Laserfiche WebLink
City Council Meeting AgendaAugust 5, 2025CLOSED SESSION MEETING – 4:00 PMREGULAR OPEN MEETING – 5:30 PM (Immediately following the Closed Session Meeting)CITY COUNCIL CHAMBER22 Civic Center Plaza Santa Ana, CA 92701Valerie AmezcuaMayorThai Viet PhanCouncilmember – Ward 1 Benjamin VazquezMayor Pro Tem ­ Ward 2Jessie LopezCouncilmember ­ Ward 3 Phil BacerraCouncilmember ­ Ward 4Johnathan Ryan HernandezCouncilmember ­ Ward 5 David PenalozaCouncilmember ­ Ward 6Mayor and Council telephone: 714­647­6900Agenda item inquiries: 714­647­6520Sonia R. CarvalhoCity Attorney Alvaro NuñezCity Manager Jennifer L. HallCity Clerk <br />In compliance with the Americans with Disabilities Act (ADA), if you need special assistance to participate in this Meeting, <br />contact Michael Ortiz, City ADA Program Coordinator, at (714) 647­5624. Notification 48 hours prior to the Meeting will enable <br />the City to make reasonable arrangements to assure accessibility to this meeting. The City Council agenda and supporting <br />documentation can be found on the City’s website – www.santa­ana.org/agendas­and­minutes <br />CITY VISION AND CODE OF ETHICS <br />The City of Santa Ana is committed to achieving a shared vision for the organization and its <br />community. The Vision, Mission and Guiding Principles (Values) are the result of a thoughtful <br />and inclusive process designed to set the City and organization on a course that meets the <br />challenges of today and tomorrow, as follows: <br />Vision ­ The dynamic center of Orange County which is acclaimed for our: Investment in <br />youth • Safe and healthy community • Neighborhood pride • Thriving economic climate • <br />Enriched and diverse culture • Quality government services <br />Mission ­ To deliver efficient public services in partnership with our community which ensures <br />public safety, a prosperous economic environment, opportunities for our youth, and a high <br />quality of life for residents. <br />Guiding Principles ­ Collaboration • Efficiency • Equity • Excellence • Fiscal Responsibility • <br />Innovation • Transparency <br />Code of Ethics and Conduct ­ At the Special Municipal Election held on February 5, 2008, <br />voters approved an amendment to the City Charter which established the Code of Ethics and <br />Conduct for elected officials and members of appointed boards, commissions, and <br />committees to assure public confidence. The following are the core values expressed: • <br />Integrity • Honesty • Responsibility • Fairness • Accountability • Respect • Efficiency <br />Members of the public may attend the City Council meeting in­person or join via Zoom. As a <br />courtesy to the public, the City Council meeting will occur live via teleconference Zoom <br />webinar. You may view the meeting from your computer, tablet, or smart phone via YouTube <br />LiveStream at https://www.youtube.com/cityofsantaanavideos/ or on CTV3, available on <br />Spectrum channel 3. <br />PUBLIC COMMENTS – Members of the public who wish to address the City Council on <br />closed session items, items on the regular agenda, or on matters which are not on the <br />agenda but are within the subject matter jurisdiction of the City Council, may do so by one of <br />the following ways: <br />MAILING OPTION written communications – Public comments may be mailed to: <br />Office of the City Clerk, 20 Civic Center Plaza M­30, Santa Ana, CA 92701. All written <br />communications received via mail two (2) hours before the scheduled start of the <br />meeting will be distributed to the City Council and imaged into the City’s document <br />archive system which is available for public review. <br />SENDING E­MAIL OPTION – Public comments may be sent via email to the City <br />Clerk’s office at eComment@santa­ana.org. Please note the agenda item you are <br />commenting on in the subject line of the email. All emails received two (2) hours before <br />the scheduled start of the meeting will be distributed to the City Council and imaged <br />into the City’s document archive system which is available for public review. <br />LIVE VIRTUAL OPTION – As a courtesy, members of the public may provide live <br />comments during