critical new construction or substantial improvement of structures in a Special Flood Hazard Area must, at a minimum, apply the flood elevations of the Federal Flood Risk Management Standard’s Freeboard Value Approach unless doing so would cause the project to be unable to meet applicable program cost-effectiveness requirements. All other types of projects may choose to apply the flood elevations of the Federal Flood Risk Management Standard’s Freeboard Value Approach. See Executive Order (EO) 14030, Climate-Related Financial Risk and FEMA Policy #-206-21-0003, Partial Implementation of the Federal Flood Risk Management Standard for Hazard Mitigation Assistance Programs (Interim). The Grant Programs Directorate (GPD) manages and administers FEMA’s preparedness and non-disaster grants and consolidates the grant business operations, systems, training, policy, and oversight of all FEMA grants. All GPD actions, including grant-funded actions, must comply with National Flood Insurance Program criteria or any more restrictive federal, state, or local floodplain management standards or building code (44 CFR § 9.11(d)(6)). All GPD-funded non-critical actions in 1% annual chance floodplains (also known as 100-year floodplains) that involve new construction or substantial improvement of structures must be elevated, at a minimum, to the lower of: •Two feet above the 1% annual chance flood elevation (also known as the base flood elevation), in accordance with the Federal Flood Risk Management Standard (FFRMS) “Freeboard Value Approach” (FVA); or •The 0.2% annual chance flood elevation. Where 0.2% annual chance flood elevations are not available, such actions must be elevated to at least two feet above the 1% annual chance flood elevation. All GPD-funded critical actions in 0.2% annual chance floodplains (also known as 500-year floodplains) that involve new construction or substantial improvement of structures must be elevated, at a minimum, to the higher of: •Three feet above the 1% annual chance flood elevation; or •The 0.2% annual chance flood elevation. Where 0.2% annual chance flood elevations are not available, such actions must be elevated to at least three feet above the 1% annual chance flood elevation. See Executive Order (EO) 11988, Floodplain Management, as amended by EO 13690, Establishing a Federal Flood Risk Management Standard and a Process for Further Soliciting and Considering Stakeholder Input. Recipients and subrecipients proposing projects that have the potential to impact the environment, including, but not limited to, the construction of communication towers, modification or renovation of existing buildings, structures, and facilities, new construction, including replacement of facilities, and some training activities, must participate in the FEMA EHP review process. The EHP review process involves the submission of a detailed project description along with any supporting documentation requested by FEMA in order to determine whether the proposed project has the potential to impact environmental resources or historic properties. In some cases, FEMA is also required to consult with other regulatory agencies and the public in order to complete the review process. The EHP review process must be completed before funds are released to carry out the proposed project; otherwise, FEMA may not be able to fund the project due to noncompliance with EHP laws, Executive Orders, regulations, and policies. DHS and FEMA EHP policy is found in directives and instructions available on Environmental and Historic Preservation Guidance for FEMA Grant Applications, the FEMA website page that includes     City Council 35 – 32 11/7/2023 24 documents regarding EHP responsibilities and program requirements, including implementation of the National Environmental Policy Act and other EHP regulations and Executive Orders. A GPD EHP screening form and supporting documentation for preparedness projects requiring EHP review should be submitted to gdpehpinfo@fema.dhs.gov. Additionally, all recipients under this funding opportunity are required to comply with the FEMA GPD EHP Policy Guidance, FEMA Policy #108-023- 1, Grant Programs Directorate Environmental and Historic Preservation Policy Guidance. Executive Order (EO) 13985, Advancing Racial Equity and Support for Underserved Communities through the Federal Government, rearticulates and strengthens the environmental justice framework articulated in 1994 in EO 12898, Federal Actions to Address Environmental Justice in Minority Populations and Low-Income Populations. Specifically, Section 1 of E.O. 13985 states that: “Affirmatively advancing equity, civil rights, racial justice, and equal opportunity is the responsibility of the whole of our Government. Because advancing equity requires a systemic approach to embedding fairness in decision-making processes, executive departments and agencies…must recognize and work to redress inequalities in their policies and programs that serve as barriers to equal opportunity.” Many projects funded by GPD’s grant programs can have significant impacts on environmental justice. In particular, construction of buildings and other structures and construction of new communication towers may have disproportionately high and adverse effects on minority and low-income populations. FEMA acknowledges the important role that FEMA recipients and subrecipients play in advancing and achieving environmental justice by identifying low-income and minority populations within a proposed project’s affected area as early as possible and taking steps to accommodate these interests. For consistency with the Administration’s policy, FEMA will review and evaluate potential projects for racial equity and justice concerns. If FEMA determines that a proposed project would have a disproportionately high and adverse effect on minority or low-income populations, FEMA will consult with recipients and subrecipients to discuss the feasibility of revising the scope of work to avoid these adverse impacts, or otherwise applying mitigation measures to alleviate these effects. In addition, FEMA may work with other recipients and subrecipients to solicit public input on the proposed projects for a more informed decision-making process. To learn more about how FEMA environmental justice responsibilities might affect your project, go to Executive Order 12898: Environmental Justice | FEMA.gov. National Incident Management System (NIMS) Implementation NIMS guides all levels of government, nongovernmental organizations (NGO), and the private sector to work together to prevent, protect against, mitigate, respond to, and recover from incidents. NIMS provides stakeholders across the whole community with the shared vocabulary, systems, and processes to successfully deliver the capabilities described in the National Preparedness System. The NIMS Implementation Objectives for Local, State, Tribal, and Territorial Jurisdictions clarify the NIMS implementation requirements in FEMA preparedness grant NOFOs. As recipients and subrecipients of federal preparedness (non-disaster) grant awards, jurisdictions and organizations must achieve, or be actively working to achieve, all of the NIMS Implementation Objectives. The objectives can be found on the NIMS webpage at NIMS Implementation and Training | FEMA.gov. Emergency management and incident response activities require carefully managed resources (personnel, teams, facilities, equipment, and/or supplies) to meet incident needs. NIMS defines a national, interoperable approach for sharing resources, coordinating, and managing incidents, and communicating information. Incident management refers to how incidents are managed across all homeland security activities, including prevention, protection, mitigation, response, and recovery. Utilization of the     City Council 35 – 33 11/7/2023 25 standardized resource management concepts such as typing, credentialing, and inventorying promote a strong national mutual aid capability needed to support the delivery of core capabilities. Additional information on resource management, NIMS resource typing definitions, job titles, and position qualifications is available at NIMS Components - Guidance and Tools | FEMA.gov. Please also see the individual program appendices in this Manual for additional requirements regarding NIMS implementation for specific programs. FEMA developed the NIMS Guideline for the National Qualification System (NQS) to describe national credentialing standards and to provide written guidance regarding the use of those standards. This guideline describes credentialing and typing processes and identifies tools that Federal Emergency Response Officials and emergency managers at all levels of government may use both routinely and to facilitate multijurisdictional coordinated responses. Starting in FY 2023, EMPG program recipients are required to use EMPG Program funds to support NQS implementation efforts. Additional information about NIMS in general is available on FEMA’s website at National Incident Management System | FEMA.gov. The NQS doctrine promotes interoperability by establishing a common language for defining job titles and by enabling jurisdictions and organizations to plan for, request, and have confidence in the capabilities of personnel deployed for disasters and emergencies from other entities through mutual aid agreements and compacts. Following the concepts and processes in this Guideline will enhance national preparedness by expanding the network of qualified incident management and support personnel who can be deployed nationwide. Additional information about NIMS implementation is available at NIMS Implementation and Training | FEMA.gov. FirstNet The Middle-Class Tax Relief and Job Creation Act of 2012, Pub. L. No. 112-96, as amended (codified in part at 47 U.S.C. §§ 1401-1473) established the First Responder Network Authority (hereinafter FirstNet Authority) as an independent authority within the National Telecommunications and Information Administration (NTIA). 47 U.S.C. § 1424(a). The FirstNet Authority’s statutory mission is to establish a nationwide public safety broadband network (FirstNet). 47 U.S.C. § 1426(b). FirstNet uses the 700 MHz D block spectrum to provide Long-Term Evolution (LTE)-based broadband services and applications to public safety entities. 47 U.S.C. §§ 1401(2), 1421(a). FirstNet became operational in March 2018 and is based on a single, national network architecture that evolves with technological advances and consists of a physically separate evolved packet core (EPC) network and radio access networks (RANs). FirstNet provides public safety entities with mission-critical broadband data capabilities and services including, but not limited to messaging, image sharing, video streaming, group text, voice, data storage, application, location-based services, and Quality of Service, Priority, and Preemption. Public safety entities seeking to enhance their operational capabilities using broadband technology may seek grant funding from appropriate programs to support the following: •Planning for integration of information technology (IT) infrastructure, software, and site upgrades necessary to connect to FirstNet; •Handheld broadband devices including smartphones, feature phones, tablets, wearables, push-to- talk (PTT) devices; •Vehicle-mounted or otherwise field operated data devices, such as ruggedized laptops;     City Council 35 – 34 11/7/2023 26 •Network access devices, including portable Wi-Fi devices, Universal Serial Bus (USB) modems/dongles, trunk-mounted modems, routers; •Customer-Owned and Managed (COAM) broadband deployable equipment, enabling public safety to own and dispatch coverage expansion or capacity enhancement equipment within their jurisdiction; •Broadband device accessories that enable efficient and safe public safety operations such as headsets, belt clips, earpieces, remote Bluetooth sensors, ruggedized cases; •Subscriber Identification Modules (SIMs)/Universal Integrated Circuit Cards (UICCs) to allow public safety users to update existing devices to operate on public safety prioritized services; and •One-time purchase and subscription-based applications for public safety use which could include, among several other options, enterprise mobility management (EMM), mobile device management (MDM), mobile Virtual Private Network (VPN), identity services, or cloud service tools. As FirstNet is built out in all 56 states and territories, and coverage and capacity for first responders expands, recipients are strongly encouraged to coordinate with the Statewide Interoperability Coordinator (SWIC) and FirstNet on the planning, deployment timelines, and operational availability of the network deployment within a specific state or territory, and to ensure that project does not conflict with network planning efforts and complies with all technical requirements. FirstNet requires participating agencies to demonstrate a subscription to public safety-prioritized broadband services to purchase FirstNet broadband devices or applications. Recipients must coordinate with FirstNet in advance of any strategic acquisition of broadband LTE equipment to ensure that purchases adhere to all applicable standards for public safety entities. Recipients with questions on FirstNet should contact info@firstnet.gov. Please also refer to the most recent SAFECOM Guidance on Emergency Communications Grants for additional guidance. SAFECOM Guidance Compliance All entities using preparedness grant funding to support emergency communications investments are required to comply with the SAFECOM Guidance on Emergency Communications Grants (SAFECOM Guidance). The SAFECOM Guidance provides current information on emergency communications policies, eligible costs, best practices, and technical standards for SLTT recipients investing federal funds in emergency communications projects. It is also designed to promote and align with the National Emergency Communications Plan (NECP). Compliance with the SAFECOM Guidance helps ensure that federally funded investments are compatible, interoperable, resilient, and support national goals and objectives for improving emergency communications. Applicants should use the SAFECOM Guidance during planning, development, and implementation of emergency communications projects and in conjunction with other planning documents (e.g., Statewide Communication Interoperability Plans (SCIP)). Specifically, Appendix D of the SAFECOM Guidance contains compliance instructions for FEMA grant recipients. Emergency communications investments also will be reviewed jointly by FEMA and the Cybersecurity and Infrastructure Security Agency (CISA) to verify compliance with SAFECOM Guidance. FEMA will coordinate directly with the recipient on any compliance concerns and will provide technical assistance as necessary to help ensure full compliance.     City Council 35 – 35 11/7/2023 27 Post-Award Management and Implementation Reporting Recipients are required to submit various financial and programmatic reports as a condition of award acceptance. Future awards and funds drawdown may be withheld if these reports are delinquent. Consultants or contractors are not permitted to be the AOR or the SA of the recipient. The AOR, as the Authorized Official for the award, is responsible for submitting programmatic and financial performance reports, accepting award packages, signing assurances and certifications, and submitting award amendments. Federal Financial Reporting Requirements Federal Financial Report (FFR) Recipients must report obligations and expenditures to FEMA on a quarterly basis through the FFR form (SF-425). Recipients may review the FFR Form (SF-425) at Post-Award Reporting Forms | Grants.gov. Recipients must file the FFR electronically using the Payment and Reporting Systems (PARS). Financial Reporting Periods and Due Dates An FFR must be submitted quarterly throughout the period of performance (POP), including partial calendar quarters, as well as in periods where no grant award activity occurs. The final FFR is due within 120 days after the end of the POP. Future awards and fund drawdowns may be withheld if these reports are delinquent, demonstrate a lack of progress, or are insufficient in detail. Except for the final FFR due at 120 days after the end of the POP for purposes of closeout, the following reporting periods and due dates apply for the FFR: FFR Reporting Period Report Due Date October 1 – December 31 January 30 January 1 – March 31 April 30 April 1 – June 30 July 30 July 1 – September 30 October 30 Because of a system limitation, if at the end of the POP a recipient still has funds to draw down, PARS requires an FFR be submitted within 30 days of the end of the POP in order to access those funds. In that case, the recipient will need to submit an FFR within 30 days of the end of the POP in addition to the final FFR within 120 days of the end of the POP. All other recipients who do not need to draw down funds after the end of the POP are only required to submit the final FFR within 120 days after the end of the POP. Program Performance Reporting Requirements Performance Progress Report (PPR) Recipients are responsible for providing updated performance reports on a biannual basis as an attachment in ND Grants. The PPR should include the following:     City Council 35 – 36 11/7/2023 28 • A brief narrative of overall project(s) status; • A summary of project expenditures; and • A description of any potential issues that may affect project completion. Note: This requirement does NOT apply to the EMPG Program, which has different performance reporting requirements. These are described in the EMPG Program Appendix in this Manual. Program Performance Reporting Periods and Due Dates The following reporting periods and due dates apply for the PPR: Reporting Period Report Due Date January 1 – June 30 July 30 July 1 – December 31 January 30 Additional Programmatic Reporting Requirements and Information Biannual Strategy Implementation Report (BSIR)2 In addition to the quarterly financial and biannual performance progress reports, recipients are responsible for completing and submitting BSIRs through the Grants Reporting Tool (GRT). The BSIR is due within 30 days after the end of the reporting period: July 30 for the reporting period of January 1 through June 30 (summer BSIR report); and January 30 for the reporting period of July 1 through December 31 (winter BSIR report). All required attributes of each project must be included. Updated obligations, expenditures, and significant developments must be provided within the BSIR to show the progress of implementation for every project as well as how expenditures support Planning, Organization, Equipment, Training, and Exercises (POETE). The first BSIR will be due by January 30, or 30 days after the end of the first reporting period of the award. Subsequent BSIR reports will require recipients to report on a project-by- project basis. Recipients also are responsible for completing and submitting a closeout BSIR. When an award’s POP or the liquidation period ends in the middle of a reporting period, a “regular” BSIR must be submitted with full accounting of actual project information/expenditures before a Closeout BSIR can be created/ submitted. The last “regular” BSIR is required because the Closeout BSIR does NOT contain full functionality to edit any project information/expenditures. Once the last “regular” BSIR is approved by GPD, the Closeout BSIR can be created/submitted. Please contact your HQ Preparedness Officer for guidance on the information required for the Closeout BSIR. Closeout Reporting Requirements Within 120 days after the end of the POP for the prime award or after an amendment has been issued to close out an award before the original POP ends, whichever occurs first, recipients must liquidate all financial obligations and submit the following documentation in ND Grants: 1. The final request for payment, if applicable; 2. The final FFR (SF-425); 3. The final PPR; 2 BSIR requirements are applicable to the following grant programs: HSGP (SHSP, UASI, and OPSG), THSGP, EMPG, and NSGP.     City Council 35 – 37 11/7/2023 29 4.A qualitative narrative summary of the impact of those accomplishments throughout the entire POP submitted to the respective FEMA Preparedness Officer; and 5.Other documents required by program guidance, NOFOs, appendices to this Manual, terms and conditions of the award, or other FEMA guidance. In addition, any recipient that issues subawards to any subrecipient is responsible for closing out those subawards as described in 2 C.F.R. § 200.344; subrecipients are still required to submit closeout materials within 90 days of the subaward POP end date. When a subrecipient completes all closeout requirements, pass-through entities must promptly complete all closeout actions for subawards in time for the recipient to submit all necessary documentation and information to FEMA during the closeout of their prime award. After the prime award closeout reports have been reviewed and approved by FEMA, a closeout notice will be completed to close out the grant. The notice will indicate the POP as closed, list any remaining funds that will be deobligated, and address the requirement of maintaining the award records for at least three years from the date of the final FFR. The record retention period may be longer than three years due to an audit, litigation, for equipment or real property used beyond the period of performance or other circumstances outlined in 2 C.F.R. § 200.334. Recipients are responsible for refunding to FEMA any balances of unobligated cash that FEMA paid that are not authorized to be retained per 2 C.F.R. § 200.344(d). Administrative Closeout Administrative closeout is a mechanism for FEMA to unilaterally move forward with closeout of an award using available award information in lieu of final reports from the recipient per 2 C.F.R. § 200.344(h)-(i). It is a last resort available to FEMA, and if FEMA needs to administratively close an award, this may negatively impact a recipient’s ability to obtain future funding. This mechanism can also require FEMA to make cash or cost adjustments and ineligible cost determinations based on the information it has, which may result in identifying a debt owed to FEMA by the recipient. When a recipient is not responsive to FEMA’s reasonable efforts to collect required reports needed to complete the standard closeout process, FEMA is required under 2 C.F.R. § 200.344(h) to start the administrative closeout process within the regulatory timeframe. FEMA will make at least three written attempts to collect required reports before initiating administrative closeout. If the recipient does not submit all required reports in accordance with 2 C.F.R. § 200.344, the relevant program NOFO, this Manual, and the terms and conditions of the award, FEMA must proceed to administratively close the award with the information available within one year of the POP end date. Additionally, if the recipient does not submit all required reports within one year of the POP end date, per 2 C.F.R. § 200.344(i), FEMA must report in FAPIIS the recipient’s material failure to comply with the terms and conditions of the award. If FEMA administratively closes an award where no final FFR has been submitted, FEMA uses that administrative closeout date in lieu of the final FFR submission date as the start of the three-year record retention period under 2 C.F.R. § 200.334. In addition, if an award is administratively closed, FEMA may decide to impose remedies for noncompliance per 2 C.F.R. § 200.339, consider this information in reviewing future award applications, or apply special conditions to existing or future awards.     City Council 35 – 38 11/7/2023 30 Disclosing Information per 2 C.F.R. § 180.335 This reporting requirement pertains to disclosing information related to government-wide suspension and debarment requirements. Before a recipient enters into a grant award with FEMA, the recipient must notify FEMA if it knows if it or any of the recipient’s principals under the award fall under one o r more of the four criteria listed at 2 C.F.R. § 180.335: •Are presently excluded or disqualified; •Have been convicted within the preceding three years of any of the offenses listed in 2 C.F.R. § 180.800(a) or had a civil judgment rendered against it or any of the recipient’s principals for one of those offenses within that time period; •Are presently indicted for or otherwise criminally or civilly charged by a governmental entity (federal, state, or local) with commission of any of the offenses listed in 2 C.F.R. § 180.800(a); or •Have had one or more public transactions (federal, state, or local) terminated within the preceding three years for cause or default. At any time after accepting the award, if the recipient learns that it or any of its principals falls under one or more of the criteria listed at 2 C.F.R. § 180.335, the recipient must provide immediate written notice to FEMA in accordance with 2 C.F.R. § 180.350. Reporting of Matters Related to Recipient Integrity and Performance Per 2 C.F.R. Part 200, Appendix I § F.3, the additional post-award reporting requirements in 2 C.F.R. Part 200, Appendix XII may apply to applicants who, if upon becoming recipients, have a total value of currently active grants, cooperative agreements, and procurement contracts from all federal awarding agencies that exceeds $10 million for any period of time during the POP of an award under these funding opportunities. Recipients that meet these criteria must maintain current information reported in FAPIIS about civil, criminal, or administrative proceedings described in paragraph 2 of Appendix XII at the reporting frequency described in paragraph 4 of Appendix XII. Single Audit Report For audits of fiscal years beginning on or after December 26, 2014, recipients that expend $750,000.00 or more from all federal funding sources during their fiscal year are required to submit an organization-wide financial and compliance audit report, also known as a “single audit” report. The audit must be performed in accordance with the requirements of the U.S. Government Accountability Office’s (GAO) Government Auditing Standards, located at Yellow Book | U.S. GAO, and the requirements of Subpart F of 2 C.F.R. Part 200, located at eCFR :: 2 CFR Part 200 Subpart F -- Audit Requirements.     City Council 35 – 39 11/7/2023 31 Additional Information Monitoring and Oversight Overview Per 2 C.F.R. § 200.337, FEMA, through its authorized representatives, has the right, at all reasonable times, to make site visits or conduct desk reviews to review project accomplishments and management control systems in order to evaluate award progress and to provide any required technical assistance. During site visits or desk reviews, FEMA will review recipients’ files related to the award. As part of any monitoring and program evaluation activities, recipients must permit FEMA, upon reasonable notice, to review grant-related records and to interview the organization’s staff and co ntractors regarding the program. Recipients must respond in a timely and accurate manner to FEMA requests for information relating to the award. Effective monitoring and oversight help FEMA ensure that recipients use grant funds for their intended purpose(s), verify that projects undertaken are consistent with approved plans, and ensure that recipients make adequate progress towards stated goals and objectives. Additionally, monitoring serves as the primary mechanism to ensure that recipients comply with applicable laws, rules, regulations, program guidance, and requirements. FEMA regularly monitors all grant programs both financially and programmatically in accordance with federal laws, regulations (including 2 C.F.R. Part 200), program guidance, and the terms and conditions of the award. All monitoring efforts ultimately serve to evaluate progress towards grant goals and proactively target and address issues that may threaten grant success during the period of performance. FEMA staff will periodically monitor recipients to ensure that administrative processes, policies and procedures, budgets, and other related award criteria are meeting Federal Government-wide and FEMA regulations. Aside from reviewing quarterly financial and programmatic reports, FEMA may also conduct enhanced monitoring through desk-based reviews, onsite monitoring visits, or both. Enhanced monitoring will involve the review and analysis of financial compliance and administrative processes, policies, activities, and other attributes of each federal assistance award, and it will identify areas where the recipient may need technical assistance, corrective actions, or other support. Financial and programmatic monitoring are complementary processes within FEMA’s overarching monitoring strategy that function together to ensure effective grants management, accountability, and transparency; validate progress against grant and program goals; and safeguard federal funds against fraud, waste, and abuse. Financial monitoring primarily focuses on statutory and regulatory compliance with administrative grant requirements, while programmatic monitoring seeks to validate and assist in grant progress, targeting issues that may be hindering project goals and ensuring compliance with the purpose of the grant and grant program. Both monitoring processes are similar in that they feature initial reviews of all open awards, and in-depth monitoring of grants requiring additional attention. Recipients and subrecipients who are pass-through entities are responsible for monitoring their subrecipients in a manner consistent with the terms of the federal award at 2 C.F.R. Part 200, including 2 C.F.R. § 200.332. This includes the pass-through entity’s responsibility to monitor the activities of the subrecipient as necessary to ensure that the subaward is used for authorized purposes, in compliance with federal statutes, regulations, and the terms and conditions of the subaward; and that subaward performance goals are achieved. In terms of overall award management, recipient and subrecipient responsibilities include, but are not limited to accounting of receipts and expenditures, cash management, maintaining adequate financial     City Council 35 – 40 11/7/2023 32 records, reporting, and refunding expenditures disallowed by audits, monitoring if acting as a pass- through entity, other assessments and reviews, and ensuring overall compliance with the terms and conditions of the award or subaward, as applicable, including the terms of 2 C.F.R. Part 200. Financial Monitoring Overview and Approach FEMA’s approach to financial monitoring provides a standard monitoring framework that promotes consistent processes across all monitoring staff. There are four core components of the monitoring process: 1. Monitoring Assessment: Monitoring staff measure each grant’s monitoring needs using a system of pre-determined evaluation criteria. The criteria help assess the recipient and potential challenges to the success of the grant award. 2. Monitoring Selection and Scheduling: Monitoring staff make selection and scheduling decisions in accordance with applicable statutory requirements, such as the Homeland Security Act of 2002, as amended (hereafter “HSA”), and consider the results of the monitoring assessment process. 3. Monitoring Activities: Monitoring activities include cash analysis, desk reviews, and site visits. Grants Management Specialists are responsible for conducting quarterly or semi-annual reviews of all grants via cash analysis. Desk reviews and site visits are additional monitoring activities conducted on grants where the monitoring assessment process identified the need for additional monitoring and validated the use of FEMA resources for these activities. 4. Post-Monitoring Actions: Monitoring staff may follow up with recipients via post-monitoring actions based on the outcomes of monitoring activities. Post-monitoring actions include conducting additional monitoring; reviewing Corrective Action Plans (CAP) and monitoring the progress of CAP deliverables; documenting the resolution of identified corrective actions and issues; providing technical assistance and recipient training; and debt collection. In addition to the monitoring guidance outlined above, section 2022(a)(2)(A) of the HSA mandates the frequency of monitoring activities for applicable preparedness grants. The applicable section of the HSA reads as follows: Not less than once every 2 years, the Administrator shall conduct, for each state and high-risk urban area receiving a grant administered by the Department, a programmatic and financial review of all grants awarded by the Department to prevent, prepare for, protect against, or respond to natural disasters, acts of terrorism, or other man-made disasters, excluding assistance provided under section 203, title IV, or title V of the Robert T. Stafford Disaster Relief and Emergency Assistance Act (42 U.S.C. 5133, 5170 et seq., and 5191 et seq.). The following preparedness grant programs covered by this Manual are subject to HSA monitoring requirements: • HSGP o SHSP o UASI o OPSG • NSGP • TSGP     City Council 35 – 41 11/7/2023 33 •PSGP •EMPG Program Standard Monitoring Activity: Cash Analysis Through cash analysis, a Grants Management Specialist assesses and reports on the recipients’ cash-on- hand, expenditures, and unliquidated obligations; gauges potential cost share shortfalls; cash on hand issues; and spend down activities within the POP. The analysis reconciles and compares grant disbursement records with the recipient submitted FFR. This process identifies recipients that may require additional monitoring due to issues identified with drawdowns or FFR submissions. Enhanced Monitoring Activities: Desk Review, Site Visit Desk reviews and site visits are two forms of additional monitoring that FEMA conducts on a recipient. Table 1 defines the key differences and similarities. Table 1 - Enhanced Financial Monitoring Activities (Desk Review and Site Visit) Attribute Desk Review Site Visit Location/ Logistics A detailed, paper-based review and evaluation conducted at a FEMA office. Desk reviews do not require travel. A visit by FEMA grants management staff conducted at the site of the recipient’s operations and/or selected performance sites. Site visits may require travel. Materials Reviewed Required reports, correspondence, and other documentation, including policies and procedures, to substantiate compliance. Additional documentation available remotely may include information available through the grant file, financial reports, interviews, and other documentation and correspondence to verify compliance. Includes documents listed under the desk review in addition to all applicable documents and required reports necessary to assess recipient capability and progress, validate records, and substantiate compliance with laws, regulations, and policies. Goal of Monitoring Activity The goals of FEMA’s financial desk review monitoring activities are, as applicable, to: •Review grant files to verify compliance, conduct interviews to confirm adherence to approved program plans, and confirm equipment acquisition, allowable use, and inventory controls; •Document that recipient institutions possess adequate internal controls, policies, processes, and systems to manage FEMA grants effectively; •Assist the recipient with the grant process and provide guidance to improve recipient administrative efficiencies; •Identify and analyze relevant The goals of FEMA’s financial site visit monitoring activities are, as applicable, to: •Review grant files to verify compliance, conduct interviews to confirm adherence to approved program plans, and confirm equipment acquisition, allowable use, and inventory controls; •Document that recipient institutions possess adequate internal controls, policies, processes, and systems to manage FEMA grants effectively; •Assist the recipient with the grant process and provide guidance to improve recipient administrative efficiencies; •Identify and analyze relevant problems that might prevent the program from achieving its     City Council 35 – 42 11/7/2023 34 Attribute Desk Review Site Visit problems that might prevent the program from achieving its internal and external objectives; and •Provide technical assistance. internal and external objectives; and •Provide technical assistance. Programmatic Monitoring Overview and Approach Programmatic monitoring involves oversight throughout the award lifecycle in order for FEMA to verify that programs and projects undertaken by recipients are consistent with approved plans and comply with applicable laws, regulations, program guidance, and the terms and conditions of the award. FEMA’s monitoring approach complies with the monitoring requirements described in section 2022 of the HSA. Programmatic monitoring also plays an important role in ensuring that FEMA preparedness grant funding builds and sustains capabilities at the SLTT levels that advance the National Preparedness Goal. Programmatic monitoring also is an opportunity for FEMA staff to build relationships with recipients and to work collaboratively to identify and mitigate factors that may impede programmatic performance. Programs covered by this Manual that are included in the programmatic monitoring approach are listed below, including the programs subject to section 2022 of the HSA and three additional programs (THSGP, IPR, and IBSGP): •HSGP o SHSP o UASI o OPSG •NSGP •THSGP •TSGP •IPR •IBSGP •PSGP •EMPG Program FEMA uses a risk- and project-based programmatic monitoring framework for its preparedness grant programs that is designed for data-driven grants management, and which interacts seamlessly with other aspects of the grant lifecycle. FEMA uses monitoring as a vehicle to validate data previously self-reported by recipients in applications and reporting tools. FEMA does not utilize monitoring as a data collection tool in and of itself. By specializing monitoring in this way, FEMA avoids duplicative data collection, targets its resources more effectively, and provides stronger and more proactive technical assistance to its recipients. The framework also comprehensively documents grant management decisions for resource allocation. This programmatic monitoring approach establishes baseline monitoring of all open awards across the FEMA preparedness grant portfolio using a First Line Review (FLR). The FLR identifies recipients and awards with a high potential for noncompliance with regulations or failure to meet project objectives. The FLR uses quantifiable measures (criteria) to prioritize and rank recipients and awards according to identified risks that threaten the success of FEMA’s preparedness grant awards. Results of this prioritization process determine which high-risk recipients and awards will receive advanced monitoring.     City Council 35 – 43 11/7/2023 35 Post-monitoring actions document and communicate findings and recommendations for resolution to the recipients and FEMA leadership and allow for increasingly cohesive programmatic and financial monitoring processes. Case Studies and Use of Grant-Funded Resources During Real-World Incident Operations Analyzing the use of grant-funded investments in real-world incidents will improve the ability of FEMA and its SLTT partners to assess the effectiveness of these investments and to better understand how grant funds support improvements in nationwide capability levels. Currently, FEMA conducts case studies with a limited number of grant recipients each year to explore how jurisdictions prioritize grant investments based on risk and capability assessments, and the ways specific investments improve SLTT preparedness (Preparedness Grants Case Studies | FEMA.gov). By accepting the award, the recipient agrees to participate in a case study or evaluation if requested. Termination Provisions FEMA may terminate a federal award in whole or in part for one of the following reasons. FEMA and the recipient must still comply with closeout requirements at 2 C.F.R. §§ 200.344-200.345 even if an award is terminated in whole or in part. To the extent that subawards are permitted under the respective program’s NOFO, pass-through entities should refer to 2 C.F.R. § 200.340 for additional information on termination regarding subawards. 1.Noncompliance. If an applicant fails to comply with the terms and conditions of a federal award, FEMA may terminate the award in whole or in part. If the noncompliance can be corrected, FEMA may first attempt to direct the recipient to correct the noncompliance. This may take the form of a Compliance Notification. If the noncompliance cannot be corrected or the recipient is non-responsive, FEMA may proceed with a Remedy Notification, which could impose a remedy for noncompliance per 2 C.F.R. § 200.339, including termination. Any action to terminate based on noncompliance will follow the requirements of 2 C.F.R. §§ 200.341-200.342 as well as the requirement of 2 C.F.R. § 200.340(c) to report in FAPIIS the recipient’s material failure to comply with the award terms and conditions. See also the section on Actions to Address Noncompliance. 2.With the Consent of the Recipient. FEMA may also terminate an award in whole or in part with the consent of the recipient, in which case the parties must agree upon the termination conditions, including the effective date, and in the case of partial termination, the portion to be terminated. 3.Notification by the Recipient. The recipient may terminate the award, in whole or in part, by sending written notification to FEMA setting forth the reasons for such termination, the effective date, and in the case of partial termination, the portion to be terminated. In the case of partial termination, FEMA may determine that a partially terminated award will not accomplish the purpose of the federal award, so FEMA may terminate the award in its entirety. If that occurs, FEMA will follow the requirements of 2 C.F.R. §§ 200.341-200.342 in deciding to fully terminate the award. Period of Performance (POP) Extensions Extensions to the POP for programs addressed in this Manual are allowed under limited circumstances. Extensions to the initial POP identified in the award will only be considered through formal, written requests to the recipient’s FEMA Preparedness Officer or Program Manager and must contain specific     City Council 35 – 44 11/7/2023 36 and compelling justifications as to why an extension is required. Recipients are advised to coordinate with their FEMA Preparedness Officer or Program Manager as needed when preparing an extension request. All extension requests must address the following: 1.The grant program, fiscal year, and award number; 2.Reason for the delay–including details of the legal, policy, or operational challenges that prevent the final outlay of awarded funds by the deadline; 3.Current status of the activity(ies); 4.Approved POP termination date and new project completion date; 5.Amount of funds drawn down to date; 6.Remaining available funds, both federal and, if applicable, non-federal; 7.Budget outlining how remaining federal and, if applicable, non-federal funds will be expended; 8.Plan for completion, including milestones and timeframes for achieving each milestone and the position or person responsible for implementing the plan for completion; and 9.Certification that the activity(ies) will be completed within the extended POP without any modification to the original statement of work, as described in the investment justification and as approved by FEMA. Extension requests will be granted only due to compelling legal, policy, or operational challenges. Extension requests will only be considered for the following reasons: •Contractual commitments by the recipient or subrecipient with vendors prevent completion of the project within the existing POP; •The project must undergo a complex environmental review that cannot be completed within the existing POP; •Projects are long-term by design, and therefore acceleration would compromise core programmatic goals; or •Where other special or extenuating circumstances exist. Recipients should submit all proposed extension requests to FEMA for review and approval at least 120 days prior to the end of the POP to allow sufficient processing time. Extensions are typically granted for no more than a six-month period. Recipients are advised to coordinate with their FEMA Preparedness Officer or Program Manager as needed when preparing an extension request. Disability Integration Pursuant to Section 504 of the Rehabilitation Act of 1973, recipients of FEMA financial assistance must ensure that their programs and activities do not discriminate against otherwise qualified individuals with disabilities. Preparedness grant recipients should engage with the whole community to advance individual and community preparedness and to work as a nation to build and sustain resilience. In doing so, recipients are encouraged to consider the needs of individuals with disabilities into the activities and projects funded by the grant. FEMA expects that the integration of the needs of people with disabilities will occur at all levels, including planning; alerting, notification, and public outreach; training; purchasing of equipment and supplies; protective action implementation; and exercises/drills.     City Council 35 – 45 11/7/2023 37 The following are examples that demonstrate the integration of the needs of people with disabilities in carrying out FEMA awards: •Include representatives of organizations that work with/for people with disabilities on planning committees, work groups and other bodies engaged in development and implementation of the grant programs and activities. •Hold all activities related to the grant in locations that are accessible to persons with physical disabilities to the extent practicable. •Acquire language translation services, including American Sign Language, that provide public information across the community and in shelters. •Ensure shelter-specific grant funds are in alignment with FEMA’s Guidance on Planning for Integration of Functional Needs Support Services in General Population Shelters. •If making alterations to an existing building to a primary function area utilizing federal funds, complying with the most recent codes and standards, and making path of travel to the primary function area accessible to the greatest extent possible. •Implement specific procedures used by public transportation agencies that include evacuation and passenger communication plans and measures for individuals with disabilities. •Identify, create, and deliver training to address any training gaps specifically aimed toward whole-community preparedness. Include and interact with individuals with disabilities, aligning with the designated program capability. •Establish best practices in inclusive planning and preparedness that consider physical access, language access, and information access. Examples of effective communication access include providing auxiliary aids and services such sign language interpreters, Computer Aided Real-time Translation (CART), and materials in Braille or alternate formats. FEMA grant recipients can fund projects towards the resiliency of the whole community, including people with disabilities, such as training, outreach, and safety campaigns, provided that the project aligns with the applicable NOFO, this Manual, the applicable appendix to this Manual, and the terms and conditions of the award. For specific guidelines on funding a disability inclusive project, please refer to the program-specific appendix in this Manual. Conflicts of Interest in the Administration of Federal Awards or Subawards For conflicts of interest under grant-funded procurements and contracts, refer to the section on Procurement Integrity in the applicable NOFO, this Manual, and 2 C.F.R. §§ 200.317 – 200.327. To eliminate and reduce the impact of conflicts of interest in the subaward process, recipients and pass- through entities must follow their own policies and procedures regarding the elimination or reduction of conflicts of interest when making subawards. Recipients and pass-through entities are also required to follow any applicable federal or SLTT statutes or regulations governing conflicts of interest in the making of subawards. The recipient or pass-through entity must disclose to the respective Preparedness Officer or Program Manager, in writing, any real or potential conflict of interest that may arise during the administration of the federal award, as defined by the federal or SLTT statutes or regulations or their own existing policies, within five days of learning of the conflict of interest. Similarly, subrecipients, whether acting as subrecipients or as pass-through entities, must disclose any real or potential conflict of interest to the     City Council 35 – 46 11/7/2023 38 recipient or next-level pass-through entity as required by the recipient or pass-through entity’s conflict of interest policies, or any applicable federal or SLTT statutes or regulations. Conflicts of interest may arise during the process of FEMA making a federal award in situations where an employee, officer, or agent, any members of his or her immediate family, his or her partner has a close personal relationship, a business relationship, or a professional relationship, with an applicant, subapplicant, recipient, subrecipient, or FEMA employees. Procurement Integrity Through audits conducted by the DHS Office of Inspector General (OIG) and FEMA grant monitoring, findings have shown that some FEMA recipients have not fully adhered to the proper procurement requirements when spending grant funds. Anything less than full compliance with federal procurement requirements jeopardizes the integrity of the grant, as well as the grant program. To assist with determining whether an action is a procurement or instead a subaward, please consult 2 C.F.R § 200.331. For detailed guidance on the federal procurement standards, recipients and subrecipients should refer to various materials issued by FEMA’s Procurement Disaster Assistance Team (PDAT), such a s the PDAT Field Manual and Contract Provisions Guide. Additional resources, including an upcoming trainings schedule, can be found on the PDAT Website Contracting with Federal Funds for Goods and Services Before, During and After Disasters | FEMA.gov. The below highlights the federal procurement requirements for FEMA recipients when procuring goods and services with federal grant funds. FEMA will include a review of recipients’ procurement practices as part of the normal monitoring activities. All procurement activity must be conducted in accordance with federal procurement standards at 2 C.F.R. §§ 200.317 – 200.327. Select requirements under these standards are listed below. The recipient and any of its subrecipients must comply with all requirements, even if they are not listed below. Under 2 C.F.R. § 200.317, when procuring property and services under a federal award, states (including territories) must follow the same policies and procedures they use for procurements from their non-federal funds; additionally, states must now follow 2 C.F.R. § 200.321 regarding socioeconomic steps, § 200.322 regarding domestic preferences for procurements, § 200.323 regarding procurement of recovered materials, and § 200.327 regarding required contract provisions. All other non-federal entities, such as tribes (collectively, non-state entities), must have and use their own documented procurement procedures that reflect applicable SLTT laws and regulations, provided that the procurements conform to applicable federal law and the standards identified in 2 C.F.R. Part 200. These standards include, but are not limited to, providing for full and open competition consistent with the standards of 2 C.F.R. § 200.319 and § 200.320. Important Changes to Procurement Standards in 2 C.F.R Part 200 OMB recently updated various parts of Title 2 of the Code of Federal Regulations, among them, the procurement standards. States are now required to follow the socioeconomic steps in soliciting small and minority businesses, women’s business enterprises, and labor surplus area firms per 2 C.F.R. § 200.321. All non-federal entities should also, to the greatest extent practicable under a federal award, provide a preference for the purchase, acquisition, or use of goods, products, or materials produced in the United States per 2 C.F.R. § 200.322. More information on OMB’s revisions to the federal procurement standards can be found in Purchasing Under a FEMA Award: OMB Revisions Fact Sheet.     City Council 35 – 47 11/7/2023 39 The recognized procurement methods in 2 C.F.R. § 200.320 have been reorganized into informal procurement methods, which include micro-purchases and small purchases; formal procurement methods, which include sealed bidding and competitive proposals; and noncompetitive procurements. The federal micro-purchase threshold is currently $10,000, and non-state entities may use a lower threshold when using micro-purchase procedures under a FEMA award. If a non-state entity wants to use a micro- purchase threshold higher than the federal threshold, it must follow the requirements of 2 C.F.R. § 200.320(a)(1)(iii)-(v). The federal simplified acquisition threshold is currently $250,000, and a non-state entity may use a lower threshold but may not exceed the federal threshold when using small purchase procedures under a FEMA award. See 2 C.F.R. § 200.1 (citing the definition of simplified acquisition threshold from 48 C.F.R. Part 2, Subpart 2.1). See 2 C.F.R. §§ 200.216, 200.471, and Appendix II as well as FEMA Policy #405-143-1, Prohibitions on Expending FEMA Award Funds for Covered Telecommunications Equipment or Services, the relevant program NOFO, and this Manual regarding prohibitions on covered telecommunications equipment or services. Competition and Conflicts of Interest Among the requirements of 2 C.F.R. § 200.319(b) applicable to all non-federal entities other than states, contractors that develop or draft specifications, requirements, statements of work, or invitations for bids or requests for proposals must be excluded from competing for such procurements in order to ensure objective contractor performance and eliminate unfair competitive advantages. FEMA considers these actions to be an organizational conflict of interest and interprets this restriction as applying to contractors that help a non-federal entity develop its grant application, project plans, or project budget. This prohibition also applies to the use of former employees to manage the grant or carry out a contract when those former employees worked on such activities while they were employees of the non-federal entity. Under this prohibition, unless the non-federal entity solicits for and awards a contract covering both development and execution of specifications (or similar elements as described above), and this contract was procured in compliance with 2 C.F.R. §§ 200.317 – 200.327, federal funds cannot be used to pay a contractor to carry out the work if that contractor also worked on the development of those specifications. This rule applies to all contracts funded with federal grant funds, including pre-award costs, such as grant writer fees, as well as post-award costs, such as grant management fees. Additionally, some of the situations considered to be restrictive of competition include but are not limited to: •Placing unreasonable requirements on firms in order for them to qualify to do business; •Requiring unnecessary experience and excessive bonding; •Noncompetitive pricing practices between firms or between affiliated companies; •Noncompetitive contracts to consultants that are on retainer contracts; •Organizational conflicts of interest; •Specifying only a “brand name” product instead of allowing “an equal” product to be offered and describing the performance or other relevant requirements of the procurement; and •Any arbitrary action in the procurement process. Per 2 C.F.R. § 200.319(c), non-federal entities other than states must conduct procurements in a manner that prohibits the use of statutorily or administratively imposed SLTT geographical preferences in the evaluation of bids or proposals, except in those cases where applicable federal statutes expressly mandate or encourage geographic preference. Nothing in this section preempts state licensing laws. When contracting for architectural and engineering services, geographic location may be a selection criterion     City Council 35 – 48 11/7/2023 40 provided its application leaves an appropriate number of qualified firms, given the nature and size of the project, to compete for the contract. Under 2 C.F.R. § 200.318(c)(1), non-federal entities other than states are required to maintain written standards of conduct covering conflicts of interest and governing the actions of their employees engaged in the selection, award, and administration of contracts. No employee, officer, or agent may participate in the selection, award, or administration of a contract supported by a federal award if he or she has a real or apparent conflict of interest. Such conflicts of interest would arise when the employee, officer, or agent, any member of his or her immediate family, his or her partner, or an organization that employs or is about to employ any of the parties indicated herein, has a financial or other interest in or a tangible personal benefit from a firm considered for a contract. The officers, employees, and agents of the non-federal entity may neither solicit nor accept gratuities, favors, or anything of monetary value from contractors or parties to subcontracts. However, non-federal entities may set standards for situations in which the financial interest is not substantial, or the gift is an unsolicited item of nominal value. The standards of conduct must provide for disciplinary actions to be applied for violations of such standards by officers, employees, or agents of the non-federal entity. Under 2 C.F.R. § 200.318(c)(2), if the recipient or subrecipient (other than states) has a parent, affiliate, or subsidiary organization that is not a state, local, tribal, or territorial government, the non-federal entity must also maintain written standards of conduct covering organizational conflicts of interest. In this context, organizational conflict of interest means that because of a relationship with a parent company, affiliate, or subsidiary organization, the non-federal entity is unable or appears to be unable to be impartial in conducting a procurement action involving a related organization. The non-federal entity must disclose in writing any potential conflicts of interest to FEMA or the pass-through entity in accordance with applicable FEMA policy. Supply Schedules and Purchasing Programs Generally, a non-federal entity may seek to procure goods or services from a federal supply schedule, state supply schedule, or group purchasing agreement. General Services Administration Schedules States, tribes, and local governments, and any instrumentality thereof (such as local education agencies or institutions of higher education), may procure goods and services from a General Services Administration (GSA) schedule. GSA offers multiple efficient and effective procurement programs for state, tribal, and local governments, and instrumentalities thereof, to purchase products and services directly from pre- vetted contractors. The GSA Schedules (also referred to as the Multiple Award Schedules and the Federal Supply Schedules) are long-term government-wide contracts with commercial firms that provide access to millions of commercial products and services at volume discount pricing. Information about GSA programs for states, tribes, and local governments, and instrumentalities thereof, can be found at Programs for State and Local Governments | GSA and State and Local Governments | GSA. For tribes, local governments, and their instrumentalities that purchase off of a GSA schedule, this will satisfy the federal requirements for full and open competition provided that the recipient follows the GSA ordering procedures; however, tribes, local governments, and their instrumentalities will still need to follow the other rules under 2 C.F.R. §§ 200.317 – 200.327, such as solicitation of minority businesses, women’s business enterprises, small businesses, or labor surplus area firms (§ 200.321), domestic preferences (§ 200.322), contract cost and price (§ 200.324), and required contract provisions (§ 200.327 and Appendix II).     City Council 35 – 49 11/7/2023 41 Other Supply Schedules and Programs For non-federal entities other than states, such as tribes, local governments, and nonprofits, that want to procure goods or services from a state supply schedule, cooperative purchasing program, or other similar program, in order for such procurements to be permissible under federal requirements, the following must be true: •The procurement of the original contract or purchasing schedule and its use by the non-federal entity complies with state and local law, regulations, and written procurement procedures; •The state or other entity that originally procured the original contract or purchasing schedule entered into the contract or schedule with the express purpose of making it available to the non- federal entity and other similar types of entities; •The contract or purchasing schedule specifically allows for such use, and the work to be performed for the non-federal entity falls within the scope of work under the contract as to type, amount, and geography; •The procurement of the original contract or purchasing schedule complied with all the procurement standards applicable to a non-federal entity other than states under at 2 C.F.R. §§ 200.317 – 200.327; and •With respect to the use of a purchasing schedule, the non-federal entity must follow ordering procedures that adhere to applicable state, tribal, and local laws and regulations and the minimum requirements of full and open competition under 2 C.F.R. Part 200. If a non-federal entity other than a state seeks to use a state supply schedule, cooperative purchasing program, or other similar type of arrangement, FEMA recommends the recipient discuss the procurement plans with its FEMA Preparedness Officer or Program Manager. Procurement Documentation Per 2 C.F.R. § 200.318(i), non-federal entities other than states and territories are required to maintain and retain records sufficient to detail the history of procurement covering at least the rationale for the procurement method, contract type, contractor selection or rejection, and the basis for the contract price. States and territories are encouraged to maintain and retain this information as well and are reminded that in order for any cost to be allowable, it must be adequately documented per 2 C.F.R. § 200.403(g). Examples of the types of documents that would cover this information include but are not limited to: •Solicitation documentation, such as requests for quotes, invitations for bids, or requests for proposals; •Responses to solicitations, such as quotes, bids, or proposals; •Pre-solicitation independent cost estimates and post-solicitation cost/price analyses on file for review by federal personnel, if applicable; •Contract documents and amendments, including required contract provisions; and •Other documents required by federal regulations applicable at the time a grant is awarded to a recipient. Additional information on required procurement records can be found on pages 24-26 of the PDAT Field Manual.     City Council 35 – 50 11/7/2023 42 Financial Assistance Programs for Infrastructure Build America, Buy America Act Recipients and subrecipients must comply with the Build America, Buy America Act (BABAA), which was enacted as part of the Infrastructure Investment and Jobs Act §§ 70901-70927, Pub. L. No. 117-58 (2021); and Executive Order 14005, Ensuring the Future is Made in All of America by All of America’s Workers. See also OMB Memorandum M-22-11, Initial Implementation Guidance on Application of Buy America Preference in Federal Financial Assistance Programs for Infrastructure. None of the funds provided under this program may be used for a project for infrastructure unless the iron and steel, manufactured products, and construction materials used in that infrastructure are produced in the United States. The Buy America preference only applies to articles, materials, and supplies that are consumed in, incorporated into, or affixed to an infrastructure project. As such, it does not apply to tools, equipment, and supplies, such as temporary scaffolding, brought to the construction site and removed at or before the completion of the infrastructure project. Nor does a Buy America preference apply to equipment and furnishings, such as movable chairs, desks, and portable computer equipment, that are used at or within the finished infrastructure project but are not an integral part of the structure or permanently affixed to the infrastructure project. To see whether a particular FEMA federal financial assistance program is considered an infrastructure program and thus required to include a Buy America preference, please see Programs and Definitions: Build America, Buy America Act | FEMA.gov and Build America, Buy America Act Frequently Asked Questions (FAQs) | FEMA.gov. Additional information is found in Buy America Preference in FEMA Financial Assistance Programs for Infrastructure, FEMA Interim Policy #207-22-0001. Waivers When necessary, recipients (and subrecipients through their pass-through entity) may apply for, and FEMA may grant, a waiver from these requirements. A waiver of the domestic content procurement preference may be granted by the agency awarding official if FEMA determines that: •Applying the domestic content procurement preference would be inconsistent with the public interest. •The types of iron, steel, manufactured products, or construction materials are not produced in the United States in sufficient and reasonably available quantities or of a satisfactory quality. •The inclusion of iron, steel, manufactured products, or construction materials produced in the United States will increase the cost of the overall project by more than 25%. For FEMA awards, the process for requesting a waiver from the Buy America preference requirements can be found on FEMA’s website at “Buy America” Preference in FEMA Financial Assistance Programs for Infrastructure | FEMA.gov. Definitions Construction materials: an article, material, or supply—other than an item primarily of iron or steel; a manufactured product; cement and cementitious materials; aggregates such as stone, sand, or gravel; or aggregate binding agents or additives—that is or consists primarily of non-ferrous metals, plastic and polymer-based products (including polyvinylchloride, composite building materials, and polymers used in fiber optic cables), glass (including optic glass), lumber, paint, and drywall.     City Council 35 – 51 11/7/2023 43 Domestic content procurement preference: Means all iron and steel used in the project are produced in the United States; the manufactured products used in the project are produced in the United States; or the construction materials used in the project are produced in the United States. Federal financial assistance: Generally defined in 2 C.F.R. § 200.1 and includes all expenditures by a federal agency to a non-federal entity for an infrastructure project, except that it does not include expenditures for assistance authorities relating to major disasters or emergencies under sections 402, 403, 404, 406, 408, or 502 of the Robert T. Stafford Disaster Relief and Emergency Assistance Act relating to a major disaster or emergency declared under section 401 or 501, respectively, or pre and post disaster or emergency response expenditures. Infrastructure: infrastructure projects which serve a public function, including at a minimum, the structures, facilities, and equipment for, in the United States, roads, highways, and bridges; public transportation; dams, ports, harbors, and other maritime facilities; intercity passenger and freight railroads; freight and intermodal facilities; airports; water systems, including drinking water and wastewater systems; electrical transmission facilities and systems; utilities; broadband infrastructure; and buildings and real property; and structures, facilities, and equipment that generate, transport, and distribute energy. Produced in the United States means the following for: • Iron and steel: All manufacturing processes, from the initial melting stage through the application of coatings, occurred in the United States. • Manufactured products: The product was manufactured in the United States, and the cost of the components of the manufactured product that are mined, produced, or manufactured in the United States is greater than 55% of the total cost of all components of the manufactured product, unless another standard for determining the minimum amount of domestic content of the manufactured product has been established under applicable law or regulation. • Construction Materials: All manufacturing processes for the construction material occurred in the United States. Project: is any activity related to the construction, alteration, maintenance, or repair of infrastructure in the United States. Records Retention Record Retention Period Financial records, supporting documents, statistical records, and all other non-federal entity records pertinent to a federal award generally must be maintained for at least three years from the date the final FFR is submitted. See 2 C.F.R. § 200.334. Further, if the recipient does not submit a final FFR and the award is administratively closed, FEMA uses the date of administrative closeout as the start of the general record retention period. The record retention period may be longer than three years or have a different start date in certain cases. These include: • Records for real property and equipment acquired with federal funds must be retained for three years after final disposition of the property. See 2 C.F.R. § 200.334(c). • If any litigation, claim, or audit is started before the expiration of the three-year period, the records must be retained until all litigation, claims, or audit findings involving the records have been resolved and final action taken. See 2 C.F.R. § 200.334(a).     City Council 35 – 52 11/7/2023 44 •The record retention period will be extended if the recipient is notified in writing of the extension by FEMA, the cognizant or oversight agency for audit, or the cognizant agency for indirect costs. See 2 C.F.R. § 200.334(b). •Where FEMA requires recipients to report program income after the period of performance ends, the program income record retention period begins at the end of the recipient’s fiscal year in which program income is earned. See 2 C.F.R. § 200.334(e). •For indirect cost rate proposals, cost allocation plans, or other rate computations records, the start of the record retention period depends on whether the indirect cost rate documents were submitted for negotiation. If the indirect cost rate documents were submitted for negotiation, the record retention period begins from the date those documents were submitted for negotiation. If indirect cost rate documents were not submitted for negotiation, the record retention period begins at the end of the recipient’s fiscal year or other accounting period covered by that indirect cost rate. See 2 C.F.R. § 200.334(f). Types of Records to Retain FEMA requires that non-federal entities maintain the following documentation for federally funded purchases: •Specifications; •Solicitations; •Competitive quotes or proposals; •Basis for selection decisions; •Purchase orders; •Contracts; •Invoices; and •Canceled checks. Non-federal entities should keep detailed records of all transactions involving the grant. FEMA may at any time request copies of any relevant documentation and records, including purchasing documentation along with copies of canceled checks for verification. See, e.g., 2 C.F.R. §§ 200.318(i), 200.334, 200.337. In order for any cost to be allowable, it must be adequately documented per 2 C.F.R. § 200.403(g). Non- federal entities who fail to fully document all purchases may find their expenditures questioned and subsequently disallowed. Actions to Address Noncompliance Non-federal entities receiving financial assistance from FEMA are required to comply with requirements in the terms and conditions of their awards or subawards, including the terms set forth in applicable federal statutes, regulations, NOFOs, policies, and this Manual. Throughout the award lifecycle or even after an award has been closed, FEMA or the pass-through entity may discover potential or actual noncompliance on the part of a recipient or subrecipient. This potential or actual noncompliance may be discovered through routine monitoring, audits, closeout, or reporting from various sources. In the case of any potential or actual noncompliance, FEMA may place special conditions on an award per 2 C.F.R. §§ 200.208 and 200.339, FEMA may place a hold on funds until the matter is corrected, or additional information is provided per 2 C.F.R. § 200.339, or it may do both. Similar remedies for noncompliance with certain federal civil rights laws are authorized pursuant to 44 C.F.R Parts 7 and 19.     City Council 35 – 53 11/7/2023 45 In the event the noncompliance is not able to be corrected by imposing additional conditions or the recipient or subrecipient refuses to correct the matter, FEMA might take other remedies allowed under 2 C.F.R. § 200.339. These remedies include actions to disallow costs, recover funds, wholly or partly suspend or terminate the award, initiate suspension and debarment proceedings, withhold further federal awards, or take other remedies that may be legally available. For further information on termination due to noncompliance, see the section on Termination Provisions in the relevant NOFO. FEMA may discover and take action on noncompliance even after an award has been closed. The closeout of an award does not affect FEMA’s right to disallow costs and recover funds as long as the action to disallow costs takes place during the record retention period. See 2 C.F.R. §§ 200.334, 200.345(a). Closeout also does not affect the obligation of the non-federal entity to return any funds due as a result of later refunds, corrections, or other transactions. See 2 C.F.R. § 200.345(a)(2). The types of funds FEMA might attempt to recover include, but are not limited to, improper payments, cost share reimbursements, program income, interest earned on advance payments, or equipment disposition amounts. FEMA may seek to recover disallowed costs through a Notice of Potential Debt Letter, a Remedy Notification, or other letter. The document will describe the potential amount owed, the reason why FEMA is recovering the funds, the recipient’s appeal rights, the requirement to retain records, how the amount can be paid, and the consequences, including billing and collection, for not appealing or paying the amount by the deadline. If the recipient neither appeals nor pays the amount by the deadline, the amount owed will become final. Potential consequences if the debt is not paid in full or otherwise resolved by the deadline include the assessment of interest, administrative fees, and penalty charges; administratively offsetting the debt against other payable federal funds; and transferring the debt to the U.S. Department of the Treasury for collection. FEMA notes the following common areas of noncompliance for the preparedness grant programs: •Insufficient documentation and lack of record retention; •Failure to follow the procurement under grants requirements; •Failure to submit closeout documents in a timely manner; •Failure to follow EHP requirements; and •Failure to comply with the POP deadline. Audits FEMA grant recipients are subject to audit oversight from multiple entities including the DHS OIG, the GAO, the pass-through entity, or independent auditing firms for single audits, and may cover activities and costs incurred under the award. Auditing agencies such as the DHS OIG, the GAO, and the pass- through entity (if applicable), and FEMA in its oversight capacity, must have access to records pertaining to the FEMA award. Recipients and subrecipients must retain award documents for at least three years from the date the final FFR is submitted, and even longer in many cases subject to the requirements of 2 C.F.R. § 200.334. In the case of administrative closeout, documents must be retained for at least three years from the date of closeout, or longer subject to the requirements of 2 C.F.R. § 200.334. If documents are retained longer than the required retention period, the DHS OIG, the GAO, and the pass-through entity, as well as FEMA in its oversight capacity, have the right to access these records as well. See 2 C.F.R. §§ 200.334, 200.337.     City Council 35 – 54 11/7/2023 46 Additionally, non-federal entities must comply with the single audit requirements at 2 C.F.R. Part 200, Subpart F. Specifically, non-federal entities, other than for-profit subrecipients, that expend $750,000 or more in federal awards during their fiscal year must have a single or program-specific audit conducted for that year in accordance with Subpart F. 2 C.F.R. § 200.501. A single audit covers all federal funds expended during a fiscal year, not just FEMA funds. The cost of audit services may be allowable per 2 C.F.R. § 200.425, but non-federal entities must select auditors in accordance with 2 C.F.R. § 200.509, including following the proper procurement procedures. For additional information on single audit reporting requirements, see the section in this Manual titled “Single Audit Report.” The objectives of single audits are to: •Determine if financial statements conform to generally accepted accounting principles (GAAP); •Determine whether the schedule of expenditures of federal awards is presented fairly; •Understand, assess, and test the adequacy of internal controls for compliance with major programs; and •Determine if the entity complied with applicable laws, regulations, and contracts or grants. For single audits, the auditee is required to prepare financial statements reflecting its financial position, a schedule of federal award expenditures, and a summary of the status of prior audit findings and questioned costs. The auditee also is required to follow up and take appropriate corrective actions on new and previously issued but not yet addressed audit findings. The auditee must prepare a corrective action plan to address the new audit findings. See 2 C.F.R. §§ 200.508, 200.510, 200.511. Non-federal entities must have an audit conducted, either single or program-specific, of their financial statements and federal expenditures annually or biennially pursuant to 2 C.F.R. § 200.504. Non-federal entities must also follow the information submission requirements of 2 C.F.R. § 200.512, including submitting the audit information to the Federal Audit Clearinghouse within the earlier of 30 calendar days after receipt of the auditor’s report(s) or nine months after the end of the audit period. The audit information to be submitted include the data collection form described at 2 C.F.R. § 200.512(c) and Appendix X to 2 C.F.R. Part 200 as well as the reporting package described at 2 C.F.R. § 200.512(b). The non-federal entity must retain one copy of the data collection form and one copy of the reporting package for three years from the date of submission to the Federal Audit Clearinghouse. 2 C.F.R. § 200.512; see also 2 C.F.R. § 200.517 (setting requirements for retention of documents by the auditor and access to audit records in the auditor’s possession). FEMA, the DHS OIG, the GAO, and the pass-through entity (if applicable), as part of monitoring or as part of an audit, may review a non-federal entity’s compliance with the single audit requirements. In cases of continued inability or unwillingness to have an audit conducted in compliance with 2 C.F.R. Part 200, Subpart F, FEMA and the pass-through entity, if applicable, are required to take appropriate remedial action under 2 C.F.R. § 200.339 for noncompliance, pursuant to 2 C.F.R. § 200.505. Payment Information FEMA uses the Direct Deposit/Electronic Funds Transfer (DD/EFT) method of payment to recipients. To enroll in the DD/EFT, the recipient must complete the SF-1199A, Direct Deposit Form. FEMA utilizes the Payment and Reporting System (PARS) for financial reporting, invoicing, and tracking payments. For additional information, refer to PARS Security (fema.gov).     City Council 35 – 55 11/7/2023 47 National Campaigns and Programs Preparedness grant funding can generally be used to support the following campaigns and programs that have been developed by or in partnership with DHS or FEMA. FEMA Strategic Plan The 2022–2026 FEMA Strategic Plan outlines a bold vision and three ambitious goals designed to address key challenges the agency faces during a pivotal moment in the field of emergency management. Wide-ranging and long-term, the goals defined in the plan respond to the changing landscape in which we find ourselves. The goals to meet this challenge are: •Goal 1 - Instill Equity as a Foundation of Emergency Management. Disasters impact people and communities differently. Every disaster occurs within a unique context based on a community’s geographic, demographic, political, historical, and cultural characteristics. These unique contexts require tailored solutions that are designed to meet their unique needs; •Goal 2 - Lead Whole of Community in Climate Resilience. Climate change represents a profound crisis for the nation, making natural disasters more frequent, more intense, and more destructive. The growing severity of disasters increases the time it takes for communities to recover – a process that can be further complicated by repeat events in areas already struggling to bounce back. These cascading and compounding impacts, propelled by climate change, pose the greatest risk to our communal and nationwide resilience; and •Goal 3 - Promote and Sustain a Ready FEMA and Prepared Nation. The increase in frequency, severity, and complexity of emergency, disaster, and fire incidents has heightened demands on FEMA and on the larger emergency management community. FEMA must expand its approach to agency readiness and to national preparedness. The only way to achieve this is to increase the nation’s overall emergency management capabilities at all levels of government, as well as the private sector, the nonprofit sector, and among individuals. These goals position FEMA to address the increasing range and complexity of disasters, support the diversity of communities we serve, and complement the nation’s growing expectations of the emergency management community. All preparedness grant program recipients are encouraged to review the 2022– 2026 FEMA Strategic Plan and consider how FY 2023 grant funding can be used to support the Plan’s goals and objectives of equity, climate resilience, and readiness as they apply to an entity’s specific needs and the needs of the whole community. We invite all stakeholders and partners to also adopt these priorities and join us in building a more prepared and resilient nation. Whole Community Preparedness Preparedness is a shared responsibility that calls for the involvement of everyone—not just the government—in preparedness efforts. By working together, everyone can help keep the nation safe from harm and help keep it resilient when struck by hazards, such as natural disasters, acts of terrorism, and pandemics. Whole Community includes, but is not limited to: •Individuals and families, including those with access and functional needs; •Businesses;     City Council 35 – 56 11/7/2023 48 • Faith-based and community organizations; • Nonprofit groups; • Schools and academia; • Media outlets; and • All levels of government, including state, local, tribal, territorial, and federal partners. The phrase “Whole Community” often appears repeatedly in preparedness materials, as it is one of the guiding principles. It means two things: 1. Involving people in the development of national preparedness documents; and 2. Ensuring their roles and responsibilities are reflected in the content of the materials. Additional information on incorporating whole community preparedness is available in the relevant program-specific appendix to this Manual, as applicable. Active Shooter Preparedness DHS aims to enhance national preparedness through a whole-community approach by providing the necessary products, tools, and resources to help all stakeholders prepare for and respond to an active shooter incident. To that end, DHS has developed a comprehensive Active Shooter Preparedness website, which includes informational resources, available at Active Shooter Preparedness | CISA. An additional resource, the Joint DHS and Federal Bureau of Investigation (FBI) Countering Violent Extremism (CVE) and Active Shooter Web Portal is located within the Homeland Security Information Network (HSIN). The portal provides a restricted-access forum to share Unclassified, For Official Use Only (FOUO), Sensitive but Unclassified (SBU), and Law Enforcement Sensitive (LES) information. The portal provides users and training practitioners with accurate, appropriate, and relevant CVE and Active Shooter training development resources, subject-matter expert information, and outreach initiatives. It also has forums to provide feedback, products useful to others, and allows participants to ask questions concerning CVE or the Active Shooter Program. Persons with a job-related duty, public service interest, or who support a CVE and/or Active Shooter program can request access to this Portal. Additional information can be found at: CVEAS Portal | Homeland Security (dhs.gov). States and high-risk urban areas are encouraged to review the referenced active shooter guidance, evaluate their preparedness needs, and consider applying for funding to address any needs identified in this area (please see the most current NOFO for allowable costs). To address training needs associated with active shooter incidents, FEMA’s Emergency Management Institute provides a free, web -based training course entitled IS-907: Active Shooter: What You Can Do, available at FEMA - Emergency Management Institute (EMI) Course | IS-907: Active Shooter: What You Can Do. Soft Targets and Crowded Places There are continued and growing threats facing Soft Targets and Crowded Places (ST-CP) throughout the nation. ST-CPs are those locations or environments that are easily accessible to large numbers of people on a predictable or semi-predictable basis that have limited security or protective measures in place. These locations are vulnerable to attack using simple tactics and readily accessible weapons such as small arms, edged weapons, vehicles, improvised explosive devices, and unmanned aircraft systems. ST-CPs can include places such as town centers, shopping malls, open-air venues, outside hard targets/venues perimeters, and other places of meeting and gathering. DHS is committed to reducing the risk of attacks against ST-CPs and the impact of attacks if they do occur. However, the protection and security of ST-     City Council 35 – 57 11/7/2023 49 CPs is a shared responsibility among whole community partners including the public, ST-CP owners and operators, security industry partners, the Federal Government, and SLTT government partners. States, territories, high-risk urban areas, and public and private sector partners are encouraged to identify security gaps and build capabilities that address security needs of ST-CPs, understanding the unique challenges related to protecting locations that are open to the public. States, territories, high-risk urban areas, and public and private sector partners are also encouraged to use resources to instill a culture of awareness, vigilance, and preparedness. For more information and additional resources, please see the DHS’s Hometown Security Program. Community Lifelines FEMA created Community Lifelines to reframe incident information, understand and communicate incident impacts using plain language, and promote unity of effort across the whole community to prioritize efforts to stabilize the lifelines during incident response. Although lifelines were developed to support response planning and operations, the concept can be applied across the entire preparedness cycle. Efforts to protect lifelines, prevent and mitigate potential impacts to them, and build back stronger and smarter during recovery will drive overall resilience of the nation. Applying the lifelines construct allows decision-makers to: •Prioritize, sequence, and focus response efforts towards maintaining or restoring the most critical services and infrastructure; •Utilize a common lexicon to facilitate unity of purpose among all stakeholders; •Promote a response that facilitates unity of purpose and better communication among the whole community (federal, state, tribal, territorial, and local governments, and private sector and non- governmental entities); and •Clarify which components of the disaster are complex (multifaceted) or complicated (difficult), requiring cross-sector coordination. Lifelines are used to: •Enhance the ability to gain, maintain, and communicate situational awareness for the whole community in responding to disasters; •Analyze impacts to the various lifelines and develop priority focus areas for each operational period during response; •Identify and communicate complex interdependencies to identify major limiting factors hindering stabilization; and •Update the National Response Framework to reflect use of lifelines in response planning. Lifelines include opportunities to: •Enable a true unity of effort between government, non-governmental organizations, and the private sector, including infrastructure owners and operators; •Integrate preparedness efforts, existing plans, and identify unmet needs to better anticipate response requirements; and •Refine reporting sources and products to enhance situational awareness, best determine capability gaps, and demonstrate progress towards stabilization. For more information on lifelines, please visit FEMA’s Community Lifelines Page and Implementation Toolkit.     City Council 35 – 58 11/7/2023 50 Strategic Framework for Countering Terrorism and Targeted Violence The United States faces increasingly complex threats from terrorism and targeted violence. Both continue to pose a grave threat in ways that have evolved dramatically in the nearly two decades since the 9/11 attacks. Although foreign terrorist organizations remain intent on striking our Homeland, we also face a growing threat from domestic actors. Combating terrorism and targeted violence requires the combined efforts of DHS, our federal and SLTT government partners, and civil society. To address these threats, in September 2019 DHS adopted the DHS Strategic Framework for Countering Terrorism and Targeted Violence which explains how the department will use the tools and expertise that have protected and strengthened the country from foreign terrorist organizations to address the evolving challenges of today. DHS has also now finalized a corresponding Public Action Plan. Preparedness grant recipients are encouraged to familiarize themselves with these documents and consider adopting the concepts, principles, and goals and ojbectives they outline. Countering Violent Extremism (CVE) Training Per FEMA Grant Programs Directorate Information Bulletin 432, Review and Approval Requirements for Training Courses Funded Through Preparedness Grants, issued on July 19, 2018, states, territories, tribal entities, and high-risk urban areas are no longer required to request approval from FEMA for personnel to attend non-DHS FEMA training as long as the training is coordinated with and approved by the state, territory, tribal, or high-risk urban area Training Point of Contact (TPOC) and falls within the FEMA mission scope and the jurisdiction’s Emergency Operations Plan. FEMA will conduct periodic reviews of all state, territory, and high-risk urban area training funded by FEMA. These reviews may include requests for all course materials and physical observation of, or participation in, the funded training. If these reviews determine that courses are outside the scope of this guidance, the costs will be disallowed. When developing new courses, recipients are encouraged to apply the Analysis, Design, Development, Implementation, and Evaluation (ADDIE) model of instructional design. For further information on developing courses using the instructional design methodology and tools that can facilitate the process, State Administrative Agencies, and TPOCs are encouraged to review the National Training and Education Division Training Resource and Development Center website at First Responder Training Resource and Development Center. All training, presentations, and speakers regarding CVE must be consistent with DHS and U.S. Government policy, in particular by avoiding the use of hostile, stereotypical, or factually inaccurate information about Muslims and Islam or any community, and by emphasizing the importance of community engagement and interaction to promote communities as part of the solution rather than the problem needing solution. Foreign terrorist groups and individual terrorist thought leaders are seeking to recruit or inspire Westerners to carry out attacks against western and U.S. targets. They seek to recruit and/or inspire individuals living in communities with the U.S. via, but not limited to, print, video, and social media, as well as through personal interaction. But we also know that violent extremism is not a phenomenon restricted solely to one community and that any effort to counter violent extremism must be applicable to all ideologically motivated violence. Efforts to provide information and training regarding CVE should emphasize the strength of local communities approach. The following are examples that demonstrate the integration of community engagement and CVE that reflect the strength of local communities approach:     City Council 35 – 59 11/7/2023 51 •Training objectives should be clearly defined to meet specific CVE goals, such as community engagement, cultural awareness, community-based policing, etc.; •Engaging diverse American communities around CVE may require working with local grassroots community organizations to develop engagement and outreach initiatives; •Training programs should be sensitive to Constitutional values, such as protecting fundamental civil rights and civil liberties, and eschew notions of racial and ethnic profiling; •It may be necessary to conduct vetting procedures for self-selected CVE training experts who offer programs that may claim to address CVE, but serve to demonize certain individuals or whole cross sections of a community; •Training programs must ensure that the clearly defined objectives are in line with DHS strategies to counter violent extremism; •It may be necessary to provide a review process to determine if CVE training focuses on community engagement and outreach; •Support may be needed for law enforcement to increase knowledge, skills, and abilities to increase engagement techniques with diverse American communities; and •Cultural awareness courses of diverse American communities may be necessary to ensure stakeholders are taught to work with communities and build trust, rather than feed existing misconceptions and stereotypes of people, culture, or religion.     City Council 35 – 60 11/7/2023 HSGP Appendix | 2023 Page A-1 Program Appendix A: Homeland Security Grant Program (HSGP) As a reminder, while this appendix contains HSGP-specific information and requirements, the main content of this Manual (non-appendix information) contains important information relevant to all preparedness grant programs, including the HSGP. Please be sure to read the main content of this Manual in addition to the program-specific appendices. Alignment of HSGP to the National Preparedness System The Nation uses the National Preparedness System to build, sustain, and deliver core capabilities to achieve the National Preparedness Goal (the Goal). Recipients will use the National Preparedness System to support their efforts to build, sustain, and deliver these core capabilities. The components of the National Preparedness System are Identifying and Assessing Risk, Estimating Capability Requirements, Building and Sustaining Capabilities, Planning to Deliver Capabilities, Validating Capabilities, and Reviewing and Updating. Additional information on the National Preparedness System is available at National Preparedness System | FEMA.gov. As the National Preparedness System matures, we are getting better data on our capabilities as a Nation that can be used to drive our focus and our resources at all levels. States and territories provide annual data on their proficiency across 32 core capabilities through the Threat and Hazard Identification and Risk Assessment (THIRA), Stakeholder Preparedness Review (SPR), exercise and real world after-action reports, and other preparedness data. This data feeds into the National Preparedness Report and forms a shared national picture of needs relative to capability gaps—including what threats and hazards are posing the greatest risks, and what core capabilities are most in need of improvement or sustainment. Communities and federal agencies alike use this data to prioritize, synchronize, and guide programs and activities to build and sustain capabilities. Analytic results help shape prioritization decisions at FEMA and across the nation to make sure we are focusing our time and our resources in the right areas. The HSGP provides financial support to state, local, tribal, and territorial (SLTT) jurisdictions to help them build, sustain, and deliver core capabilities identified in the Goal. A key focus and requirement of the HSGP is to prevent terrorism and other catastrophic events and to prepare the Nation for the threats and hazards that pose the greatest risk to the security of the United States, including risks along the Nation’s borders. When applicable, funding should support deployable assets that can be used anywhere in the Nation through automatic assistance and mutual aid agreements, including, but not limited to, the Emergency Management Assistance Compact (EMAC). The HSGP supports investments that improve the ability of jurisdictions nationwide to: •Prevent a threatened or an actual act of terrorism; •Protect citizens, residents, visitors, and assets against the threats that pose the greatest risk to the security of the United States; •Mitigate the loss of life and property by lessening the impact of future catastrophic events; •Respond quickly to save lives, protect property and the environment, and meet basic human needs in the aftermath of a catastrophic incident; and/or     City Council 35 – 61 11/7/2023 HSGP Appendix | 2023 Page A-2 HSGP Funding Guidelines Recipients must comply with all the requirements in 2 C.F.R. Part 200 (Uniform Administrative Requirements, Cost Principles, and Audit Requirements for Federal Awards). In general, recipients should consult with their FEMA HQ Preparedness Officer prior to making any investment that does not clearly meet the allowable expense criteria. Funding guidelines established within this section support four of the five mission areas—Prevention, Protection, Mitigation, and Response—and associated core capabilities within the Goal. While Recovery is part of the Goal, it is not explicitly part of the HSGP. Allowable investments made in support of the national priorities, as well as other capability-enhancing projects must have a nexus to terrorism preparedness and fall into the categories of planning, organization, exercises, training, or equipment, aligned to building capability, closing capability gaps, and/or sustaining capabilities, as defined by CPG 201: THIRA/SPR Guide—3rd Edition (Comprehensive Preparedness Guide (CPG) 201, 3rd Edition (fema.gov)). Recipients are encouraged to use grant funds for evaluating grant-funded project effectiveness and return on investment. FEMA encourages recipients to provide the results of that analysis to FEMA. Multiple Purpose or Dual-Use of Funds For both the State Homeland Security Program (SHSP) and Urban Area Security Initiative (UASI), many activities that support the achievement of core capabilities related to the national priorities and terrorism preparedness may simultaneously support enhanced preparedness for other hazards unrelated to acts of terrorism. However, all SHSP- and UASI-funded projects must assist recipients and subrecipients in achieving core capabilities related to preventing, preparing for, protecting against, or responding to acts of terrorism per section 2008(c) of the Homeland Security Act of 2002 (6 U.S.C. § 609(c)). Planning (SHSP and UASI) SHSP and UASI funds may be used for a range of emergency preparedness and management planning activities, such as those associated with the development, review, and revision of the THIRA, SPR, continuity plans, and other planning activities that support the Goal and placing an emphasis on updating and maintaining a current Emergency Operations Plan (EOP) that conforms to the guidelines outlined in Comprehensive Preparedness Guide (CPG) 101 v2. Planning efforts can also include conducting risk and resilience assessments on increasingly connected cyber and physical systems, on which security depends, using the Infrastructure Resilience Planning Framework and related Cybersecurity and Infrastructure Security Agency (CISA) resources. Additionally, SHSP and UASI funds may be used for planning efforts related to state court cybersecurity, 911 call capabilities, alert and warning capabilities, and implementation of the REAL ID Act (Pub. L. No. 109-13). Organization (SHSP and UASI) States and high-risk urban areas must justify proposed expenditures of SHSP or UASI funds to support organization activities within their Investment Justification (IJ) submission. Organizational activities include: •Program management; •Development of whole community partnerships, through groups such as Citizen Corp Councils; •Structures and mechanisms for information sharing between the public and private sector; •Implementing models, programs, and workforce enhancement initiatives to address ideologically inspired radicalization to violence in the homeland;     City Council 35 – 62 11/7/2023 HSGP Appendix | 2023 Page A-3 •Tools, resources, and activities that facilitate shared situational awareness between the public and private sectors; •Operational Support; •Utilization of standardized resource management concepts such as typing, inventorying, organizing, and tracking to facilitate the dispatch, deployment, and recovery of resources before, during, and after an incident; •Responding to an increase in the threat level under the National Terrorism Advisory System (NTAS) or needs resulting from a National Special Security Event; •Paying salaries and benefits for personnel to serve as qualified Intelligence Analysts. Per the Personnel Reimbursement for Intelligence Cooperation and Enhancement of Homeland Security Act (PRICE Act), Pub. L. No. 110-412, § 2, codified in relevant part, as amended, at 6 U.S.C. § 609(a), SHSP and UASI funds may be used to hire new staff and/or contractor positions to serve as intelligence analysts to enable information/intelligence sharing capabilities, as well as support existing intelligence analysts previously covered by SHSP or UASI funding. See 6 U.S.C. § 609(a). To be hired as an intelligence analyst, staff and/or contractor personnel must meet at least one of the following criteria: o Complete training to ensure baseline proficiency in intelligence analysis and production within six months of being hired; and/or, o Previously served as an intelligence analyst for a minimum of two years either in a federal intelligence agency, the military, or state and/or local law enforcement intelligence unit. •All fusion center analytical personnel must demonstrate qualifications that meet or exceed competencies identified in the Common Competencies for state, local, and tribal intelligence analysts, which outlines the minimum categories of training needed for intelligence analysts. A certificate of completion of such training must be on file with the State Administrative Agency (SAA) and must be made available to the recipient’s respe ctive FEMA HQ Preparedness Officer upon request; and •Migrating online services to the “.gov” internet domain. All SAAs are allowed to use up to 50% of their SHSP funding, and all high-risk urban areas are allowed to use up to 50% of their UASI funding, for personnel costs per 6 U.S.C. § 609(b)(2)(A). Personnel hiring, overtime, and backfill expenses are permitted under this grant only to the extent that such expenses are for the allowable activities within the scope of the grant. Personnel expenses may include, but are not limited to training and exercise coordinators, program managers and planners, intelligence analysts, and Statewide Interoperability Coordinators (SWICs). At the request of a recipient, the FEMA Administrator (or their designee) may grant a waiver of this 50% limitation under 6 U.S.C. § 609(b)(2)(B). Requests for waivers to the personnel cap must be submitted by the authorized representative of the SAA to FEMA in writing on official letterhead, with the following information: •Documentation explaining why the cap should be waived; •Conditions under which the request is being submitted; and •A budget and method of calculation of personnel costs both in percentages of the grant award and in total dollar amount. Please see Information Bulletin (IB) 421b, Clarification on the Personnel Reimbursement for Intelligence Cooperation and Enhancement of Homeland Security Act of 2008 (Public L. No. 110–412 – the PRICE Act), dated October 30, 2019, for additional information on the waiver request process.     City Council 35 – 63 11/7/2023 HSGP Appendix | 2023 Page A-4 Organizational activities under SHSP and UASI include: Operational Overtime Costs. In support of efforts to enhance capabilities for detecting, deterring, disrupting, and preventing acts of terrorism and other catastrophic events, operational overtime costs are allowable for increased protective security measures at critical infrastructure sites or other high-risk locations and to enhance public safety during mass gatherings and high-profile events. In that regard, HSGP recipients are urged to consider using grant funding to support soft target preparedness activities. SHSP or UASI funds may be used to support select operational expenses associated with increased security measures in the authorized categories cited in the table below, but this table is not exhaustive. FEMA retains the discretion to approve other types of requests that do not fit within one of the categories of the table. Table 2 - Authorized Operational Overtime Categories Category Description 1 National Terrorism Advisory System (NTAS) Security measures in response to an increase in the threat level under the NTAS to an “elevated” or “imminent” alert status. FEMA Information Bulletin No. 367, Impact of National Terrorism Advisory System on Homeland Security Grant Programs, remains applicable; therefore, advance authorization from FEMA is not required. Refer to National Terrorism Advisory System | Homeland Security (dhs.gov) for additional information on the NTAS. 2 National Security Special Event (NSSE) Security measures for a designated NSSE. NSSEs are events of national or international significance deemed by DHS to be a potential target for terrorism or other criminal activity. 3 Special Event Assessment Rating (SEAR) Level 1 through Level 4 Events Security measures required for SEAR Level 1 through Level 4 events as designated by DHS and included in the DHS National Special Events List, as defined below: •SEAR 1: A significant event with national and/or international importance that may require extensive federal interagency support. •SEAR 2: A significant event with national and/or international importance that may require some level of federal interagency support. •SEAR 3: An event of national and/or international importance that requires only limited federal support. •SEAR 4: An event with limited national importance that is managed at state and local level. NOTE: In cases where a threat of terrorism can be associated with a SEAR Level 5 event, the event planners should coordinate with their state or territory Homeland Security Advisor to seek re-adjudication of the SEAR rating. Operational overtime for security measures associated with such events will be considered for approval by FEMA if re-adjudication results in a SEAR 1 through 4 rating. 4 States of Emergency Declarations of states of emergency by the Governor associated with a terrorism-related threat or incident. This excludes Presidentially declared major disasters or emergencies where federal funding support for the proposed grant-funded activity is made available through the FEMA Public Assistance program or other federal disaster grants.     City Council 35 – 64 11/7/2023 HSGP Appendix | 2023 Page A-5 Category Description 5 National Critical Infrastructure Prioritization Program (NCIPP) Protection of Level 1 and Level 2 facilities identified through DHS’s NCIPP based on a terrorism-related threat to critical infrastructure. 6 Directed Transit Patrols Targeted security patrols in airports and major transit hubs based on a terrorism-related threat to transportation systems. 