the meeting by Zoom or Conference Call. To join by Zoom click on or <br />type the following address into your web browser <br />https://us02web.zoom.us/j/315965149. To join the Conference Call: Dial (669) 900­ <br />9128 and enter MEETING ID: 315 965 149#. You will be prompted by the City Clerk <br />when it is time for a: i) closed session item, ii) agenda/general comments, iii) special <br />agenda item, or iv) for Housing Authority item. You may request to speak by dialing *9 <br />from your phone or you may virtually raise your hand from Zoom. After the Clerk <br />confirms the last three digits of the caller’s phone number or Zoom ID and unmutes <br />them, the caller must press *6 or microphone icon to speak. Callers are encouraged, <br />but not required, to identify themselves by name. Each caller will be provided three (3) <br />minutes to speak, unless due to the number of speakers wanting to speak a decision is <br />made to provide a different amount of time to speak. <br />IN­PERSON OPTION ­ Members of the public can provide in­person comments at the <br />podium in the Council Chamber. The Council Chamber will have seating available for <br />members of the public to attend the meeting in­person. Public comments are limited to <br />three (3) minutes per speaker, unless a different time is announced by the presiding <br />chair. Speakers who wish to address the Council must do so by submitting a <br />“Request to Speak” card by 4:00 p.m. for Closed Session items and by 5:45 p.m. <br />for all other designated public comment periods as listed below. Cards will not be <br />accepted after the Public Comment Session begins without the permission of the <br />presiding chair. <br />The following designated public comment periods are: <br />1. LIVE PUBLIC COMMENTS ON CLOSED SESSION ITEMS – You can provide live <br />comments on closed session items by joining Zoom or the Conference Call as described in <br />the LIVE or IN­PERSON PUBLIC COMMENTS OPTION above. Speaker queue will open <br />at 3:30 p.m. YOU MUST JOIN ZOOM OR THE CONFERENCE CALL and raise your hand <br />BY 4:00 p.m. Speakers who are not in the speaker queue with their hand raised by 4:00 p.m. <br />will not be permitted to speak.   <br />2. LIVE PUBLIC COMMENTS ON REGULAR AGENDA ITEMS AND NON­AGENDA <br />ITEMS (GENERAL PUBLIC COMMENT) – You can provide comments by joining Zoom or <br />the Conference Call as described in the LIVE or IN­PERSON PUBLIC COMMENTS <br />OPTION above. Speaker queue will open at 3:30 p.m. YOU MUST JOIN ZOOM OR THE <br />CONFERENCE CALL and raise your hand PRIOR TO 5:45 p.m. Speakers who are not in <br />the speaker queue with their hand raised by 5:45 p.m. will not be permitted to speak. <br />TRANSLATION SERVICES ­ Spanish interpreting services are provided at City <br />Council meetings. Simultaneous Spanish interpretation is provided through the use <br />of headsets and consecutive interpretation (Spanish­to­English) in addition to those <br />wishing to address the City Council at the podium.  <br />La ciudad provee servicios de interpretación al español en las juntas del Consejo. <br /> La interpretación simultánea al español se ofrece por medio del uso de audífonos y <br />la interpretación consecutiva (español a inglés) también está disponible para <br />cualquiera que desee dirigirse al consejo municipal en el podio. <br />About the Agenda <br />To download or view the attachments (staff report and other supporting documentation) for <br />each agenda item, you must select the agenda item to see the attachments to either open in <br />a new link (the eyeball ) or download a pdf (the cloud symbol with the down arrow ). <br />CLOSED SESSION <br />CALL TO ORDER <br />ATTENDANCE Council Members Phil Bacerra <br />Johnathan Ryan Hernandez <br />Jessie Lopez <br />David Penaloza <br />Thai Viet Phan <br />Mayor  Pro Tem Benjamin Vazquez <br />Mayor Valerie Amezcua <br />City Manager Alvaro Nuñez <br />City Attorney Sonia R. Carvalho <br />City Clerk Jennifer L. Hall <br />ROLL CALL <br />ADDITIONS\DELETIONS TO CLOSED SESSION <br />PUBLIC COMMENTS – Members of the public may address the City Council on Closed <br />Session items. <br />RECESS – City Council will recess to Closed Session for the purpose of conducting regular <br />City business. <br />CLOSED SESSION ITEMS – The Brown Act permits legislative bodies to discuss certain <br />matters without members of the public present. The City Council finds, based on advice from <br />the City Attorney, that discussion in open session of the following matters will prejudice the <br />position of the City in existing and anticipated litigation: <br />1.LIABILITY CLAIM pursuant to Government Code Section 54956.95: <br />A. Claimant: William Thielman [Workers’ Compensation Claim] <br />B. Claimant: David Lampman [Workers’ Compensation Claim] <br />2.CONFERENCE WITH LABOR NEGOTIATOR pursuant to Government Code Section <br />54957.6(a): <br />Agency Negotiator: Peter Brown <br />Employee Organizations: <br />Service Employees International Union, Full­Time Employees Unit (SEIU­FT) <br />Service Employees International Union, Part­Time Non­Civil Service Employees <br />Unit (SEIU­PTNCS) <br />3.CONFERENCE WITH LABOR NEGOTIATOR pursuant to Government Code Section <br />54957.6(a): <br />Agency Negotiator: Lori Schnaider, Executive Director of Human Resources <br />Employee Organizations: <br />Confidential Association of Santa Ana (CASA) <br />Santa Ana Middle Management / Administrative Management Association <br />(SAMA) <br />Santa Ana Police Management Association (PMA) <br />RECONVENE – City Council will reconvene to continue regular City business. <br />CITY COUNCIL REGULAR OPEN SESSION <br />CALL TO ORDER <br />ATTENDANCE Council Members Phil Bacerra <br />Johnathan Ryan Hernandez <br />Jessie Lopez <br />David Penaloza <br />Thai Viet Phan <br />Mayor  Pro Tem Benjamin Vazquez <br />Mayor Valerie Amezcua <br />City Manager Alvaro Nuñez <br />City Attorney Sonia R. Carvalho <br />City Clerk Jennifer L. Hall <br />ROLL CALL <br />PLEDGE OF ALLEGIANCE Mayor Amezcua <br />WORDS OF INSPIRATION Police Chaplain Bob Barnett <br />ADDITIONS\DELETIONS TO THE AGENDA <br />CEREMONIAL PRESENTATIONS <br />1.Certificates of Recognition presented by Mayor Amezcua recognizing the Quality of <br />Life Team for Outstanding Contributions to the Community <br />2.Certificates of Recognition presented by Mayor Pro Tem Vazquez recognizing Eleanor <br />and Vida Ramos for their Exceptional Athletic Accomplishments <br />STAFF PRESENTATIONS <br />3.Sister City Sahuayo Presentation <br />CLOSED SESSION REPORT – The City Attorney will report on any action(s) from Closed <br />Session. <br />PUBLIC COMMENTS – Public comments will be held during the beginning of the meeting <br />for ALL comments on agenda and non­agenda items. <br />CONSENT CALENDAR <br />RECOMMENDED ACTION:  Approve staff recommendations on the following <br />Consent Calendar Items: 4 through 19 and waive reading of all resolutions <br />and ordinances.  <br />4.Excused Absences <br />Department(s): City Clerk’s Office <br />Recommended Action: Excuse the absent members. <br />5.Minutes from the Regular Meeting of July 15, 2025 <br />Department(s): City Clerk’s Office <br />Recommended Action: Approve minutes. <br />6.Appoint Adrian Anguiano Nominated by Mayor Amezcua as the Mayoral <br />Representative to the Personnel Board for a Partial Term Expiring December 8, 2026 <br />Department(s): City Clerk’s Office <br />Recommended Action: Appoint Adrian Anguiano to the Personnel Board as the <br />mayoral representative and administer the Oath of Office. <br />7.Appoint Victorino Bermejo Nominated by Councilmember Penaloza as the Ward 6 <br />Representative to the Arts and Culture Commission for a Partial Term Expiring <br />December 8, 2026 <br />Department(s): City Clerk’s Office <br />Recommended Action: Appoint Victorino Bermejo to the Arts and Culture <br />Commission as the Ward 6 representative and administer the Oath of Office. (Pursuant <br />to SAMC Sec. 2­326(a), requires five affirmative votes.) <br />8.Appoint Dylan Almendral Nominated by Councilmember Penaloza as the Ward 6 <br />Representative to the Historic Resources Commission for a Partial Term Expiring <br />December 8, 2026 <br />Department(s): City Clerk’s Office <br />Recommended Action: Appoint Dylan Almendral to the Historic Resources <br />Commission as the Ward 