7 Other Related Personnel Overtime Costs Overtime costs may be authorized for personnel assigned to directly support any of the security activities relating to the categories above. Examples include firefighters and emergency medical services personnel; public works employees who may be responsible for installing protective barriers and fencing; public safety personnel assigned to assist with event access and crowd control; emergency communications specialists; backfill and overtime for staffing state or major urban area fusion centers; state Active Duty National Guard deployments to protect critical infrastructure sites, including all resources that are part of the standard National Guard deployment package (note: consumable costs, such as fuel expenses, are not allowed except as part of the standard National Guard deployment package); contract security services for critical infrastructure sites; participation in Regional Resiliency Assessment Program activities, increased border security activities in coordination with USBP, etc. 8 Operational Support to a Federal Agency Overtime costs are allowable for personnel to participate in information, investigative, and intelligence sharing activities related to homeland security/terrorism preparedness and specifically requested by a federal agency. Allowable costs are limited to overtime associated with federally requested participation in eligible activities, including anti-terrorism task forces, Joint Terrorism Task Forces (JTTFs), Area Maritime Security Committees (as required by the Maritime Transportation Security Act of 2002), DHS Border Enforcement Security Task Forces, and Integrated Border Enforcement Teams. In addition, reimbursement for operational overtime law enforcement activities related to combating transnational crime organizations in support of efforts to enhance capabilities for detecting, deterring, disrupting, and preventing acts of terrorism is an allowable expense under SHSP and UASI on a case-by-case basis. Grant funding can only be used in proportion to the federal man-hour estimate and only after funding for these activities from other federal sources (i.e., FBI JTTF payments to state and local agencies) has been exhausted. All allowable operational overtime costs are also subject to the administration requirements outlined in the following subsection. Administration of Operational Overtime Requests •Except for an elevated NTAS alert, SHSP or UASI funds may only be spent for operational overtime costs upon prior written approval by FEMA. The SAA must submit operational overtime requests in writing to its assigned FEMA Preparedness Officer. FEMA will consider     City Council 35 – 65 11/7/2023 HSGP Appendix | 2023 Page A-6 requests for special event activities up to one year in advance. However such requests must be within the award’s current POP and must not result in the need for a request to extend the period of performance. SAAs should contact the Centralized Scheduling and Information Desk (CSID) for Preparedness Officer contact information. CSID can be reached by phone at (800) 368-6498 or by e-mail at askcsid@fema.dhs.gov, Monday through Friday, 9a.m. – 5p.m. ET; •All operational overtime requests must clearly explain how the request meets the criteria of one or more of the categories listed in the table above. Requests must address the threat environment as it relates to the event or activity requiring operational overtime support and explain how the overtime activity is responsive to the threat. Request letters sent to FEMA must be UNCLASSIFIED but may be labeled “For Official Use Only .” If explaining the threat will require the sharing of classified information, the letter should state that fact. FEMA will then plan for the sharing of classified information through official channels; •Post-event operational overtime requests will only be considered on a case-by-case basis, where it is demonstrated that exigent circumstances prevented submission of a request in advance of the event or activity; •Under no circumstances may FEMA grant funding be used to pay for costs already supported by funding from another federal source; •States with UASI jurisdictions can use funds retained at the state level to reimburse eligible operational overtime expenses incurred by the state (per the above guidance limitations). Any UASI funds retained by the state must be used in direct support of the high-risk urban area. States must provide documentation to the Urban Area Working Group (UAWG) and FEMA upon request demonstrating how any UASI funds retained by a state would directly support the high- risk urban area; and •FEMA will consult and coordinate with appropriate DHS components as necessary to verify information used to support operational overtime requests. Personnel Costs. Personnel hiring, overtime, and backfill expenses are permitted under this grant to perform allowable HSGP planning, training, exercise, and equipment activities. Personnel may include but are not limited to training and exercise coordinators, program managers for activities directly associated with SHSP and UASI funded activities, intelligence analysts, and SWICs. For further details, SAAs should refer to IB #421b,(Clarification on the Personnel Reimbursement for Intelligence Cooperation and Enhancement of Homeland Security Act of 2008) or contact their FEMA Preparedness Officer. HSGP funds may not be used to support the hiring of any personnel to fulfill traditional public health and safety duties nor to supplant traditional public health and safety positions and responsibilities. The following definitions apply to personnel costs: •Hiring. State and local entities may use grant funding to cover the salary of newly hired personnel who are exclusively undertaking allowable FEMA grant activities as specified in this guidance. This may not include new personnel who are hired to fulfill any non-FEMA program activities under any circumstances. Hiring will always result in a net increase of Full Time Equivalent (FTE) employees. •Overtime. These expenses are limited to the additional costs that result from personnel working over and above 40 hours of weekly work time as the direct result of their performance of FEMA- approved activities specified in this guidance. Overtime associated with any other activity is not eligible. •Backfill-Related Overtime. Also called “Overtime as Backfill,” these expenses are limited to overtime costs that result from personnel who are working overtime (as identified above) to perform the duties of other personnel who are temporarily assigned to FEMA-approved activities     City Council 35 – 66 11/7/2023 HSGP Appendix | 2023 Page A-7 outside their core responsibilities. Neither overtime nor backfill expenses are the result of an increase of FTE employees. •Supplanting. Grant funds will be used to supplement existing funds and will not replace (supplant) funds that have been appropriated for the same purpose. Applicants or recipients may be required to supply documentation certifying that a reduction in non-federal resources occurred for reasons other than the receipt or expected receipt of federal funds. Organization (OPSG) Personnel Costs OPSG funds may be used for domestic travel and per diem, including costs associated with the deployment/redeployment of personnel to border areas and for travel associated with law enforcement entities assisting other local jurisdictions in law enforcement activities. In addition, allowable costs include supporting up to six-month deployment of law enforcement personnel to critical Southwest Border locations for operational activities (travel costs must be in accordance with applicable travel regulations). Operational Overtime Costs OPSG funds should be used for operational overtime costs associated with law enforcement activities in support of border law enforcement agencies for enhanced border security. Overtime pay is for increased patrol time for certified public safety officers, along with limited support for other law enforcement direct support personnel (e.g., Communication Officers/Dispatchers, non-sworn patrol pilots, etc.). Overtime shall be reimbursed consistent with the non-federal entity’s overtime policy and the requirements as stated below: •Overtime is time worked that exceeds the required number of hours during an employee’s designated shift; •Overtime must be worked to increase patrol capacity and be in support of identified and approved United States Border Patrol (USBP) border security operations; •The OPSG overtime hourly rate of pay will be no more than the approved overtime rate per local law and policy and must be in accordance with applicable state and federal regulations; •All overtime expenses under OPSG must be reasonable for the services rendered and conform to the non-federal entity’s established written policy, which must apply to both federally funded and non-federally funded activities and comply with the other applicable requirements under 2 C.F.R. §§ 200.430-200.431; and •The non-federal entity may not utilize OPSG funding to pay for an employee’s overtime hours or pay that exceeds 16 hours worked in any 24-hour period. Personnel Costs Up to 50% of an OPSG award may be used to pay for all personnel costs (only to the extent that such expenses are for the allowable activities within the scope of the grant). At the request of a recipient or subrecipient, the FEMA Administrator (or designee) may waive the 50% personnel cap. Waiver decisions are at the discretion of the FEMA Administrator and will be considered on a case-by-case basis in accordance with IB 421b. 6 U.S.C. § 609(b)(2). A formal OPSG personnel waiver request should: •Be on official letterhead, include a written justification, and be signed by the local jurisdiction; •Include a budget and method of calculation of personnel costs both in the percentage of the grant award and in total dollar amount, reflecting the change in scope or objective to the project; •Include an approved Operations Order from the USBP Sector office that supports the local jurisdiction’s written justification; and     City Council 35 – 67 11/7/2023 HSGP Appendix | 2023 Page A-8 •Be coordinated with the USBP Sector, SAA, and the DHS/Customs and Border Protection (CBP) Office of the Border Patrol (OBP). Further, changes in scope or objective also require FEMA’s prior written approval pursuant to 2 C.F.R. § 200.308(c)(1). If the cost changes are allowable under the grant, a Fragmentary Order (FRAGO) must be submitted to HSIN to obtain FEMA’s prior written approval of such changes in accordance with 2 C.F.R. § 200.308(c)(1). These modifications will be annotated in the annex section of the FRAGO. OPSG funds may be used to pay additional current part-time law enforcement personnel salaries to bring them to temporary full-time status. OPSG funds may support a Governor’s request to activate, deploy, or redeploy specialized National Guard Units/Package and/or elements of state law enforcement serving as friendly forces to increase or augment specialized/technical law enforcement elements’ operational activities. Costs associated with backfill for personnel supporting operational activities are allowable. As with all OPSG personnel costs, OPSG grant funds will be used to supplement existing funds and will not replace (supplant) funds that have been appropriated for the same purpose. Applicants or recipients may be required to supply documentation certifying that a reduction in non-federal resources occurred for reasons other than the receipt or expected receipt of federal funds. Intelligence Support Per 6 U.S.C. § 609(a), OPSG funds may, as applicable and operationally beneficial, be used to pay salaries and benefits or overtime for personnel to serve as qualified Intelligence Analysts to enable and enhance information/intelligence sharing capabilities, as well as support existing intelligence analysts previously covered by OPSG funding. Qualified OPSG-funded intelligence analysts can be assigned to an applicable law enforcement facility/intelligence function as long as information/intelligence sharing is maintained. To serve as an OPSG-funded intelligence analyst, personnel must meet at least one of the following criteria: •Complete training to ensure baseline proficiency in intelligence analysis and production within six months of being hired; and/or, •Previously served as an intelligence analyst for a minimum of two years either in a federal intelligence agency, the military, or state and/or local law enforcement intelligence unit. OPSG-funded intelligence analysts must demonstrate qualifications that meet or exceed competencies identified in the Common Competencies for state, local, and tribal intelligence analysts, which outlines the minimum categories of training needed for intelligence analysts. A certificate of completion of such training must be on file with the SAA and must be made available to the recipient’s respective FEMA HQ Preparedness Officer upon request. Temporary or Term Appointments •Subrecipients may utilize temporary or term appointments to augment the law enforcement presence on the borders. However, applying funds toward hiring full-time or permanent sworn public safety officers is unallowable; •OPSG-funded temporary or term appointments may not exceed the approved period of performance: o For OPSG purposes, temporary appointments are non-status appointments for less than one year; and o For OPSG purposes, term appointments are non-status appointments for one year, extendable for one year as necessary.     City Council 35 – 68 11/7/2023 HSGP Appendix | 2023 Page A-9 •OPSG funding for temporary or term appointments may pay for salary only. Benefits are not allowable expenses for term or temporary employees; •OPSG remains a non-hiring program. Appropriate uses of temporary or term appointments include: o To carry out specific enforcement operations work for ongoing OPSG-funded patrols throughout the Sector Area of Operation; o To staff operations of limited duration, such as OPSG-enhanced enforcement patrols targeting specific locations or criminal activity; and o To fill OPSG positions in activities undergoing transition or personnel shortages and local backfill policies (medical/military deployments). •OPSG term and temporary appointments must have all necessary certifications and training to enforce state and local laws. OPSG funds will not be used to train or certify term or temporary appointments except as otherwise stated in this Manual and the HSGP Notice of Funding Opportunity (NOFO); and •FEMA provides no guarantee of funding for temporary or term appointments. In addition to the terms of this Manual and the HSGP NOFO, subrecipients must follow their own applicable policies and procedures regarding temporary or term appointments. Management and Administration Management and administration (M&A) costs are allowed. Recipients may use a maximum of up to 5% of HSGP funds awarded for their M&A, and any funds retained are to be used solely for M&A purposes associated with the HSGP award. Subrecipients may also retain a maximum of up to 5% of the funding passed through by the state solely for M&A purposes associated with the HSGP award. M&A activities are those directly relating to the management and administration of HSGP funds, such as financial management and monitoring. M&A expenses must be based on actual expenses or known contractual costs. M&A requests that are simple percentages of the award, without supporting justification, will not be allowed or considered for reimbursement. M&A costs are not operational costs. They are the necessary costs incurred in direct support of the grant or as a result of the grant and should be allocated across the entire lifecycle of the grant. Examples include preparing and submitting required programmatic and financial reports, establishing and/or maintaining equipment inventory, documenting operational and equipment expenditures for financial accounting purposes, responding to official informational requests from state and federal oversight authorities, including completing the Civil Rights Evaluation Tool as required by DHS, and grant performance measurement or evaluation activities. Recipients or subrecipients may apply or credit M&A funding toward the recipient’s requirement to allocate funding toward the National Priority Areas. For example, if a recipient spends $5,000 to manage or administer its funding dedicated toward its protection of soft targets/crowded places investment, the recipient may credit that funding toward its requirement to allocate at least 3% of its award to the protection of soft targets and crowded places National Priority Area. A state’s HSGP funds for M&A calculation purposes includes the total of its SHSP, UASI, and OPSG awards. While the SAA may retain up to 5% of this total for M&A, the state must still ensure that all subrecipient award amounts meet the mandatory minimum pass-through requirements that are applicable to each HSGP program. To meet this requirement, the percentage of SHSP and UASI funds passed through to local or tribal jurisdictions must be based on the state’s total HSG P award prior to withholding any M&A.     City Council 35 – 69 11/7/2023 HSGP Appendix | 2023 Page A-10 In retaining these funds, states may retain a maximum of 2.5% of the OPSG allocation, which must be withheld from the pass-through to each subrecipient county or tribe in an equal percentage. The SAA may also retain additional funding from its SHSP award to manage and administer the OPSG award, but that additional amount is also capped at an amount equal to 2.5% of the OPSG award. Examples applying this principle: SAA 1: Total award: $6,000,000 SHSP: $1,000,000 OPSG: $2,500,000 UASI: $2,500,000 M&A Maximum: $300,000 (5% of $6,000,000) Maximum M&A for SHSP = $50,000 Maximum M&A for OPSG = $125,000. Of that amount, $62,500 (2.5%) may be retained from the OPSG allocation, and the other $62,500 would come from the SHSP allocation. Any amount used to manage and administer OPSG that is charged to SHSP may be above and beyond the $50,000 available to manage the SHSP allocation. Maximum M&A for UASI = $125,000 SAA 2: Total award: $4,500,000 SHSP: $3,500,000 OPSG: $1,000,000 M&A Maximum: $225,000 (5% of $4,500,000) Maximum M&A for SHSP = $175,000 Maximum M&A for OPSG = $50,000. Of that amount, $25,000 (2.5%) may be retained from the OPSG allocation, and the other $25,000 would come from the SHSP allocation. Any amount used to manage and administer OPSG that is charged to SHSP may be above and beyond the $175,000 available to manage the SHSP allocation. HSGP recipients are also reminded that any M&A charged to a recipient’s or subrecipient’s UASI funding must be directly allocable to administration of the UASI grant program and cannot be used to cover M&A costs that are directly allocable to SHSP or OPSG funding. Similarly, any M&A charged to a recipient’s or subrecipient’s SHSP or OPSG funding cannot be used to cover M&A c osts directly allocable to UASI funding. Specific for OPSG, subrecipients and friendly forces may retain funding for M&A purposes; however, the total amount retained cannot exceed 5% of the subrecipient’s subaward. Friendly forces are local law enforcement entities that are subordinate subrecipients under OPSG. In other words, friendly forces are entities that receive a subaward from a subrecipient under the OPSG program. Friendly forces must comply with all requirements of subrecipients under 2 C.F.R. Part 200. Equipment (SHSP and UASI) The 21 allowable prevention, protection, mitigation, and response equipment categories for HSGP are listed on the Authorized Equipment List (AEL). Some equipment items require prior approval from FEMA before obligation or purchase of the items. Please reference the grant notes for each equipment item to ensure prior approval is not required or to ensure prior approval is obtained if necessary. Recipients and subrecipients may purchase equipment not listed on the AEL, but only if they first seek and obtain prior approval from FEMA. Unless otherwise stated, all equipment must meet all mandatory regulatory and/or FEMA-adopted standards to be eligible for purchase using these funds. In addition, recipients will be responsible for obtaining and maintaining all necessary certifications and licenses for the requested equipment.     City Council 35 – 70 11/7/2023 HSGP Appendix | 2023 Page A-11 Investments in emergency communications systems and equipment must meet applicable SAFECOM Guidance on Emergency Communications Grants (SAFECOM Guidance) recommendations. Such investments must be coordinated with the SWIC and the State Interoperability Governing Body (SIGB) to ensure interoperability and long-term compatibility. For personal protective equipment (PPE), recipients are encouraged to give procurement preference to domestic manufacturers of PPE or PPE raw materials to the maximum practicable and allowed by law. Grant funds may be used for the procurement of medical countermeasures. Procurement of medical countermeasures must be conducted in collaboration with state, city, or local health departments that administer federal funds from the Department of Health and Human Services for this purpose and with existing Metropolitan Medical Response System committees where available, to sustain their long-term planning for appropriate, rapid, and local medical countermeasures, including antibiotics and antidotes for nerve agents, cyanide, and other toxins. Procurement must have a sound threat-based justification with an aim to reduce the consequences of mass casualty incidents during the first crucial hours of a response. Prior to procuring pharmaceuticals, recipients must have in place an inventory management plan to avoid large periodic variations in supplies due to coinciding purchase and expiration dates. Recipients are encouraged to enter into rotational procurement agreements with vendors and distributors. Purchases of pharmaceuticals must include a budget for the disposal of expired drugs within each fiscal year’s P OP for HSGP. The cost of disposal cannot be carried over to another FEMA grant or grant period. EMS electronic patient care data systems should comply with the most current data standard of the National Emergency Medical Services Information System. Recipients are reminded that school hardening is an eligible activity under SHSP and UASI. School hardening measures include but are not limited to: •Bullet resistant doors and glass; •Hinge-locking mechanisms; •Immediate notification to emergency 911 systems; •Mechanisms that provide real time actionable intelligence directly to law enforcement and first responders; •Installation of distraction devices or other countermeasures administered by law enforcement; and •Other measures determined to provide significant improvements to schools’ physical security. Additionally, SHSP and UASI funds may be used for equipment purchases related to state court cybersecurity, 911 call capabilities, alert and warning capabilities, and implementation of the REAL ID Act (Pub. L. No. 109-13). Equipment (OPSG) OPSG equipment is intended to be incidental to the enhanced border security operations being performed. The grant is not intended to be used to outfit or supply general equipment to SLTT law enforcement agencies. Equipment must be relatable to and justified by the operational benefit it will provide. Each appropriate OPSG sector coordinator is required to keep an inventory of OPSG purchased equipment that includes at a minimum: 1) grant funding year; 2) purchase amount; 3) purchase date; 4) purchase quantity; 5) equipment ID; 6) source of funding for the property, including the Federal Award Identification Number; 7) who holds title to the property; 8) federal share percent of the property; 9) location of the property; 10) use and condition of the property; 11) disposal date; and 12) brief disposal justification information and sale price if sold. Each Operations Order/FRAGO will require that each friendly force submit the equipment inventory for each Operations Order/FRAGO submission. •Equipment Marking. Because equipment purchased with OPSG funding is intended to be used to support OPSG activities, it may be appropriately marked to ensure its ready identification and     City Council 35 – 71 11/7/2023 HSGP Appendix | 2023 Page A-12 primary use for that purpose. When practicable, any equipment purchased with OPSG funding should be prominently marked as follows: "Purchased with DHS funds for Operation Stonegarden Use." •Fuel Cost and Mileage Reimbursement. There is no cap for reimbursement of fuel or mileage costs in support of operational activities. Subrecipients and friendly forces may not claim reimbursements for both mileage and fuel/maintenance for the same equipment at the same time. •Vehicle and Equipment Acquisition, Including Leasing and Rentals. Allowable purchases under OPSG include patrol vehicles and other mission-specific equipment whose primary purpose is to increase operational capabilities on or near a border nexus in support of approved border security operations. A detailed justification must be submitted to the respective FEMA HQ Preparedness Officer prior to purchase. •Medical Emergency Countermeasures. Allowable purchases under OPSG include narcotic antagonist pharmaceuticals, detection and identification equipment, safe storage and transportation, personnel protective equipment, and initial equipment training, as reflected in the AEL. Requirements for Small Unmanned Aircraft System (SHSP, UASI, and OPSG) All requests to purchase Small Unmanned Aircraft Systems (sUAS) with FEMA grant funding must comply with FEMA Policy 207-22-0002, Prohibited or Controlled Equipment Under FEMA Awards, and also include a description of the policies and procedures in place to safeguard individuals’ privacy, civil rights, and civil liberties of the jurisdiction that will purchase, take title to or otherwise use the sUAS equipment. SUAS policies are not required at the time of application but must be received and approved by FEMA prior to obligating HSGP funds. All grant-funded procurements must be executed in a manner compliant with federal procurement standards at 2 C.F.R. §§ 200.317 – 200.327. For recipients that use HSGP funds for sUAS, FEMA advises that there is a general privacy concern related to the use of this equipment if the data the devices collect is transmitted to servers not under the control of the operator. It has been reported that some manufacturers of sUAS encrypt data and send that data to servers outside the United States. The U.S. Department of Homeland Security’s Privacy Office suggests the recipient fully explore data transmission and storage issues with vendors to reduce the possibility of data breaches. Additionally, the Joint Explanatory Statement (JES) accompanying the FY 2023 DHS Appropriations Act further requires recipients to certify they have reviewed the Industry Alert on Chinese Manufactured Unmanned Aircraft Systems, and completed a risk assessment that considers the proposed use of foreign- made sUAS to ascertain potential risks (e.g., privacy, data breaches, cybersecurity, etc.) related to foreign- made versus domestic sUAS. Acquisition and Use of Technology to Mitigate UAS (Counter-UAS) In August 2020, FEMA was alerted of an advisory guidance document issued by DHS, the Department of Justice, the Federal Aviation Administration, and the Federal Communications Commission: Interagency Legal Advisory on UAS Detection and Mitigation Technologies | Homeland Security (dhs.gov). The purpose of the advisory guidance document is to help non-federal public and private entities better understand the federal laws and regulations that may apply to the use of capabilities to detect and mitigate threats posed by UAS operations (i.e., Counter-UAS or C-UAS). The Departments and Agencies issuing the advisory guidance document, and FEMA, do not have the authority to approve non-federal public or private use of UAS detection or mitigation capabilities, nor do they conduct legal reviews of commercially available product compliance with those laws. The advisory does not address state and local laws nor potential civil liability, which UAS detection and mitigation capabilities may also implicate.     City Council 35 – 72 11/7/2023 HSGP Appendix | 2023 Page A-13 It is strongly recommended that, prior to the testing, acquisition, installation, or use of UAS detection and/or mitigation systems, entities seek the advice of counsel experienced with both federal and state criminal, surveillance, and communications laws. Entities should conduct their own legal and technical analysis of each UAS detection and/or mitigation system and should not rely solely on vendors’ representations of the systems’ legality or functionality. Please also see the DHS press release on this topic for further information: Interagency Issues Advisory on Use of Technology to Detect and Mitigate Unmanned Aircraft Systems | Homeland Security (dhs.gov). Training (SHSP and UASI) Allowable training-related costs under HSGP include the establishment, support, conduct, and attendance of training specifically identified under the SHSP and UASI program and/or in conjunction with emergency preparedness training by other federal agencies (e.g., HHS and Department of Transportation [DOT]). Training conducted using HSGP funds should address a performance gap identified through an Integrated Preparedness Plan (IPP) or other assessments (e.g., National Emergency Communications Plan [NECP] Goal Assessments) and contribute to building a capability that will be evaluated through a formal exercise. Any training or training gaps, including training related to under-represented, diverse populations that may be more impacted by disasters, including children, seniors, individuals with disabilities or other access and functional needs, individuals with diverse culture and language use, individuals with lower economic capacity and other underserved populations, should be identified in an IPP and addressed in the state or high-risk urban area training cycle. Emergency preparedness training related to those training gaps, including related to under-represented, diverse populations that may be more impacted by disasters, is allowable. Recipients are encouraged to use existing training rather than developing new courses. When developing new courses, recipients are encouraged to apply the Analysis, Design, Development, Implementation, and Evaluation (ADDIE) model of instructional design. Recipients are also encouraged to utilize FEMA’s National Preparedness Course Catalog. Trainings include programs or courses developed for and delivered by institutions and organizations funded by FEMA. This includes the Center for Domestic Preparedness (CDP), the Emergency Management Institute (EMI), and FEMA’s Training Partner Programs, including the Continuing Training Grants (CTG), the National Domestic Preparedness Consortium (NDPC), the Rural Domestic Preparedness Consortium (RDPC), and other partners. The catalog features a wide range of course topics in multiple delivery modes to meet FEMA’s mission scope as well as the increasing training needs of federal, state, local, territorial, and tribal audiences. The catalog can be accessed at NTED | National Preparedness Course Catalog Home (firstrespondertraining.gov). Some training activities require Environmental and Historic Preservation (EHP) Review, including exercises, drills or trainings that require any type of land, water, or vegetation disturbance or building of temporary structures or that are not located at facilities designed to conduct training and exercises. Additional information on training requirements and EHP review can be found online at Environmental & Historic Preservation Guidance for FEMA Grant Applications | FEMA.gov. Exercises (SHSP and UASI) Exercises conducted with grant funding should be managed and conducted consistent with Homeland Security Exercise and Evaluation Program (HSEEP). HSEEP guidance for exercise design, development, conduct, evaluation, and improvement planning is located at Homeland Security Exercise and Evaluation Program | FEMA.gov.     City Council 35 – 73 11/7/2023 HSGP Appendix | 2023 Page A-14 Some exercise activities require EHP review, including exercises, drills or trainings that require any type of land, water, or vegetation disturbance or building of temporary structures or that are not located at facilities designed to conduct training and exercises. Additional information on training requirements and EHP review can be found online at Environmental & Historic Preservation Guidance for FEMA Grant Applications | FEMA.gov. Maintenance and Sustainment (SHSP, UASI, and OPSG) Preparedness grant funds may be used to purchase maintenance contracts or agreements, warranty coverage, licenses, and user fees. These contracts may exceed the period of performance if they are purchased incidental to the original purchase of the system or equipment as long as the original purchase of the system or equipment is consistent with that which is typically provided for, or available through, these types of agreements, warranties, or contracts. When purchasing a stand-alone warranty or extending an existing maintenance contract on an already-owned piece of equipment system, coverage purchased may not exceed the period of performance of the award used to purchase the maintenance agreement or warranty, and it may only cover equipment purchased with HSGP funds or for equipment dedicated for HSGP-related purposes. As with warranties and maintenance agreements, this extends to licenses and user fees as well. The use of FEMA preparedness grant funds for maintenance contracts, warranties, repair or replacement costs, upgrades, and user fees are allowable under all active and future grant awards, unless otherwise noted. Except for maintenance plans or extended warranties purchased incidental to the original purchase of the equipment, the period covered by maintenance or warranty plan must not exceed the POP of the specific grant funds used to purchase the plan or warranty. Grant funds are intended to support the Goal by funding projects that build and sustain the core capabilities necessary to prevent, protect against, mitigate the effects of, and respond to those threats that pose the greatest risk to the security of the Nation. In order to provide recipients the ability to meet this objective, the policy set forth in FEMA’s IB 379, Guidance to State Administrative Agencies to Expedite the Expenditure of Certain DHS/FEMA Grant Funding, initially for FY 2007-2011, allows for the expansion of eligible maintenance and sustainment costs which must be in (1) direct support of existing capabilities; (2) must be an otherwise allowable expenditure under the applicable grant program; (3) be tied to one of the core capabilities in the five mission areas contained within the Goal, and (4) shareable through the EMAC. Additionally, eligible costs may also be in support of equipment, training, and critical resources that have previously been purchased with either federal grant or any other source of funding other than FEMA preparedness grant program dollars. Law Enforcement Terrorism Prevention Activities Allowable Costs (SHSP and UASI) When identifying and selecting projects to meet the Law Enforcement Terrorism Prevention Activities (LETPA) set-aside requirement, recipients are strongly encouraged to consult with the law enforcement community and to consider the capabilities and resource requirements of law enforcement agencies and their unique and central role in preventing and protecting against acts of terrorism. LETPAs can also support a National Priority Area (e.g., an investment can be counted as supporting both the Soft Targets/Crowded Places and LETPA minimum allocation requirements, if applicable). For FY 2023, the LETPA set-aside requirement is 35% of SHSP and UASI awards. In particular, recipients should consider investing in projects such as: •Maturation and enhancement of designated state and major urban area fusion centers, including information sharing and analysis, threat recognition, terrorist interdiction, and intelligence analyst training and salaries (subject to certain conditions);     City Council 35 – 74 11/7/2023 HSGP Appendix | 2023 Page A-15 •Regional counterterrorism training programs for small, medium, and large jurisdictions to exchange information and discuss the current threat environment, lessons learned, and best practices to help prevent, protect against, and mitigate acts of terrorism; •Support for coordination of regional full-scale training exercises (federal, state, and local law enforcement participation) focused on terrorism-related events; and •Law enforcement Chemical, Biological, Radiological, Nuclear, and high yield Explosives detection and response capabilities, such as bomb detection/disposal capability deployment, sustainment, or enhancement, including canine teams, robotics platforms, and x-ray technology. Additional examples of allowable LETPA projects include but are not limited to: •Coordination between fusion centers and other intelligence, operational, analytic, or investigative efforts including, but not limited to JTTFs, Field Intelligence Groups (FIGs), High- Intensity Drug Trafficking Areas (HIDTA), Regional Information Sharing Systems (RISS) Centers, criminal intelligence units, real-time crime analysis centers and DHS intelligence, operational, analytic, and investigative entities; •Implementation and maintenance of the Nationwide Suspicious Activity Reporting (SAR) Initiative (NSI), including training for front-line personnel on identifying and reporting suspicious activities, tips/leads, and online/social media-based threats, as well as the execution and management of threat assessment programs to identify, evaluate, and analyze indicators and behaviors indicative of terrorism, targeted violence, threats to life, and other criminal activity; •Management and operation of activities that support the execution of the intelligence process and fusion centers, including but not limited to: Fusion Liaison Officer (FLO) programs, security programs to protect the facility, personnel, and information, and the protection of privacy, civil rights, and civil liberties; •Implementation of the “If You See Something, Say Something®” campaign to raise public awareness of indicators of terrorism and terrorism-related crime and associated efforts to increase the sharing of information with public and private sector partners, including nonprofit organizations. Note: DHS requires that all public and private sector partners wanting to implement and/or expand the DHS “If You See Something, Say Something®” campaign using grant funds work directly with the DHS Office of Partnership and Engagement (OPE) to ensure all public awareness materials (e.g., videos, posters, tri-folds, etc.) are consistent with DHS’s messaging and strategy for the campaign and compliant with the initiative’s trademark, which is licensed to DHS by the New York Metropolitan Transportation Authority. Coordination with OPE, through the Campaign’s Office (seesay@hq.dhs.gov), must be facilitated by the FEMA HQ Preparedness Officer; •Increase physical security, through law enforcement personnel and other protective measures, by implementing preventive and protective measures at critical infrastructure sites or at-risk nonprofit organizations; •Building and sustaining preventive radiological and nuclear detection capabilities, including those developed through the Securing the Cities initiative; •Integration and interoperability of systems and data, such as computer aided dispatch (CAD) and record management systems (RMS), to facilitate the collection, evaluation, and assessment of suspicious activity reports, tips/leads, and online/social media-based threats; and •Development of countering violent extremism programs, projects, and initiatives, addressing prevention, intervention, and diversion efforts, including training on roles of law enforcement and how to effectively partner with law enforcement; developing and promoting training specifically for law enforcement executives and frontline officers on potential behaviors and indicators of violent extremism and how to appropriately analyze and report them; supporting community and law enforcement engagement strategies such as table top exercises, roundtable events, town hall meetings, and peer to peer activities; funding for existing and/or expansion of     City Council 35 – 75 11/7/2023 HSGP Appendix | 2023 Page A-16 law enforcement community relations efforts, support for the development of community engagement plans, and joint projects to increase the awareness of violent extremist threats and community mitigation solutions. Law Enforcement Readiness (SHSP, UASI, and OPSG) OPSG grant funds may be used to increase operational, material, and technological readiness of SLTT law enforcement agencies. The Delegation of Immigration Authority, Section 287(g) of the Immigration and Nationality Act (INA) program allows a state or local law enforcement entity to enter into a partnership with Immigration and Customs Enforcement (ICE), under a joint Memorandum of Agreement (MOA), to receive delegated authority for immigration enforcement within their jurisdictions. SHSP, UASI, or OPSG grant funds may be requested and may be approved on a case-by-case basis for immigration enforcement training in support of the border security mission. Requests for training will be evaluated on a case-by-case basis and can only be used for certification in the section 287(g) program provided by DHS/ICE. SHSP, UASI, or OPSG subrecipients with agreements under section 287(g) of the INA (8 U.S.C. § 1357(g)) to receive delegated authority for immigration enforcement within their jurisdictions may also be reimbursed for section 287(g) related operational activities with approval from FEMA on a case-by-case basis. For OPSG, subrecipients must be authorized by USBP Headquarters and Sectors, and operational activities must be coordinated through a USBP Sector. Regional Border Projects (OPSG) Recipients are encouraged to prioritize the acquisition and development of regional projects on the borders to maximize interoperability and coordination capabilities among federal agencies and with state, local, and tribal law enforcement partners. Such regional projects include: •Communications equipment; •Radio systems and repeaters; •Integration with regional intelligence and information sharing effort (i.e., fusion centers): o Intelligence analysts. •Situational Awareness equipment: o License Plate Reader Networks; o Visual detection and surveillance systems; o Sensor Systems; o Radar Systems (for air and/or marine incursions); and o Aircraft systems (manned or unmanned). Critical Emergency Supplies (SHSP and UASI) Critical emergency supplies, such as shelf stable products, water, and medical equipment and supplies are an allowable expense under SHSP and UASI. Prior to the allocation of grant funds for stockpiling purposes, each state must have FEMA’s approval of a five-year viable inventory management plan, which should include a distribution strategy and related sustainment costs if planned grant expenditure is over $100,000.00. If grant expenditures exceed the minimum threshold, the five-year inventory management plan will be developed by the recipient and monitored by FEMA. FEMA will provide program oversight and technical assistance as it relates to the purchase of critical emergency supplies under UASI. FEMA will establish guidelines and requirements for the purchase of these supplies under UASI and monitor development and status of the state’s inventory management plan.     City Council 35 – 76 11/7/2023 HSGP Appendix | 2023 Page A-17 SAAs (through their state Emergency Management Office) are strongly encouraged to consult with their respective FEMA Regional Logistics Chief regarding disaster logistics-related issues. States are further encouraged to share their FEMA approved plan with local jurisdictions and tribes. Construction and Renovation (SHSP and UASI) Project construction using SHSP and UASI funds may not exceed the greater of $1 million or 15% of the grant award. For the purposes of the limitations on funding levels, communications towers are not considered construction. See guidance on communication towers below. All construction and renovation projects require EHP review. Recipients and subrecipients are encouraged to have completed as many steps as possible for a successful EHP review in support of their proposal for funding (e.g., coordination with their State Historic Preservation Office to identify potential historic preservation issues and to discuss the potential for project effects, compliance with all state and local EHP laws and requirements). Projects for which the recipient believes an Environmental Assessment (EA) may be needed, as defined in DHS Instruction Manual 023-01-001-01, Rev 01, FEMA Directive 108-1, and FEMA Instruction 108-1-1, must also be identified to the FEMA HQ Preparedness Officer within six months of the award and completed EHP review materials must be submitted no later than 12 months before the end of the period of performance. EHP policy guidance and the EHP Screening Form can both be found on FEMA.gov. EHP review materials should be sent to gpdehpinfo@fema.dhs.gov. Written approval must be provided by FEMA prior to the use of any HSGP funds for construction or renovation. When applying for construction funds, recipients must submit evidence of approved zoning ordinances, architectural plans, and any other locally required planning permits. Additionally, recipients are required to submit a SF-424C form with budget detail citing the project costs, and an SF-424D Form for standard assurances for the construction project. Recipients using funds for construction projects must comply with the Davis-Bacon Act (codified as amended at 40 U.S.C. §§ 3141 et seq.). See 6 U.S.C. § 609(b)(4)(B) (cross-referencing 42 U.S.C. § 5196(j)(9), which cross-references Davis-Bacon). Recipients must ensure that their contractors or subcontractors for construction projects pay workers no less than the prevailing wages for laborers and mechanics employed on projects of a character like the contract work in the civil subdivision of the state in which the work is to be performed. Additional information regarding compliance with the Davis-Bacon Act, including Department of Labor (DOL) wage determinations, is available online at https://www.dol.gov/whd/govcontracts/dbra.htm. Construction and Renovation (OPSG) OPSG funds may not be used for any construction. Communications Towers All construction of communication towers requires EHP review. When applying for funds to construct communication towers, recipients and subrecipients must submit evidence that the Federal Communication Commission’s Section 106 of the National Historic Preservation Act, Pub. L. No. 89- 665, as amended, review process has been completed and submit all documentation resulting from that review to FEMA with a GPD EHP Screening Form and supporting materials for EHP review. Recipients and subrecipients are encouraged to have completed as many steps as possible for a successful EHP review in support of their proposal for funding (e.g., coordination with their State Historic Preservation Office to identify potential historic preservation issues and to discuss the potential for project effects, compliance with all state and local EHP laws and requirements). Projects for which the recipient believes an EA may be needed, as defined in DHS Instruction Manual 023-01-001-01, Revision 01, FEMA     City Council 35 – 77 11/7/2023 HSGP Appendix | 2023 Page A-18 Directive 108-1, and FEMA Instruction 108-1-1, Instruction on Implementation of the Environmental Planning and Historic Preservation Responsibilities and Program Requirements, must also be identified to the FEMA HQ Preparedness Officer within six months of the award and completed EHP review materials must be submitted no later than 12 months before the end of the period of performance. EHP policy guidance and the EHP Screening Form can both be found on FEMA.gov. EHP review materials should be sent to gpdehpinfo@fema.dhs.gov. Western Hemispheric Travel Initiative (SHSP) In addition to the expenditures outlined above, SHSP funds may be used to support the implementation activities associated with the Western Hemisphere Travel Initiative (WHTI), including the issuance of WHTI-compliant tribal identification cards. Emergency Management Accreditation Program States can encourage their local jurisdictions to pursue assessment and accreditation under the Emergency Management Accreditation Program (EMAP). EMAP’s assessment and accreditation of emergency management organizations against consensus-based, American National Standards Institute (ANSI)- certified standards allows for standardized benchmarking of critical functions necessary for an emergency management organization to meet the core capabilities identified in the Goal. Additional information on the EMAP Standard is available at http://www.emap.org. 28 C.F.R. Part 23 Guidance FEMA requires that any information technology system funded or supported by these funds comply with 28 C.F.R. Part 23, Criminal Intelligence Systems Operating Policies if this regulation is determined to be applicable. Additionally, please see 28 C.F.R. Part 23 requirements that pertain to fusion centers at http://www.dhs.gov/homeland-security-grant-programs-hsgp. Unallowable Costs (OPSG) OPSG unallowable costs include costs associated with evidence collection, arrest processing, prosecution, and Traffic/DUI checkpoints, such as evidence documentation cameras, fingerprinting supplies, alcohol breathalyzers, portable work lights, traffic barricades, and similar law enforcement expenses. OPSG unallowable costs also include costs associated with staffing and general IT computing equipment and hardware, such as personal computers, faxes, copy machines, modems, etc. OPSG is not intended as a hiring program. Therefore, applying funds toward hiring full-time or permanent sworn public safety officers is unallowable. OPSG funding shall not be used to supplant inherent routine patrols and law enforcement operations or activities not directly related to providing enhanced coordination between local and federal law enforcement agencies. Finally, construction and/or renovation costs are prohibited under OPSG. Applicants should refer to IB 421b, or contact their FEMA HQ Preparedness Officer for guidance and clarification. Due to the nature of OPSG, exercise expenses are not allowable costs under OPSG. Unallowable Costs (SHSP, UASI, and OPSG) •Per FEMA policy, the purchase of weapons and weapons accessories, including ammunition, is not allowed with HSGP funds; •Grant funds may not be used for the purchase of equipment not approved by FEMA. Grant funds must comply with FEMA Policy 207-22-0002, Prohibited or Controlled Equipment Under FEMA Awards, and may not be used for the purchase of the following equipment: firearms; ammunition; grenade launchers; bayonets; or weaponized aircraft, vessels, or vehicles of any kind with weapons installed; •Unauthorized exercise-related costs include:     City Council 35 – 78 11/7/2023 HSGP Appendix | 2023 Page A-19 o Reimbursement for the maintenance or wear and tear costs of general use vehicles (e.g., construction vehicles), medical supplies, and emergency response apparatus (e.g., fire trucks, ambulances); and o Equipment that is purchased for permanent installation and/or use, beyond the scope of the conclusion of the exercise (e.g., electronic messaging sign). Indirect Costs Indirect costs are allowable under this program. See the “Procedures for Establishing Indirect Cost Rates” Section in “Pre-Submission Information” for more information. Resources for Planning, Training, and Exercising (SHSP, UASI, and OPSG) Planning Assistance FEMA’s National Preparedness Directorate (NPD) offers technical assistance (TA) that is designed to provide recipients and subrecipients with specialized expertise to improve and enhance the continuing development of state and local emergency management across the five mission areas of the Goal and across all core capabilities. TA provides the opportunity to engage emergency managers, emergency planners, and appropriate decision-makers in open discussion of options to improve plans and planning considering their jurisdiction’s needs . Although there is no direct cost to approved jurisdictions for FEMA TA, jurisdictions are expected to invest staff resources and take ownership of the resulting products and tools. TA deliveries combine current emergency management best practices with practical consideration of emerging trends, through discussion facilitated by FEMA contract specialists and with the support of FEMA Region operational specialists. Additionally, peer-to-peer representation may also be included from other jurisdictions that have recently addressed the same planning issue. The TA request form can be accessed at https://www.fema.gov/emergency-managers/nims/implementation-training. Training Information Per IB 432,Review and Approval Requirements for Training Courses Funded Through Preparedness Grants, issued on July 19, 2018, states, territories, tribal entities, and high-risk urban areas are no longer required to request approval from FEMA for personnel to attend non-DHS FEMA training as long as the training is coordinated with and approved by the state, territory, tribal, or high-risk urban area Training Point of Contact (TPOC) and falls within the FEMA mission scope and the jurisdiction’s EOP . For additional information on review and approval requirements for training courses funded with preparedness grants, see FEMA Policy 207-22-0002, Prohibited or Controlled Equipment Under FEMA Awards. FEMA will conduct periodic reviews of all state, local, territory, tribal entities, and high-risk urban area training funded by FEMA. These reviews may include requests for all course materials and physical observation of, or participation in, the funded training. If these reviews determine that courses are outside the scope of this guidance, recipients will be asked to repay grant funds expended in support of those efforts. For further information on developing courses using the ADDIE model (Analysis, Design, Development, Implementation, and Evaluation) and tools that can facilitate the process, SAAs and TPOCs are encouraged to review the National Training and Education Division Training Resource and Development Center website at FRT-TRDC Home (firstrespondertraining.gov). Some training and exercise activities require EHP Review, including exercises, drills or trainings that require any type of land, water, or vegetation disturbance or building of temporary structures or that are not located at facilities designed to conduct training and exercises. Additional information on training     City Council 35 – 79 11/7/2023 HSGP Appendix | 2023 Page A-20 requirements and EHP review can be found online at Environmental & Historic Preservation Guidance for FEMA Grant Applications | FEMA.gov. DHS/FEMA Provided Training and Education FEMA offers tuition-free training and education programs and courses through several providers including the CDP, EMI, and the National Training and Education Division’s Training Partners Program (TPP). TPP includes the Center for Homeland Defense and Security, NDPC, RDPC, and the CTG Program. FEMA’s National Preparedness Course Catalog This online searchable catalog features a wide range of course topics in multiple delivery modes to meet FEMA’s mission scope as well as the increasing training needs of federal, state, local, territorial, and tribal audiences. The catalog can be accessed at NTED | National Preparedness Course Catalog Home (firstrespondertraining.gov). Training Not Provided by DHS/FEMA These trainings include courses that are either state-sponsored or federal-sponsored (non-DHS/FEMA), coordinated and approved by the SAA or their designated TPOC, and fall within the FEMA mission scope to prepare SLTT personnel to prevent, protect against, mitigate, and respond to acts of terrorism or catastrophic events. •State Sponsored Courses. These courses are developed for and/or delivered by institutions or organizations other than federal entities or FEMA and are sponsored by the SAA or their designated TPOC. •Joint Training and Exercises with the Public and Private Sectors. These courses are sponsored and coordinated by private sector entities to enhance public-private partnerships for training personnel to prevent, protect against, mitigate, and respond to acts of terrorism or catastrophic events. In addition, states, territories, tribes, and high-risk urban areas are encouraged to incorporate the private sector in government- sponsored training and exercises. Additional information on both FEMA provided training and other federal and state training can be found at National Training and Education Division (NTED) (firstrespondertraining.gov). Training Information Reporting System (“Web-Forms”) Web-Forms is an electronic data management system built to assist SAA TPOCs and federal agencies with submitting non-National Training and Education Division provided training courses for inclusion in the State/Federal-Sponsored Course Catalog through electronic forms. The information collected is used in a two-step review process to ensure the training programs adhere to the intent of the HSGP guidance and the course content is structurally sound and current. As these programs may be delivered nationwide, it is vital to ensure each training program’s viability and relevance to the Homeland Security mission. Reporting training activities through Web-Forms is not required under present funding. However, the system remains available and can be accessed through the Web-Forms section of the FEMA National Preparedness Course Catalog to support recipients in their own tracking of training deliveries. Users need to request FRTS Admin rights from NTED in order to access the Web-Forms. Exercise Information Recipients that use HSGP funds to conduct an exercise(s) are encouraged to complete a progressive exercise series. Exercises conducted by states and high-risk urban areas may be used to fulfill similar exercise requirements required by other grant programs. Recipients are encouraged to invite representatives/planners involved with other federally mandated or private exercise activities. States and     City Council 35 – 80 11/7/2023 HSGP Appendix | 2023 Page A-21 high-risk urban areas are encouraged to share, at a minimum, the multi- year training and exercise schedule with those departments, agencies, and organizations included in the plan. •Validating Capabilities. Exercises examine and validate capabilities-based planning across the Prevention, Protection, Mitigation, and Response mission areas. The extensive engagement of the whole community, including but not limited to examining the needs and requirements for individuals with disabilities, individuals with limited English proficiency, and others with other access and functional needs, is essential to the development of an effective and comprehensive exercise program. Exercises are designed to be progressive – increasing in scope and complexity and drawing upon results and outcomes from prior exercises and real-world incidents – to challenge participating communities. Consistent with HSEEP guidance and tools, the National Exercise Program (NEP) serves as the principal exercise mechanism for examining national preparedness and measuring readiness. Exercises should align with priorities and capabilities identified in a multi-year IPP. •Special Event Planning. If a state or high-risk urban area will be hosting a special event (e.g., Super Bowl, G-8 Summit), the special event planning should be considered as a training or exercise activity for the multi-year IPP. States must include all confirmed or planned special events in the multi-year IPP. The state or high-risk urban area may plan to use SHSP or UASI funding to finance training and exercise activities in preparation for those events. States and high-risk urban areas should also consider exercises at major venues (e.g., arenas, convention centers) that focus on evacuations, communications, and command and control. •Regional Exercises. States should also anticipate participating in at least one regional exercise annually. •Role of Non-Governmental Entities in Exercises. Non-governmental participation in all levels of exercises is strongly encouraged. Leaders from non-governmental entities should be included in the planning, design, and evaluation of an exercise. SLTT jurisdictions are encouraged to develop exercises that test the integration and use of resources provided by non-governmental entities, defined as the private sector and private non-profit, faith-based, and community organizations. Participation in exercises should be coordinated with local Citizen Corps Whole Community Council(s) or their equivalents and other partner agencies. Reporting on the Implementation of the National Preparedness System Identifying and Assessing Risk and Estimating Capability Requirements By December 31, 2022, states, territories, and high-risk urban areas are required to complete a THIRA/SPR that addresses all 32 core capabilities and is compliant with CPG 201, Third Edition. Beginning in 2020, jurisdictions began the requirement to respond to a series of planning-related questions as part of the THIRA/SPR. Jurisdictions are required to submit a THIRA every three years to establish a consistent baseline for assessment. While the THIRA is only required every three years, jurisdictions are required to submit an SPR annually. For additional guidance on the THIRA/SPR, please refer to Comprehensive Preparedness Guide (CPG) 201, Third Edition. Reporting •States and territories will submit their THIRA and SPR through the Unified Reporting Tool (URT) on Prep Toolkit no later than December 31 of the applicable year (every three years for THIRA and each year for SPR).     City Council 35 – 81 11/7/2023 HSGP Appendix | 2023 Page A-22 •High-risk urban areas that receive UASI funding will submit their THIRA/SPR through the URT on Prep Toolkit no later than December 31 for the years they have UASI open grants. If a UASI recipient has completed closeout for their UASI grant award period of performance, they do not have to submit a THIRA/SPR as the requirement is not applicable to closed grant awards. While UASIs that have completed closeout for the award period of performance are not required to complete a THIRA/SPR, it is encouraged. •Calendar year 2022 is the start of the new 3-year THIRA/SPR cycle and baseline assessment year for existing recipients. Any new grant recipients during calendar year 2023, for which the THIRA/SPR requirement applies, will start their new 3-year THIRA/SPR cycle and baseline assessment year in 2023. States, territories, and high-risk urban areas should work collaboratively to create the most accurate THIRA and SPR possible. States, territories, and high-risk urban areas may share scenarios, targets, and assessed capabilities when appropriate. •Please contact FEMA-SPR@fema.dhs.gov if you have questions. Building and Sustaining Capabilities States, territories, and high-risk urban areas must prioritize and align SHSP and UASI grant funding investments in building and sustaining capabilities in areas that align with the national priorities in the annual HSGP NOFO and capability gaps identified in their THIRA and SPR. Reporting In each HSGP recipient’s Biannual Strategy and Implementation Report (BSIR), as part of programmatic monitoring, the recipient must describe how expenditures support building capability, closing capability gaps, or sustaining capabilities identified in the THIRA and SPR. HSGP recipients must, on a project-by- project basis, check one of the following: •Building a capability with HSGP funding; and •Sustaining a capability with HSGP funding. National Incident Management System (NIMS) Implementation Recipients receiving HSGP funding are required to implement NIMS. NIMS guides all levels of government, nongovernmental organizations (NGO), and the private sector to work together to prevent, protect against, mitigate, respond to, and recover from incidents. NIMS provides stakeholders across the whole community with the shared vocabulary, systems, and processes to successfully deliver the capabilities described in the National Preparedness System. HSGP recipients must use standardized resource management concepts for resource typing, credentialing, and an inventory to facilitate the effective identification, dispatch, deployment, tracking, and recovery of resources. The NIMS Implementation Objectives for Local, State, Tribal, and Territorial Jurisdictions clarify the NIMS implementation requirements in FEMA preparedness grant NOFOs. As recipients and subrecipients of federal preparedness (non-disaster) grant awards, jurisdictions and organizations must achieve, or be actively working to achieve, all of the NIMS Implementation Objectives. The objectives can be found on the NIMS webpage at NIMS Implementation and Training | FEMA.gov. Reporting •Recipients report in the applicable secondary NIMS assessment portion of the URT as part of their THIRA/SPR submission, as outlined in the HSGP NOFO. Planning to Deliver Capabilities Recipients shall develop and maintain, jurisdiction-wide, all threats and hazards EOPs consistent with Comprehensive Preparedness Guide 101, Version 2.0 (CPG 101 v2), Developing and Maintaining     City Council 35 – 82 11/7/2023 HSGP Appendix | 2023 Page A-23 Emergency Operations Plans (November 2010). Recipients must update their EOPs at least once every two years. Reporting •Recipients report EOP compliance with CPG 101 v2 by completing the secondary CPG-101 assessment as part of their THIRA/SPR submission in the URT. Validating Capabilities All recipients will develop and maintain a progressive exercise program consistent with HSEEP guidance in support of the NEP. The NEP serves as the principal exercise mechanism for examining national preparedness and measuring readiness. The NEP is a two-year cycle of exercises across the nation that validates capabilities in all preparedness mission areas. The two-year NEP cycle is guided by Principals’ Strategic Priorities, established by the National Security Council, and informed by preparedness data from jurisdictions across the Nation. To develop and maintain a progressive exercise program consistent with HSEEP and in support of the NEP, recipients should engage senior leaders and other whole community stakeholders to identify preparedness priorities. These priorities should be informed by various factors, including jurisdiction- specific threats and hazards (i.e., the THIRA); areas for improvement identified by real-world events and exercises; external requirements such as state or national preparedness reports, homeland security policy, and industry reports; and accreditation standards, regulations, or legislative requirements. Recipients should document these priorities and use them to deploy a schedule of preparedness events in a multi-year IPP. Information related to Integrated Preparedness Planning Workshops (IPPWs) can be found on the HSEEP website at Homeland Security Exercise and Evaluation Program | FEMA.gov and Welcome - Preparedness Toolkit (fema.gov). The NEP provides exercise sponsors the opportunity to receive exercise design and delivery assistance, tools and resources, enhanced coordination, and the ability to directly influence and inform policy and preparedness programs. If you have any questions, or would like to request assistance through the NEP, please visit the NEP website at Exercises | FEMA.gov, or reach out to the National Exercise Program directly at NEP@fema.dhs.gov. •Recipients must have a current multi-year IPP that identifies preparedness priorities and activities. The current multi-year IPP must be submitted to hseep@fema.dhs.gov before January 31 of each year: o Recipients are encouraged to enter their exercise information into the Preparedness Toolkit at Welcome - Preparedness Toolkit (fema.gov). •Recipients must submit After-Action Report (AAR)/Improvement Plans (IPs) to hseep@fema.dhs.gov and indicate which fiscal year’s funds were used (if applicable); •Submission of AAR/IPs must take place within 90 days following completion of the single exercise or progressive series: o Recipients are encouraged to submit AAR/IPs reflecting tabletop exercises that validate critical plans or those reflecting large-scale functional or full-scale exercises that took place at the state, territorial, tribal, or UASI level. Recipients are discouraged from submitting AAR/IPs specific to local jurisdictions that reflect drills; o If a recipient endures a significant real-world incident during the calendar year that delays or prevents conduct of a grant-funded exercise, they can submit the AAR from that event in place of the exercise AARs. Jurisdictions submitting real world AARs should include an explanation with the AAR submission to hseep@fema.dhs.gov; and     City Council 35 – 83 11/7/2023 HSGP Appendix | 2023 Page A-24 o Recipients can access a sample AAR/IP template at: https://preptoolkit.fema.gov/web/hseep-resources/improvement-planning. Fusion Centers A critical component of the national response to the 9/11 terrorist attacks was the development of a national-level, decentralized, and coordinated terrorism-related information sharing environment (ISE). State and local governments, supported by federal investments from DHS, the Department of Justice (DOJ), Department of Health and Human Services (HHS), and other federal agencies, established the National Network of Fusion Centers (National Network), which became the backbone of the national ISE. This National Network, comprised of 80 state and major urban area fusion centers, collaborates and shares information with partners from all levels of government and the private sector, as well as other field-based information sharing partners, including HIDTAs, RISS Centers, JTTFs, major city/county intelligence units, and real-time crime analysis centers, among others. National Network participation in NSI enables fusion centers to identify, receive and analyze suspicious activity reporting and other tips/leads from frontline public safety personnel, the private sector, and the public, and ensure the sharing of SARs with DHS and the FBI’s JTTFs for further investigation. In addition to those activities identified in the National Prevention Framework, fusion centers are also required to collaborate with those intelligence, operational, analytic, investigative, and information- sharing focused entities to combat a wide array of threats – noted below – in support of efforts to enhance capabilities for detecting, deterring, disrupting, and preventing acts of terrorism, targeted violence, and other threats. Such entities include, but are not limited to JTTFs, Area Maritime Security Committees, Border Enforcement Security Task Forces, Integrated Border Enforcement Teams, HIDTAs, and RISS Centers as well as other federal intelligence, operational, analytic, and investigative entities. Applicants should describe their collaboration plan and proposed efforts in their required Fusion Center project as part of the Intelligence and Information Sharing National Priority. Today’s threats—including international and domestic terrorism, drugs, gangs, active shooters, targeted violence, transnational organized crime, and cyber—require federal, state, and local governments to leverage this national capacity to effectively respond to the evolving nature of the various national and homeland security threats confronting our Nation. Ultimately, timely identification and analysis of key indicators from local, state, and federal partners will enable all stakeholders to address threats and develop and implement data-driven strategies to prevent, protect against, mitigate, and respond effectively, while ensuring the protection of privacy, civil rights, and civil liberties. To underscore the importance of the National Network as a critical component of our Nation’s distributed homeland security and counterterrorism architecture, FEMA preparedness grants will continue to prioritize support for designated fusion centers (http://www.dhs.gov/fusion-center-locations-and-contact- information) and the maturation of the ISE. Fusion centers must prioritize the following capabilities to further enable and mature this national asset and strengthen the collective capacity to identify, collect, analyze, and share information, and to disseminate actionable and strategic intelligence to key stakeholders: •Addressing Threats: Fusion centers provide a national level, decentralized, and coordinated ISE across all levels of government and disciplines that can be leveraged and applied to address threats to homeland security, national security, public safety, and/or public health, and especially those threats that may have little or no warning. Fusion centers should leverage and build upon their terrorism-focused analytic and information-sharing capabilities so they can be applied to address threats across the DHS mission space, including threats from both international terrorism     City Council 35 – 84 11/7/2023 HSGP Appendix | 2023 Page A-25 and domestic violent extremists, threats to life and targeted violence, transnational organized criminal activity, cyber threats, and natural hazards, among others that require close collaboration with DHS operational, investigative, and analytic entities such as CBP, ICE, United States Secret Service (USSS), CISA, the United States Coast Guard (USCG), and FEMA. •Analytic Capability: Fusion centers must maintain strong analytic capabilities at tactical, operational, and strategic levels to address a wide array of threats or hazards that could have implications for homeland security or national security. These capabilities directly support operational, investigative, and information sharing efforts across all levels of government. These capabilities include, but are not limited to: o Building and sustaining a capable workforce of analysts who have the necessary experience and training; access to open source, unclassified and classified information, products, data, suspicious activity reporting; tips/leads and online/social media-based threats; as well as necessary services and technology to facilitate analytic capabilities and collaboration; o Assessing, evaluating, and deconflicting acts of targeted violence, threats to life, and other criminal or suspicious activity, to include potential indicators and behaviors, for potential connection to or implications for international or domestic terrorism, or other threats within the DHS mission space; o Providing analytic support and responses to requests for information from federal, state, and local partners during no notice threats, attacks, or incidents, as well as other planned events such as NSSEs; o Conducting threat assessments within their respective jurisdictions, including the identification of threats, intelligence gaps, and mitigation efforts; o Establishing, formalizing, and maintaining bi-directional information sharing with federal and other state agencies in accordance with jurisdictional authorities; o Leveraging available resources and capabilities to conduct target and event deconfliction in support of threat identification, officer safety, and information sharing. o Maintaining an ability to routinely support federal government efforts to watchlist terrorists and transnational organized crime actors; and o Appropriately planning for, and assessing/forecasting, prioritizing, and executing against both known and emerging threat vectors, and ensuring the safety and security of all operations, while protecting privacy, civil rights, and civil liberties. Fusion centers should also consider their operational capacity when aligning manpower and resources in support of this capability (e.g., the ability to maintain watch and analytic support functions over a 24/7 operational tempo). •Technological Integration: Access to data, information, and products is essential for fusion centers and the federal government to effectively identify, collect, analyze, and share information. Just as threats do not stop at jurisdictional borders, fusion centers must be able to effectively access and share appropriate information and data across jurisdictions, agencies, and disciplines. Fusion centers must ensure and certify via the Fusion Center Assessment they have the necessary technological capacity to access, analyze, and share information, including criminal intelligence and online/social media threat information, both within their jurisdictions, as well as with other fusion centers across the country and with the Federal Government through a variety of systems, databases, tools, and technologies that allow for federated searching and data/information analysis that protects Personally Identifiable Information and includes appropriate security, privacy, civil rights, and civil liberties protections. This includes maintenance of the ability to collect, integrate, evaluate, and assess SAR, tips/leads, data resident in CAD and RMS, and online/social media-based threats from agencies across the jurisdiction. Such approaches should also address the evaluation and use of emerging capabilities, including social network analysis, federated search technology across CAD, RMS, and other data systems,     City Council 35 – 85 11/7/2023 HSGP Appendix | 2023 Page A-26 complex data indexing, social media, open source, facial recognition, unmanned aircraft systems, geographic information systems (GIS), license plate reader technologies, and other artificial intelligence technologies. •Interagency Collaboration: Fusion centers must maintain strong partnerships to enable intelligence, operational, investigative, and analytic collaboration and deconfliction of threat information with other partners located within their jurisdiction and across their region, including HIDTAs, RISS Centers, DHS intelligence, operational, investigative, and analytic entities, FBI Field Offices, JTTFs, and major city/county intelligence units. State and urban area fusion centers receiving SHSP or UASI grant funds will be evaluated based on compliance with the guidance and requirements for the National Network as set forth by DHS Intelligence and Analysis (I&A) through the annual Fusion Center Assessment. •Additional fusion center grant requirements are listed at http://www.dhs.gov/homeland-security- grant-program-hsgp. •FEMA approved analyst courses that meet the grant requirement are listed at http://www.dhs.gov/fema-approved-intelligence-analyst-training-courses. Through the Program Performance Report (PPR), fusion centers will report on the compliance with measurement requirements within the fusion centers through the annual Fusion Center Assessment managed by DHS I&A and reported to FEMA. In addition to the activities identified in the National Prevention Framework, fusion centers are also required to collaborate with those analytic, investigative, and information-sharing entities focused on preventing, detecting, deterring, and disrupting acts of terrorism and combating transnational criminal organizations. Such entities include, but are not limited to JTTFs, Area Maritime Security Committees, Border Enforcement Security Task Forces, Integrated Border Enforcement Teams, HIDTAs, and RISS Centers, as well as other federal intelligence, operational, analytic, and investigative entities. Applicants will be required to provide information regarding their information sharing partnerships, including how they will identify, address, and overcome any existing laws, policies, and practices that prevent information sharing, via the Information and Intelligence National Priority Investment and supporting data via the annual Fusion Center Assessment. Fusion Center Performance Measures Reference Number Performance Measures 2023.1 Percentage of federal Information Intelligence Reports (IIRs) originating from fusion center information that address a specific Intelligence Community need 2023.2 Percentage of federal IIRs originating from fusion center information that the Intelligence Community otherwise used in performing its mission (e.g., contained first-time reporting; corroborated existing information; addressed a critical intelligence gap; or helped to define an issue or target) 2023.3 Number of SARs vetted and submitted by fusion centers that result in the initiation or enhancement of an investigation by the FBI 2023.4 Number of SAR vetted and submitted by fusion centers that involve an individual on the Watchlist 2023.5 Percentage of Requests for Information (RFIs) from the Terrorist Screening Center (TSC) for which fusion centers provided information for a TSC case file 2023.6 Percentage of I&A Watchlist nominations that were initiated or updated existing case files based on information provided by fusion centers     City Council 35 – 86 11/7/2023 HSGP Appendix | 2023 Page A-27 Reference Number Performance Measures 2023.7 Number of distributable analytic products co-authored by one or more fusion centers and/or federal agencies 2023.8 Percentage of fusion center distributable analytic products that address Homeland Security topics 2023.9 Percentage of fusion center distributable analytic products that address state/local customer information needs 2023.10 Percentage of key customers reporting that fusion center products are relevant 2023.11 Percentage of key customers reporting that fusion center services are relevant 2023.12 Percentage of key customers reporting that fusion center products are timely for mission needs 2023.13 Percentage of key customers reporting that fusion center services are timely for mission needs 2023.14 Percentage of key customers reporting that fusion center products influenced their decision making related to threat response activities within their AOR 2023.15 Percentage of key customers reporting that fusion center services influenced their decision making related to threat response activities within their AOR 2023.16 Percentage of key customers reporting that fusion center products resulted in increased situational awareness of threats within their AOR 2023.17 Percentage of key customers reporting that fusion center services resulted in increased situational awareness of threats within their AOR 2023.18 Number of tips and leads vetted by the fusion center 2023.19 Number of tips and leads vetted by the fusion center that were provided to other F/SLTT agencies for follow up action 2023.20 Number of responses to RFIs from all sources 2023.21 Number of situational awareness products developed and disseminated by fusion centers 2023.22 Number of case support and/or tactical products developed and disseminated by fusion centers 2023.23 Percentage of federally designated special events in which fusion centers played a direct role 2023.24 Percentage of federally declared disasters in which fusion centers played a direct role 2023.25 Number of public safety incidents in which fusion centers played a direct role Continuity Capability Continuity should be integrated into each core capability and the coordinating structures that provide them. Continuity capabilities increase resilience and the probability that organizations can perform essential functions in the delivery of core capabilities that support the mission areas. FEMA is responsible for coordinating the implementation and development, execution, and assessment of continuity capabilities among executive departments and agencies. To support this role, FEMA develops and promulgates directives, policy, and guidance for federal and SLTT governments, non-governmental organizations, and private sector critical infrastructure owners and operators. Federal Continuity Directives (FCDs) establish continuity program and planning requirements for executive departments and agencies. This direction and guidance assist in developing capabilities for continuing the essential functions of federal and SLTT governmental entities, as well as public/private critical infrastructure owners, operators, and regulators enabling them.     City Council 35 – 87 11/7/2023 HSGP Appendix | 2023 Page A-28 The Federal Continuity Directives and the Continuity Resource Toolkit provide guidance and resources for organizations. For additional information on continuity programs, guidance, and directives, visit https://www.fema.gov/emergency-managers/national-preparedness/continuity. Governance In keeping with the guiding principles of governance for all FEMA preparedness programs, recipients must coordinate activities across preparedness disciplines and levels of government, including state, territorial, local, and tribal governments. A cohesive planning framework should incorporate FEMA resources, as well as those from other federal and SLTT entities, the private sector, and faith-based community organizations. Specific attention should be paid to how available preparedness funding sources can effectively support a whole community approach to emergency preparedness and management and the enhancement of core capabilities. To ensure this, the SAA must establish or reestablish a unified Senior Advisory Committee. Additionally, high-risk urban areas are required to establish UAWGs representative of the counties, cities, towns, and tribes within the high-risk urban area, including, as appropriate, representatives of rural jurisdictions, high-population jurisdictions, and high- threat jurisdictions. Senior Advisory Committee (SAC) The SAC builds upon previously established advisory bodies under the SHSP, UASI Program, Transit Security Grant Program (TSGP), and Port Security Grant Program (PSGP). Examples of advisory bodies that should be included on a SAC include UAWGs, SIGB, Area Maritime Security Committees (AMSCs), Regional Transportation Security Working Groups (RTSWGs), Citizen Corps Whole Community Councils, Disability Inclusion Working Groups, and Children’s Working Groups. The membership of the SAC must reflect a state’s unique risk profile and the interests of the five mission areas as outlined in the Goal. Further, the SAC must include representatives that were involved in the production of the state’s THIRA and SPR. SAC Composition and Scope SAC membership shall include at least one representative from relevant stakeholders including: •Individuals from the counties, cities, towns, and Indian tribes within the state or high-risk urban area, including, as appropriate, representatives of rural, high-population, and high-threat jurisdictions of UASI-funded high-risk urban areas; •Representatives that were involved in the production of the state’s THIRA and SPR; •State and urban area Chief Information Officers (CIOs) and Chief Information Security Officers (CISOs); •SWIC and SIGB members; •Citizen Corps Whole Community Councils; •Local or tribal government officials; •Tribal organizations; •Emergency response providers, including representatives of the fire service, law enforcement, emergency medical services, and emergency managers; •Public health officials and other appropriate medical practitioners; •Hospitals; •Individuals representing educational institutions, including elementary schools, middle schools, junior high schools, high schools, community colleges, and other institutions of higher education; •State and regional interoperable communications coordinators, as appropriate;     City Council 35 – 88 11/7/2023 HSGP Appendix | 2023 Page A-29 •State and major urban area fusion centers, as appropriate; and •Nonprofit, faith-based, and other voluntary organizations, such as the American Red Cross. Additionally, program representatives from the following entities should be members of the SAC (as applicable): State Primary Care Association, State Homeland Security Advisor (HSA) (if this role is not also the SAA), State Emergency Management Agency (EMA) Director, State Public Health Officer, State Awardee for HHS’ Hospital Preparedness Program, State Public Safety Officer (and SAA for Justice Assistance Grants, if different), State Coordinator for the DoD 1033 Program (also known as the Law Enforcement Support Office [LESO] Program), State Court Official, State Emergency Medical Services (EMS) Director, State Trauma System Manager, Statewide Interoperability Coordinator, State Citizen Corps Whole Community Council, the State Emergency Medical Services for Children (EMSC) Coordinator, State Education Department, State Human Services Department, State Child Welfare Services, State Juvenile Justice Services, Urban Area POC, Senior Members of AMSCs, Senior Members of the RTSWG, Senior Security Officials from Major Transportation Systems, and the Adjutant General. SACs are encouraged to develop subcommittee structures, as necessary, to address the issue or region- specific considerations. The SAC must include whole community intrastate and interstate partners as applicable and have balanced representation among entities with operational responsibilities for terrorism/disaster prevention, protection, mitigation, and response activities within the state, and include representation from the stakeholder groups and disciplines identified above. The above membership requirement does not prohibit states, high-risk urban areas, regional transit and port entities, or other recipients of FEMA preparedness funding from retaining their existing structure under separate programs; however, at a minimum, those bodies must support and feed into the larger SAC. The composition, structure, and charter of the SAC should reflect this focus on building core capabilities, instead of simply joining previously existing advisory bodies under other grant programs. For designated high-risk urban areas, the SAA Point of Contacts (POCs) are responsible for identifying and coordinating with the POC for the UAWG, which should be a member of the SAC. The POC’s contact information must be provided to FEMA with the grant application. SAAs must work with existing high- risk urban areas to ensure that information for current POCs is on file with FEMA. Finally, FEMA recommends that organizations advocating on behalf of youth, older adults, individuals with disabilities, individuals with limited English proficiency and others with other access and functional needs, socio-economic factors and cultural diversity be invited to participate in the SAC. Applicants must submit the list of SAC members and the SAC charter at the time of application as an attachment in ND Grants. SAAs will use the URT to verify compliance with SAC charter requirements. SAC Responsibilities The responsibilities of a SAC include: •Integrating preparedness activities across disciplines, the private sector, nonprofit, faith-based, and community organizations, and SLTT governments, with the goal of maximizing coordination and reducing duplication of effort; •Creating a cohesive planning network that builds and implements preparedness initiatives using FEMA resources, as well as other federal, SLTT, private sector, and faith-based community resources; •Management of all available preparedness funding sources to ensure their effective use and to minimize duplication of effort; •Ensuring investments support building capability, closing capability gaps, or sustaining capabilities identified in the THIRA/SPR;     City Council 35 – 89 11/7/2023 HSGP Appendix | 2023 Page A-30 •Assist in preparation and revision of the state, regional, or local homeland security plan or the threat and hazard identification and risk assessment, as the case may be; and •Assist in determining effective funding priorities for SHSP grants. SAC Charter The governance of the SHSP and UASI programs through the SAC should be directed by a charter. All members of the SAC should sign and date the charter showing their agreement with its content and their representation on the Committee. Revisions to the governing charter must be sent to the recipient’s assigned FEMA HQ Preparedness Officer. The SAC charter must at a minimum address the following: •A detailed description of the SAC’s composition and an explanation of key governance processes, including how the SAC is informed by the state’s and urban area’s THIRA/SPR; •A description of the frequency at which the SAC will meet; •How the committee will leverage existing governance bodies; •A detailed description of how decisions on programmatic priorities funded by SHSP and UASI are made and how those decisions will be documented and shared with its members and other stakeholders, as appropriate; and •A description of defined roles and responsibilities for financial decision making and meeting administrative requirements. To ensure ongoing coordination efforts, SAAs are encouraged to share community preparedness information submitted in a state’s BSIR with members of the SAC. SAAs are also encouraged to share their THIRA/SPR data with members of the SAC who are applying for other FEMA preparedness grants to enhance their understanding of statewide capability gaps. The charter should be made available upon request to promote transparency in decision-making related to SHSP and UASI activities. To manage this effort and to further reinforce collaboration and coordination across the stakeholder community, a portion of the 20% holdback of a state or territory award may be utilized by the SAA to support the SAC and to ensure representation and active participation of SAC members. Funding may be used for hiring and training planners, establishing and maintaining a program management structure, identifying and managing projects, conducting research necessary to inform the planning process, and developing plans that bridge mechanisms, documents, protocols, and procedures. Urban Area Working Group (UAWG) UASI program implementation and governance must include regional partners and should have balanced representation among entities with operational responsibilities for prevention, protection, mitigation, and response activities within the region. In some instances, high-risk urban area boundaries cross state borders. States must ensure that the identified high-risk urban areas take an inclusive regional approach to the development and implementation of the UASI program and involve the contiguous jurisdictions, mutual aid partners, port authorities, rail and transit authorities, state agencies, Statewide Interoperability Coordinators, Citizen Corps Whole Community Council(s), and campus law enforcement in their program activities. UAWG Composition and Scope Pursuant to section 2003(b) of the Homeland Security Act of 2002 (codified as amended at 6 U.S.C. § 604(b)), eligible high-risk urban areas were determined based on an analysis of relative risk of the 100 most populous Metropolitan Statistical Areas (MSAs), as defined by the Office of Management and Budget (OMB). MSAs are used by FEMA to determine eligibility for participation in the program.     City Council 35 – 90 11/7/2023 HSGP Appendix | 2023 Page A-31 Geographical areas queried do not equate to minimum mandated membership representation of an urban area, nor does this guarantee funding for geographical areas queried. UAWGs are not required to expand or contract existing urban area participation to conform to MSA composition. Detailed information on MSAs is publicly available from the United States Census Bureau at https://www.census.gov/programs- surveys/metro-micro.html. An SAA must confirm a specific POC with the designated high-risk urban area. The SAA POC is responsible for identifying and coordinating with the POC for the UAWG. This information must be provided to FEMA with the grant application. SAAs must work with existing high-risk urban areas to ensure that information for current POCs is on file with FEMA. Membership in the UAWG must provide either direct or indirect representation for all relevant jurisdictions and response disciplines (including law enforcement, fire service, EMS, hospitals, public health, and emergency management) that comprise the defined high-risk urban area. It must also be inclusive of local Whole Community Citizen Corps Council and tribal representatives. The UAWG should also include at least one representative from each of the following significant stakeholders: •Local or tribal government officials •CIO and CISO •Emergency response providers, which shall include representatives of the fire service, law enforcement, emergency medical services, and emergency managers •Public health officials and other appropriate medical practitioners, including Health Care Coalitions (HCCs) •Individuals representing educational institutions, including elementary schools, middle schools, junior high schools, high schools, community colleges, and other institutions of higher education •State and regional interoperable communications coordinators, and state and major urban area fusion centers, as appropriate In addition to representatives from the local jurisdictions and tribes within the state or high-risk urban area, the UAWG should include officials responsible for the administration of Centers for Disease Control and Prevention’s (CDC) and the HHS Assistant Secretary for Preparedness and Response’s (ASPR) cooperative agreements. Finally, it must be inclusive of members advocating on behalf of youth, older adults, individuals with disabilities, individuals with limited English proficiency and others with other access and functional needs, socio-economic factors, and cultural diversity. High-risk urban areas will use the URT to verify UAWG structure and membership. The list of UAWG members must also be submitted at the time of application as an attachment in ND Grants. High-risk urban areas must notify the SAA and the FEMA Headquarters Preparedness Officer of any updates to the UAWG structure or membership after the application is submitted. UAWG Responsibilities UAWGs must ensure that applications for funding under the UASI program support building capability, closing capability gaps, or sustaining capabilities identified in the high-risk urban area’s THIRA/SPR. The UAWG should support state efforts to develop the SPR, particularly as it relates to UASI-funded activities. The UAWG, in coordination with the SAA POC, must develop a methodology for allocating funding available through the UASI program. The UAWG must reach consensus on all UASI funding allocations. If consensus cannot be reached within the 45-day period allotted for the state to obligate funds to subrecipients, the SAA must make the allocation determination. The SAA must provide written documentation verifying the consensus of the UAWG or the failure to achieve otherwise on the allocation of funds and submit it to FEMA immediately after the 45-day period allotted for the state to obligate     City Council 35 – 91 11/7/2023 HSGP Appendix | 2023 Page A-32 funds to subrecipients. Any UASI funds retained by the state must be used in direct support of the high- risk urban area. States must provide documentation to the UAWG, and FEMA upon request, demonstrating how any UASI funds retained by a state are directly supporting the high-risk urban area. UAWG Charter In keeping with sound project management practices, the UAWG must ensure that its approach to critical issues such as membership, governance structure, voting rights, grant management and administration responsibilities, and funding allocation methodologies are formalized in a working group charter, or another form of standard operating procedure related to the UASI program governance. The charter must also outline how decisions made in UAWG meetings will be documented and shared with UAWG members. The UAWG charter must be submitted at the time of application as an attachment in ND Grants and must be on file with FEMA prior to drawing down UASI funding. It also must be available to all UAWG members to promote transparency in decision making related to the UASI program. Supplemental SHSP and UASI Guidance Collaboration Collaboration with Other Federal Preparedness Programs FEMA strongly encourages states, high-risk urban areas, tribes, and territories to understand other federal preparedness programs in their jurisdictions and to work with them in a collaborative manner to leverage all available resources and avoid duplicative activities. For example, HHS has two robust preparedness programs—CDC’s Public Health Emergency Preparedness (PHEP) cooperative agreement and ASPR’s Hospital Preparedness Program (HPP) cooperative agreement—that focus on preparedness capabilities. CDC’s 15 public health preparedness capabilities and ASPR’s 4 healthcare preparedness capabilities serve as operational components for many of the core capabilities, and collaboration with the PHEP directors and HPP coordinators can build capacity around shared interests and investments that fall in the scope of these HHS cooperative agreements and the HSGP. States and high-risk urban areas should coordinate among the entire scope of federal partners, national initiatives, and grant programs to identify opportunities to leverage resources when implementing their preparedness programs. These may include but are not limited to: Medical Reserve Corps; Emergency Medical Services for Children grants; ASPR HPP; CDC PHEP; CDC Cities Readiness Initiative; Strategic National Stockpile Programs; EMS; DOJ grants; the Department of Defense 1033 Program (also known as the LESO Program); and the Resilience Directorate/Office of Infrastructure Protection’s (OIP) Regional Resilience Assessment Program (RRAP). However, coordination is not limited to grant funding. It also includes leveraging assessments such a Transportation Security Agency’s (TSA) Baseline Assessment for Security Enhancement (BASE), reporting from the Intelligence Community, risk information such as USCG’s Maritime Security Risk Analysis Model (MSRAM), and USBP Sector Analysis. Each SHSP- and UASI-funded investment that addresses biological risk, patient care, or health systems preparedness should be implemented in a coordinated manner with other federal programs that support biological and public health incident preparedness such as those administered by HHS ASPR, CDC, and DOT’s National Highway Traffic Safety Administration (NHTSA). Collaboration with Health Care Coalitions (HCCs) HCCs are regional entities comprised of health care, public health, emergency management, and emergency medical services organizations that plan and respond together, leverage resources, and address     City Council 35 – 92 11/7/2023 HSGP Appendix | 2023 Page A-33 challenges in health care delivery brought on by public health and medical incidents. Given that many of the risks being mitigated include the potential for a range of mass casualties, including those across the chemical, biological, radiological, nuclear, explosive (CBRNE) spectrum, planning efforts should include the participation of HCCs and should take into account the elements and capabilities articulated in the 2017-2022 Health Care Preparedness and Response Capabilities (https://www.phe.gov/Preparedness/planning/hpp/reports/Documents/2017-2022-healthcare-pr- capablities.pdf). Collaboration with Nonprofit Organizations SHSP and UASI recipients are encouraged to work with the nonprofit community to address terrorism and all-hazards prevention concerns, seek input on the needs of the nonprofit sector, and support the goals of their investments. Collaboration with Tribes FEMA strongly encourages states, high-risk urban areas, and territories to work with tribal nations in overall initiatives, such as whole community preparedness and emergency management planning. Whole Community Preparedness SHSP and UASI recipients should engage with the whole community to advance community and individual preparedness and to work as a nation to build and sustain resilience. Recipients should consider the three goals of the 2022-2026 FEMA Strategic Plan in their program design and delivery, specifically Strategic Objective 1.3: Achieve equitable outcomes for those we serve, and Goal 3: Promote and sustain a ready FEMA and prepared nation. Recipients should integrate program design and delivery practices that ensure representation and services for under-represented diverse populations that may be more impacted by disasters including children, seniors, individuals with disabilities or other access and functional needs, individuals with diverse culture and language use, individuals with lower economic capacity, and other underserved populations. Individual preparedness must be coordinated by an integrated body of government and nongovernmental representatives as well, including but not limited to, elected officials, the private sector (especially privately owned critical infrastructure), private nonprofits, nongovernmental organizations (including faith-based, community-based, and voluntary organizations), advocacy groups for under-represented diverse populations that may be more impacted by disasters including children, seniors, individuals with disabilities or other access and functional needs, individuals with diverse culture and language use, individuals with lower economic capacity, and other underserved populations. FEMA has programming designed to increase the resilience of individual Americans and communities. Please email Prepare@fema.dhs.gov to contact one of the Agency’s subject matter experts to receive guidance and assistance. The following tools, trainings, and products may be ordered directly, free of charge, from FEMA’s warehouse at https://orders.gpo.gov/icpd/ICPD.aspx; many of them might be allowable costs, but recipients and subrecipients should ensure that these activities can also help build target capabilities for preventing, preparing for, protecting against, and responding to acts of terrorism. •Community Emergency Response Team (CERT) programs, which educate volunteers about disaster preparedness for the hazards that may impact their area and train them in basic disaster response skills, such as fire safety, light search and rescue, team organization, and disaster medical operations. CERT offers a consistent, nationwide approach to volunteer training and organization that professional responders can rely on during disaster situations, allowing them to focus on more complex tasks.     City Council 35 – 93 11/7/2023 HSGP Appendix | 2023 Page A-34 •Financial Resilience: FEMA partners with philanthropic and nonprofit organizations to increase the financial resilience of the public in advance of disasters, including acts of terrorism. Activities include helping the public to organize finances and increasing the understanding of what FEMA assistance can provide. Partnerships with local financial wellness organizations such as credit unions, financial counselors, community banks, and others that reach a variety of audiences are encouraged. The Emergency Financial First Aid Kit (EFFAK) provides individuals, families, and businesses the ability to organize critical financial, medical, and household information. It includes a checklist of important documents and forms to compile your relevant information. •Building Capacity with Community Based Organizations: Community-Based Organizations serve as a critical safety net for Americans disproportionately impacted by disasters, including acts of terrorism. Allowable activities include Whole Community exercises, trainings, and activities focused on staff preparedness; information sharing with clients and government; and continuity of essential functions in the event of an emergency. In 2019, FEMA launched the Organizations Preparing for Emergency Needs Training (OPEN). OPEN includes both a web- based, self-guided training, and a downloadable instructor kit that will guide participants on how to identify risks, locate resources, and take preparedness actions. When Community-Based Organizations, such as food pantries, daycares, and nonprofits, are unable to sustain operations during an emergency incident, individuals who rely on them are exponentially impacted. Because of their importance in keeping the community going, OPEN is designed to empower these organizations to better prepare for incidents. Community-Based Organizations include but are not limited to food banks, food pantries, homeless shelters, school readiness and after school centers, adult day care centers, job training centers, legal assistance centers, and cultural centers. •Preparedness Actions: FEMA curates validated guidance for decision-making (protective actions) for the public in order to increase survival rates and improve disaster recovery, including from acts of terrorism. Recipients may order, free of charge, hazard information sheets on 17 different types of threats and hazards, the “12 Ways to Prepare Postcard,” guidance on how to create an emergency communications plan for a family, and a breadth of depth of other material at https://orders.gpo.gov/icpd/ICPD.aspx. •Youth Preparedness Resources are available on www.ready.gov/kids. Bolstering youth preparedness across the nation is a priority for FEMA as the Agency works with state, local, tribal, and territorial partners to create a culture of preparedness in the United States. Information on youth-centric educational curricula, games, planning materials, and other relevant resources can be found at www.ready.gov/kids. The following are examples of youth preparedness activities that grantees are encouraged to undertake as allowable costs: o Reach out to a local school board or elementary school to encourage the adoption of the Student Tools for Emergency Planning (STEP) curriculum. STEP is a classroom-based emergency preparedness curriculum for 4th- and 5th-graders in an easy, ready-to-teach format. Students will learn about disasters, emergencies, and hazards, and how to create a disaster supply kit and family emergency communication plan. An overview of the STEP program along with the instructor guide and student activity book is available at https://www.ready.gov/student-tools-emergency-planning-step; and o Sponsor the creation of a Teen CERT in your jurisdiction. The CERT Program is a national program of volunteers trained in disaster preparedness and emergency response. Volunteers come from all ages and all walks of life, including teenagers. Additional information, including a step-by-step guide on how to start a Teen CERT, is available at https://www.ready.gov/teen-cert. The following tools are available to order from FEMA’s warehouse free of charge:     City Council 35 – 94 11/7/2023 HSGP Appendix | 2023 Page A-35 o “Prepare with Pedro” is a joint product of FEMA and the American Red Cross. The “Prepare with Pedro: Disaster Preparedness Activity Book” is designed to teach young children and their families about how to stay safe during disasters and emergencies. The book follows Pedro around the United States and offers safety advice through crosswords, coloring pages, matching games, and more. Additional information, including an ordering form, is available at https://www.ready.gov/prepare-pedro; and o The Ready 2 Help card game is a fun way for kids to learn how to respond to emergencies by working with friends and using skills that will help in a real emergency. Ready 2 Help teaches five simple steps to stay safe and make a difference until help arrives: •Stay Safe; •Stay Calm; •Get Help; •Give Info; and •Give Care. Ready 2 Help is designed for children ages 8 and up. Additional information, including an ordering form, is available at https://www.ready.gov/ready-2-help. Supplemental OPSG Program Guidance OPSG supports enhanced cooperation and coordination among CBP, USBP, and federal and SLTT law enforcement agencies to improve overall border security. OPSG provides funding to support joint efforts to secure the United States’ borders along routes of ingress/egress to and from international borders to include travel corridors in states bordering Mexico and Canada, as well as states and territories with international water borders. OPSG also further enhances the sharing of threat information and intelligence between federal, state, local, tribal, and territorial law enforcement agencies through the development and sustainment of a capable workforce of analysts that have the necessary experience and training, access to open source, unclassified and classified information, products, data, suspicious activity reporting, tips/leads, and online/social media-based threats, as well as necessary services and technology to facilitate analytic capabilities and collaboration. SLTT law enforcement agencies will utilize their own law enforcement authorities to support the CBP and USBP border security mission and will not receive any additional authority as a result of participation in the grant. An OPSG award does not provide any additional authority to SLTT law enforcement agencies. More specifically, SLTT law enforcement agencies are not empowered through OPSG to enforce immigration authorities under Title 8 of the U.S. Code (i.e., the Immigration and Nationality Act). SLTT law enforcement agencies are expected utilize their own jurisdictional authority in support of enhanced border security unless some other agreement applies. SLTT law enforcement agencies are further expected to operate within the bounds of all applicable laws, to include federal laws, state statutes, and local laws, policies, and procedures. OPSG is intended to support border states and territories of the United States in accomplishing the following objectives: •Increase intelligence and operational capabilities to prevent, protect against, and respond to border security issues; •Increase coordination and collaboration among federal and SLTT law enforcement agencies; •Continue the distinct capability enhancements required for border security and border protection;     City Council 35 – 95 11/7/2023 HSGP Appendix | 2023 Page A-36 •Provide intelligence-based operations through USBP Sector Level experts to ensure safety and operational oversight of federal and SLTT law enforcement agencies participating in OPSG operational activities; •Support a request to any Governor to activate, deploy, or redeploy specialized National Guard Units/Packages and/or elements of state law enforcement to increase or augment specialized/technical law enforcement elements operational activities; •Continue to increase operational, material, and technological readiness of SLTT law enforcement agencies; •Enhance the sharing of threat information and intelligence between federal and SLTT law enforcement agencies; and •Develop and sustain a capable workforce of analysts that have the necessary experience and training, as well as access to open source, unclassified, and/or classified information, products, data, suspicious activity reporting, tips/leads, and online/social media-based threats, and the necessary services and technology to facilitate these analytic activities. OPSG funds must be used to provide an enhanced law enforcement presence and to increase operational and intelligence capabilities of federal and SLTT law enforcement, promoting a layered, coordinated approach to law enforcement within border states and territories of the United States. •Federal and SLTT OPSG Integrated Planning Team (IPT). Federal and SLTT partners must establish and maintain a formalized OPSG IPT with representation from all participating law enforcement agencies, co-chaired by representatives from USBP, the SAA, and participating law enforcement agencies’ OPSG program representatives. •No fewer than two IPT meetings must take place during every funding year: o Prior to submitting the Concept of Operations (application) o Prior to submitting the Campaign Plan •OPSG funds may be used for travel and per diem in support of the IPTs and OPSG strategic planning events as long as the costs are otherwise compliant with other program and regulatory requirements. Coordination Requirements All operational plans should be crafted in cooperation and coordination among federal and SLTT partners. Consideration will be given to applications that are coordinated across multiple jurisdictions. All applicants must coordinate with the USBP Sector Headquarters with geographic responsibility for the applicant’s location in developing and submitting an Operations Order with an embedded budget to the SAA. OPSG funds must be used to provide increased operational capabilities to SLTT partners in support of enhanced border security through: •Enhanced Law Enforcement Presence; •Enhanced Situational Awareness; and •Enhanced Intelligence Collection and Distribution. After awards are announced, prospective recipients will re-scope the draft Operations Order and resubmit it as a final Operations Order with an embedded budget based on actual dollar amounts awarded. The appropriate Sector Headquarters will approve final Operations Orders and forward those orders to Headquarters, Office of Border Patrol, Washington, DC, before funding is released. Recipients may not begin operations, obligate, or expend any funds until FEMA and USBP Headquarters have approved the final Operations Order and the embedded budget and removed any existing special conditions and/or restrictions.     City Council 35 – 96 11/7/2023 HSGP Appendix | 2023 Page A-37 Transportation Costs and Costs Related to the Provision of Acute Medical Care Vehicle, fuel, mileage, operational overtime, and other types of costs otherwise allowable under an OPSG award’s HSGP NOFO are allowable where the costs are in support of the necessary transportation of individuals interdicted while carrying out allowable OPSG-funded activities or operations from the point of interdiction to an applicable law enforcement facility. When transporting individuals interdicted in the course of carrying out allowable OPSG-funded activities or operations from the point of interdiction, non-Federal entities may charge vehicle, fuel, mileage, operational overtime, and other types of costs otherwise allowable under an OPSG award’s HSGP NOFO associated with necessary transportation to provide acute medical care for individuals being transported from the point of interdiction. In such cases, non-Federal entities may also charge operational overtime for personnel that monitor a detained individual receiving acute medical care where the individual remains in the custody of the non-Federal law enforcement agency. Costs incurred beyond the acute phase of medical care (e.g., upon admission to the hospital, or after transfer from an acute care facility to the hospital) and costs incurred once the custodial responsibility of the individual is transferred to CBP are not allowable under OPSG. Costs described above are allowable regardless of what entity or agency initially makes the interdiction. Personnel costs incurred by non-Federal law enforcement agencies eligible under OPSG (including deputies, corrections officers, or detention officers) for costs described above are allowable. OPSG Operations Order Template and Instructions Operations Order Template Instructions To access the OPSG Operations Order Template: •Find the Homeland Security Grant Program posting via the search function on Grants.gov; •Select the Related Documents tab on the posting; and •Click on the OPSG Operations Order Template and fill out all sections of the template. Executive Summary Overview Operations Order Executive Summary Operations Order Executive Summary must: •Identify the organization name, point of contact, committees, and other structures accountable for implementing OPSG in the jurisdiction (typically this will be a program lead or manager overseeing operations and individuals assigned to that agency); and •Describe how federal and SLTT law enforcement agencies will work together to establish and enhance coordination and collaboration on border security issues. Budget Requirements Overview Operations Order Detailed Annual Budget must: •Explain how costs and expenses were estimated; and •Provide a narrative justification for costs and expenses. Supporting tables describing cost and expense elements (e.g., equipment, fuel, vehicle maintenance costs) may be included. Submission Requirements Operations Orders must meet the following submission requirements:     City Council 35 – 97 11/7/2023 HSGP Appendix | 2023 Page A-38 •Must be submitted as an Adobe PDF document; •All documents submitted must use the unique identifier created by the OPSG data management system from the original associated operation order; and •Applicable OPSG sector representatives must coordinate with the SAA and OPSG participants to submit an accurate inventory of all specified OPSG purchased property with each Operations Order/FRAGO. Due to the competitive nature of this program, separate attachments will neither be accepted nor reviewed. OPSG Operational Guidance This section provides operational guidance to OPSG applicants on the development of a concept of operations and campaign planning, the tactical operation period, and reporting procedures. This guidance also delineates specific roles and responsibilities, expectations for operations, and performance measures . Successful execution of these objectives will promote situational awareness among participating agencies and ensure a rapid, fluid response to emerging border-security conditions. OPSG uses an integrated approach to address transnational criminal activity. Federal and SLTT partners are required to establish and maintain an OPSG IPT with representation from all participating law enforcement agencies, co-chaired by representatives from USBP, the SAA, and participating local law enforcement agencies’ OPSG program representa tives. Each operational order will address specific threats, gaps, and vulnerabilities identified by the USBP. All requests in the operational plan will be reviewed and approved by the corresponding sector's Chief Patrol Agent or his/her designee for border security value. USBP will provide routine monitoring and technical expertise to each participating agency. The content of each operational plan, to include the requested items will be reviewed for border- security value and approved by the corresponding sector’s Chief Patrol Agent or his/her designee. All operational plans should be crafted in cooperation and coordination with federal and SLTT partners to meet the needs of the USBP Sector. Consideration will be given to applications that are coordinated across multiple jurisdictions. All applicants must coordinate with the CBP/USBP Sector Headquarters with geographic responsibility for the applicant’s location in developing and submitting an Operations Order with an embedded budget to the SAA. Operations are to be crafted so that resources are allocated to one or more of the supportable categories: 1)Law Enforcement Presence; 2)Situational Awareness; and/or 3)Intelligence Collection, Analysis, and Distribution.     City Council 35 – 98 11/7/2023 HSGP Appendix | 2023 Page A-39 Law Enforcement Presence includes activities and costs associated to having an SLTT partner provide a law enforcement patrol presence in an area designated by the USBP Sector in support of border security efforts. Situational Awareness includes technology to provide current and immediately relevant information about currently active border security threats. Intelligence Collection and Distribution includes both technology and manpower related to the gathering and analysis of intelligence with a nexus to border security. The terms of an OPSG award do not extend to an SLTT partner any authority to enforce additional laws, statues, or regulations beyond their own authorities; SLTT partners are not empowered through OPSG to enforce immigration authorities under Title 8 of the U.S. Code (i.e., the INA). Participation in the grant does not grant participants the power to operate outside of their own jurisdictional boundaries. Concept of Operations and Campaign Planning Post-Allocation Announcement/Pre-Award The overarching operational cycle involves three stages: 1) application; and 2) concept of operations to formulate a Campaign Plan, which are all developed by the IPT. All Operations Orders: Concept of Operations (CONOPS), Operation Orders (OO) or Campaign Plans and FRAGOs shall be submitted through the CBP Stonegarden Data Management System. All OPSG grant Application packages shall be submitted to the SAA for entry into Grants.gov. Application: Please refer to the current fiscal year’s HSGP NOFO and relevant information in this Manual. Campaign Plan: After awards are announced, participants will create and submit an operations order that forms a campaign plan and captures the initial, generalized-budgetary intent to their IPT. The campaign plan should articulate the participant agency’s long -term border security objectives and goals designed to mitigate border-security risk. Funds should be obligated as needed to target specific threats or vulnerabilities and ensure that OPSG usage is commensurate to the unique risk of each border region. This may require several short-term operations that combine to form an ongoing operational cycle, ensuring that USBP commanders and SLTT agency partners reserve the flexibility to respond to the ever-changing elements of border security. The operations plan also will articulate the budgetary intent of how funds are to be used throughout the performance period. The operations plan will project planned expenditures in the following categories: overtime, equipment, travel, maintenance, fuel, and administrative funds. The subrecipient can initiate the procurement of equipment as well as state how much the county intends to use for M&A while keeping funds for overtime or residual equipment funds available for use as needed. If the subrecipient intends to spend more than 50% of its award on overtime over the course of the performance period, a PRICE Act waiver request must be submitted in accordance with the policy initially outlined in IB 379: Guidance to State Administrative Agencies to Expedite the Expenditure of Certain DHS/FEMA Grant Funding. The operations plan will meet both the SAA expectations to obligate the funds within 45 days of the award announcement and the demands of the grant’s operational intent . Sector approved campaign plans must be submitted to USBP Headquarters no later than four months after the official awards announcement has been made. Investment Modifications - Changes in Scope or Objective: Changes in scope or objective of the award – including those resulting from intended actions by the recipient or subrecipients – require FEMA’s prior written approval, in accordance with 2 C.F.R. §§ 200.308(c)(1), 200.407.     City Council 35 – 99 11/7/2023 HSGP Appendix | 2023 Page A-40 In the event that changes must be made to the original operational plan, such as additional funding requests or other changes to the original scope or objectives, a FRAGO must be submitted in HSIN to obtain FEMA’s prior written approval of such changes in accordance with 2 C.F.R. § 200.308(c)(1). These modifications will be annotated in the annex section of the FRAGO. Operational Execution In the event that changes or additional funding requests to the original operational order must be made, a FRAGO will be created. These modifications will be annotated in the annex section of the FRAGO. Operational discipline is necessary for the success of OPSG. Deliberate, adaptive, integrated, and intelligence-driven planning is critical to conducting targeted enforcement operations consistent with the objectives of the OPSG. By participating in the OPSG, the state, local, tribal, and territorial agencies agree to conduct operations designed to reduce border-security risk. Operations are composed of six critical elements: 1) a pre-planning meeting with the IPT; 2) specified beginning and ending dates; 3) the integration of intelligence and border security; 4) use of targeted enforcement techniques; 5) clearly stated objectives; and 6) an after-action meeting. These operations require deliberate on-going planning to ensure command, staff, and unit activities synchronize to current and future operations. The cyclical nature of the process will ensure OPSG activities align with the fluctuating border-security threats and vulnerabilities. The IPT should leverage information provided by the fusion center, Border Intelligence Centers, or other local intelligence center, when possible, and establish a common operational vision. The USBP Sector’s Chief Patrol Agent, or his/her designee, will ensure that the information or intelligence has a clear nexus to border security. Intelligence will be shared and vetted for border security value, driving the focus of operations. Once intelligence-driven targets are identified, the IPT will decide on operational objectives that reflect the intended impact of operations. The objectives should outline how the operation will deter, deny, degrade, or dismantle the operational capacity of the targeted transnational criminal organizations. Each operational period will begin on a predetermined date and end on a predetermined date, but the dates may be subject to change commensurate with emerging security conditions. The starting date of the operational period should be established to allow sufficient time for the order to be submitted and approved by the corresponding USBP Sector and in concurrence with its SAA and USBP Headquarters. The USBP Sectors will upload copies of operations order in the corresponding folder in the CBP Stonegarden Data Management System. Reporting Procedures Participation in OPSG requires accurate, consistent, and timely reporting of how funds are used, and how the state, local and tribal agencies’ operations have impacted border security through the mitigation of threat or vulnerability and the overall reduction of risk. Reporting will focus on monitoring program performance; determining the level of integration and information sharing; and developing best practices for future operations. To ensure consistent reporting each state, local, and tribal agency will identify a single point of contact to represent their agency as a member of the IPT and to coordinate the submission of reports or execute other aspects of the grant. The Daily Activity Report (DAR), which can be found by selecting the link for the current fiscal year HSGP NOFO on FEMA’s preparedness grants page (https://www.fema.gov/homeland-security-grant- program) to be used to submit the ongoing results and outputs from OPSG operations conducted . The information and statistics included in the DAR will be delineated by agency (friendly forces). The DAR must be submitted to the USBP sector or the participating agency’s OPSG coordinator within 48 hours     City Council 35 – 100 11/7/2023 HSGP Appendix | 2023 Page A-41 of the conclusion of each OPSG shift. Subrecipients and Sectors are responsible to ensure that DARs are submitted in the proper format and in a timely manner . DARs will be submitted using the CBP Stonegarden Data Management System. Friendly Forces receiving funding through a subrecipient will submit DARs within 48 hours. Border Patrol Sectors and OPSG subrecipients will implement internal protocols to ensure operational data from subrecipients and friendly force DARs are properly collected following the established guidelines. In addition to the ongoing reporting of outputs, subrecipient participants will be required to submit AARs to USBP sectors within 10 days of closing the operational POP for that funding year. The AAR should carefully articulate outcomes and outputs as well as how the results of the operation compare with the objectives identified during the pre-planning meeting. Failure to submit the AAR in a timely manner may prevent the approval of future operations requests. All AARs and other OPSG reporting requirements will be submitted through the CBP Stonegarden Data Management System. Sectors are responsible for submitting AARs into Border Patrol Enforcement Tracking System (BPETS) as applicable. Operational Roles and Responsibilities To achieve unity of effort, it is essential that each participant know the roles and responsibilities within the IPT. The USBP sector’s Chief Patrol Agent, or his/her designee, will: •Coordinate and chair the area IPT’s meetings; •Coordinate with all interested and eligible SLTT agencies in the sector’s area of operation during the open period of the OPSG application process by: o Assisting applicants in completing the operations planning portion of the application, which is like the Operations Order used by the USBP; o Forwarding the approved operation portion of the application to CBP/USBP Headquarters as well as to the SAA to complete the application process set by FEMA; and o Detailing what operational support the USBP Sector anticipates for specific periods and matching the capabilities of partners to fill those gaps. •Following the announcement of grant awards, coordinate and chair a meeting with SLTT agencies that received OPSG awards to develop an individualized campaign plan. This includes: o Working with SLTT agencies, along with other federal law enforcement agencies to determine the dates, focus, and needs of each operational period, ensuring that each operation has a nexus to border security; o Receiving the first periodic operations order from the SLTT agencies and ensuring that the operation is conducted as outlined in the Campaign Planning section; o Monitoring and supporting the Operational Cycle throughout the performance period o Ensuring the DAR and the AAR are submitted by state, local, and tribal agencies in the proper format and within the established timeframes; o Providing instruction, when possible, to state, local, and tribal agencies regarding techniques, methods, and trends used by transnational criminal organizations in the area; o Providing a single point of contact to participants as a subject-matter expert in OPSG that can coordinate, collect, and report operational activities within the established reporting procedures; o Providing verification that operations are conducted; o Documenting and conducting random, on-site operational verification of OPSG patrols by subrecipients and friendly forces; o Verifying that subrecipients are performing OPSG enforcement duties in accordance with the applicable grant, statute, and regulatory guidance and instructions; and     City Council 35 – 101 11/7/2023 HSGP Appendix | 2023 Page A-42 o Ensuring that grant funds are appropriately expended to meet sector border enforcement operational requirements and assist in enhancing subrecipient/friendly force capabilities to provide for enhanced enforcement presence, operational integration, and intelligence sharing in border communities. The state, local or tribal agency lead, or their designee, will: •Coordinate with the SAA on all grant management matters including but not limited to the development and review of operations orders, expenditure of funds, allowable costs, reporting requirements; •Upon receiving a grant award, coordinate and meet as a member of the IPT to develop an individualized campaign plan that covers the length of the grant performance period; •Work within the IPT to develop an initial Operational Cycle and determine the duration of the first operational period based on the tactical needs specific to the area; •Submit all operations orders for review and submit the operations order to the Border Patrol and ensure the operation meets the six criteria established in the Operations Section: o Conduct operations on an as-needed basis throughout the length of the grant performance period; o Integrate law enforcement partners from contiguous counties and towns into their tactical operations to expand the layer of security beyond existing areas; o Ensure all required reports, including reports from friendly forces, are submitted to the Border Patrol and the SAA, when applicable, in the proper format and within established timeframes; o Ensure applicable OPSG-derived data is shared with the designated fusion center in the state or high-risk urban areas; o Ensure applicable intelligence is shared with the designated fusion center in the state and/or high-risk urban areas; o Request instruction and information from the SAA, when applicable, and/or USBP and other federal law enforcement agencies regarding techniques, methods, and trends used by transnational criminal organizations in the area; o Provide the SAA and USBP a single point of contact that maintains subject-matter expertise in OPSG who can coordinate, collect, and report operational activities within the established reporting procedures; and o Assist as required with the coordination, management, and operational aspects of the grant. The SAA will: •Actively engage in the IPT meetings; •Work in direct coordination and communication with the local or tribal agency lead on all grant management matters; •Review all operations orders created by the local or tribal agency; •Acts as the fiduciary agent for the program and provide expertise in state policy and regulations; •Enter into a subaward agreement to disburse the allocated funding awarded through FEMA; •Generate biannual reports to FEMA capturing the subrecipients’ obligations and expenditures of funds; •Determine if the grant’s performance period requires additional refinement over the federally established 36-month period; •Conduct audits of the program to ensure that the subrecipients are following program guidance; and     City Council 35 – 102 11/7/2023 HSGP Appendix | 2023 Page A-43 •Assist as required with the coordination, management, and operational aspects of the grant. Definitions (OPSG only) Area of Interest: A specific area, areas, or facilities known to be used by transnational criminal organizations in furtherance of their criminal activity. Border-security related crime: Any action or enterprise that constitutes an offense which is punishable by law: •That results in a favorable environment for criminal enterprise network, transnational criminal, or terrorist organizations; the smuggling/trafficking of humans, contraband, narcotics, or weapons of mass destruction across or in proximity to the U.S. border or; •That has a direct nexus to illicit cross-border activity; and •For which prosecution would serve established border security goals as outlined by the CBP for a whole of community approach. Campaign Plan: The first Operational Order based on the CONOP aimed at accomplishing a strategic or operational objective within a given time and space. Concept of Operations (CONOP): A written statement that clearly and concisely expresses what the State, local, or tribal commander intends to accomplish and how it will be done using available resources (and funding). It is also the operational equivalent of the OPSG grant application. Fragmentary Order (FRAGO): A fragmentary order is a modification of the approved campaign plan, reflecting changes to the scope or objective pursuant to 2 C.F.R. § 200.308(c)(1). After an operation order has been approved, any changes to a campaign plan will be submitted via HSIN as a FRAGO for FEMA’s approval. Subsequent FRAGOs are permissible, subject to FEMA’s prior written approval, consistent with the requirements of 2 C.F.R. §§ 200.308, 200.407. Friendly Forces: Local law enforcement entities with whom OPSG subrecipients provide funding to support border security operations. Integrated Planning Team (IPT): Group that coordinates on all aspects of OPSG application, planning, and de-briefings. Operational Cycle: A deliberate on-going cycle of command, staff, and unit activities intended to synchronize current and future operations (driven by current intelligence and short-term goals that support the campaign). Operational Discipline: The organized manner in which an organization plans, coordinates, and executes the OPSG mission with common objectives toward a particular outcome. Operation/Operational Order (OO): A formal description of the action to be taken to accomplish or satisfy a CONOP, Campaign Plan, or FRAGO. The OO includes a detailed description of actions to be taken and required logistical needs to execute an operation. Opioid Receptor Antagonists: Any medically approved drug or medical substance that can be utilized by first responder personnel in an emergency situation that is designed to counteract the effects of an opioid overdose.     City Council 35 – 103 11/7/2023 HSGP Appendix | 2023 Page A-44 Performance Measure: A numerical expression that quantitatively conveys how well the organization is doing against an associated performance goal, objective, or standard. Risk: Potential for an adverse outcome assessed as a function of threats, vulnerabilities, and consequences associated with an incident, event, or occurrence. Targeted Enforcement: The leveraging of all available assets against a specific action, area, individual, or organization and using those deemed most appropriate to mitigate risk. Target of Interest: A specific person, group of persons, or conveyance known to be part of, or used by transnational criminal organizations to advance their criminal activity. Threat: Information expressing intent to conduct illegal activity often derived from intelligence sources, the overall context, a specific event or series of events, or observation of suspicious activity. Tier: Tier refers to the geographical location of a municipality, county, or tribe with respect to the United States national border, i.e., Tier 1 is a county located on the border; a Tier 2 county is a county contiguous to a Tier 1 county; and a. Tier 3 is a county not located on the physical border but is a contiguous to a Tier 2 county. Unity of Effort: Coordination and cooperation among all organizational elements, even though they may not be part of the same command structure, to achieve success. Vulnerability: The protective measures in place are less than the protective measures needed to mitigate risk. HSGP Supplemental Material FEMA collaborates with various subject-matter experts and acknowledges the value and expertise these Federal partner agencies provide to help shape the development and implementation of the HSGP. This continued partnership and collaboration helps provide recipients with the greatest number of resources required to effectively manage and implement funds as well as promotes transparency. Therefore, FEMA is providing hyperlinks to information on various subjects and policies that are relevant to the mission and intent of the FEMA and its preparedness grant programs. Chemical, Biological, Radiological, and Nuclear (CBRN) Detection The Countering Weapons of Mass Destruction (CWMD) Office is a support component within DHS established in December 2017 to counter attempts by terrorists or other threat actors to carry out an attack against the United States or its interests using a weapon of mass destruction. The CWMD Office provides guidance to improve national coordination on CBRN issues and works with federal and SLTT agencies to ensure operators have better access to current data and subject matter expertise they need. The National Preparedness Assessments Division at FEMA offers implementation support on the THIRA/SPR for SLTT partners and the CWMD Office offers technical assistance to provide guidance to SLTT partners seeking to address CBRN threats and to build or sustain CBRN detection and response capabilities. For more information or assistance, please contact CWMD-THIRA@hq.dhs.gov. National Information Exchange Model (NIEM) NIEM is a common vocabulary that enables efficient information exchange across diverse public and private organizations. NIEM can save time and money by providing consistent, reusable data terms and definitions and repeatable processes. To support information sharing, all recipients of grants for projects     City Council 35 – 104 11/7/2023 HSGP Appendix | 2023 Page A-45 implementing information exchange capabilities are required to use NIEM and to adhere to the NIEM compliance rules. Go to https://niem.gov/ for guidance on how to utilize FEMA award funding for information sharing, exchange, and interoperability activities. The NIEM Emergency Management domain supports emergency-related services (including preparing first responders and responding to disasters), information sharing, and activities such as homeland security and resource and communications management. The NIEM Emergency Management domain has an inclusive governance structure that includes federal, state, local, industry, and, where necessary, international partnerships. The NIEM Emergency Management domain is committed to community support via technical assistance and NIEM training. For more information on the NIEM Emergency Management domain, to request training or technical assistance or to just get involved, go to https://niem.gov/EM. Infrastructure Resilience Planning Framework (IRPF) State, local, tribal, and territorial (SLTT) governments are faced with complex long-term decisions, limited sources of revenue, and changing populations. CISA developed the IRPF as a resource for SLTT planners. The IRPF provides a process and a series of tools and resources for incorporating critical infrastructure resilience considerations into planning activities. The IRPF can be used to support capital improvement plans, hazard mitigation plans, or other planning documents, as well as funding requests. For more information, see Infrastructure Resilience Planning Framework (IRPF) (cisa.gov). Integrated Public Alert and Warning System (IPAWS) The current IPAWS Supplemental Guidance on Public Alert and Warning provides guidance on eligible public alert and warning activities and equipment standards for prospective SLTT recipients. The intent of this document is to promote consistency in policy across federal grant programs and to ensure compatibility among federally funded projects. For more information on the IPAWS, go to https://www.fema.gov/informational-materials. Homeland Security Information Network (HSIN) HSIN is a user-driven, web-based, information sharing platform that connects all homeland security professionals including the DHS and its federal, state, local, tribal, territorial, international, and private sector partners across all homeland security mission areas. HSIN is used to support daily operations, events, exercises, natural disasters, and incidents. To support user mission needs, HSIN provides three sets of services for secure information sharing. The first service provides a shared place for communities to securely collaborate on homeland security issues and includes core functions such as a web conferencing and instant messaging tools with white boarding, video, and chat services for real-time communication and situational awareness. The second set provides secure dissemination and sharing capabilities for homeland security alerts, reports, and products. The third set allows users to access and query a variety of shared data and services from all homeland security mission areas and trusted federal partners. Preparedness grant funds may be used to support planning, training and development costs associated with developing and managing, mission critical, HSIN communities of interest and sites. Learn more about HSIN at HSIN HSGP Guidance | Homeland Security (dhs.gov). SLTT Cybersecurity Engagement Program CISA is responsible for enhancing the security, resilience, and reliability of the Nation’s cyber and communications infrastructure. CISA works to prevent or minimize disruptions to critical information infrastructure to protect the public, the economy, and government services. CISA leads efforts to protect the Federal “.gov” domain of civilian government networks and to collaborate with the private sector— the “.com” domain—to increase the security of critical networks.     City Council 35 – 105 11/7/2023 HSGP Appendix | 2023 Page A-46 The DHS SLTT Cybersecurity Engagement Program within CISA was established to help non-federal public stakeholders and associations manage cyber risk. The program provides appointed and elected SLTT government officials with cybersecurity risk briefings, information on available resources, and partnership opportunities to help protect their citizens online. Through these and related activities, the program coordinates DHS’s cybersecurity efforts with its SLTT partners to enhance and protect their cyber interests. More information on all of the CISA resources available to support SLTT governments is available at Resources | CISA. Framework for Improving Critical Infrastructure Cybersecurity When requesting funds for cybersecurity, applicants are encouraged to propose projects that would aid in implementation of all or part of the Framework for Improving Critical Infrastructure Cybersecurity (the “Framework”) developed by the National Institute of Standards and Technology (NIST). The Framework gathers existing international standards and practices to help organizations understand, communicate, and manage their cyber risks. For organizations that do not know where to start with developing a cybersecurity program, the Framework provides initial guidance. For organizations with more advanced practices, the Framework offers a way to improve their programs, such as better communication with their leadership and suppliers about management of cyber risks. CISA’s Critical Infrastructure Cyber Community C³ Voluntary Program also provides resources to critical infrastructure owners and operators to assist in adoption of the Framework and managing cyber risks. Additional information on the Critical Infrastructure Cyber Community C³ Voluntary Program can be found at Critical Infrastructure Cyber Community C³ Voluntary Program | CISA. DHS’s Enhanced Cybersecurity Services (ECS) program is an example of a resource that assists in protecting U.S.-based public and private entities and combines key elements of capabilities under the “Detect” and “Protect” functions to deliver an impactful solution relative to the outcomes of the Cybersecurity Framework. Specifically, ECS offers intrusion prevention and analysis services that help U.S.-based companies and SLTT governments defend their computer systems against unauthorized access, exploitation, and data exfiltration. ECS works by sourcing timely, actionable cyber threat indicators from sensitive and classified Government Furnished Information (GFI). DHS then shares those indicators with accredited Commercial Service Providers (CSPs). Those CSPs in turn use the indicators to block certain types of malicious traffic from entering a company’s networks. Groups interested in subscribing to ECS must contract directly with a CSP in order to receive services. Please visit Enhanced Cybersecurity Services (ECS) | CISA for a current list of ECS CSP points of contact. Regional Resiliency Assessment Program (RRAP) The RRAP is a cooperative assessment of specific critical infrastructure within a designated geographic area and a regional analysis of the surrounding infrastructure that address a range of infrastructure resilience issues that could have regionally and nationally significant consequences. These voluntary, non-regulatory RRAP projects are led by the Infrastructure Security Division and are selected each year by DHS with input and guidance from federal, state, and local partners. For additional information on the RRAP, visit Regional Resiliency Assessment Program | CISA. Law Enforcement Support Office (LESO), or 1033 Program The LESO facilitates a law enforcement support program, which originated from the National Defense Authorization Act of Fiscal Year 1997. This law allows the transfer of excess Department of Defense property that might otherwise be destroyed by law enforcement agencies across the United States and its territories.     City Council 35 – 106 11/7/2023 HSGP Appendix | 2023 Page A-47 No equipment is purchased for distribution. All items were excess that had been turned in by military units or had been held as part of reserve stocks until no longer needed. Requisitions cover the gamut of items used by America’s military ― clothing and office supplies, tools, and rescue equipment, vehicles, small arms, and more. There is no fee for the equipment itself, however, the law enforcement agencies are responsible for the shipping costs. For additional information on the LESO, please visit: http://www.dla.mil/DispositionServices/Offers/Reutilization/LawEnforcement.aspx. Supplemental Emergency Communications Guidance Lessons learned from recent major disasters, unplanned events, and full-scale exercises have identified a need for greater coordination of emergency communications among senior elected officials, emergency management agencies, and first responders at all levels of government. Federal responders arriving on the scene of a domestic incident are not always able to communicate with SLTT response agencies, as well as key government officials. State and local first responders sometimes experience similar problems, particularly when the incident requires a multi-agency, regional response effort or when primary communications capabilities fail. This lack of operability and interoperability between federal and SLTT agencies―further complicated by problems with communications survivability and resilience―has hindered the ability to share critical information, which can compromise the unity-of-effort required for an effective incident response. Departments and agencies at all levels of government have identified a need for improvement in a number of high-priority areas, including Governance, Planning, Training and Exercises, Operational Coordination, and Technology. In addition, communications resilience and continuity should be viewed as a critical component within each of these areas. These priorities are explained in detail in Section 2 of the SAFECOM Guidance. By addressing these priorities, which are reflective of proven best practices, emergency communications can be significantly improved at all levels of government. The end goal is to ensure operable, interoperable, and resilient communications that maintain a continuous flow of critical information, under all conditions, among multi-jurisdictional and multi-disciplinary emergency responders, command posts, agencies, critical infrastructure sectors, and government officials for the duration of an emergency response operation, and in accordance with NIMS and the National Emergency Communications Plan, which describes goals and objectives for improving emergency communications nationwide. To help meet this goal, the SAFECOM Guidance outlines requirements for grant applications, including alignment to national, regional, and state communications plans (e.g., NECP, Statewide Communication Interoperability Plan (SCIP), Tactical Interoperability Communications Plan (TICP), FEMA Regional Emergency Communications Plan (RECP)), project coordination, and technical standards for emergency communications technologies. SCIPs define the current and future direction for interoperable and emergency communications within a state or territory, while TICPs are designed to allow urban areas, counties, regions, states/territories, tribes, or federal departments/agencies to document interoperable communications governance structures, technology assets, and usage policies and procedures. In addition, FEMA’s formal planning process has produced 10 RECPs and their associa ted state and/or tribal/territorial annexes that identify emergency communications capability shortfalls and potential resource requirements. Grant recipients are encouraged to leverage these planning resources as a source of input and reference for all emergency communications grant applications and investment justifications. In addition, FEMA formally recognizes several statewide emergency communications governance bodies (e.g., SWIC, SIGB, Statewide Interoperability Executive Committee (SIEC), FirstNet State Single Point of Contact (SPOC)), and strongly encourages grant recipients to closely coordinate with these entities     City Council 35 – 107 11/7/2023 HSGP Appendix | 2023 Page A-48 when developing an emergency communications investment to ensure projects support the state or territory’s strategy to improve their communications capabilities with the goal of achieving fully operable, interoperable, and resilient communications. In addition, grant applicants should work with public and private entities, and across jurisdictions and disciplines, to demonstrate engagement with the Whole Community in accordance with Presidential Policy Directive-8 (PPD-8). For regional, cross-border initiatives, FEMA requires applicants to coordinate projects with national level emergency communications coordination bodies, such as the National Council of Statewide Interoperability Coordinators (NCSWIC) and the Regional Emergency Communications Coordination Working Groups (RECCWGs). The NCSWIC promotes and coordinates state-level activities designed to ensure the highest level of public safety communications across the nation. RECCWGs are congressionally mandated planning and coordination bodies located in each FEMA Region and provide a collaborative forum to assess and address the survivability, sustainability, operability, and interoperability of emergency communications systems at all levels of government. Grant-funded investments that are coordinated with these bodies will help ensure that federally funded emergency communications investments are interoperable and support national policies. Resilient Communications Guidance Nothing better demonstrates a modern nation than its ability to effectively communicate. The risk imposed by the reliance on communication systems by government and the private sector can be reduced by understanding dependencies, analyzing effects, and taking action. Entities planning to use HSGP funding for communications investments are encouraged to work with state emergency management agencies, SWICs, SIGBs, and appropriate stakeholders at the regional, state, local, territorial, and tribal levels to: •Establish robust, resilient, reliable, and interoperable communications capabilities. Account for the mission impact of communication system disruptions in your planning; •Ensure mission-related communications (voice, video, data, and network security requirements) are adequately planned for and understood. It is important to maintain current documentation of your communication systems architecture and perform regular audits. Your ability to continue operations is dependent on the availability of and access to communications systems with sufficient resiliency, redundancy, and accessibility to perform essential functions and provide critical services during a disruption; •Ensure critical communication systems connectivity among key government leadership, internal elements, other supporting organizations, and the public under all conditions. As such, organizations should ensure current copies of vital records, including electronic files and software, are backed-up and maintained off-site; •Ensure all communications systems/networks are traced from end to end to identify all Single Points of Failure (SPF). In doing so, grantees should work with communication service providers to add redundancy at key critical infrastructure facilities as needed; •Ensure key communication systems resiliency through: o Ensuring availability of backup systems; o Ensuring diversity of network element components and routing; o Ensuring geographic separation of primary and alternate transmission media; o Ensuring availability of back-up power sources; o Ensuring availability and access to systems that are not dependent on commercial infrastructure; o Maintain spares for designated critical communication systems; and o Work with commercial suppliers to remediate communication Single Points of Failure. •All communications system owners are encouraged to address the following issues:     City Council 35 – 108 11/7/2023 HSGP Appendix | 2023 Page A-49 o Integrate communications needs into continuity planning efforts by incorporating mitigation options to ensure uninterrupted communications support; o Establish a cybersecurity plan that includes continuity of a communications component such as Radio Frequency (RF)-based communications that do not rely on public infrastructure; o Maintain communications capabilities to ensure their readiness when needed; o Frequently train and exercise personnel required to operate communications capabilities o Test and exercise communications capabilities; and o Consider Electromagnetic Pulse (EMP) protective measures for communications systems where practical. DHS/FEMA Communications Support Services CISA and FEMA offer a variety of technical assistance and other support services to assist state and local entities in their efforts to comply with the above requirements, including the SAFECOM Guidance, with the goal of ensuring interoperable and resilient emergency communications. A summary of DHS/FEMA support services is provided below. Grant recipients are encouraged to refer to the respective websites for additional information. CISA Support: CISA assists agencies through a myriad of services, including direct TA and training provided at no cost to the jurisdiction. The TA offerings include (but are not limited to): •Coordinated statewide governance (e.g., State Mapping Tool, Interoperable Communications Reference Guides); •Comprehensive emergency communications planning (e.g., SCIPs, TICPs, and Field Operations Guides); •Next Generation 911 planning and implementation; •Data operability and interoperability; •Alerts and warnings; •Broadband deployment; •Cybersecurity education and awareness; and •Communications Unit (COMU) planning and procedures. Information on these services is available at https://www.cisa.gov/safecom/ictapscip-resources and https://www.cisa.gov/interoperable-communications-technical-assistance-program. FEMA Disaster Emergency Communications Division (DEC) Support: The DEC, within FEMA Headquarters’ Response Directorate, has developed State Communications Annexes for all 56 states and territories. DEC provides technical assistance, coordinated through the FEMA Region’s Regional Emergency Communications Coordinator (RECC) in scheduling with the states and territories for major updates to the Annexes. Major updates are scheduled on a 3 to 5-year cycle. FEMA DEC supports the major update with a team of communications and emergency management specialists that facilitate a process of interaction with state representatives. This process is coordinated through the SWIC or state designated representative. All documentation is the responsibility of the FEMA support team and validated through state interaction. Minor yearly updates to the State Annexes are accomplished through the RECCWG process. FEMA DEC support staff, working in coordination with the region-specific RECC, incorporate pertinent update information provided by state and local representatives. Additionally, operational information identified through exercises and incident response activities is a source of update data. The FEMA RECC, with the     City Council 35 – 109 11/7/2023 HSGP Appendix | 2023 Page A-50 support of the DEC team, is responsible for maintaining the State Annexes ― changes and modifications to the Annexes are validated with the state through RECC coordination with the SWIC or designated state representative. FEMA National Preparedness Directorate (NPD) Support: NPD provides training, exercises, and technical assistance to SLTT stakeholders that support operational and emergency communications. Descriptions and resources specific to operational communication are available on FEMA’s website (https://www.fema.gov/core-capability-development-sheets) within the Response Mission Area and include the following information to support jurisdictions: •Description of the operational communications core capability; •Training for building and sustaining operational communication with specific course titles: o Trainings can also be found at https://www.firstrespondertraining.gov/. •Example capability targets to complete a THIRA: o Help in developing targets can be found at www.preptoolkit.fema.gov/urt or requested at FEMA-SPR@fema.dhs.gov. •Resource types that support operational communications: o Additional resource types and position qualifications can be found at https://www.fema.gov/preparedness-checklists-toolkits. •Tools to validate capabilities through exercises: o Technical assistance and support from subject matter experts can be requested through www.fema.gov/national-exercise-program. FEMA Office of National Continuity Programs (ONCP) Support: NCP’s support services focus on holistic continuity planning, of which communications continuity is an important component. Currently, continuity communications training and technical assistance is limited to the FEMA National Radio System (FNARS) and IPAWS and is delivered either on an ad hoc basis at the request of the state entity, through a FEMA Region, or via a requirement for terms of use. Entities interested in ONCP support services should contact FEMA-CGC@fema.dhs.gov or consult ONCP’s Continuity Resources Toolkit webpage at https://www.fema.gov/emergency-managers/national- preparedness/continuity/toolkit.     City Council 35 – 110 11/7/2023 THSGP Appendix | 2023 Page B-1 Program Appendix B: Tribal Homeland Security Grant Program (THSGP) As a reminder, while this appendix contains THSGP-specific information and requirements, the main content of this Manual (non-appendix information) contains important information relevant to all preparedness grant programs, including the THSGP. Please be sure to read the main content of this Manual in addition to the program-specific appendices. Alignment of THSGP to the National Preparedness System The THSGP plays an important role in the implementation of the National Preparedness Goal by supporting the building, sustainment, and delivery of the core capabilities. The core capabilities are essential for the execution of critical tasks for each of the five mission areas outlined in the Goal. Delivering core capabilities requires the combined effort of the whole community, rather than the exclusive effort of any single organization or level of government. THSGP allowable costs support efforts to build and sustain core capabilities across the prevention, protection, mitigation, and response mission areas described in the Goal. Particular emphasis in THSGP will be placed on capabilities that address the greatest risks to the security and resilience of tribal communities and the United States and that provide a clear nexus to preventing acts of terrorism. Funding will support deployable assets that can be utilized through automatic assistance and mutual aid agreements. THSGP supports investments that improve the ability of jurisdictions nationwide to: •Prevent a threatened or an actual act of terrorism; •Protect our citizens, residents, visitors, and assets against the greatest threats and hazards; •Mitigate the loss of life and property by lessening the impact of future disasters; •Respond quickly to save lives, protect property and the environment, and meet basic human needs in the aftermath of a catastrophic incident; and/or To support building, sustaining, and delivering these core capabilities, recipients will use the components of the National Preparedness System, which include Identifying and Assessing Risk, Estimating Capability Requirements, Building and Sustaining Capabilities, Planning to Deliver Capabilities, Validating Capabilities, and Reviewing and Updating. Additional information on the National Preparedness System is available at: http://www.fema.gov/national-preparedness-system. FEMA requires recipients to prioritize grant funding to demonstrate how investments support identified national priorities and building capability, closing capability gaps, or sustaining capabilities as defined by CPG 201: THIRA/SPR Guide—3rd Edition. In addition to capability gaps they have identified at their level, recipients should consider areas where community capability gaps have consistently been the largest, which are outlined in the most recent National Preparedness Report. They include cybersecurity, economic recovery, housing, infrastructure systems, natural and cultural resources, and supply chain integrity and security. Addressing these areas for improvement will enhance preparedness nationwide. Minimum funding amounts are not prescribed by the Department for these priorities; however, recipients are expected to support state, local, regional, and national efforts in achieving the desired outcomes of these priorities.     City Council 35 – 111 11/7/2023 recipients are required to submit an SPR annually. For additional guidance on the THIRA/SPR, please refer to the Comprehensive Preparedness Guide (CPG) 201, Third Edition. Recipients must align THSGP grant investments in building and sustaining capabilities with closing capability gaps and/or sustaining capabilities they identified in their THIRA and SPR. THSGP Appendix | 2023 Page B-2 Reporting on the Implementation of the National Preparedness System By December 31, 2023, any new THSGP recipients during calendar year 2023 are required to complete a THIRA/SPR that addresses all 32 core capabilities and is compliant with the Comprehensive Preparedness Guide (CPG) 201, Third Edition. THSGP recipients must complete every step of the THIRA/SPR for the following eight core capabilities: Cybersecurity; Infrastructure Systems; Mass Care Services; Mass Search and Rescue Operations; On- scene Security, Protection, and Law Enforcement; Operational Communications; Operational Coordination; and Public Information and Warning. For the remaining 24 core capabilities, THSGP recipients are only required to indicate planning, organization, equipment, training, and exercise gaps in functional areas related to those capabilities. THSGP recipients may optionally complete additional portions of the THIRA/SPR for these 24 core capabilities. THSGP recipients are required to respond to a series of planning-related questions as part of the THIRA/SPR. THSGP recipients are required to submit a THIRA every three years to establish a consistent baseline for assessment. While the THIRA is only required every three years, THSGP Reporting Requirements •THSGP recipients must submit their THIRA/SPR through the Unified Reporting Tool (URT) on Prep Toolkit no later than December 31 for the years they have open THSGP grant awards. If a recipient has completed closeout for their THSGP grant award period of performance, they do not have to submit any more THIRA/SPR updates as the requirement does not apply to closed awards. While UASIs are not required to complete a THIRA/SPR, it is encouraged. •Calendar year 2022 is the start of the new 3-year THIRA/SPR cycle and baseline assessment year for existing recipients. Any new grant recipients during calendar year 2023, for which the THIRA/SPR requirement applies, will start their new 3-year THIRA/SPR cycle and baseline assessment year in 2023. Please contact FEMA-SPR@fema.dhs.gov if you have questions. •In each THSGP recipient’s Biannual Strategy and Implementation Report (BSIR), as part of programmatic monitoring, recipients will be required to describe how investments support building capability, closing capability gaps, or sustaining capabilities identified in the THIRA/SPR. THSGP recipients will, on a project-by-project basis, check one of the following: o Building a capability with THSGP funding; or o Sustaining a capability with THSGP funding. National Incident Management System (NIMS) Implementation Recipients receiving THSGP funding are required to implement the National Incident Management System (NIMS). NIMS guides all levels of government, nongovernmental organizations (NGO), and the private sector to work together to prevent, protect against, mitigate, respond to, and recover from incidents. NIMS provides stakeholders across the whole community with the shared vocabulary, systems, and processes to successfully deliver the capabilities described in the National Preparedness Goal. THSGP recipients must utilize standardized resource management concepts such as typing, credentialing, and inventorying resources that facilitates the effective identification, dispatch, deployment, tracking and recovery of their resources.     City Council 35 – 112 11/7/2023 THSGP Appendix | 2023 Page B-3 The NIMS Implementation Objectives for Local, State, Tribal, and Territorial Jurisdictions clarifies the NIMS implementation requirements in FEMA preparedness grant Notices of Funding Opportunities (NOFOs). As recipients and subrecipients of federal preparedness (non-disaster) grant awards, jurisdictions and organizations must achieve, or be actively working to achieve, all of the NIMS Implementation Objectives. The objectives can be found on the NIMS webpage at NIMS Implementation and Training | FEMA.gov. Reporting Requirements Recipients report in the applicable secondary NIMS assessment portion of the URT as part of their THIRA/SPR submission, as outlined in the THSGP NOFO. Planning to Deliver Capabilities Recipients shall develop and maintain a jurisdiction-wide, all threats and hazards Emergency Operations Plans (EOPs) consistent with CPG 101 Version 2.0 (CPG 101 v2). Recipients must submit an EOP once during the period of performance. Reporting Requirements Recipients report EOP compliance with Developing and Maintaining Emergency Operations Plans by completing the secondary CPG 101 v2 assessment portion of the URT as part of their THIRA/SPR submission, as outlined in the THSGP NOFO. Validating Capabilities All recipients will develop and maintain a progressive exercise program consistent with Homeland Security Exercise and Evaluation Program (HSEEP) guidance in support of the National Exercise Program (NEP). The NEP serves as the principal exercise mechanism for examining national preparedness and measuring readiness. The NEP is a two-year cycle of exercises across the nation that validates capabilities in all preparedness mission areas. The two-year NEP cycle is guided by Principals’ Strategic Priorities, established by the National Security Council, and informed by preparedness data from jurisdictions across the Nation. To develop and maintain a progressive exercise program consistent with HSEEP and in support of the NEP, recipients should engage senior leaders and other whole community stakeholders to identify preparedness priorities. These priorities should be informed by various factors, including jurisdiction- specific threats and hazards (i.e., the THIRA); areas for improvement identified by real-world events and exercises; external requirements such as state or national preparedness reports, homeland security policy, and industry reports; and accreditation standards, regulations, or legislative requirements. Recipients should document these priorities and use them to deploy a schedule of preparedness events in a multi-year Integrated Preparedness Plan (IPP). Information related to IPPs and Integrated Preparedness Planning Workshops (IPPWs) can be found on the HSEEP website at Homeland Security Exercise and Evaluation Program | FEMA.gov and Welcome - Preparedness Toolkit (fema.gov). The NEP provides exercise sponsors the opportunity to receive exercise design and delivery assistance, tools and resources, enhanced coordination, and the ability to directly influence and inform policy and preparedness programs. If you have any questions or would like to request assistance through the NEP, please visit the NEP website at Exercises | FEMA.gov or reach out to the NEP directly at NEP@fema.dhs.gov. Reporting Requirements     City Council 35 – 113 11/7/2023 THSGP Appendix | 2023 Page B-4 •Recipients must have a current multi-year IPP that identifies preparedness priorities and activities. The current multi-year IPP must be submitted to hseep@fema.dhs.gov before January 31 of each year: o Recipients are encouraged to enter their exercise information into the Preparedness Toolkit at https://preptoolkit.fema.gov/. •Recipients must submit After-Action Report (AAR)/Improvement Plans (IPs) to hseep@fema.dhs.gov and indicate which fiscal year’s funds were used (if applicable); •Submission of AAR/IPs must occur within 90 days after completion of the single exercise or progressive series: o Recipients are encouraged to submit AAR/IPs reflecting tabletop exercises that validate critical plans or those reflecting large-scale functional or full-scale exercises that took place at the state, territorial, tribal, or UASI level. Recipients are discouraged from submitting AAR/IPs specific to local jurisdictions that reflect drills; o If a recipient endures a significant real-world incident during the calendar year that delays or prevents conduct of a grant-funded exercise, they can submit the AAR from that event in place of the exercise AAR. Jurisdictions submitting real world AARs should include an explanation with the AAR submission to hseep@fema.dhs.gov; and o Recipients can access a sample AAR/IP template at https://preptoolkit.fema.gov/web/hseep-resources/improvement-planning. THSGP Funding Guidelines Recipients and subrecipients must comply with all applicable requirements of the Uniform Administrative Requirements, Cost Principles, and Audit Requirements for Federal Awards located at 2 C.F.R. Part 200. In administering a THSGP grant award, recipients must comply with the following general requirements: THSGP Priorities See the annual THSGP NOFO. Allowable Costs Management and Administration (M&A) M&A activities are those defined as directly relating to the management and administration of THSGP funds, such as financial management and monitoring. Recipients may use up to 5% of the amount of the award for M&A, and where applicable, subrecipients may use up to 5% for M&A of the amount they receive. Reasonable costs of grant management training are also allowable. Indirect Costs Indirect costs are allowable under this program. See the “Procedures for Establishing Indirect Cost Rates” Section in “Pre-Submission Information” for more information. Allowable Direct Costs The following pages outline global allowable costs guidance specifically applicable to THSGP. Allowable activities made in support of the national priorities, as well as other capability-enhancing projects must fall into the categories of planning, organization, equipment, training, or exercises (POETE). Additional detail about each of these allowable expense categories, as well as sections on additional activities including explicitly unallowable costs is provided. In general, recipients should     City Council 35 – 114 11/7/2023 THSGP Appendix | 2023 Page B-5 consult their FEMA Preparedness Officer prior to implementing any investment to ensure that it clearly meets the allowable expense criteria established by the guidance. Recipients are encouraged to use grant funds for evaluating grant-funded project effectiveness and return on investment aligned to the relevant POETE element, and FEMA encourages grant recipients to provide the results of that analysis to FEMA. Planning Planning efforts can include prioritizing needs; conducting risk and resilience assessments on increasingly connected cyber and physical systems, on which security depends, using the Infrastructure Resilience Planning Framework and related CISA resources; updating preparedness strategies; and allocating resources across stakeholder groups (e.g., law enforcement, fire, emergency medical services, health care systems, public health, behavioral health, public works, rural water associations, agriculture, information technology, emergency communications, and the general public, including people with disabilities) and levels of government. Planning provides a methodical way to engage the whole community in thinking through the life cycle of potential crises, determining required capabilities, and establishing a framework for roles and responsibilities. Planning must include participation from all stakeholders in the community who are able to contribute critical perspectives and may have a role in executing the plan. Planning should be flexible enough to address incidents of varying types and magnitudes. Planning activities should focus on the prevention, protection, mitigation, and response mission areas outlined in the Goal. All jurisdictions are encouraged to work with Citizen Corps Whole Community Councils, nongovernmental entities, and the general public in planning activities. Whole community planning should integrate program design and delivery practices that ensure representation and services for under-represented diverse populations that may be more impacted by disasters including children, seniors, individuals with disabilities or other access and functional needs, individuals with diverse culture and language use, individuals with lower economic capacity and other underserved populations. Recipients must use the CPG 101 v2, Third Edition in order to develop robust and effective plans. For additional planning and resource information, please see: •FEMA CPG 101 v.2 - http://www.fema.gov/pdf/about/divisions/npd/CPG_101_V2.pdf •CISA Infrastructure Resilience Planning Toolkit - http://www.cisa.gov/idr-program •FEMA Citizen Corps - http://www.ready.gov/citizen-corps •FEMA CERT - http://www.fema.gov/community-emergency-response-teams •Ready.gov - www.ready.gov/kids •Emergency Planning with Children - http://www.fema.gov/media-library/assets/documents/94775 •National Disaster Recovery Framework - https://www.fema.gov/sites/default/files/2020- 06/national_disaster_recovery_framework_2nd.pdf Additionally, THSGP funds may be used for planning activities related to 911 call capabilities, alert and warning capabilities, and implementation of the REAL ID Act (Pub. L. No. 109-13). Continuity Capability FEMA is responsible for developing, managing, and promulgating national continuity planning, guidance, training, and exercise programs for the whole community. To support this role, FEMA provides direction and guidance to assist in developing capabilities for continuing federal and state, local, tribal, and territorial (SLTT) government jurisdictions and private sector organizations' essential functions across a broad spectrum of emergencies.     City Council 35 – 115 11/7/2023 THSGP Appendix | 2023 Page B-6 Presidential Policy Directive 40: National Continuity Policy, Federal Continuity Directive (FCD) 1, FCD 2, and Continuity Guidance Circular (CGC) outline continuity requirements for agencies and organizations and provide guidance, methodology, and checklists. For additional information on continuity programs, guidance, and directives, visit the Continuity Resource Toolkit at https://www.fema.gov/emergency-managers/national-preparedness/continuity/toolkit. Organization Recipients may use grant funds for organization activities: •Organizational activities may include, paying salaries and benefits for personnel, including individuals employed to serve as qualified intelligence analysts. Personnel hiring, overtime, and backfill expenses are permitted under this grant only to the extent that such expenses are for the allowable activities within the scope of the grant. •Other organization activities may include implementing standardized resource management concepts such as typing, inventorying, organizing, and tracking to facilitate the dispatch, deployment, and recovery of resources before, during, and after an incident. Additionally, migrating online services to the “.gov” internet domain is an allowable expense. Equipment The 21 allowable prevention, protection, mitigation, response, and recovery equipment categories and equipment standards for THSGP are listed on the web-based version of the Authorized Equipment List (AEL). Unless otherwise stated, equipment must meet all mandatory regulatory and DHS-adopted standards to be eligible for purchase using these funds. In addition, recipients and subrecipients, as applicable, agencies will be responsible for obtaining and maintaining all necessary certifications and licenses for the requested equipment. Recipients may purchase equipment not listed on the AEL, but only if they first seek and obtain prior approval from FEMA. Grant funds must comply with FEMA Policy 207-22-0002, Prohibited or Controlled Equipment Under FEMA Awards and may not be used for the purchase of the following unallowable equipment: firearms, ammunition, grenade launchers, bayonets, or weaponized aircraft, vessels, or vehicles of any kind with weapons installed. Recipients should analyze the costs and benefits of purchasing versus leasing equipment, especially high-cost items, and those subject to rapid technical advances. Large equipment purchases must be identified and explained. For more information regarding property management standards for equipment, please reference 2 C.F.R. Part 200, including 2 C.F.R. §§ 200.310, 200.313, and 200.316. Also see 2 C.F.R. §§ 200.216, 200.471, and FEMA Policy #405-143-1, Prohibitions on Expending FEMA Award Funds for Covered Telecommunications Equipment or Services, issued May 10, 2022. In addition, recipients that are using THSGP funds to support emergency communications equipment activities must comply with the SAFECOM Guidance on Emergency Communications Grants, including provisions on technical standards that ensure and enhance interoperable communications. This SAFECOM Guidance can be found at Funding Resources | CISA. Additionally, THSGP funds may be used for equipment purchases related to 911 call capabilities, alert and warning capabilities, and implementation of the REAL ID Act (Pub. L. No. 109-13). Requirements for Small Unmanned Aircraft System All requests to purchase Small Unmanned Aircraft Systems (sUAS) with FEMA grant funding must comply with FEMA Policy 207-22-0002, Prohibited or Controlled Equipment Under FEMA Awards, and also include a description of the policies and procedures in place to safeguard individuals’ privacy, civil rights,     City Council 35 – 116 11/7/2023 THSGP Appendix | 2023 Page B-7 and civil liberties of the jurisdiction that will purchase, take title to or otherwise use the sUAS equipment. SUAS policies are not required at the time of application but must be received and approved by FEMA prior to obligating THSGP funds. All grant-funded procurements must be executed in a manner compliant with federal procurement standards at 2 C.F.R. §§ 200.317 – 200.327. For recipients that use THSGP funds for sUAS, FEMA advises that there is a general privacy concern related to the use of this equipment if the data the devices collect is transmitted to servers not under the control of the operator. It has been reported that some manufacturers of sUAS encrypt data and send that data to servers outside the United States. The U.S. Department of Homeland Security’s Privacy Office sugge sts the recipient fully explore data transmission and storage issues with vendors to reduce the possibility of data breaches. Additionally, the Joint Explanatory Statement (JES) accompanying the FY 2023 DHS Appropriations Act further requires recipients to certify they have reviewed the Industry Alert on Chinese Manufactured Unmanned Aircraft Systems, and completed a risk assessment that considers the proposed use of foreign- made sUAS to ascertain potential risks (e.g., privacy, data breaches, cybersecurity, etc.) related to foreign- made versus domestic sUAS. Acquisition and Use of Technology to Mitigate UAS (Counter-UAS) In August 2020, FEMA was alerted of an advisory guidance document issued by DHS, the Department of Justice, the Federal Aviation Administration, and the Federal Communications Commission: https://www.dhs.gov/publication/interagency-legal-advisory-uas-detection-and-mitigation-technologies. The purpose of the advisory guidance document is to help non-federal public and private entities better understand the federal laws and regulations that may apply to the use of capabilities to detect and mitigate threats posed by UAS operations (i.e., Counter-UAS or C-UAS). The Departments and Agencies issuing the advisory guidance document, and FEMA, do not have the authority to approve non-federal public or private use of UAS detection or mitigation capabilities, nor do they conduct legal reviews of commercially available product compliance with those laws. The advisory does not address state and local laws nor potential civil liability, which UAS detection and mitigation capabilities may also implicate. It is strongly recommended that, prior to the testing, acquisition, installation, or use of UAS detection and/or mitigation systems, entities seek the advice of counsel experienced with both federal and state criminal, surveillance, and communications laws. Entities should conduct their own legal and technical analysis of each UAS detection and/or mitigation system and should not rely solely on vendors’ representations of the systems’ legality or functionality. Please also see the DHS press release on this topic for further information: https://www.dhs.gov/news/2020/08/17/interagency-issues-advisory-use- technology-detect-and-mitigate-unmanned-aircraft. Training and Exercises Tribes are strongly encouraged to use THSGP funds to develop or maintain a homeland security training program. Allowable training-related costs under the THSGP include the establishment, support, conduct, and attendance of training specifically identified under the THSGP or in conjunction with emergency preparedness training by other federal agencies (e.g., the Department of Health and Human Services or the Department of Transportation). Training conducted using THSGP funds should address a performance gap identified through an assessment or contribute to building a capability that will be evaluated through a formal exercise. Exercises should be used to provide the opportunity to demonstrate and validate skills learned in training, as well as to identify training gaps. Any training or training gaps evaluated though a formal exercise, including those for vulnerable populations including children, the elderly, pregnant women, and individuals with disabilities or other access and functional needs should be identified in an AAR/IP.     City Council 35 – 117 11/7/2023 THSGP Appendix | 2023 Page B-8 All training and exercises conducted with THSGP funds should support the development and testing of the jurisdiction’s Emergency Operations Plan (EOP), consistent with the priorities in the National Preparedness System. Recipients are encouraged to use existing training rather than developing new courses. When developing new courses, recipients are encouraged to apply the Analysis, Design, Development, Implementation, and Evaluation (ADDIE) model of instruction design, available with additional training information at First Responder Training System and First Responder Training Systemhttps://www.firstrespondertraining.gov/frts/trdc/state/development. FEMA supports and encourages the coordination of all emergency preparedness training towards the achievement of the Goal. To this end, FEMA supports the establishment of a Tribal Training Point of Contact (TTPOC). The role of the TTPOC is to coordinate the tribes’ training needs and activities with FEMA and FEMA’s federal training partners and holds the same authority and roles that state training points of contact serve within SAAs nationwide. FEMA will coordinate with Tribal Training Officers (TTOs) as it relates to FEMA training when notified by recipients. Per FEMA Grant Programs Directorate IB 432, Review and Approval Requirements for Training Courses Funded Through Preparedness Grants, issued on July 19, 2018, states, territories, tribal entities, and high-risk urban areas are no longer required to request approval from FEMA for personnel to attend non- DHS/FEMA training as long as the training is coordinated with and approved by the state, territory, tribal, or high-risk urban area TPOC and falls within the FEMA mission scope and the jurisdiction’s EOP . For additional information on review and approval requirements for training courses funded with preparedness grants, please refer to Review and Approval Requirements for Training Courses Funded Through Preparedness Grants Policy (fema.gov)https://www.fema.gov/sites/default/files/2020- 09/fema_gpd-review-approval-requirements-training-policy_09-10-13.pdf. DHS/FEMA Provided Training and Education FEMA offers tuition-free training and education programs and courses through several providers including the Center for Domestic Preparedness, the Emergency Management Institute, and the National Training and Education Division’s Training Partner Program (TPP). TPP includes the Center for Homeland Defense and Security, National Domestic Preparedness Consortium, Rural Domestic Preparedness Consortium, and training partners through the Continuing Training Grants program. FEMA’s National Preparedness Course Catalog This online searchable catalog features a wide range of course topics in multiple delivery modes to meet FEMA’s mission scope as well as the increasing training needs of fed eral, state, local, territorial, and tribal audiences. The catalog can be accessed at NTED | National Preparedness Course Catalog Home (firstrespondertraining.gov). Training Not Provided by DHS/FEMA These trainings include courses that are either state sponsored or federal sponsored (non-DHS/FEMA), coordinated and approved by the SAA or their designated TPOC, and fall within the FEMA mission scope to prepare SLTT personnel to prevent, protect against, mitigate, and respond to acts of terrorism or catastrophic events. •State Sponsored Courses. These courses are developed for and/or delivered by institutions or organizations other than federal entities or FEMA and are sponsored by the SAA or their designated TPOC. •Joint Training and Exercises with the Public and Private Sectors. These courses are sponsored and coordinated by private sector entities to enhance public-private partnerships for training personnel to prevent, protect against, mitigate, and respond to acts of terrorism or     City Council 35 – 118 11/7/2023 THSGP Appendix | 2023 Page B-9 catastrophic events. In addition, states, territories, tribes, and high-risk urban areas are encouraged to incorporate the private sector in government-sponsored training and exercises. Additional information on both FEMA provided training and other federal and state training can be found at First Responder Training System. Training Information Reporting System (“Web-Forms”) Web-Forms is an electronic data management system built to assist SAAs, designated TPOCs, and federal agencies with submitting non-National Training and Education Division provided training courses for inclusion in the State/Federal-Sponsored Course Catalog through electronic forms. The information collected is used in a two-step review process to ensure the training programs adhere to the intent of the HSGP guidance and the course content is structurally sound and current. As these programs may be delivered nationwide, it is vital to ensure each training program’s viability and relevance to the Homeland Security mission. Reporting training activities through Web-Forms is not required under FY 2023 THSGP. However, the system remains available and can be accessed through the Web-Forms section of the FEMA National Preparedness Course Catalog to support recipients in their own tracking of training deliveries. Exercises For additional information on conducting exercises under THSGP, please refer to the earlier section in this appendix titled “Validating Capabilities” on page B-3. Personnel Activities Personnel hiring, overtime, and backfill expenses are permitted under this grant in order to perform allowable THSGP planning, training, exercise, and equipment activities. Not more than 50% of total THSGP funds may be used for personnel activities as directed by the Homeland Security Act of 2002, as amended by the Personnel Reimbursement for Intelligence Cooperation and Enhancement (PRICE) of Homeland Security Act (Pub. L. No. 110-412) (6 U.S.C. §609(b)(2)(A)). This 50% cap may be waived, however, per 6 U.S.C. § 609(b)(2)(B). For further details, THSGP recipients should refer to IB 421b, or contact their FEMA HQ Preparedness Officer. THSGP funds may not be used to support the hiring of any personnel for the purposes of fulfilling traditional public safety duties or to supplant traditional public safety positions and responsibilities. Construction and Renovation Construction projects are only permitted where they will assist the recipient to achieve target capabilities related to preventing, preparing for, protecting against, or responding to acts of terrorism, including through the alteration or remodeling of existing buildings for the purpose of making them secure against acts of terrorism. THSGP funding may not be used for construction and renovation projects without prior written approval from FEMA. All recipients of THSGP funds must request and receive approval from FEMA before any THSGP funds are used for any construction or renovation. Additionally, recipients are required to submit an SF-424C Form containing budget detail citing the construction project costs and an SF-424D Form for standard assurances for the construction project. The total cost of any construction or renovation paid for using THSGP funds may not exceed the greater amount of $1 million or 15% of the THSGP award. All construction and renovation projects require Environmental Planning and Historic Preservation (EHP) review. Recipients and subrecipients are encouraged to have completed as many steps as possible for a successful EHP review in support of their proposal for funding (e.g., coordination with their State Historic Preservation Office to identify potential historic preservation issues and to discuss the potential     City Council 35 – 119 11/7/2023 THSGP Appendix | 2023 Page B-10 for project effects, compliance with all state and local EHP laws and requirements). Projects for which the recipient believes an EA may be needed, as defined in DHS Instruction Manual 023-01-001-01, Revision 01, FEMA Directive 108-1, and FEMA Instruction 108-1-1, must also be identified to the FEMA HQ Preparedness Officer within six months of the award and completed EHP review materials must be submitted no later than 12 months before the end of the period of performance. EHP policy guidance and the EHP Screening Form can both be found on FEMA.gov. EHP review materials should be sent to gpdehpinfo@fema.dhs.gov. THSGP recipients using funds for construction projects must comply with the Davis-Bacon Act (codified as amended at 40 U.S.C. §§ 3141 et seq.). See 6 U.S.C. § 609(b)(4)(B) (cross-referencing 42 U.S.C. § 5196(j)(9), which cross-references Davis-Bacon). Grant recipients must ensure that their contractors or subcontractors for construction projects pay workers no less than the prevailing wages for laborers and mechanics employed on projects of a character similar to the contract work in the civil subdivision of the state in which the work is to be performed. Additional information regarding compliance with the Davis- Bacon Act, including Department of Labor (DOL) wage determinations, is available from the following website Davis-Bacon and Related Acts | U.S. Department of Labor (dol.gov). Communications Towers For the purposes of the limitations on funding levels only, communications towers are not considered construction. When applying for construction funds, including communications towers, at the time of application, recipients must submit evidence of approved zoning ordinances, architectural plans, and any other locally required planning permits. When applying for funds to construct communication towers, recipients and subrecipients must submit evidence that the Federal Communication Commission’s Section 106 review process has been completed and submit all documentation resulting from that review, with a FEMA Grant Programs Directorate EHP Screening Form, to FEMA as part of the project’s EHP Review submittal . Recipients and subrecipients are encouraged to have completed as many steps as possible for a successful EHP review in support of their proposal for funding (e.g., coordination with their Tribal Historic Preservation Office to identify potential historic preservation issues and to discuss the potential for project effects; compliance with all state and local EHP laws and requirements). Projects for which an EA may be needed, as defined in DHS Instruction Manual 023-01-001-01, Revision 01, FEMA Directive 108-1, and FEMA Instruction 108-1-1, must also be identified to the FEMA HQ Preparedness Officer within six months of the recipient’s receipt of the award. Completed EHP review materials for communication tower projects must be submitted no later than 12 months before the end of the period of performance. EHP policy guidance and the EHP Screening Form can both be found on FEMA.gov. EHP review materials should be sent to gpdehpinfo@fema.dhs.gov. Multiple Purpose or Dual-Use of Funds Many activities that support the achievement of target capabilities related to terrorism preparedness may simultaneously support enhanced preparedness for other hazards unrelated to acts of terrorism. See 6 U.S.C. §609I. However, all THSGP-funded projects must assist recipients and subrecipients in achieving target capabilities related to preventing, preparing for, protecting against, or responding to acts of terrorism. Whole Community Preparedness In addition to the Citizen Corps Whole Community Councils and Community Emergency Response Team (CERT) programs mentioned above, youth preparedness activities are another allowable cost. Bolstering youth preparedness across the nation is a priority for FEMA as the Agency works with state, local, tribal, and territorial partners to create a culture of preparedness in the United States. Information on youth-     City Council 35 – 120 11/7/2023 THSGP Appendix | 2023 Page B-11 centric educational curricula, games, planning materials, and other relevant resources can be found at https://www.ready.gov/kids. Furthermore, FEMA’s Individual and Community Preparedness Division (ICPD) and regional based Community Preparedness Officers (CPOs) are available to provide grant recipients with guidance and assistance. Please email FEMA-Prepare@fema.dhs.gov to contact one of the Agency’s subject matter experts. The following are examples of youth preparedness activities that grantees are encouraged to undertake as allowable costs: •Reach out to a local school board or elementary school to encourage the adoption of the Student Tools for Emergency Planning (STEP) curriculum. STEP is a classroom-based emergency preparedness curriculum for 4th- and 5th-graders in an easy, ready-to-teach format. Students will learn about disasters, emergencies, and hazards, and how to create a disaster supply kit and family emergency communication plan. An overview of the STEP program along with the instructor guide and student activity book is available at https://www.ready.gov/student-tools-emergency- planning-step; and •Sponsor the creation of a Teen CERT in your jurisdiction. The CERT Program is a national program of volunteers trained in disaster preparedness and emergency response. Volunteers come from all ages and all walks of life, including teenagers. Additional information, including a step - by-step guide on how to start a Teen CERT, is available at https://www.ready.gov/teen-cert. The following tools are available to order from FEMA’s warehouse free of charge: •“Prepare with Pedro” is a joint product of FEMA and the American Red Cross. The “Prepare with Pedro: Disaster Preparedness Activity Book” is designed to teach young children and their families about how to stay safe during disasters and emergencies. The book follows Pedro around the United States and offers safety advice through crosswords, coloring pages, matching games, and more. Additional information, including an ordering form, is available at https://www.ready.gov/prepare-pedro; and •The Ready 2 Help card game is a fun way for kids to learn how to respond to emergencies by working with friends and using skills that will help in a real emergency. Ready 2 Help teaches five simple steps to stay safe and make a difference until help arrives: o Stay Safe; o Stay Calm; o Get Help; o Give Info; and o Give Care. Ready 2 Help was designed for children ages 8 and up. Additional information, including an ordering form, is available at https://www.ready.gov/ready-2-help. Other Allowable Costs Maintenance and Sustainment The use of FEMA preparedness grant funds for maintenance contracts, warranties, repair or replacement costs, upgrades, and user fees are allowable under all active and future grant awards, unless otherwise noted. Preparedness grant funds may be used to purchase maintenance contracts or agreements, warranty coverage, licenses, and user fees. These contracts may exceed the period of performance if they are purchased incidental to the original purchase of the system or equipment as long as the original purchase of the system or equipment is consistent with that which is typically provided for, or available through, these types of agreements, warranties, or contracts. When purchasing a stand-alone warranty or extending     City Council 35 – 121 11/7/2023 THSGP Appendix | 2023 Page B-12 an existing maintenance contract on an already-owned piece of equipment system, coverage purchased may not exceed the period of performance of the award used to purchase the maintenance agreement or warranty. As with warranties and maintenance agreements, this extends to licenses and user fees as well. Grant funds are intended to support the National Preparedness Goal and fund projects that build and sustain the core capabilities necessary to prevent, protect against, mitigate the effects of, and respond to those threats that pose the greatest risk to the security of the Nation. In order to provide recipients the ability to meet this objective, the policy set forth in IB 379: Guidance to State Administrative Agencies to Expedite the Expenditure of Certain DHS/FEMA Grant Funding allows for the expansion of eligible maintenance and sustainment costs which must be in (1) direct support of existing capabilities, (2) must be an otherwise allowable expenditure under the applicable grant program, and (3) be tied to one of the core capabilities in the five mission areas outlined in the Goal. Additionally, eligible costs must also be in support of equipment, training, and critical resources that have previously been purchased with either federal grant money or any other source of funding other than FEMA preparedness grant program dollars. Critical Emergency Supplies In furtherance of DHS’s mission, critical emergency supplies, such as shelf -stable food products, water, and basic medical supplies are an allowable expense under THSGP. Prior to allocating grant funds for stockpiling purposes, each Tribe must have FEMA’s approval of a five-year viable inventory management plan, an effective distribution strategy, and related sustainment costs if the planned grant expenditure is over $100,000. The inventory management plan and distribution strategy, to include sustainment costs, will be developed and monitored by FEMA. FEMA will provide program oversight and technical assistance as it relates to the purchase of critical emergency supplies under THSGP. FEMA will establish guidelines and requirements for the purchase of these supplies under THSGP and monitor development and status of the Tribe’s inventory management plan and distribution strategy. Linkages between specific projects undertaken with THSGP funds and strategic goals and objectives will be highlighted through regular required reporting mechanisms. If grant expenditures exceed the minimum threshold, the five-year inventory management plan will be developed and monitored by FEMA. Secure Identification THSGP funds may be used to support the development and production of enhanced tribal documents (e.g., Enhanced Tribal Cards) designed to meet the requirements of the Western Hemisphere Travel Initiative (WHTI). More information on the WHTI may be found at http://www.dhs.gov/files/programs/gc_1200693579776.shtm and https://www.cbp.gov/travel/us- citizens/western-hemisphere-travel-initiative. When completing the Investment Justification, refer to the National Preparedness Goal at for a list of the core capabilities that best fit the proposed activities and costs. For additional assistance in determining the core capabilities that fit the proposed WHTI project, please contact the CSID by phone at (800) 368-6498 or by e-mail at askcsid@fema.gov. Fidelity Bonds Reasonable costs of fidelity bonds (or like insurance as provided for by applicable state or tribal laws) covering the maximum amount of THSGP funds the officer, official, or employee handles at any given time for all personnel who disburse or approve disbursement of THSGP funds may be allowable if required by the terms and conditions of the award or if generally required by the tribe in its general operations. If a fidelity bond is required by a tribe in its general operations, those costs must be charged as indirect costs. See 2 C.F.R. § 200.427.     City Council 35 – 122 11/7/2023 THSGP Appendix | 2023 Page B-13 Framework for Improving Critical Infrastructure Cybersecurity When requesting funds for cybersecurity, applicants are encouraged to propose projects that would aid in implementation of all or part of the Framework for Improving Critical Infrastructure Cybersecurity (the “Framework”) developed by the National Institute of Standards and Technology (NIST). The Framework gathers existing international standards and practices to help organizations understand, communicate, and manage their cyber risks. For organizations that do not know where to start with developing a cybersecurity program, the Framework provides initial guidance. For organizations with more advanced practices, the Framework offers a way to improve their programs, such as better communication with their leadership and suppliers about management of cyber risks. CISA’s Critical Infrastructure Cyber Community C³ Voluntary Program also provides resources to critical infrastructure owners and operators to assist in adoption of the Framework and managing cyber risks. Additional information on the Critical Infrastructure Cyber Community C³ Voluntary Program can be found at http://www.cisa.gov/ccubedvp. DHS’s Enhanced Cybersecurity Services (ECS) program is an example of a resource that assists in protecting U.S.-based public and private entities and combines key elements of capabilities under the “Detect” and “Protect” functions to deliver an impactful solution relative to the outcomes of the Cybersecurity Framework. Specifically, ECS offers intrusion prevention and analysis services that help U.S.-based companies and SLTT governments defend their computer systems against unauthorized access, exploitation, and data exfiltration. ECS works by sourcing timely, actionable cyber threat indicators from sensitive and classified Government Furnished Information (GFI). DHS then shares those indicators with accredited Commercial Service Providers (CSPs). Those CSPs in turn use the indicators to block certain types of malicious traffic from entering a company’s networks. Groups interested in subscribing to ECS must contract directly with a CSP in order to receive services. Please visit Enhanced Cybersecurity Services (ECS) | CISA for a current list of ECS CSP points of contact. THSGP Investment Modifications – Changes in Scope or Objective Changes in scope or objective of the award—including those resulting from intended actions by the recipient or subrecipients—require FEMA’s prior written approval, in accordance with 2 C.F.R. §§ 200.308(c)(1), 200.407. THSGP is competitive, with applications recommended for funding based on threat, vulnerability, and consequence, and their mitigation of potential terrorist attacks. However, consistent with 2 C.F.R § 200.308(c)(1), Change in Scope Prior Approval, FEMA requires prior approval of any change in scope or objective of the grant-funded activity after the award is issued. See 2 C.F.R. § 200.308(b), (c). Scope or objective changes will be considered on a case-by-case basis, provided the change does not negatively impact the competitive process used to recommend THSGP awards. Requests to change the scope or objective of the grant-funded activity after the award is made must be submitted via ND Grants as a Scope Change Amendment. The amendment request must include the following: •A written request on the recipient’s letterhead, outlining the scope or objective change , including the approved projects from the IJ, the funds and relative scope or objective significance allocated to those projects, the proposed changes, and any resulting reallocations as a result of the change of scope or objective; •An explanation why the change of scope or objective is necessary; •How the proposed scope or objective changes to the project support the vulnerabilities and capability gaps identified in the approved IJ; and     City Council 35 – 123 11/7/2023 THSGP Appendix | 2023 Page B-14 •The request must also address whether the proposed changes will impact the recipient’s ability to complete the project within the award’s period of performance. Recipients may not proceed with implementing any scope or objective changes until they receive prior written approval from FEMA through ND Grants.     City Council 35 – 124 11/7/2023 NSGP Appendix | 2023 Page C-1 Program Appendix C: Nonprofit Security Grant Program (NSGP) As a reminder, while this appendix contains NSGP-specific information and requirements, the main content of this Manual (non-appendix information) contains important information relevant to all preparedness grant programs, including the NSGP. Please be sure to read the main content of this Manual in addition to the program-specific appendices. NSGP grant recipients (e.g., State Administrative Agencies [SAA]) and subrecipients (e.g., nonprofit organizations) may only use NSGP grant funds for the purpose set forth in the grant award and must use funding in a way that is consistent with the statutory authority for the award. Grant funds may not be used for matching funds for other federal grants or cooperative agreements, lobbying, or intervention in federal regulatory or adjudicatory proceedings. In addition, federal funds may not be used to sue the Federal Government or any other government entity. Pre-award costs are allowable only with the prior written approval of FEMA and if they are included in the award agreement. To request pre-award costs a written request must be included with the application, signed by the Authorized Organizational Representative (AOR) of the entity. The letter must outline what the pre-award costs are for, including a detailed budget break-out of pre-award costs from the post-award costs, and a justification for approval. The following information outlines general allowable and unallowable NSGP costs guidance. NSGP Funding Guidelines Recipients and subrecipients must comply with all applicable requirements of the Uniform Administrative Requirements, Cost Principles, and Audit Requirements for Federal Awards located at 2 C.F.R. Part 200. In administering a NSGP grant award, recipients must comply with the following general requirements: NSGP Priorities See the annual NSGP NOFO. Allowable Costs Management and Administration (M&A) M&A costs are for activities directly related to the management and administration of the award. M&A activities are those defined as directly relating to the management and administration of NSGP funds, such as financial management and monitoring, for that fiscal year. For example, FY 2023 M&A funding can only be used to cover administrative costs incurred in the management of FY 2023 NSGP grant awards. M&A expenses must be based on actual expenses or known contractual costs. Requests that are simple percentages of the award, without supporting justification, will not be allowed or considered for reimbursement. M&A costs are not operational costs, they are the necessary costs incurred in direct support of the grant or as a result of the grant and should be allocated across the entire lifecycle of the grant. Examples include preparing and submitting required programmatic and financial reports, establishing and/or maintaining equipment inventory, documenting operational and equipment expenditures for financial accounting     City Council 35 – 125 11/7/2023 NSGP Appendix | 2023 Page C-2 purposes, and responding to official informational requests from state and federal oversight authorities. M&A costs include the following categories of activities: •Hiring of full-time or part-time staff or contractors/consultants responsible for activities relating to the management and administration of NSGP funds. Hiring of contractors/consultants must follow the applicable federal procurement requirements at 2 C.F.R. §§ 200.317-200.327; and •Meeting-related expenses directly related to M&A of NSGP funds. M&A costs are allowed under this program as described below: •SAA (Recipient) for NSGP-Urban Area (NSGP-UA) and NSGP-State (NSGP-S) M&A: SAAs may use and expend up to the percent noted in the relevant fiscal year (FY) NOFO for M&A purposes (5% for FY 2023) associated with their NSGP-UA and NSGP-S awards. SAAs must be able to separately account for M&A costs associated with the NSGP-UA award from those associated with the NSGP-S, and neither can exceed the percent noted in the relevant FY NOFO (5% of each award for FY 2023). •Nonprofit (Subrecipient) for NSGP-UA and NSGP-S, and Community Project Funding M&A: Nonprofit organizations that receive a subaward under this program may use and expend up to the percent noted in the relevant FY NOFO for M&A purposes associated with the subaward (5% of each subaward for FY 2023). Indirect Costs Indirect costs are allowable under this program. See the “Procedures for Establishing Indirect Cost Rates” Section in “Pre-Submission Information” for more information. National Incident Management System (NIMS) Implementation Recipients receiving NSGP funding are strongly encouraged to implement NIMS. NIMS guides all levels of government, nongovernmental organizations (NGO), and the private sector to work together to prevent, protect against, mitigate, respond to, and recover from incidents. NIMS provides stakeholders across the whole community with the shared vocabulary, systems, and processes to successfully deliver the capabilities described in the National Preparedness System. Incident management activities require carefully managed resources (personnel, teams, facilities, equipment, and supplies). NIMS defines a national, interoperable approach for sharing resources, coordinating, and managing incidents, and communicating information. Incident management refers to how incidents are managed across all homeland security activities, including prevention, protection, mitigation, response, and recovery. Utilization of the standardized resource management concepts such as typing, credentialing, and inventorying promote a strong national mutual aid capability needed to support delivery of core capabilities. Recipients should manage resources purchased or supported with FEMA grant funding according to NIMS resource management guidance. Additional information on resource management and NIMS resource typing definitions and job titles/position qualifications is on FEMA’s website at NIMS Component–s - Guidance and Tools | FEMA.gov. Additional information about NIMS in general is available at National Incident Management System | FEMA.gov.     City Council 35 – 126 11/7/2023 NSGP Appendix | 2023 Page C-3 Allowable Direct Costs Planning Funding may be used for security or emergency planning expenses and the materials required to conduct planning activities. Planning must be related to the protection of the facility and the people within the facility and should include consideration of access and functional needs as well as those with limited English proficiency. Planning efforts can also include conducting risk and resilience assessments on increasingly connected cyber and physical systems, on which security depends, using the Infrastructure Resilience Planning Framework and related CISA resources. Examples of planning activities allowable under this program include: •Development and enhancement of security plans and protocols; •Development or further strengthening of security assessments; •Emergency contingency plans; •Evacuation/Shelter-in-place plans; •Coordination and information sharing with fusion centers; and •Other project planning activities with prior approval from FEMA. Equipment Allowable costs are focused on facility hardening and physical security enhancements. Funding can be used for the acquisition and installation of security equipment on real property (including buildings and improvements) owned or leased by the nonprofit organization, specifically in prevention of and/or protection against the risk of a terrorist or other extremist attack. This equipment is limited to select items on the Authorized Equipment List (AEL): •03OE-03-MEGA System, Public Address, Handheld or Mobile •04AP-05-CRED System, Credentialing •04AP-09-ALRT Systems, Public Notification and Warning •04AP-11-SAAS Applications, Software as a Service •05AU-00-TOKN System, Remote Authentication •05EN-00-ECRP Software, Encryption •05HS-00-MALW Software, Malware/Anti-Virus Protection •05HS-00-PFWL System, Personal Firewall •05NP-00-FWAL Firewall, Network •05NP-00-IDPS System, Intrusion Detection/Prevention •06CP-01-PORT Radio, Portable •06CC-02-PAGE Services/Systems, Paging •06CP-03-ICOM Intercom •06CP-03-PRAC Accessories, Portable Radio •10GE-00-GENR Generators •13IT-00-ALRT System, Alert/Notification •14CI-00-COOP System, Information Technology Contingency Operations •14EX-00-BCAN Receptacles, Trash, Blast-Resistant •14EX-00-BSIR Systems, Building, Blast/Shock/Impact Resistant •14SW-01-ALRM Systems/Sensors, Alarm •14SW-01-DOOR Doors and Gates, Impact Resistant •14SW-01-LITE Lighting, Area, Fixed •14SW-01-PACS System, Physical Access Control •14SW-01-SIDP Systems, Personnel Identification     City Council 35 – 127 11/7/2023 NSGP Appendix | 2023 Page C-4 •14SW-01-SIDV Systems, Vehicle Identification •14SW-01-SNSR Sensors/Alarms, System and Infrastructure Monitoring, Standalone •14SW-01-VIDA Systems, Video Assessment, Security •14SW-01-WALL Barriers: Fences; Jersey Walls •15SC-00-PPSS Systems, Personnel/Package Screening •21GN-00-INST Installation •21GN-00-TRNG Training and Awareness Unless otherwise stated, equipment must meet all mandatory statutory, regulatory, and FEMA-adopted standards to be eligible for purchase using these funds, including the Americans with Disabilities Act. In addition, recipients will be responsible for obtaining and maintaining all necessary certifications and licenses for the requested equipment, whether with NSGP funding or other sources of funds (see the Maintenance and Sustainment section below for more information). In addition, subrecipients that are using NSGP funds to support emergency communications equipment activities must comply with the SAFECOM Guidance on Emergency Communications Grants, including provisions on technical standards that ensure and enhance interoperable communications. This SAFECOM Guidance can be found at Funding Resources | CISA. Recipients and subrecipients may purchase equipment not listed on the AEL, but only if they first seek and obtain prior approval from FEMA. NOTE: Nonprofits should indicate in their budget narratives if a cost includes shipping and/or tax. It is not required to break the costs out as separate from the relevant purchase(s). Applicants and subapplicants should analyze the cost benefits of purchasing versus leasing equipment, especially high-cost items and those subject to rapid technical advances. Large equipment purchases must be identified and explained. For more information regarding property management standards for equipment, please reference 2 C.F.R. Part 200, including but not limited to 2 C.F.R. §§ 200.310, 200.313, and 200.316. Also see 2 C.F.R. §§ 200.216, 200.471, and FEMA Policy #405-143-1, Prohibitions on Expending FEMA Award Funds for Covered Telecommunications Equipment or Services, regarding prohibitions on covered telecommunications equipment or services. The installation of certain equipment may trigger Environmental Planning and Historic Preservation (EHP) requirements. Please reference the EHP sections in the NOFO and this Manual for more information. Additionally, some equipment installation may constitute construction or renovation. Please see the Construction and Renovation section of this appendix for additional information. Exercises Funding may be used to conduct security-related exercises. This includes costs related to planning, meeting space and other meeting costs, facilitation costs, materials and supplies, and documentation. Exercises afford organizations the opportunity to validate plans and procedures, evaluate capabilities, and assess progress toward meeting capability targets in a controlled, low risk setting. All shortcomings or gaps—including those identified for children and individuals with access and functional needs—should be identified in an improvement plan. Improvement plans should be dynamic documents with corrective actions continually monitored and implemented as part of improving preparedness through the exercise cycle. The Homeland Security Exercise and Evaluation Program (HSEEP) provides a set of guiding principles for exercise programs, as well as a common approach to exercise program management, design and development, conduct, evaluation, and improvement planning. For additional information on HSEEP, refer to Homeland Security Exercise and Evaluation Program | FEMA.gov. In accordance with HSEEP     City Council 35 – 128 11/7/2023 NSGP Appendix | 2023 Page C-5 guidance, subrecipients are reminded of the importance of implementing corrective actions iteratively throughout the progressive exercise cycle. This link provides access to a sample After Action Report (AAR)/Improvement Plan (IP) template: Improvement Plannin–g - HSEEP Resource–s - Preparedness Toolkit (fema.gov). Recipients are encouraged to enter their exercise data and AAR/IP in the Preparedness Toolkit. Maintenance and Sustainment The use of FEMA preparedness grant funds for maintenance contracts, warranties, repair or replacement costs, upgrades, and user fees are allowable under all active and future grant awards, unless otherwise noted. Preparedness grant funds may be used to purchase maintenance contracts or agreements, warranty coverage, licenses, and user fees. These contracts may exceed the period of performance if they are purchased incidental to the original purchase of the system or equipment as long as the original purchase of the system or equipment is consistent with that which is typically provided for, or available through, these types of agreements, warranties, or contracts. When purchasing a stand-alone warranty or extending an existing maintenance contract on an already-owned piece of equipment system, coverage purchased may not exceed the period of performance of the award used to purchase the maintenance agreement or warranty. As with warranties and maintenance agreements, this extends to licenses and user fees as well. Grant funds are intended to support the National Preparedness Goal (the Goal) and fund projects that build and sustain the core capabilities necessary to prevent, protect against, mitigate the effects of, respond to, and recover from those threats that pose the greatest risk to the security of the Nation. In order to provide recipients the ability to meet this objective, the policy set forth in IB 379: Guidance to State Administrative Agencies to Expedite the Expenditure of Certain DHS/FEMA Grant Funding allows for the expansion of eligible maintenance and sustainment costs that must be in (1) direct support of existing capabilities, (2) must be an otherwise allowable expenditure under the applicable grant program, and (3) be tied to one of the core capabilities in the five mission areas outlined in the Goal. Additionally, eligible costs may also support equipment, training, and critical resources that have previously been purchased with either federal grant or any other source of funding other than FEMA preparedness grant program dollars. Construction and Renovation NSGP funding may not be used for construction and renovation projects without prior written approval from FEMA. In some cases, the installation of equipment may constitute construction and/or renovation. If you have any questions regarding whether an equipment installation project could be considered construction or renovation, please contact your Preparedness Officer. All recipients of NSGP funds must request and receive prior approval from FEMA before any NSGP funds are used for any construction or renovation. Additionally, recipients are required to submit a SF-424C Budget and budget detail citing the project costs and an SF-424D Form for standard assurances for the construction project. The total cost of any construction or renovation paid for using NSGP funds may not exceed the greater amount of $1 million or 15% of the NSGP award. All construction and renovation projects require EHP review. Recipients and subrecipients are encouraged to have completed as many steps as possible for a successful EHP review in support of their proposal for funding (e.g., coordination with their State Historic Preservation Office to identify potential historic preservation issues and to discuss the potential for project effects, compliance with all state and local EHP laws and requirements). Projects for which the recipient believes an Environmental Assessment (EA) may be needed, as defined in DHS Instruction Manual 023-01-001-01, Revision 01, FEMA Directive 108-1, and FEMA Instruction 108-1-1, must also be identified to the FEMA HQ Preparedness Officer within six months of the award and completed EHP review materials must be submitted no later than 12 months before the end of the period of performance. Additional information on EHP policy and EHP review can be found online at Environmental & Historic Preservation Grant Preparation Resources | FEMA.gov. EHP review packets should be sent to gpdehpinfo@fema.gov.     City Council 35 – 129 11/7/2023 NSGP Appendix | 2023 Page C-6 NSGP recipients using funds for construction projects must comply with the Davis-Bacon Act (codified as amended at 40 U.S.C. §§ 3141 et seq.). See 6 U.S.C. § 609(b)(4)(B) (cross-referencing 42 U.S.C. § 5196(j)(9), which cross-references Davis-Bacon). Grant recipients must ensure that their contractors or subcontractors for construction projects pay workers no less than the prevailing wages for laborers and mechanics employed on projects of a character similar to the contract work in the civil subdivision of the state in which the work is to be performed. Additional information regarding compliance with the Davis- Bacon Act, including Department of Labor (DOL) wage determinations, is available from the following website: https://www.dol.gov/whd/govcontracts/dbra.htm. Training Nonprofit organizations may use NSGP funds for the following training-related costs: •Employed or volunteer security staff to attend security-related training within the United States; •Employed or volunteer staff to attend security-related training within the United States with the intent of training other employees or members/congregants upon completing the training (i.e., “train-the-trainer” type courses); and •Nonprofit organization’s employees, or members/congregants to receive on -site security training. Allowable training-related costs under the NSGP are limited to attendance fees for training and related expenses, such as materials, supplies, and/or equipment. Overtime, backfill, and travel expenses are not allowable costs. Allowable training topics are limited to the protection of critical infrastructure key resources, including physical and cybersecurity, facility hardening, and terrorism/other extremism awareness/employee preparedness such as Community Emergency Response Team (CERT) training, indicators and behaviors indicative of terrorist/other extremist threats, Active Shooter training, and emergency first aid training. Additional examples of allowable training courses include: “Stop The Bleed” training, kits/equipment, and training aids; First Aid and other novice level “you are the help until help arrives” training, kits/equipment, and training aids; and Automatic External Defibrillator (AED) and AED/Basic Life Support training, kits/equipment, and training aids. Training conducted using NSGP funds must address a specific threat and/or vulnerability, as identified in the nonprofit organization’s Investment Justification (IJ). Training should provide the opportunity to demonstrate and validate skills learned as well as to identify any gaps in these skills. Proposed attendance at training courses and all associated costs using the NSGP must be included in the nonprofit organization’s IJ. Contracted Security Personnel Contracted security personnel are allowed under this program only as described in the NOFO and Manual and comply with guidance set forth in IB 421b and IB 441. NSGP funds may not be used to purchase equipment for contracted security. The subrecipient must be able to sustain this capability in future years without NSGP funding, and a sustainment plan will be required as part of the closeout package for any award funding this capability. Additionally, NSGP recipients and subrecipients may not use more than 50% of their awards to pay for personnel activities unless a waiver is approved by FEMA. For more information on the 50% personnel cap and applicable procedures for seeking a waiver, please see IB 421b, Clarification on the Personnel Reimbursement for Intelligence Cooperation and Enhancement of Homeland Security Act of 2008 (Public Law 110-412 – the PRICE Act).     