6 representative and administer the Oath of Office. (Pursuant <br />to SAMC Sec. 2­326(a), requires five affirmative votes.) <br />9.Receive and File Boards and Commissions Biannual Attendance Report for January <br />Through June 2025 <br />Department(s): City Clerk’s Office <br />Recommended Action: 1. Receive and file Boards and Commissions Biannual <br />Attendance Report. <br />2. Provide direction to staff, if/as needed. <br />10.Orange County Grand Jury’s Investigative Report, Findings, and Recommendations <br />Regarding Long­Term Solutions to Short­Term Rentals and City’s Response to the <br />Findings and Recommendations <br />Department(s): Planning and Building Agency <br />Recommended Action: Receive and file the Orange County Grand Jury’s <br />investigative report, findings, and recommendations regarding long­ term solutions to <br />short­term rentals and authorize the City Manager to deliver the city’s response to the <br />findings and recommendations to the presiding judge of the Superior Court. <br />11.Agreements with SLS Property Solutions, Inc., Real Estate Consulting & Services, <br />Inc., Quality Sprayers, Inc., and Hunter Consulting, Inc. DBA HCI Environmental & <br />Engineering Services for On­Call Trash, Weed, Rubbish, Sanitation Abatement, and <br />Board­Up Services for the Planning and Building Agency (Specification No. 25­025) <br />(Non­General Fund) <br />Department(s): Planning and Building Agency <br />Recommended Action: Authorize the City Manager to execute agreements with <br />SLS Property Solutions, Inc., Real Estate Consulting & Services, Inc., Quality <br />Sprayers, Inc., and Hunter Consulting, Inc. DBA HCI Environmental & Engineering <br />Services for citywide on­call trash, weeds, rubbish, sanitation abatement and board <br />up services in an aggregate amount not to exceed $450,000 for a term beginning <br />August 5, 2025 and expiring August 4, 2028, with provisions for two, one­year renewal <br />options (Core Agreement No. A­2025­XXX). <br />12.Agreement with BC Services, Inc. for Collection Agency Services (Specification No. <br />25­040) (General Fund) <br />Department(s): Finance and Management Services <br />Recommended Action: Authorize the City Manager to execute an agreement with <br />BC Services, Inc. to provide collection agency services for a term beginning August 5, <br />2025 and expiring August 4, 2028, with provisions for two (2) 1­year extensions <br />(Agreement No. A­2025­XXX). <br />13.Agreement with Euna Solutions, Inc for Maintenance and Support of Citywide Budget <br />Management Software (Specification No. 25­020) (General Fund) <br />Department(s): Finance and Management Services <br />Recommended Action: Authorize the City Manager to execute an agreement with <br />Euna Solutions, Inc. for the maintenance and support of Citywide budget management <br />software in an amount not to exceed $585,565, for a term beginning August 15, 2025 <br />and expiring August 14, 2028, with provisions for two (2), one­year extensions <br />(Agreement No. A­2025­XXX). <br />14.Authorize Funding for One (1) Additional Year for a Learning Management System <br />Agreement with Meridian Knowledge Solutions, LLC <br />Department(s): Human Resources <br />Recommended Action: Authorize funding at reduced subscription fees for one (1) <br />additional year for the agreement with Meridian Knowledge Solutions, LLC, for the <br />Learning Management System (“LMS”) subscription at an annual rate of $30,362, and <br />the add­on service of web­based training content at an annual rate of $42,064.  <br />15.Approve Renewal of Citywide Insurance Program and Policies Through Independent <br />Cities Risk Management Authority (ICRMA) and Arthur J. Gallagher, an Appropriation <br />Adjustment of $1,345,359, Associated Insurance Premiums, Costs, Programs, and <br />Regulatory Fees for Total Payments Not to Exceed $13,521,649 (Non­General Fund) <br />Department(s): Human Resources <br />Recommended Action: 1. Authorize the City Manager to approve payment of <br />insurance premiums and associated programs to ICRMA in an amount not to exceed <br />$9,501,254 for the protection of City assets from July 1, 2025 through June 30, 2026 <br />including but not limited to: <br />a. Excess Liability Program <br />b. Excess Workers’ Compensation Program <br />c. Auto Physical Damage Program <br />d. Property and Equipment Program <br />e. Crime Program <br />f. Cyber Program <br />g. Associated Programs <br />2.   