City Council 35 – 130 11/7/2023 NSGP Appendix | 2023 Page C-7 Unallowable Costs The following projects and costs are considered ineligible for award consideration: •Organization costs, and operational overtime costs; •Hiring of public safety personnel; •General-use expenditures; •Overtime and backfill; •Initiatives that do not address the implementation of programs/initiatives to build prevention and protection-focused capabilities directed at identified facilities and/or the surrounding communities; •The development of risk/vulnerability assessment models; •Initiatives that fund risk or vulnerability security assessments or the development of the IJ; •Initiatives in which federal agencies are the beneficiary or that enhance federal property; •Initiatives which study technology development; •Proof-of-concept initiatives; •Initiatives that duplicate capabilities being provided by the Federal Government; •Organizational operating expenses; •Reimbursement of pre-award security expenses; •Cameras for license plate readers/license plate reader software; •Cameras for facial recognition software; •Weapons or weapons-related training; and •Knox boxes. NSGP Investment Modifications – Changes in Scope or Objective Changes in scope or objective of the award—whether as a result of intended actions by the recipient or subrecipients—require FEMA’s prior written approval, in accordance with 2 C.F.R. §§ 200.308(c)(1), 200.407. NSGP is competitive, with applications recommended for funding based on threat, vulnerability, consequence, and their mitigation to a specific facility/location. However, consistent with 2 C.F.R § 200.308(c)(1), Change in Scope Notification, FEMA requires prior written approval of any change in scope/objective of the grant-funded activity after the award is issued. See 2 C.F.R. § 200.308(b), (c). Scope/objective changes will be considered on a case-by-case basis, provided the change does not negatively impact the competitive process used to recommend NSGP awards. Requests to change the scope or objective of the grant-funded activity after the award is made must be submitted by the SAA via ND Grants as a Scope Change Amendment. The amendment request must include the following: •A written request from the NSGP subrecipient on its letterhead, outlining the scope or objective change, including the approved projects from the subrecipient’s IJ, the funds and relative scope or objective significance allocated to those projects, the proposed changes, and any resulting reallocations as a result of the change of scope or objective; •An explanation why the change of scope or objective is necessary; •Validation from the SAA that any deviations from the approved IJ are addressed in the vulnerability assessment submitted by the subrecipient at the time of application; and •The subrecipient request must also address whether the proposed changes will impact its ability to complete the project within the award’s period of performance . FEMA will generally not approve NSGP change-of-scope requests resulting from the following situations:     City Council 35 – 131 11/7/2023 NSGP Appendix | 2023 Page C-8 •Subrecipients that relocate their facilities after submitting their application who are requesting a change of scope to allow them to use NSGP funds towards projects at the new facility; or •Subrecipients that renovate their facilities after submitting their application in cases where the subsequent renovations would affect the vulnerability/risk assessment upon which the IJ is based. NSGP project funding is based on the ability of the proposed project to mitigate the risk factors identified in the IJ. For this reason, FEMA may reject requests to significantly change the physical security enhancements that are purchased with NSGP funding where FEMA believes approval of the request would change or exceed the scope of the originally approved project. FEMA will consider all requests to deviate from the security project as originally proposed on a case-by-case basis, consistent with 2 C.F.R. § 200.308(c)(1). Subrecipients may not proceed with implementing any scope/objective changes until the SAA receives written approval from FEMA through ND Grants and until the SAA has made any required subaward modifications. If a subrecipient is simply making changes to its own budget without impacting the scope or objective of the subaward, and where the budget changes do not involve other prior approval requirements listed in 2 C.F.R. § 200.407, then the subrecipient does not need the prior approval of the SAA or FEMA. See 2 C.F.R. § 200.308. Instead, the subrecipient is only required to report to the SAA the budget changes. Similarly, the SAA should report those budget changes to FEMA. Pass-Through Requirements Pass-through funding is required under this program. Awards made to the SAA for the NSGP carry additional pass-through requirements. Pass-through is defined as an obligation on the part of the state to make subawards to selected nonprofit organizations. The SAA must provide funds awarded under NSGP to successful nonprofit applicants within 45 days of receipt of the funds. A letter of intent (or equivalent) to distribute funds is not sufficient. Award subrecipients that are selected for funding under this program must be provided with funding within 45 days from the date the funds are first made available to the recipient so that they can initiate implementation of approved investments. For the SAA to successfully meet the pass-through requirement and provide funding to the subrecipients, the SAA must meet the following four requirements: •There must be some action by the SAA to establish a firm commitment to award the funds to the selected nonprofit organization; •The action must be unconditional on the part of the SAA (i.e., no contingencies for availability of SAA funds); •There must be documentary evidence of the commitment of the award of funding to the selected nonprofit organization; and •The SAA must communicate the terms of the subaward to the selected nonprofit organization. If a nonprofit organization is selected for an NSGP award and elects to decline the award, the SAA must notify their FEMA Preparedness Officer. The SAA may not re-obligate to another subrecipient without prior approval. “Receipt of the funds” occurs either when the SAA accepts the award or 15 calendar days after the SAA receives notice of the award, whichever is earlier. SAAs are sent notification of NSGP awards via the ND Grants system. If an SAA accepts its award within 15 calendar days of receiving notice of the award in the ND Grants system, the 45-calendar day pass-through period will start on the date the SAA accepted the award. Should an SAA not accept the NSGP award within 15 calendar days of     City Council 35 – 132 11/7/2023 NSGP Appendix | 2023 Page C-9 receiving notice of the award in the ND Grants system, the 45-calendar days pass-through period will begin 15 calendar days after the award notification is sent to the SAA via the ND Grants system. It is important to note that the period of performance start date does not directly affect the start of the 45- calendar day pass-through period. For example, an SAA may receive notice of the NSGP award on August 20, 2023, while the period of performance dates for that award are September 1, 2023, through August 31, 2026. In this example, the 45-day pass-through period will begin on the date the SAA accepts the NSGP award or September 4, 2023 (15 calendar days after the SAA was notified of the award), whichever date occurs first. The period of performance start date of September 1, 2023 would not affect the timing of meeting the 45-calendar day pass-through requirement. SAM/UEI Requirements for Recipients and Subrecipients As the direct applicant and recipient of NSGP funding, the SAA is required to have a Unique Entity Identifier (UEI) number and be registered in the System for Award Management (SAM) and must maintain the currency of the ’AA's information in SAM until the SAA submits the final financial report required under the award or receives final payment, whichever is later. First tier subrecipients, including nonprofit organizations under the NSGP, will only be required to register in SAM.gov to obtain the UEI, but will not be required to maintain an active registration in SAM.gov. Further guidance on obtaining a UEI in SAM.gov can be found at GSA UEI Update and here SAM.gov Update.     City Council 35 – 133 11/7/2023 TSGP Appendix | 2023 Page D-1 Program Appendix D: Transit Security Grant Program (TSGP) As a reminder, while this appendix contains TSGP-specific information and requirements, the main content of this Manual (non-appendix information) contains important information relevant to all preparedness grant programs, including the TSGP. Please be sure to read the main content of this Manual in addition to the program-specific appendices. TSGP grant recipients may only use TSGP grant funds for the purpose set forth in the Notice of Funding Opportunity (NOFO), and all investments must be consistent with the statutory authority for the award. Grant funds may not be used for matching funds for other federal awards, lobbying, or intervention in federal regulatory or adjudicatory proceedings. In addition, federal funds may not be used to sue the Federal Government or any other government entity. TSGP Funding Guidelines Costs charged to a TSGP award must be consistent with the Uniform Administrative Requirements, Cost Principles, and Audit Requirements for Federal Awards, located at 2 C.F.R. Part 200. For more information on 2 C.F.R. Part 200, please see Information Bulletin (IB) 400, FEMA’s Implementation of 2 C.F.R. Part 200, the Uniform Administrative Requirements, Cost Principles, and Audit Requirements for Federal Awards (“Super Circular” or “Omni Circular”), dated December 23, 2014, regarding FEMA’s implementation of these provisions prior to the recent 2020 revisions. For information on the recent revisions to these regulations, see 2 CFR Grants Management Policy Updates. Pre-Award Costs Pre-award costs are not allowable and will not be approved, with the exception of costs resulting from pre-award grant writing services provided by an independent contractor that shall not exceed $1,500.00. See below for more information on these costs. TSGP Priorities See the annual TSGP NOFO. Security Plan Requirements The following information regarding security plan requirements is provided in 6 U.S.C. § 1134(c)(2): Security plans should include the following, as appropriate: •A prioritized list of all items included in the public transportation agency’s security assessment that have not yet been addressed; •A detailed list of any additional capital and operational improvements identified by DHS or the public transportation agency and a certification of the public transportation agency’s technical capacity for operating and maintaining any security equipment that may be identified in such list;     City Council 35 – 134 11/7/2023 TSGP Appendix | 2023 Page D-2 •Specific procedures to be implemented or used by the public transportation agency in response to a terrorist attack, including evacuation and passenger communication plans and appropriate evacuation and communication measures for the elderly and individuals with disabilities; •A coordinated response plan that establishes procedures for appropriate interaction with state and local law enforcement agencies, emergency responders, and federal officials in order to coordinate security measures and plans for response in the event of a terrorist attack or other major incident; •A strategy and timeline for conducting training under 49 C.F.R. § 1570.109(b) and 49 C.F.R. Part 1582; •Plans for providing redundant and other appropriate backup systems necessary to ensure the continued operation of critical elements of the public transportation system in the event of a terrorist attack or other major incident; •Plans for providing service capabilities throughout the system in the event of a terrorist attack or other major incident in the city or region which the public transportation system serves; •Methods to mitigate damage within a public transportation system in case of an attack on the system, including a plan for communication and coordination with emergency responders; and •Other actions or procedures as the Secretary of Homeland Security determines are appropriate to address the security of the public transportation system. Allowable Direct Costs Specific investments made in support of the funding priorities in the annual TSGP NOFO generally fall into one of the following six allowable expense categories: •Planning; •Operational Activities; •Equipment and Capital Projects; •Training and Awareness Campaigns; •Exercises; and •Management and Administration. The following provides guidance on allowable costs within each of these areas: Planning Planning activities address the Soft Targets/Crowded Places; Cybersecurity; and Planning Priorities. TSGP funds may be used for the following types of planning activities: •Development and enhancement of system-wide security risk management plans that ensure the continuity of essential functions, to include cyber; •Development or further strengthening of continuity plans, response plans, station action plans, risk assessments, and asset-specific remediation plans; •Development or further strengthening of security assessments, including multi-agency and multi- jurisdictional partnerships and conferences to facilitate planning activities; •Hiring of full or part-time staff and contractors or consultants to assist with planning activities only to the extent that such expenses are for the allowable activities within the scope of the grant (not for the purpose of hiring public safety personnel); hiring of contractors/consultants must follow the applicable federal procurement requirements at 2 C.F.R. §§ 200.317-200.327; •Materials required to conduct planning activities;     City Council 35 – 135 11/7/2023 TSGP Appendix | 2023 Page D-3 •Conducting risk and resilience assessments on increasingly connected cyber and physical systems, on which security depends, using the Infrastructure Resilience Planning Framework and related CISA resources; •Planning activities related to alert and warning capabilities; and •Other project planning activities with prior approval from FEMA. Operational Activities Operational Activities address the Soft Targets/Crowded Places Priority. FEMA encourages applicants to develop innovative operational approaches to enhance the security of transit systems. Projects that use visible, unpredictable deterrence, to include operational packages dealing with explosive detection canine teams, mobile screening teams, and anti-terrorism teams, directly support enhancing the protection of soft targets and crowded places. Implementation of one of the three Operational Package (OPack) models discussed below complements existing security systems and provides an appropriate, practical, and cost-effective means of protecting assets. Agencies may submit Investment Justifications (IJ) to fund transit security police forces/law enforcement providers for patrols and activities on overtime, such as directed patrols, additional canine teams, mobile screening teams, or anti-terrorism team patrols. These activities must be dedicated to the transit environment and must be anti-terrorism in nature. Agencies must identify the type of activity, length of operation (hours), number of personnel, and cost based on length of operation and personnel. Agencies should also provide a risk-based justification for the request, to include linkage to a known event, such as hosting a significant regional sporting or political event; or a period of heightened awareness, such as a national holiday. Three OPack types have been developed to support operational activities and are available for funding under the TSGP: •Explosives Detection Canine Teams (EDCTs). When combined with the existing capability of a transit security/police force, the added value provided through the addition of an EDCT is significant. EDCTs are a proven, reliable resource to detect explosives and are a key component in a balanced counter-sabotage program. The TSGP will provide funds to establish dedicated security/police force canine teams. Each canine team will be composed of one dog and one handler. •Anti-Terrorism Teams (ATTs). The ATT capability provided through TSGP funding is for uniformed, dedicated transit patrols on a normal operational basis, rather than using teams only for a surge capacity as provided by FEMA in the past. ATTs do not supersede other local transit security forces; rather, they augment current capabilities. Each ATT will consist of four individuals, including two overt elements (e.g., uniformed transit sector law enforcement officer, canine team, mobile explosive screeners), and two discreet observer elements. •Mobile Explosive Screening Teams (MESTs). The MESt OPack will allow recipients the flexibility to deploy combinations of certified explosive ordinance technicians with mobile explosive screening technologies, including during local National Special Security Events. This screening technology will be coupled with mobile explosive screening technologies. Each MEST should have a minimum of two members and one mobile explosive screening apparatus. Note: Funds for canine teams may not be used to fund drug detection and apprehension technique training. Only explosives detection training for the canine teams will be funded.     City Council 35 – 136 11/7/2023 TSGP Appendix | 2023 Page D-4 Funding Availability for OPacks OPacks have the potential to be funded for up to a 36-month period from the award date. The monetary figures presented below are stated in terms of cost per period of performance (which indicates actual/complete funding for the 36-month period). Additionally, any OPack costs after the 36-month period of performance (including expenses related to the maintenance, personnel, equipment, etc.) are the responsibility of the applicable transit system. If these positions are not sustained, the public transportation agency may not be eligible for this personnel support in the future. The table below identifies the maximum funding available for the different OPack types. Available Funding for OPacks Operational Package Maximum Funding per Year (12 months) Maximum Funding per Period of Performance (36 months) EDCT $150,000 per team $450,000 per team ATT $500,000 per team $1,500,000 per team MEST $600,000 per team $1,800,000 per team OPack Requirements TSGp OPack funds may be used for new positions or to sustain existing capabilities/programs (e.g., canine teams) already supported by the recipient. Applicants submitting IJs for both new OPacks and sustainment funding for existing OPacks must clearly indicate which is their highest priority if funding is available for only one of the IJs. Additionally, applicants must provide the number of existing teams (EDCT, ATT, and MEST) already in place with either in-house funding or TSGP funding. The table below identifies specific OPack requirements. OPack Requirements Operational Package Requirements Explosives Detection Canine Teams Please refer to the pages below for detailed information regarding EDCTs under the TSGP. Five-Year Security Capital Plan and Operational Sustainment Applicant requests for OPack funding must include the submission of a Five-Year Security Capital and Operational Sustainment Plan in ND Grants. This plan must include how the agency proposes to implement capital projects and demonstrate how the agency will sustain the operational investments (including officers hired with federal funding) and capabilities after grant funding has been expended. Requests for OPacks will not be funded if the applicant does not have a Security Capital and Operational Sustainment Plan.     City Council 35 – 137 11/7/2023 TSGP Appendix | 2023 Page D-5 Operational Package Requirements Anti-Terrorism Teams Specific for the Canine Team within the ATT: •Each canine team, composed of one dog and one handler, must be certified by an appropriate, qualified organization; •Canines should receive an initial basic training course and also weekly maintenance training sessions thereafter to maintain the certification; •The basic training averages 10 weeks for the team, with weekly training and daily exercising (comparable training and certification standards, such as those promulgated by the Transportation Security Administration (TSA) Explosive Detection Canine Program), the National Police Canine Association (NPCA), the United States Police Canine Association (USPCA), or the International Explosive Detection Dog Association (IEDDA) may be used to meet this requirement; •The individuals hired for the covert and overt elements must be properly trained law enforcement officers; and •Certifications should be on file with the recipient and must be made available to FEMA upon request Mobile Explosives Screening Team Certifications should be on file with the recipient and must be made available to FEMA upon request. Allowable Expenses for OPacks The below table identifies allowable expenses for the various OPacks. Please see the inserted notes for clarification of certain allowable costs. Allowable Expenses for OPacks Operational Package Salary and Fringe Benefits Training and CertificationEquipment Costs Purchase and Train a Canine Canine Costsb1) EDCTa ✓ ✓ ✓ ✓c ✓ 2) ATT ✓ ✓ ✓ ✓ ✓ 3) MEST ✓ ✓d a Travel costs associated with training for personnel, handlers, and canines are allowable b Canine costs include but are not limited to veterinary, housing, and feeding costs c One type of allowable training is training specific to the detection of common explosives odors. d Equipment and other costs can include but are not limited to explosives detection; stainless steel search tables; consumables such as gloves, swabs, and alcohol; and land mobile radios Specific Guidance on EDCTs EDCT Certification. Each EDCT, composed of one dog and one handler, must be certified by an appropriate, qualified organization. TSA-certified EDCTs will meet or exceed certification standards set by the TSA National Explosives Detection Canine Team Program (NEDCTP). Recipient EDCTs that do not participate in the NEDCTP will be required to certify annually under their respective agency, local     City Council 35 – 138 11/7/2023 TSGP Appendix | 2023 Page D-6 and state regulations. The recipient (i.e., TSGP-grant supported) will maintain certification, utilization, and training data to show their compliance in meeting or exceeding those guidelines set forth by the Scientific Working Group on Dog and Orthogonal Detection Guidelines (SWGDOG), as of September 14, 2007, in addition to requirements set forth in the NOFO. EDCT Submission Requirements 1)The recipient will ensure that a written security procedure plan exists for the safekeeping of all explosive training aids, including safe transportation. The recipient will document the removal, use, and return of explosive training aids used during training exercises or for any other reason. The plan and all documentation must be made available to FEMA upon request; 2)The recipient will comply with requirements for the proper storage, handling, and transportation of all explosive training aids in accordance with the Bureau of Alcohol, Tobacco, Firearms and Explosives’ Publication 5400.7 (ATF P 5400.7) (09/00), Federal Explosive Law and Regulation; 3)The recipient will ensure that certified EDCTs are available to respond to situations 24 hours a day, seven days per week on an on-duty or off-duty on call basis. If TSGP-funded EDCTs are not available, other non-TSGP-funded EDCTs may be utilized for this response. The intent is to provide maximum coverage during peak operating hours and to maintain the ability to promptly respond to threats that affect public safety or mass transit operations; 4)EDCTs under this grant are single purpose and will be trained to detect “live” explosives only not “simulated” explosives. EDCTs must not have received previous training to detect any other substances; 5)Recipient EDCTs will ensure that each EDCT receives on-site proficiency training at a minimum of four hours per week per duty cycle. This training shall include, but not be limited to mass transit passenger cars, terminal/platform, luggage, freight/warehouse, and vehicles. Complete, detailed, and accurate training records must be maintained for all proficiency training conducted by each EDCT. These records must be made available to FEMA upon request; 6)The TSGP grant recipient will conduct appropriate training or other canine activities, within view of the public, to increase public awareness of EDCTs and provide a noticeable deterrent to acts which affect public safety or mass transit operations. Recipient EDCTs will also ensure that such activities include, over a period of time, a presence in operational areas of the mass transit system during peak and off-peak hours. The recipient agrees that EDCTs will be utilized in the field at least 80% of their duty time, annually; 7)Recipient EDCTs will provide safe and sanitary kennel facilities for program canines, and these costs may be allowable with prior approval by FEMA. This applies to kenneling canines at the mass transit system, handlers’ residences, or commercial boarding facilities. Canines must not be left in makeshift accommodations or without proper supervision, protection, and care. The recipient will ensure that canines are transported on-duty and off-duty in vehicles configured with adequate temperature control, padding and screening to ensure proper health, safety, and security; and 8)Recipient EDCTs will ensure that adequate routine and emergency veterinary care are provided for all canines. Note: FEMA reserves the right to conduct an on-site operational and record review upon 48-hour notice to ensure compliance with applicable federal regulations. Equipment and Capital Projects Equipment and Capital Projects address the Soft Targets/Crowded Places; Cybersecurity; and Equipment/Capital Projects Priorities.     City Council 35 – 139 11/7/2023 TSGP Appendix | 2023 Page D-7 Priority projects include Top Transit Asset List (TTAL) risk remediation and protection of other high- risk, high-consequence areas or systems that have been identified through system-wide risk assessments. These costs include: •Projects related to physical security enhancements at rail and bus stations in Urban Area Security Initiative (UASI) jurisdictions including security cameras, security screening equipment for people and baggage, and access control (e.g., fences, gates, barriers, etc.); and •Projects related to cybersecurity of access control, sensors, security cameras, badge/ID readers, Industrial Control System (ICS)/Supervisory Control and Data Acquisition (SCADA) systems, process monitors and controls, etc. or passenger/vehicle/cargo security screening equipment support. Cybersecurity assessments are allowable. Equipment Acquisition TSGP funds must comply with FEMA Policy 207-22-0002, Prohibited or Controlled Equipment Under FEMA Awards. TSGP funds may be used for the following categories of equipment. A comprehensive listing of allowable equipment categories and types is found in the Authorized Equipment List (AEL). These costs include: •Personal protection equipment; •Explosive device mitigation and remediation equipment; •Chemical, biological, radiological, nuclear, and explosive (CBRNE) operational search and rescue equipment, logistical support equipment, reference materials, or incident response vehicles •Interoperable communications equipment, including alert and warning capabilities; •Components or systems needed to address flaws in the computerized systems that control generators, switching stations, and electrical substations as well as other threats to infrastructure critical to the U.S. economy; •Detection Equipment; •Power equipment; •Terrorism incident prevention equipment; and •Physical security enhancement equipment. Recipients and subrecipients may purchase equipment not listed on the AEL, but only if they first seek and obtain prior approval from FEMA. Unless otherwise noted, equipment must be certified as meeting required regulatory and FEMA-adopted standards to be eligible for purchase using TSGP funds. Equipment must comply with the Occupational Safety and Health Act requirement for certification of electrical equipment by a nationally recognized testing laboratory and demonstrate compliance with relevant FEMA-adopted standards through a supplier’s declaration of conformity with appropriate supporting data and documentation per International Organization for Standardization/International Electro-technical Commission (ISO/IEC) 17050, Parts One and Two. Agencies must have all necessary certifications and licenses for the requested equipment, as appropriate, prior its purchase. DHS adopted standards are found at DHS Implementation Statement Regarding Standard Terms and Conditions for Research Grants | Homeland Security. In addition, recipients that are using TSGP funds to support emergency communications equipment activities must comply with the SAFECOM Guidance on Emergency Communications Grants, including provisions on technical standards that ensure and enhance interoperable communications. This SAFECOM Guidance can be found at https://www.cisa.gov/safecom/funding.     City Council 35 – 140 11/7/2023 TSGP Appendix | 2023 Page D-8 Equipment: Requirements for Small Unmanned Aircraft Systems All requests to purchase Small Unmanned Aircraft Systems (sUAS) with FEMA grant funding must comply with FEMA Policy 207-22-0002, Prohibited or Controlled Equipment Under FEMA Awards, and also include a description of the policies and procedures in place to safeguard individuals’ privacy, civil rights, and civil liberties of the jurisdiction that will purchase, take title to or otherwise use the sUAS equipment. SUAS policies are not required at the time of application but must be received and approved by FEMA prior to obligating TSGP funds. All grant-funded procurements must be executed in a manner compliant with federal procurement standards at 2 C.F.R. §§ 200.317 – 200.327. For recipients that use TSGP funds for sUAS, FEMA advises that there is a general privacy concern related to the use of this equipment if the data the devices collect is transmitted to servers not under the control of the operator. It has been reported that some manufacturers of sUAS encrypt data and send that data to servers outside the United States. The U.S. Department of Homeland Security’s Privacy Office suggests the recipient fully explore data transmission and storage issues with vendors to reduce the possibility of data breaches. Additionally, the Joint Explanatory Statement (JES) accompanying the FY 2023 DHS Appropriations Act further requires recipients to certify they have reviewed the Industry Alert on Chinese Manufactured Unmanned Aircraft Systems, and completed a risk assessment that considers the proposed use of foreign- made sUAS to ascertain potential risks (e.g., privacy, data breaches, cybersecurity, etc.) related to foreign- made versus domestic sUAS. Acquisition and Use of Technology to Mitigate UAS (Counter-UAS) In August 2020, FEMA alerted of an advisory guidance document issued by DHS, the Department of Justice, the Federal Aviation Administration, and the Federal Communications Commission: https://www.dhs.gov/publication/interagency-legal-advisory-uas-detection-and-mitigation-technologies. The purpose of the advisory guidance document is to help non-federal public and private entities better understand the federal laws and regulations that may apply to the use of capabilities to detect and mitigate threats posed by UAS operations (i.e., Counter-UAS or C-UAS). The Departments and Agencies issuing the advisory guidance document, and FEMA, do not have the authority to approve non-federal public or private use of UAS detection or mitigation capabilities, nor do they conduct legal reviews of commercially available product compliance with those laws. The advisory does not address state and local laws nor potential civil liability, which UAS detection and mitigation capabilities may also implicate. It is strongly recommended that, prior to the testing, acquisition, installation, or use of UAS detection and/or mitigation systems, entities seek the advice of counsel experienced with both federal and state criminal, surveillance, and communications laws. Entities should conduct their own legal and technical analysis of each UAS detection and/or mitigation system and should not rely solely on vendors’ representations of the systems’ legality or functionality. Please also see the DHS press release on this topic for further information: https://www.dhs.gov/news/2020/08/17/interagency-issues-advisory-use- technology-detect-and-mitigate-unmanned-aircraft. Cybersecurity Projects TSGP funds may be used for projects that enhance the cybersecurity of: •Access controls, sensors, security cameras, badge/ID readers, ICS/SCADA systems, process monitors and controls (such as firewalls, network segmentation, predictive security cloud, etc.); and •Passenger/vehicle/cargo security screening equipment (cybersecurity assessments are allowable).     City Council 35 – 141 11/7/2023 TSGP Appendix | 2023 Page D-9 When requesting funds for cybersecurity, applicants are encouraged to propose projects that would aid in implementation of all or part of the Framework for Improving Critical Infrastructure Cybersecurity (the “Framework”) developed by the National Institute of Standards and Technology (NIST). The Framework gathers existing international standards and practices to help organizations understand, communicate, and manage their cyber risks. For organizations that do not know where to start with developing a cybersecurity program, the Framework provides initial guidance. For organizations with more advanced practices, the Framework offers a way to improve their programs, such as better communication with their leadership and suppliers about management of cyber risks. The Cybersecurity and Infrastructure Security Agency’s (CISA) Critical Infrastructure Cyber Community C³ Voluntary Program also provides resources to critical infrastructure owners and operators to assist in adoption of the Framework and managing cyber risks. Additional information on the Critical Infrastructure Cyber Community C³ Voluntary Program can be found at http://www.cisa.gov/ccubedvp. DHS’s Enhanced Cybersecurity Services (ECS) program is an example of a resource that assists in protecting U.S.-based public and private entities and combines key elements of capabilities under the “Detect” and “Protect” functions to deliver an impactful soluti on relative to the outcomes of the Cybersecurity Framework. Specifically, ECS offers intrusion prevention and analysis services that help U.S.-based companies and SLTT governments defend their computer systems against unauthorized access, exploitation, and data exfiltration. ECS works by sourcing timely, actionable cyber threat indicators from sensitive and classified Government Furnished Information (GFI). DHS then shares those indicators with accredited Commercial Service Providers (CSPs). Those CSPs in turn use the indicators to block certain types of malicious traffic from entering a company’s networks . Groups interested in subscribing to ECS must contract directly with a CSP in order to receive services. Please visit http://www.cisa.gov/enhanced-cybersecurity-services-ecs for a current list of ECS CSP points of contact. Capital (Construction) Projects Guidance Capital expenditures are defined in 2 CFR 200.1 Definitions as expenditures to acquire capital assets or expenditures to make additions, improvements, modifications, replacements, rearrangements, reinstallations, renovations, or alterations to capital assets that materially increase their value or useful life. Use of capital expenditures must comply with 2 CFR 200.439. Recipients must obtain written approval from FEMA prior to the use of any TSGP funds for construction or renovation projects. When applying for construction funds, including communications towers, at the time of application, recipients must submit evidence of approved zoning ordinances, architectural plans, and any other locally required planning permits. Additionally, recipients are required to submit a SF-424C and budget detail citing the project costs and an SF-424D Form for standard assurances for the construction project. All construction and renovation projects require Environmental Planning and Historic Preservation (EHP) review. Recipients are also encouraged to have completed as many steps as possible for a successful EHP review in support of their proposal for funding (e.g., coordination with their State Historic Preservation Office to identify potential historic preservation issues and to discuss the potential for project effects; compliance with all state and local EHP laws and requirements). Projects for which the recipient believes an Environmental Assessment (EA) may be needed, as defined in DHS Instruction Manual 023-01-001-01, Revision 01, FEMA Directive 108-1 and FEMA Instruction 108-1-1, instances must also be identified to the FEMA HQ Preparedness Officer within the first six months of the award, regardless of the period of performance. Completed EHP review materials for construction and communication tower projects must be submitted no later than 12 months before the end     City Council 35 – 142 11/7/2023 TSGP Appendix | 2023 Page D-10 of the period of performance. EHP policy guidance and the EHP Screening Form can both be found on FEMA.gov. EHP review materials should be sent to gpdehpinfo@fema.dhs.gov. Training and Awareness Campaigns Training and Awareness Campaigns address the Soft Targets/Crowded Places; Cybersecurity; and Training and Awareness Campaign Priorities. Training TSGP funds may be used for the following training activities: •Training Topics. Priority topics include active shooter training, security training for employees, and public awareness/preparedness campaigns. •Training Workshops. Grant funds may be used to plan and conduct training workshops to include costs related to planning, meeting space and other meeting costs, facilitation costs, materials and supplies, travel, and training plan development. Recipients are strongly encouraged to use free public space/locations/facilities, whenever available, prior to the rental of space/locations/facilities. Training should provide the opportunity to demonstrate and validate skills learned, as well as to identify any gaps in these skills. Any training or training gaps, including those for children and individuals with disabilities or other access and functional needs, should be identified in an After-Action Report/Improvement Plan (AAR/IP) and addressed in the training cycle. •Hiring of Full or Part-Time Staff or Contractors/Consultants. Full or part-time staff or contractors/consultants may be hired to support training-related activities. Hiring of contractors/consultants must follow the applicable federal procurement requirements at 2 C.F.R. §§ 200.317-200.327. Reimbursement of these costs should conform with the policies of the state or local unit§ of government or the awarding agency, whichever is applicable. Such costs must be included within the funding allowed for program management personnel expenses, which must not exceed 10% of the total allocation. Dual compensation is unallowable. That is, an employee of a unit of government may not receive compensation from their unit or agency of government and from an award for a single period of time (e.g., 1:00 p.m. to 5:00 p.m.), even though such work may benefit both activities. Personnel hiring, overtime, and backfill expenses are permitted under this grant only to the extent that such expenses are for the allowable activities within the scope of the grant. •Overtime and Backfill Costs. The entire amount of overtime costs, including payments related to backfilling personnel, that are the direct result of attendance at FEMA and approved training courses and programs are allowable. Reimbursement of these costs should follow the policies of the state or local u§(s) of government or the awarding agency, whichever is applicable. In no case is dual compensation allowable. •Travel. Domestic travel costs (e.g., airfare, mileage, per diem, and hotel) are allowable as expenses by employees who are on travel status for official business related, approved training, subject to the restrictions at 2 C.F.R. Part 200. International travel is not an allowable expense. •Supplies. Supplies, items that are expended or consumed during the course of the planning and conduct of the training p§ect(s) (e.g., gloves and non-sterile masks), are allowable expenses. •Funds Used to Develop, Deliver, and Evaluate Training, including costs related to administering the training, planning, scheduling, facilities, materials and supplies, reproduction of materials, and equipment are allowable expenses. Training should provide the opportunity to demonstrate and validate skills learned, as well as to identify any gaps in these skills. Any training or training gaps, including those for children and individuals with disabilities or other access and functional needs, should be identified in the AAR/IP and addressed in the training cycle.     City Council 35 – 143 11/7/2023 TSGP Appendix | 2023 Page D-11 Recipients are encouraged to use existing training rather than developing new courses. When developing new courses, recipients are encouraged to apply the Analysis, Design, Development, Implementation, and Evaluation (ADDIE) model of instruction design. Information on FEMA-approved training can found at http://www.firstrespondertraining.gov/. Awareness Campaigns TSGP funds may be used for the development and implementation of awareness campaigns to raise public awareness of indicators of terrorism and terrorism-related crime, and for associated efforts to increase the sharing of information with public and private sector partners, including nonprofit organizations. DHS currently sponsors or supports a number of awareness campaigns. Please review materials, strategies, and resources at https://www.dhs.gov/dhs-campaigns before embarking on the development of an awareness campaign for local constituencies and stakeholders. Note: DHS requires that all public and private sector partners wanting to implement and/or expand the DHS “If You See Something, Say Something®” campaign using grant funds work directly with the DHS Office of Partnership and Engagement (OPE). This will help ensure that the awareness materials (e.g., videos, posters, trifolds, etc.) remain consistent with DHS’s messaging and strategy for the campaign and compliant with the initiative’s trademark, which is licensed to DHS by the New York Metropolitan Transportation Authority. Coordination with OPE, through the Campaign’s Office (seesay@hq.dhs.gov), must be facilitated by the FEMA HQ Preparedness Officer. Exercises Exercise activities address the Soft Targets/Crowded Places; Cybersecurity; and Exercises Priorities. TSGP funds may be used for the following exercise activities: •Funds Used to Design, Develop, Conduct and Evaluate an Exercise. This includes costs related to planning, meeting space, and other meeting costs, facilitation costs, materials and supplies, travel, and documentation. Exercises afford organizations the opportunity to validate plans and procedures, evaluate capabilities, and assess progress toward meeting capability targets in a controlled, low risk setting. Any shortcoming or gap identified, including those for children and individuals with disabilities or other access and functional needs, should be identified in an effective corrective action program that includes development of improvement plans that are dynamic documents, with corrective actions continually monitored and implemented as part of improving preparedness through the exercise cycle. •Hiring of Full or Part-Time Staff or Contractors/Consultants. Full or part-time staff may be hired to support exercise-related activities. In order to be eligible for reimbursement, the costs for hiring staff must conform to the policies of the non-federal entity and federal statutes, where applicable. See, e.g., 2 C.F.R. § 200.430(a). The costs for hiring contractors or consultants must comply with the applicable federal procurement standards at 2 C.F.R. §§ 200.317 – 200.327. The costs for hiring staff, consultants, or contractors to support exercise -related activities costs must be included within the funding allowed for program management personnel expenses, which must not exceed 10% of the total allocation. Dual compensation is never allowable, meaning, in other words, that an employee of a unit of government may not receive compensation from their unit or agency of government and from an award for a single period of time (e.g., 1:00 p.m. to 5:00 p.m.), even though their work may benefit both entities. Personnel hiring, overtime, and backfill expenses are permitted under this grant only to the extent that such expenses are for the allowable activities within the scope of the grant.     City Council 35 – 144 11/7/2023 TSGP Appendix | 2023 Page D-12 •Overtime and Backfill Costs. The entire amount of overtime costs, including payments related to backfilling personnel, which are the direct result of time spent on the design, development and conduct of exercises are allowable expenses. These costs are allowed only to the extent the payment for such services is in accordance with the policies of the state or unit§ of local government and has the approval of the state or the awarding agency, whichever is applicable. Dual compensation is never allowable. •Travel. Domestic travel costs are allowable as expenses by employees who are on travel status for official business related to the planning and conduct of exercise proj§(s), subject to the restrictions at 2 C.F.R. Part 200. International travel is not an allowable expense. •Supplies. Supplies are items that are expended or consumed during the course of the planning and conduct of the exercise p§ect(s) (e.g., gloves, non-sterile masks, and disposable protective equipment). •Other Items. These costs include the rental of space/locations for exercise planning and executing, rental of equipment, etc. Recipients are encouraged to use free public space/locations/facilities, whenever available, prior to the rental of space/locations/facilities . These also include costs that may be associated with inclusive practices and the provision of reasonable accommodations and modifications to provide full access for children and adults with disabilities. Management and Administration (M&A) Management and administration costs are allowed under this program. M&A costs are activities directly related to managing and administering the award. Recipients may use up to 5% of the amount of the award for their M&A. FY 2023 TSGP funds may be used for the following M&A costs: •Hiring of full-time or part-time staff, including contractors and consultants, to execute the following: o Management of the current fiscal year TSGP Award; o Design and implementation of the current fiscal year TSGP submission meeting compliance with reporting/data collection requirements, including data calls; o Information collection and processing necessary to respond to FEMA data calls; o Domestic-only travel expenses related to TSGP grant administration, in compliance with 2 C.F.R. Part 200; and o Acquisition of authorized office equipment, including personal computers or laptops for TSGP M&A purposes. Allowable Indirect Costs Indirect costs are allowable under this. See the “Procedures for Establishing Indirect Cost Rates” Section in “Pre-Submission Information” for more information. Unallowable Costs Specific unallowable costs include: •Grant funds must comply with FEMA Policy 207-22-0002, Prohibited or Controlled Equipment Under FEMA Awards, and may not be used for the purchase of the following equipment: firearms, ammunition, grenade launchers, bayonets, or weaponized aircraft, vessels, or vehicles of any kind with weapons installed. Additional prohibited equipment expenditures include items     City Council 35 – 145 11/7/2023 TSGP Appendix | 2023 Page D-13 unrelated to grant allowable activities, such as general-use software, general-use computers, and related equipment (other than for allowable M&A activities or otherwise associated preparedness or response functions), general-use vehicles, and licensing fees; •Personnel costs (except as detailed above); •Activities unrelated to the completion and implementation of the TSGP; and •Other items not in accordance with the AEL or not previously listed as allowable costs. Maintenance and Sustainment Costs The use of FEMA preparedness grant funds for maintenance contracts, warranties, repair or replacement costs, upgrades, and user fees are allowable under all active and future grant awards, unless otherwise noted. Preparedness grant funds may be used to purchase maintenance contracts or agreements, warranty coverage, licenses, and user fees. These contracts may exceed the period of performance if they are purchased incidental to the original purchase of the system or equipment as long as the original purchase of the system or equipment is consistent with that which is typically provided for, or available through, these types of agreements, warranties, or contracts. When purchasing a stand-alone warranty or extending an existing maintenance contract on an already-owned piece of equipment system, coverage purchased may not exceed the period of performance of the award used to purchase the maintenance agreement or warranty. As with warranties and maintenance agreements, this extends to licenses and user fees as well. Grant funds are intended to support the National Preparedness Goal and fund projects that build and sustain the core capabilities necessary to prevent, protect against, mitigate the effects of, respond to, and recover from those threats that pose the greatest risk to the security of the Nation. In order to provide recipients the ability to meet this objective, the policy set forth in IB 379: Guidance to State Administrative Agencies to Expedite the Expenditure of Certain DHS/FEMA Grant Funding allows for the expansion of eligible maintenance and sustainment costs that must be in (1) direct support of existing capabilities; (2) must be an otherwise allowable expenditure under the applicable grant program, and (3) be tied to one of the core capabilities in the five mission areas outlined in the Goal. Additionally, eligible costs may also be in support of equipment, training, and critical resources that have previously been purchased with either federal grant or any other source of funding other than FEMA preparedness grant program dollars. Encouraged Use of Certain Products Produced in the United States Pursuant to Executive Order 13858, “Strengthening Buy-American Preferences for Infrastructure Projects,” FEMA encourages non-federal entities under this grant program to use, to the greatest extent practicable and consistent with the law, iron and aluminum as well as steel, cement, and other manufactured products produced in the United States, in projects funded by an award under this grant program affecting surface transportation, including roadways, bridges, railroads, and transit; aviation; ports, including navigational channels; water resources projects; energy production, generation, and storage, including from fossil-fuels, renewable, nuclear, and hydroelectric sources; electricity transmission; gas, oil, and propane storage and transmission; electric, oil, natural gas, and propane distribution systems; broadband internet; pipelines; stormwater and sewer infrastructure; drinking water infrastructure; and cybersecurity. Notwithstanding this encouragement, non-federal entities must take care that all procurements and contract actions are consistent with law, the Preparedness Grants Manual and applicable appendices, the grant program’s NOFO, and the federal pr ocurement standards at 2 C.F.R. §§ 200.317-200.326.     City Council 35 – 146 11/7/2023 IBSGP Appendix | 2023 Page E-1 Program Appendix E: Intercity Bus Security Grant Program (IBSGP) As a reminder, while this appendix contains IBSGP-specific information and requirements, the main content of this Manual (non-appendix information) contains important information relevant to all preparedness grant programs, including the IBSGP. Please be sure to read the main content of this Manual in addition to the program-specific appendices. IBSGP grant recipients may only use IBSGP grant funds for the purpose set forth in the Notice of Funding Opportunity (NOFO), and all investments must be consistent with the statutory authority for the award. Grant funds may not be used for matching funds for other federal awards, lobbying, or intervention in federal regulatory or adjudicatory proceedings. In addition, federal funds may not be used to sue the Federal Government or any other government entity. IBSGP Funding Guidelines Costs charged to an IBSGP award must be consistent with the Uniform Administrative Requirements, Cost Principles, and Audit Requirements for Federal Awards, located at 2 C.F.R. Part 200. For more information on 2 C.F.R. Part 200, please see IB 400 regarding FEMA’s implementation of these provisions prior to the recent 2020 revisions. For information on the recent revisions to these regulations, see 2 CFR Grants Management Policy Updates. IBSGP Priorities See the annual IBSGP NOFO. Pre-Award Costs Pre-award costs are not allowable and will not be approved, with the exception of costs resulting from pre-award grant writing services provided by an independent contractor that shall not exceed $1,500. See the IBSGP NOFO for more information. Allowable Direct Costs Specific investments made in support of the funding priorities discussed in the annual IBSGP NOFO generally fall into one of the following six allowable expense categories: 1.Planning; 2.Operational Activities; 3.Equipment and Capital Projects; 4.Training and Awareness Campaigns; 5.Exercises; and 6.Management and Administration. The following provides guidance on allowable costs within each of these areas.     City Council 35 – 147 11/7/2023 IBSGP Appendix | 2023 Page E-2 Planning Planning activities should address the Soft Targets/Crowded Places; Cybersecurity; and Planning Priorities. IBSGP funds may be used for the following types of planning activities: •Development and enhancement of system-wide security risk management plans, to include cyber; •Development or further strengthening of continuity of operations plans, response plans, station action plans, risk assessments, and asset-specific remediation plans; •Development or further strengthening of security assessments, including multi-agency and multi- jurisdictional partnerships and conferences to facilitate planning activities; •Hiring of full- or part-time staff and contractors or consultants to assist with planning activities only to the extent that such expenses are for the allowable activities within the scope of the grant (not for the purpose of hiring public safety personnel); hiring of contractors/consultants must follow the applicable federal procurement requirements at 2 C.F.R. §§ 200.317-200.327; •Materials required to conduct planning activities; •Conducting risk and resilience assessments on increasingly connected cyber and physical systems, on which security depends, using the Infrastructure Resilience Planning Framework and related CISA resources; •Planning activities related to alert and warning capabilities; and •Other project planning activities with prior approval from FEMA. Operational Activities Operational Activities should address the Soft Targets/Crowded Places Priority. FEMA encourages applicants to develop innovative operational approaches to enhance the security of transportation systems. Examples include: •Establishing or improving emergency communication systems linking drivers and over-the-road buses to company operation centers, law enforcement agencies or emergency response personnel; •Acquiring and installing equipment or systems that collect, store or exchange passenger and/or driver information with established government databases for security purposes; and •Implementing and operating established methodologies for screening passengers, their carry-on baggage, and/or their checked baggage, for weapons and/or explosives. Equipment and Capital Projects Equipment and Capital Projects should address the Soft Targets/Crowded Places; Cybersecurity; and Equipment/Capital Projects Priorities. Equipment – Vehicle/Driver Security Enhancements Vehicle Security Enhancements focus on vehicle disabling and anti-theft devices, real-time bus inventory and inventory control, tracking, monitoring, alert and warning capabilities, and locating technologies. Driver security enhancements focus on protection for the bus driver to prevent would-be terrorists from immobilizing the driver and/or hijacking the bus. Applicants are discouraged from submitting projects that propose the use of closed-circuit television (CCTV) alone as an on-board deterrent to terrorism. Rather, any cameras should have the capability and protocols in place for incident-based real-time monitoring. CCTV Systems that are primarily archival, and do not clearly specify the ability for live monitoring in the Investment Justification (IJ) will not be funded.     City Council 35 – 148 11/7/2023 IBSGP Appendix | 2023 Page E-3 Capital Projects – Facility Security Enhancements •Projects related to physical security enhancements at bus stations, or operator-owned facilities including but not limited to lighting, security cameras, security screening equipment for people and baggage, and access control (e.g., fences, gates, barriers); •Projects related to cybersecurity of access control, sensors, security cameras, badge/ID readers, Industrial Control System (ICS)/Supervisory Control and Data Acquisition (SCADA) systems, process monitors and controls, etc. or passenger/vehicle/cargo security screening equipment support. Cybersecurity assessments are allowable; and •Full or Part-Time Staff or Contractors/Consultants. Full or part-time staff or contractors/consultants may be hired to support security enhancement-related activities. Personnel hiring, overtime, and backfill expenses are permitted under this grant only to the extent that such expenses are for the allowable activities within the scope of the grant. Hiring of contractors/consultants must follow the applicable federal procurement requirements at 2 C.F.R. §§ 200.317-200.327. Note: All Capital and Vehicle/Driver security enhancement projects that include cameras, video surveillance, or alarm systems MUST either be live monitored 24/7 or have the capability for real-time incident-based monitoring. CCTV Systems that are primarily archival and do not clearly specify the ability for live monitoring in the IJ will not be funded. Equipment Acquisition IBSGP funds must comply with FEMA Policy 207-22-0002, Prohibited or Controlled Equipment Under FEMA Awards, and may be used for the following categories of equipment. A comprehensive listing of allowable equipment categories and types is found in the Authorized Equipment List (AEL). These costs include: •Personal protection equipment; •Explosive device mitigation and remediation equipment; •Chemical, biological, radiological, nuclear, and explosive (CBRNE) operational search and rescue equipment, or logistical support equipment; •Interoperable emergency communications equipment; •Detection equipment; •Terrorism incident prevention equipment; and •Physical security enhancement equipment. Recipients may purchase equipment not listed on the AEL, but only if they first seek and obtain prior approval from FEMA. Unless otherwise noted, equipment must be certified as meeting required regulatory and DHS- adopted standards to be eligible for purchase using these funds. Equipment must comply with the Occupational Safety and Health Act requirement for certification of electrical equipment by a nationally recognized testing laboratory and demonstrate compliance with relevant DHS-adopted standards through a supplier’s declaration of conformity with appropriate supporting data and documentation per International Organization for Standardization/International Electro-technical Commission (ISO/IEC) 17050, Parts One and Two. Agencies must have all necessary certifications and licenses for the requested equipment, as appropriate, prior to the request. In addition, recipients that are using IBSGP funds to support emergency communications equipment activities must comply with the SAFECOM Guidance on Emergency Communications Grants, including provisions on technical standards that ensure and enhance interoperable communications. SAFECOM Guidance can be found at: https://www.cisa.gov/safecom/funding.     City Council 35 – 149 11/7/2023 IBSGP Appendix | 2023 Page E-4 Cybersecurity Projects IBSGP funds may be used for projects that enhance the cybersecurity of: •Access controls; sensors; security cameras; badge/ID readers; ICS/SCADA systems; process monitors and controls (such as firewalls, network segmentation, predictive security cloud, etc.). CCTV Systems that are primarily archival, and do not clearly specify the ability for live monitoring in the IJ will not be funded; and •Passenger/vehicle/cargo security screening equipment (cybersecurity assessments are allowable). When requesting funds for cybersecurity, applicants are encouraged to propose projects that would aid in implementation of all or part of the Framework for Improving Critical Infrastructure Cybersecurity (“The Framework”) developed by the National Institute of Standards and Technology (NIST). The Framework gathers existing international standards and practices to help organizations understand, communicate, and manage their cyber risks. For organizations that do not know where to start with developing a cybersecurity program, the Framework provides initial guidance. For organizations with more advanced practices, the Framework offers a way to improve their programs, such as better communication with their leadership and suppliers about management of cyber risks. The Cybersecurity and Infrastructure Security Agency’s (CISA) Critical Infrastructure Cyber Community C³ Voluntary Program also provides resources to critical infrastructure owners and operators to assist in adoption of the Framework and managing cyber risks. Additional information on the Critical Infrastructure Cyber Community C³ Voluntary Program can be found at http://www.cisa.gov/ccubedvp. DHS’s Enhanced Cybersecurity Services (ECS) program is an example of a resource that assists in protecting U.S.-based public and private entities and combines key elements of capabilities under the “Detect” and “Protect” functions to deliver an impactful solution relative to the outcomes of the Cybersecurity Framework. Specifically, ECS offers intrusion prevention and analysis services that help U.S.-based companies and state, local, tribal, and territorial (SLTT) governments defend their computer systems against unauthorized access, exploitation, and data exfiltration. ECS works by sourcing timely, actionable cyber threat indicators from sensitive and classified Government Furnished Information (GFI). DHS then shares those indicators with accredited Commercial Service Providers (CSPs). Those CSPs in turn use the indicators to block certain types of malicious traffic from entering a company’s networks . Groups interested in subscribing to ECS must contract directly with a CSP in order to receive services. Please visit Enhanced Cybersecurity Services (ECS) | CISA for a current list of ECS CSP points of contact. Capital (Construction) Projects Guidance Recipients must obtain written approval from FEMA prior to the use of any IBSGP funds for construction or renovation projects. When applying for construction funds, including communications towers, at the time of application, recipients must submit evidence of approved zoning ordinances, architectural plans, any other locally required planning permits. Additionally, recipients are required to submit a SF-424C and budget detail citing the project costs and an SF-424D Form for standard assurances for the construction project. All Capital (Construction) projects require Environmental Planning and Historic Preservation (EHP) review. Recipients are also encouraged to have completed as many steps as possible for a successful EHP review in support of their proposal for funding (e.g., coordination with their State Historic Preservation Office to identify potential historic preservation issues and to discuss the potential for project effects; compliance with all state and EHP laws and requirements).     City Council 35 – 150 11/7/2023 IBSGP Appendix | 2023 Page E-5 Projects for which the recipient believes an Environmental Assessment (EA) may be needed, as defined in DHS Instruction Manual 023-01-001-01, Revision 01, FEMA Directive 108-1 and FEMA Instruction 108-1-1, instances must also be identified to the FEMA HQ Preparedness Officer within the first six months of the award. Completed EHP review materials for construction and communication tower projects must be submitted no later than 12 months before the end of the period of performance. EHP policy guidance and the EHP Screening Form can both be found on FEMA.gov. EHP review materials should be sent to gpdehpinfo@fema.gov. Training and Awareness Campaigns Training and Awareness Campaigns address the Soft Targets/Crowded Places; Cybersecurity; and Training and Awareness Campaign Priorities. Training IBSGP funds may be used for the following training activities: •Training Topics. Priority topics include active shooter training, security training for employees, and public awareness/preparedness campaigns. The IJ narrative for Training should include: o A course syllabus, curriculum, or topic plan identifying the proposed course material and contents; and o Provide the total cost of the training course, the number of participants, and the cost per participant breakdown. •Training Workshops. Grant funds may be used to plan and conduct training workshops or conferences including costs related to planning, meeting space and other meeting costs, facilitation costs, materials and supplies, travel, and training plan development. •Hiring of Full or Part-Time Staff or Contractors/Consultants. Full or part-time staff may be hired to support training-related activities. Hiring of contractors/consultants must follow the applicable federal procurement requirements at 2 C.F.R. §§ 200.317-200.327. The services of contractors/consultants may also be procured in the design, development, conduct, and evaluation of CBRNE training. Personnel hiring, overtime, and backfill expenses are permitted under this grant only to the extent that such expenses are for the allowable activities within the scope of the grant. •Overtime and Backfill Costs. Overtime and backfill costs associated with the design, development, and conduct of training are allowable expenses. Payment of overtime expenses will be for work performed by recipient or subrecipient employees in excess of the established work week related to the planning and conduct of the trainin§roject(s). Furthermore, overtime payments and backfill costs associated with sending personnel to training are allowable. Grant funds cannot be used for personnel or direct salary costs for employees to attend training sessions. Recipients seeking to claim overtime or backfill costs will be required to submit verification. Straight time costs are not eligible expenses. •Travel. Domestic travel costs (e.g., airfare, mileage, per diem, hotel, etc.) are allowable as expenses by employees who are on travel status for official business related to the planning and conduct of the trai§g project(s) or for attending courses. These costs must be in accordance with applicable state law and regulations as well as the principles at 2 C.F.R. Part 200. International travel is not an allowable cost under IBSGP. •Supplies. Supplies are items that are expended or consumed during the course of the planning and conduct of the t§ning project(s) (e.g., copying paper, gloves, tape, and non-sterile masks). •Funds Used to Develop, Deliver, and Evaluate Training, including costs related to administering the training, planning, scheduling, facilities, materials and supplies, reproduction of materials, and equipment are allowable expenses. Training should provide the opportunity to     City Council 35 – 151 11/7/2023 IBSGP Appendix | 2023 Page E-6 demonstrate and validate skills learned, as well as to identify any gaps in these skills. Any training or training gaps, including those for individuals with disabilities or other access and functional needs, should be identified in the AAR/IP and addressed in the training cycle. •Developing New Courses. Recipients are encouraged to use existing training rather than developing new courses. When developing new courses, recipients are encouraged to apply the Analysis, Design, Development, Implementation, and Evaluation (ADDIE) model of instructional design. Information on FEMA-approved training can found at First Responder Training System. •Other Items. These costs include the rental of space/locations for planning and conducting training, badges, etc. Recipients are encouraged to use free public space/locations, whenever available, prior to the rental of space/locations. Awareness Campaigns IBSGP funds may be used for the development and implementation of awareness campaigns to raise public awareness of indicators of terrorism and terrorism-related crime, and associated efforts to increase the sharing of information with public and private sector partners, including nonprofit organizations. DHS currently sponsors or supports a number of awareness campaigns. Please review materials, strategies, and resources at https://www.dhs.gov/dhs-campaigns before embarking on the development of an awareness campaign for your local constituencies and stakeholders. Note: DHS requires that all public and private sector partners wanting to implement and/or expand the DHS “If You See Something, Say Something®” campaign using grant funds work directly with the DHS Office of Partnership and Engagement (OPE). This will help ensure that the awareness materials (e.g., videos, posters, trifolds, etc.) remain consistent with the Department’s messaging and strategy for the campaign and compliant with the initiative’s trademark, which is licensed to DHS by the New York Metropolitan Transportation Authority. Coordination with OPE, through the Campaign’s Office (seesay@hq.dhs.gov), must be facilitated by the FEMA HQ Preparedness Officer. Exercises Exercise activities should address the Soft Targets/Crowded Places; Cybersecurity; and Exercises Priorities. IBSGP funds may be used for the following exercise activities: •Funds Used to Design, Develop, Conduct, and Evaluate an Exercise. This includes costs related to planning, meeting space, and other meeting costs, facilitation costs, materials and supplies, travel, and documentation. Exercises afford organizations the opportunity to validate plans and procedures, evaluate capabilities, and assess progress toward meeting capability targets in a controlled, low risk setting. Any shortcoming or gap identified, including those for children and individuals with disabilities or other access and functional needs, should be identified in an effective corrective action program that includes development of improvement plans that are dynamic documents, with corrective actions continually monitored and implemented as part of improving preparedness through the exercise cycle. •Hiring of Full or Part-Time Staff or Contractors/Consultants. Full or part-time staff may be hired to support exercise-related activities. The services of contractor/consultant staff may be procured to support exercise-related activities. The services of contractors/consultants may also be procured to support the design, development, conduct, and evaluation of terrorism exercises. Hiring of contractors/consultants must follow the applicable federal procurement requirements at 2 C.F.R. §§ 200.317-200.327. •Overtime and Backfill Costs. Overtime and backfill costs associated with the design, development, and conduct of terrorism exercises are allowable expenses. Payment of overtime     City Council 35 – 152 11/7/2023 IBSGP Appendix | 2023 Page E-7 expenses will be for work performed in excess of the established work week related to the planning and conduct of the exercise project(s). Further, overtime payments and backfill costs associated with sending personnel to exercises are allowable, provided that the event being attended is a DHS sponsored exercise. For positions not funded by the grant award, grant funds cannot be used for personnel or straight salary costs for employees to attend exercises, meaning straight time costs for non-grant funded employees to attend exercise are not allowable. Instead, for positions not funded by the grant award, only overtime and backfill costs will be allowable for those employees to attend exercises. Recipients seeking to claim overtime or backfill costs will be required to submit verification. •Travel. Domestic travel costs (e.g., airfare, mileage, per diem, hotel, etc.) are allowable as expenses by employees who are on travel status for official business related to the planning and conduct of the exercise project(s). International travel is not allowable under this program. •Supplies. Supplies are items that are expended or consumed during the course of the planning and conduct of the exercise project(s) (e.g., gloves, non-sterile masks, and disposable protective equipment). •Other Items. These costs include the rental of space/locations for exercise planning and executing, rental of equipment, etc. Recipients are encouraged to use free public space/locations/facilities, whenever available, prior to the rental of space/locations/facilities . These also include costs that may be associated with inclusive practices and the provision of reasonable accommodations and modifications to provide full access for children and adults with disabilities. Management and Administration (M&A) Management and administration costs are allowed under this program. M&A costs are activities directly related to managing and administering the award. Recipients may use up to 5% of the amount of the award for their M&A. FY 2023 IBSGP funds may be used for the following M&A costs: •Hiring of full-time or part-time staff including contractors and consultants, to execute the following: o Management of the current fiscal year IBSGP award; and o Design and implementation of the current fiscal year IBSGP submission meeting compliance with reporting/data collection requirements, including data calls. •Information collection and processing necessary to respond to FEMA data calls; and •Domestic travel expenses related to IBSGP grant administration. Indirect Costs Indirect costs are allowable under this program. See the “Procedures for Establishing Indirect Cost Rates” Section in “Pre-Submission Information” for more information. Unallowable Costs Specific unallowable costs include: •Grant funds must comply with FEMA Policy 207-22-0002, Prohibited or Controlled Equipment Under FEMA Awards, and may not be used for the purchase of the following equipment: firearms, ammunition, grenade launchers, bayonets, or weaponized aircraft, vessels, or vehicles of any kind with weapons installed;     City Council 35 – 153 11/7/2023 IBSGP Appendix | 2023 Page E-8 •General-use facility expenditures, to include, but not limited to ordinary facility maintenance, contracts for maintenance, and specifically backup or emergency generators; •General vehicle maintenance, service contracts, or warranties. This is different from maintenance and sustainment costs that are allowable, but only for projects funded under a grant award. For projects or equipment not funded by the grant award, general maintenance, service contracts, and warranties are not allowable; •Expenditures for items such as general-use software (word processing, spreadsheet, graphics, etc.), general-use computers and related equipment (other than for allowable M&A activities, or otherwise associated preparedness or response functions), general-use vehicles, licensing fees, recurring operating costs (e.g., cell phone services, maintenance contracts); •Organizational operating expenses; •Personnel costs, to include, but not limited to, overtime and backfill (except as detailed above); •Activities unrelated to the completion and implementation of the IBSGP; •Other indirect costs (meaning property purchase, depreciation, or amortization expenses); •Initiatives in which federal agencies are the beneficiary or that enhance federal property; •Initiatives which study technology development; •Proof-of-concept initiatives; •Initiatives that duplicate capabilities being provided by the Federal Government; •Other items not in accordance with the AEL, in accordance with FEMA Policy 207-22-0002, Prohibited or Controlled Equipment Under FEMA Awards, or not previously listed as allowable costs; and •Pre-award costs are not allowable and will not be approved, with the exception of costs resulting from pre-award grant writing services provided by an independent contractor that shall not exceed $1,500, as detailed in “Pre-Award Costs” above and in the IBSGP NOFO. Other Allowable Costs Maintenance and Sustainment Costs The use of FEMA preparedness grant funds for maintenance contracts, warranties, repair or replacement costs, upgrades, and user fees are allowable under all active and future grant awards, unless otherwise noted. Preparedness grant funds may be used to purchase maintenance contracts or agreements, warranty coverage, licenses, and user fees. These contracts may exceed the period of performance if they are purchased incidental to the original purchase of the system or equipment as long as the original purchase of the system or equipment is consistent with that which is typically provided for, or available through, these types of agreements, warranties, or contracts. When purchasing a stand-alone warranty or extending an existing maintenance contract on an already-owned piece of equipment system, coverage purchased may not exceed the period of performance of the award used to purchase the maintenance agreement or warranty. As with warranties and maintenance agreements, this extends to licenses and user fees as well. Grant funds are intended to support the National Preparedness Goal (the Goal) and fund projects that build and sustain the core capabilities necessary to prevent, protect against, mitigate the effects of, respond to, and recover from those threats that pose the greatest risk to the security of the Nation. In order to provide recipients the ability to meet this objective, the policy set forth in IB 379: Guidance to State Administrative Agencies to Expedite the Expenditure of Certain DHS/FEMA Grant Funding allows for the expansion of eligible maintenance and sustainment costs which must be in (1) direct support of existing capabilities; (2) must be an otherwise allowable expenditure under the applicable grant program, and (3) be tied to one of the core capabilities in the five mission areas outlined in the Goal. Additionally, eligible costs may also be in support of equipment, training, and critical resources that have previously been purchased with either federal grant or any other source of funding other than FEMA preparedness grant program dollars.     City Council 35 – 154 11/7/2023 IBSGP Appendix | 2023 Page E-9 Bonds Financial markets are not always predictable, and commercial suppliers are not always reliable; but there are options to provide resource contingencies to support an IBSGP award. •Prepayment Bond: Prepayment Bonds provide a measure of economic security for an organization that is going to advance funds to a vendor(s). The prepayment bond generally may be obtained through the vendor or bank. The prepayment bond protects funds in the event a vendor fails to perform (e.g., not finishing/delivering contracted service/equipment, or going out of business). Prepayment bonds are chargeable to an award. o Encouraged Prepayment Bond: Recipients are strongly recommended, but not required, to obtain a prepayment bond for awarded acquisition activities that exceed the Simplified Acquisition Threshold (SAT) (currently $250,000, but the applicable dollar threshold will be the SAT amount in place at the time of procurement) when recipients are contractually required to advance a down payment and when such advances contain no federal funds (only local funds). o Required Prepayment Bond: Per 2 C.F.R. § 200.304(b), recipients are required to obtain a prepayment bond for awarded acquisition activities that exceed the SAT; a prepayment bond is required when recipients are contractually required to advance a down payment and when such advances contain only federal funds or a combination of federal and local funds. •Fidelity Bond: Reasonable costs of fidelity bonds (or like insurance as provided for by applicable state or tribal laws) covering the maximum amount of IBSGP funds the officer, official, or employee handles at any given time for all personnel who disburse or approve disbursement of IBSGP funds may be allowable if required by the terms and conditions of the award or if generally required by the tribe in its generally operations. If a fidelity bond is required by a recipient in its general operations, those costs must be charged as indirect costs. See 2 C.F.R. § 200.427. Encouraged Use of Certain Products Produced in the United States Pursuant to Executive Order 13858 “Strengthening Buy-American Preferences for Infrastructure Projects,” FEMA encourages non-federal entities under this grant program to use, to the greatest extent practicable and consistent with the law, iron and aluminum as well as steel, cement, and other manufactured products produced in the United States, in projects funded by an award under this grant program affecting surface transportation, including roadways, bridges, railroads, and transit; aviation; ports, including navigational channels; water resources projects; energy production, generation, and storage, including from fossil-fuels, renewable, nuclear, and hydroelectric sources; electricity transmission; gas, oil, and propane storage and transmission; electric, oil, natural gas, and propane distribution systems; broadband internet; pipelines; stormwater and sewer infrastructure; drinking water infrastructure; and cybersecurity. Notwithstanding this encouragement, non-federal entities must take care that all procurements and contract actions are consistent with law, this Manual and applicable appendices, the grant program’s NOFO, and the federal procurement standards at 2 C.F.R. §§ 200.317-200.326.     City Council 35 – 155 11/7/2023 IPR Appendix | 2023 Page F-1 Program Appendix F: Intercity Passenger Rail (IPR) Program As a reminder, while this appendix contains IPR-specific information and requirements, the main content of this Manual (non-appendix information) contains important information relevant to all preparedness grant programs, including the IPR. Please be sure to read the main content of this Manual in addition to the program-specific appendices. The IPR grant recipient may only use IPR grant funds for the purposes set forth in the Notice of Funding Opportunity (NOFO), and all investments must be consistent with the statutory authority for the award. Grant funds may not be used for matching funds for other federal awards, lobbying, or intervention in federal regulatory or adjudicatory proceedings. In addition, federal funds may not be used to sue the Federal Government or any other government entity. IPR Funding Guidelines Costs charged to a an IPR award must be consistent with the uniform administrative requirements and audit requirements for federal awards, located at 2 C.F.R. Part 200, Subparts A-D and F. For more information on 2 C.F.R. Part 200, please see Information Bulletin (IB) 400 regarding FEMA’s implementation of these provisions prior to the recent 2020 revisions. For information on the recent revisions to these regulations, see 2 CFR Grants Management Policy Updates | FEMA.gov. Costs charged to an IPR award must also be consistent with the cost principles in the Federal Acquisition Regulation (FAR) Part 31.2 in lieu of 2 C.F.R. Part 200, Subpart E. Any conflicts between FAR 31.2 and 2 C.F.R. Part 200, Subpart E shall be resolved in favor of the applicable provision in FAR 31.2. IPR Priorities See the annual IPR NOFO. Security Plan Requirements The following information regarding security plan requirements is provided in 6 U.S.C. § 1134(c)(2): Security plans should include the following, as appropriate: •A prioritized list of all items included in the public transportation agency’s security assessment that have not yet been addressed; •A detailed list of any additional capital and operational improvements identified by DHS or the public transportation agency and a certification of the public transportation agency’s technical capacity for operating and maintaining any security equipment that may be identified in such list; •Specific procedures to be implemented or used by the public transportation agency in response to a terrorist attack, including evacuation and passenger communication plans and appropriate evacuation and communication measures for the elderly and individuals with disabilities; •A coordinated response plan that establishes procedures for appropriate interaction with state and local law enforcement agencies, emergency responders, and federal officials in order to coordinate security measures and plans for response in the event of a terrorist attack or other major incident;     City Council 35 – 156 11/7/2023 IPR Appendix | 2023 Page F-2 •A strategy and timeline for conducting training under 49 C.F.R. § 1570.109(b) and 49 C.F.R. Part 1580; •Plans for providing redundant and other appropriate backup systems necessary to ensure the continued operation of critical elements of the public transportation system in the event of a terrorist attack or other major incident; •Plans for providing service capabilities throughout the system in the event of a terrorist attack or other major incident in the city or region which the public transportation system serves; •Methods to mitigate damage within a public transportation system in case of an attack on the system, including a plan for communication and coordination with emergency responders; and •Other actions or procedures as the Secretary of Homeland Security determines are appropriate to address the security of the system. Allowable Costs Specific investments made in support of the funding priorities discussed in the annual IPR NOFO generally fall into one of the following six allowable expense categories: 1)Planning; 2)Operational Activities; 3)Equipment and Capital Projects; 4)Training and Awareness Campaigns; 5)Exercises; and 6)Management and Administration. The following provides guidance on allowable costs within each of these areas. Planning Planning activities that address the Soft Targets/Crowded Places Priority. IPR funds may be used for the following types of planning activities: •Development and enhancement of system-wide security risk management plans that ensure the continuity of essential functions, to include cyber; •Development or further strengthening of continuity plans, response plans, station action plans, risk assessments, and asset-specific remediation plans; •Development or further strengthening of security assessments, including multi-agency and multi- jurisdictional partnerships and conferences to facilitate planning activities; •Hiring of full or part-time staff and contractors or consultants to assist with planning activities only to the extent that such expenses are for the allowable activities within the scope of this grant (not for the purpose of hiring public safety personnel); hiring of contractors/consultants must follow the applicable federal procurement requirements at 2 C.F.R. §§ 200.317-200.327 •Materials required to conduct planning activities; •Conducting risk and resilience assessments on increasingly connected cyber and physical systems, on which security depends, using the Infrastructure Resilience Planning Framework and related CISA resources; •Planning activities related to alert and warning capabilities; and •Other project planning activities, with prior approval from FEMA.     City Council 35 – 157 11/7/2023 IPR Appendix | 2023 Page F-3 Operational Activities Operational Activities that address the Soft Targets/Crowded Places Priority. FEMA encourages applicants to develop innovative operational approaches to enhance the security of transit systems. Projects that use visible, unpredictable deterrence, including operational packages dealing with explosive detection canine teams, mobile screening teams, and anti-terrorism teams, directly support enhancing the protection of soft targets and crowded places. Implementation of one of the three Operational Package (OPack) models discussed below complements existing security systems and provides an appropriate, practical, and cost-effective means of protecting assets. Agencies may submit IJs to fund transit security police forces/law enforcement providers for patrols and activities on overtime, such as directed patrols, additional canine teams, mobile screening teams, or anti- terrorism team patrols. These activities must be dedicated to the transit environment and must be anti- terrorism in nature. Agencies must identify the type of activity, length of operation (hours), number of personnel, and cost based on length of operation and personnel. Agencies should also provide a risk-based justification for the request, including linkage to a known event, such as hosting a significant regional sporting or political event; or a period of heightened awareness, such as a national holiday. Three OPack types have been developed to support operational activities and are available for funding under the IPR: •Explosives Detection Canine Teams (EDCTs). When combined with the existing capability of a transit security/police force, the added value provided through the addition of an EDCT is significant. EDCTs are a proven, reliable resource to detect explosives and are a key component in a balanced counter-sabotage program. The TSGP will provide funds to establish dedicated security/police force canine teams. Each canine team will be composed of one dog and one handler. •Anti-Terrorism Teams (ATTs). The ATT capability provided through TSGP funding is for uniformed, dedicated transit patrols on a normal operational basis, rather than using teams only for a surge capacity as provided by FEMA in the past. ATTs do not supersede other local transit security forces; rather, they augment current capabilities. Each ATT will consist of four individuals, including two overt elements (e.g., uniformed transit sector law enforcement officer, canine team, mobile explosive screeners), and two discreet observer elements. •Mobile Explosive Screening Teams (MESTs). The MEST OPack will allow recipients the flexibility to deploy combinations of certified explosive ordinance technicians with mobile explosive screening technologies, including during local National Special Security Events. This screening technology will be coupled with mobile explosive screening technologies. Each MEST should have a minimum of two members and one mobile explosive screening apparatus. Note: Funds for canine teams may not be used to fund drug detection and apprehension technique training. Only explosives detection training for the canine teams will be funded. Five-Year Security Capital Plan and Operational Sustainment Applicant requests for OPack funding must include the submission of a Five-Year Security Capital and Operational Sustainment Plan in ND Grants. This plan must include how the agency proposes to implement capital projects and demonstrate how the agency will sustain the operational investments (including officers hired with federal funding) and capabilities after grant funding has been expended. Requests for OPacks will not be funded if the applicant does not have and submit a Security Capital and Operational Sustainment Plan.     City Council 35 – 158 11/7/2023 IPR Appendix | 2023 Page F-4 Funding Availability for OPacks OPacks have the potential to be funded for up to a 36-month period from the award date. The monetary figures presented below are stated in terms of cost per period of performance (which indicates actual/complete funding for a 36-month period). Additionally, any OPack costs after the period of performance (including expenses related to the maintenance, personnel, equipment, etc.) are the responsibility of the applicable transit system. Additional funding may be applied for in future grant cycles to maintain this operational capability, but future funding is not guaranteed and requires approval. If these positions are not sustained, the public transportation agency may not be eligible for this personnel support in the future. The table below identifies the maximum funding available for the different OPack types. Available Funding for OPacks Operational Package Maximum Funding per Year (12 months) Maximum Funding per Period of Performance (36 months) EDCT $150,000 per team $450,000 per team ATT $500,000 per team $1,500,000 per team MEST $600,000 per team $1,800,000 per team OPack Requirements IPR OPack funds may be used for new positions or to sustain existing capabilities/programs (e.g., canine teams) already supported by the recipient. Applicants pursuing both new OPacks and sustainment funding for existing OPacks must indicate in their IJs which funding the higher priority for their agency is. Additionally, applicants must provide the number of existing teams (EDCT, ATT, and MEST) already in place, regardless of how they are funded. The below table identifies specific OPack requirements. OPack Requirements Operational Package Requirements EDCT Please refer to the pages below for detailed information regarding EDCTs under the IPR ATT Specific for the Canine Team within the ATT: •Each canine team, composed of one dog and one handler, must be certified by an appropriate, qualified organization •Canines should receive an initial basic training course and also weekly maintenance training sessions thereafter to maintain the certification •The basic training averages 10 weeks for the team, with weekly training and daily exercising (comparable training and certification standards, such as those promulgated by the Transportation Security Administration (TSA) Explosive Detection Canine Program), the National Police Canine Association (NPCA), the United States Police Canine Association (USPCA), or the International Explosive Detection Dog Association (IEDDA) may be used to meet this requirement •The individuals hired for the covert and overt elements must be properly trained law enforcement officers •Certifications should be on file with the recipient and must be made available to FEMA upon request MEST Certifications should be on file with the recipient and must be made available to FEMA upon request     City Council 35 – 159 11/7/2023 IPR Appendix | 2023 Page F-5 Allowable Expenses for OPacks The table below identifies allowable expenses for the various OPacks. Please see the accompanying notes for clarification of certain allowable costs. Allowable Expenses for OPacks Operational Package Salary and Fringe Benefits Training and CertificationEquipment Costs Purchase and Train a Canine Canine Costsb1) EDCTa ✓✓✓✓c ✓ 2) ATT ✓✓✓✓✓ 3) MEST ✓✓d a Travel costs associated with training for personnel, handlers, and canines are allowable b Canine costs include but are not limited to a canine’s veterinary, housing, and feeding costs c One type of allowable training is training specific to the detection of common explosives odors d Equipment and other costs can include but are not limited to explosives detection; stainless steel search tables; consumables such as gloves, swabs, and alcohol; and land mobile radios Specific Guidance on EDCT EDCT Certification Each EDCT, composed of one dog and one handler, must be certified by an appropriate, qualified organization. TSA-certified EDCTs will meet or exceed certification standards set by the TSA National Explosives Detection Canine Team Program (NEDCTP). Recipient EDCTs that do not participate in the NEDCTP will be required to certify annually under their respective agency, local, and state regulations. The recipient will maintain certification, utilization, and training data to show compliance in meeting or exceeding those guidelines set forth by the Scientific Working Group on Dog and Orthogonal Detection Guidelines (SWGDOG), as of September 14, 2007, in addition to the requirements set forth in the NOFO. EDCT Submission Requirements 1)The recipient will ensure that a written security procedure plan exists for the safekeeping of all explosive training aids, including safe transportation. The recipient will document the removal, use, and return of explosive training aids used during training exercises or for any other reason. The plan and all documentation must be made available to FEMA upon request; 2)The recipient will comply with requirements for the proper storage, handling, and transportation of all explosive training aids in accordance with the Bureau of Alcohol, Tobacco, Firearms and Explosives’ Publication 5400.7 (ATF P 5400.7) (09/00), Federal Explosive Law and Regulation; 3)The recipient will ensure that certified EDCTs are available to respond to situations 24 hours a day, 7 days per week on an on-duty or off-duty on-call basis. If IPR-funded EDCTs are not available, other, non-IPR funded EDCTs may be utilized for this response. The intent is to provide maximum coverage during peak operating hours and to maintain the ability to promptly respond to threats that affect public safety or mass transit operations;     City Council 35 – 160 11/7/2023 IPR Appendix | 2023 Page F-6 4)EDCTs under this grant are single purpose and will be trained to detect “live” explosives only, not “simulated” explosives. EDCTs must not have received previous training to detect any other substances; 5)The recipient will ensure that each EDCT receives on-site proficiency training at a minimum of 4 hours per week per duty cycle. This training shall include, but not be limited to, mass transit passenger cars, terminals/platforms, luggage, freight/warehouses, and vehicles. Complete, detailed, and accurate training records must be maintained for all proficiency training conducted by each EDCT. These records must be made available to FEMA upon request; 6)The recipient will conduct appropriate training or other canine activities, within view of the public, to increase public awareness of EDCTs and provide a noticeable deterrent to acts which affect public safety or mass transit operations. The recipient will also ensure that such activities include, over a period of time, a presence in operational areas of the mass transit system during peak and off-peak hours. The recipient agrees that EDCTs will be utilized in the field at least 80% of their duty time, annually; 7)The recipient will provide safe and sanitary kennel facilities for program canines, and these costs may be allowable with prior approval by FEMA. This applies to kenneling canines at a mass transit system, handlers’ residences, or commercial boarding facilities . Canines must not be left in makeshift accommodations or without proper supervision, protection, and care. The recipient will ensure that canines are transported on-duty and off-duty in vehicles configured with adequate temperature control, padding, and screening to ensure proper health, safety, and security; and 8)The recipient will ensure that adequate routine and emergency veterinary care are provided for all canines. Note: FEMA reserves the right to conduct an on-site operational and record review upon 48-hour notice to ensure compliance with applicable federal regulations. Equipment and Capital Projects Equipment and Capital Projects that address the Soft Targets/Crowded Places and Cybersecurity Priorities. Priority projects include Top Transit Asset List (TTAL) risk remediation and protection of other high- risk, high-consequence areas or systems that have been identified through system-wide risk assessments: •Projects related to physical security enhancements at rail and bus stations in Urban Area Security Initiative (UASI) jurisdictions, including security cameras, security screening equipment for people and baggage, and access control (e.g., fences, gates, barriers, etc.); and •Projects related to cybersecurity of access control, sensors, security cameras, badge/ID readers, Industrial Control System (ICS)/Supervisory Control and Data Acquisition (SCADA) systems, process monitors and controls, etc. or passenger/vehicle/cargo security screening equipment support. Cybersecurity assessments are allowable. Equipment Acquisition IPR funds may be used for the following categories of equipment. A comprehensive listing of allowable equipment categories and types is found in the Authorized Equipment List (AEL). These costs include: •Personal protection equipment; •Explosive device mitigation and remediation equipment;     City Council 35 – 161 11/7/2023 IPR Appendix | 2023 Page F-7 •Chemical, biological, radiological, nuclear, and high explosive (CBRNE) operational search and rescue equipment, logistical support equipment, reference materials, or incident response vehicles; •Interoperable communications equipment, including for alert and warning capabilities; •Components or systems needed to address flaws in the computerized systems that control generators, switching stations, and electrical substations as well as other threats to infrastructure critical to the U.S. economy; •Detection Equipment; •Power equipment; •Terrorism incident prevention equipment; and •Physical security enhancement equipment. Recipients may purchase equipment not listed on the AEL, but only if they first seek and obtain prior approval from FEMA. Unless otherwise noted, equipment must be certified as meeting required regulatory and FEMA-adopted standards to be eligible for purchase using IPR funds. Equipment must comply with the Occupational Safety and Health Act requirement for certification of electrical equipment by a nationally recognized testing laboratory and demonstrate compliance with relevant FEMA-adopted standards through a supplier’s declaration of conformity with appropriate supporting data and documentation per International Organization for Standardization/International Electro-technical Commission (ISO/IEC) 17050, Parts One and Two. The recipient must have all necessary certifications and licenses for the requested equipment, as appropriate, prior its purchase. In addition, recipients that are using IPR funds to support emergency communications equipment activities must comply with the SAFECOM Guidance on Emergency Communications Grants, including provisions on technical standards that ensure and enhance interoperable communications. This SAFECOM Guidance can be found at: https://www.cisa.gov/safecom/funding. Requirements for Small Unmanned Aircraft Systems All requests to purchase Small Unmanned Aircraft Systems (sUAS) with FEMA grant funding must comply with FEMA Policy 207-22-0002, Prohibited or Controlled Equipment Under FEMA Awards, and also include a description of the policies and procedures in place to safeguard individuals’ privacy, civil rights, and civil liberties of the jurisdiction that will purchase, take title to or otherwise use the sUAS equipment. SUAS policies are not required at the time of application but must be received and approved by FEMA prior to obligating IPR funds. All grant-funded procurements must be executed in a manner compliant with federal procurement standards at 2 C.F.R. §§ 200.317 – 200.327. For recipients that use IPR funds for sUAS, FEMA advises that there is a general privacy concern related to the use of this equipment if the data the devices collect is transmitted to servers not under the control of the operator. It has been reported that some manufacturers of sUAS encrypt data and send that data to servers outside the United States. The U.S. Department of Homeland Security’s Privacy Office suggests the recipient fully explore data transmission and storage issues with vendors to reduce the possibility of data breaches. Additionally, the Joint Explanatory Statement (JES) accompanying the FY 2023 DHS Appropriations further requires recipients to certify they have reviewed the Industry Alert on Chinese Manufactured Unmanned Aircraft Systems, and completed a risk assessment that considers the proposed use of foreign- made sUAS to ascertain potential risks (e.g., privacy, data breaches, cybersecurity, etc.) related to foreign- made versus domestic sUAS.     City Council 35 – 162 11/7/2023 IPR Appendix | 2023 Page F-8 Acquisition and Use of Technology to Mitigate UAS (Counter-UAS) In August 2020, FEMA was alerted you of an advisory guidance document issued by DHS, the Department of Justice, the Federal Aviation Administration, and the Federal Communications Commission: https://www.dhs.gov/publication/interagency-legal-advisory-uas-detection-and-mitigation- technologies. The purpose of the advisory guidance document is to help non-federal public and private entities better understand the federal laws and regulations that may apply to the use of capabilities to detect and mitigate threats posed by UAS operations (i.e., Counter-UAS or C-UAS). The Departments and Agencies issuing the advisory guidance document, and FEMA, do not have the authority to approve non-federal public or private use of UAS detection or mitigation capabilities, nor do they conduct legal reviews of commercially available product compliance with those laws. The advisory does not address state and local laws nor potential civil liability, which UAS detection and mitigation capabilities may also implicate. It is strongly recommended that, prior to the testing, acquisition, installation, or use of UAS detection and/or mitigation systems, entities seek the advice of counsel experienced with both federal and state criminal, surveillance, and communications laws. Entities should conduct their own legal and technical analysis of each UAS detection and/or mitigation system and should not rely solely on vendors’ representations of the systems’ legality or functionality. Please also see the DHS press release on this topic for further information: https://www.dhs.gov/news/2020/08/17/interagency-issues-advisory-use- technology-detect-and-mitigate-unmanned-aircraft. Cybersecurity Projects IPR funds may be used for projects that enhance the cybersecurity of: •Access controls, sensors; security cameras, badge/ID readers, ICS/SCADA systems, process monitors and controls (such as firewalls, network segmentation, predictive security cloud, etc.); and •Passenger/vehicle/cargo security screening equipment (cybersecurity assessments are allowable). When requesting funds for cybersecurity, applicants are encouraged to propose projects that would aid in implementation of all or part of the Framework for Improving Critical Infrastructure Cybersecurity (the “Framework”), developed by the National Institute of Standards and Technology (NIST). The Framework gathers existing international standards and practices to help organizations understand, communicate, and manage their cyber risks. For organizations that do not know where to start with developing a cybersecurity program, the Framework provides initial guidance. For organizations with more advanced practices, the Framework offers ways to improve their programs, such as through better communication with their leadership and suppliers about management of cyber risks. The Cybersecurity and Infrastructure Security Agency’s (CISA) Critical Infrastructure Cyber Community C³ Voluntary Program also provides resources to critical infrastructure owners and operators to assist in adoption of the Framework and managing cyber risks. Additional information on the Critical Infrastructure Cyber Community C³ Voluntary Program can be found at www.cisa.gov/ccubedvp. DHS’s Enhanced Cybersecurity Services (ECS) program is an example of a resource that assists in protecting U.S.-based public and private entities and combines key elements of capabilities under the “Detect” and “Protect” functions to deliver an impactful solution relative to the outcomes of the Framework. Specifically, ECS offers intrusion prevention and analysis services that help U.S.-based companies and SLTT governments defend their computer systems against unauthorized access, exploitation, and data exfiltration. ECS works by sourcing timely, actionable cyber threat indicators from     City Council 35 – 163 11/7/2023 IPR Appendix | 2023 Page F-9 sensitive and classified Government Furnished Information. DHS then shares those indicators with accredited Commercial Service Providers (CSPs). Those CSPs in turn use the indicators to block certain types of malicious traffic from entering a company’s networks . Groups interested in subscribing to ECS must contract directly with a CSP in order to receive services. Please visit http://www.cisa.gov/enhanced- cybersecurity-services-ecs for a current list of ECS CSP points of contact. Capital (Construction) Projects Guidance The recipient must obtain written approval from FEMA prior to the use of any IPR funds for construction or renovation projects. When applying for construction funds, including communications towers, the recipient must submit evidence of approved zoning ordinances, architectural plans, any other locally required planning permits. Additionally, the recipient is required to submit a SF-424C and budget detail citing the project costs and an SF-424D Form for standard assurances for the construction project. All construction or renovation projects require Environmental Planning and Historic Preservation (EHP) review. The recipient is also encouraged to have completed as many steps as possible for a successful EHP review in support of their proposal for funding (e.g., coordination with the relevant Historic Preservation Office to identify potential historic preservation issues and to discuss the potential for project effects; compliance with all state and local EHP laws and requirements). Projects for which the recipient believes an Environmental Assessment (EA) may be needed, as defined in DHS Instruction Manual 023-01-001-01, Revision 01, EHP Directive and Instruction, FEMA Directive 108-1, and FEMA Instruction 108-1-1, must also be identified to the FEMA HQ Preparedness Officer within the first six months of the award, regardless of the length of the period of performance. Completed EHP review materials for construction and communication tower projects must be submitted no later than 12 months before the end of the period of performance. EHP policy guidance and the EHP Screening Form can both be found on FEMA.gov. EHP review materials should be sent to gpdehpinfo@fema.dhs.gov. If the recipient uses funds for construction projects, it must comply with the Davis-Bacon Act (codified as amended at 40 U.S.C. §§ 3141 et seq.). See 6 U.S.C. § 1163(h) (cross-referencing 49 U.S.C. § 24312, which cross-references Davis-Bacon). It must ensure that its contractors or subcontractors for construction projects pay workers no less than the prevailing wages for laborers and mechanics employed on projects of a character similar to the contract work in the civil subdivision of the state in which the work is to be performed. Additional information regarding compliance with the Davis-Bacon Act, including the Department of Labor (DOL) wage determinations, is available at https://www.dol.gov/whd/govcontracts/dbra.htm. Training and Awareness Campaigns Training and Awareness Campaigns that address the Soft Targets/Crowded Places and Cybersecurity Priorities. Training IPR funds may be used for the following training activities: •Training Topics. Priority topics include active shooter training, security training for employees, and public awareness/preparedness campaigns. •Training Workshops. Grant funds may be used to plan and conduct training workshops, including costs related to planning, meeting space and other meeting costs, facilitation costs, materials and supplies, travel, and training plan development. The recipient is strongly     City Council 35 – 164 11/7/2023 IPR Appendix | 2023 Page F-10 encouraged to use free public space, locations, or facilities, whenever available, prior to the rental of space, locations, or facilities. Training should provide the opportunity to demonstrate and validate skills learned as well as to identify any gaps in these skills. Any training or training gaps, including those for children and individuals with disabilities or other access and functional needs, should be identified in an After-Action Report/Improvement Plan (AAR/IP) and addressed in the training cycle. •Hiring of Full or Part-Time Staff or Contractors/Consultants. Full or part-time staff or contractors/consultants may be hired to support training-related activities. Reimbursement of these costs should conform with the policies of recipient, as well as any applicable federal and FEMA policies, rules, and regulations. Hiring of contractors/consultants must follow the applicable federal procurement requirements at 2 C.F.R. §§ 200.317-200.327. Dual compensation is unallowable, in other words, an employee of a unit of government may not receive compensation from their unit or agency of government and from an award for a single period of time (e.g., 1:00 p.m. to 5:00 p.m.), even though such work may benefit both activities. Personnel hiring, overtime, and backfill expenses are permitted under this grant only to the extent that such expenses are for allowable activities within the scope of the grant. •Overtime and Backfill Costs. The entire amount of overtime costs, including payments related to backfilling personnel, that are the direct result of attendance at FEMA and approved training courses and programs are allowable. Reimbursement of these costs should follow the policies of the recipient, as well as any applicable federal and FEMA policies, rules, and regulations. state. Dual compensation is never allowable. •Travel. Domestic travel costs (e.g., airfare, mileage, per diem, and hotel) are allowable as expenses by employees who are on travel status for official business related, approved training, subject to the restrictions at 2 C.F.R. Part 200. International travel is not an allowable expense. •Supplies. Supplies, items that are expended or consumed during the course of the planning and conduct of the training project(s) (e.g., gloves and non-sterile masks), are allowable expenses. •Funds Used to Develop, Deliver, and Evaluate Training. Funds used to develop, deliver, and evaluate training, including costs related to administering the training, planning, scheduling, facilities, materials and supplies, reproduction of materials, and equipment are allowable expenses. Training should provide the opportunity to demonstrate and validate skills learned as well as to identify any gaps in these skills. Any training or training gaps, including those for children and individuals with disabilities or other access and functional needs, should be identified in the AAR/IP and addressed in the training cycle. Recipients are encouraged to use existing training rather than developing new courses. When developing new courses, recipients are encouraged to apply the Analysis, Design, Development, Implementation, and Evaluation (ADDIE) model of instructional design. Information on FEMA-approved training can found at http://www.firstrespondertraining.gov/. Awareness Campaigns IPR funds may be used for the development and implementation of awareness campaigns to raise public awareness of indicators of terrorism and terrorism-related crime and for associated efforts to increase the sharing of information with public and private sector partners, including nonprofit organizations. DHS currently sponsors or supports a number of awareness campaigns. Please review materials, strategies, and resources at https://www.dhs.gov/dhs-campaigns before embarking on the development of an awareness campaign for local constituencies and stakeholders. Note: DHS requires that all public and private sector partners wanting to implement and/or expand the DHS “If You See Something, Say Something®” campaign (“campaign”) using grant fund s work directly with the DHS Office of Partnership and Engagement (OPE). This will help ensure that the awareness     City Council 35 – 165 11/7/2023 IPR Appendix | 2023 Page F-11 materials (e.g., videos, posters, trifolds, etc.) remain consistent with DHS’s messaging and strategy for the campaign and compliant with the initiative’s trademark, which is licensed to DHS by the New York Metropolitan Transportation Authority. Coordination with OPE, through the campaign’s office (seesay@hq.dhs.gov), must be facilitated by the FEMA Preparedness Officer. Exercises Exercise activities that address the Soft Targets/Crowded Places and Cybersecurity Priorities. IPR funds may be used for the following exercise activities: •Funds Used to Design, Develop, Conduct and Evaluate an Exercise. This includes costs related to planning, meeting space and other meeting costs, facilitation costs, materials and supplies, travel, and documentation. Exercises afford organizations the opportunity to validate plans and procedures, evaluate capabilities, and assess progress toward meeting capability targets in a controlled, low risk setting. Any shortcomings or gaps identified, including those for children and individuals with disabilities or other access and functional needs, should be identified in an effective corrective action program that includes development of improvement plans that are dynamic documents, with corrective actions continually monitored and implemented as part of improving preparedness through the exercise cycle. •Hiring of Full or Part-Time Staff or Contractors/Consultants. Full or part-time staff may be hired to support exercise-related activities. Reimbursement of these costs should conform with the policies of the recipient, as well as any applicable federal and FEMA policies, rules, and regulations. Dual compensation is not allowable, meaning, in other words, that an employee of a unit of government may not receive compensation from their unit or agency of government and from an award for a single period of time (e.g., 1:00 p.m. to 5:00 p.m.), even though their work may benefit both entities. Personnel hiring, overtime, and backfill expenses are permitted under this grant only to the extent that such expenses are for the allowable activities within the scope of the grant. The recipient must follow all applicable procurement regulations at 2 C.F.R. Part 200 when procuring contractor services. •Overtime and Backfill Costs. The entire amount of overtime costs, including payments related to backfilling personnel, which are the direct result of time spent on designing, developing, and conducting exercises are allowable expenses. These costs are allowed only to the extent the payment for such services is in accordance with the policies of the recipient and has the approval of the awarding agency, if applicable. Dual compensation is never allowable. •Travel. Domestic travel costs are allowable as expenses by employees who are on travel status for official business related to the planning and conduct of exercise project(s), subject to the restrictions at 2 C.F.R. Part 200. International travel costs are not allowable expenses. •Supplies. Supplies are items that are expended or consumed during the course of the planning and conduct of the exercise project(s) (e.g., gloves, non-sterile masks, and disposable protective equipment). •Other Items. These costs include the rental of space or locations for exercise planning and executing, rental of equipment, etc. The recipient is encouraged to use free public space, locations, or facilities, whenever available, prior to the rental of space, locations, or facilities. These also include costs that may be associated with inclusive practices and the provision of reasonable accommodations and modifications to provide full access for children and adults with disabilities.     City Council 35 – 166 11/7/2023 IPR Appendix | 2023 Page F-12 Management and Administration (M&A) Management and administration costs are allowed under this program. M&A costs are activities directly related to managing and administering the award. The recipient may use up to 5% of the amount of the award for its M&A costs. Fiscal Year 2023 IPR funds may be used for the following M&A costs: •Hiring of full-time or part-time staff, including contractors and consultants, to execute the following: o Management of the current fiscal year IPR Award; and o Design and implementation of the current fiscal year IPR submission meeting compliance with reporting/data collection requirements, including data calls. •Information collection and processing necessary to respond to FEMA data calls; •Domestic travel expenses related to IPR grant administration, in compliance with the Super Circular, 2 C.F.R. Part 200; and •Acquisition of authorized office equipment, including personal computers or laptops for IPR M&A purposes. Indirect Costs Indirect costs are allowable under this program as described in the Federal Acquisition Regulation (FAR). See the “Procedures for Establishing Indirect Cost Rates” Section in “Pre -Submission Information” for more information. Unallowable Costs Specific unallowable costs include: •Grant funds must comply with FEMA Policy 207-22-0002, Prohibited or Controlled Equipment Under FEMA Awards, and may not be used for the purchase of the following prohibited equipment: firearms, ammunition, grenade launchers, bayonets, or weaponized aircraft, vessels, or vehicles of any kind with weapons installed. Expenditures for items unrelated to grant allowable activities, such as general-use software, general-use computers, and related equipment (other than for allowable M&A activities or for other associated preparedness or response functions), general-use vehicles, licensing fees, weapons systems, and ammunition are also prohibited; •Personnel costs (except as detailed above or otherwise allowed by statute); •Activities unrelated to the completion and implementation of the IPR program; •Other items not in accordance with the AEL or not previously listed as allowable costs; •Costs related to any matching or cost share requirement for any other federal award; •Costs related to lobbying or intervention in federal regulatory proceedings; •Costs related to suing the Federal Government or any other government entity; •Pre-award costs, unless approved in writing by FEMA and included in the grant award; and •Costs that are not consistent with the Cost Principles located in FAR 31.2, as applicable. Maintenance and Sustainment Costs The use of FEMA preparedness grant funds for maintenance contracts, warranties, repair or replacement costs, upgrades, and user fees are allowable under all active and future grant awards, unless otherwise noted. Preparedness grant funds may be used to purchase maintenance contracts or agreements, warranty coverage, licenses, and user fees. These contracts may exceed the period of performance if they are purchased incidental to the original purchase of the system or equipment as long as the original purchase     City Council 35 – 167 11/7/2023 IPR Appendix | 2023 Page F-13 of the system or equipment is consistent with that which is typically provided for, or available through, these types of agreements, warranties, or contracts. When purchasing a stand-alone warranty or extending an existing maintenance contract on an already-owned piece of equipment system, coverage purchased may not exceed the period of performance of the award used to purchase the maintenance agreement or warranty. As with warranties and maintenance agreements, this extends to licenses and user fees as well. Grant funds are intended to support the National Preparedness Goal and to fund projects that build and sustain the core capabilities necessary to prevent, protect against, mitigate the effects of, respond to, and recover from those threats that pose the greatest risk to the security of the Nation. In order to provide recipients with the ability to meet this objective, the policy set forth originally in IB 379: Guidance to State Administrative Agencies to Expedite the Expenditure of Certain DHS/FEMA Grant Funding allows for the expansion of eligible maintenance and sustainment costs that must be (1) in direct support of existing capabilities, (2) an otherwise allowable expenditure under the applicable grant program, and (3) tied to one of the core capabilities in the five mission areas outlined in the Goal. Additionally, eligible costs may also be in support of equipment, training, and critical resources that have previously been purchased with either federal grant or any other source of funding other than FEMA preparedness grant program dollars. Encouraged Use of Certain Products Produced in the United States Pursuant to Executive Order 13858 “Strengthening Buy-American Preferences for Infrastructure Projects,” FEMA encourages non-federal entities under this grant program to use, to the greatest extent practicable and consistent with the law, iron and aluminum as well as steel, cement, and other manufactured products produced in the United States, in projects funded by an award under this grant program affecting surface transportation, including roadways, bridges, railroads, and transit; aviation; ports, including navigational channels; water resources projects; energy production, generation, and storage, including from fossil-fuels, renewable, nuclear, and hydroelectric sources; electricity transmission; gas, oil, and propane storage and transmission; electric, oil, natural gas, and propane distribution systems; broadband internet; pipelines; stormwater and sewer infrastructure; drinking water infrastructure; and cybersecurity. Notwithstanding this encouragement, non-federal entities must take care that all procurements and contract actions are consistent with law, this Manual and applicable appendices, the grant program’s NOFO, and the federal procurement standards at 2 C.F.R. §§ 200.317 -200.326.     City Council 35 – 168 11/7/2023 PSGP Program Appendix | 2023 Page G-1 Program Appendix G: Port Security Grant Program (PSGP) As a reminder, while this appendix contains PSGP-specific information and requirements, the main content of this Manual (non-appendix information) contains important information relevant to all preparedness grant programs, including the PSGP. Please be sure to read the main content of this Manual in addition to the program-specific appendices. PSGP grant recipients and subrecipients may only use PSGP grant funds for the purposes set forth in the Notice of Funding Opportunity (NOFO), and all investments must be consistent with the statutory authority for the award. These grant funds may not be used for matching funds for other federal awards, lobbying, or intervention in federal regulatory or adjudicatory proceedings. In addition, federal funds may not be used to sue the Federal Government or any other government entity. PSGP Funding Guidelines Costs charged to a PSGP award must be consistent with the Uniform Administrative Requirements, Cost Principles, and Audit Requirements for Federal Awards, located at 2 C.F.R. Part 200. For more information on 2 C.F.R. Part 200, please visit Information Bulletin (IB) 400 regarding FEMA’s implementation of these provisions prior to the recent 2020 revisions. For information on the recent revisions to these regulations, see 2 CFR Grants Management Policy Updates | FEMA.gov. PSGP Priorities See the annual PSGP NOFO. Limitations on Funding As part of the PSGP application process, applicants must complete the approved Investment Justification (IJ) template and included detailed budget sheets (incorporated into the IJ) provided addressing each initiative being proposed for funding. A single IJ should be submitted with each application. Each IJ should include all proposed projects in separate tabs within the IJ. Altered IJs or IJs that have been separated into multiple attachments will not be considered for funding. A corresponding detailed budget tab is included within the IJ and must be completed for each project, including the budget summary at the bottom of the form. Each project should represent the complete scope of work and materials required to achieve a single overall capability. For example, a project could be to procure a boat specifically designed and equipped as chemical, biological, radiological, nuclear and explosives (CBRNE) detection, prevention, response, and/or recovery platform. The IJ for this example project should include the CBRNE equipment in the same IJ as the vessel. The corresponding detailed budget should include a description of the equipment (i.e., 24’ Response Vessel) and computation (i.e., 1 x $375,000, total $375,000; Vessel mounted Rad/Nuke detection device, 1 x $25,000, total $25,000). Additionally, the total computation for the Total Project Cost, Federal Share, and non-Federal Share must be included in the detailed budget (i.e., Total $400,000; Federal Share $300,000; non-Federal Share $100,000). This demonstrates that the applicant and FEMA understand the level of Federal funding requested, as well as a commitment to the Cost Share required by the applicant to complete the project. (see “Cost -Share or Match” in the PSGP NOFO).     City Council 35 – 169 11/7/2023 PSGP Program Appendix | 2023 Page G-2 In accordance with 46 U.S.C. § 70107(b)(2), PSGP funding for projects for the cost of acquisition, operation, and maintenance of security equipment or facilities to be used for security monitoring and recording, security gates and fencing, marine barriers for designated security zones, security-related lighting systems, remote surveillance, concealed video systems, security vessels, and other security-related infrastructure or equipment that contributes to the overall security of passengers, cargo, or crewmembers cannot exceed $1 million federal share per project. The $1 million per project limitation applies only to those projects funded under 46 U.S.C. § 70107(b)(2) and does not apply to projects funded under other provisions of Section 70107. Allowable Direct Costs Specific investments made in support of the funding priorities discussed in the annual PSGP NOFO generally fall into one of the following six allowable expense categories: •Planning; •Operational Activities; •Equipment and Capital Projects; •Training and Awareness Campaigns; •Exercises; and •Management and Administration. The following provides guidance on allowable costs within each of these areas. Planning Planning activities address the Soft Targets/Crowded Places; Cybersecurity; and Planning Priorities. PSGP funds may be used for the following types of planning activities: •Development or updating of port wide risk mitigation plan (PRMP), including the conduct of port security vulnerability assessments as necessary to support plan update/development; •Development and enhancement of security plans and protocols within the Area Maritime Security Plan (AMSP), PRMP, and the Business Continuity and Resumption of Trade Plans (BCRTP) in support of maritime security and risk mitigation planning; •Materials required to conduct planning activities noted in this section; •Travel and per diem related to the professional planning activities noted in this section; •Coordination and information sharing with fusion centers; •Planning activities related to alert and warning capabilities; •Conducting risk and resilience assessments on increasingly connected cyber and physical systems, on which security depends, using the Infrastructure Resilience Planning Framework and related CISA resources; •Other port wide maritime security project planning activities, which emphasize the ability to adapt to changing conditions and be prepared to withstand, and recover from, disruptions due to emergencies with prior approval from FEMA; and •Backfill, overtime, hiring of part-time temporary personnel, and contractors or consultants to assist with planning activities. Copies of PSGP-funded plans must be made available to FEMA and the U. S. Coast Guard (USCG) upon request.     City Council 35 – 170 11/7/2023 PSGP Program Appendix | 2023 Page G-3 Operational Activities Operational Activities address the Soft Targets/Crowded Places Priority. Explosive Detection Canine Teams (EDCTs) Use of canines (K-9) for explosive detection is one of the most effective solutions for the detection of vehicle-borne IEDs. When combined with the existing capability of a port or ferry security/police force, the added value provided through the addition of a canine team is significant. EDCTs are a proven, reliable resource to detect explosives and are a key component in a balanced counter-sabotage program. Eligibility for funding of EDCTs is restricted to: •U.S. Ferry Systems regulated under 33 C.F.R. Parts 101, 103, 104, and the passenger terminals these specific ferries service under 33 C.F.R. Part 105; •Maritime Transportation Security Act (MTSA) regulated facilities; and •Port authorities, port police, and local law enforcement agencies that provide direct layered security for these U. S. Ferry Systems and MTSA-regulated facilities, and are defined in an AMSP, Facility Security Plan (FSP), or Vessel Security Plan (VSP). Applicants may apply for up to $450,000 ($150,000/year for three years) per award to support this endeavor. At the end of the grant period (36 months), recipients will still be responsible for continuing the heightened level of capability provided by the EDCT. A sustainment plan must be submitted with the applicant’s IJ to address the 12-month period beyond the period of performance of the award. Eligible EDCT Costs Funds for these EDCTs may not be used to fund drug detection and apprehension technique training. Only explosives detection training for EDCTs will be funded. The PSGP EDCT funds may only be used for new or expanded capabilities/programs and cannot be used to pay for existing K-9 teams, personnel, or K-9 training costs already supported by the port area. Repair and replacement of existing EDCT equipment is allowed. Eligible costs include: •Contracted K-9 and handler providing services in accordance with PSGP guidance; •Salary and fringe benefits of new full- or part-time K-9 handler positions; •Training and certifications (travel costs associated with training for new or expanded full or part time agency handlers, and canines are allowable); •K-9 and handler equipment costs; •Purchase and train a new K-9 and handler for CBRNE detection; and •K-9 maintenance costs including but not limited to veterinary, housing, and feeding costs. Ineligible EDCT costs include, but are not limited to: •Hiring costs, including costs associated with initial police academy training of new officers; •Meals and incidentals associated with travel for initial certification; •Vehicles modified to be used solely to transport canines; and •Repair or replacement of unallowable equipment. EDCT Certification Each EDCT, composed of one dog and one handler, must be certified by an appropriate, qualified organization. K-9 and handler should receive an initial basic training course and weekly maintenance training sessions thereafter to maintain the certification. The basic training averages ten weeks for the canine team (K-9 and handler together) with weekly training and daily exercising. Comparable training and     City Council 35 – 171 11/7/2023 PSGP Program Appendix | 2023 Page G-4 certification standards, such as those promulgated by the Transportation Security Administration (TSA) Explosive detection canine program, the National Police Canine Association (NPCA), the U.S. Police Canine Association (USPCA), or the International Explosive Detection Dog Association (IEDDA) may be used to meet this requirement. Certifications and training records will be kept on file with the recipient and made available to FEMA upon request. EDCT Submission Requirements Successful applicants will be required to submit an amendment to their approved VSP or FSP per 33 C.F.R. Parts 104 and/or 105 detailing the inclusion of a K-9 explosive detection program into their security measures. The recipient will ensure that a written plan or standard operating procedures (SOPs) exist that describe EDCT deployment policy to include visible and unpredictable deterrent efforts and on-call EDCTs rapid response times as dictated by the agency’s FSP or VSP. The plan or SOPs must be made available to FEMA and USCG upon request. The recipient will comply with requirements for the proper storage, handling, and transportation of all explosive training aids in accordance with the Bureau of Alcohol, Tobacco, Firearms and Explosives’ Publication 5400.7 (ATF P 5400.7) (09/00), Federal Explosive Law and Regulations. Additional EDCT Resources Available for K-9 Costs The PSGP, while providing the ability to defray some start-up costs, does not cover any recurring costs associated with EDCT programs. FEMA strongly encourages applicants to investigate their eligibility under other programs, and potential exclusions, when developing their K-9 programs. Organization Costs Allowable organization-related costs are limited to those activities associated with new and ongoing maritime security operations essential to the national priorities. All such activities must be focused exclusively on maritime security and coordinated with the local Captain of the Port (COTP). PSGP funding used for organizational costs will only fund immediate needs for personnel that will be directly engaged in maritime security activities. Allowable organization personnel costs include: •Backfill, Overtime, Hiring of Full or Part-Time Personnel or Contractors/Consultants. Full or part-time staff or contractors/consultants may be hired to support maritime-security-related activities and/or training conducted under this grant only to the extent that such expenses are for the allowable activities within the scope of the grant. Hiring of contractors/consultants must follow the applicable federal procurement requirements at 2 C.F.R. §§ 200.317-200.327. Salary and fringe benefit payments must be in accordance with the policies of the state or unit(s) of local government and have the approval of the state or awarding agency. Dual compensation is not allowable. That is, an employee of a unit of government may not receive compensation from their unit or agency of government AND from an award for a single period of time (e.g., 1:00 p.m. to 5:00 p.m.), even though such work may benefit both activities. Limitations may apply for grant related activities. See specific guidance provided within this Manual for additional details on allowable organization costs (i.e., Training – Personnel costs are limited to backfill and overtime). •Hiring new, full-time personnel to: o Operate maritime security patrol vessels (first response agencies only); o Staff a new or expanded interagency maritime security operation center; o Support maritime security/counterterrorism efforts in the local Joint Terrorism Task Force (JTTF) and/or fusion center; and o Support credentialing access to a MTSA facility. •Backfill and Overtime costs for existing personnel to:     City Council 35 – 172 11/7/2023 PSGP Program Appendix | 2023 Page G-5 o Operate patrol vessels in support of pre-planned, mission critical activities, as identified by the local COTP (not including routine patrol); and o Attend approved maritime security training courses. •Personnel or contracted costs to: o Install, repair, and replace port security equipment acquired with FEMA preparedness grant funds. Note this does not include routine maintenance, such as oil changes and daily/weekly systems tests; and o Management and administration (M&A) of projects funded under this program. •Contracted costs to: o Provide approved training courses; and o Provide warranty, maintenance, and service agreements for equipment purchased under this grant. Organization costs will only be funded to address port (or facility) security needs as outlined in the NOFO and this appendix. PSGP funding for new permanent or part-time personnel will not exceed the 36-month period of performance. Applicants must provide reasonable assurance that personnel costs can be sustained beyond the 36-month award period. A sustainment plan must be submitted with the applicant’s IJ to address the 12-month period beyond the period of performance of the award. Equipment and Capital Projects Equipment and Capital Projects address the Soft Targets/Crowded Places; Cybersecurity; and Equipment/Capital Projects Priorities. Equipment Acquisition PSGP funds must comply with FEMA Policy 207-22-0002, Prohibited or Controlled Equipment Under FEMA Awards. PSGP funds may be used for the following categories of equipment. A comprehensive listing of allowable equipment categories and types is found in the Authorized Equipment List (AEL). Requests for vehicles of any type are subject to secondary review and approval by the National Review Panel. These costs include: •Personal Protective Equipment (PPE) for maritime security providers, such as ballistic protective body armor (not including uniforms); •CBRNE response and remediation equipment for maritime security providers; •CBRNE decontamination equipment for direct maritime security providers and MTSA-regulated industry; •CBRNE detection-equipped patrol vehicles (not including armored personnel carriers or tow trucks), provided they will be used exclusively for port/facility CBRNE detection security operations. A CBRNE detection equipped patrol vehicle must include specifically identified, permanently mounted detection equipment; •Trailers (not vehicles) designed to carry maritime security equipment essential to maritime security, mitigation, and response (such as boat trailers, dive trailers, or mobile command trailers); •Mobile Command Centers only when validated by the COTP as essential to address a specifically required capability outlined in the approved AMSP. This does not include prime movers (tow-trucks), personnel carriers, or equipment transport vehicles; •CBRNE detection-equipped and patrol watercraft vessel/small boat used to directly support maritime security for a facility or within a Port Area on a routine basis (CBRNE detection equipment requested with the watercraft/small boat in the IJ must be listed and also detailed in the budget). However, a vessel is not required to be CBRNE equipped;     City Council 35 – 173 11/7/2023 PSGP Program Appendix | 2023 Page G-6 •Marine firefighting vessels, provided they are outfitted with CBRNE detection equipment and are designed and equipped to meet NFPA 1925: Standard on Marine Fire-Fighting Vessels; •Firefighting foam and Purple-K Powder (PKP) may be purchased by public fire departments that have jurisdictions in a port area and would respond to an incident at an MTSA regulated facility; MTSA facilities may also receive funding for this purpose. Funding will be limited to a one-time purchase based on a worst-case incident at the facility or facilities; •Information-sharing technology; components or equipment designed to share maritime security risk information and maritime all-hazards risk information with other agencies (equipment must be compatible with generally used equipment); •Maritime security risk mitigation interoperable communications equipment, including alert and warning capabilities; •Terrorism incident prevention and response equipment for maritime security risk mitigation; •Physical security enhancements, to include TWIC projects (e.g., card readers, fences, blast resistant glass, turnstiles, hardened doors, and vehicle gates) at maritime facilities; •Portable fencing, closed-circuit televisions (CCTVs), passenger vans, minibuses, etc. to support secure passage of vessel crewmembers through a MTSA regulated facility; •Equipment that enhances continuity capabilities, such as interoperable communications, intrusion prevention/detection, physical security enhancements, software and other equipment needed to support essential functions during a disruption to normal operations; •Generators with appropriate capability (size) to provide back-up power to security systems and equipment that support Maritime Domain Awareness (not including routine operational capabilities): o Access control equipment and systems; o Detection and security surveillance equipment; and o Enhancement of Command-and-Control facilities. •Equipment for new personnel, such as personal protective equipment, is an allowable expense. Weapons and equipment associated with weapons maintenance/security (e.g., firearms, ammunition, and gun lockers) are not allowable. Recipients may purchase maritime security equipment not listed on the AEL, but only if they first seek and obtain prior approval from FEMA. In addition, recipients that are using PSGP funds to support emergency communications equipment activities must comply with the SAFECOM Guidance on Emergency Communications Grants, including provisions on technical standards that ensure and enhance interoperable communications. This SAFECOM Guidance can be found at https://www.cisa.gov/safecom/funding. Requirements for Small Unmanned Aircraft Systems All requests to purchase Small Unmanned Aircraft Systems (sUAS) with FEMA grant funding must comply with FEMA Policy 207-22-0002, Prohibited or Controlled Equipment Under FEMA Awards, and also include a description of the policies and procedures in place to safeguard individuals’ privacy, civil rights, and civil liberties of the jurisdiction that will purchase, take title to or otherwise use the sUAS equipment. SUAS policies are not required at the time of application but must be received and approved by FEMA prior to obligating PSGP funds. All grant-funded procurements must be executed in a manner compliant with federal procurement standards at 2 C.F.R. §§ 200.317 – 200.327. For recipients that use PSGP funds for sUAS, FEMA advises that there is a general privacy concern related to the use of this equipment if the data the devices collect is transmitted to servers not under the control of the operator. It has been reported that some manufacturers of sUAS encrypt data and send that data to servers outside the United States. The U.S. Department of Homeland Security’s Privacy Office suggests the recipient fully explore data transmission and storage issues with vendors to reduce the possibility of data breaches.     City Council 35 – 174 11/7/2023 PSGP Program Appendix | 2023 Page G-7 Additionally, the Joint Explanatory Statement (JES) accompanying the FY 2023 DHS Appropriations further requires recipients to certify they have reviewed the Industry Alert on Chinese Manufactured Unmanned Aircraft Systems, and completed a risk assessment that considers the proposed use of foreign-made sUAS to ascertain potential risks (e.g., privacy, data breaches, cybersecurity, etc.) related to foreign-made versus domestic sUAS. Acquisition and Use of Technology to Mitigate UAS (Counter-UAS) In August 2020, FEMA was alerted of an advisory guidance document issued by DHS, the Department of Justice, the Federal Aviation Administration, and the Federal Communications Commission: https://www.dhs.gov/publication/interagency-legal-advisory-uas-detection-and-mitigation-technologies. The purpose of the advisory guidance document is to help non-federal public and private entities better understand the federal laws and regulations that may apply to the use of capabilities to detect and mitigate threats posed by UAS operations (i.e., Counter-UAS or C-UAS). The Departments and Agencies issuing the advisory guidance document, and FEMA, do not have the authority to approve non-federal public or private use of UAS detection or mitigation capabilities, nor do they conduct legal reviews of commercially available product compliance with those laws. The advisory does not address state and local laws nor potential civil liability, which UAS detection and mitigation capabilities may also implicate. It is strongly recommended that, prior to the testing, acquisition, installation, or use of UAS detection and/or mitigation systems, entities seek the advice of counsel experienced with both federal and state criminal, surveillance, and communications laws. Entities should conduct their own legal and technical analysis of each UAS detection and/or mitigation system and should not rely solely on vendors’ representations of the systems’ legality or functionality. Please also see the DHS press release on this topic for further information: https://www.dhs.gov/news/2020/08/17/interagency-issues-advisory-use-technology- detect-and-mitigate-unmanned-aircraft. Sonar Devices The four types of allowable sonar devices are: imaging sonar, scanning sonar, side scan sonar, and three- dimensional sonar. These types of sonar devices are intended to support the detection of underwater improvised explosive devices and enhance maritime domain awareness. The eligible types of sonar, and short descriptions of their capabilities, are provided below: 1)Imaging Sonar: A high-frequency sonar that produces “video-like” imagery using a narrow field of view. The sonar system can be pole-mounted over the side of a craft or hand-carried by a diver. 2)Scanning Sonar: Consists of smaller sonar systems that can be mounted on tripods and lowered to the bottom of the waterway. Scanning sonar produces a panoramic view of the surrounding area and can cover up to 360 degrees. 3)Side Scan Sonar: Placed inside a shell and towed behind a vessel. Side scan sonar produces strip- like images from both sides of the device. 4)Three-Dimensional Sonar: Produces 3-dimensional imagery of objects using an array receiver. Maritime Domain Awareness Maritime domain is defined as “all areas and things of, on, under, relating to, adjacent to, or bordering on a sea, ocean, or other navigable waterway, including all maritime-related activities, infrastructure, people, cargo, and vessels and other conveyances.” Homeland Security Presidential Directive-13 (NSPD-41/HSPD- 13) (Maritime Security Policy, December 21, 2004). According to the National Plan to Achieve Maritime Domain Awareness for the National Strategy for Maritime Security (Oct. 2005), “Maritime Domain     City Council 35 – 175 11/7/2023 PSGP Program Appendix | 2023 Page G-8 Awareness (MDA) is the effective understanding of anything associated with the global maritime domain that could impact the security, safety, economy, or environment of the United States. MDA is a key component of an active, layered maritime defense in depth. It will be achieved by improving our ability to collect, fuse, analyze, display, and disseminate actionable information and intelligence to operational commanders.” Id. at ii. Applicants are encouraged to familiarize themselves with this National Strategy. Improvised Explosive Device (IED) and CBRNE Prevention, Protection, Response, Recovery Capabilities Port areas should continue to enhance their capabilities to prevent, detect, respond to, and recover from terrorist attacks employing IEDs, CBRNE devices, and other non-conventional weapons. Please refer to DHS Small Vessel Security Strategy (Apr. 2008). Physical Security Physical security is security measures that are designed to deny unauthorized access to facilities, equipment, and resources and to protect personnel and property from damage or harm (such as espionage, theft, or terrorist attacks). Physical security involves the use of multiple layers of interdependent systems and techniques. Physical security has been a focus of PSGP since the program’s inception in 2002. Primarily, physical security is intended to harden MTSA-regulated facilities against attacks. Law enforcement may contribute to physical security through patrols; however, patrol vessels generally enhance multiple core capabilities with a focus on CBRNE detection, deterrence, and response. Funding through PSGP for physical security projects should be only directed toward those projects that address identified MTSA required activities and identified in the entity FSP and/or the port area AMSP. Some examples of funded projects include TWIC-related equipment, fencing, lighting, gates, and CCTV. Physical security projects typically require EHP review prior to obligating PSGP funds. Cybersecurity Projects PSGP funds may be used for projects that enhance the cybersecurity of: •Access controls; •Sensors; •Security cameras; •Badge/ID readers; •Industrial Control System (ICS)/Supervisory Control and Data Acquisition (SCADA) systems; •Process monitors and controls (such as firewalls, network segmentation, predictive security cloud, etc.); and •Passenger/vehicle/cargo security screening equipment (cybersecurity assessments are allowable). When requesting funds for cybersecurity, applicants are encouraged to propose projects that would aid in implementation of all or part of the Framework for Improving Critical Infrastructure Cybersecurity (the “Framework”) developed by the National Institute of Standards and Technology (NIST ), or other similar sources. The Framework gathers existing international standards and practices to help organizations understand, communicate, and manage their cyber risks. For organizations that do not know where to start with developing a cybersecurity program, the Framework provides initial guidance. For organizations with more advanced practices, the Framework offers a way to improve their programs, such as better communication with their leadership and suppliers about management of cyber risks. The Cybersecurity and Infrastructure Security Agency’s (CISA) Critical Infrastructure Cyber Community C³ Voluntary Program also provides resources to critical infrastructure owners and operators to assist in adoption of the Framework and managing cyber risks. Additional information on the Critical Infrastructure Cyber Community C³ Voluntary Program can be found at http://www.cisa.gov/ccubedvp. DHS’s Enhanced Cybersecurity Services (ECS) program is an example of a resource that assists in protecting U.S.-based     City Council 35 – 176 11/7/2023 PSGP Program Appendix | 2023 Page G-9 public and private entities and combines key elements of capabilities under the “Detect” and “Protect” functions to deliver an impactful solution relative to the outcomes of the Cybersecurity Framework. Specifically, ECS offers intrusion prevention and analysis services that help U.S.-based companies and SLTT governments defend their computer systems against unauthorized access, exploitation, and data exfiltration. ECS works by sourcing timely, actionable cyber threat indicators from sensitive and classified Government Furnished Information (GFI). DHS then shares those indicators with accredited Commercial Service Providers (CSPs). Those CSPs in turn use the indicators to block certain types of malicious traffic from entering a company’s networks. Groups interested in subscribing to ECS must contract directly with a CSP in order to receive services. Please visit http://www.cisa.gov/enhanced-cybersecurity-services-ecs for a current list of ECS CSP points of contact. “Hub and spoke” cybersecurity projects are allowable under PSGP for cybersecurity projects that span multiple port area facilities. Hub and spoke cybersecurity projects may affect a parent organization’s multiple eligible entities, and maritime security partners, in multiple port areas to provide a port-wide benefit. Such projects may be submitted within a primary Port Area for the project implementation. For example, an applicant in the Port of Houston may submit a hub and spoke project within the Houston/Galveston port area which includes system hardening throughout the organization’s facilities in Houston, Port Lavaca, and Corpus Christi. Proportionally, costs associated with entities or subcomponents that are not covered under an AMSP and are not instrumental to enhancing maritime security must not be included in the detailed budget worksheet or investment justification and thereby prorating the cost of the project only to those facilities that are covered by the AMSP. Following the example noted above, the applicant may not include costs associated with cybersecurity of their non-maritime facilities, such as a non-MTSA regulated facility located in San Antonio. Hub and spoke projects are limited only to the enhancement of maritime security as outlined in this section and may not include non-maritime systems or facilities. Please clearly identify hub and spoke projects as such within your IJ and consult your COTP to verify project applicability to enhancing maritime security. Cybersecurity projects should address risks to the marine transportation system and/or Transportation Security Incidents (TSIs) outlined in the applicable AMSP, or priorities prescribed under applicable FSP or VSP, as mandated under the MTSA or the PRMPs. At the port level, examples of cybersecurity projects include but are not limited to projects that enhance the cybersecurity of access control , sensors, security cameras, badge/ID readers, ICS/SCADA systems, process monitors and controls (such as those that monitor flow rates, valve positions, tank levels, etc.), security/safety of the ship-to-port-to-facility-to- intermodal interface, and systems that control vital cargo machinery at the ship/shore interface (such as cranes, manifolds, loading arms, etc.), and passenger/vehicle/cargo security screening equipment. Vulnerability assessments are generally not funded under PSGP. However, considering the evolving malicious cyber activity, the relative novelty of cybersecurity as a priority within the program, and the need to adopt best practices included in the voluntary Cybersecurity Framework, vulnerability assessments may be funded as contracted costs. Port-wide assessments are eligible and must demonstrate that the assessment includes port area partners and are necessary to be completed as a single project to ensure a comprehensive evaluation of port area cyber security vulnerabilities. Personnel costs (other than M&A) are not an allowable expense for conducting these assessments. CISA offers free resources to assist with initial assessments, please see https://www.cisa.gov/cyber- resource-hub for additional information. Applicants are encouraged to utilize free resources prior to requesting funds under this program. Copies of completed cybersecurity assessments funded under PSGP that impact the maritime transportation system, lead to a “transportation security incident” (as that term is defined under 46 U.S.C. § 70101(6)), or are otherwise related to systems, personnel, and procedures addressed by the     City Council 35 – 177 11/7/2023 PSGP Program Appendix | 2023 Page G-10 facility and vessel plan shall be made available to FEMA and/or the local COTP upon request. The results of these cybersecurity assessments may be designated as Sensitive Security Information (SSI) and may be used to inform national maritime cybersecurity assessments. Where a vulnerability assessment has been completed either through contracts or qualified personnel to identify existing gaps and required mitigation efforts, mitigating projects may be funded that include purchase of equipment, software, and infrastructure designed to harden cybersecurity. Specific questions on conducting vulnerability assessments should be referred to the respective FEMA Preparedness Officer. Capital (Construction) Projects Guidance Recipients must obtain written approval from FEMA prior to the use of any PSGP funds for construction or renovation projects. Additionally, PSGP funding may not be used to construct buildings or other physical facilities that are not constructed under terms and conditions consistent with the requirements of section 611(j)(9) of the Robert T. Stafford Disaster Relief and Emergency Assistance Act (42 U.S.C. § 5196(j)(9)) (the Stafford Act),3 which requires compliance with the Davis-Bacon Act (codified as amended at 40 U.S.C. §§ 3141 et seq.) for PSGP funded projects. Grant recipients must ensure that their contractors or subcontractors for construction projects pay workers no less than the prevailing wages for laborers and mechanics employed on projects of a character similar to the contract work in the civil subdivision of the state in which the work is to be performed. Additional information regarding compliance with the Davis- Bacon Act, including Department of Labor wage determinations, is available at http://www.dol.gov/whd/govcontracts/dbra.htm. The following types of construction and renovation projects are allowable under PSGP, provided they address a specific vulnerability or need identified in AMSP or otherwise support the maintenance/sustainment of capabilities and equipment acquired through PSGP funding: •Maritime Command and Control Centers; •Interagency Operations Centers (IOCs) for maritime security; •Port Security Emergency Communications Centers; •Buildings to house generators that support maritime security risk mitigation; •Maritime security risk mitigation facilities (e.g., dock house, ramps, and docks for existing port security assets); •Hardened security fences/barriers at access points; •Any other building or physical facility that enhances access control to the port/MTSA facility area; and •PSGP funding may be used to purchase and/or upgrade a barge to support a staging area for maritime/port security patrols or maritime security risk mitigation responses. (Certain areas throughout the Nation may require a barge that can be permanently anchored or moored in certain areas to support maritime security risk mitigation activities.). To be considered eligible for funding, the construction of fusion centers, operations centers, or communications centers must offer a port wide benefit and support information sharing and operational coordination among regional interagency and other port security partners. Applicants are reminded that the period of performance is 36 months. Eligible costs for construction or renovation projects may not exceed $1 million (federal share) per project, which may not exceed 10% of the total amount of the award, as stated 3 While the Maritime Transportation Security Act of 2002, as amended at 46 U.S.C. § 70107(b)(2), requires that such activities are carried out consistent with Section 611(j)(8) of the Stafford Act, a subsequent amendment to the Stafford Act by section 3 of Pub. L. No. 109-308 in 2006 redesignated the text of Section 611(j)(8) to 611(j)(9). The cross- reference in the Maritime Transportation Security Act of 2002 has not been updated.     City Council 35 – 178 11/7/2023 PSGP Program Appendix | 2023 Page G-11 in 46 U.S.C. § 70107(b)(2)(A) and (B) (Section 102 of the Maritime Transportation Security Act of 2002, Pub. L. 107-295, as amended). Grant recipients are not permitted to use PSGP funds for construction projects that are eligible for funding under other federal grant programs. PSGP funds may only be used for construction activities directly related to maritime security risk mitigation enhancements. All construction or renovation projects require Environmental Planning and Historic Preservation (EHP) review. The recipient is also encouraged to have completed as many steps as possible for a successful EHP review in support of their proposal for funding (e.g., coordination with the relevant Historic Preservation Office to identify potential historic preservation issues and to discuss the potential for project effects; compliance with all state and local EHP laws and requirements). Projects for which the recipient believes an Environmental Assessment (EA) may be needed, as defined in DHS Instruction Manual 023-01-001-01, Revision 01, EHP Directive and Instruction, FEMA Directive 108-1, and FEMA Instruction 108-1-1, must also be identified to the FEMA HQ Preparedness Officer within the first six months of the award, regardless of the length of the period of performance. Completed EHP review materials for construction and renovation projects must be submitted no later than 12 months before the end of the period of performance. EHP policy guidance and the EHP Screening Form can both be found on FEMA.gov. EHP review materials should be sent to gpdehpinfo@fema.dhs.gov. Training and Awareness Campaigns Training and Awareness Campaigns address the Soft Targets/Crowded Places; Cybersecurity; and Training and Awareness Campaign Priorities. Training Port areas should assess their training and qualification requirements and coordinate training needs and qualification requirements of incident response personnel. Funding for personnel training is limited to those courses that are essential to enhance maritime security. A listing of courses that are currently approved for PSGP funding is included in the table below. Some training activities require EHP Review, including exercises, drills or trainings that require any type of land, water, or vegetation disturbance or building of temporary structures or that are not located at facilities designed to conduct training and exercises. Additional information on training requirements and EHP review can be found online at Environmental & Historic Preservation Grant Preparation Resources | FEMA.gov. Funding for training courses not listed in Table 3 may be permitted on a case-by-case basis depending on the specific maritime security risk mitigation training needs of the eligible PSGP applicant. In such cases, an applicant will be required to explain in the IJ why none of the approved courses referenced in Table 3 satisfy the identified training need and must submit detailed course information for review and consideration by the local COTP field review team and the Nation Review Panel. Further, in accordance with 46 U.S.C. § 70107(c)(2)(C), no cost share is required to train public safety personnel in the enforcement of security zones under section 46 U.S.C. § 70132 or assisting the enforcement of such security zones. Per 46 U.S.C. § 70132(d), the term “public safety personnel” includes any federal, state (or political subdivision thereof), territorial, or tribal law enforcement officer, firefighter, or emergency response provider Training denoted with an asterisk (*) in the table below is exempt from cost share only to train public safety personnel who enforce security zones. Additional training of public safety personnel may be exempt if specifically identified by the COTP as exempt and necessary for enforcement or the assistance of enforcement of security zones as specified by 46 U.S.C. § 70132. Requests that fail to include a cost share for training that is not exempt from cost share requirements as outlined in 46 U.S.C. § 70132     City Council 35 – 179 11/7/2023 PSGP Program Appendix | 2023 Page G-12 will not be considered for funding. Training for public safety personnel who do not provide enforcement of security zones are not exempt from cost share. Training rosters and certificates must be provided to FEMA upon request. Please consult your COTP prior to requesting cost share exempt training for enforcement of security zones. Refer to Section C.4 of the NOFO for more specific cost share information for that specific year’s requirements. Seminars and workshops are not considered “Training”, however applicants wishing to host seminars or workshops with PSGP funding may be eligible for funding following the criteria set forth in the “Exercise” section of this guidance. Table 3: Approved PSGP Training Courses National Training and Education Division Course Number Course Name AWR-144 Port and Vessel Security for Public Safety and Maritime Personnel AWR-213 Critical Infrastructure Security and Resilience Awareness AWR-366-W Developing a Cyber Security Annex for Incident Response MGT-335 Event Security Planning for Public Professionals MGT-335-W Event Security Planning for Public Professionals, Web Based MGT-400 Master of Arts Degree in Homeland Security MGT-425 Homeland Security Executive Leaders Program (ELP) MGT-452 Physical and Cybersecurity for Critical Infrastructure MGT-456 Integration of Cybersecurity Personnel into the Emergency Management Operations Center for Cyber Incidents PER-330 The Surface Transportation Emergency Preparedness and Security for Mass Transit and Passenger Rail (STEPS-PT) PER-331 Surface Transportation Emergency Preparedness and Security for Senior Officials or Administrators (STEPS Sr) Federal-Sponsored Course Number Course Name DHS-006-PREV Seaport Security Anti-Terrorism Training Program (SSATP) DHS-011-PREV Maritime PRND Operations Course DHS-016-PREV Protective Measures Training for Security Officers, Mid-Level Safety/Security Supervisors, and Property Managers *DHS-011-PROT NASBLA BOAT Tactical Operators Course *DHS-009-PROT Boat Operator's Anti-Terrorism Training DHS-126-RESP NASBLA BOAT Crew Member Course *DHS-128-RESP NASBLA - Pursuit and Stop Course State-Sponsored Course Number Course Name CA-006-PREV Maritime Company, Vessel, and Facility Security Officer CA-007-PREV Basic Maritime Security Awareness CA-008-PREV Basic First Responder Operational Maritime Security (FROMS) CA-015-RESP Maritime Facility Security Officer CA-020-RESP WMD & Terrorism Awareness for Security Professionals ME-001-PROT Maritime Security Awareness for Military, First Responder and Law Enforcement Personnel ME-002-PROT Command Strategies and Tactics for Marine Emergencies *ME-003-PROT Tactical Boat Operations for Maritime Security and LE Personnel ME-002-RESP Emergency Medical Operations in the Maritime Domain NJ-003-PREV Government Agency Maritime Security Awareness Program (GAMSAP)     City Council 35 – 180 11/7/2023 PSGP Program Appendix | 2023 Page G-13 NJ-015-PREV Security Awareness & Vigilance for Everyone NY-001-PREV Maritime Infrastructure Protection NY-001-PROT Safe Boat Operators *NY-002-PREV Tactical Escorts and Security Zones NY-002-PROT Pattern Line Search/Recovery Course NY-004-RESP Vehicle Borne Improvised Explosive Device Security Checkpoint Federal Law Enforcement Training Center (FLETC) Course Number Course Name *MTOTP Marine Law Enforcement Training Program IBOT Inland Boat Operator’s Training ENTP Electronic Navigation Training Program *BOAT Boat Operator’s Anti-Terrorism Training Program *MLETP Marine Law Enforcement Training Program *CVBTP Commercial Vessel Boarding Training Program *SSATP Seaport Security Anti-Terrorism Training Program Exercises Exercise activities address the Soft Targets/Crowded Places; Cybersecurity; and Exercises Priorities. Exercises funded under the PSGP typically include Seminars, Workshops, Tabletop, Functional, Drills, and Full-Scale exercises. PSGP-funded exercises must have a maritime security focus and include applicable documentation, after action reports, and improvement plans. See below for additional information. Maritime entity training needs and qualification requirements of incident response personnel should be regularly tested through emergency exercises and drills. Exercises must test operational protocols that would be implemented in the event of a terrorist attack in the maritime environment in accordance with the Area Maritime Security Training Exercise Program (AMSTEP) or the TSA Intermodal Security Training Exercise Program (I-STEP) guidelines. AMSTEP or I-STEP exercises will follow the latest change in requirements contained in the Navigation and Inspection Circular (NVIC) 09-02. Exercises must be designed, developed and conducted consistent with the Homeland Security Exercise and Evaluation Program (HSEEP). Funding used for exercises will only be permitted for those exercises that are in direct support of a MTSA-regulated facility or a port area’s MTSA-required exercises (see 33 C.F.R. § 105.220 for a facility and 33 C.F.R. § 103.515 for the AMSP). These exercises must be coordinated with the COTP and AMSC and be consistent with HSEEP. More information on HSEEP may be found at https://www.fema.gov/emergency-managers/national-preparedness/exercises/hseep. Some exercise activities require EHP Review, including exercises, drills or trainings that require any type of land, water, or vegetation disturbance or building of temporary structures or that are not located at facilities designed to conduct training and exercises. Additional information on training requirements and EHP review can be found online at Environmental & Historic Preservation Grant Preparation Resources | FEMA.gov. Recipients are required to submit an After-Action Report/Improvement Plan (AAR/IP) for each PSGP- funded exercise to hseep@fema.dhs.gov, and the appropriate local COTP no later than 90 days after completion of the exercise conducted within the PSGP period of performance (POP). Recipients are reminded of the importance of implementing corrective actions iteratively throughout the progressive exercise cycle. Recipients are required to use the HSEEP AAR/IP template located at https://preptoolkit.fema.gov/web/hseep-resources/improvement-planning.     City Council 35 – 181 11/7/2023 PSGP Program Appendix | 2023 Page G-14 Recipients of PSGP funding for exercises should verify in progress reports the completion of the exercise(s), after-action report(s), improvement plan(s), and notifications made to hseep@fema.dhs.gov and the COTP. PSGP funds may be used for the following exercise activities: Funds Used to Design, Develop, Conduct, and Evaluate an Exercise. This includes costs related to planning, meeting space, and other meeting costs, facilitation costs, materials and supplies, travel, and documentation. Exercises afford organizations the opportunity to validate plans and procedures, evaluate capabilities, and assess progress toward meeting capability targets in a controlled, low risk setting. Any shortcoming or gap identified, including those for children and individuals with disabilities or other access and functional needs, should be identified in an effective corrective action program that includes development of improvement plans that are dynamic documents, with corrective actions continually monitored and implemented as part of improving preparedness through the exercise cycle. Hiring of Full- or Part-Time Staff or Contractors/Consultants. Full- or part-time staff may be hired to support exercise-related activities. Hiring of contractors/consultants must follow the applicable federal procurement requirements at 2 C.F.R. §§ 200.317-200.327. Such costs must be included within the funding allowed for program management personnel expenses, which must not exceed 10% of the total allocation. Dual compensation is never allowable, meaning, in other words, that an employee of a unit of government may not receive compensation from his or her unit or agency of government and from an award for a single period of time (e.g., 1:00 p.m. to 5:00 p.m.), even though such work may benefit both entities. Personnel hiring, overtime, and backfill expenses are permitted under this grant only to the extent that such expenses are for the allowable activities within the scope of the grant. Overtime and Backfill Costs. The entire amount of overtime costs, including payments related to backfilling personnel that are the direct result of time spent on the design, development and conduct of exercises are allowable expenses. These costs are allowed only to the extent the payment for such services is in accordance with the policies of the state or unit(s) of local government and has the approval of the state or the awarding agency, whichever is more restrictive. Dual compensation is never allowable. Travel. Domestic travel costs are allowable as expenses by employees who are on travel status for official business related to the planning and conduct of exercise project(s). International travel costs are not permitted. Supplies. Supplies are items that are expended or consumed during the course of the planning and conduct of the exercise project(s) (e.g., gloves, non-sterile masks, and disposable protective equipment). Other Items. These costs include the rental of space/locations for exercise planning and executing, rental of equipment, etc. Recipients are encouraged to use free public space, locations, or facilities, whenever available, prior to the rental of space, locations, or facilities. These also include costs that may be associated with inclusive practices and the provision of reasonable accommodations and modifications to provide full access for children and adults with disabilities. The National Exercise Program (NEP) serves as the principal exercise mechanism for examining national preparedness and measuring readiness. Recipients are strongly encouraged to nominate exercises into the NEP. For additional information on the NEP, please refer to http://www.fema.gov/national-exercise- program.     City Council 35 – 182 11/7/2023 PSGP Program Appendix | 2023 Page G-15 Management and Administration (M&A) M&A costs are allowed under this program. M&A costs are activities directly related to managing and administering the award. Recipients may use up to 5% of the amount of the award for their M&A. PSGP funds may be used for the following M&A costs: •Hiring full-time or part-time staff, including contractors and consultants, to execute the following: o Management of the awarded fiscal years’ PSGP award; o Design and implementation of the awarded fiscal years’ PSGP submission meeting compliance with reporting/data collection requirements, including data calls; o Information collection and processing necessary to respond to FEMA data calls; o Travel expenses related to PSGP grant administration; and o Acquisition of authorized office equipment, including personal computers or laptops for PSGP M&A purposes. Allowable Indirect Costs Indirect costs are allowable under this program. See the “Procedures for Establishing Indirect Cost Rates” Section in “Pre-Submission Information” for more information. Unallowable Costs Projects that do not provide a compelling maritime security benefit or have a direct nexus toward maritime security risk mitigation are not permitted. For example, projects that are primarily for economic or safety benefit (as opposed to having a direct maritime security risk mitigation benefit) are ineligible for PSGP funding. In addition, projects that provide a broad homeland security benefit (e.g., a communication system or fusion center for an entire city, county, state, etc.) as opposed to providing primary benefit to the port are ineligible for PSGP funding since these projects should be eligible for funding through other preparedness grant programs. The following projects and costs are considered ineligible for award consideration: •Grant funds must comply with FEMA Policy 207-22-0002, Prohibited or Controlled Equipment Under FEMA Awards, and may not be used for the purchase of the following equipment: firearms, ammunition, grenade launchers, bayonets, or weaponized aircraft, vessels, or vehicles of any kind with weapons installed; •Projects in which federal agencies are the primary beneficiary or that enhance federal property, including sub-components of a federal agency; •Projects that study technology development for security of national or international cargo supply chains (e.g., e-seals, smart containers, container tracking or container intrusion detection devices); •Proof-of-concept projects; •Development of training; •Projects that duplicate capabilities being provided by the Federal Government (e.g., vessel traffic systems); •Business operating expenses (certain security-related operational and maintenance costs are allowable—see “Maintenance and Sustainment” and “Operational Costs” for further guidance); •Transportation Worker Identification Credential (TWIC) card fees; •Reimbursement of pre-award security expenses; •Outfitting facilities, vessels, or other structures with equipment or items providing convenience rather than a direct security benefit. Examples of such equipment or items include but are not limited to office furniture, CD players, DVD players, AM/FM radios, TVs, stereos, entertainment satellite systems, entertainment cable systems and other such entertainment media, unless sufficient justification is provided. This includes weapons and associated equipment (i.e., holsters, optical     City Council 35 – 183 11/7/2023 PSGP Program Appendix | 2023 Page G-16 sights, and scopes), including but not limited to, non-lethal or less-than-lethal weaponry including firearms, ammunition, and weapons affixed to facilities, vessels, or other structures; •Standard issue uniforms (other than maritime security personal protective equipment [PPE]); •Expenditures for items such as general-use software, general-use computers, and related equipment (other than for allowable M&A activities, or otherwise associated) preparedness or response functions), general-use vehicles and licensing fees; •Land acquisitions and right of way purchases; •Funding for standard operations vehicles utilized for routine duties, such as patrol cars and fire trucks; •Fuel costs (except as permitted for training and exercises); •Exercise(s) that do not support maritime security preparedness efforts; •Patrol vehicles and firefighting apparatus, other than those CBRNE detection equipped vehicles for port area and/or facility patrol or response purposes; •Specialty vehicles such as trucks for towing boat trailers/equipment and armored personnel carriers; •Providing protection training to public police agencies or private security services to support protecting VIPs or dignitaries; •Aircraft pilot training, including aircraft operations such as aircraft ditch training; •Post incident investigation training; •Basic or advanced dive training (except marine unit CBRNE detection/response dive training); •Training for personnel not primarily assigned to maritime security activities or MTSA require d security personnel (e.g., vessel patrol officers, facility security officers); and •Reimbursement for the maintenance and wear and tear costs of general use vehicles (e.g., construction vehicles) and emergency response apparatus (e.g., fire trucks, ambulances, repair, or cleaning of PPE, etc.). Maintenance and Sustainment Costs The use of FEMA preparedness grant funds for maintenance contracts or agreements, warranty coverage, repair or replacement costs, licenses, upgrades, and user fees are allowable under all active and future grant awards, unless otherwise noted. These contracts may exceed the period of performance if they are purchased incidental to the original purchase of the system or equipment as long as the original purchase of the system or equipment is consistent with that which is typically provided for, or available through, these types of agreements, warranties, or contracts. When purchasing a stand-alone warranty or extending an existing maintenance contract on an already-owned piece of equipment system, coverage purchased may not exceed the period of performance of the award used to purchase the maintenance agreement or warranty. As with warranties and maintenance agreements, this extends to licenses and user fees as well. Under PSGP, maintenance and sustainment is focused specifically on the repair and replacement of existing equipment and does not include routine activities such as oil changes or washing/cleaning existing equipment. For example, an IJ for a camera system maintenance contract should detail the number of cameras the applicant anticipates repairing/replacing during the period of performance (i.e., the port operates 100 cameras and typically replaces 10% of the system each year, funding is for the replacement of 30 cameras over the 3-year period of performance. Grant funds are intended to support the National Preparedness Goal and fund projects that build and sustain the core capabilities necessary to prevent, protect against, mitigate the effects of, respond to, and recover from those threats that pose the greatest risk to the security of the Nation. In order to provide recipients the ability to meet this objective, the policy set forth in IB 379: Guidance to State Administrative Agencies to Expedite the Expenditure of Certain DHS/FEMA Grant Funding allows for the expansion of eligible maintenance and sustainment costs that must be in (1) direct support of existing capabilities; (2) must be an otherwise allowable expenditure under the applicable grant program, and (3) be tied to one of the core     City Council 35 – 184 11/7/2023 PSGP Program Appendix | 2023 Page G-17 capabilities in the five mission areas outlined in the Goal. Additionally, eligible costs may also be in support of equipment, training, and critical resources that have previously been purchased with either federal grant or any other source of funding other than FEMA preparedness grant program dollars. Port-Wide Risk Management Plans Port areas with existing PRMPs are encouraged to maintain their PRMPs and use them to identify projects that will serve to address remaining maritime security vulnerabilities. These ports are also encouraged to develop or maintain a BCRTP. For purposes of regional strategic and tactical planning, these plans must take into consideration all port areas covered by their AMSP, align with the port area’s AMSP, consider the entire port system strategically as a whole, and identify actions designed to effectively mitigate security risks associated with the system’s maritime critical infrastructure and key resources. Additional Port Security Resources •U.S. Department of Transportation “BUILD” g rants for National Infrastructure Investments may include funding to support roads, bridges, transit, rail, ports, or intermodal transportation, see https://www.transportation.gov/BUILDgrants •Cybersecurity assessments may be available via CISA, see https://www.cisa.gov/cyber-resource- hub Sample Memorandum of Understanding/Agreement (MOU/MOA) The sample MOU/MOA below demonstrates all of the elements required in the PSGP NOFO for acceptance for review as part of a grant application from a state or local agency providing security services to MTSA-regulated entities.     City Council 35 – 185 11/7/2023 PSGP Program Appendix | 2023 Page G-18 PSGP Investment Modifications The purpose of the grant award is to implement projects pursuant to the authorities at 46 U.S.C. § 70107. Under extreme circumstances, a recipient may reallocate award funds from one project to another with prior written approval from FEMA, and in a manner consistent with 2 C.F.R. § 200.308 as long as it does not change the overall scope or objective of the award. Circumstances include, but are not limited to, an inability to complete the original project, disaster events perpetuating an immediate need to reprioritize funds, and changes in regulatory requirements. A recipient must explain the deviation from the original project, including why it is deviating from or scaling down the original project, and what specific circumstances that occurred after the time of its award that necessitate the reallocation request, in its reallocation request. The recipient must also identify how the reallocation request aligns with PSGP priorities and the recipient’s original application and the award’s scope of work. Due to legal limitations, reallocation requests that would change the scope of the overall project(s) are not permitted. FEMA will also coordinate such reallocation requests with the USCG COTP, and these requests must be verified and supported by the COTP as essential in addressing Port Area priorities. Please also see Section C.4 of this NOFO regarding cost share requirements, including the implications if the project costs are less than what was applied for. Memorandum of [Understanding / Agreement] Between [provider of layered security] and [recipient of layered security] Regarding [provider of layered security’s] Use of Port Security Grant Program Funds 1.PARTIES. The parties to this Agreement are the [Provider of Layered Security] and the [Recipient of security service]. 2.AUTHORITY. This Agreement is authorized under the provisions of [applicable Area Maritime Security Committee (AMSC) authorities and/or other authorities]. 3.PURPOSE. The purpose of this Agreement is to set forth terms by which [Provider of security service] shall expend Port Security Grant Program project funding in providing security service to [Recipient of security service]. Under requested PSGP grant, the [Provider of security service] must provide layered security to [Recipient of security service] consistent with the approach described in an approved grant application. 4.RESPONSIBILITIES: The security roles and responsibilities of each party are understood as follows: (1) [Recipient of security service] Roles and responsibilities in providing its own security at each MARSEC level (2) [Provider of security service] [-An acknowledgement by the facility that the applicant is part of their facility security plan.] [-The nature of the security that the applicant agrees to supply to the regulated facility (waterside surveillance, increased screening, etc.).] [-Roles and responsibilities in providing security to [Recipient of security service] at each MARSEC level.] 5.POINTS OF CONTACT. [Identify the POCs for all applicable organizations under the Agreement; including addresses and phone numbers (fax number, e-mail, or internet addresses can also be included).] 6.OTHER PROVISIONS. Nothing in this Agreement is intended to conflict with current laws or regulations of [applicable State] or [applicable local Government]. If a term of this agreement is inconsistent with such authority, then that term shall be invalid, but the remaining terms and conditions of this agreement shall remain in full force and effect. 7.EFFECTIVE DATE. The terms of this agreement will become effective on [EFFECTIVE DATE]. 8.MODIFICATION. This agreement may be modified upon the mutual written consent of the parties. 9.TERMINATION. The terms of this agreement, as modified with the consent of both parties, will remain in effect until the grant end dates for an approved grant. Either party upon [NUMBER] day’s wr itten notice to the other party may terminate this agreement. APPROVED BY: Organization and Title     City Council 35 – 186 11/7/2023 EMPG Program Appendix | 2023 Page H-1 Program Appendix H: Emergency Management Performance Grant Program As a reminder, while this appendix contains Emergency Management Performance Grant (EMPG) Program-specific information and requirements, the main content of this Manual (non-appendix information) contains important information relevant to all preparedness grant programs, including the EMPG Program. NOTE: An “EMPG Requirements Matrix” is provided at the end of this Appendix. It is intended to serve as a useful reference for grant recipients and subrecipients by capturing all of the various programmatic and financial requirements associated with the FY 2023 EMPG Program. EMPG Program Priorities The national priorities for the FY 2023 EMPG Program are: •Equity •Climate Resilience •Readiness These priorities correspond directly to goals outlined in the 2022-2026 FEMA Strategic Plan. All EMPG Program recipients are encouraged to review the strategic plan and consider how FY 2023 EMPG Program funding can be used to support the Plan’s goals and objectives as they apply to the state/territory’s specific needs and the needs of the whole community. The national priorities are explained in further detail in the FY 2023 EMPG Program Notice of Funding Opportunity (NOFO). Alignment of the EMPG Program to the National Preparedness System The EMPG Program contributes to the implementation of the National Preparedness System by supporting the building, sustainment, and delivery of core capabilities. Core capabilities are essential for the execution of critical tasks for each of the five mission areas outlined in the National Preparedness Goal (the Goal). The EMPG Program’s allowable costs support efforts to build and sustain core capabilities across the Prevention, Protection, Mitigation, Response, and Recovery mission areas described in the Goal. FEMA requires recipients to prioritize grant funding to demonstrate how EMPG Program-funded investments support 1) building or sustaining those capabilities that are identified as high priority through the Threat and Hazard Identification and Risk Assessment (THIRA)/Stakeholder Preparedness Review (SPR) process and other relevant information sources, such as: i) after-action reports (AARs) following exercises or real-world events; ii) audit and monitoring findings; iii) Hazard Mitigation Plans; and/or iv) other deliberate planning products; and 2) closing capability gaps that are identified in the state or territory’s most recent SPR. To better understand the relationship between building capabilities and closing capability gaps, refer to Comprehensive Preparedness Guide (CPG) 201: Threat and Hazard Identification and Risk Assessment (THIRA) and Stakeholder Preparedness Review (SPR) Guide.. In advance of issuing the FY 2023 EMPG Program awards, FEMA Regional Administrators will identify individual regional priorities based on their unique knowledge of each region’s preparedness and emergency ma nagement needs and will share those priorities with the states and territories within their region. The final priorities will be identified and mutually agreed to by the state/territory and Regional Administrator through a collaborative negotiation process. Ideally, all EMPG Program-funded projects, as outlined in the approved FY 2023 EMPG Program Work Plan, will support the priorities identified through this collaborative approach. See the EMPG Program Work Plan section for additional guidance.     City Council 35 – 187 11/7/2023 EMPG Program Appendix | 2023 Page H-2 FEMA continues to place emphasis on capabilities that address the greatest risks to the security and resilience of the United States. When applicable, funding should support deployable assets that can be used anywhere in the Nation through automatic assistance and mutual aid agreements, including, but not limited to, the Emergency Management Assistance Compact. The EMPG Program supports investments that improve the ability of jurisdictions nationwide to: •Prevent a threatened or an actual act of terrorism; •Protect our citizens, residents, visitors, and assets against the greatest threats and hazards; •Mitigate the loss of life and property by lessening the impact of future disasters; •Respond quickly to save lives, protect property and the environment, and meet basic human needs in the aftermath of a catastrophic incident; or •Recover through a focus on the timely restoration, strengthening, and revitalization of infrastructure, housing, and a sustainable economy, as well as the health, social, cultural, historic, and environmental fabric of communities affected by a catastrophic incident. The core capabilities contained in the Goal are highly interdependent and require the use of existing preparedness networks and activities to improve training and exercise programs, innovation, and appropriate administrative, finance, and logistics systems. Implementation of the National Preparedness System Identifying and Assessing Risk and Estimating Capability Requirements By December 31, 2022, recipients were required to complete a THIRA/SPR that addresses all 32 core capabilities and is compliant with Comprehensive Preparedness Guide (CPG) 201, Third Edition. Recipients are required to submit a THIRA every three (3) years to establish a consistent baseline for assessment. 2022 is the start of the new 3-year THIRA/SPR cycle and baseline assessment year for existing recipients. Any new grant recipients during calendar year 2023, for which the THIRA/SPR requirement applies, will start their new 3-year THIRA/SPR cycle and baseline assessment year in 2023. Specific guidance on the requirements for each core capability is provided through program implementation support and supplemental guidance, as some core capabilities have fewer reporting requirements than others. Recipients must continue to respond to a series of planning-related questions as part of the THIRA/SPR process. While the THIRA is only required every three years, jurisdictions are required to submit an SPR annually. The submission deadline is December 31st each year (as applicable). For additional guidance on the THIRA/SPR, please refer to Comprehensive Preparedness Guide (CPG) 201, Third Edition. Recipients are also encouraged to refer to the Preparedness Toolkit, which is an online portal that provides the whole community with tools to aid in implementing all six areas of the National Preparedness System. Reporting: •All EMPG Program recipients are required to submit a Biannual Strategy Implementation Report (BSIR) no later than 30 days after the end of each semi-annual reporting period. The BSIR is submitted via the Grants Reporting Tool (GRT). o For the reporting period January 1-June 30, the BSIR is due no later than July 30 o For the reporting period July 1-December 31, the BSIR is due no later than January 30 •In each EMPG Program recipient’s Performance Progress Report (PPR), submitted via ND Grants on a quarterly basis, the recipient must describe how expenditures support building capability, closing capability gaps, or sustaining capabilities identified in the THIRA/SPR process. EMPG Program recipients will, on a project-by-project basis, check one of the following:     City Council 35 – 188 11/7/2023 EMPG Program Appendix | 2023 Page H-3 o Building a capability with EMPG Program funding; or o Sustaining a capability with EMPG Program funding. Building and Sustaining Core Capabilities Recipients must describe how proposed EMPG Program-funded projects will close capability gaps or sustain capabilities identified through the THIRA/SPR process, particularly SPR Step 2 (see Comprehensive Preparedness Guide (CPG) 201, Third Edition), or other relevant information sources that identify capability needs. See EMPG Program Work Plan section for additional guidance and requirements. National Incident Management System (NIMS) Implementation EMPG Program recipients and subrecipients are required to implement NIMS. NIMS guides all levels of government, nongovernmental organizations (NGO), and the private sector to work together to prevent, protect against, mitigate, respond to, and recover from incidents. NIMS provides stakeholders across the whole community with the shared vocabulary, systems, and processes to successfully deliver the capabilities described in the National Preparedness System. EMPG Program recipients must use standardized resource management concepts for resource typing, credentialing, and an inventory to facilitate the effective identification, dispatch, deployment, tracking, and recovery of resources. EMPG Program funds may be used for NIMS implementation; specifically, to meet the requirements described in the NIMS Implementation Objectives for Local, State, Tribal, and Territorial Jurisdictions. This document should be used as a guide for both identifying NIMS implementation objectives and needs and as a tool for evaluating NIMS compliance. Additional information about NIMS implementation is available at NIMS Implementation and Training. Reporting: •Recipients will answer questions in the applicable secondary NIMS assessment portion of the Unified Reporting Tool (URT) as part of a jurisdiction’s THIRA/SPR submission. This involves reporting on the status of the qualification system used within the jurisdiction and sub-jurisdictions, as outlined in the EMPG Program NOFO. •Reporting will also be through a review by the FEMA Regional NIMS Coordinators during annual technical assistance visits with the states, tribes, and territories within their regions. National Qualifications System (NQS) Implementation For FY 2023, as a post-award requirement, all recipients in the 50 states and District of Columbia must work towards achieving the Phase 1 NQS Implementation Objectives outlined in the table below and must, at a minimum, execute the Implementation Plan they developed last year as part of the Phase 0 NQS Implementation Objectives. Jurisdictions that began implementation in FY 2023 shall have designed and adopted organizational qualification system procedures, a certification program and credentialing standards for incident workforce personnel in alignment with the NIMS Guideline for the National Qualification System. All other jurisdictions (including territories and FY 2023 EMPG Program subrecipients) are required to work toward implementation of NQS by developing an Implementation Plan, using the FEMA- provided two-page template referenced in the table below. For all states and territories, the following requirements shall apply: •At a minimum, only EMPG Program-funded deployable personnel, as determined by each recipient organization, will be required to meet NQS certification requirements.     City Council 35 – 189 11/7/2023 EMPG Program Appendix | 2023 Page H-4 •Recipients and subrecipients will be considered in compliance with the NQS requirements as long they are working towards implementing the NQS Implementation Objectives as outlined in the table below. •The expected completion date for each phase of the NQS Implementation Objectives is December 31 of the applicable calendar year (CY). Additional NQS Implementation Guidance can be found at: National Qualification System Supplemental Documents | FEMA.gov. NQS Implementation Phase Objectives Phase 0: NQS Implementation Objectives for CY 2022 Example Indicators ▪Only the 50 States, the District of Columbia and Puerto Rico shall work toward implementation of NQS by developing an Implementation Plan, using the FEMA-provided two-page template. ▪The Implementation Plan will identify a jurisdiction’s timeline for implementing NQS by CY 2025. ▪All other jurisdictions are encouraged to begin working toward identifying, at a minimum, frequently deployed positions and implementation but will not be required until CY 2023. ▪Completion of a jurisdiction implementation plan. ▪Identification of implementation challenges. Phase 1: NQS Implementation Objectives for CY 2023 Example Indicators ▪All jurisdictions shall work toward implementation of NQS by developing an Implementation Plan, using the FEMA- provided two-page template. ▪Jurisdictions that began implementation in CY 2022 shall have designed and adopted organizational qualification system procedures, a certification program and credentialing standards for incident workforce personnel in alignment with the NIMS Guideline for the National Qualification System. ▪Completion of a jurisdiction implementation plan. ▪Identification of implementation challenges. ▪Qualification policies and procedures approved by the jurisdiction. Procedures may include: −Establishment of a Qualification Review Board, or equivalent review processes for incident workforce personnel qualifications. −Individual and team coach and evaluation processes for incident workforce personnel qualifications.     City Council 35 – 190 11/7/2023 EMPG Program Appendix | 2023 Page H-5 Phase 2: NQS Implementation Objectives for CY 2024 Example Indicators ▪All jurisdictions shall have designed and approved organizational qualification system procedures, certification program and credentialing standards for incident workforce personnel in alignment with the NIMS Guideline for the National Qualification System. ▪Jurisdictions that began implementation in CY 2022 shall have issued position task books (PTBs) to incident workforce personnel, as designated by the jurisdiction, and ensure incident workforce personnel show progress in working towards task endorsements and minimum training requirements. ▪In CY 2024, all jurisdictions partially satisfy the requirement by ensuring incident workforce personnel, which they designate, meet the minimum training requirements from the Job Title/Position Qualification. ▪Jurisdictions shall use a resource management or qualification tool system to track the qualification, certification and credentialing of incident workforce personnel. ▪Qualification policies and procedures approved by the jurisdiction. ▪Minimum criteria that trainees must meet to be qualified in a specific position is outlined in the NQS Job Title/Position Qualification. ▪PTB issuance and completion data. ▪Adoption of a resource management system such as OneResponder, which is a web-based application hosted in a cloud environment. It allows AHJs to manage qualifications of personnel. Phase 3: NQS Implementation Objectives for CY 2025 Example Indicators ▪All jurisdictions shall have issued PTBs to incident workforce personnel, which they designate, and ensure incident workforce personnel show progress in working towards task endorsements and minimum training requirements. ▪PTB issuance and completion data. Reporting: Data collection and reporting on NQS implementation will be addressed via the following: •NIMS secondary assessment questions on the URT. This involves reporting on the status of the qualification system used within the jurisdiction and sub-jurisdictions. •NIMS Regional Coordinator Program Guide that allows Regional NIMS Coordinators to review state NIMS programs by the end of CY 2023. •Review by the Regional NIMS Coordinators during annual technical assistance visits with the states, tribes, and territories within their regions.     City Council 35 – 191 11/7/2023 EMPG Program Appendix | 2023 Page H-6 Logistics Planning Distribution Management Plans EMPG Program recipients are required to develop and maintain a Distribution Management (DM) plan as an annex to their existing Emergency Operations Plan (EOP). Comprehensive Preparedness Guide (CPG) 101 provides guidance on the fundamentals of planning and development of Emergency Operations Plans. The Distribution Management Plan Guide 2.0 (fema.gov) released in January 2022 provides information on how to develop the DM plan annex, key DM plan components, how to review and update a DM plan, and how FEMA reviews and evaluates the plans. A state/territory should submit its DM Plan as both a Word document and PDF to its FEMA Regional Grants Division. The maturity level of the plan may vary by state/territory, but the recipient is required to submit a DM Plan that accurately reflects the state or territory’s current capabilities and capacity to distribute resources to survivors after a disaster and addresses the following components: Requirements Defining; Resource Ordering; Distribution Methods; Inventory Management; Transportation; Staging; and Demobilization. The DM plan must be reviewed by recipients on an annual basis and updated as necessary by September 30th of each calendar year. In the applicable secondary CPG 101 assessment portion of the online URT, jurisdictions capture whether they have developed and incorporated a DM plan in their EOP. •The DM plan should focus on the distribution of commodities and supplies such as food, water, generators and tarps to survivors following a disaster. •The DM plan should address strategies/plans for the following: o Requirements Defining o Resource Ordering o Distribution Methods o Inventory Management o Staging Areas o Transportation o Demobilization FEMA Regional Logistics Branch staff will work with EMPG Program recipients to provide technical assistance during the development and maintenance of their DM plans, and to ensure all recipients have effective DM plans capable of integrating with federal, NGOs, private sector, and state, local, tribal, and territorial stakeholders during major disasters. Recipients should refer to the following for additional guidance: •Information Bulletin (IB) 442, Guidance on Distribution Management Plans for the Fiscal Year 2019 Emergency Management Performance Grants Program; and •Distribution Management Plan Guidance found at: Planning Guides | FEMA.gov Additional Logistics Planning Resources FEMA recommends that EMPG Program recipients use the following resources in developing their DM plan. To learn more about these programs and documents, or for any questions, please contact the Logistics Section Chief from your FEMA Region. •The Logistics Capability Assessment Tool 2 (LCAT2) Flyer: The LCAT2 Flyer provides an overview of the LCAT2, how it is beneficial, how the LCAT process works, and how to obtain an LCAT2.     City Council 35 – 192 11/7/2023 EMPG Program Appendix | 2023 Page H-7 •Points of Distribution (PODs) Training: FEMA Logistics developed a comprehensive POD training to assist states in developing actionable emergency distribution plans and understanding associated challenges. Additional information, including an explanatory DVD, POD guide, and online exam, are available on the Emergency Management Institute’s (EMI) website at FEMA - Emergency Management Institute (EMI) Course | IS-26: Guide to Points of Distribution. •Interagency Logistics (IL) Training: This basic IL training course (Interagency Logistics Training, E8540) familiarizes participants with the IL concepts of planning and response. The course also provides an overview of IL Partner disaster response organizations, discusses parameters for logistics support coordination, and creates a whole community forum to exchange the best logistics practices. Recipients may find more information on this and other courses by visiting the EMI website Emergency Management Institute | EMI Courses & Schedules (fema.gov). •Other Logistics Planning Resources: Recipients will find additional planning guidance at: Planning Guides | FEMA.gov. Specific to logistics planning, Comprehensive Preparedness Guide (CPG) 101, Version 2.0 provides guidance on how to incorporate logistics into EOPs. Additionally, the Supply Chain Resilience Guide provides emergency managers with recommendations and best practices on how to analyze local supply chains and work with the private sector to enhance supply chain resilience using a five-phased approach. Funding for Critical Emergency Supplies Critical emergency supplies—such as shelf stable products, water, and basic medical supplies—are an allowable expense under the EMPG Program. Each state must have FEMA’s approval of a five-year viable inventory management plan prior to allocating grant funds for stockpiling purposes. The inventory management five-year plan should include a distribution strategy and related sustainment costs if the grant expenditure is over $100,000. Reporting Annual DM plan reviews will be reported in the Performance Progress Report (PPR) for the quarter ending September 30 of the most recently awarded EMPG Program. Reviews that result in an update must be submitted to the Regional Grants Division Director or Regional EMPG Program Manager for review by regional logistics staff. The Regional Logistics Staff will review and rate the plans using the latest FEMA Distribution Management Plan Guide 2.0. Evacuation Planning EMPG Program recipients should review and update their EOP in accordance with Comprehensive Preparedness Guide (CPG) 101 v3, Developing and Maintaining Emergency Operations Plans. Recipients are highly encouraged to include an evacuation plan or annex as part of their EOP as well as plans to exercise and validate the evacuation plan and capabilities. At a minimum, recipients should incorporate the National Response Framework’s Mass Evacuation Incident Annex’s planning cons iderations, and other FEMA documents related to evacuation planning, when developing their own Evacuation Plan or Annex. See National Response Framework (NRF), Third Edition (June 2016) and NRF Mass Evacuation Incident Annex (June 2008). Additional National Preparedness resources are available at: National Preparedness and Planning Guides. Specific to evacuation planning, the Evacuation and Shelter in Place Guidance identifies relevant concepts, considerations, and principles that can inform jurisdictions in planning for evacuation and/or shelter-in-place protective actions.     City Council 35 – 193 11/7/2023 EMPG Program Appendix | 2023 Page H-8 Disaster Housing Planning State-Led Disaster Housing Task Force Based on lessons learned from recent disasters, FEMA strongly encourages EMPG Program recipients to establish a State-Led Disaster Housing Task Force (SLDHTF) plan as part of their EOP or as a standalone document and update their plan at least once every two years. SLDHTFs lead and coordinate state, local, private sector, and community-based actions to assess housing impacts, identify appropriate post-disaster housing options, and establish processes for expediting post- disaster housing delivery. SLDHTF plans should clearly identify the roles, responsibilities, composition, and mobilization procedures for the SLDHTF, and how the SLDHTF integrates into the incident command structure. To have a successful SLDHTF plan, FEMA encourages recipients to: •Complete the State Housing Strategy Template; and •Establish a State Disaster Recovery Coordinator. State Housing Strategy Template EMPG Program recipients are strongly encouraged to update their State Housing Strategy using the State Housing Strategy Template as part of their EOP or as a standalone document. In addition to the State Housing Strategy Template, recipients are encouraged to define and emphasize sheltering, short term, and permanent housing planning. The State Housing Strategy Template helps states identify priorities and document critical, jurisdiction- specific processes and procedures to promote an efficient disaster housing mission. The template walks recipients through the following planning considerations as seen in the table below. See the State- Administered Direct Housing Grant Guide, July 2020 for the template and other supporting information. State Housing Template Sections and Planning Considerations Template Section Planning Considerations SLDHTF Plan Organization Participant inclusion, approaches for various types of housing disasters, available materials, available assistance programs, and sources for surge staffing Housing Background Identifying a jurisdiction’s current housing situation, priorities, capabilities, challenges, and known risks Sheltering Phase Strategy Identifying planning leads, current resources, timeline, key partners, cross- jurisdictional agreements, and other risks Interim Housing Strategy Identifying planning leads, current resources and capabilities, known areas of difficulty, key partners, relocation strategies, and risks Permanent Housing Strategy Identifying planning leads, long-term housing needs and prioritizations, current resources and capabilities, known areas of implementation challenges, relocation strategies, and risks Pre-Disaster Activities Creating communication plans, survivor transition plans, mitigation plans, and program closeout goals Post-Disaster Activities Prioritizing disaster housing recovery activities, creating timelines for project completion, documenting planned actions for assessing the availability of affordable housing resources and expediting the delivery of housing by expediting permitting and waiver processes, establishing an information sharing method, creating an Environmental Planning and Historic Preservation (EHP) strategy,     City Council 35 – 194 11/7/2023 EMPG Program Appendix | 2023 Page H-9 Template Section Planning Considerations identifying potential locations for Manufactured Housing Units and Recreational Vehicles, and identifying available federal disaster housing assistance State-Administered Direct Housing Implementation FEMA encourages states to develop the capacity to administer FEMA Direct Housing Assistance through a reimbursable Inter-Governmental Service Agreement (IGSA). Under this arrangement, FEMA determines disaster survivors’ eligibility for specific direct hous ing options and makes all determinations regarding continuing eligibility, appeals, and eligibility terminations. FEMA also monitors the state’s administration of approved Direct Housing Options to ensure compliance with federal environmental, historic preservation, and floodplain management requirements as well as program conditions specified within the IGSA. States that choose to administer Direct Housing Assistance through an IGSA are required to develop a Direct Housing Administrative Plan and are encouraged to establish pre-placed contract to support the delivery of direct housing. Any contracts for this work would need to comply with the federal procurement requirements at 2 C.F.R. §§ 200.317-200.327. For more information, regarding Direct Housing Assistance, please visit Chapter 5 of the Individuals and Households Program Unified Guidance and Chapter 3 of the Individual Assistance Program and Policy Guide (IAPPG). Disaster Housing Exercises Recipients are encouraged to exercise and validate their long-term sheltering and housing stabilization plans as part of an existing exercise program. This includes: • Validating the organizational structure of the Housing Task Force and internal readiness capabilities to address post-disaster housing recovery issues or administer FEMA Direct Housing Assistance under an IGSA • Validating disaster housing communication plans and procedures that coordinate and integrate the activities and information generated by internal/external partners • Validating data systems, security, and exchange protocols • Validating planned actions and milestones transitioning from emergency sheltering to temporary housing to permanent housing and long-term recovery Additional Disaster Housing Planning Resources Recipients are encouraged to review the planning guidance available at Planning Guides. The Planning Guides page includes: Planning Considerations: Disaster Housing Guidance for State, Local, Tribal and Territorial Partners (May 2020), which supplements Comprehensive Preparedness Guide (CPG) 101: Developing and Maintaining Emergency Operations Plans. It provides guidance on national housing priorities, types of housing, key considerations and housing-specific planning recommendations for state, local, tribal and territorial (SLTT) jurisdictions to use, in conjunction with the Six-Step Planning Process described in CPG 101, to develop or improve disaster housing plans. State Disaster Recovery Coordinator The Pre-Disaster Recovery Planning Guide helps states prepare for recovery by developing pre-disaster recovery plans that follow a process to engage members of the whole community, develop recovery capabilities, and create an organizational framework for recovery efforts. FEMA strongly recommends that EMPG Program recipients include pre-disaster recovery planning as part of their State Readiness and Preparedness efforts by establishing a State Disaster Recovery Coordinator (SDRC). An effective pre-disaster recovery plan and process is crucial to help recipients prepare for major disaster incidents and recover effectively. Recipients are encouraged to use the Pre-Disaster Recovery     City Council 35 – 195 11/7/2023 EMPG Program Appendix | 2023 Page H-10 Planning Guide to help inform their identification and establishment of a SDRC. The SDRC position should be included in the State Administrative Plan with the following responsibilities: • Development of the pre-disaster recovery plan, including state-level leadership and structure, formation of communication channels, multi-agency coordination, and building whole-community partnerships to support recovery efforts. • Set the stage for necessary strategic, operational, and tactical post-disaster planning, actions, and processes. • Maximize impact of federal, private sector, and nongovernmental dollars to enable recovery and resilience. • Accelerate the delivery of resources, including funding and technical assistance, to disaster- impacted communities. • Enable state leadership to better organize and identify gaps in the state’s recovery capabilities. Disaster Financial Management Policies and Procedures Lessons learned from recent hurricane seasons and wildfires demonstrate the need for impacted jurisdictions to improve their ability to immediately track and account for disaster costs. Disaster financial management includes policies and procedures that work to recover expenses pertaining to damage, emergency protective measures, and debris management during and after a disaster. These policies and procedures include, but are not limited to, those supporting eligible contract costs and force account labor, materials, and equipment. State Administrative Plan FEMA strongly recommends that EMPG Program recipients include disaster financial management planning as part of their State Administrative Plan. An effective disaster financial management plan and process is crucial to help recipients prepare for declarations of emergencies or major disasters and plan for reimbursement. The table below details the processes that should be included in the State Administrative Plan and recommendations on where they should be placed. State Administrative Plan Guidance State Administrative Plan Section Recommendations Processes • Section V Part D: Project Funding and Reimbursement • Section V Part G: Records and Reports • A process to ensure subrecipients are tracking and documenting disaster costs necessary for federal reimbursement, such as receipts, invoices, procurement documents, contracts, and insurance coverage/claims • Section V Part D: Project Funding and Reimbursement • Section V Part G: Records and Reports • A process to document disaster cost operations such as labor, equipment, and materials that are allowable under federal requirements • Section V Part D: Project Funding and Reimbursement • A process to ensure that subrecipients are not receiving a duplication in benefits • Section IV Part B: Organization and Staffing • A process to ensure pre-disaster contracts and procurement strategies are in place, if necessary Additionally, recipients are encouraged to use EMPG Program funds for training that develops, delivers, and exercises disaster financial management procedures.     City Council 35 – 196 11/7/2023 EMPG Program Appendix | 2023 Page H-11 Disaster Financial Management Resources Recipients are encouraged to use the following resources to inform their disaster financial management planning efforts: • State Administrative Plan Template: Recipients are recommended to use the State Administrative Plan template found on FEMA’s Public Assistance webpage to inform their planning efforts. The template includes example structure and content as a model for states to create own Administrative Plan. • Public Assistance Program and Policy Guide: The Public Assistance Program and Policy Guide (PAPPG) combines all Public Assistance policy into a single volume and provides an overview of the PA program implementation process. • Public Assistance Frequently Asked Questions and Guidance: Recipients are encouraged to view the Public Assistance Frequently Asked Questions and guidance found on the Public Assistance webpage to assist with disaster financial management planning efforts. The webpage provides information pertaining to documentation, Public Assistance grant funding eligibility, and hazard mitigation and can be found at Public Assistance Fact Sheets, Job Aids, and FAQs. • Office of Inspector General (OIG) Audit Tips: Recipients are recommended to consult the DHS OIG report, Audit Tips for Managing Disaster-Related Project Costs (OIG-17-120-D) for further assistance in documenting and accounting for disaster-related costs. This report is informed by OIG audit findings and can assist recipients in addressing issues that are frequent findings in disaster- related audits. • Disaster Financial Management Guide: The Disaster Financial Management Guide provides guidance for state, local, tribal, and territorial partners on establishing and implementing sound disaster financial management practices. • Procurement Disaster Assistance Team (PDAT): The PDAT provides training and other resources to assist grant recipients in their efforts to comply with federal procurement standards. See Contracting with Federal Funds for Goods and Services Before, During and After Disasters | FEMA.gov for additional information. Training and Exercises Integrated Preparedness Plan (IPP) Recipients are expected to engage senior leaders and other whole community stakeholders to identify preparedness priorities specific to training and exercise needs, which will guide development of a state/territory multi-year IPP. Similar to the EMPG Program Work Plan development process, these priorities should be informed by various factors, including jurisdiction-specific threats and hazards (i.e., the THIRA); areas for improvement identified by real-world events and exercises (i.e., AARs); external requirements such as stakeholder preparedness reviews (i.e., SPRs), homeland security policy, and industry reports; and accreditation standards, regulations, or legislative requirements. Recipients must document these priorities, in conjunction with the Work Plan development process, and use them to deploy a schedule of preparedness events and activities in the IPP. Information related to IPPs and Integrated Preparedness Planning Workshops (IPPWs) can be found on the HSEEP website at Homeland Security Exercise and Evaluation Program and FEMA Preparedness Toolkit. Recipients should ensure that their EMPG Program Work Plans and IPPs align with and are complementary to one another and are used in tandem to support shared priorities for building and sustaining the state/territory’s preparedness capabilities. Recipien ts should include planning, training, and exercise projects in their EMPG Program Work Plan that support priorities included in their IPP. The current multi - year IPP must be submitted to hseep@fema.dhs.gov and the Regional EMPG Program Manager before January 31 of each year.     City Council 35 – 197 11/7/2023 EMPG Program Appendix | 2023 Page H-12 This will help ensure that priorities for both the IPP and EMPG Program Work Plan are based on building capability and/or closing capability gaps documented in their THIRA/SPR and other relevant sources of information. For example, if a recipient included Logistics and Distribution Management, Resilient Communications, and Housing as priorities for its IPP, those should also be priorities in its EMPG Program Work Plan. Additionally, IPPs should include all planning, training, and exercise activities funded by the EMPG Program as well as activities funded by other sources. This inclusion will ensure that recipients’ preparedness projects, investments, and activities are concentrated, focused, and oriented towards closing gaps related to their top priorities, regardless of funding source. Validating Capabilities through Exercises All recipients are required to develop and maintain a progressive exercise program consistent with HSEEP guidance in support of the National Exercise Program (NEP). The NEP serves as the principal exercise mechanism for examining national preparedness and measuring readiness. The NEP is a two-year cycle of exercises across the nation that validates capabilities in all preparedness mission areas. The two-year NEP cycle is guided by Principals’ Strategic Priorities, established by the National Security Council and informed by preparedness data from jurisdictions across the Nation. The NEP provides exercise sponsors the opportunity to receive exercise design and delivery assistance, tools and resources, enhanced coordination, and the ability to directly influence and inform policy and preparedness programs. If you have any questions or would like to request assistance through the NEP, please visit the NEP website or reach out to the NEP directly at NEP@fema.dhs.gov. The exercises and priorities outlined in the IPP and all EMPG Program-funded exercises must be included in the FY 2023 EMPG Program Work Plan. To avoid duplicate reporting, applicants/recipients are not required to report EMPG Program-funded personnel costs associated with exercises in the FY 2023 EMPG Work Plan. See the EMPG Program Work Plan section for additional guidance. Reporting • All EMPG Program-funded exercise activities must be captured in the approved EMPG Program Work Plan. • EMPG Program-funded exercise costs in the Work Plan can include costs to plan, conduct and evaluate the exercise (e.g., planning, materials, props, contractual services for conducting the exercise, AAR and Improvement Plan [IP], etc.). • All EMPG Program-funded exercise activities must be reported quarterly. To simplify reporting, it is recommended that recipients submit an updated Exercise Data Table from the FY 2023 EMPG Program Work Plan Template as an attachment to the quarterly PPR. For those recipients who choose not to use the FY 2023 EMPG Program Work Plan Template, the data and information found in the Exercise Data Table must still be submitted (in any chosen format) as an attachment to the PPR. • EMPG Program-funded personnel costs associated with exercises are not required in the FY 2023 EMPG Program Work Plan Template for application or reporting purposes. • Recipients must have a current multi-year IPP that identifies preparedness priorities and activities. The current multi-year IPP must be submitted to hseep@fema.dhs.gov and the Regional EMPG Program Manager before January 31st of each year. • Recipients are encouraged to enter their exercise information into the Preparedness Toolkit at FEMA Preparedness Toolkit. • Recipients must submit AAR/IPs to hseep@fema.dhs.gov and copy their Regional EMPG Program Manager and indicate which fiscal year’s funds were used (if applicable). • Submission of AAR/IPs must take place within 90 days following completion of the single exercise or progressive series.     