Authorize the City Manager to approve payment of insurance premiums to Arthur <br />J. Gallagher, Broker, in an amount not to exceed $3,520,395 for ancillary coverages of <br />City’s assets from July 1, 2025 to June 30, 2026 including but not limited to: <br />a. General Liability Buffer Program <br />b. Workers’ Compensation Buffer Program <br />c. Earth Movement & Flood and Difference in Coverage (DIC) Program <br />d. Terrorism Insurance Program <br />e. Underground Storage Tank and Environmental Program <br />3.   Authorize the City Manager to approve the City’s obligation to pay the State of <br />California Department of Industrial Relations (DIR) estimated assessment in the <br />amount not to exceed $500,000. <br />4. Approve an Appropriation Adjustment of $1,345,359 in Liability and Property <br />Insurance Revenue to utilize the fund balance through the Prior Year Carryforward <br />revenue account (No. 08009002­50001) and appropriate spending of the original <br />adopted budget in the same amount from the Liability & Property insurance account <br />(No. 08009051­64010). (Requires five affirmative votes) <br />16.Agreements with Graviton Consulting Services, Inc. and Oracle Corp. for Enterprise <br />Resource Planning (ERP) System Software and Implementation Services <br />(Specification No. 23­132) (Non­General Fund) <br />Department(s): Information Technology <br />Recommended Action: 1. Approve agreement with Graviton Consulting Services, <br />Inc. for the purchase of Oracle Cloud ERP subscription licensing, for an initial three­ <br />year term beginning September 1, 2025, with seven optional one­year renewals, in an <br />aggregate amount not to exceed $5,026,843; and authorize the City Manager, or their <br />designee, to execute future ordering documents as necessary, provided the total cost <br />does not exceed the approved aggregate amount (Agreement No. A­2025­XXX). <br />2. Approve an agreement with Graviton Consulting Services, Inc. for Oracle ERP <br />implementation services, in an amount not to exceed $4,798,915, for a 35­month term <br />beginning August 1, 2025, and expiring June 30, 2028 (Agreement No. A­2025­XXX). <br />3. Approve agreement with Oracle America, Inc. for Public Sector Oracle Cloud <br />Services, to govern the terms and conditions of the Oracle Cloud ERP services <br />(Agreement No. A­2025­XXX). <br />17.Appropriation Adjustment, Cooperative Cost Reimbursement Agreement with the City <br />of Orange, and Construction Contract for the Main Street Rehabilitation Project from <br />Memory Lane to North City Limits and Bedford Road at Mainplace Drive (Project Nos. <br />20­6959, 20­6960) (Non­General Fund) <br />Department(s): Public Works Agency <br />Recommended Action: 1. Approve an appropriation adjustment recognizing <br />$104,670 in cost reimbursements from the City of Orange into the Select Street <br />Construction, Expense Reimbursement revenue account (No. 05917002­57000), and <br />appropriate the same amount to the Select Street Construction, Improvements Other <br />Than Buildings expenditure account (No. 05917660­66220) for the Main Street <br />Rehabilitation Project. (Requires five affirmative votes) <br />2. Approve an amendment to the Fiscal Year 2025­2026 Capital Improvement <br />Program to include an additional $104,670 in construction funds for the Main Street <br />Rehabilitation Project from Memory Lane to North City Limits Project (No. 20­6959, <br />20­6960) <br />3. Authorize the City Manager to execute a Cooperative Cost Reimbursement <br />Agreement with the City of Orange for improvements on Main Street within the Orange <br />jurisdiction from Memory Lane to North City Limits. <br />4. Award a construction contract to All American Asphalt, the lowest responsible <br />bidder, in accordance with the base bid in the amount of $792,573, subject to change <br />orders, for the construction of the Main Street Rehabilitation