City Council 35 – 198 11/7/2023 EMPG Program Appendix | 2023 Page H-13 o Recipients are encouraged to submit AAR/IPs reflecting tabletop exercises that validate critical plans or those reflecting large-scale functional or full-scale exercises that took place at the state, territorial, tribal, or regional level. Recipients are discouraged from submitting AAR/IPs specific to local jurisdictions that reflect drills. o If a state, territory, or local jurisdiction has experienced a major disaster and they would like to request exemptions for a scheduled exercise, the recipient should send this request to its assigned Regional EMPG Program Manager through the quarterly PPR. Exemptions will be reviewed by the Region on a case-by-case basis. o Recipients can access a sample AAR/IP template at Preparedness Toolkit Improvement Planning Templates. Training Similar to the exercise guidance above, training activities should align to a current, multi-year IPP developed through an annual IPPW and build from training gaps identified in the THIRA/SPR and work plan development process. Further guidance concerning the IPP and the IPPW can be found at HSEEP Resources - Preparedness Toolkit. Through the National Preparedness Directorate’s training and education enterprise, consisting of the Center for Domestic Preparedness (CDP), the Emergency Management Institute (EMI), and the National Training and Education Division’s partnerships with the National Domestic Preparedness Consortium, Rural Domestic Preparedness Consortium, Continuing Training Grants partners, and the Center for Homeland Defense and Security, FEMA develops and delivers training and education programs to increase capabilities, reduce risk, and build resilient communities. Over 700 tuition-free courses are offered to members of state, local, tribal, and territorial communities. By accessing the National Preparedness Course catalog, users will find all courses to include EMI training and includes links to the basic, advanced, and executive emergency management academies. FEMA’s National Preparedness Course Catalog This online searchable catalog features a compilation of courses managed by the three primary FEMA training organizations: the Center for Domestic Preparedness, EMI, and NTED. The catalog features a wide range of course topics in multiple delivery modes for federal, state, local, territorial, and tribal audiences. The catalog is located at First Responder Training and Education Division. Training should foster the development of a community-oriented approach to emergency management that emphasizes engagement at the community level, strengthens best practices, and provides a path toward building sustainable resilience, all of which is included in the curriculum of the EMI Basic Academy. The EMI Basic Academy provides a foundational education in emergency management as a way for emergency managers to begin or advance their career. The goal of the Basic Academy is to support the early careers of emergency managers through a training experience combining knowledge of all fundamental systems, concepts, and practices of cutting-edge emergency management. EMPG Program funds used for training should support the nationwide implementation of NIMS. The NIMS Training Program establishes a national curriculum for NIMS and provides information on NIMS courses. Recipients are encouraged to place emphasis on the core competencies as defined in the NIMS Training Program. NIMS is also included in the curriculum of the EMI Basic Academy. The NIMS Training Program can be found at NIMS Implementation and Training. All EMPG Program-funded personnel are expected to be trained emergency managers (see NQS Implementation section). All EMPG Program-funded personnel must complete either the Independent Study courses identified in the Professional Development Series or the National Emergency Management Basic Academy delivered either by EMI or at a sponsored state, local, tribal, territorial, regional, or other     City Council 35 – 199 11/7/2023 EMPG Program Appendix | 2023 Page H-14 designated location. Further information on the National Emergency Management Basic Academy and the Emergency Management Professional Program can be found at: EMI EMPP. A complete list of Independent Study Program Courses may be found at EMI Independent Study. In addition to training activities aligned to and addressed in the IPP, all EMPG Program-funded personnel (including full- and part-time SLTT recipients and subrecipients) must complete the following training requirements and record proof of completion: 1) NIMS Training, Independent Study (IS)-100 (any version), IS-200 (any version), IS-700 (any version), and IS-800 (any version)4, and; 2) Professional Development Series (PDS) or the Emergency Management Professionals Program (EMPP) Basic Academy courses listed in the chart below. PDS Professional Development Series OR Basic Academy Basic Academy Pre-requisites and Courses IS-120.a: An Introduction to Exercises IS-100 (any version): Introduction to the Incident Command System IS-230.d: Fundamentals of Emergency Management IS-700 (any version): National Incident Management System (NIMS)-An Introduction IS-235.b: Emergency Planning IS-800 (any version): National Response Framework, An Introduction IS-240.b: Leadership and Influence IS-230.d: Fundamentals of Emergency Management IS-241.b: Decision Making and Problem Solving E/L101: Foundations of Emergency Management IS-242.b: Effective Communication E/L102: Science of Disasters IS-244.b: Developing and Managing Volunteers E/L103: Planning Emergency Operations IS-244.b: Developing and Managing Volunteers E/L104: Exercise Design IS-244.b: Developing and Managing Volunteers E/L105: Public Information & Warning The EMI Basic Academy provides this foundational Emergency Management education. To ensure the professional development of the emergency management workforce, the recipients must ensure a routine capabilities assessment is accomplished and an IPP is developed and implemented. Additional Training Information Per FEMA Grant Programs Directorate Information Bulletin 432, Review and Approval Requirements for Training Courses Funded Through Preparedness Grants, issued on July 19, 2018, states, territories, tribal entities, and high-risk urban areas are no longer required to request approval from FEMA for personnel to attend non-DHS FEMA training as long as the training is coordinated with and approved by the state, territory, tribal, or high-risk urban area Training Point of Contact (TPOC) and falls within the FEMA mission scope and the jurisdiction’s EOP. 4 NIMS training courses IS-100, IS-200, IS-700, and IS-800 only need to be taken once to fulfill requirements. Also, previous versions of the IS courses are still considered as meeting the NIMS training requirement.     City Council 35 – 200 11/7/2023 EMPG Program Appendix | 2023 Page H-15 FEMA will conduct periodic reviews of all state, territory, and urban area training funded by FEMA. These reviews may include requests for all course materials and physical observation of, or participation in, the funded training. If these reviews determine that courses are outside the scope of this guidance, recipients will be asked to repay grant funds expended in support of those efforts. For further information on developing courses using the instructional design methodology and tools that can facilitate the process, State Administrative Agencies (SAAs), and TPOCs are encouraged to review the National Training and Education Division Training Resource and Development Center website at FRTS- TRDC Home. Reporting • All EMPG Program-funded training activities must be captured in the approved EMPG Program Work Plan and should be included in the IPP. This includes training for which the only expenses are for overtime and/or backfill costs associated with emergency management personnel attending the training. • All EMPG Program-funded training activities must be reported quarterly. To simplify reporting, it is recommended the recipient submit an updated Training Data Table from the FY 2023 EMPG Program Work Plan Template as an attachment to the quarterly PPR. For those recipients who choose not to use the FY 2023 EMPG Program Work Plan Template, the data and information found in the Training Data Table must still be submitted (in any chosen format) as an attachment to the PPR. • Recipients must report their NIMS implementation status of their jurisdiction and sub-jurisdictions, including the training of personnel, in the applicable secondary NIMS assessment portion of the URT as part of their THIRA/SPR submission. • Recipients must maintain proof of completion of training requirements. Recipients are encouraged to use the OneResponder system to enter, track, and report training. • Training Information Reporting System (“Web Forms”): Web Forms is an electronic data management system built to assist SAA TPOCs and federal agencies to submit non-NTED training courses for inclusion in the State/Federal-Sponsored Course Catalog. The information collected is used in a two-step review process to ensure that the training programs adhere to the EMPG Program’s intent, and the course content is sound and curr ent. While reporting training activities through Web Forms is not required under the EMPG Program, the system remains available and can be accessed through the Web-Forms section of the FEMA National Preparedness Course Catalog to support recipients in their own tracking of training deliveries. Reviewing and Updating Planning Products Based on the applicant’s current THIRA/SPR, capability levels, and resources, plans should be reviewed on an annual basis to determine if they remain relevant or need to be updated. This review should be based on a current THIRA/SPR and utilize information gathered during the capability validation process. These reviews will provide a means to determine priorities, direct preparedness actions, and calibrate goals and objectives. Additional Considerations Strengthening Governance Integration FEMA preparedness grant programs are intended to support the core capabilities across the five mission areas of Prevention, Protection, Mitigation, Response, and Recovery that are necessary to prepare for incidents that pose the greatest risk to the Nation’s security. Each program reflects the Department’s intent to build and sustain an integrated network of national capabilities across all levels of government and the     City Council 35 – 201 11/7/2023 EMPG Program Appendix | 2023 Page H-16 whole community. Disparate governance structures must be integrated and refined to ensure resources are targeted to support the most critical needs of a community based on risk-driven, capabilities-based planning. Strong and inclusive governance systems better ensure that disparate funding streams are coordinated and applied for maximum impact. FEMA requires that all governance processes that guide the allocation of preparedness grant funds adhere to the following guiding principles: • Coordination of Investments: Resources must be allocated to address the most critical capability needs as identified in the SPR and coordinated among affected preparedness stakeholders, including appropriate representatives of at-risk, underserved communities. • Transparency: Stakeholders must be provided visibility on how preparedness grant funds are allocated and distributed, and for what purpose. • Substantive Local Involvement: The tools and processes that are used to inform the critical priorities, which FEMA grants support, must include local government representatives. At the state and regional levels, local risk assessments must be included in the overarching analysis to ensure that all threats and hazards are accounted for. Primary focus should be on the needs of socially vulnerable, underserved populations and ensuring equity for those most at risk relative to disaster preparedness, response, and recovery. • Accountability: FEMA recognizes that unique preparedness gaps exist at the local level. Grant recipients are responsible for ensuring the effective use of funds to address those gaps and for maintaining and sustaining existing capabilities, particularly when it comes to serving the needs of at-risk, underserved communities. • Support of Regional Coordination: Inter/intra-state partnerships and dependencies at the state and regional levels, including those within metropolitan areas, must be recognized. Program Performance Reporting Requirements Performance Progress Reports (PPR) Recipients are responsible for providing performance reports to FEMA on a quarterly basis. As explained in the Standardized Programmatic Reporting section below, the quarterly PPRs must be based on the approved EMPG Program Work Plan and are due no later than 30 days after the end of the quarter. Although not mandatory, recipients are encouraged to use the updated FY 2023 EMPG Program Work Plan Template – specifically the Implementation Schedule, Training Data Table, and Exercise Data Table – to report on the status of planned project activities, any risks that may affect project progress or success, and updates to project schedules. The PPR (in the form of an updated Work Plan) shall be submitted in ND Grants. See EMPG Program Work Plan section for additional guidance. Programmatic Reporting Periods and Due Dates The following reporting periods and due dates apply for the PPR: Reporting Period Report Due Date October 1 – December 31 January 30 January 1 – March 31 April 30 April 1 – June 30 July 30 July 1 – September 30 October 30     City Council 35 – 202 11/7/2023 EMPG Program Appendix | 2023 Page H-17 Standardized Programmatic Reporting for the EMPG Program The FY 2023 EMPG Program Work Plan Template has been modified to standardize data collection, which enables improved analysis and reporting. The EMPG Program Work Plan includes ten components: 1) Grant Investment Strategy 2) Grant Activities Outline 3) Detailed Budget – Excluding Management and Administrative (M&A) 4) Budget Narrative – Excluding M&A 5) Detailed Budget – M&A Only 6) Budget Narrative – M&A Only 7) EMPG Program Summary 8) Implementation Schedule 9) Training Data Table 10) Exercise Data Table Although use of the FY 2023 EMPG Program Work Plan Template is not mandatory (see EMPG Program Work Plan section), baseline data on personnel, training, and exercises, as well as the information included on the Grant Activities Outline and Implementation Schedule, must be provided in the EMPG Program Work Plan at the time of application regardless of the chosen work plan format. The status of all EMPG Program-funded plans, training, and exercise activities must be reported quarterly as part of the PPR. To facilitate reporting, recipients are encouraged to submit an updated Implementation Schedule, Training Data Table, and Exercise Data Table from the FY 2023 EMPG Program Work Plan Template as an attachment to the quarterly PPR. Recipients who choose not to use the FY 2023 EMPG Program Work Plan Template must still provide the updated data and information included in the Implementation Schedule, Training Data Table, and Exercise Data Table, but may use a different format for reporting that information in their PPR submission.     City Council 35 – 203 11/7/2023 EMPG Program Appendix | 2023 Page H-18 EMPG Program Funding Guidelines Allowable Costs Management and Administration (M&A) M&A activities are those defined as directly relating to the management and administration of EMPG Program funds, such as financial management, reporting, and program and financial monitoring. Some examples of M&A costs include grants management training for M&A staff, equipment and supplies for M&A staff to administer the EMPG Program grant, travel costs for M&A staff to attend conferences or training related to the EMPG Program, travel costs for the M&A staff to conduct subrecipient monitoring, contractual services to support the M&A staff with M&A activities, and auditing costs related to the grant award to the extent required or permitted by statute or 2 C.F.R. Part 200. Characteristics of M&A expenses can include the following: 1) direct costs that are incurred to administer a particular Federal award; 2) identifiable and unique to each Federal award; 3) charged based on the activity performed for that particular Federal award; and 4) not duplicative of the same costs that are included in the approved Indirect Cost Rate Agreement, if applicable. It should be noted that salaries of state and local emergency managers are not typically categorized as M&A, unless the state or local Emergency Management Agency (EMA) chooses to assign personnel to specific M&A activities. In this case, personnel and fringe benefits for M&A is allowable. If the SAA is not the EMA, the SAA is not eligible to retain funds for M&A. M&A costs are allowable for both state and local-level EMAs. The state EMA may use up to 5% of the EMPG Program award for M&A purposes. In addition, local EMAs may retain and use up to 5% of the amount received from the state for local M&A purposes. Indirect Costs Indirect costs are allowable under this program. See the “Procedures for Establishing Indirect Cost Rates” Section in “Pre-Submission Information” for more information . Unrecovered Indirect Costs In accordance with 2 C.F.R. § 200.306(c) “[u]nrecovered indirect costs, including indirect costs on cost sharing or matching may be included as part of cost sharing or matching only with the prior approval of the Federal awarding agency. Unrecovered indirect cost means the difference between the amount charged to the Federal award and the amount which could have been charged to the Federal award under the non- Federal entity’s approved negotiated indirect cost rate.” Therefore, unrecovered indirect costs may be applied to meet cost share requirements of the EMPG Program grant with the approval of the Regional Grants Division. To meet the cost sharing requirements, the recipient’s indirect costs contributions must be verifiable, reasonable, allocable, necessary, and otherwise allowable under the grant program, and in compliance with all applicable Federal requirements and regulations. Whole Community Preparedness EMPG Program recipients should engage with the whole community to advance community and individual preparedness and to work as a nation to build and sustain resilience. Recipients should consider the three goals of the 2022-2026 FEMA Strategic Plan in their program design and delivery. Recipients should integrate program design and delivery practices that ensure representation and services for under- represented diverse populations that may be more impacted by disasters including children, seniors,     City Council 35 – 204 11/7/2023 EMPG Program Appendix | 2023 Page H-19 individuals with disabilities or other access and functional needs, individuals with diverse culture and language use, individuals with lower economic capacity, and other underserved populations. Individual preparedness should be coordinated by an integrated body of government and nongovernmental representatives as well, including but not limited to, elected officials, the private sector (especially privately owned critical infrastructure), private nonprofits, nongovernmental organizations (including faith-based, community-based, and voluntary organizations), advocacy groups for under-represented diverse populations that may be more impacted by disasters including children, seniors, individuals with disabilities or other access and functional needs, individuals with diverse culture and language use, individuals with lower economic capacity, and other underserved populations. By engaging these stakeholders, EMPG Program recipients can help FEMA develop and promote a suite of well-targeted solutions for individuals and communities to adopt. Recipients should coordinate preparedness initiatives with FEMA and whole community partners to efficiently apply federal funding to reach the goal of individual and communit y resilience. The following preparedness programs are allowable expenses and resources: • Community Emergency Response Team (CERT) programs, which educate volunteers about disaster preparedness for the hazards that may impact their area and train them in basic disaster response skills, such as fire safety, light search and rescue, team organization, and disaster medical operations. CERT offers a consistent, nationwide approach to volunteer training and organization that professional responders can rely on during disaster situations, allowing them to focus on more complex tasks. • Financial Preparedness Activities that encourage and assist Americans in preparing for the true cost of disasters. Allowable activities include encouraging emergency savings, promoting home and renter’s insurance, and promoting flood insurance for individuals and families. Partnerships with local financial wellness organizations such as credit unions, financial counselors, community banks, and others that reach a variety of audiences are encouraged. • Preparedness of Community-Based Organizations that serve as a critical safety net for Americans disproportionately impacted by disasters. Examples of community-based organizations include but are not limited to food banks, food pantries, homeless shelters, school readiness and after school centers, adult day care centers, job training centers, legal assistance centers, and cultural centers. Allowable activities include Whole Community exercises, trainings, and activities focused on staff preparedness, information sharing with clients and government, and continuity of essential functions in the event of an emergency. • Youth Preparedness Resources are available on Ready Kids. Bolstering youth preparedness across the nation is a priority for FEMA as the Agency works with state, local, tribal, and territorial partners to create a culture of preparedness in the United States. Information on youth-centric educational curricula, games, planning materials, and other relevant resources can be found at Ready Kids. Furthermore, FEMA’s Individual and Community Preparedness Division and regional - based Community Preparedness Officers are available to provide grant recipients with guidance and assistance. Please email FEMA-Prepare@fema.dhs.gov to contact one of the Agency’s subject matter experts. The following are examples of youth preparedness activities that recipients are encouraged to undertake as allowable costs: o Reach out to a local school board or elementary school to encourage the adoption of the Student Tools for Emergency Planning (STEP) curriculum. STEP is a classroom-based emergency preparedness curriculum for 4th- and 5th-graders in an easy, ready-to-teach format. Students will learn about disasters, emergencies, and hazards, and how to create a     City Council 35 – 205 11/7/2023 EMPG Program Appendix | 2023 Page H-20 disaster supply kit and family emergency communication plan. An overview of the STEP program along with the instructor guide and student activity book is available at Ready STEP. o Sponsor the creation of a Teen for Community Emergency Response Team (CERT) in your jurisdiction. The CERT Program is a national program of volunteers trained in disaster preparedness and emergency response. Volunteers come from all ages and all walks of life, including teenagers. Additional information, including a step-by-step guide on how to start a Teen CERT, is available at Ready Teen CERT. The following tools are available to order from FEMA’s warehouse free of charge: o “Prepare with Pedro” is a joint product of FEMA and the American Red Cross. The “Prepare with Pedro: Disaster Preparedness Activity Book” is designed to teach young children and their families about how to stay safe during disasters and emergencies. The book follows Pedro around the United States and offers safety advice through crosswords, coloring pages, matching games, and more. Additional information, including an ordering form, is available at Ready - Prepare with Pedro. o The Ready 2 Help card game is a fun way for kids to learn how to respond to emergencies by working with friends and using skills that will help in a real emergency. Ready 2 Help teaches five simple steps to stay safe and make a difference until help arrives: • Stay Safe • Stay Calm • Get Help • Give Info • Give Care Ready 2 Help is designed for children ages 8 and up. Additional information, including an ordering form, is available at Ready 2 Help. Planning Planning spans all five mission areas of the Goal and provides a methodical way to engage the whole community in the development of a strategic, operational, and/or community-based approach to preparedness. EMPG Program funds may be used to develop or enhance emergency management planning activities. Some examples include: Emergency Operations Plan • Maintaining a current EOP that is aligned with guidelines set out in Comprehensive Preparedness Guide (CPG) 101: Developing and Maintaining Emergency Operations Plans • Modifying existing incident management and emergency operations plans • Developing/enhancing large-scale and catastrophic event incident plans Communications Plans • Developing and updating Statewide Communication Interoperability Plans • Developing and updating Tactical Interoperability Communications Plans Administrative Plans • Developing/enhancing financial and administrative procedures for use before, during, and after disaster events in support of a comprehensive emergency management program Whole Community Engagement/Planning • Developing or enhancing mutual aid agreements/compacts, including required membership in EMAC     City Council 35 – 206 11/7/2023 EMPG Program Appendix | 2023 Page H-21 • Developing/enhancing emergency operations plans to integrate citizen/volunteer and other Non- Governmental Organization (NGO) resources and participation • Integrating program design and delivery practices that ensure representation and services for under- represented, diverse populations that may be more impacted by disasters, including children, seniors, individuals with disabilities or other access and functional needs, individuals with diverse culture and language use, individuals with lower economic capacity, and other underserved populations. Resource Management Planning • Developing/enhancing logistics and resource management plans • Developing/enhancing volunteer and/or donations management plans Shelter and Evacuation Planning • Developing/enhancing sheltering and evacuation plans, including plans for alerts/warning, crisis communications, pre-positioning of equipment for areas potentially impacted by mass evacuations, and re-entry Recovery Planning • Disaster housing planning, such as creating/supporting a state disaster housing task force and developing/enhancing state disaster housing plans • Pre-event response, recovery, and mitigation plans in coordination with state, local, and tribal governments • Developing/enhancing other response and recovery plans Developing recovery plans and preparedness programs consistent with the principles and guidance in the National Disaster Recovery Framework (NDRF) that will provide the foundation for recovery programs and whole community partnerships. Preparedness and pre-disaster planning were given special attention within the NDRF with specific guidance: Planning for a Successful Disaster Recovery (pages 63-70). For more information on the NDRF see National Disaster Recovery Framework. Continuity Planning Continuity planning and operations are an inherent element of each core capability. Continuity operations increase resilience and the probability that organizations can perform essential functions. FEMA develops and promulgates Federal Continuity Directives (FCDs) to establish continuity program and planning requirements for executive departments and agencies and Continuity Guidance Circulars (CGCs) for SLTT governments, non-governmental organizations, and private sector critical infrastructure owners and operators. This direction and guidance assist in developing capabilities for continuing the essential functions of federal, state, local, tribal, territorial governmental entities as well as the public/private critical infrastructure owners, operators, and regulators enabling them. Presidential Policy 40, FCD 1, FCD 2, CGC 1, and CGC 2 outline the overarching continuity requirements and guidance for organizations and provide guidance, methodology, and checklists. For additional information on continuity programs, guidance, directives, and available technical assistance, visit Continuity Resources and Technical Assistance and the Office of National Continuity Programs. Allowable continuity planning activities include the development of the following: • Continuity of operations and Continuity of Government planning products for the continuance of essential functions and associated leadership; • Risk-based needs assessments based on the THIRA to inform risk mitigation efforts to ensure the continuity of essential functions and associated leadership; and     City Council 35 – 207 11/7/2023 EMPG Program Appendix | 2023 Page H-22 • Public and private sector outreach and messaging regarding continuity resilience benefits and strategies. Organization Per the Robert T. Stafford Disaster Relief and Emergency Assistance Act, Pub. L. No. 93-288, as amended, (42 U.S.C. §§ 5121-5207), EMPG Program funds may be used for all-hazards emergency management operations, staffing, and other day-to-day activities in support of emergency management, including hazard mitigation staffing of the State Hazard Mitigation Officer position; staffing CERT and Citizen Corps positions at the state and local levels to promote whole community engagement in all phases of emergency management; performing closeout activities on FEMA disaster assistance grants; staffing permanent technical advisors on children’s needs at the state, local, tribal , and territorial levels; and supporting fusion center analysts who are directly involved in all-hazards preparedness activities as defined by the Stafford Act. Proposed staffing activities should be linked to accomplishing the activities outlined in the EMPG Program Work Plan. Recipients are encouraged to fund at least one dedicated Planner, Training Officer, and Exercise Officer. Personnel costs, including salary, overtime, compensatory time off, and associated fringe benefits, are allowable EMPG Program costs and must comply with 2 C.F.R. Part 200, Subpart E – Cost Principles. Federal (and Mutual Aid) Emergency Response Official (F/ERO) Credentialing and Validation The following costs related to F/ERO credentialing and validation are allowable under the EMPG Program: • Working group meetings and conferences relating to emergency responder credentialing and validation; • Compiling data to enter into an emergency responder repository; • Coordinating with other state, local, territorial, and tribal partners to ensure interoperability among existing and planned credentialing and validation systems and equipment; and • Planning to incorporate emergency responder identity and credential validation into training and exercises. Organizational Clothing Costs for Emergency Management Personnel There may be a need for emergency management personnel to wear clothing that clearly identifies their agency, organizational function, and responsibilities when carrying out their official emergency-related duties. EMPG funding may be used to purchase organizational clothing for full-time emergency management personnel who may be deployed for emergency operations, including when: • The Emergency Operations Center (EOC) is activated; • Emergency management personnel are deployed in the field to conduct damage assessments and response and recovery operations; • Assisting in and delivering official emergency management training and exercises, and; • Providing public information briefs and interviews on behalf of their emergency management agency. The state or territory emergency management agency should maintain an inventory of such clothing and uniforms to allow for issuance to other personnel who may be deployed for emergency operations. In addition: • EMPG funding may not be used to purchase clothing that would be used for everyday wear by emergency management employees or other personnel. • Clothing, uniforms, undergarments, jackets, vests, etc. are also allowable for CERT members as listed on the Authorized Equipment List (AEL): 21GN-00-CCEQ | FEMA.gov.     City Council 35 – 208 11/7/2023 EMPG Program Appendix | 2023 Page H-23 For a complete list of other eligible clothing and protective gear allowable for purchase with EMPG funding, applicants, recipients and FEMA staff are encouraged to refer to the AEL website for the most up- to-date information: Authorized Equipment List | FEMA.gov. Equipment Allowable equipment categories for the EMPG Program are listed in the Authorized Equipment List (AEL). Unless otherwise stated, equipment must meet all mandatory regulatory and/or FEMA-adopted standards to be eligible for purchase using these funds. In addition, agencies will be responsible for obtaining and maintaining all necessary certifications and licenses for the requested equipment. Allowable equipment includes equipment from the following AEL categories: • Personal Protective Equipment (Category 1) • Information Technology (Category 4) • Cybersecurity Enhancement Equipment (Category 5) • Interoperable Communications Equipment (Category 6) • Detection Equipment (Category 7) • Power Equipment (Category 10) • Chemical, Biological, Radiological, Nuclear, and Explosive (CBRNE) Reference Materials (Category 11) • CBRNE Incident Response Vehicles (Category 12) • Physical Security Enhancement Equipment (Category 14) • CBRNE Logistical Support Equipment (Category 19) • Other Authorized Equipment (Category 21) In addition to the above, general-purpose vehicles may be procured in order to carry out the responsibilities of the EMPG Program. If recipients have questions concerning the eligibility of equipment not specifically addressed in the AEL, they should contact their Regional EMPG Program Manager for clarification. Applicants should analyze the cost benefits of purchasing versus leasing equipment, especially high-cost items and those subject to rapid technical advances. Large equipment purchases must be identified and explained. For more information regarding property management standards for equipment, please reference 2 C.F.R. Part 200, including 2 C.F.R. §§ 200.310, 200.313, and 200.316. Also see 2 C.F.R. §§ 200.216, 200.471, and FEMA Policy #405- 143-1, Prohibitions on Expending FEMA Award Funds for Covered Telecommunications Equipment or Services, or successor policy, regarding prohibitions on covered telecommunications equipment or services. Recipients using EMPG Program funds to support emergency communications equipment activities must comply with the SAFECOM Guidance on Emergency Communications Grants, including provisions on technical standards that ensure and enhance interoperable communications. This SAFECOM Guidance can be found at SAFECOM Funding Resources. In general, with exception of critical emergency supplies and the associated inventory management plan, equipment included in the AEL may be purchased without separate approval from FEMA. However, as with all grant-funded activities, the equipment purchase must be well justified and reasonable. Furthermore, the purchase must be supported by the approved Work Plan. If the equipment is not clearly supported by the approved Work Plan, the recipient must seek advance approval from the applicable FEMA Regional Grant Program Office prior to purchasing the equipment, and an updated Work Plan may be required. FEMA will consider requests to purchase equipment that is not listed in the AEL on a case-by-case basis. Such requests should be submitted in writing to the applicable FEMA Regional Grant Program Office. FEMA’s review and approval of such requests will involve both the FEMA regional office and headquarters     City Council 35 – 209 11/7/2023 EMPG Program Appendix | 2023 Page H-24 program staff to ensure nationwide consistency in the decision-making process and to support any necessary updates to the AEL. Requirements for Small Unmanned Aircraft Systems All requests to purchase Small Unmanned Aircraft System (sUAS) must comply with FEMA Policy 207- 22-0002, Prohibited or Controlled Equipment Under FEMA Awards, and must include the policies and procedures in place to safeguard individuals’ privacy, civil rights, and civil liberties in the jurisdiction that will purchase, take title to, or otherwise use the sUAS equipment. Additional information and requirements applicable to sUAS purchases can be found in the AEL at 03OE-07-SUAS. Acquisition and Use of Technology to Mitigate UAS (Counter-UAS) In August 2020, FEMA alerted of an advisory guidance document issued by DHS, the Department of Justice, the Federal Aviation Administration, and the Federal Communications Commission: Advisory on the Application of Federal Laws to the Acquisition and Use of Technology to Detect and Mitigate UAS. The purpose of the advisory guidance document is to help non-federal public and private entities better understand the federal laws and regulations that may apply to the use of capabilities to detect and mitigate threats posed by UAS operations (i.e., Counter-UAS or C-UAS). The Departments and Agencies issuing the advisory guidance document, and FEMA, do not have the authority to approve non-federal public or private use of UAS detection or mitigation capabilities, nor do they conduct legal reviews of commercially available product compliance with those laws. The advisory does not address state and local laws nor potential civil liability, which UAS detection and mitigation capabilities may also implicate. It is strongly recommended that, prior to the testing, acquisition, installation, or use of UAS detection and/or mitigation systems, entities seek the advice of counsel experienced with both federal and state criminal, surveillance, and communications laws. Entities should conduct their own legal and technical analysis of each UAS detection and/or mitigation system and should not rely solely on vendors’ representations of the systems’ legality or functionality. Please also see the DHS press release on this topic for further information: Interagency Issues Advisory on Use of Technology to Detect and Mitigate UAS. For training on the application of UAS technology in emergency management programs, please refer to the National Preparedness Course Catalog and search 'UAS' on the website. Funding for Critical Emergency Supplies Critical emergency supplies—such as shelf stable products, water, and basic medical supplies—are an allowable expense under the EMPG Program. FEMA must approve a state’s five-year viable inventory management plan prior to allocating grant funds for stockpiling purposes. The five-year plan should include a distribution strategy and related sustainment costs if the grant expenditure is over $100,000. Training EMPG Program funds may be used for a range of emergency management-related training activities to enhance the capabilities of state and local emergency management personnel through the establishment, support, conduct, and attendance of training. Training activities should align to a current, multi-year IPP developed through an annual IPPW and build from training gaps identified in the THIRA/SPR process. Further guidance concerning the IPP and the IPPW can be found at Preparedness Toolkit Program Management Templates. Training should: • Foster the development of a community-oriented approach to emergency management that emphasizes engagement at the community level; • Strengthen best practices; and • Provide a path toward building sustainable resilience.     City Council 35 – 210 11/7/2023 EMPG Program Appendix | 2023 Page H-25 Allowable training-related costs include the following: • Funds Used to Develop, Deliver, and Evaluate Training: Includes costs related to administering training, such as planning, scheduling, facilities, materials and supplies, reproduction of materials, and equipment. Training should provide the opportunity to demonstrate and validate skills learned, as well as to identify any gaps in these skills. Any training or training gaps, including those for children and individuals with disabilities or other access and functional needs, should be identified in the multi-year IPP and addressed in the training cycle. States are encouraged to use existing training rather than developing new courses. When developing new courses, states are encouraged to apply the Analysis, Design, Development, Implementation, and Evaluation (ADDIE) model for instructional design. More information is available at NTED | Training Resource Development Center. • Overtime and Backfill: Overtime costs, including payments related to backfilling personnel, that are the direct result of attendance at FEMA and/or approved training courses and programs are allowable. These costs are allowed only to the extent the payment for such services is in accordance with the policies of the state or unit(s) of local government and has the approval of the state or FEMA, whichever is applicable. In no case is dual compensation allowable. That is, an employee of a unit of government may not receive compensation from their unit or agency of government and from an award for a single period of time (e.g., 1:00 p.m. to 5:00 p.m.), even though such work may benefit both activities. • Travel: Travel costs (e.g., airfare, mileage, per diem, and hotel) are allowable as expenses by employees who are on travel status for official business related to approved training. International travel is not an allowable cost under this program unless approved in advance by FEMA. • Hiring of Full- or Part-Time Staff or Contractors/Consultants: Full- or part-time staff or contractors/consultants may be hired to support direct training-related activities. Hiring of contractors/consultants must follow the applicable federal procurement requirements at 2 C.F.R. §§ 200.317-200.327. Payment of salaries and fringe benefits must be in accordance with the policies of the state or unit(s) of local government and have the approval of the state or FEMA, whichever is applicable. • Certification/Recertification of Instructors: Costs associated with the certification and re- certification of instructors are allowed. States are encouraged to follow the FEMA Instructor Quality Assurance Program to ensure a minimum level of competency and corresponding levels of evaluation of student learning. This is particularly important for those courses that involve training of trainers. Additional types of allowable training or training-related activities include, but are not limited to: • Developing/enhancing systems to monitor training programs • Conducting all-hazards emergency management training • Attending EMI training or delivering EMI train-the-trainer courses • Attending other FEMA-approved emergency management training • State-approved, locally sponsored CERT training • Mass evacuation training at local, state, territorial and tribal levels Exercises Allowable exercise-related costs include: • Funds Used to Design, Develop, Conduct and Evaluate Preparedness Exercises: This includes costs related to planning, meeting space and other meeting costs, facilitation costs, materials and supplies, travel, and documentation. Recipients are encouraged to use free public     City Council 35 – 211 11/7/2023 EMPG Program Appendix | 2023 Page H-26 space/locations/facilities whenever available prior to the rental of space/locations/facilities. Exercises should provide the opportunity to demonstrate and validate skills learned, as well as to identify any gaps in these skills. Gaps identified during an exercise, including those for children and individuals with disabilities or other access and functional needs, should be included in the AAR/IP and addressed in the exercise cycle. • Hiring of Full- or Part-Time Staff or Contractors/Consultants: Full- or part-time staff may be hired to support direct exercise activities. Payment of salaries and fringe benefits must be in accordance with the policies of the state or unit(s) of local government and have the approval of the state or FEMA, whichever is applicable. The services of contractors/consultants may also be procured to support the design, development, conduct, and evaluation of exercises. Hiring of contractors/consultants must follow the applicable federal procurement requirements at 2 C.F.R. §§ 200.317-200.327. • Overtime and Backfill: The entire amount of overtime costs, including payments related to backfilling personnel, that are the direct result of time spent on the design, development and conduct of exercises are allowable expenses. These costs are allowed only to the extent the payment for such services is in accordance with the policies of the state or unit(s) of local government and has the approval of the state or FEMA, whichever is applicable. Dual compensation is never allowable, meaning, in other words, that an employee of a unit of government may not receive compensation from their unit or agency of government and from an award for a single period of time (e.g., 1:00 p.m. to 5:00 p.m.), even though their work may benefit both entities. • Travel: Travel costs (e.g., airfare, mileage, per diem, hotel) are allowable as expenses by employees who are on travel status for official business related to the planning and conduct of the exercise activities. • Supplies: Supplies are items that are expended or consumed while planning and conducting the exercise activities (e.g., gloves, non-sterile masks, and disposable protective equipment). • HSEEP Implementation: This refers to costs related to developing and maintaining an exercise program consistent with HSEEP. • Other Items: These costs are limited to items consumed in direct support of exercise activities, such as space/locations rentals for planning and conducting an exercise, equipment rentals (e.g., portable toilets, tents), food/refreshments, and the procurement of other essential nondurable goods. Costs associated with inclusive practices and the provision of reasonable accommodations and modifications that facilitate full access for children and adults with disabilities are allowable. Unauthorized exercise-related costs include: • Reimbursement for maintenance and/or wear and tear costs of general use vehicles (e.g., construction vehicles) and emergency response apparatus (e.g., fire trucks, ambulances). The only vehicle costs that are reimbursable are fuel/gasoline or mileage. • Equipment that is purchased for permanent installation and/or use beyond the scope of exercise conduct (e.g., electronic messaging signs) • Durable and nondurable goods purchased for installation and/or use beyond the scope of exercise conduct Construction and Renovation Construction and renovation projects for a state, local, tribal, or territorial government’s principal Emergency Operations Center (EOC), as defined by the SAA are allowable under the EMPG Program. FEMA must provide written approval prior to the use of any EMPG Program funds for construction or renovation. Requests for EMPG Program funds for construction of an EOC must be accompanied by an EOC Investment Justification (located in the Related Documents tab of the EMPG Program Grants.gov     City Council 35 – 212 11/7/2023 EMPG Program Appendix | 2023 Page H-27 posting) to their Regional EMPG Program Manager for review. Additionally, recipients are required to submit a SF-424C Form, SF-424D Form, and Budget detail citing the project costs. The above examples are not intended to exclude other construction projects as potentially allowable costs. For example, construction of a facility for the storage and distribution of critical emergency supplies and/or to serve as a staging area for deployment of emergency response resources is potentially an allowable expense. Other construction or renovation projects, such as a secondary or local EOC, will be considered on a case-by-case basis, as described below in the guidance regarding advance written approval. Advance Approval Requirement Recipients must receive advance written approval from FEMA prior to the use of any annual EMPG Program funds for construction or renovation, including such activities at the subrecipient level. Such costs would need to fall within the scope of the recipient’s final approved Work Plan, otherwise an updated Work Plan may be required. Such requests should be submitted in writing to the applicable FEMA Regional Grant Program Office. FEMA’s review and approval will involve both the regional office and the FEMA Grant Programs Directorate. Real Property Use and Disposition Requirements Real property improved under a federal award falls under the 2 C.F.R. Part 200 guidance for real property. In accordance with 2 C.F.R. § 200.311, a recipient or subrecipient may only use real property acquired or improved under a federal award for the originally authorized purpose, as long as it is needed for that purpose, during which time the recipient or subrecipient must not dispose of or encumber its title or other interests. However, upon the end of that period where it needs the property for the originally authorized purpose (i.e., the functional use of the property for which FEMA awarded the grant), the recipient or subrecipient will then dispose of the property in keeping with the requirements set forth in 2 C.F.R. § 200.311. When a grant-funded property is no longer needed for the originally authorized purpose, the recipient or subrecipient (through the pass-through entity) must obtain disposition instructions from the cognizant FEMA Regional Administrator or the pass-through entity. For additional information on this, see Information Bulletin 458a, Clarifying Guidance for the Annual Emergency Management Performance Grant (EMPG) and the FY 2020 COVID-19 EMPG Supplemental (EMPG-S) Programs. Construction of Communication Towers When applying for funds to construct communication towers, recipients and subrecipients must submit evidence that the Federal Communication Commission’s Section 106 review process has been completed and submit all documentation resulting from that review to FEMA prior to submitting materials for EHP review. Recipients and subrecipients are also encouraged to have completed as many steps as possible for a successful EHP review in support of their proposal for funding (e.g., coordination with their State Historic Preservation Office to identify potential historic preservation issues and to discuss the potential for project effects, compliance with all state and EHP laws and requirements). Projects for which the recipient believes an Environmental Assessment may be needed, as defined in Implementation of the National Environmental Policy Act, , and EHP Directive and Instructions: FEMA Directive 108-1 and FEMA Instruction 108-1-1, must also be identified to the Regional EMPG Program Manager within six months of the award, and completed EHP review materials must be submitted no later than 12 months before the end of the period of performance. EHP review packets should be sent to gpdehpinfo@fema.gov. Davis-Bacon Act Compliance EMPG Program recipients using funds for construction projects must comply with the Davis-Bacon Act and subsequent legislation (40 U.S.C. §§ 3141 et seq.). Grant recipients must ensure that their contractors or subcontractors for construction projects pay workers no less than the prevailing wages for laborers and mechanics employed on projects of a character similar to the contract work in the civil subdivision of the     City Council 35 – 213 11/7/2023 EMPG Program Appendix | 2023 Page H-28 state in which the work is to be performed. Additional information regarding compliance with the Davis- Bacon Act, including Department of Labor wage determinations, is available at Davis-Bacon and Related Acts. Accessibility Compliance EMPG Program recipients using funds to build or alter buildings must comply with accessibility requirements under the Rehabilitation Act of 1973 and Architectural Barriers Act of 1968 (ABA), as well as the Americans with Disabilities Act (ADA), if applicable, to ensure individuals with disabilities have access to such buildings. Accessibility standards under the ABA and ADA are highly similar. Additional information regarding compliance with the Architectural Barriers Act is available at Guide to the ABA. Acquisition of Real Property Acquisition of real property is permissible if such property is needed to support other allowable program costs or activities. For additional information on this, see Information Bulletin 458a, Clarifying Guidance for the Annual Emergency Management Performance Grant (EMPG) and the FY 2020 COVID-19 EMPG Supplemental (EMPG-S) Programs. Advance Approval Requirement Consistent with the requirements outlined above regarding construction activities, recipients and subrecipients (through the pass-through entity) must obtain advance written approval from the cognizant FEMA Regional Administrator prior to obligating annual EMPG Program funds for acquisition of real property. Additionally, in cases of acquisition or improving real property, recipients are required to submit a SF-429-B, Real Property Status Report, Attachment B providing details of the relevant property to be acquired. Property Use, Reporting, and Disposition Requirements The acquisition, use, and disposition of real property shall be subject to the provisions of 2 C.F.R. Part 200. In accordance with 2 C.F.R. Part 200, recipients and subrecipients are required to report on the status of the acquired property on an annual basis using SF-429-A Real Property Status Report, Attachment A (General Reporting). Such reporting shall continue as long as the property is being used for the originally authorized purpose. The same use and disposition guidance as outlined in Sections III.D.3 above applies to real property acquired with annual EMPG Program funds. For additional information on this, see Information Bulletin 458a, Clarifying Guidance for the Annual Emergency Management Performance Grant (EMPG) and the FY 2020 COVID-19 EMPG Supplemental (EMPG-S) Programs. Leasing of Real Property Leasing of real property is permissible if the property is needed to support other allowable annual EMPG Program activities. Advance Approval Requirement Recipients and subrecipients (through the pass-through entity) must obtain advance written approval from the cognizant FEMA Regional Administrator prior to obligating annual EMPG Program funds for the leasing of real property. Allowable Period of Lease Expenses In cases where a property will be leased and the lease will be paid in full or in part using annual EMPG Program, any costs associated with the lease that are charged to an annual EMPG Program award must occur within the period of performance of the associated award(s). Real property lease costs must also comply with 2 C.F.R. Part 200.     City Council 35 – 214 11/7/2023 EMPG Program Appendix | 2023 Page H-29 Maintenance and Sustainment Use of FEMA preparedness grant funds for maintenance contracts, warranties, repair or replacement costs, upgrades, and user fees are allowable under all active grant awards, unless otherwise noted. EMPG Program funds are intended to support the Goal and fund activities and projects that build and sustain the capabilities necessary to prevent, protect against, mitigate the effects of, respond to, and recover from those threats and hazards that pose the greatest risk to the security of the Nation. To assist recipients in meeting this objective, the policy set forth in IB 379: Guidance to State Administrative Agencies to Expedite the Expenditure of Certain DHS/FEMA Grant Funding allows for the expansion of eligible maintenance and sustainment costs, which must be: 1) In direct support of existing capabilities; 2) An otherwise allowable expenditure under the applicable grant program; 3) Tied to one of the core capabilities in the five mission areas contained within the Goal; and 4) Shareable through the EMAC. Additionally, eligible costs may also be in support of equipment, training, and critical resources that have previously been purchased with either federal grant funding or any other source of funding other than FEMA preparedness grant program dollars. Unallowable Costs Grant funds may not be used for the following: • Unallowable Equipment: Grant funds must comply with FEMA Policy 207-22-0002, Prohibited or Controlled Equipment Under FEMA Awards, and may not be used for the purchase of firearms, ammunition, grenade launchers, bayonets, or weaponized aircraft, vessels, or vehicles of any kind with weapons installed; • Expenditures for weapons systems and ammunition; • Costs associated with hiring, equipping, training, etc. sworn public safety officers whose primary job responsibilities include fulfilling traditional public safety duties such as law enforcement, firefighting, emergency medical services, or other first responder duties; • Costs that supplant traditional public safety positions and responsibilities; or • Activities and projects unrelated to the completion and implementation of the EMPG Program • Clothing used for everyday wear by emergency management employees or other personnel. Recipients should consult with their Regional EMPG Program Manager prior to making any investment that does not clearly meet the allowable expense criteria established in this Manual and the EMPG Program NOFO. Amendments for EMPG Costs In 2 CFR 200.308(f) it states that the Federal awarding agency may, at its option, restrict transfer of funds among direct cost categories where the Federal share exceeds the simplified acquisition threshold, and the cumulative amount of the transfer exceeds 10% of the total budget last approved by the awarding agency. For purposes of 2 CFR 200.308(f), the term “budget” includes both the federal and non -federal cost share. For EMPG awards (which include a 50% cost share), if the recipient wants to revise their budget and there are transfers between the direct cost categories exceeding the Simplified Acquisition Threshold and the cumulative amount of the transfers exceeds 10% of the total project costs (federal and non-federal), then EMPG recipients must request prior written approval from their Regional EMPG Program Manager for     City Council 35 – 215 11/7/2023 EMPG Program Appendix | 2023 Page H-30 those transfers and amendments. Recipients should consult with their Regional EMPG Program Manager prior to making any changes to their EMPG Work Plan.     City Council 35 – 216 11/7/2023 EMPG Program Appendix | 2023 Page H-31 EMPG Program Work Plan Submission of an EMPG Program Work Plan is mandatory. It is a required component of the EMPG Program application. The Work Plan outlines the state’s emergency management sustainment and enhancement efforts, including new and ongoing activities and projects, that are driven by identified preparedness priorities and proposed for the EMPG Program period of performance. An FY 2023 EMPG Program Work Plan Template (available on the Grants.gov EMPG Program application page and on the FEMA.gov website at EMPG) is provided to facilitate the work plan development process. The submitted Work Plan must address all the data and information requirements included in the FY 2023 EMPG Program Work Plan Template and in the supplemental guidance included in this section. Therefore, EMPG Program applicants are strongly encouraged to use the provided FY 2023 EMPG Program Work Plan Template. Prior to submission of the EMPG Program Work Plan, the applicant must work with the Regional Administrator or designated Regional EMPG Program Manager to identify three to five priority areas which will serve as the focus for EMPG Program-funded investments. The priorities must be mutually agreed to by the applicant and Regional Administrator and should be driven by the THIRA/SPR process – specifically, the outputs from the THIRA/SPR process – and other relevant information sources such as AARs, audit and monitoring findings, Hazard Mitigation Plans and other deliberate planning products. Priorities should also reflect those included in each recipient's IPP so that recipients are focusing all investments, projects, and other resources on a common set of priorities. As they select priorities, applicants should consider which capability gaps would be most operationally consequential, must be closed most urgently, and could be meaningfully addressed within the period of performance. Applicants should refer to the EMPG Program NOFO for further guidance on the priority identification process. Applicants must set at least one performance goal for each RA agreed-upon priority area that achieves a specific outcome. Each goal must be specific, measurable, and achievable within the period of performance, relevant to the priority area, and have a target date for completion. Applicants must describe how achieving each goal or objective will impact the priority area it supports by the end of the period of performance. Each goal must include an estimate quantifying the extent to which the supporting investments will close capability gaps (e.g., “Increase the percentage of people who can find and secure long -term housing by 10% within 1 year of an incident”). The FY 2023 EMPG Program Work Plan Template includes instructions and examples to help guide this process so that recipients can develop goals that focus on achieving specific outcomes. The Regional Administrator or designated Regional EMPG Program Manager will ensure that the mutually agreed priorities are fully addressed in the EMPG Program Work Plan. In addition, the Regional Administrator must approve final Work Plans before states may draw down EMPG Program funds. Grant funds will be released upon approval of the state’s final Wor k Plan. Following Work Plan approval, regional EMPG Program Managers will work closely with recipients to monitor progress toward goals and activities in the Work Plans during the performance period and may request further documentation from the recipients to clarify the projected Work Plan. Further, in accordance with 2 C.F.R. §200.308 – Revision of budget and program plans, any changes to the approved Work Plan – including changes in project scope and budget changes within any direct cost category exceeding 10% of the total award amount – will require advance approval from the Regional Administrator or designated Regional EMPG Program Manager. EMPG Program Work Plan Instructions The FY 2023 EMPG Program Work Plan Template has been updated to support the collection of objective information and quantitative data that will allow FEMA to measure program effectiveness and investment     City Council 35 – 217 11/7/2023 EMPG Program Appendix | 2023 Page H-32 impacts more effectively. This also enables compliance with 2 C.F.R. § 200.301, which requires federal awarding agencies to measure recipient performance to show achievement of program goals and objectives, share lessons learned, improve program outcomes, and foster adoption of promising practices. To this end, the FY 2023 EMPG Program guidance in the NOFO and Work Plan requires recipients to link EMPG Program-funded investments to THIRA/SPR results and other relevant materials that inform capability priorities and needs and to include specific performance measures that will allow FEMA to measure the impact of those investments based on the core capabilities that are addressed. The FY 2023 EMPG Program Work Plan Template largely complements the THIRA/SPR process outlined in the Comprehensive Preparedness Guide (CPG) 201, Third Edition (CPG 201, v3). As noted in CPG 201, v3, a coordinated approach to track investments, and understand the return on investments, can help improve the effectiveness of those investments. Tracking how EMPG Program-funded investments result in specific, quantitative changes in capabilities can help guide communities’ strategic planning considerations and inform resource allocation decisions that will maximize effectiveness in building or sustaining capabilities. Therefore, applicants are encouraged to refer to CPG 201, v3, along with their most recent THIRA and SPR, when developing their EMPG Program Work Plan. The FY 2023 EMPG Program Work Plan Template consists of the following tabs: Definitions and Guidance, Quick Links, Grant Investment Strategy, Grant Activities Outline, Detailed Budget – Excluding M&A, Budget Narrative – Excluding M&A, Detailed Budget – M&A Only, Budget Narrative – M&A Only, EMPG Program Summary, Implementation Schedule, Training Data Table, and Exercise Data Table. As explained above, the focus of the FY 2023 EMPG Program Work Plan Template is on improving data collection to better enable measurement of grant outcomes. Therefore, the narrative content is minimized and many of the cells include dropdowns for selecting applicable data. This approach also helps to simplify the Work Plan development process. Instructions for each Work Plan section are provided below. Additional guidance and instructions are provided in the FY 2023 EMPG Program Work Plan Template. Definitions and Guidance The Definitions and Guidance tab collects applicant information and provides instructions for completing each subsequent tab. Quick Links The Quick Links Tab uses the link functionality in Excel to allow users to navigate throughout the template quickly and minimize the need to scroll through projects and implementation schedules. Grant Investment Strategy The intent of the Grant Investment Strategy tab of the FY 2023 EMPG Program Work Plan Template is to provide an overview of the state/territory's preparedness investment strategy. It should serve as the foundation for completing the remainder of the Work Plan. It includes separate sections to explain the following: • The performance goals associated with each priority area; • The most recent THIRA/SPR results; • Significant risks and capability gaps that currently exist; • Resulting preparedness priorities; and • The anticipated impact of the proposed EMPG Program-funded investments.     City Council 35 – 218 11/7/2023 EMPG Program Appendix | 2023 Page H-33 For the Performance Goals section, the applicant should identify the three to five priorities that were mutually agreed to and approved between the Regional Administrator and the state/territory. These goals serve as the focus for the EMPG Program-funded investments. The reference materials used to identify the priorities should be cited and their relevance explained in this section. At least one performance goal should be identified for each priority area. Each goal must be specific, measurable, achievable within the period of performance, relevant to the priority area, and have a target date for completion (i.e., SMART goal). It should describe how achieving each goal will impact the priority area it supports by the end of the period of performance. Grant Activities Outline The Grant Activities Outline is used to capture the proposed EMPG Program-funded projects and link them to the identified priorities, performance goals, and gaps or needs. Coupled with the Implementation Schedule, the Grant Activities Outline supports identification and tracking of EMPG Program-funded project outcomes, which will enable better understanding of the impacts of those investments relative to the performance goals and the associated core capabilities. Identifying and tracking project outcomes also supports compliance with the Foundations for Evidence-Based Policy Making Act of 2018 and changes to 2.C.F.R related to performance, evaluation, and risk for federal grants. Applicants can also designate whether a project addresses equity considerations and/or climate change impacts. Examples of allowable activities and associated core capabilities for projects that address the FY 2023 EMPG Program national priorities of equity, climate resilience, and readiness can be found in the FY 2023 EMPG Program NOFO. The Grant Activities Outline includes sections that allow the applicant to identify the performance goals that are supported by each project and the milestones that are critical to accomplishing each goal. Additional guidance on performance goals and milestones, including specific examples of each, are provided below. The Grant Activities Outline also requires the applicant to explain the objective and anticipated impact of each project relative to the associated priorities, performance goals, and related core capabilities: • The “Project Objective” should explain what the project will accomplish; specifically, how the project will address the identified gap or need and how it supports one or more of the identified performance goals. • The “Anticipated Project Impact” should explain the expected project outcome relative to the associated priorities and performance goals. o The impact statement should include a quantitative estimate of the degree to which the project will contribute to achieving the identified performance goal (see hierarchy example below). Effective completion of the Grant Activities Outline requires an understanding of the established planning hierarchy. Priorities are at the top of the hierarchy, followed by performance goals that define a clear outcome or end-state and provide the basis for addressing each priority. Project proposals should be identified based on the performance goals. High priority capability gaps or needs identified through the THIRA/SPR process, particularly SPR Step 2, and other assessments are also used to inform project selection and to identify specific project objectives. Project objectives, and accompanying impact statements, should complement the performance goals by including similar outcome-focused metrics, as explained above. Lastly, identifying the specific project activities are the last step in the process of completing the GAO. Project activities are key components and/or milestones that are critical to successful completion of the project. An example of this planning hierarchy for completing the GAO is provided below:     City Council 35 – 219 11/7/2023 EMPG Program Appendix | 2023 Page H-34 ❖ Priority: Logistics and Supply Chain Management ➢ Performance Goal: Within 24 hours of an incident, identify and mobilize life-sustaining commodities, resources, and services to 10,000 people requiring shelter and 100,000 people requiring food and water. Maintain distribution system for at least 30 days. • Project: Update State Logistics and Distribution Management Plan and qualify 40 additional personnel for logistics operations in NQS. o Project Objective/Impact: Increase capacity to identify and mobilize life-sustaining commodities, resources, and services to people requiring shelter, food, and water by 50%, allowing the state to do so for 7,500 people requiring shelter and 75,000 requiring food and water within 24 hours of an incident and maintain that distribution system for at least 30 days. • Activity: Convene cross-discipline working group meeting on May 30, 2023, to review current State Logistics and Distribution Management Plan All EMPG Program-funded investments must be accounted for in the Grant Activities Outline. However, recognizing that some sustainment activities, such as funding of emergency manager salaries, may not align to a specific priority or performance goal, applicants are not required to identify priorities and performance goals for such investments. However, all other portions of the Grant Activities Outline must be completed as a means to justify the applicable sustainment costs. In cases where emergency management personnel are not assigned to support specific projects included in the Work Plan, the applicant may choose to create a single project (e.g., Emergency Management Personnel Project) to encompass the majority of the EMPG Program-funded salaries and fringe benefits costs. This single project would be populated on the Grant Activities Outline and include the associated activities, priorities, goals, anticipated outcomes, milestones, etc. for the applicable EMPG Program-funded emergency management staff, including staff supporting the M&A activities. The various elements of the Grant Activities Outline tab are outlined below, along with basic instructions for completing the required entries. Supplemental guidance and instructions are included in the FY 2023 EMPG Program Work Plan Template. • Project Name: Provide a descriptive name for each planned project. Examples include “Development of Emergency Function Annexes ,” “Development of Earthquake Scenario Loss Estimations,” “Implementation of Statewide Interoperability Plan,” “NIMS Training for Emergency Management Personnel,” “Development of Emergency Preparedness Plan for Individuals with Disabilities,” etc. • Brief Project Description: Provide further details on the project, particularly where the project name does not sufficiently describe the project. • Gap or Need Addressed: Briefly describe the specific gap or need addressed by the project. • Reference for Identified Gap or Need: Select the documentation used to identify the cited gap or need from the drop-down menu. • Project Objective: Explain how the project addresses the identified gap or need, and how it supports the identified priorities and performance goals. • Anticipated Project Impact: Explain the expected project outcome relative to the associated priorities and performance goals. • Build or Sustain: Select whether the project will build or maintain/sustain the identified core capability(ies). • Equity: Select whether the project will address equity considerations. For FY 2023, at least one project must specifically address equity considerations. • Climate Change: Select whether the project will address the impacts of climate change.     City Council 35 – 220 11/7/2023 EMPG Program Appendix | 2023 Page H-35 • EMPG Program National Priority Area: Select the applicable National Priority Area from the drop-down menu. • Regional Administrator (RA) Agreed Upon Priority Area: Select from a drop-down list of the 32 core capabilities and other priorities identified in the latest version of the National Preparedness Report. If the priority is not included in the drop-down list, enter “other” for Primary, Secondary and/or Tertiary, and then enter the priority in the adjacent cell. • POETE Category: Select whether the project relates to Planning, Organization, Equipment, Training, or Exercises. Multiple POETE categories can be selected to accommodate projects that span multiple categories. For example, building capability often involves a combination of planning, training, and exercise activities. Space is provided to populate the Primary, Secondary and Tertiary POETE category. • Emergency Management Accreditation Program (EMAP) Standard Element: This field is optional. It is made available to those states/territories that are EMAP certified and want to continue tracking their investments by EMAP Standard Elements. Select the appropriate EMAP Standard Elements from the drop-down menu, if applicable. • Mission Area: Select the appropriate preparedness mission area supported by the project: Prevention, Protection, Mitigation, Response, or Recovery. Multiple mission areas can be selected to accommodate projects such as plans and exercises that involve multiple mission areas, and space is provided to populate the Primary, Secondary and Tertiary Mission Areas. • Core Capabilities: Select up to five core capabilities supported by the project. Indicate whether the Core Capability has a target with a gap rated as high priority. • Performance Goals: Select the performance goal(s) from the drop-down menu. The drop-down menu will consist of the performance goals as entered in the Grant Investment Strategy. • Current Capability Metrics: Identify capability metrics prior to the project implementation. • Milestones: Identify key project activities and other deliverables or outputs that are critical to accomplishing the identified performance goal and can be tracked to demonstrate progress toward achieving the performance goal. Detailed Budget – Excluding M&A The Detailed Budget – Excluding M&A tab enables a full accounting of all project activity costs, excluding M&A costs. This tab contains an itemization of non-M&A costs related to personnel, fringe benefits, travel, equipment, supplies, contractual services, construction, other, and indirect costs. For personnel and fringe benefits, the position title and percentage of time or fringe allocated to the EMPG Program grant is required. Each line item is assigned to its relevant project, allowing the information in mission areas, core capabilities, priorities, EMAP, and POETE categories to populate accordingly. This enables a breakdown of the full EMPG Program budget into various categories: Mission Area, Core Capabilities, National Priority Area, RA Agreed Upon Priority, EMAP Standard Elements, and POETE Category. The cells for each of these categories are automatically populated based on the project number as identified in the Grant Activities Outline. Budget Narrative – Excluding M&A The purpose of the Budget Narrative – Excluding M&A tab is to 1) justify the need for each line item and the cost estimates; 2) explain how costs relate to the programmatic goals of the project(s); and 3) supplement other budget information provided on the Detailed Budget – Excluding M&A tab. This tab will include a narrative for each cost category of the budget. For the Cost Share, applicants must include a detailed description of the source of the match/cost share. If funds or services are to be provided by a third party for in-kind match, a dated letter of commitment is required to document the donation. If the M&A Detailed Budget tab includes Indirect Costs, an approved Indirect Cost Rate Agreement signed by the recipient agency and the cognizant agency for the recipient, or a copy of the proposal to the cognizant     City Council 35 – 221 11/7/2023 EMPG Program Appendix | 2023 Page H-36 federal or state agency for an indirect cost rate, must be included in the submission of the Work Plan for application purposes. Applicants who do not have a current negotiated indirect cost rate agreement (including a provisional rate) and wish to charge the de minimis rate must reach out to the Grants Management Specialist for further instructions. Applicants who wish to use a cost allocation plan in lieu of an indirect cost rate must also reach out to the Grants Management Specialist for further instructi ons. Detailed Budget – M&A Only This Detailed Budget – M&A Only tab enables a full accounting of all project activity costs as they relate specifically to M&A costs. This tab contains an itemization of only M&A costs related to personnel, fringe benefits, travel, equipment, supplies, contractual services, construction, and other direct costs. For personnel and fringe benefits, the position title and percentage of time or fringe allocated to the EMPG Program grant is required. Each line item is assigned to its relevant project, allowing the information in mission areas, core capabilities, priorities, EMAP, and POETE categories to populate accordingly. This enables a breakdown of the full EMPG Program budget into various categories, including the following: Mission Area, Core Capabilities, National Priority Area, RA Agreed Upon Priority, EMAP Standard Elements, and POETE Category. The cells for each of these categories are automatically populated based on the project number as identified in the Grant Activities Outline. Budget Narrative – M&A Only The purpose of the Budget Narrative – M&A Only tab is to: 1) justify the need for each line item and the cost estimates; 2) explain how costs relate to the programmatic goals of the project(s); and 3) supplement other budget information provided on the Detailed Budget– M&A Only tab. For the Cost Share, applicants must include a detailed description of the source of the cost share/matching funds. If funds or services are to be provided by a third party for in-kind match, a dated letter of commitment is required to document the donation. This tab will include a narrative for each cost category of the budget. Information for the Detailed Budget and Budget Narrative This section of the Work Plan is a detailed description of the budget found in the SF -424A and must include a detailed discussion of how EMPG Program funds will be used. Applicants must itemize costs related to personnel, fringe benefits, travel, equipment, supplies, contractual costs, other direct costs, indirect costs, and total costs. Applicants should use the following instructions and budget cost category descriptions to complete the Budget Detail section of the Work Plan. Personnel: List each position with a brief description of the duties and responsibilities (no personnel names), as well as the salary computation for staff. If a Cost-of-Living Adjustment increase and/or merit pay increase in salary will be provided for the position, include those costs in calculations for personnel and the associated fringe benefits on the applicable Detailed Budget and the Budget Narrative. Fringe Benefits: List the computation for fringe benefits for each of the personnel listed in the budget worksheet. Estimated rates for fringe are allowable but provide the basis for that estimation in the budget narrative (e.g., average percent fringe paid for most employees within the agency). If not using an estimate, list fringe benefit and the associated costs for each employee that will be paid by EMPG Program funding (e.g., Social Security/FICA, Unemployment Compensation, Medicare, Retirement, Health Insurance, Life Insurance, etc.). Also, in cases where fringe benefits costs are included in an indirect cost rate agreement, the fringe benefits cannot also be charged as a direct cost for reimbursement. Travel: Specify the mileage, per diem, estimated number of trips in -state and out-of-state, number of travelers, and other costs for each type of travel for staff. Travel may be integral to the purpose of the     City Council 35 – 222 11/7/2023 EMPG Program Appendix | 2023 Page H-37 proposed project (e.g., management, monitoring and/or oversight of grant award and/or subrecipients) or related to propose project activities (e.g., attendance at training or meetings related to management of the EMPG Program award). Travel costs identified in this section are for employees of the applicant/recipient only. For travel costs related to staff training, include as many details as possible about each proposed training cost, including the name of the training course(s), training provider, personnel who will attend the training, proposed dates (estimates are accepted), etc. Travel category costs do not include 1) costs for travel of consultants, contractors, consortia members, or other partner organizations, which are included in the “Contractual” category; or 2) travel costs for employees of subrecipient agencies (those should be included in the Contractual category, if applicable). Equipment: List each equipment item for EMPG Program purposes only by Line-Item Name and in the same order as listed on the Detailed Budget. Include a brief description of each equipment item (no brand names); per unit cost, quantity and total cost; location of equipment (if other than the direct recipient agency); and how the equipment will be utilized. Equipment is defined in 2 C.F.R. § 200.1. Supplies: Include all tangible personal property other than those described in the definition of “equipment” as defined by 2 C.F.R. § 200.1. Supplies are also defined in 2 C.F.R. § 200.1. The budget detail should identify categories of supplies to be procured for EMPG Program purposes only (e.g., printing supplies, office supplies, etc.) and the calculation of those costs (e.g., based on monthly rates or based on an average of previous years’ s imilar costs). Non-tangible goods and services associated with supplies, such as printing service, photocopy services, and rental costs should be included in the “Other” category. Provide the basis for calculation of supplies including the Line-Item Name and list supplies in the Budget Narrative in the same order as listed on the Detailed Budget. Subrecipient M&A and non - M&A costs should be included in the “Other” category. Contractual: Identify each proposed contract related to EMPG Program purposes only and specify its purpose and estimated cost. Contractual/consultant services are those services to be carried out by an individual or organization (do not include company or individual names in budget narrative), other than the applicant, in the form of a procurement relationship. Leased or rented goods (equipment or supplies) for EMPG Program purposes should be included in the “Other” category. The applicant should list the proposed contract activities along with a brief description of the scope of EMPG Program work or services to be provided and proposed duration. Include the basis for the calculation of contractual services costs (e.g., contractor training instructor speaking fee, contractor travel costs and contractor instructional materials). Other: This category should include only those types of direct costs that do not fit in any of the other budget categories and are related to EMPG Program purposes only. Include a description of each cost by Line-Item Name and in the same order as listed on the applicable Detailed Budget. Include the basis for calculation of the costs. Examples of costs for EMPG Program purposes that may be in this category include the following: insurance, rental/lease of equipment or supplies, equipment service or maintenance contracts, printing or photocopying rental, etc. Subrecipient M&A and non -M&A costs from their subawards (e.g., subgrants) are a distinct type of cost under this category. The term “subaward” means an award of financial assistance (money or property) by any legal agreement made by the recipient to an eligible subrecipient. This term does not include procurement purchases, technical assistance in the form of services instead of money, or other assistance in the form of revenue sharing, loans, loan guarantees, interest subsidies, insurance, or direct appropriations. Subcontracts are not subawards and belong in the contractual category. Applicants must provide the aggregate amount they propose to issue as subaward work and a description of the types of M&A and non-M&A activities to be supported. Construction: Include construction costs, including renovation projects for a state or territorial government’s principal EOC. Include a description of the types of constructio n or renovation services proposed and the calculation of these costs (no company or individual names). Subrecipient construction     City Council 35 – 223 11/7/2023 EMPG Program Appendix | 2023 Page H-38 costs should be included in the Other category. M&A funding cannot be used for construction or renovation costs. Indirect Costs: If indirect charges are budgeted, indicate the approved rate and base (the cost categories for which this indirect cost percentage rate will be applied.) Indirect costs are those incurred by the recipient for a common or joint purpose that benefit more than one cost objective or project and are not readily assignable to specific cost objectives or projects as a direct cost. In order for indirect costs to be allowable, the applicant must have a federal or state negotiated indirect cost rate (e.g., fixed, predetermined, final or provisional), or must have submitted a proposal to the cognizant federal or state agency. An approved Indirect Cost Rate Agreement signed by the recipient agency and the cognizant agency for the recipient, or a copy of the proposal t o the cognizant federal or state agency for an indirect cost rate, must be included in the submission of the Work Plan Template for application purposes. Examples of Indirect Cost Rate calculations are shown below: 1. Personnel (Indirect Rate x Personnel = Indirect Costs) 2. Personnel and Fringe (Indirect Rate x Personnel & Fringe = Indirect Costs) 3. Total Direct Costs (Indirect Rate x Total Direct Costs = Indirect Costs) Applicants who wish to use a cost allocation plan in lieu of an indirect cost rate must a lso reach out to the FEMA Grants Management Specialist for further instructions. Per 2 C .F.R. Part 200, Appendix VII, paragraph D.1.b, state and local governments are not permitted to use the de minimus rate without seeking and receiving FEMA’s approval of a case-by-case exception. Applicants who wish to request the case-by- case exception should reach out to their FEMA Grants Management Specialist for further instructions. Post-award requests to charge indirect costs will be considered on a case -by-case basis and based upon the submission of an agreement or proposal as discussed above or based upon the de minimis rate or cost allocation plan, as applicable. EMPG Program Summary This tab includes summary information for the award as entered in the budget tabs and the Grant Activity Outline. The overall budget summary will include the total award amount, federal amount, non-federal amount (cost share), and M&A amount, along with the calculated percentage of each. The additional budget summary tables will calculate the amount allocated for federal funds, non-federal funds (cost share) and total project costs for each cost category. There is also a budget summary table with similar information for each primary mission area and core capability. The EMPG Program Summary tab also provides users with an overview of their progress in the FY 2023 EMPG Program Performance Metrics. The metrics are automatically populated from the calculations of information provided in the Grant Activities Outline. These metrics aim to provide the count, percentage, and associated dollar amount affiliated with the following performance metrics: 1) Capability-building Projects for Alignment to Capability Gaps in SPR; 2) Funding Spent on Capability-building Projects Aligned to Capability Gaps in SPR; 3) Building Capabilities for High Priority Targets; 4) Regional and National Priority Area Alignment; and 5) Plans-Training-Exercise Alignment. The EMPG Program Summary Tab further provides a count of all projects that address equity considerations and climate change impacts. Implementation Schedule The Implementation Schedule includes the basic elements of a project management plan. It is used to capture key project activities to include both EMPG Program-funded activities that are critical to accomplishing the project objectives as identified in the Grant Activities Outline, as well as tasks that are essential to effective project management. Thus, this product can be used as a basic project management     City Council 35 – 224 11/7/2023 EMPG Program Appendix | 2023 Page H-39 tool to plan and track the progress of key project activities and associated tasks. Key project activities should generally correlate with the “Milestones” identified for each project included in the Grant Activities Outline. The Implementation Schedule enables the applicant to identify key project activities by year/quarter, the associated tasks, timelines, status reports, and challenges or risks that may affect successful completion of the activity as planned. It also allows for the tracking of project progress by including estimated and actual completion dates for each activity and the ability to enter quarterly accomplishments relating to the activity. This functionality allows for quarterly reporting of project progress, in accordance with the programmatic requirements of the EMPG Program. Also, data from the Implementation Schedule should be completed and submitted to FEMA as a component of quarterly reporting on grant activities. The Implementation Schedule further allows the applicant to explain how their project addresses equity considerations. Possible examples include: 1) conducting vulnerability assessments to identify and fully understand the vulnerabilities and needs of underserved communities relating to emergency preparedness; and 2) updating emergency operations plans to ensure the needs of underserved communities are adequately addressed. The Implementation Schedule also provides the applicant with the ability to explain how their project addresses the impacts of climate change. Training Data Table To facilitate consistent data reporting and performance measures collection, the FY 2023 EMPG Program Work Plan Template includes a Training Data Table. This table should reflect training activities outlined in the multi-year IPP and completion of required EMPG Program training courses. The data requirements are defined in the section below. Applicants/recipients are not required to report EMPG Program-funded personnel costs associated with training. Training related to the NQS is not reported on the Training Data Table. Also, data from the Training Data Table should be completed and submitted to FEMA as a component of quarterly reporting on grant activities. Upon entering the project name or number in the template, the cells located to the right of the main Training Data Table will auto-populate the associated priority, mission area, capabilities, and functional areas based on the project data included in the Grant Activities Outline. Training Data Table Template Project Number Project Name Name of Training Scheduled Date Date Training was Conducted/ Completed EMPG Program Required Training? (Y/N) Number of Personnel Trained NIMS Training Course Number (if applicable) Training Identified in IPP (Y/N) Training Data Table Definitions • Column 1 – Project Number from the Grant Activities Outline • Column 2 – Project Name from the Grant Activities Outline • Column 3 – Name of training course • Column 4 – Scheduled date of training course • Column 5 – Date training was conducted or completed • Column 6 – Is the training course required by the EMPG Program? • Column 7 – Number of personnel trained • Column 8 – NIMS Training Course Number (if applicable)     City Council 35 – 225 11/7/2023 EMPG Program Appendix | 2023 Page H-40 • Column 9 – Is the training identified in the multi-year IPP? Exercise Data Table To facilitate consistent data reporting and performance measure collection, an Exercise Data Table should be completed for any exercises that meet EMPG Program requirements and/or exercises conducted in whole or part with EMPG Program funds. The Exercise Data should include EMPG Program-funded exercises and costs to run the exercise (e.g., planning, materials, props, contractual services for conducting the exercise, AAR and IP, etc.). Any exercise planned or conducted during the grant period of performance should be reported on the Exercise Data Table. Applicants/recipients are not required to report EMPG Program- funded personnel costs associated with exercises. Data from the Exercise Data Table should also be completed and submitted to FEMA as a component of quarterly reporting on grant activities. The data requirements are defined in the section below. Upon entering the project name or number in the template, the cells located to the right of the main Exercise Data Table will auto-populate the associated priority, mission area, capabilities, and functional areas based on the project data included in the Grant Activities Outline. Exercise Data Table Template Project Number Project Name Name of Exercise Scheduled Date Date Exercise Conducted/ Completed Type of Exercise Exercise Fulfills Progressive Exercise Requirement (Y/N) Exercise Identified in IPP (Y/N) Date AAR submitted to FEMA Exercise Data Table Definitions: • Column 1 – Project Number from the Grant Activities Outline • Column 2 – Project Name from the Grant Activities Outline • Column 3 – Exercise Name • Column 4 – Scheduled date of exercise • Column 5 – Date exercise conducted/completed • Column 6 – Type of exercise (select from drop-down menu) • Column 7 – Is the exercise part of a progressive exercise series? • Column 8 – Is exercise identified in the multi-year IPP? • Column 9– When was the AAR submitted to FEMA?     City Council 35 – 226 11/7/2023 EMPG Program Appendix | 2023 Page H-41 EMPG Requirements Matrix ID Category Requirement Location Due Date Cycle Due Date Submission Plan 1 Administrative Pass through 100% of award from SAA or Territory to EMA. NOFO Within 15 days of award date (if applicable) Varies Work Plan/Electronic Notification 2 Allowability Critical Emergency Supplies Purchases – 5- year viable inventory management plan with a distribution strategy App H Prior to award (if applicable) Varies Work Plan/Amendment 3 Application Work Plan App H Per the NOFO Varies ND Grants 4 Application Project addressing Equity Considerations NOFO, App H Per the NOFO Varies Work Plan: Grant Activities Outline and Budget Narrative 5 Civil Rights Civil Rights Evaluation Tool PGM Within 30 days of receipt of award Varies Email to: CivilRightsEvaluation@hq.dhs.gov and cc: Regional EMPG Program Manager 6 Closeout Closeout Reporting Requirements. (Note: ND Grants does not have a closeout module. Regional closeout processes vary.) PGM Per the Closeout notification letter Varies ND Grants/Electronic Notification 7 Cost Share Cost Share App H Application, Quarterly, Closeout Varies Work Plan Budget, Federal Financial Report (FFR)/SF-425 (Quarterly and at Closeout) 8 Davis-Bacon Davis-Bacon Compliance App H For all EMPG projects Varies Monitoring 9 EHP EHP approval PGM Prior to any construction, renovation, or ground disturbing activity Varies Email to: CivilRightsEvaluation@hq.dhs.gov, and cc: Regional EMPG Program Manager 10 EHP Construction Towers App H FCC Section 106 review must be completed prior to EHP review Varies Monitoring 11 EMAC EMAC association NOFO Prior to award Varies Regional EMPG Program Manager to verify on EMAC website 12 Exercise Exercise program negotiated (align with IPP/priorities) App H Prior to award Varies Work Plan 13 Exercise AAR (After Action Report)/IPs App H 90 days after completion of exercises conducted in Calendar Year (CY) Q4 Varies Email to: hseep@fema.dhs.gov and cc: Regional EMPG Program Manager     City Council 35 – 227 11/7/2023 EMPG Program Appendix | 2023 Page H-42 ID Category Requirement Location Due Date Cycle Due Date Submission Plan 14 Performance Measures 87.5% of all PTE projects align with building capability and/or closing capability gaps identified NOFO Prior to award Varies Work Plan 15 Pre-Award Pre-award cost NOFO Prior to award (if applicable) Varies Work Plan Budget 16 Priorities 3-5 Applicant and RA mutually agreed upon Priorities (Note: These need not be the national priorities) App H Prior to award Varies Work Plan 17 Reporting Threat and Hazard Identification and Risk Assessment (THIRA) submitted App H Every 3 years starting in 2022 31-Dec Prep toolkit 18 Reporting State Preparedness Review (SPR) submitted App H Annually 31-Dec Prep toolkit 19 Reporting National Incident Management System (NIMS) App H Annually 31-Dec Unified Reporting Tool (URT) 20 Reporting National Qualification System (NQS) implementation App H Phased-in Objectives due Annually 31-Dec URT 21 Reporting Distribution Management Plan (DMP) Plan review App H After initial submission, DMP updates submitted annually, as necessary 30-Sep Email to: Regional EMPG Program Manager 22 Reporting Multi-year Training and Exercise Plan (TEP)/Integrated Preparedness Plan (IPP) developed App H Annually 31-Jan Email to: hseep@fema.dhs.gov and cc: Regional EMPG Program Manager 23 Reporting Periodic Performance Reporting (PPR) Status of all EMPG Program- funded plans, training and exercise activities must be reported quarterly. App H Within 30 days after the end of the CY Quarter 30-Jan 30-Apr 30-July 30-Sep ND Grants 24 Reporting Financial Quarterly Reporting PGM Within 30 days after the end of the CY Quarter 30-Jan 30-Apr 30-July 30-Sep PARS 25 Reporting Biannual Strategy Implementation Report (BSIR) PGM - Biannual No later than: 30-Jan 30-July Grant Reporting Tool (GRT) 26 Reporting – Exercise All EMPG Program- funded exercise activities must be reported quarterly. App H Quarterly 30-Jan 30-Apr 30-July 30-Sep Exercise Data Table     City Council 35 – 228 11/7/2023 EMPG Program Appendix | 2023 Page H-43 ID Category Requirement Location Due Date Cycle Due Date Submission Plan 27 Reporting – Training All EMPG Program- funded training activities must be reported quarterly. App H Quarterly 30-Jan 30-Apr 30-July 30-Sep Training Data Table 28 Telecomms FirstNet PGM Prior to award (if applicable) Varies Verified by Regional EMPG Program Manager 29 Telecomms SAFECOM PGM/ App H Prior to award (if applicable) Varies Verified by Regional EMPG Program Manager 30 Training Training activities captured (align with IPP/priorities) PGM/ App H Prior to award Varies Work Plan Training Data Table or PPR template 31 Training EMPG funded personnel who have completed: • Basic Academy OR Professional Development Series AND • NIMS App H On-going Varies Per Regional Guidance: • ND Grants: with PPR • Roster to Regional EMPG Program Manager • Reviewed During Monitoring 32 Training Training attendance information submitted within 30 days of attendance of training supported with EMPG funding (IB 432) PGM/ App H On-going Varies Web-Forms     City Council 35 – 229 11/7/2023 CALIFORNIA GOVERNOR'S OFFICE OF EMERGENCY SERVICES (Cal OES) Version Instructions Excel 2003 1) From the menu bar, click on TOOLS > MACRO > SECURITY. 2) From SECURITY LEVEL tab, select the MEDIUM. 3) Save, Close, and Re-open the workbook. NOTE: The MEDIUM setting will prompt you to enable or disable macros each time the file is opened. This will prevent potentially unsafe macros from running. The LOW setting will enable macros without a prompt. Excel 2007 1) Click the round "Office" button in upper left corner of the window. 2) Click "Excel Options" button near lower-right corner. 3) From "Excel Options" window, select "Trust Center" on left pane. 4) Click on the "Trust Center Settings" button on the right pane, which will open a new "Trust Center" window. 5) From the new "Trust Center" window, pick "Macro Settings" on left pane. 6) Choose "Disable all macros with notification" radio button on the right pane, then click OK. NOTE: Each time a workbook with macros is opened, a security alert will appear. This alert may be a pop-up window or a banner across the top of the window. You must choose to enable for macros to function. Excel 2010/2013/2016/2019/365 1) Click on the File tab, then choose Options, which will then open a new "Excel Options" window. 2) From the new window, click "Trust Center" on the left pane. 3) Click "Trust Center Settings..." button on the right pane, which will then open a new "Trust Center" window. 4) From the "Trust Center" window, pick "Macro Settings" on left pane. 5) Choose "Disable all macros with notification" radio button on the right pane, then click OK. 6) Save, Close, and Re-open the workbook. NOTE: Each time a workbook with macros is opened, a security alert will appear. This alert may be a pop-up window or a banner across the top of the window. You must choose to enable for macros to function. Button Function Sort (A-Z)Sorts table by project letter, from A to Z. Spellcheck Spellchecks the worksheet. Clear Filters Clears all filters applied to any of the tables. Calculate M&A Calculates maximum allowable M&A based on total cost of all non-M&A projects. Black Font Selects the entire row(s) of the selected cell(s) and changes the font color to black. Any strikethroughs will be removed. Red Strikethrough Selects the entire row(s) of the selected cell(s) and changes the font color to red. A red strikethrough will be added. Blue Font Selects the entire row(s) of the selected cell(s) and changes the font color to blue. Any strikethroughs will be removed. Add Row Adds row below the selected cell. Delete Row Deletes entire row(s) of selected cell(s). Selection must be contiguous if multiple cells are selected. Validate Worksheet Restores formulas and formatting to default values in the appropriate cells. This macro does not erase data. New Request Duplicates the active worksheet for reimbursement and modification requests, placing it immediately after the original worksheet. An input box will appear to name the new worksheet. Remember to use the most recent version of the worksheet when creating a new request. New Mod Item Copies the selected line and inserts it immediately below. The font color of the selected row will change to red with a red strikethrough indicating that the line item has been changed. The duplicated line will have blue font color, without a strikethrough, indicating the modified line item. Initial Application Populates the Ledger Type field with "Initial Application" and the Date field with today's date. Reimbursement Request Populates the Ledger Type field with "Reimbursement Request" and the Date field with today's date. A new "Request #" field will appear. Modification Populates the Ledger Type field with "Modification" and the Date field with today's date. A new "Request #" field will appear. Keyboard Shortcut Function Below is a table that lists macros that can be activated by using a keyboard shortcut. A shortcut requires the user to press 2 keys simultaneously: the control button and a letter. WORKBOOK INSTRUCTIONS This worksheet provides instructions on how to complete the FY 2022 Financial Management Forms Workbook (FMFW), EMPG v.22. It is divided into sections that correspond to each of the worksheets within this workbook. The first section describes the macros used in this workbook and can be ignored if you are using the non-macro version of this FMFW. For further guidance, contact your Program Representative. Section 1: MACROS Below is a table with instructions on how to enable macros in Microsoft Excel, depending on the version. Note: Some computers may not run Macros correctly even when enabled in Excel. A Non-Macro version of the workbook is available under such circumstances. Below is a table of the macro buttons available on many of the worksheets in this workbook. FY 2022 EMPG FMFW (Macro) v.22 1 of 26 Instructions ATTACHMENT B     City Council 35 – 230 11/7/2023 CALIFORNIA GOVERNOR'S OFFICE OF EMERGENCY SERVICES (Cal OES) Ctrl + Shift + G Creates a new worksheet with a pivot table that aggregates Budgeted Costs by Solution Area. Only works on the Project Ledger tab. Ctrl + Shift + I Resets information on top of each tab to reflect name, FIPS, subaward number, POP dates from Face Sheet Ctrl + Shift + L Breaks all links to external sources. Ctrl + Shift + Y Duplicates the active sheet, then deletes the red lines and changes blue font to black font. Spacing FY 2022 EMPG FMFW (Macro) v.22 2 of 26 Instructions     City Council 35 – 231 11/7/2023 CALIFORNIA GOVERNOR'S OFFICE OF EMERGENCY SERVICES (Cal OES) Form Field Instructions 1. Subrecipient The Subrecipient is the unit of government or community based organization (CBO) that will have legal responsibility for these grant funds (e.g. County of Alameda, City of Fresno or Women’s Place of Merced). Enter the legal name of the Subrecipient that is registered with the Internal Revenue Service (IRS). PLEASE NOTE: All CBOs must be registered, active, and current with the IRS, Department of Justice (DOJ), and Secretary of State (SOS) websites. Failure to be current will result in funds being withheld by Cal OES. 1a. Unique Entity Identifier (UEI) Effective April 4, 2022, the Federal Government transitioned from using the Data Universal Numbering System or DUNS number, to a new, non-proprietary identifier known as a Unique Entity Identifier or UEI. For entities that have an active registration in the System for Award Management (SAM) prior to this date, the UEI has automatically been assigned and no action is necessary. For all entities filing a new registration in SAM.gov on or after April 4, 2022, the UEI will be assigned to that entity as part of the SAM.gov registration process. UEI registration information is available on GSA.gov at: Unique Entity Identifier Update | GSA. 2. Implementing Agency Enter the complete name of the agency responsible for the day-to-day operation of the grant (e.g. Sheriff, Police Department, or Department of Public Works). If the Implementing Agency is the same as the Subrecipient, enter the same title again. 2a. Unique Entity Identifier (UEI) Effective April 4, 2022, the Federal Government transitioned from using the Data Universal Numbering System or DUNS number, to a new, non-proprietary identifier known as a Unique Entity Identifier or UEI. For entities that have an active registration in the System for Award Management (SAM) prior to this date, the UEI has automatically been assigned and no action is necessary. For all entities filing a new registration in SAM.gov on or after April 4, 2022, the UEI will be assigned to that entity as part of the SAM.gov registration process. UEI registration information is available on GSA.gov at: Unique Entity Identifier Update | GSA. 3. Implementing Agency Address Enter the address of the Implementing Agency. Provide the complete nine digit zip code (Zip+4). 4. Location of Project Enter the City and County/Operational Area where the project is located. Provide the complete nine digit zip code (Zip+4). 5. Disaster/Program Title Enter the name of the Disaster or Program providing the funds for this Grant Subaward. A disaster may be referred by the federal declaration number. Program titles should be complete without the use of acronyms. 6. Performance Period Enter beginning and ending dates of the performance period for the Grant Subaward. (mm/dd/yyyy) 7. Indirect Cost Rate Indicate whether you are using the 10% de Minimis rate based on Modified Total Direct Costs (MTDC) or your current cognizant agency approved indirect cost rate agreement. A copy of the approved negotiated indirect cost rate agreement must be enclosed with your application. Indicate N/A if you will not be claiming indirect costs under the award. Indirect costs may or may not be allowable under all Federal fund sources . 8-12. Fund Allocations and Total Project Cost For each fund source used in the program, select the correct grant year and acronym from the drop down lists, the amount of state or federal funds requested, the amount of cash and/or in-kind match contributed and the resulting totals. Please do not enter both state and federal on the same line. The Total Project Cost row should correspond to the total project cost specified in the budget. 13. Certification Paragraph Please review the Certification Paragraph. 14. CA Public Records Act Please review, and if applicable, provide the necessary documentation. 15. Official Authorized to sign for the Subrecipient Enter the name and title of the official authorized to enter into the Grant Subaward for the Subrecipient as stated in Block 1 of the Grant Subaward Face Sheet (Cal OES 2-101). Enter the Payment Mailing Address where grant funds should be sent. Provide the complete nine digit zip code (Zip+4). 16. Federal Employer ID Number Enter the nine digit Federal Employer Identification Number for the Implementing Agency. Ledger Column Name Instructions Request Type Using the Macro buttons, specify what type of ledger is being completed (Application, Advance, Reimbursement, or Modification). Enter the request number. State Goals Select the State Goals from the drop-down list. Direct/Subaward Use the drop-down list to identify if the Project is Direct or Subaward Project Enter the project letter from the drop-down list. Project Title Enter a short, but descriptive name for the project. Project Description Enter the project description, citing specific and measurable objectives. Solution Area Select a Solution Area from the drop-down list. Solution Area Sub-Category Select a Solution Area Sub-Category from the drop-down list. This list is dependent on a selection from the Solution Area Category drop-down list. The Solution Area Sub-Category will not display the drop-down list unless a Solution Area Category is selected. Core Capabilities Select a Core Capabilities from the drop-down list. Capability Building Select Capability Building from the drop-down list. Section 2: GRANT SUBAWARD FACE SHEET Use the Grant Subaward Face Sheet to apply for grant programs. Each grant program requires its own separate Grant Subaward Face Sheet. Please convert the Grant Subaward Face Sheet to PDF in portrait format and provide a digital signature from the authorized official. The use of white out, tape, or digital redaction is prohibited and will invalidate the signature on the Grant Subaward Face Sheet. Cal OES Section: The top portion of the form contains blocks for four (4) important numbers. Please do not fill in these blocks. These numbers will be entered by Cal OES. Spacing Section 3: AUTHORIZED AGENT CONTACT INFORMATION Provide the contact information of any additional Authorized Agents (AA) or staff related to grant activities. It is recommended that more than one person be designated as an AA, so that if one AA is not available, a second AA can sign the requests for reimbursements and modifications. Section 4: PROJECT LEDGER Use this ledger to submit funding information for projects, as well as submitting Cash Requests and Modifications. FY 2022 EMPG FMFW (Macro) v.22 3 of 26 Instructions     City Council 35 – 232 11/7/2023 CALIFORNIA GOVERNOR'S OFFICE OF EMERGENCY SERVICES (Cal OES) Deployable/Shareable Select from the drop down list. Total Budgeted Cost Enter the total amount obligated for the project. Previously Approved Amount This field auto-populates with the cumulative expenditures of all reimbursement requests prior to the current request. This value does not include any match amounts. Amount This Request This field is for Cash Requests only: Enter the requested dollar amount for the line item. Total Approved This field auto-populates with the cumulative amount expended for the line item. This value does not include any match amounts. Expenditures To Date This field auto-populates with the total expenditures to date for the line item. This value includes match amounts. Remaining Balance This field auto-populates with the remaining balance allowed for the line item. This value does not include any match amounts. Percent Expended This field auto-populates with the amount expended, to-date, as a percentage of the budgeted amount. This value does not include any match amounts. Spacing FY 2022 EMPG FMFW (Macro) v.22 4 of 26 Instructions     City Council 35 – 233 11/7/2023 CALIFORNIA GOVERNOR'S OFFICE OF EMERGENCY SERVICES (Cal OES) Ledger Column Name Instructions Project Select the project letter from the drop-down list that corresponds with the Project Ledger. Direct/Subaward Use the drop down list to identify if the project is Direct or Subaward. Planning Activity Enter the planning activity. Solution Area Sub-Category Select a Solution Area Sub-Category from the drop-down list that corresponds with the Project Ledger. Expenditure Category Select an Expenditure Category from the drop-down list. This list is dependent on a selection from the Solution Area Sub-Category drop-down list. The Expenditure Category will not display the drop-down list unless a Solution Area Sub-Category is selected. Final Product Enter a description of the final product for this Planning activity. This must be a tangible item such as a manual, procedure, etc. Please contact your Program Representative for further examples of final products. Noncompetitive Procurement over 250k Select YES or NO from the drop-down list. Hold Trigger If project is subject to a Hold, select the Hold type from drop-down list. Approval Date If applicable, enter date when hold was released/approved. Budgeted Cost Enter the total amount of grant funding budgeted for the line item. Previously Approved Amount This field auto-populates with the cumulative expenditures as of all reimbursement requests prior to the current request. This value does not include any match amounts. Amount This Request This field is for Cash Requests only: Enter the requested dollar amount for the line item. Total Approved This field auto-populates with the total expenditures to-date for the line item. This value does not include any match amounts. Remaining Balance This field auto-populates with the remaining balance allowed for the line item. This value does not include any match amounts. Ledger Column Name Instructions Project Select the project letter from the drop-down list that corresponds with the Project Ledger. Direct/Subaward Use the drop down list to identify if the project is Direct or Subaward. Organization Enter the name of the organization. Solution Area Sub-Category Select a Solution Area Sub-Category from the drop-down list that corresponds with the Project Ledger. Expenditure Category Select an Expenditure Category from the drop-down list. This list is dependent on a selection from the Solution Area Sub-Category drop-down list. The Expenditure Category will not display the drop-down list unless a Solution Area Sub-Category is selected. Detail Select a Detail option from the drop-down list. Budgeted Cost Enter the total amount of grant funding budgeted for the line item. Previously Approved Amount This field auto-populates with the cumulative expenditures as of all reimbursement requests prior to the current request. This value does not include any match amounts. Amount This Request This field is for Cash Requests only: Enter the requested dollar amount for the line item. Total Approved This field auto-populates with the total expenditures to-date for the line item. This value does not include any match amounts. Remaining Balance This field auto-populates with the remaining balance allowed for the line item. This value does not include any match amounts. Ledger Column Name Instructions Project Select the project letter from the drop-down list that corresponds with the Project Ledger. Equipment Description Provide a description of equipment and quantity. If Item is Mobile or Portable identify as such. AEL Number & Title Place the AEL Number and Title in these columns. The AEL Number and Title can be obtained from the following link: Authorized Equipment List SAFECOM Compliance Select YES, NO, or N/A from the drop-down list. Solution Area Sub-Category Select a Solution Area Sub-Category from the drop-down list that corresponds with the Project Ledger. Spacing Section 7: EQUIPMENT Section 5: PLANNING Spacing Section 6: ORGANIZATION Spacing Spacing Spacing FY 2022 EMPG FMFW (Macro) v.22 5 of 26 Instructions     City Council 35 – 234 11/7/2023 CALIFORNIA GOVERNOR'S OFFICE OF EMERGENCY SERVICES (Cal OES) Invoice Number Enter the Invoice Number for the equipment. Vendor Enter the name of vendor from whom the equipment was purchased. ID Tag Number Enter the ID Tag Number used to identify this equipment with. Subrecipient may use a product's serial number, or their own internal numbering format to tag equipment. ID Tag Number must be available during monitoring visits. % of Federal Funds Used in the Purchase Select 50% or 100% from the drop-down list, or enter the appropriate percentage. Condition and Disposition Enter the condition of equipment by selecting the appropriate drop-down item. If the equipment is not in use, please use the "Deployed Location" column to explain current status. Deployed Location Enter the equipment's current location. Acquisition Date Enter the date that this equipment was acquired from vendor. Noncompetitive Procurement over 250k Select YES or NO from the drop-down list. Hold Trigger If project is subject to a Hold, select the Hold type from drop-down list. Approval Date If applicable, enter date when hold was released/approved. Budgeted Cost Enter the total amount of grant funding budgeted for the line item. Previously Approved Amount This field auto-populates with the cumulative expenditures as of all reimbursement requests prior to the current request. This value does not include any match amounts. Amount This Request This field is for Cash Requests only: Enter the requested dollar amount for the line item. Total Approved This field auto-populates with the total expenditures to-date for the line item. This value does not include any match amounts. Remaining Balance This field auto-populates with the remaining balance allowed for the line item. This value does not include any match amounts. Spacing FY 2022 EMPG FMFW (Macro) v.22 6 of 26 Instructions     City Council 35 – 235 11/7/2023 CALIFORNIA GOVERNOR'S OFFICE OF EMERGENCY SERVICES (Cal OES) Ledger Column Name Instructions Project Select the project letter from the drop-down list that corresponds with the Project Ledger. Direct/Subaward Use the drop down list to identify if the project is Direct or Subaward. Course Name Enter course name. Solution Area Sub-Category Select a Solution Area Sub-Category from the drop-down list that corresponds with the Project Ledger. Expenditure Category Select an Expenditure Category from the drop-down list. This list is dependent on a selection from the Solution Area Sub-Category drop-down list. The Expenditure Category will not display the drop-down list unless a Solution Area Sub-Category is selected. Feedback Number Enter the Feedback Number for the Training activity. To request a training Feedback Number, contact CSTI and submit the form from the following link: CSTI Tracking Number Request Form Training Activity Please identify your training activity from the drop-down list. Total # Trainee(s)Enter the total number of trainee(s). Identified Host If you are not the host, please identify who is the host. For further guidance, please refer to your Program Representative. Noncompetitive Procurement over $250k Select YES or NO from the drop-down list. Hold Trigger If project is subject to a Hold, select the Hold type from drop-down list. Approval Date If applicable, enter date when hold was released/approved. Budgeted Cost Enter the total amount of grant funding budgeted for the line item. Previously Approved Amount This field auto-populates with the cumulative expenditures as of all reimbursement requests prior to the current request. This value does not include any match amounts. Amount This Request This field is for Cash Requests only: Enter the requested dollar amount for the line item. Total Approved This field auto-populates with the total expenditures to-date for the line item. This value does not include any match amounts. Remaining Balance This field auto-populates with the remaining balance allowed for the line item. This value does not include any match amounts. Ledger Column Name Instructions Project Select the project letter from the drop-down list that corresponds with the Project Ledger. Direct/Subaward Use the drop down list to identify if the project is Direct or Subaward. Exercise Title Enter the title of the exercise activity. Solution Area Sub-Category Select a Solution Area Sub-Category from the drop-down list that corresponds with the Project Ledger. Expenditure Category Select an Expenditure Category from the drop-down list. This list is dependent on a selection from the Solution Area Sub-Category drop-down list. The Expenditure Category will not display the drop-down list unless a Solution Area Sub-Category is selected. Exercise Activity Please select your exercise activity from the drop-down list. Identified Host If you are not the host, please identify who is the host. For further guidance, please refer to your Program Representative. Date of Exercise Enter the date of when this exercise was conducted. Date of AAR/IP E-mailed into HSEEP Enter the date that the After Action Report (AAR) / Improvement Plan (IP) was e-mailed to hseep@fema.dhs.gov. Noncompetitive Procurement over $250k Select YES or NO from the drop-down list. Hold Trigger If project is subject to a Hold, select the Hold type from drop-down list. Approval Date If applicable, enter date when hold was released/approved. Budgeted Cost Enter the total amount of grant funding budgeted for the line item. Previously Approved Amount This field auto-populates with the cumulative expenditures as of all cash request requests prior to the current request. This value does not include any match amounts. Amount This Request This field is for Cash Requests only: Enter the requested dollar amount for the line item. Spacing Section 8: TRAINING Section 9: EXERCISE Spacing Spacing FY 2022 EMPG FMFW (Macro) v.22 7 of 26 Instructions     City Council 35 – 236 11/7/2023 CALIFORNIA GOVERNOR'S OFFICE OF EMERGENCY SERVICES (Cal OES) Total Approved This field auto-populates with the total expenditures to-date for the line item. This value does not include any match amounts. Remaining Balance This field auto-populates with the remaining balance allowed for the line item. This value does not include any match amounts. Ledger Column Name Instructions Project Select the project letter from the drop-down list that corresponds with the Project Ledger. Activity Provide detailed information on M&A activity. Solution Area Sub-Category Select "Grant Administration" from the drop-down list. Expenditure Category Select an Expenditure Category from the drop-down list. This list is dependent on a selection from the Solution Area Sub-Category drop-down list. The Expenditure Category will not display the drop-down list unless a Solution Area Sub-Category is selected. Detail Select a Detail option from the drop-down list. Budgeted Cost Enter the total amount of grant funding budgeted for the line item. Previously Approved Amount This field auto-populates with the cumulative expenditures as of all reimbursement requests prior to the current request. This value does not include any match amounts. Amount This Request This field is for Cash Requests only: Enter the requested dollar amount for the line item. Total Approved This field auto-populates with the total expenditures to-date for the line item. This value does not include any match amounts. Remaining Balance This field auto-populates with the remaining balance allowed for the line item. This value does not include any match amounts. Spacing Spacing Section 10: M&A Spacing FY 2022 EMPG FMFW (Macro) v.22 8 of 26 Instructions     City Council 35 – 237 11/7/2023 CALIFORNIA GOVERNOR'S OFFICE OF EMERGENCY SERVICES (Cal OES) Ledger Column Name Instructions Project Select the project letter from the drop-down list that corresponds with the Project Ledger. Activity Provide detailed information on Indirect Cost activity. Solution Area Sub-Category Select "Facilities & Administration " from the drop-down list. ICR Base Select an ICR Base from the drop-down list. Rate Enter the Percentage Rate. Budgeted Cost Enter the total amount of grant funding budgeted for the line item. Previously Approrved Amount This field auto-populates with the cumulative expenditures as of all reimbursement requests prior to the current request. This value does not include any match amounts. Amount This Request This field is for Cash Requests only: Enter the requested dollar amount for the line item. Total Approved This field auto-populates with the total expenditures to-date for the line item. This value does not include any match amounts. Remaining Balance This field auto-populates with the remaining balance allowed for the line item. This value does not include any match amounts. Ledger Column Name Instructions Project Select the project letter from the drop-down list that corresponds with the Project Ledger. Consulting Firm / Consultant Name Provide the name of the Consulting Firm and Consultant Name. Project & Description of Services Provide detailed information on the project and description of services. If your consultant/contractor invoiced you for their services using a fee for each deliverable, then describe the product in the Deliverable column. (e.g.: $10,000 for a reverse 911/telephone emergency notification system) Deliverable If your consultant/contractor invoiced you for their services using a fee for each deliverable, then describe the product in the Deliverable column. (e.g.: $10,000 for a reverse 911/telephone emergency notification system) Solution Area Select a Solution Area from the drop-down list. Solution Area Sub-Category Select a Solution Area Sub-Category from the drop-down list that corresponds with the Project Ledger. This list is dependent on a selection from the Solution Area Category drop-down list. The Solution Area Sub-Category will not display the drop-down list unless a Solution Area Category is selected. Expenditure Category Select an Expenditure Category from the drop-down list. This list is dependent on a selection from the Solution Area Sub-Category drop-down list. The Expenditure Category will not display the drop-down list unless a Solution Area Sub-Category is selected. Noncompetitive Procurement over $250k Select YES or NO from the drop-down list. Hold Trigger If project is subject to a Hold, select the Hold type from drop-down list. Approval Date If applicable, enter date when hold was released/approved. Period of Expenditure Enter the Period of Expenditure in this column. Fee for Deliverable If your consultant/contractor invoiced you for their services using a fee for each deliverable, then fill in the cost for the product in the Fee for Deliverable column. (e.g.: $10,000 for a reverse 911/telephone emergency notification system) Total Cost Charged to this Grant Enter the Total Cost Charged to the Grant in this column. Ledger Column Name Instructions Project/Deliverable Select the project letter from the drop-down list that corresponds with the Project Ledger. Employee Name Provide the name of the employee. Project/Deliverable Provide detailed information on the project and description of services. Funding Source Select the appropriate funding source used for this project. Funds from one funding source cannot be moved to another funding source. Solution Area Select a Solution Area from the drop-down list. Solution Area Sub-Category Select a Solution Area Sub-Category from the drop-down list. This list is dependent on a selection from the Solution Area Category drop-down list. The Solution Area Sub-Category will not display the drop-down list unless a Solution Area Category is selected. Spacing Section 13: PERSONNEL Section 12: CONSULTANT / CONTRACTOR Spacing Spacing Spacing Section 11: INDIRECT COST If claiming indirect costs under the award, provide detailed information on the total estimated indirect costs and the indirect cost rate at which you will be claiming. If you have a federally-approved rate, provide information on the direct cost base on which, the rate is calculated, e.g., Salary and Wages (S/W), Salary, Wages and Benefits (SW&B), Total Direct Costs (TDC), Modified Total Direct Costs (MTDC), the De Minimis Rate of 10% of MTDC (10% MTDC), or another base (Other). FY 2022 EMPG FMFW (Macro) v.22 9 of 26 Instructions     City Council 35 – 238 11/7/2023 CALIFORNIA GOVERNOR'S OFFICE OF EMERGENCY SERVICES (Cal OES) Dates of Payroll Period Provide the Dates of the Payroll Period. Total Salary and Benefits Charged for this Reporting Period Provide the Total Salary and Benefits Charged for the Reporting Period. Total Project Hours Enter the Total Project Hours in this column. Total Cost Charged to this Grant Enter the Total Cost Charged to the Grant in this column. Spacing FY 2022 EMPG FMFW (Macro) v.22 10 of 26 Instructions     City Council 35 – 239 11/7/2023 CALIFORNIA GOVERNOR'S OFFICE OF EMERGENCY SERVICES (Cal OES) Ledger Column Name Instructions Project Select the project letter from the drop-down list that corresponds with the Project Ledger. Direct/Subaward Use the drop-down list to identify if the Project is Direct or Subaward Project Title Enter the name of the project. Match Description Enter the description of the Match activity. Solution Area Select a Solution Area from the drop-down list that aligns to the activities/costs used to meet the EMPG Match Requirement. Solution Area Sub-Category Select a Solution Area Sub-Category from the drop-down list that aligns to the activities/costs used to meet the EMPG Match Requirement. This list is dependent on a selection from the Solution Area Category drop-down list. The Solution Area Sub-Category will not display the drop-down list unless a Solution Area Category is selected. Type of Match Select the Type of Match: Cash or In-Kind Total Budgeted Match Enter the total budgeted match amount for this project in this column. Previously Approved Amount This field auto-populates with the cumulative match expenditures as of the reimbursement request prior to the current request. Current Match This field is for Cash Requests only: Enter the match amount for the line item. Total Match Expended This field auto-populates with the total match expenditures to-date for the line item. Remaining Balance This field auto-populates with the remaining match balance for the line item. Percentage Expended This field auto-populates with the match amount expended, to-date, as a percentage of the budgeted match amount. Form Field Instructions Request Type Enter the type of request that is being made. Use one of the following types: INITIAL APPLICATION, REIMBURSEMENT REQUEST, FINAL REIMBURSEMENT REQUEST and MODIFICATION Performance Period This field is auto-populated with the grant Performance Period as described on the Face Sheet Tab Request #Enter the "Cash Request" or "Modification" number associated with this request. Amount This Request This field is for Cash Requests only: Enter the requested dollar amount for this request. Authorized Agent Enter the Name and Title of Authorized Agent. Sign and date. Ledger Column Name Instructions Period Enter the time period for which the indirect cost rate is valid. Use the format: Month/Year through Month/Year. Indirect Cost Rate for Period Enter the indirect cost rate for period ICR Base Select ICR Base from the drop-down Total Costs Enter Total Costs. Less Distorting Costs Enter Less Distorting Costs. Costs Applicable to ICR This field auto-populates. Total Direct Costs This field auto-populates. Total Allowable Indirect Costs This field auto-populates. Total Budgeted Indirect Costs Enter Total Indirect Costs Budgeted; this value should be not be greater than the Total Allowable Indirect Costs. Section 16: ICR SUMMARY Spacing Spacing Section 14: MATCH Spacing Section 15: AUTHORIZED AGENT The Authorized Agent sheet must accompany ALL Reimbursement Requests, Modifications, and the Initial Application. Spacing FY 2022 EMPG FMFW (Macro) v.22 11 of 26 Instructions     City Council 35 – 240 11/7/2023 CALIFORNIA GOVERNOR'S OFFICE OF EMERGENCY SERVICES (Cal OES) FIPS #VS#Subaward #2022-0005 1a. UEI: 2a. UEI: 92702-1981 (City)(Zip+4) 92702-1981 (Zip+4) July 1, 2022 June 30, 2024 (Start Date)(End Date) % Item Number Grant Year Fund Source A. State B. Federal C. Total D. Cash Match E. In-Kind Match F. Total Match G. Total Cost 8.2022 EMPG $52,569 $52,569 $52,569 $52,569 $105,138 9. 10. 11. 12. Total Project Cost $52,569 $52,569 $52,569 $52,569 $105,138 Title: City:Zip Code+4:92702-1981 Date: (Date)(Date) The California Governor's Office of Emergency Services (Cal OES) hereby makes a Grant Subaward of funds to the following: (Cal OES Use Only) Cal OES # CALIFORNIA GOVERNOR'S OFFICE OF EMERGENCY SERVICESGRANT SUBAWARD FACE SHEET 1. Subrecipient:County of Orange 2. Implementing Agency:City of Santa Ana - Santa Ana Police Department KZE9G2M4GRX9 3. Implementing Agency Address:60 Civic Center Plaza Santa Ana (Street) 4. Location of Project:Santa Ana Orange 14.CA Public Records Act - Grant applications are subject to the California Public Records Act, Government Code section 6250 et seq. Do not put any personally identifiable information or private information on this application. If you believe that any of the information you are putting on this application is exempt from the Public Records Act, please attach a statement that indicates what portions of the application and the basis for the exemption. Your statement that the information is not subject to the Public Records Act will not guarantee that the information will not be disclosed. (City)(County) 5. Disaster/Program Title:Emergency Management Performance Grant 6. Performance / Budget Period:to 7. Indirect Cost Rate:(Select)Federally Approved ICR (if applicable): 13.Certification - This Grant Subaward consists of this title page, the application for the grant, which is attached and made a part hereof, and the Assurances/Certifications. I hereby certify I am vested with the authority to enter into this Grant Subaward, and have the approval of the City/County Financial Officer, City Manager, County Administrator, Governing Board Chair, or other Approving Body. The Subrecipient certifies that all funds received pursuant to this agreement will be spent exclusively on the purposes specified in the Grant Subaward. The Subrecipient accepts this Grant Subaward and agrees to administer the grant project in accordance with the Grant Subaward as well as all applicable state and federal laws, audit requirements, federal program guidelines, and Cal OES policy and program guidance. The Subrecipient further agrees that the allocation of funds may be contingent on the enactment of the State Budget. 15. Official Authorized to Sign for Subrecipient: Acting City ManagerName: Steven A. Mendoza Payment Mailing Address: Signature: 60 Civic Center Plaza PO Box 1981 Santa Ana 16. Federal Employer ID Number: (FOR Cal OES USE ONLY) I hereby certify upon my personal knowledge that budgeted funds are available for the period and purposes of this expenditure stated above. (Cal OES Fiscal Officer)(Cal OES Director or Designee) FY 2022 EMPG FMFW (Macro) v.22 12 of 26 Grant Subaward Face Sheet Cal OES 2-101 (Revised 01/2022)     City Council 35 – 241 11/7/2023 CALIFORNIA GOVERNOR'S OFFICE OF EMERGENCY SERVICES (Cal OES) County of Orange Request Type Initial Application 2022-0005 Cal OES Approval Salutation Authorized Agent Name Title Address City Zip Phone Email Steven A. Mendoza Acting City Manager 20 Civic Center Plaza Santa Ana 92701 714-647-5200 SMendoza@santa-ana.org Salutation Point of Contact (POC) Name Title Address State Zip Phone Email Steve Rhyner Emergency Operations Coordinator 60 Civic Center Plaza PO Box 1981 CA 92701-1981 714-647-5315 srhyner@santa-ana.org NOTE: Authorized Agents must be designated, by name or title, in the Governing Body Resolution. Modifications will require additional documentation. AUTHORIZED AGENT AND CONTACT INFORMATION MODIFICATION CLEARAPPLICATION FY 2022 EMPG FMFW (Macro) v.22 13 of 26 AA Info     City Council 35 – 242 11/7/2023 CALIFORNIA GOVERNOR'S OFFICE OF EMERGENCY SERVICES (Cal OES) Award Total M&A Expended % Total M&A Exp of Total Exp $52,569 State Goals Direct / Subaward Project Project Title Project Description Solution Area Solution Area Sub-Category Core Capabilities Capability Building Deployable / Shareable Total Budgeted Cost Previously Approved Amount Amount This Request Total Approved Expenditures To Date (w/Match) Remaining Balance Percent Expended $52,569 $52,569 Goal #4 Subaward A EOC Laptops Purchase 50 Dell Laptops to Equip the City EOC Equipment 04 - Information Technology Operational Communications Build Both 52000 52000 Goal #4 Subaward B Laptop Cabinet Purchase 1 Laptop Charging Cabinet for EOC Laptops Equipment 04 - Information Technology Operational Communications Build Both 569 569 Goal #4 Subaward A EOC Laptops Purchase 46 Dell Laptops to Equip the City EOC Equipment 04 - Information Technology Operational Communications Build Both 49,740 49,740 Goal #4 Subaward B Laptop Cabinet Purchase 1 Laptop Charging Cabinet for EOC Laptops Equipment 04 - Information Technology Operational Communications Build Both 2,829 2,829 PROJECT LEDGER Modification 1 Request Type Request Number July 1, 2022 June 30, 2024 POP Start Date POP End Date Cal OES Approval County of Orange 2022-0005 FY 2022 EMPG FMFW (Macro) v.22 14 of 26 Project Ledger     City Council 35 – 243 11/7/2023 CALIFORNIA GOVERNOR'S OFFICE OF EMERGENCY SERVICES (Cal OES) Project Direct / Subaward Planning Activity Solution Area Sub-Category Expenditure Category Final Product Noncompetitive Procurement over 250k Hold Trigger Approval Date Budgeted Cost Previously Approved Amount Amount This Request Total Approved Remaining Balance July 1, 2022 June 30, 2024 POP Start Date POP End Date Cal OES Approval Request Type PLANNING 2022-0005 County of Orange FY 2022 EMPG FMFW (Macro) v.22 15 of 26 Planning     City Council 35 – 244 11/7/2023 CALIFORNIA GOVERNOR'S OFFICE OF EMERGENCY SERVICES (Cal OES) Project Direct / Subaward Organization Solution Area Sub-Category Expenditure Category Detail Budgeted Cost Previously Approved Amount Amount This Request Total Approved Remaining Balance - Request Type ORGANIZATION County of Orange 2022-0005 July 1, 2022 June 30, 2024 Cal OES Approval POP Start Date POP End Date FY 2022 EMPG FMFW (Macro) v.22 16 of 26 Organization     City Council 35 – 245 11/7/2023 CALIFORNIA GOVERNOR'S OFFICE OF EMERGENCY SERVICES (Cal OES) Project Equipment Description (include Qty.)AEL#AEL Title SAFECOM Compliance Solution Area Sub-Category Invoice Number Vendor ID Tag Number % of Federal Funds Used in the Purchase Condition & Disposition Deployed Location Acquisition Date Noncompetitive Procurement over $250k Hold Trigger Approval Date Budgeted Cost Previously Approved Amount Amount This Request Total Approved Remaining Balance $52,569 $52,569 A 50 Dell Inspiron Laptop Computers 04HW-01- INHW Hardware, Computer Yes 04 - Information Technology 52000 52000 B 1 Laptop Charging Cabinet 04HW-01- INHW Hardware, Computer N/A 04 - Information Technology 569 569 A 46 Dell Latitude Laptop Computers 04HW-01- INHW Hardware, Computer Yes 04 - Information Technology 49,740 49,740 B 1 Laptop Charging Cabinet 04HW-01- INHW Hardware, Computer N/A 04 - Information Technology 2,829 2,829 2022-0005 July 1, 2022 June 30, 2024 Cal OES Approval POP Start Date POP End Date Ledger Type Request Number Modification 1 EQUIPMENT County of Orange FY 2022 EMPG FMFW (Macro) v.22 17 of 26 Equipment     City Council 35 – 246 11/7/2023 CALIFORNIA GOVERNOR'S OFFICE OF EMERGENCY SERVICES (Cal OES) Project Direct / Subaward Course Name Solution Area Sub-Category Expenditure Category Feedback Number Training Activity Total # of Trainee(s) Identified Host Noncompetitive Procurement over 250k Hold Trigger Approval Date Budgeted Cost Previously Approved Amount Amount This Request Total Approved Remaining Balance TRAINING County of Orange 2022-0005 Ledger Type Cal OES Approval POP Start Date POP End Date Initial Application July 1, 2022 June 30, 2024 FY 2022 EMPG FMFW (Macro) v.22 18 of 26 Training     City Council 35 – 247 11/7/2023 CALIFORNIA GOVERNOR'S OFFICE OF EMERGENCY SERVICES (Cal OES) Project Direct / Subaward Exercise Title Solution Area Sub-Category Expenditure Category Exercise Type Identified Host Date of Exercise Date AAR/IP E-mailed to HSEEP Noncompetitive Procurement over $250k Hold Trigger Approval Date Budgeted Cost Previously Approved Amount Amount This Request Total Approved Remaining Balance EXERCISE County of Orange 2022-0005 Ledger Type Initial Application POP Start Date POP End Date Cal OES Approval July 1, 2022 June 30, 2024 FY 2022 EMPG FMFW (Macro) v.22 19 of 26 Exercise     City Council 35 – 248 11/7/2023 CALIFORNIA GOVERNOR'S OFFICE OF EMERGENCY SERVICES (Cal OES) Project Activity Solution Area Sub-Category Expenditure Category Detail Budgeted Cost Previously Approved Amount Amount This Request Total Approved Remaining Balance Request Type Initial Application July 1, 2022 M&A June 30, 2024 County of Orange 2022-0005 POP Start Date POP End Date Cal OES Approval FY 2022 EMPG FMFW (Macro) v.22 20 of 26 M&A     City Council 35 – 249 11/7/2023 CALIFORNIA GOVERNOR'S OFFICE OF EMERGENCY SERVICES (Cal OES) Project Direct / Subaward Project Title Match Description Solution Area Solution Area Sub-Category Type of Match Total Budgeted Match Previously Expended Match Current Match Total Match Expended Remaining Balance Percentage Expended $52,569 $52,569 A Subaward EOC Laptops 100% Cash Match from local funds for EM salary costs Organization Staffing Cash Match 52000 52000 B Subaward EOC Laptop Charging Cabinet 100% Cash Match from local funds for EM salary costs Organization Staffing Cash Match 569 569 A Subaward EOC Laptops 100% Cash Match from local funds for EM salary costs Organization Staffing Cash Match 49,740 49,740 B Subaward EOC Laptop Charging Cabinet 100% Cash Match from local funds for EM salary costs Organization Staffing Cash Match 2,829 2,829 MATCH County of Orange 2022-0005 Modification 1 July 1, 2022 June 30, 2024 Request Type Request Number POP Start Date POP End Date Cal OES Approval FY 2022 EMPG FMFW (Macro) v.22 21 of 26 Match     City Council 35 – 250 11/7/2023 CALIFORNIA GOVERNOR'S OFFICE OF EMERGENCY SERVICES (Cal OES) Project Consulting Firm / Consultant Name Project / Description of Services Deliverable Solution Area Solution Area Sub-Category Expenditure Category Noncompetitive Procurement over $250k Hold Trigger Approval Date Period of Expenditure Fee for Deliverable Total Cost Charged to Grant - CONSULTANT / CONTRACTOR Cal OES Approval Ledger Type POP Start Date POP End Date Initial Application July 1, 2022 June 30, 2024 County of Orange 2022-0005 FY 2022 EMPG FMFW (Macro) v.22 22 of 26 Consultant-Contractor     City Council 35 – 251 11/7/2023 CALIFORNIA GOVERNOR'S OFFICE OF EMERGENCY SERVICES (Cal OES) Project Employee Name Project / Deliverable Solution Area Solution Area Sub-Category Dates of Payroll Period Total Salary & Benefits Charged for this Reporting Period Total Project Hours Total Cost Charged to Grant PERSONNEL Initial Application Cal OES Approval July 1, 2022 June 30, 2024 Ledger Type POP Start Date POP End Date County of Orange 2022-0005 FY 2022 EMPG FMFW (Macro) v.22 23 of 26 Personnel     City Council 35 – 252 11/7/2023 CALIFORNIA GOVERNOR'S OFFICE OF EMERGENCY SERVICES (Cal OES) Project Activity Solution Area Sub-Category ICR Base Rate Budgeted Cost Previously Approved Amount Amount This Request Total Approved Remaining Balance INDIRECT COSTS Initial Application July 1, 2022 June 30, 2024 County of Orange 2022-0005 Ledger Type POP Start Date POP End Date Cal OES Approval FY 2022 EMPG FMFW (Macro) v.22 24 of 26 Indirect Costs     City Council 35 – 253 11/7/2023 CALIFORNIA GOVERNOR'S OFFICE OF EMERGENCY SERVICES (Cal OES) Ledger Type Initial Application Cal OES Approval FUNDING SOURCE ICR PERIOD (Mo/Yr through Mo/Yr)INDIRECT COST RATE FOR PERIOD ICR BASE EMPG (Select) DIRECT COSTS TOTAL COSTS LESS DISTORTING COSTS COSTS APPLICABLE TO ICR Planning Organization Training Exercise M&A SUBTOTAL ELIGIBLE DIRECT COSTS SUBAWARDS TOTAL COSTS LESS EXCLUDED SUBAWARD COSTS COSTS APPLICABLE TO ICR SUBTOTAL ELIGIBLE SUBAWARD COSTS TOTAL DIRECT COSTS TOTAL ALLOWABLE INDIRECT COSTS TOTAL BUDGETED INDIRECT COSTS INDIRECT COSTS - SUMMARY RECAP OF COSTS CLAIMED County of Orange 2022-0005 MODIFICATION CLEARAPPLICATION FY 2022 EMPG FMFW (Macro) v.22 25 of 26 ICR     City Council 35 – 254 11/7/2023 CALIFORNIA GOVERNOR'S OFFICE OF EMERGENCY SERVICES (Cal OES) ALN through (Beginning Performance Period Date)(Ending Performance Period Date) AUTHORIZED AGENT NOTE: Unauthorized alterations will delay the approval of this request. County of Orange EMPG 97.042 2022-0005 Supporting Information for Application, Modification, or Request for Federal Funds This claim is for costs incurred within the grant performance period. This request is for a/an:Modification July 1, 2022 June 30, 2024 Steven A. Mendoza Acting City Manager (Request #)(Amount This Request) Under Penalty of Perjury, I certify that: I am the duly authorized officer of the claimant herein. This claim is true, correct, and all expenditures were made in accordance with applicable laws, rules, regulations, and grant conditions and assurances. Statement of Certification - Authorized Agent By signing this report, I certify, to the best of my knowledge and belief, that the report is true, complete, and accurate, and that the expenditures, disbursements, and cash receipts are for the purposes and objectives set forth in the terms and conditions of the Federal award. I am aware that any false, fictitious, or fraudulent information, or the omission of any material fact, may subject me to criminal, civil or administrative penalties for fraud, false statements, false claims or otherwise. (U.S. Code Title 18, Section 1001 and Title 31, Sections 3729–3730 and 3801–3812). Signature of Authorized Agent Date Printed Name of Authorized Agent Title of Authorized Agent September 20, 2023 FY 2022 EMPG FMFW (Macro) v.22 26 of 26 AA Approval     City Council 35 – 255 11/7/2023 Fiscal Year 2022 Emergency Management Performance Grant (EMPG) California Supplement to the Federal Notice of Funding Opportunity September 2022 ATTACHMENT C     City Council 35 – 256 11/7/2023 Table of Contents SECTION 1—OVERVIEW… ……………………………………………………………………….1 Federal Program Announcement Information Bulletins Purpose of the California Supplement Key Changes to the FY 2022 Emergency Management Performance Grant Grant Management Memoranda Eligible Subrecipients Tribal Allocations Subrecipient Allocations Supplanting Public/Private Organizations Debarred/Suspended Parties SECTION 2—FEDERAL CHANGES AND INITIATIVES ....................................................... 4 FY 2022 Program Priorities National Campaigns and Programs NIMS Implementation Match Requirement Management and Administration Indirect Costs Equipment Typing/Identification and Use Equipment Maintenance and Sustainment Small Unmanned Aircraft Systems Telecommunications Equipment or Services Prohibitions Emergency Operations Plans Conflict of Interest SECTION 3—STATE CHANGES AND INITIATIVES .......................................................... 10 California Homeland Security Strategy Goals “On Behalf Of” Public Alert and Warning SECTION 4—REQUIRED STATE APPLICATION COMPONENTS ...................................... 11 Financial Management Forms Workbook Subrecipient Grants Management Assessment Application Attachments Standard Assurances Governing Body Resolution Authorized Agent Information SECTION 5—THE STATE APPLICATION PROCESS......................................................... 15 Application Submission Late or Incomplete Application EMPG Contact Information Subaward Approval     City Council 35 – 257 11/7/2023 Table of Contents SECTION 6—POST AWARD REQUIREMENTS ................................................................ 16 Payment Request Process Semi-Annual Drawdown Requirements Modifications Training Requirements Exercises, Improvement Plans and After Action Reporting Procurement Standards and Written Procedures Procurement Documentation Procurement Thresholds Noncompetitive Procurements Environmental Planning and Historic Preservation Construction and Renovation Inventory Control and Property Management Equipment Disposition Performance Reporting Extension Requests Progress Reports on Grant Extensions Monitoring Failure to Submit Required Reports Suspension/Termination Closeout Records Retention ATTACHMENTS A – FY 2022 EMPG Allocations B – FY 2022 EMPG Timeline C – FY 2022 EMPG Program Checklist     City Council 35 – 258 11/7/2023 1 Section 1 ‒ Overview | 2022 Federal Program Announcement In April 2022, the U.S. Department of Homeland Security (DHS)/Federal Emergency Management Agency (FEMA) issued the Fiscal Year (FY) 2022 Emergency Management Performance Grant (EMPG), Notice of Funding Opportunity (NOFO) and FEMA Preparedness Grants Manual. Subrecipients must follow the programmatic requirements in the NOFO, FEMA Preparedness Grants Manual, and the applicable provisions of the Uniform Administrative Requirements, Cost Principles, and Audit Requirements for Federal Awards located in Title 2, Code of Federal Regulations (C.F.R.) Part 200. Information Bulletins DHS issues Information Bulletins (IBs) to provide updates, clarification, and new requirements throughout the life of the grant. Purpose of the California Supplement The FY 2022 EMPG California Supplement to the NOFO (State Supplement) is intended to complement, rather than replace, the NOFO and the FEMA Preparedness Grants Manual. Applicants are highly encouraged to thoroughly read the NOFO and the Preparedness Grants Manual before referring to the State Supplement. The State Supplement will emphasize differences between the FY 2021 and FY 2022 EMPG and highlight additional California policies and requirements applicable to the FY 2022 EMPG. Key Changes to the FY 2022 EMPG The National Priorities for the FY 2022 EMPG Program are: • Equity • Climate Resilience • Readiness A detailed description of allowable investments for each national priority is included in the FY 2022 EMPG NOFO.     City Council 35 – 259 11/7/2023 2 Section 1 ‒ Overview | 2022 Key Changes to the FY 2022 EMPG Cont. Unique Entity Identifier – Effective April 4, 2022, the Federal Government transitioned from using the Data Universal Numbering System or DUNS number, to a new, non-proprietary identifier known as a Unique Entity Identifier or UEI. For entities that have an active registration in the System for Award Management (SAM) prior to this date, the UEI has automatically been assigned and no action is necessary. For all entities filing a new registration in SAM.gov on or after April 4, 2022, the UEI will be assigned to that entity as part of the SAM.gov registration process. UEI registration information is available on GSA.gov at Unique Entity Identifier Update. Grants Management Memoranda Cal OES issues Grants Management Memoranda (GMMs) which provide additional information and requirements regarding EMPG funds. Eligible Subrecipients Eligible Applicants, referred to as Subrecipients, include Counties/Operational Areas (OAs), and federally- recognized tribes located in California. Tribal Allocations The NOFO strongly encourages Cal OES to provide EMPG funds directly to tribes in California. To implement this requirement, a special Request for Proposal will be issued to California’s federally- recognized tribes. All Subrecipients are encouraged to coordinate with tribal governments to ensure that tribal needs are considered in their grant applications. Subrecipient Allocations FY 2022 EMPG Subrecipient final allocations are included in Attachment A. Supplanting Grant funds must be used to supplement existing funds, not replace (supplant) funds that have been appropriated for the same purpose. Subrecipients may be required to provide supporting documentation that certifies a reduction in non-federal resources occurred for reasons other than the receipt or expected receipt of federal funds. Supplanting will result in the disallowance of any activity associated with this improper use of federal grant funds.     City Council 35 – 260 11/7/2023 3 Section 1 ‒ Overview | 2022 Public/Private Organizations Subrecipients may contract with any other public or private organizations to perform eligible activities on approved EMPG projects. Debarred/ Suspended Parties Subrecipients must not make or permit any award (subaward or contract) at any tier, to any party, that is debarred, suspended, or otherwise excluded from, or ineligible for, participation in federal assistance programs. Subrecipients must obtain documentation of eligibility prior to making any subaward or contract funded by EMPG funds, and must be prepared to present supporting documentation to monitors/auditors. Before entering into a Grant Subaward, the Subrecipient must notify Cal OES if it knows if any of the principals under the subaward fall under one or more of the four criteria listed at 2 C.F.R. § 180.335. The rule also applies to Subrecipients who pass-through funding to other local entities. If at any time after accepting a subaward, Subrecipients learn that any of its principals fall under one or more of the criteria listed at 2 C.F.R. § 180.335, immediate written notice must be provided to Cal OES and all grant activities halted until further instructions are received from Cal OES. The rule also applies to subawards passed through by Subrecipients to local entities.     City Council 35 – 261 11/7/2023 4 Section 2 ‒ Federal Changes and Initiatives | 2022 FY 2022 Program Priorities DHS/FEMA annually publishes the National Preparedness Report (NPR) to report national progress in building, sustaining, and delivering the core capabilities outlined in the goal of a secure and resilient nation. This analysis provides a national perspective on critical preparedness trends for whole community partners to use to inform program priorities, allocate resources, and communicate with stakeholders about issues of concern. In developing applications for the FY 2022 EMPG Program, Subrecipients should fund projects that address areas for improvement as they relate to emergency management capabilities, and projects that fall into the state, regional, and national priority areas, including: • Mass Care • Economic Recovery • Planning • Operational Coordination • Equity • Climate Resilience • Readiness DHS/FEMA does not prescribe a minimum funding amount for these priorities. However, Subrecipients are required to support local, regional, state, and national efforts in achieving the desired outcomes of these priorities. National Campaigns and Programs Whole Community Preparedness – Subrecipients should engage with the whole community to advance individual and community preparedness and to work as a nation to build and sustain resilience. In doing so, Subrecipients are encouraged to consider the needs of individuals with access and functional needs and limited English proficiency in the activities and projects funded by the grant. Subrecipients should utilize established best practices for whole community inclusion and engage with stakeholders to advance individual and jurisdictional preparedness and resilience. Subrecipients are encouraged to consider the necessities of all Californians in the activities and projects funded by the grant including children, seniors, individuals with disabilities or access and functional needs, individuals     City Council 35 – 262 11/7/2023 5 Section 2 ‒ Federal Changes and Initiatives | 2022 National Campaigns and Programs Cont. with diverse culture and language use, individuals with lower economic capacity, and other underserved populations. Active Shooter Preparedness – DHS has developed a comprehensive Active Shooter Preparedness website, which strives to enhance national preparedness through a whole- community approach by providing the necessary products, tools, and resources to help all stakeholders prepare for and respond to an active shooter incident. Subrecipients are encouraged to review the referenced active shooter resources and evaluate their preparedness needs. Soft Targets and Crowded Places – States, territories, Urban Areas, and public and private sector partners are encouraged to identify security gaps and build capabilities that address security needs and challenges related to protecting locations or environments that are easily accessible to large numbers of people on a predictable or semi-predictable basis that have limited security or protective measures in place, including town centers, shopping malls, open-air venues, outside hard targets/venues perimeters, and other places of meeting and gathering. For more information, please see DHS’s Hometown Security Program. Community Lifelines – FEMA created Community Lifelines to reframe incident information and impacts using plain language and unity of effort to enable the integration of preparedness efforts, existing plans, and identifies unmet needs to better anticipate response requirements. Additional information may be found at the Community Lifelines Implementation Toolkit website. Strategic Framework for Countering Terrorism and Targeted Violence – DHS adopted the DHS Strategic Framework for Countering Terrorism and Targeted Violence, which explains how the department will use the tools and expertise that have protected and strengthened the country from foreign terrorist organizations to address the evolving challenges of today.     City Council 35 – 263 11/7/2023 6 Section 2 ‒ Federal Changes and Initiatives | 2022 NIMS Implementation Prior to allocation of any federal preparedness awards, Subrecipients must ensure and maintain adoption and implementation of the National Incident Management System (NIMS). Match Requirement The FY 2022 EMPG requires a dollar-for-dollar match. This can be cash or third-party in-kind contributions. Refer to 2 C.F.R. § 200.306 for specific details. Utilizing the FMFW Match Tab, Subrecipients will indicate the appropriate Solution Area and Solution Area Subcategory that accurately represents the specific activity(ies) and cost(s) used to meet the match requirement under the FY 2022 EMPG subaward. Contributions from the Subrecipient should be specifically identified in the match description located on the FMFW Match Tab. The non-federal match contributions have the same eligibility requirements as the federal share. For additional match guidance, see EMPG Clarifying Guidance IB 458. Management and Administration The Management and Administration (M&A) allowance for Subrecipients is set at a maximum of five percent for the FY 2022 EMPG. Indirect Costs Indirect costs are allowable under the FY 2022 EMPG Program Award. Subrecipients who claim indirect costs may do so provided they use one of the following two methods: 1. Subrecipients with an indirect cost rate approved by their cognizant federal agency may claim indirect costs based on the established rate. Indirect costs claimed must be calculated using the base approved in the indirect cost Negotiation Agreement. A copy of the approved Negotiation Agreement is required at the time of application. 2. Subrecipients who have never received a negotiated indirect cost rate and receive less than $35 million in direct federal funding per year may claim the 10 percent de minimis indirect cost rate based on Modified Total Direct Costs (MTDC) as defined in 2 C.F.R. § 200.1 and Subpart E.     City Council 35 – 264 11/7/2023 7 Section 2 ‒ Federal Changes and Initiatives | 2022 Indirect Costs Cont. Indirect costs are in addition to the M&A allowance and must be included in the Grant Award application as a “Project” and reflected in the FMFW on the Indirect Cost Tab if being claimed under the award. Indirect costs must be based on the claimed direct project costs, excluding equipment expenditures and other distorting items. Up to $25,000 of each subaward may be included as a direct project cost when calculating indirect costs based on Modified Total Direct Costs. Indirect costs must be claimed no more than once annually, and only at the end of the Subrecipient’s fiscal year. An exception to this rule applies if there is a mid-year change to the approved indirect cost rate; in this case, costs incurred to date must be claimed. At that time, a Grant Subaward Modification reflecting the rate change must also be submitted to Cal OES, along with a copy of the new Indirect Cost Rate Agreement. Equipment Typing/ Identification and Use Allowable EMPG equipment is listed on the FEMA Authorized Equipment List (AEL) website, and includes equipment from the following AEL Sections: • PPE (Category 1) • Information Technology (Category 4) • Cybersecurity Enhancement Equipment (Category 5) • Interoperable Communication Equipment (Category 6) • Detection Equipment (Category 7) • Power Equipment (Category 10) • Chemical, Biological, Radiological, Nuclear, and Explosive (CBRNE) Reference Materials (Category 11) • CBRNE Incident Response Vehicles (Category 12) • Physical Security Enhancement Equipment (Category 14) • CBRNE Logistical Support Equipment (Category 19) • Other Authorized Equipment (Section 21) Subrecipients should analyze the cost benefits of purchasing versus leasing equipment, especially high cost items and those subject to rapid technical advances.     City Council 35 – 265 11/7/2023 8 Section 2 ‒ Federal Changes and Initiatives | 2022 Equipment Typing/ Identification and Use Cont. Large equipment purchases must be identified and explained. For more information regarding property management standards for equipment, refer to 2 C.F.R. including § 200.310, § 200.313, and § 200.316. Subrecipients that allocate FY 2022 EMPG funds for equipment are required to type and identify the capability associated with that equipment. Also, per FEMA policy, the purchase of weapons and weapon accessories are not allowed with EMPG funds. Special rules apply to critical emergency supplies; refer to Appendix H of the FEMA Preparedness Grants Manual for additional information. Equipment Maintenance and Sustainment Use of EMPG funds for maintenance contracts, warranties, repair or replacement costs, upgrades, and user fees are allowable as described in FEMA IBs 336 and 379, as well as Grant Programs Directorate Policy FP 205-402-125-1. Small Unmanned Aircraft Systems All requests to purchase Small Unmanned Aircraft Systems (SUAS) with FEMA grant funding must comply with IB 426 and include copies of the policies and procedures in place to safeguard individuals’ privacy, civil rights, and civil liberties of the jurisdiction that will purchase, take title to, or otherwise use the SUAS equipment. Reference the Presidential Memorandum: Promoting Economic Competitiveness While Safeguarding Privacy, Civil Rights, and Civil Liberties in Domestic Use of Unmanned Aircraft Systems for additional information. Telecommuni- cations Equipment or Services Prohibitions Effective August 13, 2020, section 889(f)(2)-(3) of the John S. McCain National Defense Authorization Act for FY 2019 (NDAA), Pub. L. No. 115-232 (2018) and 2 C.F.R. § 200.216, 200.471, and Appendix II to 2 C.F.R. Part 200 prohibits DHS/FEMA Recipients and Subrecipients (including their contractors and subcontractors) from using any FEMA funds under open or new awards for the following covered telecommunications equipment or services: 1) Telecommunications equipment produced by Huawei Technologies Company or ZTE Corporation, (or any subsidiary or affiliate of such entities); 2) For the purpose of public safety, security of government facilities, physical security surveillance of critical infrastructure,     City Council 35 – 266 11/7/2023 9 Section 2 ‒ Federal Changes and Initiatives | 2022 Telecommuni- cations Equipment or Services Prohibitions Cont. and other national security purposes, video surveillance and telecommunications equipment produced by Hytera Communications Corporation, Hangzhou Hikvision Digital Technology Company, or Dahua Technology Company (or any subsidiary or affiliate of such entities); 3) Telecommunications or video surveillance services provided by such entities or using such equipment; or 4) Telecommunications or video surveillance equipment or services produced or provided by an entity that the Secretary of Defense, in consultation with the Director of National Intelligence or the Director of the Federal Bureau of Investigation, reasonably believes to be an entity owned or controlled by, or otherwise connected to, the People’s Republic of China. Additional guidance is available in FEMA Policy #405-143-1, Prohibitions on Expending FEMA Award Funds for Covered Telecommunications Equipment or Services. Emergency Operations Plans Subrecipients should update their Emergency Operations Plan (EOP) at least once every two years to remain compliant with the Comprehensive Preparedness Guide 101 version 2.0. Subrecipients are highly encouraged to include an evacuation plan or annex as part of their EOP as well as plans to exercise and validate the evacuation plan and capabilities. Conflict of Interest To eliminate and reduce the impact of conflicts of interest in the subaward process, Subrecipients and pass-through entities must follow their own policies and procedures regarding the elimination or reduction of conflicts of interest when making subawards. Subrecipients and pass-through entities are also required to follow any applicable federal, state, local, and tribal statutes or regulations governing conflicts of interest in the making of subawards. Subrecipients must disclose to their Program Representative, in writing, any real or potential conflict of interest as defined by the federal, state, local, or tribal statutes or regulations, which may arise during the administration of the EMPG subaward within five days of learning of the conflict of interest.     City Council 35 – 267 11/7/2023 10 Section 3 ‒ State Changes and Initiatives | 2022 California Homeland Security Strategy Goals The State has prioritized the following California Homeland Security Strategy Goals for the FY 2022 subawards: 1. Enhance Information Collection, Analysis, and Sharing, in Support of Public Safety Operations Across California; 2. Protect Critical Infrastructure and Key Resources from All Threats and Hazards; 3. Strengthen Security and Preparedness Across Cyberspace; 4. Strengthen Communications Capabilities Through Planning, Governance, Technology, and Equipment; 5. Enhance Community Preparedness; 6. Enhance Multi-Jurisdictional/Inter-Jurisdictional All- Hazards Incident Catastrophic Planning, Response, and Recovery Capabilities; 7. Improve Medical and Health Capabilities; 8. Enhance Incident Recovery Capabilities; 9. Strengthen Food and Agriculture Preparedness; 10. Enhance Homeland Security Exercise, Evaluation, and Training Programs; and 11. Protect Against Effects of Climate Change “On Behalf Of” Cal OES may, in conjunction with local approval authorities, designate funds “on behalf of” local entities who choose to decline or fail to utilize their subaward in a timely manner. Public Alert and Warning Cal OES encourages Subrecipients to consider use of this funding to assist their jurisdiction’s alignment with the State of California Alert and Warning Guidelines developed pursuant to Senate Bill 833 of the 2018 Legislative Session.     City Council 35 – 268 11/7/2023 11 Section 4 ‒ Required State Application Components | 2022 Financial Management Forms Workbook The FY 2022 Cal OES FMFW includes: Grant Subaward Face Sheet – Use the Grant Subaward Face Sheet to apply for grant programs. The Grant Subaward Face Sheet must be signed and submitted in portrait format. Authorized Agent Contact Information – Provides the contact information of Authorized Agents (AA), delegated via the Governing Body Resolution (GBR) or Signature Authorization Form, including staff related to grant activities. More than one person is recommended for designation as the AA; in the absence of an AA, an alternate AA can sign documents. Project Ledger – The Project Ledger is used in the application process to submit funding information and is used for submitting cash requests and Grant Subaward Modifications, and assists with completion of the Biannual Strategy Implementation Report (BSIR). Planning Tab – Provides detailed information on grant- funded planning activities with a final product identified. Organization Tab – Provides detailed information on grant- funded organizational activities. Equipment Tab – Detailed information must be provided under the equipment description for all grant-funded equipment. AEL numbers must be included for all items of equipment. Always refer to the AEL for a list of allowable equipment and conditions, if any. Training Tab – Provides detailed information on grant- funded training activities. All training activities must receive Cal OES approval prior to starting the event, including a Training Feedback number. The Training Request Form must be submitted and approved to obtain a Training Feedback number and should be submitted at least 30 days in advance. Exercise Tab – Provides detailed information on grant- funded exercises.     City Council 35 – 269 11/7/2023 12 Section 4 ‒ Required State Application Components | 2022 Financial Management Forms Workbook Cont. M&A Tab – Provides information on grant-funded M&A activities. Indirect Costs Tab – Provides information on indirect costs. Consultant-Contractor Tab – Provides detailed information on grant-funded consultants, and documents maintenance and sustainment contracts and activities on grant eligible items/equipment. Personnel Tab – Provides detailed information on grant- funded personnel activities. Match Tab – Provides detailed information on match activities. Authorized Agent Page – The Authorized Agent (AA) Page must be submitted with the application, all cash requests, and Grant Subaward Modifications. The AA page must include a valid signature on file with Cal OES and the date. Subrecipient Grants Management Assessment Per 2 C.F.R. § 200.332, Cal OES is required to evaluate the risk of non-compliance with federal statutes, regulations, and grant terms and conditions posed by each Subrecipient of pass-through funding. The Subrecipient Grants Management Assessment contains questions related to a Subrecipient organization’s experience in the management of federal grant awards. It is used to determine, and provide, an appropriate level of technical assistance, training, and grant oversight to Subrecipients during the subaward. The questionnaire must be completed and returned with the Subrecipient’s grant application. Application Attachments Indirect Cost Rate Agreement – If claiming indirect costs at a federally-approved rate, please provide a copy of the approved Indirect Cost Rate Agreement. Federal Funding Accountability and Transparency Act (FFATA) Financial Disclosure – Use the FFATA Financial Disclosure to provide information required by the Federal Funding Accountability and Transparency Act of 2006.     City Council 35 – 270 11/7/2023 13 Section 4 ‒ Required State Application Components | 2022 Application Attachments Cont. Certification Regarding Lobbying – Use the Certification Regarding Lobbying form to certify lobbying activities, as stipulated by the Byrd Anti-Lobbying Amendment, 31 U.S.C. § 1352. Standard Assurances The Standard Assurances list the requirements to which the Subrecipients will be held accountable. All Applicants will be required to submit a signed original of the FY 2022 Standard Assurances as part of their FY 2022 EMPG application. The required Standard Assurances can be found only in PDF format on the Cal OES website. NOTE: Self-created Standard Assurances will not be accepted. Governing Body Resolution The GBR appoints AAs (identified by the individual’s name or by a position title) to act on behalf of the governing body and the Applicant by executing any actions necessary for each application and subaward. All Applicants are required to submit a copy of an approved GBR with their application. Resolutions may be valid for up to three grant years given the following: • The resolution identifies the applicable grant program (e.g., EMPG and/or HSGP); • The resolution identifies the applicable grant years, (e.g., FY 2022, FY 2023, FY 2024); and • Adheres to any necessary elements required by local protocols, rules, etc., if applicable. Resolutions that only identify a single grant program will only be valid for that single program. Resolutions that do not identify applicable grant years will only be valid for the grant year in which the resolution was submitted. Authorized Agent Information For each person or position appointed by the Governing Body, identify the individual in the AA and Contact Information page of the FMFW. All changes in AA and contact information must be provided to Cal OES in writing. If the GBR identifies the AA by name, a new Resolution is needed when changes are made. If the GBR identifies the AA by position and/or title, changes may be made by submitting a request on the entity’s letterhead, signed by an existing AA.     City Council 35 – 271 11/7/2023 14 Section 4 ‒ Required State Application Components | 2022 Authorized Agent Information Cont. Cal OES will not accept signatures of an AA’s designee, unless authorized by the Governing Body’s resolution. A change to an AA's designee must be submitted on agency letterhead and signed by the AA, announcing the change to their designee.     City Council 35 – 272 11/7/2023 15 Section 5 ‒ The State Application Process | 2022 Application Submission Subrecipients must submit an electronic copy of their completed FMFW to their Program Representative for review no later than fourteen calendar days before the final Application due date. After the application is approved, all electronic copies of the FMFW, along with the required documents must be emailed, with original or electronic signatures, by the application due date. During the application process, if it is determined all allocated funds cannot be expended by the end of the period of performance, inform your Program Representative as soon as possible. The completed application documents should be received by Cal OES no later than the date provided in the FY 2022 EMPG Timeline, referenced as Attachment B. Late or Incomplete Application Late or incomplete applications may be denied. If an application is incomplete, the Program Representative may request additional information. Requests for late submission of applications must be made in writing to the Program Representative prior to the application due date. Cal OES has sole discretion to accept or reject a late or incomplete grant application. EMPG Contact Information Subrecipient questions, comments, and correspondence should be directed to: California Governor’s Office of Emergency Services ATTN: Grants Management (Building E) Emergency Management Performance Grants Unit 3650 Schriever Avenue Mather, CA 95655 Ronak Patel – Region III (916) 845-8124 Cynthia Duncan – Regions I & VI (916) 845-8955 Lauren Swearengin – Regions IV & V (916) 845-8950 Yer Yang – Region II (916) 845-8468 Subaward Approval Subrecipients will receive a formal notification of award. Subrecipient Subaward letters must be signed and the original be returned to Cal OES within 20 calendar days. Once the completed application along with the signed subaward letter is received and approved, reimbursement of eligible subaward expenditures may be requested using the Cal OES FMFW.     City Council 35 – 273 11/7/2023 16 Section 6 ‒ Post Award Requirements | 2022 Payment Request Process To request a cash reimbursement of EMPG funds, Subrecipients must first complete a payment request using the Cal OES FMFW, returning it to the appropriate Program Representative. Subrecipients who fail to follow the workbook instructions may experience delays in processing the payment request. Payments can only be made if the Subrecipient has an approved application. Semi-Annual Drawdown Requirements All Subrecipients must report expenditures and request funds at least semi-annually throughout the period of performance. Semi-annual drawdowns should occur in March and October of each calendar year following final approval of the subaward application, with the exception of the final reimbursement request, which must be submitted within 20 calendar days after the end of the period of performance. Modifications Post award budget and scope modifications must be requested using the Cal OES EMPG FMFW, signed by the Subrecipient’s AA, and submitted to the Program Representative. The Subrecipient may implement grant modification activities, and incur associated expenses, only after receiving written final approval of the modification from Cal OES. Subrecipients must provide a written justification with all modification requests. The justification may be included in the body of the e-mail transmitting the request, or a document attached to the transmittal e-mail. Refer to GMM 2018-17 for additional information regarding modification requests.     City Council 35 – 274 11/7/2023 17 Section 6 ‒ Post Award Requirements | 2022 Training Requirements Training activities supported with EMPG Program funds should align to NPG core capabilities identified in each Subrecipient’s Training and Exercise Plan. Subrecipients must obtain a Training Feedback Number from Cal OES before beginning any training activities. This includes project components like travel to, materials for, or attendance in training courses. Training Feedback Numbers should be obtained no later than 30 days before the first day of the training or related activities. Subrecipients must complete a Training Request Form and submit it electronically to Cal OES. For more information on this or other training-related inquiries, contact the Cal OES Training Branch at (916) 845-8745 or Training@CalOES.ca.gov. All EMPG-funded personnel, including M&A staff, and any staff being used for match, must complete either the Independent Study courses identified in the Professional Development Series (PDS) or the National Emergency Management Basic Academy. Final reimbursement of personnel salaries will not be approved until all training requirements have been met. Proof of completion of the training requirements must be kept on file by the Subrecipient and be made available for review upon request. When seeking approval of non-DHS/FEMA developed courses, course materials must be submitted with the approval requests. Conditional approvals are not offered. EMPG TRAINING- PDS IS 100 (any version), Introduction to Incident Command System (ICS) IS 200 (any version), ICS for Single Resources and Initial Action Incident IS 700 (any version), National Incident Management System, An Introduction IS 800 (any version), National Response Framework, An Introduction     City Council 35 – 275 11/7/2023 18 Section 6 ‒ Post Award Requirements | 2022 Training Requirements Cont. IS 120.c An Introduction to Exercises IS 230.e Fundamentals of Emergency Management IS 235.c Emergency Planning IS 240.c Leadership and Influence IS 241.c Decision Making and Problem Solving IS 242.c Effective Communication IS 244.b Developing and Managing Volunteers EMPG TRAINING-Basic Academy IS 100 (any version), Introduction to the Incident Command System (ICS) IS 700 (any version), National Incident Management System (NIMS), An Introduction IS 800 (any version), National Response Framework, An Introduction IS 230.e Fundamentals of Emergency Management E/L0101, Foundations of Emergency Management E/L0102, Science of Disaster E/L0103, Planning: Emergency Operations E/L/K0146, Homeland Security Exercise and Evaluation Program (HSEEP) E/L0105, Public Information Basics In the event that any of the listed courses have been updated and the required version is no longer available, it is acceptable to take the updated course in place of the listed course (i.e., since IS-120.a has been replaced with IS-120.c, the latter may be used in the place of the original course). The courses listed above are the minimum accepted versions for FY 2022 EMPG.     City Council 35 – 276 11/7/2023 19 Section 6 ‒ Post Award Requirements | 2022 Training Requirements Cont. Training activities should align to a current Integrated Preparedness Plan (IPP), developed through an annual IPP Workshop. The training should help build core capabilities and fill gaps identified in real-world incidents and exercises. Further guidance can be found in the HSEEP. EMPG and non-EMPG -funded personnel may claim EMPG funds for tuition/travel costs for EMPG eligible trainings, provided that the purpose of the travel and training is to accomplish the objectives of the grant. Exercises, Improvement Plans and After Action Reporting Subrecipients should engage stakeholders to identify long- term training and exercise priorities. These priorities should address capability targets and gaps identified through a Threat and Hazard Identification and Risk Assessment, real- world events, previous exercises, and national areas for improvement identified in the NPR. Subrecipients must report on all exercises conducted with EMPG grant funds. An After Action Report (AAR)/Improvement Plan (IP) or Summary Report (for Seminars, Drills & Workshops) must be completed and submitted to Cal OES within 90 days after the exercise/seminar/drill/workshop is conducted. It is acceptable to submit an Exercise Summary Report for Seminars, drills, and Workshops in lieu of a full AAR/IP. AAR/IPs and Summary Reports should be e-mailed to: •hseep@fema.dhs.gov •exercise@caloes.ca.gov •Your Program Representative All EMPG-funded personnel, including M&A staff and any staff being used for match, must participate in no less than two exercises between July 1, 2022, and June 30, 2024. These exercises must align to one of the priority areas via the Performance Reports. The Great Shakeout drop, cover, and hold drill is ineligible for the purpose of the two exercise requirement.     City Council 35 – 277 11/7/2023 Section 6 ‒Post Award Requirements | 2022 Exercises, Improvement Plans and After Action Reporting Cont. Procurement Standards and Written Procedures Procurement Documentation Final reimbursement of personnel salaries will not be approved until all exercise requirements have been met. Exercises used to meet this requirement during one period of performance cannot be used to meet the requirement in another. Extensions to the grant do not apply to this requirement or its due date. There is no specific requirement for level of participation in the exercises and the exercises can be of any type, provided they are related to the subrecipient’s identified long-term training and exercises priorities. Proof of completion of the exercise requirements must be kept on file by the Subrecipient and be made available for review upon request. For exercise-related issues and/or questions, email the Cal OES Exercise Team at exercise@caloes.ca.gov. Exercise costs will not be considered for reimbursement until an AAR/IP is received by Cal OES. Subrecipients must conduct procurement utilizing either their own documented procurement standards and procedures, or the federal procurement standards found in 2 C.F.R. Part 200, whichever is stricter. Procurement standards must also contain a written conflict of interest policy which reflect applicable federal, state, local, and tribal laws. Per 2 C.F.R. § 200.318(i), non-federal entities other than states and territories are required to maintain and retain records sufficient to detail the history of procurement covering at least the rationale for the procurement method, contract type, contractor selection or rejection, and the basis for the contract price. For any cost to be allowable, it must be adequately documented per 2 C.F.R. § 200.403(g). Documents that would cover this information include, but are not limited to: •Solicitation documentation, such as requests for quotes, invitations for bids, or requests for proposals; •Responses to solicitations, such as quotes, bids, or proposals; •Pre-solicitation independent cost estimates and Post-solicitation cost/price analyses on file for review by federal personnel, if applicable; 20     City Council 35 – 278 11/7/2023 21 Section 6 ‒ Post Award Requirements | 2022 Procurement Documentation Cont. •Contract documents and amendments, including required contract provisions; and other documents required by federal regulations applicable at the time a grant is awarded to a Subrecipient. Procurement Thresholds Effective June 20, 2018, the micro-purchase threshold was increased from $3,500 to $10,000 and the simplified acquisition threshold was increased from $150,000 to $250,000. These increases apply to all Subrecipient procurements executed on or after June 20, 2018. Refer to IB 434 for additional information. Noncompetitive Procurements All noncompetitive procurements exceeding the simplified acquisition threshold requires Cal OES prior written approval. This method of procurement must be approved by the Subrecipient’s local Purchasing Agent prior to submitting a request for Cal OES approval. A copy of the Purchasing Agent’s approval must be included with submission. Cal OES may request additional documentation that supports the procurement effort. Environmental Planning and Historic Preservation DHS/FEMA is required to ensure all activities and programs that are funded by the agency comply with federal Environmental Planning and Historic Preservation (EHP) regulations. Subrecipients proposing projects or activities (including, but not limited to, training, exercises, the installation of equipment, and construction or renovation projects) that have the potential to impact the environment or a historic structure must participate in the EHP review process. EHP Screening Memos must include detailed project information, explain the goals and objectives of the proposed project, and include supporting documentation. DHS/FEMA may also require that the Subrecipient provide a confidential California Historical Resources Information System (CHRIS) report in addition to the EHP Screening Form. Determination on the necessity of a CHRIS report is based upon information disclosed on the EHP Screening Form. Program Representatives will provide additional instructions should this report be required.     City Council 35 – 279 11/7/2023 22 Section 6 ‒ Post Award Requirements | 2022 Environmental Planning and Historic Preservation Cont. EHP requests should be submitted to Cal OES as early as possible. All projects/activities triggering EHP must receive DHS/FEMA written approval prior to commencement of the funded activity. Updated information may be referenced in the FEMA GPD EHP Policy Guidance. Construction and Renovation When applying for construction activity at the time of application, including communications towers, Subrecipients must submit evidence of approved zoning ordinances, architectural plans, any other locally required planning permits, and a notice of federal interest. Additionally, Subrecipients are required to submit a SF-424C Budget and Budget Detail that cites the project costs. Communication tower construction requests also require evidence that the Federal Communications Commission’s Section 106 review process has been completed. Subrecipients using funds for construction projects must comply with the Davis-Bacon Act. Subrecipients must ensure that their contractors or subcontractors for construction projects pay workers no less than the prevailing wages for laborers and mechanics employed on projects of a character like the contract work in the civil subdivision of the state in which the work is to be performed. Written approval for construction must be provided by DHS/FEMA prior to the use of any EMPG funds for construction or renovation. No construction activities (including site preparation, utility installations, and any groundbreaking activities) or equipment installations on existing structures, may begin until the EHP review process is complete. Inventory Control and Property Management Subrecipients must use standardized resource management concepts for resource typing and credentialing, in addition to maintaining an inventory by which to facilitate the effective identification, dispatch, deployment, tracking and recovery of resources. Subrecipients must have an effective inventory management system, to include:     City Council 35 – 280 11/7/2023 23 Section 6 ‒ Post Award Requirements | 2022 Inventory Control and Property Management Cont. •Property records that document description, serial/ID number, fund source, title information, acquisition date, cost, federal cost share, location, use, condition, and ultimate disposition; •A physical inventory conducted at least every two years; •A control system to prevent loss, damage, and theft of grant purchased equipment and supplies; and •Adequate maintenance procedures must be developed to keep the property in good condition. Equipment Disposition When original or replacement equipment acquired under the EMPG is no longer needed for program activities, the Subrecipient must contact their Program Representative to request disposition instructions. See 2 C.F.R. § 200.313(e). Performance Reporting BSIR – Subrecipients must complete a BSIR each Winter and Summer using the DHS/FEMA Grants Reporting Tool (GRT) for the duration of the subaward period of performance or until all grant activities are completed and the subaward is formally closed by Cal OES. Failure to submit a BSIR could result in subaward reduction, suspension, or termination. Access to the BSIR may be obtained through the GRT. To create a new account, click the link that reads, “Register for an account” and follow the instructions provided. The Subrecipient will be required to ensure up-to-date project information is entered. The Project Ledger in the FMFW may assist with the BSIR data entry process. For additional assistance with the GRT, contact the appropriate Program Representative. Quarterly Performance Reports – Subrecipients must prepare and submit Performance Reports to the State for the duration of the subaward period of performance, or until all grant activities are completed and the subaward is formally closed by Cal OES. The quarterly reports must include the progress made on identified activities, as well as other required information. Failure to submit a quarterly Performance Report could result in subaward reduction, suspension, or termination.     City Council 35 – 281 11/7/2023 24 Section 6 ‒ Post Award Requirements | 2022 Performance Reporting Cont. In order to ensure that mandated performance metrics and other data required under the subaward is reported accurately, all EMPG Performance Reports must be submitted electronically, via email, to their Cal OES Program Representative for review and vetting. Electronic documents submitted for Cal OES review and vetting should be submitted as soon as possible, but no later than, seven calendar days before the identified due date(s) associated with the Performance Report. Submission of the electronic copy is only to occur after their Cal OES Program Representative’s review has concluded and the Subrecipient is directed by their Cal OES Program Representative to submit the signed electronic copy. Extension Requests Extensions to the initial period of performance identified in the subaward will only be considered through formal, written requests to the Subrecipient’s Program Representative. Upon receipt of the extension request, Cal OES will: 1.Verify compliance with performance reporting requirements by confirming the Subrecipient has submitted all necessary performance reports; 2.Confirm the Subrecipient has provided sufficient justification for the request; and 3.If applicable, confirm the Subrecipient has demonstrated sufficient progress in past situations where an extension was authorized by Cal OES. Extension requests will be granted only due to compelling legal, policy, or operational challenges, must be project specific, and will only be considered for the following reasons: 1.Contractual commitments with vendors that prevent completion of the project within the period of performance; 2.The project must undergo a complex environmental review which cannot be completed within this timeframe; 3.Projects are long-term by design and therefore; acceleration would compromise core programmatic goals; and 4.Where other special circumstances exist.     City Council 35 – 282 11/7/2023 25 Section 6 ‒ Post Award Requirements | 2022 Extension Requests Cont. To be considered, extension requests must be received no later than 60 days prior to the end of the Subrecipient’s period of performance and must contain specific and compelling justifications as to why an extension is required. All extension requests must address the following: 1.Grant program, fiscal year, and award number; 2.Reason for delay; 3.Current status of the activity/activities; 4.Approved period of performance termination date and new project completion date; 5.Amount of funds drawn down to date; 6.Remaining available funds, both federal and non-federal; 7.Budget outlining how remaining federal and non-federal funds will be expended; 8.Plan for completion, including milestones and timeframes for each milestone and the position/person responsible for implementing the plan for completion; and 9.Certification that the activity/activities will be completed within the extended period of performance without any modification to the original Statement of Work. General questions regarding extension requirements and the Extension Request form should be directed to your Program Representative. For additional information, please see IB 379. Extension requests for personnel and salaries do not meet the requirements of IB 379 and will not be granted. Subrecipients are expected to complete all grant-funded personnel activity by the end of the subaward period of performance. Progress Reports on Grant Extensions All Subrecipients that receive Cal OES approval to extend their FY 2022 grant subaward period of performance may be required to submit progress reports indicating completed and future project milestones on all extended projects. Progress reports must be submitted electronically to their Program Representative. Deadlines for the submission of progress reports will be established at the time of extension approval.     City Council 35 – 283 11/7/2023 26 Section 6 ‒ Post Award Requirements | 2022 Monitoring Cal OES Grants Monitoring actively monitors Subrecipients, through day-to-day communications, programmatic site visits, and desk and on-site compliance assessments. The purpose of the compliance assessment is to ensure Subrecipients are in compliance with applicable state and federal regulations, grant guidelines, and programmatic requirements. Monitoring activities may include, but are not limited to: •Verifying that entries recorded on the FMFW categories are properly supported with source documentation; •Eligibility of and support for expenditures, typically covering two to three years of data; •Comparing actual Subrecipient activities to those approved in the grant application and subsequent modifications, including the review of timesheets and invoices as applicable; •Procurements and contracts; •Ensuring equipment lists are properly maintained and physical inventories are conducted; •Ensuring advances have been disbursed in accordance with applicable guidelines; and •Confirming compliance with: o Standard Assurances, and o Information provided on performance reports and payment requests NOTE: It is the responsibility of all Subrecipients that pass down grant funds to other entities, to maintain and utilize a formal process to monitor the grant activities of their subawards. This requirement includes, but is not limited to, on-site verification of grant activities, as required. It is common for Subrecipients to receive findings in a programmatic site visit or compliance assessment, which require a Corrective Action Plan (CAP) to be submitted by Subrecipients. Those Subrecipients who fail to submit a CAP, as required, shall have a “hold” placed on any future reimbursements until the “finding” is resolved.     City Council 35 – 284 11/7/2023 27 Section 6 ‒ Post Award Requirements | 2022 Failure to Submit Required Reports Periodic reporting is required by the grant. Subrecipients who miss a single reporting due date may receive a letter addressed to their Board of Supervisors informing them of the failure to report. County OAs and tribes who fail to report twice in a row may have subsequent awards reduced by ten percent until timely reporting is reestablished. Suspension/ Termination Cal OES may suspend or terminate grant funding, in whole or in part, or other measures may be imposed for any of the following reasons: •Failure to submit required reports. •Failure to expend funds in a timely manner consistent with the grant milestones, guidance, and assurances. •Failure to comply with the requirements or statutory progress toward the goals or objectives of federal or state law. •Failure to make satisfactory progress toward the goals or objectives set forth in the Subrecipient application. •Failure to follow Grant Subaward requirements or Special Conditions. •Proposing or implementing substantial plan changes to the extent that, if originally submitted, the application would not have been selected for funding. •False certification in the application or other document. •Failure to adequately manage, monitor, or direct the grant funding activities of their Subrecipients. Before taking action, Cal OES will provide the Subrecipient reasonable notice of intent to impose corrective measures and will make every effort to informally resolve the problem. Closeout Cal OES will close-out Subrecipient awards when it determines all applicable administrative actions and all required work of the federal award have been completed. Subawards will be closed after: •Receiving any applicable Subrecipient Performance Report indicating all approved work has been completed, and all funds have been distributed; •All funds have been requested and reimbursed, or disencumbered;     City Council 35 – 285 11/7/2023 28 Section 6 ‒ Post Award Requirements | 2022 Closeout Cont. •Completing a review to confirm the accuracy of reported information; •Reconciling actual costs to subawards, modifications and payments; and •Verifying the Subrecipient has submitted a final BSIR showing all grant funds have been expended. Records Retention The records retention period is three years from the date of the Cal OES Grant Closeout letter, or until any pending litigation, claim, or audit started before the expiration of the three-year retention period has been resolved and final action is taken. The Cal OES Grant Closeout Letter will notify the Subrecipient of the start of the records retention period for all programmatic and financial grant-related records. For indirect cost rate proposals, cost allocation plans, or other rate computation records, the start of the record retention period is dependent on whether the proposal, plan, or other computation is required to be submitted to the federal government (or to the pass-through entity) for negotiation purposes. See 2 C.F.R. § 200.334(f). In order for any cost to be allowable, it must be adequately documented per 2 C.F.R. § 200.403(g). If the State Administrative Agency award remains open after the Subrecipient’s submission of the final BSIR, Cal OES will complete any additional BSIR reporting required under the award on behalf of the Subrecipient. Closed grants may still be monitored and audited. Failure to maintain all grant records for the required retention period could result in a reduction of grant funds, and an invoice to return costs associated with the unsupported activities. If documents are retained longer than the required retention period, FEMA, the DHS Office of Inspector General, Government Accountability Office, and pass-through entity have the right to access these records as well. See Title 2 C.F.R § 200.334 and 200.337.     City Council 35 – 286 11/7/2023 Attachment A ‒ FY 2022 EMPG Allocations | 2022 Operational Area Population Base Amount Per Capita Total Total Award ALAMEDA 1,656,591 125,000 426,584 551,584 ALPINE 1,135 125,000 293 125,293 AMADOR 37,377 125,000 9,625 134,625 BUTTE 202,669 125,000 52,188 177,188 CALAVERAS 45,036 125,000 11,597 136,597 COLUSA 22,248 125,000 5,729 130,729 CONTRA COSTA 1,153,854 125,000 297,126 422,126 DEL NORTE 26,949 125,000 6,940 131,940 EL DORADO 195,362 125,000 50,307 175,307 FRESNO 1,026,681 125,000 264,378 389,378 GLENN 29,679 125,000 7,643 132,643 HUMBOLDT 130,851 125,000 33,695 158,695 IMPERIAL 186,034 125,000 47,905 172,905 INYO 18,563 125,000 4,780 129,780 KERN 914,193 125,000 235,411 360,411 KINGS 152,543 125,000 39,281 164,281 LAKE 63,940 125,000 16,465 141,465 LASSEN 27,572 125,000 7,100 132,100 LOS ANGELES 10,044,458 125,000 2,586,522 2,711,522 MADERA 158,474 125,000 40,808 165,808 MARIN 257,774 125,000 66,379 191,379 MARIPOSA 18,037 125,000 4,645 129,645 MENDOCINO 86,669 125,000 22,318 147,318 MERCED 284,836 125,000 73,347 198,347 MODOC 9,491 125,000 2,444 127,444 MONO 13,295 125,000 3,424 128,424 MONTEREY 437,318 125,000 112,612 237,612 NAPA 137,637 125,000 35,443 160,443 NEVADA 97,466 125,000 25,098 150,098 ORANGE 3,153,764 125,000 812,117 937,117 PLACER 404,994 125,000 104,289 229,289 PLUMAS 18,116 125,000 4,665 129,665 RIVERSIDE 2,454,453 125,000 632,040 757,040 SACRAMENTO 1,561,014 125,000 401,973 526,973 SAN BENITO 63,526 125,000 16,358 141,358 SAN BERNARDINO 2,175,909 125,000 560,313 685,313 SAN DIEGO 3,315,404 125,000 853,741 978,741 SAN FRANCISCO 875,010 125,000 225,321 350,321 SAN JOAQUIN 783,534 125,000 201,766 326,766     City Council 35 – 287 11/7/2023 Operational Area Population Base Amount Per Capita Total Total Award SAN LUIS OBISPO 271,172 125,000 69,829 194,829 SAN MATEO 765,245 125,000 197,056 322,056 SANTA BARBARA 441,172 125,000 113,605 238,605 SANTA CLARA 1,934,171 125,000 498,063 623,063 SANTA CRUZ 261,115 125,000 67,239 192,239 SHASTA 177,797 125,000 45,784 170,784 SIERRA 3,189 125,000 822 125,822 SISKIYOU 44,330 125,000 11,415 136,415 SOLANO 438,527 125,000 112,924 237,924 SONOMA 484,207 125,000 124,687 249,687 STANISLAUS 555,968 125,000 143,166 268,166 SUTTER 101,289 125,000 26,082 151,082 TEHAMA 65,354 125,000 16,829 141,829 TRINITY 13,535 125,000 3,486 128,486 TULARE 481,733 125,000 124,050 249,050 TUOLUMNE 53,465 125,000 13,767 138,767 VENTURA 835,223 125,000 215,076 340,076 YOLO 217,500 125,000 56,008 181,008 YUBA 79,407 125,000 20,448 145,448 TRIBAL NATIONS 362,801 125,000 93,424 218,424 TOTAL 39,829,656 7,375,000 10,256,430 17,631,430     City Council 35 – 288 11/7/2023 Attachment B ‒ FY 2022 EMPG Timeline | 2022 DHS Announcement of FY 2022 EMPG NOFO April 13, 2022 Cal OES Application due to DHS June 13, 2022 DHS/FEMA Award to California September, 2022 Subrecipient period of performance begins July 1, 2022 Notification of Subrecipient Award September, 2022 Subrecipient Workshops September/October 2022 FY 2022 California Supplement release September, 2022 Integrated Preparedness Plan (IPP) due September 30, 2022 Submission of the FY 2022 EMPG Performance Report for the period of 7/1/2022 – 9/30/2022 October 14, 2022 Subrecipient Final Applications due to Cal OES December 30, 2022 Submission of the FY 2022 EMPG Performance Report for the period of 7/1/2022 – 12/31/2022 January 13, 2023 Submission of the FY 2022 EMPG Performance Report for the period of 7/1/2022 – 3/31/2023 April 14, 2023 Submission of the FY 2022 EMPG Performance Report for the period of 7/1/2022 – 6/30/2023 July 14, 2023 Submission of the FY 2022 EMPG Performance Report for the period of 7/1/2022 – 9/30/2023 October 13, 2023 All FY 2022 EMPG EHP-related documents must be received by Program Representative December 29, 2023 Submission of the FY 2022 EMPG Performance Report for the period of 7/1/2022 – 12/31/2023 January 15, 2024 Submission of the FY 2022 EMPG Performance Report for the period of 7/1/2022 – 3/31/2024 April 15, 2024 Subrecipient period of performance ends June 30, 2024 Submission of the FY 2022 EMPG Performance Report for the period of 7/1/2022 – 6/30/2024 July 19, 2024 Final Request for Reimbursement due Within 20 calendar days of the subaward expiration date Cal OES’s period of performance ends September 30, 2024     City Council 35 – 289 11/7/2023 Attachment C ‒ FY 2022 EMPG Program Checklist | 2022 Subrecipient: FIPS#: Program Representative: Financial Management Forms Workbook: Grant Subaward Face Sheet Authorized Agent and Contact Tab Project Ledger Tab Planning Tab Organization Tab Equipment Tab Training Tab Exercise Tab Management and Administration Tab Indirect Cost Tab Consultant-Contractor Tab Personnel Tab Match Tab Indirect Cost Rate Summary (If Applicable) Authorized Agent Sheet Required Documents: Counter-signed Award Letter EHP Screening Form (If Applicable) FFATA Financial Disclosure Certification Regarding Lobbying Governing Body Resolution Subrecipient Grants Management Assessment form 2022 EMPG Standard Assurances Indirect Cost Rate Agreement (If Applicable)     City Council 35 – 290 11/7/2023 Standard Assurances For Cal OES Federal Non-Disaster Grant Programs Page 1 of 15 Initials As the duly authorized representative of the Applicant, I hereby certify that the Applicant has the legal authority to apply for federal assistance and the institutional, managerial, and financial capability (including funds sufficient to pay any non-federal share of project cost) to ensure proper planning, management, and completion of the project described in this application, within prescribed timelines. The requirements outlined in these assurances apply to Applicant and any of its subrecipients. I further acknowledge that the Applicant is responsible for reviewing and adhering to all requirements within the: (a)Applicable Federal Regulations (see below); (b)Federal Program Notice of Funding Opportunity (NOFO); (c)Federal Preparedness Grants Manual; (d)California Supplement to the NOFO; and (e)Federal and State Grant Program Guidelines. Federal Regulations Government cost principles, uniform administrative requirements, and audit requirements for federal grant programs are set forth in Title 2, Part 200 of the Code of Federal Regulations (C.F.R.). Updates are issued by the Office of Management and Budget (OMB) and can be found at http://www.whitehouse.gov/omb/. State and federal grant award requirements are set forth below. The Applicant hereby agrees to comply with the following: 1.Proof of Authority The Applicant will obtain proof of authority from the city council, governing board, or authorized body in support of this project. This written authorization must specify that the Applicant and the city council, governing board, or authorized body agree: (a)To provide all matching funds required for the grant project and that any cash match will be appropriated as required; (b)Any liability arising out of the performance of this agreement shall be the responsibility of the Applicant and the city council, governing board, or authorized body; (c)Grant funds shall not be used to supplant expenditures controlled by the city council, governing board, or authorized body; ATTACHMENT D     City Council 35 – 291 11/7/2023 Standard Assurances For Cal OES Federal Non-Disaster Grant Programs Page 2 of 15 Initials (d)The Applicant is authorized by the city council, governing board, or authorized body to apply for federal assistance, and the institutional, managerial and financial capability (including funds sufficient to pay the non-federal share of project cost, if any) to ensure proper planning, management and completion of the project described in this application; and (e)Official executing this agreement is authorized by the Applicant. This Proof of Authority must be maintained on file and readily available upon request. 2.Period of Performance The period of performance is specified in the Award. The Applicant is only authorized to perform allowable activities approved under the award, within the period of performance. 3.Lobbying and Political Activities As required by Section 1352, Title 31 of the United States Code (U.S.C.), for persons entering into a contract, grant, loan, or cooperative agreement from an agency or requests or receives from an agency a commitment providing for the United States to insure or guarantee a loan, the Applicant certifies that: (a)No federal appropriated funds have been paid or will be paid, by or on behalf of the undersigned, to any person for influencing or attempting to influence an officer or employee of an agency, a Member of Congress, an officer or employee of Congress, or an employee of a Member of Congress in connection with the awarding of any Federal contract, the making of any federal grant, the making of any federal loan, the entering into of any cooperative agreement, and the extension, continuation, renewal, amendment, or modification of any federal contract, grant, loan, or cooperative agreement. (b)If any funds other than federal appropriated funds have been paid or will be paid to any person for influencing or attempting to influence an officer or employee of any agency, a Member of Congress, an officer or employee of Congress, or an employee of a Member of Congress in connection with this federal contract, grant, loan, or cooperative agreement, the undersigned shall complete and submit Standard Form-LLL, “Disclosure Form to Report Lobbying”, in accordance with its instructions. (c)The Applicant shall require that the language of this certification be included in the award documents for all subawards at all tiers (including subcontracts, subgrants, and contracts under grants, loans, and cooperative agreements) and that all subrecipients shall certify and disclose accordingly.    City Council 35 – 292 11/7/2023 Standard Assurances For Cal OES Federal Non-Disaster Grant Programs Page 3 of 15 Initials The Applicant will also comply with provisions of the Hatch Act (5 U.S.C. §§ 1501- 1508 and §§ 7324-7328) which limit the political activities of employees whose principal employment activities are funded in whole or in part with federal funds. Finally, the Applicant agrees that federal funds will not be used, directly or indirectly, to support the enactment, repeal, modification or adoption of any law, regulation or policy without the express written approval from the California Governor’s Office of Emergency Services (Cal OES) or the federal awarding agency. 4.Debarment and Suspension As required by Executive Orders 12549 and 12689, and 2 C.F.R. § 200.214 and codified in 2 C.F.R. Part 180, Debarment and Suspension, the Applicant will provide protection against waste, fraud, and abuse by debarring or suspending those persons deemed irresponsible in their dealings with the federal government. The Applicant certifies that it and its subrecipients: (a)Are not presently debarred, suspended, proposed for debarment, declared ineligible, or voluntarily excluded from covered transactions by any federal department or agency; (b)Have not within a three-year period preceding this application been convicted of or had a civil judgment rendered against them for commission of fraud or a criminal offense in connection with obtaining, attempting to obtain, or performing a public (federal, state, or local) transaction or contract under a public transaction; violation of federal or state antitrust statutes or commission of embezzlement, theft, forgery, bribery, falsification or destruction of records, making false statements, or receiving stolen property; (c)Are not presently indicted for or otherwise criminally or civilly charged by a governmental entity (federal, state, or local) with commission of any of the offenses enumerated in paragraph (2)(b) of this certification; and (d)Have not within a three-year period preceding this application had one or more public transaction (federal, state, or local) terminated for cause or default. Where the Applicant is unable to certify to any of the statements in this certification, he or she shall attach an explanation to this application. 5.Non-Discrimination and Equal Employment Opportunity The Applicant will comply with all state and federal statutes relating to non- discrimination, including:    City Council 35 – 293 11/7/2023 Standard Assurances For Cal OES Federal Non-Disaster Grant Programs Page 4 of 15 Initials (a)Title VI of the Civil Rights Act of 1964 (Public Law (P.L.) 88-352 and 42 U.S.C. § 2000d et. seq.) which prohibits discrimination on the basis of race, color, or national origin and requires that recipients of federal financial assistance take reasonable steps to provide meaningful access to persons with limited English proficiency (LEP) to their programs and services; (b)Title IX of the Education Amendments of 1972, (20 U.S.C. §§ 1681-1683, and 1685-1686), which prohibits discrimination on the basis of sex in any federally funded educational program or activity; (c)Section 504 of the Rehabilitation Act of 1973, (29 U.S.C. § 794), which prohibits discrimination against those with disabilities or access and functional needs; (d)Americans with Disabilities Act (ADA) of 1990 (42 U.S.C. §§ 12101- 12213), which prohibits discrimination on the basis of disability and requires buildings and structures be accessible to those with disabilities and access and functional needs; (e)Age Discrimination Act of 1975, (42 U.S.C. §§ 6101-6107), which prohibits discrimination on the basis of age; (f)Public Health Service Act of 1912 (42 U.S.C. §§ 290 dd—2), relating to confidentiality of patient records regarding substance abuse treatment; (g)Title VIII of the Civil Rights Act of 1968 (42 U.S.C. § 3601 et seq.), relating to nondiscrimination in the sale, rental or financing of housing as implemented by the Department of Housing and Urban Development at 24 C.F.R. Part100. The prohibition on disability discrimination includes the requirement that new multifamily housing with four or more dwelling units—i.e., the public and common use areas and individual apartment units (all units in buildings with elevators and ground-floor units in buildings without elevators)— be designed and constructed with certain accessible features (See 24 C.F.R. § 100.201); (h)Executive Order 11246, which prohibits federal contractors and federally assisted construction contractors and subcontractors, who do over $10,000 in Government business in one year from discriminating in employment decisions on the basis of race, color, religion, sex, sexual orientation, gender identification or national origin; (i)Executive Order 11375, which bans discrimination on the basis of race, color, religion, sex, sexual orientation, gender identification, or national origin in hiring and employment in both the United States federal workforce and on the part of government contractors; (j)California Public Contract Code § 10295.3, which prohibits discrimination based on domestic partnerships and those in same sex marriages;     City Council 35 – 294 11/7/2023 Standard Assurances For Cal OES Federal Non-Disaster Grant Programs Page 5 of 15 Initials (k)DHS policy to ensure the equal treatment of faith-based organizations, under which the Applicant must comply with equal treatment policies and requirements contained in 6 C.F.R. Part 19; (l)The Applicant will comply with California’s Fair Employment and Housing Act (FEHA) (California Government Code §§12940, 12945, 12945.2), as applicable. FEHA prohibits harassment and discrimination in employment because of ancestry, familial status, race, color, religious creed (including religious dress and grooming practices), sex (which includes pregnancy, childbirth, breastfeeding and medical conditions related to pregnancy, childbirth or breastfeeding), gender, gender identity, gender expression, sexual orientation, marital status, national origin, ancestry, mental and physical disability, genetic information, medical condition, age, pregnancy, denial of medical and family care leave, or pregnancy disability leave, military and veteran status, and/or retaliation for protesting illegal discrimination related to one of these categories, or for reporting patient abuse in tax supported institutions; (m) Any other nondiscrimination provisions in the specific statute(s) under which application for federal assistance is being made; and (n)The requirements of any other nondiscrimination statute(s) that may apply to this application. 6.Drug-Free Workplace As required by the Drug-Free Workplace Act of 1988 (41 U.S.C. § 701 et seq.),the Applicant certifies that it will maintain a drug-free workplace and a drug-free awareness program as outlined in the Act. 7.Environmental Standards The Applicant will comply with state and federal environmental standards, including: (a)California Environmental Quality Act (CEQA) (California Public Resources Code §§ 21000-21177), to include coordination with the city or county planning agency; (b)CEQA Guidelines (California Code of Regulations, Title 14, Division 6, Chapter 3, §§ 15000-15387); (c)Federal Clean Water Act (CWA) (33 U.S.C. § 1251 et seq.), which establishes the basic structure for regulating discharges of pollutants into the waters of the United States and regulating quality standards for surface waters; (d)Federal Clean Air Act of 1955 (42 U.S.C. § 7401) which regulates air emissions from stationary and mobile sources;     City Council 35 – 295 11/7/2023 Standard Assurances For Cal OES Federal Non-Disaster Grant Programs Page 6 of 15 Initials (e)Institution of environmental quality control measures under the National Environmental Policy Act (NEPA) of 1969 (P.L. 91-190); the Council on Environmental Quality Regulations for Implementing the Procedural Provisions of NEPA; and Executive Order 12898 which focuses on the environmental and human health effects of federal actions on minority and low-income populations with the goal of achieving environmental protection for all communities; (f)Evaluation of flood hazards in floodplains in accordance with Executive Order 11988; (g)Executive Order 11514 which sets forth national environmental standards; (h)Executive Order 11738 instituted to assure that each federal agency empowered to enter into contracts for the procurement of goods, materials, or services and each federal agency empowered to extend federal assistance by way of grant, loan, or contract shall undertake such procurement and assistance activities in a manner that will result in effective enforcement of the Clean Air Act and the Federal Water Pollution Control Act Executive Order 11990 which requires preservation of wetlands; (i)The Safe Drinking Water Act of 1974, (P.L. 93-523); (j)The Endangered Species Act of 1973, (P.L. 93-205); (k)Assurance of project consistency with the approved state management program developed under the Coastal Zone Management Act of 1972 (16 U.S.C. §§1451 et seq.); (l)Conformity of Federal Actions to State (Clear Air) Implementation Plans under Section 176(c) of the Clean Air Act of 1955, as amended (42 U.S.C. §§7401 et seq.); (m) Wild and Scenic Rivers Act of 1968 (16 U.S.C. § 1271 et seq.) related to protecting components or potential components of the national wild and scenic rivers system. The Applicant shall not be: 1) in violation of any order or resolution promulgated by the State Air Resources Board or an air pollution district; 2) subject to a cease and desist order pursuant to § 13301 of the California Water Code for violation of waste discharge requirements or discharge prohibitions; or 3) determined to be in violation of federal law relating to air or water pollution.     City Council 35 – 296 11/7/2023 Standard Assurances For Cal OES Federal Non-Disaster Grant Programs Page 7 of 15 Initials 8.Audits For subrecipients expending $750,000 or more in federal grant funds annually, the Applicant will perform the required financial and compliance audits in accordance with the Single Audit Act Amendments of 1996 and Title 2 of the Code of Federal Regulations, Part 200, Subpart F Audit Requirements. 9.Cooperation and Access to Records The Applicant must cooperate with any compliance reviews or investigations conducted by DHS. In accordance with 2 C.F.R. § 200.337, the Applicant will give the awarding agency, the Comptroller General of the United States and, if appropriate, the state, through any authorized representative, access to and the right to examine all records, books, papers, or documents related to the award. The Applicant will require any subrecipients, contractors, successors, transferees and assignees to acknowledge and agree to comply with this provision. 10.Conflict of Interest The Applicant will establish safeguards to prohibit the Applicant’s employees from using their positions for a purpose that constitutes or presents the appearance of personal or organizational conflict of interest, or personal gain. 11.Financial Management False Claims for Payment - The Applicant will comply with 31 U.S.C §§ 3729-3733 which provides that Applicant shall not submit a false claim for payment, reimbursement, or advance. 12.Reporting - Accountability The Applicant agrees to comply with applicable provisions of the Federal Funding Accountability and Transparency Act (FFATA) (P.L. 109-282), including but not limited to (a) the reporting of subawards obligating $30,000 or more in federal funds, and (b) executive compensation data for first-tier subawards as set forth in 2 C.F.R. Part 170, Appendix A. The Applicant also agrees to comply with the requirements set forth in the government-wide financial assistance award term regarding the System for Award Management and Universal Identifier Requirements located at 2 C.F.R. Part 25, Appendix A. 13.Whistleblower Protections The Applicant must comply with statutory requirements for whistleblower protections at 10 U.S.C. § 2409, 41 U.S.C. § 4712, and 10 U.S.C. § 2324, 41 U.S.C. § 4304 and § 4310.     City Council 35 – 297 11/7/2023 Standard Assurances For Cal OES Federal Non-Disaster Grant Programs Page 8 of 15 Initials 14. Human Trafficking The Applicant will comply with the requirements of Section 106(g) of the Trafficking Victims Protection Act of 2000, as amended (22 U.S.C. § 7104) which prohibits the Applicant or its subrecipients from: (1) engaging in trafficking in persons during the period of time that the award is in effect; (2) procuring a commercial sex act during the period of time that the award is in effect; or (3) using forced labor in the performance of the award or subawards under the award. 15. Labor Standards The Applicant will comply with the following federal labor standards: (a) The Davis-Bacon Act (40 U.S.C. §§ 276a to 276a-7), as applicable, and the Copeland Act (40 U.S.C. § 3145 and 18 U.S.C. § 874) and the Contract Work Hours and Safety Standards Act (40 U.S.C. §§ 327-333), regarding labor standards for federally-assisted construction contracts or subcontracts, and (b) The Federal Fair Labor Standards Act (29 U.S.C. § 201 et al.) as they apply to employees of institutes of higher learning (IHE), hospitals and other non-profit organizations. 16. Worker’s Compensation The Applicant must comply with provisions which require every employer to be insured to protect workers who may be injured on the job at all times during the performance of the work of this Agreement, as per the workers compensation laws set forth in California Labor Code §§ 3700 et seq. 17. Property-Related If applicable to the type of project funded by this federal award, the Applicant will: (a) Comply with the requirements of Titles II and III of the Uniform Relocation Assistance and Real Property Acquisition Policies Act of 1970 (P.L. 91-646) which provide for fair and equitable treatment of persons displaced or whose property is acquired as a result of federal or federally-assisted programs. These requirements apply to all interests in real property acquired for project purposes regardless of federal participation in purchase; (b) Comply with flood insurance purchase requirements of Section 102(a) of the Flood Disaster Protection Act of 1973 (P.L. 93-234) which requires federal award subrecipients in a special flood hazard area to participate in the program and to purchase flood insurance if the total cost of insurable construction and acquisition is $10,000 or more;     City Council 35 – 298 11/7/2023 Standard Assurances For Cal OES Federal Non-Disaster Grant Programs Page 9 of 15 Initials (c)Assist the awarding agency in assuring compliance with Section 106 of the National Historic Preservation Act of 1966, as amended (16 U.S.C. § 470), Executive Order 11593 (identification and protection of historic properties), and the Archaeological and Historic Preservation Act of 1974 (16 U.S.C. § 469a-1 et seq.); and (d)Comply with the Lead-Based Paint Poisoning Prevention Act (42 U.S.C. § 4831 and 24 CFR Part 35) which prohibits the use of lead-based paint in construction or rehabilitation of residence structures. 18.Certifications Applicable Only to Federally-Funded Construction Projects For all construction projects, the Applicant will: (a)Not dispose of, modify the use of, or change the terms of the real property title or other interest in the site and facilities without permission and instructions from the awarding agency. Will record the federal awarding agency directives and will include a covenant in the title of real property acquired in whole or in part with federal assistance funds to assure nondiscrimination during the useful life of the project; (b)Comply with the requirements of the awarding agency with regard to the drafting, review and approval of construction plans and specifications; and (c)Provide and maintain competent and adequate engineering supervision at the construction site to ensure that the complete work conforms with the approved plans and specifications and will furnish progressive reports and such other information as may be required by the assistance awarding agency or State. 19.Use of Cellular Device While Driving is Prohibited The Applicant is required to comply with California Vehicle Code sections 23123 and 23123.5. These laws prohibit driving motor vehicle while using an electronic wireless communications device to write, send, or read a text-based communication. Drivers are also prohibited from the use of a wireless telephone without hands-free listening and talking, unless to make an emergency call to 911, law enforcement, or similar services.     