Project (No. 20­6959, 20­ <br />6960), for a term beginning August 5, 2025 and ending upon project completion. <br />5. Approve the Project Cost Analysis for a total estimated construction delivery cost of <br />$990,716, which includes $792,573 for the construction contract; $118,885 for <br />contract administration, inspection, and testing; and $79,258 in project contingency <br />funds for unanticipated or unforeseen work. <br />6. Determine that, pursuant to the California Environmental Quality Act, the <br />recommended actions are exempt from further review. Categorical Exemption <br />Environmental Review No. ER­2025­58 was filed for Project No. 20­6959. <br />18.Master Reimbursement Agreement with Orange County Sanitation District (Non­ <br />General Fund) <br />Department(s): Public Works Agency <br />Recommended Action: Approve a Master Reimbursement Agreement with Orange <br />County Sanitation District and authorize the City Manager to enter into subsequent <br />Project Specific Supplemental Agreements as needed for the adjustment of OC <br />Sanitation’s manhole frame and covers as part of City’s Capital Improvement Projects <br />(Agreement No. A­2025­XXX). <br />19.Resolution and Second Amendment to Agreement with J.P. Morgan Chase Bank, <br />N.A. (General Fund) <br />Department(s): Finance and Management Services <br />Recommended Action: 1. Adopt a Resolution designating J.P. Morgan Chase <br />Bank, N.A. as the official depository for the City of Santa Ana for two (2) additional <br />years commencing January 1, 2027 through December 31, 2028. <br />RESOLUTION NO. 2025­XXX entitled A RESOLUTION OF THE CITY COUNCIL OF <br />THE CITY OF SANTA ANA DESIGNATING JP MORGAN CHASE BANK, N.A., AS <br />THE DEPOSITORY FOR CITY OF SANTA ANA FUNDS, FOR TWO (2) ADDITIONAL <br />YEARS THROUGH DECEMBER 31, 2028, AND DESIGNATING SIGNATORIES <br />AUTHORIZED FOR THE PURPOSE OF WITHDRAWAL OF SAID FUND <br />2. Authorize the City Manager to execute a second amendment to agreement with J.P. <br />Morgan Chase Bank, N.A. (“JPMC”) to provide additional banking and related <br />services in the amount of $225,000, for a total agreement amount not to exceed <br />$787,500 (Agreement No. A­2025­XXX). <br />**END OF CONSENT CALENDAR** <br />BUSINESS CALENDAR <br />20.Designate a Voting Delegate and up to Two Alternates for League of California Cities <br />(Cal Cities) 2025 Annual Conference General Assembly <br />Department(s): City Clerk’s Office <br />Recommended Action: Designate a voting delegate and up to two alternates for the <br />Cal Cities Annual Conference General Assembly on Friday, October 10, 2025. <br />**END OF BUSINESS CALENDAR** <br />CITY MANAGER COMMENTS <br />COUNCIL COMMENTS <br />AB1234 DISCLOSURE – If the City paid for travel or other expenses this is the time for <br />members of the Council to provide a brief oral report on attendance of any regional board or <br />commission meeting or any conference, meeting or event attended. <br />1.July 21­25, 2025 Councilmember Bacerra – 2  Annual AAPI LEAD Summit, Atlanta, <br />GA <br />2.July 22­25, 2025 Councilmember Hernandez – 2025 NALEO Conference, Atlanta, GA <br />July 25­29, 2025 Councilmember Hernandez – Sister City Partnership Event, <br />Sahuayo, Michoacán <br />3.July 6­26, 2025 Councilmember Lopez – Harvard Kennedy School Executive <br />Education, Cambridge, MA <br />4.July 24­29, 2025 Councilmember Phan – Sister City Partnership Event, <br />Sahuayo, Michoacán <br />ADJOURNMENT – Adjourn the City Council meeting. <br />In Memory of <br />Detective Joshua Kelley­Eklund <br />Detective Victor Lemus <br />Detective William Osborn <br />Future Items <br />1. A­Frame Sign Ordinance (Public Hearing) <br />2. Group/Sober Living Homes Ordinance (Public Hearing) <br />3. Citywide Zoning Code Update (Study Session) <br />POSTING STATEMENT: On July 29, 2025, a true and correct copy of this agenda was <br />posted at the entrance to City Hall, 20 Civic Center Plaza, Santa Ana, CA 92701. Internet <br />Access to City Council, Agency, and Authority agendas and related material is available prior <br />to meetings at santa­ana.org/agendas­and­minutes. <br />nd <br />    <br /> Page 2 8/5/2025 <br />