City Council 35 – 299 11/7/2023 Standard Assurances For Cal OES Federal Non-Disaster Grant Programs Page 10 of 15 Initials 20.California Public Records Act and Freedom of Information Act The Applicant acknowledges that all information submitted in the course of applying for funding under this program, or provided in the course of an entity’s grant management activities that are under Federal control, is subject to the Freedom of Information Act (FOIA), 5 U.S.C. § 552, and the California Public Records Act, California Government Code section 6250 et seq. The Applicant should consider these laws and consult its own State and local laws and regulations regarding the release of information when reporting sensitive matters in the grant application, needs assessment, and strategic planning process. EMERGENCY MANAGEMENT PERFORMANCE GRANT PROGRAM (EMPG) – PROGRAM SPECIFIC ASSURANCES / CERTIFICATIONS 21.Acknowledgment of Federal Funding from DHS The Applicant must acknowledge its use of federal funding when issuing statements, press releases, requests for proposals, bid invitations, and other documents describing projects or programs funded in whole or in part with federal funds. 22.Activities Conducted Abroad The Applicant must ensure that project activities carried on outside the United States are coordinated as necessary with appropriate government authorities and that appropriate licenses, permits, or approvals are obtained. 23.Best Practices for Collection and Use of Personally Identifiable Information (PII) DHS defines personally identifiable information (PII) as any information that permits the identity of an individual to be directly or indirectly inferred, including any information that is linked or linkable to that individual. If the Applicant collects PII, the Applicant is required to have a publicly-available privacy policy that describes standards on the usage and maintenance of PII they collect. The Applicant may refer to the DHS Privacy Impact Assessments: Privacy Guidance and Privacy template as a useful resource. 24.Copyright The Applicant must affix the applicable copyright notices of 17 U.S.C. §§ 401 or 402 and an acknowledgement of U.S. Government sponsorship (including the award number) to any work first produced under federal financial assistance awards.     City Council 35 – 300 11/7/2023 Standard Assurances For Cal OES Federal Non-Disaster Grant Programs Page 11 of 15 Initials 25.Duplication of Benefits Any cost allocable to a particular federal financial assistance award provided for in 2 C.F.R. Part 200, Subpart E may not be charged to other federal financial assistance awards to overcome fund deficiencies, to avoid restrictions imposed by federal statutes, regulations, or federal financial assistance award terms and conditions, or for other reasons. However, these prohibitions would not preclude the Applicant from shifting costs that are allowable under two or more awards in accordance with existing federal statutes, regulations, or the federal financial assistance award terms and conditions. 26.Energy Policy and Conservation Act The Applicant must comply with the requirements of 42 U.S.C. § 6201 which contain policies relating to energy efficiency that are defined in the state energy conservation plan issued in compliance with this Act. 27.Federal Debt Status The Applicant is required to be non-delinquent in its repayment of any federal debt. Examples of relevant debt include delinquent payroll and other taxes, audit disallowances, and benefit overpayments. See OMB Circular A-129. 28.Fly America Act of 1974 The Applicant must comply with Preference for U.S. Flag Air Carriers: (air carriers holding certificates under 49 U.S.C. § 41102) for international air transportation of people and property to the extent that such service is available, in accordance with the International Air Transportation Fair Competitive Practices Act of 1974 (49 U.S.C. § 40118) and the interpretative guidelines issued by the Comptroller General of the United States in the March 31, 1981, amendment to Comptroller General Decision B- 138942. 29.Hotel and Motel Fire Safety Act of 1990 In accordance with Section 6 of the Hotel and Motel Fire Safety Act of 1990, the Applicant must ensure that all conference, meeting, convention, or training space funded in whole or in part with federal funds complies with the fire prevention and control guidelines of the Federal Fire Prevention and Control Act of 1974, as amended, 15 U.S.C. § 2225a.     City Council 35 – 301 11/7/2023 Standard Assurances For Cal OES Federal Non-Disaster Grant Programs Page 12 of 15 Initials 30. Non-supplanting Requirement If the Applicant receives federal financial assistance awards made under programs that prohibit supplanting by law, the Applicant must ensure that federal funds do not replace (supplant) funds that have been budgeted for the same purpose through non- federal sources. 31. Patents and Intellectual Property Rights Unless otherwise provided by law, the Applicant is subject to the Bayh-Dole Act, Pub. L. No. 96-517, as amended, and codified in 35 U.S.C. § 200 et seq. The Applicant is subject to the specific requirements governing the development, reporting, and disposition of rights to inventions and patents resulting from financial assistance awards located at 37 C.F.R. Part 401 and the standard patent rights clause located at 37 C.F.R. § 401.14. 32. SAFECOM If the Applicant receives federal financial assistance awards made under programs that provide emergency communication equipment and its related activities, the Applicant must comply with the SAFECOM Guidance for Emergency Communication Grants, including provisions on technical standards that ensure and enhance interoperable communications. 33. Terrorist Financing The Applicant must comply with Executive Order 13224 and U.S. law that prohibit transactions with, and the provisions of resources and support to, individuals and organizations associated with terrorism. The Applicant is legally responsible for ensuring compliance with the Order and laws. 34. Reporting of Matters Related to Recipient Integrity and Performance If the total value of the Applicant’s currently active grants, cooperative agreements, and procurement contracts from all federal assistance offices exceeds $10,000,000 for any period of time during the period of performance of this federal financial assistance award, the Applicant must comply with the requirements set forth in the government-wide Award Term and Condition for Recipient Integrity and Performance Matters located at 2 C.F.R. Part 200, Appendix XII, the full text of which is incorporated here by reference in the award terms and conditions.     City Council 35 – 302 11/7/2023 Standard Assurances For Cal OES Federal Non-Disaster Grant Programs Page 13 of 15 Initials 35.USA Patriot Act of 2001 The Applicant must comply with requirements of the Uniting and Strengthening America by Providing Appropriate Tools Required to Intercept and Obstruct Terrorism Act (USA PATRIOT Act), which amends 18 U.S.C. §§ 175–175c. 36.Use of DHS Seal, Logo, and Flags The Applicant must obtain permission from their DHS Financial Assistance Office, prior to using the DHS seal(s), logos, crests or reproductions of flags or likenesses of DHS agency officials, including use of the United States Coast Guard seal, logo, crests or reproductions of flags or likenesses of Coast Guard officials. 37.Applicability of DHS Standard Terms and Conditions to Tribes The DHS Standard Terms and Conditions are a restatement of general requirements imposed upon the Applicant and flow down to any of its subrecipients as a matter of law, regulation, or executive order. If the requirement does not apply to Indian tribes or there is a federal law or regulation exempting its application to Indian tribes, then the acceptance by Tribes of, or acquiescence to, DHS Standard Terms and Conditions does not change or alter its inapplicability to an Indian tribe. The execution of grant documents is not intended to change, alter, amend, or impose additional liability or responsibility upon the Tribe where it does not already exist. 38.Required Use of American Iron, Steel, Manufactured Products, and Construction Materials The Applicant must comply with the “Build America, Buy America” Act (BABAA), enacted as part of the Infrastructure Investment and Jobs Act and Executive Order 14005. Applicants receiving a federal award subject to BABAA requirements may not use federal financial assistance funds for infrastructure projects unless: (a)All iron and steel used in the project are produced in the United States – this means all manufacturing processes, from the initial melting stage through the application of coatings, occurred in the United States;     City Council 35 – 303 11/7/2023 Standard Assurances For Cal OES Federal Non-Disaster Grant Programs Page 14 of 15 Initials (b)All manufactured products used in the project are produced in the United States – this means the manufactured product was manufactured in the United States; and the cost of the components of the manufactured product that are mined, produced, or manufactured in the United States is greater than 55 percent of the total cost of all components of the manufactured product, unless another standard for determining the minimum amount of domestic content of the manufactured product has been established under applicable law or regulation; and (c)All construction materials are manufactured in the United States – this means that all manufacturing processes for the construction material occurred in the United States. The “Buy America” preference only applies to articles, materials, and supplies that are consumed in, incorporated into, or affixed to an infrastructure project. It does not apply to tools, equipment, and supplies, such as temporary scaffolding, brought to the construction site and removed at or before the completion of the infrastructure project. Nor does a Buy America preference apply to equipment and furnishings, such as movable chairs, desks, and portable computer equipment, that are used at or within the finished infrastructure project but are not an integral part of the structure or permanently affixed to the infrastructure project. Per section 70914(c) of BABAA, FEMA may waive the application of a Buy America preference under an infrastructure program in certain cases. On July 1, 2022, OMB approved FEMA’s General Applicability Public Interest Waiver of the BABAA requirements to be effective for a period of six months, through January 1, 2023. Applicants will not be required to follow the BABAA requirements for FEMA awards made, and any other funding FEMA obligates, during this waiver period. For any new awards FEMA makes after January 1, 2023, as well as new funding FEMA obligates to existing awards or through renewal awards where the new funding is obligated after January 1, 2023, Applicants will be required to follow the BABAA requirements unless another waiver is requested and approved.     City Council 35 – 304 11/7/2023 Standard Assurances For Cal OES Federal Non-Disaster Grant Programs Page 15 of 15 Initials IMPORTANT The purpose of these assurances is to obtain federal and state financial assistance, including any and all federal and state grants, loans, reimbursement, contracts, etc. Applicant recognizes and agrees that state financial assistance will be extended based on the representations made in these assurances. These assurances are binding on Applicant, its successors, transferees, assignees, etc. as well as any of its subrecipients. Failure to comply with any of the above assurances may result in suspension, termination, or reduction of grant funds. All appropriate documentation, as outlined above, must be maintained on file by the Applicant and available for Cal OES or public scrutiny upon request. Failure to comply with these requirements may result in suspension of payments under the grant or termination of the grant or both and the Applicant may be ineligible for award of any future grants if Cal OES determines that the Applicant: (1) has made false certification, or (2) violates the certification by failing to carry out the requirements as noted above. All of the language contained within this document must be included in the award documents for all subawards at all tiers. Applicants are bound by the Department of Homeland Security Standard Terms and Conditions 2022, Version 3, hereby incorporated by reference, which can be found at: https://www.dhs.gov/publication/fy15-dhs- standard-terms-and-conditions. The undersigned represents that he/she is authorized to enter into this agreement for and on behalf of the Applicant. Applicant: Signature of Authorized Agent: Printed Name of Authorized Agent: Title: Date:     City Council 35 – 305 11/7/2023 3 8 3 4 City of Santa Ana PoliceDepartment www.santa-ana.org/police Item # 36 20 Civic Center Plaza, Santa Ana, CA 92701 Staff Report November 7, 2023 TOPIC: Purchase of Exercise Equipment and Resolution to Accept Donation of Exercise Equipment for the Santa Ana Police Department Fitness Center AGENDA TITLE Award Purchase Order to Advanced Exercise Fitness Solutions for Exercise Equipment in the Amount of $76,203 and Resolution to Accept Donation of Exercise Equipment for the Santa Ana Police Department Fitness Center (Specification No. 23-169) (Non- General Fund) RECOMMENDED ACTION 1. Authorize a one-time purchase and payment of Purchase Order to Advanced Exercise Fitness Solutions for various Life Fitness cardio and Hammer Strength exercise equipment and installation for the Santa Ana Police Department Fitness Center in the amount of $76,203. 2. Adopt a resolution accepting the donation of two Life Fitness Treadmills, valued at $14,743.97, from the Santa Ana Police Officers Association. RESOLUTION NO. 2023-XXX entitled A RESOLUTION OF THE CITY COUNCIL OF THE CITY OF SANTA ANA ACCEPTING THE DONATION OF GYM EQUIPMENT FROM THE SANTA ANA POLICE OFFICER ASSOCIATION FOR USE IN THE BRUCE R. CARLSON FITNESS CENTER LOCATED AT THE SANTA ANA POLICE DEPARTMENT GOVERNMENT CODE §84308 APPLIES: Yes (Action No. 1) DISCUSSION On September 19, 2023, the City Council approved an appropriation adjustment recognizing the Board of State and Community Corrections (BSCC) Officer Wellness and Mental Health Grant Program in the amount of $246,431.01. Per statute, these funds may be used for programs and services that are evidence-based or have successful track records of enhancing officer wellness. This includes the purchase of gym equipment.     City Council 36 – 1 11/7/2023 Purchase of Exercise Equipment and Resolution to Accept Donation of Exercise Equipment for the Santa Ana Police Department Fitness Center November 7, 2023 Page 2 Much of the current Santa Ana Police Department (SAPD) Fitness Center gym equipment, purchased over the last 26 years, has reached its life expectancy and requires replacement. Furthermore, modern innovative equipment additions will greatly enhance the gym experience for officers, thus encouraging more officers to use the fitness center and reap the health and wellness benefits derived therein. A recent survey of SAPD officers conducted in October 2023 resulted in the following: •94.62% of respondents said they use the Fitness Center to improve their fitness level, strength, and endurance •79.37% indicated they use the center to improve their mood and reduce their stress levels •91.63% responded that they would use the Fitness Center more if it was better equipped. According to the joint International Association of Chiefs of Police (IACP) / Bureau of Justice Assistance (BJA), U.S. Department of Justice (DOJ) publication Fitness Program Development Considerations, “Fitness and wellness are important aspects of every officer’s job. A properly maintained program will help keep personnel healthier, happier, and less prone to injuries. A successful program is beneficial to the individual officers, the department as a whole, and the community the department serves.” Much of the existing exercise equipment in the fitness center are from the Life Fitness and Hammer Strength brands. It is the Santa Ana Police Department's preference to replace most of the exercise equipment with the same Life Fitness and Hammer Strength brands. These brands set the industry standard for quality commercial grade equipment and are well known for their build quality and warranty; which will ensure a level of safety while these machines are in use. Santa Ana Ordinance No. NS-3041 authorizes the City to purchase against contracts awarded by any public agency employing a competitive bid process. Sourcewell, a cooperative government purchasing agency, awarded a contract to Life Fitness, LLC (Contract No. 081120-LFF) for procurement of exercise and fitness equipment, as a result of open, competitive bidding on behalf of its members, which includes government agencies. Advanced Exercise Fitness Solutions is the only authorized dealer of Life Fitness, LLC exercise equipment in the Southern California Market, and is extending the contract to the City. Staff researched available procurement options and product offerings in the market, and it was determined that Life Fitness, LLC fitness equipment meets the City’s specifications and can provide safe, long lasting fitness equipment utilized by the Police Department. By leveraging the procurement power through cooperative purchasing, the City of Santa     City Council 36 – 2 11/7/2023 Purchase of Exercise Equipment and Resolution to Accept Donation of Exercise Equipment for the Santa Ana Police Department Fitness Center November 7, 2023 Page 3 Ana is able to obtain nationally vetted, high quality products at competitive volume pricing, and is in accordance with the City’s existing purchasing guidelines. Additionally, the Santa Ana Police Officers Association purchased two Life Fitness Treadmills as a donation to the City of Santa Ana for the SAPD Fitness Center. Recognizing this gift will allow the Department to identify these treadmills as city property and permit the City to maintain and/or repair these treadmills as needed. FISCAL IMPACT Funds are available in the following account: Fiscal Year Accounting Unit – Account No. Fund Description Accounting Unit – Account No. Description Amount FY 23-24 12814413-63001 Law Enforcement Grants BSCC Police Grants, Miscellaneous Operating Expenses $76,203 EXHIBIT(S) 1. Resolution Submitted By: David Valentin, Police Chief Approved By: Steven Mendoza, Acting City Manager     City Council 36 – 3 11/7/2023 Resolution No. 2023-XXX Page 1 of 2 RESOLUTION NO. 2023-xxx A RESOLUTION OF THE CITY COUNCIL OF THE CITY OF SANTA ANA ACCEPTING THE DONATION OF GYM EQUIPMENT FROM THE SANTA ANA POLICE OFFICER ASSOCIATION FOR USE IN THE BRUCE R. CARLSON FITNESS CENTER LOCATED AT THE SANTA ANA POLICE DEPARTMENT BE IT RESOLVED BY THE CITY COUNCIL OF THE CITY OF SANTA ANA AS FOLLOWS: Section 1. The City Council of the City of Santa Ana hereby finds, determines and declares as follows: A.The Santa Ana Police Officer’s Association has a long history of supporting the men and women of the Santa Ana Police Department. In an effort to foster this long standing relationship and mutual support, the Santa Ana Police Officers Association has graciously offered to donate gym equipment to the City of Santa Ana for use by its members and other employees in the Bruce R. Carlson Fitness Center located inside the Santa Ana Police Department. B.The gym equipment consists of two Life Fitness treadmills, valued at $14,743.97. C.The City Council of the City of Santa Ana believes that accepting such a donation would encourage wellness and physical fitness for Santa Ana Police Department employees that use the gym and foster goodwill between the City of Santa Ana and the Santa Ana Police Officers Association. Section 2. The City Council of the City of Santa Ana hereby accepts the donation of gym equipment from the Santa Ana Police Officers Association as outlined above. Section 3. This Resolution shall take effect immediately upon the signing of this Resolution by the City Council and the Clerk of the Council shall attest to and certify this the vote adopting this Resolution. [Signatures on following page] EXHIBIT 1     City Council 36 – 4 11/7/2023 Resolution No. 2023-XXX Page 2 of 2 SIGNED this day of _______________, 2023. ______________________________ Valerie Amezcua Mayor APPROVED AS TO FORM: Sonia R. Carvalho, City Attorney By: Tamara Bogosian Senior Assistant City Attorney AYES: Councilmembers NOES: Councilmembers ABSTAIN: Councilmembers NOT PRESENT: Councilmembers CERTIFICATE OF ATTESTATION AND ORIGINALITY I, JENNIFER L. HALL, City Clerk, do hereby attest to and certify the attached Resolution No. 2023-XXX to be the original resolution adopted by the City Council of the City of Santa Ana on , 2023. Date:_______________ _____________________________ City Clerk City of Santa Ana     City Council 36 – 5 11/7/2023 Library www.santa-ana.org/library Item # 37 City of Santa Ana 20 Civic Center Plaza, Santa Ana, CA 92701 Staff Report November 7, 2023 TOPIC: Building Forward Library Facilities Improvement Program Grant for the Newhope Library AGENDA TITLE Resolution Authorizing the Grant Application, Acceptance, and Execution of Grant Funds from the California State Library’s Building Forward Library Facilities Improvement Program in a Proposed Grant Amount of $1,086,754 RESOLUTION NO. 2023-XXX entitled A RESOLUTION OF THE CITY COUNCIL OF THE CITY OF SANTA ANA AUTHORIZING THE GRANT APPLICATION, ACCEPTANCE, AND EXECUTION OF THE GRANT FUNDS FROM THE STATE OF CALIFORNIA BUDGET ACT OF 2022 (AB 178) OR THE STATE OF CALIFORNIA BUDGET ACT OF 2023 (SB 101) RECOMMENDED ACTION Adopt a resolution authorizing the application, acceptance, and execution of grant funds from the California State Library’s Building Forward Library Facilities Improvement Program, approval to implement the awarded project, and designate Library Services Director, Brian Sternberg, as the Authorized Representative to enter into the grant agreement GOVERNMENT CODE §84308 APPLIES: No DISCUSSION In April 2023, the California State Library announced it was accepting applications for its Building Forward Library Facilities Improvement Program Round Two, where $175 million in competitive grants would be available to cities, counties, or special library districts for critical maintenance and improvement projects. The Library Services Agency (“Library”) submitted a grant application for the Newhope Library to fund HVAC, electrical, and plumbing upgrades; fire protection system improvements; and repair and replacement of interior and storefront doors. The grant scope would be incorporated into the larger Newhope Library Renovation Project, which includes retrofitting the branch with vibrant reading areas, expanded study spaces, reimagined outdoor patio, state-of-the-art technology, community gathering spots, and a     City Council 37 – 1 11/7/2023 Building Forward Library Facilities Improvement Program Grant for the Newhope Library November 7, 2023 Page 2 3 8 0 7 new Innovation Center equipped to provide STEM learning opportunities for the entire family. The overall Newhope Library Renovation Project is expected to be completed by fall 2024. In October 2023, the California State Library notified the Library of its intent to award the full grant request of $1,086,754. The Library will need to provide supporting documentation, including a Resolution to authorize the application, acceptance, and execution of grant funds prior to formal grant award. Following approval of the supporting documents by the California State Library, the Library will return to the City Council for approval of the grant agreement and to appropriate the grant funds. While the grant requires a dollar-for-dollar match, the City’s Local Income Per Capita (LIPC) made it eligible for a 75% reduction in the local match requirement. The City will only be required to provide a match of $271,688, which is within the project’s existing budget and will not require additional budget appropriation. All grant funds must be fully expended by June 30, 2027. FISCAL IMPACT There is no fiscal impact associated with this action. The Library Services Agency will return to the City Council for approval of the grant agreement and to recognize and appropriate grant funds in the amount of $1,086,754. EXHIBIT(S) 1. Resolution 2. Intent to Award Letter Submitted By: Brian Sternberg, Executive Director of Library Services Approved By: Steven A. Mendoza, Acting City Manager     City Council 37 – 2 11/7/2023 Resolution No. 2023-XXX Page 1 of 3 RESOLUTION NO. 2023-XXX A RESOLUTON OF THE CITY COUNCIL OF THE CITY OF SANTA ANA AUTHORIZING THE GRANT APPLICATION, ACCEPTANCE, AND EXECUTION OF THE GRANT FUNDS FROM THE STATE OF CALIFORNIA BUDGET ACT OF 2022 (AB 178) OR THE STATE OF CALIFORNIA BUDGET ACT OF 2023 (SB 101) WHEREAS, the Legislature and Governor of the State of California have provided funds for the program shown above; and WHEREAS, the California State Library has been delegated the responsibility for the administration of this grant program, establishing necessary procedures; and WHEREAS, said procedures established by the California State Library require a resolution certifying the approval by the potential grantee’s governing board either before submission of said application(s) to the State or prior to execution of the grant agreement; and WHEREAS, the City of Santa Ana will enter into an agreement with the State of California to carry out the project described below; and WHEREAS, the City of Santa Ana proposes to implement the Newhope Library Renovation Project; and WHEREAS, the City of Santa Ana has the legal authority and is authorized to enter into a funding agreement with the State of California; and WHEREAS, the City of Santa Ana intends to receive grant funding from the California State Library for the Newhope Library Renovation Project. NOW, THEREFORE, BE IT RESOLVED BY THE CITY COUNCIL OF THE CITY OF SANTA ANA AS FOLLOWS: Section 1. The City Council of the City of Santa Ana hereby finds, determines and declares as follows: A.Pursuant and subject to all of the terms and provisions of the California Budget Act of 2022 or the California Budget Act of 2023 , the City of Santa Ana’s Executive Director of Library Services, or their designee, is hereby authorized and directed to prepare and file an application for funding with     City Council 37 – 3 11/7/2023 Resolution No. 2023-XXX Page 2 of 3 the California State Library, and take such other actions necessary or appropriate to obtain grant funding. B.The City of Santa Ana’s Executive Director of Library Services, or their designee, is hereby authorized and directed to execute the funding agreement with the California State Library and any amendments thereto. C.The City of Santa Ana’s Executive Director of Library Services, or their designee, is hereby authorized and directed to submit any required documents, funding requests, and reports required to obtain grant funding. D.The City of Santa Ana certifies that the project will comply with any laws and regulations including, but not limited to, the California Environmental Quality Act (CEQA), legal requirements for building codes, health and safety codes, the California Labor Code, disabled access laws, and, that prior to commencement of the project, all applicable permits will have been obtained. Section 2. This Resolution shall take effect immediately upon its adoption by the City Council and the Clerk of the Council shall attest to and certify the vote adopting this Resolution. ADOPTED this ____day of November, 2023 _______________________ Valerie Amezcua Mayor APPROVED AS TO FORM: Sonia R. Carvalho, City Attorney By:_________________________ Brandon Salvatierra Deputy City Attorney AYES: Councilmembers ________________________________________ NOES: Councilmembers _______________________________________ ABSTAIN: Councilmembers _______________________________________ NOT PRESENT: Councilmembers _______________________________________     City Council 37 – 4 11/7/2023 Resolution No. 2023-XXX Page 3 of 3 CERTIFICATE OF ATTESTATION AND ORIRGINALITY I, Jennifer L. Hall, City Clerk, do hereby attest to and certify the attached Resolution No. 2023-______ to be the original resolution adopted by the City Council of the City of Santa Ana on November ____, 2023. Date: ________________ ____________________________________ City Clerk City of Santa Ana     City Council 37 – 5 11/7/2023     City Council 37 – 6 11/7/2023     City Council 37 – 7 11/7/2023     City Council 37 – 8 11/7/2023     City Council 37 – 9 11/7/2023 3 8 5 7 Community Development Agency www.santa-ana.org/community- development Item # 38 City of Santa Ana 20 Civic Center Plaza, Santa Ana, CA 92701 Staff Report November 7, 2023 TOPIC: Santa Ana Rental Registry Informational Report AGENDA TITLE Rental Registry Informational Report RECOMMENDED ACTION Accept informational report and provide direction to staff. GOVERNMENT CODE §84308 APPLIES: No DISCUSSION Effective November 18, 2022, the City of Santa Ana adopted Ordinance No. NS-3027 known as the Rent Stabilization and Just Cause Eviction Ordinance (Ordinance). Under the Ordinance, the City must create a Rental Registry and all landlords with rental units in the City of Santa Ana must complete and submit Registration Forms for each rental unit. The Rental Registry is an online portal where landlords must register their rental units, update rental unit information, update tenancy information, submit notices, and pay the City’s Rental Registry fee, if applicable. The City’s Rental Registry allows the City to securely compile key data on rent-stabilized units, track allowable rent increases, monitor compliance with the City’s Ordinance, and communicate rental unit data on a regular basis to both landlords and tenants. The City’s Rental Registry gathers key data on rent-stabilized units through the submission of a Registration Form. Some of the information required in the Registration Form is detailed in Section 8-3160(g) of the Ordinance. However, the Ordinance also provides that the Program Administrator, at his/her/their discretion, may require additional information to be collected and recorded in the Registration Form in furtherance of the objectives of the Ordinance. It is important to note that lease agreements, Social Security Numbers, Employer Identification Numbers, or any other confidential information unrelated to compliance with the Ordinance is not collected in the Rental Registry. The City has determined that the information collected in the Registration Form, which is all directly related to Rental Units, is necessary to collect in furtherance of the objectives of the Ordinance. Obtaining accurate contact information in the Rental Registry allows the City to     City Council 38 – 1 11/7/2023 3 8 5 7 Santa Ana Rental Registry Informational Report November 7, 2023 Page 2 communicate effectively to both landlords and tenants as needed. The Registration Form requests the name, contact information, and preferred language for only the Head of Household or Co-Head of Household such that staff can assist the tenant in their respective language, if it is known by the landlord. If a landlord does not know the preferred language of the tenant, they have the option to select “Unknown.” It is important to note that the City is not asking for the names, phone numbers, email addresses, and other contact information for every tenant or occupant in the rental unit, rather only the Head of Household or Co-Head of Household. Information about the tenant’s race, ethnicity, or nationality is also not requested in the City’s Rental Registry. The City’s Rental Registry is maintained by the City’s software provider, 3Di Systems (3Di). 3Di’s platform is Service Organization Control Type 2 compliant, ensuring security, confidentiality, and privacy of all information submitted. The cloud-based SaaS platform is supported by Amazon Web Services, which offers the ability to encrypt data at rest and in transit, furthering the reliability, security, and technical capabilities of the system. Information entered in the Rental Registry is restricted to authorized users with role-based permissions and is not publicly accessible. 3Di has over 20 years of experience in creating similar platforms for government and community organizations. 3Di manages the rental registries for multiple cities throughout California, including the City of Oakland and Los Angeles, and there has never been breach of their data. To assist landlords with registering their rental units, a dedicated e-mail address and Rent Stabilization Helpline are available with staff standing by. Staff have also created a comprehensive webpage with information about the Rental Registry including helpful resources such as a User Guide, FAQs, recorded demonstrations, and a PowerPoint presentation. Staff and computers are also available by appointment at the Santa Ana WORK Center at 801 W Civic Center Drive, Suite 200, Santa Ana, CA 92701. EXHIBIT(S) 1. Staff Presentation from October 17, 2023 City Council Meeting 2. Frequently Asked Questions – Rental Registry Submitted By: Michael L. Garcia, Executive Director of Community Development Approved By: Steven A. Mendoza, Acting City Manager     City Council 38 – 2 11/7/2023 Item # 5 Community Development Agency October 17, 2023 Slide 1 Rental Registry Program Update October 17, 2023 EXHIBIT 1     City Council 38 – 3 11/7/2023 Item # 5 Community Development Agency October 17, 2023 Slide 2 Background •On November 18, 2022, the Rent Stabilization and Just Cause Eviction Ordinance (“Ordinance”) was adopted and requires a rental registry where all landlords with rental units must submit registration forms for each rental unit. •Staff has created an online Rental Registry portal for collecting required rental information. •Staff has been working with rental property owners since August 15th to register their units. EXHIBIT 1     City Council 38 – 4 11/7/2023 Item # 5 Community Development Agency October 17, 2023 Slide 3 Who Needs to Register? •Owners of residential rental unit(s) or mobilehome park property owners. •Exemptions must be claimed in the Rental Registry. EXHIBIT 1     City Council 38 – 5 11/7/2023 Item # 5 Community Development Agency October 17, 2023 Slide 4 Who Does Not Need to Register? •Properties that are owner- occupied and not being used for any residential rental purposes. EXHIBIT 1     City Council 38 – 6 11/7/2023 Item # 5 Community Development Agency October 17, 2023 Slide 5 Purpose of the Rental Registry •To monitor compliance with the Ordinance by collecting data on: –Rental Properties –Rent Amounts –Changes in Tenancies EXHIBIT 1     City Council 38 – 7 11/7/2023 Item # 5 Community Development Agency October 17, 2023 Slide 6 Information Collected in the Rental Registry •Address, unit number •Property type (Dropdown -Affordable Housing, Mobilehome, Multifamily, SFR, Condo) •Ownership type (Dropdown –Real Estate Investment Trust, Corp, LLC) •Occupant type (Dropdown -Owner, Manager, Tenant, Subsidized Tenant) •Number of bedrooms & bathrooms •Tenancy start date •Initial rent •Current rent •Tenant’s full name (Only Head of Household or Co-Head) •Tenant’s phone number •Tenant’s email address •Tenant’s preferred language EXHIBIT 1     City Council 38 – 8 11/7/2023 Item # 5 Community Development Agency October 17, 2023 Slide 7 Information NOT Collected in the Rental Registry •Landlords are not required to submit: –A lease agreement, –Social Security Number, –Employer Identification Number (Tax Identification Number for businesses ), or –Any other confidential information unrelated to compliance with the Ordinance. EXHIBIT 1     City Council 38 – 9 11/7/2023 Item # 5 Community Development Agency October 17, 2023 Slide 8 What do Rental Property Owners Need to Register? Computer Access Email Account Property APN Property PIN Rental Unit Information EXHIBIT 1     City Council 38 – 10 11/7/2023 Item # 5 Community Development Agency October 17, 2023 Slide 9 Exemption(s) •Landlords claiming an exemption must still register their rental unit(s). •It is the property owner’s obligation to determine if their rental property falls within any of the exemptions under the Ordinance: •Sections 8-3120(e) and 8-3147(c) EXHIBIT 1     City Council 38 – 11 11/7/2023 Item # 5 Community Development Agency October 17, 2023 Slide 10 Rental Registry Fee •Funds the City’s cost to implement, administer, monitor, support, and enforce the provisions of the Ordinance. –$100 per Rental Unit •Staff is currently in the process of building the Rental Registry and discerning which rental properties will be required to pay the Rental Registry Fee. •Staff plans to inform rental property owners of non- exempt rental units of the Rental Registry Fee and the payment process beginning in January 2024. EXHIBIT 1     City Council 38 – 12 11/7/2023 Item # 5 Community Development Agency October 17, 2023 Slide 11 Outreach and Education •A detailed webpage with helpful resources including a User Guide, FAQs, and two video demonstrations •Weekly virtual workshops in English, Spanish and Vietnamese •Staff and computers to assist landlords at the Santa Ana WORK Center at 801 W Civic Center Drive, Suite 200, Santa Ana, CA 92701 •A dedicated email address at rso@santa-ana.org for questions and assistance •A Rent Stabilization Helpline at (714) 667-2209 •Social Media Posts EXHIBIT 1     City Council 38 – 13 11/7/2023 Item # 5 Community Development Agency October 17, 2023 Slide 12 Outreach and Education •Letter # 1 (August 15th) -Sent to 27,309 multi-family and single family property owners who pay property taxes and do not claim the homeowners’ property tax exemption. –Based upon best practices in other jurisdictions •Letter # 2 (October 9th) -Sent to 13,154 single-family property owners whose property address is the same as the mailing address on their property tax record. –Explained that owner-occupants who do not use their home for any residential rental purposes are not subject to the Ordinance and do not need to register. •Letter # 3 (Forthcoming) -Multi-family rental property owners EXHIBIT 1     City Council 38 – 14 11/7/2023 Item # 5 Community Development Agency October 17, 2023 Slide 13 EXHIBIT 1     City Council 38 – 15 11/7/2023 Updated October 2023 1 | P a g e FREQUENTLY ASKED QUESTIONS – RENTAL REGISTRY City of Santa Ana - Rent Stabilization and Just Cause Eviction Ordinance I own and live in my house, but I rent a room. Do I need to register the bedroom with the City’s Rental Registry portal? Yes. A "Rental Unit" means any building, structure, or part thereof. All property owners must register all of their rental units in the Rental Registry. Are there properties that are exempt from the Rent Stabilization Provisions of the Ordinance? Yes. The following properties are exempt from the Rent Stabilization provisions of the Ordinance. Refer to Section 8-3147 for the specific requirements for each exemption. •Any residential real property that has a certificate of occupancy issued after February 1, 1995 (California Civil Code section 1954.52(a)(1)); and, any other provisions of the Costa-Hawkins Rental Housing Act addressing exemptions, as applicable. •Any mobilehome space subject to a long term (more than one year) rental agreement (California Civil Code section 798.17); any newly constructed mobilehome space first offered for rent on or after January 1, 1990 (California Civil Code section 798.45); mobilehomes not being used as a person’s primary residence that are not being leased to someone else (California Civil Code section 798.21); and, any other provisions of the Mobilehome Residency Law addressing exemptions, as applicable. •Housing restricted by deed, regulatory restriction contained in an agreement with a government agency, or other recorded document as affordable housing for persons and families of very low, low, or moderate income. •Housing that is subject to an agreement that provides housing subsidies for affordable housing for persons and families of very low, low, or moderate income. •Dormitories owned and operated by an institution of higher education or a kindergarten and grades 1 to 12, inclusive, school. •Housing that has been issued a certificate of occupancy within the previous 15 years. •Residential real property that is alienable separate from the title to any other dwelling unit, provided that both of the following apply: A.The owner is not any of the following: i.A real estate investment trust, as defined in section 856 of the Internal Revenue Code, ii.A corporation, or iii.A limited liability company in which at least one member is a EXHIBIT 2     City Council 38 – 16 11/7/2023 Updated October 2023 2 | P a g e corporation. B. The following conditions have been met: i. The tenants have been provided written notice that the residential property is exempt from this section using the following statement: “This property is not subject to the Rent limits imposed by Santa Ana Municipal Code section 8-3140 and the Owner is not any of the following: (1) a real estate investment trust, as defined by section 856 of the Internal Revenue Code; (2) a corporation; or (3) a limited liability company in which at least one member is a corporation.” ii. For a Tenancy existing before the effective date of this ordinance the notice required under clause (i) may, but is not required to, be provided in the rental agreement. iii. For a Tenancy commenced or renewed on or after the effective date of this ordinance, the notice required under clause (i) must be provided in the rental agreement. • A property containing two separate dwelling units within a single structure in which the Owner occupied one of the units as the Owner’s principal place of residence at the beginning of the Tenancy so long as the Owner continues in occupancy, and neither unit is an accessory dwelling unit or a junior accessory dwelling unit Any Landlord that claims an exemption from the Ordinance must file a claim of exemption with the City. The claim of exemption must be filed annually, or the Rental Unit will not be exempt from the Ordinance. Any time a Rental Unit that has been exempted loses its exempt status due to termination of the conditions qualifying it for exemption, the Landlord of such Rental Unit is required to file a Registration Form for said Rental Unit within thirty (30) days of the change in status. What is the purpose of the information being collected? The City’s Rental Registry gathers key data on rent-stabilized units through the submission of a Registration Form. Some of the information required in the Registration Form is detailed in Section 8-3160(g) of the Ordinance. However, the Ordinance also provides that the Program Administrator, at his/her/their discretion, may require additional information to be collected and recorded in the Registration Form in furtherance of the objectives of the Ordinance. It is important to note that lease agreements, Social Security Numbers, Employer Identification Numbers or any other confidential information unrelated to compliance with the Ordinance is not collected in the Rental Registry. The City has determined that the information collected in the Registration Form, which is all directly related to Rental Units, is necessary to collect in furtherance of the objectives of the Ordinance. EXHIBIT 2     City Council 38 – 17 11/7/2023 Updated October 2023 3 | P a g e Why is tenant contact information required? Obtaining accurate contact information in the Rental Registry allows the City to communicate effectively to both landlords and tenants as needed. The Registration Form requests the name, contact information and preferred language for only the Head of Household or Co-Head of Household such that staff can assist the tenant in their respective language, if it is known by the landlord. If a landlord does not know the preferred language of the tenant, they have the option to select “Unknown”. It is important to note that the City is not asking for the names, phone numbers, email addresses, and other contact information for every tenant or occupant in the rental unit, rather only the Head of Household or Co-Head of Household. Information about the tenant’s race, ethnicity or nationality is also not requested in the City’s Rental Registry. Is the Rental Registry secure? The City’s Rental Registry is maintained by the City’s software provider, 3Di Systems (“3Di”). 3Di’s platform is Service Organization Control Type 2 compliant, ensuring security, confidentiality, and privacy of all information submitted. The cloud-based SaaS platform is supported by Amazon Web Services, which offers the ability to encrypt data at rest and in transit, furthering the reliability, security, and technical capabilities of the system. Information entered in the Rental Registry is restricted to authorized users with role- based permissions and is not publicly accessible. 3Di has over 20 years of experience in creating similar platforms for government and community organizations. 3Di manages the rental registries for multiple cities throughout California, including the cities of Oakland and Los Angeles, and there has never been a breach of their data. Who can I contact for questions about the Rental Registry? Please e-mail us at rso@santa-ana.org or call (714) 667-2209 to speak with one of our representatives. Staff and computers are also available by appointment at our WORK Center at 801 W Civic Center Drive, Suite 200, Santa Ana, CA 92701. The City of Santa Ana has also created a comprehensive webpage with information about the Rental Registry including helpful resources such as a User Guide, FAQs, recorded demonstrations, and a PowerPoint presentation. EXHIBIT 2     City Council 38 – 18 11/7/2023 City Attorney Office www.santa-ana.org/city-attorneys-office Item # 39 City of Santa Ana 20 Civic Center Plaza, Santa Ana, CA 92701 Staff Report November 7, 2023 TOPIC: Consider Whether to Adopt a Resolution to Place a Ballot Measure on the Ballot for the November 5, 2024 Municipal Election Concerning Amending the City Charter to Permit Voting by Noncitizen Residents in City Municipal Elections AGENDA TITLE Consider Whether to Adopt a Resolution Calling and Giving Notice of a General Municipal Election to be held in the City of Santa Ana on November 5, 2024, Requesting Consolidation with the Statewide General Election, and Placing a Ballot Measure Before the Voters Asking Whether to Amend the Santa Ana City Charter to Authorize and Implement Noncitizen Voting in Municipal Elections RECOMMENDED ACTION Approve a Resolution Calling and Giving Notice of a General Municipal Election to be held in the City of Santa Ana on November 5, 2024 for the Submission of a Ballot Measure to the Qualified Voters Proposing an Amendment to the Santa Ana City Charter to Authorize and Implement Noncitizen Voting in Municipal Elections. RESOLUTION NO. 2023-XXX entitled A RESOLUTION OF THE CITY COUNCIL OF THE CITY OF SANTA ANA CALLING AND GIVING NOTICE OF A GENERAL MUNICIPAL ELECTION TO BE HELD IN THE CITY OF SANTA ANA ON NOVEMBER 5, 2024 FOR THE SUBMISSION OF A BALLOT MEASURE TO THE QUALIFIED VOTERS ASKING IF THE CITY OF SANTA ANA SHOULD PERMIT NONCITIZEN VOTING IN ALL CITY MUNICIPAL ELECTIONS (includes determination that the Resolution is not subject to the California Environmental Quality Act (CEQA) pursuant to sections 15060(c)(2) and 15060(c)(3) of the State CEQA Guidelines because it will not result in a direct or reasonably foreseeable indirect physical change in the environment and it is not a “project” as defined in section 15378 of the State CEQA Guidelines) GOVERNMENT CODE §84308 APPLIES: No DISCUSSION In July of 2022, while considering recommendations from a Council Ad Hoc Committee formed to review and recommend amendments to the City of Santa Ana City Charter, the     City Council 39 – 1 11/7/2023 Consider Whether to Adopt a Resolution to Place a Ballot Measure on the Ballot for the November 5, 2024 Municipal Election Concerning Amending the City Charter to Permit Voting by Noncitizen Residents in City Municipal Elections November 7, 2023 Page 2 3 8 5 6 issue of proposing a charter amendment to permit voting by noncitizens in municipal elections was raised. At that time, the City Attorney advised that although towns in the states of Maryland and Vermont had implemented similar proposals, the questions posed presented an issue of first impression in California for a charter city like Santa Ana. The City Attorney advised that the City and County of San Francisco had adopted noncitizen voting rights for parents of school-aged children in school board elections and a proposal in New York City had been struck down. At that time, the City Attorney advised the Council that it could refer the matter to Council Charter Ad Hoc Committee for further research and feasibility analysis. Days after this recommendation was made, a trial court struck down the San Francisco measure. In August of 2023, the California Court of Appeal decided the case. In James V. Lacy, et al., v. City and County of San Francisco, et al., California Court of Appeal, First Appellate District, Case No. A165899, the Court reversed the trial court decision and upheld the legality of San Francisco’s voting program. However, the First District Court limited its decision to San Francisco only. The Court stated that: “We decide today solely the issue before us: the Constitution confers on the City the authority to expand the electorate for school board elections to include noncitizen parents or guardians of City children.” The court was careful to explicitly limit the breadth of its decision to San Francisco’s noncitizen voting program in school board elections. The Court stated that its decision “does not leave charter cities with limitless authority to determine the electorate for school board elections or, for that matter, the election of other municipal officials,” since state and federal constitutional constraints still apply. Some assert that the Lacy decision authorizes charter cities like Santa Ana to pursue and implement similar voting programs and others caution that the decision is limited. The fact is that the law is not clearly settled. The City Council is advised to consider that the proposal is certain to draw legal scrutiny and the San Francisco Chronicle reported that the lead plaintiff in the San Francisco case has vowed to sue any other California city that approves similar legislation. Lacy and the US Justice Foundation are reported to say that they will file challenges in federal court. Federal litigation can be complicated and expensive. A challenge of this type would require the City to engage expert outside legal counsel. On September 19, 2023, the City Council addressed a request by Councilmembers Hernandez and Vazquez to: Discuss and Consider Directing the City Manager and the City Attorney to Prepare for the City Council’s Consideration Resolution Options to Place the Issue of Noncitizen Voting in City Council and Mayoral Elections on the November 2024 Ballot and Further Discuss and Consider Directing the City Manager to Prepare a Cost and Implementation Analysis of Establishing Noncitizen Voting. A majority of the Council provided direction to prepare the documents necessary to proceed with the ballot measure as an advisory question.     City Council 39 – 2 11/7/2023 Consider Whether to Adopt a Resolution to Place a Ballot Measure on the Ballot for the November 5, 2024 Municipal Election Concerning Amending the City Charter to Permit Voting by Noncitizen Residents in City Municipal Elections November 7, 2023 Page 3 3 8 5 6 On October 17, 2023, the documents were presented to the City Council and further direction was given to staff to modify the recitals in the Resolution, expand the original proposal from voting in city council and mayoral elections to all municipal elections, including elections on referenda, initiative, and ballot questions and prepare the text necessary to present the matter to the voters as an amendment to the City Charter. The Resolution before the City Council incorporates Council direction with the exception of a recital citing racism as the reason for citizen voting eligibility. The Council should also be aware that certain statements and facts included in the recitals that the Council directed to be added have not been independently verified. FISCAL IMPACT Estimated costs for a City General Municipal Election on November 5, 2024 are $279,085 - $327,742, as noted for the previous Council action calling the election for the submission of a ballot measure. The estimated cost to add an additional measure (3000 words and 2 pages) is $8,500. Sufficient funds to accommodate the 2024 General Municipal Election will be presented to City Council for consideration during the FY 2024/25 budget approval process. (Account No. 01107031 62300) If the measure is approved by the voters and challenged, estimated legal costs could exceed $500,000. Additional costs to implement the change to Charter Section 1203, if approved, are unknown at this time. EXHIBIT(S) 1. Proposed Resolution Submitted By: Sonia Carvalho, City Attorney Approved By: Steven A. Mendoza, Acting City Manager     City Council 39 – 3 11/7/2023 Resolution No. 2023-XXX Page 1 of 5 RESOLUTION NO. 2023-XXX A RESOLUTION OF THE CITY COUNCIL OF THE CITY OF SANTA ANA CALLING AND GIVING NOTICE OF A GENERAL MUNICIPAL ELECTION TO BE HELD IN THE CITY OF SANTA ANA ON NOVEMBER 5, 2024 FOR THE SUBMISSION OF A BALLOT MEASURE TO THE QUALIFIED VOTERS ASKING IF THE CITY OF SANTA ANA SHOULD PERMIT NONCITIZEN VOTING IN ALL CITY MUNICIPAL ELECTIONS WHEREAS, noncitizen residents make up 24 percent of Santa Ana’s total population and about 30 percent of its voting-age population; and WHEREAS, the City Council acknowledges the importance of the immigrant community to the city of Santa Ana and recognizes their right to have their voices heard in local decision-making that directly affects their lives; and WHEREAS, the City Council believes that giving immigrants a voice in local elections will encourage greater interest and investment in local issues, ultimately benefiting the entire community; and WHEREAS, the City Council previously enacted an ordinance making Santa Ana, a sanctuary city, to recognize the contributions of its diverse, immigrant population to ensure they feel safe interacting with local government officials; and WHEREAS, the City Council has implemented initiatives such as the Immigrant Legal Defense Fund which allocates funding to legal defense of Santa Ana immigrant residents who face detention and deportation; and WHEREAS, a growing multiracial and multigenerational coalition of Santa Ana residents and community-based organizations have come together with the shared belief that all residents, regardless of citizenship status should have an equal say in the City’s municipal elections; and WHEREAS, the City Council previously enacted an ordinance amending, it’s municipal code to permit qualified immigrant residents to serve on City Boards, Commissions and Committees; and WHEREAS, currently tens of thousands of noncitizen residence and mixed status families pay taxes yet feel disenfranchised, and do not believe they have representation in key decisions that impact their lives; and WHEREAS, local governments in other states have allowed non-citizen residents to vote in local elections; and     City Council 39 – 4 11/7/2023 Resolution No. 2023-XXX Page 2 of 6 WHEREAS, arguments can be made that the California constitution gives charter cities the power to allow non-citizen residents to vote in local elections; and WHEREAS, on September 19, 2023, Councilmembers Hernandez and Vazquez brought forth a councilmember request for consideration of proposing a ballot measure to the voters regarding noncitizen voting in municipal elections; WHEREAS, on October 17, 2023, the City Council voted to direct staff to prepare the ballot measure items to place the ballot mea sure before the voters at the November 5, 2024 election; WHEREAS, pursuant to California Elections Code section 92 55, the City Council is authorized to submit this question to the voters at the November 5, 2024 General Municipal Election; and WHEREAS, the City Council desires to consolidate the General Municipal Election for the measure described herein with the Statewide General Election to be held on November 5, 2024. BE IT RESOLVED BY THE CITY COUNCIL OF THE CITY OF SANTA ANA AS FOLLOWS: Section 1. The foregoing recitals are true and correct and are hereby incorporated by reference. Section 2 Pursuant to the California Elections Code, and any other applicable requirements of the laws of the State of California relating to charter cities, the City Council, by majority vote, hereby calls and orders to be held in the City of Santa Ana on Tuesday, November 5, 2024, a General Municipal Elections for the purpose of submitting the ballot measure question to the qualified voters of the City of Santa Ana. Section 3. The California Elections Code directs that the City Council approve the form of the ballot question to be submitted to the voters and the City of Santa Ana desires, on its own motion, to submit to the voters a question of whether to permit noncitizens to vote in all municipal elections at which municipal officers are elected, ballot measures are considered, and initiatives and referenda are proposed, at the General Municipal Election to be held on Tuesday, November 5, 2024. Section 4. The ballot question and full text for the proposed ballot measure shall be as follows, with identification as determined in accordance with the California Elections Code:     City Council 39 – 5 11/7/2023 Resolution No. 2023-XXX Page 3 of 6 MEASURE #___ PROPOSED AMENDMENT TO SECTION 1203 OF THE SANTA ANA CITY CHARTER Shall the City of Santa Ana City Charter be amended to allow City residents who are not citizens of the United States to vote in all City of Santa Ana municipal elections at which municipal officers are elected, ballot measures are considered, and initiatives and referenda are proposed, in accordance with ordinances, policies, and regulations to be adopted by the City Council in order to implement the charter amendment prior to the November 2026 general municipal election? Yes No Full Text of the City Charter Amendment (text to be added, if approved, is underlined): Sec. 1203. – Manner of Elections and Voting. Unless otherwise provided by ordinance, all elections shall be held in accordance with the provisions of the Elections Code of the State of California, as the same now exist or may hereafter be amended, for the holding of elections in general law cities, insofar as the same are not in conflict with this charter or any ordinance adopted in accordance with this charter. The City Council shall adopt an ordinance and additional policies and regulations, as needed, authorizing any person who has established residency in the City and who is not otherwise disqualified from voting under Sections 2 and 4 of Article II of the California Constitution or any implementing State statute or City ordinance or resolution, to vote in all municipal elections regardless of whether the person is a United States citizen. The City Council shall adopt such policies, regulations, and ordinances implementing this Section 1203 so that noncitizens may participate in elections on or prior to the general municipal election to be held in November of 2026. Section 5. The question to be submitted to the voters is set forth above and other implementing actions may need to be taken by the voters and the City Council should the voters approve the measure. Section 6. If the ballot measure receives a majority of the votes cast on it at the election, the question shall be approved. Section 7. The City Clerk, in coordination with the Orange County Registrar of Voters, is authorized, instructed and directed to procure and furnish any and all official ballots, notices, printed matter and all supplies, equipment and paraphernalia that may     City Council 39 – 6 11/7/2023 Resolution No. 2023-XXX Page 4 of 6 be necessary in order to properly and lawfully conduct the election. The ballots to be used at the election shall be in form and content as required by law. Section 8. The City Council consents to the consolidation of the election on this Measure with all other elections being held in the same territory on November 5, 2024, and to hold and conduct the consolidated election in the manner prescribed in Election Code Section 10418. In accordance with Section 10403 of the Elections Code, the Board of Supervisors of Orange County is hereby requested to consent to consolidation of the election on this Measure with the Statewide General Election and all other elections being held in the same territory on November 5, 2024, and to having the Registrar of Voters render such election services to the City of Santa Ana as may be requested by the City Clerk of said City, the County of Orange to be reimbursed in full for such services as are performed. Section 9. The election services requested by the City of the County Registrar of Voters, or such other official as may be appropriate and which office r is hereby authorized and directed to perform, if said Board of Supervisors consents, include: the preparation, printing, and mailing of sample ballots and voter information guides; the establishment or appointment of precincts, voting centers, and election officers; opening and closing of voting centers, and making such publications as are required by law in connection therewith; the furnishing of ballots, voting booths, and other necessary supplies or materials for voting centers; the canvassing of the returns of the election and the furnishing of the results of such canvassing to the City Clerk; and the performance of such other election services as may be requested by the City Clerk. Section 10. The precincts, ballot drop box locations and hours of ope rations, vote center locations and hours of operations, vote -by-mail procedures and timing, and election officers, and all other persons and procedures for the General Municipal Election shall be the same as those utilized by the County of Orange. Section 11. All ballots shall be tallied at a central counting place and not at the precincts. Said central counting place shall be at a County center as designated by the Registrar of Voters. Section 12. The City Clerk is hereby directed to transmit a copy of the Measure set forth in Section 4 above to the City Attorney, who shall prepare an impartial analysis of the Measure in accordance with Section 9280 of the Elections Code not to exceed 500 words in length. The impartial analysis shall show the effect of the Measure on existing law and the operation of the Measure. It shall also include a statement indicating whether the Measure was placed on the ballot by a petition signed by the requisite number of voters or by the City Council. In the event the entire text of the Measure is not printed on the ballot, or in the voter information portion of the sample ballot, there shall be printed immediately below the impartial analysis, in no less than 10 -font bold type, the following: “The above statement is an impartial analysis of Ordinance or Measure ____. If you desire a copy of the ordinance or measure, please call the election official’s     City Council 39 – 7 11/7/2023 Resolution No. 2023-XXX Page 5 of 6 office at (714) 647-6520 and a copy will be mailed at no cost to you.” The impartial analysis shall be filed no later than the deadline for direct arguments. Section 13. All persons qualified to vote at municipal elections in the City on the day of election herein provided shall be qualified to vote on the Measure hereby submitted at the General Municipal Election. Section 14. In all particulars not recited in the Resolution, the election shall be held and conducted as provided by law for holding general municipal elections in the City. Section 15. Notice of the time and place of holding the election is hereby given, and the City Clerk is authorized, instructed, and directed to give further or additional notice of the election in the time, form, and manner as required by law. Section 16. The City Clerk shall receive the canvass as it pertains to the election and shall certify the results to the City Council, as required by law. Section 17. Pursuant to California Elections Code Section 9295, this Resolution and the included Measure will be available for public examination for no fewer than ten (10) calendar days prior to being submitted for printing in the voter information guide. Section 18. The City Council finds and determines that this Resolution is not subject to the California Environmental Quality Act (CEQA) pursuant to sections 15060(c)(2) and 15060(c)(3) of the State CEQA Guidelines because it will not result in a direct or reasonably foreseeable indirect physical change in the environment, as there is no possibility it will have a significant effect on the environment and it is not a “project,” as defined in section 15378 of the State CEQA Guidelin es. Furthermore, the Resolution falls within the “common sense” CEQA exemption set forth in CEQA Guidelines section 15061(b)(3), excluding projects where “it can be seen with certainty that there is no possibility that the activity in question may have a significant effect on the environment.” Section 19. If any section, subsection, sentence, clause, phrase or provision of this Resolution or the application thereof to any person or circumstances is held invalid or unconstitutional by any court of competent jurisdiction, such invalidity or unconstitutionality shall not affect the validity of any other provision or applications, and to this end the provisions of this Resolution are declared to be severable. The City Cou ncil hereby declares that it would have passed this Resolution and each section, subsection, sentence, clause, phrase or provision thereof, irrespective of the fact that any one or more sections, subsections, sentences, clauses, phrases or provisions there of be declared invalid or unconstitutional. Section 20. This Resolution shall take effect immediately upon its adoption by a majority of the City Council. Section 21. The City Clerk is hereby directed to certify to the passage and adoption of this Resolution and to file a certified copy of this Resolution with the Orange County     City Council 39 – 8 11/7/2023 Resolution No. 2023-XXX Page 6 of 6 Board of Supervisors and the Registrar of Voters of Orange County at least eighty-eight (88) days before the date of the election. ADOPTED this ____ day of November, 2023. Valerie Amezcua Mayor APPROVED AS TO FORM: Sonia R. Carvalho City Attorney By: Laura A. Rossini Chief Assistant City Attorney AYES: Councilmembers NOES: Councilmembers ABSTAIN: Councilmembers NOT PRESENT: Councilmembers CERTIFICATE OF ATTESTATION AND ORIGINALITY I, Jennifer L. Hall, City Clerk, do hereby attest to and certify the attached Resolution No. 2023 -XXX to be the original resolution adopted by the City Council of the City of Santa Ana on _____________________, 2023. Date: City Clerk City of Santa Ana     City Council 39 – 9 11/7/2023 HOUSING AUTHORITY 1 August 1, 2023 DRAFT Minutes of the Regular Meeting of the Housing Authority Santa Ana, California August 1, 2023 CALL TO ORDER MINUTES: Chair Amezcua called the Regular Housing Authority Meeting of August 1, 2023 to order at 11:12 P.M. ATTENDANCE Authority Members Phil Bacerra Johnathan Ryan Hernandez David Penaloza Thai Viet Phan Benjamin Vazquez Vice Chair Jessie Lopez Chair Valerie Amezcua City Manager Kristine Ridge City Attorney Sonia R. Carvalho Recording Secretary Jennifer L. Hall ROLL CALL MINUTES: Secretary Jennifer Hall conducted Roll Call. MEMBERS PRESENT: Chair Amezcua and Authority Members Lopez, Bacerra, Hernandez, Penaloza, Phan, and Vazquez. ADDITIONS\DELETIONS TO THE HOUSING AUTHORITY AGENDA MINUTES: None     City Council 2 – 1 11/7/2023 HOUSING AUTHORITY 2 August 1, 2023 PUBLIC COMMENTS – Members of the public may address Housing Authority on items on the Housing Authority agenda. MINUTES: Lucinda Solorzano, via teleconference, addressed City Council Agenda Item No. 25. RECOMMENDED ACTION: Approve staff recommendations on the following Consent Calendar Items: 1 – 3. MOTION: Moved by Authority Member Hernandez, seconded by Vice Chair Lopez to Approve Consent Calendar Items 1 through 3. YES: 7 – Authority Member Bacerra, – Authority Member Hernandez, – Authority Member Penaloza, – Authority Member Phan, – Authority Member Vazquez, – Vice Chair Lopez, – Chair Amezcua NO: 0 ABSTAIN: 0 ABSENT: 0 Status: 7 – 0 – 0 – 0 – Pass 1.Excused Absences Department(s): City Clerk’s Office Recommended Action: Excuse the absent members. 2.Approve minutes of the Housing Authority special meeting of July 18, 2023. Department(s): City Clerk’s Office Recommended Action: Approve minutes. 3.Quarterly Report for the Housing Choice Voucher Program for the Period of April 1, 2023 to June 30, 2023 Department(s): Community Development Agency Recommended Action: Receive and file the Quarterly Report for the Housing Choice Voucher Program for the period of April 1, 2023 to June 30, 2023. HOUSING AUTHORITY MEMBER COMMENTS MINUTES: None CONSENT CALENDAR     City Council 2 – 2 11/7/2023 HOUSING AUTHORITY 3 August 1, 2023 ADJOURNMENT – Adjourn the Housing Authority meeting. MINUTES: Chair Amezcua adjourned the Housing Authority Meeting at 11:14 P.M. Respectfully submitted, Jennifer L. Hall, CMC Secretary     City Council 2 – 3 11/7/2023 Community Development Agency santa-ana.org/cd Item # 3 City of Santa Ana 20 Civic Center Plaza, Santa Ana, CA 92701 Staff Report November 7, 2023 TOPIC: Quarterly Report for Housing Choice Voucher Program AGENDA TITLE Quarterly Report for the Housing Choice Voucher Program for the Period of July 1, 2023 to September 30, 2023 RECOMMENDED ACTION Receive and file the Quarterly Report for the Housing Choice Voucher Program for the period of July 1, 2023 to September 30, 2023. GOVERNMENT CODE §84308 APPLIES: No DISCUSSION The July 1, 2023 to September 30, 2023 Quarterly Report for the Housing Choice Voucher (HCV) Program provides information on the day-to-day activities of the Santa Ana Housing Authority. The report is divided into three (3) sections: Applicants, Participants, and Production. Applicants The Santa Ana Housing Authority accepted applications from May 2, 2022 through May 31, 2022 and received a total of 20,759 applications. A random lottery procedure was applied and the Santa Ana Housing Authority accepted 7,500 of the 20,759 applications to establish a 2022 HCV Waiting List. Charts 1 and 2 depict the characteristics of those applicants currently on the Waiting List. As of September 30, 2023, the Housing Authority has selected 587 applicants from the 2022 HCV Waiting List. Chart 1 illustrates the percentage of applicants on the 2022 HCV Waiting List who live or work in Santa Ana. These applicants are given a preference on the Waiting List together with U.S. Military Veterans.     City Council 3 – 1 11/7/2023 Quarterly Report for Housing Choice Voucher Program November 7, 2023 Page 2 3 8 4 4 Chart 2 illustrates the number of applicants by total household size. The majority of applicants on the Waiting List consist of only one (1) or two (2) household members. Over half of all applicants (4,685 of the 7,500 applicants or 62%) have one (1) or two (2) member households and would qualify for a one-bedroom voucher. The Santa Ana Housing Authority’s occupancy standard is one (1) bedroom for every two (2) family members. Participants At the end of the reporting period, there were 3,074 households receiving rental assistance from the Housing Authority. Chart 3 illustrates participating families, sorted by number of family members. Over three-fourths (87%) of families receiving assistance have three (3) or fewer members. Chart 4 illustrates the family type for program participants. Over two-thirds (70%) of participating households have elderly and/or disabled members. [“Other” consists of households that are non-elderly, non- disabled, with no minor children.] Chart 5 depicts participants by percentage of Orange County median income. As of September 30, 2023, the County’s median income is $127,800 per year for a family of four. Approximately 90% of families on the program earn less than 30% of the area median income, which is $43,050 per year for a family of four (4). 2888 1797 1090 906 490 200 80 29 11 9 0 500 1000 1500 2000 2500 3000 3500 1 2 3 4 5 6 7 8 9 10+ 2. Household Size Number of ApplicantsPeople per Houshold Disable Elderly Family Other 14% 4. Family Type     City Council 3 – 2 11/7/2023 Quarterly Report for Housing Choice Voucher Program November 7, 2023 Page 3 3 8 4 4 Participants’ incomes come from a variety of sources, as illustrated in Chart 6. A total of 36% of participating families have income from employment. Participating families pay a portion of their monthly rent based upon their income and the payment standard for their unit. The Housing Authority pays the difference between the tenant’s portion and the contract rent. This payment is the Housing Assistance Payment (HAP). The average HAP for July 1, 2023 to September 30, 2023 was $1,425. Production HQS Inspections: At least once every two (2) years, the Housing Authority must inspect each assisted-unit to ensure it meets HUD’s Housing Quality Standards (HQS) in compliance with the federal regulations. From July 1, 2023 to September 30, 2023 a total of 407 inspections and re-inspections of our assisted-units were performed of which 66 inspections failed. Chart 7 illustrates the number of inspections performed on a monthly basis during the reporting period. Recertifications / Interims: Each year, the Housing Authority must re-certify every assisted-family to verify the family is still eligible for assistance. In addition, when a participant’s income changes, an interim examination must be performed. During the reporting period, a total of 816 recertifications and interims were conducted. Chart 8 illustrates the number of recertifications and interims performed. Other Change of Unit: These actions are completed when a family moves to a different rental unit. Twenty-nine (29) change of unit actions were processed during the reporting period. New Admissions: This action is completed when a family is admitted to the HCV Program. Eighty-three (83) new admissions were processed during the reporting period. 133 156 118 0 50 100 150 200 July August September 7. HQS Inspections Inspection Months 36% 9% 62% 16% 0% 10% 20% 30% 40% 50% 60% 70% With Any Wages With any Welfare With any SSI/SS With any other Income 6. Source of Income 194 191 173 86 72 100 0 100 200 300 July August September Re-exams Interims 8. Re-exams and Interims     City Council 3 – 3 11/7/2023 Quarterly Report for Housing Choice Voucher Program November 7, 2023 Page 4 3 8 4 4 End of Participation: This action is completed when the family is no longer interested in participating in the program, the family becomes deceased, the family is no longer eligible for the program, or the family is terminated from the program due to program violations. Twenty-two (22) end of participation actions were processed during the reporting period. Expired Vouchers: This action is completed when an applicant is unable to locate a unit within the timeframe of their voucher and all extensions have been exhausted or no extension is requested. There were ten (10) expired vouchers processed during the reporting period. FISCAL IMPACT There is no fiscal impact associated with this action. Submitted By: Michael L. Garcia, Executive Director of Community Development Approved By: Steven A. Mendoza, Acting City Manager     City Council 3 – 4 11/7/2023 Community Development Agency santa-ana.org/cd Item # 4 City of Santa Ana 20 Civic Center Plaza, Santa Ana, CA 92701 Staff Report November 7, 2023 TOPIC: Memorandum of Understanding with CalOptima Health AGENDA TITLE Authorize staff to enter into a Memorandum of Understanding with CalOptima Health, Orange County Housing Authority, Anaheim Housing Authority, and Garden Grove Housing Authority, to facilitate access to supportive services for voucher holders assisted by the Housing Authority RECOMMENDED ACTION Authorize the Executive Director of the Housing Authority to execute a Memorandum of Understanding with CalOptima Health to facilitate access to supportive services for voucher holders assisted by the Housing Authority GOVERNMENT CODE §84308 APPLIES: Yes DISCUSSION The Santa Ana Housing Authority (“SAHA”) is one of four housing authorities operating within Orange County that administers the U.S. Department of Housing and Urban Development’s (“HUD’s”) Section 8 Housing Choice Voucher (“HCV”) Program. The HCV program assists very low-income, elderly, and disabled families so that they can afford decent, safe, and sanitary housing in the private market. Throughout Orange County, the Anaheim Housing Authority, Garden Grove Housing Authority, and SAHA administer the program within their respective city jurisdictions, while the Orange County Housing Authority administers the program in all other Orange County cities and unincorporated areas. Despite each housing authority administering its own HCV Program independently, they have long established a collaborative, working partnership and regularly engage in collaborative efforts to enhance service delivery for voucher holders throughout Orange County. Over the last five years, these housing authorities have been awarded new funding to manage additional rental assistance programs commonly referred to as Special Purpose Vouchers (“SPVs”) such as the Emergency Housing Voucher program, Stability Voucher program, Mainstream Voucher program, Veterans Affairs Supportive Housing, Non-Elderly Disabled program, Family Unification program, and Foster Youth to Independence program. While the new funding is a significant benefit for our communities, it has given rise to an increasing need for supportive services. The rising     City Council 4 – 1 11/7/2023 MOU with CalOptima Health November 7, 2023 Page 2 3 8 4 6 need for supportive services can be attributed to the diverse needs of families and individuals that face different health challenges and barriers to leasing up with their voucher. Supportive services, traditionally not the primary focus of housing authorities, have become essential to ensuring the success and well-being of our voucher holders (“program participants”). In line with the commitment to offer comprehensive services to all program participants, discussions among the four housing authorities have led to the creation of a joint Memorandum of Understanding (“MOU”) with the Orange County Health Authority, a public agency doing business as CalOptima Health (“CalOptima”), to provide referrals for supportive services through the California Advancing and Innovating Medi-Cal (“CalAIM”) program. CalOptima is Orange County’s single largest health insurer and provides health care coverage for Orange County low-income residents who are eligible for Medi-Cal. CalOptima participates in the CalAIM program, which offers services directed at supporting some of the most vulnerable populations in Orange County, including people experiencing homelessness, older adults, children with complex care needs, and people involved with the justice system. Under the MOU, each Housing Authority will request the voluntary written interest and consent of program participants. With consent from a program participant, CalOptima will assess program participants for eligibility and refer eligible participants to CalAIM providers for Community Support and Enhanced Care Management (“ECM”) services. In addition to ECM services, the Community Support services include but are not limited to: 1. Housing transition navigation services; 2. Housing deposits; 3. Housing tenancy and sustaining services; 4. Short-term post-hospitalization housing; 5. Recuperative care; 6. Respite services; 7. Day habilitation services; 8. Asthma remediation; 9. Medically tailored meals/medically-supportive food; 10.Community transition services/nursing facility transition to a home; 11.Personal care and homemaker services; 12.Environmental accessibility adaptations (home modifications); and 13.Nursing facility transition/diversion to assisted living facilities, such as Residential Care facilities for elderly and adult residential facilities. This joint MOU is designed to establish a referral framework and facilitate access to CalAIM’s program resources for SAHA’s HCV and SPV program participants. It may also be expanded to HCV program applicants in the future. The objective is to provide program participants with county-wide access to valuable resources and streamline     City Council 4 – 2 11/7/2023 MOU with CalOptima Health November 7, 2023 Page 3 3 8 4 6 referrals to supportive health services. This joint MOU would allow SAHA to leverage CalOptima’s existing resources and expertise in healthcare and social services. As a result, SAHA can seamlessly refer program participants to supportive services at no cost to the agency. By participating in this joint MOU, SAHA can best serve the public by facilitating referrals to essential health services, improving the overall health of our community, and contributing to the efficient use of resources. FISCAL IMPACT There is no fiscal impact associated with this action. EXHIBIT(S) 1. MOU with CalOptima Health Submitted By: Michael L. Garcia, Executive Director of Community Development Approved By: Steven A. Mendoza, Acting City Manager     City Council 4 – 3 11/7/2023 CalOptima Health PHA MOU Page 1 of 18 MEMORANDUM OF UNDERSTANDING between ORANGE COUNTY HOUSING AUTHORITY, a public housing authority established under California Health & Safety Code section 34200 and operationally organized under the Orange County Community Resources Department , ANAHEIM HOUSING AUTHORITY, GARDEN GROVE HOUSING AUTHORITY, SANTA ANA HOUSING AUTHORITY and ORANGE COUNTY HEALTH AUTHORITY dba CALOPTIMA HEALTH This Memorandum of Understanding (“MOU”) is entered into by and between the Orange County Health Authority, a public agency doing business as CalOptima Health (“CalOptima”), Orange County Housing Authority, Anaheim Housing Authority, Garden Grove Housing Authority, and Santa Ana Housing Authority (each public housing authority is individually referred to as “PHA” and collectively “PHAs”). Each PHA and CalOptima may each be referred to individually as a “Party” and collectively as the “Parties”. I.BACKGROUND CalOptima is a public agency that provides health care coverage for Orange County residents who are eligible for Medi-Cal. In January 2022, the Department of Health Care Services (“DHCS”) launched the California Advancing and Innovating Medi -Cal (“CalAIM”) initiative. CalOptima participates in CalAIM, which seeks to improve quality of life and health outcomes of the Medi- Cal population by leveraging Medi-Cal as a tool to address many complex challenges facing California’s most vulnerable residents, including those facing housing insecurity and instability. Two specific initiatives within CalAIM are Enhanced Care Management (“ECM”) and Community Supports. CalOptima has committed to offering all 14 Community Supports and expanding its provider network accordingly. These Community Supports services are directed at supporting some of the most vulnerable populations in Orange County , including those experiencing homelessness, older adults, children with complex care needs, and those involved with the justice system. As local public housing authorities, each PHA, among other things, administers federally funded programs to provide rental assistance to qualified tenants in privately owned rental housing. Each PHA administers the Housing Choice Voucher (“HCV”) program, as well as Special Purpose Voucher (“SPV”) programs such as the Emergency Housing Voucher program, Stability Voucher program, Mainstream Voucher program, Veterans Affairs Supportive Housing, Non-Elderly Disabled program, Family Unification program, and Foster Youth to Independence program. Participants and applicants (“Participants”) in the HCV program and SPV programs may use rental assistance in a variety of rental dwellings with property owners willing to part icipate in the program. Each PHA desires to help connect certain Participants to support services offered by CalOptima pursuant to a duly executed written consent form provided by its Participants. EXHIBIT 1     City Council 4 – 4 11/7/2023 CalOptima Health PHA MOU Page 2 of 18 II. PURPOSE This MOU establish es a referral framework from each PHA to CalOptima for HCV and SPV program Participants to leverage the ECM and Community Support services provided through CalAIM. This MOU affirms the PHAs’ and CalOptima’s roles and responsibilities regarding the referral relationships and provides the framework for each PHA’s referral program and sharing of information. This MOU provide s for, among other things, the disclosure of information to CalOptima, in accordance with the CalAIM Housing and Health Services Voluntary Consent Form to Release, Share, and Disclose Confidential Information , attached as Exhibit A to this MOU. The information will include the minimum necessary to confirm the enrollment of a PHA program Participant in CalOptima’s Medi-Cal program. This information may include, for example, full name, date of birth, and social security number. III. TERM This MOU becomes effective upon the last date the Parties execute this MOU on the signature page (“Effective Date”) and remains in effect until terminated under Section XI. IV. POPULATION TO BE SERVED This MOU applies to any household member(s) who holds or is applying to hold a HCV or SPV issued by a PHA and are voluntarily interested in, or already enrolled in, CalOptima’s Medi-Cal program and consent to provide their information to CalOptima by executing the “CalAIM Housing and Health Services Voluntary Consent Form to Release , Share, and Disclose Confidential Information.” This may include: • HCV or SPV applicants who have an active application in process of eligibility that has been pulled off of a waiting list for an HCV or SPV; • HCV or SPV applicants who are waiting to be pulled off of a waiting l ist so long as they provide their written consent; • HCV or SPV Participants in the Project-Based Voucher program; or • Any other category of HCV or SPV applicant or participant not already listed who may be served by a PHA. V. SCOPE OF CALOPTIMA SERVICES A. Once CalOptima receives information from a PHA of: (i) an individual or family (household) member with an HCV or SPV (or who is waiting to receive their HCV or SPV); and (ii) who has provided written consent to share their information with CalOptima , by executing the CalAIM Housing and Health Services Vol untary Consent Form to Release, Share, and Disclose Confidential Information attached as Exhibit A, CalOptima shall follow this process: 1. If the individual or household member is unsure of their Medi-Cal status, CalOptima shall either: EXHIBIT 1     City Council 4 – 5 11/7/2023 CalOptima Health PHA MOU Page 3 of 18 a. Confirm Medi-Cal enrollment; or b. If the individual or household member is not enrolled in Medi-Cal, refer the individual or household member to the Orange County Social Services Agency (“SSA”) for potential Medi-Cal enrollment. 2. Pursuant to an already existing enrollment. CalOptima staff shall make reasonable efforts to contact all such enrollees to assess for eligibility for ECM and Community Supports services. If eligible, and interested, CalOptima will make appropriate referrals for services. CalOptima shall make reasonable efforts to monitor ECM and Community Supports services provided to individuals or household members to ensure they are beneficial. B. CalOptima shall provide aggregate data to each PHA regarding Medi-Cal eligibility and service delivery referrals under this MOU. C. CalOptima will contract with CalAIM providers to provide Community Support and ECM services, as required under CalAIM. In addition to ECM services, those Community Support services include, but are not limited to (as further described and defined under CalAIM): 1. Housing transition navigation services; 2. Housing deposits; 3. Housing tenancy and sustaining services; 4. Short-term post-hospitalization housing; 5. Recuperative care; 6. Respite services; 7. Day habilitation services; 8. Asthma remediation; 9. Medically tailored meals/medically-supportive food; 10. Community transition services/nursing facility transition to a home; 11. Personal care and homemaker services; 12. Environmental accessibility adaptations (home modifications); and 13. Nursing facility transition/diversion to assisted living facilities, such as Residential Care facilities for elderly and adult residential facilities. EXHIBIT 1     City Council 4 – 6 11/7/2023 CalOptima Health PHA MOU Page 4 of 18 D. CalOptima shall provide oversight and monitoring of its contracted CalAIM providers and manage all CalAIM providers that perform services under this MOU. VI. SCOPE OF SERVICES TO BE PROVIDED BY EACH PHA A. From among its population of HCV and SPV program Participants, each PHA will: 1. Request the voluntary written interest and consent of the program applicant or participant to register for Medi-Cal or their current enrollment status in Medi-Cal in order to gain access to the benefits available to the applicant or participant through CalAIM. Each PHA may make its request for voluntary written interest and consent, at any time, for an HCV or SPV holder. 2. Request written consent to disclose applicant or participant information, or other related information, to CalOptima so that the applicant or participant may access CalAIM benefits. Each PHA shall use reasonable efforts to make this request at least once in writing during the eligibility process for issuance of an HCV or SPV. 3. Request written voluntary interest and consent from Participants to release information to CalOptima, including to the CalAIM providers contracted by CalOptima, as provided in Exhibit A. B. For those HCV and SPV recipients who voluntary provide written interest and consent under Section IV.A (Population To Be Served) in order to disclose their information to CalOptima for CalAIM purposes, each PHA will: 1. Share the minimum information necessary to confirm the program applicant or participant’s enrollment in CalOptima’s Medi-Cal program. This information may be shared electronically in a secure system , via transfer of a physical form signed by the applicant or participant , or via another method agreed upon by the Parties that complies with applicable laws . C. Pursuant to the HCV and SPV program regulations found at 24 CFR Parts 5 and 982, each PHA will: 1. Issue vouchers for Participants to search for appropriate rental housing (if a voucher has not already been issued ). 2. Administer and provide the applicant or participant with monthly rental assistance in accordance with the regulations in 24 CFR Part 982 by providing housing assistance payments on behalf of the participant to the applicable landlord. VII. COMMUNICATION EXHIBIT 1     City Council 4 – 7 11/7/2023 CalOptima Health PHA MOU Page 5 of 18 During the term of this MOU, each PHA and CalOptima will remain in contact as necessary to effectuate the purpose of this MOU. Each Party will communicate with its mutual Participants in accordance with applicable government agency requirements, policies and procedures. Each PHA and CalOptima will meet as needed to review services described in this MOU . Primary point of contacts will be assigned by each PHA and CalOptima. CalOptima’s point of contact will be within the CalAIM team. VIII. COLLABORATION Each PHA and CalOptima will work together to ensure that individuals and household members who receive services under this MOU are given the opportunity to be referred to CalOptima for appropriate follow-up if they are interested in or are already enrolled in Medi-Cal. Each PHA and CalOptima shall use reasonable efforts to ensure that the disclosure of Participant information from a PHA to CalOptima is performed pursuant to an executed CalAIM Housing and Health Services Voluntary Consent Form to Release, Share, and Disclose Confidential Information , as provided in Exhibit A. CalOptima shall implement procedures to ensure that it only accepts Participant information from a PHA for Participants who have provided written consent to share their information with CalOptima, by executing the CalAIM Housing and Health Services Volu ntary Consent Form to Release, Share, and Disclose Confidential Information attached as Exhibit A. Each Party agrees to meet as needed to address the following: A. Funding opportunities; B. Federal regulations, agency policies and compliance; C. Program operations, procedures, and logistics; and D. Participant needs and challenges. IX. RECORDS RETENTION Each PHA and CalOptima will retain all records related to this MOU for at least three (3) years from the date of inactivity of services or for such longer periods as required by law . X. CONFIDENTIALITY A. Each PHA and CalOptima agree to maintain the confidentiality , privacy, and security of all applicant, participant, and tenant records and information pursuant to all applicable federal and state laws and regulations , including without limitation, U.S. Privacy Act of 1974 and the Health Insurance Portability and Accountability Act of 1996 (“HIPAA”), including interpretive case la w, as may now exist or be hereafter amended , to the extent applicable. For the sake of clarity, none of the PHAs are covered entities, as that term is defined and used under the HIPAA and its implementing regulations, and none of the PHAs are CalOptima’s business associate, as that term is used in HIPAA and its implementing regulations. All information that a PHA discloses under this MOU shall be considered and kept confidential by CalOptima, CalOptima’s contracted Medi-Cal providers, and Cal- Optima’s employees, agents, staff, and volunteers. EXHIBIT 1     City Council 4 – 8 11/7/2023 CalOptima Health PHA MOU Page 6 of 18 B. Parties further agree that any breach of confidentiality or privacy concerning any applicant, participant, and/or tenant records related to this MOU shall be addressed pursuant to applicable law and each Party’s internal compliance program, as amended from time to time. C. The Parties shall require all staff, agents, employees , volunteers, vendors, contractors, and/or subcontractors with access to an applicant’s, participant’s, or tenant’s information to maintain the confidentiality of any and all applicant, participant, and tenant records and information with which they may come into contact, as required by law. D. The Parties’ confidentiality obligations herein shall survive termination or expiration of this MOU for any reason. XI. TERMINATION OF MOU A PHA may terminate its participation in, and obligations under, this MOU with or without cause by providing thirty (30) days’ written notice to the other Parties. A PHA’s termination of participation in this MOU shall not terminate this MOU in its entiret y, but it shall terminate the MOU with respect to the PHA that terminates its participation hereunder . If all PHAs terminate their participation in this MOU, either individually or collectively , this MOU shall be terminated in its entirety. In addition, CalOptima may terminate this MOU with or without cause by providing thirty (30) days’ written notice to all participating PHAs prior to the effective date of termination . Except as provided otherwise hereunder, exercise by any PHA of the right to terminate participation in this MOU shall relieve the PHA of all further obligations under this MOU upon termination, except for those provisions that survive termination as stated herein . Except as provided otherwise hereun der, termination of this MOU shall relieve all Parties of all further obligations under this MOU upon termination , except for those provisions that survive termination as stated herein. XII. GENERAL PROVISIONS A. No change, modification, extension, or waiver of this MOU shall be effective unless in writing and signed by all Parties. If any law, rule, or regulation applicable to this MOU, or any interpretation thereof by any court, is modified or implemented during the term of the MOU in a way that materially changes the terms of the MOU (“Regulatory Change ”), CalOptima may, upon written notice to PHAs, propose an amendment of the MOU to PHAs to the minimum degree necessary to comply with the Regulatory Change . If any PHA does not accept the proposed Regulatory Change, CalOptima may immediately terminate this MOU upon written notice to PHAs. This MOU represents the entire understanding of the Parties with respect to the subject matter herein and supersedes all prior agreements a nd understandings, whether written or oral, between the Parties concerning such terms . B. If any provision of this MOU is held invalid or unenforceable by any court of law, the remaining provisions of this MOU shall nevertheless continue to be valid and enforceable as though the invalid or unenforceable parts had not been included herein. EXHIBIT 1     City Council 4 – 9 11/7/2023 CalOptima Health PHA MOU Page 7 of 18 C. A PHA may not assign or delegate any obligations or rights under this MOU without the prior written consent of CalOptima. D. This MOU shall be governed by the laws of the State of California, and the Parties consent to venue and personal jurisdiction over them in Superior Court in Orange County, California, and in U.S. District Court for the Central District of California, as applicable, for purposes of construction and enforcement of this MOU. The Parties shall comply with all applicable laws in performance of their obligations under this MOU. E. Each Party warrants that it has the full right, power, and authority to enter into and fully perform its obligations under this MOU and that the execution, delivery, and performance of this MOU by that Party does not conflict with any other agreement to which it is a Party or by which it is bound. F. Each Party has had the opportunity to have counsel of its choice examine the provisions of this MOU, and no implication shall be drawn against any Party by virtue of the drafting of this MOU. G. This MOU may be executed in multiple counterparts, each of which shall be deemed an original and all of which together shall be deemed one and the same instrument. H. If the Parties are unable to informally resolve any dispute arising out of or relating to this MOU, a Party, with the concurrence of all other Parties, may submit the dispute for resolution exclusively through confidential, binding arbitration, instead of through trial by court or jury, in Orange County, California, in accordance with the commercial dispute rules then in effect of the Judicial Arbitration and Mediation Services (“JAMS”). The arbitration shall be conducted on an expedited basis by a single arbitrator. In making decisions about discovery and case management, it is the Parties’ express agreement and intent that the arbitrator at all times pro mote efficiency without denying any Party the ability to present relevant evidence. In reaching and issuing decisions, the arbitrator shall have no jurisdiction to make errors of law and/or legal reasoning. In the event arbitration is mutually agreed to, the Parties shall share the costs of arbitration equally, and each Party shall bear its own attorneys’ fees and costs. I. CalOptima agrees to indemnify, defend, and hold harmless each PHA and its elected and appointed officials, officers, employees, and agents and those special districts and agencies for which County of Orange’s Board of Supervisors acts as the governing Board from any third-party claims, demands, including defense costs, or liability of any kind or nature, including, but not limited to, personal injury or property damage, arising from or related to Cal Optima’s failure to perform its obligations under this MOU, gross negligence or intentional misconduct . J. Each PHA agrees to indemnify, defend, and hold CalOptima, its elected and appointed officials, officers, employees, agents, directors, members, and/or EXHIBIT 1     City Council 4 – 10 11/7/2023 CalOptima Health PHA MOU Page 8 of 18 affiliates harmless from any third-party claims, demands, including defense costs, or liability of any kind or na ture, including, but not limited to, personal injury or property damage, arising from or related to that PHA’s failure to perform its obligations under this MOU, gross negligence or intentional misconduct . K. If judgment is entered against one Party by a cour t of competent jurisdiction because of the concurrent active negligence of the other Party or its officials, officers, directors, employees, or agents , the Parties agree that liability will be apportioned as determined by the court. L. Each Party represents and warrants that the person executing this MOU on behalf of its organization is an authorized agent who has actual authority to bind its organization to each and every term, condition, and obligation of this MOU and that all requirements have been fulfilled to provide such actual authority. M. Nothing herein contained shall be construed as creating the relationship of employer and employee, or principal and agent, between a PHA and any applicant or participant participating in this program, CalOptima, or any of CalOptima’s agents or employees. N. This MOU may be executed in two or more counterparts, each of which shall be deemed an original and all of which together shall constitute the same agreement. Facsimile, documents executed, scanned, and tran smitted electronically, and electronic signatures shall be deemed original signatures for purposes of this MOU, with such facsimile, scanned, and electronic signatures having the same legal effect as original signatures. XIII. SECURITY A. The Parties agree to maintain the confidentiality of all information and records shared as a result of this MOU pursuant to all applicable laws relating to privacy and confidentiality that currently exist or exist at any time during the term of this MOU. The Parties represent, warrant, and covenant that they have implemented and will maintain during the term of this MOU administrative, physical, and technical safeguards to reasonably protect private and confidential Participant information, to protect again st anticipated threats to the security or integrity of data, and to protect against unauthorized physical or electronic access to or use of data. Such safeguards and controls shall include at a minimum: 1. Storage of confidential paper files that ensures rec ords are secured, handled, transported, and destroyed in a manner that prevents unauthorized access. 2. Control of access to physical and electronic records to ensure data is accessed only by individuals with a need to know for the delivery of MOU services. 3. Control to prevent unauthorized access and to prevent employees of the Party from providing data to unauthorized individuals. EXHIBIT 1     City Council 4 – 11 11/7/2023 CalOptima Health PHA MOU Page 9 of 18 4. Firewall protection. 5. Use of encryption methods of electronic data while in transit from the Parties ’ networks to external ne tworks, when applicable. 6. Measures to securely store all data, including, but not be limited to, encryption at rest and multiple levels of authentication and measures , to ensure data shall not be altered or corrupted by third parties. The Parties further re present and warrant that they have implemented and will maintain during the term of this MOU administrative, technical, and physical safeguards and controls consistent with state and federal security requirements. B. At termination of this MOU and the records retention period required herein , whichever is later, if feasible, the Parties shall return or destroy all information received from the other Parties. If such return or destruction is not feasible, the Parties shall extend the protections of this MOU to the information and limit further uses and disclosures to those purposes that make the return or destruction of the information infeasible. XIV. SECURITY BREACH NOTIFICATION A. All Parties shall have policies and procedures in place for the effective management of Security Breaches, as defined below. In the event of any actual, attempted, suspected, threatened, or reasonably foreseeable circumstance C alOptima or a PHA experiences or learns of that either compromises or could reasonably be expected to comprise CalOptima or PHA data through unauthorized use, disclosure, or acquisition of CalOptima or PHA data (“Security Breach ”), the Party that has identified the potential Security Breach shall notify the other Party of its discovery within twenty four (24) hours. After such notification, the Party that has identified the potential Security Breach of the other Parties’ data shall, at its own expense, promptly: 1. Investigate to determine the nature and extent of the Security Breach ; 2. Contain the incident by taking necessary action, including, but not limited to, attempting to recover records, revoking access, and/or correcting weaknesses in security; and 3. Report to the other Party the nature of the Security Breach, the data used or disclosed, the person who made the unauthorized use or received the unauthorized disclosure, what has been done or will be done to mitigate any harmful effect of the unauthorized use or disclosure, and the corrective action that has been taken or will be taken to prevent future similar unauthorized use or disclosure. B. The Party, whose data has been breached in violation of applicable law , at its sole discretion and on a case-by -case basis, will determine what actions are necessary in response to the breach and who will perform these actions. Actions may include EXHIBIT 1     City Council 4 – 12 11/7/2023 CalOptima Health PHA MOU Page 10 of 18 but are not limited to: notifications; investigation and remediation costs, including notification of all whose personal information was disclosed; outside investigation; forensics; counsel; crisis management; and credit monitoring. In the event the Party, whose data has been breached, determines that additional action(s) are required, the other Party shall bear the reasonable costs to remedy the breach. In the event the Party, whose data has been breached, conducts additional actions(s) arising out of or in connection with a Security Breach, the other Party shall reimburse the Party, whose data has been breach ed, for costs associated to legally required actions. XV. NOTICES A. All notices required by this MOU shall be submitted to the addresses in this section. Any notice not related to termination of this MOU may be submitted electronically to the address set forth below. Orange County Housing Authority 1501 E St. Andrew Place Santa Ana, CA 92705 Anaheim Housing Authority 201 S Anaheim Boulevard Suite 201, 2nd Floor P.O. Box 3222 Anaheim, CA 92803 -9987 Garden Grove Housing Authority 12966 Euclid St, Suite 150 Garden Grove 92840 Santa Ana Housing Authority 20 Civic Center Plaza Santa Ana, CA 92701 CalOptima: Attn: Contracting Department - Director of Contracting 505 City Parkway West Orange, CA 92868 Email: B. All mailed notices shall be deemed effective when in writing and deposited in the United States mail, first class, postage prepaid and addressed as above. [signature pages follow] EXHIBIT 1     City Council 4 – 13 11/7/2023 CalOptima Health PHA MOU Page 11 of 18 In Witness Whereof, the Parties have signed this by their duly authorized representatives, effective as of the Effective Date . CALOPTIMA HEALTH Signature Yunkyung Kim Chief Operating Officer Date APPROVED AS TO FORM [insert entity] By: ______________________________ [insert title] Date: _____________________ EXHIBIT 1     City Council 4 – 14 11/7/2023 CalOptima Health PHA MOU Page 12 of 18 ORANGE COUNTY HOUSING AUTHORITY ORANGE COUNTY COMMUNITY RESOURCES Signature Julia Bidwell Print Name Executive Director Title Date Approved as to Form: Office of the County Counsel Orange County, California John Cleveland, County Counsel Date EXHIBIT 1     City Council 4 – 15 11/7/2023 CalOptima Health PHA MOU Page 13 of 18 ANAHEIM HOUSING AUTHORITY Signature Grace Stepter ____________ Print Name Executive Director Title Date Approved as to Form: Ryan Hodge, Deputy City Attorney Date ATTEST: By: City Clerk EXHIBIT 1     City Council 4 – 16 11/7/2023 CalOptima Health PHA MOU Page 14 of 18 GARDEN GROVE HOUSING AUTHORITY Signature Lisa Kim Print Name Executive Director Title Date Attest: Secretary Date EXHIBIT 1     City Council 4 – 17 11/7/2023 CalOptima Health PHA MOU Page 15 of 18 SANTA ANA HOUSING AUTHORITY Signature Michael L. Garcia ______ Print Name Executive Director ______ Title Date Approved as to Form: Jose Montoya, Assistant City Attorney Date ATTEST: By: Jennifer Hall, Recording Secretary 10/19/2023 EXHIBIT 1     City Council 4 – 18 11/7/2023 CalOptima Health PHA MOU Page 16 of 18 Exhibit A CalAIM Housing and Health Services Voluntary Consent Form to Release, Share, and Disclose Confidential Information Orange County Health Authority dba CalOptima Health is a public agency that provides health care coverage for Orange County residents who a re eligible for Medi-Cal. CalOptima Health is working alongside the [insert Public Housing Authority name] (Housing Authority) to ensure that any interested housing choice or special purpose voucher applicants/participants are not only enrolled for Medi-Cal, if eligible, but also, receiving any and all benefits that they are eligible for and interested in receiving, including ava ilable housing navigation opportunities. By signing below, I voluntarily agree to allow the Housing Authority to disclose to CalOptima Health the minimum information necessary about me to confirm enrollment in Medi-Cal and provide the services described herein, including confidential information and personally identifying information,1 for the following purposes: 1. To determine my current enrollment status in Medi-Cal or my interest in registering for Medi-Cal. 2. To aid me in accessing the benefits available through CalAIM,2 including case management, and assist in providing temporary and or/permanent housing opportunities. 3. To assist in making referrals for various health care benefits, including, but not limited to, CalAIM Enhanced Care Management and Community Supports.3 4. To monitor the services, I receive to ensure they are beneficial. By signing below, I further acknowledge and agree that CalOptima Health may contract with third party Medi-Cal providers to provide services to me . For purposes of this form, CalOptima’s contracted Medi-Cal providers include providers that perform the following categories of services: CalAIM Enhanced Care Management and Community Supports . I understand, agree, and authorize Housing Authority and CalOptima to disclose information about me for the purposes described above. Please note that the list of CalOptima’s contracted Medi -Cal providers can change frequently and without notice, and therefore the website should be consulted for the most recent list: https://www.caloptima.org/en/ForMembers/Medi-Cal/FindAProvider. This Voluntary 1 For example, this information may include full name, date of birth, social security number and contact information to assist in coordinating Medi -Cal related benefits or CalOptima services. 2 CalAIM is the California Advancing and Innovating Medi -Cal initiative, which the California Department of Health Care Services launched to improve quality of life and health outcom es for the Medi-Cal population by using Medi -Cal as a tool to address challenges facing Medi -Cal members. CalOptima, as a Medi-Cal health plan, participates in CalAIM and assists its Medi-Cal members in obtaining benefits under CalAIM. 3 These services may include: housing transition navigation services, housing deposits, housing tenancy and sustaining services, short-term post-hospitalization housing, recuperative care, respite services, day habilitation services, asthma remediation, medically tailored meals/medically-supportive food, community transition services/nursing facility transition to a home, personal care and homemaker services, environmental accessibility adaptations, and nursing facility transition/diversion to assisted living facilities such as residential care facilities for elderly and adult residential facilities. CalOptima will assist you in determining for which CalAIM services you are eligible. EXHIBIT 1     City Council 4 – 19 11/7/2023 CalOptima Health PHA MOU Page 17 of 18 Consent Form is effective on the date provid ed below. Unless otherwise revoked earlier in writing, this authorization expires five (5) years after the date you sign. I understand that I may terminate this Voluntary Consent Form at any time by submitting a written notice to the Housing Authority. Termination of this Voluntary Consent Form will not apply to information that was shared under this Voluntary Consent Form prior to its termination. I confirm that I have read the preceding information, agree to its contents, and have re ceived a copy of this form. I also understand that signing this form is voluntary and that I am not required to sign this form. Treatment, payment, or eligibility for benefits provided by the Housing Authority, CalOptima, and CalOptima’s contracted Medi -Cal providers will not be affected if I do not sign this form. Any questions that I may have had have been answered fully and to my satisfaction. I am the individual indicated below, the individual’s legal representative, or am otherwise authorized by the individual to sign the below and accept these terms on their behalf. If I am not the individual, I understand and agree that any references to “I”, “you”, or “my” are deemed to include the individual. Head of Household or Legal Representative (Print Full Legal Name) Signature Date Home Address City State Zip Code Email Address Date of Birth Telephone number Co -Head/Other Adult or Legal Representative (Print Full Legal Name) Signature Date Email Address Date of Birth Telephone number Other Adult or Legal Representative (Print Full Legal Name) Signature Date Email Address Date of Birth Telephone number EXHIBIT 1     City Council 4 – 20 11/7/2023 CalOptima Health PHA MOU Page 18 of 18 Other Adult or Legal Representative (Print Full Legal Name) Signature Date Email Address Date of Birth Telephone number EXHIBIT 1     City Council 4 – 21 11/7/2023